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zoom_captpage12.swf 14-Jun-2013 14:09 96KLe guide 2015 des logiciels et services EBP www.ebp-software.be Les 4 atouts d’EBP Une entreprise de référence sur le marché des logiciels de gestion Plus de 20.000 clients utilisent quotidiennement nos logiciels Une entreprise à l’écoute de ses clients Un service d’assistance téléphonique basé à Bruxelles disponible et compétent Une technologie moderne, intuitive et évolutive Les logiciels sont régulièrement mis à jour au rythme des évolutions techniques ou légales Une gamme complète de logiciels simples, complets et à des prix très abordables Au démarrage : téléchargez et testez gratuitement pendant 40 jours Ensuite, vous aurez 30 jours d’assistance offerts Vos besoins évoluent ? Nos logiciels vous accompagnent ! En voici quelques exemples : Installation sur un 2ème poste Partage de votre logiciel sur plusieurs postes en réseau Migration d’un logiciel vers un autre sans aucune perte de données Mise à jour de votre logiciel pour des raisons techniques (Windows 7, 8), légales,… Nos coordonnées : Avenue des Cerisiers, 15 1030 Bruxelles Tel: 02 737 95 90 Fax: 02 737 95 91 info.be@ebp.com www.ebp-software.be EBP vous accompagne : 3 4 Fonctions Business Plan Pratic Business Plan Expert Aide en ligne x x Guide d’aide à l’élaboration d’un Business Plan x x Choix de types d’activité x x Prévisions annuelles ou mensuelles x x Nombre de Business Plan 10 illimité Nombre d’années de prévision (antérieur compris) 6 6 Analyse financière: tableaux, graphiques et ratios x x Nombre de modèles de dossier à imprimer 1 4 + illimité Commentaires avec intégration automatique des résultats chiffrés x x Reprise de 3 années antérieures d’après le Compte de résultat (consultation) x x Reprise de 3 années antérieures d’après le Bilan (impact sur les prévisions) x Premier exercice de 1 à 23 mois x Paramétrage personnalisé des préférences de prévisions x Réalisation d’un diaporama: export automatique du rapport en PowerPoint x Possibilité de créer des tableaux, graphiques et rapports personnalisés x Pour tous les comptables et experts-comptables Réalisez avec rapidité et efficacité les plans financiers pour vos clients Rapport financier complet : tableaux, graphiques, ratios Intégrez automatiquement vos commentaires et générez un diaporama PowerPoint Prévisions annuelles et mensuelles sur 3 ans (bilans, comptes de résultat, trésorerie, seuil de rentabilité,...) Elaborez plusieurs hypothèses Reprise des 3 années antérieures d’après le bilan et compte de résultat Tableau comparatif des fonctions de la gamme Business Plan EBP Business Software Business plan expert 2015 5 Quel logiciel de gestion commerciale choisir ? Libellé/Logiciel Devis & Facturation Gestion Commerciale Tableau de bord à l’ouverture du logiciel x x Personnalisation du logiciel: listes, vues… x x Modèles d’impression prêts à l’emploi et personnalisables x x Fichiers clients, fournisseurs, articles x x Devis, factures, notes de crédit, factures d’acompte x x Règlements clients et relances x x Statistiques de ventes x x Gestion des achats x Règlements fournisseurs et relances x Gestion de stocks x Ajout champs personnalisés x Commande, Bon de livraison, Bon de retour x Multi-tarif et promotions Statistiques d’achats Transfert en compta EBP, BOB, Winbooks, Popsy et Pro Acc x x Articles composés Suivi chantiers Réalisation de factures d’avancement Saisie des temps salariés Gestion ventes comptoir Gestion cartes de fidélité, bons d’achat, chèque cadeaux Impression X et Z de caisse Gestion complète de la caisse (tactile) Impression tickets, factures Version Réseau Les fiches produit et tableaux comparatifs détaillés sont disponibles sur notre site : www.ebp-software.be 6 Gestion Commerciale Pro Bâtiment* Bâtiment PRO* Point de vente* x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x Les fiches produit et tableaux comparatifs détaillés sont disponibles sur notre site : www.ebp-software.be 7 Devis & Facturation 2015 Spécialement adapté pour tous les indépendants et dirigeants de petites entreprises Vos devis et factures en un clic Vous mettez en place un suivi de votre activité au travers d’un tableau de bord simple et efficace. Devis, factures, notes de crédit, échéances...vous maîtrisez votre activité avec facilité ! Les 5 points clés Gagnez du temps Editez des devis aussi facilement qu’avec un traitement de texte puis transférez-les en factures sans aucune ressaisie. De nombreux modèles d’impression sont prêts à l’emploi. Il suffit d’insérer votre logo.Vous pouvez aussi les personnaliser. Visualisez votre activité Plus besoin de chercher, le logiciel vous offre l’essentiel en un regard grâce au tableau de bord : vision globale de l’activité de votre entreprise (CA, statistiques), présentation des priorités de la journée (factures arrivées à échéance, devis à relancer). Suivez vos clients Profitez d’un logiciel intuitif, et soyez prévenu quotidiennement, depuis le tableau de bord : des devis en fin de validité et des retards de paiement client. Puis éditez automatiquement les relances de ces clients. Communiquez facilement Enregistrez vos documents au format PDF pour les envoyer directement par mail. Exportez aussi toutes vos informations en Excel. Pour votre Compta Transformez vos factures et règlements en écritures comptables sans aucune ressaisie et transférez-les au format de votre logiciel de comptabilité ou à celui de votre Fiduciaire*. (EBP, Winbooks, Bob, Popsy, ProAcc). Adapté aux nouvelles normes 2014-2015 8 Gestion Commerciale 2015 Les 9 points clés Devis & Facturation Retrouvez les 5 points clés de Devis & Facturation. Vous aurez en plus, les 4 points clés listés ci-dessous. Gérez vos achats Avec le cycle complet des achats : demande de prix, commandes, bon de réception, modèles d’impression,... Suivez votre stock Evitez les ruptures de stock pour satisfaire votre clientèle : connaissance du stock disponible en temps réel et gestion du réapprovisionnement (bons d’entrée, sorties, inventaire). Adaptez vos prix Suivant vos clients, quantités ou articles : tarifs dégressifs ou exceptionnels, gestion des promotions. La version Pro vous permettra de proposer le tarif adapté. Travaillez en Réseau Partagez vos informations et travaillez à plusieurs : rapidité, performance et fiabilité grâce à une base SQL.Notre version Pro Réseau est disponible à partir de 2 postes. Pour l’ensemble des petites et moyennes entreprises Devis, factures, notes de crédit, gestion des fournisseurs, commandes fournisseurs, gestion du stock... Le logiciel Gestion Commerciale intègre toutes les fonctionnalités de Devis et Facturation. Vous aurez en plus, notamment, la gestion des achats et la gestion du stock. Adapté aux nouvelles normes 2014-2015 9 Comptabilité 2015 Réglez vos comptes avec la compta Avec EBP Comptabilité, réalisez simplement la comptabilité de votre entreprise, de la saisie jusqu’à l’établissement de votre Bilan et votre Compte de Résultat. C’est la 1ère fois que vous utilisez un logiciel de compta...Faites le pas ! Vous y trouverez un encodage simplifié des factures d’achat, des factures de vente, des financiers, des opérations diverses. Logiciel quadrilingue (Fr, Nl, Uk, De) Gestion complète des immobilisations (tableau d’amortissement et génération des écritures comptables) Analytique et réseau en option dans la version PRO Edition des documents légaux dont la déclaration de TVA électronique Intégrez les données en provenance de nos logiciels Devis et Facturation, Gestion Commerciale et Bâtiment Adapté aux nouvelles normes 2014-2015 Bâtiment La gestion commerciale spécialisée Entrepreneurs, électriciens, menuisiers, chauffagistes, peintres,... EBP Bâtiment convient à tous les corps de métier. Simplifiez votre gestion et gagnez du temps « pour faire vos papiers ». Devis, factures,relances clients, stock Dans vos devis et factures, intégrez des tranches de travaux et insérez des ouvrages Enrichissez vos documents : gras, italique, images, ..Insérez votre logo. Utilisez nos modèles d’impression prêts à l’emploi. Envoyez directement vos devis et factures par mail au format PDF Analysez la rentabilité de vos chantiers avec le suivi simplifié Une version Pro vous permet de gérer en plus les maintenances et service après-vente, d’avoir le planning et de travailler ensuite en réseau Adapté aux nouvelles normes 2014-2015 10 Mon association Pour toutes les ASBL et clubs sportifs Faites les comptes de votre association facilement. Consultez à tout moment votre solde de trésorerie. Avec EBP Mon Association, quel que soit votre domaine d’activité (sport, culture, loisir, social,...) vous suivez vos membres, organisez les activités et gérez votre trésorerie...L’essentiel y est pour vous faire gagner un temps précieux dans vos tâches quotidiennes. Comptabilité simplifiée de l’ASBL (éditez la liste de vos recettes/ dépenses par ordre chronologique et/ou par poste et éditez aussi le relevé cumulé de tésorerie) Fichiers Membres et gestion complète des cotisations Organisation des activités (planning, matériel, places, ..) Tableau de bord CRM 2015 La simplicté d’un CRM pour toutes les PME Ne laissez plus vos contacts sans suivi. Travaillez vos prospects et clients Gérez vos contacts (prospects, clients, partenaires,...) et suivez tous vos échanges commerciaux Identifiez, créez et suivez vos opportunités de vente Réalisez toutes vos actions de prospection (emailings et publipostages) Développer votre efficacité commerciale C’est pas cher, simple, rapide et efficace 11 Point de vente 2015 Pour tous les commerçants Décliné en 3 versions : Commerce de détail, Mode et PRO Optez pour un logiciel de caisse : une solution 2 en 1. Rapidité d’une caisse enregistreuse couplée à une gestion commerciale puissante. Encaissement, gestion des ventes, consultation du stock, fidélisation des clients. Avec la version Pro, vous pouvez aussi connecter plusieurs caisses en réseau. Les fiches produit détaillées sont disponibles sur notre site. Travailler en réseau avec EBP Partager son outil de gestion Avec EBP, la Gestion Commerciale, la Comptabilité et les logiciels métiers Bâtiment et Point de Vente offrent la possibilité de travailler en réseau, ouvrant les portes du travail simultané et à plusieurs. La mise en oeuvre d’un système de gestion en réseau requiert de la compétence et de l’expertise Pour garantir le succès de ce déploiement, EBP peut confier ces missions à son réseau de revendeurs à forte valeur ajoutée. Réguliè- rement formés à nos produits, aux technologies et aux architectures réseau, nos revendeurs agréés bénéficient de certifications. Ils sauront intégrer les solutions de gestion EBP dans votre infrastructure informatique tout en respectant l’organisation en vigueur dans votre entreprise. Pour connaître les coordonnées d’un de nos revendeurs certifiés, appelez-nous au 02 737 95 90 Plusieurs milliers de PME ont déjà choisi de faire appel à nos revendeurs certifiés présents partout en Belgique. 12 Logiciel Service PRIVILEGE démarrer - GAMME pratic EBP Devis & Facturation 2015 129€ 99€ EBP Business Plan Pratic 49€ - EBP Gestion Contacts 79€ 99€ EBP Association 79€ 99€ DéVELOPPER - Gamme Classic EBP Gestion Commerciale 2015 249€ 149€ EBP Gestion Commerciale Pro 2015 299€ 159€ EBP Comptabilité 2015 239€ 169€ EBP Comptabilité Pro 2015 399€ 179€ EBP Business Plan PME 149€ 149€ EBP Business Plan Experts Comptables 299€ 149€ EBP CRM Classic 199€ 149€ METIER - Gamme Métiers EBP Bâtiment 399€ 209€ EBP Bâtiment Pro 659€ 299€ METIER - Gamme Métiers Commerce EBP Point de Vente Version Commerce de détail 549€ 399€ EBP Point de Vente Version Mode 699€ 419€ EBP Point de Vente Version Pro 799€ 479€ tarifs Réseau tarif 2015 (prix public conseillé end-user hors TVA) EBP Comptabilité Pro EBP Comptabilité Pro - 2 postes 549€ 358€ EBP Bâtiment Pro - SQL EBP Bâtiment Pro - 2 postes 959€ 559€ EBP Bâtiment Pro - poste supplémentaire 300€ 199€ EBP Gestion Commerciale Pro - SQL EBP Gestion Commerciale - 2 postes 599€ 399€ EBP Gestion Commerciale Pro - poste supplémentaire 300€ 166€ Les 5 bonnes raisons de vous équiper Vous en êtes capable. C’est efficace et vous allez gagner du temps chaque jour. Cela fait vendre : valorisez votre entreprise par vos documents. C’est profitable : la bonne décision au bon moment. C’est pas cher. Document non contractuel. - Tous les prix figurant dans ce document sont indicatifs et des prix publics conseillés. Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. – Août 2014 Pour votre confort, optez pour notre Assistance Privilège. Après vos 30 jours d’assistance gratuite, vous pouvez opter pour un contrat, non obligatoire. Avec l’ Assistance Privilège vous bénéficiez d’un ensemble de services pendant 12 mois : Accès illimité à l’assistance téléphonique pendant les heures ouvrables Téléchargement gratuit (ou envoi de CD) des mises à jour Prise en main à distance de votre pc via l’application TeamViewer. Suivi personnalisé des appels 20 % de remise sur les formations ou autres services EBP Business Software Avenue des Cerisiers, 15 1030 Bruxelles info.be@ebp.com - www.ebp-software.be Tel : 02 737 95 90 - Fax : 02 737 95 91 287 EBP Démat’ Service de dématérialisation des factures fournisseurs EBP Démat’ est un service en ligne permettant d’automatiser le traitement des factures fournisseurs de vos clients. La technologie de Lecture Automatique des Documents intégrée extrait les données essentielles des factures scannées. Vos collaborateurs n’auront plus à saisir les écritures, elles seront générées automatiquement dans votre logiciel de comptabilité EBP. L’accès rapide et précis aux informations contenues sur les factures stockées engendre, par ailleurs, des gains de productivité importants lors de la révision des dossiers. www.ebp.com/expert-comptable ZOOM sur les fonctions clés Disponible en mode SaaS, EBP Démat’ est un service parfaitement intégré à l’outil de production du cabinet*. Après avoir scanné les factures de vos clients ou reçu leurs fichiers de factures électroniques, vous importez les documents PDF ou image dans l’application EBP Démat’. L’outil reconnaît automatiquement les différents champs des factures et génère en quelques secondes les écritures comptables correspondantes. Vous pouvez également paramétrer, en quelques clics, les différents champs de vos modèles de factures ainsi que les comptes fournisseurs, de charges ou de TVA à mouvementer. L’outil travaillera ensuite en toute autonomie. Vérifiez et acceptez les écritures, puis exportez-les vers votre logiciel de Comptabilité*. Toutes les factures enregistrées sont conservées dans l’espace de stockage en ligne hébergé avec EBP Démat’. Vous conservez en toute sécurité les visuels des factures, classés selon l’arborescence de votre choix (dossiers, période, année…). Vous retrouvez des informations précises contenues sur vos factures à l’aide de la fonction de recherche fulltext : montant, fournisseur, date, mot clé, etc… Profitez d’une solution facile à mettre en oeuvre *Export automatique vers le logiciel de Comptabilité Ligne Expert-Comptable et Business Pack EBP et export manuel vers les logiciels Quadra, Cador, Coala, Cegid. Numérisation de la facture Intégration des écritures dans votre logiciel de production Recherche de factures Reconnaissance automatique de la facture Vérification et acceptation des écritures DéMATérialisation traitement Intégration consultation 1 2 3 4 5 Gérez de multiples pièces d’achat EBP Démat’ permet de gérer les documents du cycle de facturation de vos clients : Factures multi-taux de TVA (jusqu’à 4 taux) Factures avec port Factures d’acompte Factures avec escompte Factures en autoliquidation Avoirs Achats intracommunautaires etc… Améliorez la productivité de vos missions de tenue et de révision Disposez d’une technologie avancée à portée de main Basée sur la technologie de Lecture Automatique des Documents, EBP Démat’ est un service intelligent développé en France par le service Recherche & Développement d’EBP. L’outil reconnait et extrait tous les caractères et mots contenus dans les factures importées. Profitez de la base collaborative de modèles de factures EBP Démat’ repose sur une base collaborative de modèles de factures partagée entre les partenaires EBP. Ainsi, si un cabinet partenaire a déjà reconnu les champs d’une facture Métro et que vous enregistrez une facture similaire pour votre client, vous n’aurez pas à placer les zones de la facture. Optimisez la révision des dossiers La recherche de documents est largement facilitée grâce à un puissant moteur de recherche fulltext. La pièce comptable est également affichée directement à partir de l’écriture. La révision des comptes est ainsi optimisée. Sécurisez et partagez les factures de vos clients EBP Démat’ permet l’automatisation du processus de traitement des factures de vos clients. Vous accédez aux documents scannés de manière unique et centralisée. Vous offrez à vos clients un service à valeur ajoutée en leur permettant d’accéder à leurs factures hébergées sur EBP Démat’. Suivez le traitement des factures en temps réel Vous suivez et pilotez en temps réel l’activité de traitement des factures des dossiers clients du cabinet, via le tableau de bord proposé : documents en cours de traitement, documents non reconnus à traiter, écritures à vérifier, etc… Tableau de bord : visualisez rapidement l’état du traitement des factures Fonctions Principales 1682 SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Décembre 2014. Acquisition • Création illimitée de dossiers clients • Accès au portail avec gestion des utilisateurs et des dossiers • Gestion des factures : multi-taux de TVA (jusqu’à 4 taux), avec port, avec escompte, avec acompte, en autoliquidation, Avoirs, Achats intracommunautaires • Tableau de bord de suivi du traitement des factures : Importer des documents, documents en cours de traitement, documents non reconnus à traiter, écritures à vérifier, écritures vérifiées en attente d’export, écritures exportées • Rafraichissement en temps réel des données du tableau de bord • Import des factures numérisées au format PDF, PNG, JPG, TIF, TIFF • Import paramétrable des factures selon le nombre de pages (1 à 5 pages) • Import du plan comptable et des fournisseurs • Indexation et classement des documents dans l’espace de stockage intégré • Extraction des données nécessaires au traitement comptable • Gestion des doublons Reconnaissance • Extraction des données nécessaires au traitement comptable grâce au module OCR / LAD (Reconnaissance Optique des Caractères / Lecture Automatique de Documents) • Reconnaissance dynamique des zones de la facture • Reconnaissance manuelle des zones de la factures en double écran avec visualisation de l’image • Bibliothèque de modèles de factures reconnues mutualisées avec les utilisateurs EBP • Enregistrement de nouveaux modèles de factures Accessibilité • Accès au document depuis l’écriture comptable • Recherche fulltext dans les documents • Visionneuse de documents intégrée • Historique des factures traitées • Historique de consommation des documents pour chaque société • Classement des documents dans une arborescence paramétrable Traitement comptable • Génération automatique des écritures • Modification des écritures • Validation des écritures • Anomalies détectées sur les écritures affichées depuis la liste des écritures à vérifier • Intégration automatique des écritures vers EBP Comptabilité Ligne Expert-Comptable et Business Pack • Reprise du plan comptable et des fournisseurs définis dans ... Communication • Gestion des droits par utilisateur • Stockage • Liaison avec EBP Comptabilité Ligne ExpertComptable et Business Pack : - Import automatique du plan comptable et des fournisseurs - Export des écritures vérifiées et intégration automatique dans le logiciel • Export manuel des écritures vérifiées au format .CSV, Quadra, Cador, Coala, Cegid. Liste des fonctions non exhaustive et susceptible d’évoluer. Equipe Profession Comptable EBP Fax : 01 34 94 83 42 experts.fr@ebp.com www.ebp.com/expert-comptable Applications commerciales et comptables sur logiciel PGI EBP OPEN LINETM PRO BAC PRO STG - BTS TERTIAIRES FORMATION CONTINUE Robert WIPF Exercices Niveau 1 L IVRE ÉLÈVE ÉDITIONS CORROY EXERCICES NIVEAU 1 EBP PGI OPEN LINE PRO Ce livre présente une collection d’exercices permettant de se familiariser avec le progiciel de gestion intégré OPEN LINETM PRO d’EBP et d’utiliser en autonomie les principales fonctionnalités commerciales et comptables des modules : recherche d’informations dans la base de données, création d’un dossier et des fichiers de base, documents relatifs à la vente, inventaire des stocks, acomptes, transfert en comptabilité, livraisons, commissions, saisie d’écritures de factures, d’avoirs, de règlements, édition des états comptables, lettrage et délettrage des comptes . Chaque application est construite autour d’une ou plusieurs fiches de procédure incitant l’utilisateur à faire preuve de réflexion et d’initiative devant des situations multiples et variées. Le livre « élève » est conçu pour être utilisé tant en formation initiale, sous la conduite du professeur (BAC PRO, STG, BTS AM, PME-PMI, MUC, NRC), que dans le cadre de la formation continue. Le PACK « formateur » comprend : - le livre élève - un CD contenant : - les fichiers de base de données et leur restauration après chaque application validée - le corrigé des cas du livre de l’élève sous forme numérique. En partenariat avec Livre « élève » 978-2-35765-081-7 Prix : 14,74 € L’auteur, Robert WIPF, enseigne depuis de longues années l’utilisation des logiciels comptables en lycée professionnel et dans ses missions de formation en alternance. C’est avec bonheur qu’il a apprivoisé le PGI OPEN LINETM PRO d’EBP et permis, à l’aide d’exercices parfaitement adaptés, son acquisition rapide par les élèves et salariés en comptabilité et gestion commerciale. EBP PGI OPEN LINETM PRO ÉDITIONS CORROY BP 8 - 83560 RIANS Tél. : 04 94 80 57 25 Fax : 04 94 80 59 24 infos@editions-corroy.fr www. editions-corroy.fr EBP PGI OPEN LINETM PRO Les Éditions CORROY et CORROY-LIEUTIER sont spécialisées dans la conception et l’édition de CAS PRATIQUES destinés à préparer avec bonheur les examens et concours de la filière éco - gestion - comptabilité. Vous y trouverez : La collection BAC PRO : Comptabilité, commerce, informatique, éco-droit La collection STG : Management, information et gestion, comptabilité et finance d’entreprise La collection BTS CGO : Tous les processus de 1re et 2e année La collection BTS TERTIAIRES : Management et éco-droit pour les 1re et 2e années La collection DCG : les 13 unités d’enseignement La collection DSCG : les 7 unités d’enseignement La collection informatique : Access, Excel, EBP, Informatique de gestion aux examens La collection Tout-en-Tête : Préparation aux professorats de gestion (PLP, CAPET, Agrégation) La collection Arrêt Culture : Méthode Suzuki, pédagogie, réflexion Achevé d’imprimer en décembre 2009 par : Imprimerie Delta Color - 140, rue Étienne Lenoir - 30900 Nîmes Dépôt légal : janvier 2009 Imprimé en france SOMMAIRE Le progiciel de gestion intégré EBP OPEN LINE ........................................ 1 Présentation du progiciel de gestion intégré EBP OPEN LINE, Découverte des principales fonctionnalités du progiciel Select vidéo ............................................................................................. 11 Découvrir les fonctionnalités d’un progiciel de gestion intégré, Rechercher les informations Control Data System TP 01 ..................................................................... 19 Application guidée, Procéder aux opérations nécessaires à la création du dossier CONTROL DATA SYSTEM FRANCE Control Data System TP 02 ..................................................................... 29 Application guidée, Créer les fichiers de base nécessaires à l’utilisation du progiciel OPEN LINE, Identifier les différentes informations saisies et leur utilité. Control Data System TP 03 ..................................................................... 43 Application guidée, Saisir le stock initial par l’intermédiaire d’un bon d’entrée, Créer les documents relatifs à la vente : devis, commande client, bon de livraison et facture de vente, Établir un inventaire des stocks et procéder aux contrôles nécessaires Control Data System TP 04 ..................................................................... 53 Application guidée : Mettre à jour les différents fichiers, Saisir les opérations du circuit de ventes : devis, commandes, livraisons, factures, avoirs, Transférer les opérations en comptabilité Control Data System TP 05 ..................................................................... 61 Application guidée : Procéder aux livraisons et établir les factures de ventes correspondantes, Analyser les incidences de la validation des factures de ventes dans la comptabilité Calculer les commissions des commerciaux Control Data System TP 06 ..................................................................... 65 Application guidée : Saisir une balance de départ avec indication des échéances, Saisir les opérations commerciales et financières dans les journaux concernés, Éditer des états comptables : balance, échéanciers des créances et des dettes, extrait de grand livre Control Data System TP 07 ..................................................................... 73 Application guidée, Saisir les documents commerciaux et procéder à l’enregistrement automatique des factures et avoirs, Saisir les opérations de règlement et procéder au lettrage du compte client COLLECTION INFORMATIQUE EBP PGI OPEN LINE PRO : Applications commerciales et comptables - Niveau 1 - 61 - CORROY - LIEUTIER - B.P. 8 - 83560 RIANS - Tél. 04.94.80.57.25 - Télécopie 04.94.80.59.24 - E.mail : infos@editions-corroy.fr - Site : www.editions-corroy.fr CCOONNTTRROOLL DDAATTAA SSYYSSTTEEMM -- TTPP 0055 CONNAISSANCES ASSOCIÉES Application guidée : Procéder aux livraisons et établir les factures de ventes correspondantes, Analyser les incidences de la validation des factures de ventes dans la comptabilité, Calculer les commissions des commerciaux. DOSSIER 1 : LIVRAISONS DES COMMANDES CLIENTS ET FACTURATION PREMIÈRE PARTIE : DE LA LIVRAISON AUX FACTURES CONTROL DATA SYSTEM France procède aux livraisons des commandes clients en attente. Les commandes sont intégralement livrées et acceptées par les clients concernés. L’état des livraisons est le suivant : Client N° et date de commande Date de livraison prévue Date de livraison réelle Observations WAGNER 4 du 6/01 9/01 9/01 - LACROIX 3 du 6/01 10/01 10/01 - DUTRIEZ 5 du 7/01 10/01 10/01 - MOEGLENE 6 du 8/01 12/01 12/01 - DARSTEIN 7 du 8/01 12/01 15/01 Accorder une remise globale supplémentaire de 2 % pour livraison tardive DEUXIÈME PARTIE : INCIDENCES DE LA VALIDATION DES FACTURES DE VENTES Vous venez de créer les factures pour les clients. Le responsable des services comptables vous demande de comptabiliser les factures de ventes. TRAVAIL À FAIRE 1. Restaurez le fichier PCDS France TP 04. 2. Créez les différents bons de livraison aux dates indiquées à partir des informations fournies dans l’état des livraisons. 3. Indiquez quelle est l’incidence de la création des bons de livraisons sur les stocks. 4. Le 16/01, CONTROL DATA SYSTEM FRANCE décide de créer les factures correspondantes. Ne validez pas les factures. Toutes les factures étant émises le même jour, le transfert se fait par regroupement. TRAVAIL À FAIRE 1. Éditez le journal des ventes du mois de janvier. 2. Validez toutes les factures. 3. Éditez à nouveau le journal des ventes pour la période du 01/01 au 16/01. Quelle est l’incidence de la validation de ces factures sur la comptabilité de CONTROL DATA SYSTEM France ? 4. Validez la facture d’avoir n° 01 (Client Bernhardt) puis éditez un extrait du grand livre pour les comptes 70711 à 70713 pour la période du 1/01 au 22/01. COLLECTION INFORMATIQUE EBP PGI OPEN LINE PRO : Applications commerciales et comptables - Niveau 1 - 62 - CORROY - LIEUTIER - B.P. 8 - 83560 RIANS - Tél. 04.94.80.57.25 - Télécopie 04.94.80.59.24 - E.mail : infos@editions-corroy.fr - Site : www.editions-corroy.fr Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés. Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné. Il est possible de regrouper N documents entre-eux qu’aux conditions suivantes : • même type de document, • même code client ou fournisseur, • même civilité, • même nom de client ou fournisseur, • même adresse de facturation ou même adresse de livraison. . Le regroupement des documents est accessible à partir du menu opérations. Il faut sélectionner les documents que l’on souhaite regrouper : ici la période du 9/01 au 15/01. La fenêtre de droite s’affiche alors à l’écran. Il suffit ensuite de suivre la procédure. Une fois le regroupement opéré, la liste des factures de vente est la suivante : DOSSIER 2 – CALCUL DES COMMISSIONS DES COMMERCIAUX Chaque commercial a droit, en plus de son salaire fixe de base, à une commission calculée sur le chiffre d’affaires. CONTROL DATA SYSTEM a décidé que ces commissions seraient calculées, pour chacun des commerciaux, au taux unique de 4 % sur l’ensemble du chiffre d’affaires réalisé au cours du mois. Les ventes qui seront prises en considération sont celles qui sont facturées aux clients. Il n’est pas tenu compte des encaissements de factures. TRAVAIL À FAIRE 1. Procédez à la création et au paramétrage du barème que vous nommerez Commission sur CA global. Ce barème sera appliqué à chacun des commerciaux et sera valide du 01/01 au 31/12 de l’année. Vous vous aiderez pour cela de la fiche de procédure n° 10. 2. Calculez les commissions versées au titre de la période du 1/01 au 31/01. Éditez le relevé de commission du représentant BERTHOUX. FICHE PROCÉDURE 9 : LE REGROUPEMENT DES DOCUMENTS COLLECTION INFORMATIQUE EBP PGI OPEN LINE PRO : Applications commerciales et comptables - Niveau 1 - 63 - CORROY - LIEUTIER - B.P. 8 - 83560 RIANS - Tél. 04.94.80.57.25 - Télécopie 04.94.80.59.24 - E.mail : infos@editions-corroy.fr - Site : www.editions-corroy.fr Le barème permet de définir des objectifs de commissionnements applicables pour tous les articles et tous les tiers ou pour une sélection donnée d’articles, de tiers, de familles articles ou tiers. La fiche barème permet de couvrir un maximum de cas possibles et facilite le paramétrage des éléments constituants le calcul des commissions. Les barèmes sont associés aux commerciaux ou familles de commerciaux depuis la fiche Commercial ou Famille De Commerciaux. Dans la partie entête de la fiche barème, les champs suivants doivent être renseignés : 1. le code barème ; 2. le libellé ; 3. la base de calcul de l’objectif, qui permet d’indiquer à partir de quelle donnée des lignes de document la commission doit être calculée. Les types d’objectif possibles sont le chiffre d’affaires, le chiffre d’affaires encaissé, la quantité ou la marge ; 4. le champ d’application, qui permet d’indiquer à partir de quel type de documents les lignes doivent être récupérées. Les types de document disponibles sont Commande, Bon de livraison et Facture ; 5. le mode de calcul, qui permet d’indiquer si la valeur extraite des lignes de documents (en fonction de l’objectif) doit correspondre strictement à un intervalle (Calcul global), ou entrer dans plusieurs intervalles (Tranche). Les modes de calcul disponibles sont donc Tranche ou Global. 6. le type d’objectif, qui permet de regrouper les commissions par date. Les regroupements disponibles sont Vide, Année, Trimestre, Mois, Semaine, Jour. 7. la période de validité du calcul de la commission. Le calcul des commissions suppose que l’on définisse, selon le cas, des paliers, une formule de calcul, un montant, un pourcentage. La définition des paliers s’effectue suivant les critères suivants : 8. Jusqu’à : Permet de sélectionner la valeur maximale de l’intervalle. 9. Formule : Permet de sélectionner l’un des critères suivants pour déterminer le calcul de la commission : % sur CA, Montant, Montant * Qté, % marge, Montant + %CA , % montant. 10. Montant : Permet de saisir une valeur en fonction de la formule sélectionnée. 11. % : Permet de saisir un pourcentage en fonction de la formule sélectionnée. Les règles entre les formules et les champs de saisie « Montant » et « % » sont les suivantes : Règles entre les formules et les champs de saisie "Montant" et "%" - Si la formule est "Montant" ou "Montant*Qté", le champ "%" n’est pas accessible, - Si la formule est "% sur CA" ou "%marge", le champ "Montant" n’est pas accessible, - Si la formule est "Montant + %CA", les champs "Montant" et "%" sont tous les deux accessibles, - Si la formule est "% montant", les champs "Montant" et "%" sont tous les deux accessibles. 1 2 4 3 5 7 6 8 9 10 11 FICHE PROCÉDURE 10 : LE CALCUL DES COMMISSIONS COLLECTION INFORMATIQUE EBP PGI OPEN LINE PRO : Applications commerciales et comptables - Niveau 1 - 64 - CORROY - LIEUTIER - B.P. 8 - 83560 RIANS - Tél. 04.94.80.57.25 - Télécopie 04.94.80.59.24 - E.mail : infos@editions-corroy.fr - Site : www.editions-corroy.fr Règles entre le type d’objectifs et les formules Si le type d’objectif est "Quantité", seules les formules "Montant", "Montant * Qté" sont acceptées. Le calcul des commissions suppose également que l’on sélectionne les informations à prendre en compte pour le calcul des bases : Les sélections permettent de déterminer les critères à prendre en compte sur les lignes des documents : les documents de telles familles de clients ou des tels clients, avec tels ou tels articles ou familles d’articles, pour tels ou tels commerciaux. Elle s’effectue en fonction des champs suivants : - Type : Cette liste permet de déterminer la sélection. Les types disponibles sont Familles articles, Articles, famIlles clients, Clients, Familles commerciaux, Commercial ; - Du : liste déroulante permettant de sélectionner la première donnée, correspondante au type, à prendre en compte ; - Au : liste déroulante permettant de sélectionner la dernière donnée, correspondante au type, à prendre en compte. - Exclusion de la sélection : Cette case permet de considérer les éléments indiqués dans les champs DU / AU comme à exclure du calcul de la commission ; Il faut ensuite définir les commerciaux sur lesquels le barème va s’appliquer. Cette opération peut également s’effectuer depuis la fiche du commercial. L’affectation d’un "Commercial" à une fiche "Barème", affecte automatiquement le "Barème" à la fiche "Commercial". Familles commerciaux Cet onglet Familles commerciaux permet d’affecter les familles commerciaux sur lesquels le barème va s’appliquer. Cette opération peut être réalisée depuis la fiche Famille commerciaux. L’affectation d’une « Famille commerciaux » à une fiche « Barème », affecte automatiquement le « Barème » à la fiche « Commercial ». Le calcul des commissions La page Commission permet d’obtenir le montant des commissions de chaque commercial. Le calcul varie en fonction de différents données. Il faut renseigner les différents filtres (période, famille de commerciaux , commerciaux) puis actualiser la liste avant de lancer le calcul. © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Introduction ► A qui s’adresse ce Manuel ? ► Quels sont les avantages de la session gérance ? ► Comment utiliser ce manuel ? Chapitre I - interface A / organisation de votre espace de travail B / Choix de la session C / Liste générale des modules D / Listes détaillées des modules 1 ● Liste détaillée du module gérance 2 ● Liste détaillée du module base 3 ● Liste détaillée du module loyers 4 ● Liste détaillée du module charges 5 ● Liste détaillée du module trésorerie 6 ● Liste détaillée du module comptabilité 7 ● Liste détaillée du module fiscalité 8 ● Liste détaillée du module analyse 9 ● Liste détaillée du module outils 10 ● Liste détaillée du module documents Chapitre II - Gérance A / Fiches a remplir avant de commencer 1 ● Créer la fiche du Mandataire 2 ● Créer une fiche Propriétaire (mandant) 3 ● Modification des taux d’honoraires 4 ● Créer un Patrimoine 5 ● Créer la fiche d’un locataire 6 ● Créer les comptes bancaires du mandataire B / création d’honoraires 1 ● Créer des honoraires manuels ou automatiques 2 ● Encaisser des honoraires : 2 méthodes 3 ● Consulter le détail des honoraires 4 ● Impression des listes d’honoraires et des factures C / Edition d’un rapport de gestion 1 ● Création, impression et suppression d’un rapport de gestion 2 ● Virements : 2 méthodes 3 ● Historique de gestion D / trésorerie 1 ● Prélèvement d’honoraires 2 ● Historique de Trésorerie SOMMAIRE 2 © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Avant d’entamer la lecture de ce Guide, il est vivement conseillé de consulter le Manuel d’utilisateur complet, également fourni sur le CD-ROM. Comment utiliser ce manuel ? Ces pages concernent les utilisateurs qui souhaitent travailler en mode (ou «session») Gérance. Il peut donc s’agir : • d’un particulier chargé de gérer un patrimoine familial • d’un mandataire • d’une agence immobilière spécialisée dans la gestion locative • de sociétés proposant des services aux propriétaires. Quelque soit leur rôle, ils sont soumis à reddition de compte et doivent donc opter pour la session Gérance. A qui s’adresse ce manuel ? quels Sont les avantages de la session gérance ? Tout en gardant les fonctionnalités de la session classique (consulter le Manuel utilisateur qui s’y rapporte), la session gérance offre des possibilités étendues telles que la publication : • de factures d’honoraires • de rapports de gestion complets • du suivi de trésorerie du compte de Gestion • des comptes du propriétaire mandant La session Gérance n’est pas exclusive : il demeure possible pour l’utilisateur qui cumule la fonction de gérant et le statut de propriétaire de basculer d’une session à une autre. Les données saisies et les manipulations effectuées sont rigoureusement indépendantes. ● Situez rapidement dans le logiciel les actions expliquées dans chaque chapitre : 3 Retrouvez rapidement le liens du Sommaire dans le volet Signets (ou bookmarks) d’Acrobat reader. © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Chapitre I - Interface A / organisation de votre espace de travail 4 L’interface de travail se compose de 3 éléments principaux : 2 3 La Liste des Modules (Bases, Loyers, Charges...) permet de naviguer entre les différentes fonctions du logiciel. Chaque Module dispose d’options figurées. Exemple de module Exemples d’options du module Base La Liste des Sélections permet de cibler le locataire, le lot, le propriétaire (...) sur lequel on souhaite agir. Selon le contexte, des onglets situés à la base de la liste apparaissent ; ils permettent de classer les informations. Retrouvez rapidement l’information souhaitée : • en développant les arborescences (un clic sur le signe + ou double-clic sur le sommet de la liste) • en sélectionnant à la base de la liste l’onglet approprié La Fenêtre de visualisation affiche les informations surlignées en bleu dans la liste de Sélection. Elle dispose d’une barre d’outils qui vous permettent notamment de renseigner et de mettre à jour vos informations, de générer vos appels, quittances... Exemple de barre d’outils 4 Le volet d’Aide affiche le support de manière contextuelle : l’aide vous renseigne immédiatement sur le Module ouvert et vous renvoie aux pages complémentaires du Manuel utilisateur 5 La fenêtre Assistant - Tableau de bord vous permet d’organiser et de planifier votre gestion locative ainsi que vos tâches personnelles Deux outils destinés à faciliter votre gestion locative sont également accessibles en cliquant sur 1 2 3 4 1 5 © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Changement de session Votre logiciel s’adapte à vos besoins : • si vous êtes gestionnaire en biens propres utilisez la “Session classique” • si vous êtes gérant utilisez la “Session Gérance” • il demeure possible pour l’utilisateur qui cumule la fonction de gérant et le statut de propriétaire de basculer d’une session à une autre. Les données saisies et les manipulations effectuées sont rigoureusement indépendantes. ë Si vous travaillez sur une session Gérance, le premier module affiché est le module Gérance. Si vous travaillez sur une session classique, le module Gérance n’apparaît pas. Dans la partie inférieure gauche est affiché l’intitulé de la session en cours Différenciez graphiquement vos Sessions en utilisant le Module Outils / Apparence. ● Manipulation des sauvegardes : • la sauvegarde des données ne concerne que la session ouverte. Par conséquent pour enregistrer les données des deux sessions, procéder successivement à leur sauvegarde • si l’option “Sauvegarder à la fermeture” est activée, la sauvegarde automatique est effective lorsque vous quittez l’application mais ne concerne que la Session quittée en dernier B / Choix de la session ● Pour éviter les confusions entre les sessions : ● Le choix initial s’opère dans le menu Fichier / Changer de Session : 5 © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société C / Liste générale des modules Module gérance (7 options) Le module GERANCE est destiné aux Gérants, particuliers ou professionnels, chargés de la gestion locative du parc immobilier d’un propriétaire foncier. Il ne s’affiche que lorsque vous ouvrez une «Session Gérance». m 6 Module base (11 options) Le module de BASE vous permet de créer, modifier, supprimer les fiches de base c’est à dire la fiche signalétique des propriétaires, des locataires, des fournisseurs, des banques. Les indices de révision doivent également être saisis dans ce module. Module loyers (12 options ) Le module LOYERS gère toutes les relations avec votre locataire : gestion des dépôts de garantie, génération des appels de loyers, calcul automatique des révisions en fonction de l’indice adéquat, édition des quittances et régularisation les charges. A tout moment l’historique vous donne une situation claire de vos locataires et la gestion des alertes vous indique ceux à relancer pour impayés, etc. Module charges (7 options) Le module CHARGES concerne toutes les relations avec vos fournisseurs depuis la saisie des factures et leurs règlements jusqu’à la répartition des charges locatives. L’historique fournisseur vous donne à tout moment une situation des factures non réglées. Module trésorerie (5 options) Dans le module TRESORERIE, la fonction «remise en banque» permet de préparer vos bordereaux de remises de chèques. Le journal de banque vous donne à tout moment la situation de vos comptes et vous permet d’effectuer le rapprochement bancaire. Module comptabilité (6 options) Vous pouvez compléter les opérations gérées automatiquement dans les modules précé- dents par la saisie d’écritures dans la COMPTABILITE. Journaux, Grands Livres, Balances sont les états classiques que vous pouvez éditer. Module analyse (5 options) Ce module est conçu pour générer des récapitulatifs de votre gestion locative. Module outils (2 optionS) Le module Outils permet de paramétrer l’affichage en changeant l’apparence générale du logiciel et en filtrant certaines données (par exemple les locataires sortis). Module documents (2 options) Ce module vous donne accès aux modèles Word à employer dans votre correspondance ainsi qu’au Manuel utilisateur. Module fiscalité (1 option + mises a jour annuelles) Les déclarations sont imprimables dans le module FISCALITE directement sur le support de l’administration fiscale (Déclaration 2044 ou 2072 pour les SCI). En début d’année, une mise à jour du Module est éditée afin de tenir compte de la nouvelle loi de finances; elle comprend les supports de déclaration agréés par la DGI. © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société D / Listes détaillées des modules Module gérance (7 options) Le module Gérance est destiné aux Gérants, particuliers ou professionnels, chargés de la gestion locative du parc immobilier d’un propriétaire foncier. Les relations gérant / propriétaire s’organisent à partir de ce module, qui ne s’affiche que lorsque vous ouvrez une «Session Gérance». m 1 ● Liste détaillée du module gérance Création du mandataire (désignation, coordonnées, taux de tva et forme abrégée des honoraires). Cette option est identique à celle située dans le module Base. Création des propriétaires (désignation, coordonnées, statut juridique, taux de tva, taux d’honoraires, nom de la banque) Calcul des honoraires et encaissement des honoraires (du compte du propriétaire vers le compte de gestion) avec lettrage automatique. Edition du rapport de gestion et virement (du compte de gestion vers le compte du propriétaire) Virement des loyers vers le compte du propriétaire et encaissement des honoraires vers le compte de gestion (sans lettrage automatique). L’encaissement peut également s’effectuer depuis le module Gérance / Honoraires. Historique des mouvements de trésorerie et lettrage des écritures. Création, modification et suppression des honoraires (si ceux définis par défaut ne correspondent pas au contrat liant le mandataire aux propriétaires). 7 © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 2 ● Liste détaillée du module base 8 Module base (11 options) Le module de BASE vous permet de créer, modifier, supprimer les fiches de base c’est à dire la fiche signalétique des propriétaires, des locataires, des fournisseurs, des banques ainsi que le paramétrage du produit comme, par exemple, la liste des modes de paiements. Paramétrage des types de revenus et de charges (par rapport à la Déclaration de Revenus Fonciers 2044 ou 2072), personnalisation des listes déroulantes du logiciel, des indices de révision, des taux de TVA, etc. Répertoire des comptes (401 ... , 512 ... , etc.) qui peuvent être utilisés dans le module comptabilité. Création d’écritures permettant d’actualiser les données comptables des locataires, fournisseurs et banques lorsque débute l’exercice. Création des fiches signalétiques des partenaires d’une SCI ou d’indivisaires. Création des comptes bancaires du propriétaire. Création des fiches des fournisseurs (nom, coordonnées). Création des fiches signalétiques des locataires (nom, coordonnées, bail, modalités des révisions, garantie, informations personnelles). Création de lots isolés (désignation, adresse, compteurs) et modification des immeubles (nombre de lots, charges). Création d’immeubles (désignation, adresse, nombre initial de lots, saisie de la grille de répartition des charges). Création des propriétaires (désignation, coordonnées, statut juridique, taux de tva, taux d’honoraires, nom de la banque). Système d’archivage permettant d’associer un document situé sur votre disque dur à un lot particulier et de le visualiser. © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 9 ● Liste détaillée du module loyers Module loyers (12 OPTIONS) Le module LOYERS gère toutes les relations avec votre locataire : gestion des dépôts de garantie, génération des appels de loyers, calcul automatique des révisions en fonction de l’indice adéquat, édition des quittances et régularisation des charges. A tout moment l’historique vous donne une situation claire de vos locataires et la gestion des alertes vous indique ceux à relancer pour impayés, etc. Encaisser (du compte de gestion vers le compte du propriétaire), rembourser (du compte de gestion vers le compte du locataire) ou compenser ( = restitution partielle) un dépôt de garantie. Permet d’anticiper les révisions de loyer (simple calcul qui ne génère pas d’écriture). Calcul des loyers (par défaut l’appel de loyer se compose de la somme : loyer + charges + impayés + révision), gestion des APL et de la CAF et encaissement des loyers (avec lettrage automatique). Saisie, modification et suppression des encaissements de loyers. Edition des quittances de loyers. Semblable au Module Base / Locataire, l’option Départ permet de visualiser les fiches locataires et d’en créer de nouvelles. Historique du compte locatif, à partir duquel s’effectuent les lettrages et dé-lettrages. L’organisation des informations peut se faire par locataires, propriétaires ou immeubles. Calcul des régularisations (sommes à percevoir ou à reverser au locataire, notamment dans le cas de provisions sur charges) et affectation du montant sur l’appel désiré. Permet de visualiser rapidement les impayés et les dates clés du compte locatif (fin de bail, assurance, etc.) Système d’archivage permettant d’associer un document situé sur votre disque dur à un compte locatif particulier et de le visualiser. Permet la saisie de revenus supplémentaires, indépendamment des encaissements de loyers ou d’honoraires. [ L’option Locataire figure également dans le Module Base ] Création des fiches signalétiques des locataires (nom, coordonnées, bail, modalités des révisions, garantie, informations personnelles). © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 10 ● Liste détaillée du module charges Module charges (7 OPTIONS) Le module CHARGES concerne toutes les relations avec vos fournisseurs depuis la saisie des factures et leurs règlements jusqu’à la répartition des charges locatives. L’historique fournisseur vous donne à tout moment une situation des factures non réglées. Création, modification et règlement des factures de fournisseurs (avec lettrage automatique). Création, modification et règlement des factures de fournisseurs. Historique des comptes des fournisseurs, à partir duquel s’effectuent les lettrages et dé-lettrages. Saisie des relevés de compteurs (déclarés dans le module Base / Lot). Le chiffrage s’obtient automatiquement, par soustraction : situation actuelle - situation antérieure. Pour les immeubles, permet de répartir les charges associées à une grille de répartition ou à un compteur (au préalable, les charges doivent impérativement avoir été règlées et lettrées par le propriétaire). Système d’archivage permettant d’associer un document situé sur votre disque dur à un compte fournisseur particulier et de le visualiser. [ L’option Fournisseur figure également dans le Module Base ] Création des fiches des fournisseurs (nom, coordonnées). © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 11 ● Liste détaillée du module trésorerie Module trésorerie (5 OPTIONS) Dans le module TRESORERIE, la fonction «remise en banque» permet de préparer vos remises de chèques, d’espèces ... Le journal de banque vous donne à tout moment la situation de vos comptes et vous pouvez pointer vos relevés dans l’historique. Ce module est complété par la fonction «emprunt» afin de suivre les remboursements et de les inclure dans la comptabilité en vue de la déclaration fiscale. Création des remises en banque (la remise de chèques permet de regrouper sur une banque un ensemble d’encaissements effectués par chèque ou en espèce). L’historique des comptes bancaires permet de visualiser les mouvements de trésorerie. Il est en outre possible de rapprocher les opérations bancaires enregistrées dans votre logiciel et celles effectivement survenues. Système d’archivage permettant d’associer un document situé sur votre disque dur à un compte bancaire particulier et de le visualiser. [ L’option Banque figure également dans le Module Base ] Création des comptes bancaires du propriétaire. Prélèvements d’honoraires (depuis le compte de Gestion vers le compte du mandataire). ● Liste détaillée du module comptabilité Module comptabilité (6 OPTIONS) Vous pouvez compléter les opérations gérées automatiquement dans les modules précé- dents par la saisie d’écriture dans la COMPTABILITE. Journaux, Grands Livres, Balances sont les états classiques que vous pouvez éditer. Création, recherche et modification d’écritures comptables. Le Journal présente, pour un propriétaire donné, toutes les écritures comptables mémorisées dans le logiciel. Un moteur de recherche intégré permet d’accèder rapidement aux informations souhaitées. Le Grand Livre présente les écritures comptables (par défaut, rangées par comptes puis par ordre chronologique) et permet d’effectuer des lettrages. La Balance présente les totaux et le solde des comptes. Permet un report de solde cohérent à la fin d’un exercice. La clôture d’un exercice rend les données non modifiables. [ L’option Banque figure également dans le Module Base ] Répertoire des comptes (401 ... , 512 ... , etc.) qui peuvent être utilisés dans le module comptabilité. © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 12 ● Liste détaillée du module fiscalité Module fiscalité (1 option + mises a jour annuelles) Les déclarations sont imprimables dans le module FISCALITE directement sur le support de l’administration comptable (Déclaration 2044 ou 2072 pour les SCI). Chaque année, une mise à jour est éditée afin de tenir compte de la nouvelle loi de finances ( CRL, loi Besson ...). Permet de calculer n’importe quel type de Déclaration de revenus fonciers (le support d’impression est fourni à titre d’exemple) Permet une édition détaillée des Déclarations de revenus fonciers et de reporter les montants sur l’imprimé fiscal officiel (module mis à jour chaque année) ● Liste détaillée du module analyse Module analyse (5 options) Ce module est conçu pour générer des statistiques et des récapitulatifs de votre gestion locative. Etats analytiques (= récapitulatif) des appels de loyers. Etats analytiques (= récapitulatif) des encaissements. Etats analytiques (= récapitulatif) des charges. Etats analytiques (= récapitulatif) des règlements de charges. Rapports de gestion locative (général ou détaillé). ● Liste du module outils Module outils (2 optionS) Paramétrage de l’interface utilisateur Modification de l’apparence générale du logiciel (couleur et taille des icônes). Permet d’afficher ou de masquer les éléments présents dans les listes de sélection. © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 13 ● Liste détaillée du module documents Module documents (2 options) Ce module vous donne accès aux modèles de courriers Microsoft Word qui peuvent être employés dans votre correspondance ainsi qu’au Manuel utilisateur. Répertoire des modèles de documents relatifs à la gestion locative. Ces documents sont conçus pour réceptionner de manière dynamique les données. Leur apparence peut être personnalisée (format Microsoft Word). Accès au Manuel utilisateur et emploi de l’Aide interne au logiciel. © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Chapitre II - gérance A / fiches à remplir avant de commencer 1 ● Créer la fiche du Mandataire ● Onglet Mandataire Saisir les coordonnées du mandataire. Note : un seul mandataire peut être créé. Les données relatives au mandataire doivent être saisies en premier. Pour créer la fiche du mandataire, se rendre dans le Module Gérance / Mandataire et cliquer sur le bouton Créer situé au sommet de la fenêtre de visualisation. Une nouvelle fenêtre disposant de deux onglets s’ouvre. Votre logiciel contient par défaut des données de démonstration afin d’en faciliter la prise en main. Avant de saisir vos informations personnelles, veillez à supprimer ces données initiales : • déroulez le menu Outils • sélectionnez RAZ de toutes les tables 14 © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Onglet Société Si le gérant est une société, renseigner correctement les champs. ● Onglet Facturation • Déterminer la TVA à appliquer aux honoraires du mandataire • Indiquer le numéro de compte comptable concerné par la TVA collectée sur les honoraires (la valeur par défaut peut être changée si vous disposez d’un numéro comptable propre mais ne doit en aucun cas être modifié en cours d’exercice) • Saisir la forme (préfixe) et le numéro (qui s’incrémente d’1 en 1) pour singulariser vos factures Une fois les informations saisies dans les différents onglets, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie. Il est possible de supprimer la fiche d’un mandataire : cette suppression ne doit pas être entreprise en cours d’exercice. ● Manipulation des données saisies 15 © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 2 ● Créer une fiche propriétaire (mandant) ● Onglet Propriétaire Renseignez les champs concernant l’identité du propriétaire à créer. Il est conseillé de saisir le maximum de données afin que la correspondance soit la plus rigoureuse possible (par exemple l’adresse saisie ici figurera dans les avis d’échéance, les quittances, etc...) Pour créer une fiche de propriétaire, se rendre dans le Module Gérance / Propriétaire et cliquer sur le bouton Créer situé au sommet de la fenêtre de visualisation. Une nouvelle fenêtre disposant de quatre onglets s’ouvre. 16 ● Onglet Société Si le propriétaire a le statut de société, SCI ou indivision compléter cet onglet : • saisir le nombre de part de la SCI ou de l’indivision • se rendre dans le Module Base / Option Associés pour singulariser un à un les associés ou les indivisaires © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 17 ● Onglet Edition Etablir des règles de numérotations sur les courriers de Quittance et de facture. ● Onglet TVA Informations concernant seulement les propriétaires soumis à TVA. Dans ce cas, il convient d’indiquer ici la périodicité. La saisie des écritures de TVA à payer s’effectue dans le Module Comptabilité / Comptabilité. © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société • Onglet mandat : Compléter les champs et - pour les propriétaires mandants - conserver cochée la case Mandat : l’adresse du mandataire apparaîtra en lieu et place de celle du propriétaire dans les correspondances adressées aux locataires. Les types d’honoraires à appliquer sont prédéfinis mais peuvent être personnalisés (voir 3 ● Modification des taux d’honoraires) Le transfert des dépôts de garantie sur les comptes du propriétaire peut être systé- matique en cochant la case [Reverser les dépôts de garantie au propriétaire]. • Onglet Banque de virement : Indiquer les coordonnées bancaires du propriétaire. L’onglet Gérance se divise en 2 fenêtres. 18 © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Imprimer la liste des propriétaires Le bouton Imprimer de la barre d’outils (fenêtre de Visualisation) permet d’éditer la liste des propriétaires créés dans le logiciel. Il est possible - via l’icône loupe - de filtrer ces propriétaires selon leur «type» (en nom propre / associés). Légende colonne « T » 0 : propriétaire en nom propre 1 : SCI familliale 2 : SCI 3 : indivision Une fois les informations saisies dans les différents onglets, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le bouton Modifier pour accéder aux champs de saisie. Modification de la numérotation Le numéro de propriétaire (généré automatiquement par le logiciel) ne doit pas être modifié à posteriori ; si vous disposez d’une numérotation propre, pensez à l’employer dès la première saisie. ë Il est possible de supprimer la fiche d’un propriétaire : cette suppression entraîne l’effacement définitif de son patrimoine, de ses locataires et de sa comptabilité. ● Manipulation des données saisies 19 © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Dans le menu déroulant, choisir le modèle adapté et saisir librement le taux qui convient. Enfin, cliquer sur Valider. Un nouvel honoraire apparaît dans la liste. Les taux d’honoraires, employés pour établir les factures d’honoraires (proportionnels et / ou forfaitaires), se déterminent contractuellement entre le propriétaire et son mandataire. Si les valeurs présentes par défaut dans le logiciel ne conviennent pas, il est possible de : • créer de nouveaux taux • supprimer les taux présents par défaut • modifier les taux existants Pour créer un nouveau taux d’honoraires, se rendre dans le Module Gérance / Taux Honoraire et cliquer sur le bouton Créer. Une fenêtre s’ouvre : 3 ● Modification des taux d’honoraires Pour supprimer de la liste un taux d’honoraire, sélectionner la ligne et cliquer sur le bouton Ouvrir (ou effectuer un double-clic). Le détail des honoraires s’affiche : cliquer sur supprimer pour effacer le taux d’honoraire. 20 Double-cliquer sur un taux particulier pour lui attribuer un pourcentage spécifique. Pour supprimer le taux d’honoraires concerné, cliquer sur le bouton supprimer. Il disparaît définitivement de la liste. Pour observer en détail la source des honoraires, sélectionner la ligne et cliquer sur le bouton Ouvrir. © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 4 ● Créer un patrimoine La saisie des informations relatives au mandataire et au(x) propriétaires(s) réalisée, il s’agit ensuite de créer un patrimoine (lots isolés et / ou immeubles). Sont rappelées ici les manipulations de base. Pour créer un lot isolé, se rendre dans le Module Base, sélectionner l’Option Lot puis développer l’arborescence du Propriétaire. Choisir Lots isolés et enfin cliquer sur le bouton Créer de la fenêtre de visualisation. Une fenêtre disposant de 2 onglets s’ouvre. ● Onglet Compléments Compléter les informations complémentaires relatives au lot : nature du bien, adresse précise, type de fiscalité, compteurs. Notes : • si vous envisagez d’effectuer votre Dé- claration de revenus fonciers avec votre logiciel, vérifiez que le type de location et le taux de réduction sont correctement renseignés. • dans la rubrique Autres, la zone EDF et GDF accueillent la référence des compteurs. Le champ Fonds de roulement concerne la copropriété et n’apparaît qu’à titre indicatif. 21 ● Onglet Fiche Compléter les informations relatives au lot: nom et adresse. Note : si les avis d’échéance et autres correspondances doivent être envoyés à une autre adresse que celle du lot, il convient de la préciser au niveau de la fiche du locataire. © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Onglet Informations communes à tous les lots... Remplir les champs correspondant aux caractéristiques de l’immeuble, le nombre de lots, etc. La saisie des grilles de répartition est facultative et peut être effectuée a posteriori. Note : l’onglet Informations complémentaires est destiné à la gestion des grilles de répartition. Pour créer une fiche d’immeuble, se rendre dans le Module Base, sélectionner l’Option Immeuble, puis son propriétaire et enfin cliquer sur le bouton Créer de la fenêtre de visualisation. Une fenêtre disposant de 2 onglets s’ouvre. Type de lot (présent en majorité dans l’immeuble) Type de fiscalité (présent en majorité dans l’immeuble) Taux de réduction appliqué en majorité dans l’immeuble. Cette zone est importante pour générer la Déclaration de revenus fonciers. Note : le numéro de lot généré automatiquement par le logiciel permet de distinguer les différents lots d’un même immeuble. Cette distinction peut être affinée en complétant la fiche de chaque lot : • ouvrir le Module Base / Option Lot • sélectionner le propriétaire et l’immeuble • choisir le lot dans la fenêtre de visualisation • cliquer sur le bouton Ouvrir • cliquer sur le bouton Modifier • saisir les modifications et cliquer sur le bouton Valider 22 © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Une fois les informations saisies dans les différents onglets, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie. Modification de la numérotation Les numéros de lot et d’immeuble (générés automatiquement par le logiciel) ne doivent pas être modifiés à posteriori. Si vous disposez d’une numérotation propre, pensez à l’employer dès la première saisie. ë Il est possible de supprimer un lot. Toutefois cette suppression n’entraîne pas la suppression du locataire. Afin d’éviter un état incohérent des données, il convient de procéder dans l’ordre qui suit : • supprimer le locataire du lot depuis le Module base / Locataire • supprimer ensuite le lot depuis le Module base / Lot Manipulation des données saisies : 23 5 ● Créer la fiche d’un locataire Pour créer une fiche locataire, se rendre dans le Module Base, sélectionner l’Option Locataire, puis le lot à louer (ce dernier doit donc impérativement être créé avant le locataire) et enfin cliquer sur le bouton Créer de la fenêtre de visualisation. Une fenêtre disposant de 11 onglets s’ouvre. ● Onglet Locataires Recueille les données concernant le locataire (nom et coordonnées). Note : le contenu du champ Titre de correspondance est celui employé dans les correspondances adressées aux locataires. © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Onglet Bail Détaille la nature, la durée... du Bail 7 8 2 3 4 5 6 1 1 Type de bien immobilier à déterminer de manière précise (influe sur les calculs). 2 Nombre de jours de retard de paiement accordés avant de considérer le loyer impayé. Si cette valeur est égale à 0, le loyer est exigible le 1er du mois. 3 Calcul automatique du prorata temporis. 4 Loyer initial, c’est à dire à la date de début de bail. 5 Montant du dépôt de garantie initial c’est-à-dire à la date de début de bail et montant actuel c’est- à-dire à l’heure actuelle. S’il n’y a pas eu d’ajustement de dépôt de garantie, ces deux montants sont alors identiques. 6 Désignation du loyer actuel. Dans la première colonne, indiquer la nature du revenu. Dans la seconde colonne, il s’agit du libellé figurant sur l’appel de loyer. Enfin dans la dernière colonne, indiquer le montant du revenu. 7 Montant de la CRL récupérable auprès du locataire. 8 Montant de l’APL perçue directement de la CAF. Le montant est à indiquer au positif. Il viendra en déduction sur l’appel de loyer. 24 © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Onglets facultatifs concernant le locataire : • Banque : coordonnées bancaires du locataire • Caution : montant et origine de la caution • Facturation : coordonnées facturations ponctuelles • Société : entreprise appartenant au locataire • Employeur : employeur du locataire • Impôts : Trésor public dont dépend le locataire • Références : historique des locations • Assurances : police d’assurance Modification de la numérotation Le numéro de locataire est généré automatiquement par le logiciel. Il ne doit pas être modifié à posteriori. Si vous disposez d’une numérotation propre, pensez à l’employer dès la première saisie (vous pouvez attribuer les numéros 1 à 99999 et vous devez veiller à ce qu’aucun des locataires d’un même propriétaire ne portent un numéro identique). ë Une fois les informations saisies dans les différents onglets, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie. Manipulation des données saisies : Il est possible de supprimer la fiche d’un locataire à certaines conditions : son bail doit être terminé et aucune écriture le concernant ne doit apparaître dans l’exercice en cours. ● Onglet Révision : contient les informations relatives à la révision du loyer. 1 Fréquence de la révision par rapport à la date de début du bail. Si la valeur est égale à 0, alors la révision ne sera pas calculée automatiquement. 2 Si le dépôt de garantie doit être ajusté, cocher cette case. Dans ce cas, les champs Dépôt de garantie initial et actuel doivent être remplis convenablement. 3 Méthode de calcul de la révision. 4 L’indice Initial correspond en général à l’indice connu à la date de début du bail (indiquée dans l’onglet précédent). 5 Date de la prochaine révision. A la création du locataire, elle doit être renseignée. Elle sera mise à jour automatiquement par la suite. 6 Cette colonne comporte l’indice et les montants de base de la prochaine révision. 7 Cette colonne comporte l’indice utilisé pour la prochaine révision et les montants révisés. Ces deux colonnes sont mises à jour automatiquement. 25 4 2 5 6 7 3 1 © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 6 ● Créer les comptes bancaires du mandataire Le mandataire doit avoir à sa disposition au moins deux comptes : • le premier, doit être le compte de gestion (indispensable pour effectuer les opérations relatives à la gestion locative) • le second est destiné à recevoir les honoraires du mandataire (compte de l’agence, compte commercial, etc.) Pour créer les comptes du mandataire, se rendre dans le module Base / Banque et cliquer sur le bouton Créer. Renseigner les informations relatives à la Banque (nom, coordonnées...) et cocher la case appropriée s’il s’agit d’un compte de gestion. Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer votre bancaire. Les options avancées sont «contextuelles» : elles sont opérantes propriétaire par propriétaire. Il convient donc d’effectuer deux sélections avant de définir par défaut ou de masquer une banque : • sélectionnez en premier le propriétaire dans la liste des Propriétaires • sélectionnez ensuite la banque sur laquelle agir • enfin, cliquez sur le bouton Définir par défaut (la colonne par défaut se remplit) ou cliquer sur le bouton Masquer / Démasquer (la colonne Activée change d’aspect) 26 Le bouton Options avancées situé au sommet de la fenêtre de visualisation permet : • de définir une banque par défaut afin qu’elle apparaîsse, pour le propriétaire choisi, en premier dans les listes déroulantes • de masquer une banque via le bouton Masquer / Démasquer de façon à ce qu’elle n’apparaisse plus, pour le propriétaire choisi, dans les listes déroulantes © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société B / création d’honoraires 1 ● Créer des honoraires manuels ou automatiques La création d’honoraires s’effectue depuis le module Gérance / Honoraires et en deux étapes : • dans la liste de sélection, cliquer sur le propriétaire concerné ; si la mention Liste complète est sélectionnée, les honoraires seront générés pour l’ensemble des propriétaires • cliquer sur le bouton Créer Honoraires ; selon la sélection initiale, une fenêtre différente s’affiche Honoraires manuels et honoraires automatiques Le mandataire a la possibilité de facturer deux types d’honoraires : • les «honoraires manuels» sont ponctuels, sans lien direct avec les encaissements des loyers (par exemple lorsqu’une prestation de services supplé- mentaire est assurée par le mandataire, tels que les honoraires de location) • les «honoraires automatiques» sont générés de manière périodique, automatique et proportionnelle, conformément au taux indiqué dans la fiche signalétique du propriétaire (Onglet Gérance) ë Les fenêtres de calcul des honoraires permettent : • de choisir la période à facturer (la périodisation se détermine dans la fiche signalétique de chaque propriétaire à l’onglet Gérance). Par exemple, dans le cas où la facturation des honoraires s’effectue par trimestre, choisir le mois de mars revient à calculer les honoraires de janvier, février et mars. • et lorsque le choix initial se porte sur un propriétaire unique, de déterminer le type de prélèvement d’honoraires (section Mode de facturation : Automatique ou Manuelle). Pour des «honoraires manuels», de nouveaux champs sont à renseigner, comme indiqué ci-après. Lorsque la liste de sélection pointe sur un propriétaire en particulier, les honoraires créés le concernent exclusivement. Choix d’un propriétaire Lorsque la liste de sélection pointe sur la mention Liste complète, les honoraires créés concernent l’ensemble des propriétaires. Choix de la liste complète 27 © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société La fenêtre de saisie permet d’indiquer le détail des honoraires (dé- signation, montant, tva et lot ciblé). Les «honoraires manuels» sont signalés par un cadenas. Cliquer sur le bouton Valider pour créer les honoraires. Une nouvelle ligne apparaît dans la liste, affichant le montant des honoraires. 28 Cliquer sur le bouton Ajouter ligne pour accéder à la fenêtre de saisie des «honoraires manuels». Plusieurs actions peuvent être menées depuis cette liste, grâce aux boutons : © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 2 ● Encaisser des honoraires : 2 méthodes L’encaissement des honoraires peut être effectué selon deux méthodes : • pour encaisser le montant d’une facture préalablement établie, il convient d’utiliser le bouton Encaisser qui se situe dans le module Gérance / Honoraires • employer le bouton Encaisser qui se situe dans le module Gérance / Virer - Encaisser si vous souhaitez indiquer librement le montant des honoraires Créditer le compte de gestion avec les honoraires sélectionnés dans la liste. Créditer le compte de gestion avec des honoraires dont le montant est saisi librement. Une fois les informations saisies dans les différents champs, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : sélectionner la ligne d’encaissement d’honoraires à modifier, cliquer sur le bouton Ouvrir et à l’ouverture de la fenêtre de détails, cliquer sur le bouton Modifier pour accéder aux champs de saisie. Au préalable s’assurer que l’écriture ne figure pas dans un rapport de gestion (auquel cas supprimer ledit rapport et procéder ensuite à la modification). Manipulation des données saisies : Il est possible de supprimer une ligne d’encaissement d’honoraires (à condition que celleci ne soit pas présente dans un rapport de gestion). 29 © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 3 ● Consulter le détail des honoraires 30 Sélectionner dans la liste la ligne d’honoraires à consulter. Cliquer sur le bouton Voir Honoraires. Le détail des honoraires s’affiche dans une nouvelle fenêtre. Pour connaître la provenance des lignes de revenus affichées ou pour procéder à des modifications, cliquer sur le bouton Modifier. Note : la modification d’honoraires n’est pas possible lorsque l’écriture apparaît dans un rapport de gestion. Il convient de supprimer ce dernier avant de modifier les honoraires concernés. Trois fonctions sont activées. Elles permettent d’ajouter ou de supprimer des honoraires et - en cliquant sur le bouton Voir détail ligne - de visualiser en détail la provenance des honoraires et de modifier si né- cessaire les données. © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société L’impression des honoraires peut être globale ou sélective selon le choix opéré via le bouton Imprimer : dé- rouler le menu associé au bouton imprimer pour appliquer un filtre ou cliquer directement sur Imprimer pour générer la liste de tous les honoraires. 4 ● Impression des listes d’honoraires et des factures 31 Impression de la liste complète des honoraires. © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Impression des factures 32 © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société C / Edition d’un rapport de gestion Le rapport de Gestion permet au mandataire de rendre compte de sa gestion aux propriétaires mandants. Il s’agit de mettre en évidence : • les montants encaissés et les montants décaissés pour le compte du propriétaire • le montant des honoraires du mandataire • les accomptes éventuellement versés au propriétaire • le montant à virer au propriétaire Note : la périodicité des rapports de gestion se détermine dans la fiche signalétique du propriétaire (elle peut être mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle). Les mouvements de trésorerie en session gérance (du point de vue du mandataire) Actions menées par le mandataire : • encaisser * • virer • règler * • prélever * se reporter au Manuel d’Utilisateur général 33 virement Compte de Gestion prélèvement règlement charges encaissement encaissement Compte de l’agence © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 1 ● Création, impression et suppression d’un rapport de gestion Préalables à la création d’un rapport de gestion Avant de créer un rapport de gestion, il faut impérativement avoir : • saisi l’ensemble des encaissements • saisi l’ensemble des règlements de charges • établi les factures d’honoraires ë Note : en sélectionnant par exemple décembre dans la liste, le rapport de gestion concernera : • les mois d’octobre, novembre et décembre pour le propriétaire dont la fiche spécifie une périodicité trimestrielle • le seul mois de décembre pour le propriétaire dont la fiche spécifie une périodicité mensuelle. Pour créer un rapport de gestion, sélectionnez la date de votre choix dans les listes déroulantes. 34 Pour supprimer un rapport de gestion, sélectionner le rapport dans la liste et cliquer sur supprimer. Il convient de procéder de manière antechronologique (du plus récent au plus ancien) : toute discontinuité chronologique dans les rapports est ainsi impossible. Les rapports de gestion sont systématiquement accompagnés d’un cadenas : les écritures qui y figurent ne peuvent plus être modifiées. © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Pour imprimer un rapport de gestion, cliquer sur le bouton Imprimer (impression de la liste affichée des rapports) ou sur la liste déroulante associée pour une édition sélective. 35 © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Le virement est un mouvement bancaire qui consiste à transférer un montant (loyers, charges, accomptes délivrés par le mandataire) depuis le compte de gestion jusqu’au compte du propriétaire. 2 ● Virement : 2 méthodes Le virement peut être effectué selon deux méthodes : • utiliser le bouton Virer situé dans le module Gérance / Rapport de gestion permet de créditer automatiquement le compte du propriétaire avec le solde indiqué sur le rapport • utiliser le bouton Virer situé dans le module Gérance / Virer - Encaisser permet de transférer une somme dont le montant est saisi librement Créditer le compte du proprié- taire avec le solde indiqué dans le rapport de gestion. 36 Créditer le compte du propriétaire avec un montant à saisir librement. Report du solde d’un rapport de gestion Lorsqu’un rapport de gestion n’est pas soldé en fin de période, le solde est reporté sur le rapport de gestion suivant. ë © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Une fois les informations saisies dans les différents champs, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : sélectionner la ligne de virement à modifier, cliquer sur le bouton Ouvrir et à l’ouverture de la fenêtre de détails, cliquer sur le bouton Modifier pour accéder aux champs de saisie. Au préalable s’assurer que l’écriture ne figure pas dans un rapport de gestion (auquel cas supprimer ledit rapport et procéder ensuite à la modification). Manipulation des données saisies : Il est possible de supprimer une ligne de virement (à condition que celle-ci ne soit pas présente dans un rapport de gestion). 37 3 ● Historique de Gestion L’historique du compte Propriétaire est le reflet exact des rapports de gestion. Il met en évidence : • les encaissements et décaissements faits pour le compte du propriétaire • les honoraires facturés • les mouvements de trésorerie • le solde (négatif : montant dû par le propriétaire / positif : dû par le mandataire au propriétaire) La consultation et l’impression de l’historique vous renseignent sur l’ensemble des écritures générées dans votre logiciel. En outre, la fonction de lettrage vous permet de rapprocher des écritures par un couple de lettres (AA, AB, AC...). Historique du compte propriétaire © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 38 Courrier de situation de compte © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Pour créditer le compte du mandataire depuis le compte de gestion, cliquer sur le bouton Prélever. Le prélèvement peut s’effectuer : • en cliquant sur Prélever (dans ce cas saisir librement le montant) • en sélectionnant une des deux propositions de la liste associée au bouton Prélever (le calcul du montant est alors automatique) 1 ● Prélèvement d’honoraires Le prélèvement consiste à opérer le transfert d’honoraires depuis le compte de gestion jusqu’au compte du mandataire D / Trésorerie Une fois les informations saisies dans les différents champs, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : sélectionner la ligne de prélèvement d’honoraires à modifier, cliquer sur le bouton Ouvrir et à l’ouverture de la fenêtre de détails, cliquer sur le bouton Modifier pour accéder aux champs de saisie. Manipulation des données saisies : Cliquer sur Supprimer pour effacer une ligne de prélèvement d’honoraires. 39 © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société L’impression des prélèvements est conditionnelle : en cliquant sur le bouton Imprimer, vous éditerez ce qui est affiché à l’écran. Il convient donc de manipuler l’outil loupe pour filtrer les informations par période. 40 © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Rapprocher vous permet d’associer des écritures du logiciel à vos archives papier. Cliquer sur le bouton, saisir la référence de l’archive et double-cliquer sur les lignes à rapprocher de manière sucessive. Valider pour mémoriser. 2 ● Historique de Trésorerie L’historique du Compte Banque met en évidence l’ensemble des transactions survenues sur les comptes bancaires du mandataire. Son affichage peut être organisé du point de vue bancaire ou du point de vue des propriétaires grâce aux onglets secondaires présents à la base de la liste de sélection. La puce rouge indique la pointe maximale du compte (cette ligne est colorée en bleu, le rouge étant réservé aux montants négatifs). 41 Installation de SQL Server 2008 R2 Express pour EBP Compta & Gestion Commerciale Open Line™ Page 1/8 EBP Informatique SA ZA Bel Air – BP 95 F-78513 Rambouillet Cedex Tel : 01 34 94 8000 – Fax : 01 34 85 62 07 info.fr@ebp.com – www.ebp.com Service Système & Réseau Installation de Microsoft SQL Server 2008 R2 Express pour le logiciel EBP Open Line™ 3.2 Manuel technique Version 1.0 du 11/02/11 – Edition février 2011 Installation de SQL Server 2008 R2 Express pour EBP Compta & Gestion Commerciale Open Line™ Page 2/8 Sommaire 1. Introduction............................................................................................................................ 3 2. Installation de Microsoft SQL Server 2008 R2 Express .............................................................. 3 Installation de SQL Server 2008 R2 Express pour EBP Compta & Gestion Commerciale Open Line™ Page 3/8 1. Introduction Ce document vous permet d’effectuer une installation manuelle de Microsoft SQL 2008 R2 Express, avec les paramètres nécessaires à l’utilisation des logiciels de la gamme Open Line d’EBP. Le setup d’installation peut être téléchargé dans l’espace de téléchargement EBP : http://download.ebp.com 2. Installation de Microsoft SQL Server 2008 R2 Express Centre d’installation SQL Server Dans le menu gauche, sélectionnez la partie Installation Puis sur la page de droite, cliquez sur Nouvelle installation ou ajout de fonctionnalités (…). Installation de SQL Server 2008 R2 Express pour EBP Compta & Gestion Commerciale Open Line™ Page 4/8 Termes du contrat de licence Cochez « J’accepte les termes du contrat de licence » et cliquez sur le bouton suivant. Fichiers de support du programme d’installation Cliquez sur le bouton Installer pour l’installation des fichiers de support du programme d’installation. Installation de SQL Server 2008 R2 Express pour EBP Compta & Gestion Commerciale Open Line™ Page 5/8 Sélection de composants Cochez Services Moteur de base de données, et indiquez le répertoire de destination si vous souhaitez le modifier (Par défaut le répertoire d’installation est : C:\Program Files\ Microsoft SQL Server). Vous pouvez choisir sur cette page des fonctionnalités additionnelles à installer si vous le désirez. Configuration de l’instance Sélectionnez Instance nommée et indiquez EBP comme nom d’instance. Validez par le bouton suivant. Installation de SQL Server 2008 R2 Express pour EBP Compta & Gestion Commerciale Open Line™ Page 6/8 Espace disque requis Cliquez sur le bouton suivant après la vérification de l’espace disque requis. Configuration du serveur Pour chaque service SQL, indiquez le compte Service Réseau puis sélectionnez le type de démarrage Automatique. Cliquez ensuite sur le bouton suivant. Installation de SQL Server 2008 R2 Express pour EBP Compta & Gestion Commerciale Open Line™ Page 7/8 Configuration du moteur de base de données Sélectionnez le mode d’authentification mixte et indiquez le mot de passe @ebp78EBP Vous pouvez ajouter des utilisateurs supplémentaires qui seront administrateurs du serveur SQL. Création de rapports d’erreurs et d’utilisation Cochez ces options si vous souhaitez envoyer les rapports d’erreurs et d’utilisation à Microsoft, puis cliquez sur le bouton suivant. Installation de SQL Server 2008 R2 Express pour EBP Compta & Gestion Commerciale Open Line™ Page 8/8 Terminée Cliquez sur le bouton Fermer pour terminer l’installation. Manuel Technique Communication Entreprise-Expert Version 1.0 1 Vos échanges : Création ou sélection de l’échange 02 Liste des échanges 03 Création d’un nouvel échange Paramétrage 04 Paramètres de l’échange 04 Chemin d’accès du fichier 04 Options de l’échange 05 Paramètres du dossier 07 Paramètres du logiciel tiers 07 Comptes généraux et journaux 08 Numéros de pièce et libellés 09 Comptes collectifs, centralisateurs et auxiliaires (selon le logiciel tiers) Génération ou reprise des tables de concordance 11 Visualisation et édition de la table de concordance des journaux 12 Visualisation et édition de la table de concordance des comptes 13 Visualisation des écritures de l’échange Importer / Exporter : réalisation de l’échange SOMMAIRE 02 04 11 14 2 Vos échanges : Création ou sélection de l’échange Liste des échanges La liste des échanges permet de consulter l’ensemble des échanges précédemment créés ou de créer et/ou de supprimer un échange grâce aux boutons Nouveau et Supprimer. Elle vous permet également de connaître : 1. Le nom des échanges crées. 2. La date du dernier échange. 3. Le nom du format d’export ou d’import correspondant à votre échange. Attention : Cette liste est propre à chaque dossier EBP et Itool. 3 Création d’un nouvel échange En cliquant sur le bouton Nouveau vous pouvez créer un nouvel échange afin d’importer ou d’exporter vos données. Lors de votre premier échange, vous accédez directement à l’écran Nouvel échange. Comment créer un nouvel échange ? 1. Dans la zone « Nom de l’échange », indiquez le nom de l’échange que vous souhaitez créer. Par défaut, le nom est celui de votre dossier. 2. Dans la liste des logiciels tiers « Echanger avec », sélectionnez le logiciel tiers avec lequel vous souhaitez échanger vos données. 3. Cliquez sur valider. Vos échanges : Création ou sélection de l’échange 4 Paramétrage Paramètres de l’échange Chemin d’accès du fichier Non disponible dans les applications Itool. En import Indiquez l’emplacement du fichier à Importer. Si vous le souhaitez, vous pouvez sélectionner le fichier à importer en cliquant sur le bouton Parcourir. En export Indiquez l’emplacement du fichier à Exporter. Par défaut, un nom de fichier et un chemin sont automatiquement proposés. Le nom dépend du format choisi. Si vous le souhaitez, vous pouvez changer ce chemin en cliquant sur le bouton Parcourir. Options de l’échange Non disponible dans les applications Itool. Vous pouvez utiliser ces options lors d’un export si vous souhaitez inclure le fichier généré dans un Zip et/ou envoyer le fichier généré par e-mail. 5 Inclure le fichier dans un Zip Cochez cette case si vous souhaitez que la taille du fichier soit réduite. Ceci peut être très utile pour des transferts par disquette, clé USB ou Internet. Indiquez ensuite l’emplacement du fichier à générer. Par défaut, un nom de fichier et un chemin sont automatiquement proposés. Si vous le souhaitez, vous pouvez changer ce chemin en cliquant sur le bouton Parcourir. Protéger le fichier Zip par un mot de passe Cette case devient active si vous avez demandé la compression du fichier. Elle permet de protéger l’archive par un mot de passe, qui sera demandé lors de la décompression. Si vous le souhaitez, cochez la case et saisissez le mot de passe. Ne le perdez pas ! Envoyer par mail Cochez cette case si vous souhaitez que le fichier soit envoyé par e-mail. Ce dernier sera tout de même généré sur votre disque, et sera joint à votre e-mail. Paramètres du dossier En import Non disponible dans les applications Itool. En export Paramétrage 6 Paramétrage Date de début et fin d’exercice, numéro de dossier (Export uniquement) Pour certains formats, la date de début et de fin d’exercice ainsi que le numéro de dossier sont nécessaires afin de réaliser un échange vers le logiciel tiers. Veillez à bien renseigner ces valeurs afin d’éviter tout rejet lors de l’échange de vos données. Générer des écritures par numéro de pièce Cochez cette case si vous souhaitez que la Communication Entreprise-Expert génère des écritures regroupant les lignes ayant le même numéro de pièce sur un même journal pour une même période. Générer des écritures par solde progressif nul Cochez cette case si vous souhaitez que la Communication Entreprise-Expert génère des écritures regroupant les lignes lorsque le solde progressif est égal à zéro sur un même journal pour une même période. Dater les AN au premier jour de l’exercice (Import uniquement) Cochez cette case si vous souhaitez que les dates des écritures de détail des «A.Nouveaux» et appartenant à un journal de type «AN» soient remplacées par la date du début de l’exercice. Transférer uniquement les écritures en devise du dossier Non disponible dans les applications Itool. Cochez cette case si vous souhaitez que la Communication Entreprise-Expert ne transfère que les écritures en devise du dossier. Autoriser l’export des écritures déséquilibrées (Export uniquement) Non disponible dans les applications Itool. Cochez cette case si vous souhaitez que la Communication Entreprise-Expert autorise l’export d’écritures déséquilibrées. 7 Paramètres du logiciel tiers Comptes généraux et journaux Les comptes généraux et journaux sont pré-paramétrés en fonction des caractéristiques standard du logiciel tiers avec lequel vous avez choisi d’échanger des écritures. Cette étape vous permet de vérifier ces paramètres et de les modifier si besoin. Nombre de décimales Indiquez le nombre de décimales utilisées dans le logiciel tiers. Séparateur de décimales Indiquez le séparateur de décimales utilisé dans le logiciel tiers. Longueur maximale des comptes généraux Sélectionnez la longueur maximale des comptes généraux définie dans le logiciel tiers. Remarque : En cas d’erreur de type « Longueur du compte invalide » augmentez cette valeur. Comptes généraux de longueur fixe Cochez cette case si le logiciel tiers utilise uniquement des comptes généraux de taille fixe. En cas d’export, tous les comptes généraux seront complétés par des zéros afin d’atteindre la longueur maximale des comptes généraux définie précédemment. Remarque : En cas d’erreur de type « Longueur du compte invalide » décochez cette case. Longueur maximale des codes journaux Sélectionnez la longueur maximale des codes journaux paramétrée dans le logiciel tiers. Remarque : En cas d’erreur de type « Longueur du code journal invalide » augmentez cette valeur. Paramétrage 8 Type de journaux (Import uniquement) Vous disposez d’une liste pré-paramétrée de type de code journaux. Vous pouvez modifier cette liste et/ou ajouter de nouvelles concordances en vous positionnant à la fin de la liste. Exemple : La racine A est paramétrée en type AC. Cela signifie que tous les journaux commençant par A, sauf le code AN qui est défini en type AN, seront définis en type « AC ». Remarque : Certains formats renseignent le type de journal lors d’un échange. Dans ce cas, lors d’un import, le type de journal utilisé sera celui défini dans le logiciel tiers. Type de comptes (Import uniquement) Vous disposez d’une liste pré-paramétrée de type de comptes. Vous pouvez modifier cette liste et/ou ajouter de nouvelles concordances en vous positionnant à la fin de la liste. Exemple : La racine 1 est paramétrée en type « Capitaux ». Cela signifie que tous les comptes commençant par 1 seront définis en type « Capitaux ». Remarque : Certains formats renseignent le type de compte lors d’un échange. Dans ce cas, lors d’un import, le type de compte utilisé sera celui défini dans le logiciel tiers. Numéros de pièces et libellés Tronquer les numéros de pièces Non disponible à l’import pour les applications Itool. Lors d’un échange, lorsque la longueur d’un numéro de pièce est supérieure à la longueur autorisée, ce dernier sera tronqué à gauche ou à droite suivant le paramétrage défini. Tronquer les libellés Non disponible à l’import pour les applications Itool. Lors d’un échange, lorsque la longueur d’un libellé est supérieure à la longueur autorisée, ce dernier sera tronqué à gauche ou à droite suivant le paramétrage défini. Majuscules Cochez cette option si vous souhaitez que les libellés et numéros de pièces soient convertis en majuscule et que les accents des caractères accentués soient supprimés lors de l’échange. ASCII Cochez cette option si vous souhaitez que les accents des caractères accentués et les caractères spéciaux soient supprimés lors de l’échange. Paramétrage 9 Comptes collectifs, centralisateurs et auxiliaires Centralisateurs/Collectifs Cochez cette case si le logiciel tiers utilise une racine particulière pour les comptes de type centralisateur ou collectif. Renseignez alors les comptes collectif utilisés et leur racine correspondante. Exemple : Collectif Racine 401 F 411 C Paramétrage Logiciel tiers EBP Comptabilité 401 401 411 411 FDUPONT 401DUPONT CDURAND 411DURAND Résultat en import EBP Comptabilité Logiciel tiers 401 401 411 411 401DUPONT 0DUPONT 411DURAND 0DURAND Résultat en export Paramétrage 10 Comptes auxiliaires Cochez cette case si le logiciel tiers utilise les comptes auxiliaires. Renseignez alors le compte auxiliaire utilisé et la racine correspondante. Exemple : Longueur maximale des comptes auxiliaires Sélectionnez la longueur maximale des comptes auxiliaires paramétrée dans le logiciel tiers. Remarque : En cas d’erreurs de type « Longueur du compte invalide » augmentez cette valeur. Comptes auxiliaires de longueur fixe Cochez cette case si le logiciel tiers utilise uniquement des comptes auxiliaires de taille fixe. En cas d’export, tous les comptes auxiliaires seront complétés par des zéros afin d’atteindre la longueur maximale des comptes auxiliaires définie précédemment. Remarque : En cas d’erreurs de type « Longueur du compte auxiliaire invalide » décochez cette case. Collectif Racine 401 0 411 9 Paramétrage Résultat en import Résultat en export Logiciel tiers Compte général Compte auxiliaire 401 411 401 0DUPONT 411 0DURAND Logiciel tiers Compte général Compte auxiliaire 401 411 401 0DUPONT 411 9DURAND EBP Comptabilité 401 411 0DUPONT 0DURAND EBP Comptabilité 401 411 401DUPONT 411DURAND Paramétrage 11 Génération ou reprise des tables de concordance Visualisation et édition de la table de concordance des journaux L’étape Concordances des journaux vous permet de consulter la table de concordance de vos journaux utilisée lors de l’échange. Vous pouvez éventuellement modifier la concordance d’un ou plusieurs journaux en passant par cet écran, sans pour autant modifier les paramètres généraux précédemment établis. Ces modifications sont conservées d’un échange à l’autre afin d’enrichir la table de concordance. Comment modifier la concordance des journaux ? En export Sur la partie gauche de l’écran, sont listés les codes journaux qui vont être exportés depuis votre logiciel EBP ou votre application Itool. Sur la partie droite, sont listés les codes journaux qui seront réellement exportés vers le produit tiers. Les informations de la partie de droite peuvent être modifiées ligne à ligne. En import Sur la partie droite de l’écran, sont listés les codes journaux du fichier à importer. Sur la partie gauche, sont listés les codes journaux qui seront importés dans le logiciel EBP Comptabilité v12 ou supérieure ou dans l’application Itool Compta. Les informations de la partie de gauche peuvent être modifiées ligne à ligne. Remarque : La concordance des journaux est générée automatiquement en fonction des paramètres du logiciel tiers et se met à jour dynamiquement à chaque échange. 12 Visualisation et édition de la table de concordance des comptes L’étape Concordances des comptes vous permet de consulter la concordance de vos comptes pour l’export ou pour l’import de vos données. Vous pouvez éventuellement modifier la concordance d’un ou plusieurs comptes en passant par cet écran, sans pour autant modifier les paramètres généraux précédemment établis. Ces modifications sont conservées d’un échange à l’autre afin d’enrichir la table de concordance. Comment modifier la concordance des journaux ? En export Sur la partie gauche de l’écran, sont listés les comptes qui vont être exportés depuis votre logiciel EBP ou votre application Itool. Sur la partie de droite, sont listés les comptes qui seront réellement exporté vers le produit tiers. Les informations de la partie de droite peuvent être modifiées ligne à ligne. En import Sur la partie droite de l’écran, sont listés les comptes du fichier à importer. Sur la partie gauche, sont listés les comptes qui seront importés dans le logiciel EBP Comptabilité v12 ou supérieure ou dans l’application Itool Compta. Les informations de la partie de gauche peuvent être modifiées ligne à ligne. Remarque : La concordance des comptes est générée automatiquement en fonction des paramètres du logiciel tiers et se met à jour dynamiquement à chaque échange effectué. Si vous modifiez les paramètres du logiciel tiers, la table de concordance est automatiquement remise à zéro. Génération ou reprise des tables de concordance 13 Génération ou reprise des tables de concordance Visualisation des écritures de l’échange Non disponible dans les applications Itool. Cette étape permet de consulter le détail des écritures de l’échange en cours. Les écritures sont triées par Journaux puis périodes. 14 Importer / Exporter Visualisation et édition de la table de concordance des comptes Cette option permet de confirmer l’export ou l’import de données en cliquant sur le bouton Lancer le transfert. Paye Pour Windows® XP, Vista et 7 Manuel utilisateur Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 0811 65 20 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2013 EBP Informatique, édition juin 2012 Table des matières Félicitations ! .................................................................................................................................... 1 A lire attentivement .......................................................................................................................... 3 Le code d’activation ..................................................................................................................... 3 Le fichier Alire attentivement ........................................................................................................ 3 La sauvegarde ............................................................................................................................. 3 L'assistance technique .................................................................................................................... 5 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP ....................................................... 7 A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP ..................................................................... 7 B. Contrat de services EBP ......................................................................................................... 8 C. Mode locatif ........................................................................................................................... 12 Licence d'utilisation ........................................................................................................................ 13 Activation automatique ............................................................................................................... 13 Activation manuelle .................................................................................................................... 13 Configuration minimale requise ..................................................................................................... 15 La gestion des 35 heures .............................................................................................................. 17 Comment y accéder ? ................................................................................................................ 17 A quoi sert ce module ? ............................................................................................................. 17 Code d'activation ........................................................................................................................... 19 Comment activer mon logiciel ? .................................................................................................... 21 Activation manuelle du logiciel ...................................................................................................... 23 Evaluer une version d'évaluation ................................................................................................... 25 Rechercher les mises à jour .......................................................................................................... 27 Général .......................................................................................................................................... 29 Ecran de bienvenue ................................................................................................................... 29 Ecran de bienvenue (version d'essai) ........................................................................................ 29 Installation du logiciel .................................................................................................................... 31 Installation monoposte ............................................................................................................... 31 Installation gestion des 35 heures ............................................................................................. 31 Installation réseau des produits de la gamme PRO d'EBP ....................................................... 31 Installation réseau (Un seul utilisateur par dossier) ................................................................... 33 Désinstallation du produit ........................................................................................................... 34 Menu Dossier ................................................................................................................................. 35 Ouverture d'un dossier ............................................................................................................... 35 La suppression de dossiers ....................................................................................................... 35 Fermer un dossier ...................................................................................................................... 35 Création d'un dossier ................................................................................................................. 36 La recopie à partir d'un autre dossier ........................................................................................ 41 La recopie vers plusieurs dossiers ............................................................................................ 43 Les propriétés du dossier ........................................................................................................... 45 Les utilisateurs ........................................................................................................................... 64 La sauvegarde ........................................................................................................................... 66 La sauvegarde en ligne .............................................................................................................. 