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existe dans la barre d'outils de la liste : elle est commune à toutes les listes de l'application. Vous pouvez saisir un caractère dans cette zone : instantanément, la liste se met à jour pour n'afficher que les lignes d'écritures comprenant votre recherche. - Recherche par les filtres : Un certain nombre de filtres vous sont proposés dans l'en-tête de la liste et en cliquant sur Filtrage avancé. Il vous suffit de sélectionner l'un de ces filtres, ou plusieurs d'entre eux, pour que toutes les lignes répondant aux critères sélectionnés soient affichées. Lorsque de nouveaux filtres sont définis, il est impératif de cliquer sur le bouton Actualiser la liste, de façon à mettre la liste à jour. - Tri par regroupement : Pour obtenir un résultat encoure plus précis, il est possible de procéder à des regroupements en glissant le titre des colonnes dans la zone grisée prévue à cet effet. Accéder à l'écriture comptable recherchée Lorsque vous avez sélectionné une ligne d'écriture dans la liste et que vous voulez accéder à l'écriture comptable, alors vous pouvez : - double cliquer sur la ligne désirée ; - faire Entrée sur la ligne désirée ; - sélectionner la tâche Modifier l'écriture comptable dans la barre de tâches ou le menu contextuel ; - sélectionner la tâche Saisie par journal dans la barre de tâches ou le menu contextuel. Créer une nouvelle écriture comptable Lorsque vous voulez créer une nouvelle écriture comptable, alors vous pouvez : - sélectionner Saisie par journal dans la barre de tâches ou le menu contextuel ; - sélectionner Nouvelle écriture comptable dans la barre de tâches ou le menu contextuel ; - sélectionner Saisir la balance d'ouverture dans la barre de tâches ou le menu contextuel. Contrôle des pointages Lors de la mise à jour du logiciel, il se peut que certains dépointages d'échéances aient été effectués d'office. Dans ce cas, une option Contrôle des pointages est automatiquement disponible dans l'en-tête de la liste. La case à cocher Lignes à contrôler permet d'afficher les lignes d'écriture contenant au moins une échéance qui a fait l'objet de ce type de dépointage. Sur chaque ligne, il est possible d'accéder à l'Echéancier de la facture ou à Pointages et de réaliser de nouveau les pointages en respectant les nouvelles règles. Après avoir accepter le pointage, les lignes disparaissent de la liste. Conservation des filtres 53 EBP Compta Pratic Tous les filtres sélectionnés dans la Recherche d'écritures sont conservés dans une même session et sur un même exercice. En revanche, si vous changez d'exercice courant ou fermez puis ré-ouvrez votre dossier, alors tous les filtres par défaut sont ré-appliqués. SAISIE PAR GUIDE Saisie guidée : principes Accès : Quotidien - Saisie par guide OU Paramètres - Modèles de guides de saisie La saisie par guide est une méthode qui permet d'automatiser la saisie et de comptabiliser une écriture dans un environnement comptable simple d'utilisation. Cette saisie s'articule autour de deux axes : - Modèles de guides : Un certain nombre de modèles de guide sont livrés par défaut : ils doivent permettre de répondre aux besoins les plus courants. Ils restent modifiables. La liste des modèles n'est pas exhaustive : vous pouvez créer autant de modèles que vous voulez, afin de répondre spécifiquement à vos besoins. Définir un modèle de guide, c'est : définir un modèle d'écriture, ayant ses caractéristiques propres. Ainsi lors de la saisie, il suffira d'appeler le modèle de guide désiré pour que tout ou partie de votre saisie soit automatisée. - Saisie par guide : Les écritures guidées sont les écritures qui ont été créées grâce aux modèles de guide. Elles peuvent être comptabilisés à la demande dans la saisie journal. Liste des écritures guidées Accès : Quotidien - Saisie par guides Les écritures guidées, déjà créées grâce à des modèles, sont affichées dans une liste dont le comportement est identique à celui défini dans toutes les listes. Les écritures guidées sont regroupées sous différents onglets : - Tous : cet onglet regroupe toutes les écritures guidées, quelque soit leur écriture de référence (Achats, Ventes, Trésorerie ou Opérations diverses) - Achats : cet onglet regroupe toutes les écritures guidées de type Achats. - Ventes : cet onglet regroupe toutes les écritures guidées de type Ventes. - Trésorerie : cet onglet regroupe toutes les écritures guidées de type Trésorerie. - Opérations diverses : cet onglet regroupe toutes les écritures guidées de types Opérations diverses. Chaque écriture guidée est précisément identifiée par un certain nombre de critères issus de l'écriture ellemême. Les écritures guidées Accès : Quotidien - Saisie par guides La saisie par guide est l'un des modes de saisie offerts par le logiciel. Elle peut être immédiatement utilisée, grâce aux modèles de guide livrés par défaut. Ces modèles de guide déterminent le schéma de l'écriture et les règles d'automatisation de la saisie. Choisir le bon modèle de guide ou créer un modèle de guide spécifique à des opérations particulières sont des opérations préalables indispensables pour profiter pleinement de ce mode de saisie automatisé. Les écritures guidées sont accessibles à partir de la liste des écritures guidées. 54 MANUEL Chaque écriture guidée se divise en deux onglets : Saisie et Notes Onglet Saisie En-tête de l'onglet Saisie Libellé Ce champ saisissable. Guide * Le choix du modèle de guide se fait au moyen de la liste déroulante, qui propose tous les modèles actifs existants. Type de journal Cette zone est grisée et non modifiable. Elle permet de savoir dans quel type de journaux le guide sera généré. Journal Cette zone est grisée et non modifiable. Elle permet de savoir dans quel type de journaux le guide sera généré. Mois * Ce champ propose par défaut le mois système Mois système = Mois de l'ordinateur ou le mois le plus proche de ce mois système dans l'exercice courant. Si votre exercice courant est ouvert, alors vous pourrez créer de nouvelles Saisies par guide sur cet exercice et sur tous les exercices ouverts. En revanche, si votre exercice courant est clôturé, alors vous ne pourrez plus créer de nouvelles Saisies par guide sur cet exercice et vous pourrez uniquement accéder aux Saisies pratiques comptabilisées sur cet exercice clôturé. Numéro Ce numéro est automatiquement géré par le logiciel. Il est unique à chaque type de guide (préfixe alphabétique), à chaque guide (suffixe numérique) et à chaque exercice. Lorsque le guide est comptabilisé en saisie par journal, alors ce numéro de guide est affiché dans la colonne n° de document. Etat Ce champ est automatiquement géré par le logiciel. - En cours : Le guide n'a pas encore été comptabilisé. C'est-à-dire que le contenu du guide reste à tout moment modifiable, que les lignes qui y sont enregistrées ne sont pas comptabilisées et qu'elles n'apparaissent donc dans aucune impression ni aucune consultation. - Comptabilisé : Le guide a été comptabilité. C'est-à-dire que les lignes qu'il contient ont été comptabilisées sous forme d'écriture dans la saisie par journal et qu'elles apparaissent donc dans les impressions et les consultations. Aucune modification ni suppression ne peut plus être faite dans le guide lui-même. En revanche les modifications et suppressions restent possibles dans le journal dans lequel l'écriture a été comptabilisée. - Modifié en saisie par journal : Le guide a été comptabilisé puis au moins l'une des lignes de ce guide a été modifié. Corps de l'onglet Saisie Le corps du guide est accessible uniquement si tous les champs obligatoires de l'en-tête ont été renseignés. Dès qu'une zone du guide est saisie dans le corps du guide, alors l'en-tête n'est plus modifiable. Le corps du guide se divise en différentes colonnes : - Date * : Ce champ permet de saisir ou de sélectionner un jour dans le mois de l'exercice courant. - Compte : Ce champ propose une liste déroulante de comptes pré-sélectionnés en fonction du type de guide. - N° de pièce : Ce champ affiche par défaut la valeur définie dans le modèle du guide. Si le journal dans lequel vous voulez générer votre écriture est paramétré en numérotation automatique, vous pouvez être amené à utiliser un numéro de pièce déjà utilisé dans un autre masque de saisie. Pour être informé des doublons éventuels, il vous suffit de sélectionner l'option Afficher les alertes sur les numéros de pièces en doublon dans les options du dossier. - Libellé * : Ce champ affiche par défaut la valeur définie dans le modèle du guide. - Montant débit : Le champ accepte les montants positifs avec décimales. - Montant crédit : Le champ accepte les montants positifs avec décimales. 55 EBP Compta Pratic Outre toutes les fonctions disponibles dans les listes, il existe deux boutons spécifiques : - Sauvegarder : Ce bouton permet de sauvegarder un guide avec tout ce qu'il contient, tout en le laissant modifiable et sans générer aucune écriture en comptabilité. - Comptabiliser : Ce bouton permet de sauvegarder un guide mais aussi de générer l'écriture en comptabilité. Lorsque que le bouton Comptabiliser est activé, alors le guide ne peut plus être modifié et son état passe à Comptabilisé. Créer des formules sur les numéros de pièce, les libellés et les calculs dans les modèles de guide Des formules existent déjà par défaut dans les modèles de guide livrés par défaut. Néanmoins, pour répondre à des besoins spécifiques, vous pouvez créer les formules qui vous conviennent. Une fois créées, ces formules pourront être sélectionnées dans les modèles de guide et donc permettre de mieux automatiser la saisie guidée. N° Pièce et libellé Il est possible de créer des numéros de pièce et des libellés pour implémenter le modèle de guide de saisie. La modification ou la suppression est impossible dés qu'un guide est utilisé. Libellé : Ce champ saisissable permet d'identifier le n° pièce ou le libellé créé. Préfixe : Ce champ permet de sélectionner un des n° pièce ou libellé prédéfini. Suffixe : Ce champ permet d'identifier les lignes d'écriture d'un guide. Formules Sans Formule : Permet de saisir un montant dans le modèle de guide de saisie sans aucun calcul particulier. TVA à partir du HT : Permet de calculer la TVA à partir du HT de la ligne de dessus. TVA à partir du TTC : Permet de calculer la TVA à partir du TTC de la ligne de dessus. Solde : Permet de calculer le solde du guide. SAISIE PRATIQUE Mes achats, Mes ventes La saisie pratique est un mode de saisie non comptable qui permet de saisir facilement une écriture. Comment saisir une facture d’achat ? Accès : Quotidien – Mes achats Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture. - Indiquez la date de la facture. - Conservez le numéro de pièce proposé automatiquement ou indiquez le numéro de la facture. - Choisissez un fournisseur dans la liste. Si le fournisseur n’est pas présent, cliquez sur le bouton Nouveau fournisseur, indiquez son nom, éventuellement son adresse et sauvegardez la fiche. - Complétez la description si vous souhaitez apporter une précision. - Saisissez le total TTC. - Indiquez le type de TVA : le montant se calcule automatiquement. Vérifiez la cohérence avec la facture. Le montant doit être modifié s’il est différent de votre document. - Choisissez la nature d’achat correspondant au type de la facture et contrôlez le montant. - Un message vous propose ensuite d’effectuer une nouvelle saisie : répondez Oui pour continuer. Il est possible de solder automatiquement la facture en sélectionnant F12. Dans ce cas, le solde de la facture se place dans le champ Montant HT. Comment saisir une facture de vente ? Accès : Quotidien – Mes ventes Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture. 56 MANUEL Remplissez les différents champs de la même façon que pour la facture d’achat. Comment saisir un avoir, une remise ? Pour saisir un avoir, saisissez une facture avec des montants négatifs. Pour saisir une remise, utilisez la nature « Remises obtenues » ou « Remises accordées ». Création d'un nouveau compte Lors de la création d'un compta à partir d'un masque de saisie pratique, une fenêtre de création de compte simplifiée est proposée. Saisie sur plusieurs exercices Si votre exercice courant est ouvert, alors vous pourrez créer de nouvelles Saisies pratiques sur cet exercice et sur tous les exercices ouverts. En revanche, si votre exercice courant est clôturé, alors vous ne pourrez plus créer de nouvelles Saisies pratiques sur cet exercice et vous pourrez uniquement accéder aux Saisies pratiques comptabilisées sur cet exercice clôturé. Gestion des doublons de numéros de pièce Si le journal dans lequel vous voulez générer votre écriture est paramétré en numérotation automatique, vous pouvez être amené à utiliser un numéro de pièce déjà utilisé dans un autre masque de saisie. Pour être informé des doublons éventuels, il vous suffit de sélectionner l'option Afficher les alertes sur les numéros de pièces en doublon dans les options du dossier. Ma trésorerie Comment saisir un encaissement client ? Accès : Quotidien – Ma trésorerie Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] et choisissez Encaissement. - Sélectionnez Encaissement client. - Indiquez la date de l’encaissement. - Choisissez la banque ou la caisse concernée. - Indiquez un n° de pièce, une description, le montant de l’encaissement. - Choisissez un client dans la liste. Si le client n’est pas présent, cliquez sur le bouton Nouveau client, indiquez son nom, éventuellement son adresse et sauvegardez la fiche. - A la fin de la saisie, un message vous propose de saisir une nouvelle opération : répondez Oui pour continuer. Comment saisir un décaissement fournisseur ? Accès : Quotidien – Ma trésorerie Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser], et choisissez Décaissement. Sélectionnez Décaissement fournisseur et remplissez les différents champs comme pour l’encaissement client. Comment saisir une autre opération ? Le bouton Ajouter vous permet de saisir quatre types d’opérations : - Les encaissements - Les décaissements - Les virements (de banque à banque, de banque à caisse …) - Les remises de chèques. Pour les encaissements et les décaissements, des sous-catégories vous permettent de choisir un type d’opération plus précis : encaissement client, encaissement d’effets avec frais, décaissement fournisseur, entretien, essence, frais bancaires, etc. 57 EBP Compta Pratic Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA vide. Création d'un nouveau compte Lors de la création d'un compta à partir d'un masque de saisie pratique, une fenêtre de création de compte simplifiée est proposée. Saisie sur plusieurs exercices Si votre exercice courant est ouvert, alors vous pourrez créer de nouvelles Saisies pratiques sur cet exercice et sur tous les exercices ouverts. En revanche, si votre exercice courant est clôturé, alors vous ne pourrez plus créer de nouvelles Saisies pratiques sur cet exercice et vous pourrez uniquement accéder aux Saisies pratiques comptabilisées sur cet exercice clôturé. Gestion des doublons de numéros de pièce Si le journal dans lequel vous voulez générer votre écriture est paramétré en numérotation automatique, vous pouvez être amené à utiliser un numéro de pièce déjà utilisé dans un autre masque de saisie. Pour être informé des doublons éventuels, il vous suffit de sélectionner l'option Afficher les alertes sur les numéros de pièces en doublon dans les options du dossier. CONSULTATION/LETTRAGE Consultation de compte Accès : Quotidien - Consultation/Lettrage OU Consultation - Consultation/Lettrage La consultation de compte permet d'afficher l'ensemble des lignes d'écritures enregistrées sur un compte de type Détail et sur un seul exercice. Cette consultation permet aussi bien de connaître le solde réel d'un compte à un instant donné, que de procéder aux lettrages qui s'imposent ou encore d'effectuer des recherches... La combinaison de différents filtres permet d'affiner la sélection des lignes d'écritures à afficher. Filtres Ces filtres sont mémorisés : Les dernières sélections effectuées sont conservées ; elles seront reprises à l'identique lors du prochain affichage de la fenêtre de consultation. Filtre sur les comptes, Filtre sur la période, Filtre sur le statut des lignes, Filtre sur le type de ligne. Sélection de l'exercice Les dates d'exercice proposées par défaut sont celles de l'exercice courant. Lorsque cet exercice courant est ouvert, alors tous les exercices ouverts sont accessibles. Vous pouvez donc sélectionner l'exercice que vous voulez consulter sans être obligé de changer d'exercice courant. Pour cela, il vous suffit d'ouvrir la liste déroulante disponible dans le champ Exercice. Lorsque l'exercice courant est clôturé, alors seul l'exercice courant est accessible. Sélection du compte La sélection du compte se fait dans l'en-tête de la fenêtre de consultation, champ Identification - Compte. Le compte peut être saisi directement dans ce champ ou sélectionné dans la liste déroulante qui reprend l'intégralité des comptes existants sur l'exercice courant. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné. 58 MANUEL Dès que le numéro du compte est renseigné, alors les données de base de ce compte sont automatiquement mises à jour : - Intitulé du compte, - Cumul de tous les montants débiteurs saisis sur ce compte pendant tout l'exercice courant, - Cumul de tous les montants créditeurs saisis sur ce compte pendant tout l'exercice courant, - Solde de ce compte au dernier jour de l'exercice courant. Ces données de base sont totalement indépendantes des choix effectués sur les filtres comme de la date système (= date et heure de l'ordinateur). Affichage des lignes d'écriture L'affichage des lignes d'écritures dans la consultation reprend la majorité des informations renseignées dans le masque de saisie (Journal, Date, Pièce, Libellé, Débit/Crédit). En revanche, à l'inverse de la saisie, les lignes d'écritures sont par défaut affichées dans l'ordre chronologique. L'affichage des lignes d'écritures est directement dépendant des choix effectués sur les filtres. Certaines lignes peuvent apparaître grisées et en italique : il s'agit des lignes qui répondent aux critères de filtrage sur l'exercice courant mais qui ont été lettrées sur un exercice postérieur. Le délettrage de ces lignes n'est d'ailleurs uniquement possible que sur l'exercice au cours duquel elles ont été lettrées. Dans le pied de la zone d'affichage, une ligne de totalisation est affichée : elle cumule en temps réel la somme des montants débiteurs et des montants créditeurs des lignes affichées. Enfin, le Solde progressif est recalculé en temps réel en fonction des seules lignes affichées. Lettrage et délettrage manuel Il est possible de lettrer ou delettrer des lignes d'écritures d'un compte directement dans la fenêtre de Consultation sans être obligé d'accéder à la fenêtre de Lettrage ; pour cela, il faut que cette option soit paramétrée dans la fiche compte. Le fonctionnement du lettrage, la sélection des lignes, l'utilisation de la ligne de totalisation, l'attribution du code lettrage... sont les mêmes que dans ceux définis dans la fenêtre de Lettrage à proprement parler. Lettrage automatique Une fonction permet d'effectuer le lettrage automatique des lignes d'écritures d'un compte. Autres actions possibles à partir de la consultation Accès à la saisie par journal : En double cliquant sur une ligne d'écriture, en sélectionnant Saisie par journal dans le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris. ou en cliquant sur le bouton, il est possible d'être automatiquement positionné sur cette ligne d'écriture dans la saisie journal ayant servie à l'enregistrer. Voir document : Il est possible d'accéder au document d'origine ayant permis l'enregistrement de la ligne d'écriture : il peut s'agir, par exemple, de la facture transférée par la Gestion commerciale. Cacher le filtre/Afficher le filtre : En cliquant sur le bouton Cacher le filtre ou Afficher le filtre, il est possible d'afficher ou de masquer une ligne de filtre qui se positionne immédiatement avant les lignes d'écritures. Ce filtre contient des champs saisissables et permet d'affiner les sélections effectuées grâce aux filtres comptables mentionnés dans les paragraphes précédents. Rafraîchir : Ce bouton permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre de consultation, lorsque celui-ci a été modifié par une action effectuée dans une autre fenêtre (lettrage, saisie journal...). Principes de lettrage et de délettrage Accès : Le lettrage est possible à partir la fenêtre de Consultation comme à partir de la fenêtre de Lettrage. Principes du lettrage 59 EBP Compta Pratic Le lettrage consiste à : - sélectionner sur un compte au moins deux lignes d'écritures dont les montants s'équilibrent et qui ont trait à une opération commune, - puis à appliquer un même code alphanumérique appelé "code lettrage" ainsi qu'une même date de lettrage à ces lignes. Une facture n° 1234 de 1000 € est émise le 18/02/2008 au client DUPONT. Le 25/02/2008, le client Dupont adresse un chèque de 500 €, référencé 1234. Le 10/03/2008, le client Dupont adresse un nouveau chèque de 500 €, référence 1234. Ces deux règlements peuvent être identifiés comme venant solder la facture émise. Dès lors, ses trois lignes d'écriture peuvent être sélectionnées dans le compte du client DUPONT pour être identifiées par un même code et une même date de lettrage. La date de lettrage est la date système Date système = date et heure de l'ordinateur. à laquelle le lettrage a été effectué. Le lettrage peut être effectué aussi bien dans la fenêtre de Consultation que dans la fenêtre de Lettrage simplifié. Activer l'option sur le compte Pour que le lettrage ou le délettrage soient possibles, il faut que le compte soit de type Détail et que l'option "Autoriser le lettrage" soit activée sur sa fiche compte. Sélection des lignes La sélection des lignes peut se faire de deux façons différentes : - Soit grâce à la souris seule, en cochant la case située sur chaque ligne à l'extrême gauche de la fenêtre. - Soit en combinant le clavier et la souris (touche Ctrl + clic gauche). - Soit encore en combinant différentes touches du clavier (touche Ctrl + barre d'espace). Dans tous les cas, les lignes sélectionnées sont mises en surbrillance. En pied de masque, un "total des lignes sélectionnées" apparaît. - Cette ligne de totalisation est calculée en temps réel au fur et à mesure des sélections des lignes d'écritures. - Elle permet de contrôler immédiatement l'équilibrage de ces lignes qui conditionne l'exécution du traitement. Choix des boutons Le choix des boutons dépend du type des lignes sélectionnées. Si aucune des lignes sélectionnées n'est lettrée et que ces lignes sont équilibrées, alors le bouton "Lettrer" est accessible. Dans tous les autres cas, seul le bouton "Délettrer" est accessible. Option de lettrage automatique Une fonction de lettrage automatique est disponible. Gestion du code lettrage lors du lettrage de lignes d'écriture Lorsque des lignes non lettrées dont les montants s'équilibrent sont sélectionnées et que le lettrage est demandé, alors le "Prochain code lettrage" renseigné sur la fiche compte est proposé par défaut. Si le code lettrage proposé est accepté, alors : - le code lettrage proposé et la date de lettrage sont affectés à chacune des lignes sélectionnées, - un prochain code lettrage est calculé puis est reporté sur la fiche compte. Si le code lettrage proposé par défaut est modifié, alors : - le code lettrage saisi et la date de lettrage sont affectés à chacune des lignes sélectionnées, - un prochain code lettrage est calculé par rapport au code lettrage saisi puis est reporté sur la fiche compte. Gestion du code lettrage lors du délettrage des lignes d'écriture 60 MANUEL Lorsque des lignes lettrées dont les montants s'équilibrent et dont les codes lettrage sont identiques sont sélectionnées et que le délettrage est demandé, alors le code lettrage et la date de lettrage sont supprimés de toutes les lignes sélectionnées. La suppression de ce lettrage est sans impact sur le champ "Prochain code lettrage" de la fiche compte. Options de délettrage Le délettrage s'opère : - sur toutes les lignes sélectionnées déjà lettrées, - mais aussi sur les toutes lignes non sélectionnées possédant le même code lettrage. Pour faciliter le délettrage, trois options sont disponibles en cliquant sur le bouton "Délettrer" de la barre d'outils : Délettrer par compte : cette action permet de délettrer en une seule opération toutes les lignes déjà lettrées sur ce compte. Délettrer par code : cette action permet de définir une fourchette de codes lettrage puis de délettrer toutes les lignes d'écritures déjà lettrées sur lesquelles ces codes lettrage apparaissent et, cela, quelque soit leur date de lettrage. Délettrer par date : cette action permet de définir une fourchette de dates de lettrage puis de délettrer toutes les lignes d'écritures déjà lettrées sur lesquelles ces dates apparaissent et, cela, quelque soit leur code de lettrage. RAPPROCHEMENT BANCAIRE Liste des rapprochements Accès : Quotidien - Rapprochement La gestion de la liste des rapprochements est commune à toutes les listes. Un compte peut faire l'objet d'un rapprochement s'il remplit toutes ces conditions simultanément : - Il est de nature Compte pour rapprochement. - Il est défini comme étant compte de contrepartie d'un journal de type Trésorerie. - L'option Type de rapprochement par compte ou Type de rapprochement par journal est sélectionnée dans la fiche de ce compte. Création d'un nouveau rapprochement Lors de la création d'un rapprochement, une boîte de dialogue s'affiche. Il faut obligatoirement y renseigner les trois champs suivants : Le compte à rapprocher, qui peut être saisi directement ou sélectionné grâce à la liste déroulante. Le libellé du rapprochement, qui est saisissable et laissé au libre choix de l'utilisateur. La date de rapprochement, qui peut être saisie ou sélectionnée grâce au calendrier, en veillant à respecter les conditions suivantes : - elle doit être comprise dans l'exercice courant ; - elle doit être postérieure à la dernière date de rapprochement utilisée pour créer un rapprochement sur le même compte. Deux actions sont possibles sur cette boîte de dialogue : Valider : Pour valider les éléments saisis ou sélectionnés dans la boîte de dialogue et accéder directement au rapprochement. Annuler : Pour fermer la boîte de dialogue sans créer le rapprochement. Les trois éléments constitutifs du rapprochement (compte, libellé et date de rapprochement) ne sont plus modifiables dès que le rapprochement est créé. 61 EBP Compta Pratic La date de rapprochement détermine l'extraction des lignes d'écriture : seules les lignes d'écriture possédant une date d'écriture antérieure ou égale à la date de rapprochement seront visibles dans le rapprochement créé. Les écritures simulées ne sont pas prises en compte dans cette extraction. Suppression d'un rapprochement La suppression d'un rapprochement est possible, même si des pointages ont déjà été effectués sur ce rapprochement. En revanche, seule la suppression du dernier rapprochement existant pour un compte sur tous les exercices du dossier est possible. Rapprochement bancaire manuel Accès : Quotidien - Rapprochement La gestion de la fenêtre de rapprochement est commune à toutes les fiches. Les rapprochements bancaires sont accessibles à partir de la liste des rapprochements. Principes du rapprochement bancaire Le rapprochement bancaire est un document qui permet de vérifier la concordance entre le compte "Banque" tenu par l'entreprise et le relevé bancaire adressé périodiquement par la banque. Ce document est obtenu en attribuant un code pointage et une date de pointage (correspondant à la date de rapprochement) à toutes les lignes d'écriture qui figurent à la fois dans le compte "Banque" de l'entreprise et dans le relevé bancaire. Le rapprochement bancaire doit être équilibré, c'est-à-dire que l'écart de rapprochement doit afficher un solde nul (0,00). La fenêtre de rapprochement est divisée en plusieurs parties Les Paramètres Les paramètres affichent des données dépendantes des éléments que vous avez saisis dans la boîte de création du rapprochement : Numéro de compte à rapprocher, Date de rapprochement, Solde du compte à rapprocher tel qu'il ressort de votre comptabilité à la Date du rapprochement. Dès que le rapprochement est créé, ces