EBP - Guide_GC_Open_Line_PRO_2013 - Manuels Commander un logiciel EBP - Revenir à l'accueil

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Gestion Commerciale PRO Open Line pour Windows XP, Vista,7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2012 EBP Informatique, édition Juin 20123 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d‟un million d‟euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l‟acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l‟objet d‟un nantissement ou d‟une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l‟article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s‟engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s‟ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l‟article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l‟exécution de sa commande, par un numéro d‟appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l‟article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu‟il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l‟un de ses préposés fait une demande d‟activation au moyen du N° de licence du produit et d‟une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l‟exécution commence immédiatement à compter de l‟activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.4 Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d‟assistance d‟EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l‟usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s‟engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l‟utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d‟EBP qui font l‟objet d‟un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n‟incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L‟utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l‟informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l‟assistance téléphonique d‟EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l‟informatique une convention pour l‟assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d‟intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d‟un défaut d‟accord ou des conséquences d‟un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu‟il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l‟absence d‟une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l‟impact des dommages qui pourraient résulter d‟une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu‟il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d‟un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n‟assume que des obligations de moyens à l‟exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d‟adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d‟un contrat d‟assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu‟EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. 5 Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d‟ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d‟activité, pertes d‟informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d‟un retard ou d‟un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l‟absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d‟un fonctionnement non conforme, d‟un dysfonctionnement, d‟une inaptitude particulière ou d‟une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d‟aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d‟assistance. L‟utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu‟il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d‟EBP ou d‟un distributeur EBP. La validation d‟un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d‟appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d‟un million d‟euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : 6 Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l‟entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d‟ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d‟abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1 er juin de chaque année pour une prise d‟effet à compter du 1 er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l‟échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d‟EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d‟une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l‟article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu‟il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d‟exécution immédiatement à compter de l‟acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. 7 Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d‟un identifiant composé principalement d‟un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d‟accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l‟article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d‟EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L‟assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d‟une mise à jour au moyen d‟une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d‟une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d‟exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d‟un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d‟impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d‟un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci 8 Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l‟article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d‟erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l‟attente d‟une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L‟intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d‟EBP et dans le cadre d‟une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu‟avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d‟effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l‟entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s‟engage à détruire, dès la bonne fin de l‟intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d‟email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s‟il apparaît que le Client n‟a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d‟EBP ne peuvent se substituer aux conseils d‟un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d‟une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d‟un problème tel que décrit à l‟article 13. 9 Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l‟informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n‟aurait pas pu être déterminée ou résolue par l‟assistance téléphonique d‟EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l‟informatique » une convention pour l‟assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d‟intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d‟un défaut d‟accord ou des conséquences d‟un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu‟il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d‟un défaut du logiciel, d‟une correction tardive d‟un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d‟une insuffisance d‟efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d‟EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l‟année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d‟EBP ou d‟un distributeur EBP. La validation d‟un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. 10 C. Mode locatif Par dérogation à l‟interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d‟un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l‟achat d‟une licence d‟utilisation limitée à une durée d‟un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d‟un niveau au moins équivalent à celui d‟un service « Privilège » ou d‟un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d‟utilisation du progiciel, le client devra payer à l‟échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d‟EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 201111 Félicitations ! Vous venez d‟acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Gestion Commerciale PRO Open Line et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traitées dans le guide, consultez l‟aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l‟aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.  Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d‟un Sommaire, d‟un Index qui affiche l‟ensemble des informations traitées dans l‟aide et d‟un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l‟aide pour une recherche très approfondie.13 Table des matières INSTALLATION................................................................................................. 17 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 17 1.1. Accès au service technique ......................................................................... 17 1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 17 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 17 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 19 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 19 4.1. Version d‟évaluation .................................................................................... 19 4.2. Comment obtenir mon code d‟activation ?................................................... 19 4.3. Comment introduire mon code d‟activation manuellement ? ........................ 19 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 20 6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 21 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 23 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 23 1.1. Les options à remplir dès maintenant .......................................................... 23 1.2. Les autres options ....................................................................................... 24 1.3. La gestion des fenêtres ............................................................................... 24 2. COMMENT CREER UN ARTICLE ?............................................................... 24 3. COMMENT CREER UN TIERS ?................................................................... 25 3.1. Création d‟un client...................................................................................... 25 3.2. Création d‟un fournisseur............................................................................. 25 3.3. Création d‟un contact................................................................................... 25 4. COMMENT GERER LES VENTES ?.............................................................. 26 4.1. Comment saisir un devis ? .......................................................................... 26 4.2. Comment créer une commande ? ............................................................... 28 4.3. Comment livrer une commande ?................................................................ 29 4.4. Comment créer un bon de livraison ou de retour ? ...................................... 29 4.5. Comment créer une facture ? ...................................................................... 30 5. COMMENT CREER UNE FACTURATION PERIODIQUE ?........................... 31 5.1. Facturation par copie................................................................................... 31 5.2. Facturation par regroupement de bons de livraison ..................................... 3214 6. COMMENT GERER LES ACHATS ? ............................................................. 32 6.1. Comment créer une commande ? ............................................................... 32 6.2. Comment réceptionner une commande ?.................................................... 33 6.3. Comment créer les factures fournisseurs ?.................................................. 33 7. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER, DUPLIQUER UN DOCUMENT ?33 7.1. Transfert...................................................................................................... 33 7.2. Regroupement............................................................................................. 34 7.3. Duplication .................................................................................................. 34 8. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? ............................... 34 9. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS.......................... 35 9.1. Comment saisir un acompte ? ..................................................................... 35 9.2. Comment saisir un règlement ?................................................................... 35 9.3. Comment faire une remise en banque ou un décaissement ?...................... 36 9.4. Fichier ETEBAC et SEPA............................................................................ 37 10. COMMENT GERER LES STOCKS ? ........................................................... 38 10.1. Autoriser les stocks négatif........................................................................ 38 10.2. Comment créer un bon d‟entrée ou de sortie ?.......................................... 38 10.3. Comment saisir un inventaire ? ................................................................. 38 10.4. Comment visualiser les mouvements de stock ?........................................ 40 11. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ?...................... 40 12. COMMENT GERER L‟ANALYTIQUE ? ........................................................ 42 12.1. Accès à la gestion analytique .................................................................... 42 12.2. Le principe général.................................................................................... 42 12.3. Mise en place de votre gestion analytique ................................................. 43 12.4. La gestion analytique grille multi-plans ...................................................... 43 13. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ?.................................................. 44 14. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?.......................................... 44 15. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?.................................................. 45 16. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? ................. 45 17. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? ........................................................................................................................... 45 17.1. Les groupes d‟utilisateurs .......................................................................... 46 17.2. Les utilisateurs .......................................................................................... 46 17.3. Les droits utilisateurs................................................................................. 47 18. COMMENT GERER LES CHAMPS PERSONNALISES ?............................ 47 19. COMMENT LIER UN DOSSIER D‟UNE AUTRE APPLICATION ? ............... 4815 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 49 1. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 49 2. LA GESTION DES TARIFS ET PROMOTIONS.............................................. 49 2.1 Regroupement des tarifs/promotions ...................................................... 50 3. ASSISTANTS DE MISE A JOUR.................................................................... 51 3.1. Fenêtre de Bienvenue ............................................................................ 51 3.2. Filtres ..................................................................................................... 51 3.3. Mises à jour............................................................................................ 52 3.4. Contrôle et modification.......................................................................... 52 3.5. Résumé des paramètres ........................................................................ 52 3.6 Traitements de la mise à jour ................................................................. 52 4. LA GESTION DE L‟ECO-CONTRIBUTION..................................................... 52 4.1. Création du barème éco-contribution........................................................... 53 4.2. Les options de la société ............................................................................. 53 4.3. Utilisation du barème éco-contribution......................................................... 53 5. LE SERVICE A LA PERSONNE..................................................................... 53 5.1. Les options.................................................................................................. 53 5.2. Les données................................................................................................ 54 5.3. Les documents de vente.............................................................................. 54 5.4. L‟attestation fiscale...................................................................................... 54 6. LA GESTION DES FRAIS DE PORT.............................................................. 55 6.1. Création d‟un frais de port ........................................................................... 55 6.2. Utilisation des frais de port .......................................................................... 56 7. LA GESTION DES AUTRES TAXES.............................................................. 56 8. LA GESTION DES COMMISSIONS ............................................................... 56 9. LES HISTORIQUES....................................................................................... 57 9.1. Historique de la ligne article......................................................................... 57 9.2. Historique du document............................................................................... 57 9.3. Historique des ventes .................................................................................. 58 9.4. Historique des achats .................................................................................. 58 10. REPORTS ON LINE..................................................................................... 58 10.1. Comment créer et gérer Reports On Line ? ............................................... 58 11. LES ECHEANCIERS.................................................................................... 61 12. LA CONSULTATION FICHE TIERS ET COMPTE D‟UN TIERS................... 62 13. LES RELANCES .......................................................................................... 62 14. LE PUBLIPOSTAGE .................................................................................... 6316 15. REMPLACEMENT DE CODE....................................................................... 64 16. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE.................................. 64 17. LES STATISTIQUES.................................................................................... 64 18. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT........................................... 64 19. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT........................ 64 20. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE .............................. 65 21. COMMENT REALISER UN EXPORT PARAMETRABLE ............................. 66 22. COMMENT GERER LE E-COMMERCE....................................................... 67 23. MAP POINT ................................................................................................. 67 INDEX................................................................................................................ 69Avant de commencer 17 Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique *. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d'un appel local »  Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour les versions monoposte et réseau jusqu‟à 4 poste (1) est la suivante :  Processeur : P4 2 GHz ou équivalent  Mémoire : 3 Go  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Espace disque libre : 3 Go Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits). Windows® XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l‟acquisition préalablement à l‟installation du logiciel. (1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l‟utilisation de SQL Serveur). Contactez notre réseau de revendeurs.18 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l‟installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d‟exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l‟ordinateur. L‟écran d‟accueil s‟affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\EBP_CD.exe où X est la lettre représentant l‟unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L‟écran d‟accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Logiciels pour accéder à la présentation et à l‟installation d’EBP Gestion commerciale PRO Open Line. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L‟assistant d‟installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l‟installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S‟ils n‟existent pas, l‟installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L‟installation et l‟utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d‟utilisation de ce produit, autrement, l‟installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l‟étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d‟installation que vous souhaitez. L’installation Monoposte permet de travailler sur un ordinateur. Le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur. L’installation réseau permet de définir le type de l‟installation : - Poste client : le logiciel est installé sur cet ordinateur et les données sont sur un autre ordinateur, - Poste client/serveur : le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur, - Poste serveur : les données sont installées sur cet ordinateur (Installation de « Microsoft SQL Server Express 2005 »). Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 9. Le répertoire d‟installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du module » 5.0FRFR30. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 10. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 11. En fin d‟installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l‟assistant.Comment lancer mon logiciel ? 19 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l‟installation du produit, un icône est créé sur le bureau. Vous pouvez lancer directement le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP « Nom du module ». 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d‟activation n‟a pas été saisi, le logiciel reste en version d‟évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctionnalités du logiciel pendant 40 jours. Après la période de 40 jours, le logiciel sera limité en nombre de données : 20 articles, 20 documents et les impressions porteront la mention "Démonstration". Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l‟ensemble des fonctionnalités. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l‟ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l‟acquisition d‟un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctionnalités, vous devez utiliser un code d‟activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option « Activer votre logiciel » du menu ?. L‟activation du logiciel se faisant via le site Internet d‟EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d‟Internet. Ensuite, munissez-vous de la Clé Web et du N° de licence fournis par EBP et laissez-vous guider par les instructions à l‟écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d‟Internet sur votre ordinateur un message d‟information s‟affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement. 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton « Activer Manuellement ». Vous avez alors accès aux zones suivantes :  Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules).  Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel.20  Clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Code activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton Terminer. Un message d'avertissement apparaît :  Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ;  Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activer votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d‟activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l‟écran de d‟accueil ou depuis le menu Fichier - Nouveau. L‟assistant de création s‟ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. La première étape consiste à sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou elles sont sur un autre ordinateur) ; En fonction du type d'installation sélectionné vous aurez des étapes différentes : - Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, la première étape consiste à saisir le nom du serveur, La suite de la création du dossier est identique à "les données sont installées sur l'ordinateur". - Pour l'installation avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite : o Saisir le nom de la base de données, o Saisir l'identification et les coordonnées de la société, o Saisir les informations complémentaires et les informations de TVA, o Saisir les dates d'exercice et le type de plan comptable entreprise. Cliquez sur Lancer pour démarrer la création de la base. Si un module est installé à coté de cette application, lors de la création de dossier, vous avez la possibilité de créer votre dossier avec ce module. Toutes ces étapes sont détaillées dans l‟aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l‟assistant.Ecran de travail 21 6. ECRAN DE TRAVAIL Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. Partie contextuelle de la barre de navigation. La barre de statut affiche le nom de la base ouverte Menus La barre de navigationComment initialiser mon dossier ? 23 Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d‟un document (vente, achat, stock), dans la saisie d‟un règlement, dans la création d‟un rapprochement ou le lettrage d‟un compte. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre Société du menu Paramètres, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 1.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes côté module de Gestion :  Identification : o Siret : Cette mention est reprise dans les différentes impressions de documents. o Informations de TVA : Dans cette fenêtre, doivent être renseignées les informations relatives au calcul de la TVA. La territorialité de TVA et le taux de TVA sont repris par défaut dans les documents. o Outre, les différentes saisies à effectuer dans les champs d'en-tête de la fenêtre, il convient également de sélectionner le mode de calcul de la TVA dont l'entreprise relève.  Options comptables : Permet de définir la méthode de comptabilisation, les comptes de tiers, le libellé des écritures, les journaux et comptes divers utilisés pour le transfert comptable…  Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures, etc.), achat et stock ainsi que la codification des autres fiches (clients, fournisseurs, articles, familles...).  Articles : Permet d'indiquer le type d‟article et les marges que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles.  Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaires et quantités pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de contre-valeur.24 1.2. Les autres options D‟autres options sont très pratiques, comme dans la partie Documents, vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis…et dans la partie Règlements, vous pouvez sélectionner votre moyen de paiement par défaut. Toutes les options sont détaillées dans l‟aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d‟option. 1.3. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) et les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l‟aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 2. COMMENT CREER UN ARTICLE ? Pour créer un article, vous devez accéder à la liste des articles par le menu Stock / Articles - Articles - Articles. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type d‟article « Bien » ou « Service ». Suite à l‟ouverture d‟une nouvelle fiche, vous devez saisir une description commerciale, puis surlignez quelques mots à l‟aide de la souris et appliquez les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..). Dans le cadre Tarif, indiquez le prix d‟achat de votre article (qui peut être mis à jour selon le dernier prix d‟achat ou le PUMP) puis faites Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des frais généraux, des taux de marge et marque indiqués dans les options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire. Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille. Dans l‟onglet « Stock », vous avez la possibilité de cocher « Autoriser les stocks en négatifs ». Cette option peut être gérée à partir de la famille articles et des options (Paramètres – Société – Articles) L‟onglet Références permet de saisir les références de votre article chez le client ou chez le fournisseur. L‟aide en ligne, accessible par la touche F1 vous permet d‟avoir plus de détail sur la fiche article.Comment créer un Tiers ? 25 3. COMMENT CREER UN TIERS ? 3.1. Création d’un client Pour créer un client, vous devez accéder à la liste des clients par le menu Ventes - Clients - Clients. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type client ou prospect. En effet, le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une commande pour un prospect, celui-ci est transféré en client. Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille (onglet « Divers »). Remplissez alors les coordonnées principales concernant votre client/prospect dans l'onglet Facturation. L'onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous pourrez également en ajouter. 3.2. Création d’un fournisseur Pour créer un fournisseur, vous devez accéder à la liste des fournisseurs par le menu Achats - Fournisseurs - Fournisseurs. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille (onglet « Divers »). Remplissez alors les coordonnées principales concernant votre fournisseur dans l'onglet Facturation. L'onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre fournisseur. Vous pourrez également en ajouter. 3.3. Création d’un contact Vous pouvez accéder à la liste des contacts depuis le menu Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs – Contacts. La liste des contacts répertorie l'ensemble des contacts clients/prospects ou fournisseurs ou divers (non associé à un tiers) Pour créer un contact, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Remplissez alors les informations concernant votre contact.26 4. COMMENT GERER LES VENTES ? Les documents de ventes sont disponibles à partir du menu Ventes. 4.1. Comment saisir un devis ? Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Ventes - Documents de vente puis le bouton Ajouter puis Devis,  Le menu Ventes - Documents de vente - Devis puis la touche [Inser]. Un nouveau devis apparaît à l'écran. Le devis se compose de trois parties essentielles : l'entête, le corps et le pied. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. 4.1.1. L'entête du devis Dans cette partie, vous pouvez faire appel à votre client et consulter sa fiche, mais aussi modifier directement ses coordonnées. Vous avez la possibilité de sélectionner un mode de règlement et indiquer l'état du devis (en cours, accepté...). La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier. 4.1.2. Le corps Le corps du devis (onglet Détail) est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui composeront le devis. Pour faciliter la saisie, vous disposez :  D'une barre d'outils juste au-dessus de la grille (Faire F1 pour plus de détails).  D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.  D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés où vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex : une prestation).  D‟une barre d‟outils pour les textes enrichis : vous pouvez appliquer différents attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d‟un correcteur orthographique comme dans un traitement de texte. 4.1.3. Le pied Le pied de l‟onglet Détail représente la partie totalisation du devis, avec un minimum d‟informations (Total brut HT, Total TTC et Net à payer). Vous avez la possibilité de saisir une remise, et d'ajouter des frais de port (HT ou TTC).Comment gérer les ventes ? 27 4.1.4. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, les onglets suivants s‟ajoutent :  L‟onglet Récapitulatif contient le détail du pied de facture. En plus des informations que vous avez dans l‟onglet Détail, vous pouvez d‟indiquer un montant d‟acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements). Vous retrouvez le montant total des lignes articles avec éco-contribution, compris dans le Total TTC, est affiché.  La partie Iinformations de calcul contient la territorialité, le taux de TVA du devis et le mode de calcul de la TVA. La partie TVA contient le détail de la TVA.  La partie Autres taxes, contient un récapitulatif des taxes associés aux articles.  L‟onglet Facturation contient l‟adresse principale et le contrat principal de facturation du client sélectionné.  L‟onglet Livraison contient l‟adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.  L‟onglet Compléments contient le n° de TVA intracommunautaire du client, ainsi que sa catégorie tarifaire, le commercial, le modèle d‟impression du document ainsi que le nombre d‟exemplaire, des statistiques, les informations de colisage, ainsi que l‟option « Imprimé ». Cette dernière option permet de savoir si un document a déjà été imprimé. Le paramétrage s‟effectue à partir du menu Paramètres – Société – Marqué comme imprimé.  L‟onglet Notes de saisir une référence, d‟associer des documents ainsi que des adresses web ou URL et de saisir un commentaire. 4.1.5. Les actions d'un devis A partir d'un devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions :  Afficher le client Permet d'afficher la fiche du client/prospect affecté au document sélectionné.  Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l‟historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné.  Transférer/regrouper Permet d'ouvrir l'assistant de transfert ou de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaitée pour le/les document/s à générer.  Historique du document L‟historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.  Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré- paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact.  Marqué comme imprimé Permet de noter le document comme étant imprimé  Marqué comme non imprimé Permet de noter le document comme n‟étant pas imprimé  Dupliquer en Permet de dupliquer un document en un autre type de document (exemple : un devis peut être dupliqué en facture ou en avoir)  SMS Permet de réaliser l‟envoi de SMS. Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir : - Un contrat de service EBP approprié. Veuillez contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65 80 20.28 - Un abonnement ou une offre d‟essais auprès d‟un fournisseur d‟accès SMS (tel que EcoSms, SMSToB et SMSEnvoi). Remarque Si un acompte est saisi sur un devis, lors du transfert en un document supérieur, le document d‟acompte correspondant sera créé. Une fenêtre s‟affiche afin de demander les informations complémentaires (le taux de TVA, la banque, le moyen de paiement) et offre la possibilité de modifier le montant de l‟acompte. 4.1.6. Fiche devis A partir de la fiche d‟un devis, vous avez la possibilité d'appeler l‟action :  Actualiser TVA Permet de mettre à jour le taux de TVA des lignes à partir de la fiche article. 4.2. Comment créer une commande ? Pour accéder à la création d'une commande, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis Commandes,  Le menu Ventes - Documents de vente - Commandes puis la touche [Inser]. Une Commande peut également être créée par transfert/regroupement de devis. La commande se compose de trois parties : l'entête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis). En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de :  L‟onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Il est possible de créer ou d‟affecter un règlement sans que le document d‟acompte soit créé. Les actions d‟une Commande sont identiques à celles d‟un devis avec en plus :  Livrer Permet d'ouvrir l'assistant de livraison globale ou partielle de la/des commande/s.  Solder Permet de passer la « Commande livrée partiellement » ou « Commande nonlivrée » en « Commande livrée totalement » c'est-à-dire « Soldée » (sans générer de bon de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent.  Dé-Solder Permet de passer la « Commande livrée totalement » c'est-à-dire « Soldée » en « Commande non livrée » ou « Partiellement livrée ».Comment gérer les ventes ? 29 4.3. Comment livrer une commande ? La livraison d'une commande permet de réaliser des livraisons totales ou partielles, c'est-à-dire de générer au fur et à mesure des bons de livraisons ou factures. Pour livrer une commande, vous devez accéder à la barre de navigation Opérations puis Livraison de commandes, la barre de tâches Livrer de la fenêtre principale de navigation des documents de vente, l'action Livrer de la fiche Commande. La livraison d'une commande peut également s'effectuer par un transfert ou regroupement vers un bon de livraison ou facture. Dans ces 2 cas, la commande sera obligatoirement livrée totalement en 1 fois. La fenêtre de livraison d'une commande est divisée en 3 parties :  Les Filtres permettent de déterminer une période, un client ou une commande précise à livrer,  La partie Pièces à générer permet de définir les éléments qui seront repris/affichés sur le/les document/s généré/s (date, nature du document, regroupements lignes, articles…),  La partie « Commandes » permet de visualiser les commandes correspondantes aux filtres définis précédemment. Chaque commande est composée d‟une ligne générale et de plusieurs lignes de détail (livrées ou pas). Remarque Un code couleur permet de repérer facilement la disponibilité des articles en stock. Les commandes qui peuvent être livrées ont une coche verte et celles qui ne peuvent pas être livrées ont une croix rouge. 4.4. Comment créer un bon de livraison ou de retour ? Pour créer un nouveau Bon de livraison ou de retour, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Ventes - Documents de vente bouton Ajouter puis Bons de livraison ou Bons de retour.  Le menu Ventes - Documents de vente - Bons de livraison ou Bons de retour puis la touche [Inser]. Un bon de livraison peut également être créé par transfert/regroupement de devis ou de commande. Un bon de retour peut être créé par transfert d‟un bon de livraison. Le bon de livraison ou de retour se décompose en trois parties essentielles : l'en-tête, le corps, et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis). Les actions d‟un bon de livraison et de retour sont identiques à celles d‟un devis.30 Remarque Un code couleur permet de repérer facilement la disponibilité des articles en stock. Les commandes qui peuvent être livrées ont une coche verte et celles qui ne peuvent pas être livrées ont une croix rouge. Vous avez la possibilité de sélectionner les lignes de texte saisies dans une commande afin de les retrouver dans un bon de livraison ou une facture. 4.5. Comment créer une facture ? Pour accéder à la création d'une facture, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis Factures,  Le menu Ventes - Documents de vente - Factures puis la touche [Inser]. Une facture peut également être créée par transfert/regroupement de devis, commande ou bon de livraison. La facture se compose de trois parties : l'en-tête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis). En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de :  l‟onglet Echéances qui permet de planifier les échéances de votre client pour le règlement de la facture.  l‟onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l‟aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la facture. Les actions d‟une facture sont identiques à celles d‟un devis avec en plus :  Valider une facture : Permet de valider définitivement une facture afin de pouvoir la transférer en comptabilité.  Cette fonction est accessible suivant le paramétrage de l‟option « Activer la validation des données à comptabiliser » disponible dans les Options du dossier menu Paramètres/Société.  Dévalider une facture : Permet de dévalider un document en état « Validé » ou « Transférer en comptabilité » et de la passer en état « provisoire ».Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document.  Nouveau règlement : Permet de générer une fiche règlement pré-renseignée avec les informations du client, le montant de la facture et l‟échéance pointée.Comment créer une facturation périodique ? 31 5. COMMENT CREER UNE FACTURATION PERIODIQUE ? La facturation périodique est accessible à partir du menu Ventes - Clients - Facturation périodique. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Deux choix s‟offre à vous : 5.1. Facturation par copie 5.1.1. L’entête : Elle se compose :  D‟un code : il peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l‟option « Utiliser le compteur », dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.  D‟un libellé : Saisissez le libellé de la facturation périodique. 5.1.2. Les Onglets :  Onglet Paramètres : Cet onglet permet de définir le document de référence, la périodicité, les options de génération des factures mais également de simuler les dates de facturation.  Onglet Clients : Cet onglet permet de visualiser et d'associer un ou plusieurs clients. Pour associer un client, il vous suffit de le sélectionner depuis la liste déroulante. Remarque Vous pouvez également associer un client à une facturation périodique directement depuis la fiche client, onglet Options de facturation.  Onglet Familles Clients : Cet onglet permet de visualiser et d'associer un ou plusieurs familles clients. Pour associer une famille client, il vous suffit de la sélectionner depuis la liste déroulante. Remarque Vous pouvez également associer une famille clients à une facturation périodique directement depuis la fiche famille client, onglet Options de facturation.  Onglet Notes : permet d‟associer des documents et de saisir un commentaire. Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l‟aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la facture.32 5.2. Facturation par regroupement de bons de livraison L‟entête et les onglets sont identiques à la facturation périodique par copie. Il n‟y a plus de document de référence. Dans les Options de génération de facture, il y a l‟ancienneté minimum des bons de livraison. 6. COMMENT GERER LES ACHATS ? Les documents d‟achats sont accessibles à partir du menu Achats. Vous accédez alors à la liste des documents d‟achats, qui a les mêmes propriétés que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l‟aide, accessible par la touche F1 sur la liste. Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les demandes de prix, les commandes, les bons de réceptions, bons de retours, les factures et les avoirs ainsi que les documents d‟acompte. Remarque En saisie d‟une commande, d‟un bon de réception ou d‟une facture, si on modifie le prix d‟achat brut ou prix d‟achat net d‟un article référencé, une fenêtre « Mise à jour des prix d‟achat » est alors proposé. 6.1. Comment créer une commande ? Vous pouvez passer commande auprès de votre fournisseur, en créant une commande manuelle. La commande se décompose en trois parties essentielles: L'entête, le corps, et le pied de la commande. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis de vente (voir le chapitre sur le devis). Remarque Les prix d'achats qui apparaissent dans le corps du document correspondent au tarif défini dans la fiche articles pour le fournisseur indiqué en entête de commande. Vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de :  L‟onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Il est possible de créer ou d‟affecter un règlement sans que le document d‟acompte soit créé. Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l‟aide en ligne, accessible par la touche F1.Comment transférer, regrouper, dupliquer un document ? 33 6.2. Comment réceptionner une commande ? Après avoir passé une commande auprès de votre fournisseur, vous avez la possibilité de réceptionner tout ou partie des éléments commandés. La réception des achats est identique à la livraison d‟une vente (Voir chapitre « Comment livrer une commande ? »). 6.3. Comment créer les factures fournisseurs ? Vous pouvez générer une facture fournisseur depuis le transfert ou regroupement de commande ou bon de réception. Vous pouvez aussi créer une facture fournisseur directement. Pour cela, vous devez afficher la liste des documents d'achats, en passant par le menu Achats - Documents d'achat, cliquer sur le bouton Ajouter et sélectionner le type de document Facture. La saisie de la facture est identique à celle des commandes. Les échéances fournisseurs sont automatiquement calculées dans l‟onglet Echéances si le mode de règlement fournisseur a été renseigné dans sa fiche. A la validation de la facture, les stocks et le PUMP des articles facturés sont mis à jour. L‟aide en ligne, accessible par la touche F1 sur tous les documents d‟achats, détaille l‟ensemble des fonctionnalités disponibles dans la gestion des achats. 7. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER, DUPLIQUER UN DOCUMENT ? 7.1. Transfert Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n'est alors plus modifiable. Remarque Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Le document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable. Il pourra être dupliqué. Lors du transfert d‟un devis en document supérieur, l'acompte est repris sur le document et un document d'acompte ainsi que son règlement sont automatiquement générés. Pour réaliser un transfert de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats ou Articles - Documents … - Tous ; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur Transférer disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. 34 7.2. Regroupement Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents de type inférieur sélectionnés. Il s‟oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné. Pour réaliser un regroupement, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats - Documents … – Type du document à regrouper ; 2. sélectionner les documents initiaux ; 3. cliquer sur Regrouper disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. 7.3. Duplication La duplication de documents permet de réaliser la copie exacte d‟un document. Pour réaliser une duplication de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats ou Articles - Documents … - Tous; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur le bouton Dupliquer de la barre d‟outils ou menu contextuel puis Dupliquer. Consultez l‟aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. 8. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? Vous avez la possibilité d'envoyer vos documents par e-mail à vos clients ou fournisseurs. Pour cela, vous avez deux possibilités :  Sélectionner Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste des documents sont à l'écran.  Utiliser le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression. Une fenêtre permettant de personnaliser l‟objet et le message du mail s‟affiche. Ce paramétrage peut être défini par défaut. Pour cela, vous devez passer par le menu Paramètres – Société – Email. Après avoir validé la fenêtre de personnalisation du mail, une fenêtre permettant de choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format s‟affiche. A la validation de la fenêtre, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce jointe. Remarque Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre tiers dans la fiche tiers ou dans le document, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie.Le suivi financier des clients et fournisseurs 35 9. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS Les paiements clients et les décaissements fournisseurs fonctionnent exactement de la même façon que la saisie des règlements détaillée ci-dessous. 9.1. Comment saisir un acompte ? Une facture d‟acompte doit être émise pour tout versement d‟acompte effectué avant que la livraison du bien ou de la prestation de services (article 289 c du CGI). Vous pouvez créer une facture d‟acompte depuis la liste des documents de vente ou achat du menu Ventes - Documents de vente ou Achats - Documents d’achat (ou bien à partir de l‟onglet Acompte de la commande). Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acompte qui ont été enregistrées. Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de TVA, la TVA payée et le restant à payer. Dans les options du dossier, partie Options Comptables + Journaux et comptes divers, les comptes d‟attente pour le « Tiers » et la « TVA » sont indiqués. 9.2. Comment saisir un règlement ? Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter un nouveau règlement. Ensuite, renseignez les informations concernant votre client et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite :  affecter la totalité du montant en double cliquant, à l‟aide de la souris, sur l‟échéance correspondante ;  saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d‟échéances concernées. Remarque Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire. Afin de transférer le règlement en comptabilité, vous devez indiquer obligatoirement un code Banque sur la fiche règlement. La méthode de comptabilisation du règlement permet de définir si vous comptabilisez le règlement (une écriture pour un règlement) ou si vous comptabilisez une remise en banque (une écriture pour plusieurs règlements).36 Remarque Pour la méthode de comptabilisation par remise en banque, cette option est possible uniquement si le moyen de paiement est paramétré avec l‟option "Remettre en banque". 9.3. Comment faire une remise en banque ou un décaissement ? Pour saisir une remise en banque ou un décaissement, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Remises en banque ou Ventes - Règlements - Remises en banque. La gestion d'un décaissement des règlements fournisseur est identique à la remise en banque des règlements clients. Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter une nouvelle remise en banque. Vous devez renseigner la banque, la date et le moyen de paiement pour lesquels vous souhaitez réaliser la remise en banque. Les filtres vous permettent de sélectionnez l‟intervalle de tiers sur lequel vous souhaitez réaliser la remise en banque. Vous pouvez aussi sélectionnez une date ou un intervalle de date de règlements à prendre en compte dans cette remise. L‟option Règlement pour cette banque uniquement permet de voir uniquement les règlements paramétrés avec la banque et le moyen de paiement sélectionnés dans la partie « Informations de la remise ». La dé-sélection de cette case permet de voir tous les règlements pour le moyen de paiement sélectionné dans la partie « Informations de la remise » quelque soit la banque paramétré dans les fiches règlements. L‟option Uniquement les règlements devant être remise en banque permet de visualiser uniquement les règlements dont le moyen de paiement est défini Remettre en banque. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Appliquer le filtre. Cela permet d’afficher la liste des règlements à remettre en banque. Ensuite, vous devez sélectionner les règlements à remettre en banque en les sélectionnant ligne à ligne ou en cliquant sur le bouton Sélectionner tout. Consultez l‟aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les remises en banque. 9.3.1. Traitement de la remise en banque Une fois les règlements à remettre en banque sélectionnés, vous pouvez :  Sauvegarder la remise La remise en banque est préparée et est totalement modifiable. Elle reste en état Provisoire, l‟état des règlements associés n‟est pas modifié.  Remettre en banque la remise La remise en banque est sauvegardée et les règlements passent en état « remis en banque »Le suivi financier des clients et fournisseurs 37 9.3.2. Valider la remise La remise en banque est validée définitivement. Elle peut être transférer en comptabilité. Cette fonction est disponible uniquement si l'option Activer la validation des données à comptabiliser est sélectionnée dans les paramètres du dossier. 9.4. Fichier ETEBAC et SEPA 9.4.1. Générer le fichier de virement ETEBAC La génération de fichier de virement à la norme ETEBAC est disponible uniquement pour des remise en banque et décaissement ayant les moyens de paiement de type prélèvements, virement et LCR. Il est possible de saisir les paramètres propres à l'opération bancaire souhaitée :  Remise de LCR,  Remise d'ordre de prélèvement,  Remise d'ordre de virement. La gestion d'un décaissement des règlements fournisseur est identique à la remise en banque des règlements clients. Remarque Vous pouvez générer des virements nationaux et internationaux. Pour ces derniers, n‟oubliez pas de renseigner le motif économique dans les règlements. 9.4.2. Générer le fichier SEPA La génération d'un fichier SEPA est possible uniquement dans les cas suivants :  Décaissements avec les moyens de paiement de nature "virement SEPA"  Remises en banque avec les moyens de paiement "prélèvement SEPA", "virement SEPA", "virement international". Pour lancer la génération, vous devez cliquer sur l‟action “Générer un fichier SEPA” depuis la fiche ou la liste des remises en banque/décaissements. Remarque La génération de fichier SEPA pourra être réalisée uniquement si les informations ci-dessous sont renseignées : - raison sociale du dossier, - coordonnées bancaires de la banque sur laquelle est effectué le règlement, - coordonnées bancaires de la banque du tiers présente sur le règlement, - informations de l'onglet "Transfert bancaire" du règlement (pour les prélèvements SEPA uniquement), - référence du règlement. Dans le cas contraire, un message vous indiquera les informations à renseigner. Pour plus de détail sur la génération des fichiers ETEBAC et SEPA, reportez vous à l‟aide en ligne (F1).38 10. COMMENT GERER LES STOCKS ? La gestion des stocks s‟effectue à partir du menu Articles – Documents de stock. Vous accédez alors à la liste des documents de stock, qui a les mêmes propriétés que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l‟aide, accessible par la touche F1 sur la liste. Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les bons d‟entrée, les bons de sortie et les inventaires. La gestion de stock est en dépôt unique. 10.1. Autoriser les stocks négatif Cette option est disponible à différents endroits : - Paramètres + Société + Articles - Dans la fiche famille article - Dans la fiche article, onglet « Stock ». Elle peut être cochée uniquement si l‟option « Géré en stock » est cochée. 10.2. Comment créer un bon d’entrée ou de sortie ? Pour accéder à la création d‟un bon de stock (entrée ou sortie), vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Articles - Stock, le bouton Ajouter puis Bons d’entrée ou Bons de sortie,  Le menu Articles - Stock – Bons d’entrée ou Bons de sortie puis la touche [Inser]. Les fiches Bons d'entrée et Bons de sortie se composent d'un entête et d'onglets. Dans la partie entête, vous devez renseigner les n° de document et la date de réalisation. Ensuite dans l‟onglet détail, vous devez indiquer, pour chacun de vos articles, la quantité en stock à entrer ou à sortir. A la validation du bon d‟entrée, votre stock est mis à jour et le PUMP (prix unitaire moyen pondéré) de vos articles est recalculé. A partir d‟un bon, vous pouvez visualiser les mouvements de stock de chaque article. 10.3. Comment saisir un inventaire ? Pour saisir un inventaire, vous devez créer une feuille d‟inventaire. Pour cela, vous devez vous placer dans la liste des documents de stock (Stock / Articlesdocuments de Stock) cliquer sur le bouton Ajouter et choisir le type de document Inventaire. L‟assistant de préparation de l‟inventaire s‟ouvre. Cet assistant vous permet de pré-renseigner une feuille d'inventaire avec les articles de type "Bien" gérés en stock. Comment gérer les stocks ? 39 Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant. La première étape permet de définir le contenu de la feuille d'inventaire (Date, pré-remplissage des articles, reprendre le stock actuel, autoriser la comptabilisation de l‟inventaire..). Remarque La reprise du « stock actuel » facilite la saisie de l‟inventaire. Ensuite, vous pouvez définir le type de regroupement et le tri des articles dans la feuille d‟inventaire. Suite à ces sélections, les articles de la feuille d'inventaire seront triés à l'intérieur de chaque type de regroupement. Cliquer sur le bouton Suivant pour visualiser le résumé des paramètres sélectionnés, puis Lancer pour créer la feuille d‟inventaire. La feuille d‟inventaire s‟ouvre sur l‟onglet Détail. Tous les articles correspondant aux critères de présélection sont affichés, classés en fonction du regroupement choisi. Pour saisir votre inventaire, vous disposez des colonnes :  Nouveau stock Permet de saisir la nouvelle quantité d‟articles, exprimée en unité de stock.  Nouvelle valeur unitaire Par défaut, la valeur du nouveau PUMP est égale au PUMP actuel. Vous pouvez le modifier.  Valeur nouveau stock Affiche la valeur du nouveau stock (Quantité * Nouveau PUMP). Si la saisie de l‟inventaire s‟étale sur plusieurs jours, vous pouvez revenir dessus et modifier les valeurs et les quantités comme vous le souhaitez. De même, si vous avez ajouté de nouveaux articles, vous pouvez les ajouter à votre inventaire en cliquant sur le bouton Lancer l’assistant. Suite à la génération et saisie d'un inventaire, vous pouvez le "Valider" puis si vous le souhaitez le "Transférer en comptabilité". Les mouvements de stock seront automatiquement mis à jour à la validation du document.40 10.4. Comment visualiser les mouvements de stock ? Vous pouvez consulter l‟historique de tous vos mouvements de stock depuis le menu Stock / Articles – Documents de stock - Mouvements de stock. Choisissez les filtres que vous souhaitez (période, articles, familles articles, types de document, dépôt) et cliquez sur le bouton Actualiser la liste pour afficher les mouvements. Remarque Vous pouvez très facilement classer vos mouvements de stock grâce aux boîtes de regroupement, disponibles via le menu contextuel de l‟entête des colonnes + boîte de regroupement. Sélectionnez la colonne de votre choix, et faites-là glisser à l‟aide de la souris, dans la bande grise. Vous pouvez ainsi consulter pour chaque mouvement de stock, le code article, le numéro de document, la date, le dépôt, la quantité déstockée, la quantité d‟origine, le Pump et la valeur du stock. A partir de la liste des mouvements de stock, vous pouvez afficher le document ou la fiche article. 11. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ? Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans le module d‟EBP Comptabilité Open line. Ces écritures concernent :  les documents de ventes et d‟achats (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte),  les échéances,  les règlements ainsi que les écarts de règlement et les échéances soldées,  les stocks (inventaires). Pour transférer des éléments en Comptabilité, vous devez renseigner dans les Options comptables du menu Paramètres - Société :  La destination du fichier de transfert (dans le cas où vous n‟avez pas lié votre dossier de Comptabilité open line à votre dossier de Gestion commerciale) ou  La méthode de comptabilisation du transfert (automatique ou manuel) (dans le cas où vous avez lié votre dossier de Comptabilité Open line à votre dossier de Gestion commerciale) La méthode de transfert Manuel est paramétrée par défaut à la création de dossier ou lors de la liaison de dossiers. Elle permet de valider ou non les documents, règlements…, en sélectionnant ou pas la case à cocher Activer la validation des données à comptabiliser. Dans ce cas, pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable. Il vous permet de définir les éléments à transférer, la période de transfert, l‟état des pièces (validées, validées et provisoires, comptabilisées).Comment transférer les éléménts en compta ? 41 La méthode de transfert Automatique oblige à valider les documents, règlements…afin de les comptabiliser. La case Activer la validation des données à comptabiliser est automatiquement sélectionnée et non modifiable. Dès validation du document/règlement… l‟écriture comptable est automatiquement passée en comptabilité. Vous devez ensuite définir, toujours dans les Options comptables :  les libellés des écritures,  les comptes de stock pour chaque fiche articles.  la méthode de comptabilisation des stocks,  les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement...). De plus, sur chaque fiche de TVA, accessible par le menu Paramètres - Taxes - Taux de TVA renseigner les comptes de ventes, achats et de TVA. Remarque Afin de pouvoir choisir les libellés de vos écritures comptables, des macros sont disponibles : {0} = Type du document (ex : Facture, Avoir...) {1} = Numéro du document {2} = Type de tiers (ex: Client) {3} = Civilité du tiers (Mr, Melle, SA, Sarl....) {4} = Nom tiers {5} = Code banque {6} = Date du document {7} = Référence de l'onglet Notes du document Consultez l‟aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le transfert comptable.42 12. COMMENT GERER L‟ANALYTIQUE ? L‟analytique permet d‟effectuer une répartition des coûts sur des centres d‟analyse. Il s‟agit de prendre en compte tous les coûts enregistrés dans une entreprise, donc y compris les coûts de fonctionnement comme l‟électricité, téléphone etc... C‟est avant tout une analyse extra comptable. En conséquence, la gestion de l‟analytique dans le produit de facturation consiste exclusivement à transférer à la comptabilité ces données analytiques. 12.1. Accès à la gestion analytique La gestion analytique est activée à partir du menu Paramètres – Société – Fonctionnalités disponibles. En version réseau, des droits utilisateurs pour les plans et les grilles peuvent être définis. 12.2. Le principe général Analyser des coûts s‟effectue selon différents axes, par exemple l‟entreprise dispose de plusieurs ateliers, premier axe d‟analyse, les ateliers. Ces axes sont appelés dans l‟application des PLANS. Pour chaque atelier, des services, comme le service administratif, production, expédition. Ces services sont identifiés dans l‟application par des POSTES. La répartition de ces coûts sur les services de chaque atelier doit être définie, cela s‟appelle la clef de répartition, la facture d‟achat de matières premiers se répartie à 50% pour l‟atelier A, service production et pour 50% Atelier B, service production, cette répartition peut se programmer dans l‟application dans des GRILLES. Ces grilles sont alors rattachées à des données utilisées dans les factures (le tiers, l‟article par exemple) pour permettre le transfert vers la comptabilité de ces informations de répartitions. L‟analyse peut être encore plus détaillée, en souhaitant par service, avoir une répartition par sous service. Par exemple, dans le service administratif sont identifiés le sous service comptabilité et le sous service paye. Il s‟agit alors de créer également des POSTES, dépendant du poste service associé. En version Pro : le nombre de plans est limité à 3 et un niveau de poste Créez vos plans, postes et grille depuis le menu Paramètres – Comptabilité.Comment gérer l’analytique ? 43 12.3. Mise en place de votre gestion analytique Une fois vos plans, postes et grilles créés, vous devez affecter les grilles aux différentes fiches dont vous souhaitez analyser les coûts. Les fiches disponibles sont :  Commerciaux  Familles Commerciaux  Secteurs Géographiques  Clients  Familles Clients  Sous- Familles Clients  Catégories Tarifaires Clients  Groupe 1 Clients  Groupe 2 Clients  Fournisseurs  Familles Fournisseurs  Sous- Familles Fournisseurs  Catégories Tarifaires Fournisseurs  Groupe 1 Fournisseurs  Groupe 2 Fournisseurs  Articles  Familles Articles  Sous- Familles Articles  Groupe 1 Articles  Groupe 2 Articles 12.4. La gestion analytique grille multi-plans Il s'agit de suivre le détail de vos charges et de vos produits (ou de tout autre type d'écriture) sur un ou plusieurs plans analytiques distincts, c‟est-à-dire suivant des critères d'analyses différents. De ce fait, la somme à enregistrer devra être ventilée à 100% sur chacun des plans. Lorsque la ventilation atteint moins de 100% sur un plan, le logiciel enregistre automatiquement la différence sur le poste d‟attente paramétré dans le plan. Une gestion analytique peut être mise en place selon différents plans sur les produits et sur les tiers. Consultez l‟aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements.44 13. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impression de documents : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc. L'impression d'un document peut être activée :  Depuis le bouton Imprimer de la barre d'outils du document ou de l‟état (Devis, Facture, Avoir, ...). Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre document.  Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant sur le bouton Imprimer.  Par l‟un des menus de l‟application puis Impressions puis la catégorie souhaitée. Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères d'impression. Associer des modèles d’impression par tiers ? Cette partie est disponible uniquement si vous avez sélectionné l'option « Paramétrage des modèles » dans le menu Paramètres - Société - Fonctionnalités disponibles. Cette partie permet de visualiser et d‟associer un ou plusieurs modèles de document par type de document, en fonction du mode de calcul du document (HT ou TTC) ainsi que le nombre d‟exemplaires. Remarque Dans les fenêtres d‟impression, l‟action « Réinitialiser les filtres » a été ajoutée afin de remettre à zéro les filtres. (Icône à côté des filtres personnalisés) 14. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d‟effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM. Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l‟aide en ligne (F1).Comment archiver mes données ? 45 15. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? Nous vous rappelons, d‟après les articles 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l‟archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l‟art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c‟est lors de la clôture de l‟exercice ou de la période comptable que la procédure d‟archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l‟assistant d‟archivage des données disponible depuis le menu Outils - Archivage. Sélectionnez le dossier à archiver et l‟emplacement des fichiers à générer puis lancez l‟opération en cliquant sur le bouton Lancer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. La description des champs du fichier se trouve dans l‟en-tête de chaque fichier. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type Archives_Nomdel‟application_Nomdudossier_jjmmaa.zip. 16. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements. Il stocke les informations concernant :  la validation de documents pour laquelle l‟utilisateur a répondu par l‟affirmative au message de rupture de la numérotation,  le manque d'un n° TVA intracommunautaire,  la suppression de documents,  la dévalidation d‟inventaire ou de document,  le changement de code. Nous vous rappelons, d‟après l‟article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements. 17. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? Cette option est disponible uniquement en version réseau. Vous pouvez gérer les utilisateurs et les groupes d‟utilisateurs depuis le menu Paramètres – Utilisateurs. Vous pouvez créer des utilisateurs, attachés ou non un groupe à chacun et définir une gestion de droits pour chaque utilisateur ou groupe d‟utilisateurs. Ainsi lors de l'ouverture du dossier, vous vous connecterez avec un nom d'utilisateur et son mot de passe.46 17.1. Les groupes d’utilisateurs Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. Vous pouvez imaginer qu'un groupe corresponde à un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits... Pour définir un groupe utilisateur, vous devez saisir un code et un nom. A partir de la fiche groupe utilisateur, vous pouvez affecter un/plusieurs utilisateur/s. Les droits du groupe seront automatiquement affectés à cet utilisateur. Les droits que vous définissez pour un groupe d'utilisateurs prévalent sur les droits définis pour un utilisateur. Remarque L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits par défaut. Pour plus de détail sur la gestion des droits sur une fiche groupe d‟utilisateurs, reportez vous à l‟aide en ligne (F1). 17.2. Les utilisateurs Pour définir un utilisateur, vous devez saisir un code, un nom et lui affecter éventuellement un mot de passe ainsi que la confirmation du mot de passe. L'utilisateur connecté apparait dans la barre d'état (statut). Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur. Remarque Vous pouvez « Bloquer » un utilisateur, il ne pourra plus se connecter à la base que ce soit en Gestion Commerciale ou en Comptabilité (en cas de dossiers liés). Vous avez également la possibilité d‟« interdire la connexion » de l‟utilisateur uniquement sur un module Gestion commerciale ou Compta (en cas de dossiers liés).. A partir de la fiche utilisateur, vous pouvez affecter un groupe d‟utilisateurs. Si vous sélectionnez un groupe sur une fiche utilisateur, les droits de l'utilisateur correspondront par défaut à ceux du groupe. Vous pouvez les modifier en autorisant ou pas le droit. Pour chaque utilisateur, vous pouvez définir une gestion des droits. A la création d'une fiche, tous les droits sont autorisés par défaut. Pour plus de détail sur la gestion des droits sur une fiche utilisateur, reportez-vous à l‟aide en ligne (F1).Comment gérer les champs personnalisés ? 47 17.3. Les droits utilisateurs Les droits utilisateurs peuvent être affectés à un groupe d'utilisateurs ou un utilisateur particulier. Des droits peuvent être autorisés sur les menus principaux de chaque module. Il existe trois types de droit : - Visualisation et Modification - Exécution - Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression Pour le dernier type, la "duplication d‟une fiche" est concernée par le droit "Création". Le droit "Impression" concerne l‟impression de la liste/fiche à partir de la liste-page. Pour avoir des exemples d‟application des droits, reportez vous à l‟aide en ligne (F1). 18. COMMENT GERER LES CHAMPS PERSONNALISES ? Les champs personnalisés sont accessibles depuis le menu Paramètres - Champs personnalisés. Vous pouvez créer des champs personnalisés pour les tables Familles clients, Clients, Familles fournisseurs, Fournisseurs, Contacts, Commerciaux/collaborateurs, Familles articles, Articles, Documents (stock, vente, achat), Ligne de documents (stock, vente, achat) et Postes analytiques. Les types de champs personnalisés disponibles sont Mémo, Texte enrichi, Texte, Entier, Décimal, Heure, Date, Date/heure, Booléen. Pour les champs personnalisés de type Date et Date/heure, il est possible de mettre la date du jour par défaut. Pour cela, vous devez cocher l‟option « Date d’aujourd’hui par défaut ». Remarque Si un champ personnalisé est créé dans les familles (clients, fournisseurs, articles) et que ce champ personnalisé est créé à l‟identique dans une fiche (client, fournisseur, article), lors de la création/modification de ce champ dans la famille, la fenêtre de mise à jour sera proposée afin de mettre à jour le champ personnalisé dans la fiche.48 19. COMMENT LIER UN DOSSIER D‟UNE AUTRE APPLICATION ? A partir du menu Paramètres-Société-Synchronisation, vous pouvez lier un dossier d‟une autre application*, consulter et modifier les dossiers liés par application. Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour d'autres applications. Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s'affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre-elles. Si vous souhaitez supprimer la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton supprimer la liaison. Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié. * sous réserve de compatibilité entre applicationsLe Tableau de bord 49 Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Compta & Gestion commerciale Open Line PRO. L‟utilisation de ces fonctions est détaillée dans l‟aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes :  Les devis à relancer ;  Les échéances échues ;  Les statistiques des ventes ;  Les meilleurs clients et articles ;  Un graphique représentant votre chiffre d‟affaires ; Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. Le tableau de bord est personnalisable et peut être différent selon les utilisateurs ou un groupe d‟utilisateurs. Pour cela, vous devez cliquer sur l‟icône à côté du bouton « Editer », puis sur « Editer ». Ensuite, vous sélectionnez la vue et cliquez sur « Affecter » afin d‟associer l‟utilisateur à la vue. 2. LA GESTION DES TARIFS ET PROMOTIONS Les tarifs sont appliqués sur les documents de ventes en fonction d‟un classement (à définir dans les options (menu Paramètres - Société), d‟une période, des quantités ou du chiffre d‟affaires et d‟une population. Un tarif est défini par la sélection d‟une population (clients, familles clients, sous familles clients, catégories tarifaires), d‟une sélection d‟articles (articles, familles articles, sous familles articles), et de paliers. La définition de palier consiste à renseigner la valeur « jusqu‟à » laquelle le tarif sera appliqué, une formule et un prix ou une remise. L‟application d‟une promotion dans les documents de ventes est identique à la gestion des tarifs. Dans la fiche des tarifs et promotions, il est possible de mettre à jour le taux de TVA en utilisant le bouton « Actualiser TVA ». Une fenêtre s‟ouvre afin de sélectionner le nouveau taux et celui que vous voulez remplacer. La gestion des tarifs et promotions s‟utilise de la même façon pour les fournisseurs.50 Remarque Il est possible d‟affecter un tarif existant depuis les fiches tiers, articles, familles (tiers et articles) et sous famille de tiers. 2.1 Regroupement des tarifs/promotions Il est possible de regrouper les tarifs/promotions client et fournisseur si : - La date de validité est identique, - Le tarif « basé sur » est identique, - Les options « Cumuler avec les promotions », « Dernier tarif cumulable » et « Cumuler sur d’autres tarifs » sont sélectionnées à l‟identique, - Dans la partie « Pour les clients » ou « Pour les fournisseurs », il faut avoir une seule ligne de type semblable. Les types acceptés pour le regroupement sont :  Tous les clients ou Tous les fournisseurs  Client /Prospect ou Fournisseur  Famille clients/prospects ou Fournisseur  Sous famille client ou Sous famille fournisseur  Catégorie tarifaire client ou Catégorie tarifaire fournisseur Avec les mêmes informations dans les champs « Début » et « Fin ». - Dans la partie « Sur les articles », il faut avoir une seule ligne de type semblable. Le type accepté pour le regroupement est :  Article Avec les mêmes informations dans les champs « Début » et « Fin ». - Dans la partie « Tarifs à appliquer », le regroupement se réalise uniquement sur le « PV HT » ou « PV TTC » pour les clients et uniquement « PA HT » pour les fournisseurs. Les parties « Sur les articles » et « Tarif à appliquer » passent en « Autoriser les articles sur les paliers » après le regroupement. Remarque Pour un même type client avec 2 articles différents et des paliers de prix (HT ou TTC) + remise, il n‟y aura pas de regroupement.Assistants de mise à jour 51 3. ASSISTANTS DE MISE A JOUR La mise à jour des fiches Articles, Articles par fournisseurs, Familles articles, Client/prospects et Familles clients/prospects est disponible à partir du menu Opérations – Assistants de mise à jour. Remarque La mise à jour des articles par fournisseur concerne l'onglet « Fournisseur de la fiche article » et l'onglet « articles de la fiche Fournisseur ». Cette mise à jour s'effectue par un assistant. Il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de mise à jour. 3.1. Fenêtre de Bienvenue Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une mise à jour. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". L'assistant de sauvegarde du dossier s'ouvre alors automatiquement. Cliquez sur le bouton Suivant, pour définir la sélection d'articles dont le taux de TVA doit être mis à jour. 3.2. Filtres Cette étape consiste à définir les éléments à mettre à jour. Cette définition s'effectue par une sélection de critères. Les filtres disponibles pour la mise à jour des « Articles » et « Articles par fournisseurs » sont :  un intervalle d'articles  une prise en compte du stock réel (case sélectionnée « Stock réel différent de 0 »)  un intervalle de familles articles  un intervalle de sous-familles articles  un intervalle de fournisseurs principaux (pour la mise à jour des « Articles » uniquement)  un intervalle de fournisseur (pour la mise à jour des « Articles par fournisseur » uniquement)  un type d'article (biens, service)  un taux de TVA (pour la mise à jour des « Articles » uniquement) Le filtre disponible pour la mise à jour des « Familles articles » est un intervalle de familles articles. Les filtres disponibles pour la mise à jour des « Clients » sont :  un type de tiers (clients ou prospects)  un intervalle de clients  un intervalle de familles clients  un intervalle de commerciaux/collaborateurs  un intervalle de données géographiques (code postal, pays...)52 Le filtre disponible pour la mise à jour des « Familles clients/prospects » est un intervalle de familles clients/prospects. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre. 3.3. Mises à jour Cette étape consiste à sélectionner les champs à mettre à jour, les valeurs à appliquer ainsi que le mode de modification. 3.4. Contrôle et modification Cette étape affiche la liste des données concernées par la mise à jour avec la mise en application des paramètres définis dans l‟étape précédente. 3.5. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Ce résumé indique également le nombre de fiches qui vont être modifiées. Cliquez sur Lancer pour exécuter la mise à jour des fiche article fiches (article ou articles par fournisseurs ou familles articles ou client/prospects ou familles clients/prospects), puis Fermer. 3.6 Traitements de la mise à jour Les données sont mises à jour dans toutes les fiches qui correspondent aux critères. Consultez l‟aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les Assistants de mise à jour. 4. LA GESTION DE L‟ECO-CONTRIBUTION Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou DEEE est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques. Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Nous proposons par défaut les barèmes de la société Eco-systèmes et de Recylum pour les lampes. Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf). Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le temps. Cette éco-contribution n‟est applicable que pour les opérations réalisées en France (DOM & Corse inclus). Il est possible de gérer le barème de l‟éco-contribution en HT ou en TTC en fonction de la base de calcul choisie dans le document Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs étapes.Le service à la personne 53 4.1. Création du barème éco-contribution Lors de la création du dossier le barème éco-contribution est automatiquement importé. Vous avez la possibilité de saisir une nouvelle fiche par le menu Paramètres - Taxes - Barème éco-contribution ou d'importer un nouveau barème depuis le menu Outils - Importation de données. 4.2. Les options de la société Il est possible de paramétrer le taux de TVA de l‟éco-contribution. Pour cela, vous devez aller dans le menu Paramètres – Société – Documents de vente – Options générales. Dans la partie « TVA pour le calcul de l’éco-contribution », vous pouvez indiquer le taux qui sera pris en compte lors de la facturation. L‟option « Calcul de l’éco-contribution en fonction du type de facturation du document (facturation HT ou TTC) », permet de prendre en compte le montant de la fiche écocontribution en HT ou en TTC en fonction de la facturation en HT ou en TTC. 4.3. Utilisation du barème éco-contribution L'utilisation du barème peut s'effectuer en ajoutant le montant de l'éco-contribution au total TTC de l'article ou en définissant que le montant de l'éco-contribution est déjà présent dans le prix TTC de l'article. Pour définir cette utilisation, vous devez sélectionner (ajout du montant de l'éco-contribution au montant TTC) ou non (dont montant éco-contribution) l'option "Inclure le montant de l'écocontribution au Total TTC" présente dans les options du dossier menu Outils. Depuis la fiche article, vous pouvez affecter un barème. Le montant de l‟éco-contribution est repris automatiquement et est exprimé en TTC. Dans les documents, à chaque fois que vous appelez un article (Devis, Factures, Avoirs), le barème de l'éco-contribution associé à cet article sera automatiquement repris. Le montant total éco-contribution TTC sera calculé en fonction de la quantité d'articles vendus. En fonction de l'option définie précédemment, vous trouverez en pied de chaque document (Devis, Factures, Avoirs), le montant total d'éco-contribution. Il sera inclus ou non dans le Total TTC du document. Depuis le menu Ventes - Impressions - Documents de ventes - Historique écocontribution, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'écocontribution utilisés dans les documents. 5. LE SERVICE A LA PERSONNE Le Service à la personne désigne l‟ensemble des services effectués chez un particulier et qui contribuent à simplifier la vie quotidienne. Il permet de bénéficier d‟une réduction ou d‟un crédit d‟impôt et d‟un taux de TVA de 5,50% si vous passez par un organisme agréé. 5.1. Les options Par le menu Paramètres – Société – Service à la personne, il est possible de définir l‟ensemble des paramètres tél que : le numéro d‟agrément simple et sa date d‟obtention ; le numéro d‟agrément qualité et sa date d‟obtention ; l‟intervenant principal. Ainsi que l‟option « Service à la personne inclus dans l‟attestation fiscale ».54 5.2. Les données Les données à renseigner pour le service à la personne sont :  Les intervenants : Pour créer un intervenant, vous devez accéder à la liste des commerciaux/collaborateurs par le menu Ventes – Commerciaux/collaborateurs - Commerciaux/collaborateurs. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Il faut décocher « Commercial », afin qu‟il soit considéré comme collaborateur.  Les familles articles : Dans la fiche de la famille article, il est possible de sélectionner un intervenant principal. Par défaut, à la création de la fiche, sera repris le code intervenant renseigné dans Paramètres – Société – Service à la personne.  Les articles : Le service à la personne est disponible uniquement dans les articles de type service. L‟option comprend : - Une case à cocher Service à la personne, dont la valeur par défaut est reprise des options (Paramètres – Société – Service à la personne), ou de la famille article. - Un champ Intervenant principal : Sélectionnez l'intervenant principal qui intervient pour le service à la personne. Le champ est non obligatoire. Par défaut, le code intervenant reprend celui de la famille. S‟il n‟y a pas de famille ou si dans la famille le code intervenant n‟est pas renseigné, c‟est celui indiqué dans les options qui sera repris. - Une case à cocher Nombre d’heures = quantité : non cochée par défaut. Permet de définir automatiquement la quantité saisie sur la ligne article comme nombre d‟heure de service à la personne.  Les moyens de paiement : Deux moyens de paiement spécifiques sont disponibles : - Chèque Emploi Service Universel (CESU) - Chèque Emploi Service Universel Pré-financé (CESUP) Ce sont ces deux moyens, ainsi que chèque, carte… (tous sauf espèces) qui permettent une déduction fiscale. 5.3. Les documents de vente Le service à la personne est disponible uniquement pour les factures et les avoirs. Par le clic droit sur la ligne d‟un service (dont « Service à la personne » est coché), il est possible de sélectionner « Intervenants ». La fenêtre qui apparaît reprend le code intervenant du service ; la date d‟intervention : par défaut celle du document ; ainsi que la durée : par défaut 1. Si l‟option « Nombre d‟heures=quantité » est cochée, cette zone reprendra la quantité saisie dans le document. 5.4. L’attestation fiscale Sont reprises dans l‟attestation de l‟année N toutes les factures réglées sur N, quelles aient été émises en N ou N-1. Pour imprimer l‟attestation, vous devez aller dans le menu Ventes – Impressions – Client – Attestation fiscale pour le service à la personne.La gestion des frais de port 55 6. LA GESTION DES FRAIS DE PORT Les fiches Frais de port sont accessibles depuis le menu Paramètres - Divers - Frais de port. Les frais de port peuvent être sélectionnés dans les documents de vente. La fiche frais de port s'identifie par un code, un libellé, une formule de calcul. Vous pouvez également y insérer les coordonnées transporteur et une note. 6.1. Création d’un frais de port Vous avez la possibilité de saisir de nouvelle fiche par le menu Paramètres - Divers – Frais de port. Après avoir saisi le code et le libellé, vous devez définir dans l‟onglet « Calcul » la formule de calcul du frais de port. Le montant du frais de port se calcule en fonction du « mode de calcul » sélectionné (simple ou par palier). 6.1.1. Frais de port simple Les modes de calcul des frais de port simple sont :  Montant fixe : Permet de saisir une valeur unique pour le frais de port. Cette valeur est modifiable ponctuellement dans le pied de document.  % du total HT : Permet de saisir une valeur qui correspond à un pourcentage.  Saisie sur document : Permet de saisir une valeur ou non par défaut et d‟indiquer la valeur du frais de port dans le pied de document. Suite à la sélection de l‟un de ces modes, vous devez renseigner les champs « Valeur » et « Taux de TVA » à prendre en compte par défaut. 6.1.2. Frais de port par palier Les modes de calcul des frais de port par palier sont :  Palier sur Montant HT facturé : Permet de définir un palier qui sera comparé avec le champ total net HT du document.  Palier sur Poids total Brut : Permet de définir un palier qui sera comparé avec le poids total brut présent dans l'onglet compléments du document.  Palier sur Nombre total de colis : Permet de définir un palier qui sera comparé avec le nombre de colis présent dans l'onglet compléments du document.  Palier sur Quantité totale facturée : Permet de définir un palier qui sera comparé avec la quantité totale des lignes article de types "Biens".  Palier sur volume total : ce mode permet de définir un palier qui sera comparé avec le volume total présent dans l'onglet compléments du document. Suite à la sélection de l‟un de ces modes, vous devez renseigner le champ « Taux de TVA » à prendre en compte par défaut. La définition des paliers s'effectue à l'aide des boutons "Ajouter, Insérer, Supprimer, Couper, Copier, Coller" et suivant les critères « Jusqu‟à » et « Valeur ».56 6.1.3. Compte comptable de la fiche L‟onglet comptabilité permet de visualiser ou personnaliser les comptes comptables d‟un frais de port pour chaque taux de TVA. Par défaut, les taux de TVA de la territorialité du dossier sont affichés. Pour chaque Taux de TVA, un compte comptable est associé. 6.2. Utilisation des frais de port 6.2.1. Sur la fiche client Dans l‟onglet Gestion de la fiche client, vous avez la possibilité de définir un frais de port par défaut. Celui-ci sera alors affecté automatiquement en pied de l‟onglet Détail des documents réalisés pour ce client. Le frais de port reste toutefois modifiable. 6.2.2. Dans les documents Dans les documents de ventes, le frais de port est à affecter dans l‟onglet Récapitulatif. Lors de l'affectation de la fiche frais de port sur le document de vente, le montant et le taux de TVA sont automatiquement repris. Vous avez toutefois la possibilité de modifier ceux-ci à votre convenance en utilisant un frais de port dont le mode de calcul est Saisie sur document. 7. LA GESTION DES AUTRES TAXES Les fiches Autres taxes sont accessibles depuis le menu Paramètres - Taxes - Autres taxes. Les taxes pourront être sélectionnées dans les fiches familles articles, articles, les documents de vente et achat. La fiche Autres taxes s'identifie par un code, un libellé, une base de calcul une valeur et selon la base il est possible de sélectionner une unité. Les Autres taxes peuvent être soumis ou pas à la TVA. La partie « Territorialités sur lesquelles la taxes s‟applique », est une liste qui permet de définir les territorialités sur lesquelles la taxe sera appliqué ainsi que le type de document (vente ou achat). La territorialité du dossier est ajoutée par défaut. 8. LA GESTION DES COMMISSIONS Le calcul des commissions d‟un commercial prend en compte tous les documents (commande, bons de livraison, facture, bon de livraison et bon de retour, ainsi que facture et avoir) rattachés à ce dernier. Le calcul des commissions varie en fonction :  des barèmes paramétrés dans la fiche du commercial,  des documents rattachés au commercial (type du document, tiers, articles, échéances, règlements). Le calcul des commissions s‟effectue par le menu Ventes - Commerciaux - Commissions. Le menu Ventes - Commerciaux - Barèmes donne accès à la liste des barèmes existants et permet de les gérer.Les historiques 57 Un barème permet de définir des objectifs de commissionnements applicables pour tous les articles et tous les tiers ou pour une sélection donnée d‟article(s), de tiers, de famille(s) articles ou de familles(s) de tiers. Le barème est alors associé à la fiche du commercial devant atteindre les objectifs définis dans celui-ci. Nous vous invitons à consulter l‟aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis la fenêtre principale de navigation des commissions. 9. LES HISTORIQUES 9.1. Historique de la ligne article L'historique de la ligne article d‟un document permet de visualiser le parcours d‟un article (référencé ou pas dans la base Articles) dans une chaîne de documents. Il peut être appelé à tout moment à partir du corps d'un document de vente/achat/stock puis le bouton Détail (Historique pour les documents de stock). Il concerne les articles de type bien ou service et est accessible dès lors qu'un document est :  enregistré/validé,  issu d'un autre document,  transféré/regroupé vers un autre type de document. Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique des lignes du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. Les champs renseignés dans l'historique sont au minimum le "N° du document", la "date du document" et la "Quantité de l'article". Vous avez la possibilité d‟imprimer une sélection de lignes de document. Pour cela, depuis le menu Ventes – Clients – Historique clients / articles. Cliquez sur l‟onglet « Par articles », ensuite sur l’icône imprimante puis sur Imprimer. 9.2. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir des actions des documents de vente/achat/stock. Remarque Les documents d'acompte n'apparaîtront pas dans l'historique des Factures. Toutefois, si une facture d'acompte est transférée en Avoir d'acompte, celle-ci apparaîtra dans l'historique de l'avoir d'acompte. L'historique d'un document est accessible dès lors qu'un document est :  enregistré/validé  issu d'un autre document  transféré/regroupé vers un autre type de document.58 L'historique est composé de 2 zones "Documents précédents" et "Documents suivants". Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. Nous vous invitons à consulter l‟aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis l‟historique du document ou de la ligne pour voir des exemples. 9.3. Historique des ventes Depuis le menu Ventes - Clients - Historique clients/articles, le logiciel vous offre la possibilité d‟obtenir un historique des ventes clients ou prospects, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée, le type de document, … à prendre en compte. 9.4. Historique des achats Depuis le menu Achats - Fournisseurs - Historique fournisseurs/articles, le logiciel vous offre la possibilité d‟obtenir un historique des achats fournisseurs, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée, le type de document , … à prendre en compte. Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Actualiser la liste Nous vous invitons à consulter l‟aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis l‟écran de l‟historique pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles. 10. REPORTS ON LINE Un espace de publication appelé ROL (Reports On Line http://reports-on-line.ebp.com) vous permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line. 10.1. Comment créer et gérer Reports On Line ? Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de consultation. 10.1.1. Principe A partir de votre dossier, vous choisissez les documents (états d'impressions et listes des données) que vous souhaitez diffuser sur Reports On Line, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence de diffusion.Reports On Line 59 Deux termes essentiels à retenir donc :  Les publications : ces fiches contiennent les documents à générer et à diffuser sur Reports On Line.  Les comptes : identifiés par un email et un mot de passe, ils sont autorisés à consulter les documents sur l‟espace de publication Reports On Line (site web). 10.1.2. La mise en place des publications Dans l‟application Openline, depuis une liste de données, ou depuis l‟aperçu d‟un document, dans la barre d‟outils, vous disposez d‟une action nommée Reports On Line "Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com". C‟est cette action qui constitue la création ou la complétion de vos publications, elle entraîne :  La sauvegarde des paramètres permettant la génération et la diffusion de la publication : c‟est la ligne ajoutée automatiquement dans la publication, dans l‟onglet Liste des documents  La possibilité d‟indiquer quels sont les comptes autorisés à consulter ces documents à travers l‟onglet Comptes  La proposition d‟une diffusion immédiate au moment de l‟enregistrement de votre publication si vous n‟avez pas défini une diffusion automatique à travers l‟onglet Périodicité Remarque Une publication peut contenir plusieurs documents, un compte peut être défini pour plusieurs publications, une publication peut être diffusée même si aucun compte n‟est paramétré. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation. 10.1.3.La diffusion des publications sur votre espace dédié Deux moyens pour diffuser vos publications :  Manuellement : Depuis la liste des publications, menu Paramètres, l‟action Envoyer dans la barre des tâches permet de déclencher la diffusion de la publication sélectionnée. Cette action est aussi disponible depuis la fiche Publication. Depuis l‟assistant de publication, menu Opérations, après avoir sélectionné les publications à diffuser.  Automatiquement La définition d‟une périodicité dans la fiche publication entraîne la création d‟une tâche de mise à jour automatique dans le planificateur de tâches de Windows. Cette tâche permet aux applications Open-Line EBP de mettre à jour automatiquement sur votre espace dédié vos publications. Elle peut-être mise à jour via l'application (grâce aux actions Mettre à jour le planificateur et Supprimer la tâche du planificateur depuis la liste des publications) qui l'a créée et sera supprimée lors d'une désinstallation du logiciel Open-Line EBP qui l'a créée. Dans les deux cas, la diffusion se réalise en tâche de fond (bouton "Traitements ..." dans la barre d'état), et ne vous empêche pas d‟utiliser vos applications EBP simultanément.60 La diffusion consiste à créer et envoyer les documents sur votre espace de publication ROL, sous forme de miniatures (une par page du document) pour une consultation rapide, et sous forme de PDF, pour vous permettre de le télécharger. La diffusion met également à jour les comptes, et par conséquent, leurs droits par rapport aux publications. Remarque Une limite en nombre de pages par document est fixée ainsi que le nombre de miniatures par document. Par conséquent, si votre document comporte plus de pages que la limite, vous verrez sous forme de miniatures les premières pages autorisées. Il en va de même pour les PDF. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation. Si la diffusion est interrompue, les publications non envoyées le seront de façon automatique, dans les 3 à 30 minutes après l‟ouverture de votre dossier. 10.1.4.La consultation de votre espace de publication Pour consulter votre espace de publication, vous disposez dans votre application Openline d‟un lien Site Web (Menu Opérations - Publier sur Reports On Line - Site web). Vous pouvez également transmettre aux utilisateurs concernés l‟adresse web sur laquelle se connecter pour consulter les documents sur votre site Reports On Line. Après avoir saisi son email et son mot de passe, votre utilisateur accède à l‟ensemble des documents diffusés à son attention, regroupé par application/dossier EBP (les documents issus de la comptabilité sont dans un dossier différent des documents issus de la gestion commerciale par exemple). Une zone de recherche est disponible, elle est effectuée sur le champ nom de la publication, date de dernière diffusion, description de la publication Enfin, chaque publication mentionne sur fond rouge le nombre de document non encore lus. 10.1.5.L’administration de votre espace de publication Parmi les comptes créés, un compte devra être administrateur (case à cocher dans la fiche compte). Cela permet d‟accéder à des fonctionnalités supplémentaires sur l‟espace de publication du site Reports On Line :  Voir tous les documents diffusés  Voir les comptes  Supprimer les publications  Supprimer des documents  Mise à jour des publications sur le site Reports On Line Consultez l‟aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le Reports On Line.Les échéanciers 61 11. LES ECHEANCIERS La consultation des échéances clients s'effectue à partir :  de la liste des clients, menu Ventes - Clients - Clients,  de la fiche client,  du menu Règlements - Clients - Échéanciers,  du menu Ventes - Règlements - Échéanciers. La consultation des échéances fournisseurs fonctionne sur le même principe que les échéances clients. L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y compris les acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre situation à une date donnée. Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en passant par le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Echéancier Client. 11.1.1. Comment réaliser le pointage entre échéances ? Le pointage entre échéances est possible pour les échéances de facture client et une échéance d'avoir précédemment sélectionnée. Pour affecter le montant de l‟échéance d'avoir à une (ou plusieurs) échéance(s) de facture, vous disposez des boutons suivants :  Affecter Permet d'affecter le montant de l'échéance d'avoir à la ligne sélectionnée. Le montant affecté sera égal au Reste à affecter ou égal au Solde dû de la ligne (si celui-ci est inférieur au Reste à affecter).  Désaffecter Permet d'annuler l'affectation du montant de l'échéance d'avoir sur la ligne d'échéance sélectionnée.  