La fenêtre Liste des TPF (taxe para fiscales) présente la liste de tous les codes TPF existants.
Exemple
La taxe agroalimentaire sur les viandes de boucherie, les taxes sur les huiles (huiles de base, huiles usagées), etc.Cette table fonctionne sur les principes de la table des TVA.
Vous pouvez à partir de la liste des TPF, CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un taux de TPF.
Créer un taux de TPF
1. Cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER).
La fenêtre Nouvelle TPF s’affiche.
Cette fenêtre est composée de quatre zones, nécessaires à l'enregistrement d'un taux de TPF pour la gestion de vos pièces commerciales.
2. Saisissez d'abord le Code : c'est une zone alphanumérique obligatoire.
3. Indiquez le Taux de TPF auquel ce code va être rattaché.
4. Précisez ensuite le Compte de T.P.F collectée ainsi que le Compte de T.P.F déductible.
Ces comptes sont nécessaires si vous exportez vos données vers la comptabilité. Enregistrez le taux de
TPF en cliquant sur le bouton [Ok]. Voir Dépôts, page 78.
Modifier un taux de TPF
1. Pour modifier un taux de TPF, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier] (ou
menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre Taux de TPF s'affiche.
2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
Supprimer un taux de TPF
Pour supprimer un taux de TPF, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer] (ou
menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER).
Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui].
Attention !
Cette commande n'est accessible que si vous avez coché la case Gestion de la TPF dans les
paramètres de facturation (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options).
Le taux de TPF indiqué en
première ligne dans la liste
est le taux utilisé par défaut.Menu Listes
89
Banques
) Menu LISTES - commande BANQUES
Cette fenêtre répertorie les différents établissements bancaires utilisés par la société.
Les banques sont identifiées par leur code, leur nom, leur code guichet, leur numéro de compte, leur clé
R.I.B., etc.
Vous pouvez à partir de la liste des banques CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER une banque.
Créer une banque
1. Cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER).
La fenêtre Nouvelle banque s’affiche.
2. Saisissez le Code puis le Nom de la banque.
Onglet Coordonnées
Domiciliation
3. Indiquez le Code banque, le Code guichet, le N° de compte bancaire, la Clé R.I.B ainsi que les codes IBAN
et BIC.
• Le code IBAN correspond l'identification internationale d'un compte bancaire.
• Le code BIC est un identifiant géré par SWIFT. C'est le seul identifiant des établissements financiers
normalisés au niveau international.
La banque indiquée en première
ligne est la banque principale.
Les informations concernant la Domiciliation
bancaire sont disponibles sur un de vos
Relevés d'Identité Bancaire (R.I.B.).Menu Listes
90
Divers
4. Saisissez le N° Emetteur LCR et le N° Emetteur national.
Coordonnées
5. Saisissez l'Adresse postale, le Téléphone, le Fax, le Télex de l'établissement bancaire.
Onglet Infos Dailly
6. Renseignez la Date de convention de la banque, la Forme juridique et le N° RCS.
7. Utilisez l'icone calendrier ou l'icone permettant de sélectionner une date particulière (Fin du
mois courant, Fin de l'année).
Siège social
8. Saisissez l'adresse complète du siège social de l'établissement bancaire (adresse postale, adresses
électroniques).
9. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
Modifier une banque
1. Pour modifier une banque, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou
menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre Banque s'affiche.
2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
Supprimer une banque
Pour supprimer une banque, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton (ou
menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER).
Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui].Menu Listes
91
Modes de règlement
) Menu LISTES - commande MODES DE RÈGLEMENT
La liste des modes de règlement répertorie tous les modes de règlement des pièces commerciales (chèque,
carte bleue, virement, traite, espèces, etc.) au fur et à mesure de leur création.
Vous pouvez à partir de la liste des modes de règlement CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un mode de
règlement.
Créer un mode de règlement
1. Cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER).
La fenêtre Nouveau mode de règlement s’affiche.
2. Saisissez le Code et le Libellé du mode de règlement.
3. Si vous générez votre journal comptable, saisissez un code journal et le numéro de compte comptable
attaché au mode de règlement.
4. Dans la zone Type, sélectionnez la catégorie à laquelle appartient le règlement (Chèque, Virement, Pré-
lèvements).
5. Cochez la case Magnétique s'il s'agit d'un mode de règlement pour lequel vous pouvez effectuer un
transfert magnétique (type LCR/BOR, prélèvement).
6. Saisissez dans la zone Compte Effets à recevoir, le compte comptable Clients – Effets à recevoir utilisé
lors de la liaison comptable des règlements clients.
Attention !
Le libellé que vous saisissez sera repris sur vos pièces commerciales.Menu Listes
92
7. Saisissez dans la zone Compte Effets à payer, le compte comptable Fournisseurs – Effets à payer utilisé
lors de la liaison comptable des règlements fournisseurs.
S'il s'agit d'un paiement à échéance, l'échéance est indiquée dans la zone Echéance.
8. Cliquez sur le bouton [Modifier] pour modifier la date d'échéance.
9. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider la création du mode de règlement.
Modifier la date d’échéance
Pour les paiements à échéance, vous devez préciser le nombre de jours ou l'échéance.
1. Cochez l'une des options proposées :
• A réception
• A 30, 60 ou 90 jours fin de mois.
2. Précisez le nombre de jours net puis cochez la case Fin de mois si le paiement est effectué à la fin du
mois.
Vous pouvez aussi avoir le cas des échéances à X jours fin de mois le 10, le 15, ou le 20 par exemple.
3. Notez la date correspondante en face de la zone Le.
Cela permet au logiciel de calculer la date de la prochaine échéance. La date d'échéance choisie est
rappelée dans la zone Libellé.
4. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider la date d'échéance.
Modifier un mode de règlement
1. Pour modifier un mode de règlement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]
(ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre Mode de règlement s'affiche.
2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
Supprimer un mode de règlement
Pour supprimer un mode de règlement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer] (ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER).
Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui].
Attention !
Si vous transférez vos écritures comptables vers Ciel Compta, seuls les deux premiers caractères du
code journal seront transférés.Menu Listes
93
Codes analytiques
) Menu LISTES - commande CODES ANALYTIQUES
Cette liste regroupe tous les codes analytiques déjà créés.
Un code analytique est un combinaison alphanumérique pouvant être affectée à chaque compte de charge
ou produit afin d'effectuer une décomposition différente de celle des comptes comptables.
Dans le cadre d'une gestion analytique par client ou par article de votre comptabilité (Ciel Compta ou Ciel
Compta Evolution pour Windows), vous pouvez affecter un code analytique à un client ou un article.
L'affectation d'un code analytique va permettre de classer et de gérer les clients et/ou les articles selon les
codes analytiques prédéfinis.
Vous pouvez ainsi conserver une cohérence avec le plan analytique adopté en comptabilité.
Créer un code analytique
1. Cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER).
La fenêtre Nouveau code analytique s’affiche.
2. Renseignez les zones Code et Libellé puis cliquez sur [Ok].
* Le bouton [Ok et créer] vous permet de valider la création d’un code analytique et d’en recréer un
autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau code analytique reste active.
Modifier un code analytique
1. Pour modifier un code analytique, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton
(ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER). La fenêtre Code analytique s'affiche.
2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
Supprimer un code analytique
1. Pour supprimer un code analytique, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton
(ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER).
2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui].Menu Listes
94
Eco-participations
) Menu LISTES - commande ÉCO-PARTICIPATIONS
<>
La nouvelle loi DEEE (Déchets Equipements Electriques et Electroniques) a pour objectif de limiter le gaspillage des matières premières. Le principe est que le consommateur rapporte ses équipements usagés et
s'acquitte de l'éco-participation pour financer leur recyclage.
L'éco-participation correspond donc à la contribution financière du consommateur pour la collecte, la
réutilisation ou le recyclage d'un produit usagé. Son montant varie selon le produit et le type de traitement qu'il nécessite, et doit apparaître sur la fiche de l'article pour information.
Dans la liste des éco-participations, vous pouvez créer, modifier, supprimer une éco-participation.
Créer une éco-participation
1. Cliquez sur le bouton [Créer] ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER).
La fenêtre ci-dessous s’affiche.
2. Indiquez le Code ainsi que le Libellé de l'éco-participation.
3. Vous pouvez lui attribuer une famille d'éco-participation. Sélectionnez sa Famille d'appartenance à
l'aide du menu déroulant.
Vous pouvez directement en créer une. Pour cela faites un clic droit dans la zone du menu déroulant
puis choisissez la commande CRÉER du menu CONTEXTUEL.
L Vous pouvez également créer vos familles d'éco-participation en passant par le menu LISTES -
commande AUTRES LISTES. Voir Autres listes, page 97.
4. Saisissez le Montant TTC de l'éco-participation.
5. Cliquez sur le bouton [OK].Menu Listes
95
Modifier une éco-participation
1. Pour modifier une éco-participation, cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande MODIFIER).
2. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [OK].
Supprimer une éco-participation
* Une éco-participation ne peut être supprimée si celle-ci est utilisée.
1. Pour supprimer une éco-participation, cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER).
2. Un message vous informe que l'application va vérifier si l'éco-participation est utilisée. Cliquez sur le
bouton [Oui].
Exporter les données de la liste vers Office
Vous pouvez exporter les données de tout ou partie d’une liste vers Word ou Excel
?
. Pour cela, activez le menu
CONTEXTUEL (clic droit) puis sélectionnez la commande Office. Voir Exporter les données de la liste vers Office,
page 95.
Imprimer la liste des éco-participations
1. Vous pouvez imprimer la liste de vos éco-participations en cliquant sur l’icone ou situé à
droite de la fenêtre.
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez la ligne Liste des éco-participations.
3. Si vous souhaitez imprimer tous les éléments de votre liste, décochez l’option Uniquement la sélection.
4. Cliquez sur le bouton [Aperçu] ou [Imprimer].Menu Listes
96
Infos Perso...
Disponible uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution.
) Menu LISTES - commande INFOS PERSO...
Cette commande permet de créer, modifier des informations personnelles. Ces informations vous permettent de personnaliser les fenêtres de saisie (société, fournisseurs, clients, articles, pièces clients etc.) en y
ajoutant les rubriques de votre choix.
Ces informations apparaîtront dans les fenêtres de saisie dans un onglet intitulé Infos Perso. et dans les
états paramétrables.
Créer une rubrique utilisateurs
1. Sélectionnez dans la liste des Fichiers personnalisables la ligne de votre choix puis cliquez sur le bouton
.
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande
CRÉER).
3. Dans la fenêtre Nouvelle rubrique utilisateur, indiquez le nom de la rubrique.
4. Choisissez son type parmi la liste disponible en cliquant sur le triangle de sélection .
5. S'il s'agit d'un type Texte, vous pouvez préciser le nombre de caractères autorisés.
6. Validez la création de la rubrique utilisateur en cliquant sur [Ok].Menu Listes
97
Autres listes
) Menu LISTES - commande AUTRES LISTES
Dans votre logiciel, les Familles Clients, les Familles Fournisseurs, les Titres, les Monnaies, les Fonctions, etc
sont des listes. Une liste correspond à l’enregistrement de divers éléments, identifiés principalement par
des codes.
Sélectionnez la liste que vous souhaitez consulter puis cliquez sur le bouton pour accé-
der à son contenu.
Vous pouvez à partir de cette fenêtre CRÉER un nouvel élément, MODIFIER ou SUPPRIMER un élément de la
liste.
Créer un nouvel élément
1. Dans la fenêtre Liste, cliquez sur le bouton (ou menu CONTEXTUEL - commande CRÉER).
2. La fenêtre Création d'un nouvel élément, renseignez les valeurs nécessaires à la création du nouvel élé-
ment.
3. Validez en cliquant sur le bouton [Ok].
* Le bouton [Ok et créer] vous permet de valider la création d’un nouvel élément Liste et d’en recréer un
autre immédiatement.
Modifier une liste
Pour modifier une liste existante, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton [Modifier] (ou menu CONTEXTUEL - commande SUPPRIMER).Top Facture
Pièces clients, Détail pièces clients
Devis/Pro forma
Commandes
Bons de livraison
Factures d’acompte, Factures
Avoirs
Règlements
Abonnements clients
e-Commerce
Menu VentesMenu Ventes
99
Vue d’ensemble
Vous pouvez saisir à partir du menu VENTES de l’application les pièces commerciales clients.
Pour créer vos pièces commerciales clients, vous pouvez opter pour le mode de saisie standard ou un
mode document.
Reportez-vous aux paragraphes “Créer une pièce commerciale : saisie document”, page 101 et
“Créer une pièce commerciale : saisie standard”, page 104
Avant de commencer la saisie proprement dite, définissez vos besoins en matière de modèles de pièces
commerciales. Vous pouvez concevoir entièrement le dessin de vos pièces à l'aide de la commande ÉTATS
PARAMÉTRABLES accessible par le menu DOSSIER commande OPTIONS.
Voir États paramétrables, page 20.
* Le dessin des pièces commerciales n'est pas indispensable pour faire fonctionner votre gestion
commerciale, vous pouvez très bien utiliser les modèles existants par défaut dans le logiciel.
Ciel Gestion Commerciale vous permet de saisir une pièce commerciale en utilisant :
• la saisie standard.
• la saisie document.Menu Ventes
100
Top Facture
) Menu VENTES commande TOP FACTURE
Cet assistant vous aide à créer ou à transférer vos pièces commerciales.
1. Choisissez l'opération à effectuer :
• créer une pièce commerciale,
• transférer une (ou plusieurs) pièce(s) commerciale(s) existante(s) en une autre.
2. Cliquez sur le bouton [Ok].
Créer une pièce commerciale
* Si dans les préférences de saisie des pièces commerciales, vous avez souhaité que le logiciel vous
propose de choisir le mode de saisie, un message s'affiche.
Vous devez donc opter pour une saisie Standard ou une saisie Document.
• Saisie Standard : vous saisirez la pièce commerciale dans la fenêtre habituelle.
• Saisie Document : vous saisirez les informations directement dans la pièce commerciale concernée.
Ce mode de saisie permet de préparer un devis, facturer un client, établir un avoir, enregistrer une
commande, etc. rapidement.
Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. En effet, la pièce commerciale
que vous êtes entrain de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle que vous imprimerez (police,
taille, couleur, etc.).
3. Si vous souhaitez ne plus afficher cette fenêtre, cochez la case Ne plus demander.
* Le dernier mode de saisie sélectionné sera appliqué par défaut.