67 La restauration ........................................................................................................................... 68 Menu Edition .................................................................................................................................. 71 Rechercher une fiche ................................................................................................................. 71 Les fiches ................................................................................................................................... 71 La fiche salarié ......................................................................................................................... 112 Menu Affichage ............................................................................................................................ 159 Recherche dans l'arborescence .............................................................................................. 159 Le paramétrage des barres d'outils ......................................................................................... 159 Tableau de Bord ...................................................................................................................... 160 Menu Gestion .............................................................................................................................. 163 Mois courant ............................................................................................................................. 163 EBP Paye V17 Saisie des variables ................................................................................................................. 163 Saisie des variables : Choix des variables à saisir .................................................................. 164 Saisie des congés / heures ...................................................................................................... 164 Préparation des bulletins ......................................................................................................... 165 Généralisation de la date de la paye ....................................................................................... 166 Généralisation des jours travaillés ........................................................................................... 166 Calcul de la paye ..................................................................................................................... 167 Cumuls de la société ................................................................................................................ 167 Historique des bulletins ............................................................................................................ 167 Historique des bulletins : Imprimer, envoyer par e-mail, exporter en PDF .............................. 168 Historique des bulletins de tous les salariés ............................................................................ 168 Interrogation des données de paye ......................................................................................... 169 Postes analytiques ................................................................................................................... 170 La clôture des bulletins ............................................................................................................ 170 La clôture mensuelle ................................................................................................................ 171 La clôture annuelle ................................................................................................................... 172 Le transfert en comptabilité ...................................................................................................... 172 Envoi du bulletin par e-mail ...................................................................................................... 174 Le virement des salaires .......................................................................................................... 177 Menu Impression ......................................................................................................................... 181 Impressions : Choix des établissements ................................................................................. 181 Impression des bulletins .......................................................................................................... 182 Impression des lettres-chèque ................................................................................................. 182 Impression des lettres-chèque des acomptes ......................................................................... 183 Impression des salariés ........................................................................................................... 183 Impression des fiches individuelles.......................................................................................... 184 Impression de la liste des salariés ........................................................................................... 184 Impression des imputations analytiques .................................................................................. 185 Impression du trombinoscope .................................................................................................. 185 Impression de l'état des heures ............................................................................................... 185 Comment y accéder ? .............................................................................................................. 186 Généralités : ............................................................................................................................. 186 Impression des organismes ..................................................................................................... 187 Impression des profils .............................................................................................................. 187 Impression des rubriques ......................................................................................................... 188 Impression des tables de calcul ............................................................................................... 189 Impression des variables ......................................................................................................... 189 Impression des cumuls ............................................................................................................ 190 Impression de la liste des acomptes ........................................................................................ 190 Impression de l'état des congés .............................................................................................. 191 Impression liste des congés et absences ................................................................................ 191 Impression de la provision de Congés Payés .......................................................................... 192 Impression du DIF .................................................................................................................... 193 Impression du livre des variables............................................................................................. 194 Impression des états salariés .................................................................................................. 195 Impression de l'état des variables ............................................................................................ 195 Impression du récapitulatif des allégements ............................................................................ 196 Coefficients à sélectionner (allégement Fillon) ........................................................................ 196 Heures rémunérées à sélectionner (allégement Fillon) ........................................................... 196 Préparation de la DUCS .......................................................................................................... 196 Impression de l'enquête sociale ............................................................................................... 198 Impression de l'état MSA ......................................................................................................... 198 Impression des états préparatoires ......................................................................................... 199 Impression des cumuls des salariés ........................................................................................ 199 Impression des cumuls de la société ....................................................................................... 200 Impression du Registre Unique du personnel .......................................................................... 201 Table des matières Conséquence sur le registre .................................................................................................... 202 Impression de la liste des entrées/sorties ................................................................................ 204 Les interactions ........................................................................................................................ 204 Aperçu ...................................................................................................................................... 205 Export au format Microsoft Excel ............................................................................................. 205 Export aux différents formats. .................................................................................................. 205 Les filtres .................................................................................................................................. 206 Les impressions de fin de mois ................................................................................................ 206 Menu WebPaye ........................................................................................................................... 213 Menu WebPaye ....................................................................................................................... 213 Menu Outils .................................................................................................................................. 217 Fiche salarié : Les Champs personnalisés .............................................................................. 217 Envoi d'un SMS ........................................................................................................................ 217 Intéressement et participation .................................................................................................. 218 Archivage des données ........................................................................................................... 219 Journal des événements .......................................................................................................... 219 Justificatif de l'événement ........................................................................................................ 219 Import/Export ............................................................................................................................ 219 Maintenance Utilisateur ........................................................................................................... 230 Maintenance Technique ........................................................................................................... 231 La reprise de paye ................................................................................................................... 233 Les statistiques ........................................................................................................................ 236 Contrat et lettre type ................................................................................................................ 237 Etats Administratifs ...................................................................................................................... 241 Onglet Administratif .................................................................................................................. 241 Onglet Administratif .................................................................................................................. 241 Paramétrage des Attestations .................................................................................................. 242 Nouveau document administratif ............................................................................................. 242 Paramétrage des contrats et lettres types ............................................................................... 243 La modification d'un contrat et d'une lettre type ...................................................................... 244 Les contrats et lettres types : Modification d’un document ...................................................... 245 Pourquoi les caractères " é "&ldots; n'apparaissent pas les attestations ? ............................. 245 L'attestation d'Employeur ......................................................................................................... 245 L'attestation de salaire Maladie/Maternité/Paternité ................................................................ 257 L'attestation de salaire Maladie/Maternité/Paternité (régime agricole) .................................... 261 L'attestation de salaire AT-Maladie professionnelle ................................................................ 265 La Déclaration d'accident du travail ......................................................................................... 268 Feuilles d'aide aux calculs ....................................................................................................... 271 FAQ .......................................................................................................................................... 271 Paye Agricole ............................................................................................................................... 275 La DAS Bilatérale ..................................................................................................................... 275 Le fichier MSA .......................................................................................................................... 278 La DUCS ...................................................................................................................................... 283 La DUCS .................................................................................................................................. 283 Paramétrage de la DUCS ........................................................................................................ 283 Préparation de la DUCS .......................................................................................................... 285 Mise à jour de la DUCS ........................................................................................................... 287 Le fichier DADS-U : Préparer ................................................................................................... 287 Sélection des déclarations ....................................................................................................... 288 Déclarer votre fichier DUCS EDI .............................................................................................. 288 Les effectifs de la DUCS URSSAF .......................................................................................... 289 La DUCS : Fonctionnement général ........................................................................................ 290 Comment paramétrer les heures supplémentaires EXO dans la DUCS ? .............................. 290 DADS-U ....................................................................................................................................... 293 Qu'est-ce que la DADS-U ? ..................................................................................................... 293 Comment gérer un émetteur différent pour chaque déclaration DADS-U ? ............................ 295 EBP Paye V17 Les déclencheurs automatiques DADS-U ............................................................................... 295 Configuration des cumuls DADS-U ......................................................................................... 296 Avertissement .......................................................................................................................... 299 Le rapport DADS-U .................................................................................................................. 299 Préparation du fichier DADS-U ................................................................................................ 300 Préparation du fichier DADS-U ................................................................................................ 301 Import des cumuls DADS-U ..................................................................................................... 301 Export des Cumuls DADS-U .................................................................................................... 301 L'éditeur DADS-U ..................................................................................................................... 302 Comment gérer des contacts différents pour chaque déclaration DADS-U ? ......................... 302 Notice de génération ................................................................................................................ 303 DADS-U CI-BTP (Bâtiment) ........................................................................................................ 313 Qu'est-ce que la DADS-U CI-BTP ? ........................................................................................ 313 Préparation du fichier DADS-U CI-BTP ................................................................................... 314 Comment sont renseignées les données de la S41.G01.00 : Période d'activité? (pour la CI BTP) ......................................................................................................................................... 315 Comment sont renseignées les données de la S66 : CI-BTP ? .............................................. 316 Notice de génération ................................................................................................................ 317 DADS-U Prévoyance ................................................................................................................... 323 Qu'est-ce que la DADS-U Prévoyance (Sociétés d'assurances) ............................................ 323 Comment sont renseignées les données de la S51 : Eléments de cotisation ......................... 324 Comment sont renseignées les données de la structure S85.G01.04 ? ................................. 324 Comment sont renseignées les données de la S85 : récapitulatif des montants déclarés ? .. 325 Préparation du fichier DADS-U Prévoyance (Sociétés d'assurances) .................................... 325 Notice de génération ................................................................................................................ 326 FAQ ............................................................................................................................................. 333 Liste des questions .................................................................................................................. 333 Création d'un nouveau dossier ................................................................................................ 334 Ouverture d'un dossier ............................................................................................................. 334 Création d'un salarié ................................................................................................................ 335 La Déclaration Unique d'Embauche ........................................................................................ 335 Dans le bulletin, à quoi servent les différentes lignes de cotisation CSG-CRDS ? ................. 336 Comment gérer le net à payer négatif dans le bulletin ? ......................................................... 336 La fiche Variable : Quels sont les types de variables ? ........................................................... 337 La fiche Variable : Comment utiliser une variable dans une formule ? ................................... 337 La fiche Variable : Comment saisir les valeurs des variables A Saisir ? ................................. 338 La fiche Variable : Comment obtenir le cumul d'une variable ? .............................................. 338 La fiche Variable : A quoi servent les variables ? .................................................................... 338 Virement des salaires .............................................................................................................. 338 Le transfert en comptabilité ...................................................................................................... 340 Impression du Registre Unique du personnel .......................................................................... 340 Conséquence sur le registre .................................................................................................... 341 Dans mon état des charges, la rubrique de réduction de cotisations salariales (COTRED), apparaît sur plusieurs lignes alors que je souhaiterais en avoir qu'une seule ? ..................... 343 Impression du récapitulatif de la réduction Fillon, des heures supplémentaires et du rachat des jours de repos .......................................................................................................................... 343 Comment supprimer une rubrique ou une variable ? .............................................................. 345 Comment supprimer une fiche salarié ? .................................................................................. 346 Comment supprimer un organisme ? ...................................................................................... 346 La clôture mensuelle ................................................................................................................ 347 Préparation du fichier DADS-U ................................................................................................ 348 Historique des bulletins ............................................................................................................ 348 Sur le premier mois d'un nouvel exercice, peut-on préparer les bulletins à partir de l'option "bulletin précédent" ? ............................................................................................................... 349 Gestion des entrées / Sorties ................................................................................................... 349 Les sommes isolées ................................................................................................................ 352 Table des matières Vendeur Représentant Placier (VRP) ...................................................................................... 353 La gestion des Congés Payés / DIF ........................................................................................ 357 Index ............................................................................................................................................ 373 1 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Paye et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. 3 A lire attentivement Votre logiciel est prêt à l’emploi et s’adapte complètement aux petites entreprises. Vous disposez de tous les outils nécessaires à la bonne gestion de votre paye. Le code d’activation Le programme vous est livré en version d’évaluation qui propose l’ensemble des fonctionnalités, selon la version choisie, pendant 40 jours (voir Ecran de bienvenue ). Au delà de ces 40 jours, les fonctionnalités seront limitées (consultez la partie intitulée Comment saisir le code d'activation ? ). Le fichier Alire attentivement Avant d'utiliser ce produit ou lorsque vous réinstallez une mise à jour de version, veuillez consulter le fichier A lire attentivement est accessible dans le logiciel à partir du menu ?. Il contient toutes les modifications et évolutions apportées au logiciel depuis que la documentation et/ou l'aide ont été réalisées. La sauvegarde La sauvegarde est très importante puisqu'elle vous permet de sauvegarder l'ensemble des données enregistrées par votre logiciel sur un support extérieur. Ainsi, en cas de problème sur votre disque dur ou sur vos fichiers, vous pourrez à tout moment retrouver des données correctes. 5 L'assistance technique EBP Informatique met à votre disposition une assistance technique qui répond à vos questions. Avant de nous contacter, notez ... • Votre numéro de licence, envoyé par notre service commercial : nos techniciens ne pourront vous répondre sans ce numéro. • La description du type de configuration matériel (type de l'ordinateur, l'état du disque dur, fonctionnement réseau ou monoposte...) • Le logiciel que vous utilisez et sa version (menu ?) . Notre support téléphonique technique est ouvert : Du lundi au jeudi : 8H00 à 19H00 Le vendredi : 8H00 à 18H00 Comment contacter le service technique ? Utilisez notre ligne téléphonique directe (un standard vous accueille, si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente). Composez le : 0811 65 20 00 (coût d’un appel local) Pour tout problème technique, vous pouvez également nous adresser vos problèmes par e-mail au : paye.support.fr@ebp.com En précisant votre numéro de licence donnant droit à l'assistance, le nom et la version du produit. 7 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. EBP Paye V17 8 Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP Convention d'utilisation d'EBP 9 ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du EBP Paye V17 10 Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend : o L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine o la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas : o le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.) o la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé. o l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client. o les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.) o la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP o la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, Convention d'utilisation d'EBP 11 il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. EBP Paye V17 12 Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées : o l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A o la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 2011 13 Licence d'utilisation Lorsque vous installez le produit EBP, celui-ci reste en version d’évaluation, c’est-à-dire que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une période de 40 jours à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, le logiciel sera bridé. Pour activer le logiciel, vous devez introduire un code d'activation au lancement du logiciel, en cliquant sur Activez votre logiciel, ou par la commande activer le logiciel du menu ?. Activation automatique L'activation se fait via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous n’aurez pas de code à saisir. Activation manuelle Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est pas connecté à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et sur le bouton Activer manuellement. Saisissez manuellement tous les champs. Après enregistrement du code, vous travaillez alors sur une version activée du logiciel et vous avez accès au service technique d'EBP pour une durée en fonction du contrat d’assistance souscrit. Pour l’installation de la version complète de Pervasive.SQL V8, une procédure est disponible sur votre CD-rom d’installation : pour y accéder, insérez le CD-rom dans le lecteur, puis, dans l’onglet Aide, cliquez sur Procédures d’installation de Pervasive.SQL V8 Poste à Poste. 15 Configuration minimale requise Configurations minimales requises pour les versions monoposte et réseau jusqu'à 4 postes (1) : Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur Mémoire : 1 Go Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits Espace disque libre : 2 Go Systèmes d'exploitation supportés : o Windows XP SP3 o Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, o Windows 7 32 bits & 64 bits (1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur ). Contactez notre réseau de revendeurs. Windows XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l'acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 17 La gestion des 35 heures Votre logiciel de paye est livré avec le module de Gestion des 35 heures. Vous devez au préalable l’installer avec votre CD d’installation. Comment y accéder ? Par le menu Dossier + Gestion des 35 heures A quoi sert ce module ? o Planifier les heures de travail à effectuer pour un salarié ou un ensemble de salariés, o Enregistrer pour chaque jour de la semaine les écarts entre les heures théoriques de travail et les heures réellement effectuées, o Enregistrer les heures maladie, maternité, absences non payées, congés payés, heures supplémentaires, absences diverses, o Suivre en temps réel le solde des RTT de chacun de vos salariés, o Editer différents états récapitulatifs, o Transférer le RTT Solde et Période vers EBP Paye pour une impression éventuelle sur les bulletins. En version d’évaluation, vous ne pouvez ni créer de nouveaux dossiers et de nouveaux salariés, ni communiquer avec EBP Paye. Un dossier de démonstration ’Démo’ vous permet de découvrir les possibilités de ce module. Nous vous conseillons vivement de l’ouvrir (commande Ouvrir du menu Dossier) pour vous familiariser avec le module avant de créer votre propre dossier. Une aide détaillée est accessible directement dans le module par le menu ?. 19 Code d'activation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel de paye reste en version d’évaluation. Plusieurs versions sont proposées : • Version Millésime, • Version Pro, • Version Bâtiment, • Version Agricole. Cela signifie que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une période pré- définie. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, certaines fonctions du logiciel seront limitées. Pour guider votre choix, vous pouvez cliquer sur le lien ’’comparer les versions de EBP paye’’ de l’écran de bienvenue. Ce lien vous renverra sur le site Web EBP. Remarque Le logiciel contient trois dossiers de Démonstration pré-remplis vous permettant de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du produit selon la version d’évaluation que vous avez choisie (Millésime, Pro, Agricole, Bâtiment). Il est fortement recommandé d’ouvrir un ou plusieurs de ces dossiers afin de vous familiariser avec le logiciel et ses différentes fonctionnalités avant de créer votre propre dossier. Pour cela, dans l’écran de bienvenue, cliquez sur une des sociétés de Démonstration ou créez un dossier. En version d’évaluation, vous avez la possibilité de travailler sur votre dossier de Paye REEL. Attention Si vous travaillez sur votre dossier de Paye REEL en version d’évaluation, lorsque vous activez votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez achetée (Millésime, Pro) est la même que la version avec laquelle vous avez créée votre dossier. Consultez aussi : • Comment activer mon logiciel ? • Activation manuelle du logiciel • Evaluer une version après activation 21 Comment activer mon logiciel ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions, vous devez réaliser l’activation de votre logiciel. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous n’aurez pas de code à saisir. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel. Retour à code d'activation 23 Activation manuelle du logiciel Cette option est à utiliser si vous ne possédez pas Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et sur le lien ’’Activer votre logiciel’’ puis sur le bouton "Activer Manuellement". Vous avez alors accès aux zones suivantes : • Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le nom de l'entreprise que vous avez communiqué en respectant la même syntaxe (points, espaces, majuscules). • Numéro de licence Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint avec la boîte du logiciel. • Clé Web Elle vous sera demandée afin d'accéder à l’espace clients du site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. • Code d’activation Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez votre code. Un message d’avertissement apparaît : • Si le code a été correctement saisi, un message vous indique à quelle version du logiciel correspond le code. • Si le code saisi n’est pas valide, le message suivant apparaît : Vérifiez que vous n’avez pas fait d’erreur de frappe dans le code. Vérifiez que vous avez saisi exactement le même nom que celui que vous avez transmis à EBP. Retour à code d'activation 25 Evaluer une version d'évaluation Si votre logiciel est activé, vous disposez à tout moment de la possibilité de revenir en version d’évaluation grâce au menu ? + Revenir en version d’évaluation afin d’évaluer une autre version de la paye que celle que vous avez achetée. Votre logiciel est alors temporairement désactivé. Après cette nouvelle évaluation, vous pouvez soit : • réactiver votre produit tel qu’il était avant de basculer en mode d’évaluation en cliquant sur le lien ’’Activer votre logiciel’’ de l’écran de bienvenue. Il est alors activé sans suivre la procédure d’activation puisque votre code a été conservé. • répéter la procédure d’activation du début pour basculer vers une nouvelle version. Vous devez alors suivre les étapes des paragraphes 4.2 ou 4.3. Retour à code d'activation 27 Rechercher les mises à jour Le logiciel fait une recherche afin de savoir s'il y a des versions plus récentes que celle installée sur votre ordinateur. 29 Général Ecran de bienvenue Sous chaque dossier figure le dernier exercice. L’accès aux exercices précédents se fait en cliquant sur la petite flèche située à côté de l’exercice en cours. Les dossiers sont suivis d’une disquette vous permettant d’effectuer vos sauvegardes. Ils peuvent être suivis d’une mention indiquant qu’il est nécessaire d’effectuer une mise à jour avant ouverture du dossier. Remarque !!! Pour ouvrir un dossier, il vous suffit de sélectionner l’exercice souhaité du dossier que vous souhaitez ouvrir. A partir de cette fenêtre, vous pouvez : • Ouvrir : • Un dossier ouvert récemment : cliquez sur le nom du dossier à ouvrir, ou cliquez sur la flèche afin de sélectionner un ancien exercice. • Le dossier de démonstration : cliquez sur Démonstration. • Un dossier non listé : cliquez sur Parcourir. • Un autre dossier : cliquez sur le dossier de votre choix, ou cliquez sur la flèche afin de sélectionner un ancien exercice. • Créer un dossier : cliquez sur Créer un nouveau dossier. • Sauvegarder un dossier en cliquant sur l’icône sur la ligne du dossier. • Supprimer un dossier ou un exercice en cliquant sur l’icône sur la ligne du dossier. Attention, cette suppression est définitive. Retrouvez la liste des dossiers par l’option Ouvrir du menu Dossier.. Cet écran de bienvenue s’affichera à chaque lancement du logiciel. Cependant, si vous préférez que votre dossier soit ouvert directement, sans passer par cet écran, cochez la case située en bas de la fenêtre : La prochaine fois, ouvrir directement mon dossier sans afficher cet écran. Ecran de bienvenue (version d'essai) Le programme vous est livré en version d’évaluation du produit. Cette version propose l’ensemble des fonctionnalités, et est limitée à 40 jours d’utilisation à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, le logiciel sera limité en fonctionnalités. Comparez Pour guider votre choix, cliquez sur Comparez les différentes versions du logiciel. Ce lien vous renverra sur le site Web d’EBP. Evaluez Vous souhaitez évaluer le logiciel, choisissez la version dans laquelle vous souhaitez réaliser cette évaluation. Attention : Si vous travaillez sur votre dossier de comptabilité RÉEL en version d’évaluation, lorsque vous activez votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez achetée est la EBP Paye V17 30 même que la version avec laquelle vous avez créé votre dossier. Achetez Vous souhaitez acheter le logiciel, cliquez sur le lien correspondant qui vous renverra sur le site Web EBP. Activez Vous souhaitez continuer à utiliser toutes les fonctions du logiciel, cliquez sur Activez votre logiciel. 31 Installation du logiciel Installation monoposte Attention !!! Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications courantes. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de votre ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur Votre Paye pour accéder aux différentes versions du produit. 3. Cliquez sur EBP Paye pour installer le logiciel. La procédure d’installation se lance et l’assistant apparaît. 4. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. Cochez l’option J’accepte les termes du contrat si vous acceptez la convention d’utilisation de ce produit et cliquez sur le bouton Suivant. Sinon, cliquez sur le bouton Annuler. 5. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons pour une première installation, de sélectionner Installation Complète. La copie des fichiers est ensuite lancée. Pour un fonctionnement en réseau, cliquez sur le bouton Installation personnalisée ce qui vous permettra de définir les différents répertoires d’installation (voir chapitre Installation Réseau). 6. Les répertoires d’installation par défaut sont : Répertoire du logiciel : C: \ PROGRAM FILES \ EBP \ PAYE Répertoire des dossiers de démonstration : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\DEMONSTRATIONS\PAYE12.0 Répertoire où les dossiers, les modèles et le répertoire Common sont stockés : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\PARTAGE Pour éventuellement modifier ces répertoires, choisissez l’installation personnalisée. A la fin de l’installation, cliquez sur le bouton Terminer, votre installation est effectuée. A partir de la fenêtre qui vous propose de redémarrer l’ordinateur, répondez impérativement Oui si vous souhaitez utiliser le logiciel avant le prochain redémarrage. Installation gestion des 35 heures Le module Gestion des 35 heures est installé en même temps que votre logiciel de paye. Installation réseau des produits de la gamme PRO d'EBP Conçus pour un environnement en mode « poste à poste » ou en mode « client/serveur », les produits de la Gamme PRO « en réseau » utilisent les technologies les plus avancées pour accéder aux bases de données. Une application de gestion/comptabilité en réseau utilise votre installation de manière plus intensive que les applications de bureautique. Elle peut par conséquent révéler des défauts non constatés par le passé. Pour votre installation en réseau, il est recommandé de vous adresser à un centre de compétence EBP agréé qui devra valider l’intégration du logiciel avec un matériel professionnel de qualité installé dans les règles de l’art. Il sera nécessaire d’interroger le service technique d'EBP pour des renseignements ou validations complémentaires. EBP Paye V17 32 Fiabilité Pour un fonctionnement correct de vos applications, il est indispensable d'avoir un réseau qui fonctionne de façon fiable. EBP ne saurait être tenu responsable de pertes de données causées par un défaut de votre installation ou par une mauvaise utilisation de votre matériel. Pour obtenir un réseau de bonne qualité, nous vous demandons de suivre les recommandations suivantes : • Eviter les réseaux à base de câbles coaxiaux, • Avoir un câblage de bonne qualité réalisé par du personnel qualifié : paire torsadée certifiée de catégorie 5 (câblage 100 Mbits), • Utiliser des cartes réseaux et des concentrateurs (hubs) à 100 Mb de marque réputée (EBP a identifié certaines cartes posant des problèmes; en cas de doute n'hésitez pas à nous consulter), • Utiliser une version à jour des pilotes de cartes réseaux (de préférence certifiés Microsoft), • En cas d'installation à fort trafic (plusieurs postes sur le même dossier et/ou grande quantité de documents dans un dossier), il est indispensable d'avoir un réseau 100Mbits, Cette liste de recommandations n'est pas exhaustive. Elle ne saurait remplacer les conseils d'un professionnel expérimenté. EBP fournit à ses centres de compétences un outil ENetTest pour tester votre réseau. Si celui-ci signale des erreurs, votre réseau est défectueux et nos produits ne peuvent donc pas fonctionner correctement. Néanmoins, ENetTest ne peut détecter que les problèmes les plus importants. En effet, seul un professionnel peut vous garantir la fiabilité de votre réseau. Même si votre réseau fonctionne parfaitement, il est indispensable d'effectuer régulièrement des sauvegardes (quotidiennes de préférence). En effet, vous n'êtes pas à l'abri d'une défaillance ultérieure de votre matériel (entre autres au niveau de l'ordinateur, du réseau ou de l'alimentation électrique). En cas de coupure brutale de courant, les données indispensables au bon fonctionnement peuvent être détruites. C'est pourquoi, nous vous recommandons de conserver l'ensemble de vos données sur un seul ordinateur, protégé des défaillances du réseau électrique à l'aide d'un onduleur (ou UPS). Il est aussi indispensable d'arrêter correctement les stations de travail en utilisant la procédure prévue par Microsoft pour arrêter Windows. En effet, un arrêt brutal de l'ordinateur peut non seulement entraîner une perte du travail en cours, mais aussi une corruption de vos dossiers. Pensez donc à vérifier que tous les utilisateurs de votre réseau connaissent et appliquent parfaitement la procédure d'arrêt. Pour plus de certitudes ou un complément d'information, n'hésitez pas à contacter le service technique d'EBP avec une description précise (matériel et logiciel) de votre installation. Informations sur le moteur de base de données Les applications de la gamme PRO sont fournies en standard avec le moteur de base de données Pervasive.SQL V8. Les versions PRO réseau Poste à Poste sont fournies avec Pervasive.SQL V8 Workgoup et les versions PRO réseau Client/Serveur sont fournies avec Pervasive.SQL V8 Client/Serveur. Sur une même machine, il n'est pas possible de faire cohabiter deux moteurs différents. Si vous utilisez d'autres logiciels (d'autres éditeurs qu'EBP) qui utilisent la base de données Btrieve 6.15 ou Pervasive.SQL 2000i, vous devez impérativement choisir d'utiliser le moteur Btrieve 6.15, Pervasive.SQL 2000i ou le moteur Pervasive.SQL V8 en tenant compte des licences de chacun de ces moteurs en cas d'installation réseau. Si vous choisissez d'installer Pervasive.SQL V8, vous devez vérifier la compatibilité de cette autre logiciel avec ce nouveau moteur de base de données auprès de son éditeur. Sinon, placer les données sur deux ordinateurs différents (l'un Installation du logiciel 33 faisant fonctionner Btrieve 6.15 ou Pervasive.SQL 2000i et l'autre Pervasive.SQL V8). Installation réseau (Un seul utilisateur par dossier) Liste des réseaux validés Réseaux Poste à poste Windows® XP Windows® 2000 Windows® Vista Serveur dédié Windows® 2000, Windows® 2003 Protocoles réseaux validés Seul le protocole TCP/IP est validé. Il faut que ce protocole soit installé sur toutes les stations et le serveur. Le matériel conseillé Pour plusieurs postes connectés ou lors d’une utilisation intensive des ressources réseaux, il est obligatoire de posséder un switch à 100 Mbps. De plus, nous avons remarqué une plus grande fiabilité en utilisant un câblage de type RJ 45. N’hésitez pas à nous contacter pour des informations précises concernant les cartes réseaux validées. Attention !!! Nous déconseillons l’utilisation de réseau sans fil. Ce type de réseau présente un manque de fiabilité et ne présente pas une vitesse de réseau suffisante. Donc, nous ne validons pas l’utilisation de ce produit en réseau avec ce matériel. Installation et configuration en réseau poste à poste 1. Avant de commencer l’installation, vous devez choisir un PC qui tiendra le rôle de serveur de données. Sur la station choisie comme serveur de données, faites une installation réseau du logiciel en laissant les répertoires par défaut (mais vous pouvez choisir un autre lecteur) : Répertoire du logiciel Æ C:\ PROGRAM FILES \ EBP \ PAYE Répertoire des dossiers de démonstration Æ C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ DEMONSTRATIONS\PAYE12.0 Répertoire des données Æ C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ PARTAGE 2. Ensuite, sur les stations qui utiliseront le logiciel, créez un lecteur réseau qui pointe vers le répertoire EBP de la station serveur. Pour cela ouvrez le Voisinage Réseau par l’Explorateur Windows, double cliquez sur la station serveur et cliquez avec le bouton droit de la souris sur le répertoire EBP (vous pouvez aussi cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre bureau et sélectionnez Propriétés) et choisissez "Se connecter à un lecteur réseau ". Assignez une lettre et cochez la ligne "Se reconnecter au démarrage" (vous pouvez aussi cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre bureau et EBP Paye V17 34 sélectionnez Propriétés). Puis faites une installation avec l'option réseau du logiciel sur tous les PC concernés, en modifiant les répertoires suivants (en admettant que X: correspond au lecteur réseau précédemment créé) : Répertoire du logiciel Æ C:\PROGRAM FILES\EBP\PAYE Répertoire des dossiers de démonstration Æ X:\DEMONSTRATIONS Répertoire des données Æ X:\PARTAGE Installation et configuration en réseau Client / Serveur L'installation en mode Client / Serveur est différente de l’installation en mode poste à poste car elle nécessite un serveur dédié. Pour de plus amples informations sur cette installation, consultez la procédure disponible sur le CD d’installation dans le répertoire Produits \ Outils \ Réseau. Mises à jour et nouvelles versions Si vous recevez une mise à jour de ce logiciel, il vous faut impérativement installer cette mise à jour sur tous les postes où est installé le logiciel. Problème d’utilisation Important !!! Nous vous rappelons qu'il est impératif que votre réseau fonctionne correctement pour que votre logiciel fonctionne lui aussi correctement. Ainsi si vous rencontrez des problèmes (même très aléatoires) lors de l’utilisation de votre logiciel, vérifiez votre réseau dans sa globalité : les câbles réseaux, les cartes réseaux, procurezvous la dernière version du pilote de votre carte réseau. Si possible, essayez d'isoler le poste de travail qui pose problème. Pour ce faire, travaillez sur un poste à la fois pour déterminer lequel est à l'origine des problèmes. Désinstallation du produit Si vous avez besoin de désinstaller le programme (procédure d’installation interrompue, problème fichier programme...), utilisez la procédure suivante. Celle-ci a l’avantage de supprimer uniquement les fichiers installés par la procédure d’installation sans toucher aux fichiers créés par l’utilisateur. Comment y accéder ? Démarrer de Windows Pramètres + panneau de configuration + Ajout/Suppression de programmes Suivez les étapes proposées par la procédure de désinstallation. 35 Menu Dossier Ouverture d'un dossier Comment afficher la liste des dossiers ? Barre de menu Dossier + Ouvrir Comment ouvrir un dossier ? Barre de menu Double-cliquez sur l’exercice du dossier à ouvrir. Si votre dossier n’est pas dans la liste, cliquez sur le lien Parcourir et recherchez votre dossier. Double-cliquez sur le dossier désiré, puis sur le fichier.EPA. Ecran d’accueil A l’ouverture du logiciel de paye, un écran de bienvenue s’affiche. Apparaissent : les dossiers de démonstration, les derniers dossiers ouverts ainsi que la liste complète des dossiers situés sous C \ EBP \ DOSSIERS et de ceux que vous avez ouverts au moins une fois. Il suffit donc de sélectionner le dossier que vous souhaitez ouvrir ou éventuellement l’exercice du dossier si vous souhaitez ouvrir un exercice antérieur. Menu démarrer de Windows Démarrer + Programmes + EBP + Paye + EBP Paye. Le logiciel se lance. L’écran de bienvenue s’affiche, vous pouvez, soit sélectionner l’un des dossiers récemment ouverts, ouvrir un dossier de démonstration ou choisir un dossier dans la liste des dossiers. Par l’explorateur A partir de l'explorateur Windows, positionnez-vous dans le répertoire du dossier à ouvrir et lancez le raccourci (*.EPA). La suppression de dossiers Cette fonction permet de Supprimer définitivement un dossier de votre ordinateur. Comment y accéder ? Ecran de bienvenue Icône qui se trouve sur la ligne de votre dossier dans l'écran de bienvenue . Fermer un dossier Cette fonction permet de Fermer un dossier. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Fermer EBP Paye V17 36 Dans le logiciel Par la croix (en haut à droite de l’écran) Création d'un dossier Création d'un nouveau dossier Vous avez la possibilité de créer un nouveau dossier, pour cela suivez les étapes suivantes : Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Nouveau Barre d’outils , Nouveau Raccourci clavier Alt + Entrée Suivi des étapes La création d’un dossier comprend 10 étapes. Etape 1 : Partage de données Etape 2 : Nom et emplacement Etape 3 : Identification Etape 4 : Adresse Etape 5 : Contact Etape 6 : Paramétrage du dossier Etape 7 : Exercice courant Etape 8 : Paramètres Etape 9 : Congés / Absences Etape 10 : Banque Suivez les différentes étapes de l’assistant en avançant par le bouton Suivant. Le bouton Précédent permet de revenir sur une étape antérieure. Etape 1 : Partage de données Cette première étape vous permet de créer un nouveau dossier dans un nouveau répertoire (Cas 1) ou dans le répertoire d’un dossier créé avec un autre logiciel EBP (Cas 2) Cas 1 : Votre dossier n’a été créé dans aucun autre logiciel de cette gamme (EBP Comptabilité, EBP Gestion Commerciale, EBP Garage &ldots;), pointez alors Créer un dossier Paye dans un nouveau répertoire. Cas 2 : Votre dossier a déjà été créé dans un autre logiciel de cette gamme, pointez Placer les données &ldots; et choisissez le dossier dans la liste. Cela vous évitera de ressaisir les coordonnées et le mot de passe de votre dossier, ces données seront communes aux deux logiciels. Vous passerez alors directement à l’étape 6. Suivi des étapes Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier : Etape 2 : Nom et emplacement Menu Dossier 37 Etape 3 : Identification Etape 4 : Adresse Etape 5 : Contact Etape 6 : Paramétrage du dossier Etape 7 : Exercice courant Etape 8 : Paramètres Etape 9 : Congés / Absences Etape 10 : Banque Retour à la fenêtre de création de dossier Etape 2 : Nom et emplacement Saisissez la raison sociale de votre société (31 caractères maximum). La raison sociale sera modifiable par la suite dans Dossier + Propriétés + Coordonnées onglet Adresse. Automatiquement, le logiciel crée un répertoire avec le nom de la raison sociale saisie, à l’exception des espaces et des caractères spéciaux, dans lequel seront stockées toutes les données du dossier. Tous les dossiers EBP sont regroupés dans le répertoire EBP\DOSSIERS : ce répertoire a été créé à l’installation du premier logiciel EBP. Pour préciser un autre répertoire (non conseillé), cliquez sur . Suivi des étapes Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier : Etape 3 : Identification Etape 4 : Adresse Etape 5 : Contact Etape 6 : Paramétrage du dossier Etape 7 : Exercice courant Etape 8 : Paramètres Etape 9 : Congés / Absences Etape 10 : Banque Retour à la fenêtre de création de dossier Etape 3 : Identification Saisissez l’identification de votre société. Ces informations seront modifiables par la suite dans Dossier + Propriétés + Coordonnées onglet Identification. • Le SIRET est obligatoire pour les déclarations de fin d’année (ne saisissez pas les espaces). • Le NII correspond au numéro d’identification intra-communautaire. • Le NAF correspond au numéro d'appartenance française (anciennement APE). Suivi des étapes Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier : Etape 4 : Adresse Etape 5 : Contact Etape 6 : Paramétrage du dossier Etape 7 : Exercice courant EBP Paye V17 38 Etape 8 : Paramètres Etape 9 : Congés / Absences Etape 10 : Banque Retour à la fenêtre de création de dossier Etape 4 : Adresse Saisissez l’adresse de votre société. L’adresse sera modifiable par la suite dans Dossier + Propriétés + Coordonnées onglet Adresse. Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche CTRL + Entrée pour passer à la ligne suivante. Suivi des étapes Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier : Etape 5 : Contact Etape 6 : Paramétrage du dossier Etape 7 : Exercice courant Etape 8 : Paramètres Etape 9 : Congés / Absences Etape 10 : Banque Retour à la fenêtre de création de dossier Etape 5 : Contact Saisissez les informations du contact de la société (non obligatoire). Ces informations seront modifiables par la suite dans Dossier + Propriétés + Coordonnées onglet Contact. Suivi des étapes Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier : Etape 6 : Paramétrage du dossier Etape 7 : Exercice courant Etape 8 : Paramètres Etape 9 : Congés / Absences Etape 10 : Banque Retour à la fenêtre de création de dossier Etape 6 : Paramétrage du dossier Attention !!! Ce choix est TRES important. Choisissez le paramétrage correspondant à votre activité, afin que le logiciel crée les données vous concernant. Si vous englobez plusieurs types d’activités pour une même société, choisissez le paramétrage Standard. Vous pourrez par la suite, dans votre dossier, importer les rubriques d’un autre paramétrage. Remarque !!! Menu Dossier 39 Le paramétrage Agricole et Bâtiment sont disponibles à partir de la version PRO. Les dossiers de démonstration Agricole et Bâtiment sont toutefois à votre disposition. Attention !!! Le paramétrage Vide génère un dossier sans aucune rubrique ou profil. Il crée uniquement les variables. Il est utile pour : - récupérer les données d’un dossier existant (menu Dossier + Recopier), - sélectionner une partie seulement des données à importer (menu Outils + Importer). Suivi des étapes Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier : Etape 7 : Exercice courant Etape 8 : Paramètres Etape 9 : Congés / Absences Etape 10 : Banque Retour à la fenêtre de création de dossier Etape 7 : Exercice courant Paye Décalée Un exercice de paye démarre généralement en janvier et termine en décembre. Si votre exercice de paye démarre en décembre et termine en novembre, le mois de décembre (N-1) fera alors partie de votre exercice. Choisir entre les options suivantes : • Adoption : si vous adoptez depuis cette année le décalage de paye • Constant : si votre société est déjà en décalage de paye • Suppression : si vous ne procédez plus au décalage de paye depuis cette année. Attention !!! Le choix entre ces différentes informations est important car ces informations seront reprises lors de la génération de votre fichier DADS-U (option disponible à partir de la version PRO). Vous ne pourrez changer ces options que le premier mois de l’exercice courant, et si aucun bulletin n’a été calculé. Si votre dossier n’est pas en paye décalé choisir l’option Sans décalage de paye Mois et Année Indiquez le mois et l’année à partir duquel vous voulez démarrer les payes. Attention, si vous indiquez un autre mois que janvier (ou décembre (N-1) pour les payes décalées), vous aurez à saisir les cumuls de tous vos salariés (reprise de paye), ce qui est une opération lourde et risquée. Il est préférable de démarrer la paye en janvier (ou décembre (N-1) pour les payes décalées). Pour les payes décalées, indiquez N pour l’année, et décembre (N-1) pour le mois. Attention !!! Ces informations ne seront pas modifiables lorsque le dossier sera créé. EBP Paye V17 40 Suivi des étapes Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier : Etape 8 : Paramètres Etape 9 : Congés / Absences Etape 10 : Banque Retour à la fenêtre de création de dossier Etape 8 : Paramètres Saisissez les paramètres de votre société. Ces paramètres seront modifiables par la suite dans Dossier + Propriétés + Préférences onglet Paramètres. Heures mensuelles de références Saisissez les heures mensuelles de référence de la société (par défaut 151,67 heures). Le nombre d’heures de référence sera automatiquement proposé dans la fiche d’un salarié comme nombre d’heures mensuelles travaillées mais pourra être modifié. Convention collective Saisissez ici la convention collective de l’entreprise en sélectionnant le code IDDC. Une convention différente pourra toutefois être indiquée pour un salarié. Suivi des étapes Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier : Etape 9 : Congés / Absences Etape 10 : Banque Retour à la fenêtre de création de dossier Etape 9 : Congés payés Saisissez les paramètres des congés payés. Ces paramètres seront modifiables par la suite dans Dossier + Propriétés + Préférences onglet Congés / DIF. Congés Payés La durée du congé mensuel peut être déterminée au choix : • 2,5 jours ouvrables par mois de travail sans qu'elle puisse excéder au total trente jours ouvrables, • 2,08 jours ouvrés par mois de travail sans qu'elle puisse excéder au total vingt cinq jours ouvrés, Ces deux premiers cas sont les plus courants. Vous pouvez toutefois indiquer un nombre de jours particuliers (par exemple 0 pour certaines sociétés dans les DOM-TOM). Date de clôture des congés payés Le mois de mai est proposé automatiquement. Pour les entreprises du bâtiment, vous devez indiquer le mois de mars. L’exercice de congés payés est fixé par la convention collective ou, à défaut, par l'employeur conformément aux usages et après consultation des délégués du personnel et du comité d'entreprise. Menu Dossier 41 Suivi des étapes Voici la dernière étape de la création d’un nouveau dossier : Etape 10 : Banque Retour à la fenêtre de création de dossier Etape 10 : La banque Saisissez les coordonnées de la banque de la société à partir de laquelle vous souhaitez faire les virements. Ces paramètres seront modifiables dans le classeur Banques de votre arborescence, dans lequel vous pourrez créer d’autres banques. Cliquez sur le bouton Terminer pour lancer la création du dossier, ou utilisez le bouton Précédent pour revenir sur les étapes précédentes. Retour à la fenêtre de création de dossier La recopie à partir d'un autre dossier La recopie à partir d'un autre dossier Cette option permet de recopier des données d’un dossier à l’autre. Pourront être recopiés les organismes, les tables de calcul, les variables, les rubriques, les profils et les salariés. Attention !!! La recopie à partir d’un autre dossier est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Recopie + à partir d’un autre dossier Comment faire la recopie ? Ouvrez le dossier cible (celui qui reçoit les données) et lancez la commande Dossier + recopie + A partir d’un autre dossier. Choisissez le dossier source (celui à partir duquel vous souhaitez recopier les données). Si le dossier à partir duquel vous souhaitez recopier les données est protégé par un mot de passe, vous devez le saisir afin de pouvoir continuer la recopie. Suivi des étapes Voici les différentes étapes de la recopie à partir d’un autre dossier : Récupération des organismes Récupération des tables de calcul Récupération des variables Récupération des rubriques Récupération des profils Récupération des salariés Récupération des organismes Cette étape affiche la liste des organismes contenus dans le dossier source. EBP Paye V17 42 Cochez les organismes à récupérer. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de sélectionner et de désélectionner la totalité des organismes. Suivi des étapes Voici les autres étapes de la recopie à partir d’un autre dossier : Récupération des tables de calcul Récupération des variables Récupération des rubriques Récupération des profils Récupération des salariés Retour à la fenêtre de recopie Récupération des tables de calcul Cette étape affiche la liste des tables de calculs contenues dans le dossier source. Cochez les tables à récupérer. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de sélectionner et de désélectionner la totalité des tables. Suivi des étapes Voici les autres étapes de la recopie à partir d’un autre dossier : Récupération des variables Récupération des rubriques Récupération des profils Récupération des salariés Retour à la fenêtre de recopie Récupération des variables Cette étape affiche la liste des variables contenues dans le dossier source. Cochez les variables à récupérer. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de sélectionner et de désélectionner la totalité des variables. Suivi des étapes Voici les autres étapes de la recopie à partir d’un autre dossier : Récupération des rubriques Récupération des profils Récupération des salariés Retour à la fenêtre de recopie Récupération des rubriques Cette étape affiche la liste des rubriques contenues dans le dossier source. Menu Dossier 43 Cochez les rubriques à récupérer. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de sélectionner et de désélectionner la totalité des rubriques. Si les rubriques à récupérer contiennent dans leur formule des variables ou des tables de calcul, il faut recopier également les variables et les tables de calcul concernées. Suivi des étapes Voici les autres étapes de la recopie à partir d’un autre dossier : Récupération des profils Récupération des salariés Retour à la fenêtre de recopie Récupération des profils Cette étape affiche la liste des profils contenus dans le dossier source. Cochez les profils à récupérer. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de sélectionner et de désélectionner la totalité des profils. Les rubriques contenues dans les profils doivent également être recopiées. Suivi des étapes Voici la dernière étape de la recopie à partir d’un autre dossier : Récupération des salariés Retour à la fenêtre de recopie Récupération des salariés Cette étape affiche la liste des salariés du dossier source. Cochez les salariés à récupérer. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de sélectionner et de désélectionner la totalité des salariés. Cliquez ensuite sur le bouton Terminer. Retour à la fenêtre de recopie La recopie vers plusieurs dossiers La recopie vers plusieurs dossiers Cette option permet de recopier des données d’un dossier vers plusieurs autres dossiers. Pourront être recopiés les rubriques, variables, profils, organismes et tables de calcul. Attention !!! La recopie vers plusieurs dossiers est disponible qu’en version EXPERT. EBP Paye V17 44 Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Recopie + Vers plusieurs dossiers Comment faire la recopie ? Ouvrez le dossier source (celui qui contient les données à recopier) et lancez la commande Dossier + recopie + Vers plusieurs dossiers. Choisissez les dossiers cibles (ceux qui vont recevoir les données). Le bouton Tous permet de sélectionner tous les dossiers et le bouton Aucun permet d’annuler la sélection en cours. Si les dossiers dans lesquels vous souhaitez recopier les données sont protégés par un mot de passe, vous devez le saisir afin de pouvoir continuer la recopie. Suivi des étapes Voici les différentes étapes de la recopie vers plusieurs dossiers : Recopie des rubriques Recopie des variables Recopie des profils Recopie des organismes Recopie des tables de calcul Choix des rubriques à recopier Cette étape affiche la liste des rubriques contenues dans le dossier source. Cochez les rubriques à recopier. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de sélectionner et de désélectionner la totalité des rubriques. Si les rubriques à récupérer contiennent dans leur formule des variables ou des tables de calcul, il faut recopier également les variables et les tables de calcul concernées. Suivi des étapes Voici les autres étapes de la recopie vers plusieurs dossiers : Recopie des variables Recopie des profils Recopie des organismes Recopie des tables de calcul Retour à la fenêtre de recopie Choix des variables à recopier Cette étape affiche la liste des variables contenues dans le dossier source. Cochez les variables à recopier. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de sélectionner et de désélectionner la totalité des variables. Suivi des étapes Voici les autres étapes de la recopie vers plusieurs dossiers : Menu Dossier 45 Recopie des profils Recopie des organismes Recopie des tables de calcul Retour à la fenêtre de recopie Choix des profils à recopier Cette étape affiche la liste des profils contenus dans le dossier source. Cochez les profils à recopier. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de sélectionner et de désélectionner la totalité des profils. Les rubriques contenues dans les profils doivent également être recopiées. Suivi des étapes Voici les autres étapes de la recopie vers plusieurs dossiers : Recopie des organismes Recopie des tables de calcul Retour à la fenêtre de recopie Choix des organismes à recopier Cette étape affiche la liste des organismes contenus dans le dossier source. Cochez les organismes à recopier. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de sélectionner et de désélectionner la totalité des organismes. Suivi des étapes Voici la dernière étape de la recopie vers plusieurs dossiers : Recopie des tables de calcul Retour à la fenêtre de recopie Choix des tables de calcul à recopier Cette étape affiche la liste des tables de calculs contenues dans le dossier source. Cochez les tables à recopier. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de sélectionner et de désélectionner la totalité des tables. Retour à la fenêtre de recopie Les propriétés du dossier Les notes personnelles Vous pouvez saisir vos notes personnelles par dossier. EBP Paye V17 46 Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Notes Barre d’outils , Notes Généralités : Cette option équivaut à un pense-bête, vous pourrez y noter les actions à ne pas oublier : changer un taux, augmenter un salarié, changer son coefficient, saisir ses congés&ldots; Ces notes s’afficheront automatiquement à l’ouverture du dossier. Pour ne pas afficher les notes à l’ouverture du dossier, cochez la case Ne plus afficher cette boîte à l’ouverture du dossier. Les paramètres généraux Onglet Options Dans les Paramètres Généraux du logiciel de paye, vous pouvez choisir les paramètres de fonctionnement de l’ensemble des dossiers de paye. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Paramètres Généraux onglet Options Explication des différents choix : • Ne pas afficher les séparateurs de lignes de bulletin : en consultation du bulletin à l’écran, vous pouvez demander des lignes séparatrices horizontales entre chaque rubriques en cochant l'option. • Vérifier la cohérence des données DADS-U à la clôture : vous pouvez désactiver cette option si vous ne souhaitez pas que le logiciel vérifie vos données de paye en vue de votre déclaration DADS-U de fin d’année. Le rapport DADS-U ne sera donc pas généré à la clôture de vos bulletins. Nous vous conseillons de laisser actif ce contrôle si vous générez votre fichier DADS-U (option disponible à partir de la version PRO) • Arrondir les montants calculés des bulletins à x décimales : Indiquez le nombre de chiffres après la virgule que vous souhaitez (deux généralement). • Modèle par défaut pour imprimer les bulletins : choisissez ici votre modèle préféré, pour ne pas avoir à faire ce choix à chaque impression. • Afficher les avertissements de la liaison avec le lecteur de PDF : Lors de la création des états administratifs un message d’avertissement apparaît à l’écran, vous avez la possibilité de désactiver ce message en décochant l’option. Onglet Formats Dans les Paramètres Généraux du logiciel de paye, vous pouvez définir des formats de variable Menu Dossier 47 d’impression (utilisateurs expérimentés). Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Paramètres Généraux onglet Formats Comment créer un format ? Pour définir un nouveau format de variable, cliquez sur le bouton Nouveau et suivez les étapes de l’assistant : • Faites Suivant pour poursuivre ; • Saisissez le nom et la description du format, ainsi que son type : numérique ou monétaire, date, heure, logique (= oui ou non), chaîne (= texte) : • Définissez l’apparence du format, en fonction des choix proposés, puis cliquez sur le bouton Terminer. Format Numérique ou Monétaire Déterminez le nombre de décimales après la virgule, l'apparence du montant (couleur, parenthèse) en fonction de son signe (positif, négatif ou nul), le choix d'un séparateur de milliers, l'affichage en pourcentage (montant divisé par 100 suivi du signe %) ou en toute lettre. Vous pouvez définir un format Monétaire en précisant le symbole de la devise (par exemple £, ou $,ou Livre, Dol...). Attention !!! Le format Nombre entier est un format qui s’applique à un nombre de variables limités tels que les dates de jours de congés où l’on considère que la variable ne peut jamais comporter de décimales. Format Date Déterminez ici la couleur de la date ainsi que le type d’affichage que vous souhaitez pour le jour, le mois et l’année. Vous pouvez également afficher le nom du jour. Format Heure Déterminez ici la couleur de l'heure ainsi que le type d’affichage des heures et des minutes. Vous pouvez également afficher heure et minute en abrégé. Format Logique Indiquez le texte à inscrire et sa couleur lorsque la condition est vraie et lorsqu’elle est fausse. Format Chaîne Indiquez la couleur de la chaîne. Dans le cas particulier d'une chaîne vide, vous pouvez indiquer un texte à faire apparaître (INEXISTANT, AUCUN..) et sa couleur. Onglet Emetteur / Déclarant EBP Paye V17 48 Vous devez renseigner dans cet onglet les informations sur l’émetteur DADS-U, les contacts DADS-U, ainsi que les informations sur le destinataire du compte rendu d’exploitation (CRE). Attention !!! Si votre dossier est de type agricole les informations de cet onglet ne vous concernent pas. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Paramètres Généraux onglet Emetteur / Déclarant L’émetteur DADS-U Il faut noter ici le nom et l’adresse de l’émetteur de la DADS-U. Il peut être soit l’entreprise soit un tiers déclarant (expert-comptable par exemple). L’émetteur sera commun à l’ensemble des dossiers de paye et il sera repris lors de la génération des données DADS-U (option disponible à partir de la version PRO) effectuée à partir du logiciel de paye. Attention !!! Les informations de l'émetteur doivent être obligatoirement saisies pour la génération du fichier DADS-U (option disponible à partir de la version PRO). Si ce n’est pas le cas, vous ne pourrez pas préparer votre fichier DADS-U. Si vous souhaitez gérer un émetteur différent pour chaque déclaration DADS-U, reportez-vous cidessous à la question : Comment gérer un émetteur différent pour chaque déclaration DADS-U ? Les contacts Vous avez la possibilité de créer jusqu'à trois contacts maximum. Par défaut, les contacts sont communs à l’ensemble des dossiers de paye. Ils sont repris lors de la génération des données DADS-U (option disponible à partir de la version PRO) effectuée à partir du logiciel de paye. Si vous souhaitez gérer des contacts différents pour chaque déclaration DADS-U reportez-vous, ci-dessous à la question : Comment gérer des contacts différents pour chaque déclaration DADSU ? Le compte rendu d’exploitation (CRE) Le compte rendu d’exploitation est un bilan global du traitement de votre déclaration. Ce compte rendu comprendra, le cas échéant: • Le bilan quantitatif qui constitue un document comptable à conserver ou à transmettre à votre comptable ; • Les Reports Non Effectués (RNE) : liste des salariés pour lesquels le salaire n’a pas été reporté sur le compte vieillesse ; • Les solutions d’identification de salariés vous permettant de mettre à jour vos fichiers. Pour recevoir ce bilan vous devez renseigner : • le SIREN et le NIC de l'établissement • l'adresse e-mail de la personne Questions Menu Dossier 49 Comment gérer des contacts différents pour chaque déclaration DADS-U ? Comment gérer un émetteur différent pour chaque déclaration DADS-U ? Les coordonnées Onglet Adresse L’adresse de la société est renseignée lors de la création du dossier. Vous pouvez cependant compléter ou modifier les informations dans cet onglet. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées, onglet Adresse Barre d’outils , onglet Adresse Raccourci clavier Alt + Entrée Explications : • Utilisez la touche Tabulation ou la souris pour passer d'un champ à un autre. • Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour saisir plusieurs lignes d’adresse. Onglet Contact Le contact de la société est renseigné lors de la création du dossier. Vous pouvez cependant compléter ou modifier les informations dans cet onglet. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées, onglet Contact Barre d’outils , onglet Contact Raccourci clavier Alt + Entrée Explications : • Utilisez la touche Tabulation ou la souris pour passer d'un champ à un autre. • Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour saisir plusieurs lignes de notes Onglet Identification L’identification de la société est renseignée lors de la création du dossier. Vous pouvez cependant le compléter ou modifier les informations dans cet onglet. Comment y accéder ? EBP Paye V17 50 Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées, onglet Identification Barre d’outils , onglet Identification Raccourci clavier Alt + Entrée Explications : • Utilisez la touche Tabulation ou la souris pour passer d'un champ à un autre. • Le SIRET est obligatoire pour la DADS-U (ne saisissez pas les espaces). • Le NII correspond au numéro d’identification intra-communautaire. • Le NAF (4 car.) correspond à l'ancien numéro d'appartenance française (anciennement APE) • La NAF (5 car.) correspond au nouveau numéro d'appartenance française applicable au 1er janvier 2008. Remarque!!! Par défaut en mise à jour de dossier, le code NAF 4 caractères est reporté dans la zone Code NAF 5 caractères. Pour toutes les impressions, c'est le code NAF (5 caractères) qui est repris. Pour la déclaration DADS-U 2007 (Disponible à partir de la version PRO) c'est le code NAF (4 car.) qui est utilisé. Onglet sécurité Vous pouvez protéger votre dossier par un mot de passe. Il vous sera demandé à l’ouverture du dossier. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées, onglet Sécurité Barre d’outils , onglet Sécurité Raccourci clavier Alt + Entrée Comment le saisir ? • Cochez la case Dossier protégé par un mot de passe ; • Saisissez le mot de passe dans les deux champs, Mot de passe et Confirmation. Attention !!! Vérifiez si vous tapez en majuscule ou en minuscule. N’oubliez pas votre mot de passe. Menu Dossier 51 Onglet Dossier Cet onglet vous indique le chemin d’accès au répertoire de votre dossier, soit l’emplacement des fichiers de données, ainsi que le nom du dossier. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées, onglet Dossier. Barre d’outils , onglet Dossier Raccourci clavier Alt + Entrée Onglet Correspondance Vous devez indiquer ici l’adresse de correspondance pour votre DUE si elle est différente de l’adresse de votre établissement. Vous recevrez l'accusé de réception à cette adresse au cas où le numéro de télécopie n'est pas mentionné. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées, onglet Correspondance. Barre d’outils , onglet Correspondance Raccourci clavier Alt + Entrée Préférences Onglet Paramètres Les paramètres généraux de l’entreprise sont renseignés lors de la création du dossier. Vous pouvez compléter ou modifier certaines informations dans cet onglet. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet Paramètres. Caractéristiques de l’entreprise : L’année de l’exercice courant n’est pas modifiable. La clôture annuelle effectuera le changement automatiquement. La section prud’homale doit être renseignée pour les élections prud’homales. En effet, c’est à travers la DADS-U que les informations seront transmises. Précisez ici, la section prud’homale de EBP Paye V17 52 votre dossier de paye. A la validation des préférences, un message vous demandera si vous souhaitez appliquer cette section à tous vos salariés. La coche régime Alsace-Moselle’’ permet lorsqu’elle est cochée de mettre à disposition la liste des codes DUCS applicables à ce régime. C’est à partir de cette liste que sera paramétrée votre DUCS URSSAF. Cocher l’option Entreprise de travail temporaire (ETT) si vous êtes une entreprise de travail temporaire. En effet, cette option vous permettra de réaliser la Déclaration Unique d'Embauche spécifiquement réservée aux salariés intérimaires. L’effectif de la société affiche le nombre de salariés créés et pour lesquels l’option du bulletin ’r;’Hors effectif’’ n’est pas cochée dans la fiche salarié. Le bouton Détails permet de réaliser des modifications mois par mois. Options par défaut pour tous les salariés Si vous souhaitez une numérotation automatique des matricules salariés, cochez alors l’option et saisissez le prochain numéro souhaité. Choisissez le type de régularisation à appliquer sur les tranches des cotisations plafonnées, Mensuelle étant le choix par défaut et celui le plus fréquemment utilisé. Indiquez le nombre d’heures de référence de la société (151,67 si vous êtes aux 35 heures). Cochez Calculer la variable PRORATA E/S selon la règle du trentième si vous souhaitez que le salaire, les heures et les plafonds soient proratisés selon la règle du 30ème. La variables PRORATA intervient dans le cas où la période de paye pour un salarié serait incomplète sur le mois (embauche ou départ en cours de mois). Cochez Afficher uniquement les profils correspondant au statut du salarié si vous souhaitez que le logiciel ne vous propose que les profils correspondant au statut Catégoriel du salarié. Tous les profils sont rattachés à un statut catégoriel. Attention !!! Le statut n’est plus modifiable. Vous devez obligatoirement choisir un des statuts proposés. Fraction du dossier La gestion des fractions se réalise par dossier de Paye. En effet, si vous souhaitez fractionner votre fichier DADS-U vous devez créer un dossier par Fraction et renseigner dans les préférences de votre dossier le n° de fraction que vous attribuez à votre dossier et le nombre total de fraction que vous possédez. Pour un même établissement le nombre total de fraction doit rester constant. Vous pourrez ensuite générer un fichier DADS-U par dossier comportant les numéros de fraction, dans la rubrique S20.G01.00.005 Numéro de fraction de déclaration. Exemple !!! Vous avez 3 fractions. Dans votre dossier n° 1 il faut noter dans les préférences de votre dossier le n° de fraction 1 sur 3 Dans votre dossier n° 2 il faut noter dans les préférences de votre dossier le n° de fraction 2 sur 3 Dans votre dossier n° 3 il faut noter dans les préférences de votre dossier le n° de fraction 3 sur 3 Menu Dossier 53 Type du dossier Si vous êtes une entreprise du bâtiment, sélectionnez Bâtiment. Remarque !!! Si vous possédez une version EXPERT ou BATIMENT, cette option va vous permettre de réaliser votre fichier DADS-U CI-BTP et vous aurez accès à l’onglet Bâtiment de la fiche de vos salariés. Si vous possédez une version PRO ou une version Millésimée et que ces options vous intéressent, contactez notre service commercial. Si vous êtes une entreprise agricole, sélectionnez Agricole Remarque !!! Si vous possédez une version EXPERT ou AGRICOLE, cette option va vous permettre de réaliser votre fichier DAS Bilatérale ou votre déclaration MSA sur disquette. Si vous possédez une version PRO ou une version Millésimée et que ces options vous intéressent, contactez notre service commercial. Pour tous les autres types de dossier sélectionnez Standard Gestion de la DNA Si vous souhaitez générer la DNA, vous devez cocher Gestion de la DNA UNEDIC, ceci vous permettra d'accéder à l'onglet DNA de la fiche de votre salarié et générer mensuellement le fichier DNA (Option disponible en version PRO). Gestion des acomptes En activant cette option, vous aurez ainsi la possibilité de saisir plusieurs acomptes dans le mois. Vous pourrez effectuer les transferts en comptabilité des règlements d'acomptes. Décalages de paye Après la création de votre dossier, ou le premier mois de votre exercice, vous avez la possibilité de choisir entre les options suivantes : • sans décalage de paye : si votre dossier n’est pas en paye décalée • Adoption : si vous adoptez depuis cette année le décalage de paye • Constant : si votre société est déjà en décalage de paye • Suppression : si vous ne procédez plus au décalage de paye depuis cette année. Attention !!! Le choix entre ces différentes informations est important car elles seront reprises lors de la génération de votre fichier DADS-U (option disponible à partir de la version PRO). Vous ne pourrez changer ces options que le premier mois de l’exercice courant, et si aucun bulletin n’a été calculé. Convention collective par défaut Chaque salarié relève d’une convention collective . Le choix de la convention collective s’initialise à la création du dossier. Il est possible de la modifier à cet emplacement. Elle sera reprise à la création d’une nouvelle fiche salarié dans l’onglet Affectations Cependant, vous pourrez sélectionner directement une autre convention dans la fiche salarié pour les personnes concernées. Effectif de la société EBP Paye V17 54 Cette fonctionnalité vous permet de modifier les effectifs de votre société mois par mois. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet Paramètres, bouton Détails Comment modifier l’effectif affiché ? Cochez le mois à modifier puis saisissez le bon effectif Convention collective La convention collective peut être paramétré dans les préférences du dossier ou dans la fiche du salarié. Pour la norme DADS-U, la convention collective doit être sélectionnée dans la liste officielle des Identifiants Des Conventions Collectives (IDCC). Si vous ne connaissez pas votre code IDCC, vous pouvez aller sur le site : http://www.travail.gouv.fr/idcc/rech_emploi.asp Le champ IDCC : est le code IDCC (Identifiant Des Conventions Collectives) demandé pour la DADS-U. Le champ Libellé pour impressions : Le libellé de la convention sélectionné s’indique automatiquement si le champ est vide. En cas de mise à jour de dossier c’est votre convention collective saisie dans les préférences du dossier qui sera reprise. Dans tous les cas, c’est le champ Libellé pour impressions qui est repris sur l’édition du bulletin. Lorsque vous sélectionnez un code IDCC et que le champ Libellé pour impressions est déjà renseigné, un message vous demande alors si vous souhaitez remplacer le libellé existant par celui de la convention sélectionnée ou conserver le libellé en cours. Une fois le code IDCC et le libellé sélectionnés, le logiciel va appliquer cette convention uniquement aux salariés présents dans le dossier de paye et rattachés à la convention de l’entreprise par défaut. Tout nouveau salarié sera également initialisé avec cette convention par défaut et modifiable si besoin. Onglet Congés / DIF Complétez dans cet onglet toutes les informations de votre dossier relatives aux congés payés et au DIF (Droit Individuel à la Formation). Certains choix concernant les congés payés sont définis lors de la création du dossier. Vous pouvez compléter ou modifier ces choix dans cet onglet. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet Congés / DIF Menu Dossier 55 Généralité : Toutes les informations saisies dans cet onglet seront reprises par défaut lors de la création de vos salariés. Les Congés Payés Choisissez le mode d'acquisition des congés payés : en jours ouvrés (5 jours par semaine), en jours ouvrables (6 jours par semaine) ou Autres. Si vous choisissez Autres, renseignez le nombre de jours de congés à acquérir pour un mois ainsi que le nombre de jours qui permet de calculer la retenue de l'absence CP. La zone Calcul de l'absence CP sert au calcul de la retenue de l'absence CP. La valeur saisie alimente la variable "JABSENCECP". Indiquez également le nombre de jours de congés supplémentaires à acquérir par mois auxquels ont droit vos salariés. Indiquez le mois de clôture des congés (généralement le mois de mai, ou le mois de mars pour les entreprises de bâtiment). Si vous souhaitez imprimer les valeurs de congés payés sur le bulletin des salariés sortants, vous devez cocher l'option "Imprimer valeurs des congés sur bulletins des salariés sortants". Par défaut cette option est décochée. Si vos salariés bénéficient de congés d'anciennetés indiquez l'ordre de décompte des CP. En effet, lorsque votre salarié prend des congés d'anciennetés, ils seront décomptés soit en premier (avant les CP N-1) soit en dernier (lorsque les CP N-1 seront épuisés) Les provisions pour Congés Payés Indiquez le taux de charges sociales et fiscales applicables dans votre entreprise pour le calcul de la provision pour Congés Payés. Ces informations servent à l'impression de la provision pour congés payés (Option disponible à partir de la version PRO) Le Droit Individuel à la Formation Chaque année un salarié bénéficiant du DIF acquiert 20h (sauf accord collectif prévoyant une durée supérieure), modifier dans la zone Droit annuel au DIF le nombre d'heure s'il est différent de 20. Ce nombre d'heure sera reporté dans la fiche du salarié, dès que l'option Acquisition du DIF sera cochée. Ce droit annuel est cumulable sur 6 ans, il faut donc indiquer dans la zone Plafond du droit au DIF le nombre d'heures maximum à acquérir soit 120h si le droit annuel au DIF est de 20h. Le salarié bénéficie de ces heures tous les ans, pour cela, vous devez indiquer le mois de clôture du DIF (dit mois anniversaire), afin de mettre à jour les compteurs DIF dans la fiche du salarié (onglet DIF). Lors de la clôture du DIF, vous pouvez appliquer un arrondi en choisissant l'une des options suivantes : • Ne pas arrondir • Au nombre entier supérieur d'heures EBP Paye V17 56 • Au nombre entier inférieur d'heures • A l'heure la plus proche Onglet Banque La banque proposée est celle définie lors de la création du dossier. Vous pouvez modifier votre choix dans cet onglet. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet Banque. Généralité : La banque indiquée ici servira automatiquement lors des virements de salaire. Les banques sont créées et modifiées à partir du classeur Banques de votre arborescence. Onglet URSSAF Dans cet onglet, vous avez la possibilité de paramétrer l’organisme URSSAF ainsi que les différents taux d’Accident du travail et de Transport. Attention !!! Cet onglet s'appelle MSA en version agricole. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet URSSAF. Comment sélectionner l’organisme ? Vous devez sélectionner ici l’organisme URSSAF en ouvrant la liste déroulante. L’organisme URSSAF est sélectionné par défaut. Le nom et les coordonnées des organismes sont modifiables dans le classeur Organisme de votre arborescence. Groupement d'employeurs (option disponible en paye AGRICOLE) Si vous n'êtes pas un groupement d'employeurs la ligne TOP FILLON BONIFIEE (PE31) de votre déclaration trimestrielle des salaires ne doit pas être renseignée. Par conséquent vous ne devez pas cocher cette option. Par contre, si vous êtes un groupement d'employeurs, il faut indiquer dans votre déclaration trimestrielle des salaires et pour chaque salarié s'il y a de la TOP FILLON BONIFIEE (PE31 de votre déclaration) ou non. Vous devez donc cocher cette option afin d'indiquer que vous êtes bien un groupement d'employeurs, puis dans la fiche de chaque salarié, onglet Info.Paye, vous devez cocher ou non la case TOP FILLON BONIFIEE. Pourquoi paramétrer le taux d’accident du travail et de Transport ? Chaque taux accident du travail doit être complété avec son code risque, son code section, son code bureau, car pour chaque salarié, ces informations doivent obligatoirement apparaître dans la DADS-U et pour chacune de ses situations déclarées pendant un exercice. Menu Dossier 57 Les différents taux d’accident du travail et de Transport doivent être paramétrés afin de préparer le fichier DADS-U et d'éditer la DUCS. Remarque !!! la génération du fichier DADS-U et l’impression de l’état préparatoire à la DUCS sont des options uniquement disponibles à partir de la version PRO. Comment paramétrer le taux d’Accident du travail et de Transport ? C’est ici que le paramétrage des taux AT et de Transport s’effectue. Il est important de vous souvenir du taux associé à chaque numéro pour le paramétrage de la DUCS. Attention !!! Le premier taux porte le n° 0, et vous devez entre chaque taux cliquer sur le bouton Appliquer. Pour chaque taux renseigné, il est important de définir les codes risque, section et bureau. • Exemples de paramétrage des taux de 0 à 7 Le premier taux AT est de 1.50, et le second 4.50. Indiquez n° 0 = 1.50, cliquez sur Appliquer, et indiquez n°1 = 4.50. De cette manière, tous les salariés rattachés à un taux AT seront initialisés avec les informations de ce taux, dans l’onglet Info-Paye de leur fiche. • Exemples de paramétrage des taux 9 Le taux AT N°9 permet de gérer un salarié qui relève d'un taux récemment créé : Renseigner : N° d’ordre = 9 Code section=99 Taux AT=99999 Code Risque = 99999 Si vous avez des salariés concernés par ce cas, affectez, alors, le taux 9 dans l'onglet Infos-Paye de la fiche du salarié. Aucun calcul de cotisation AT ne sera effectué dans le bulletin de salaire. Onglet MSA Dans cet onglet, vous avez la possibilité de paramétrer l’organisme MSA ainsi que les différents taux d’Accident du travail et de Transport. Attention !!! Cet onglet est spécifique à la paye Agricole Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet MSA Comment sélectionner l’organisme ? Vous devez sélectionner ici l’organisme MSA en ouvrant la liste déroulante. L’organisme MSA est sélectionné par défaut. Le nom et les coordonnées des organismes sont modifiables dans le classeur Organisme de votre arborescence. EBP Paye V17 58 Pourquoi paramétrer le taux d’accident du travail et de Transport ? Chaque taux accident du travail doit être complété avec son code risque, son code section, son code bureau pour chaque salarié. Les différents taux d’accident du travail et de Transport doivent être paramétrés. Comment paramétrer le taux d’Accident du travail et de Transport ? C’est ici que le paramétrage des taux AT et de Transport s’effectue. Il est important de vous souvenir du taux associé à chaque numéro pour le paramétrage de la DUCS. Attention !!! Le premier taux porte le n° 0, et vous devez entre chaque taux cliquer sur le bouton Appliquer. Pour chaque taux renseigné, il est important de définir les codes risque, section et bureau. • Exemples de paramétrage des taux de 0 à 8 Le premier taux AT est de 1.50, et le second 4.50. Indiquez n° 0 = 1.50, cliquez sur Appliquer, et indiquez n°1 = 4.50. De cette manière, tous les salariés rattachés à un taux AT seront initialisés avec les informations de ce taux, dans l’onglet Info-Paye de leur fiche. • Exemple de paramétrage du taux 9 Le taux AT N°9 permet de gérer un salarié qui relève d'un taux récemment créé : Renseigner : N° d’ordre = 9 Code section=99 Taux AT=99999 Code Risque = 99999 Si vous avez des salariés concernés par un de ces cas, affectez, alors, le taux 9 dans l'onglet Infos-Paye de la fiche du salarié. Aucun calcul de cotisation AT ne sera effectué dans le bulletin de salaire. Onglet Pôle emploi Dans cet onglet, vous devez sélectionner les organismes : • pour le Pôle emploi • pour les caisses de retraite Cadre et Non cadre et pour les cadres. Attention !!! Cet onglet n’existe pas en version agricole Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet Pôle emploi. Comment sélectionner l’organisme ? Menu Dossier 59 Vous devez sélectionner ici les organismes associés à chaque zone en ouvrant la liste déroulante des organismes. Le nom et les coordonnées des organismes sont modifiables dans le classeur Organisme de votre arborescence. Onglet Médecine du travail Vous devez saisir ici les informations concernant votre service de santé au travail. La saisie de ces éléments est obligatoire pour la réalisation de la Déclaration Unique d'Embauche. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférence, onglet Médecine du travail Généralités : Tout établissement employeur doit être inscrit à un service de santé au travail pour l’ensemble de ses salariés. Reportez le code, le nom et l’adresse du service de santé au travail auquel vous adhérez ou que vous souhaitez adhérer. Comment trouver ses informations ? La Direction Départementale du travail, de l’emploi et de la formation professionnelle (DDTEFP), ou l’URSSAF peuvent vous mettre à disposition les différentes coordonnées des services de santé au travail. Onglet siège Vous devez renseigner dans cet onglet les coordonnées de l’entreprise siège, si elle est différente de votre dossier. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférence, onglet Siège Généralités : Par défaut se sont les informations saisies dans les coordonnées de votre dossier qui sont reprises. Si vous souhaitez indiquer les coordonnées de l’entreprise siège, cochez l’option Siège autre que le dossier, puis modifier les coordonnées. Attention !!! Les informations de cet onglet sont utilisées uniquement dans votre fichier DADS-U (option disponible à partir de la version PRO) Onglet taxes EBP Paye V17 60 Dans cet onglet, vous devez renseigner si votre entreprise est assujettie ou non à la taxe sur les salaires, à la taxe d'apprentissage ou à la formation professionnelle continue. Attention !!! Toutes ces informations servent à la génération de votre fichier DADS-U disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet Taxes. Assujettissement à la taxe sur les salaires Cocher l’option Assujettissement à la taxe sur les salaires si l’établissement est assujetti à la taxe sur les salaires. Si tel est le cas, les rubriques de cotisations Taxes sur salaires devront être présentes dans les bulletins afin que les sommes soient correctement renseignées dans la préparation du fichier DADS-U (Options disponibles à partir de la version PRO). Assujettissement à la taxe d'apprentissage et contribution au développement de l'apprentissage (TA/CDA) Il n'y a pas de seuil d'effectif pour déclarer la TA/CDA par le biais de la DADS-U. Si vous êtes redevable de cette taxe, vous devez cocher l'option Assujettissement à la taxe d'apprentissage et contribution au développement de l'apprentissage. En fin d'année, il ne faut pas oublier de renseigner la base arrondie de la taxe et contribution, dans la zone prévue à cet effet. La valeur à renseigner est le total arrondi des rémunérations versées sur l'année (en pratique, il s'agit de la même base que celle retenue pour le calcul des cotisations de sécurité sociale). Remarque !!! La base est remise à 0 lors de la clôture annuelle. Assujettissement à la contribution supplémentaire apprentissage Cette contribution est due par les entreprises d'au moins 250 salariés qui sont redevables de la taxe d'apprentissage et dont le nombre annuel moyen de salariés en contrat d'apprentissage ou de professionnalisation et de jeunes accomplissant un volontariat international en entreprise ou bénéficiant d'une convention industrielle de formation par la recherche en entreprise (CIFRE) est inférieur à 3% de l'effectif annuel moyen. Elle remplace le taux majoré de taxe d'apprentissage prévu aux troisième et quatrième alinéas de l'article 225 du CGI. Si vous êtes redevable de cette taxe, vous devez cocher l'option Assujettissement à la contribution supplémentaire apprentissage. En fin d'année, il ne faut pas oublier de renseigner la base de la contribution. Remarque !!! La base est remise à 0 lors de la clôture annuelle. Assujettissement à la participation à la formation professionnelle continue (FPC) Contrairement à la TA/CDA; il existe un seuil d'effectif pour déclarer la FPC par le biais de la DADS-U. Seules les entreprises de moins de 10 salariés peuvent utiliser cette déclaration, les autres devront remplir la déclaration 2483. Si vous êtes redevable de cette taxe, vous devez cocher l'option Assujettissement à la Menu Dossier 61 participation à la formation professionnelle continue. En fin d'année, il ne faut pas oublier de renseigner : • La base arrondie formation professionnelle continue à déclarer en DADS-U. • La base arrondie formation professionnelle continue (CDD) à déclarer en DADSU. Remarque !!! Ces bases sont remises à 0 lors de la clôture annuelle. Etats Administratifs Paramétrage des Attestations Pour que le logiciel puisse imprimer les différents montants des attestations de salaires (Montant soumis à cotisations, rubriques d’avantages en nature&ldots;.) vous devez indiquer ici les différentes rubriques utilisées dans vos bulletins. Attention !!! Les Attestations de salaire sont disponibles à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Etats Administratifs Onglet Attestations de salaire Comment réaliser le paramétrage ? Il suffit de cliquer sur chaque bouton Formule, et de renseigner dans l'éditeur la formule de calcul permettant d’alimenter les différentes zones de vos attestations à partir des données extraites des bulletins. Ce paramétrage est nécessaire afin d’obtenir l'Attestation de salaire Maladie Maternité Paternité et l'Attestation de salaire AT - Maladie Professionnelle correctes. Explications sur les différents encadrés : Que doit-on renseigner dans les zones pour l'attestation Maladie / Maternité / Paternité ? Que doit-on renseigner dans les zones pour l'attestation AT / Maladie Professionnelle ? Que doit-on renseigner dans les zones pour l'attestation Maladie / Maternité / Paternité ? Cotisations dues au titre des assurances maladie Par défaut dans votre logiciel, la rubrique insérée dans vos profils permettant de calculer le montant des cotisations salariales acquittées au titre de l'assurance maladie est la rubrique de cotisation COTMALAD. Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonnes Données disponibles la rubrique de cotisation puis l’option Montant salarial. La formule suivante doit s’afficher : Montant_Salarial(COTXXX) EBP Paye V17 62 Nombre d’heures de travail Par défaut dans votre logiciel, la variable permettant de calculer le nombre d’heures de travail est la variable HEUREEL. Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne Données disponibles la variable permettant de calculer le nombre d’heures effectués. Montant du salaire en cas de maladie Par défaut dans votre logiciel, la formule permettant de calculer le montant du salaire de référence en cas de maladie est le salaire brut abattu soumis aux cotisations, soit la variable SBRUTABT. Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne Données disponibles la variable permettant de calculer le montant du salaire à déclarer en cas de maladie La formule suivante s’affiche par défaut : SBRUTABT Montant du salaire en cas de maternité ou paternité Par défaut dans votre logiciel, la formule permettant de calculer le montant du salaire de référence en cas de maternité / paternité est la même base que pour la maladie, diminué de la Part salariale des cotisations et de la CSG. Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne Données disponibles la variable permettant de calculer le montant du salaire à déclarer en cas de maternité ou paternité. La formule suivante s’affiche par défaut : SBRUT-SCOTSAL+(SCSGABT*0.5%) Retour à l'onglet Que doit-on renseigner dans les zones pour l'attestation AT/Maladie Professionnelle ? Montant brut soumis à cotisations Par défaut dans votre logiciel, ce montant est calculé avec la variable SBRUT. Cependant vous devez déduire de ce montant les rubriques que vous avez renseigné dans les zones Avantages en nature et Indemnités, primes, gratifications. Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne Données disponibles la variable permettant de calculer le montant brut soumis aux cotisations. Avantages en nature Renseignez ici les rubriques d’avantages en nature que vous renseignez dans vos bulletins et qui ne sont pas inclus dans le salaire de base. Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne Données disponibles la ou les rubriques d’avantages en nature. Indemnités, primes, gratifications Renseignez ici les rubriques d’indemnités, primes&ldots; que vous renseignez dans vos bulletins et qui ne sont pas inclus dans le salaire de base. Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne Données disponibles la rubrique. Frais professionnels Renseignez ici la rubrique de Frais professionnel que vous renseignez dans vos bulletins et qui sont soumis aux cotisations. Menu Dossier 63 Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne données disponibles la rubrique. Part salariale des cotisations Par défaut dans votre logiciel, la formule permettant de calculer le montant de la part salariale des cotisations est SCOTSAL. Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne données disponibles la variable permettant de calculer l’ensemble des cotisations salariales réglées au titre de la période de référence diminué de la Part salariale des cotisations et de la CSG. La formule suivante s’affiche par défaut : SCOTSAL+(SCSGABT*0.5%) Retour à l'onglet Paramétrage de l'attestation d'employeur (Pôle emploi) Pour que le logiciel puisse imprimer les différents montants de l’attestation d'employeur (précompte Assurance chômage et diverses indemnités), vous devez indiquer les différentes rubriques utilisées dans vos bulletins. Attention !!! L’attestation d'employeur (Pôle emploi) est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Etats Administratifs Onglet Attestations d'employeur Comment réaliser le paramétrage ? Les différentes zones se remplissent automatiquement en fonction de la nature de vos rubriques de salaires brut. Ce paramétrage est nécessaire afin d’obtenir une attestation d'employeur correcte. Le précompte d'Assurance Chômage concerne toutes les rubriques de chômage. Le bouton Formule vous permet de renseigner dans l'éditeur de formule la formule de calcul permettant d’alimenter les zones de Formule. Que doit-on renseigner dans le cadre 1 ? Renseignez ici le nom et le n° d’organisme recouvrant vos cotisations d’assurance chômage. Ces éléments seront repris par défaut dans votre attestation d'employeur, cependant une modification manuelle pourra être effectuée directement dans l’attestation générée pour votre salarié. Que doit-on renseigner dans le cadre 7.1 ? Pour renseigner la ou les rubrique(s) de précompte Assurance chômage, vous devez renseigner dans votre rubrique de cotisation que la rubrique est une rubrique de cotisation chômage. EBP Paye V17 64 La rubrique suivante s’affiche par défaut : COTCH2 Renseignez la formule de calcul en sélectionnant le bouton Formule permettant de déclarer pour chaque période de paye toutes les heures travaillées figurant sur le bulletin de salaires (y compris les heures supplémentaires). La formule suivante s’affiche par défaut : HEUREEL Que doit-on renseigner dans le cadre 7.2 ? Dans cette zone, doivent être renseignées les primes versées dans les 12 mois précédents (cadre 7.1) qui ne sont pas incluses dans le salaire mensuel. Pour cela, vous devez renseigner dans vos rubriques de salaires la nature Prime et la sous nature Liée à l'activité avec période spécifique. Lorsque vous renseignez un rubrique avec cette nature dans les bulletins, vous avez la possibilité de renseigner la période de rattachement de la prime. Cette période sera reprise dans le remplissage de l'attestation. Que doit-on renseigner dans le cadre 7.3 ? Dans ces différentes zones, doivent être renseignées les différentes indemnités que votre entreprise verse aux salariés lors d’un départ. Pour cela, vous devez renseigner dans vos rubriques de salaires la nature Indemnité du Solde de Tout Compte et dans les sous natures le type d'indemnité que vous avez versé à vos salariés. La zone Autres indemnités légales est alimentée avec les sous natures suivantes : - Indemnité légale supplémentaire de licenciement - Dommages et intérêts dus à un CDD - Indemnité suite à la clause de non concurrence - Indemnités versée au titre des RTT Les utilisateurs La liste des utilisateurs Attention !!! La gestion des utilisateurs est accessible uniquement en version PRO RESEAU ou EXPERT COMPTABLE. La gestion des utilisateurs permettra d’autoriser ou non l’accès aux différentes options. Les utilisateurs sont communs à toutes les applications EBP, sauf Gestion Commerciale. Aussi, un même dossier de paye et de compta créé dans le même répertoire auront les mêmes utilisateurs. La création de vos utilisateurs n’est possible que si vous ouvrez le dossier en tant qu’administrateur : en effet, un utilisateur par défaut existe déjà, il se nomme ADM et dispose de tous les droits sur les dossiers. Pour cet utilisateur, vous pouvez modifier son identité dans la liste des utilisateurs du menu Dossier + Utilisateurs en cliquant sur le bouton Modif et les droits qui lui sont attribués. Il n’est tout de même pas conseillé de les modifier. Conseil : l’administrateur n’a pas de mot de passe par défaut, il est donc préférable de lui attribuer un mot de passe afin d’en limiter son accès. Pour cela, faites Dossier + Utilisateurs + Modifier le mot de passe. Comment créer un utilisateur ? 