Solder /Dé-solder Le bouton Solder permet d'abandonner une échéance, c'est à dire que vous constatez que vous ne recevrez plus de règlement sur cette échéance (exemple : écart de règlements de 0.02€). L'échéance soldée n'apparaîtra plus dans vos relances clients. Le bouton dé-solder annule la fonction précédente. Si vous avez saisi une facture et un avoir de même montant, vous pouvez sélectionner l'échéance d'avoir puis appeler cette fonction "Pointage entre échéances" puis ensuite affecter l'échéance de la facture à l'échéance de l'avoir. Vous pouvez aussi :  Utiliser le double-clic de la souris pour affecter une échéance à un montant ;  Saisir directement dans la grille, le (ou les) montant(s) affecté(s) sur la ligne correspondante, dans la colonne Montant Affecté.62 11.1.2. Comment générer automatiquement des règlements ? Sélectionner plusieurs échéances de clients différents et cliquer sur Nouveau règlement, la fenêtre Génération automatique des règlements s‟ouvre. Vous retrouvez les règlements et les échéances associées, avec la possibilité de regrouper les échéances par tiers, et de définir une date du/des règlements et moyens de paiement associés. Pour gérer les échéanciers dans le module Compta, vous devez au préalable activer l‟option sur l‟exercice et les fiches comptes. Deux échéanciers existent :  Dans les journaux de types achats, ventes et opérations diverses, vous pouvez accéder à l’échéancier factures.  Dans les journaux de types trésorerie vous pouvez accéder à l’échéancier règlements. Il se décompose en trois parties :  L’entête reprend les éléments saisis sur la ligne comptable et est non saisissable. Une zone « Reste à répartir » calcule la différence existant entre le montant de la pièce et le montant des lignes d‟échéances créés dans la partie ventilation.  La ventilation affiche par défaut toutes les échéances prévues qui résultent du respect du mode de règlement renseigné sur la fiche du compte saisi.  La zone de pointage affiche les échéances des factures, avoirs, règlements qui n‟ont pas encore été totalement soldées. Seul le champ Montant imputé est saisissable, le bouton Pointer permet de rattacher une ligne d‟échéance de la partie ventilation à une ligne d‟échéance de la partie pointage et le bouton dépointer permet de supprimer ce rattachement. 12. LA CONSULTATION FICHE TIERS ET COMPTE D‟UN TIERS A partir d‟une fiche Tiers (client ou fournisseur) du module Gestion commerciale, vous avez la possibilité de voir la fiche Compte du tiers. Il en va de même pour la consultation de la fiche Tiers à partir de la fiche Compte Tiers (client ou fournisseur) du module Compta. 13. LES RELANCES Il existe différents types de relances :  Les relances pour les devis dont la date de validité arrive à échéance ;  Les relances simples des clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme ;  Les relances avancées des clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme avec gestion du niveau de relance et du type d‟envoi. Pour relancer les devis, placez-vous dans le menu Ventes - Impressions, sélectionnez la catégorie Document de vente - Relance devis puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils.Le publipostage 63 Pour relancer les clients, placez-vous dans le menu Règlements - Impressions, sélectionnez la catégorie Règlements clients - Relances Clients puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils. Pour les relances avancées, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Lettres de relances et ajouter une nouvelle fiche Lettre de relance. La lettre de relance permet d‟éditer un courrier ou mail de rappel aux clients qui sont en retard dans leurs règlements. Pour réaliser une lettre de relance, vous devez définir les options par défaut et le/s client/s que vous souhaiter relancer. Ensuite la création d'une lettre de relance s'effectue grâce à une sélection de filtres et d'options. C'est l'application de ces filtres qui vous permettra de définir les clients à relancer. Une fois la lettre de relance sauvegardée, vous avez la possibilité de visualiser et valider/envoyer la fiche lettre de relance. Pour renvoyer une relance avec ou pas un niveau supérieur, vous devez sélectionner la/les lettre/s de relance puis cliquer sur la tâche Renvoyer les relances. Nous vous invitons à consulter l‟aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis la fiche « Lettre de relance » pour de plus amples renseignements. 14. LE PUBLIPOSTAGE Le publipostage permet de réaliser l'envoi d'une lettre par client, une impression ou un emailing pré-rempli. Pour cela, il fusionne les coordonnées de clients dans un modèle Word. Il est possible avec Word 2003, Word 2007 et office 2010 uniquement. Il s‟effectue à partir d'un nouveau modèle ou d'un modèle existant. Une dizaine de modèles est proposée par défaut. Plusieurs accès au publipostage sont possibles :  Depuis la fiche client/prospect ou la liste des clients/prospects. Suite à la sélection d‟un ou plusieurs clients, cliquez sur le bouton Publipostage, puis sélectionnez le modèle souhaité et lancez le publipostage. La fusion des données s‟effectue alors dans Word. Il est possible d‟envoyer le document par mail ou de l‟imprimer.  Depuis un Assistant de publipostage disponible dans le menu Opération. L‟assistant permet de cibler (filtrer) précisément les clients/prospects que vous souhaitez contacter. De plus, il permet de réaliser automatiquement la fusion de données et de réaliser l‟envoi par mail ou l‟impression du courrier dès le lancement du publipostage. Remarque Avant de lancer la fusion, il est possible de créer un nouveau modèle dans la base. De plus, vous pouvez insérer les champs personnalisés des clients.64 15. REMPLACEMENT DE CODE En cas de doublon, il est possible de remplacer un code par un autre pour : - Les pays - Les banques - Les moyens de paiement - Les modes de règlement Par exemple, pour deux modes de règlement de type „chèque‟ avec les codes CH et CHQ, le traitement de l‟assistant permet de remplacer CHQ par CH et de le supprimer. Le mode de règlement CHQ est remplacé par CH sur les fiches clients/documents… 16. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE Depuis le menu Ventes - Impressions + Dossier expert comptable, nous vous proposons l‟impression de vos factures, avoirs, documents d‟acompte et règlements, avec les comptes comptables et toutes les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité. 17. LES STATISTIQUES Le logiciel vous permet d‟obtenir de nombreuses statistiques clients, articles, fournisseurs sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Ventes - Clients - Statistiques ou Achats - Fournisseurs - Statistiques ou Articles - Statistiques). Vous pouvez les paramétrer, imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel. 18. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT Cet outil permet de transmettre des données, c‟est à dire de réaliser des exportations d‟écritures du logiciel EBP vers d‟autres logiciels. Nous vous invitons à consulter l‟aide en ligne, accessible par la touche F1.assistant de creation de modele de document 65 19. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT Cet assistant de création de modèle de document, vous permet de personnaliser certains modèles d'impression des documents de vente que nous vous proposons dans le logiciel, et en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants. Pour ouvrir l'éditeur de modèle à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre principale d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez à l'assistant en cliquant sur le bouton Modifier le modèle disponible dans la barre d'outils : Vous arrivez alors automatiquement sur l'assistant de création de modèle. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de modèle. Les étapes de création sont :  Choix du type de modèle : catégorie du modèle (devis, facture, ...),  Choix du style de l'entête du document,  Choix des données présentes dans l'entête du document,  Choix des données présentes dans le corps du document,  Choix des données présentes dans le pied du document,  Choix de la mise en forme du modèle,  Nom du modèle,  Résumé des éléments que vous avez choisis précédemment. A la dernière étape, cliquer sur le bouton Lancer pour créer/modifier le modèle. 20. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE Par le menu Outils - Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'importation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer la procédure. Vous pouvez importer les données suivantes :  Articles, Familles articles, Sous familles articles, Articles (informations fournisseurs)  Clients/prospects, Famille clients/prospects, Sous familles clients/prospects  Fournisseurs, Familles de fournisseurs, Sous familles fournisseurs  Contacts  Commerciaux / Collaborateurs, Familles commerciaux / collaborateur  Devis (ventes), Commandes (ventes), Factures (ventes)  Demande de prix (Achat), Commandes (Achats), Factures (Achats)  Bons d‟entrée, Bons de sorite  Inventaires  Règlements client / fournisseurs  Barèmes des éco-contributions  Groupes  Secteurs géographiques66 Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez définir :  le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de codage du fichier...),  le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte,  les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer. Après avoir visualisé un résumé des éléments à importer que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché. Dans le cas ou l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton Afficher le détail. 21. COMMENT REALISER UN EXPORT PARAMETRABLE Par le menu Outils - Exports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'exportation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à exporter et de lancer la procédure. Vous pouvez exporter les données suivantes :  Articles, Familles articles, Sous familles articles, Articles (informations fournisseurs)  Clients/prospects, Famille clients/prospects, Sous familles clients/prospects  Fournisseurs, Familles de fournisseurs, Sous familles fournisseurs  Contacts  Commerciaux / Collaborateurs, Familles commerciaux / collaborateur  Devis (ventes), Commandes (ventes), Factures (ventes)  Demande de prix (Achat), Commandes (Achats), Factures (Achats)  Bons d‟entrée, Bons de sorite  Inventaires  Règlements client / fournisseurs  Barèmes des éco-contributions  Groupes  Secteurs géographiques Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à exporter sur votre disque, vous devez :  filtrer les données à exporter si nécessaire,  exporter les champs souhaités (ou exporter tous les champs),  indiquer les séparateurs de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte. Après avoir visualisé un résumé des éléments à exporter que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements exportés est affiché.Comment gérer le e-Commerce 67 22. COMMENT GERER LE E-COMMERCE Il est possible d'envoyer et de recevoir des informations provenant de site e-Commerce. Deux fournisseurs sont disponibles pour le moment : Oxatis, ePages Pour cela vous devez paramétrer :  les options du dossier (Paramètres - Société - …)  la fiche article : dans l'onglet « Web », vous devez cocher « Publier sur le web » afin d'envoyer l'article sur le site et vous pouvez renseigner les informations relatives à la fiche article sur le web (uniquement Oxatis).  la fiche client : dans l'onglet « Web », dans l'envoi des contacts, si vous voulez que le ou les contacts soient envoyés sur le web, vous devez sélectionner soit « Tous », soit « Seulement les contacts web ». Seules les commandes peuvent être importées. Pour cela, il faut que l'option « Importer les commandes » soit cochée. Consultez l‟aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. 23. MAP POINT La géo-localisation proposée porte sur vos clients, vos fournisseurs, vos commerciaux et vos contacts. La barre d‟outils située au-dessus des onglets permet d‟exécuter une action de géolocalisation. Trois actions sont possibles :  Localiser : Ce bouton permet de basculer sur l‟onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.  Calculer l’itinéraire : Ce bouton permet de basculer sur l‟onglet „Carte‟ et de calculer l‟itinéraire d‟après toutes les adresses de la sélection courante. L‟ordonnancement des étapes n‟est pas disponible pour le moment. L‟itinéraire est donc calculé dans l‟ordre des adresses présentes dans le tableau de l‟onglet „Données‟.  Géocoder : Ce bouton permet de basculer sur l‟onglet „Géocoder‟ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des adresses de la sélection courante. .69 Index A Accès au service technique..................................................................................17 Achats..................................................................................................................32 Acompte...............................................................................................................35 Activation .............................................................................................................19 Actualiser la TVA des documents.........................................................................28 Aide sur EBP Gestion commerciale Open Line PRO ...........................................11 Analytique ............................................................................................................42 Archivage.............................................................................................................45 Articles ...........................................................................................................23, 24 Assistants de mise à jour......................................................................................51 Attestation fiscale .................................................................................................54 B Barème des commissions ....................................................................................56 Barème eco-contribution ......................................................................................52 BL ........................................................................................................................29 Bon d‟entrée.........................................................................................................38 Bon de livraison....................................................................................................29 Bon de retour .......................................................................................................29 Bon de sortie........................................................................................................38 BR........................................................................................................................29 C Champs personnalisés.........................................................................................47 Clients..................................................................................................................25 Code d'activation..................................................................................................19 Commande ..........................................................................................................28 Commandes fournisseurs.....................................................................................32 Commerciaux.......................................................................................................56 Commissions........................................................................................................56 Communication Entreprise-Expert........................................................................64 Configuration minimale.........................................................................................17 Contact ................................................................................................................25 Création de dossier..............................................................................................20 Création de modèle..............................................................................................6570 D Décaissement ......................................................................................................36 Devis....................................................................................................................26 Documents d‟achat...............................................................................................32 Documents de stock.............................................................................................38 Documents de vente ............................................................................................26 Droits utilisateurs..................................................................................................47 Duplication de documents ....................................................................................34 Dupliquer en.........................................................................................................27 E Echéances .....................................................................................................30, 61 Echéancier...........................................................................................................61 Eco-contribution ...................................................................................................52 Ecran de travail ....................................................................................................21 e-mail...................................................................................................................34 ETEBAC...............................................................................................................37 Expert Comptable ..........................................................................................24, 64 Export paramétrable.............................................................................................66 F Facturation périodique..........................................................................................31 Facture...........................................................................................................30, 33 Facture d‟acompte................................................................................................35 Fonctions avancées .............................................................................................49 Fournisseurs ........................................................................................................25 Frais de port.........................................................................................................55 G Génération automatique des règlements ..............................................................62 Gestion des fenêtres ............................................................................................24 Grilles analytiques................................................................................................42 Groupe d'utilisateurs.............................................................................................46 H Historique client....................................................................................................27 Historique de la ligne............................................................................................57 Historique des achats...........................................................................................58 Historique des ventes...........................................................................................58 Historique du document..................................................................................27, 57 Historique eco-contribution...................................................................................5371 I Import paramétrable.............................................................................................65 Imprimer...............................................................................................................44 Initialisation du dossier.........................................................................................23 Installation............................................................................................................18 Intervenant ...........................................................................................................54 Inventaire .............................................................................................................38 J Journal des événements ......................................................................................45 L Lancement du logiciel...........................................................................................19 Lettre de relance ..................................................................................................62 Liaison de dossier ................................................................................................48 Livrer une commande...........................................................................................29 M MAP Point............................................................................................................67 Marqué comme imprimé.......................................................................................27 Marqué comme non imprimé................................................................................27 Modèle .................................................................................................................65 Modèle par tiers ...................................................................................................44 Mouvements de stock ..........................................................................................40 N Numerotation........................................................................................................23 O Options du dossier ...............................................................................................23 P Plans analytiques .................................................................................................42 Pointage entre échéance......................................................................................61 Postes analytiques ...............................................................................................42 Promotions...........................................................................................................49 Prospects .............................................................................................................25 Publipostage ........................................................................................................63 R Récéptionner une commande...............................................................................33 Règlement............................................................................................................3572 Règlement client ..................................................................................................35 Règlement fournisseur .........................................................................................35 Regroupement de documents ..............................................................................34 Regroupement des tarifs ......................................................................................50 Relances..............................................................................................................62 Relances devis.....................................................................................................62 Remise en banque ...............................................................................................36 Remplacement de code........................................................................................64 Reports On Line...................................................................................................58 ROL .....................................................................................................................58 S Sauvegarde..........................................................................................................44 SEPA ...................................................................................................................37 Service à la personne...........................................................................................53 SMS.....................................................................................................................27 Statistiques ..........................................................................................................64 Stock négatif ........................................................................................................38 Stocks ..................................................................................................................38 T Tableau de bord...................................................................................................49 Tableau de bord personnalisable .........................................................................49 Tarif article ...........................................................................................................24 Tarifs....................................................................................................................49 Taxes ...................................................................................................................56 Transfert comptable .............................................................................................40 Transfert de documents........................................................................................33 TVA......................................................................................................................23 U Utilisateurs ...........................................................................................................46 V Ventes..................................................................................................................26 Facturation Pratic Open Line pour Windows XP ou Vista ou 7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2012 EBP Informatique, édition Juin 20123 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.4 Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. 5 Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les 6 devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1 er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1 er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. 7 Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci 8 Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. 9 Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. 10 C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 201111 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Facturation Pratic Open Line et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traitées dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis  Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.Avant de commencer 13 Table des matières INSTALLATION................................................................................................. 15 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 15 1.1. Accès au service technique ......................................................................... 15 1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 15 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 16 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 17 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 17 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 17 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?................................................... 17 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ........................ 18 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 19 6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 19 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 20 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 20 1.1. Les options à remplir dès maintenant .......................................................... 20 1.2. Les autres options ....................................................................................... 20 1.3. Gestion des fenêtres ................................................................................... 21 2. COMMENT CREER UN ARTICLE ?............................................................... 21 3. COMMENT CREER UN CLIENT ?................................................................. 21 4. COMMENT SAISIR UN DEVIS ?.................................................................... 22 4.1. L'en-tête du devis ........................................................................................ 22 4.2. Le corps ...................................................................................................... 22 4.3. Le pied ........................................................................................................ 22 4.4. La liste des devis......................................................................................... 23 4.5. Fiche devis .................................................................................................. 23 5. COMMENT CREER UNE FACTURE ? .......................................................... 24 6. COMMENT TRANSFERER, DUPLIQUER UN DOCUMENT ? ....................... 25 6.1. Transfert de documents............................................................................... 25 6.2. Duplication .................................................................................................. 25 7. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? ............................... 25 8. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ?............................................................. 269. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ? ........................................................ 26 10. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ?...................... 27 11. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ?.................................................. 28 12. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?.......................................... 28 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 29 1. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 29 2. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION..................................................... 29 2.1. Création du barème..................................................................................... 30 2.2. Les options de la société ............................................................................. 30 2.3. Utilisation du barème éco-contribution......................................................... 30 3. MISE A JOUR DU TAUX DE TVA .................................................................. 31 3.1. Fenêtre de Bienvenue ................................................................................. 31 3.2. Choix des articles à modifier........................................................................ 31 3.3. Nouveau taux de TVA ................................................................................. 31 3.4. Résumé des paramètres ............................................................................. 31 3.5. Traitements de la mise à jour....................................................................... 31 4. LA GESTION DU SERVICE A LA PERSONNE.............................................. 32 4.1. Les options.................................................................................................. 32 4.2. Les données................................................................................................ 32 4.3. Les documents............................................................................................ 32 4.4. L’attestation fiscale...................................................................................... 33 5. HISTORIQUE DES VENTES.......................................................................... 33 6. LES ECHEANCIERS...................................................................................... 33 7. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE.................................... 34 8. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE................................ 34 9. LES STATISTIQUES...................................................................................... 34 10. REPORTS ON LINE..................................................................................... 34 10.1. Comment créer et gérer Reports On Line ? ............................................... 35 11. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?.................................................. 37 12. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? ................. 37 INDEX................................................................................................................ 38Avant de commencer 15 Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d'un appel local »  Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la suivante :  Processeur : P4 2 GHz ou équivalent  Mémoire : 3 Go  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Espace disque libre : 2 Go Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits). Remarque Windows® XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel.2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Facturation Pratic Open line. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. 9. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 10. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du module » 5.0FRFR07. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 11. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 12. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant.Comment lancer mon logiciel ? 17 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP « Nom du module ». 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis ensuite il sera limité en nombre de données : 20 articles, 20 documents et les impressions porteront la mention "Démonstration". Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option « Activez votre logiciel » du menu ?. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement.4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option « Activez votre logiciel » du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton « Activez Manuellement » et vous avez alors accès aux zones suivantes :  Clé PC Cette clé, calculée à partir des informations matérielles de votre poste, est unique. Elle vous sera demandée lors de l’activation.  Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules).  Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel.  Clé WEB Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Code d’activation Saisissez en majuscules le code que nous vous avons communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton « Activez votre logiciel ». Un message d'avertissement apparaît :  Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ;  Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activez votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible.Comment créer mon dossier ? 19 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l’écran de d’accueil ou activez le menu Fichier + Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez ensuite renseigner le nom de la base, les coordonnées et informations de votre société. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. 6. ECRAN DE TRAVAIL Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. Partie contextuelle de la barre de navigation. La barre de statut affiche le nom de la base ouverte Menus La barre de navigationPrise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un devis, d’une facture, dans la saisie d’un règlement ou la réalisation du transfert comptable. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options du menu Paramètres, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 1.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes :  Identification : Permet de saisir les codes Siret, NAF, MSA, R.C.S et R.M de votre dossier-société. Ces informations pourront être imprimées en pied de certains de vos documents (devis, factures, etc...)  Options comptables : Permet de définir les comptes de tiers, le libellé des écritures et les journaux et comptes divers utilisés pour le transfert comptable.  Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures, etc..) ainsi que la codification des autres fiches (clients, articles, familles...).  Articles : Permet d'indiquer le type d’article et les marges que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles.  Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaires et quantités pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de contre-valeur. 1.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de protéger l’ouverture de votre dossier. Dans la partie Documents, vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis…et dans la partie Expert Comptable, saisissez les coordonnées de votre expert, pour les retrouver sur tous les documents qui lui sont destinés. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. Comment créer un article ? 21 1.3. Gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 2. COMMENT CREER UN ARTICLE ? Pour créer un article, vous devez accéder à la liste des articles par le menu Articles - Articles. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type d’article bien ou service. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir une description commerciale, puis surligner quelques mots à l’aide de la souris et appliquer les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..). Dans le cadre Tarif, indiquez le prix de revient de votre article puis tapez sur Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des taux de marge et marque indiqués dans les options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous indique comment sont calculés tous les montants affichés. 3. COMMENT CREER UN CLIENT ? Pour créer un client, vous devez accéder à la liste des clients par le menu Ventes - Clients - Clients. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type client ou prospect. En effet, le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une facture pour un prospect, celui-ci est transféré en client. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche vous devez renseigner les coordonnées du client/prospect ainsi que le/s contact/s associé. L’onglet Gestion, permet de saisir le compte comptable, les options de facturation, règlement…4. COMMENT SAISIR UN DEVIS ? Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Ventes - Documents de ventes puis le bouton Ajouter puis Devis,  Le menu Ventes - Documents de ventes - Devis puis la touche [Inser]. Un nouveau devis apparaît à l'écran. Le devis se compose de trois parties essentielles :  l'entête,  le corps  le pied. 4.1. L'en-tête du devis Dans cette partie, vous visualisez les informations de votre dossier/société (logo, adresse site web…). Saisissez le code client ou faites appel à la liste des clients pour le sélectionner. Les coordonnées du client peuvent être modifiées. Vous avez également la possibilité de sélectionner un mode de règlement. La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier. 4.2. Le corps Le corps du devis est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui composeront le devis. Pour faciliter la saisie, vous disposez :  Dans le corps d'un document, d'un menu contextuel (clic droit) avec de nombreuses fonctions (Faire F1 pour plus de détails).  D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.  D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés où vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex : une prestation).  D’une barre d’outils pour les textes enrichis : vous pouvez appliquer différents attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d’un correcteur orthographique comme dans un traitement de texte. 4.3. Le pied Le pied représente la partie totalisation du devis. Vous avez la possibilité de saisir une remise, d'ajouter des frais de port et d’indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements).Comment saisir un devis ? 23 Remarque Lors du transfert du devis en facture, une facture d’acompte sera automatiquement créée ainsi que son règlement. Le montant total des lignes articles avec éco-contribution est affiché. 4.4. La liste des devis A partir de la liste des devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions :  Afficher le client Permet d'afficher la fiche du client affecté au document sélectionné.  Historique client/articles Permet d'ouvrir la fenêtre de l’historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du client/prospect" sélectionné.  Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document Facture et la date souhaités pour le/les document/s à générer.  Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré- paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact.  SMS Permet de réaliser l’envoi de SMS. Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir : - Un contrat de service EBP approprié. Veuillez contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65 80 20. - Un abonnement ou une offre d’essais auprès d’un fournisseur d’accès SMS (tel que EcoSms, SMSToB et SMSEnvoi). Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. 4.5. Fiche devis A partir de la fiche d’un devis, vous avez la possibilité d'appeler l’action :  Actualiser TVA Permet de mettre à jour le taux de TVA des lignes à partir du taux de la fiche article.5. COMMENT CREER UNE FACTURE ? Pour accéder à la création d'une facture, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis Factures,  Le menu Ventes - Documents de vente - Factures puis la touche [Inser]. Une facture peut également être créée par transfert d'un devis. La facture se compose de trois parties : l'en-tête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis). En entête de document, vous pouvez également définir la date d'échéance. Par l'icône à droite du champ, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. La date d'échéance est calculée en fonction du mode de règlement sélectionné. En pied, vous avez la possibilité de saisir un acompte. La sauvegarde de la facture entraîne la création de la facture d'acompte et de son règlement. Remarque La saisie d’un acompte négatif entraîne une augmentation du net à payer et la génération d'un avoir d'acompte ainsi que son règlement associé. Tous les champs sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la facture. Les actions d’une facture sont identiques à celles d’un devis avec en plus :  Nouveau règlement : Permet de générer une fiche règlement pré-renseignée avec les informations du client, le montant de la facture et l’échéance pointée.  Valider : Permet de valider une facture afin de pouvoir la transférer comptabilité.  Dévalider : Permet de dévalider une facture afin de pouvoir la modifier qu’elle soit validée ou transférée en comptabilité.Comment transférer, dupliquer un document ? 25 6. COMMENT TRANSFERER, DUPLIQUER UN DOCUMENT ? 6.1. Transfert de documents Le transfert de documents sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n'est alors plus modifiable. Les devis peuvent être transférés en factures et les factures en avoirs. Remarque Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Le document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable. Il pourra être dupliqué. Lors du transfert d’un devis en document supérieur, l'acompte est repris sur le document et un document d'acompte ainsi que son règlement sont automatiquement générés. Pour réaliser un transfert de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes - Documents de vente - Tous ; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur Transférer disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. 6.2. Duplication La duplication de documents permet de réaliser la copie exacte d’un document. Pour réaliser une duplication de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes - Documents … - Tous » ; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur le bouton Dupliquer de la barre d’outils ou menu contextuel puis Dupliquer. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. 7. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? Vous avez la possibilité d'envoyer vos documents par e-mail à vos clients. Pour cela, vous avez deux possibilités :  Sélectionner Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de tâches de la liste des documents.  Utiliser le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression. Une fenêtre permettant de choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format s’affiche. A la validation de la fenêtre, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce jointe. Remarque Si vous avez renseigné l'adresse e-mail du contact principal lié à votre client dans la fiche client, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie. 8. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ? Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la livraison du bien ou de la prestation de services ne soit effectuée (article 289 c du CGI). La création d’une facture d’acompte s’effectue depuis le champ « Acompte » présent dans le pied de la facture. Depuis le menu Paramètres/Société, partie Options Comptables + Journaux et comptes divers, les comptes d’attente pour le « Tiers » et la « TVA » sont indiqués. 9. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ? Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter un nouveau règlement. Puis, renseignez les informations concernant votre client et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur l’échéance correspondante ou saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances concernées. Remarque Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire. Afin que le règlement soit transféré dans votre comptabilité, vous devez indiquer un code Banque sur la fiche règlement.Comment transférer les éléménts en compta ? 27 10. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ? Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans la partie compta. Ces écritures concernent :  les documents de ventes (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte),  les échéances,  les règlements. Pour transférer des éléments via un fichier, vous devez définir au préalable dans les options du menu Paramètres :  les libellés des écritures,  les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement...),  les comptes de ventes et de TVA sur chaque fiche TVA,  la destination du fichier de transfert comptable. Pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable. Cet assistant vous permet de définir les éléments à transférer, la période de transfert, l’état des pièces (toutes, validées, comptabilisées). Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. Remarque Afin de pouvoir choisir les libellés de vos écritures comptables, des macros sont disponibles : {0} = Type du document ( ex : Facture, Avoir.. ) {1} = Numéro du document {2} = Type de tiers (ex: Client) {3} = Civilité du tiers (Mr, Melle, SA, Sarl....) {4} = Nom tiers {5} = Code banque {6} = Date du document11. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de documents : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc. L'impression d'un document peut être activée :  Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document ou de l’état (Devis, Facture, Avoir, ...). Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre document.  Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant sur le bouton "Imprimer".  Par les menus XX - Impressions puis la catégorie souhaitée - ... Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères d'impression. Remarque Dans les fenêtres d’impression, l’action « Réinitialiser les filtres » a été ajoutée afin de remettre à zéro les filtres. (Icône à côté des filtres personnalisés) Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 12. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM. Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1).Le Tableau de bord 29 Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Facturation Pratic. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes :  Les devis à relancer ;  Les échéances échues ;  Les statistiques des ventes ;  Les meilleurs clients ;  Les meilleurs articles ;  Un graphique représentant votre chiffre d’affaires. Astuce Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à l’aide de la souris. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. 2. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou DEEE est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques. Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Nous proposons par défaut les barèmes de la société Eco-systèmes et de Recylum pour les lampes. Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf). Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le temps. Cette éco-contribution n’est applicable que pour les opérations réalisées en France (DOM & Corse inclus).Il est possible de gérer le barème de l’éco-contribution en HT ou en TTC en fonction de la base de calcul choisie dans le document. Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs étapes. 2.1. Création du barème Lors de la création du dossier le barème eco-contribution est automatiquement importé. Vous avez la possibilité de :  saisir de nouvelle fiche par le menu Paramètres - Taxes - Barème ecocontribution,  d'importer un nouveau barème depuis le menu Outils - Imports paramétrables. 2.2. Les options de la société Il est possible de paramétrer le taux de TVA de l’éco-contribution. Pour cela, vous devez aller dans le menu Paramètres - Société - Documents de vente - Options générales. Dans la partie « TVA pour le calcul de l’éco-contribution », vous pouvez indiquer le taux qui sera pris en compte lors de la facturation. L’option « Calcul de l’éco-contribution en fonction du type de facturation du document (facturation HT ou TTC) », permet de prendre en compte le montant de la fiche écocontribution en HT ou en TTC en fonction de la facturation en HT ou en TTC. 2.3. Utilisation du barème éco-contribution L'utilisation du barème peut s'effectuer en ajoutant le montant de l'éco-contribution au total TTC de l'article ou en définissant que le montant de l'éco-contribution est déjà présent dans le prix TTC de l'article. Pour définir cette utilisation, vous devez sélectionner (ajout du montant de l'éco au montant TTC) ou non (dont montant éco-contribution) l'option "Inclure le montant de l'écocontribution au Total TTC" présente dans les options du dossier menu Paramètres. Depuis la fiche article, vous pouvez affecter un barème. Le montant de l’éco-contribution est repris automatiquement et est en TTC. Dans les documents, à chaque fois que vous appelez un article (Devis, Factures, Avoirs), le barème de l'éco-contribution associé à cet article sera automatiquement repris. Le montant total éco-contribution TTC sera calculé en fonction du nombre d'articles vendus. En fonction de l'option définie précédemment, vous trouverez en pied de chaque document (Devis, Factures, Avoirs), le montant total d'éco-contribution. Il sera inclus ou non dans le Total TTC du document. Depuis le menu Ventes - Impressions - Documents de ventes - Historique écocontribution, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'écocontribution utilisés dans les documents.Mise à jour du taux de TVA 31 3. MISE A JOUR DU TAUX DE TVA La mise à jour du taux de TVA d'une/des fiche/s article est disponible à partir du menu Opération - Assistant de mise à jour - Taux de TVA des articles. Cette mise à jour s'effectue par un assistant. Il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de mise à jour. 3.1. Fenêtre de Bienvenue Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une mise à jour. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". L'assistant de sauvegarde du dossier s'ouvre alors automatiquement. Cliquez sur le bouton Suivant, pour définir la sélection d'articles dont le taux de TVA doit être mis à jour. 3.2. Choix des articles à modifier Cette étape consiste à définir le/les article/s à mettre à jour. Cette définition s'effectue par une sélection de critères. Les filtres disponibles sont :  un intervalle d'articles  un intervalle de familles articles  un type d'article (biens, services)  un taux de TVA de l'article Attention : La sélection d'un taux de TVA est recommandée pour mettre à jour le taux de TVA de la fiche article. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre. 3.3. Nouveau taux de TVA Cet écran vous permet de définir le nouveau taux de TVA à affecter aux fiches articles qui correspondent aux critères de la page précédente. 3.4. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter la mise à jour des fiche article, puis Fermer. 3.5. Traitements de la mise à jour Le taux de TVA est mis à jour dans toutes les fiches articles qui correspondent aux critères.4. LA GESTION DU SERVICE A LA PERSONNE Le Service à la personne désigne l’ensemble des services effectués chez un particulier et qui contribuent à simplifier la vie quotidienne. Il permet de bénéficier d’une réduction ou d’un crédit d’impôt et d’un taux de TVA de 5,50% si vous passez par un organisme agréé. 4.1. Les options Par le menu Paramètres - Société - Service à la personne, il est possible de définir l’ensemble des paramètres tel que : le numéro d’agrément simple et sa date d’obtention ; le numéro d’agrément qualité et sa date d’obtention ; l’intervenant principal. Ainsi que l’option « Service à la personne inclus dans l’attestation fiscale ». 4.2. Les données Les données à renseigner pour le service à la personne sont :  Les intervenants : Pour créer un intervenant, vous devez accéder à la liste des intervenants par le menu Ventes - Intervenants - Intervenants. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter.  Les familles articles : Dans la fiche de la famille article, il est possible de sélectionner un intervenant principal. Par défaut, à la création de la fiche, sera repris le code intervenant renseigné dans Paramètres - Société - Service à la personne.  Les articles : Le service à la personne est disponible uniquement dans les articles de type service. L’option comprend : - Une case à cocher Service à la personne, dont la valeur par défaut est reprise des options (Paramètres - Société - Service à la personne), ou de la famille article. - Un champ Intervenant principal : Sélectionnez l'intervenant principal qui intervient pour le service à la personne. Le champ est non obligatoire. Par défaut, le code intervenant reprend celui de la famille article. S’il n’y a pas de famille ou si dans la famille le code intervenant n’est pas renseigné, c’est celui indiqué dans les options qui sera repris. - Une case à cocher Nombre d’heures = quantité : non cochée par défaut. Permet de définir automatiquement la quantité saisie sur la ligne article comme nombre d’heures de service à la personne.  Les moyens de paiement : Deux moyens de paiement spécifiques sont disponibles : - Chèque Emploi Service Universel (CESU) - Chèque Emploi Service Universel Pré-financé (CESUP) Ce sont ces deux moyens, ainsi que chèque, carte… (Tous sauf espèces) qui permettent une déduction fiscale. 4.3. Les documents Le service à la personne est disponible uniquement pour les factures et les avoirs. Par le clic droit sur la ligne d’un service (dont « Service à la personne » est coché), il est possible de sélectionner « Intervenants ». La fenêtre qui apparaît reprend le code intervenant du service ; la date d’intervention : par défaut celle du document ; ainsi que la durée : par défaut 1. Si l’option « Nombre d’heures=quantité » est cochée, cette zone reprendra la quantité saisie dans le document.Historique des ventes 33 4.4. L’attestation fiscale Sont reprises dans l’attestation de l’année N toutes les factures réglées sur N, quelles aient été émises en N ou N-1. Pour imprimer l’attestation, vous devez aller dans le menu Ventes - Impressions – Client - Attestation fiscale pour le service à la personne. 5. HISTORIQUE DES VENTES Depuis le menu Ventes - Clients - Historique clients/articles, le logiciel vous offre la possibilité d’obtenir un historique des ventes clients ou prospects, sous forme détaillée ou non, par clients/prospects ou famille de clients/prospects, en choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte. Vous avez la possibilité d’imprimer une sélection de lignes de document. Pour cela, depuis le menu Ventes - Clients - Historique clients / articles. Cliquez sur l’onglet « Par articles », ensuite sur l’icône imprimante puis sur Imprimer. Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Actualiser la liste Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis l’écran de l’historique pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles. 6. LES ECHEANCIERS La consultation des échéances clients s'effectue à partir :  de la liste des clients, menu Ventes - Clients - Clients,  du menu Ventes - Règlements - Échéanciers,  du menu Règlements - Clients - Échéanciers. L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y compris les acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres clients, les filtres moyens de paiement et les filtres de date pour connaître votre situation à une date donnée. Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en passant par le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Echéancier Client.7. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE Depuis le menu Ventes - Impressions + Dossier expert comptable, nous vous proposons l’impression de vos factures, avoirs, documents d’acompte et règlements, avec les comptes comptables et toutes les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité. 8. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE Par le menu Outils - Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'importation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer la procédure. Vous pouvez importer les données suivantes :  Articles, Familles articles  Clients/prospects, Familles clients/prospects  Contacts  Barèmes des éco-contributions Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez définir :  le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de Codage du fichier...),  le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte,  les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer. Après avoir visualisé le résumé des éléments à importer que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché. Dans le cas ou l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton « Afficher le détail ». 9. LES STATISTIQUES Le logiciel vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques clients, articles, sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Ventes - Clients - Statistiques ou Articles - Statistiques). Vous pouvez les imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel. 10. REPORTS ON LINE Un espace de publication appelé ROL (Reports On Line http://reports-on-line.ebp.com) vous permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line. Reports On Line 35 10.1. Comment créer et gérer Reports On Line ? Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de consultation. 10.1.1. Principe A partir de votre dossier, vous choisissez les documents (états d'impressions et listes des données) que vous souhaitez diffuser sur Reports On Line, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence de diffusion. Deux termes essentiels à retenir donc :  Les publications : ces fiches contiennent les documents à générer et à diffuser sur Reports On Line.  Les comptes : identifiés par un email et un mot de passe, ils sont autorisés à consulter les documents sur l’espace de publication Reports On Line (site web). 10.1.2. La mise en place des publications Dans l’application Openline, depuis une liste de données, ou depuis l’aperçu d’un document, dans la barre d’outils, vous disposez d’une action nommée ROL "Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com". C’est cette action qui constitue la création ou la complétion de vos publications, elle entraîne :  La sauvegarde des paramètres permettant la génération et la diffusion de la publication : c’est la ligne ajoutée automatiquement dans la publication, dans l’onglet Liste des documents.  La possibilité d’indiquer quels sont les comptes autorisés à consulter ces documents à travers l’onglet Comptes.  La proposition d’une diffusion immédiate au moment de l’enregistrement de votre publication si vous n’avez pas défini une diffusion automatique à travers l’onglet Périodicité. Remarque Une publication peut contenir plusieurs documents, un compte peut être défini pour plusieurs publications, une publication peut être diffusée même si aucun compte n’est paramétré. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation. 10.1.3.La diffusion des publications sur votre espace dédié Deux moyens pour diffuser vos publications :  Manuellement : Depuis la liste des publications, menu Paramètres, l’action Envoyer dans la barre des tâches permet de déclencher la diffusion de la publication sélectionnée. Cette action est aussi disponible depuis la fiche Publication. Depuis l’assistant de publication, menu Opérations, après avoir sélectionné les publications à diffuser.  Automatiquement La définition d’une périodicité dans la fiche publication entraîne la création d’une tâche de mise à jour automatique dans le planificateur de tâches de Windows.Cette tâche permet aux applications Open-Line EBP de mettre à jour automatiquement sur votre espace dédié vos publications. Elle peut-être mise à jour via l'application (grâce aux actions Mettre à jour le planificateur et Supprimer la tâche du planificateur depuis la liste des publications) qui l'a créée et sera supprimée lors d'une désinstallation du logiciel Open-Line EBP qui l'a créée. Dans les deux cas, la diffusion se réalise en tâche de fond (bouton "Traitements ..." dans la barre d'état), et ne vous empêche pas d’utiliser vos applications EBP simultanément. La diffusion consiste à créer et envoyer les documents sur votre espace de publication Reports On Line, sous forme de miniatures (une par page du document) pour une consultation rapide, et sous forme de PDF, pour vous permettre de le télécharger.La diffusion met également à jour les comptes, et par conséquent, leurs droits par rapport aux publications. Remarque Une limite en nombre de pages par document est fixée ainsi que le nombre de miniatures par document. Par conséquent, si votre document comporte plus de pages que la limite, vous verrez sous forme de miniatures les premières pages autorisées. Il en va de même pour les PDF. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation. Si la diffusion est interrompue, les publications non envoyées le seront de façon automatique, dans les 3 à 30 minutes après l’ouverture de votre dossier. 10.1.4.La consultation de votre espace de publication Pour consulter votre espace de publication, vous disposez dans votre application Openline d’un lien Site Web (Menu Opérations - Publier sur Reports On Line - Site web). Vous pouvez également transmettre aux utilisateurs concernés l’adresse web sur laquelle se connecter pour consulter les documents sur votre site Reports On Line. Après avoir saisi son email et son mot de passe, votre utilisateur accède à l’ensemble des documents diffusés à son attention, regroupé par application/dossier EBP (les documents issus de la comptabilité sont dans un dossier différent des documents issus de la gestion commerciale par exemple). Une zone de recherche est disponible, elle est effectuée sur le champ nom de la publication, date de dernière diffusion, description de la publication Enfin, chaque publication mentionne sur fond rouge le nombre de document non encore lus. 10.1.5.L’administration de votre espace de publication Parmi les comptes créés, un compte devra être administrateur (case à cocher dans la fiche compte). Cela permet d’accéder à des fonctionnalités supplémentaires sur l’espace de publication du site Reports On Line :  Voir tous les documents diffusés  Voir les comptes  Supprimer les publications  Supprimer des documents  Mise à jour des publications sur le site Reports On Line Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le Reports On Line.Comment archiver mes données ? 37 11. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? Nous vous rappelons, d’après les art 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils - Archivage. Sélectionnez l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Lancer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type Archives_Nomdel’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip. 12. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements. Il stocke les informations concernant :  la validation de documents pour laquelle l’utilisateur a répondu par l’affirmative au message de rupture de la numérotation,  le manque d'un n° TVA intracommunautaire,  la suppression de documents… Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements.Index A Accès au service technique .................................................................... 15 Acompte ................................................................................................. 26 Actualiser la TVA des documents........................................................... 23 Aide sur EBP Facturation Pratic Open Line............................................ 11 Archivage................................................................................................ 37 Articles.............................................................................................. 20, 21 B Barème eco-contribution......................................................................... 29 C Clients..................................................................................................... 21 Code d'activation .................................................................................... 17 Corps du devis........................................................................................ 22 Création de dossier................................................................................. 19 D Devis....................................................................................................... 22 Duplication de documents ...................................................................... 25 E Echéances.............................................................................................. 33 Eco-contribution...................................................................................... 29 Ecran de travail....................................................................................... 19 e-mail...................................................................................................... 25 Expert Comptable............................................................................. 20, 34 F Facture ................................................................................................... 24 Facture d’acompte.................................................................................. 26 Fonctions avancées................................................................................ 29INDEX 39 G Gestion des fenêtres............................................................................... 21 H Historique client ...................................................................................... 23 Historique des ventes ............................................................................. 33 Historique eco-contribution ..................................................................... 30 I Import paramétrable ............................................................................... 34 Imprimer ................................................................................................. 28 Initialisation du dossier ........................................................................... 20 Installation .............................................................................................. 16 Intervenant.............................................................................................. 32 J Journal des événements......................................................................... 37 L Lancement du logiciel............................................................................. 17 M Mise à jour du taux de TVA .................................................................... 31 Mot de passe .......................................................................................... 20 N Nouveau devis........................................................................................ 22 Nouvelle Facture..................................................................................... 24 Numerotation .......................................................................................... 20 O Options du dossier.................................................................................. 20 P Pied de devis .......................................................................................... 22 Prospects................................................................................................ 21R Règlement .............................................................................................. 26 Reports On Line...................................................................................... 34 ROL ........................................................................................................ 34 S Sauvegarde ............................................................................................ 28 Service à la personne............................................................................. 32 SMS........................................................................................................ 23 Statistiques ............................................................................................. 34 T Tableau de bord...................................................................................... 29 Tarif article.............................................................................................. 21 Transfert comptable................................................................................ 27 Transfert de documents.......................................................................... 25 Devis et Facturation Classic Open Line pour Windows XP ou Vista ou 7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2012 EBP Informatique, édition Juin 20123 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.4 Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. 5 Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les 6 devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1 er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1 er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. 7 Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans 8 le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. 9 Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. 10 C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 201111 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Devis et Facturation Classic Open Line et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traitées dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis  Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.13 Table des matières INSTALLATION................................................................................................. 16 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 16 1.1. Accès au service technique ......................................................................... 16 1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 16 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 17 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 18 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 18 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 18 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?................................................... 18 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ........................ 19 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 19 6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 20 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 21 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 21 1.1. Les options à remplir dès maintenant .......................................................... 21 1.2. Les autres options ....................................................................................... 22 1.3. Gestion des fenêtres ................................................................................... 22 2. COMMENT CREER UN ARTICLE ?............................................................... 22 3. COMMENT CREER UN CLIENT ?................................................................. 23 4. COMMENT SAISIR UN DEVIS ?.................................................................... 23 4.1. L'en-tête du devis ........................................................................................ 23 4.2. Le corps ...................................................................................................... 24 4.3. Le pied ........................................................................................................ 24 4.4. Les autres onglets ....................................................................................... 24 4.5. Les actions d'un devis ................................................................................. 25 4.6. Fiche devis ............................................................................................. 25 5. COMMENT CREER UNE FACTURE ? .......................................................... 26 6. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER OU DUPLIQUER ?..................... 26 6.1. Transfert de documents............................................................................... 26 6.2. Regroupement............................................................................................. 27 6.3. Duplication .................................................................................................. 27 7. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? ............................... 2714 8. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ?............................................................. 28 9. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ? ........................................................ 28 10. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ?...................... 29 11. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ?.................................................. 30 12. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?.......................................... 30 13. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? ........................................................................................................................... 31 13.1. Les groupes d’utilisateurs .......................................................................... 31 13.2. Les utilisateurs .......................................................................................... 31 13.3. Les droits utilisateurs................................................................................. 32 14. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? ............... 32 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 33 1. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 33 2. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION..................................................... 33 2.1. Création du barème..................................................................................... 34 2.2. Les options de la société ............................................................................. 34 2.3. Utilisation du barème éco-contribution......................................................... 34 3. MISE A JOUR DU TAUX DE TVA .................................................................. 35 3.1. Fenêtre de Bienvenue ................................................................................. 35 3.2. Choix des articles à modifier........................................................................ 35 3.3. Nouveau taux de TVA ................................................................................. 35 3.4. Résumé des paramètres ............................................................................. 35 3.5. Traitements de la mise à jour....................................................................... 35 4. LE SERVICE A LA PERSONNE..................................................................... 36 4.1. Les options.................................................................................................. 36 4.2. Les données................................................................................................ 36 4.3. Les documents............................................................................................ 36 4.4. L’attestation fiscale...................................................................................... 37 5. LA GESTION DES FRAIS DE PORT.............................................................. 37 5.1. Création d’un frais de port ........................................................................... 37 5.2. Utilisation des frais de port .......................................................................... 38 6. LES HISTORIQUES....................................................................................... 38 6.1. Historique de la ligne article......................................................................... 38 6.2. Historique du document............................................................................... 38 6.3. Historique des ventes .................................................................................. 39 7. LES ECHEANCIERS...................................................................................... 3915 8. LES RELANCES ............................................................................................ 40 9. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE.................................... 40 10. REPORTS ON LINE..................................................................................... 41 10.1. Comment créer et gérer Reports On Line ? ............................................... 41 11. LES STATISTIQUES.................................................................................... 43 12. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT........................................... 43 13. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT........................ 43 14. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE .............................. 44 15. COMMENT REALISER UN EXPORT PARAMETRABLE ............................. 44 16. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?.................................................. 45 17. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? ................. 45 INDEX................................................................................................................ 4616 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d'un appel local »  Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour les versions monoposte et réseau jusqu’à 4 poste (1) est la suivante :  Processeur : P4 2 GHz ou équivalent  Mémoire : 3 Go  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Espace disque libre : 3 Go Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits). Windows® XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. (1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur). Contactez notre réseau de revendeurs.Comment installer mon logiciel ? 17 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire sous XP, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Devis et Facturation Classic.. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. L’installation Monoposte permet de travailler sur un ordinateur. Le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur. L’installation réseau permet de définir le type de l’installation : - Poste client : le logiciel est installé sur cet ordinateur et les données sont sur un autre ordinateur, - Poste client/serveur : le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur, - Poste serveur : les données sont installées sur cet ordinateur (Installation de « Microsoft SQL Server Express 2005 »). Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée.Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 9. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du module » 5.0FRFR10. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 10. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 11. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant.18 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP « Nom du module ». 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis ensuite il sera limité en nombre de données : 20 articles, 20 documents et les impressions porteront la mention "Démonstration". Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option « Activez votre logiciel » du menu ?. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement.Comment créer mon dossier ? 19 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option « Activez votre logiciel » du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton « Activez Manuellement » et vous avez alors accès aux zones suivantes :  Clé PC Cette clé, calculée à partir des informations matérielles de votre poste, est unique. Elle vous sera demandée lors de l’activation.  Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules).  Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel.  Clé WEB Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Code d’activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton « Activez votre logiciel ». Un message d'avertissement apparaît :  Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ;  Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activez votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l’écran de d’accueil ou activez le menu Fichier + Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez ensuite renseigner le nom de la base, les coordonnées et informations de votre société, souhaité. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base.20 6. ECRAN DE TRAVAIL Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. Partie contextuelle de la barre de navigation. Barre de statut : Affiche le nom de la base ouverte Menus Barre de navigationComment initialiser mon dossier ? 21 Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un devis, d’une facture ou dans la saisie d’un règlement. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options/Société du menu Paramètres et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 1.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes :  Identification : o Siret : Cette mention est obligatoire pour pouvoir établir la déclaration de TVA. o Informations de TVA : Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives à la déclaration de TVA. Elles vont permettre de paramétrer les comptes mais également de générer la déclaration à proprement parler. o Outre, les différentes saisies à effectuer dans les champs d'en-tête de la fenêtre, il convient également de sélectionner le mode de calcul de la TVA dont l'entreprise relève  Options comptables : Permet de définir les comptes de tiers, le libellé des écritures et les journaux et comptes divers utilisés pour le transfert comptable.  Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures, etc..) ainsi que la codification des autres fiches (clients, articles, familles...).  Articles : Permet d'indiquer le type d’article et les marges que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles.  Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaires, quantités et montants pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de contre-valeur.22 1.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de protéger l’ouverture de votre dossier. Dans la partie Documents, vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis…et dans la partie Expert Comptable, saisissez les coordonnées de votre expert, pour les retrouver sur tous les documents qui lui sont destinés. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 1.3. Gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 2. COMMENT CREER UN ARTICLE ? Pour créer un article, vous devez accéder à la liste des articles par le menu Articles - Articles. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type d’article bien ou service. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir une description commerciale, puis surligner quelques mots à l’aide de la souris et appliquer les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..). Dans le cadre Tarif, indiquez le prix d’achat ou de revient de votre article puis tapez sur Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des taux de marge et marque indiqués dans les options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment sont calculés tous les montants affichés.Comment créer un client ? 23 3. COMMENT CREER UN CLIENT ? Pour créer un client, vous devez accéder à la liste des clients par le menu Ventes - Clients - Clients. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type client ou prospect. En effet, le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une facture pour un prospect, celui-ci est transféré en client. Remplissez alors les principales coordonnées concernant votre client/prospect contenues dans l'onglet Facturation. L'onglet « Contacts » vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous pourrez également en ajouter. Comment créer un contact ? Vous pouvez accéder à la liste des contacts depuis le menu Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts La liste des contacts répertorie l'ensemble des contacts autonomes, clients/prospects. Pour créer un contact, utilisez la touche Inser ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Remplissez alors les informations concernant votre contact. 4. COMMENT SAISIR UN DEVIS ? Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Ventes - Documents de ventes puis le bouton Ajouter puis Devis,  Le menu Ventes - Documents de ventes - Devis puis la touche [Inser]. Un nouveau devis apparaît à l'écran. Le devis se compose de trois parties essentielles :  l'entête,  le corps  le pied. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. 4.1. L'en-tête du devis Dans cette partie, vous pouvez faire appel à votre client et consulter sa fiche, mais aussi modifier directement ses coordonnées. Vous avez également la possibilité de sélectionner un mode de règlement et indiquer l'état du devis (en cours, accepté...). La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier.24 4.2. Le corps Le corps du devis (onglet Détail) est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui composeront le devis. Pour faciliter la saisie, vous disposez :  D'une barre d'outils juste au-dessus de la grille (Faire F1 pour plus de détails).  D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.  D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés où vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex : une prestation).  D’une barre d’outils pour les textes enrichis : vous pouvez appliquer différents attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d’un correcteur orthographique comme dans un traitement de texte. 4.3. Le pied Le pied de l’onglet Détail représente la partie totalisation du devis, avec un minimum d’informations (Total brut HT, Total TTC et Net à payer). Vous avez la possibilité de saisir une remise, et d'ajouter des frais de port (HT ou TTC). 4.4. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, les onglets suivants s’ajoutent :  L’onglet Récapitulatif contient le détail du pied de facture. En plus des informations que vous avez dans l’onglet Détail, vous pouvez d’indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements). Vous retrouvez le montant total des lignes articles avec éco-contribution, compris dans le Total TTC, est affiché. La partie Iinformations de calcul contient la territorialité, le taux de TVA du devis et le mode de calcul de la TVA. La partie TVA contient le détail de la TVA.  L’onglet Facturation contient l’adresse principale et le contrat principal de facturation du client sélectionné.  L’onglet Livraison contient l’adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.  L’onglet Compléments contient le n° de TVA intracommunautaire du client, les statistiques, ainsi que l’option « Imprimé ». Cette dernière option permet de savoir si un document a déjà été imprimé. Le paramétrage s’effectue à partir du menu Paramètres - Société - Marqué comme imprimé.  L’onglet Notes permet de saisir une référence, d’associer des documents ainsi que des adresses web ou URL et de saisir un commentaire.Comment saisir un devis ? 25 4.5. Les actions d'un devis A partir d'un devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions :  Afficher le client Permet d'afficher la fiche du client affecté au document sélectionné.  Historique client/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l’historique clients/prospects avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné.  Transférer/Regrouper Permet d'ouvrir l'assistant de transfert ou de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document Facture et la date souhaités pour le/les document/s à générer.  Historique du document L’historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.  Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré- paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact.  Marqué comme imprimé Permet de noter le document comme étant imprimé  Marqué comme non imprimé Permet de noter le document comme n’étant pas imprimé  Dupliquer en Permet de dupliquer un document en un autre type de document (exemple : un devis peut être dupliqué en facture ou en avoir)  SMS Permet de réaliser l’envoi de SMS. Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir : - Un contrat de service EBP approprié. Veuillez contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65 80 20. - Un abonnement ou une offre d’essais auprès d’un fournisseur d’accès SMS (tel que EcoSms, SMSToB et SMSEnvoi). Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. 4.6. Fiche devis A partir de la fiche d’un devis, vous avez la possibilité d'appeler l’action :  Actualiser TVA Permet de mettre à jour le taux de TVA des lignes à partir du taux de TVA de la fiche article.26 5. COMMENT CREER UNE FACTURE ? Pour accéder à la création d'une facture, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis Factures,  Le menu Ventes - Documents de vente - Factures puis la touche [Inser]. Une facture peut également être créée par transfert d'un devis. La facture se compose de trois parties : l'en-tête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis). En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de :  l’onglet Echéances qui permet de planifier les échéances de votre client pour le règlement de la facture.  l’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la facture. Les actions d’une facture sont identiques à celles d’un devis avec en plus :  Valider une facture : Permet de valider définitivement une facture afin de pouvoir la transférer comptabilité.  Dévalider une facture : Permet de rendre une facture de nouveau modifiable. L’état passe de « Validé » ou « Transféré en comptabilité » à « Provisoire ».  Nouveau règlement: Permet de générer une fiche règlement pré-renseignée avec les informations du client, le montant de la facture et l’échéance pointée. 6. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER OU DUPLIQUER ? 6.1. Transfert de documents Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n'est alors plus modifiable. Les devis peuvent être transférés en factures et les factures en avoirs. Remarque Un document peut être transféré qu'une seule fois. Le document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable. Il pourra être dupliqué. Lors du transfert d’un devis en document supérieur, l'acompte est repris sur le document et un document d'acompte ainsi que son règlement sont automatiquement générés.Comment envoyer un document par e-mail ? 27 Pour réaliser un transfert de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes - Documents de vente - Tous 2. sélectionner le document initial 3. cliquer sur Transférer disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. 6.2. Regroupement Le regroupement de documents permet de générer une nouvelle facture pour N devis sélectionnés. Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné. Pour réaliser un regroupement, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes - Documents de vente - Devis 2. sélectionnez les devis initiaux 3. cliquez sur Regrouper disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. 6.3. Duplication La duplication de documents permet de réaliser la copie exacte d’un document. Pour réaliser une duplication de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes - Documents … - Tous » ; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur le bouton Dupliquer de la barre d’outils ou menu contextuel puis Dupliquer. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. 7. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? Vous avez la possibilité d'envoyer vos documents par e-mail à vos clients. Pour cela, vous avez deux possibilités :  Sélectionner Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste des documents sont à l'écran.  Utiliser le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression. Une fenêtre permettant de choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format s’affiche. A la validation de la fenêtre, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce jointe.28 Remarque Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre client dans la fiche client ou dans le document, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie. 8. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ? Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la livraison du bien ou de la prestation de services ne soit effectuée (article 289 c du CGI). Vous pouvez créer une facture d’acompte depuis la liste des documents de vente du menu Ventes - Documents de vente (ou bien à partir de l’onglet Acompte de la facture). Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acompte qui ont été enregistrées. Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de TVA, la TVA payée et le restant à payer. Dans les options du dossier, menu Paramètres - Société - Options Comptables - Journaux et comptes divers, les comptes d’attente pour le « Tiers » et la « TVA » sont indiqués. 9. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ? Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter un nouveau règlement. Ensuite, renseignez les informations concernant votre client et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite :  affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur l’échéance correspondante,  saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances concernées. Remarque Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire.Comment transférer les éléménts en compta ? 29 10. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ? Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans la partie compta. Ces écritures concernent :  les documents de ventes (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte),  les échéances,  les règlements ainsi que les écarts de règlement et les échéances soldées. Pour transférer des éléments en compta, vous devez définir au préalable dans les options du dossier du menu Paramètres - Société - Options Comptables :  le chemin de destination du fichier de transfert  les libellés des écritures,  les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement...),  les comptes de ventes et de TVA sur chaque fiche TVA. Pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable. Cet assistant vous permet de définir les éléments à transférer, la période de transfert, l’état des pièces (validées, validées et provisoires, comptabilisées). Remarque Afin de pouvoir choisir les libellés de vos écritures comptables, des macros sont disponibles : {0} = Type du document ( ex : Facture, Avoir.. ) {1} = Numéro du document {2} = Type de tiers (ex: Client) {3} = Civilité du tiers (Mr, Melle, SA, Sarl....) {4} = Nom tiers {5} = Code banque {6} = Date du document {7} = Référence de l'onglet Notes du document Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements.30 11. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de documents : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc. L'impression d'un document peut être activée :  Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document ou de l’état (Devis, Facture, Avoir, ...). Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre document.  Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant sur le bouton "Imprimer".  Par les menus XX - Impressions puis la catégorie souhaitée - ... Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères d'impression. Remarque Dans les fenêtres d’impression, l’action « Réinitialiser les filtres » a été ajoutée afin de remettre à zéro les filtres. (Icône à côté des filtres personnalisés) Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 12. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM. Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1).Comment gérer les groupes, les utilisateurs et les droits ? 31 13. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? Cette option est disponible uniquement en version réseau. Vous pouvez gérer les utilisateurs et les groupes d’utilisateurs depuis le menu Paramètres - Utilisateurs. Vous pouvez créer des utilisateurs, attachés ou non un groupe à chacun et définir une gestion de droits pour chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs. Ainsi lors de l'ouverture du dossier, vous vous connecterez avec un nom d'utilisateur et son mot de passe. 13.1. Les groupes d’utilisateurs Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. Vous pouvez imaginer qu'un groupe corresponde à un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits... Pour définir un groupe utilisateur, vous devez saisir un code et un nom. A partir de la fiche groupe utilisateur, vous pouvez affecter un/plusieurs utilisateur/s. Les droits du groupe seront automatiquement affectés à cet utilisateur. Les droits que vous définissez pour un groupe d'utilisateurs prévalent sur les droits définis pour un utilisateur. Remarque L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits par défaut. 13.2. Les utilisateurs Pour définir un utilisateur, vous devez saisir un code, un nom et lui affecter éventuellement un mot de passe ainsi que la confirmation du mot de passe. L'utilisateur connecté apparait dans la barre d'état (statut). Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur. Remarque Vous pouvez « Bloquer » un utilisateur, il ne pourra plus se connecter à la base que ce soit en Gestion Commerciale ou en Comptabilité (en cas de dossiers liés). Vous avez également la possibilité d’« interdire la connexion » de l’utilisateur uniquement sur un module Gestion commerciale ou Compta (en cas de dossiers liés).. A partir de la fiche utilisateur, vous pouvez affecter un groupe d’utilisateurs. Si vous sélectionnez un groupe sur une fiche utilisateur, les droits de l'utilisateur correspondront par défaut à ceux du groupe. Vous pouvez les modifier en autorisant ou pas le droit. Pour chaque utilisateur, vous pouvez définir une gestion des droits. A la création d'une fiche, tous les droits sont autorisés par défaut. Pour plus de détail sur la gestion des droits sur une fiche groupe utilisateurs ou utilisateur, reportez-vous à l’aide en ligne (F1).32 13.3. Les droits utilisateurs Les droits utilisateurs peuvent être affectés à un groupe d'utilisateurs ou un utilisateur particulier. Des droits peuvent être autorisés sur les menus principaux de chaque module. Il existe trois types de droit : - Visualisation et Modification - Exécution - Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression Pour le dernier type, la "duplication d’une fiche" est concernée par le droit "Création". Le droit "Impression" concerne l’impression de la liste/fiche à partir de la liste-page. Pour avoir des exemples d’application des droits, reportez vous à l’aide en ligne (F1). 14. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? Il est possible de lier un dossier d’une autre application* à partir du menu ParamètresSociété-Synchronisation. A partir de ce menu, vous pouvez consulter et modifier les dossiers liés par application. Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton "Lier de nouveaux dossiers pour d'autres applications". Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s'affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre-elles. Si vous souhaitez supprimer la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton "Supprimer la liaison". Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié. * sous réserve de compatibilité entre applications.Le Tableau de bord 33 Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Devis et Facturation Classic Open Line. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes :  Les devis à relancer ;  Les échéances échues ;  Les statistiques des ventes ;  Les meilleurs clients ;  Les meilleurs articles ;  Un graphique représentant votre chiffre d’affaires. Astuce Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à l’aide de la souris. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. 2. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou DEEE est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques. Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Nous proposons par défaut les barèmes de la société Eco-systèmes et de Recylum pour les lampes. Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf). Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le temps. Cette éco-contribution n’est applicable que pour les opérations réalisées en France (DOM & Corse inclus). Il est possible de gérer le barème de l’éco-contribution en HT ou en TTC en fonction de la base de calcul choisie dans le document. Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs étapes.34 2.1. Création du barème Lors de la création du dossier le barème éco-contribution est automatiquement importé. Vous avez la possibilité de :  saisir de nouvelle fiche par le menu Paramètres - Taxes - Barème écocontribution,  d'importer un nouveau barème depuis le menu Outils - Importation de données. 2.2. Les options de la société Il est possible de paramétrer le taux de TVA de l’éco-contribution. Pour cela, vous devez aller dans le menu Paramètres - Société - Documents de vente - Options générales. Dans la partie « TVA pour le calcul de l’éco-contribution », vous pouvez indiquer le taux qui sera pris en compte lors de la facturation. L’option « Calcul de l’éco-contribution en fonction du type de facturation du document (facturation HT ou TTC) », permet de prendre en compte le montant de la fiche écocontribution en HT ou en TTC en fonction de la facturation en HT ou en TTC. 2.3. Utilisation du barème éco-contribution L'utilisation du barème peut s'effectuer en ajoutant le montant de l'éco-contribution au total TTC de l'article ou en définissant que le montant de l'éco contribution est déjà présent dans le prix TTC de l'article. Pour définir cette utilisation, vous devez sélectionner (ajout du montant de l'éco au montant TTC) ou non (dont montant éco-contribution) l'option "Inclure le montant de l'écocontribution au Total TTC" présente dans les options du dossier menu Paramètres. Depuis la fiche article, vous pouvez affecter un barème. Le montant de l’éco-contribution est repris automatiquement et est en TTC. Dans les documents, à chaque fois que vous appelez un article (Devis, Factures, Avoirs), le barème de l'éco-contribution associé à cet article sera automatiquement repris. Le montant total éco-contribution TTC sera calculé en fonction du nombre d'articles vendus. En fonction de l'option définie précédemment, vous trouverez en pied de chaque document (Devis, Factures, Avoirs), le montant total d'éco-contribution. Il sera inclus ou non dans le Total TTC du document. Depuis le menu Ventes - Impressions - Documents de ventes - Historique écocontribution, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'écocontribution utilisés dans les documents.Mise à jour du taux de TVA 35 3. MISE A JOUR DU TAUX DE TVA La mise à jour du taux de TVA d'une fiche article est disponible à partir du menu Opération - Assistant de mise à jour - Taux de TVA des articles. Cette mise à jour s'effectue par un assistant. Il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de mise à jour. 3.1. Fenêtre de Bienvenue Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une mise à jour. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". L'assistant de sauvegarde du dossier s'ouvre alors automatiquement. Cliquez sur le bouton Suivant, pour définir la sélection d'articles dont le taux de TVA doit être mis à jour. 3.2. Choix des articles à modifier Cette étape consiste à définir le/les article/s à mettre à jour. Cette définition s'effectue par une sélection de critères. Les filtres disponibles sont : - un intervalle d'articles, - un intervalle de familles articles, - un type d'article (biens, services), - un taux de TVA de l'article. Attention : La sélection d'un taux de TVA est recommandée pour mettre à jour le taux de TVA de la fiche article. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre. 3.3. Nouveau taux de TVA Cet écran vous permet de définir le nouveau taux de TVA à affecter aux fiches articles qui correspondent aux critères de la page précédente. 3.4. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter la mise à jour des fiche article, puis Fermer. 3.5. Traitements de la mise à jour Le taux de TVA est mis à jour dans toutes les fiches articles qui correspondent aux critères.36 4. LE SERVICE A LA PERSONNE Le Service à la personne désigne l’ensemble des services effectués chez un particulier et qui contribuent à simplifier la vie quotidienne. Il permet de bénéficier d’une réduction ou d’un crédit d’impôt et d’un taux de TVA de 5,50% si vous passez par un organisme agréé. 4.1. Les options Par le menu Paramètres - Société - Service à la personne, il est possible de définir l’ensemble des paramètres tél que : le numéro d’agrément simple et sa date d’obtention ; le numéro d’agrément qualité et sa date d’obtention ; l’intervenant principal. Ainsi que l’option « Service à la personne inclus dans l’attestation fiscale ». 4.2. Les données Les données à renseigner pour le service à la personne sont :  Les intervenants : Pour créer un intervenant, vous devez accéder à la liste des intervenants par le menu Ventes - Intervenants - Intervenants. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter.  Les familles articles : Dans la fiche de la famille article, il est possible de sélectionner un intervenant principal. Par défaut, à la création de la fiche famille article, sera repris le code intervenant renseigné dans Paramètres - Société - Service à la personne.  Les articles : Le service à la personne est disponible uniquement dans les articles de type service. L’option comprend : - Une case à cocher Service à la personne, dont la valeur par défaut est reprise des options (Paramètres - Société - Service à la personne), ou de la famille article. - Un champ Intervenant principal : Sélectionnez l'intervenant principal qui intervient pour le service à la personne. Le champ est non obligatoire. Par défaut, le code intervenant reprend celui de la famille. S’il n’y a pas de famille ou si dans la famille le code intervenant n’est pas renseigné, c’est celui indiqué dans les options qui sera repris. - Une case à cocher Nombre d’heures = quantité : non cochée par défaut. Permet de définir automatiquement la quantité saisie sur la ligne article comme nombre d’heures de service à la personne.  Les moyens de paiement : Deux moyens de paiement spécifiques sont disponibles : - Chèque Emploi Service Universel (CESU) - Chèque Emploi Service Universel Pré-financé (CESUP) Ce sont ces deux moyens, ainsi que chèque, carte… (tous sauf espèces) qui permettent une déduction fiscale. 4.3. Les documents Le service à la personne est disponible uniquement pour les factures et les avoirs. Par le clic droit sur la ligne d’un service (dont « Service à la personne » est coché), il est possible de sélectionner « Intervenants ». La fenêtre qui apparaît reprend le code intervenant du service ; la date d’intervention : par défaut celle du document ; ainsi que la durée : par défaut 1. Si l’option « Nombre d’heures=quantité » est cochée, cette zone reprendra la quantité saisie dans le document.La gestion des frais de port 37 4.4. L’attestation fiscale Sont reprises dans l’attestation de l’année N toutes les factures réglées sur N, quelles aient été émises en N ou N-1. Pour imprimer l’attestation, vous devez aller dans le menu Ventes – Impressions – Client – Attestation fiscale pour le service à la personne. 5. LA GESTION DES FRAIS DE PORT Les fiches Frais de port sont accessibles depuis le menu Paramètres - Divers - Frais de port. Les frais de port peuvent être sélectionnés dans les documents de vente. La fiche frais de port s'identifie par un code, un libellé, une formule de calcul. Vous pouvez également y insérer les coordonnées transporteur et une note. 5.1. Création d’un frais de port Vous avez la possibilité de saisir de nouvelle fiche par le menu Paramètres - Divers - Frais de port. Après avoir saisi le code et le libellé, vous devez définir dans l’onglet « Calcul » la formule de calcul du frais de port. Le montant du frais de port se calcule en fonction du « mode de calcul » sélectionné (simple ou par palier). 5.1.1 Frais de port simple Les modes de calcul des frais de port simple sont :  Montant fixe : Permet de saisir une valeur unique pour le frais de port.  % du total HT : Permet de saisir une valeur qui correspond à un pourcentage.  Saisie sur document : Permet de saisir une valeur ou non par défaut et d’indiquer la valeur du frais de port dans le pied de document. Suite à la sélection de l’un de ces modes, vous devez renseigner les champs « Valeur » et « Taux de TVA » à prendre en compte par défaut. 5.1.2 Frais de port par palier Les modes de calcul des frais de port par palier sont :  Palier sur Montant HT facturé : Permet de définir un palier qui sera comparé avec le champ total net HT du document.  Palier sur Quantité totale facturée : Permet de définir un palier qui sera comparé avec la quantité totale des lignes article de types "Biens". Suite à la sélection de l’un de ces modes, vous devez renseigner le champ « Taux de TVA » à prendre en compte par défaut. La définition des paliers s'effectue à l'aide des boutons "Ajouter, Insérer, Supprimer, Couper, Copier, Coller" et suivant les critères « Jusqu’à » et « Valeur ». 5.1.3 Compte comptable de la fiche L’onglet comptabilité permet de visualiser ou personnaliser les comptes comptables d’un frais de port pour chaque taux de TVA. Par défaut, les taux de TVA de la territorialité du dossier sont affichés. Pour chaque Taux de TVA, un compte comptable est associé. 38 5.2. Utilisation des frais de port 5.2.1 Sur la fiche client Dans l’onglet Gestion de la fiche client, vous avez la possibilité de définir un frais de port par défaut. Celui-ci sera alors affecté automatiquement en pied de l’onglet Détail des documents réalisés pour ce client. Le frais de port reste toutefois modifiable (onglet Récapitulatif). 5.2.2 Dans les documents Dans les documents de ventes, le frais de port est à affecter dans l’onglet Récapitulatif. Lors de l'affectation de la fiche frais de port sur le document de vente, le montant et le taux de TVA sont automatiquement repris. Vous avez toutefois la possibilité de modifier ceux-ci à votre convenance en utilisant un frais de port dont le mode de calcul est Saisie sur document. 6. LES HISTORIQUES 6.1. Historique de la ligne article L'historique de la ligne article d’un document permet de visualiser le parcours d’un article (référencé ou pas dans la base Articles) dans une chaîne de document. Il peut être appelé à tout moment à partir du corps d'un document de vente. Il concerne les articles de type bien ou service et est accessible dès lors qu'un document est :  enregistré/validé  issu d'un autre document  transféré/regroupé vers un autre type de document. Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique des lignes du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. Les champs renseignés dans l'historique sont au minimum le "N° du document", la "date du document" et la "Quantité de l'article". 6.2. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir des actions des documents de vente. Remarque Les documents d'acompte n'apparaîtront pas dans l'historique des Factures. Toutefois, si une facture d'acompte est transférée en Avoir d'acompte, celle-ci apparaîtra dans l'historique de l'avoir d'acompte. L'historique est composé de 2 zones "Documents précédents" et "Documents suivants". L'historique d'un document est accessible dès lors qu'un document est :  enregistré/validé  issu d'un autre document  transféré/regroupé vers un autre type de document.Les échéanciers 39 Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis l’historique du document ou de la ligne pour voir des exemples. 6.3. Historique des ventes Depuis le menu ventes - Clients - Historique clients/prospects, le logiciel vous offre la possibilité d’obtenir un historique des ventes clients ou prospects, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte. Vous avez la possibilité d’imprimer une sélection de lignes de document. Pour cela, depuis le menu Ventes - Clients - Historique clients / articles. Cliquez sur l’onglet « Par articles », ensuite sur l’icône imprimante puis sur Imprimer. Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Actualiser la liste. Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis l’écran de l’historique pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles. 7. LES ECHEANCIERS La consultation des échéances clients s'effectue à partir :  de la liste des clients, menu Ventes - Clients - Clients,  de la fiche client,  du menu Règlements - Clients - Échéanciers,  du menu Ventes - Règlements - Échéanciers. L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y compris les acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre situation à une date donnée. Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en passant par le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Echéancier Client. Comment réaliser le pointage entre échéances ? Le pointage entre échéances est possible pour les échéances de facture client et une échéance d'avoir précédemment sélectionnée.40 Pour affecter le montant de l’échéance d'avoir à une (ou plusieurs) échéance(s) de facture, vous disposez des boutons suivants :  Affecter Permet d'affecter le montant de l'échéance d'avoir à la ligne sélectionnée. Le montant affecté sera égal au Reste à affecter ou égal au Solde dû de la ligne (si celui-ci est inférieur au Reste à affecter).  Désaffecter Permet d'annuler l'affectation du montant de l'échéance d'avoir sur la ligne d'échéance sélectionnée.  Solder /Dé-solder Le bouton "Solder" permet d'abandonner une échéance, c'est à dire que vous constatez que vous ne recevrez plus de règlement sur cette échéance (exemple : écart de règlements de 0.02€). L'échéance soldée n'apparaîtra plus dans vos relances clients. Le bouton dé-solder annule la fonction précédente. Si vous avez saisi une facture et un avoir de même montant, vous pouvez sélectionner l'échéance d'avoir puis appeler cette fonction "Pointage entre échéances" puis ensuite affecter l'échéance de la facture à l'échéance de l'avoir. Vous pouvez aussi : - utiliser le double-clic de la souris pour affecter une échéance à un montant - saisir directement dans la grille, le (ou les) montant(s) affecté(s) sur la ligne correspondante, dans la colonne Montant Affecté. 8. LES RELANCES Il existe deux types de relances :  Les relances pour les devis dont la date de validité arrive à échéance,  Les relances clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme. Pour relancer les devis, placez-vous dans le menu Ventes - Impressions, sélectionnez la catégorie Document de vente - Relance devis puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils. Pour relancer les clients, placez-vous dans le menu Règlement - Impressions, sélectionnez la catégorie Règlements clients - Relances Clients puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils. 9. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE Depuis le menu Ventes - Impressions - Dossier expert comptable, nous vous proposons l’impression de vos factures, avoirs, documents d’acompte et règlements, avec les comptes comptables et toutes les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité.Reports On Line 41 10. REPORTS ON LINE Un espace de publication appelé ROL (Reports On Line http://reports-on-line.ebp.com) vous permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line. 10.1. Comment créer et gérer Reports On Line ? Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de consultation. 10.1.1. Principe A partir de votre dossier, vous choisissez les documents (états d'impressions et listes des données) que vous souhaitez diffuser sur Reports On Line, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence de diffusion. Deux termes essentiels à retenir donc :  Les publications : ces fiches contiennent les documents à générer et à diffuser sur Reports On Line.  Les comptes : identifiés par un email et un mot de passe, ils sont autorisés à consulter les documents sur l’espace de publication Reports On Line (site web). 10.1.2 La mise en place des publications Dans l’application Openline, depuis une liste de données, ou depuis l’aperçu d’un document, dans la barre d’outils, vous disposez d’une action nommée Reports On Line "Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com". C’est cette action qui constitue la création ou la complétion de vos publications, elle entraîne :  La sauvegarde des paramètres permettant la génération et la diffusion de la publication : c’est la ligne ajoutée automatiquement dans la publication, dans l’onglet Liste des documents  La possibilité d’indiquer quels sont les comptes autorisés à consulter ces documents à travers l’onglet Comptes  La proposition d’une diffusion immédiate au moment de l’enregistrement de votre publication si vous n’avez pas défini une diffusion automatique à travers l’onglet Périodicité Remarque Une publication peut contenir plusieurs documents, un compte peut être défini pour plusieurs publications, une publication peut être diffusée même si aucun compte n’est paramétré. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation. 10.1.3 La diffusion des publications sur votre espace dédié Deux moyens pour diffuser vos publications :  Manuellement : Depuis la liste des publications, menu Paramètres, l’action Envoyer dans la barre des tâches permet de déclencher la diffusion de la publication sélectionnée. Cette action est aussi disponible depuis la fiche Publication.42 Depuis l’assistant de publication, menu Opérations, après avoir sélectionné les publications à diffuser.  Automatiquement La définition d’une périodicité dans la fiche publication entraîne la création d’une tâche de mise à jour automatique dans le planificateur de tâches de Windows. Cette tâche permet aux applications Open-Line EBP de mettre à jour automatiquement sur votre espace dédié vos publications. Elle peut-être mise à jour via l'application (grâce aux actions Mettre à jour le planificateur et Supprimer la tâche du planificateur depuis la liste des publications) qui l'a créée et sera supprimée lors d'une désinstallation du logiciel Open-Line EBP qui l'a créée. Dans les deux cas, la diffusion se réalise en tâche de fond (bouton "Traitements ..." dans la barre d'état), et ne vous empêche pas d’utiliser vos applications EBP simultanément. La diffusion consiste à créer et envoyer les documents sur votre espace de publication ROL, sous forme de miniatures (une par page du document) pour une consultation rapide, et sous forme de PDF, pour vous permettre de le télécharger. La diffusion met également à jour les comptes, et par conséquent, leurs droits par rapport aux publications. Remarque Une limite en nombre de pages par document est fixée ainsi que le nombre de miniatures par document. Par conséquent, si votre document comporte plus de pages que la limite, vous verrez sous forme de miniatures les premières pages autorisées. Il en va de même pour les PDF. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation. Si la diffusion est interrompue, les publications non envoyées le seront de façon automatique, dans les 3 à 30 minutes après l’ouverture de votre dossier. 10.1.4 La consultation de votre espace de publication Pour consulter votre espace de publication, vous disposez dans votre application Openline d’un lien Site Web (Menu Opérations - Publier dans ROL - Site web). Vous pouvez également transmettre aux utilisateurs concernés l’adresse web sur laquelle se connecter pour consulter les documents sur votre site ROL. Après avoir saisi son email et son mot de passe, votre utilisateur accède à l’ensemble des documents diffusés à son attention, regrouper par application/dossier EBP (les documents issus de la comptabilité sont dans un dossier différent des documents issus de la gestion commerciale par exemple). Une zone de recherche est disponible, elle est effectuée sur le champ nom de la publication, date de dernière diffusion, description de la publication Enfin, chaque publication mentionne sur fond rouge le nombre de document non encore lus. 10.1.5 L’administration de votre espace de publication Parmi les comptes créés, un compte devra être administrateur (case à cocher dans la fiche compte). Cela permet d’accéder à des fonctionnalités supplémentaires sur l’espace de publication du site Reports On Line : Voir tous les documents diffusés ; Voir les comptes ; Supprimer les publications ; Supprimer des documents ; Mise à jour des publications sur le site Reports On Line.Les statistiques 43 11. LES STATISTIQUES Le logiciel vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques clients, articles, sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Ventes - Clients - Statistiques ou Articles - Statistiques). Vous pouvez les imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel. 12. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT Cet outil permet de transmettre des données, c’est à dire de réaliser des exportations d’écritures du logiciel EBP vers d’autres logiciels. Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1. 13. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT Cet assistant de création de modèle de document, vous permet de personnaliser certains modèles d'impression des documents de vente que nous vous proposons dans le logiciel, et en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants. Pour ouvrir l'éditeur de modèle à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre principale d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez à l'assistant en cliquant sur le bouton « Modifier le modèle » disponible dans la barre d'outils, Vous arrivez alors automatiquement sur l'assistant de création de modèle. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de modèle. Les étapes de création sont :  Choix du type de modèle : catégorie du modèle (devis, facture, ...),  Choix du style de l'entête du document,  Choix des données présentes dans l'entête du document,  Choix des données présentes dans le corps du document,  Choix des données présentes dans le pied du document,  Choix de la mise en forme du modèle,  Nom du modèle,  Résumé des éléments que vous avez choisis précédemment. A la dernière étape, cliquer sur Lancer pour créer/modifier le modèle.44 14. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE Par le menu Outils - Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'importation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer la procédure. Vous pouvez importer les données suivantes :  Articles, Familles articles  Clients, Famille clients  Contacts  Barèmes des éco-contributions Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez définir :  le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de codage du fichier...),  le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte,  les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer. Après avoir visualisé le résumé des éléments à importer que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché. Dans le cas ou l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton « Afficher le détail ». 15. COMMENT REALISER UN EXPORT PARAMETRABLE Par le menu Outils - Exports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'exportation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à exporter et de lancer la procédure. Vous pouvez exporter les données suivantes :  Articles, Familles articles  Clients, Famille clients  Contacts  Barèmes des éco-contributions Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à exporter sur votre disque, vous devez :  filtrer les données à exporter si nécessaire,  exporter les champs souhaités (ou exporter tous les champs),  indiquer les séparateurs de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte. Après avoir visualisé le résumé des éléments à exporter que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements exportés est affiché.Comment archiver mes données ? 45 16. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? Nous vous rappelons, d’après les art 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils - Archivage. Sélectionnez le dossier à archiver et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Lancer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type Archives_Nom de l’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip. 17. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements. Il stocke les informations concernant :  la validation de documents pour laquelle l’utilisateur a répondu par l’affirmative au message de rupture de la numérotation,  le manque d'un n° TVA intracommunautaire,  la suppression de documents,  le changement de code… Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements.46 Index A Accès au service technique .................................................................... 16 Acompte ................................................................................................. 28 Actualiser la TVA des documents........................................................... 25 Aide sur EBP Devis et Facturation Classic Open Line............................ 11 Archivage................................................................................................ 45 Articles.............................................................................................. 21, 22 B Barème eco-contribution......................................................................... 33 C Clients..................................................................................................... 23 Code d'activation .................................................................................... 18 Communication Entreprise-Expert.......................................................... 43 Configuration minimale ........................................................................... 16 Contact ................................................................................................... 23 Corps du devis........................................................................................ 24 Création de dossier................................................................................. 19 Création de modèle ................................................................................ 43 D Devis....................................................................................................... 23 Droits utilisateurs .................................................................................... 32 Duplication de documents ...................................................................... 27 E Echéances........................................................................................ 26, 39 Echéancier.............................................................................................. 39 Eco-contribution...................................................................................... 33 Ecran de travail....................................................................................... 20INDEX 47 e-mail...................................................................................................... 27 Expert Comptable............................................................................. 22, 40 Export paramétrable ............................................................................... 44 F Facture ................................................................................................... 26 Facture d’acompte.................................................................................. 28 Fonctions avancées................................................................................ 33 Frais de port ........................................................................................... 37 G Gestion des fenêtres............................................................................... 22 Groupe d'utilisateurs............................................................................... 31 H Historique client ...................................................................................... 25 Historique de la ligne .............................................................................. 38 Historique des ventes ............................................................................. 39 Historique du document.................................................................... 25, 38 Historique eco-contribution ..................................................................... 34 I Import paramétrable ............................................................................... 44 Imprimer ................................................................................................. 30 Initialisation du dossier ........................................................................... 21 Installation .............................................................................................. 17 Intervenant.............................................................................................. 36 J Journal des événements......................................................................... 45 L Lancement du logiciel............................................................................. 18 Liaison de dossiers ................................................................................. 32 M Mise à jour du taux de TVA .................................................................... 35 Modèle.................................................................................................... 43 Mot de passe .......................................................................................... 2248 N Nouveau devis........................................................................................ 23 Nouvelle Facture..................................................................................... 26 Numerotation .......................................................................................... 21 O Options du dossier.................................................................................. 21 P Pied de devis .......................................................................................... 24 Pointage entre échéance........................................................................ 39 Prospects................................................................................................ 23 R Règlement .............................................................................................. 28 Regroupement de devis.......................................................................... 27 Relances................................................................................................. 40 Relances devis ....................................................................................... 40 Reports On Line...................................................................................... 41 ROL ........................................................................................................ 41 S Sauvegarde ............................................................................................ 30 Service à la personne............................................................................. 36 SMS........................................................................................................ 25 Statistiques ............................................................................................. 43 T Tableau de bord...................................................................................... 33 Tarif article.............................................................................................. 22 Transfert comptable................................................................................ 29 Transfert de documents.......................................................................... 26 TVA......................................................................................................... 21 U Utilisateurs.............................................................................................. 31 Devis et Facturation Bâtiment Classic Pour Windows XP, Vista et 7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2009 EBP Informatique, édition Juin 20113 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour 4 aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture 5 des services de support, alors même qu'EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1 er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1 er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat.6 Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. 7 Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas 8 d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. 9 Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ».10 La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 201111 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP Informatique, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel Devis et Facturation Bâtiment Classic et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis  Le menu ? + Aide sur Devis et Facturation Bâtiment Classic pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier DevisBatiment.rtf qui sera proposé dans le menu ? + Lisez-moi. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis l’impression de ce manuel y seront consignées.1213 Table des matières INSTALLATION................................................................................................. 15 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 15 1.1. Accès au service technique ......................................................................... 15 1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 15 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 16 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 16 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 17 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 17 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?................................................... 17 4.3. Comment introduire mon code d’activation ? ............................................... 17 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 18 6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 19 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 21 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 21 1.1. Les options à remplir dès maintenant .......................................................... 22 1.2. Les autres options ....................................................................................... 22 1.3. Les options d’affichage................................................................................ 22 1.4. Gestion des fenêtres ................................................................................... 23 2. COMMENT CREER UN ELEMENT ?............................................................. 23 2.1. Création d’un élément en bibliothèque interne............................................. 24 2.2. Les bibliothèques de nos partenaires .......................................................... 25 3. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ?.................................................... 26 4. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ? ...................................... 26 5. COMMENT SAISIR UN DEVIS ?.................................................................... 27 5.1. L’entête du devis ......................................................................................... 27 5.2. Le corps ...................................................................................................... 27 5.3. Le pied ........................................................................................................ 28 5.4. Les boutons................................................................................................. 28 6. COMMENT CREER UNE FACTURE ? .......................................................... 28 7. COMMENT GERER L'ECO-CONTRIBUTION ? ............................................. 29 7.1. Création du barème..................................................................................... 29 7.2. Utilisation du barème éco-contribution......................................................... 29 8. TRANSFERT, DUPLICATION ET IMPRESSION DE DOCUMENTS ............ 3014 8.1. Transfert de documents............................................................................... 30 8.2. Duplication .................................................................................................. 30 8.3. Impression des documents.......................................................................... 30 8.4. Envoi par e-mail .......................................................................................... 30 9. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ............................................................ 31 9.1. Comment saisir un acompte ? ..................................................................... 31 9.2. Comment saisir un règlement client ?.......................................................... 31 10. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUE........................................................ 32 10.1. Le tableau de bord.................................................................................... 32 10.2. L’historique client/prospect ........................................................................ 32 11. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN COMPTABILITE?.................... 32 11.1. Les données à renseigner avant transfert.................................................. 32 11.2. Le transfert ................................................................................................ 33 12. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?.......................................... 34 13. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?.................................................. 34 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 35 1. LES RELANCES ............................................................................................ 35 2. L’ECHEANCIER CLIENT ............................................................................... 35 3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE.................................... 35 4. LA PERSONNALISATION DES DOCUMENTS.............................................. 35 5. LES STATISTIQUES...................................................................................... 36 6. LE MENU INTERNET..................................................................................... 36 INDEX................................................................................................................ 37 NOTES .............................................................................................................. 40Avant de commencer 15 Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d’un appel local »  Exposez votre problème par e-mail batiment.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la suivante :  Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur  Mémoire : 1 Go  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Espace disque libre : 2 Go  Une imprimante jet d’encre ou laser avec un driver Windows. Les systèmes d’exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits et Windows 7 32 bits & 64 bits.INSTALLATION 16 Remarque Windows XP, Vista ou 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Devis et Facturation Bâtiment Classic. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 5. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 6. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. 7. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\BATIMENT13.0. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 8. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 9. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer. 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été crée sur le bureau, vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP Devis et Facturation Bâtiment Classic…Comment Activer Mon logiciel ? 17 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis ensuite il sera limité en nombre de données : 20 articles, 20 documents et les impressions porteront la mention "Démonstration" Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Code d’activation). L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel. 4.3. Comment introduire mon code d’activation ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre logiciel. La fenêtre Activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes :  Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » en respectant la même syntaxe (points, majuscules).  Numéro de Licence Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint avec la boîte du logiciel.INSTALLATION 18  Clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com. Elle vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Code d’activation Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement apparaît :  Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel (Ex : 2007 monoposte) correspond ce code.  Si le code saisi n’est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? + Code d’activation. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Raccourci souris Raccourci clavier [Ctrl]+[N] Pour créer un dossier dans le logiciel, activez le menu Fichier + Nouveau. Vous entrez alors dans l’assistant de création. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous renseignerez le nom du dossier, le répertoire dans lequel vous souhaitez qu’il s’installe, les tables à créer par défaut, les coordonnées et informations, et vous pourrez insérer le logo de votre dossier qui sera automatiquement repris dans vos documents (devis, factures, ..). Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant.Ecran de travail 19 6. ECRAN DE TRAVAIL *Le tableau de bord s’affiche à partir de la deuxième ouverture du dossier. Rappel : La résolution écran doit être configurée au minimum en 1024*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. Partie contextuelle de la barre de navigation. Le tableau de bord* La barre de statut affiche des messages d’aide ou d’informations relatives à l’état de votre clavier, le nombre de fiches lorsque vous êtes sur une liste (par exemple client) … Les menus De raccourcis. La barre de fenêtresINSTALLATION 20Comment initialiser mon dossier ? 21 Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, et comment créer vos principales données. Nous vous guiderons dans la réalisation d’un devis, d’une facture, et dans la saisie d’un règlement. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d’un nouveau dossier, nous vous conseillons d’ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils, et de la remplir avec soin car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l’ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose de deux parties : une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. PRISE EN MAIN 22 1.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes :  Numérotation : Permet d’indiquer les prochains numéros de documents qui s’incrémenteront ensuite automatiquement, et d’indiquer les codes éléments, clients etc..  Sauvegarde : Permet que l’assistant de sauvegarde vous soit proposé automatiquement à la fermeture de votre dossier.  Ouvrages : Cette partie permet de déterminer le mode de calcul que vous souhaitez appliquer sur vos ouvrages.  Documents : vous permet de sélectionner la saisie ou non des n° de document, de choisir la durée de validité des devis…  Décimales : Permet d’indiquer le nombre de décimales à afficher pour tous les montants, quantités et unités, calculés ou saisis dans votre dossier.  Comptabilité : Permet d’établir le lien avec votre dossier comptable, pour rechercher vos journaux et comptes clients, et pour le transfert comptable.  TVA : Permet de paramétrer jusqu’à 5 taux et comptes de TVA. 1.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme la partie Tableau de bord où vous pouvez définir les paramètres des alertes à afficher, et le nombre de mois à afficher pour le graphique du chiffre d’affaires. Dans la partie Divers - Ventes, vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis. Dans la partie Expert Comptable, vous pourrez saisir les coordonnées de celuici afin de les retrouver sur les documents qui lui sont destinés (Dossier Expert Comptable)… Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 1.3. Les options d’affichage Devis et Facturation Bâtiment Classic vous offre de grandes possibilités pour personnaliser l'affichage du logiciel :  Dans les options générales, vous pouvez choisir d'afficher ou non l'écran des astuces ou l'écran d'accueil, changer votre fond d’écran, choisir les barres d'affichages que vous souhaitez, etc..  Vous avez la possibilité de modifier le type d'affichage de vos menus, en changeant le contenu de vos menus, en n'affichant par défaut que les menus les plus utilisés…  Vous pouvez personnaliser toutes vos listes en choisissant les colonnes que vous souhaitez, en effectuant des tris et des filtres avec conditions multiples  Grâce aux boites de regroupement (accessible depuis le menu Affichage), vous pourrez classer très facilement les données contenues dans vos listes.  Dans tous vos documents (Devis, factures, etc..), vous pouvez créer autant de masques de saisie que vous souhaitez en choisissant les colonnes à afficher. Vous pourrez également changer les couleurs et styles de tous les éléments que vous insérerez dans votre devis (Tranches, sous-tranches, ouvrages, etc...)Comment créer un élément ? 23 Consultez l’aide en ligne (F1) pour obtenir de plus amples renseignements sur toutes ces options. 1.4. Gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes, filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel d’utilisation, puis Caractéristiques générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre du logiciel. 2. COMMENT CREER UN ELEMENT ? Vous pouvez accéder à la liste des bibliothèques depuis :  Le menu Données - Eléments  L'option Eléments disponible dans la partie Favoris de la barre de navigation. La liste des éléments répertorie l'ensemble des bibliothèques que vous possédez. Elle a l'avantage de dissocier les éléments issus de votre propre bibliothèque, et les éléments issus des bibliothèques de nos partenaires. Pour constituer votre liste d'éléments, vous pouvez créer votre bibliothèque interne et/ou importer des bibliothèques de prix (ou tarifs fournisseurs).PRISE EN MAIN 24 2.1. Création d’un élément en bibliothèque interne Vous pouvez créer des éléments de type fourniture, main-d'œuvre, divers et ouvrage.  Les ouvrages sont composés des éléments (fournitures, main-d’œuvre, divers) nécessaires à la réalisation d’une prestation complète.  Les fournitures sont des éléments physiques incluant parfois de la pose.  Les main-d’œuvres correspondent au temps de travail nécessaire.  Les divers correspondent éventuellement au matériel dont vous avez besoin pour travailler (ex: gants, casques, etc..) Pour créer un élément dans votre bibliothèque, vous pouvez utiliser les touches [CTRL]+[Inser] de votre clavier ou cliquer sur le bouton AJOUTER qui figure au bas de votre liste d'éléments. Une fiche élément apparaît. Sélectionnez le type fourniture puis choisissez sa famille, son unité de vente, à l’aide de l’icône et indiquez une description succincte. Remarque Pour sélectionner un onglet, vous pouvez cliquer dessus, ou bien utiliser les touches [ALT] + la lettre soulignée sous le nom de l'onglet. Saisissez ensuite une description commerciale et/ou technique dans l’onglet désignation, puis surlignez quelques mots à l’aide de la souris et appliquez-les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..). - L’onglet Complément permet de définir le code barre de l’élément, le fournisseur principal, la mise en sommeil de l’élément, les informations de la bibliothèque d’origine… - Dans l’onglet Tarif, indiquez le prix du déboursé (prix d’achat) de votre fourniture puis tapez sur Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des pourcentages de frais généraux et frais de bénéfices saisis dans les options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire. Il est également possible de sélectionner un barème éco-contribution. La partie Main-d’œuvre vous permet d’associer un prix de main-d’œuvre au prix de votre fourniture, notamment dans le cas où votre fourniture est vendue pose comprise. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment sont calculés tous les montants affichés. Vous pouvez ensuite compléter votre fiche fourniture, en renseignant les onglets suivants :  Comptes: Permet de définir les comptes comptables qui seront utilisés pour le transfert en comptabilité.Comment créer un élément ? 25  Images : Permet d'insérer une image de votre élément, qui sera automatiquement reprise sur vos impressions de documents (liste des éléments, devis...) avec images. Remarque En création d’élément de type ouvrage, vous pourrez notamment accéder à l’onglet Composition, pour insérer les éléments entrant dans l’ouvrage. Retrouvez dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, le détail de toutes les fonctionnalités liées aux onglets et aux différents types d’éléments. 2.2. Les bibliothèques de nos partenaires Pour afficher une (ou plusieurs) bibliothèque(s) de nos partenaires, vous devez d'abord l' (ou les) importer. Les procédures d'importation et les fiches éléments sont spécifiques à chaque bibliothèque. Vous devez ensuite cocher dans le menu Outils + Options + Bibliothèques, la (ou les) bibliothèque(s) à afficher dans votre liste éléments. Vous trouverez donc, au-dessus des onglets de votre liste d'éléments, un bouton pour chacune des bibliothèques de prix que vous souhaitez consulter. Si vous souhaitez importer un tarif de votre fournisseur qui n'existe pas dans notre liste, vous pouvez utiliser l'option Tarifs génériques dans le menu Outils+ Bibliothèques et Tarifs. Une liste de tarifs est proposée. Si votre fournisseur n'y figure pas, nous vous invitons à nous consulter, pour savoir si nous pouvons développer l'interface pour l'intégration de vos tarifs*. *En fonction des éléments que vous nous fournirez, nous vous répondrons rapidement quant à la faisabilité de la récupération de vos fichiers.PRISE EN MAIN 26 3. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ? Pour accéder à la liste des clients et prospects, vous avez deux possibilités :  Sélectionner Clients/Prospects dans la partie Favoris de la barre de navigation,  Activer le menu Données + Clients/Prospects. Le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous transférez un devis en facture pour un prospect, ce dernier est transféré en client. Pour créer un client ou prospect, utilisez les touches [CTRL] + [Inser] de votre clavier. Remplissez alors les principales coordonnées et informations concernant votre client et validez par OK. L’onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associées à votre client. Vous pouvez en ajouter en cliquant sur l’icône Nouveau. 4. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ? Les modes de règlements sont gérés à partir du menu Données + Divers + Modes de règlement. Utilisez le bouton Ajouter pour créer un nouveau règlement. Les modes de règlement sous Devis et Facturation Bâtiment Classic incluent à la fois le moyen de paiement utilisé et l’échéance à générer. Vous devez renseigner le code, et le libellé du mode de règlement, puis, dans la grille d’échéance, saisir sur la ligne le mode de paiement et le nombre de jours pour calculer la date d’échéance à partir de la date de création du document. La date d’échéance sera donc automatiquement calculée dans vos documents de ventes. Sélectionnez ensuite ce mode de règlement dans la zone Mode de règlement de l’onglet Gestion de la fiche client. A la validation d’une facture, l’échéance (date, type de paiement et montant) sera automatiquement calculée.Comment saisir un devis ? 27 5. COMMENT SAISIR UN DEVIS ? Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser :  L’option Nouveau devis depuis la barre de navigation,  Le menu Traitements + Nouveau devis,  Ou bien ouvrir la liste des documents de vente depuis le menu Traitements + Documents de vente et cliquer sur le bouton Ajouter. Le devis se compose de trois parties essentielles : l’entête, le corps et le pied. Les principales informations (Numéro, Client, Date, Etat etc..) sont affichées en haut de la fenêtre. 5.1. L’entête du devis Dans les parties Entête et le bouton Complément, vous pouvez faire appel à votre client, à l’aide de l’icône , et utiliser l’icône pour consulter sa fiche. Vous pouvez également modifier directement ses coordonnées, indiquer l’état de votre devis (en cours, accepté...) et sélectionner votre taux de TVA par défaut dans le bouton Complément. La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier. 5.2. Le corps Le corps du devis est la partie dans laquelle vous allez insérer les éléments issus de vos bibliothèques (externe ou interne), ou même des éléments non référencés, que vous pourrez ajouter à votre bibliothèque interne. Le corps se présente sous forme d’une grille, et pour faciliter la saisie, vous disposez :  D’une barre d’outils juste au dessus de la grille (Faire F1 pour plus de détails) o Vous avez la possibilité d’insérer 2 niveaux de tranches. o Le bouton Saisie plein écran est particulièrement pratique lorsque vous avez besoin d’insérer beaucoup de lignes dans votre corps de document. o Lorsque vous saisissez une description, la barre d’outils vous permet d’appliquer du gras, de la couleur, du souligné là où vous le souhaitez. Vous pouvez aussi faire appel au correcteur orthographique.  D’un masque de saisie entièrement paramétrable. Plusieurs colonnes (voir aide en ligne) sont à votre disposition.  D’une saisie souple : vos éléments peuvent être insérés ou vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des éléments qui n’existent pas dans votre fichier en saisissant directement leur libellé et prix, et vous pouvez effectuer des couper-copiercoller de lignes dans le corps du document, ou d’un document à un autre. Les prix affichés peuvent être modifiés.PRISE EN MAIN 28 Toutes les fonctions accessibles depuis le devis sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1. 5.3. Le pied Le pied représente la partie totalisation du devis. Vous avez la possibilité d’ajouter des remises/majorations, des frais de port (HT ou TTC), et d’indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements). 5.4. Les boutons Vous avez accès à des boutons supplémentaires : le bouton TVA permet d’afficher le récapitulatif des montants HT et montants de TVA par taux, et le bouton Complément vous indique les informations complémentaires de l’entête du document (adresse de livraison, complément adresse de facturation, document associé…). 6. COMMENT CREER UNE FACTURE ? Pour accéder à la création d’une facture, vous pouvez utiliser :  L’option Nouvelle facture depuis la barre de navigation,  Le menu Traitements + Nouvelle facture,  Ou bien ouvrir la liste des documents de ventes depuis le menu Traitements + Documents de vente et cliquer sur le bouton Ajouter. Une facture peut également être créée par transfert d’un devis. La facture se compose de trois parties essentielles : l’entête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que dans le devis (voir plus haut). Tous les champs sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la facture. La facture contient en plus un onglet Acompte qui permet de créer ou associer une facture d’acompte ou un avoir d’acompte à votre document. Toutes les fonctions accessibles depuis la facture sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1. Comment gérer l'éco-contribution ? 29 7. COMMENT GERER L'ECO-CONTRIBUTION ? Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également écotaxe ou DEEE est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques. 4 organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Nous proposons par défaut les barèmes de la société Eco-systèmes et de Recylum pour les lampes. Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf). Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le temps. Cette DEEE n’est applicable que pour les opérations réalisées en France ( DOM & Corse inclus ). Dans Devis et Facturation Bâtiment Classic, le paramétrage de la gestion de l'écocontribution s'effectue en plusieurs étapes. 7.1. Création du barème Pour créer le barème, vous avez la possibilité de saisir les fiches que vous souhaitez ou sélectionnez "créer le barème d'éco-contribution" lors de la création de dossier ou importer le barème. 7.2. Utilisation du barème éco-contribution 7.2.1. Sur la fiche élément Suite à la création de vos fiches barème, vous devez affecter le barème à chaque fiche élément. Le montant de l’éco-contribution est TTC. Le prix de vente TTC de l'élément contient le montant de l'éco-contribution. 7.2.2. Dans les documents A chaque fois que vous appelez un élément dans un document (Devis, Factures, Avoirs), le barème de l'éco-contribution associé à cet élément sera automatiquement repris. Le montant total éco-contribution TTC sera calculé en fonction du nombre d'éléments vendus. En pied de chaque document (Devis, Factures, Avoirs), le montant total d'éco contribution inclus dans le Total TTC de la pièce est indiqué (Dont éco-contribution...). Par le menu Impressions-Historique éco-contribution, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'éco-contribution utilisés dans les documents. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant.PRISE EN MAIN 30 8. TRANSFERT, DUPLICATION ET IMPRESSION DE DOCUMENTS 8.1. Transfert de documents Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n’est alors plus modifiable. Les devis peuvent être transférés en factures. Les factures peuvent être transférées en avoirs. Les factures d’acompte peuvent être transférées en avoirs d’acompte. Remarque Un document ne peut être transféré qu’une seule fois. Le document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable ni supprimable (Il pourra être dupliqué). Pour cela, vous devez afficher la liste des documents, depuis le menu Traitements + Documents de vente. Sélectionnez le document initial et cliquez le bouton Transférer disponible dans la partie Navigation de votre barre de navigation. 8.2. Duplication Vous pouvez dupliquer tous les documents (sauf les documents d’acompte), afin de récupérer leur contenu, en utilisant le bouton Dupliquer disponible dans la liste des documents de vente. 8.3. Impression des documents De nombreux modèles d’impressions sont à votre disposition pour imprimer vos documents de vente. Utilisez le bouton Imprimer au bas de la fenêtre du document, et choisissez votre modèle. Une boîte d’impression s’ouvre et vous permet d’accéder aux fonctions suivantes:  Un onglet Propriétés pour choisir les paramètres de l’impression.  Un onglet Aperçu avant impression. 8.4. Envoi par e-mail Depuis la barre de navigation, ou depuis la fenêtre d’impression, vous pouvez envoyer votre document directement par e-mail. Une fenêtre s’affiche à l’écran. Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples informations sur ce point.Le suivi financier des clients 31 9. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS 9.1. Comment saisir un acompte ? Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la livraison du bien ou la prestation de services ne soit effectuée (article 289 c du CGI). Vous pouvez la créer directement depuis la liste des documents de vente du menu Traitements. Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acomptes qui ont été enregistrées. Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de TVA, la TVA payée, et le restant à payer. Dans les options du dossier, partie Comptabilité + Tiers, vos comptes de TVA en attente, et le compte de Tiers pour les acomptes sont indiqués. Consultez l’aide en ligne (F1), partie Guide + Facture d’acompte pour connaître le mode de transfert comptable appliqué, et le détail du fonctionnement des documents d’acompte. 9.2. Comment saisir un règlement client ? Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Traitements + Clients + Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la liste pour ajouter un nouveau règlement. Renseignez alors les informations concernant votre client, et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite :  affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur l’échéance correspondante, ou bien saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances concernées.  Vous devez indiquer le code banque afin que lors du transfert comptable, le règlement soit transféré sur cette banque sélectionnée. Remarque Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l’affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire.PRISE EN MAIN 32 10. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUE 10.1. Le tableau de bord Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d’obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes : Les derniers documents, les devis à relancer, les échéances échues, des statistiques et un graphique représentant votre chiffre d’affaires par mois. Astuce Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à l’aide de la souris. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. 10.2. L’historique client/prospect Depuis le menu Données + Historique clients, Devis et Facturation Bâtiment Classic vous offre la possibilité d’obtenir un historique sous forme détaillée ou non, par élément ou famille d’élément, en choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte. Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis les écrans du tableau de bord et de l’historique pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles. 11. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN COMPTABILITE ? Vous pouvez transférer en comptabilité vos écritures comptables de ventes et de règlements. Pour mettre en place cette interface, vous devez renseigner un certain nombre de données. 11.1. Les données à renseigner avant transfert Pour effectuer votre transfert en comptabilité, Devis et Facturation Bâtiment Classic a besoin de plusieurs renseignements :  Dans les options du dossier (menu Outils + Options), le chemin d’accès du dossier comptable dans lequel vous souhaitez transférer vos écritures, ainsi que les journaux comptables, et les comptes de TVA. Remarque Dès que vous aurez sélectionné le chemin d’accès à votre dossier de comptabilité, vous pourrez sélectionner les journaux et comptes comptables existants en comptabilité à l’aide de l’icône .Comment transférer mes écritures en comptabilité ? 33  Les comptes comptables de vente (par taux de TVA) que vous souhaitez utiliser, à renseigner dans les fiches éléments ou dans les options.  Les comptes comptables de vos clients, dans les fiches clients.  Le compte comptable de votre banque, (pour l’écriture de règlement) à renseigner dans la fiche banque ou dans les options.  Le journal comptable de banque à saisir dans les options du dossier Remarque Le logiciel prend par défaut les comptes comptables indiqués dans les fiches éléments, banques et fiches clients. Si ceux-ci n’existent pas, ce sont ceux des options qui seront utilisés pour le transfert des écritures. 11.2. Le transfert Pour effectuer le transfert en comptabilité, vous devez vous placer dans le menu Traitements + Transfert en comptabilité et choisir le mode de transfert comptable. Pour chaque mode, nous vous conseillons de consulter auparavant l'aperçu avant impression qui vous donne la liste des écritures qui vont être transférées en comptabilité. Attention La longueur des numéros de comptes saisis dans EBP Devis et Facturation Bâtiment Classic doit correspondre à la longueur des comptes dans EBP Compta (voir aide en ligne du logiciel de comptabilité). 11.2.1. EBP Comptabilité Ce transfert consiste à saisir les paramètres de transfert (dates, pièces, format) et lancer la procédure, à l'aide du bouton Lancer le transfert. Le format proposé est unique : « EBP Compta 2001 et supérieur ». A la fin de la procédure de transfert, un fichier est généré. 11.2.2. Communication entreprise expert Utilisez la commande Traitements + Transfert en comptabilité + Communication entreprise expert pour accéder à la boite de dialogue d’export des écritures. Sélectionnez les paramètres de transfert (dates, pièces) et lancer la procédure, à l'aide du bouton Lancer le transfert. Le lancement de la procédure, ouvre la fenêtre d’échanges de Communication Entreprise Expert. Cette fenêtre permet de sélectionner et ensuite générer un fichier d’écritures comptables sous différents formats.PRISE EN MAIN 34 12. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données, et de tourner sur au moins deux jeux de sauvegarde si vous utilisez des disquettes. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d’effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM*. Par le menu Outils + Sauvegarde ou depuis l’option Sauvegarde de la barre de navigation, vous accédez à l’assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. La sauvegarde peut être allégée, en fonction des options sélectionnées. Par défaut, tout est sauvegardé (Données, modèles et formats d’affichage). Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). 13. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? Nous vous rappelons, d’après les art 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils + Archivage des données. Sélectionnez le dossier à archiver, et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Terminer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type : « Archives_Nomdudossier_jjmmaa.zip ». Le descriptif des fichiers se trouve dans le fichier Dictionnaire.xml, disponible dans l'archive.LES RELANCES 35 LES FONCTIONS AVANCEES Vous trouverez ci-dessous la description des autres principales fonctions dont vous disposez dans Devis et Facturation Bâtiment Classic. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LES RELANCES Il existe deux types de relances : Les relances pour les devis, dont la date de validité arrive à échéance, et les relances clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme. Ces deux impressions sont disponibles à partir du menu Impressions + Documents de vente + Relances Devis et Impressions + Règlements + Relances. 2. L’ECHEANCIER CLIENT Vous avez la possibilité de consulter à l’écran et d’imprimer les échéances de vos clients, filtrées selon les dates souhaitées, à partir des menus Traitements + Clients + Echéanciers. 3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE Depuis le menu Impressions + Dossier expert comptable, nous vous proposons l’impression de vos factures et règlements, avec les comptes comptables et toutes les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité. 4. LA PERSONNALISATION DES DOCUMENTS Un grand nombre de modèles d’impressions sont disponibles dans le logiciel. Toutes les données peuvent être imprimées depuis le menu Impressions, et chaque modèle peut être personnalisé via le bouton Modifier le modèle, présent dans toutes les boîtes d’impressions. Vous pouvez vous aider de la brochure Prise en main de ReportBuilder, disponible sur le Cd-rom, pour effectuer les modifications souhaitées.LES FONCTIONS AVANCEES 36 5. LES STATISTIQUES Devis et Facturation Bâtiment Classic vous permet d’obtenir de nombreux statistiques clients, éléments, sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Traitements + Statistiques). Vous pouvez les imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel. 6. LE MENU INTERNET Vous devez avoir accès à Internet depuis votre poste pour pouvoir lancer les différentes options de ce menu. Sélectionnez ensuite l’option désirée, et laissez-vous guider !Index 37 INDEX A Accès au service technique..................................................................................15 Aide sur Devis et Facturation Bâtiment Classic ..................................................11 Archive des données............................................................................................34 B Bibliothèque interne ............................................................................................24 Bibliothèques externes.........................................................................................25 C Clients .................................................................................................................26 Code barre ...........................................................................................................24 Code d'activation.................................................................................................17 Communication Entreprise Expert ......................................................................33 Compte comptable de l'élément...........................................................................24 Configuration minimale.......................................................................................15 Contact client.......................................................................................................26 Contact prospect..................................................................................................26 Correcteur orthographique...................................................................................27 Création de dossier..............................................................................................18 D DEEE ..................................................................................................................29 Devis ...................................................................................................................27 Divers..................................................................................................................24 Dossier expert......................................................................................................35 Duplication de documents...................................................................................30INDEX 38 E Echéancier...........................................................................................................35 Eco-contribution..................................................................................................29 Eco-taxe...............................................................................................................29 Ecran de travail....................................................................................................19 Eléments..............................................................................................................23 En sommeil..........................................................................................................24 Envoi par e-mail ..................................................................................................30 F Facture.................................................................................................................28 Facture d'acompte................................................................................................31 Fonctions avancées..............................................................................................35 Fournitures ..........................................................................................................24 G Gestion des fenêtres.............................................................................................23 H Historique client ..................................................................................................32 I Image de l'élément...............................................................................................25 Impression de documents ....................................................................................30 Initialisation du dossier........................................................................................21 Installation...........................................................................................................16 Internet ................................................................................................................36 L Lancement du logiciel .........................................................................................16 M Main d’oeuvre .....................................................................................................24 Modes de règlement ............................................................................................26Index 39 O Options d’affichage .............................................................................................22 Options du dossier...............................................................................................22 Ouvrages .............................................................................................................24 P Personnalisation ..................................................................................................35 Prospects .............................................................................................................26 R Règlement client..................................................................................................31 Relances devis.....................................................................................................35 S Sauvegarde des données......................................................................................34 Statistiques ..........................................................................................................36 T Tableau de bord...................................................................................................32 Tarif élément .......................................................................................................24 Transfert de documents ......................................................................................30 Transfert comptable.................................................................................................32NOTES 40 NOTES CRM PRO Open Line pour Windows XP ou Vista ou 7 Guide d’installation et d’initiation Édité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2011 EBP Informatique, édition Juin 20123 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.4 Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. 5 Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : 6 Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1 er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1 er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. 7 Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend : x L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine x la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas : x le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.) x la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé. x l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client. x les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.) x la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP x la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci 8 Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; 9 Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. 10 C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées : x l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A x la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 201111 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP CRM PRO Open Line et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : x La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis x Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.12 Table des matières INSTALLATION................................................................................................. 15 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 15 1.1. Accès au service technique......................................................................... 15 1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 15 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 16 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 17 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 17 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 17 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?................................................... 17 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ........................ 18 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 19 5.1. La gestion des fenêtres ............................................................................... 19 6. ÉCRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 20 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 21 1. ÉCRAN DE DEMARRAGE............................................................................. 22 2. COMMENT CREER UNE PISTE ?................................................................. 23 3. COMMENT CREER UN CONTACT ? ............................................................ 24 4. COMMENT CREER UN COMPTE ? .............................................................. 24 5. COMMENT GERER LES ACTIVITÉS ? ......................................................... 25 5.1. Création d’une activité................................................................................. 25 5.2. Rappel......................................................................................................... 25 5.3. Suivre une activité ....................................................................................... 26 6. COMMENT GERER UNE OPPORTUNITE ? ................................................. 26 6.1. Comment créer une opportunité ? ............................................................... 26 6.2. Comment suivre une opportunité ?.............................................................. 26 7. COMMENT CREER UNE CAMPAGNE ?....................................................... 27 8. COMMENT CREER UN ARTICLE ?............................................................... 27 9. COMMENT GERER LES DEVIS ?................................................................. 28 9.1. L'entête du devis ......................................................................................... 28 9.2. Le corps ...................................................................................................... 28 9.3. Le pied ........................................................................................................ 2813 9.4. Les autres onglets ....................................................................................... 29 9.5. Les actions d'un devis ................................................................................. 29 10. L’AGENDA ................................................................................................... 29 11. COMMENT IMPRIMER UNE FICHE ? ......................................................... 30 12. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?.......................................... 30 13. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? ........................................................................................................................... 31 13.1. Les groupes d’utilisateurs .......................................................................... 31 13.2. Les utilisateurs .......................................................................................... 31 13.3. Les droits utilisateurs................................................................................. 32 14. COMMENT GERER LES CHAMPS PERSONNALISES ?............................ 32 15. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION* ?.............. 33 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 34 1. COMMENT CREER UN COLLABORATEUR ? .............................................. 34 2. COMMENT IMPORTER OU EXPORTER LES CONTACTS ?........................ 34 3. COMMENT IMPORTER OU EXPORTER UN CALENDRIER ?...................... 35 3.1. Synchronisation du calendrier avec Microsoft Office Outlook....................... 35 3.2. Import/Export du calendrier ......................................................................... 35 4. COMMENT DEMARRER MES ACTIVITES ?................................................. 35 5. COMMENT GERER UNE CAMPAGNE ?....................................................... 36 5.1. Comment préparer une campagne ? ........................................................... 36 5.2. Comment suivre une campagne ? ............................................................... 37 6. COMMENT UTILISER LE PUBLIPOSTAGE ? ............................................... 38 6.1. Publipostage par courrier............................................................................. 38 6.2. E-mailing (Publipostage par e-mail)............................................................. 39 7. L’ENVOI DE MAIL.......................................................................................... 39 8. COMMENT ENVOYER DES SMS.................................................................. 39 9. NOTES ET DOCUMENTS ASSOCIES........................................................... 40 10. COMMENT GERER LES FOURNISSEURS ?.............................................. 40 11. LE TABLEAU DE BORD............................................................................... 40 12. COMMENT CREER UNE FAMILLE DE COMPTES ? .................................. 40 13. LES ASSISTANTS DE MISE A JOUR.......................................................... 4114 13.1. Des articles ............................................................................................... 41 13.2. Des pistes ................................................................................................. 41 13.3. Des contacts.............................................................................................. 41 13.4. Des comptes ............................................................................................. 42 13.5. Des activités.............................................................................................. 42 14. LA CONVERSION DE PISTE....................................................................... 43 15. COMMENT IMPORTER DES TIERS ?......................................................... 43 16. COMMENT RÉALISER UN IMPORT PARAMÉTRABLE .............................. 43 17. COMMENT RÉALISER UN EXPORT PARAMÉTRABLE ............................. 44 18. ACTIONS PRATIQUES COMMUNES A TOUTES LES FICHES.................. 45 18.1. Duplication de fiche ................................................................................... 45 18.2. Archivage/Désarchivage............................................................................ 45 19. INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES SUR LES COMPTES ................... 46 19.1. La solvabilité.............................................................................................. 46 19.2. La géolocalisation...................................................................................... 46 20. COMMENT RESTAURER MON DOSSIER ? ............................................... 46 INDEX................................................................................................................ 47INSTALLATION 15 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix : x Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter ; vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d'un appel local » x Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée Configurations minimales requises pour les versions monoposte et réseau jusqu’à 4 postes(1) :  Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur  Mémoire : 3 Go  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Espace disque libre : 3 Go (1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur ). Contactez notre réseau de revendeurs Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows® XP SP3, Windows® Vista SP1(32 bits & 64 bits), Windows® 7 (32 bits & 64 bits). Remarque Windows® XP, Vista ou 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel.Comment installer mon logiciel ? 16 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le support d’installation de votre logiciel dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, exécutez la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP CRM PRO Open Line. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps, l’installation va rechercher les prérequis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le contrat de licence que vous devez obligatoirement lire s’affiche. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. 9. Éventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 10. Le répertoire d’installation par défaut est C:\Program Files\EBP\ « Nom du module ». Sous Vista : C:\Programmes\… Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 11. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 12. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant.INSTALLATION 17 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + « Nom du module ». 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis il sera limité en nombre de données : 20 contacts, 20 comptes, 20 activités, 20 opportunités et les impressions porteront la mention "Démonstration". Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option Activer votre logiciel du menu ? L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement.Comment activer mon logiciel ? 18 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton « Activer Manuellement » et vous avez alors accès aux zones suivantes : x Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules). x Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel. x Clé WEB Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. x Code d’activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton « Activer votre logiciel ». Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activer votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible.INSTALLATION 19 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l’écran d’accueil ou en passant par le menu Fichier - Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez ensuite renseigner le nom de la base, les coordonnées et informations de votre société. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. Après la création de votre dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils, puis de sélectionner les chemins souhaités pour la sauvegarde de vos données et choisir les apparences afin de personnaliser l’interface utilisateur. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. 5.1. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Informations générales ou dans le détail des fonctionnalités ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. Écran de travail 20 6. ÉCRAN DE TRAVAIL Quelque soit l’endroit dans lequel vous vous trouvez dans le logiciel, votre écran de travail se présente de la même manière que la capture ci-dessous. Cela vous permet de vous orienter facilement et d’accéder rapidement aux fonctionnalités voulues. 1 - Menus : les menus vous permettent d’accéder à toutes les fonctionnalités du logiciel. 2 - Barre de navigation : la barre de navigation vous donne un accès rapide aux menus les plus courants du logiciel. 3 - Actions contextuelles de la barre de navigation : les actions contextuelles représentent les opérations que vous pouvez mener sur le menu ouvert. Exemple : lorsque la liste des Contacts est affichée, dans la zone des actions contextuelles, vous pouvez afficher le compte lié au contact, créer un compte pour le contact sélectionné, faire du publipostage courrier et des e-mailings, archiver des fiches contacts. 4 - Barre de statut : la barre de statut vous donne le nombre d’entrées et de sélections dans la liste et affiche le nom du dossier ouvert. Le logo EBP vous permet d’accéder directement au site Internet www.ebp.com 2 1 3 4PRISE EN MAIN 21 PRISE EN MAIN Le logiciel EBP CRM PRO Open Line vous permet d’assurer une traçabilité maximale de tous vos échanges commerciaux (activités et opportunités) avec vos comptes prospects ou clients, et d’avoir un suivi personnalisé et de qualité afin de mieux les fidéliser. Du prospect non qualifié (piste) au client (compte) en passant par la connaissance des différents interlocuteurs (contacts), EBP CRM PRO Open Line vous permet de tracer toutes les étapes du suivi commercial. Qu’il s’agisse d’un appel téléphonique, d’une offre de prix envoyée par e-mail ou encore d’une visite externe par l’un de vos représentants, toutes ces différentes actions sont soigneusement reprises au sein même de ce logiciel. Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment créer vos principales données, et en vous guidant dans le suivi de vos actions commerciales. Écran de démarrage 22 1. ÉCRAN DE DEMARRAGE Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768 minimum. L’écran d’accueil vous permet d’accéder facilement aux principales fonctionnalités de votre logiciel : - Pistes (Leads) : ce sont des suspects dans leur premier état. Il s’agit de pistes commerciales et par conséquence de clients potentiels. Elles peuvent provenir de diverses origines : formulaire contact de votre site Internet, campagnes marketing… - Contacts (Interlocuteurs) : ce sont des interlocuteurs. Ils peuvent être issus de la conversion d’une piste qui a été qualifiée. - Comptes (Clients/Prospects) : ce sont des clients, prospects, partenaires, concurrents, …PRISE EN MAIN 23 - Activités (Appel/Rendez-vous….) : elles représentent les actions commerciales (ou suivi commercial) effectuées auprès des pistes, contacts et/ou comptes (appelés aussi Tiers) et vous permettent d’historiser les échanges que vous pouvez avoir avec eux. - Opportunités (Affaires) : elles représentent les affaires (ventes) potentielles que vous pensez conclure avec vos comptes. - Campagnes : elles regroupent l’ensemble des opérations marketing réalisées. - Démarrer mes activés : permet d’accéder à la liste des activités à traiter pour un collaborateur. - Agenda (Planning) : il reprend toutes les activités par date et par collaborateur. Il vous permet d’avoir une vue d’ensemble des actions à venir. Vous pouvez accéder à tout moment à l’écran d’accueil depuis le menu Affichage - Démarrer une tâche. 2. COMMENT CREER UNE PISTE ? Vous trouverez la définition de la piste page 22, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). Pour créer une nouvelle piste, vous devez cliquer sur l’icône Pistes (Leads) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Pistes - Pistes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Piste s’ouvre. Remplissez alors les informations que vous avez sur la piste puis enregistrez la fiche. Vous avez également la possibilité d’importer vos pistes, pour cela reportez-vous à la page 43 de ce guide. L'onglet Activités vous permet de consulter la liste des activités menées sur cette piste. Vous pourrez également en ajouter. L’onglet Campagnes vous permet de consulter la liste des campagnes associées aux activités de la piste. Remarque Une fiche piste doit obligatoirement contenir un nom de contact, un nom de société, une adresse e-mail ou un numéro de téléphone pour pouvoir être enregistrée. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les pistes.Comment créer un contact ? 24 3. COMMENT CREER UN CONTACT ? Vous trouverez la définition du contact page 22, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). Pour créer un contact, vous devez cliquer sur l’icône Contacts (Interlocuteurs) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Contacts - Contacts divers ou Contacts Clients/Prospects. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Contact s’ouvre. Remplissez alors les informations liées au contact puis enregistrez la fiche. L'onglet Activités vous permet de consulter la liste des activités menées sur ce contact. Vous pourrez également en ajouter. L’onglet Opportunités vous permet de consulter la liste des opportunités liées au contact. Dès qu’un contact sera rattaché à un compte, vous pourrez ajouter de nouvelles opportunités depuis cet onglet. L’onglet Campagnes vous permet de consulter la liste des campagnes associées aux activités du contact. Remarque Pour enregistrer une fiche contact, vous devez renseigner le champ « Nom ». Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les contacts. 4. COMMENT CREER UN COMPTE ? Vous trouverez la définition du compte page 22, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). Pour créer un compte, vous devez cliquer sur l’icône Comptes (Clients/Prospects) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Comptes - Comptes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Compte s’ouvre. Remplissez alors les informations liées au compte puis enregistrez la fiche. L'onglet Activités vous permet de consulter la liste des activités menées sur ce compte. Vous pourrez également en ajouter. L’onglet Opportunités vous permet de consulter la liste des opportunités liées au compte. Vous pourrez également en ajouter depuis cet onglet.PRISE EN MAIN 25 L’onglet Campagnes vous permet de consulter la liste des campagnes associées aux activités du compte. L’onglet Liste de contacts vous permet d’accéder direct à tous les contacts rattachés au compte. Depuis cet onglet, vous pouvez également en créer de nouveaux ainsi que d’en afficher. Remarque Pour enregistrer une fiche compte, vous devez renseigner les champs « Nom » et « Code ». Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les comptes. 5. COMMENT GERER LES ACTIVITÉS ? Vous trouverez la définition de l’activité page 22, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). 5.1. Création d’une activité Pour créer une activité, vous devez cliquer sur l’icône Activités (Appels/Rendez-vous…) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des actions par le menu Actions - Activités. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter, sélectionnez le type d’activité que vous souhaitez créer parmi tâches, événements, e-mails, appels, fax et courriers. Une nouvelle fiche Activité s’ouvre. Choisissez un sous-type d’activité et remplissez les informations liées à l’activité puis enregistrez la fiche. 5.2. Rappel Sur chaque fiche activité, vous trouverez une option à cocher Rappel. Une fois cochée, cela vous permet de programmer une alerte sur l’activité sélectionnée. Une fenêtre de rappel s’affichera alors à l’écran à la date et heure choisies pour vous avertir de la prochaine échéance de l’activité. Lorsque la fenêtre de rappel s’ouvre, vous avez la possibilité d’annuler ou de reporter (bouton Répéter) les alertes mais également d’ouvrir les fiches activités correspondantes. Remarque Vous pouvez à tout moment faire apparaître la fenêtre des rappels depuis le menu Affichage - Afficher les rappels.Comment gérer une opportunité ? 26 5.3. Suivre une activité Pour suivre une activité, ouvrez la fiche correspondante, le champ Statut vous permet de préciser où en est votre activité, si elle est en cours, terminée… Vous pouvez également lui attribuer une priorité. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les activités. 6. COMMENT GERER UNE OPPORTUNITE ? Vous trouverez la définition de l’opportunité page 22, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). 6.1. Comment créer une opportunité ? Pour créer une opportunité, vous devez cliquer sur l’icône Opportunités (Affaires) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des actions par le menu Actions – Affaires – Opportunités de ventes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche opportunité s’ouvre, remplissez les informations souhaitées puis enregistrez. Remarque Pour enregistrer une opportunité, vous devez renseigner le champ « Nom ». Vous ne pouvez pas créer plusieurs opportunités avec le même nom. 6.2. Comment suivre une opportunité ? Les champs Étape en cours, Motif de clôture et % Probabilité vous permettent de suivre vos opportunités de la détection (prospection) à l’aboutissement (vente ou échec) en précisant le motif. Ainsi, dès lors que vous décelez une opportunité, vous pouvez la notifier en phase de prospection (10%) ; lorsque vous aurez obtenu des informations complémentaires, l’opportunité passera en phase de qualification (20%). Vous ferez par la suite l’analyse des besoins (40%) de votre client/prospect, ce qui vous amènera à l’élaboration d’une proposition commerciale à l’aide d’un devis (60%). Suite à cette proposition, vous pourrez apporter certaines corrections (80%) qui vous permettront de finaliser votre affaire soit par un échec (perdue - 0%) soit par une réussite (gagnée – 100%). Chaque opportunité étant suivie de la même façon, vous retrouverez toutes les statistiques de suivi de vos affaires dans le Tableau de bord (page 40). De la sorte, le suivi de vos affaires devient totalement transparent et vous savez à tout moment où vous en êtes dans votre activité commerciale.PRISE EN MAIN 27 Vous pourrez également indiquer le montant estimé de votre opportunité et le montant réalisé lorsqu’elle aura aboutie. Grâce au pourcentage de probabilité le montant estimé pondéré pourra être calculé. L'onglet Activités vous permet de consulter la liste des activités menées sur cette opportunité. Vous pourrez également en ajouter. L’onglet Devis vous permet de consulter les devis associés à l’opportunité. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les opportunités. 7. COMMENT CREER UNE CAMPAGNE ? Vous trouverez la définition de la campagne page 22, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). Pour créer une campagne, vous devez cliquer sur l’icône Campagnes de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des actions par le menu Actions – Campagnes – Campagnes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter, sélectionnez le type de campagne que vous souhaitez créer parmi e-mails, appels, fax et courriers. Une nouvelle fiche Campagne s’ouvre. Remplissez les informations souhaitées puis enregistrez la fiche. La date de début de la campagne est par défaut la date du jour de création de la campagne, vous pouvez la modifier. Par défaut votre campagne a le statut « En Préparation », ce qui interdit la création d’une activité ou d’une opportunité associée à cette campagne. Remarque Pour enregistrer une campagne, vous devez renseigner les champs « Libellé », « Type » et « Code ». Pour plus de détails sur la préparation d’une campagne, reportez-vous à la page 37 de ce guide. 8. COMMENT CREER UN ARTICLE ? Pour créer un article, vous devez passer par le menu Actions - Affaires - Articles. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche article s’ouvre. Sélectionner le type Bien ou Service et remplissez alors les informations liées à l’article puis enregistrez la fiche. Comment gérer les devis ? 28 9. COMMENT GERER LES DEVIS ? Les devis sont disponibles à partir du menu Actions Pour créer un devis, vous devez passer par le menu Actions – Affaires – Devis. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Un nouveau devis apparaît à l'écran. Le devis se compose de trois parties essentielles : l'entête, le corps et le pied. 9.1. L'entête du devis Dans cette partie, vous pouvez faire appel à votre opportunité de vente, le compte client sera automatiquement renseigné en fonction de celui sélectionné dans votre opportunité. Le collaborateur associé peut y être renseigné. Vous pouvez consulter et/ou modifier la fiche client et la fiche opportunité. L’opportunité peut être créée directement depuis le devis. Remarque La date du devis ne doit pas être antérieure à la date de création de l’opportunité associée. 9.2. Le corps Le corps du devis (onglet détail) est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles de type bien ou service qui composeront le devis. Pour faciliter la saisie, vous disposez : x D'une barre d'outils juste au-dessus de la grille (Touche F1 pour plus de détails). x D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plusieurs colonnes sont à votre disposition (remise, prix de revient….). x D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés où vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (puis les générer dans votre liste d’article à l’aide du bouton Générer l’article). x D’une barre d’outils pour le texte enrichi de la description : vous pouvez appliquer différents attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d’un correcteur orthographique comme dans un traitement de texte. 9.3. Le pied Le pied de l’onglet Détail représente la partie totalisation du devis, avec un minimum d’informations (le taux de TVA à appliquer au devis, le montant HT, le montant de la TVA et le montant TTC).PRISE EN MAIN 29 9.4. Les autres onglets À ces trois parties essentielles, les onglets suivants s’ajoutent : x L’onglet Facturation contient l’adresse principale et le contrat principal de facturation du client sélectionné. x L’onglet Livraison contient l’adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné. x L’onglet Notes permet de saisir une référence et un commentaire x L’onglet Documents associés permet d’ajouter des documents ou fichier et de saisir des adresses web ou URL. 9.5. Les actions d'un devis À partir d'un devis, vous avez la possibilité d’accéder aux actions suivantes : x Afficher l’opportunité : Permet d’afficher l’opportunité associée au devis x Afficher le compte : Permet d'afficher la fiche du client/prospect affecté au document sélectionné et à l’opportunité. x Impression sous Microsoft Word : Permet d’imprimer le devis dans un document Word qui peut être personnalisé. x Envoyer par e-mail : Permet d’envoyer en pièce jointe le devis au format Word par e-mail à l’adresse mail renseignée dans le compte client. Une activité sera créée avec le document associé. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. 10. L’AGENDA L’Agenda reprend toutes les activités par date et par collaborateur. Il vous permet d’avoir une vue d’ensemble des opérations à venir et ainsi de pouvoir les suivre parfaitement. L’agenda vous permet également d’organiser votre emploi du temps. Pour accéder à l’agenda, cliquez sur l’icône Agenda (Planning) de l’écran d’accueil ou passez par le menu Actions - Agenda. Vous pouvez personnaliser l’affichage du planning : x En choisissant la vue par jour, semaine, semaine de travail, mois ou chronologique (en paramétrant l’échelle temps depuis le menu contextuel). x En affichant un ou plusieurs collaborateur(s) en sélectionnant l’option Grouper par Collaborateur et choisir la liste des collaborateurs à afficher. x En filtrant la liste des tâches à afficher. Vous pouvez également créer des activités directement depuis l’agenda. Pour ce faire, vous avez plusieurs possibilités : x Ajoutez un événement en sélectionnant un créneau horaire, puis par le menu contextuel, sélectionnez l’option rendez-vous ou événement à la journée. Renseignez les différentes zones puis enregistrez la fiche. L’événement apparaît sur le créneau horaire sélectionné.Comment imprimer une fiche ? 30 x Ajouter une activité en sélectionnant un créneau horaire, puis dans la liste des tâches, cliquez sur le bouton Ajouter, et sélectionnez le type de tâche à ajouter. 11. COMMENT IMPRIMER UNE FICHE ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions. L'impression d'une fiche ou d’une liste peut être activée : x Depuis le bouton Imprimer de la barre d'outils d’une fiche. Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre fiche. x Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant sur le bouton Imprimer. x Par l’un des menus de l’application puis Impressions puis la catégorie souhaitée. Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères d'impression. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les impressions. 12. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données de votre logiciel afin de ne pas perdre votre travail en cas de problème. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. Nous vous conseillons donc d’effectuer une sauvegarde quotidienne de vos données (de préférence en fin de journée) sur votre disque dur et/ou sur un disque amovible. Puis une sauvegarde hebdomadaire sur un CD-ROM que vous conserverez dans un autre lieu que celui où se trouve votre ordinateur. De cette façon, même en cas de vol, d’incendie…il vous restera toujours une sauvegarde vous permettant de récupérer vos données. Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et de lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1).PRISE EN MAIN 31 13. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? Cette option est disponible uniquement en version réseau. Vous pouvez gérer les utilisateurs et les groupes d’utilisateurs depuis le menu Paramètres – Utilisateurs. Vous pouvez créer des utilisateurs, attachés ou non un groupe à chacun et définir une gestion de droits pour chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs. Ainsi lors de l'ouverture du dossier, vous vous connecterez avec un nom d'utilisateur et son mot de passe. 13.1. Les groupes d’utilisateurs Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. Vous pouvez imaginer qu'un groupe corresponde à un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits... Pour définir un groupe utilisateur, vous devez saisir un code et un nom. À partir de la fiche groupe utilisateur, vous pouvez affecter un ou plusieurs utilisateurs. Les droits du groupe seront automatiquement affectés à ces utilisateurs. Remarque L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits. Pour plus de détail sur la gestion des droits sur une fiche groupe d’utilisateurs, reportezvous à l’aide en ligne (F1). 13.2. Les utilisateurs Pour définir un utilisateur, vous devez saisir un code, un nom et lui affecter éventuellement un mot de passe ainsi que la confirmation du mot de passe. L'utilisateur connecté apparait dans la barre d'état (statut). Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur. Remarque Vous pouvez « Bloquer » un utilisateur, il ne pourra plus se connecter à la base quelque soit l’application. À partir de la fiche utilisateur, vous pouvez affecter un groupe d’utilisateurs. Si vous sélectionnez un groupe sur une fiche utilisateur, les droits de l'utilisateur correspondront par défaut à ceux du groupe. Vous pouvez les modifier en autorisant ou pas le droit. Pour chaque utilisateur, vous pouvez définir une gestion des droits.Comment gérer les champs personnalisés ? 32 Pour plus de détail sur la gestion des droits sur une fiche utilisateur, reportez-vous à l’aide en ligne (F1). 13.3. Les droits utilisateurs Les droits utilisateurs peuvent être affectés à un groupe d'utilisateurs ou un utilisateur particulier. Des droits peuvent être autorisés sur les menus principaux de chaque module. Il existe trois types de droit : x Visualisation et Modification x Exécution x Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression Pour le dernier type, la "duplication d’une fiche" découle du droit "Création". Pour avoir des exemples d’application des droits, reportez-vous à l’aide en ligne (F1). 14. COMMENT GERER LES CHAMPS PERSONNALISES ? Les champs personnalisés sont accessibles depuis le menu Paramètres - Champs personnalisés. Vous pouvez créer des champs personnalisés pour les tables Contact, Piste, Famille client, Famille fournisseur, Client, Fournisseur, Opportunité, Activité, Collaborateur, Article, Document de vente (Devis) et Ligne de document de vente (Devis). Les types de champs personnalisés disponibles sont Mémo, Texte enrichi, Texte, Entier, Décimal, Heure, Date, Date/heure, Booléen.PRISE EN MAIN 33 15. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION* ? À partir du menu Paramètres - Société, vous pouvez lier un dossier d’une autre application*, consulter et modifier les dossiers liés par application. Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour d'autres applications. Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s'affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre-elles. Si vous souhaitez supprimer la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton supprimer la liaison. Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié. * sous réserve de compatibilité entre applicationsComment créer un collaborateur ? 34 LES FONCTIONS AVANCEES Vous trouverez ci-dessous la description des fonctions avancées dont vous disposez dans EBP CRM PRO Open Line. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. COMMENT CREER UN COLLABORATEUR ? Les collaborateurs sont les différents membres de votre entreprise. Votre logiciel permet de gérer un nombre illimité de collaborateurs auxquels peuvent être associés des tiers, des activités, des opportunités et un planning (agenda). Pour créer un collaborateur, vous devez accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Collaborateurs - Collaborateurs. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Compte s’ouvre. Remplissez alors les informations liées au collaborateur puis enregistrez la fiche. Remarque Pour enregistrer une fiche collaborateur, vous devez renseigner les champs « Nom » et « Code ». 2. COMMENT IMPORTER OU EXPORTER LES CONTACTS ? Vous pouvez importer ou exporter des contacts d’un fournisseur externe, pour y accéder passez par le menu Outils - Import/Export de contacts, un assistant s’ouvre et il vous suffit de suivre les instructions. Au cours de cet assistant, vous pourrez choisir le fournisseur de contacts à utiliser, ainsi que le type d’opération : import ou export. Vos contacts seront ainsi synchronisés avec ceux de votre autre fournisseur. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur l’import et l’export de contact.LES FONCTIONS AVANCÉES 35 3. COMMENT IMPORTER OU EXPORTER UN CALENDRIER ? 3.1. Synchronisation du calendrier avec Microsoft Office Outlook. Vous pouvez synchroniser les événements de l’agenda de votre logiciel avec votre calendrier Outlook. Pour cela, passez par le menu Actions – Agenda et cliquez sur le bouton Sync Outlook Un assistant vous permettant de synchroniser les événements de votre agenda avec ceux de Microsoft Office Outlook s’affiche. Sélectionnez les éléments suivants : - La période à synchroniser ; - Votre code collaborateur ; - Votre calendrier Microsoft Office Outlook ; - La règle de synchronisation à prendre en compte. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la synchronisation du calendrier avec Microsoft Office Outlook 3.2. Import/Export du calendrier Vous gérez un calendrier chez un autre fournisseur que Microsoft Office Outlook, ou votre calendrier n’est pas sur le même ordinateur que votre logiciel. Vous pouvez mettre à jour vos calendriers en passant par l’importation ou l’exportation au format icalendar (ICS) ou vCalendar (VCS). Depuis votre logiciel CRM, passez par le menu Actions – Agenda et cliquez sur le bouton icalendar/vCalendar. Vous pouvez choisir entre Exporter ou Importer un fichier au format ICS ou VCS. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la l’import/export du calendrier 4. COMMENT DEMARRER MES ACTIVITES ? Vous trouverez la définition de l’option Démarrer mes activités page 22, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). Cette option permet de traiter vos activités par ordre de priorité et de date. Pour cela, vous devez cliquer sur l’icône Démarrer mes activités de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des actions par le menu Actions – Démarrer mes activités. Utilisez la touche Démarrer la prochaine activité afin d’ouvrir votre prochaine activité à traiter.Comment gérer une campagne ? 36 5. COMMENT GERER UNE CAMPAGNE ? Accédez à vos campagnes en passant par le menu Actions – Campagnes, créez ensuite la fiche en choisissant le type de la campagne. 5.1. Comment préparer une campagne ? 5.1.1. Ciblage Effectuez le ciblage de votre campagne en sélectionnant l’onglet Cibles. Ajoutez les clients potentiels (pistes, contacts, comptes) en fonction de certains critères, pour cela vous devez passer par le bouton Ajouter - Filtre Avancé. Afin d’affiner votre ciblage, vous pouvez exclure vos cibles en fonction de certains critères, pour cela vous devez passer par le bouton Exclure - Filtre Avancé. Votre logiciel vous permet également d’ajouter ou d’exclure vos cibles en les sélectionnant dans les listes de piste, contact et/ou compte, pour cela vous devez passer par le bouton Ajouter - Choisir les cibles ou Exclure - Choisir les cibles. Détectez les doublons ou les cibles invalides en passant par le bouton Vérifier les cibles. Remarque Si vous effectuez une campagne de type e-mail : - Si les cibles possèdent la même adresse e-mail, elles seront détectées comme doublons. - Si des cibles ne possèdent pas d’adresse e-mail, elles seront considérées comme invalides. Dans ces deux cas, vous avez la possibilité de modifier ou de supprimer ces cibles de votre sélection. 5.1.2. Paramétrage du coût de la campagne Paramétrez les coûts des activités sortantes en sélectionnant l’onglet Paramètres, puis en renseignant : - Le coût à la minute d’un appel sortant, - Le coût d’un envoi d’e-mail, fax et courrier, - Le coût additionnel qui est un coût fixe pour la campagne. Remarque Ces éléments vous sont utiles pour le calcul des statistiques de votre campagne (coûts et chiffre d’affaires).LES FONCTIONS AVANCÉES 37 5.1.3. Affectation du modèle de publipostage Choisissez le modèle associé à votre campagne en sélectionnant l’onglet Documents associés. Vous avez alors le choix : - d’ajouter un document Word, à l’aide du bouton Ajouter et de l’attribuer en tant que Modèle de campagne ; - de sélectionner un modèle de publipostage existant à l’aide du bouton Choisir un modèle ; - de créer un nouveau modèle de publipostage à partir d’un document vierge à l’aide des boutons Choisir un modèle et Créer un nouveau modèle. Remarque Cette étape est obligatoire pour générer les campagnes de type Courrier, Fax et E-mail. 5.2. Comment suivre une campagne ? 5.2.1. Génération de la campagne Après avoir préparé votre campagne marketing, vous devez la générer. Pour cela, passez par le menu Actions - Générer Le statut qui était à En préparation passe à En cours. Une activité du type de votre campagne est créée pour chacune des cibles. 5.2.2. Gestion du statut Vous avez la possibilité de modifier le statut de votre campagne par le menu Actions. Les statuts suivants sont proposés : - En préparation, statut par défaut à la création de votre campagne ; à ce stade, vous ne pouvez ni créer d’activités, ni d’opportunités associées à votre campagne ; - En cours, à ce stade votre campagne a démarré ; - Terminé, à renseigner lorsque vous n’avez plus d’activité en cours et que votre campagne est terminée ; - Suspendu, vous avez la possibilité de reporter toutes les activités (qui n’ont pas le statut Terminé) liées à la campagne ou uniquement celles créées lors de la génération de la campagne. - Annuler, il est possible d’annuler une campagne qui a déjà été démarrée. Ce statut permet de supprimer les activités non terminées associées à la campagne. 5.2.3. Gestion des affaires Les onglets Activités et Opportunités de ventes recensent toutes les activités et les opportunités associées à votre campagne. Depuis ces onglets vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des fiches.Comment utiliser le publipostage ? 38 5.2.4. Statistiques L’onglet Statistiques vous permet de visualiser rapidement le pour d’avancement de la campagne ou même le chiffre d’affaires réalisés. Pour cela les graphiques suivants sont proposés : - Avancement en % - Coût et chiffre d’affaires - Taux de retour - Activités par statut - Activités par type 6. COMMENT UTILISER LE PUBLIPOSTAGE ? L’option publipostage vous permet de préparer et d’envoyer simplement par courrier ou mail des informations à vos clients. Ce traitement est possible en nombre depuis les listes des tiers comme individuellement depuis une fiche tiers. En fonction du type de publipostage sélectionné, une Activité de type courrier (sortant) ou email (sortant) sera généré pour tous les destinataires du publipostage. Vous avez également la possibilité de créer ou non une campagne recensant la liste des cibles et des activités associées. Pour cela, une question vous sera posée lorsque votre publipostage sera lancé. Pour activer ou descativer l’affichage de cette question, vous devez le paramétrer dans les Paramètres de la société dans la partie Campagnes. Vous pouvez accéder au publipostage, depuis le menu Opérations - Assistant de publipostage, par le panneau des tâches de la barre de navigation ou directement depuis une fiche tiers ouverte en cliquant sur les boutons Publipostage par courrier et e-mailing. 6.1. Publipostage par courrier Vous pouvez effectuer du publipostage courrier individuel depuis n’importe quelle fiche tiers (pistes, contacts et comptes) et par lot depuis les listes des tiers. À partir d’une fiche tiers, cliquez sur le bouton Publipostage par courrier, un assistant de publipostage s’ouvre. Vous avez alors le choix de créer un nouveau modèle de publipostage à partir d’un document vierge ou vous pouvez également utiliser un modèle existant parmi les modèles proposés dans le logiciel ou un modèle que vous avez créé. Enfin, choisissez le document de destination et cliquez sur le bouton Ok. Votre document à publiposter s’affiche à l’écran. À partir des listes des tiers, sélectionnez les tiers à qui vous souhaitez envoyer un courrier par publipostage. Cliquer sur la tâche Publipostage par courrier puis l’opération à effectuer est ensuite la même que pour le publipostage depuis une fiche tiers expliqué ci-dessus. Remarque Le publipostage courrier nécessite au préalable l’installation de Microsoft Office Word 2003 ou supérieur.LES FONCTIONS AVANCÉES 39 6.2. E-mailing (Publipostage par e-mail) Vous pouvez créer des e-mailings individuels depuis n’importe quelle fiche tiers (pistes, contacts et comptes) et par lot depuis les listes des tiers. À partir d’une fiche tiers, cliquez sur le bouton E-mailing, un assistant de publipostage s’ouvre. Vous avez alors le choix entre créer un nouveau modèle de publipostage à partir d’un document vierge et utiliser un modèle existant parmi les modèles proposés dans le logiciel ou un modèle que vous avez créé. Enfin, renseignez le sujet de l’e-mail et choisissez le document de destination et cliquez sur le bouton Ok. Votre e-mailing s’affiche à l’écran. À partir des listes des tiers, sélectionnez les tiers à qui vous souhaitez envoyer un e-mailing. L’assistant de publipostage s’ouvre. L’opération à effectuer est ensuite la même que pour la création d’e-mailing depuis une fiche tiers expliqué auparavant. Remarque Pour utiliser l’option e-mailing, Microsoft Office Word 2003 et Microsoft Office Outlook 2003 ou supérieur doivent être installés sur votre ordinateur. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le publipostage courriers, l’e-mailing et les modèles types. 7. L’ENVOI DE MAIL Dès lors que l’adresse mail d’une piste ou d’un contact est renseignée, vous pouvez lui envoyer un e-mail. Pour cela, cliquez sur le bouton qui se situe à droite de l’adresse e-mail. Une fenêtre d’envoi d’e-mail s’ouvre et vous pouvez rédiger puis envoyer votre mail. 8. COMMENT ENVOYER DES SMS L’envoi de SMS est disponible sur les fiches/listes des pistes, contacts, comptes et collaborateurs. Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir : x Un contrat de service EBP approprié. Veuillez contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65 80 20. x Un abonnement ou une offre d’essai auprès d’un fournisseur d’accès SMS (tel que Eco Sms, SMS-To-B et SMS Envoi). Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette fonctionnalité.Notes et documents associés 40 9. NOTES ET DOCUMENTS ASSOCIES Dans chaque fiche Tiers (pistes, contacts, comptes, collaborateurs) et Actions (activités, opportunités), vous trouverez un onglet Notes et un onglet Documents associés. L’onglet Notes vous permet d’historiser toutes les informations complémentaires que vous souhaitez sur la fiche concernée. Il s’agit d’une zone de saisie libre. L’onglet Documents associés vous permet de garder une trace de tous les documents concernant la fiche. Vous pouvez ainsi joindre n’importe quel document à vos fiches. 10. COMMENT GERER LES FOURNISSEURS ? Vous avez la possibilité de créer des pistes ayant le type fournisseur de renseigné, des comptes fournisseurs ainsi que des contacts associés aux comptes fournisseurs. Des opportunités d’achats peuvent être créées, pour cela passez par le menu Actions – Affaires – Opportunités d’achats. 11. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord vous permet d’avoir une vue d’ensemble de votre activité. Vous y trouverez les prochaines activités à traiter, les opportunités en cours, l’évolution de votre chiffre d’affaires par mois… Le tableau de bord se met à jour automatiquement lorsque vous enregistrez de nouvelles activités et opportunités. Pour accéder à votre tableau de bord, allez dans le menu Affichage - Afficher le tableau de bord ou depuis la barre de navigation Opérations - Afficher le tableau de bord. Votre tableau de bord est personnalisable. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 12. COMMENT CREER UNE FAMILLE DE COMPTES ? Les familles de comptes servent à grouper les comptes de façon à pouvoir par exemple les traiter en nombre. Pour créer une famille de comptes, vous devez accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Familles de comptes – Famille clients/prospects. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Famille de compte s’ouvre. Remplissez alors le nom de la famille et son code. LES FONCTIONS AVANCÉES 41 13. LES ASSISTANTS DE MISE A JOUR 13.1. Des articles L’assistant de mise à jour des articles vous permet d’affecter en nombre le Type d’article et le taux de TVA. Pour modifier vos articles par lot, sélectionnez les articles à modifier depuis la liste des articles puis cliquez sur le bouton Assistant de mise à jour des articles, un assistant s’ouvre et vous pouvez alors choisir les données à affecter en nombre depuis la fenêtre Mises à jour. Vous pouvez également y accéder en passant par le menu Opérations – Assistants de mise à jour – Articles. Depuis l’assistant, vous avez la possibilité de :  Filtrer vos Articles selon des critères précis ;  Renseigner la nouvelle valeur à appliquer dans le champ à modifier par lot ;  Contrôler et modifier au cas par cas les différentes fiches ;  Lancer la modification par lot. 13.2. Des pistes L’assistant de mise à jour des pistes vous permet d’affecter en nombre le nom de la société, un type de piste, une origine de piste, un statut de piste l’évaluation de la piste et un collaborateur. Pour modifier vos pistes par lot, sélectionnez les pistes à modifier depuis la liste des pistes puis cliquez sur le bouton Assistant de mise à jour des pistes, un assistant s’ouvre et vous pouvez alors choisir les données à affecter en nombre depuis la fenêtre Mises à jour. Vous pouvez également y accéder en passant par le menu Opérations – Assistants de mise à jour – Pistes. Depuis l’assistant, vous avez la possibilité de :  Filtrer vos pistes selon des critères précis ;  Renseigner la nouvelle valeur à appliquer dans le champ à modifier par lot ;  Contrôler et modifier au cas par cas les différentes fiches ;  Lancer la modification par lot. 13.3. Des contacts L’assistant de mise à jour des contacts vous permet d’affecter en nombre une origine du contact et un collaborateur. Pour modifier vos contacts par lot, sélectionnez les contacts à modifier depuis la liste des contacts puis cliquez sur le bouton Assistants de mise à jour des contacts, un assistant s’ouvre et vous pouvez alors choisir les données à affecter en nombre depuis la fenêtre de Mises à jour. Vous pouvez également y accéder en passant par le menu Opérations – Assistants de mise à jour – Contacts. Depuis l’assistant, vous avez la possibilité de :  Filtrer vos contacts selon des critères précis ;  Renseigner la nouvelle valeur à appliquer dans le champ à modifier par lot ;  Contrôler et modifier au cas par cas les différentes fiches ;Les assistants de Mise à jour 42  Lancer la modification par lot. 13.4. Des comptes L’assistant de mise à jour des comptes vous permet d’affecter en nombre une famille de compte, une origine du compte, un collaborateur, une ville de facturation,. Pour modifier vos comptes (clients/prospects ou fournisseurs) par lot, sélectionnez les comptes à modifier depuis la liste des comptes (clients/prospects ou fournisseurs) puis cliquez sur le bouton Assistants de mise à jour des Comptes (clients/prospects ou fournisseurs), un assistant s’ouvre et vous pouvez alors choisir les données à affecter en nombre. Vous pouvez également y accéder en passant par le menu Opérations – Assistants de mise à jour – Comptes clients/prospect (ou Comptes fournisseurs). Depuis l’assistant, vous avez la possibilité de :  Filtrer vos comptes selon des critères précis ;  Renseigner la nouvelle valeur à appliquer dans le champ à modifier par lot ;  Contrôler et modifier au cas par cas les différentes fiches ;  Lancer la modification par lot. 13.5. Des activités L’assistant de mise à jour des activités vous permet d’affecter en nombre une nouvelle Date de début, Date de fin, Heure de début, Heure de fin, repousser en nombre de jours, de mois d’années la date d’une activité (grâce au Mode Différence), une priorité, un statut et un collaborateur. Pour modifier vos activités par lot, sélectionnez les activités à modifier depuis la liste des activités puis cliquez sur le bouton Assistants de mise à jour des activités, un assistant s’ouvre et vous pouvez alors choisir les données à affecter en nombre. Vous pouvez également y accéder en passant par le menu Opérations – Assistants de mise à jour – Activités. Depuis l’assistant, vous avez la possibilité de :  Filtrer vos comptes selon des critères précis ;  Renseigner la nouvelle valeur à appliquer dans le champ à modifier par lot ;  Contrôler et modifier au cas par cas les différentes fiches ;  Lancer la modification par lot.LES FONCTIONS AVANCÉES 43 14. LA CONVERSION DE PISTE La conversion de piste sert à transformer une piste en nouveau contact et/ou compte ou même rattacher une piste à un compte existant. Pour convertir une piste depuis une fiche piste ouverte, cliquez sur le bouton Convertir du menu. Une boîte de dialogue s’ouvre et il vous suffit de suivre les instructions et de choisir votre mode de conversion. Vous pouvez également convertir vos pistes en nombre. Pour ce faire, sélectionnez vos pistes à convertir depuis la liste des pistes puis cliquez sur Convertir dans le panneau des tâches de la barre de navigation. Une boîte de dialogue s’ouvre et de nouveau, vous pouvez choisir votre mode de conversion. 15. COMMENT IMPORTER DES TIERS ? L’import de tiers vous permet de récupérer vos données d’autres sources (autres logiciels, fichiers Excel…) mais également d’importer des données issues de bases de données achetées… Pour importer des pistes, contacts et comptes, accédez au menu Outils - Imports paramétrables, un assistant d’import s’ouvre et il vous suffit de suivre les instructions. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur l’import de données. 16. COMMENT RÉALISER UN IMPORT PARAMÉTRABLE Par le menu Outils - Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'importation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer la procédure d’importation. Vous pouvez importer les données suivantes : x Articles x Pistes clients/prospects x Pistes fournisseurs x Contacts x Comptes clients/prospects x Famille clients/prospects x Comptes fournisseurs x Familles fournisseurs x Collaborateurs x Familles collaborateurComment RÉALISER un Export PARAMÉTRABLE 44 x Groupes x Secteurs géographiques x Origine d’une piste x Activités : Tâches, Événements, Emails, Fax, Courriers, Appels Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez définir : x le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de Codage du fichier...), x le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte, x les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer. Après avoir visualisé un résumé des éléments à importer que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché. Dans le cas où l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton Afficher le détail. 17. COMMENT RÉALISER UN EXPORT PARAMÉTRABLE Par le menu Outils - Exports paramétrables, vous accédez à l'assistant d’exportation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à exporter et de lancer la procédure d’exportation. Vous pouvez exporter les données suivantes : x Articles x Pistes clients/prospects x Pistes fournisseurs x Contacts x Comptes clients/prospects x Famille clients/prospects x Comptes fournisseurs x Familles fournisseurs x Collaborateurs x Familles collaborateur x Groupes x Secteurs géographiques x Origine d’une piste Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à exporter sur votre disque, vous devez : x filtrer les données à exporter si nécessaire, x exporter les champs souhaités (ou exporter tous les champs), x indiquer les séparateurs de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte. Après avoir visualisé un résumé des éléments à exporter que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement.LES FONCTIONS AVANCÉES 45 En fin de traitement, le nombre d'enregistrements exporté est affiché. 18. ACTIONS PRATIQUES COMMUNES A TOUTES LES FICHES 18.1. Duplication de fiche La duplication permet de réaliser la copie exacte d’une fiche. Pour pouvez réaliser une duplication de deux façon différentes : x Depuis une liste, sélectionnez la (les) fiche(s) à dupliquer et cliquez sur le bouton Dupliquer du menu. La fiche dupliquée s’ouvre. Il vous reste maintenant à la modifier si besoin puis à l’enregistrer. x Depuis une fiche ouverte, allez dans le menu Fichier puis cliquez sur Dupliquer. La fiche dupliquée s’ouvre. Il vous reste maintenant à la modifier si besoin puis à l’enregistrer. Remarque Lors de la duplication des fiches Tiers, les activités et opportunités ne sont pas reprises. Seules les informations de la fiche sont dupliquées. 18.2. Archivage/Désarchivage Pour toutes les fiches Tiers et Actions, vous avez la possibilité d’archiver ou de désarchiver les données. Les données archivées ne sont pas supprimées mais elles n’apparaissent plus dans la vue Actifs (Système), vue par défaut. Pour retrouver ces informations, sélectionnez la vues Tous (Système), toutes les fiches actives et archivées sont alors visibles. Pour archiver une fiche, deux méthodes sont possibles : x Depuis une liste, sélectionnez les fiches à archiver et cliquez sur Archiver depuis la barre des tâches. x Depuis une fiche ouverte, cochez la case Archivé. Pour désarchiver une fiche, procédez de la même manière sur les fiches archivées : x Depuis une liste, sélectionnez les fiches à désarchiver et cliquez sur Désarchiver depuis la barre des tâches. x Depuis une fiche ouverte, décochez la case Archivé.informations complémentaires sur les comptes 46 19. INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES SUR LES COMPTES 19.1. La solvabilité Vous pouvez obtenir des informations sur l’activité de vos clients et prospects (informations juridiques, coordonnées, bilans…) directement depuis la fiche compte en cliquant sur le bouton Solvabilité qui apparaît dans le menu. En cliquant sur ce bouton, vous êtes renvoyé vers différents sites Internet qui vous permettront de juger si, en fonction de leur activité, il est judicieux ou risqué de faire des affaires avec vos comptes. 19.2. La géolocalisation Depuis la Liste d’adresses de votre fiche compte, les boutons Plan et Itinéraire vous donnent accès à plusieurs sites de géolocalisation. Ces options vous permettent d’obtenir rapidement un itinéraire pour vous rendre à l’adresse de votre compte ou d’avoir un plan de son emplacement. 20. COMMENT RESTAURER MON DOSSIER ? Ce traitement vous permet de récupérer les données sauvegardées sur un support externe ou sur votre disque dur. Toutes les données qui auront été saisies après que vous ayez enregistré votre sauvegarde seront effacées. Pour restaurer votre dossier, allez dans le menu Outils - Restauration, vous accédez alors à l’assistant de restauration qui vous permet de sélectionner le dossier à restaurer et lancer la procédure. Il vous suffit de suivre les instructions de l’assistant. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1).INDEX A Accès au service technique ........................................................................................................15 Actions.........................................................................................................................................25 Actions contextuelles ..................................................................................................................20 Activités .......................................................................................................................... 21, 23, 29 Agenda ..................................................................................................................................23, 29 Archivage.....................................................................................................................................45 Articles...................................................................................................................................27, 28 Assistant de Mise à jour Activités ..................................................................................................................................42 Articles ....................................................................................................................................41 Comptes .................................................................................................................................42 Contacts..................................................................................................................................41 Pistes ......................................................................................................................................41 B Barre de navigation .....................................................................................................................20 Barre de statut.............................................................................................................................20 C Campagnes Activités ..................................................................................................................................37 Ciblage....................................................................................................................................36 Coûts.......................................................................................................................................36 Fiche .......................................................................................................................... 23, 27, 35 Modèles ..................................................................................................................................37 Opportunités de ventes ..........................................................................................................37 Statistiques .............................................................................................................................38 Vérifier les cibles ....................................................................................................................36 Champs personnalisés................................................................................................................32 Clients..........................................................................................................................................24 Code d'activation.........................................................................................................................17 Collaborateurs .............................................................................................................................34 Comptes Clients.....................................................................................................................................21 Fournisseurs ...........................................................................................................................40 Comptes clients...........................................................................................................................24 Comptes Clients ..........................................................................................................................22 Comptes prospects .....................................................................................................................24 Configuration minimale ...............................................................................................................15Contacts ......................................................................................................................... 21, 22, 24 Convention d’utilisation .................................................................................................................3 Conversion ..................................................................................................................................43 Création de dossier.....................................................................................................................19 D Démarrer mes activités ...............................................................................................................23 Désarchivage ..............................................................................................................................45 DEVIS..........................................................................................................................................28 Documents associés ...................................................................................................................40 Droits utilisateurs.........................................................................................................................32 Duplication...................................................................................................................................45 E Ecran de démarrage ...................................................................................................................22 ÉCRAN de travail ........................................................................................................................20 E-mailing......................................................................................................................................39 Envoi d'e-mail..............................................................................................................................39 Evénements ................................................................................................................................29 F Familles de comptes ...................................................................................................................41 Fonctions avancées ....................................................................................................................34 G Géolocalisation............................................................................................................................46 Gestion des fenêtres ...................................................................................................................19 Groupe d'utilisateurs ...................................................................................................................31 I Import paramétrable..............................................................................................................43, 44 Import paramétrables ..................................................................................................................43 Import/Export de contacts ...........................................................................................................34 Imprimer ......................................................................................................................................30 Installation .............................................................................................................................15, 16 Itinéraire.......................................................................................................................................46 L Lancement du logiciel .................................................................................................................17 Liaison de dossier .......................................................................................................................33 M Menus..........................................................................................................................................20 N Notes ...........................................................................................................................................40O Opportunités % Probabilité...........................................................................................................................26 Etapes en cours......................................................................................................................26 Montant estimé .......................................................................................................................27 Montant réalisé .......................................................................................................................27 Motif de clôture .......................................................................................................................26 Opportunités d’achats .................................................................................................................40 Opportunités de ventes ............................................................................................ 21, 23, 26, 28 Options ........................................................................................................................................19 P Pistes........................................................................................................................ 21, 22, 23, 43 Plan .............................................................................................................................................46 Prise en main ..............................................................................................................................21 Prospects.....................................................................................................................................24 Publipostage................................................................................................................................38 Publipostage par courrier............................................................................................................38 Publipostage par e-mail ..............................................................................................................39 R Rappel .........................................................................................................................................25 Restaurer mon dossier................................................................................................................46 S Sauvegarde .................................................................................................................................30 SMS.............................................................................................................................................39 Solvabilité ....................................................................................................................................46 T Tableau de bord ....................................................................................................................26, 40 Tiers.......................................................................................................................................23, 24 U Utilisateurs...................................................................................................................................31NOTESNOTESNOTES Compta Pratic Open Line pour Windows XP ou Vista Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2012 EBP Informatique, édition Juin 2012 Convention d’Utilisation d’EBP Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. 3Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. 4Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et 5factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1 er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1 er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. 6Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend : • L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine • la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas : • le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.) • la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé. • l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client. • les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.) • la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP • la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans 7le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par 8l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. 910 C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées : • l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A • la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 2011 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Compta Pratic Open Line et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traitées dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : ƒ La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis ƒ Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 11Table des matières INSTALLATION .................................................................................... 15 1. AVANT DE COMMENCER ................................................................ 15 1.1. Accès au service technique ............................................................ 15 1.2. Configuration minimale conseillée .................................................. 15 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ...................................... 16 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................... 17 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? .......................................... 17 4.1. Version d’évaluation ....................................................................... 17 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? ...................................... 17 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? .......... 17 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? ............................................. 18 6. ECRAN DE TRAVAIL ........................................................................ 19 PRISE EN MAIN .................................................................................... 21 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? ..................................... 21 2. COMMENT SAISIR MES ACHATS ET MES VENTES ? ................... 21 2.1. Comment saisir une facture d’achat ? ............................................ 21 2.2. Comment saisir une facture de vente ? .......................................... 22 2.3. Comment saisir un avoir, une remise ? .......................................... 22 3. COMMENT SAISIR MA TRESORERIE ? .......................................... 22 3.1. Comment saisir un encaissement client ? ...................................... 22 3.2. Comment saisir un décaissement fournisseur ? ............................. 22 3.3. Comment saisir une autre opération ? ............................................ 23 4. COMMENT LETTRER UN TIERS ? .................................................. 23 5. COMMENT POINTER LA BANQUE ? ............................................... 24 6. MES IMPRESSIONS COURANTES.................................................. 24 7. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? .............................. 25 OPERATIONS COMPTABLES ............................................................. 27 1. GESTION DES EXERCICES ............................................................ 27 1314 2. CREATION D’UN COMPTE .............................................................. 27 3. CREATION D’UN JOURNAL ............................................................. 28 4. SAISIE D’UNE ECRITURE COMPTABLE ......................................... 28 5. SAISIE DES VENTES COMPTOIR ................................................... 28 6. DECLARATION DE TVA ................................................................... 29 7. VALIDATION DES ECRITURES ....................................................... 29 8. CLOTURES MENSUELLES .............................................................. 30 9. CLOTURE ANNUELLE ET A NOUVEAUX ........................................ 30 10. LES RELEVES BANCAIRES ........................................................... 30 INDEX.................................................................................................... 33Avant de commencer INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix : ƒ Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d'un appel local » ƒ Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante : ƒ Processeur : P4 2 GHz ou équivalent ƒ Mémoire : 3 Go ƒ Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits ƒ Espace disque libre : 2.0 Go Systèmes d'exploitation supportés : ƒ Windows XP SP3, ƒ Windows Vista SP1 32 bit & 64 bits, ƒ Windows 7 32 bits & 64 bits. 150BINSTALLATION Remarque Windows XP ou Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Compta Pratic Open Line. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP. 9. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 10. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. 16Comment lancer mon logiciel ? 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP Compta Pratic. 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis ensuite, les impressions porteront la mention "Démonstration". Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option Activez votre logiciel du menu ?. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement. 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton Activez Manuellement et vous avez alors accès aux zones suivantes : • Clé PC Cette clé, calculée à partir des informations matérielles de votre poste, est unique. Elle vous sera demandée lors de l’activation. • Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules). 170BINSTALLATION • Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel. • Clé WEB Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. • Code d’activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton « Activez votre logiciel ». Un message d'avertissement apparaît : ƒ Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ; ƒ Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? – Activez votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur Créer un nouveau dossier depuis l’écran de d’accueil ou activez le menu Fichier + Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez les coordonnées et informations de votre société, ainsi que les dates d’exercice. Les dates de l’exercice suivant vous sont automatiquement proposées. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. Votre dossier de travail sera ensuite créé à partir de ces informations et sera nommé «Mon dossier». Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. 18Ecran de travail 19 6. ECRAN DE TRAVAIL Les menus Partie contextuelle de la barre de navigation La barre de navigation Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants La barre de statut affiche le nom de la base ouverte, c’est- à-dire Mon dossier. Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768.0BINSTALLATION 20Comment initialiser mon dossier ? Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un devis, d’une facture, dans la saisie d’un règlement ou dans la création d’un rapprochement ou le lettrage d’un compte. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Afin de modifier ou compléter les coordonnées saisies lors de la création du dossier, accédez au Coordonnées du menu Paramètres – Société. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 2. COMMENT SAISIR MES ACHATS ET MES VENTES ? 2.1. Comment saisir une facture d’achat ? Pour saisir une facture d’achat, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Mes achats. Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture. ƒ Indiquez la date de la facture. ƒ Conservez le numéro de pièce proposé automatiquement ou indiquez le numéro de la facture. ƒ Choisissez un fournisseur dans la liste. Si le fournisseur n’est pas présent, cliquez sur le bouton Nouveau fournisseur, indiquez son nom, éventuellement son adresse et enregistrez la fiche. ƒ Complétez la description si vous souhaitez apporter une précision. ƒ Saisissez le total TTC. ƒ Indiquez le type de TVA : le montant se calcule automatiquement. Vérifiez la cohérence avec la facture. Le montant doit être modifié s’il est différent de votre document. ƒ Choisissez la nature d’achat correspondant au type de la facture et contrôlez le montant. ƒ Un message vous propose ensuite d’effectuer une nouvelle saisie : répondez Oui pour continuer. 211BPRISE EN MAIN 22 2.2. Comment saisir une facture de vente ? Pour saisir une facture de vente, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Mes ventes. Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture. Remplissez les différents champs de la même façon que pour la facture d’achat. 2.3. Comment saisir un avoir, une remise ? Pour saisir un avoir, saisissez une facture avec des montants négatifs. Pour saisir une remise, utilisez la nature « Remises obtenues » ou « Remises accordées ». 3. COMMENT SAISIR MA TRESORERIE ? 3.1. Comment saisir un encaissement client ? Pour saisir un encaissement client, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Ma trésorerie. Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] et choisissez « Encaissement ». ƒ Sélectionnez « Encaissement client ». ƒ Indiquez la date de l’encaissement. ƒ Choisissez la banque ou la caisse concernée. ƒ Indiquez un n° de pièce, une description, le montant de l’encaissement. ƒ Choisissez un client dans la liste. Si le client n’est pas présent, cliquez sur le bouton Nouveau client, indiquez son nom, éventuellement son adresse et sauvegardez la fiche. ƒ A la fin de la saisie, un message vous propose de saisir une nouvelle opération : répondez Oui pour continuer. 3.2. Comment saisir un décaissement fournisseur ? Pour saisir un décaissement fournisseur, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Ma trésorerie. Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser], et choisissez « Décaissement ». Sélectionnez « Décaissement fournisseur » et remplissez les différents champs comme pour l’encaissement client.Comment lettrer un tiers ? 3.3. Comment saisir une autre opération ? Le bouton Ajouter vous permet de saisir quatre types d’opérations : ƒ Les encaissements ƒ Les décaissements ƒ Les virements (de banque à banque, de banque à caisse …) ƒ Les remises de chèques Pour les encaissements et les décaissements, des sous-catégories vous permettent de choisir un type d’opération plus précis : encaissement client, encaissement d’effets avec frais, décaissement fournisseur, entretien, essence, frais bancaires, etc. Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA vide. 4. COMMENT LETTRER UN TIERS ? Le lettrage est une opération consistant à lettrer des factures avec leurs règlements. Les lignes non lettrées sont donc des lignes qui ne se compensent pas et / ou n’ont pas de rapport entre elles. Pour réaliser ce pointage, accédez au menu Quotidien / Saisie– Lettrage simplifié. ƒ Dans le champ Compte, sélectionnez un fournisseur ou un client : les factures s’affichent alors dans la première liste, les règlements et avoirs dans la seconde. ƒ Sélectionner une facture et son règlement. ƒ Cliquez sur le bouton Lettrer et confirmez le code proposé : le code se reporte sur ces lignes, ce qui signifie qu’elles sont lettrées. ƒ Répétez l’opération pour toutes les factures réglées. ƒ Visualisez les factures non réglées en indiquant Lignes non lettrées en Type de ligne. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 231BPRISE EN MAIN 5. COMMENT POINTER LA BANQUE ? Le rapprochement bancaire est une opération qui consiste à pointer les opérations bancaires saisies dans le logiciel qui apparaissent dans vos relevés bancaires. Pour rapprocher un compte, vous devez accéder à la liste des rapprochements par le menu Quotidien / Saisie – Rapprochement bancaire. Ensuite, cliquez sur le bouton Ajouter ou utilisez la touche [Inser]. ƒ Choisissez la banque grâce au champ Compte à rapprocher. ƒ Indiquez le Libellé et la Date de rapprochement et cliquez sur Valider. ƒ Dans la fenêtre de rapprochement, saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde du relevé. ƒ Pointez les lignes d’écritures en double-cliquant dessus ou grâce au bouton Pointer : les lignes pointées disparaissent. Pour les voir, indiquez Toutes dans le champ Lignes à afficher. Le code pointage, la date et le libellé du rapprochement sont inscrits sur ces lignes. ƒ Une fois le pointage terminé, le champ Ecart de rapprochement doit être à zéro. ƒ S’il n’y a pas d’écart, sauvegardez le rapprochement et imprimez-le en cliquant sur l’icône de l’imprimante. Si l’écart de rapprochement n’est pas à zéro à la fin de l’opération, vérifiez les points suivants : ƒ Certains règlements de votre relevé n’ont peut-être pas été saisis : saisissez-les dans Ma trésorerie avant de compléter le pointage. ƒ Certains règlements n’ont peut-être pas été pointés : pointez bien tous les montants du relevé bancaire. ƒ Certains règlements ont peut-être été pointés à tort, car ils ne sont pas sur le relevé bancaire : dépointez-les. ƒ Le solde bancaire ou un règlement ont peut-être été saisis de façon erronée : rectifiez-les. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 6. MES IMPRESSIONS COURANTES Pour imprimer les achats, les ventes, la trésorerie, les journaux, la balance, le Grand-Livre, accédez à l’option Quotidien / Saisie – Impressions. Puis dans la liste des catégories, choisissez l’état que vous souhaitez. Cliquez ensuite sur le bouton Imprimer. L’onglet Filtres vous permet de définir les options de l’impression. Cliquez ensuite sur Imprimer pour lancer l’édition. 24Comment sauvegarder mon dossier ? 25 7. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM. Par le menu Outils – Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegarde et de lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1).1BPRISE EN MAIN 26Gestion des Exercices Opérations comptables 1. GESTION DES EXERCICES A la création du dossier, deux exercices sont automatiquement créés. Au-delà de deux exercices, il vous faut d’abord procéder à la clôture annuelle du premier exercice ouvert puis à la création du nouvel exercice. Pour créer un nouvel exercice, vous devez accéder à la liste des exercices par le menu Exercices/Clôtures – Exercices. Vous devez ensuite : ƒ utiliser la touche [Inser], le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter, ƒ modifier si besoin les dates d’exercice. Pour changer d’exercice, il faut le définir comme Exercice courant quelque soit son état (ouvert ou clôturé). Pour cela, il faut : ƒ se positionner sur l'exercice désiré dans la liste des exercices, ƒ sélectionner Définir un exercice courant dans la barre de tâches du volet de navigation, dans le menu contextuel ou en appuyant sur le bouton disponible dans la fiche. L’exercice courant est identifié à la fois par une mise en caractères gras dans la liste des exercices et par la mention des dates de l’exercice courant dans la barre de titre de l’application. La définition de l’exercice courant servira principalement à initialiser les filtres. Dans tous les cas, tous vos exercices (ouverts ou clôturés) resteront accessibles. 2. CREATION D’UN COMPTE Pour créer un compte, vous devez accéder à la liste des comptes par le menu Quotidien / Saisie – Plan comptable entreprise. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez indiquer le numéro de compte et son intitulé. L’intitulé court est l’intitulé qui apparaîtra dans les saisies pratiques. L’onglet Paramétrage vous permet de renseigner les paramètres de lettrage, échéance et TVA du compte. Les cases Nature d’achat et Nature de vente servent à former la liste des natures d’achat ou de vente qui s’affiche lors de la saisie dans Mes achats et Mes ventes. L’onglet Facturation contient les coordonnées des tiers. 272BOPERATIONS COMPTABLES L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment renseigner dans sa totalité une fiche compte. 3. CREATION D’UN JOURNAL Pour créer un journal, vous devez accéder à la liste des journaux par le menu Paramètres – Journaux. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir le code journal, le type de journal (achat, vente, trésorerie, opérations diverses) et une description. Dans l’onglet Saisie : ƒ Vous pouvez définir le mode de numérotation des pièces de votre journal. ƒ Vous devez indiquer le compte de contrepartie des journaux de trésorerie. Les autres paramètres ne sont utiles que si vous utilisez la saisie des écritures comptables. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette fiche. 4. SAISIE D’UNE ECRITURE COMPTABLE Pour saisir une écriture comptable, accédez à l’option Quotidien / Saisie – Mes écritures comptables. Ensuite, sélectionnez la tâche Nouvelle écriture comptable dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. Complétez les différents champs de l’entête et de chaque ligne composant l’écriture. Une fois l’écriture équilibrée, un message vous propose de saisir l’écriture suivante : répondez Oui pour continuer. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 5. SAISIE DES VENTES COMPTOIR Les ventes comptoir se décomposent en deux opérations : la saisie du ticket Z puis la remise en banque. Pour créer le ticket Z, sélectionnez Quotidien / Saisie – Autres saisies – Ventes comptoir et sélectionnez la tâche Nouveau Ticket Z. Dans la fenêtre, saisissez les différents champs proposés puis ventilez les recettes et les ventes. 28Déclaration de TVA Pour créer une remise en banque, sélectionnez Quotidien / Saisie – Autres saisies – Ventes comptoir et sélectionnez la tâche Nouvelle remise en banque. Renseignez, si besoin, la banque par défaut des cartes bancaires puis ventilez votre remise par banque et type de remise. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 6. DECLARATION DE TVA Pour que la déclaration de TVA se mouvemente correctement, il faut au préalable renseigner les informations sur le dossier et les fiches comptes. Pour établir une déclaration de TVA, vous devez accéder à la liste des déclarations par le menu Quotidien / Saisie – Déclaration de TVA. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. ƒ Choisissez la déclaration à effectuer, indiquez la période et choisissez les feuillets à inclure dans votre déclaration. Cliquez sur Valider. ƒ Vous obtenez : o l’aperçu de la déclaration, o un onglet avec les lignes d’écritures incluses dans la déclaration, o un onglet avec les lignes non déclarées, car des erreurs sont détectées. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements pour remplir une déclaration. 7. VALIDATION DES ECRITURES Vous pouvez valider les écritures de façon globale ou écriture par écriture : ƒ De façon globale : Accédez au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de journaux, sélectionnez les journaux et mois souhaités. Dans la barre de tâches, cliquez sur Valider les écritures. ƒ Ecriture par écriture : Accédez au menu Quotidien / Saisie – Mes écritures comptables. Ouvrez une écriture en double-cliquant dessus ou grâce au bouton Modifier l’écriture comptable de la barre des tâches. Une fois l’écriture ouverte, cliquez sur Actions sur les écritures + Valider l’écriture courante. Le statut "Validé" est symbolisé par un "V" dans la colonne « Statut ». Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 292BOPERATIONS COMPTABLES 8. CLOTURES MENSUELLES Pour clôturer mensuellement un journal, vous devez accéder au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de journaux. La clôture mensuelle permet d’empêcher la modification du journal. Les écritures qu’il contient doivent auparavant être validées. Tous les journaux et tous les mois d’un exercice doivent être clôturés mensuellement pour que l’exercice puisse faire l'objet d'une clôture annuelle. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 9. CLOTURE ANNUELLE ET A NOUVEAUX La clôture annuelle est une opération irréversible qui vise à rendre intangibles les éléments comptables de l’exercice courant. Vous pouvez y accéder par le menu Exercices / Clôtures – Clôture annuelle. L’exécution de cette opération nécessite à faire vérifier par le logiciel le respect de certaines conditions (validation des écritures, clôture mensuelle des journaux…). La génération des A Nouveaux est indépendante de la clôture d’un exercice. En effet, il est possible de générer les A Nouveaux de deux manières différentes : ƒ Manuellement, par le menu Exercices / Clôtures – Exercices et en sélectionnant Générer les A Nouveaux sur l’exercice courant qui doit les recevoir. ƒ Automatiquement, à la création d’un exercice ou à la clôture d’un exercice en fonction des options choisies dans Paramètres – Société – Options comptables – A Nouveaux. D’autre part, lors de la création d’un dossier ou d’un exercice, il est possible de saisir manuellement une balance d’ouverture. Pour cela, accédez au menu Quotidien / Saisie– Mes écritures comptables puis sélectionner Saisir la balance d’ouverture dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 10. LES RELEVES BANCAIRES Le logiciel vous permet de créer ou d’importer vos relevés bancaires. De là, vous pourrez directement procéder à la comptabilisation de vos lignes de relevés. 30les releves bancaires 31 Pour cela, accéder au menu Quotidien / Saisie – Rapprochement – Relevés bancaires. 2BOPERATIONS COMPTABLES 32les releves bancaires Index A A nouveaux ............................................................................................. 30 Accès au service technique .................................................................... 15 Aide sur EBP Compta Pratic Open Line ................................................. 11 Avoir ....................................................................................................... 22 B Balance d’ouverture ................................................................................ 30 C Clôture annuelle...................................................................................... 30 Clôture mensuelle ................................................................................... 30 Code d'activation .................................................................................... 17 Compte ................................................................................................... 27 Configuration minimale ........................................................................... 15 Création de dossier ................................................................................. 18 D Dates d'exercices ............................................................................. 18, 27 Décaissement ......................................................................................... 22 Déclaration de TVA ................................................................................. 29 E Ecran de travail ....................................................................................... 19 Ecriture comptable .................................................................................. 28 Encaissement ......................................................................................... 22 Exercices ................................................................................................ 27 exercices comptables ............................................................................. 27 F Facture d’achat ....................................................................................... 21 Facture de vente ..................................................................................... 22 333BINDEX I Impressions ............................................................................................ 24 Initialisation du dossier ........................................................................... 21 Installation .............................................................................................. 16 J Journal .................................................................................................... 28 L Lancement du logiciel ............................................................................. 17 Lettrage .................................................................................................. 23 M Ma trésorerie .......................................................................................... 22 Mes achats ............................................................................................. 21 Mes ventes ............................................................................................. 21 N Numérotation des pièces ........................................................................ 28 P Pointage ................................................................................................. 23 Pointage de banque ................................................................................ 24 R Rapprochement bancaire ....................................................................... 24 relevés bancaires .................................................................................... 30 Remise ................................................................................................... 22 Remise de chèques ................................................................................ 23 S Sauvegarde ............................................................................................ 25 T Ticket Z ................................................................................................... 28 TVA ......................................................................................................... 29 34les releves bancaires 35 V Validation des écritures .......................................................................... 29 Ventes comptoir ...................................................................................... 28 Virement ................................................................................................. 23 Comptabilité Open Line TM PRO pour Windows XP, Vista,7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2012 EBP Informatique, édition Novembre 2012 Convention d’Utilisation d’EBP Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. 3Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. 4Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et 5factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1 er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1 er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. 6Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend : • L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine • la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas : • le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.) • la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé. • l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client. • les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.) • la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP • la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans 7le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par 8l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. 910 C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées : • l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A • la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 2011 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Comptabilité Open Line TM PRO et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : • La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis. • Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 11Table des matières CONVENTION D’UTILISATION D’EBP ................................................... 3 FELICITATIONS ! .................................................................................. 11 TABLE DES MATIERES........................................................................ 13 INSTALLATION ..................................................................................... 17 1. AVANT DE COMMENCER ................................................................ 17 1.1. Accès au service technique ............................................................ 17 1.2. Configuration minimale conseillée .................................................. 17 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ...................................... 18 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................... 19 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? .......................................... 19 4.1. Version d’évaluation ....................................................................... 19 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? ...................................... 19 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? .......... 20 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? ............................................. 21 6. ECRAN DE TRAVAIL ........................................................................ 22 PRISE EN MAIN .................................................................................... 23 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? ..................................... 23 1.1. Les options à remplir dès maintenant ............................................. 23 1.2. Les autres options .......................................................................... 24 1.3. La gestion des fenêtres .................................................................. 24 2. COMMENT GERER LES EXERCICES ? .......................................... 24 3. COMMENT CREER UN COMPTE ? ................................................. 25 4. COMMENT CREER UN JOURNAL ? ................................................ 25 5. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ? ...................... 25 5.1. Comment saisir dans un journal ? .................................................. 25 5.2. Comment saisir dans un guide ? .................................................... 27 6. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ? ........................................ 27 6.1. L’en-tête .......................................................................................... 27 136.2. Le corps .......................................................................................... 28 6.3. Le pied ............................................................................................ 28 6.4. Accès à la saisie ............................................................................. 28 7. COMMENT LETTRER UN COMPTE ? ............................................. 28 8. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ?..................................... 29 9. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ? .................... 30 10. COMMENT SAISIR UNE NOTE DE FRAIS..................................... 30 11. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ?..................................... 31 12. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ? . 31 13. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? ..................................... 32 13.1. Comment clôturer un exercice ? ................................................... 32 13.2. Comment générer les A Nouveaux ? ............................................ 32 14. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ?..................................... 32 15. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? ............................ 33 16. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? . 33 17. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? .................................... 33 18. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? ... 34 19. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? .............................................................................................. 34 19.1. Les groupes d’utilisateurs ............................................................. 34 19.2. Les utilisateurs .............................................................................. 35 19.3. Les droits utilisateurs .................................................................... 36 LES FONCTIONS AVANCEES ............................................................. 37 1. LE TABLEAU DE BORD .................................................................... 37 2. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT ............................... 37 3. SAISIE AU KILOMETRE ................................................................... 38 4. RECHERCHE D’ECRITURES ........................................................... 38 5. REGLEMENTS DES TIERS .............................................................. 38 1415 6. RAPPROCHEMENT BANCAIRE AUTOMATIQUE ........................... 38 7. LETTRAGE AUTOMATIQUE............................................................. 38 8. LE GRAND LIVRE INTERACTIF ....................................................... 39 9. LA BALANCE INTERACTIVE ............................................................ 39 10. LA PREVISION DE TRESORERIE.................................................. 39 11. LES VIREMENTS ET PRELEVEMENTS ........................................ 39 12. LA COMPTABILITE ANALYTIQUE ................................................. 39 13. LES BUDGETS................................................................................ 40 14. LES RELANCES / RAPPELS .......................................................... 40 15. LES GROUPES D’ECRITURES ...................................................... 40 16. LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES ...................................... 40 INDEX.................................................................................................... 43Avant de commencer Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique *. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix : • Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d'un appel local » • Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante : • Processeur : P4 2 GHz ou équivalent • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits). 170BINSTALLATION Remarque Windows® XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\EBP_CD.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Logiciels pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Comptabilité Open Line TM PRO . 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. L’installation Monoposte permet de travailler sur un ordinateur. Le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur. L’installation réseau permet de définir le type de l’installation : - Poste client : le logiciel est installé sur cet ordinateur et les données sont sur un autre ordinateur, - Poste client/serveur : le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur, - Poste serveur : les données sont installées sur cet ordinateur (Installation de « Microsoft SQL Server Express 2005 »). 18Comment lancer mon logiciel ? Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 9. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du module » 5.0FR30AI. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 10. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 11. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône est créé sur le bureau. Vous pouvez lancer directement le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP « Nom du module ». 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctionnalités du logiciel pendant 40 jours. Après la période de 40 jours, le logiciel sera limité à 100 écritures et les impressions porteront la mention "Démonstration". Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctionnalités, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option Activer votre logiciel du menu ?. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, munissez-vous de la Clé Web et du N° de licence fournis par EBP et laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement. 190BINSTALLATION 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton « Activer Manuellement ». Vous avez alors accès aux zones suivantes : • Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules). • Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel. • Clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. • Code activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton Terminer. Un message d'avertissement apparaît : • Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ; • Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activer votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 20Comment créer mon dossier ? 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l’écran de d’accueil ou depuis le menu Fichier - Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. La première étape consiste à sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou elles sont sur un autre ordinateur) ; En fonction du type d'installation sélectionné vous aurez des étapes différentes : - Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, la première étape consiste à saisir le nom du serveur, La suite de la création du dossier est identique à "les données sont installées sur l'ordinateur". - Pour l'installation avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite : o Saisir le nom de la base de données, o Saisir l'identification et les coordonnées de la société, o Saisir les informations complémentaires et les informations de TVA, o Saisir les dates d'exercice et le type de plan comptable entreprise. Cliquez sur Lancer pour démarrer la création de la base. Si un module est installé à coté de cette application, lors de la création de dossier, vous avez la possibilité de créer votre dossier avec ce module. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. 210BINSTALLATION 6. ECRAN DE TRAVAIL Les menus De raccourcis. Partie contextuelle de la barre de navigation. La barre de navigation Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. La barre de statut affiche le nom de la base ouverte Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. 22Comment initialiser mon dossier ? Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la saisie des écritures, dans la création d’un rapprochement ou le lettrage d’un compte. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre Société du menu Paramètres, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 1.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes côté module de Gestion : ƒ Identification : o Siret : Cette mention est obligatoire pour pouvoir établir la déclaration de TVA. o Informations de TVA : Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives à la déclaration de TVA. Elles vont permettre de paramétrer les comptes mais également de générer la déclaration à proprement parler. o Outre, les différentes saisies à effectuer dans les champs d'en-tête de la fenêtre, il convient également de sélectionner le mode de calcul de la TVA dont l'entreprise relève (module Compta). ƒ Options comptables : Permet de définir la méthode de comptabilisation, les comptes de tiers, le libellé des écritures, les journaux et comptes divers utilisés pour le transfert comptable… 231BPRISE EN MAIN 1.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques : dans la partie Expert Comptable, saisissez les coordonnées de votre expert, pour les retrouver sur tous les documents qui lui sont destinés. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 1.3. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) et les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 2. COMMENT GERER LES EXERCICES ? A la création du dossier, deux exercices sont automatiquement créés. Au-delà de deux exercices, il vous faut d’abord procéder à la clôture annuelle du premier exercice ouvert puis à la création du nouvel exercice. Pour créer un nouvel exercice, vous devez accéder à la liste des exercices par le menu Exercices/Clôtures – Exercices. Vous devez ensuite : ƒ utiliser la touche [Inser], le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter, ƒ modifier si besoin les dates d’exercice. Pour changer d’exercice, il faut le définir comme Exercice courant quelque soit son état (ouvert ou clôturé). Pour cela, il faut : ƒ se positionner sur l'exercice désiré dans la liste des exercices, ƒ sélectionner Définir un exercice courant dans la barre de tâches du volet de navigation, dans le menu contextuel ou en appuyant sur le bouton disponible dans la fiche. L’exercice courant est identifié à la fois par une mise en caractères gras dans la liste des exercices et par la mention des dates de l’exercice courant dans la barre de titre de l’application. La définition de l’exercice courant servira principalement à initialiser les filtres. Dans tous les cas, tous vos exercices (ouverts ou clôturés) resteront accessibles. 24Comment créer un Compte ? 3. COMMENT CREER UN COMPTE ? Pour créer un compte, vous devez accéder à la liste des comptes par le menu Quotidien / Saisie - Plan comptable entreprise. Ensuite, utilisez la touche [Inser], le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez sélectionner le type du compte (détail ou racine), le numéro de compte et l’intitulé. Dans l’onglet Paramétrage, dans le cadre Paramétrage de la TVA, vous devez renseigner les informations liées à la Territorialité, la Nature de taxe, le Type de l’opération et l’option de calcul dont vous avez besoin. Ce paramétrage est important pour l’établissement de la déclaration de TVA. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment renseigner dans sa totalité une fiche compte. 4. COMMENT CREER UN JOURNAL ? Pour créer un journal, vous devez accéder à la liste des journaux par le menu Paramètres – Journaux. Ensuite, utilisez la touche [Inser], le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir le code journal, le type de journal (achat, vente, trésorerie, opérations diverses) et une description. Dans l’onglet Saisie, dans le cadre Options de saisie, vous pouvez définir le mode de numérotation des pièces de votre journal, la reprise de la date sur une même écriture, le compte de contrepartie (uniquement pour les journaux de type trésorerie) et le mode de fonctionnement des libellés d’écritures du journal. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette fiche. 5. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ? 5.1. Comment saisir dans un journal ? Pour saisir dans un journal, vous devez accéder à la liste des cumuls des journaux par le menu Quotidien / Saisie - Saisie par journal - Mois en cours. Ensuite, utilisez le double clic, la touche Entrée sur la ligne désirée ou sélectionnez la tâche Saisie par journal dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. 251BPRISE EN MAIN 5.1.1. L’en-tête Dans cette partie, vous pouvez sélectionner l’exercice, le journal et la période dans lesquels vous souhaitez saisir. Leur modification est possible en effectuant la sélection désirée dans les listes déroulantes de chaque champ. 5.1.2. Le corps Le corps de la saisie est composé d’une grille dans laquelle certaines mentions sont obligatoires : ƒ Statut : Il permet de connaître le statut d’une écriture. Il possible de modifier le statut d’une écriture en cliquant sur le bouton Traitements sur les écritures (Simuler, Confirmer l’écriture, Valider). ƒ Jour : Il est dépendant de l'exercice courant, de la période de saisie sélectionnée et du paramétrage de la fiche journal. Il peut être saisi directement ou sélectionné dans le calendrier. ƒ N° de pièce : Le comportement du numéro de pièce dans les écritures et les lignes d'écritures dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable par l'utilisateur. ƒ Compte : La liste des comptes existants sur l'exercice courant est disponible grâce à la liste déroulante. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné. ƒ Libellé : Le comportement du Libellé dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable par l'utilisateur. ƒ Débit / Crédit : Le positionnement par défaut du curseur dans le champ Débit ou Crédit dépend du sens par défaut paramétré sur la fiche compte, de la nature du compte saisi et du type de journal dans lequel la saisie est effectuée. Il peut être modifié. Le montant peut être saisi directement dans le champ ou obtenu grâce à la calculatrice. Navigation dans la fenêtre de saisie : La navigation entre les champs, les lignes et les écritures, peut se faire entre les différents champs grâce aux touches Tab et Shift+Tab, à la touche Entrée, à la souris ou encore avec les flèches directionnelles. Remarque Un journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied de journal est composé d'une seule et unique écriture, composée de toutes les lignes d'écriture du journal. Le statut sélectionné s'applique donc à toutes les lignes du journal sans distinction. 26Comment consulter un compte ? 5.1.3. Le pied Les cumuls du journal sont mis à jour en temps réel lors de chaque opération de saisie. Ils sont reportés sur le cumul des journaux. L'équilibre du journal est une condition nécessaire à la sortie du journal. ƒ Débit : La somme des montants débiteurs saisis sur ce journal et sur ce mois est affichée en pied de saisie. ƒ Crédit : La somme des montants créditeurs saisis sur ce journal et sur ce mois est affichée en pied de saisie. 5.1.4. Les informations sur le compte Dès la saisie d’un compte, son libellé et son solde débiteur ou créditeur sur l’exercice de saisie sont automatiquement affichés pour information. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 5.2. Comment saisir dans un guide ? Pour saisir dans un guide, il vous suffit de sélectionner Quotidien / Saisie – Saisie guidée. Ensuite, choisissez le guide voulu, la date d’écriture et éventuellement le journal. Le corps se présente sous la forme d’une écriture comptable. Seules les zones non grisées sont saisissables et accessibles. Les zones grisées ne sont pas saisissables, selon le paramétrage effectué dans le guide de saisie, disponible dans Paramètres – Guides de saisie. La sauvegarde d’une saisie guidée entraîne automatiquement sa comptabilisation. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 6. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ? Pour consulter un compte, accédez au menu Consultation - Consultation/Lettrage ou au menu Quotidien / Saisie - Consultation/Lettrage. 6.1. L’en-tête La consultation de compte se fait par exercice comptable. Quelque soit l’état de votre exercice, vous pouvez sélectionner n’importe quel autre exercice du dossier à partir de la liste déroulante sur la liste déroulante. La sélection du compte se fait dans le champ Numéro. Il peut être saisi directement dans ce champ ou sélectionné dans la liste déroulante qui reprend l'intégralité des comptes existants. 271BPRISE EN MAIN Sont repris automatiquement, après sélection du compte : ƒ l’intitulé du compte, ƒ le solde du compte à la fin de l’exercice sélectionné, ƒ le solde des mouvements antérieurs à la période sur ce compte, si cette période ne débute pas au premier jour de l’exercice sélectionné. Un ensemble de filtres vous permet de sélectionner les lignes que vous voulez ou non afficher. Pour que ces sélections soient prises en compte, il vous suffit de cliquer sur Appliquer les filtres. 6.2. Le corps L'affichage des lignes d'écriture dans la consultation reprend les informations renseignées dans le masque de saisie. L'affichage des lignes d'écriture est directement dépendant des choix effectués sur les filtres de l’en-tête. 6.3. Le pied Une ligne de totalisation est affichée. Elle cumule en temps réel la somme des montants débiteurs et des montants créditeurs des lignes affichées. 6.4. Accès à la saisie En double cliquant sur une ligne d'écriture ou en sélectionnant Saisie dans le menu contextuel, il est possible d'être automatiquement positionné sur cette ligne d'écriture dans le journal et le mois de saisie ayant servi à l'enregistrer. 7. COMMENT LETTRER UN COMPTE ? Le lettrage est une opération consistant à lettrer des factures avec leurs règlements. Les lignes non lettrées sont donc des lignes qui ne se compensent pas et / ou n’ont pas de rapport entre elles. Pour réaliser ce lettrage, accédez au menu Consultation – Lettrage simplifié. ƒ Dans le champ Compte, sélectionnez un fournisseur ou un client : les factures s’affichent alors dans la première liste, les règlements et avoirs dans la seconde. ƒ Sélectionnez une facture et son règlement. ƒ Cliquez sur le bouton Lettrer et confirmez le code proposé : le code se reporte sur ces lignes, ce qui signifie qu’elles sont lettrées. ƒ Répétez l’opération pour toutes les factures réglées. ƒ Visualisez les factures non réglées en indiquant Lignes non lettrées en Type de ligne. Vous pouvez également lettrer vos lignes d’écritures à partir du menu Consultation – Consultation/lettrage. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 28Comment rapprocher un compte ? 29 8. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ? Le rapprochement bancaire est une opération qui consiste à pointer les opérations bancaires saisies dans le logiciel qui apparaissent dans vos relevés bancaires. Pour rapprocher un compte, vous devez accéder à la liste des rapprochements par le menu Quotidien / Saisie – Rapprochement bancaire. Ensuite, cliquez sur le bouton Ajouter ou utilisez la touche [Inser]. ƒ Choisissez la banque grâce au champ Compte à rapprocher. ƒ Indiquez le Libellé et la Date de rapprochement et cliquez sur Valider. ƒ Dans la fenêtre de rapprochement, saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde du relevé. ƒ Pointez les lignes d’écritures en double-cliquant dessus ou grâce au bouton Pointer : les lignes pointées disparaissent. Pour les voir, indiquez Toutes dans le champ Lignes à afficher. Le code pointage, la date et le libellé du rapprochement sont inscrits sur ces lignes. ƒ Une fois le pointage terminé, le champ Ecart de rapprochement doit être à zéro. ƒ S’il n’y a pas d’écart, sauvegardez le rapprochement et imprimez-le en cliquant sur l’icône de l’imprimante. Si l’écart de rapprochement n’est pas à zéro à la fin de l’opération, vérifiez les points suivants : ƒ Certains règlements de votre relevé n’ont peut-être pas été saisis : saisissez-les avant de compléter le pointage. ƒ Certains règlements n’ont peut-être pas été pointés : pointez bien tous les montants du relevé bancaire. ƒ Certains règlements ont peut-être été pointés à tort, car ils ne sont pas sur le relevé bancaire : dépointez-les. ƒ Le solde bancaire ou un règlement ont peut-être été saisis de façon erronée : rectifiez-les. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 1BPRISE EN MAIN 9. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ? Pour que la déclaration de TVA se mouvemente correctement, il faut au préalable renseigner les informations sur le dossier et les fiches comptes. Pour établir une déclaration de TVA, vous devez accéder à la liste des Déclarations par le menu Quotidien / Saisie – Déclaration de TVA. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. ƒ Choisissez la déclaration à effectuer, indiquez la période et sélectionner les feuillets à inclure dans votre déclaration. Cliquez sur Valider. ƒ Vous obtenez : o L’aperçu de la déclaration. o Les lignes d’écritures incluses dans la déclaration. o Les lignes non déclarées signifiant que certaines écritures utilisent des comptes qui sont de natures de taxe différentes. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements pour remplir une déclaration. 