paramètres ne sont plus modifiables. La zone Ecart Solde du relevé : Dans ce champ doit être saisi le solde réel du compte à rapprocher à la date de rapprochement figurant sur le relevé de compte adressé par l'établissement bancaire. Si le solde final de ce relevé est créditeur, alors le montant à saisir doit être positif. Si le solde final de relevé est débiteur, alors le montant à saisir doit être négatif. Solde des lignes non pointées : Ce solde représente la différence entre la somme des montants débiteurs et la somme des montants créditeurs de toutes les lignes comptabilisées sur le compte à rapprocher, qui ne possèdent pas encore code pointage et, ce, jusqu'à la date de rapprochement. Ecart de rapprochement : Ce champ doit afficher un montant nul (0,00) pour que le rapprochement soit équilibré. Le montant calculé correspond à la différence existant entre le Solde du compte, le Solde du relevé et les Solde des lignes non pointées. Le filtre sur les lignes à afficher Trois options existent dans ce filtre, elles sont accessibles grâce à la liste déroulante : Toutes : Toutes les lignes d'écritures possédant ou non un code pointage et ayant une date d'écriture antérieure ou égale à la date de rapprochement sont affichées. Rapprochées : Seules les lignes d'écritures possédant un code pointage et ayant une date d'écriture antérieure ou égale à la date de rapprochement sont affichées. Non rapprochées : 62 MANUEL Seules les lignes d'écritures ne possédant pas de code pointage mais ayant une date d'écriture antérieure ou égale à la date de rapprochement sont affichées. Les lignes non rapprochées représentent toutes les opérations en suspens qui devront être pointées dans l'avenir. Ce filtre est proposé systématiquement lors de l'ouverture d'un rapprochement. Lors du pointage ou du dépointage d'une ligne d'écriture, l'affichage des lignes est mis à jour en temps réel. Ainsi, par exemple, si le filtre des lignes à afficher est à "Non rapprochées", alors chaque ligne "disparaît" de l'affichage au fur et à mesure de l'avancement du pointage. Chacune de ces lignes peut ensuite être retrouvée dans les filtres "Toutes" ou "Rapprochées" avec la mention du code et de la date de pointage qui leur a été attribués. Le prochain code pointage Le code pointage est par défaut à "Ok". Il peut être modifié de deux façons différentes : - Soit en saisissant directement dans le champ "Prochain code pointage". Dans ce cas, ce nouveau code pointage devient le code pointage par défaut et est proposé lors de tous les pointages ultérieurs. - Soit en saisissant directement ce code sur la ligne d'écriture en cours de pointage. Dans ce cas, le code saisi sur la ligne est recopié dans le champ "Prochain code pointage" et est proposé par défaut lors de tous les pointages ultérieurs. Dans tous les cas, la modification de ce code est sans impact sur les lignes d'écritures déjà pointées. Le corps du rapprochement Le corps du rapprochement affiche toutes les lignes d'écritures correspondant aux critères de filtrage définis dans la zone "Paramètres" et dans le filtre sur les "lignes à afficher". Le pointage et le dépointage dans un rapprochement Chaque ligne d'écriture peut être pointée ou dépointée indépendamment des autres lignes et cela de différentes façons : - Soit en double cliquant sur une ligne. - Soit en saisissant ou en supprimant les caractères du code pointage. - Soit en faisant "Entrée" sur la ligne désirée. - Soit en activant les boutons Pointer et Dépointer. Des groupes de lignes d'écritures peuvent être pointés en une seule opération en activant le bouton Pointer par Date qui ouvre la boîte de dialogue dans laquelle il faut renseigner : - Code pointage : Ce code pointage est par défaut le "Prochain code pointage" défini dans la fenêtre de rapprochement, mais peut être modifié. - Pointer toutes les lignes jusqu'au : La date de rapprochement est proposée par défaut mais peut être modifiée, soit en saisissant directement dans le champ, soit en sélectionnant la date dans le calendrier. - Si l'exécution du pointage est demandée, alors toutes les lignes d'écriture saisies à une date antérieure ou égale à la date limite et non encore pointées seront pointées avec le code pointage défini. Des groupes de lignes d'écritures peuvent être dépointés en une seule opération en activant le bouton Dépointer par code qui ouvre la boîte de dialogue dans laquelle il faut renseigner : - La fourchette de codes de pointage à supprimer : Par défaut, les codes proposés sont les codes pointage existants sur le rapprochement affiché. Ils peuvent être modifiés de façon à restreindre la fourchette proposée. - Si l'exécution du dépointage est demandée, alors toutes les lignes d'écritures affichées dans le rapprochement et possédant les codes pointage définis sont dépointées. Cette action est sans impact sur les lignes d'écritures pointées avec ces mêmes codes sur d'autres rapprochements que celui affiché. Les autres actions possibles dans un rapprochement Saisie : En sélectionnant une ligne d'écriture dans le rapprochement, il est possible d'accéder à la fenêtre de saisie en étant directement positionné sur la ligne d'origine. Consultation : En sélectionnant une ligne d'écriture dans le rapprochement, il est possible d'accéder à la fenêtre de consultation du compte concerné en étant directement positionné sur la ligne. Afficher/cacher le filtre : En cliquant sur ce bouton, il est possible de faire apparaître ou disparaître une ligne de filtre supplémentaire. Cette ligne se positionne juste avant la première ligne d'écriture dans le corps du rapprochement ; ces champs sont saisissables et permettent de faciliter la recherche des lignes. Vues : Une vue du rapprochement est proposée par défaut. Néanmoins, les vues sont paramétrables en fonction des besoins. Lignes affichées dans le rapprochement mais pointées sur un autre rapprochement 63 EBP Compta Pratic Des lignes d'écritures peuvent être affichées dans un rapprochement mais être pointées sur un rapprochement postérieur au rapprochement affiché. Dans ce cas, ces lignes sont affichées en grisé et en italique et mentionnent la date de rapprochement, le code de rapprochement et le libellé du rapprochement sur lequel le pointage a été effectué. Toute action sur ces lignes ne pourra évidemment se faire que sur le rapprochement concerné. Particularité du rapprochement par journal : récupération de toutes les lignes du journal RAN. Toutes les lignes saisies manuellement dans le journal RAN s'affichent dans le rapprochement bancaire, sauf les lignes mouvementant le compte à rapprocher. Pour effectuer un rapprochement correct, deux solutions sont possibles : - soit, pointer toutes les lignes provenant de RAN, car leur différence est égale au montant saisi sur le compte à rapprocher. - soit, revenir dans le journal RAN, remplacer le compte de banque à rapprocher par le compte de virements internes "580", puis saisir une Opération Diverses pour solder le "580" par le compte de banque à rapprocher. Cette seconde solution évite d'afficher dans le rapprochement des lignes d'A Nouveaux non pertinentes. DÉCLARATION DE TVA Liste des déclarations de TVA Accès : Quotidien - Déclarations de TVA La gestion de la liste des déclarations de TVA est commune à toutes les listes. Cette liste affiche toutes les déclarations créées et sauvegardées sur l'exercice courant. Les modifications et suppressions de déclarations de TVA sont possibles. Néanmoins, ces opérations risquent d'entraîner des incohérences avec les déclarations suivantes déjà sauvegardées et auront un impact sur les déclarations à créer. Création d'une nouvelle déclaration de TVA Une boîte de dialogue permet de choisir les paramétrages de la déclaration à créer. Déclaration * : La liste des déclarations proposées dépend du régime choisi dans les options du dossier. En régime ST (Régime Simplifié Annuel), seule la déclaration 3517 CA12 est disponible. Pour les autres régimes, la déclaration 3310 CA3 ainsi que l'annexe 3310A sont disponibles. Période * : Une liste déroulante affiche les périodes selon le régime défini dans les options du dossier. En régime ST (Régime Simplifié Annuel), seul l'exercice courant est disponible. En régime mensuel, tous les mois de l'exercice sont disponibles. En régime trimestriel, tous les trimestres de l'exercice sont disponibles. Si plusieurs régimes ont été définis dans les options du dossier, c'est le dernier régime de l'exercice courant qui est pris en compte. Choisissez les feuillets que vous désirez inclure dans la déclaration Dans cette partie, vous pouvez choisir d'ajouter des feuillets supplémentaires à la déclaration que vous avez déjà choisie. Ainsi, lorsque vous réaliserez l'aperçu de la déclaration de TVA, vous verrez afficher tous les feuillets sélectionnés et tous les montants qui doivent l'être seront automatiquement reportés d'un feuillet à l'autre. Ces choix restent réversibles grâce à un bouton existant dans la fenêtre de déclaration de TVA. Fenêtre de la déclaration de TVA Accès : Quotidien - Déclaration de TVA Cette fenêtre est découpée en quatre onglets : Lignes sur débits 64 MANUEL Cet onglet permet de visualiser toutes les lignes saisies sur des comptes de TVA ayant l'option de calcul "Sur Débits" et toutes les lignes saisies sur des comptes soumis à TVA inclus dans les mêmes écritures. Il est possible d'accéder à la saisie journal comptabilisant cette écriture , soit en double-cliquant sur une ligne présente dans l'onglet, soit en cliquant sur le bouton Saisie par journal. Lignes sur encaissements Cet onglet permet de visualiser l'ensemble des lignes de règlement saisies sur des comptes de nature Tiers, dont l'échéance est affectée à une facture qui possède un compte de TVA ayant l'option de calcul "Sur Encaissements". Il est possible d'accéder à la saisie journal comptabilisant cette écriture, soit en double-cliquant sur une ligne présente dans l'onglet, soit en cliquant sur le bouton Saisie par journal. Aperçu Cet onglet permet de visualiser la déclaration de TVA à proprement parler (déclaration sous forme CERFA). De nombreux boutons vous permettent de naviguer dans votre déclaration (Page précédente / Page suivante) de l'imprimer, d'effectuer des recherches... Lignes non déclarées Contenu de l'onglet Cet onglet présente toutes les lignes d'écriture non incluses dans la déclaration de TVA. Il peut s'agir : - de lignes d'écriture saisies sur des comptes non correctement paramétrés, - de lignes d'écriture saisies sur des comptes paramétrés correctement mais dont le code taxe est inexistant sur le dossier, - de règlements non affectés à une échéance. Compte non correctement paramétré : Compte 701 (Ventes de produits finis) Territorialité : France Type d'opération : Biens et prestations de services Nature de taxe : (non renseignée) (>>>> ce paramétrage manquant doit être complété) Compte correctement paramétré, mais donc le code taxe est inexistant : Compte 627 (Services bancaires et assimilés) Territorialité : France Type d'opération : Biens et prestations de services Nature de taxe : Exonéré Interpréter et corriger les lignes de cet onglet Les lignes d'écritures saisies sur des comptes non correctement paramétrés apparaîtront dans le seul onglet Lignes non déclarées. Il convient donc de paramétrer correctement le compte problématique puis de relancer le calcul de la déclaration. Les lignes d'écriture concernées sont alors transférées dans l'onglet Lignes sur les Débits et incluses dans la déclaration. Les lignes d'écritures saisies sur des comptes correctement paramétrés (mais dont le code taxe est inexistant) apparaîtront à la fois dans l'onglet Lignes sur Débits et dans l'onglet Lignes non déclarées. Il convient uniquement de s'assurer que ces lignes d'écritures n'ont effectivement pas à être incluses dans une déclaration de TVA. Les lignes de règlements non affectés à une échéance apparaîtront dans le seul onglet Lignes non déclarées. Il convient d'affecter ces règlements à des échéances puis de relancer le calcul de la déclaration. Les lignes de règlements sont alors transférées dans l'onglet Lignes sur encaissements et incluses dans la déclaration. Autres fonctions 65 EBP Compta Pratic Recalculer : Ce bouton permet de recalculer la déclaration de TVA après une nouvelle saisie ou une modification d'écriture. Le recalcul de la déclaration s'applique à tous les champs sur lesquels un calcul automatique est effectué, mais n'impacte pas les champs sans calcul. Sur la ligne 08 de la déclaration de TVA 3310 CA3 (année 2008), la Base Hors taxe est calculée automatiquement et affiche un montant de 5000 Euros. Vous choisissez de modifier ce montant et de le remplacer par 5002 Euros : votre saisie est prise en compte dans la déclaration. Si vous lancez le recalcul, alors le montant initial de 5000 Euros est réaffiché. En revanche, sur la ligne 25 de la déclaration de TVA 3310 CA3 (année 2008), le crédit de TVA est sans calcul. Vous choisissez d'y saisir un montant de 1000 Euros. Si vous lancez le recalcul, alors le montant saisi reste affiché. Valider : Ce bouton permet de valider définitivement la déclaration de TVA et empêche dorénavant toute modification de la déclaration de TVA concernée. En revanche, la suppression d'une déclaration de TVA validée reste possible. Dans ce cas, un événement avec justificatif sera enregistré. Ajouter / Retirer des feuillets : Lors de la création de la déclaration de TVA, si vous avez oublié d'ajouter certains feuillets ou, au contraire, si vous en avez ajouté à tort, alors ce bouton vous permet d'ajouter le feuillet manquant ou de retirer le feuillet inutile. Aperçu de la déclaration de TVA Accès : Quotidien - Déclaration de TVA La déclaration de TVA se décompose en deux parties : En-tête Les champs de l'en-tête recopient la période de déclaration sélectionnée dans la liste ainsi que l'adresse du Centre des Impôts, du dossier et toutes les informations administratives nécessaires, déjà renseignées sur le dossier. Ces champs ne sont pas modifiables. La zone "Paiement, Date et Signature" est accessible et doit être renseignée avant envoi. Corps de la déclaration de TVA Les différents champs de la déclaration de TVA sont renseignés en fonction des écritures incluses dans la période et des paramètres choisis sur les comptes de nature Comptes soumis à TVA et de nature Comptes de TVA. La liaison entre les lignes d'écriture et les champs de la déclaration de TVA se fait grâce aux codes taxes. La plupart des champs sont modifiables (champs grisés). Les saisies effectuées directement sur les déclarations dans les champs saisissables n'ont aucun impact sur la comptabilité. Case Néant : Cocher la case Néant permet de vider le formulaire mais n'empêche pas d'y saisir des montants. D'autre part, les lignes restent rattachées à la déclaration : elles ne seront donc pas présentées dans la déclaration suivante. Un document répertorie un grand nombre de paramétrage de comptes ainsi que des schémas d'écritures en fonction du type d'opération à comptabiliser : pour le consulter, cliquer ici. Un document répertorie également un certain nombre de régularisations à saisir, lorsque la déclaration contient des montants négatifs : pour le consulter, cliquer ici. Régularisation d'une déclaration de TVA 66 MANUEL Dans certains cas, il peut s'avérer que votre déclaration de TVA présente des valeurs erronées ou non admissibles par l'administration. Ci-dessous sont listés un certains nombres de cas qui peuvent vous aidés à régulariser votre déclaration de TVA. TVA : Montants négatifs La déclaration de TVA ne doit pas contenir de montants négatifs. Or, un montant de TVA à déclarer peut être négatif dans le cas où la somme des avoirs pour un type de TVA est supérieure à la somme des factures pour le même type de TVA. Ces cas doivent être gérés en régularisation. CA3 : Saisie des régularisations Ligne 02 négative (Autres opérations imposables) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes sur autres opérations imposables est supérieure à la somme des factures de ventes sur autres opérations imposables. Vous devez saisir : - Ligne 02 : montant des factures de ventes sur autres opérations imposables. - Ligne 3C : montant des avoirs de ventes sur autres opérations imposables (sans signe -). - Lignes 08 à 14 (taxe) : vous devez répercuter la modification de la ligne 02 sur une ou plusieurs de ces lignes (les avoirs de la ligne 3C ne doivent pas être repris sur ces lignes). - Ligne 21 : montant de la TVA des avoirs de ventes sur autres opérations imposables (sans signe -). Ligne 03 négative (Acquisitions intracommunautaires) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’achats en UE est supérieure à la somme des factures d’achats en UE. Vous devez saisir : - Ligne 03 : montant des factures d’achats en UE. - Ligne 3C : montant des avoirs d’achats en UE (sans signe -). - Lignes 08 à 14 (taxe) : vous devez répercuter la modification de la ligne 03 sur une ou plusieurs de ces lignes (les avoirs de la ligne 3C ne doivent pas être repris sur ces lignes). - Ligne 17 : montant de la TVA des factures d’achats en UE. - Ligne 21 : montant de la TVA des avoirs d’achats en UE (sans signe -). Voir aussi le paragraphe Ligne 20 négative si nécessaire. Ligne 3A négative (Livraisons de gaz naturel ou d’électricité imposables en France) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’achats de gaz imposables est supérieure à la somme des factures d’achats de gaz imposables. Vous devez saisir : - Ligne 3A : montant des factures d’achats de gaz imposables. - Ligne 3C : montant des avoirs d’achats de gaz imposables (sans signe -). - Lignes 08 à 14 (taxe) : vous devez répercuter la modification de la ligne 3A sur une ou plusieurs de ces lignes (les avoirs de la ligne 3C ne doivent pas être repris sur ces lignes) - Ligne 21 : montant de la TVA des avoirs d’achats de gaz imposables (sans signe -). Voir aussi le paragraphe Ligne 20 négative si nécessaire. Ligne 3B négative (Achats de biens ou services auprès d’un assujetti non établi en France) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’achats auprès d’un assujetti non établi en France est supérieure à la somme des factures d’achats auprès d’un assujetti non établi en France. Vous devez saisir : - Ligne 3B : montant des factures d’achats auprès d’un assujetti non établi en France. - Ligne 3C : montant des avoirs d’achats auprès d’un assujetti non établi en France (sans signe -). - Lignes 08 à 14 (taxe) : vous devez répercuter la modification de la ligne 3B sur une ou plusieurs de ces lignes (les avoirs de la ligne 3C ne doivent pas être repris sur ces lignes) - Ligne 21 : montant de la TVA des avoirs d’achats auprès d’un assujetti non établi en France (sans signe -). Voir aussi le paragraphe Ligne 20 négative si nécessaire. 67 EBP Compta Pratic Ligne 04 négative (Exportations hors CE) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’exportations hors CE est supérieure à la somme des factures d’exportations hors CE. Vous devez saisir : - Ligne 04 : montant des factures d’exportations hors CE. - Ligne 7B : montant des avoirs d’exportations hors CE (sans signe -). Ligne 05 négative (Autres opérations non imposables) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes sur autres opérations non imposables est supérieure à la somme des factures de ventes sur autres opérations non imposables. Vous devez saisir : - Ligne 05 : montant des factures de ventes sur autres opérations non imposables. - Ligne 7B : montant des avoirs de ventes sur autres opérations non imposables (sans signe -). Ligne 06 négative (Livraisons intracommunautaires) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes en UE est supérieure à la somme des factures de ventes en UE. Vous devez saisir : - Ligne 06 : montant des factures de ventes en UE. - Ligne 7B : montant des avoirs de ventes en UE (sans signe -). Ligne 6A négative (Livraisons de gaz naturel ou d’électricité non imposables en France) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes de gaz non imposables est supérieure à la somme des factures de ventes de gaz non imposables. Vous devez saisir : - Ligne 6A : montant des factures de ventes de gaz non imposables. - Ligne 7B : montant des avoirs de ventes de gaz non imposables (sans signe -). Ligne 07 négative (Achats en franchise) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’achats en franchise est supérieure à la somme des factures d’achats en franchise. Vous devez saisir : - Ligne 07 : montant des factures d’achats en franchise. - Ligne 7B : montant des avoirs d’achats en franchise (sans signe -). Ligne 7A négative (Ventes de biens ou services auprès d’un assujetti non établi en France) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes auprès d’un assujetti non établi en France est supérieure à la somme des factures de ventes auprès d’un assujetti non établi en France. Vous devez saisir : - Ligne 7A : montant des factures de ventes auprès d’un assujetti non établi en France. - Ligne 7B : montant des avoirs de ventes auprès d’un assujetti non établi en France (sans signe -). Ligne 08 négative (Opérations réalisées en France à 19,60 %) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes France à 19,60 % est supérieure à la somme des factures de ventes France à 19,60 %. Vous devez saisir : - Ligne 3C : montant des avoirs de ventes France à 19,60 % (sans signe -). - Lignes 08 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes France à 19,60 %. - Ligne 21 : montant de la TVA des avoirs de ventes France à 19,60 % (sans signe -). Ligne 09 négative (Opérations réalisées en France à 5,50 %) 68 MANUEL Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes France à 5,50 % est supérieure à la somme des factures de ventes France à 5,50 %. Vous devez saisir : - Ligne 3C : montant des avoirs de ventes France à 5,50 % (sans signe -) - Lignes 09 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes France à 5,50 % - Ligne 21 : montant de la TVA des avoirs de ventes France à 5,50 % (sans signe -). Ligne 10 négative (Opérations réalisées dans les DOM à 8,50 %) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes DOM à 8,50 % est supérieure à la somme des factures de ventes DOM à 8,50 %. Vous devez saisir : - Ligne 3C : montant des avoirs de ventes DOM à 8,50 % (sans signe -). - Lignes 10 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes DOM à 8,50 %. - Ligne 21 : montant de la TVA des avoirs de ventes DOM à 8,50 % (sans signe -). Ligne 11 négative (Opérations réalisées dans les DOM à 2,10 %) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes DOM à 2,10 % est supérieure à la somme des factures de ventes DOM à 2,10 %. Vous devez saisir : - Ligne 3C : montant des avoirs de ventes DOM à 2,10 % (sans signe -). - Lignes 11 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes DOM à 2,10 %. - Ligne 21 : montant de la TVA des avoirs de ventes DOM à 2,10 % (sans signe -). Ligne 13 négative (Opérations imposables à un ancien taux) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes à un ancien taux est supérieure à la somme des factures de ventes à un ancien taux. Vous devez saisir : - Ligne 3C : montant des avoirs de ventes à un ancien taux (sans signe -). - Lignes 13 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes à un ancien taux. - Ligne 21 : montant de la TVA des avoirs de ventes à un ancien taux (sans signe -). Ligne 14 négative (Opérations imposables à un taux particulier) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes à un taux particulier est supérieure à la somme des factures de ventes à un taux particulier. Vous devez saisir : - Ligne 3C : montant des avoirs de ventes à un taux particulier (sans signe -). - Lignes 14 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes à un taux particulier. - Ligne 21 : montant de la TVA des avoirs de ventes à un taux particulier (sans signe -). Ligne 19 négative (TVA sur biens constituant des immobilisations) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs sur immobilisations est supérieure à la somme des factures sur immobilisations. Vous devez saisir : - Ligne 3C : montant des avoirs d’immobilisations (sans signe -). - Ligne 15 : montant de la TVA des avoirs d’immobilisations (sans signe -). - Ligne 19 : montant de la TVA des factures d’immobilisations. Ligne 20 négative (TVA sur autres biens et services) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’achats est supérieure à la somme des factures d’achats. Vous devez saisir : - Ligne 3C : montant des avoirs d’achats (sans signe -). - Ligne 15 : montant de la TVA des avoirs d’achats (sans signe -). - Ligne 20 : montant de la TVA des factures d’achats. 69 EBP Compta Pratic CA12 : Saisie des régularisations Lignes 01, 02, 03, 04, 4B ou 4D négatives (TVA collectée non imposable) Pour ces lignes, vous n’avez aucune régularisation à saisir. Ligne 05 négative (Opérations réalisées en France à 19,60 %) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes France à 19,60 % est supérieure à la somme des factures de ventes France à 19,60 %. Vous devez saisir : - Ligne 05 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes France à 19,60 %. - Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs de ventes France à 19,60 % (sans signe -). Ligne 06 négative (Opérations réalisées en France à 5,50 %) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes France à 5,50 % est supérieure à la somme des factures de ventes France à 5,50 %. Vous devez saisir : - Ligne 06 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes France à 5,50 %. - Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs de ventes France à 5,50 % (sans signe -). Ligne 07 négative (Opérations réalisées dans les DOM à 8,50 %) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes DOM à 8,50 % est supérieure à la somme des factures de ventes DOM à 8,50 %. Vous devez saisir : - Ligne 07 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes DOM à 8,50 %. - Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs de ventes DOM à 8,50 % (sans signe -). Ligne 08 négative (Opérations réalisées dans les DOM à 2,10 %) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes DOM à 2,10 % est supérieure à la somme des factures de ventes DOM à 2,10 %. Vous devez saisir : - Ligne 08 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes DOM à 2,10 % - Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs de ventes DOM à 2,10 % (sans signe -). Ligne 09 négative (Opérations imposables à un taux particulier) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes à un taux particulier est supérieure à la somme des factures de ventes à un taux particulier. Vous devez saisir : - Ligne 09 (base) : montant des factures de ventes à un taux particulier. - Ligne 09 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes à un taux particulier. - Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs de ventes à un taux particulier (sans signe -). Ligne 10 négative (Opérations imposables à un ancien taux) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes à un ancien taux est supérieure à la somme des factures de ventes à un ancien taux. Vous devez saisir : - Ligne 10 (base) : montant des factures de ventes à un ancien taux. - Ligne 10 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes à un ancien taux - Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs de ventes à un ancien taux (sans signe -). Ligne AA négative (Livraisons de gaz naturel ou d’électricité imposables en France) 70 MANUEL Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’achats de gaz imposables est supérieure à la somme des factures d’achats de gaz imposables. Vous devez saisir : - Ligne AA (base) : montant des factures d’achats de gaz imposables. - Ligne AA (taxe) : montant de la TVA des factures d’achats de gaz imposables. - Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs d’achats de gaz imposables (sans signe -). Voir aussi le paragraphe Ligne 20 négative si nécessaire. Ligne AB négative (Achats de biens ou services auprès d’un assujetti non établi en France) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’achats auprès d’un assujetti non établi en France est supérieure à la somme des factures d’achats auprès d’un assujetti non établi en France. Vous devez saisir : - Ligne AB (base) : montant des factures d’achats auprès d’un assujetti non établi en France - Ligne AB (taxe) : montant de la TVA des factures d’achats auprès d’un assujetti non établi en France - Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs d’achats auprès d’un assujetti non établi en France (sans signe -). Voir aussi le paragraphe Ligne 20 négative si nécessaire. Ligne 13 négative (Autres opérations imposables) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes sur autres opérations imposables est supérieure à la somme des factures de ventes sur autres opérations imposables. Vous devez saisir : - Ligne 13 (base) : montant des factures de ventes sur autres opérations imposables. - Ligne 13 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes sur autres opérations imposables. - Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs de ventes sur autres opérations imposables (sans signe -). Ligne 14 négative (Acquisitions intracommunautaires) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’achats en UE est supérieure à la somme des factures d’achats en UE. Vous devez saisir : - Ligne 14 (base) : montant des factures d’achats en UE. - Ligne 14 (taxe) : montant de la TVA des factures d’achats en UE. - Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs d’achats en UE (sans signe -). Voir aussi le paragraphe Ligne 20 négative si nécessaire. Ligne 15 négative (Acquisitions intracommunautaires d’immobilisations) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’immobilisations en UE est supérieure à la somme des factures d’immobilisations en UE. Vous devez saisir : - Ligne 14 (base) : montant des factures d’achats et immobilisations en UE. - Ligne 14 (taxe) : montant de la TVA des factures d’achats et immobilisations en UE. - Ligne 15 : montant de la TVA des factures d’immobilisations en UE. - Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs d’immobilisations en UE (sans signe -). Voir aussi le paragraphe Ligne 23 négative si nécessaire. Ligne 20 négative (Déductions sur factures) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’achats est supérieure à la somme des factures d’achats. Vous devez saisir : - Ligne 18 : montant de la TVA des avoirs d’achats (sans signe -). - Ligne 20 : montant de la TVA des factures d’achats. Ligne 23 négative (TVA déductible sur immobilisations) 71 EBP Compta Pratic Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs sur immobilisations est supérieure à la somme des factures sur immobilisations. Vous devez saisir : - Ligne 18 : montant de la TVA des avoirs d’immobilisations (sans signe -). - Ligne 23 : montant de la TVA des factures d’immobilisations. Paramétrage des comptes de TVA et schémas d'écritures Ce document présente un certain nombre de types d'opérations soumises à TVA. Pour chacun de ces types d'opération, il répertorie le paramétrage des comptes de TVA et des comptes soumis à TVA à utiliser, le schéma d'écriture à comptabiliser ainsi que les déclarations et numéros de lignes impactés par ces comptabilisations. Achats de marchandises - pour un dossier ayant son établissement en France 1 - Achats France 19.6 % Déclarations concernées et lignes impactées : J'identifie cette écriture comme étant une "Facture non parvenue ou à émettre" : - CA3 : Lignes 01 et 08 - CA12 : Ligne 05 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 44566xxx - TVA : Territorialité : France Nature de taxe : France continentale 19.6 %. - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialté : France Nature de taxe : France continentale 19.6 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.196.00 € 44566xxx - Débit - 196.