EBP - Guide_Compta-Open_Line_PRO_2013 - Manuels
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Manuels Utilisateurs EBP :
EBP-Guide_Auto-entrepreneur_Pratic_2013-Manuels
Comptabilité
Open Line
TM
PRO
pour Windows XP, Vista,7
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2012 EBP Informatique, édition Novembre 2012 Convention d’Utilisation d’EBP
Conditions Générales de Vente des produits et
services EBP
A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP
Article 1. Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée
au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de
l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client
ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il
est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur
sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit
bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau
local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue.
L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un
poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence
correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute
duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou
pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un
nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans
le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes.
Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008)
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention
expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans
les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en
vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre
l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé
accessible depuis le territoire métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il
ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la
livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande
d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de
même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à
compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec
son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.
3Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et
des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et
logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour
aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le
fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des
problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes
conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
Article 4. Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son
site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance
téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un
professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette
convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu
responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Article 5. Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en
termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24)
heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence
d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des
dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou
ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT
reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la
récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne
saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
Article 6. Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes,
pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans
garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la
performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que
des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie
est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y
compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin
particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support
téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue
des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité.
Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une
application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit
auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers.
4Article 7. Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas
responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner,
interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant
d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture
des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de
l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non
conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de
fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses
fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et
d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En
toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou
le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son
distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance.
L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou
un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
Article 8. Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites
verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à
l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en
ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case
prévue à cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses
préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client
dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera
fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de
pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
B. Contrat de services EBP
ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue
de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330
838 947, d'une part
ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client »,
d'autre part,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
Article 1. Objet du contrat
Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des
logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites
géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture
du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les
documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et
5factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour
toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées
à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis
minimum de trois mois soit au plus tard le 1
er
juin de chaque année pour une prise d’effet à
compter du 1
er
septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de
renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat.
Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation
Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre
document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP.
Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à
compter de son acceptation.
Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un
an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre
recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa
souscription initiale.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il
ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans
la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution
immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon
concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à
tous les services du contrat.
Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire
3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT
huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par
courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de
toute autre obligation importante aux termes du présent contrat.
3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas
de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation
d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en
application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans
qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu
notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera
suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et
donc le poursuivre.
Article 4. Accès aux services
Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant
composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel.
Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à
titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L.
121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est
accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé.
6Article 5. Services fournis au titre du contrat de support
Le support de base comprend :
• L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au
vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine
• la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des
anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et
reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se
faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du
support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa
convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait
principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour
est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques
et des dysfonctionnements constatés.
En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents
commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.)
Le support ne comprend pas :
• le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système
d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les
bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils
complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)
• la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par
exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de
produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un
complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.
• l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en
route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le
paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non
explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir
d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné
par le client.
• les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP
recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées
(Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)
• la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou
de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP
• la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques,
données...) en cas de destruction de ceux-ci
Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance
Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en
accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des
conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des
supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas
d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans
7le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils
nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une
analyse approfondie du « blocage ».
Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par
Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème
décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle.
Article 7. Interventions sur les fichiers
L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur
proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de
moyens.
Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité
technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base
endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires.
EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données
confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne
fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email
que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP.
Article 8. Obligations du client
Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux
instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT
doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait
suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client
n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les
prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont
complémentaires.
Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour
protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une
contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des
conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers.
Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant
régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support
pérenne et externe;
Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet
sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution
d’un problème tel que décrit à l’article 13.
Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes
rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations
effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP.
Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le
site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par
8l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un «
Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin.
Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu
responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats
effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures,
bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon
approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en
adéquation avec ses besoins.
Article 9. Limites de responsabilité
EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects
d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice
financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel,
d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes
de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors
même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices.
En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages
et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne
pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour
l’année en cours.
Article 10. Loi et attributions de compétences
Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client
faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique
à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en
ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case
prévue à cet effet sur le formulaire.
Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés"
du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le
concernant.
En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles,
nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures
d'urgence ou les procédures conservatoires.
910
C. Mode locatif
Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de
licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode
locatif ».
La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations
conjointes et automatiquement liées :
• l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable
tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A
• la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à
celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions
décrites au paragraphe B
Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les
redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A
défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations
de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données
précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées.
Version 2.5 : Décembre 2011 Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre
confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Comptabilité Open Line
TM
PRO et donne toutes les
informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide,
consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour
régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
• La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.
• Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale
composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations
traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots
utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.
11Table des matières
CONVENTION D’UTILISATION D’EBP ................................................... 3
FELICITATIONS ! .................................................................................. 11
TABLE DES MATIERES........................................................................ 13
INSTALLATION ..................................................................................... 17
1. AVANT DE COMMENCER ................................................................ 17
1.1. Accès au service technique ............................................................ 17
1.2. Configuration minimale conseillée .................................................. 17
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ...................................... 18
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................... 19
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? .......................................... 19
4.1. Version d’évaluation ....................................................................... 19
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? ...................................... 19
4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? .......... 20
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? ............................................. 21
6. ECRAN DE TRAVAIL ........................................................................ 22
PRISE EN MAIN .................................................................................... 23
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? ..................................... 23
1.1. Les options à remplir dès maintenant ............................................. 23
1.2. Les autres options .......................................................................... 24
1.3. La gestion des fenêtres .................................................................. 24
2. COMMENT GERER LES EXERCICES ? .......................................... 24
3. COMMENT CREER UN COMPTE ? ................................................. 25
4. COMMENT CREER UN JOURNAL ? ................................................ 25
5. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ? ...................... 25
5.1. Comment saisir dans un journal ? .................................................. 25
5.2. Comment saisir dans un guide ? .................................................... 27
6. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ? ........................................ 27
6.1. L’en-tête .......................................................................................... 27
136.2. Le corps .......................................................................................... 28
6.3. Le pied ............................................................................................ 28
6.4. Accès à la saisie ............................................................................. 28
7. COMMENT LETTRER UN COMPTE ? ............................................. 28
8. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ?..................................... 29
9. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ? .................... 30
10. COMMENT SAISIR UNE NOTE DE FRAIS..................................... 30
11. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ?..................................... 31
12. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ? . 31
13. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? ..................................... 32
13.1. Comment clôturer un exercice ? ................................................... 32
13.2. Comment générer les A Nouveaux ? ............................................ 32
14. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ?..................................... 32
15. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? ............................ 33
16. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? . 33
17. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? .................................... 33
18. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? ... 34
19. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES
DROITS ? .............................................................................................. 34
19.1. Les groupes d’utilisateurs ............................................................. 34
19.2. Les utilisateurs .............................................................................. 35
19.3. Les droits utilisateurs .................................................................... 36
LES FONCTIONS AVANCEES ............................................................. 37
1. LE TABLEAU DE BORD .................................................................... 37
2. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT ............................... 37
3. SAISIE AU KILOMETRE ................................................................... 38
4. RECHERCHE D’ECRITURES ........................................................... 38
5. REGLEMENTS DES TIERS .............................................................. 38
1415
6. RAPPROCHEMENT BANCAIRE AUTOMATIQUE ........................... 38
7. LETTRAGE AUTOMATIQUE............................................................. 38
8. LE GRAND LIVRE INTERACTIF ....................................................... 39
9. LA BALANCE INTERACTIVE ............................................................ 39
10. LA PREVISION DE TRESORERIE.................................................. 39
11. LES VIREMENTS ET PRELEVEMENTS ........................................ 39
12. LA COMPTABILITE ANALYTIQUE ................................................. 39
13. LES BUDGETS................................................................................ 40
14. LES RELANCES / RAPPELS .......................................................... 40
15. LES GROUPES D’ECRITURES ...................................................... 40
16. LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES ...................................... 40
INDEX.................................................................................................... 43Avant de commencer
Installation
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique *. Pour
y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :
• Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter
vous êtes sur une file d'attente.
0811 65 20 00 « Coût d'un appel local »
• Exposez votre problème par e-mail
openline.support.fr@ebp.com
Horaires
Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00
Le vendredi 8h00 à 18h00
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du
contrat souscrit.
1.2. Configuration minimale conseillée
La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel
est la suivante :
• Processeur : P4 2 GHz ou équivalent
• Mémoire : 3 Go
• Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 3 Go
Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64
bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits).
170BINSTALLATION
Remarque
Windows® XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition
préalablement à l’installation du logiciel.
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
Attention
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution.
1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil
s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et
sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\EBP_CD.exe où X est la lettre
représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK.
2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Logiciels pour accéder à la
présentation et à l’installation d’EBP Comptabilité Open Line
TM
PRO
.
3. Sélectionnez l’installation du logiciel.
4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît.
5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au
fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera
automatiquement lancée.
6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous
devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son
acceptation.
7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention
d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez
sur Suivant pour passer à l’étape suivante.
8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez.
L’installation Monoposte permet de travailler sur un ordinateur. Le logiciel et les
données sont installés sur cet ordinateur.
L’installation réseau permet de définir le type de l’installation :
- Poste client : le logiciel est installé sur cet ordinateur et les données sont sur un
autre ordinateur,
- Poste client/serveur : le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur,
- Poste serveur : les données sont installées sur cet ordinateur (Installation de
« Microsoft SQL Server Express 2005 »).
18Comment lancer mon logiciel ?
Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation
Personnalisée.
9. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du
module » 5.0FR30AI. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton
Parcourir.
10. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque.
11. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant.
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Suite à l’installation du produit, un icône est créé sur le bureau. Vous pouvez lancer
directement le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer
+ Programmes + EBP + EBP « Nom du module ».
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
4.1. Version d’évaluation
Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela
signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctionnalités du logiciel pendant 40
jours. Après la période de 40 jours, le logiciel sera limité à 100 écritures et les impressions
porteront la mention "Démonstration".
Remarque
Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des
fonctionnalités. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser
avec le logiciel avant de créer votre propre dossier.
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les
fonctionnalités, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP.
Cliquez sur l'option Activer votre logiciel du menu ?.
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se
fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite,
munissez-vous de la Clé Web et du N° de licence fournis par EBP et laissez-vous guider par
les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel.
Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera
automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel
manuellement.
190BINSTALLATION
4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ?
Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre
logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton « Activer
Manuellement ». Vous avez alors accès aux zones suivantes :
• Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le
COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou
minuscules).
• Numéro de licence
Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte
du logiciel.
• Clé Web
Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et
vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les
mises à jour de votre logiciel.
• Code activation
Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué.
Validez ensuite en cliquant sur le bouton Terminer.
Un message d'avertissement apparaît :
• Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ;
• Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours
restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code
correct.
Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activer votre logiciel.
Remarque
Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible.
20Comment créer mon dossier ?
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l’écran de d’accueil ou
depuis le menu Fichier - Nouveau.
L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent
pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier.
La première étape consiste à sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur
l'ordinateur ou elles sont sur un autre ordinateur) ;
En fonction du type d'installation sélectionné vous aurez des étapes différentes :
- Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, la première étape
consiste à saisir le nom du serveur,
La suite de la création du dossier est identique à "les données sont installées sur
l'ordinateur".
- Pour l'installation avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite :
o Saisir le nom de la base de données,
o Saisir l'identification et les coordonnées de la société,
o Saisir les informations complémentaires et les informations de TVA,
o Saisir les dates d'exercice et le type de plan comptable entreprise.
Cliquez sur Lancer pour démarrer la création de la base.
Si un module est installé à coté de cette application, lors de la création de dossier, vous avez
la possibilité de créer votre dossier avec ce module.
Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1
depuis chaque écran de l’assistant.
210BINSTALLATION
6. ECRAN DE TRAVAIL
Les menus De raccourcis.
Partie contextuelle de la barre de
navigation.
La barre de navigation
Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants.
La barre de statut affiche le nom de la base ouverte
Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768.
22Comment initialiser mon dossier ?
Prise en main
Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du
produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données,
et en vous guidant dans la saisie des écritures, dans la création d’un rapprochement ou le
lettrage d’un compte.
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre Société du
menu Paramètres, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode
de fonctionnement de l'ensemble du logiciel.
La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche
pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir.
1.1. Les options à remplir dès maintenant
Il est important de renseigner les parties suivantes côté module de Gestion :
Identification :
o Siret : Cette mention est obligatoire pour pouvoir établir la déclaration
de TVA.
o Informations de TVA : Dans cette fenêtre doivent être renseignées les
informations relatives à la déclaration de TVA. Elles vont permettre de
paramétrer les comptes mais également de générer la déclaration à
proprement parler.
o Outre, les différentes saisies à effectuer dans les champs d'en-tête de
la fenêtre, il convient également de sélectionner le mode de calcul de la
TVA dont l'entreprise relève (module Compta).
Options comptables : Permet de définir la méthode de comptabilisation, les
comptes de tiers, le libellé des écritures, les journaux et comptes divers utilisés
pour le transfert comptable…
231BPRISE EN MAIN
1.2. Les autres options
D’autres options sont très pratiques : dans la partie Expert Comptable, saisissez les
coordonnées de votre expert, pour les retrouver sur tous les documents qui lui sont destinés.
Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur
chaque écran d’option.
1.3. La gestion des fenêtres
Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales
de navigation) et les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues),
filtres et tris dans les listes.
Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie
Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur
chaque fenêtre.
2. COMMENT GERER LES EXERCICES ?
A la création du dossier, deux exercices sont automatiquement créés.
Au-delà de deux exercices, il vous faut d’abord procéder à la clôture annuelle du premier
exercice ouvert puis à la création du nouvel exercice.
Pour créer un nouvel exercice, vous devez accéder à la liste des exercices par le menu
Exercices/Clôtures – Exercices. Vous devez ensuite :
utiliser la touche [Inser], le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter,
modifier si besoin les dates d’exercice.
Pour changer d’exercice, il faut le définir comme Exercice courant quelque soit son état
(ouvert ou clôturé). Pour cela, il faut :
se positionner sur l'exercice désiré dans la liste des exercices,
sélectionner Définir un exercice courant dans la barre de tâches du volet de
navigation, dans le menu contextuel ou en appuyant sur le bouton disponible dans
la fiche.
L’exercice courant est identifié à la fois par une mise en caractères gras dans la liste des
exercices et par la mention des dates de l’exercice courant dans la barre de titre de
l’application.
La définition de l’exercice courant servira principalement à initialiser les filtres. Dans tous les
cas, tous vos exercices (ouverts ou clôturés) resteront accessibles.
24Comment créer un Compte ?
3. COMMENT CREER UN COMPTE ?
Pour créer un compte, vous devez accéder à la liste des comptes par le menu Quotidien /
Saisie - Plan comptable entreprise. Ensuite, utilisez la touche [Inser], le menu contextuel
Ajouter ou le bouton Ajouter.
Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez sélectionner le type du compte (détail ou
racine), le numéro de compte et l’intitulé.
Dans l’onglet Paramétrage, dans le cadre Paramétrage de la TVA, vous devez renseigner les
informations liées à la Territorialité, la Nature de taxe, le Type de l’opération et l’option de
calcul dont vous avez besoin. Ce paramétrage est important pour l’établissement de la
déclaration de TVA.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment renseigner dans sa
totalité une fiche compte.
4. COMMENT CREER UN JOURNAL ?
Pour créer un journal, vous devez accéder à la liste des journaux par le menu Paramètres –
Journaux. Ensuite, utilisez la touche [Inser], le menu contextuel Ajouter ou le bouton
Ajouter.
Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir le code journal, le type de journal
(achat, vente, trésorerie, opérations diverses) et une description.
Dans l’onglet Saisie, dans le cadre Options de saisie, vous pouvez définir le mode de
numérotation des pièces de votre journal, la reprise de la date sur une même écriture, le
compte de contrepartie (uniquement pour les journaux de type trésorerie) et le mode de
fonctionnement des libellés d’écritures du journal.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette fiche.
5. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ?
5.1. Comment saisir dans un journal ?
Pour saisir dans un journal, vous devez accéder à la liste des cumuls des journaux par le
menu Quotidien / Saisie - Saisie par journal - Mois en cours.
Ensuite, utilisez le double clic, la touche Entrée sur la ligne désirée ou sélectionnez la tâche
Saisie par journal dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel.
251BPRISE EN MAIN
5.1.1. L’en-tête
Dans cette partie, vous pouvez sélectionner l’exercice, le journal et la période dans lesquels
vous souhaitez saisir. Leur modification est possible en effectuant la sélection désirée dans les
listes déroulantes de chaque champ.
5.1.2. Le corps
Le corps de la saisie est composé d’une grille dans laquelle certaines mentions sont
obligatoires :
Statut : Il permet de connaître le statut d’une écriture. Il possible de modifier le
statut d’une écriture en cliquant sur le bouton Traitements sur les écritures
(Simuler, Confirmer l’écriture, Valider).
Jour : Il est dépendant de l'exercice courant, de la période de saisie sélectionnée
et du paramétrage de la fiche journal. Il peut être saisi directement ou sélectionné
dans le calendrier.
N° de pièce : Le comportement du numéro de pièce dans les écritures et les lignes
d'écritures dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable
par l'utilisateur.
Compte : La liste des comptes existants sur l'exercice courant est disponible grâce
à la liste déroulante. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet
d'ouvrir la fiche du compte sélectionné.
Libellé : Le comportement du Libellé dépend du paramétrage effectué dans la
fiche journal. Il reste modifiable par l'utilisateur.
Débit / Crédit : Le positionnement par défaut du curseur dans le champ Débit ou
Crédit dépend du sens par défaut paramétré sur la fiche compte, de la nature du
compte saisi et du type de journal dans lequel la saisie est effectuée. Il peut être
modifié.
Le montant peut être saisi directement dans le champ ou obtenu grâce à la
calculatrice.
Navigation dans la fenêtre de saisie : La navigation entre les champs, les lignes et les
écritures, peut se faire entre les différents champs grâce aux touches Tab et Shift+Tab, à la
touche Entrée, à la souris ou encore avec les flèches directionnelles.
Remarque
Un journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied de journal est composé d'une seule et
unique écriture, composée de toutes les lignes d'écriture du journal. Le statut sélectionné
s'applique donc à toutes les lignes du journal sans distinction.
26Comment consulter un compte ?
5.1.3. Le pied
Les cumuls du journal sont mis à jour en temps réel lors de chaque opération de saisie. Ils sont
reportés sur le cumul des journaux. L'équilibre du journal est une condition nécessaire à la
sortie du journal.
Débit : La somme des montants débiteurs saisis sur ce journal et sur ce mois est
affichée en pied de saisie.
Crédit : La somme des montants créditeurs saisis sur ce journal et sur ce mois est
affichée en pied de saisie.
5.1.4. Les informations sur le compte
Dès la saisie d’un compte, son libellé et son solde débiteur ou créditeur sur l’exercice de saisie
sont automatiquement affichés pour information.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie.
5.2. Comment saisir dans un guide ?
Pour saisir dans un guide, il vous suffit de sélectionner Quotidien / Saisie – Saisie guidée.
Ensuite, choisissez le guide voulu, la date d’écriture et éventuellement le journal.
Le corps se présente sous la forme d’une écriture comptable. Seules les zones non grisées
sont saisissables et accessibles.
Les zones grisées ne sont pas saisissables, selon le paramétrage effectué dans le guide de
saisie, disponible dans Paramètres – Guides de saisie.
La sauvegarde d’une saisie guidée entraîne automatiquement sa comptabilisation.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie.
6. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ?
Pour consulter un compte, accédez au menu Consultation - Consultation/Lettrage ou au
menu Quotidien / Saisie - Consultation/Lettrage.
6.1. L’en-tête
La consultation de compte se fait par exercice comptable.
Quelque soit l’état de votre exercice, vous pouvez sélectionner n’importe quel autre exercice
du dossier à partir de la liste déroulante sur la liste déroulante.
La sélection du compte se fait dans le champ Numéro. Il peut être saisi directement dans ce
champ ou sélectionné dans la liste déroulante qui reprend l'intégralité des comptes existants.
271BPRISE EN MAIN
Sont repris automatiquement, après sélection du compte :
l’intitulé du compte,
le solde du compte à la fin de l’exercice sélectionné,
le solde des mouvements antérieurs à la période sur ce compte, si cette période ne
débute pas au premier jour de l’exercice sélectionné.
Un ensemble de filtres vous permet de sélectionner les lignes que vous voulez ou non afficher.
Pour que ces sélections soient prises en compte, il vous suffit de cliquer sur Appliquer les
filtres.
6.2. Le corps
L'affichage des lignes d'écriture dans la consultation reprend les informations renseignées
dans le masque de saisie. L'affichage des lignes d'écriture est directement dépendant des
choix effectués sur les filtres de l’en-tête.
6.3. Le pied
Une ligne de totalisation est affichée. Elle cumule en temps réel la somme des montants
débiteurs et des montants créditeurs des lignes affichées.
6.4. Accès à la saisie
En double cliquant sur une ligne d'écriture ou en sélectionnant Saisie dans le menu
contextuel, il est possible d'être automatiquement positionné sur cette ligne d'écriture dans le
journal et le mois de saisie ayant servi à l'enregistrer.
7. COMMENT LETTRER UN COMPTE ?
Le lettrage est une opération consistant à lettrer des factures avec leurs règlements. Les lignes
non lettrées sont donc des lignes qui ne se compensent pas et / ou n’ont pas de rapport entre
elles.
Pour réaliser ce lettrage, accédez au menu Consultation – Lettrage simplifié.
Dans le champ Compte, sélectionnez un fournisseur ou un client : les factures
s’affichent alors dans la première liste, les règlements et avoirs dans la seconde.
Sélectionnez une facture et son règlement.
Cliquez sur le bouton Lettrer et confirmez le code proposé : le code se reporte sur
ces lignes, ce qui signifie qu’elles sont lettrées.
Répétez l’opération pour toutes les factures réglées.
Visualisez les factures non réglées en indiquant Lignes non lettrées en Type de
ligne.
Vous pouvez également lettrer vos lignes d’écritures à partir du menu Consultation –
Consultation/lettrage.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement.
28Comment rapprocher un compte ?
29
8. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ?
Le rapprochement bancaire est une opération qui consiste à pointer les opérations bancaires
saisies dans le logiciel qui apparaissent dans vos relevés bancaires.
Pour rapprocher un compte, vous devez accéder à la liste des rapprochements par le menu
Quotidien / Saisie – Rapprochement bancaire. Ensuite, cliquez sur le bouton Ajouter ou
utilisez la touche [Inser].
Choisissez la banque grâce au champ Compte à rapprocher.
Indiquez le Libellé et la Date de rapprochement et cliquez sur Valider.
Dans la fenêtre de rapprochement, saisissez le solde inscrit sur votre extrait
bancaire dans le champ Solde du relevé.
Pointez les lignes d’écritures en double-cliquant dessus ou grâce au bouton
Pointer : les lignes pointées disparaissent. Pour les voir, indiquez Toutes dans le
champ Lignes à afficher. Le code pointage, la date et le libellé du rapprochement
sont inscrits sur ces lignes.
Une fois le pointage terminé, le champ Ecart de rapprochement doit être à zéro.
S’il n’y a pas d’écart, sauvegardez le rapprochement et imprimez-le en cliquant sur
l’icône de l’imprimante.
Si l’écart de rapprochement n’est pas à zéro à la fin de l’opération, vérifiez les points suivants :
Certains règlements de votre relevé n’ont peut-être pas été saisis : saisissez-les
avant de compléter le pointage.
Certains règlements n’ont peut-être pas été pointés : pointez bien tous les
montants du relevé bancaire.
Certains règlements ont peut-être été pointés à tort, car ils ne sont pas sur le relevé
bancaire : dépointez-les.
Le solde bancaire ou un règlement ont peut-être été saisis de façon erronée :
rectifiez-les.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 1BPRISE EN MAIN
9. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ?
Pour que la déclaration de TVA se mouvemente correctement, il faut au préalable renseigner
les informations sur le dossier et les fiches comptes.
Pour établir une déclaration de TVA, vous devez accéder à la liste des Déclarations par le
menu Quotidien / Saisie – Déclaration de TVA. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le
bouton Ajouter.
Choisissez la déclaration à effectuer, indiquez la période et sélectionner les feuillets
à inclure dans votre déclaration. Cliquez sur Valider.
Vous obtenez :
o L’aperçu de la déclaration.
o Les lignes d’écritures incluses dans la déclaration.
o Les lignes non déclarées signifiant que certaines écritures utilisent des
comptes qui sont de natures de taxe différentes.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements pour remplir une
déclaration.
10. COMMENT SAISIR UNE NOTE DE FRAIS
Le logiciel vous permet de saisir ou d’importer des notes de frais et de gérer vos indemnités
kilométriques. Pour cela, il vous faut accéder au menu Notes de frais.
De là, il vous faut :
Créer un utilisateur pour chaque personne qui vous enverra des notes de frais.
Définissez-y le compte dans lequel le montant total de la note de frais doit être
comptabilisé ainsi que son ou ses véhicules.
Créer une catégorie pour chaque type de dépense de notes de frais (par exemple :
essence, restaurant, indemnités kilométriques…). Dans chacune d’elle, définissez
les comptes comptables sur lesquels les charges et la TVA doivent être
comptabilisées.
Créer une note de frais par utilisateur et par mois, pour intégrer vos lignes de
dépenses. Une même note de frais peut contenir plusieurs lignes de dépenses, de
type Indemnités kilométriques ou non. Ces lignes peuvent être saisies
manuellement ou importées. Les éléments saisis dans les notes de frais doivent
être comptabilisés pour être intégrés à la comptabilité.
Vous pouvez également consulter les Statistiques pour consulter le détail des notes de frais
saisies.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements pour remplir une
déclaration.
30comment valider mes ecritures ?
11. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ?
Vous pouvez valider les écritures de façon globale ou écriture par écriture :
De façon globale : Accédez au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de
journaux, sélectionnez les journaux et mois souhaités. Dans la barre de tâches,
cliquez ensuite sur Valider les écritures.
Ecriture par écriture : Accédez au menu Quotidien / Saisie – Saisie par journal,
ouvrez la Saisie par journal qui contient l’écriture à valider et sélectionnez-la.
Enfin, cliquez sur Traitements sur les écritures + Valider l’écriture courante.
Le statut "Validé" est symbolisé par un "V" dans la colonne Statut.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement.
12. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ?
Pour clôturer mensuellement un journal, vous devez accéder au menu Exercices / Clôtures –
Gestionnaire de journaux.
La clôture mensuelle permet d’empêcher la modification du journal. Les écritures qu’il contient
doivent auparavant être validées.
Tous les journaux et tous les mois d’un exercice doivent être clôturés mensuellement pour que
l’exercice puisse faire l'objet d'une clôture annuelle.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement.
311BPRISE EN MAIN
13. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ?
13.1. Comment clôturer un exercice ?
La clôture annuelle est une opération irréversible qui vise à rendre intangibles les éléments
comptables de l’exercice courant.
Vous pouvez y accéder par le menu Exercices / Clôtures – Clôture annuelle.
L’exécution de cette opération consiste à faire vérifier par le logiciel le respect de certaines
conditions (validation des écritures, clôture mensuelle des journaux…).
13.2. Comment générer les A Nouveaux ?
La génération des A Nouveaux est indépendante de la clôture d’un exercice.
En effet, il est possible de générer les A Nouveaux de deux manières différentes :
manuellement, par le menu Exercices/Clôtures, en sélectionnant l’exercice sur
lequel les A Nouveaux doivent être générés puis en sélectionnant Générer les A
Nouveaux dans la barre de tâches.
automatiquement, à la création d’un exercice ou à la clôture d’un exercice en
fonction des options choisies dans Paramètres - Société.
D’autre part, lors de la création d’un dossier ou d’un exercice, il est possible de saisir
manuellement une balance d’ouverture. Pour cela, accédez au menu Quotidien / Saisie –
Saisie par journal puis sélectionnez Saisir la balance d’ouverture dans la barre de tâches
ou dans le menu contextuel.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement.
14. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ?
Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impression de
documents.
L'impression d'un document peut être activée :
Depuis le bouton Imprimer de la barre d'outils du document ou de l’état (Saisie,
Grand Livre…). Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre document.
Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste
affichée et en cliquant sur le bouton Imprimer.
Par l’un des menus de l’application puis Impressions puis la catégorie souhaitée.
Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents
critères d'impression.
32Comment sauvegarder mon dossier ?
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements.
15. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?
Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur
au moins deux jeux de sauvegarde.
Remarque
La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été
malencontreusement supprimée ou endommagée.
En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur
des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM.
Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet
de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure.
Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1).
16. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ?
A partir du menu Paramètres-Société, vous pouvez lier un dossier d’une autre application*,
consulter et modifier les dossiers liés par application.
Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour
d'autres applications.
Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application
s'affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre-elles.
Si vous souhaitez supprimer la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton
supprimer la liaison.
Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié.
* sous réserve de compatibilité entre applications
17. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?
Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du
24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation
de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération.
331BPRISE EN MAIN
Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la
période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir.
Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils -
Archivage.
Sélectionnez le dossier à archiver et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez
l’opération en cliquant sur le bouton Lancer.
Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte.
La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier.
Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type
Archives_Nomdel’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip.
18. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ?
Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des
événements.
Il stocke les informations concernant :
• la clôture mensuelle,
• la validation des écritures,
• le changement de type de numérotation d’un journal…
Lors de certaines opérations - telles que la clôture mensuelle, la validation d'écritures ou la
modification du type de numérotation d'un journal... - des logs automatiques ou avec
justification sont effectués.
Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la
facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue.
Il est possible d'imprimer le journal des événements.
19. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES
DROITS ?
La version Pro vous permet de gérer les utilisateurs et les groupes d’utilisateurs depuis le
menu Paramètres – Utilisateurs.
Vous pouvez créer des utilisateurs, attachés ou non un groupe à chacun et définir une gestion
de droits pour chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs.
Ainsi lors de l'ouverture du dossier, vous vous connecterez avec un nom d'utilisateur et son
mot de passe.
19.1. Les groupes d’utilisateurs
Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. Vous pouvez
imaginer qu'un groupe corresponde à un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits...
34Comment gérer les groupes, les utilisateurs et les droits ?
Pour définir un groupe utilisateur, vous devez saisir un code et un nom.
A partir de la fiche groupe utilisateur, vous pouvez affecter un/plusieurs utilisateur/s.
Les droits du groupe seront automatiquement affectés à cet utilisateur.
Les droits que vous définissez pour un groupe d'utilisateurs prévalent sur les droits définis pour
un utilisateur.
Remarque
L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits par défaut.
Pour plus de détail sur la gestion des droits sur une fiche groupe d’utilisateurs,
reportez vous à l’aide en ligne (F1).
19.2. Les utilisateurs
Pour définir un utilisateur, vous devez saisir un code, un nom et lui affecter éventuellement un
mot de passe ainsi que la confirmation du mot de passe.
L'utilisateur connecté apparait dans la barre d'état (statut). Un clic sur cet utilisateur permet de
changer d'utilisateur.
Remarque
Vous pouvez « Bloquer » un utilisateur, il ne pourra plus se connecter à la base que ce soit en
Gestion Commerciale ou en Comptabilité.
Vous avez également la possibilité d’« interdire la connexion » de l’utilisateur uniquement sur
un module Compta ou Gestion commerciale.
A partir de la fiche utilisateur, vous pouvez affecter un groupe d’utilisateurs.
Si vous sélectionnez un groupe sur une fiche utilisateur, les droits de l'utilisateur
correspondront par défaut à ceux du groupe. Vous pouvez les modifier en autorisant ou pas le
droit.
Pour chaque utilisateur, vous pouvez définir une gestion des droits.
A la création d'une fiche, tous les droits sont autorisés par défaut.
Pour plus de détail sur la gestion des droits sur une fiche utilisateur, reportez-vous à
l’aide en ligne (F1).
351BPRISE EN MAIN
19.3. Les droits utilisateurs
Les droits utilisateurs peuvent être affectés à un groupe d'utilisateurs ou un utilisateur
particulier.
Des droits peuvent être autorisés sur les menus principaux de chaque module.
Il existe trois types de droit :
- Visualisation et Modification
- Exécution
- Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression
Pour le dernier type, la "duplication d’une fiche" est concernée par le droit "Création".
Le droit "Impression" concerne l’impression de la liste/fiche à partir de la liste-page.
Pour avoir des exemples d’application des droits, reportez vous à l’aide en ligne (F1).
36Le Tableau de bord
Les fonctions avancées
Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP
Comptabilité Open Line
TM
PRO.
L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur
chaque écran.
1. LE TABLEAU DE BORD
Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une
synthèse de votre activité.
Vous pouvez visualiser les informations suivantes :
• Les échéances échues ;
• L'estimation de la Trésorerie qui affiche les soldes comptables des comptes
bancaires ainsi que le solde des échéances (échues et à échoir) ;
• Le comparatif du résultat comptable entre l'exercice courant et l'exercice
précédent ;
• Le comparatif entre le Chiffre d'affaires, le résultat net et la marge brute.
Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier.
D’autres données sont disponibles en cliquant sur Ajouter.
Vous pouvez ajouter, supprimer et positionner les données comme vous le souhaitez pour
obtenir un tableau de bord personnalisé. Il vous suffit ensuite de le sauvegarder.
2. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT
Cet outil permet de :
Recevoir des données, c’est à dire de réaliser des importations d’écritures d’autres
logiciels dans le logiciel EBP.
Transmettre des données, c’est à dire de réaliser des exportations d’écritures du
logiciel EBP vers d’autres logiciels.
Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis
l’écran de l’assistant Outils - Communication Entreprise-Expert pour obtenir des précisions
sur les paramètres et options disponibles.
372BLES FONCTIONS AVANCEES
3. SAISIE AU KILOMETRE
Cette fonction, accessible à partir du menu Quotidien / Saisie, vous permet de saisir très
rapidement des opérations de nature et mois différents sans avoir à changer de fenêtre de
saisie.
Les écritures saisies par cette option doivent d’abord être sauvegardées pour être
effectivement comptabilisées. Ensuite, elles seront affichées dans la Recherche des écritures
et pourront être modifiées en Saisie par journal.
4. RECHERCHE D’ECRITURES
La recherche des écritures est accessible à partir du menu Quotidien / Saisie – Recherche
d’écritures. Elle vous permet d’effectuer des recherches sur les écritures comptables en
utilisant les différents filtres proposés.
5. REGLEMENTS DES TIERS
Cet outil, accessible à partir du menu Trésorerie, vous permet de visualiser les règlements et
remboursements émis ou reçus des Tiers sur l’ensemble de votre dossier.
A partir de cette liste, vous pouvez accéder à la Saisie par journal, effectuer une
Consultation de compte et créer un Nouveau règlement.
6. RAPPROCHEMENT BANCAIRE AUTOMATIQUE
Le logiciel permet d’effectuer des rapprochements bancaires automatiques.
Dans un premier temps, il est nécessaire de créer une banque à partir du menu Paramètres,
de créer un relevé bancaire à partir du menu Quotidien / Saisie et d’importer le fichier de
relevé bancaire (norme Etebac 3 ou import paramétrable).
Ensuite, il faut créer un rapprochement bancaire automatique à partir du menu Quotidien /
Saisie. Il est alors possible de visualiser dans le rapprochement les lignes d’écritures et les
lignes de relevés puis de les pointer manuellement ou automatiquement.
7. LETTRAGE AUTOMATIQUE
Le lettrage automatique est accessible à partir des fenêtres de Consultation/lettrage et
Lettrage automatique. En activant Lettrage automatique, dans l’une de ces fenêtres, vous
pouvez lancer le lettrage automatique du compte affiché.
Cette fonction est également accessible à partir du menu Consultation. Vous pouvez lancer le
lettrage automatique de tous les comptes désirés.
38Le grand Livre interactif
8. LE GRAND LIVRE INTERACTIF
Cet outil permet une visualisation plus rapide du contenu d’un ou plusieurs comptes à l’écran
en évitant les impressions.
Depuis cet écran, il est possible de saisir par journal, consulter un compte, le lettrer en
automatique mais également de voir l’échéancier d’une ligne ou le document lié à cette ligne.
9. LA BALANCE INTERACTIVE
Elle permet d’afficher à l’écran le cumul des mouvements débiteurs et créditeurs d’un ou
plusieurs comptes.
Il est possible depuis cette balance de consulter un compte et de lancer le lettrage
automatique.
10. LA PREVISION DE TRESORERIE
Cet outil, disponible dans le menu Trésorerie, vous permet d’établir votre prévision de
trésorerie à court, moyen ou long terme.
Elle consiste à extraire de votre comptabilité les mouvements saisis sur un compte bancaire
ainsi que les échéances. Ces données peuvent ensuite être complétées par des lignes de
prévision non comptables que vous saisirez manuellement.
11. LES VIREMENTS ET PRELEVEMENTS
Le logiciel vous permet de générer vos fichiers de virements et de prélèvements (format
ETEBAC et au format CFONB) que vous pourrez ensuite remettre à votre banque pour
exécution.
Etablir un fichier de virement ou de prélèvement est possible à partir de l’assistant de
génération des règlements comme à partir des actions Virements et Prélèvements,
accessibles dans le menu Trésorerie.
12. LA COMPTABILITE ANALYTIQUE
Le logiciel vous permet d’effectuer de la comptabilité analytique sur trois plans maximum et un
niveau de postes.
Pour cela, il vous suffit de créer les plans avec leurs postes associés.
Ensuite, en Saisie par journal, Saisie au kilomètre ou en Saisie guidée, la saisie sur un
compte autorisant l’analytique vous permet d’accéder à une fenêtre de ventilation analytique,
par un clic sur le bouton Ventilations analytiques ou par la touche F8.
392BLES FONCTIONS AVANCEES
Pour automatiser la saisie analytique, créez des grilles de ventilation. Ensuite, dans chaque
compte, sélectionnez la grille de ventilation désirée. La saisie sur un compte ayant une grille
génèrera automatiquement les ventilations analytiques.
Le logiciel vous permet également de saisir des OD analytiques qui vous permettront de
régulariser vos ventilations analytiques, sans aucun impact sur la comptabilité générale.
13. LES BUDGETS
Le logiciel vous permet de gérer vos budgets analytiques et vos budgets généraux.
Pour cela, il vous suffit de créer un budget, de sélectionner son type puis de définir les
fourchettes de postes ou de comptes à interroger.
Ensuite dans l’onglet Dotations, vous pourrez saisir le montant estimé de vos budgets et le
comparer au montant réalisé.
14. LES RELANCES / RAPPELS
Le logiciel vous permet de suivre les échéances échues non encore payées, de tracer vos
actions de relances, de facturer des frais et pénalités de retard à vos clients.
Pour cela, il vous suffit d’accéder à Echéances à relancer, de sélectionner les échéances à
traiter, puis de cliquer sur Nouvelle relance.
Ensuite dans la fiche Relance / Rappel, vous pourrez renseigner les informations sur cette
action de relance, facturer des frais et des pénalités à vos clients.
15. LES GROUPES D’ECRITURES
Le logiciel vous permet d’appliquer un groupe d’écritures à vos écritures comptables. Cela peut
vous permettre, par exemple, de différencier les écritures concernant l’établissement A de
celles concernant l’établissement B.
De nombreuses impressions (dont les Bilans) et de nombreux masques vous permettent de
sélectionner le ou les groupes voulus. Vous pourrez donc, par exemple, obtenir un Bilan par
établissement.
16. LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES
Le logiciel vous permet d’activer ou non certaines fonctionnalités. Pour cela, il vous suffit de
sélectionner les fonctionnalités que vous désirez dans l’assistant de création de dossier ou,
après la création de dossier, de les sélectionner dans Paramètres – Société –
Fonctionnalités disponibles.
40Les FONCTIONNALITES DISPONIBLES
412BLES FONCTIONS AVANCEES
42Les FONCTIONNALITES DISPONIBLES
INDEX
A
A nouveaux ............................................................................................. 32
Accès au service technique .................................................................... 17
Aide sur EBP Comptabilité Open Line
TM
PRO ........................................ 11
Archivage ................................................................................................ 34
B
balance d’ouverture ................................................................................ 32
Balance interactive ................................................................................. 39
Budgets .................................................................................................. 40
C
Clôture annuelle...................................................................................... 32
Clôture mensuelle ................................................................................... 31
Code d'activation .................................................................................... 19
Communication Entreprise-Expert .......................................................... 37
Comptabilité analytique .......................................................................... 39
Compte ................................................................................................... 25
Configuration minimale ........................................................................... 17
Consultation d'un compte ....................................................................... 27
Création de dossier ................................................................................. 21
D
Dates d'exercices ................................................................................... 24
Déclaration de TVA ................................................................................. 30
Droits utilisateurs .................................................................................... 36
E
échéances .............................................................................................. 39
Ecran de travail ....................................................................................... 22
Ecritures de simulation ........................................................................... 26
exercices comptables ............................................................................. 24
Expert Comptable ................................................................................... 24 F
Fonctions avancées ................................................................................ 37
Frais et pénalités de retard ..................................................................... 40
G
Gestion des fenêtres ............................................................................... 24
Grand Livre interactif .............................................................................. 39
groupe d’écritures ................................................................................... 40
Groupe d'utilisateurs ............................................................................... 35
I
Imprimer ................................................................................................. 32
indemnités kilométriques ........................................................................ 30
Initialisation du dossier ........................................................................... 23
Installation .............................................................................................. 18
J
Journal .................................................................................................... 25
Journal des événements ......................................................................... 34
L
Lancement du logiciel ............................................................................. 19
Lettrage automatique ........................................................................ 38, 39
Lettrage simplifié..................................................................................... 28
Lettrer un compte.................................................................................... 28
Liaison de dossier ................................................................................... 33
N
notes de frais .......................................................................................... 30
Numérotation des pièces ........................................................................ 25
O
OD analytique ......................................................................................... 40
Options du dossier .................................................................................. 23
P
Prévision de trésorerie ............................................................................ 39 Les FONCTIONNALITES DISPONIBLES
R
Rapprochement bancaire ................................................................. 29, 38
Rapprochement bancaire automatique ................................................... 38
Recherche d’ecritures ............................................................................. 38
Reglements des tiers .............................................................................. 38
Relances / Rappels ................................................................................. 40
S
Saisie au kilometre ................................................................................. 38
Saisir dans un guide ............................................................................... 27
Saisir dans un journal ............................................................................. 25
Sauvegarde ............................................................................................ 33
T
Tableau de bord...................................................................................... 37
Tableau de bord personnalisable ........................................................... 37
Traitements sur les écritures .................................................................. 26
TVA ............................................................................................. 23, 25, 30
U
Utilisateurs .............................................................................................. 35
V
Validation des écritures .......................................................................... 31
Virements et Prélèvements ..................................................................... 39 Les FONCTIONNALITES DISPONIBLES
Compta &
Gestion Commerciale
Classic Open Line
pour Windows XP ou Vista ou 7
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2012 EBP Informatique, édition Juin 20123
Conditions Générales de Vente des produits et
services EBP
A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP
Article 1. Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée
au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de
l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client
ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il
est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur
sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit
bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau
local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue.
L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un
poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence
correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute
duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou
pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un
nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans
le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes.
Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008)
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention
expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans
les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en
vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre
l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé
accessible depuis le territoire métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il
ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la
livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande
d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de
même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à
compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec
son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.4
Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et
des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et
logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour
aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le
fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des
problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes
conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
Article 4. Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son
site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance
téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un
professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette
convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu
responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Article 5. Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en
termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24)
heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence
d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des
dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou
ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT
reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la
récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne
saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
Article 6. Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes,
pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans
garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la
performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que
des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie
est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y
compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin
particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support
téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue
des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité.
Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une
application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit
auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. 5
Article 7. Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas
responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner,
interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant
d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture
des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de
l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non
conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de
fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses
fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et
d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En
toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou
le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son
distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance.
L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou
un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
Article 8. Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites
verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à
l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en
ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case
prévue à cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses
préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client
dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera
fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de
pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
B. Contrat de services EBP
ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue
de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330
838 947, d'une part
ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client »,
d'autre part,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
Article 1. Objet du contrat
Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des
logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites
géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture
du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les
documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les 6
devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables
pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont
portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un
préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1
er
juin de chaque année pour une prise
d’effet à compter du 1
er
septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la
facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat.
Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation
Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre
document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP.
Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à
compter de son acceptation.
Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un
an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre
recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa
souscription initiale.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il
ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans
la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution
immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon
concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à
tous les services du contrat.
Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire
3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT
huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par
courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de
toute autre obligation importante aux termes du présent contrat.