1. Vous débutez avec l’option : placez-vous dans la liste des utilisateurs par Dossier + Menu Dossier 65 Utilisateurs + Liste des utilisateurs, et cliquez sur Nouv. 2. Vous avez déjà créé un utilisateur et vous souhaitez en créer de nouveaux : ouvrez votre dossier en tant qu’administrateur, par Dossier + Utilisateurs + Changer d’utilisateur. Saisissez le code ADM, et le mot de passe si nécessaire. Puis placezvous dans la liste des utilisateurs et cliquez sur Nouv. 3. Vous êtes en position d’Administrateur, la création de vos utilisateurs peut commencer. Définissez pour chaque utilisateur ses droits par dossier. L’Administrateur peut suivre pour l’ensemble des utilisateurs l’ensemble des transactions effectuées sur les différents dossiers. Définissez les transactions dans Dossier + Utilisateurs + Sélection des transactions, et imprimez le résultat dans Dossier + Utilisateurs + Impressions des transactions. Modification du mot de passe Changez le mot de passe de l’utilisateur par l’option Dossier + Utilisateurs + Modifier le mot de passe. Au lancement du logiciel, le code utilisateur devra être saisi ainsi que le mot de passe associé. Ancien mot de passe Si aucun mot de passe n’est encore défini pour l’utilisateur en cours, passez au champ suivant. En revanche, si vous voulez modifier le mot de passe actuel, saisissez l’ancien mot de passe. Les caractères saisis seront affichés sous forme d’étoiles. Nouveau mot de passe Saisissez le nouveau mot de passe sur 8 caractères au maximum. Les caractères saisis seront affichés sous forme d’étoiles. Confirmer le mot de passe Afin d’éviter toute faute de frappe dans le nouveau mot de passe, saisissez-le à nouveau pour confirmation. Le logiciel vérifie la correspondance entre cette saisie et la précédente. Si les deux mots sont identiques, le logiciel valide ce nouveau mot de passe. Changer d'utilisateur Cette commande permet d’indiquer le code d’un autre utilisateur qui prend le relais et va travailler sur le dossier. Indiquez le nouveau code utilisateur et le mot de passe associé. La gestion des transactions Seul l’Administrateur a accès à cette commande. Elle permet de définir les transactions à suivre sur l’ensemble des dossiers pour l’application courante. Une transaction est une opération particulière effectuée dans le logiciel (une option). Chaque fois qu’un utilisateur travaille dans une transaction cochée, le code de l’utilisateur et sa durée d’utilisation de la fonction sont mémorisés. Vous pouvez ensuite imprimer un rapport de transactions. Impression des transactions EBP Paye V17 66 Seul l’administrateur a accès à cette commande. Cette fonction permet d’imprimer toutes les transactions effectuées sur le dossier courant ou sur l’ensemble des dossiers. Cette fenêtre permet de définir les critères de sélection d’impression. Vous pouvez imprimer la liste des transactions pour le dossier courant ou l’ensemble des dossiers et sélectionner une date particulière. Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Purge des transactions Seul l’administrateur a accès à cette commande. Cette fonction permet d’effacer l’historique de toutes les transactions. Indiquez une date à partir de laquelle vous souhaitez supprimer les transactions. La sauvegarde La sauvegarde La sauvegarde consiste à regrouper un ensemble de données dans un fichier unique dit fichier d'archive. Il s'agit d'une copie (généralement compressée) de vos données. Vous pouvez sauvegarder un dossier ou l’ensemble de vos dossiers, les modèles et les formats. Les données de travail peuvent, pour différentes raisons, être perdues ou détériorées. Vous devez vous protéger contre ces risques en réalisant régulièrement des sauvegardes de vos données. Consultez aussi : • Que sauvegarder ? • Où sauvegarder ? • Comment y accéder • Comment procéder ? Sauvegarde - Que sauvegarder ? Deux types de sauvegardes existent : • La sauvegarde du dossier : Il s'agit de sauvegarder l’un de vos dossiers de travail. • La sauvegarde complète : vous sauvegardez la totalité de vos dossiers, les modèles et les formats. C’est-à-dire tout ce qui se trouve dans le répertoire Partage etc. Il s'agit notamment de sauvegarder l’ensemble vos dossiers, les modèles d'impression paramétrés par vos soins ou par votre revendeur, ainsi que les formats des variables qui auraient été créés afin d'être utilisés dans les modèles. Revenir à la sauvegarde Sauvegarde - Où sauvegarder ? Les fichiers d'archive peuvent être conservés sur un disque dur (dans un répertoire dédié à la sauvegarde), sur une disquette, une clé USB, un disque amovible, ou sur Internet. Il faut, de préférence, conserver les archives sur plusieurs supports à la fois, et dans des lieux physiques différents (en prévention de problèmes graves comme l'incendie). Attention !!! Nous vous conseillons fortement de réaliser des sauvegardes sur disque fixe, sur bande, ou bien Menu Dossier 67 via le service EBP Sauvegarde en ligne. Conservez des sauvegardes d'archives (que vous stockez sans y toucher), dans un répertoire précis ET sur disquettes. Ces sauvegardes d'archives sont à effectuer régulièrement (semaine, mois, étape de gestion particulière) et doivent être soigneusement décrites : date de réalisation, nom du dossier, contenu (par exemple, données avant clôture septembre, données après recalcul des soldes, données après clôture annuelle 20XX, données après RAZ, semaine 10, mois 07/20XX...). Attention !!! Pour les logiciels de comptabilité et de paye, réalisez une sauvegarde de vos dossiers avant clôture annuelle, et conservez-les. Revenir à la sauvegarde Sauvegarder - Comment procéder ? • Accédez à la fonction de sauvegarde • Choisissez le type de sauvegarde que vous souhaitez effectuer (sauvegarde complète, sauvegarde d’un dossier) • Choisissez un fichier de destination • Cochez Crypter l’archive par un mot de passe si vous souhaitez protéger l’archive par un mot de passe • Cochez Ajout d’un commentaire à l’archive si vous souhaitez associer un commentaire à votre archive en cas de sauvegarde sur Internet. Ce commentaire sera affiché sur le site pour vous permettre d’identifier votre sauvegarde • Cochez Sauvegarde Internet si vous souhaitez effectuer une sauvegarde en ligne Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous permet également d’échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre expert comptable. • Sauvegardez Revenir à la sauvegarde La sauvegarde en ligne Sauvegarde en ligne EBP Sauvegarde en ligne est un service supplémentaire vous permettant de réaliser vos sauvegardes sur Internet. Il vous offre une façon simple et sécurisée de réaliser des sauvegardes externes à l'entreprise. Le service s'utilise aussi simplement qu'une sauvegarde classique de fichiers : vous sélectionnez "Internet" comme destination à la place de votre disque dur ou d'un périphérique de stockage. Vous pouvez ensuite accéder à vos sauvegardes n'importe où, n'importe quand 24h/24 7j/7 : il vous suffit d'un accès Web pour télécharger vos fichiers. Pour l'acquérir, veuillez contacter notre service commercial au 01 34 94 80 20 ou votre revendeur informatique. • Configuration de la sauvegarde sur Internet • Comment y accéder ? • Comment récupérer vos archives sur Internet ? Configuration de la sauvegarde en ligne Par le menu Dossier + Propriétés + Internet configurez votre sauvegarde en ligne. • Protégez votre site de sauvegarde par un mot de passe • Indiquez votre adresse e-mail, si vous souhaitez que le serveur vous adresse un EBP Paye V17 68 message dès que la sauvegarde sur Internet est terminée • Configurez des Proxys http et FTP Revenir à la sauvegarde en ligne Comment accéder à la sauvegarde en ligne ? Barre d’outils Sauvegarde Barre de menu Dossier + Sauvegarde Ecran de bienvenue Sauvegarde La procédure de sauvegarde en ligne est identique à celle de la sauvegarde classique. Vous devez simplement au préalable configurer votre sauvegarde en ligne. Revenir à la sauvegarde en ligne Comment récupérer vos archives ? Pour récupérer vos archives sur Internet, ou faire du ménage dans les anciens fichiers, vous devez vous connecter à votre site de sauvegarde à l'aide de votre navigateur (par exemple Internet Explorer) grâce à l'adresse http://sauvegarde.ebp.com. Pour restaurer : • Indiquez le numéro de licence et la clé Internet fournis par le service commercial • Sélectionnez le pays associé à votre licence • Indiquez votre mot de passe personnel • Choisissez l'archive et cliquez sur le bouton de téléchargement • Validez et demandez à enregistrer le fichier sur votre disque dur • Dans votre logiciel, utilisez l'option de restauration habituelle (Dossier + Restauration) et choisissez le fichier contenant l'archive qui vient d'être récupérée Remarque !!! Cet outil ne vous dispense pas de réaliser des sauvegardes stockées dans vos locaux, ni de stocker des sauvegardes d'archive, mais vous offre une sécurité supplémentaire. Revenir à la sauvegarde en ligne La restauration La restauration La restauration consiste à récupérer les données de l'archive afin de les replacer sur votre disque dur. Grâce à cela, la plupart des problèmes rencontrés sur vos fichiers de travail, pourront être résolus. Elle ne permet de restaurer qu’un seul et unique dossier à la fois. La restauration est uniquement nécessaire lorsque des erreurs ont été détectées dans certains de vos fichiers et qu'elles ne peuvent être résolues par une solution 'douce'. Ces erreurs apparaissent en général suite à une défaillance matériel ou un manque de mémoire vive. Si vous avez effectué des sauvegardes, la plupart des problèmes rencontrés sur vos fichiers de travail, pourront être résolus par la restauration des données du fichier de sauvegarde, mais attention car toutes les opérations effectuées entre la date de la sauvegarde et la date de la restauration seront à ressaisir. Menu Dossier 69 Attention !!! La restauration est une opération à effectuer avec prudence. Nous vous conseillons vivement de consulter auparavant votre revendeur EBP ou notre service technique qui étudiera si une solution moins 'radicale' est possible et vous donnera des pistes pour éviter que cela ne se reproduise. Consultez aussi : • Comment y accéder ? • Comment procéder ? Restauration - Comment y accéder ? Barre d’outils Restauration Barre de menu Dossier + Restauration Revenir à la restauration Restauration - Comment procéder ? • Indiquez le chemin de l’archive contenant les données à restaurer • Saisissez votre mot de passe (optionnel si l’archive est protégée) • Indiquez le dossier de destination des données à restaurer Attention !!! Cette opération va écraser les données concernées de votre disque, afin de les remplacer par les données archivées. Cela a pour conséquence d’engendrer la perte des opérations effectuées entre la date de la sauvegarde et la date de la restauration. Exemple : la sauvegarde a lieu le 10 juin, à la fin de la journée. Le 12 juin au matin, une restauration est lancée. Toutes les données saisies le 11 juin sont alors perdues. On se retrouve dans l'état où l'on était le 10 juin au soir. Revenir à la restauration 71 Menu Edition Rechercher une fiche Pour rechercher une fiche, lancez la commande Fiche + Rechercher, ou cliquez sur l’icône . Cochez le type de fiche concerné (salarié, rubrique, variable &ldots;) et tapez le nom ou la description de la fiche recherchée. Les fiches La fiche Banque Pour créer une fiche banque, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie droite de l’écran. Saisissez obligatoirement le RIB de la banque si vous désirez effectuer des virements automatiques des salaires. Comment y accéder ? Barre de menu Edition + Banque Barre d’outils , Banques Raccourci clavier Alt + 9 (du clavier Numérique) Arborescence Cliquez sur le classeur Banques une fiche vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran. Explications : Le classeur Banques contient les banques de la société, qui vous permettront de réaliser des virements. Vous pouvez compléter les informations de la banque définie lors de la création du dossier, et créer de nouvelles banques. Le champ Titulaire du compte est utilisé dans le cas d'un télérèglement dans la DUCS EDI. La banque utilisée par défaut pour le transfert des salaires sur disquette (option Gestion + Virements) est celle indiquée dans l’onglet Banque de l’option Dossier + Propriétés + Préférences. La fiche Organisme Pour créer une fiche organisme, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie droite de l’écran. Saisissez obligatoirement les comptes comptables si vous désirez effectuer des transferts en comptabilité. Comment y accéder ? Barre de menu Edition + Organismes EBP Paye V17 72 Barre d’outils , Organismes Raccourci clavier Alt + 6 (du clavier Numérique) Arborescence Cliquez sur le classeur Organismes une fiche vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran. Description de la fiche : • Type de caisse : Sélectionnez le type de caisse URSSAF, IRC, IP ..... Le type Assurance correspond aux organismes qui sont considérés comme des sociétés d'assurances ou des courtiers délégataires de gestion qui couvrent la complémentaire santé, la prévoyance et la retraite supplémentaire. Celles qui ne sont pas garantie par votre société d'assurance doivent être déclarées en type Prévoyance/santé. Compléter ensuite vos différents contrats à l'aide de la fiche de paramétrage que votre société d'assurance vous a fourni. Le type IRC correspond aux caisses de retraites complémentaires. Ces caisses seront déclarées pour chaque salarié affilié, à l’intérieur de sa ou ses situations. Le type Prévoyance / Santé correspond aux Institutions de Prévoyance ou les mutuelles . Ces caisses permettent de gérer les différents contrats de prévoyance qui ne sont pas garantis par une société d'assurance. Elles sont rattachées ensuite au niveau de la fiche salarié. Pour chaque salarié affilié à un contrat de prévoyance, des informations seront consultables dans la préparation du fichier DADS-U (Options disponibles à partir de la version PRO) Le type Caisse de congés payés est réservé aux caisses de congés payés du BTP. Comme pour les caisses IRC, les salariés rattachés à une caisse de CP auront des informations sur cette caisse dans la préparation du fichier DADS-U CI-BTP (Options disponibles en version Bâtiment et EXPERT) Les types IRCANTEC (Institution de retraite complémentaire des agents non titulaires de l'État et des collectivités publiques), CNRACL (Caisse Nationale de Retraites des Agents des Collectivités Locales), RAFP (Retraite Additionnelle de la Fonction Publique) sont réservés à la fonction publique. • Code : Le code de l’organisme dépend du type de l’organisme sélectionné (Assurance, IRC, Prévoyance, Caisse de congés payés). Une liste est proposée en fonction du type. Pour les types URSSAF, Pôle emploi, MSA et Autres, le code est grisé. Pour chaque organisme, complétez sa fiche. Le numéro correspond au numéro de rattachement communiqué par vos organismes de gestion. A la validation de la fiche, cette dernière est rangée dans le type qui lui correspond. • Compte de Tiers : Le logiciel propose automatiquement la racine 43 correspondant à la racine des comptes de sécurité sociale et des autres organismes sociaux. Cliquez sur l'icône pour consulter le Plan Comptable Général. Si vous souhaitez personnaliser vos comptes comptables en y indiquant le nom du salarié sur chaque écriture, indiquez le début du compte + le caractère &. Ainsi, lors du transfert comptable, dès que le logiciel rencontrera ce caractère, il le remplacera Menu Edition 73 par le nom du salarié concerné. • Compte de Charge : Le logiciel propose automatiquement la racine 645 correspondant à la racine des comptes de charges de sécurité sociale et de prévoyance. Cliquez sur l'icône pour consulter le Plan Comptable Général. • Informations complémentaires Les coordonnées de l’organisme seront reprises dans les différentes impressions. Vous pouvez ensuite contrôler la bonne affectation des caisses dans l’option Dossier + Propriétés + Préférences, dans les onglets des organismes (URSSAF par exemple). Explications : Le classeur Organismes contient les différentes caisses de cotisations, classées par type de caisse. Chaque cotisation sera rattachée à un organisme. Vous pouvez compléter les coordonnées des organismes créés par défaut par le logiciel, changer leur nom, compléter les comptes comptables (compte de Tiers et compte de Charge), et créer de nouveaux organismes. Vous devez obligatoirement compléter le numéro de l’URSSAF. Cette partie est très importante car elle a des influences directes sur la déclaration des données pour un salarié, vous pouvez consulter les informations DADS-U dans la préparation du fichier DADS-U (Options disponibles à partir de la version PRO) En effet, à l’intérieur d’une situation, il faut déclarer des informations complémentaires sur les organismes de retraite ou sur les régimes de prévoyance collective ou de complémentaire santé gérés par une institution de prévoyance. D’une part, le type de caisse permet de trier les organismes par type (URSSAF, Pôle emploi, IRC, IP &ldots;). Pourquoi le type de l’organisme est-il grisé ? L’organisme a déjà été rattaché à un de vos salariés dans l'onglet affectations de sa fiche pour une période d’activité, vous ne pouvez donc plus le changer. A quoi sert le lien : Où est utilisé cet organisme ? Ce lien permet de déterminer quelles sont les rubriques de cotisations qui utilisent l’organisme sélectionné. Pour chaque rubrique de cotisation qui utilise l'organisme, vous avez la possibilité de consulter : • les éléments qui composent la rubrique de cotisation comme les rubriques de salaire, les variables, les cumuls rattachés permettant de calculer la rubrique dans le bulletin (par la question : Quels sont les éléments utilisés par la rubrique de cotisation) ; • où est utilisée la rubrique de cotisation comme le profil ou les cumuls qui sont alimentés par cette rubrique (par la question : Quels éléments utilisent la rubrique de cotisation). Vous avez toujours la possibilité de revenir en arrière par le bouton Précédent. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. Autres questions : EBP Paye V17 74 Comment supprimer un organisme ? Comment gérer les contrats dans un organisme Assurance ? Comment gérer les contrats dans un organisme de Prévoyance / Santé ? La fiche Organisme : Contrats pour les sociétés d'assurances Vous pouvez renseigner toutes les zones de cette fiche à l'aide de la fiche de paramétrage que vous a transmis votre société d'assurance. Remarque !!!! Toutes ces informations doivent être remplies pour la préparation de votre fichier DADS-U sociétés d'assurances (Option disponible à partir de la version PRO) Comment y accéder ? Fiche Organismes Type = Assurance Généralité • Le bouton Ajouter, permet d'ajouter un contrat d'assurance, et compléter les différentes zones à l'aide de votre fiche de paramétrage. • Le bouton Supprimer, permet de supprimer un contrat d'assurance, pour cela sélectionnez-le puis faites Supprimer. Remarque !!!! Si votre référence contrat est affectée à une rubrique de cotisation, la suppression ne sera pas possible. Pour obtenir la liste des rubriques utilisant ce contrat sélectionnez le lien Où est utilisé ce contrat ? • Le bouton Modifier, permet de modifier un contrat d'assurance, pour cela sélectionnez-le puis faites Modifier Remarque !!!! Si votre référence contrat est affectée à une rubrique de cotisation, la modification du Type nature cotisation ne sera pas possible. Pour obtenir la liste des rubriques utilisant ce contrat sélectionnez le lien Où est utilisé ce contrat ? Qu'est-ce que la fiche de paramétrage ? La fiche de paramétrage est émise par les sociétés d'assurances que ce soit par des compagnies d'assurances ou par des sociétés de courtage en assurance. Cette fiche est mise à disposition à tous les clients des sociétés d'assurances. Vous la trouverez soit à partir du module fourni par SINTIA soit par demande auprès de votre société d'assurance. Comment renseigner les éléments de la fiche de paramétrage dans le logiciel ? Une fiche de paramétrage correspond à un organisme de type Assurance. Informations en entête de chaque fiche de paramétrage Code organisme destinataire est à renseigner dans la fiche organisme. Siren et la dénomination de l'entreprise souscriptrice est à renseigner dans les onglets Identification et Adresse des coordonnées du dossier. Date d'application de la fiche, permet d'avoir la date de début d'application du contrat. Les différentes zones des lignes d'information Menu Edition 75 Le code Unité de Gestion (UG) est à renseigner dans la zone UG. L'UG sert à la société d'assurance, elle permet de structurer en plusieurs UG le portefeuille de l'assurance collective (retraite, complémentaire santé, prévoyance décès invalidité) La périodicité vous permet de connaître la périodicité d'émission de votre DADS-U assurance. La référence contrat est à renseigner dans la zone Référence contrat. Chaque référence contrat correspond à une population de salariés ayant la même cotisation vis-à-vis d'un contrat d'assurance collective. Pour une même référence contrat vous pouvez avoir plusieurs natures de cotisation. La désignation commerciale est à renseigner dans la zone Désignation commerciale. Cette information permet de mieux identifier le groupe de salariés concerné par la référence du contrat. De plus elle apparaît dans la liste de choix de l'organisme à affecter à votre rubrique de cotisation. Les informations de cotisations sont à renseigner dans la zone Type nature de cotisation. Sélectionnez le code dans la liste déroulante, il vous permettra par la suite de renseigner correctement la base de votre cotisation. Exemple !!!! Si vous sélectionnez le code 001, la base de votre cotisation devra être TA Si vous sélectionnez le code 004, la base de votre cotisation devra être TB .... Le code organisme porteur de risques est à renseigner dans la zone Code porteur de risques. Saisissez le code de la compagnie d'assureur qui est le porteur de risques dans le cas où le contrat est souscrit avec un courtier d'assurance. A quoi sert le lien : Où est utilisé ce contrat ? Ce lien permet de déterminer dans quelles rubriques est utilisée la référence du contrat sélectionnée. Pour chaque rubrique de cotisation qui utilise la référence contrat dans votre organisme, vous avez la possibilité de consulter : • les éléments qui composent la rubrique de cotisation comme les rubriques de salaire, les variables et les cumuls rattachés permettant de calculer la rubrique dans le bulletin, ainsi que l'organisme et le contrat d'assurance associé (par la question : Quels sont les éléments utilisés par la rubrique de cotisation) ; • où est utilisée la rubrique de cotisation, comme le profil ou les cumuls qui sont alimentés par cette rubrique (par la question : Quels éléments utilisent la rubrique de cotisation). Vous avez toujours la possibilité de revenir en arrière par le bouton Précédent. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. Retour à la fiche Organisme La fiche Organisme : Contrats pour les caisses de Prévoyance Les informations de la fiche contrat de prévoyance vont servir à déclarer le contenu aux EBP Paye V17 76 différentes caisses à travers votre fichier DADS-U complète ou DADS-U Prévoyance. Comment y accéder ? Fiche Organismes Type = Prévoyance / Santé Généralité • Pour déterminer la fréquence de vos déclarations aux caisses de prévoyance, vous devez indiquer soit Annuelle ou Trimestrielle. • La coche Déclaré en DADS-U Complète permet de définir si les données du contrat de prévoyance seront intégrées dans le fichier de DADS-U complète ou non. • Le bouton Ajouter, permet d'ajouter un contrat de prévoyance, et compléter les différentes zones à l'aide de votre fiche de paramétrage. • Le bouton Modifier permet de modifier un contrat déjà existant. • Le bouton Supprimer, permet de supprimer un contrat de prévoyance, pour cela sélectionnez-le puis faites Supprimer. Remarque !!!! Si votre contrat est rattaché à un salarié, sa suppression ne sera pas possible. Pour obtenir la liste des salariés utilisant ce contrat sélectionnez le lien Où est utilisé ce contrat ? Les différentes zones de la fiche du contrat de prévoyance Pour chaque contrat vous aurez à indiquer : • une référence contrat, • une désignation commerciale, • s'il y a ou non une majoration pour enfants à charge, • Eventuellement, le nombre d'enfants à charge, • le code délégataire de gestion. Si vous ne connaissez pas un de ces éléments vous pouvez vous rapprocher auprès de votre caisse de prévoyance qui vous les communiquera. Retour à la fiche Organisme La fiche Table de calcul Pour créer une table de calcul, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie droite de l’écran. Comment y accéder ? Barre de menu Edition + Table de calcul Barre d’outils , Tables de calcul Raccourci clavier Alt + 8 (du clavier Numérique) Arborescence Cliquez sur le classeur Tables de calcul une fiche vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran A quoi sert une table de calcul ? Les tables de calcul sont très utiles pour le calcul de la prime d’ancienneté, les primes sur chiffre Menu Edition 77 d’affaires, le remboursement des frais kilométriques... En fait dans tous les cas où une liste de valeurs est associée à une autre liste valeurs. Exemple !!! Le taux de la prime d’ancienneté dépend de l’ancienneté du salarié. La convention collective peut définir un tableau du type : Moins de 3 ans d’ancienneté 0 % De 3 ans à 6 ans 3 % De 6 ans à 9 ans 6 % ... La table de calcul intervient dans la formule de calcul d'une rubrique ou d'une variable. Vous pouvez modifier les tables créées par défaut pour les adapter à votre entreprise et en créer de nouvelles. Comment créer une table de calcul ? Pour créer une table de calcul, cliquez sur le classeur Table de calcul, et complétez la fiche vierge dans la partie droite de l’écran : • Saisissez le nom et la description de la nouvelle table, • Pointez le type de la table (voir paragraphe suivant), • Enregistrez la nouvelle table avec Ctrl + Entrée ou clic sur l'icône de la barre de navigation, • Définissez les valeurs de la table avec le bouton Ajouter, • Enregistrez de nouveau la table. Quels sont les différents types de tables de calcul : • Table de calcul à index Une table de calcul à index permet d'associer une valeur d’entrée à une valeur de retour. • Table de calcul à intervalles Une table de calcul à intervalle permet d’associer un intervalle à une valeur de sortie. Un intervalle comprend une borne inférieure, et une borne supérieure qui est exclue de l’intervalle. Le principe d'une table de calcul de ce type consiste à retrouver l'intervalle où se situe la valeur d’entrée et à retourner le résultat qui lui est associé. • Table de calcul cumulative Le principe d'une table cumulative consiste à retourner le résultat total de toutes les valeurs de retour des lignes précédentes. • Table de calcul à intervalles progressifs Le principe d'une table de calcul de ce type consiste à retrouver l'intervalle où se situe la valeur recherchée et à retourner le résultat total de tous les montants calculés des intervalles précédents, y compris le montant calculé sur l’intervalle où se situe la valeur recherchée (la valeur d’entrée devenant le montant de la borne supérieure). • Appel d’une table dans une formule Pour faire appel à une table de calcul dans la formule d’une variable ou d’une rubrique, vous devez respecter la syntaxe suivante : NomDeLaTable[VARIABLE] EBP Paye V17 78 Indiquez alors entre les crochets le nom de la variable correspondant à la valeur d’entrée. Lors du calcul du bulletin, une valeur sera automatiquement retournée. Exemples !!! La table de calcul des indemnités kilométriques sera utilisée dans une rubrique avec la formule Indkm[CYLINDRE], où CYLINDRE contient le nombre de chevaux du véhicule. La table de calcul de la prime d’ancienneté est utilisée dans la rubrique GPAC (prime d’ancienneté) avec la formule Ancien[ANCIENNETE], où ANCIENNETE contient le nombre de mois d’ancienneté du salarié. A quoi sert le lien : Où sont utilisées les tables de calcul sélectionnées ? Ce lien permet de déterminer quels sont les éléments (variables ou rubriques) qui sont utilisés par la table de calcul sélectionnée. Pour chaque élément qui utilise la table de calcul, vous avez la possibilité de consulter : • les éléments qui composent la variable ou la rubrique, comme les rubriques de cotisation ou de salaire, et les variables rattachées permettant de calculer la table de calcul dans une variable ou dans une rubrique (par la question : Quels sont les éléments utilisés par la rubrique de cotisation) ; • où est utilisée votre sélection (par la question : Quels éléments utilisent la rubrique ou l'organisme) : • pour les variables : la liste des rubriques associées est indiquée; • pour les rubriques : la liste des cumuls, rubriques ou profils associés sont indiqués. Vous avez toujours la possibilité de revenir en arrière par le bouton Précédent. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. Liste des organismes Sélectionnez l’organisme que vous souhaitez dans la liste puis faites OK. Tous les organismes proposés dans cette liste sont ceux de votre dossier. Pour créer ou modifier les données d’un organisme, sélectionnez dans votre arborescence la table Organisme puis l’organisme concerné. Pour obtenir de l’aide sur les organismes cliquez ici La fiche Rubrique de salaire brut Pour créer une rubrique de salaire brut, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie droite de l’écran. Comment y accéder ? Barre de menu Edition + Rubrique de Salaire Brut Raccourci clavier Alt + 1 (du clavier Numérique) Arborescence Cliquez sur le classeur Rubriques de salaire brut une fiche vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran. A quoi servent les rubriques de salaire brut ? Un bulletin est composé de lignes. Chaque ligne correspond à une rubrique. Menu Edition 79 Si la rubrique à créer est soumise aux cotisations, elle se trouvera en haut du bulletin : il s’agit d’une rubrique de Salaire Brut. Quelles sont les types des rubriques ? Voici les différents types des rubriques de Salaire Brut que vous pouvez créer : • Les gains qui augmentent le brut total et le net à payer (salaires, primes, heures supplémentaires...). • Les retenues qui diminuent le brut total et le net à payer (heures d’absence, ...), Remarque !!! Dans une rubrique de type Gain ou Retenue vous avez la possibilité de la rattacher à une nature dans la zone Nature de la rubrique. En effet, si la rubrique est une rubrique d'heures supplémentaires exonérées ou tout autres exonérations ( dans le cadre de la loi TEPA), de prime ou de frais professionnel, vous devez sélectionner les différentes natures concernées. • Les abattements sur le brut qui diminuent le brut (la base des cotisations), mais n’interviennent pas sur le net à payer (secteur du bâtiment et du transport), • Les avantages en nature qui augmentent le brut, mais n’interviennent pas sur le net à payer (vous devez obligatoirement sélectionner une des natures suivantes : avantage voiture, nourriture, logement, outils NTIC ou autres). Attention !!! Une rubrique de type Avantage en nature est automatiquement déduite du net. Vous insérerez éventuellement une rubrique de Commentaire pour la faire apparaître en bas de bulletin. A quoi sert le lien : Quels sont les éléments utilisés par cette rubrique ? Ce lien permet de déterminer quels sont les éléments (tables de calcul, variables, rubriques, comptes comptables) utilisés par la rubrique de brut sélectionnée. En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des éléments permettant de calculer la rubrique dans le bulletin. De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque élément de la liste l'endroit où il est utilisé et ce qui le compose. Un retour en arrière est possible par le bouton Précédent. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. A quoi sert le lien : Où est utilisée cette rubrique ? Ce lien permet de déterminer dans quels éléments (rubriques, profils, cumuls) est utilisée la rubrique de salaire brut sélectionnée. En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des éléments qui sont alimentés par la rubrique de salaire brut sélectionnée. De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque élément de la liste l'endroit où il est utilisé et ce qui le compose. Un retour en arrière est possible par le bouton Précédent. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. A quoi servent les choix : Traduction des formules et Modification des formules ? Le choix Traduction des formules permet de remplacer chaque élément de la formule par sa description afin d’en faciliter sa compréhension. Le choix Modification des formules permet de modifier une formule déjà existante ou d'en insérer une nouvelle dans la zone de saisie du calcul de la rubrique. EBP Paye V17 80 Autre question : Comment créer une rubrique de salaire brut ? A quoi servent les thèmes ? Comment créer une rubrique de salaire brut ? Pour créer une rubrique de Salaire Brut, cliquez sur le classeur Rubriques de Salaire Brut, • Sélectionnez le Type de la rubrique. • En fonction du type choisi, le nom (code) de la rubrique commence automatiquement par G pour un gain, AVN pour un avantage en nature, ABT pour un abattement sur le brut ou R pour une retenue. Complétez le nom, et la description que vous retrouverez sur les bulletins. • Saisissez le numéro de compte comptable correspondant. Si vous souhaitez personnaliser vos comptes comptables en y indiquant le nom du salarié sur chaque écriture, indiquez le début du compte + le caractère &. Ainsi, lors du transfert comptable, dès que le logiciel rencontrera ce caractère, il le remplacera par le nom du salarié concerné. • Trois zones : Base, Taux et Montant permettent de définir la formule de calcul d’une rubrique. Chaque zone peut être constituée d’une formule. o Saisissez directement la formule dans l'une des zones. Si vous ne connaissez pas le nom des variables, des tables ou des rubriques à faire intervenir ; utilisez l’éditeur de formule en cliquant sur un des boutons suivants : , , . o Pour saisir directement dans le bulletin la valeur d’une de ces zones, ne saisissez rien ; la zone apparaîtra en vert dans le bulletin et pourra être renseignée. o Pour le calcul d’une rubrique de Brut, le logiciel prend en compte en priorité, le contenu de Montant. Autrement, le logiciel multiplie le contenu de la zone Base par celui de la zone Taux. o Lorsque la zone n’intervient pas, saisissez un astérisque (*), sinon la zone est considérée comme étant égale à zéro, ou saisissable sur le bulletin. Remarque !!! Si vous n'arrivez pas à saisir dans une de ces zones et que le fond est jaune, c'est normal car vous êtes en mode Traduction de la formule, sélectionnez le choix Modification de la formule. • Sélectionnez dans la zone Imprimer le mode de fonctionnement de la rubrique à l’impression, le plus souvent Si non nulle, ce qui signifie que la rubrique ne s’imprimera que si son résultat n’est pas zéro. • Si le calcul de la rubrique dépend d’une valeur qui doit être saisie, indiquez dans la zone Variable le nom de la variable dont vous souhaitez saisir la valeur sur le bulletin, le plus souvent la variable de la Base. • Précisez dans la zone Validité la période de validité de la rubrique (une rubrique peut intervenir pour un ou plusieurs mois, comme une prime de fin d’année). Menu Edition 81 • Indiquez les propriétés de la rubrique, cocher : o Imposable, si la rubrique entre dans le calcul de la base imposable. o Non soumise aux cotisations classiques, si la rubrique ne doit pas intervenir dans le calcul des bases de cotisations. o Soumise à CSG / CRDS, si la rubrique entre dans le calcul de la base CSG-RDS o Soumise à abattement, si la rubrique entre dans le calcul des abattements. o Participe à la base dixième CP, le montant de la rubrique sera ainsi pris en compte ou non dans la base 10ième ou base CP de l'année en cours qui servira au calcul de la règle du 10ième. Elle alimente la zone Base CP période de l'onglet congés/heures de la fiche du salarié o Participe à la Base brute fiscale, si le montant de la rubrique entre dans le calcul de la base brute fiscale o Participe au calcul absence CP, permet de prendre en compte les éléments de salaire du bulletin afin de valoriser une journée d'absence CP (aide au calcul du cumul SBASEABSCP)) • Indiquez la Nature de la rubrique : o Si la rubrique est une rubrique calculant des heures exonérées, sélectionnez Exonérations des Heures dans la liste déroulante, puis l'une des natures suivantes : Heures supplémentaires exonérées (la rubrique alimentera le cumul SCUMHSEXO) Heures complémentaires exonérées (la rubrique alimentera le cumul SCUMCOMPEXO) Jours excédant le forfait exonérés (la rubrique alimentera le cumul SCUMJREXO) o Si la rubrique est une rubrique calculant des rachats de jours de repos, sélectionnez Rachat de jours de repos dans la liste déroulante, puis l'une des natures suivantes : RTT acquis avant fin 12/07 (la rubrique alimentera le cumul SRTTAVT311207) RTT acquis depuis 01/08 (la rubrique alimentera le cumul SRTT) Jours de repos (forfait) acquis avant fin 12/07 (la rubrique alimentera le cumul SFORFAVT311207) Jours de repos (forfait) acquis depuis 01/08 (la rubrique alimentera le cumul SFORF) CET acquis avant fin 12/07 (la rubrique alimentera le cumul SCETAVT311207) CET acquis depuis 01/08 (la rubrique alimentera le cumul SCET) Repos compensateur acquis depuis 01/08 (la rubrique alimentera le cumul STCR) Attention !!! EBP Paye V17 82 Si vous n'indiquez pas le type d'exonération dans la rubrique, le montant de cette dernière ne sera pas repris dans l'impression de l'état récapitulatif des réductions de cotisations (Fillon/TEPA) qui se trouve dans le menu Impressions. Concernant le rachat des jours de repos, seules les rubriques "acquis depuis 01/08" seront déclarées dans cet état. o Si la rubrique est une rubrique calculant des frais professionnels, sélectionnez Frais professionnels dans la liste déroulante, puis l'une des natures suivantes : Allocations forfaitaires, Remboursement des frais, Prise en charge par l’employeur Autres o Si la rubrique est une rubrique calculant une prime, sélectionnez Prime dans la liste déroulante, puis l'une des natures suivantes : Autre Exceptionnelle Loi Pouvoir d'Achat (avant fin 06/08) (la rubrique alimentera le cumul SPEXC) Exceptionnelle loi Revenus du Travail (avant fin 09/09) Exceptionnelle liée à l'activité Liée à l'activité avec période spécifique, en sélectionnant cette option, vous devrez renseigner dans le bulletin la période de rattachement de la prime. Non liée à l'activité - événement personnel o Si la rubrique est une rubrique calculant une indemnité versée tous les mois, sélectionnez Indemnité versée mensuellement dans la liste déroulante, puis l'une des natures suivantes : Indemnité légale de fin de CDD Indemnité légale de fin de mission Indemnité compensatrice de congés payés o Si la rubrique est une rubrique d'indemnité du solde de tout compte, sélectionnez Indemnité du solde de Tout Compte dans la liste déroulante, puis l'une des natures suivantes : Indemnité légale de licenciement Indemnité légale supplémentaire de licenciement Indemnité légale spéciale de licenciement Indemnité légale spécifique de licenciement Indemnité légale de fin de CDD Indemnité légale de fin de mission Indemnité légale de départ à la retraite Indemnité légale due aux journalistes Indemnité légale de clientèle Indemnité légale de due au personnel navigant de Menu Edition 83 l'aviation civile Indemnité légale versée à l'apprenti Dommage et intérêts dus à un CDD Indemnité due ne raison d'un sinistre Indemnité suite à clause de non concurrence Indemnité compensatrice de congés payés Indemnité conventionnelle Indemnité transactionnelle Indemnité compensatrice de préavis payé non effectué Indemnité de fin de CNE ..... Attention !!! Si vous n'indiquez pas le type d'indemnité dans la rubrique, le montant de cette dernière ne sera pas repris dans l'impression de l'attestation d'employeur (option disponible à partir de la version PRO) qui se trouve dans l'onglet Administratif de la fiche de vos salariés. Concernant le rachat des jours de repos, seules les rubriques "acquis depuis 01/08" seront déclarées dans cet état. o Si la rubrique est une rubrique de paiement des Congés payés, uniquement en cas de paiement des CP pris N et N-1 (de type Gain), sélectionnez Paiement des CP Pris dans la liste déroulante, puis l'un des types suivants : Paiement CP N pris (La valeur de la zone Total ind CP dans la colonne CP N s'alimentera, dans l'onglet Congés/heures de la fiche du salarié ) Paiement CP N-1 pris (La valeur de la zone Total ind CP dans la colonne CP N-1 s'alimentera, dans l'onglet Congés/heures de la fiche du salarié) Remarque !!! Si vous souhaitez vous servir de l'état de provision des CP (disponible à partir de la version PRO), il est indispensable de typer vos rubriques avec ces 2 sous natures. o Si la rubrique est une rubrique d'absence et qu'elle est de type Retenue, sélectionnez Absence dans la liste déroulante, puis le calendrier correspondant à l'absence (la sélection du calendrier permet d'imprimer les dates d'absences de votre salarié sur son bulletin) o Si la rubrique est une rubrique de rappel de paye, sélectionnez Rappel de paie dans la liste déroulante, puis l'une des natures suivantes : Rappel de paie sur évolution de salaire Rappel de paie sur heures supplémentaires Rappel de paie suite à une absence Autre rappel de paie Remarque !!! Cette nature est indispensable pour votre déclaration DNA (disponible prochainement en Version EBP Paye V17 84 PRO de votre logiciel) o Si la rubrique est une rubrique qui rentre dans la base de calcul des sommes isolées, sélectionnez Sommes isolées dans la liste déroulante, puis l'une des natures suivantes : Somme versée au départ de l'entreprise Somme versée à un salarié ne faisant plus partie de l'entreprise Somme versée à un salarié ne faisant plus partie de la collectivité ou ne relevant plus de l'ircantec au moment du versement Régularisation sur salaires (uniquement pour la DNA) Régularisation sur indemnités de rupture (uniquement pour la DNA) Retour à la fiche Rubrique de salaire brut La fiche Rubrique de cotisation Pour créer une rubrique de cotisation, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie droite de l’écran. Comment y accéder ? Barre de menu Edition + Rubrique de cotisation Raccourci clavier Alt + 2 (du clavier Numérique) Arborescence Cliquez sur le classeur Rubriques de cotisation une fiche vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran A quoi servent les rubriques de cotisation ? Un bulletin est composé de lignes. Chaque ligne correspond à une rubrique. La rubrique de cotisation sert à calculer une cotisation salariale ou patronale. A quoi sert le lien : Quels sont les éléments utilisés par cette rubrique ? Ce lien permet de déterminer quels sont les éléments (tables de calcul, variables, rubriques, comptes comptables) utilisés par la rubrique de cotisation sélectionnée. En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des éléments permettant de calculer la rubrique de cotisation dans le bulletin. De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque élément de la liste l'endroit où il est utilisé et ce qui le compose. Un retour en arrière est possible par le bouton Précédent. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. A quoi sert le lien : Où est utilisée cette rubrique ? Ce lien permet de déterminer dans quels éléments (rubriques, profils, cumuls) est utilisée la rubrique de cotisation sélectionnée. Menu Edition 85 En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des éléments qui sont alimentés par la rubrique de cotisation sélectionnée. De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque élément de la liste l'endroit où il est utilisé et ce qui le compose. Un retour en arrière est possible par le bouton Précédent. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. A quoi servent les choix : Traduction des formules et Modification des formules ? Le choix Traduction des formules permet de remplacer chaque élément de la formule par sa description afin d’en faciliter sa compréhension. Le choix Modification des formules permet de modifier une formule déjà existante ou d'en insérer une nouvelle dans la zone de saisie du calcul de la rubrique. Comment créer une rubrique de cotisation ? Pour créer une rubrique de cotisation, cliquez sur le classeur Rubriques de Cotisation. • Le nom (code) de la rubrique commence automatiquement par COT. Complétez le nom, et la description que vous retrouverez sur les bulletins. • Le rattachement de la rubrique à un organisme est obligatoire pour obtenir des cumuls par caisse et générer les écritures comptables correspondantes. • Choisissez ou non un thème proposé dans la liste. Si vous ne mettez rien, votre rubrique sera classée en fonction de l'organisme choisi (URSSAF, pôle emploi....). • Trois zones : Base, Taux Salarial et Taux Patronal permettent de définir la formule de calcul de la rubrique. Chaque zone peut être constituée d’une formule. Remarque !!! Si vous n'arrivez pas à saisir dans une de ces zones et que le fond est jaune, c'est normal car vous êtes en mode Traduction des formules, sélectionnez le choix Modification des formules. • Le calcul d’une rubrique de Cotisation consiste à multiplier le contenu de la Base par celui du Taux Salarial et le contenu de la Base par celui du Taux Patronal. • Saisissez directement la formule dans la zone adéquate si vous connaissez le nom des variables, des tables ou des rubriques à faire intervenir ; autrement utilisez l’éditeur de formule en cliquant sur le bouton associé à la zone. • Pour saisir directement dans le bulletin la valeur d’une de ces zones, ne saisissez rien ; cette zone apparaîtra en vert dans le bulletin et pourra être renseignée. • Sélectionnez dans la zone Imprimer le mode de fonctionnement de la rubrique à l’impression, le plus souvent Si non nulle, ce qui signifie que la rubrique ne s’imprimera que si son résultat n’est pas zéro. • Si le calcul de la rubrique dépend d’une valeur qui doit être saisie, indiquez dans la zone Variable le nom de la variable dont vous souhaitez saisir la valeur sur le bulletin. Généralement, on ne renseigne pas cette case pour une cotisation car le calcul est entièrement automatique. • Précisez dans la zone Validité la période de validité de la rubrique (une rubrique peut intervenir pour un ou plusieurs mois uniquement). Si vous souhaitez qu'une rubrique se calcule seulement sur le mois où le salarié a un statut sortant vous devez indiquer : Calculer la rubrique pour le mois de sortie. Par EBP Paye V17 86 conséquent le mois de validité est ignoré. Si vous souhaitez qu'une rubrique ne se calcule pas sur le mois où le salarié a un statut sortant vous devez indiquer : Ne pas calculer la rubrique sur le mois de sortie. Par conséquent le mois de validité est ignoré. • Indiquez les propriétés de la rubrique, en cochant : o Participe au calcul du net imposable, si la rubrique de cotisation entre dans le calcul de la base imposable. Remarque !!! Le calcul du net imposable reprend le cumul de vos rubriques de Salaire Brut imposables - le montant des cotisations salariales + le montant des rubriques de cotisation cochées Participe au calcul du net imposable ( exemple : le montant de la CSG non déductible ). Dans le cas d'une réduction des cotisations salariales, il ne faut pas que cette réduction augmente le montant de votre salaire imposable, il faut donc cocher cette option afin qu'elle soit ignorée dans le calcul de votre salaire imposable. o Participe à la Base brute fiscale, si le montant de la rubrique entre dans le calcul de la base brute fiscale o Part. sal. participe au taux de réduction loi TEPA, si la part salariale de la cotisation est soumise au calcul du taux de la réduction des charges salariales. o Ne pas tenir compte du taux (impression état des charges), si vous souhaitez ignorer le changement de taux de cotisation afin de ne pas imprimer une ligne différente par taux dans l'état des charges. o Part pat. soumise à CSG / RDS, si la part patronale de la cotisation est soumise à CSG / RDS (rubriques de retraite supplémentaire, prévoyance et mutuelle). o Participe à la Taxe sur la prévoyance, si la part salariale de la cotisation participe au calcul de la taxe de prévoyance. (calcul du cumul STAXPREV) o Participe au cumul de charges URSSAF o Régularisation de cotisation prévoyance ou assurance : Cette option est accessible si l'organisme de la rubrique de cotisation est de type Assurance ou Prévoyance/Santé. Si la rubrique est de type Assurance, les valeurs de cette rubrique seront déclarées dans votre fichier DADS-U Sociétés d'assurances en tant que régularisation. Si la rubrique est de type Prévoyance/Santé, les valeurs de cette rubrique seront déclarées dans la structure éléments de rémunération (S45.G05.15). Les montants de la rubrique ne déclencheront pas de nouvelle structure S45.G05.15. o Participe au cumul de charges exo. TO/DE : Cette propriété permet d'alimenter un nouveau cumul SCUMSSMSA. Ce cumul est utilisé pour calculer l'exonération concernant les travailleurs occasionnels. Si vous êtes dans le secteur agricole et que vous disposez de salariés travailleurs occasionnels, vous devez cocher toutes les rubriques de cotisation qui sont exonérées par ce dispositif. • Indiquez la nature de la rubrique : Menu Edition 87 o Cotisation Chômage (cette nature s'affiche seulement si votre organisme est de type Pôle emploi ou URSSAF). Cotisation chômage si la rubrique est une rubrique de cotisation chômage Cotisation AGS si la rubrique est une rubrique de cotisation AGS o Exonération TEPA Réduction salariale si la rubrique est une rubrique de réduction de cotisation salariale, tel que la COTRED par exemple. Déduction patronale si la rubrique est une rubrique de déduction de cotisation patronale, tel que la COTDEF01 par exemple. Remarque !!! Cette nature est indispensable pour votre déclaration DADS-U (disponible à partir de la Version PRO), en effet, elle permet de renseigner automatiquement les rubriques de la structure S41.G30.35) o Part pat. au financement d'avantage particulier La présence de cette nature varie en fonction de l'organisme choisi. Par exemple, si l'organisme est Aucun la nature sera présente alors que si l'organisme est ARRCO, la nature ne sera pas présente. o Exonération MSA Cette nature sert à indiquer la rubrique de cotisation qui calcule l'exonération des travailleurs occasionnels dans le bulletin. Cette nature n'est visible que dans les dossiers de type agricole. o Si la rubrique est une rubrique qui rentre dans la base de calcul des sommes isolées, sélectionnez Sommes isolées dans la liste déroulante, puis l'un des types suivants : Somme versée au départ de l'entreprise Somme versée à un salarié ne faisant plus partie de l'entreprise Somme versée à un salarié ne faisant plus partie de la collectivité ou ne relevant plus de l'Ircantec au moment du versement Régularisation sur salaires (uniquement pour la DNA) Régularisation sur indemnités de rupture (uniquement pour la DNA) Remarque !!! Cette nature est indispensable pour votre déclaration DADS-U (disponible à partir de la Version PRO de votre logiciel). Une procédure est à votre disposition dans la veille sociale, pour la mise en place des sommes isolées. • Indiquez les Paramètres spécifiques Prévoyance (pour la DADS-U complète et la DADS-U prévoyance) EBP Paye V17 88 Si vous souhaitez transmettre via le fichier de DADS-U complète ou de DADS-U Prévoyance les éléments de salaire de vos salariés à vos caisses de prévoyance, vous devez impérativement compléter les Paramètres spécifiques Prévoyance. Important !!! Le bouton Paramètres spécifiques Prévoyance est visible seulement si l'organisme de la rubrique de cotisation sélectionné est de type Prévoyance/Santé. Remarque !!! Si vous constatez que votre organisme de prévoyance/santé à la notion "Par défaut", cela signifie que votre organisme ne dispose d'aucun contrat. Pour créer vos différents contrats, sélectionnez la fiche de votre organisme de prévoyance/santé et faire "Ajouter" les contrats. Explication de la boîte : Paramètres spécifiques Prévoyance • Base de calcul : cette information sert à déterminer si la base de la rubrique est un forfait, un salaire brut, une tranche, un plafond, ou un versement libre. A quoi va servir cette base de calcul ? Pour la DADS-U Prévoyance ou la DADS-U complète, vous devez déclarer dans la structure S45.G05.10 la période de cotisation. Une période s'arrête dès qu'un événement a lieu. Dès que vous effectuez une modification dans votre rubrique au niveau du taux, de la base ou du montant, la base de calcul indiquée nous permet de déterminer si le changement qui a été fait dans la rubrique est un élément déclencheur d'une nouvelle structure S45.G05.10 ou non. Exemple !!! Le forfait de votre cotisation augmente (suite à la naissance d'un enfant), une nouvelle période de cotisation doit être générée. Par conséquent, si vous avez choisi en base de calcul "Forfait", c'est le changement de montant du forfait dans la base de votre rubrique qui déclenchera une autre période de cotisation. Autre exemple !!! Vous avez choisi en base de calcul un salaire brut, c'est le changement de taux qui déclenchera une nouvelle période de cotisation. • Eléments de rémunération : Cette information va permettre de déclarer les montants dans la structure S45.G05.15 de votre déclaration DADS-U prévoyance ou complète. • Salaire brut prévoyance : Ce choix est à prendre lorsqu'en base de votre rubrique de cotisation vous avez SBRUTABT ou SBRUT • Montant de la tranche A prévoyance : ce choix est à prendre lorsque la tranche de salaire est inférieure ou égale au plafond de la sécurité sociale • Montant de la tranche 2 prévoyance : ce choix est à prendre lorsque la tranche de salaire est comprise entre le plafond de la sécurité sociale et 3 fois ce plafond • Montant de la tranche B prévoyance : ce choix est à prendre lorsque la tranche de salaire est comprise entre le plafond de la sécurité sociale et 4 fois ce plafond • Montant de la tranche C prévoyance : ce choix est à prendre lorsque la tranche de salaire est comprise entre 4 fois le plafond de la sécurité sociale et 8 fois ce plafond Menu Edition 89 • Montant de la tranche D prévoyance : ce choix est à prendre lorsque la tranche de salaire est comprise entre 8 fois le plafond de la sécurité sociale et 12 fois ce plafond • Montant de la tranche D1 prévoyance : ce choix est à prendre lorsque la tranche de salaire est au delà de 8 fois le plafond de la sécurité sociale. Son montant n'est pas plafonné. • Montant d'une base spécifique Prévoyance : ce choix est à prendre lorsque la base de votre rubrique de cotisation est calculée sur aucun des éléments cités ci-dessus. Le choix "Montant d'une base spécifique Prévoyance" implique d'indiquer la spécificité de la base. Pour cela une liste de choix apparaît. • base allocation spéciale PRP • base des salariés bénéficiaires de conventions FNE d'aide au passage à temps partiel • base des salariés qui acceptent de réduire leur temps de travail dans un contexte économique difficile • .......... La fiche Rubrique de net Pour créer une rubrique de salaire net, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie droite de l’écran. Comment y accéder ? Barre de menu Edition + Rubrique de net Raccourci clavier Alt + 3 (du clavier Numérique) Arborescence Cliquez sur le classeur Rubriques de net une fiche vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran A quoi servent les rubriques de net ? Si la rubrique à créer n’est pas soumise à cotisations, elle se trouvera en bas de bulletin : c’est une rubrique de Net. Quelles sont les types des rubriques ? Voici les types de rubriques de Net que vous allez rencontrer : • les gains qui augmentent le net à payer (remboursement carte orange, frais kilométrique, ..), • les retenues qui diminuent le net à payer (acompte). • les avantages en nature qui augmentent le brut, mais n’interviennent pas sur le net à payer (avantages voiture, nourriture, logement, outils NTCI ou autres seront à sélectionner). EBP Paye V17 90 A quoi sert le lien : Quels sont les éléments utilisés par cette rubrique ? Ce lien permet de déterminer quels sont les éléments (tables de calcul, variables, rubriques, comptes comptables) utilisés par la rubrique de salaire net sélectionnée. En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des éléments permettant de calculer la rubrique dans le bulletin. De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque élément de la liste l'endroit où il est utilisé et ce qui le compose. Un retour en arrière est possible par le bouton Précédent. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. A quoi sert le lien : Où est utilisée cette rubrique ? Ce lien permet de déterminer dans quels éléments (rubriques, profils, cumuls) est utilisée la rubrique de salaire net sélectionnée. En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des éléments qui sont alimentés par la rubrique de salaire net sélectionnée. De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque élément de la liste l'endroit où il est utilisé et ce qui le compose. Un retour en arrière est possible par le bouton Précédent. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. A quoi servent les choix : Traduction des formules et Modification des formules ? Le choix Traduction des formules permet de remplacer chaque élément de la formule par sa description afin d’en faciliter sa compréhension. Le choix Modification des formules permet de modifier une formule déjà existante ou d'en insérer une nouvelle dans la zone de saisie du calcul de la rubrique. Comment créer une rubrique de salaire net ? Pour créer une rubrique de net, cliquez sur le classeur Rubriques de Net. • Sélectionnez le type de la rubrique. • En fonction du type choisi, le nom (code) de la rubrique commence automatiquement par G pour un gain et R pour une retenue. Complétez le nom, et la description. • Choisissez ou non un thème proposé dans la liste. Si vous ne mettez rien, votre rubrique sera classée en fonction du type choisi (Gain, retenue, avantage en nature). • Saisissez le numéro de compte comptable correspondant. Si vous souhaitez personnaliser vos comptes comptables en y indiquant le nom du salarié sur chaque écriture, indiquez le début du compte + le caractère &. Ainsi, lors du transfert comptable, dès que le logiciel rencontrera ce caractère, il le remplacera par le nom du salarié concerné. • Trois zones : Base, Taux et Montant permettent de définir la formule de calcul d’une rubrique. Chaque zone peut être constituée d’une formule. Remarque !!! Si vous n'arrivez pas à saisir dans une de ces zones et que le fond est jaune, c'est normal car vous êtes en mode Traduction des formules, sélectionnez le choix Modification des formules. • Saisissez directement la formule dans la zone adéquate si vous connaissez le nom des Menu Edition 91 variables, des tables ou des rubriques à faire intervenir. Sinon utilisez l’éditeur de formule en cliquant sur le bouton associé à la zone. • Pour saisir directement dans le bulletin la valeur d’une de ces zones, ne saisissez rien ; la zone apparaîtra en vert dans le bulletin et pourra être renseignée. • Pour le calcul d’une rubrique de Net, le logiciel prend en compte en priorité, le contenu de Montant. Autrement, le logiciel multiplie le contenu de la zone Base par celui de la zone Taux. • Lorsque la zone n’intervient pas, saisissez une astérisque (*), sinon la zone est considérée comme étant égale à zéro, ou saisissable sur le bulletin. • Sélectionnez dans la zone Imprimer le mode de fonctionnement de la rubrique à l’impression, le plus souvent Si non nulle, ce qui signifie que la rubrique ne s’imprimera que si son résultat n’est pas zéro. • Si le calcul de la rubrique dépend d’une valeur qui doit être saisie, indiquez dans la zone Variable le nom de la variable pour laquelle vous souhaitez saisir la valeur sur le bulletin, le plus souvent la variable de la Base. • Précisez dans la zone Validité la période de validité de la rubrique. • Indiquez les propriétés de la rubrique, cochez : o Imposable, si la rubrique entre dans le calcul de la base imposable. o Participe à la Base brute fiscale, si le montant de la rubrique entre dans le calcul de la base brute fiscale • Indiquez la Nature de la rubrique : o Si la rubrique est une rubrique calculant des frais professionnels, sélectionnez Frais professionnels dans la liste déroulante, puis l'une des natures suivantes : Allocations forfaitaires, Remboursement des frais, Prise en charge par l’employeur. Autres o Si la rubrique est une rubrique d'indemnité du solde de tout compte, sélectionnez Indemnité du solde de Tout Compte dans la liste déroulante, puis l'une des natures suivantes : Indemnité légale de licenciement, Indemnité légale supplémentaire de licenciement, Indemnité légale spéciale de licenciement, Indemnité légale spécifique de licenciement, Indemnité légale de fin de CDD, Indemnité légale de fin de mission, Indemnité légale de départ à la retraite, Indemnité légale due aux journalistes, EBP Paye V17 92 Indemnité légale de clientèle, Indemnité légale de due au personnel navigant de l'aviation civile, Indemnité légale versée à l'apprenti, Dommage et intérêts dus à un CDD, Indemnité due ne raison d'un sinistre, Indemnité suite à clause de non concurrence, Indemnité compensatrice de congés payés, Indemnité conventionnelle, Indemnité transactionnelle, Indemnité compensatrice de préavis payé non effectué, Indemnité de fin de CNE. ...... o Si la rubrique est une rubrique calculant le net à payer négatif du mois en cours, sélectionnez Net à payer négatif dans la liste déroulante. (Pour savoir comment gérer le net à payer négatif dans vos bulletins cliquez ICI) o Si la rubrique est la rubrique calculant l’ajustement du net à payer du mois en cours, sélectionnez Ajustement du net à payer dans la liste déroulante.(Pour savoir comment gérer l'ajustement du net à payer dans vos bulletins cliquez ICI) o Si la rubrique est une rubrique permettant de calculer la part patronale au financement d'avantages particuliers, sélectionnez la nature Part. pat. au financement d'avantages particuliers, puis l'une des sousnatures suivantes : Participation patronale aux frais de transports publics Participation patronale aux frais de transports personnel o Si la rubrique est une rubrique permettant le versement d'un acompte, sélectionnez la nature Acompte. La sélection de cette nature a pour but d'imprimer, sur le bulletin, la date de versement de l'acompte. La fiche Rubrique de commentaire Pour créer une rubrique de commentaire, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie droite de l’écran. Comment y accéder ? Barre de menu Edition + Rubrique de commentaire Raccourci clavier Alt + 4 (du clavier Numérique) Arborescence Clique sur le classeur Rubriques de commentaire une fiche vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran A quoi servent les rubriques de commentaire ? Menu Edition 93 Les rubriques de commentaire n’interviennent pas dans le calcul du bulletin, et permettent d’afficher un sous-total, d’insérer un saut de ligne entre deux rubriques, ou un commentaire. Pour aérer votre bulletin, le logiciel met à votre disposition une rubrique de commentaire un peu spéciale : COMVIDE qui permet d’insérer des sauts de ligne dans les bulletins. A quoi sert le lien : Quels sont les éléments utilisés par cette rubrique ? Ce lien permet de déterminer quels sont les éléments (tables de calcul, variables, rubriques, cumuls) utilisés par la rubrique de commentaire sélectionnée. En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des éléments permettant d'alimenter ce commentaire dans le bulletin. De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque élément de la liste l'endroit où il est utilisé et ce qui le compose. Un retour en arrière est possible par le bouton Précédent. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. A quoi sert le lien : Où est utilisée cette rubrique ? Ce lien permet de déterminer dans quels profils est utilisée la rubrique de commentaire sélectionnée. En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des profils qui utilise la rubrique de commentaire sélectionnée. De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque profil les éléments qui le compose. Un retour en arrière est possible par le bouton Précédent. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. A quoi servent les choix entre Traduction de la formule et Modification de la formule ? Le choix Traduction de la formule permet de remplacer chaque élément de la formule par sa description afin d’en faciliter sa compréhension. Le choix Modification de la formule permet de modifier une formule déjà existante ou d'en insérer une nouvelle dans la zone de saisie du calcul de la rubrique. Comment créer une rubrique de commentaire ? Pour créer une rubrique de Commentaire, cliquez sur le classeur Rubriques de Commentaires. • Le nom (code) commence automatiquement par COM. Complétez le nom et la description. • Cochez la case Ne pas imprimer le nom si vous ne souhaitez pas que le nom de la rubrique apparaisse sur le bulletin (seule la description apparaîtra). • Sélectionnez dans la zone Imprimer le mode de fonctionnement de la rubrique à l’impression. • Précisez dans la zone Validité la période de validité de la rubrique (une rubrique peut intervenir pour un ou plusieurs mois uniquement, comme une prime de fin d’année). • Indiquez, dans la zone Afficher le résultat dans la colonne, la colonne du bulletin dans laquelle vous souhaitez faire apparaître le résultat de la formule. • Paramétrez la formule de calcul. Saisissez-la directement si vous connaissez le nom des variables, des tables ou des rubriques à faire intervenir ; autrement utilisez l’éditeur EBP Paye V17 94 de formule en cliquant sur le bouton associé à la zone. Remarque !!! Si vous n'arrivez pas à saisir dans une de ces zones et que le fond est jaune, c'est normal car vous êtes en mode Traduction de la formule, sélectionnez le choix Modification de la formule. La fiche Profil Comment y accéder ? Création à partir d’une nouvelle fiche profil Barre de menu Edition + Profil Barre d’outils , Profils Raccourci clavier Alt + 5 (du clavier Numérique) Arborescence Cliquez sur le classeur Profil une fiche vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran Création à partir de la fiche salarié Onglet bulletin Créer un profil Comment créer un profil ? Pour créer un nouveau Profil, vous pouvez : • A partir d’une nouvelle fiche profil o Accéder à une fiche profil vierge grâce aux raccourcis cités ci-dessus, o Affecter un nom et un statut à votre profil o Choisissez ou non un thème proposé dans la liste. Si vous ne mettez rien, votre profil sera classé en fonction du statut choisi (cadre, non cadre....). o Ajouter ensuite les rubriques souhaitées dans la partie gauche de l’écran • A partir de l’onglet bulletin de la fiche salarié o Sélectionner le profil Aucun ou un profil existant o Ajouter ou supprimer (profil existant) vos rubriques et cliquer sur le bouton Créer un profil o Affecter un nom et un statut à votre profil o Choisissez ou non un thème proposé dans la liste. Si vous ne mettez rien, votre profil sera classé en fonction du statut choisi (cadre, non cadre....). A quoi servent les profils ? Un profil est un modèle de bulletin type. Il vous faut donc un profil par catégorie de salarié (cadre, employé, ouvrier, temps partiel, apprenti...). Plutôt que de créer un profil de A à Z, comparez les profils proposés aux bulletins de votre entreprise, et adaptez-les en ajoutant ou en supprimant des rubriques comme détaillé ci-après. Vous pouvez également dupliquer un profil existant par l’icône . Menu Edition 95 Comment modifier un profil ? Dans le classeur Profils choisissez le profil à paramétrer. Le contenu du profil s’affiche dans la partie gauche de l’écran. • Modifiez si vous le souhaitez le nom du profil. • Sélectionnez dans la liste déroulante le statut des salariés pour lesquels vous réalisez le profil. • Pour éditer la DUCS, vous devez la paramétrer grâce au bouton DUCS (disponible à partir de la version PRO). • La liste de gauche contient les rubriques du profil, celles que vous retrouverez ensuite sur le bulletin (Rappel : les rubriques qui auront zéro pour résultat ne s’imprimeront pas). • La liste de droite contient les rubriques disponibles. Le principe du paramétrage est le suivant : • Ajoutez la rubrique manquante en la sélectionnant dans la liste de droite, puis en cliquant sur le bouton Ajouter, ou en la faisant glisser de la liste de droite à la liste de gauche. Pour en sélectionner plusieurs, maintenez appuyée la touche Ctrl. • Retirez la rubrique inutile en la sélectionnant dans la liste de gauche, puis en cliquant sur le bouton Retirer, ou en la faisant glisser de la liste de gauche à la liste de droite. • Classez les rubriques par les boutons Monter ou Descendre. Important !!! Le logiciel calcule vos rubriques de haut en bas. Ainsi une rubrique qui utilise le résultat d’une autre rubrique devra obligatoirement être placée plus bas. Pour ajouter une rubrique à un profil vous pouvez aussi à partir de l’arborescence la sélectionner dans le classeur des Rubriques puis tirer l’icône de la rubrique vers l’icône du profil. Comment dupliquer un profil existant ? Pour dupliquer un profil : • Sélectionnez le profil qui se rapproche du profil à créer, cliquez sur l’icône de la barre de navigation (Ctrl + D). Le logiciel crée automatiquement une copie du profil et lui donne le même nom suivi du chiffre 1 (2, 3, ...), • Modifiez le contenu du profil. Comment supprimer un profil non utilisé ? Lorsque que vous avez mis en place vos profils, n’hésitez pas à supprimer les profils qui ne vous servent pas par l’icône . Cela allégera ainsi votre base des profils inutiles. Éditeur de formule Vous pouvez saisir manuellement les formules de calcul des variables et des rubriques, ou lancer l’éditeur de formule. Pour cela, cliquez sur le bouton situé à gauche de chaque zone de calcul à définir (Base, Taux, Montant, Tx sal., Tx pat., Formule). EBP Paye V17 96 L’écran se divise en cinq parties : • La formule, • La description de la formule, • Les fonctions disponibles, • Les données disponibles, • La calculatrice. Lorsque la saisie du code (dans la zone formule) d’une variable, d’une rubrique ou d’une table est incorrecte, le logiciel le signale en inscrivant les caractères en rouge. La traduction de la formule: Pour une meilleure compréhension des formules, ce cadre affiche la description que vous avez saisie dans les rubriques, les variables ou les tables de calcul à la place des codes. Fonctions disponibles : Le rôle d’une fonction est détaillé dans le cadre Information en bas de la boîte lorsque vous cliquez sur la fonction. Les lettres x, y, représentent des noms de variables que vous choisissez dans la fenêtre de droite. Pour insérer une fonction, cliquez sur le bouton Insérer la fonction. Données disponibles : Vous trouvez ici la liste des cumuls, des rubriques, des tables de calculs et des variables. L’élément le plus courant à insérer est une variable. La description de l’élément est affichée dans le cadre Information. Pour insérer une donnée, cliquez sur le bouton Insérer la donnée. Calculatrice : Vous pouvez utiliser indifféremment la calculatrice ou le clavier numérique. Les fonctions de l'éditeur de formule Les fonctions mathématiques Nom de la fonction Signification ABS (x) Retourne la valeur absolue du nombre x. ARRONDI (x) Retourne la valeur entière la plus proche du nombre x. BORNE (min, x, max) Compare une valeur à un intervalle, retourne 0 si x < min, retourne x-min si min < x < max et retourne max &endash; min si x > max. ENTIER (x) Retourne la valeur entière du nombre x. ENTSUP (x) Retourne la valeur entière supérieure du nombre x. MIN (x, y) Retourne la plus petite valeur entre x et y. MAX (x, y) Retourne la plus grande valeur entre x et y. RESTE (x, y) Retourne le reste de la division entière de x par y. Les fonctions logiques Nom de la fonction Signification X=Y Retourne vrai si x=y sinon faux. X <> Y Retourne vrai si x <> y sinon faux. Menu Edition 97 X > Y Retourne vrai si x est strictement supérieur à y sinon faux. X < Y Retourne vrai si x est strictement inférieur à y sinon faux. X >= Y Retourne vrai si x est supérieur ou égal à y sinon faux. X <= Y Retourne vrai si x est inférieur ou égal à y sinon faux. A et B Retourne vrai si les deux propositions a et b sont réalisées sinon faux. A ou B Retourne vrai si au moins l’une des deux propositions a ou b est réalisée sinon faux. NON (a) Retourne vrai si a est faux sinon faux. SI c ALORS x SINON y Retourne x si la condition c est réalisée sinon y. Comment supprimer une rubrique ou une variable ? Si vous souhaitez supprimer une rubrique ou une variable vous devez vous assurer qu’elle n’a pas été utilisée sur votre exercice précédent. Comment y accéder ? Barre de menu Fiche +Supprimer (après avoir sélectionné la rubrique ou variable à supprimer) Barre d’outils Supprimer Fiche Raccourci clavier CTRL+DEL Arborescence Cliquez sur la rubrique ou la variable à supprimer, clic droit de la souris puis supprimer.. Pourquoi le message «Impossible de supprimer cette « rubrique ou variable » car elle est utilisée dans l’exercice précédent. Vous ne pourrez la supprimer qu’au cours du prochain exercice » ? Cette rubrique ou cette variable a été alimentée sur votre exercice précédent, vous ne pouvez pas la supprimer avant votre prochain exercice. Comment supprimer un organisme ? Si vous souhaitez supprimer un organisme vous devez vous assurer qu’il n’a pas été utilisé sur votre exercice précédent et l’exercice en cours. Vous devez également vérifier qu’il ne soit pas rattaché à un salarié dans l'onglet affectation de sa fiche Comment y accéder ? Barre de menu Fiche +Supprimer (après avoir sélectionné l’organisme à supprimer) Barre d’outils Supprimer Fiche Raccourci clavier CTRL+DEL EBP Paye V17 98 Arborescence Cliquez sur l’organisme à supprimer, clic droit de la souris puis supprimer.. Pourquoi le message «Impossible de supprimer cet organisme car il est utilisé dans l’exercice précédent. Vous ne pourrez le supprimer qu’au cours du prochain exercice » apparaît en suppression ? Cet organisme a été utilisé sur votre exercice précédent, vous ne pouvez pas le supprimer avant votre prochain exercice. Pourquoi le message «Le salarié « X » est lié à cet organisme au JJ/MM/AAAA. Impossible de le supprimer » apparaît en suppression ? Cet organisme est rattaché à la fiche d’un de vos salariés vous ne pouvez donc pas le supprimer. Les thèmes dans les fiches Les thèmes permettent de regrouper un certain nombre d'éléments de votre paye dans un groupe afin de vous faciliter par la suite le classement et ou la recherche. Par défaut la paye propose des thèmes pour chaque catégorie de l'arborescence. • Pour les organismes : C'est le type d'organisme (URSSAF, pôle emploi, IRC....) qui définit le thème (sauf si vous en avez mis un autre). • Pour les variables : c'est le type de la variable (constante, variable à saisir ou formule de calcul) qui définit le thème (sauf si vous en avez mis un autre). • Pour les rubriques de brut et de net : c'est le type de la rubrique (Abattement sur le brut, avantage en nature, gain ou retenue) qui définit le thème (sauf si vous en avez mis un autre). • Pour les rubriques de cotisation : C'est l'organisme de la rubrique (URSSAF, pôle emploi...) qui définit le thème (sauf si vous en avez mis un autre). • Pour les profils : c'est le statut du profil (cadre, non cadre, pas de statut..) qui définit le thème (sauf si vous en avez mis un autre). Comment créer un nouveau thème ? Pour créer un nouveau thème vous devez saisir dans la zone prévue à cet effet le nom du thème. Lors de l'enregistrement de votre fiche, vous aurez au niveau de l'arborescence sur votre gauche un classeur supplémentaire portant le nom du thème choisi. Comment supprimer un thème ? Le thème est automatiquement supprimé à partir de l'instant où il n'y a plus aucun élément rattaché à ce thème. Par conséquent, pour supprimer un thème vous devez modifier tous les éléments qui le compose. Que signifie le thème : cachées dans les versions précédentes ? Sur les versions antérieures à celles des V14, on avait la possibilité de masquer des variables, des rubriques, des tables de calcul...... Lors de la mise à jour en V14, tous les éléments cachés ont été récupérés dans le thème cachées dans les versions précédentes. Les variables La fiche Variable Pour créer une variable, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie droite de l’écran. Menu Edition 99 Comment y accéder ? Barre de menu Edition + Variables Barre d’outils , Variables Raccourci clavier Alt + 7 (du clavier Numérique) Arborescence Cliquez sur le classeur Variables une fiche vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran. Comment créer une variable ? Pour créer une variable, cliquez sur le classeur Variables, et complétez la fiche vierge dans la partie droite de l’écran : • Saisissez le nom de la variable qui doit commencer par une lettre et est limité à 31 caractères maximum. • La description de la variable, • Choisissez ou non un thème proposé dans la liste. Si vous ne mettez rien, votre variable sera classée en fonction du type choisi (constante, variable à saisir ou formule de calcul). • Pointez le type de la variable (voir dans les Questions diverses). Un report mensuel et/ou à la clôture de l'exercice est possible pour les variables de type "Variable à saisir". Enregistrez la nouvelle variable avec Ctrl + Entrée ou clic sur l'icône de la barre de navigation. A quoi sert le lien : Quels sont les éléments utilisés par cette variable ? Ce lien permet de déterminer quelles sont les éléments (variables, rubriques) utilisés par la variable sélectionnée. A quoi sert le lien : Où est utilisée cette variable ? Ce lien permet de déterminer dans quels éléments (variables, rubriques) est utilisée la variable sélectionnée. Vous avez toujours la possibilité de revenir en arrière par le bouton précédent. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. Questions diverses : A quoi servent les variables ? Quels sont les types de variables ? Comment utiliser une variable dans une formule ? Comment obtenir le cumul d'une variable ? Comment saisir les valeurs des variables A Saisir ? Comment supprimer une variable ? Pourquoi certaines variables sont grisées ? EBP Paye V17 100 A quoi servent les choix Traduction de la formule et Modification de la formule ? Pourquoi le type de certaines variables est grisé ? A quoi sert l'option "Saisissable dans un calendrier (en heures)" ? La liste des variables standards Définition des variables de la fiche salarié. Définition des variables du calendrier. Définition des variables standards : Nom Type Description ACOMPTE A saisir Acompte ACQ A saisir Nombre de jours de congés acquis du 1er juin N-1 au 31 mai N, en vue du calcul des congés payés. AGE A saisir Age de l’apprenti ou du contrat de qualification, en vue du calcul automatique du salaire ou de la base de cotisation. AJUSTNAPMM1 A saisir Ajustement du net à payer du mois en cours et du mois précédent ASSUJASS A saisir Assujettis à l’assurance chômage AUBRY1 A saisir Montant par salarié et par mois de l’aide Aubry 1. BASEMINI Formule Base minimum, c'est-à-dire SMIC ou salaire conventionnel. BASESMIC Formule Calcul de la base du SMIC. CHIFFRE A saisir Chiffre d'affaires du mois, en vue du calcul de la prime sur chiffre d’affaire. COEFAUBRY Const. Coefficient pour le calcul de l’allègement Aubry II des Hôtels, Cafés, Restaurants. CONTRAT A saisir Année du contrat de travail pour les apprentis et les contrats de qualification (1 pour 1ère année, 2 pour 2ème année, 3 pour 3ème année), en vue du calcul automatique du salaire ou de la base de cotisation. CYLINDRE A saisir Nombre de chevaux de la voiture, en vue du calcul des indemnités kilométriques. ECHELON A saisir Echelon du salarié à saisir FORFAIT A saisir Montant du forfait. GMP Formule Salaire charnière pour le calcul de la Garantie Minimale de Points (pour les cadres). HEUBONI Formule Nombre d’heures de bonification. HEUCOMP A saisir Nombre d’heures complémentaires. HEUNTRAV Formule Total des heures non travaillées. HEUREEL Formule Nombre d'heures réellement travaillées. HEUREF A saisir Nombre d’heures de référence de la société, indiqué dans les préférences du dossier HEURTAV A saisir Heures travaillées dans le mois. HEUSU A saisir Nombre d’heures supplémentaires bonifiées en repos. HEUSU10 A saisir Nombre d’heures supplémentaires à 10%. HEUSU100 A saisir Nombre d’heures supplémentaires à 100%. Menu Edition 101 HEUSU25 A saisir Nombre d’heures supplémentaires à 25%. HEUSU50 A saisir Nombre d’heures supplémentaires à 50%. HEUCOMPEXO A saisir Nombre d'heures complémentaires exonérées HEU25EXO A saisir Nombre d'heures supplémentaires à 25 % exo IR HEU50EXO A saisir Nombre d'heures supplémentaires à 50 % exo IR HJOUR Formule Nombre d’heures moyen par jour (pour les conversion de jours en heures). JOURABSENCE A saisir Nombre de jours d'absence du mois. JOURMOIS A saisir Nombre de jours travaillés par mois. JOUROUVR A saisir Nombre de jours ouvrables (ou ouvrés) par mois en vue du calcul des congés payés. KMS A saisir Nombre de kilomètres effectués dans le mois, en vue du calcul des indemnités kilométriques. MAXABT Const. Abattement maximum autorisé pour l’année (entreprises de bâtiment et de transport). MC A saisir Minimum conventionnel mensuel. MG A saisir Minimum garanti NAPNEGMM1 A saisir Net à payer du mois en cours et du mois précédent NBHEUSUP Formule Total des heures supplémentaires. NBPERS A saisir Nombre de personnes à charge, en vue du calcul de la saisie sur arrêt. NIVEAU A saisir Niveau du salarié. PANIERS A saisir Nombre de paniers repas. PIECE A saisir Nombre de pièce pour le calcul de l’avantage en nature logement. PLAFA Formule Calcul du plafond tranche A. PLAFASS Const. Montant du plafond tranche A. PLAFB Formule Calcul du plafond tranche B. PLAFBSS Const. Montant du plafond tranche B. PLAFC Formule Calcul du plafond tranche C. PLAFCSS Const. Montant du plafond tranche C. PLAFD Formule Calcul du plafond tranche D. PLAFDSS Const. Montant du plafond tranche D. PLAFT2 Const. Montant du plafond tranche 2 caisses de retraite. PLAFT2CR Formule Calcul du plafond tranche 2 caisses de retraite. POINT Const. Valeur du point, en vue du calcul des salaires au point. POSITION A saisir Position du salarié. POURCMALA A saisir Pourcentage de rémunération pris à la charge de l’employeur en cas de maladie. POURCSUSP A saisir Pourcentage de rémunération pris à la charge de l’employeur en cas de suspension du contrat de travail. PRIME A saisir Montant de la prime exceptionnelle. PRORATA A saisir Coefficient de proratisation de la paye, se calcule automatiquement en fonction de la période de paye du bulletin. RAPHOR Formule Proratisation des heures pour le calcul des allègements bas salaires. REDB Formule Plafond pour les allègements bas salaires. EBP Paye V17 102 REMTACHE A saisir Rémunéré à la tâche. REPOSACQMOIS A saisir Nombre de jours de repos compensateurs acquis dans le mois REPOSOLDE Formule Nombre de jours de repos compensateurs à prendre. REPOSPRISMOIS A saisir Nombre de jours de repos compensateurs pris dans le mois REV A saisir Revenu brut du 1er juin N-1 au 31 mai N (provision congé), en vue du calcul des congés payés. RTTADIV A saisir Nombre d’heures d’absences diverses en provenance du module Gestion des 35 heures RTTAM A saisir Nombre d’heures d’absences maladie en provenance du module Gestion des 35 heures RTTANP A saisir Nombre d’heures d’absences non payées en provenance du module Gestion des 35 heures RTTCONGESPRIS A saisir Nombre d’heures de congés payés pris en provenance du module Gestion des 35 heures RTTHREF A saisir Nombre d’heures de référence en provenance du module Gestion des 35 heures RTTS025 A saisir Nombre d’heures supplémentaires à 25 % en provenance du module Gestion des 35 heures RTTS050 A saisir Nombre d’heures supplémentaires à 50 % en provenance du module Gestion des 35 heures RTTS100 A saisir Nombre d’heures supplémentaires à 100 % en provenance du module Gestion des 35 heures RTTHTR A saisir Nombre d’heures de travail retenues en provenance du module Gestion des 35 heures RTTHTT A saisir Nombre d’heures théoriques de travail en provenance du module Gestion des 35 heures RTTM A saisir Nombre d’heures d’absences maternité en provenance du module Gestion des 35 heures RTTP A saisir Nombre d’heures collectif (planning collectif) en provenance du module Gestion des 35 heures RTTPERIODE A saisir Nombre d’heures de RTT (+ ou -) du mois en provenance du module Gestion des 35 heures RTTSOLDE A saisir Nombre d’heures de RTT (+ ou -) de l’exercice (solde global) en provenance du module Gestion des 35 heures SALBASANC A saisir Salaire de base avant le passage à 35 heures, en vue du calcul du complément différentiel de salaire. SALMOIS Formule Salaire du mois, en vue du calcul des plafonds régularisés des temps partiels. SALPLEIN Formule Salaire temps plein, en vue du calcul des plafonds régularisés des temps partiels. SMI120 Formule 120 % du SMIC mensuel. SMI120A Formule 120 % du SMIC mensuel du 1er janvier SMI130 Formule 130 % d’un SMIC de 169 heures, en vue du calcul des allègements bas salaire. SMI150 Formule 150 % du SMIC mensuel. SMI169 Formule Smic de 169 heures. SMIC Const. Smic horaire. SMIC1 Const. Smic des entreprises passées à 35 heures entre le 16/06/98 et Menu Edition 103 le 30/06/99. SMIC130 Formule 130 % du SMIC mensuel. SMIC2 Const. Smic des entreprises passées à 35 heures entre le 01/07/99 et le 30/06/00. SMIC3 Const. Smic des entreprises passées à 35 heures entre le 01/07/00 et le 30/06/01. SMIC4 Const. Smic des entreprises passées à 35 heures à partir du 01/07/01. SMIC5 Const. Smic des entreprises passées à 35 heures à partir du 01/07/02. SMICA Const. SMIC horaire au 1er janvier, en vue du calcul des bases forfaitaires de cotisations des apprentis. SMIMEN Formule SMIC mensuel. SOUMISABT A saisir Soumis à l’abattement. TAUXHOR Formule Taux horaire. TICKETS A saisir Nombre de tickets restaurant du mois. TOTSAL A saisir Total des salaires du mois pour les salariés multi employeurs. La liste des variables spécifiques à la paye Hôtel, Restaurant, Café Définition des variables de la fiche salarié. Définition des variables du calendrier. Définition des variables standard Définition des variables spécifiques à la paie Hôtel, Restaurant, Café : Nom Type Description AVREPAS A saisir Nombre de repas pris. INDREP A saisir Nombre de repas non pris. MG A saisir Minimum garanti. POURB A saisir Pourboires. REPDE A saisir Nombre de repas à déduire. La liste des variables spécifiques à la paye du Spectacle Définition des variables de la fiche salarié. Définition des variables du calendrier. Définition des variables standard Définition des variables spécifiques à la paie du Spectacle : Nom Type Description CACHET A saisir Prix d’un cachet. FORFJOUR A saisir Prix du forfait journalier. FORFSEM A saisir Prix du forfait hebdomadaire. MG A saisir Minimum garanti. NBCAC12 A saisir Nombre de cachets de 12 heures. NBCAC8 A saisir Nombre de cachets de 8 heures. NBJOURS A saisir Nombre de jours de forfait. EBP Paye V17 104 NBSEM39 A saisir Nombre de semaines à 39 heures. NBSEM47 A saisir Nombre de semaines à 47 heures. PLAFJAS Const. Plafond journalier artiste du spectacle (12 fois le plafond horaire). PLAFJOUR Const. Plafond journalier. PLAFSEM Const. Plafond hebdomadaire. SEM39 A saisir Prix du forfait de semaines à 39 heures. SEM47 A saisir Prix du forfait de semaines à 47 heures. La liste des variables spécifiques à la paye du Bâtiment Définition des variables de la fiche salarié. Définition des variables du calendrier. Définition des variables standard Définition des variables spécifiques à la paie du Bâtiment : Nom Type Description ANCPROF A saisir Nombre de mois d’ancienneté dans la profession. ANCPROFAN Formule Nombre d’année d’ancienneté dans la profession. HEUABSCHOP A saisir Nombre d’heures d’absence pour chômage partiel. HEUABSFAMIL A saisir Nombre d’heures d’absence pour évènements familiaux. HEUABSINT A saisir Nombre d’heures d’absence pour intempéries. HEUABSJFERIE A saisir Nombre d’heures d’absence pour jours fériés. HEUABSMATER A saisir Nombre d’heures d’absence pour maternité. HEUABSMNP A saisir Nombre d’heures d’absence pour maladie non professionnelle. HEUABSMP A saisir Nombre d’heures d’absence pour maladie professionnelle. HEUABSNAISS A saisir Nombre d’heures d’absence pour naissance ou adoption. HEUABSPREAV A saisir Nombre d’heures d’absence pour préavis. HEUABSSTAGE A saisir Nombre d’heures d’absence pour stage de formation professionnelle et stage d’apprentissage. HEUFAMIL A saisir Nombre d’heures pour évènements familiaux payées. HEUINDAT A saisir Nombre d’heures d’indemnités accident du travail. HEUINDINT A saisir Nombre d’heures d’indemnités intempéries. HEUINDMATER A saisir Nombre d’heures d’indemnités maternité. HEUINDMNP A saisir Nombre d’heures d’indemnités maladie non professionnelle. HEUINDMP A saisir Nombre d’heures d’indemnités maladie professionnelle. HEUJFERIE A saisir Nombre d’heures pour jours fériés payées. HEUNAISS A saisir Nombre d’heures pour congés naissance et adoption payées. HEUPAYE Formule Nombre d’heures payées. HEUPREAV A saisir Nombre d’heures de préavis payées. HEUSTAGE A saisir Nombre d’heures de stage de formation professionnelle et formation d’apprentissage payées. INDKMS Const. Pris du kilomètre pour les indemnités kilométriques non soumises à cotisation. MG Const. Minimum garanti. NJOURDP A saisir Nombre de jours de grands déplacements. NKMS A saisir Nombre de kilomètres pour les indemnités kilométriques. Menu Edition 105 NREPAS A saisir Nombre de repas. TRAJET A saisir Indemnité de trajet. VKMS A saisir Prix du kilomètre pour les indemnités kilométriques soumises à cotisation. VREPAS A saisir Valeur du repas soumis à CSG/RDS. La liste des variables spécifiques à la paye Agricole Définition des variables de la fiche salarié. Définition des variables du calendrier. Définition des variables standard Définition des variables spécifiques à la paie Agricole : Nom Type Description ABATCOT A saisir Acompte AC13M A saisir Nombre de jours de congés acquis du 1er juin N-1 au 31 mai N, en vue du calcul des congés payés. APE A saisir Age de l’apprenti ou du contrat de qualification, en vue du calcul automatique du salaire ou de la base de cotisation. BRUIT A saisir Travail dans le bruit. CONDLOURD A saisir Conduite de véhicules lourds. CRCCA A saisir Cotise à la CRCCA. EMBAUC1 A saisir Exonération pour 1ère embauche. ETRANG A saisir Domicilié fiscalement à l’étranger. HANDICAP A saisir Handicap reconnu. LICENCI A saisir Licenciement dans les 12 mois précédant l’embauche. MANIPLOURDES A saisir Manipulation de charges lourdes. MANIPPROD A saisir Manipulation de produits chimiques / traitement. MEDEC6 A saisir Médecine du travail avant 6 mois. NUIT A saisir Travail de nuit. REMNATURE A saisir Rémunéré en nature. RTT A saisir Concerné par l’aide. RTTAPPLI A saisir Application de l’aide. TXAT A saisir Calcul du taux en fonction du code APE (0 ou 1). TXEXO A saisir N° d’exonération des occasionnels pour la déclaration MSA. TXRED A saisir Taux de la réduction des TO / TODE en pourcentage. TXREDDE A saisir Taux de la réduction des demandeurs d’emploi en pourcentage. TXREDOCC A saisir Taux de la réduction des travailleurs occasionnels en pourcentage. La liste cumuls systèmes Les cumuls systèmes ne peuvent être modifiées, leur formule n’est pas visible. Lorsque le nom de la variable n’est pas précédé du signe $, il s’agit du cumul du mois, lorsque le nom de la variable est précédé du signe $, il s’agit du cumul depuis le début de l’exercice. Par exemple, la variable SNETIMP correspond au net imposable du mois, et la variable $SNETIMP au cumul du net imposable depuis le début de l’exercice. Tous les cumuls commençant par TOT ne peuvent pas être précédé du $ car ce sont des cumuls EBP Paye V17 106 progressifs. Nom Description Variables Servant au calcul des congés payés CPLEGACQUIS Nombre de jours de CP légal que le salarié acquiert sur sa période de paye CPSUPACQUIS Nombre de jours de CP supplémentaires que le salarié acquiert chaque mois JOURPRIS Nombre de jours de congés pris sur la période du bulletin. CPACQUISN1 Nombre total des CP acquis au 31/05/XX (ou à la fin du mois de clôture des CP) CPPRISN1 Valeur des CP pris sur les CP acquis. TOTCPLEGACQUISN1 Reprend le cumul des CP légaux Acquis sur l'exercice CP N-1 TOTCPSUPACQUISN1 Reprend le cumul des CP supplémentaires Acquis sur l'exercice CP N-1 TOTCPACQUISN1 Reprend le total des CP acquis à la clôture des CP. ( zone CP N légaux + suppl. Acquis dans l'onglet Congés/Heure de la fiche du salarié) TOTCPPRISN1 Reprend le total des CP N-1 pris depuis la clôture des CP ( zone CP N légaux + suppl. Pris total dans l'onglet Congés/Heure de la fiche du salarié) CPRESTEN1 C'est une donnée calculée, qui reprend le résultat des CP acquis légaux N-1 diminués des CP pris N-1 total ( - TOTCPPRISN) TOTCPLEGACQUISN Reprend le cumul des CP légaux Acquis sur l'exercice CP (CPLEGACQUIS et les valeurs de reprises) TOTCPSUPACQUISN Reprend le cumul des CP supplémentaires Acquis sur l'exercice CP (CPSUPACQUIS et les valeurs de reprises) TOTCPACQUISN C'est une donnée calculée, qui reprend le résultat des CP acquis légaux et supplémentaires (TOTCPLEGACQUISN + TOTCPSUPACQUISN) ( zone CP N légaux + suppl. Acquis dans l'onglet Congés/Heure de la fiche du salarié) CPPRISN Valeur des CP pris par anticipation sur le mois, dans le cas ou le CP reste N-1 est à 0. TOTCPPRISN Reprend le cumul de CPPRISN. Lors de la clôture des congés, la valeur de cette variable passe en reprise dans la variable TOTCPPRISN1. ( zone CP N légaux + suppl. Pris total dans l'onglet Congés/Heure de la fiche du salarié) Menu Edition 107 CPRESTE C'est la somme des CP restants sur N-1 et N. CPRESTEN C'est une donnée calculée, qui reprend le résultat des CP acquis légaux N diminués des CP pris total (TOTCPLEGACQUISN + TOTCPSUPACQUISN - TOTCPPRISN) CPANCACQUISN Indique le nombre de jour total de CP d'ancienneté acquis pour l'année. Cette valeur est fixe. ( zone CP Ancienneté Acquis dans l'onglet Congés/Heure de la fiche du salarié) CPANCPRISN Reprend la valeur du CP ancienneté pris sur la période. TOTCPANCPRISN Reprend la valeur de CPANCPRISN cumulée mois pas mois sur la période de l'exercice CP ( zone CP ancienneté Pris total dans l'onglet Congés/Heure de la fiche du salarié) CPANCRESTEN C'est une donnée calculé, qui reprend CPANCACQUISN - TOTCPANCP CONGE Provision congés sur la période : somme de toutes les rubriques de brut dans lesquelles l’option « Participe à la base dixième CP » est cochée sur la période TOTCONGEN Provision congés cumulée sur l'exercice CP : somme de la variables CONGE CONGEN1 Provision congés cumulée sur l'exercice CP précédent pour le paiement des congés acquis. ( zone Base CP n-1 dans l'onglet Congés/Heure de la fiche du salarié) MTCPVERSEEN Montant des rubriques ayant la nature « Paiement des CP pris N» sur le bulletin en cours MTCPVERSEEN1 Montant des rubriques ayant la nature « Paiement des CP pris N- 1» sur le bulletin en cours TOTMTCPVERSEEN Reprend la valeur de MTCPVERSEEN cumulée mois pas mois sur la période de l'exercice CP ( zone Total ind CP versées en N dans l'onglet Congés/Heure de la fiche du salarié) TOTMTCPVERSEEN1 Reprend la valeur de MTCPVERSEEN1 cumulée mois pas mois sur la période de l'exercice CP ( zone Total ind CP versées en N-1 dans l'onglet Congés/Heure de la fiche du salarié) CONGESACQUIS Nombre de jours de congés payés acquis. Cette variable n'est plus utilisé depuis les V13. Elle a été remplacé par les variables TOTCPACQUISN EBP Paye V17 108 CONGESPRIS Nombre de jours de congés pris. Cette variable n'est plus utilisé depuis les V13. Elle a été remplacé par la variable JOURPRIS CONGESRESTE Nombre de jours restant à prendre. Cette variable n'est plus utilisé depuis les V13. Elle a été remplacé par la variable CPRESTN1 Variables concernant le DIF DIFACQUISPERIODE Nombre d'heures de DIF que le salarié acquiert sur sa période de paye DIFPRISPERIODE Nombre d'heures de DIF que le salarié prend sur sa période de paye DIFAPRENDRE Cumul le DIF que le salarié dispose à la clôture du DIF (cette valeur est plafonnée) TOTDIFN Reprend le total du DIF cumulé sur l'année en cours et que le salarié pourra disposer dès la clôture du DIF. TOTDIFPRIS Reprend le total du DIF que le salarié à pris sur l'année en cours. DIFRESTE C'est une donnée calculée qui reprend DIFAPRENDRE - TOTDIFPRIS Variables diverses SABT Montant de l’abattement. SABTBASE Base de calcul de l’abattement : somme de toutes les rubriques de brut dans lesquelles l’option Soumise à abattement est cochée. SAJUSTNAPM Ajustement du net à payer du mois en cours SAVN Somme des avantages en nature. SAVNABT Somme des avantages en nature soumis à abattement. SAVNIC Somme des avantages en nature soumis à abattement, imposables et soumis aux cotisations. SAVNINC Somme des avantages en nature soumis à abattement, imposables et non soumis aux cotisations SAVNNINC Somme des avantages en nature soumis à abattement, non imposables et non soumis aux cotisations SBASEABSCP Somme des rubriques de salaire brut cochées Participe au calcul de l'absence CP. SBAT1 à SBAT20 Cumuls de l’onglet Bâtiment (disponible en version BATIMENT). SBRUT Brut : somme de toutes les rubriques de brut soumises aux cotisations. SBRUTABT Brut abattu : somme de toutes les rubriques de brut soumises aux cotisations après abattement. SBRUTFISC Somme des rubriques qui participent au calcul de la base brute fiscale Menu Edition 109 SCOTFILLON Somme des rubriques de cotisation qui ont la nature "Réduction Fillon" SCOTMAJFILLON Somme des rubriques de cotisation qui ont la nature 'Majoration réduction Fillon" SCOTPAT Somme des cotisations patronales. SCOTSAL Somme des cotisations salariales. SCOTSALNI Somme des cotisations salariales non imposables. SCOTSSSAL Somme des cotisations salariales qui ont la propriété montant limite "Total cotisations SS salariales" SCOTSSPAT Somme des cotisations patronales qui ont la propriété montant limite "Total cotisations SS patronales" SCOTHS Somme des rubriques de cotisations qui ont la case Part sal. participe au taux de réduction loi TEPA de cochés. SCSG Somme des rubriques de brut soumises à CSG, et des cotisations patronales soumises à CSG. SCSGCOMP Somme des rubriques qui ont la propriété "Base alimente assiette CSG abattue". SCSGABT Base de la CSG et de la RDS : somme des rubriques de brut soumises à CSG, et des cotisations patronales soumises à CSG, et multipliée par 0,97. SCUMSSMSA Somme des montants patronaux des rubriques de cotisation qui ont été cochées Participe au cumul de charges exo TO/DE SFRP Somme des rubriques de brut et de net dans lesquelles une des options qui se trouve dans Frais professionnels est sélectionnée. (nature de rubrique dans les rubriques de salaires brut) SGAIN Somme de tous les gains. SGAINABT Somme des rubriques de brut soumises à abattement. SGAINIC Somme des gains et des retenues imposables et soumis à cotisations. SGAININC Somme des gains et des retenues imposables et non soumis à cotisations. SGAINNIC Somme des gains et des retenues non imposables et soumis à cotisations. SGAINNINC Somme des gains et des retenues non imposables et non soumis à cotisations. SNAPNEGM Net à payer négatif du mois en cours SNET Net à payer. SNETIMP Net imposable. SNETNIMP Net non imposable. SRET Retenues sur le net. EBP Paye V17 110 TA Tranche A de cotisations. TB Tranche B de cotisations. TC Tranche C de cotisations. TD Tranche D de cotisations. Variables de cumuls créées dans la cadre de la loi TEPA SCUMCOMPEXO Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la nature de la rubrique est Exonération des heures et que le type Heures complémentaires exonérées est sélectionné. SCUMHSEXO Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la nature de la rubrique est Exonération des heures et que le type Heures supplémentaires exonérées est sélectionné. SCUMJREXO Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la nature de la rubrique est Exonération des heures et que le type Jours excédants forfait exonérés est sélectionné. SPEXC Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la nature de la rubrique est Prime et que le type Exceptionnelle Loi Pouvoir d'Achat (avant fin 06/08) est sélectionné. SRTTAVT311207 Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la nature de la rubrique est Rachat des jours de repos et que le type RTT acquis avant fin 12/07 est sélectionné. SRTT Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la nature de la rubrique est Rachat des jours de repos et que le type RTT acquis depuis 01/08 est sélectionné. SFORFAVT311207 Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la nature de la rubrique est Rachat des jours de repos et que le type Jours de repos (forfait) acquis avant fin 12/07 est sélectionné. SFORF Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la nature de la rubrique est Rachat des jours de repos et que le type Jours de repos (forfait) acquis depuis 01/08 