4. Cliquez sur [Continuer] Menu Ventes
101
5. Sélectionnez la pièce commerciale à créer (devis, commande, facture, bon de livraison) puis cliquez sur
le bouton [Créer].
6. Sélectionnez dans la liste qui s'affiche le client pour lequel vous créez la pièce. Cliquez sur le bouton
[Ok].
7. Sélectionnez dans la liste des articles, le ou les article(s) à prendre en compte.
8. Cliquez sur le bouton [Ok].
9. La fenêtre de saisie de la pièce commerciale s'affiche. Renseignez toutes les zones nécessaires puis
validez en cliquant sur le bouton [Ok]. Voir Créer une pièce commerciale : saisie standard, page 104.
Créer une pièce commerciale : saisie document
* Uniquement pour les pièces de vente
Si vous avez opté pour une saisie Document, la fenêtre suivante s’affiche.
Extrait d’un devis.
Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. En effet, la pièce commerciale
que vous êtes entrain de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle que vous imprimerez (police,
taille, couleur, etc.).
* Toutefois, vous pouvez changer de mode et revenir en «saisie standard». Pour cela, activez la
commande convertir en mode standard accessible depuis le menu Contextuel (clic droit) de la liste des
pièces clients. Voir Pièces clients, page 104.
Saisissez les informations directement dans la pièce
commerciale concernée.
Les zones dans lesquelles
vous pouvez saisir des données sont matérialisées par
l'icone l’icone «Stylo».Menu Ventes
102
Dans la partie inférieure de la fenêtre de Saisie document, vous retrouvez les boutons et icones suivants :
Options
Le bouton [Options] vous permet d’activer les commandes suivantes.
• Consulter le client
• Modifier le représentant
• Saisir une remise
• Transférer une pièce
• Générer un abonnement
• Acompte
• Annulation d'acompte.
Fonctions du menu Contextuel (clic droit)
• Modifier les colonnes
• Insérer une ligne
• Insérer une ligne blanche
• Modifier le texte libre : permet de personnaliser la pièce commerciale en y ajoutant du texte libre.
• Facturer en TTC
• Insérer l’adresse de livraison, de facturation ou une Autre adresse.
L Pour des informations détaillées sur la saisie document, reportez-vous à l’aide intégrée - Rubrique
Saisie Document.
Une fois votre pièce commerciale enregistrée, plusieurs actions sont possibles si vous avez paramétré
l’affichage de la fenêtre ci-dessous dans les préférences de saisie.
Vous pouvez lancer une ou plusieurs de ces opérations.
1. Sélectionnez la ou les opération(s) à effectuer puis validez par [Ok].
2. Vous pouvez effectuer ces opérations ultérieurement. Dans ce cas, cliquez sur [Plus tard].
• Valider la pièce
• Régler la pièce
• Imprimer la pièce
• Envoyer la pièce par e-mail
• Visualiser la pièce (aperçu).
Pour Ne plus afficher cette fenêtre, cochez l'option correspondante.
L Pour des informations détaillées sur les préférences de saisie, reportez-vous au chapitre Les
Préférences du manuel électronique Annexes disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de
navigation.
Transférer une pièce commerciale
3. Sélectionnez dans la liste qui s'affiche la ou les pièce(s) commerciale(s) à transférer.
* Pour sélectionner plusieurs pièces vous devez maintenir la touche de votre clavier enfoncée.Menu Ventes
103
4. Vous pouvez trier les pièces commerciales à afficher (toutes les pièces, uniquement les devis, les commandes, les factures, les bons de livraison, etc.). Cliquez sur [Ok] pour valider.
5. Sélectionnez la pièce de destination.
6. Si vous transférez plusieurs pièces en une autre (exemple transfert de plusieurs devis en facture),
cochez l'option Transfert groupé puis validez en cliquant sur le bouton [Ok].
* Un transfert groupé vous permet de transférer plusieurs pièces en même temps. Ce transfert générera
une seule pièce qui regroupera toutes les pièces transférées.
7. Une fenêtre de confirmation s'affiche. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER, VALIDER la pièce transférée ou
IMPRIMER, VALIDER ou RÉGLER la nouvelle pièce créée. Cliquez sur le bouton [Ok].
Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué.Voir Transférer une pièce commerciale :
Généralités, page 112.Menu Ventes
104
Pièces clients
) Menu VENTES - commande PIÈCES CLIENTS
Cette fenêtre regroupe toutes les pièces commerciales de vente qui ont été saisies.
Vous pouvez effectuer un tri et n'afficher que certaines pièces (factures uniquement par exemple).
Pour cela, cliquez sur le lien correspondant dans la partie Pièces.
Vous pouvez à partir de la liste des pièces clients, CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER une pièce commerciale
(devis, commandes, factures, bons de livraison, avoirs).
De même, vous pouvez effectuer certains traitements comme la VALIDATION de la pièce ou le TRANSFERT en
une autre pièce.
Créer une pièce commerciale : saisie standard
) Menu VENTES - sélectionner la commande correspondant à la pièce commerciale à créer
puis cliquez sur le bouton .
• Si vous cliquez directement sur le bouton (Créer], un assistant vous aide à créer votre pièce commerciale.
• Si vous activez le menu déroulant en cliquant sur le triangle de sélection du bouton [Créer], vous
pouvez sélectionner la pièce commerciale à créer.
A partir de la liste de la pièce commerciale client ou fournisseur, cliquez sur le bouton [Créer].
La fenêtre qui s'affiche vous permet d'indiquer toutes les informations nécessaires à la création de la
pièce commerciale.
* Vous pouvez créer une pièce commerciale client en utilisant le cliquer-glisser.
Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale
Sélectionnez les articles pour lesquels vous souhaitez créer la pièce commerciale. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-les dans la pièce voulue
(devis, facture, commande...).
Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans la liste des pièces (devis, factures...)
Le principe est le même mais dans ce cas, un message vous demande de choisir le client pour lequel vous
établissez la pièce.
Attention !
Le principe de création d'une pièce commerciale (vente ou achat) de type commande est quasi
similaire à celui d’un devis, d'une facture, d'un avoir, d'un bon de livraison ou encore d'un bon de
réception.
De nombreuses zones sont communes aux différentes fenêtres.Menu Ventes
105
L'entête de la pièce commerciale
Vous devez renseigner les zones Informations pièce, Informations client ou fournisseur et Mode de règlement.
Informations pièce
* Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du Numéro de la pièce commerciale
(commande, bon de livraison, facture, avoir, etc.) à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande
PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes pièces.
1. Si ce paramétrage est effectué, le numéro de la pièce s'affiche automatiquement.
Indiquez la Date de la pièce commerciale (date de travail).
* La date de saisie de la pièce doit correspondre à la période de saisie définie dans les paramètres de
facturation (menu DOSSIER commande PARAMÈTRES). Dans le cas contraire, un message vous en
informe.
Informations client ou fournisseur
2. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste le code client ou fournisseur pour lequel vous établissez la
pièce.
Le nom de la société est rappelé.
3. Lors de la saisie d'une commande, cochez la case Accusé de réception, si vous devez faire parvenir au
client un accusé de réception par email.
4. Précisez le Représentant chargé de l'affaire. Vous pouvez ainsi calculer les commissions à attribuer.
5. Indiquez une Référence pour cette pièce commerciale.
6. Saisissez éventuellement une Remarque.
Mode de règlement
Le mode de règlement mémorisé au niveau de la fiche client ou fournisseur s'affiche automatiquement.
7. Vous pouvez le modifier. Pour cela, activez la liste des modes de règlements existants en cliquant sur
le bouton Liste .
La zone Date Echéance est automatiquement calculée par le programme en fonction de la date de la pièce
et du mode de règlement.
Attention !
Le code client est une zone obligatoire. Vous ne pouvez pas poursuivre la saisie de la pièce
commerciale si cette zone n'est pas renseignée.Menu Ventes
106
L'onglet Lignes
Dans la plupart des fenêtres des menus VENTES et ACHATS, vous trouvez les boutons suivants :
1. Dans la zone Article, sélectionnez le code de l'article en cliquant sur le bouton Liste .
Le libellé saisit lors de la création de l'article s'affiche dans la zone Description.
Vous pouvez le modifier.
2. Indiquez la Quantité de l'article commandé.
* Vous pouvez saisir une facture négative. Pour cela, vous devez préciser une quantité négative.
Le Prix Unitaire HT proposé correspond au prix unitaire Hors Taxes que vous avez saisi dans la fiche article.
Vous pouvez le modifier. Cette zone n’est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le Prix de
vente HT dans la fiche article (onglet Prix/Tarif).
Il en est de même pour le Prix Unitaire TTC. Cette zone n’est accessible que si vous avez coché l'option Fixer
le Prix de vente TTC dans la fiche article (onglet Prix/Tarif).
Le code TVA (ou TPF) que vous avez défini sur la fiche article s'affiche sur la ligne de saisie.
Vous pouvez modifier ces codes.
ajouter une ligne de saisie
insérer une nouvelle ligne de saisie
copier à l'identique la ligne d'un article déjà enregistré
supprimer une ligne de saisie
insérer un commentaire
effectuer certains traitements (visualiser l'article correspondant à la
pièce commerciale en cours, modifier le taux de TVA ou le taux de TPF).
effectuer certains traitements (consulter la fiche du client, du
fournisseur, du représentant, valider la pièce commerciale en cours,
etc.)Menu Ventes
107
Le Taux de remise est une zone numérique facultative. Le taux de remise saisi est attribué à l'article et
entraîne le calcul du montant de la remise HT et TTC.
Si vous saisissez un montant dans une des zones Montant remise HT / TTC, le taux de remise est dans ce
cas calculé par le programme. Vous pouvez envisager cette possibilité lorsque vous voulez, par exemple,
arrondir le montant TTC de la remise. Ces zones sont accessibles en fonction du mode de calcul que vous
avez sélectionné dans la fiche article (onglet Prix/Tarif) :
• Fixer le prix de vente HT,
• Fixer le coefficient de marge,
• Fixer le prix de vente TTC.
Le programme calcule automatiquement le Montant total HT / TTC.
L'onglet Pied
Ces renseignements figurent au bas de la pièce commerciale.
Vous ne pouvez pas les modifier à l'exception de quelques zones.
La remise globale, remise accordée au client ou fournisseur, diffère du taux de remise attribué ponctuellement par article ; mais ces deux remises sont cumulables.
Le taux paramétré par défaut dans la fiche client ou fournisseur s'affiche. Vous pouvez modifier le Taux
mais aussi le Montant.
1. Saisissez le Taux de l'escompte; son montant est automatiquement calculé. L’escompte correspond à
l’attribution d'une remise financière accordée pour paiement immédiat.
Si une éco-participation est attribuée à un article saisi dans votre pièce commerciale client, le Montant TTC
de l'éco-participation s'affiche à titre informatif.
* La zone Eco-participation est uniquement visible dans les pièces commerciales de ventes (client).
Vous pouvez imprimer la liste des pièces commerciales avec Eco-participation à partir du menu VENTES -
commande PIÈCES CLIENTS - icones ou situés à droite de la fenêtre.
2. Ciel Gestion Commerciale vous permet de facturer la pièce commerciale directement en TTC.
Pour cela cochez l'option Facturer en TTC.
3. Saisissez les frais de Port soumis à la TVA ; ces frais seront saisis hors taxes.
* Le total TVA sera recalculé à partir du taux que vous avez paramétré dans les paramètres de
facturation (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options - TVA sur port soumis).
4. Indiquez si besoin le Port non soumis. Ce montant sera ajouté directement au Solde dû.
Les frais de port soumis ou non sont ajoutés au montant total hors taxe, dans la zone Total
HT + Port.
Dans le cas d'un avoir, la zone Utilisé indique le total des règlements encaissés.
5. Cochez la case Ne pas réintégrer les articles en stock pour ne pas rétablir le stock des articles.
6. La zone Acompte indique le total des acomptes versés pour la pièce. La zone Réglé affiche le total des
règlements perçus pour la pièce. Cliquez sur le bouton Liste pour consulter le détail des acomptes
ou des règlements.
7. Dans le cas d'un devis, la zone Statut permet de spécifier si le devis est à envoyer, en cours, a été
accepté, refusé etc. Sélectionnez dans la liste déroulante un statut.
Attention !
L’option Facturer en TTC n’est pas disponible dans les pièces commerciales d’achat (fournisseur).Menu Ventes
108
Les zones Total Poids Brut, Total Poids Net, Total Nb Colis et Total Quantité sont automatiquement renseignées
en fonction des éléments saisis dans l'onglet Lignes de la pièce commerciale client ou fournisseur.
L'onglet Infos tiers
1. Sélectionnez dans la liste déroulante la forme juridique de la société (SARL, SA, etc.).
2. Le nom de la société s'affiche automatiquement. L'adresse saisie dans la fiche client ou la fiche fournisseur est indiquée. Modifiez-la si besoin.
Le montant du crédit disponible est rappelé.
Copier l'adresse
1. Pour déterminer l'adresse qui sera affichée, cliquez sur les boutons ou .
Ils vous permettent de copier respectivement l'adresse de facturation ou de livraison.
2. Cliquez sur le bouton si vous souhaitez sélectionner une autre adresse.
Cette adresse sera indiquée dans l'entête de la pièce commerciale.
Nature
Les éléments de la zone Nature sont nécessaires à la gestion de la TVA.
1. Sélectionnez l'option Local pour les clients ou fournisseurs se trouvant dans le même pays, si toutefois
les articles ou prestations qui leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA dans le
fichier Articles.
La case CEE s'utilise dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne.
2. Indiquez dans ce cas le numéro d'Immatriculation de TVA que vous utilisez lors d'une commercialisation
avec la CEE.
La case Hors CEE est utilisée pour l'exportation dans un pays à l'étranger, hors CEE.
La Suspension de taxe s'utilise pour les clients ou fournisseurs non assujettis à la TVA.
Vous pouvez changer dans une pièce commerciale la nature du client ou fournisseur notamment pour le
mode Suspension de taxe.
3. Cochez la case Assujetti à TPF si votre client ou fournisseur est assujetti à TPF.Menu Ventes
109
4. Si vous avez affecté un code tarif au client (fiche ARTICLE - onglet complément), ce code s'affiche automatiquement dans la zone Tarif.
Dans le cas contraire, vous pouvez lui affecter un tarif en sélectionnant un code tarif dans la liste
déroulante.
L'onglet Echéances
Disponible uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution.
Si vous gérez des pièces commerciales multi-échéances (paiement en deux, trois fois, etc.) vous devez
cocher la case multi-échéances de la fenêtre de la pièce commerciale - Onglet Echéances.