10. COMMENT SAISIR UNE NOTE DE FRAIS Le logiciel vous permet de saisir ou d’importer des notes de frais et de gérer vos indemnités kilométriques. Pour cela, il vous faut accéder au menu Notes de frais. De là, il vous faut : ƒ Créer un utilisateur pour chaque personne qui vous enverra des notes de frais. Définissez-y le compte dans lequel le montant total de la note de frais doit être comptabilisé ainsi que son ou ses véhicules. ƒ Créer une catégorie pour chaque type de dépense de notes de frais (par exemple : essence, restaurant, indemnités kilométriques…). Dans chacune d’elle, définissez les comptes comptables sur lesquels les charges et la TVA doivent être comptabilisées. ƒ Créer une note de frais par utilisateur et par mois, pour intégrer vos lignes de dépenses. Une même note de frais peut contenir plusieurs lignes de dépenses, de type Indemnités kilométriques ou non. Ces lignes peuvent être saisies manuellement ou importées. Les éléments saisis dans les notes de frais doivent être comptabilisés pour être intégrés à la comptabilité. Vous pouvez également consulter les Statistiques pour consulter le détail des notes de frais saisies. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements pour remplir une déclaration. 30comment valider mes ecritures ? 11. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ? Vous pouvez valider les écritures de façon globale ou écriture par écriture : ƒ De façon globale : Accédez au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de journaux, sélectionnez les journaux et mois souhaités. Dans la barre de tâches, cliquez ensuite sur Valider les écritures. ƒ Ecriture par écriture : Accédez au menu Quotidien / Saisie – Saisie par journal, ouvrez la Saisie par journal qui contient l’écriture à valider et sélectionnez-la. Enfin, cliquez sur Traitements sur les écritures + Valider l’écriture courante. Le statut "Validé" est symbolisé par un "V" dans la colonne Statut. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 12. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ? Pour clôturer mensuellement un journal, vous devez accéder au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de journaux. La clôture mensuelle permet d’empêcher la modification du journal. Les écritures qu’il contient doivent auparavant être validées. Tous les journaux et tous les mois d’un exercice doivent être clôturés mensuellement pour que l’exercice puisse faire l'objet d'une clôture annuelle. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 311BPRISE EN MAIN 13. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? 13.1. Comment clôturer un exercice ? La clôture annuelle est une opération irréversible qui vise à rendre intangibles les éléments comptables de l’exercice courant. Vous pouvez y accéder par le menu Exercices / Clôtures – Clôture annuelle. L’exécution de cette opération consiste à faire vérifier par le logiciel le respect de certaines conditions (validation des écritures, clôture mensuelle des journaux…). 13.2. Comment générer les A Nouveaux ? La génération des A Nouveaux est indépendante de la clôture d’un exercice. En effet, il est possible de générer les A Nouveaux de deux manières différentes : ƒ manuellement, par le menu Exercices/Clôtures, en sélectionnant l’exercice sur lequel les A Nouveaux doivent être générés puis en sélectionnant Générer les A Nouveaux dans la barre de tâches. ƒ automatiquement, à la création d’un exercice ou à la clôture d’un exercice en fonction des options choisies dans Paramètres - Société. D’autre part, lors de la création d’un dossier ou d’un exercice, il est possible de saisir manuellement une balance d’ouverture. Pour cela, accédez au menu Quotidien / Saisie – Saisie par journal puis sélectionnez Saisir la balance d’ouverture dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 14. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impression de documents. L'impression d'un document peut être activée : ƒ Depuis le bouton Imprimer de la barre d'outils du document ou de l’état (Saisie, Grand Livre…). Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre document. ƒ Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant sur le bouton Imprimer. ƒ Par l’un des menus de l’application puis Impressions puis la catégorie souhaitée. Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères d'impression. 32Comment sauvegarder mon dossier ? Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 15. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM. Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). 16. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? A partir du menu Paramètres-Société, vous pouvez lier un dossier d’une autre application*, consulter et modifier les dossiers liés par application. Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour d'autres applications. Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s'affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre-elles. Si vous souhaitez supprimer la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton supprimer la liaison. Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié. * sous réserve de compatibilité entre applications 17. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. 331BPRISE EN MAIN Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils - Archivage. Sélectionnez le dossier à archiver et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Lancer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type Archives_Nomdel’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip. 18. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements. Il stocke les informations concernant : • la clôture mensuelle, • la validation des écritures, • le changement de type de numérotation d’un journal… Lors de certaines opérations - telles que la clôture mensuelle, la validation d'écritures ou la modification du type de numérotation d'un journal... - des logs automatiques ou avec justification sont effectués. Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements. 19. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? La version Pro vous permet de gérer les utilisateurs et les groupes d’utilisateurs depuis le menu Paramètres – Utilisateurs. Vous pouvez créer des utilisateurs, attachés ou non un groupe à chacun et définir une gestion de droits pour chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs. Ainsi lors de l'ouverture du dossier, vous vous connecterez avec un nom d'utilisateur et son mot de passe. 19.1. Les groupes d’utilisateurs Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. Vous pouvez imaginer qu'un groupe corresponde à un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits... 34Comment gérer les groupes, les utilisateurs et les droits ? Pour définir un groupe utilisateur, vous devez saisir un code et un nom. A partir de la fiche groupe utilisateur, vous pouvez affecter un/plusieurs utilisateur/s. Les droits du groupe seront automatiquement affectés à cet utilisateur. Les droits que vous définissez pour un groupe d'utilisateurs prévalent sur les droits définis pour un utilisateur. Remarque L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits par défaut. Pour plus de détail sur la gestion des droits sur une fiche groupe d’utilisateurs, reportez vous à l’aide en ligne (F1). 19.2. Les utilisateurs Pour définir un utilisateur, vous devez saisir un code, un nom et lui affecter éventuellement un mot de passe ainsi que la confirmation du mot de passe. L'utilisateur connecté apparait dans la barre d'état (statut). Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur. Remarque Vous pouvez « Bloquer » un utilisateur, il ne pourra plus se connecter à la base que ce soit en Gestion Commerciale ou en Comptabilité. Vous avez également la possibilité d’« interdire la connexion » de l’utilisateur uniquement sur un module Compta ou Gestion commerciale. A partir de la fiche utilisateur, vous pouvez affecter un groupe d’utilisateurs. Si vous sélectionnez un groupe sur une fiche utilisateur, les droits de l'utilisateur correspondront par défaut à ceux du groupe. Vous pouvez les modifier en autorisant ou pas le droit. Pour chaque utilisateur, vous pouvez définir une gestion des droits. A la création d'une fiche, tous les droits sont autorisés par défaut. Pour plus de détail sur la gestion des droits sur une fiche utilisateur, reportez-vous à l’aide en ligne (F1). 351BPRISE EN MAIN 19.3. Les droits utilisateurs Les droits utilisateurs peuvent être affectés à un groupe d'utilisateurs ou un utilisateur particulier. Des droits peuvent être autorisés sur les menus principaux de chaque module. Il existe trois types de droit : - Visualisation et Modification - Exécution - Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression Pour le dernier type, la "duplication d’une fiche" est concernée par le droit "Création". Le droit "Impression" concerne l’impression de la liste/fiche à partir de la liste-page. Pour avoir des exemples d’application des droits, reportez vous à l’aide en ligne (F1). 36Le Tableau de bord Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Comptabilité Open Line TM PRO. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes : • Les échéances échues ; • L'estimation de la Trésorerie qui affiche les soldes comptables des comptes bancaires ainsi que le solde des échéances (échues et à échoir) ; • Le comparatif du résultat comptable entre l'exercice courant et l'exercice précédent ; • Le comparatif entre le Chiffre d'affaires, le résultat net et la marge brute. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. D’autres données sont disponibles en cliquant sur Ajouter. Vous pouvez ajouter, supprimer et positionner les données comme vous le souhaitez pour obtenir un tableau de bord personnalisé. Il vous suffit ensuite de le sauvegarder. 2. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT Cet outil permet de : ƒ Recevoir des données, c’est à dire de réaliser des importations d’écritures d’autres logiciels dans le logiciel EBP. ƒ Transmettre des données, c’est à dire de réaliser des exportations d’écritures du logiciel EBP vers d’autres logiciels. Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis l’écran de l’assistant Outils - Communication Entreprise-Expert pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles. 372BLES FONCTIONS AVANCEES 3. SAISIE AU KILOMETRE Cette fonction, accessible à partir du menu Quotidien / Saisie, vous permet de saisir très rapidement des opérations de nature et mois différents sans avoir à changer de fenêtre de saisie. Les écritures saisies par cette option doivent d’abord être sauvegardées pour être effectivement comptabilisées. Ensuite, elles seront affichées dans la Recherche des écritures et pourront être modifiées en Saisie par journal. 4. RECHERCHE D’ECRITURES La recherche des écritures est accessible à partir du menu Quotidien / Saisie – Recherche d’écritures. Elle vous permet d’effectuer des recherches sur les écritures comptables en utilisant les différents filtres proposés. 5. REGLEMENTS DES TIERS Cet outil, accessible à partir du menu Trésorerie, vous permet de visualiser les règlements et remboursements émis ou reçus des Tiers sur l’ensemble de votre dossier. A partir de cette liste, vous pouvez accéder à la Saisie par journal, effectuer une Consultation de compte et créer un Nouveau règlement. 6. RAPPROCHEMENT BANCAIRE AUTOMATIQUE Le logiciel permet d’effectuer des rapprochements bancaires automatiques. Dans un premier temps, il est nécessaire de créer une banque à partir du menu Paramètres, de créer un relevé bancaire à partir du menu Quotidien / Saisie et d’importer le fichier de relevé bancaire (norme Etebac 3 ou import paramétrable). Ensuite, il faut créer un rapprochement bancaire automatique à partir du menu Quotidien / Saisie. Il est alors possible de visualiser dans le rapprochement les lignes d’écritures et les lignes de relevés puis de les pointer manuellement ou automatiquement. 7. LETTRAGE AUTOMATIQUE Le lettrage automatique est accessible à partir des fenêtres de Consultation/lettrage et Lettrage automatique. En activant Lettrage automatique, dans l’une de ces fenêtres, vous pouvez lancer le lettrage automatique du compte affiché. Cette fonction est également accessible à partir du menu Consultation. Vous pouvez lancer le lettrage automatique de tous les comptes désirés. 38Le grand Livre interactif 8. LE GRAND LIVRE INTERACTIF Cet outil permet une visualisation plus rapide du contenu d’un ou plusieurs comptes à l’écran en évitant les impressions. Depuis cet écran, il est possible de saisir par journal, consulter un compte, le lettrer en automatique mais également de voir l’échéancier d’une ligne ou le document lié à cette ligne. 9. LA BALANCE INTERACTIVE Elle permet d’afficher à l’écran le cumul des mouvements débiteurs et créditeurs d’un ou plusieurs comptes. Il est possible depuis cette balance de consulter un compte et de lancer le lettrage automatique. 10. LA PREVISION DE TRESORERIE Cet outil, disponible dans le menu Trésorerie, vous permet d’établir votre prévision de trésorerie à court, moyen ou long terme. Elle consiste à extraire de votre comptabilité les mouvements saisis sur un compte bancaire ainsi que les échéances. Ces données peuvent ensuite être complétées par des lignes de prévision non comptables que vous saisirez manuellement. 11. LES VIREMENTS ET PRELEVEMENTS Le logiciel vous permet de générer vos fichiers de virements et de prélèvements (format ETEBAC et au format CFONB) que vous pourrez ensuite remettre à votre banque pour exécution. Etablir un fichier de virement ou de prélèvement est possible à partir de l’assistant de génération des règlements comme à partir des actions Virements et Prélèvements, accessibles dans le menu Trésorerie. 12. LA COMPTABILITE ANALYTIQUE Le logiciel vous permet d’effectuer de la comptabilité analytique sur trois plans maximum et un niveau de postes. Pour cela, il vous suffit de créer les plans avec leurs postes associés. Ensuite, en Saisie par journal, Saisie au kilomètre ou en Saisie guidée, la saisie sur un compte autorisant l’analytique vous permet d’accéder à une fenêtre de ventilation analytique, par un clic sur le bouton Ventilations analytiques ou par la touche F8. 392BLES FONCTIONS AVANCEES Pour automatiser la saisie analytique, créez des grilles de ventilation. Ensuite, dans chaque compte, sélectionnez la grille de ventilation désirée. La saisie sur un compte ayant une grille génèrera automatiquement les ventilations analytiques. Le logiciel vous permet également de saisir des OD analytiques qui vous permettront de régulariser vos ventilations analytiques, sans aucun impact sur la comptabilité générale. 13. LES BUDGETS Le logiciel vous permet de gérer vos budgets analytiques et vos budgets généraux. Pour cela, il vous suffit de créer un budget, de sélectionner son type puis de définir les fourchettes de postes ou de comptes à interroger. Ensuite dans l’onglet Dotations, vous pourrez saisir le montant estimé de vos budgets et le comparer au montant réalisé. 14. LES RELANCES / RAPPELS Le logiciel vous permet de suivre les échéances échues non encore payées, de tracer vos actions de relances, de facturer des frais et pénalités de retard à vos clients. Pour cela, il vous suffit d’accéder à Echéances à relancer, de sélectionner les échéances à traiter, puis de cliquer sur Nouvelle relance. Ensuite dans la fiche Relance / Rappel, vous pourrez renseigner les informations sur cette action de relance, facturer des frais et des pénalités à vos clients. 15. LES GROUPES D’ECRITURES Le logiciel vous permet d’appliquer un groupe d’écritures à vos écritures comptables. Cela peut vous permettre, par exemple, de différencier les écritures concernant l’établissement A de celles concernant l’établissement B. De nombreuses impressions (dont les Bilans) et de nombreux masques vous permettent de sélectionner le ou les groupes voulus. Vous pourrez donc, par exemple, obtenir un Bilan par établissement. 16. LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES Le logiciel vous permet d’activer ou non certaines fonctionnalités. Pour cela, il vous suffit de sélectionner les fonctionnalités que vous désirez dans l’assistant de création de dossier ou, après la création de dossier, de les sélectionner dans Paramètres – Société – Fonctionnalités disponibles. 40Les FONCTIONNALITES DISPONIBLES 412BLES FONCTIONS AVANCEES 42Les FONCTIONNALITES DISPONIBLES INDEX A A nouveaux ............................................................................................. 32 Accès au service technique .................................................................... 17 Aide sur EBP Comptabilité Open Line TM PRO ........................................ 11 Archivage ................................................................................................ 34 B balance d’ouverture ................................................................................ 32 Balance interactive ................................................................................. 39 Budgets .................................................................................................. 40 C Clôture annuelle...................................................................................... 32 Clôture mensuelle ................................................................................... 31 Code d'activation .................................................................................... 19 Communication Entreprise-Expert .......................................................... 37 Comptabilité analytique .......................................................................... 39 Compte ................................................................................................... 25 Configuration minimale ........................................................................... 17 Consultation d'un compte ....................................................................... 27 Création de dossier ................................................................................. 21 D Dates d'exercices ................................................................................... 24 Déclaration de TVA ................................................................................. 30 Droits utilisateurs .................................................................................... 36 E échéances .............................................................................................. 39 Ecran de travail ....................................................................................... 22 Ecritures de simulation ........................................................................... 26 exercices comptables ............................................................................. 24 Expert Comptable ................................................................................... 24 F Fonctions avancées ................................................................................ 37 Frais et pénalités de retard ..................................................................... 40 G Gestion des fenêtres ............................................................................... 24 Grand Livre interactif .............................................................................. 39 groupe d’écritures ................................................................................... 40 Groupe d'utilisateurs ............................................................................... 35 I Imprimer ................................................................................................. 32 indemnités kilométriques ........................................................................ 30 Initialisation du dossier ........................................................................... 23 Installation .............................................................................................. 18 J Journal .................................................................................................... 25 Journal des événements ......................................................................... 34 L Lancement du logiciel ............................................................................. 19 Lettrage automatique ........................................................................ 38, 39 Lettrage simplifié..................................................................................... 28 Lettrer un compte.................................................................................... 28 Liaison de dossier ................................................................................... 33 N notes de frais .......................................................................................... 30 Numérotation des pièces ........................................................................ 25 O OD analytique ......................................................................................... 40 Options du dossier .................................................................................. 23 P Prévision de trésorerie ............................................................................ 39 Les FONCTIONNALITES DISPONIBLES R Rapprochement bancaire ................................................................. 29, 38 Rapprochement bancaire automatique ................................................... 38 Recherche d’ecritures ............................................................................. 38 Reglements des tiers .............................................................................. 38 Relances / Rappels ................................................................................. 40 S Saisie au kilometre ................................................................................. 38 Saisir dans un guide ............................................................................... 27 Saisir dans un journal ............................................................................. 25 Sauvegarde ............................................................................................ 33 T Tableau de bord...................................................................................... 37 Tableau de bord personnalisable ........................................................... 37 Traitements sur les écritures .................................................................. 26 TVA ............................................................................................. 23, 25, 30 U Utilisateurs .............................................................................................. 35 V Validation des écritures .......................................................................... 31 Virements et Prélèvements ..................................................................... 39 Les FONCTIONNALITES DISPONIBLES Compta & Gestion Commerciale Classic Open Line pour Windows XP ou Vista ou 7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2012 EBP Informatique, édition Juin 20123 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.4 Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. 5 Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les 6 devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1 er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1 er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. 7 Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans 8 le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par 9 l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. 10 C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 201111 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Compta & Gestion Commerciale Classic Open Line et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traitées dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis  Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.13 Table des matières INSTALLATION................................................................................................. 17 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 17 1.1. Accès au service technique ......................................................................... 17 1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 17 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 17 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 19 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 19 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 19 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?................................................... 19 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ........................ 20 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 20 6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 21 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 23 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 23 1.1. Les options à remplir dès maintenant .......................................................... 23 1.2. Les autres options ....................................................................................... 24 1.3. La gestion des fenêtres ............................................................................... 24 2. COMMENT CREER UN ARTICLE ?............................................................... 24 3. COMMENT CREER UN TIERS ?................................................................... 25 3.1. Création d’un client...................................................................................... 25 3.2. Création d’un fournisseur............................................................................. 25 3.3. Création d’un contact................................................................................... 25 4. COMMENT GERER LES VENTES ?.............................................................. 26 4.1. Comment saisir un devis ? .......................................................................... 26 4.2. Comment créer une commande ? ............................................................... 28 4.3. Comment livrer une commande ?................................................................ 29 4.4. Comment créer un bon de livraison ou retour ? ........................................... 30 4.5. Comment créer une facture ? ...................................................................... 30 5. COMMENT GERER LES ACHATS ? ............................................................. 31 5.1. Comment commander ? .............................................................................. 3114 5.2. Comment réceptionner les achats ? ............................................................ 31 5.3. Comment créer les factures fournisseurs ?.................................................. 32 6. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER OU DUPLIQUER UN DOCUMENT ? ........................................................................................................................... 32 6.1. Transfert...................................................................................................... 32 6.2. Regroupement............................................................................................. 32 6.3. Duplication .................................................................................................. 33 7. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? ............................... 33 8. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS.......................... 34 8.1. Comment saisir un acompte ? ..................................................................... 34 8.2. Comment saisir un règlement ?................................................................... 34 8.3. Comment réaliser une remise en banque ou un décaissement ?................. 35 9. COMMENT GERER LES STOCKS ? ............................................................. 36 9.1. Comment créer un bon d’entrée ou de sortie ?............................................ 36 9.2. Comment saisir un inventaire ? ................................................................... 37 9.3. Les mouvements de stock ........................................................................... 38 10. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ?...................... 39 11. COMMENT GERER LES EXERCICES ? ..................................................... 41 12. COMMENT CREER UN COMPTE ? ............................................................ 41 13. COMMENT CREER UN JOURNAL ? ........................................................... 42 14. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ? ................................. 42 14.1. Comment saisir dans un journal ?.............................................................. 42 14.2. Comment saisir une écriture comptable ?.................................................. 44 14.3. Comment saisir dans un guide ? ............................................................... 44 15. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE SANS NOTION COMPTABLE ? ........ 44 15.1. Comment saisir une facture d’achat ?........................................................ 44 15.2. Comment saisir une facture de vente ?...................................................... 44 15.3. Comment saisir un encaissement ou un décaissement.............................. 45 16. SAISIE DES VENTES COMPTOIR .............................................................. 45 17. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ?................................................... 46 17.1. L’en-tête .................................................................................................... 46 17.2. Le corps .................................................................................................... 46 17.3. Le pied ...................................................................................................... 46 17.4. Accès à la saisie........................................................................................ 46 18. COMMENT LETTRER UN COMPTE ?......................................................... 47 19. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ?................................................ 4715 20. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ? ................................ 48 21. COMMENT SAISIR UNE NOTE DE FRAIS.................................................. 48 22. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ?.................................................. 49 23. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ? ............... 49 24. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? .................................................. 49 25. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ?.................................................. 50 26. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?.......................................... 51 27. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? ........................................................................................................................... 51 27.1. Les groupes d’utilisateurs .......................................................................... 51 27.2. Les utilisateurs .......................................................................................... 52 27.3. Les droits utilisateurs................................................................................. 52 28. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? ............... 53 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 55 1. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 55 2. LA GESTION DES TARIFS ET PROMOTIONS.............................................. 55 3. ASSISTANTS DE MISES A JOUR ................................................................. 56 3.1. Fenêtre de Bienvenue ............................................................................ 56 3.2. Filtres ..................................................................................................... 56 3.3. Mises à jour............................................................................................ 57 3.4. Contrôle et modification.......................................................................... 57 3.5. Résumé des paramètres ........................................................................ 57 3.6. Traitements de la mise à jour ................................................................. 57 4. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION..................................................... 58 4.1. Création du barème éco-contribution........................................................... 58 4.2. Les options de la société ............................................................................. 58 4.3. Utilisation du barème éco-contribution......................................................... 59 5. LE SERVICE A LA PERSONNE..................................................................... 59 5.1. Les options.................................................................................................. 59 5.2. Les données................................................................................................ 59 5.3. Les documents de vente.............................................................................. 60 5.4. L’attestation fiscale...................................................................................... 60 6. LA GESTION DES FRAIS DE PORT.............................................................. 61 6.1. Création d’un frais de port ........................................................................... 61 6.2. Utilisation des frais de port .......................................................................... 6216 7. LA GESTION DES COMMISSIONS ............................................................... 62 8. LES HISTORIQUES....................................................................................... 63 8.1. Historique de la ligne article......................................................................... 63 8.2. Historique du document............................................................................... 63 8.3. Historique des ventes .................................................................................. 64 8.4. Historique des achats .................................................................................. 64 9. LES ECHEANCIERS...................................................................................... 64 10. LA CONSULTATION FICHE TIERS ET COMPTE D’UN TIERS................... 66 11. LES RELANCES .......................................................................................... 66 12. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE.................................. 66 13. LES STATISTIQUES.................................................................................... 66 14. REPORTS ON LINE..................................................................................... 67 14.1. Comment créer et gérer Reports On Line ? ............................................... 67 15. REMPLACEMENT DE CODE....................................................................... 69 16. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT........................................... 69 17. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT........................ 70 18. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE .............................. 70 19. COMMENT REALISER UN EXPORT PARAMETRABLE ............................. 71 20. LE GRAND LIVRE INTERACTIF.................................................................. 71 21. LA BALANCE INTERACTIVE....................................................................... 72 22. LES RELEVES BANCAIRES........................................................................ 72 23. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?.................................................. 72 24. COMMENT GERER LE E-COMMERCE ?.................................................... 73 25. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? ................. 73 INDEX................................................................................................................ 75Avant de commencer 17 Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d'un appel local »  Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour les versions monoposte et réseau jusqu’à 4 poste (1) est la suivante :  Processeur : P4 2 GHz ou équivalent  Mémoire : 3 Go  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Espace disque libre : 3 Go Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits). Windows® XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. (1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur). Contactez notre réseau de revendeurs.18 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Compta & Gestion Commerciale Classic Open Line. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. L’installation Monoposte permet de travailler sur un ordinateur. Le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur. L’installation réseau permet de définir le type de l’installation : - Poste client : le logiciel est installé sur cet ordinateur et les données sont sur un autre ordinateur, - Poste client/serveur : le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur, - Poste serveur : les données sont installées sur cet ordinateur (Installation de « Microsoft SQL Server Express 2005 »). Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée.Comment lancer mon logiciel ? 19 9. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 10. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du module » 5.0FRFR20AI. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 11. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 12. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP « Nom du module ». 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis ensuite il sera limité en nombre de données : 20 articles, 20 documents, 100 écritures et les impressions porteront la mention "Démonstration". Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option « Activez votre logiciel » du menu ?. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement.20 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option « Activez votre logiciel » du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton « Activez Manuellement » et vous avez alors accès aux zones suivantes :  Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules).  Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel.  Clé WEB Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Code d’activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton « Activez votre logiciel ». Un message d'avertissement apparaît :  Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ;  Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activez votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l’écran de d’accueil ou activez le menu Fichier - Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez ensuite renseigner le nom de la base, les coordonnées et informations de votre société, les dates d’exercice et le plan de comptable souhaité. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant.Ecran de travail 21 6. ECRAN DE TRAVAIL Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. Partie contextuelle de la barre de navigation. Barre de statut affiche le nom de la base ouverte Menus Barre de navigation22Comment initialiser mon dossier ? 23 Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un document (vente, achat, stock), dans la saisie d’un règlement, dans la création d’un rapprochement ou le lettrage d’un compte. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options/Socitété du menu Paramètres, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 1.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes côté module de Gestion :  Identification : - Siret : Cette mention est obligatoire pour pouvoir établir la déclaration de TVA. - Informations de TVA : Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives à la déclaration de TVA. Elles vont permettre de paramétrer les comptes mais également de générer la déclaration à proprement parler. - Outre, les différentes saisies à effectuer dans les champs d'en-tête de la fenêtre, il convient également de sélectionner le mode de calcul de la TVA dont l'entreprise relève. Options comptables : Permet de définir la méthode de comptabilisation, les comptes de tiers, le libellé des écritures et les journaux et comptes divers utilisés pour le transfert comptable.  Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures, etc..), achat et stock ainsi que la codification des autres fiches (clients, fournisseurs, articles, familles...).  Articles : Permet d'indiquer le type d’article et les marges que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles.  Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaires, quantités et montants pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de contre-valeur.24 1.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de protéger l’ouverture de votre dossier. Dans la partie Documents, vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis…et dans la partie Expert Comptable, saisissez les coordonnées de votre expert, pour les retrouver sur tous les documents qui lui sont destinés. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 1.3. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 2. COMMENT CREER UN ARTICLE ? Pour créer un article, vous devez accéder à la liste des articles par le menu Stock / Articles - Articles - Articles. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type d’article « Bien » ou « Service ». Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir une description commerciale, puis surlignez quelques mots à l’aide de la souris et appliquez les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..). Dans le cadre Tarif, indiquez le prix d’achat de votre article (qui peut être mis à jour selon le dernier prix d’achat ou le PUMP) puis tapez sur Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des frais généraux, des taux de marge et marque indiqués dans les options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire. Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille. Dans l’onglet « Stock », vous avez la possibilité de coché « Autoriser les stocks en négatifs ». Cette option peut être gérée à partir de la famille articles et des options (Paramètres – Société – Articles) L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment sont calculés tous les montants affichés.Comment créer un Tiers ? 25 3. COMMENT CREER UN TIERS ? 3.1. Création d’un client Pour créer un client, vous devez accéder à la liste des clients par le menu Ventes - Clients - Clients. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type client ou prospect. En effet, le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une commande pour un prospect, celui-ci est transféré en client. Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille (onglet « Divers »). Remplissez alors les coordonnées principales concernant votre client/prospect dans l'onglet Facturation. L'onglet « Contacts » vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous pourrez également en ajouter. 3.2. Création d’un fournisseur Pour créer un fournisseur, vous devez accéder à la liste des fournisseurs par le menu Achats - Fournisseurs - Fournisseurs. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille (onglet « Divers »). Remplissez alors les coordonnées principales concernant votre fournisseur dans l'onglet Facturation. L'onglet « Contacts » vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre fournisseur. Vous pourrez également en ajouter. 3.3. Création d’un contact Vous pouvez accéder à la liste des contacts depuis le menu Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs - Contacts La liste des contacts répertorie l'ensemble des contacts divers, clients/prospects. Pour créer un contact, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Remplissez alors les informations concernant votre contact.26 4. COMMENT GERER LES VENTES ? Les documents de ventes sont disponibles à partir du menu Ventes. 4.1. Comment saisir un devis ? Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Ventes - Documents de vente puis le bouton Ajouter puis Devis,  Le menu Ventes - Documents de vente - Devis puis la touche [Inser]. Un nouveau devis apparaît à l'écran. Le devis se compose de trois parties essentielles : l'entête, le corps et le pied. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. 4.1.1. L'entête du devis Dans cette partie, vous pouvez faire appel à votre client et consulter sa fiche, mais aussi modifier directement ses coordonnées. Vous avez également la possibilité de sélectionner un mode de règlement et indiquer l'état du devis (en cours, accepté...). La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier. 4.1.2. Le corps Le corps du devis (onglet Détail) est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui composeront le devis. Pour faciliter la saisie, vous disposez :  D'une barre d'outils juste au-dessus de la grille (Faire F1 pour plus de détails).  D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.  D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés où vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex : une prestation).  D’une barre d’outils pour les textes enrichis : vous pouvez appliquer différents attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d’un correcteur orthographique comme dans un traitement de texte. 4.1.3. Le pied Le pied de l’onglet Détail représente la partie totalisation du devis, avec un minimum d’informations (Total brut HT, Total TTC et Net à payer). Vous avez la possibilité de saisir une remise, et d'ajouter des frais de port (HT ou TTC). Comment gérer les ventes ? 27 4.1.4. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, les onglets suivants s’ajoutent :  L’onglet Récapitulatif contient le détail du pied de facture. En plus des informations que vous avez dans l’onglet Détail, vous pouvez d’indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements). Vous retrouvez le montant total des lignes articles avec éco-contribution, compris dans le Total TTC, est affiché. La partie Iinformations de calcul contient la territorialité, le taux de TVA du devis et le mode de calcul de la TVA. La partie TVA contient le détail de la TVA. La partie Autres taxes, contient un récapitulatif des taxes associés aux articles.  L’onglet Facturation contient l’adresse principale et le contrat principal de facturation du client sélectionné.  L’onglet Livraison contient l’adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.  L’onglet Compléments contient le n° de TVA intracommunautaire du client, ainsi que sa catégorie tarifaire, le commercial, des statistiques, les informations de colisage, ainsi que l’option « Imprimé ». Cette dernière option permet de savoir si un document a déjà été imprimé. Le paramétrage s’effectue à partir du menu Paramètres – Société – Marqué comme imprimé.  L’onglet Notes de saisir une référence, d’associer des documents ainsi que des adresses web ou URL et de saisir un commentaire. 4.1.5. Les actions d'un devis A partir d'un devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions :  Afficher le client Permet d'afficher la fiche du client/prospect affecté au document sélectionné.  Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre de l’historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné.  Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer.  Regrouper Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer.  Historique du document L’historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.  Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré- paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact  Marqué comme imprimé Permet de noter le document comme étant imprimé  Marqué comme non imprimé Permet de noter le document comme n’étant pas imprimé  Dupliquer en Permet de dupliquer un document en un autre type de document (exemple : un devis peut être dupliqué en facture ou en avoir)28  SMS Permet de réaliser l’envoi de SMS. Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir : - Un contrat de service EBP approprié. Veuillez contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65 80 20. - Un abonnement ou une offre d’essais auprès d’un fournisseur d’accès SMS (tel que EcoSms, SMSToB et SMSEnvoi). Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements.  l’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Il est possible de créer ou d’affecter un règlement sans que le document d’acompte soit créé. 4.1.6. Fiche devis A partir de la fiche d’un devis, vous avez la possibilité d'appeler l’action :  Actualiser TVA Permet de mettre à jour le taux de TVA des lignes à partir de la fiche article. 4.2. Comment créer une commande ? Pour accéder à la création d'une commande, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis Commandes,  Le menu Ventes - Documents de vente - Commandes puis la touche [Inser]. Une Commande peut également être créée par transfert/regroupement de devis. La commande se compose de trois parties : l'entête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis). En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de :  l’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Il est possible de créer ou d’affecter un règlement sans que le document d’acompte soit créé. Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la commande.Comment gérer les ventes ? 29 Les actions d’une Commande sont identiques à celles d’un devis avec en plus :  Livrer Permet d'ouvrir l'assistant de livraison globale ou partielle de la/des commande/s.  Solder Permet de passer la "Commande livrée partiellement" en "Commande livrée totalement" (sans générer de bon de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent.  Dé-Solder Permet de passer la "Commande livrée totalement" en "Commande non livrée" ou "Partiellement livrée". 4.3. Comment livrer une commande ? La livraison d'une commande permet de réaliser des livraisons totales ou partielles c'est à dire de générer au fur et à mesure des bons de livraisons ou factures. Pour livrer une commande, vous devez accéder à la barre de navigation Opérations puis « Livraison de commandes », la barre de tâches "Livrer" de la fenêtre principale de navigation des documents de vente, l'action "Livrer" de la fiche Commande. La livraison d'une commande peut également s'effectuer par un transfert ou regroupement vers un bon de livraison ou facture. Dans ces 2 cas, la commande sera obligatoirement totalement livrée en 1 fois. La fenêtre de livraison d'une commande est divisée en 3 parties :  les Filtres permettent de déterminer une période, un client ou une commande précise à livrer  La partie « Pièces à générer » permet de définir les éléments qui seront repris/affichés sur le/les document/s généré/s (date, nature du document, regroupements lignes, articles…)  La partie « Commandes » permet de visualiser les commandes correspondantes aux filtres définis précédemment. Chaque commande est composée d’une ligne générale et de plusieurs lignes de détail (livrées ou pas). Remarque Un code couleur permet de repérer facilement les commandes qui peuvent être livrées (coche verte) ou pas (croix rouge). Vous avez la possibilité de sélectionner les lignes de texte saisies dans une commande afin de les retrouver dans un bon de livraison ou une facture.30 4.4. Comment créer un bon de livraison ou retour ? Pour créer un nouveau Bon de livraison ou de retour, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Ventes - Documents de vente bouton Ajouter puis Bons de livraison ou Bons de retour.  Le menu Ventes - Documents de vente - Bons de livraison ou Bons de retour puis la touche [Inser]. Un bon de livraison peut également être créé par transfert/regroupement de devis ou de commande. Un bon de retour peut être créé par transfert d’un bon de livraison. Le bon de livraison ou de retour se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis). Les actions d’un bon de livraison et d’un bon de retour sont identiques à celles d’un devis. 4.5. Comment créer une facture ? Pour accéder à la création d'une facture, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis Factures,  Le menu Ventes - Documents de vente - Factures puis la touche [Inser]. Une facture peut également être créée par transfert/regroupement de devis, commande ou bon de livraison. La facture se compose de trois parties : l'entête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis). En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de :  l’onglet Echéances qui permet de planifier les échéances de votre client pour le règlement de la facture.  l’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la facture. Les actions d’une facture sont identiques à celles d’un devis avec en plus :  Valider une facture : Permet de valider définitivement une facture afin de pouvoir la transférer en comptabilité. Cette fonction est accessible suivant le paramétrage de l’option « Activer la validation des données à comptabiliser ».  Dévalider une facture : Permet de dévalider un document en état « Validé » ou « Transférer en comptabilité » et de la passer en état « provisoire ».Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document.  Nouveau règlement : Permet de générer une fiche règlement pré-renseignée avec les informations du client, le montant de la facture et l’échéance pointée.Comment gérer les achats ? 31 5. COMMENT GERER LES ACHATS ? Les documents d’achats sont accessibles à partir du menu Achats. Vous accédez alors à la liste des documents d’achats, qui a les mêmes propriétés que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l’aide, accessible par la touche F1 sur la liste. Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les demandes de prix, les commandes, les bons de réceptions, bons de retours, les factures et les avoirs ainsi que les documents d’acompte. Remarque En saisie d’une commande, d’un bon de réception ou d’une facture, si on modifie le prix d’achat brut ou prix d’achat net d’un article référencé, une fenêtre « Mise à jour des prix d’achat » est alors proposé. 5.1. Comment commander ? Vous pouvez passer commande auprès de votre fournisseur, en créant une commande manuelle. La commande se décompose en trois parties essentielles: L'entête, le corps, et le pied de la commande. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis de vente (voir le chapitre sur le devis). Remarque Les prix d'achats qui apparaissent dans le corps du document correspondent au tarif défini dans la fiche articles pour le fournisseur indiqué en entête de commande. Vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de :  l’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1. 5.2. Comment réceptionner les achats ? Après avoir passé une commande auprès de votre fournisseur, vous avez la possibilité de réceptionner tout ou partie des éléments commandés. La réception des achats est identique à la livraison d’une vente (Voir chapitre comment livrer une commande ?).32 5.3. Comment créer les factures fournisseurs ? Vous pouvez générer une facture fournisseur depuis le transfert ou regroupement de commande ou bon de réception. Vous pouvez aussi créer une facture fournisseur directement. Pour cela, vous devez afficher la liste des documents d'achats, en passant par le menu Achats + Documents d'achat, cliquer sur le bouton Ajouter et sélectionner le type de document Facture. La saisie de la facture est identique à celle des commandes. Les échéances fournisseurs sont automatiquement calculées dans l’onglet Echéances si le mode de règlement fournisseur a été renseigné dans sa fiche. A la validation de la facture, les stocks et le PUMP des articles facturés sont mis à jour. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur tous les documents d’achats, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles dans la gestion des achats. 6. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER OU DUPLIQUER UN DOCUMENT ? 6.1. Transfert Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n'est alors plus modifiable. Remarque Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Le document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable. Il pourra être dupliqué. Lors du transfert d’un devis en document supérieur, l'acompte est repris sur le document et un document d'acompte ainsi que son règlement sont automatiquement générés. Pour réaliser un transfert de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats - Documents … - Tous ; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur Transférer disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. 6.2. Regroupement Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents de type inférieur sélectionnés. Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné. Pour réaliser un regroupement, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats - Documents … – « Type du document à regrouper » ; 2. sélectionner les documents initiaux ; 3. cliquer sur Regrouper disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. Comment envoyer un document par e-mail ? 33 6.3. Duplication La duplication de documents permet de réaliser la copie exacte d’un document. Pour réaliser une duplication de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats - Documents … - Tous » ; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur le bouton Dupliquer de la barre d’outils ou menu contextuel puis Dupliquer. 7. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? Vous avez la possibilité d'envoyer vos documents par e-mail à vos clients ou fournisseurs. Pour cela, vous avez deux possibilités :  Sélectionner Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste des documents sont à l'écran.  Utiliser le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression. Une fenêtre permettant de choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format s’affiche. A la validation de la fenêtre, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce jointe. Remarque Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre tiers dans la fiche tiers ou dans le document, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie.34 8. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS Les paiements et les décaissements fournisseurs fonctionnent exactement de la même façon que la saisie des règlements détaillée ci-dessous. 8.1. Comment saisir un acompte ? Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la livraison du bien ou de la prestation de services ne soit effectuée (article 289 c du CGI). Vous pouvez créer une facture d’acompte depuis la liste des documents de vente ou achat du menu Ventes - Documents de vente ou Achats - Documents d’achat (ou bien à partir de l’onglet Acompte de la facture). Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acompte qui ont été enregistrées. Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de TVA, la TVA payée et le restant à payer. Dans les options du dossier, partie Options Comptables + Journaux et comptes divers, les comptes d’attente pour le « Tiers » et la « TVA » sont indiqués. 8.2. Comment saisir un règlement ? Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter un nouveau règlement. Ensuite, renseignez les informations concernant votre client et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite :  affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur l’échéance correspondante ;  saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances concernées. Remarque Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire. Afin de transférer le règlement en comptabilité, vous devez indiquer obligatoirement un code Banque sur la fiche règlement.Le suivi financier des clients et fournisseurs 35 8.3. Comment réaliser une remise en banque ou un décaissement ? Pour saisir une remise en banque ou un décaissement, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Remises en banque ou Ventes - Règlements - Remises en banque. La gestion d'un décaissement des règlements fournisseur est identique à la remise en banque des règlements clients. Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter une nouvelle remise en banque. Vous devez renseigner la banque, la date et le moyen de paiement pour lesquels vous souhaitez réaliser la remise en banque. Les filtres vous permettent de sélectionnez l’intervalle de tiers sur lequel vous souhaitez réaliser la remise en banque. Vous pouvez aussi sélectionnez une date ou un intervalle de date de règlements à prendre en compte dans cette remise. L’option « Règlement pour cette banque uniquement »permet de voir uniquement les règlements paramétrés avec la banque et le moyen de paiement sélectionnés dans la partie « Informations de la remise ». La dé-sélection de cette case permet de voir tous les règlements pour le moyen de paiement sélectionné dans la partie « Informations de la remise » quelque soit la banque paramétré dans les fiches règlements. L’option « Uniquement les règlements devant être remise en banque » permet de visualiser uniquement les règlements dont le moyen de paiement est défini « Remettre en banque ». A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Appliquer le filtre. Cela permet d’afficher la liste des règlements à remettre en banque. Ensuite, vous devez sélectionner les règlements à remettre en banque en les sélectionnant ligne à ligne ou en cliquant sur le bouton Sélectionner tout. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les remises en banque. 8.1.1.1. Traitement de la remise en banque Une fois les règlements à remettre en banque sélectionnés, vous pouvez :  Sauvegarder la remise La remise en banque est préparée et est totalement modifiable. Elle reste en état Provisoire, l’état des règlements associés n’est pas modifié.  Remettre en banque la remise La remise en banque est sauvegardée et les règlements passent en état « remis en banque » 8.1.1.2. Valider la remise La remise en banque est validée définitivement. Elle peut être transférer en comptabilité. Cette fonction est disponible uniquement si l'option Activer la validation des données à comptabiliser est sélectionnée dans les paramètres du dossier.36 9. COMMENT GERER LES STOCKS ? La gestion des stocks s’effectue à partir du menu Stock / Articles. Vous accédez alors à la liste des documents de stock, qui a les mêmes propriétés que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l’aide, accessible par la touche F1 sur la liste. Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les bons d’entrée, les bons de sortie et les inventaires. 9.1. Comment créer un bon d’entrée ou de sortie ? Pour accéder à la création d’un bon de stock (entrée ou sortie), vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Stock / Articles - Documents de stock, le bouton Ajouter puis Bons d’entrée ou Bons de sortie,  Le Stock / Articles - Documents de stock - Bons d’entrée ou Bons de sortie puis la touche [Inser]. Les fiches Bons d'entrée et Bons de sortie se composent d'une entête et d'onglets. Dans la partie entête, vous devez renseigner les n° de document et la date de réalisation. Ensuite dans l’onglet détail, vous devez indiquer, pour chacun de vos articles, la quantité en stock à entrer ou à sortir. A la validation du bon d’entrée, votre stock est mis à jour et le PUMP (prix unitaire moyen pondéré) de vos articles est recalculé. A partir d’un bon, vous pouvez visualiser les mouvements de stock de chaque article. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur tous les documents de stocks, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles dans la gestion des stocks.Comment gérer les stocks ? 37 9.2. Comment saisir un inventaire ? Pour saisir un inventaire, vous devez créer une feuille d’inventaire. Pour cela, vous devez vous placer dans la liste des documents de stock (Stock / Articles - Documents de stock) cliquer sur le bouton Ajouter et choisir le type de document Inventaire. L’assistant de préparation de l’inventaire s’ouvre. Cet assistant vous permet de pré-renseigner une feuille d'inventaire avec les articles de type "Bien" gérés en stock. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant. La première étape permet de définir le contenu de la feuille d'inventaire (Date, pré-remplissage des articles, reprendre le stock actuel, autoriser la comptabilisation de l’inventaire..). Remarque La reprise du « stock actuel » facilite la saisie de l’inventaire. Ensuite, vous pouvez définir le type de regroupement et le tri des articles dans la feuille d’inventaire. Suite à ces sélections, les articles de la feuille d'inventaire seront triés à l'intérieur de chaque type de regroupement. Cliquer sur le bouton Suivant pour visualiser le résumé des paramètres sélectionnés, puis Lancer pour créer la feuille d’inventaire. La feuille d’inventaire s’ouvre sur l’onglet Détail. Tous les articles correspondant aux critères de présélections sont affichés, classés en fonction du regroupement choisi. Pour saisir votre inventaire, vous disposez des colonnes :  Nouveau stock Permet de saisir la nouvelle quantité d’articles, exprimée en unité de stock.  Nouvelle valeur unitaire Par défaut, la valeur du nouveau PUMP est égale au PUMP actuel. Vous pouvez le modifier.  Valeur nouveau stock Affiche la valeur du nouveau stock (Quantité * Nouveau PUMP). Si la saisie de l’inventaire s’étale sur plusieurs jours, vous pouvez revenir dessus et modifier les valeurs et les quantités comme vous le souhaitez. De même, si vous avez ajouté de nouveaux articles, vous pouvez les ajouter à votre inventaire en cliquant sur le bouton Lancer l’assistant. Suite à la génération et saisie d'un inventaire, vous pouvez le "Valider" puis si vous le souhaitez le "Transférer en comptabilité". Les mouvements de stock seront automatiquement mis à jour à la validation du document.38 9.3. Les mouvements de stock Vous pouvez consulter l’historique de tous vos mouvements de stock depuis le menu Stock / Articles - Documents de stock - Mouvements de stock. Choisissez les filtres que vous souhaitez (période, articles, familles articles, types de document) et cliquez sur le bouton Actualiser la liste pour afficher les mouvements. Remarque Vous pouvez très facilement classer vos mouvements de stock grâce aux boîtes de regroupement, disponibles via le menu contextuel de l’entête des colonnes + boîte de regroupement. Sélectionnez la colonne de votre choix, et faites-là glisser à l’aide de la souris, dans la bande grise. Vous pouvez ainsi consulter pour chaque mouvement de stock, le code article, le numéro de document, la date, la quantité déstockée, la quantité d’origine, le Pump et la valeur du stock. A partir de la liste des mouvements de stock, vous pouvez afficher le document ou la fiche article. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur la page des mouvements de stock, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles.Comment transférer les éléménts en compta ? 39 10. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ? Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans le module de Compta. Ces écritures concernent :  les documents de ventes et d’achats (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte),  les échéances,  les règlements ainsi que les écarts de règlement et les échéances soldées,  les stocks (inventaires). Pour transférer des éléments en comptabilité, vous devez au préalable définir dans les options du dossier du menu Paramètres :  les libellés des écritures,  les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement...),  les comptes de ventes, achats et de TVA sur chaque fiche TVA,  la méthode de comptabilisation des stocks,  les comptes de stock pour chaque fiche articles,  la méthode de comptabilisation du transfert (automatique ou manuel). Deux méthodes de transfert comptable sont possibles. Ce choix est à définir dans les options comptables. Il peut être Manuel ou Automatique. La méthode de transfert « Manuel » est paramétrée par défaut à la création de dossier. Elle permet de valider ou non les documents, règlements…, en sélectionnant ou pas la case à cocher « Activer la validation des données à comptabiliser ». Dans ce cas, pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable. Il vous permet de définir les éléments à transférer, la période de transfert, l’état des pièces (validées, validées et provisoires, comptabilisées). La méthode de transfert « Automatique », oblige à valider les documents, règlements…afin de les comptabiliser. La case « Activer la validation des données à comptabiliser » est automatiquement sélectionnée et non modifiable. Dès validation du document/règlement… l’écriture comptable est automatiquement passée en comptabilité.40 Remarque Afin de pouvoir choisir les libellés de vos écritures comptables, des macros sont disponibles : {0} = Type du document (ex : Facture, Avoir... ) {1} = Numéro du document {2} = Type de tiers (ex: Client) {3} = Civilité du tiers (Mr, Melle, SA, Sarl....) {4} = Nom tiers {5} = Code banque {6} = Date du document {7} = Référence de l'onglet Notes du document Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le transfert comptable.comment gerer les Exercices ? 41 11. COMMENT GERER LES EXERCICES ? A la création du dossier, deux exercices sont automatiquement créés. Au-delà de deux exercices, il vous faut d’abord procéder à la clôture annuelle du premier exercice ouvert puis à la création du nouvel exercice. Pour créer un nouvel exercice, vous devez accéder à la liste des exercices par le menu Exercices/Clôtures – Exercices. Vous devez ensuite :  utiliser la touche [Inser], le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter,  modifier si besoin les dates d’exercice. Pour changer d’exercice, il faut le définir comme Exercice courant quelque soit son état (ouvert ou clôturé). Pour cela, il faut :  se positionner sur l'exercice désiré dans la liste des exercices,  sélectionner Définir un exercice courant dans la barre de tâches du volet de navigation, dans le menu contextuel ou en appuyant sur le bouton disponible dans la fiche. L’exercice courant est identifié à la fois par une mise en caractères gras dans la liste des exercices et par la mention des dates de l’exercice courant dans la barre de titre de l’application. La définition de l’exercice courant servira principalement à initialiser les filtres. Dans tous les cas, tous vos exercices (ouverts ou clôturés) resteront accessibles. 12. COMMENT CREER UN COMPTE ? Pour créer un compte, vous devez accéder à la liste des comptes par le menu Quotidien / Saisie - Plan comptable entreprise. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez sélectionner le type du compte (détail ou racine), le numéro de compte et l’intitulé. Dans l’onglet Paramétrage, dans le cadre paramétrage de la TVA, vous devez renseigner les informations liées à la Nature de taxe, le Type de l’opération et l’option de calcul dont vous avez besoin. Ce paramétrage est important pour l’établissement de la déclaration de TVA. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment renseigner dans sa totalité une fiche compte.42 13. COMMENT CREER UN JOURNAL ? Pour créer un journal, vous devez accéder à la liste des journaux par le menu Paramètres – Journaux. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir le code journal, le type de journal (achat, vente, trésorerie, opérations diverses), une description. Dans l’onglet Saisie :  Dans le cadre Racines non autorisées, vous pouvez écrire toutes les racines de compte que vous ne souhaitez pas utiliser dans le journal.  Dans le cadre Options de saisie, vous pouvez définir le mode de numérotation des pièces de votre journal, la reprise de la date sur une même écriture, le type et le compte de contrepartie (uniquement pour les journaux de type trésorerie) et le mode de fonctionnement des libellés d’écritures du journal. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette fiche. 14. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ? 14.1. Comment saisir dans un journal ? Pour saisir dans un journal, vous devez accéder à la liste des cumuls des journaux par le menu Quotidien / Saisie / Saisie - Saisie par journal - Mois en cours. Ensuite, utilisez le double clic, la touche Entrée sur la ligne désirée ou sélectionnez la tâche Saisie par journal dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. 14.1.1. L’en-tête Dans cette partie, vous pouvez sélectionner l’exercice, le journal et la période dans lesquels vous souhaitez saisir. Leur modification est possible en effectuant la sélection désirée dans les listes déroulantes de chaque champ. 14.1.2. Le corps Le corps de la saisie est composé d’une grille dans laquelle certaines mentions sont obligatoires :  Statut : Il permet de connaître le statut d’une écriture. Il possible de modifier le statut d’une écriture en cliquant sur le bouton Traitements sur les écritures (Simuler, Confirmer l’écriture, Valider).  Jour : Il est dépendant de l'exercice courant, de la période de saisie sélectionnée et du paramétrage de la fiche journal. Il peut être saisi directement ou sélectionné dans le calendrier.Comment saisir une ecriture comptable ? 43  N° de pièce : Le comportement du numéro de pièce dans les écritures et les lignes d'écritures dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable par l'utilisateur.  N° de document : La saisie du numéro de document est libre.  Compte: La liste des comptes existants est disponible grâce à la liste déroulante. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné.  Libellé : Le comportement du libellé dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable par l'utilisateur.  Débit / Crédit : Le positionnement par défaut du curseur dans le champ Débit ou Crédit dépend du sens par défaut paramétré sur la fiche compte, de la nature du compte saisi et du type de journal dans lequel la saisie est effectuée. Il peut être modifié. Le montant peut être saisi directement dans le champ ou obtenu grâce à la calculatrice. Navigation dans la fenêtre de saisie : La navigation entre les champs, les lignes et les écritures peut se faire entre les différents champs grâce aux touches Tab et Shift+Tab, à la touche Entrée, à la souris ou encore avec les flèches directionnelles. Remarque Un journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied de journal est composé d'une seule et unique écriture, composée de toutes les lignes d'écritures du journal. Le statut sélectionné s'applique donc à toutes les lignes du journal sans distinction. 14.1.3. Le pied Les cumuls du journal sont mis à jour en temps réel lors de chaque opération de saisie. Ils sont reportés sur le cumul des journaux. L'équilibre du journal est une condition nécessaire à la sortie du journal.  Débit : La somme des montants débiteurs saisis sur ce journal et sur ce mois est affichée en pied de saisie.  Crédit : La somme des montants créditeurs saisis sur ce journal et sur ce mois est affichée en pied de saisie. 14.1.4. Les informations sur le compte Dès la saisie d’un compte, son libellé et son solde débiteur ou créditeur sur l’exercice de saisie sont automatiquement affichés pour information. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie.44 14.2. Comment saisir une écriture comptable ? Pour saisir une écriture comptable indépendante, accédez à l’option Quotidien / Saisie – Saisie par journal. Ensuite, sélectionnez la tâche Nouvelle écriture comptable dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. Complétez les différents champs de l’en-tête et de chaque ligne composant l’écriture. Une fois l’écriture équilibrée, un message vous propose de saisir l’écriture suivante : répondez Oui pour continuer. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 14.3. Comment saisir dans un guide ? Pour saisir dans un guide, il vous suffit de sélectionner Quotidien / Saisie – Saisie guidée. Ensuite, choisissez le guide voulu, la date d’écriture et éventuellement le journal. Le corps se présente sous la forme d’une écriture comptable. Seules les zones non grisées sont saisissables et accessibles. Les zones grisées ne sont pas saisissables, selon le paramétrage effectué dans le guide de saisie, disponible dans Paramètres – Guides de saisie. La sauvegarde d’une saisie guidée entraîne automatiquement sa comptabilisation. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 15. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE SANS NOTION COMPTABLE ? 15.1. Comment saisir une facture d’achat ? Pour saisir une facture d’achat, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Mes achats. Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture. Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA vide. 15.2. Comment saisir une facture de vente ? Pour saisir une facture de vente, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Mes ventes. Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture. Remplissez les différents champs de la même façon que pour la facture d’achat.Saisie des ventes comptoir 45 15.3. Comment saisir un encaissement ou un décaissement Pour saisir une opération de trésorerie, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Ma trésorerie. Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] et choisissez Encaissement client, Décaissement fournisseur…. Le bouton Ajouter vous permet de saisir quatre types d’opérations :  Les encaissements  Les décaissements  Les virements (de banque à banque, de banque à caisse …)  Les remises de chèques Pour les encaissements et les décaissements, des sous-catégories vous permettent de choisir un type d’opération plus précis : encaissement client, encaissement d’effets avec frais, décaissement fournisseur, entretien, essence, frais bancaires, etc. Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA vide. 16. SAISIE DES VENTES COMPTOIR Les ventes comptoir se décomposent en deux opérations : la saisie du ticket Z puis la remise en banque. Pour créer le ticket Z, sélectionnez Quotidien / Saisie – Autres saisies – Ventes comptoir et sélectionnez la tâche Nouveau Ticket Z. Dans la fenêtre, saisissez les différents champs proposés puis ventilez les recettes et les ventes. Pour créer une remise en banque, sélectionnez Quotidien / Saisie – Autres saisies – Ventes comptoir et sélectionnez la tâche Nouvelle remise en banque. Renseignez, si besoin, la banque par défaut des cartes bancaires puis ventilez votre remise par banque et type de remise. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie.46 17. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ? Pour consulter un compte, accédez au menu Consultation - Consultation/Lettrage ou au menu Quotidien / Saisie / Saisie - Consultation/Lettrage. 17.1. L’en-tête La consultation de compte se fait par exercice comptable. Quelque soit l’état de votre exercice, vous pouvez sélectionner n’importe quel autre exercice du dossier à partir de la liste déroulante sur la liste déroulante. La sélection du compte se fait dans le champ Numéro. Il peut être saisi directement dans ce champ ou sélectionné dans la liste déroulante qui reprend l'intégralité des comptes existants. Sont repris automatiquement, après sélection du compte :  l’intitulé du compte,  le solde du compte à la fin de l’exercice sélectionné,  le solde des mouvements antérieurs à la période sur ce compte, si cette période ne débute pas au premier jour de l’exercice sélectionné. Un ensemble de filtres vous permet de sélectionner les lignes que vous voulez ou non afficher. Pour que ces sélections soient prises en compte, il vous suffit de cliquer sur Appliquer les filtres. 17.2. Le corps L'affichage des lignes d'écriture dans la consultation reprend les informations renseignées dans le masque de saisie. L'affichage des lignes d'écriture est directement dépendant des choix effectués sur les filtres de l’en-tête. 17.3. Le pied Une ligne de totalisation est affichée. Elle cumule en temps réel la somme des montants débiteurs et des montants créditeurs des lignes affichées. 17.4. Accès à la saisie En double cliquant sur une ligne d'écriture ou en sélectionnant Saisie dans le menu contextuel, il est possible d'être automatiquement positionné sur cette ligne d'écriture dans le journal et le mois de saisie ayant servi à l'enregistrer.Comment lettrer un compte ? 47 18. COMMENT LETTRER UN COMPTE ? Le lettrage est une opération consistant à lettrer des factures avec leurs règlements. Les lignes non lettrées sont donc des lignes qui ne se compensent pas et / ou n’ont pas de rapport entre elles. Pour réaliser ce pointage, accédez au menu Quotidien / Saisie – Lettrage simplifié.  Dans le champ Compte, sélectionnez un fournisseur ou un client : les factures s’affichent alors dans la première liste, les règlements et avoirs dans la seconde.  Sélectionner une facture et son règlement.  Cliquez sur le bouton Lettrer et confirmez le code proposé : le code se reporte sur ces lignes, ce qui signifie qu’elles sont lettrées.  Répétez l’opération pour toutes les factures réglées.  Visualisez les factures non réglées en indiquant Lignes non lettrées en Type de ligne. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 19. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ? Le rapprochement bancaire est une opération qui consiste à pointer les opérations bancaires saisies dans le logiciel qui apparaissent dans vos relevés bancaires. Pour rapprocher un compte, vous devez accéder à la liste des rapprochements par le menu Quotidien / Saisie – Rapprochement bancaire. Ensuite, cliquez sur le bouton Ajouter ou utilisez la touche [Inser].  Choisissez la banque grâce au champ Compte à rapprocher.  Indiquez le Libellé et la Date de rapprochement et cliquez sur Valider.  Dans la fenêtre de rapprochement, saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde du relevé.  Pointez les lignes d’écritures en double-cliquant dessus ou grâce au bouton Pointer : les lignes pointées disparaissent. Pour les voir, indiquez Toutes dans le champ Lignes à afficher. Le code pointage, la date et le libellé du rapprochement sont inscrits sur ces lignes.  Une fois le pointage terminé, le champ Ecart de rapprochement doit être à zéro.  S’il n’y a pas d’écart, sauvegardez le rapprochement et imprimez-le en cliquant sur l’icône de l’imprimante. Si l’écart de rapprochement n’est pas à zéro à la fin de l’opération, vérifiez les points suivants :  Certains règlements de votre relevé n’ont peut-être pas été saisis : saisissez-les avant de compléter le pointage.  Certains règlements n’ont peut-être pas été pointés : pointez bien tous les montants du relevé bancaire.  Certains règlements ont peut-être été pointés à tort, car ils ne sont pas sur le relevé bancaire : dépointez-les.  Le solde bancaire ou un règlement ont peut-être été saisis de façon erronée: rectifiez-les.48 20. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ? Pour que la déclaration de TVA se mouvemente correctement, il faut au préalable renseigner les informations sur le dossier et les fiches comptes. Pour établir une déclaration de TVA, vous devez accéder à la liste des Déclarations par le menu Quotidien / Saisie – Déclaration de TVA. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter.  Choisissez la déclaration à effectuer, indiquez la période et sélectionner les feuillets à inclure dans votre déclaration. Cliquez sur Valider.  Vous obtenez : o L’aperçu de la déclaration. o Un onglet avec les lignes d’écritures incluses dans la déclaration. o Un onglet avec les lignes non déclarées, c’est-à-dire celles sur lesquelles une erreur a été détectée. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements pour remplir une déclaration. 21. COMMENT SAISIR UNE NOTE DE FRAIS Le logiciel vous permet de saisir ou d’importer des notes de frais et de gérer vos indemnités kilométriques. Pour cela, il vous faut accéder au menu Notes de frais. De là, il vous faut :  Créer un utilisateur pour chaque personne qui vous enverra des notes de frais. Définissez-y le compte dans lequel le montant total de la note de frais doit être comptabilisé ainsi que son ou ses véhicules.  Créer une catégorie pour chaque type de dépense de notes de frais (par exemple : essence, restaurant, indemnités kilométriques…). Dans chacune d’elle, définissez les comptes comptables sur lesquels les charges et la TVA doivent être comptabilisées.  Créer une note de frais par utilisateur et par mois, pour intégrer vos lignes de dépenses. Une même note de frais peut contenir plusieurs lignes de dépenses, de type Indemnités kilométriques ou non. Ces lignes peuvent être saisies manuellement ou importées. Les éléments saisis dans les notes de frais doivent être comptabilisés pour être intégrés à la comptabilité. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements pour remplir une déclaration.Comment valider mes ecritures ? 49 22. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ? Vous pouvez valider les écritures de façon globale ou écriture par écriture :  De façon globale : Accédez au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de journaux, sélectionnez les journaux et mois souhaités. Dans la barre de tâches, cliquez sur Valider les écritures.  Ecriture par écriture : Accédez au menu Quotidien / Saisie – Recherche d’écritures. Ouvrez une écriture en double-cliquant dessus ou grâce au bouton Modifier l’écriture comptable de la barre des tâches. Une fois l’écriture ouverte, cliquez sur Traitements sur les écritures + Valider l’écriture courante. Le statut Validé est symbolisé par un V dans la colonne Statut. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 23. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ? Pour clôturer mensuellement un journal, vous devez accéder au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de journaux. La clôture mensuelle permet d’empêcher la modification du journal. Les écritures qu’il contient doivent auparavant être validées. Tous les journaux et tous les mois d’un exercice doivent être clôturés mensuellement pour que l’exercice puisse faire l'objet d'une clôture annuelle. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 24. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? La clôture annuelle est une opération irréversible qui vise à rendre intangibles les éléments comptables de l’exercice courant. Vous pouvez y accéder par le menu Exercices / Clôtures – Clôture annuelle. L’exécution de cette opération consiste à faire vérifier par le logiciel le respect de certaines conditions (validation des écritures, clôture mensuelle des journaux…). La génération des A Nouveaux est indépendante de la clôture d’un exercice.50 En effet, il est possible de générer les A Nouveaux de deux manières différentes :  manuellement par le menu Exercices / Clôtures – Exercices, en sélectionnant l’exercice courant dans lequel les A Nouveaux doivent être comptabilisés puis à sélectionner Générer les A Nouveaux.  automatiquement à la création d’un exercice ou à la clôture d’un exercice en fonction des options choisies dans Paramètres – Société – Options comptables – A Nouveaux. D’autre part, lors de la création d’un dossier ou d’un exercice, il est possible de saisir manuellement une balance d’ouverture. Pour cela, accédez au menu Quotidien / Saisie – Saisie par journal puis sélectionner Saisir la balance d’ouverture dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 25. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de documents : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc. L'impression d'un document peut être activée :  Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document ou de l’état (Devis, Facture, Avoir, Saisie, Grand Livre, ...). Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre document.  Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant sur le bouton "Imprimer".  Par l’un des menus de l’application puis Impressions puis la catégorie souhaitée - ... Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères d'impression. Remarque Dans les fenêtres d’impression, l’action « Réinitialiser les filtres » a été ajoutée afin de remettre à zéro les filtres. (Icône à côté des filtres personnalisés) Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements.Comment sauvegarder mon dossier ? 51 26. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM. Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). 27. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? Vous pouvez gérer les utilisateurs et les groupes d’utilisateurs depuis le menu Paramètres – Utilisateurs. Vous pouvez créer des utilisateurs, attachés ou non un groupe à chacun et définir une gestion de droits pour chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs. Ainsi lors de l'ouverture du dossier, vous vous connecterez avec un nom d'utilisateur et son mot de passe. 27.1. Les groupes d’utilisateurs Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. Vous pouvez imaginer qu'un groupe corresponde à un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits... Pour définir un groupe utilisateur, vous devez saisir un code et un nom. A partir de la fiche groupe utilisateur, vous pouvez affecter un/plusieurs utilisateur/s. Les droits du groupe seront automatiquement affectés à cet utilisateur. Les droits que vous définissez pour un groupe d'utilisateurs prévalent sur les droits définis pour un utilisateur. Remarque L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits par défaut.52 27.2. Les utilisateurs Pour définir un utilisateur, vous devez saisir un code, un nom et lui affecter éventuellement un mot de passe ainsi que la confirmation du mot de passe. L'utilisateur connecté apparait dans la barre d'état (statut). Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur. Remarque Vous pouvez « Bloquer » un utilisateur, il ne pourra plus se connecter à la base que ce soit en Gestion Commerciale ou en Comptabilité. Vous avez également la possibilité d’« interdire la connexion » de l’utilisateur uniquement sur un module Compta ou Gestion commerciale. A partir de la fiche utilisateur, vous pouvez affecter un groupe d’utilisateurs. Si vous sélectionnez un groupe sur une fiche utilisateur, les droits de l'utilisateur correspondront par défaut à ceux du groupe. Vous pouvez les modifier en autorisant ou pas le droit. Pour chaque utilisateur, vous pouvez définir une gestion des droits. A la création d'une fiche, tous les droits sont autorisés par défaut. Pour plus de détail sur la gestion des droits sur une fiche utilisateur, reportez-vous à l’aide en ligne (F1). 27.3. Les droits utilisateurs Les droits utilisateurs peuvent être affectés à un groupe d'utilisateurs ou un utilisateur particulier. Des droits peuvent être autorisés sur les menus principaux de chaque module. Il existe trois types de droit : - Visualisation et Modification - Exécution - Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression Pour le dernier type, la "duplication d’une fiche" est concernée par le droit "Création". Le droit "Impression" concerne l’impression de la liste/fiche à partir de la liste-page. Pour avoir des exemples d’application des droits, reportez vous à l’aide en ligne (F1).Comment lier un dossier d’une autre application ? 53 28. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? A partir du menu Paramètres-Société, vous pouvez lier un dossier d’une autre application*, consulter et modifier les dossiers liés par application. Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton "Lier de nouveaux dossiers pour d'autres applications". Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s'affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre-elles. Si vous souhaitez supprimer la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton "supprimer la liaison". Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié. * sous réserve de compatibilité entre applications Remarque Si l’application est un intégré « Compta & Gestion commerciale », il n'est pas possible de délier les dossiers composants cet intégré.54Le tableau de bord 55 Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Compta & Gestion Commerciale Classic Open Line. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes :  Les devis à relancer ;  Les échéances échues ;  Les statistiques des ventes ;  Les meilleurs clients et articles ;  Un graphique représentant votre chiffre d’affaires ;  L'estimation de la Trésorerie qui affiche les soldes comptables des comptes bancaires ainsi que le solde des échéances (échues et à échoir) ;  Le comparatif du résultat comptable entre l'exercice courant et l'exercice précédent ;  Le comparatif entre le Chiffre d'affaires, le résultat net et la marge brute. Astuce Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à l’aide de la souris. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. 2. LA GESTION DES TARIFS ET PROMOTIONS Les tarifs sont appliqués sur les documents de ventes en fonction d’un classement (à définir dans les options), d’une période, des quantités ou du chiffre d’affaires et d’une population. Un tarif est défini par la sélection d’une population (clients, famille clients, catégories tarifaires), d’une sélection d’articles (articles, familles articles), et de paliers. La définition de palier consiste à renseigner la valeur « jusqu’à » laquelle le tarif sera appliqué, une formule et un prix ou une remise. L’application d’une promotion dans les documents de ventes est identique à la gestion des tarifs.56 Dans la fiche des tarifs et promotions, il est possible de mettre à jour le taux de TVA en utilisant le bouton « Actualiser TVA ». Une fenêtre s’ouvre afin de sélectionner le nouveau taux et celui que vous voulez remplacer. La gestion des tarifs et promotions s’utilise de la même façon pour les fournisseurs. 3. ASSISTANTS DE MISES A JOUR La mise à jour des fiches Articles, Articles par fournisseurs, Familles articles, Client/prospects et Familles clients/prospects est disponible à partir du menu Opérations – Assistants de mise à jour. Remarque La mise à jour des articles par fournisseur concerne l'onglet « Fournisseur de la fiche article » et l'onglet « articles de la fiche Fournisseur ». Cette mise à jour s'effectue par un assistant. Il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de mise à jour. 3.1. Fenêtre de Bienvenue Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une mise à jour. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". L'assistant de sauvegarde du dossier s'ouvre alors automatiquement. Cliquez sur le bouton Suivant, pour définir la sélection d'articles dont le taux de TVA doit être mis à jour. 3.2. Filtres Cette étape consiste à définir les éléments à mettre à jour. Cette définition s'effectue par une sélection de critères. Les filtres disponibles pour la mise à jour des « Articles » et « Articles par fournisseurs » sont :  un intervalle d'articles  une prise en compte du stock réel (case sélectionnée « Stock réel différent de 0 »)  un intervalle de familles articles  un intervalle de sous-familles articles  un intervalle de fournisseurs principaux (pour la mise à jour des « Articles » uniquement)  un intervalle de fournisseur (pour la mise à jour des « Articles par fournisseur » uniquement)  un type d'article (biens, service)  un taux de TVA (pour la mise à jour des « Articles » uniquement)Assistants de mises à jour 57 Le filtre disponible pour la mise à jour des « Familles articles » est un intervalle de familles articles. Les filtres disponibles pour la mise à jour des « Clients » sont :  un type de tiers (clients ou prospects)  un intervalle de clients  un intervalle de familles clients  un intervalle de commerciaux/collaborateurs  un intervalle de données géographiques (code postal, pays...) Le filtre disponible pour la mise à jour des « Familles clients/prospects » est un intervalle de familles clients/prospects. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre. 3.3. Mises à jour Cette étape consiste à sélectionner les champs à mettre à jour, les valeurs à appliquer ainsi que le mode de modification. 3.4. Contrôle et modification Cette étape affiche la liste des données concernées par la mise à jour avec la mise en application des paramètres définis dans l’étape précédente. 3.5. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Ce résumé indique également le nombre de fiches qui vont être modifiées. Cliquez sur Lancer pour exécuter la mise à jour des fiches (article ou articles par fournisseurs ou familles articles ou client/prospects ou familles clients/prospects), puis Fermer. 3.6. Traitements de la mise à jour Les données sont mises à jour dans toutes les fiches qui correspondent aux critères. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les Assistants de mise à jour.58 4. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou DEEE est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques. Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Nous proposons par défaut les barèmes de la société Éco-systèmes et de Recylum pour les lampes. Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf). Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le temps. Cette éco-contribution n’est applicable que pour les opérations réalisées en France (DOM & Corse inclus). Il est possible de gérer le barème de l’éco-contribution en HT ou en TTC en fonction de la base de calcul choisie dans le document Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs étapes. 4.1. Création du barème éco-contribution Lors de la création du dossier le barème éco-contribution est automatiquement importé. Vous avez la possibilité de saisir de nouvelle fiche par le menu Paramètres - Taxes - Barème éco-contribution ou d'importer un nouveau barème depuis le menu Outils - Importation de données. 4.2. Les options de la société Il est possible de paramétrer le taux de TVA de l’éco-contribution. Pour cela, vous devez aller dans le menu Paramètres – Société – Documents de vente – Options générales. Dans la partie « TVA pour le calcul de l’éco-contribution », vous pouvez indiquer le taux qui sera pris en compte lors de la facturation. L’option « Calcul de l’éco-contribution en fonction du type de facturation du document (facturation HT ou TTC) », permet de prendre en compte le montant de la fiche écocontribution en HT ou en TTC en fonction de la facturation en HT ou en TTC.Le service à la personne 59 4.3. Utilisation du barème éco-contribution L'utilisation du barème peut s'effectuer en ajoutant le montant de l'éco-contribution au total TTC de l'article ou en définissant que le montant de l'éco contribution est déjà présent dans le prix TTC de l'article. Pour définir cette utilisation, vous devez sélectionner (ajout du montant de l'éco au montant TTC) ou non (dont montant éco-contribution) l'option "Inclure le montant de l'écocontribution au Total TTC" présente dans les options du dossier menu Paramètres. Depuis la fiche article, vous pouvez affecter un barème. Le montant de l’éco-contribution est repris automatiquement et est en TTC. Dans les documents, à chaque fois que vous appelez un article (Devis, Factures, Avoirs), le barème de l'éco-contribution associé à cet article sera automatiquement repris. Le montant total éco-contribution TTC sera calculé en fonction du nombre d'articles vendus. En fonction de l'option définie précédemment, vous trouverez en pied de chaque document (Devis, Factures, Avoirs), le montant total d'éco-contribution. Il sera inclus ou non dans le Total TTC du document. Depuis le menu Ventes - Impressions - Documents de ventes - Historique écocontribution, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'écocontribution utilisés dans les documents. 5. LE SERVICE A LA PERSONNE Le Service à la personne désigne l’ensemble des services effectués chez un particulier et qui contribuent à simplifier la vie Quotidien / Saisie ne. Il permet de bénéficier d’une réduction ou d’un crédit d’impôt et d’un taux de TVA de 5,50% si vous passez par un organisme agréé. 5.1. Les options Par le menu Paramètres – Société – Service à la personne, il est possible de définir l’ensemble des paramètres tél que : le numéro d’agrément simple et sa date d’obtention ; le numéro d’agrément qualité et sa date d’obtention ; l’intervenant principal. Ainsi que l’option « Service à la personne inclus dans l’attestation fiscale ». 