est sélectionné. SCETAVT311207 Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la nature de la rubrique est Rachat des jours de repos et que le type CET acquis avant fin 12/07 est sélectionné. SCET Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la nature de la rubrique est Rachat des jours de repos et que le type CET acquis depuis 01/08 est sélectionné. STCR Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la nature de la rubrique est Rachat des jours de repos et que le type Repos compensateur acquis depuis 01/08 est sélectionné. Menu Edition 111 STAXPREV Somme des tous les montants patronaux des rubriques de cotisation qui sont cochées Participe à la taxe sur la Prévoyance. CUMRACHAT07 Somme de toutes les variables de cumuls concernant le rachat des jours de repos acquis avant fin décembre 2007. Soit le cumul des variables : SRTTAVT311207 / SFORFAVT311207 / SCETANT311207. CUMRACHAT Somme de toutes les variables de cumuls concernant le rachat des jours de repos acquis depuis le 1er janvier 2008 et qui sont exonérés de charges. Soit le cumul des variables : SRTT / SFORF / STCR, le cumul SCET n'est pas repris car il n'est pas concerné par les exonérations. La liste des variables alimentées par le calendrier Définition des variables alimentées par le calendrier : JOURPRIS A saisir Nombre de jours de congés pris dans le mois. HEUABS A saisir Nombre d’heures d’absence. JOURMALADIE A saisir Nombre de jours d'absence maladie non professionnelle du mois. JOURMALPROF A saisir Jours Maladie professionnelle JOURMATERPATER A saisir Jours Maternité/Paternité HEUABSAT A saisir Nombre d’heures d’absence pour accident du travail. JOURTRAJET A saisir Nombre de Jours Accident de trajet JOURINVAL1 A saisir Nombre de Jours Invalidité première catégorie JOURINVAL2 A saisir Nombre de Jours Invalidité deuxième catégorie JOURTHERA A saisir Nombre de Jours Mi-temps thérapeutiques HEUABSINT A saisir Heures Chômage intempéries JOURMALDEMI A saisir Nombre de Jours Maladie à demi traitement (CNRACL) JOURCPNONREM A saisir Jours CP non rémunérés par employeur JOURSUSPENSION A saisir Nombre de jours de suspension du contrat de travail, alimenté par le calendrier. La liste des variables alimentées par la fiche du salarié Définition des variables alimentées par la fiche salarié : Nom Type Description ADULTES A saisir Nombre d’adultes à charge ANCIENNETE A saisir Ancienneté du salarié en mois, s’incrémente automatiquement chaque mois de 1 (à la clôture mensuelle). ENFANTS A saisir Nombre d’enfants à charge HEUMOIS A saisir Nombre d'heures travaillées par mois (nombre fixe pour les mensuels). MULTI A saisir Permet la proratisation des plafonds pour les salariés multi employeurs. (zone Employeur multiple dans la fiche salarié) SALBASE A saisir Salaire de base mensuel. SALHOR A saisir Salaire horaire. TAUXAT A saisir Taux accident du travail, repris automatiquement des EBP Paye V17 112 préférences et renseigné dans la fiche du salarié TEMPSPARTIEL A saisir En vue du calcul des plafonds régularisés des temps partiels, 1 est indiqué si vous sélectionnez « Temps partiel » dans la zone Caractéristique de l’activité de la fiche salarié. POINTBASE A saisir Base forfaitaire pour les salariés payés au point. POINTCOEF A saisir Coefficient hiérarchique du salarié La fiche Variable : Pourquoi certaines variables sont grisées ? Les variables qui sont grisées dans l'arborescence sont les variables qui sont protégées. Vous ne pouvez ni les supprimer ni les modifier. De plus elles ne sont pas consultables dans la saisie des variables du menu Gestion. Retour à la fiche Variable. Fiche Variable : A quoi servent les choix Traduction de la formule et Modification de la formule dans une variable de type Formule de calcul? Le choix Traduction de la formule permet d’afficher une description pour chaque élément de la formule afin d’en faciliter sa compréhension. Le choix Modification de la formule permet de modifier une formule déjà existante ou d'en insérer une nouvelle dans la zone de saisie du calcul de la rubrique. Retour à la fiche Variable. Pourquoi le type de certaines variables est grisé ? Le type de certaines variables n'est pas modifiable afin de protéger des éléments indispensables pour le traitement de la paye. Retour à la fiche Variable. La fiche salarié Création d'un salarié Comment accéder à la création d’une fiche Salarié ? Barre de menu Edition + Salarié Raccourci clavier Alt + 0 (du clavier numérique) Arborescence Cliquez sur le classeur Salariés une fiche vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran. Remplissez alors les éléments de la fiche, en commençant par l'entête. Fiche salarié : Entête Matricule : cette saisie est obligatoire * En numérotation automatique (option à demander dans Dossier + Propriétés + Préférences, onglet Options), un numéro vous est automatiquement proposé. En numérotation manuelle, saisissez le matricule du salarié sur 10 caractères maximum. Menu Edition 113 Titre, Prénom, Nom de naissance, Nom marital / Usage : ces zones sont obligatoires * Le nom d’Usage est accessible pour tous. S’il est renseigné, il sera repris pour les impressions. Code Emploi (PCS-ESE) : cette saisie est obligatoire * C’est le code de la catégorie socioprofessionnelle. Selon le cahier des charges DADS-U, ce champ doit obligatoirement être renseigné pour les établissements de 20 salariés et plus. Cependant pour simplifier et faciliter les échanges avec les émetteurs du fichier DADS-U, tous les partenaires DADS-U conseillent toutes les entreprises de moins de 20 salariés de valoriser cette rubrique. C’est pourquoi, ce champ est devenu obligatoire dans votre logiciel de paye. Attention !!! Le code INSEE a changé pour les déclarations de fin d’année 2003. Il faut vérifier pour chacun des salariés que le code INSEE soit bien renseigné, sinon l’icône apparaîtra dans la zone. Certains des anciens codes ont une équivalence avec les nouveaux codes, ils seront donc automatiquement changés lors de la récupération de dossier. Code Employeurs multiples : cette saisie est obligatoire * Le choix Unique est proposé par défaut. Ouvrez la liste et sélectionnez un autre choix si votre salarié travaille pour plusieurs employeurs. Ce champ est lié à une variable de paye MULTI. Par défaut, cette dernière est à 0 pour un choix Unique ou Non connu et s’initialise à 1 pour un choix Multiple. Attention !!! Si vous sélectionnez cette option veuillez vérifier le calcul de votre plafond de sécurité sociale (variable PLAFA). En effet, il se calcule différemment dans le cas d’un emploi multiple., Code Emplois multiples : cette saisie est obligatoire * Le choix Unique est proposé par défaut. Ce champ concerne uniquement les salariés ayant des emplois multiples simultanées chez un même employeur au cours d’une même période d’activité. Référence contrat Dans la cas d'un multi-contrat vous devez renseigner une référence. En effet, dans le cadre de la génération du fichier DNA (option disponible à partir de la version PRO) il est nécessaire d'identifier le contrat auquel se rattachent les informations transmises pour le salarié. Photo : Un clic droit dans le cadre Photo vous permet d’insérer un fichier au format JPEG, BMP, TGA et PCX représentant la photo du salarié, de supprimer la photo, ou de connaître le nom de l'image et sa taille par l’option Informations. Attention !!! Tous les champs possédant un point rouge sont des champs obligatoires pour enregistrer la fiche du salarié. En effet, ils sont nécessaires pour vos déclarations de fin d’année. Fiche salarié : Onglet Etat civil EBP Paye V17 114 Adresse, CP / Ville, Pays : ces zones sont obligatoires Par défaut le pays France est sélectionné. S’il est différent, il faut donc le spécifier. E-mail : Renseignez éventuellement l’adresse e-mail de votre salarié. Option "Préfère obtenir ses bulletins par e-mail"’ : Cette option permet de marquer le salarié comme souhaitant recevoir ses bulletins par e-mail. Elle ne peut-être cochée sans l’accord préalable du salarié. Téléphone, Personne à charge Ces éléments sont à titre d’informations Situation familiale : Le code situation familiale n’est pas un champ obligatoire mais conseillé. Numéro de sécurité sociale : cette saisie est obligatoire En fonction de la civilité, le numéro S.S. est initialisé à 1 ou 2 lors de l’enregistrement. Si vous validez une fiche salarié sans numéro de sécurité sociale, car non connu, ce champ sera, alors, complété par des 999999999999 Date de naissance, Commune de naissance, Département de naissance : ces zones sont obligatoires* Dans le département de naissance, si le salarié est né à l’étranger, il faudra alors sélectionner le code 99 Pays étranger Pays de naissance : cette saisie est obligatoire Si le département de naissance est différent de 99 Pays étranger cette zone est inaccessible et FR apparaît par défaut. Si 99 Pays étranger est sélectionné dans le département de naissance, cette zone sera alors dégrisée et il faudra sélectionner le pays au choix. Nationalité : cette saisie est obligatoire Par défaut la nationalité sélectionnée est FR-France. Si le salarié a une nationalité différente, il faut sélectionner le pays concerné. N° titre de séjour, N° de carte de séjour, Libellé, validité et délivré par : Ces zones doivent être renseignées pour les salariés étrangers pour l’édition du registre unique du personnel. Attention !!! Tous les champs possédant un point rouge sont des champs obligatoires pour enregistrer la fiche du salarié. En effet, ils sont nécessaires pour vos déclarations de fin d’année. Fiche salarié : Onglet Info. Paye Dans cet onglet plusieurs zones apparaissent : Options de bulletin Menu Edition 115 Salaire et Durée du travail Classement conventionnel Contrat de Travail et statut catégoriel Attention !!! Tous les champs possédant un point rouge sont des champs obligatoires pour enregistrer la fiche du salarié. En effet, ils sont nécessaires pour vos déclarations de fin d’année. Fiche salarié : Onglet Info. Paye : options de bulletin Payé au point : La zone Payé à l’heure sera grisée et dans la zone Salaire, Base forfaitaire s’affichera et c’est la variable POINBASE qui sera alimentée. Payé à l’heure : La zone Payé au point sera grisée et dans la zone Salaire, Salaire horaire s’affichera et c’est la variable SALHOR qui sera alimentée. Pourboire Cochez l’option si le salarié est rémunéré au pourboire. Base de cotisation forfaitaire : Vous devez cocher cette option si les cotisations de votre salarié sont calculés sur une base forfaitaire. Remarque !!! Cette option permet uniquement de renseigner une rubrique dans votre fichier DADS-U disponible à partir de la version PRO. Vacataire et Hors effectifs : Ces zones sont à titre indicatif. Retour à l'onglet Info. Paye Fiche salarié : Onglet Info. Paye : Salaire Salaire mensuel : Selon les cases cochées précédemment, vous saisissez le salaire mensuel (variable SALBASE, pour les salariés mensuels), le salaire horaire (variable SALHOR, pour les salariés payés à l’heure), ou la base forfaitaire (variable POINTBASE, pour les salariés payés au point).. Nombre de payes par mois : Pour les salariés ayant plusieurs payes (bulletins) par mois, indiquez le nombre de payes (entre 1 et 20) que vous souhaitez pouvoir générer sur le mois. Taux A.T. : EBP Paye V17 116 Sélectionnez dans la liste déroulante le taux AT du salarié. Ce choix est nécessaire pour la DADS et il est reporté dans la variable TAUXAT qui est utilisé dans certaines rubriques. Chaque taux proposé ici a été défini dans Dossier + Propriétés + Préférences, Onglet URSSAF. Le changement de régime est déclencheur de situation DADS-U Durée de travail mensuelle : Renseignez ici, la durée de travail mensuelle contractuelle du salarié. Durée de travail hebdomadaire : La durée hebdomadaire est calculée de façon automatique en fonction de la durée de travail mensuelle. (Durée mensuelle / 4.33333333) Ancienneté : (variable ANCIENNETE) : Le nombre de mois d’ancienneté du salarié doit être saisi manuellement en création. Il sera incrémenté à chaque clôture du mois et pourra servir dans le calcul de la prime d’ancienneté. Unité horaire : Vous devez sélectionner le code unité horaire dans lequel est exprimé la durée contractuelle du temps de travail du salarié et de l'entreprise. Horaire entreprise : Vous devez indiquer ici l'horaire usuel de l'entreprise. Périodicité de paiement : Vous devez indiquer la fréquence pour le paiement des salaires. Attention !!! Tous les champs possédant un point rouge sont des champs obligatoires pour enregistrer la fiche du salarié. En effet, ils sont nécessaires pour vos déclarations de fin d’année. Retour à l'onglet Info. Paye Fiche salarié : Onglet Affectations : Exonérations URSSAF Il est obligatoire de déclarer l’ensemble des exonérations auxquelles a droit un salarié. Par exemple, Loi Fillon (allégement de cotisations), Temps partiel exo 30 %... Même si le salaire brut du salarié ne justifie pas d’exonération, le nom de l’aide à laquelle il pourrait avoir droit doit être déclaré dans les déclarations de fin d'année (DADS-U) (Option disponible à partir de la version PRO). Pour sélectionner la ou les exonérations, cliquez sur Modifier. Une liste s’affiche. Sélectionnez toutes les exonérations du salarié pour la période en cours. Par exemple, les salariés bénéficiaient de la Loi Aubry II jusqu’au 01/07/2003. Puis à partir des bulletins de juillet 2003, Aubry II ne doit plus apparaître et mettre à la Fillon. Dans le dossier de paye, il faut de la même manière sélectionner les exonérations à partir du mois où elles doivent être prises en compte. C’est cette sélection qui permettra de déclarer par situation les exonérations correspondantes. Pour valider votre sélection, cliquez sur valider. Menu Edition 117 Attention !!! Cette zone n’est accessible qu’après l’enregistrement de la fiche du salarié. A quoi sert le bouton Généraliser ? Si vous avez renseigné en cours d’année vos exonérations URSSAF vous avez la possibilité de les généraliser depuis le début de l’année. Exemple !!! CAS N°1 : Jamais renseigné : Votre salarié doit avoir l’exonération 10 CIE depuis le début de l’année. Vous ne l’avez jamais renseigné. Sélectionner l’option Généraliser et un message apparaît, il vous indique qu’aucune exonération n’a été trouvée et si vous souhaitez l’appliquer depuis le début de l’année. Si vous répondez oui, l’exonération se généralisera et le bouton ne sera plus accessible. CAS N°2 : Renseigné au cours de l’année Votre salarié doit avoir l’exonération 10 CIE depuis le début de l’année. Vous êtes sur le mois de Décembre et vous l’avez renseigné en Février. Sélectionner l’option Généraliser et un message apparaît, il vous indique qu’aucune exonération n’a été trouvée en janvier et si vous souhaitez appliquer l’exonération 10 sur janvier. Si vous répondez oui, l’exonération se généralisera et le bouton ne sera plus accessible. CAS N°3 : Renseigné au cours de l’année et changé en fin d’année. Votre salarié doit avoir l’exonération 10 CIE de janvier à juin, en février vous avez renseigné le code 10. En juillet vous avez renseigné le code 13 et vous êtes sur le mois de décembre. Sélectionner l’option Généraliser et un message apparaît en vous indiquant qu’aucune exonération n’a été trouvée en janvier et si vous souhaitez appliquer l’exonération 10 sur janvier. Si vous répondez oui, l’exonération se généralisera et le bouton ne sera plus accessible Le code 13 ne sera pas généralisé car vous avez renseigné avant ce code, le code 10. Pourquoi le bouton généraliser est grisé ? Soit vous avez déjà appliqué cette option à votre salarié, soit vous avez toujours renseigné vos exonérations à votre salarié depuis le début de leur période d’activité. Si vous constatez un erreur, vous devrez la modifier manuellement dans votre fichier DADS-U (option disponible à partir de la version PRO) Retour à l'onglet Affectations Fiche salarié : Onglet Info. Paye : Classement conventionnel Renseignez les champs concernés pour déterminer le classement de votre salarié. Si aucun champ n’est renseigné, dans votre fichier DADS-U, (option disponible à partir de la version PRO) la rubrique concernant le classement conventionnel sera alors renseignée avec Sans classement conventionnel. La zone Coef. Hiérarchique alimente une variable POINTCOEF accessible par la saisie des variables et pouvant être utilisée dans les rubriques de paye. En revanche, le Niveau, l’Indice, la Position et l’Echelon sont des zones alphanumériques qui n’alimentent pas de variable accessible par la saisie des variables. Ces données peuvent toutefois être imprimées sur les bulletins de salaire. Retour à l'onglet Info. Paye Fiche salarié : Onglet Info. Paye : Contrat de Travail et Statut catégoriel EBP Paye V17 118 Code population : ce champ est obligatoire* Le code population permet de définir la situation administrative générale du salarié ou de l'agent. Ce champ est très important pour la déclaration N4DS. Nature du contrat de travail : ce champ est obligatoire* Il faut indiquer ici la nature du contrat de travail signé avec le salarié. Le changement de régime est déclencheur de situation DADS-U Intitulé du contrat de travail : ce champ est obligatoire* Il faut préciser l'intitulé du contrat de travail. Si aucun intitulé ne correspond à votre salarié, vous devez sélectionner "Autres contrats". Date de fin de contrat prévue Si le contrat de travail est un Contrat à Durée Déterminée vous devez obligatoirement renseigner la date de fin de CDD. Au moment de la préparation du bulletin, un message d'avertissement s'affichera dès que la date de fin de CDD arrive à échéance. Modalité de l'activité : ce champ est obligatoire* Ce champ permet d'indiquer la spécificité du contrat de travail. Si le contrat de travail de votre salarié ne dispose pas de l'une des spécificités proposées alors sélectionner "salarié non concerné". Modalité de l'exercice : ce champ est obligatoire* Il convient de renseigner sur ce champ les modalités de l'exercice du travail. Cette information est nécessaire notamment pour calculer les droits à l'assurance chômage. Taux de travail à temps partiel : ce champ est obligatoire* C’est le rapport entre l’horaire du salarié et la durée collective du travail. Par exemple 80.00 pour un salarié à 80%. Ce champ doit être renseigné si la caractéristique du contrat de travail est Temps partiel. Le changement de régime est déclencheur de situation DADS-U Statut catégoriel : ces champs sont obligatoires* • IRC : Choisissez le code du statut catégoriel de votre salarié au sens du régime de retraite complémentaire • CCN : Choisissez le code du statut catégoriel de votre salarié au sens de la convention collective de votre entreprise Le changement de régime est déclencheur de situation DADS-U Nature d’emploi : ce champ est obligatoire* La nature d'emploi est un champ de saisie libre. Qualification : Cette information est reprise pour l’impression de l’attestation Pôle emploi et l’impression des bulletins Menu Edition 119 Service : Le service peut servir à faire un tri dans la saisie des variables. Le service est un champ de saisie libre. Attention !!! Tous les champs possédant un point rouge sont des champs obligatoires pour enregistrer la fiche du salarié. En effet, ils sont nécessaires pour vos déclarations de fin d’année. Retour à l'onglet Info. Paye Fiche salarié : Onglet Affectations Dans cet onglet plusieurs zones apparaissent : Caisse de rattachement Exonérations URSSAF Régimes Convention Collective Attention !!! Tous les champs possédant un point rouge sont des champs obligatoires pour enregistrer la fiche du salarié. En effet, ils sont nécessaires pour vos déclarations de fin d’année. Fiche salarié : Onglet Affectation : Caisse de rattachement Attention !!! Cette zone n’est accessible qu’après l’enregistrement de la fiche du salarié. Attention !!! Vous devez obligatoirement renseigner cette zone avant la création de votre premier bulletin. Si vous ne le faites pas tout de suite, lors de la péparation de votre fichier DADS-U (option disponible à partir de la version PRO) une nouvelle situation sera créée. A quoi sert cette option ? Chaque salarié est affilié, lorsqu’il est embauché, à un régime complémentaire, spécial ou de congés payés BTP. Il est obligatoire de préciser ici, les caisses pour lesquelles il va cotiser. Ces caisses ou organismes sont créés dans la table Organisme Remarque !!! Si vous êtes une entreprise du bâtiment, chaque salarié doit obligatoirement être rattaché à une caisse de congés payés BTP et une seule. Le salarié ne relève d’aucun régime : L’option Pas de régime complémentaire est sélectionnée par défaut. EBP Paye V17 120 Le salarié relève au moins d’une caisse : Désactivez l’option Pas de régime complémentaire et cliquez sur le bouton Modifier puis sélectionnez le ou les organismes du salarié. Exemple !!! Pour un salarié cadre Un salarié Cadre relève d’une caisse ARRCO et d’une caisse AGIRC. Ces organismes devront être déclarés dans la préparation de votre fichier DADS-U (option disponible à partir de la version PRO) et pour chaque situation. Cela signifie que le changement de caisse en cours d’année est un DECLENCHEUR et génèrera une nouvelle situation. Exemple !!! Pour un salarié non-cadre qui devient cadre Un salarié est embauché au 01/01/2005 en Non Cadre. Il est affilié à une caisse ARRCO. Au 01/06/2005, ce salarié passe Cadre et donc est affilié en plus à une caisse AGIRC. Deux situations sont à déclarer : - Pour la première situation, seule la caisse ARRCO sera déclarée. - Pour la deuxième situation, les deux caisses ARRCO et AGIRC seront déclarées. Souvent le changement de caisse est lié à un changement dans l’activité du salarié (ici, le statut professionnel). Le déclencheur (et motif de début de nouvelle situation) est la modification de son Statut professionnel. Aucun organisme n’apparaît dans la liste ? Aller dans la table Organisme, et vérifier que le type de caisse est bien renseigné (caisse de conges payés BTP, Cnracl, IRC ou IRCANTEC) Retour Fiche salarié : Onglet Affectation : Régimes Chaque salarié relève d’un ou plusieurs régimes de base obligatoire (200 : régime général, 300 : régime agricole...) pour couvrir les risques maladie, accident du travail, vieillesse. Renseignez alors le Régime Base Obligatoire si tous les risques sont couverts par le même régime. En revanche si pour l’un des risques, l’affiliation est différente, il ne faut alors pas renseigner le Régime de base obligatoire mais renseigner les quatre autres risques (maladie, Accident du travail, vieillesse). Le ou les régimes sont à déclarer dans la DADS-U (option disponible à partir de la version PRO) pour chaque situation. Le changement de régime est déclencheur de situation DADS-U Retour Sélection d'un organisme Vous devez cocher dans cette fenêtre la ou les caisses de retraite auxquels le salarié cotise. Pour les dossiers crées avec un type bâtiment, vous devez également affecter la caisse du Menu Edition 121 bâtiment dont dépend le salarié. Comment faire quand je n'ai pas mes organismes ou rien dans cette fenêtre ? Vous devez aller paramétrer la fiche de vos différents organismes. Pour cela : • allez dans le menu Edition + Organisme, • ouvrez le dossier Autres • sélectionnez votre organisme et indiquez le code de la caisse. • enregistrez la modification. Fiche salarié : Onglet Affectation : Convention Collective La convention collective est par défaut celle des préférences du dossier. Le champ IDCC est le code IDCC (Identifiant Des Conventions Collectives) demandé pour dans le fichier DADS-U (option disponible à partir de la version PRO). Un champ Libellé pour impressions correspond au libellé qui est repris pour les éditions. Pour les salariés déjà présents avant la mise à jour de votre dossier, le libellé antérieurement saisi est repris ici ou réinitialisé avec le libellé des préférences du dossier si vous avez modifié vos préférences. Pour un nouveau salarié, Le code IDCC et le libellé sont repris à partir des préférences du dossier. Pour chacun de vos salariés, vous pouvez modifier le code IDCC et le libellé. Retour Fiche salarié : Onglet Entrée / Sortie Dans cet onglet plusieurs zones apparaissent : Gestion des Entrées / Sorties Gestion des situations Gestion du Solde de tout compte Fiche salarié : Onglet Entrée / Sortie : Gestion du Solde de Tout Compte Vous avez la possibilité, afin de créer votre attestation Pôle emploi ou pour la future génération du fichier DNA (Option disponible à partir de la version PRO), de typer le dernier bulletin de vos salariés solde de tout compte (STC). Dans la zone Changements de Situation, STC apparaît devant la date de début et de fin du bulletin. Comment créer un solde de tout compte ? Vous devez sélectionner le bulletin que vous souhaitez typer "Solde de Tout Compte" en vous positionnant sur la période de Début ou de Fin puis : • Cliquez sur le bouton Créer un STC • Complétez les informations dans la fenêtre Informations sur le Solde de Tout Compte Vous pouvez également Modifier ou Supprimer un STC en le sélectionnant dans la liste. EBP Paye V17 122 Remarque !!! Vous pouvez également créer votre STC sur le bulletin en cours Retour à l'onglet Entrée / Sortie Fiche salarié : Onglet chômage Assujettissement assurance chômage : Il faut sélectionner le code assujettissement de l'activité du salarié afin d'identifier s'il est assujetti à l'assurance chômage ou non. Exonération assurance chômage : Renseigner ici si votre activité est exonérée de cotisation à l'assurance chômage sur la part patronal ou salarié ou si vous n'êtes pas concerné par cette exonération. Assujettissement à l'AGS : Renseigner ici si votre activité est assujettie à titre obligatoire à l'AGS ou non. Contrat aidé au sens Pôle emploi : Renseignez, si vous avez signé ou non un contrat aidé avec votre assurance Chômage. Il existe 3 aides qui sont les suivantes : • Contrat jeune en entreprise • Aide dégressive à l'employeur (ADE) • Soutien à l'emploi des jeunes diplômés dans les DOM et à Saint-Pierre-etMiquelon. Date de signature de la convention et la référence de la convention : Vous devez renseigner la date de signature avec le pôle emploi du contrat aidé et la référence de la convention. Fiche salarié : Onglet Congés / DIF Les congés Indiquez les différents éléments de congés liés au salarié : • Son droit aux congés payés par mois. Il faut y indiquer le nombre de jours acquis chaque mois par le salarié. Par défaut, c'est le nombre de jours indiqué dans les préférences du dossier qui est reporté. Vous pouvez le modifier manuellement pour chaque salarié. • Son droit aux congés supplémentaires par mois. Si votre salarié a des congés Menu Edition 123 supplémentaires, vous devez y indiquer le nombre de jours acquis chaque mois par le salarié. Par défaut, c'est le nombre de jours indiqué dans les préférences du dossier qui est reporté. Vous pouvez le modifier manuellement pour chaque salarié. • Son droit aux congés ancienneté pour l’année. Si votre salarié acquiert des congés d'ancienneté, vous devez y indiquer le nombre de jour qui s'incrèmentera chaque année sur le premier mois de l'exercice des congés. Le bouton Reprise CP vous permet de reprendre l'intériorité des congés payés de votre salarié si vous créez votre dossier en cours d'exercice. Le DIF Cochez l’option Acquisition au DIF, si votre salarié en est bénéficiaire. Le nombre d'heure qui apparaît est celui qui est renseigné dans l'onglet Congés/DIF des préférences de votre dossier. Vous avez la possibilité de modifier ce nombre d'heure. Par exemple dans le cas de travail à temps partiel, indiquez lui son droit annuel proratisé. Remarque !!! Vous pouvez décocher l'option si vous souhaitez que le DIF ne se cumule plus lors de la clôture mensuelle. Le bouton Reprise DIF vous permet de mettre à jours le DIF de votre salarié. Remarque !!! Vous devez renseigner un mois de clôture du DIF dans les préférences de votre dossier (ce dernier permet de mettre à jour le droit annuel du DIF de vos salarié lors de la clôture mensuelle) Fiche salarié : Onglet Prévoyance/Assurance Qu’est-ce qu’une prévoyance ? Dans le cadre collectif des entreprises, les institutions de prévoyance apportent aux salariés des couvertures complémentaires liées à la personne humaine. Il s’agit des garanties de prévoyance (décès, invalidité, incapacité, ...) et de complémentaire santé (frais de soins de santé). La quasi totalité des institutions de prévoyance, sont adhérentes au CTIP (Centre Technique des Institutions de Prévoyance). Pourquoi renseigner l'onglet prévoyance/Assurance de votre salarié ? Les caisses de prévoyance et d'assurance ont besoin de connaître tous les événements (S45.G05.05) liés à un contrat. Il nous est impossible de déterminer d'après les bulletins les événements qui ont lieu sur le contrat. Par conséquent il est indispensable que vous indiquiez manuellement dans cet onglet les différents événements que le salarié a eu. Remarques !!! Pour la DADS-U, il faut déclarer la prévoyance dans les structures commençant par S45. Elles sont présentes par salarié et par période d’activité et uniquement si le salarié relève d’un régime de prévoyance. EBP Paye V17 124 Explication de l'onglet prévoyance/assurance : • Affilier à un contrat : Le bouton Affilier à un contrat sert à rattacher votre salarié aux différents contrats. • Supprimer une affiliation : Le bouton Supprimer une affiliation sert à retirer complètement un contrat auquel le salarié est rattaché. Important !!! Si vous supprimez une affiliation vous n'avez pas d'autre solution que de tout remettre manuellement. • Modifier les périodes : Le bouton modifier les périodes permet de changer les périodes de cotisation. Ces périodes sont automatiquement détectées en fonction de vos bulletins. Pour avoir plus d'informations sur la boîte Modifier les périodes, cliquez ici. • Contrat : Dans la zone contrat, vous n'avez que les contrats auxquels le salarié a été rattachés. • Ajouter : Le bouton ajouter permet d'ajouter un événement sur le contrat qui est sélectionné. Il n'est pas possible d'ajouter un nouveau contrat par ce bouton. Si vous souhaitez ajouter un contrat supplémentaire à votre salarié, vous devez passer par le bouton Affilier à un contrat. • Modifier : Le bouton modifier permet de modifier un événement lié au contrat. Seuls les événements en noir peuvent être modifiés. • Dupliquer : Le bouton Dupliquer permet de copier un événement lié au contrat. Seuls les événements en noir peuvent être modifiés. • Supprimer : Le bouton Supprimer permet de supprimer un événement lié au contrat. Seuls les événements en noir peuvent être modifiés. Il n'est pas possible de supprimer un contrat dans sa totalité par ce bouton, si vous souhaitez supprimer un contrat dans sa totalité vous devez passer par le bouton Supprimer une affiliation. Comment sont générées les périodes de cotisation ? Dès que la salarié est affilié un à un contrat, et que ce dernier a dans son bulletin une ou plusieurs rubriques de cotisation rattachées à ce même contrat, une période de cotisation est créée. Combien de contrats peut-on gérer en même temps ? Le nombre de contrats par salarié n'est plus limité. Fiche salarié : Onglet Prévoyance, événement du contrat de prévoyance La prévoyance a besoin de connaître tous les événements liés à un contrat. Pour indiquer les événements qui sont intervenus tout au long du contrat vous devez indiquer dans cette boîte les informations concernant le changement dans le contrat. • Contrat Si vous faites une affiliation à un contrat vous devez indiquer à quel contrat votre salarié est affilié. Si vous ajouter un événement sur le contrat de prévoyance la zone est grisée. L'ajout d'un événement se fait obligatoirement sur le contrat de prévoyance qui est sélectionné. • A partir de Vous devez indiquer à partir de quelle date a lieu le motif de changement du contrat de prévoyance. • Le motif de changement du contrat Vous devez indiquer le motif du changement du contrat. • Code option Il s'agit des codes options définis dans le contrat, que le salarié peut choisir individuellement. Les valeurs de code sont fournies par l'institution de prévoyance ou la mutuelle, et sont à renseigner sur sa demande. Menu Edition 125 • Code population Il s'agit du code population défini dans le contrat, auquel le salarié est rattaché. Les valeurs de code sont fournies par l'institution de prévoyance ou la mutuelle, et sont à renseigner sur sa demande. Fiche salarié : Onglet Complément Niveau d’études Sélectionnez ici le niveau d’étude de votre salarié. Lieu de travail à l'étranger Ce champ permet de préciser si le lieu de travail du salarié est situé en zone frontalière ou à l'étranger. Remarque !!! Cette option permet uniquement de renseigner une rubrique dans votre fichier DADS-U disponible à partir de la version PRO. Rémunération sur plusieurs établissements Cette zone doit être renseignée pour une entreprise soumise à la taxe sur les salaires, et dans le cas où le salarié travaillerait pour plusieurs établissements de l’entreprise : il faut préciser pour l’établissement en cours (dossier ouvert) s’il est Agglomérant ; c’est-à-dire si c’est cet établissement qui détermine la taxe sur les salaires pour l’ensemble des rémunérations perçues par le salarié. Dans ce cas la zone est renseignée à A pour le salarié. Si l’établissement agglomérant est un autre établissement que celui en cours, alors il faut renseigner la zone avec la lettre P + NIC de l’établissement agglomérant. Lieu de travail autre que l’établissement Indiquez ici l’adresse du lieu géographique de travail de votre salarié si elle est différente du lieu d’affectation. La raison sociale, l’adresse, CP, ville et SIRET sont des informations obligatoires pour la DADS. Salarié travaillant pour une entreprise étrangère Vous devez préciser le statut du salarié s'il travaille pour le compte d'une entreprise étrangère en sélectionnant un des choix de la liste. Elections prud’homales Les élections prud’homales ont lieu tous les 5 ans. Pour la procédure de constitution des listes électorales (C. trav., art. L. 513-3), la déclaration prud’homale ne prendra plus la forme d’une déclaration spécifique faite par l’employeur. Elle sera intégrée dans la DADS. Aussi, il faut dès maintenant renseigner les informations nécessaires au niveau de la fiche salarié. (Collège, Section) La zone Droit de contrat de travail doit obligatoirement être renseignée pour valider la fiche de votre salarié. Dans le secteur public, la zone Droit de contrat de travail doit être renseignée 02 - Pas de contrat de travail de droit privé, puis renseigner la Situation administrative du salarié. EBP Paye V17 126 Fiche salarié : Onglet Règlement Cet onglet permet de saisir les informations nécessaires au règlement du salarié, et le compte comptable. Le mode de règlement choisi vous permettra d’éditer une lettre-chèque par Impressions + Lettres chèque (disponible à partir de la version PRO), ou d’effectuer un virement sur disquette par Gestion + Virements + Des salaires (saisie du RIB obligatoire, le numéro d’IBAN sert uniquement pour des communications avec des banques étrangères). Le logiciel vous propose le numéro de compte 421 (Rémunérations dues) qui regroupera l'ensemble des salaires nets. Cliquez sur l'icône pour consulter le Plan Comptable Général. Fiche salarié : Onglet Commentaires Saisissez ici les commentaires concernant votre salarié. Cette zone est reprise lors de l’impression du bulletin du salarié. Fiche salarié : Les Champs personnalisés La création d’un champ personnalisé permet de définir de nouveaux champs de saisie. Attention !!! Cette option est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Champs personnalisés Fiche salarié Onglet Champs personnalisés Généralités : La création de champs personnalisés est très utile, car cela permet d’adapter la fiche Salarié en ajoutant une ou plusieurs zones et y saisir des informations particulières. Ils pourront être édités sur les bulletins de paye. Important !!! L’ajout de champ personnalisé est suivi d’une réorganisation des fichiers. Nous vous conseillons donc vivement de créer les champs avant de définir l’ensemble de vos salariés. Comment créer un champ personnalisé ? • Cliquez sur le bouton Ajouter/ Modifier/ Supprimer un champ. • Sélectionnez le champ Employé et cliquez sur le bouton Ajouter. • Saisissez alors sur la partie droite de l’écran le nom, la description, le type et la longueur du champ, puis cliquez sur OK. Attention : la longueur indiquée sera diminuée d’un caractère. Un message vous avertit que cette modification nécessite la fermeture et la réouverture du dossier. Cliquez sur Oui. De retour dans le dossier, la fiche Salarié contient un nouveau champ : pour saisir dans cette Menu Edition 127 zone, cliquez sur Modifier la valeur du champ. Fiche salarié : Onglet DUCS Cet onglet affiche la liste des codes de personnel du profil rattaché au salarié. Il permet également de rajouter d'autres codes (URSSAF ou Pôle emploi) pour des rubriques de cotisations ajoutées dans le bulletin du salarié. L’ajout des codes personnels doit être effectué avant de lancer le calcul du bulletin pour que les montants soient correctement calculés. Ce paramétrage peut être réalisé également à partir des profils : voir la DUCS. Fiche salarié : Bouton Modifier Exonérations URSSAF Sélectionnez dans cette liste toutes les exonérations du salarié pour la période en cours. Par exemple !!! Les salariés bénéficiaient de la Loi Aubry II jusqu’au 01/07/2003. Puis à partir des bulletins de juillet 2003, Aubry II était détachée et Fillon était sélectionnée. Dans le dossier de paye, il faut de la même manière sélectionner les exonérations à partir du mois où elles doivent être prises en compte. C’est cette sélection qui permettra de déclarer par situation les exonérations correspondantes. Pour valider votre sélection, cliquez sur valider. Retour Onglet Affectations : Exonérations URSSAF Caisses de rattachement Sélectionnez dans cette liste toutes les caisses de rattachement de votre salarié pour la période en cours. Exemple !!! Pour un salarié cadre Un salarié Cadre relève d’une caisse ARRCO et d’une caisse AGIRC. Ces organismes devront être déclarés dans chaque situation DADS-U (S41.G01.01) Cela signifie que le changement de caisse en cours d’année est un DECLENCHEUR et génèrera une nouvelle situation. Exemple !!! Pour un salarié non-cadre qui devient cadre Un salarié est embauché au 01/01/2005 en Non Cadre. Il est affilié à une caisse ARRCO. Au 01/06/2005, ce salarié passe Cadre et donc est affilié en plus à une caisse AGIRC. Deux situations sont à déclarer : - Pour la première situation, seule la caisse ARRCO sera déclarée. - Pour la deuxième situation, les deux caisses ARRCO et AGIRC seront déclarées. C’est cette sélection qui permettra de déclarer par situation les caisses de rattachement de votre salarié. Pour valider votre sélection, cliquez sur valider. Retour Onglet Affectation : Caisse de rattachement Comment supprimer une fiche salarié ? EBP Paye V17 128 Si vous souhaitez supprimer une fiche salarié vous devez vous assurer que le salarié n’a pas eu de bulletin de salaire au cours de l’exercice précédent. Comment y accéder ? Barre de menu Fiche +Supprimer (après avoir sélectionné le salarié à supprimer) Barre d’outils Supprimer Fiche Raccourci clavier CTRL+DEL Arborescence Cliquez sur le salarié à supprimer, clic droit de la souris puis supprimer.. Pourquoi le message «Impossible de supprimer ce salarié car il possède au moins un bulletin dans l’exercice précédent. Vous ne pourrez le supprimer qu’au cours du prochain exercice » apparaît en suppression ? Votre salarié a eu au moins un bulletin de réalisé au cours de votre exercice précédent, vous ne pouvez pas le supprimer avant votre prochain exercice. Si vous ne souhaitez plus le voir dans l’arborescence faites un clic droit sur votre salarié puis sélectionnez « Masquer les salariés sortis » La DUE La Déclaration Unique d'Embauche La déclaration unique d'embauche (DUE) est une formalité obligatoire liée à l'embauche d'un salarié. Cet assistant va vous permettre de saisir toutes les informations nécessaires pour compléter votre DUE. Comment y accéder ? Fiche du salarié Bouton DUE dans l’entête de la fiche du salarié Remarque !!! Pour accéder à ce bouton, la fiche du salarié doit être enregistrée. Comment paramétrer les différentes données ? Avant de lancer cette option, vous devez renseigner : • les coordonnées de votre dossier • les informations légales d'identification • les informations concernant le service de santé au travail Attention !!! Si l’adresse de correspondance est différente de l’adresse de votre dossier, veuillez renseigner cette dernière dans les coordonnées de votre dossier. Quelle DUE souhaitez-vous réaliser ? Menu Edition 129 • une DUE pour le régime général • une DUE MSA (agricole), (uniquement disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) • une DUE destinée aux entreprises de travail temporaire (Uniquement disponible pour les entreprises de travail temporaire, option à cocher dans les préférences du dossier) Q'est-ce que la DUE régime général ? La déclaration unique d'embauche (DUE) permet d'effectuer, en une seule fois, plusieurs formalités obligatoires liées à l'embauche d'un salarié, dont la déclaration préalable à l'embauche (DPAE). Qui doit déclarer ? Tous les employeurs, à l'exception des particuliers, quels que soient le secteur d'activité, les conditions d'exercice de la profession et la durée d'engagement, pour toute embauche d'un salarié relevant du régime général de la Sécurité Sociale. Quand ? Avant la prise de fonction effective ou la période d'essai du salarié et au plus tôt 8 jours avant l'embauche, notamment pour la DPAE. Que déclarer ? La DUE regroupe les 7 formalités suivantes : la déclaration préalable à l'embauche, la déclaration d'une première embauche dans un établissement, la demande d'immatriculation d'un salarié au régime général de la Sécurité sociale, la demande d'affiliation au régime d'assurance chômage, la demande d'adhésion à un service de santé au travail, la déclaration d'embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de la visite médicale obligatoire, la liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la déclaration annuelle de données sociales (DADS). Auprès de qui ? La DUE doit être transmise à l'URSSAF dont relève l'établissement concerné par l'embauche. Comment ? La DUE peut être effectuée dans votre logiciel, soit sur papier soit directement par Internet, en passant par la fiche du salarié. Conséquences d'une déclaration incorrecte Une attention toute particulière doit être apportée au remplissage du formulaire. Une information incorrecte entraînera un retard dans le traitement de la DUE qui aura pour effet : de pénaliser le salarié dans ses droits sociaux, de pénaliser l'employeur dans ses droits à exonération, de rendre l'employeur passible de sanctions. Suivi des étapes de la DUE Régime général : • Etape 2 : Choix DUE Papier ou Internet • Etape 3 : Internet : Lien sur le site Internet EBP Paye V17 130 • Etape 3 : Papier : Situation du salarié • Etape 4 : Papier : Date et Heure d'embauche • Etape 5 : Contrat de travail • Etape 6 : Eléments sur l'emploi • Etape 7 : Rémunération • Etape 8 : Durée du travail • Etape 9 : Renseignements sur l'entreprise • Etape 10 : Demande d'immatriculation • Etape 11 : Edition Les étapes DUE : régime général Etape 1 : Qu'est-ce que la DUE régime général ? Etape 2 : Type de la déclaration Etape 3 : Situation du salarié Etape 4 : Date et Heure d'embauche Etape 5 : Contrat de travail Etape 6 : Eléments sur l'emploi Etape 7 : Rémunération Etape 8 : Durée du travail Etape 9 : Renseignements sur l'entreprise Etape 10 : Demande d'immatriculation Etape 11 : Edition Qu'est-ce que la DUE MSA ? La déclaration unique d'embauche pour les salariés agricoles (DUE MSA) permet d'effectuer, en une seule fois, plusieurs formalités obligatoires liées à l'embauche d'un salarié, dont la déclaration préalable à l'embauche (DPE). Attention !!! Cette option est uniquement disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) Qui doit déclarer ? Tous les employeurs relevant du régime de protection sociale agricole, à l'exception de ceux qui utilisent le titre emploi simplifié agricole (TESA), pour toute embauche d'un salarié relevant du régime de protection sociale agricole. Quand ? Avant la prise de fonction effective ou la période d'essai du salarié et au plus tôt 8 jours avant l'embauche. Que déclarer ? La DUE MSA regroupe les formalités suivantes : la déclaration préalable à l'embauche (DPE), la déclaration d’embauche, la demande d'immatriculation d'un salarié au régime de protection sociale agricole, la déclaration d'embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de la visite médicale obligatoire, la demande d’affiliation des salariés auprès des institutions de retraite complémentaire obligatoire pour les entreprises adhérentes à la CAMARCA et à la CRCCA, la demande de bénéfice de taux réduits pour l'emploi d'un travailleur occasionnel ou Menu Edition 131 demandeur d'emploi, la demande de bénéfice de certaines mesures pour l’emploi, détaillées dans la notice explicative (à demander à votre MSA) Auprès de qui ? La DUE MSA doit être transmise à la caisse MSA dont relève l'établissement concerné par l'embauche. Comment ? La DUE MSA peut être effectuée dans votre logiciel sur support papier. Conséquences d'une déclaration incorrecte Une attention toute particulière doit être apportée au remplissage du formulaire. Une information incorrecte entraînera un retard dans le traitement de la DUE MSA qui aura pour effet : de pénaliser le salarié dans ses droits sociaux, de pénaliser l'employeur dans ses droits à exonération, de rendre l'employeur passible de sanctions. Suivi des étapes de la DUE MSA : • Etape 2 : Type de la déclaration • Etape 3 : Situation du salarié • Etape 4 : Date et Heure d'embauche • Etape 5 : Contrat de travail • Etape 6 : Eléments sur l'emploi • Etape 7 : Rémunération • Etape 8 : Durée du travail • Etape 9 : Conditions de travail • Etape 10 : Service de santé au travail • Etape 11 : Pièce à joindre • Etape 11 : Edition Les étapes DUE : Régime MSA Etape 1 : Qu'est-ce que la DUE MSA ? Etape 2 : Type de la déclaration Etape 3 : Situation du salarié Etape 4 : Date et Heure d'embauche Etape 5 : Contrat de travail Etape 6 : Eléments sur l'emploi Etape 7 : Rémunération Etape 8 : Durée du travail Etape 9 : Conditions de travail Etape 10 : Service de santé au travail Etape 11 : Pièce à joindre Etape 11 : Edition Attention !!! Cette option est uniquement disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO Qu'est-ce que la DUE Salarié intérimaire ? EBP Paye V17 132 La déclaration unique d'embauche pour un salarié intérimaire permet d'effectuer, en une seule fois, plusieurs formalités obligatoires liées à l'embauche d'un salarié. Votre logiciel vous permet d’imprimer cette Déclaration spécifique, cependant ce formulaire est disponible auprès de votre U.R.S.S.A.F. Attention !!! Cette option est uniquement disponible si vous avez coché l’option Entreprise de travail temporaire dans les préférences de votre dossier Pourquoi cette déclaration particulière ? Cette déclaration permet aux Entreprises de Travail Temporaire recrutant un salarié intérimaire de réaliser les seules formalités les concernant et de tenir compte des spécificités liées à l’embauche de personnels intérimaires. Que déclarer ? La DUE regroupe en une formalité les 5 obligations suivantes : - La déclaration préalable à l'embauche, - La demande d'immatriculation d'un salarié au régime général de la sécurité sociale, - La demande d'adhésion à un service de santé au travail, - La déclaration d'embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de la visite médicale d’embauche obligatoire, - La liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la déclaration annuelle de données sociales (DADS Auprès de qui ? La DUE doit être transmise à l'URSSAF dont relève l'établissement concerné par l'embauche. Comment ? La DUE E.T.T. peut être effectuée dans votre logiciel sur support papier. Suivi des étapes de la DUE E.T.T : • Etape 2 : Type de déclaration • Etape 3 : Date et Heure d'embauche • Etape 4 : Edition Les étapes DUE : Salarié Intérimaire Etape 1 : Qu'est-ce que la DUE Salarié Intérimaire Etape 2 : Type de déclaration Etape 3 : Date et Heure d'embauche Etape 4 : Edition DUE : Type de déclaration Choisissez le type de Déclaration que vous souhaitez réaliser pour votre salarié. • une DUE pour le régime général • une DUE MSA (agricole), (uniquement disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) • une DUE destinée aux entreprises de travail temporaire (Uniquement disponible pour les entreprises de travail temporaire, option à cocher dans les préférences du dossier) Menu Edition 133 Attention !!! Cette fenêtre ne s’affiche qu’à partir du moment ou vous avez coché l’option Entreprise de travail temporaire dans les préférences de votre dossier ou que vous êtes une société de type Agricole. Liste des étapes pour la DUE régime Général Liste des étapes pour la DUE Salarié Intérimaire Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) DUE : Choix du support Indiquez ici le type de support que vous souhaitez utiliser pour envoyer votre déclaration, soit sur papier, soit directement par Internet. Attention !!! L’option Internet est uniquement disponible pour la DUE Régime général. Si vous choisissez de déclarer votre DUE par Internet, vous arriverez directement à l’étape Internet : Lien sur le site Internet. Sinon, complétez les informations demandées dans les différentes étapes. DUE : Accès au site Internet Si vous souhaitez que les informations de votre société ainsi que de votre salarié se pré- remplissent dans le formulaire, vous devez décocher l’option « Utiliser le navigateur Internet par défaut et ne pas tenter de pré-remplir le formulaire ». Cliquez ensuite sur Terminer pour accéder directement à votre DUE pré-remplie. Vous pouvez accéder directement au site de l’URSSAF sur la DUE en sélectionnant le lien Internet proposé (Attention, dans ce cas, le formulaire ne sera pas pré-rempli). Attention !!! L’option Internet est uniquement disponible pour la DUE Régime général. Remarque !!! Sous le sytème d'exploitation Windows Vista, votre DUE ne pourra pas être pré-remplie. En effet, cela est dû aux contraintes de sécurités imposées par ce système d'exploitation. DUE : Situation du salarié Sélectionnez ici la situation que votre salarié avait avant son arrivée dans votre établissement. Liste des étapes pour la DUE régime Général DUE : Situation du salarié MSA Vous pouvez cocher l’une de ces deux cases si votre activité professionnelle est une activité de culture, élevage, dressage, pisciculture ou toute autre activité visée à l’article L.7222-1 1° et 4° du code rural et si le salarié que vous embauchez pour réaliser cette activité est : • un salarié, que vous occupez pour une durée de maximum de 132 jours de travail EBP Paye V17 134 effectif, consécutif ou non par année civile, sous contrat à durée déterminée. (sauf dérogations) • un demandeur d’emploi, inscrit à l’ANPE depuis au moins 4 mois ou depuis au moins 1 mois s’il s’agit d’une inscription consécutive à un licenciement (justificatif à joindre) Remarque !!! La durée maximum d’application des taux réduits est de 100 jours ouvrés par année civile, par salarié et par employeur. Pour bénéficier de la mesure, la demande doit intervenir au plus tard, dans les instants qui précédent l’embauche (délais de la DPE). Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) Attention !!! Cette fenêtre est uniquement disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) DUE : Date et heures d'embauche Renseignez ici la date et l’heure prévisible d’arrivée de votre salarié dans votre établissement. Liste des étapes pour la DUE régime Général Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) DUE : Contrat de travail DUE régime général : Renseignez le type de contrat de votre salarié. Si le contrat est à Durée Déterminée, renseignez la date de fin du contrat. Liste des étapes pour la DUE régime Général DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) : Renseignez le type de contrat de votre salarié. Si le contrat est à Durée Déterminée, renseignez la date de fin du contrat. Si votre type de contrat est particulier (exemple : Contrat de vendange, contrat d’apprentissage&ldots;) veuillez le préciser. Vous devez impérativement joindre le justificatif, visé par l’administration compétente (volet spécifique ou photocopie du contrat). Ce justificatif est indispensable pour vous permettre de bénéficier d’une exonération de cotisations (à l’exception de certains contrats) Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) Menu Edition 135 DUE : Eléments sur l'emploi (MSA) Cochez l’option si votre salarié est cadre ou assimilé. Dans ce cas préciser s’il est déclaré ou non à la CRCCA (Caisse de Retraite Complémentaire des cadres de l’Agriculture) • Déclaré dans la catégorie art. 4 ou 4 bis : ce sont les cadres de plein droit du fait de leur fonction et de leur classification (ex : cadre dirigeant, ingénieur&ldots;) • Déclaré dans la catégorie art. 36 : il s’agit des agents de maîtrise et techniciens reconnus cadres par leur employeur (ex : chef d’équipe&ldots;) Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) Attention !!! Cette fenêtre est uniquement disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) DUE : Rémunération DUE régime général : Renseignez les éléments sur la rémunération du salarié en saisissant le salaire brut mensuel de votre salarié. Liste des étapes pour la DUE régime Général DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) : Renseignez les éléments sur la rémunération du salarié en saisissant le salaire brut mensuel de votre salarié. Précisez également si votre salarié est rémunéré exclusivement en nature ou s’il est domicilié fiscalement à l’étranger (dans ces cas, cochez les cases concernées) Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) DUE : Durée du travail Renseignez la durée du travail du salarié qui a été portée au contrat de travail. Sélectionnez dans la liste déroulante la périodicité et saisir la durée de travail. Liste des étapes pour la DUE régime Général Liste des étapes pour la DUE Salarié Intérimaire Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) DUE : Conditions de travail Ces renseignements permettent de déterminer si votre salarié devra effectuer des travaux soumis à certaines exigences ou sera soumis de façon habituelle à des risques spéciaux EBP Paye V17 136 Renseignez les conditions de travail à l’embauche en sélectionnant les choix proposés. Si le salarié doit être soumis à un autre risque non listé, veuillez indiquer ce risque dans Autre risque (ex : travaux en hauteur, travaux comportant des gestes répétitifs à cadence élevée&ldots;) Remarque !!! Le médecin du travail peut vous aider à préciser les risques de votre salarié en fonction de l’emploi. Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) Attention !!! Cette fenêtre est uniquement disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) DUE : Service de santé au travail Cochez la case si le salarié : • a été examiné par un médecin du travail pour un emploi identique dans les 6 mois précédant l’embauche ; • a un handicap reconnu (soit par la COTOREP, soit à la suite d’un accident de travail ayant entraîné une incapacité permanente partiel (IPP) d’au moins 10%) ; • est un saisonnier recruté pour une durée égale ou supérieur à 45 jours (un emploi saisonnier : il s’agit de travaux qui sont normalement appelés à se répéter chaque année, à date à peu près fixe, en fonction du rythme des saisons) Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) Attention !!! Cette fenêtre est uniquement disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) DUE : Pièces à joindre Cette étape vous permet de visualiser les pièces à joindre à votre déclaration. Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) Attention !!! Cette fenêtre est uniquement disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) DUE : Demande d'immatriculation Menu Edition 137 Si le salarié n’est pas en mesure de fournir son numéro de sécurité, vous devez compléter ce cadre. Vous êtes tenu de déclarer dans les 8 jours qui suivent la date d’embauche, tout salarié non immatriculé au régime général de la sécurité sociale. Attention !!! Cette demande d’immatriculation apparaît à partir du moment ou vous n’avez pas renseigné le n° de sécurité sociale dans la fiche du salarié. Seuls les salariés ne possédant ce numéro d’immatriculation doivent faire l’objet d’une demande. Dans le cas ou vous avez oublié de le noter dans sa fiche, veuillez retourner dans la fiche du salarié puis le saisir dans l’onglet Etat civil. Liste des étapes pour la DUE régime Général DUE : Eléments sur l'emploi Renseignez les éléments décrivant l’emploi que votre salarié va occuper. Sélectionnez dans la liste proposée la nature de l’emploi et la qualification de votre salarié et renseignez la Durée en jour(s) de la période d’essai. Liste des étapes pour la DUE régime Général DUE : Renseignements sur l'entreprise Effectif de l’établissement Saisissez l’effectif de votre établissement avant l’embauche de ce salarié. Attention !!! Si vous êtes un établissement dépendant juridiquement d’une entreprise, vous devez indiquer l’effectif de votre établissement uniquement dans cette zone. Première embauche Si votre salarié est le premier embauché dans votre établissement, vous devez renseigner l’effectif complet de l’entreprise avant l’embauche. Attention !!! Si vous êtes un établissement dépendant juridiquement d’une entreprise, vous devez indiquer l’effectif de l’entreprise, sinon, laissez cette zone à 0. Liste des étapes pour la DUE régime Général DUE : Edition Editez votre Déclaration Unique d’Embauche en sélectionnant Terminer. Remarque !!! EBP Paye V17 138 Si vous souhaitez réaliser un aperçu écran avant d’imprimer votre DUE, cochez l’option «Ouvrir un aperçu à l’écran au lieu d’imprimer ». Liste des étapes pour la DUE régime Général Liste des étapes pour la DUE Salarié Intérimaire Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) Eléments de la fiche Salarié Fiche salarié : Onglet Bulletin Cet onglet vous permet de contrôler, modifier, calculer, imprimer et envoyer par e-mail le bulletin de votre salarié. Pour réaliser un bulletin, vous devez : • Saisir les congés, à partir de l’onglet Congés/Heures, ou dans Gestion + Saisie des congés/heures. • Saisir les variables directement dans le bulletin, ou à partir du bouton Variables ou dans Gestion + Saisie des variables. • Lancer la préparation du bulletin à partir du bouton Préparer ou dans Gestion + Préparation des bulletins. • Lancer le calcul du bulletin, à partir du bouton Calculer ou dans Gestion + Calcul de la paye. • Imprimer le bulletin à partir du bouton Imprimer ou dans Impressions + Bulletins Ces opérations, sauf la saisie des congés, peuvent être réalisées directement dans l’onglet bulletin, ou d’une manière globale pour tous les salariés dans le menu Gestion ou Impressions. Le bulletin est composé de lignes. Chaque ligne correspond à une rubrique. Les rubriques sont regroupées dans des profils. Chaque salarié doit être associé à un profil pour que le logiciel calcule le bulletin. Vous devez auparavant vous assurer que les variables, rubriques et profils sont correctement paramétrés. Si vous avez un doute sur le résultat d'une rubrique, consultez le justificatif des calculs de la rubrique par le lien Expliquer la rubrique en ayant sélectionné au préalable la rubrique. Les zones vertes dans le bulletin sont des zones de saisie. Explication des options du bulletin : Période de paye : Le logiciel propose automatiquement le premier et dernier jour du mois en cours, sauf si le salarié est entré en cours de mois. Vous pouvez cependant la modifier. Date de paye : Le logiciel propose automatiquement la date du dernier jour du mois courant. Vous avez la possibilité de saisir une autre date de paye directement, ou de généraliser une date à l’ensemble des salariés, par Gestion + Date de la paye. Profil : Indispensable ! ! Sélectionnez ici le profil à associer au salarié. Les rubriques du profil sont automatiquement intégrées, et le bulletin calculé. Menu Edition 139 Régularisation : Le type de régularisation défini dans les préférences de votre dossier est proposé par défaut, vous pouvez bien entendu sélectionner une autre fréquence de régularisation pour le salarié. Pour un salarié Multi-bulletins, vous pouvez demander une régularisation bulletin par bulletin. Voici les différents boutons présents en bas de l’écran, sous le bulletin concernant les rubriques : Ajouter permet d’ajouter une rubrique au bulletin. Cliquez sur le bouton et cochez la ou les rubriques à ajouter. Une zone de recherche est disponible afin d'atteindre plus facilement la rubrique désirée. Retirer permet de retirer une rubrique du bulletin. Cliquez sur la ligne à retirer puis sur le bouton. Dans tous les cas, les lignes à 0 ne s’impriment pas sur le bulletin. De ce fait, ne les retirez pas car si vous établissez sur le mois suivant un bulletin que vous aurez préparé à partir du bulletin précédent, alors, le bulletin préparé risquerait d’être erroné après calcul. Variables permet d’afficher les variables de la rubrique courante en vue de leur saisie. Monter permet de remonter la ligne courante. Descendre permet de descendre la ligne courante. Expliquer la rubrique ce lien permet d'afficher à l'écran le contenu de la rubrique avec une explication et le résultat des formules indiquées dans la rubrique. Cette aide est précieuse pour comprendre le résultat des formules. Remarques !!! - Les boutons Ajouter, Retirer, Monter et Descendre ne sont pas utiles si le profil a été correctement paramétré. - La saisie des variables peut être réalisée par le bouton Variables, ou directement en saisissant dans les cases vertes, ou par le clic droit Variables à saisir ou par la commande Gestion + Saisie des variables (très pratique à partir de cinq salariés). Voici les différents boutons présents en bas de l’écran, sous le bulletin concernant le bulletin : Préparer vous permet de construire le bulletin à partir du profil, à partir du bulletin précédent, ou encore, pour un salarié multi-bulletins, de détruire le bulletin afin de revenir au précédent. Calculer calcule les montants du bulletin. A l’envers vous permet de trouver un montant brut par rapport à un net voulu. Historique vous ouvre l’historique des bulletins de l’année, afin de les consulter, de les imprimer ou de les envoyer par e-mail. E-mail lance l’envoi par e-mail du bulletin. Il faut au préalable, avoir : renseigné le modèle de bulletin à utiliser par défaut dans les paramètres généraux, l’adresse email du salarié dans l'onglet Etat civil de la fiche salarié et coché l’option ’'Préfère obtenir ses bulletins par e-mail". Clôturer n’est utilisé que pour les salariés multi-bulletins, et permet de passer au bulletin suivant. Aperçu affiche le bulletin à l'écran (il faut au préalable, avoir renseigné le modèle de bulletin à utiliser par défaut dans les paramètres généraux Imprimer lance directement l’impression sans passer par l'aperçu (il faut au préalable, avoir renseigné le modèle de bulletin à utiliser par défaut dans les paramètres généraux Créer STC permet de créer un bulletin de solde de tout compte pour le salarié. Vous devez renseigner les différentes zones proposées dans la fenêtre "Informations sur le solde de tout compte (STC)". Modifier STC permet de modifier le solde de tout compte créé sur le bulletin. Suppr STC permet de supprimer le solde de tout compte créé. Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site WebPaye du client un bulletin au format PDF. EBP Paye V17 140 Remarques !!! - Pour lancer une impression globale pour tous les bulletins, utilisez l’option Impressions + Bulletins. - Le bouton E-mail : Si l’adresse e-mail est renseignée dans l'onglet Etat civil de la fiche salarié et que l’option "Préfère obtenir ses bulletins par e-mail’’ n’est pas cochée, vous pourrez envoyer exceptionnellement par e-mail le bulletin à votre salarié. Si aucun des deux champs n’est renseigné (adresse e-mail et coche), l’adresse du salarié ne sera pas pré-renseignée dans votre messagerie, vous devrez alors l’indiquer manuellement ou la renseigner dans la fiche de votre salarié. - L’historique des bulletins est accessible par le bouton Historique, ou par l’option Gestion + Historique des bulletins. - La préparation et le calcul du bulletin peuvent être lancer pour tous les salariés par Gestion + Préparation des bulletins et Gestion + Calcul de la paye. - La clôture des bulletins, pour les salariés multi-bulletins, peut être lancée par le bouton Clôturer ou d’une manière globale dans Gestion + Clôturer les bulletins. - La création, la modification ou la suppression du STC peut également se faire dans l'onglet entrée/sortie de la fiche du salarié Comment créer un solde de tout compte sur un bulletin ? Lors du départ d'un salarié, vous devez réaliser son bulletin 'Solde de tout compte". Vous avez la possibilité de renseigner sur le bulletin de votre salarié les informations concernant son solde de tout compte (date de préavis, s'il a été effectué ou non, payé ou non, ainsi que les informations concernant la rupture du contrat de travail) Comment accéder à la création d’un solde de tout compte ? L'onglet bulletin Edition + Salarié + "nom du salarié" + Onglet bulletin + Bouton créer STC (pour typer un solde de tout compte sur le bulletin courant) L'onglet bulletin Edition + Salarié + "nom du salarié" + Entrée sortie + Bouton créer STC (pour typer un solde de tout compte sur un des bulletins du salarié) Définition des différentes zones concernant le préavis Ces informations permettent de connaître la situation du salarié au regard du préavis. Cochez et indiquez les dates de références, si le préavis a été : • effectué et payé • non effectué et payé • non effectué et non payé S'il n'y a pas de clause de préavis applicable cochez l'option Pas de clause de préavis applicable. Définition des différentes zones concernant la rupture du contrat de travail Saisissez la date de dernier jours travaillé. Menu Edition 141 La date de fin de contrat se renseigne automatiquement avec la date de sortie du salarié. Si la date de fin de contrat est différentes, vous devez sélectionner dans cette zone la bonne date. Sélectionnez le motif de rupture du contrat. Si vous sélectionnez l'un des motifs suivants : licenciement pour liquidation judiciaire, fermeture définitive de l'établissement, pour motif économique vous devez renseigner la date d'engagement de la procédure de licenciement et la date de notification de la rupture. Précisez s'il existe une clause de non concurrence au contrat de travail du salarié Indiquez si le salarié a perçu une indemnité supra-légale lors du solde de tout compte lié a la rupture du contrat de travail. Si vous avez versé une indemnité compensatrice de CP, indiquez le nombre de jours ouvrables de CP correspondant. Remarques importantes !! Toutes les informations saisies dans cette fenêtre sont récupérées lors de l'édition de l'attestation d'employeur Fiche salarié : Onglet Bulletin : Période de rattachement Renseignez la période de rattachement de votre rubrique en indiquant la date de début et de fin de la période de rattachement de la prime. Pour pouvoir renseigner une période de rattachement vous devez avoir sélectionné dans votre rubrique : • la nature "Prime" et "Liée à l'activité avec période spécifique". Remarques !!! Cette période est reportée dans l'attestation Pôle emploi ainsi qu'à l'impression des bulletins de salaires. • la nature "Rappel de paie" avec une des autres sous-natures Remarques !!! Cette période est reportée dans la DNA ainsi qu'à l'impression des bulletins de salaires. Liste des calendriers Le calendrier des Congés payés Ce calendrier permet de déclarer les jours de congés pris sur la période en cours. Les zones Pris, RST N-1, RST N et RST ANC s’alimentent avec la saisie dans le calendrier. Les rubriques associées sont RCONG, GCP, GCPA et GCPN1 . La variable alimentée est JOURPRIS. Le calendrier Absences non payées Ce calendrier reste inchangé. La saisie s’effectue en heures et alimente la variable HEUABS. La rubrique associée est RABS. Le calendrier des jours de suspension EBP Paye V17 142 Ce calendrier alimente la variable JOURSUSPENSION. Le calendrier Maladie non professionnelle Ce calendrier remplace l’ancien calendrier Maladie. Il alimente la variable JOURMALADIE. La saisie est en jours. La rubrique associée est RABSMAL (Ou RBR00107 pour le bâtiment). Le calendrier Maladie Professionnelle Ce calendrier alimente une variable JOURMALPROF. La saisie s’effectue en jours. La rubrique associée est RABSMAPR (Ou RBR00104 pour le bâtiment.). Le calendrier Maternité/Paternité Ce calendrier alimente une variable JOURMATERPATER. La saisie est en jours. La rubrique associée est RABSMAPA (Ou RBR00105 pour le bâtiment). Le calendrier Accident du travail Ce calendrier reste le même et alimente une variable HEUABSAT. La saisie s’effectue en heures. La rubrique associée est RABSAT (Ou RBR00103 pour le bâtiment) Le calendrier Accident de trajet Ce calendrier alimente une variable JOURTRAJET. La saisie est en jours. La rubrique associée est RABSTRAJ (Ou RBR00116 pour le bâtiment). Le calendrier Invalidité première catégorie Ce calendrier alimente une variable JOURINVAL1. La saisie est en jours. La rubrique associée est RABSINV1 (Ou RBR00114 pour le bâtiment). Le calendrier Invalidité deuxième catégorie Ce calendrier alimente une variable JOURINVAL2. La saisie est en jour. La rubrique associée est RABSINV2 (Ou RBR00115 pour le bâtiment). Le calendrier Mi-temps thérapeutique Ce calendrier alimente une variable JOURTHERA. La saisie est en jours. La rubrique associée est RABSTHER (Ou RBR00113 pour le bâtiment). Le calendrier Chômage Intempéries Ce calendrier alimente une variable HEUABSINT. La saisie est en heures. Ce calendrier est réservé aux entreprises du BTP qui pratiquent le chômage intempéries. La rubrique associée est RABSINT. (Ou RBR00106 pour le bâtiment.). Le calendrier à demi traitement (CNRACL) Ce calendrier alimente une variable JOURMALDEMI. La saisie est en jours. Ce calendrier est réservé aux entreprises du secteur public relevant de la CNRACL (Caisse Nationale de Retraites des Agents des Collectivités Locales). La rubrique associée est RABSMADE. (Ou RBR00112 pour le bâtiment). Le calendrier CP non rémunérés par l’employeur Ce calendrier alimente une variable JOURCPNONREM. La saisie est en jours. Ce calendrier est réservé aux entreprises du BTP pour lesquelles les congés pris ne sont pas Menu Edition 143 payés par l’entreprise mais par une caisse de congés payés. La rubrique associée est RABSNONRE (Ou la variable HEUCP = Min(JOURCPNONREM*HJOUR,HEUMOIS)). Paye à l'envers Pour réaliser une paye à l’envers, le bulletin doit être au préalable préparé et calculé. Dans l’onglet Bulletin de votre salarié, vous devez ajouter ou vérifier que la rubrique dans laquelle vous souhaitez ajuster votre salaire soit bien présente. Pour l'ajouter cliquez sur le bouton Ajouter une rubrique (icône +). Fonctionnement : Cliquez sur le bouton A l’envers. • Indiquez le Salaire net à payer désiré dans la zone de saisie ; • Dans le cadre Rubriques de brut, sélectionnez la rubrique que vous souhaitez modifier afin d'y intégrer la nouvelle valeur ; • Dans le cadre Eléments à saisir, sélectionnez la variable ou la zone de saisie dans laquelle vous souhaitez transférer le résultat du calcul. Les différentes zones de saisie sont les suivantes : o Base : si vous souhaitez modifier la base de votre rubrique. Si une variable à saisir est présente dans la liste sélectionnez-là ou sinon sélectionnez directement le terme Base à saisir. o Taux : si vous souhaitez modifier le taux de votre rubrique. Si une variable à saisir est présente dans la liste sélectionnez-là ou sinon sélectionnez directement le terme Taux à saisir. o Montant : si vous souhaitez modifier le montant de votre rubrique. Si une variable à saisir est présente dans la liste sélectionnez-là ou sinon sélectionnez directement le terme Montant à saisir. • Cliquez sur le bouton Calculer, la valeur qui permettra d'obtenir le salaire net à payer désiré s'affiche en bas de l'écran. Vous obtenez également un tableau qui vous affiche la base, le taux et le montant de la rubrique que vous avez sélectionné et qui permet d'obtenir le salaire net à payer désiré. • Cliquez sur le bouton Transférer, la valeur se transférera dans l'Elément à saisir choisi. Il n'y a pas de variable à saisir dans ma rubrique, que se passe-t'il ? Dans votre onglet bulletin lorsqu'il n'y a pas de variable associée ni de valeur fixe dans une de vos rubriques, la zone de calcul est vide et elle apparaît dans une zone de saisie avec un fond vert. Dans le calcul à l'envers dans le cadre Eléments à saisir, vous devez sélectionner soit base à saisir, taux à saisir, ou montant à saisir. Le salaire net à payer désiré n'est pas celui que j'ai demandé, il y a une erreur de centimes ? La variable sélectionnée a une formule de calcul qui ne peut pas donner le montant que vous souhaitez. Le logiciel vous propose donc une valeur approchée que vous pouvez transférer ou non. Ce cas peut se présenter si vous souhaitez modifier un nombre d'heures, ou une variable qui ont un coefficient multiplicateur. Pourquoi ce message apparaît : "La variable choisie n'est pas adaptée pour le net à payer désiré" ? EBP Paye V17 144 Il est possible que la variable que vous avez sélectionnée n'a pas d'incidence sur le résultat de votre salaire net à payer. Nous vous conseillons de sélectionner une autre variable ou de vérifier la formule de calcul dans votre rubrique. Exemple 1 : ajustement du salaire brut du salarié !!! Le salaire brut d’un salarié qui a un profil mensuel 35h est de 1400 euros, ce qui lui donne (selon le contenu du bulletin), un salaire net de 1040 euros. Or, le salaire net à payer souhaité est de 1100 euros net. Cliquez sur A l’envers, Saisissez le Salaire net à payer désiré 1100, Dans la colonne Rubriques de brut, sélectionnez GMENS, Dans la colonne Eléments à saisir, sélectionnez SALBASE, Cliquez sur Calculer Le logiciel vous indique la valeur de la variable SALBASE à indiquer afin d'obtenir le salaire net de 1100 euros.. Cliquez sur Transférer afin de transférer la valeur de la variable SALBASE trouvée. Exemple 2 : indemnités journalières brutes à calculer !!! Le salaire brut d’un salarié qui a un profil mensuel 35h est de 1400 euros, ce qui lui donne (selon le contenu du bulletin), un salaire net de 1040 euros. L’employeur touche les indemnités journalières de la Sécurité Sociale de 380 euros, car le salarié était en maladie le mois précédent. En bas du bulletin, il faut saisir sur la rubrique des indemnités journalières nettes, les 380 euros : le net passe alors à 1420 euros. Cliquez sur A l’envers, Saisissez le Salaire net à payer désiré 1040, Dans la colonne Rubriques de brut, sélectionnez RINDB, Dans la colonne Eléments à saisir, sélectionnez Base à saisir, Cliquez sur Calculer Le logiciel vous indique la valeur de la Base à saisir afin d'obtenir le salaire net de 1040 euros. Cliquez sur Transférer afin de transférer la valeur directement dans la Base de la rubrique Retour à l'onglet bulletin de la fiche du salarié Ajouter une rubrique Sélectionner la ou les rubriques à ajouter. Le nombre de rubriques sélectionnées s’affiche et vous avez la possibilité d’annuler cette sélection par le bouton Aucun. Dans la zone de recherche, vous pouvez saisir le code de la rubrique ou un terme de la description afin d'atteindre plus rapidement la rubrique à ajouter. Fiche salarié : Onglet Congés / Heures Présentation Cet onglet permet de traiter les absences et les heures de travail. Les calendriers de type "Congés et absences" : Menu Edition 145 Il est indispensable de gérer toutes les absences qui ont lieu dans l'année, et qui doivent être déclarées dans la DADS-U car ce sont des situations particulières. Ces périodes d’inactivités (ou situations particulières) ne sont pas déclarées dans une période d’activité (S41) mais dans une structure à part S46. Pour la déclaration de fin d’année DADS-U, les dates début et fin sont à déclarer. Les calendriers Congés payés, Absences non payées et Absences pour suspension du CDT ne sont pas utiles pour la déclaration de fin d’année DADS-U. Pour avoir la liste des calendriers de type congés et absence, cliquez ICI Les calendriers de type "Heures de travail" : Les calendriers d'heures proposés sont ceux pour lesquels dans la fiche variable l'option "Saisissable dans un calendrier" est cochée. Pour savoir à quelle variable le calendrier fait référence, il suffit de regarder sous le calendrier le nom de la variable qui apparaît. Le nom du calendrier est repris du libellé de la variable. La saisie des heures se fait par jour. Le total qui découle de la saisie est repris pour la préparation du bulletin. Un nouvel état a été crée afin de pouvoir imprimer le détail des heures effectuées. L'impression se trouve dans le menu Impressions + Congés, absences et heures + Etat des heures. Fonctionnement général : • Les jours de travail hebdomadaire sont automatiquement indiqués, lors de la création d’un salarié, et sont par défaut fixés du Lundi au Vendredi. • Le mois en rouge correspond au mois en cours. Les jours en gris clair sont les samedis, en gris foncé les dimanches et les jours fériés. Le trait noir entre deux mois symbolise la clôture des congés (la clôture des congés sera automatique au moment de la clôture mensuelle). • Pour pointer : o Le jour complet, appuyez sur 1 (clavier numérique) ou sur la Barre Espace, le logiciel signale la case en vert, o une demi-journée, appuyez sur 2, le logiciel affiche ½, o un quart de journée, appuyez sur 4, le logiciel affiche ¼, o pour supprimer un congé enregistré, appuyez sur 0 ou la touche Suppr. • Utilisez la touche Tabulation ou les flèches de direction pour vous déplacer de gauche à droite. • A la première saisie, vous devez paramétrer les jours travaillés hebdomadaires au moins une fois, par l’icône , afin de gérer correctement les dates de congés sur les bulletins. Cochez les jours travaillés et validez par Ok. Les jours travaillés peuvent être saisis pour tous les salariés de manière globale dans Gestion + Jours travaillés. • L’icône vous permettra d’imprimer le tableau des congés. Fonctionnement pour les congés : Pour obtenir des informations sur les différentes zones de l'encadré congés, cliquez ici EBP Paye V17 146 Pour avoir une explication complète sur la gestion des Congés payés, cliquez ici Fiche salarié : Onglet Congés / Heures : Gestion des CP Avant la réalisation des premiers bulletins, nous vous conseillons de réaliser une Reprise de vos congés payer. Les zones suivantes sont saisissables sur la période : • CP légaux acquis période : indique le nombre de CP légal acquis pour la période de paye par le salarié en fonction des éléments renseignés dans sa fiche et de la période indiquée dans le bulletin de paye ; • CP supp acquis période : indique le nombre de CP supplémentaires acquis pour la période de paye par le salarié en fonxction des éléments renseignés dans sa fiche et de l apériode indiquée dans le bulletin de paye ; • CP pris période : indique le nombre de CP supplémentaires et légaux pris pour la période de paye par le salarié. Les zones suivantes ne sont pas saisissables. Si vous souhaitez modifier les valeurs, vous pouvez les ajuster grâce au bouton Ajuster (en saisissant la différence uniquement). • Les congés payés acquis : • CP acquis N-1 : indique le total des CP acquis (légaux + supplémentaires) au 31/05/XX (ou à la fin du mois de clôture des CP) ; • CP pris N-1 : indique le total des CP N-1 (légaux + supplémentaires) pris depuis la clôture des CP ; • CP reste N1 : indique les CP (légaux + supplémentaires) restant à prendre jusqu'à la prochaine clôture des CP. Ce reste se calcule en reprenant les CP acquis N-1 diminués des CP pris N-1. Remarque !!! S'il reste de CP N-1, ils seront reportés lors de la clôture dans le CP total acquis N-1. • Les congés payés en cours : • CP acquis N : indique le total des CP (légaux + supplémentaires) en cours d'acquisition depuis le 01/06/N (ou le 1er mois de l'exercice des CP). Cette zone deviendra le CP N-1 acquis total à la prochaine clôture des CP ; • CP pris N (ou CP pris par anticipation) : indique le total des CP (légaux + supplémentaires) en cours pris depuis le 1er mois de l'exercice des CP après épuisement des CP N-1 et l'ancienneté s'il y a lieu. Cette zone deviendra le CP N-1 pris total à la prochaine clôture des CP ; • CP reste N : indique les CP acquis N diminués des CP pris sur l’année en cours. • Les congés payés d’ancienneté • CP anc acquis : indique le total des CP d’ancienneté pour l’année en cours (vous devez au préalable le noter dans la fiche du salarié). Cette zone s'incrémente le premier mois de l’exercice des CP ; • CP anc pris : Indique le total des CP d’ancienneté pris depuis la clôture des CP ; • CP anc reste : indique les CP ancienneté restant à prendre jusqu'à la prochaine clôture des CP. Ce reste se calcule en reprenant les CP ancienneté acquis diminués des CP ancienneté pris. Remarque !!! S'il reste des CP anciennetés à la clôture alors ils se reportent dans le CP total ancienneté acquis. Vous pouvez indiquer dans les préférences de votre dossier l'ordre de décompte des congés. Soit les congés N-1 en priorité soit les congés d'ancienneté. • Les bases de congés payés : Menu Edition 147 • Base CP période : indique le total des montants entrant dans la base CP ou la base 10ème pour la période de paye du salarié ; • Base CP N-1 : indique la base CP ou la base 10ème cumulée sur l'exercice des CP précédent ; • Total ind CP N-1 : indique le total des indemnités de CP versées depuis le début de l’exercice des CP et au titre des CP pris N-1 ; • Base CP N : indique le total de la base CP ou de la base 10ème depuis le début de l’exercice des CP en cours ; • Total ind CP N : indique le total des indemnités de CP versées depuis le début de l’exercice des CP et au titre des CP pris N. Pour avoir une explication complète sur la gestion des Congés payés, cliquez ici Fiche salarié : Onglet Congés / Heures : Ajuster ou Reprise Pour connaître l'explications des différentes zones, cliquez ICI Comment faire une reprise des CP ? Le bouton de reprise est disponible dans l'onglet Congés/DIF de la fiche de votre salarié. La reprise des CP ne doit se faire qu'une seule fois et uniquement lors de la création de votre dossier avec les reprises des soldes de CP de vos salarié. Si vous avez une erreur dans les cumuls affichés, vous devez effectuer un ajustement Comment faire un ajustement des CP ? Le bouton de ajuster est disponible dans l'onglet Congés/Heures de la fiche de votre salarié. L'ajustement vous permet de corriger un montant qui est faux. Pour cela, vous devez ajouter ou déduire une valeur afin d'obtenir le bon montant. Exemple !!! Dans votre CP Reste à prendre N-1, vous avez 10 alors que vous devriez avoir 9, vous devez donc saisir -1 dans la zone à ajuster Pourquoi le message suivant apparaît : Impossible d'enregistrer les changements car certains ajustement donnent un total négatif ? Vous ne pouvez pas ajuster ou reprendre une valeur qui rend un reste à prendre négatif. Exemple !!! Vous avez un CP Acquis N de 10, et un CP Acquis période de 2 vous ne pouvez pas ajuster une valeur supérieur à -8. En effet, si vous souhaitez obtenir 0, vous devez remettre à 0 le CP Acquis période, le CP Acquis N passe donc à 8, et l'ajustement peut donc se faire à -8. Onglet DIF : Saisie de la période du DIF Saisissez dans cette fenêtres : • la date de début et de fin de formation (la date de début est obligatoire, contrairement à EBP Paye V17 148 la date de fin • le motif ou un commentaire sur la formation qui a été prise • Le nombre d'heures prises pendant cette période • Le montant de l'allocation versée. Toutes ses informations peuvent être imprimé sur la lettre de DIF que vous communiquerez à vos salariés. Que doit-on saisir dans le montant de l'allocation versée ? La formation au titre du DIF se déroule en principe hors du temps de travail. Dans ce cas, elle donne lieu au versement d'une allocation de formation. Il est possible (en fonction d'un convention, accord collectif de branche ou d'entreprise) que le DIF s'exerce en partie pendant le temps de travail. Dans ce cas, les heures consacrées à la formation donne droit au maintien de la rémunération du salarié. Dans le cas contraire, où les heures de DIF ont été effectuées en dehors du temps de travail, le salarié bénéficie du versement d'une allocation de formation égale (le plus souvent) à 50¨% de la rémunération nette. Onglet DIF Ajuster ou reprise Pour connaître l'explications des différentes zones, cliquez ICI Comment faire une reprise du DIF ? Le bouton de reprise est disponible dans l'onglet Congés/DIF de la fiche de votre salarié. La reprise du DIF ne doit se faire qu'une seule fois et uniquement lors de la création de votre dossier avec les reprises des soldes de DIF de vos salarié. Si vous avez une erreur dans les cumuls affichés, vous devez effectuer un ajustement Comment faire un ajustement du DIF ? Le bouton de ajuster est disponible dans l'onglet DIF de la fiche de votre salarié. L'ajustement vous permet de corriger un montant qui est faux. Pour cela, vous devez ajouter ou déduire une valeur afin d'obtenir le bon montant. Exemple !!! Dans votre DIF Reste à prendre N-1, vous avez 10 alors que vous devriez avoir 9, vous devez donc saisir -1 dans la zone à ajuster Pourquoi le message suivant apparaît : Impossible d'enregistrer les changements car certains ajustement donnent un total négatif ? Vous ne pouvez pas ajuster une valeur qui rend un reste à prendre négatif. Exemple !!! Vous avez un DIF Acquis Année de 10, et un DIF Acquis période de 2 vous ne pouvez pas ajuster une valeur supérieur à -8. En effet, si vous souhaitez obtenir 0, vous devez remettre à 0 le DIF Acquis période, le DIF Menu Edition 149 Acquis année passe donc à 8, et l'ajustement peut donc se faire à -8. Onglet DIF Le DIF, le Droit Individuel à la Formation, permet aux salariés disposant d’une certaine ancienneté dans l’entreprise de bénéficier de formation professionnelle, rémunérée ou indemnisée, en dehors du temps de travail ou durant celui-ci. Pour cela vous devez cocher l'option Acquisition du DIF dans sa fiche. Les salariés acquièrent un crédit d’heures de formation annuel qu’ils peuvent cumuler pendant 6 ans (soit 120 heures ou plus en fonction des accords dans l’entreprise). Pour cela vous devez renseigner le nombre d'heures maximum à acquérir dans l'onglet congés / DIF des préférences. La date d’entrée en vigueur du Droit Individuel à la Formation est le 7 mai 2004. Le 7 mai 2005 est la date d’anniversaire de l’entrée en vigueur de la loi du 4 mai 2004, tous les salariés ayant plus de 12 mois d’ancienneté en CDI et 4 mois en CDD (dans les 12 derniers mois) ont acquis leur nombre d’heures de DIF. (20h ou plus en fonction de l’accord de branche) Pour certaines conventions comme la Syntec, l’acquisition des droits se fait au 1er janvier de chaque année. Vous avez donc la possibilité de sélectionner le mois d'anniversaire (mois de clôture) dans l'onglet congés / DIF des préférences.. Historisation des périodes du DIF pris Lorsque votre salarié fait une formation dans le cadre du DIF, vous pouvez saisir les périodes (dates de début et de fin, commentaire, nombre d'heures et montant de l'allocation versée) grâce au bouton Ajouter. Vous pouvez modifier ou supprimer les différentes périodes affichées. Remarque !!! Toutes ces informations sont saisies à titre informatifs. Vous pouvez toutefois les imprimer par le menu Impressions + DIF + Liste récapitulative du DIF pris Explication des zones Les zones suivantes sont saisissables sur la période : • DIF Acquis période : indique le DIF acquis pour la période de paye par le salarié en fonction des éléments renseignés dans sa fiche et de la période indiqués dans le bulletin de paye ; • DIF pris période : indique le nombre de DIF pris pour la période de paye par le salarié. Les zones suivantes ne sont pas saisissables. Si vous souhaitez modifier les valeurs, vous pouvez les ajuster grâce au bouton Ajuster. • Acquis année : indique le total du DIF en cours d'acquisition depuis la date d'anniversaire du DIF (mois d'acquisition du DIF). La valeur de cette zone alimente le DIF prendre lors de la clôture du DIF et se remet à 0. • DIF à prendre : indique le total du DIF que le salarié peut prendre au cours de l'année. Lors de la clôture, cette zone reprend le DIF reste à prendre ajouté du Acquis année (avant clôture). La valeur doit être limité à 6 fois l'acquisition annuel qui est le plafond indiqué dans les préférences du dossier. • DIF pris année : indique le total du DIF pris sur la période en cours. • DIF reste à prendre : indique le DIF qu'il reste à prendre au salarié. Cette zone est une zone calculée, la valeur indiquée est le résultat du DIF à prendre moins le DIF pris année. EBP Paye V17 150 Fiche salarié : Onglet Cumuls Cet onglet permet de consulter les cumuls d’un salarié, cumuls mensuels ou annuels. C’est également ici que vous pourrez saisir une partie des cumuls des salariés dans le cas d’une reprise de paye, lorsque vous créez un dossier de paye en cours d’année. • Sélectionnez la période concernée : choisissez le Mois de consultation, ou pointez Exercice. La case Reprise de paye ne sert qu’en cas de reprise de cumuls en cours d'exercice. • La case Autoriser la modification ne peut être cochée que lorsque Reprise de paye est sélectionnée. • Les Tranches de cotisations correspondent aux montants des tranches sur lesquelles le salarié a déjà cotisé. Le logiciel tient compte de ces valeurs pour calculer les régularisations de tranches. Saisie des variables par le bulletin • Dans la colonne Variables apparaît la liste des variables de la rubrique courante • Dans la colonne Valeurs saisissez la valeur de la variable Fiche salarié : Onglet Bâtiment Cet onglet contient les informations nécessaires pour les déclarations auprès des caisses de congés et de retraites. Vous avez la possibilité d’éditer les états préparatoires par le menu Impression + Etats préparatoires. Certaines de ces informations sont également nécessaires pour la déclaration DADS-U CI-BTP. Attention !!! Cet onglet n’est disponible qu’en version Expert et Bâtiment Si votre dossier n’est pas de type Bâtiment ces informations ne vous concernent pas Les cumuls Les différents cumuls sont repris dans la Déclaration Nominative Annuelle de la caisse des congés payés. Chaque cumul SABT est rattaché à une variable ou à une rubrique. Ces cumuls sont remis à zéro à la clôture des congés (à la clôture du mois de mars ou le mois que vous avez sélectionné dans l'onglet Congés de vos préférences), et non à la clôture annuelle : les états devront être édités avant la clôture de mars. Reportez-vous au paramétrage des cumuls bâtiment. Pour consulter vos cumuls, sélectionnez la période concernée, choisissez le Mois de consultation, ou pointez Exercice. La case Reprise de paye ne sert qu’en cas de reprise de cumuls en cours d’exercice de congés payés. La case Autoriser la modification ne doit être cochée QU’EN CAS DE REPRISE DE PAYE. DNA Ce cadre contient des informations nécessaires à la Déclaration Nominative Annuelle de la caisse des congés payés ainsi qu’à la DADS-U CI-BTP. Sélectionnez les différents éléments dans les listes déroulantes. Menu Edition 151 • Caisse : indiquez le type de caisse auquel est affilé votre salarié • Qualification : indiquez la qualification de votre salarié • Métier : choisissez le code métier correspondant à votre salarié. Cette zone alimente une rubrique pour la DADS-U CI-BTP et doit être obligatoirement renseignée. • Statut cotisant : indiquez le mode de cotisation de votre salarié. Cette zone alimente une rubrique pour la DADS-U CI-BTP et doit être obligatoirement renseignée. • Rémunéré à la tâche : cochez ou non cette option en fonction de votre salarié. • Assujettis à l’Assurance Chômage : cochez ou non cette option en fonction de votre salarié. Cette zone alimente une rubrique pour la DADS-U CI-BTP et doit être obligatoirement renseignée PROBTP Ce cadre contient les informations nécessaires à la déclaration auprès de la caisse de retraite. Sélectionnez les différents éléments dans les listes déroulantes. • Catégorie : sélectionnez la catégorie de votre salarié. Cette zone alimente une rubrique pour la DADS-U CI-BTP et doit être obligatoirement renseignée. • Fin de contrat, Nature et Qualification : Indiquez des valeurs dans ces zones, elles permettent d’alimenter votre état préparatoire à la PROBTP. Autres • Taux d’abattement pour frais professionnel : Choisissez le taux d’abattement pour frais professionnels dont bénéficie le salarié. Cette zone alimente une rubrique pour la DADS-U CI-BTP et doit être obligatoirement renseignée. • Entrée dans la profession : l’ancienneté de votre salarié dans sa profession actuelle peut être différente de l’ancienneté qu’il a dans l’entreprise, indiquez ici sa date d’entrée dans la profession. Cette zone alimente une rubrique pour la DADS-U CI-BTP et doit être obligatoirement renseignée. • Affiliation retraite complémentaire : Ce code précise le type d’affiliation à l’institution de retraite complémentaire qui peut être différent du rattachement conventionnel du salarié. Cette zone alimente une rubrique pour la DADS-U CI-BTP et doit être obligatoirement renseignée. Fiche salarié : Onglet Analytique Attention !!! Cet onglet est disponible à partir de la version PRO. L'analytique est une ventilation des coûts salariaux par poste. Sélectionnez en bas de la fenêtre le poste analytique concernant le salarié, puis le pourcentage du temps passé sur ce poste. Remarque !!! Pour faire par la suite le transfert en comptabilité de l’analytique, vous devez créer les postes analytiques dans le menu Gestion / Postes analytiques, et indiquer pour chaque poste un nom, et le code comptable du poste. Vous pourrez imprimer le livre analytique par le menu Impressions. EBP Paye V17 152 Fiche salarié : Onglet Historique Cet onglet affiche la liste des événements survenus pour le salarié depuis sa date d'entrée. Quels sont les événements indiqués avec l’icône ? Ce sont les changements effectués dans la fiche du salarié. Certains événements sont déclencheurs de nouvelles situations DADS-U. Ils sont à indiquer lors des déclarations de fin d’année. Il n’est pas possible de modifier ou d'ajouter des changements de situation car ils sont générés en fonction des éléments renseignés. Les motifs de déclenchement de situation DADS-U et présents dans l’onglet historique sont les suivants : • Dans l'onglet Info. Paye, le changement : o de contrat de travail, o de caractéristique de l'activité, o de statut professionnel, o du statut catégoriel AGIRC-ARRCO, o du taux accident du travail, o du taux de travail à temps partiel, o du type de déclarations (uniquement en agricole). • Dans l'onglet Affectations, le changement : o de caisse de rattachement, o de régime. Les motifs qui ne déclenchent pas de situation dans la DADS-U et présents dans l’onglet historique sont les suivants : • Dans l'onglet Info. Paye, le changement : o du montant du salaire, o de la coche étranger, o de la coche payé à l’heure, o de la coche payé au point, o de la coche hors effectif, o du nombre d’heures, o du niveau, o de l’indice, o de la position, o de l’échelon, o du coefficient hiérarchique, o du code CIPDZ (seulement en agricole) • Dans l'onglet Entrée/Sortie, le changement : o du motif de début ou de fin de situation Comment ajouter une note ? Vous avez la possibilité d’ajouter des notes manuellement (visites médicales, mariage…) grâce au bouton Ajouter. Toutes les informations possédant l’icône peuvent être modifiées ou supprimées. A quoi servent les différents boutons disponibles en bas de la fenêtre ? Ce bouton permet d’ajouter une note manuellement. Ce bouton permet de modifier uniquement les notes. Lorsque l’on se positionne sur un événement de l’historique, le bouton est grisé. Menu Edition 153 Ce bouton permet d’imprimer tous les événements qui se sont produits depuis l’embauche d’un salarié. Ce bouton permet de supprimer uniquement les notes. Lorsque l’on se positionne sur un événement de l’historique, le bouton est grisé. Ce bouton permet de vider toutes les notes et uniquement les notes. Lorsque l’on se positionne sur un événement automatique de l’historique, le bouton est grisé. Cumuls bâtiment • Indiquez pour chaque cumul le mois de clôture (mars est indiqué par défaut) SABT1 Heures de travail HEUPAYE (1) SABT2 Heures d’indemnités d’intempéries HEUINDINT SABT3 Heures d’indemnités d’accident du travail HEUINDAT SABT4 Heures de maladie professionnelle HEUINDMP SABT5 Heures de maternité HEUINDMATER SABT6 Heures de maladie non professionnelle HEUINDMNP SABT7 Salaires bruts (2) SABT8 Prime d’insalubrité et prime de risque Base(GTOT0003) SABT9 Indemnités d’intempéries Montant(GBR00303) SABT10 Indemnités d’accident du travail Montant(GBR00300) SABT11 Salaire maternité Montant(GBR00302) SABT12 Indemnités maladie professionnelle Montant(GBR00301) SABT13 Indemnités maladie non professionnelle Montant(GBR00304) SABT14 Tranche A TA SABT15 Tranche B TB SABT16 Tranche C TC SABT17 Montant chômage intempéries A définir SABT18 A définir A définir SABT19 A définir A définir SABT20 A définir A définir (1) HEUPAYE fait la somme des heures payées : HEUMOIS*PRORATA + NBHEUSUP + HEUCOMP + HEUPREAV + HEUNAISS + HEUFAMIL + HEUSTAGE + HEUJFERIE + REPOSPRISMOIS (2) « Salaires bruts » regroupe : o salaire mensuel o heures supplémentaires o heures complémentaires o prime d’ancienneté o prime de 13ème mois o prime d’insalubrité o prime de risque o avantages en nature o indemnité de préavis EBP Paye V17 154 o indemnités de sécurité sociale pour o maladie professionnelle o accident du travail o maladie non professionnelle Base(GTOT0002) + Base(GTOT0001) + Base(GTOT0003) + Base(GTOT0005) + Base(GTOT00004) + Base(GBR00310) Ce paramétrage est valable si vous utilisez dans vos payes ces variables et ces rubriques. Sinon, vous devez l’adapter à vos propres paramétrages. Si vous commencez une paye en cours d’exercice de congé, ou si vous bénéficiez de la version BATIMENT en cours d’exercice de congés, vous devez effectuer une reprise de paye. Cela consiste à saisir les cumuls des zones SBAT1 à SBAT20 pour les mois antérieurs au mois en cours, AVANT de réaliser les payes du mois en cours. Pour cela, pointez Reprise de paye et Autoriser la modification. Retour à l'onglet bâtiment de la fiche du salarié Onglet Administratif Editez vos contrats et lettres types en passant directement par la fiche de votre salarié. Attention !!! Cette option n’est disponible qu’en version Millésime. Comment y accéder ? Barre de menu Edition + Salarié + La fiche de votre salarié + Onglet Administratif Arborescence Fiche salarié + Onglet Administratif Explications Le bouton vous permet de personnaliser les différents modèles types. Le bouton vous permet d’afficher l'édition du contrat ou de la lettre type que vous avez sélectionnés. Remarque !!! Vous ne pouvez pas enregistrer les éditions que vous effectuez, n’oubliez pas de les imprimer en double exemplaire afin de conserver les contrats ou les lettres types que vous réalisez pour vos salariés. La régularisation Certaines cotisations sont dites plafonnées (vieillesse TA, FNAL TA, retraite TA, retraite Menu Edition 155 TB&ldots;), ce qui signifie que leur base de calcul ne doit pas dépasser un certain plafond. La régularisation des cotisations est un redressement des bases théoriques de cotisations en fonction des plafonds de la sécurité sociale. Elle se fait soit par un supplément de la base, soit par une diminution. Elle est obligatoire et s’effectue au moins une fois par an (décembre). Le logiciel vous évite d’attendre l’avis de régularisation des différentes caisses de cotisations en vous permettant de réaliser automatiquement ces calculs selon la fréquence souhaitée : mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle. La fréquence généralement choisie est mensuelle, elle est déterminée dans Dossier + Propriétés + Préférences, onglet Paramètres. Remarque importante !!! Si vous avez choisi la régularisation annuelle, et que vous embauchez des salariés ne travaillant que quelques mois dans l’année, la régularisation ne va s’effectuer qu’au mois de décembre. Dans le cas de supplément de cotisations ou de diminution, il faudra reprendre contact avec le salarié (c’est pourquoi la fréquence mensuelle est souhaitable). Formules de calculs utilisées en régularisation : Cette formule doit impérativement être appliquée en commençant par le calcul de la tranche A, puis B, C et enfin D. • Si le cumul Brut est inférieur au cumul Plafond de la tranche, alors le montant de la tranche est égal à : Cumul brut - Cumul déjà cotisé sur la tranche et sur les tranches inférieures • Si le cumul Brut est supérieur au cumul Plafond de la tranche, alors le montant de la tranche est égal à : Cumul du plafond - Cumul déjà cotisé sur la tranche - Cumul du plancher de la tranche Le plancher d’une tranche correspond au plafond de la tranche inférieure. Exemple !!! Le tableau ci-dessous correspond aux bulletins 2005 d’un salarié : (nous mettrons de côté les tranches C, D et 2 ) Mois Brut Plafond A TA Plafond B TB Janvier 3050 2516 2516 10064 534 Février 3200 2516 2516 10064 684 Cumuls 6250 5032 5032 20128 1218 En février, le cumul Brut est supérieur au cumul Plafond A ( 6250 > 5032 ), donc la base de cotisation sur la tranche A est de : Cumul du plafond - Cumul déjà cotisé sur la tranche - Cumul du plancher de la tranche Soit 5032 - 2516 = 2516 Le cumul Brut est inférieur au cumul Plafond B ( 6250 < 20128), donc la base de cotisation sur la tranche B est de : Cumul brut - Cumul déjà cotisé sur la tranche et sur les tranches inférieures Soit 6250 - 534 - 5032 = 684 Passons au mois de mars : EBP Paye V17 156 Mois Brut Plafond A TA Plafond B TB Janvier 3050 2516 2516 10064 534 Février 3200 2516 2516 10064 684 Mars 1500 2516 2516 10064 - 1016 Cumuls 7750 7548 7548 30192 202 En mars, le cumul Brut est supérieur au cumul Plafond A ( 7750 > 7428 ), donc la base de cotisation sur la tranche A est de : Cumul du plafond - Cumul déjà cotisé sur la tranche - Cumul du plancher de la tranche Soit 7428 - 4952 = 2476 Le cumul Brut est inférieur au cumul Plafond B ( 7750 < 29715 ), donc la base de cotisation sur la tranche B est de : Cumul brut - Cumul déjà cotisé sur la tranche et sur les tranches inférieures Soit 7750 - 1218 - 7548 = - 1016 Ce résultat est tout à fait normal. Le salarié a une baisse importante de salaire en mars, ce qui signifie qu’annuellement, il a trop cotisé sur la tranche B : on obtient alors une tranche B négative. Le transfert en comptabilité Vous pouvez réaliser chaque mois le transfert des écritures comptables, soit vers votre logiciel EBP Comptabilité ou EBP Gestion Intégrée, soit dans un fichier TXT, soit vers d’autres logiciels de comptabilité. Consultez aussi : • Le transfert vers EBP comptabilité • La communication entreprises experts . . . Onglet Administratif Tous les documents émis pour vos salariés sont conservés dans cet onglet, ce qui vous permet d’avoir un suivi complet de vos états administratifs. Attention !!! Cette option est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Edition + Salarié + La fiche de votre salarié + Onglet Administratif Arborescence Fiche salarié + Onglet Administratif Comment créer un document ou une attestation? Vous devez sélectionner le bouton , puis dans la fenêtre Nouveau document administratif, sélectionner le document ou l’attestation à créer. Pour obtenir de l’aide sur le document ou l’attestation à créer, sélectionnez un des liens suivants : Menu Edition 157 • L'attestation d'employeur (Pôle emploi) • L'attestation AT-Maladie Professionnelle • L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité • Un contrat ou une lettre type Explication des autres options : Le bouton , vous permet pour un même salarié de dupliquer à l’identique une attestation ou un document existant. Le bouton , vous permet de consulter le contenu d’une attestation ou d’un document existant généré pour votre salarié en le sélectionnant dans la liste. Le bouton , vous permet de modifier le contenu d’une attestation ou d’un document existant généré pour votre salarié en le sélectionnant dans la liste. Le bouton , vous permet de supprimer un document ou une attestation généré. Le bouton , vous permet de modifier, créer, classer un modèle d’un contrat ou d’une lettre type. 159 Menu Affichage Recherche dans l'arborescence Vous avez la possibilité de faire une recherche d'un code, d'une description, d'un nom ou d'un prénom dans toute l'arborescence. Remarque !!! Si vous avez trié la liste de vos salariés par matricule, vous pouvez également rechercher un salarié par son matricule Exemple !!! Recherche d'une rubrique d'indemnité : - Saisir Indem dans la zone de recherche - Faire Entrée ou F3 ou - Recommencer pour passer à la fiche suivante Le paramétrage des barres d'outils Il s’agit soit de personnaliser les barres d’outils, soit d’activer ou désactiver certains éléments de l’affichage. Comment y accéder ? Barre de menu Affichage + Barre d’outils + Personnaliser ou Outils + Personnaliser Onglet Barres d’outils Cet onglet vous permet de désactiver les barres inutilisées. • La Barre de menus n’est pas désactivable : elle permet d’accéder à toutes les fonctions du logiciel. • La barre Standard comprend toutes les icônes associant une commande des menus. • La barre Fiche permet de naviguer dans un aperçu de page en page, et enregistrer, modifier, dupliquer les fiches. • La barre Impression comprend les icônes pour les éditions des éléments le l’arborescence. • La barre Gestion comprend les icônes du menu Gestion Onglet Commandes Cet onglet vous permet d’ajouter ou de retirer une commande à une barre d’outils, en la faisant glisser grâce à la souris. Onglet Options EBP Paye V17 160 Cet onglet vous permet de paramétrer le mode d’affichage des menus, des icônes et des infobulles. Activer les éléments de l’affichage A partir du menu Affichage, vous pouvez activer ou désactiver d’autres éléments : • La Barre d’état, qui correspond à la barre grise en bas d’écran dans laquelle des informations utiles s’affichent en fonction de la fenêtre dans laquelle vous vous trouvez. • La Barre de fenêtre qui permet d’afficher en haut d’une fenêtre un onglet, afin de passer facilement d’une fenêtre à l’autre lorsque plusieurs options sont ouvertes simultanément. • Le Tableau de bord qui s’affiche automatiquement à l’ouverture du dossier. Pour déplacer une barre Placez le pointeur de la souris dans une zone vide de la barre d'outils, puis faites glisser celle-ci à l'emplacement désiré. Vous pouvez déplacer une barre d'outils de la position qu'elle occupe par défaut en haut de l'écran vers n'importe quel autre endroit de l'écran, pour la rendre plus accessible. Si vous déplacez une barre d'outils jusqu'au bord gauche ou droit de l'écran ou jusqu'au bas de l'écran, elle devient "ancrée" dans sa nouvelle position. Si vous la déplacez partout ailleurs, elle devient une fenêtre flottante. Tableau de Bord Le tableau de bord s’affiche à chaque ouverture du dossier, si vous préférez que cet écran ne s’affiche pas, cochez la case située en bas de la fenêtre : Ne pas ouvrir le tableau de bord automatiquement à l’ouverture du dossier. Comment y accéder de nouveau ? Barre de menu Affichage + Tableau de bord Le tableau de bord a pour objectif de vous présenter les opérations courantes du logiciel de paye. Il est séparé en plusieurs parties : Les statistiques Plusieurs statistiques vous sont proposées : Répartition Hommes/Femmes Vous permet de déterminer rapidement le nombre d'hommes et de femmes présents dans votre dossier. Un pourcentage est calculé. Cette répartition ne tient pas compte des salariés sortis. Répartition en fonction de l'âge Vous permet de déterminer rapidement le nombre de salariés qui ont moins de 26 ans, entre 26 et 35, entre 36 et 45 ans ou plus de 45 ans qui sont présents dans votre dossier. L'âge des salariés est calculé en fonction de la date de naissance qui est saisie dans la fiche. Cette répartition ne tient pas compte des salariés sortis. La répartition des âges se fait en fonction de la date système de votre ordinateur. Menu Affichage 161 Evolution de la masse salariale Vous permet de contrôler l'évolution de votre masse salariale sur les 12 mois de l'exercice courant. En fonction de la rémunération brute des salariés. Répartition en fonction de l'ancienneté Vous permet de visualiser le nombre de salariés qui sont présents dans la société depuis plus ou moins longtemps. L'ancienneté qui est reprise est celle qui est indiquée dans la fiche du salarié (onglet Info paye). Les opérations courantes à réaliser Bulletins à préparer Les bulletins à préparer sont regroupés par profil, pour les réaliser, vous devez suivre les étapes suivantes : • Sélectionnez Saisie Variables pour accéder à la saisie des variables. • Sélectionnez Préparation pour accéder à la préparation des bulletins. Autres étapes Les opérations les plus couramment utilisées dans le logiciel vous sont proposées, telles que l'impression des bulletins, l'état des charges et la clôture mensuelle. Informations diverses Contrats arrivant à terme Dès qu'un contrat CDD arrive à échéance, les noms des salariés avec la date de fin du contrat s'affichent. Heures exonérées (Top 5) Vous permet de consulter rapidement le nombre d'heures supplémentaires (à 25 et 50%) et complémentaires cumulées depuis le début de l'année pour les 5 salariés ayant la plus grande quantité d'heures. 