idylis Associations permet de gérer les multiples activités que peut avoir une association. Il assure l’enregistrement des inscriptions et des cotisations des membres ainsi que les dons. Pour répondre aux particularités que peuvent avoir certaines associations, le logiciel contient des fonctions de paramétrage permettant de créer un nombre illimité de champs supplémentaires totalement définissables par l’utilisateur (libellé, longueur, type, niveau et droit d’accès).

• Très grande simplicité d'utilisation, même pour des débutants.
• Accès nomade aux données : les données ne sont plus sur un ordinateur dédié de l’association ou de l’un de ses membres mais hébergées sur les serveurs idylis et accessibles à toutes les personnes autorisées via n’importe quel poste connecté à internet.
• Personnalisation des fichiers par la création de fiches complémentaires dont les champs sont totalement définissables par l’utilisateur. Ces champs peuvent ensuite être utilisés dans la création d’états d’éditions spécifiques.
• Générateurs d’états d’éditions disponibles aux formats HTML et PDF et exportables vers Excel ™.
• Transfert des écritures vers idylis Comptabilité.
• Impressions groupées des appels de cotisation et des reçus de dons.
• Nombre de sociétés illimité.
• Multiutilisateur avec génération dynamique des menus en fonction des profils d’utilisation.
• Possibilité d'ajouter des champs personnalisés dans les fichiers.

1. Gestion des membres
   • Gestion du fichier des membres (nombre illimité) avec possibilité de numérotation automatique et enregistrement de la photographie.
   • Définition des liens de parenté entre les membres.
   • Possibilité d’archiver les fiches des membres inactifs et de ré-activer ces mêmes fiches.
   • Fichier des membres personnalisable par la création d’une fiche complémentaire dont chaque champ est défini par l’utilisateur (libellé, nombre de caractères, nature, droit d’accès).
2. Recettes
   • Les recettes, en fonction de ce qui est paramétré dans l’activité, peuvent être de deux natures : paiements de cotisations suite à une inscription ou don.
   • Inscriptions des membres aux activités et gestion des appels de cotisations (avec différents tarifs possibles) ainsi que des règlements y compris les règlements partiels.
   • Enregistrements des dons avec éditions des reçus.
3. Dépenses
   • Création et modification d’appels d’offres et de bons de commandes fournisseurs.
   • Affectation des appels d’offres et des bons de commandes fournisseurs aux activités pour le suivi analytique.
   • Saisie libre d’articles ou intégration d’articles, au sein des appels d’offres et des bons de commandes, à partir d’un fichier d’articles.
   • Possibilité de créer des fournisseurs et des articles lors de la saisie des pièces commerciales fournisseurs.
   • Gestion des remises par ligne d’article en pourcentage ou en montant.
   • Gestion de remises globales (pied de facture) en pourcentage ou en montant.
   • Définition de 5 fournisseurs consultés par appel d’offre.
   • Sélection du fournisseur ayant remporté l’appel d’offre avec transformation automatique en bon de commande.
   • Transfert automatique des commandes en factures afin de générer les écritures du journal des dépenses.
   • Gestion des avoirs fournisseurs.
4. Editions
   • Edition du journal des recettes pour une période définie, par type de membre, par activité, etc.
   • Export du journal comptable des recettes vers idylis Comptabilité ou dans un format Excel ™ pour un import dans un autre logiciel de comptabilité.
   • Edition du journal des dépenses pour une période définie, par type de membre, par activité, etc.
   • Export du journal comptable des dépenses vers idylis Comptabilité ou dans un format Excel ™ pour un import dans un autre logiciel de comptabilité.
   • Edition des analyses des activités en fonction des recettes et des dépenses.
   • Edition du suivi des commandes fournisseurs permettant de suivre les factures non parvenues.
   • Edition du suivi des recettes permettant de suivre les impayés.
   • Générateur d’états d’éditions simple et intuitif permettant de choisir les champs à imprimer avec leur ordre d’impression, d’indiquer des filtres et de mémoriser toutes les éditions ainsi paramétrées.
5. Paramétrages
   • Gestion des activités qui peuvent donner lieu à des cotisations ou recevoir des dons. Les activités ont une durée, un nombre de participants maximum, des tarifs et peuvent être classées par type. Le fichier des activités est personnalisable par la création d’une fiche complémentaire dont chaque champ est défini par l’utilisateur (libellé, nombre de caractères, nature, droit d’accès).
   • Gestion des types d’activités affectables à chaque activité afin de réaliser des éditions par type d’activités. Le fichier des types d’activité est personnalisable par la création d’une fiche complémentaire dont chaque champ est défini par l’utilisateur (libellé, nombre de caractères, nature, droit d’accès).
   • Gestion des fournisseurs avec plusieurs contacts et plusieurs adresses pour chaque fournisseur.
   • Gestion des articles à utiliser dans les pièces commerciales fournisseurs (appels d’offres, commandes, factures et avoirs.) Chaque article peut avoir un prix fixe, un taux de TVA, un code analytique et peut être rattaché à un compte de vente comptable.
   • Gestion des types de membres affectables à chaque membre afin de réaliser des éditions par type de membre. Le fichier des types de membres est personnalisable par la création d’une fiche complémentaire dont chaque champ est défini par l’utilisateur (libellé, nombre de caractères, nature, droit d’accès).
   • Gestion des conditions de règlement pour les factures fournisseurs permettant de déterminer les dates d’échéances.
   • Gestion des modes de paiement (chèque, espèces, etc.)
   • Gestion des codes TVA avec taux et numéro de compte comptable.
   • Gestion des codes analytiques.
   • Paramétrages des informations permettant le lien avec le logiciel de comptabilité.
6. Traitements
   • Génération automatique des renouvellements pour des activités récurrentes.
   • Impressions groupées des appels de cotisations, des reçus de cotisations et des reçus pour dons.
   • Archivage automatique des membres inactifs (avec possibilité, ensuite, de les réactiver).
   • Contrôle de cohérence de la base de données.
   Source : http://audentia.presentationlogiciel.com/site_idylis/Asso...