5.2. Les données  Les intervenants : Pour créer un intervenant, vous devez accéder à la liste des commerciaux/collaborateurs par le menu Ventes – Commerciaux/collaborateurs - Commerciaux/collaborateurs. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Il faut décocher « Commercial », afin qu’il soit considéré comme collaborateur.  Les familles articles : Dans la fiche de la famille article, il est possible de sélectionner un intervenant principal. Par défaut, à la création de la fiche, sera repris le code intervenant renseigné dans Paramètres – Société – Service à la personne. 60  Les articles : Le service à la personne est disponible uniquement dans les articles de type service. L’option comprend : - Une case à cocher Service à la personne, dont la valeur par défaut est reprise des options (Paramètres – Société – Service à la personne), ou de la famille article. - Un champ Intervenant principal : Sélectionnez l'intervenant principal qui intervient pour le service à la personne. Le champ est non obligatoire. Par défaut, le code intervenant reprend celui de la famille. S’il n’y a pas de famille ou si dans la famille le code intervenant n’est pas renseigné, c’est celui indiqué dans les options qui sera repris. - Une case à cocher Nombre d’heures = quantité : non cochée par défaut. Permet de définir automatiquement la quantité saisie sur la ligne article comme nombre d’heure de service à la personne.  Les moyens de paiement : Deux moyens de paiement ont été ajoutés : - Chèque Emploi Service Universel (CESU) - Chèque Emploi Service Universel Pré-financé (CESUP) Ce sont ces deux moyens, ainsi que chèque, carte… (tous sauf espèces) qui permettent une déduction fiscale. 5.3. Les documents de vente Le service à la personne est disponible uniquement pour les factures et les avoirs. Par le clic droit sur la ligne d’un service (dont « Service à la personne » est coché), il est possible de sélectionner « Intervenants ». La fenêtre qui apparaît reprend le code intervenant du service ; la date d’intervention : par défaut celle du document ; ainsi que la durée : par défaut 1. Si l’option « Nombre d’heures=quantité » est coché, cette zone reprendra la quantité saisie dans le document. 5.4. L’attestation fiscale Sont reprises dans l’attestation de l’année N toutes les factures réglées sur N, quelles aient été émises en N ou N-1. Pour imprimer l’attestation, vous devez aller dans le menu Ventes – Impressions – Client – Attestation fiscale pour le service à la personne.La Gestion des frais de port 61 6. LA GESTION DES FRAIS DE PORT Les fiches Frais de port sont accessibles depuis le menu Paramètres - Divers - Frais de port. Les frais de port peuvent être sélectionnés dans les documents de vente. La fiche frais de port s'identifie par un code, un libellé, une formule de calcul. Vous pouvez également y insérer les coordonnées transporteur et une note. 6.1. Création d’un frais de port Vous avez la possibilité de saisir de nouvelle fiche par le menu Paramètres - Divers - Frais de port. Après avoir saisi le code et le libellé, vous devez définir dans l’onglet « Calcul » la formule de calcul du frais de port. Le montant du frais de port se calcule en fonction du « mode de calcul » sélectionné (simple ou par palier). 6.1.1. Frais de port simple Les modes de calcul des frais de port simple sont :  Montant fixe : Permet de saisir une valeur unique pour le frais de port. Cette valeur est modifiable ponctuellement dans le pied de document.  % du total HT : Permet de saisir une valeur qui correspond à un pourcentage.  Saisie sur document : Permet de saisir une valeur ou non par défaut et d’indiquer la valeur du frais de port dans le pied de document. Suite à la sélection de l’un de ces modes, vous devez renseigner les champs « Valeur » et « Taux de TVA » à prendre en compte par défaut. 6.1.2. Frais de port par palier Les modes de calcul des frais de port par palier sont :  Palier sur Montant HT facturé : Permet de définir un palier qui sera comparé avec le champ total net HT du document.  Palier sur Poids total Brut : Permet de définir un palier qui sera comparé avec le poids total brut présent dans l'onglet compléments du document.  Palier sur Nombre total de colis : Permet de définir un palier qui sera comparé avec le nombre de colis présent dans l'onglet compléments du document.  Palier sur Quantité totale facturée : Permet de définir un palier qui sera comparé avec la quantité totale des lignes article de types "Biens".  Palier sur volume total : ce mode permet de définir un palier qui sera comparé avec le volume total présent dans l'onglet compléments du document. Suite à la sélection de l’un de ces modes, vous devez renseigner le champ « Taux de TVA » à prendre en compte par défaut. La définition des paliers s'effectue à l'aide des boutons "Ajouter, Insérer, Supprimer, Couper, Copier, Coller" et suivant les critères « Jusqu’à » et « Valeur ».62 6.1.3. Compte comptable de la fiche L’onglet comptabilité permet de visualiser ou personnaliser les comptes comptables d’un frais de port pour chaque taux de TVA. Par défaut, les taux de TVA de la territorialité du dossier sont affichés. Pour chaque Taux de TVA, un compte comptable est associé. 6.2. Utilisation des frais de port 6.2.1. Sur la fiche client Dans l’onglet Gestion de la fiche client, vous avez la possibilité de définir un frais de port par défaut. Celui-ci sera alors affecté automatiquement en pied de l’onglet Détail des documents réalisés pour ce client. Le frais de port reste toutefois modifiable. 6.2.2. Dans les documents Dans les documents de ventes, le frais de port est à affecter dans le pied de l’onglet Détail. Lors de l'affectation de la fiche frais de port sur le document de vente, le montant et le taux de TVA sont automatiquement repris. Vous avez toutefois la possibilité de modifier ceux-ci à votre convenance. 7. LA GESTION DES COMMISSIONS Le calcul des commissions d’un commercial prend en compte tous les documents (commande, bons de livraison, facture et avoir) rattachés à ce dernier. Le calcul des commissions varie en fonction :  des barèmes paramétrés dans la fiche du commercial,  des documents rattachés au commercial (type du document, tiers, articles, échéances, règlements). Le calcul des commissions s’effectue par le menu Ventes - Commerciaux - Commissions. Le menu Ventes - Commerciaux - Barèmes donne accès à la liste des barèmes existants et permet de les gérer. Un barème permet de définir des objectifs de commissionnements applicables pour tous les articles et tous les tiers ou pour une sélection donnée d’article(s), de tiers, de famille(s) articles ou tiers. Le barème est alors associé à la fiche des commerciaux devant atteindre les objectifs définis dans celui-ci. Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis la fenêtre principale de navigation des commissions.Les historiques 63 8. LES HISTORIQUES 8.1. Historique de la ligne article L'historique de la ligne article d’un document permet de visualiser le parcours d’un article (référencé ou pas dans la base Articles) dans une chaîne de document. Il peut être appelé à tout moment à partir du corps d'un document de vente/achat puis le bouton Détail. Il concerne les articles de type bien ou service et est accessible dès lors qu'un document est :  enregistré/validé,  issu d'un autre document,  transféré/regroupé vers un autre type de document. Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique des lignes du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. Les champs renseignés dans l'historique sont au minimum le "N° du document", la "date du document" et la "Quantité de l'article". Vous avez la possibilité d’imprimer une sélection de lignes de document. Pour cela, depuis le menu Ventes – Clients – Historique clients / articles, cliquez sur l’onglet « Par articles », ensuite sur l’icône imprimante puis sur Imprimer. 8.2. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir des actions des documents de vente/achat. Remarque Les documents d'acompte n'apparaîtront pas dans l'historique des Factures. Toutefois, si une facture d'acompte est transférée en Avoir d'acompte, celle-ci apparaîtra dans l'historique de l'avoir d'acompte. L'historique d'un document est accessible dès lors qu'un document est :  enregistré/validé  issu d'un autre document  transféré/regroupé vers un autre type de document. L'historique est composé de 2 zones "Documents précédents" et "Documents suivants". Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis l’historique du document ou de la ligne pour voir des exemples.64 8.3. Historique des ventes Depuis le menu Ventes - Clients - Historique clients/articles, le logiciel vous offre la possibilité d’obtenir un historique des ventes clients ou prospects, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte. Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Actualiser la liste 8.4. Historique des achats Depuis le menu Achats - Fournisseurs - Historique fournisseurs/articles, le logiciel vous offre la possibilité d’obtenir un historique des achats fournisseurs, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte. Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Actualiser la liste Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis l’écran de l’historique pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles. 9. LES ECHEANCIERS Dans le module Gestion Commerciale, la consultation des échéances clients s'effectue à partir :  de la liste des clients, menu Ventes - Clients - Clients,  de la fiche client,  du menu Règlements - Clients - Échéanciers,  du menu Ventes - Règlements - Échéanciers. La consultation des échéances fournisseurs fonctionne suivant le même principe. L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y compris les acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre situation à une date donnée. Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en passant par le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Echéancier Client.Les échéanciers 65 Comment réaliser le pointage entre échéances ? Le pointage entre échéances est possible pour les échéances de facture client et une échéance d'avoir précédemment sélectionnée. Pour affecter le montant de l’échéance d'avoir à une (ou plusieurs) échéance(s) de facture, vous disposez des boutons suivants :  Affecter Permet d'affecter le montant de l'échéance d'avoir à la ligne sélectionnée. Le montant affecté sera égal au Reste à affecter ou égal au Solde dû de la ligne (si celui-ci est inférieur au Reste à affecter).  Désaffecter Permet d'annuler l'affectation du montant de l'échéance d'avoir sur la ligne d'échéance sélectionnée.  Solder /Dé-solder Le bouton "Solder" permet d'abandonner une échéance, c'est à dire que vous constatez que vous ne recevrez plus de règlement sur cette échéance (exemple : écart de règlements de 0.02€). L'échéance soldée n'apparaîtra plus dans vos relances clients. Le bouton dé-solder annule la fonction précédente. Si vous avez saisi une facture et un avoir de même montant, vous pouvez sélectionner l'échéance d'avoir puis appeler cette fonction "Pointage entre échéances" puis ensuite affecter l'échéance de la facture à l'échéance de l'avoir. Vous pouvez aussi : - utiliser le double-clic de la souris pour affecter une échéance à un montant - saisir directement dans la grille, le (ou les) montant(s) affecté(s) sur la ligne correspondante, dans la colonne Montant Affecté. Pour gérer les échéanciers dans le module Compta, vous devez au préalable activer l’option définie dans les Paramètres - Société et dans les fiches comptes. Sur les lignes de Factures et dans les journaux de type achats, ventes et opérations diverses, vous pouvez accéder à l’échéancier factures, qui vous permet de saisir les échéances des factures. Il se décompose en deux parties :  L’entête reprend les éléments saisis sur la ligne comptable et est non saisissable.  La ventilation affiche par défaut toutes les échéances prévues qui résultent du respect du mode de règlement renseigné sur la fiche du compte saisi. Cette ventilation reste modifiable. Sur les lignes d’Avoir ou de Règlement et dans les journaux de type trésorerie, vous pouvez accéder à Pointages, qui vous permet de pointer votre règlement avec une échéance de facture.66 Il se décompose deux parties :  L’entête reprend les éléments saisis sur la ligne comptable et est non saisissable. Une zone Reste à affecter calcule la différence existant entre le montant du règlement et le montant des échéances pointées.  La zone de pointage affiche les échéances des factures, avoirs, règlements qui n’ont pas encore été totalement soldés. Seul le champ Montant imputé est saisissable. Le bouton Pointer ? permet de pointer une ligne d’échéance avec le règlement sélectionné. 10. LA CONSULTATION FICHE TIERS ET COMPTE D’UN TIERS A partir d’une fiche Tiers (client ou fournisseur) du module Gestion Commerciale, vous avez la possibilité de voir la fiche Compte du tiers. Il en va de même pour la consultation de la fiche Tiers à partir de la fiche Compte Tiers (client ou fournisseur) du module Compta. 11. LES RELANCES Il existe deux types de relances :  Les relances pour les devis dont la date de validité arrive à échéance,  Les relances clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme. Pour relancer les devis, placez-vous dans le menu Ventes - Impressions, sélectionnez la catégorie Document de vente - Relance devis puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils. Pour relancer les clients, placez-vous dans le menu Règlement - Impressions, sélectionnez la catégorie Règlements clients - Relances Clients puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils. 12. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE Depuis le menu Ventes - Impressions + Dossier expert comptable, nous vous proposons l’impression de vos factures, avoirs, documents d’acompte et règlements, avec les comptes comptables et toutes les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité. 13. LES STATISTIQUES Le logiciel vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques clients, articles, fournisseurs sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Ventes - Clients - Statistiques ou Achats - Fournisseurs - Statistiques ou Articles - Statistiques). Vous pouvez les imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel. Reports On Line 67 14. REPORTS ON LINE Un espace de publication appelé ROL (Reports On Line http://reports-on-line.ebp.com) vous permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line. 14.1. Comment créer et gérer Reports On Line ? Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de consultation. 14.1.1. Principe A partir de votre dossier, vous choisissez les documents (états d'impressions et listes des données) que vous souhaitez diffuser sur Reports On Line, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence de diffusion. Deux termes essentiels à retenir donc :  Les publications : ces fiches contiennent les documents à générer et à diffuser sur Reports On Line.  Les comptes : identifiés par un email et un mot de passe, ils sont autorisés à consulter les documents sur l’espace de publication Reports On Line (site web). 14.1.2. La mise en place des publications Dans l’application Openline, depuis une liste de données, ou depuis l’aperçu d’un document, dans la barre d’outils, vous disposez d’une action nommée Reports On Line "Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com". C’est cette action qui constitue la création ou la complétion de vos publications, elle entraîne :  La sauvegarde des paramètres permettant la génération et la diffusion de la publication : c’est la ligne ajoutée automatiquement dans la publication, dans l’onglet Liste des documents  La possibilité d’indiquer quels sont les comptes autorisés à consulter ces documents à travers l’onglet Comptes  La proposition d’une diffusion immédiate au moment de l’enregistrement de votre publication si vous n’avez pas défini une diffusion automatique à travers l’onglet Périodicité Remarque Une publication peut contenir plusieurs documents, un compte peut être défini pour plusieurs publications, une publication peut être diffusée même si aucun compte n’est paramétré. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation.68 14.1.3. La diffusion des publications sur votre espace dédié Deux moyens pour diffuser vos publications :  Manuellement : Depuis la liste des publications, menu Paramètres, l’action Envoyer dans la barre des tâches permet de déclencher la diffusion de la publication sélectionnée. Cette action est aussi disponible depuis la fiche Publication. Depuis l’assistant de publication, menu Opérations, après avoir sélectionné les publications à diffuser.  Automatiquement La définition d’une périodicité dans la fiche publication entraîne la création d’une tâche de mise à jour automatique dans le planificateur de tâches de Windows. Cette tâche permet aux applications Open-Line EBP de mettre à jour automatiquement sur votre espace dédié vos publications. Elle peut-être mise à jour via l'application (grâce aux actions Mettre à jour le planificateur et Supprimer la tâche du planificateur depuis la liste des publications) qui l'a créée et sera supprimée lors d'une désinstallation du logiciel Open-Line EBP qui l'a créée. Dans les deux cas, la diffusion se réalise en tâche de fond (bouton "Traitements ..." dans la barre d'état), et ne vous empêche pas d’utiliser vos applications EBP simultanément. La diffusion consiste à créer et envoyer les documents sur votre espace de publication ROL, sous forme de miniatures (une par page du document) pour une consultation rapide, et sous forme de PDF, pour vous permettre de le télécharger. La diffusion met également à jour les comptes, et par conséquent, leurs droits par rapport aux publications. Remarque Une limite en nombre de pages par document est fixée ainsi que le nombre de miniatures par document. Par conséquent, si votre document comporte plus de pages que la limite, vous verrez sous forme de miniatures les premières pages autorisées. Il en va de même pour les PDF. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation. Si la diffusion est interrompue, les publications non envoyées le seront de façon automatique, dans les 3 à 30 minutes après l’ouverture de votre dossier. 14.1.4. La consultation de votre espace de publication Pour consulter votre espace de publication, vous disposez dans votre application Openline d’un lien Site Web (Menu Opérations - Publier sur Reports On Line - Site web). Vous pouvez également transmettre aux utilisateurs concernés l’adresse web sur laquelle se connecter pour consulter les documents sur votre site Reports On Line. Après avoir saisi son email et son mot de passe, votre utilisateur accède à l’ensemble des documents diffusés à son attention, regroupé par application/dossier EBP (les documents issus de la comptabilité sont dans un dossier différent des documents issus de la gestion commerciale par exemple). Une zone de recherche est disponible, elle est effectuée sur le champ nom de la publication, date de dernière diffusion, description de la publication Enfin, chaque publication mentionne sur fond rouge le nombre de document non encore lus.Remplacement de code 69 14.1.5. L’administration de votre espace de publication Parmi les comptes créés, un compte devra être administrateur (case à cocher dans la fiche compte). Cela permet d’accéder à des fonctionnalités supplémentaires sur l’espace de publication du site Reports On Line :  Voir tous les documents diffusés  Voir les comptes  Supprimer les publications  Supprimer des documents  Mise à jour des publications sur le site Reports On Line Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le Reports On Line. 15. REMPLACEMENT DE CODE En cas de doublon, il est possible de remplacer un code par un autre existant pour :  Les pays  Les banques  Les moyens de paiement  Les modes de règlement Par exemple, pour deux modes de règlement de type ‘chèque’ avec les codes CH et CHQ, le traitement de l’assistant permet de remplacer CHQ par CH et de le supprimer. Le mode de règlement CHQ est remplacé par CH sur les fiches clients/documents… 16. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT Cet outil permet de :  Recevoir des données, c’est à dire de réaliser des importations d’écritures d’autres logiciels dans le logiciel EBP.  Transmettre des données, c’est à dire de réaliser des exportations d’écritures du logiciel EBP vers d’autres logiciels. Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis l’écran de l’assistant Outils - Communication Entreprise-Expert pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles.70 17. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT Cet assistant de création de modèle de document, vous permet de personnaliser certains modèles d'impression des documents de vente que nous vous proposons dans le logiciel, et en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants. Pour ouvrir l'éditeur de modèle à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre principale d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez à l'assistant en cliquant sur le bouton « Modifier le modèle » disponible dans la barre d'outils : Vous arrivez alors automatiquement sur l'assistant de création de modèle. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de modèle. Les étapes de création sont :  Choix du type de modèle : catégorie du modèle (devis, facture, ...),  Choix du style de l'entête du document,  Choix des données présentes dans l'entête du document,  Choix des données présentes dans le corps du document,  Choix des données présentes dans le pied du document,  Choix de la mise en forme du modèle,  Nom du modèle,  Résumé des éléments que vous avez choisis précédemment. A la dernière étape, cliquer sur Lancer pour créer/modifier le modèle. 18. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE Par le menu Outils - Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'importation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer la procédure. Vous pouvez importer les données suivantes :  Articles, Familles articles, Sous familles articles, Articles (informations fournisseurs)  Clients/prospects, Famille clients/prospects, Sous familles clients/prospects  Fournisseurs, Familles de fournisseurs, Sous familles fournisseurs  Contacts  Commerciaux/collaborateurs, Familles commerciaux/collaborateurs  Barèmes des éco-contributions  Secteurs géographiques  Comptes  Journaux  EcrituresComment réaliser un export paramétrable 71 Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez définir :  le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de  Codage du fichier...),  le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte,  les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer. Après avoir visualisé le résumé des éléments à importer que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché. Dans le cas ou l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton « Afficher le détail ». 19. COMMENT REALISER UN EXPORT PARAMETRABLE Par le menu Outils - Exports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'exportation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à exporter et de lancer la procédure. Vous pouvez exporter les données suivantes :  Articles, Familles articles, Sous familles articles, Articles (informations fournisseurs)  Clients/prospects, Famille clients/prospects, Sous familles clients/prospects  Fournisseurs, Familles de fournisseurs, Sous familles fournisseurs  Contacts  Commerciaux / Collaborateurs, Familles commerciaux / collaborateur  Barèmes des éco-contributions  Secteurs géographiques Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à exporter sur votre disque, vous devez :  filtrer les données à exporter si nécessaire,  exporter les champs souhaités (ou exporter tous les champs),  indiquer les séparateurs de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte. Après avoir visualisé le résumé des éléments à exporter que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements exporté est affiché. 20. LE GRAND LIVRE INTERACTIF Cet outil, disponible dans le menu Consultation, permet une visualisation plus rapide du contenu d’un ou plusieurs comptes à l’écran en évitant les impressions. Depuis cet écran, il est possible de saisir par journal, consulter un compte, le lettrer en automatique mais également de voir l’échéancier d’une ligne ou le document lié à cette ligne.72 21. LA BALANCE INTERACTIVE Cet outil, disponible dans le menu Consultation, permet d’afficher à l’écran le cumul des mouvements débiteurs et créditeurs d’un ou plusieurs comptes. Il est possible depuis cette balance de consulter un compte et de lancer le lettrage automatique. 22. LES RELEVES BANCAIRES Le logiciel vous permet de créer ou d’importer vos relevés bancaires. De là, vous pourrez directement procéder à la comptabilisation de vos lignes de relevés. Pour cela, accéder au menu Quotidien / Saisie / Saisie – Rapprochement – Relevés bancaires. 23. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? Nous vous rappelons, d’après les art 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils - Archivage. Sélectionnez le dossier à archiver et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Lancer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type Archives_Nomdel’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip.Comment gérer le e-Commerce ? 73 24. COMMENT GERER LE E-COMMERCE ? Il est possible d'envoyer et de recevoir des informations provenant de site e-Commerce. Deux fournisseurs sont disponibles pour le moment : Oxatis, ePages Pour cela vous devez paramétrer :  les options du dossier (Paramètres - Société - …)  la fiche article : dans l'onglet « Web », vous devez cocher « Publier sur le web » afin d'envoyer l'article sur le site et vous pouvez renseigner les informations relatives à la fiche article sur le web (uniquement Oxatis).  la fiche client : dans l'onglet « Web », dans l'envoi des contacts, si vous voulez que le ou les contacts soient envoyés sur le web, vous devez sélectionner soit « Tous », soit « Seulement les contacts web ». Seules les commandes peuvent être importées. Pour cela, il faut que l'option « Importer les commandes » soit cochée. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. 25. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements. Il stocke les informations concernant :  la validation de documents pour laquelle l’utilisateur a répondu par l’affirmative au message de rupture de la numérotation,  le manque d'un n° TVA intracommunautaire,  la suppression de documents,  le changement de code,  la clôture mensuelle,  la validation des écritures,  le changement de type de numérotation d’un journal… Lors de certaines opérations - telles que la clôture mensuelle, la validation d'écritures ou la modification du type de numérotation d'un journal... - des logs automatiques ou avec justification sont effectués. Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements.75 Index A A nouveaux ..........................................................................................................49 Accès au service technique..................................................................................17 Achats..................................................................................................................31 Acompte...............................................................................................................34 Actualiser la TVA des documents.........................................................................28 Aide sur EBP Compta & Gestion Commerciale Classic Open Line .......................11 Archivage.............................................................................................................72 Articles ...........................................................................................................23, 24 Attestation fiscale .................................................................................................60 B Balance interactive...............................................................................................72 Barème des commissions ....................................................................................62 Barème eco-contribution ......................................................................................58 BL ........................................................................................................................30 Bon d’entrée.........................................................................................................36 Bon de livraison....................................................................................................30 Bon de retour .......................................................................................................30 Bon de sortie........................................................................................................36 BR........................................................................................................................30 C Clients..................................................................................................................25 clôture annuelle....................................................................................................41 Clôture annuelle...................................................................................................49 Clôture mensuelle ................................................................................................49 Code d'activation..................................................................................................19 Commande ..........................................................................................................28 Commandes fournisseurs.....................................................................................31 Commerciaux.......................................................................................................62 Commissions........................................................................................................62 Communication Entreprise-Expert........................................................................69 Compte ................................................................................................................41 Configuration minimale.........................................................................................17Consultation d'un compte .....................................................................................46 Contact ................................................................................................................25 Création de dossier..............................................................................................20 Création de modèle..............................................................................................70 D Dates d'exercices ...........................................................................................20, 41 Décaissement ......................................................................................................35 Déclaration de TVA ..............................................................................................48 Devis....................................................................................................................26 Documents d’achat...............................................................................................31 Documents de stock.............................................................................................36 Documents de vente ............................................................................................26 Droits utilisateurs..................................................................................................52 Duplication de documents ....................................................................................33 Dupliquer en.........................................................................................................27 E Echéances .....................................................................................................30, 64 Echéancier...........................................................................................................64 Eco-contribution ...................................................................................................58 Ecran de travail ....................................................................................................21 Ecritures de simulation .........................................................................................42 e-mail...................................................................................................................33 Encaissement.......................................................................................................45 exercices comptables...........................................................................................41 Expert Comptable ..........................................................................................24, 66 Export paramétrable.............................................................................................71 F Facture...........................................................................................................30, 32 Facture d’achat ....................................................................................................44 Facture d’acompte................................................................................................34 Facture de vente ..................................................................................................44 Fonctions avancées .............................................................................................55 Fournisseurs ........................................................................................................25 Frais de port.........................................................................................................61 G Gestion des fenêtres ............................................................................................24 Grand Livre interactif............................................................................................71 Groupe d'utilisateurs.............................................................................................5177 H Historique client....................................................................................................27 Historique de la ligne............................................................................................63 Historique des achats...........................................................................................64 Historique des ventes...........................................................................................64 Historique du document..................................................................................27, 63 Historique eco-contribution...................................................................................59 I Import paramétrable.............................................................................................70 Imprimer...............................................................................................................50 indemnités kilométriques ......................................................................................48 Initialisation du dossier.........................................................................................23 Installation............................................................................................................18 Intervenant ...........................................................................................................59 Inventaire .............................................................................................................37 J Journal .................................................................................................................42 Journal des événements ......................................................................................73 L Lancement du logiciel...........................................................................................19 Lettrage automatique ...........................................................................................71 Lettrer un compte .................................................................................................47 Liaison de dossier ................................................................................................53 Livrer une commande...........................................................................................29 M Marqué comme imprimé.......................................................................................27 Marqué comme non imprimé................................................................................27 Modèle .................................................................................................................70 Mot de passe........................................................................................................24 Mouvements de stock ..........................................................................................38 N notes de frais........................................................................................................48 Numerotation........................................................................................................23 Numérotation des pièces......................................................................................42 O Options du dossier ...............................................................................................23P Plan comptable ....................................................................................................20 Pointage entre échéance......................................................................................65 Promotions...........................................................................................................55 Prospects .............................................................................................................25 R Racines non autorisées........................................................................................42 Rapprochement bancaire .....................................................................................47 Récéptionner une commande...............................................................................31 Règlement............................................................................................................34 Règlement client ..................................................................................................34 Règlement fournisseur .........................................................................................34 Regroupement de documents ..............................................................................32 Relances..............................................................................................................66 Relances devis.....................................................................................................66 Relevés bancaires................................................................................................72 Remise de chèques..............................................................................................45 Remise en banque ...............................................................................................35 Remplacement de code........................................................................................69 Reports On Line...................................................................................................67 ROL .....................................................................................................................67 S Saisir dans un guide.............................................................................................44 Saisir dans un journal...........................................................................................42 Sauvegarde..........................................................................................................51 Service à la personne...........................................................................................59 SMS.....................................................................................................................28 Statistiques ..........................................................................................................66 Stocks ..................................................................................................................36 T Tableau de bord...................................................................................................55 Tarif article ...........................................................................................................24 Tarifs....................................................................................................................55 Traitements sur les écritures ................................................................................42 Transfert comptable .............................................................................................39 Transfert de documents........................................................................................32 TVA..........................................................................................................23, 41, 48 U Utilisateurs ...........................................................................................................5279 V Validation des écritures ........................................................................................49 Ventes..................................................................................................................26 Virement...............................................................................................................45 Compta & Gestion Commerciale PRO Open Line pour Windows XP, Vista,7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2012 EBP Informatique, édition Juin 20123 Convention d’Utilisation d’EBP Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d‟un million d‟euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l‟acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l‟objet d‟un nantissement ou d‟une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l‟article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s‟engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s‟ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l‟article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l‟exécution de sa commande, par un numéro d‟appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l‟article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu‟il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l‟un de ses préposés fait une demande d‟activation au moyen du N° de licence du produit et d‟une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l‟exécution commence immédiatement à compter de l‟activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.4 Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d‟assistance d‟EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l‟usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s‟engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l‟utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d‟EBP qui font l‟objet d‟un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n‟incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L‟utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l‟informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l‟assistance téléphonique d‟EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l‟informatique une convention pour l‟assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d‟intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d‟un défaut d‟accord ou des conséquences d‟un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu‟il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l‟absence d‟une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l‟impact des dommages qui pourraient résulter d‟une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu‟il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d‟un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n‟assume que des obligations de moyens à l‟exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d‟adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d‟un contrat d‟assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu‟EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. 5 Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d‟ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d‟activité, pertes d‟informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d‟un retard ou d‟un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l‟absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d‟un fonctionnement non conforme, d‟un dysfonctionnement, d‟une inaptitude particulière ou d‟une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d‟aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d‟assistance. L‟utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu‟il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d‟EBP ou d‟un distributeur EBP. La validation d‟un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d‟appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d‟un million d‟euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l‟entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d‟ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les 6 devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d‟abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1 er juin de chaque année pour une prise d‟effet à compter du 1 er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l‟échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d‟EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d‟une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l‟article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu‟il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d‟exécution immédiatement à compter de l‟acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d‟un identifiant composé principalement d‟un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d‟accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l‟article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d‟EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. 7 Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L‟assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d‟une mise à jour au moyen d‟une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d‟une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d‟exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d‟un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d‟impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d‟un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci 8 Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l‟article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d‟erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l‟attente d‟une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L‟intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d‟EBP et dans le cadre d‟une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu‟avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d‟effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l‟entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s‟engage à détruire, dès la bonne fin de l‟intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d‟email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s‟il apparaît que le Client n‟a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d‟EBP ne peuvent se substituer aux conseils d‟un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d‟une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d‟un problème tel que décrit à l‟article 13. 9 Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l‟informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n‟aurait pas pu être déterminée ou résolue par l‟assistance téléphonique d‟EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l‟informatique » une convention pour l‟assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d‟intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d‟un défaut d‟accord ou des conséquences d‟un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu‟il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d‟un défaut du logiciel, d‟une correction tardive d‟un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d‟une insuffisance d‟efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d‟EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l‟année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d‟EBP ou d‟un distributeur EBP. La validation d‟un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. 10 C. Mode locatif Par dérogation à l‟interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d‟un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l‟achat d‟une licence d‟utilisation limitée à une durée d‟un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d‟un niveau au moins équivalent à celui d‟un service « Privilège » ou d‟un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d‟utilisation du progiciel, le client devra payer à l‟échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d‟EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 201111 Félicitations ! Vous venez d‟acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Compta & Gestion Commerciale PRO Open Line et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traitées dans le guide, consultez l‟aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l‟aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.  Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d‟un Sommaire, d‟un Index qui affiche l‟ensemble des informations traitées dans l‟aide et d‟un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l‟aide pour une recherche très approfondie.12 Table des matières INSTALLATION................................................................................................. 17 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 17 1.1. Accès au service technique ......................................................................... 17 1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 17 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 18 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 19 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 19 4.1. Version d‟évaluation .................................................................................... 19 4.2. Comment obtenir mon code d‟activation ?................................................... 19 4.3. Comment introduire mon code d‟activation manuellement ? ........................ 19 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 20 6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 21 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 22 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 22 1.1. Les options à remplir dès maintenant .......................................................... 22 1.2. Les autres options ....................................................................................... 23 1.3. La gestion des fenêtres ............................................................................... 23 2. COMMENT CREER UN ARTICLE ?............................................................... 23 3. COMMENT CREER UN TIERS ?................................................................... 24 3.1. Création d‟un client...................................................................................... 24 3.2. Création d‟un fournisseur............................................................................. 24 3.3. Création d‟un contact................................................................................... 24 4. COMMENT GERER LES VENTES ?.............................................................. 25 4.1. Comment saisir un devis ? .......................................................................... 25 4.2. Comment créer une commande ? ............................................................... 27 4.3. Comment livrer une commande ?................................................................ 28 4.4. Comment créer un bon de livraison ou de retour ? ...................................... 28 4.5. Comment créer une facture ? ...................................................................... 29 5. COMMENT CREER UNE FACTURATION PERIODIQUE ?........................... 30 5.1. Facturation par copie................................................................................... 30 5.2. Facturation par regroupement de bons de livraison ..................................... 30 6. COMMENT GERER LES ACHATS ? ............................................................. 3113 6.1. Comment créer une commande ? ............................................................... 31 6.2. Comment réceptionner une commande ?.................................................... 31 6.3. Comment créer les factures fournisseurs ?.................................................. 32 7. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER, DUPLIQUER UN DOCUMENT ?32 7.1. Transfert...................................................................................................... 32 7.2. Regroupement............................................................................................. 33 7.3. Duplication .................................................................................................. 33 8. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? ............................... 33 9. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS.......................... 34 9.1. Comment saisir un acompte ? ..................................................................... 34 9.2. Comment saisir un règlement ?................................................................... 34 9.3. Comment faire une remise en banque ou un décaissement ?...................... 35 9.4. Fichier ETEBAC et SEPA............................................................................ 36 10. COMMENT GERER LES STOCKS ? ........................................................... 37 10.1. Autoriser les stocks négatifs ...................................................................... 37 10.2. Comment créer un bon d‟entrée ou de sortie ?.......................................... 37 10.3. Comment saisir un inventaire ? ................................................................. 37 10.4. Comment visualiser les mouvements de stock ?........................................ 38 11. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ?...................... 39 12. COMMENT GERER L‟ANALYTIQUE ........................................................... 40 12.1. Accès à la gestion analytique .................................................................... 40 12.2. Le principe général............................................................................. 40 12.3. Mise en place de votre gestion analytique .......................................... 41 12.4. La gestion analytique grille multi-plans ............................................... 42 13. COMMENT GERER LES EXERCICES ? ..................................................... 42 14. COMMENT CREER UN COMPTE ? ............................................................ 43 15. COMMENT CREER UN JOURNAL ?........................................................... 43 16. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ? ................................. 43 16.1. Comment saisir dans un journal ?.............................................................. 43 16.2. Comment saisir dans un guide ? ............................................................... 45 17. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ?................................................... 45 17.1. L‟en-tête .................................................................................................... 45 17.2. Le corps .................................................................................................... 45 17.3. Le pied ...................................................................................................... 46 17.4. Accès à la saisie........................................................................................ 46 18. COMMENT LETTRER UN COMPTE ?......................................................... 46 19. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ?................................................ 4614 20. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ? ................................ 47 21. COMMENT SAISIR UNE NOTE DE FRAIS.................................................. 47 22. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ?.................................................. 48 23. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ? ............... 48 24. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? .................................................. 48 24.1. Comment clôturer un exercice ? ................................................................ 48 24.2. Comment générer les A Nouveaux ? ......................................................... 48 25. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ?.................................................. 49 26. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?.......................................... 49 27. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?.................................................. 50 28. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? ................. 50 29. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? ........................................................................................................................... 51 29.1. Les groupes d‟utilisateurs .......................................................................... 51 29.2. Les utilisateurs .......................................................................................... 51 29.3. Les droits utilisateurs................................................................................. 52 30. COMMENT GERER LES CHAMPS PERSONNALISES ?............................ 52 31. COMMENT LIER UN DOSSIER D‟UNE AUTRE APPLICATION ? ............... 53 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 54 1. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 54 2. LA GESTION DES TARIFS ET PROMOTIONS.............................................. 54 2.1. Regroupement des tarifs/promotions ........................................................... 55 3. ASSISTANTS DE MISE A JOUR.................................................................... 56 3.1. Fenêtre de Bienvenue ............................................................................ 56 3.2. Filtres ..................................................................................................... 56 3.3. Mises à jour............................................................................................ 57 3.4. Contrôle et modification.......................................................................... 57 3.5. Résumé des paramètres ........................................................................ 57 3.6 Traitements de la mise à jour ................................................................. 57 4. LA GESTION DE L‟ECO-CONTRIBUTION..................................................... 57 4.1. Création du barème éco-contribution........................................................... 58 4.2. Les options de la société ............................................................................. 58 4.3. Utilisation du barème éco-contribution......................................................... 58 5. LA GESTION DU SERVICE A LA PERSONNE.............................................. 5815 5.1. Les options.................................................................................................. 58 5.2. Les données................................................................................................ 59 5.3. Les documents de vente.............................................................................. 59 5.4. L‟attestation fiscale...................................................................................... 59 6. LA GESTION DES FRAIS DE PORT.............................................................. 60 6.1. Création d‟un frais de port ........................................................................... 60 6.2. Utilisation des frais de port .......................................................................... 61 7. LA GESTION DES AUTRES TAXES.............................................................. 61 8. LA GESTION DES COMMISSIONS ............................................................... 61 9. LES HISTORIQUES....................................................................................... 62 9.1. Historique de la ligne article......................................................................... 62 9.2. Historique du document............................................................................... 62 9.3. Historique des ventes .................................................................................. 62 9.4. Historique des achats .................................................................................. 62 10. LES ECHEANCIERS.................................................................................... 63 11. LA CONSULTATION FICHE TIERS ET COMPTE D‟UN TIERS................... 64 12. LES RELANCES .......................................................................................... 64 13. REPORTS ON LINE..................................................................................... 65 10.1. Comment créer et gérer Reports On Line ? ............................................... 65 14. LE PUBLIPOSTAGE .................................................................................... 68 15. REMPLACEMENT DE CODE....................................................................... 68 16. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE.................................. 68 17. LES STATISTIQUES.................................................................................... 69 18. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT........................................... 69 19. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT........................ 69 20. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE .............................. 70 21. COMMENT REALISER UN EXPORT PARAMETRABLE ............................. 71 22. COMMENT GERER LE E-COMMERCE....................................................... 71 23. MAP POINT ................................................................................................. 72 24. SAISIE AU KILOMETRE .............................................................................. 72 25. RECHERCHE D‟ECRITURES...................................................................... 7216 26. REGLEMENTS DES TIERS......................................................................... 72 27. RAPPROCHEMENT BANCAIRE AUTOMATIQUE....................................... 73 28. LETTRAGE AUTOMATIQUE ....................................................................... 73 29. LE GRAND LIVRE INTERACTIF.................................................................. 73 30. LA BALANCE INTERACTIVE....................................................................... 73 31. LA PREVISION DE TRESORERIE............................................................... 73 32. LES VIREMENTS ET PRELEVEMENTS...................................................... 74 33. LA COMPTABILITE ANALYTIQUE............................................................... 74 34. LES BUDGETS ............................................................................................ 74 35. LES RELANCES / RAPPELS....................................................................... 74 36. LES GROUPES D‟ECRITURES................................................................... 75 37. LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES.................................................... 75 INDEX................................................................................................................ 76Avant de commencer 17 Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique *. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d'un appel local »  Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour les versions monoposte et réseau jusqu‟à 4 poste (1) est la suivante :  Processeur : P4 2 GHz ou équivalent  Mémoire : 3 Go  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Espace disque libre : 3 Go Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits). Windows® XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l‟acquisition préalablement à l‟installation du logiciel. (1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l‟utilisation de SQL Serveur). Contactez notre réseau de revendeurs.18 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l‟installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d‟exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l‟ordinateur. L‟écran d‟accueil s‟affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\EBP_CD.exe où X est la lettre représentant l‟unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L‟écran d‟accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Logiciels pour accéder à la présentation et à l‟installation d’EBP Compta & Gestion Commerciale Open Line PRO. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L‟assistant d‟installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l‟installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S‟ils n‟existent pas, l‟installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L‟installation et l‟utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d‟utilisation de ce produit, autrement, l‟installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l‟étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d‟installation que vous souhaitez. L’installation Monoposte permet de travailler sur un ordinateur. Le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur. L’installation réseau permet de définir le type de l‟installation : - Poste client : le logiciel est installé sur cet ordinateur et les données sont sur un autre ordinateur, - Poste client/serveur : le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur, - Poste serveur : les données sont installées sur cet ordinateur (Installation de « Microsoft SQL Server Express 2005 »). Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 9. Le répertoire d‟installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du module » 5.0FRFR30AI. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 10. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 11. En fin d‟installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l‟assistant.Comment lancer mon logiciel ? 19 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l‟installation du produit, un icône est créé sur le bureau. Vous pouvez lancer directement le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP « Nom du module ». 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d‟activation n‟a pas été saisi, le logiciel reste en version d‟évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctionnalités du logiciel pendant 40 jours. Après la période de 40 jours, le logiciel sera limité en nombre de données : 20 articles, 20 documents, 100 écritures et les impressions porteront la mention "Démonstration". Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l‟ensemble des fonctionnalités. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l‟ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l‟acquisition d‟un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctionnalités, vous devez utiliser un code d‟activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option « Activer votre logiciel » du menu ?. L‟activation du logiciel se faisant via le site Internet d‟EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d‟Internet. Ensuite, munissez-vous de la Clé Web et du N° de licence fournis par EBP et laissez-vous guider par les instructions à l‟écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d‟Internet sur votre ordinateur un message d‟information s‟affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement. 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton « Activer Manuellement ». Vous avez alors accès aux zones suivantes :  Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules).  Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel.20  Clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Code activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton Terminer. Un message d'avertissement apparaît :  Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ;  Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activer votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d‟activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l‟écran de d‟accueil ou depuis le menu Fichier - Nouveau. L‟assistant de création s‟ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. La première étape consiste à sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou elles sont sur un autre ordinateur) ; En fonction du type d'installation sélectionné vous aurez des étapes différentes : - Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, la première étape consiste à saisir le nom du serveur, La suite de la création du dossier est identique à "les données sont installées sur l'ordinateur". - Pour l'installation avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite : o Saisir le nom de la base de données, o Saisir l'identification et les coordonnées de la société, o Saisir les informations complémentaires et les informations de TVA, o Saisir les dates d'exercice et le type de plan comptable entreprise. Cliquez sur Lancer pour démarrer la création de la base. Si un module est installé à coté de cette application, lors de la création de dossier, vous avez la possibilité de créer votre dossier avec ce module.Ecran de travail 21 6. ECRAN DE TRAVAIL Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. Partie contextuelle de la barre de navigation. La barre de statut affiche le nom de la base ouverte Menus La barre de navigation22 Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d‟un document (vente, achat, stock), dans la saisie d‟un règlement, dans la création d‟un rapprochement ou le lettrage d‟un compte. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre Société du menu Paramètres, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 1.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes côté module de Gestion :  Identification : - Siret : Cette mention est obligatoire pour pouvoir établir la déclaration de TVA. - Informations de TVA : Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives à la déclaration de TVA. Elles vont permettre de paramétrer les comptes mais également de générer la déclaration à proprement parler. - Outre, les différentes saisies à effectuer dans les champs d'en-tête de la fenêtre, il convient également de sélectionner le mode de calcul de la TVA dont l'entreprise relève (module Compta).  Options comptables : Permet de définir la méthode de comptabilisation, les comptes de tiers, le libellé des écritures, les journaux et comptes divers utilisés pour le transfert comptable…  Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures, etc.), achat et stock ainsi que la codification des autres fiches (clients, fournisseurs, articles, familles...).  Articles : Permet d'indiquer le type d‟article et les marges que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles.  Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaires et quantités pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de contre-valeur.Comment créer un article ? 23 1.2. Les autres options D‟autres options sont très pratiques, comme dans la partie Documents, vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis…et dans la partie Expert Comptable, saisissez les coordonnées de votre expert, pour les retrouver sur tous les documents qui lui sont destinés. Toutes les options sont détaillées dans l‟aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d‟option. 1.3. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) et les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l‟aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 2. COMMENT CREER UN ARTICLE ? Pour créer un article, vous devez accéder à la liste des articles par le menu Stock / Articles - Articles - Articles. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type d‟article « Bien » ou « Service ».. Suite à l‟ouverture d‟une nouvelle fiche, vous devez saisir une description commerciale, puis surlignez quelques mots à l‟aide de la souris et appliquez les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..). Dans le cadre Tarif, indiquez le prix d‟achat de votre article (qui peut être mis à jour selon le dernier prix d‟achat ou le PUMP) puis faites Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des frais généraux, des taux de marge et marque indiqués dans les options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire. Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille. Dans l‟onglet « Stock », vous avez la possibilité de cocher « Autoriser les stocks en négatifs ». Cette option peut être gérée à partir de la famille articles et des options (Paramètres – Société – Articles) L‟onglet Références permet de saisir les références de votre article chez le client ou chez le fournisseur. L‟aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d‟avoir plus de détail sur la fiche article.24 3. COMMENT CREER UN TIERS ? 3.1. Création d’un client Pour créer un client, vous devez accéder à la liste des clients par le menu Ventes - Clients - Clients. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type client ou prospect. En effet, le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une commande pour un prospect, celui-ci est transféré en client. Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille (onglet « Divers »). Remplissez alors les coordonnées principales concernant votre client/prospect dans l'onglet Facturation. L'onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous pourrez également en ajouter. 3.2. Création d’un fournisseur Pour créer un fournisseur, vous devez accéder à la liste des fournisseurs par le menu Achats - Fournisseurs - Fournisseurs. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille (onglet « Divers »). Remplissez alors les coordonnées principales concernant votre fournisseur dans l'onglet Facturation. L'onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre fournisseur. Vous pourrez également en ajouter. 3.3. Création d’un contact Vous pouvez accéder à la liste des contacts depuis le menu Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs – Contacts. La liste des contacts répertorie l'ensemble des contacts clients/prospects ou fournisseurs ou divers (non associé à un tiers) Pour créer un contact, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille (onglet « Divers »). Remplissez alors les informations concernant votre contact.Comment gérer les ventes ? 25 4. COMMENT GERER LES VENTES ? Les documents de ventes sont disponibles à partir du menu Ventes. 4.1. Comment saisir un devis ? Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Ventes - Documents de vente puis le bouton Ajouter puis Devis,  Le menu Ventes - Documents de vente - Devis puis la touche [Inser]. Un nouveau devis apparaît à l'écran. Le devis se compose de trois parties essentielles : l'entête, le corps et le pied. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. 4.1.1. L'entête du devis Dans cette partie, vous pouvez faire appel à votre client et consulter sa fiche, mais aussi modifier directement ses coordonnées. Vous avez la possibilité de sélectionner un mode de règlement et indiquer l'état du devis (en cours, accepté...). La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier. 4.1.2. Le corps Le corps du devis (onglet Détail) est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui composeront le devis. Pour faciliter la saisie, vous disposez :  D'une barre d'outils juste au-dessus de la grille (Faire F1 pour plus de détails).  D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.  D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés où vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex : une prestation).  D‟une barre d‟outils pour les textes enrichis : vous pouvez appliquer différents attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d‟un correcteur orthographique comme dans un traitement de texte. 4.1.3. Le pied Le pied de l‟onglet Détail représente la partie totalisation du devis, avec un minimum d‟informations (Total brut HT, Total TTC et Net à payer). Vous avez la possibilité de saisir une remise, et d'ajouter des frais de port (HT ou TTC). 4.1.4. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, les onglets suivants s‟ajoutent :  L‟onglet Récapitulatif contient le détail du pied de facture. En plus des informations que vous avez dans l‟onglet Détail, vous pouvez d‟indiquer un montant d‟acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements). Vous retrouvez le montant total des lignes articles avec éco-contribution, compris dans le Total TTC, est affiché. La partie Iinformations de calcul contient la territorialité, le taux de TVA du devis et le mode de calcul de la TVA. La partie TVA contient le détail de la TVA. La partie Autres taxes, contient un récapitulatif des taxes associés aux articles.26  L‟onglet Facturation contient l‟adresse principale et le contrat principal de facturation du client sélectionné.  L‟onglet Livraison contient l‟adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.  L‟onglet Compléments contient le n° de TVA intracommunautaire du client, ainsi que sa catégorie tarifaire, le commercial, le modèle d‟impression du document ainsi que le nombre d‟exemplaire, des statistiques, les informations de colisage, ainsi que l‟option « Imprimé ». Cette dernière option permet de savoir si un document a déjà été imprimé. Le paramétrage s‟effectue à partir du menu Paramètres – Société – Marqué comme imprimé.  L‟onglet Notes de saisir une référence, d‟associer des documents ainsi que des adresses web ou URL et de saisir un commentaire. 4.1.5. Les actions d'un devis A partir d'un devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions :  Afficher le client Permet d'afficher la fiche du client/prospect affecté au document sélectionné.  Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre de l‟historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné.  Transférer/regrouper Permet d'ouvrir l'assistant de transfert ou de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaitée pour le/les document/s à générer.  Historique du document L‟historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.  Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré- paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact.  Marqué comme imprimé Permet de noter le document comme étant imprimé  Marqué comme non imprimé Permet de noter le document comme n‟étant pas imprimé  Dupliquer en Permet de dupliquer un document en un autre type de document (exemple : un devis peut être dupliqué en facture ou en avoir)  SMS Permet de réaliser l‟envoi de SMS. Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir : - Un contrat de service EBP approprié. Veuillez contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65 80 20. - Un abonnement ou une offre d‟essais auprès d‟un fournisseur d‟accès SMS (tel que EcoSms, SMSToB et SMSEnvoi). - Consultez l‟aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements.Comment gérer les ventes ? 27 Remarque Si un acompte est saisi sur un devis, lors du transfert en un document supérieur, le document d‟acompte correspondant sera créé. Une fenêtre s‟affiche afin de demander les informations complémentaires (le taux de TVA, la banque, le moyen de paiement) et offre la possibilité de modifier le montant de l‟acompte. 4.1.6. Fiche devis A partir de la fiche d‟un devis, vous avez la possibilité d'appeler l‟action :  Actualiser TVA Permet de mettre à jour le taux de TVA des lignes à partir de la fiche article. 4.2. Comment créer une commande ? Pour accéder à la création d'une commande, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis Commandes,  Le menu Ventes - Documents de vente - Commandes puis la touche [Inser]. Une Commande peut également être créée par transfert/regroupement de devis. La commande se compose de trois parties : l'entête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis). En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de :  L‟onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l‟aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la commande. Les actions d‟une Commande sont identiques à celles d‟un devis avec en plus :  Livrer Permet d'ouvrir l'assistant de livraison globale ou partielle de la/des commande/s.  Solder Permet de passer la « Commande livrée partiellement » ou « Commande nonlivrée » en « Commande livrée totalement » c'est-à-dire « Soldée » (sans générer de bon de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent.  Dé-Solder Permet de passer la « Commande livrée totalement » c'est-à-dire « Soldée » en « Commande non livrée » ou « Partiellement livrée ».28 4.3. Comment livrer une commande ? La livraison d'une commande permet de réaliser des livraisons totales ou partielles, c'est-à-dire de générer au fur et à mesure des bons de livraisons ou factures. Pour livrer une commande, vous devez accéder à la barre de navigation Opérations puis Livraison de commandes, la barre de tâches Livrer de la fenêtre principale de navigation des documents de vente, l'action Livrer de la fiche Commande. La livraison d'une commande peut également s'effectuer par un transfert ou regroupement vers un bon de livraison ou facture. Dans ces 2 cas, la commande sera obligatoirement livrée totalement en 1 fois. La fenêtre de livraison d'une commande est divisée en 3 parties :  Les Filtres permettent de déterminer une période, un client ou une commande précise à livrer,  La partie Pièces à générer permet de définir les éléments qui seront repris/affichés sur le/les document/s généré/s (date, nature du document, regroupements lignes, articles…),  La partie « Commandes » permet de visualiser les commandes correspondantes aux filtres définis précédemment. Chaque commande est composée d‟une ligne générale et de plusieurs lignes de détail (livrées ou pas). Remarque Un code couleur permet de repérer facilement la disponibilité des articles en stock. Les commandes qui peuvent être livrées ont une coche verte et celles qui ne peuvent pas être livrées ont une croix rouge. Vous avez la possibilité de sélectionner les lignes de texte saisies dans une commande afin de les retrouver dans un bon de livraison ou une facture. 4.4. Comment créer un bon de livraison ou de retour ? Pour créer un nouveau Bon de livraison ou de retour, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Ventes - Documents de vente bouton Ajouter puis Bons de livraison ou Bons de retour.  Le menu Ventes - Documents de vente - Bons de livraison ou Bons de retour puis la touche [Inser]. Un bon de livraison peut également être créé par transfert/regroupement de devis ou de commande. Un bon de retour peut être créé par transfert d‟un bon de livraison. Le bon de livraison ou de retour se décompose en trois parties essentielles : l'en-tête, le corps, et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis). Les actions d‟un bon de livraison et de retour sont identiques à celles d‟un devis.Comment gérer les ventes ? 29 4.5. Comment créer une facture ? Pour accéder à la création d'une facture, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis Factures,  Le menu Ventes - Documents de vente - Factures puis la touche [Inser]. Une facture peut également être créée par transfert/regroupement de devis, commande ou bon de livraison. La facture se compose de trois parties : l'en-tête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis). En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de :  l‟onglet Echéances qui permet de planifier les échéances de votre client pour le règlement de la facture.  l‟onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Il est possible de créer ou d‟affecter un règlement sans que le document d‟acompte soit créé. Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l‟aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la facture. Les actions d‟une facture sont identiques à celles d‟un devis avec en plus :  Valider une facture : Permet de valider définitivement une facture afin de pouvoir la transférer en comptabilité. Cette fonction est accessible suivant le paramétrage de l‟option « Activer la validation des données à comptabiliser » disponible dans les Options du dossier menu Paramètres/Société.  Dévalider une facture : Permet de dévalider un document en état « Validé » ou « Transférer en comptabilité » et de la passer en état « provisoire ».Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document.  Nouveau règlement : Permet de générer une fiche règlement pré-renseignée avec les informations du client, le montant de la facture et l‟échéance pointée.30 5. COMMENT CREER UNE FACTURATION PERIODIQUE ? La facturation périodique est accessible à partir du menu Ventes - Clients - Facturation périodique. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Deux choix s‟offre à vous : 5.1. Facturation par copie 5.1.1. L’entête : Elle se compose :  D‟un code : il peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l‟option « Utiliser le compteur », dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.  D‟un libellé : Saisissez le libellé de la facturation périodique. 5.1.2. Les Onglets :  Onglet Paramètres : Cet onglet permet de définir le document de référence, la périodicité, les options de génération des factures mais également de simuler les dates de facturation.  Onglet Clients : Cet onglet permet de visualiser et d'associer un ou plusieurs clients. Pour associer un client, il vous suffit de le sélectionner depuis la liste déroulante. Remarque Vous pouvez également associer un client à une facturation périodique directement depuis la fiche client, onglet Options de facturation.  Onglet Familles Clients : Cet onglet permet de visualiser et d'associer un ou plusieurs familles clients. Pour associer une famille client, il vous suffit de la sélectionner depuis la liste déroulante. Remarque Vous pouvez également associer une famille clients à une facturation périodique directement depuis la fiche famille client, onglet Options de facturation.  Onglet Notes : permet d‟associer des documents et de saisir un commentaire. Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l‟aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la facture. 5.2. Facturation par regroupement de bons de livraison L‟entête et les onglets sont identiques à la facturation périodique par copie. Il n‟y a plus de document de référence. Dans les Options de génération de facture, il y a l‟ancienneté minimum des bons de livraison.Comment gérer les achats ? 31 6. COMMENT GERER LES ACHATS ? Les documents d‟achats sont accessibles à partir du menu Achats. Vous accédez alors à la liste des documents d‟achats, qui a les mêmes propriétés que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l‟aide, accessible par la touche F1 sur la liste. Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les demandes de prix, les commandes, les bons de réceptions, bons de retours, les factures et les avoirs ainsi que les documents d‟acompte. Remarque En saisie d‟une commande, d‟un bon de réception ou d‟une facture, si on modifie le prix d‟achat brut ou prix d‟achat net d‟un article référencé, une fenêtre « Mise à jour des prix d‟achat » est alors proposé. 6.1. Comment créer une commande ? Vous pouvez passer commande auprès de votre fournisseur, en créant une commande manuelle. La commande se décompose en trois parties essentielles: L'entête, le corps, et le pied de la commande. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis de vente (voir le chapitre sur le devis). Remarque Les prix d'achats qui apparaissent dans le corps du document correspondent au tarif défini dans la fiche articles pour le fournisseur indiqué en entête de commande. Vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de :  l‟onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l‟aide en ligne, accessible par la touche F1. 6.2. Comment réceptionner une commande ? Après avoir passé une commande auprès de votre fournisseur, vous avez la possibilité de réceptionner tout ou partie des éléments commandés. La réception des achats est identique à la livraison d‟une vente (Voir chapitre « Comment livrer une commande ? »).32 6.3. Comment créer les factures fournisseurs ? Vous pouvez générer une facture fournisseur depuis le transfert ou regroupement de commande ou bon de réception. Vous pouvez aussi créer une facture fournisseur directement. Pour cela, vous devez afficher la liste des documents d'achats, en passant par le menu Achats - Documents d'achat, cliquer sur le bouton Ajouter et sélectionner le type de document Facture. La saisie de la facture est identique à celle des commandes. Les échéances fournisseurs sont automatiquement calculées dans l‟onglet Echéances si le mode de règlement fournisseur a été renseigné dans sa fiche. A la validation de la facture, les stocks et le PUMP des articles facturés sont mis à jour. L‟aide en ligne, accessible par la touche F1 sur tous les documents d‟achats, détaille l‟ensemble des fonctionnalités disponibles dans la gestion des achats. 7. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER, DUPLIQUER UN DOCUMENT ? 7.1. Transfert Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n'est alors plus modifiable. Remarque Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Le document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable. Il pourra être dupliqué. Lors du transfert d‟un devis en document supérieur, l'acompte est repris sur le document et un document d'acompte ainsi que son règlement sont automatiquement générés. Pour réaliser un transfert de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats ou Articles - Documents … - Tous ; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur Transférer disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. Comment envoyer un document par e-mail ? 33 7.2. Regroupement Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents de type inférieur sélectionnés. Il s‟oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné. Pour réaliser un regroupement, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats - Documents … – Type du document à regrouper ; 2. sélectionner les documents initiaux ; 3. cliquer sur Regrouper disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. 7.3. Duplication La duplication de documents permet de réaliser la copie exacte d‟un document. Pour réaliser une duplication de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats ou Articles - Documents … - Tous ; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur le bouton Dupliquer de la barre d‟outils ou menu contextuel puis Dupliquer. Consultez l‟aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. 8. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? Vous avez la possibilité d'envoyer vos documents par e-mail à vos clients ou fournisseurs. Pour cela, vous avez deux possibilités :  Sélectionner Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste des documents sont à l'écran.  Utiliser le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression. Une fenêtre permettant de personnaliser l‟objet et le message du mail s‟affiche. Ce paramétrage peut être défini par défaut. Pour cela, vous devez passer par le menu Paramètres – Société – Email. Après avoir validé la fenêtre de personnalisation du mail, une fenêtre permettant de choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format s‟affiche. A la validation de la fenêtre, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce jointe. Remarque Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre tiers dans la fiche tiers ou dans le document, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie.34 9. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS Les paiements clients et les décaissements fournisseurs fonctionnent exactement de la même façon que la saisie des règlements détaillée ci-dessous. 9.1. Comment saisir un acompte ? Une facture d‟acompte doit être émise pour tout versement d‟acompte effectué avant que la livraison du bien ou de la prestation de services (article 289 c du CGI). Vous pouvez créer une facture d‟acompte depuis la liste des documents de vente ou achat du menu Ventes - Documents de vente ou Achats - Documents d’achat (ou bien à partir de l‟onglet Acompte de la commande). Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acompte qui ont été enregistrées. Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de TVA, la TVA payée et le restant à payer. Dans les options du dossier, partie Options Comptables + Journaux et comptes divers, les comptes d‟attente pour le « Tiers » et la « TVA » sont indiqués. 9.2. Comment saisir un règlement ? Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter un nouveau règlement. Ensuite, renseignez les informations concernant votre client et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite :  affecter la totalité du montant en double cliquant, à l‟aide de la souris, sur l‟échéance correspondante ;  saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d‟échéances concernées. Remarque Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire. Afin de transférer le règlement en comptabilité, vous devez indiquer obligatoirement un code Banque sur la fiche règlement.Le suivi financier des clients et fournisseurs 35 La méthode de comptabilisation du règlement permet de définir si vous comptabilisez le règlement (une écriture pour un règlement) ou si vous comptabilisez une remise en banque (une écriture pour plusieurs règlements). Remarque Pour la méthode de comptabilisation par remise en banque, cette option est possible uniquement si le moyen de paiement est paramétré avec l‟option "Remettre en banque". 9.3. Comment faire une remise en banque ou un décaissement ? Pour saisir une remise en banque ou un décaissement, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Remises en banque ou Ventes - Règlements - Remises en banque. La gestion d'un décaissement des règlements fournisseur est identique à la remise en banque des règlements clients. Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter une nouvelle remise en banque. Vous devez renseigner la banque, la date et le moyen de paiement pour lesquels vous souhaitez réaliser la remise en banque. Les filtres vous permettent de sélectionnez l‟intervalle de tiers sur lequel vous souhaitez réaliser la remise en banque. Vous pouvez aussi sélectionnez une date ou un intervalle de date de règlements à prendre en compte dans cette remise. L‟option Règlement pour cette banque uniquement permet de voir uniquement les règlements paramétrés avec la banque et le moyen de paiement sélectionnés dans la partie « Informations de la remise ». La dé-sélection de cette case permet de voir tous les règlements pour le moyen de paiement sélectionné dans la partie « Informations de la remise » quelque soit la banque paramétré dans les fiches règlements. L‟option Uniquement les règlements devant être remise en banque permet de visualiser uniquement les règlements dont le moyen de paiement est défini Remettre en banque. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Appliquer le filtre. Cela permet d‟afficher la liste des règlements à remettre en banque. Ensuite, vous devez sélectionner les règlements à remettre en banque en les sélectionnant ligne à ligne ou en cliquant sur le bouton Sélectionner tout. 9.3.1. Traitement de la remise en banque Une fois les règlements à remettre en banque sélectionnés, vous pouvez :  Sauvegarder la remise La remise en banque est préparée et est totalement modifiable. Elle reste en état Provisoire, l‟état des règlements associés n‟est pas modifié.  Remettre en banque la remise La remise en banque est sauvegardée et les règlements passent en état « remis en banque ».36 9.3.2. Valider la remise La remise en banque est validée définitivement. Elle peut être transférer en comptabilité. Cette fonction est disponible uniquement si l'option Activer la validation des données à comptabiliser est sélectionnée dans les paramètres du dossier. 9.4. Fichier ETEBAC et SEPA 9.4.1. Générer le fichier de virement ETEBAC La génération de fichier de virement à la norme ETEBAC est disponible uniquement pour des remise en banque et décaissement ayant les moyens de paiement de type prélèvements, virement et LCR. Il est possible de saisir les paramètres propres à l'opération bancaire souhaitée :  Remise de LCR,  Remise d'ordre de prélèvement,  Remise d'ordre de virement. La gestion d'un décaissement des règlements fournisseur est identique à la remise en banque des règlements clients. Remarque Vous pouvez générer des virements nationaux et internationaux. Pour ces derniers, n‟oubliez pas de renseigner le motif économique dans les règlements. 9.4.2. Générer le fichier SEPA La génération d'un fichier SEPA est possible uniquement dans les cas suivants :  Décaissements avec les moyens de paiement de nature "virement SEPA"  Remises en banque avec les moyens de paiement "prélèvement SEPA", "virement SEPA", "virement international". Pour lancer la génération, vous devez cliquer sur l‟action “Générer un fichier SEPA” depuis la fiche ou la liste des remises en banque/décaissements. Remarque La génération de fichier SEPA pourra être réalisée uniquement si les informations suivantes sont renseignées : raison sociale du dossier, coordonnées bancaires de la banque sur laquelle est effectué le règlement et du tiers présente sur le règlement, informations de l'onglet "Transfert bancaire" du règlement (pour les prélèvements SEPA uniquement), référence du règlement. Dans le cas contraire, un message vous indiquera les informations à renseigner. Pour plus de détail sur la génération des fichiers ETEBAC et SEPA, reportez vous à l‟aide en ligne (F1).Comment gérer les stocks ? 37 10. COMMENT GERER LES STOCKS ? La gestion des stocks s‟effectue à partir du menu Articles – Documents de stock. Vous accédez alors à la liste des documents de stock, qui a les mêmes propriétés que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l‟aide, accessible par la touche F1 sur la liste. Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les bons d‟entrée, les bons de sortie et les inventaires. La gestion de stock est en dépôt unique. 10.1. Autoriser les stocks négatifs Cette option est disponible à différents endroits : - Paramètres + Société + Articles - Dans la fiche famille article - Dans la fiche article, onglet « Stock ». Elle peut être cochée uniquement si l‟option « Géré en stock » est cochée. 