3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas
de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation
d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en
application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans
qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu
notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera
suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et
donc le poursuivre.
Article 4. Accès aux services
Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant
composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel.
Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à
titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L.
121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est
accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. 7
Article 5. Services fournis au titre du contrat de support
Le support de base comprend :
L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au
vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine
la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des
anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et
reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se
faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du
support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa
convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait
principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour
est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques
et des dysfonctionnements constatés.
En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents
commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.)
Le support ne comprend pas :
le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système
d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les
bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils
complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)
la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par
exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de
produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un
complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.
l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en
route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le
paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non
explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir
d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné
par le client.
les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP
recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées
(Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)
la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou
de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP
la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques,
données...) en cas de destruction de ceux-ci
Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance
Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en
accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des
conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des
supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas
d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans 8
le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils
nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une
analyse approfondie du « blocage ».
Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par
Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème
décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle.
Article 7. Interventions sur les fichiers
L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur
proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de
moyens.
Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité
technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base
endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires.
EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données
confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne
fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email
que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP.
Article 8. Obligations du client
Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux
instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT
doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait
suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client
n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les
prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont
complémentaires.
Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour
protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une
contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des
conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers.
Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant
régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support
pérenne et externe;
Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet
sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution
d’un problème tel que décrit à l’article 13.
Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes
rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations
effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP.
Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le
site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par 9
l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un «
Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin.
Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu
responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats
effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures,
bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon
approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en
adéquation avec ses besoins.
Article 9. Limites de responsabilité
EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects
d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice
financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel,
d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes
de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors
même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices.
En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages
et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne
pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour
l’année en cours.
Article 10. Loi et attributions de compétences
Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client
faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique
à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en
ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case
prévue à cet effet sur le formulaire.
Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés"
du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le
concernant.
En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles,
nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures
d'urgence ou les procédures conservatoires. 10
C. Mode locatif
Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de
licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode
locatif ».
La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations
conjointes et automatiquement liées :
l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable
tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A
la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à
celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions
décrites au paragraphe B
Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les
redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A
défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations
de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données
précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées.
Version 2.5 : Décembre 201111
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre
confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Compta & Gestion Commerciale Classic Open
Line et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traitées dans le guide,
consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour
régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis
Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale
composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations
traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots
utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.13
Table des matières
INSTALLATION................................................................................................. 17
1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 17
1.1. Accès au service technique ......................................................................... 17
1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 17
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 17
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 19
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 19
4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 19
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?................................................... 19
4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ........................ 20
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 20
6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 21
PRISE EN MAIN ................................................................................................ 23
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 23
1.1. Les options à remplir dès maintenant .......................................................... 23
1.2. Les autres options ....................................................................................... 24
1.3. La gestion des fenêtres ............................................................................... 24
2. COMMENT CREER UN ARTICLE ?............................................................... 24
3. COMMENT CREER UN TIERS ?................................................................... 25
3.1. Création d’un client...................................................................................... 25
3.2. Création d’un fournisseur............................................................................. 25
3.3. Création d’un contact................................................................................... 25
4. COMMENT GERER LES VENTES ?.............................................................. 26
4.1. Comment saisir un devis ? .......................................................................... 26
4.2. Comment créer une commande ? ............................................................... 28
4.3. Comment livrer une commande ?................................................................ 29
4.4. Comment créer un bon de livraison ou retour ? ........................................... 30
4.5. Comment créer une facture ? ...................................................................... 30
5. COMMENT GERER LES ACHATS ? ............................................................. 31
5.1. Comment commander ? .............................................................................. 3114
5.2. Comment réceptionner les achats ? ............................................................ 31
5.3. Comment créer les factures fournisseurs ?.................................................. 32
6. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER OU DUPLIQUER UN DOCUMENT ?
........................................................................................................................... 32
6.1. Transfert...................................................................................................... 32
6.2. Regroupement............................................................................................. 32
6.3. Duplication .................................................................................................. 33
7. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? ............................... 33
8. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS.......................... 34
8.1. Comment saisir un acompte ? ..................................................................... 34
8.2. Comment saisir un règlement ?................................................................... 34
8.3. Comment réaliser une remise en banque ou un décaissement ?................. 35
9. COMMENT GERER LES STOCKS ? ............................................................. 36
9.1. Comment créer un bon d’entrée ou de sortie ?............................................ 36
9.2. Comment saisir un inventaire ? ................................................................... 37
9.3. Les mouvements de stock ........................................................................... 38
10. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ?...................... 39
11. COMMENT GERER LES EXERCICES ? ..................................................... 41
12. COMMENT CREER UN COMPTE ? ............................................................ 41
13. COMMENT CREER UN JOURNAL ? ........................................................... 42
14. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ? ................................. 42
14.1. Comment saisir dans un journal ?.............................................................. 42
14.2. Comment saisir une écriture comptable ?.................................................. 44
14.3. Comment saisir dans un guide ? ............................................................... 44
15. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE SANS NOTION COMPTABLE ? ........ 44
15.1. Comment saisir une facture d’achat ?........................................................ 44
15.2. Comment saisir une facture de vente ?...................................................... 44
15.3. Comment saisir un encaissement ou un décaissement.............................. 45
16. SAISIE DES VENTES COMPTOIR .............................................................. 45
17. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ?................................................... 46
17.1. L’en-tête .................................................................................................... 46
17.2. Le corps .................................................................................................... 46
17.3. Le pied ...................................................................................................... 46
17.4. Accès à la saisie........................................................................................ 46
18. COMMENT LETTRER UN COMPTE ?......................................................... 47
19. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ?................................................ 4715
20. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ? ................................ 48
21. COMMENT SAISIR UNE NOTE DE FRAIS.................................................. 48
22. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ?.................................................. 49
23. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ? ............... 49
24. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? .................................................. 49
25. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ?.................................................. 50
26. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?.......................................... 51
27. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ?
........................................................................................................................... 51
27.1. Les groupes d’utilisateurs .......................................................................... 51
27.2. Les utilisateurs .......................................................................................... 52
27.3. Les droits utilisateurs................................................................................. 52
28. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? ............... 53
LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 55
1. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 55
2. LA GESTION DES TARIFS ET PROMOTIONS.............................................. 55
3. ASSISTANTS DE MISES A JOUR ................................................................. 56
3.1. Fenêtre de Bienvenue ............................................................................ 56
3.2. Filtres ..................................................................................................... 56
3.3. Mises à jour............................................................................................ 57
3.4. Contrôle et modification.......................................................................... 57
3.5. Résumé des paramètres ........................................................................ 57
3.6. Traitements de la mise à jour ................................................................. 57
4. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION..................................................... 58
4.1. Création du barème éco-contribution........................................................... 58
4.2. Les options de la société ............................................................................. 58
4.3. Utilisation du barème éco-contribution......................................................... 59
5. LE SERVICE A LA PERSONNE..................................................................... 59
5.1. Les options.................................................................................................. 59
5.2. Les données................................................................................................ 59
5.3. Les documents de vente.............................................................................. 60
5.4. L’attestation fiscale...................................................................................... 60
6. LA GESTION DES FRAIS DE PORT.............................................................. 61
6.1. Création d’un frais de port ........................................................................... 61
6.2. Utilisation des frais de port .......................................................................... 6216
7. LA GESTION DES COMMISSIONS ............................................................... 62
8. LES HISTORIQUES....................................................................................... 63
8.1. Historique de la ligne article......................................................................... 63
8.2. Historique du document............................................................................... 63
8.3. Historique des ventes .................................................................................. 64
8.4. Historique des achats .................................................................................. 64
9. LES ECHEANCIERS...................................................................................... 64
10. LA CONSULTATION FICHE TIERS ET COMPTE D’UN TIERS................... 66
11. LES RELANCES .......................................................................................... 66
12. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE.................................. 66
13. LES STATISTIQUES.................................................................................... 66
14. REPORTS ON LINE..................................................................................... 67
14.1. Comment créer et gérer Reports On Line ? ............................................... 67
15. REMPLACEMENT DE CODE....................................................................... 69
16. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT........................................... 69
17. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT........................ 70
18. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE .............................. 70
19. COMMENT REALISER UN EXPORT PARAMETRABLE ............................. 71
20. LE GRAND LIVRE INTERACTIF.................................................................. 71
21. LA BALANCE INTERACTIVE....................................................................... 72
22. LES RELEVES BANCAIRES........................................................................ 72
23. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?.................................................. 72
24. COMMENT GERER LE E-COMMERCE ?.................................................... 73
25. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? ................. 73
INDEX................................................................................................................ 75Avant de commencer
17
Installation
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour
y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :
Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter
vous êtes sur une file d'attente.
0811 65 20 00 « Coût d'un appel local »
Exposez votre problème par e-mail
openline.support.fr@ebp.com
Horaires
Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00
Le vendredi 8h00 à 18h00
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du
contrat souscrit.
1.2. Configuration minimale conseillée
La configuration minimale conseillée pour les versions monoposte et réseau jusqu’à 4 poste
(1) est la suivante :
Processeur : P4 2 GHz ou équivalent
Mémoire : 3 Go
Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
Espace disque libre : 3 Go
Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64
bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits).
Windows® XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition
préalablement à l’installation du logiciel.
(1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou
équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur). Contactez notre réseau de
revendeurs.18
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
Attention
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution.
1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil
s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et
sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre
représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK.
2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation
et à l’installation d’EBP Compta & Gestion Commerciale Classic Open Line.
3. Sélectionnez l’installation du logiciel.
4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît.
5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au
fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera
automatiquement lancée.
6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous
devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son
acceptation.
7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention
d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez
sur Suivant pour passer à l’étape suivante.
8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez.
L’installation Monoposte permet de travailler sur un ordinateur. Le logiciel et les
données sont installés sur cet ordinateur.
L’installation réseau permet de définir le type de l’installation :
- Poste client : le logiciel est installé sur cet ordinateur et les données sont sur un
autre ordinateur,
- Poste client/serveur : le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur,
- Poste serveur : les données sont installées sur cet ordinateur (Installation de
« Microsoft SQL Server Express 2005 »).
Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation
Personnalisée.Comment lancer mon logiciel ?
19
9. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation
Personnalisée.
10. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du
module » 5.0FRFR20AI. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le
bouton Parcourir.
11. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque.
12. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant.
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement
lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer +
Programmes + EBP + EBP « Nom du module ».
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
4.1. Version d’évaluation
Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela
signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours,
puis ensuite il sera limité en nombre de données : 20 articles, 20 documents, 100 écritures et
les impressions porteront la mention "Démonstration".
Remarque
Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des
fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous
familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier.
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du
logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP.
Cliquez sur l'option « Activez votre logiciel » du menu ?.
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se
fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel.
Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera
automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel
manuellement.20
4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ?
Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option « Activez votre
logiciel » du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton « Activez
Manuellement » et vous avez alors accès aux zones suivantes :
Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le
COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou
minuscules).
Numéro de licence
Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte
du logiciel.
Clé WEB
Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et
vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les
mises à jour de votre logiciel.
Code d’activation
Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué.
Validez ensuite en cliquant sur le bouton « Activez votre logiciel ».
Un message d'avertissement apparaît :
Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ;
Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours
restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code
correct.
Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activez votre logiciel.
Remarque
Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible.
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l’écran de d’accueil ou
activez le menu Fichier - Nouveau.
L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent
pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier.
Vous devez ensuite renseigner le nom de la base, les coordonnées et informations de votre
société, les dates d’exercice et le plan de comptable souhaité. Cliquez sur Lancer pour
réaliser la création de la base.
Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis
chaque écran de l’assistant.Ecran de travail
21
6. ECRAN DE TRAVAIL
Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768.
Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants.
Partie contextuelle de la barre de
navigation.
Barre de statut affiche le nom de la base ouverte
Menus
Barre de navigation22Comment initialiser mon dossier ?
23
Prise en main
Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du
produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données,
et en vous guidant dans la réalisation d’un document (vente, achat, stock), dans la saisie d’un
règlement, dans la création d’un rapprochement ou le lettrage d’un compte.
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des
Options/Socitété du menu Paramètres, et de la remplir avec soin, car certaines options vont
déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel.
La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche
pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir.
1.1. Les options à remplir dès maintenant
Il est important de renseigner les parties suivantes côté module de Gestion :
Identification :
- Siret : Cette mention est obligatoire pour pouvoir établir la déclaration de TVA.
- Informations de TVA : Dans cette fenêtre doivent être renseignées les
informations relatives à la déclaration de TVA. Elles vont permettre de paramétrer
les comptes mais également de générer la déclaration à proprement parler.
- Outre, les différentes saisies à effectuer dans les champs d'en-tête de la fenêtre, il
convient également de sélectionner le mode de calcul de la TVA dont l'entreprise
relève.
Options comptables : Permet de définir la méthode de comptabilisation, les comptes de
tiers, le libellé des écritures et les journaux et comptes divers utilisés pour le
transfert comptable.
Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis,
factures, etc..), achat et stock ainsi que la codification des autres fiches (clients,
fournisseurs, articles, familles...).
Articles : Permet d'indiquer le type d’article et les marges que vous souhaitez
appliquer par défaut sur vos articles.
Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix
unitaires, quantités et montants pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de
conversion entre la devise du dossier et la devise de contre-valeur.24
1.2. Les autres options
D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de
protéger l’ouverture de votre dossier. Dans la partie Documents, vous pouvez indiquer une
durée de validité pour vos devis…et dans la partie Expert Comptable, saisissez les
coordonnées de votre expert, pour les retrouver sur tous les documents qui lui sont destinés.
Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur
chaque écran d’option.
1.3. La gestion des fenêtres
Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales
de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues),
filtres et tris dans les listes.
Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie
Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur
chaque fenêtre.
2. COMMENT CREER UN ARTICLE ?
Pour créer un article, vous devez accéder à la liste des articles par le menu Stock / Articles -
Articles - Articles. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le
bouton Ajouter puis sélectionnez le type d’article « Bien » ou « Service ».
Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir une description commerciale, puis
surlignez quelques mots à l’aide de la souris et appliquez les attributs disponibles en cliquant
sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..).
Dans le cadre Tarif, indiquez le prix d’achat de votre article (qui peut être mis à jour selon le
dernier prix d’achat ou le PUMP) puis tapez sur Entrée. Le prix TTC est automatiquement
calculé, en fonction des frais généraux, des taux de marge et marque indiqués dans les
options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si
nécessaire.
Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille.
Dans l’onglet « Stock », vous avez la possibilité de coché « Autoriser les stocks en
négatifs ».
Cette option peut être gérée à partir de la famille articles et des options (Paramètres –
Société – Articles)
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment sont calculés tous
les montants affichés.Comment créer un Tiers ?
25
3. COMMENT CREER UN TIERS ?
3.1. Création d’un client
Pour créer un client, vous devez accéder à la liste des clients par le menu Ventes - Clients -
Clients. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter
puis sélectionnez le type client ou prospect. En effet, le logiciel vous permet de faire une
distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une
commande pour un prospect, celui-ci est transféré en client.
Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille (onglet
« Divers »).
Remplissez alors les coordonnées principales concernant votre client/prospect dans l'onglet
Facturation.
L'onglet « Contacts » vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre
client. Vous pourrez également en ajouter.
3.2. Création d’un fournisseur
Pour créer un fournisseur, vous devez accéder à la liste des fournisseurs par le menu Achats -
Fournisseurs - Fournisseurs. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter
ou le bouton Ajouter.
Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille (onglet
« Divers »).
Remplissez alors les coordonnées principales concernant votre fournisseur dans l'onglet
Facturation.
L'onglet « Contacts » vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre
fournisseur. Vous pourrez également en ajouter.
3.3. Création d’un contact
Vous pouvez accéder à la liste des contacts depuis le menu Paramètres - Divers -
Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs - Contacts
La liste des contacts répertorie l'ensemble des contacts divers, clients/prospects.
Pour créer un contact, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le
bouton Ajouter.
Remplissez alors les informations concernant votre contact.26
4. COMMENT GERER LES VENTES ?
Les documents de ventes sont disponibles à partir du menu Ventes.
4.1. Comment saisir un devis ?
Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente puis le bouton Ajouter puis
Devis,
Le menu Ventes - Documents de vente - Devis puis la touche [Inser].
Un nouveau devis apparaît à l'écran.
Le devis se compose de trois parties essentielles : l'entête, le corps et le pied.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
4.1.1. L'entête du devis
Dans cette partie, vous pouvez faire appel à votre client et consulter sa fiche, mais aussi
modifier directement ses coordonnées. Vous avez également la possibilité de sélectionner un
mode de règlement et indiquer l'état du devis (en cours, accepté...).
La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours
indiqués dans les options du dossier.
4.1.2. Le corps
Le corps du devis (onglet Détail) est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui
composeront le devis.
Pour faciliter la saisie, vous disposez :
D'une barre d'outils juste au-dessus de la grille (Faire F1 pour plus de détails).
D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 25 colonnes sont à votre
disposition.
D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés où vous le souhaitez dans la
grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex : une
prestation).
D’une barre d’outils pour les textes enrichis : vous pouvez appliquer différents
attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d’un
correcteur orthographique comme dans un traitement de texte.
4.1.3. Le pied
Le pied de l’onglet Détail représente la partie totalisation du devis, avec un minimum
d’informations (Total brut HT, Total TTC et Net à payer). Vous avez la possibilité de saisir une
remise, et d'ajouter des frais de port (HT ou TTC). Comment gérer les ventes ?
27
4.1.4. Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, les onglets suivants s’ajoutent :
L’onglet Récapitulatif contient le détail du pied de facture. En plus des informations
que vous avez dans l’onglet Détail, vous pouvez d’indiquer un montant d’acompte
(il ne sera pas enregistré dans vos règlements). Vous retrouvez le montant total des
lignes articles avec éco-contribution, compris dans le Total TTC, est affiché.
La partie Iinformations de calcul contient la territorialité, le taux de TVA du devis et le
mode de calcul de la TVA. La partie TVA contient le détail de la TVA.
La partie Autres taxes, contient un récapitulatif des taxes associés aux articles.
L’onglet Facturation contient l’adresse principale et le contrat principal de
facturation du client sélectionné.
L’onglet Livraison contient l’adresse principale et le contact principal de livraison du
client sélectionné.
L’onglet Compléments contient le n° de TVA intracommunautaire du client, ainsi
que sa catégorie tarifaire, le commercial, des statistiques, les informations de
colisage, ainsi que l’option « Imprimé ». Cette dernière option permet de savoir si
un document a déjà été imprimé. Le paramétrage s’effectue à partir du menu
Paramètres – Société – Marqué comme imprimé.
L’onglet Notes de saisir une référence, d’associer des documents ainsi que des
adresses web ou URL et de saisir un commentaire.
4.1.5. Les actions d'un devis
A partir d'un devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client
Permet d'afficher la fiche du client/prospect affecté au document sélectionné.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre de l’historique clients/articles avec le filtre client
renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le
type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer.
Regrouper
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite
choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
L’historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-
paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact
Marqué comme imprimé
Permet de noter le document comme étant imprimé
Marqué comme non imprimé
Permet de noter le document comme n’étant pas imprimé
Dupliquer en
Permet de dupliquer un document en un autre type de document (exemple : un
devis peut être dupliqué en facture ou en avoir)28
SMS
Permet de réaliser l’envoi de SMS.
Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir :
- Un contrat de service EBP approprié. Veuillez contacter votre Revendeur ou
le Service Clients EBP au 0811 65 80 20.
- Un abonnement ou une offre d’essais auprès d’un fournisseur d’accès
SMS (tel que EcoSms, SMSToB et SMSEnvoi).
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces
traitements.
l’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte
associés au document. Il est possible de créer ou d’affecter un règlement sans que
le document d’acompte soit créé.
4.1.6. Fiche devis
A partir de la fiche d’un devis, vous avez la possibilité d'appeler l’action :
Actualiser TVA
Permet de mettre à jour le taux de TVA des lignes à partir de la fiche article.
4.2. Comment créer une commande ?
Pour accéder à la création d'une commande, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis
Commandes,
Le menu Ventes - Documents de vente - Commandes puis la touche [Inser].
Une Commande peut également être créée par transfert/regroupement de devis.
La commande se compose de trois parties : l'entête, le corps et le pied.
Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le
devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis).
En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la
partie « Devis »), vous disposez de :
l’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte
associés au document. Il est possible de créer ou d’affecter un règlement sans que
le document d’acompte soit créé.
Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la
touche F1, dans chaque partie de la commande.Comment gérer les ventes ?
29
Les actions d’une Commande sont identiques à celles d’un devis avec en plus :
Livrer
Permet d'ouvrir l'assistant de livraison globale ou partielle de la/des commande/s.
Solder
Permet de passer la "Commande livrée partiellement" en "Commande livrée
totalement" (sans générer de bon de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent.
Dé-Solder
Permet de passer la "Commande livrée totalement" en "Commande non livrée" ou
"Partiellement livrée".
4.3. Comment livrer une commande ?
La livraison d'une commande permet de réaliser des livraisons totales ou partielles c'est à dire
de générer au fur et à mesure des bons de livraisons ou factures.
Pour livrer une commande, vous devez accéder à la barre de navigation Opérations puis
« Livraison de commandes », la barre de tâches "Livrer" de la fenêtre principale de
navigation des documents de vente, l'action "Livrer" de la fiche Commande.
La livraison d'une commande peut également s'effectuer par un transfert ou regroupement
vers un bon de livraison ou facture.
Dans ces 2 cas, la commande sera obligatoirement totalement livrée en 1 fois.
La fenêtre de livraison d'une commande est divisée en 3 parties :
les Filtres permettent de déterminer une période, un client ou une commande
précise à livrer
La partie « Pièces à générer » permet de définir les éléments qui seront
repris/affichés sur le/les document/s généré/s (date, nature du document,
regroupements lignes, articles…)
La partie « Commandes » permet de visualiser les commandes correspondantes
aux filtres définis précédemment.
Chaque commande est composée d’une ligne générale et de plusieurs lignes de
détail (livrées ou pas).
Remarque
Un code couleur permet de repérer facilement les commandes qui peuvent être livrées (coche
verte) ou pas (croix rouge).
Vous avez la possibilité de sélectionner les lignes de texte saisies dans une commande afin de
les retrouver dans un bon de livraison ou une facture.30
4.4. Comment créer un bon de livraison ou retour ?
Pour créer un nouveau Bon de livraison ou de retour, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente bouton Ajouter puis Bons
de livraison ou Bons de retour.
Le menu Ventes - Documents de vente - Bons de livraison ou Bons de retour
puis la touche [Inser].
Un bon de livraison peut également être créé par transfert/regroupement de devis ou de
commande.
Un bon de retour peut être créé par transfert d’un bon de livraison.
Le bon de livraison ou de retour se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps,
et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le
chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis).
Les actions d’un bon de livraison et d’un bon de retour sont identiques à celles d’un devis.
4.5. Comment créer une facture ?
Pour accéder à la création d'une facture, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis
Factures,
Le menu Ventes - Documents de vente - Factures puis la touche [Inser].
Une facture peut également être créée par transfert/regroupement de devis, commande ou
bon de livraison.
La facture se compose de trois parties : l'entête, le corps et le pied.
Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le
devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis).
En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la
partie « Devis »), vous disposez de :
l’onglet Echéances qui permet de planifier les échéances de votre client pour le
règlement de la facture.
l’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte
associés au document.
Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la
touche F1, dans chaque partie de la facture.
Les actions d’une facture sont identiques à celles d’un devis avec en plus :
Valider une facture : Permet de valider définitivement une facture afin de pouvoir
la transférer en comptabilité.
Cette fonction est accessible suivant le paramétrage de l’option « Activer la
validation des données à comptabiliser ».
Dévalider une facture : Permet de dévalider un document en état « Validé » ou
« Transférer en comptabilité » et de la passer en état « provisoire ».Cette
dévalidation permet de pouvoir modifier le document.
Nouveau règlement : Permet de générer une fiche règlement pré-renseignée avec
les informations du client, le montant de la facture et l’échéance pointée.Comment gérer les achats ?
31
5. COMMENT GERER LES ACHATS ?
Les documents d’achats sont accessibles à partir du menu Achats.
Vous accédez alors à la liste des documents d’achats, qui a les mêmes propriétés que la liste
des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l’aide, accessible par la touche
F1 sur la liste.
Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les demandes de prix, les commandes, les
bons de réceptions, bons de retours, les factures et les avoirs ainsi que les documents
d’acompte.
Remarque
En saisie d’une commande, d’un bon de réception ou d’une facture, si on modifie le prix
d’achat brut ou prix d’achat net d’un article référencé, une fenêtre « Mise à jour des prix
d’achat » est alors proposé.
5.1. Comment commander ?
Vous pouvez passer commande auprès de votre fournisseur, en créant une commande
manuelle.
La commande se décompose en trois parties essentielles: L'entête, le corps, et le pied de la
commande.
Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis de vente (voir le chapitre
sur le devis).
Remarque
Les prix d'achats qui apparaissent dans le corps du document correspondent au tarif défini
dans la fiche articles pour le fournisseur indiqué en entête de commande.
Vous pouvez également saisir des articles non référencés.
La saisie de texte est illimitée.
En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la
partie « Devis »), vous disposez de :
l’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte
associés au document.
Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la
touche F1.
5.2. Comment réceptionner les achats ?
Après avoir passé une commande auprès de votre fournisseur, vous avez la possibilité de
réceptionner tout ou partie des éléments commandés.
La réception des achats est identique à la livraison d’une vente (Voir chapitre comment livrer
une commande ?).32
5.3. Comment créer les factures fournisseurs ?
Vous pouvez générer une facture fournisseur depuis le transfert ou regroupement de
commande ou bon de réception.
Vous pouvez aussi créer une facture fournisseur directement.
Pour cela, vous devez afficher la liste des documents d'achats, en passant par le menu
Achats + Documents d'achat, cliquer sur le bouton Ajouter et sélectionner le type de
document Facture.
La saisie de la facture est identique à celle des commandes. Les échéances fournisseurs sont
automatiquement calculées dans l’onglet Echéances si le mode de règlement fournisseur a été
renseigné dans sa fiche.
A la validation de la facture, les stocks et le PUMP des articles facturés sont mis à jour.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur tous les documents d’achats, détaille
l’ensemble des fonctionnalités disponibles dans la gestion des achats.
6. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER OU DUPLIQUER UN
DOCUMENT ?
6.1. Transfert
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de
document. Le document initial n'est alors plus modifiable.
Remarque
Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Le document initial sera conservé mais
ne sera plus modifiable. Il pourra être dupliqué.
Lors du transfert d’un devis en document supérieur, l'acompte est repris sur le document et un
document d'acompte ainsi que son règlement sont automatiquement générés.
Pour réaliser un transfert de document, vous devez :
1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats - Documents
… - Tous ;
2. sélectionner le document initial ;
3. cliquer sur Transférer disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation.
6.2. Regroupement
Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents
de type inférieur sélectionnés. Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré
pour un document sélectionné.
Pour réaliser un regroupement, vous devez :
1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats - Documents
… – « Type du document à regrouper » ;
2. sélectionner les documents initiaux ;
3. cliquer sur Regrouper disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. Comment envoyer un document par e-mail ?
33
6.3. Duplication
La duplication de documents permet de réaliser la copie exacte d’un document.
Pour réaliser une duplication de document, vous devez :
1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats - Documents
… - Tous » ;
2. sélectionner le document initial ;
3. cliquer sur le bouton Dupliquer de la barre d’outils ou menu contextuel puis
Dupliquer.
7. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ?
Vous avez la possibilité d'envoyer vos documents par e-mail à vos clients ou fournisseurs.
Pour cela, vous avez deux possibilités :
Sélectionner Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation
lorsqu'un document, ou la liste des documents sont à l'écran.
Utiliser le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression.
Une fenêtre permettant de choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format
s’affiche.
A la validation de la fenêtre, l'impression du document se prépare et votre messagerie
électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce
jointe.
Remarque
Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre tiers dans la fiche tiers ou dans le document,
elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message.
Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le destinataire du message dans le carnet
d'adresse de votre messagerie.34
8. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS
Les paiements et les décaissements fournisseurs fonctionnent exactement de la même façon
que la saisie des règlements détaillée ci-dessous.
8.1. Comment saisir un acompte ?
Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la
livraison du bien ou de la prestation de services ne soit effectuée (article 289 c du CGI).
Vous pouvez créer une facture d’acompte depuis la liste des documents de vente ou achat du
menu Ventes - Documents de vente ou Achats - Documents d’achat (ou bien à partir de
l’onglet Acompte de la facture). Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés,
vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acompte qui ont
été enregistrées.
Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les
dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de
TVA, la TVA payée et le restant à payer.
Dans les options du dossier, partie Options Comptables + Journaux et comptes divers, les
comptes d’attente pour le « Tiers » et la « TVA » sont indiqués.
8.2. Comment saisir un règlement ?
Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Règlements - Clients -
Règlements.
La liste des règlements déjà effectués apparaît.
Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour
ajouter un nouveau règlement.
Ensuite, renseignez les informations concernant votre client et le montant du règlement reçu.
Vous pouvez ensuite :
affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur
l’échéance correspondante ;
saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes
d’échéances concernées.
Remarque
Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra
être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs
échéances si nécessaire.
Afin de transférer le règlement en comptabilité, vous devez indiquer obligatoirement un code
Banque sur la fiche règlement.Le suivi financier des clients et fournisseurs
35
8.3. Comment réaliser une remise en banque ou un décaissement ?
Pour saisir une remise en banque ou un décaissement, placez-vous dans le menu
Règlements - Clients - Remises en banque ou Ventes - Règlements - Remises en
banque.
La gestion d'un décaissement des règlements fournisseur est identique à la remise en banque
des règlements clients.
Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour
ajouter une nouvelle remise en banque.
Vous devez renseigner la banque, la date et le moyen de paiement pour lesquels vous
souhaitez réaliser la remise en banque.
Les filtres vous permettent de sélectionnez l’intervalle de tiers sur lequel vous souhaitez
réaliser la remise en banque. Vous pouvez aussi sélectionnez une date ou un intervalle de
date de règlements à prendre en compte dans cette remise.
L’option « Règlement pour cette banque uniquement »permet de voir uniquement les
règlements paramétrés avec la banque et le moyen de paiement sélectionnés dans la partie «
Informations de la remise ».
La dé-sélection de cette case permet de voir tous les règlements pour le moyen de paiement
sélectionné dans la partie « Informations de la remise » quelque soit la banque paramétré
dans les fiches règlements.
L’option « Uniquement les règlements devant être remise en banque » permet de
visualiser uniquement les règlements dont le moyen de paiement est défini « Remettre en
banque ».
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton
Appliquer le filtre. Cela permet d’afficher la liste des règlements à remettre en banque.
Ensuite, vous devez sélectionner les règlements à remettre en banque en les sélectionnant ligne à
ligne ou en cliquant sur le bouton Sélectionner tout.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les remises en
banque.
8.1.1.1. Traitement de la remise en banque
Une fois les règlements à remettre en banque sélectionnés, vous pouvez :
Sauvegarder la remise
La remise en banque est préparée et est totalement modifiable. Elle reste en état
Provisoire, l’état des règlements associés n’est pas modifié.
Remettre en banque la remise
La remise en banque est sauvegardée et les règlements passent en état « remis
en banque »
8.1.1.2. Valider la remise
La remise en banque est validée définitivement. Elle peut être transférer en comptabilité.
Cette fonction est disponible uniquement si l'option Activer la validation des données à
comptabiliser est sélectionnée dans les paramètres du dossier.36
9. COMMENT GERER LES STOCKS ?
La gestion des stocks s’effectue à partir du menu Stock / Articles.
Vous accédez alors à la liste des documents de stock, qui a les mêmes propriétés que la liste
des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l’aide, accessible par la touche
F1 sur la liste.
Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les bons d’entrée, les bons de sortie et les
inventaires.
9.1. Comment créer un bon d’entrée ou de sortie ?
Pour accéder à la création d’un bon de stock (entrée ou sortie), vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Stock / Articles - Documents de stock, le bouton Ajouter
puis Bons d’entrée ou Bons de sortie,
Le Stock / Articles - Documents de stock - Bons d’entrée ou Bons de sortie
puis la touche [Inser].
Les fiches Bons d'entrée et Bons de sortie se composent d'une entête et d'onglets.
Dans la partie entête, vous devez renseigner les n° de document et la date de réalisation.
Ensuite dans l’onglet détail, vous devez indiquer, pour chacun de vos articles, la quantité en
stock à entrer ou à sortir.
A la validation du bon d’entrée, votre stock est mis à jour et le PUMP (prix unitaire moyen
pondéré) de vos articles est recalculé.
A partir d’un bon, vous pouvez visualiser les mouvements de stock de chaque article.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur tous les documents de stocks, détaille
l’ensemble des fonctionnalités disponibles dans la gestion des stocks.Comment gérer les stocks ?
37
9.2. Comment saisir un inventaire ?
Pour saisir un inventaire, vous devez créer une feuille d’inventaire.
Pour cela, vous devez vous placer dans la liste des documents de stock (Stock / Articles -
Documents de stock) cliquer sur le bouton Ajouter et choisir le type de document Inventaire.
L’assistant de préparation de l’inventaire s’ouvre.
Cet assistant vous permet de pré-renseigner une feuille d'inventaire avec les articles de type
"Bien" gérés en stock.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer
et reculer dans l'assistant.
La première étape permet de définir le contenu de la feuille d'inventaire (Date, pré-remplissage
des articles, reprendre le stock actuel, autoriser la comptabilisation de l’inventaire..).
Remarque
La reprise du « stock actuel » facilite la saisie de l’inventaire.
Ensuite, vous pouvez définir le type de regroupement et le tri des articles dans la feuille
d’inventaire.
Suite à ces sélections, les articles de la feuille d'inventaire seront triés à l'intérieur de chaque
type de regroupement.
Cliquer sur le bouton Suivant pour visualiser le résumé des paramètres sélectionnés, puis
Lancer pour créer la feuille d’inventaire.
La feuille d’inventaire s’ouvre sur l’onglet Détail. Tous les articles correspondant aux critères
de présélections sont affichés, classés en fonction du regroupement choisi.
Pour saisir votre inventaire, vous disposez des colonnes :
Nouveau stock
Permet de saisir la nouvelle quantité d’articles, exprimée en unité de stock.
Nouvelle valeur unitaire
Par défaut, la valeur du nouveau PUMP est égale au PUMP actuel. Vous pouvez le
modifier.
Valeur nouveau stock
Affiche la valeur du nouveau stock (Quantité * Nouveau PUMP).
Si la saisie de l’inventaire s’étale sur plusieurs jours, vous pouvez revenir dessus et modifier
les valeurs et les quantités comme vous le souhaitez. De même, si vous avez ajouté de
nouveaux articles, vous pouvez les ajouter à votre inventaire en cliquant sur le bouton Lancer
l’assistant.
Suite à la génération et saisie d'un inventaire, vous pouvez le "Valider" puis si vous le
souhaitez le "Transférer en comptabilité".
Les mouvements de stock seront automatiquement mis à jour à la validation du document.38
9.3. Les mouvements de stock
Vous pouvez consulter l’historique de tous vos mouvements de stock depuis le menu Stock /
Articles - Documents de stock - Mouvements de stock.
Choisissez les filtres que vous souhaitez (période, articles, familles articles, types de
document) et cliquez sur le bouton Actualiser la liste pour afficher les mouvements.
Remarque
Vous pouvez très facilement classer vos mouvements de stock grâce aux boîtes de
regroupement, disponibles via le menu contextuel de l’entête des colonnes + boîte de
regroupement. Sélectionnez la colonne de votre choix, et faites-là glisser à l’aide de la souris,
dans la bande grise.
Vous pouvez ainsi consulter pour chaque mouvement de stock, le code article, le numéro de
document, la date, la quantité déstockée, la quantité d’origine, le Pump et la valeur du stock.
A partir de la liste des mouvements de stock, vous pouvez afficher le document ou la fiche
article.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur la page des mouvements de stock,
détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles.Comment transférer les éléménts en compta ?
39
10. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ?
Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans le module de Compta.
Ces écritures concernent :
les documents de ventes et d’achats (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs
d'acompte),
les échéances,
les règlements ainsi que les écarts de règlement et les échéances soldées,
les stocks (inventaires).
Pour transférer des éléments en comptabilité, vous devez au préalable définir dans les options
du dossier du menu Paramètres :
les libellés des écritures,
les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement...),
les comptes de ventes, achats et de TVA sur chaque fiche TVA,
la méthode de comptabilisation des stocks,
les comptes de stock pour chaque fiche articles,
la méthode de comptabilisation du transfert (automatique ou manuel).
Deux méthodes de transfert comptable sont possibles. Ce choix est à définir dans les options
comptables. Il peut être Manuel ou Automatique.
La méthode de transfert « Manuel » est paramétrée par défaut à la création de dossier. Elle
permet de valider ou non les documents, règlements…, en sélectionnant ou pas la case à
cocher « Activer la validation des données à comptabiliser ».
Dans ce cas, pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert
comptable. Il vous permet de définir les éléments à transférer, la période de transfert, l’état des
pièces (validées, validées et provisoires, comptabilisées).
La méthode de transfert « Automatique », oblige à valider les documents, règlements…afin de
les comptabiliser.
La case « Activer la validation des données à comptabiliser » est automatiquement
sélectionnée et non modifiable.
Dès validation du document/règlement… l’écriture comptable est automatiquement passée en
comptabilité.40
Remarque
Afin de pouvoir choisir les libellés de vos écritures comptables, des macros sont disponibles :
{0} = Type du document (ex : Facture, Avoir... )
{1} = Numéro du document
{2} = Type de tiers (ex: Client)
{3} = Civilité du tiers (Mr, Melle, SA, Sarl....)
{4} = Nom tiers
{5} = Code banque
{6} = Date du document
{7} = Référence de l'onglet Notes du document
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le transfert
comptable.comment gerer les Exercices ?
41
11. COMMENT GERER LES EXERCICES ?
A la création du dossier, deux exercices sont automatiquement créés.
Au-delà de deux exercices, il vous faut d’abord procéder à la clôture annuelle du premier
exercice ouvert puis à la création du nouvel exercice.
Pour créer un nouvel exercice, vous devez accéder à la liste des exercices par le menu
Exercices/Clôtures – Exercices. Vous devez ensuite :
utiliser la touche [Inser], le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter,
modifier si besoin les dates d’exercice.
Pour changer d’exercice, il faut le définir comme Exercice courant quelque soit son état
(ouvert ou clôturé). Pour cela, il faut :
se positionner sur l'exercice désiré dans la liste des exercices,
sélectionner Définir un exercice courant dans la barre de tâches du volet de
navigation, dans le menu contextuel ou en appuyant sur le bouton disponible dans
la fiche.
L’exercice courant est identifié à la fois par une mise en caractères gras dans la liste des
exercices et par la mention des dates de l’exercice courant dans la barre de titre de
l’application.
La définition de l’exercice courant servira principalement à initialiser les filtres. Dans tous les
cas, tous vos exercices (ouverts ou clôturés) resteront accessibles.
12. COMMENT CREER UN COMPTE ?
Pour créer un compte, vous devez accéder à la liste des comptes par le menu Quotidien /
Saisie - Plan comptable entreprise. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel
Ajouter ou le bouton Ajouter.
Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez sélectionner le type du compte (détail ou
racine), le numéro de compte et l’intitulé.
Dans l’onglet Paramétrage, dans le cadre paramétrage de la TVA, vous devez renseigner les
informations liées à la Nature de taxe, le Type de l’opération et l’option de calcul dont vous
avez besoin. Ce paramétrage est important pour l’établissement de la déclaration de TVA.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment renseigner dans sa
totalité une fiche compte.42
13. COMMENT CREER UN JOURNAL ?
Pour créer un journal, vous devez accéder à la liste des journaux par le menu Paramètres –
Journaux. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton
Ajouter.
Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir le code journal, le type de journal
(achat, vente, trésorerie, opérations diverses), une description.
Dans l’onglet Saisie :
Dans le cadre Racines non autorisées, vous pouvez écrire toutes les racines de
compte que vous ne souhaitez pas utiliser dans le journal.
Dans le cadre Options de saisie, vous pouvez définir le mode de numérotation des
pièces de votre journal, la reprise de la date sur une même écriture, le type et le
compte de contrepartie (uniquement pour les journaux de type trésorerie) et le
mode de fonctionnement des libellés d’écritures du journal.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette fiche.
14. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ?
14.1. Comment saisir dans un journal ?
Pour saisir dans un journal, vous devez accéder à la liste des cumuls des journaux par le
menu Quotidien / Saisie / Saisie - Saisie par journal - Mois en cours.
Ensuite, utilisez le double clic, la touche Entrée sur la ligne désirée ou sélectionnez la tâche
Saisie par journal dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel.
14.1.1. L’en-tête
Dans cette partie, vous pouvez sélectionner l’exercice, le journal et la période dans lesquels
vous souhaitez saisir. Leur modification est possible en effectuant la sélection désirée dans les
listes déroulantes de chaque champ.
14.1.2. Le corps
Le corps de la saisie est composé d’une grille dans laquelle certaines mentions sont
obligatoires :
Statut : Il permet de connaître le statut d’une écriture. Il possible de modifier le
statut d’une écriture en cliquant sur le bouton Traitements sur les écritures
(Simuler, Confirmer l’écriture, Valider).
Jour : Il est dépendant de l'exercice courant, de la période de saisie sélectionnée
et du paramétrage de la fiche journal. Il peut être saisi directement ou sélectionné
dans le calendrier.Comment saisir une ecriture comptable ?
43
N° de pièce : Le comportement du numéro de pièce dans les écritures et les lignes
d'écritures dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable
par l'utilisateur.
N° de document : La saisie du numéro de document est libre.
Compte: La liste des comptes existants est disponible grâce à la liste déroulante.
Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du
compte sélectionné.
Libellé : Le comportement du libellé dépend du paramétrage effectué dans la fiche
journal. Il reste modifiable par l'utilisateur.
Débit / Crédit : Le positionnement par défaut du curseur dans le champ Débit ou
Crédit dépend du sens par défaut paramétré sur la fiche compte, de la nature du
compte saisi et du type de journal dans lequel la saisie est effectuée. Il peut être
modifié.
Le montant peut être saisi directement dans le champ ou obtenu grâce à la
calculatrice.
Navigation dans la fenêtre de saisie : La navigation entre les champs, les lignes et les
écritures peut se faire entre les différents champs grâce aux touches Tab et Shift+Tab, à la
touche Entrée, à la souris ou encore avec les flèches directionnelles.
Remarque
Un journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied de journal est composé d'une seule et
unique écriture, composée de toutes les lignes d'écritures du journal. Le statut sélectionné
s'applique donc à toutes les lignes du journal sans distinction.
14.1.3. Le pied
Les cumuls du journal sont mis à jour en temps réel lors de chaque opération de saisie. Ils sont
reportés sur le cumul des journaux. L'équilibre du journal est une condition nécessaire à la
sortie du journal.
Débit : La somme des montants débiteurs saisis sur ce journal et sur ce mois est
affichée en pied de saisie.
Crédit : La somme des montants créditeurs saisis sur ce journal et sur ce mois est
affichée en pied de saisie.
14.1.4. Les informations sur le compte
Dès la saisie d’un compte, son libellé et son solde débiteur ou créditeur sur l’exercice de saisie
sont automatiquement affichés pour information.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie.44
14.2. Comment saisir une écriture comptable ?
Pour saisir une écriture comptable indépendante, accédez à l’option Quotidien / Saisie –
Saisie par journal. Ensuite, sélectionnez la tâche Nouvelle écriture comptable dans la barre
de tâches ou dans le menu contextuel. Complétez les différents champs de l’en-tête et de
chaque ligne composant l’écriture.
Une fois l’écriture équilibrée, un message vous propose de saisir l’écriture suivante : répondez
Oui pour continuer.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie.
14.3. Comment saisir dans un guide ?
Pour saisir dans un guide, il vous suffit de sélectionner Quotidien / Saisie – Saisie guidée.
Ensuite, choisissez le guide voulu, la date d’écriture et éventuellement le journal.
Le corps se présente sous la forme d’une écriture comptable. Seules les zones non grisées
sont saisissables et accessibles.
Les zones grisées ne sont pas saisissables, selon le paramétrage effectué dans le guide de
saisie, disponible dans Paramètres – Guides de saisie.
La sauvegarde d’une saisie guidée entraîne automatiquement sa comptabilisation.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie.
15. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE SANS NOTION
COMPTABLE ?
