Le PMO : améliorer le taux de succès des projets grâce à un Bureau des Projet

Livre Blanc Oracle Avril 2009 Le PMO : améliorer le taux de succès des projets grâce à un Bureau des ProjetsLivre Blanc Oracle – Le PMO : améliorer le taux de succès des projets grâce à un Bureau des Projets 1 Introduction Selon l’étude du Standish Group¹, 19% des projets sont encore voués à l’échec et 46% se trouvent confrontés à des enjeux significatifs, tels que des retards, des dépassements budgétaires ou des produits finis qui n’intègrent pas les fonctionnalités et les caractéristiques attendues. Ces échecs et ces enjeux peuvent être attribués à des méthodes de gestion de projet non appropriées, à une exécution réactive et non contrôlée, à des budgets ou des plannings non réalistes, ou bien encore à un manque de responsabilité des dirigeants. Lorsque le nombre de projets croît au sein de l’entreprise, le risque d’échec augmente, les ressources en place s’avèrent insuffisantes et le contrôle n’est plus efficace ; des retards peuvent alors s’accumuler. Il devient de plus en plus important de définir des processus de gestion de projet, de développer des indicateurs de mesure et des bonnes pratiques pour réaliser des projets dans les budgets et les délais impartis. Pour de nombreuses entreprises, la création d’un Bureau des Projets (PMO – Project Management Office) est désormais cruciale. Lorsqu’il est mis en place de manière pertinente, un PMO offre un parfait équilibre entre la tactique et la stratégie. Il gère avec fluidité la globalité d’un portefeuille de projets et contrôle habilement les actifs internes pour optimiser leur impact. Le PMO garantit l’alignement des actifs et des ressources avec les objectifs stratégiques de l’entreprise, et ce, de façon continue. Le Plan de Stimulation : un véritable générateur de projets Aujourd’hui, une gestion de projet efficace est plus importante que jamais. Le plan de stimulation économique américain, d’un montant de 787 billions de dollars, a été mis en place pour générer de nouveaux projets dans les domaines du transport, de l’énergie, de la communication, des technologies et de la santé, pour n’en nommer que quelques uns. Les entreprises qui déploient des processus de gestion unifiés sont en mesure d’allouer de meilleures ressources à leurs projets et de satisfaire leurs objectifs en matière de budget et de planning.Livre Blanc Oracle – Le PMO : améliorer le taux de succès des projets grâce à un Bureau des Projets 2 Ce type de plan a été mis en place au niveau mondial. Pas moins de 34 pays ont développé des plans de stimulation similaires, d’une valeur totale de 2,25 trillions de dollars, selon un communiqué². De nombreux plans de stimulation sont orientés vers des projets relatifs aux réseaux routiers et à d’autres moyens de transport ; ceux de la Chine, par exemple, sont destinés à construire ou à rénover des aéroports, des voies souterraines et ferroviaires. D’autres plans offrent des réductions d’impôts pour les consommateurs et les entreprises, comme c’est le cas au Canada et au Brésil. La Russie tente de restructurer la lourde dette qui pèse sur ses entreprises. Enfin, certains plans, comme ceux de la France, visent à stimuler des industries majeures, notamment Airbus, le géant industriel de l’aéronautique. Allier de nouveaux projets à un afflux de ressources peut accroître les inefficacités en matière de gestion de projet. Un PMO peut rationaliser les processus avec efficacité et permettre à l’entreprise de mener à bien ses projets futurs.Livre Blanc Oracle – Le PMO : améliorer le taux de succès des projets grâce à un Bureau des Projets 3 Les raisons fondées d’un PMO Les entreprises doivent créer un PMO lorsque les enjeux suivants sont récurrents : • L’étendue des projets évolue sans cesse durant leur cycle de vie. • Un groupe de ressources gère de multiples projets simultanément. • La taille et l’étendue des projets conduisent l’entreprise à s’appuyer sur de nombreux entrepreneurs ou fournisseurs. • Les responsables de projet doivent consolider des rapports et des indicateurs de mesure sur l’ensemble des projets. • Les clients et les responsables de projet exigent une communication précise provenant d’une source unique. • Les projets sont réalisés au-delà des plannings et des budgets prévisionnels. • Les projets requièrent des ressources réparties sur différents sites. Construire un PMO Un PMO³ est un pôle qui construit, maintient et améliore les processus et les politiques de gestion de projet au sein d’une entreprise. Il intègre les responsables de projet et leurs équipes dont la mission est l’application effective de techniques et de principes d’une gestion de projet pertinente pour mener à bien les projets. Dans certains cas, le PMO gère réellement les projets, ainsi que le développement unilatéral des plans du projet et le contrôle direct de la performance. Par ailleurs, le PMO peut assurer l’exécution de tâches qui sont habituellement sous la responsabilité d’autres services, tels que les achats, l’assurance qualité, le juridique ou les ressources humaines. Le PMO peut aussi effectuer des analyses financières ou de rentabilité pour déterminer les projets qui doivent être entrepris.Livre Blanc Oracle – Le PMO : améliorer le taux de succès des projets grâce à un Bureau des Projets 4 Quelle que soit l’étendue de leurs services, les PMO ont une responsabilité commune : le projet. Généralement, un Bureau des Projets ne traite pas les demandes de travaux ou bien des projets au-dessous d’un certain risque ou d’une certaine valeur (par exemple, les projets évalués à moins de 500.000 euros). Cependant, la fonction principale d’un Bureau des Projets est de traiter le projet, défini comme ayant un début et une fin prévisionnelle, et comme un « produit fini » unique. Un Bureau des Projets garantit la réalisation de tous les projets avec succès. Afin d’en savoir plus sur le PMO et les bonnes pratiques, nous vous invitons à vous reporter à la partie 2 de ce livre blanc : « Les bonnes pratiques d’un PMO : un plan évolutif pour construire et améliorer votre PMO ». SOURCES : 1. “Chaos Summary 2008,” (Résumé du Chaos 2008), Standish Group 2. Plans de Stimulation Mondiaux : http://features.csmonitor.com/economyrebuild/2009/02/04/ economic-stimulus-plans-now-global-phenomenon/ 3. http://www.pmforum.org/library/tips/2008/PDFs/Clark-7-08.pdf Le PMO : améliorer le taux de succès des projets grâce à un Bureau des Projets Avril 2009 Oracle France 15, boulevard Charles de Gaulle 92715 Colombes cedex Tél : 01 57 60 20 20 oracle.com/fr Copyright © 2009, Oracle et/ou ses filiales. Tous droits réservés. Publié aux U.S.A. Ce document est un support d’information et le contenu peut en être modifié à tout moment. 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