10.2. Comment créer un bon d’entrée ou de sortie ? Pour accéder à la création d‟un bon de stock (entrée ou sortie), vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Articles - Stock, le bouton Ajouter puis Bons d’entrée ou Bons de sortie,  Le menu Articles - Stock – Bons d’entrée ou Bons de sortie puis la touche [Inser]. Les fiches Bons d'entrée et Bons de sortie se composent d'un entête et d'onglets. Dans la partie entête, vous devez renseigner les n° de document et la date de réalisation. Ensuite dans l‟onglet détail, vous devez indiquer, pour chacun de vos articles, la quantité en stock à entrer ou à sortir. A la validation du bon d‟entrée, votre stock est mis à jour et le PUMP (prix unitaire moyen pondéré) de vos articles est recalculé. A partir d‟un bon, vous pouvez visualiser les mouvements de stock de chaque article. 10.3. Comment saisir un inventaire ? Pour saisir un inventaire, vous devez créer une feuille d‟inventaire. Pour cela, vous devez vous placer dans la liste des documents de stock (Stock / Articlesdocuments de Stock) cliquer sur le bouton Ajouter et choisir le type de document Inventaire. L‟assistant de préparation de l‟inventaire s‟ouvre. Cet assistant vous permet de pré-renseigner une feuille d'inventaire avec les articles de type "Bien" gérés en stock. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant. La première étape permet de définir le contenu de la feuille d'inventaire (Date, pré-remplissage des articles, reprendre le stock actuel, autoriser la comptabilisation de l‟inventaire..). Remarque La reprise du « stock actuel » facilite la saisie de l‟inventaire.38 Ensuite, vous pouvez définir le type de regroupement et le tri des articles dans la feuille d‟inventaire. Suite à ces sélections, les articles de la feuille d'inventaire seront triés à l'intérieur de chaque type de regroupement. Cliquer sur le bouton Suivant pour visualiser le résumé des paramètres sélectionnés, puis Lancer pour créer la feuille d‟inventaire. La feuille d‟inventaire s‟ouvre sur l‟onglet Détail. Tous les articles correspondant aux critères de présélection sont affichés, classés en fonction du regroupement choisi. Pour saisir votre inventaire, vous disposez des colonnes :  Nouveau stock Permet de saisir la nouvelle quantité d‟articles, exprimée en unité de stock.  Nouvelle valeur unitaire Par défaut, la valeur du nouveau PUMP est égale au PUMP actuel. Vous pouvez le modifier.  Valeur nouveau stock Affiche la valeur du nouveau stock (Quantité * Nouveau PUMP). Si la saisie de l‟inventaire s‟étale sur plusieurs jours, vous pouvez revenir dessus et modifier les valeurs et les quantités comme vous le souhaitez. De même, si vous avez ajouté de nouveaux articles, vous pouvez les ajouter à votre inventaire en cliquant sur le bouton Lancer l’assistant. Suite à la génération et saisie d'un inventaire, vous pouvez le "Valider" puis si vous le souhaitez le "Transférer en comptabilité". Les mouvements de stock seront automatiquement mis à jour à la validation du document. 10.4. Comment visualiser les mouvements de stock ? Vous pouvez consulter l‟historique de tous vos mouvements de stock depuis le menu Stock / Articles – Documents de stock - Mouvements de stock. Choisissez les filtres que vous souhaitez (période, articles, familles articles, types de document, dépôt) et cliquez sur le bouton Actualiser la liste pour afficher les mouvements. Remarque Vous pouvez très facilement classer vos mouvements de stock grâce aux boîtes de regroupement, disponibles via le menu contextuel de l‟entête des colonnes + boîte de regroupement. Sélectionnez la colonne de votre choix, et faites-là glisser à l‟aide de la souris, dans la bande grise. Vous pouvez ainsi consulter pour chaque mouvement de stock, le code article, le numéro de document, la date, le dépôt, la quantité déstockée, la quantité d‟origine, le Pump et la valeur du stock. A partir de la liste des mouvements de stock, vous pouvez afficher le document ou la fiche article. Comment transférer les éléménts en compta ? 39 11. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ? Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans le module de Compta. Ces écritures concernent :  les documents de ventes et d‟achats (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte),  les échéances,  les règlements ainsi que les écarts de règlement et les échéances soldées,  les stocks (inventaires). Pour transférer des éléments en Compta, vous devez au préalable définir dans les options du dossier du menu Paramètres :  les libellés des écritures,  les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement...),  les comptes de ventes, achats et de TVA sur chaque fiche TVA,  la méthode de comptabilisation des stocks,  les comptes de stock pour chaque fiche articles,  la méthode de comptabilisation du transfert (automatique ou manuel). Deux méthodes de transfert comptable sont possibles. Ce choix est à définir dans les options comptables. Il peut être Manuel ou Automatique. La méthode de transfert Manuel est paramétrée par défaut à la création de dossier. Elle permet de valider ou non les documents, règlements…, en sélectionnant ou pas la case à cocher Activer la validation des données à comptabiliser. Dans ce cas, pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable. Il vous permet de définir les éléments à transférer, la période de transfert, l‟état des pièces (validées, validées et provisoires, comptabilisées). La méthode de transfert Automatique oblige à valider les documents, règlements…afin de les comptabiliser. La case Activer la validation des données à comptabiliser est automatiquement sélectionnée et non modifiable. Dès validation du document/règlement… l‟écriture comptable est automatiquement passée en comptabilité.40 Remarque Afin des pouvoir choisir les libellés de vos écritures comptables, des macros sont disponibles : {0} = Type du document (ex : Facture, Avoir.. ) {1} = Numéro du document {2} = Type de tiers (ex: Client) {3} = Civilité du tiers (Mr, Melle, SA, Sarl....) {4} = Nom tiers {5} = Code banque {6} = Date du document {7} = Référence de l'onglet Notes du document Consultez l‟aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le transfert comptable. 12. COMMENT GERER L‟ANALYTIQUE L‟analytique permet d‟effectuer une répartition des coûts sur des centres d‟analyse. Il s‟agit de prendre en compte tous les coûts enregistrés dans une entreprise, donc y compris les coûts de fonctionnement comme l‟électricité, téléphone etc... C‟est avant tout d‟une analyse extra comptable. En conséquence, la gestion de l‟analytique dans le produit de facturation consiste exclusivement à transférer à la comptabilité ces données analytiques. 12.1. Accès à la gestion analytique La gestion analytique est activée à partir du menu Paramètres – Société – Fonctionnalités disponibles. En version réseau, des droits utilisateurs pour les plans et les grilles peuvent être définis. 12.2.Le principe général Analyser des coûts s‟effectue selon différents axes, par exemple l‟entreprise dispose de plusieurs ateliers, premier axe d‟analyse, les ateliers. Ces axes sont appelés dans l‟application des PLANS. Pour chaque atelier, des services, comme le service administratif, production, expédition. Ces services sont identifiés dans l‟application par des POSTES.Comment gérer l’analytique 41 La répartition de ces coûts sur les services de chaque atelier doit être définie, cela s‟appelle la clef de répartition, la facture d‟achat de matières premiers se répartie à 50% pour l‟atelier A, service production et pour 50% Atelier B, service production, cette répartition peut se programmer dans l‟application dans des GRILLES. Ces grilles sont alors rattachées à des données utilisées dans les factures (le tiers, l‟article par exemple) pour permettre le transfert vers la comptabilité de ces informations de répartitions. L‟analyse peut être encore plus détaillée, en souhaitant par service, avoir une répartition par sous service. Par exemple, dans le service administratif sont identifiés le sous service comptabilité et le sous service paye. Il s‟agit alors de créer également des POSTES, dépendant du poste service associé. En version Pro : le nombre de plans est limité à 3 et un niveau de poste Créez vos plans, postes et grille depuis le menu Paramètres – Comptabilité. 12.3.Mise en place de votre gestion analytique Une fois vos plans, postes et grilles créés, vous devez affecter les grilles aux différentes fiches dont vous souhaitez analyser les coûts. Les fiches disponibles sont :  Commerciaux  Familles Commerciaux  Secteurs Géographiques  Clients  Familles Clients  Sous- Familles Clients  Catégories Tarifaires Clients  Groupe 1 Clients  Groupe 2 Clients  Fournisseurs  Familles Fournisseurs  Sous- Familles Fournisseurs  Catégories Tarifaires Fournisseurs  Groupe 1 Fournisseurs  Groupe 2 Fournisseurs  Articles  Familles Articles  Sous- Familles Articles  Groupe 1 Articles  Groupe 2 Articles42 12.4.La gestion analytique grille multi-plans Il s'agit de suivre le détail de vos charges et de vos produits (ou de tout autre type d'écriture) sur un ou plusieurs plans analytiques distincts, c‟est-à-dire suivant des critères d'analyses différents. De ce fait, la somme à enregistrer devra être ventilée à 100% sur chacun des plans. Lorsque la ventilation atteint moins de 100% sur un plan, le logiciel enregistre automatiquement la différence sur le poste d‟attente paramétré dans le plan. Une gestion analytique peut être mise en place selon différents plans sur les produits et sur les tiers. Consultez l‟aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 13. COMMENT GERER LES EXERCICES ? A la création du dossier, deux exercices sont automatiquement créés. Au-delà de deux exercices, il vous faut d‟abord procéder à la clôture annuelle du premier exercice ouvert puis à la création du nouvel exercice. Pour créer un nouvel exercice, vous devez accéder à la liste des exercices par le menu Exercices/Clôtures – Exercices. Vous devez ensuite :  utiliser la touche [Inser], le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter,  modifier si besoin les dates d’exercice. Pour changer d‟exercice, il faut le définir comme Exercice courant quelque soit son état (ouvert ou clôturé). Pour cela, il faut :  se positionner sur l'exercice désiré dans la liste des exercices,  sélectionner Définir un exercice courant dans la barre de tâches du volet de navigation, dans le menu contextuel ou en appuyant sur le bouton disponible dans la fiche. L‟exercice courant est identifié à la fois par une mise en caractères gras dans la liste des exercices et par la mention des dates de l‟exercice courant dans la barre de titre de l‟application. La définition de l‟exercice courant servira principalement à initialiser les filtres. Dans tous les cas, tous vos exercices (ouverts ou clôturés) resteront accessibles.Comment créer un Compte ? 43 14. COMMENT CREER UN COMPTE ? Pour créer un compte, vous devez accéder à la liste des comptes par le menu Quotidien / Saisie - Plan comptable entreprise. Ensuite, utilisez la touche [Inser], le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Suite à l‟ouverture d‟une nouvelle fiche, vous devez sélectionner le type du compte (détail ou racine), le numéro de compte et l‟intitulé. Dans l‟onglet Paramétrage, dans le cadre Paramétrage de la TVA, vous devez renseigner les informations liées à la Territorialité, la Nature de taxe, le Type de l‟opération et l‟option de calcul dont vous avez besoin. Ce paramétrage est important pour l‟établissement de la déclaration de TVA. L‟aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment renseigner dans sa totalité une fiche compte. 15. COMMENT CREER UN JOURNAL ? Pour créer un journal, vous devez accéder à la liste des journaux par le menu Paramètres – Journaux. Ensuite, utilisez la touche [Inser], le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Suite à l‟ouverture d‟une nouvelle fiche, vous devez saisir le code journal, le type de journal (achat, vente, trésorerie, opérations diverses) et une description. Dans l‟onglet Saisie, dans le cadre Options de saisie, vous pouvez définir le mode de numérotation des pièces de votre journal, la reprise de la date sur une même écriture, le compte de contrepartie (uniquement pour les journaux de type trésorerie) et le mode de fonctionnement des libellés d‟écritures du journal. Consultez l‟aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette fiche. 16. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ? 16.1. Comment saisir dans un journal ? Pour saisir dans un journal, vous devez accéder à la liste des cumuls des journaux par le menu Quotidien / Saisie / Saisie - Saisie par journal - Mois en cours. Ensuite, utilisez le double clic, la touche Entrée sur la ligne désirée ou sélectionnez la tâche Saisie par journal dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. 16.1.1. L’en-tête Dans cette partie, vous pouvez sélectionner l‟exercice, le journal et la période dans lesquels vous souhaitez saisir. Leur modification est possible en effectuant la sélection désirée dans les listes déroulantes de chaque champ.44 16.1.2. Le corps Le corps de la saisie est composé d‟une grille dans laquelle certaines mentions sont obligatoires :  Statut : Il permet de connaître le statut d‟une écriture. Il possible de modifier le statut d‟une écriture en cliquant sur le bouton Traitements sur les écritures (Simuler, Confirmer l‟écriture, Valider).  Jour : Il est dépendant de l'exercice courant, de la période de saisie sélectionnée et du paramétrage de la fiche journal. Il peut être saisi directement ou sélectionné dans le calendrier.  N° de pièce : Le comportement du numéro de pièce dans les écritures et les lignes d'écritures dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable par l'utilisateur.  Compte : La liste des comptes existants sur l'exercice courant est disponible grâce à la liste déroulante. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné.  Libellé : Le comportement du Libellé dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable par l'utilisateur.  Débit / Crédit : Le positionnement par défaut du curseur dans le champ Débit ou Crédit dépend du sens par défaut paramétré sur la fiche compte, de la nature du compte saisi et du type de journal dans lequel la saisie est effectuée. Il peut être modifié. Le montant peut être saisi directement dans le champ ou obtenu grâce à la calculatrice. Navigation dans la fenêtre de saisie : La navigation entre les champs, les lignes et les écritures, peut se faire entre les différents champs grâce aux touches Tab et Shift+Tab, à la touche Entrée, à la souris ou encore avec les flèches directionnelles. Remarque Un journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied de journal est composé d'une seule et unique écriture, composée de toutes les lignes d'écriture du journal. Le statut sélectionné s'applique donc à toutes les lignes du journal sans distinction. 16.1.3. Le pied Les cumuls du journal sont mis à jour en temps réel lors de chaque opération de saisie. Ils sont reportés sur le cumul des journaux. L'équilibre du journal est une condition nécessaire à la sortie du journal.  Débit : La somme des montants débiteurs saisis sur ce journal et sur ce mois est affichée en pied de saisie.  Crédit : La somme des montants créditeurs saisis sur ce journal et sur ce mois est affichée en pied de saisie.Comment consulter un compte ? 45 16.1.4. Les informations sur le compte Dès la saisie d‟un compte, son libellé et son solde débiteur ou créditeur sur l‟exercice de saisie sont automatiquement affichés pour information. Consultez l‟aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 16.2. Comment saisir dans un guide ? Pour saisir dans un guide, il vous suffit de sélectionner Quotidien / Saisie – Saisie guidée. Ensuite, choisissez le guide voulu, la date d‟écriture et éventuellement le journal. Le corps se présente sous la forme d‟une écriture comptable. Seules les zones non grisées sont saisissables et accessibles. Les zones grisées ne sont pas saisissables, selon le paramétrage effectué dans le guide de saisie, disponible dans Paramètres – Guides de saisie. La sauvegarde d‟une saisie guidée entraîne automatiquement sa comptabilisation. Consultez l‟aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie.. 17. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ? Pour consulter un compte, accédez au menu Consultation - Consultation/Lettrage ou au menu Quotidien / Saisie / Saisie - Consultation/Lettrage. 17.1. L’en-tête La consultation de compte se fait par exercice comptable. Quelque soit l‟état de votre exercice, vous pouvez sélectionner n‟importe quel autre exercice du dossier à partir de la liste déroulante sur la liste déroulante. La sélection du compte se fait dans le champ Numéro. Il peut être saisi directement dans ce champ ou sélectionné dans la liste déroulante qui reprend l'intégralité des comptes existants. Sont repris automatiquement, après sélection du compte :  l‟intitulé du compte,  le solde du compte à la fin de l‟exercice sélectionné,  le solde des mouvements antérieurs à la période sur ce compte, si cette période ne débute pas au premier jour de l‟exercice sélectionné. Un ensemble de filtres vous permet de sélectionner les lignes que vous voulez ou non afficher. Pour que ces sélections soient prises en compte, il vous suffit de cliquer sur Appliquer les filtres. 17.2. Le corps L'affichage des lignes d'écriture dans la consultation reprend les informations renseignées dans le masque de saisie. L'affichage des lignes d'écriture est directement dépendant des choix effectués sur les filtres de l‟en-tête.46 17.3. Le pied Une ligne de totalisation est affichée. Elle cumule en temps réel la somme des montants débiteurs et des montants créditeurs des lignes affichées. 17.4. Accès à la saisie En double cliquant sur une ligne d'écriture ou en sélectionnant Saisie dans le menu contextuel, il est possible d'être automatiquement positionné sur cette ligne d'écriture dans le journal et le mois de saisie ayant servi à l'enregistrer. 18. COMMENT LETTRER UN COMPTE ? Le lettrage est une opération consistant à lettrer des factures avec leurs règlements. Les lignes non lettrées sont donc des lignes qui ne se compensent pas et / ou n‟ont pas de rapport entre elles. Pour réaliser ce lettrage, accédez au menu Consultation – Lettrage simplifié.  Dans le champ Compte, sélectionnez un fournisseur ou un client : les factures s‟affichent alors dans la première liste, les règlements et avoirs dans la seconde.  Sélectionnez une facture et son règlement.  Cliquez sur le bouton Lettrer et confirmez le code proposé : le code se reporte sur ces lignes, ce qui signifie qu‟elles sont lettrées.  Répétez l‟opération pour toutes les factures réglées.  Visualisez les factures non réglées en indiquant Lignes non lettrées en Type de ligne. Vous pouvez également lettrer vos lignes d‟écritures à partir du menu Consultation – Consultation/lettrage. 19. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ? Le rapprochement bancaire est une opération qui consiste à pointer les opérations bancaires saisies dans le logiciel qui apparaissent dans vos relevés bancaires. Pour rapprocher un compte, vous devez accéder à la liste des rapprochements par le menu Quotidien / Saisie – Rapprochement bancaire. Ensuite, cliquez sur le bouton Ajouter ou utilisez la touche [Inser].  Choisissez la banque grâce au champ Compte à rapprocher.  Indiquez le Libellé et la Date de rapprochement et cliquez sur Valider.  Dans la fenêtre de rapprochement, saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde du relevé.  Pointez les lignes d‟écritures en double-cliquant dessus ou grâce au bouton Pointer : les lignes pointées disparaissent. Pour les voir, indiquez Toutes dans le champ Lignes à afficher. Le code pointage, la date et le libellé du rapprochement sont inscrits sur ces lignes.  Une fois le pointage terminé, le champ Ecart de rapprochement doit être à zéro.  S‟il n‟y a pas d‟écart, sauvegardez le rapprochement et imprimez-le en cliquant sur l‟icône de l‟imprimante.comment établir une déclaration de TVA ? 47 Si l‟écart de rapprochement n‟est pas à zéro à la fin de l‟opération, vérifiez les points suivants :  Certains règlements de votre relevé n‟ont peut-être pas été saisis : saisissez-les avant de compléter le pointage.  Certains règlements n‟ont peut-être pas été pointés : pointez bien tous les montants du relevé bancaire.  Certains règlements ont peut-être été pointés à tort, car ils ne sont pas sur le relevé bancaire : dépointez-les.  Le solde bancaire ou un règlement ont peut-être été saisis de façon erronée : rectifiez-les. 20. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ? Pour que la déclaration de TVA se mouvemente correctement, il faut au préalable renseigner les informations sur le dossier et les fiches comptes. Pour établir une déclaration de TVA, vous devez accéder à la liste des Déclarations par le menu Quotidien / Saisie – Déclaration de TVA. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter.  Choisissez la déclaration à effectuer, indiquez la période et sélectionner les feuillets à inclure dans votre déclaration. Cliquez sur Valider.  Vous obtenez : o L‟aperçu de la déclaration. o Les lignes d‟écritures incluses dans la déclaration. o Les lignes non déclarées signifiant que certaines écritures utilisent des comptes qui sont de natures de taxe différentes. 21. COMMENT SAISIR UNE NOTE DE FRAIS Le logiciel vous permet de saisir ou d‟importer des notes de frais et de gérer vos indemnités kilométriques. Pour cela, il vous faut accéder au menu Notes de frais. De là, il vous faut :  Créer un utilisateur pour chaque personne qui vous enverra des notes de frais. Définissez-y le compte dans lequel le montant total de la note de frais doit être comptabilisé ainsi que son ou ses véhicules.  Créer une catégorie pour chaque type de dépense de notes de frais (par exemple : essence, restaurant, indemnités kilométriques…). Dans chacune d‟elle, définissez les comptes comptables sur lesquels les charges et la TVA doivent être comptabilisées.  Créer une note de frais par utilisateur et par mois, pour intégrer vos lignes de dépenses. Une même note de frais peut contenir plusieurs lignes de dépenses, de type Indemnités kilométriques ou non. Ces lignes peuvent être saisies manuellement ou importées. Les éléments saisis dans les notes de frais doivent être comptabilisés pour être intégrés à la comptabilité. Vous pouvez également consulter les Statistiques pour consulter le détail des notes de frais saisies.48 22. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ? Vous pouvez valider les écritures de façon globale ou écriture par écriture :  De façon globale : Accédez au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de journaux, sélectionnez les journaux et mois souhaités. Dans la barre de tâches, cliquez ensuite sur Valider les écritures.  Ecriture par écriture : Accédez au menu Quotidien / Saisie – Saisie par journal, ouvrez la Saisie par journal qui contient l‟écriture à valider et sélectionnez-la. Enfin, cliquez sur Traitements sur les écritures + Valider l’écriture courante. Le statut "Validé" est symbolisé par un "V" dans la colonne Statut. 23. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ? Pour clôturer mensuellement un journal, vous devez accéder au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de journaux. La clôture mensuelle permet d‟empêcher la modification du journal. Les écritures qu‟il contient doivent auparavant être validées. Tous les journaux et tous les mois d‟un exercice doivent être clôturés mensuellement pour que l‟exercice puisse faire l'objet d'une clôture annuelle. 24. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? 24.1. Comment clôturer un exercice ? La clôture annuelle est une opération irréversible qui vise à rendre intangibles les éléments comptables de l‟exercice courant. Vous pouvez y accéder par le menu Exercices / Clôtures – Clôture annuelle. L‟exécution de cette opération consiste à faire vérifier par le logiciel le respect de certaines conditions (validation des écritures, clôture mensuelle des journaux…). 24.2. Comment générer les A Nouveaux ? La génération des A Nouveaux est indépendante de la clôture d‟un exercice. En effet, il est possible de générer les A Nouveaux de deux manières différentes :  manuellement, par le menu Exercices/Clôtures, en sélectionnant l‟exercice sur lequel les A Nouveaux doivent être générés puis en sélectionnant Générer les A Nouveaux dans la barre de tâches.  automatiquement, à la création d‟un exercice ou à la clôture d‟un exercice en fonction des options choisies dans Paramètres - Société. D‟autre part, lors de la création d‟un dossier ou d‟un exercice, il est possible de saisir manuellement une balance d‟ouverture. Pour cela, accédez au menu Quotidien / Saisie – Saisie par journal puis sélectionnez Saisir la balance d’ouverture dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel.Comment imprimer un document ? 49 25. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impression de documents : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc. L'impression d'un document peut être activée :  Depuis le bouton Imprimer de la barre d'outils du document ou de l‟état (Devis, Facture, Avoir, Saisie, Grand Livre, ...). Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre document.  Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant sur le bouton Imprimer.  Par l‟un des menus de l‟application puis Impressions puis la catégorie souhaitée. Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères d'impression. Remarque Dans les fenêtres d‟impression, l‟action « Réinitialiser les filtres » a été ajoutée afin de remettre à zéro les filtres. (Icône à côté des filtres personnalisés) Associer des modèles d’impression par tiers ? Cette partie est disponible uniquement si vous avez sélectionné l'option « Paramétrage des modèles » dans le menu Paramètres - Société - Fonctionnalités disponibles. Cette partie permet de visualiser et d‟associer un ou plusieurs modèles de document par type de document, en fonction du mode de calcul du document (HT ou TTC) ainsi que le nombre d‟exemplaires. Consultez l‟aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 26. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d‟effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM. Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l‟aide en ligne (F1).50 27. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? Nous vous rappelons, d‟après les articles 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l‟archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l‟art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c‟est lors de la clôture de l‟exercice ou de la période comptable que la procédure d‟archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l‟assistant d‟archivage des données disponible depuis le menu Outils - Archivage. Sélectionnez le dossier à archiver et l‟emplacement des fichiers à générer puis lancez l‟opération en cliquant sur le bouton Lancer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. La description des champs du fichier se trouve dans l‟en-tête de chaque fichier. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type Archives_Nomdel‟application_Nomdudossier_jjmmaa.zip. 28. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements. Il stocke les informations concernant :  la validation de documents pour laquelle l‟utilisateur a répondu par l‟affirmative au message de rupture de la numérotation,  le manque d'un n° TVA intracommunautaire,  la suppression de documents,  la dévalidation d‟inventaire ou de document,  le changement de code,  la clôture mensuelle,  la validation des écritures,  le changement de type de numérotation d‟un journal… Lors de certaines opérations - telles que la clôture mensuelle, la validation d'écritures ou la modification du type de numérotation d'un journal... - des logs automatiques ou avec justification sont effectués. Nous vous rappelons, d‟après l‟article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements.Comment gérer les groupes, les utilisateurs et les droits ? 51 29. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? Vous pouvez gérer les utilisateurs et les groupes d‟utilisateurs depuis le menu Paramètres – Utilisateurs. Vous pouvez créer des utilisateurs, attachés ou non un groupe à chacun et définir une gestion de droits pour chaque utilisateur ou groupe d‟utilisateurs. Ainsi lors de l'ouverture du dossier, vous vous connecterez avec un nom d'utilisateur et son mot de passe. 29.1. Les groupes d’utilisateurs Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. Vous pouvez imaginer qu'un groupe corresponde à un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits... Pour définir un groupe utilisateur, vous devez saisir un code et un nom. A partir de la fiche groupe utilisateur, vous pouvez affecter un/plusieurs utilisateur/s. Les droits du groupe seront automatiquement affectés à cet utilisateur. Les droits que vous définissez pour un groupe d'utilisateurs prévalent sur les droits définis pour un utilisateur. Remarque L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits par défaut. 29.2. Les utilisateurs Pour définir un utilisateur, vous devez saisir un code, un nom et lui affecter éventuellement un mot de passe ainsi que la confirmation du mot de passe. L'utilisateur connecté apparait dans la barre d'état (statut). Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur. Remarque Vous pouvez « Bloquer » un utilisateur, il ne pourra plus se connecter à la base que ce soit en Gestion Commerciale ou en Comptabilité. Vous avez également la possibilité d‟« interdire la connexion » de l‟utilisateur uniquement sur un module Compta ou Gestion commerciale. A partir de la fiche utilisateur, vous pouvez affecter un groupe d‟utilisateurs. Si vous sélectionnez un groupe sur une fiche utilisateur, les droits de l'utilisateur correspondront par défaut à ceux du groupe. Vous pouvez les modifier en autorisant ou pas le droit. Pour chaque utilisateur, vous pouvez définir une gestion des droits. A la création d'une fiche, tous les droits sont autorisés par défaut.52 29.3. Les droits utilisateurs Les droits utilisateurs peuvent être affectés à un groupe d'utilisateurs ou un utilisateur particulier. Des droits peuvent être autorisés sur les menus principaux de chaque module. Il existe trois types de droit : - Visualisation et Modification - Exécution - Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression Pour le dernier type, la "duplication d‟une fiche" est concernée par le droit "Création". Le droit "Impression" concerne l‟impression de la liste/fiche à partir de la liste-page. Pour avoir des exemples d‟application des droits, reportez vous à l‟aide en ligne (F1). 30. COMMENT GERER LES CHAMPS PERSONNALISES ? Les champs personnalisés sont accessibles depuis le menu Paramètres - Champs personnalisés. Vous pouvez créer des champs personnalisés pour les tables Familles clients, Clients, Familles fournisseurs, Fournisseurs, Contacts, Commerciaux/collaborateurs, Familles articles, Articles, Documents (stock, vente, achat), Ligne de documents (stock, vente, achat) et Postes analytiques. Les types de champs personnalisés disponibles sont Mémo, Texte enrichi, Texte, Entier, Décimal, Heure, Date, Date/heure, Booléen. Pour les champs personnalisés de type Date et Date/heure, il est possible de mettre la date du jour par défaut. Pour cela, vous devez cocher l‟option « Date d’aujourd’hui par défaut ». Remarque Si un champ personnalisé est créé dans les familles (clients, fournisseurs, articles) et que ce champ personnalisé est créé à l‟identique dans une fiche (client, fournisseur, article), lors de la création/modification de ce champ dans la famille, la fenêtre de mise à jour sera proposée afin de mettre à jour le champ personnalisé dans la fiche.Comment lier un dossier d’une autre application ? 53 31. COMMENT LIER UN DOSSIER D‟UNE AUTRE APPLICATION ? A partir du menu Paramètres-Société, vous pouvez lier un dossier d‟une autre application*, consulter et modifier les dossiers liés par application. Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour d'autres applications. Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s'affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre-elles. Si vous souhaitez supprimer la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton supprimer la liaison. Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié. * sous réserve de compatibilité entre applications Remarque Si l‟application est un intégré « EBP Compta et Gestion Commerciale Open Line PRO », il n‟est pas possible de délier les dossiers composants cet intégré.54 Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Compta & Gestion Commerciale Open Line PRO. L‟utilisation de ces fonctions est détaillée dans l‟aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes :  Les devis à relancer ;  Les échéances échues ;  Les statistiques des ventes ;  Les meilleurs clients et articles ;  Un graphique représentant votre chiffre d‟affaires ;  L'estimation de la Trésorerie qui affiche les soldes comptables des comptes bancaires ainsi que le solde des échéances (échues et à échoir) ;  Le comparatif du résultat comptable entre l'exercice courant et l'exercice précédent ;  Le comparatif entre le Chiffre d'affaires, le résultat net et la marge brute. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. Le tableau de bord est personnalisable et peut être différent selon les utilisateurs ou un groupe d‟utilisateurs, vous devez cliquer sur l‟icône à côté du bouton « Editer », puis sur « Editer ». Ensuite, vous sélectionnez la vue et cliquez sur « Affecter » afin d‟associer l‟utilisateur à la vue. 2. LA GESTION DES TARIFS ET PROMOTIONS Les tarifs sont appliqués sur les documents de ventes en fonction d‟un classement (à définir dans les options (menu Paramètres - Société), d‟une période, des quantités ou du chiffre d‟affaires et d‟une population. Un tarif est défini par la sélection d‟une population (clients, familles clients, sous familles clients, catégories tarifaires), d‟une sélection d‟articles (articles, familles articles, sous familles articles), et de paliers. La définition de palier consiste à renseigner la valeur « jusqu‟à » laquelle le tarif sera appliqué, une formule et un prix ou une remise.La gestion des tarifs et promotions 55 L‟application d‟une promotion dans les documents de ventes est identique à la gestion des tarifs. Dans la fiche des tarifs et promotions, il est possible de mettre à jour le taux de TVA en utilisant le bouton « Actualiser TVA ». Une fenêtre s‟ouvre afin de sélectionner le nouveau taux et celui que vous voulez remplacer. La gestion des tarifs et promotions s‟utilise de la même façon pour les fournisseurs. Remarque Il est possible d‟affecter un tarif existant depuis les fiches tiers, articles, familles (tiers et articles) et sous famille de tiers. 2.1. Regroupement des tarifs/promotions Il est possible de regrouper les tarifs/promotions client et fournisseur si : - La date de validité est identique, - Le tarif « basé sur » est identique, - Les options « Cumuler avec les promotions », « Dernier tarif cumulable » et « Cumuler sur d’autres tarifs » sont sélectionnées à l‟identique, - Dans la partie « Pour les clients » ou « Pour les fournisseurs », il faut avoir une seule ligne de type semblable. Les types acceptés pour le regroupement sont :  Tous les clients ou Tous les fournisseurs  Client /Prospect ou Fournisseur  Famille clients/prospects ou Fournisseur  Sous famille client ou Sous famille fournisseur  Catégorie tarifaire client ou Catégorie tarifaire fournisseur Avec les mêmes informations dans les champs « Début » et « Fin ». - Dans la partie « Sur les articles », il faut avoir une seule ligne de type semblable. Le type accepté pour le regroupement est :  Article Avec les mêmes informations dans les champs « Début » et « Fin ». - Dans la partie « Tarifs à appliquer », le regroupement se réalise uniquement sur le « PV HT » ou « PV TTC » pour les clients et uniquement « PA HT » pour les fournisseurs. Les parties « Sur les articles » et « Tarif à appliquer » passent en « Autoriser les articles sur les paliers » après le regroupement. Remarque Pour un même type client avec 2 articles différents et des paliers de prix (HT ou TTC) + remise, il n‟y aura pas de regroupement.56 3. ASSISTANTS DE MISE A JOUR La mise à jour des fiches Articles, Articles par fournisseurs, Familles articles, Client/prospects et Familles clients/prospects est disponible à partir du menu Opérations – Assistants de mise à jour. Remarque La mise à jour des articles par fournisseur concerne l'onglet « Fournisseur de la fiche article » et l'onglet « articles de la fiche Fournisseur ». Cette mise à jour s'effectue par un assistant. Il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de mise à jour. 3.1. Fenêtre de Bienvenue Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une mise à jour. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". L'assistant de sauvegarde du dossier s'ouvre alors automatiquement. Cliquez sur le bouton Suivant, pour définir la sélection d'articles dont le taux de TVA doit être mis à jour. 3.2. Filtres Cette étape consiste à définir les éléments à mettre à jour. Cette définition s'effectue par une sélection de critères. Les filtres disponibles pour la mise à jour des « Articles » et « Articles par fournisseurs » sont :  un intervalle d'articles  une prise en compte du stock réel (case sélectionnée « Stock réel différent de 0 »)  un intervalle de familles articles  un intervalle de sous-familles articles  un intervalle de fournisseurs principaux (pour la mise à jour des « Articles » uniquement)  un intervalle de fournisseur (pour la mise à jour des « Articles par fournisseur » uniquement)  un type d'article (biens, service)  un taux de TVA (pour la mise à jour des « Articles » uniquement) Le filtre disponible pour la mise à jour des « Familles articles » est un intervalle de familles articles. Les filtres disponibles pour la mise à jour des « Clients » sont :  un type de tiers (clients ou prospects)  un intervalle de clients  un intervalle de familles clientsLa gestion de l’éco-contribution 57  un intervalle de commerciaux/collaborateurs  un intervalle de données géographiques (code postal, pays...) Le filtre disponible pour la mise à jour des « Familles clients/prospects » est un intervalle de familles clients/prospects. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre. 3.3. Mises à jour Cette étape consiste à sélectionner les champs à mettre à jour, les valeurs à appliquer ainsi que le mode de modification. 3.4. Contrôle et modification Cette étape affiche la liste des données concernées par la mise à jour avec la mise en application des paramètres définis dans l‟étape précédente. 3.5. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Ce résumé indique également le nombre de fiches qui vont être modifiées. Cliquez sur Lancer pour exécuter la mise à jour des fiches (article ou articles par fournisseurs ou familles articles ou client/prospects ou familles clients/prospects), puis Fermer. 3.6 Traitements de la mise à jour Les données sont mises à jour dans toutes les fiches qui correspondent aux critères. 4. LA GESTION DE L‟ECO-CONTRIBUTION Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou DEEE est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques. Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Nous proposons par défaut les barèmes de la société Eco-systèmes et de Recylum pour les lampes. Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf). Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le temps. Cette éco-contribution n‟est applicable que pour les opérations réalisées en France (DOM & Corse inclus). Il est possible de gérer le barème de l‟éco-contribution en HT ou en TTC en fonction de la base de calcul choisie dans le document Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs étapes.58 4.1. Création du barème éco-contribution Lors de la création du dossier le barème éco-contribution est automatiquement importé. Vous avez la possibilité de saisir une nouvelle fiche par le menu Paramètres - Taxes - Barème éco-contribution ou d'importer un nouveau barème depuis le menu Outils - Importation de données. 4.2. Les options de la société Il est possible de paramétrer le taux de TVA de l‟éco-contribution. Pour cela, vous devez aller dans le menu Paramètres – Société – Documents de vente – Options générales. Dans la partie « TVA pour le calcul de l’éco-contribution », vous pouvez indiquer le taux qui sera pris en compte lors de la facturation. L‟option « Calcul de l’éco-contribution en fonction du type de facturation du document (facturation HT ou TTC) », permet de prendre en compte le montant de la fiche écocontribution en HT ou en TTC en fonction de la facturation en HT ou en TTC. 4.3. Utilisation du barème éco-contribution L'utilisation du barème peut s'effectuer en ajoutant le montant de l'éco-contribution au total TTC de l'article ou en définissant que le montant de l'éco-contribution est déjà présent dans le prix TTC de l'article. Pour définir cette utilisation, vous devez sélectionner (ajout du montant de l'éco-contribution au montant TTC) ou non (dont montant éco-contribution) l'option "Inclure le montant de l'écocontribution au Total TTC" présente dans les options du dossier menu Outils. Depuis la fiche article, vous pouvez affecter un barème. Le montant de l‟éco-contribution est repris automatiquement et est exprimé en TTC. Dans les documents, à chaque fois que vous appelez un article (Devis, Factures, Avoirs), le barème de l'éco-contribution associé à cet article sera automatiquement repris. Le montant total éco-contribution TTC sera calculé en fonction de la quantité d'articles vendus. En fonction de l'option définie précédemment, vous trouverez en pied de chaque document (Devis, Factures, Avoirs), le montant total d'éco-contribution. Il sera inclus ou non dans le Total TTC du document. Depuis le menu Ventes - Impressions - Documents de ventes - Historique écocontribution, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'écocontribution utilisés dans les documents. 5. LA GESTION DU SERVICE A LA PERSONNE Le Service à la personne désigne l‟ensemble des services effectués chez un particulier et qui contribuent à simplifier la vie Quotidien / Saisie ne. Il permet de bénéficier d‟une réduction ou d‟un crédit d‟impôt et d‟un taux de TVA de 5,50% si vous passez par un organisme agréé. 5.1. Les options Par le menu Paramètres – Société – Service à la personne, il est possible de définir l‟ensemble des paramètres tél que : le numéro d‟agrément simple et sa date d‟obtention ; le numéro d‟agrément qualité et sa date d‟obtention ; l‟intervenant principal. Ainsi que l‟option « Service à la personne inclus dans l‟attestation fiscale ».La Gestion du service à la personne 59 5.2. Les données  Les intervenants : Pour créer un intervenant, vous devez accéder à la liste des commerciaux/collaborateurs par le menu Ventes – Commerciaux/collaborateurs - Commerciaux/collaborateurs. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Il faut décocher « Commercial », afin qu‟il soit considéré comme collaborateur.  Les familles articles : Dans la fiche de la famille article, il est possible de sélectionner un intervenant principal. Par défaut, à la création de la fiche, sera repris le code intervenant renseigné dans Paramètres – Société – Service à la personne.  Les articles : Le service à la personne est disponible uniquement dans les articles de type service. L‟option comprend : - Une case à cocher Service à la personne, dont la valeur par défaut est reprise des options (Paramètres – Société – Service à la personne), ou de la famille article. - Un champ Intervenant principal : Sélectionnez l'intervenant principal qui intervient pour le service à la personne. Le champ est non obligatoire. Par défaut, le code intervenant reprend celui de la famille. S‟il n‟y a pas de famille ou si dans la famille le code intervenant n‟est pas renseigné, c‟est celui indiqué dans les options qui sera repris. - Une case à cocher Nombre d’heures = quantité : non cochée par défaut. Permet de définir automatiquement la quantité saisie sur la ligne article comme nombre d‟heure de service à la personne.  Les moyens de paiement : Deux moyens de paiement ont été ajoutés : - Chèque Emploi Service Universel (CESU) - Chèque Emploi Service Universel Pré-financé (CESUP) Ce sont ces deux moyens, ainsi que chèque, carte… (tous sauf espèces) qui permettent une déduction fiscale. 5.3. Les documents de vente Le service à la personne est disponible uniquement pour les factures et les avoirs. Par le clic droit sur la ligne d‟un service (dont « Service à la personne » est coché), il est possible de sélectionner « Intervenants ». La fenêtre qui apparaît reprend le code intervenant du service ; la date d‟intervention : par défaut celle du document ; ainsi que la durée : par défaut 1. Si l‟option « Nombre d‟heures=quantité » est coché, cette zone reprendra la quantité saisie dans le document. 5.4. L’attestation fiscale Sont reprises dans l‟attestation de l‟année N toutes les factures réglées sur N, quelles aient été émises en N ou N-1. Pour imprimer l‟attestation, vous devez aller dans le menu Ventes – Impressions – Client – Attestation fiscale pour le service à la personne.60 6. LA GESTION DES FRAIS DE PORT Les fiches Frais de port sont accessibles depuis le menu Paramètres - Divers - Frais de port. Les frais de port peuvent être sélectionnés dans les documents de vente. La fiche frais de port s'identifie par un code, un libellé, une formule de calcul. Vous pouvez également y insérer les coordonnées transporteur et une note. 6.1. Création d’un frais de port Vous avez la possibilité de saisir de nouvelle fiche par le menu Paramètres - Divers – Frais de port. Après avoir saisi le code et le libellé, vous devez définir dans l‟onglet « Calcul » la formule de calcul du frais de port. Le montant du frais de port se calcule en fonction du « mode de calcul » sélectionné (simple ou par palier). 6.1.1. Frais de port simple Les modes de calcul des frais de port simple sont :  Montant fixe : Permet de saisir une valeur unique pour le frais de port. Cette valeur est modifiable ponctuellement dans le pied de document.  % du total HT : Permet de saisir une valeur qui correspond à un pourcentage.  Saisie sur document : Permet de saisir une valeur ou non par défaut et d‟indiquer la valeur du frais de port dans le pied de document. Suite à la sélection de l‟un de ces modes, vous devez renseigner les champs « Valeur » et « Taux de TVA » à prendre en compte par défaut. 6.1.2. Frais de port par palier Les modes de calcul des frais de port par palier sont : Palier sur Montant HT facturé, Palier sur Poids total Brut, Palier sur Nombre total de colis, Palier sur Quantité totale, Palier sur volume total. Suite à la sélection de l‟un de ces modes, vous devez renseigner le champ « Taux de TVA » à prendre en compte par défaut. La définition des paliers s'effectue à l'aide des boutons "Ajouter, Insérer, Supprimer,Couper, Copier, Coller" et suivant les critères « Jusqu‟à » et « Valeur ». 6.1.3. Compte comptable de la fiche L‟onglet comptabilité permet de visualiser ou personnaliser les comptes comptables d‟un frais de port pour chaque taux de TVA. Par défaut, les taux de TVA de la territorialité du dossier sont affichés. Pour chaque Taux de TVA, un compte comptable est associé. La gestion des autres taxes 61 6.2. Utilisation des frais de port 6.2.1. Sur la fiche client Dans l‟onglet Gestion de la fiche client, vous avez la possibilité de définir un frais de port par défaut. Celui-ci sera alors affecté automatiquement en pied de l‟onglet Détail des documents réalisés pour ce client. Le frais de port reste toutefois modifiable. 6.2.2. Dans les documents Dans les documents de ventes, le frais de port est à affecter dans l‟onglet Récapitulatif. Lors de l'affectation de la fiche frais de port sur le document de vente, le montant et le taux de TVA sont automatiquement repris. Vous avez toutefois la possibilité de modifier ceux-ci à votre convenance en utilisant un frais de port dont le mode de calcul est Saisie sur document. 7. LA GESTION DES AUTRES TAXES Les fiches Autres taxes sont accessibles depuis le menu Paramètres - Taxes - Autres taxes. Les taxes pourront être sélectionnées dans les fiches familles articles, articles, les documents de vente et achat. La fiche Autres taxes s'identifie par un code, un libellé, une base de calcul une valeur et selon la base il est possible de sélectionner une unité. Les Autres taxes peuvent être soumis ou pas à la TVA. La partie « Territorialités sur lesquelles la taxes s‟applique », est une liste qui permet de définir les territorialités sur lesquelles la taxe sera appliqué ainsi que le type de document (vente ou achat). La territorialité du dossier est ajoutée par défaut. 8. LA GESTION DES COMMISSIONS Le calcul des commissions d‟un commercial prend en compte tous les documents (commande, bons de livraison, facture, bon de livraison et bon de retour, ainsi que facture et avoir) rattachés à ce dernier. Le calcul des commissions varie en fonction :  des barèmes paramétrés dans la fiche du commercial,  des documents rattachés au commercial (type du document, tiers, articles, échéances, règlements). Le calcul des commissions s‟effectue par le menu Ventes - Commerciaux - Commissions. Le menu Ventes - Commerciaux - Barèmes donne accès à la liste des barèmes existants et permet de les gérer. Un barème permet de définir des objectifs de commissionnements applicables pour tous les articles et tous les tiers ou pour une sélection donnée d‟article(s), de tiers, de famille(s) articles ou de familles(s) de tiers. Le barème est alors associé à la fiche du commercial devant atteindre les objectifs définis dans celui-ci.62 9. LES HISTORIQUES 9.1. Historique de la ligne article L'historique de la ligne article d‟un document permet de visualiser le parcours d‟un article (référencé ou pas dans la base Articles) dans une chaîne de documents. Il peut être appelé à tout moment à partir du corps d'un document de vente/achat/stock puis le bouton Détail (Historique pour les documents de stock). Il concerne les articles de type bien ou service et est accessible dès lors qu'un document est :  enregistré/validé,  issu d'un autre document,  transféré/regroupé vers un autre type de document. Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique des lignes du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. Les champs renseignés dans l'historique sont au minimum le "N° du document", la "date du document" et la "Quantité de l'article". Vous avez la possibilité d‟imprimer une sélection de lignes de document. Pour cela, depuis le menu Ventes – Clients – Historique clients / articles, cliquez sur l‟onglet « Par articles », ensuite sur l‟icône imprimante puis sur Imprimer. 9.2. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir des actions des documents de vente/achat/stock. Remarque Les documents d'acompte n'apparaîtront pas dans l'historique des Factures. Toutefois, si une facture d'acompte est transférée en Avoir d'acompte, celle-ci apparaîtra dans l'historique de l'avoir d'acompte. L'historique d'un document est accessible dès lors qu'un document est enregistré/validé ou issu d'un autre document outransféré/regroupé vers un autre type de document. L'historique est composé de 2 zones "Documents précédents" et "Documents suivants". Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. 9.3. Historique des ventes Depuis le menu Ventes - Clients - Historique clients/articles, le logiciel vous offre la possibilité d‟obtenir un historique des ventes clients ou prospects, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée, le type de document, … à prendre en compte. 9.4. Historique des achats Depuis le menu Achats - Fournisseurs - Historique fournisseurs/articles, le logiciel vous offre la possibilité d‟obtenir un historique des achats fournisseurs, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée, le type de document , … à prendre en compte.Les échéanciers 63 10. LES ECHEANCIERS Dans le module Gestion commerciale, la consultation des échéances s'effectue à partir :  de la liste des clients, menu Ventes - Clients - Clients,  de la fiche client,  du menu Règlements - Clients - Échéanciers,  du menu Ventes - Règlements - Échéanciers. La consultation des échéances fournisseurs fonctionne sur le même principe que les échéances clients. L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y compris les acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre situation à une date donnée. Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en passant par le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Echéancier Client. 10.1.1. Comment réaliser le pointage entre échéances ? Le pointage entre échéances est possible pour les échéances de facture client et une échéance d'avoir précédemment sélectionnée. Pour affecter le montant de l‟échéance d'avoir à une (ou plusieurs) échéance(s) de facture, vous disposez des boutons suivants :  Affecter Permet d'affecter le montant de l'échéance d'avoir à la ligne sélectionnée. Le montant affecté sera égal au Reste à affecter ou égal au Solde dû de la ligne (si celui-ci est inférieur au Reste à affecter).  Désaffecter Permet d'annuler l'affectation du montant de l'échéance d'avoir sur la ligne d'échéance sélectionnée.  Solder /Dé-solder Le bouton Solder permet d'abandonner une échéance, c'est à dire que vous constatez que vous ne recevrez plus de règlement sur cette échéance (exemple : écart de règlements de 0.02€). L'échéance soldée n'apparaîtra plus dans vos relances clients. Le bouton dé-solder annule la fonction précédente. Si vous avez saisi une facture et un avoir de même montant, vous pouvez sélectionner l'échéance d'avoir puis appeler cette fonction "Pointage entre échéances" puis ensuite affecter l'échéance de la facture à l'échéance de l'avoir. Vous pouvez aussi :  Utiliser le double-clic de la souris pour affecter une échéance à un montant ;  Saisir directement dans la grille, le (ou les) montant(s) affecté(s) sur la ligne correspondante, dans la colonne Montant Affecté.64 10.1.2. Comment générer automatiquement des règlements ? Sélectionner plusieurs échéances de clients différents et cliquer sur Nouveau règlement, la fenêtre Génération automatique des règlements s‟ouvre. Vous retrouvez les règlements et les échéances associées, avec la possibilité de regrouper les échéances par tiers, et de définir une date du/des règlements et moyens de paiement associés. Pour gérer les échéanciers dans le module Compta, vous devez au préalable activer l‟option sur l‟exercice et les fiches comptes. Deux échéanciers existent :  Dans les journaux de types achats, ventes et opérations diverses, vous pouvez accéder à l’échéancier factures.  Dans les journaux de types trésorerie vous pouvez accéder à l’échéancier règlements. Il se décompose en trois parties :  L’entête reprend les éléments saisis sur la ligne comptable et est non saisissable. Une zone « Reste à répartir » calcule la différence existant entre le montant de la pièce et le montant des lignes d‟échéances créés dans la partie ventilation.  La ventilation affiche par défaut toutes les échéances prévues qui résultent du respect du mode de règlement renseigné sur la fiche du compte saisi.  La zone de pointage affiche les échéances des factures, avoirs, règlements qui n‟ont pas encore été totalement soldées. Seul le champ Montant imputé est saisissable, le bouton Pointer permet de rattacher une ligne d‟échéance de la partie ventilation à une ligne d‟échéance de la partie pointage et le bouton dépointer permet de supprimer ce rattachement. 11. LA CONSULTATION FICHE TIERS ET COMPTE D‟UN TIERS A partir d‟une fiche Tiers (client ou fournisseur) du module Gestion commerciale, vous avez la possibilité de voir la fiche Compte du tiers. Il en va de même pour la consultation de la fiche Tiers à partir de la fiche Compte Tiers (client ou fournisseur) du module Compta. 12. LES RELANCES Il existe différents types de relances :  Les relances pour les devis dont la date de validité arrive à échéance ;  Les relances simples des clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme ;  Les relances avancées des clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme avec gestion du niveau de relance et du type d‟envoi.Reports On Line 65 Pour relancer les devis, placez-vous dans le menu Ventes - Impressions, sélectionnez la catégorie Document de vente - Relance devis puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils. Pour relancer les clients, placez-vous dans le menu Règlements - Impressions, sélectionnez la catégorie Règlements clients - Relances Clients puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils. Pour les relances avancées, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Lettres de relances et ajouter une nouvelle fiche Lettre de relance. La lettre de relance permet d‟éditer un courrier ou mail de rappel aux clients qui sont en retard dans leurs règlements. Pour réaliser une lettre de relance, vous devez définir les options par défaut et le/s client/s que vous souhaiter relancer. Ensuite la création d'une lettre de relance s'effectue grâce à une sélection de filtres et d'options. C'est l'application de ces filtres qui vous permettra de définir les clients à relancer. Une fois la lettre de relance sauvegardée, vous avez la possibilité de visualiser et valider/envoyer la fiche lettre de relance. Pour renvoyer une relance avec ou pas un niveau supérieur, vous devez sélectionner la/les lettre/s de relance puis cliquer sur la tâche Renvoyer les relances. 13. REPORTS ON LINE Un espace de publication appelé ROL (Reports On Line http://reports-on-line.ebp.com) vous permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line. 10.1. Comment créer et gérer Reports On Line ? Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de consultation. 10.1.1. Principe A partir de votre dossier, vous choisissez les documents (états d'impressions et listes des données) que vous souhaitez diffuser sur Reports On Line, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence de diffusion. Deux termes essentiels à retenir donc :  Les publications : ces fiches contiennent les documents à générer et à diffuser sur Reports On Line.  Les comptes : identifiés par un email et un mot de passe, ils sont autorisés à consulter les documents sur l‟espace de publication Reports On Line (site web). 10.1.2. La mise en place des publications Dans l‟application Openline, depuis une liste de données, ou depuis l‟aperçu d‟un document, dans la barre d‟outils, vous disposez d‟une action nommée Reports On Line "Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com".66 C‟est cette action qui constitue la création ou la complétion de vos publications, elle entraîne :  La sauvegarde des paramètres permettant la génération et la diffusion de la publication : c‟est la ligne ajoutée automatiquement dans la publication, dans l‟onglet Liste des documents  La possibilité d‟indiquer quels sont les comptes autorisés à consulter ces documents à travers l‟onglet Comptes  La proposition d‟une diffusion immédiate au moment de l‟enregistrement de votre publication si vous n‟avez pas défini une diffusion automatique à travers l‟onglet Périodicité Remarque Une publication peut contenir plusieurs documents, un compte peut être défini pour plusieurs publications, une publication peut être diffusée même si aucun compte n‟est paramétré. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation. 10.1.3.La diffusion des publications sur votre espace dédié Deux moyens pour diffuser vos publications :  Manuellement : Depuis la liste des publications, menu Paramètres, l‟action Envoyer dans la barre des tâches permet de déclencher la diffusion de la publication sélectionnée. Cette action est aussi disponible depuis la fiche Publication. Depuis l‟assistant de publication, menu Opérations, après avoir sélectionné les publications à diffuser.  Automatiquement La définition d‟une périodicité dans la fiche publication entraîne la création d‟une tâche de mise à jour automatique dans le planificateur de tâches de Windows. Cette tâche permet aux applications Open-Line EBP de mettre à jour automatiquement sur votre espace dédié vos publications. Elle peut-être mise à jour via l'application (grâce aux actions Mettre à jour le planificateur et Supprimer la tâche du planificateur depuis la liste des publications) qui l'a créée et sera supprimée lors d'une désinstallation du logiciel Open-Line EBP qui l'a créée. Dans les deux cas, la diffusion se réalise en tâche de fond (bouton "Traitements ..." dans la barre d'état), et ne vous empêche pas d‟utiliser vos applications EBP simultanément. La diffusion consiste à créer et envoyer les documents sur votre espace de publication Reports On Line, sous forme de miniatures (une par page du document) pour une consultation rapide, et sous forme de PDF, pour vous permettre de le télécharger. La diffusion met également à jour les comptes, et par conséquent, leurs droits par rapport aux publications.Reports On Line 67 Remarque Une limite en nombre de pages par document est fixée ainsi que le nombre de miniatures par document. Par conséquent, si votre document comporte plus de pages que la limite, vous verrez sous forme de miniatures les premières pages autorisées. Il en va de même pour les PDF. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation. Si la diffusion est interrompue, les publications non envoyées le seront de façon automatique, dans les 3 à 30 minutes après l‟ouverture de votre dossier. 10.1.4.La consultation de votre espace de publication Pour consulter votre espace de publication, vous disposez dans votre application Openline d‟un lien Site Web (Menu Opérations - Publier sur Reports On Line - Site web). Vous pouvez également transmettre aux utilisateurs concernés l‟adresse web sur laquelle se connecter pour consulter les documents sur votre site Reports On Line. Après avoir saisi son email et son mot de passe, votre utilisateur accède à l‟ensemble des documents diffusés à son attention, regrouper par application/dossier EBP (les documents issus de la comptabilité sont dans un dossier différent des documents issus de la gestion commerciale par exemple). Une zone de recherche est disponible, elle est effectuée sur le champ nom de la publication, date de dernière diffusion, description de la publication Enfin, chaque publication mentionne sur fond rouge le nombre de document non encore lus. 10.1.5.L’administration de votre espace de publication Parmi les comptes créés, un compte devra être administrateur (case à cocher dans la fiche compte). Cela permet d‟accéder à des fonctionnalités supplémentaires sur l‟espace de publication du site Reports On Line :  Voir tous les documents diffusés  Voir les comptes  Supprimer les publications  Supprimer des documents  Mise à jour des publications sur le site Reports On Line Consultez l‟aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le Reports On Line.68 14. LE PUBLIPOSTAGE Le publipostage permet de réaliser l'envoi d'une lettre par client, une impression ou un emailing pré-rempli. Pour cela, il fusionne les coordonnées de clients dans un modèle Word. Il est possible avec Word 2003, Word 2007 et office 2010 uniquement. Il s‟effectue à partir d'un nouveau modèle ou d'un modèle existant. Une dizaine de modèles est proposée par défaut. Plusieurs accès au publipostage sont possibles :  Depuis la fiche client/prospect ou la liste des clients/prospects. Suite à la sélection d‟un ou plusieurs clients, cliquez sur le bouton Publipostage, puis sélectionnez le modèle souhaité et lancez le publipostage. La fusion des données s‟effectue alors dans Word. Il est possible d‟envoyer le document par mail ou de l‟imprimer.  Depuis un Assistant de publipostage disponible dans le menu Opération. L‟assistant permet de cibler (filtrer) précisément les clients/prospects que vous souhaitez contacter. De plus, il permet de réaliser automatiquement la fusion de données et de réaliser l‟envoi par mail ou l‟impression du courrier dès le lancement du publipostage. Remarque Avant de lancer la fusion, il est possible de créer un nouveau modèle dans la base. De plus, vous pouvez insérer les champs personnalisés des clients. 15. REMPLACEMENT DE CODE En cas de doublon, il est possible de remplacer un code par un autre pour : - Les pays - Les banques - Les moyens de paiement - Les modes de règlement Par exemple, pour deux modes de règlement de type „chèque‟ avec les codes CH et CHQ, le traitement de l‟assistant permet de remplacer CHQ par CH et de le supprimer. Le mode de règlement CHQ est remplacé par CH sur les fiches clients/documents… 16. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE Depuis le menu Ventes - Impressions + Dossier expert comptable, nous vous proposons l‟impression de vos factures, avoirs, documents d‟acompte et règlements, avec les comptes comptables et toutes les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité.Les statistiques 69 17. LES STATISTIQUES Le logiciel vous permet d‟obtenir de nombreuses statistiques clients, articles, fournisseurs sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Ventes - Clients - Statistiques ou Achats - Fournisseurs - Statistiques ou Articles - Statistiques). Vous pouvez les paramétrer, imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel. 18. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT Cet outil permet de :  Recevoir des données, c‟est à dire de réaliser des importations d‟écritures d‟autres logiciels dans le logiciel EBP.  Transmettre des données, c‟est à dire de réaliser des exportations d‟écritures du logiciel EBP vers d‟autres logiciels. Nous vous invitons à consulter l‟aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis l‟écran de l‟assistant de comptabilité Outils - Communication Entreprise-Expert pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles. 19. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT Cet assistant de création de modèle de document, vous permet de personnaliser certains modèles d'impression des documents de vente que nous vous proposons dans le logiciel, et en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants. Pour ouvrir l'éditeur de modèle à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre principale d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez à l'assistant en cliquant sur le bouton Modifier le modèle disponible dans la barre d'outils : Vous arrivez alors automatiquement sur l'assistant de création de modèle. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de modèle. A la dernière étape, cliquer sur le bouton Lancer pour créer/modifier le modèle. Nous vous invitons à consulter l‟aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis l‟écran de l‟assistant.70 20. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE Par le menu Outils - Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'importation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer la procédure. Vous pouvez importer les données suivantes :  Articles, Familles articles, Sous familles articles, Articles (informations fournisseurs)  Clients/Prospects, Famille clients/prospects, Sous familles clients/prospects,  Fournisseurs, Famille fournisseurs, Sous familles fournisseurs,  Contacts,  Commerciaux/collaborateurs, Familles Commerciaux/collaborateurs,  Devis (ventes), Commandes (ventes), Factures (ventes),  Demande de prix (Achat), Commandes (Achats), Factures (Achats),  Bons d‟entrée, Bons de sorite,  Inventaires,  Règlements client / fournisseurs,  Barèmes des éco-contributions,  Groupes,  Secteurs géographiques,  Comptes,  Journaux,  Ecritures. Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez définir :  le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de Codage du fichier...),  le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte,  les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer. Après avoir visualisé le résumé des éléments à importer que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché. Dans le cas ou l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton Afficher le détail.Comment réaliser un export paramétrable 71 21. COMMENT REALISER UN EXPORT PARAMETRABLE Par le menu Outils - Exports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'exportation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à exporter et de lancer la procédure. Vous pouvez exporter les données suivantes :  Articles, Familles articles, Sous familles articles, Articles (informations fournisseurs),  Clients/Prospects, Famille clients/prospects, Sous familles clients/prospects,  Fournisseurs, Famille fournisseurs, Sous familles fournisseurs,  Contacts,  Commerciaux/collaborateurs, Familles Commerciaux/collaborateurs,  Devis (ventes), Commandes (ventes), Factures (ventes),  Demande de prix (Achat), Commandes (Achats), Factures (Achats),  Bons d‟entrée, Bons de sortie,  Inventaires,  Règlements client / fournisseurs,  Barèmes des éco-contributions,  Groupes,  Secteurs géographiques. Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à exporter sur votre disque, vous devez :  filtrer les données à exporter si nécessaire,  exporter les champs souhaités (ou exporter tous les champs),  indiquer les séparateurs de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte. Après avoir visualisé un résumé des éléments à exporter que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements exportés est affiché. 22. COMMENT GERER LE E-COMMERCE Il est possible d'envoyer et de recevoir des informations provenant de site e-Commerce. Deux fournisseurs sont disponibles pour le moment : Oxatis, ePages Pour cela vous devez paramétrer :  les options du dossier (Paramètres - Société - …)  la fiche article : dans l'onglet « Web », vous devez cocher « Publier sur le web » afin d'envoyer l'article sur le site et vous pouvez renseigner les informations relatives à la fiche article sur le web (uniquement Oxatis).  la fiche client : dans l'onglet « Web », dans l'envoi des contacts, si vous voulez que le ou les contacts soient envoyés sur le web, vous devez sélectionner soit « Tous », soit « Seulement les contacts web ». Seules les commandes peuvent être importées. Pour cela, il faut que l'option « Importer les commandes » soit cochée. Consultez l‟aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements.72 23. MAP POINT La géo-localisation proposée porte sur vos clients, vos fournisseurs, vos commerciaux et vos contacts. La barre d‟outils située au-dessus des onglets permet d‟exécuter une action de géolocalisation. Trois actions sont possibles :  Localiser : Ce bouton permet de basculer sur l‟onglet « Carte » et de localiser toutes les adresses de la sélection courante.  Calculer l’itinéraire : Ce bouton permet de basculer sur l‟onglet „Carte‟ et de calculer l‟itinéraire d‟après toutes les adresses de la sélection courante. L‟ordonnancement des étapes n‟est pas disponible pour le moment. L‟itinéraire est donc calculé dans l‟ordre des adresses présentes dans le tableau de l‟onglet „Données‟.  Géocoder : Ce bouton permet de basculer sur l‟onglet „Géocoder‟ et de calculer les coordonnées GPS (Longitude et Latitude) des adresses de la sélection courante. 24. SAISIE AU KILOMETRE Cette fonction, accessible à partir du menu Quotidien / Saisie , vous permet de saisir très rapidement des opérations de nature et mois différents sans avoir à changer de fenêtre de saisie. Les écritures saisies par cette option doivent d‟abord être sauvegardées pour être effectivement comptabilisées. Ensuite, elles seront affichées dans la Recherche des écritures et pourront être modifiées en Saisie par journal. 25. RECHERCHE D‟ECRITURES La recherche des écritures est accessible à partir du menu Quotidien / Saisie – Recherche d’écritures. Elle vous permet d‟effectuer des recherches sur les écritures comptables en utilisant les différents filtres proposés. 26. REGLEMENTS DES TIERS Cet outil, accessible à partir du menu Trésorerie, vous permet de visualiser les règlements et remboursements émis ou reçus des Tiers sur l‟ensemble de votre dossier. A partir de cette liste, vous pouvez accéder à la Saisie par journal, effectuer une Consultation de compte et créer un Nouveau règlement.Rapprochement bancaire automatique 73 27. RAPPROCHEMENT BANCAIRE AUTOMATIQUE Le logiciel permet d‟effectuer des rapprochements bancaires automatiques. Dans un premier temps, il est nécessaire de créer une banque à partir du menu Paramètres, de créer un relevé bancaire à partir du menu Quotidien / Saisie / Saisie et d‟importer le fichier de relevé bancaire (norme Etebac 3 ou import paramétrable). Ensuite, il faut créer un rapprochement bancaire automatique à partir du menu Quotidien / Saisie / Saisie. Il est alors possible de visualiser dans le rapprochement les lignes d‟écritures et les lignes de relevés puis de les pointer manuellement ou automatiquement. 28. LETTRAGE AUTOMATIQUE Le lettrage automatique est accessible à partir des fenêtres de Consultation/lettrage et Lettrage automatique. En activant Lettrage automatique, dans l‟une de ces fenêtres, vous pouvez lancer le lettrage automatique du compte affiché. Cette fonction est également accessible à partir du menu Consultation. Vous pouvez lancer le lettrage automatique de tous les comptes désirés. 29. LE GRAND LIVRE INTERACTIF Cet outil permet une visualisation plus rapide du contenu d‟un ou plusieurs comptes à l‟écran en évitant les impressions. Depuis cet écran, il est possible de saisir par journal, consulter un compte, le lettrer en automatique mais également de voir l‟échéancier d‟une ligne ou le document lié à cette ligne. 30. LA BALANCE INTERACTIVE Elle permet d‟afficher à l‟écran le cumul des mouvements débiteurs et créditeurs d‟un ou plusieurs comptes. Il est possible depuis cette balance de consulter un compte et de lancer le lettrage automatique. 31. LA PREVISION DE TRESORERIE Cet outil, disponible dans le menu Trésorerie, vous permet d‟établir votre prévision de trésorerie à court, moyen ou long terme. Elle consiste à extraire de votre comptabilité les mouvements saisis sur un compte bancaire ainsi que les échéances. Ces données peuvent ensuite être complétées par des lignes de prévision non comptabilité que vous saisirez manuellement.74 32. LES VIREMENTS ET PRELEVEMENTS Le logiciel vous permet de générer vos fichiers de virements et de prélèvements (format ETEBAC et au format CFONB) que vous pourrez ensuite remettre à votre banque pour exécution. Etablir un fichier de virement ou de prélèvement est possible à partir de l‟assistant de génération des règlements comme à partir des actions Virements et Prélèvements, accessibles dans le menu Trésorerie. 33. LA COMPTABILITE ANALYTIQUE Le logiciel vous permet d‟effectuer de la comptabilité analytique sur trois plans maximum et un niveau de postes. Pour cela, il vous suffit de créer les plans avec leurs postes associés. Ensuite, en Saisie par journal, Saisie au kilomètre ou en Saisie guidée, la saisie sur un compte autorisant l‟analytique vous permet d‟accéder à une fenêtre de ventilation analytique, par un clic sur le bouton Ventilations analytiques ou par la touche F8. Pour automatiser la saisie analytique, créez des grilles de ventilation. Ensuite, dans chaque compte, sélectionnez la grille de ventilation désirée. La saisie sur un compte ayant une grille génèrera automatiquement les ventilations analytiques. Le logiciel vous permet également de saisir des OD analytiques qui vous permettront de régulariser vos ventilations analytiques, sans aucun impact sur la comptabilité générale. 34. LES BUDGETS Le logiciel vous permet de gérer vos budgets analytiques et vos budgets généraux. Pour cela, il vous suffit de créer un budget, de sélectionner son type puis de définir les fourchettes de postes ou de comptes à interroger. Ensuite dans l‟onglet Dotations, vous pourrez saisir le montant estimé de vos budgets et le comparer au montant réalisé. 35. LES RELANCES / RAPPELS Le logiciel vous permet de suivre les échéances échues non encore payées, de tracer vos actions de relances, de facturer des frais et pénalités de retard à vos clients. Pour cela, il vous suffit d‟accéder à Echéances à relancer, de sélectionner les échéances à traiter, puis de cliquer sur Nouvelle relance. Ensuite dans la fiche Relance / Rappel, vous pourrez renseigner les informations sur cette action de relance, facturer des frais et des pénalités à vos clients.Les groupes d’ECRITURES 75 36. LES GROUPES D‟ECRITURES Le logiciel vous permet d‟appliquer un groupe d‟écritures à vos écritures comptables. Cela peut vous permettre, par exemple, de différencier les écritures concernant l‟établissement A de celles concernant l‟établissement B. De nombreuses impressions (dont les Bilans) et de nombreux masques vous permettent de sélectionner le ou les groupes voulus. Vous pourrez donc, par exemple, obtenir un Bilan par établissement. 37. LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES Le logiciel vous permet d‟activer ou non certaines fonctionnalités. Pour cela, il vous suffit de sélectionner les fonctionnalités que vous désirez dans l‟assistant de création de dossier ou, après la création de dossier, de les sélectionner dans Paramètres – Société – Fonctionnalités disponibles.76 Index A A nouveaux ..........................................................................................................48 Accès au service technique..................................................................................17 Achats..................................................................................................................31 Acompte...............................................................................................................34 Actualiser la TVA des documents.........................................................................27 Aide sur EBP Compta & Gestion commerciale Open Line PRO...........................11 Analytique ............................................................................................................40 Archivage.............................................................................................................50 Articles ...........................................................................................................22, 23 Assistants de mise à jour......................................................................................56 Attestation fiscale .................................................................................................59 B Balance interactive...............................................................................................73 Barème des commissions ....................................................................................61 Barème eco-contribution ......................................................................................57 Bon d‟entrée.........................................................................................................37 Bon de livraison / BL ............................................................................................28 Bon de retour / BR................................................................................................28 Bon de sortie........................................................................................................37 Budgets................................................................................................................74 C Champs personnalisés.........................................................................................52 Clients..................................................................................................................24 Clôture annuelle...................................................................................................48 Clôture mensuelle ................................................................................................48 Code d'activation..................................................................................................19 Commande ..........................................................................................................27 Commandes fournisseurs.....................................................................................31 Commerciaux.......................................................................................................61 Commissions........................................................................................................61 Communication Entreprise-Expert........................................................................69 Comptabilité analytique ........................................................................................74 Compte ................................................................................................................43INDEX 77 Configuration minimale.........................................................................................17 Consultation d'un compte .....................................................................................45 Contact ................................................................................................................24 Création de dossier..............................................................................................20 Création de modèle..............................................................................................69 D Dates d'exercices .................................................................................................42 Décaissement ......................................................................................................35 Déclaration de TVA ..............................................................................................47 Devis....................................................................................................................25 Documents d‟achat...............................................................................................31 Documents de stock.............................................................................................37 Documents de vente ............................................................................................25 Droits utilisateurs..................................................................................................52 Duplication de documents ....................................................................................33 Dupliquer en.........................................................................................................26 E Echéances .....................................................................................................29, 63 Echéancier...........................................................................................................63 Eco-contribution ...................................................................................................57 e-Commerce ........................................................................................................71 Ecran de travail ....................................................................................................21 Ecritures de simulation .........................................................................................44 e-mail...................................................................................................................33 ETEBAC...............................................................................................................36 exercices comptables...........................................................................................42 Expert Comptable ..........................................................................................23, 68 Export paramétrable.............................................................................................71 F Facturation périodique..........................................................................................30 Facture...........................................................................................................29, 32 Facture d‟acompte................................................................................................34 Fonctions avancées .............................................................................................54 Fournisseurs ........................................................................................................24 Frais de port.........................................................................................................60 Frais et pénalités de retard...................................................................................74 G Génération automatique des règlements ..............................................................64 Gestion des fenêtres ............................................................................................2378 Grand Livre interactif............................................................................................73 Grilles analytiques................................................................................................41 Groupe d‟écritures................................................................................................75 Groupe d'utilisateurs.............................................................................................51 H Historique client....................................................................................................26 Historique de la ligne............................................................................................62 Historique des achats...........................................................................................62 Historique des ventes...........................................................................................62 Historique du document..................................................................................26, 62 Historique eco-contribution...................................................................................58 I Import paramétrable.............................................................................................70 Imprimer...............................................................................................................49 indemnités kilométriques ......................................................................................47 Initialisation du dossier.........................................................................................22 Installation............................................................................................................18 Intervenant ...........................................................................................................59 Inventaire .............................................................................................................37 J Journal .................................................................................................................43 Journal des événements ......................................................................................50 L Lancement du logiciel...........................................................................................19 Lettrage automatique ...........................................................................................73 Lettre de relance ..................................................................................................64 Lettrer un compte .................................................................................................46 Liaison de dossier ................................................................................................53 Livrer une commande...........................................................................................27 M MAP Point............................................................................................................72 Marqué comme imprimé / Marqué comme non imprimé .......................................26 Modèle .................................................................................................................69 Modèle par tiers ...................................................................................................49 Mouvements de stock ..........................................................................................38 N notes de frais........................................................................................................47INDEX 79 Numerotation........................................................................................................22 Numérotation des pièces......................................................................................43 O OD analytique ......................................................................................................74 Options du dossier ...............................................................................................22 P Plans analytiques .................................................................................................40 Pointage entre échéance......................................................................................63 Postes analytiques ...............................................................................................40 Prévision de trésorerie .........................................................................................73 Promotions...........................................................................................................55 Prospects .............................................................................................................24 Publipostage ........................................................................................................68 R Rapprochement bancaire ...............................................................................46, 73 Rapprochement bancaire automatique.................................................................73 Récéptionner une commande...............................................................................31 Recherche d‟ecritures ..........................................................................................72 Règlement............................................................................................................34 Règlement client ..................................................................................................34 Règlement fournisseur .........................................................................................34 Reglements des tiers............................................................................................72 Regroupement de documents ..............................................................................33 Regroupement des tarifs/promotions....................................................................55 Relances..............................................................................................................64 Relances / Rappels ..............................................................................................74 Relances devis.....................................................................................................64 Remise en banque ...............................................................................................35 Remplacement de code........................................................................................68 Reports On Line...................................................................................................65 ROL .....................................................................................................................65 S Saisie au kilometre...............................................................................................72 Saisir dans un guide.............................................................................................45 Saisir dans un journal...........................................................................................43 Sauvegarde..........................................................................................................49 SEPA ...................................................................................................................36 Service à la personne...........................................................................................58 SMS.....................................................................................................................26 Statistiques ..........................................................................................................6980 Stocks ..................................................................................................................37 Stocks négatifs.....................................................................................................37 T Tableau de bord...................................................................................................54 Tableau de bord personnalisable .........................................................................54 Tarif article ...........................................................................................................23 Tarifs....................................................................................................................54 Taxes ...................................................................................................................61 Traitements sur les écritures ................................................................................44 Transfert comptable .............................................................................................39 Transfert de documents........................................................................................32 TVA..........................................................................................................22, 43, 47 U Utilisateurs ...........................................................................................................51 V Validation des écritures ........................................................................................48 Ventes..................................................................................................................25 Virements et Prélèvements ..................................................................................74 Compta Classic Open Line pour Windows XP ou Vista ou 7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2012 EBP Informatique, édition Juin 2012 Convention d’Utilisation d’EBP Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. 3Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. 4Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et 5factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1 er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1 er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. 6Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend : • L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine • la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas : • le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.) • la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé. • l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client. • les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.) • la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP • la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans 7le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par 8l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées : • l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A 910 • la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et   conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 2011 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Compta Classic Open Line et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : • La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis • Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 11Table des matières INSTALLATION ..................................................................................... 15 1. AVANT DE COMMENCER ................................................................ 15 1.1. Accès au service technique ............................................................ 15 1.2. Configuration minimale conseillée .................................................. 15 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ...................................... 16 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................... 17 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? .......................................... 17 4.1. Version d’évaluation ....................................................................... 17 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? ...................................... 17 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? .......... 17 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? ............................................. 18 6. ECRAN DE TRAVAIL ........................................................................ 19 PRISE EN MAIN .................................................................................... 21 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? ..................................... 21 1.1. Les options à remplir dès maintenant ............................................. 21 1.2. Les autres options .......................................................................... 21 1.3. La gestion des fenêtres .................................................................. 21 2. COMMENT GERER LES EXERCICES ? .......................................... 22 3. COMMENT CREER UN COMPTE ? ................................................. 23 4. COMMENT CREER UN JOURNAL ? ................................................ 23 5. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ? ...................... 23 5.1. Comment saisir dans un journal ? .................................................. 23 5.2. Comment saisir une écriture comptable ? ...................................... 25 5.3. Comment saisir dans un guide ? .................................................... 25 6. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE SANS NOTION COMPTABLE ? ............................................................................................................... 26 6.1. Comment saisir une facture d’achat ? ............................................ 26 6.2. Comment saisir une facture de vente ? .......................................... 26 6.3. Comment saisir un encaissement ou un décaissement .................. 26 1314 7. SAISIE DES VENTES COMPTOIR ................................................... 27 8. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ? ........................................ 27 8.1. L’en-tête .......................................................................................... 27 8.2. Le corps .......................................................................................... 28 8.3. Le pied ............................................................................................ 28 8.4. Accès à la saisie ............................................................................. 