Cette option vous permet de générer par la suite un échéancier pour la pièce commerciale.
• Pour ajouter manuellement une échéance, cliquez sur le bouton .
• Pour générer une ou plusieurs échéances automatiquement, cliquez sur .
Ajouter manuellement une échéance
1. Pour ajouter une échéance, cliquez sur le bouton [Ajouter]. Une nouvelle ligne est insérée à la liste.
2. Saisissez dans chaque colonne les informations suivantes :
• mode de règlement
• montant du règlement
• montant de l'échéance, libellé
• dernier règlement effectué pour cette échéance
• date du dernier règlement.
Vous pouvez spécifier des montants d'échéances différents.
3. Validez le traitement en cliquant sur le bouton [Ok].
Générer une ou plusieurs échéances automatiquement
1. Pour générer une ou plusieurs échéance(s), cliquez sur le bouton [Générer échéances].
2. Indiquez les informations nécessaires :
• le nombre d'échéances
• le mode de règlement
• la date initiale de l'échéance (date de base).Menu Ventes
110
Le libellé s'affiche automatiquement dans la zone Echéances.
Le bouton [Modifier] vous permet de modifier votre date d'échéance et le bouton [Détails] affiche le détail
(date, montant, etc.) des échéances.
3. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
Modifier la date d’échéance
1. Cliquez sur le bouton [Modifier] de la fenêtre Génération des échéances.
2. Pour les paiements à échéance, vous devez préciser le nombre de jours ou l'échéance.
Cochez l'une des options proposées :
• A réception
• A 30, 60 ou 90 jours fin de mois.
3. Précisez le nombre de jours net puis cochez la case Fin de mois si le paiement est effectué à la fin du
mois.
4. Vous pouvez aussi avoir le cas des échéances à x jours fin de mois le 10, le 15 ou le 20 par exemple.
5. Indiquez la date correspondante en face de la zone Le.
Cela permet au logiciel de calculer la date de la prochaine échéance.
La date d'échéance choisie est rappelée dans la zone Libellé.
6. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider la date d'échéance.
Après avoir généré une échéance, vous pouvez la modifier ou la supprimer.
Modifier une échéance
Pour modifier une échéance, double-cliquez dans la zone concernée et saisissez les nouvelles informations.
Supprimer une échéance
Si vous souhaitez supprimer une ou plusieurs échéance(s), cliquez sur le bouton .
* Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer le traitement.
Ici, l’échéance est définie à
30 jours net fin de mois le 10.Menu Ventes
111
L'onglet Observations
Vous pouvez noter des informations complémentaires concernant la pièce commerciale.
Ce sont des renseignements internes qui n'apparaîtront pas sur le document final.
Des icones de navigation et des boutons sont disponibles au bas de la fenêtre. Ils vous permettent de :
Modifier une pièce commerciale
1. Pour modifier une pièce commerciale, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton
. La fenêtre de la pièce commerciale sélectionnée s'affiche.
2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
Supprimer une pièce commerciale
1. Pour supprimer une pièce commerciale client, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton
.
2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui].
Consulter l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale
Le bouton vous permet de lancer directement l'impression de la pièce commerciale sélectionnée.
Le bouton vous permet de visualiser la pièce commerciale avant de l'imprimer.
1. Activez le menu déroulant en cliquant sur le triangle de sélection du bouton [Aperçu] puis choisissez le
format de votre choix.
La pièce commerciale s’affichera telle qu'elle s'imprimera sur papier selon le modèle déclaré par défaut
dans les états paramétrables (menu DOSSIER - commande OPTIONS puis ÉTATS PARAMÉTRABLES).
2. Une fenêtre affiche l'aperçu avant impression. Utilisez le bouton et son menu
déroulant pour imprimer tout ou partie de la pièce commerciale.
atteindre le premier élément de la liste
atteindre l'élément précédent de la liste
atteindre un élément précis
atteindre l'élément suivant de la liste
atteindre le dernier élément de la liste
lancer l'impression de la pièce commerciale en cours
lancer l'aperçu de la pièce commerciale en cours
envoyer la pièce commerciale par email
créer un élément
supprimer un élément
activer la fiche client, fournisseur ou représentant
valider et enregistrer la pièce commercialeMenu Ventes
112
Voir Mise en page, page 24.
Valider une pièce commerciale
1. Pour valider une pièce commerciale de vente, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton .
2. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui].
3. Un autre message vous indique que la validation s'est bien déroulée. Cliquez sur le bouton [Ok].
Une fois la pièce validée, vous pouvez la régler et l'imprimer.
Conséquences de la validation
Bons de livraison/ bons de réception
La validation entraîne la mise à jour des statistiques, du stock et des quantités livrées dans les lignes de
la (ou des) commande(s) correspondante(s).
Factures
La validation conditionne la mise à jour des statistiques et du stock s'il s'agit d'une facture directe. Une
facture directe est une facture qui n'est pas issue d’un bon de livraison.
Avoirs
Il existe deux types d'avoirs :
• les avoirs pour rectification d’erreur sur montant. Dans ce cas, le chiffre d’affaires du client et le chiffre d'affaires de l’article seront modifiés, mais non les stocks,
• les avoirs pour rectification d’erreur sur quantité. Dans ce cas, il est nécessaire de modifier aussi les
stocks, en les augmentant.
Transférer une pièce commerciale : Généralités
Pour éviter une double saisie, le logiciel vous permet de transférer directement une pièce commerciale
client ou fournisseur (devis, factures, commandes, bons de livraison, bon de réception) en une autre pièce
commerciale.
Lors de la confirmation du transfert, vous pouvez effectuer certains traitements (validation, impression de
la pièce commerciale, etc.).
Pour transférer une pièce commerciale :
• Cliquez directement sur le bouton [Transférer] de la liste de la pièce commerciale (vente ou achat).
Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la pièce commerciale que vous souhaitez générer puis cliquez sur [Ok].
La fenêtre Confirmation du transfert s'affiche. Validez en cliquant sur le bouton [Ok].
Un message vous informe par la suite que le transfert s'est bien effectué.
• S’il s’agit d’une pièce de vente, activez la commande TOP FACTURE du menu VENTES.
Cet assistant vous aide à transférer votre pièce commerciale.Voir Top Facture, page 100.
* Vous pouvez transférer une pièce commerciale de vente (devis, facture, commande...) en une autre en
utilisant le cliquer-glisser.
Exemple : Transférer un devis en facture
1. Sélectionnez le devis à transférer.
2. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-le devis dans la fenêtre Liste des factures.
Attention !
Une facture validée ne peut plus être modifiée. En revanche, vous pouvez la rééditer.
Vous pouvez valider une facture qui n’a pas été éditée.
Cette opération est risquée, car si, lors de l’impression vous constatez une erreur, vous ne pourrez
plus modifier cette pièce (vous devrez enregistrer une facture d'avoir puis créer une facture).
Seules les factures validées seront prises en compte lors de la génération du journal comptable.Menu Ventes
113
Transférer une pièce commerciale de vente
Transférer une pièce d'achat
1. Un message vous demande de confirmer le traitement.
Vous pouvez demander à ce stade la VALIDATION, l'IMPRESSION ou le RÈGLEMENT de la pièce transférée ou
de la pièce commerciale créée. Pour cela, cochez la ou les options de votre choix.
2. Cliquez sur le bouton [Ok].
Un message vous informe que le transfert a été effectué et qu'une nouvelle pièce a été générée.
Les traitements
Les traitements possibles sur la pièce d'origine et sur la pièce de destination varient en fonction du type
de pièce.
Le tableau suivant indique les traitements possibles en fonction de la pièce d'origine.
Le tableau suivant indique les traitements possibles en fonction de la pièce de destination.
L Pour plus d’informations sur le transfert d’une pièce commerciale, reportez-vous aux traitements
spécifiques à chaque pièce commerciale.
Pièce d’origine Transferts possibles en :
Devis Commande, Facture
Bon de livraison (BL) Facture
Commande Bon de livraison, BL Livrable, Facture
Facture Avoir
Pièce d’origine Transferts possibles en :
Commande Bon de réception, Facture
Bon de réception (BR) Facture
Facture Avoir
Pièce d'origine Vous pouvez :
Devis Imprimer le devis
Bon de livraison Imprimer, valider le bon de livraison
Commande Imprimer la commande
Facture Valider, imprimer, régler la facture
Bon de réception Imprimer, valider le bon de réception
Pièce de destination Vous pouvez :
Bon de livraison Valider, imprimer le bon de livraison
Commande Imprimer la commande
Facture Valider, imprimer, régler la facture
Avoir Valider, imprimer l'avoir
Bon de réception Imprimer, valider le bon de réceptionMenu Ventes
114
Certains traitements sont accessibles à partir du bouton de la liste des pièces clients.
Ils vous permettent de :
• Dupliquer une pièce
• Envoyer une pièce par e-mail
• Considérer non-comptabilisée
• Ouvrir le client, le représentant.
Ces commandes sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL.
Dupliquer une pièce
Cette commande vous permet de dupliquer la pièce commerciale sélectionnée.
Un message vous informe qu'une nouvelle pièce a été générée.
Envoyer une pièce par e-mail
Cette commande vous permet de faire parvenir une pièce commerciale au client via la messagerie
électronique.
Pour utiliser cette commande, vous devez donc avoir préalablement installé une messagerie électronique
sur votre ordinateur et un modem.
Considérer non-comptabilisée
Ce traitement vous permet de «décomptabiliser» une pièce déjà comptabilisée.
Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer le traitement.
Cliquez sur [Oui] pour valider. Un second message vous informe que la pièce a bien été définie comme
non-comptabilisée.
Envoyer une pièce commerciale par mail suite à sa création
1. A la fin de la création de la pièce commerciale, cliquez sur l’icone .
Après quelques instants, le fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant la pièce est inséré dans un
nouveau message.
2. L'adresse email définie pour le client auquel est adressé la pièce est proposée comme adresse du
destinataire. Vous pouvez la modifier. Si aucune adresse email n'est définie, la zone reste vide.
Vous devez saisir l’adresse.
3. Envoyez votre email comme vous en avez l’habitude.
Envoyer une pièce commerciale par mail à partir de la liste des pièces
1. Dans la liste des pièces, sélectionnez celle que vous voulez envoyer par mail.
2. Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu CONTEXTUEL et activez la commande
ENVOYER PAR EMAIL.
Après quelques instants, le fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant la pièce est inséré dans un
nouveau message.
3. L'adresse email définie pour le client auquel est adressé la pièce est proposée comme adresse du destinataire. Vous pouvez la modifier. Si aucune adresse email n'est définie, la zone reste vide.
4. Vous devez saisir l’adresse. Envoyez votre email comme vous en avez l’habitude.Menu Ventes
115
Détail pièces clients
) Menu VENTES - commande DÉTAIL PIÈCES CLIENTS
Cette fenêtre vous permet d'obtenir des informations détaillées sur chaque pièce commerciale de vente
(devis, commande, facture, facture d'acompte, bon de livraison, etc.) qui a été saisie.
Options d'affichage
Plusieurs options vous permettent d'affiner le résultat :
• Vous pouvez afficher la liste des pièces par client (Tous les clients ou un client précis) et/ou par article
(Tous les articles ou un article précis) et/ou par représentant (Tous les représentants ou un représentant
précis).
• Utilisez les icones et pour naviguer dans la liste des articles et/ou des clients.
• Vous pouvez indiquer un intervalle de dates à prendre en compte.
• De même, vous pouvez effectuer un tri et n'afficher que certaines pièces (factures uniquement, factures et avoirs validés, etc.).
Pour cela, sélectionnez dans la liste déroulante de la zone Critères l'option à prendre en compte.
Vous pouvez par la suite visualiser la pièce de votre choix. Cliquez sur le bouton [Fermer] pour fermer la
fenêtre de la pièce commerciale et revenir au détail des pièces.Menu Ventes
116
Devis/Pro forma
) Menu VENTES - commande DEVIS/ PRO FORMA
La liste des devis répertorie tous les devis existants. A partir de cette liste, vous pouvez créer, modifier,
supprimer, transférer, ou valider un devis.
Dans la partie haute de la fenêtre, chaque ligne correspond à un devis.
Le détail du devis sélectionné est présenté dans la partie basse de la fenêtre.
Saisir un devis
Voir Créer une pièce commerciale : saisie standard, page 104.
Modifier un devis
1. Pour modifier un devis, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton .
2. La fenêtre Devis s'affiche. Effectuez vos modifications puis cliquez sur [Ok].
Supprimer un devis
Les devis qui ne sont plus utilisés ou qui n'ont pas donné lieu à un transfert en facture peuvent être
supprimés à tout moment.
Pour supprimer un devis, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton .
Consulter l’aperçu ou imprimer un devis
Voir Consulter l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale, page 111.
Accepter un devis
1. Pour accepter un devis, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton .
Un message vous rappelle les différentes étapes du traitement et vous demande de confirmer.Menu Ventes
117
2. Cliquez sur le bouton [Oui] si c’est le cas.
La facture est imprimée sur le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables (menu DOSSIER -
commande OPTIONS puis ÉTATS PARAMÉTRABLES).
Vous pouvez consulter la facture ainsi créée dans la liste des FACTURES du menu VENTES.
* La facture étant validée, elle ne pourra pas être modifiée.
De la même manière, vous consultez le règlement de la facture dans la liste des RÈGLEMENTS du menu
VENTES.
Transférer un devis
) Menu VENTES commande - DEVIS bouton
Après la saisie d'un devis, vous pouvez effectuer certains traitements qui vont faciliter les échanges avec
votre client.
Transférer un devis en facture
Vous pouvez transférer un devis /pro forma en facture autant de fois que vous le souhaitez.
Cela vous permet de mémoriser des «modèles» de factures sous forme de factures pro forma.
Ce traitement est pratique dans le cas de factures répétitives :
• factures de loyers pour des sociétés de location ou de contrats de maintenance mensuels.
• factures de marchandises qui reviennent périodiquement.
1. Sélectionnez le devis à transférer.
2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFÉRER
EN FACTURE.
3. Confirmez le traitement.
4. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée et IMPRIMER et/ou VALIDER la pièce créée. Cochez les
options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [Ok].
Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué.
* Si vous consultez la fiche de cette facture issue d'un transfert de devis, vous constatez que la zone
Remarque contient le numéro et la date du devis transféré.
Transférer un devis en commande
1. Sélectionnez le devis à transférer.
2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFÉRER
EN COMMANDE.