15.1. Comment saisir une facture d’achat ?
Pour saisir une facture d’achat, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Mes
achats. Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de
la facture.
Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par
exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA
vide.
15.2. Comment saisir une facture de vente ?
Pour saisir une facture de vente, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Mes
ventes. Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de
la facture. Remplissez les différents champs de la même façon que pour la facture d’achat.Saisie des ventes comptoir
45
15.3. Comment saisir un encaissement ou un décaissement
Pour saisir une opération de trésorerie, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Ma
trésorerie. Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] et choisissez Encaissement
client, Décaissement fournisseur….
Le bouton Ajouter vous permet de saisir quatre types d’opérations :
Les encaissements
Les décaissements
Les virements (de banque à banque, de banque à caisse …)
Les remises de chèques
Pour les encaissements et les décaissements, des sous-catégories vous permettent de choisir
un type d’opération plus précis : encaissement client, encaissement d’effets avec frais,
décaissement fournisseur, entretien, essence, frais bancaires, etc.
Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par
exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA
vide.
16. SAISIE DES VENTES COMPTOIR
Les ventes comptoir se décomposent en deux opérations : la saisie du ticket Z puis la remise
en banque.
Pour créer le ticket Z, sélectionnez Quotidien / Saisie – Autres saisies – Ventes comptoir
et sélectionnez la tâche Nouveau Ticket Z. Dans la fenêtre, saisissez les différents champs
proposés puis ventilez les recettes et les ventes.
Pour créer une remise en banque, sélectionnez Quotidien / Saisie – Autres saisies –
Ventes comptoir et sélectionnez la tâche Nouvelle remise en banque. Renseignez, si
besoin, la banque par défaut des cartes bancaires puis ventilez votre remise par banque et
type de remise.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie.46
17. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ?
Pour consulter un compte, accédez au menu Consultation - Consultation/Lettrage ou au
menu Quotidien / Saisie / Saisie - Consultation/Lettrage.
17.1. L’en-tête
La consultation de compte se fait par exercice comptable.
Quelque soit l’état de votre exercice, vous pouvez sélectionner n’importe quel autre exercice
du dossier à partir de la liste déroulante sur la liste déroulante.
La sélection du compte se fait dans le champ Numéro. Il peut être saisi directement dans ce
champ ou sélectionné dans la liste déroulante qui reprend l'intégralité des comptes existants.
Sont repris automatiquement, après sélection du compte :
l’intitulé du compte,
le solde du compte à la fin de l’exercice sélectionné,
le solde des mouvements antérieurs à la période sur ce compte, si cette période ne
débute pas au premier jour de l’exercice sélectionné.
Un ensemble de filtres vous permet de sélectionner les lignes que vous voulez ou non afficher.
Pour que ces sélections soient prises en compte, il vous suffit de cliquer sur Appliquer les
filtres.
17.2. Le corps
L'affichage des lignes d'écriture dans la consultation reprend les informations renseignées
dans le masque de saisie. L'affichage des lignes d'écriture est directement dépendant des
choix effectués sur les filtres de l’en-tête.
17.3. Le pied
Une ligne de totalisation est affichée. Elle cumule en temps réel la somme des montants
débiteurs et des montants créditeurs des lignes affichées.
17.4. Accès à la saisie
En double cliquant sur une ligne d'écriture ou en sélectionnant Saisie dans le menu
contextuel, il est possible d'être automatiquement positionné sur cette ligne d'écriture dans le
journal et le mois de saisie ayant servi à l'enregistrer.Comment lettrer un compte ?
47
18. COMMENT LETTRER UN COMPTE ?
Le lettrage est une opération consistant à lettrer des factures avec leurs règlements. Les lignes
non lettrées sont donc des lignes qui ne se compensent pas et / ou n’ont pas de rapport entre
elles.
Pour réaliser ce pointage, accédez au menu Quotidien / Saisie – Lettrage simplifié.
Dans le champ Compte, sélectionnez un fournisseur ou un client : les factures
s’affichent alors dans la première liste, les règlements et avoirs dans la seconde.
Sélectionner une facture et son règlement.
Cliquez sur le bouton Lettrer et confirmez le code proposé : le code se reporte sur
ces lignes, ce qui signifie qu’elles sont lettrées.
Répétez l’opération pour toutes les factures réglées.
Visualisez les factures non réglées en indiquant Lignes non lettrées en Type de
ligne.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement.
19. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ?
Le rapprochement bancaire est une opération qui consiste à pointer les opérations bancaires
saisies dans le logiciel qui apparaissent dans vos relevés bancaires.
Pour rapprocher un compte, vous devez accéder à la liste des rapprochements par le menu
Quotidien / Saisie – Rapprochement bancaire. Ensuite, cliquez sur le bouton Ajouter ou
utilisez la touche [Inser].
Choisissez la banque grâce au champ Compte à rapprocher.
Indiquez le Libellé et la Date de rapprochement et cliquez sur Valider.
Dans la fenêtre de rapprochement, saisissez le solde inscrit sur votre extrait
bancaire dans le champ Solde du relevé.
Pointez les lignes d’écritures en double-cliquant dessus ou grâce au bouton
Pointer : les lignes pointées disparaissent. Pour les voir, indiquez Toutes dans le
champ Lignes à afficher. Le code pointage, la date et le libellé du rapprochement
sont inscrits sur ces lignes.
Une fois le pointage terminé, le champ Ecart de rapprochement doit être à zéro.
S’il n’y a pas d’écart, sauvegardez le rapprochement et imprimez-le en cliquant sur
l’icône de l’imprimante.
Si l’écart de rapprochement n’est pas à zéro à la fin de l’opération, vérifiez les points suivants :
Certains règlements de votre relevé n’ont peut-être pas été saisis : saisissez-les
avant de compléter le pointage.
Certains règlements n’ont peut-être pas été pointés : pointez bien tous les
montants du relevé bancaire.
Certains règlements ont peut-être été pointés à tort, car ils ne sont pas sur le relevé
bancaire : dépointez-les.
Le solde bancaire ou un règlement ont peut-être été saisis de façon erronée:
rectifiez-les.48
20. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ?
Pour que la déclaration de TVA se mouvemente correctement, il faut au préalable renseigner
les informations sur le dossier et les fiches comptes.
Pour établir une déclaration de TVA, vous devez accéder à la liste des Déclarations par le
menu Quotidien / Saisie – Déclaration de TVA. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le
bouton Ajouter.
Choisissez la déclaration à effectuer, indiquez la période et sélectionner les feuillets
à inclure dans votre déclaration. Cliquez sur Valider.
Vous obtenez :
o L’aperçu de la déclaration.
o Un onglet avec les lignes d’écritures incluses dans la déclaration.
o Un onglet avec les lignes non déclarées, c’est-à-dire celles sur
lesquelles une erreur a été détectée.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements pour remplir une
déclaration.
21. COMMENT SAISIR UNE NOTE DE FRAIS
Le logiciel vous permet de saisir ou d’importer des notes de frais et de gérer vos indemnités
kilométriques. Pour cela, il vous faut accéder au menu Notes de frais.
De là, il vous faut :
Créer un utilisateur pour chaque personne qui vous enverra des notes de frais.
Définissez-y le compte dans lequel le montant total de la note de frais doit être
comptabilisé ainsi que son ou ses véhicules.
Créer une catégorie pour chaque type de dépense de notes de frais (par exemple :
essence, restaurant, indemnités kilométriques…). Dans chacune d’elle, définissez
les comptes comptables sur lesquels les charges et la TVA doivent être
comptabilisées.
Créer une note de frais par utilisateur et par mois, pour intégrer vos lignes de
dépenses. Une même note de frais peut contenir plusieurs lignes de dépenses, de
type Indemnités kilométriques ou non. Ces lignes peuvent être saisies
manuellement ou importées. Les éléments saisis dans les notes de frais doivent
être comptabilisés pour être intégrés à la comptabilité.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements pour remplir une
déclaration.Comment valider mes ecritures ?
49
22. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ?
Vous pouvez valider les écritures de façon globale ou écriture par écriture :
De façon globale : Accédez au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de
journaux, sélectionnez les journaux et mois souhaités. Dans la barre de tâches,
cliquez sur Valider les écritures.
Ecriture par écriture : Accédez au menu Quotidien / Saisie – Recherche
d’écritures. Ouvrez une écriture en double-cliquant dessus ou grâce au bouton
Modifier l’écriture comptable de la barre des tâches. Une fois l’écriture ouverte,
cliquez sur Traitements sur les écritures + Valider l’écriture courante.
Le statut Validé est symbolisé par un V dans la colonne Statut.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement.
23. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ?
Pour clôturer mensuellement un journal, vous devez accéder au menu Exercices / Clôtures –
Gestionnaire de journaux.
La clôture mensuelle permet d’empêcher la modification du journal. Les écritures qu’il contient
doivent auparavant être validées.
Tous les journaux et tous les mois d’un exercice doivent être clôturés mensuellement pour que
l’exercice puisse faire l'objet d'une clôture annuelle.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement.
24. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ?
La clôture annuelle est une opération irréversible qui vise à rendre intangibles les éléments
comptables de l’exercice courant.
Vous pouvez y accéder par le menu Exercices / Clôtures – Clôture annuelle.
L’exécution de cette opération consiste à faire vérifier par le logiciel le respect de certaines
conditions (validation des écritures, clôture mensuelle des journaux…).
La génération des A Nouveaux est indépendante de la clôture d’un exercice.50
En effet, il est possible de générer les A Nouveaux de deux manières différentes :
manuellement par le menu Exercices / Clôtures – Exercices, en sélectionnant
l’exercice courant dans lequel les A Nouveaux doivent être comptabilisés puis à
sélectionner Générer les A Nouveaux.
automatiquement à la création d’un exercice ou à la clôture d’un exercice en
fonction des options choisies dans Paramètres – Société – Options comptables
– A Nouveaux.
D’autre part, lors de la création d’un dossier ou d’un exercice, il est possible de saisir
manuellement une balance d’ouverture. Pour cela, accédez au menu Quotidien / Saisie –
Saisie par journal puis sélectionner Saisir la balance d’ouverture dans la barre de tâches
ou dans le menu contextuel.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement.
25. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ?
Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de
documents : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc.
L'impression d'un document peut être activée :
Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document ou de l’état (Devis,
Facture, Avoir, Saisie, Grand Livre, ...). Ceci à condition que vous ayez déjà
enregistré votre document.
Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste
affichée et en cliquant sur le bouton "Imprimer".
Par l’un des menus de l’application puis Impressions puis la catégorie souhaitée -
...
Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents
critères d'impression.
Remarque
Dans les fenêtres d’impression, l’action « Réinitialiser les filtres » a été ajoutée afin de remettre
à zéro les filtres. (Icône à côté des filtres personnalisés)
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements.Comment sauvegarder mon dossier ?
51
26. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?
Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur
au moins deux jeux de sauvegarde.
Remarque
La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été
malencontreusement supprimée ou endommagée.
En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur
des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM.
Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet
de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure.
Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1).
27. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET
LES DROITS ?
Vous pouvez gérer les utilisateurs et les groupes d’utilisateurs depuis le menu Paramètres –
Utilisateurs.
Vous pouvez créer des utilisateurs, attachés ou non un groupe à chacun et définir une gestion
de droits pour chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs.
Ainsi lors de l'ouverture du dossier, vous vous connecterez avec un nom d'utilisateur et son
mot de passe.
27.1. Les groupes d’utilisateurs
Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. Vous pouvez
imaginer qu'un groupe corresponde à un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits...
Pour définir un groupe utilisateur, vous devez saisir un code et un nom.
A partir de la fiche groupe utilisateur, vous pouvez affecter un/plusieurs utilisateur/s.
Les droits du groupe seront automatiquement affectés à cet utilisateur.
Les droits que vous définissez pour un groupe d'utilisateurs prévalent sur les droits définis pour
un utilisateur.
Remarque
L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits par défaut.52
27.2. Les utilisateurs
Pour définir un utilisateur, vous devez saisir un code, un nom et lui affecter éventuellement un
mot de passe ainsi que la confirmation du mot de passe.
L'utilisateur connecté apparait dans la barre d'état (statut). Un clic sur cet utilisateur permet de
changer d'utilisateur.
Remarque
Vous pouvez « Bloquer » un utilisateur, il ne pourra plus se connecter à la base que ce soit en
Gestion Commerciale ou en Comptabilité.
Vous avez également la possibilité d’« interdire la connexion » de l’utilisateur uniquement sur
un module Compta ou Gestion commerciale.
A partir de la fiche utilisateur, vous pouvez affecter un groupe d’utilisateurs.
Si vous sélectionnez un groupe sur une fiche utilisateur, les droits de l'utilisateur
correspondront par défaut à ceux du groupe. Vous pouvez les modifier en autorisant ou pas le
droit.
Pour chaque utilisateur, vous pouvez définir une gestion des droits.
A la création d'une fiche, tous les droits sont autorisés par défaut.
Pour plus de détail sur la gestion des droits sur une fiche utilisateur, reportez-vous à
l’aide en ligne (F1).
27.3. Les droits utilisateurs
Les droits utilisateurs peuvent être affectés à un groupe d'utilisateurs ou un utilisateur
particulier.
Des droits peuvent être autorisés sur les menus principaux de chaque module.
Il existe trois types de droit :
- Visualisation et Modification
- Exécution
- Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression
Pour le dernier type, la "duplication d’une fiche" est concernée par le droit "Création".
Le droit "Impression" concerne l’impression de la liste/fiche à partir de la liste-page.
Pour avoir des exemples d’application des droits, reportez vous à l’aide en ligne (F1).Comment lier un dossier d’une autre application ?
53
28. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ?
A partir du menu Paramètres-Société, vous pouvez lier un dossier d’une autre application*,
consulter et modifier les dossiers liés par application.
Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton "Lier de nouveaux dossiers pour
d'autres applications".
Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application
s'affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre-elles.
Si vous souhaitez supprimer la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton
"supprimer la liaison".
Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié.
* sous réserve de compatibilité entre applications
Remarque
Si l’application est un intégré « Compta & Gestion commerciale », il n'est pas possible de délier
les dossiers composants cet intégré.54Le tableau de bord
55
Les fonctions avancées
Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP
Compta & Gestion Commerciale Classic Open Line.
L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur
chaque écran.
1. LE TABLEAU DE BORD
Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une
synthèse de votre activité.
Vous pouvez visualiser les informations suivantes :
Les devis à relancer ;
Les échéances échues ;
Les statistiques des ventes ;
Les meilleurs clients et articles ;
Un graphique représentant votre chiffre d’affaires ;
L'estimation de la Trésorerie qui affiche les soldes comptables des comptes
bancaires ainsi que le solde des échéances (échues et à échoir) ;
Le comparatif du résultat comptable entre l'exercice courant et l'exercice
précédent ;
Le comparatif entre le Chiffre d'affaires, le résultat net et la marge brute.
Astuce
Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à l’aide de la souris.
Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier.
2. LA GESTION DES TARIFS ET PROMOTIONS
Les tarifs sont appliqués sur les documents de ventes en fonction d’un classement (à définir
dans les options), d’une période, des quantités ou du chiffre d’affaires et d’une population.
Un tarif est défini par la sélection d’une population (clients, famille clients, catégories tarifaires),
d’une sélection d’articles (articles, familles articles), et de paliers.
La définition de palier consiste à renseigner la valeur « jusqu’à » laquelle le tarif sera appliqué,
une formule et un prix ou une remise.
L’application d’une promotion dans les documents de ventes est identique à la gestion des
tarifs.56
Dans la fiche des tarifs et promotions, il est possible de mettre à jour le taux de TVA en
utilisant le bouton « Actualiser TVA ». Une fenêtre s’ouvre afin de sélectionner le nouveau
taux et celui que vous voulez remplacer.
La gestion des tarifs et promotions s’utilise de la même façon pour les fournisseurs.
3. ASSISTANTS DE MISES A JOUR
La mise à jour des fiches Articles, Articles par fournisseurs, Familles articles, Client/prospects
et Familles clients/prospects est disponible à partir du menu Opérations – Assistants de
mise à jour.
Remarque
La mise à jour des articles par fournisseur concerne l'onglet « Fournisseur de la fiche article »
et l'onglet « articles de la fiche Fournisseur ».
Cette mise à jour s'effectue par un assistant. Il vous suffit de suivre les différentes étapes
proposées.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer
et reculer dans l'assistant de mise à jour.
3.1. Fenêtre de Bienvenue
Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une mise à jour.
Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant".
L'assistant de sauvegarde du dossier s'ouvre alors automatiquement.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour définir la sélection d'articles dont le taux de TVA doit être
mis à jour.
3.2. Filtres
Cette étape consiste à définir les éléments à mettre à jour. Cette définition s'effectue par une
sélection de critères.
Les filtres disponibles pour la mise à jour des « Articles » et « Articles par fournisseurs »
sont :
un intervalle d'articles
une prise en compte du stock réel (case sélectionnée « Stock réel différent de 0 »)
un intervalle de familles articles
un intervalle de sous-familles articles
un intervalle de fournisseurs principaux (pour la mise à jour des « Articles »
uniquement)
un intervalle de fournisseur (pour la mise à jour des « Articles par fournisseur »
uniquement)
un type d'article (biens, service)
un taux de TVA (pour la mise à jour des « Articles » uniquement)Assistants de mises à jour
57
Le filtre disponible pour la mise à jour des « Familles articles » est un intervalle de familles
articles.
Les filtres disponibles pour la mise à jour des « Clients » sont :
un type de tiers (clients ou prospects)
un intervalle de clients
un intervalle de familles clients
un intervalle de commerciaux/collaborateurs
un intervalle de données géographiques (code postal, pays...)
Le filtre disponible pour la mise à jour des « Familles clients/prospects » est un intervalle de
familles clients/prospects.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre.
3.3. Mises à jour
Cette étape consiste à sélectionner les champs à mettre à jour, les valeurs à appliquer ainsi
que le mode de modification.
3.4. Contrôle et modification
Cette étape affiche la liste des données concernées par la mise à jour avec la mise en
application des paramètres définis dans l’étape précédente.
3.5. Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Ce résumé indique également le nombre de fiches qui vont être modifiées.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la mise à jour des fiches (article ou articles par fournisseurs
ou familles articles ou client/prospects ou familles clients/prospects), puis Fermer.
3.6. Traitements de la mise à jour
Les données sont mises à jour dans toutes les fiches qui correspondent aux critères.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les Assistants de
mise à jour.58
4. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION
Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou DEEE est à
appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques.
Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son
propre barème.
Nous proposons par défaut les barèmes de la société Éco-systèmes et de Recylum pour les
lampes.
Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange
de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf).
Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à
évoluer avec le temps.
Cette éco-contribution n’est applicable que pour les opérations réalisées en France (DOM &
Corse inclus).
Il est possible de gérer le barème de l’éco-contribution en HT ou en TTC en fonction de la base
de calcul choisie dans le document
Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs
étapes.
4.1. Création du barème éco-contribution
Lors de la création du dossier le barème éco-contribution est automatiquement importé.
Vous avez la possibilité de saisir de nouvelle fiche par le menu Paramètres - Taxes - Barème
éco-contribution ou d'importer un nouveau barème depuis le menu Outils - Importation de
données.
4.2. Les options de la société
Il est possible de paramétrer le taux de TVA de l’éco-contribution. Pour cela, vous devez aller
dans le menu Paramètres – Société – Documents de vente – Options générales. Dans la
partie « TVA pour le calcul de l’éco-contribution », vous pouvez indiquer le taux qui sera
pris en compte lors de la facturation.
L’option « Calcul de l’éco-contribution en fonction du type de facturation du document
(facturation HT ou TTC) », permet de prendre en compte le montant de la fiche écocontribution en HT ou en TTC en fonction de la facturation en HT ou en TTC.Le service à la personne
59
4.3. Utilisation du barème éco-contribution
L'utilisation du barème peut s'effectuer en ajoutant le montant de l'éco-contribution au total
TTC de l'article ou en définissant que le montant de l'éco contribution est déjà présent dans le
prix TTC de l'article.
Pour définir cette utilisation, vous devez sélectionner (ajout du montant de l'éco au montant
TTC) ou non (dont montant éco-contribution) l'option "Inclure le montant de l'écocontribution au Total TTC" présente dans les options du dossier menu Paramètres.
Depuis la fiche article, vous pouvez affecter un barème. Le montant de l’éco-contribution est
repris automatiquement et est en TTC.
Dans les documents, à chaque fois que vous appelez un article (Devis, Factures, Avoirs), le
barème de l'éco-contribution associé à cet article sera automatiquement repris. Le montant
total éco-contribution TTC sera calculé en fonction du nombre d'articles vendus.
En fonction de l'option définie précédemment, vous trouverez en pied de chaque document
(Devis, Factures, Avoirs), le montant total d'éco-contribution. Il sera inclus ou non dans le Total
TTC du document.
Depuis le menu Ventes - Impressions - Documents de ventes - Historique écocontribution, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'écocontribution utilisés dans les documents.
5. LE SERVICE A LA PERSONNE
Le Service à la personne désigne l’ensemble des services effectués chez un particulier et qui
contribuent à simplifier la vie Quotidien / Saisie ne. Il permet de bénéficier d’une réduction ou
d’un crédit d’impôt et d’un taux de TVA de 5,50% si vous passez par un organisme agréé.
5.1. Les options
Par le menu Paramètres – Société – Service à la personne, il est possible de définir
l’ensemble des paramètres tél que : le numéro d’agrément simple et sa date d’obtention ; le
numéro d’agrément qualité et sa date d’obtention ; l’intervenant principal. Ainsi que l’option
« Service à la personne inclus dans l’attestation fiscale ».
5.2. Les données
Les intervenants : Pour créer un intervenant, vous devez accéder à la liste des
commerciaux/collaborateurs par le menu Ventes – Commerciaux/collaborateurs
- Commerciaux/collaborateurs. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu
contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Il faut décocher « Commercial », afin
qu’il soit considéré comme collaborateur.
Les familles articles : Dans la fiche de la famille article, il est possible de
sélectionner un intervenant principal. Par défaut, à la création de la fiche, sera
repris le code intervenant renseigné dans Paramètres – Société – Service à la
personne. 60
Les articles : Le service à la personne est disponible uniquement dans les articles
de type service. L’option comprend :
- Une case à cocher Service à la personne, dont la valeur par défaut est
reprise des options (Paramètres – Société – Service à la personne), ou de
la famille article.
- Un champ Intervenant principal : Sélectionnez l'intervenant principal qui
intervient pour le service à la personne. Le champ est non obligatoire. Par
défaut, le code intervenant reprend celui de la famille. S’il n’y a pas de famille
ou si dans la famille le code intervenant n’est pas renseigné, c’est celui
indiqué dans les options qui sera repris.
- Une case à cocher Nombre d’heures = quantité : non cochée par défaut.
Permet de définir automatiquement la quantité saisie sur la ligne article
comme nombre d’heure de service à la personne.
Les moyens de paiement : Deux moyens de paiement ont été ajoutés :
- Chèque Emploi Service Universel (CESU)
- Chèque Emploi Service Universel Pré-financé (CESUP)
Ce sont ces deux moyens, ainsi que chèque, carte… (tous sauf espèces) qui permettent une
déduction fiscale.
5.3. Les documents de vente
Le service à la personne est disponible uniquement pour les factures et les avoirs.
Par le clic droit sur la ligne d’un service (dont « Service à la personne » est coché), il est
possible de sélectionner « Intervenants ». La fenêtre qui apparaît reprend le code intervenant
du service ; la date d’intervention : par défaut celle du document ; ainsi que la durée : par
défaut 1. Si l’option « Nombre d’heures=quantité » est coché, cette zone reprendra la quantité
saisie dans le document.
5.4. L’attestation fiscale
Sont reprises dans l’attestation de l’année N toutes les factures réglées sur N, quelles aient été
émises en N ou N-1.
Pour imprimer l’attestation, vous devez aller dans le menu Ventes – Impressions – Client –
Attestation fiscale pour le service à la personne.La Gestion des frais de port
61
6. LA GESTION DES FRAIS DE PORT
Les fiches Frais de port sont accessibles depuis le menu Paramètres - Divers - Frais de port.
Les frais de port peuvent être sélectionnés dans les documents de vente.
La fiche frais de port s'identifie par un code, un libellé, une formule de calcul.
Vous pouvez également y insérer les coordonnées transporteur et une note.
6.1. Création d’un frais de port
Vous avez la possibilité de saisir de nouvelle fiche par le menu Paramètres - Divers - Frais
de port.
Après avoir saisi le code et le libellé, vous devez définir dans l’onglet « Calcul » la formule de
calcul du frais de port.
Le montant du frais de port se calcule en fonction du « mode de calcul » sélectionné (simple
ou par palier).
6.1.1. Frais de port simple
Les modes de calcul des frais de port simple sont :
Montant fixe : Permet de saisir une valeur unique pour le frais de port. Cette
valeur est modifiable ponctuellement dans le pied de document.
% du total HT : Permet de saisir une valeur qui correspond à un pourcentage.
Saisie sur document : Permet de saisir une valeur ou non par défaut et d’indiquer
la valeur du frais de port dans le pied de document.
Suite à la sélection de l’un de ces modes, vous devez renseigner les champs « Valeur » et
« Taux de TVA » à prendre en compte par défaut.
6.1.2. Frais de port par palier
Les modes de calcul des frais de port par palier sont :
Palier sur Montant HT facturé : Permet de définir un palier qui sera comparé avec
le champ total net HT du document.
Palier sur Poids total Brut : Permet de définir un palier qui sera comparé avec le
poids total brut présent dans l'onglet compléments du document.
Palier sur Nombre total de colis : Permet de définir un palier qui sera comparé
avec le nombre de colis présent dans l'onglet compléments du document.
Palier sur Quantité totale facturée : Permet de définir un palier qui sera comparé
avec la quantité totale des lignes article de types "Biens".
Palier sur volume total : ce mode permet de définir un palier qui sera comparé
avec le volume total présent dans l'onglet compléments du document.
Suite à la sélection de l’un de ces modes, vous devez renseigner le champ « Taux de TVA » à
prendre en compte par défaut.
La définition des paliers s'effectue à l'aide des boutons "Ajouter, Insérer, Supprimer,
Couper, Copier, Coller" et suivant les critères « Jusqu’à » et « Valeur ».62
6.1.3. Compte comptable de la fiche
L’onglet comptabilité permet de visualiser ou personnaliser les comptes comptables d’un frais
de port pour chaque taux de TVA.
Par défaut, les taux de TVA de la territorialité du dossier sont affichés.
Pour chaque Taux de TVA, un compte comptable est associé.
6.2. Utilisation des frais de port
6.2.1. Sur la fiche client
Dans l’onglet Gestion de la fiche client, vous avez la possibilité de définir un frais de port par
défaut. Celui-ci sera alors affecté automatiquement en pied de l’onglet Détail des documents
réalisés pour ce client. Le frais de port reste toutefois modifiable.
6.2.2. Dans les documents
Dans les documents de ventes, le frais de port est à affecter dans le pied de l’onglet Détail.
Lors de l'affectation de la fiche frais de port sur le document de vente, le montant et le taux de
TVA sont automatiquement repris. Vous avez toutefois la possibilité de modifier ceux-ci à
votre convenance.
7. LA GESTION DES COMMISSIONS
Le calcul des commissions d’un commercial prend en compte tous les documents (commande,
bons de livraison, facture et avoir) rattachés à ce dernier.
Le calcul des commissions varie en fonction :
des barèmes paramétrés dans la fiche du commercial,
des documents rattachés au commercial (type du document, tiers, articles,
échéances, règlements).
Le calcul des commissions s’effectue par le menu Ventes - Commerciaux - Commissions.
Le menu Ventes - Commerciaux - Barèmes donne accès à la liste des barèmes existants et
permet de les gérer.
Un barème permet de définir des objectifs de commissionnements applicables pour tous les
articles et tous les tiers ou pour une sélection donnée d’article(s), de tiers, de famille(s) articles
ou tiers.
Le barème est alors associé à la fiche des commerciaux devant atteindre les objectifs définis
dans celui-ci.
Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis la
fenêtre principale de navigation des commissions.Les historiques
63
8. LES HISTORIQUES
8.1. Historique de la ligne article
L'historique de la ligne article d’un document permet de visualiser le parcours d’un article
(référencé ou pas dans la base Articles) dans une chaîne de document.
Il peut être appelé à tout moment à partir du corps d'un document de vente/achat puis le
bouton Détail.
Il concerne les articles de type bien ou service et est accessible dès lors qu'un document est :
enregistré/validé,
issu d'un autre document,
transféré/regroupé vers un autre type de document.
Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique des
lignes du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour.
Les champs renseignés dans l'historique sont au minimum le "N° du document", la "date du
document" et la "Quantité de l'article".
Vous avez la possibilité d’imprimer une sélection de lignes de document. Pour cela, depuis le
menu Ventes – Clients – Historique clients / articles, cliquez sur l’onglet « Par articles »,
ensuite sur l’icône imprimante puis sur Imprimer.
8.2. Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir des actions des documents
de vente/achat.
Remarque
Les documents d'acompte n'apparaîtront pas dans l'historique des Factures.
Toutefois, si une facture d'acompte est transférée en Avoir d'acompte, celle-ci apparaîtra dans
l'historique de l'avoir d'acompte.
L'historique d'un document est accessible dès lors qu'un document est :
enregistré/validé
issu d'un autre document
transféré/regroupé vers un autre type de document.
L'historique est composé de 2 zones "Documents précédents" et "Documents suivants".
Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique du
document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour.
Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis
l’historique du document ou de la ligne pour voir des exemples.64
8.3. Historique des ventes
Depuis le menu Ventes - Clients - Historique clients/articles, le logiciel vous offre la
possibilité d’obtenir un historique des ventes clients ou prospects, sous forme détaillée ou non,
par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée et le type de document à
prendre en compte.
Remarque
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de
cliquer sur le bouton Actualiser la liste
8.4. Historique des achats
Depuis le menu Achats - Fournisseurs - Historique fournisseurs/articles, le logiciel vous
offre la possibilité d’obtenir un historique des achats fournisseurs, sous forme détaillée ou non,
par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée et le type de document à
prendre en compte.
Remarque
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de
cliquer sur le bouton Actualiser la liste
Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis l’écran
de l’historique pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles.
9. LES ECHEANCIERS
Dans le module Gestion Commerciale, la consultation des échéances clients s'effectue à partir
:
de la liste des clients, menu Ventes - Clients - Clients,
de la fiche client,
du menu Règlements - Clients - Échéanciers,
du menu Ventes - Règlements - Échéanciers.
La consultation des échéances fournisseurs fonctionne suivant le même principe.
L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y compris les
acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre
situation à une date donnée.
Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste,
ou bien en passant par le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie
Règlements clients- Echéancier Client.Les échéanciers
65
Comment réaliser le pointage entre échéances ?
Le pointage entre échéances est possible pour les échéances de facture client et une
échéance d'avoir précédemment sélectionnée.
Pour affecter le montant de l’échéance d'avoir à une (ou plusieurs) échéance(s) de facture,
vous disposez des boutons suivants :
Affecter
Permet d'affecter le montant de l'échéance d'avoir à la ligne sélectionnée. Le
montant affecté sera égal au Reste à affecter ou égal au Solde dû de la ligne (si
celui-ci est inférieur au Reste à affecter).
Désaffecter
Permet d'annuler l'affectation du montant de l'échéance d'avoir sur la ligne
d'échéance sélectionnée.
Solder /Dé-solder
Le bouton "Solder" permet d'abandonner une échéance, c'est à dire que vous
constatez que vous ne recevrez plus de règlement sur cette échéance (exemple :
écart de règlements de 0.02€).
L'échéance soldée n'apparaîtra plus dans vos relances clients.
Le bouton dé-solder annule la fonction précédente.
Si vous avez saisi une facture et un avoir de même montant, vous pouvez sélectionner
l'échéance d'avoir puis appeler cette fonction "Pointage entre échéances" puis ensuite affecter
l'échéance de la facture à l'échéance de l'avoir.
Vous pouvez aussi :
- utiliser le double-clic de la souris pour affecter une échéance à un montant
- saisir directement dans la grille, le (ou les) montant(s) affecté(s) sur la ligne correspondante,
dans la colonne Montant Affecté.
Pour gérer les échéanciers dans le module Compta, vous devez au préalable activer l’option
définie dans les Paramètres - Société et dans les fiches comptes.
Sur les lignes de Factures et dans les journaux de type achats, ventes et opérations diverses,
vous pouvez accéder à l’échéancier factures, qui vous permet de saisir les échéances des
factures.
Il se décompose en deux parties :
L’entête reprend les éléments saisis sur la ligne comptable et est non saisissable.
La ventilation affiche par défaut toutes les échéances prévues qui résultent du
respect du mode de règlement renseigné sur la fiche du compte saisi. Cette
ventilation reste modifiable.
Sur les lignes d’Avoir ou de Règlement et dans les journaux de type trésorerie, vous pouvez
accéder à Pointages, qui vous permet de pointer votre règlement avec une échéance de
facture.66
Il se décompose deux parties :
L’entête reprend les éléments saisis sur la ligne comptable et est non saisissable.
Une zone Reste à affecter calcule la différence existant entre le montant du
règlement et le montant des échéances pointées.
La zone de pointage affiche les échéances des factures, avoirs, règlements qui
n’ont pas encore été totalement soldés. Seul le champ Montant imputé est
saisissable. Le bouton Pointer ? permet de pointer une ligne d’échéance avec le
règlement sélectionné.
10. LA CONSULTATION FICHE TIERS ET COMPTE D’UN TIERS
A partir d’une fiche Tiers (client ou fournisseur) du module Gestion Commerciale, vous avez la
possibilité de voir la fiche Compte du tiers.
Il en va de même pour la consultation de la fiche Tiers à partir de la fiche Compte Tiers (client
ou fournisseur) du module Compta.
11. LES RELANCES
Il existe deux types de relances :
Les relances pour les devis dont la date de validité arrive à échéance,
Les relances clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à
terme.
Pour relancer les devis, placez-vous dans le menu Ventes - Impressions, sélectionnez la
catégorie Document de vente - Relance devis puis le modèle que vous souhaitez et cliquez
sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils.
Pour relancer les clients, placez-vous dans le menu Règlement - Impressions, sélectionnez
la catégorie Règlements clients - Relances Clients puis le modèle que vous souhaitez et
cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils.
12. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE
Depuis le menu Ventes - Impressions + Dossier expert comptable, nous vous proposons
l’impression de vos factures, avoirs, documents d’acompte et règlements, avec les comptes
comptables et toutes les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité.
13. LES STATISTIQUES
Le logiciel vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques clients, articles, fournisseurs sur
vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Ventes -
Clients - Statistiques ou Achats - Fournisseurs - Statistiques ou Articles - Statistiques).
Vous pouvez les imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel. Reports On Line
67
14. REPORTS ON LINE
Un espace de publication appelé ROL (Reports On Line http://reports-on-line.ebp.com) vous
permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des
données), issus de vos logiciels Open Line.
14.1. Comment créer et gérer Reports On Line ?
Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une
autorisation de consultation.
14.1.1. Principe
A partir de votre dossier, vous choisissez les documents (états d'impressions et listes des
données) que vous souhaitez diffuser sur Reports On Line, à qui vous voulez les diffuser, et la
fréquence de diffusion.
Deux termes essentiels à retenir donc :
Les publications : ces fiches contiennent les documents à générer et à diffuser
sur Reports On Line.
Les comptes : identifiés par un email et un mot de passe, ils sont autorisés à
consulter les documents sur l’espace de publication Reports On Line (site web).
14.1.2. La mise en place des publications
Dans l’application Openline, depuis une liste de données, ou depuis l’aperçu d’un document,
dans la barre d’outils, vous disposez d’une action nommée Reports On Line "Publier sur le
Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com".
C’est cette action qui constitue la création ou la complétion de vos publications, elle entraîne :
La sauvegarde des paramètres permettant la génération et la diffusion de la
publication : c’est la ligne ajoutée automatiquement dans la publication, dans
l’onglet Liste des documents
La possibilité d’indiquer quels sont les comptes autorisés à consulter ces
documents à travers l’onglet Comptes
La proposition d’une diffusion immédiate au moment de l’enregistrement de votre
publication si vous n’avez pas défini une diffusion automatique à travers l’onglet
Périodicité
Remarque
Une publication peut contenir plusieurs documents, un compte peut être défini pour plusieurs
publications, une publication peut être diffusée même si aucun compte n’est paramétré. Pour
plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation.68
14.1.3. La diffusion des publications sur votre espace dédié
Deux moyens pour diffuser vos publications :
Manuellement :
Depuis la liste des publications, menu Paramètres, l’action Envoyer dans la barre
des tâches permet de déclencher la diffusion de la publication sélectionnée. Cette
action est aussi disponible depuis la fiche Publication.
Depuis l’assistant de publication, menu Opérations, après avoir sélectionné les
publications à diffuser.
Automatiquement
La définition d’une périodicité dans la fiche publication entraîne la création d’une
tâche de mise à jour automatique dans le planificateur de tâches de Windows.
Cette tâche permet aux applications Open-Line EBP de mettre à jour automatiquement sur
votre espace dédié vos publications. Elle peut-être mise à jour via l'application (grâce aux
actions Mettre à jour le planificateur et Supprimer la tâche du planificateur depuis la liste des
publications) qui l'a créée et sera supprimée lors d'une désinstallation du logiciel Open-Line
EBP qui l'a créée.
Dans les deux cas, la diffusion se réalise en tâche de fond (bouton "Traitements ..." dans la
barre d'état), et ne vous empêche pas d’utiliser vos applications EBP simultanément.
La diffusion consiste à créer et envoyer les documents sur votre espace de publication ROL,
sous forme de miniatures (une par page du document) pour une consultation rapide, et sous
forme de PDF, pour vous permettre de le télécharger.
La diffusion met également à jour les comptes, et par conséquent, leurs droits par rapport aux
publications.
Remarque
Une limite en nombre de pages par document est fixée ainsi que le nombre de miniatures
par document.
Par conséquent, si votre document comporte plus de pages que la limite, vous verrez sous
forme de miniatures les premières pages autorisées. Il en va de même pour les PDF.
Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation.
Si la diffusion est interrompue, les publications non envoyées le seront de façon automatique,
dans les 3 à 30 minutes après l’ouverture de votre dossier.
14.1.4. La consultation de votre espace de publication
Pour consulter votre espace de publication, vous disposez dans votre application Openline
d’un lien Site Web (Menu Opérations - Publier sur Reports On Line - Site web).
Vous pouvez également transmettre aux utilisateurs concernés l’adresse web sur laquelle se
connecter pour consulter les documents sur votre site Reports On Line.
Après avoir saisi son email et son mot de passe, votre utilisateur accède à l’ensemble des
documents diffusés à son attention, regroupé par application/dossier EBP (les documents
issus de la comptabilité sont dans un dossier différent des documents issus de la gestion
commerciale par exemple).
Une zone de recherche est disponible, elle est effectuée sur le champ nom de la publication,
date de dernière diffusion, description de la publication
Enfin, chaque publication mentionne sur fond rouge le nombre de document non encore lus.Remplacement de code
69
14.1.5. L’administration de votre espace de publication
Parmi les comptes créés, un compte devra être administrateur (case à cocher dans la fiche
compte).
Cela permet d’accéder à des fonctionnalités supplémentaires sur l’espace de publication du
site Reports On Line :
Voir tous les documents diffusés
Voir les comptes
Supprimer les publications
Supprimer des documents
Mise à jour des publications sur le site Reports On Line
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le Reports On
Line.
15. REMPLACEMENT DE CODE
En cas de doublon, il est possible de remplacer un code par un autre existant pour :
Les pays
Les banques
Les moyens de paiement
Les modes de règlement
Par exemple, pour deux modes de règlement de type ‘chèque’ avec les codes CH et CHQ, le
traitement de l’assistant permet de remplacer CHQ par CH et de le supprimer. Le mode de
règlement CHQ est remplacé par CH sur les fiches clients/documents…
16. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT
Cet outil permet de :
Recevoir des données, c’est à dire de réaliser des importations d’écritures d’autres
logiciels dans le logiciel EBP.
Transmettre des données, c’est à dire de réaliser des exportations d’écritures du
logiciel EBP vers d’autres logiciels.
Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis
l’écran de l’assistant Outils - Communication Entreprise-Expert pour obtenir des précisions
sur les paramètres et options disponibles.70
17. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT
Cet assistant de création de modèle de document, vous permet de personnaliser certains
modèles d'impression des documents de vente que nous vous proposons dans le logiciel, et
en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants.
Pour ouvrir l'éditeur de modèle à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre
principale d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez à l'assistant en cliquant
sur le bouton « Modifier le modèle » disponible dans la barre d'outils : Vous arrivez alors
automatiquement sur l'assistant de création de modèle.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et
reculer dans l'assistant de création de modèle.
Les étapes de création sont :
Choix du type de modèle : catégorie du modèle (devis, facture, ...),
Choix du style de l'entête du document,
Choix des données présentes dans l'entête du document,
Choix des données présentes dans le corps du document,
Choix des données présentes dans le pied du document,
Choix de la mise en forme du modèle,
Nom du modèle,
Résumé des éléments que vous avez choisis précédemment.
A la dernière étape, cliquer sur Lancer pour créer/modifier le modèle.
18. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE
Par le menu Outils - Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'importation
paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer
la procédure.
Vous pouvez importer les données suivantes :
Articles, Familles articles, Sous familles articles, Articles (informations fournisseurs)
Clients/prospects, Famille clients/prospects, Sous familles clients/prospects
Fournisseurs, Familles de fournisseurs, Sous familles fournisseurs
Contacts
Commerciaux/collaborateurs, Familles commerciaux/collaborateurs
Barèmes des éco-contributions
Secteurs géographiques
Comptes
Journaux
EcrituresComment réaliser un export paramétrable
71
Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez
définir :
le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de
Codage du fichier...),
le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte,
les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer.
Après avoir visualisé le résumé des éléments à importer que vous avez sélectionné
précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement.
En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés
est affiché.
Dans le cas ou l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché.
Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton « Afficher le
détail ».
19. COMMENT REALISER UN EXPORT PARAMETRABLE
Par le menu Outils - Exports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'exportation
paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à exporter et de lancer
la procédure.
Vous pouvez exporter les données suivantes :
Articles, Familles articles, Sous familles articles, Articles (informations fournisseurs)
Clients/prospects, Famille clients/prospects, Sous familles clients/prospects
Fournisseurs, Familles de fournisseurs, Sous familles fournisseurs
Contacts
Commerciaux / Collaborateurs, Familles commerciaux / collaborateur
Barèmes des éco-contributions
Secteurs géographiques
Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à exporter sur votre disque, vous devez :
filtrer les données à exporter si nécessaire,
exporter les champs souhaités (ou exporter tous les champs),
indiquer les séparateurs de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte.
Après avoir visualisé le résumé des éléments à exporter que vous avez sélectionné
précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement.
En fin de traitement, le nombre d'enregistrements exporté est affiché.
20. LE GRAND LIVRE INTERACTIF
Cet outil, disponible dans le menu Consultation, permet une visualisation plus rapide du
contenu d’un ou plusieurs comptes à l’écran en évitant les impressions.
Depuis cet écran, il est possible de saisir par journal, consulter un compte, le lettrer en
automatique mais également de voir l’échéancier d’une ligne ou le document lié à cette ligne.72
21. LA BALANCE INTERACTIVE
Cet outil, disponible dans le menu Consultation, permet d’afficher à l’écran le cumul des
mouvements débiteurs et créditeurs d’un ou plusieurs comptes.
Il est possible depuis cette balance de consulter un compte et de lancer le lettrage
automatique.
22. LES RELEVES BANCAIRES
Le logiciel vous permet de créer ou d’importer vos relevés bancaires. De là, vous pourrez
directement procéder à la comptabilisation de vos lignes de relevés.
Pour cela, accéder au menu Quotidien / Saisie / Saisie – Rapprochement – Relevés
bancaires.
23. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?
Nous vous rappelons, d’après les art 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que
l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents.
Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération.
Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la
période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir.
Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils -
Archivage.
Sélectionnez le dossier à archiver et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez
l’opération en cliquant sur le bouton Lancer.
Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte.
La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier.
Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type
Archives_Nomdel’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip.Comment gérer le e-Commerce ?
73
24. COMMENT GERER LE E-COMMERCE ?
Il est possible d'envoyer et de recevoir des informations provenant de site e-Commerce.