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € 2 - Achats France 5.5 % Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Lignes 01 et 09 - CA12 : Ligne 06 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 44566xxx - TVA : Territorialité : France Nature de taxe : France continentale 5.5 %. - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialté : France Nature de taxe : France continentale 5.5 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.055.00 € 44566xxx - Débit - 55.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € 3 - Achats UE à 19.6 % (acquisition intracommunautaire) Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Lignes 03, 08, 17 et 20 - CA12 : Lignes 14 et 20 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 4452xxx - Tva due intracommunautaire : 72 MANUEL sans paramétrage - 44566xxx - TVA : Territorialité : Intracommunautaire Nature de taxe : Intracommunaitaire 19.6 % - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialté : Intracommunautaire Nature de taxe : Intracommunautaire 19.6 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 4452xxxx - Crédit - 196.00 € 44566xxx - Débit - 196.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € 4 - Achats UE à 5.5 % (acquisition intracommunautaire) Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Lignes 03, 09, 17 et 20 - CA12 : Lignes 14 et 20 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 4452xxx - Tva due intracommunautaire : sans paramétrage - 44566xxx - TVA : Territorialité : Intracommunautaire Nature de taxe : Intracommunaitaire 5.5 % - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialté : Intracommunautaire Nature de taxe : Intracommunautaire 5.5 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 4452xxxx - Crédit - 55.00 € 44566xxx - Débit - 55.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € 5 - Achats France de gaz ou électricité imposable à 19.6 % Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Lignes 3A, 09 et 20 - CA12 : Lignes AA et 20 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 4455xxx - Tva à décaisser en France : sans paramétrage - 44566xxx - TVA : Territorialité : France Nature de taxe : France continentale 19.6 % - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialté : France Nature de taxe : France continentale 19.6 % Type d'opération : Livraisons gaz/électricité imposables Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 4455xxxx - Crédit - 196.00 € 44566xxx - Débit - 196.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € 6 - Achats en franchise Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Ligne 07 - CA12 : Ligne 01 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 607xxx - Achats de marchandises : 73 EBP Compta Pratic Territorialté : France Nature de taxe : Exonération Type d'opération : Achats en franchise Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € 7 - Achats à 19.6 % auprès d'un assujetti non établi en France Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Lignes 3B, 08 et 20 - CA12 : Lignes AB et 20 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 4455xxx - Tva à décaisser en France : sans paramétrage - 44566xxx - TVA : Territorialité : Assujetti établi hors de France Nature de taxe : Assujetti hors de France 19.6 % - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialté : Assujetti hors de France Nature de taxe : Assujetti établi hors de France 19.6 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 4455xxxx - Crédit - 196.00 € 44566xxx - Débit - 196.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € 8 - Facture d'acompte d'achat à 19.6 % Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 44586xxx - Tva sur le chiffre d'affaires sur factures non parvenues : sans paramétrage - 44566xxx - TVA : Territorialité : France Nature de taxe : France continentale 19.6 % - 4091xxx - Fournisseurs - Avances et acomptes versés sur commandes sans paramétrage Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.196.00 € 44586xxx - Crédit - 196.00 € 44566xxx - Débit - 196.00 € 4091xxxx - Débit - 1.196.00 € Dans ce cas-là, le montant de la TVA déductible n'est pas intégré à la déclaration, il est donc nécessaire de corriger manuellement le montant qui y est affiché. Ces lignes d'écriture sont visibles sur l'onglet "Lignes non déclarées" de la fenêtre de déclaration de TVA. Prestations de service UE à 19.6 % (client assujetti en France, fournisseur UE) 9 - Prestations de service UE à 19.6 % (client assujetti en France, fournisseur UE) Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Lignes 2A, 08, 17 et 20 - CA12 : Lignes AC et 20 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : Sans paramétrage - 4452xxx - Tva due intracommunautaire : Sans paramétrage - 44566xxx - TVA : Territorialité : Intracommunautaire Nature de taxe : Intracommunaitaire 19.6 % - 604xxx - Achats de marchandises : 74 MANUEL Territorialté : Intracommunautaire Nature de taxe : Intracommunautaire 19.6 % Type d'opération : Achats de prestations de services intracommunautaires Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 4452xxxx - Crédit - 196.00 € 44566xxx - Débit - 196.00 € 604xxxxx - Débit - 1.000.00 € Achats d'immobilisations - pour un dossier ayant son établissement en France Les comptes à utiliser pour les achats d'immobilisations sont des comptes : - de nature "Comptes d'immobilisation" pour les comptes soumis à TVA - de nature "TVA sur achats d'immobilisation" pour les comptes de TVA. Leur paramétrage est sensiblement identique à celui des Achats de marchandises (établissement en France), à la différence que le type d'opération devient "Immobilisations de biens et prestations de services" pour les comptes soumis à TVA. D'autre part, les lignes de déclarations impactées par ces achats sont différentes des exemples précédents. Ventes de marchandises - pour un dossier ayant son établissement en France 10 - Ventes France 19.6 % Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Lignes 01 et 08 - CA12 : Ligne 05 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Client : sans paramétrage - 44571xxx - TVA : Territorialité : France Nature de taxe : France continentale 19.6 %. - 707xxx - Ventes de marchandises : Territorialté : France Nature de taxe : France continentale 19.6 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.196.00 € 44571xxx - Crédit - 196.00 € 707xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 11 - Ventes France 5.5 % Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Lignes 01 et 09 - CA12 : Ligne 06 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Client : sans paramétrage - 44571xxx - TVA : Territorialité : France Nature de taxe : France continentale 5.5 %. - 707xxx - Ventes de marchandises : Territorialté : France Nature de taxe : France continentale 5.5 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.055.00 € 44571xxx - Crédit - 55.00 € 707xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 12 - Ventes UE Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Ligne 06 - CA12 : Ligne 04 Comptes à utiliser et leur paramétrage : 75 EBP Compta Pratic - 411xxx - Clients : sans paramétrage - 707xxx - Ventes de marchandises : Territorialté : Intracommunautaire Nature de taxe : Intracommunautaire exonération Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.000.00 € 707xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 13 - Ventes autres opérations imposables à 19.6 % Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Lignes 02 et 08 - CA12 : Ligne 13 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 44571xxx - TVA : Territorialité : France Nature de taxe : France continentale 19.6 % - 707xxx - Ventes de marchandises : Territorialté : France Nature de taxe : France continentale 19.6 % Type d'opération : Autres opérations imposables Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.196.00 € 44571xxx - Crédit - 196.00 € 707xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 14 - Autres ventes non imposables Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Ligne 05 - CA12 : Ligne 03 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Client : sans paramétrage - 707xxx - Ventes de marchandises : Territorialté : France Nature de taxe : Exonération Type d'opération : Autres opérations non imposables Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.000.00 € 707xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 15 - Ventes de gaz ou d'électricité non imposables Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Ligne 6A - CA12 : Ligne 4D Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Clients : sans paramétrage - 707xxx - Ventes de marchandises : Territorialté : France Nature de taxe : Exonération Type d'opération : Livraisons gaz/électricité non imposables Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.000.00 € 707xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 16 - Ventes auprès d'un assujetti non établi en France Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Ligne 7A - CA12 : Ligne 4B Comptes à utiliser et leur paramétrage : 76 MANUEL - 411xxx - Clients : sans paramétrage - 707xxx - Ventes de marchandises : Territorialté : Assujetti hors de France Nature de taxe : Assujetti établi hors de France exonération Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.000.00 € 707xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 17 - Facture d'acompte de ventes à 19.6 % Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Clients : sans paramétrage - 44587xxx - Tva sur le chiffre d'affaires sur factures à établir sans paramétrage - 44571xxx - TVA : Territorialité : France Nature de taxe : France continentale 19.6 % - 4191xxx - Clients - Avances et acomptes reçus sur commandes sans paramétrage Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.196.00 € 44587xxx - Débit - 196.00 € 44571xxx - Crédit - 196.00 € 4191xxxx - Crédit - 1.196.00 € Dans ce cas-là, le montant de la TVA collectée n'est pas intégré à la déclaration, il est donc nécessaire de corriger manuellement le montant affiché dans la déclaration. Ces lignes d'écriture sont visibles sur l'onglet "Lignes non déclarées" de la fenêtre de déclaration de TVA. Cas particuliers : Les opérations faites sous le régime de TVA non perçue et récupérable Vendeur établi en France métropolitaine et acheteur en DOM 18 - Comptabilité du vendeur (Territorialité du dossier France) Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Ligne 04 - CA12 : Ligne 02 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Clients : sans paramétrage - 7079xxx - Ventes de marchandises : Territorialité : Importation/exportation Nature de taxe : Importation/exportation Exonération Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.000.00 € 707xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 19 - Comptabilité de l'acheteur (Territorialité du dossier DOM) Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Lignes 19, 24 - CA12 : Ligne 20, 27 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 4456xxx - TVA : Territorialité : DOM Nature de la taxe : DOM 8.5 % ou 2.10 % Option de calcul : en fonction du fournisseur - 441xxx - Etat subvention à recevoir : sans paramétrage - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialité : Importation/exportation Nature de taxe : Importation/exportation Exonération Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 77 EBP Compta Pratic 441xxx - Crédit - 85.00 € 4456xxx - Débit - 85.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € Dans ce cas-là, le montant de la TVA déductible n'est pas intégré à la déclaration, il est donc nécessaire de corriger manuellement le montant qui y est affiché. Vendeur établi en DOM et acheteur en France métropolitaine 20 - Comptabilité du vendeur (Territorialité du dossier DOM) Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Ligne 04 - CA12 : Ligne 02 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Clients : sans paramétrage - 7079xxx - Ventes de marchandises : Territorialité : Importation/exportation Nature de taxe : Importation/exportation Exonération Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.000.00 € 7079xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 21 - Comptabilité de l'acheteur (Territorialité du dossier France) Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : aucune ligne - CA12 : aucune ligne Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 607xxx - Ventes de marchandises : Territorialité : Importation/exportation Nature de la taxe : Importation/exportation Exonération Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € Vendeur établi en Guyane et acheteur établi en Réunion, ou vice-versa 22 - Comptabilité du vendeur (Territorialité du dossier DOM) Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Ligne 04 - CA12 : Ligne 02 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Clients : sans paramétrage - 7079xxx - Ventes de marchandises : Territorialté : Importation/exportation Nature de taxe : Importation/exportation Exonération Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.000.00 € 7079xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 23 - Comptabilité de l'acheteur (Territorialité du dossier DOM) Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : aucune ligne - CA12 : aucune ligne Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialité : Importation/exportation Nature de la taxe : Importation/exportation Exonération Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € 78 MANUEL Vendeur établi en Guadeloupe ou Martinique et acheteur établi en Guyane ou Réunion, ou vice-versa 24 - Comptabilité du vendeur (Territorialité du dossier DOM) Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Ligne 04 - CA12 : Ligne 02 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Clients : sans paramétrage - 7079xxx - Ventes de marchandises : Territorialité : Importation/exportation Nature de taxe : Importation/exportation Exonération Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.000.00 € 7079xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 25 - Comptabilité de l'acheteur (Territorialité du dossier DOM) Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : aucune ligne - CA12 : aucune ligne Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialité : Importation/exportation Nature de la taxe : Importation/exportation Exonération Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € Vendeur établi en Guadeloupe et acheteur établi en Martinique, ou vice-versa 26 - Comptabilité du vendeur (Territorialité du dossier DOM) Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Lignes 01, 2, 10, 11 - CA12 : Lignes 07, 08 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Clients : sans paramétrage - 4457xxx - TVA : Territorialté : DOM Nature de taxe : DOM en fonction du taux - 707xxx - Ventes de marchandises : Territorialté : DOM Nature de taxe : DOM en fonction du taux Type d'opération : Biens et prestations de services ou autres opérations imposables Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.085.00 € 4457xxxx - Crédit - 85.00 € 7079xxxx - Crédit - 1.000.00 € 27 - Comptabilité de l'acheteur (Territorialité du dossier DOM) Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Lignes 19, 20 - CA12 : Lignes 23, 20 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 44566xx - TVA : Territorialité : DOM Nature de la taxe : DOM en fonction du taux - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialité : DOM Nature de la taxe : DOM 8.5 % ou 2.10 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.085.00 € 44566xxx - Débit - 85.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € 79 EBP Compta Pratic Cas particuliers : Les prestations de service localisables (article 259A du CGI) Vendeur établi en France Métropolitaine (territorialité du dossier France) 28 - Prestation facturée en DOM mais réalisée en France métropolitaine Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : lignes 01, 08, 09 - CA12 : lignes 05, 06 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 44571xx - TVA : Territorialité : France Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 % - 707xxx - Ventes de marchandises : Territorialité : France Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.085.00 € 44571xxx - Crédit - 85.00 € 707xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 29 - Prestation facturée en DOM et réalisée en DOM Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : lignes 01, 10, 11 - CA12 : lignes 07, 08 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Clients : sans paramétrage - 44571xx - TVA : Territorialité : DOM Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 % - 707xxx - Ventes de marchandises : Territorialité : DOM Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.085.00 € 44571xxx - Crédit - 85.00 € 707xxxxx - Crédit - 1.000.00 € Acheteur établi en DOM (territorialité du dossier DOM) 30 - Prestation facturée en DOM mais réalisée en France métropolitaine Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : ligne 20 - CA12 : ligne 20 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 44566xx - TVA : Territorialité : France Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 % - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialité : France Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.085.00 € 44566xxx - Débit - 85.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € 31 - Prestation facturée en DOM et réalisée en DOM Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : ligne 20 - CA12 : ligne 20 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 44566xx - TVA : Territorialité : DOM 80 MANUEL Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 % - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialité : DOM Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.085.00 € 44566xxx - Débit - 85.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € Cas particuliers : les prestations immatérielles (article 259B du CGI) Vendeur établi en France métropolitaine : exemples de comptabilité du vendeur en Territorialité France 32 - Client situé en DOM, donc facturation taux DOM Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : lignes 01, 10, 11 - CA12 : lignes 07, 08 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Clients : sans paramétrage - 44571xx - TVA : Territorialité : DOM Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 % - 707xxx - Ventes de marchandises : Territorialité : DOM Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.085.00 € 44571xxx - Crédit - 85.00 € 707xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 33 - Client situé en France, donc facturation taux France Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : lignes 01, 08, 09 - CA12 : lignes 05, 06 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Clients : sans paramétrage - 44571xx - TVA : Territorialité : France Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 % - 707xxx - Ventes de marchandises : Territorialité : France Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.196.00 € 44571xxx - Crédit - 196.00 € 707xxxxx - Crédit - 1.000.00 € Vendeur établi en France métropolitaine : exemples de comptabilité de l'acheteur 34 - Client situé en DOM, donc facturation taux DOM Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : ligne 20 - CA12 : ligne 20 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 44566xx - TVA : Territorialité : DOM Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 % - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialité : DOM Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.085.00 € 44566xxx - Débit - 85.00 € 81 EBP Compta Pratic 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € 35 - Client situé en France, donc facturation taux France Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : ligne 20 - CA12 : ligne 20 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 44566xx - TVA : Territorialité : France Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 % - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialité : France Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.196.00 € 44566xxx - Débit - 196.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € Vendeur établi en DOM : exemples de comptabilité du vendeur en Territorialité DOM 36 - Client situé en DOM, donc facturation taux DOM Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : lignes 01, 10, 11 - CA12 : lignes 07, 08 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Clients : sans paramétrage - 44571xx - TVA : Territorialité : DOM Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 % - 707xxx - Ventes de marchandises : Territorialité : DOM Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.085.00 € 44571xxx - Crédit - 85.00 € 707xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 37 - Client situé en France, donc facturation taux France Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : lignes 01, 08, 09 - CA12 : lignes 05, 06 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Clients : sans paramétrage - 44571xx - TVA : Territorialité : France Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 % - 707xxx - Ventes de marchandises : Territorialité : France Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.196.00 € 44571xxx - Crédit - 196.00 € 707xxxxx - Crédit - 1.000.00 € Vendeur établi en DOM : exemple de comptabilité de l'acheteur 38 - Client situé en DOM, donc facturation taux DOM Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : ligne 20 - CA12 : ligne 20 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 44566xx - TVA : Territorialité : DOM 82 MANUEL Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 % - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialité : DOM Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.085.00 € 44566xxx - Débit - 85.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € 39 - Client situé en France, donc facturation taux France Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : ligne 20 - CA12 : ligne 20 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 44566xx - TVA : Territorialité : France Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 % - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialité : France Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.196.00 € 44566xxx - Débit - 196.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € Cas particuliers : Achats et ventes d'immobilisation Les comptes à utiliser pour les achats d'immobilisations sont des comptes : - de nature "Comptes d'immobilisation" pour les comptes soumis à TVA - de nature "TVA sur achats d'immobilisation" pour les comptes de TVA. Leur paramétrage est sensiblement identique à celui des Achats de marchandises définis dans les cas particuliers, à la différence que le type d'opération devient "Immobilisations de biens et prestations de services" pour les comptes soumis à TVA. D'autre part, les lignes de déclarations impactées par ces achats sont différentes des exemples précédents. Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Etats standards Sous catégorie : Journal Sous catégorie : Grand Livre Sous catégorie : Balance .... Catégorie principale : Etats de gestion Sous catégorie : Echéancier Sous catégorie : Balance âgée par échéances Sous catégorie : Balance âgée par Lettrage Catégorie principale : Etats fiscaux... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. 83 EBP Compta Pratic Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle". A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches, définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes. Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut. Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. CONSULTATION Consultation - Démarrer une tâche Accès : Consultation - Démarrer une tâche Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : Consultation/Lettrage : permet d'ouvrir la fenêtre de consultation ou de lettrage sur le compte consulté ou lettré en dernier. Grand Livre interactif : permet d'accéder à la fenêtre de consultation d'une série de comptes. Balance interactive : permet d'accéder à la fenêtre de consultation de la balance. Impressions : permet d'accéder à la fenêtre des impressions. CONSULTATION/LETTRAGE Consultation de compte Accès : Quotidien - Consultation/Lettrage OU Consultation - Consultation/Lettrage La consultation de compte permet d'afficher l'ensemble des lignes d'écritures enregistrées sur un compte de type Détail et sur un seul exercice. Cette consultation permet aussi bien de connaître le solde réel d'un compte à un instant donné, que de procéder aux lettrages qui s'imposent ou encore d'effectuer des recherches... La combinaison de différents filtres permet d'affiner la sélection des lignes d'écritures à afficher. Filtres Ces filtres sont mémorisés : Les dernières sélections effectuées sont conservées ; elles seront reprises à l'identique lors du prochain affichage de la fenêtre de consultation. Filtre sur les comptes, Filtre sur la période, Filtre sur le statut des lignes, Filtre sur le type de ligne. 