3. Confirmez le traitement.
4. Vous pouvez à ce stade imprimer la pièce d'origine ou la pièce de destination.
Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [Ok].
Un message vous indique que le transfert s'est bien déroulé et qu'une commande a bien été générée.
* Si vous consultez la fiche de cette commande issue d'un transfert de devis, vous constatez que la zone
Remarque contient le numéro et la date du devis transféré.
Attention !
Cette commande vous permet donc d'enchaîner :
le transfert du devis en facture,
la validation de la facture ainsi créée,
l’impression de la facture Menu Ventes
118
Transférer plusieurs devis en facture
Vous pouvez effectuer un transfert groupé de devis en facture. Ce transfert génère une facture qui
englobe tous les devis transférés.
1. Sélectionnez dans la liste les devis à transférer. Pour cela, vous devez maintenir la touche ou
enfoncée.
• La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes consécutives.
• La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes discontinues.
2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande Transfert
groupé en facture.
3. Confirmez le traitement.
4. Vous pouvez à ce stade imprimer la pièce transférée et/ou imprimer et valider la pièce créée.
Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [Ok].
Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué.
Transférer plusieurs devis en commande
Vous pouvez effectuer un transfert groupé de devis. Ce transfert génère une commande qui englobe tous
les devis transférés.
1. Sélectionnez dans la liste les devis à transférer. Pour cela, vous devez maintenir la touche ou
enfoncée.
• La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes consécutives.
• La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes discontinues.
2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande Transfert
groupé en commande.
3. Confirmez le traitement.
4. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée ou la pièce créée. Cochez les options de votre choix
puis validez en cliquant sur le bouton [Ok].
Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué.
Voir Transférer une pièce commerciale : Généralités, page 112.
Certains traitements sont accessibles à partir du bouton de la liste des devis.
Ils vous permettent de :
• Dupliquer un devis
• Envoyer un devis par e-mail
• Ouvrir le client, le représentant, l’article.
Ces commandes sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL.
Dupliquer un devis
Cette commande vous permet de dupliquer le devis sélectionné.
Un message vous informe qu'un nouveau devis a été généré.
Envoyer un devis par email
Voir Envoyer une pièce par e-mail, page 114.Menu Ventes
119
Commandes
) Menu VENTES - commande COMMANDES
La liste des commandes répertorie toutes les commandes existantes.
Une commande reste modifiable tant qu’elle n’a pas été soldée par un ou plusieurs bons de livraison (BL).
Il s'agit d'une commande ouverte.
Vous pouvez saisir une commande directement mais une commande peut aussi provenir d'un devis.
A partir de cette fenêtre vous pouvez CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER une ou plusieurs commande(s) ou effectuer certains traitements (TRANSFERT EN BL, TRANSFERT EN FACTURE, etc.). Toutes ces opérations vous permettent d'évaluer instantanément le portefeuille clients.
Saisir une commande
Voir Créer une pièce commerciale : saisie standard, page 104.
Modifier une commande
1. Pour modifier une commande, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton .
2. La fenêtre Commande s'affiche. Effectuez vos modifications puis cliquez sur [Ok].
Supprimer une commande
Les commandes qui ne sont plus utilisées ou qui n'ont pas donné lieu à un transfert en facture ou BL
peuvent être supprimées à tout moment.
Pour supprimer une commande, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton .
Consulter l’aperçu ou imprimer une commande
Voir Consulter l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale, page 111.Menu Ventes
120
Transférer une commande
) Menu VENTES commande - COMMANDES bouton
Après la saisie d'une commande (ou le transfert d'un devis en commande), vous pouvez effectuer certains
traitements qui vont faciliter les échanges avec votre client.
Transférer une commande en BL
1. Sélectionnez la commande à transférer.
2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFÉRER
EN BON DE LIVRAISON.
3. Confirmez le traitement.
4. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée et/ou IMPRIMER et VALIDER la pièce créée. Cochez les
options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [Ok].
Un message vous indique que le transfert s'est bien déroulé et qu'un bon de livraison a bien été générée.
* Lorsqu'un client est bloqué un message vous l'indique lors du transfert d'une pièce commerciale.
Vous devez confirmer ou interrompre le transfert.
Ce message d'alerte est particulièrement intéressant dans le cas suivant : vous enregistrez une
commande du client Martin (client jusqu'alors non bloqué). Vous apprenez, par différentes sources,
que ce client est en cours de faillite et que plusieurs de ses fournisseurs n'ont pas été payés. Vous
allez donc bloquer ce client. Lors du transfert de la pièce commerciale, un message vous rappellera
que ce client est bloqué : vous aurez la possibilité d'interrompre le transfert.
Transférer partiellement une commande en BL
Lorsque vous procédez au transfert d'une commande en bon de livraison, c'est la totalité des quantités
qui est affectée au bon de livraison (quantité livrée = quantité commandée).
Il est possible d'établir plusieurs bons de livraison pour une seule et même commande.
Exemple
Nous avons en commande une quantité de 50 articles.
La livraison s'effectue en deux fois : 25 articles sont livrés une première fois.
1. Transférez dans un premier temps, la commande en bon de livraison.
2. Double-cliquez sur le bon de livraison généré.
3. Dans la colonne Qté liv. de la partie Lignes, la quantité indiquée est 50 ; indiquez, à la place, 25 ; les 25
articles non encore livrés s'affichent dans la colonne Qté reliquat.
4. Cliquez sur le bouton [Ok] pour enregistrer la quantité. Le programme prend en compte la différence
de quantité dans la commande.
5. Cliquez sur le bouton [Ok] pour quitter la fiche bon de livraison.
* La commande ne sera soldée que lorsque la quantité livrée sera égale à la quantité commandée et que
tous les bons de livraison ou factures afférents à commande seront validés.
Transférer plusieurs commandes en BL
Vous pouvez effectuer un transfert groupé de commandes en bon de livraison. Ce transfert génère un bon
de livraison global pour toutes les commandes transférées.
1. Sélectionnez dans la liste les commandes à transférer. Pour cela, vous devez maintenir la touche
ou enfoncée.
• La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes consécutives.
• La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes discontinues.
2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFERT
GROUPÉ EN BL.Menu Ventes
121
3. Confirmez le traitement.
4. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée et/ou IMPRIMER et VALIDER la pièce créée. Cochez les
options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [Ok].
Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué.
Génération de BL Livrables à partir d'une ou plusieurs commandes
Vous pouvez transférer une commande en BL livrable.
Si vous cochez la case Autoriser la livraison partielle, le bon de livraison sera généré partiellement à hauteur
du stock réel. Le stock réel correspond à la quantité exacte de l'article en stock.
Dans le cas contraire, le BL ne sera généré que si le stock réel est égal ou supérieur à la quantité commandée.
Exemple 1
Stock réel article «Ciel Gestion Commerciale pour Windows» = 12
Commande de 15 articles.
Transfert en BL livrable avec l'option Autoriser la livraison partielle cochée.
Création d'un BL de 12 articles.
Validation des BL créés.
* La validation immédiate des BL permet de s'assurer qu'il n'y aura pas de mouvements entraînant une
rupture de stock entre la création de ces BL et leur validation.
Exemple 2
Stock réel article «Ciel Gestion Commerciale pour Windows» = 12
Commande A de 5 articles
Commande B de 11 articles
Deux cas peuvent se présenter :
Premier cas
Vous souhaitez que chacune de ces commandes soit transférée totalement en BL, uniquement si le stock
réel est suffisant. Dans ce cas, activez uniquement l'option Valider la pièce créée. Le programme ne géné-
rera que la commande A car après la validation du BL lié à cette commande, le stock réel est insuffisant
(=7) pour livrer totalement la commande B (=11).
Deuxième cas
Vous souhaitez que le programme effectue les transferts de commande jusqu'à épuisement du stock réel.
Dans ce cas, activez les options Autoriser la livraison partielle puis Valider la pièce créée.
Le programme générera totalement la commande A et partiellement la commande B (7 articles livrés).
* Le stock réel des articles est mis à jour à la validation des BL ou des factures directes (celles qui ne
sont pas liées à un BL).
Transfert d'une commande en facture
1. Sélectionnez la commande à transférer.
2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFÉRER
EN FACTURE.
3. Confirmez le traitement.
4. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée et IMPRIMER et/ou VALIDER la pièce créée. Cochez les
options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [Ok].
Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué.
Attention !
Une commande transférée en bon de livraison ne peut pas faire l'objet d'un nouveau transfert en
facture ; il faudra, dans ce cas, passer par le bon de livraison pour effectuer le transfert.
Les commandes soldées ne sont plus modifiables (sauf en cas de reliquat).
Mais vous pouvez néanmoins les consulter et les imprimer.Menu Ventes
122
* Si vous consultez la fiche de cette facture issue d'un transfert de commande, vous constatez que la
zone Remarque contient le numéro et la date de la commande transférée.
Transfert groupé de plusieurs commandes en facture
Vous pouvez effectuer un transfert groupé de commandes. Ce transfert génère une facture qui englobe
tous les commandes transférées.
1. Sélectionnez dans la liste les commandes à transférer. Pour cela, vous devez maintenir la touche
ou enfoncée.
• La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes consécutives.
• La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes discontinues.
2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande Transfert
groupé en facture.
3. Confirmez le traitement.
4. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée et/ou IMPRIMER et VALIDER la pièce créée. Cochez les
options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [Ok].
Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué.
Voir Transférer une pièce commerciale : Généralités, page 112.
Gestion des acomptes
Saisir un acompte
) Menu VENTES - sélectionner la pièce commerciale (devis, commande, BL) - bouton .
) Menu VENTES - commande FACTURES - bouton - acompte
Un acompte correspond à un règlement partiel à valoir sur le montant total d'une somme à payer.
Le montant de l'acompte est donc ensuite déduit du solde dû.
La saisie d'un acompte s'effectue sur les pièces commerciales (devis, commande, bon de livraison, facture)
non soldées et génère une facture d'acompte.
* Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du numéro de la Facture d'acompte à utiliser
en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone Codes pièces.
Le Code, le Nom du client et la Référence de la pièce sont rappelés dans le cadre supérieur de la fenêtre
Saisie d'acompte.
1. Saisissez dans la zone Description le détail de l'acompte.
2. Indiquez le Mode de règlement : par défaut, le logiciel vous propose le mode de règlement associé à la
pièce commerciale en vigueur. Selon le mode de règlement sélectionné, la Date d'échéance est automatiquement renseignée. Modifiez-la si besoin.
3. Saisissez le montant de l'Acompte.
4. Sélectionnez à l'aide du triangle de sélection le taux de TVA applicable.
Les zones Montant dû, Montant réglé et Solde dû sont automatiquement renseignées.
5. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider l'acompte.
Un règlement de type «acompte» est automatiquement généré dans la liste des règlements du menu
VENTES.
* Une facture d'acompte peut être modifiée mais ne peut être supprimée.Menu Ventes
123
Annuler un acompte
) Menu VENTES - sélectionner la pièce commerciale (devis, commande, BL) - bouton -
annulation d’acompte
) Menu VENTES - commande FACTURES - bouton - annulation acompte
1. Dans la fenêtre Annulation d'acompte, la Date (date du jour) est automatiquement renseignée. Modifiezla si besoin.
2. Le Code du client ainsi que la Référence de la pièce sont rappelés dans le cadre supérieur de la fenêtre.
Indiquez le Mode de règlement : par défaut, le logiciel vous propose le mode de règlement associé à la
Attention !
Les règlements d'acompte ne peuvent faire l'objet d'une suppression à partir de la liste des
règlements.Menu Ventes
124
pièce commerciale en vigueur. Selon le mode de règlement sélectionné, la Date d'échéance est automatiquement renseignée. Modifiez-la si besoin.
3. Sélectionnez dans la liste l'acompte que vous souhaitez annuler.
4. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider la suppression de l'acompte.
Un message vous indique que le traitement s'est bien déroulé, qu'un règlement a été généré ainsi qu'une
annulation de la facture d'acompte.
Gestion des reliquats de commandes
Le logiciel gère les reliquats de commande. Plusieurs cas de gestion de reliquats sont possibles.
Exemple 1
1. Vous transférez une commande de 15 articles A en BL.
2. Vous ne livrez que 12 articles A.
3. Pour solder le reliquat de commande, vous devez valider le BL.
4. Transférez de nouveau la commande en BL.
Exemple 2
1. Vous transférez une commande de 15 articles A en BL.
2. Vous modifiez la quantité commandée en saisissant 10.
3. Pour solder la commande, vous devez effectuer la même modification dans le BL puis le valider.
Exemple 3
1. Vous transférez une commande de 10 articles A en BL.
2. Vous insérez dans la commande 5 articles B.
3. Pour solder la commande, validez le BL.
4. Transférez de nouveau la commande en BL.
Certains traitements sont accessibles à partir du bouton de la liste des commandes.
Ils vous permettent de :
• Dupliquer une commande
• Solder une commande
• Envoyer une commande par e-mail
• Ouvrir le client, le représentant, l’article.
Ces commandes sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL.
Dupliquer une commande
Cette fonction vous permet de dupliquer la commande sélectionnée.
Un message vous informe qu'une nouvelle commande a été générée.
Solder une commande
Cette fonction permet de solder la commande sélectionnée. La commande ou le reliquat de commande est
ainsi réglé.
Envoyer une commande par email
Voir Envoyer une pièce par e-mail, page 114.Menu Ventes
125
Bons de livraison (BL)
) Menu VENTES - commande BONS DE LIVRAISON
Cette liste répertorie tous les bons de livraison qui existent.
Dans la plupart des cas, un bon de livraison intervient à la suite d'une commande.
Mais vous pouvez générer les bons de livraison de deux façons :
• soit à partir d’une commande préalablement enregistrée, ou d’un reliquat de commande,
• soit de façon directe, sans saisie préalable de commande.
Vous pouvez à partir de cette fenêtre CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER un ou plusieurs bon(s) de livraison ou
effectuer certains traitements (transfert et validation de BL, etc.).
Saisir un bon de livraison
Voir Créer une pièce commerciale : saisie standard, page 104.
Modifier un bon de livraison
1. Pour modifier un bon de livraison, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton .
2. La fenêtre Bon de livraison s'affiche. Effectuez vos modifications puis cliquez sur [Ok].
Supprimer un bon de livraison
Les bons de livraison qui ne sont plus utilisés peuvent être supprimés à tout moment.
Pour cela, sélectionnez le bon de livraison dans la liste puis cliquez sur le bouton .