Deux fournisseurs sont disponibles pour le moment : Oxatis, ePages
Pour cela vous devez paramétrer :
les options du dossier (Paramètres - Société - …)
la fiche article : dans l'onglet « Web », vous devez cocher « Publier sur le web »
afin d'envoyer l'article sur le site et vous pouvez renseigner les informations
relatives à la fiche article sur le web (uniquement Oxatis).
la fiche client : dans l'onglet « Web », dans l'envoi des contacts, si vous voulez que
le ou les contacts soient envoyés sur le web, vous devez sélectionner soit
« Tous », soit « Seulement les contacts web ».
Seules les commandes peuvent être importées. Pour cela, il faut que l'option « Importer les
commandes » soit cochée.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements.
25. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ?
Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des
événements.
Il stocke les informations concernant :
la validation de documents pour laquelle l’utilisateur a répondu par l’affirmative au
message de rupture de la numérotation,
le manque d'un n° TVA intracommunautaire,
la suppression de documents,
le changement de code,
la clôture mensuelle,
la validation des écritures,
le changement de type de numérotation d’un journal…
Lors de certaines opérations - telles que la clôture mensuelle, la validation d'écritures ou la
modification du type de numérotation d'un journal... - des logs automatiques ou avec
justification sont effectués.
Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la
facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue.
Il est possible d'imprimer le journal des événements.75
Index
A
A nouveaux ..........................................................................................................49
Accès au service technique..................................................................................17
Achats..................................................................................................................31
Acompte...............................................................................................................34
Actualiser la TVA des documents.........................................................................28
Aide sur EBP Compta & Gestion Commerciale Classic Open Line .......................11
Archivage.............................................................................................................72
Articles ...........................................................................................................23, 24
Attestation fiscale .................................................................................................60
B
Balance interactive...............................................................................................72
Barème des commissions ....................................................................................62
Barème eco-contribution ......................................................................................58
BL ........................................................................................................................30
Bon d’entrée.........................................................................................................36
Bon de livraison....................................................................................................30
Bon de retour .......................................................................................................30
Bon de sortie........................................................................................................36
BR........................................................................................................................30
C
Clients..................................................................................................................25
clôture annuelle....................................................................................................41
Clôture annuelle...................................................................................................49
Clôture mensuelle ................................................................................................49
Code d'activation..................................................................................................19
Commande ..........................................................................................................28
Commandes fournisseurs.....................................................................................31
Commerciaux.......................................................................................................62
Commissions........................................................................................................62
Communication Entreprise-Expert........................................................................69
Compte ................................................................................................................41
Configuration minimale.........................................................................................17Consultation d'un compte .....................................................................................46
Contact ................................................................................................................25
Création de dossier..............................................................................................20
Création de modèle..............................................................................................70
D
Dates d'exercices ...........................................................................................20, 41
Décaissement ......................................................................................................35
Déclaration de TVA ..............................................................................................48
Devis....................................................................................................................26
Documents d’achat...............................................................................................31
Documents de stock.............................................................................................36
Documents de vente ............................................................................................26
Droits utilisateurs..................................................................................................52
Duplication de documents ....................................................................................33
Dupliquer en.........................................................................................................27
E
Echéances .....................................................................................................30, 64
Echéancier...........................................................................................................64
Eco-contribution ...................................................................................................58
Ecran de travail ....................................................................................................21
Ecritures de simulation .........................................................................................42
e-mail...................................................................................................................33
Encaissement.......................................................................................................45
exercices comptables...........................................................................................41
Expert Comptable ..........................................................................................24, 66
Export paramétrable.............................................................................................71
F
Facture...........................................................................................................30, 32
Facture d’achat ....................................................................................................44
Facture d’acompte................................................................................................34
Facture de vente ..................................................................................................44
Fonctions avancées .............................................................................................55
Fournisseurs ........................................................................................................25
Frais de port.........................................................................................................61
G
Gestion des fenêtres ............................................................................................24
Grand Livre interactif............................................................................................71
Groupe d'utilisateurs.............................................................................................5177
H
Historique client....................................................................................................27
Historique de la ligne............................................................................................63
Historique des achats...........................................................................................64
Historique des ventes...........................................................................................64
Historique du document..................................................................................27, 63
Historique eco-contribution...................................................................................59
I
Import paramétrable.............................................................................................70
Imprimer...............................................................................................................50
indemnités kilométriques ......................................................................................48
Initialisation du dossier.........................................................................................23
Installation............................................................................................................18
Intervenant ...........................................................................................................59
Inventaire .............................................................................................................37
J
Journal .................................................................................................................42
Journal des événements ......................................................................................73
L
Lancement du logiciel...........................................................................................19
Lettrage automatique ...........................................................................................71
Lettrer un compte .................................................................................................47
Liaison de dossier ................................................................................................53
Livrer une commande...........................................................................................29
M
Marqué comme imprimé.......................................................................................27
Marqué comme non imprimé................................................................................27
Modèle .................................................................................................................70
Mot de passe........................................................................................................24
Mouvements de stock ..........................................................................................38
N
notes de frais........................................................................................................48
Numerotation........................................................................................................23
Numérotation des pièces......................................................................................42
O
Options du dossier ...............................................................................................23P
Plan comptable ....................................................................................................20
Pointage entre échéance......................................................................................65
Promotions...........................................................................................................55
Prospects .............................................................................................................25
R
Racines non autorisées........................................................................................42
Rapprochement bancaire .....................................................................................47
Récéptionner une commande...............................................................................31
Règlement............................................................................................................34
Règlement client ..................................................................................................34
Règlement fournisseur .........................................................................................34
Regroupement de documents ..............................................................................32
Relances..............................................................................................................66
Relances devis.....................................................................................................66
Relevés bancaires................................................................................................72
Remise de chèques..............................................................................................45
Remise en banque ...............................................................................................35
Remplacement de code........................................................................................69
Reports On Line...................................................................................................67
ROL .....................................................................................................................67
S
Saisir dans un guide.............................................................................................44
Saisir dans un journal...........................................................................................42
Sauvegarde..........................................................................................................51
Service à la personne...........................................................................................59
SMS.....................................................................................................................28
Statistiques ..........................................................................................................66
Stocks ..................................................................................................................36
T
Tableau de bord...................................................................................................55
Tarif article ...........................................................................................................24
Tarifs....................................................................................................................55
Traitements sur les écritures ................................................................................42
Transfert comptable .............................................................................................39
Transfert de documents........................................................................................32
TVA..........................................................................................................23, 41, 48
U
Utilisateurs ...........................................................................................................5279
V
Validation des écritures ........................................................................................49
Ventes..................................................................................................................26
Virement...............................................................................................................45
Compta &
Gestion Commerciale
PRO Open Line
pour Windows XP, Vista,7
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2012 EBP Informatique, édition Juin 20123
Convention d’Utilisation d’EBP
Conditions Générales de Vente des produits et
services EBP
A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP
Article 1. Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d‟un million d‟euros immatriculée
au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l‟acquisition du droit non exclusif de
l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client
ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il
est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur
sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit
bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau
local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue.
L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un
poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence
correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute
duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou
pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l‟objet d‟un
nantissement ou d‟une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans
le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes.
Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008)
En vertu de l‟article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s‟engage, sauf mention
expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans
les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s‟ajoutent les délais postaux en
vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement.
En conformité avec l‟article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre
l‟exécution de sa commande, par un numéro d‟appel téléphonique fixe et non surtaxé
accessible depuis le territoire métropolitain.
En conformité avec l‟article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu‟il
ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la
livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l‟un de ses préposés fait une demande
d‟activation au moyen du N° de licence du produit et d‟une « raison sociale ». Il en est de
même si un contrat de services est souscrit dont l‟exécution commence immédiatement à
compter de l‟activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec
son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.4
Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d‟assistance d‟EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et
des informations relatifs à l‟usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et
logicielles requises. EBP s‟engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour
aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l‟utilisation ou le
fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des
problèmes. Les services de support d‟EBP qui font l‟objet d‟un contrat distinct des présentes
conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n‟incluent pas le support sur site.
Article 4. Assistance de proximité sur le site
L‟utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l‟informatique pour dénouer sur son
site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l‟assistance
téléphonique d‟EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un
professionnel de l‟informatique une convention pour l‟assister sur site en cas de besoin. Cette
convention fixe les conditions d‟intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu
responsable d‟un défaut d‟accord ou des conséquences d‟un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Article 5. Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu‟il est prudent en
termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24)
heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l‟absence
d‟une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l‟impact des
dommages qui pourraient résulter d‟une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou
ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT
reconnaît qu‟il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la
récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne
saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
Article 6. Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes,
pour l'essentiel, au besoin d‟un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans
garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la
performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n‟assume que
des obligations de moyens à l‟exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie
est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y
compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d‟adéquation à un besoin
particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support
téléphonique dans le cadre d‟un contrat d‟assistance dépend de la disponibilité ininterrompue
des moyens de communication et qu‟EBP ne peut garantir une telle disponibilité.
Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une
application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit
auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. 5
Article 7. Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d‟ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas
responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner,
interruptions d‟activité, pertes d‟informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant
d‟un retard ou d‟un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l‟absence de fourniture
des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de
l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d‟un fonctionnement non
conforme, d‟un dysfonctionnement, d‟une inaptitude particulière ou d‟une absence de
fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses
fournisseurs ne seront responsables à raison d‟aucun manque à gagner subi par un tiers et
d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En
toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou
le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son
distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d‟assistance.
L‟utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou
un test réel pour vérifier qu‟il est en adéquation avec ses besoins.
Article 8. Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites
verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à
l'attention du service clients d‟EBP ou d‟un distributeur EBP. La validation d‟un formulaire en
ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case
prévue à cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses
préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client
dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera
fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de
pluralité de défendeurs ou d‟appel en garantie.
B. Contrat de services EBP
ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d‟un million d‟euros ayant son siège Rue
de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330
838 947, d'une part
ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client »,
d'autre part,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
Article 1. Objet du contrat
Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des
logiciels édités par EBP implantés au siège de l‟entreprise du Client et/ou sur les sites
géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d‟ouverture
du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les
documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les 6
devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables
pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont
portées à la connaissance des clients d‟abord sur le site internet www.ebp.com avec un
préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1
er
juin de chaque année pour une prise
d‟effet à compter du 1
er
septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la
facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l‟échéance du contrat.
Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation
Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre
document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d‟EBP.
Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d‟une année à
compter de son acceptation.
Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un
an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre
recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa
souscription initiale.
En conformité avec l‟article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu‟il
ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans
la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d‟exécution
immédiatement à compter de l‟acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon
concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à
tous les services du contrat.
Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire
3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT
huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par
courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de
toute autre obligation importante aux termes du présent contrat.
3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas
de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation
d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en
application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans
qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu
notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera
suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et
donc le poursuivre.
Article 4. Accès aux services
Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d‟un identifiant
composé principalement d‟un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel.
Ce code d‟accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à
titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l‟article L.
121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d‟EBP est
accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. 7
Article 5. Services fournis au titre du contrat de support
Le support de base comprend :
L‟assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au
vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine
la correction sous forme d‟une mise à jour au moyen d‟une version mineure des
anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et
reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se
faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du
support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa
convenance, de la disponibilité d‟une mise à jour. Cette information se fait
principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour
est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques
et des dysfonctionnements constatés.
En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents
commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.)
Le support ne comprend pas :
le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système
d‟exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les
bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils
complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)
la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par
exemple migration d‟un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de
produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un
complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.
l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en
route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le
paramétrage des modèles d‟impression,... etc. Plus généralement tout service non
explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir
d‟un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné
par le client.
les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP
recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées
(Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)
la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou
de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP
la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques,
données...) en cas de destruction de ceux-ci 8
Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance
Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en
accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des
conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des
supports magnétiques comme indiqué à l‟article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas
d‟erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans
le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils
nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l‟attente d‟une
analyse approfondie du « blocage ».
Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par
Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème
décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle.
Article 7. Interventions sur les fichiers
L‟intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur
proposition du service assistance dans les locaux d‟EBP et dans le cadre d‟une obligation de
moyens.
Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité
technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu‟avant tout envoi de base
endommagée, il est de la responsabilité du Client d‟effectuer les sauvegardes nécessaires.
EBP garantit l‟entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données
confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s‟engage à détruire, dès la bonne
fin de l‟intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d‟email
que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP.
Article 8. Obligations du client
Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux
instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT
doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait
suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s‟il apparaît que le Client
n‟a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les
prestations d‟EBP ne peuvent se substituer aux conseils d‟un Expert-Comptable. Elles sont
complémentaires.
Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour
protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d‟une
contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des
conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers.
Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant
régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support
pérenne et externe;
Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet
sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution
d‟un problème tel que décrit à l‟article 13. 9
Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes
rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations
effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP.
Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l‟informatique pour dénouer sur le
site une difficulté technique dont la cause n‟aurait pas pu être déterminée ou résolue par
l‟assistance téléphonique d‟EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un «
Professionnel de l‟informatique » une convention pour l‟assister sur site en cas de besoin.
Cette convention fixe les conditions d‟intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu
responsable d‟un défaut d‟accord ou des conséquences d‟un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats
effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures,
bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon
approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu‟il est toujours en
adéquation avec ses besoins.
Article 9. Limites de responsabilité
EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects
d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice
financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d‟un défaut du logiciel,
d‟une correction tardive d‟un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes
de données ou d‟une insuffisance d‟efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors
même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices.
En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d‟EBP, les dommages
et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne
pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour
l‟année en cours.
Article 10. Loi et attributions de compétences
Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client
faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique
à l'attention du service client d‟EBP ou d‟un distributeur EBP. La validation d‟un formulaire en
ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case
prévue à cet effet sur le formulaire.
Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés"
du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le
concernant.
En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles,
nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures
d'urgence ou les procédures conservatoires. 10
C. Mode locatif
Par dérogation à l‟interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de
licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode
locatif ».
La souscription par un client d‟un « mode locatif », se décompose en deux opérations
conjointes et automatiquement liées :
l‟achat d‟une licence d‟utilisation limitée à une durée d‟un an renouvelable
tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A
la souscription du contrat de services associés d‟un niveau au moins équivalent à
celui d‟un service « Privilège » ou d‟un contrat « Silver » aux charges et conditions
décrites au paragraphe B
Pour poursuivre son droit d‟utilisation du progiciel, le client devra payer à l‟échéance les
redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A
défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations
de maintenance d‟EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données
précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées.
Version 2.5 : Décembre 201111
Félicitations !
Vous venez d‟acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre
confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Compta & Gestion Commerciale PRO Open Line
et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traitées dans le guide,
consultez l‟aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour
régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser.
Pour accéder à l‟aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.
Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale
composée d‟un Sommaire, d‟un Index qui affiche l‟ensemble des informations
traitées dans l‟aide et d‟un onglet Recherche qui génère la totalité des mots
utilisés dans l‟aide pour une recherche très approfondie.12
Table des matières
INSTALLATION................................................................................................. 17
1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 17
1.1. Accès au service technique ......................................................................... 17
1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 17
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 18
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 19
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 19
4.1. Version d‟évaluation .................................................................................... 19
4.2. Comment obtenir mon code d‟activation ?................................................... 19
4.3. Comment introduire mon code d‟activation manuellement ? ........................ 19
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 20
6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 21
PRISE EN MAIN ................................................................................................ 22
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 22
1.1. Les options à remplir dès maintenant .......................................................... 22
1.2. Les autres options ....................................................................................... 23
1.3. La gestion des fenêtres ............................................................................... 23
2. COMMENT CREER UN ARTICLE ?............................................................... 23
3. COMMENT CREER UN TIERS ?................................................................... 24
3.1. Création d‟un client...................................................................................... 24
3.2. Création d‟un fournisseur............................................................................. 24
3.3. Création d‟un contact................................................................................... 24
4. COMMENT GERER LES VENTES ?.............................................................. 25
4.1. Comment saisir un devis ? .......................................................................... 25
4.2. Comment créer une commande ? ............................................................... 27
4.3. Comment livrer une commande ?................................................................ 28
4.4. Comment créer un bon de livraison ou de retour ? ...................................... 28
4.5. Comment créer une facture ? ...................................................................... 29
5. COMMENT CREER UNE FACTURATION PERIODIQUE ?........................... 30
5.1. Facturation par copie................................................................................... 30
5.2. Facturation par regroupement de bons de livraison ..................................... 30
6. COMMENT GERER LES ACHATS ? ............................................................. 3113
6.1. Comment créer une commande ? ............................................................... 31
6.2. Comment réceptionner une commande ?.................................................... 31
6.3. Comment créer les factures fournisseurs ?.................................................. 32
7. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER, DUPLIQUER UN DOCUMENT ?32
7.1. Transfert...................................................................................................... 32
7.2. Regroupement............................................................................................. 33
7.3. Duplication .................................................................................................. 33
8. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? ............................... 33
9. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS.......................... 34
9.1. Comment saisir un acompte ? ..................................................................... 34
9.2. Comment saisir un règlement ?................................................................... 34
9.3. Comment faire une remise en banque ou un décaissement ?...................... 35
9.4. Fichier ETEBAC et SEPA............................................................................ 36
10. COMMENT GERER LES STOCKS ? ........................................................... 37
10.1. Autoriser les stocks négatifs ...................................................................... 37
10.2. Comment créer un bon d‟entrée ou de sortie ?.......................................... 37
10.3. Comment saisir un inventaire ? ................................................................. 37
10.4. Comment visualiser les mouvements de stock ?........................................ 38
11. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ?...................... 39
12. COMMENT GERER L‟ANALYTIQUE ........................................................... 40
12.1. Accès à la gestion analytique .................................................................... 40
12.2. Le principe général............................................................................. 40
12.3. Mise en place de votre gestion analytique .......................................... 41
12.4. La gestion analytique grille multi-plans ............................................... 42
13. COMMENT GERER LES EXERCICES ? ..................................................... 42
14. COMMENT CREER UN COMPTE ? ............................................................ 43
15. COMMENT CREER UN JOURNAL ?........................................................... 43
16. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ? ................................. 43
16.1. Comment saisir dans un journal ?.............................................................. 43
16.2. Comment saisir dans un guide ? ............................................................... 45
17. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ?................................................... 45
17.1. L‟en-tête .................................................................................................... 45
17.2. Le corps .................................................................................................... 45
17.3. Le pied ...................................................................................................... 46
17.4. Accès à la saisie........................................................................................ 46
18. COMMENT LETTRER UN COMPTE ?......................................................... 46
19. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ?................................................ 4614
20. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ? ................................ 47
21. COMMENT SAISIR UNE NOTE DE FRAIS.................................................. 47
22. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ?.................................................. 48
23. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ? ............... 48
24. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? .................................................. 48
24.1. Comment clôturer un exercice ? ................................................................ 48
24.2. Comment générer les A Nouveaux ? ......................................................... 48
25. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ?.................................................. 49
26. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?.......................................... 49
27. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?.................................................. 50
28. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? ................. 50
29. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ?
........................................................................................................................... 51
29.1. Les groupes d‟utilisateurs .......................................................................... 51
29.2. Les utilisateurs .......................................................................................... 51
29.3. Les droits utilisateurs................................................................................. 52
30. COMMENT GERER LES CHAMPS PERSONNALISES ?............................ 52
31. COMMENT LIER UN DOSSIER D‟UNE AUTRE APPLICATION ? ............... 53
LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 54
1. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 54
2. LA GESTION DES TARIFS ET PROMOTIONS.............................................. 54
2.1. Regroupement des tarifs/promotions ........................................................... 55
3. ASSISTANTS DE MISE A JOUR.................................................................... 56
3.1. Fenêtre de Bienvenue ............................................................................ 56
3.2. Filtres ..................................................................................................... 56
3.3. Mises à jour............................................................................................ 57
3.4. Contrôle et modification.......................................................................... 57
3.5. Résumé des paramètres ........................................................................ 57
3.6 Traitements de la mise à jour ................................................................. 57
4. LA GESTION DE L‟ECO-CONTRIBUTION..................................................... 57
4.1. Création du barème éco-contribution........................................................... 58
4.2. Les options de la société ............................................................................. 58
4.3. Utilisation du barème éco-contribution......................................................... 58
5. LA GESTION DU SERVICE A LA PERSONNE.............................................. 5815
5.1. Les options.................................................................................................. 58
5.2. Les données................................................................................................ 59
5.3. Les documents de vente.............................................................................. 59
5.4. L‟attestation fiscale...................................................................................... 59
6. LA GESTION DES FRAIS DE PORT.............................................................. 60
6.1. Création d‟un frais de port ........................................................................... 60
6.2. Utilisation des frais de port .......................................................................... 61
7. LA GESTION DES AUTRES TAXES.............................................................. 61
8. LA GESTION DES COMMISSIONS ............................................................... 61
9. LES HISTORIQUES....................................................................................... 62
9.1. Historique de la ligne article......................................................................... 62
9.2. Historique du document............................................................................... 62
9.3. Historique des ventes .................................................................................. 62
9.4. Historique des achats .................................................................................. 62
10. LES ECHEANCIERS.................................................................................... 63
11. LA CONSULTATION FICHE TIERS ET COMPTE D‟UN TIERS................... 64
12. LES RELANCES .......................................................................................... 64
13. REPORTS ON LINE..................................................................................... 65
10.1. Comment créer et gérer Reports On Line ? ............................................... 65
14. LE PUBLIPOSTAGE .................................................................................... 68
15. REMPLACEMENT DE CODE....................................................................... 68
16. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE.................................. 68
17. LES STATISTIQUES.................................................................................... 69
18. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT........................................... 69
19. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT........................ 69
20. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE .............................. 70
21. COMMENT REALISER UN EXPORT PARAMETRABLE ............................. 71
22. COMMENT GERER LE E-COMMERCE....................................................... 71
23. MAP POINT ................................................................................................. 72
24. SAISIE AU KILOMETRE .............................................................................. 72
25. RECHERCHE D‟ECRITURES...................................................................... 7216
26. REGLEMENTS DES TIERS......................................................................... 72
27. RAPPROCHEMENT BANCAIRE AUTOMATIQUE....................................... 73
28. LETTRAGE AUTOMATIQUE ....................................................................... 73
29. LE GRAND LIVRE INTERACTIF.................................................................. 73
30. LA BALANCE INTERACTIVE....................................................................... 73
31. LA PREVISION DE TRESORERIE............................................................... 73
32. LES VIREMENTS ET PRELEVEMENTS...................................................... 74
33. LA COMPTABILITE ANALYTIQUE............................................................... 74
34. LES BUDGETS ............................................................................................ 74
35. LES RELANCES / RAPPELS....................................................................... 74
36. LES GROUPES D‟ECRITURES................................................................... 75
37. LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES.................................................... 75
INDEX................................................................................................................ 76Avant de commencer
17
Installation
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique *. Pour
y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :
Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter
vous êtes sur une file d'attente.
0811 65 20 00 « Coût d'un appel local »
Exposez votre problème par e-mail
openline.support.fr@ebp.com
Horaires
Du lundi au jeudi
8h00 à 19h00
Le vendredi 8h00 à 18h00
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du
contrat souscrit.
1.2. Configuration minimale conseillée
La configuration minimale conseillée pour les versions monoposte et réseau jusqu‟à 4 poste
(1) est la suivante :
Processeur : P4 2 GHz ou équivalent
Mémoire : 3 Go
Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
Espace disque libre : 3 Go
Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64
bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits).
Windows® XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l‟acquisition
préalablement à l‟installation du logiciel.
(1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou
équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l‟utilisation de SQL Serveur). Contactez notre réseau de
revendeurs.18
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
Attention
Avant de lancer l‟installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d‟exécution.
1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l‟ordinateur. L‟écran d‟accueil
s‟affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et
sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\EBP_CD.exe où X est la lettre
représentant l‟unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK.
2. L‟écran d‟accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Logiciels pour accéder à la
présentation et à l‟installation d’EBP Compta & Gestion Commerciale Open Line
PRO.
3. Sélectionnez l’installation du logiciel.
4. L‟assistant d‟installation du logiciel apparaît.
5. Dans un premier temps l‟installation va rechercher les pré-requis nécessaires au
fonctionnement du logiciel. S‟ils n‟existent pas, l‟installation de chacun sera
automatiquement lancée.
6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous
devez obligatoirement lire. L‟installation et l‟utilisation du logiciel dépendent de son
acceptation.
7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention
d‟utilisation de ce produit, autrement, l‟installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez
sur Suivant pour passer à l‟étape suivante.
8. Cliquez directement sur le type d‟installation que vous souhaitez.
L’installation Monoposte permet de travailler sur un ordinateur. Le logiciel et les
données sont installés sur cet ordinateur.
L’installation réseau permet de définir le type de l‟installation :
- Poste client : le logiciel est installé sur cet ordinateur et les données sont sur un
autre ordinateur,
- Poste client/serveur : le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur,
- Poste serveur : les données sont installées sur cet ordinateur (Installation de
« Microsoft SQL Server Express 2005 »).
Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation
Personnalisée.
9. Le répertoire d‟installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du
module » 5.0FRFR30AI. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le
bouton Parcourir.
10. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque.
11. En fin d‟installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l‟assistant.Comment lancer mon logiciel ?
19
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Suite à l‟installation du produit, un icône est créé sur le bureau. Vous pouvez lancer
directement le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer
+ Programmes + EBP + EBP « Nom du module ».
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
4.1. Version d’évaluation
Tant que le code d‟activation n‟a pas été saisi, le logiciel reste en version d‟évaluation. Cela
signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctionnalités du logiciel pendant 40
jours. Après la période de 40 jours, le logiciel sera limité en nombre de données : 20 articles,
20 documents, 100 écritures et les impressions porteront la mention "Démonstration".
Remarque
Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l‟ensemble des
fonctionnalités. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l‟ouvrir afin de vous familiariser
avec le logiciel avant de créer votre propre dossier.
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?
Vous venez de faire l‟acquisition d‟un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les
fonctionnalités, vous devez utiliser un code d‟activation qui est fourni par EBP.
Cliquez sur l'option « Activer votre logiciel » du menu ?.
L‟activation du logiciel se faisant via le site Internet d‟EBP, la connexion à notre site Web se
fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d‟Internet. Ensuite,
munissez-vous de la Clé Web et du N° de licence fournis par EBP et laissez-vous guider par
les instructions à l‟écran pour activer automatiquement votre logiciel.
Si vous ne disposez pas d‟Internet sur votre ordinateur un message d‟information s‟affichera
automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel
manuellement.
4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ?
Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre
logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton « Activer
Manuellement ». Vous avez alors accès aux zones suivantes :
Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le
COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou
minuscules).
Numéro de licence
Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte
du logiciel.20
Clé Web
Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et
vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les
mises à jour de votre logiciel.
Code activation
Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué.
Validez ensuite en cliquant sur le bouton Terminer.
Un message d'avertissement apparaît :
Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ;
Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant
pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct.
Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activer votre logiciel.
Remarque
Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d‟activation ne sera plus visible.
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l‟écran de d‟accueil ou
depuis le menu Fichier - Nouveau.
L‟assistant de création s‟ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent
pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier.
La première étape consiste à sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur
l'ordinateur ou elles sont sur un autre ordinateur) ;
En fonction du type d'installation sélectionné vous aurez des étapes différentes :
- Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, la première étape
consiste à saisir le nom du serveur,
La suite de la création du dossier est identique à "les données sont installées sur
l'ordinateur".
- Pour l'installation avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite :
o Saisir le nom de la base de données,
o Saisir l'identification et les coordonnées de la société,
o Saisir les informations complémentaires et les informations de TVA,
o Saisir les dates d'exercice et le type de plan comptable entreprise.
Cliquez sur Lancer pour démarrer la création de la base.
Si un module est installé à coté de cette application, lors de la création de dossier, vous avez
la possibilité de créer votre dossier avec ce module.Ecran de travail
21
6. ECRAN DE TRAVAIL
Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768.
Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants.
Partie contextuelle de la barre de
navigation.
La barre de statut affiche le nom de la base ouverte
Menus
La barre de navigation22
Prise en main
Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du
produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données,
et en vous guidant dans la réalisation d‟un document (vente, achat, stock), dans la saisie d‟un
règlement, dans la création d‟un rapprochement ou le lettrage d‟un compte.
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre Société du
menu Paramètres, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode
de fonctionnement de l'ensemble du logiciel.
La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche
pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir.
1.1. Les options à remplir dès maintenant
Il est important de renseigner les parties suivantes côté module de Gestion :
Identification :
- Siret : Cette mention est obligatoire pour pouvoir établir la déclaration de TVA.
- Informations de TVA : Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations
relatives à la déclaration de TVA. Elles vont permettre de paramétrer les comptes mais
également de générer la déclaration à proprement parler.
- Outre, les différentes saisies à effectuer dans les champs d'en-tête de la fenêtre, il
convient également de sélectionner le mode de calcul de la TVA dont l'entreprise relève
(module Compta).
Options comptables : Permet de définir la méthode de comptabilisation, les comptes de
tiers, le libellé des écritures, les journaux et comptes divers utilisés pour le transfert
comptable…
Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis,
factures, etc.), achat et stock ainsi que la codification des autres fiches (clients,
fournisseurs, articles, familles...).
Articles : Permet d'indiquer le type d‟article et les marges que vous souhaitez appliquer
par défaut sur vos articles.
Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaires et
quantités pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise
du dossier et la devise de contre-valeur.Comment créer un article ?
23
1.2. Les autres options
D‟autres options sont très pratiques, comme dans la partie Documents, vous pouvez indiquer
une durée de validité pour vos devis…et dans la partie Expert Comptable, saisissez les
coordonnées de votre expert, pour les retrouver sur tous les documents qui lui sont destinés.
Toutes les options sont détaillées dans l‟aide en ligne, accessible par la touche F1 sur
chaque écran d‟option.
1.3. La gestion des fenêtres
Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales
de navigation) et les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues),
filtres et tris dans les listes.
Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l‟aide en ligne, dans la partie
Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur
chaque fenêtre.
2. COMMENT CREER UN ARTICLE ?
Pour créer un article, vous devez accéder à la liste des articles par le menu Stock / Articles -
Articles - Articles. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le
bouton Ajouter puis sélectionnez le type d‟article « Bien » ou « Service »..
Suite à l‟ouverture d‟une nouvelle fiche, vous devez saisir une description commerciale, puis
surlignez quelques mots à l‟aide de la souris et appliquez les attributs disponibles en cliquant
sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..).
Dans le cadre Tarif, indiquez le prix d‟achat de votre article (qui peut être mis à jour selon le
dernier prix d‟achat ou le PUMP) puis faites Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé,
en fonction des frais généraux, des taux de marge et marque indiqués dans les options du
dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si
nécessaire.
Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille.
Dans l‟onglet « Stock », vous avez la possibilité de cocher « Autoriser les stocks en
négatifs ».
Cette option peut être gérée à partir de la famille articles et des options (Paramètres –
Société – Articles)
L‟onglet Références permet de saisir les références de votre article chez le client ou chez le
fournisseur.
L‟aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d‟avoir plus de détail sur la
fiche article.24
3. COMMENT CREER UN TIERS ?
3.1. Création d’un client
Pour créer un client, vous devez accéder à la liste des clients par le menu Ventes - Clients -
Clients. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter
puis sélectionnez le type client ou prospect. En effet, le logiciel vous permet de faire une
distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une
commande pour un prospect, celui-ci est transféré en client.
Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille (onglet
« Divers »).
Remplissez alors les coordonnées principales concernant votre client/prospect dans l'onglet
Facturation.
L'onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre
client. Vous pourrez également en ajouter.
3.2. Création d’un fournisseur
Pour créer un fournisseur, vous devez accéder à la liste des fournisseurs par le menu Achats -
Fournisseurs - Fournisseurs. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter
ou le bouton Ajouter.
Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille (onglet
« Divers »).
Remplissez alors les coordonnées principales concernant votre fournisseur dans l'onglet
Facturation.
L'onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre
fournisseur. Vous pourrez également en ajouter.
3.3. Création d’un contact
Vous pouvez accéder à la liste des contacts depuis le menu Paramètres - Divers -
Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs – Contacts.
La liste des contacts répertorie l'ensemble des contacts clients/prospects ou fournisseurs ou
divers (non associé à un tiers)
Pour créer un contact, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton
Ajouter.
Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille (onglet
« Divers »).
Remplissez alors les informations concernant votre contact.Comment gérer les ventes ?
25
4. COMMENT GERER LES VENTES ?
Les documents de ventes sont disponibles à partir du menu Ventes.
4.1. Comment saisir un devis ?
Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente puis le bouton Ajouter puis
Devis,
Le menu Ventes - Documents de vente - Devis puis la touche [Inser].
Un nouveau devis apparaît à l'écran.
Le devis se compose de trois parties essentielles : l'entête, le corps et le pied.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
4.1.1. L'entête du devis
Dans cette partie, vous pouvez faire appel à votre client et consulter sa fiche, mais aussi
modifier directement ses coordonnées. Vous avez la possibilité de sélectionner un mode de
règlement et indiquer l'état du devis (en cours, accepté...).
La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours
indiqués dans les options du dossier.
4.1.2. Le corps
Le corps du devis (onglet Détail) est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui
composeront le devis.
Pour faciliter la saisie, vous disposez :
D'une barre d'outils juste au-dessus de la grille (Faire F1 pour plus de détails).
D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 25 colonnes sont à votre
disposition.
D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés où vous le souhaitez dans la grille,
vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex : une
prestation).
D‟une barre d‟outils pour les textes enrichis : vous pouvez appliquer différents attributs
(gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d‟un correcteur
orthographique comme dans un traitement de texte.
4.1.3. Le pied
Le pied de l‟onglet Détail représente la partie totalisation du devis, avec un minimum
d‟informations (Total brut HT, Total TTC et Net à payer). Vous avez la possibilité de saisir une
remise, et d'ajouter des frais de port (HT ou TTC).
4.1.4. Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, les onglets suivants s‟ajoutent :
L‟onglet Récapitulatif contient le détail du pied de facture. En plus des informations que
vous avez dans l‟onglet Détail, vous pouvez d‟indiquer un montant d‟acompte (il ne sera
pas enregistré dans vos règlements). Vous retrouvez le montant total des lignes articles
avec éco-contribution, compris dans le Total TTC, est affiché.
La partie Iinformations de calcul contient la territorialité, le taux de TVA du devis et le
mode de calcul de la TVA. La partie TVA contient le détail de la TVA.
La partie Autres taxes, contient un récapitulatif des taxes associés aux articles.26
L‟onglet Facturation contient l‟adresse principale et le contrat principal de facturation du
client sélectionné.
L‟onglet Livraison contient l‟adresse principale et le contact principal de livraison du
client sélectionné.
L‟onglet Compléments contient le n° de TVA intracommunautaire du client, ainsi que sa
catégorie tarifaire, le commercial, le modèle d‟impression du document ainsi que le
nombre d‟exemplaire, des statistiques, les informations de colisage, ainsi que l‟option
« Imprimé ». Cette dernière option permet de savoir si un document a déjà été imprimé.
Le paramétrage s‟effectue à partir du menu Paramètres – Société – Marqué comme
imprimé.
L‟onglet Notes de saisir une référence, d‟associer des documents ainsi que des
adresses web ou URL et de saisir un commentaire.
4.1.5. Les actions d'un devis
A partir d'un devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client
Permet d'afficher la fiche du client/prospect affecté au document sélectionné.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre de l‟historique clients/articles avec le filtre client
renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné.
Transférer/regrouper
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert ou de regroupement de documents. Vous
devez ensuite choisir le type de document et la date souhaitée pour le/les
document/s à générer.
Historique du document
L‟historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-
paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact.
Marqué comme imprimé
Permet de noter le document comme étant imprimé
Marqué comme non imprimé
Permet de noter le document comme n‟étant pas imprimé
Dupliquer en
Permet de dupliquer un document en un autre type de document (exemple : un
devis peut être dupliqué en facture ou en avoir)
SMS
Permet de réaliser l‟envoi de SMS.
Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir :
- Un contrat de service EBP approprié. Veuillez contacter votre Revendeur ou
le Service Clients EBP au 0811 65 80 20.
- Un abonnement ou une offre d‟essais auprès d‟un fournisseur d‟accès
SMS (tel que EcoSms, SMSToB et SMSEnvoi).
-
Consultez l‟aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces
traitements.Comment gérer les ventes ?
27
Remarque
Si un acompte est saisi sur un devis, lors du transfert en un document supérieur, le document
d‟acompte correspondant sera créé.
Une fenêtre s‟affiche afin de demander les informations complémentaires (le taux de TVA, la
banque, le moyen de paiement) et offre la possibilité de modifier le montant de l‟acompte.
4.1.6. Fiche devis
A partir de la fiche d‟un devis, vous avez la possibilité d'appeler l‟action :
Actualiser TVA
Permet de mettre à jour le taux de TVA des lignes à partir de la fiche article.
4.2. Comment créer une commande ?
Pour accéder à la création d'une commande, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis
Commandes,
Le menu Ventes - Documents de vente - Commandes puis la touche [Inser].
Une Commande peut également être créée par transfert/regroupement de devis.
La commande se compose de trois parties : l'entête, le corps et le pied.
Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le
devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis).
En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la
partie « Devis »), vous disposez de :
L‟onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte
associés au document.
Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l‟aide en ligne, accessible par la
touche F1, dans chaque partie de la commande.
Les actions d‟une Commande sont identiques à celles d‟un devis avec en plus :
Livrer
Permet d'ouvrir l'assistant de livraison globale ou partielle de la/des commande/s.
Solder
Permet de passer la « Commande livrée partiellement » ou « Commande nonlivrée » en « Commande livrée totalement » c'est-à-dire « Soldée » (sans générer
de bon de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent.
Dé-Solder
Permet de passer la « Commande livrée totalement » c'est-à-dire « Soldée » en
« Commande non livrée » ou « Partiellement livrée ».28
4.3. Comment livrer une commande ?
La livraison d'une commande permet de réaliser des livraisons totales ou partielles, c'est-à-dire
de générer au fur et à mesure des bons de livraisons ou factures.
Pour livrer une commande, vous devez accéder à la barre de navigation Opérations puis
Livraison de commandes, la barre de tâches Livrer de la fenêtre principale de navigation
des documents de vente, l'action Livrer de la fiche Commande.
La livraison d'une commande peut également s'effectuer par un transfert ou regroupement
vers un bon de livraison ou facture.
Dans ces 2 cas, la commande sera obligatoirement livrée totalement en 1 fois.
La fenêtre de livraison d'une commande est divisée en 3 parties :
Les Filtres permettent de déterminer une période, un client ou une commande précise à
livrer,
La partie Pièces à générer permet de définir les éléments qui seront repris/affichés sur
le/les document/s généré/s (date, nature du document, regroupements lignes, articles…),
La partie « Commandes » permet de visualiser les commandes correspondantes aux
filtres définis précédemment.
Chaque commande est composée d‟une ligne générale et de plusieurs lignes de
détail (livrées ou pas).
Remarque
Un code couleur permet de repérer facilement la disponibilité des articles en stock. Les
commandes qui peuvent être livrées ont une coche verte et celles qui ne peuvent pas être
livrées ont une croix rouge.
Vous avez la possibilité de sélectionner les lignes de texte saisies dans une commande afin de
les retrouver dans un bon de livraison ou une facture.
4.4. Comment créer un bon de livraison ou de retour ?
Pour créer un nouveau Bon de livraison ou de retour, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente bouton Ajouter puis Bons de
livraison ou Bons de retour.
Le menu Ventes - Documents de vente - Bons de livraison ou Bons de retour puis la
touche [Inser].
Un bon de livraison peut également être créé par transfert/regroupement de devis ou de
commande. Un bon de retour peut être créé par transfert d‟un bon de livraison.
Le bon de livraison ou de retour se décompose en trois parties essentielles : l'en-tête, le corps,
et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le
chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis).
Les actions d‟un bon de livraison et de retour sont identiques à celles d‟un devis.Comment gérer les ventes ?
29
4.5. Comment créer une facture ?
Pour accéder à la création d'une facture, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis
Factures,
Le menu Ventes - Documents de vente - Factures puis la touche [Inser].
Une facture peut également être créée par transfert/regroupement de devis, commande ou
bon de livraison.
La facture se compose de trois parties : l'en-tête, le corps et le pied.
Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le
devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis).
En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la
partie « Devis »), vous disposez de :
l‟onglet Echéances qui permet de planifier les échéances de votre client pour le
règlement de la facture.
l‟onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte
associés au document. Il est possible de créer ou d‟affecter un règlement sans que le
document d‟acompte soit créé.
Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l‟aide en ligne, accessible par la
touche F1, dans chaque partie de la facture.
Les actions d‟une facture sont identiques à celles d‟un devis avec en plus :
Valider une facture : Permet de valider définitivement une facture afin de pouvoir la
transférer en comptabilité.
Cette fonction est accessible suivant le paramétrage de l‟option « Activer la
validation des données à comptabiliser » disponible dans les Options du dossier
menu Paramètres/Société.
Dévalider une facture : Permet de dévalider un document en état « Validé » ou
« Transférer en comptabilité » et de la passer en état « provisoire ».Cette dévalidation
permet de pouvoir modifier le document.
Nouveau règlement : Permet de générer une fiche règlement pré-renseignée avec les
informations du client, le montant de la facture et l‟échéance pointée.30
5. COMMENT CREER UNE FACTURATION PERIODIQUE ?
La facturation périodique est accessible à partir du menu Ventes - Clients - Facturation
périodique. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton
Ajouter. Deux choix s‟offre à vous :
5.1. Facturation par copie
5.1.1. L’entête :
Elle se compose :
D‟un code : il peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé
l‟option « Utiliser le compteur », dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
D‟un libellé : Saisissez le libellé de la facturation périodique.
5.1.2. Les Onglets :
Onglet Paramètres : Cet onglet permet de définir le document de référence, la
périodicité, les options de génération des factures mais également de simuler les dates
de facturation.
Onglet Clients : Cet onglet permet de visualiser et d'associer un ou plusieurs clients.
Pour associer un client, il vous suffit de le sélectionner depuis la liste déroulante.
Remarque
Vous pouvez également associer un client à une facturation périodique directement
depuis la fiche client, onglet Options de facturation.
Onglet Familles Clients : Cet onglet permet de visualiser et d'associer un ou plusieurs
familles clients. Pour associer une famille client, il vous suffit de la sélectionner depuis la
liste déroulante.
Remarque
Vous pouvez également associer une famille clients à une facturation périodique
directement depuis la fiche famille client, onglet Options de facturation.
Onglet Notes : permet d‟associer des documents et de saisir un commentaire.
Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l‟aide en ligne, accessible par la
touche F1, dans chaque partie de la facture.
5.2. Facturation par regroupement de bons de livraison
L‟entête et les onglets sont identiques à la facturation périodique par copie. Il n‟y a plus de
document de référence.
Dans les Options de génération de facture, il y a l‟ancienneté minimum des bons de
livraison.Comment gérer les achats ?
31
6. COMMENT GERER LES ACHATS ?
Les documents d‟achats sont accessibles à partir du menu Achats.
Vous accédez alors à la liste des documents d‟achats, qui a les mêmes propriétés que la liste
des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l‟aide, accessible par la touche
F1 sur la liste.
Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les demandes de prix, les commandes, les
bons de réceptions, bons de retours, les factures et les avoirs ainsi que les documents
d‟acompte.
Remarque
En saisie d‟une commande, d‟un bon de réception ou d‟une facture, si on modifie le prix
d‟achat brut ou prix d‟achat net d‟un article référencé, une fenêtre « Mise à jour des prix
d‟achat » est alors proposé.
6.1. Comment créer une commande ?
Vous pouvez passer commande auprès de votre fournisseur, en créant une commande
manuelle.
La commande se décompose en trois parties essentielles: L'entête, le corps, et le pied de la
commande.
Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis de vente (voir le chapitre
sur le devis).
Remarque
Les prix d'achats qui apparaissent dans le corps du document correspondent au tarif défini
dans la fiche articles pour le fournisseur indiqué en entête de commande.
Vous pouvez également saisir des articles non référencés.
La saisie de texte est illimitée.
En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la
partie « Devis »), vous disposez de :
l‟onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte
associés au document.
Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l‟aide en ligne, accessible par la
touche F1.
6.2. Comment réceptionner une commande ?
Après avoir passé une commande auprès de votre fournisseur, vous avez la possibilité de
réceptionner tout ou partie des éléments commandés.
La réception des achats est identique à la livraison d‟une vente (Voir chapitre « Comment livrer
une commande ? »).32
6.3. Comment créer les factures fournisseurs ?
Vous pouvez générer une facture fournisseur depuis le transfert ou regroupement de
commande ou bon de réception.