Une application en mode SaaS (Software as a Service en anglais et logiciel en tant que service français) est un programme informatique qui est installé sur un ou plusieurs serveurs de l'éditeur. Les utilisateurs de cette application y accèdent en se connectant aux serveurs via Internet.
Le programme n'est jamais installé sur la machine de l'utilisateur et les données entrées par celui-ci sont conservées dans les bases de données du serveur.
L'utilisateur est locataire de l'application. Il ne paye qu'un droit d'utilisation mensuel ou annuel.
Les meilleurs analystes s'entendent pour dire que cette méthode va progressivement remplacer les applications logicielles traditionnelles.

• Cela permet la nomadisation des utilisateurs et des données. 
  
• Il n'y a plus besoin d'ordinateurs extrêmement performants et coûteux puisque l'ordinateur de l'utilisateur n'agit qu'en simple terminal.
  
• Aucune installation n'est nécessaire.
  

• Toutes les applications sont immédiatement disponibles dès l'abonnement.
  
• Une suite de logiciels utilisables indépendamment (modulaires) ou de manière intégrée (PGI) : Comptabilité, Paye, Gestion commerciale, Liasse fiscale, Immobilisations, GRC, Feuilles de temps, e-mailing, Notes de frais, Gestion documentaire (GED), Associations. 
  
• Des logiciels ultra-performants aux fonctionnalités étendues.
  
• Des prix d'utilisation inédits comprenant les mises à jour automatiques et gratuites.
  
• Des logiciels équipés d'une aide en ligne et dont la prise en main est extrêmement rapide.
  
• Un service de "mail-assistance" et d'assistance téléphonique compris dans le prix de l'abonnement.
  
• La liberté totale de résilier son abonnement avec la garantie de pouvoir récupérer ses données.
  
• La transparence complète des tarifs.
  
• La sécurité renforcée par le cryptage (optionnel) des échanges de données.

1. Qu'est-ce que le SaaS ?

Le SaaS (pour "Software as a Service" en anglais et "logiciel en tant que service" en français) est une application développée nativement pour fonctionner en mode web, accessible par Internet et gérée sur les serveurs de l'éditeur. Le programme n'est jamais installé sur la machine de l'utilisateur et les données entrées sont conservées dans les bases de données du serveur. L'utilisateur est donc locataire de l'application et paye uniquement un droit d'utilisation mensuel ou annuel.

2. Quelle connexion Internet faut-il ?

N'importe quelle connexion Internet peut suffire, même si une connexion égale ou supérieure à 128k est recommandée pour bénéficier d'un meilleur service.

3. Quelle est la configuration minimum requise ?

Les applications idylis sont accessibles sur Internet via un navigateur web et ne nécessitent donc aucune modification ou mise à niveau de votre environnement matériel existant, dès lors qu'un navigateur web renommé peut y fonctionner. Il n'y a pas de nouveau composant matériel, ni logiciel, ni équipement réseau à acheter.

4. Quel type de plate-forme dois-je utiliser pour avoir accès aux logiciels idylis ?

Tout ce dont vous avez besoin est d'un ordinateur ou de tout autre terminal capable d'exécuter un navigateur Web. Peu importe le type de matériel ou le système d'exploitation utilisé, il n'y a aucun problème de compatibilité avec votre matériel informatique, que vous utilisiez un Mac ou un PC.

Le fait que dans une entreprise certains utilisateurs travaillent sur des Mac et d'autres sur des PC n'entraînera aucun problème. Tous les utilisateurs pourront travailler sur les mêmes logiciels idylis et partager instantanément les mêmes données.

Les logiciels idylis ont été testés et fonctionnent avec les navigateurs suivants :

• Internet Explorer PC (Windows) IE 6, IE 7
• Firefox Mac OS X
• Firefox PC (Windows)
• Safari pour Mac OS X
• Firefox Linux

5. Faut-il installer un logiciel sur sa machine pour utiliser idylis ?

Non. Notre solution est « Full SaaS » ce qui signifie qu'elle ne requiert aucun autre logiciel sur votre ordinateur, dès lors qu'un navigateur Internet peut y fonctionner. Il se peut cependant que vous rencontriez des problèmes si vous vous servez d'un navigateur peu répandu. Nous vous conseillons d'utiliser les navigateurs les plus courants du marché car les logiciels idylis ont été testés et fonctionnent avec eux.

6. Si je possède une connexion bas débit, le mode SaaS reste-t-il efficace ?

Les données échangées par les logiciels idylis sont exclusivement des données « caractères » (et non des images, des vidéos, etc.) ; la vitesse d'utilisation des logiciels est donc peu tributaire du débit.