Consulter l’aperçu ou imprimer un bon de livraison
Voir Consulter l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale, page 111.Menu Ventes
126
Valider un bon de livraison
Voir Valider une pièce commerciale, page 112.
Transférer un bon de livraison
) Menu VENTES commande - BONS DE LIVRAISON bouton
Après la saisie d'un bon de livraison (ou le transfert d'une commande en bon de livraison), vous pouvez
effectuer certains traitements qui vont faciliter les échanges avec votre client.
Transférer un bon de livraison en facture
Cette opération vous permet de facturer automatiquement un bon de livraison.
1. Sélectionnez dans la liste le bon de livraison préalablement validé.
2. Cliquez sur le bouton [Transférer] et sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFÉRER EN
FACTURE.
3. A ce stade, un message vous demande de VALIDER et/ou IMPRIMER la pièce à transférer ou à créer.
Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [Ok].
Un autre message vous indique que le transfert s'est bien effectué.
* Si vous consultez la fiche de cette facture issue d'un transfert de bon de livraison, vous constatez que
la zone Remarque contient le numéro et la date du bon de livraison transféré.
Transférer plusieurs bons de livraison en facture
Vous pouvez effectuer un transfert groupé de plusieurs bons de livraison en facture. Ce transfert génère
une facture globale pour tous les bons de livraison transférés.
1. Sélectionnez dans la liste les bons de livraison à transférer. Pour cela, vous devez maintenir la touche
ou enfoncée.
• La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes consécutives.
• La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes discontinues.
2. Cliquez sur le bouton [Transférer] et sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFERT
GROUPÉ EN FACTURE.
3. Confirmez le traitement.
4. A ce stade, un message vous demande de valider et/ou imprimer la pièce à transférer (ou à créer).
Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [Ok].
Un autre message vous indique que le transfert s'est bien effectué.
* Si vous consultez la fiche de cette facture issue d'un transfert de plusieurs bons de livraison, vous
constatez que dans la zone Description - Onglet Lignes les numéros et les dates des bons de livraison
transférés sont repris.
Voir Transférer une pièce commerciale : Généralités, page 112.
Attention !
La validation est une opération irréversible. Des bons de livraison validés ne pourront plus être
modifiés.
La validation d’un bon de livraison entraîne la mise à jour des statistiques, du stock et des quantités
livrées dans les lignes de la (ou des) commande(s) correspondante(s).Menu Ventes
127
Enregistrer un acompte
Voir Gestion des acomptes, page 122.
Certains traitements sont accessibles à partir du bouton de la liste des bons de livraison.
Ils vous permettent de :
• Dupliquer un bon de livraison
• Envoyer un bon de livraison par e-mail
• Ouvrir le client, le représentant, l’article.
Ces commandes sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL.
Dupliquer un bon de livraison
Cette commande vous permet de dupliquer le bon de livraison sélectionné.
Un message vous informe qu'un nouveau bon de livraison a été généré.
Envoyer un bon de livraison par email
Voir Envoyer une pièce par e-mail, page 114.
Factures d’acompte clients
) Menu VENTES - commande FACTURES D’ACOMPTE
Un acompte est un règlement partiel à valoir sur le montant total d'une somme à payer. Le montant de
l'acompte est donc ensuite déduit du solde dû.
* Lorsque vous saisissez un ACOMPTE, une facture d'acompte est automatiquement générée.
Vous pouvez à partir de cette fenêtre ouvrir la facture d'acompte, consulter l'article ou le client correspondant, etc. Voir Gestion des acomptes, page 122.
Attention !
Depuis le 1er Janvier 2004, il est obligatoire d'émettre une facture pour les acomptes perçus (loi
NRE).Menu Ventes
128
Factures
) Menu VENTES - commande FACTURES
Cette liste répertorie toutes les factures existantes.
Les factures peuvent être générées de plusieurs façons :
• soit à partir d’une commande préalablement enregistrée, ou d’un reliquat de cette commande,
• soit à partir d'un bon de livraison validé,
• soit à partir d'un devis,
• soit de façon directe, sans saisie préalable de commande, bon de livraison ou devis.
Vous pouvez à partir de la liste des factures CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER ou effectuer certains traitements
(transfert, validation, création et annulation d'acompte, etc.).
D'autres commandes sont accessibles à partir du menu CONTEXTUEL (clic droit). Vous pouvez rendre une
FACTURE IRRÉCOUVRABLE ou encore GÉNÉRER UN ABONNEMENT.
Saisir une facture
Voir Créer une pièce commerciale : saisie standard, page 104.
Modifier une facture
5. Pour modifier une facture, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton .
La fenêtre de la facture sélectionnée s'affiche.
6. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
Supprimer une facture
1. Pour supprimer une facture, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton .
2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui].
Attention !
Une facture validée ne peut être supprimée.Menu Ventes
129
Consulter l’aperçu ou imprimer une facture
Voir Consulter l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale, page 111.
Valider une facture
La validation conditionne la mise à jour des statistiques et du stock s'il s'agit d'une facture directe. Une
facture directe est une facture qui n'est pas issue d’un bon de livraison.
Voir Valider une pièce commerciale, page 112.
Transférer une facture
) Menu VENTES commande - FACTURES bouton
Après la saisie d'une facture (ou le transfert d’un devis, d'une commande ou d’un bon de livraison en facture), vous pouvez effectuer certains traitements qui vont faciliter les échanges avec votre client.
Transférer une facture en avoir
Vous pouvez transférer une facture en avoir directement à partir de la liste des factures.
1. Sélectionnez la facture à transférer.
2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFÉRER
EN AVOIR.
3. A ce stade, un message vous demande de VALIDER, IMPRIMER ou RÉGLER la pièce transférée et/ou de VALIDER, IMPRIMER la pièce créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton
[Ok].
Vous pouvez demander la réintégration des articles en stock en cochant la case correspondante.
Un autre message vous indique que le transfert s'est bien effectué.
* Si vous consultez la fiche de cet avoir issu d'un transfert de facture, vous constatez que la zone
Remarque contient le numéro et la date de la facture transférée.
Attention !
Une facture validée ne peut plus être modifiée. En revanche, vous pouvez la rééditer.
Vous pouvez valider une facture qui n’a pas été éditée.
Cette opération est risquée, car si, lors de l’impression vous constatez une erreur, vous ne pourrez
plus modifier cette pièce (vous devrez enregistrer une facture d'avoir puis créer une facture).
Seules les factures validées seront prises en compte lors de la génération du journal comptable.Menu Ventes
130
Transférer plusieurs factures en avoir
Vous pouvez effectuer un transfert groupé de plusieurs factures en avoir. Ce transfert génère un avoir
global pour toutes les factures transférées.
1. Sélectionnez dans la liste les factures à transférer. Pour cela, vous devez maintenir la touche
ou enfoncée.
• La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes consécutives.
• La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes discontinues.
2. Cliquez sur le bouton [Transférer] et sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFERT
GROUPÉ EN AVOIR.
3. Confirmez le traitement.
4. A ce stade, un message vous demande de VALIDER et/ou IMPRIMER la pièce à transférer (ou à créer).
Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [Ok].
Un autre message vous indique que le transfert s'est bien effectué.
* Si vous consultez la fiche de cet avoir issu d'un transfert de plusieurs factures, vous constatez que
dans la zone Description - Onglet Lignes les numéros et les dates des factures transférées sont repris.
Voir Transférer une pièce commerciale : Généralités, page 112.
Régler une facture
Vous pouvez saisir un règlement à partir de la liste des factures. Cela vous permet de gagner du temps
lors de l'enregistrement d'un règlement partiel ou d'un escompte. L'escompte correspond à l'attribution
d'une remise financière accordée pour paiement immédiat.
1. Sélectionnez la facture pour laquelle vous souhaitez enregistrer un règlement puis cliquez sur le bouton [Régler].
2. La fenêtre Règlement s'affiche. Elle contient déjà tous les principaux renseignements nécessaires à un
règlement. Saisissez les données complémentaires ou spécifiques.
Voir Règlements, page 135.
Attention !
Vous devez valider la facture avant de procéder à son règlement.Menu Ventes
131
Gestion des acomptes
Le principe de création ou d’annulation d’un acompte a été décrit précédemment au chapitre Les Commandes.
Voir Gestion des acomptes, page 122.
Certains traitements sont accessibles à partir du bouton de la liste des factures.
Ils vous permettent de :
• Dupliquer une facture
• Rendre une facture irrécouvrable
• Générer un abonnement
• Envoyer une facture par e-mail
• Considérer non-comptabilisée
• Ouvrir le client, le représentant.
Ces commandes sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL.
Dupliquer une facture
Cette commande vous permet de dupliquer la facture sélectionnée.
Un message vous informe qu'une nouvelle facture a été générée.
Rendre une facture irrécouvrable
) LISTE DES FACTURES CLIENTS - menu CONTEXTUEL (clic droit) - FACTURE IRRÉCOUVRABLE
Cette commande doit être utilisée lorsque la créance d'un client est définitivement devenue irrécupérable.
Pour rendre une facture irrécouvrable :
1. Sélectionnez la facture dans la liste des factures.
2. Activez la commande FACTURE IRRÉCOUVRABLE du menu CONTEXTUEL.
3. La fenêtre Facture irrécouvrable s'affiche.
4. Saisissez la date de constatation.
Des informations concernant le client sont rappelées (nom du client, montant du règlement, mode de règlement, référence de la facture).
5. Notez une éventuelle observation dans la zone prévue à cet effet.
6. Un message vous demande si vous souhaitez bloquer le client. Cliquez sur [Oui] si c’est le cas.
Un message vous informe par la suite que la facture a été rendue irrécouvrable.
Générer un abonnement
Voir Abonnements clients, page 139.
Envoyer une facture par email
Voir Envoyer une pièce par e-mail, page 114.
Considérer non-comptabilisée
Ce traitement vous permet de «décomptabiliser» une facture déjà comptabilisée.
Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur [Oui]
pour valider. Un second message vous informe que la facture a bien été définie comme non-comptabilisée.
Attention !
Si vous souhaitez générer l'écriture d'irrécouvrabilité dans le journal comptable, paramétrez une
période incluant la date de la constatation de l'irrécouvrabilité. Voir Liaison comptable, page 155.Menu Ventes
132
Avoirs
) Menu VENTES commande AVOIRS
La liste des avoirs répertorie tous les avoirs existants. Les avoirs peuvent être générés de trois façons :
• issus d'un transfert de facture
• en saisie directe
• issus d'un règlement ayant un écart de règlement positif.
Vous pouvez à partir de cette fenêtre CRÉER, MODIFIER, IMPRIMER ou effectuer certains traitements (TRANSFERT, VALIDATION, REMBOURSEMENT D'UN AVOIR, etc.).
Saisir un avoir
Voir Créer une pièce commerciale : saisie standard, page 104.
Modifier un avoir
1. Pour modifier un avoir (non validé), sélectionnez-le dans la liste des avoirs puis cliquez sur le bouton
. La fenêtre de l’avoir sélectionné s'affiche.
2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
Supprimer un avoir
1. Pour supprimer un avoir, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton .
2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui].
Consulter l’aperçu ou imprimer un avoir
Voir Consulter l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale, page 111.
Attention !
Un avoir validé ne peut être supprimé.Menu Ventes
133
Valider un avoir
1. Pour valider un avoir, cliquez sur le bouton [Valider].
2. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui].
3. Un autre message vous indique que la validation s'est bien déroulée. Cliquez sur le bouton [Ok].
* Il existe deux types d'avoirs :
• les avoirs pour rectification d’erreur sur montant. Dans ce cas, le chiffre d’affaires du client et le chiffre
d'affaires de l’article seront modifiés, mais non les stocks,
• les avoirs pour rectification d’erreur sur quantité. Dans ce cas, il est nécessaire de modifier aussi les
stocks, en les augmentant.
Remboursement d’avoir
) Menu VENTES - commande AVOIRS - bouton
Cette fonction vous permet d'obtenir un remboursement par un avoir.
Etape préalable à la création d'un avoir
1. Création d'une facture client ou fournisseur.
2. Règlement de la facture
3. Le client ou fournisseur souhaite être remboursé (transfert de la facture en avoir)
4. Remboursement de l'avoir.
Saisir un remboursement d'avoir
1. Dans la liste des avoirs, sélectionnez l'avoir pour lequel vous souhaitez être remboursé puis cliquez
sur le bouton [Remboursement].
La fenêtre REMBOURSEMENT D’AVOIR s’affiche.
2. Indiquez la Date du remboursement. Utilisez l'icone calendrier ou l'icone permettant de sélectionner une date spéciale (date du jour, début de semaine courante, etc.).
3. Sélectionnez le Mode de règlement.
4. Cochez si besoin l'option Ne pas inclure le montant des frais de port.
5. Confirmez le remboursement de l'avoir en cliquant sur le bouton [Ok].Menu Ventes
134
Certains traitements sont accessibles à partir du bouton de la liste des avoirs.
Ils vous permettent de :
Dupliquer un avoir
Envoyer un avoir par e-mail
Ouvrir le client, le représentant.
Ces commandes sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL.
Remboursement de trop perçu
Lorsque vous enregistrez un règlement dont le montant est supérieur au montant de la facture, le logiciel
vous propose d'imputer la différence en créant un avoir ou en créant une écriture de profit (trop perçu).
1. Pour rembourser ce trop perçu, activez la commande AVOIRS du menu VENTES.
2. Sélectionnez l’avoir. Cet avoir doit être validé.
3. Cliquez sur le bouton [Remboursement]. Un règlement négatif est automatiquement généré.
Dupliquer un avoir
Cette commande vous permet de dupliquer l’avoir sélectionné.
Un message vous informe qu'un nouvel avoir a été généré.
Envoyer un avoir par email
Voir Envoyer une pièce par e-mail, page 114.
Considérer non-comptabilisé
Ce traitement vous permet de «décomptabiliser» une pièce déjà comptabilisée.
Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer le traitement.
Cliquez sur [Oui] pour valider. Un second message vous informe que la pièce a bien été défini comme
non-comptabilisé.Menu Ventes
135
Règlements
) Menu VENTES commande RÈGLEMENTS
Cette liste regroupe tous les règlements clients ou fournisseurs qui existent.
Vous pouvez à partir de la liste des règlements SAISIR, MODIFIER ou SUPPRIMER les règlements, à la fois pour
les factures mais également les avoirs. Elle présente les mêmes particularités de fonctionnement que celles des clients, articles, factures etc.
Saisir un règlement
) Menu VENTES commande RÈGLEMENTS - bouton .