84 MANUEL Sélection de l'exercice Les dates d'exercice proposées par défaut sont celles de l'exercice courant. Lorsque cet exercice courant est ouvert, alors tous les exercices ouverts sont accessibles. Vous pouvez donc sélectionner l'exercice que vous voulez consulter sans être obligé de changer d'exercice courant. Pour cela, il vous suffit d'ouvrir la liste déroulante disponible dans le champ Exercice. Lorsque l'exercice courant est clôturé, alors seul l'exercice courant est accessible. Sélection du compte La sélection du compte se fait dans l'en-tête de la fenêtre de consultation, champ Identification - Compte. Le compte peut être saisi directement dans ce champ ou sélectionné dans la liste déroulante qui reprend l'intégralité des comptes existants sur l'exercice courant. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné. Dès que le numéro du compte est renseigné, alors les données de base de ce compte sont automatiquement mises à jour : - Intitulé du compte, - Cumul de tous les montants débiteurs saisis sur ce compte pendant tout l'exercice courant, - Cumul de tous les montants créditeurs saisis sur ce compte pendant tout l'exercice courant, - Solde de ce compte au dernier jour de l'exercice courant. Ces données de base sont totalement indépendantes des choix effectués sur les filtres comme de la date système (= date et heure de l'ordinateur). Affichage des lignes d'écriture L'affichage des lignes d'écritures dans la consultation reprend la majorité des informations renseignées dans le masque de saisie (Journal, Date, Pièce, Libellé, Débit/Crédit). En revanche, à l'inverse de la saisie, les lignes d'écritures sont par défaut affichées dans l'ordre chronologique. L'affichage des lignes d'écritures est directement dépendant des choix effectués sur les filtres. Certaines lignes peuvent apparaître grisées et en italique : il s'agit des lignes qui répondent aux critères de filtrage sur l'exercice courant mais qui ont été lettrées sur un exercice postérieur. Le délettrage de ces lignes n'est d'ailleurs uniquement possible que sur l'exercice au cours duquel elles ont été lettrées. Dans le pied de la zone d'affichage, une ligne de totalisation est affichée : elle cumule en temps réel la somme des montants débiteurs et des montants créditeurs des lignes affichées. Enfin, le Solde progressif est recalculé en temps réel en fonction des seules lignes affichées. Lettrage et délettrage manuel Il est possible de lettrer ou delettrer des lignes d'écritures d'un compte directement dans la fenêtre de Consultation sans être obligé d'accéder à la fenêtre de Lettrage ; pour cela, il faut que cette option soit paramétrée dans la fiche compte. Le fonctionnement du lettrage, la sélection des lignes, l'utilisation de la ligne de totalisation, l'attribution du code lettrage... sont les mêmes que dans ceux définis dans la fenêtre de Lettrage à proprement parler. Lettrage automatique Une fonction permet d'effectuer le lettrage automatique des lignes d'écritures d'un compte. Autres actions possibles à partir de la consultation Accès à la saisie par journal : En double cliquant sur une ligne d'écriture, en sélectionnant Saisie par journal dans le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris. ou en cliquant sur le bouton, il est possible d'être automatiquement positionné sur cette ligne d'écriture dans la saisie journal ayant servie à l'enregistrer. 85 EBP Compta Pratic Voir document : Il est possible d'accéder au document d'origine ayant permis l'enregistrement de la ligne d'écriture : il peut s'agir, par exemple, de la facture transférée par la Gestion commerciale. Cacher le filtre/Afficher le filtre : En cliquant sur le bouton Cacher le filtre ou Afficher le filtre, il est possible d'afficher ou de masquer une ligne de filtre qui se positionne immédiatement avant les lignes d'écritures. Ce filtre contient des champs saisissables et permet d'affiner les sélections effectuées grâce aux filtres comptables mentionnés dans les paragraphes précédents. Rafraîchir : Ce bouton permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre de consultation, lorsque celui-ci a été modifié par une action effectuée dans une autre fenêtre (lettrage, saisie journal...). Principes de lettrage et de délettrage Accès : Le lettrage est possible à partir la fenêtre de Consultation comme à partir de la fenêtre de Lettrage. Principes du lettrage Le lettrage consiste à : - sélectionner sur un compte au moins deux lignes d'écritures dont les montants s'équilibrent et qui ont trait à une opération commune, - puis à appliquer un même code alphanumérique appelé "code lettrage" ainsi qu'une même date de lettrage à ces lignes. Une facture n° 1234 de 1000 € est émise le 18/02/2008 au client DUPONT. Le 25/02/2008, le client Dupont adresse un chèque de 500 €, référencé 1234. Le 10/03/2008, le client Dupont adresse un nouveau chèque de 500 €, référence 1234. Ces deux règlements peuvent être identifiés comme venant solder la facture émise. Dès lors, ses trois lignes d'écriture peuvent être sélectionnées dans le compte du client DUPONT pour être identifiées par un même code et une même date de lettrage. La date de lettrage est la date système Date système = date et heure de l'ordinateur. à laquelle le lettrage a été effectué. Le lettrage peut être effectué aussi bien dans la fenêtre de Consultation que dans la fenêtre de Lettrage simplifié. Activer l'option sur le compte Pour que le lettrage ou le délettrage soient possibles, il faut que le compte soit de type Détail et que l'option "Autoriser le lettrage" soit activée sur sa fiche compte. Sélection des lignes La sélection des lignes peut se faire de deux façons différentes : - Soit grâce à la souris seule, en cochant la case située sur chaque ligne à l'extrême gauche de la fenêtre. - Soit en combinant le clavier et la souris (touche Ctrl + clic gauche). - Soit encore en combinant différentes touches du clavier (touche Ctrl + barre d'espace). Dans tous les cas, les lignes sélectionnées sont mises en surbrillance. En pied de masque, un "total des lignes sélectionnées" apparaît. - Cette ligne de totalisation est calculée en temps réel au fur et à mesure des sélections des lignes d'écritures. - Elle permet de contrôler immédiatement l'équilibrage de ces lignes qui conditionne l'exécution du traitement. Choix des boutons Le choix des boutons dépend du type des lignes sélectionnées. Si aucune des lignes sélectionnées n'est lettrée et que ces lignes sont équilibrées, alors le bouton "Lettrer" est accessible. Dans tous les autres cas, seul le bouton "Délettrer" est accessible. Option de lettrage automatique 86 MANUEL Une fonction de lettrage automatique est disponible. Gestion du code lettrage lors du lettrage de lignes d'écriture Lorsque des lignes non lettrées dont les montants s'équilibrent sont sélectionnées et que le lettrage est demandé, alors le "Prochain code lettrage" renseigné sur la fiche compte est proposé par défaut. Si le code lettrage proposé est accepté, alors : - le code lettrage proposé et la date de lettrage sont affectés à chacune des lignes sélectionnées, - un prochain code lettrage est calculé puis est reporté sur la fiche compte. Si le code lettrage proposé par défaut est modifié, alors : - le code lettrage saisi et la date de lettrage sont affectés à chacune des lignes sélectionnées, - un prochain code lettrage est calculé par rapport au code lettrage saisi puis est reporté sur la fiche compte. Gestion du code lettrage lors du délettrage des lignes d'écriture Lorsque des lignes lettrées dont les montants s'équilibrent et dont les codes lettrage sont identiques sont sélectionnées et que le délettrage est demandé, alors le code lettrage et la date de lettrage sont supprimés de toutes les lignes sélectionnées. La suppression de ce lettrage est sans impact sur le champ "Prochain code lettrage" de la fiche compte. Options de délettrage Le délettrage s'opère : - sur toutes les lignes sélectionnées déjà lettrées, - mais aussi sur les toutes lignes non sélectionnées possédant le même code lettrage. Pour faciliter le délettrage, trois options sont disponibles en cliquant sur le bouton "Délettrer" de la barre d'outils : Délettrer par compte : cette action permet de délettrer en une seule opération toutes les lignes déjà lettrées sur ce compte. Délettrer par code : cette action permet de définir une fourchette de codes lettrage puis de délettrer toutes les lignes d'écritures déjà lettrées sur lesquelles ces codes lettrage apparaissent et, cela, quelque soit leur date de lettrage. Délettrer par date : cette action permet de définir une fourchette de dates de lettrage puis de délettrer toutes les lignes d'écritures déjà lettrées sur lesquelles ces dates apparaissent et, cela, quelque soit leur code de lettrage. LETTRAGE AUTOMATIQUE Lettrage automatique Accès : Sur un compte : le lettrage est possible à partir la fenêtre de Consultation comme à partir de la fenêtre de Lettrage ; sur une série de comptes : Consultation - Lettrage automatique Le lettrage automatique est une fonction permettant de lettrer automatiquement des lignes d'écritures d'un compte ou de plusieurs comptes, sans avoir à les présélectionner manuellement dans la fenêtre de lettrage. Les principes et règles de lettrage sur un compte restent les mêmes que celles déjà définies dans le lettrage, le lettrage approché et la fenêtre de lettrage. Un assistant est affiché : Il permet de sélectionner les comptes lettrables à traiter, les lignes d'écritures non lettrées à rechercher, la méthode de lettrage ainsi que de définir les éléments liés au lettrage approché. Période du ... au ... : Ce champs permet de sélectionner les dates des lignes d'écritures à analyser. Type de comptes : Une liste déroulante permet de sélectionner une série de comptes en fonction de leur nature. Du compte ... au compte au ... : Une fourchette de comptes dépendant du choix du type de comptes est proposée. La sélection peut encore affinée, à la condition de rester dans les limites de la fourchette définie. 87 EBP Compta Pratic Options : Une liste déroulante permet de sélectionner la méthode de lettrage à appliquer. - N° de pièce : Toutes les lignes d'écritures non encore lettrées dans un même compte, qui portent un numéro de pièce identique peuvent être lettrées entre elles, quelque soient leur montant respectif ou le nombre de lignes concernées. - N° de document : Toutes les lignes d'écritures non encore lettrées dans un même compte, qui portent un numéro de document identique peuvent être lettrées entre elles, quelque soient leur montant respectif ou le nombre de lignes concernées. - Solde progressif : Toutes les lignes d'écritures non lettrées dans un même compte peuvent être lettrées entre elles, à condition qu'un solde progressif nul, égal ou inférieur à l'écart autorisé sur ce compte soit obtenu et cela quelque soit le nombre de lignes concernées, leur numéro ou leur montant respectif. - Montant exact : Les lignes d'écritures non lettrées d'un même compte peuvent être lettrées à condition qu'elles s'équilibrent exactement entre elles. Au maximum, cinq lignes d'écritures peuvent permettent de réaliser cet équilibre. Lignes : Trois cases à cocher permettent d'affiner la sélection des lignes d'écritures en fonction de leur statut. Régularisation : La zone est accessible pour toutes les méthodes de lettrage, sauf la méthode "Montant exact". - Autoriser le lettrage approché : Si la case est cochée, alors les valeurs relatives au lettrage approché renseignées sur la fiche compte seront appliquées. - N° de pièce : Le champ est accessible si la case "Autoriser le lettrage approché" est cochée. Un numéro de pièce est proposé, mais il reste modifiable. Si le journal de destination est en numérotation manuelle, alors le numéro de pièce déterminé dans l'assistant sera utilisé pour comptabiliser l'écriture de régularisation. Si le journal de destination est en numérotation automatique, alors le numéro de pièce utilisé pour comptabiliser l'écriture de régularisation sera le prochain numéro de pièce défini dans la fiche journal. - Libellé : Le champs est accessible si la case Autoriser le lettrage approché est cochée. Un libellé est proposé, mais il reste modifiable Le même libellé sera repris sur toutes les écritures de régularisation qui seront créées. Démarrer : Ce bouton commande l'exécution du traitement en fonction des filtres choisis et de la méthode de lettrage. Annuler : Ce bouton permet de fermer l'assistant sans lancer le traitement. Deux accès différents : un choix de comptes différent Un bouton "Lettrage automatique" est disponible dans la fenêtre de Lettrage. Dans ce cas, le lettrage automatique est possible uniquement sur le compte affiché. Une entrée "Lettrage automatique" est disponible dans le menu Consultation/Lettrage. Dans ce cas, le lettrage automatique est possible sur tous les comptes définis comme lettrables sur l'exercice. LETTRAGE SIMPLIFIÉ Principes de lettrage et de délettrage Accès : Le lettrage est possible à partir la fenêtre de Consultation comme à partir de la fenêtre de Lettrage. Principes du lettrage Le lettrage consiste à : - sélectionner sur un compte au moins deux lignes d'écritures dont les montants s'équilibrent et qui ont trait à une opération commune, - puis à appliquer un même code alphanumérique appelé "code lettrage" ainsi qu'une même date de lettrage à ces lignes. Une facture n° 1234 de 1000 € est émise le 18/02/2008 au client DUPONT. Le 25/02/2008, le client Dupont adresse un chèque de 500 €, référencé 1234. 88 MANUEL Le 10/03/2008, le client Dupont adresse un nouveau chèque de 500 €, référence 1234. Ces deux règlements peuvent être identifiés comme venant solder la facture émise. Dès lors, ses trois lignes d'écriture peuvent être sélectionnées dans le compte du client DUPONT pour être identifiées par un même code et une même date de lettrage. La date de lettrage est la date système Date système = date et heure de l'ordinateur. à laquelle le lettrage a été effectué. Le lettrage peut être effectué aussi bien dans la fenêtre de Consultation que dans la fenêtre de Lettrage simplifié. Activer l'option sur le compte Pour que le lettrage ou le délettrage soient possibles, il faut que le compte soit de type Détail et que l'option "Autoriser le lettrage" soit activée sur sa fiche compte. Sélection des lignes La sélection des lignes peut se faire de deux façons différentes : - Soit grâce à la souris seule, en cochant la case située sur chaque ligne à l'extrême gauche de la fenêtre. - Soit en combinant le clavier et la souris (touche Ctrl + clic gauche). - Soit encore en combinant différentes touches du clavier (touche Ctrl + barre d'espace). Dans tous les cas, les lignes sélectionnées sont mises en surbrillance. En pied de masque, un "total des lignes sélectionnées" apparaît. - Cette ligne de totalisation est calculée en temps réel au fur et à mesure des sélections des lignes d'écritures. - Elle permet de contrôler immédiatement l'équilibrage de ces lignes qui conditionne l'exécution du traitement. Choix des boutons Le choix des boutons dépend du type des lignes sélectionnées. Si aucune des lignes sélectionnées n'est lettrée et que ces lignes sont équilibrées, alors le bouton "Lettrer" est accessible. Dans tous les autres cas, seul le bouton "Délettrer" est accessible. Option de lettrage automatique Une fonction de lettrage automatique est disponible. Gestion du code lettrage lors du lettrage de lignes d'écriture Lorsque des lignes non lettrées dont les montants s'équilibrent sont sélectionnées et que le lettrage est demandé, alors le "Prochain code lettrage" renseigné sur la fiche compte est proposé par défaut. Si le code lettrage proposé est accepté, alors : - le code lettrage proposé et la date de lettrage sont affectés à chacune des lignes sélectionnées, - un prochain code lettrage est calculé puis est reporté sur la fiche compte. Si le code lettrage proposé par défaut est modifié, alors : - le code lettrage saisi et la date de lettrage sont affectés à chacune des lignes sélectionnées, - un prochain code lettrage est calculé par rapport au code lettrage saisi puis est reporté sur la fiche compte. Gestion du code lettrage lors du délettrage des lignes d'écriture Lorsque des lignes lettrées dont les montants s'équilibrent et dont les codes lettrage sont identiques sont sélectionnées et que le délettrage est demandé, alors le code lettrage et la date de lettrage sont supprimés de toutes les lignes sélectionnées. La suppression de ce lettrage est sans impact sur le champ "Prochain code lettrage" de la fiche compte. Options de délettrage 89 EBP Compta Pratic Le délettrage s'opère : - sur toutes les lignes sélectionnées déjà lettrées, - mais aussi sur les toutes lignes non sélectionnées possédant le même code lettrage. Pour faciliter le délettrage, trois options sont disponibles en cliquant sur le bouton "Délettrer" de la barre d'outils : Délettrer par compte : cette action permet de délettrer en une seule opération toutes les lignes déjà lettrées sur ce compte. Délettrer par code : cette action permet de définir une fourchette de codes lettrage puis de délettrer toutes les lignes d'écritures déjà lettrées sur lesquelles ces codes lettrage apparaissent et, cela, quelque soit leur date de lettrage. Délettrer par date : cette action permet de définir une fourchette de dates de lettrage puis de délettrer toutes les lignes d'écritures déjà lettrées sur lesquelles ces dates apparaissent et, cela, quelque soit leur code de lettrage. Lettrage simplifié Accès : Consultation - Lettrage simplifié La fenêtre de lettrage permet d'afficher l'ensemble des lignes d'écritures enregistrées sur un compte de type Détail et sur un seul exercice. Cette fenêtre permet aussi bien de connaître le solde réel d'un compte à un instant donné, que de procéder aux lettrages qui s'imposent ou encore d'effectuer des recherches... Elle est complémentaire de la fenêtre de consultation. La combinaison de différents filtres permet d'affiner les lignes d'écriture à afficher. Filtres Les filtres affichés sont mémorisés : les dernières sélections effectuées sont conservées ; elles seront reprises à l'identique lors du prochain affichage de la fenêtre de lettrage. Filtre sur les comptes, Filtre sur la période, Filtre sur le statut des lignes, Filtre sur le type de ligne. Sélection de l'exercice Les dates d'exercice proposées par défaut sont celles de l'exercice courant. Lorsque cet exercice courant est ouvert, alors tous les exercices ouverts sont accessibles. Vous pouvez donc sélectionner l'exercice que vous voulez consulter sans être obligé de changer d'exercice courant. Pour cela, il vous suffit d'ouvrir la liste déroulante disponible dans le champ Exercice. Lorsque l'exercice courant est clôturé, alors seul l'exercice courant est accessible. Sélection du compte La sélection du compte se fait dans l'en-tête de la fenêtre de lettrage, champ Identification - Compte. Le compte peut être saisi directement dans ce champ ou sélectionné dans la liste déroulante qui reprend l'intégralité des comptes existants sur l'exercice courant. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné. Dès que le numéro du compte est renseigné, alors les données de base de ce compte sont automatiquement mises à jour : Intitulé du compte Cumul de tous les montants débiteurs saisis sur ce compte pendant tout l'exercice courant, Cumul de tous les montants créditeurs saisis sur ce compte pendant tout l'exercice courant, Solde de ce compte au dernier jour de l'exercice courant. Ces données de base sont totalement indépendantes des choix effectués sur les filtres comme de la date système (= date et heure de l'ordinateur). 90 MANUEL Affichage des lignes d'écritures L'affichage des lignes d'écritures dans la fenêtre de lettrage reprend la majorité des informations renseignées dans le masque de saisie (Journal, Date, Pièce, Libellé, Débit/Crédit). En revanche, à l'inverse de la saisie, les lignes d'écritures sont par défaut affichées dans l'ordre chronologique. L'affichage de ces lignes d'écritures est directement dépendant des choix effectués sur les filtres. Certaines lignes peuvent apparaître grisées et en italique : il s'agit des lignes qui répondent aux critères de filtrage sur l'exercice courant mais qui ont été lettrées sur un exercice postérieur. Le délettrage de ces lignes n'est d'ailleurs uniquement possible que sur l'exercice au cours duquel elles ont été lettrées. La fenêtre de lettrage est séparée en deux tableaux qui regroupent les lignes d'écritures : - Le premier tableau affiche les Factures et les Remboursements. - Le second tableau affiche les Avoirs et les Règlements. Dans le pied de la zone d'affichage, une ligne de totalisation est affichée : elle cumule en temps réel la somme des montants débiteurs et des montants créditeurs des lignes affichées. Enfin, le Solde progressif est recalculé en temps réel en fonction des seules lignes affichées. Lettrage et délettrage Le lettrage est possible à condition que cette option soit paramétrée dans la fiche compte. Le fonctionnement du lettrage, la sélection des lignes, l'utilisation de la ligne de totalisation, l'attribution du code lettrage... sont les mêmes que dans ceux définis dans la fenêtre de Consultation. Lettrage et délettrage manuel Il est possible de lettrer ou délettrer des lignes d'écritures d'un compte directement dans la fenêtre de Consultation sans être obligé d'accéder à la fenêtre de Lettrage ; pour cela, il faut que cette option soit paramétrée dans la fiche compte. Le fonctionnement du lettrage, la sélection des lignes, l'utilisation de la ligne de totalisation, l'attribution du code lettrage... sont les mêmes que dans ceux définis dans la fenêtre de Lettrage à proprement parler. Lettrage automatique Une fonction permet d'effectuer le lettrage automatique des lignes d'écritures d'un compte. Autres actions possibles à partir de la fenêtre de lettrage Accès à la saisie par journal : En double cliquant sur une ligne d'écriture, en sélectionnant Saisie par journal dans le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris. ou en cliquant sur le bouton, il est possible d'être automatiquement positionné sur cette ligne d'écriture dans la saisie journal ayant servie à l'enregistrer. Voir document : Il est possible d'accéder au document d'origine ayant permis l'enregistrement de la ligne d'écriture : il peut s'agit, par exemple, de la facture transférée par la Gestion Commerciale. Cacher le filtre/Afficher le filtre : En cliquant sur le bouton Cacher le filtre ou Afficher le filtre, il est possible d'afficher ou de masquer une ligne de filtre qui se positionne immédiatement avant les lignes d'écritures. Ce filtre contient des champs saisissables et permet d'affiner les sélections effectuées grâce aux filtres comptables mentionnés dans un paragraphe précédent. Rafraîchir : Ce bouton permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre de lettrage, lorsque celui-ci a été modifié par une action effectuée dans une autre fenêtre (consultation, lettrage...). GRAND LIVRE INTERACTIF Grand Livre interactif Accès : Consultation - Grand Livre Interactif 91 EBP Compta Pratic Le Grand Livre interactif permet d'afficher à l'écran un compte ou une série de comptes selon différents critères de filtrage. Il permet une visualisation rapide du contenu des comptes et permet d'obtenir à l'écran en temps réel le résultat des recherches. Cette fenêtre est divisée en plusieurs zones. Un en-tête Filtre sur la période Filtre sur les natures de comptes Les natures de comptes disponibles dans la sélection sont : - Tous, soit tous les comptes du plan comptable de racine 1 à 9zzzzz sans distinction. - Bilan, soit tous les comptes du plan comptable de racine 1 à 5zzzzz. - Gestion, soit tous les comptes du plan comptable de racine 6 et 7zzzz. - Fournisseurs, soit tous les comptes du plan comptable de racine 40 à 40zzzz. - Clients, soit tous les comptes du plan comptable de racine 41 à 41zzzz. - Fournisseurs et Clients, soit tous les comptes du plan comptable de racine 40 à 41zzzz. - Comptes spéciaux, soit tous les comptes du plan comptable de racine 8 à 9zzzz. Filtre sur les comptes Ce filtre permet de sélectionner une fourchette de comptes. Les comptes peuvent être saisis ou sélectionnés dans la liste déroulante. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné. A l'inverse du comportement standard, en consultation par exemple, tous les comptes (quelque soit leur type) peuvent être saisis. En effet, ici, il s'agit moins de sélectionner précisément un compte que de déterminer un intervalle. Ces comptes doivent néanmoins toujours être inclus dans la fourchette de départ déterminée par le choix de la nature de comptes. Option de centralisation des Fournisseurs/Clients Cette option de centralisation est liée aux seules natures de comptes Clients, Fournisseurs et Clients et Fournisseurs. Elle permet de cumuler entre eux, sur deux lignes uniquement, tous les comptes de nature Fournisseurs puis tous les comptes de nature Clients. Cette option permet donc d'alléger l'affichage. Filtre avancé sur le type des lignes Filtre avancé sur le statut des écritures Conservation des filtres : Tous les filtres sélectionnés dans le Grand Livre interactif sont conservés dans une même session et sur un même exercice. En revanche, si vous changez d'exercice courant ou fermez puis ré-ouvrez votre dossier, alors tous les filtres par défaut sont ré-appliqués. Actualiser L'utilisation de ce bouton est nécessaire pour que l'affichage soit mis à jour en fonction des filtres. Corps de la fenêtre Comme pour la consultation, les lignes affichées sont les seules lignes qui répondent aux critères de filtrage ; elles reprennent l'ensemble des éléments de la saisie comptable. Actions possibles Consultation / Lettrage : Accès à la page de consultation du compte de la ligne sélectionnée Saisie par journal : Accès au journal d'origine de la ligne sélectionnée Voir le document : Accès direct au document qui a permis de générer cette ligne (document venant de la Gestion Commerciale, de la saisie par Guide...) Echéancier : Accès direct à l'échéancier de la ligne sélectionnée 92 MANUEL Lettrage automatique : Accès à l'assistant de lettrage automatique sur le compte de la ligne sélectionnée. BALANCE INTERACTIVE Balance interactive Accès : Consultation - Balance interactive La balance interactive permet d'afficher à l'écran le cumul des mouvements débiteurs, le cumul des mouvements créditeurs et le solde d'un compte ou d'une série de comptes selon différents critères de filtrage. Elle permet d'éviter les impressions d'une balance et d'obtenir à l'écran en temps réel le résultat des recherches. Cette fenêtre est divisée en plusieurs zones. Un en-tête Filtre sur la période Filtre sur les natures de comptes Les natures de comptes disponibles dans la sélection sont : - Tous, soit tous les comptes du plan comptable de racine 1 à 9zzzzz sans distinction. - Bilan, soit tous les comptes du plan comptable de racine 1 à 5 zzzzz. - Gestion, soit tous les comptes du plan comptable de racine 6 et 7zzzz. - Fournisseurs, soit tous les comptes du plan comptable de racine 40 à 40zzzz. - Clients, soit tous les comptes du plan comptable de racine 41 à 41zzzz. - Fournisseurs et Clients, soit tous les comptes du plan comptable de racine 40 à 41zzzz. - Comptes spéciaux, soit tous les comptes du plan comptable de racine 8 à 9zzzz. Filtre sur les comptes Ce filtre permet de sélectionner une fourchette de comptes. Les comptes peuvent être saisis ou sélectionnés dans la liste déroulante. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné. A l'inverse du comportement standard, en consultation par exemple, tous les comptes, quelque soit leur type peuvent être saisis. En effet, ici, il s'agit moins de sélectionner précisément un compte que de déterminer un intervalle. Ces comptes doivent néanmoins toujours être inclus dans la fourchette de départ déterminée par le choix de la nature de comptes. Option de centralisation des Fournisseurs/Clients Cette option de centralisation est liée aux seules natures de comptes Clients, Fournisseurs et Clients et Fournisseurs. Elle permet de cumuler entre eux, sur deux lignes uniquement, tous les comptes de nature Fournisseurs puis tous les comptes de nature Clients. Cette option permet donc d'alléger l'affichage. Filtre avancé sur les comptes mouvementés Filtre avancé sur le statut des écritures Conservation des filtres : Tous les filtres sélectionnés dans la Balance interactive sont conservés dans une même session et sur un même exercice. En revanche, si vous changez d'exercice courant ou fermez puis ré-ouvrez votre dossier, alors tous les filtres par défaut sont ré-appliqués. Actualiser L'utilisation de ce bouton est nécessaire pour que l'affichage soit mis à jour en fonction des filtres. Corps de la fenêtre Chaque compte est affiché avec son numéro, son intitulé, la somme de tous les mouvements débiteurs puis la somme de tous les mouvements créditeurs intervenus sur ces comptes, en fonction des critères de filtrage sélectionnés. 