7. Est-ce que le fait de devoir accéder au logiciel à travers Internet n'affecte pas la rapidité d'utilisation ?

Non car les logiciels ont été conçus en intégrant la composante « temps de transfert ». Lors d'une impression par exemple, notre logiciel idylis ne sera jamais plus lent qu'une imprimante. Pour les éditions longues (Grand livre en comptabilité par exemple), le logiciel affiche les données dès qu'il les reçoit, sans attendre d'avoir tout reçu. Donc le temps que vous ayez visualisé ou imprimé le début, la fin vous est parvenue.
Cependant, si vous êtes plusieurs à partager la même connexion Internet au bureau, il se peut que vous observiez un ralentissement parce que votre collègue télécharge des documents très lourds. Une fois sa tâche terminée, votre logiciel idylis reprendra sa vitesse normale.

8. Est-il trop tôt pour choisir le mode SaaS ?

Non. Des millions d'utilisateurs exploitent d'ores et déjà le modèle SaaS, sans nécessairement le savoir. Lorsqu'un utilisateur consulte son compte bancaire ou son courrier électronique, il bénéficie d'une prestation SaaS produite par des serveurs auxquels il s'est connecté. Ce sont là aussi des services pour lesquels il n'y a pas de logiciels à installer et auxquels on accède via une simple connexion à Internet.

Le SaaS fait donc partie intégrante de notre quotidien et gagne de plus en plus de terrain dans le monde de l'entreprise. Selon une récente étude de Gartner*, 25 % des solutions d'entreprises à travers le monde seront distribués sous la forme SaaS d'ici 2011 et plus de 75 % des entreprises américaines les utiliseront.

Aujourd'hui, ce sont plus de 65 % des entreprises qui estiment que le SaaS influera sensiblement sur leur mode d'acquisition des logiciels dans l'année à venir. La plupart des analystes s'accordent même à dire que cette méthode est l'une des réponses les plus performantes et économiques, pour construire des systèmes d'information flexibles et fiables.

*Gartner est l'une des plus grandes firmes américaines d'études de marché et de recherche dans le domaine de la technologie.

1. Puis-je personnaliser ou adapter les logiciels en fonction de mes besoins ?

Les logiciels de la gamme Entreprise permettent d'ajouter des champs supplémentaires à la plupart des fichiers existants. Des données spécifiques à votre entreprise peuvent alors être saisies et modifiées dans des écrans personnalisés.

Pour chacun des champs, vous indiquez le libellé, le type (caractère, numérique ou date) et vous pouvez même lui attribuer une liste de valeurs au sein de laquelle l'utilisateur fera son choix, via un sélecteur ou via une série de boîtes à cocher.

Les données personnalisées peuvent ensuite être éditées en construisant de nouvelles éditions grâce à notre générateur d'états d'édition.

2. Quels sont les atouts de vos Progiciels de Gestion Intégrés Entreprise ?

Nos PGI idylis Entreprise vous permettent de gérer à partir d'une seule et même solution, la comptabilité, les immobilisations, la liasse fiscale, la gestion commerciale, les relations clients, les feuilles de temps, les notes de frais, la gestion documentaire et les e-mailings.

Finies les doubles saisies et les multiples interfaces, l'intégration des modules vous garantit une cohérence des données collectées et une transmission optimale des informations.

Par exemple, lorsque vous créez un prospect ou un client dans le logiciel de gestion commerciale, il est immédiatement disponible dans le logiciel de GRC, de gestion des notes de frais ou encore des feuilles de temps.

Vous pouvez aussi paramétrer très finement votre PGI idylis Entreprise en fonction des droits d'accès que vous souhaitez accorder à tel ou tel collaborateur ; et comme tous les menus sont gérés de manière dynamique, vous pouvez choisir, au fur et à mesure des besoins de votre entreprise, les fonctions que vous souhaitez activer.

En outre, avec le PGI idylis Entreprise, vous pouvez, à tout moment, obtenir des états de reporting précis et fiables, ayant un impact direct sur votre réactivité.

1. Quand j'abonne un client, qui est facturé, le client ou le cabinet ?

Les deux options sont possibles, c'est vous et votre client qui le décidez au moment de l'abonnement.

2. Combien ça coûte d'inscrire un collaborateur du cabinet ?

L'inscription des collaborateurs est totalement gratuite, quel que soit leur nombre. Ils pourront se connecter aux comptabilités de tous les clients du cabinet (sous réserve de disposer des droits d'accès).

3. Qui administre les droits d'accès ?

Dans tous les cas, le cabinet administre les droits d'accès de ses collaborateurs. Pour les clients, c'est celui qui paye l'abonnement qui administre les droits (le cabinet ou le client).

4. Quelle est la durée minimale d'abonnement ?

Quand un cabinet abonne un client, la durée minimale de cet abonnement est de 1 mois. Quand un client (qui n'est pas un cabinet comptable) s'abonne directement, la durée minimale d'abonnement est de 1 an.

5. Est-ce qu'un client du cabinet peut accéder, accidentellement, aux données comptables d'un autre client ?

Absolument pas. Les données relatives aux différentes sociétés utilisant les logiciels idylis sont gérées dans des BDD différentes ce qui rend impossible tout « mélange de données ».

6. Qui gère les mises à jour des logiciels ?

idylis. En effet, les mises à jour sont effectuées par idylis de façon simultanée pour tous les clients. Tous les utilisateurs idylis travaillent donc toujours sur la même version des logiciels.

1. Quels sont les tarifs de vos solutions dédiées à l'enseignement ?

Pour seulement 10 € par an et par élève, vous accédez aux 10 logiciels de la Gamme idylis Entreprise. Les établissements peuvent de plus créer des accès supplémentaires gratuits pour leurs professeurs dans la limite d'un professeur pour douze élèves utilisateurs.