Cette commande vous permet d'effectuer un règlement pour une ou plusieurs pièces clients ou
fournisseurs.
Cette commande est aussi accessible en sélectionnant dans la liste des factures, la facture que vous
souhaitez régler puis en cliquant sur le bouton .
Informations règlements
* Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du numéro du Règlement à utiliser en
activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone Codes pièces - Clients ou
Fournisseurs.
Si ce paramétrage est effectué, le numéro de la pièce s'affiche automatiquement.
1. Indiquez la Date d'émission du règlement (date du jour par défaut).
* La date de saisie du règlement doit correspondre à la période de saisie définie dans les paramètres de
facturation (Menu DOSSIER commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet paramètres).
Dans le cas contraire, un message vous en informe.
2. Indiquez la Date d'échéance du règlement.
L'icone affiche le calendrier. L'icone affiche une liste déroulante de dates spéciales (date du jour,
date de travail).Menu Ventes
136
3. Sélectionnez le client à l'aide du bouton Liste .
Le mode de Règlement attribué au client lors de sa création ainsi que son libellé s'affichent automatiquement. Vous pouvez toutefois modifier le mode de règlement.
4. Saisissez une éventuelle Référence pour le règlement. Cliquez sur l'icone pour noter une observation
Exemple
Dans le cas d'un règlement par chèque, vous pouvez noter le numéro de chèque.
S'il s'agit d'un règlement par carte bancaire, inscrivez le numéro de carte bancaire.
Montant
1. Si vous avez activé la commande RÉGLER depuis la liste des factures, le montant du règlement s'affiche
automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez la somme à régler dans la zone Mt règlement.
Ce n'est pas obligatoirement le montant d'une seule facture. Le montant du règlement peut concerner
plusieurs factures.
* Si vous enregistrez un règlement négatif, vous devez saisir un montant négatif.
2. L'écart de règlement s'affiche dans la zone Reste à ventiler.
Exemple
Vous saisissez le règlement d'une facture dont le montant est de 150 €.
Vous saisissez 151 dans la zone Montant règlement.
L'écart sera de 1 et s'affichera automatiquement dans la zone Reste à ventiler.
3. Lorsque vous cochez la case Ne pas ventiler, les options [Générer un avoir] et [Pertes et profits] se grisent et le règlement est généré sans être affecté à une facture.
4. Lorsque vous accordez une réduction à un client pour paiement anticipé ou comptant, vous indiquez
ce montant dans la zone Mt escompte. L'escompte correspond à l'attribution d'une remise financière
accordée pour paiement immédiat.
Exemple
Vous avez effectué une facture au client Martin de 152 € TTC en mentionnant sur la facture «Escompte de
2 % pour paiement anticipé».
Le client Martin vous règle par anticipation, soit 149 € TTC ; vous devez donc lors de l'enregistrement du
règlement de cette facture indiquer 149 € dans la zone Mt règlement et 3 € dans la zone Mt Escompte.Menu Ventes
137
Si votre escompte n'est pas net de taxe, vous devez préciser la TVA de l'escompte (dans le cas contraire, ne
remplissez pas cette zone).
Si le montant du règlement est inférieur au montant des factures sélectionnées...
Dans ce cas, le logiciel vous signale l'écart et vous propose d'effectuer certaines opérations.
Règlement partiel
La facture est réglée partiellement et comporte un solde dû différent de 0.
Si plusieurs factures ont été sélectionnées, le logiciel règle les factures jusqu'à ce que le montant du règlement soit atteint en commençant par la première de la liste.
La facture réglée partiellement pourra faire l'objet d'un nouveau règlement dont le montant devra être
égal au solde dû.
Solder
La (ou les) facture(s) seront totalement réglées et le montant manquant sera ventilé en pertes et profits
(charges ou produits financiers).
Si le montant du règlement est supérieur au montant des factures sélectionnées...
Dans ce cas, le logiciel vous signale le trop perçu et vous propose d'effectuer certaines opérations.
Solder
La (ou les) facture(s) seront totalement réglées et le trop perçu sera ventilé en pertes et profits (charges ou
produits financiers).
Générer un avoir
La (ou les) facture(s) seront réglée(s), le montant restant à ventiler est transformé en avoir et reste donc
disponible pour régler une prochaine facture. Le programme vous informe de l'origine du règlement
(numéro + montant) et propose le numéro d'avoir qui suit le dernier créé.
Cliquez sur le bouton [Ok] pour confirmer le règlement.
Echéances factures et avoir validés non réglés
Dans cette zone, vous retrouvez l'ensemble des factures et avoirs validés non réglés.
Sélectionnez la ou les factures à régler. En effet, le règlement peut concerner plusieurs factures.
Vous pouvez double-cliquez sur la ligne à régler, le montant s'affiche automatiquement dans la colonne
Montant.
• Le bouton [Tout régler] vous permet de sélectionner toutes les pièces à régler.
• Si vous souhaitez que le montant total de toutes les lignes sélectionnées s'affiche cliquez sur le bouton
[Tout régler] tout en conservant la touche de votre clavier enfoncée.
• Cliquez sur le bouton [Outils] pour visualiser la pièce commerciale sélectionnée.
Régler une facture avec un ou plusieurs avoir(s)
Vous pouvez solder une facture client ou fournisseur à l'aide d'un ou plusieurs avoirs.
Le montant du ou des avoirs sera déduit du montant de la facture.
1. Dans la liste des règlements (menu VENTES/ACHATS - commande RÈGLEMENTS) cliquez sur le bouton
[Créer].
2. Sélectionnez le client concerné.
Les avoirs validés apparaissent dans la zone Échéances validés et avoirs validés non réglés.
3. Appuyez sur la touche puis double-cliquez sur la facture à régler et les avoirs à déduire pour
connaître le règlement.
Attention !
Si vous avez directement saisi le taux d'escompte lors de l'établissement d'une facture, il ne faudra
pas mentionner le montant de l'escompte lors du règlement de cette facture dans la mesure où, ce
dernier a déjà été déduit lors de la facturation.
Si vous mentionnez une deuxième fois l'escompte, votre règlement comportera un écart de
règlement.Menu Ventes
138
Le logiciel calcule automatiquement le montant du règlement de la facture en fonction des avoirs utilisés.
Vous pouvez visualiser le total des avoirs au bas de la fenêtre, dans le pied du règlement.
4. Cliquez sur [Ok] pour valider.
Modifier un règlement
1. Pour modifier un règlement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton .
2. La fenêtre Règlement s'affiche. Effectuez vos modifications puis cliquez sur [Ok].
Supprimer un règlement
Les règlements qui ne sont plus utilisés peuvent être supprimés à tout moment.
Pour supprimer un règlement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton .
Certains traitements sont accessibles à partir du bouton [Options] de la liste des règlements clients.
Ils vous permettent de :
• Rendre un règlement impayé
• Changer de mode de règlement
• Considérer non-comptabilisé.
• Voir le détail
• activer le mode avancé.
Rendre un règlement impayé
) Liste des règlements - menu CONTEXTUEL - commande IMPAYÉ
Cette commande vous permet de rendre un règlement impayé, à l'exception des règlements d'acompte.
1. Indiquez la Date de constatation de l'impayé et une éventuelle Observation.
2. Lors de la confirmation de l'impayé, précisez si vous souhaitez bloquer le client.
* Toutes les factures associées à un règlement impayé sont logiquement «désoldées» et peuvent faire
l'objet d'un nouveau règlement.
Générer dans le journal comptable l'écriture d'impayé
1. Sélectionnez le règlement.
2. Générez le journal comptable en paramétrant une période incluant la date de la constatation de
l'impayé. Voir Liaison comptable, page 155.
Changer le mode de règlement
1. Cette commande vous permet de modifier le mode de règlement. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez le nouveau mode de règlement.
2. Une nouvelle fenêtre s'affiche. Sélectionnez la banque à prendre en compte.
3. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
4. Un message vous demande de confirmer la modification du mode de règlement. Cliquez sur [Oui].
Considérer non-comptabilisé
Ce traitement vous permet de «décomptabiliser» une pièce déjà comptabilisée.
Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer le traitement.
Cliquez sur [Oui] pour valider. Un second message vous informe que le règlement a bien été défini comme
non-comptabilisé.Menu Ventes
139
Abonnements clients
Disponible uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution.
) Menu VENTES commande ABONNEMENTS CLIENTS
Cette commande vous permet de générer des factures d'abonnement c'est à dire des factures répétitives et
à intervalle de temps régulier (loyer). La génération d'un abonnement implique la génération d'une même
facture pour une période donnée.
* Le principe est le même aussi bien pour les factures clients que pour les factures fournisseurs.
Saisir une facture d’abonnement
) Menu VENTES commande FACTURES D’ABONNEMENT
La création d'un abonnement s'effectue à partir d'une facture courante validée sélectionnée dans la liste
des factures.
1. Sélectionnez dans la liste qui s’affiche la facture à partir de laquelle vous souhaitez générer un abonnement et cliquez sur le bouton [Ok].
2. La fenêtre Nouvel Abonnement s'affiche. Saisissez toutes les informations nécessaires à l'abonnement.
* Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Abonnements à utiliser en activant
le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - Numérotation - zone Codes pièces.Menu Ventes
140
3. Si ce paramétrage est effectué, le Code de la facture d'abonnement s'affiche automatiquement.
Dans le cas contraire, saisissez-le.
4. Saisissez ensuite le Libellé de la facture d'abonnement.
Informations
5. Le code de la facture de référence est automatiquement indiqué. Si vous souhaitez modifier cette information, cliquez sur le bouton liste .
6. Sélectionnez à l'aide du calendrier ou de l'icone de dates spéciales , les dates de début (A partir
de) et de fin (Jusqu'au) de l'abonnement.
Fréquence
7. Indiquez la Périodicité. Un abonnement peut être généré toutes les semaines, tous les mois, tous les 15
jours, tous les trimestres, etc.
8. Indiquez le Jour de la semaine s'il s'agit d'un abonnement hebdomadaire ou à la quinzaine.
9. Précisez le jour du mois s'il s'agit d'un abonnement mensuel, trimestriel ou semestriel (Tous les 1 du
mois par exemple).
Génération
10.La date de la dernière facture enregistrée et celle de la prochaine facture à générer sont rappelées.
Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
11. Pour lancer la génération de l’abonnement, sélectionnez dans la liste des factures d’abonnement la
facture correspondante puis cliquez sur le bouton .
La fenêtre Génération des factures d’abonnement s’affiche.
12.Cochez l’une des options proposées :
• Jusqu'au : les factures seront générées jusqu'a la date indiquée dans la zone de droite.
• La prochaine facture : les factures seront générées en fonction de la date de la dernière facture.
• Toutes les factures jusqu’à la fin de l’abonnement : toutes les factures seront générées en fonction des
dates de début et de fin de l'abonnement.
13.Cochez la case Valider les factures générées si vous souhaitez valider automatiquement les factures
d'abonnement générées.
14.Cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer le traitement.Menu Ventes
141
Modifier une facture d’abonnement
* Vous pouvez modifier un abonnement si aucune facture n'a été générée.
1. Pour modifier un abonnement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton .
2. La fenêtre Abonnement s'affiche. Effectuez vos modifications puis cliquez sur le bouton [Ok].
Supprimer une facture d’abonnement
1. Pour supprimer un abonnement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton .
2. Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer la suppression de l'enregistrement. Cliquez sur le bouton [Oui]. La suppression met fin à l'abonnement.
Les commandes suivantes sont accessibles en cliquant sur le bouton [Options] de la liste des abonnements. Vous pouvez également activer le menu CONTEXTUEL (clic droit).
Renouveler un abonnement
Vous pouvez, à partir de la liste des abonnements, renouveler un abonnement.
1. Un message vous demande de confirmer le renouvellement de l'abonnement.
2. Cliquez sur le bouton [Oui] puis saisissez les informations dans la fenêtre qui s’affiche.
Attention !
S'il s'agit d'un abonnement non échu, un message vous demande de confirmer aussi la suppression
des factures correspondantes non validées.Menu Ventes
142
e-Commerce
) Menu VENTES - commande E-COMMERCE
Cette commande permet d’accéder directement aux fonctionnalités d’e-Commerce.
L Pour plus d’informations, reportez-vous au manuel électronique e-Commerce accessible depuis l’onglet
Documentations de Ciel Gestion Commerciale.Pièces fournisseurs
Détail pièces fournisseurs
Commandes
Bons de réception
Factures d’acompte
Factures
Avoirs
Règlements
Abonnements fournisseurs
Menu AchatsMenu Achats
144
Vue d’ensemble
Le menu ACHATS vous permet de saisir, consulter, modifier, supprimer les pièces fournisseurs de la
chaîne commerciale.
Ce menu est composé des COMMANDES, des FACTURES, des RÈGLEMENTS fournisseurs ainsi que des BONS DE
RÉCEPTION.
Info
Les pièces commerciales d’Achats (COMMANDES, BONS DE RÉCEPTION, FACTURES, AVOIRS, RÈGLEMENTS) sont
gérées par le logiciel de la même façon que les pièces de Ventes : seule la dénomination de certaines
zones diffère.
Des renvois vers le menu VENTES vous permettent d’obtenir plus d’informations sur la saisie et les
traitements des pièces commerciales.Menu Achats
145
Pièces fournisseurs
) Menu ACHATS commande PIÈCES FOURNISSEURS
Cette fenêtre regroupe toutes les pièces commerciales d’achat qui ont été saisies.
Vous pouvez à partir de la liste des pièces fournisseurs, CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER une pièce commerciale
(commandes, factures, bons de réception, avoirs).
De même, vous pouvez effectuer certains traitements comme la VALIDATION de la pièce ou le TRANSFERT en
une autre pièce.
L Le logiciel gère de façon quasi-identique les pièces fournisseurs et les pièces clients.
Seule la dénomination de certaines zones diffère. Reportez-vous au paragraphe “Pièces clients”,
page 104.
Détail pièces fournisseurs
) Menu ACHATS - commande DÉTAIL PIÈCES FOURNISSEURS
Cette fenêtre vous permet d'obtenir des informations détaillées sur chaque pièce commerciale d’achat
(commande, facture, facture d'acompte, bon de réception, etc.) qui a été saisie.
Options d'affichage
Plusieurs options vous permettent d'affiner le résultat :
• Vous pouvez afficher la liste des pièces par fournisseur (Tous les fournisseurs ou un fournisseur précis)
et/ou par article (Tous les articles ou un article précis).
• Utilisez les icones et pour naviguer dans la liste des articles et/ou des fournisseurs.