93 EBP Compta Pratic Actions possibles Consultation / Lettrage : Accès à la page de consultation du compte de la ligne sélectionnée. Lettrage automatique : Accès à l'assistant de lettrage automatique sur le compte de la ligne sélectionnée. Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Etats standards Sous catégorie : Journal Sous catégorie : Grand Livre Sous catégorie : Balance .... Catégorie principale : Etats de gestion Sous catégorie : Echéancier Sous catégorie : Balance âgée par échéances Sous catégorie : Balance âgée par Lettrage Catégorie principale : Etats fiscaux... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle". A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches, définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes. Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut. Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. EXERCICES/CLOTURES Exercices/Clôtures - Démarrer une tâche Accès : Exercices/Clôtures - Démarrer une tâche 94 MANUEL Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : Validation des écritures : permet d'accéder au gestionnaire de journaux, à partir duquel sont effectués les traitements liés à la validation des écritures. Clôture mensuelle : permet d'accéder au gestionnaire de journaux, à partir duquel sont effectués les traitements liés à la clôture mensuelle des journaux. Clôture annuelle : permet de lancer l'assistant de clôture annuelle. EXERCICES Liste des exercices Accès : Exercices/Clôture - Exercices La gestion de la liste des exercices est commune à toutes les listes. L’affichage de cette liste reprend les principaux éléments sélectionnés de chaque fiche exercice. Lors de la création du dossier, deux exercices sont systématiquement créés par défaut. Le nombre d'exercices n'est pas limité sur un même dossier. En revanche, un même dossier ne peut pas contenir plus de deux exercices non clôturés. Date de début Cette date est la date de début de chaque exercice comptable, qui doit être obligatoirement renseignée lors de la création d’un exercice. Date de fin Cette date est la date de fin de chaque exercice comptable, qui doit être obligatoirement renseignée lors de la création d’un exercice. Aucun trou de date ni aucun doublon de date ne peut exister entre deux exercices du même dossier. Date de clôture Cette date est renseignée automatiquement par l’application lorsque l’exercice a fait l’objet d’une clôture annuelle. Exercice courant L’exercice courant est indépendant de la date système Date système = date et heure de l'ordinateur ou de l'état de l'exercice (ouvert ou clôturé). Il correspond à l’exercice comptable sur lequel l'utilisateur doit être positionné pour effectuer toutes les opérations, de la saisie à la clôture annuelle. Si le dossier possède un seul et unique exercice, alors ce seul exercice est défini par défaut comme étant l’exercice courant. Si le dossier possède plusieurs exercices comptables, alors l’exercice courant doit être manuellement sélectionné en fonction des besoins. L’exercice courant peut être identifié : - dans la liste des exercices, dans laquelle l’exercice courant est affiché en gras ; - dans la barre de titre de l’application, qui affiche les dates de l’exercice courant. 95 EBP Compta Pratic Pour définir un exercice courant, il faut : - se positionner sur l'exercice désiré dans la liste des exercices, - puis sélectionner «Définir un exercice courant» dans la barre de tâches du volet de navigation ou dans le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris. . Fiche exercice Accès : Exercices/Clôtures - Exercices La gestion de cette fiche Exercice est commune à l’ensemble des fiches. La fiche Exercice se décompose en : En-tête Période de l’exercice * : Affiche les dates de l’exercice sélectionné dans la liste. La modification des dates d’un exercice déjà créé peut se révéler impossible. Les quelques exemples ci-dessous illustrent les problèmes qui peuvent être rencontrés ; cette liste n'est pas exhaustive : 1/ Exercice du 01/01/2009 au 31/12/2009, avec une écriture non validée saisie au 02/01/2009. Il est possible d'avancer la date de début d'exercice au 01/12/2008. Il est possible de reculer la date de début d'exercice au 15/01/2009, à condition de supprimer d'abord l'écriture comprise dans la période à exclure. 2/ Exercice du 01/01/2009 au 31/12/2009, avec une écriture validée saisie au 02/01/2009. Il est possible d'avancer la date de début d'exercice au 01/12/2008. Il est impossible de reculer la date de début d'exercice au 15/01/2009, car il est impossible de supprimer l'écriture validée du 02/01/2009. 3/ Exercice au 01/01/2008 au 31/12/2009, tous les journaux/mois de cet exercice sont clôturés. Il est impossible d'avancer la date de début de cet exercice au 01/12/2008, car il est impossible de créer un mois antérieur à un mois clôturé. Il est impossible de reculer la date de début de cet exercice au 15/01/2009, car le journal est clôturé et contient des écritures validées non supprimables. Etat : Zone non modifiable renseignée par l’application en fonction de l’état de cet exercice. - Ouvert : la saisie est toujours possible sur cet exercice, la clôture annuelle n’ayant pas été effectuée. - Clôturé : La saisie est impossible sur cet exercice, car la clôture annuelle de cet exercice a été effectuée. Date de génération : Ce champ affiche, uniquement à titre d'information, la date système Date système = Date de l'ordinateur à laquelle les A Nouveaux de l'exercice affiché ont été générés sur l'exercice suivant. Onglet Notes La gestion de l'onglet Notes est commune à toutes les fiches. Comment générer les A Nouveaux ? A Nouveaux automatiques La génération des A Nouveaux vise à enregistrer automatiquement le résultat comptable d'un exercice. Cet enregistrement peut être : - provisoire, s'il est généré en cours d'exercice, - ou définitif, s'il est généré au cours de la clôture annuelle ou après celle-ci. Dans les options du dossier, vous devez d'abord sélectionner le mode de génération des A Nouveaux, leur niveau de détail... Ensuite vous devez définir l'exercice destination ( = premier exercice suivant) comme étant l'exercice courant. Enfin, pour procéder à la génération des A Nouveaux, deux entrées sont disponibles : - menu Exercices/Clôtures - Exercices puis de la liste des exercices, 96 MANUEL - menu Quotidien - Exercices puis de la liste des exercices, De là, vous pouvez sélectionner Générer les A Nouveaux dans la barre de tâches. Lorsque la génération des A Nouveaux est demandée, un assistant s'ouvre : il est impératif que tous les contrôles qu'il contient soient exécutés avec succès pour que les A nouveaux soient effectivement générés. Pour information, les règles et accès valables pour la génération des A nouveaux sont également valables pour leur suppression. Balance d'ouverture Des A Nouveaux peuvent être saisis manuellement par l'intermédiaire de la Balance d'ouverture. Cette option s'avère particulièrement intéressante lorsque le dossier a d'abord été géré sur un autre logiciel puis que sa comptabilité est transférée sur Open Line. Pour créer cette balance d'ouverture, deux entrées existent : - menu Exercices/Clôtures - Exercices, - menu Quotidien - Saisie par journal, Sur un même exercice, il n'est pas recommandé de générer à la fois les A Nouveaux automatiques et une Balance d'ouverture. GESTIONNAIRE DE JOURNAUX Principes de simulation Le statut "Simulé" est symbolisé par un "S". Il s'applique à toutes les lignes d'une même écriture. Il est géré dans la saisie par journal, dans la saisie par écriture et dans le gestionnaire de journaux. L'utilisation de ce statut a un impact : - sur toutes les consultations et impressions, grâce au filtre, - sur les rapprochements, - sur la validation, - et sur les opérations de clôtures mensuelle et annuelle. Principes de validation Le statut "Validé" est symbolisé par un "V". Il s'applique à toutes les lignes d'une même écriture. Il est géré dans la saisie par journal, dans la saisie par écriture et dans le gestionnaire de journaux. L'utilisation de ce statut a un impact : - sur toutes les consultations et impressions, grâce au filtre, - sur les modifications des écritures en saisie, - et sur les opérations de clôtures mensuelle et annuelle. Principes de clôture mensuelle Accès : Exercices/Clôtures - Gestionnaire de journaux Le lancement de ce traitement est géré dans le gestionnaire de journaux. La clôture mensuelle s'applique à la totalité des écritures d'un journal et d'un mois et vise à en interdire la modification. Pour pouvoir être clôturé mensuellement : - toutes les écritures d'un journal et d'un mois doivent posséder le statut Validé. - tous les mois du journal sélectionné doivent déjà être clôturés mensuellement sur les exercices précédents. Tous les journaux et tous les mois de l'exercice courant doivent être clôturés mensuellement pour pouvoir faire l'objet d'une clôture annuelle. 97 EBP Compta Pratic CLOTURE ANNUELLE Principes de clôture annuelle Accès : Exercices/Clôture - Clôture annuelle La clôture annuelle est une opération irréversible qui vise à rendre intangibles les éléments comptables de l’exercice courant. L’exécution de cette opération nécessite de vérifier au préalable le respect de certaines conditions ; la liste cidessous est non exhaustive et ne dispense pas des contrôles de comptabilité courants : - L’exercice à clôturer doit être le premier exercice non encore clôturé de tous les exercices existants sur le dossier. - Aucune écriture simulée ne doit plus exister sur cet exercice. - Toutes les écritures de cet exercice doivent être validées. - Tous les journaux/mois de l'exercice doivent être clôturés mensuellement. - Les comptes de caisse doivent être obligatoirement débiteurs au dernier jour de l'exercice courant. La clôture annuelle nécessite l'utilisation d'un assistant. Clôture annuelle Accès : Exercices/Clôtures - Clôture annuelle La clôture annuelle nécessite de respecter certains principes. Un assistant, se découpant en plusieurs pages, permet de lancer les contrôles préalables puis la clôture annuelle à proprement parler. Trois boutons de commande sont disponibles sur chaque page : Précédent et Suivant permettent la navigation d'une page à l'autre. Annuler permet de fermer l'assistant sans exécuter aucun traitement. Bienvenue dans l'assistant de clôture annuelle Un récapitulatif des opérations incluses dans ce traitement est affiché. Un bouton permet la sauvegarde du dossier. Page 1/4 : Clôture annuelle Cette page affiche les éléments relatifs à l'exercice à clôturer et reprend les valeurs définies dans les options du dossier. Les dates de cet exercice ne sont pas modifiables. Les comptes par défaut d'affectation du résultat restent modifiables, grâce à la liste déroulante. Néanmoins, le compte de bénéfice peut uniquement être un compte de nature "Résultat, bénéfice" et le compte de perte peut uniquement être un compte de nature "Résultat, perte". Le mode de génération des A Nouveaux n'est pas modifiable. Page 2/4 : Paramètres de l'exercice suivant Les dates de l'exercice suivant sont : - proposées et non modifiables si cet exercice suivant existe déjà, - proposées et modifiables si cet exercice n'existe pas encore. Options : Le choix de l'option est modifiable. - Générer les A Nouveaux entraîne la génération automatique et irréversible des A Nouveaux sur l'exercice suivant. - Ne pas générer les A Nouveaux implique que la clôture annuelle sera effectuée sans génération des A Nouveaux, qui devront donc être saisis manuellement. Page 3/4 : Impressions 98 MANUEL Les impressions annuelles sont obligatoires et doivent être imprimées manuellement après la clôture d'un exercice. Elles doivent comprendre au minimum les états suivants : le Grand Livre, la Balance, tous les journaux et le journal centralisateur. Pour les imprimer, il faut accéder au menu Impressions qui convient. Le lancement des impressions définitives de l'exercice en cours de clôture est obligatoire. Il est recommandé de faire une copie de sauvegarde du dossier. Page 4/4 : Contrôles Le lancement des contrôles est obligatoire : le bouton Démarrer permet de les lancer. La réussite ou l'échec de chacun des contrôles est visible dans la colonne Statut. Echec : Si un contrôle bloquant échoue, alors le statut Echec est affiché au niveau du contrôle concerné. La clôture ne peut donc pas être exécutée. Il faut obligatoirement corriger les erreurs détectées avant de relancer le traitement. Il est possible d'obtenir des informations complémentaires sur les raisons de l'échec du contrôle en cliquant sur le "+" situé sur la ligne en erreur. Information : Si un contrôle non bloquant échoue, alors le statut Information es affiché au niveau du contrôle concerné. La clôture peut malgré tout être exécutée, sans avoir obligatoirement à corriger les erreurs détectées. Il est possible d'obtenir des informations complémentaires sur les raisons de l'échec du contrôle en cliquant sur le "+" situé sur la ligne en erreur. Ok : Si un contrôle réussit, alors un statut Ok est affiché pour chaque contrôle et la clôture annuelle peut continuer. Page : "Toutes les données ont nécessaires" ont été collectées. Cette page récapitule toutes les choix qui ont été effectués. Bouton : Lancer Ce bouton lance définitivement la clôture annuelle. L'exécution du traitement est symbolisée par une barre de défilement. Page : Opération terminée Une dernière page est affichée : elle rend compte du traitement exécuté. Le bouton Fermer permet de fermer l'assistant. L'exercice suivant est automatiquement affiché. Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Etats standards Sous catégorie : Journal 99 EBP Compta Pratic Sous catégorie : Grand Livre Sous catégorie : Balance .... Catégorie principale : Etats de gestion Sous catégorie : Echéancier Sous catégorie : Balance âgée par échéances Sous catégorie : Balance âgée par Lettrage Catégorie principale : Etats fiscaux... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle". A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches, définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes. Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut. Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. PARAMETRES Paramètres - Démarrer une tâche Accès : Paramètres - Démarrer une tâche Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : Ajouter un taux de TVA : Permet de créer un nouveau taux de TVA. Plan comptable : Permet d'accéder au plan comptable de l'exercice courant. Informations société : permet d'accéder au options du dossier telles que les coordonnées, les informations d'identification, le logo, les identifications de l'expert (cabinet, contacts) et le Trésor Public, les paramétrages généraux et de saisie, la police, le mot de passe... JOURNAUX Plan de journaux Accès : Paramètres - Journaux La gestion du plan de journal est commune à toutes les listes. Il permet d'accéder aux fiches journal. 100 MANUEL Fonctionnement général : Le plan de journaux est unique pour tous les exercices du dossier. Ainsi, un journal OPERATIONS PAIE créé en 2009 sera automatiquement créé dans tous les exercices antérieurs non clôturés ou postérieurs, déjà créés ou à créer. De la même manière, il sera supprimé en même temps de tous les exercices non clôturés. Lors de la création du dossier et donc du premier exercice, un plan de journaux est créé par défaut. Il contient au moins un journal de chaque type de journaux et tous les journaux sont paramétrés par défaut : Plan de journaux livré par défaut : Un journal de Type ACHATS = AC, Achats Un journal de type VENTES = VE, Ventes Un journal de type Opérations Diverses = OD, Opérations Diverses Deux journaux de type Trésorerie = BP, Banque Principale + CA, Caisse Les paramètres par défaut des journaux restent modifiables, mais ces modifications se reporteront sur tous les exercices non clôturés du dossier. Cas des journaux de type A Nouveaux : Les journaux de type A Nouveaux ne sont pas créés automatiquement lors de la création du dossier, ils n'apparaissent donc pas dans le plan de journaux livré par défaut. En revanche, ces journaux sont gérés directement le logiciel. D'autre part, un journal d'A Nouveaux est créé uniquement sur l'exercice dans lequel il est utilisé. Lorsque les A Nouveaux sont générés par l'application, alors le journal "AN" est créé sur l'exercice dans lequel les A Nouveaux ont été comptabilisés. Lorsque qu'une écriture est sauvegardée dans le masque "Balance d'ouverture", alors le journal "RAN" est créé sur l'exercice dans lequel cette balance d'ouverture a été comptabilisée. Fiche journal Accès : Paramètres - Journaux La fiche journal est accessible à partir de la liste des journaux. La gestion de la fiche journal est commune à l'ensemble des fiches. La fiche journal est divisée en différentes parties : En-tête de la fiche journal Code * Ce code est unique pour tous les journaux et tous les types de journaux confondus. La saisie du code est laissée aux soins de l'utilisateur. Le champ accepte les caractères alphanumériques mais ni les caractères spéciaux ni les espaces. Le code est modifiable tant que la fiche journal est en cours de création. En revanche, si la fiche journal a déjà été sauvegardée au moins une fois, alors le code n'est plus modifiable. Type * Le type de journal est "Achats" par défaut. Le type doit être sélectionné dans la liste déroulante. Il est modifiable tant que la fiche journal est en cours de création. En revanche, si la fiche journal a déjà été sauvegardée au moins une fois, alors le type de journal n'est plus modifiable. Description * La description permet de saisir l'intitulé détaillé du journal. La saisie de la description est laissée aux soins de l'utilisateur. Le champ accepte les caractères alphanumériques, les caractères spéciaux et les espaces. 101 EBP Compta Pratic Cette description reste modifiable à tout moment. Onglet saisie L'onglet Saisie regroupe les Racines non autorisées, la Numérotation des pièces, les Type et compte de contrepartie ainsi que la Reprise des dates dans une écriture. Onglet Notes La gestion de l'onglet Notes est commune à toutes les fiches. Modifications des paramètres et impact sur les autres exercices : Si un même journal existe sur plusieurs exercices et que les paramètres de ce journal sont modifiés sur l'exercice courant, alors : - les modifications de ces paramètres sont propagées sur tous les exercices suivants, - les modifications de ces paramètres ne sont propagées sur aucun des exercices antérieurs. PLAN COMPTABLE ENTREPRISE Plan comptable Accès : Quotidien - Plan comptable entreprise OU Paramètres - Plan comptable entreprise La gestion de la liste du plan comptable est commune à toutes les listes. Le plan comptable choisi par défaut lors de la création du dossier est importé sur le premier exercice comptable et son contenu reste modifiable à tout moment. Les créations, suppressions et modifications du plan comptable sont propagées automatiquement sur les exercices postérieurs à l’exercice courant, que ces exercices soient déjà créés ou à créer. En revanche, en aucun cas, les créations, suppressions et modifications intervenant dans le plan comptable ne sont rétroactives sur les exercices précédents. Un compte comptable peut être supprimé uniquement s’il n’a pas été mouvementé sur l’exercice duquel il est supprimé. La liste du plan comptable est divisée en onglets successifs : L’onglet « Tous » affiche tous les comptes du plan comptable sans distinction, du compte 1 au compte 9zzzzzzzzz. L’onglet « Capitaux » affiche tous les comptes de la classe 1 « Comptes de Capitaux », soit tous les comptes compris entre 1 et 1zzzzzzzzz. L’onglet «Immobilisations » affiche tous les comptes de la classe 2 « Comptes d’Immobilisations », soit tous les comptes compris entre 2 et 2zzzzzzzzz. L’onglet « Stocks » affiche tous les comptes de classe 3 « Comptes de Stocks et En-cours », soit tous les comptes compris entre 3 et 3zzzzzzzzz. L’onglet « Fournisseurs » affiche une partie des comptes de classe 4 « Comptes de Tiers », soit tous les comptes compris entre 40 et 40zzzzzzzzz. L’onglet « Clients » affiche une partie des comptes de classe 4 « Comptes de Tiers », soit tous les comptes compris entre 41 et 41zzzzzzzzz. L’onglet « Autres Tiers » affiche tous les autres comptes de classe 4 « Comptes de Tiers », soit tous les comptes compris entre 4 et 4zzzzzzzzz et non déjà présents dans les onglets Fournisseurs et Clients. L’onglet « Financiers » affiche tous les comptes de classe 5 « Comptes Financiers», soit tous les comptes compris entre 5 et 5zzzzzzzzz. L’onglet « Charges » affiche tous les comptes de classe 6 « Comptes de Charges », soit tous les comptes compris entre 6 et 6zzzzzzzzz. 102 MANUEL L’onglet « Produits » affiche tous les comptes de classe 7 « Comptes de Produits », soit tous les comptes compris entre 7 et 7zzzzzzzzz. Les colonnes du plan comptable reprennent les valeurs principales des fiches comptes Les colonnes N° de compte et Intitulé affichent le numéro et l’intitulé de la fiche du compte créé. Les colonnes Echéancier et Bloqué affichent une coche si l’option correspondante a été activée dans la fiche de ce compte. Les colonnes Débit et Crédit et Solde affichent le montant cumulé des mouvements intervenus sur ce compte durant l’exercice courant. Une ligne de totalisation de tous les Débits et de tous les Crédits affichés est disponible en pied de la liste. La colonne Type de compte affiche le type du compte qui peut être soit Racine, soit Détail. Les colonnes A et V indiquent si le compte est autorisé à être utilisé en Saisie pratique sur Achats (A) et/ou sur Ventes (V). Les actions possibles dans la liste Outre, les actions standards possibles sur toutes les listes, quelques actions supplémentaires sont disponibles : Consultation/Lettrage : pour accéder à la consultation de compte sans changer de menu, il vous suffit de sélectionner un compte dans la liste puis de cliquer sur la tâche Consultation/Lettrage. Cette action est possible sur un seul compte à la fois. Nature d'achat saisie pratique / Nature de vente saisie pratique : pour autoriser ou interdire un compte en Saisie pratique, sans avoir à ouvrir la fiche de ce compte, il vous suffit de le sélectionner dans la liste puis de cliquer sur la tâche Nature d'achat saisie pratique ou sur la tâche Nature de vente saisie pratique. Cette action est également possible sur plusieurs comptes à la fois. Autoriser/interdire le lettrage approché : pour autoriser ou interdire le lettrage approché sur un compte, sans ouvrir la fiche de ce compte, il vous suffit de le sélectionner dans la liste puis de cliquer sur la tâche Autoriser/interdire le lettrage approché. Cette action est possible également sur plusieurs comptes à la fois. Fiche compte Accès : Quotidien - Plan comptable entreprise OU Paramètres - Plan comptable entreprise La gestion de la fiche compte est commune à l’ensemble des fiches. Cette fiche se décompose en plusieurs onglets. - un en-tête Description de l'en-tête un onglet Paramétrage Lettrage et rapprochement Autoriser le lettrage Autoriser le lettrage approché Prochain code lettrage Type de rapprochement Règlement Gestion des échéanciers Mode de règlement Paramétrage de TVA Paramétrage de TVA Saisies pratiques 103 EBP Compta Pratic Nature d'achat et Nature de vente - un onglet Paramétrage avancé Divers Comptes bloqués AN non détaillés Centralisation sur le Grand Livre Types de journaux autorisés et sens de saisie Type de journaux autorisés et sens de saisie Comptes associés Comptes associés - un onglet Coordonnées Cet onglet vous permet de renseigner l'adresse principale de facturation, le contact principal de facturation et les coordonnées bancaires principales du compte. Ces informations sont liées à la fiche Tiers : La modification de cet onglet entraînera la modification de la fiche Tiers et inversement. - un onglet Notes La gestion de l'onglet Notes est commune à toutes les fiches. - Autres actions possibles Certaines actions sont possibles sur un compte à partir de sa fiche : - Consultation du compte - Lettrage du compte - activation des saisies pratiques - Options diverses Un certain nombre de boutons sont disponibles dans la barre d'outils de la fiche compte. Ils permettent de faciliter la navigation entre l'application de comptabilité et l'application de Gestion Commerciale, ainsi que vers des sites internet. Fiche Tiers : Ce bouton permet d'accéder à la fiche Tiers et la totalité des contacts, adresses... d'un Tiers. La fiche Tiers ouverte dépend de l'application qui a créée le compte : - Lorsque le compte a été créé en Gestion commerciale, alors la fiche Tiers de la Gestion Commerciale est ouverte. - Lorsque le compte a été crée en Comptabilité, alors la fiche Tiers de la Comptabilité est ouverte. Solvabilité : Ce bouton permet d'accéder à une sélection de sites internet permettant de répondre aux questions de solvalibité. Plan : Ce bouton permet d'accéder à une sélection de sites internet fournissant des plans. Itinéraires : Ce bouton permet d'accéder à une sélection de sites internet fournissant des itinéraires. BANQUES Liste des banques Accès : Paramètres - Banques La gestion des banques est commune à toutes les listes. Elle permet de gérer les fiches Banques. Fiche Banques 104 MANUEL Accès : Paramètres - Banques La gestion de la fiche Banque est commune à toutes les fiches. Une fiche Banque est accessible à partir de la liste des Banques. Créer une fiche Banques est une opération qui peut être indispensable pour exécuter les transferts de règlements à partir de l'application de Gestion commerciale ou des rapprochements bancaires automatiques. Une banque s'identifie par les éléments suivants : • Le code banque * Saisissez un identifiant unique pour votre banque. Cet identifiant est limité à 5 caractères alphanumériques. • Le nom de la banque * Saisissez le nom de votre banque (au maximum 40 caractères alphanumériques). Onglet Adresse Les informations ci-dessous correspondent aux coordonnées de la banque. Adresse • Nom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. • Adresse Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. • Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. • Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. • Adresse (Fin) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. • Code postal Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques. Lors de la saisie du code postal, - si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, alors la ville et le pays sont renseignés par défaut, - si celui-ci existe mais n’est pas unique, alors la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux répondant à la saisie, - si celui-ci n’existe pas, alors le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante. • Ville Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques. Le champ Ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. • Département Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ Département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante. • Pays Champ saisissable. 105 EBP Compta Pratic Le champ Pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le pays que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante. • Site Web Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Ce champ permet de saisir le site web lié à cette adresse. Contact • Civilité Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre contact (au maximum 25 caractères alphanumériques). Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans votre fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante. • Nom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. • Fonction Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. • Prénom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. • Téléphone fixe Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. • Téléphone portable Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. • Fax Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. • Service/Bureau Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. • E-mail Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Permet de saisir l'e-mail du contact. Onglet Comptabilité Cet onglet vous permet de saisir : • Le compte de banque * : Ce compte doit être un compte de type Détail. • Le journal de banque * : Ce journal doit être de type Trésorerie. Le journal de banque peut déjà être défini avec un compte de contrepartie. Dans ce cas : - si vous saisissez en premier le compte de banque, alors le journal associé sera automatiquement proposé et non modifiable ; - si vous saisissez en premier le journal de banque, alors le compte de contrepartie de ce journal sera automatiquement proposé et non modifiable. Onglet Notes La gestion d'une Note est commune à toutes les fiches. NATURES DE COMPTE Natures de comptes Accès : Paramètres - Natures de comptes 106 MANUEL Les natures de comptes permettent de regrouper entre eux plusieurs comptes de racines différentes pour lesquels il est possible de définir un comportement commun. La nature "Comptes de bilan" regroupent les comptes de racine 1+2+3+4+5 qui : - sont lettrables - ont un comportement identique sur certaines impressions - permettent de sélectionner le type d'A Nouveau désiré (détaillé ou non détaillé) -.... Les natures "Résultat, bénéfice" et "Résultat, perte" regroupent les comptes de racine 120 et 129 qui : - sont définies au niveau de la fiche exercice - sont validées/modifiées lors de la clôture annuelle. Les natures de comptes sont directement gérées par l'application et ne peuvent être ni modifiées ni supprimées. MODELES DE GUIDE Liste des modèles de guides de saisie Accès : Paramètres - Modèles de guides de saisie Les modèles de guides de saisie sont affichés dans une liste qui se comporte comme toutes les listes. Elle reprend les valeurs principales définies dans le modèle lui-même : - Type du modèle - Nom du modèle - Journal de destination - Modèle inactif Un certain nombre de modèles de guide sont livrés par défaut : ils doivent permettre de répondre aux besoins les plus courants. Ils restent modifiables. La liste des modèles n'est pas exhaustive : vous pouvez créer autant de modèles que vous voulez, afin de répondre spécifiquement à vos besoins. Les modèles de guides de saisie sont gérés sur l'ensemble du dossier. Ainsi un modèle crée sur l'exercice courant est utilisable sur tous les exercices précédents ou suivants non encore clôturés. Modèles de guides Accès : Paramètres - Modèles de guides L'affichage du contenu d'un guide de saisie se fait à partir de la liste des modèles, qui n'est pas exhaustive : vous pouvez créer autant de modèles que vous voulez, afin de répondre spécifiquement à vos besoins. Un certain nombre de modèles de guide sont livrés par défaut : ils doivent permettre de répondre aux besoins les plus courants et sont immédiatement utilisables. Ils restent modifiables. Définir un modèle de guide, c'est définir un modèle d'écriture, ayant ses caractéristiques propres. Ainsi lors de la saisie, il suffira d'appeler le modèle de guide désiré pour que tout ou partie de votre saisie soit automatisée. En-tête du modèle Type * : Une liste déroulante permet de sélectionner un type de journal. Nom * : Ce champ saisissable permet d'identifier distinctement les différents modèles. Journal de destination * : Une liste déroulante présente la liste de journaux de destination, établie en fonction du choix de guide précédemment effectué. Ce choix détermine précisément le journal dans lequel l'écriture saisie sera comptabilisée. Si le guide est de type Achats, alors seuls les journaux de type Achats sont affichés dans la liste. 107 EBP Compta Pratic Inactif : Une case à cocher est disponible sur chaque modèle. Si cette option est cochée, alors le modèle devient inactif, c'est-à-dire qu'aucune écriture guidée ne pourra plus être créée d'après ce modèle. L'option peut être activée ou désactivée à tout moment. Corps du modèle Jour : Définit le jour de la date de l'écriture guidée. Compte : Permet de sélectionner un compte dans une liste déroulante ou de le saisir. Pièce : Permet de sélectionner une règle de numérotation de pièce prédéfinie dans une liste déroulante ou de saisir un numéro. Il est également possible de créer sa propre formule de numérotation de pièce. Libellé : Permet de sélectionner une règle de libellé prédéfinie dans une liste déroulante ou de saisir un libellé. Il est également possible de créer sa propre formule de libellé. Débit : Permet de sélectionner une formule ou de saisir un montant. Il est également de créer sa propre formule de calcul. Crédit : Permet de sélectionner une formule ou de saisir un montant. Il est également de créer sa propre formule de calcul. Si une formule est utilisée dans le modèle du guide, alors le calcul dans le guide se fera automatiquement. Mais, dans l'écriture guidée elle-même, si vous effectuez une modification sur la ligne comportant une formule, alors le calcul de cette formule ne se fera plus en automatique. Case à cocher : Chacune de ces colonnes est suivie d'une case à cocher. Lorsque la case est cochée alors, lors de la création d'une écriture guidée d'après ce guide, la valeur définie dans le modèle est présentée et reste modifiable. Lorsque la case est décochée alors, lors de la création d'une écriture guidée d'après ce guide, la valeur définie dans le modèle est présentée mais n'est plus modifiable. Les autres fonctions disponibles : - Ajouter : permet d'ajouter une nouvelle ligne après la dernière ligne saisie dans le guide. - Insérer : permet d'insérer une nouvelle ligne entre deux lignes déjà saisies dans le guide. - Supprimer : permet de supprimer une ligne existante. - Monter/Descendre : permet de modifier l'ordre des priorités des lignes sans être obligé de les supprimer et de les recréer. - Couper/Copier/Coller : ces trois boutons ont un comportement identique au comportement standard défini, par exemple, dans Word et Excel. Ces actions sont possibles uniquement sur les modèles de guide qui n'ont pas encore permis de créer des guides de saisie. MODELES DE LIBELLE Libellé type Les libellés types ont pour but d'accélérer la saisie journal et la saisie par écriture, en affichant un modèle de libellé pré-existant et donc en évitant des saisies répétitives. Modèles de libellés Accès : Paramètres - Modèles de libellé Aucun modèle de libellé n'est livré par défaut. Les modèles de libellé doivent être créés en fonction de vos besoins. Ce sont ces modèles qui seront utilisables en saisie journal. Créer un Modèle de libellé Vous pouvez créer un nouveau modèle de libellé, à partir de la liste des modèles de libellés : - en cliquant sur le bouton Ajouter de la barre de tâches, - en cliquant sur le bouton Inser du clavier, - en sélectionnant Ajouter dans le menu contextuel (=clic droit). Dans la fiche du Libellé Type, vous devez saisir : 108 MANUEL - son code, - son Libellé, - le type de journal dans lequel vous souhaitez l'utiliser. La gestion de la fiche d'un Modèle de libellé est commune à l'ensemble des fiches. Rendre actif ou inactif un modèle de libellé Si la case Actif est cochée, alors le modèle de libellé est disponible en saisie journal. Si la case Actif est décochée, alors le modèle de libellé n'est plus disponible en saisie journal, mais il existe toujours. Cette option permet donc de masquer temporairement ou définitivement ce libellé et de limiter son utilisation. Il est possible d'activer ou de désactiver cette option à tout moment. Modifier ou supprimer un modèle de libellé La modification ou la suppression d'un modèle de libellé est toujours possible, que ce libellé ai déjà été utilisé ou non en saisie. La modification et la suppression de ces libellées sont bien-sûr sans incidence sur les écritures saisies. Utilisation des modèles de libellé en saisie journal ou en saisie par écriture Pour sélectionner un libellé type en saisie, il suffit de : - se positionner dans le champ Libellé de la ligne d'écriture et de cliquer sur le bouton d'accès à la liste déroulante, - ou de saisir l'un des caractères de ce libellé, pour que tous les libellés existants soient affichés. Seuls les modèles de libellé rattachés au type de journal en cours de saisie et Actif sont visibles. TAXES Taux de TVA Accès : Paramètres - Taxes La gestion de la liste des taux de TVA est commune à toutes les listes. La liste se décompose en deux onglets : Territorialité du dossier : Cet onglet affiche tous les taux autorisés sur la territorialité choisie sur le dossier. Taux de TVA : Cet onglet affiche tous les taux possibles qui permettront l'exploitation complète du dossier. L'ajout d'un taux de TVA est possible. Ces taux sont réglementés par l'Administration. En conséquence, pour les territorialités France, Corse, Dom et Monaco, seuls les types de TVA "Autre taux" et "Ancien taux" peuvent être utilisés pour créer de nouveaux taux. Les taux de TVA nouvellement créés ne seront pris en compte dans aucune déclaration de TVA, tant que la mise à jour des déclarations n'aura pas été effectuée par l'Administration. Types de TVA Accès : Paramètres - Taxes - Types de TVA La gestion de la fiche "Type de TVA" est commune à toutes les fiches. Une fiche "Type de TVA" contient : un champ Libellé *, un champ Nature *, une zone de Note. Cette notion de type de TVA sera reprise dans les fiches TVA. Les natures de TVA disponibles sont : Normal Réduit Super réduit Exonéré 109 EBP Compta Pratic Ancien Autre La liste des natures de TVA est fixe, il n'est pas possible d'ajouter ou supprimer une nature de TVA. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. A la création du dossier, le fichier des types de TVA est automatiquement créé. Il est possible de créer des types de TVA mais uniquement avec une nature Ancien ou Autre. Territorialités Accès : Paramètres - Taxes - Territorialité La gestion de la fiche "Territorialité" est commune à toutes les fiches. La territorialité définit une appartenance à un espace territorial mais surtout à un régime fiscal particulier. A la création du dossier, le fichier des territorialités est automatiquement créé. Une fiche Territorialité contient un champ Libellé et une zone de Note. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Il est impossible d'ajouter, de modifier ou supprimer le libellé de la fiche territorialité. Toutefois, vous pouvez Ajouter, Modifier ou Supprimer la note de la territorialité et enregistrer la fiche avec les nouvelles informations. Cette notion de territorialité est importante car elle sera reprise dans les options du dossier, les fiches tiers, les fiches TVA et les documents de ventes. Types d'opération Accès : Paramètres - Taxes La gestion de la liste des types d'opération est commune à toutes les listes. Cette liste aide à établir la déclaration de TVA. Tout ajout, correction ou suppression peut entraîner des incohérences sur les déclarations de TVA. Régimes de TVA Accès : Paramètres - Taxes La gestion de la liste des régimes de TVA est commune à toutes les listes. Cette liste affiche tous les régimes existants définis par l'Administration française. Tout ajout peut entraîner des incohérences sur les états fiscaux. Les corrections et suppressions des régimes livrés par défaut sont impossibles. Déclarations livrées par défaut Liste Accès : Paramètres - Déclarations. La gestion de la liste des déclarations est commune à toutes les listes. Néanmoins aucun ajout, modification ni suppression n'est possible. 110 MANUEL Cette liste présente tous les types de déclarations autorisés et agréés par l'Administration, sans filtrage lié aux paramétrages choisis sur le dossier. Paramétrage Accès : Paramètres - Paramétrage des déclarations Aucun ajout ni aucune modification n'est possible dans ces fiches, qui représentent le contenu "système" de chaque déclaration. DIVERS Civilités Accès : Paramètres - Divers - Civilités La gestion de la fiche "Civilité" est commune à toutes les fiches. Saisissez le libellé * de la civilité (au maximum 25 caractères alphanumériques). La création du dossier propose par défaut une liste de civilités. Les civilités seront disponibles pour toutes les fiches relatives aux tiers (clients / fournisseurs...). La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Codes postaux Accès : Paramètres - Divers - Codes postaux La gestion de la fiche "Code postal" est commune à toutes les fiches. Une fiche "Code postal" se compose de quatre zones à remplir : Le code postal * Saisissez le code postal. Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques. La ville * Saisissez le nom de la ville (au maximum 35 caractères alphanumériques). Le pays * Sélectionnez le pays associé au code postal. Le département Sélectionnez le département associé au code postal. Lors de la saisie du département si celui-ci est associé à un pays différent de celui sélectionné précédemment, c'est le pays du département qui sera repris dans la fiche. La création du dossier propose par défaut une liste de codes postaux. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Départements Accès : Paramètres - Divers - Départements La gestion de la fiche "Département" est commune à toutes les fiches. La fiche "Département" se compose des champs suivants : Le Numéro * Saisissez le code du département. Ce numéro est limité à 3 caractères alphanumériques. Le Nom * Saisissez le nom ou le libellé du département (au maximum 50 caractères alphanumériques). 111 EBP Compta Pratic Le Pays * Sélectionnez le pays associé au département. La création du dossier propose par défaut une liste de départements. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Pays Accès : Paramètres - Divers - Pays La gestion de la fiche "Pays" est commune à toutes les fiches. La fiche "Pays" se compose des éléments suivants : Le code ISO * Indiquez le code ISO du pays, sur 3 caractères. Le nom * Saisissez le nom du pays (au maximum 50 caractères alphanumériques). La création du dossier propose par défaut une liste de pays. Cette liste donne les noms de pays (formes courtes officielles des noms en français) par ordre alphabétique tels qu'ils sont donnés dans l'ISO 3166-1 et les codes alpha-2 correspondants de l'ISO 3166-1. Vous disposez également de 2 cases à cocher permettant des vues et classements rapides : Inactif Cliquez dans cette case si vous souhaitez ne pas afficher ce pays dans les vues standard, les listes déroulantes... UE Cliquez dans cette case pour noter que le pays appartient à l'union européenne. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Moyens de paiement Accès : Paramètres - Divers - Moyens de paiement La gestion de la fiche "Moyen de paiement" est commune à toutes les fiches. La fiche "Moyen de paiement" se compose des éléments suivants : un code * Indiquez un code moyen de paiement. Ce code est limité à 6 caractères alphanumériques. un libellé * Saisissez le libellé du moyen de paiement (au maximum 60 caractères alphanumériques). une nature * Sélectionnez un type de nature dans la liste déroulante. Cette liste n'est pas paramétrable. une banque Ce champ correspond à la banque sélectionnée par défaut lorsque vous réalisez un règlement. La liste des banques est accessible par le menu Règlements - Données - Banques. Si la banque que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche banque en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . La création du dossier propose par défaut une liste de moyens de paiement. La banque par défaut n'est pas renseignée dans les fiches moyens de paiement. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. 112 MANUEL Modes de règlement Accès : Paramètres - Divers - Modes de règlement La gestion de la fiche "Mode de règlement" est commune à toutes les fiches. La fiche "Modes de règlement" se compose des éléments suivants : Le code * Indiquez un code pour votre mode de règlement. Ce code est limité à 6 caractères alphanumériques. Le libellé * Saisissez le libellé du mode de règlement (au maximum 60 caractères alphanumériques). Nous vous conseillons d'indiquer un libellé explicite qui reprenne le type de paiement et l'échéance. La création du dossier propose par défaut une liste de modes de règlement. Onglet détail Cet onglet est divisé en 2 parties : Création des lignes "d'échéances" pour le mode de règlement Test des lignes créées Création des lignes Pour valider une fiche mode de règlement, vous devez avoir au minimum une ligne d'échéance. Une ligne contient les renseignement suivants : % Il sert à calculer le montant de l'échéance par rapport au montant TTC de la facture multiplié par le pourcentage défini. Par défaut, il est égal à 100%. Nbre de jours Saisissez le nombre de jours pour le calcul de l'échéance, à partir de la date du document (de 1 à 365). La zone nombre de jours n'est pas accessible pour un règlement de type Comptant. Type de Règlement Choisissez dans la liste proposée, le mode de calcul d'échéance que vous souhaitez appliquer. Jour de règlement Indiquez le jour pour lequel vous souhaitez le règlement (de 1 à 31). Cette zone est accessible uniquement pour les types de règlement : Fin de mois le ou Net le. Mois comptable Cochez cette case si vous souhaitez faire fonctionner le mode de règlement en mois comptable pour le calcul de la date d'échéance. Cette fonction sert pour considérer un nombre de jours en nombre de mois (31 jours devient 1 mois, 60 jours devient 2 mois...). Moyen de paiement Cette liste déroulante est paramétrable depuis la liste des moyens de paiement. Vous pouvez modifier, créer plusieurs lignes d'échéances pour un mode de règlement. Pour cela, cliquez sur l'icône Ajouter pour insérer une ligne et saisissez les différents critères que vous souhaitez. La somme des % des lignes créées doit être égale à 100%. Test des lignes créées Pour tester les lignes que vous venez de créer, vous devez indiquer : une date qui corresponde à la date du document un montant qui corresponde au montant du document 113 EBP Compta Pratic Dans le tableau à droite de ces zones, vous trouverez le résultat du calcul des échéances (Date échéance, Montant et Moyen de paiement) L'échéance, le règlement et le jour s'enchaînent pour le calcul de l'échéance de la facture. Exemple 1 Mode de règlement : CH30 Paramétrage d'une ligne échéance : % NB jours Type Jour Mois Moyen de règlement règlement comptable paiement 100 30 Net Chèque Date de facture : 01/01/2008, Montant : 100 Votre date d'échéance sera calculée ainsi : 01/01/2008 + 30J soit le 31/01/2008, puis Net, ce qui donnera le 31/01/2008, ce qui donnera une date d'échéance au 31/01/2008 pour un montant de 100. Exemple 2 Mode de règlement :Prel4 Paramétrage de 4 lignes d'échéances: % NB jours Type Jour Mois Moyen de règlement règlement comptable paiement 25 Comptant Prélèvement 25 30 Net le 15 Prélèvement 25 60 Net le 15 Prélèvement 25 90 Net le 15 Prélèvement Date de facture : 01/01/2008, Montant : 100 € Les dates d'échéance seront calculées ainsi : 1ère ligne : 01/01/2008 + 0J soit le 01/01/2008, puis Comptant, ce qui donnera le 01/01/2008 pour un montant de 25 (25% du montant soit 100). 2ème ligne : 01/01/2008 + 30J soit le 31/01/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le 15/02/2008 pour un montant de 25 (25% du montant soit 100). 3ème ligne : 01/01/2008 + 60J soit le 01/03/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le 15/03/2008 pour un montant de 25 (25% du montant soit 100). 4ème ligne : 01/01/2008 + 90J soit le 31/03/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le 15/04/2008 pour un montant de 25 (25% du montant soit 100). Les actions possibles dans la liste Ajouter : permet d'ajouter une nouvelle ligne d'échéance à la fin de la liste. Insérer : permet d'insérer une nouvelle ligne d'échéance entre deux lignes déjà existantes. Supprimer : permet de supprimer une ligne d'échéance existante. Monter/Descendre : permet de modifier l'ordre des priorités des lignes d'échéances sans être obligé de les supprimer et de les recréer. Couper/Copier/Coller : ces trois boutons ont un comportement identique au comportement standard défini, par exemple, dans Word et Excel. Toutes les actions accomplies sur la liste des échéances avec ces boutons ne doivent pas empêcher de respecter les règles de cohérence définies dans les paragraphes précédents. Onglet Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. 114 MANUEL Codes NAF Accès : Paramètres - Divers - Codes NAF La gestion de la fiche "NAF" est commune à toutes les fiches. Le code NAF est utilisé dans les Options/Identifications administratives. La création du dossier propose par défaut une liste de codes NAF. La fiche "Code NAF" se compose des zones : Code NAF * Ce code est limité à 8 caractères alphanumériques. Libellé * Indiquez le libellé du code NAF. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. SOCIÉTÉ Coordonnées Accès : Paramètres - Société - Coordonnées Les coordonnées à saisir sont celles de votre dossier-société. Il est important de les renseigner car ces informations seront reprises sur certaines impressions de vos documents (Grand Livre, Balance, Tva..). Identification Forme juridique ou civilité Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques. Si la forme juridique ou civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom – Raison sociale Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Qualité de la personne Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse de la société Adresse Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (fin) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Code Postal Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques. Lors de la saisie du code postal, ° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut ° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée avec uniquement ceux répondant à la saisie. ° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . 115 EBP Compta Pratic Ville Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques. Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. Département Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Pays Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Autres informations Téléphone fixe Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Téléphone portable Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Télécopie/Fax Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. e-mail Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Site Web Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Identification Saisissez les codes Siret, NAF, MSA, R.C.S et R.M de votre dossier-société. Ces informations pourront être imprimées en pied de certains de vos documents (Grand Livre...) Informations administratives Accès : Paramètres - Société - Informations administratives SIRET Le champ Siret permet de saisir un numéro de 14 caractères. Code NAF/APE Ce champ permet la sélection d’un Code NAF et affichage du libellé. Si le code NAF que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code NAF en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . MSA Ce champ permet de saisir le numéro de Mutuelle Santé Agricole et autorise 50 caractères alphanumériques. N° Identification RCS Ce champ permet de saisir le numéro d'identification au Registre du Commerce et des Sociétés ; il autorise 13 caractères alphanumériques. N° Identification RM Ce champ permet de saisir le numéro d'identification au Registre des Métiers ; il autorise 13 caractères alphanumériques. Capital Ce champ permet de saisir 18 caractères numériques avec décimales. 116 MANUEL Informations TVA Accès : Paramètres - Société - Informations de TVA Tous les champs de l'onglet "Informations de TVA" sont déterminants pour établir votre déclaration de TVA : leur paramétrage est donc indispensable. Paramétrage et gestion de la TVA sur le dossier Siret Accès : Paramètres - Société - Informations administratives. La mention du Siret est obligatoire pour pouvoir établir la déclaration de TVA : il est donc nécessaire de vérifier que cette information est bien renseignée. Centre des Impôts Accès : Paramètres - Société- Trésor Public - Centre des Impôts Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives au Centre des Impôts dont dépend l'entreprise. S.I.E. Accès : Paramètres - Société- Trésor Public - S.I.E. Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives au S.I.E S.I.E. = Service InterEntreprises.. dont dépend l'entreprise. Informations de TVA Accès : Paramètres - Société- Informations de TVA Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives à la déclaration de TVA. Elles vont permettre de paramétrer les comptes mais également de générer la déclaration à proprement parler. Les différents champs de l'en-tête Ces champs (TVA intracommunautaire, SIE...) sont saisissables. Ils correspondent aux éléments devant obligatoirement apparaître dans une déclaration de TVA : ils seront donc imprimés en l'état dans les déclarations. Le contrôle de cohérence du paramétrage de TVA lors du transfert comptable Une option "Vérifier au moment du transfert comptable, la cohérence du paramétrage TVA sur les comptes" existe. Elle est inactive par défaut. Elle peut être activée (cochée) ou désactivée (décochée) à tout moment. Si cette option est activée alors, lors de chaque transfert comptable de la Gestion Commerciale vers la Comptabilité, la cohérence des paramétrages des comptes de TVA, des comptes soumis à TVA, des taux de TVA, des territorialités et des natures de taxes est vérifiée entre les deux applications. Lorsque tous les contrôles sont effectués avec succès alors le transfert comptable est effectué intégralement. Lorsqu'un contrôle est effectué sans succès, alors le transfert comptable est bloqué, générant une erreur de synchronisation, puis un message avertit de l'anomalie et rend possible la correction du paramétrage erroné. Si cette option est décochée alors aucun contrôle de cohérence n'est effectué entre la Gestion Commerciale et la Comptabilité. Toutes les écritures sont donc transférées en comptabilité sans information et cela même si les paramétrages des comptes de TVA, des comptes soumis à TVA, des taux de TVA, des territorialités et des natures de taxes sont divergents entre les deux applications. Les régimes Cette liste permet de sélectionner le code régime et le type de TVA dont l'entreprise relève. Ajouter : permet de créer la première ligne ou d'ajouter une nouvelle ligne dans le tableau de TVA. Supprimer : permet de supprimer la dernière ligne affichée, si aucune déclaration de TVA n'a été établie d'après ce code. Code Régime : Une liste déroulante permet de sélectionner le code régime de l'entreprise. Il gère à la fois le régime de TVA dont l'entreprise relève mais également la périodicité des déclarations. 117 EBP Compta Pratic Périodicité : Ce champ non accessible dépend directement du code régime précédemment sélectionné et est affiché pour information uniquement. Option de calcul : Par défaut, l'option de calcul est "Sur les Débits", mais elle peut être modifiée par une sélection dans la liste déroulante. Date d'application : Une liste déroulante permet de sélectionner la date à partir de laquelle ce régime est appliqué à l'entreprise. Cette liste est directement dépendante du code régime et de la périodicité de déclaration qui lui est attaché. Une entreprise peut changer de code régime au cours de son existence : il est donc possible de déterminer un nouveau code régime en ajoutant une ligne dans le tableau. Néanmoins, il faut que la date d'application de ce nouveau régime soit postérieure à la dernière date d'application. Lors de la création des déclarations de TVA, c’est le dernier régime de l’exercice courant qui sera pris en compte. Logo de la société Accès : Paramètres - Société - Logo Vous pouvez insérer à cet emplacement le logo de votre société. Il sera automatiquement repris sur vos impressions de documents (Grand Livre, Balance...), sur les modèles de document avec logo. Pour insérer un logo, vous devez réaliser un clic droit puis Charger. Ensuite, utilisez l'icône pour rechercher le fichier qui contient votre image. Vous avez le possibilité de redimensionner celui-ci. Les principaux formats acceptés sont : BMP, GIF, JPG/JPEG et ICO. EXPERT Expert- Cabinet Accès : Paramètres - Société - Expert - Cabinet Vous pouvez saisir à cet emplacement les coordonnées du cabinet de votre expert comptable. Il est intéressant de les renseigner car ces informations seront reprises sur les documents qui lui sont destinés (Impressions - Dossier Expert Comptable). Cabinet Identification Forme Juridique ou Civilité Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques. Si la forme juridique ou civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom / Raison sociale Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. SIRET Champ saisissable, limité à 14 caractères alphanumériques. Adresse du cabinet Adresse Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (fin) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. 