163 Menu Gestion Mois courant Cette option vous permet de consulter le mois de paye sur lequel vous êtes. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Mois courant Saisie des variables La saisie des variables est indispensable pour obtenir le calcul correct des bulletins. Ce tableau vous permet de saisir chaque mois d'une façon globale les éléments variables pour l'ensemble des salariés. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Saisie des variables Barre dӀoutils , Saisie des variables Raccourci clavier Ctrl + S Paramétrage d'un tableau de saisie adapté Important !!! Les variables de type Constante n'apparaissent pas dans ce tableau et les variables calculées apparaissent en gras. Généralement la première utilisation, il est nécessaire d'adapter ce tableau votre saisie mensuelle.. Par défaut, le logiciel vous affiche l'ensemble des salariés (zone Profil Tous) et la totalité des variables définies dans votre dossier ( l'exception des variables de type Constante). Vous allez donc afficher uniquement dans ce tableau, les variables que vous souhaitez saisir mensuellement Pour cela, cliquez sur l'icone de votre tableau. La liste des variables apparaît. Utilisez les boutons Aucun ou Tous pour respectivement décocher ou cocher l'ensemble des variables. Toutes les variables que vous souhaitez renseigner doivent être coches (par exemple, cochez uniquement les variables TICKETS, ACOMPTE) puis cliquez sur OK. Le tableau s'ajuste automatiquement. Cette sélection de variables est mémorise par le logiciel et s'affichera automatiquement la prochaine ouverture du tableau de saisie des variables (pour Profil = Tous). La sélection des variables peut se faire également pour les salariés d'un profil particulier. Pour cela, sélectionnez dans la zone Profil, le profil des salariés pour lesquels vous souhaitez saisir des variables particulières et définissez les variables renseigner. Saisie des valeurs Saisissez maintenant les valeurs de vos variables (chiffre d'affaires, nombre de tickets, acompte versé). Utilisez les touches de direction pour vous déplacer dans le tableau. Les valeurs saisies apparaissent en rouge : cela signifie qu'elles n'ont pas encore t sauvegardes. EBP Paye V17 164 Valeur identique pour tous les salariés (ou presque) Vous pouvez saisir la m me valeur dans toute une colonne (donc pour l'ensemble des salariés affichés). Pour cela, saisissez la valeur dans la première ligne de la colonne, positionnez le curseur sur cette case et cliquez sur l'icone : le montant s'inscrit sur toute la colonne. Si besoin, modifiez cette valeur pour certains salariés. Enregistrement des valeurs L'icone sert enregistrer la saisie des valeurs. Sinon, en quittant le tableau, le logiciel vous proposera d'enregistrer les modifications. Récupération des valeurs saisies par le client Cette fonction ne concerne que les clients qui disposent du service WebPaye (Version expert). La fonction permet de récupérer ou non les valeurs que le client a saisi sur WebPaye. Saisie des variables : Choix des variables à saisir Utilisez les boutons Aucun ou Tous pour respectivement décocher ou cocher l’ensemble des variables. Toutes les variables que vous souhaitez renseigner doivent être cochées (par exemple, cochez uniquement les variables TICKETS, ACOMPTE) puis cliquez sur OK. Le tableau s’ajuste automatiquement Dans le tableau de saisie des variables, vous pouvez trier vos salariés en fonction de leur nom, prénom, service, nature d’emploi ou Matricule Retour à la saisie des variables Saisie des congés / heures Cette option permet de saisir les différentes absences pour l’ensemble des salariés. Attention !!! Cette option est disponible à partir de la version PRO Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Saisie des congés / heures Barre d’outils , Saisie des congés Raccourci clavier Ctrl + G Comment les saisir ? Important !!! Toutes les absences qui ont lieu durant une année, doivent être déclarées dans la DADS-U car elles sont des situations particulières. Ces périodes d’inactivité (ou situations particulières) ne sont pas déclarées dans une période d’activité (S41) mais dans une structure séparée (S46). Vous pouvez consulter, sans générer le fichier DADS-U, les dates de début et de fin déclarées dans la préparation des données DADS-U (Options disponibles à partir de la version PRO) Menu Gestion 165 La saisie des congés pour l’ensemble des salariés peut s’effectuer très rapidement par cette commande. La saisie des congés peut également être réalisée salarié par salarié dans l’onglet Congés/Heures de la fiche salarié. • Choisissez le mois de paye concerné. Lorsque vous êtes sur le mois en cours de paye, vous avez des colonnes supplémentaires ACQ L, ACQ S, PRIS, RST N-1, RST N et RST ANC. Vous pouvez saisir directement dans les colonnes ACQ L, ACQ S et PRIS. o La colonne ACQ L correspond au nombre de jours de congés légaux pour la période de paye. o La colonne ACQ S correspond au nombre de jours de congés supplémentaires pour la période de paye. o La colonne PRIS correspond au nombre de jours pris sur la période de paye. • Pour faciliter votre saisie, vous pouvez trier les salariés par nom, prénom, service, nature d’emploi ou matricule. Pour cela, sélectionnez le critère de tri dans le champ Trier par. • Pour changer de calendrier, il suffit de changer le type de saisie dans le champ Type de saisie. (explication et liste de chaque calendrier) • Les jours en gris clair correspondent aux samedis, les jours en gris foncé correspondent aux dimanches. Pointez les jours de congés pris par les salariés suivant le principe suivant : • le jour complet, appuyez sur 1 (clavier numérique) ou sur la Barre Espace, le logiciel signale la case en vert, • une demi-journée, appuyez sur 2, le logiciel affiche ½. • un quart de journée, appuyez sur 4, le logiciel affiche ¼. • pour supprimer un congé enregistré, appuyez sur 0 ou la touche Suppr. Utilisez les touches de direction : flèche gauche et droite pour vous déplacer de jour en jour dans le mois. Cette option intègre un bouton , qui permet d’exporter le tableau dans un fichier Excel. Sauvegardez votre saisie en cliquant sur l’icône de votre tableau Préparation des bulletins La préparation des bulletins consiste à intégrer les rubriques dans les bulletins, à partir du profil associé, ou par recopie du bulletin du mois précédent. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Préparation des bulletins Barre d’outils , Mise à jour des bulletins Choisissez le type de préparation voulu : • Reconstruction à partir du profil Le logiciel génère les bulletins en reportant les rubriques du profil dans les bulletins. EBP Paye V17 166 • Reconstruction à partir du bulletin précédent Le logiciel reprend dans ce cas les rubriques du bulletin du mois précédent. Utilisez cette option uniquement si vous avez ajouté des rubriques particulières directement dans le bulletin. A ce stade, vos bulletins sont construits (c'est-à-dire qu’ils contiennent les rubriques) mais ne sont pas calculés, sauf si vous avez coché Recalculer les bulletins après mise à jour. Questions : Sur le premier mois d'un nouvel exercice, peut-on préparer les bulletins à partir de l'option "bulletin précédent" ? Non, la préparation ne peut se faire que si un bulletin a été préparé le mois précédent. Généralisation de la date de la paye La date et la période de paye proposées par défaut par le logiciel sont le dernier jour et la période de votre mois de paye. Vous avez la possibilité de saisir une autre date ou une autre période et de la généraliser à l’ensemble de vos salariés. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Date de la paye Comment modifier la date de la paye? Saisissez la date de paye, choisissez tous ou une partie des salariés, et validez par Ok. La date de paye est toutefois modifiable pour un salarié dans l’entête de l’onglet Bulletin de la fiche du salarié. La date de la paye sélectionnée s’imprimera sur vos bulletins. Comment modifier la période de paye? Vous devez cocher l’option Période de paye puis saisissez la bonne période de paye à généraliser. Sélectionnez ensuite les salariés qui doivent avoir dans leur bulletin la période saisie. Attention !!! La modification de la période de paye à une incidence sur le calcul de votre bulletin, veuillez le recalculer et le contrôler dans l’onglet bulletin de la fiche du salarié Généralisation des jours travaillés Vous devez indiquer au logiciel les jours travaillés de vos salariés, afin de gérer correctement les dates de congés sur les bulletins. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Jours travaillés Comment les modifier ? Vous devez cocher les jours travaillés, pour tous les salariés, ou les salariés appartenant à un certain profil, ou à une certaine nature d’emploi. Validez par Ok. Les jours travaillés peuvent être saisis salarié par salarié dans l’onglet Congés/Heures de chaque fiche salarié. Menu Gestion 167 Lorsque le salarié prendra deux semaines de congés, vous saisirez dans le tableau des congés deux fois cinq jours en jours ouvrés, ou deux fois six jours en jours ouvrables. Sachant que ni le samedi, ni le dimanche sont des jours travaillés, le logiciel saura que le week-end est compris dans les deux semaines de congés et affichera alors les bonnes dates de congés sur le bulletin. Par contre, si le salarié prend par exemple le lundi et le mardi, puis le jeudi et le vendredi, le logiciel saura que le mercredi est un jour travaillé, et affichera donc sur le bulletin deux périodes de congés distinctes. Calcul de la paye Le calcul de la paye consiste à calculer les différentes rubriques en fonction des valeurs saisies dans le tableau des variables. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Calcul de la paye Barre d’outils , Calcul de la paye Raccourci clavier Ctrl + R Comment calculer la paye ? Vous devez au préalable avoir préparé vos bulletins. Vous pouvez calculer les bulletins pour seulement quelques salariés. Pour ce faire utiliser les boutons Tous ou Aucun et sélectionner les salariés voulus. Si vous avez réalisé un bulletin de paye pour un salarié sorti, vous pouvez afficher la liste des salariés sortis en décochant l'option Cacher les salariés sortis, puis sélectionnez le salarié dont le bulletin est à calculer. Cliquez ensuite sur OK pour lancer le calcul. A ce stade, les bulletins de vos salariés sont prêts. Vous pouvez les contrôler à partir de l’onglet Bulletin de chaque salarié. Important !!!! Si vous rencontrez des bases de cotisations négatives sur la tranche B ou C, ne vous en étonnez pas. En effet, en cours d’année, pour un salarié dont le salaire varie (valeur en dessous puis en dessus ... du plafond de S.S.), le logiciel effectue les régularisations. Cumuls de la société Cette option vous permet de consulter ou recalculer les cumuls société. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Cumul de la société Explications : Par défaut, ce sont les cumuls de l’exercice qui s’affichent, mais vous pouvez sélectionner un mois précis. Le bouton Calculer recalculera tous les cumuls de la société (obligatoire après une reprise de paye). Le calcul tient compte de tous les bulletins, et d’une reprise de paye éventuelle. Historique des bulletins EBP Paye V17 168 Cette option vous permet de visualiser, de réimprimer ou d’envoyer les bulletins par e-mail. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Historique des bulletins + Historique par salarié Barre d’outils , Historique des bulletins Raccourci clavier Ctrl + H Dans l’onglet bulletin de la fiche salarié Explications : Pour chaque salarié, vous obtenez l'ensemble des bulletins réalisés et imprimés sur l'exercice courant. Choisissez dans la liste déroulante le salarié concerné. Passez d’un mois à l’autre grâce aux boutons Précédent et Suivant. Le bouton Imprimer permet d’éditer un ou plusieurs bulletins de l’historique pour un même salarié en une seule opération. Le bouton E-mail permet d’envoyer par e-mail un ou plusieurs bulletins de l’historique pour un même salarié en une seule opération. Le bouton PDF vous permet de réaliser un export des bulletins au format PDF. Le bouton Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site WebPaye du client des bulletins au format PDF. Vous pouvez également consulter l’historique dans l'onglet Bulletin de la fiche Salarié. Remarque !!! Dès que vous modifiez un bulletin, l’historique est supprimé. Vous devrez donc ré-imprimer votre bulletin. Comment consulter la seconde page du bulletin ? Si votre bulletin fait deux pages, vous devez sélectionner la page n°2 Historique des bulletins : Imprimer, envoyer par e-mail, exporter en PDF Cochez les bulletins de l’historique de votre salarié que vous souhaitez imprimer, envoyer par email ou exporter au format PDF. Vous pouvez vous aider des boutons Tous et Aucun pour sélectionner ou désélectionner les bulletins. Retour à l'historique Historique des bulletins de tous les salariés Cette option vous permet de visualiser, de réimprimer les bulletins de tous les salariés pour une période que vous souhaitez. Comment y accéder ? Menu Gestion 169 Barre de menu Gestion + Historique des bulletins + Historique de tous les salariés Explications : Pour chaque salarié, vous obtenez l'ensemble des bulletins réalisés et imprimés sur l'exercice courant. Vous pouvez imprimer les bulletins pour une fourchette de salariés, choisir un tri par nom ou matricule, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres. Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. L’aperçu des bulletins vous permet de réaliser un export aux différents formats. Le bouton PDF vous permet de réaliser un export des bulletins au format PDF. Le bouton Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site WebPaye du client des bulletins au format PDF. Remarque !!! Dès que vous modifiez un bulletin, l’historique est supprimé. Vous devrez donc ré-imprimer votre bulletin. Choix de la périodicité : • Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez imprimer les bulletins de vos salariés. • Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois de début est automatiquement indiqué. • Annuelle : vous permet d’imprimer les bulletins de votre sélection de salarié sur toute l'année. • De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois sur laquelle vous souhaitez imprimer les bulletins. Interrogation des données de paye L'interrogation des données de paye consiste à rechercher la valeur d'une ou de plusieurs formules, variables ou rubriques pour un ensemble de salariés. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Interrogation des données de paye Comment réaliser une interrogation des données de paye ? • Sélectionnez dans l’entête les salariés pour lesquels vous souhaitez obtenir des informations. Vous pouvez définir une fourchette (premier et dernier salarié) et/ou appliquer un filtre. • Pour définir les interrogations (voir L'éditeur de formule pour la saisie de la formule interrogative), utilisez l'onglet Interrogation simple pour le calcul d’une seule formule, ou l'onglet Interrogation multiple (non disponible en version STANDARD) pour le calcul de plusieurs formules. Exemple !!! EBP Paye V17 170 Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées pour votre salarié : - de Janvier à Mars, saisissez : $HEUREEL[Jan-Mar] - depuis le début de l’année, saisissez : $HEUREEL - sur le mois en cours, saisissez : HEUREEL Qu’est ce qu’une interrogation simple L'onglet Interrogation simple permet de saisir la formule dont vous désirez connaître la valeur. Le bouton Formule permet d’accéder à l'éditeur de formule afin de créer votre formule. Cliquez ensuite sur le bouton Calculer pour obtenir automatiquement les valeurs calculées par salarié. Pour imprimer ce résultat, cliquez sur le bouton Imprimer. Le bloc-notes de Windows est automatiquement lancé et affiche le fichier d’interrogation. Utilisez le menu Fichier pour imprimer ou sauvegarder votre fichier. Qu’est-ce qu’une interrogation multiple Attention !!! Cette option est disponible à partir de la version PRO L'onglet Interrogation multiple permet d’obtenir la valeur de plusieurs formules (une à chaque ligne). Le bouton Formule permet d’accéder à l'éditeur de formule afin de créer votre formule. Une fois les formules saisies, cliquez sur le bouton Calculer pour obtenir le tableau des valeurs. Une saisie directe dans ce tableau est possible. Un export du tableau dans un fichier Excel peut être réalisé grâce à l'icône . Vous pouvez d’autre part enregistrer le résultat par l'icône . Celle-ci pourra être rappelée à partir de l'onglet Charger une interrogation. Dans l’onglet Interrogation multiple, vous pouvez sauvegarder vos formules par le bouton Enregistrer, et les rappeler (à une autre date par exemple) par le bouton Charger. Postes analytiques Cette option vous permet de créer, modifier ou supprimer des postes analytiques. Attention !!! Cette option est disponible à partir de la version PRO Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Postes analytiques Q’est-ce que les postes analytiques ? Les postes analytiques vous permettront de ventiler les gains et les charges patronales pour chaque bulletin à partir de l'onglet Analytique dans la fiche Salarié. Vous pourrez par la suite imprimer le livre analytique par Impressions + Livre analytique. Comment créer un poste analytique ? Dans la partie basse de la fenêtre, renseignez le nom du poste, et le code comptable si vous souhaitez réaliser des transferts comptables de l’analytique. Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter, et recommencez l’opération pour tous les postes. La clôture des bulletins Si vous gérez plusieurs bulletins (différents) pour certains salariés dans le même mois, la clôture Menu Gestion 171 mensuelle ne doit être lancée qu’après la réalisation et l’impression du dernier bulletin du mois. Entre chaque bulletin, lancez la clôture Attention !!! Cette option est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Clôturer les bulletins Par la fiche salarié Bouton Clôturer dans l’onglet Bulletin Explications : Le logiciel liste les bulletins déjà réalisés pour les salariés multi-bulletin, c'est-à-dire ceux qui ont dans leur fiche un nombre de bulletin par mois supérieur à un. Cochez les salariés pour lesquels vous souhaitez clôturer le bulletin et cliquez sur Ok. Si vous devez annuler la clôture d’un bulletin, ouvrez le bulletin du salarié (onglet Bulletin), cliquez sur le bouton Préparer et choisissez l’option Détruire ce bulletin et revenir au précédent. Pourquoi y a-t-il un message d’erreur indiquant que des erreurs ont été détectées dans certaines fiches salarié et que la clôture a été interrompue ? Ce message est un message Bloquant, si vous rencontrez ce message c’est que vous n’avez pas complété toutes les données de la fiche du salarié. En effet, si toutes les informations obligatoires ne sont pas renseignées dans la fiche de votre salarié, alors cela peut fausser votre déclaration DADS-U de fin d’année. Pour avoir la liste des anomalies rencontrées dans la fiche de votre salarié, vous devez sélectionner Afficher le rapport. Vous devez donc corriger votre fiche salarié avant de pouvoir réaliser votre bulletin suivant. La clôture mensuelle Pour réaliser les payes du mois suivant, lorsque les bulletins du mois en cours ont été calculés et imprimés, vous devez lancer la clôture mensuelle. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Clôturer le mois Barre d’outils Clôture mensuelle Tableau de bord Clôture mensuelle Explications : Tant que le mois n’est pas clôturé, il est possible de modifier, recalculer ou effacer des bulletins du mois ouvert, cependant, il est impossible de réaliser les payes du mois suivant ou du mois précédent. Lors de la clôture un fichier sera automatiquement généré dans le répertoire de votre dossier, afin de pouvoir revenir au mois clôturé (Maintenance sur les bulletins). Cependant, il est fortement conseillé de réaliser vous-même une sauvegarde par Dossier + Sauvegarde avant EBP Paye V17 172 chaque clôture. Conséquences de la clôture : • Le mois en cours est modifié ; • L’ancienneté des salariés est augmentée de un ; • L’acquis période (congés payés) est cumulé à l’acquis année. Attention !!! Nous vous conseillons vivement de réaliser auparavant une sauvegarde de vos données par le menu Dossier + Sauvegarde. Que doit-on faire en décembre ? Sur le mois de décembre, vous devez réaliser une clôture mensuelle, surtout si vous générez votre fichier DADS-U (option disponible à partir de la version PRO), car il est fortement conseillé de réaliser ce fichier sur le mois de décembre clôturer. En effet, si vous avez des changements de situations pratiqués sur le mois de décembre cela permet au logiciel de les prendre en compte lors de la génération de votre fichier DADS-U. Si vous ne faites pas de DADS-U, vous pouvez lancer directement votre clôture annuelle, le logiciel clôturera automatiquement votre mois de décembre. La clôture annuelle Pour réaliser les payes de l’exercice suivant, lorsque les bulletins du mois de décembre ont été calculés, imprimés et clôturés, vous devez lancer la clôture annuelle. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Clôturer l’exercice Conséquences de la clôture : • Les cumuls sont remis à zéro, hormis les cumuls de congés payés et les variables ayant de coché Report du cumul à la clôture annuelle ; • Les cumuls congés, ainsi que les nombres de jours acquis et restant à prendre sont reportés. • Les cumuls du DIF sont reportés Attention !!! Vous devez auparavant réaliser une sauvegarde de vos données par Dossier + Sauvegarde. Contrôlez également que tous vos états sont corrects : une fois l’exercice clôturé, vous pourrez consulter les états et les bulletins, mais vous ne pourrez rien modifier sur votre exercice archivé. Le transfert en comptabilité Le transfert en comptabilité Vous pouvez réaliser chaque mois le transfert des écritures comptables, soit vers votre logiciel EBP Comptabilité ou EBP Gestion Intégrée, soit dans un fichier TXT, soit vers d’autres logiciels de comptabilité. Consultez aussi : • Le transfert vers EBP comptabilité • La communication entreprises experts . . . Menu Gestion 173 Le transfert vers EBP comptable Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Transfert en comptabilité + EBP Comptabilité Comment initialiser le dossier ? Vous devez vous assurer que les comptes comptables ont été paramétrés : dans les fiches organismes, dans les rubriques de brut, les rubriques de net, dans les fiches salariés. Comment initialiser le transfert des écritures de salaires et de paiements ? • Choisissez le mois à transférer. • Indiquez la date des écritures. La date de fin du mois de la paye est indiquée par défaut. • Coche "Salaires" : Cocher cette option si vous souhaitez effectuer un transfert des écritures de salaires. • Indiquez le code du journal comptable. • Cochez la case Analytique si vous souhaitez transférer les ventilations analytiques sur les écritures de classe 6. • Coche "Paiements" : Cocher cette option si vous souhaitez effectuer un transfert des écritures de paiements des salaires. Information : Vous pouvez faire un transfert des écritures de salaires et de paiements des salaires en même temps. Pour cela cocher les 2 options. Comment initialiser le transfert des règlements des acomptes? • Choisissez le mois à transférer. • Choisissez les dates d'acomptes • Transférer les écritures déjà comptabilisées : Si vous avez déjà réalisé le transfert comptable des règlements d'acomptes et que vous souhaitez le refaire, vous le pouvez en cochant "Transférer les écritures déjà comptabilisées" Remarque !!! Contrairement au transfert des écritures de salaires et de paiements des salaires le mois de paye n'a pas à être clôturé pour effectuer le transfert Comment transférer les écritures comptables vers EBP Comptabilité ou EBP Gestion Intégrée ? • Pour un transfert analytique vers EBP Comptabilité (ou EBP Comptabilité Facturation), qui gère les axes analytiques, vous devez indiquer obligatoirement le numéro de l’axe (1, 2 ou 3). Si vous ne gérez pas les axes analytiques dans EBP Comptabilité, indiquez 1. • Pour un transfert vers EBP Comptabilité (ou EBP Comptabilité Facturation), cochez la première option, et sélectionnez le dossier comptable par l’icône . EBP Paye V17 174 • Sélectionner l'exercice comptable pour lequel vous souhaitez transférer vos écritures • Après transfert, à l'ouverture du logiciel de comptabilité la récupération automatiquement des écritures vous sera proposée. Comment transférer les écritures comptables vers un fichier texte ? Pour un transfert dans un fichier texte, cochez la seconde option et indiquez le nom du fichier à générer : le fichier est généré dans le répertoire du dossier. Comment imprimer les écritures comptables ? Pour imprimer les écritures comptables, cochez la troisième option, puis sélectionnez le bouton OK A quoi sert le lien : Où sont utilisés les comptes du transfert ? Il permet de connaître où sont paramétrés tous les numéros de compte qui composent le transfert comptable. Dans cette fenêtre sélectionnez dans la liste déroulante le n° de compte que vous souhaitez vérifier. Vous aurez ensuite la liste des employés, des rubriques ou des organismes qui utilisent le numéro de compte que vous avez sélectionné. Pour chaque élément de la liste vous avez la possibilité de consulter : • les éléments qui composent votre sélection, comme les rubriques de salaire, les variables ou les cumuls rattachés permettant de calculer le total du compte qui sera transféré en comptabilité (par la question : Quels sont les éléments utilisés par la rubrique, l'organisme ou le salarié). • où est utilisée votre sélection (par la question : Quels éléments utilisent la rubrique ou l'organisme) : Vous avez toujours la possibilité de revenir en arrière par le bouton Précédent. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. Communication Entreprise Expert ... Une nouvelle fonctionnalité vous permet de transférer les Opérations Diverses (OD) de paye vers d'autres logiciels de comptabilité existants. Il s’agit des logiciels suivants : EBP, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Transfert en comptabilité + Communication Entreprises Experts Remarques !!! Avant de réaliser tout transfert d’écritures, vous devez vous assurer que les dates d’exercice du dossier de votre logiciel EBP et dans le logiciel Expert sont identiques. Certaines anomalies sont bloquantes, si tel est le cas, un message vous en avertira et le transfert sera annulé. Envoi du bulletin par e-mail Menu Gestion 175 Envoi des bulletins par e-mail Les employeurs peuvent envoyer à leurs salariés qui le souhaitent leurs bulletins de paye par voie électronique. Cette méthode permet d’une part, de faciliter les échanges (rapidité d’envoi par l’employeur et de réception par le salarié) et d’autre part, de faire des économies de papier. Remarque !!! Les bulletins de salaire électroniques ne peuvent être adressés au salarié qu'avec l'accord préalable de ce dernier. Vous pouvez envoyer les bulletins par e-mail à vos salariés grâce à : • La boîte de dialogue d’envoi des bulletins par e-mail Barre de menu Gestion + Envoyer les bulletins par e-mail Barre d’outils Envoi des bulletins par e-mail Raccourci clavier Ctrl + E • L'onglet bulletin • L'historique des bulletins Comment envoyer les bulletins par e-mail Cette fonction vous permet d’envoyer les bulletins par voie électronique grâce au bouton E-mail, aux salariés pour lesquels : • L’adresse e-mail est renseignée dans l’onglet Info. Paye de la fiche salarié • La coche Préfère obtenir ses bulletins par e-mail est cochée Remarque !!! Les bulletins de salaires électroniques ne peuvent être adressés au salarié qu'avec l'accord préalable de ce dernier. Les salariés pour lesquels l’adresse e-mail n’est pas renseignée (et la coche ’’Préfère obtenir ses bulletins par e-mail’’ n’est pas sélectionnée) ne seront pas concernés par l’envoi. Généralités : Vous pouvez envoyer les bulletins pour une fourchette de salariés, choisir un tri par nom ou matricule, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres . Vous pouvez ensuite choisir un modèle d’impression. En effet, il existe plusieurs modèles (en couleur, en noir et blanc, pour papier pré-imprimé &ldots;), que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer, ou par l’option Outils + Paramétrage des impressions. Le bouton Modifier, vous permet de modifier ou supprimer l’objet ou le message de l’envoi par E-mail. Attention !!! Lorsque vous cliquez sur le bouton "Envoyer’’, une boîte de dialogue indiquant le message suivant apparaît. Il indique : ’’Un programme essaie d’envoyer le message électronique suivant de votre part : voulez-vous envoyer le message ?’’ EBP Paye V17 176 - Si vous répondez ’’Oui’’, votre messagerie s’ouvre et vous pouvez alors envoyer votre message. - Dans le cas contraire, la boîte de dialogue disparaît et l’envoi est annulé. Cependant, dans le Menu Impression + Bulletins, si vous effectuez une impression des bulletins en cochant l’option ’’Ignorer les salariés préférant obtenir leurs bulletins par e-mail’’, il faudra alors penser à envoyer les bulletins par courrier aux salariés pour lesquels l’envoi par e-mail a été annulé. Remarque !!! Dans le menu Impression des bulletins, vous pouvez soit, imprimer tous les bulletins soit, imprimer uniquement les bulletins des salariés pour lesquels l’option ’’Préfère obtenir ses bulletins par e-mail’’ n’est pas cochée. Si vous souhaitez envoyer exceptionnellement à un salarié son bulletin par voie électronique, vous devez alors passer par les accès suivants : L'onglet bulletin L'historique des bulletins Le menu contextuel dans le bulletin du salarié ou dans l’historique des bulletins Retour à l'envoi des bulletins par e-mail Modifier le message d'envoi Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Envoyer les bulletins par e-mail Barre d’outils Envoi des bulletins par e-mail Raccourci clavier Ctrl + E • Les éléments par défaut Par défaut, l’objet et le message suivant apparaissent : o Objet : Votre bulletin de paye (Raison sociale) du (début de période du bulletin) au (fin de période du bulletin) o Message : Veuillez trouver en pièce jointe le bulletin de paye de (Prénom, Nom et matricule du salarié) pour la période du (début de période du bulletin) au (fin de période du bulletin) dans la société (Raison sociale) • La modification de l’objet et/ou du texte du courrier Vous pouvez si vous le souhaitez, personnaliser l’objet et/ou le message de votre dossier grâce au bouton, Modifier, . Ce nouveau message sera conservé après clôture mensuelle et annuelle. Vous pourrez ensuite envoyer vos bulletins par e-mail grâce au bouton , Envoyer. Lorsque vous cliquez sur le bouton , Modifier, le programme Bloc-notes s’ouvre et le modèle par défaut apparaît. Vous pouvez alors conserver, modifier ou supprimer l’objet et/ou le contenu du message. o L’objet : Modification : Vous pouvez compléter et supprimer le libellé existant (sans supprimer l’intitulé ’’Objet’’) ou saisir le nouvel objet que vous souhaitez faire apparaître. Pour cela, vous avez la possibilité d’ insérer des données de la fiche de votre salarié ou de votre dossier Suppression : Effacez la ligne de l’objet (intitulé ’’Objet’’ + libellé) Menu Gestion 177 o Le message : Modification : Vous pouvez compléter et supprimer le message existant ou saisir le nouveau message que vous souhaitez faire apparaître. Pour cela, vous avez la possibilité d’insérer des données de la fiche de votre salarié ou de votre dossier Suppression : Effacez le message. Comment insérer une donnée de la fiche de votre salarié ou de votre dossier ? Vous pouvez insérer des variables (le nom du salarié, le prénom du salarié, &ldots;) grâce à la fenêtre Variables du dictionnaire EBP. Pour insérer une variable, sélectionnez la donnée à insérer puis glissez la à l’endroit souhaité. Exemple !!! Si vous souhaitez insérer le Prénom d’un salarié dans la zone de texte : - Sélectionnez la table Employé. - Sélectionnez la variable Prénom - Positionnez-la dans votre modèle. - ${Employe.Prénom,T:21} apparaît dans votre modèle La fenêtre Variables du dictionnaire EBP n’apparaît plus Vous l’avez fermée. Pour la faire de nouveau apparaître, sélectionnez l’icône qui se trouve à côté de votre horloge (en bas à droite de votre écran en règle générale). Retour à l'envoi des bulletins par e-mail Le virement des salaires Virement des salaires Cette option permet la génération d’un fichier contenant les ordres de virements des salaires. Comment y accéder ? EBP Paye V17 178 Barre de menu Gestion + Virements + Des salaires Barre d’outils , Virement bancaire Pourquoi tous les salariés n’apparaissent-ils pas dans la liste ? Le logiciel prend en compte tous les salariés qui ont virement comme mode de règlement dans l’onglet Règlement de la fiche du salarié. Si ce n’est pas la cas, le salarié n’apparaîtra pas dans la liste des virements. Lorsque le salarié a un net à payer négatif, il n'apparaît pas dans la liste. Si vous avez des salariés pour lesquels vous gérez plusieurs bulletins par mois, vous obtiendrez tout d’abord la liste de ces salariés. Le nombre de bulletin total et le n° de bulletin du salarié s'affiche. Effectuez donc le virement pour ces salariés, puis lancez la clôture des bulletins (Gestion + Clôturer des bulletins) pour réaliser les virements des bulletins suivants. Pour obtenir la liste des salariés à bulletin unique et les derniers bulletins des salariés qui en ont plusieurs, réalisez tous les bulletins de tous les salariés ayant plusieurs bulletins par mois. Exemple !!! Si vous avez deux salariés dont un qui a deux bulletins par mois. Lors du virement de salaire, le premier salarié apparaît avec la notion bulletin 1/2. Réalisez le virement, puis faites le second bulletin (après avoir clôturé le premier). Dans la liste des virements, les 2 salariés dont un ayant le nombre de bulletin 2/2 s'afficheront. Comment réaliser le fichier de virement ? • La sélection du format définit la composition du fichier. Le format SEPA est un fichier XML. Le format CFONB est un fichier TXT. Le format SEPA est le nouveau format qui va remplacer à terme le format CFONB. • La banque indiquée dans les préférences du dossier est proposée automatiquement. Vous pouvez sélectionner une autre banque. En sélectionnant une partie des salariés, vous pouvez effectuer un virement partiel à partir d’une banque, et un autre à partir d’une autre banque. Dans la liste des salariés, la colonne Effectué vous permet de visualiser les salariés dont le virement a déjà été effectué ou qui reste à effectuer. • Le numéro émetteur est automatiquement repris de la fiche Banque. • La date de compensation se met automatiquement selon le mois de salaire que vous virez. Cette date est modifiable. • Le fichier sera généré par défaut dans le répertoire document de votre ordinateur. Vous pouvez toutefois indiquer un autre lecteur ou répertoire en cliquant sur . • Le nom du fichier est également modifiable. Le nom correspond à la date de compensation proposée par défaut. • Choisissez également si la structure du fichier doit comporter ou non des retours chariot. Ce choix est très important dans la mesure où certains établissements Menu Gestion 179 bancaires ne reconnaissent pas les fichiers sans retour chariot. Un historique des virements pourra être imprimé ou faxé à votre banque, dans Gestion + Virements + Historique, dès que le virement de salaire est effectué. Virement des acomptes Cette option permet la génération d’un fichier contenant les ordres de virements des acomptes. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Virements + Des acomptes Dans quel cas peut-on générer un fichier de virement ? Le logiciel prend en compte tous les salariés pour lesquels la variable ACOMPTE contient un montant. Comment réaliser le fichier de virement ? • La sélection du format définit la composition du fichier. Le format SEPA est un fichier XML. Le format CFONB est un fichier TXT. Le format SEPA est le nouveau format qui va remplacer à terme le format CFONB. • La banque indiquée dans les préférences du dossier est proposée automatiquement. Vous pouvez sélectionner une autre banque. En sélectionnant une partie des salariés, vous pouvez effectuer un virement partiel à partir d’une banque, et un autre à partir d’une autre banque. Lorsque le virement de l'acompte a déjà été effectué, dans la colonne Effectué apparaît un OUI. • Le numéro émetteur est automatiquement repris de la fiche Banque. • Le fichier sera généré par défaut dans votre répertoire document de votre ordinateur. Vous pouvez toutefois indiquer un autre lecteur ou répertoire en cliquant sur .. Un historique des virements pourra être imprimé ou faxé à votre banque, dans Gestion + Virements + Historique. Historique des virements Après avoir générer les virements de salaires ou d’acompte, un historique est créé. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Virements + Historique Explication : Cette fenêtre fait apparaître la liste des virements effectués (salaires et acomptes). A partir de cette fenêtre, vous pouvez imprimer, supprimer ou copier un fichier. 181 Menu Impression Impressions : Choix des établissements Cet écran vous permet de sélectionner votre établissement principal puis les établissements que vous souhaitez afin de les regrouper dans les éditions suivantes : • Journal de paye • Livre de paye • Livre des variables • Etat des charges • DUCS Attention !!! Les impressions multi-établissements sont disponibles à partir de la version PRO. Remarque !!! Dans votre logiciel de paye, les établissements sont vos différents dossiers. Comment y accéder par la barre de menu ? Journal de paye Impressions +Journal de paye périodique + Journal de paye multi-établissements Livre de paye Impressions + Livre de paye périodique + Livre de paye multi-établissements Livre des variables Impressions + Livre de paye périodique + Livre des variables multi-établissements Etat des Charges Impressions + Etat des charges périodique + Etat des charges multi-établissements DUCS Déclarations + DUCS + DUCS multi-établissements Généralités : Pour déterminer les différents établissements, vous devez sélectionner : • l'établissement principal (il sera automatiquement coché dans la liste des établissements concernés et le nom de l'établissement apparaîtra en gris clair). C'est le nom de l'établissement qui apparaîtra sur l'impression. • l'exercice que vous souhaitez imprimer. • le ou les établissements que vous souhaitez réunir dans les éditions. Le bouton Tous et Aucun est à votre disposition. Vous ne pouvez pas décocher le dossier que vous avez déterminé en tant qu'établissement principal. Remarque !!! Seuls les dossiers que vous avez mis à jour apparaissent dans la liste. Si vous ne voyez pas votre dossier, ouvrez-le puis refaites l'impression. Explications : Pour avoir des explications sur les différentes éditions sélectionnez les liens suivants : • Journal de paye multi-établissements • Livre de paye multi-établissements • Livre des variables multi-établissements • Etat des charges multi-établissements • DUCS multi-établissements EBP Paye V17 182 Impression des bulletins Cette édition vous permet d’imprimer les bulletins à fournir à vos salariés. Comment y accéder ? Barre de menu Impression + Bulletins Barre d’outils , Imprimer bulletins Raccourci clavier Ctrl + B Généralités : Vous pouvez imprimer les bulletins pour une fourchette de salariés, choisir un tri par nom ou matricule, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres. De plus, vous pouvez indiquer le nombre d’exemplaires de bulletins que vous souhaitez. Vous pouvez imprimer les bulletins de vos salariés en ignorant ceux pour lesquels l’option ’'Préfère obtenir ses bulletins par e-mail ’’ est cochée dans l'onglet Etat civil de la fiche salarié. Vous pouvez ensuite choisir un modèle d’impression. En effet, il existe plusieurs modèles (en couleur, en noir et blanc, pour papier pré-imprimé &ldots;), que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par l’option Outils + Paramétrage des impressions. Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. L’aperçu des bulletins vous permet de réaliser un export aux différents formats.. Impression des lettres-chèque Cette édition vous permet d’imprimer les lettres chèque pour les salariés ayant le mode de paiement chèque. Attention !!! L’impression des lettres-chèque est disponible à partir de la version PRO Comment y accéder ? Barre de menu Impression + Lettres-chèque Pourquoi tous les salariés n’apparaissent-ils pas dans la liste ? Les lettres-chèque ne sont imprimées que pour les salariés dont le mode de règlement est Chèque, information indiquée dans l'onglet Règlement de la fiche Salarié. Généralités : Vous pouvez imprimer les lettres-chèque pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres. Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer, ou par l’option Outils + Paramétrage des Menu Impression 183 impressions. Le modèle existant imprime une lettre avec un chèque en pied. Si vous souhaitez imprimer plusieurs chèques par page (sans lettre), vous devez alors modifier le fichier PLAN.MSV, qui se trouve dans Program Files / EBP / Paye / Modeles, de cette manière : Vous remplacez : { LettreCheque: >Corps } Par : { LettreCheque: >>Corps } Vous devez ensuite créer un nouveau modèle d’impression, en indiquant que c'est un modèle étiquette. Vous pourrez alors définir le nombre de chèques par page et toutes les données à imprimer. L’aperçu des lettres-chèque vous permet de réaliser un export aux différents formats. Impression des lettres-chèque des acomptes Cette édition vous permet d’imprimer les lettres chèque pour les salariés ayant le mode de paiement chèque. Attention !!! L’impression des lettres-chèque des acomptes est disponible à partir de la version PRO Comment y accéder ? Barre de menu Impression + Lettres-chèque + Des acomptes Pourquoi tous les salariés n’apparaissent-ils pas dans la liste ? Les lettres-chèque ne sont imprimées que pour les salariés dont le mode de règlement est Chèque, information indiquée dans l'onglet Règlement de la fiche Salarié. Généralités : Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer, ou par l’option Outils + Paramétrage des impressions. Le modèle existant imprime une lettre avec un chèque en pied. L’aperçu des lettres-chèque vous permet de réaliser un export aux différents formats. Impression des salariés Vous pouvez imprimer les fiches des salariés ainsi que leurs historiques Comment accéder à l’impression de la fiche salarié ? Barre de menu Impressions + Salariés + Fiches EBP Paye V17 184 Barre d’outils Impression fiches salariés Généralités : Vous pouvez demander une fourchette de salariés, choisir un tri par nom ou matricule, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres. Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe des modèles d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions. L’impression des fiches des salariés et de l’historique vous permet de réaliser un export Excel, ainsi qu’un export aux différents formats. Impression des fiches individuelles La fiche individuelle reprend mois par mois toutes les rubriques du bulletin. Les informations contractuelles du salariés sont présentes. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Salariés + Fiches individuelles Généralités : Vous pouvez imprimer les fiches pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres . Vous devez également définir la période à prendre en compte pour l’impression. De plus, vous pouvez choisir de supprimer ou non les rubriques aux montants nuls, et d’imprimer ou non les bases de cotisations . Vous pouvez sélectionner les variables pour lesquelles vous souhaitez obtenir un détail. Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu des fiches individuelles vous permet de réaliser un export aux différents formats.. Impression de la liste des salariés Vous pouvez imprimer la liste des salariés ainsi que les étiquettes Attention !!! L’impression des étiquettes est disponible à partir de la version PRO. Comment accéder à l’impression de la liste des salariés ? Barre de menu Impressions + Salariés + Liste Barre d’outils Impression fiches salariés Comment accéder à l’impression des étiquettes? Menu Impression 185 Barre de menu Impressions + Salariés + Etiquettes Généralités : Pour chacune des impressions, vous pouvez demander une fourchette de salariés, choisir un tri par nom ou matricule, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe des modèles d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions. L’impression de la liste des salariés vous permet de réaliser un export Excel, ainsi qu’un export aux différents formats. Impression des imputations analytiques Cette édition vous permet d’imprimer les imputations analytiques par salarié. Attention !!! L’impression des imputations analytiques est disponible à partir de la version PRO. Comment accéder à l’impression des imputations analytiques ? Barre de menu Impressions + Salariés + Imputations analytiques Généralités : Vous pouvez imprimer les imputations analytiques pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu des imputations analytiques vous permet de réaliser un export aux différents formats. Impression du trombinoscope Vous pouvez imprimer le trombinoscope de votre société, il reprend les photos que vous avez éventuellement insérées dans chaque fiche salarié. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Salariés + Trombinoscope Généralités : Vous pouvez lancer un aperçu ou une impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu du trombinoscope vous permet de réaliser un export aux différents formats. Impression de l'état des heures EBP Paye V17 186 Cette édition vous permet d'obtenir un état des heures effectuées par salarié. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Congés, absences et heures + Etat des heures Généralités : Vous pouvez imprimer un état des heures : • Par tranche de salarié, • En appliquant un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres. • Pour une période donnée : • Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez imprimer la liste des congés et absences ; • Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois de début est automatiquement indiqué ; • Annuelle : vous permet d’imprimer les différents congés et absences pour l'ensemble de l'exercice; • De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous souhaitez avoir dans votre édition. • Pour les calendriers que vous souhaitez, pour cela : • Le bouton Tous vous permet de sélectionner tous les calendriers ; • Le bouton Aucun vous permet de tout désélectionner ; • Cocher manuellement la ou les calendriers à imprimer Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression "Etat des heures détaillé" et un modèle "Etat des heures" (non détaillé). Vous pouvez les personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats. Impression des banques Vous pouvez imprimer la liste de vos banques paramétrées dans l’arborescence. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Liste / Etats généraux + Banques Généralités : Vous pouvez imprimer une ou plusieurs banques. Menu Impression 187 • Le bouton Tous vous permet de sélectionner toutes les banques à imprimer ; • Le bouton Aucun vous permet de tout désélectionner ; • Cochez manuellement la ou les banques à imprimer. Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats. Impression des organismes Vous pouvez imprimer la liste de vos organismes paramétrés dans l’arborescence. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Liste / Etats généraux + Organismes Barre d’outils Impression Organismes Généralités : Vous pouvez imprimer un ou plusieurs organismes. • Le bouton Tous vous permet de sélectionner tous les organismes à imprimer ; • Le bouton Aucun vous permet de tout désélectionner ; • Cochez manuellement la ou les organismes à imprimer. Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats. A quoi sert le lien : Où sont utilisés les organismes sélectionnés ? Ce lien permet de déterminer quelles sont les rubriques de cotisation qui utilisent l’organisme sélectionné. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. Impression des profils Vous pouvez imprimer la liste de vos profils paramétrés dans l’arborescence. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Liste / Etats généraux + Profils Barre d’outils Impression Profils Généralités : Vous pouvez imprimer cette liste pour une sélection de profils en indiquant l’intervalle à l’aide des EBP Paye V17 188 listes déroulantes. Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats. Impression des rubriques Vous pouvez imprimer la liste de vos rubriques de salaire brut, de cotisation, de net et de commentaire, que vous avez paramétrées dans l’arborescence. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Liste / Etats généraux + Rubriques Barre d’outils Impression Rubriques Généralités : Vous pouvez imprimer une ou plusieurs rubriques en fonction du type et d'un thème. les thèmes proposés sont ceux présents au niveau de votre arborescence. • Type de rubriques vous permet de sélectionner dans la liste déroulante le type des rubriques qui s'afficheront dans la liste : • Toutes • Rubriques de salaire brut • Rubriques de cotisation • Rubriques de net • Rubriques de commentaire • Le bouton Tous vous permet de sélectionner toutes les rubriques à imprimer, en fonction du type choisi ; • Le bouton Aucun vous permet de tout désélectionner ; • Le bouton Bulletins uniquement vous permet de sélectionner uniquement les rubriques qui apparaissent dans l'onglet bulletin de vos salariés ; • Cochez manuellement la ou les rubriques à imprimer. Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats. A quoi sert le lien : Quels sont les éléments utilisés par les rubriques sélectionnées ? Ce lien permet de déterminer quels sont les éléments (tables de calcul, variables, rubriques, comptes comptables) qui sont utilisés par la rubrique de brut sélectionnée. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. A quoi sert le lien : Où sont utilisées les rubriques sélectionnées ? Ce lien permet de déterminer dans quels éléments (rubriques, profils, cumuls) est utilisée la rubrique de brut sélectionnée. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. Menu Impression 189 Impression des tables de calcul Vous pouvez imprimer la liste de vos tables de calcul paramétrées dans l’arborescence. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Liste / Etats généraux + Tables de calcul Barre d’outils Impression Tables de calcul Généralités : Vous pouvez imprimer une ou plusieurs tables de calcul. • Le bouton Tous vous permet de sélectionner toutes les tables de calcul à imprimer ; • Le bouton Aucun vous permet de tout désélectionner ; • Cochez manuellement la ou les tables de calcul à imprimer. Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats. A quoi sert le lien : Où sont utilisées les tables de calcul sélectionnées ? Ce lien permet de déterminer quels sont les éléments (variables ou rubriques) qui sont utilisés par la table de calcul sélectionnée. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. Impression des variables Vous pouvez imprimer la liste de vos variables paramétrées dans l’arborescence. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Liste / Etats généraux + Variables. Barre d’outils Impression Variables. Généralités : Vous pouvez imprimer une ou plusieurs variables. Les variables sont classées par thème puis par ordre alphabétique. Si vous cochez la case devant un thème, automatiquement toutes les variables du thème seront cochées. • Le bouton Tous vous permet de sélectionner toutes les variables à imprimer ; • Le bouton Aucun vous permet de tout désélectionner ; • Cochez manuellement la ou les variables à imprimer. Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des EBP Paye V17 190 impressions. L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats. A quoi sert le lien : Quels sont les éléments utilisés par les variables sélectionnées ? Ce lien permet de déterminer quels sont les éléments (tables de calcul, variables, rubriques) qui sont utilisés par la variable sélectionnée. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. A quoi sert le lien : Où sont utilisées les variables sélectionnées ? Ce lien permet de déterminer dans quels éléments (variables, rubriques) est utilisée la variable sélectionnée. Cliquez ici pour obtenir l'aide général de la fonctionnalité. Impression des cumuls Vous pouvez imprimer la liste de vos cumuls. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Liste / Etats généraux + Cumuls. Généralités : Vous pouvez imprimer un ou plusieurs cumuls. • Le bouton Tous vous permet de sélectionner tous les cumuls à imprimer ; • Le bouton Aucun vous permet de tout désélectionner ; • Cocher manuellement la ou les cumuls à imprimer. Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats. A quoi sert le lien : Quels sont les éléments utilisés par les cumuls sélectionnés ? Ce lien permet de déterminer quelles sont les rubriques qui alimentent le cumul sélectionné. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. A quoi sert le lien : Où sont utilisés les cumuls sélectionnés ? Ce lien permet de déterminer quelles sont les rubriques qui utilisent le cumul sélectionné. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. Impression de la liste des acomptes Cette édition vous permet d'imprimer la liste des acomptes versés à vos salariés. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Liste des acomptes Menu Impression 191 Généralités : Vous pouvez imprimer la liste des acomptes : • Par tranche de salarié, et vous avez la possibilité d'appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres ; • Pour le mois, le trimestre, l'année ou libre; Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats Impression de l'état des congés Cette édition vous permet de connaître les différents soldes des congés de tous les salariés. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Congés et absences + Etat des congés Généralités : Vous pouvez imprimer l'état des congés : • Par tranche de salarié, et vous avez la possibilité d'appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres. • Pour une période donnée (ce qui vous permet de connaître le solde des congés pour chaque salariés pour la période que vous aurez sélectionnée) : • Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez imprimer le solde des congés ; • Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois de début est automatiquement indiqué ; • Annuelle : vous permet d’imprimer les différents solde de congés pour l'ensemble de l'exercice; • De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous souhaitez avoir dans votre édition. Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, cependant vous pouvez le personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats Remarque !!! Suite à cette nouvelle impression (à partir de la Version de paye 2009), le modèle Etat des congés du menu Impressions + États salariés n'est plus disponible. Impression liste des congés et absences Cette édition vous permet de connaître les différentes périodes où le salarié a été absent, ainsi que les périodes où le salarié a été en congé. EBP Paye V17 192 Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Congés, absences et heures + Liste des congés et absences Généralités : Vous pouvez imprimer la liste des congés et absences des salariés : • Par tranche de salarié, et vous avez la possibilité d'appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres. • Pour une période donnée (ce qui vous permet de connaître le planning des congés et des absences pour chaque salariés pour la période que vous aurez sélectionnée) : • Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez imprimer la liste des congés et absences ; • Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois de début est automatiquement indiqué ; • Annuelle : vous permet d’imprimer les différents congés et absences pour l'ensemble de l'exercice; • De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous souhaitez avoir dans votre édition. • Pour les calendriers que vous souhaitez, pour cela : • Le bouton Tous vous permet de sélectionner tous les calendriers ; • Le bouton Aucun vous permet de tout désélectionner ; • Cocher manuellement la ou les calendriers à imprimer Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, cependant vous pouvez le personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats Impression de la provision de Congés Payés Cet état permet de connaître les provisions de Congés Payés calculées mois par mois, salarié par salarié. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Congés et Absences + Provisions de Congés Payés Explications des différentes colonnes du tableau : • La colonne Provision brute totale correspond au total brut du salarié pour le mois multiplié par 10% • La colonne Ind. CP versée correspond au total des indemnités CP versées pour le salarié pour le mois correspondant Menu Impression 193 • La colonne Provision brute restante est égale à la colonne provision diminuée de la colonne Ind. CP versée • La colonne Charges Fiscales (le % est à renseigner dans les préférences du dossier) correspond à la colonne Provision Brute restante l multipliée par le pourcentage renseigné. • La colonne Charges Sociales (à renseigner dans les préférences du dossier) correspond à la colonne Provision Brute restante multipliée par le pourcentage renseigné. • La colonne Total à provisionner correspond à la somme des colonnes suivantes : • Provision Brute restante • charges fiscales • charges sociales • La colonne CP reste N-1 correspond aux CP restant à prendre avant le 31/05/N pour le salarié pour le mois correspondant • La colonne CP reste N correspond aux CP en cours d’acquisition pour le mois correspondant. Généralités Vous pouvez imprimer la provision de congés payés: • Par tranche de salarié, et vous avez la possibilité d'appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres. • Pour une période donnée (ce qui vous permet de connaître la valeur de la provision de CP pour la période que vous aurez sélectionnée) : • Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez imprimer votre provision ; • Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois de début est automatiquement indiqué ; • Annuelle : vous permet d’imprimer la provision pour l'exercice ; • De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous souhaitez cumuler dans votre édition. Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats Impression du DIF Cette édition vous permet de connaître pour chaque salarié le droit au DIF acquis et pris des heures correspondant. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Droit individuel à la formation Liste des modèles proposés : • Lettre DIF d'information annuelle : Cette édition est à remettre au moins une fois par an à tous vos salariés bénéficiant du DIF. • Liste récapitulative du DIF : Cette édition est un état récapitulatif du DIF Acquis / Pris / reste. • Liste récapitulative du DIF pris : Cette édition est un état récapitulatif des dates de EBP Paye V17 194 formation prises dans le cadre du DIF avec le nombre d’heure. (il reprend les périodes du DIF pris du salarié) Généralités : Vous pouvez imprimer les états concernant le DIF de vos salariés vous devez: • Sélectionner les salariés par tranche, choisir un tri par nom ou matricule, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres ; • Dans la zone, Imprimer les périodes de DIF, sélectionner la période dans lequel le détail par salarié du DIF pris s"imprimera. (cette option permet d'imprimer le modèle Liste récapitulative du DIF pris • Cocher l'option Ignorer les salariés en CDI avec moins de 12 mois d'ancienneté pour ne pas inclure dans les éditions les salariés en CDI qui ne bénéficient pas des 12 mois d'ancienneté requis pour disposer du DIF. • Cocher l'option Ignorer les salariés en CDD avec moins de 4 mois d'ancienneté pour ne pas inclure dans les éditions les salariés en CDD qui ne bénéficient pas des 4 mois d'ancienneté requis pour disposer du DIF. • Sélectionner un mois donné, ce qui vous permet de connaître le DIF pour un mois précédent ou pour le mois en cours pour un salarié Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats Impression du livre des variables Cette édition est un état récapitulatif des heures pour la périodicité que vous souhaitez (mensuelle, trimestrielle, annuelle, de date à date) Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Livre de paye + Livre des variables du dossier ou livre des variables multi-établissements. Généralités : Vous pouvez imprimer le livre des heures pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres. Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu du livre des heures vous permet de réaliser un export aux différents formats. Le bouton Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site WebPaye du client un livre des variables au format PDF. Choix de la périodicité : • Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez imprimer votre livre des heures. • Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois de Menu Impression 195 début est automatiquement indiqué. • Annuelle : vous permet d’imprimer votre livre des heures cumulée sur votre exercice de paye. • De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous souhaitez cumuler dans votre édition. Impression des états salariés Les états salariés vous permettent d’imprimer : • un récapitulatif du repos compensateur • un récapitulatif des RTT • la liste déclarative prud'homale Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Etat salariés Généralités : Vous pouvez imprimer les états salariés pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres. De plus, vous devez choisir le mois de paye concerné. Vous pouvez ensuite choisir le modèle d’impression correspondant à l’état désiré. Les modèles d’impression sont personnalisables par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions. Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. L’impression des états salariés vous permet de réaliser un export Excel, ainsi qu’un export aux différents formats. Impression de l'état des variables Cette édition vous permet de connaître pour chaque salarié la valeur de chaque variable. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Etat des variables Généralités : Vous pouvez imprimer l'état des variables : • Par tranche de salarié, et vous avez la possibilité d'appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres ; • Pour un mois donné, ce qui vous permet de connaître la valeur d'une variable pour un mois précédent ou pour le mois en cours pour un salarié ; • Pour une ou plusieurs variables : • Le bouton Tous vous permet de sélectionner toutes les variables à imprimer ; • Le bouton Aucun vous permet de tout désélectionner. Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. EBP Paye V17 196 L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats Impression du récapitulatif des allégements Cette édition vous permet d’obtenir la liste des salariés qui bénéficient de l’allégement sur la valeur des repas dans le secteur de l’hôtellerie restauration, avec le montant de la réduction. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + États récapitulatifs + Des allégements HCR. Généralités : Vous pouvez imprimer le récapitulatif pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton en face de filtre pour accéder à la gestion des filtres. Vous devez obligatoirement indiquer au logiciel les rubriques d’allégement utilisées sur les bulletins, pour qu’il puisse trouver les montants, en cliquant sur le bouton en face de Rubriques d’allégements. Vous devez ensuite choisir le mois concerné, et le modèle d’impression correspondant au type d’allégement souhaité. Les modèles d’impression sont personnalisables par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions. Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. L’aperçu du récapitulatif des allégements vous permet de réaliser un export aux différents formats. Coefficients à sélectionner (allégement Fillon) Vous devez obligatoirement indiquer au logiciel les rubriques de coefficients en cliquant sur le bouton . Seule la rubrique GCOEF4 doit être sélectionnée. Attention !!! Si vous utilisez un autre code que celui proposé dans nos paramétrages, sélectionnez votre propre rubrique. Heures rémunérées à sélectionner (allégement Fillon) Vous devez obligatoirement indiquer au logiciel les rubriques d’heures rémunérées en cliquant sur le bouton . Sélectionnez la rubrique GHEUREMU Attention !!! Si vous utilisez un autre code que celui proposé dans nos paramétrages, sélectionnez votre propre rubrique. Préparation de la DUCS Cette fonctionnalité vous permet : • de préparer le fichier EDI pour l'URSSAF au format COPLAT. Menu Impression 197 Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir un contrat de service EBP approprié. veuillez contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65 80 20. Cette fonctionnalité vous permet également : • d'imprimer la DUCS URSSAF papier agréée, • d'imprimer la DUCS Pôle emploi papier agréee, • d'imprimer la DUCS URSSAF annuelle (état préparatoire de votre tableau récapitulatif), • d'imprimer un état préparatoire pour les organismes IRC (Institutions de Retraite Complémentaire) Attention !!! Toutes les impressions DUCS sont disponibles à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Déclarations + DUCS URSSAF Déclarations + DUCS Pôle emploi Déclarations + DUCS IRC Explications • Période : Indiquez la périodicité (mensuelle, trimestrielle ou annuelle) à prendre en compte pour l’édition de l’état et le calcul des bases de cotisation. • Date d’exigibilité : A renseigner selon la date de paiement • Date limite de dépôt : A renseigner selon la date de paiement • Cotisations à régler au plus tard le : A renseigner selon la date de paiement • Salaires versés le : A renseigner selon date de versement des salaires Attention !!! Si cette case est cochée, une DUCS NEANT sera générée. • Néant : A renseigner si vous n’avez pas occupé de personnel durant la période considérée ou s’il n’y a pas eu de salaire versé. • J’ai cessé totalement mon activité à compter du : A cocher si vous êtes dans ce cas, et renseignez à compter de quelle date. • Je continue mon activité sans personnel depuis le : A cocher si vous êtes dans ce cas, et renseignez à compter de quelle date. • Définitivement : suspendez mon compte, j’en demanderai la réouverture le cas échéant : A cocher si vous êtes dans ce cas. • Très temporairement : maintenez mon compte... : A cocher si vous êtes dans ce cas. • Acomptes versés : A renseigner si vous avez versé des acomptes, à saisir sans le signe (-), la somme se déduit du total en automatique. (Cette zone n'est pas accessible pour la DUCS URSSAF) • Régularisations. Diverses : A renseigner si une régularisation est à opérer (un trop perçu à récupérer par ex), mettez la somme en négatif (-) s’il faut qu’elle se déduise, sinon elle s’ajoutera au total automatiquement. • Mode de paiement : La sélection du mode de règlement servira à produire la structure du paiement dans votre fichier EDI. • Références paiement : référence à renseigner. • Pavé déclarant : Ce pavé est à renseigner si le déclarant n’est pas la société. • Option "A la fin de la préparation, accéder directement à l'impression" : Cette option permet de lancer une impression de la DUCS papier sans lancer l'éditeur de fichier DUCS. EBP Paye V17 198 • Cliquez sur le bouton OK afin de lancer l'éditeur de fichier DUCS. Si vous produisez une DUCS EDI il est recommandé d'ouvrir son fichier dans l'éditeur afin de l'analyser avant son envoi. Comment préparer le fichier EDI pour l'URSSAF ? Pour préparer le fichier EDI, vous devez renseigner tous les champs nécessaires à la réalisation de votre déclaration. Ensuite vous devez cliquer sur le bouton OK sans cocher l'option "A la fin de la préparation, accéder directement à l'impression" afin que l'éditeur de fichier se lance. Une fois les données affichées dans l'éditeur vous pourrez y apporter des modifications. Pour transmettre votre fichier à votre organisme n'oubliez pas de le déclarer. Comment imprimer ma déclaration DUCS papier ? Pour imprimer la déclaration DUCS papier, vous devez renseigner tous les champs nécessaires à la réalisation de votre déclaration. Ensuite vous devez cliquer sur le bouton OK en cochant l'option "A la fin de la préparation, accéder directement à l'impression". Retour à la DUCS Impression de l'enquête sociale Cette édition vous permet d’obtenir des informations concernant la rémunération et les primes de vos salariés par catégorie professionnelle. Attention !!! L’impression de l’enquête sociale est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Enquête sociale. Généralités : Vous devez sélectionner pour chaque type de gain, les rubriques utilisées sur les bulletins, pour que le logiciel puisse trouver les montants. Pour cela, cliquez successivement sur les boutons modifier. Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu de l’enquête sociale vous permet de réaliser un export aux différents formats. Impression de l'état MSA Cette édition vous permet d’obtenir l’état préparatoire à la déclaration MSA pour une entreprise Agricole. Attention !!! L’impression de l’état MSA n’est proposée que si vous avez choisi un paramétrage agricole lors de la création du dossier, donc disponible à partir de la version PRO Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Etats MSA Menu Impression 199 Généralités : Vous pouvez imprimer cet état pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton en face de filtre pour accéder à la gestion des filtres. Vous devez ensuite choisir la période concernée, et obligatoirement les rubriques d’ICCP (Indemnités Compensatrices de Congés Payés) et de CPC (Contribution de Prévoyance Complémentaire, c’est-à-dire taxe sur prévoyance) utilisées sur les bulletins, afin que le logiciel puisse trouver les montants, en utilisant les boutons . Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, qui est personnalisable par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu de l’état MSA vous permet de réaliser un export aux différents formats. Impression des états préparatoires Il s’agit de l’état préparatoire à la DADS, de la lettre du net imposable du salarié, et, en version BATIMENT, de l’état préparatoire à la déclaration PROBTP, à la DNA et un récapitulatif des cumuls bâtiment. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Etats préparatoires à la DADS Généralités : Vous pouvez imprimer un état préparatoire pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres. Vous devez ensuite choisir votre modèle d’impression : DADS, lettre du net imposable, PROBTP, DNA, récapitulatif des cumuls bâtiment. Les états préparatoires à la DADS et à la DNA existent en présentation fiche ou liste, c’est-à-dire un salarié par page, ou tous les salariés en liste dans une même page. Les modèles sont personnalisables par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions. Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Remarque!!! Pour obtenir de l’aide sur l’état préparatoire à la DADS, cliquez ici L’impression des états préparatoires vous permet de réaliser un export Excel, ainsi qu’un export aux différents formats. Impression des cumuls des salariés Cette édition vous permet d’obtenir, pour un salarié ou la totalité, la valeur des cumuls du mois ou d'un période choisie. Une page sera imprimée par salarié. Comment y accéder ? EBP Paye V17 200 Barre de menu Impressions + Cumuls des salariés Généralités : Vous pouvez imprimer la liste des cumuls des salariés : • Par tranche de salarié, et vous avez la possibilité d'appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres. • Pour une période donnée (ce qui vous permet de connaître la valeur des cumuls de chaque salariés pour la période que vous aurez sélectionnée) : • Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez imprimer les cumuls des salariés ; • Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois de début est automatiquement indiqué ; • Annuelle : vous permet d’imprimer les différents cumuls pour l'exercice ; • De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous souhaitez cumuler dans votre édition. Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats Impression des cumuls de la société Cette édition vous permet d’obtenir les cumuls de la société, tous salariés confondus Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Cumuls de la société Généralités : Vous pouvez imprimer les cumuls de la société : • Par tranche de salarié, et vous avez la possibilité d'appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres. • Pour une période donnée (ce qui vous permet de connaître la valeur des cumuls de tous les salariés pour la période que vous aurez sélectionnée) : • Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez imprimer vos cumuls ; • Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois de début est automatiquement indiqué ; • Annuelle : vous permet d’imprimer les différents cumuls pour l'exercice ; • De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous souhaitez cumuler dans votre édition. Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats Menu Impression 201 Impression du Registre Unique du personnel Remarque !!! L’impression du registre du personnel est disponible à partir de la version Pro Tout établissement qui emploie des salariés doit, obligatoirement, tenir un Registre Unique du Personnel, à l'exception des particuliers employeurs et des associations ayant recours au chèque emploi associatif. Le registre du personnel permet de s'assurer de la transparence des emplois dans chaque établissement de l'entreprise. Les informations y figurant doivent apparaître dans l’ordre chronologique d’embauchage. Les indications sont donc inscrites sur le registre au moment de l’embauche, de façon indélébile et éventuellement modifiées en fonction d’événements postérieurs. Remarque !!! Le registre doit tenir compte de l’adjonction des mentions rectificatives obligatoires sans effacement des mentions initiales. Le registre du personnel doit être constamment tenu à la disposition : • des délégués du personnel • de l’inspecteur du travail • des contrôleurs URSSAF Les mentions obligatoires portées sur le registre doivent être conservées pendant cinq ans à compter de la date à laquelle le salarié a quitté l'établissement. En pratique, il est conseillé de les garder sans limitation de durée. Ces mentions sont les suivantes : Date de l’événement Matricule Nom de naissance Nom d’usage Prénom Date de naissance Sexe Nationalité Titre ou carte de séjour avec le n° du document Emploi Qualification Date d’entrée Date de sortie Type de contrat Contrat particulier Caractéristique de l’activité Remarque : Les informations suivantes : nom d’usage, titre ou carte de séjour, date de sortie, contrat particulier sont renseignés dans les seuls cas ou la salarié est concerné par la situation. La tenue du registre du personnel est obligatoire au niveau de l'établissement. Conséquence : si l'entreprise comporte plusieurs établissements, l'employeur doit tenir dans chacun d'eux un registre du personnel. L’absence de registre ou l’inscription de mentions incomplètes ou erronées sont passibles de sanctions pénales. EBP Paye V17 202 Cette édition vous permet d’imprimer le registre unique du personnel de votre établissement. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Registre Unique du Personnel Fonctionnement du registre La mise à jour du registre s’effectue au fur et à mesure. Toute information renseignée pour un salarié est reprise dans le registre. En revanche, la date de sortie d’un salarié ’r;’sortant à la fin du bulletin’’ n’est renseignée qu’après la clôture du bulletin ou du mois. Evènement Conséquence sur le registre Nouveau salarié Une ligne est créée pour le salarié. Elle reprend les informations renseignées dans la fiche du salarié. La date de l’événement reprend la date d’entrée du salarié. Ex. : pour un salarié embauché le 15/01/2007, une ligne est créée sur le registre. Elle indiquera le 15/01/2007 en date d’événement. Changement de situation du salarié Tout changement de situation du salarié génère une ligne supplémentaire sur le registre. Celle-ci suit la ligne initialement créée pour le salarié lors de son embauche. Elle indique la date de l’événement, qui correspond à la date de début du bulletin et la nouvelle situation du salarié (ex : type de contrat). Ex. : Un salarié est embauché le 15/01/2007 en contrat à durée déterminée. En février, le contrat du salarié est transformé en CDI. Sur le registre, la première ligne du salarié indiquera en date d’entrée et en date d’événement le 15/01/2007 et en type contrat de travail ’r;’contrat à durée déterminée’’. Sur la seconde ligne apparaîtra, la date de l’événement ’r;’01/02/2007’’ et l’intitulé du contrat du salarié ’r;’contrat à durée indéterminée’’. Salarié ’r;’ sortant à la fin du mois’’ La date de sortie du salarié apparaîtra après la clôture de la paye. Si le salarié n’a pas de ligne d’événement, la date de sortie apparaît sur la ligne initiale du salarié. Dans le cas contraire, la date de sortie est indiquée sur la ligne de l’événement. Les salariés sortis ne sont jamais supprimés du registre. Ex. : Un salarié est sortant à la fin du mois de février. Sur le registre du mois de février, sa date de sortie n’apparaît pas. Elle apparaîtra à partir de l’édition du registre du mois de mars. C’est-à-dire après la clôture mensuelle de la paye. Salarié sorti avec l’option ’r;’salarié sorti’’ La date de sortie du salarié sera indiquée dès le mois de la sortie. Si le salarié n’a pas de ligne d’événement, la date de sortie apparaît sur la ligne initiale du salarié. Dans le cas contraire, la date de sortie est indiquée sur la ligne de l’événement. Les salariés sortis ne sont jamais supprimés du registre. Ex. : Sur le mois de mars, un salarié est sorti avec l’option ’r;’salarié sorti’’. La date de sortie du salarié apparaîtra dès l’édition du registre sur le mois de mars. Menu Impression 203 Salarié ’r;’Inactif’’ Aucune conséquence sur le registre. Suppression d’un salarié créé à tort et supprimé sur le même mois Création d’une ligne sur le registre. La suppression du salarié entraîne la disparition de la ligne du registre correspondant à ce salarié. La ligne est réputée ne jamais avoir existée. Clôture mensuelle ou clôture bulletin Les informations ajoutées sur le registre sont figées. Elles sont définitivement enregistrées. Clôture annuelle Les informations inscrites sur le registre sont stockées dans le fichier du registre. A ce dernier seront ajoutés les éventuels changements de situation postérieurs des salariés. Déclôture mensuelle ou annuelle Restauration de la sauvegarde avant clôture. Mise à jour de base Le registre est renseigné. Les changements de situations intervenus antérieurement à la mise à jour de base n’apparaissent pas. Choix de la période de traitement : La sélection de la coche ’r;’N’imprimer que les salariés qui ont été présents’’ permet de sélectionner la période sur laquelle vous souhaitez imprimer votre registre unique du personnel. Si aucune date n’est saisie dans ces champs, le registre s’imprime entièrement. L’édition du registre sur une période donnée fait apparaître tous les salariés qui ont été présents sur la période ainsi que tous les évènements rattachés aux salariés. Exemple : Une impression du registre sur la période allant du 01/01/2007 au 31/01/2007 fera apparaître : Les salariés entrés avant le 01/01/2007 ainsi que tous les évènements intervenus depuis leur date d’entrée. Les salariés entrés après le 01/01/2007et jusqu’au 31/01/2007 et tous les évènements survenus depuis le 01/0107.et jusqu’au 31/01/2007. Un salarié entré le 09/03/06 et toujours présent apparaîtra dans l’édition du registre, son changement d’emploi du 01/06/06 sera indiqué. Un salarié entré en décembre 2006 et sorti le 15/01/07 sera présent. Un salarié entré le 22/01/07 apparaîtra dans l’édition, son changement d’emploi le 01/06/2007 sera indiqué. Un salarié entré le 10/01/07 et sorti le 31/01/07 apparaîtra dans l’édition, sa réembauche le 26/02 ne sera pas indiquée. L’ordre d’impression : Vous pouvez choisir l’ordre d’impression des salariés sur le registre par : • Date d’entrée • Matricule • Ordre alphabétique EBP Paye V17 204 Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. L’aperçu du registre unique du personnel vous permet de réaliser un export aux différents formats. Impression de la liste des entrées/sorties La liste des entrées/sorties identifie les contrats conclus et résiliés au cours d’une période donnée. Elle permet ainsi au gestionnaire de paye d’avoir un état des mouvements de l’entreprise et de déterminer les variations d’effectifs. Elle peut être une aide dans l’établissement de tableaux, d’autant plus, qu’elle est exportable sous Excel. Ainsi, le gestionnaire peut établir par exemple sa Déclaration des Mouvements de Main-d’œuvre. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Liste des entrées sortie Vous avez le possibilité d’éditer une liste des entrées/sorties par : • Date d’entrée • Date de sortie La sélection de la coche ’’N’imprimer que les données comprises’’ permet de sélectionner la période pour laquelle vous souhaitez imprimer votre liste. Si aucune date n’est saisie dans ces champs, la liste s’imprime entièrement. L’édition d’une liste des entrées/sorties pour une période donnée fait apparaître tous les salariés qui ont été présents sur la période. Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. La liste des entrées/sorties vous permet de réaliser un export aux différents formats. Les interactions Les interactions vous permettent : • de déterminer où sont utilisés certains éléments dans votre dossier de paye, • de déterminer quels sont les éléments (rubriques, variables, organismes...) utilisés dans votre dossier de paye en fonction de l'élément que vous avez sélectionné. Liste des Interactions possibles : • Organismes • Contrat d'assurance • Variables • Tables de calcul • Rubriques de salaire brut ou net • Rubriques de commentaire • Rubriques de cotisation • Transfert comptable Comment y accéder ? Dans les impressions ou fiches comprenant des variables, rubriques, organismes... Questions : Où sont utilisées les rubriques sélectionnées ? Quels sont les éléments utilisés par les rubriques sélectionnées ? Menu Impression 205 Généralités : Pour chaque élément de la liste, vous avez la possibilité de connaître les éléments qui le compose et dans quel autre élément il est utilisé. Les boutons Suivant ou Précédent (représentés par les icônes flèche vers la droite ou vers la gauche) vous permettent de revenir à la fenêtre précédemment ouverte. Généralités d'impression : Vous pouvez imprimer une seule interaction à la fois. Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats. Aperçu A l’aide du menu Contextuel, vous états pourront être : • Imprimés ; • Exportés aux différents formats; • Envoyés par E-Mail ; • Copiés et collés sur un autre support. Export au format Microsoft Excel A partir de certaines impressions, vous pouvez réaliser un export au format Microsoft Excel. Pour cela, cliquez sur le bouton Excel : un ficher CSV est alors créé et directement récupéré sous Excel. Les données qui sont exportées sont les informations contenues dans un modèle d’impression spécifique, nommé Export, et sélectionnées dans un format d’export, nommé ExportAperçu. Si vous le souhaitez, vous pouvez définir un autre format d’export afin de récupérer uniquement les informations dont vous avez besoin. Dans ce cas, répondez Non à la question Voulez-vous utiliser ce format par défaut, puis suivez l’assistant de l’export paramétrable. Dans la dernière étape, n’oubliez pas d’enregistrer le format que vous avez défini afin de pouvoir le réutiliser lors des prochains exports. Cependant, votre format ne doit pas être nommé ExportApercu car ce dernier est réservé au format système défini par EBP. Export aux différents formats. A partir d’une impression, vous pouvez réaliser un export aux formats PDF, .Excel, HTLM, RTF, JPEG, TIFF Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Exporter + Format PDF Menu contextuel Clic droit + Exporter au format PDF / Excel / HTLM / RTF / JPEG ou TIFF EBP Paye V17 206 Comment exporter aux différents formats? Pour cela, vous devez lancer un aperçu à l’écran grâce au bouton Aperçu. Vous devez ensuite soit faire un clic droit de la souris, puis choisir l’option Exporter + Format PDF (ou Excel / HTLM / RTF / JPEG / TIFF), soit utiliser la commande Dossier + Exporter au format PDF pour le format PDF uniquement. Indiquez ensuite le chemin et le nom du fichier à générer. Les filtres Un filtre permet de définir un ou plusieurs critères de sélection sur votre fichier Salarié. Les filtres sont applicables sur la plupart des impressions et en interrogation des données de paye.. Lorsque vous êtes dans une fenêtre d’impression, cliquez sur le bouton pour créer un nouveau filtre. La liste des filtres existants apparaît. Cliquez sur le bouton Nouveau. Le logiciel crée une ligne portant le nom
DITEL IIEESS
Identification de la société
Dans l’onglet Identification vous définissez les paramètres administratifs de la société.
Le nom saisi à la création du dossier est proposé comme Raison sociale. Vous pouvez le
modifier.
1. Renseignez les différentes zones par les données propres à la société que vous créez :
Forme juridique, APE/NAF, SIREN, N°URSSAF, Réf. URSSAF, Adresse et Téléphone.
Le bouton Liste , présenté à droite de la zone Forme juridique, ouvre une liste auxiliaire
dans laquelle vous pouvez sélectionner une forme juridique ou en créer une nouvelle si
celles proposées ne vous conviennent pas.
2. Précisez l'Activité de l'entreprise ainsi que le nom de la Personne à contacter ; informations
qui doivent être fournies sur la déclaration annuelle des données sociales.
3. Si la société est Assujettie à la taxe sur les salaires, cochez cette option.
4. Précisez également l’email, le n° de téléphone et le n° de fax.
Paramètres paye 1
Ils correspondent aux paramètres généraux de paye.
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Menu Dossier
1. Sélectionnez le mois correspondant au 1er mois de paye de l’exercice social. Il commence
le plus généralement en janvier et se clôture en décembre.
2. Saisissez l’Année de paye.
Si vous créez les premiers bulletins de paye avec votre logiciel de paye Ciel, le premier
mois de paye correspond toujours au premier mois de l’exercice, que vous établissiez les
premiers bulletins à cette période ou en cours d’année.
* Une fois les premiers bulletins établis, vous ne pourrez plus modifier ces deux zones.
3. Les trois zones suivantes permettent de définir le Plafond de la sécurité sociale, la
valeur du SMIC horaire et le Nb heures par jour (nombre d’heures travaillées par jour
dans l’entreprise). Si vous ne gérez qu’un dossier de paye, ces informations peuvent
être définies à ce niveau. Pour cela, cliquez sur la case Propre au dossier et renseignez
la valeur de la zone correspondante.
* Si vous gérez plusieurs dossiers, il est plus judicieux de définir ces valeurs une seule
fois pour tous les dossiers par la commande PARAMÈTRES GLOBAUX du menu DOSSIER.
La zone Calcul automatique des bulletins en saisie cochée indique que le calcul des bulletins
se fera au fur et à mesure des modifications effectuées. Dans le cas contraire, vous
obtiendrez le résultat des modifications apportées dans le bulletin par le bouton
[Calculer], présenté dans le bulletin ou sur la liste des bulletins par la commande
CALCULER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL.
Congés payés
Le Mois de clôture de la période de référence des congés payés correspond en général au
mois de mai de l’année suivante.
Dans la zone Nb jour/mois, indiquez le nombre de jours de congés acquis par mois par les
salariés à temps complet. En règle générale, on comptabilise 2,5 jours acquis pour 30
jours ouvrables (et dans ce cas on tient compte des samedis) ou 2,08 jours acquis pour
25 jours ouvrés.
La case Report lors de la clôture cochée indique que pour chaque salarié, après clôture de
la période de référence des congés, les cumuls en jours des congés payés restant dus sur
l’année N sont mis à zéro et cumulés à ceux restant sur N-1, le cumul de la base de
l'année N est mis à zéro et cumulé au solde de la base N-1, recalculé selon le nombre de
jours restant dus sur N-1.
Lors de la saisie des périodes de congés, les rubriques de congés ne sont pas intégrées
dans le bulletin de la période si l'option Décalage d’un mois pour prise des congés est
cochée. Elles le seront sur la période suivante. De la même manière, si l'option Tenir
compte des samedis est cochée, les samedis seront intégrés au nombre de jours de congés
pris.
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Menu Dossier
Effectif Fillon
Cette zone permet d'automatiser le calcul de l'effectif Fillon sur l'exercice N-1. L'effectif
est calculé au 31 décembre de l'année précédente.
* L'option Salarié à prendre en compte dans l'effectif Fillon doit être cochée et le mode de
calcul sélectionné, dans la fiche des salariés concernés. En effet, l'effectif Fillon est
calculé en fonction des données de la fiche salarié.
1. Par défaut, la variable est EFF. Si cette variable n'est pas dans votre dossier, choisissez
celle correspondant à l'effectif Fillon, en cliquant sur le bouton .
2. Cliquez sur le bouton [Calculer]. L'effectif calculé s'affiche alors dans la zone Valeur.
Si vous avez débuté votre activité sur l'année
1. Saisissez l'effectif manuellement dans la zone Valeur.
2. Ne cliquez pas sur le bouton [Calculer].
Mode de calcul de la réduction Fillon
Dans le cadre de l'annualisation du calcul de la réduction Fillon, qui prendra effet en
2011, vous pouvez choisir la méthode de régularisation :
• Régularisation progressive : chaque mois, le logiciel vérifie les éléments de paye des
mois précédents et du mois en cours.
• Régularisation annuelle : en fin d'année, le logiciel vérifie les éléments de paye des mois
précédents et du mois en cours sur les derniers bulletins.
Attention !
Le calcul de l'effectif Fillon est uniquement valable pour les entreprises qui ont un
historique de bulletin sur n-1.
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Menu Dossier
Paramètres paye 2
Heures normales travaillées
Depuis le passage aux 35 heures, le Nombre d’heures normales travaillées par mois est fixé
à 151,67 heures. Cette valeur est utilisée pour renseigner la variable HMOISDOS.
Voir Variables, page 177.
Temps partiel
Vous fixez les données relatives au calcul du temps partiel :
• le nombre d’Heures maximum qu’un salarié doit effectuer pour entrer dans la catégorie
temps partiel (en règle générale 136 heures),
• le Taux d’abattement à appliquer pour calculer le taux des cotisations patronales,
• le nombre d’Heures minimum et le nombre d’Heures maximum que doit effectuer le salarié
pour que ce taux d’abattement soit appliqué.
L Consultez l’Infopaye, rubrique La gestion du temps partiel.
Abattement pour frais professionnels
Si les salariés bénéficient de frais professionnels et si un seul seuil d’abattement est
utilisé, saisissez dans la zone Limite la valeur limite correspondante en euros. Le taux
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Menu Dossier
d’abattement de la base des cotisations salariales, saisi dans la fiche Salarié, sera
appliqué jusqu'à hauteur de cette valeur.
Cette valeur est automatiquement reportée dans la fiche des salariés que vous créez.
* Si plusieurs seuils d’abattement sont utilisés, il faut les renseigner directement dans
la fiche Salarié.
Gestion des absences
Non disponible dans Ciel Paye Millésime
Vous pouvez de gérer vos absences de deux façons :
• à partir du planning des vacances (option par défaut),
• à partir du module de gestion de temps.
1. Choisissez le mode de gestion des absences que vous voulez adopter puis cliquez sur
le bouton [Ok].
L'option Planning des vacances est proposée par défaut. Si vous changez le mode de
gestion des absences, un message vous demande de confirmer votre choix. Le dossier en
cours sera fermé. Cliquez sur [Oui].
* Pour effectuer cette opération, tous les bulletins doivent être validés. Vous pourrez par
la suite gérer vos absences en fonction de l'option sélectionnée.
L Pour des informations détaillées, reportez-vous au Planning des vacances, page 334.
ou à la Gestion de temps, page 163.
Droit Individuel à la Formation (DIF)
Cette zone permet de renseigner les informations générales sur le Droit Individuel à la
Formation.
Ce droit permet aux salariés ayant une certaine ancienneté dans l'entreprise de
bénéficier de formations professionnelles.
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Menu Dossier
1. Saisissez le nombre d'heures annuel acquis au titre du DIF. Par défaut, la valeur est
de 20h.
Les droits au DIF peuvent être cumulés sur 6 ans. Vous pouvez donc capitaliser 120
heures (valeur par défaut) de formation. Saisissez le nombre d'heures total cumulé.
* Le plafond légal est de 120 heures sauf dispositions d'une convention ou d'un accord
collectif de branche ou d'entreprise.
2. Sélectionnez le type de Mise à jour du DIF que vous souhaitez adopter :
• A la validation des bulletins : calcul du DIF lors de la validation de chaque bulletin de
paye.
Le salarié acquiert 1/12 du nombre d'heures DIF par an à la validation de chaque
bulletin.
Le compteur annuel est remis à zéro à la clôture du dossier.
• A la clôture du dossier : calcul du DIF à la clôture de l'exercice c'est à dire à terme échu
sur une année.
• A une date que je choisirais lors de la clôture : calcul du DIF à une date que vous déterminerez
lors de la Clôture du DIF.
Salariés
Si vous cochez l'option Test du salaire minimum conventionnel, dans les fiches salariés que
vous créerez, la case Tester la valeur du Salaire Minimum Conventionnel sera
automatiquement cochée.
3. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider et refermer la fenêtre de paramétrage.
Rappel légal !
Le 7 mai 2004 correspond à la date d'entrée en vigueur du DIF.
En principe, le DIF est acquis à terme échu, soit le 7 mai 2005. Le salarié ayant un an
d'ancienneté au 7 mai 2005 bénéficie de 20 heures de droit à la formation en mai
2005.
Légalement, les heures de formation réalisées dans le cadre du DIF sont effectuées
en totalité hors temps de travail. Mais, un accord collectif de branche ou
d'entreprise peut prévoir la mise en œuvre du DIF sur le temps de travail.
Le salarié qui effectue son DIF en dehors du temps de travail bénéficie alors d'une
allocation de formation égale à 50% de son salaire horaire net habituel.
37
Menu Dossier
Paramètres paye 3
Valorisation des congés payés
Indiquez la Méthode de valorisation retenue pour calculer les congés payés :
• Aucune
Retenez cette option si vous ne voulez pas valoriser automatiquement les congés.
• Règle de maintien du salaire
Indépendamment des congés dus et pris sur une période donnée, le salaire est maintenu
pour la période.
• Règle la plus favorable au salarié
La rubrique d'Absence pour congés payés est calculée selon le taux horaire de base,
celle d'Indemnités pour congés, selon la méthode la plus favorable au salarié.
Dans la zone Nombre d’heures par jour de CP, saisissez le nombre d’heures pour une
journée de congés payés, valeur utilisée pour calculer le taux horaire de congés payés.
Dans le paramétrage de paye modèle, le code des rubriques permettant le calcul des
congés payés vous est proposé, soit la rubrique R702 Absences pour congés payés et la
rubrique R703 Indemnités pour congés payés.
L Consultez l’Infopaye, rubrique Les congés payés.
L’application calcule automatiquement l'indemnité compensatrice de congés payés.
Par défaut, la rubrique R705 est sélectionnée. Si votre dossier a été mis à jour, cette
rubrique est vide.
Choisissez la règle de calcul des congés payés : règle la plus favorable, règle du maintien
de salaire, règle du dixième.
* Pour tous les motifs de sortie excepté le licenciement pour faute lourde, l'indemnité
compensatrice de congés payé se calcule sur N-1 et N, en tenant compte du mode de
valorisation choisi.
Dans le cas d'un licenciement pour faute lourde, le calcul se fait toujours en tenant
compte du mode de valorisation choisi mais uniquement sur N-1.
Congés RTT
Vous devez renseigner le nombre de jours de RTT attribué à l'année pour les salariés
concernés par les congés RTT. Ce nombre est généralement de 10 jours par an ; il
correspond à la différence entre l’estimation des jours travaillés avant la loi (227 jours
par an après déduction des jours fériés ) et le plafond fixé par l’accord ou la convention
(217 jours par an). Vous l'adapterez d'une année sur l'autre en fonction des jours fériés,
report de congés payés, et des jours compte épargne temps. Cette valeur est utilisée dans
le calcul du nombre de congés RTT dus par salarié.
L Consultez l’Infopaye, rubrique La gestion des 35 heures.