28 9. COMMENT LETTRER UN COMPTE ? ............................................. 28 10. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ?................................... 29 11. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ? .................. 30 12. COMMENT SAISIR UNE NOTE DE FRAIS..................................... 30 13. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ?..................................... 31 14. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ? . 31 15. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? ..................................... 32 16. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? ............................ 33 17. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? . 33 LES FONCTIONS AVANCEES ............................................................. 35 1. LE TABLEAU DE BORD .................................................................... 35 2. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT ............................... 35 3. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT ............ 36 4. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE .................. 36 5. LE GRAND LIVRE INTERACTIF ....................................................... 37 6. LA BALANCE INTERACTIVE ............................................................ 37 7. LES RELEVES BANCAIRES ............................................................. 37 8. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? ...................................... 37 9. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? ..... 38 INDEX.................................................................................................... 39Avant de commencer Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix : • Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d'un appel local » • Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante : • Processeur : P4 2 GHz ou équivalent • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits). Remarque Windows® XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 150BINSTALLATION 16 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Compta Classic Open Line. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. 9. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 10. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du module » 5.0FR20AI. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 11. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 12. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. Comment lancer mon logiciel ? 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP « Nom du module ». 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis ensuite il sera limité en nombre de données : 20 articles, 20 documents, 100 écritures et les impressions porteront la mention "Démonstration". Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option Activez votre logiciel du menu ?. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement. 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton « Activez Manuellement » et vous avez alors accès aux zones suivantes : • Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules). • Numéro de licence 170BINSTALLATION Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel. • Clé WEB Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. • Code d’activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton Activez votre logiciel. Un message d'avertissement apparaît : • Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ; • Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activez votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur Créer un nouveau dossier depuis l’écran de d’accueil ou activez le menu Fichier - Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez ensuite renseigner le nom de la base, les coordonnées et informations de votre société, les dates d’exercice et le plan de comptable souhaité. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. 18Ecran de travail 19 6. ECRAN DE TRAVAIL Partie contextuelle de la barre de navigation La barre de navigation Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants La barre de statut affiche le nom de la base ouverte. Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. 0BINSTALLATION Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un document (vente, achat, stock), dans la saisie d’un règlement, dans la création d’un rapprochement ou le lettrage d’un compte. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options/Société du menu Paramètres, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 1.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes : ƒ Informations administratives - Siret : Cette mention est obligatoire pour pouvoir établir la déclaration de TVA. ƒ Informations de TVA : Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives à la déclaration de TVA. ƒ Options comptables : Permet de définir les règles de saisie à utiliser, les paramétrages par défaut sur les comptes, les journaux… 1.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de protéger l’ouverture de votre dossier. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 1.3. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. 211BPRISE EN MAIN Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 2. COMMENT GERER LES EXERCICES ? A la création du dossier, deux exercices sont automatiquement créés. Au-delà de deux exercices, il vous faut d’abord procéder à la clôture annuelle du premier exercice ouvert puis à la création du nouvel exercice. Pour créer un nouvel exercice, vous devez accéder à la liste des exercices par le menu Exercices/Clôtures – Exercices. Vous devez ensuite : ƒ utiliser la touche [Inser], le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter, ƒ modifier si besoin les dates d’exercice. Pour changer d’exercice, il faut le définir comme Exercice courant quelque soit son état (ouvert ou clôturé). Pour cela, il faut : ƒ se positionner sur l'exercice désiré dans la liste des exercices, ƒ sélectionner Définir un exercice courant dans la barre de tâches du volet de navigation, dans le menu contextuel ou en appuyant sur le bouton disponible dans la fiche. L’exercice courant est identifié à la fois par une mise en caractères gras dans la liste des exercices et par la mention des dates de l’exercice courant dans la barre de titre de l’application. La définition de l’exercice courant servira principalement à initialiser les filtres. Dans tous les cas, tous vos exercices (ouverts ou clôturés) resteront accessibles.3. COMMENT CREER UN COMPTE ? Pour créer un compte, vous devez accéder à la liste des comptes par le menu Quotidien / Saisie - Plan comptable entreprise. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez sélectionner le type du compte (détail ou racine), le numéro de compte et l’intitulé. Dans l’onglet Paramétrage, dans le cadre paramétrage de la TVA, vous devez renseigner les informations liées à la Nature de taxe, le Type de l’opération et l’option de calcul dont vous avez besoin. Ce paramétrage est important pour l’établissement de la déclaration de TVA. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment renseigner dans sa totalité une fiche compte. 4. COMMENT CREER UN JOURNAL ? Pour créer un journal, vous devez accéder à la liste des journaux par le menu Paramètres – Journaux. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir le code journal, le type de journal (achat, vente, trésorerie, opérations diverses), une description. Dans l’onglet Saisie : ƒ Dans le cadre Racines non autorisées, vous pouvez écrire toutes les racines de compte que vous ne souhaitez pas utiliser dans le journal. ƒ Dans le cadre Options de saisie, vous pouvez définir le mode de numérotation des pièces de votre journal, la reprise de la date sur une même écriture, le type et le compte de contrepartie (uniquement pour les journaux de type trésorerie) et le mode de fonctionnement des libellés d’écritures du journal. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette fiche. 5. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ? 5.1. Comment saisir dans un journal ? Pour saisir dans un journal, vous devez accéder à la liste des cumuls des journaux par le menu Quotidien / Saisie - Saisie par journal - Mois en cours. 231BPRISE EN MAIN Ensuite, utilisez le double clic, la touche Entrée sur la ligne désirée ou sélectionnez la tâche Saisie par journal dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. 5.1.1. L’en-tête Dans cette partie, vous pouvez sélectionner l’exercice, le journal et la période dans lesquels vous souhaitez saisir. Leur modification est possible en effectuant la sélection désirée dans les listes déroulantes de chaque champ. 5.1.2. Le corps Le corps de la saisie est composé d’une grille dans laquelle certaines mentions sont obligatoires : ƒ Statut : Il permet de connaître le statut d’une écriture. Il possible de modifier le statut d’une écriture en cliquant sur le bouton Traitements sur les écritures (Simuler, Confirmer l’écriture, Valider). ƒ Jour : Il est dépendant de l'exercice courant, de la période de saisie sélectionnée et du paramétrage de la fiche journal. Il peut être saisi directement ou sélectionné dans le calendrier. ƒ N° de pièce : Le comportement du numéro de pièce dans les écritures et les lignes d'écritures dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable par l'utilisateur. ƒ N° de document : La saisie du numéro de document est libre. ƒ Compte: La liste des comptes existants est disponible grâce à la liste déroulante. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné. ƒ Libellé : Le comportement du libellé dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable par l'utilisateur. ƒ Débit / Crédit : Le positionnement par défaut du curseur dans le champ Débit ou Crédit dépend du sens par défaut paramétré sur la fiche compte, de la nature du compte saisi et du type de journal dans lequel la saisie est effectuée. Il peut être modifié. Le montant peut être saisi directement dans le champ ou obtenu grâce à la calculatrice. Navigation dans la fenêtre de saisie : La navigation entre les champs, les lignes et les écritures peut se faire entre les différents champs grâce aux touches Tab et Shift+Tab, à la touche Entrée, à la souris ou encore avec les flèches directionnelles. Remarque Un journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied de journal est composé d'une seule et unique écriture, composée de toutes les lignes d'écritures du journal. Le statut sélectionné s'applique donc à toutes les lignes du journal sans distinction. 5.1.3. Le pied Les cumuls du journal sont mis à jour en temps réel lors de chaque opération de saisie. Ils sont reportés sur le cumul des journaux. L'équilibre du journal est une condition nécessaire à la sortie du journal. ƒ Débit : La somme des montants débiteurs saisis sur ce journal et sur ce mois est affichée en pied de saisie. ƒ Crédit : La somme des montants créditeurs saisis sur ce journal et sur ce mois est affichée en pied de saisie. 5.1.4. Les informations sur le compte Dès la saisie d’un compte, son libellé et son solde débiteur ou créditeur sur l’exercice de saisie sont automatiquement affichés pour information. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 5.2. Comment saisir une écriture comptable ? Pour saisir une écriture comptable indépendante, accédez à l’option Quotidien / Saisie – Saisie par journal. Ensuite, sélectionnez la tâche Nouvelle écriture comptable dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. Complétez les différents champs de l’en-tête et de chaque ligne composant l’écriture. Une fois l’écriture équilibrée, un message vous propose de saisir l’écriture suivante : répondez Oui pour continuer. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 5.3. Comment saisir dans un guide ? Pour saisir dans un guide, il vous suffit de sélectionner Quotidien / Saisie – Saisie guidée. Ensuite, choisissez le guide voulu, la date d’écriture et éventuellement le journal. Le corps se présente sous la forme d’une écriture comptable. Seules les zones non grisées sont saisissables et accessibles. Les zones grisées ne sont pas saisissables, selon le paramétrage effectué dans le guide de saisie, disponible dans Paramètres – Guides de saisie. La sauvegarde d’une saisie guidée entraîne automatiquement sa comptabilisation. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 251BPRISE EN MAIN 6. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE SANS NOTION COMPTABLE ? 6.1. Comment saisir une facture d’achat ? Pour saisir une facture d’achat, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Mes achats. Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture. Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA vide. 6.2. Comment saisir une facture de vente ? Pour saisir une facture de vente, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Mes ventes. Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture. Remplissez les différents champs de la même façon que pour la facture d’achat. 6.3. Comment saisir un encaissement ou un décaissement Pour saisir une opération de trésorerie, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Ma trésorerie. Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] et choisissez Encaissement client, Décaissement fournisseur…. Le bouton Ajouter vous permet de saisir quatre types d’opérations : ƒ Les encaissements ƒ Les décaissements ƒ Les virements (de banque à banque, de banque à caisse …) ƒ Les remises de chèques Pour les encaissements et les décaissements, des sous-catégories vous permettent de choisir un type d’opération plus précis : encaissement client, encaissement d’effets avec frais, décaissement fournisseur, entretien, essence, frais bancaires, etc. Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA vide.7. SAISIE DES VENTES COMPTOIR Les ventes comptoir se décomposent en deux opérations : la saisie du ticket Z puis la remise en banque. Pour créer le ticket Z, sélectionnez Quotidien / Saisie – Autres saisies – Ventes comptoir et sélectionnez la tâche Nouveau Ticket Z. Dans la fenêtre, saisissez les différents champs proposés puis ventilez les recettes et les ventes. Pour créer une remise en banque, sélectionnez Quotidien / Saisie – Autres saisies – Ventes comptoir et sélectionnez la tâche Nouvelle remise en banque. Renseignez, si besoin, la banque par défaut des cartes bancaires puis ventilez votre remise par banque et type de remise. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 8. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ? Pour consulter un compte, accédez au menu Consultation - Consultation/Lettrage ou au menu Quotidien / Saisie - Consultation/Lettrage. 8.1. L’en-tête La consultation de compte se fait par exercice comptable. Quelque soit l’état de votre exercice, vous pouvez sélectionner n’importe quel autre exercice du dossier à partir de la liste déroulante sur la liste déroulante. La sélection du compte se fait dans le champ Numéro. Il peut être saisi directement dans ce champ ou sélectionné dans la liste déroulante qui reprend l'intégralité des comptes existants. Sont repris automatiquement, après sélection du compte : ƒ l’intitulé du compte, ƒ le solde du compte à la fin de l’exercice sélectionné, ƒ le solde des mouvements antérieurs à la période sur ce compte, si cette période ne débute pas au premier jour de l’exercice sélectionné. Un ensemble de filtres vous permet de sélectionner les lignes que vous voulez ou non afficher. Pour que ces sélections soient prises en compte, il vous suffit de cliquer sur Appliquer les filtres. 271BPRISE EN MAIN 8.2. Le corps L'affichage des lignes d'écriture dans la consultation reprend les informations renseignées dans le masque de saisie. L'affichage des lignes d'écriture est directement dépendant des choix effectués sur les filtres de l’en-tête. 8.3. Le pied Une ligne de totalisation est affichée. Elle cumule en temps réel la somme des montants débiteurs et des montants créditeurs des lignes affichées. 8.4. Accès à la saisie En double cliquant sur une ligne d'écriture ou en sélectionnant Saisie dans le menu contextuel, il est possible d'être automatiquement positionné sur cette ligne d'écriture dans le journal et le mois de saisie ayant servi à l'enregistrer. 9. COMMENT LETTRER UN COMPTE ? Le lettrage est une opération consistant à lettrer des factures avec leurs règlements. Les lignes non lettrées sont donc des lignes qui ne se compensent pas et / ou n’ont pas de rapport entre elles. Pour réaliser ce pointage, accédez au menu Quotidien / Saisie – Lettrage simplifié. ƒ Dans le champ Compte, sélectionnez un fournisseur ou un client : les factures s’affichent alors dans la première liste, les règlements et avoirs dans la seconde. ƒ Sélectionner une facture et son règlement. ƒ Cliquez sur le bouton Lettrer et confirmez le code proposé : le code se reporte sur ces lignes, ce qui signifie qu’elles sont lettrées. ƒ Répétez l’opération pour toutes les factures réglées. ƒ Visualisez les factures non réglées en indiquant Lignes non lettrées en Type de ligne. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement.10. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ? Le rapprochement bancaire est une opération qui consiste à pointer les opérations bancaires saisies dans le logiciel qui apparaissent dans vos relevés bancaires. Pour rapprocher un compte, vous devez accéder à la liste des rapprochements par le menu Quotidien / Saisie – Rapprochement bancaire. Ensuite, cliquez sur le bouton Ajouter ou utilisez la touche [Inser]. ƒ Choisissez la banque grâce au champ Compte à rapprocher. ƒ Indiquez le Libellé et la Date de rapprochement et cliquez sur Valider. ƒ Dans la fenêtre de rapprochement, saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde du relevé. ƒ Pointez les lignes d’écritures en double-cliquant dessus ou grâce au bouton Pointer : les lignes pointées disparaissent. Pour les voir, indiquez Toutes dans le champ Lignes à afficher. Le code pointage, la date et le libellé du rapprochement sont inscrits sur ces lignes. ƒ Une fois le pointage terminé, le champ Ecart de rapprochement doit être à zéro. ƒ S’il n’y a pas d’écart, sauvegardez le rapprochement et imprimez-le en cliquant sur l’icône de l’imprimante. Si l’écart de rapprochement n’est pas à zéro à la fin de l’opération, vérifiez les points suivants : ƒ Certains règlements de votre relevé n’ont peut-être pas été saisis : saisissez-les avant de compléter le pointage. ƒ Certains règlements n’ont peut-être pas été pointés : pointez bien tous les montants du relevé bancaire. ƒ Certains règlements ont peut-être été pointés à tort, car ils ne sont pas sur le relevé bancaire : dépointez-les. ƒ Le solde bancaire ou un règlement ont peut-être été saisis de façon erronée: rectifiez-les. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 291BPRISE EN MAIN 11. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ? Pour que la déclaration de TVA se mouvemente correctement, il faut au préalable renseigner les informations sur le dossier et les fiches comptes. Pour établir une déclaration de TVA, vous devez accéder à la liste des Déclarations par le menu Quotidien / Saisie – Déclaration de TVA. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. ƒ Choisissez la déclaration à effectuer, indiquez la période et sélectionner les feuillets à inclure dans votre déclaration. Cliquez sur Valider. ƒ Vous obtenez : o L’aperçu de la déclaration. o Un onglet avec les lignes d’écritures incluses dans la déclaration. o Un onglet avec les lignes non déclarées, sur lesquelles une erreur a été détectée. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements pour remplir une déclaration. 12. COMMENT SAISIR UNE NOTE DE FRAIS Le logiciel vous permet de saisir ou d’importer des notes de frais et de gérer vos indemnités kilométriques. Pour cela, il vous faut accéder au menu Notes de frais. De là, il vous faut : ƒ Créer un utilisateur pour chaque personne qui vous enverra des notes de frais. Définissez-y le compte dans lequel le montant total de la note de frais doit être comptabilisé ainsi que son ou ses véhicules. ƒ Créer une catégorie pour chaque type de dépense de notes de frais (par exemple : essence, restaurant, indemnités kilométriques…). Dans chacune d’elle, définissez les comptes comptables sur lesquels les charges et la TVA doivent être comptabilisées. ƒ Créer une note de frais par utilisateur et par mois, pour intégrer vos lignes de dépenses. Une même note de frais peut contenir plusieurs lignes de dépenses, de type Indemnités kilométriques ou non. Ces lignes peuvent être saisies manuellement ou importées. Les éléments saisis dans les notes de frais doivent être comptabilisés pour être intégrés à la comptabilité. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements pour remplir une déclaration. 13. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ? Vous pouvez valider les écritures de façon globale ou écriture par écriture : ƒ De façon globale : Accédez au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de journaux, sélectionnez les journaux et mois souhaités. Dans la barre de tâches, cliquez sur Valider les écritures. ƒ Ecriture par écriture : Accédez au menu Quotidien / Saisie – Recherche d’écritures. Ouvrez une écriture en double-cliquant dessus ou grâce au bouton Modifier l’écriture comptable de la barre des tâches. Une fois l’écriture ouverte, cliquez sur Traitements sur les écritures + Valider l’écriture courante. Le statut Validé est symbolisé par un V dans la colonne Statut. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 14. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ? Pour clôturer mensuellement un journal, vous devez accéder au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de journaux. La clôture mensuelle permet d’empêcher la modification du journal. Les écritures qu’il contient doivent auparavant être validées. Tous les journaux et tous les mois d’un exercice doivent être clôturés mensuellement pour que l’exercice puisse faire l'objet d'une clôture annuelle. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 311BPRISE EN MAIN 15. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? La clôture annuelle est une opération irréversible qui vise à rendre intangibles les éléments comptables de l’exercice courant. Vous pouvez y accéder par le menu Exercices / Clôtures – Clôture annuelle. L’exécution de cette opération consiste à faire vérifier par le logiciel le respect de certaines conditions (validation des écritures, clôture mensuelle des journaux…). La génération des A Nouveaux est indépendante de la clôture d’un exercice. En effet, il est possible de générer les A Nouveaux de deux manières différentes : ƒ manuellement par le menu Exercices / Clôtures – Exercices, en sélectionnant l’exercice courant dans lequel les A Nouveaux doivent être comptabilisés puis à sélectionner Générer les A Nouveaux. ƒ automatiquement à la création d’un exercice ou à la clôture d’un exercice en fonction des options choisies dans Paramètres – Société – Options comptables – A Nouveaux. D’autre part, lors de la création d’un dossier ou d’un exercice, il est possible de saisir manuellement une balance d’ouverture. Pour cela, accédez au menu Quotidien / Saisie – Saisie par journal puis sélectionner Saisir la balance d’ouverture dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement.16. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM. Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). 17. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? Il est possible de lier un dossier d’une autre application à partir du menu Paramètres – Société. A partir de ce menu, vous pouvez consulter et modifier les dossiers liés par application. Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour d’autres applications. Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s’affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre elles. Si vous souhaitez modifier la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton Supprimer la liaison. Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié. 331BPRISE EN MAIN Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Compta Classic Open Line. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes : • L'estimation de la Trésorerie qui affiche les soldes comptables des comptes bancaires ainsi que le solde des échéances (échues et à échoir) ; • Le comparatif du résultat comptable entre l'exercice courant et l'exercice précédent ; • Le comparatif entre le Chiffre d'affaires, le résultat net et la marge brute. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. 2. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT Cet outil permet de : ƒ Recevoir des données, c’est à dire de réaliser des importations d’écritures d’autres logiciels dans le logiciel EBP. ƒ Transmettre des données, c’est à dire de réaliser des exportations d’écritures du logiciel EBP vers d’autres logiciels. Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis l’écran de l’assistant Outils - Communication Entreprise-Expert pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles. 352BLES FONCTIONS AVANCEES 3. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT Cet assistant de création de modèle de document, vous permet de personnaliser certains modèles d'impression des documents que nous vous proposons dans le logiciel et d’en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants. Pour ouvrir l'éditeur de modèle à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre principale d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez à l'assistant en cliquant sur le bouton Modifier le modèle disponible dans la barre d'outils : vous arrivez alors automatiquement sur l'assistant de création de modèle. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de modèle. Les étapes de création sont : • Choix du type de modèle : catégorie du modèle (Grand Livre, Balance...), • Choix du style de l'entête du document, • Choix des données présentes dans l'entête du document, • Choix des données présentes dans le corps du document, • Choix des données présentes dans le pied du document, • Choix de la mise en forme du modèle, • Nom du modèle, • Résumé des éléments que vous avez choisis précédemment. A la dernière étape, cliquer sur Lancer pour créer/modifier le modèle. 4. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE Par le menu Outils - Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'importation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer la procédure. Vous pouvez sélectionner le type d’import désiré. Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez définir : • le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de • Codage du fichier...), • le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte, • les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer. Après avoir visualisé un résumé des éléments à importer que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché. Dans le cas où l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton Afficher le détail. 5. LE GRAND LIVRE INTERACTIF Cet outil, disponible dans le menu Consultation, permet une visualisation plus rapide du contenu d’un ou plusieurs comptes à l’écran en évitant les impressions. Depuis cet écran, il est possible de saisir par journal, consulter un compte, le lettrer en automatique mais également de voir l’échéancier d’une ligne ou le document lié à cette ligne. 6. LA BALANCE INTERACTIVE Cet outil, disponible dans le menu Consultation, permet d’afficher à l’écran le cumul des mouvements débiteurs et créditeurs d’un ou plusieurs comptes. Il est possible depuis cette balance de consulter un compte et de lancer le lettrage automatique. 7. LES RELEVES BANCAIRES Le logiciel vous permet de créer ou d’importer vos relevés bancaires. De là, vous pourrez directement procéder à la comptabilisation de vos lignes de relevés. Pour cela, accéder au menu Quotidien / Saisie – Rapprochement – Relevés bancaires. 8. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? Nous vous rappelons, d’après les art 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils - Archivage. Sélectionnez le dossier à archiver et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Lancer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type Archives_Nomdel’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip. 372BLES FONCTIONS AVANCEES 9. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements. Il stocke les informations concernant : • la clôture mensuelle, • la validation des écritures, • le changement de type de numérotation d’un journal… Lors de certaines opérations telles que la clôture mensuelle, la validation d'écritures ou la modification du type de numérotation d'un journal... des logs automatiques ou avec justification sont effectués. Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements.Index A A nouveaux ............................................................................................. 32 Accès au service technique .................................................................... 15 Aide sur EBP Compta Classic Open Line ............................................... 11 Archivage ................................................................................................ 37 B Balance d’ouverture ................................................................................ 32 Balance interactive ................................................................................. 37 C clôture annuelle ...................................................................................... 22 Clôture annuelle...................................................................................... 32 Clôture mensuelle ................................................................................... 31 Code d'activation .................................................................................... 17 Communication Entreprise-Expert .......................................................... 35 Compte ................................................................................................... 23 Configuration minimale ........................................................................... 15 Consultation d'un compte ....................................................................... 27 Création de dossier ................................................................................. 18 Création de modèle ................................................................................ 36 D Dates d'exercices ............................................................................. 18, 22 Déclaration de TVA ................................................................................. 30 E Echéancier .............................................................................................. 37 Ecran de travail ....................................................................................... 19 Ecritures de simulation ........................................................................... 24 Encaissement ......................................................................................... 26 393BINDEX exercices comptables ............................................................................. 22 F Facture d’achat ....................................................................................... 26 Facture de vente ..................................................................................... 26 Fonctions avancées ................................................................................ 35 G Gestion des fenêtres ............................................................................... 21 Grand Livre interactif .............................................................................. 37 I Import paramétrable ............................................................................... 36 indemnités kilométriques ........................................................................ 30 Initialisation du dossier ........................................................................... 21 Installation .............................................................................................. 16 J Journal .................................................................................................... 23 Journal des événements ......................................................................... 38 L Lancement du logiciel ............................................................................. 17 Lettrage automatique .............................................................................. 37 Lettrage simplifié..................................................................................... 28 Lettrer un compte.................................................................................... 28 Lier un dossier d'une autre application ................................................... 33 M Modèle .................................................................................................... 36 Mot de passe .......................................................................................... 21 N notes de frais .......................................................................................... 30 Numérotation des pièces ........................................................................ 23 O Options du dossier .................................................................................. 21 41 P Plan comptable ....................................................................................... 18 R Racines non autorisées .......................................................................... 23 Rapprochement bancaire ....................................................................... 29 Relevés bancaires .................................................................................. 37 Remise de chèques ................................................................................ 26 S Saisir dans un guide ............................................................................... 25 Saisir dans un journal ............................................................................. 23 Sauvegarde ............................................................................................ 33 T Tableau de bord...................................................................................... 35 Ticket Z ................................................................................................... 27 Traitements sur les écritures ............................................................ 24, 31 TVA ............................................................................................. 21, 23, 30 V Validation des écritures .......................................................................... 31 Ventes comptoir ...................................................................................... 27 Virement ................................................................................................. 26 EBP Assistants Juridiques Open Line TM pour Windows XP, Vista,7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2013 EBP Informatique, édition Juin 2012 Convention d’Utilisation d’EBP Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. 3Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. 4Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et 5factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1 er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1 er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. 6Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend : • L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine • la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas : • le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.) • la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé. • l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client. • les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.) • la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP • la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans 7le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par 8l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. 910 C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées : • l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A • la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 2011Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Assistants Juridiques Pratic Open Line et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : • La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis. • Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 11Table des matières INSTALLATION .................................................................................................... 15 1. AVANT DE COMMENCER ............................................................................... 15 1.1. Accès au service technique ........................................................................... 15 1.2. Configuration minimale conseillée ................................................................. 15 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ..................................................... 16 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? .......................................................... 17 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ......................................................... 17 4.1. Version d’évaluation ....................................................................................... 17 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? ..................................................... 17 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ......................... 17 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? ............................................................ 19 6. ECRAN DE TRAVAIL ........................................................................................ 20 PRISE EN MAIN ................................................................................................... 21 1. COMMENT UTILISER UNE BIBLIOTHEQUE .................................................. 21 1.2. La vue Document ........................................................................................... 23 2. COMMENT REALISER UNE LETTRE ? .......................................................... 24 3. L’ACTE-TYPE ................................................................................................... 25 3.1. Le texte constant ............................................................................................ 25 3.2. Les zones réservées ...................................................................................... 25 3.3. Les parties à compléter .................................................................................. 25 3.4. Choix de phrases ou remarques en cours de texte ....................................... 25 4. L’EDITEUR DE TEXTE ..................................................................................... 25 4.1. Utilisation de Microsoft Word™ ...................................................................... 25 5. LES FONCTIONS DE L’ACTE-TYPE ............................................................... 26 5.1. Mise en forme du texte ................................................................................... 26 6. SUIVI DE LA LETTRE ....................................................................................... 29 7. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ? ...................................................... 30 8. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? ............................................. 30 INDEX ................................................................................................................... 31 1314Avant de commencer Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique *. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix : • Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d'un appel local » • Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante : • Processeur : P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 2 Go 150BInstallation Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits). Remarque Windows® XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\EBP_CD.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Logiciels pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP A Open Line. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. L’installation Monoposte permet de travailler sur un ordinateur. Le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur. L’installation réseau permet de définir le type de l’installation : - Poste client : le logiciel est installé sur cet ordinateur et les données sont sur un autre ordinateur, - Poste client/serveur : le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur, 16Comment lancer mon logiciel ? - Poste serveur : les données sont installées sur cet ordinateur (Installation de « Microsoft SQL Server Express 2005 »). Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 9. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du module » xxxFR07. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 10. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 11. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône est créé sur le bureau. Vous pouvez lancer directement le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP « Nom du module ». 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctionnalités du logiciel pendant 40 jours. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctionnalités, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option Activer votre logiciel du menu ?. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, munissez-vous de la Clé Web et du N° de licence fournis par EBP et laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement. 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton « Activer Manuellement ». Vous avez alors accès aux zones suivantes : 170BInstallation • Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules). • Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel. • Clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. • Code activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton Terminer. Un message d'avertissement apparaît : • Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ; • Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activer votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 18Comment créer mon dossier ? 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur Créer un nouveau dossier depuis l’écran de d’accueil ou depuis le menu Fichier - Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Cliquez sur Lancer pour démarrer la création de la base. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. 190BInstallation 6. ECRAN DE TRAVAIL Les menus La barre de navigation Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. La barre de statut affiche le nom de la base ouverte, c’est- à-dire Mon dossier. 20Comment utiliser une bibliothèque Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la saisie des écritures comptables, dans la création d’un rapprochement ou le lettrage d’un compte. 1. COMMENT UTILISER UNE BIBLIOTHEQUE Cette vue concerne la bibliothèque courante ouverte. Une bibliothèque contient tous les documents d’un assistant juridique. 1.1.1. Comment ouvrir une bibliothèque ? Une bibliothèque s’ouvre, soit à partir de la barre de navigation en cliquant sur l’icône de la bibliothèque à ouvrir, soit à partir du menu Fichier + Ouvrir une base de données. Si vous activez plusieurs bibliothèques, plusieurs fenêtres sont alors ouvertes à l’écran. La disposition, l’activation, la fermeture des celles-ci s’effectue à partir du menu Fenêtre. 1.1.2. Le sommaire Présentation du sommaire Le sommaire est un plan composé de deux sortes d’éléments : ƒ les dossiers, sous-dossiers représentés par un icône Livre. ƒ les documents, représentés par l’icône Feuille. Un sommaire peut être comparé à une armoire à dossiers suspendus, eux-mêmes remplis de chemises contenant des sous-chemises avec des documents. Les dossiers de même niveau sont représentés par le même icône. Déplacement rapide dans le sommaire Ctrl + déplace le curseur sur le premier dossier Ctrl + Fin déplace le curseur sur le dernier dossier Développement du sommaire Pour ouvrir et fermer vos dossiers (Livre), utilisez les touches suivantes, une fois le livre sélectionné : 211BPrise en main + affiche les dossiers et documents du niveau inférieur - cache tous les niveaux inférieurs * affiche tous les niveaux inférieurs Vous pouvez également cliquer sur les + ou – situés à gauche des icônes Livre pour respectivement afficher ou masquer le niveau inférieur du dossier. 1.1.1. Recherche dans la bibliothèque Pour rechercher un dossier ou un document précis dans la bibliothèque, activez l’onglet Rechercher, saisissez le texte à rechercher puis cliquez sur le bouton Rechercher. La recherche s’applique sur l’ensemble des textes. Tous les documents dont le texte contient le ou les mot(s) recherché(s) seront affichés : Cliquez sur le document qui vous intéresse. 1.1.1. Les signets de la bibliothèque Un signet sert à repérer les documents que vous allez souvent consulter. Le signet vous permettra de vous déplacer rapidement dans la bibliothèque et d’accéder directement à l’élément du sommaire rattaché au signet. 22Comment utiliser une bibliothèque Création d’un signet Activez dans l’onglet Sommaire, l’élément à repérer, puis activez l’onglet. Dès qu’un 1 er signet est créé, le document s’affiche dans l’onglet Signets. Accès à un signet Activez l’onglet Signets, placez-vous sur le document. Le guide et l’acte-type du document sont automatiquement mis à jour. 1.2. La vue Document Lorsque vous activez un document dans le sommaire, la vue Document est automatiquement mise à jour. 1.2.1. Guide d’un document L’onglet Guide contient un commentaire qui permet de vérifier la concordance entre la démarche que vous entreprenez et le contenu de l’acte type. Vous pouvez également y trouver des références juridiques, des explications et des conseils. 1.2.2. Acte type d’un document L’onglet Acte-type contient le texte-type (ou l’acte juridique) que vous pouvez consulter / imprimer et qui servira de modèle à votre lettre (voir Réalisation d’une lettre). Remarque Les actes-types et les guides sont modifiables. 231BPrise en main 2. COMMENT REALISER UNE LETTRE ? 1. Sélectionner dans le sommaire (voir page 217), l’acte-type qui doit vous servir de modèle, 2. Cliquer sur l’icône l’éditeur de texte par défaut s’ouvre avec une copie de l’acte-type (voir page 251), 3. Faîtes les modifications de texte souhaitées (voir page 262), 4. Faîtes la mise en forme de la page (voir page Erreur ! Signet non défini.2), 5. Sauvegardez la lettre pour pouvoir la modifier (voir page 295), 6. Lancez l’impression (voir page Erreur ! Signet non défini.6). 24L’Acte-type 3. L’ACTE-TYPE L’Acte-type sert de modèle à la réalisation de votre lettre. De ce fait elle est composée de quatre types de données différents : 3.1. Le texte constant C’est un texte que vous pouvez généralement reprendre tel quel Exemple de phrase : Si vous vous trouvez dans l'impossibilité d'assister à cette assemblée, vous avez la possibilité de vous faire représenter par votre conjoint ou par un associé. 3.2. Les zones réservées Elles sont représentées par des parenthèses entourant l'information à saisir. Exemple : (dénomination sociale) (nom de l'associé) (adresse) 3.3. Les parties à compléter Elles sont représentées par 3 petits points : … . Exemple de phrase : Nous vous informons qu'une assemblée générale aura lieu le ..., à ... heures, à ... (lieu). 3.4. Choix de phrases ou remarques en cours de texte Ils apparaissent également entre parenthèses. Exemple de phrase : A cet effet, un formulaire de pouvoir, que vous voudrez bien faire parvenir au gérant avant le ... (ou confier à votre mandataire), est joint à la présente. 4. L’EDITEUR DE TEXTE Pour réaliser votre lettre, le logiciel Assistants Juridiques utilise votre éditeur de texte par défaut : ƒ Un éditeur interne, ƒ Microsoft Word. 4.1. Utilisation de Microsoft Word™ Pour l’utilisation de Microsoft Word, nous vous renvoyons à votre manuel d’utilisation ou à l’aide en ligne Microsoft. 251BPrise en main 5. LES FONCTIONS DE L’ACTE-TYPE 5.1. Mise en forme du texte 5.1.1. Déplacement dans le texte pour aller en début de ligne Fin pour aller en fin de ligne. Ctrl + pour aller en début de texte Ctrl + Fin pour aller en fin de texte. Ctrl+ Flèche D ou G pour aller de mot en mot 5.1.2. Sélection de texte Sélection du mot Double-clic sur un mot. Sélection de tout le texte Ctrl + A Sélection d’une partie de texte Mettre le texte en surbrillance en cliquant gauche au début du texte et tout en restant appuyé, tirer la souris jusqu’en fin de texte. 5.1.3. Saisie de texte Mode insertion/Refrappe Vous travaillez par défaut dans l'éditeur en mode Insertion, ce qui signifie que les caractères tapés s'insèrent à l'emplacement du curseur en décalant les mots suivants sans les écraser. La touche Inser permet de passer en mode Refrappe. Suppression de caractère Pour effacer un caractère, placez votre curseur à sa droite et appuyez sur la touche Retour Arrière ou à sa gauche et appuyez sur Suppr Retour à la ligne 26Les fonctions de l’acte-type ¾ Retour à la ligne avec fin de paragraphe La touche Entrée permet d’appliquer un retour à la ligne avec fin de paragraphe. ¾ Retour à la ligne simple La combinaison de touches × + Entrée permet d’appliquer un retour à la ligne sans fin de paragraphe. Les lignes d’un même paragraphe auront les mêmes attributs de paragraphe ¾ Ligne vierge La ligne vierge découle du retour à la ligne. En effet pour créer une ligne d'espace (séparatrice ou blanche), placez votre curseur en début ou fin de ligne et faites un ou deux retours à la ligne. Pour supprimer une ligne blanche, placez votre curseur en début de ligne vierge et appuyez sur Suppr. 5.1.4. Déplacement /Copie de paragraphe ¾ Le déplacement de texte correspond à un Couper/Coller : 1. Sélectionnez le texte, 2. Couper le texte avec le menu Edition + Couper…. ou le raccourci clavier Ctrl + X. 3. Placez le curseur à l’endroit désiré, 4. Coller le texte avec le menu Edition + Coller…. Ou le raccourci clavier Ctrl + V. ¾ La copie de texte correspond à un Copier/Coller : Pour le copier, utilisez le menu Edition + Copier ou le raccourci clavier Ctrl + C. Ensuite voir plus haut. Vous pouvez également utiliser le drag and drop qui consiste, avec la touche Ctrl activée, à tirer la sélection à copier à l’emplacement souhaité. 5.1.5. Attributs Attributs de texte Les attributs de texte (police, style, taille, barré, souligné, couleur de texte et de fond) sont applicables à partir de la barre Format et de la barre Standard. La barre Format La barre Standard 271BPrise en main 28 Pour connaître la fonction d’un icône, passez votre souris dessus. Lorsqu’un raccourci-clavier existe, il vous est également indiqué. Suivi de la lettre 6. SUIVI DE LA LETTRE 6.1.1. Enregistrement de la lettre à partir de l’assistant Une fois la lettre terminée, il est nécessaire de l’enregistrer afin de pouvoir la conserver pour une éventuelle consultation ou utilisation ultérieure. L’enregistrement s’effectue à partir du menu Fichier + Enregistrer ou le raccourci clavier Ctrl + S. 6.1.2. Fermeture de l’assistant Pour fermer l’assistant, il suffit de fermer sa fenêtre en cliquant sur la croix ou sur le bouton Fermer. 291BPrise en main 7. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impression de documents. L'impression d'un document peut être activée : ƒ Depuis le bouton Imprimer de la barre d'outils du document ou de l’état (Saisie, Grand Livre...). Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre document. ƒ Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant sur le bouton Imprimer. ƒ Par l’un des menus de l’application puis Impressions puis la catégorie souhaitée. Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères d'impression. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 8. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM. Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). 30INDEX Index A Accès au service technique .................................................................................. 15 Acte-type ............................................................................................................. 23 Aide sur EBP Compta Ligne PME Open Line .................................................... 11 Assistant Ouvrir un ......................................................................................................... 21 Attributs de texte ................................................................................................. 27 C Clôture mensuelle ................................................................................................ 30 Code d'activation ................................................................................................. 17 Configuration minimale....................................................................................... 15 Copie de texte ...................................................................................................... 27 Création de dossier .............................................................................................. 19 D Déplacement dans le sommaire ........................................................................... 21 Déplacement dans le texte ................................................................................... 26 Déplacement de texte .......................................................................................... 27 Développement du sommaire .............................................................................. 21 Dictionnaire ......................................................................................................... 28 Document ............................................................................................................ 23 E Ecran de travail .................................................................................................... 20 F Fermer une fenêtre ............................................................................................... 29 Fin de ligne .......................................................................................................... 26 Fin de texte .......................................................................................................... 26 312BIndex 32 G Guide ................................................................................................................... 23 I Imprimer .............................................................................................................. 30 Initialisation du dossier........................................................................................ 24 Installation ........................................................................................................... 16 L Lancement du logiciel ......................................................................................... 17 Lettre Enregistrer ....................................................................................................... 29 Ligne vierge......................................................................................................... 27 O Ouvrir une bibliothèque ....................................................................................... 21 R Recherche d’un mot ............................................................................................. 22 Retour à la ligne .................................................................................................. 27 S Saisie de texte ...................................................................................................... 26 Sauvegarde .......................................................................................................... 30 Sélection d’une partie .......................................................................................... 26 Sélection de mot .................................................................................................. 26 Sélection de tout le texte ...................................................................................... 26 Signet .................................................................................................................. 22 Sommaire ............................................................................................................ 21 Suppression de texte ............................................................................................ 26 T Texte Attributs ............................................................................................................... 27 Copie ................................................................................................................... 27 Déplacement ........................................................................................................ 27 Saisie ................................................................................................................... 26 Suppression ......................................................................................................... 26 Auto-entrepreneur Pratic Open Line pour Windows XP ou Vista ou 7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2012 EBP Informatique, édition Juin 20123 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour 4 aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture 5 des services de support, alors même qu'EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1 er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1 er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat.6 Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. 7 Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans 8 le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. 9 Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ».10 La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 201111 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Auto-Entrepreneur Pratic Open Line et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traitées dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis  Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.13 Table des matières INSTALLATION................................................................................................. 15 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 15 1.1. Accès au service technique ......................................................................... 15 1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 15 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 16 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 17 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 17 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 17 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?................................................... 17 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ........................ 18 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 19 6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 19 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 21 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 21 1.1. Les options à remplir dès maintenant .......................................................... 21 1.2. Les autres options ....................................................................................... 21 1.3. Gestion des fenêtres ................................................................................... 22 2. COMMENT CREER UN ARTICLE ?............................................................... 22 3. COMMENT CREER UN CLIENT ?................................................................. 22 4. COMMENT SAISIR UN DEVIS ?.................................................................... 22 4.1. L'en-tête du devis ........................................................................................ 23 4.2. Le corps ...................................................................................................... 23 4.3. Le pied ........................................................................................................ 23 4.4. La liste des devis......................................................................................... 23 5. COMMENT CREER UNE FACTURE ? .......................................................... 24 6. COMMENT TRANSFERER, DUPLIQUER UN DOCUMENT ? ....................... 25 6.1. Transfert de documents............................................................................... 25 6.2. Duplication .................................................................................................. 25 7. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? ............................... 26 8. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ?............................................................. 26 9. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ? ........................................................ 2614 10. COMMENT SAISIR UNE RECETTE ? ......................................................... 27 11. COMMENT SAISIR UNE DEPENSE ?......................................................... 27 12. COMMENT VISUALISER LES CHARGES SOCIALES, LES IMPOTS ET LA COTISATION A LA FORMATION PROFESSIONNELLE MENSUELS OU TRIMESTRIELS ? .............................................................................................. 27 13. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT, LE LIVRE DES RECETTES OU LE REGISTRE DES ACHATS ? .............................................................................. 28 14. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?.......................................... 28 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 29 1. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 29 2. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION..................................................... 29 2.1. Création du barème..................................................................................... 30 2.2. Utilisation du barème éco-contribution......................................................... 30 3. LA GESTION DU SERVICE A LA PERSONNE.............................................. 31 3.1. Les options.................................................................................................. 31 3.2. Les données................................................................................................ 31 3.3. Les documents............................................................................................ 32 3.4. L’attestation fiscale...................................................................................... 32 4. HISTORIQUE DES VENTES.......................................................................... 32 5. LES ECHEANCIERS...................................................................................... 33 6. LES STATISTIQUES...................................................................................... 33 7. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE................................ 33 8. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?.................................................... 34 9. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ?................... 34 10. REPORTS ON LINE..................................................................................... 35 10.1. Comment créer et gérer Reports On Line ? ............................................... 35 INDEX................................................................................................................ 38Avant de commencer 15 Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d'un appel local »  Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante :  Processeur : P4 2 GHz ou équivalent  Mémoire : 3 Go (2 Go pour Windows Vista)  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Espace disque libre : 2 Go Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits). Windows® XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel16 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Auto-EntrepreneurPratic Open Line. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. 9. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 10. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du module » 5.0FRFR03. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 11. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 12. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant.Comment lancer mon logiciel ? 17 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP « Nom du module ». 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis ensuite il sera limité en nombre de données : 20 articles, 20 documents et les impressions porteront la mention "Démonstration". Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option « Activez votre logiciel » du menu ?. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement.18 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option « Activez votre logiciel » du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton « Activez Manuellement » et vous avez alors accès aux zones suivantes :  Clé PC Cette clé, calculée à partir des informations matérielles de votre poste, est unique. Elle vous sera demandée lors de l’activation.  Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules).  Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel.  Clé WEB Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Code d’activation Saisissez en majuscules le code que nous vous avons communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton « Activez votre logiciel ». Un message d'avertissement apparaît :  Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ;  Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activez votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible.Comment créer mon dossier ? 19 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l’écran de d’accueil ou activez le menu Fichier + Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez ensuite renseigner le nom de la base, les coordonnées et informations de votre société. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. 6. ECRAN DE TRAVAIL Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. Partie contextuelle de la barre de navigation. Barre de statut : Affiche le nom de la base ouverte Menus Barre de navigationComment initialiser mon dossier ? 21 Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un devis, d’une facture, dans la saisie d’un règlement ou visualiser les charges sociales, impôts et la cotisation à la formation professionnelle sur les ventes de bien et services. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options/Sociétés du menu Paramètres, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 1.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes :  Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures, etc..) ainsi que la codification des autres fiches (clients, articles, familles...).  Articles : Permet d'indiquer le type d’article que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles.  Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaires et quantités pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de contre-valeur. 1.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de protéger l’ouverture de votre dossier. Dans la partie Documents, vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis… Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 22 1.3. Gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 2. COMMENT CREER UN ARTICLE ? Pour créer un article, vous devez accéder à la liste des articles par le menu Articles - Articles. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type d’article bien ou service. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir une description commerciale, puis surligner quelques mots à l’aide de la souris et appliquer les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..). Dans le cadre Tarif, indiquez le prix de vente HT de votre article puis tapez sur Entrée. La partie Description générale permet de définir le l'unité et l'éco-contribution associé à l'article. 3. COMMENT CREER UN CLIENT ? Pour créer un client, vous devez accéder à la liste des clients par le menu Ventes - Clients - Clients. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type client ou prospect. En effet, le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une facture pour un prospect, celui-ci est transféré en client. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche vous devez renseigner les informations de règlement ainsi que les coordonnées du client/prospect et du/des contact/s associé/s. 4. COMMENT SAISIR UN DEVIS ? Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Ventes - Documents de ventes puis le bouton Ajouter puis Devis,  Le menu Ventes - Documents de ventes - Devis puis la touche [Inser]. Un nouveau devis apparaît à l'écran. Le devis se compose de trois parties essentielles :  l'entête,  le corps  le pied. Comment saisir un devis ? 23 4.1. L'en-tête du devis Dans cette partie, vous visualisez les informations de votre dossier/société (logo, adresse site web…). Saisissez le code client ou faites appel à la liste des clients pour le sélectionner. Les coordonnées du client peuvent être modifiées. Vous avez également la possibilité de sélectionner un mode de règlement et de saisir le numéro de TVA intracommunautaire. La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier. 4.2. Le corps Le corps du devis est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui composeront le devis. Pour faciliter la saisie, vous disposez :  Dans le corps d'un document, d'un menu contextuel (clic droit) avec de nombreuses fonctions (Faire F1 pour plus de détails).  D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.  D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés où vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex : une prestation).  D’une barre d’outils pour les textes enrichis : vous pouvez appliquer différents attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d’un correcteur orthographique comme dans un traitement de texte. 4.3. Le pied Le pied représente la partie totalisation du devis. Vous avez la possibilité de saisir une remise, d'ajouter des frais de port et d’indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements). Remarque Lors du transfert du devis en facture, une facture d’acompte sera automatiquement créée ainsi que son règlement. Le montant total des lignes articles avec éco-contribution est affiché. 4.4. La liste des devis A partir de la liste des devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions :  Afficher le client Permet d'afficher la fiche du client affecté au document sélectionné.  Historique client/articles Permet d'ouvrir la fenêtre de l’historique clients/prospects avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné.24  Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document Facture et la date souhaités pour le/les document/s à générer.  Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré- paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact.  SMS Permet de réaliser l’envoi de SMS. Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir : - Un contrat de service EBP approprié. Veuillez contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65 80 20. - Un abonnement ou une offre d’essais auprès d’un fournisseur d’accès SMS (tel que EcoSms, SMSToB et SMSEnvoi). Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. Remarque A l’enregistrement du premier devis, apparaîtra le message d’information suivant : « La loi oblige à indiquer certaines mentions légales sur vos devis : - nombre de jours pour lequel l'offre est valable - nombre de jour maximum pour lesquels la prestation et/ou livraison est réalisable à compter de la réception de l'acceptation (L'article L114-1 du Code de la consommation) Veuillez compléter les mentions légales des devis dans les « Paramètres - Société - Documents de ventes » pour qu’elles correspondent à votre activité et vos obligations légales » 5. COMMENT CREER UNE FACTURE ? Pour accéder à la création d'une facture, vous pouvez utiliser :  La barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis Factures,  Le menu Ventes - Documents de vente - Factures puis la touche [Inser]. Une facture peut également être créée par transfert d'un devis. La facture se compose de trois parties : l'en-tête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis). Comment Transferer, dupliquer un document ? 25 En entête de document, vous pouvez également définir la date d'échéance. Par l'icône à droite du champ, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. La date d'échéance est calculée en fonction du mode de règlement sélectionné. En pied, vous avez la possibilité de saisir un acompte. La sauvegarde de la facture entraîne la création de la facture d'acompte et de son règlement. Remarque La saisie d’un acompte négatif entraîne une augmentation du net à payer et la génération d'un avoir d'acompte ainsi que son règlement associé. Tous les champs sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la facture. Les actions d’une facture sont identiques à celles d’un devis avec en plus :  Nouveau règlement : Permet de générer une fiche règlement pré-renseignée avec les informations du client, le montant de la facture et l’échéance pointée. 6. COMMENT TRANSFERER, DUPLIQUER UN DOCUMENT ? 6.1. Transfert de documents Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n'est alors plus modifiable. Les devis peuvent être transférés en factures et les factures en avoirs. Remarque Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Le document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable. Il pourra être dupliqué. Pour réaliser un transfert de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes - Documents de vente – Tous ; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur Transférer disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. 6.2. Duplication La duplication de documents permet de réaliser la copie exacte d’un document. Pour réaliser une duplication de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes - Documents … - Tous » ; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur le bouton Dupliquer de la barre d’outils ou menu contextuel puis Dupliquer. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements.26 7. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? Vous avez la possibilité d'envoyer vos documents par e-mail à vos clients. Pour cela, vous avez deux possibilités :  Sélectionner Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de tâches de la liste des documents.  Utiliser le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression. Une fenêtre permettant de choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format s’affiche. A la validation de la fenêtre, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce jointe. Remarque Si vous avez renseigné l'adresse e-mail du contact principal lié à votre client dans la fiche client, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie. 8. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ? Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la livraison du bien ou de la prestation de services ne soit effectuée (article 289 c du CGI). La création d’une facture d’acompte s’effectue depuis le champ « Acompte » présent dans le pied de la facture. Dans les options du dossier, partie Options Comptables + Journaux et comptes divers, les comptes d’attente pour le « Tiers » et la « TVA » sont indiqués. 9. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ? Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter un nouveau règlement. Puis, renseignez les informations concernant votre client et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite :  affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur l’échéance correspondante,  saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances concernées. Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance.Comment saisir une Recette ? 27 10. COMMENT SAISIR UNE RECETTE ? Pour saisir une recette, vous devez accéder à la liste des recettes par le menu Règlements - Clients - Livre des recettes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter, une nouvelle fiche recette s’ouvre. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir une date, un client, une référence, une nature, un montant, un moyen de paiement et répartir le montant en Bien ou en Service. Lorsque vous enregistrez un règlement, une recette est automatiquement générée. Elle sera répartie en bien ou en service en fonction de l’échéance ou des échéances associée/s au règlement. Remarque Si vous créez un règlement sans affecter d’échéance, la recette sera automatiquement répartie en Bien. 11. COMMENT SAISIR UNE DEPENSE ? Pour saisir une dépense, vous devez accéder au registre des achats par le menu Règlements - Fournisseurs - Registre des achats. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter , une nouvelle fiche dépense s’ouvre. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir une date, un fournisseur, une référence, une nature, un montant et un moyen de paiement. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les dépenses. 12. COMMENT VISUALISER LES CHARGES SOCIALES, LES IMPOTS ET LA COTISATION A LA FORMATION PROFESSIONNELLE MENSUELS OU TRIMESTRIELS ? Afin de pouvoir visualiser les charges sociales, impôts et la cotisation à la formation professionnelle sur les ventes de bien et services, vous devez définir préalablement le Seuil pour le Chiffre d’affaires, les taux de cotisations et d’imposition dans les Options/Sociétés du menu Paramètres, partie « Charges sociales/Impôts ». Ensuite par le menu Règlements - Clients- Charges sociales/Impôts vous devez définir la période de visualisation des charges sociales/Impôts. Par défaut, le tableau et le graphique s’affiche pour l’année et le mois système en cours (année et mois en cours du PC). Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements.28 13. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT, LE LIVRE DES RECETTES OU LE REGISTRE DES ACHATS ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de documents : avec ou sans sous-détail, prestation de service, etc… L'impression d'un document peut être activée :  Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document ou de l’état (Devis, Facture, Avoir, Recette, Dépense ...). Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre document.  Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant sur le bouton "Imprimer".  Par les menus XX - Impressions puis la catégorie souhaitée - ... Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères d'impression. Remarque Dans les fenêtres d’impression, l’action « Réinitialiser les filtres » a été ajoutée afin de remettre à zéro les filtres. (Icône à côté des filtres personnalisés) Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 14. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM. Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et de lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1).Le Tableau de bord 29 Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Auto-Entrepreneur Pratic. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes :  Les devis à relancer ;  Les statistiques des ventes ;  Un graphique représentant l’évolution de vos recettes et de vos dépenses ; Astuce Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à l’aide de la souris. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. 2. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou DEEE est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques. Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Nous proposons par défaut les barèmes de la société Eco-systèmes et de Recylum pour les lampes. Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf). Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le temps. Cette éco-contribution n’est applicable que pour les opérations réalisées en France (DOM & Corse inclus). Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs étapes.30 2.1. Création du barème Lors de la création du dossier le barème éco-contribution est automatiquement importé. Vous avez la possibilité de :  saisir de nouvelle fiche par le menu Paramètres - Taxes - Barème écocontribution,  d'importer un nouveau barème depuis le menu Outils - Imports paramétrables. 2.2. Utilisation du barème éco-contribution L'utilisation du barème peut s'effectuer en ajoutant le montant de l'éco-contribution au total de l'article ou en définissant que le montant de l'eco contribution est déjà présent dans le prix de l'article. Pour définir cette utilisation, vous devez sélectionner (ajout du montant de l'éco au net à payer) ou non (dont montant éco-contribution) l'option "Inclure le montant de l'éco-contribution au Net à payer" présente dans les options du dossier menu Paramètres. Depuis la fiche article, vous pouvez affecter un barème. Le montant de l’éco-contribution est repris automatiquement. Dans les documents, à chaque fois que vous appelez un article (Devis, Factures, Avoirs), le barème de l'éco-contribution associé à cet article sera automatiquement repris. Le montant total éco-contribution sera calculé en fonction du nombre d'articles vendus. En fonction de l'option définie précédemment, vous trouverez en pied de chaque document (Devis, Factures, Avoirs), le montant total d'éco-contribution. Il sera inclus ou non dans le Net à payer du document. Depuis le menu Ventes - Impressions - Documents de ventes - Historique écocontribution, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'écocontribution utilisés dans les documents.La Gestion du service à la personne 31 3. LA GESTION DU SERVICE A LA PERSONNE Le Service à la personne désigne l’ensemble des services effectués chez un particulier et qui contribuent à simplifier la vie quotidienne. Il permet de bénéficier d’une réduction ou d’un crédit d’impôt et d’un taux de TVA préférentiel si vous passez par un organisme agréé. 3.1. Les options Par le menu Paramètres - Société - Service à la personne, il est possible de définir l’ensemble des paramètres tél que : le numéro d’agrément simple et sa date d’obtention ; le numéro d’agrément qualité et sa date d’obtention ; l’intervenant principal. Ainsi que l’option « Service à la personne inclus dans l’attestation fiscale ». 3.2. Les données Les données à renseigner pour le service à la personne sont :  Les intervenants : Pour créer un intervenant, vous devez accéder à la liste des intervenants par le menu Ventes - Intervenants - Intervenants. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter.  Les familles articles : Dans la fiche de la famille article, il est possible de sélectionner un intervenant principal. Par défaut, à la création de la fiche, sera repris le code intervenant renseigné dans Paramètres - Société - Service à la personne.  Les articles : Le service à la personne est disponible uniquement dans les articles de type service. L’option comprend : - Une case à cocher Service à la personne, dont la valeur par défaut est reprise des options (Paramètres - Société - Service à la personne), ou de la famille article. - Un champ Intervenant principal : Sélectionnez l'intervenant principal qui intervient pour le service à la personne. Le champ est non obligatoire. Par défaut, le code intervenant reprend celui de la famille article. S’il n’y a pas de famille ou si dans la famille le code intervenant n’est pas renseigné, c’est celui indiqué dans les options qui sera repris. - Une case à cocher Nombre d’heures = quantité : non cochée par défaut. Permet de définir automatiquement la quantité saisie sur la ligne article comme nombre d’heures de service à la personne.  Les moyens de paiement : Deux moyens de paiement spécifiques sont disponibles : - Chèque Emploi Service Universel (CESU) - Chèque Emploi Service Universel Pré-financé (CESUP) Ce sont ces deux moyens, ainsi que chèque, carte… (Tous sauf espèces) qui permettent une déduction fiscale.32 3.3. Les documents Le service à la personne est disponible uniquement pour les factures et les avoirs. Par le clic droit sur la ligne d’un service (dont « Service à la personne » est coché), il est possible de sélectionner « Intervenants ». La fenêtre qui apparaît reprend le code intervenant du service ; la date d’intervention : par défaut celle du document ; ainsi que la durée : par défaut 1. Si l’option « Nombre d’heures=quantité » est cochée, cette zone reprendra la quantité saisie dans le document. 3.4. L’attestation fiscale Sont reprises dans l’attestation de l’année N toutes les factures réglées sur N, quelles aient été émises en N ou N-1. Pour imprimer l’attestation, vous devez aller dans le menu Ventes - Impressions - Client - Attestation fiscale pour le service à la personne. 4. HISTORIQUE DES VENTES Depuis le menu Ventes - Clients - Historique clients/articles, le logiciel vous offre la possibilité d’obtenir un historique des ventes clients ou prospects, sous forme détaillée ou non, par clients/prospects ou famille de clients/prospects, en choisissant la période souhaitée et le type de documents à prendre en compte. Vous avez la possibilité d’imprimer une sélection de lignes de document. Pour cela, depuis le menu Ventes - Clients - Historique clients / articles. Cliquez sur l’onglet « Par articles », ensuite sur l’icône imprimante puis sur Imprimer. Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Actualiser la liste Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis l’écran de l’historique pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles.Les échéanciers 33 5. LES ECHEANCIERS La consultation des échéances clients s'effectue à partir :  de la liste des clients, menu Ventes - Clients - Clients,  du menu Ventes - Règlements - Échéanciers,  du menu Règlements - Clients - Échéanciers. L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y compris les acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre situation à une date donnée. Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en passant par le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Echéancier Client. 6. LES STATISTIQUES Le logiciel vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques clients, articles, sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Ventes - Clients - Statistiques ou Articles - Statistiques). Vous pouvez les imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel. 7. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE Par le menu Outils - Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'importation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer la procédure. Vous pouvez importer les données suivantes :  Articles, Familles articles  Clients/prospects, Familles clients/prospects  Contacts  Barèmes des éco-contributions Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez définir :  le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de Codage du fichier...),  le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte,  les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer. Après avoir visualisé le résumé des éléments à importer que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché. 34 Dans le cas ou l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton « Afficher le détail ». 8. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? Nous vous rappelons, d’après les art 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils - Archivage. Sélectionnez l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Lancer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type Archives_Nomdel’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip. 9. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements. Il stocke les informations concernant :  le manque d'un n° TVA intracommunautaire,  la suppression de documents… Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements.Reports On Line 35 10. REPORTS ON LINE Un espace de publication appelé ROL (Reports On Line http://reports-on-line.ebp.com) vous permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line. 10.1. Comment créer et gérer Reports On Line ? Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de consultation. 10.1.1. Principe A partir de votre dossier, vous choisissez les documents (états d'impressions et listes des données) que vous souhaitez diffuser sur Reports On Line, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence de diffusion. Deux termes essentiels à retenir :  Les publications : ces fiches contiennent les documents à générer et à diffuser sur Reports On Line.  Les comptes : identifiés par un email et un mot de passe, ils sont autorisés à consulter les documents sur l’espace de publication Reports On Line (site web). 10.1.2. La mise en place des publications Dans l’application Openline, depuis une liste de données, ou depuis l’aperçu d’un document, dans la barre d’outils, vous disposez d’une action nommée ROL "Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com". C’est cette action qui constitue la création ou la complétion de vos publications, elle entraîne :  la sauvegarde des paramètres permettant la génération et la diffusion de la publication : c’est la ligne ajoutée automatiquement dans la publication, dans l’onglet Liste des documents ;  la possibilité d’indiquer quels sont les comptes autorisés à consulter ces documents à travers l’onglet Comptes ;  la proposition d’une diffusion immédiate au moment de l’enregistrement de votre publication si vous n’avez pas défini une diffusion automatique à travers l’onglet Périodicité. Remarque Une publication peut contenir plusieurs documents, un compte peut être défini pour plusieurs publications, une publication peut être diffusée même si aucun compte n’est paramétré. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation.36 10.1.3.La diffusion des publications sur votre espace dédié Deux moyens pour diffuser vos publications :  Manuellement : Depuis la liste des publications, menu Paramètres, l’action Envoyer dans la barre des tâches permet de déclencher la diffusion de la publication sélectionnée. Cette action est aussi disponible depuis la fiche Publication. Depuis l’assistant de publication, menu Opérations, après avoir sélectionné les publications à diffuser.  Automatiquement La définition d’une périodicité dans la fiche publication entraîne la création d’une tâche de mise à jour automatique dans le planificateur de tâches de Windows. Cette tâche permet aux applications Open-Line EBP de mettre à jour automatiquement sur votre espace dédié vos publications. Elle peut-être mise à jour via l'application (grâce aux actions « Mettre à jour le planificateur » et « Supprimer la tâche du planificateur » depuis la liste des publications) qui l'a créée et sera supprimée lors d'une désinstallation du logiciel Open-Line EBP qui l'a créé. Dans les deux cas, la diffusion se réalise en tâche de fond (bouton "Traitements ..." dans la barre d'état), et ne vous empêche pas d’utiliser vos applications EBP simultanément. La diffusion consiste à créer et envoyer les documents sur votre espace de publication Reports On Line, sous forme de miniatures (une par page du document) pour une consultation rapide, et sous forme de PDF, pour vous permettre de le télécharger. La diffusion met également à jour les comptes, et par conséquent, leurs droits par rapport aux publications. Remarque Une limite en nombre de pages par document est fixée ainsi que le nombre de miniatures par document. Par conséquent, si votre document comporte plus de pages que la limite, vous verrez sous forme de miniatures les premières pages autorisées. Il en va de même pour les PDF. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation. Si la diffusion est interrompue, les publications non envoyées le seront de façon automatique, dans les 3 à 30 minutes après l’ouverture de votre dossier. 10.1.4.La consultation de votre espace de publication Pour consulter votre espace de publication, vous disposez dans votre application Openline d’un lien Site Web (Menu Opérations - Publier sur Reports On Line - Site web). Vous pouvez également transmettre aux utilisateurs concernés l’adresse web sur laquelle se connecter pour consulter les documents sur votre site Reports On Line. Après avoir saisi son email et son mot de passe, votre utilisateur accède à l’ensemble des documents diffusés à son attention, regroupé par application/dossier EBP (les documents issus de la comptabilité sont dans un dossier différent des documents issus de la Gestion Commerciale par exemple). Une zone de recherche est disponible, elle est effectuée sur le champ nom de la publication, date de dernière diffusion, description de la publication Enfin, chaque publication mentionne sur fond rouge le nombre de documents non encore lus.Reports On Line 37 10.1.5.L’administration de votre espace de publication Parmi les comptes créés, un compte devra être administrateur (case à cocher dans la fiche compte). Cela permet d’accéder à des fonctionnalités supplémentaires sur l’espace de publication du site Reports On Line :  Voir tous les documents diffusés,  Voir les comptes,  Supprimer les publications,  Supprimer des documents,  Mise à jour des publications sur le site Reports On Line. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le Reports On Line.38 Index A Accès au service technique .................................................................... 15 Acompte ................................................................................................. 26 Aide sur EBP Auto-Entrepreneur Pratic Open Line ................................ 11 Archivage................................................................................................ 34 Articles.............................................................................................. 21, 22 Attestation fiscale.................................................................................... 32 B Barème éco-contribution......................................................................... 29 C Charges sociales .................................................................................... 27 Clients..................................................................................................... 22 Code d'activation .................................................................................... 17 Configuration minimale ........................................................................... 15 Corps du devis........................................................................................ 23 Cotisation à la formation professionnelle................................................ 27 Création de dossier................................................................................. 19 D Dépenses ............................................................................................... 27 Devis....................................................................................................... 22 Duplication de documents ...................................................................... 25 E Echéances.............................................................................................. 33 Echéancier.............................................................................................. 33 Eco-contribution...................................................................................... 29 Ecran de travail....................................................................................... 19 e-mail...................................................................................................... 26Index 39 F Facture ................................................................................................... 24 Facture d’acompte.................................................................................. 26 Fonctions avancées................................................................................ 29 G Gestion des fenêtres............................................................................... 22 H Historique clients .............................................................................. 23, 32 Historique éco-contribution ..................................................................... 30 I Import paramétrable ............................................................................... 33 Impôts..................................................................................................... 27 Imprimer ................................................................................................. 28 Initialisation du dossier ........................................................................... 21 Installation .............................................................................................. 16 Intervenant.............................................................................................. 31 J Journal des événements......................................................................... 34 L Lancement du logiciel............................................................................. 17 Liste des devis........................................................................................ 23 Livre des recettes ................................................................................... 28 M Mot de passe .......................................................................................... 21 N Nouveau devis........................................................................................ 22 Nouvelle Facture..................................................................................... 24 Numerotation .......................................................................................... 21 O Options du dossier.................................................................................. 2140 P Pied de devis .......................................................................................... 23 Prospects................................................................................................ 22 R Recettes ................................................................................................. 27 Registre des achats ................................................................................ 28 Règlement .............................................................................................. 26 Reports On Line...................................................................................... 35 ROL ........................................................................................................ 35 S Sauvegarde ............................................................................................ 28 Service à la personne............................................................................. 31 SMS........................................................................................................ 24 Statistiques ............................................................................................. 33 T Tableau de bord...................................................................................... 29 Tarif article.............................................................................................. 22 Transfert de documents.......................................................................... 25