Vous pouvez aussi créer une facture fournisseur directement.
Pour cela, vous devez afficher la liste des documents d'achats, en passant par le menu
Achats - Documents d'achat, cliquer sur le bouton Ajouter et sélectionner le type de
document Facture.
La saisie de la facture est identique à celle des commandes. Les échéances fournisseurs sont
automatiquement calculées dans l‟onglet Echéances si le mode de règlement fournisseur a été
renseigné dans sa fiche.
A la validation de la facture, les stocks et le PUMP des articles facturés sont mis à jour.
L‟aide en ligne, accessible par la touche F1 sur tous les documents d‟achats, détaille
l‟ensemble des fonctionnalités disponibles dans la gestion des achats.
7. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER, DUPLIQUER UN
DOCUMENT ?
7.1. Transfert
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de
document. Le document initial n'est alors plus modifiable.
Remarque
Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Le document initial sera conservé mais
ne sera plus modifiable. Il pourra être dupliqué.
Lors du transfert d‟un devis en document supérieur, l'acompte est repris sur le document et un
document d'acompte ainsi que son règlement sont automatiquement générés.
Pour réaliser un transfert de document, vous devez :
1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats ou Articles -
Documents … - Tous ;
2. sélectionner le document initial ;
3. cliquer sur Transférer disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. Comment envoyer un document par e-mail ?
33
7.2. Regroupement
Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents
de type inférieur sélectionnés.
Il s‟oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné.
Pour réaliser un regroupement, vous devez :
1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats - Documents
… – Type du document à regrouper ;
2. sélectionner les documents initiaux ;
3. cliquer sur Regrouper disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation.
7.3. Duplication
La duplication de documents permet de réaliser la copie exacte d‟un document.
Pour réaliser une duplication de document, vous devez :
1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats ou Articles -
Documents … - Tous ;
2. sélectionner le document initial ;
3. cliquer sur le bouton Dupliquer de la barre d‟outils ou menu contextuel puis
Dupliquer.
Consultez l‟aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements.
8. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ?
Vous avez la possibilité d'envoyer vos documents par e-mail à vos clients ou fournisseurs.
Pour cela, vous avez deux possibilités :
Sélectionner Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un
document, ou la liste des documents sont à l'écran.
Utiliser le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression.
Une fenêtre permettant de personnaliser l‟objet et le message du mail s‟affiche. Ce
paramétrage peut être défini par défaut. Pour cela, vous devez passer par le menu
Paramètres – Société – Email.
Après avoir validé la fenêtre de personnalisation du mail, une fenêtre permettant de choisir le
modèle de document à envoyer, ainsi que son format s‟affiche.
A la validation de la fenêtre, l'impression du document se prépare et votre messagerie
électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce
jointe.
Remarque
Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre tiers dans la fiche tiers ou dans le document,
elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message.
Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le destinataire du message dans le carnet
d'adresse de votre messagerie.34
9. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS
Les paiements clients et les décaissements fournisseurs fonctionnent exactement de la même
façon que la saisie des règlements détaillée ci-dessous.
9.1. Comment saisir un acompte ?
Une facture d‟acompte doit être émise pour tout versement d‟acompte effectué avant que la
livraison du bien ou de la prestation de services (article 289 c du CGI).
Vous pouvez créer une facture d‟acompte depuis la liste des documents de vente ou achat du
menu Ventes - Documents de vente ou Achats - Documents d’achat (ou bien à partir de
l‟onglet Acompte de la commande). Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été
livrés, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acompte
qui ont été enregistrées.
Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les
dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de
TVA, la TVA payée et le restant à payer.
Dans les options du dossier, partie Options Comptables + Journaux et comptes divers, les
comptes d‟attente pour le « Tiers » et la « TVA » sont indiqués.
9.2. Comment saisir un règlement ?
Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Règlements - Clients -
Règlements.
La liste des règlements déjà effectués apparaît.
Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour
ajouter un nouveau règlement.
Ensuite, renseignez les informations concernant votre client et le montant du règlement reçu.
Vous pouvez ensuite :
affecter la totalité du montant en double cliquant, à l‟aide de la souris, sur l‟échéance
correspondante ;
saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d‟échéances
concernées.
Remarque
Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra
être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs
échéances si nécessaire.
Afin de transférer le règlement en comptabilité, vous devez indiquer obligatoirement un code
Banque sur la fiche règlement.Le suivi financier des clients et fournisseurs
35
La méthode de comptabilisation du règlement permet de définir si vous comptabilisez le
règlement (une écriture pour un règlement) ou si vous comptabilisez une remise en banque
(une écriture pour plusieurs règlements).
Remarque
Pour la méthode de comptabilisation par remise en banque, cette option est possible
uniquement si le moyen de paiement est paramétré avec l‟option "Remettre en banque".
9.3. Comment faire une remise en banque ou un
décaissement ?
Pour saisir une remise en banque ou un décaissement, placez-vous dans le menu
Règlements - Clients - Remises en banque ou Ventes - Règlements - Remises en
banque.
La gestion d'un décaissement des règlements fournisseur est identique à la remise en banque
des règlements clients.
Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour
ajouter une nouvelle remise en banque.
Vous devez renseigner la banque, la date et le moyen de paiement pour lesquels vous
souhaitez réaliser la remise en banque.
Les filtres vous permettent de sélectionnez l‟intervalle de tiers sur lequel vous souhaitez
réaliser la remise en banque. Vous pouvez aussi sélectionnez une date ou un intervalle de
date de règlements à prendre en compte dans cette remise.
L‟option Règlement pour cette banque uniquement permet de voir uniquement les
règlements paramétrés avec la banque et le moyen de paiement sélectionnés dans la partie «
Informations de la remise ».
La dé-sélection de cette case permet de voir tous les règlements pour le moyen de paiement
sélectionné dans la partie « Informations de la remise » quelque soit la banque paramétré
dans les fiches règlements.
L‟option Uniquement les règlements devant être remise en banque permet de visualiser
uniquement les règlements dont le moyen de paiement est défini Remettre en banque.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton Appliquer le filtre. Cela permet d‟afficher la liste des règlements à remettre en
banque. Ensuite, vous devez sélectionner les règlements à remettre en banque en les
sélectionnant ligne à ligne ou en cliquant sur le bouton Sélectionner tout.
9.3.1. Traitement de la remise en banque
Une fois les règlements à remettre en banque sélectionnés, vous pouvez :
Sauvegarder la remise
La remise en banque est préparée et est totalement modifiable. Elle reste en état Provisoire,
l‟état des règlements associés n‟est pas modifié.
Remettre en banque la remise
La remise en banque est sauvegardée et les règlements passent en état « remis en banque ».36
9.3.2. Valider la remise
La remise en banque est validée définitivement. Elle peut être transférer en comptabilité.
Cette fonction est disponible uniquement si l'option Activer la validation des données à
comptabiliser est sélectionnée dans les paramètres du dossier.
9.4. Fichier ETEBAC et SEPA
9.4.1. Générer le fichier de virement ETEBAC
La génération de fichier de virement à la norme ETEBAC est disponible uniquement pour des
remise en banque et décaissement ayant les moyens de paiement de type prélèvements,
virement et LCR.
Il est possible de saisir les paramètres propres à l'opération bancaire souhaitée :
Remise de LCR,
Remise d'ordre de prélèvement,
Remise d'ordre de virement.
La gestion d'un décaissement des règlements fournisseur est identique à la remise en banque
des règlements clients.
Remarque
Vous pouvez générer des virements nationaux et internationaux. Pour ces derniers, n‟oubliez
pas de renseigner le motif économique dans les règlements.
9.4.2. Générer le fichier SEPA
La génération d'un fichier SEPA est possible uniquement dans les cas suivants :
Décaissements avec les moyens de paiement de nature "virement SEPA"
Remises en banque avec les moyens de paiement "prélèvement SEPA", "virement
SEPA", "virement international".
Pour lancer la génération, vous devez cliquer sur l‟action “Générer un fichier SEPA” depuis la
fiche ou la liste des remises en banque/décaissements.
Remarque
La génération de fichier SEPA pourra être réalisée uniquement si les informations suivantes
sont renseignées : raison sociale du dossier, coordonnées bancaires de la banque sur laquelle
est effectué le règlement et du tiers présente sur le règlement, informations de l'onglet
"Transfert bancaire" du règlement (pour les prélèvements SEPA uniquement), référence du
règlement.
Dans le cas contraire, un message vous indiquera les informations à renseigner.
Pour plus de détail sur la génération des fichiers ETEBAC et SEPA, reportez vous à
l‟aide en ligne (F1).Comment gérer les stocks ?
37
10. COMMENT GERER LES STOCKS ?
La gestion des stocks s‟effectue à partir du menu Articles – Documents de stock.
Vous accédez alors à la liste des documents de stock, qui a les mêmes propriétés que la liste
des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l‟aide, accessible par la touche
F1 sur la liste.
Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les bons d‟entrée, les bons de sortie et les
inventaires.
La gestion de stock est en dépôt unique.
10.1. Autoriser les stocks négatifs
Cette option est disponible à différents endroits :
- Paramètres + Société + Articles
- Dans la fiche famille article
- Dans la fiche article, onglet « Stock ».
Elle peut être cochée uniquement si l‟option « Géré en stock » est cochée.
10.2. Comment créer un bon d’entrée ou de sortie ?
Pour accéder à la création d‟un bon de stock (entrée ou sortie), vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Articles - Stock, le bouton Ajouter puis Bons d’entrée ou
Bons de sortie,
Le menu Articles - Stock – Bons d’entrée ou Bons de sortie puis la touche
[Inser].
Les fiches Bons d'entrée et Bons de sortie se composent d'un entête et d'onglets.
Dans la partie entête, vous devez renseigner les n° de document et la date de réalisation.
Ensuite dans l‟onglet détail, vous devez indiquer, pour chacun de vos articles, la quantité en
stock à entrer ou à sortir.
A la validation du bon d‟entrée, votre stock est mis à jour et le PUMP (prix unitaire moyen
pondéré) de vos articles est recalculé.
A partir d‟un bon, vous pouvez visualiser les mouvements de stock de chaque article.
10.3. Comment saisir un inventaire ?
Pour saisir un inventaire, vous devez créer une feuille d‟inventaire.
Pour cela, vous devez vous placer dans la liste des documents de stock (Stock / Articlesdocuments de Stock) cliquer sur le bouton Ajouter et choisir le type de document Inventaire.
L‟assistant de préparation de l‟inventaire s‟ouvre.
Cet assistant vous permet de pré-renseigner une feuille d'inventaire avec les articles de type
"Bien" gérés en stock.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer
et reculer dans l'assistant.
La première étape permet de définir le contenu de la feuille d'inventaire (Date, pré-remplissage
des articles, reprendre le stock actuel, autoriser la comptabilisation de l‟inventaire..).
Remarque
La reprise du « stock actuel » facilite la saisie de l‟inventaire.38
Ensuite, vous pouvez définir le type de regroupement et le tri des articles dans la feuille
d‟inventaire.
Suite à ces sélections, les articles de la feuille d'inventaire seront triés à l'intérieur de chaque
type de regroupement.
Cliquer sur le bouton Suivant pour visualiser le résumé des paramètres sélectionnés, puis
Lancer pour créer la feuille d‟inventaire.
La feuille d‟inventaire s‟ouvre sur l‟onglet Détail. Tous les articles correspondant aux critères
de présélection sont affichés, classés en fonction du regroupement choisi.
Pour saisir votre inventaire, vous disposez des colonnes :
Nouveau stock
Permet de saisir la nouvelle quantité d‟articles, exprimée en unité de stock.
Nouvelle valeur unitaire
Par défaut, la valeur du nouveau PUMP est égale au PUMP actuel. Vous pouvez le
modifier.
Valeur nouveau stock
Affiche la valeur du nouveau stock (Quantité * Nouveau PUMP).
Si la saisie de l‟inventaire s‟étale sur plusieurs jours, vous pouvez revenir dessus et modifier
les valeurs et les quantités comme vous le souhaitez. De même, si vous avez ajouté de
nouveaux articles, vous pouvez les ajouter à votre inventaire en cliquant sur le bouton Lancer
l’assistant.
Suite à la génération et saisie d'un inventaire, vous pouvez le "Valider" puis si vous le
souhaitez le "Transférer en comptabilité".
Les mouvements de stock seront automatiquement mis à jour à la validation du document.
10.4. Comment visualiser les mouvements de stock ?
Vous pouvez consulter l‟historique de tous vos mouvements de stock depuis le menu Stock /
Articles – Documents de stock - Mouvements de stock.
Choisissez les filtres que vous souhaitez (période, articles, familles articles, types de
document, dépôt) et cliquez sur le bouton Actualiser la liste pour afficher les mouvements.
Remarque
Vous pouvez très facilement classer vos mouvements de stock grâce aux boîtes de
regroupement, disponibles via le menu contextuel de l‟entête des colonnes + boîte de
regroupement. Sélectionnez la colonne de votre choix, et faites-là glisser à l‟aide de la souris,
dans la bande grise.
Vous pouvez ainsi consulter pour chaque mouvement de stock, le code article, le numéro de
document, la date, le dépôt, la quantité déstockée, la quantité d‟origine, le Pump et la valeur du
stock.
A partir de la liste des mouvements de stock, vous pouvez afficher le document ou la fiche
article. Comment transférer les éléménts en compta ?
39
11. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ?
Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans le module de Compta.
Ces écritures concernent :
les documents de ventes et d‟achats (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs
d'acompte),
les échéances,
les règlements ainsi que les écarts de règlement et les échéances soldées,
les stocks (inventaires).
Pour transférer des éléments en Compta, vous devez au préalable définir dans les options du
dossier du menu Paramètres :
les libellés des écritures,
les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement...),
les comptes de ventes, achats et de TVA sur chaque fiche TVA,
la méthode de comptabilisation des stocks,
les comptes de stock pour chaque fiche articles,
la méthode de comptabilisation du transfert (automatique ou manuel).
Deux méthodes de transfert comptable sont possibles. Ce choix est à définir dans les options
comptables. Il peut être Manuel ou Automatique.
La méthode de transfert Manuel est paramétrée par défaut à la création de dossier. Elle
permet de valider ou non les documents, règlements…, en sélectionnant ou pas la case à
cocher Activer la validation des données à comptabiliser.
Dans ce cas, pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert
comptable. Il vous permet de définir les éléments à transférer, la période de transfert, l‟état des
pièces (validées, validées et provisoires, comptabilisées).
La méthode de transfert Automatique oblige à valider les documents, règlements…afin de les
comptabiliser.
La case Activer la validation des données à comptabiliser est automatiquement
sélectionnée et non modifiable.
Dès validation du document/règlement… l‟écriture comptable est automatiquement passée en
comptabilité.40
Remarque
Afin des pouvoir choisir les libellés de vos écritures comptables, des macros sont disponibles :
{0} = Type du document (ex : Facture, Avoir.. )
{1} = Numéro du document
{2} = Type de tiers (ex: Client)
{3} = Civilité du tiers (Mr, Melle, SA, Sarl....)
{4} = Nom tiers
{5} = Code banque
{6} = Date du document
{7} = Référence de l'onglet Notes du document
Consultez l‟aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le transfert
comptable.
12. COMMENT GERER L‟ANALYTIQUE
L‟analytique permet d‟effectuer une répartition des coûts sur des centres d‟analyse.
Il s‟agit de prendre en compte tous les coûts enregistrés dans une entreprise, donc y compris
les coûts de fonctionnement comme l‟électricité, téléphone etc... C‟est avant tout d‟une analyse
extra comptable.
En conséquence, la gestion de l‟analytique dans le produit de facturation consiste
exclusivement à transférer à la comptabilité ces données analytiques.
12.1. Accès à la gestion analytique
La gestion analytique est activée à partir du menu Paramètres – Société – Fonctionnalités
disponibles.
En version réseau, des droits utilisateurs pour les plans et les grilles peuvent être définis.
12.2.Le principe général
Analyser des coûts s‟effectue selon différents axes, par exemple l‟entreprise dispose de
plusieurs ateliers, premier axe d‟analyse, les ateliers.
Ces axes sont appelés dans l‟application des PLANS.
Pour chaque atelier, des services, comme le service administratif, production, expédition. Ces
services sont identifiés dans l‟application par des POSTES.Comment gérer l’analytique
41
La répartition de ces coûts sur les services de chaque atelier doit être définie, cela s‟appelle la
clef de répartition, la facture d‟achat de matières premiers se répartie à 50% pour l‟atelier A,
service production et pour 50% Atelier B, service production, cette répartition peut se
programmer dans l‟application dans des GRILLES.
Ces grilles sont alors rattachées à des données utilisées dans les factures (le tiers, l‟article par
exemple) pour permettre le transfert vers la comptabilité de ces informations de répartitions.
L‟analyse peut être encore plus détaillée, en souhaitant par service, avoir une répartition par
sous service.
Par exemple, dans le service administratif sont identifiés le sous service comptabilité et le sous
service paye.
Il s‟agit alors de créer également des POSTES, dépendant du poste service associé.
En version Pro : le nombre de plans est limité à 3 et un niveau de poste
Créez vos plans, postes et grille depuis le menu Paramètres – Comptabilité.
12.3.Mise en place de votre gestion analytique
Une fois vos plans, postes et grilles créés, vous devez affecter les grilles aux différentes fiches
dont vous souhaitez analyser les coûts.
Les fiches disponibles sont :
Commerciaux
Familles Commerciaux
Secteurs Géographiques
Clients
Familles Clients
Sous- Familles Clients
Catégories Tarifaires Clients
Groupe 1 Clients
Groupe 2 Clients
Fournisseurs
Familles Fournisseurs
Sous- Familles Fournisseurs
Catégories Tarifaires Fournisseurs
Groupe 1 Fournisseurs
Groupe 2 Fournisseurs
Articles
Familles Articles
Sous- Familles Articles
Groupe 1 Articles
Groupe 2 Articles42
12.4.La gestion analytique grille multi-plans
Il s'agit de suivre le détail de vos charges et de vos produits (ou de tout autre type d'écriture)
sur un ou plusieurs plans analytiques distincts, c‟est-à-dire suivant des critères d'analyses
différents.
De ce fait, la somme à enregistrer devra être ventilée à 100% sur chacun des plans.
Lorsque la ventilation atteint moins de 100% sur un plan, le logiciel enregistre
automatiquement la différence sur le poste d‟attente paramétré dans le plan.
Une gestion analytique peut être mise en place selon différents plans sur les produits et sur les
tiers.
Consultez l‟aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements.
13. COMMENT GERER LES EXERCICES ?
A la création du dossier, deux exercices sont automatiquement créés.
Au-delà de deux exercices, il vous faut d‟abord procéder à la clôture annuelle du premier
exercice ouvert puis à la création du nouvel exercice.
Pour créer un nouvel exercice, vous devez accéder à la liste des exercices par le menu
Exercices/Clôtures – Exercices. Vous devez ensuite :
utiliser la touche [Inser], le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter,
modifier si besoin les dates d’exercice.
Pour changer d‟exercice, il faut le définir comme Exercice courant quelque soit son état
(ouvert ou clôturé). Pour cela, il faut :
se positionner sur l'exercice désiré dans la liste des exercices,
sélectionner Définir un exercice courant dans la barre de tâches du volet de
navigation, dans le menu contextuel ou en appuyant sur le bouton disponible dans
la fiche.
L‟exercice courant est identifié à la fois par une mise en caractères gras dans la liste des
exercices et par la mention des dates de l‟exercice courant dans la barre de titre de
l‟application.
La définition de l‟exercice courant servira principalement à initialiser les filtres. Dans tous les
cas, tous vos exercices (ouverts ou clôturés) resteront accessibles.Comment créer un Compte ?
43
14. COMMENT CREER UN COMPTE ?
Pour créer un compte, vous devez accéder à la liste des comptes par le menu Quotidien /
Saisie - Plan comptable entreprise. Ensuite, utilisez la touche [Inser], le menu contextuel
Ajouter ou le bouton Ajouter.
Suite à l‟ouverture d‟une nouvelle fiche, vous devez sélectionner le type du compte (détail ou
racine), le numéro de compte et l‟intitulé.
Dans l‟onglet Paramétrage, dans le cadre Paramétrage de la TVA, vous devez renseigner les
informations liées à la Territorialité, la Nature de taxe, le Type de l‟opération et l‟option de
calcul dont vous avez besoin. Ce paramétrage est important pour l‟établissement de la
déclaration de TVA.
L‟aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment renseigner dans sa
totalité une fiche compte.
15. COMMENT CREER UN JOURNAL ?
Pour créer un journal, vous devez accéder à la liste des journaux par le menu Paramètres –
Journaux. Ensuite, utilisez la touche [Inser], le menu contextuel Ajouter ou le bouton
Ajouter.
Suite à l‟ouverture d‟une nouvelle fiche, vous devez saisir le code journal, le type de journal
(achat, vente, trésorerie, opérations diverses) et une description.
Dans l‟onglet Saisie, dans le cadre Options de saisie, vous pouvez définir le mode de
numérotation des pièces de votre journal, la reprise de la date sur une même écriture, le
compte de contrepartie (uniquement pour les journaux de type trésorerie) et le mode de
fonctionnement des libellés d‟écritures du journal.
Consultez l‟aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette fiche.
16. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ?
16.1. Comment saisir dans un journal ?
Pour saisir dans un journal, vous devez accéder à la liste des cumuls des journaux par le
menu Quotidien / Saisie / Saisie - Saisie par journal - Mois en cours.
Ensuite, utilisez le double clic, la touche Entrée sur la ligne désirée ou sélectionnez la tâche
Saisie par journal dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel.
16.1.1. L’en-tête
Dans cette partie, vous pouvez sélectionner l‟exercice, le journal et la période dans lesquels
vous souhaitez saisir. Leur modification est possible en effectuant la sélection désirée dans les
listes déroulantes de chaque champ.44
16.1.2. Le corps
Le corps de la saisie est composé d‟une grille dans laquelle certaines mentions sont
obligatoires :
Statut : Il permet de connaître le statut d‟une écriture. Il possible de modifier le
statut d‟une écriture en cliquant sur le bouton Traitements sur les écritures
(Simuler, Confirmer l‟écriture, Valider).
Jour : Il est dépendant de l'exercice courant, de la période de saisie sélectionnée
et du paramétrage de la fiche journal. Il peut être saisi directement ou sélectionné
dans le calendrier.
N° de pièce : Le comportement du numéro de pièce dans les écritures et les lignes
d'écritures dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable
par l'utilisateur.
Compte : La liste des comptes existants sur l'exercice courant est disponible grâce
à la liste déroulante. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet
d'ouvrir la fiche du compte sélectionné.
Libellé : Le comportement du Libellé dépend du paramétrage effectué dans la
fiche journal. Il reste modifiable par l'utilisateur.
Débit / Crédit : Le positionnement par défaut du curseur dans le champ Débit ou
Crédit dépend du sens par défaut paramétré sur la fiche compte, de la nature du
compte saisi et du type de journal dans lequel la saisie est effectuée. Il peut être
modifié.
Le montant peut être saisi directement dans le champ ou obtenu grâce à la
calculatrice.
Navigation dans la fenêtre de saisie : La navigation entre les champs, les lignes et les
écritures, peut se faire entre les différents champs grâce aux touches Tab et Shift+Tab, à la
touche Entrée, à la souris ou encore avec les flèches directionnelles.
Remarque
Un journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied de journal est composé d'une seule et
unique écriture, composée de toutes les lignes d'écriture du journal. Le statut sélectionné
s'applique donc à toutes les lignes du journal sans distinction.
16.1.3. Le pied
Les cumuls du journal sont mis à jour en temps réel lors de chaque opération de saisie. Ils sont
reportés sur le cumul des journaux. L'équilibre du journal est une condition nécessaire à la
sortie du journal.
Débit : La somme des montants débiteurs saisis sur ce journal et sur ce mois est
affichée en pied de saisie.
Crédit : La somme des montants créditeurs saisis sur ce journal et sur ce mois est
affichée en pied de saisie.Comment consulter un compte ?
45
16.1.4. Les informations sur le compte
Dès la saisie d‟un compte, son libellé et son solde débiteur ou créditeur sur l‟exercice de saisie
sont automatiquement affichés pour information.
Consultez l‟aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie.
16.2. Comment saisir dans un guide ?
Pour saisir dans un guide, il vous suffit de sélectionner Quotidien / Saisie – Saisie guidée.
Ensuite, choisissez le guide voulu, la date d‟écriture et éventuellement le journal.
Le corps se présente sous la forme d‟une écriture comptable. Seules les zones non grisées
sont saisissables et accessibles.
Les zones grisées ne sont pas saisissables, selon le paramétrage effectué dans le guide de
saisie, disponible dans Paramètres – Guides de saisie.
La sauvegarde d‟une saisie guidée entraîne automatiquement sa comptabilisation.
Consultez l‟aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie..
17. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ?
Pour consulter un compte, accédez au menu Consultation - Consultation/Lettrage ou au
menu Quotidien / Saisie / Saisie - Consultation/Lettrage.
17.1. L’en-tête
La consultation de compte se fait par exercice comptable.
Quelque soit l‟état de votre exercice, vous pouvez sélectionner n‟importe quel autre exercice
du dossier à partir de la liste déroulante sur la liste déroulante.
La sélection du compte se fait dans le champ Numéro. Il peut être saisi directement dans ce
champ ou sélectionné dans la liste déroulante qui reprend l'intégralité des comptes existants.
Sont repris automatiquement, après sélection du compte :
l‟intitulé du compte,
le solde du compte à la fin de l‟exercice sélectionné,
le solde des mouvements antérieurs à la période sur ce compte, si cette période ne
débute pas au premier jour de l‟exercice sélectionné.
Un ensemble de filtres vous permet de sélectionner les lignes que vous voulez ou non afficher.
Pour que ces sélections soient prises en compte, il vous suffit de cliquer sur Appliquer les
filtres.
17.2. Le corps
L'affichage des lignes d'écriture dans la consultation reprend les informations renseignées
dans le masque de saisie. L'affichage des lignes d'écriture est directement dépendant des
choix effectués sur les filtres de l‟en-tête.46
17.3. Le pied
Une ligne de totalisation est affichée. Elle cumule en temps réel la somme des montants
débiteurs et des montants créditeurs des lignes affichées.
17.4. Accès à la saisie
En double cliquant sur une ligne d'écriture ou en sélectionnant Saisie dans le menu
contextuel, il est possible d'être automatiquement positionné sur cette ligne d'écriture dans le
journal et le mois de saisie ayant servi à l'enregistrer.
18. COMMENT LETTRER UN COMPTE ?
Le lettrage est une opération consistant à lettrer des factures avec leurs règlements. Les lignes
non lettrées sont donc des lignes qui ne se compensent pas et / ou n‟ont pas de rapport entre
elles.
Pour réaliser ce lettrage, accédez au menu Consultation – Lettrage simplifié.
Dans le champ Compte, sélectionnez un fournisseur ou un client : les factures
s‟affichent alors dans la première liste, les règlements et avoirs dans la seconde.
Sélectionnez une facture et son règlement.
Cliquez sur le bouton Lettrer et confirmez le code proposé : le code se reporte sur
ces lignes, ce qui signifie qu‟elles sont lettrées.
Répétez l‟opération pour toutes les factures réglées.
Visualisez les factures non réglées en indiquant Lignes non lettrées en Type de
ligne.
Vous pouvez également lettrer vos lignes d‟écritures à partir du menu Consultation –
Consultation/lettrage.
19. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ?
Le rapprochement bancaire est une opération qui consiste à pointer les opérations bancaires
saisies dans le logiciel qui apparaissent dans vos relevés bancaires.
Pour rapprocher un compte, vous devez accéder à la liste des rapprochements par le menu
Quotidien / Saisie – Rapprochement bancaire. Ensuite, cliquez sur le bouton Ajouter ou
utilisez la touche [Inser].
Choisissez la banque grâce au champ Compte à rapprocher.
Indiquez le Libellé et la Date de rapprochement et cliquez sur Valider.
Dans la fenêtre de rapprochement, saisissez le solde inscrit sur votre extrait
bancaire dans le champ Solde du relevé.
Pointez les lignes d‟écritures en double-cliquant dessus ou grâce au bouton
Pointer : les lignes pointées disparaissent. Pour les voir, indiquez Toutes dans le
champ Lignes à afficher. Le code pointage, la date et le libellé du rapprochement
sont inscrits sur ces lignes.
Une fois le pointage terminé, le champ Ecart de rapprochement doit être à zéro.
S‟il n‟y a pas d‟écart, sauvegardez le rapprochement et imprimez-le en cliquant sur
l‟icône de l‟imprimante.comment établir une déclaration de TVA ?
47
Si l‟écart de rapprochement n‟est pas à zéro à la fin de l‟opération, vérifiez les points suivants :
Certains règlements de votre relevé n‟ont peut-être pas été saisis : saisissez-les
avant de compléter le pointage.
Certains règlements n‟ont peut-être pas été pointés : pointez bien tous les
montants du relevé bancaire.
Certains règlements ont peut-être été pointés à tort, car ils ne sont pas sur le relevé
bancaire : dépointez-les.
Le solde bancaire ou un règlement ont peut-être été saisis de façon erronée :
rectifiez-les.
20. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ?
Pour que la déclaration de TVA se mouvemente correctement, il faut au préalable renseigner
les informations sur le dossier et les fiches comptes.
Pour établir une déclaration de TVA, vous devez accéder à la liste des Déclarations par le
menu Quotidien / Saisie – Déclaration de TVA. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le
bouton Ajouter.
Choisissez la déclaration à effectuer, indiquez la période et sélectionner les feuillets
à inclure dans votre déclaration. Cliquez sur Valider.
Vous obtenez :
o L‟aperçu de la déclaration.
o Les lignes d‟écritures incluses dans la déclaration.
o Les lignes non déclarées signifiant que certaines écritures utilisent des
comptes qui sont de natures de taxe différentes.
21. COMMENT SAISIR UNE NOTE DE FRAIS
Le logiciel vous permet de saisir ou d‟importer des notes de frais et de gérer vos indemnités
kilométriques. Pour cela, il vous faut accéder au menu Notes de frais.
De là, il vous faut :
Créer un utilisateur pour chaque personne qui vous enverra des notes de frais.
Définissez-y le compte dans lequel le montant total de la note de frais doit être
comptabilisé ainsi que son ou ses véhicules.
Créer une catégorie pour chaque type de dépense de notes de frais (par exemple :
essence, restaurant, indemnités kilométriques…). Dans chacune d‟elle, définissez
les comptes comptables sur lesquels les charges et la TVA doivent être
comptabilisées.
Créer une note de frais par utilisateur et par mois, pour intégrer vos lignes de
dépenses. Une même note de frais peut contenir plusieurs lignes de dépenses, de
type Indemnités kilométriques ou non. Ces lignes peuvent être saisies
manuellement ou importées. Les éléments saisis dans les notes de frais doivent
être comptabilisés pour être intégrés à la comptabilité.
Vous pouvez également consulter les Statistiques pour consulter le détail des notes de frais
saisies.48
22. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ?
Vous pouvez valider les écritures de façon globale ou écriture par écriture :
De façon globale : Accédez au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de
journaux, sélectionnez les journaux et mois souhaités. Dans la barre de tâches,
cliquez ensuite sur Valider les écritures.
Ecriture par écriture : Accédez au menu Quotidien / Saisie – Saisie par journal,
ouvrez la Saisie par journal qui contient l‟écriture à valider et sélectionnez-la.
Enfin, cliquez sur Traitements sur les écritures + Valider l’écriture courante.
Le statut "Validé" est symbolisé par un "V" dans la colonne Statut.
23. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ?
Pour clôturer mensuellement un journal, vous devez accéder au menu Exercices / Clôtures –
Gestionnaire de journaux.
La clôture mensuelle permet d‟empêcher la modification du journal. Les écritures qu‟il contient
doivent auparavant être validées.
Tous les journaux et tous les mois d‟un exercice doivent être clôturés mensuellement pour que
l‟exercice puisse faire l'objet d'une clôture annuelle.
24. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ?
24.1. Comment clôturer un exercice ?
La clôture annuelle est une opération irréversible qui vise à rendre intangibles les éléments
comptables de l‟exercice courant.
Vous pouvez y accéder par le menu Exercices / Clôtures – Clôture annuelle.
L‟exécution de cette opération consiste à faire vérifier par le logiciel le respect de certaines
conditions (validation des écritures, clôture mensuelle des journaux…).
24.2. Comment générer les A Nouveaux ?
La génération des A Nouveaux est indépendante de la clôture d‟un exercice.
En effet, il est possible de générer les A Nouveaux de deux manières différentes :
manuellement, par le menu Exercices/Clôtures, en sélectionnant l‟exercice sur
lequel les A Nouveaux doivent être générés puis en sélectionnant Générer les A
Nouveaux dans la barre de tâches.
automatiquement, à la création d‟un exercice ou à la clôture d‟un exercice en
fonction des options choisies dans Paramètres - Société.
D‟autre part, lors de la création d‟un dossier ou d‟un exercice, il est possible de saisir
manuellement une balance d‟ouverture. Pour cela, accédez au menu Quotidien / Saisie –
Saisie par journal puis sélectionnez Saisir la balance d’ouverture dans la barre de tâches
ou dans le menu contextuel.Comment imprimer un document ?
49
25. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ?
Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impression de
documents : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc.
L'impression d'un document peut être activée :
Depuis le bouton Imprimer de la barre d'outils du document ou de l‟état (Devis, Facture,
Avoir, Saisie, Grand Livre, ...). Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre
document.
Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et
en cliquant sur le bouton Imprimer.
Par l‟un des menus de l‟application puis Impressions puis la catégorie souhaitée.
Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents
critères d'impression.
Remarque
Dans les fenêtres d‟impression, l‟action « Réinitialiser les filtres » a été ajoutée afin de remettre
à zéro les filtres. (Icône à côté des filtres personnalisés)
Associer des modèles d’impression par tiers ?
Cette partie est disponible uniquement si vous avez sélectionné l'option « Paramétrage des
modèles » dans le menu Paramètres - Société - Fonctionnalités disponibles.
Cette partie permet de visualiser et d‟associer un ou plusieurs modèles de document par type
de document, en fonction du mode de calcul du document (HT ou TTC) ainsi que le nombre
d‟exemplaires.
Consultez l‟aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements.
26. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?
Il est très important d‟effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur
au moins deux jeux de sauvegarde.
Remarque
La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été
malencontreusement supprimée ou endommagée.
En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur
des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM.
Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet
de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure.
Chaque étape est détaillée dans l‟aide en ligne (F1).50
27. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?
Nous vous rappelons, d‟après les articles 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du
24/01/2006, que l‟archivage des données est une opération préconisée pour la conservation
de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération.
Selon l‟art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c‟est lors de la clôture de l‟exercice ou de la
période comptable que la procédure d‟archivage doit intervenir.
Pour cela, utilisez l‟assistant d‟archivage des données disponible depuis le menu Outils -
Archivage.
Sélectionnez le dossier à archiver et l‟emplacement des fichiers à générer puis lancez
l‟opération en cliquant sur le bouton Lancer.
Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte.
La description des champs du fichier se trouve dans l‟en-tête de chaque fichier.
Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type
Archives_Nomdel‟application_Nomdudossier_jjmmaa.zip.
28. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ?
Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des
événements.
Il stocke les informations concernant :
la validation de documents pour laquelle l‟utilisateur a répondu par l‟affirmative au
message de rupture de la numérotation,
le manque d'un n° TVA intracommunautaire,
la suppression de documents,
la dévalidation d‟inventaire ou de document,
le changement de code,
la clôture mensuelle,
la validation des écritures,
le changement de type de numérotation d‟un journal…
Lors de certaines opérations - telles que la clôture mensuelle, la validation d'écritures ou la
modification du type de numérotation d'un journal... - des logs automatiques ou avec
justification sont effectués.
Nous vous rappelons, d‟après l‟article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la
facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue.
Il est possible d'imprimer le journal des événements.Comment gérer les groupes, les utilisateurs et les droits ?
51
29. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET
LES DROITS ?
Vous pouvez gérer les utilisateurs et les groupes d‟utilisateurs depuis le menu Paramètres –
Utilisateurs.
Vous pouvez créer des utilisateurs, attachés ou non un groupe à chacun et définir une gestion
de droits pour chaque utilisateur ou groupe d‟utilisateurs.
Ainsi lors de l'ouverture du dossier, vous vous connecterez avec un nom d'utilisateur et son
mot de passe.
29.1. Les groupes d’utilisateurs
Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. Vous pouvez
imaginer qu'un groupe corresponde à un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits...
Pour définir un groupe utilisateur, vous devez saisir un code et un nom.
A partir de la fiche groupe utilisateur, vous pouvez affecter un/plusieurs utilisateur/s.
Les droits du groupe seront automatiquement affectés à cet utilisateur.
Les droits que vous définissez pour un groupe d'utilisateurs prévalent sur les droits définis pour
un utilisateur.
Remarque
L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits par défaut.
29.2. Les utilisateurs
Pour définir un utilisateur, vous devez saisir un code, un nom et lui affecter éventuellement un
mot de passe ainsi que la confirmation du mot de passe.
L'utilisateur connecté apparait dans la barre d'état (statut). Un clic sur cet utilisateur permet de
changer d'utilisateur.
Remarque
Vous pouvez « Bloquer » un utilisateur, il ne pourra plus se connecter à la base que ce soit en
Gestion Commerciale ou en Comptabilité.
Vous avez également la possibilité d‟« interdire la connexion » de l‟utilisateur uniquement sur
un module Compta ou Gestion commerciale.
A partir de la fiche utilisateur, vous pouvez affecter un groupe d‟utilisateurs.
Si vous sélectionnez un groupe sur une fiche utilisateur, les droits de l'utilisateur
correspondront par défaut à ceux du groupe. Vous pouvez les modifier en autorisant ou pas le
droit.
Pour chaque utilisateur, vous pouvez définir une gestion des droits.
A la création d'une fiche, tous les droits sont autorisés par défaut.52
29.3. Les droits utilisateurs
Les droits utilisateurs peuvent être affectés à un groupe d'utilisateurs ou un utilisateur
particulier.
Des droits peuvent être autorisés sur les menus principaux de chaque module.
Il existe trois types de droit :
- Visualisation et Modification
- Exécution
- Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression
Pour le dernier type, la "duplication d‟une fiche" est concernée par le droit "Création".
Le droit "Impression" concerne l‟impression de la liste/fiche à partir de la liste-page.
Pour avoir des exemples d‟application des droits, reportez vous à l‟aide en ligne (F1).
30. COMMENT GERER LES CHAMPS PERSONNALISES ?
Les champs personnalisés sont accessibles depuis le menu Paramètres - Champs
personnalisés.
Vous pouvez créer des champs personnalisés pour les tables Familles clients, Clients,
Familles fournisseurs, Fournisseurs, Contacts, Commerciaux/collaborateurs, Familles articles,
Articles, Documents (stock, vente, achat), Ligne de documents (stock, vente, achat) et Postes
analytiques.
Les types de champs personnalisés disponibles sont Mémo, Texte enrichi, Texte, Entier,
Décimal, Heure, Date, Date/heure, Booléen. Pour les champs personnalisés de type Date et
Date/heure, il est possible de mettre la date du jour par défaut. Pour cela, vous devez cocher
l‟option « Date d’aujourd’hui par défaut ».
Remarque
Si un champ personnalisé est créé dans les familles (clients, fournisseurs, articles) et que ce
champ personnalisé est créé à l‟identique dans une fiche (client, fournisseur, article), lors de la
création/modification de ce champ dans la famille, la fenêtre de mise à jour sera proposée afin
de mettre à jour le champ personnalisé dans la fiche.Comment lier un dossier d’une autre application ?
53
31. COMMENT LIER UN DOSSIER D‟UNE AUTRE APPLICATION ?
A partir du menu Paramètres-Société, vous pouvez lier un dossier d‟une autre application*,
consulter et modifier les dossiers liés par application.
Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour
d'autres applications.
Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application
s'affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre-elles.
Si vous souhaitez supprimer la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton
supprimer la liaison.
Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié.
* sous réserve de compatibilité entre applications
Remarque
Si l‟application est un intégré « EBP Compta et Gestion Commerciale Open Line PRO », il
n‟est pas possible de délier les dossiers composants cet intégré.54
Les fonctions avancées
Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP
Compta & Gestion Commerciale Open Line PRO.
L‟utilisation de ces fonctions est détaillée dans l‟aide en ligne, accessible par la touche F1 sur
chaque écran.
1. LE TABLEAU DE BORD
Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une
synthèse de votre activité.
Vous pouvez visualiser les informations suivantes :
Les devis à relancer ;
Les échéances échues ;
Les statistiques des ventes ;
Les meilleurs clients et articles ;
Un graphique représentant votre chiffre d‟affaires ;
L'estimation de la Trésorerie qui affiche les soldes comptables des comptes
bancaires ainsi que le solde des échéances (échues et à échoir) ;
Le comparatif du résultat comptable entre l'exercice courant et l'exercice
précédent ;
Le comparatif entre le Chiffre d'affaires, le résultat net et la marge brute.
Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier.
Le tableau de bord est personnalisable et peut être différent selon les utilisateurs ou un groupe
d‟utilisateurs, vous devez cliquer sur l‟icône à côté du bouton « Editer », puis sur « Editer ».
Ensuite, vous sélectionnez la vue et cliquez sur « Affecter » afin d‟associer l‟utilisateur à la
vue.
2. LA GESTION DES TARIFS ET PROMOTIONS
Les tarifs sont appliqués sur les documents de ventes en fonction d‟un classement (à définir
dans les options (menu Paramètres - Société), d‟une période, des quantités ou du chiffre
d‟affaires et d‟une population.
Un tarif est défini par la sélection d‟une population (clients, familles clients, sous familles
clients, catégories tarifaires), d‟une sélection d‟articles (articles, familles articles, sous familles
articles), et de paliers.
La définition de palier consiste à renseigner la valeur « jusqu‟à » laquelle le tarif sera appliqué,
une formule et un prix ou une remise.La gestion des tarifs et promotions
55
L‟application d‟une promotion dans les documents de ventes est identique à la gestion des
tarifs.
Dans la fiche des tarifs et promotions, il est possible de mettre à jour le taux de TVA en
utilisant le bouton « Actualiser TVA ». Une fenêtre s‟ouvre afin de sélectionner le nouveau
taux et celui que vous voulez remplacer.
La gestion des tarifs et promotions s‟utilise de la même façon pour les fournisseurs.
Remarque
Il est possible d‟affecter un tarif existant depuis les fiches tiers, articles, familles (tiers et
articles) et sous famille de tiers.
2.1. Regroupement des tarifs/promotions
Il est possible de regrouper les tarifs/promotions client et fournisseur si :
- La date de validité est identique,
- Le tarif « basé sur » est identique,
- Les options « Cumuler avec les promotions », « Dernier tarif cumulable » et
« Cumuler sur d’autres tarifs » sont sélectionnées à l‟identique,
- Dans la partie « Pour les clients » ou « Pour les fournisseurs », il faut avoir une
seule ligne de type semblable. Les types acceptés pour le regroupement sont :
Tous les clients ou Tous les fournisseurs
Client /Prospect ou Fournisseur
Famille clients/prospects ou Fournisseur
Sous famille client ou Sous famille fournisseur
Catégorie tarifaire client ou Catégorie tarifaire fournisseur
Avec les mêmes informations dans les champs « Début » et « Fin ».
- Dans la partie « Sur les articles », il faut avoir une seule ligne de type semblable.
Le type accepté pour le regroupement est :
Article
Avec les mêmes informations dans les champs « Début » et « Fin ».
- Dans la partie « Tarifs à appliquer », le regroupement se réalise uniquement
sur le « PV HT » ou « PV TTC » pour les clients et uniquement « PA HT » pour les
fournisseurs.
Les parties « Sur les articles » et « Tarif à appliquer » passent en « Autoriser les articles
sur les paliers » après le regroupement.
Remarque
Pour un même type client avec 2 articles différents et des paliers de prix (HT ou TTC) +
remise, il n‟y aura pas de regroupement.56
3. ASSISTANTS DE MISE A JOUR
La mise à jour des fiches Articles, Articles par fournisseurs, Familles articles, Client/prospects
et Familles clients/prospects est disponible à partir du menu Opérations – Assistants de
mise à jour.
Remarque
La mise à jour des articles par fournisseur concerne l'onglet « Fournisseur de la fiche article »
et l'onglet « articles de la fiche Fournisseur ».
Cette mise à jour s'effectue par un assistant. Il vous suffit de suivre les différentes étapes
proposées.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer
et reculer dans l'assistant de mise à jour.
3.1. Fenêtre de Bienvenue
Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une mise à jour.
Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant".
L'assistant de sauvegarde du dossier s'ouvre alors automatiquement.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour définir la sélection d'articles dont le taux de TVA doit être
mis à jour.
3.2. Filtres
Cette étape consiste à définir les éléments à mettre à jour.
Cette définition s'effectue par une sélection de critères.
Les filtres disponibles pour la mise à jour des « Articles » et « Articles par fournisseurs »
sont :
un intervalle d'articles
une prise en compte du stock réel (case sélectionnée « Stock réel différent
de 0 »)
un intervalle de familles articles
un intervalle de sous-familles articles
un intervalle de fournisseurs principaux (pour la mise à jour des « Articles »
uniquement)
un intervalle de fournisseur (pour la mise à jour des « Articles par
fournisseur » uniquement)
un type d'article (biens, service)
un taux de TVA (pour la mise à jour des « Articles » uniquement)
Le filtre disponible pour la mise à jour des « Familles articles » est un intervalle de familles
articles.
Les filtres disponibles pour la mise à jour des « Clients » sont :
un type de tiers (clients ou prospects)
un intervalle de clients
un intervalle de familles clientsLa gestion de l’éco-contribution
57
un intervalle de commerciaux/collaborateurs
un intervalle de données géographiques (code postal, pays...)
Le filtre disponible pour la mise à jour des « Familles clients/prospects » est un intervalle de
familles clients/prospects.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre.
3.3. Mises à jour
Cette étape consiste à sélectionner les champs à mettre à jour, les valeurs à appliquer ainsi
que le mode de modification.
3.4. Contrôle et modification
Cette étape affiche la liste des données concernées par la mise à jour avec la mise en
application des paramètres définis dans l‟étape précédente.
3.5. Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Ce résumé indique également le nombre de fiches qui vont être modifiées.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la mise à jour des fiches (article ou articles par fournisseurs
ou familles articles ou client/prospects ou familles clients/prospects), puis Fermer.
3.6 Traitements de la mise à jour
Les données sont mises à jour dans toutes les fiches qui correspondent aux critères.
4. LA GESTION DE L‟ECO-CONTRIBUTION
Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou DEEE est à
appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques.
Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son
propre barème.
Nous proposons par défaut les barèmes de la société Eco-systèmes et de Recylum pour les
lampes.
Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange
de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf).
Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à
évoluer avec le temps.
Cette éco-contribution n‟est applicable que pour les opérations réalisées en France (DOM &
Corse inclus).
Il est possible de gérer le barème de l‟éco-contribution en HT ou en TTC en fonction de la base
de calcul choisie dans le document
Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs
étapes.58
4.1. Création du barème éco-contribution
Lors de la création du dossier le barème éco-contribution est automatiquement importé.
Vous avez la possibilité de saisir une nouvelle fiche par le menu Paramètres - Taxes -
Barème éco-contribution ou d'importer un nouveau barème depuis le menu Outils -
Importation de données.
4.2. Les options de la société
Il est possible de paramétrer le taux de TVA de l‟éco-contribution. Pour cela, vous devez aller
dans le menu Paramètres – Société – Documents de vente – Options générales. Dans la
partie « TVA pour le calcul de l’éco-contribution », vous pouvez indiquer le taux qui sera
pris en compte lors de la facturation.
L‟option « Calcul de l’éco-contribution en fonction du type de facturation du document
(facturation HT ou TTC) », permet de prendre en compte le montant de la fiche écocontribution en HT ou en TTC en fonction de la facturation en HT ou en TTC.
4.3. Utilisation du barème éco-contribution
L'utilisation du barème peut s'effectuer en ajoutant le montant de l'éco-contribution au total
TTC de l'article ou en définissant que le montant de l'éco-contribution est déjà présent dans le
prix TTC de l'article.
Pour définir cette utilisation, vous devez sélectionner (ajout du montant de l'éco-contribution au
montant TTC) ou non (dont montant éco-contribution) l'option "Inclure le montant de l'écocontribution au Total TTC" présente dans les options du dossier menu Outils.
Depuis la fiche article, vous pouvez affecter un barème. Le montant de l‟éco-contribution est
repris automatiquement et est exprimé en TTC.
Dans les documents, à chaque fois que vous appelez un article (Devis, Factures, Avoirs), le
barème de l'éco-contribution associé à cet article sera automatiquement repris. Le montant
total éco-contribution TTC sera calculé en fonction de la quantité d'articles vendus.
En fonction de l'option définie précédemment, vous trouverez en pied de chaque document
(Devis, Factures, Avoirs), le montant total d'éco-contribution. Il sera inclus ou non dans le Total
TTC du document.
Depuis le menu Ventes - Impressions - Documents de ventes - Historique écocontribution, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'écocontribution utilisés dans les documents.
5. LA GESTION DU SERVICE A LA PERSONNE
Le Service à la personne désigne l‟ensemble des services effectués chez un particulier et qui
contribuent à simplifier la vie Quotidien / Saisie ne. Il permet de bénéficier d‟une réduction ou
d‟un crédit d‟impôt et d‟un taux de TVA de 5,50% si vous passez par un organisme agréé.
5.1. Les options
Par le menu Paramètres – Société – Service à la personne, il est possible de définir
l‟ensemble des paramètres tél que : le numéro d‟agrément simple et sa date d‟obtention ; le
numéro d‟agrément qualité et sa date d‟obtention ; l‟intervenant principal. Ainsi que l‟option
« Service à la personne inclus dans l‟attestation fiscale ».La Gestion du service à la personne
59
5.2. Les données
Les intervenants : Pour créer un intervenant, vous devez accéder à la liste des
commerciaux/collaborateurs par le menu Ventes – Commerciaux/collaborateurs -
Commerciaux/collaborateurs. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel
Ajouter ou le bouton Ajouter. Il faut décocher « Commercial », afin qu‟il soit considéré
comme collaborateur.
Les familles articles : Dans la fiche de la famille article, il est possible de sélectionner un
intervenant principal. Par défaut, à la création de la fiche, sera repris le code intervenant
renseigné dans Paramètres – Société – Service à la personne.
Les articles : Le service à la personne est disponible uniquement dans les articles de
type service. L‟option comprend :
- Une case à cocher Service à la personne, dont la valeur par défaut est reprise des
options (Paramètres – Société – Service à la personne), ou de la famille article.
- Un champ Intervenant principal : Sélectionnez l'intervenant principal qui intervient
pour le service à la personne. Le champ est non obligatoire. Par défaut, le code
intervenant reprend celui de la famille. S‟il n‟y a pas de famille ou si dans la famille le
code intervenant n‟est pas renseigné, c‟est celui indiqué dans les options qui sera
repris.
- Une case à cocher Nombre d’heures = quantité : non cochée par défaut. Permet
de définir automatiquement la quantité saisie sur la ligne article comme nombre
d‟heure de service à la personne.
Les moyens de paiement : Deux moyens de paiement ont été ajoutés :
- Chèque Emploi Service Universel (CESU)
- Chèque Emploi Service Universel Pré-financé (CESUP)
Ce sont ces deux moyens, ainsi que chèque, carte… (tous sauf espèces) qui permettent une
déduction fiscale.
5.3. Les documents de vente
Le service à la personne est disponible uniquement pour les factures et les avoirs.
Par le clic droit sur la ligne d‟un service (dont « Service à la personne » est coché), il est
possible de sélectionner « Intervenants ». La fenêtre qui apparaît reprend le code intervenant
du service ; la date d‟intervention : par défaut celle du document ; ainsi que la durée : par
défaut 1. Si l‟option « Nombre d‟heures=quantité » est coché, cette zone reprendra la quantité
saisie dans le document.
5.4. L’attestation fiscale
Sont reprises dans l‟attestation de l‟année N toutes les factures réglées sur N, quelles aient été
émises en N ou N-1.
Pour imprimer l‟attestation, vous devez aller dans le menu Ventes – Impressions – Client –
Attestation fiscale pour le service à la personne.60
6. LA GESTION DES FRAIS DE PORT
Les fiches Frais de port sont accessibles depuis le menu Paramètres - Divers - Frais de port.
Les frais de port peuvent être sélectionnés dans les documents de vente.
La fiche frais de port s'identifie par un code, un libellé, une formule de calcul.
Vous pouvez également y insérer les coordonnées transporteur et une note.
6.1. Création d’un frais de port
Vous avez la possibilité de saisir de nouvelle fiche par le menu Paramètres - Divers – Frais
de port.
Après avoir saisi le code et le libellé, vous devez définir dans l‟onglet « Calcul » la formule de
calcul du frais de port.
Le montant du frais de port se calcule en fonction du « mode de calcul » sélectionné (simple
ou par palier).
6.1.1. Frais de port simple
Les modes de calcul des frais de port simple sont :
Montant fixe : Permet de saisir une valeur unique pour le frais de port. Cette valeur est
modifiable ponctuellement dans le pied de document.
% du total HT : Permet de saisir une valeur qui correspond à un pourcentage.
Saisie sur document : Permet de saisir une valeur ou non par défaut et d‟indiquer la
valeur du frais de port dans le pied de document.
Suite à la sélection de l‟un de ces modes, vous devez renseigner les champs « Valeur » et
« Taux de TVA » à prendre en compte par défaut.
6.1.2. Frais de port par palier
Les modes de calcul des frais de port par palier sont : Palier sur Montant HT facturé, Palier
sur Poids total Brut, Palier sur Nombre total de colis, Palier sur Quantité totale, Palier sur
volume total.
Suite à la sélection de l‟un de ces modes, vous devez renseigner le champ « Taux de TVA » à
prendre en compte par défaut.
La définition des paliers s'effectue à l'aide des boutons "Ajouter, Insérer, Supprimer,Couper,
Copier, Coller" et suivant les critères « Jusqu‟à » et « Valeur ».
6.1.3. Compte comptable de la fiche
L‟onglet comptabilité permet de visualiser ou personnaliser les comptes comptables d‟un frais
de port pour chaque taux de TVA.
Par défaut, les taux de TVA de la territorialité du dossier sont affichés.
Pour chaque Taux de TVA, un compte comptable est associé. La gestion des autres taxes
61
6.2. Utilisation des frais de port
6.2.1. Sur la fiche client
Dans l‟onglet Gestion de la fiche client, vous avez la possibilité de définir un frais de port par
défaut. Celui-ci sera alors affecté automatiquement en pied de l‟onglet Détail des documents
réalisés pour ce client. Le frais de port reste toutefois modifiable.
6.2.2. Dans les documents
Dans les documents de ventes, le frais de port est à affecter dans l‟onglet Récapitulatif.
Lors de l'affectation de la fiche frais de port sur le document de vente, le montant et le taux de
TVA sont automatiquement repris. Vous avez toutefois la possibilité de modifier ceux-ci à
votre convenance en utilisant un frais de port dont le mode de calcul est Saisie sur
document.
7. LA GESTION DES AUTRES TAXES
Les fiches Autres taxes sont accessibles depuis le menu Paramètres - Taxes - Autres taxes.
Les taxes pourront être sélectionnées dans les fiches familles articles, articles, les documents
de vente et achat.
La fiche Autres taxes s'identifie par un code, un libellé, une base de calcul une valeur et selon
la base il est possible de sélectionner une unité. Les Autres taxes peuvent être soumis ou pas
à la TVA.
La partie « Territorialités sur lesquelles la taxes s‟applique », est une liste qui permet de définir
les territorialités sur lesquelles la taxe sera appliqué ainsi que le type de document (vente ou
achat).
La territorialité du dossier est ajoutée par défaut.
8. LA GESTION DES COMMISSIONS
Le calcul des commissions d‟un commercial prend en compte tous les documents (commande,
bons de livraison, facture, bon de livraison et bon de retour, ainsi que facture et avoir)
rattachés à ce dernier.
Le calcul des commissions varie en fonction :
des barèmes paramétrés dans la fiche du commercial,
des documents rattachés au commercial (type du document, tiers, articles, échéances,
règlements).
Le calcul des commissions s‟effectue par le menu Ventes - Commerciaux - Commissions.
Le menu Ventes - Commerciaux - Barèmes donne accès à la liste des barèmes existants et
permet de les gérer.
Un barème permet de définir des objectifs de commissionnements applicables pour tous les
articles et tous les tiers ou pour une sélection donnée d‟article(s), de tiers, de famille(s) articles
ou de familles(s) de tiers.
Le barème est alors associé à la fiche du commercial devant atteindre les objectifs définis
dans celui-ci.62
9. LES HISTORIQUES
9.1. Historique de la ligne article
L'historique de la ligne article d‟un document permet de visualiser le parcours d‟un article
(référencé ou pas dans la base Articles) dans une chaîne de documents.
Il peut être appelé à tout moment à partir du corps d'un document de vente/achat/stock puis le
bouton Détail (Historique pour les documents de stock).
Il concerne les articles de type bien ou service et est accessible dès lors qu'un document est :
enregistré/validé,
issu d'un autre document,
transféré/regroupé vers un autre type de document.
Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique des
lignes du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour.
Les champs renseignés dans l'historique sont au minimum le "N° du document", la "date du
document" et la "Quantité de l'article".
Vous avez la possibilité d‟imprimer une sélection de lignes de document. Pour cela, depuis le
menu Ventes – Clients – Historique clients / articles, cliquez sur l‟onglet « Par articles »,
ensuite sur l‟icône imprimante puis sur Imprimer.
9.2. Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir des actions des documents
de vente/achat/stock.
Remarque
Les documents d'acompte n'apparaîtront pas dans l'historique des Factures. Toutefois, si une
facture d'acompte est transférée en Avoir d'acompte, celle-ci apparaîtra dans l'historique de
l'avoir d'acompte.
L'historique d'un document est accessible dès lors qu'un document est enregistré/validé ou
issu d'un autre document outransféré/regroupé vers un autre type de document.
L'historique est composé de 2 zones "Documents précédents" et "Documents suivants".
Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique du
document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour.
9.3. Historique des ventes
Depuis le menu Ventes - Clients - Historique clients/articles, le logiciel vous offre la
possibilité d‟obtenir un historique des ventes clients ou prospects, sous forme détaillée ou non,
par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée, le type de document, … à
prendre en compte.
9.4. Historique des achats
Depuis le menu Achats - Fournisseurs - Historique fournisseurs/articles, le logiciel vous
offre la possibilité d‟obtenir un historique des achats fournisseurs, sous forme détaillée ou non,
par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée, le type de document , … à
prendre en compte.Les échéanciers
63
10. LES ECHEANCIERS
Dans le module Gestion commerciale, la consultation des échéances s'effectue à partir :
de la liste des clients, menu Ventes - Clients - Clients,
de la fiche client,
du menu Règlements - Clients - Échéanciers,
du menu Ventes - Règlements - Échéanciers.
La consultation des échéances fournisseurs fonctionne sur le même principe que les
échéances clients.
L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y compris les
acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre
situation à une date donnée.
Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste,
ou bien en passant par le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie
Règlements clients- Echéancier Client.
10.1.1. Comment réaliser le pointage entre échéances ?
Le pointage entre échéances est possible pour les échéances de facture client et une
échéance d'avoir précédemment sélectionnée.
Pour affecter le montant de l‟échéance d'avoir à une (ou plusieurs) échéance(s)
de facture, vous disposez des boutons suivants :
Affecter
Permet d'affecter le montant de l'échéance d'avoir à la ligne sélectionnée. Le montant affecté
sera égal au Reste à affecter ou égal au Solde dû de la ligne (si celui-ci est inférieur au Reste
à affecter).
Désaffecter
Permet d'annuler l'affectation du montant de l'échéance d'avoir sur la ligne d'échéance
sélectionnée.
Solder /Dé-solder
Le bouton Solder permet d'abandonner une échéance, c'est à dire que vous constatez que
vous ne recevrez plus de règlement sur cette échéance (exemple : écart de règlements de
0.02€).
L'échéance soldée n'apparaîtra plus dans vos relances clients.
Le bouton dé-solder annule la fonction précédente.
Si vous avez saisi une facture et un avoir de même montant, vous pouvez sélectionner
l'échéance d'avoir puis appeler cette fonction "Pointage entre échéances" puis ensuite affecter
l'échéance de la facture à l'échéance de l'avoir.
Vous pouvez aussi :
Utiliser le double-clic de la souris pour affecter une échéance à un montant ;
Saisir directement dans la grille, le (ou les) montant(s) affecté(s) sur la ligne
correspondante, dans la colonne Montant Affecté.64
10.1.2. Comment générer automatiquement des règlements ?
Sélectionner plusieurs échéances de clients différents et cliquer sur Nouveau règlement, la
fenêtre Génération automatique des règlements s‟ouvre. Vous retrouvez les règlements et les
échéances associées, avec la possibilité de regrouper les échéances par tiers, et de définir
une date du/des règlements et moyens de paiement associés.
Pour gérer les échéanciers dans le module Compta, vous devez au préalable activer l‟option
sur l‟exercice et les fiches comptes.
Deux échéanciers existent :
Dans les journaux de types achats, ventes et opérations diverses, vous pouvez
accéder à l’échéancier factures.
Dans les journaux de types trésorerie vous pouvez accéder à l’échéancier
règlements.
Il se décompose en trois parties :
L’entête reprend les éléments saisis sur la ligne comptable et est non saisissable.
Une zone « Reste à répartir » calcule la différence existant entre le montant de la
pièce et le montant des lignes d‟échéances créés dans la partie ventilation.
La ventilation affiche par défaut toutes les échéances prévues qui résultent
du respect du mode de règlement renseigné sur la fiche du compte saisi.
La zone de pointage affiche les échéances des factures, avoirs, règlements
qui n‟ont pas encore été totalement soldées. Seul le champ Montant imputé
est saisissable, le bouton Pointer permet de rattacher une ligne d‟échéance
de la partie ventilation à une ligne d‟échéance de la partie pointage et le
bouton dépointer permet de supprimer ce rattachement.
11. LA CONSULTATION FICHE TIERS ET COMPTE D‟UN TIERS
A partir d‟une fiche Tiers (client ou fournisseur) du module Gestion commerciale, vous avez la
possibilité de voir la fiche Compte du tiers.
Il en va de même pour la consultation de la fiche Tiers à partir de la fiche Compte Tiers (client
ou fournisseur) du module Compta.
12. LES RELANCES
Il existe différents types de relances :
Les relances pour les devis dont la date de validité arrive à échéance ;
Les relances simples des clients, concernant les échéances de règlement
échues ou arrivant à terme ;
Les relances avancées des clients, concernant les échéances de règlement
échues ou arrivant à terme avec gestion du niveau de relance et du type
d‟envoi.Reports On Line
65
Pour relancer les devis, placez-vous dans le menu Ventes - Impressions, sélectionnez la
catégorie Document de vente - Relance devis puis le modèle que vous souhaitez et cliquez
sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils.
Pour relancer les clients, placez-vous dans le menu Règlements - Impressions, sélectionnez
la catégorie Règlements clients - Relances Clients puis le modèle que vous souhaitez et
cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils.
Pour les relances avancées, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Lettres de
relances et ajouter une nouvelle fiche Lettre de relance.
La lettre de relance permet d‟éditer un courrier ou mail de rappel aux clients qui sont en retard
dans leurs règlements.
Pour réaliser une lettre de relance, vous devez définir les options par défaut et
le/s client/s que vous souhaiter relancer.
Ensuite la création d'une lettre de relance s'effectue grâce à une sélection de filtres
et d'options. C'est l'application de ces filtres qui vous permettra de définir les clients à relancer.
Une fois la lettre de relance sauvegardée, vous avez la possibilité de visualiser et
valider/envoyer la fiche lettre de relance.
Pour renvoyer une relance avec ou pas un niveau supérieur, vous devez sélectionner la/les
lettre/s de relance puis cliquer sur la tâche Renvoyer les relances.
13. REPORTS ON LINE
Un espace de publication appelé ROL (Reports On Line http://reports-on-line.ebp.com) vous
permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des
données), issus de vos logiciels Open Line.
10.1. Comment créer et gérer Reports On Line ?
Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une
autorisation de consultation.
10.1.1. Principe
A partir de votre dossier, vous choisissez les documents (états d'impressions et listes des
données) que vous souhaitez diffuser sur Reports On Line, à qui vous voulez les diffuser, et la
fréquence de diffusion.
Deux termes essentiels à retenir donc :
Les publications : ces fiches contiennent les documents à générer et à diffuser
sur Reports On Line.
Les comptes : identifiés par un email et un mot de passe, ils sont autorisés à
consulter les documents sur l‟espace de publication Reports On Line (site web).
10.1.2. La mise en place des publications
Dans l‟application Openline, depuis une liste de données, ou depuis l‟aperçu d‟un document,
dans la barre d‟outils, vous disposez d‟une action nommée Reports On Line "Publier sur le
Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com".66
C‟est cette action qui constitue la création ou la complétion de vos publications, elle entraîne :
La sauvegarde des paramètres permettant la génération et la diffusion de la
publication : c‟est la ligne ajoutée automatiquement dans la publication, dans
l‟onglet Liste des documents
La possibilité d‟indiquer quels sont les comptes autorisés à consulter ces
documents à travers l‟onglet Comptes
La proposition d‟une diffusion immédiate au moment de l‟enregistrement de votre
publication si vous n‟avez pas défini une diffusion automatique à travers l‟onglet
Périodicité
Remarque
Une publication peut contenir plusieurs documents, un compte peut être défini pour plusieurs
publications, une publication peut être diffusée même si aucun compte n‟est paramétré. Pour
plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation.
10.1.3.La diffusion des publications sur votre espace dédié
Deux moyens pour diffuser vos publications :
Manuellement :
Depuis la liste des publications, menu Paramètres, l‟action Envoyer dans la barre
des tâches permet de déclencher la diffusion de la publication sélectionnée. Cette
action est aussi disponible depuis la fiche Publication.
Depuis l‟assistant de publication, menu Opérations, après avoir sélectionné les
publications à diffuser.
Automatiquement
La définition d‟une périodicité dans la fiche publication entraîne la création d‟une
tâche de mise à jour automatique dans le planificateur de tâches de Windows.
Cette tâche permet aux applications Open-Line EBP de mettre à jour automatiquement sur
votre espace dédié vos publications. Elle peut-être mise à jour via l'application (grâce aux
actions Mettre à jour le planificateur et Supprimer la tâche du planificateur depuis la liste des
publications) qui l'a créée et sera supprimée lors d'une désinstallation du logiciel Open-Line
EBP qui l'a créée.
Dans les deux cas, la diffusion se réalise en tâche de fond (bouton "Traitements ..." dans la
barre d'état), et ne vous empêche pas d‟utiliser vos applications EBP simultanément.
La diffusion consiste à créer et envoyer les documents sur votre espace de publication Reports
On Line, sous forme de miniatures (une par page du document) pour une consultation rapide,
et sous forme de PDF, pour vous permettre de le télécharger.
La diffusion met également à jour les comptes, et par conséquent, leurs droits par rapport aux
publications.Reports On Line
67
Remarque
Une limite en nombre de pages par document est fixée ainsi que le nombre de miniatures
par document.
Par conséquent, si votre document comporte plus de pages que la limite, vous verrez
sous forme de miniatures les premières pages autorisées. Il en va de même pour les PDF.
Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation.
Si la diffusion est interrompue, les publications non envoyées le seront de façon automatique,
dans les 3 à 30 minutes après l‟ouverture de votre dossier.
10.1.4.La consultation de votre espace de publication
Pour consulter votre espace de publication, vous disposez dans votre application Openline
d‟un lien Site Web (Menu Opérations - Publier sur Reports On Line - Site web).
Vous pouvez également transmettre aux utilisateurs concernés l‟adresse web sur laquelle se
connecter pour consulter les documents sur votre site Reports On Line.
Après avoir saisi son email et son mot de passe, votre utilisateur accède à l‟ensemble des
documents diffusés à son attention, regrouper par application/dossier EBP (les documents
issus de la comptabilité sont dans un dossier différent des documents issus de la gestion
commerciale par exemple).
Une zone de recherche est disponible, elle est effectuée sur le champ nom de la publication,
date de dernière diffusion, description de la publication
Enfin, chaque publication mentionne sur fond rouge le nombre de document non encore lus.
10.1.5.L’administration de votre espace de publication
Parmi les comptes créés, un compte devra être administrateur (case à cocher dans la fiche
compte).
Cela permet d‟accéder à des fonctionnalités supplémentaires sur l‟espace de publication du
site Reports On Line :
Voir tous les documents diffusés
Voir les comptes
Supprimer les publications
Supprimer des documents
Mise à jour des publications sur le site Reports On Line
Consultez l‟aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le Reports On
Line.68
14. LE PUBLIPOSTAGE
Le publipostage permet de réaliser l'envoi d'une lettre par client, une impression ou un emailing pré-rempli. Pour cela, il fusionne les coordonnées de clients dans un modèle Word. Il
est possible avec Word 2003, Word 2007 et office 2010 uniquement.
Il s‟effectue à partir d'un nouveau modèle ou d'un modèle existant. Une dizaine de modèles
est proposée par défaut.
Plusieurs accès au publipostage sont possibles :
Depuis la fiche client/prospect ou la liste des clients/prospects.
Suite à la sélection d‟un ou plusieurs clients, cliquez sur le bouton
Publipostage, puis sélectionnez le modèle souhaité et lancez le
publipostage. La fusion des données s‟effectue alors dans Word. Il est
possible d‟envoyer le document par mail ou de l‟imprimer.
Depuis un Assistant de publipostage disponible dans le menu Opération.
L‟assistant permet de cibler (filtrer) précisément les clients/prospects que
vous souhaitez contacter. De plus, il permet de réaliser automatiquement la
fusion de données et de réaliser l‟envoi par mail ou l‟impression du courrier
dès le lancement du publipostage.
Remarque
Avant de lancer la fusion, il est possible de créer un nouveau modèle dans la base. De plus,
vous pouvez insérer les champs personnalisés des clients.
15. REMPLACEMENT DE CODE
En cas de doublon, il est possible de remplacer un code par un autre pour :
- Les pays
- Les banques
- Les moyens de paiement
- Les modes de règlement
Par exemple, pour deux modes de règlement de type „chèque‟ avec les codes CH et CHQ, le
traitement de l‟assistant permet de remplacer CHQ par CH et de le supprimer. Le mode de
règlement CHQ est remplacé par CH sur les fiches clients/documents…
16. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE
Depuis le menu Ventes - Impressions + Dossier expert comptable, nous vous proposons
l‟impression de vos factures, avoirs, documents d‟acompte et règlements, avec les comptes
comptables et toutes les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité.Les statistiques
69
17. LES STATISTIQUES
Le logiciel vous permet d‟obtenir de nombreuses statistiques clients, articles, fournisseurs sur
vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Ventes -
Clients - Statistiques ou Achats - Fournisseurs - Statistiques ou Articles - Statistiques).
Vous pouvez les paramétrer, imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel.
18. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT
Cet outil permet de :
Recevoir des données, c‟est à dire de réaliser des importations d‟écritures d‟autres
logiciels dans le logiciel EBP.
Transmettre des données, c‟est à dire de réaliser des exportations d‟écritures du logiciel
EBP vers d‟autres logiciels.
Nous vous invitons à consulter l‟aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis
l‟écran de l‟assistant de comptabilité Outils - Communication Entreprise-Expert pour obtenir
des précisions sur les paramètres et options disponibles.
19. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT
Cet assistant de création de modèle de document, vous permet de personnaliser certains
modèles d'impression des documents de vente que nous vous proposons dans le logiciel, et
en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants.
Pour ouvrir l'éditeur de modèle à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre
principale d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez à l'assistant en cliquant
sur le bouton Modifier le modèle disponible dans la barre d'outils : Vous arrivez alors
automatiquement sur l'assistant de création de modèle.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et
reculer dans l'assistant de création de modèle.
A la dernière étape, cliquer sur le bouton Lancer pour créer/modifier le modèle.
Nous vous invitons à consulter l‟aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis
l‟écran de l‟assistant.70
20. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE
Par le menu Outils - Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'importation
paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer
la procédure.
Vous pouvez importer les données suivantes :
Articles, Familles articles, Sous familles articles, Articles (informations fournisseurs)
Clients/Prospects, Famille clients/prospects, Sous familles clients/prospects,
Fournisseurs, Famille fournisseurs, Sous familles fournisseurs,
Contacts,
Commerciaux/collaborateurs, Familles Commerciaux/collaborateurs,
Devis (ventes), Commandes (ventes), Factures (ventes),
Demande de prix (Achat), Commandes (Achats), Factures (Achats),
Bons d‟entrée, Bons de sorite,
Inventaires,
Règlements client / fournisseurs,
Barèmes des éco-contributions,
Groupes,
Secteurs géographiques,
Comptes,
Journaux,
Ecritures.
Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez
définir :
le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs,
type de Codage du fichier...),
le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte,
les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer.
Après avoir visualisé le résumé des éléments à importer que vous avez sélectionné
précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement.
En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés
est affiché.
Dans le cas ou l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché.
Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton Afficher le
détail.Comment réaliser un export paramétrable
71
21. COMMENT REALISER UN EXPORT PARAMETRABLE
Par le menu Outils - Exports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'exportation
paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à exporter et de lancer
la procédure.
Vous pouvez exporter les données suivantes :
Articles, Familles articles, Sous familles articles, Articles (informations fournisseurs),
Clients/Prospects, Famille clients/prospects, Sous familles clients/prospects,
Fournisseurs, Famille fournisseurs, Sous familles fournisseurs,
Contacts,
Commerciaux/collaborateurs, Familles Commerciaux/collaborateurs,
Devis (ventes), Commandes (ventes), Factures (ventes),
Demande de prix (Achat), Commandes (Achats), Factures (Achats),
Bons d‟entrée, Bons de sortie,
Inventaires,
Règlements client / fournisseurs,
Barèmes des éco-contributions,
Groupes,
Secteurs géographiques.
Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à exporter sur votre disque, vous devez :
filtrer les données à exporter si nécessaire,
exporter les champs souhaités (ou exporter tous les champs),
indiquer les séparateurs de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte.
Après avoir visualisé un résumé des éléments à exporter que vous avez sélectionné
précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement.
En fin de traitement, le nombre d'enregistrements exportés est affiché.
22. COMMENT GERER LE E-COMMERCE
Il est possible d'envoyer et de recevoir des informations provenant de site e-Commerce.
Deux fournisseurs sont disponibles pour le moment : Oxatis, ePages
Pour cela vous devez paramétrer :
les options du dossier (Paramètres - Société - …)
la fiche article : dans l'onglet « Web », vous devez cocher « Publier sur le web »
afin d'envoyer l'article sur le site et vous pouvez renseigner les informations
relatives à la fiche article sur le web (uniquement Oxatis).
la fiche client : dans l'onglet « Web », dans l'envoi des contacts, si vous voulez que
le ou les contacts soient envoyés sur le web, vous devez sélectionner soit
« Tous », soit « Seulement les contacts web ».
Seules les commandes peuvent être importées. Pour cela, il faut que l'option « Importer les
commandes » soit cochée.
Consultez l‟aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements.72
23. MAP POINT
La géo-localisation proposée porte sur vos clients, vos fournisseurs, vos commerciaux et vos
contacts.
La barre d‟outils située au-dessus des onglets permet d‟exécuter une action de géolocalisation.
Trois actions sont possibles :
Localiser : Ce bouton permet de basculer sur l‟onglet « Carte » et de localiser
toutes les adresses de la sélection courante.
Calculer l’itinéraire : Ce bouton permet de basculer sur l‟onglet „Carte‟ et de
calculer l‟itinéraire d‟après toutes les adresses de la sélection courante.
L‟ordonnancement des étapes n‟est pas disponible pour le moment. L‟itinéraire est
donc calculé dans l‟ordre des adresses présentes dans le tableau de l‟onglet
„Données‟.
Géocoder : Ce bouton permet de basculer sur l‟onglet „Géocoder‟ et de calculer les
coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des adresses de la sélection courante.
24. SAISIE AU KILOMETRE
Cette fonction, accessible à partir du menu Quotidien / Saisie , vous permet de saisir très
rapidement des opérations de nature et mois différents sans avoir à changer de fenêtre de
saisie.
Les écritures saisies par cette option doivent d‟abord être sauvegardées pour être
effectivement comptabilisées. Ensuite, elles seront affichées dans la Recherche des écritures
et pourront être modifiées en Saisie par journal.
25. RECHERCHE D‟ECRITURES
La recherche des écritures est accessible à partir du menu Quotidien / Saisie – Recherche
d’écritures. Elle vous permet d‟effectuer des recherches sur les écritures comptables en
utilisant les différents filtres proposés.
26. REGLEMENTS DES TIERS
Cet outil, accessible à partir du menu Trésorerie, vous permet de visualiser les règlements et
remboursements émis ou reçus des Tiers sur l‟ensemble de votre dossier.
A partir de cette liste, vous pouvez accéder à la Saisie par journal, effectuer une
Consultation de compte et créer un Nouveau règlement.Rapprochement bancaire automatique
73
27. RAPPROCHEMENT BANCAIRE AUTOMATIQUE
Le logiciel permet d‟effectuer des rapprochements bancaires automatiques.
Dans un premier temps, il est nécessaire de créer une banque à partir du menu Paramètres,
de créer un relevé bancaire à partir du menu Quotidien / Saisie / Saisie et d‟importer le
fichier de relevé bancaire (norme Etebac 3 ou import paramétrable).
Ensuite, il faut créer un rapprochement bancaire automatique à partir du menu Quotidien /
Saisie / Saisie. Il est alors possible de visualiser dans le rapprochement les lignes d‟écritures
et les lignes de relevés puis de les pointer manuellement ou automatiquement.
28. LETTRAGE AUTOMATIQUE
Le lettrage automatique est accessible à partir des fenêtres de Consultation/lettrage et
Lettrage automatique. En activant Lettrage automatique, dans l‟une de ces fenêtres, vous
pouvez lancer le lettrage automatique du compte affiché.
Cette fonction est également accessible à partir du menu Consultation. Vous pouvez lancer le
lettrage automatique de tous les comptes désirés.
29. LE GRAND LIVRE INTERACTIF
Cet outil permet une visualisation plus rapide du contenu d‟un ou plusieurs comptes à l‟écran
en évitant les impressions.
Depuis cet écran, il est possible de saisir par journal, consulter un compte, le lettrer en
automatique mais également de voir l‟échéancier d‟une ligne ou le document lié à cette ligne.
30. LA BALANCE INTERACTIVE
Elle permet d‟afficher à l‟écran le cumul des mouvements débiteurs et créditeurs d‟un ou
plusieurs comptes.
Il est possible depuis cette balance de consulter un compte et de lancer le lettrage
automatique.
31. LA PREVISION DE TRESORERIE
Cet outil, disponible dans le menu Trésorerie, vous permet d‟établir votre prévision de
trésorerie à court, moyen ou long terme.
Elle consiste à extraire de votre comptabilité les mouvements saisis sur un compte bancaire
ainsi que les échéances. Ces données peuvent ensuite être complétées par des lignes de
prévision non comptabilité que vous saisirez manuellement.74
32. LES VIREMENTS ET PRELEVEMENTS
Le logiciel vous permet de générer vos fichiers de virements et de prélèvements (format
ETEBAC et au format CFONB) que vous pourrez ensuite remettre à votre banque pour
exécution.
Etablir un fichier de virement ou de prélèvement est possible à partir de l‟assistant de
génération des règlements comme à partir des actions Virements et Prélèvements,
accessibles dans le menu Trésorerie.
33. LA COMPTABILITE ANALYTIQUE
Le logiciel vous permet d‟effectuer de la comptabilité analytique sur trois plans maximum et un
niveau de postes.
Pour cela, il vous suffit de créer les plans avec leurs postes associés.
Ensuite, en Saisie par journal, Saisie au kilomètre ou en Saisie guidée, la saisie sur un
compte autorisant l‟analytique vous permet d‟accéder à une fenêtre de ventilation analytique,
par un clic sur le bouton Ventilations analytiques ou par la touche F8.
Pour automatiser la saisie analytique, créez des grilles de ventilation. Ensuite, dans chaque
compte, sélectionnez la grille de ventilation désirée. La saisie sur un compte ayant une grille
génèrera automatiquement les ventilations analytiques.
Le logiciel vous permet également de saisir des OD analytiques qui vous permettront de
régulariser vos ventilations analytiques, sans aucun impact sur la comptabilité générale.
34. LES BUDGETS
Le logiciel vous permet de gérer vos budgets analytiques et vos budgets généraux.
Pour cela, il vous suffit de créer un budget, de sélectionner son type puis de définir les
fourchettes de postes ou de comptes à interroger.
Ensuite dans l‟onglet Dotations, vous pourrez saisir le montant estimé de vos budgets et le
comparer au montant réalisé.
35. LES RELANCES / RAPPELS
Le logiciel vous permet de suivre les échéances échues non encore payées, de tracer vos
actions de relances, de facturer des frais et pénalités de retard à vos clients.
Pour cela, il vous suffit d‟accéder à Echéances à relancer, de sélectionner les échéances à
traiter, puis de cliquer sur Nouvelle relance.
Ensuite dans la fiche Relance / Rappel, vous pourrez renseigner les informations sur cette
action de relance, facturer des frais et des pénalités à vos clients.Les groupes d’ECRITURES
75
36. LES GROUPES D‟ECRITURES
Le logiciel vous permet d‟appliquer un groupe d‟écritures à vos écritures comptables. Cela peut
vous permettre, par exemple, de différencier les écritures concernant l‟établissement A de
celles concernant l‟établissement B.
De nombreuses impressions (dont les Bilans) et de nombreux masques vous permettent de
sélectionner le ou les groupes voulus. Vous pourrez donc, par exemple, obtenir un Bilan par
établissement.
37. LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES
Le logiciel vous permet d‟activer ou non certaines fonctionnalités. Pour cela, il vous suffit de
sélectionner les fonctionnalités que vous désirez dans l‟assistant de création de dossier ou,
après la création de dossier, de les sélectionner dans Paramètres – Société –
Fonctionnalités disponibles.76
Index
A
A nouveaux ..........................................................................................................48
Accès au service technique..................................................................................17
Achats..................................................................................................................31
Acompte...............................................................................................................34
Actualiser la TVA des documents.........................................................................27
Aide sur EBP Compta & Gestion commerciale Open Line PRO...........................11
Analytique ............................................................................................................40
Archivage.............................................................................................................50
Articles ...........................................................................................................22, 23
Assistants de mise à jour......................................................................................56
Attestation fiscale .................................................................................................59
B
Balance interactive...............................................................................................73
Barème des commissions ....................................................................................61
Barème eco-contribution ......................................................................................57
Bon d‟entrée.........................................................................................................37
Bon de livraison / BL ............................................................................................28
Bon de retour / BR................................................................................................28
Bon de sortie........................................................................................................37
Budgets................................................................................................................74
C
Champs personnalisés.........................................................................................52
Clients..................................................................................................................24
Clôture annuelle...................................................................................................48
Clôture mensuelle ................................................................................................48
Code d'activation..................................................................................................19
Commande ..........................................................................................................27
Commandes fournisseurs.....................................................................................31
Commerciaux.......................................................................................................61
Commissions........................................................................................................61
Communication Entreprise-Expert........................................................................69
Comptabilité analytique ........................................................................................74
Compte ................................................................................................................43INDEX
77
Configuration minimale.........................................................................................17
Consultation d'un compte .....................................................................................45
Contact ................................................................................................................24
Création de dossier..............................................................................................20
Création de modèle..............................................................................................69
D
Dates d'exercices .................................................................................................42
Décaissement ......................................................................................................35
Déclaration de TVA ..............................................................................................47
Devis....................................................................................................................25
Documents d‟achat...............................................................................................31
Documents de stock.............................................................................................37
Documents de vente ............................................................................................25
Droits utilisateurs..................................................................................................52
Duplication de documents ....................................................................................33
Dupliquer en.........................................................................................................26
E
Echéances .....................................................................................................29, 63
Echéancier...........................................................................................................63
Eco-contribution ...................................................................................................57
e-Commerce ........................................................................................................71
Ecran de travail ....................................................................................................21
Ecritures de simulation .........................................................................................44
e-mail...................................................................................................................33
ETEBAC...............................................................................................................36
exercices comptables...........................................................................................42
Expert Comptable ..........................................................................................23, 68
Export paramétrable.............................................................................................71
F
Facturation périodique..........................................................................................30
Facture...........................................................................................................29, 32
Facture d‟acompte................................................................................................34
Fonctions avancées .............................................................................................54
Fournisseurs ........................................................................................................24
Frais de port.........................................................................................................60
Frais et pénalités de retard...................................................................................74
G
Génération automatique des règlements ..............................................................64
Gestion des fenêtres ............................................................................................2378
Grand Livre interactif............................................................................................73
Grilles analytiques................................................................................................41
Groupe d‟écritures................................................................................................75
Groupe d'utilisateurs.............................................................................................51
H
Historique client....................................................................................................26
Historique de la ligne............................................................................................62
Historique des achats...........................................................................................62
Historique des ventes...........................................................................................62
Historique du document..................................................................................26, 62
Historique eco-contribution...................................................................................58
I
Import paramétrable.............................................................................................70
Imprimer...............................................................................................................49
indemnités kilométriques ......................................................................................47
Initialisation du dossier.........................................................................................22
Installation............................................................................................................18
Intervenant ...........................................................................................................59
Inventaire .............................................................................................................37
J
Journal .................................................................................................................43
Journal des événements ......................................................................................50
L
Lancement du logiciel...........................................................................................19
Lettrage automatique ...........................................................................................73
Lettre de relance ..................................................................................................64
Lettrer un compte .................................................................................................46
Liaison de dossier ................................................................................................53
Livrer une commande...........................................................................................27
M
MAP Point............................................................................................................72
Marqué comme imprimé / Marqué comme non imprimé .......................................26
Modèle .................................................................................................................69
Modèle par tiers ...................................................................................................49
Mouvements de stock ..........................................................................................38
N
notes de frais........................................................................................................47INDEX
79
Numerotation........................................................................................................22
Numérotation des pièces......................................................................................43
O
OD analytique ......................................................................................................74
Options du dossier ...............................................................................................22
P
Plans analytiques .................................................................................................40
Pointage entre échéance......................................................................................63
Postes analytiques ...............................................................................................40
Prévision de trésorerie .........................................................................................73
Promotions...........................................................................................................55
Prospects .............................................................................................................24
Publipostage ........................................................................................................68
R
Rapprochement bancaire ...............................................................................46, 73
Rapprochement bancaire automatique.................................................................73
Récéptionner une commande...............................................................................31
Recherche d‟ecritures ..........................................................................................72
Règlement............................................................................................................34
Règlement client ..................................................................................................34
Règlement fournisseur .........................................................................................34
Reglements des tiers............................................................................................72
Regroupement de documents ..............................................................................33
Regroupement des tarifs/promotions....................................................................55
Relances..............................................................................................................64
Relances / Rappels ..............................................................................................74
Relances devis.....................................................................................................64
Remise en banque ...............................................................................................35
Remplacement de code........................................................................................68
Reports On Line...................................................................................................65
ROL .....................................................................................................................65
S
Saisie au kilometre...............................................................................................72
Saisir dans un guide.............................................................................................45
Saisir dans un journal...........................................................................................43
Sauvegarde..........................................................................................................49
SEPA ...................................................................................................................36
Service à la personne...........................................................................................58
SMS.....................................................................................................................26
Statistiques ..........................................................................................................6980
Stocks ..................................................................................................................37
Stocks négatifs.....................................................................................................37
T
Tableau de bord...................................................................................................54
Tableau de bord personnalisable .........................................................................54
Tarif article ...........................................................................................................23
Tarifs....................................................................................................................54
Taxes ...................................................................................................................61
Traitements sur les écritures ................................................................................44
Transfert comptable .............................................................................................39
Transfert de documents........................................................................................32
TVA..........................................................................................................22, 43, 47
U
Utilisateurs ...........................................................................................................51
V
Validation des écritures ........................................................................................48
Ventes..................................................................................................................25
Virements et Prélèvements ..................................................................................74
Compta Classic
Open Line
pour Windows XP ou Vista ou 7
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2012 EBP Informatique, édition Juin 2012 Convention d’Utilisation d’EBP
Conditions Générales de Vente des produits et
services EBP
A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP
Article 1. Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée
au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de
l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client
ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il
est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur
sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit
bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau
local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue.
L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un
poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence
correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute
duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou
pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un
nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans
le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes.
Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008)
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention
expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans
les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en
vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre
l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé
accessible depuis le territoire métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il
ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la
livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande
d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de
même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à
compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec
son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.
3Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et
des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et
logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour
aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le
fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des
problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes
conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
Article 4. Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son
site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance
téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un
professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette
convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu
responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Article 5. Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en
termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24)
heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence
d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des
dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou
ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT
reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la
récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne
saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
Article 6. Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes,
pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans
garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la
performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que
des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie
est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y
compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin
particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support
téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue
des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité.
Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une
application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit
auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers.
4Article 7. Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas
responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner,
interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant
d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture
des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de
l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non
conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de
fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses
fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et
d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En
toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou
le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son
distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance.
L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou
un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
Article 8. Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites
verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à
l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en
ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case
prévue à cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses
préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client
dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera
fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de
pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
B. Contrat de services EBP
ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue
de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330
838 947, d'une part
ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client »,
d'autre part,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
Article 1. Objet du contrat
Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des
logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites
géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture
du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les
documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et
5factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour
toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées
à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis
minimum de trois mois soit au plus tard le 1
er
juin de chaque année pour une prise d’effet à
compter du 1
er
septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de
renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat.
Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation
Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre
document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP.
Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à
compter de son acceptation.
Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un
an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre
recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa
souscription initiale.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il
ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans
la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution
immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon
concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à
tous les services du contrat.
Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire
3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT
huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par
courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de
toute autre obligation importante aux termes du présent contrat.
3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas
de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation
d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en
application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans
qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu
notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera
suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et
donc le poursuivre.
Article 4. Accès aux services
Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant
composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel.
Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à
titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L.
121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est
accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé.
6Article 5. Services fournis au titre du contrat de support
Le support de base comprend :
• L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au
vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine
• la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des
anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et
reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se
faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du
support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa
convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait
principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour
est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques
et des dysfonctionnements constatés.
En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents
commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.)
Le support ne comprend pas :
• le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système
d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les
bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils
complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)
• la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par
exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de
produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un
complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.
• l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en
route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le
paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non
explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir
d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné
par le client.
• les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP
recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées
(Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)
• la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou
de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP
• la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques,
données...) en cas de destruction de ceux-ci
Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance
Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en
accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des
conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des
supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas
d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans
7le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils
nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une
analyse approfondie du « blocage ».
Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par
Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème
décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle.
Article 7. Interventions sur les fichiers
L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur
proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de
moyens.
Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité
technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base
endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires.
EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données
confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne
fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email
que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP.
Article 8. Obligations du client
Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux
instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT
doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait
suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client
n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les
prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont
complémentaires.
Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour
protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une
contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des
conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers.
Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant
régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support
pérenne et externe;
Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet
sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution
d’un problème tel que décrit à l’article 13.
Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes
rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations
effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP.
Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le
site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par
8l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un «
Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin.
Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu
responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats
effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures,
bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon
approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en
adéquation avec ses besoins.
Article 9. Limites de responsabilité
EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects
d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice
financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel,
d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes
de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors
même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices.
En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages
et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne
pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour
l’année en cours.
Article 10. Loi et attributions de compétences
Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client
faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique
à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en
ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case
prévue à cet effet sur le formulaire.
Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés"
du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le
concernant.
En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles,
nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures
d'urgence ou les procédures conservatoires.
C. Mode locatif
Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de
licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode
locatif ».
La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations
conjointes et automatiquement liées :
• l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux
charges et conditions décrites au paragraphe A
910
• la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un
service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au
paragraphe B
Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les
redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A
défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations
de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données
précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées.
Version 2.5 : Décembre 2011 Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre
confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Compta Classic Open Line et donne toutes les
informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide,
consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour
régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
• La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis
• Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale
composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations
traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots
utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.
11Table des matières
INSTALLATION ..................................................................................... 15
1. AVANT DE COMMENCER ................................................................ 15
1.1. Accès au service technique ............................................................ 15
1.2. Configuration minimale conseillée .................................................. 15
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ...................................... 16
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................... 17
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? .......................................... 17
4.1. Version d’évaluation ....................................................................... 17
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? ...................................... 17
4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? .......... 17
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? ............................................. 18
6. ECRAN DE TRAVAIL ........................................................................ 19
PRISE EN MAIN .................................................................................... 21
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? ..................................... 21
1.1. Les options à remplir dès maintenant ............................................. 21
1.2. Les autres options .......................................................................... 21
1.3. La gestion des fenêtres .................................................................. 21
2. COMMENT GERER LES EXERCICES ? .......................................... 22
3. COMMENT CREER UN COMPTE ? ................................................. 23
4. COMMENT CREER UN JOURNAL ? ................................................ 23
5. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ? ...................... 23
5.1. Comment saisir dans un journal ? .................................................. 23
5.2. Comment saisir une écriture comptable ? ...................................... 25
5.3. Comment saisir dans un guide ? .................................................... 25
6. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE SANS NOTION COMPTABLE ?
............................................................................................................... 26
6.1. Comment saisir une facture d’achat ? ............................................ 26
6.2. Comment saisir une facture de vente ? .......................................... 26
6.3. Comment saisir un encaissement ou un décaissement .................. 26
1314
7. SAISIE DES VENTES COMPTOIR ................................................... 27
8. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ? ........................................ 27
8.1. L’en-tête .......................................................................................... 27
8.2. Le corps .......................................................................................... 28
8.3. Le pied ............................................................................................ 28
8.4. Accès à la saisie ............................................................................. 28
9. COMMENT LETTRER UN COMPTE ? ............................................. 28
10. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ?................................... 29
11. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ? .................. 30
12. COMMENT SAISIR UNE NOTE DE FRAIS..................................... 30
13. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ?..................................... 31
14. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ? . 31
15. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? ..................................... 32
16. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? ............................ 33
17. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? . 33
LES FONCTIONS AVANCEES ............................................................. 35
1. LE TABLEAU DE BORD .................................................................... 35
2. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT ............................... 35
3. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT ............ 36
4. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE .................. 36
5. LE GRAND LIVRE INTERACTIF ....................................................... 37
6. LA BALANCE INTERACTIVE ............................................................ 37
7. LES RELEVES BANCAIRES ............................................................. 37
8. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? ...................................... 37
9. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? ..... 38
INDEX.................................................................................................... 39Avant de commencer
Installation
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour
y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :
• Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter
vous êtes sur une file d'attente.
0811 65 20 00 « Coût d'un appel local »
• Exposez votre problème par e-mail
openline.support.fr@ebp.com
Horaires
Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00
Le vendredi 8h00 à 18h00
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du
contrat souscrit.
1.2. Configuration minimale conseillée
La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la
suivante :
• Processeur : P4 2 GHz ou équivalent
• Mémoire : 3 Go
• Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 3 Go
Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64
bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits).
Remarque
Windows® XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition
préalablement à l’installation du logiciel.
150BINSTALLATION
16
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
Attention
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution.
1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil
s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et
sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre
représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK.
2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation
et à l’installation d’EBP Compta Classic Open Line.
3. Sélectionnez l’installation du logiciel.
4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît.
5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au
fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera
automatiquement lancée.
6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous
devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son
acceptation.
7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention
d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez
sur Suivant pour passer à l’étape suivante.
8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons,
pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète.
9. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation
Personnalisée.
10. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du
module » 5.0FR20AI. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton
Parcourir.
11. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque.
12. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. Comment lancer mon logiciel ?
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement
lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer +
Programmes + EBP + EBP « Nom du module ».
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
4.1. Version d’évaluation
Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela
signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours,
puis ensuite il sera limité en nombre de données : 20 articles, 20 documents, 100 écritures et
les impressions porteront la mention "Démonstration".
Remarque
Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des
fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous
familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier.
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du
logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP.
Cliquez sur l'option Activez votre logiciel du menu ?.
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se
fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel.
Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera
automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel
manuellement.
4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ?
Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre
logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton « Activez
Manuellement » et vous avez alors accès aux zones suivantes :
• Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le
COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou
minuscules).
• Numéro de licence
170BINSTALLATION
Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte
du logiciel.
• Clé WEB
Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et
vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les
mises à jour de votre logiciel.
• Code d’activation
Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué.
Validez ensuite en cliquant sur le bouton Activez votre logiciel.
Un message d'avertissement apparaît :
• Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ;
• Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours
restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code
correct.
Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activez votre logiciel.
Remarque
Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible.
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
Pour créer un dossier, cliquez sur Créer un nouveau dossier depuis l’écran de d’accueil ou
activez le menu Fichier - Nouveau.
L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent
pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier.
Vous devez ensuite renseigner le nom de la base, les coordonnées et informations de votre
société, les dates d’exercice et le plan de comptable souhaité. Cliquez sur Lancer pour
réaliser la création de la base.
Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1
depuis chaque écran de l’assistant.
18Ecran de travail
19
6. ECRAN DE TRAVAIL
Partie contextuelle de la barre de
navigation
La barre de navigation
Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants
La barre de statut affiche le nom de la base ouverte.
Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. 0BINSTALLATION Prise en main
Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du
produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données,
et en vous guidant dans la réalisation d’un document (vente, achat, stock), dans la saisie d’un
règlement, dans la création d’un rapprochement ou le lettrage d’un compte.
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des
Options/Société du menu Paramètres, et de la remplir avec soin, car certaines options vont
déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel.
La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche
pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir.
1.1. Les options à remplir dès maintenant
Il est important de renseigner les parties suivantes :
Informations administratives - Siret : Cette mention est obligatoire pour pouvoir
établir la déclaration de TVA.
Informations de TVA : Dans cette fenêtre doivent être renseignées les
informations relatives à la déclaration de TVA.
Options comptables : Permet de définir les règles de saisie à utiliser, les
paramétrages par défaut sur les comptes, les journaux…
1.2. Les autres options
D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de
protéger l’ouverture de votre dossier.
Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur
chaque écran d’option.
1.3. La gestion des fenêtres
Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales
de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues),
filtres et tris dans les listes.
211BPRISE EN MAIN
Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie
Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur
chaque fenêtre.
2. COMMENT GERER LES EXERCICES ?
A la création du dossier, deux exercices sont automatiquement créés.
Au-delà de deux exercices, il vous faut d’abord procéder à la clôture annuelle du premier
exercice ouvert puis à la création du nouvel exercice.
Pour créer un nouvel exercice, vous devez accéder à la liste des exercices par le menu
Exercices/Clôtures – Exercices. Vous devez ensuite :
utiliser la touche [Inser], le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter,
modifier si besoin les dates d’exercice.
Pour changer d’exercice, il faut le définir comme Exercice courant quelque soit son état
(ouvert ou clôturé). Pour cela, il faut :
se positionner sur l'exercice désiré dans la liste des exercices,
sélectionner Définir un exercice courant dans la barre de tâches du volet de
navigation, dans le menu contextuel ou en appuyant sur le bouton disponible dans
la fiche.
L’exercice courant est identifié à la fois par une mise en caractères gras dans la liste des
exercices et par la mention des dates de l’exercice courant dans la barre de titre de
l’application.
La définition de l’exercice courant servira principalement à initialiser les filtres. Dans tous les
cas, tous vos exercices (ouverts ou clôturés) resteront accessibles.3. COMMENT CREER UN COMPTE ?
Pour créer un compte, vous devez accéder à la liste des comptes par le menu Quotidien /
Saisie - Plan comptable entreprise. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel
Ajouter ou le bouton Ajouter.
Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez sélectionner le type du compte (détail ou
racine), le numéro de compte et l’intitulé.
Dans l’onglet Paramétrage, dans le cadre paramétrage de la TVA, vous devez renseigner les
informations liées à la Nature de taxe, le Type de l’opération et l’option de calcul dont vous
avez besoin. Ce paramétrage est important pour l’établissement de la déclaration de TVA.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment renseigner dans sa
totalité une fiche compte.
4. COMMENT CREER UN JOURNAL ?
Pour créer un journal, vous devez accéder à la liste des journaux par le menu Paramètres –
Journaux. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton
Ajouter.
Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir le code journal, le type de journal
(achat, vente, trésorerie, opérations diverses), une description.
Dans l’onglet Saisie :
Dans le cadre Racines non autorisées, vous pouvez écrire toutes les racines de
compte que vous ne souhaitez pas utiliser dans le journal.
Dans le cadre Options de saisie, vous pouvez définir le mode de numérotation des
pièces de votre journal, la reprise de la date sur une même écriture, le type et le
compte de contrepartie (uniquement pour les journaux de type trésorerie) et le
mode de fonctionnement des libellés d’écritures du journal.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette fiche.
5. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ?
5.1. Comment saisir dans un journal ?
Pour saisir dans un journal, vous devez accéder à la liste des cumuls des journaux par le
menu Quotidien / Saisie - Saisie par journal - Mois en cours.
231BPRISE EN MAIN
Ensuite, utilisez le double clic, la touche Entrée sur la ligne désirée ou sélectionnez la tâche
Saisie par journal dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel.
5.1.1. L’en-tête
Dans cette partie, vous pouvez sélectionner l’exercice, le journal et la période dans lesquels
vous souhaitez saisir. Leur modification est possible en effectuant la sélection désirée dans les
listes déroulantes de chaque champ.
5.1.2. Le corps
Le corps de la saisie est composé d’une grille dans laquelle certaines mentions sont
obligatoires :
Statut : Il permet de connaître le statut d’une écriture. Il possible de modifier le
statut d’une écriture en cliquant sur le bouton Traitements sur les écritures
(Simuler, Confirmer l’écriture, Valider).
Jour : Il est dépendant de l'exercice courant, de la période de saisie sélectionnée
et du paramétrage de la fiche journal. Il peut être saisi directement ou sélectionné
dans le calendrier.
N° de pièce : Le comportement du numéro de pièce dans les écritures et les lignes
d'écritures dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable
par l'utilisateur.
N° de document : La saisie du numéro de document est libre.
Compte: La liste des comptes existants est disponible grâce à la liste déroulante.
Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du
compte sélectionné.
Libellé : Le comportement du libellé dépend du paramétrage effectué dans la fiche
journal. Il reste modifiable par l'utilisateur.
Débit / Crédit : Le positionnement par défaut du curseur dans le champ Débit ou
Crédit dépend du sens par défaut paramétré sur la fiche compte, de la nature du
compte saisi et du type de journal dans lequel la saisie est effectuée. Il peut être
modifié.
Le montant peut être saisi directement dans le champ ou obtenu grâce à la
calculatrice.
Navigation dans la fenêtre de saisie : La navigation entre les champs, les lignes et les
écritures peut se faire entre les différents champs grâce aux touches Tab et Shift+Tab, à la
touche Entrée, à la souris ou encore avec les flèches directionnelles.
Remarque
Un journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied de journal est composé d'une seule et
unique écriture, composée de toutes les lignes d'écritures du journal. Le statut sélectionné
s'applique donc à toutes les lignes du journal sans distinction. 5.1.3. Le pied
Les cumuls du journal sont mis à jour en temps réel lors de chaque opération de saisie. Ils sont
reportés sur le cumul des journaux. L'équilibre du journal est une condition nécessaire à la
sortie du journal.
Débit : La somme des montants débiteurs saisis sur ce journal et sur ce mois est
affichée en pied de saisie.
Crédit : La somme des montants créditeurs saisis sur ce journal et sur ce mois est
affichée en pied de saisie.
5.1.4. Les informations sur le compte
Dès la saisie d’un compte, son libellé et son solde débiteur ou créditeur sur l’exercice de saisie
sont automatiquement affichés pour information.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie.
5.2. Comment saisir une écriture comptable ?
Pour saisir une écriture comptable indépendante, accédez à l’option Quotidien / Saisie –
Saisie par journal. Ensuite, sélectionnez la tâche Nouvelle écriture comptable dans la barre
de tâches ou dans le menu contextuel. Complétez les différents champs de l’en-tête et de
chaque ligne composant l’écriture.
Une fois l’écriture équilibrée, un message vous propose de saisir l’écriture suivante : répondez
Oui pour continuer.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie.
5.3. Comment saisir dans un guide ?
Pour saisir dans un guide, il vous suffit de sélectionner Quotidien / Saisie – Saisie guidée.
Ensuite, choisissez le guide voulu, la date d’écriture et éventuellement le journal.
Le corps se présente sous la forme d’une écriture comptable. Seules les zones non grisées
sont saisissables et accessibles.
Les zones grisées ne sont pas saisissables, selon le paramétrage effectué dans le guide de
saisie, disponible dans Paramètres – Guides de saisie.
La sauvegarde d’une saisie guidée entraîne automatiquement sa comptabilisation.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie.
251BPRISE EN MAIN
6. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE SANS NOTION COMPTABLE ?
6.1. Comment saisir une facture d’achat ?
Pour saisir une facture d’achat, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Mes
achats. Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de
la facture.
Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par
exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA
vide.
6.2. Comment saisir une facture de vente ?
Pour saisir une facture de vente, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Mes
ventes. Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de
la facture. Remplissez les différents champs de la même façon que pour la facture d’achat.
6.3. Comment saisir un encaissement ou un décaissement
Pour saisir une opération de trésorerie, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Ma
trésorerie. Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] et choisissez Encaissement
client, Décaissement fournisseur….
Le bouton Ajouter vous permet de saisir quatre types d’opérations :
Les encaissements
Les décaissements
Les virements (de banque à banque, de banque à caisse …)
Les remises de chèques
Pour les encaissements et les décaissements, des sous-catégories vous permettent de choisir
un type d’opération plus précis : encaissement client, encaissement d’effets avec frais,
décaissement fournisseur, entretien, essence, frais bancaires, etc.
Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par
exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA
vide.7. SAISIE DES VENTES COMPTOIR
Les ventes comptoir se décomposent en deux opérations : la saisie du ticket Z puis la remise
en banque.
Pour créer le ticket Z, sélectionnez Quotidien / Saisie – Autres saisies – Ventes comptoir et
sélectionnez la tâche Nouveau Ticket Z. Dans la fenêtre, saisissez les différents champs
proposés puis ventilez les recettes et les ventes.
Pour créer une remise en banque, sélectionnez Quotidien / Saisie – Autres saisies – Ventes
comptoir et sélectionnez la tâche Nouvelle remise en banque. Renseignez, si besoin, la
banque par défaut des cartes bancaires puis ventilez votre remise par banque et type de
remise.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie.
8. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ?
Pour consulter un compte, accédez au menu Consultation - Consultation/Lettrage ou au
menu Quotidien / Saisie - Consultation/Lettrage.
8.1. L’en-tête
La consultation de compte se fait par exercice comptable.
Quelque soit l’état de votre exercice, vous pouvez sélectionner n’importe quel autre exercice
du dossier à partir de la liste déroulante sur la liste déroulante.
La sélection du compte se fait dans le champ Numéro. Il peut être saisi directement dans ce
champ ou sélectionné dans la liste déroulante qui reprend l'intégralité des comptes existants.
Sont repris automatiquement, après sélection du compte :
l’intitulé du compte,
le solde du compte à la fin de l’exercice sélectionné,
le solde des mouvements antérieurs à la période sur ce compte, si cette période ne
débute pas au premier jour de l’exercice sélectionné.
Un ensemble de filtres vous permet de sélectionner les lignes que vous voulez ou non afficher.
Pour que ces sélections soient prises en compte, il vous suffit de cliquer sur Appliquer les
filtres.
271BPRISE EN MAIN
8.2. Le corps
L'affichage des lignes d'écriture dans la consultation reprend les informations renseignées
dans le masque de saisie. L'affichage des lignes d'écriture est directement dépendant des
choix effectués sur les filtres de l’en-tête.
8.3. Le pied
Une ligne de totalisation est affichée. Elle cumule en temps réel la somme des montants
débiteurs et des montants créditeurs des lignes affichées.
8.4. Accès à la saisie
En double cliquant sur une ligne d'écriture ou en sélectionnant Saisie dans le menu
contextuel, il est possible d'être automatiquement positionné sur cette ligne d'écriture dans le
journal et le mois de saisie ayant servi à l'enregistrer.
9. COMMENT LETTRER UN COMPTE ?
Le lettrage est une opération consistant à lettrer des factures avec leurs règlements. Les lignes
non lettrées sont donc des lignes qui ne se compensent pas et / ou n’ont pas de rapport entre
elles.
Pour réaliser ce pointage, accédez au menu Quotidien / Saisie – Lettrage simplifié.
Dans le champ Compte, sélectionnez un fournisseur ou un client : les factures
s’affichent alors dans la première liste, les règlements et avoirs dans la seconde.
Sélectionner une facture et son règlement.
Cliquez sur le bouton Lettrer et confirmez le code proposé : le code se reporte sur
ces lignes, ce qui signifie qu’elles sont lettrées.
Répétez l’opération pour toutes les factures réglées.
Visualisez les factures non réglées en indiquant Lignes non lettrées en Type de
ligne.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement.10. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ?
Le rapprochement bancaire est une opération qui consiste à pointer les opérations bancaires
saisies dans le logiciel qui apparaissent dans vos relevés bancaires.
Pour rapprocher un compte, vous devez accéder à la liste des rapprochements par le menu
Quotidien / Saisie – Rapprochement bancaire. Ensuite, cliquez sur le bouton Ajouter ou
utilisez la touche [Inser].
Choisissez la banque grâce au champ Compte à rapprocher.
Indiquez le Libellé et la Date de rapprochement et cliquez sur Valider.
Dans la fenêtre de rapprochement, saisissez le solde inscrit sur votre extrait
bancaire dans le champ Solde du relevé.
Pointez les lignes d’écritures en double-cliquant dessus ou grâce au bouton
Pointer : les lignes pointées disparaissent. Pour les voir, indiquez Toutes dans le
champ Lignes à afficher. Le code pointage, la date et le libellé du rapprochement
sont inscrits sur ces lignes.
Une fois le pointage terminé, le champ Ecart de rapprochement doit être à zéro.
S’il n’y a pas d’écart, sauvegardez le rapprochement et imprimez-le en cliquant sur
l’icône de l’imprimante.
Si l’écart de rapprochement n’est pas à zéro à la fin de l’opération, vérifiez les points suivants :
Certains règlements de votre relevé n’ont peut-être pas été saisis : saisissez-les
avant de compléter le pointage.
Certains règlements n’ont peut-être pas été pointés : pointez bien tous les
montants du relevé bancaire.
Certains règlements ont peut-être été pointés à tort, car ils ne sont pas sur le relevé
bancaire : dépointez-les.
Le solde bancaire ou un règlement ont peut-être été saisis de façon erronée:
rectifiez-les.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement.
291BPRISE EN MAIN
11. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ?
Pour que la déclaration de TVA se mouvemente correctement, il faut au préalable renseigner
les informations sur le dossier et les fiches comptes.
Pour établir une déclaration de TVA, vous devez accéder à la liste des Déclarations par le
menu Quotidien / Saisie – Déclaration de TVA. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le
bouton Ajouter.
Choisissez la déclaration à effectuer, indiquez la période et sélectionner les feuillets
à inclure dans votre déclaration. Cliquez sur Valider.
Vous obtenez :
o L’aperçu de la déclaration.
o Un onglet avec les lignes d’écritures incluses dans la déclaration.
o Un onglet avec les lignes non déclarées, sur lesquelles une erreur a été
détectée.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements pour remplir une
déclaration.
12. COMMENT SAISIR UNE NOTE DE FRAIS
Le logiciel vous permet de saisir ou d’importer des notes de frais et de gérer vos indemnités
kilométriques. Pour cela, il vous faut accéder au menu Notes de frais.
De là, il vous faut :
Créer un utilisateur pour chaque personne qui vous enverra des notes de frais.
Définissez-y le compte dans lequel le montant total de la note de frais doit être
comptabilisé ainsi que son ou ses véhicules.
Créer une catégorie pour chaque type de dépense de notes de frais (par exemple :
essence, restaurant, indemnités kilométriques…). Dans chacune d’elle, définissez
les comptes comptables sur lesquels les charges et la TVA doivent être
comptabilisées.
Créer une note de frais par utilisateur et par mois, pour intégrer vos lignes de
dépenses. Une même note de frais peut contenir plusieurs lignes de dépenses, de
type Indemnités kilométriques ou non. Ces lignes peuvent être saisies
manuellement ou importées. Les éléments saisis dans les notes de frais doivent
être comptabilisés pour être intégrés à la comptabilité.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements pour remplir une
déclaration. 13. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ?
Vous pouvez valider les écritures de façon globale ou écriture par écriture :
De façon globale : Accédez au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de
journaux, sélectionnez les journaux et mois souhaités. Dans la barre de tâches,
cliquez sur Valider les écritures.
Ecriture par écriture : Accédez au menu Quotidien / Saisie – Recherche
d’écritures. Ouvrez une écriture en double-cliquant dessus ou grâce au bouton
Modifier l’écriture comptable de la barre des tâches. Une fois l’écriture ouverte,
cliquez sur Traitements sur les écritures + Valider l’écriture courante.
Le statut Validé est symbolisé par un V dans la colonne Statut.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement.
14. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ?
Pour clôturer mensuellement un journal, vous devez accéder au menu Exercices / Clôtures –
Gestionnaire de journaux.
La clôture mensuelle permet d’empêcher la modification du journal. Les écritures qu’il contient
doivent auparavant être validées.
Tous les journaux et tous les mois d’un exercice doivent être clôturés mensuellement pour que
l’exercice puisse faire l'objet d'une clôture annuelle.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement.
311BPRISE EN MAIN
15. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ?
La clôture annuelle est une opération irréversible qui vise à rendre intangibles les éléments
comptables de l’exercice courant.
Vous pouvez y accéder par le menu Exercices / Clôtures – Clôture annuelle.
L’exécution de cette opération consiste à faire vérifier par le logiciel le respect de certaines
conditions (validation des écritures, clôture mensuelle des journaux…).
La génération des A Nouveaux est indépendante de la clôture d’un exercice.
En effet, il est possible de générer les A Nouveaux de deux manières différentes :
manuellement par le menu Exercices / Clôtures – Exercices, en sélectionnant
l’exercice courant dans lequel les A Nouveaux doivent être comptabilisés puis à
sélectionner Générer les A Nouveaux.
automatiquement à la création d’un exercice ou à la clôture d’un exercice en
fonction des options choisies dans Paramètres – Société – Options comptables
– A Nouveaux.
D’autre part, lors de la création d’un dossier ou d’un exercice, il est possible de saisir
manuellement une balance d’ouverture. Pour cela, accédez au menu Quotidien / Saisie –
Saisie par journal puis sélectionner Saisir la balance d’ouverture dans la barre de tâches
ou dans le menu contextuel.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement.16. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?
Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur
au moins deux jeux de sauvegarde.
Remarque
La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été
malencontreusement supprimée ou endommagée.
En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur
des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM.
Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet
de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure.
Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1).
17. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ?
Il est possible de lier un dossier d’une autre application à partir du menu Paramètres –
Société.
A partir de ce menu, vous pouvez consulter et modifier les dossiers liés par application.
Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour
d’autres applications.
Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application
s’affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre elles.
Si vous souhaitez modifier la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton
Supprimer la liaison.
Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié.
331BPRISE EN MAIN Les fonctions avancées
Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP
Compta Classic Open Line.
L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur
chaque écran.
1. LE TABLEAU DE BORD
Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une
synthèse de votre activité.
Vous pouvez visualiser les informations suivantes :
• L'estimation de la Trésorerie qui affiche les soldes comptables des comptes
bancaires ainsi que le solde des échéances (échues et à échoir) ;
• Le comparatif du résultat comptable entre l'exercice courant et l'exercice
précédent ;
• Le comparatif entre le Chiffre d'affaires, le résultat net et la marge brute.
Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier.
2. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT
Cet outil permet de :
Recevoir des données, c’est à dire de réaliser des importations d’écritures d’autres
logiciels dans le logiciel EBP.
Transmettre des données, c’est à dire de réaliser des exportations d’écritures du
logiciel EBP vers d’autres logiciels.
Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis
l’écran de l’assistant Outils - Communication Entreprise-Expert pour obtenir des précisions
sur les paramètres et options disponibles.
352BLES FONCTIONS AVANCEES
3. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT
Cet assistant de création de modèle de document, vous permet de personnaliser certains
modèles d'impression des documents que nous vous proposons dans le logiciel et d’en créer
de nouveaux, en vous aidant de ceux existants.
Pour ouvrir l'éditeur de modèle à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre
principale d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez à l'assistant en cliquant
sur le bouton Modifier le modèle disponible dans la barre d'outils : vous arrivez alors
automatiquement sur l'assistant de création de modèle.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer
et reculer dans l'assistant de création de modèle.
Les étapes de création sont :
• Choix du type de modèle : catégorie du modèle (Grand Livre, Balance...),
• Choix du style de l'entête du document,
• Choix des données présentes dans l'entête du document,
• Choix des données présentes dans le corps du document,
• Choix des données présentes dans le pied du document,
• Choix de la mise en forme du modèle,
• Nom du modèle,
• Résumé des éléments que vous avez choisis précédemment.
A la dernière étape, cliquer sur Lancer pour créer/modifier le modèle.
4. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE
Par le menu Outils - Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'importation
paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer
la procédure.
Vous pouvez sélectionner le type d’import désiré.
Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez
définir :
• le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de
• Codage du fichier...),
• le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte,
• les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer.
Après avoir visualisé un résumé des éléments à importer que vous avez sélectionné
précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement.
En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés
est affiché.
Dans le cas où l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton Afficher le
détail.
5. LE GRAND LIVRE INTERACTIF
Cet outil, disponible dans le menu Consultation, permet une visualisation plus rapide du
contenu d’un ou plusieurs comptes à l’écran en évitant les impressions.
Depuis cet écran, il est possible de saisir par journal, consulter un compte, le lettrer en
automatique mais également de voir l’échéancier d’une ligne ou le document lié à cette ligne.
6. LA BALANCE INTERACTIVE
Cet outil, disponible dans le menu Consultation, permet d’afficher à l’écran le cumul des
mouvements débiteurs et créditeurs d’un ou plusieurs comptes.
Il est possible depuis cette balance de consulter un compte et de lancer le lettrage
automatique.
7. LES RELEVES BANCAIRES
Le logiciel vous permet de créer ou d’importer vos relevés bancaires. De là, vous pourrez
directement procéder à la comptabilisation de vos lignes de relevés.
Pour cela, accéder au menu Quotidien / Saisie – Rapprochement – Relevés bancaires.
8. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?
Nous vous rappelons, d’après les art 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que
l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents.
Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération.
Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la
période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir.
Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils -
Archivage.
Sélectionnez le dossier à archiver et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez
l’opération en cliquant sur le bouton Lancer.
Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte.
La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier.
Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type
Archives_Nomdel’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip.
372BLES FONCTIONS AVANCEES
9. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ?
Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des
événements.
Il stocke les informations concernant :
• la clôture mensuelle,
• la validation des écritures,
• le changement de type de numérotation d’un journal…
Lors de certaines opérations telles que la clôture mensuelle, la validation d'écritures ou la
modification du type de numérotation d'un journal... des logs automatiques ou avec justification
sont effectués.
Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la
facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue.
Il est possible d'imprimer le journal des événements.Index
A
A nouveaux ............................................................................................. 32
Accès au service technique .................................................................... 15
Aide sur EBP Compta Classic Open Line ............................................... 11
Archivage ................................................................................................ 37
B
Balance d’ouverture ................................................................................ 32
Balance interactive ................................................................................. 37
C
clôture annuelle ...................................................................................... 22
Clôture annuelle...................................................................................... 32
Clôture mensuelle ................................................................................... 31
Code d'activation .................................................................................... 17
Communication Entreprise-Expert .......................................................... 35
Compte ................................................................................................... 23
Configuration minimale ........................................................................... 15
Consultation d'un compte ....................................................................... 27
Création de dossier ................................................................................. 18
Création de modèle ................................................................................ 36
D
Dates d'exercices ............................................................................. 18, 22
Déclaration de TVA ................................................................................. 30
E
Echéancier .............................................................................................. 37
Ecran de travail ....................................................................................... 19
Ecritures de simulation ........................................................................... 24
Encaissement ......................................................................................... 26
393BINDEX
exercices comptables ............................................................................. 22
F
Facture d’achat ....................................................................................... 26
Facture de vente ..................................................................................... 26
Fonctions avancées ................................................................................ 35
G
Gestion des fenêtres ............................................................................... 21
Grand Livre interactif .............................................................................. 37
I
Import paramétrable ............................................................................... 36
indemnités kilométriques ........................................................................ 30
Initialisation du dossier ........................................................................... 21
Installation .............................................................................................. 16
J
Journal .................................................................................................... 23
Journal des événements ......................................................................... 38
L
Lancement du logiciel ............................................................................. 17
Lettrage automatique .............................................................................. 37
Lettrage simplifié..................................................................................... 28
Lettrer un compte.................................................................................... 28
Lier un dossier d'une autre application ................................................... 33
M
Modèle .................................................................................................... 36
Mot de passe .......................................................................................... 21
N
notes de frais .......................................................................................... 30
Numérotation des pièces ........................................................................ 23
O
Options du dossier .................................................................................. 21 41
P
Plan comptable ....................................................................................... 18
R
Racines non autorisées .......................................................................... 23
Rapprochement bancaire ....................................................................... 29
Relevés bancaires .................................................................................. 37
Remise de chèques ................................................................................ 26
S
Saisir dans un guide ............................................................................... 25
Saisir dans un journal ............................................................................. 23
Sauvegarde ............................................................................................ 33
T
Tableau de bord...................................................................................... 35
Ticket Z ................................................................................................... 27
Traitements sur les écritures ............................................................ 24, 31
TVA ............................................................................................. 21, 23, 30
V
Validation des écritures .......................................................................... 31
Ventes comptoir ...................................................................................... 27
Virement ................................................................................................. 26
EBP Assistants
Juridiques Open Line
TM
pour Windows XP, Vista,7
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2013 EBP Informatique, édition Juin 2012 Convention d’Utilisation d’EBP
Conditions Générales de Vente des produits et
services EBP
A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP
Article 1. Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée
au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de
l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client
ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il
est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur
sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit
bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau
local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue.
L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un
poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence
correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute
duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou
pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un
nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans
le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes.
Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008)
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention
expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans
les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en
vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre
l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé
accessible depuis le territoire métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il
ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la
livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande
d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de
même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à
compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec
son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.
3Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et
des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et
logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour
aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le
fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des
problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes
conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
Article 4. Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son
site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance
téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un
professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette
convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu
responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Article 5. Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en
termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24)
heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence
d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des
dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou
ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT
reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la
récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne
saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
Article 6. Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes,
pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans
garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la
performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que
des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie
est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y
compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin
particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support
téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue
des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité.
Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une
application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit
auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers.
4Article 7. Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas
responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner,
interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant
d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture
des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de
l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non
conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de
fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses
fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et
d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En
toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou
le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son
distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance.
L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou
un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
Article 8. Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites
verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à
l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en
ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case
prévue à cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses
préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client
dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera
fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de
pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
B. Contrat de services EBP
ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue
de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330
838 947, d'une part
ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client »,
d'autre part,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
Article 1. Objet du contrat
Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des
logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites
géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture
du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les
documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et
5factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour
toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées
à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis
minimum de trois mois soit au plus tard le 1
er
juin de chaque année pour une prise d’effet à
compter du 1
er
septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de
renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat.
Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation
Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre
document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP.
Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à
compter de son acceptation.
Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un
an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre
recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa
souscription initiale.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il
ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans
la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution
immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon
concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à
tous les services du contrat.
Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire
3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT
huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par
courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de
toute autre obligation importante aux termes du présent contrat.
3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas
de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation
d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en
application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans
qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu
notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera
suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et
donc le poursuivre.
Article 4. Accès aux services
Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant
composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel.
Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à
titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L.
121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est
accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé.
6Article 5. Services fournis au titre du contrat de support
Le support de base comprend :
• L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au
vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine
• la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des
anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et
reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se
faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du
support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa
convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait
principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour
est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques
et des dysfonctionnements constatés.
En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents
commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.)
Le support ne comprend pas :
• le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système
d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les
bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils
complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)
• la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par
exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de
produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un
complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.
• l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en
route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le
paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non
explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir
d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné
par le client.
• les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP
recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées
(Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)
• la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou
de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP
• la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques,
données...) en cas de destruction de ceux-ci
Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance
Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en
accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des
conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des
supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas
d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans
7le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils
nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une
analyse approfondie du « blocage ».
Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par
Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème
décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle.
Article 7. Interventions sur les fichiers
L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur
proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de
moyens.
Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité
technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base
endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires.
EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données
confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne
fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email
que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP.
Article 8. Obligations du client
Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux
instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT
doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait
suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client
n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les
prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont
complémentaires.
Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour
protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une
contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des
conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers.
Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant
régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support
pérenne et externe;
Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet
sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution
d’un problème tel que décrit à l’article 13.
Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes
rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations
effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP.
Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le
site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par
8l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un «
Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin.
Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu
responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats
effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures,
bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon
approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en
adéquation avec ses besoins.
Article 9. Limites de responsabilité
EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects
d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice
financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel,
d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes
de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors
même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices.
En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages
et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne
pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour
l’année en cours.
Article 10. Loi et attributions de compétences
Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client
faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique
à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en
ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case
prévue à cet effet sur le formulaire.
Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés"
du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le
concernant.
En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles,
nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures
d'urgence ou les procédures conservatoires.
910
C. Mode locatif
Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de
licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode
locatif ».
La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations
conjointes et automatiquement liées :
• l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable
tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A
• la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à
celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions
décrites au paragraphe B
Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les
redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A
défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations
de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données
précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées.
Version 2.5 : Décembre 2011Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre
confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Assistants Juridiques Pratic Open Line et donne
toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide,
consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour
régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
• La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.
• Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale
composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations
traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots
utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.
11Table des matières
INSTALLATION .................................................................................................... 15
1. AVANT DE COMMENCER ............................................................................... 15
1.1. Accès au service technique ........................................................................... 15
1.2. Configuration minimale conseillée ................................................................. 15
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ..................................................... 16
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? .......................................................... 17
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ......................................................... 17
4.1. Version d’évaluation ....................................................................................... 17
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? ..................................................... 17
4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ......................... 17
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? ............................................................ 19
6. ECRAN DE TRAVAIL ........................................................................................ 20
PRISE EN MAIN ................................................................................................... 21
1. COMMENT UTILISER UNE BIBLIOTHEQUE .................................................. 21
1.2. La vue Document ........................................................................................... 23
2. COMMENT REALISER UNE LETTRE ? .......................................................... 24
3. L’ACTE-TYPE ................................................................................................... 25
3.1. Le texte constant ............................................................................................ 25
3.2. Les zones réservées ...................................................................................... 25
3.3. Les parties à compléter .................................................................................. 25
3.4. Choix de phrases ou remarques en cours de texte ....................................... 25
4. L’EDITEUR DE TEXTE ..................................................................................... 25
4.1. Utilisation de Microsoft Word™ ...................................................................... 25
5. LES FONCTIONS DE L’ACTE-TYPE ............................................................... 26
5.1. Mise en forme du texte ................................................................................... 26
6. SUIVI DE LA LETTRE ....................................................................................... 29
7. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ? ...................................................... 30
8. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? ............................................. 30
INDEX ................................................................................................................... 31
1314Avant de commencer
Installation
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique *. Pour
y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :
• Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter
vous êtes sur une file d'attente.
0811 65 20 00 « Coût d'un appel local »
• Exposez votre problème par e-mail
openline.support.fr@ebp.com
Horaires
Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00
Le vendredi 8h00 à 18h00
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du
contrat souscrit.
1.2. Configuration minimale conseillée
La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel
est la suivante :
• Processeur : P4 2 GHz ou supérieur
• Mémoire : 3 Go
• Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 2 Go
150BInstallation
Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64
bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits).
Remarque
Windows® XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition
préalablement à l’installation du logiciel.
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
Attention
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution.
1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil
s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et
sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\EBP_CD.exe où X est la lettre
représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK.
2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Logiciels pour accéder à la
présentation et à l’installation d’EBP A Open Line.
3. Sélectionnez l’installation du logiciel.
4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît.
5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au
fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera
automatiquement lancée.
6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous
devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son
acceptation.
7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention
d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez
sur Suivant pour passer à l’étape suivante.
8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez.
L’installation Monoposte permet de travailler sur un ordinateur. Le logiciel et les
données sont installés sur cet ordinateur.
L’installation réseau permet de définir le type de l’installation :
- Poste client : le logiciel est installé sur cet ordinateur et les données sont sur un
autre ordinateur,
- Poste client/serveur : le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur,
16Comment lancer mon logiciel ?
- Poste serveur : les données sont installées sur cet ordinateur (Installation de
« Microsoft SQL Server Express 2005 »).
Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation
Personnalisée.
9. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du
module » xxxFR07. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton
Parcourir.
10. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque.
11. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant.
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Suite à l’installation du produit, un icône est créé sur le bureau. Vous pouvez lancer
directement le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer
+ Programmes + EBP + EBP « Nom du module ».
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
4.1. Version d’évaluation
Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela
signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctionnalités du logiciel pendant 40
jours.
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les
fonctionnalités, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP.
Cliquez sur l'option Activer votre logiciel du menu ?.
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se
fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite,
munissez-vous de la Clé Web et du N° de licence fournis par EBP et laissez-vous guider par
les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel.
Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera
automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel
manuellement.
4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ?
Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre
logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton « Activer
Manuellement ». Vous avez alors accès aux zones suivantes :
170BInstallation
• Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le
COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou
minuscules).
• Numéro de licence
Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte
du logiciel.
• Clé Web
Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et
vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les
mises à jour de votre logiciel.
• Code activation
Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué.
Validez ensuite en cliquant sur le bouton Terminer.
Un message d'avertissement apparaît :
• Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ;
• Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours
restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code
correct.
Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activer votre logiciel.
Remarque
Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible.
18Comment créer mon dossier ?
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
Pour créer un dossier, cliquez sur Créer un nouveau dossier depuis l’écran de d’accueil ou
depuis le menu Fichier - Nouveau.
L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent
pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier.
Cliquez sur Lancer pour démarrer la création de la base.
Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1
depuis chaque écran de l’assistant.
190BInstallation
6. ECRAN DE TRAVAIL
Les menus
La barre de navigation
Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants.
La barre de statut affiche le nom de la base ouverte, c’est-
à-dire Mon dossier.
20Comment utiliser une bibliothèque
Prise en main
Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du
produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données,
et en vous guidant dans la saisie des écritures comptables, dans la création d’un
rapprochement ou le lettrage d’un compte.
1. COMMENT UTILISER UNE BIBLIOTHEQUE
Cette vue concerne la bibliothèque courante ouverte. Une bibliothèque contient tous les
documents d’un assistant juridique.
1.1.1. Comment ouvrir une bibliothèque ?
Une bibliothèque s’ouvre, soit à partir de la barre de navigation en cliquant sur l’icône de la
bibliothèque à ouvrir, soit à partir du menu Fichier + Ouvrir une base de données.
Si vous activez plusieurs bibliothèques, plusieurs fenêtres sont alors ouvertes à l’écran.
La disposition, l’activation, la fermeture des celles-ci s’effectue à partir du menu Fenêtre.
1.1.2. Le sommaire
Présentation du sommaire
Le sommaire est un plan composé de deux sortes d’éléments :
les dossiers, sous-dossiers représentés par un icône Livre.
les documents, représentés par l’icône Feuille.
Un sommaire peut être comparé à une armoire à dossiers suspendus, eux-mêmes remplis de
chemises contenant des sous-chemises avec des documents.
Les dossiers de même niveau sont représentés par le même icône.
Déplacement rapide dans le sommaire
Ctrl + déplace le curseur sur le premier dossier
Ctrl + Fin déplace le curseur sur le dernier dossier
Développement du sommaire
Pour ouvrir et fermer vos dossiers (Livre), utilisez les touches suivantes, une fois le livre
sélectionné :
211BPrise en main
+ affiche les dossiers et documents du niveau inférieur
- cache tous les niveaux inférieurs
* affiche tous les niveaux inférieurs
Vous pouvez également cliquer sur les + ou – situés à gauche des icônes Livre pour
respectivement afficher ou masquer le niveau inférieur du dossier.
1.1.1. Recherche dans la bibliothèque
Pour rechercher un dossier ou un document précis dans la bibliothèque, activez l’onglet
Rechercher, saisissez le texte à rechercher puis cliquez sur le bouton Rechercher.
La recherche s’applique sur l’ensemble des textes.