38
Menu Dossier
Options d’édition
A ce stade, cochez les options de votre choix pour commander l’impression des cumuls en
jours de congés payés, de congés RTT, de la date d’ancienneté du salarié, des codes de
cotisations et de rubriques.
* Le paramétrage défini dans les paramètres de paye pour l'Edition des CP sur bulletin
est proposé par défaut lorsque vous créez les fiches salariés mais vous pourrez le
modifier à ce stade. Lors de l'impression des bulletins, le logiciel tient compte de
l'information définie dans la fiche de chaque salarié.
Le texte saisi dans la zone Mention en bas d’édition s’affichera en bas à gauche des états.
Calendrier
Vous pouvez afficher les absences dans le bulletin de paie.
1. Choisissez la période à afficher :
• Période en cours : imprime les absences de la période du bulletin (absence du mois
en cours).
OU
• Période précédente : imprime les absences de la période m-1 du bulletin (absences
du mois précédent).
2. Cochez le type d'absences à éditer sur le bulletin : CP, RTT, DIF, Repos et Jours
d'arrêt.
* Le type Jours d’arrêt n’est pas disponible dans Ciel Paye (Millésime).
39
Menu Dossier
Paramètres D.U.C.S
Vous pouvez à partir de l’onglet D.U.C.S obtenir des informations détaillées sur la
télédéclaration de la DUCS et sur le moyen d’y souscrire auprès des organismes sociaux.
1. Pour cela, cliquez sur le bouton .
2. Vous pouvez directement souscrire à Ciel DirectDéclaration Social en cliquant sur le
bouton [Souscrire].
3. Cochez l'option Je veux procéder à des envois tests si vous souhaitez envoyer votre
déclaration en mode test.
4. Dans la partie Emetteur, sélectionnez qui prend en charge la transmission :
• Contact entreprise : la déclaration est établie et transmise par l'entreprise.
• Tiers déclarant : la déclaration est établie par un Tiers/Rédacteur mandaté par une
entreprise et prend en charge la transmission.
Attention !
La souscription à Ciel DirectDéclaration Social nécessite en parallèle une adhésion
directe (télédéclaration et/ou télérèglement) à la téléprocédure EDI DUCS auprès
des organismes de protection sociale (URSSAF, Pôle Emploi, IRC).
40
Menu Dossier
5. Indiquez la civilité, les nom et prénom de la personne en charge de la déclaration ainsi
que son adresse E-mail. Le bouton vous permet de sélectionner une adresse
depuis le logiciel de messagerie installé sur votre ordinateur.
6. Si vous êtes Tiers déclarant, saisissez aussi votre Numéro de SIRET permettant de
vous identifier.
DADS
La déclaration annuelle des salaires peut être effectuée :
• en ligne : DADSNET
• par télédéclaration : DADS-U.
Dans ces deux cas, la déclaration est dite dématérialisée.
1. Si vous utilisez un de ces modes de déclaration, cochez l’option Elle est dématérialisée.
* En revanche, pour une déclaration papier ne cochez pas cette option.
2. De même, vous devez spécifier si les rémunérations de Décembre sont incluses dans
la déclaration. Si oui, cochez l’option correspondante. Dans le cas contraire (paye
décalée ou autres cas spécifiques), ne cochez pas cette option.
Paramètres I.J.S.S.
Non disponible dans Ciel Paye Millésime
* Si vous optez pour une gestion automatique des Indemnités Journalières de Sécurité
Sociale (IJSS), renseignez les zones de cet onglet.
Vous allez définir ici le mode de calcul des IJSS et paramétrer tous les éléments qui sont
pris en compte dans le calcul de ces indemnités (en cas d'arrêt de travail).
Mode de calcul des IJSS
1. Indiquez si le salarié bénéficie d'un maintien de salaire sur le brut ou sur le net.
2. En cas de Subrogation, cochez la case correspondante. La subrogation signifie que
l’employeur perçoit directement à la place du salarié les Indemnités Journalières de
Sécurité Sociale versées.
Attention !
Si vous êtes Tiers déclarant, vous devez effectuer également une demande d’adhé-
sion à la procédure de télédéclaration et à la procédure de télérèglement.
41
Menu Dossier
Maintien de salaire sur le brut
Vous sélectionnez l'option sur le brut ...
Dans ce cas :
La rubrique rattachée aux IJSS déduites sera insérée dans le bulletin après le salaire de
base.
Le montant indiqué dans la zone Montant net des IJSS du bulletin sera pris en compte.
Vous sélectionnez l'option sur le brut et vous demandez la subrogation ...
Dans ce cas :
La rubrique rattachée aux IJSS déduites sera insérée dans le bulletin après le salaire de
base.
La rubrique rattachée aux IJSS versées sera insérée dans le bulletin avant le Net à payer.
Le montant indiqué dans la zone Montant net des IJSS du bulletin sera pris en compte.
Maintien de salaire sur le net
Vous sélectionnez l'option sur le net...
Dans ce cas :
• Le montant net à payer sera mémorisé.
• La rubrique rattachée aux IJSS déduites sera insérée dans le bulletin après le salaire
de base.
• Le montant indiqué dans la zone Montant net des IJSS du bulletin sera pris en compte.
• La rubrique rattachée aux IJSS versées sera insérée dans le bulletin avant le Net à
payer.
• Le montant indiqué dans la zone Montant net des IJSS du bulletin sera pris en compte.
• Le montant Net à payer sera rétabli.
Vous sélectionnez l'option sur le net et vous demandez la subrogation ...
Dans ce cas :
• Le montant net à payer sera mémorisé.
• La rubrique rattachée aux IJSS déduites sera insérée dans le bulletin après le salaire
de base.
• Le montant indiqué dans la zone Montant net des IJSS du bulletin sera pris en compte.
• La rubrique rattachée aux IJSS versées sera insérée dans le bulletin avant le Net à
payer.
Attention !
Dans ce cas (maintien de salaire sans subrogation), les IJSS versées seront à ce
stade supprimées du bulletin.
42
Menu Dossier
• Le montant indiqué dans la zone Montant net des IJSS du bulletin sera pris en compte.
• Le montant Net à payer sera rétabli.
• La rubrique IJSSGN sera insérée dans le bulletin avant le Salaire brut.
• Le calcul sera le suivant : SBRUT avant paye inversée - SBRUT après paye inversée -
IJSS déduites.
• Le salaire de base sera rétabli.
Paramétrages
Les informations de cette zone dépendent du type de Maintien de salaire pratiqué.
3. Renseignez en fonction de votre convention collective, les rubriques et les variables qui
participent au calcul des IJSS.
Pour cela, cliquez sur le bouton . La fenêtre ouvre la liste des rubriques ou des
variables.
4. Sélectionnez, les rubriques associées :
• au maintien de salaire,
• aux IJSS déduites,
• aux IJSS versées,
• au montant de la retenue pour garantie du net.
5. Sélectionnez, les variables associées :
• au maintien du salaire,
• aux IJSS,
• au montant de la retenue pour garantie du net.
* Une rubrique ne peut être sélectionnée qu'une fois.
Les rubriques sélectionnées ici seront insérées dans le bulletin de salaire.
Les variables sont prises en compte dans le calcul des rubriques.
6. Cliquez sur [Ok] pour valider.
43
Menu Dossier
Paramètres Gestion de temps
Non disponible dans Ciel Paye Millésime
) Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES GESTION DE TEMPS
Les différents types d’impression
On distingue trois types d’impression.
Les listes
Les listes correspondent aux éléments du paramétrage de paye (caisses, variables,
rubriques, cotisations, etc.) que vous obtenez par les commandes du menu BASES ainsi
qu’aux bulletins de paye et aux historiques des bulletins. Pour imprimer une liste, vous
devez activer la commande correspondante.
Exemple
Lors de la mise en place d’un nouveau dossier, vous imprimez les listes nécessaires afin
d’obtenir les derniers éléments définis. Par exemple, activez la commande CAISSES pour
imprimer la liste de toutes les caisses existantes.
Les documents
Des documents prédéfinis sont fournis avec votre application Ciel pour vous permettre
d’imprimer le détail des éléments du paramétrage de paye (détail d’une fiche Salarié par
exemple).
De la même manière pour imprimer les bulletins de paye, plusieurs modèles de
documents prédéfinis sont fournis avec le logiciel.
Préalablement à l'impression de n’importe quel type d'édition, vous devez vérifier et
modifier, si besoin, certains paramétrages nécessaires à l’impression.
Les états standards
Les états standards correspondent à toutes les éditions que vous pouvez calculer et
imprimer par les commandes du menu ETATS ou par les icones correspondants, présentés
dans la barre de navigation.
Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états
avec votre logiciel Ciel doit être effectué au niveau du système d’exploitation Windows en
sélectionnant respectivement les menus DÉMARRER, PARAMÈTRES et IMPRIMANTES.
L Consultez le manuel de votre système d’exploitation Windows pour plus de détails.
Attention !
Contrairement aux listes, le format et la présentation des documents prédéfinis ne
peuvent pas être modifiés.
62
Menu Dossier
Imprimer une liste ou un document
Pour imprimer une liste d’éléments ou le détail de l’un d’eux, vous devez préalablement
activer la commande correspondante.
Exemple
Pour imprimer la fiche d’un salarié, ouvrez la liste des salariés en activant la commande
SALARIÉS du menu BASES. De la même manière, pour imprimer un bulletin de paye, vous
devez ouvrir la liste des bulletins.
Modifier la présentation de la liste à imprimer
Par défaut, la liste est imprimée telle qu’elle est présentée dans la fenêtre.
En modifiant la présentation des colonnes dans la fenêtre Liste, par la commande
PROPRIÉTÉS du menu FONCTIONS, vous modifiez aussi le format d’impression courant. A ce
stade, dans l’onglet Options, vous pouvez également commander ou non l’impression du
Cadre, des Traits horizontaux et Verticaux et définir la Hauteur des titres de colonnes.
Choisir les données à imprimer
Sélectionner les fiches
1. Dans la liste, cliquez sur la ligne correspondant à l'élément à imprimer.
* Pour imprimer plusieurs fiches en même temps, utilisez plutôt le principe du
marquage.
Marquer les fiches
2. Cliquez sur la ligne correspondant à l’élément à imprimer.
3. Choisissez la commande MARQUER/DÉMARQUER par les menus FONCTIONS ou CONTEXTUEL.
Un carré de couleur s'affiche dans l’en-tête de la ligne marquée.
Procédez ainsi pour tous les éléments à imprimer.
Effectuer une recherche
Vous pouvez aussi effectuer préalablement une recherche sur la liste par les commandes
RECHERCHER ou RECHERCHE MULTICRITÈRE des menus FONCTIONS ou CONTEXTUEL.
Demander l’impression ou l’aperçu d’une liste ou document
) Menu DOSSIER - commande IMPRIMER ou commande APERÇU AVANT IMPRESSION
ou
Votre logiciel permet d'intégrer les informations concernant la société, les salariés et les
bulletins de paye dans des documents type réalisés avec Word. Vous pouvez ainsi éditer
des documents administratifs tels que les certificats d'embauche, les contrats de travail,
les lettres-chèques, etc. Vous pouvez également réaliser des mailings pour l'ensemble de
vos salariés.
1. Après avoir sélectionné le(s) salarié(s) pour le(s)quel(s) vous souhaitez éditer un document
Word, activez la commande DOCUMENTS WORD du menu EDITION.
147
Menu Bases
2. Vous accédez à la fenêtre Gestionnaire de documents qui présente la liste des modèles
disponibles. Cliquez sur le titre du document à utiliser.
Consulter un document
3. Sélectionnez le document à consulter en cliquant sur le titre d'un des modèles présentés
dans la fenêtre Gestionnaire de document et cliquez sur [Consulter].
L'application Word s'ouvre et vous accédez au document choisi. Les informations
nécessaires concernant la société (telle l'adresse par exemple) et le salarié sont
automatiquement insérées dans le document final. Si vous avez sélectionné plusieurs
salariés, vous consultez pour chacun d'eux un document personnalisé.
A ce stade, vous pouvez modifier le document comme n'importe quel autre document
Word et l'imprimer. En revanche, les modifications ne sont pas conservées dans le
modèle de votre logiciel.
4. Pour revenir dans votre logiciel de paye, activez la commande QUITTER de Word.
Imprimer un document à partir de votre logiciel de paye
Vous pouvez également imprimer directement le document à partir de la paye Ciel. Dans
ce cas, l'application Word est ouverte le temps de l'impression puis automatiquement
refermée, une fois celle-ci terminée.
Créer un modèle de document
La création d'un modèle s'effectue en plusieurs étapes.
Dans la paye Ciel :
1. créez le nouveau document, par le bouton [Nouveau], puis définissez son intitulé. Il
apparaît dans la liste des modèles.
2. Sélectionnez-le et cliquez sur le bouton [Modifier]. L'application Word est ouverte ainsi
qu'une fenêtre nommée Document 1.
Dans Microsoft Word :
1. Saisissez le texte qui ne varie pas d'un document à l'autre, en utilisant les commandes
de Word pour mettre en forme et en page votre texte.
2. Insérez les champs nécessaires, informations qui varient d'un document à l'autre.
* Pour qu'une information soit récupérée de la paye et insérée dans votre texte, vous
devez insérer, dans le modèle de document, le nom du champ dont vous récupérez la
donnée.
Exemple
Pour récupérer le nom du salarié dans une formule de politesse, insérez le champ :
[GETFIELD SALARIE.NOM]
148
Menu Bases
Pour insérer un champ, vous pouvez le saisir directement dans votre texte mais dans ce
cas, vous devez respecter la syntaxe propre aux noms des champs.
Le menu CielPaye dans Word
Une autre manière, plus rapide et plus sûre, d'insérer un champ dans le modèle de
document, est d'utiliser une des commandes du menu CIELPAYE, automatiquement
ajouté à la barre des menus de Word (lorsque vous créez ou modifiez un modèle de
document).
Le menu CIELPAYE présente 5 commandes vous permettant d'insérer les champs
nécessaires et d'effectuer certains traitements sur le modèle de document.
Insertion d'un champ récupérant une des informations de la fiche salarié
) Menu CIELPAYE - commande INSÉRER UN CHAMP SALARIÉ
Exemple
Le titre (Monsieur, Madame, Mademoiselle) suivi du nom du salarié est inséré dans la
formule de politesse suivante :
Nous vous adressons nos plus sincères félicitations et vous prions de recevoir,
[GETFIELD Salarie.Titre] [GETFIELD Salarie.Nom] nos salutations distinguées.
1. Placez le curseur à l'endroit où vous voulez insérer la première variable.
2. Activez la commande INSÉRER UN CHAMP salarié dans le menu CIELPAYE.
3. Cliquez sur le bouton Liste pour obtenir le libellé de tous les champs disponibles et
sélectionnez le champ Prénom. Validez votre choix par [Ok].
La variable s'insère automatiquement sur la ligne de saisie.
4. Recommencez la procédure pour insérer le champ Nom.
* Il est possible de faire suivre consécutivement les champs.
Insertion des variables numériques de type salarié
) Menu CIELPAYE - commande INSÉRER UNE VARIABLE SALARIÉ
Vous pouvez insérer des variables salariés de type numérique et composer des formules
arithmétiques.
Exemple
Pour que la rémunération brute annuelle d'un salarié s'affiche :
1. insérez la variable [GETNUMBE OFFICE_NUM=SALBASE].
2. Complétez la variable en saisissant le signe * (multiplicateur) et 12 pour obtenir la formule
suivante :
[GETNUMBER OFFICE_NUM=SALBASE*12]
149
Menu Bases
Insertion de champs de type société
) Menu CIELPAYE - commande INSÉRER UN PARAMÈTRE SOCIÉTÉ
Vous voulez insérer la raison sociale et l'adresse de votre société dans l'en-tête du
document. Vous utilisez les champs suivants :
[GETGLOBAL SOCIETE.RAISONSOCIALE]
[GETGLOBAL SOCIETE.ADRESSE]
[GETGLOBAL SOCIETE.CODEPOSTAL] [GETGLOBAL SOCIETE.VILLE]
Exemple de certificat de travail
1. A partir de la fenêtre Gestionnaire de document, sélectionnez le titre Certificat de travail
puis cliquez sur le bouton [Modifier]. Vous accédez au modèle réalisé dans Word.
150
Menu Bases
2. Cliquez sur le bouton [Consulter], à partir de la fenêtre Gestionnaire de documents,
pour visualiser le document final dans Word.
Insertion d'une variable d'accord de genre
) Menu CIELPAYE - commande ACCORD MASCULIN / FÉMININ
Vous pouvez utiliser une formule de type texte faisant appel à des éléments basés sur les
accords de genre (masculin, féminin).
Exemple
Vous voulez accorder l'adjectif 'soussigné' avec le genre.
1. Placez le curseur à l'endroit où vous voulez que s'inscrive la variable.
2. Sélectionnez la commande ACCORD MASCULIN/FEMININ du menu CIELPAYE.
3. Saisissez 'soussigné' dans la zone Accord masculin et 'soussignée' dans la zone Accord
féminin. La formule est insérée dans le document :
[GETSTRING IF SALARIÉ.SEXE=0 THEN OFFICE_TEXT=»SOUSSIGNE» ELSE
OFFICE_TEXT = «SOUSSIGNÉE»END IF]
Insertion d'une variable de conversion (chiffres en lettres)
) Menu CIELPAYE - commande CONVERTIR UN MONTANT EN LETTRES
Vous utilisez cette commande afin que le montant du salaire de base s'inscrive à la fois
en chiffres et en lettres. Vous pouvez obtenir la conversion d'une variable salarié
(consulter la liste par le bouton Liste) et/ou d'un montant que vous indiquez en chiffres.
correspond à des champs de type
société GETGLOBAL.
correspond à une
variable d’accord
de genre de type
GETSTRING
correspond à des
champs de la fiche
Salarié de type
GETFIELD
151
Menu Bases
Exemple
La variable du salarié est le salaire de base et la valeur est de 1830 €.
si vous avez opté pour la variable du salarié 'Salaire mensuel de base', la formule est :
[GETSTRING CONVERTAMOUNTTOSTRING (SALBASE, OFFICE_TEXT, «EURO», 100)] ;
si vous avez opté pour un montant '1830', elle sera la suivante :
[GETSTRING CONVERTAMOUNTTOSTRING (1830, OFFICE_TEXT, «EURO», 100)]
Sauvegarde du document dans Word
La sauvegarde du document est réalisée lorsque vous fermez Word. Les documents créés
sont enregistrés au format RTF et stockés dans le sous-répertoire Offmodel de Ciel Paye.
1. Activez la commande QUITTER du menu FICHIER.
2. Confirmez l'enregistrement en cliquant sur [Oui].
152
Menu Bases
Assistant d'entrée d'un nouveau salarié
) Menu BASES - commande ASSISTANT D’ENTRÉE D'UN SALARIE
Le profil correspond à un bulletin type regroupant les éléments (cotisations, rubriques,
commentaires, etc.) communs à une même catégorie de salariés (Cadre, Employé, etc.).
Les profils ne contiennent aucune valeur.
Vous les utilisez pour créer les bulletins d'une même catégorie de salariés sans avoir à
chaque fois à redéfinir l'ensemble des lignes composant le bulletin.
La fiche Profil
Le profil est défini par un Code et un Libellé. Les lignes qui composeront le bulletin des
salariés rattachés au profil sont présentées.
Rubrique
Cotisations
Commentaires
Profils Bulletins
Appel d’un profil dans le bulletin
Générer un profil d’après le bulletin
Supprime la ligne sélectionnée
dans le profil.
Ouvre la liste Eléments du bulletin
pour insérer un ou plusieurs éléments.
Insère une ligne vierge dans le profil
159
Menu Bases
Convention d'insertion des rubriques et cotisations dans les profils
Lorsque vous insérez des lignes dans le profil, ne perdez pas de vue que le bulletin est
calculé de manière descendante de la première à la dernière ligne du bulletin.
• Une rubrique, insérée avant le SALAIRE BRUT est ajoutée ou retranchée au SALAIRE DE
BASE, selon le type de la rubrique (Gain ou Retenue), pour calculer le SALAIRE BRUT :
absence pour congés payés, indemnités de congés payés, prime d'ancienneté, etc.
• Une rubrique, insérée après le NET IMPOSABLE, ne doit pas modifier ce dernier mais
peut y être ajoutée ou retranchée selon son type (Gain ou Retenue) pour calculer le NET
A PAYER : transport, carte orange, acompte, tickets restaurant, etc.
• Une cotisation est insérée après le SALAIRE BRUT et avant le TOTAL RETENU.
• Les rubriques et cotisations intermédiaires doivent être placées avant celles qui utilisent
leur montant comme base de calcul.
Insérer une ligne vierge dans le profil
Dans la liste Lignes de profil, placez le curseur sur la ligne avant laquelle vous voulez en
insérer une nouvelle.
1. Cliquez sur [Insérer] pour insérer une ligne vierge dans le profil.
2. Cliquez deux fois dans la colonne Elément de la ligne vierge.
3. Saisissez le code de l'élément à insérer dans le profil.
Le bouton Liste ouvre la liste des éléments du bulletin dans laquelle vous pouvez
sélectionner celui de votre choix.
4. Appuyez sur la touche
BP 30674
42043 ST ETIENNE CEDEX 1
Blog
Hot Line : 08 92 06 00 57
à l'attention de Monsieur %Prenom% %Nom%
MAILING PAGE 21
Le logo est obligatoirement un lien qui renvoi sur votre site :
img src="http://www.ditel.fr/images/logo_ditel.jpg"
Vous pouvez vous envoyer un mail de contrôle ici toutes les 200 adresses
sur votre adresse test pour contrôler que vos mails partent bien et mettre
une tempo aléatoire ici de 40 secondes pour leurrer les anti Spam.
Le bouton « compte courriel vous » vous sert, comme dans Outlook, à
configurer votre adresse mail, si vous avez des difficultés à configurez
cette adresse vous pouvez faire appel à votre Fournisseur d’Accès Internet
ou vous renseigner sur l’excellent site « comment ça marche » (tapez
CCM dans le moteur de recherche de Google)
PAGE 22 MAILING
Vous pouvez créer un document avec Word avec tous les liens qui
doivent pointer sur votre site, personnaliser ce document en y
insérant les champs de publipostage : %Nom% %Prenom%
%Adresse% %CP% %Ville% (voir liste sur fenêtre texte)
MAILING PAGE 23
Toujours sous Word vous sauvegardez votre document en HTML
(Enregistrer sous > Autres Formats > Page Web (*.htm)
Dans Ditel mail Dans la fenêtre Courriels vous choisissez
HTML(Word).
Vous sélectionnez votre fichier htm crée avec Word (ici
exemple_word.htm)
PAGE 24 MAILING
Et vous faites un test en indiquant votre adresse mail dans Adresse
test (attention d’avoir mis le smtp de votre FAI dans le compte
courriel smtp.orange.fr smtp.free.fr par exemple)
Vous recevez directement le mail avec ses images ses liens et sa
présentation tel que vous l’avez crée sous Word
MAILING PAGE 25
PAGE 26 MAILING
Exemple :
AVANT L’ENVOI EN BASE 64 (vous êtes obligé d’accepter les
images pour les visualiser)
APRES L’ENVOIS EN BASE 64 (les images sont codées en binaire
dans le document reçu)
MAILING PAGE 27
Configuration du compte courriel
Pour valider la saisie des différents champs appuyez sur la touche
« Enter »
- Adresse mèl de l’émetteur : indiquez l’adresse mail sur laquelle vos
correspondants vont vous écrire et sur laquelle vous recevrez
également les NPAI
- Serveur de courrier sortant SMPT : donné fournie par votre FAI par
exemple smtp.wanadoo.fr ou smtp.orange.fr. Attention certains FAI
n’autorisent pas l’envoi de mail en nombre vous devez alors créer
votre propre serveur SMTP cf page 37 ou demander à un prestataire
de vous fournir un accès SMTP. Le plus simple est encore de prendre
un abonnement Internet Orange.
- Identifiant de messagerie et mot de passe de messagerie : laissez
ces zones vides sauf si vous passez par un Proxy. Dans ce cas faites
appel à votre administrateur réseau.
- Numéro de port SMTP : 25 en standard sauf si vous passez par un
Proxy. Dans ce cas faites appel à votre administrateur réseau.
PAGE 28 MAILING
L’historique
L’historique vous donne un tableau complet des mails envoyés ainsi que le
statut de chaque mail.
MAILING PAGE 29
Notre logiciel considère qu’il ne doit pas envoyer de mail aux personnes qu’il a
déjà contactées.
Sélectionnez le bouton Historique sur la fenêtre envoi courriel
Si vous souhaitez envoyer un nouveau mail au même fichier de contacts vous devez
effacer l’historique des envois en choisissant entre quelle date et quelle date
l’historique doit être effacé.
PAGE 30 MAILING
MAILING PAGE 31
Gestion des adresses brûlées
Dans les fichiers annexes vous devez gérer les adresses Mails « Brûlées » : ce sont
les prospects qui ne désirent plus recevoir de Mail de votre part.
Vous avez trois méthodes pour enregistrer les adresses brulées :
- Soit les saisir manuellement ou par des copier coller sur la grille des
adresses brulées
PAGE 32 MAILING -
MAILING PAGE 33
Soit faire un import Excel des adresses des correspondants qui souhaitent
ne plus recevoir de mails de votre part, L’import se fait au format Excel, le plus
simple consiste à exporter les adresses brûlées à partir de votre boite mail
d’Outlook Express au format CSV, de relire ce fichier sous Excel et de l’enregistrer
au format XLS.
-
Chiquez sur le bouton Import XLX
PAGE 34 MAILING
Choisir le fichier Excel des adresses mails à importer
MAILING PAGE 35
Confirmez et cliquez sur Importer
PAGE 36 MAILING
MAILING PAGE 37
Soit d’utiliser le traitement automatique des adresses brulées
Pour Scanner les adresses reçues sur une boite mail vous devez définir la
structure de vos adresses.
Pour cela après avoir enregistré les paramètres de votre compte courriel
appuyez sur le bouton Test et faites un collez soit dans le bloc notre ou dans
un document Word (le bouton Test ouvre la boite mail en fonction des
paramètres que vous avez donnés, si ce n’est pas le cas vous avez fait une
erreur de paramétrage de votre compte courriel)
PAGE 38 MAILING
Ouvrez le bloc note et faites un coller du presse papier
Repérez ou se trouve l’adresse à désabonner dans votre document et
renseignez les champs d’entête d’adresse et de fin d’adresse.
Dans notre exemple l’adresse mail à désabonner «fabien@studiofey.fr» est
borné par « contact »> et et commence en 1er caractère donc on
prend l’adresse à partir du caractère 1.
Souvent le texte d’en tête d’adresse commence par mailto :
MAILING PAGE 39
Cliquez ensuite sur le bouton courriel
Les adresses désabonnées sont automatiquement importées dans le fichier
des adresses brulées
PAGE 40 MAILING
MAILING PAGE 41
Le traitement sur le fichier des adresses brûlées permet de dé doublonner les
adresses mail et de normaliser le fichier
PAGE 42 MAILING
MAILING PAGE 43
Traitement automatique des adresses erronées
Pour Scanner les adresses reçues sur une boite mail vous devez avoir laissé vos
mails reçus en attente sur votre boite mail
Le logiciel scanne cette boite mail avec les mots contenus dans les adresses
erronées
Undelivered par exemple et les enregistre dans le fichier des adresse erronées
PAGE 44 MAILING
MAILING PAGE 45
PAGE 46 MAILING
Le menu « Fichiers annexes » comprend également le fichier des villes et codes
postaux, très pratique en saisie directe de fiches.
MAILING PAGE 47
Utilitaires
Le menu utilitaires vous sert à ré indexer vos fichiers (les index des fichiers
peuvent être endommagées par exemple par une coupure de courant) et à
effectuer vos sauvegardes
PAGE 48 MAILING
MAILING PAGE 49
Le « ? » vous fourni une indication sur le détenteur de la licence d’utilisation, la présente
notice au format PDF et le Copyright du logiciel
PAGE 50 MAILING
UTILISATION AVANCEE (UTILISATEURS AVERTIS)
Voir l’excellent site « comment ça marche » (tapez CCM dans le moteur
de recherche de Google)
CONFIGURER VOTRE SERVEUR SMTP SANS PASSER PAR VOTRE FAI
Windows XP PRO intègre un serveur mail qui peut vous permettre de vous
affranchir du serveur SMTP de votre FAI pour envoyer les mails. Nous allons
maintenant l'installer puis détailler les paramètres qu'il faudra placer dans votre
logiciel de messagerie ou dans le fichier php.ini (pour les utilisateurs de PHP)
pour permettre son utilisation.
Commencez par cliquer sur Démarrer puis sur Panneau de configuration. Doublecliquez
sur Ajout/Suppression de programmes puis cliquez sur Ajouter ou
supprimer des composants Windows. Sélectionnez Services internet (IIS) puis
cliquez sur Détails. Vous vous retrouvez devant cet écran :
Cochez la case Service SMTP puis cliquez sur Ok. Insérez votre CD de
Windows XP et laissez faire l'assistant.
Une fois l'installation terminée, vous pouvez utiliser le serveur SMTP. Nous
allons maintenant le configurer.
Dans le panneau de configuration, cliquez sur l'icône Outils d'administration
puis cliquez sur Services internet (IIS). Déroulez le menu à gauche qui vous
permettra d'accéder au serveur SMTP et à sa configuration. Vous obtenez un
écran ressemblant à celui-ci :
MAILING PAGE 51
Faites un clic droit sur Serveur virtuel SMTP par défaut et cliquez sur
Propriétés.
Dans l'onglet Général, décochez la case Limiter le nombre de connexions à.
Cliquez ensuite sur l'onglet Accès puis sur le bouton Relais. Décochez la case
Autoriser tout ordinateur correctement authentifié à relayer,
indépendamment de la liste ci-dessous. Cliquez ensuite sur Ok.
PAGE 52 MAILING
Cliquez ensuite sur le bouton Connexion dans la zone Contrôle de la
connexion et sélectionnez Uniquement la liste ci-dessous. Cliquez ensuite sur
le bouton Ajouter pour pouvoir ajouter des IP ou noms d'ordinateurs ayant
l'accès au serveur SMTP. Vous arrivez devant cet écran :
Sélectionnez Ordinateur unique et entrez comme adresse IP 127.0.0.1 qui
correspond à votre ordinateur (localhost). Cliquez ensuite sur Ok. Vous pouvez
affiner la configuration du serveur SMTP en cliquant sur l'onglet Messages. Voici
ce que vous obtenez : Paramétrez ici comme bon vous semble le serveur en
fonction des usages que vous en ferez. Être le plus restrictif possible vous
permet d'assurer une meilleure sécurité pour votre serveur. Pour pouvoir
envoyer des mails avec PHP ou un client mail (tel que Mozilla thunderbird par
exemple ou encore Outlook Express), il vous suffit d'indiquer dans les options
SMTP localhost sans aucun nom d'utilisateur ni mot de passe. Pour php, ouvrez
le fichier php.ini et éditez la ligne SMTP = pour lui mettre la valeur SMTP =
localhost.
MAILING PAGE 53
Pour connaître l’adresse IP de votre ordinateur
Dans le menu démarrer lancez exécuter tapez cmd
Puis ipconfig
"DITEL Capture des mails professionnels" est un logiciel
qui vous permet de capturer de manière automatique les
adresses des professionnels depuis l’annuaire Internet
gratuit de France Télécom Pages Jaunes. La liste ainsi
créée est utilisable par tout logiciel tableur standard.
Avertissement : Nos logiciels évoluent rendant parfois les
nouvelles versions incompatibles avec les anciennes.
À Présentation : 2 Téléchargement
3 Installation
8 Prise en main rapide
11 Lancement Recherche
14 Gestion des fichiers
15 Recherche des adresses
mails
16 Importation d’un fichier
d’adresses à partir d’Excel
20 Normalisation des fichiers
25 Compare et Sépare
26 Fichiers annexes
29 Le menu Utilitaires
33 Configuration Internet
Explorer
CAPTURE DES MAILS
PROFESSIONNELS
CAPTURE DES PROFESSIONNELS
PAGE 2
CAPTURE DES PROFESSIONNELS
Avant de télécharger les dernières versions sur notre site, suivez les instructions
suivantes :
Marche à suivre (cas n°1) :
Si vous n'avez jamais installé Ditel sur votre ordinateur :
- rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits",
- sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez
sur "lire la suite") et téléchargez la version d'évaluation (qui est une
version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter",
- choisissez "standard" pour l'installation
- Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel grâce à l’icône située sur le
bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance.
- Pour "Ditel qualif.", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre
logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp
d'installation.
Marche à suivre (cas n°2) :
Si vous avez déjà Ditel installé sur votre ordinateur :
- cliquez sur le menu "Démarrer" de votre ordinateur,
- sélectionnez "Panneau de configuration" puis "Ajout/suppression de
programmes". Une fois la liste créée, supprimez le logiciel Ditel.
- une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à
la rubrique "nos produits"
- sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez
sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une
version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter",
- choisissez "standard" pour l'installation
- Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel grâce à l’icône située sur le
bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance.
- Pour "Ditel qualif.", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre
logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp
d'installation.
Marche à suivre (cas n°3) :
Si vous avez une ancienne version Ditel installée sur votre ordinateur (c'est-à-dire,
si vous avez un message d’erreur Windev au lancement de Ditel) :
- Cliquez sur le menu démarrer de votre ordinateur, sélectionnez panneau de
configuration puis ajout/suppression de programmes. Une fois la liste créée,
supprimez le logiciel Ditel.
- Ouvrez ensuite le poste de travail, sur le disque C: ouvrez le répertoire
"Program files", sélectionnez DITEL faites un clic droit avec la souris et
choisissez "Supprimer".
- une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à
la rubrique "nos produits"
- sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez
sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une
version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter",
- choisissez "standard" pour l'installation
CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 3
- Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel grâce à l’icône située sur le
bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance.
- Pour "Ditel qualif.", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre
logiciel sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp
d'installation.
Lors de l’affichage de la fenêtre « Téléchargement de fichier », choisissez
« Exécuter ». En agissant ainsi, l’installation se fait directement à partir de la
copie de notre serveur, ce qui permet de ne pas avoir de copie du fichier
d’installation MSI sur votre ordinateur. Cependant, certains systèmes exigent (pour
des raisons de sécurité) que l’installation soit faite à partir d’un programme
présent sur la machine, il faut donc choisir l’option « Enregistrer » (si possible sur
le bureau) et ensuite lancer l’installation du MSI à partir de la copie locale.
Demandez à votre administrateur réseau de vous autoriser à installer un
programme, si celui-ci a bloqué cette fonction.
Le logiciel s’enregistre sur votre ordinateur, il faut de une à six minutes en
fonction de la vitesse de votre accès Internet.
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CAPTURE DES PROFESSIONNELS
A la fin du téléchargement, vous obtenez la fenêtre ci-dessous.
Cliquez 2 fois sur DITEL.MSI pour lancer l’installation.
CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 5
Attention, sous Vista et Windows 7 il est préférable d’installer les logiciels sur la
racine du disque C: en supprimant \Program Files
Cliquez sur « Suivant »
Choisissez ensuite « Installation standard »
Puis sur « Installer »
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CAPTURE DES PROFESSIONNELS
CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 7
Cliquez sur « Terminer »
Si vous obtenez l’écran ci-dessous, c’est que vous avez une ancienne version sur
votre ordinateur. Arrêtez l’installation, en appuyant sur le bouton « Annuler », puis
reportez vous au début de cette notice pour supprimer l’ancien programme (cas n°
2).
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CAPTURE DES PROFESSIONNELS
Après avoir téléchargé et installé le logiciel, vous lancez
« Ditel_Capture_Mails_Pro » par l’icône qui se trouve sur le bureau de
votre ordinateur.
DITEL_Capture_Pro.lnk
CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 9
ECRAN D’ACCUEIL
Répondez "Non" pour utiliser le logiciel en mode évaluation, "Oui" quand vous avez
reçu par mail la licence d’activation après achat du logiciel et saisissez vos codes.
Lors du lancement de « DITEL capture des professionnels » plusieurs choix s’offrent
à vous :
Les boutons « Gestion fichiers » et « Ouvrir fichier » vous servent à manipuler les
fichiers créés, le bouton « Recherche » sert à effectuer la capture des adresses et
« Fermer » quitte l’application.
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CAPTURE DES PROFESSIONNELS
1 - Fichier en cours : il s’agit du nom du fichier sur lequel vous travaillez
actuellement. C'est-à-dire les fichiers visualisés lors de l’appui sur « Ouvrir fichier »
et celui où seront enregistrées les adresses capturées suite à l’appui sur
« Recherche ».
2 - Gestion fichiers : vous permet de créer, de sélectionner ou de supprimer
un fichier.
Sélectionnez le fichier sur lequel vous désirez travailler; dans notre exemple, il
faut sélectionner « marketing téléphonique ».
Si le fichier n’existe pas, il est possible de le créer en cliquant sur « Nouveau » et,
après avoir saisi votre nom de fichier, tapez sur la touche « Entrée ».
Le nom du fichier sélectionné apparaît sur la fenêtre principale dans la zone «
Fichier en cours ».
CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 11
Lancement de la Recherche :
Avant de lancer la capture, vous devez définir vos critères de recherche.
Les boutons « Gestion fichiers » et « Ouvrir fichier » ont les mêmes fonctionnalités
que ceux du menu principal.
Type de recherche :
Il est possible de spécifier une seule rubrique (option « 1 rubrique activité »), ou
sélectionner, à partir du fichier des rubriques, la ou l’ensemble des rubriques qui
vous intéressent (option 2 « Fichier des rubriques »).
a – Recherche sur 1 rubrique
Ce type de recherche est utile lorsque vous effectuer une capture dans les grandes
villes telles que Paris, Lyon, Marseille, etc., car le site internet limite parfois le
nombre de réponses pour une même requête dans la même ville. Il faut alors
spécifier un arrondissement et ensuite cocher à nouveau « Fichier des rubriques »
puis lancer la recherche.
b - Recherche par rubriques multiples :
- Appuyez sur le bouton « Rubriques », la liste globale des rubriques apparaît.
- Il faut cocher les rubriques sur lesquelles va porter la recherche.
- L’ajout ou la suppression d’une case à cocher se fait grâce à la souris.
- Pour affiner l’affichage des rubriques, utilisez la zone « Recherche sur mot clef »,
seules les rubriques contenant les mots spécifiés s’affichent sur l’écran.
- L’appui sur le bouton « Tout sélectionner » permet de cocher toutes les rubriques
correspondant à votre requête alors que « Tout désélectionner » réinitialise la
sélection.
- Les boutons « Supprimer » et « Ajouter » servent à modifier le fichier.
- Lorsque vous appuyez sur « Fermer », vous retournez à la fenêtre de recherche
sur laquelle la liste des rubriques sélectionnées se met à jour.
- Pour sélectionner le ou les département(s) souhaité(s), cochez les cases situées
dans la partie droite de la liste ou cliquez sur la carte de France.
Cliquez sur « Recherche » pour démarrer la capture d’adresses.
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CAPTURE DES PROFESSIONNELS
Ditel se connecte automatiquement sur l'annuaire via Internet et vous crée un
fichier d'adresses exportable dans un format compatible Excel comprenant les
champs suivants (dans la mesure où ces champs sont renseignés et présent sur la
page Internet) :
Nom, adresse, code postal, localité, téléphone, fax, portable, adresse mail, site
Internet, rubrique, date et heure de capture, nombre de fiches capturées.
CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 13
Ditel peut enregistrer entre 1500 et 3000 adresses à l'heure en fonction de la
rapidité de votre accès Internet et de la densité d'informations contenues dans les
rubriques recherchées.
Un « clic droit » prolongé sur la fenêtre de capture des P.J. permet d’arrêter la
capture quand les adresses défilent à l’écran et de réactualiser l’affichage en
cas d’arrêt de la capture.
Notre logiciel est dépendant du service Internet, il peut arriver qu’il se bloque (à
cause, par exemple, d’une rupture du flux d’informations des serveurs), c’est-à-
dire que la barre de chargement n’avance plus. Pour relancer la capture, il vous
suffit d’effectuer un clic droit avec votre souris et de sélectionner dans le menu
contextuel l’option « Actualiser », ce qui, en général, relance la recherche.
Si cette manipulation ne fonctionne pas, il faut avoir recours au gestionnaire des
taches de Windows en appuyant simultanément sur les touches de votre clavier
Ctrl. Alt. et Suppr. Ensuite sélectionner l’onglet processus puis cliquer sur Ditel et
enfin Terminer le processus. Le programme Ditel est alors stoppé, les dernières
informations capturées sont enregistrées même si la rubrique n’est pas finie. Vous
pouvez ensuite redémarrer DITEL Capture des professionnels et reprendre votre
recherche.
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CAPTURE DES PROFESSIONNELS
Gestion des fichiers
Ouvrir fichier :
Cette option permet d’ouvrir le fichier en cours et de visualiser son contenu. Elle
permet également de modifier les enregistrements du fichier, puis de les exporter
au format Excel.
Vous pouvez effacer tout le fichier, modifier une fiche, supprimer une fiche ou un
ensemble de fiches en utilisant la sélection multiple standard de Windows (en
tenant enfoncée une des touches majuscules ou la touche Ctrl du clavier et en
sélectionnant avec la souris)
CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 15
Recherche des adresses mails.
En complément des mails trouvés sur Pages jaunes le logiciel peur rechercher les
adresses mails sur les sites de sociétés qui en ont un.
En cliquant sur le bouton mise à jour le logiciel va rechercher les adresses mails en
ouvrant le site de la société.
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CAPTURE DES PROFESSIONNELS
Importation d’un fichier d’adresses à partir d’Excel
Vous avez, par exemple, un fichier Excel qui comprend des adresses avec les
champs suivants « nom prénom », « rue », « code postal » et « ville » :
Pour importer le fichier, il faut suivre les étapes suivantes :
- sélectionner le fichier de réception,
- choisir le fichier Excel,
- définir le "mappage" du fichier, c'est à dire indiquer au programme dans quelles
colonnes se trouvent les données à importer et quelles sont les rubriques qui
doivent les recevoir.
- lancer le traitement.
CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 17
a - Le premier traitement va consister importer les données provenant d’Excel dans
le fichier « DT_test »
- Ouvrez le fichier en appuyant sur « Ouvrir fichier »
- Choisissez « Import XLS »,
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CAPTURE DES PROFESSIONNELS
le programme vous demande le nom du fichier Excel à importer, dans notre cas
« test_qualif.xls ».
CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 19
- Définissez les positions (colonnes) des champs de votre fichier Excel.
Les boutons – et +, situés en haut de la fenêtre, vous permettent de faire "défiler"
les enregistrements (lignes) du fichier Excel et ainsi de vérifier la conformité de
votre importation.
- Lancez l’importation en cliquant sur le bouton « Importer »
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CAPTURE DES PROFESSIONNELS
Normalisation des Fichiers
L’option « Normaliser »
"Déboulonner" vous permet de supprimer toutes les fiches en double. Il arrive
souvent qu’une même adresse soit inscrite dans différentes rubriques et se trouve
donc dupliquée lors de la capture.
Les options de "dé doublonnage" doivent être choisies en fonction du fichier à
traiter. Par exemple, si vous avez capturé des adresses de médecins, ne dé
doublonnez pas sur le numéro de téléphone, mais sur le nom, sinon vous ne
garderez que le premier médecin dans les cabinets de groupe.
CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 21
L’extraction des prénoms vous permet de séparer le champ nom prénom.
Le bouton « Fusion N + P », fait l’opération inverse et concatène (regroupe) le nom
et le prénom dans la zone « Nom ».
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CAPTURE DES PROFESSIONNELS
Les options de filtrages vous permettent de normaliser vos fichiers avant de les
exporter vers Excel. Vous pouvez définir vos propres critères de filtrage, c'est à
dire les termes qui vont être supprimés ; ici, un exemple pour normaliser
l’adresse :
Le bouton « Majuscules » vous permet de mettre en majuscules les champs
sélectionnés.
CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 23
Le bouton « Recopie » vous sert à créer de nouvelles listes de contacts à partir de
fichiers existants.
Vous devez donner un nouveau nom de fichier « destination » nécessaire à vos
manipulations.
Vous pouvez, par exemple, après avoir fait une capture globale, créer deux "sous
fichiers" :
- l’un contenant les fiches qui ont une adresse mèl.
- l’autre celles qui n’ont pas d’adresses mèl.
Ou encore celles qui ont un mot spécifique dans le champ « nom adresse » ou
celles qui commencent par tel numéro de département ou de code postal, etc.
A vous de créer les "sous fichiers" qui vous conviennent en fonction de votre
campagne de marketing par mèl, fax ou courrier.
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CAPTURE DES PROFESSIONNELS
L’export Excel vous permet d’exploiter vos fichiers vers d’autres logiciels
standards.
Répondez oui si le fichier doit servir à faire de la distribution boite aux lettres.
CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 25
La fonction "Compare et sépare" :
Vous choisissez vos fichiers à comparer puis vos critères de comparaison.
Il est préférable, avant de lancer le module "Compare et Sépare", de normaliser le
fichier en mettant en majuscules les champs de comparaison.
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CAPTURE DES PROFESSIONNELS
Vous obtenez en sortie de comparaison 3 fichiers, "A sans B", "A et B", "B sans A" :
"A sans B" : ce sont les fiches uniquement présentes dans le fichier A ("marketing
téléphonique"), qui n’ont pas de concordance d’après les critères d’égalité choisis
dans le fichier B ("marketing téléphonique mails")
"A et B" : ce sont les fiches présentes à la fois dans le fichier A ("marketing
téléphonique") et dans le fichier B ("marketing téléphonique mails"). Le programme
enregistre dans le fichier "A et B" la fiche du fichier A, il faut donc veiller à ce que
le fichier A soit le plus complet ou tout au moins contiennent les informations que
vous désirez conserver.
"B sans A" : ce sont les fiches présentes dans le fichier B ("marketing téléphonique
mails") qui n’ont pas de concordance d’après les critères choisis dans le fichier A
("marketing téléphonique").
CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 27
Fichiers Annexes
Les fichiers annexes sont ceux des rubriques de l’annuaire et des codes postaux que
vous pouvez adapter à votre propre usage.
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CAPTURE DES PROFESSIONNELS
CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 29
Le menu « Utilitaires »
Pour une utilisation plus complète des fichiers, les commandes se trouvent dans le
menu « Utilitaires ».
La fonction ré-indexation vous permet de réindexer vos fichiers. Lorsque qu'il y a
perte de la synchronisation entre les indexes et les fichiers (par exemple en cas de
coupure de courant), le logiciel signale une erreur et vous demande de réindexer
vos fichiers, vous devez alors utiliser ce module.
Les autres options de ce menu s’adressent à des utilisateurs avertis et
correspondent généralement à cas particuliers.
Vous pouvez, par exemple :
- exporter les adresses en format "ASCII", au lieu du format Excel.
- importer votre propre fichier Excel des rubriques que vous utilisez le plus souvent
(le fichier Excel de l’ensemble des rubriques se trouve dans le répertoire
C:\DITEL\).
- modifier le comportement du logiciel et modifiant les temporisations lors des
réponses de l'annuaire
...
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CAPTURE DES PROFESSIONNELS
Gestion des temporisations :
Gérer vos propres paramètres de temporisation, mais prenez garde de ne pas
vouloir aller trop vite en diminuant "trop" ces paramètres ; vous pouvez, par
exemple, diviser tous ces temps par 2.
CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 31
Export des données en format texte :
Choisissez le fichier à exporter, ici le fichier des adresses du "marketing
téléphonique", les champs que vous souhaitez exporter et le séparateur de champ.
Le fichier .TXT de l’export est écrit sur la racine du disque C :
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CAPTURE DES PROFESSIONNELS
Importation d’un fichier des rubriques en format Excel :
Importer votre propre fichier Excel des rubriques que vous utilisez le plus souvent
(le fichier Excel de l’ensemble des rubriques se trouve dans le répertoire
C:\Prograrm files\DITEL\)
Attention si vous importez vos propres rubriques vous devez au préalable effacer
les rubriques de Ditel (suppression physique des deux fichiers "rubriques.fic" et
"rubriques.ndx" dans le répertoire DITEL)
CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 33
Configuration d’Internet Explorer
Nous avons observé des erreurs de capture de notre produit venant de la
configuration d’Internet Explorer.
Voici donc comment configurer Internet Explorer
1-Ouvrer votre navigateur et cliquer sur « outils » en haut à droite de la fenêtre de
votre navigateur puis dans le menu déroulant sélectionner Options Internet
(cf. ci-dessous)
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CAPTURE DES PROFESSIONNELS
Dans la nouvelle fenêtre ainsi ouverte cliquer sur l’onglet avancé…
CAPTURE DES PROFESSIONNELS PAGE 35
Dans l’onglet Navigation vous devez cocher les 2 cases:
Désactiver le débogage des scripts (autres applications).
Désactiver le débogage des scripts (Internet Explorer).
Veillez à toujours avoir sur votre ordinateur la dernière version d’Internet Explorer
La version Qualification de fichiers Pro de Ditel vous
permet de qualifier vos fichiers adresses de professionnels
en les complétant automatiquement du capital social, du
nom du dirigeant et de l'effectif à partir du site Internet
score3.fr
Vous pouvez travailler en traitement par lot complet de
fichiers ou au coup par coup sur votre poste en qualifiant
automatiquement vos données.
Ce logiciel est utilisé en général par des entreprises ayant
besoin d'un fichier client constamment remis à jour
(banques, administrations, ...).
Avertissement : Nos logiciels évoluent rendant parfois les
nouvelles versions incompatibles avec les anciennes.
À Présentation : 2 Téléchargement
3 Installation
7 Ecran d’accueil
14 Qualification sur Score3
16 Qualification de fichiers sur
Pages Jaunes
23 Maniulation des fichiers
récuperés
33 Qualification d’un fichier Excel
avec mise à jour du fichier
Excel d’origine
42 Interface CRM EBP
53 Configuration d’internet
Explorer
QUALIFICATION DE FICHIERS
PROFESSIONNELS
QUALIFICATION
PAGE 2 QUALIFICATION PRO
Avant de télécharger les dernières versions sur notre site, suivez les instructions suivantes :
Marche à suivre (cas n°1) :
Si vous n'avez jamais installé Ditel sur votre ordinateur :
- rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits",
- sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez
sur "lire la suite") et téléchargez la version d'évaluation (qui est une
version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter",
- choisissez "standard" pour l'installation
- Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel grâce à l’icône située sur le bureau et
entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance.
- Pour "Ditel qualif.", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre logiciel sur un
port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation.
Marche à suivre (cas n°2) :
Si vous avez déjà Ditel installé sur votre ordinateur :
- cliquez sur le menu "Démarrer" de votre ordinateur,
- sélectionnez "Panneau de configuration" puis "Ajout/suppression de programmes". Une fois
la liste créée, supprimez le logiciel Ditel.
- une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos
produits"
- sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez
sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une
version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter",
- choisissez "standard" pour l'installation
- Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel grâce à l’icône située sur le bureau et
entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance.
- Pour "Ditel qualif.", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre logiciel sur un
port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation.
Marche à suivre (cas n°3) :
Si vous avez une ancienne version Ditel installée sur votre ordinateur (c'est-à-dire, si vous avez un
message d’erreur Windev au lancement de Ditel) :
- Cliquez sur le menu démarrer de votre ordinateur, sélectionnez panneau de configuration
puis ajout/suppression de programmes. Une fois la liste créée, supprimez le logiciel
DITEL_Qualif.
- Ouvrez ensuite le poste de travail, sur le disque C: ouvrez le répertoire "Program files",
sélectionnez DITEL_QUALIF faites un clic droit avec la souris et choisissez "Supprimer".
- une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos
produits"
- sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez
sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une
version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter",
- choisissez "standard" pour l'installation
- Enfin, après installation, lancez le logiciel DITEL_Qualif grâce à l’icône située sur le bureau
et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance.
- Pour "Ditel qualif.", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre logiciel sur un
port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation.
Lors de l’affichage de la fenêtre « Téléchargement de fichier », choisissez « Exécuter ». En agissant
ainsi, l’installation se fait directement à partir de la copie de notre serveur, ce qui permet de ne
pas avoir de copie du fichier d’installation MSI sur votre ordinateur. Cependant, certains systèmes
exigent (pour des raisons de sécurité) que l’installation soit faite à partir d’un programme présent
sur la machine, il faut donc choisir l’option « Enregistrer » (si possible sur le bureau) et ensuite
lancer l’installation du MSI à partir de la copie locale. Demandez à votre administrateur réseau de
vous autoriser à installer un programme, si celui-ci a bloqué cette fonction.
QUALIFICATION PRO PAGE 3
Le logiciel s’enregistre sur votre ordinateur, il faut de une à six minutes en fonction de la vitesse de
votre accès Internet.
A la fin du téléchargement cliquez 2 fois sur le fichier « Ditel_Qualif.MSI »
PAGE 4 QUALIFICATION PRO
Puis sur « suivant »
QUALIFICATION PRO PAGE 5
Choisissez ensuite « Installation standard »
Puis cliquez sur « installer »
PAGE 6 QUALIFICATION PRO
QUALIFICATION PRO PAGE 7
Lancez également le programme d’installation du driver du Dongle (la petite clé à mettre sur un
port USB de l’ordinateur). Prenez l’installation en Anglais, acceptez la licence et cliquez sur
"Install", le logiciel vous indique "Finish". Insérez ensuite la petite clé dans un port USB, après un
temps plus ou moins long, Windows vous indique que votre nouveau matériel est installé et prêt à
être utilisé.
HASPUserSetup.lnk
Après avoir téléchargé et installé le logiciel, vous lancez « Ditel_Qualif_Pro» en cliquant sur l’icône
qui se trouve sur le bureau de votre ordinateur.
DITEL_Qualif.lnk
PAGE 8 QUALIFICATION PRO
ECRAN D’ACCUEIL
Lors du lancement de « Ditel Qualification de Fichiers Pro » plusieurs choix
s’offrent à vous :
Les boutons « Gestion fichiers » et « Ouvrir fichier » vous servent à manipuler les
fichiers créés, le bouton « Qualifier fichier » sert à effectuer la capture des
adresses et « Fermer » quitte l’application.
Fichier en cours : il s’agit du nom du fichier sur lequel vous travaillez
actuellement. C'est-à-dire les fichiers visualisés lors de l’appui sur « Ouvrir fichier »
et celui où seront enregistrées les adresses capturées suite à l’appui sur
« Recherche ».
QUALIFICATION PRO PAGE 9
Gestion fichiers : vous permet de créer, de sélectionner ou de supprimer
un fichier.
Sélectionnez le fichier sur lequel vous désirez travailler ; dans notre exemple, il
faut sélectionner « DT_marketing téléphonique».
Si le fichier n’existe pas, il est possible de le créer en cliquant sur « Nouveau » et,
après avoir saisi votre nom de fichier, tapez sur la touche « Entrée ».
Le nom du fichier sélectionné apparaît sur la fenêtre principale dans la zone
« Fichier en cours ».
PAGE 10 QUALIFICATION PRO
Importation d’un fichier d’adresses à partir d’Excel
Vous avez, par exemple, un fichier Excel qui comprend des adresses avec les
champs suivants « nom prénom », « rue », « code postal » et « ville » :
a - Le premier traitement va consister importer les données provenant d’Excel dans
le fichier « DT_marketing téléphonique » créé précédemment.
- Ouvrez le fichier en appuyant sur « Ouvrir fichier »
QUALIFICATION PRO PAGE 11
- Choisissez « Import XLS », le programme vous demande le nom du fichier
Excel à importer, dans notre cas «test_ marketing téléphonique.xls ».
-
- Définissez les positions (colonnes) des champs de votre fichier Excel.
Les boutons – et +, situés en haut de la fenêtre, vous permettent de faire "défiler"
les enregistrements du fichier Excel et ainsi de vérifier la conformité de votre
importation.
PAGE 12 QUALIFICATION PRO
QUALIFICATION PRO PAGE 13
- Lancez l’importation en cliquant sur le bouton « Importer »
PAGE 14 QUALIFICATION PRO
Après avoir fermé le fichier et être revenu au menu principal, vous pouvez
maintenant lancez le module « Qualifier Fichier »
Cette qualification de fichier se fait en deux temps :
- sur score3
- sur pages jaunes ensuite
- vous pouvez bien sur qualifier soit sur l’un soit sur l’autre en fonction de
votre fichier
QUALIFICATION PRO PAGE 15
Qualification sur score3.fr
Vous récupérez les infos :
Forme juridique, capital social, nom du dirigeant et effectif
Le fichier résultat porte l’extension .soc
PAGE 16 QUALIFICATION PRO
Un bouton vous permet de vous rendre directement sur le site score3 pour y
acheter les informations payantes propre à la société sélectionnée
QUALIFICATION PRO PAGE 17
PAGE 18 QUALIFICATION PRO
Qualification de fichiers sur Pages Jaunes.
En qualification de fichier adresse par adresse le nombre d’adresses qualifiées est
d’environ 150 à l’heure
Un « clic droit » prolongé sur la fenêtre de capture des Pages Jaunes permet
- d’arrêter la capture quand les adresses défilent à l’écran
- de réactualiser l’affichage en cas d’arrêt de la capture.
L’icône « Afficher le bureau » à droite du menu « démarrer » (barre d’outils
« Lancement rapide ») permet de réduire la fenêtre de capture.
Notre logiciel est dépendant du service Internet, il peut arriver qu’il se bloque (à
cause, par exemple, d’une rupture du flux d’informations des serveurs), c’est-à-
dire que la barre de chargement n’avance plus. Pour relancer la capture, il vous
suffit d’effectuer un clic droit avec votre souris et de sélectionner dans le menu
contextuel l’option « Actualiser », ce qui, en général, relance la recherche.
Si cette manipulation ne fonctionne pas, il faut fermer le programme par la croix
rouge en haut à droite et appuyer sur Echappe. Le programme Ditel est alors
stoppé, les dernières informations capturées sont enregistrées même si la rubrique
n’est pas finie. Vous pouvez ensuite redémarrer Ditel Qualif Pro. Pro et reprendre
votre recherche.
QUALIFICATION PRO PAGE 19
PAGE 20 QUALIFICATION PRO
Vous avez donc 3 fichiers en fin de qualification :
- le fichier de base avec des noms et adresses de sociétés
- le fichier qualifié sur score3.fr
- le fichier qualifié sur pages jaunes
QUALIFICATION PRO PAGE 21
Le module Fichier résultat "fusion" va vous permettre de créer un fichier unique en
sortie avec les fiches qui ne seront pas en double dans aucun des trois fichiers de
base.
PAGE 22 QUALIFICATION PRO
Un bouton vous permet de vous rendre directement sur le site score3 pour y
acheter les informations payantes propre à la société sélectionnée
QUALIFICATION PRO PAGE 23
Manipulation des fichiers
Ouvrir fichier
Cette option permet d’ouvrir le fichier en cours et de visualiser son contenu. Elle
permet également de modifier les enregistrements du fichier, puis de les exporter
au format Excel.
Vous pouvez modifier une fiche, supprimer une fiche ou un ensemble de
fiches en tenant enfoncée la flèche gauche du clavier, effacer le fichier,
etc…
PAGE 24 QUALIFICATION PRO
Un clic droit avec la sourie vous permet de sélectionner les colonnes que vois
souhaitez voir apparaître à l’écran.
QUALIFICATION PRO PAGE 25
L’option « Normaliser »
Dé doublonner vous permet de supprimer toutes les fiches en double. Il arrive
souvent qu’une même adresse soit inscrite dans différentes rubriques et se trouve
donc dupliquée lors de la capture.
Les options de dé doublonnage doivent être choisies en fonction du fichier à
traiter. Par exemple, si vous avez capturé des adresses de médecins, ne dé
doublonnez pas sur le numéro de téléphone, mais sur le nom, sinon vous ne
garderez que le premier médecin dans les cabinets de groupe.
PAGE 26 QUALIFICATION PRO
Pensez à dédoublonner sur l’index d’origine avant d’effectuer la fusion des fichiers
QUALIFICATION PRO PAGE 27
Les options de filtrages vous permettent de normaliser vos fichiers avant de les
injecter sur l’annuaire ou de les exporter vers Excel.
Un fichier des motifs de suppression que vous pouvez modifier est à votre
disposition pour effectuer les filtrages des mots à supprimer
Le bouton « Majuscule » vous permet de mettre en majuscules les champs
sélectionnés.
PAGE 28 QUALIFICATION PRO
Le bouton séparation du nom prénom vous permet de mettre le nom du dirigeant
sur deux champs et de mettre le nom en majuscule et le prénom en minuscule avec
la première lettre en majuscule pour une meilleure présentation de vos courriers.
QUALIFICATION PRO PAGE 29
Le bouton « Recopie » vous sert à créer de nouvelles listes de contacts à partir de
fichiers existants.
Vous devez donner un nouveau nom de fichier destination nécessaire à vos
manipulations
Vous pouvez, par exemple, après avoir fait une capture globale créer deux sous
fichiers :
- l’un contenant les fiches qui ont une adresse mèl.
- l’autre celle qui n’ont pas d’adresses mèl.
Ou encore celles qui ont un mot spécifique dans le champ nom adresse ou celles
qui commencent par tel numéro de département ou de code postal, etc.
A vous de créer les sous fichiers qui vous conviennent en fonction de votre
campagne de marketing par mèl, fax ou courrier.
PAGE 30 QUALIFICATION PRO
L’export Excel vous permet d’exploiter vos fichiers vers d’autres logiciels standard.
Vous pouvez par exemple importer vos fichiers dans notre CRM Ditel Prospect
QUALIFICATION PRO PAGE 31
Pour une utilisation plus complète des fichiers, les commandes se trouvent dans le
menu « Utilitaires » ; les options de ce menu s’adressent à des utilisateurs avertis.
Vous pouvez par exemple exporter les adresses en format "ASCII", si vous
ne souhaitez pas utiliser le format Excel, ré indexer vos fichiers, etc.
La ré indexation des fichiers sert en cas d’erreurs sur les fichiers suite par
exemple à une coupure de courant.
PAGE 32 QUALIFICATION PRO
QUALIFICATION PRO PAGE 33
Qualification d’un fichier Excel avec mise à jour du fichier Excel d’origine.
Au préalable, il faut s'assurer que ce fichier comporte un numéro d’ordre unique : cet identifiant
unique sera importé dans le champ "Origine" du fichier à qualifier et servira de lien lors de la
"remontée" des informations. Si cette donnée n'existe pas, il faut rajouter une colonne dans laquelle
vous indiquez un numéro d'ordre unique pour chaque ligne ; le plus simple est de la créer en
utilisant la fonction "Remplissage d'une série" dans Excel.
Il doit également comporter des colonnes vierges ou vont être écrit les résultats de la qualification.(
Nom, prénom, adresse, CP, ville, tel, fax, portable, info opposé au marketing, date récup)
Après avoir importé votre fichier Excel d’origine en positionnant votre identifiant unique dans le
code origine : (vous faites correspondre les colonnes de votre tableau Excel avec les libelles de Ditel
en faisant monter ou descendre vos colonnes avec le petites flèches à coté des
Dans Ditel Qualif Pro le premier traitement va consister à importer les données provenant de votre
fichier Excel dans un fichier que vous avez créé : "Gestion fichiers" "Nouveau" (ex. :
« DT_test_qualif_pro » ).
PAGE 34 QUALIFICATION PRO
- Ouvrez le fichier en cliquant sur "Ouvrir fichier"
- Choisissez "Import", le programme vous demande le nom du fichier Excel à importer, le bouton à
droite de la zone de saisie vous permet de spécifier s'il s'agit d'un fichier Excel 97/2003 (XLS) ou d'un
fichier 2010 (XLSX), dans notre exemple « test_qualif_Excel.xlsx ».
- Cliquez sur "Ouvrir"
QUALIFICATION PRO PAGE 35
- Définissez les positions (colonnes) des champs de votre fichier Excel.
Les boutons – et +, situés en haut de la fenêtre, vous permettent de faire "défiler" les
enregistrements (lignes) du fichier Excel et ainsi de vérifier la conformité de votre importation. Si
vous n’importez que des rues, laissez le champ nom en position 0.
Faites correspondre les colonnes de votre fichier Excel avec les champs du fichier d’importation en
faisant bouger les flèches "haut" et "bas" du tableau d’import.
Attention, n'oubliez pas de bien indiquer la colonne contenant le numéro d’ordre unique de votre
fichier Excel sur le champ "Origine" (dernière ligne du tableau). Dans notre exemple, cette
information se trouve dans la première colonne (A) du fichier, nous allons donc mettre "1" dans la
rubrique "Origine".
PAGE 36 QUALIFICATION PRO
- Lancez l’importation en cliquant sur le bouton « Importer »
QUALIFICATION PRO PAGE 37
Vous obtenez l’écran suivant :
Revenez au menu principal et lancez la qualification de votre fichier sur Pages Jaunes et Score3 (cf.
page 13 de cette notice utilisateur)
PAGE 38 QUALIFICATION PRO
QUALIFICATION PRO PAGE 39
Mise à jour du fichier Excel d’origine.
Sélectionnez votre fichier à mettre à jour
PAGE 40 QUALIFICATION PRO
Définissez les positions (colonnes) des champs de votre fichier Excel.
Les boutons – et +, situés en haut de la fenêtre, vous permettent de faire "défiler" les
enregistrements (lignes) du fichier Excel et ainsi de vérifier la conformité de votre importation. Si
vous n’importez que des rues, laissez le champ nom en position 0.
Faites correspondre les colonnes de votre fichier Excel avec les champs du fichier d’importation en
faisant bouger les flèches "haut" et "bas" du tableau d’import.
Attention, n'oubliez pas de bien indiquer la colonne contenant le numéro d’ordre unique de votre
fichier Excel sur le champ "Origine" (dernière ligne du tableau). Dans notre exemple, cette
information se trouve dans la première colonne (A) du fichier, nous allons donc mettre "1" dans la
rubrique "Origine".
QUALIFICATION PRO PAGE 41
La mise à jour s’effectue sur le code origine qui est unique et correspond au no ordre de votre
fichier Excel de base
PAGE 42 QUALIFICATION PRO
Interface CRM EBP
Ditel Qualification de Fichiers Pro vous permet de mettre à jour vos fiches clients et prospects de
votre CRM EBP
Vous pouvez importer les différents contacts de votre CRM EBP pour les compléter des informations
téléphone fax adresses mails à partir du site Pages Jaunes et des informations nom du dirigeant,
effectif, capital à partir du site Score 3.
Choisissez le fichier à mettre à jour dans votre CRM EBP
Lancer Ditel Qualif Pro et créer un fichier vierge par exemple Mise à jour pistes EBP
QUALIFICATION PRO PAGE 43
Ouvrir ce fichier
PAGE 44 QUALIFICATION PRO
Cliquer sur le bouton EBP
Renseigner les Paramètres du CRM EBP présent sur l’ordinateur
- Localisation du CRM EBP sur l’ordinateur
- Nom de la base EBP
- Identifiant et mot de passe s’ils ont été définis dans votre CRM
- Répertoire de travail pour les fichiers interfaces (en général c:\temp\)
Puis valider
Cocher les cases correspondantes à votre travail
Ici :
- Mode silencieux … (évite de rouvrir le CRM EBP)
- Interface des donnés depuis le CRM vers Ditel
- Donnés à traiter :
- Pistes Clients / Prospects
-
QUALIFICATION PRO PAGE 45
-
Puis cliquer sur la ligne du bas “ Export depuis le CRM EBP des Pistes Clients/Prospects vers Ditel
Cliquer sur OK
Cliquer sur OK
PAGE 46 QUALIFICATION PRO
Fermer cette fenêtre et revenir au menu principal
QUALIFICATION PRO PAGE 47
Cliquer sur le bouton Qualifier fichier sur Score3
PAGE 48 QUALIFICATION PRO
Puis sur qualifier fichier sur pages jaunes
Ditel Qualif Pro se connecte sur Pages Jaunes et recherche adresse par adresse les réponses
En fin de recherche ouvrir le fichier résultat (RES) et cliquer sur le bouton Normaliser
QUALIFICATION PRO PAGE 49
De doublonner sur l’index d’origine
Puis cliquer sur Fermer et revenir au menu principal de Ditel Qualif Pro
Sélectionner le fichier DT_Mise à jour Pistes EBP
Cliquer sur qualifier fichier
PAGE 50 QUALIFICATION PRO
Faire la mise à jour du fichier résultat fusion
Cliquer sur Mise à jour puis sur ouvrir fichier
Cliquer sur le bouton EBP
Cocher la case Interface des données depuis le DITEL dans le CRM EBP
Et cliquer sur la ligne Mise à jour des Pistes Clients / Prospects à partir des données renseignées
dans Ditel
QUALIFICATION PRO PAGE 51
Les pistes sont mises à jour à partir des résultats trouvés sur Pages Blanches
Les Pistes prospects ont été mise à jour dans le CRM EBP
PAGE 52 QUALIFICATION PRO
La procédure est identique pour les Pistes Fournisseurs les Contacts les Comptes/Clients Prospect et
les Comptes Fournisseurs
QUALIFICATION PRO PAGE 53
Configuration d’Internet Explorer
Nous avons observé des erreurs de capture de notre produit venant de la configuration d’Internet
Explorer.
Vous devez toujours avoir la dernière version sur votre ordinateur même si vous utilisez un autre
navigateur
Voici donc comment configurer Internet Explorer
1-Ouvrer votre navigateur et cliquer sur « outils » en haut à droite de la fenêtre de votre navigateur
puis dans le menu déroulant sélectionner option Internet
(cf. ci-dessous)
PAGE 54 QUALIFICATION PRO
QUALIFICATION PRO PAGE 55
Dans la nouvelle fenêtre ainsi ouverte cliquer sur l’onglet avancé…
Dans les options de navigation les 2 options Désactiver le débogage des scripts doivent
impérativement être cochées
2
3
8
9
1
19
28
43
52
53
57
7
79
87
97
10
10
Q
FO
Télécha
Installat
Prise en
Fonction
1 Importat
des rues
9 Importat
données
8 Qualifica
avec mi
Excel d’
3 Manipula
récupéré
2 La fonct
3 Sélectio
maisons
7 Traitem
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1 Création
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9 Importat
7 Interfac
7 Les Utili
00 Export T
03 Configur
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PAGE 2 QUALIFICATION DE FICHIERS
Avant de télécharger les dernières versions sur notre site, suivez les instructions suivantes :
Marche à suivre (cas n°1) :
Si vous n'avez jamais installé Ditel sur votre ordinateur :
- rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits",
- sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez
sur "lire la suite") et téléchargez la version d'évaluation (qui est une
version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter",
- choisissez "standard" pour l'installation
- Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel grâce à l’icône située sur le bureau
et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance.
- Pour "Ditel qualif.", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre logiciel
sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation.
Marche à suivre (cas n°2) :
Si vous avez déjà Ditel installé sur votre ordinateur :
- cliquez sur le menu "Démarrer" de votre ordinateur,
- sélectionnez "Panneau de configuration" puis "Ajout/suppression de programmes".
Une fois la liste créée, supprimez le logiciel Ditel.
- une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la
rubrique "nos produits"
- sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez
sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une
version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter",
- choisissez "standard" pour l'installation
- Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel grâce à l’icône située sur le bureau
et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance.
- Pour "Ditel qualif.", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre logiciel
sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation.
Marche à suivre (cas n°3) :
Si vous avez une ancienne version Ditel installée sur votre ordinateur (c'est-à-dire, si vous
avez un message d’erreur Windev au lancement de Ditel) :
- Cliquez sur le menu démarrer de votre ordinateur, sélectionnez panneau de
configuration puis ajout/suppression de programmes. Une fois la liste créée,
supprimez le logiciel DITEL_Qualif.
- Ouvrez ensuite le poste de travail, sur le disque C: ouvrez le répertoire "Program
files", sélectionnez DITEL_QUALIF faites un clic droit avec la souris et choisissez
"Supprimer".
- une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la
rubrique "nos produits"
- sélectionnez le produit concerné en version monoposte (cliquez
sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une
version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter",
- choisissez "standard" pour l'installation
- Enfin, après installation, lancez le logiciel DITEL_Qualif grâce à l’icône située sur le
bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance.
- Pour "Ditel qualif.", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre logiciel
sur un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation.
Lors de l’affichage de la fenêtre « Téléchargement de fichier », choisissez « Exécuter ». En
agissant ainsi, l’installation se fait directement à partir de la copie de notre serveur, ce qui
permet de ne pas avoir de copie du fichier d’installation MSI sur votre ordinateur.
Cependant, certains systèmes exigent (pour des raisons de sécurité) que l’installation soit
faite à partir d’un programme présent sur la machine, il faut donc choisir l’option «
Enregistrer » (si possible sur le bureau) et ensuite lancer l’installation du MSI à partir de la
copie locale. Demandez à votre administrateur réseau de vous autoriser à installer un
QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 3
programme, si celui-ci a bloqué cette fonction.
Le logiciel s’enregistre sur votre ordinateur, il faut de une à six minutes en fonction de la
vitesse de votre accès Internet.
A la fin du téléchargement cliquez 2 fois sur le fichier « Ditel_Qualif.MSI »
PAGE 4 QUALIFICATION DE FICHIERS
Puis sur « suivant »
QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 5
Choisissez ensuite « Installation standard »
Puis cliquez sur « installer »
PAGE 6 QUALIFICATION DE FICHIERS
QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 7
Lancez également le programme d’installation du driver du Dongle (la petite clé à mettre sur
un port USB de l’ordinateur). Prenez l’installation en Anglais, acceptez la licence et cliquez
sur "Install", le logiciel vous indique "Finish". Insérez ensuite la petite clé dans un port USB,
après un temps plus ou moins long, Windows vous indique que votre nouveau matériel est
installé et prêt à être utilisé.
HASPUserSetup.lnk
Après avoir téléchargé et installé le logiciel, vous lancez « Ditel_Qualif » en cliquant sur
l’icône qui se trouve sur le bureau de votre ordinateur.
DITEL_Qualif.lnk
PAGE 8 QUALIFICATION DE FICHIERS
PRISE EN MAIN RAPIDE
Un résumé du fonctionnement du logiciel, pour tous ceux qui n’ont pas le temps de lire la
notice ci-dessous.
L’écran d’accueil comporte 4 boutons :
Le bouton « Gestion fichiers » vous sert à donner des noms à vos fichiers.
Le bouton « Ouvrir fichiers » vous sert à manipuler les fichiers créés.
Le bouton « Qualifier fichier » sert à effectuer la récupération des adresses.
Le bouton « Fermer » pour quitter l’application.
Faisons un exemple de récupération des abonnés au téléphone d’une rue :
1 - Appuyez sur le bouton « Gestion fichiers » et donnez un nom de fichier, par exemple,
"essai", sélectionnez ce fichier et revenez à l’écran d’accueil : le fichier en cours s’appelle
DT_Essai.
2 - Cliquez sur le bouton « Ouvrir fichier », le fichier est vide.
3 - Cliquez sur le bouton « Ajouter » et saisissez un nom de rue, une commune et un
département, validez et revenez au menu principal.
4 - Cliquez sur le bouton « Qualifier fichier »
5 - Cochez la case injecter l’adresse et lancez la qualification : les adresses de la rue que
vous avez choisie vont défiler à l’écran. En version d’évaluation, elles ne seront pas
enregistrées sur le disque de l’ordinateur.
Voila, c’est très simple ! Si vous souhaitez approfondir notre logiciel, lisez la notice et
surtout les applications qu’en font nos clients.
PS : Si les adresses ne défilent pas à l’écran, alors qu'elles sont affichées sur la partie droite
de l'écran "Pages Blanches", il y a de très fortes chances que cela provienne de votre
système, en l'occurrence votre navigateur "Internet Explorer" doit être mis à jour.
QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 9
ECRAN D’ACCUEIL
Lors du lancement de « DITEL Qualification de Fichiers » plusieurs choix s’offrent à vous :
- Les boutons « Gestion fichiers » et « Ouvrir fichier » vous servent à manipuler les fichiers
créés.
- Le bouton « Qualifier fichier » sert à effectuer la capture des adresses.
- « Fermer » quitte l’application.
Fichier en cours : il s’agit du nom du fichier sur lequel vous travaillez actuellement. C'est-à-
dire, le fichier visualisé lors de l’appui sur « Ouvrir fichier ».
Gestion fichiers : vous permet de créer, de sélectionner ou de supprimer un
fichier.
PAGE 10 QUALIFICATION DE FICHIERS
Sélectionnez le fichier sur lequel vous désirez travailler ; dans notre exemple, il faut
sélectionner « DT_test_rues ».
Si le fichier n’existe pas, vous devez le créer en cliquant sur « Nouveau » et, après avoir saisi
votre nom de fichier, tapez sur la touche « Entrée ».
Le nom du fichier sélectionné apparaît sur la fenêtre principale dans la zone « Fichier en
cours ».
QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 11
Importation d’un fichier des rues à partir des fichiers Excel des rues de tous les
départements de France se trouvant sur www.ditel.fr
Nous avons mis sur notre site les fichiers Excel des rues des communes de tous les
départements, y compris les Dom Tom.
Vous devez importer le fichier Excel du département de votre choix pour créer le fichier des
rues du département.
Il vous suffit de vous connecter à votre compte sur le site www.ditel.fr
Connectez-vous sur votre espace client. Dans votre compte, cliquez sur le lien "Liste des
fichiers de rues" et suivez la procédure affichée à l'écran. (Votre identifiant et votre mot de
passe sont affichés en haut de l’écran)
Vous téléchargez ensuite le fichier Excel des rues du ou des départements sur lesquelles vous
désirez travailler (en l’enregistrant sur le bureau, par exemple).
PAGE 12 QUALIFICATION DE FICHIERS
Lancez ensuite Ditel Qualif.
Créez un fichier vide : "Gestion de Fichiers", "Nouveau", "rues_42", par exemple et validez :
QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 13
Ouvrez le fichier rues_42 et cliquez sur Import
PAGE 14 QUALIFICATION DE FICHIERS
Choisissez le fichier Excel à importer (rues_42.xls dans notre exemple)
QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 15
Positionnez les curseurs d’import :
Dans notre exemple :
Adresse : position 4
Code postal : position 5
ville : position 6
Cliquez sur "Importer"
L’import des rues de votre département est terminé.
PAGE 16 QUALIFICATION DE FICHIERS
Donnez ensuite un nom de fichier de la commune à rechercher sur pages blanches :
"Bonson" dans notre exemple
Ouvrez le fichier "rues_42".
Cliquez sur le bouton "Recopier".
Dans le champ "Ville contient", donnez le nom de la commune à recopier ("BONSON" dans
notre exemple) et le fichier destination (sélectionnez avec le "…" à droite du fichier)
Cliquez sur "Recopier"
QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 17
Votre fichier est renseigné avec les éléments "adresse", "code postal", "ville" qui sont
indispensables à la recherche sur "Pages Blanches".
Fermez le fichier et lancez la qualification.
PAGE 18 QUALIFICATION DE FICHIERS
QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 19
Importation de la base de données des rues (remplace la méthode précédente d’import
des fichiers rues)
Pour simplifier le travail de nos clients, nous avons créé une base de données des rues de
toutes les communes de France que vous pouvez importer dans le logiciel par département.
Les noms de rues de toutes les communes de France classés par départements de France se
trouvent sur votre espace client en format Excel pour les détenteurs de la version réelle.
Importation d’un fichier des rues à partir des fichiers Excel des rues de tous les départements
de France se trouvant sur www.ditel.fr :
Vous devez importer le fichier Excel du département de votre choix pour créer le fichier des
rues du département.
Il vous suffit de vous connecter à votre compte sur le site ditel.fr
Connectez-vous sur votre espace client en vous identifiant comme pour les commandes avec
votre adresse mail et votre mot de passe.
Dans votre compte, cliquez sur le lien Liste des fichiers de rues et suivez la procédure
affichée à l'écran. (Votre identifiant et votre mot de passe sont affichés en haut de l’écran)
PAGE 20 QUALIFICATION DE FICHIERS
Vous téléchargez ensuite le fichier Excel des rues du ou des départements sur lesquelles vous
travaillez en l’enregistrant sur le bureau par exemple.
Lancez ensuite le logiciel Ditel Qualif. Sélectionnez dans les fichiers annexes le bouton
« Régions/Départ./Villes/Rues »
QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 21
Le bouton "Importer" vous permet d’importer le fichier Excel du département que vous avez
copié sur votre espace client. Les champs "rue", "code postal", "ville" se trouvent toujours
dans les colonnes D, E et F du fichier Excel.
PAGE 22 QUALIFICATION DE FICHIERS
Le bouton "Import XLS" vous permet de définir l’import de votre propre fichier des rues au
Format Excel ; ceci est utile, par exemple, avec le fichier "Exavia" fourni par la poste
Le bouton "Supprimer" vous permet de supprimer dans la base, toutes les rues d’un
département ; pour alléger les fichiers de travail ou pour pouvoir réimporter un fichier mis à
jour...
QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 23
Pour créer votre fichier de recherche, vous employez toujours la même méthode : dans la
fenêtre principale, vous cliquez sur le bouton "Gestion fichiers".
- Soit vous utilisez un fichier déjà existant (en "double-cliquant" sur le fichier choisi ou en
appuyant sur "Sélectionner"),
- soit, après avoir appuyé sur le bouton "Nouveau", vous donnez un nom de fichier de la
commune ou de la région que vous souhaitez récupérer sur Pages Blanches.
Dans notre exemple : "Bonson"
PAGE 24 QUALIFICATION DE FICHIERS
- Vous revenez sur l'écran principal.
- Vous ouvrez le fichier (appui sur le bouton "Ouvrir fichier"), le fichier doit être vide.
- Vous cliquez sur le menu du haut "Traitements" "Ajouter / rues"
Vous cliquez sur la région "Rhône Alpes", puis sur le département "42", puis sur "BONSON", les
rues s’affichent à droite de l’écran
Avec la touche "Majuscules" ("shift") du clavier ou la commande contrôle + A, vous mettez en
surbrillance toutes les lignes (rues) sur lesquelles vous voulez travailler, puis vous cliquez sur
le bouton "Ajouter".
QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 25
Votre fichier de recherche contient alors toutes les rues de la commune de Bonson, et vous
pouvez lancer la qualification pour obtenir le fichier de tous les abonnés de la commune
Si vous souhaitez créer un ensemble de communes, vous pouvez ajouter d’autres communes
dans le même fichier de recherche.
PAGE 26 QUALIFICATION DE FICHIERS
Fermez le fichier et lancez la qualification.
QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 27
Vous récupérez alors toutes les personnes habitant la commune, les informations sont
enregistrées dans un fichier "résultats" dont le nom reprend le nom du fichier d'origine auquel
est rajouté le suffixe "_RES". Dans notre exemple, une fois la qualification terminée, le
fichier d'origine s'appelle "DT_bonson" et le fichier des résultats s'appelle "DT_bonson_RES".
PAGE 28 QUALIFICATION DE FICHIERS
Qualification d’un fichier Excel avec mise à jour du fichier Excel d’origine.
Au préalable, il faut s'assurer que ce fichier comporte un numéro d’ordre unique : cet
identifiant unique sera importé dans le champ "Origine" du fichier à qualifier et servira de
lien lors de la "remontée" des informations. Si cette donnée n'existe pas, il faut rajouter une
colonne dans laquelle vous indiquez un numéro d'ordre unique pour chaque ligne ; le plus
simple est de la créer en utilisant la fonction "Remplissage d'une série" dans Excel.
Il doit également comporter des colonnes vierges ou vont être écrit les résultats de la
qualification.( Nom, prénom, adresse, CP, ville, tel, fax, portable, info opposé au marketing,
date récup)
Dans Ditel Qualif, le premier traitement va consister à importer les données provenant de
votre fichier Excel dans un fichier que vous avez créé : "Gestion fichiers" "Nouveau" (ex. :
« DT_test_ditel_qualif » ).
QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 29
- Ouvrez le fichier en cliquant sur "Ouvrir fichier"
- Choisissez "Import", le programme vous demande le nom du fichier Excel à importer, le
bouton à droite de la zone de saisie vous permet de spécifier s'il s'agit d'un fichier Excel
97/2003 (XLS) ou d'un fichier 2010 (XLSX), dans notre exemple
« test_qualif_Excel_origine.xls ».
PAGE 30 QUALIFICATION DE FICHIERS
- Cliquez sur "Ouvrir"
- Définissez les positions (colonnes) des champs de votre fichier Excel.
Les boutons – et +, situés en haut de la fenêtre, vous permettent de faire "défiler" les
enregistrements (lignes) du fichier Excel et ainsi de vérifier la conformité de votre
importation. Si vous n’importez que des rues, laissez le champ nom en position 0.
Faites correspondre les colonnes de votre fichier Excel avec les champs du fichier
d’importation en faisant bouger les flèches "haut" et "bas" du tableau d’import.
Attention, n'oubliez pas de bien indiquer la colonne contenant le numéro d’ordre unique de
votre fichier Excel sur le champ "Origine" (dernière ligne du tableau). Dans notre exemple,
cette information se trouve dans la première colonne (A) du fichier, nous allons donc mettre
"1" dans la rubrique "Origine".
QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 31
Dans notre exemple, le champ adresse concatène (ajoute / met côte à côte) les colonnes 10,
11 et 12 (J, K et L) du fichier Excel.
- Lancez l’importation en cliquant sur le bouton « Importer »
PAGE 32 QUALIFICATION DE FICHIERS
Vous obtenez l’écran suivant :
Attention, si votre fichier Excel de base comporte le nom et le prénom dans le même champ
vous devez obligatoirement séparer le nom du prénom. En effet, l’annuaire Internet exige
que le nom et le prénom soient inscrits dans deux champs différents ; si l’on injecte le nom
et le prénom dans le champ prévu pour le nom, on n’obtient aucune réponse.
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- Sélectionnez l’option "Séparation des prénoms"
Ce traitement utilise une base de données de prénoms qui se trouve dans les « Fichiers
annexes » ; vous pouvez, bien sûr, modifier, ajouter ou supprimer des prénoms.
- Lancez le traitement extraction des prénoms
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En fonction des prénoms contenus dans votre fichier prénoms et de la qualité de votre fichier
de base, vous séparez un certain pourcentage de nom / prénom.
Pour obtenir un fichier compatible avec l'annuaire (zone nom ne contenant que le nom), vous
pouvez :
• soit rajouter dans la base les prénoms, puis relancer le traitement d’extraction des
prénoms,
• soit modifier manuellement les fiches.
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Qualification du fichier
Vous pouvez maintenant lancez le module "Qualifier fichier".
Vous pouvez choisir de spécifier comme critères de recherche :
- le prénom et l’adresse, si vous souhaitez des réponses exactes à 100%,
- l’un des deux paramètres seulement, si vous souhaitez obtenir le maximum de réponses et
utiliser ensuite les options de comparaisons de fichiers.
Vous pouvez également opter pour l’enregistrement ou non des adresses « Opposées au
Marketing direct ».
Nous ne conseillons pas d’enregistrer les réponse approchées dans la cas d’une mise à jour de
votre fichier Excel d’origine
Ditel se connecte automatiquement sur l'annuaire via Internet et vous crée un fichier
d'adresses exportable au format Excel comprenant les champs suivants :
"Nom", "adresse", "code postal", "localité", "téléphone", "fax", "portable", "adresse mail" (dans
la mesure où ces champs sont renseignés), "date et heure" de capture, "nombre de fiches
capturées".
En recherche "par rue", Ditel peut enregistrer entre 1500 et 3000 adresses à l'heure en
fonction de la rapidité de votre accès Internet et de la densité d'informations contenues dans
les rubriques recherchées.
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En qualification de fichier "adresse par adresse" le nombre d’adresses qualifiées est
généralement compris entre 100 et 200 adresses à l’heure.
Un « clic droit » prolongé sur la fenêtre de capture des "Pages Blanches" permet :
- d’arrêter la capture quand les adresses défilent à l’écran
- de réactualiser l’affichage en cas d’arrêt de la capture.
L’icône « Afficher le bureau » de la barre d’outils « Lancement rapide » à droite du menu
« démarrer » permet de réduire la fenêtre de capture.
Notre logiciel est dépendant du service Internet, il peut arriver qu’il se bloque (à cause, par
exemple, d’une rupture du flux d’informations des serveurs), c’est-à-dire que la barre de
progression du chargement n’avance plus. Pour relancer la capture, il vous suffit d’effectuer
un clic droit avec votre souris et de sélectionner dans le menu contextuel l’option
« Actualiser », ce qui, en général, relance la recherche (raccourci clavier : touche F5).
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Une fois la recherche terminée, revenez au menu principal de Ditel Qualification de fichiers.
Ouvrez le fichier résultat
Puis cliquez sur « normaliser puis sur dédoublonner
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Puis dé doublonner sur l’index d’origine cochez la case « Avec fusion des informations des
fiches supprimées » ce qui permet de garder toutes les infos contenues dans les différents
champs de l’enregistrement supprimé.
Revenez au menu principal et sélectionner le fichier d’origine
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Sélectionnez le menu traitement (menu du haut) puis mise à jour d'un fichier Excel
Choisissez le fichier Excel à mettre à jour:
Lancez la fusion de votre fichier résultat qualifié sur Pages Blanches avec votre fichier Excel
d’origine en choisissant les champs à exporter :
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Attention de bien avoir prévu les champs
Nom, prénom, adresse, CP, ville, tel, fax, portable, info opposé au marketing, date récup sur
votre fichier Excel d’origine pour pouvoir les renseigner en utilisant le code origine des fiches
récupérées sur Pages Blanches
La mise à jour s’effectue sur le code origine qui est unique et correspond au no ordre de
votre fichier Excel de base
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Remarque nous avons ici qualifie le fichier Excel de base à partir d’un fichier qualifié sur
pages blanches comportant tous les champs du fichier :
Nom prénom adresse code postal ville
Vous pouvez faire un deuxième passage sur pages blanches en qualifiant ave le nom adresse
code postal ville sans utiliser le prénom de la personne ce qui nous donne plus de réponse
mais moins de fiabilité si deux personnes u même nom habitent à la même adresse
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Vous pouvez encore faire un troisième passage en qualifiant uniquement sur nom prénom
code postal ville sans tenir compte de l’adresse mais là vous risquez d’avoir des erreurs s sur
la fiabilité des réponses
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Manipulation des fichiers récupérés.
Ouvrir fichier :
Cette option permet d’ouvrir le fichier en cours et de visualiser son contenu. Elle permet
également de modifier les enregistrements du fichier, puis de les exporter au format Excel.
Vous pouvez modifier une fiche, supprimer une fiche ou un ensemble de fiches en
sélectionnant plusieurs fiches (selon la norme « Windows » : sélection par le pointeur souris
en tenant enfoncée la flèche gauche des majuscules du clavier, ou en tenant appuyée la
touche Ctrl pour sélectionner les fiches de manière unitaire).
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Le bouton « Normaliser »
"Déboulonner" vous permet de supprimer toutes les fiches en double. Il arrive souvent qu’une
même adresse soit inscrite dans différentes rubriques et se trouve donc dupliquée lors de la
capture.
N’oubliez pas de dé doublonner le fichier sur la nom ou le numéro de téléphone
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Séparation des noms prénoms
La séparation des prénoms vous permet de séparer le champ nom prénom en fonction des
prénoms contenus dans le fichier de prénoms.
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L’option filtrage
Vous pouvez vous créer votre propre fichier des motifs pour normaliser le champ adresse par
exemple.
Le bouton « Fusion N + P », fait l’opération inverse et concatène (regroupe) le non et le
prénom dans la zone « Nom ».
Les options de filtrages vous permettent de normaliser vos fichiers avant de les injecter sur
l’annuaire ou de les exporter vers Excel.
Le bouton « Majuscules » vous permet de mettre en majuscules les champs sélectionnés.
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Le bouton « Recopie » vous sert à créer de nouvelles listes de contacts à partir de fichiers
existants.
Vous devez donner un nouveau nom de fichier « destination » nécessaire à vos manipulations.
Vous pouvez, par exemple, après avoir fait une capture globale, créer des "sous fichiers" :
Un contenant les fiches qui ont un nom de commune spécifique.
Ou encore celles qui ont un mot spécifique dans le champ « nom adresse » ou celles qui
commencent par tel numéro de département ou de code postal, etc.
A vous de créer les "sous fichiers" qui vous conviennent en fonction de votre campagne de
marketing par mèl, fax ou courrier.
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L’export Excel vous permet d’exploiter vos fichiers vers d’autres logiciels standards.
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Vous pouvez également sélectionner les colonnes à exporter sous Excel si votre application
demande à n’avoir qu’une partie des champs du tableau. Faites un clic droit sur le tableau et
sélectionnez les colonnes que vous souhaitez conserver pour l’export.
En cliquant sur exporter la table vers Excel votre fichier Excel ne contiendra que les colonnes
que vous avez sélectionnées.
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La fonction « Compare et sépare » :
Vous choisissez vos fichiers à comparer, puis vos critères de comparaison, là encore, il est
préférable de normaliser le fichier avec des données en majuscules sur les champs de
comparaison.
Vous obtenez en sotie de comparaison 3 fichiers :
A sans B : ce sont les fiches présentes dans le 1er fichier qui n’ont pas de concordance,
d’après les critères choisis, dans le 2eme fichier.
A et B : ce sont les fiches présentes à la fois dans le premier et dans le 2 me fichier.
B sans A : ce sont les fiches présentes dans le 2 me fichier qui n’ont pas de concordance,
dans le premier fichier
Si vous avez crée des fichiers à 2 mois d’intervalle par exemple le fichier B sans A
représentera les nouveaux venus sur le secteur.
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Sélection des propriétaires de maisons individuelles.
Après avoir récupéré l’ensemble des abonnés au téléphone de la commune et après avoir
séparé les noms prénoms et normalisé votre fichier
Cliquez sur le titre de la colonne « Prénom » en haut du tableau, ce qui trie les prénoms par
ordre alphabétique.
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Mettez les lignes sans prénom en surbrillance (flèche majuscule gauche ou droite du clavier +
sélection par la souris ou les flèches de déplacement) et supprimez les lignes sans prénom.