2. Faut-il acheter une licence pour utiliser vos logiciels en classe ?

Non. Grâce au mode SaaS, les établissements scolaires n'ont plus à gérer les contraintes liées à la propriété des logiciels de gestion utilisés par les professeurs et les élèves.

3. Est-ce que je peux créer dans ma classe, des groupes d'utilisateurs pour certains travaux pratiques ?

Pour chaque groupe d'élèves, vous pouvez en effet définir et affecter des profils d'utilisation par logiciel. Ces profils sont modifiables à tout instant. Vous pouvez ainsi créer ou interdire l'accès à un élève en quelques clics.

4. Peut-on paramétrer les droits d'accès des élèves ?

Tous les utilisateurs créés dans un même abonnement peuvent travailler sur leurs propres données ou travailler sur des données partagées. C'est le professeur qui détermine les droits d'accès de ses élèves, ce qui lui permet d'encadrer à la fois les travaux individuels et les travaux collectifs.

5. Peut-on avoir un suivi de l'utilisation faite des logiciels par les élèves ?

Vous pouvez en effet visualiser quels élèves se sont connectés et quelle utilisation ils ont fait des logiciels. Pour ce faire, il faut vous rendre dans « Mon Compte », cliquer sur l'onglet « Statistiques » puis le sous-onglet « Utilisation des logiciels » où s'affiche un tableau récapitulatif d'utilisation, classé par logiciel et par utilisateur. En définissant certains critères, vous pouvez même effectuer des recherches pour savoir exactement qui a fait quoi.

6. Est-il possible de consulter ses données de n'importe quel ordinateur en dehors de l'établissement ?

Bien sûr et c'est bien là tout l'avantage de nos logiciels en mode SaaS. Que vous soyez en déplacement, dans un autre établissement ou à la maison, vous pouvez à tout moment accéder à vos données et à celles de vos élèves avec votre seul code, depuis n'importe quel poste doté d'une connexion Internet. De la même manière, vos élèves peuvent à tout moment accéder à leurs données et ainsi réaliser certains devoirs ou travaux à la maison, en vacances, etc.

1. Pourquoi devrais-je choisir idylis plutôt qu'une autre offre de logiciels en mode SaaS ?

Evidemment, plusieurs éditeurs offrent des logiciels en mode SaaS. Cependant, seul idylis vous offre une gamme de logiciels aussi complète et avantageuse :

• nombre de logiciels disponibles,
• progiciels de gestion intégrés,
• faibles coûts,
• liberté et flexibilité de l'abonnement,
• qualité des logiciels et ergonomie.

2. Tous les éditeurs de logiciels disent que leurs produits sont performants et simples d'utilisation. Les vôtres le sont-il réellement ?

L'équipe dirigeante d'idylis a un passé professionnel entièrement consacré à l'édition des logiciels de gestion. idylis bénéficie aujourd'hui de toute cette expertise.

La simplicité d'utilisation est un souci permanent chez idylis. Chaque écran a fait l'objet d'études ergonomiques approfondies. Essayez, comparez et vous verrez !

3. Puis-je tester les logiciels avant de m'engager ?

Tous les logiciels peuvent être testés gratuitement pendant 15 jours.

4. Dois-je effectuer des mises à jour ?

Non. Vous n'avez plus besoin d'effectuer des mises à jour comme c'est le cas pour un logiciel traditionnel. Elles sont directement réalisées par nos techniciens sur nos serveurs et vous seront automatiquement accessibles dès votre prochaine connexion. Ainsi, chaque fois que nous ajoutons une nouvelle fonction à nos logiciels, vous en bénéficiez dès votre connexion suivante. Vous n'avez ni à télécharger de logiciel, ni à modifier votre configuration système et ces mises à jour sont totalement gratuites.

5. Si je souhaite m'abonner dès maintenant aux logiciels idylis, dans quels délais pourrais-je avoir accès aux logiciels ?

L'abonnement en ligne ne prend que quelques minutes. Dès que cette opération est achevée, votre espace de travail s'affiche et les logiciels auxquels vous êtes abonnés sont immédiatement exploitables. L'extrême simplicité de la gestion de votre abonnement (logiciels, utilisateurs, paramétrage) vous permettra un déploiement rapide et autonome.

6. Les données saisies dans un logiciel et nécessaires à un autre doivent-elles être ressaisies ?

Non. Dans la mesure où nos logiciels ont été développés de manière intégrée, les données saisies dans un logiciel et nécessaires à un autre, sont immédiatement accessibles sans avoir à supporter le coût de plusieurs saisies. Par exemple, un client créé en gestion commerciale est immédiatement accessible dans les logiciels de GRC ou de feuilles de temps.

1. Pourquoi l'offre idylis est-elle si peu chère ?

Le mode SaaS représente une avancée très significative pour les utilisateurs, mais apporte également des avantages majeurs pour les éditeurs, notamment la réduction très importante des coûts de maintenance et de distribution.

Le prix faible n'est donc en aucun cas synonyme de mauvaise qualité. Au contraire, il met en valeur la volonté d'idylis de créer une relation de confiance avec ses clients en leur faisant bénéficier des avancées de la technologie. C'est un élément qui s'intègre dans la démarche consumériste globale d'idylis et qui vise à offrir le meilleur service au meilleur prix.