• Vous pouvez indiquer un intervalle de dates à prendre en compte.
• De même, vous pouvez effectuer un tri et n'afficher que certaines pièces (factures uniquement, factures et avoirs validés, etc.).
Pour cela, sélectionnez dans la liste déroulante de la zone Critères l'option à prendre en compte.
Vous pouvez par la suite visualiser la pièce de votre choix. Cliquez sur le bouton [Fermer] pour fermer la
fenêtre de la pièce commerciale et revenir au détail des pièces.Menu Achats
146
Commandes
) Menu ACHATS commande COMMANDES
A partir de la liste des commandes fournisseurs vous pouvez CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER une ou plusieurs
commande(s) ou effectuer certains traitements (TRANSFERT EN FACTURE, etc.).
Toutes ces opérations vous permettent d'évaluer instantanément le portefeuille fournisseurs.
L La gestion des commandes fournisseurs est quasi-identique à celle des commandes clients.
Seule la dénomination de certaines zones diffère.
Reportez-vous au paragraphe “Commandes”, page 119.Menu Achats
147
Bons de réception (BR)
) Menu ACHATS commande BONS DE RÉCEPTION
Cette liste répertorie tous les bons de réception qui existent.
Dans la plupart des cas, un bon de réception intervient suite à une commande.
Mais il vous est possible de générer les bons de réception de deux façons :
• soit à partir d’une commande préalablement enregistrée, ou d’un reliquat de commande
• soit de façon directe, sans saisie préalable de commande.
Vous pouvez à partir de cette fenêtre CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER un ou plusieurs bon(s) de réception ou
effectuer certains traitements (transfert et validation de BR, etc.).
Pour plus d’informations sur la gestion des bons de réception, reportez-vous au paragraphe “Pièces
clients”, page 104.
Modifier un bon de réception
1. Pour modifier un bon de réception, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton .
2. La fenêtre Bon de réception s'affiche. Effectuez vos modifications puis cliquez sur [Ok].
Supprimer un bon de réception
Les bons de réception qui ne sont plus utilisés peuvent être supprimés à tout moment.
Pour supprimer un bon de réception, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton .
Consulter l’aperçu ou imprimer un bon de réception
Voir Consulter l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale, page 111.
Valider un bon de réception
Voir Valider une pièce commerciale, page 112.
Attention !
La validation est une opération irréversible. Des bons de réception validés ne pourront plus être
modifiés.Menu Achats
148
Transférer un bon de réception
Après la saisie d'un bon de réception (ou le transfert d'une commande en BR), vous pouvez effectuer certains traitements qui vont faciliter les échanges avec votre fournisseur.
Transférer un BR en facture
1. Sélectionnez le BR à transférer.
2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFÉRER
EN FACTURE.
3. Confirmez le traitement.
4. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER, VALIDER la pièce transférée et/ou IMPRIMER, VALIDER, RÉGLER la pièce
créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [Ok].
Un message vous indique que le transfert s'est bien déroulé et qu'un bon de livraison a bien été générée.
Transférer plusieurs BR en facture
Vous pouvez effectuer un transfert groupé de plusieurs BR en facture. Ce transfert génère une facture
globale pour toutes les BR transférés.
Cette opération permet la facturation automatique de tous les BR créés et validés pendant une période
donnée.
1. Sélectionnez dans la liste les BR à transférer. Pour cela, vous devez maintenir la touche ou
enfoncée.
• La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes consécutives.
• La touche vous permet de sélectionner dans la liste des lignes discontinues.
2. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFERT
GROUPÉ EN FACTURE.
3. Confirmez le traitement.
4. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée et/ou IMPRIMER, VALIDER, RÉGLER la pièce créée.
Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [Ok].
Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué. “Transférer une pièce commerciale :
Généralités”, page 112.
Création et annulation d'acompte
Voir Gestion des acomptes, page 122.
Factures d’acompte fournisseurs
) Menu ACHATS - commande FACTURES D’ACOMPTE
Un acompte est un règlement partiel à valoir sur le montant total d'une somme à payer. Le montant de
l'acompte est donc ensuite déduit du solde dû.
* Lorsque vous saisissez un ACOMPTE, une facture d'acompte est automatiquement générée.
Vous pouvez à partir de cette fenêtre ouvrir la facture d'acompte, consulter l'article ou le fournisseur correspondant, etc. Voir Gestion des acomptes, page 122.
Attention !
Depuis le 1er Janvier 2004, il est obligatoire d'émettre une facture pour les acomptes perçus (loi
NRE).Menu Achats
149
Factures
) Menu ACHATS commande FACTURES
La liste des factures fournisseurs répertorie toutes les factures fournisseurs qui existent.
Les factures fournisseurs peuvent être générées de plusieurs façons :
• soit à partir d’une commande préalablement enregistrée ou d’un reliquat de cette commande,
• soit à partir d'un bon de réception validé,
• soit de façon directe, sans saisie préalable de commande ou bon de réception.
L La gestion des factures fournisseurs est quasi-identique à celle des factures clients.
Seule la dénomination de certaines zones diffère. Reportez-vous au paragraphe “Factures”,
page 128.Menu Achats
150
Avoirs
) Menu ACHATS commande AVOIRS
La liste des avoirs fournisseurs répertorie tous les avoirs existants. Les avoirs peuvent être générés de
trois façons :
• issus d'un transfert de facture
• en saisie directe
• issus d'un règlement ayant un écart de règlement positif.
Vous pouvez à partir de la liste des avoirs CRÉER, MODIFIER, IMPRIMER ou effectuer certains traitements
(TRANSFERT, VALIDATION, REMBOURSEMENT D'UN AVOIR, etc.).
L La gestion des avoirs fournisseurs est identique à celle des avoirs clients.
Seule la dénomination de certaines zones diffère. Reportez-vous au paragraphe “Avoirs”, page 132.
Règlements
) Menu ACHATS commande RÈGLEMENTS
La liste des règlements fournisseurs regroupe tous les règlements qui existent.
Vous pouvez à partir de la liste des règlements SAISIR, MODIFIER ou SUPPRIMER les règlements, à la fois pour
les factures mais également les avoirs.
L La gestion des règlements fournisseurs est quasi-identique à celle des règlements clients.
Seule la dénomination de certaines zones diffère. Reportez-vous au paragraphe “Règlements”,
page 135.
Abonnements fournisseurs
) Menu ACHATS commande ABONNEMENTS FOURNISSEURS
Cette commande vous permet de générer des factures d'abonnement c'est à dire des factures répétitives et
à intervalle de temps régulier (loyer). La génération d'un abonnement implique la génération d'une même
facture pour une période donnée.
Vous pouvez à partir de cette fenêtre CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER un abonnement.
L La gestion des abonnements fournisseurs est identique à celle des abonnements clients.
Seule la dénomination de certaines zones diffère. Reportez-vous au paragraphe “Abonnements
clients”, page 139.Remises en banque
Liaison comptable
Gestion de production
Commandes des articles en rupture
Régulation des stocks
Purge
Top Clôture
Relations clients
Rappels
Menu TraitementsMenu Traitements
152
Vue d’ensemble
Les traitements qui peuvent être effectués sur les pièces commerciales ont été décrits précédemment
(menu VENTES/ACHATS).
Hormis ces traitements que l’on peut qualifier de directs, Ciel Gestion Commerciale dispose également de
traitements annexes comme la régulation des stocks, la purge des pièces commerciales, la gestion de production, le transfert des écritures en comptabilité, les relations clients, les rappels, etc.Menu Traitements
153
Remises en banque
) Menu TRAITEMENTS - commande REMISES EN BANQUE
Cette commande permet de marquer les règlements que vous allez remettre à la banque.
Ciel Gestion Commerciale gère deux types de remises magnétiques :
• LCR/BOR (Lettre de change relevé et Billet à ordre)
• Prélèvements (paiement par prélèvement autorisé)
Vous pouvez également éditer un bordereau de remise en banque avec la liste des chèques (sur rayon et
hors rayon) que vous remettez à l'encaissement.
Génération de l’enregistrement
1. Sélectionnez à l’aide du bouton Liste la Banque de remise.
2. Sélectionnez ensuite le Type de remise : bordereau, LCR/BOR ou prélèvements.
Pour choisir les écritures à afficher dans la liste, vous pouvez :
• sélectionner le mode de règlement de la remise. Pour les règlements de type LCR/BOR, vous pouvez
effectuer un tri en indiquant le code d'acceptation par défaut (lettre de change acceptée, lettre de
change non acceptée ou billet à ordre). Vous pouvez n'inclure que les tiers acceptés Dailly.
• préciser une date d’échéance.
• préciser le statut des écritures en sélectionnant l'une des options suivantes : Remis, Non remis.
• déterminer si la gestion de banque se fait hors rayon ou sur rayon. Il s’agit du lieu de compensation
du tiers payeur : Sur rayon si la domiciliation bancaire du client se trouve dans le même département
et Hors rayon dans le cas contraire.
* Les enregistrements générés peuvent être modifiés avant leur transfert magnétique : vous pouvez en
effet modifier le code d'acceptation, changer le mode de règlement.
• Pour remettre un élément en banque, cliquez sur cet élément afin de le sélectionner puis cliquez sur le
bouton .
• Pour supprimer le marquage d’une remise, cliquez sur le bouton .
La ligne est automatiquement décochée.
• Pour annuler une remise, cochez l'option Remis. La liste de tous les éléments remis s'affiche. Sélectionnez dans cette liste, le règlement pour lequel vous souhaitez annuler la remise puis cliquez sur le
bouton .
* Le logiciel vous informe, au moment de la génération des écritures de remise magnétique, des erreurs
de saisie ou de l’absence d’éléments obligatoires pouvant entraîner un rejet de votre remise
magnétique par la banque.
Effectuez les modifications nécessaires puis générez de nouveau la remise.
Attention !
Vous devez au préalable :
• compléter les coordonnées de votre banque (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - banque
principale)
• indiquer, dans les fiches clients (onglet Banque), l'établissement payeur ainsi que le lieu de
compensation (cochez les options hors rayon ou sur rayon).
• définir le mode de règlement des factures réglées.Menu Traitements
154
Bordereau de remise en banque
1. Cliquez, en fonction sur le type de règlement préalablement sélectionné, sur le bouton [Bordereau] ou
[Transfert magnétique].
Cette commande vous permet d'éditer un bordereau de remise en banque :
• bordereau de remise de chèques,
• bordereau de remise LCR/BOR,
• bordereau de remise prélèvements,
• bordereau de remise autres prélèvements.
2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez les paramètres de la remise en banque.
3. Saisissez la Date qui doit être prise en compte lors de l’émission du bordereau.
4. Indiquez la Référence de la remise en banque.
Bordereau
5. Sélectionnez dans le menu déroulant le type de bordereau.
6. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
Un message vous demande de choisir le type de sortie souhaitée (Ecran ou Imprimante) pour visualiser le
détail de la remise.
LCR/BOR et Prélèvement
7. Sélectionnez dans le menu déroulant le fichier d'export magnétique.
8. Cochez l'option Edition de la remise LCR/BOR ou Edition de la remise prélèvement si vous souhaitez imprimer le bordereau qui accompagne votre remise.
9. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Une fenêtre dans laquelle vous devez saisir des informations
complémentaires avant d'effectuer votre transfert magnétique s'affiche. Saisissez les informations
nécessaires puis cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
10.Sélectionnez le répertoire dans lequel enregistrer le fichier de remise magnétique.Menu Traitements
155
Liaison comptable
) Menu TRAITEMENTS - commande LIAISON COMPTABLE
* Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton .
Sélection des pièces
Vous devez indiquer dans cette étape la période et les pièces commerciales à prendre en compte.
1. Saisissez pour cela, un intervalle de dates puis cochez les pièces d'achat et de vente concernées.
2. Vous pouvez Inclure les pièces qui ont déjà été comptabilisées en cochant la case correspondante.
Options d’enregistrement
3. Sélectionnez les comptes à centraliser.
4. La centralisation permet de regrouper les écritures de plusieurs factures d'un même mois pour un
compte identique.
5. La centralisation des comptes est généralement utilisée pour cumuler des écritures sur un même
compte afin d'éviter un trop grand nombre de lignes comptables.
* Quand la pièce commerciale se compose de plusieurs articles avec le même compte comptable, le
regroupement est automatiquement réalisée lors de la génération du journal comptable.
Exemple
Trois factures ont été saisies en juillet 2005.
Les trois factures sont affectées au compte client divers 4110001.
Lors de la génération du journal comptable, vous demandez une centralisation des comptes clients.
Pour ces 3 factures, vous obtenez dans le journal comptable :
• une seule ligne client 411001 regroupant le total TTC des 3 factures,
• deux lignes TVA et les lignes articles.
Vous pouvez obtenir le détail des échéances par client ou fournisseur.
Validation du paramétrage
C'est à partir de cette fenêtre que vous lancez le traitement. Cliquez sur le bouton [Terminer].
Une fois le traitement lancé, une fenêtre de prévisualisation des écritures s'affiche.
Cliquez sur [Ok] pour valider.
Pour plus d’informations sur les options de transfert des écritures comptables, reportez-vous au chapitre
Les Préférences du manuel électronique Annexes disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de
navigation.Menu Traitements
156
Gestion de production
) Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION
La commande gestion de production vous permet de gérer les nomenclatures articles en créant des ordres
de fabrication : assemblage, désassemblage, annulation d'assemblage.
• L'assemblage vous permet de fabriquer un article composé en réunissant plusieurs articles composants.
• Le désassemblage consiste à décomposer un article préalablement assemblé.
• Les assemblages étant mémorisés, vous pouvez à tout moment annuler un assemblage et ainsi rétablir
les stocks initiaux.
Créer un ordre d’assemblage
) Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION - ASSEMBLAGE
* Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton .
Etape 1 : Sélection de l'article à assembler
1. Sélectionnez dans la liste l'article à assembler.
2. Cochez l'option Articles en rupture seulement, si vous ne souhaitez assembler que les articles dont le
stock est insuffisant (stock réel négatif ou nul).
Etape 2 : Choix de l'opération à effectuer
3. Saisissez dans la zone Quantité le nombre d'éléments à assembler.
* Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Gestion de production à utiliser en
activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone Codes bases.
Si ce paramétrage est effectué le code Gestion de production s'affiche automatiquement.