Vous n’avez plus que les particuliers habitants la commune
Dans l’option « normaliser »
Dé doublonnez le fichier sur le téléphone
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Cliquez sur « Fermer » et revenez au menu principal.
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Vous allez pouvoir séparé le fichier initial en deux sous fichiers correspondants à ceux qui
habitant une maison individuelle c’est à dire qui sont seuls à l’adresse et habitat collectif ctd
plusieurs personnes à la même adresse
Cliquez sur Traitements et sélectionnez « Habitat individuel / collectif ».
Le fichier Bonson_RES est séparé en deux fichiers les individuelles ctd habitant une maison et
les collectifs.
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Il ne vous reste plus qu’à exploiter le fichier des personnes habitants une maison individuelle
qui sont à 95% propriétaires de leur logement.
Attention les personnes opposées au marketing sont clairement identifies dans le champ
info :
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Traitements des fichiers.
Nous avons inclus plusieurs modules complémentaires de traitement sur les fichiers qui vous
seront utiles en fonction de votre prospection :
- âge des personnes en fonction de leur prénom,
- revenus par rapport au lieu d'habitat,
- nouveaux habitants du quartier par comparaison des fichiers capturés à deux
dates différentes.
Vous devez au préalable séparer le nom du prénom (module ouvrir fichier, normaliser)
Le module extraction des prénoms vous permet de gérer vos propres critères de sélection en
fonction de vos campagnes de marketing :
Homme, femmes,
Personnes âgées ou jeunes en fonction de l’histoire des prénoms (fichier des prénoms
correspondant à des personnes âgées fourni avec le logiciel)
Séparation du fichier d’une commune entre hommes et femmes
Les champs nom prénom étant séparés en fonction de la base de données des prénoms
fournie avec le logiciel (voir plus haut)
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Vous pouvez séparer les hommes les femmes.
Pour cela créez deux fichiers vides : test_commune_hommes et test_commune_femmes dans
le menu gestion de fichiers, en cliquant sur nouveau.
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Revenez au menu principal après avoir sélectionné votre fichier de travail DT_test_qualif
Ouvrez le menu traitement et sélectionnez extraction prénoms
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Commençons par les hommes, le fichier à traiter est test_commune_RES le fichier résultat
est test_commune_hommes (sélectionnez le avec le bouton … à droite de la ligne Fichier des
résultats
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Le bouton du milieu fichier des prénoms à extraire ouvre le tableau des prénoms
En sélection 1 nous avons coché les prénoms masculins
En sélection 2 les prénoms féminins
En sélection 3 les prénoms anciens
En sélection 4 colonne vide vous pouvez y sélectionner 1 seul prénom pour souhaiter la fête
aux Daniel et Danielle le 11 décembre
En sélection 5 tous les prénoms
Attention de ne pas valider la case traitement colonne entière sinon vous sélectionnez ou
désélectionnez toute la colonne et il faut tout re cocher manuellement
(Vous pouvez bien sur importer vos propres fichiers Excel des prénoms, les fichiers Excel se
trouvent dans le répertoire Ditel Qualif.)
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Cochez la sélection colonne 1 (les hommes) et le champ prénom et lancez l’extraction
bouton extraire fiche
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Recommencez la même opération avec le fichier test_commune_femmes en sélectionnant
cette fois la colonne 2
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Vos deux fichiers hommes et femmes sont terminés Attention si des fiches hommes se
retrouvent dans les femmes et vice versa vérifiez les cases cochés dans le fichier des
prénoms à extraire.
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Sélection des personnes âgées avec l’extraction de prénoms anciens :
Nous avons mis par exemple les prénoms anciens en prénoms colonne 3.
Vous avez au préalable crée un fichier vide ici test_prénoms_anciens.
Vous lancez l’extraction en fonction de la colonne 3 qui contient le fichier des prénoms
anciens.
Attention au préalable de bien avoir normalisé vos fichiers.
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Secteurs pour les agents commerciaux :
Commencez par recopier les rues de la ou des communes sur lesquels vont travailler vos
agents commerciaux à partir du fichier Excel des rues de votre département (fichier fourni
avec l’achat du logiciel)
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Cliquez sur le bouton Recopier donnez le nom de la commune à recopier et le fichier
destination (sélectionnez avec le … a droite du fichier)
Cliquez sur Recopier
Sure le menu principal choisissez fichiers annexes rues
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Vous cochez les rues par zone de prospection en vous aidant de mappy par exemple :
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Et vous lancez la création des rues par zone bouton création FR après avoir crée un fichier
vide pour chaque zone
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Vous recommencez cette opération pour la zone 2 3 4 5
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Il ne reste plus qu’a lancer la création de fichier zone par zone pour votre prospection
commerciale
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Le fichier résultat est directement exportable sous Excel pour vos commerciaux
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Importation d’un fichier ASCII à qualifier
Vous pouvez importer dans « Ditel Qualif » votre propre fichier d’adresses au format Txt pour
le qualifier.
Lancez Ditel Qualif.
Cliquez sur Gestion Fichier
Créez un nouveau fichier test_commune par exemple
Ouvrez ce fichier vide bouton ouvrir fichier
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Cliquer Import (en bas à gauche)
PAGE 82 QUALIFICATION DE FICHIERS
Rechercher le fichier à importer :
Fichier BONSON.txt, ne pas oublier de sélectionner dans « types de
fichiers » fichiers texte (*.TXT).
(Le fichier d’exemple de trouve dans le répertoire Ditel qualif)
Le sélectionner puis cliquer « Ouvrir »
Renseigner les champs suivants :
« Adresse »
« Code Postal »
« Ville »
Puis cocher :
« Séparateur d’enregistrement » ~ CR
« Séparateur des Champs » ~ TAB
Cochez « Le code postal ne contient que des lettre ou des chiffres »
Cliquer « Importer »
Dans notre exemple l’adresse est en position 3 le code postal en 4 et la ville en 5
Vous pouvez faire varier la position des champs avec les petits curseurs de la première
colonne
Cliquez sur le bouton Importer
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Les boutons – et +, situés en haut de la fenêtre, vous permettent de faire "défiler" les
enregistrements du fichier TXT et ainsi de vérifier la conformité de votre importation.
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Si le fichier contient déjà des adresses cliquez sur le bouton Mise à zéro
Cliquez ensuite sur le bouton Import
Fermez la fenêtre et revenez au menu principal
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Ouvrez le fichier ainsi crée pour corriger les anomalies éventuelles 1ere ligne à supprimer
etc.
Fermez cette fenêtre
Vous pouvez alors lancer la Qualification de fichier
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QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 87
PAGE 88 QUALIFICATION DE FICHIERS
Interface CRM EBP
Ditel Qualification de Fichiers vous permet de mettre à jour vos fiches clients et prospects de
votre CRM EBP
Vous pouvez importer les différents contacts de votre CRM EBP pour les compléter des
informations téléphone fax adresses mails à partir du site Pages Jaunes.
Choisissez le fichier à mettre à jour dans votre CRM EBP
Lancer Ditel Qualif et créer un fichier vierge par exemple Mise à jour pistes EBP
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Ouvrir ce fichier
Cliquer sur le bouton EBP
Renseigner les Paramètres du CRM EBP présent sur l’ordinateur
- Localisation du CRM EBP sur l’ordinateur
- Nom de la base EBP
- Identifiant et mot de passe s’ils ont été définis dans votre CRM
- Répertoire de travail pour les fichiers interfaces (en général c:\temp\)
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Puis valider
Cocher les cases correspondantes à votre travail
Ici :
- Mode silencieux … (évite de rouvrir le CRM EBP)
- Interface des donnés depuis le CRM vers Ditel
- Donnés à traiter :
- Pistes Clients / Prospects
-
-
Puis cliquer sur la ligne du bas “ Export depuis le CRM EBP des Pistes Clients/Prospects vers
Ditel
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Cliquer sur OK
Cliquer sur OK
Fermer cette fenêtre et revenir au menu principal
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Cliquer sur le bouton Qualifier fichier
Conseil : qualifiez vos fichiers à partir des champs nom adresse en enregistrant les opposés
au marketing direct puisse que ce sont vos propres clients.
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Ditel Qualif se connecte sur Pages Blanches et recherche adresse par adresse les réponses
En fin de recherche ouvrir le fichier résultat (RES) et cliquer sur le bouton Normaliser
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De doublonner sur l’index d’origine
Lancer la séparation nom prénom
Puis cliquer sur Fermer et revenir au menu principal de Ditel Qualif
Sélectionner le fichier résultat (DT_Mise à jour Pistes EBP_RES)
Cliquer sur Ouvrir fichier
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Cliquer sur le bouton EBP
Cocher la case Interface des données depuis le CRM vers Ditel
Et cliquer sur la ligne Mise à jour des Pistes Clients / Prospects à partir des données
renseignées dans Ditel
Les pistes sont mises à jour à partir des résultats trouvés sur Pages Blanches
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Les Pistes prospects ont été mise à jour dans le CRM EBP
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La procédure est identique pour les Pistes Fournisseurs les Contacts les Comptes/Clients
Prospect et les Comptes Fournisseurs
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Les Utilitaires
Pour une utilisation plus complète des fichiers, les commandes se trouvent dans le menu
« Utilitaires » ;
L’option « Ré indexation » vous permet de remettre en état vos fichiers qui ont pu être
détériorés lors d’une coupure de courant, par exemple. Généralement, si le fichier est
endommagé, le programme vous envoie des messages d’erreurs vous demandant de ré
indexer les fichiers.
L’export Txt vous permet d’exporter tous les fichiers ‘adresses, paramètres… » au format
"ASCII" et vous affranchir ainsi de certaines limitations du format Excel (limitation du nombre
de fiches, export vers une application sous Linux etc.)
Les paramètres de temporisation sont standards vous pouvez les augmenter si votre accès
Internet est très lent.
QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 99
PAGE 100 QUALIFICATION DE FICHIERS
Export des fichiers en format texte ou CSV
Selectionner le fichier résultat à exporter après l’avoir normalize
Le fichier adresse à exporter sera toujours nomé Adr
QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 101
Sur le tableau d’export choisissez le séparateur de Zone ici virgule pour l’extension CSV
Puis séléctionnez les champs à exporter :
Ouvrez le poste de travail, disque C: repertoire Ditel qualif et selectionnez le fichier ADR.CSV
que vous pouvez renomer du nom de votre campagne d’appel avant de l’importer dans votre
logiciel de call center.
PAGE 102 QUALIFICATION DE FICHIERS
QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 103
Configuration d’Internet Explorer
Nous avons observé des erreurs de capture de notre produit venant de la configuration
d’Internet Explorer.
Vous devez toujours avoir la dernière version sur votre ordinateur même si vous utilisez un
autre navigateur
Voici donc comment configurer Internet Explorer
1-Ouvrer votre navigateur et cliquer sur « outils » en haut à droite de la fenêtre de votre
navigateur puis dans le menu déroulant sélectionner option Internet
(cf. ci-dessous)
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QUALIFICATION DE FICHIERS PAGE 105
Dans la nouvelle fenêtre ainsi ouverte cliquer sur l’onglet avancé…
Dans les options de navigation les 2 options Désactiver le débogage des scripts doivent
impérativement être cochées
Ditel Nav est un logiciel de navigation automatique sur le
web qui vous permet d'augmenter le référencement
naturel de votre site et des mots clés qu'il contient en
rapport avec votre activité et d'augmenter ainsi son
positionnement. Vous vous retrouvez ainsi sur les
premières pages des moteurs de recherche Google ou
autre. Vous créez votre scénario de navigation sur le web
comme vous le feriez manuellement.
Une fois que vous avez défini le scénario son exécution est
entièrement automatique et vous observez les résultats
en une quinzaine de jours.
Définition : Le référencement est l'ensemble des
techniques qui permettent d'inscrire un site dans les
moteurs de recherche ou dans les annuaires. Le
référencement est souvent associé avec le positionnement
qui, quant à lui, représente l'art d'améliorer la place du
site dans les réponses fournies par les moteurs de
recherche.
Avertissement : Nos logiciels évoluent rendant parfois les
nouvelles versions incompatibles avec les anciennes.
À Présentation: 2 Téléchargement
3 Installation
6 Utilisation
10 Prise en main rapide
15 Caractères spéciaux
16 Configuration Internet
Explorer
18 Exemple concret
Ditel NAVigation
automatique
NAVIGATION
PAGE 2 NAVIGATION
Avant de télécharger les dernières versions sur notre site, suivez les instructions
suivantes :
Marche à suivre (cas n° 1):
Si vous n'avez jamais installé Ditel Nav sur votre ordinateur:
Rendez-vous sur notre site à la rubrique
nos produits, sélectionner le produits concerné : version monoposte (cliquer
sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une
version complète non enregistrée) puis cliquez sur exécuter. Choisissez
standard pour l'installation
Enfin après installation, lancez le logiciel Ditel Nav avec icône située sur le
bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la maintenance 2007
Marche à suivre(cas n° 2):
Si vous avez déjà Ditel Nav installé sur votre ordinateur:
Cliquer sur le menu démarrer de votre ordinateur,
sélectionnez panneau de configuration puis ajout/suppression de programmes.
Une fois la liste créée, supprimer le logiciel Ditel Nav. Une fois la
suppression effectuée, rendez-vous sur notre site à la rubrique
nos produits, sélectionner le produits concerné : version monoposte (cliquer
sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une
version complète non enregistrée) puis cliquez sur exécuter. Choisissez
standard pour l'installation
Enfin après installation, lancez le logiciel Ditel Nav avec icône située sur le
bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la maintenance 2007
Marche à suivre(cas n° 3):
Si vous avez une ancienne version Ditel Nav installé sur votre ordinateur (ctd. si
vous avez une erreur Windev au lancement de Ditel Nav) :
Cliquer sur le menu démarrer de votre ordinateur, sélectionnez panneau de
configuration puis ajout/suppression de programmes. Une fois la liste créée,
supprimer le logiciel Ditel Nav.
Ouvrez ensuite le poste de travail, sur le disque c: sélectionnez Program files, dans
le répertoire Program files, sélectionnez DITEL NAV faites un click droit avec la
souris et choisissez supprimé. Une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur
notre site à la rubrique nos produits, sélectionner le produits concerné : version
monoposte (cliquer sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est
une version complète non enregistrée) puis cliquez sur exécuter, choisissez
standard pour l'installation
Enfin après installation, lancez le logiciel Ditel Nav avec icône située sur le bureau
et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille d'enregistrement
NAVIGATION PAGE 3
Téléchargez ensuite Ditel Nav, lors de l’affichage de la fenêtre « Téléchargement
de fichier », choisissez « exécuter ». En agissant ainsi, l’installation se fait
directement à partir de la copie de notre serveur, ce qui permet de ne pas avoir de
copie du fichier d’installation MSI sur votre ordinateur. Cependant certains
systèmes exigent (pour des raisons de sécurité) que l’installation soit faite à partir
d’un programme présent sur la machine, il faut donc choisir l’option « enregistrer »
(si possible sur le bureau) et ensuite lancer l’installation du MSI à partir de la copie
locale.
Demandez à votre administrateur réseau de vous autoriser à installer un
programme si celui-ci a bloqué cette fonction.
Le logiciel s’enregistre sur votre ordinateur, il faut de une à six minutes en
fonction de la vitesse de votre accès Internet.
A la fin du téléchargement, vous obtenez la fenêtre ci-dessous, Cliquez 2 fois sur
DITEL NAV_Nav.MSI
PAGE 4 NAVIGATION
Cliquez sur « Exécuter », pour lancer l’installation.
Choisissez ensuite « installation standard »
NAVIGATION PAGE 5
Si vous obtenez l’écran ci-dessous, c’est que vous avez une ancienne version sur
votre ordinateur, reportez vous au début de cette notice pour la supprimer.
PAGE 6 NAVIGATION
Après avoir téléchargé et installé le logiciel, vous lancez « Ditel Nav Nav »
par l’icône qui se trouve sur le bureau de votre ordinateur.
DITEL_Nav.lnk
ECRAN D’ACCUEIL
Lors du lancement de « DITEL NAV Nav » le logiciel fonctionne en mode évaluation
c'est
à dire limité à l’exécution de trois boucles.
Répondez non si vous n’avez pas acheté la licence du logiciel, sinon saisissez vos
codes d’enregistrement
Un seul écran s’affiche : c’est un émulation d’Internet Explorer dans laquelle vous
allez construire votre Script.
NAVIGATION PAGE 7
En haut se trouve:
- Editer script : cet onglet va vous permettre de renseigner votre script.
- Exécuter script : va lancer le script précédemment renseigné et vous permettre
de remonter de façon automatisée dans le référencement.
- Une case avec un chiffre : c’est le nombre de boucle effectuée, c'est-à-dire le
nombre de fois ou le Script se répète.
- La barre d’Adresse : contenant le nom du moteur de recherche sur lequel vous
allez faire naviguer votre référencement.
Par exemple : www.google.fr, www.msn.fr, etc.
- » pour entrer sur le site de référencement sélectionné.
Cliquez sur le bouton éditer script en haut à gauche
PAGE 8 NAVIGATION
La fenêtre de construction du script s’ouvre.
Les flèches et vous permettent de sélectionner le Script en cours.
10 commandes (à saisir dans la colonne ordre) sont à votre disposition :
- URL : renseignez l’adresse complète sur le moteur où va se porter votre
référencement.
- CLIC : vous devez donner l’abscisse et l’ordonnée du point ou va s’effectuer
le clic. Ces coordonnées varient en fonction de la taille de votre écran
(explications en page 11 de la notice).
- TEMPO : vous créez une temporisation en centième de secondes qui va vous
permettre de vous arrêter sur la consultation de la page comme vous le feriez si
vous consultiez le site. Cette temporisation est aléatoire.
- PREC : pour aller sur la page précédente.
- SUIV : pour aller sur la page suivante (s’il y a une page précédente).
- TEXTE : vous mettez le ou les mots clés à rechercher : votre nom de site ou
un ensemble de mots qui se rapportent à votre site (voir exemple en fin de notice).
NAVIGATION PAGE 9
- GOTO : renvoie à la ligne demandée suivi du nombre de fois d’exécution du
renvoi.
- TAB : vous utilisez la commande TAB suivi du nombre de tabulation.
- ENTRE : valide la touche entrée.
- ALTF4 : va permettre de fermer la fenêtre en cours de visualisation, nous
l’utilisons par exemple pour cliquer sur le blog de Ditel ce qui ouvre une fenêtre
pop-up et la ligne suivante du script utilisant la commande ALTTF4 ferme le Blog
ce qui fait qu’en cours d’utilisation du script celui-ci se ferme automatique s’il
n’est plus sur le site Ditel.
A chaque nouveau renseignement dans l’édition du script faire « F12 Enregistrer »
(sur le bouton en bas à droite de la fenêtre « Editer script » non sur le clavier)
pour enregistrer et revenir à la page principale.
Lancez Exécuter Script pour vérifier la bonne position de vos clics
PAGE 10 NAVIGATION
Prise en main rapide du logiciel:
Saisissez l’url du moteur de recherche www.google.fr par exemple
N° Ordre Numérique 1 Numérique 2 Texte Explication /Conseil
1
URL
à renseigner url du moteur de
recherche ou va porter
votre référencement.
Dans
notre
exemple
www.google.fr
N° Ordre Numérique 1
Num
ériqu
e 2
Texte Explication /Conseil
2
TEXTE
à renseigner
Texte sur lequel vous voulez
positionner votre site
Dans
notre
exemple
logiciel de
communication
Ces mots doivent être contenus dans vos pages ou dans les mots clés de vos pages.
Nous avons par exemple référencé les mots logiciels de communication et logiciel
de communication (sans s) pour arriver en pages 1 de google
URL / Adresse
TEXTE
NAVIGATION PAGE 11
Commande clic :
La position du curseur ou votre souris va faire un clic : chiffres en bas à gauche de
votre écran
Conseil : après chaque commande clic mettez une commande tempo assez
importante pour simuler la lecture de la page comme le ferai un internaute. (1000
2000 par exemple, ce qui arrête la consultation entre 10 et 20 secondes)
Enregistrez votre script et lancez-le par le bouton exécuter pour vérifier au fur et à
mesure sa cohérence et son bon fonctionnement.
N° Ordre Numérique 1 Numérique 2 Texte Explication /Conseil
3 CLIC abscisse
à renseigner
ordonnée
à renseigner A chaque clic renseigner les nouvelles
abscisses et ordonnées. Chiffres en bas à
gauche de votre écran correspondant à
la position de la souris. Dans
notre
exemple
417 205
Abscisse (X) :
nombre à renseigner
dans numérique 1
Ordonnée (Y) :
nombre à renseigner
dans numérique 2
Pour changer de
page vous devez
positionner un clic
sur l’ascenseur, suivi
d’une tempo puis un
clic sur la page
suivante également
suivi d’une tempo
*Lorsque votre site se trouve loin dans les pages, il
faut créer un script qui va de page en page sans
aller directement sur la page ou se trouve votre
site, comme le ferai un internaute qui cherche
quelque chose
PAGE 12 NAVIGATION
La commande Tempo :
C’et une commande à ne jamais oublier entre chaque ligne
C’est elle qui arrête le déroulement du script pendant une durée aléatoire
comprise entre le temps donné en Numérique 1 et celui de Numérique 2.
Attention de ne pas vouloir aller trop vite vous risqueriez d’être pris pour un robot
qui scanne votre site et vous obtiendriez le résultat contraire à celui recherché : le
dé référencement de votre site.
N° Ordre Numérique 1 Numérique 2 Texte Explication /Conseil
4
TEMPO
à renseigner à renseigner
Vous permet de créer une
temporisation aléatoire en centième
de seconde qui va vous permettre de
vous arrêter sur la consultation de la
page comme vous le feriez si vous
consultiez le site.
Pour cette raison, il est
indispensable mettre une commande
tempo après chaque clic
Dans
notre
exemple
1000 2000
9
GOTO
Ligne de renvoi
de la commande
Nombre de
fois que la
commande va
être exécutée
GOTO suivi d’un numéro de ligne en
Numérique 1nous renvoie à la ligne
demandée.
En général en ligne 1 c'est-à-dire à
la première page du script.
En numérique 2 le nombre de fois
que la commande goto va être
exécutée
Dans
notre
exemple
1
200
La commande GOTO est la dernière ligne votre script qui va boucler en revenant
sur la ligne 1 suivi du nombre de fois que votre script va été exécuté
Conseil commencez doucement si votre site n’est pas souvent consulté par
ailleurs .
Une fois ces renseignements saisis, il vous reste à exécuter votre Script, bouton «
Exécuter script » en haut à gauche et à observer les résultats sur votre
référencement naturel.
Conseil : lancez vos scripts sur plusieurs moteurs : il n’y a pas que google su le net
NAVIGATION PAGE 13
Vous découvrirez vite toutes les astuces que vous permettent les 10 commandes.
Les boutons du bas « Quitter » « Insérer » « Supprimer » « Monter » « Descendre » «
Enregistrer » parlent d’eux même. Ce sont eux qui vous permettent de naviguer
dans votre Script et de l’enregistrer.
Enregistrement des Scripts
Nous avons prévu d’enregistrer les différents Scripts de navigation mais ces Scripts
varient en permanence en fonction du référencement de vos mots clés. Vous devez
surveiller votre navigation automatique pour ne pas référencer un concurrent !!!
Si vous souhaitez conserver un Script, vous devez faire un Export Excel du Script en
question ce qui vous permet d’importer vos différents Script sur un Script unique
ou de créer vos Scripts sous Excel
ATTENTION : vérifier régulièrement que le script s’effectue au bon endroit.
Il serait dommage que votre référencement ayant évolué dans son emplacement, le
clic finisse par se faire sur un concurrent.
1 Vous pouvez remonter le référencement de votre site soit par son nom et /ou
par mots clefs, à condition qu’ils soient dans votre site web, pour cela vérifier
ainsi :
Sur votre site allez dans « affichage » puis cliquez « source ».
PAGE 14 NAVIGATION
Apparaît alors le script de votre site avec ses mots clefs.
Attention : Tout mot clef n’apparaissant pas sur ce script aura peu de chance
d’être référencé dans le moteur de recherche.
NAVIGATION PAGE 15
Caractères spéciaux
Pour certaines applications vous pouvez avoir besoin d’utiliser des caractères
spéciaux dans votre texte.
Pour ne pas compliquer l’utilisation du logiciel nous avons masqué ce menu.
Pour l’activer :
Appuyer sur shift et sous le ? du menu principal de Ditel Nav Navigation
cliquez sur A propos pour activer le module paramètres
Mettre 1 à la place de 0 sur la ligne ASC pour faire apparaître les caractères
spéciaux.
PAGE 16 NAVIGATION
Configuration d’Internet Explorer
Téléchargez la mise à jour d’internet explorer puis :
- Ouvrer votre navigateur et cliquer sur « outils » en haut à droite de la fenêtre de
votre navigateur puis dans le menu déroulant sélectionner option Internet
(cf. ci-dessous)
NAVIGATION PAGE 17
Dans la nouvelle fenêtre ainsi ouverte cliquer sur l’onglet avancé…
Dans les options de navigation les 2 options Désactiver le débogage des sripts
doivent impérativement être cochées
PAGE 18 NAVIGATION
Exemple Concret
Dans notre exemple la résolution de l’écran est de 1600 par 900 pixels
Nous allons construire le script de navigation correspondant à la recherche que
nous voulons référencer
Cliquez sur Editer Script (F12)
NAVIGATION PAGE 19
La grille de saisie du premier script s’affiche avec les commandes les plus
courantes dans l’aide du bas de tableau (vous pouvez enregistrer plusieurs scripts
mais un seul est »joué » à la fois)
La première ligne sera toujours l’url du moteur de recherche sur lequel nous allons
travailler (Yahoo MSN Google etc.)
Dans cet exemple nous travaillons sur Google, nous saisissons donc sur la première
ligne la commande U et le texte www.google.fr
PAGE 20 NAVIGATION
Vous pouvez déjà Enregistrer ce script (F12) et cliquer sur Exécuter script pour le
lancer
Revenez sur le menu Editer Script
La deuxième ligne va être la commande M Tempo c’est une commande très
importante car c’est elle qui détermine combien de temps la page consultée va
NAVIGATION PAGE 21
rester affichée ici 100 500 laissera affiché la page de façon aléatoire entre une et
cinq secondes
La troisième ligne contient le texte à rechercher : dans notre exemple « logiciel
d’envoi en nombre de mails »
La quatrième ligne est une Tempo de 1000 2000 soit 10 à 20 secondes qui laissent à
l’internaute le temps de lire le résultat de sa recherche
PAGE 22 NAVIGATION
A ce stade cliquez sur Enregistrer (F12) et lancez l’exécution du script (Bouton
Exécuter Script en haut à gauche) pour bien comprendre le fonctionnement de
Ditel Navigation en voyant le résultat des quatre premières lignes saisies
NAVIGATION PAGE 23
Il faut maintenant trouver ou se troue le site que vous souhaitez référencer avec
les mots recherchés. Dans cet exemple simple le site Ditel se trouve en première
page. Il faut donc aller cliquer sur le site
PAGE 24 NAVIGATION
Vous avez sans doute remarqué que sur l’écran de Ditel Navigation se trouve une
ligne en bas à gauche : Positon de la souris X et Y avec deux valeurs pour X et Y qui
varient en fonction de l’endroit ou vous mettez votre souris sur l’écran.
C’est cette valeur qui va déterminé la position du clic
Dans notre exemple nous devons descendre l’ascenseur pour voir le site Ditel car le
site se trouve en bas de page
En positionnant la souris sur l’ascenseur en bas à gauche nous notons les valeurs X
1569 et Y 723
En cinquième ligne nous saisissons la position du clic 1569 723 suivi d’une courte
tempo 100 300 (il est important de toujours mettre une commande Tempo entre
chaque ligne de construction du script car ce sont ces tempos aléatoires qui vont
rendre votre script complètement transparent pour les navigateurs car vous
simulez la recherche manuelle d’un internaute)
NAVIGATION PAGE 25
Un clic ne suffit pas à faire descendre la page jusqu’en bas vous rajoutez donc
plusieurs fois la commande clic toujours en séparent chaque ligne d’une courte
tempo pour arriver en bas de page
PAGE 26 NAVIGATION
Enregistrez votre script et lancez le pour vérifier le résultat : vos trois clics
successifs vous amènent en bas de page et le site Ditel apparait (Nb si le site n’est
pas en première page il faut faire un clic sur page suivante jusqu'à que vous
trouviez le site correspondant aux mots clés recherchés… petit jeu de patience
qu’il vaut mieux faire directement sur votre navigateur avant de lancer Ditel
Navigation)
Toujours se rappeler qu’il faut rechercher comme le ferait un internaute et donc
prendre le temps de passer les pages les unes après les autres
NAVIGATION PAGE 27
Une fois le site trouvé positionne le clic sur votre site :ligne 11 clic 211 300 suivi
d’une logue tempo de 15 à 20 secondes (un internaute prend le temps de lire le
résultat de sa recherche)
PAGE 28 NAVIGATION
La vous arrivez sur le site à booster par rapport aux mots clés recherchés. Il va
falloir passer un peu de temps à naviguer sur le site et donc continuer à saisir votre
script mais rassurez vous une fois votre site terminé vous pouvez l’enregistrer sous
Excel et le réutiliser pour référencer d’autre mots clés
(Vous aves des exemples Excel que vous pouvez importer à partir du répertoire
C:\DITEL)
Bien vous naviguez sur votre site mais au bout de quelques temps sa position varie
et comme vous n’êtes pas là à surveillez le Script de navigation il faut qu’il s’arrête
quand vous n’êtes plus sur votre site
La commande ALTF4 (A) va être très utile (rappel la commande ALTF4 sous
Windows ferme la fenêtre en cours)
Nous allons donc aller cliquer sur le blog de Ditel (ou sur une page en pop-up de
votre site et la fermer par ALTF4 ce qui fait que quand Ditel Navigation ne sera
plus sur le bon site : le votre, il se fermera automatiquement
NAVIGATION PAGE 29
La commande P pour Précédent vous permet de revenir sur votre consultation
PAGE 30 NAVIGATION
Et enfin la dernière ligne de votre script la commande G GOTO vous renvoi à la
ligne 1
Dans la colonne numérique 2 vous précisez le nombre de fois que votre script va
être joué (conseil : au début commencez modestement : 50 visites par jour pour un
site inconnu est un chiffre raisonnable)
Ditel Prospect vous permet de maîtriser la relation client par la
gestion des données et l’accès direct à l’information.
Vous centralisez tous vos fichiers de prospection : coordonnées,
contacts, appels, relances... sous la forme de fiches clients :
- dates de prises de contacts
- planning des prospects à relancer
- le planning des appels
Les versions réseau et Internet vous permettent de dispatcher les
contacts sur votre force de vente
Ditel prospect optimise votre prospection et vous fait gagner un
temps précieux.
Principales fonctionnalités :
Base unique pour tous les contacts.
Accès à l'info par toutes les rubriques.
Partage de l'information contenue dans la base sur tous les postes du
réseau (appelé en informatique architecture client serveur).
Import export Excel de tout ou partie de la base.
Possibilité de téléphoner avec Skype directement à partir de la fiche
client.
Possibilité d'envoyer un fax avec la console de télécopie Windows
depuis la fiche client.
Possibilité également d'envoyer un mail depuis la fiche client.
Impression papier de la fiche client.
etc...
Présentation : 2 Téléchargement
3 Installation
6 Ecran d’accueil
7 Paramétrage
15 Utilitaires
18 Utilisation de Ditel Prospect
21 Importation d’un fichier
Excel de vos prospects
23 Importation directe d’un
fichier Ditel dans vos
prospects
24 Visu des infos juridiques sur
Score3
36 L’export de vos données
39 Options d’interface avec
d’autres logiciels
42 Utilisation avec contrôle des
Utilisateurs
46 Procédure d’installation en
client Serveur
PROSPECTION CLIENTS
PROSPECT
PAGE 2 PROSPECT
Pour télécharger les dernières versions sur notre site, suivez les instructions suivantes :
Marche à suivre (cas n° 1):
Si vous n'avez jamais installé Ditel sur votre ordinateur:
Rendez-vous sur notre site à la rubrique nos produits, sélectionner le produits concerné :
(cliquez sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une version
complète non enregistrée) puis cliquez sur exécuter. Lors de l’affichage de la fenêtre
« Téléchargement de fichier », choisissez « ouvrir » ou « exécuter ». L’installation se fait
directement à partir de la copie de notre serveur, ce qui permet de ne pas avoir de copie
du fichier d’installation sur votre ordinateur. Cependant certains systèmes exigent (pour
des raisons de sécurité) que l’installation soit faite à partir d’un programme présent sur la
machine, il faut donc choisir l’option « enregistrer » (si possible sur le bureau) et ensuite
lancer l’installation du MSI à partir de la copie locale.
Demandez à votre administrateur réseau de vous autoriser à installer un programme si
celui-ci a bloqué cette fonction.
Enfin après installation, lancez le logiciel Ditel Prospect avec l’icône située sur le bureau
et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille d'enregistrement
Marche à suivre(cas n° 2):
Si vous avez déjà Ditel Prospect installé sur votre ordinateur:
Rendez-vous sur notre site www.ditel.fr rubrique nos produits choisissez le logiciel désiré
et téléchargez la maintenance en cliquant sur exécuter. Enfin après installation, lancez le
logiciel Ditel avec l’icône située sur le bureau et saisissez vos codes d’enregistrement.
Marche à suivre(cas n° 3):
Attention d’avoir une sauvegarde Excel de vos fichiers avant d’utiliser cette option.
Si vous avez une ancienne version Ditel Prospect installé sur votre ordinateur (ctd si vous
avez une erreur Windev au lancement de Ditel Prospect) :
Cliquer sur le menu démarrer de votre ordinateur, sélectionnez panneau de configuration
puis ajout/suppression de programmes. Une fois la liste créée, supprimer le logiciel Ditel
Prospect.
Ouvrez ensuite le poste de travail, sur le disque c: sélectionnez Program Files, dans le
répertoire Program Files, sélectionnez DITEL_ Prospect, faites un click droit avec la souris
et choisissez supprimé. Une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site à la
rubrique nos produits, sélectionner le produits concerné : (cliquer sur lire la suite) et
téléchargez la version d'évaluation (qui est une version complète non enregistrée) puis
cliquez sur exécuter, choisissez standard pour l'installation
Enfin après installation, lancez le logiciel Ditel Prospect avec l’icône située sur le bureau
et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille d'enregistrement
PROSPECT PAGE 3
Le logiciel s’enregistre sur votre ordinateur, il faut de une à six minutes en
fonction de la vitesse de votre accès Internet.
Si, à la fin du téléchargement, vous obtenez la fenêtre cidessus,
appuyez sur « Exécuter », pour lancer l’installation.
PAGE 4 PROSPECT
Choisissez « suivant »
Choisissez « Standard »
PROSPECT PAGE 5
Choisissez « Installer »
Après avoir téléchargé et installé le logiciel, vous lancez « Ditel Prospect » par
l’icône qui se trouve sur le bureau de votre ordinateur.
Si vous obtenez l’écran ci-dessous, c’est que vous avez une ancienne version sur
votre ordinateur, reportez vous au début de cette notice pour la supprimer.
PAGE 6 PROSPECT
ECRAN D’ACCUEIL
Le menu principal comprend 5 boutons.
Avant de commencer à travailler sur le logiciel, il faut paramétrer Ditel Prospect
en fonction de votre activité commerciale.
PROSPECT PAGE 7
Paramétrage de Ditel Prospect
Ouvrez le menu « Fichiers ».
« Clients » : c’est votre fichier client prospect accessible également par le premier
bouton « Fichiers clients » nous y reviendrons dans la suite de la notice.
PAGE 8 PROSPECT
Configuration Imprimanre
Vous sélectionnez l’imprimante connectée à votre ordinateur ou sur
le réseau ou imprimer dans un document PDF
PROSPECT PAGE 9
Pays
Contient la base de données de tous les pays + un jeu
« Villes et codes postaux » : contient la base de données de tous les
codes postaux de France et des noms de ville associés (c’est une
aide à la saisie pour éviter les erreurs).
PAGE 10 PROSPECT
« Commerciaux » : vous devez affecter un code à chacun de vos
commerciaux qui pourront ainsi avoir accès uniquement à leurs
contacts s’ils le désirent.
« Qualité » : vous renseignez la liste des qualités en fonction de
votre activité par exemple les acheteurs, les vendeurs etc.
PROSPECT PAGE 11
« Règlement » : vous renseignez les modes de règlement.
« Qualifications »: inspiré du « SPANCO », la liste des
qualifications vous aide à qualifier vos prospects tout au long de
votre négociation.
PAGE 12 PROSPECT
« Type actions » : les actions vous servent à définir pour
chacun de vos prospects ce que vous avez à faire. Elles sont
liées à votre calendrier pour chacun de vos contacts.
« TVA » : les codes TVA sont des données comptables pour
relier votre Ditel prospect à votre facturation par exemple.
PROSPECT PAGE 13
« Produits » : les produits sont vos articles à la vente si vous
gérez des produits ou des types d’affaires si vous êtes dans
l’immobilier par exemple
« Alarme » : se sont les différents signaux sonores que vous
allez affecter à votre agenda pour ne pas oublier les contacts
à relancer chaque matin.
PAGE 14 PROSPECT
Le paramétrage est un peu long au départ, mais
toutes les données sont essentielles pour une
bonne gestion de votre activité commerciale.
Chacun doit réfléchir en fo nction de son organisation.
PROSPECT PAGE 15
Le menu « Utilitaires »
« Ré indexation » : en cas de problèmes sur vos fichiers
(messages d’erreur) vous devez réindexer vos fichiers,
suite à une coupure de courant par exemple.
PAGE 16 PROSPECT
« Sauvegarde » : vous pouvez sauvegarder vos fichiers sur un cd par
exemple, mais il est préférable de faire une sauvegarde globale de
tout le répertoire ditel_prospect qui se trouve sur c:\Program Files.
« Export Import » : vous permet d’exporter ou d’importer vos fichiers en format texte
vers d’autres applications (réservé à votre service informatique).
PROSPECT PAGE 17
« Paramétrages » : vous permet de paramétrer votre logiciel en choisissant par
exemple de masquer ou d’afficher certaines fonctions : utilisation ou non de
certains onglets, libellé des onglets en fonction de votre propre activité
commerciale.
Pensez à modifier les libellés des champs libres qui apparaitront sur la fiche client.
Il est important de passer un peu de temps à paramétrer votre logiciel, cela
facilite grandement son utilisation par la suite.
Utilisation en mode contrôle des utilisateurs
cf. page 35 si vous souhaitez activer la gestion du contrôle des utilisateurs et le
verrouillage de la fiche client.
PAGE 18 PROSPECT
Utilisation de Ditel Prospect
Menu Principal
Ce sont les 5 boutons qui une fois votre logiciel paramétré en fonction de votre
activité vont vous aider avec vos commerciaux à gérer vos prospects et clients.
PROSPECT PAGE 19
« Fichier Clients » : c’est ce que vous avez en permanence sous les yeux.
Il contient l’ensemble de vos contacts :
Le haut du tableau est le module recherche, c’est le cœur de votre activité.
Toutes les zones sont des index de recherche soit globaux, soit partiels.
Votre contact téléphonique se présente en vous disant ici « monsieur Dupont », vous
tapez simplement Dupon dans la zone interlocuteur pour éviter de lui demander Dupond
avec un t ou un d à la fin ?
Chaque commercial peut mettre son code s’il ne veut travailler que sur ses fiches.
Vous pouvez connaître vos prospects par n’importe lequel des critères de recherche que
vous avez définie.
PAGE 20 PROSPECT
Vous pouvez saisir manuellement vos prospects au fur et à mesure des négociations
Vous pouvez également importer un fichier Excel de vos prospects
« Import XLS » : importation d’un fichier d’adresses à partir d’Excel.
- Pour importer les données provenant d’Excel
- Choisissez « Import XLS », le programme vous demande le nom du fichier Excel à
importer.
- Définissez les positions (colonnes) des champs de votre fichier Excel.
- Les boutons – et +, situés en haut de la fenêtre, vous permettent de faire
"défiler" les enregistrements du fichier Excel et ainsi de vérifier la conformité de
votre importation.
- Lancez l’importation en cliquant sur le bouton « Importer »
PROSPECT PAGE 21
Exemple d’import d’un fichier qualifié avec notre logiciel Ditel Qualif. Pro
Vous pouvez saisir directement sur le tableau d’imprtation les libellés des champs qui ne
sont pas dans votre fichier excel à importer
Par exmple :
Code règlement C pour comptant
Code commercial A pour Admistrateur
Qualification 0 pour Suspect
Code qualité P par exemple
Vous pourez bien sure modifier ces codes sur chacune des fiches prospects au fur et à
mesure de votre travail commercial
PAGE 22 PROSPECT
PROSPECT PAGE 23
Importation d’un fichier issue de Ditel Capture Pro ou de Ditel Qualif ou Ditel
Qualif Pro dans vos prospects
Cliquez Sur le bouton Import Ditel
Sélectionnez le répertoire ou se trouve le fichier Ditel à importer :
PAGE 24 PROSPECT
Définissez les différentes rubriques d’importation
Et lancez l’import
PROSPECT PAGE 25
Vos fiches prospect sont directement renseignées avec les fichiers issus de Ditel
Qualif Pro par exemple :
PAGE 26 PROSPECT
Mais le plus important est l’aspect avancement de vos négociations inspiré du
« SPANCO ».
Le SPANCO est l’historique complet de chaque étape de la prospection :
S uspect : l’ensemble des relations possibles
P rospect : une demande, une info, un contact extérieur
A ction : prise en compte de la demande
N égociation : argumentaire téléphonique, courrier ou autre
C onclusion : la concrétisation de la vente
O rdre : son règlement comptable
PROSPECT PAGE 27
Vous pouvez faire apparaître par exemple uniquement les fiches en négociation.
Les boutons du bas de la fiche vous permettent :
« Modifier » : vous ouvrez la fiche se trouvant sur la ligne en surbrillance pour la
modifier.
« Nouveau » : vous enregistre un nouveau prospect.
« Supprimer » : vous supprimer la fiche se trouvant sur la ligne en surbrillance.
« Calendrier » : donne accès directement à l’agenda.
« Fermer » : ferme l’application, vous revenez au menu principal.
PAGE 28 PROSPECT
La fiche client
Elle contient l’ensemble des informations concernant le client ou prospect. Elle est
renseignée avec tous les paramètres que vous avez définis au préalable et qui sont
propres à votre activité :
« Général » : c’est une vue globale de la fiche client.
PROSPECT PAGE 29
Nouveau : si vos fichiers contiennent le numéro Siret de la société le bouton Score
3 vous amène directement sur les coordonnées juridiques du client
PAGE 30 PROSPECT
« Livraison » : permet de renseigner le lieu de livraison (surtout s’il est
différent des coordonnées générales).
« Contacts » : permet de renseigner les données personnels des contacts.
PROSPECT PAGE 31
« Infos Financières »
PAGE 32 PROSPECT
« Infos commerciales » : permet de renseigner un résumé de vos
conversations ou un copié collé d’un document reçu par mail par exemple.
PROSPECT PAGE 33
« Action » : un résumé des actions effectuées peut être mémorisé dans la fiche
action : facture, contrat etc.
Impression :
Pour les commerciaux voulant avoir leur fichier sur papier.
PAGE 34 PROSPECT
L’agenda vous informe sur les actions à mener dans la journée :
Rendez-vous, appel téléphonique etc.
Vous devez bien sur avoir noté pour chaque prospect l’action à mener :
PROSPECT PAGE 35
Le bouton « Non terminés » vous rappel les actions non terminées à ce jour.
Le bouton « En retard » vous rappel les actions en retard à ce jour.
PAGE 36 PROSPECT
L’export de vos données :
Vous pouvez exporter vers Excel tout ou partie de votre fichier, pour cela après
avoir sectionné le fichier qui vous intéresse par exemple les fiches clients non
encore exploitées vous faites un click droit sur le tableau et vous exportez vers
Excel ces fiches
Vous pouvez également sélectionner les infos à exporter si vous n’avez pas besoin
de toute la fiche
PROSPECT PAGE 37
PAGE 38 PROSPECT
Ici par exemple nous n’avons exporté que cette partie du fichier client pour par
exemple réaliser un mailing
PROSPECT PAGE 39
Les options d’interfaçage avec d’ autres logiciels :
Les « Options » sont fournies par les autres logiciels de la gamme Ditel.
Ditel Prospect est lié à tous nos logiciels c'est-à-dire qu’à partir de votre fichier
vous pouvez décider d’exporter tout ou partie de vos clients pour réaliser un envoi
en nombre soit de fax soit de mails soit de SMS ou même d’appels téléphoniques
automatiques en cas d’urgence
PAGE 40 PROSPECT
Le menu « ? »
Enregistrement : Contient le nom du possesseur du logiciel
L’à propos vous informe sur la version du logiciel
PROSPECT PAGE 41
La présente notice se trouve également sous ce « ? »
PAGE 42 PROSPECT
Utilisation en mode contrôle des utilisateurs
Bien que le principe de ce logiciel repose sur une idée de travail collaboratif c'est-
à-dire que chaque utilisateur à accès à l’ensemble des fiches contacts, certains
clients nous ont demandé que l’information sur les contacts ne soit visible que sur
le code du commercial, les autres commerciaux ne pouvant pas avoir accès à sa
base.
Ces fonctionnalités sont gérées par l’administrateur de la base de données
Il faut dans un premier temps activer le contrôle des comptes utilisateurs dans le
menu paramètres
L’option verrouiller la fiche client au premier affichage permet à l’utilisateur de ne
pas effacer par inadvertance une fiche client.
PROSPECT PAGE 43
L’option contrôle des utilisateurs apparaît alors sur le menu principal
PAGE 44 PROSPECT
Chaque utilisateur appartient à un groupe plus ou moins restrictif au niveau des
opérations que peut effectuer le commercial.
Le groupe A étant réservé à l’administrateur du logiciel.
PROSPECT PAGE 45
L’administrateur défini les droits d’accès de chaque utilisateur en fonction du
groupe auquel il appartient.
Une fois ce paramétrage effectue l’administrateur défini un mot de passe pour luimême
et pour chaque commercial
PAGE 46 PROSPECT
Procédure d’installation Ditel Prospect en Client Serveur
1 – télécharger le logiciel sur le poste serveur à partir de l’url :
http://www.ditel.fr/ftp/DITEL_Prospect.MSI.zip
2_ sur le serveur partagez le dossier C:\ DITEL_Prospect
Click droit > propriétés > partage
3- sur chaque poste du réseau ouvrir « Favoris réseau »
Accédez sur le serveur au répertoire \\Serveurdell\c\ditel_prospect
PROSPECT PAGE 47
4- Faite un clic droit su le programme DITEL_Prospect.exe et choisissez >
envoyer vers > Bureau (créer un raccourci)
PAGE 48 PROSPECT
5- Faites un clic droit sur le raccourci ainsi crée et mettez un no de 1 à 9 pour
chacun des postes sur la ligne cible exemple :
\\Serveurdell\c\DITEL\DITEL_Prospect.exe 3
C’est terminé chaque poste client connecté au serveur partage les mêmes
données
E
M
DI
NV
MES
ITEL PHON
VOI
SSAG
NING VOIP
EN
GES
P
La ver
vos me
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L'impo
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-Impor
-Dé do
-Perso
-Détec
-Détec
-jusqu
-Gestio
-Gestio
-Histor
Avert
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Présen
NO
S AU
rsion Phon
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r d’adresse
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anciennes.
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PAGE 2 PHONING
Avant de télécharger les dernières versions sur notre site, suivez les instructions suivantes :
Marche à suivre (cas n°1) :
Si vous n'avez jamais installé Ditel Phoning sur votre ordinateur :
- rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique "nos produits",
- sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez
sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une
version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter",
- choisissez "standard" pour l'installation
- Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel_Phoning grâce à l’icône située sur le
bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance.
- Pour "Ditel Phoning", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre logiciel sur
un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation.
Marche à suivre (cas n°2) :
Si vous avez déjà Ditel Phoning installé sur votre ordinateur :
- cliquez sur le menu "Démarrer" de votre ordinateur,
- sélectionnez "Panneau de configuration" puis "Ajout/suppression de programmes". Une
fois la liste créée, supprimez le logiciel Ditel.
- une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique
"nos produits"
- sélectionnez le produits concerné en version monoposte (cliquez
sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une
version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter",
- choisissez "standard" pour l'installation
- Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel_Phoning grâce à l’icône située sur le
bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance.
- Pour "Ditel Phoning", n'oubliez pas de mettre le « dongle » fourni avec votre logiciel sur
un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation.
Marche à suivre (cas n°3) :
Si vous avez une ancienne version Ditel Phoning installée sur votre ordinateur (c'est-à-dire, si
vous avez un message d’erreur Windev au lancement de Ditel) :
- Cliquez sur le menu démarrer de votre ordinateur, sélectionnez panneau de
configuration puis ajout/suppression de programmes. Une fois la liste créée, supprimez
le logiciel Ditel_Phoning.
- Ouvrez ensuite le poste de travail, sur le disque C: ouvrez le répertoire "Program files",
sélectionnez DITEL faites un clic droit avec la souris et choisissez "Supprimer".
- une fois la suppression effectuée, rendez-vous sur notre site www.ditel.fr à la rubrique
"nos produits"
- sélectionnez le produit concerné en version monoposte (cliquez
sur lire la suite) et téléchargez la version d'évaluation (qui est une
version complète non enregistrée) puis cliquez sur "Exécuter",
- choisissez "standard" pour l'installation
- Enfin, après installation, lancez le logiciel Ditel Phoning grâce à l’icône située sur le
bureau et entrez vos codes d'accès fournis avec la feuille de maintenance.
- Pour "Ditel Phoning", n'oubliez pas de mettre le «dongle » fourni avec votre logiciel sur
un port USB de votre ordinateur et exécutez le programme Hasp d'installation.
PHONING PAGE 3
Lors de l’affichage de la fenêtre « Téléchargement de fichier », choisissez « Exécuter ». En
agissant ainsi, l’installation se fait directement à partir de la copie de notre serveur, ce qui
permet de ne pas avoir de copie du fichier d’installation MSI sur votre ordinateur. Cependant,
certains systèmes exigent (pour des raisons de sécurité) que l’installation soit faite à partir
d’un programme présent sur la machine, il faut donc choisir l’option « Enregistrer » (si
possible sur le bureau) et ensuite lancer l’installation du MSI à partir de la copie locale.
Demandez à votre administrateur réseau de vous autoriser à installer un programme si celui-ci
a bloqué cette fonction.
Le logiciel s’enregistre sur votre ordinateur, il faut de une à six minutes en fonction de la
vitesse de votre accès Internet.
PAGE 4 PHONING
A la fin du téléchargement, vous obtenez la fenêtre ci-dessous.
Cliquez 2 fois sur DITEL.MSI pour lancer l’installation.
PHONING PAGE 5
Choisissez ensuite « Installation standard »
Puis cliquez sur installer
PAGE 6 PHONING
Si vous obtenez l’écran ci-dessous, c’est que vous avez une ancienne version sur votre
ordinateur. Arrêtez l’installation, en appuyant sur le bouton « Annuler », puis reportez vous
au début de cette notice pour supprimer l’ancien programme (cas n° 2).
Après avoir téléchargé et installé le logiciel, vous lancez « Ditel Phoning » par
PHONING PAGE 7
l’icône qui se trouve sur le bureau de votre ordinateur.
Lancement de Ditel Phoning VOIP
Vous devez lancer Ditel Phoning en mode administrateur. Pour cela, il y a 2 techniques :
- Soit à chaque fois vous faites un « clique droit », et vous cliquez sur « exécuter en
mode administrateur ».
-soit une fois pour toutes, faites un « clic droit » sur le raccourci, puis « Propriétés », puis
« compatibilité ». Cocher « Exécuter ce programme en tant qu’administrateur », puis
« appliquer ».
Ditel_Phoning.lnk
PAGE 8 PHONING
PHONING PAGE 9
ECRAN D’ACCUEIL
Répondez "Non" pour utiliser le logiciel en mode évaluation, "Oui" quand vous avez reçu par
mail la licence d’activation après achat du logiciel et saisissez vos codes.
PAGE 10 PHONING
1-1 - Généralités
DITEL Phoning VOIP fonctionne avec tout lien ADSL. Le maximum de comptes SIP est de 256,
mais la puissance du PC supportant le logiciel et le débit ADSL limitent le nombre de comptes
exploitables.
DITEL Phoning VOIP nécessite :
- Un PC sous Windows 7 64 bits, toutes versions,
- 4 Gb de mémoire,
- Un processeur Intel i3 à 3 GHz pour les installations légères, ou équivalent,
- Un processeur Intel i7 à 2.6 GHz ou plus pour les installations plus lourdes, ou
équivalent,
- Une carte son intégrée ou non (facultatif),
- Un micro pour l’enregistrement des messages audio (facultatif),
- Un lien ADSL haut débit en Upload.
DITEL Phoning VOIP n’est pas compatible avec le fournisseur SIP keyyo.
PHONING PAGE 11
1-2 - Ecran d’accueil
Au lancement de DITEL Phoning VOIP, un message de succès doit s’afficher. Cliquer sur
« OK ». Si ce n’est pas le cas, c’est que vous n’avez pas copié manuellement le fichier
GTSIPCtrl.ocx dans le répertoire c:\windows\syswov64. Faites le avant tout lancement du
programme.
PAGE 12 PHONING
Lors du lancement de DITEL Phoning VOIP, plusieurs choix s’offrent à vous :
Fichier en Cours :
- permet de sélectionner le fichier contenant les numéros de téléphone à appeler.
- permet la visualisation des données du fichier déjà sélectionné, et éventuellement la
modification de ces données.
PHONING PAGE 13
Message Audio :
- Pour sélectionner le fichier audio, cliquer dans le champs « Message Audio » ou sur
« Choisir Message. Le gestionnaire de fichier s’ouvre. Le message peut être enregistré à
partir de DITEL Phoning VOIP ou de tout autre logiciel audio. Le format audio
d’enregistrement est impérativement le PCM mono 16 bits 8000 Hz, et le format de
fichier est « WAV ».
Bouton Gestion Messages :
- Dirige vers l’écran de gestion des messages audio
PAGE 14 PHONING
- Cliquer dans ce champ pour sélectionner le périphérique d’enregistrement du message
audio.
- Voici les différentes commandes de la page «Gestion Messages ».
Pour écouter le massage, faire un Test d’appel téléphonique en VOIP.
« Ecouter en VOIP » vous dirige directement vers la page de test.
PHONING PAGE 15
Bouton Configuration :
Les comptes SIP doivent être configurés au préalable dans DITEL Phoning VOIP. En général,
« Display Name », « User Name » et « Authorization Name » sont identiques. Si votre
fournisseur ne vous donne que le « Proxy », utilisez cette valeur pour « Domain ». Certains
fournisseurs n’utilisent pas de « proxy ». Vous pouvez entrer autant que comptes SIP que votre
licence le permet.
PAGE 16 PHONING
- Chaque ligne peut être testée réellement par appel téléphonique vers le numéro saisi
dans le champ « Tél. de test ». La sélection de la ligne est effectuée en cliquant dessus
dans le tableau récapitulatif des comptes SIP.
Bouton Programmation Phoning :
- Dirige vers l’écran de gestion de la programmation des envois.
PHONING PAGE 17
- Le premier groupe de fonctions permet la sélection ou la suppression des fichiers de
numéros à appeler, ainsi que leur ordre de traitement. Il indique les données de
programmation des envois (nom du fichier, date, jour, heure, début et fin).
- « Appliquer » mémorise la programmation mais ne l’active pas.
- Le deuxième groupe regroupe certaines informations telles que le nombre de lignes
téléphoniques sélectionnées, le préfixe de numérotation éventuel, et le nombre d’appels
en attente de traitement. Le nombre maximum d’essais d’appel par numéro doit être saisi
dans le champ adéquat.
PAGE 18 PHONING
- Accède au récapitulatif des paramètres de programmation mémorisés pour les envois
détaillés par numéro de téléphone : date de début et de fin, heure de début et de fin, etc.
La modification de ces paramètres se fait après appui sur le bouton « Modif. ».
- Accède à l’historique des envois
Bouton Activer Phoning Programmé :
- Affiche l’écran de monitoring des appels, et attends l’heure de début programmée.
Pour des raisons de confort des correspondants, une programmation est limitée à une
plage horaire de 0 heures à 23 heures 59 minutes. DITEL Phoning VOIP permet ainsi
d’éviter tout dérangement nocturne des numéros appelés.
AVERTISSEMENT :
La programmation ne devient effective qu’après son activation par ce bouton !
PHONING PAGE 19
Bouton Phoning Urgent Immédiat :
Cette fonction traite un fichier sans aucune programmation. Le début des appels est immédiat.
Un nouveau fichier est créé automatiquement et son nom est composé de "Direct_" suivi du
nom du fichier d’origine. Cela permet de ne pas interférer sur une programmation existante.
Le nombre de tentatives d’appels par numéro de téléphone est programmable.
ATTENTION ! Dans ce mode d’envoi, il n’y a pas de contrôle de l’heure d’envoi. Des
appels nocturnes intempestifs peuvent être émis et causer de graves dérangements auprès des
correspondants.
PAGE 20 PHONING
En cas d’arrêt volontaire de l’envoi direct, celui peut être repris sans rappel des numéros déjà
traités. Vous avez accès à l’historique des envois.
Ecran de Monitoring :
PHONING PAGE 21
- La barre de titre indique la charge globale du processeur
- Pour chaque ligne téléphonique, le nom de la ligne et l’action en cours sont indiqués
dans un cadre. Une icône permet de visualiser les événements et l’état de la ligne.
- Pour un nombre important de lignes, qui ne peuvent pas toutes être représentées dans
un seul écran de monitoring, plusieurs écrans sont créés. Ils défilent successivement en
appuyant sur les flèches qui apparaissent.
Fonctions diverses de DITEL Phoning VOIP :
DITEL Phoning VOIP dispose de nombreuses autres fonctions de gestion des fichiers, d’édition
des données, d’importation et d’exportation au format Excel, l’accès aux fichiers des numéros
« brulés » (personnes ne souhaitant plus être appelées), ainsi qu’une table de correspondance
entre le nom de toutes les villes de France et leur code postal. La fonction d’impression est
disponible. La ré-indexation d’un fichier est possible.
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par société...)
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modifiables en cours de période
• Historique de l’immobilisation (fournisseur,
montant de cession, acheteur…)
• Photo de l’immobilisation intégrée pour
les justificatifs des assurances
• Ajouts de commentaires pour une immobilisation
(caractéristiques, problèmes techniques...)
• Calculs sur 360 ou 365 jours (avec taux linéaire
en jours)
• Distinction entre la date d’achat et celle de mise
en service
• Prise en compte de l’amortissement linéaire,
dégressif, exceptionnel, dérogatoire, fiscal
• Gestion des immobilisations par lot
• Gestion des sorties, cessions partielles, virements
de poste à poste...
• Reprise des fiches d’immobilisations déjà
totalement ou partiellement amorties
• Gestion fiscale : calcul des amortissements fiscaux,
réintégrations fiscales, plus ou moins values
de cession
• Gestion prévisionnelle : simulations à une date
choisie de la valeur du parc, des amortissements
et des dotations
• Calcul de la TVA à reverser
• Définition de filtres automatiques (liste
immobilisations à un endroit, liste des PC...)
Inventaire
• Inventaire physique par localisation
• Regroupement des fiches par famille
et code analytique
• Edition d’étiquettes codes-barres pour lecture
optique ou saisie manuelle
• Editions des différences entre l’emplacement
théorique et l’inventaire physique
Editions
• Liste des immobilisations soumises
à la taxe professionnelle
• Fiches d’immobilisations
• Edition préparatoire des états 2054 et 2055
• Plan d’amortissement, édition des écritures
de dotations (mensuelles ou annuelles)
• Etat des plus ou moins values à court ou long
terme, des réintégrations fiscales
• Etat mensuel de TVA à reverser
Echange de données
• Exportation des écritures de dotations
vers Ciel Compta
• Envoi des éditions par e-mail (PDF), vers MS Word©
ou MS Excel©
• Exports des données en ASCII, TXT, DBF, XML…
Aides
• Aide en ligne, Société Exemple pour s’entraîner,
manuel au format électronique et papier
Informations techniques
CONFIGURATION MINIMALE REQUISE : Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 7.0 (ou supérieur) - Processeur
700 Mhz (supérieur à 1 GHz conseillé) - 512 Mo de Ram - 300 Mo d’espace disque disponible pour l’installation - Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom -
Imprimante : laser, jet d’encre - Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768 - Fonctions Internet : nécessitent une connexion
internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) - Fonction PDF : Adobe Acrobat Reader 5 (ou supérieur) - Fonctions «Intuiciel» :
Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) et Adobe Flash Player 8 (ou supérieur)
Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo ou représentation visuelle mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification et peuvent constituer
des marques déposées par leurs propriétaires respectifs.
Ciel Immobilisations
CONFORME
AU BULLETIN
OFFICIEL DES IMPÔTS
N°12 DU 24 JANVIER 2006
Sage - Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros - Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor, 75017 Paris - RCS Paris 313 966 129. La société Sage est locataire-gérant des sociétés Ciel et Sage FDC.
Code APE 5829C. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation.
Etude réalisée par Ipsos, en mai 2011, par téléphone, auprès d’un échantillon représentatif de 600 experts-comptables.
Intégrale de Gestion Ciel
Quantum Enseignement
2 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 3
Ce cahier d’exercices est destiné aux utilisateurs de l’
SOMMAIRE
1. PRÉAMBULE ____________________________________________________________________________________________________________________________________________ 5
2. SOCIÉTÉ ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________ 7
2.1 Création et configuration du dossier ______________________________________________________________________________________________________________8
3. FICHIERS DE BASE _________________________________________________________________________________________________________________________________11
3.1 Introduction _____________________________________________________________________________________________________________________________________________12
3.2 Les informations bancaires __________________________________________________________________________________________________________________________12
3.3 Les fichiers articles _____________________________________________________________________________________________________________________________________12
3.4 Fournisseurs, représentants, clients ________________________________________________________________________________________________________________14
3.5 Les bases comptables _________________________________________________________________________________________________________________________________16
4. LA FACTURATION ___________________________________________________________________________________________________________________________________19
4.1 La gestion des achats __________________________________________________________________________________________________________________________________20
4.2 La saisie des ventes ____________________________________________________________________________________________________________________________________21
4.3 Le lien comptable ______________________________________________________________________________________________________________________________________26
5. LA COMPTABILITE __________________________________________________________________________________________________________________________________29
5.1 La balance d’ouverture ________________________________________________________________________________________________________________________________30
5.2 Saisie des achats ________________________________________________________________________________________________________________________________________31
5.3 Saisie des paiements __________________________________________________________________________________________________________________________________33
5.4 Autres mouvements comptables ___________________________________________________________________________________________________________________34
5.5 Les modèles d’écritures _______________________________________________________________________________________________________________________________35
5.6 Intéraction comptabilité facturation ______________________________________________________________________________________________________________35
6. LES TRAITEMENTS PÉRIODIQUES ______________________________________________________________________________________________________37
6.1 Les traitements comptables _________________________________________________________________________________________________________________________38
6.2 Les traitements liés à l’activité commerciale _____________________________________________________________________________________________________40
7. LES ÉDITIONS __________________________________________________________________________________________________________________________________________43
7.1 Les éditions commerciales ___________________________________________________________________________________________________________________________44
7.2 Les éditions comptables ______________________________________________________________________________________________________________________________44
LES RÉPONSES _____________________________________________________________________________________________________________________________________________47
Intégrale de Gestion Ciel
Quantum Enseignement
4 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
Intégrale de Gestion Ciel
Quantum Enseignement
1. PRÉAMBULE
L’INTÉGRALE DE GESTION CIEL QUANTUM ENSEIGNEMENT
est un logiciel destiné aux enseignants souhaitant former leurs élèves avec un seul et même
logiciel à la gestion commerciale et à la comptabilité.
Ce cahier d’exercices est destiné à des utilisateurs qui découvrent ce logiciel.
Afin de réaliser l’ensemble des exercices qui vont suivre, vous devez vous
considérer comme étant un comptable ou un responsable d’entreprise dont
le travail quotidien est d’enregistrer toutes les opérations commerciales et
comptables réalisées au sein de cette entreprise.
Des définitions seront données mais il s’agit de rappels de notions comptables
et commerciales que vous devez déjà connaître.
Afin de faciliter l’utilisation de ce cahier, nous avons indiqué les années
avec la notion d’année N.
Bon apprentissage !
6 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
Intégrale de Gestion Ciel
Quantum Enseignement
2. SOCIÉTÉ
Créer et paramétrer votre société
Intégrale de Gestion Ciel
Quantum Enseignement
8 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
2.1 Création et configuration du dossier
Voici la fiche signalétique de la société.
Raison sociale INFOSTORE
Forme juridique S.A.R.L.
Capital 38 112E
Adresse 15 Boulevard Jean Jaurès
Code postal Ville 94000 Créteil
Téléphone 01.48.48.49.50
Fax 01.48.48.49.51
E-Mail contact@infostore.fr
R.C.S. B481787565
N° Siret 39617321769305
N° de T.V.A. Intracommunautaire FR44396173217
A.P.E. 7221A
• La longueur maximale des comptes comptables est de 13 caractères.
• La longueur maximale des comptes comptables numériques est limitée à 6 chiffres.
• Le 1er exercice comptable est du 01/01/2000 au 31/12/2000
• Votre exercice comptable commence au 01/01/N.
• Comptabilisation des pièces et règlements : l’option de comptabilisation immédiate est activée.
(ainsi chaque facture validée, chaque règlement saisi génère une écriture comptable)
• Vous êtes assujetti à la T.V.A.
• Le taux de T.V.A. par défaut est 19.60%.
• Votre déclaration de T.V.A. est soumise au régime réel avec option sur les débits.
• Vous relevez fiscalement du régime réel.
• Une gestion des stocks est prévue.
TRAVAIL À FAIRE
• Créez le dossier INFOSTORE en mode de création rapide.
QUESTIONS :
• Qu’est-ce que la barre de navigation ?
• Comment l’activer, la désactiver ?
©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 9
NOTES PERSONNELLES
10 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
3. FICHIERS DE BASE
Introduction
Les informations bancaires
Le fichier articles
Fournisseurs, représentants, clients
Les bases comptables
Intégrale de Gestion Ciel
Quantum Enseignement
12 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
3.1 Introduction
La société INFOSTORE possède l’Intégrale de Gestion CIEL QUANTUM ENSEIGNEMENT et Ciel Paye.
Afin d’optimiser les traitements, la société exploite le lien comptable automatique entre la facturation
et la comptabilité.
Il convient donc, lors de la mise en place des fichiers de bases, de renseigner aussi les comptes comptables.
3.2 Les informations bancaires
3.2.1 LES BANQUES
Les coordonnées bancaires de la société sont les suivantes :
TRAVAIL À FAIRE
• Créez la banque.
• Créez le compte de banque 512SOG ‘Société Générale’ et cochez l’option ‘Pointable’.
• Créez le journal de banque suivant :
Code : SG
Libellé : Journal Société Générale
• Rattachez le compte 512SOG à ce journal
QUESTIONS :
• Que signifie l’option ‘pointable’ ?
• Quel est le type du journal Société Générale ?
3.2.2 LES MODES DE RÈGLEMENTS
TRAVAIL À FAIRE
• Créez le mode de règlement suivant :
Code : VIR30
Libelle : Virement à 30 jours
Journal : SG
Banque : SG Société générale
Compte : 512SOG
Echéance : 30 jours nets
• Rattachez tous les modes de règlements autres qu’espèces au journal SG
et à la banque Société Générale.
Code SG
Nom de la banque Société générale
Adresse 15, rue Gambetta
Code postal Ville 94000 Créteil
RIB 30004 00802 00004430018
Clé 65
Compte comptable 512SOG
Le compte 512SOG ‘Société Générale’ est utilisé pour comptabiliser les encaissements et paiements.
©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 13
3.3 Le fichier articles
3.3.1 LES FAMILLES ARTICLES
TRAVAIL À FAIRE
• Créez les familles articles ci-dessous :
QUESTIONS :
• Quelle est l’utilité des familles articles ? (Donnez au moins deux réponses)
Code Libellé T.V.A. Compte Vente Local Gestion de stock
MAT Matériels 19.6% 707000 Ventes de marchandises Oui
LOG Logiciels 19.6% 707000 Ventes de marchandises Oui
CONSO Consommables 19.6% 707000 Ventes de marchandises Oui
INTER Interventions 19.6% 706000 Prestations de services Non
3.3.2 LES ARTICLES
Code Famille Libellé Stock PA HT PV HT
SCAN230 MAT Scanner 20 30.00 50.17
CIELWK LOG Ciel Compta 15 140.00 180.00
CIELWP LOG Ciel paye 12 199.00 220.00
CIELWG LOG Ciel Gestion 16 199.00 224.00
PAP500 CONSO Ramette papier x500 200 2.00 3.50
PCP1401 MAT PC Quad Core AC420 12 600.00 900.00
LCB04 MAT Lecteur de code barre 110.00 160.00
INTER INTER Interventions
Pour le PC Quad Core AC240, il est prévu des tarifs dégressifs, renseigner la colonne « Tarif 1 »
890 € pièce entre 5 et 10 unités vendues
880 € pièce entre 11 et 15 unités vendues
870 € pièce entre 16 et 20 unités vendues
860 € pièce au-delà de 20 unités vendues
De plus, complétez la désignation longue de l’article PP1401 ainsi :
PC Quad Core AC420
4 Go Ram • DVD 16x • CDRW 24-10-40x
Ecran TFT 24”• Windows 7 + MS Office
Une gestion des numéros de série est rattachée au lecteur de codes barres.
Cocher l’option correspondante lors de la création de la fiche article LCB04.
TRAVAIL À FAIRE
• Créez les fiches articles
REMARQUE :
Les interventions sont des prestations de services à prix variable. Aucun prix ne figure dans la fiche
‘INTER - Interventions’. Le prix sera saisi directement dans la pièce commerciale.
14 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
3.4 Fournisseurs, représentants, clients
3.4.1 LES FOURNISSEURS
TRAVAIL À FAIRE
• Créez les fournisseurs suivants :
TRAVAIL À FAIRE
• Créez leurs fiches respectives.
Fournisseur TPL TECHNICS Fournisseur CIEL
Code : TPL45 CIEL75
Nom / Société : TPL TECHNICS CIEL
Famille : Grossistes Grands Comptes
Relevé de comptes : OUI OUI
Mode de règlement : Virement à 30 jours Traite à 30 jours fin de mois le 10
Tél. : 02.43.43.44.44 01.55.26.33.00
Fax : 02.43.43.44.45 01.55.26.33.30
E-mail : contact@tpltechnics.com contact@ciel.com
Adresse : 22, rue Ferrand
45000 Orléans
35, rue de la gare
75019 Paris
3.4.2 LES REPRÉSENTANTS
La société emploie deux représentants
Code Nom Fonction Adresse Commission
RIGAUD RIGAUD Etienne Commercial 17, allée Jean Renoir
91000 EVRY
1% sur le matériel
2% sur les logiciels
3% sur les autres produits
FERENC FERENC Caroline Commercial 15, boulevard Arago
92000 NANTERRE
1% sur le matériel
2% sur les autres produits
©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 15
3.4.3 LES CLIENTS
TRAVAIL À FAIRE
• Créez les clients suivants :
Client S3DMICRO* Client LAFARGE Client DEROUEX
Code : S3D75 LFG92 DEROU27
Nom / Société : S3D MICRO LAFARGE ETUDES DEROUEX
Famille : Revendeurs Grands Comptes Revendeurs
Relevé de comptes
:
OUI OUI OUI
Crédit accordé : 1200.00
Mode de règlement
: Chèque Traite à 30 jours
fin de mois le 10 Chèque
Tél. : 01.42.81.42.82 01.45.33.33.00 02.27.00.00.03
Fax : 01.42.81.42.83 01.45.33.33.01 02.27.00.00.04
E-mail : s3dmicro@aol.com lafarge.compta
@lafarge.com
Représentant RIGAUD RIGAUD FERENC
Adresse : 18-20, rue du Poitou
BP 210 75010 Paris
25, place
Vendôme
75001 Paris
27, allée
des rosiers
27000 Evreux
Livraison : 15, boulevard Davout
75012 Paris
Ce client bénéficie de tarifs dégressifs «Tarif 1»
16 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
3.5.1 LE PLAN DE COMPTES (suite)
N° Compte : 401EDF
Intitulé : EDF
Lettrable : Oui
N° Compte : 401ORANGE
Intitulé : ORANGE
Lettrable : Oui
N° Compte : 401DCM
Intitulé : DCM Location Immobilière
Lettrable : Oui
3.5 Les bases comptables
3.5.1 LE PLAN DE COMPTES
Le plan comptable propose l’intégralité des comptes utilisables par une société. Cependant, il vous
appartient de créer les comptes spécifiques à votre société, notamment les comptes fournisseurs qui
ne sont pas liés à votre activité commerciale.
Généralement, il est conseillé d’enregistrer les comptes tiers relatifs aux charges fixes
(téléphone, internet, électricité, eau, loyer, …)
TRAVAIL À FAIRE
• Créez les comptes ci-dessous :
TRAVAIL À FAIRE
• Vérifiez et complétez le cas échéant, dans la liste des comptes, que le compte de banque
ci-dessous a déjà été créé :
N° Compte : 512SOG
Libellé : Société Générale
Pointable : Oui
Code banque : 30004
Code guichet : 00802
N° de compte : 00004430018
Clé R.I.B : 65
3.5.2 LES JOURNAUX
Le comptable a décidé d’utiliser un journal spécifique pour les écritures de salaires.
TRAVAIL À FAIRE
• Créez le journal ci-dessous :
Code : SA
Libellé : Journal des salaires
Type : Opérations diverses
©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 17
3.5.3 MISE EN PLACE D’UNE COMPTABILITÉ ANALYTIQUE/BUDGÉTAIRE
DÉFINITION
La tenue d’une comptabilité budgétaire et/ou analytique est généralement fonction du type de société
et des besoins du gérant.
Comptabilité budgétaire :
La tenue d’une comptabilité budgétaire permet d’éditer un comparatif entre :
• les dépenses/recettes prévues (le budget)
• les dépenses/recettes effectives (le réalisé).
Cela permet de savoir si le budget alloué aux dépenses ou recettes est dépassé.
Comptabilité analytique :
La tenue d’une comptabilité analytique permet d’éditer un état des dépenses/recettes par poste analytique.
Exemples :
• Analyse de la rentabilité d’un chantier.
• Analyse des dépenses d’un projet.
NB : Il est possible de cumuler comptabilité budgétaire et analytique.
Au sein de INFOSTORE, vous avez également pour mission la tenue de la comptabilité budgétaire/analytique afin de suivre
les dépenses au travers les 3 services de la société :
• Service Comptabilité
• Service Administratif
• Service Commercial.
TRAVAIL À FAIRE
• Créez les 3 codes analytiques/budgétaires :
Code : COMPTA Libellé : Service Comptabilité
Code : ADM Libellé : Service Administratif
Code : COM Libellé : Service Commercial
• Voici les budgets de dépenses alloués à chacun des services sur l’exercice N.
Service Comptabilité : Budget = 1400 e.
Service Administratif : Budget = 1200 e.
Service Commercial : Budget = 8000 e
• En parallèle, les montants des frais téléphoniques sont répartis ainsi :
65 % pour le Service Commercial.
25 % pour le Service Comptabilité.
10 % pour le Service Administratif.
TRAVAIL À FAIRE
• Créez le code analytique TEL (Frais téléphoniques) et effectuez le paramétrage de la répartition.
• Déclarez ventilable le compte de charge 626000 (Frais Postaux et télécom).
• Affectez par défaut au compte 626000 le code analytique TEL
• Déclarez ventilable le compte 615000 (Entretiens et réparations).
TRAVAIL À FAIRE
Dans les préférences du dossier, rechercher et activer les options qui permettent :
• d’inclure les écritures en brouillard dans le «réalisé»
• d’appeler automatiquement la grille de saisie analytique.
18 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
Intégrale de Gestion Ciel
Quantum Enseignement
4. LA FACTURATION
Gestion des achats
Saisie des ventes
Saisie des règlements
Le lien comptable
Intégrale de Gestion Ciel
Quantum Enseignement
20 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
4.1 La gestion des achats
4.1.1 COMMANDES FOURNISSEURS
La société INFOSTORE passe différentes commandes à ses fournisseurs.
TRAVAIL À FAIRE
• Créez les commandes ci-dessous :
COMMANDE CD0001
Date : 05/01/N
Code fournisseur : CIEL75 [CIEL]
REF DESIGNATION QTE PU HT
CIELWK Ciel Compta 3 140.00
CIELWP Ciel Paye 3 199.00
REF DESIGNATION QTE PU HT
SCAN230 Scanner AGFA 230 5 30.00
PAP500 Ramette papier x500 20 2.00
LCB04 Lecteur de code
barre
10 110.00
COMMANDE CD0002
Date : 06/01/N
Code fournisseur :TPL45 [TPL TECHNICS]
4.1.2 BONS DE RÉCEPTION
Les 2 commandes CD0001 et CD0002 sont réceptionnées dans leur intégralité le 10/01/N.
TRAVAIL À FAIRE
• Transférer les commandes fournisseurs CD0001 et CD0002 en bon de réception.
Les numéros de série des lecteurs de code barre sont les suivants :
45487001 45487002 45487003 45487004 45487005
45487006 45487007 45487008 45487009 45487010
• Valider chaque bon de réception.
QUESTION :
• Quelle est l’incidence de la validation des bons de réception sur le stock et la commande ?
4.1.3 FACTURES FOURNISSEURS
CIEL envoie sa facture le 12/01/N
TPL TECHNICS, envoie sa facture le 13/01/N
TRAVAIL À FAIRE
• Transférer les bons de réception BR0001 et BR0002 en factures fournisseurs.
• Valider chaque facture fournisseur.
©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 21
4.1.4 PAIEMENTS FOURNISSEURS
La facture du fournisseur CIEL est payée le 15/01/N.
Le fournisseur TPL TECHNICS vous accorde un escompte de 5% pour règlement anticipé.
Remarque : L’escompte est soumis à T.V.A.
La facture TPL TECHNICS est payée le 16/01/N.
Les 2 factures sont payées par virement.
TRAVAIL À FAIRE
• Enregistrer les paiements des factures FA0001 et FA0002
4.2 La saisie des ventes
4.2.1 DEVIS
La société VECTRA a demandé un devis dont voici le détail
DEVIS DE0001
Date : 03/01/N
Code client : VECTRA77 [VECTRA SYSTEMS]]
REF DESIGNATION QTE PU HT
PCP1401 PC Quad Core AC240 5 900.00
SCAN230 Scanner AGFA 230 5 50.17
Client VECTRA77
Code client : VECTRA77
Nom / Société : VECTRA SYSTEMS
Famille : PME/PMI
Relevé de comptes : OUI
Tél. : 01.27.32.36.33
Fax : 01.27.32.36.34
E-mail : vectra.systems@rf2000.com
Représentant : FERENC
Adresse : 27, rue Victor Duruy
77100 Meaux
Les coordonnées de la société VECTRA sont les suivantes :
TRAVAIL À FAIRE
• Vous constatez que le client VECTRA n’existe pas.
Sans quitter la saisie du devis, créez la fiche du client VECTRA.
22 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
DEVIS DE0002
Date : 05/01/N
Code client : DEROU27 [ETUDES DEROUEX]]
DEVIS DE0003
Date : 06/01/N
Code client : LFG92 [LAFARGE]]
DEVIS DE0004
Date : 06/01/N
Code client : S3D75 [S3D MICRO]]
REF DESIGNATION QTE PU HT
INTER Formation sur site sur
le logiciel Ciel Compta 2 800.00
REF DESIGNATION QTE PU HT
PCP1401 PC Quad Core AC240 2 900.00
INTER
Installation de 2 PC+
Réseau et Internet
Forfait installation
1 200.00
REF DESIGNATION QTE PU HT
CIELWK Ciel Compta 1 180.00
SCAN230 Scanner AGFA 230 1 50.17
TRAVAIL À FAIRE
• Enregistrer les devis DE0002, DE0003, DE0004
4.2.2 COMMANDES
Après réception de leur devis, les clients LAFARGE et VECTRA SYSTEMS, passent commande.
TRAVAIL À FAIRE
• Enregistrez leurs commandes respectives en date du 10/01/N
• Le client VECTRA SYSTEMS a obtenu une remise globale de 3% sur
l’ensemble de sa commande : enregistrez cette remise.
• Le client LAFARGE a réglé par chèque un acompte de 500 € sur sa commande le 10/01/N : enregistrez
cette commande.
• Transférez directement en facture les devis
de DEROUEX et S3D MICRO. Les deux factures sont datées du 12/01/N.
Le client S3D MICRO passe commande (détail ci-dessous) et verse un acompte de 200 € par chèque
le 12/01/N :
4.2.1 DEVIS (suite)
COMMANDE CD0003
Date : 12/01/N
Code Client : S3D75 [S3D MICRO]]
REF DESIGNATION QTE PU HT
PCP1401 PC Quad Core AC240 5 890.00
CIELWK Ciel Compta 1 180.00
©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 23
4.2.2 COMMANDES (suite)
TRAVAIL À FAIRE
• Enregistrez sa commande.
• Enregistrez l’acompte versé sur cette commande.
QUESTIONS :
• Pourquoi le prix unitaire est-il de 890.00 € au lieu de 900 € ?
• Pourquoi le mode de règlement CHQ (Chèque) est-il pré-renseigné lors de la saisie de l’acompte ?
4.2.3 BONS DE LIVRAISON
Le client VECTRA SYSTEMS est livré en deux fois. La première livraison, datée du 15/01/N
concerne les PC Quad Core AC240.
TRAVAIL À FAIRE
• Enregistrez le bon de livraison.
• La commande du client S3D MICRO est entièrement livrée le 15/01/N.
Enregistrez cette livraison.
QUESTION :
• Comment obtenir la liste des articles restant à livrer ?
Le reliquat de la commande du client VECTRA SYSTEMS est finalement livré le 20/01/N.
TRAVAIL À FAIRE
• Enregistrez le bon de livraison.
QUESTIONS :
• Par quel procédé le stock réel des articles présents dans une pièce commerciale est-il mis à jour ?
• Je veux transférer un bon de livraison en facture mais Ciel me l’interdit, pourquoi ? (Donnez 2 raisons possibles)
24 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
FACTURE FA0006
Date : 25/01/N
Code Client : VECTRA77 [VECTRA SYSTEMS]]
FACTURE FA0007
Date : 05/02/N
Code Client : S3D75 [S3D MICRO]
FACTURE FA0008
Date : 10/02/N
Code Client : LFG92 [LAFARGE]
FACTURE FA0009
Date : 15/02/N
Code Client : DEROU272 [ETUDES DEROUEX]
REF DESIGNATION QTE PU HT
PAP500 papier x 500 15 3.50
LCB04 Lecteur de code barre 4 160.00
REF DESIGNATION QTE PU HT
CIELWP Ciel Paye 2 220.00
CIELWG Ciel Gestion 2 224.00
REF DESIGNATION QTE PU HT
CIELWP Ciel Paye 1 220.00
INTER Formation sur site Ciel
Paye 2 jours 2 800.00
REF DESIGNATION QTE PU HT
PAP500 papier x500 25 3.50
LCB04 Lecteur de code barre 1 160.00
Les numéros de série des lecteurs de code barre vendus sont les suivants :
45487001 45487002 45487003 45487004
TRAVAIL À FAIRE
• Effectuez un aperçu avant impression de chacune des factures.
• Validez toutes les factures en une seule fois.
QUESTIONS :
• Comment annuler un acompte précédemment enregistré ?
• Quelles sont les conséquences de la validation d’une facture ? (Donnez au moins trois réponses)
D’autres factures sont à enregistrer, dont voici le détail ci-dessous :
4.2.4 FACTURES
Le client VECTRA SYSTEMS reçoit une facture, datée du 25/01/N regroupant ses deux livraisons.
17.00 € HT de transport (soumis à la T.V.A.) lui ont été rajoutés.
TRAVAIL À FAIRE
• Enregistrez cette facture.
• La livraison effectuée au client S3D MICRO est facturée le 25/01/N. Enregistrez cette facture.
• La commande effectuée par le client LAFARGE est facturée le 25/01/N. Enregistrez cette facture.
• Sur la facture du client DROUEX, enregistrez une remise globale de 10%.
• Saisissez la facture ci-dessous :
Le numéro de série du lecteurde code barres : 45487005
©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 25
TRAVAIL À FAIRE
• Enregistrez ces factures.
• Validez toutes les factures en une seule fois.
4.2.5 AVOIRS
Le client S3D MICRO renvoie un scanner défectueux (provenant de sa 1ère facture).
TRAVAIL À FAIRE
• Enregistrez l’avoir (le scanner est réintégré dans les stocks) en date du 02/02/N.
4.2.6 RÈGLEMENTS
Le 15/02/N :
Le client S3D MICRO règle en une seule fois par virement ses deux factures déduction faite de l’avoir.
Le 17/02/N :
Le client DEROUEX effectue un règlement partiel de 300 euros par chèque.
Le 17/02/N :
Le client LAFARGE règle sa facture par traite à 30 jours fin de mois le 10.
Le 20/02/N :
Le client VECTRA SYSTEMS règle par virement 98 % de sa 1ère facture, un escompte de 2% lui ayant été accordé en sa qualité
de nouveau client.
TRAVAIL À FAIRE
• Enregistrez les différents règlements clients.
QUESTIONS :
• J’ai enregistré un règlement de 129 euros au lieu de 192 euros.
Comment puis-je rectifier mon erreur ?
FACTURE FA0010
Date : 19/02/N
Code Client : VECTRA77 (VECTRA SYSTEMS)
FACTURE FA0011
Date : 20/02/N
Code Client : DEROU27 (ETUDES DEROUEX)
REF DESIGNATION QTE PU HT
PAP500 papier x500 15 3.50
INTER
Formation sur site
Ciel Compta :
un jour
Ciel Paye :
deux jours
3 800.00
REF DESIGNATION QTE PU HT
INTER
Sous traitance
formations du mois de février
Ciel Compta :
10 journées de formation
Ciel Paye : 15 journées
Ciel Gestion : 7 journées
32 450.00
4.2.4 FACTURES (suite)
26 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
4.2.7 EXERCICE DE SYNTHÈSE
TRAVAIL À FAIRE
• Dessinez un schéma représentant les différents transferts possibles entre les pièces commerciales.
QUESTIONS :
• Quelles sont les pièces commerciales pouvant se valider ?
• La commande d’un client n’est plus modifiable, pourquoi ?
• Quelles sont les pièces commerciales qui acceptent l’enregistrement d’un acompte ?
• Je valide une facture et aucun mouvement de stock n’est généré, pourquoi ?
(Donnez au moins deux explications)
• Expliquer la différence entre «transfert en BL» et «transfert en BL livrable»
• Quel état permet de visualiser les articles en retard de livraison ?
4.3 Le lien comptable
4.3.1 GÉNÉRATION DES ÉCRITURES COMPTABLES
L’intégrale de gestion CIEL QUANTUM ENSEIGNEMENT est un intégré de gestion et comptabilité.
Lorsque l’option de comptabilisation automatique est activée, l’écriture comptable est générée
automatiquement :
• lors de la validation d’une facture ou d’un avoir.
• lors de l’enregistrement d’un règlement.
TRAVAIL À FAIRE
• Si l’option de comptabilisation automatique n’a pas été activée, générez les écritures comptables
de ventes, achats, règlements clients et fournisseurs.
QUESTIONS :
• Comment visualiser une écriture comptable depuis une pièce client ou fournisseur ?
• Citez deux méthodes manuelles de génération des écritures ?
©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 27
NOTES PERSONNELLES
28 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 29
5. LA COMPTABILITE
La balance d’ouverture
Saisie des achats
Saisie des paiements
Autres mouvements comptables
Les modèles d’écritures
Interaction comptabilité facturation
Intégrale de Gestion Ciel
Quantum Enseignement
30 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
5.1 La balance d’ouverture
DÉFINITION
La balance d’ouverture (ou Balance d’A-Nouveaux) est un document comptable représentant la situation
de l’entreprise au 1er jour de l’exercice.
Elle doit être saisie uniquement lors de la 1ère année d’utilisation de Ciel Compta.
En effet, la clôture annuelle va automatiquement générer la Balance d’A-Nouveaux de l’exercice suivant.
TRAVAIL À FAIRE
• Saisir la balance d’ouverture au 01/01/N :
JL N° de compte Intitulé du compte Libellé de l’écriture Débit Crédit
Date d’écriture : 01/01/NN N° de Pièce : AN
AN 101000 Capital Balance d’ouverture 40 000,00
AN 106100 Réserve Légale Balance d’ouverture 1 000,00
AN 215400 Matériel Industriel Balance d’ouverture 25 000,00
AN 218100 Install. Géné. Agenc. Ame Balance d’ouverture 2 000,00
AN 218300 Mat. de bureau et informatique Balance d’ouverture 3 500,00
AN 218400 Mobilier Balance d’ouverture 4 000,00
AN 275000 Dépôts et Cautionnements Balance d’ouverture 3 950,00
AN 401000 Fournisseurs Divers Balance d’ouverture 38 450,00
AN 408000 Fournis. Factures non parv. Balance d’ouverture 74 791,00
AN 411000 Clients divers Balance d’ouverture 75 000,00
AN 418000 Clients produits non encore par Balance d’ouverture 25 000,00
AN 428000 Pers. Charg. A payer Balance d’ouverture 3 500,00
AN 428600 Autres charges à payer Balance d’ouverture 8 300,00
AN 431000 Sécurité Sociale Balance d’ouverture 11 000,00
AN 437000 Autres organismes sociaux Balance d’ouverture 5 000,00
AN 445500 Taxes sur CA à décaisser Balance d’ouverture 2 300,00
AN 445800 Taxes sur CA à régulariser Balance d’ouverture 2 500,00
AN 467000 Autres comptes débiteurs Balance d’ouverture 2 500,00
AN 486000 Charges constatées d’avance Balance d’ouverture 250,00
AN 512SOG Banque Balance d’ouverture 45 641,00
TOTAL BALANCE 186 841,00 186 841,00
TRAVAIL À FAIRE
• Saisissez la Balance d’A-Nouveaux.
©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 31
5.2 Saisie des achats
L’Intégrale de Gestion Ciel Quantum ENSEIGNEMENT permet, dans son module facturation,
d’enregistrer les factures (clients et fournisseurs) liées à l’activité commerciale de la société.
La saisie comptable est donc principalement utilisée pour :
• les achats liés aux charges fixes (téléphone, internet, eau, edf, loyer,…)
• les écritures de salaires
• les impôts et taxes
• les opérations diverses (régularisations de comptes)
• les opérations de fin d’exercice (dotations aux provisions et amortissements, charges et produits
constatés d’avance, charges à payer, produits à recevoir,…)
REMARQUE :
L’intégrale de Gestion Ciel Quantum ENSEIGNEMENT permet de générer automatiquement les écritures
suivantes :
• l’OD de TVA
• les écritures de dotations aux amortissements
Vous recevez les factures fournisseurs suivantes :
Quittance de loyer DCM Facture ORANGE
Date : 28/01/N
Libellé : Loyer janvier N
Loyer HT : 1500.00
Charges locatives HT : 250.00
Total T.V.A. 19.6% : 343.00
Total TTC : 2093.00
Date : 29/01/N
Libellé : Ouverture de ligne
Total HT : 60.00
Total T.V.A. 19.6% : 11.76
Total TTC : 71.76
Les comptes de charges utilisés pour ces deux factures sont les suivants :
• 613200 Locations Immobilières
• 614000 Charges locatives
• 626000 Frais postaux et télécom.
TRAVAIL À FAIRE
• Enregistrez ces deux factures
32 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
ECRITURES D’ACHAT
Date Compte Libellé N° pîèce Débit Crédit
20/01/N 401METRO Fournitures de bureau diverses 591 239.20
20/01/N 606400 Fournitures de bureau diverses 591 200.00
20/01/N 445664 Fournitures de bureau diverses 591 39.20
21/01/N 401LEGPC Entretien chaudière 37 107.64
21/01/N 615000 Entretien chaudière 37 90.00
21/01/N 445664 Entretien chaudière 37 17.64
25/01/N 401SALETTE
Révision véhicule société 99/004 179.40
25/01/N 615000 Révision véhicule société 99/004 150.00
25/01/N 445664 Révision véhicule société 99/004 29.40
26/01/N 401000 AUTOPARTNERS Location 164.10
26/01/N 613500 AUTOPARTNERS Location 137.21
26/01/N 445664 AUTOPARTNERS Location 26.89
29/01/N 401TEXACO Texaco 8000 L 66654 4362.59
29/01/N 606100 Texaco 8000 L 66654 3647.65
29/01/N 445664 Texaco 8000 L 66654 714.94
29/01/N 401RESTO Restaurant ‘La Muscade’ 73.25
29/01/N 652700 Restaurant ‘La Muscade’ 70.00
29/01/N 445662 Restaurant ‘La Muscade’ 3.25
02/02/N 401HOTEL Hôtel suite formation 221.55
02/02/N 625700 Hôtel suite formation 210.00
02/02/N 445662 Hôtel suite formation 11.55
03/02/N 401RESTO Restaurant ‘la chaumière’ 42.20
03/02/N 625700 Restaurant ‘La chaumière’ 40.00
03/02/N 445662 Restaurant ‘La chaumière’ 2.20
05/02/N 401GAN Assurance véhicule société 1124/23 750.00
05/02/N 616000 Assurance véhicule société 1124/23 750.00
5.2.1 ECRITURES D’ACHAT
©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 33
Informations complémentaires :
Les fournisseurs suivants seront enregistrés ainsi et déclarés lettrables :
N° de compte : 401METRO
Intitulé : METRO
N° de compte : 401GAN
Intitulé : GAN ASSURANCES
N° de compte : 401LEGPC
Intitulé : LEGRAND PLOMBERIE CHAUFFAGE
N° de compte : 401RESTO
Intitulé : RESTAURANT
N° de compte : 401HOTEL
Intitulé : HOTEL
N° de compte : 401SALETTE
Intitulé : GARAGE SALETTE
N° de compte : 401TEXACO
Intitulé : TEXACO
N° de compte : 401SALETTE
Intitulé : GARAGE SALETTE
Les comptes de charges suivants seront utilisés :
• 606100 Fournitures non stockables (Eau/énergie/…)
• 606400 Fournitures administratives
• 613500 Locations mobilières
• 615000 Entretien et réparations
• 616000 Primes d’assurance
• 625700 Réceptions
TRAVAIL À FAIRE
• Enregistrez ces achats
• La révision du véhicule société effectuée au garage SALETTE est à imputer au service Commercial :
affectez le code analytique correspondant.