2. Quels sont les coûts cachés ?

idylis se veut d'une transparence totale. Nos prix bas sont réels et ne constituent absolument pas un « prix d'appel » visant à vous faire dépenser plus. Vous pouvez d'ailleurs consulter nos tarifs en permanence, sur le portail, dans les pages produits et dans la rubrique « Tarifs ».

3. Y-a-t-il des coûts de maintenance ?

Non, aucun coût supplémentaire. La maintenance est incluse dans le prix de l'abonnement.

4. Comment puis-je être sûr que les coûts variables ne seront pas trop importants ?

Les coûts variables sont essentiellement liés au nombre d'utilisateurs et au dépassement de l'espace de stockage des données :

• pour le nombre d'utilisateurs, c'est vous qui ajoutez vos utilisateurs et leur coût est calculé de manière mensuelle. Vous avez donc une maîtrise mensuelle des coûts.
• pour ce qui est du dépassement de l'espace de stockage, l'espace disque, qui vous est gratuitement attribué, est dans la très grande majorité des cas suffisant pour faire face à vos besoins.

La proportion des clients d'idylis se voyant facturer des dépassements de banque de données est en effet inférieure à 0,5 %.
A titre indicatif, une entreprise de 10 personnes qui a une utilisation même soutenue des logiciels, avec plusieurs milliers de factures par an, n'aura pas de facture de dépassement.

Toutefois, si vous dépassez cette limite, un message vous sera immédiatement délivré pour vous en avertir. Le coût supplémentaire est somme toute très faible. Pour une taille allant :

• de 300 Mo jusqu'à 1 Go : idylis facture 5 € par mois par tranche de 100 Mo supplémentaire.
• de 1 Go jusqu'à 10 Go : idylis facture 3,50 € par tranche de 100 Mo supplémentaire.
• supérieure à 10 Go : idylis facture 2,70 € par mois par tranche de 100 Mo supplémentaire.

Cependant, une purge régulière des données devenues obsolètes évite souvent le dépassement.

5. Finalement, la location ne me coûte-t-elle pas plus chère que d'acheter une licence ?

Non. Dans le cas d'un achat, en plus de la licence, vous avez des coûts complémentaires :

• installation et paramétrage (en moyenne 3 à 5 fois le coût d'achat de la licence selon les standards du marché),
• achat des mises à jour, en règle générale, 1 fois par an,
• achat d'un contrat de maintenance, en règle générale, 1 fois par an.

De plus, des coûts induits importants sont à prendre en compte pour mesurer le coût réel du dispositif :

• mise à niveau de l'équipement informatique de l'entreprise pour un bon fonctionnement du logiciel acheté,
• achat de serveurs et de licences logicielles pour faire fonctionner le dispositif,
• personnel qualifié, interne ou externe, pour maintenir et faire fonctionner le système,
• pertes sèches en cas de non adéquation du logiciel avec les besoins de l'entreprise.

A l'inverse, les solutions idylis sont en mode locatif et au prix les plus bas du marché. Vous ne prenez donc pas le risque d'acheter un logiciel coûteux et inadapté ; et en vous déchargeant des frais d'installation, de maintenance et de mise à jour, vous faites des économies tout au long de l'année et n'avez besoin d'aucun investissement de départ.

1. Est-il possible de consulter ses données de n'importe quel ordinateur en dehors de l'entreprise ou du bureau ?

Bien sûr, et c'est bien là tout l'avantage de nos logiciels en mode SaaS. Que vous soyez en déplacement, chez un client, chez un fournisseur, chez votre expert-comptable, à l'étranger ou à la maison, vous pouvez à tout moment accéder à vos données avec votre seul code, depuis n'importe quel poste doté d'une connexion Internet.

2. Nos collaborateurs nomades peuvent-ils accéder aux informations saisies dans les logiciels idylis ?

Avec Internet, il n'y a plus de frontières. Dès lors que vous avez donné un droit d'accès à vos collaborateurs, ils peuvent travailler en dehors du bureau, de n'importe quel lieu, à partir du moment où ils sont connectés à Internet. C'est valable pour tous vos partenaires, experts-comptables, consultants, clients, etc. qui à tout moment peuvent devenir des « utilisateurs » et ainsi accéder à certaines de vos informations, où qu'ils se trouvent dans le monde.

3. Puis-je partager mes données avec mes collaborateurs, tout en ayant la possibilité de limiter voire de supprimer leur accès ?

Vous pouvez en effet partager l'accès à vos données, en totalité ou en partie, avec les personnes de votre choix. Un nouvel utilisateur se crée en quelques clics. Ensuite, vous pouvez paramétrer l'accès à chaque fonction du logiciel. Par exemple, vous pouvez permettre la consultation des fiches clients sans la possibilité de les modifier.
La modification des droits d'accès ou la suppression d'un utilisateur peut se faire à tout instant. Vous pouvez alors suspendre un accès ou le couper définitivement.
De plus, dans le cadre de la coopération d'idylis avec la profession comptable libérale, vous pouvez ouvrir un accès gratuit à votre expert-comptable.

4. Y-a t-il un nombre d'utilisateurs maximum ?

Non. Vous pouvez inscrire autant d'utilisateurs que vous le souhaitez. Reportez-vous simplement à l'onglet « Tarifs » pour en connaître les coûts.

5. Peut-on mesurer et ainsi optimiser l'utilisation faite des logiciels par les différents utilisateurs ?

Vous pouvez en effet mesurer l'utilisation qui est faite des logiciels et savoir si les utilisateurs enregistrés se servent réellement des produits. Ainsi, vous pouvez prendre rapidement les décisions de suppression ou de création d'utilisateurs pour avoir un abonnement toujours parfaitement dimensionné.