4. Dans le cas contraire, saisissez-le (15 caractères maximum).
5. Saisissez la Date et le Libellé de l'ordre d'assemblage.
Vous pouvez sélectionner la date à l'aide du calendrier ou de l'icone permettant d'insérer une
date spéciale.Menu Traitements
157
Etape 3 : Options
Cas d'un assemblage d'articles simples
6. Sélectionnez, parmi les options proposées, le traitement à effectuer si le stock est insuffisant pour
effectuer l'assemblage.
• Annuler l'assemblage
• Continuer (le stock sera négatif)
• Demander (un message vous demande dans tous les cas le traitement à effectuer).
Cas d'un assemblage d'articles composés
8. Sélectionnez l'une des options de fabrication :
• Fabriquer tous les éléments
• Fabriquer uniquement les éléments qui manquent
L'option Fabriquer tous les éléments vous permet de sélectionner le traitement à effectuer si le stock est
insuffisant pour lancer l'assemblage.
8. Cochez l'une des options proposées.
• Annuler l'assemblage
• Continuer (le stock sera négatif)
• Fabriquer
• Demander (un message vous demande dans tous les cas le traitement à effectuer).
Etape 4 : Sélection des dépôts
Le code du dépôt dans lequel l'article est stocké une fois assemblé s'affiche.
9. Cochez l'option Dépôt favori s'il s'agit du dépôt principal. Une fois cette option cochée, vous ne pouvez
plus modifier le dépôt.
10. Sélectionnez le ou les dépôts dans le(s)quel(s) vous pouvez choisir les composants.
L'ordre dans lequel les dépôts sont proposés sera respecté.
Voir Dépôts, page 78.Menu Traitements
158
Etape 5 : Bilan des besoins en composants
Cette fenêtre récapitule tous les composants nécessaires à l'assemblage.
Vous pouvez comparer le stock des composants avant assemblage et le stock après assemblage.
Lorsque vous lancez un ordre d'assemblage :
• le stock réel de chaque composant est diminué
• le stock réel de l'article composé augmente.
11.Cliquez sur le bouton pour commencer l’assemblage.
Créer un ordre de désassemblage
) Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION - DÉSASSEMBLAGE
Cette commande permet de désassembler des composés préalablement assemblés.
Les différentes zones à renseigner sont les mêmes que celles d'un ordre d'assemblage, excepté le Type
d'ordre qui doit être «Désassemblage».
1. Sélectionnez l'article à désassembler puis cliquez sur le bouton [Suivant].
2. Saisissez dans la zone Quantité le nombre d'éléments à désassembler.
Cochez l'option Impression de l'ordre de production
pour éditer l’état correspondant.Menu Traitements
159
3. Indiquez la référence dans la zone Code désassemblage (13 caractères maximum).
4. Saisissez la Date et le Libellé de l'ordre de désassemblage.Vous pouvez sélectionner la date à l'aide du
calendrier ou de l'icone permettant d'insérer une date spéciale .
5. Sélectionnez le code du dépôt dans lequel l'article est stocké une fois désassemblé.
6. Cochez l'option Dépôt favori si ce dépôt a été déclaré comme étant un dépôt favori.
7. Cliquez sur le bouton [Lancer] pour lancer le traitement.
Le nombre de composés «désassemblages» dépend du stock réel de l'article composé
En effet, si vous indiquez une quantité supérieure au stock réel du composé, le programme vous proposera lors de la validation de désassembler à hauteur du stock réel ou d'interrompre le traitement.
* Une sortie de stock du composé et une entrée de stock pour chaque composant associé sont
automatiquement créées dans les mouvements de stock, lors de la validation d'un ordre de
désassemblage.
Annuler un assemblage
) Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION - ANNULATION D’ASSEMBLAGE
1. Sélectionnez dans la liste qui s'affiche l'assemblage à supprimer.
2. Cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer le traitement.
Commandes fournisseurs
) Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION - COMMANDES FOURNISSEURS
Cette fonctionnalité permet de réapprovisionner des articles qu’ils soient en rupture de stock ou non. Les
bons de commande fournisseurs correspondant sont générés automatiquement.
Un assistant va vous permettre de paramétrer vos commandes fournisseurs à travers 3 étapes.
* Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton .
Attention !
Seuls les articles définis par un code fournisseur sont pris en compte.Menu Traitements
160
Dans la première étape, la liste de vos articles composés s’affiche.
• Vous pouvez n’afficher que les articles composés arrivés en rupture de stock (stock réel négatif ou
nul). Pour cela, cochez l’option Articles en rupture seulement.
• L’option Liste détaillée permet de voir les articles qui composent l’assemblage.
3. Sélectionnez l’article composé à réapprovisionner.
Dans la seconde étape :
4. Sélectionnez la Quantité d’articles à commander.
5. Saisissez la Date de la commande. Vous pouvez également utiliser l’icone du calendrier .
6. Sélectionnez le Dépôt sur lequel la commande sera faite. Vous avez le choix entre le :
• Dépôt du fournisseur,
• Dépôt de l’élément : chaque élément de la nomenclature sera commandé sur son dépôt favori,
• le Dépôt de votre choix. Si vous commandez sur votre dépôt principal, cochez directement l’option
Dépôt favori.Menu Traitements
161
Dans la troisième étape :
Le code ainsi que le nom de l’article sélectionné sont affichés.
7. Vous pouvez réapprovisionner :
• la Totalité des articles composants : tous les articles qui composent l’assemblage sont pris en compte.
• Seulement les articles composants manquants : seuls les articles en rupture de stock de l’assemblage
seront réapprovisionnés. Sélectionnez alors le type de stock (réel, théorique, disponible).
Dans ce cas, vous devez sélectionner le ou les dépôts dans le(s)quel(s) les composants sont à commander. Cochez ou décochez les dépôts de votre choix.
8. Cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer le réapprovisionnement et générer les commandes.
* Un message vous informe que la pièce fournisseurs a été créée. Vous retrouverez votre bon de
commande dans la liste des pièces fournisseurs (menu ACHATS - commande PIÈCES FOURNISSEURS).Menu Traitements
162
Commandes des articles en rupture
) Menu TRAITEMENTS - commande COMMANDES ARTICLES EN RUPTURE
Alt -
Cette fonctionnalité vous permet de générer automatiquement des bons de commandes destinés à vos
fournisseurs afin de réapprovisionner vos articles en rupture de stock.
Un assistant va vous permettre de paramétrer vos commandes à travers 3 étapes.
* Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton .
Vous devez choisir dans la première étape les articles pour lesquels un bon de commande sera généré.
1. Sélectionnez l’une des options suivantes :
• Tous les articles : l’application intégrera tous les articles en rupture de stock.
• Une famille : il ne sera pris en compte que les articles en rupture de stock de la famille sélectionnée.
• Un fournisseur : seuls les articles en rupture de stock provenant du fournisseur sélectionné seront traités.
Dans la seconde étape,
2. Choisissez le type de stock (réel, théorique, disponible) à partir duquel sera déterminé le réapprovisionnement.
3. Sélectionnez le niveau du stock :
• Stock < 0 : tous les articles dont le stock (type choisi ci-dessus) est négatif seront pris en compte.
• Stock < Quantité min. : tous les articles dont le stock (type choisi ci-dessus) est inférieur au stock
minimum seront pris en compte.
4. Dans la dernière étape, sélectionnez l’option qui permettra de définir la quantité d’articles à commander. Vous avez le choix entre commander un nombre d’articles suffisant pour :
• remettre le stock à zéro ou,
• remettre le stock à la quantité minimale ou,
• remettre le stock à la quantité maximale.
5. Pour imprimer les bons de commandes dès après leur création, cochez l’option Edition des commandes.
Vous pouvez aussi envoyer les bons de commandes à vos fournisseurs par email. Pour cela, cochez
l’option Envoi des commandes par email. Dans ce dernier cas, les adresses email de vos fournisseurs
doivent être renseignées.
6. Cliquez sur le bouton pour effectuer la génération des bons de commandes.
* Un message vous informe que les pièces fournisseurs ont été créées. Vous retrouvez votre ou vos commandes dans la Liste des commandes fournisseurs (menu ACHATS - commande PIÈCES COMMERCIALES).
Attention !
Seuls les articles ayant un code fournisseur sont pris en compte. Menu Traitements
163
Régulation des stocks
) Menu TRAITEMENTS - commande RÉGULATION DES STOCKS
Cette commande permet de saisir manuellement ou de vérifier le stock physique d'un article.
Elle est surtout utilisée dans le cas des saisies d’inventaire.
Préparation de l'inventaire
* Avant d'effectuer une régulation de stock, vous pouvez procéder à un état de l'inventaire des articles.
Cet état peut vous servir de support papier pour le contrôle physique du stock ; vous saisirez le stock
comptabilisé manuellement dans la colonne réservée au pointage. Voir Inventaire des articles,
page 183.
Saisie du stock physique
* La commande RÉGULATION DES STOCKS ne vous permet pas de créer ou modifier un article : seule la
quantité physique de chaque stock pourra et devra être renseignée.
1. Sélectionnez le Dépôt dans lequel sont stockés les articles.
2. En mode Mode saisie code article, sélectionnez l'article pour lequel vous souhaitez saisir le stock
physique.
3. Saisissez le stock comptabilisé dans la zone Stock physique.
4. Cliquez sur le bouton [Valider la saisie] pour enregistrer le nouveau stock.
La fenêtre Régulation des stocks contient les informations suivantes (renseignée pour la plupart, sur
chaque fiche article) :
• Code article
• Désignation courte
• Stock physique dépôt : correspond au stock de «pointage» : c'est la seule colonne modifiable.
• Ecart stock dépôt : il correspond au stock réel moins le stock physique.
• Stock théorique dépôt : il correspond à la quantité en stock réel moins la quantité en commande client
plus la quantité en commande fournisseur.
• Stock mini dépôt : seuil minimum du stock paramétré dans chaque fiche article.
• Stock maximum dépôt : seuil maximum du stock paramétré dans chaque fiche article.
• Stock réel dépôt : correspond au stock réel avant inventaire.
5. Double-cliquez dans la colonne Stock physique dépôt puis saisissez les modifications.
La colonne Ecart Stock Dépôt est mise à jour. Si la quantité physique est inférieure au stock réel, l'écart
sera négatif, et inversement.
6. Une fois toutes les modifications effectuées, cliquez sur le bouton [Lancer la régulation].
Un message vous demande de confirmer le traitement. A l'issue de cette opération, le fichier de stock
est modifié de façon irréversible.
7. Vous pouvez éditer l'état en cliquant sur le bouton [Génération de l’état].
Cet état correspond à la transcription exacte des informations contenues dans la liste RÉGULATION DES
STOCKS.
• Vous devrez à nouveau cliquer sur le bouton [Réinitialiser] pour afficher les articles avec les modifications prises en compte sur les colonnes Stock Réel Dépôt et Stock Théorique Dépôt.
• Le bouton [remise à zéro] remet toutes les données de la colonne Stock Physique Dépôt à zéro.
Voir Mouvements de stock, page 84.Menu Traitements
164
Purge
) Menu TRAITEMENTS - commande PURGE
-
La purge permet de détruire des pièces commerciales de vente et/ou d'achat.
Pour faciliter ce traitement, un assistant vous aide dans les opérations que vous devez effectuer.
* Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton .
1. La première étape de l'assistant vous rappelle le principe de la purge et vous permet de définir les critères à prendre en compte. Vous pouvez sélectionner :
• une date limite de purge : dans ce cas, le logiciel ne purgera que les pièces commerciales dont la date est
antérieure à celle indiquée. Saisissez manuellement la date ou utiliser l'icone du calendrier ou des
dates spéciales .
• une sélection de pièces : dans ce cas, le logiciel ne purgera que les pièces sélectionnées.
Quelle que soit l'option choisie, cliquez sur le bouton [Suivant] pour sélectionner les pièces à purger.
Date limite de purge
Si vous avez auparavant choisi l’option Date de limite de purge, vous allez choisir les pièces commerciales à
prendre en compte dans les étapes qui suivent.
2. L'étape 2 de l'assistant vous permet de cocher les pièces commerciales de vente ainsi que les règlements clients à purger.
3. Dans l'étape 3, cochez les pièces commerciales d'achat ainsi que les règlements fournisseurs. Vous
pouvez également purger les mouvements de stocks.
Sélection de pièces
* La fenêtre de sélection ne propose que les pièces validées. Les règlements d'acompte ne s'affichent pas
dans la liste. Ils seront automatiquement purgés avec la facture d'acompte.
2. Si vous avez préalablement choisi l’option Une sélection de pièces, sélectionnez alors, dans la liste qui
s'affiche, les pièces commerciales de vente (pièces clients) à purger.
3. Sélectionnez également les pièces commerciales d'achat (pièces fournisseurs) à purger.
4. Sélectionnez ensuite les règlements clients puis les règlements fournisseurs à purger.
* Pour sélectionner plusieurs pièces, maintenez la touche de votre clavier enfoncée.
Archivage des pièces
Quel que soit les critères de sélection que vous avez fait, cette étape vous est proposée. En effet, elle est
obligatoire, vos pièces commerciales devant être conservées.
Cette étape de l'assistant vous permet d’archiver directement tous les documents commerciaux légaux et
obligatoires. Il vous est indiqué le chemin du répertoire dans lequel seront archivés ces documents.
5. Cliquez sur le premier bouton correspondant au document des pièces clients à archiver puis faites de même pour les pièces fournisseurs.
* Une fois le traitement terminé, l’option Archivé est cochée.Menu Traitements
165
Sauvegarde et purge des pièces
La purge est une opération irréversible. L'application vous propose donc d'effectuer une sauvegarde.
6. Pour lancer la sauvegarde, cliquez sur le bouton .
7. Cliquez ensuite sur le bouton pour lancer le traitement.
8. Un message vous demande de confirmer la purge, cliquez sur le bouton [Ok].
Si vous n'avez pas encore effectué votre sauvegarde, un message vous propose de :
• : cliquez sur ce bouton pour sauvegarder votre dossier et lancer la purge.
• : cliquez sur ce bouton pour lancer la purge sans sauvegarde préalable.
Si vous choisissez la deuxième option, un message vous demande de confirmer le traitement.
Cliquez sur le bouton [Oui].
9. Une fenêtre s'affiche. Elle vous informe que l'opération s'est bien déroulée. Vous y retrouvez le détail
des pièces purgées.
Après une purge d'une ou de plusieurs pièces commerciales, les statistiques et les objectifs (clients
ou fournisseurs) sont automatiquement mis à jour. En effet, ces données sont calculées en fonction
des pièces de vente ou d'achat validées.Menu Traitements
166
Top Clôture
) Menu TRAITEMENTS - commande TOP CLÔTURE