REMARQUE : Vous êtes libre de choisir la grille de saisie
5.2.1 ECRITURES D’ACHAT (suite)
5.3 Saisie des paiements
• La facture ORANGE est payée le 02/02/N par virement.
• La facture DCM LOCATION IMMBILIERE est payée le 03/02/N par virement.
• La facture METRO est payée le 03/02/N par chèque n°745978901.
• La facture LEGPC est payée le 04/02/N par chèque n°745978902.
• La facture TEXACO est payée partiellement le 05/02/N par un virement de 2000.00 €.
• La facture SALETTE est payée le 09/02/N par virement.
• La facture AUTOPARTNERS est payée le 10/02/N par virement.
TRAVAIL À FAIRE
• Enregistrez ces paiements dans le journal de banque Société Générale.
QUESTION :
• Si vous utilisez les grilles de saisie ‘Standard’ ou ‘Kilomètre’, quelle fonction vous dispense
de saisir le compte de banque lors de la saisie d’un encaissement ou d’un paiement ?
34 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
5.4 Autres mouvements comptables
Les salaires de janvier N sont à enregistrer.
Les comptes des salariés sont les suivants :
COMPTE LIBELLE DU COMPTE
421001 LEPIC Rémunération Nette
421002 MARTIN Rémunération Nette
421003 LEGRAND Rémunération Nette
421004 LAVENTE Rémunération Nette
ECRITURE DE SALAIRES
JOURNAL : SA
DATE : 31/01/N
COMPTE LIBELLE DEBIT CREDIT
421001 Paye de 01 2010 1286.08
421002 Paye de 01 2010 2042.71
421003 Paye de 01 2010 1173.46
421004 Paye de 01 2010 1850.99
431000 Paye de 01 2010 3593.69
437000 Paye de 01 2010 1902.17
443000 Paye de 01 2010 55.07
631200 Paye de 01 2010 55.07
641000 Paye de 01 2010 8096.49
641400 Paye de 01 2010 152.60
645100 Paye de 01 2010 2338.42
645300 Paye de 01 2010 364.34
645400 Paye de 01 2010 336.01
645800 Paye de 01 2010 561.24
TOTAL 11904.17 11904.17
Les comptes suivants seront utilisés :
431000 Sécurité Sociale 641400 Salaires, appointements
437000 Autres organismes sociaux 645100 Cotisations Urssaf
443000 Operations part. avec l’état,... 645300 Cotisations Retraite
631200 Taxe d’apprentissage 645800 Cotisations aux autres organismes
641000 Rémunération du personnel organismes
TRAVAIL À FAIRE
• Créez les comptes comptables de chaque salarié
• Enregistrez l’écriture de salaires ci-dessus.
REMARQUE :
Le logiciel Ciel Paye vous dispense de saisir l’écriture de paye.
En effet, il est possible, depuis le logiciel de paye, de générer et transférer l’écriture de salaire vers
l’Intégrale de Gestion Ciel Quantum.
©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 35
5.5 Les modèles d’écritures
Vous disposez d’opérations qui donnent lieu à un enregistrement identique périodiquement.
Le remboursement d’emprunt contracté par la société INFOSTORE fait partie de ces opérations.
Journal : SG
La société INFOSTORE est amenée a enregistrer régulièrement des frais bancaires
dont le montant peut être variable.
Journal : SG
COMPTE LIBELLE
627000 Frais bancaires
445664 Frais bancaires
512SOG Frais bancaires
TRAVAIL À FAIRE
• Enregistrez ce modèle d’écriture sans montants
Il apparait 15.24 € de frais sur le relevé bancaire du mois de février (21/02/N).
Il apparait 11.20 € de frais sur le relevé bancaire du mois de mars (20/03/N).
TRAVAIL À FAIRE
• Enregistrez ces frais bancaires en utilisant le modèle d’écriture précédemment créé
(les frais sont soumis à T.VA. 19.6%).
5.6 Interaction comptabilité facturation
TRAVAIL À FAIRE
• Depuis la liste des écritures, consulter les factures des clients ETUDES DEROUEX, S3D MICRO.
QUESTION :
• Si l’on supprime une écriture correspondant à une pièce commerciale,
comment réenregistrer l’écriture ?
COMPTE LIBELLE DEBIT CREDIT
164000 Rembt emprunt 475.00
661000 Rembt emprunt 25.00
512SOG Rembt emprunt 500.00
TRAVAIL À FAIRE
• Générez l’abonnement de l’écriture de remboursement d’emprunt à partir du 4 janvier, mensuelle
pour une période de 4 ans. (fin : 31/12/N+3)
• Enregistrez les remboursements d’emprunt de janvier et février sans effectuer de saisie.
36 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
Intégrale de Gestion Ciel
Quantum Enseignement
6. LES TRAITEMENTS PERIODIQUES
Les traitements comptables
Les traitements liés à l’activité commerciale
Intégrale de Gestion Ciel
Quantum Enseignement
38 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
6.1 Les traitements comptables
6.1.1 LE LETTRAGE MANUEL
DÉFINITION
Le lettrage comptable consiste à munir d’une même lettre, les règlements ainsi que les écritures
enregistrés au Grand-Livre sur les comptes de tiers qu’ils soldent.
Ainsi, il est possible de reconnaître les écritures soldées et d’effectuer les relances automatiques
des écritures non lettrées (non soldées).
OBJECTIF :
Identifier facilement les factures non réglées.
Exemple :
Les factures de 25 et 50 euros du client LEGRAND S.A. ne sont pas réglées.
TRAVAIL À FAIRE
• Afin de faire le suivi entre les factures et les règlements, effectuez le lettrage manuel
des comptes clients.
• En utilisant la grille de saisie ‘Standard’ ou ‘Kilomètre’, saisissez les règlements relatifs
aux factures du compte 401RESTO, tous deux réglés le 04/02/N par virement.
• Lettrez le compte 401RESTO.
QUESTION :
• Quelles grilles de saisies permettent un lettrage automatique ?
6.1.2 LE TRAVAIL SUR UN COMPTE
TRAVAIL À FAIRE
• Demandez la situation comptable de votre compte banque SOCIÉTÉ GÉNÉRALE sur la période du
01/01/N au 28/02/N. Visualisez cette situation sous forme de Grand-Livre.
• Sur cette même période, les dates d’écritures saisies au 05/02/N sur le compte 401GAN sont
fausses. La date correcte est le 06/02/N.
Effectuez la modification nécessaire.
411LEG LEGRAND SA
A 100 100 A
B 320 150 B
25 170 B
50
©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 39
6.1.3 LE RAPPROCHEMENT BANCAIRE
DÉFINITION
Le rapprochement bancaire permet de pointer les écritures de banque saisies dans votre comptabilité
avec le relevé bancaire.
L’état de rapprochement fait apparaitre les écritures qui ne sont pas encore passées sur le relevé
de banque.
TRAVAIL À FAIRE
• Effectuez le rapprochement bancaire de février pour le compte SOCIÉTÉ GÉNÉRALE.
REMARQUE :
12 € de péage n’ont pas été enregistrés dans votre comptabilité.
• Sans quitter le rapprochement bancaire, enregistrez l’écriture suivante :
COMPTE LIBELLE DEBIT CREDIT
625100 Péage 10.03
445664 Péage 1.97
512SOG Péage 12.00
Le compte 625100 correspond à ‘Voyages et déplacements’.
• Visualisez l’état de rapprochement.
COMPTE LIBELLE DEBIT CREDIT
Solde au 31/01/N 42322.25
01/02/N Virement LAFARGE 500
04/02/N Remboursement emprunt 500.00
06/02/N Virement ORANGE 71.76
08/02/N Virement DCM LOCATION IMMO. 2093.00
10/02/N Chèque n°745978901 239.20
11/02/N Virement TEXACO 2000.00
11/02/N CB Péage 12.00
11/02/N Chèque n°745978902 107.64
15/02/N Virement SALETTE 179.40
17/02/N Virement S3D MICRO 5552.76
20/02/N Virement VECTRA SYSTEMS 5421.24
21/02/N Frais bancaires 15.24
Solde au 28/02/N 48578.01
40 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
QUESTION :
• Dans quelles conditions, le stock des articles est-il mis à jour lorsque une facture est validée ?
B. LES ENTRÉES ET SORTIES DE STOCK MANUELLES
Le 28/02/N, un scanner (réf. : SCAN230) a été cassé.
TRAVAIL À FAIRE
• Enregistrez la sortie de stock en précisant le motif de sortie.
• Editez la liste des mouvements de stocks de l’article SCAN230.
C. L’INVENTAIRE DES ARTICLES
TRAVAIL À FAIRE
• Editez un inventaire des articles.
QUESTIONS :
• A quoi sert l’option «Colonne quantité physique» ?
• Pourquoi certains articles n’apparaissent-ils pas sur cet état ?
D. LA RÉGULATION DE STOCK
QUESTIONS :
• Quelle est la toute première opération à effectuer avant de modifier les quantités en stock ?
• Expliquez l’utilité du bouton «Générer l’état».
• Comment remettre le stock à zéro ?
TRAVAIL À FAIRE
• Effectuez une régulation de stock sur les articles suivants :
Réf. Désignation Quantité physique
SCAN230 Scanner AGFA 230 18
PAP500 Ramette Papierx500 166
6.2 Les traitements liés à l’activité commerciale
6.2.1 LA GESTION DES STOCKS
A. INTRODUCTION
DÉFINITION
La gestion de stock s’effectue automatiquement lors de la saisie des pièces commerciales.
Les entrées et sorties manuelles ainsi que la régulation des stocks constituent des traitements
complémentaires permettant de modifier les quantités en stock.
©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 41
6.2.2 LA GESTION DES CLIENTS
A - LE RELEVÉ DE COMPTES
QUESTIONS :
• Comment cocher l’option «Relevé de comptes» pour l’ensemble des clients
(sans modifier les fiches clients une à une) ?
TRAVAIL À FAIRE
• Editez le relevé de compte de toutes les factures à encaisser.
B - RELANCES CLIENTS ET MAILINGS
QUESTION :
• Comment relancer un client ?
42 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
Intégrale de Gestion Ciel
Quantum Enseignement
7.LES EDITIONS
Les éditions commerciales
Les éditions comptables
Intégrale de Gestion Ciel
Quantum Enseignement
44 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
7.1 Les éditions commerciales
7.1.1 LE SUIVI DES COMMANDES
QUESTION :
• Quel état permet d’obtenir la liste des articles en retard de livraison ?
TRAVAIL À FAIRE
• Editez la liste des reliquats de commandes clients.
7.1.2 LE SUIVI DES CLIENTS
TRAVAIL À FAIRE
• Editez un relevé de comptes clients afin de connaître la somme totale due par vos clients.
• Editez un état affichant jour par jour les créances attendues à échéance.
7.1.3 LES ÉTATS STATISTIQUES
Dans la société INFOSTORE, les commissions des représentants sont calculées sur le chiffre d’affaires.
TRAVAIL À FAIRE
• Editez un état des commissions à reverser à chaque représentant.
• Le PDG de la société INFOSTORE veut avoir la liste des articles vendus par chaque représentant.
Editez cette liste.
• Le PDG de la société INFOSTORE veut connaître l’évolution du nombre de PCP1401 (PC Quad Core
AC240) vendus pendant les six premiers mois de l’exercice.
Editez un état répondant à son besoin.
QUESTIONS :
• Donnez au moins deux méthodes permettant d’obtenir le chiffre d’affaires
de la société INFOSTORE sur une année.
• Quel est le chiffre d’affaires de la société pour la période janvier-février ?
TRAVAIL À FAIRE
• Editez ensuite le chiffre d’affaires réalisé sur l’année, détaillé par article.
7.2 Les éditions comptables
7.2.1 LE GRAND LIVRE
DÉFINITION
Le Grand Livre est un document comptable qui affiche les écritures classées par numéro de compte.
TRAVAIL À FAIRE
• Demandez l’aperçu du Grand-Livre global de la société INFOSTORE du 01/01/N au 28/02/N.
• Demandez l’aperçu du Grand-Livre clients et fournisseurs avec et sans les écritures lettrées du
01/01/N au 28/02/N.
©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 45
7.2.2 LA DÉCLARATION DE T.V.A.
DÉFINITION
Toute société soumise à la T.V.A. doit reverser à l’Etat la différence entre la T.V.A. collectée et la T.V.A.
déductible. Cette obligation s’effectue via la déclaration de T.V.A.
REMARQUE :
Si la T.V.A. déductible est supérieure à la T.V.A. collectée, l’entreprise peut bénéficier d’un crédit de T.V.A.
Cette déclaration peut être mensuelle, trimestrielle ou annuelle.
TRAVAIL À FAIRE
• Calculez l’état de T.V.A. de Janvier N.
• Générez l ‘OD de TV.A. sur cette période, en brouillard.
QUESTION :
• Quel est le montant de la T.V.A. à décaisser pour janvier?
7.2.3 LES JOURNAUX
DÉFINITION
Un journal comptable est l’équivalent d’un classeur dans lequel on enregistre les opérations de
l’entreprise
Il existe un journal par type d’opération comptable (journal d’achats, journal de ventes, journal de
caisse, journal d’opérations diverses…).
REMARQUE :
Si la société a plusieurs banques, elle doit disposer d’autant de journaux que de banques.
QUESTIONS :
• Pourquoi l’édition des journaux est-elle vide ?
• Quelle édition faut-il utiliser pour éditer les journaux en cours d’exercice ?
TRAVAIL À FAIRE
• Visualisez le journal de la Société Générale sur le mois de janvier N.
• Visualisez tous les journaux sur la période du 01/01/N au 28/02/N.
5.2 Le Grand-Livre
5.4 La déclaration de T.V.A.
7.2.4 BILAN ET COMPTE DE RÉSULTAT
DÉFINITION
Le bilan est le document de synthèse exposant à une date donnée la situation financière et le patrimoine
d’une entreprise, et dans lequel figure la liste des éléments de l’actif et du passif.
Le Compte de Résultat est un document qui présente tous les produits et toutes les charges de votre
entreprise durant un exercice comptable.
Il permet de savoir si l’exploitation de votre entreprise durant l’année est :
• un bénéfice : total des produits > total des charges
• une perte : total des produits < total des charges
REMARQUE :
Ces deux documents sont obligatoires et doivent être déclarés à l’administration fiscale.
TRAVAIL À FAIRE
• Calculez le Bilan.
• Éditez le Compte de Résultat du 01/01/N au 28/02/N.
QUESTION :
• Quel est le résultat de la société INFOSTORE pour la période du 01/01/N au 28/02/N ?
46 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 47
RÉPONSES
Intégrale de Gestion Ciel
Quantum Enseignement
48 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
2. SOCIÉTÉ
• Qu’est-ce que la barre de navigation ? (p7)
• Il s’agit d’une barre d’icône située à gauche de l’écran qui permet un accès plus rapide aux fonctions.
Cette barre est personnalisable.
• Comment l’activer, la désactiver ? (p7)
• Pour l’activer, faire un clic droit de la souris sur cette barre de navigation et cocher l’option «Afficher
la barre de navigation». Décocher cette option pour la désactiver.
• Que signifie l’option ‘Pointable’ ? (p10)
• Cette option signifie que le comptable pointe les écritures du relevé bancaire avec celles saisies
en comptabilité. Cette option permet notamment d’effectuer un rapprochement bancaire.
• Quel est le type du journal Société Générale ? (p10)
• Le type à appliquer est ‘Trésorerie’.
3.FICHIERS DE BASE
• Quelle est l’utilité des familles articles ? (Donnez au moins deux réponses) (p11)
Les familles articles permettent de :
• Faciliter le paramétrage de l’article (taux TVA, comptes comptables…sont repris de la famille article).
• Éditer les statistiques par familles d’articles.
• Appliquer des remises par familles d’articles.
• Appliquer des taux de commission différents par familles d’articles
(si votre société emploie des représentants).
4.LE MODULE FACTURATION
• Quelle est l’incidence de la validation des bons de réception sur le stock réel et la commande ?
(p18)
• La validation d’un bon de réception augmente le stock réel et met à jour la commande (la commande
est soldée si la réception est totale ; un reliquat est enregistré si la réception est partielle).
• Pourquoi le prix unitaire est-il de 890 € au lieu de 900 € ? (p21)
• Dans la fiche article, la grille tarifaire par quantité est paramétrée (colonne ‘tarif 1’).
• Pourquoi le mode de règlement CHQ (Chèque) est-il pré-renseigné lors de la saisie de l’acompte ?
(p21)
• Le logiciel reprend par défaut le mode de règlement saisi dans la pièce commerciale (facture, commande..).
• Comment obtenir la liste des articles restant à livrer ? (p22)
• Menu - Etats - Portefeuille des commandes, puis demander les commandes non soldées.
• Par quel procédé le stock réel des articles présents dans une pièce commerciale est-il mis à jour ?
(p22)
• Le stock réel est mis à jour par la validation des pièces commerciales (BL clients ou factures clients
ne provenant pas d’un BL, BR fournisseurs ou factures fournisseurs ne provenant pas d’un BR, avoirs
clients ou fournisseurs si l’option ‘Ne pas réintégrer l’article en stock’ est décochée).
RÉPONSES
©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 49
• Je veux transférer un bon de livraison en facture mais Ciel me l’interdit, pourquoi ?
(Donner deux raisons possibles). (p22)
• Le bon de livraison n’est pas validé ou le bon de livraison a déjà été transféré en facture.
• Comment annuler un acompte précédemment enregistré ? (p23)
• Depuis la liste des commandes ou bl/br ou factures, sélectionner la pièce puis utiliser la fonction
‘Annulation d’acompte’.
• Quelles sont les conséquences de la validation d’une facture ? (Donnez au moins trois réponses)
(p23)
1/ Impossibilité de modifier ou supprimer la facture.
2/ Mise à jour du solde dû de la fiche client.
3/ Possibilité de régler la facture.
4/ Création des mouvements de stocks.
5/ La facture alimente les statistiques.
6/ La facture génère une écriture comptable (ou permet la génération de l’écriture comptable si
l’option de comptabilisation automatique n’est pas activée).
• J’ai enregistré un règlement de 129 € au lieu de 192 €. Comment puis-je rectifier mon erreur ?
(p25)
• Je supprime le règlement dans la liste des règlements et je l’enregistre à nouveau.
• EXERCICE DE SYNTHÈSE (p25) : • Quelles sont les pièces commerciales pouvant se valider ?
• Bons de livraison, factures et avoirs pour les pièces clients, bons de réception, factures et avoirs pour
les pièces fournisseurs.
• La commande d’un client n’est plus modifiable, pourquoi ?
• La commande a été entièrement livrée.
• Quelles sont les pièces commerciales sur lesquelles l’enregistrement d’un acompte est accepté ?
• Commande, bon de livraison, bon de réception, facture.
• Je valide une facture et aucun mouvement de stock n’est généré, pourquoi ?
(donner au moins deux explications)
1/ les articles facturés ne sont pas déclarés en gestion de stock .
2/ la facture provient d’un bon de livraison qui a déjà généré le mouvement de stock.
• Expliquez la différence entre « transfert en BL » et « transfert en BL livrable »
• La fonction « transfert en BL » génère un bon de livraison pour la quantité totale des articles saisis
dans la commande quel que soit leur stock réel.
• La fonction « transfert en BL livrable » génère un bon de livraison en autorisant la livraison partielle
des articles à hauteur du stock réel.
• Quel état permet de visualiser les articles en retard de livraison ?
• L’état des commandes non livrées - Détaillé par articles.
• Comment visualiser une écriture comptable depuis une pièce client ou fournisseur (p26)?
• Sélectionner la pièce sans l’ouvrir, puis par le menu contextuel, utiliser la fonction ‘Ouvrir l’écriture’.
• Citez deux méthodes manuelles de génération des écritures (p26)?
1/ Sélectionner les pièces puis utiliser la fonction ‘Générer écriture’ du menu contextuel
2/ Via le menu Traitements – Génération des écritures
50 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement ©Ciel 2011
5.LE MODULE COMPTABILITE
• Si vous utilisez les grilles de saisie ‘Standard’ ou ‘Kilomètre’, quelle fonction vous dispense de
saisir le compte de banque lors de la saisie d’un encaissement ou d’un paiement ? (p32)
• La fonction ‘Contrepartie’
• Si l’on supprime une écriture correspondant à une pièce commerciale, comment ré-enregistrer
l’écriture rapidement ? (p35)
• Retourner dans le module facturation, sélectionner la pièce commerciale concernée, puis, sans
l’ouvrir, utiliser la fonction ‘Générer l’écriture’
6.LES TRAITEMENTS PÉRIODIQUES
• Quelles sont les grilles de saisie permettant un lettrage automatique ? (p37)
• Encaissement / Paiement / Encaisser un montant / Régler un montant
• Dans quelles conditions, le stock des articles est mis à jour lorsqu’une facture est validée ? (p39)
• La mise à jour du stock des articles s’effectue dans les cas suivants si l’article est déclaré en gestion
de stock:
• Validation d’une facture provenant d’un devis.
• Validation d’une facture provenant d’une commande.
• Validation d’une facture ne provenant ni d’un devis, ni d’une commande (client ou fournisseur),
ni d’un bon de livraison ou bon de réception.
• Validation d’une facture fournisseur provenant d’une commande fournisseur.
• A quoi sert l’option « Colonne quantité physique » ? (p39)
• Cette option permet d’ajouter une colonne de saisie (Quantité physique) sur l’état d’inventaire des
articles.
• Pourquoi certains articles n’apparaissent-ils pas sur cet état ? (p39)
• Dans la fiche article, l’option “Stock” n’est pas cochée.
• Quelle est la toute première opération à effectuer avant de modifier les quantités en stock ?
(p39)
• Il est conseillé de faire une sauvegarde puis réinitialiser la régulation des stocks’.
• Expliquez l’utilité du bouton « générer l’état ». (p39)
• Il permet d’éditer l’état qui récapitule la régulation de stock des articles.
• Comment remettre le stock à zéro ? (p39)
• Cliquer sur le bouton ’’Remise à zéro’’ suivi de ’’Lancer la régularisation’’.
• Comment cocher l’option « Relevé de comptes » pour l’ensemble des clients (sans modifier les
fiches clients une à une ? (p40)
• Pour activer cette option, effectuer le traitement ‘’Remplissage automatique’’ du menu contextuel
de la liste des clients.
• Comment relancer un client ? (p40)
• Les relances clients s’effectuent par le menu États ou depuis la liste des clients.
RÉPONSES
©Ciel 2011 Cahier d’exercices I’Intégrale de Gestion Ciel Quantum Enseignement 51
7.ÉDITIONS
• Quel état permet d’obtenir la liste des articles en retard de livraison ? (p42)
• L’édition des articles en retard de livraison s’obtient par l’état des Commandes non livrées.
• Donnez au moins deux méthodes permettant d’obtenir le chiffre d’affaires
de la société INFOSTORE sur une année (p42)
• Les deux méthodes permettant d’obtenir le chiffre d’affaires annuel d’une société sont les suivantes :
• Menu Divers – Analyseur commercial des ventes .
• Menu Divers - Statistiques Gestion.
• Quel est le chiffre d’affaires de la société pour la période janvier-février ? (p42)
• Le chiffre d’affaires est de 33 358.82 €
• Quel est le montant de la T.V.A. à décaisser (janvier) ? (p43)
• Le montant de la T.V.A. à décaisser est 1 044 €
• Pourquoi l’édition des journaux est-elle vide ? (p44)
• L’édition des journaux ne prend en compte que les écritures validées.
• Quelle édition faut-il utiliser pour éditer les journaux en cours d’exercice ? (p44)
• Il faut utiliser l’état intitulé ‘Brouillard’ (qui affiche uniquement les écritures en ‘Brouillard’ donc non
validées).
• Quel est le résultat de la société INFOSTORE pour la période du 01/01/N au 28/02/N ? (p44)
• Le résultat est de 11 940 € (11 940.39 € exactement)
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Saisies et traitements
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validation définitive
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grâce aux règles d’affectation des comptes
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Echanges de données
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Sage 30, Sage 100 (Synchro Compta©)
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Ciel Gestion commerciale/ Ciel Bâtiment
• Import/export paramétrable (txt, dbf, xml)
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Conformité
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24 janvier 2006
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BIC grâce à l’intégration de la norme SEPA
Analytique et budgétaire
• Gestion des écritures analytiques avec 3 niveaux
de répartition
• Budgétisation mensuelle ou globale
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(affectation de plusieurs codes pour une écriture,
répartition du montant sur plusieurs codes)
Gestion des immobilisations
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de codes-barres
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de redevances de crédit-bail (calcul des loyers,
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Ciel Compta 2012
* Sous réserve que l’expert-comptable dispose d’un logiciel ayant des fonctions d’importation.
** Sous réserve de souscription au service Ciel directDéclaration TVA + Bian ainsi qu’à un service de maintenance Ciel incluant les mises à jour gratuites.
Sage - Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros - Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor, 75017 Paris - RCS Paris 313 966 129. La société Sage est locataire-gérant des sociétés Ciel et Sage FDC.
Code APE 5829C. Dans l’intérêt de l’utilisateur, l’éditeur se réserve le droit de modifier la liste des fonctions ci-dessus. L’utilisation du logiciel nécessite la saisie d’un code d’accès afin d’authentifier votre licence d’utilisation.
Etude réalisée par Ipsos, en mai 2011, par téléphone, auprès d’un échantillon représentatif de 600 experts-comptables.
CONFORME AU BULLETIN
OFFICIEL DES IMPÔTS N°12 DU 24 JANVIER 2006
Gestion des
télédéclarations
de TDFC
Sous réserve du téléchargement
de la mise à jour.
Détails sur www.ciel.com/TVA7
Guide de référence
de la Paye Ciel
35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19
Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33
Site internet : http://www.ciel.com
Chère Cliente, Cher Client,
Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients.
Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un
logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction.
Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions
de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre
référencement.
Bien cordialement,
L'équipe Ciel.
Sage
Sommaire
Documentation ................................................................................................... 7
Naviguez dans le guide électronique................................................................... 9
Entraînez-vous ................................................................................................. 11
Menu Dossier ........................................................................................................17
Vue d’ensemble ................................................................................................ 18
L’assistant Top Départ ...................................................................................... 19
Ouvrir............................................................................................................... 25
Fermer.............................................................................................................. 28
Supprimer......................................................................................................... 29
Paramètres ....................................................................................................... 31
Paramètres Gestion de temps............................................................................ 43
Paramètres globaux.......................................................................................... 44
Sauvegarde....................................................................................................... 46
Restauration ..................................................................................................... 49
e-Sauvegarde ................................................................................................... 51
Mise en page .................................................................................................... 60
Imprimer .......................................................................................................... 61
Aperçu avant impression .................................................................................. 70
Imprimante....................................................................................................... 73
Générateur de documents................................................................................. 74
Dossiers récents ............................................................................................... 86
Serveur de fichiers ............................................................................................ 87
Quitter.............................................................................................................. 88
Menu Edition .........................................................................................................89
Vue d'ensemble ................................................................................................ 90
Couper ............................................................................................................. 91
Copier .............................................................................................................. 91
Coller................................................................................................................ 91
Créer ................................................................................................................ 91
Modifier............................................................................................................ 92
Supprimer......................................................................................................... 92
Associer un mémo ............................................................................................ 93
Voir le mémo .................................................................................................... 93
Supprimer le mémo .......................................................................................... 94
Rechercher et remplacer ................................................................................... 95
Documents administratifs................................................................................. 96
Attestation Pôle emploi..................................................................................... 96
Documents Word® ............................................................................................ 97
Menu Fonctions.....................................................................................................98
Vue d'ensemble ................................................................................................ 99
Tout afficher................................................................................................... 100
Recherche multicritère .................................................................................... 100
Rechercher...................................................................................................... 103
Trier la liste .................................................................................................... 104
Cacher............................................................................................................ 105
Marquer/ Démarquer...................................................................................... 105
Tout marquer ................................................................................................. 106
Inverser les marques....................................................................................... 106
Importer ......................................................................................................... 107
Exporter ......................................................................................................... 108
Propriétés ....................................................................................................... 109
Ajustement des colonnes/lignes ..................................................................... 114
Personnaliser le fichier.................................................................................... 115
Menu Bases .........................................................................................................117
Vue d’ensemble .............................................................................................. 118
Salariés........................................................................................................... 119
Assistant d'entrée d'un nouveau salarié .......................................................... 152
Assistant de sortie d'un salarié ....................................................................... 156
Profils............................................................................................................. 158
Services .......................................................................................................... 162
Gestion de temps............................................................................................ 163
Variables ........................................................................................................ 177
Rubriques ....................................................................................................... 181
Cotisations ..................................................................................................... 189
Commentaires ................................................................................................ 199
Caisses ........................................................................................................... 200
Tranches......................................................................................................... 208
Tables............................................................................................................. 210
Codes analytiques........................................................................................... 212
Banques.......................................................................................................... 214
Etablissements................................................................................................ 216
Formalités....................................................................................................... 221
Conventions Collectives .................................................................................. 223
Menu Gestion des bulletins .................................................................................225
Vue d’ensemble .............................................................................................. 226
L'assistant Top Bulletin ................................................................................... 227
Bulletins de paye............................................................................................. 231
Saisie des variables salariés ............................................................................ 257
Historique....................................................................................................... 264
La règle des cumuls ........................................................................................ 266
Menu Etats ..........................................................................................................269
Vue d'ensemble .............................................................................................. 270
Journal de paye............................................................................................... 271
Livre de paye .................................................................................................. 273
Charges à payer par caisse.............................................................................. 274
Réduction bas salaires .................................................................................... 275
Réduction des cotisations patronales .............................................................. 276
Heures exonérées ........................................................................................... 278
Paiements....................................................................................................... 280
Analytique ...................................................................................................... 283
Liste des salariés ............................................................................................ 284
Fiche individuelle............................................................................................ 286
Planning de vacances...................................................................................... 287
Evénements salariés........................................................................................ 288
Congés payés et RTT ...................................................................................... 289
Provisions pour congés payés ......................................................................... 290
Visites médicales ............................................................................................ 292
Tâches Agenda ............................................................................................... 293
D.A.D.S........................................................................................................... 294
Etat préparatoire D.U.C.S. ............................................................................... 296
EDI-DUCS ....................................................................................................... 298
Prévoyance et Mutuelle ................................................................................... 301
Récapitulatif des salaires ................................................................................ 302
Gestion de temps............................................................................................ 304
Editions chaînées............................................................................................ 308
Graphiques ..................................................................................................... 310
Menu Pilotage .....................................................................................................312
Vue d’ensemble .............................................................................................. 313
Mise à jour des données ................................................................................. 314
Consulter les états.......................................................................................... 315
Menu Traitements ...............................................................................................318
Vue d'ensemble .............................................................................................. 319
Journal comptable........................................................................................... 320
Agenda........................................................................................................... 325
Planning des vacances .................................................................................... 334
L'assistant Top Clôture ................................................................................... 336
Clôture des congés payés ............................................................................... 339
Clôture des congés RTT .................................................................................. 340
Clôture du DIF ................................................................................................ 340
Clôture annuelle ............................................................................................. 341
Import Ciel Bâtiment....................................................................................... 344
Mes actualités................................................................................................. 348
Mise à jour automatique ................................................................................. 349
Menu Utilitaires ...................................................................................................350
Vue d’ensemble .............................................................................................. 351
Outils Fichier .................................................................................................. 352
Utilisateurs ..................................................................................................... 354
Préférences..................................................................................................... 358
Maintenance ................................................................................................... 361
Mise à jour des paramètres de paye ................................................................ 363
Mise à jour des documents ............................................................................. 366
Mise à jour des codes DUCS............................................................................ 367
Imports........................................................................................................... 368
Communication bancaire ................................................................................ 375
Serveur Web.................................................................................................... 376
Transactions................................................................................................... 378
Liste des utilisateurs réseau............................................................................ 379
Menu Fenêtre ......................................................................................................380
Les commandes du menu Fenêtre................................................................... 381
Menu Aide...........................................................................................................383
Les commandes du menu Aide ....................................................................... 384
Index...................................................................................................................388
7
Documentation
Le fichier Lisez-moi
Il présente les nouveautés de la version et des informations de dernière minute.
Vous l'obtenez, à la fin de la procédure d'installation, si la case Consulter les informations
concernant les nouveautés est cochée.
Par la suite, vous pouvez l'ouvrir en cliquant sur l'icone Lisez-moi, présenté dans le
dossier programme d'installation du logiciel, soit Ciel par défaut.
Vous imprimez le contenu du Lisez-moi par la commande IMPRIMER du menu FICHIER.
Vous le fermez par la commande QUITTER du menu FICHIER.
Le guide de référence
Le guide de référence vous présente le détail des opérations et traitements à effectuer.
Nous vous rappelons les conventions utilisées dans ce guide :
Utilisation de la souris
• cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris
• double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de
la souris
• faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris
Les symboles du manuel
Installation d'Adobe Reader®
Si l'application Adobe Reader® nécessaire pour lire et imprimer le guide électronique,
n'est pas présente sur votre ordinateur, il vous est proposé de l'installer.
Cliquez sur Lancer l'installation d'Adobe Reader et suivez la procédure.
Pour imprimer le guide de référence électronique
Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER.
Symbole Fonction
) indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à
activer.
* attire votre attention sur un point particulier.
L renvoie à une autre source d’information, telle que l’aide.
8
L’aide en ligne
Vous trouvez dans l'aide intégrée à l’application, le descriptif de tous les traitements et
commandes. Pour ouvrir l’aide contextuelle, cliquez sur le bouton [Aide] présentée dans
la plupart des fenêtres de l’application, ou appuyez sur la touche
1. Si un dossier est ouvert, vous devez préalablement le fermer.
2. Activez la commande SUPPRIMER.
La fenêtre Suppression d'une société s'ouvre.
3. Sélectionnez la société qui doit être supprimée.
* Lorsque la société contient une archive, celle-ci est également supprimée.
Paye Ciel Quantum conserve un nombre illimité d’archives. Toutes les archives d’une
société sont alors effacées.
4. Non disponible dans Ciel Paye (Millésime). Si vous voulez supprimer uniquement une
archive d’une société, cliquez sur la flèche et sélectionnez l’archive.
5. Validez par [Ok]. Un message vous demande de confirmer la suppression de la société.
Cliquez sur [Oui] si vous voulez vraiment supprimer la société.
Attention !
Cette procédure est irréversible et lourde de conséquences. Nous vous conseillons
vivement d’en interdire l’accès à tout utilisateur non averti.
Cliquez sur ce bouton pour
annuler la procédure de
suppression d’une société.
30
Menu Dossier
6. Compte tenu de l’effet irréversible de cette commande, une deuxième fenêtre vous
demande de confirmer la suppression de la société.
7. Cliquez sur le bouton [Détruire] pour lancer le traitement.
8. Si à ce stade vous voulez arrêter la procédure, cliquez sur le bouton [Quitter] puis,
une fois dans la fenêtre Suppression d'une société, cliquez sur le bouton [Annuler].
31
Menu Dossier
Paramètres
) Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES
Ce traitement est essentiel. Il vous permet de sauvegarder vos données vers une autre
application. Personne n’étant à l’abri d’une coupure de courant inopinée, la sauvegarde
vous permet de conserver les données des dossiers, en vue de les réutiliser en cas de
problème sur le disque ou les fichiers, faute de quoi vous pourriez perdre des jours, voire
des semaines de travail ! Une bonne gestion des sauvegardes s’avère donc indispensable.
Nous vous conseillons de réaliser la sauvegarde de chaque dossier, une fois par mois,
après avoir établi et validé les bulletins de la période et imprimé les documents
nécessaires. Selon la taille du dossier, une ou plusieurs disquettes formatées sont
nécessaires. Vous pouvez utiliser le même jeu de sauvegardes, d’un mois sur l’autre,
mais pour plus de sécurité mieux vaut utiliser un jeu de sauvegardes différent par mois.
* Les fichiers de sauvegarde AHC comporte désormais la date et l’heure à laquelle les
sauvegardes ont été réalisées.
1. Activez la commande SAUVEGARDE du menu DOSSIER.
Si un dossier est ouvert, vous devez confirmer sa fermeture en cliquant sur le bouton
[Oui].
Vous accédez à la fenêtre Sauvegarde.
Vous pouvez choisir de sauvegarder les données du dossier et/ou les données de
paramétrage ainsi que les archives liées au dossier.
Cette option n’est pas disponible
dans Ciel Paye (Millésime)
47
Menu Dossier
* En version réseau, seul l'utilisateur Maître peut choisir les données à sauvegarder.
• Données du dossier : il s'agit des éléments constituant votre dossier tels que la liste des
salariés, les bulletins de paye, etc.
• Données de paramétrage : il s'agit de vos personnalisations de présentation, de vos
modèles de bulletins.
• Option non disponible dans Ciel Paye (Millésime) Archives avant clôture : il s’agit des
archives du dossier réalisées lors de la clôture annuelle. Dans Ciel Paye Evolution et
Paye Bâtiment, seule la dernière archive avant clôture est conservée.
2. Ces options sont cochées par défaut. Décochez une de ces options si vous le souhaitez.
3. Sélectionnez le lecteur sur lequel vous sauvegardez le dossier.
Si votre ordinateur est équipé d’un seul lecteur de disquettes, c’est celui-là qui est
proposé par défaut.
Vous pouvez également effectuer la sauvegarde sur un autre endroit du disque, sur un
streamer ou encore un lecteur zip.
4. Pour cela, cochez l'option Autre emplacement et précisez sur quel support la sauvegarde
sera effectuée. Vous pouvez sélectionner le support de votre choix dans la liste
que vous ouvrez en cliquant sur le bouton [Ouverture dossier], présenté en fin de
zone.
5. Validez la sélection du lecteur en cliquant sur [Ok].
Sauvegarde sur disquettes
Si vous avez opté pour une sauvegarde sur disquette, la fenêtre vous demandant
d’insérer la première disquette s’affiche.
1. Insérez la disquette 1 de sauvegarde dans le lecteur de disquettes et validez par [Ok].
Si la disquette que vous insérez dans le lecteur contient des informations, le logiciel le
détecte et vous propose différentes options.
2. Cliquez sur le bouton correspondant à votre choix :
• [Effacer] toutes les données présentes sur la disquette et continuer la sauvegarde.
• [Ne pas effacer] les données présentes sur la disquette et continuer la sauvegarde.
• [Autre disquette] : remplacez la disquette insérée dans le lecteur par une autre disquette
et cliquez sur [Ok].
Si la sauvegarde se compose de plusieurs disquettes, le logiciel vous demande d’insérer la
disquette suivante quand cela est nécessaire.
3. Remplacez la disquette insérée dans le lecteur par la suivante et cliquez sur [Ok] pour
continuer le traitement.
48
Menu Dossier
4. Etiquetez la disquette en indiquant son ordre de passage car elle devra être impérativement
insérée dans le même ordre lors de la restauration des données.
49
Menu Dossier
Restauration
) Menu DOSSIER - commande RESTAURATION
* Vous accédez à cette fonctionnalité uniquement dans Paye Ciel Quantum Réseau
installé sur un poste client.
Le chemin du serveur contenant les fichiers de paye vous est demandé lorsque vous
ouvrez pour la première fois Paye Ciel Quantum Réseau sur un poste client.
Si lors des autres ouvertures du logiciel, le dossier que vous voulez ouvrir est introuvable,
vous pouvez utiliser cette commande afin de redéfinir le chemin du serveur.
Lorsque vous activez cette commande, un message vous demande de confirmer la
fermeture du logiciel.
1. Cliquez alors sur le bouton (Oui].
2. Ouvrez votre logiciel. Pour cela, double-cliquez sur le raccourci présent sur le bureau.
3. Définissez le chemin du serveur.
L Pour plus de détail sur la connexion au serveur, reportez-vous au Manuel
d’installation et de prise en main.
88
Menu Dossier
Quitter
) Menu DOSSIER - commande QUITTER
Le dossier est automatiquement fermé lorsque vous quittez l’application.
Si un dossier est ouvert
Vous avez la possibilité de fermer l'application de différentes manières :
• double-cliquez sur l'icone présenté en haut à gauche dans la barre de titre,
• cliquez sur l'icone de fermeture présenté en haut à droite dans la barre de titre,
• activez la commande QUITTER du menu DOSSIER,
• utilisez le raccourci clavier
La suppression ne peut être effectuée que sur des pièces qui ne sont pas encore validées.
Sélectionnez la pièce à supprimer, puis activez la commande SUPPRIMER du menu EDITION
ou CONTEXTUEL.
Le programme demande confirmation de cette suppression.
93
Menu Edition
Associer un mémo
) Menu EDITION - commande ASSOCIER UN MÉMO (en mode complet)
Cette commande permet de marquer ou démarquer une ligne dans la liste.
1. Dans la liste ouverte, cliquez sur la ligne correspondant à la fiche à marquer.
2. Activez la commande MARQUER/DÉMARQUER.
Le résultat est immédiat. Un rectangle de couleur est affiché dans l'en-tête de la ligne.
Le marquage est annulé chaque fois que vous fermez le dossier.
106
Menu Fonctions
Tout marquer
) Menu FONCTIONS - commande TOUT MARQUER
Pour chaque salarié de la société doit être créée une fiche contenant toutes les
informations nécessaires pour établir son bulletin de salaire.
La fiche Salarié
* Dans Ciel Paye Evolution, Ciel Paye Bâtiment et Paye Ciel Quantum, les zones qui
doivent obligatoirement être renseignées pour la DADS-U sont matérialisées par une
flèche rouge.
Identification du salarié
Contrairement aux autres éléments de la base de vos dossiers, les fiches Salariés ne sont
pas identifiées par un code mais par un Matricule.
Ce matricule doit correspondre à celui indiqué sur le livre des entrées et sorties du
personnel dont la tenue est obligatoire. Il doit présenter la liste exhaustive de tous les
salariés selon l'ordre chronologique de leur entrée dans l'entreprise.
Exemple
Le premier salarié entré dans la société est immatriculé 1, le deuxième 2, le troisième 3 et
ainsi de suite à chaque entrée d'un nouveau salarié.
Exemple
Les matricules 01, 05, 6, 10 et 51 seront classés en ordre croissant : 01, 05, 10, 5, 51, 6.
Utilisez le même nombre de caractères pour définir les matricules. Par exemple, si plus
d'une centaine de salariés sont employés, les matricules se déclineront de 0001 à 9999.
Vous pouvez modifier le matricule d'un salarié tant que vous ne validez pas le premier
bulletin établi à son intention.
Les zones concernant l'identité du salarié : Nom, Nom de jeune fille pour les femmes
mariées, Prénom, Sexe et Titre sont renseignées.
Attention !
Le matricule peut se composer de huit caractères alphanumériques au maximum. Le
classement s'effectue sur le premier caractère composant le matricule puis sur le
deuxième, puis le troisième et ainsi de suite jusqu'à huit.
Salariés Bulletins
120
Menu Bases
Onglet état civil et adresse
Cet onglet permet de préciser l'état civil du salarié par les zones Né(e) le, N° Séc. Soc.
(numéro de sécurité sociale) Nationalité, Situation familiale et Nb enfants (nombre d'enfants
à charge).
1. Cliquez sur le bouton Liste et sélectionnez dans la liste prédéfinie le pays de naissance
ainsi que le pays de nationalité du salarié.
* Si vous avez paramétré une gestion automatique des Pays dans les Préférences du
dossier - Onglet Pays, ces zones seront automatiquement renseignées. Voir Onglet
Pays, page 359.
2. Saisissez également l'adresse complète du salarié. Cliquez sur le bouton Liste pour
activer la liste des pays et sélectionner celui qui correspond.
Envoyer des mails (messages électroniques) à vos salariés
Si vous disposez d'une messagerie électronique ainsi que vos salariés, vous pouvez leur
faire parvenir des mails. Pour cela, vous devez saisir leur E-mail dans la zone réservée à
cet effet. Cliquez sur le bouton présenté en fin de zone pour ouvrir votre messagerie
électronique et leur envoyer des mails.
Insérer la photo du salarié
Vous pouvez aussi insérer la photo du salarié ou toute autre image de votre choix dans
l'encadré prévu à cet effet. Pour sélectionner le fichier .BMP nécessaire, cliquez sur le
bouton [Ouverture fichier], présenté en fin de zone.
L’onglet Variables n’est pas
présenté lorsque vous créez
une nouvelle fiche salarié.
L’onglet Formalités est uniquement
présenté dans
Paye Ciel Quantum.
121
Menu Bases
Conserver l'ancienne adresse d'un salarié
Lorsqu'un salarié change de domicile, il peut être nécessaire de conserver ses anciennes
coordonnées, en vue de réimprimer un de ses bulletins de paye antérieurs à ce
changement d'adresse.
Pour cela, cliquez sur le bouton [Nouvelle adresse]. Les coordonnées présentées dans la
fiche sont ainsi conservées dans un fichier d'historique et les zones de l'adresse sont
mises à blanc pour que vous puissiez saisir la nouvelle adresse du salarié.
Exemple
Vous établissez les bulletins d'un salarié pour les mois de janvier, février et mars.
En avril, le salarié change de domicile. Vous effectuez donc son changement d'adresse
afin que ses nouvelles coordonnées figurent sur le bulletin d'avril. Au mois de mai, vous
devez ressortir le bulletin du mois de janvier. C'est l'ancienne adresse qui est imprimée
sur ce bulletin.
Saisir des informations complémentaires sur le salarié
Non disponible dans Ciel Paye Millésime
Le bouton permet de saisir des informations complémentaires sur le
salarié. Au préalable, vous devez avoir défini des champs personnalisés par le bouton
[Personnaliser Salarié] de la liste des salariés ou par le menu FONCTIONS - commande
PERSONNALISER LE FICHIER.
Onglet Affectation
Les zones permettant de définir précisément les éléments de paye du salarié sont
présentées dans cet onglet.
122
Menu Bases
1. Si la société se compose de plusieurs Etablissements, indiquez le code de celui dans
lequel travaille le salarié. Dans le cas contraire, laissez la valeur 0 proposée par défaut
et correspondant à l'établissement principal.
2. La zone Emploi permet de préciser le type d'emploi occupé. Le bouton [Liste] permet de
sélectionner un emploi ou d'en créer un si ceux proposés ne conviennent pas.
Le bouton [Lieu de travail différent] vous permet de définir un autre lieu de travail pour
un salarié mis à disposition dans une autre entreprise.
3. Dans ce cas, renseignez le nom de la société, le numéro SIRET, l'adresse, le numéro de
téléphone et de fax puis validez en cliquant sur le bouton [Ok].
Exemple
Dans le cadre d'un groupement d'employeurs, le salarié peut être affecté dans une autre
entreprise ou un autre établissement.
4. Indiquez à l'aide du bouton [Liste] la Catégorie à laquelle est rattaché le salarié (stagiaire,
employé, cadre, technicien, etc.).
Exemple
Une salariée est employée comme Secrétaire et elle est rattachée à la catégorie EMPLOYÉ.
Vous pouvez regrouper les salariés selon des critères de votre choix, autres que ceux de
l'emploi et de la catégorie, en renseignant les zones Service et Analytique. Le service peut
être différent ou similaire au code analytique.
Ces deux zones sont utilisées ensuite comme critère de sélection dans les états standards
(JOURNAL DE PAYE, LIVRE DE PAYE, etc.) ainsi que dans les graphiques (RÉPARTITION
ANALYTIQUE et RÉPARTITION PAR SERVICE). Le code analytique est utilisé pour imprimer l'état
Analytique.
Exemple
Une secrétaire peut être ainsi affectée au service Marketing et appartenir au secteur
analytique Administratif.
Qualification et classification
1. Saisissez la Qualification du salarié. Il s'agit de la fonction qu'il occupe dans l'entreprise.
Les zones Position, Echelon, Niveau et Coefficient indiquent la position et le rang du salarié
selon la convention collective appliquée à la société.
2. Saisissez ces éléments pour permettre le test sur le salaire ou vérifiez s'ils correspondent
aux valeurs que vous avez saisi dans la table de la convention collective.
* Le coefficient doit obligatoirement figurer sur le bulletin de paye.
3. Cliquez sur le bouton Liste pour sélectionner l'élément correspondant à la Qualifi-
123
Menu Bases
cation BTP (zone Qualif. BTP) du salarié.
4. Sélectionnez à l'aide du triangle de sélection, le Statut du salarié.
5. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
Répartition analytique
Une fois que vous avez cliqué sur le bouton [Répartition analytique], dans la fiche salarié,
un tableau s'affiche.
Dans ce tableau, vous affectez au salarié un ou plusieurs codes analytiques et vous
déterminez la répartition. Cette saisie servira de modèle pour la répartition analytique du
bulletin.
Dans Ciel Paye et Ciel Paye Evolution, la répartition analytique est utilisée comme critère
de sélection dans les états standards et graphiques.
Dans Paye Ciel Quantum et Ciel Paye Bâtiment, la gestion analytique est utilisée pour
étudier les coûts salariaux. Exemple : une secrétaire peut travailler au service Marketing
et intervenir dans le service Administratif. La répartition de son activité dans les deux
services peut alors être saisie.
Attention !
Dans Ciel Paye et Ciel Paye Evolution, vous ne pouvez affecter qu'un seul code
analytique et la répartition est automatiquement à 100%. Vous ne pouvez pas
modifier ce pourcentage.
124
Menu Bases
Vous pouvez laisser ce tableau vide lorsque les salariés ne sont pas concernés par
l'analytique.
Ajouter un code analytique
Exemple
Pour un ouvrier qui travaille sur 3 chantiers dans le mois, vous ajoutez les 3 codes des
chantiers, créés auparavant dans la liste des codes analytiques.
1. Cliquez sur le bouton [Ajouter].
2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez le code analytique et cliquez sur [OK].
3. Faites de même pour tous les autres codes analytiques à affecter.
* Un code analytique ne peut pas être inséré plusieurs fois dans une même fiche
salarié.
Définir la répartition analytique
Exemple
Un ouvrier a travaillé 20% du mois sur le Chantier 1, 30% sur le Chantier 2 et 50% sur le
chantier 3.
1. Double-cliquez dans la cellule % répartition et saisissez la répartition.
2. Faites de même pour les autres codes analytiques.
* Le total de la répartition ne doit pas dépasser 100%. Par contre, il est possible qu'il
soit inférieur à 100%.
Supprimer un code analytique de la répartition
1. Sélectionnez la répartition que vous ne voulez plus affecter.
2. Cliquez sur le bouton [Supprimer].
3. Un message vous demande de confirmer. Cliquez alors sur le bouton [Oui].
Exporter la répartition analytique dans des fiches salarié
La répartition que vous venez de saisir peut être appliquée à d'autres salariés. En effet,
l'exportation permet de dupliquer la répartition.
1. Cliquez sur le bouton [Exporter].
2. Dans la fenêtre Exportation de la répartition analytique, sélectionnez les fiches salarié
dans lesquelles la répartition sera reproduite.
125
Menu Bases
3. Cliquez sur le bouton [Marquer] puis sur le bouton [Exporter].
4. Un message vous demande de confirmer l'exportation. Cliquez sur le bouton [Oui].
Code emploi et code métier du BTP
1. Saisissez le Code PCS ESE du salarié.
Ce code, composé de 3 chiffres suivis d'une lettre, permet de connaître la catégorie
socio-professionnelle à laquelle est rattaché le salarié. Ce code correspond à une
nomenclature établie pour les professions et catégories socio-professionnelles des
emplois salariés des entreprises. Vous retrouvez la liste de ces codes sur le site internet
de l’Insee, dans la rubrique Nomenclature.
2. Pour obtenir la liste des codes, cliquez sur le lien correspondant.
3. Saisissez le code Complément PCS pour le personnel navigant de l’aviation civile et
pour les professions du spectacle. Ce code est un complément de la catégorie socioprofessionnelle
à laquelle est rattaché le salarié. Pour les professionnels du spectacle,
vous trouverez la liste des codes sur le site internet de Pôle emploi.
4. Sélectionnez ensuite dans la liste, le code métier BTP du salarié.
Cette information doit être renseignée pour les déclarations adressées aux caisses de
congés payés du BTP (DADS-U).
5. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider.
126
Menu Bases
Affecter un profil au salarié
Les profils correspondent à des bulletins types à partir desquels les premiers bulletins
des salariés peuvent être établis.
Voir Profils, page 158.
Il est recommandé d'affecter un Profil à chaque salarié, préalablement à la réalisation des
premiers bulletins avec votre logiciel de paye Ciel afin d'en faciliter la création. Le bouton
Liste, disponible en fin de zone, permet d'obtenir la liste de tous les profils existants.
Vous pouvez limiter son utilisation sur une durée que vous définissez en choisissant la
Date de début et la Date de fin. Le triangle de sélection ouvre le Calendrier.
Arrivée à la fin de la période d'utilisation, c'est le Profil remplacement sélectionné à ce
stade qui sera utilisé pour établir le bulletin du salarié.
Exemple
La secrétaire LEPIC passera cadre au mois de juin car elle remplacera la secrétaire de
direction qui partira à la retraite à cette période. Le profil CADRE lui est affecté comme
profil de remplacement.
Contrôler les paramètres de gestion de temps
Non disponible dans Ciel Paye Millésime
Les paramètres collectifs d'une gestion de temps ont été définis par la commande
PARAMÈTRES GESTION DE TEMPS du menu DOSSIER.
Ces paramètres sont repris par défaut dans toutes les fiches salariés. Mais les modalités
de gestion des plannings varient d'un salarié à l'autre (gestion en heures, en jours,
salarié cadre, salarié non cadre, etc.) ; il convient donc de s'assurer que les paramètres
collectifs définis au préalable s'appliquent bien au salarié en question.
Si ce n'est pas le cas, il vous suffit de cocher la case de la partie à modifier et d'apporter
les modifications nécessaires. Les informations ainsi définies dans la fiche Salarié servent
de point de contrôle lors de l'élaboration du planning salarié correspondant.
Voir Gestion de temps, page 163.
Exemple 1
Le compteur de temps par défaut a été établi en Jour dans les paramètres collectifs ; ce
paramètre est donc repris dans chaque partie Gestion de temps de la fiche Salarié. Or,
plusieurs de vos salariés sont en modalité horaire. Pour les fiches des salariés concernés,
vous devez cocher la case Compteur de temps, pour entrer en mode modification de la
zone, puis sélectionner Heure comme Type de compteur.
Les éventuelles modulations horaires que vous avez définies dans les paramètres
collectifs lui seront appliquées.
127
Menu Bases
Exemple 2
Une de vos salariés, Isabelle LECADRE ne travaille jamais le mercredi. Dans les
paramètres collectifs, les 5 premiers jours de la semaine ont été définis comme jours
travaillés. Pour vous assurer qu'aucune erreur ne sera commise lors de l'élaboration de
son planning, vous définissez comme jour non travaillé, outre le Samedi et Dimanche, le
Mercredi. Lors de la mise en place de son planning, si vous définissez un Mercredi comme
période de travail, un message vous le signalera.
La fenêtre Paramètres gestion de temps salarié dispose d'un onglet supplémentaire Cumuls,
qui comptabilise, sur l'année, les heures supplémentaires effectuées par le salarié en
question. Cette zone est en relation directe avec les données saisies dans la feuille de
temps ; chaque fois que vous enregistrez une nature d'écart de type Heures
supplémentaires, ce nombre est repris et ajouté au nombre d'heures déjà effectuées. Dès
que ce cumul dépasse le quota d'heures déclaré dans l'onglet Paramètres généraux de
cette même fenêtre, le système d'alerte choisi (Avertissement ou Bloquant) est
automatiquement déclenché.
Gérer les entrées et sorties du personnel
La Date d'entrée du salarié dans l'entreprise doit obligatoirement être renseignée car elle
permet de déterminer si le bulletin doit être établi ou non sur la période. D'ailleurs, vous
ne pouvez pas valider la création de la fiche d'un salarié si cette zone est vide.
Précisez également l'Heure d'embauche.
La Date d'ancienneté correspond à la valeur de la variable NBANCIEN. Elle est calculée
chaque mois selon la date d'entrée du salarié dans l'entreprise et la date du bulletin en
cours.
Lorsque le salarié quittera l'entreprise, vous renseignerez la zone Date de sortie et le motif
pour lequel le salarié quitte l'entreprise.
1. Pour sélectionner un motif dans la liste proposée, cliquez sur le triangle de sélection.
Si vous établissez un état préparatoire DADS papier, choisissez les points de suspension
... pour indiquer un départ définitif.
2. Cochez l'option Salarié inactif pour ne plus afficher dans la liste des bulletins les salariés
absents de l'entreprise pour une période déterminée (congé parental, service
national volontaire).
128
Menu Bases
La fenêtre Historique des entrées et sorties du salarié
Au fur et à mesure des entrées et sorties du salarié, les périodes de présence dans
l'entreprise sont conservées en mémoire. Vous pouvez les consulter à tout moment par le
bouton [Historique].
A ce stade, vous pourrez compléter la liste en indiquant la raison de sortie du salarié.
Effectif
* En mise à jour de votre dossier, l’application vérifie le contrat de travail, le type de
contrat DADS et la présence du salarié. Et si le salarié est concerné par l'effectif
Fillon, l'option Salarié à prendre en compte dans le calcul de l'effectif Fillon est cochée par
défaut et le mode de calcul est renseigné automatiquement.
1. Cochez l'option Salarié à prendre en compte dans le calcul de l'effectif FILLON pour les
salariés présents à inclure dans l'effectif Fillon.
2. Choisissez dans la liste déroulante le mode de calcul pour le salarié. Vous avez le
choix entre :
• Salariés comptant pour 1 : un salarié est égal à une unité.
• Calcul au prorata du temps de présence : il y a un prorata des heures travaillées (HTRAV)
et des heures normales travaillées du dossier (HMOISDOS).
• Calcul au prorata de la durée du travail : il y a un prorata des heures normales (HMOIS) et
des heures normales travaillées du dossier (HMOISDOS).
Onglet Salaires : éléments de la paye
Dans cet onglet, sont définies les informations nécessaires au calcul du salaire à
proprement dit.
La première Convention collective définie est automatiquement affectée au salarié. Si
plusieurs conventions sont appliquées dans la société, choisissez celle à laquelle est
rattaché le salarié. Voir La fiche Convention collective, page 223.
Choisissez le Type de paye utilisé en cliquant sur le triangle de sélection. Les éléments
utilisés dans le calcul du salaire (généralement des variables) sont rappelés dans les deux
zones suivantes dont les libellés se modifient selon le type de paye.
Voir La fiche Variable, page 177.
• Mensuel
Le salarié est mensualisé. Il effectue le même nombre d'heures que celui en vigueur dans
la société (défini dans les paramètres société), en règle générale 151,67 h/mois.
Son salaire correspond à la valeur de la variable SALBASE.
• Horaire
Le salarié effectue un nombre d'heures variable d'un mois à l'autre. Son salaire est
calculé selon la formule : TXHOR (taux horaire) x HMOIS (nombre d'heures/mois).
129
Menu Bases
• Temps partiel
Le salarié effectue un nombre d'heures différent de celui défini pour la société mais
identique d'un mois sur l'autre. Son salaire correspond à la valeur de la variable
SALBASE, définie pour le nombre d'heures effectuées par mois.
• Paye par points
Dans ce cas le salarié est payé aux points.
Son salaire est calculé selon la formule : TPAYEPTS X NBPOINTS
• Autre
Lorsque aucune option ne convient au salarié, choisissez Autre.
Son salaire est calculé selon la formule : SALBASE X HMOIS.
Selon les dispositions légales en cours et sauf cas particuliers, les cotisations ne peuvent
pas être calculées sur une base inférieure au S.M.I.C. Lorsque l'option Test sur Base/
S.M.I.C. est cochée, si la base de la cotisation est inférieure au S.M.I.C., le logiciel
recalcule la base de cotisation équivalente au S.M.I.C.
Si le taux horaire en cours est inférieur au taux horaire du S.M.I.C., la base de la
cotisation est automatiquement modifiée selon la formule suivante :
* L'option Assiette minimale égale au S.M.I.C. doit être également cochée dans les fiches
des cotisations concernées pour que s'effectue ce contrôle.
3. L'option Tester la valeur du SMIC est cochée par défaut et permet de vous avertir, lors de
la création de bulletin, que le salaire est en dessous de la valeur du SMIC, si c’est le
cas.
Décochez cette option pour les salariés ayant un contrat ne nécessitant pas ce test
(contrat d'apprentissage, stage, etc.).
* Le salaire de base sert de référence pour le calcul. Si dans le salaire de base viennent
s'ajouter des éléments supplémentaires de paye, vous devez également les inclure
dans le test (case Éléments du SMIC cochée dans l'onglet Prise en compte des rubriques).
Vous pouvez aussi tester la valeur du Salaire Minimum Conventionnel (SMC). Le logiciel
compare les éléments de la convention collective au salaire de base plus ou moins les
rubriques à prendre en compte.
4. Pour autoriser ce test, cochez l'option Tester la valeur du Salaire Minimum Conventionnel.
Vous serez alors averti lors de la création de bulletin si le salaire est en dessous de la
valeur du SMC.
* Pour inclure des rubriques dans le test du SMC, l’option Éléments du SMC doit être
cochée dans l'onglet Prise en compte.
Taux horaire S.M.I.C. × Nombre d'heures effectuées.
130
Menu Bases
Les éléments de la convention collective sont à renseigner manuellement à partir du
menu BASES - commande CONVENTIONS COLLECTIVES - onglet Tables.
Si le salarié n'est pas à temps complet, le test sera réalisé au prorata TEMPORIS sur la
base salariale SBASE (heure normale).
Pour les types de paie par points et autre, le test est réalisé sur le nombre d'heures
mensuel : HMOIS, qui est à renseigner.
5. La zone Emplois multiples vous permet de déterminer si le salarié occupe des emplois
multiples au sein de l'entreprise. Si oui, sélectionnez l'élément Multiple dans la liste
déroulante. Sinon, sélectionnez Unique ou Non connu.
6. Sélectionnez alors la Nature de contrat correspondant à l'emploi (ou aux emplois)
occupé(s). Et, indiquez l’Intitulé du contrat s’il s’agit d’un contrat aidé.
7. La zone Employeurs multiples vous permet de déterminer si le salarié dépend d'un ou
plusieurs employeurs. Si oui, sélectionnez l'élément Multiple dans la liste déroulante.
Sinon, sélectionnez Unique ou Non connu.
Exemple
Si le salarié travaille dans plusieurs établissements et que la régularisation se fait avec la
paye Ciel, sélectionnez dans la liste déroulante Employeurs Multiple.
8. Saisissez le salaire brut mensuel perçu chez l'autre(s) employeur(s).
Pour les salariés concernés, définissez le taux ou le montant d'Abattement pour frais
professionnels, à appliquer dans la Limite que vous saisissez.
Exemple
Le salarié bénéficie d'un abattement pour frais professionnels de 5% sur son salaire de
base dans la limite de 304,90 €.
Onglet Congés/DIF
Cet onglet permet de mettre à jour et de consulter les cumuls concernant les congés
payés, les congés RTT et le repos compensateur et de gérer le Droit Individuel à la formation
(DIF) de chacun des salariés.
Congés payés
Lorsque vous mettez en place votre dossier, vous devez mettre à jour les zones
permettant le calcul des congés payés par les valeurs calculées au dernier jour de la
période précédent le premier bulletin que vous allez établir au salarié.
131
Menu Bases
Indiquez ainsi le nombre de jours Dus et Pris et le Cumul base CP (cumul des salaires
versés utilisés comme base de calcul des congés payés) tant pour la période de référence
N-1 que pour la période en cours N.
Ces valeurs seront automatiquement mises à jour au fur et à mesure de l'établissement
des bulletins et de la prise de congés par le salarié.
Lorsque vous clôturez la période de référence des congés payés, les valeurs de N sont
mises à zéro. Si vous avez demandé le report lors de la clôture, dans l'onglet Paramètres
paye 1 dans paramètres dossier, elles sont ajoutées aux valeurs de N-1.
L'option Edition des congés payés sur bulletin, cochée par défaut, indique que le
récapitulatif des congés pris et restant à prendre par le salarié sur la période de référence
sera imprimé sur les bulletins de paye.
Congés RTT
Si le salarié bénéficie de la récupération en jours de congés RTT, cochez la case Droit aux
congés RTT.
1. Indiquez le nombre de jours RTT dus et pris tant pour la période de référence N-1 que
pour celle en cours N. Au fur et à mesure de l'établissement des bulletins de paye et
de la prise de congés RTT par le salarié, ces valeurs seront automatiquement mises à
jour par l’application.
Au niveau du calcul des congés RTT, on distingue :
• Les salariés dont le travail est modulé, c'est-à-dire toujours géré en heures mais avec
des périodes d'adaptation, liées aux fluctuations de l'activité de l'entreprise. On parle
ici d'annualisation du temps de travail. Ces salariés bénéficient de jour de repos RTT
qui seront calculés en fonction de la modulation planifiée pour l'année. Dans ce cas, le
132
Menu Bases
décompte des congés RTT ne peut pas s'effectuer automatiquement.
2. Une fois le bulletin calculé, vous renseignez manuellement, en jour, la zone Acquis
dans le mois de l'onglet RTT du bulletin de salaire.
• Les salariés dont le temps de travail est décompté en jours uniquement,
Dans ce cas, le calcul s'effectue automatiquement suivant la règle imposée par la RTT,
à savoir, 1/12ème du nombre de jours des congés RTT indiqué dans les Paramètres 3
du dossier.
* L'option Edition des congés RTT sur bulletin doit être également cochée dans les
paramètres du dossier (commande PARAMÈTRES du menu DOSSIER). Dans ce cas, elle
est cochée par défaut à la création de la fiche salarié.
L Reportez-vous à l’aide Infopaye, rubrique «La gestion des 35 heures» pour consulter le
dossier complet sur les 35 heures.
Repos compensateur
De la même manière que pour les congés payés, à la mise en place du dossier, vous
indiquez les valeurs à prendre en compte au dernier jour de la période précédent le
premier bulletin à établir au salarié. Ces valeurs sont mises à jour par le logiciel au fur et
mesure de l'établissement des bulletins et du repos pris.
* Les valeurs du Repos compensateur sont exprimées en heures et non en jours.
Droit au DIF
1. Si le salarié remplit les conditions d'accès au DIF, cochez la case Droit au DIF.
• Le salarié en contrat à durée indéterminée (CDI) doit justifier d'un an d'ancienneté
dans l'entreprise.
• Le salarié en contrat à durée déterminée (CDD) doit justifier d'une période de 4 mois
en CDD.
Dans ce cas, le DIF sera proratisé en fonction de la durée du contrat.
Les éléments de cette zone se mettent à jour en fonction des paramétrages préalables
effectués dans les paramètres société.
* Toutefois, avant la création des bulletins de paye, vous devez impérativement
renseigner les variables propres à chaque salarié pour que les valeurs soient
correctement mises à jour.
• Solde antérieur : Nombre d'heures au titre du DIF acquis sur l'année antérieure.
• Acquis sur N : Nombre d'heures au titre du DIF acquis sur l'année en cours.
• Pris sur N : Nombre d'heures au titre du DIF pris.
• Solde encours : Nombre d'heures DIF restant à prendre.
133
Menu Bases
Le solde encours se met à jour automatiquement selon les informations renseignées dans
les autres zones.
Onglet Banque
Si le salarié est payé par virement et dans la mesure où vous envisagez de transférer
automatiquement les ordres de virement à la banque de la société, les Coordonnées
bancaires du salarié doivent être précisément saisies d'après le relevé d'identité bancaire
de chacun. En effet, un contrôle est effectué sur la validité des informations, lors du
transfert à votre banque.
1. Dans l'onglet Banque, sélectionnez le Type d’identification bancaire : RIB ou IBAN. Le
type détermine la norme à laquelle les virements des salaires seront effectués : norme
SEPA pour le type IBAN et normes AFB ou BDF pour le type RIB.
2. Cliquez sur le bouton pour sélectionner le Pays d’appartenance de la banque.
3. Saisissez le Nom de la banque.
4. Si vous avez choisi le type IBAN : saisissez les codes BIC et IBAN.
Le code BIC est l’identifiant international de la banque et doit être renseigné obligatoirement.
Le code IBAN est l’identifiant international du compte.
5. Si vous avez choisi le type RIB : saisissez le code Banque, code Guichet, numéro de
Compte et la Clé du RIB. Le code IBAN est alors calculé automatiquement.
6. Indiquez le Titulaire du compte.
7. Choisissez le Mode de paiement du salaire parmi ceux proposés (virement, chèque ou
espèces).
8. Indiquez également le nom de l'Organisme payeur de la société.
Voir Banques, page 214.
Onglet Variables
Toutes les variables définies par la commande VARIABLES du menu BASES comme étant
Propre au salarié sont présentées dans l'onglet Variables de la fiche Salarié.
Voir Variables, page 177.
Selon le type de paye retenu pour le salarié et les différents éléments utilisés pour
calculer son bulletin, saisissez les valeurs dans les variables correspondantes.
Attention
L'onglet Variables n'est pas présenté lorsque vous créez la fiche Salarié mais
uniquement lorsque vous modifiez une fiche existante.
134
Menu Bases
Exemple
Pour un salarié ayant un type de paye HORAIRE, saisissez la valeur des variables TXHOR
TAUX HORAIRE et HMOIS NBRE D'HEURES/MOIS.
* La valeur d'une variable peut être également saisie ou modifiée par la commande
SAISIE DES VARIABLES SALARIÉS (quand elle est propre au salarié) ou directement dans le
bulletin de paye du salarié.
Dans ce cas, cette valeur remplace celle définie dans la fiche Salarié.
Onglet DADS
Paramétrer les données nécessaires à la DADS
Si vous souhaitez générer, en janvier, une DADS-U avec votre logiciel de paye Ciel,
certaines informations doivent être renseignées dans l'onglet DADS.
Ces informations renseignées en cours d'année sont mémorisées afin d'être transmises
lors de la génération de la DADS-U avec votre logiciel de paye Ciel.
Pour préparer la D.A.D.S. :
1. Sélectionnez la modalité de l’Activité du salarié parmi celles proposées : intermittent, à
domicile, saisonnier, etc.
2. Dans la zone Travail, sélectionnez le temps de travail parmi ceux proposés correspondant
aux imprimés en vigueur : Temps plein, Temps partiel, etc.
3. Indiquez le statut Conventionnel du salarié (statut au titre de la convention collective)
ainsi que son statut catégoriel Agirc-Arrco (cadre, non-cadre, extension cadre pour
retraite complémentaire ).
Pour cela, cliquez sur le triangle de sélection situé en fin de zone puis sélectionnez
l'élément de votre choix dans les listes proposées.
4. Sélectionnez la catégorie Population emploi à laquelle appartient le salarié puis le Statut
professionnel du salarié.
* Les différents statuts professionnels sont classés selon les catégories suivantes :
• Secteur privé,
• Secteur public.
5. Dans la zone Exo cotis. Agirc-Arrco, sélectionnez la cotisation dont le salarié est exonéré.
A l’inverse, choisissez Pas d’exonération.
Même si l'établissement est assujetti à la taxe sur les salaires, ce que vous déclarez au
niveau des paramètres du dossier et de la fiche de l'établissement concerné, certains
salariés peuvent en être exonérés.
6. Pour ne pas tenir compte des bulletins de ces salariés dans le calcul de la taxe sur les
salaires, vous devez les déclarer exonérés. Pour cela, cochez la zone Exonéré de la taxe
135
Menu Bases
sur les salaires.
Lors du calcul de l'état préparatoire de la DADS, les bulletins des salariés exonérés ne
seront pas pris en compte dans le calcul de la taxe due.
7. Si le salarié est le conjoint du dirigeant d'entreprise, cochez obligatoirement l'option
Conjoint salarié. La loi du 2 août 2005 en faveur des PME a créé l'obligation d'affecter
un statut officiel pour les conjoints qui travaillent dans l'entreprise. Et ce statut doit
apparaître dans la DADS dans le but de mieux l'identifier.
8. La zone Travailleur doit être renseignée pour préciser s'il s'agit d'un travailleur résidant
dans le lieu où il occupe ses fonctions, d'un travailleur frontalier ou exerçant à l’étranger.
9. Dans la zone Code Régime de base obligatoire précisez le régime de Base obligatoire.
Dans la plupart des cas il s'agit du Régime Général.
Si vous relevez de Plusieurs régimes de base, vous devez sélectionner les régimes de
Base maladie, Base AT, Base Vieillesse.
10.Cochez la case Extension Alsace-Moselle uniquement si le salarié bénéficie du régime
complémentaire local Alsace-Moselle pour le risque Maladie.
11.Validez la fiche du salarié en cliquant sur le bouton [Ok].
Par la suite, lorsque vous modifierez la fiche salarié, les informations seront enregistrées
et mémorisées pour la DADS-U. Vous pourrez les consulter dans l'historique.
* Certaines informations liées à un événement du salarié ou à une situation particulière
ne sont pas automatiquement enregistrées et mémorisées par votre logiciel de paye.
Vous devez dans ce cas enregistrer un nouvel événement.
Enregistrer manuellement un nouvel événement
1. Pour enregistrer un événement (en prévision de la DADS-U), cliquez sur le bouton
[Nouvel événement] de la fiche salarié, onglet DADS.
2. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste le motif entraînant la création d'un nouvel événement
puis cliquez sur le bouton [Ok].
* Les motifs sont classés selon les catégories suivantes :
• Cas général
• Spécifiques BTP
• Secteur public
• Situation particulière
• Evénements IP
3. Saisissez ou sélectionnez à l'aide du calendrier la date de début et au besoin la date de
fin de l’événement.
136
Menu Bases
Vous pouvez ajouter un commentaire si vous le souhaitez.
4. Validez le nouvel événement en cliquant sur le bouton [Ok].
* Vous pouvez consulter la liste des événements :
• en cliquant sur le bouton [Historique], dans l'onglet DADS de la fiche salarié,
• ou en cliquant sur l'onglet Evénements salariés, lorsque vous activez la commande
SALARIÉS du menu BASES.
Consulter l’historique des informations mémorisées pour la DADS
Dans le cadre de la nouvelle norme DADS-U, certaines informations relatives au salarié
sont enregistrées et mémorisées dans votre logiciel de paye. Le bouton [Historique] de
l'onglet DADS vous permet de consulter ces informations.
Vous pouvez à partir de la fenêtre Historique créer, modifier ou supprimer un événement.
• Cliquez sur le bouton [Ok] pour enregistrer les modifications et quitter la fenêtre Historique.
Onglet IP
Cet onglet permet d’associer au salarié des contrats de prévoyance, de mutuelle et
d’assurance.
* Au préalable, vous devez avoir renseigné tous les types de contrats dans les caisses de
mutuelle, prévoyance ou d’assurance correspondantes (menu BASES- commande
CAISSES).
1. Pour affecter un contrat à un salarié, cliquez sur le bouton [Ajouter].
Le logiciel affiche la fenêtre Contrat IP.
2. Dans la zone Code contrat, cliquez sur le bouton afin d’afficher les contrats enregistrés
dans vos caisses.
137
Menu Bases
* Il est impossible d’affecter plusieurs fois un même contrat à un salarié. C’est
pourquoi, seuls les contrats qui n’ont pas été associés au salarié sont affichés.
3. Choisissez le contrat auquel le salarié est rattaché.
La Référence, le Libellé, l’Option retenue et le Code population sont renseignés
automatiquement par les informations figurant dans le contrat.
4. Dans la zone Ayants droit, saisissez le nombre d’enfants, d’adultes ou des autres personnes
affiliés au contrat du salarié.
5. Cliquez sur le bouton [OK]. Le contrat est alors présent dans la liste.
6. Répétez l’opération à l’identique pour ajouter d’autres contrats.
• Le bouton [Modifier] permet de changer un critère du contrat.
• Le bouton [Supprimer] permet d’effacer un contrat.
138
Menu Bases
Onglet Divers
Fenêtre dans Ciel Paye, Ciel Paye Evolution et Ciel Bâtiment
Fenêtre dans Paye
Ciel Quantum
139
Menu Bases
Paramétrer les comptes comptables pour le transfert en comptabilité
Pour réaliser le transfert de l'écriture de paye mensuelle dans la comptabilité, contrôlez
les comptes de comptabilité générale, proposés, par défaut, dans l'onglet Divers de la
fiche Salarié et modifiez-les si besoin
• Le Compte Brut : compte de classe 6 (641000 par défaut) dans lequel s'impute le
salaire brut.
• Le Compte à payer : compte de classe 4 (421000 par défaut) dans lequel s'impute le
montant du salaire versé correspondant au Net à payer.
* Les comptes sont saisis sans espace ni caractère accentué ni ponctuation.
Voir Journal comptable, page 320.
Visite médicale
Vous pouvez aussi renseigner les informations concernant la visite médicale, devant être
obligatoirement passée par chaque salarié lorsqu'il entre dans la société et par la suite,
au moins une fois par an.
1. Indiquez la Date de la dernière visite médicale.
Disponible uniquement dans Paye Ciel Quantum
2. Sélectionnez si le salarié est Apte ou Inapte. Lorsque le salarié est inapte, sélectionnez
alors si le salarié est Reclassé ou non.
3. Indiquez la date prévue de la prochaine visite médicale ainsi que l'heure du rendezvous.
Observations
La zone Observations permet de saisir librement du texte.
La ponctuation du texte dans cette zone peut être modifiée par le menu UTILITAIRES,
commande PRÉFÉRENCES - onglet Polices.
140
Menu Bases
Onglet Formalités
Disponible uniquement dans Paye Ciel Quantum
Cet onglet permet de constituer une liste de vérification portant sur les formalités liées à
l'embauche ou au départ d'un salarié. Vous pouvez ajouter, classer ou supprimer des
formalités enfin pointer les formalités qui ont été exécutées.
* Les formalités d'embauche et de départ fonctionnent à l'identique.
Ajouter une formalité
1. Cliquez sur le bouton [Ajouter]. Le logiciel vous propose les formalités qui n'ont pas
encore été affectées au salarié.
2. Sélectionnez la ou les formalités à insérer et cliquez sur le bouton [OK].
Créer une formalité
Vous pouvez ajouter une formalité tout en procédant à sa création.
1. Cliquez sur le bouton [Ajouter]. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton
[Créer].
2. Vous accédez alors à la fenêtre de création d'une formalité. Pour plus de détails,
reportez-vous au paragraphe “Créer une formalité”, page 221.
3. A la fin de la création, vous revenez sur la liste des formalités non affectées. Sélectionnez
celle que vous venez de créer et cliquez sur le bouton [OK].
141
Menu Bases
Supprimer une formalité
1. Sélectionnez la formalité à ne pas faire apparaître dans la fiche du salarié.
2. Cliquez sur le bouton [Supprimer].
Classer les formalités
Vous pouvez organiser les formalités dans la liste des vérifications selon leur niveau
d'importance.
1. Sélectionnez la formalité à déplacer.
2. Utilisez les boutons [Haut] et [Bas] pour changer la position de la formalité.
Pointer les formalités
Lorsqu'une formalité est réalisée, cochez la case située devant son nom.
Ainsi, vous pouvez distinguer les formalités qui ont été réalisées de celles qui restent à
faire. Et, il est plus facile de suivre les différentes étapes d'une embauche ou d'un départ.
* Vous avez la possibilité de faire des recherches multi-critères sur les salariés en
fonction des formalités réalisées ou pas.
Dupliquer une fiche salarié
Vous pouvez dupliquer la fiche d'un salarié afin d'éviter de re-saisir les données, ce qui
s'avère très utile pour les salariés qui ont le même profil, pour les remplaçants, etc.
Seuls les éléments communs sont dupliqués. Il ne vous reste plus qu'à saisir les
informations propres au salarié telles que son nom, son adresse, sa date de naissance...
1. Sélectionnez une fiche qui se rapproche du nouveau salarié à saisir.
2. Cliquez sur le bouton .
* La fiche du salarié s'affiche, complétez les zones vides.
142
Menu Bases
Les éditions administratives relatives aux salariés
Vous avez la possibilité de générer différents documents administratifs.
Certains de ces documents sont au format .pdf (Attestation de salaire, Accident du
travail, Attestation Pôle emploi et D.U.E).
Attestation Pôle emploi (Assedic)
) Menu EDITION (liste des salariés affichée) - ATTESTATION PÔLE EMPLOI
Lorsqu'un salarié quitte définitivement une entreprise, il doit fournir une attestation de
travail auprès de Pôle emploi (anciennement Assedic) afin de faire valoir ses droits aux
allocations chômage. En général, l'employeur remet cette attestation au salarié en même
temps que son dernier bulletin de salaire, son solde de tout compte et son certificat de
travail.
* Les pouvoirs publics ont rendu obligatoire de délivrer l’attestation Pôle emploi
(ASSEDIC) au salarié et d’en transmettre en même temps un exemplaire de celle-ci à
Pôle emploi.
(Décret n° 2006-390 du 30 mars 2006, paru au JO du 1er avril).
Contrôles et paramétrages préalables
Avant d'éditer l'Attestation Pôle emploi, prenez soin de vérifier les éléments suivants :
• cotisations : pour les cotisations dont le montant doit entrer dans le cumul du pré-
compte ASSEDIC, calculé et édité sur l'attestation, cochez la zone correspondante dans
l'onglet Prise en compte de la fiche Cotisation ;
• salariés : vérifiez que les données concernant le salarié sont renseignées, à savoir les
Nom, Prénom, Adresse, Numéro de Sécurité Sociale, Numéro de matricule, etc. ;
• établissement : de la même manière, vérifiez que les données de l'établissement sont
correctes, à savoir le Nom de la société, Adresse, Téléphone, Code NAF, Numéro de
SIRET, etc.
Attention !
Pour consulter ces documents, l'application Adobe Reader© doit être installée sur
votre ordinateur. Nous vous rappelons que cette application est fournie avec le CDRom
d'installation, son installation étant nécessaire pour la consultation du guide de
référence électronique. Si Adobe Reader n'est pas encore présent sur votre
ordinateur, insérez le CD-Rom d'installation de votre logiciel de paye Ciel et suivez
les indications fournies à l'écran.
143
Menu Bases
Editer l'attestation Pôle emploi (ASSEDIC)
1. Pour éditer ce document, sélectionnez le salarié concerné puis activez la commande
ATTESTATION PÔLE EMPLOI du sous menu DOCUMENTS ADMINISTRATIFS du menu EDITIONS.
2. Indiquez la Date du dernier jour travaillé et payé du salarié. Le numéro d’ordre utilisé
s’affiche automatiquement.
3. Pour obtenir plus d’informations sur la manière de remplir l’attestation Pôle emploi,
cliquez sur le bouton [Notice].
4. Validez en cliquant sur le bouton [Ok].
Le document administratif s’affiche au format pdf.
Il précise notamment la période d'emploi du salarié, le montant des salaires des 12 mois
civils qui précède le dernier jour travaillé et payé.
Compléter puis imprimer l'attestation
Certaines zones doivent être directement saisies sur l'état.
Une fois les zones renseignées, vous lancez l'impression de l'attestation.
Attention !
Pour visualiser l’attestation Pôle emploi (anciennement ASSEDIC), l’application
Adobe Reader© doit être installée sur votre ordinateur.
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Menu Bases
Attestation de salaire
Non disponible dans Ciel Paye Millésime
) Menu EDITION - commande DOCUMENTS ADMINISTRATIFS - ATTESTATION DE SALAIRE MALADIE
Lorsqu'un salarié est en arrêt de travail pour raison médicale (maladie, maternité ou
paternité), il doit fournir une attestation de travail afin de pouvoir bénéficier d'indemnités
journalières auprès de la Sécurité Sociale.
1. Précisez en cliquant sur le triangle de sélection la cause de l'arrêt de travail (maladie,
maternité ou paternité).
2. Indiquez la date de l'arrêt de travail.
3. Saisissez la période de l'absence du salarié en complétant les zones Date du dernier jour
de travail et Date de reprise du travail.
4. Si le salarié a plus d'un an d'ancienneté, son salaire est le plus souvent maintenu
durant son absence. L'employeur peut faire une demande de subrogation. La Sécurité
Sociale verse directement les indemnités sur le compte de l'employeur. Dans ce cas,
les jours d'absence ne sont pas décomptés sur le bulletin de paye du salarié.
5. Indiquez les Nom et Qualité de la personne qui s'occupe de la déclaration.
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Menu Bases
6. Le document apparaît à l'écran. Vérifiez que toutes les informations nécessaires figurent
sur le document et complétez-le éventuellement. Il ne vous reste plus qu'à
l'imprimer et le transmettre au salarié concerné pour qu'il le signe.
Accident du travail
Non disponible dans Ciel Paye Millésime
) Menu EDITION - commande DOCUMENTS ADMINISTRATIFS - ATTESTATION DE SALAIRE ACCIDENT
Cette commande vous permet de générer automatiquement l'attestation de salaire qui
doit être produite lors d'un accident du travail ou d'une maladie professionnelle.
1. Précisez les coordonnées du médecin du travail.
2. Donnez les renseignements concernant l'arrêt de travail ; motif de l'arrêt (accident du
travail ou maladie professionnelle), Date de l'accident de travail ou de la maladie professionnelle)
ainsi que la Date du dernier jour de travail et la Date de reprise.
Si le salarié a plus d'un an d'ancienneté, l'employeur peut faire une demande de
subrogation. Dans ce cas, les jours d'absence ne sont pas décomptés sur la paye du
salarié (l'employeur lui verse l'intégralité de son salaire) et les indemnités sont versées
directement sur le compte de l'employeur par la Sécurité Sociale.
3. Précisez la Période d'indemnisation, le Type de maintien du salaire (Intégral ou Partiel)
ainsi que les coordonnées bancaires de la société.
* Les coordonnées bancaires que vous avez saisies par la commande BANQUES du menu
DOSSIER sont reprises par défaut.
4. Indiquez, dans la partie Signataire, les Nom et Qualité de la personne qui s'occupe de la
déclaration. Il peut s'agir d'un gérant de magasin, d'un responsable paye, etc.
5. Cliquez sur [Ok].
Le document est créé d'après les renseignements saisis dans le logiciel et dans la fenêtre
de paramétrage. Vérifiez que toutes les informations qui doivent être produites sur ce
document y figurent bien. Complétez-le éventuellement puis imprimez-le.
D.U.E.
Non disponible dans Ciel Paye Millésime
) Menu EDITION - DOCUMENTS ADMINISTRATIFS - commande D.U.E. (EDI, PAPIER OU INTERNET)
Toute embauche d'un salarié doit faire l'objet d'une déclaration auprès de l'URSSAF ;
c'est ce que l'on appelle la Déclaration Unique d'Embauche que vous devez effectuer
avant l'embauche définitive du salarié dans l'entreprise. Elle vous permet en une seule
déclaration d'effectuer les 7 formalités liées à l'embauche d'un salarié. C'est l'URSSAF qui
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se charge de faire parvenir, à chaque organisme concerné, les informations qui
l'intéressent.
S’il s’agit d’une DUE Papier
1. Dans la fenêtre de paramétrage de l'édition, si les coordonnées sont différentes de
l'établissement principal (définies dans les paramètres de la société), cochez l'option
Adresse de correspondance puis saisissez des coordonnées postales.
2. Indiquez également les coordonnées (nom et numéro de téléphone) de la personne que
l'Urssaf peut contacter dans l'entreprise.
3. Cliquez sur le bouton [OK]. Le document est créé d'après les renseignements saisis
dans la fiche salarié et dans les paramètres de la société.
4. Vérifiez que toutes les informations qui doivent être produites sur ce document y figurent
bien. Complétez-le éventuellement (vous devez par exemple saisir l'heure prévisionnelle
d'embauche) puis imprimez-le.
S’il s’agit d’une DUE EDI
1. Indiquez les coordonnées (nom et numéro de téléphone) de la personne que l'Urssaf
peut contacter dans l'entreprise.
2. Saisissez les références internes du déclarant, zones libres de saisie permettant de réfé-
rencer le message.
3. Indiquez s'il s'agit d'un Envoi test ou d'un Envoi réel.
4. Cliquez sur [Ok] pour valider.
5. Si des erreurs de paramétrage sont détectées, elles s'affichent à l'écran. Double-cliquez
alors sur la ligne correspondant à la modification à effectuer. Une fois les zones
correctement renseignées, cliquez sur le bouton [Télédéclarer].
* La télédéclaration de la DUE nécessite la souscription à Ciel directDéclaration Social.
Accéder directement à Microsoft Word®
) Menu EDITION - commande DOCUMENT WORD
Tout départ de l'entreprise d'un salarié implique un certain nombre de formalités à
effectuer de la part de l'employeur.
Cet assistant vous aide à réaliser les documents obligatoires à remettre à tout salarié qui
quitte une entreprise, à savoir :
• son dernier bulletin de paye,
• son certificat de travail,
• son solde de tout compte,
• une attestation Pôle emploi agréée (anciennement Assedic).
1. Dans la fenêtre d'accueil de l'assistant, indiquez de quel salarié il s'agit ; cliquez pour
cela sur le bouton Liste pour le sélectionner.
2. Précisez la Date de sa sortie ainsi que le motif pour lequel il quitte l’entreprise.
Si vous établissez un état préparatoire DADS papier, choisissez les points de suspension
... pour indiquer un départ définitif.
3. Cochez les opérations administratives liées au départ du salarié que vous souhaitez
réaliser.
* Les options suivantes sont cochées par défaut :
- Réalisation du dernier bulletin de salaire,
- Rédaction du certificat de travail,
- Délivrance de l'attestation Pôle emploi.
4. Cliquez sur [Ok].
Les éléments que vous avez choisis vous seront présentés à l'écran les uns après les
autres ; ainsi la sortie du salarié de l'entreprise est effectuée simplement et rapidement.
5. L'étape 2 de l'assistant de sortie s'affiche.
Cette étape vous permet d'insérer ou de supprimer une rubrique du bulletin.
* Si vous avez coché l'option Elément lié à la sortie du salarié dans l'onglet Prise en compte
de la rubrique, cette rubrique associée au départ du salarié s'affichera
automatiquement dans cette fenêtre.
Insérer une rubrique
1. Pour insérer une rubrique, cliquez sur le bouton [Insérer].
2. Dans la liste des rubriques qui s'affiche, sélectionnez la rubrique à insérer puis cliquez
sur le bouton [Ok].
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Menu Bases
Supprimer une rubrique
1. Pour supprimer une rubrique, sélectionnez-la puis cliquez sur le bouton [Supprimer].
2. Un message vous demande de confirmer la suppression.
Cliquez sur [Oui] si c'est le cas.
3. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider.
A propos de l'Attestation Pôle emploi (Assedic)...
Le dernier bulletin du salarié doit être créé et validé pour que l'Attestation Pôle emploi
puisse être délivrée avec des données exactes. Pour vous aider à accomplir correctement
cette démarche administrative particulière deux éléments de contrôle vous sont proposés
:
• d'abord, dans la fenêtre d'accueil de l'assistant de sortie : la case Délivrance de l'attestation
Pôle emploi n'est accessible que si vous avez coché au préalable la case Réalisation
du dernier bulletin,
• par la suite, une fois le dernier bulletin créé, un message vous propose de le valider
pour que votre attestation soit correcte.
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Menu Bases
Profils
) Menu BASES - commande PROFILS
Cette commande qui reprend le principe d’un plan de paye préparatoire vous permet
d’effectuer rapidement la mise à jour des variables salariés lorsque vous préparez la paye
du mois.
Vous l’utiliserez plus particulièrement si les salaires se composent de primes et
indemnités variant d’un mois à l’autre (primes, indemnités, horaires, tickets restaurant,
etc.).
A ce stade, vous pouvez consulter la fiche du salarié en double-cliquant sur la ligne du
salarié concerné.
* Dans le cadre du DIF (Droit Individuel à la Formation) vous devez renseigner, avant de
créer les bulletins de paye, les variables salariés pour que le calcul et la mise à jour du
DIF s'effectuent correctement.
Modifier la présentation du tableau de saisie des variables
1. Dans la fenêtre Saisie des variables salariés, activez le menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL
(clic droit) et choisissez la commande PROPRIÉTÉS.
Vous accédez à la liste des formats proposés. Les formats sont des modèles d'affichage de
la liste.
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Menu Gestion des bulletins
Exemple
Vous pouvez créer un format pour le service commercial, les commerciaux étant payés
par rapport au chiffre d'affaires et un pour le service administratif dont le salaire est fixe.
Dans chacun de ces formats, vous choisissez les variables salariés nécessaires. Ensuite,
vous pourrez exporter les données par service.
Vous allez en premier créer le format puis y définir les variables à afficher.
Créer un format
Le modèle de présentation que vous allez créer sera réutilisable.
1. Cliquez sur le bouton [Nouveau] ou sur le bouton [Dupliquer] si vous voulez vous
baser sur un format existant.
2. Saisissez le nom du format et cliquez sur le bouton [OK].
Définir les variables à afficher
Dans la liste des formats disponibles, sélectionnez celui à personnaliser et cliquez sur le
bouton .
Le fenêtre de paramétrage des colonnes s'ouvre. Toutes les variables pouvant figurer
dans la liste sont présentées à gauche de la fenêtre. Et, à droite, vous avez les variables
qui sont visibles dans la liste.
1. Sélectionnez dans la Liste des variables saisissables celles que vous voulez afficher.
Pour sélectionner plusieurs variables en une seule fois, appuyez sur la touche