6. Mon expert-comptable peut-il facilement avoir accès à mes données ?

idylis a mis au point le programme « Accès Gratuit Expert » pour faciliter la collaboration entre vous et votre expert-comptable.
Ce programme permet à un expert-comptable de se connecter à vos données sans coût supplémentaire, ni pour vous, ni pour votre expert-comptable. Pour ce faire, votre expert-comptable doit seulement s'inscrire sur le site d'idylis, qui lui attribue un numéro d'expert, un identifiant et un mot de passe. De votre côté, vous créez un utilisateur supplémentaire en indiquant le code de votre expert-comptable pour lui donner accès à vos données. Ainsi vous êtes connectés à distance aux mêmes données et n'avez plus besoin de faire d'envoi de fichier(s). Une fois encore, vous pouvez supprimer ou limiter à tout moment l'accès de votre expert-comptable à vos données.

Rendez-vous dans la rubrique « Accès Gratuit Expert » de l'espace de notre site dédié aux experts-comptables pour avoir plus d'informations.

1. Mes données qui transitent sur Internet risquent-elles d'être accessibles à d'autres ?

idylis est parfaitement conscient de la confidentialité des informations qui transitent sur Internet.

Afin d'éviter les problèmes de piratage de données, idylis a opté pour l'utilisation de la méthode de cryptage la plus sûre aujourd'hui : SSL 128 bits. A titre d'indication, il s'agit de la méthode utilisée par les banques pour le cryptage des règlements sur Internet. Vos données qui transitent sur le réseau Internet sont donc codées et inutilisables.

2. Est-ce que mes données sont en sécurité chez idylis ?

idylis a mis en place un système d'hébergement dans lequel la sécurité et la continuité de la disponibilité des données sont des priorités. L'accès aux bases de données est virtuellement impossible et celles-ci sont dupliquées et sauvegardées quotidiennement pour garantir une disponibilité maximum de vos informations.

Sachez, en outre, que vous pouvez à tout moment demander à notre « service copie » une duplication sur CD de toutes vos données.

3. Est-ce que la confidentialité des informations saisies par un employé est respectée ?

Chaque employé dispose d'un compte qui lui est propre et auquel il accède via son code utilisateur et son mot de passe. Toutes les données saisies sont donc sécurisées et aucun autre employé ne peut y avoir accès. Cependant, en tant qu'administrateur, vous pouvez paramétrer vos logiciels de telle sorte que les données d'un employé soient partagées avec vous ou d'autres collaborateurs.

4. Mes données sont-elles régulièrement sauvegardées ?

Bien sûr idylis réalise des sauvegardes quotidiennes de vos données qui sont stockées dans des lieux sécurisés. Vous n'avez donc plus à vous soucier de leur pérennité.

5. Si une personne de ma société ayant accès aux logiciels s'avisait de détruire tout ou partie de mes données, y-a-t-il un moyen de les recouvrer ?

idylis assure une vraie protection matérielle des données et programmes. Même si par erreur ou par malveillance, vos données venaient à disparaître, vous avez la possibilité de les récupérer grâce à nos sauvegardes, effectuées selon la procédure suivante :

• une sauvegarde quotidienne conservée jusqu'au même jour de la semaine suivante,
• une sauvegarde hebdomadaire conservée jusqu'au même jour du mois suivant,
• une sauvegarde mensuelle conservée pendant trois ans,
• une sauvegarde annuelle conservée sans limitation de durée.

Cependant, la restauration de sauvegarde est payante (de l'ordre de 100 € pour une restauration simple).

6. Puis-je, à tout moment, récupérer mes données ne serait-ce que pour les archiver ?

Vous pouvez en effet récupérer à tout moment vos données soit en ligne en les exportant sur Excel (TM), soit en demandant à notre « service copie » une duplication sur cédérom de toutes vos données. Cela ne vous coûtera que 10 € par cédérom + 1 € par Mo. Le prix comprend le coût du support magnétique ou optique, les frais de port (envoi recommandé) et le coût de la copie.

1. Est-ce qu'idylis met à ma disposition une aide ou un service pour me guider dans la prise en main de ses produits ?

Tout d'abord, chaque logiciel est doté d'une aide en ligne qui vous permet en un simple clic d'avoir toutes les explications nécessaires à son fonctionnement. Sachez aussi que lors de votre essai gratuit, un commercial vous est dédié pour vous accompagner dans la prise en main de nos produits. Enfin, en tant qu'abonné, vous bénéficiez gratuitement des services de notre hot line, qui répond à toutes vos questions liées à l'utilisation de nos solutions.

2. Qui contacter en cas de problème technique sur l'un de mes logiciels ?

Il faut contacter notre hot line au 01.46.90.56.10, qui est ouverte du lundi au jeudi de 9h30 à 18h30 et le vendredi de 9h30 à 17h30.

3. Proposez-vous des formations en cas de besoin ?

idylis vous propose deux gammes complètes de formations adaptées à votre profil ou à vos besoins : une gamme de « formations générales par niveau », qui vous permet d'évoluer à votre rythme et une gamme de « formations personnalisées » entièrement adaptée à vos besoins.
Les sessions ont lieu soit sur le site de votre entreprise, soit dans les locaux d'idylis. Pour connaître le détail de nos programmes, rendez-vous sur la rubrique « Formations » de notre site Internet.

4. idylis est-il reconnu en tant que Centre de Formation ?