Tous les documents dont le texte contient le ou les mot(s) recherché(s) seront affichés :
Cliquez sur le document qui vous intéresse.
1.1.1. Les signets de la bibliothèque
Un signet sert à repérer les documents que vous allez souvent consulter.
Le signet vous permettra de vous déplacer rapidement dans la bibliothèque et d’accéder
directement à l’élément du sommaire rattaché au signet.
22Comment utiliser une bibliothèque
Création d’un signet
Activez dans l’onglet Sommaire, l’élément à repérer, puis activez l’onglet.
Dès qu’un 1
er
signet est créé, le document s’affiche dans l’onglet Signets.
Accès à un signet
Activez l’onglet Signets, placez-vous sur le document. Le guide et l’acte-type du document
sont automatiquement mis à jour.
1.2. La vue Document
Lorsque vous activez un document dans le sommaire, la vue Document est automatiquement
mise à jour.
1.2.1. Guide d’un document
L’onglet Guide contient un commentaire qui permet de vérifier la concordance entre la
démarche que vous entreprenez et le contenu de l’acte type. Vous pouvez également y trouver
des références juridiques, des explications et des conseils.
1.2.2. Acte type d’un document
L’onglet Acte-type contient le texte-type (ou l’acte juridique) que vous pouvez consulter /
imprimer et qui servira de modèle à votre lettre (voir Réalisation d’une lettre).
Remarque
Les actes-types et les guides sont modifiables.
231BPrise en main
2. COMMENT REALISER UNE LETTRE ?
1. Sélectionner dans le sommaire (voir page 217), l’acte-type qui doit vous servir de
modèle,
2. Cliquer sur l’icône l’éditeur de texte par défaut s’ouvre
avec une copie de l’acte-type (voir page 251),
3. Faîtes les modifications de texte souhaitées (voir page 262),
4. Faîtes la mise en forme de la page (voir page Erreur ! Signet non défini.2),
5. Sauvegardez la lettre pour pouvoir la modifier (voir page 295),
6. Lancez l’impression (voir page Erreur ! Signet non défini.6).
24L’Acte-type
3. L’ACTE-TYPE
L’Acte-type sert de modèle à la réalisation de votre lettre. De ce fait elle est composée de
quatre types de données différents :
3.1. Le texte constant
C’est un texte que vous pouvez généralement reprendre tel quel
Exemple de phrase : Si vous vous trouvez dans l'impossibilité d'assister à cette assemblée,
vous avez la possibilité de vous faire représenter par votre conjoint ou par un associé.
3.2. Les zones réservées
Elles sont représentées par des parenthèses entourant l'information à saisir.
Exemple : (dénomination sociale) (nom de l'associé)
(adresse)
3.3. Les parties à compléter
Elles sont représentées par 3 petits points : … .
Exemple de phrase :
Nous vous informons qu'une assemblée générale aura lieu le ..., à ... heures, à ... (lieu).
3.4. Choix de phrases ou remarques en cours de texte
Ils apparaissent également entre parenthèses.
Exemple de phrase : A cet effet, un formulaire de pouvoir, que vous voudrez bien faire parvenir
au gérant avant le ... (ou confier à votre mandataire), est joint à la présente.
4. L’EDITEUR DE TEXTE
Pour réaliser votre lettre, le logiciel Assistants Juridiques utilise votre éditeur de texte par
défaut :
Un éditeur interne,
Microsoft Word.
4.1. Utilisation de Microsoft Word™
Pour l’utilisation de Microsoft Word, nous vous renvoyons à votre manuel d’utilisation ou à
l’aide en ligne Microsoft.
251BPrise en main
5. LES FONCTIONS DE L’ACTE-TYPE
5.1. Mise en forme du texte
5.1.1. Déplacement dans le texte
pour aller en début de ligne
Fin pour aller en fin de ligne.
Ctrl + pour aller en début de texte
Ctrl + Fin pour aller en fin de texte.
Ctrl+ Flèche D ou G pour aller de mot en mot
5.1.2. Sélection de texte
Sélection du mot
Double-clic sur un mot.
Sélection de tout le texte
Ctrl + A
Sélection d’une partie de texte
Mettre le texte en surbrillance en cliquant gauche au début du texte et tout en restant appuyé,
tirer la souris jusqu’en fin de texte.
5.1.3. Saisie de texte
Mode insertion/Refrappe
Vous travaillez par défaut dans l'éditeur en mode Insertion, ce qui signifie que les caractères
tapés s'insèrent à l'emplacement du curseur en décalant les mots suivants sans les écraser.
La touche Inser permet de passer en mode Refrappe.
Suppression de caractère
Pour effacer un caractère, placez votre curseur à sa droite et appuyez sur la touche Retour
Arrière ou à sa gauche et appuyez sur Suppr
Retour à la ligne
26Les fonctions de l’acte-type
¾ Retour à la ligne avec fin de paragraphe
La touche Entrée permet d’appliquer un retour à la ligne avec fin de paragraphe.
¾ Retour à la ligne simple
La combinaison de touches × + Entrée permet d’appliquer un retour à la ligne
sans fin de paragraphe.
Les lignes d’un même paragraphe auront les mêmes attributs de paragraphe
¾ Ligne vierge
La ligne vierge découle du retour à la ligne. En effet pour créer une ligne d'espace
(séparatrice ou blanche), placez votre curseur en début ou fin de ligne et faites un ou
deux retours à la ligne.
Pour supprimer une ligne blanche, placez votre curseur en début de ligne vierge et
appuyez sur Suppr.
5.1.4. Déplacement /Copie de paragraphe
¾ Le déplacement de texte correspond à un Couper/Coller :
1. Sélectionnez le texte,
2. Couper le texte avec le menu Edition + Couper…. ou le raccourci clavier Ctrl + X.
3. Placez le curseur à l’endroit désiré,
4. Coller le texte avec le menu Edition + Coller…. Ou le raccourci clavier Ctrl + V.
¾ La copie de texte correspond à un Copier/Coller :
Pour le copier, utilisez le menu Edition + Copier ou le raccourci clavier Ctrl + C. Ensuite
voir plus haut.
Vous pouvez également utiliser le drag and drop qui consiste, avec la touche Ctrl
activée, à tirer la sélection à copier à l’emplacement souhaité.
5.1.5. Attributs
Attributs de texte
Les attributs de texte (police, style, taille, barré, souligné, couleur de texte et de fond) sont
applicables à partir de la barre Format et de la barre Standard.
La barre Format
La barre Standard
271BPrise en main
28
Pour connaître la fonction d’un icône, passez votre souris dessus. Lorsqu’un raccourci-clavier
existe, il vous est également indiqué.
Suivi de la lettre
6. SUIVI DE LA LETTRE
6.1.1. Enregistrement de la lettre à partir de l’assistant
Une fois la lettre terminée, il est nécessaire de l’enregistrer afin de pouvoir la conserver pour
une éventuelle consultation ou utilisation ultérieure.
L’enregistrement s’effectue à partir du menu Fichier + Enregistrer ou le raccourci clavier Ctrl
+ S.
6.1.2. Fermeture de l’assistant
Pour fermer l’assistant, il suffit de fermer sa fenêtre en cliquant sur la croix ou sur le bouton
Fermer.
291BPrise en main
7. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ?
Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impression de
documents.
L'impression d'un document peut être activée :
Depuis le bouton Imprimer de la barre d'outils du document ou de l’état (Saisie,
Grand Livre...). Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre document.
Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste
affichée et en cliquant sur le bouton Imprimer.
Par l’un des menus de l’application puis Impressions puis la catégorie souhaitée.
Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents
critères d'impression.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements.
8. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?
Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur
au moins deux jeux de sauvegarde.
Remarque
La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été
malencontreusement supprimée ou endommagée.
En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur
des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM.
Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet
de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure.
Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1).
30INDEX
Index
A
Accès au service technique .................................................................................. 15
Acte-type ............................................................................................................. 23
Aide sur EBP Compta Ligne PME Open Line .................................................... 11
Assistant
Ouvrir un ......................................................................................................... 21
Attributs de texte ................................................................................................. 27
C
Clôture mensuelle ................................................................................................ 30
Code d'activation ................................................................................................. 17
Configuration minimale....................................................................................... 15
Copie de texte ...................................................................................................... 27
Création de dossier .............................................................................................. 19
D
Déplacement dans le sommaire ........................................................................... 21
Déplacement dans le texte ................................................................................... 26
Déplacement de texte .......................................................................................... 27
Développement du sommaire .............................................................................. 21
Dictionnaire ......................................................................................................... 28
Document ............................................................................................................ 23
E
Ecran de travail .................................................................................................... 20
F
Fermer une fenêtre ............................................................................................... 29
Fin de ligne .......................................................................................................... 26
Fin de texte .......................................................................................................... 26
312BIndex
32
G
Guide ................................................................................................................... 23
I
Imprimer .............................................................................................................. 30
Initialisation du dossier........................................................................................ 24
Installation ........................................................................................................... 16
L
Lancement du logiciel ......................................................................................... 17
Lettre
Enregistrer ....................................................................................................... 29
Ligne vierge......................................................................................................... 27
O
Ouvrir une bibliothèque ....................................................................................... 21
R
Recherche d’un mot ............................................................................................. 22
Retour à la ligne .................................................................................................. 27
S
Saisie de texte ...................................................................................................... 26
Sauvegarde .......................................................................................................... 30
Sélection d’une partie .......................................................................................... 26
Sélection de mot .................................................................................................. 26
Sélection de tout le texte ...................................................................................... 26
Signet .................................................................................................................. 22
Sommaire ............................................................................................................ 21
Suppression de texte ............................................................................................ 26
T
Texte
Attributs ............................................................................................................... 27
Copie ................................................................................................................... 27
Déplacement ........................................................................................................ 27
Saisie ................................................................................................................... 26
Suppression ......................................................................................................... 26
Auto-entrepreneur
Pratic Open Line
pour Windows XP ou Vista ou 7
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2012 EBP Informatique, édition Juin 20123
Conditions Générales de Vente des produits et
services EBP
A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP
Article 1. Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée
au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de
l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client
ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il
est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur
sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit
bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau
local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue.
L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un
poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence
correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute
duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou
pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un
nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans
le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes.
Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008)
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention
expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans
les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en
vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre
l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé
accessible depuis le territoire métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il
ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la
livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande
d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de
même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à
compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec
son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.
Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et
des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et
logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour 4
aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le
fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des
problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes
conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
Article 4. Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son
site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance
téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un
professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette
convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu
responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Article 5. Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en
termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24)
heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence
d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des
dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou
ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT
reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la
récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne
saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
Article 6. Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes,
pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans
garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la
performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que
des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie
est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y
compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin
particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support
téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue
des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité.
Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une
application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit
auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers.
Article 7. Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas
responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner,
interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant
d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture 5
des services de support, alors même qu'EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de
l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non
conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de
fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses
fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et
d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En
toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou
le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son
distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance.
L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou
un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
Article 8. Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites
verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à
l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en
ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case
prévue à cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses
préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client
dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera
fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de
pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
B. Contrat de services EBP
ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue
de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330
838 947, d'une part
ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client »,
d'autre part,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
Article 1. Objet du contrat
Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des
logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites
géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture
du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les
documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les
devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables
pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont
portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un
préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1
er
juin de chaque année pour une prise
d’effet à compter du 1
er
septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la
facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat.6
Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation
Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre
document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP.
Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à
compter de son acceptation.
Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un
an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre
recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa
souscription initiale.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il
ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans
la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution
immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon
concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à
tous les services du contrat.
Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire
3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT
huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par
courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de
toute autre obligation importante aux termes du présent contrat.
3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas
de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation
d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en
application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans
qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu
notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera
suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et
donc le poursuivre.
Article 4. Accès aux services
Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant
composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel.
Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à
titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L.
121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est
accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. 7
Article 5. Services fournis au titre du contrat de support
Le support de base comprend :
L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au
vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine
la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des
anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et
reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se
faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du
support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa
convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait
principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour
est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques
et des dysfonctionnements constatés.
En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents
commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.)
Le support ne comprend pas :
le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système
d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les
bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils
complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)
la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par
exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de
produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un
complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.
l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en
route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le
paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non
explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir
d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné
par le client.
les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP
recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées
(Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)
la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou
de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP
la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques,
données...) en cas de destruction de ceux-ci
Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance
Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en
accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des
conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des
supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas
d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans 8
le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils
nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une
analyse approfondie du « blocage ».
Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par
Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème
décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle.
Article 7. Interventions sur les fichiers
L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur
proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de
moyens.
Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité
technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base
endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires.
EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données
confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne
fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email
que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP.
Article 8. Obligations du client
Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux
instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT
doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait
suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client
n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les
prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont
complémentaires.
Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour
protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une
contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des
conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers.
Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant
régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support
pérenne et externe;
Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet
sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution
d’un problème tel que décrit à l’article 13.
Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes
rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations
effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. 9
Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le
site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par
l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un «
Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin.
Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu
responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats
effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures,
bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon
approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en
adéquation avec ses besoins.
Article 9. Limites de responsabilité
EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects
d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice
financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel,
d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes
de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors
même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices.
En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages
et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne
pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour
l’année en cours.
Article 10. Loi et attributions de compétences
Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client
faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique
à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en
ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case
prévue à cet effet sur le formulaire.
Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés"
du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le
concernant.
En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles,
nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures
d'urgence ou les procédures conservatoires.
C. Mode locatif
Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de
licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode
locatif ».10
La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations
conjointes et automatiquement liées :
l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable
tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A
la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à
celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions
décrites au paragraphe B
Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les
redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A
défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations
de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données
précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées.
Version 2.5 : Décembre 201111
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre
confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Auto-Entrepreneur Pratic Open Line et donne
toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traitées dans le guide,
consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour
régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis
Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale
composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations
traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots
utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.13
Table des matières
INSTALLATION................................................................................................. 15
1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 15
1.1. Accès au service technique ......................................................................... 15
1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 15
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 16
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 17
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 17
4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 17
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?................................................... 17
4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ........................ 18
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 19
6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 19
PRISE EN MAIN ................................................................................................ 21
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 21
1.1. Les options à remplir dès maintenant .......................................................... 21
1.2. Les autres options ....................................................................................... 21
1.3. Gestion des fenêtres ................................................................................... 22
2. COMMENT CREER UN ARTICLE ?............................................................... 22
3. COMMENT CREER UN CLIENT ?................................................................. 22
4. COMMENT SAISIR UN DEVIS ?.................................................................... 22
4.1. L'en-tête du devis ........................................................................................ 23
4.2. Le corps ...................................................................................................... 23
4.3. Le pied ........................................................................................................ 23
4.4. La liste des devis......................................................................................... 23
5. COMMENT CREER UNE FACTURE ? .......................................................... 24
6. COMMENT TRANSFERER, DUPLIQUER UN DOCUMENT ? ....................... 25
6.1. Transfert de documents............................................................................... 25
6.2. Duplication .................................................................................................. 25
7. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? ............................... 26
8. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ?............................................................. 26
9. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ? ........................................................ 2614
10. COMMENT SAISIR UNE RECETTE ? ......................................................... 27
11. COMMENT SAISIR UNE DEPENSE ?......................................................... 27
12. COMMENT VISUALISER LES CHARGES SOCIALES, LES IMPOTS ET LA
COTISATION A LA FORMATION PROFESSIONNELLE MENSUELS OU
TRIMESTRIELS ? .............................................................................................. 27
13. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT, LE LIVRE DES RECETTES OU LE
REGISTRE DES ACHATS ? .............................................................................. 28
14. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?.......................................... 28
LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 29
1. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 29
2. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION..................................................... 29
2.1. Création du barème..................................................................................... 30
2.2. Utilisation du barème éco-contribution......................................................... 30
3. LA GESTION DU SERVICE A LA PERSONNE.............................................. 31
3.1. Les options.................................................................................................. 31
3.2. Les données................................................................................................ 31
3.3. Les documents............................................................................................ 32
3.4. L’attestation fiscale...................................................................................... 32
4. HISTORIQUE DES VENTES.......................................................................... 32
5. LES ECHEANCIERS...................................................................................... 33
6. LES STATISTIQUES...................................................................................... 33
7. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE................................ 33
8. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?.................................................... 34
9. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ?................... 34
10. REPORTS ON LINE..................................................................................... 35
10.1. Comment créer et gérer Reports On Line ? ............................................... 35
INDEX................................................................................................................ 38Avant de commencer
15
Installation
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour
y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :
Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter
vous êtes sur une file d'attente.
0811 65 20 00 « Coût d'un appel local »
Exposez votre problème par e-mail
openline.support.fr@ebp.com
Horaires
Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00
Le vendredi 8h00 à 18h00
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du
contrat souscrit.
1.2. Configuration minimale conseillée
La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la
suivante :
Processeur : P4 2 GHz ou équivalent
Mémoire : 3 Go (2 Go pour Windows Vista)
Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
Espace disque libre : 2 Go
Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64
bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits).
Windows® XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition
préalablement à l’installation du logiciel16
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
Attention
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution.
1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil
s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et
sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre
représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK.
2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation
et à l’installation d’EBP Auto-EntrepreneurPratic Open Line.
3. Sélectionnez l’installation du logiciel.
4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît.
5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au
fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera
automatiquement lancée.
6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous
devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son
acceptation.
7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention
d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez
sur Suivant pour passer à l’étape suivante.
8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons,
pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète.
9. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation
Personnalisée.
10. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du
module » 5.0FRFR03. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton
Parcourir.
11. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque.
12. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant.Comment lancer mon logiciel ?
17
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement
lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer +
Programmes + EBP + EBP « Nom du module ».
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
4.1. Version d’évaluation
Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela
signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours,
puis ensuite il sera limité en nombre de données : 20 articles, 20 documents et les impressions
porteront la mention "Démonstration".
Remarque
Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des
fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous
familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier.
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du
logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP.
Cliquez sur l'option « Activez votre logiciel » du menu ?.
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se
fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel.
Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera
automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel
manuellement.18
4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ?
Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option « Activez votre
logiciel » du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton « Activez
Manuellement » et vous avez alors accès aux zones suivantes :
Clé PC
Cette clé, calculée à partir des informations matérielles de votre poste, est unique. Elle
vous sera demandée lors de l’activation.
Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le
COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou
minuscules).
Numéro de licence
Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte
du logiciel.
Clé WEB
Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et
vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les
mises à jour de votre logiciel.
Code d’activation
Saisissez en majuscules le code que nous vous avons communiqué.
Validez ensuite en cliquant sur le bouton « Activez votre logiciel ».
Un message d'avertissement apparaît :
Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ;
Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours
restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code
correct.
Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activez votre logiciel.
Remarque
Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible.Comment créer mon dossier ?
19
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l’écran de d’accueil ou
activez le menu Fichier + Nouveau.
L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent
pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier.
Vous devez ensuite renseigner le nom de la base, les coordonnées et informations de votre
société. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base.
Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1
depuis chaque écran de l’assistant.
6. ECRAN DE TRAVAIL
Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768.
Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants.
Partie contextuelle de la barre de
navigation.
Barre de statut : Affiche le nom de la base ouverte
Menus
Barre de navigationComment initialiser mon dossier ?
21
Prise en main
Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du
produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données,
et en vous guidant dans la réalisation d’un devis, d’une facture, dans la saisie d’un règlement
ou visualiser les charges sociales, impôts et la cotisation à la formation professionnelle sur les
ventes de bien et services.
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des
Options/Sociétés du menu Paramètres, et de la remplir avec soin, car certaines options vont
déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel.
La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche
pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir.
1.1. Les options à remplir dès maintenant
Il est important de renseigner les parties suivantes :
Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente
(devis, factures, etc..) ainsi que la codification des autres fiches (clients, articles,
familles...).
Articles : Permet d'indiquer le type d’article que vous souhaitez appliquer par
défaut sur vos articles.
Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix
unitaires et quantités pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de
conversion entre la devise du dossier et la devise de contre-valeur.
1.2. Les autres options
D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de
protéger l’ouverture de votre dossier. Dans la partie Documents, vous pouvez indiquer une
durée de validité pour vos devis…
Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur
chaque écran d’option. 22
1.3. Gestion des fenêtres
Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales
de navigation) ou les fiches. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans
l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en
utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre.
2. COMMENT CREER UN ARTICLE ?
Pour créer un article, vous devez accéder à la liste des articles par le menu Articles - Articles.
Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis
sélectionnez le type d’article bien ou service.
Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir une description commerciale, puis
surligner quelques mots à l’aide de la souris et appliquer les attributs disponibles en cliquant
sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..).
Dans le cadre Tarif, indiquez le prix de vente HT de votre article puis tapez sur Entrée. La
partie Description générale permet de définir le l'unité et l'éco-contribution associé à l'article.
3. COMMENT CREER UN CLIENT ?
Pour créer un client, vous devez accéder à la liste des clients par le menu Ventes - Clients -
Clients. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter
puis sélectionnez le type client ou prospect. En effet, le logiciel vous permet de faire une
distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une
facture pour un prospect, celui-ci est transféré en client.
Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche vous devez renseigner les informations de règlement
ainsi que les coordonnées du client/prospect et du/des contact/s associé/s.
4. COMMENT SAISIR UN DEVIS ?
Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de ventes puis le bouton Ajouter
puis Devis,
Le menu Ventes - Documents de ventes - Devis puis la touche [Inser].
Un nouveau devis apparaît à l'écran.
Le devis se compose de trois parties essentielles :
l'entête,
le corps
le pied. Comment saisir un devis ?
23
4.1. L'en-tête du devis
Dans cette partie, vous visualisez les informations de votre dossier/société (logo, adresse site
web…). Saisissez le code client ou faites appel à la liste des clients pour le sélectionner. Les
coordonnées du client peuvent être modifiées. Vous avez également la possibilité de
sélectionner un mode de règlement et de saisir le numéro de TVA intracommunautaire.
La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours
indiqués dans les options du dossier.
4.2. Le corps
Le corps du devis est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui composeront le
devis.
Pour faciliter la saisie, vous disposez :
Dans le corps d'un document, d'un menu contextuel (clic droit) avec de
nombreuses fonctions (Faire F1 pour plus de détails).
D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 25 colonnes sont à
votre disposition.
D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés où vous le souhaitez dans
la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex :
une prestation).
D’une barre d’outils pour les textes enrichis : vous pouvez appliquer différents
attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d’un
correcteur orthographique comme dans un traitement de texte.
4.3. Le pied
Le pied représente la partie totalisation du devis. Vous avez la possibilité de saisir une remise,
d'ajouter des frais de port et d’indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans
vos règlements).
Remarque
Lors du transfert du devis en facture, une facture d’acompte sera automatiquement créée ainsi
que son règlement.
Le montant total des lignes articles avec éco-contribution est affiché.
4.4. La liste des devis
A partir de la liste des devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client
Permet d'afficher la fiche du client affecté au document sélectionné.
Historique client/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre de l’historique clients/prospects avec le filtre client
renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné.24
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le
type de document Facture et la date souhaités pour le/les document/s à générer.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-
paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact.
SMS
Permet de réaliser l’envoi de SMS.
Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir :
- Un contrat de service EBP approprié. Veuillez contacter votre Revendeur ou
le Service Clients EBP au 0811 65 80 20.
- Un abonnement ou une offre d’essais auprès d’un fournisseur d’accès SMS
(tel que EcoSms, SMSToB et SMSEnvoi).
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces
traitements.
Remarque
A l’enregistrement du premier devis, apparaîtra le message d’information suivant :
« La loi oblige à indiquer certaines mentions légales sur vos devis :
- nombre de jours pour lequel l'offre est valable
- nombre de jour maximum pour lesquels la prestation et/ou livraison est réalisable à compter
de la réception de l'acceptation (L'article L114-1 du Code de la consommation)
Veuillez compléter les mentions légales des devis dans les « Paramètres - Société -
Documents de ventes » pour qu’elles correspondent à votre activité et vos obligations
légales »
5. COMMENT CREER UNE FACTURE ?
Pour accéder à la création d'une facture, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis
Factures,
Le menu Ventes - Documents de vente - Factures puis la touche [Inser].
Une facture peut également être créée par transfert d'un devis.
La facture se compose de trois parties : l'en-tête, le corps et le pied.
Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le
devis). Comment Transferer, dupliquer un document ?
25
En entête de document, vous pouvez également définir la date d'échéance. Par l'icône à droite
du champ, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. La date d'échéance est
calculée en fonction du mode de règlement sélectionné.
En pied, vous avez la possibilité de saisir un acompte. La sauvegarde de la facture entraîne la
création de la facture d'acompte et de son règlement.
Remarque
La saisie d’un acompte négatif entraîne une augmentation du net à payer et la génération d'un
avoir d'acompte ainsi que son règlement associé.
Tous les champs sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, dans
chaque partie de la facture.
Les actions d’une facture sont identiques à celles d’un devis avec en plus :
Nouveau règlement : Permet de générer une fiche règlement pré-renseignée
avec les informations du client, le montant de la facture et l’échéance pointée.
6. COMMENT TRANSFERER, DUPLIQUER UN DOCUMENT ?
6.1. Transfert de documents
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de
document. Le document initial n'est alors plus modifiable.
Les devis peuvent être transférés en factures et les factures en avoirs.
Remarque
Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Le document initial sera conservé mais
ne sera plus modifiable. Il pourra être dupliqué.
Pour réaliser un transfert de document, vous devez :
1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes - Documents de vente –
Tous ;
2. sélectionner le document initial ;
3. cliquer sur Transférer disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation.
6.2. Duplication
La duplication de documents permet de réaliser la copie exacte d’un document.
Pour réaliser une duplication de document, vous devez :
1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes - Documents … - Tous » ;
2. sélectionner le document initial ;
3. cliquer sur le bouton Dupliquer de la barre d’outils ou menu contextuel puis
Dupliquer.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements.26
7. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ?
Vous avez la possibilité d'envoyer vos documents par e-mail à vos clients.
Pour cela, vous avez deux possibilités :
Sélectionner Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de tâches de la liste
des documents.
Utiliser le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression.
Une fenêtre permettant de choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format
s’affiche.
A la validation de la fenêtre, l'impression du document se prépare et votre messagerie
électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce
jointe.
Remarque
Si vous avez renseigné l'adresse e-mail du contact principal lié à votre client dans la fiche
client, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message.
Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le destinataire du message dans le carnet
d'adresse de votre messagerie.
8. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ?
Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la
livraison du bien ou de la prestation de services ne soit effectuée (article 289 c du CGI).
La création d’une facture d’acompte s’effectue depuis le champ « Acompte » présent dans le
pied de la facture.
Dans les options du dossier, partie Options Comptables + Journaux et comptes divers, les
comptes d’attente pour le « Tiers » et la « TVA » sont indiqués.
9. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ?
Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Règlements - Clients -
Règlements.
La liste des règlements déjà effectués apparaît.
Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour
ajouter un nouveau règlement.
Puis, renseignez les informations concernant votre client et le montant du règlement reçu.
Vous pouvez ensuite :
affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur
l’échéance correspondante,
saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes
d’échéances concernées.
Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance.Comment saisir une Recette ?
27
10. COMMENT SAISIR UNE RECETTE ?
Pour saisir une recette, vous devez accéder à la liste des recettes par le menu Règlements -
Clients - Livre des recettes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter
ou le bouton Ajouter, une nouvelle fiche recette s’ouvre.
Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir une date, un client, une référence,
une nature, un montant, un moyen de paiement et répartir le montant en Bien ou en Service.
Lorsque vous enregistrez un règlement, une recette est automatiquement générée. Elle sera
répartie en bien ou en service en fonction de l’échéance ou des échéances associée/s au
règlement.
Remarque
Si vous créez un règlement sans affecter d’échéance, la recette sera automatiquement répartie
en Bien.
11. COMMENT SAISIR UNE DEPENSE ?
Pour saisir une dépense, vous devez accéder au registre des achats par le menu Règlements
- Fournisseurs - Registre des achats. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu
contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter , une nouvelle fiche dépense s’ouvre.
Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir une date, un fournisseur, une
référence, une nature, un montant et un moyen de paiement.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les dépenses.
12. COMMENT VISUALISER LES CHARGES SOCIALES, LES IMPOTS
ET LA COTISATION A LA FORMATION PROFESSIONNELLE
MENSUELS OU TRIMESTRIELS ?
Afin de pouvoir visualiser les charges sociales, impôts et la cotisation à la formation
professionnelle sur les ventes de bien et services, vous devez définir préalablement le Seuil
pour le Chiffre d’affaires, les taux de cotisations et d’imposition dans les Options/Sociétés du
menu Paramètres, partie « Charges sociales/Impôts ».
Ensuite par le menu Règlements - Clients- Charges sociales/Impôts vous devez définir la
période de visualisation des charges sociales/Impôts.
Par défaut, le tableau et le graphique s’affiche pour l’année et le mois système en cours
(année et mois en cours du PC).
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements.28
13. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT, LE LIVRE DES
RECETTES OU LE REGISTRE DES ACHATS ?
Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de
documents : avec ou sans sous-détail, prestation de service, etc…
L'impression d'un document peut être activée :
Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document ou de l’état (Devis,
Facture, Avoir, Recette, Dépense ...). Ceci à condition que vous ayez déjà
enregistré votre document.
Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste
affichée et en cliquant sur le bouton "Imprimer".
Par les menus XX - Impressions puis la catégorie souhaitée - ...
Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents
critères d'impression.
Remarque
Dans les fenêtres d’impression, l’action « Réinitialiser les filtres » a été ajoutée afin de remettre
à zéro les filtres. (Icône à côté des filtres personnalisés)
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements.
14. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?
Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur
au moins deux jeux de sauvegarde.
Remarque
La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été
malencontreusement supprimée ou endommagée.
En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur
des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou
CD-ROM.
Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet
de sélectionner les options de sauvegardes et de lancer la procédure.
Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1).Le Tableau de bord
29
Les fonctions avancées
Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP
Auto-Entrepreneur Pratic. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne,
accessible par la touche F1 sur chaque écran.
1. LE TABLEAU DE BORD
Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une
synthèse de votre activité.
Vous pouvez visualiser les informations suivantes :
Les devis à relancer ;
Les statistiques des ventes ;
Un graphique représentant l’évolution de vos recettes et de vos dépenses ;
Astuce
Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à l’aide de la souris.
Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier.
2. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION
Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou DEEE est à
appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques.
Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son
propre barème.
Nous proposons par défaut les barèmes de la société Eco-systèmes et de Recylum pour les
lampes.
Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange
de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf).
Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à
évoluer avec le temps.
Cette éco-contribution n’est applicable que pour les opérations réalisées en France (DOM &
Corse inclus).
Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs
étapes.30
2.1. Création du barème
Lors de la création du dossier le barème éco-contribution est automatiquement importé.
Vous avez la possibilité de :
saisir de nouvelle fiche par le menu Paramètres - Taxes - Barème écocontribution,
d'importer un nouveau barème depuis le menu Outils - Imports paramétrables.
2.2. Utilisation du barème éco-contribution
L'utilisation du barème peut s'effectuer en ajoutant le montant de l'éco-contribution au total de
l'article ou en définissant que le montant de l'eco contribution est déjà présent dans le prix de
l'article.
Pour définir cette utilisation, vous devez sélectionner (ajout du montant de l'éco au net à payer)
ou non (dont montant éco-contribution) l'option "Inclure le montant de l'éco-contribution au
Net à payer" présente dans les options du dossier menu Paramètres.
Depuis la fiche article, vous pouvez affecter un barème. Le montant de l’éco-contribution est
repris automatiquement.
Dans les documents, à chaque fois que vous appelez un article (Devis, Factures, Avoirs), le
barème de l'éco-contribution associé à cet article sera automatiquement repris. Le montant
total éco-contribution sera calculé en fonction du nombre d'articles vendus.
En fonction de l'option définie précédemment, vous trouverez en pied de chaque document
(Devis, Factures, Avoirs), le montant total d'éco-contribution. Il sera inclus ou non dans le Net à
payer du document.
Depuis le menu Ventes - Impressions - Documents de ventes - Historique écocontribution, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'écocontribution utilisés dans les documents.La Gestion du service à la personne
31
3. LA GESTION DU SERVICE A LA PERSONNE
Le Service à la personne désigne l’ensemble des services effectués chez un particulier et qui
contribuent à simplifier la vie quotidienne. Il permet de bénéficier d’une réduction ou d’un crédit
d’impôt et d’un taux de TVA préférentiel si vous passez par un organisme agréé.
3.1. Les options
Par le menu Paramètres - Société - Service à la personne, il est possible de définir
l’ensemble des paramètres tél que : le numéro d’agrément simple et sa date d’obtention ; le
numéro d’agrément qualité et sa date d’obtention ; l’intervenant principal. Ainsi que l’option
« Service à la personne inclus dans l’attestation fiscale ».
3.2. Les données
Les données à renseigner pour le service à la personne sont :
Les intervenants : Pour créer un intervenant, vous devez accéder à la liste des
intervenants par le menu Ventes - Intervenants - Intervenants. Ensuite, utilisez la
touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter.
Les familles articles : Dans la fiche de la famille article, il est possible de
sélectionner un intervenant principal. Par défaut, à la création de la fiche, sera
repris le code intervenant renseigné dans Paramètres - Société - Service à la
personne.
Les articles : Le service à la personne est disponible uniquement dans les articles
de type service. L’option comprend :
- Une case à cocher Service à la personne, dont la valeur par défaut est
reprise des options (Paramètres - Société - Service à la personne), ou de
la famille article.
- Un champ Intervenant principal : Sélectionnez l'intervenant principal qui
intervient pour le service à la personne. Le champ est non obligatoire. Par
défaut, le code intervenant reprend celui de la famille article. S’il n’y a pas de
famille ou si dans la famille le code intervenant n’est pas renseigné, c’est
celui indiqué dans les options qui sera repris.
- Une case à cocher Nombre d’heures = quantité : non cochée par défaut.
Permet de définir automatiquement la quantité saisie sur la ligne article
comme nombre d’heures de service à la personne.
Les moyens de paiement : Deux moyens de paiement spécifiques sont
disponibles :
- Chèque Emploi Service Universel (CESU)
- Chèque Emploi Service Universel Pré-financé (CESUP)
Ce sont ces deux moyens, ainsi que chèque, carte… (Tous sauf espèces) qui
permettent une déduction fiscale.32
3.3. Les documents
Le service à la personne est disponible uniquement pour les factures et les avoirs.
Par le clic droit sur la ligne d’un service (dont « Service à la personne » est coché), il est
possible de sélectionner « Intervenants ». La fenêtre qui apparaît reprend le code intervenant
du service ; la date d’intervention : par défaut celle du document ; ainsi que la durée : par
défaut 1. Si l’option « Nombre d’heures=quantité » est cochée, cette zone reprendra la quantité
saisie dans le document.
3.4. L’attestation fiscale
Sont reprises dans l’attestation de l’année N toutes les factures réglées sur N, quelles aient été
émises en N ou N-1.
Pour imprimer l’attestation, vous devez aller dans le menu Ventes - Impressions - Client -
Attestation fiscale pour le service à la personne.
4. HISTORIQUE DES VENTES
Depuis le menu Ventes - Clients - Historique clients/articles, le logiciel vous offre la
possibilité d’obtenir un historique des ventes clients ou prospects, sous forme détaillée ou non,
par clients/prospects ou famille de clients/prospects, en choisissant la période souhaitée et le
type de documents à prendre en compte.
Vous avez la possibilité d’imprimer une sélection de lignes de document. Pour cela, depuis le
menu Ventes - Clients - Historique clients / articles. Cliquez sur l’onglet « Par articles »,
ensuite sur l’icône imprimante puis sur Imprimer.
Remarque
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de
cliquer sur le bouton Actualiser la liste
Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis
l’écran de l’historique pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles.Les échéanciers
33
5. LES ECHEANCIERS
La consultation des échéances clients s'effectue à partir :
de la liste des clients, menu Ventes - Clients - Clients,
du menu Ventes - Règlements - Échéanciers,
du menu Règlements - Clients - Échéanciers.
L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y compris les
acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre
situation à une date donnée.
Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en
passant par le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements
clients- Echéancier Client.
6. LES STATISTIQUES
Le logiciel vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques clients, articles, sur vos
documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Ventes - Clients
- Statistiques ou Articles - Statistiques).
Vous pouvez les imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel.
7. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE
Par le menu Outils - Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'importation
paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer
la procédure.
Vous pouvez importer les données suivantes :
Articles, Familles articles
Clients/prospects, Familles clients/prospects
Contacts
Barèmes des éco-contributions
Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez
définir :
le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de
Codage du fichier...),
le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte,
les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer.
Après avoir visualisé le résumé des éléments à importer que vous avez sélectionné
précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement.
En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est
affiché. 34
Dans le cas ou l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché.
Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton « Afficher le
détail ».
8. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?
Nous vous rappelons, d’après les art 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que
l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents.
Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération.
Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la
période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir.
Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils -
Archivage.
Sélectionnez l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le
bouton Lancer.
Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte.
La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier.
Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type
Archives_Nomdel’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip.
9. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ?
Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des
événements.
Il stocke les informations concernant :
le manque d'un n° TVA intracommunautaire,
la suppression de documents…
Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la
facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue.
Il est possible d'imprimer le journal des événements.Reports On Line
35
10. REPORTS ON LINE
Un espace de publication appelé ROL (Reports On Line http://reports-on-line.ebp.com) vous
permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des
données), issus de vos logiciels Open Line.
10.1. Comment créer et gérer Reports On Line ?
Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une
autorisation de consultation.
10.1.1. Principe
A partir de votre dossier, vous choisissez les documents (états d'impressions et listes des
données) que vous souhaitez diffuser sur Reports On Line, à qui vous voulez les diffuser, et la
fréquence de diffusion.
Deux termes essentiels à retenir :
Les publications : ces fiches contiennent les documents à générer et à diffuser
sur Reports On Line.
Les comptes : identifiés par un email et un mot de passe, ils sont autorisés à
consulter les documents sur l’espace de publication Reports On Line (site web).
10.1.2. La mise en place des publications
Dans l’application Openline, depuis une liste de données, ou depuis l’aperçu d’un document,
dans la barre d’outils, vous disposez d’une action nommée ROL "Publier sur le Web dans le
report On Line : http://reports-on-line.ebp.com".
C’est cette action qui constitue la création ou la complétion de vos publications, elle entraîne :
la sauvegarde des paramètres permettant la génération et la diffusion de la
publication : c’est la ligne ajoutée automatiquement dans la publication, dans
l’onglet Liste des documents ;
la possibilité d’indiquer quels sont les comptes autorisés à consulter ces documents
à travers l’onglet Comptes ;
la proposition d’une diffusion immédiate au moment de l’enregistrement de votre
publication si vous n’avez pas défini une diffusion automatique à travers l’onglet
Périodicité.
Remarque
Une publication peut contenir plusieurs documents, un compte peut être défini pour plusieurs
publications, une publication peut être diffusée même si aucun compte n’est paramétré. Pour
plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation.36
10.1.3.La diffusion des publications sur votre espace dédié
Deux moyens pour diffuser vos publications :
Manuellement :
Depuis la liste des publications, menu Paramètres, l’action Envoyer dans la barre
des tâches permet de déclencher la diffusion de la publication sélectionnée. Cette
action est aussi disponible depuis la fiche Publication.
Depuis l’assistant de publication, menu Opérations, après avoir sélectionné les
publications à diffuser.
Automatiquement
La définition d’une périodicité dans la fiche publication entraîne la création d’une
tâche de mise à jour automatique dans le planificateur de tâches de Windows.
Cette tâche permet aux applications Open-Line EBP de mettre à jour automatiquement sur
votre espace dédié vos publications. Elle peut-être mise à jour via l'application (grâce aux
actions « Mettre à jour le planificateur » et « Supprimer la tâche du planificateur » depuis la
liste des publications) qui l'a créée et sera supprimée lors d'une désinstallation du logiciel
Open-Line EBP qui l'a créé.
Dans les deux cas, la diffusion se réalise en tâche de fond (bouton "Traitements ..." dans la
barre d'état), et ne vous empêche pas d’utiliser vos applications EBP simultanément.
La diffusion consiste à créer et envoyer les documents sur votre espace de publication Reports
On Line, sous forme de miniatures (une par page du document) pour une consultation rapide,
et sous forme de PDF, pour vous permettre de le télécharger.
La diffusion met également à jour les comptes, et par conséquent, leurs droits par rapport aux
publications.
Remarque
Une limite en nombre de pages par document est fixée ainsi que le nombre de miniatures
par document.
Par conséquent, si votre document comporte plus de pages que la limite, vous verrez sous
forme de miniatures les premières pages autorisées. Il en va de même pour les PDF.
Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation.
Si la diffusion est interrompue, les publications non envoyées le seront de façon automatique,
dans les 3 à 30 minutes après l’ouverture de votre dossier.
10.1.4.La consultation de votre espace de publication
Pour consulter votre espace de publication, vous disposez dans votre application Openline
d’un lien Site Web (Menu Opérations - Publier sur Reports On Line - Site web).
Vous pouvez également transmettre aux utilisateurs concernés l’adresse web sur laquelle se
connecter pour consulter les documents sur votre site Reports On Line.
Après avoir saisi son email et son mot de passe, votre utilisateur accède à l’ensemble des
documents diffusés à son attention, regroupé par application/dossier EBP (les documents
issus de la comptabilité sont dans un dossier différent des documents issus de la Gestion
Commerciale par exemple).
Une zone de recherche est disponible, elle est effectuée sur le champ nom de la publication,
date de dernière diffusion, description de la publication
Enfin, chaque publication mentionne sur fond rouge le nombre de documents non encore lus.Reports On Line
37
10.1.5.L’administration de votre espace de publication
Parmi les comptes créés, un compte devra être administrateur (case à cocher dans la fiche
compte).
Cela permet d’accéder à des fonctionnalités supplémentaires sur l’espace de publication du
site Reports On Line :
Voir tous les documents diffusés,
Voir les comptes,
Supprimer les publications,
Supprimer des documents,
Mise à jour des publications sur le site Reports On Line.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le Reports On
Line.38
Index
A
Accès au service technique .................................................................... 15
Acompte ................................................................................................. 26
Aide sur EBP Auto-Entrepreneur Pratic Open Line ................................ 11
Archivage................................................................................................ 34
Articles.............................................................................................. 21, 22
Attestation fiscale.................................................................................... 32
B
Barème éco-contribution......................................................................... 29
C
Charges sociales .................................................................................... 27
Clients..................................................................................................... 22
Code d'activation .................................................................................... 17
Configuration minimale ........................................................................... 15
Corps du devis........................................................................................ 23
Cotisation à la formation professionnelle................................................ 27
Création de dossier................................................................................. 19
D
Dépenses ............................................................................................... 27
Devis....................................................................................................... 22
Duplication de documents ...................................................................... 25
E
Echéances.............................................................................................. 33
Echéancier.............................................................................................. 33
Eco-contribution...................................................................................... 29
Ecran de travail....................................................................................... 19
e-mail...................................................................................................... 26Index
39
F
Facture ................................................................................................... 24
Facture d’acompte.................................................................................. 26
Fonctions avancées................................................................................ 29
G
Gestion des fenêtres............................................................................... 22
H
Historique clients .............................................................................. 23, 32
Historique éco-contribution ..................................................................... 30
I
Import paramétrable ............................................................................... 33
Impôts..................................................................................................... 27
Imprimer ................................................................................................. 28
Initialisation du dossier ........................................................................... 21
Installation .............................................................................................. 16
Intervenant.............................................................................................. 31
J
Journal des événements......................................................................... 34
L
Lancement du logiciel............................................................................. 17
Liste des devis........................................................................................ 23
Livre des recettes ................................................................................... 28
M
Mot de passe .......................................................................................... 21
N
Nouveau devis........................................................................................ 22
Nouvelle Facture..................................................................................... 24
Numerotation .......................................................................................... 21
O
Options du dossier.................................................................................. 2140
P
Pied de devis .......................................................................................... 23
Prospects................................................................................................ 22
R
Recettes ................................................................................................. 27
Registre des achats ................................................................................ 28
Règlement .............................................................................................. 26
Reports On Line...................................................................................... 35
ROL ........................................................................................................ 35
S
Sauvegarde ............................................................................................ 28
Service à la personne............................................................................. 31
SMS........................................................................................................ 24
Statistiques ............................................................................................. 33
T
Tableau de bord...................................................................................... 29
Tarif article.............................................................................................. 22
Transfert de documents.......................................................................... 25