Oui, idylis est un Centre de Formation et dispose d'un numéro de déclaration d'activité (11 92 16 726 92) qui peut vous permettre d'obtenir le remboursement de vos formations auprès de votre organisme collecteur (FAFIEC, AGEFOS, OPCAREG, etc.).

Si vous souhaitez suivre une formation sur nos produits, vous devez au préalable vous adresser à votre organisme collecteur pour connaître les modalités de prise en charge. Nous vous transmettrons ensuite les documents nécessaires à la constitution de votre dossier.

5. Faut-il connaître les logiciels avant de suivre une formation ?

Non, ce n'est pas nécessaire puisque nous avons conçu des formations par niveau, pour qu'un utilisateur, même novice, puisse acquérir de bons réflexes d'utilisation.

6. Si j'utilise déjà vos logiciels, y-a-t-il un intérêt à suivre l'une de vos formations ?

Nos formations « Perfectionnement » et « Maîtrise » vous apporteront une connaissance très approfondie des logiciels. Nos programmes ont été conçus pour vous former sur leurs fonctions les plus complexes et optimiser leur utilisation.
Vous pouvez aussi bénéficier d'une formation entièrement adaptée à la spécificité de vos besoins, de votre métier ou encore de votre secteur d'activité. Nos formations « sur mesure » peuvent ainsi être l'occasion de vous apprendre à paramétrer l'utilisation des logiciels idylis à l'activité de votre entreprise.

7. Combien coûte une journée de formation ?

Pour notre gamme de « formations générales par niveau », une journée de formation coûte 750 €* + 30 € par participant. Pour notre gamme de « formations personnalisées » un devis vous est proposé au cas par cas.

* Hors frais éventuels de déplacement et d'hébergement du formateur.

1. Si je n'ai pas trouvé la réponse à ma question, comment faire ?

Vous pouvez alors contacter le service technique ou encore le service commercial :

• Service technique   : 01.46.90.56.10 
  
• Service commercial : 01.46.90.56.10 
  

2. Comment puis-je m'inscrire à l'offre idylis ?

Tous les utilisateurs s'inscrivent en ligne sur le portail idylis. La procédure d'abonnement est totalement sûre et sécurisée et ne prend que quelques minutes.

3. Comment puis-je accéder aux logiciels idylis ?

Étant donné que les logiciels idylis se présentent sous la forme d'un service en ligne, vous n'avez aucun composant matériel ou logiciel à acheter, à installer ou à gérer. Il vous suffit d'aller sur le site Internet d'idylis, de cliquer sur le bouton « Espace abonnés », d'entrer vos codes et de débuter. Votre espace de travail s'affichera ainsi que tous les logiciels auxquels vous êtes abonnés.

4. De quelle manière puis-je payer ?

3 moyens de paiement sont mis à votre disposition :

• le prélèvement automatique,
• le paiement par carte bancaire, avec le dispositif de paiement en ligne sécurisé de notre banque : le CIC,
• le virement bancaire,
• le chèque.

5. A quel moment puis-je payer ?

• Les abonnements sont à payer en début de période.
• Les consommations (utilisateurs supplémentaires et routages d'e-mails éventuels) sont facturées en fin de mois.

Vous bénéficiez d'un délai de 15 jours pour régler toute facture.

6. Peut-on suivre régulièrement l'état de sa facturation ?

En effet, sur votre espace idylis, dans l'onglet « Mon Compte », vous pouvez suivre en ligne l'état de votre facturation dans un tableau détaillant les factures réglées, les factures à régler et les consommations en cours.
Même lorsqu'un mois n'est pas terminé, vous avez la possibilité de visualiser l'en-cours. Cet en-cours est mis à jour dès que vous changez un aspect de votre abonnement (création ou suppression d'un utilisateur, envois d'e-mailings, etc.).

7. Comment puis-je être informé des nouvelles fonctionnalités ou des nouveaux logiciels mis au point par idylis ?

Tous les mois, une lettre d'information vous est adressée et vous détaille les nouvelles fonctionnalités et logiciels auxquels vous avez accès.
En outre, l'administrateur du compte reçoit dans sa messagerie interne à idylis la même lettre d'information.

Pour paramétrer dans idylis Comptabilité des grilles de répartition analytique et les associer à un compte, procédez de la manière suivante :

1. Onglet « Options » sous-onglet « Divers » :

- Vérifiez que l’option vous permettant de gérer les affectations analytiques est bien activée.

2. Onglet « Paramétrages » sous-onglet « Divers », fichier « Grille de répartition analytique » :

- Cliquez sur le bouton [Nouveau] pour créer une grille de répartition analytique.

Onglet « Paramétrages » sous-onglet « Comptes » :

- Sélectionnez le numéro de compte auquel vous souhaitez associer une grille de répartition analytique en cliquant sur le pictogramme [éditer -  ].

- Après avoir coché l’option de gestion analytique, sélectionnez la grille de répartition analytique désirée.

Onglet « Saisie d’écritures » (valable pour les modes de « saisie rapide », « saisie par journal » et « saisie rapide en vrac ») :

- Une fois le numéro de compte et le montant renseignés en grille de saisie, le logiciel affichera automatiquement, à la sortie du champ, la grille de répartition analytique associée au numéro de compte.

- Il vous suffira alors de cliquer sur le bouton [Valider] pour activer l’éclatement analytique en grille de saisie.

Vous pouvez bien entendu souscrire dès aujourd’hui à un contrat 48 mois et dans ce cas, nous vous déduirons du coût de votre nouvel abonnement, le montant restant à courir sur votre contrat initial.

Il suffit de changer les paramètres de gestion mono ou multidépôt de l’onglet « Options », sous-onglet « Stocks » ; le logiciel attribuera les stocks actuels à un premier dépôt. Vous devez ensuite créer vos autres codes dépôts puis effectuer vos opérations de transfert entre dépôts.

idylis Paye est préparamétré pour reprendre toutes les informations nécessaires à l’établissement de l’attestation et notamment les différentes périodes de paie, les nombres d’heures travaillées, les montants du précompte, etc. et cela de manière totalement automatique.

Si le PGI idylis rencontre un succès grandissant auprès des petites et moyennes entreprises, c’est précisément parce qu’il n’entraîne pas, de facto, l’utilisation immédiate de tout son potentiel. 

D’un côté, les PME bénéficient pour un prix fixe et très attractif, de l’ensemble des fonctionnalités disponibles dans le PGI idylis. De l’autre, elles peuvent décider, en fonction de leurs besoins et de leurs priorités, de mettre d’abord en œuvre les modules les plus essentiels ou critiques (du type : comptabilité, gestion commerciale ou paye) puis, de déployer les modules complémentaires (liasse fiscale, GRC, etc.). 

De plus, parce qu’il obéit à un souci de rationalisation et d’efficacité, tout en couvrant l’ensemble des processus clés de la gestion, le PGI idylis dans sa version One ou Entreprise est une solution particulièrement adaptée aux petites et moyennes entreprises. 

Il permet en effet :

• d’éviter l’agrégation d’applications souvent difficilement interopérables,
• d’automatiser les tâches répétitives,
• de fiabiliser le système d’information, par l’élimination des duplications dans les processus,
• d’offrir aux utilisateurs un accès ergonomique à l’ensemble des applications et une vision plus homogène des process commerciaux, comptables, fiscaux, etc.
• de gagner ainsi en productivité, en visibilité et en flexibilité.

idylis Paye vous permet effectivement d’éditer un rapport des anomalies détectées dans votre fichier DADS-U (ex : un champ obligatoire que vous n’avez pas renseigné). 

Vous avez ainsi l’assurance de transmettre des données justes et faire accepter votre fichier de déclaration par le centre DADS-U.

7. Combien de bulletins de paye, ai-je la possibilité de créer dans idylis Paye One et idylis Paye Entreprise ?

Dans la gamme idylis One, vous pouvez créer jusqu'à 10 bulletins de paye par mois, alors que dans la gamme idylis Entreprise, vous avez la possibilité d'éditer un nombre illimité de bulletins.

8. Les logiciels d' « idylis Pack expert » sont-ils compatibles avec les outils de production déjà existants dans mon cabinet ?

L'ensemble des logiciels constituant l'offre idylis Pack expert comporte de puissantes fonctions d'import-export, vous permettant de récupérer facilement les données des logiciels idylis dans vos outils de production.

Vous pouvez, dès lors, utiliser idylis Pack expert selon différentes méthodes :

• soit votre client saisit directement ses données dans les logiciel idylis, que vous récupérez ensuite pour les intégrer dans votre outil de production comptable,
• soit vous et votre client vous répartissez les tâches. Votre client peut alors saisir une partie de ses écritures comptables, puis vous vous chargez de la vérification ainsi que de la saisie des écritures plus complexes,
• soit votre dossier client est entièrement géré dans idylis, de la saisie d'écritures à l'édition de la liasse.

9. Comment s'inscrire à idylis Invoicing Solution dans salesforce.com ?

Pour s'inscrire à idylis Invoicing Solution, c'est très simple : connectez-vous sur le site www.appexchange.comet allez dans la rubrique « Find Apps ». Notre application est référencée :

• • dans la catégorie « Finance & Administration », sous-catégorie « Accounting/Finance » (1),
  • et dans la catégorie « Sales », sous-catégorie « Quoting & Orders ».

• soit d'effectuer un essai gratuit d'idylis Invoicing Solution,
• soit de vous y abonner directement.

10. Comment mettre en place, sur mon site internet, le formulaire d'inscription à notre newsletter ?

Il vous suffit de créer, dans idylis E-mailing, un nouveau fichier dénommé par exemple « Destinataires newsletter » puis de cliquer sur le bouton [Formulaire d'inscription].
Le logiciel vous fournit alors le code HTML à implanter sur votre site.
Ainsi, toutes les inscriptions réalisées sur votre site seront enregistrées dans le fichier « Destinataires newsletter » de votre logiciel idylis E-mailing. 
Vous pourrez ensuite gérer cette liste (modifier ou supprimer des contacts) et lui adresser votre newsletter.

11. Quelles sont les principales différences entre la gamme idylis One et idylis Entreprise ?

Les logiciels de la gamme idylis One sont destinés aux très petites entités qui ne gèrent qu'un seul dossier et qui ont besoin de moins de fonctionnalités que celles existant dans la gamme idylis Entreprise.

Pour les PME, dont les besoins de gestion sont plus complexes et impliquent le recours à des outils puissants et fortement personnalisables, nous vous recommandons la gamme idylis Entreprise. Cette gamme vous permet de créer autant de sociétés que vous le souhaitez et vous donne accès à des logiciels plus riches en fonctionnalités, avec de multiples possibilités de personnalisation.

Pour découvrir le tableau comparatif des gammes idylis One et idylis Entreprise, cliquez ici.