118 MANUEL Code Postal Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques. Lors de la saisie du code postal, ° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut ° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux répondant à la saisie. ° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Ville Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques. Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. Département Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Pays Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le pays que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Site web Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Expert - Contacts Accès : Paramètres - Société - Expert - Contacts Vous pouvez saisir à cet emplacement les coordonnées de votre expert comptable et d'un collaborateur. Il est intéressant de les renseigner car ces informations seront reprises sur les documents qui lui sont destinés (Impressions - Dossier Expert Comptable). Contacts Expert Comptable Civilité Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques. Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Prénom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Téléphone fixe Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Téléphone portable Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Fax Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. 119 EBP Compta Pratic e-mail Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Collaborateur Civilité Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques. Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Prénom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Téléphone fixe Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Téléphone portable Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Fax Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. e-mail Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Paramétrage et gestion de la TVA sur le dossier Siret Accès : Paramètres - Société - Informations administratives. La mention du Siret est obligatoire pour pouvoir établir la déclaration de TVA : il est donc nécessaire de vérifier que cette information est bien renseignée. Centre des Impôts Accès : Paramètres - Société- Trésor Public - Centre des Impôts Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives au Centre des Impôts dont dépend l'entreprise. S.I.E. Accès : Paramètres - Société- Trésor Public - S.I.E. Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives au S.I.E S.I.E. = Service InterEntreprises.. dont dépend l'entreprise. Informations de TVA Accès : Paramètres - Société- Informations de TVA Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives à la déclaration de TVA. Elles vont permettre de paramétrer les comptes mais également de générer la déclaration à proprement parler. Les différents champs de l'en-tête Ces champs (TVA intracommunautaire, SIE...) sont saisissables. Ils correspondent aux éléments devant obligatoirement apparaître dans une déclaration de TVA : ils seront donc imprimés en l'état dans les déclarations. Le contrôle de cohérence du paramétrage de TVA lors du transfert comptable Une option "Vérifier au moment du transfert comptable, la cohérence du paramétrage TVA sur les comptes" existe. Elle est inactive par défaut. Elle peut être activée (cochée) ou désactivée (décochée) à tout moment. 120 MANUEL Si cette option est activée alors, lors de chaque transfert comptable de la Gestion Commerciale vers la Comptabilité, la cohérence des paramétrages des comptes de TVA, des comptes soumis à TVA, des taux de TVA, des territorialités et des natures de taxes est vérifiée entre les deux applications. Lorsque tous les contrôles sont effectués avec succès alors le transfert comptable est effectué intégralement. Lorsqu'un contrôle est effectué sans succès, alors le transfert comptable est bloqué, générant une erreur de synchronisation, puis un message avertit de l'anomalie et rend possible la correction du paramétrage erroné. Si cette option est décochée alors aucun contrôle de cohérence n'est effectué entre la Gestion Commerciale et la Comptabilité. Toutes les écritures sont donc transférées en comptabilité sans information et cela même si les paramétrages des comptes de TVA, des comptes soumis à TVA, des taux de TVA, des territorialités et des natures de taxes sont divergents entre les deux applications. Les régimes Cette liste permet de sélectionner le code régime et le type de TVA dont l'entreprise relève. Ajouter : permet de créer la première ligne ou d'ajouter une nouvelle ligne dans le tableau de TVA. Supprimer : permet de supprimer la dernière ligne affichée, si aucune déclaration de TVA n'a été établie d'après ce code. Code Régime : Une liste déroulante permet de sélectionner le code régime de l'entreprise. Il gère à la fois le régime de TVA dont l'entreprise relève mais également la périodicité des déclarations. Périodicité : Ce champ non accessible dépend directement du code régime précédemment sélectionné et est affiché pour information uniquement. Option de calcul : Par défaut, l'option de calcul est "Sur les Débits", mais elle peut être modifiée par une sélection dans la liste déroulante. Date d'application : Une liste déroulante permet de sélectionner la date à partir de laquelle ce régime est appliqué à l'entreprise. Cette liste est directement dépendante du code régime et de la périodicité de déclaration qui lui est attaché. Une entreprise peut changer de code régime au cours de son existence : il est donc possible de déterminer un nouveau code régime en ajoutant une ligne dans le tableau. Néanmoins, il faut que la date d'application de ce nouveau régime soit postérieure à la dernière date d'application. Lors de la création des déclarations de TVA, c’est le dernier régime de l’exercice courant qui sera pris en compte. Options comptables Saisie Accès : Paramètres - Société - Options comptables - Saisie Contrôles effectués en cours de saisie Ces contrôles sont actifs dans toutes les fenêtre de saisie. Alertes sur les montants : Lorsque cette option est cochée et qu'un montant négatif est saisi, alors un message d'alerte est automatiquement affiché. Sinon, aucun message n'apparaîtra en saisie. Cette alerte apparaît dans tous les masques de saisie. Alertes sur les comptes : Lorsque cette option est cochée, alors tous les messages d'alerte sur les comptes sont affichés (par exemple : racines non autorisées en saisie dans un journal, les comptes non autorisés en saisie dans un type de journal...). Sinon, aucun message n'apparaîtra en saisie quelque soit les paramétrages effectués sur les comptes et les journaux. Cette alerte apparaît dans tous les masques de saisie Afficher sur les doublons des numéros de pièce (hors saisie journal) : Cette option concerne la Saisie journal, la Saisie pratique, Saisie au kilomètre et la Saisie par guide. Elle concerne particulièrement les journaux avec numérotation continue sur la période ou sur l'exercice. 121 EBP Compta Pratic Plusieurs utilisateurs peuvent saisir simultanément dans un même journal mais dans des masques de saisie différents (Saisie par journal, Saisie pratique, Saisie au kilomètre, Saisie par guide) ; si ces saisies ne sont pas enregistrées, alors les numéros de pièce sont donc identiques pour tous les utilisateurs. Si l'option est activée, alors dès qu’un autre utilisateur tentera d’enregistrer ses saisies, un message lui signalera les doublons et lui proposera une re-numérotation automatique des numéros déjà utilisés. Trois possibilités s’offrent alors à lui : o annuler l’enregistrement, afin de lui permettre de modifier ses numéros de pièce et de les enregistrer à nouveau ; o refuser la re-numérotation pour que les écritures s’enregistrent telles qu’elles ; o accepter la re-numérotation automatique. Le nouveau numéro de pièce est alors attribué, il est visible dans la fenêtre de saisie en cours. Options de saisie par journal Sauvegarde automatique dès l'équilibre de l'écriture : Lorsqu'elle est cochée alors les écritures sont automatiquement sauvegardées lorsqu'elles sont équilibrées. Sinon, il est nécessaire de les sauvegarder manuellement, soit en utilisant la combinaison Ctrl+S, soit en utilisant le bouton Sauvegarder disponible dans la barre d'outils des fenêtres. Cette option concerne uniquement la saisie journal. Activer Annuler / Refaire : Cette option peut être cochée si vous rencontrez des lenteurs dues à un grand nombre d'écritures saisies par mois. L'activation de cette option supprime la possibilité d'annuler ou refaire les dernières actions en saisie journal. De plus, si un journal/mois contient plus de 5000 lignes, alors les actions Annuler / Refaire seront toujours désactivées en saisie journal et cela, quelque soit l'option sélectionnée dans les Paramètres Société. Règlements Accès : Paramètres - Société - Options comptables - Règlements Moyen de paiement par défaut Un moyen de paiement est proposé par défaut, mais il reste modifiable grâce à la liste déroulante. Il est automatiquement repris dans l'échéancier si aucun moyen de paiement n'est renseigné sur la fiche du compte concerné. Banque par défaut Ce champ permet de sélectionner la banque par défaut sur laquelle vous voulez émettre des règlements. Saisie pratique Accès : Paramètres - Société - Options comptables - Saisie pratique Cette page permet de définir le journal par défaut utilisé pour comptabiliser une saisie pratique sur Mes achats, Mes ventes ou Ma Trésorerie. Fiche compte Accès : Paramètres - Société - Options comptables - Fiche compte Les valeurs par défaut permettent de déterminer certaines valeurs qui seront appliquées à toutes les fiches de comptes lors de leur création. Les valeurs par défaut sont modifiables à tout moment et sont sans incidence sur les comptes déjà créés. Si ces valeurs ne conviennent pas pour un nouveau compte à créer ou pour un compte déjà existant, il est possible de modifier ces valeurs directement dans la fiche du compte concerné. Rapprochement bancaire Une liste déroulante permet de sélectionner l’un des trois types de rapprochement qui sera renseigné par défaut dans tous les nouveaux comptes de nature Comptes pour rapprochement Aucun : aucun rapprochement n'est possible pour ces comptes. Par journal : le type de rapprochement par journal est possible pour ces comptes. 122 MANUEL Par compte : le type de rapprochement par compte est possible pour ces comptes. Echéancier Une liste déroulante permet de sélectionner l'un des trois modes de gestion des échéances qui sera renseigné par défaut dans tous les nouveaux comptes de nature Clients et Comptes rattachés, de nature Fournisseurs et Comptes rattachés ou encore de nature Autres Tiers avec Echéance. Aucun : Aucun échéancier n'est disponible sur ces comptes. Echéancier : Les échéanciers (Echéancier de la facture et Pointage) peuvent apparaître à la demande. Echéancier automatique en saisie : L'échéancier de la facture apparait systématiquement lors de la saisie de ces comptes. Lettrage Une liste déroulante permet de sélectionner l’un des trois types de lettrage qui sera renseigné par défaut dans tous les nouveaux comptes de nature Comptes de Bilan. Aucun : aucun lettrage n'est possible sur ces comptes. Lettrage : le lettrage est possible pour ces comptes entre plusieurs lignes d'écriture dont le montant s’équilibre au centime près. Lettrage approché : le lettrage sera possible pour ces comptes entre plusieurs lignes d'écriture dont le montant ne s’équilibre pas. Lettrage approché Accès : Paramètres - Société - Options comptables - Lettrage approché Ces valeurs par défaut sont reprises lors de l'activation du lettrage approché sur une fiche compte. Si des lignes d'écritures doivent être lettrées alors qu'elles ne sont pas équilibrées, alors le logiciel créera automatiquement une écriture d'équilibrage, selon les paramètres définis dans la zone : Ecart maximum : La valeur saisie doit être un montant positif avec décimales. Elle fixe le plafond de l'écart maximal autorisé entre plusieurs lignes d'écritures. Compte de régularisation au débit : Une liste déroulante affiche tous les comptes de nature Charges. Elle permet de choisir le compte à utiliser pour comptabiliser l'écart s'il est débiteur. Compte de régularisation au crédit : Une liste déroulante affiche tous les comptes de nature Produits. Elle permet de choisir le compte à utiliser pour comptabiliser l'écart s'il est créditeur. Journal de régularisation : Une liste déroulante affiche tous les journaux existants sur le dossier. Elle permet de choisir le journal de destination de l'écriture d'équilibrage. A Nouveaux Accès : Paramètres - Société - Options comptables - A Nouveaux La zone "A Nouveaux" permet de définir le paramétrage de comptabilisation du résultat des exercices. Certaines de ces informations seront reprises dans l'assistant de clôture annuelle. Type d'A Nouveaux : - Avec détails : Toutes les lignes d'écritures à reporter sur l'exercice suivant seront détaillées. La lecture des comptes peut donc en être facilitée. - Sans détails : toutes les lignes d'écritures appartenant à un même compte et qui doivent être reportées sur l'exercice suivant seront cumulées entre elles : une seule ligne apparaîtra donc dans chaque compte concerné. L'option choisie s'applique par défaut à tous les comptes de nature Bilan de l'exercice courant. Néanmoins, un choix différent peut être effectué sur chaque fiche compte. Mode de génération : - A la création d'un exercice : Lors de la création de l'exercice suivant, alors les A Nouveaux de l'exercice courant seront automatiquement reportés sur ce nouvel exercice. 123 EBP Compta Pratic - A la clôture d'un exercice : Lors de la clôture de l'exercice courant, les A Nouveaux de cet exercice seront automatiquement reportés sur l'exercice suivant. Mode de mise à jour : - Automatique au changement d'exercice courant : Si les A Nouveaux ont déjà été générés une première fois sur l'exercice suivant, alors leur mise à jour sera effectuée en temps réel à chaque changement d'exercice courant. - Manuelle : Les A Nouveaux ne seront pas mis à jour automatiquement. Pour les mettre à jour, il faut activer l'option Générer les A Nouveaux dans le menu Exercices/Clôtures. Compte de bénéfice / Compte de perte : Ces champs permettent de sélectionner dans une liste déroulante les comptes sur lesquels le résultat de l'exercice courant sera imputé. - Bénéfice : Seuls les comptes de nature "Résultat, bénéfice" sont autorisés. - Perte : Seuls les comptes de nature "Résultat, perte" sont autorisés. GÉNÉRAL Environnement de saisie Accès : Paramètres - Société - Général Ces options permettent de définir les règles d'affichage du fond des grilles de saisie par journal et de saisie par écriture. Afficher la grille horizontale : permet d'afficher ou non un tracé horizontal sur les grilles de saisie. Afficher la grille verticale : permet d'afficher ou non un tracé vertical sur les grilles de saisie. Encadrer l'écriture courante : permet d'afficher ou non un encadré autour de l'écriture sur laquelle vous êtes positionné. Couleur de fond : permet de sélectionner la couleur de fond des grilles de saisie. Couleur des écritures déséquilibrées : permet de sélectionner la couleur à appliquer sur une écriture qui est déséquilibrée. Remettre l'environnement par défaut : permet de restituer l'environnement de saisie défini par défaut. Options - Général Police par défaut Les champs ci-dessous permettent de définir la police appliquée par défaut dans les champs de type texte (description commerciale de la fiche article, description dans les documents, onglet note...) : Police par défaut Taille par défaut Mot de passe utilisateur Accès : Paramètres - Société - Mot de de passe Vous avez la possibilité de protéger l’ouverture de votre dossier par la saisie d’un mot de passe sur l'utilisateur ADM, créé par défaut. Le mot de passe de la gestion est indépendant de celui de la comptabilité et inversement. Création du mot de passe Pour créer un mot de passe, vous devez : 124 MANUEL Ne rien saisir dans la zone "Ancien mot de passe", Saisir le mot de passe que vous souhaitez dans la zone "Nouveau mot de passe", Saisir la confirmation dans la zone "Confirmer le mot de passe" (même saisie que dans la zone "Nouveau mot de passe"), Valider par le bouton Appliquer. Le logiciel vous demandera alors de saisir le mot de passe à chaque ouverture de votre dossier. Changer un mot de passe Vous avez la possibilité de changer de mot de passe. Pour cela, vous devez : Saisir le mot de passe actuel dans la zone "Ancien mot de passe", Saisir le "Nouveau mot de passe", Saisir la confirmation dans la zone "Confirmer le mot de passe" (même saisie que dans la zone "Nouveau mot de passe"), Valider par le bouton Appliquer. Suppression du mot de passe Vous pouvez supprimer la demande de saisie d'un mot de passe en ouverture de dossier. Pour cela, vous devez : Saisir le mot de passe actuel dans la zone "Ancien mot de passe", Ne rien saisir dans "Nouveau mot de passe" et "Confirmer le nouveau mot de passe" Valider par le bouton Appliquer. Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Etats standards Sous catégorie : Journal Sous catégorie : Grand Livre Sous catégorie : Balance .... Catégorie principale : Etats de gestion Sous catégorie : Echéancier Sous catégorie : Balance âgée par échéances Sous catégorie : Balance âgée par Lettrage Catégorie principale : Etats fiscaux... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle". A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches, définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes. Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut. 125 EBP Compta Pratic Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. OUTILS Sauvegarde rapide Accès : Outils - Sauvegarde rapide La sauvegarde rapide est possible uniquement si une première sauvegarde classique a été réalisée. La sauvegarde rapide permet de sauvegarder le dossier avec les informations paramétrées dans la sauvegarde "classique" effectuée précédemment. Une seule étape "résumé des éléments" est affichée. Cliquez sur Lancer pour exécuter la sauvegarde rapide. Sauvegarde Accès : Outils - Sauvegarde La sauvegarde passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de sauvegarde des données. Bienvenue... ...dans l'assistant de sauvegarde des données. Cet écran vous indique, en autre, l'importance de la réalisation régulière d'une sauvegarde. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage de la sauvegarde. Choix des informations à inclure dans la sauvegarde Par défaut, l'option Inclure la configuration et l'environnement n'est pas cochée. Si vous avez défini un affichage spécifique sur votre poste de travail, la sauvegarde des informations de configuration est nécessaire. Pour information, la sauvegarde des modèles s'effectue en même temps que la sauvegarde du dossier. L'option Sauvegarder en fichier texte (à restaurer avec un autre moteur de base de données) permet de réaliser une sauvegarde de la base dans un fichier zip contenant des fichiers CSV. Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de sauvegarde. . Choix de la destination de la sauvegarde Sélectionnez le chemin du dossier de sauvegarde que vous souhaitez. Nous vous conseillons d'effectuer régulièrement des sauvegardes sur un support externe. Si votre disque dur ou votre matériel est défectueux, vous aurez toujours possibilité de récupérer vos données sur un autre ordinateur. Sauvegarde en ligne Cochez cette option si vous souhaitez effectuer une sauvegarde en ligne. Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les 126 MANUEL sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous permet également d'échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre expert comptable. Mot de passe Suite à la sélection de la case, vous devez indiquer le mot de passe pour pouvoir partager la sauvegarde avec un partenaire. Commentaire Le renseignement de ce champ est facultatif. Il permet de saisir un texte décrivant la sauvegarde. Envoi d'une sauvegarde à un partenaire Pour envoyer une sauvegarde à un partenaire, vous devez saisir un mot de passe partenaire dans l'assistant de sauvegarde. Pour récupérer une sauvegarde, le partenaire doit s'identifier sur le site EBP (pas d'obligation d'avoir une licence). Sur la page de Gestion des sauvegardes en ligne, le partenaire clique sur Vous souhaitez accéder à une sauvegarde en ligne en tant que partenaire ? et saisit la licence et la clé web puis son mot de passe partenaire. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter la sauvegarde. Restauration Accès : Outils - Restauration La restauration de dossier passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de restauration des données. Bienvenue... ...dans l'assistant de restauration des données. Cette opération est à effectuer uniquement en cas de nécessité absolue. Le contenu de la sauvegarde va remplacer et écraser toutes vos données. Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une restauration de celui-ci. Pour cela, cliquez sur le bouton Sauvegarder mon dossier maintenant. L'assistant de sauvegarde du dossier s'ouvre alors automatiquement. Suite à la réalisation de la sauvegarde, cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Sélection de la sauvegarde à restaurer Cet écran permet de sélectionner le chemin du Fichier de sauvegarde du dossier que vous souhaitez restaurer. Aidez-vous de l'icône "..." pour sélectionner le fichier à restaurer. Cliquer sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Choix des informations à inclure dans la restauration Sélectionnez les éléments que vous souhaitez restaurer (dossier ou informations de configuration). Cliquez sur le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de restauration. La case à cocher "Spécifier les emplacement des fichiers de données qui seront restaurés" permet dans les étapes suivantes de définir l'emplacement de la base à restaurer. Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Choix de la destination de la restauration Sélectionnez le chemin du dossier ou vous souhaitez restaurer les données. Nom du dossier Cette zone permet de charger le nom de la base. Pour cela, décochez la case "utiliser le nom du dossier d'origine". 127 EBP Compta Pratic Vous pouvez ainsi restaurer une base sous un autre nom. Elle correspond à une copie de la base d'origine. Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter la restauration des données. Historique de sauvegarde Accès : Outils - Historique de sauvegarde L'historique de sauvegarde stocke chaque information concernant : - la date de la sauvegarde, - le code de l'utilisateur qui a réalisé la sauvegarde, - le nom de l'ordinateur (poste), - la destination : l'emplacement du fichier ZIP qui contient la sauvegarde. Sauvegarde en ligne EBP Sauvegarde en ligne est un service supplémentaire vous permettant de réaliser vos sauvegardes sur Internet. Il vous offre une façon simple et sécurisée de réaliser des sauvegardes externes à l'entreprise. EBP sauvegarde est un service payant. La sauvegarde en ligne consiste à récupérer une sauvegarde normale et à l’envoyer sur un serveur. L’utilisateur se connecte ensuite sur le site EBP (ou sur http://sauvegarde.ebp.com) et dans son espace client, il télécharge ses sauvegardes s'il a besoin de faire une restauration. La sauvegarde en ligne se découpe en trois parties: les options, la sauvegarde et l’administration. o Par le menu Outils / Options / Services Internet, configurez votre sauvegarde en ligne. o Ensuite, lancez l'assistant de sauvegarde et sélectionnez Sauvegarde en ligne comme destination à la place de votre disque local. o Par le menu Outils / Administrer les sauvegardes en lignes, administrez les sauvegardes en ligne que vous avez ou allez réaliser. Cet accès est un lien vers le site http://Sauvegarde.ebp.com Pour effectuer une sauvegarde en ligne, certaines informations sont obligatoires : Mot de passe, Application activée, Numéro de licence, Code d’activation, Clé web. Export du schéma de la base de données Accès : Outils - Exporter le schéma de l'application L'export du schéma de l'application passe par un assistant. Cet assistant permet de réaliser l'export de la liste de toutes les tables et champs de l'application. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'export du schéma de la base de données. Bienvenue... ... dans l'assistant d'export du/des schémas(s) de base(s) de données. Cet écran indique, entre autres, la structure du nom du fichier sauvegardé. Cliquer sur le bouton Suivant pour poursuivre l'export. Sélection des paramètres d'export du schéma Cet écran permet de : - définir le chemin du fichier généré, - le mode d'export. 128 MANUEL Deux modes d'export sont disponibles : - Simple : Le fichier contient les tables avec pour chacune le nom des champs, la traduction du champ, le type de données, la taille et si une valeur nulle est autorisée. La liste des tables associées est également présente. - Détaillé : Le fichier contient les tables avec pour chacune les options de la table et un descriptif détaillé des champs (exemple : champ système ou pas). La liste des tables associées est également présente. Le fichier généré sera au format XML. Une fois les paramètres définis, cliquez sur le bouton Suivant. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement. Opération terminée Cet écran contient la liste des fichiers générés avec leurs emplacements. Cliquez sur Fermer pour terminer le traitement. Communication Entreprise-Expert Accès : Outils - Communication Entreprise-Expert Ce outil permet de : - Recevoir des données, c'est-à-dire de réaliser des importations d'écritures d'autres logiciels dans le logiciel EBP. - Transmettre des données, c'est-à-dire de réaliser des exportations d'écritures du logiciel EBP vers d'autres logiciels. Recevoir des données Création automatique des comptes La case "Création automatique des comptes" doit être cochée pour que tous les comptes inexistants soient créés automatiquement avec l'intitulé "Compte créé pendant le transfert". Ces libellés seront modifiables par la suite dans le plan comptable. Si la case n'est pas cochée, alors à chaque nouveau compte, une fiche de création de compte s'ouvrira afin de renseigner les paramètres. Création automatique des journaux La case "Création automatique des journaux" doit être cochée pour que tous les journaux inexistants soient créés automatiquement avec le libellé "Journal créé pendant le transfert". Ces libellés seront modifiables par la suite dans le plan de journaux. Si la case n'est pas cochée, alors à chaque nouveau journal, une fiche de création de journal s'ouvrira afin de renseigner les paramètres. Transmettre des données La case Exporter tout le dossier doit être cochée pour que la totalité des écritures comptables soit exportée. Sinon, les critères d'export peuvent être définis en indiquant la période et la fourchette de journaux à prendre en compte. Exporter les liasses fiscales Accès : Outils - Exporter les liasses fiscales Cet outil permet d'éditer les liasses fiscales du dossier et de l'exercice en cours. Pour cela, il faut exporter le fichier au format "Liasses Fiscales". Fichier d'export : Un chemin et un nom de fichier sont proposés par défaut. Ils identifient le fichier qui sera généré par l'export. Ils peuvent être modifiés en cas de besoin, tout en conservant l'extension du fichier ".bal" 129 EBP Compta Pratic Période d'export : Les dates de l'exercice courant sont proposées par défaut. Elles sont modifiables, à condition d'être toujours comprises dans cet exercice. Exporter : Ce bouton permet d'exporter la balance dans le fichier référencé plus haut. Ce fichier devra ensuite être importé dans un logiciel de Liasses Fiscales EBP. Assistant de maintenance des données Accès : Outils - Maintenance de données Entre chaque étape de l'assistant, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de maintenance des données. Bienvenue... Avant tout traitement de maintenance, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde de vos données en cliquant sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant !" Une fois la sauvegarde effectuée, cliquez sur le bouton Suivant. Choix du dossier Sélectionnez le dossier à maintenir à l'aide de l'icône "..." puis cliquez sur le bouton Suivant. Opérations de maintenance à effectuer Cochez les différentes opérations que vous souhaitez effectuer sur votre dossier. Base de données Permet de vérifier/réparer votre base en cas de problèmes et de l'optimiser en cas de lenteur inhabituelle (défragmenter les index, compacter). Verrous Permet de supprimer les verrous, notamment si vous avez quitté anormalement le logiciel et que vous n'arrivez plus à accéder à votre dossier (message : utilisateur déjà connecté..). Utilisateurs Permet de supprimer les connections de tous les utilisateurs. Recalculer Permet de recalculer tous les compteurs par exemple par rapport aux documents de vente saisis. Configuration Permet de supprimer toutes les vues personnalisées (vues non système des listes et grilles) ainsi que la position des fenêtres. Base de démonstration L'opération Réinitialiser la base de démonstration est disponible uniquement si vous demandez une maintenance sur la base de démonstration. Permet de mettre à jour le dossier de démonstration avec les données initiales. Cette opération est équivalente à une restauration du dossier de démonstration. Cette opération peut être longue. Cumuls Permet de recalculer tous les soldes de comptes, les totaux des journaux... existants sur le dossier. Ecritures comptables Permet de trier, par date et par pièce, les écritures comptables présentes sur tous les exercices ouverts et tous les mois non clôturés. Numéros de compte comptable Il se peut que votre plan comptable contienne un même compte sous deux formes : avec des zéros non significatifs (par exemple, compte 626000) et sans zéro non significatif (par exemple, compte 626). Cette situation peut générer des conflits. Cette opération de maintenance résout les conflits de la manière suivante : Le compte 626 existe sans être mouvementé et le compte 626000 existe avec des mouvements, alors : 130 MANUEL - les lignes d'écritures et les lignes d'échéance sont transférées du compte 626000 vers le compte 626 ; - le compte 626000 est supprimé. Le compte 626 n'existe pas et le compte 626000 existe avec des mouvements, alors : - le compte 626 est créé ; - les lignes d'écritures et les lignes d'échéance sont transférées du compte 626000 vers le compte 626 ; - le compte 626000 est supprimé. Le compte 626 existe avec des mouvements et le compte 626000 existe avec des mouvements, alors : - le compte 626 est conservé en l'état ; - un compte 6261 est créé ; - les lignes d'écritures et les lignes d'échéance sont transférées du 626000 sur le compte 6261 - le compte 626000 est supprimé. Dans tous les cas, les modifications effectuées sur le plan comptable sont automatiquement reportées dans toutes les saisies, dans les options... Les lettrages, pointages et rapprochements sont conservés. Certaines options de la fiche du compte d'origine (compte 626000) ne sont pas recopiées dans la fiche du compte de destination (compte 626). Une fois les opérations sélectionnées, vous devez cliquer sur Suivant. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des opérations que vous avez sélectionnées précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement. Traitement de la maintenance En fin de traitement, la liste des opérations effectuées est affichée. Dans le cas où la maintenance a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport en cliquant sur le bouton Afficher le détail. Outil de requêtage Accès : Outils - Outil de requêtage Cet outil permet de réaliser une visualisation des données d’une table. Vous avez la possibilité de créer une nouvelle requête depuis un assistant ou saisir directement les instructions dans la zone Requête. Seule la commande SELECT… est acceptée. Suite à la saisie d’une requête, cliquer sur le bouton Exécuter pour visualiser le résultat. Il vous est possible de sauvegarder la requête ou de l’exporter. A la prochaine utilisation de l’outil, vous pouvez appeler la requête ou importer une autre requête. Pour vous aider dans la recherche des tables et champs, vous disposez de l’assistant Export de schéma de la base présent dans le menu Outils. Supprimer un dossier Accès : Outils - Supprimer Pour supprimer un dossier, il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées par l'assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de suppression d'un dossier. Bienvenue... ...dans l'assistant suppression de dossier Avant toute suppression de dossier, nous vous recommandons de réaliser une sauvegarde du dossier par l'intermédiaire du bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage. 131 EBP Compta Pratic Choix du raccourci vers le dossier à supprimer Cette étape consiste à sélectionner le raccourci du dossier à supprimer. Par défaut, le dossier ouvert est sélectionné. Pour sélectionner le dossier à supprimer, vous devez cliquer sur l'icône "...", puis sélectionner le fichier raccourci (extension du fichier eha). Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter la suppression du dossier. Maintenance sur les journaux Accès : Outils - Maintenance sur les journaux Si une clôture mensuelle a été effectuée à tort sur l'exercice courant, il est possible d'en demander la déclôture. la déclôture mensuelle ne peut être demandée que si l'exercice courant n'a pas encore fait l'objet d'une clôture annuelle. Choisissez le journal à déclôturer : Ce champ permet, grâce à une liste déroulante, de sélectionner un seul journal sur tous les journaux existants sur l'exercice courant. Déclôturer à partir du mois de : ce champ permet de sélectionner le premier mois de l'exercice courant qu'il faut déclôturer. Exercice courant du 01/01/2008 au 31/12/2008, non encore clôturé annuellement. Tous les journaux et tous les mois de cet exercice ont été clôturés mensuellement. Si vous sélectionner le journal ACHATS et la déclôture à partir du mois de SEPTEMBRE 2008, alors les mois de septembre, octobre, novembre et décembre 2008 du journal d'achats seront déclôturés. Veuillez saisir la raison ... : Ce champs doit obligatoirement être renseigné pour que la déclôture demandée soit exécutée. La déclôture mensuelle et le motif saisi dans le champ de justification seront portés dans le journal des événements. Editeur de modèles Accès : Outils - Editeur de modèles OU Tous menus - Impressions EBP Comptabilité est livré avec un puissant générateur d'état. Grâce à cet outil, vous pourrez personnaliser tous les modèles d'impression que nous vous proposons dans le logiciel et en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants. Pour ouvrir l'éditeur de modèles à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre principale d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez au générateur d'état en cliquant sur le bouton Modifier le modèle disponible dans la barre d'outils : vous arrivez alors automatiquement sur le paramétrage de ce modèle. Etant donné que les possibilités offertes par cet outil sont très importantes, le niveau de complexité peut varier en fonction de ce que vous souhaitez obtenir. Dans ce cas, notre service technique peut créer vos modèles : nous vous invitons à contacter notre service commercial pour connaître les tarifs de cette prestation. Plan de regroupement Le logiciel vous permet d'accéder, consulter et modifier le plan de regroupement de votre Bilan et de votre Compte de résultat. Liste des plans de regroupements Accès : Outils - Plan de regroupement 132 MANUEL Quatre plans de regroupement sont disponibles : ils correspondent aux différents feuillets du Bilan et du Compte de résultat (2050, 2051, 2052 et 2053). Cette liste n'est pas modifiable : aucun plan de regroupement ne peut être ajouté ou supprimé. Pour accéder à l'un des plans de regroupements, il vous suffit de sélectionner l'un des plans puis, au choix : - de double cliquer dessus, - de cliquer sur Modifier dans la barre de tâches, - de sélectionner Modifier dans le menu contextuel, - de faire F2. Plan de regroupement Accès : Outils - Plan de regroupement Un plan de regroupement est accessible à partir de la liste des plans de regroupement. Affichage du plan de regroupement Il se présente sous forme de tableau avec différentes colonnes : Variable : La variable est unique. Elle n'est ni supprimable, ni modifiable. Elle se retrouve dans chaque cellule du Bilan et du Compte de Résultat imprimés. Les variables finissant par 3 (AA3, AB3..) sont les variables de la colonne Net de l'exercice N. Formule système : La formule système est la formule de calcul définie par défaut pour chaque variable. Elle n'est ni supprimable, ni modifiable. Formule utilisateur : La formule utilisateur est le seul champ qui peut être modifié. Par défaut, les formules utilisateur recopient les formules système. C'est la modification des formules utilisateur qui modifiera votre Bilan et votre Compte de résultat. Lorsque la formule utilisateur reprend à l'identique à la formule système, alors le champ affiche . Lorsque la formule utilisateur est vide, alors le champ affiche . Dans tous les autres cas, la formule utilisateur que vous aurez saisie sera directement visible dans le champ. Modifier une formule utilisateur Accès : Outils - Plan de regroupement Pour modifier une formule utilisateur, vous devez sélectionner une ligne puis, au choix : - double cliquer dessus, - sélectionner Modifier la formule utilisateur dans la barre d'outils, - sélectionner Modifier la formule utilisateur dans le menu contextuel, - faire F2. Dans tous les cas, cela entraîne l'ouverture de l'éditeur de formules. Vous pouvez alors saisir la formule qui vous convient, la supprimer... Afin de connaître le résultat de votre formule, il vous suffit de cliquer sur Calculer. Pour valider votre formule et l'intégrer au plan de regroupement, il vous suffit de cliquer sur OK. Pour annuler vos modifications et conserver la formule utilisateur précédente, il vous suffit de cliquer sur Annuler. Réinitialiser la formule Ce bouton vous permet de recopier instantanément la formule système dans la formule utilisateur, en écrasant toutes les modifications que vous auriez faites. Cacher/afficher le filtre Ce bouton affiche ou masque la ligne de filtre. Comme dans de nombreux masques, cette ligne permet d'effectuer des recherches sur toutes colonnes. 133 EBP Compta Pratic Règles de syntaxe Cette liste des règles de syntaxe n'est pas exhaustive. Règles de nommage Tout nom de fonction commence par une majuscule puis s'écrit en minuscule. Si le nom est composé de plusieurs mots, alors chaque mot commence par une majuscule. Les noms de fonctions ne doivent pas être accentués. DebitBalance ; CreditFlow Opérations + : Additionne les valeurs des données - : Soustarit les valeurs de données * : Multiplie les valeurs de données / : Divise les valeurs de données % : Permet d'obtenir un modulo Tests < : Inférieur <= : Inférieur ou égal > : Supérieur >= : Supérieur ou égal = : Egal != : Différent & : ET logique | : OU logique ! : NON logique NULL : cellule sans résultat Format des paramètres Les fonctions comptables nécessitent, pour la plupart, l'utilisation de numéros de compte ou de racines de comptes. D'autre part , la syntaxe du moteur de calcul impose les guillemets. DebitFlow ("707") : Appliqué sur les comptes de 707 à 707ZZZ DebitFlow ("707+708") : Appliqué sur les comptes de 707 à 707ZZZ et de 708 à 708ZZZ DebitFlow ("707-7074-7079") : Appliqué sur les comptes de 707 à 707ZZZ sauf de 7074 à 7074ZZZ et de 7079 à 7079ZZZ DebitFlow ("707…709") : Appliqué sur les comptes de 707 à 709ZZZ Il est aussi possible de combiner ces notations : DebitFlow ("707-7074…7079") : Appliqué sur les comptes de 707 à 707ZZZ sauf de 7074 à 7079ZZZ Liste des fonctions comptables Les fonctions suivantes sont nécessaires afin de couvrir l’ensemble des cas : Balance : Reprend le solde du compte peut importe qu’il soit débiteur ou créditeur (valeur absolue). Debit : Reprend le solde du compte s’il est débiteur de 100 alors debit (compte) =100 ; Reprend le solde du compte s’il est créditeur de 100 alors debit (compte) = -100. Credit : Reprend le solde du compte s’il est débiteur de 100 alors credit (compte) = -100 ; Reprend le solde du compte s’il est créditeur de 100 alors credit (compte) = 100. DebitBalance : Reprend le solde du compte uniquement si celui ci est débiteur sinon la valeur est égale à 0. CreditBalance : Reprend le solde du compte uniquement si celui ci est créditeur sinon la valeur est égale à 0. DebitFlow : Sommes des lignes d’un compte au débit. CreditFlow : Somme des lignes d’un compte au crédit. PreviousValue : Reprend la valeur d’une cellule N-1. Il convient d’écrire l’appel de la façon suivante : PreviousValue ("2035.AA"). Seules les cellules de N-1 sont accessibles. Accès aux données d’un autre feuillet Les données sont organisées en Paragraphes au sein du moteur de calcul. 134 MANUEL Ainsi la formule « AB + 10 » accède à la valeur de la variable « AB » présente dans le feuillet courant. Si la variable n’existe pas, cela génère une erreur. Pour accéder aux valeurs des variables des autres feuillets, il faut utiliser la notation pointée : « 2035.AB + 10 ». Il faut noter que le moteur de calcul ne supporte qu’un seul niveau de hiérarchie. Exercice N-1 L'exercice de N-1 est calculé d'après les formules utilisateur des variables finissant par 3 (AA3, AB3..) : l'exercice N-1 est donc calculé de la même façon que la colonne Net de l'exercice N. Imprimer le bilan et le compte de résultat Toutes les modifications effectuées dans les plans de regroupement sont immédiatement prises en compte lorsque vous lancez l'impression du Bilan ou du Compte de résultat. Mises à jour de versions Mettre à jour votre logiciel dans une version supérieure entraînera la modification de : - toutes les formules système, - toutes les formules utilisateur qui sont restées identiques aux formules système. En revanche, cette opération ne modifiera pas les formules utilisateur que vous avez modifiées. Import/Export de la configuration Accès : Outils - Import/Export de la configuration Cet assistant vous permet d'importer dans un dossier ou d'exporter d'un dossier des modèles d'impressions et des vues personnalisées. Bienvenue... Avant tout traitement d'import ou d'export nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde de vos données en cliquant sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant !" Une fois la sauvegarde effectuée, cliquez sur le bouton Suivant. Choix de l'opération à effectuer L'assistant affiche par défaut le dossier ouvert, vous pouvez changer de dossier et indiquer le dossier sur lequel vous souhaitez effectuer le traitement, ainsi que l'opération souhaitée (import ou export). Une fois les paramètres définis, cliquez sur le bouton Suivant. Emplacement du fichier Cette étape vous permet d'indiquer : en import, l'emplacement du fichier à importer ; en export, l'emplacement et le nom du fichier à exporter. Une fois les emplacements définis, cliquez sur le bouton Suivant. Eléments à traiter Les éléments à traiter sont les modèles d'impression et les vues personnalisées. Choisissez le ou les éléments et cliquez sur le bouton Suivant Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement. Archivage Accès : Outils - Archivage L'archivage permet de conserver toutes les données de votre dossier dans un seul fichier à un moment choisi. Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents, et que les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. 135 EBP Compta Pratic Selon l’article 99 du Bulletin Officiel des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Traitement de l'archivage L'archivage passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'archivage des données. Bienvenue... Cette page est une page d'accueil, elle peut vous informer sur les obligations légales, les traitements que l'assistant va réaliser.... Suite à la lecture de ces informations, cliquez sur le bouton Suivant. Choix du dossier Cette étape permet de choisir le dossier à archiver et l'emplacement de l'archivage. • Sélectionnez le dossier à archiver Vous pouvez sélectionner le dossier à archiver à l'aide des icônes "...". Par défaut, le dernier dossier ouvert s'affiche. • Emplacement du dossier d'archivage sur votre disque dur. Vous devez indiquer l'emplacement du fichier archive (ZIP) à générer. Par défaut, le logiciel vous propose d'archiver vos données sur le disque dur, dans le répertoire du logiciel. Vous pouvez utiliser l'icône "..." pour changer l'emplacement du fichier sur votre disque dur. Cliquez ensuite sur le bouton Suivant, Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des répertoires que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement. L'archivage de données est une opération qui peut être longue. Format du fichier d'archive Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte (csv). Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type : Archives_Nomdel'application_Nomdudossier_datedujour.zip Le descriptif des fichiers se trouve dans le fichier Dictionary.xls, disponible dans l'archive. Les fichiers texte (csv) contiennent en premières lignes la description des champs, et les champs RTF (notes) apparaissent en clair. Si deux archives sont lancées le même jour, le premier fichier sera écrasé. Journal des événements Accès : Outils - Journal des événements Le journal des événements recense l'ensemble des événements qui nécessitent d'être tracés sur un même dossier. Ces événements sont de deux types : les événements sans justificatif et les événements avec justificatif. - Evénement sans justificatif : L'événement est automatiquement enregistré par l'application et sa génération est invisible à l'utilisateur. C'est le cas, par exemple, lorsque vous effectuez une clôture mensuelle - Evénement avec justificatif : L'événement est automatiquement créé par l'application, mais vous devez saisir une justification. C'est le cas, par exemple, lorsque vous demandez à modifier le type de numérotation d'un journal. 136 MANUEL 137 Dans tous les cas, il est possible d'éditer à tout moment le journal récapitulant tous les événements intervenus sur un dossier, et cela quelque soit l'exercice courant. OPTIONS Options - Services Internet Accès : Outils- Options Ces informations sont nécessaires pour réaliser la sauvegarde en ligne. Proxy HTTP / FTP Les parties FTP et HTTP servent à renseigner vos paramètres de connexion à Internet (pour la sauvegarde en ligne), notamment dans le cas où vous utilisez un proxy. Nous vous invitons à contacter votre installateur/Revendeur pour insérer les paramètres correspondants à votre installation. Sauvegarde en ligne Cette partie permet de définir : Mot de passe : mot de passe servant à créer/utiliser le compte de sauvegarde. Celui-ci est différent du mot de passe pour accéder au site EBP. Lors de la 1ère sauvegarde, le compte sera créé avec ce mot de passe, ensuite il sera utilisé pour s’identifier. E-Mail de notification : adresse à laquelle sera envoyé le rapport de sauvegarde 139 INFORMATIONS SOCIÉTÉ Assistance technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence, puis, au choix: • Par téléphone, au 0811 65 20 00 (Coût d'un appel local) : Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter, vous êtes sur une file d'attente. Nos services sont accessibles du lundi au jeudi de 8h à 19h et de 8h à 18h le vendredi. • Par e-mail, à l'adresse suivante : openline.support.fr@ebp.com. Nous nous engageons à vous répondre dans les 48h. *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. Nous vous invitons à contacter notre service commercial pour connaître les différents types de contrats d'assistance que nous proposons et choisir celui qui vous convient le mieux. Nous contacter EBP Informatique SA ZA Du Bel Air BP 95 Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex Tel : 01.34.94.80.00. Fax: 01.34.85.62.07. Retrouvez-nous sur le www.ebp.com : Vous pourrez consulter la liste de nos produits, activer en ligne votre produit, télécharger les dernières mises à jour, nous laisser un message, consulter les dernières promotions, etc... Glossaire Ce chapitre contient les définitions de termes principaux d'une gestion commerciale. Pour consulter la définition d'un terme précis, cliquer sur la 1er lettre de ce terme puis sur le terme. A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K, L, M, N, O, P, Q, R, S, T, U, V, W, X, Y, Z A A Echoir Le terme A échoir s'applique à des dettes et à des créances dont la date d'échéance (=la date de paiement) prévue n'est pas encore dépassée. B Balance La balance est un élément de contrôle permettant de s'assurer que les mouvements ont été enregistrés en respectant les principes de la comptabilisation en partie double. Elle permet également de contrôler la somme des mouvements de chaque compte ainsi que leur solde, sans entrer dans le détail des lignes d'écritures comme le Grand Livre. C Chiffre d'affaires Le chiffre d'affaires correspond au cumul de tous les comptes de ventes (comptes de racine 70). Clôture annuelle La clôture annuelle est une opération périodique qui vise à rendre intangibles tous les mouvements intervenus durant un exercice comptable et à présenter le résultat de cet exercice. Clôture mensuelle La clôture mensuelle est un traitement périodique et volontaire qui vise à rendre intangible le contenu d'un journal et d'un mois. Après une clôture mensuelle, si certains champs peuvent rester modifiables, d'autres sont définitivement figés et plus aucune nouvelle ligne ou écriture ne peut plus être créée ou supprimée. Comptes Le compte est la plus petite entité nécessaire au classement et à l'enregistrement des mouvements comptables. Tous les comptes d'un exercice sont regroupés dans le Plan Comptable et y sont regroupés par classe, puis par racines communes... Contrepartie Un journal de Trésorerie peut posséder deux types de contrepartie automatique. La contrepartie ligne à ligne : pour chaque ligne d'écriture saisie, le logiciel propose une autre ligne d'écriture mouvementant le compte de contrepartie du journal et équilibrant ainsi l'écriture. Plusieurs écritures distinctes existent donc au sein d'un même journal. La contrepartie en pied de journal : pour chaque ligne d'écriture saisie, le logiciel mouvemente la ligne de contrepartie située en pied de journal qui cumule tous les montants saisis. Une seule écriture existe donc au sein d'un même journal. Contrepassation La contrepassation est une opération qui vise à annuler une écriture comptable en inversant les sens de saisie. Créances Droit permettant à une entreprise (créancier) d'exiger d'une autre personne l'exécution d'une obligation (par exemple : paiement d'une somme d'argent par un client). Créditeurs Personne physique ou morale qui dispose d'une somme d'argent sur son compte bancaire ou sur son compte courant postal ou dans les livres de comptabilité d'une entreprise. D 141 EBP Compta Pratic Date système La date système est la date et l'heure de l'ordinateur. Débiteurs Personne physique ou morale qui doit une somme d'argent à un tiers. Dettes Les dettes d'une entreprise sont tous les moyens de financement externes qui sont mis à sa disposition des tiers (banques, fournisseurs, organismes sociaux...) et dont elle devra s'acquitter. E Échéances Correspond à une date à laquelle un règlement sera exigible au titre d'une facture. Elle pourra faire référence au net à payer de la facture ou à une partie seulement (dans ce cas la facture se compose de plusieurs échéances). La gestion d'un échéancier constitue la base de votre gestion financière et de votre trésorerie. Échéancier Document où figurent, dans l'ordre chronologique des échéances : - les dettes à payer (montants et créanciers) - les règlements à recevoir (montants et débiteurs) Echues Le terme Echus s'applique à des dettes et à des créances dont la date d'échéance (=la date de paiement) prévue est dépassée Ecritures Une écriture comptable est un ensemble de lignes d'écritures saisies dans un journal et dont la totalité des montants débiteurs et des montants créditeurs s'équilibrent. Exercice L'exercice comptable est une période de vie du dossier qui s'écoule entre l'établissement des comptes annuels et permet de déterminer un résultat. Un exercice comptable est le plus souvent d'une durée de 12 mois consécutifs, mais cette durée peut exceptionnellement être réduite à 1 jour ou augmentée jusqu'à 23 mois. Exercice courant L'exercice courant est l'exercice de travail sélectionné parmi tous les exercices existants sur le dossier. Définir un exercice courant peut être déterminant pour exécuter un certain nombre d'opérations. Extourne L'extourne est un terme comptable qui désigne un certain type d'écriture d'annulation. Il s'agit alors d'utiliser les mêmes comptes et mêmes montants que l'écriture d'origine en inversant le sens de saisie (Débit devient Crédit et Crédit devient Débit). Ce terme d'extourne s'utilise particulièrement dans le cadre des écritures de régularisation. F G Grand Livre Le Grand Livre est un document comptable qui regroupe tous les comptes existants sur l'exercice et détaille l'intégralité des mouvements qui les composent. Il est constitué par le report des lignes d'écritures mouvementées sur tous les journaux. Ainsi, la somme de tous les mouvements du Grand Livre doit être égale à la somme de tous les mouvements des journaux. I INSEE Institut National de la Statistique et des Etudes Economiques publie études et enquêtes statistiques sur la population, l'emploi, les salaires, les prix, les entreprises, la conjoncture économique, les comptes ... 142 Glossaire Source INSEE J Journal des événements Le journal des événements est un journal système qui répertorie toutes les informations, traitements ou changements de méthode importants intervenus sur un dossier. Journaux Un journal est un document comptable obligatoire sur lequel sont enregistrés tous les mouvements du dossier. Chacun de ces mouvements se comptabilise sous forme d'écritures, dont le solde doit obligatoirement être nul. Plusieurs journaux peuvent coexister sur un même exercice, ils sont regroupés dans le plan de journaux. L Ligne d'écriture Une ligne d'écriture est un élément constitutif d'une écriture comptable saisie dans un journal. Chaque ligne doit mentionner une date, un numéro de compte, un libellé faisant référence au document ayant servi de base à l'enregistrement, un montant débiteur ou un montant créditeur. Lettrage Le lettrage est un traitement disponible pour certains comptes qui vise à attribuer un même code et une même date de lettrage à plusieurs lignes d'écritures dont la somme des montants débiteurs et des montants créditeurs s'équilibre et que l'on considère comme liées à une même opération. M Marge Brute Une marge est, d'une façon générale, la différence entre un prix de vente et un coût. La marge brute permet de calculer la différence existant entre : - tous les comptes de ventes (comptes de racine 70), de production stockée (comptes de racine 71), de production immobilisée (comptes de racine 72), de produits nets partiels (comptes de racine 73) et de transfert de charges d'exploitation (comptes de racine 791) - et tous les comptes d'achats (comptes de racine 60). Menu contextuel Le menu contextuel est le menu disponible sur certains masques grâce au clic droit de la souris. Modes de règlement Définissent de quelle manière et dans quels délais les clients procéderont aux règlements des factures établies en leur nom. Montant négatif Les montants négatifs sont peu utilisés en comptabilité. Néanmoins, s'ils le sont, ils seront ensuite soustraits des montants positifs, ce qui pourra avoir des incidences sur le Bilan et le compte de résultat Les annulations d'écriture doivent normalement être faites en saisissant la même écriture dans les sens inverses à ceux de l'écriture d'origine (Débit devient Crédit - Crédit devient Débit). N NAF Nomenclature des Activités Françaises qui permet la codification de l'APE, c'est-à-dire de l'activité principale exercée dans l'entreprise ou l'association. Le code NAF est l'un des codes INSEE. Cette nomenclature d'activités françaises a été instaurée par le décret n 92-1129 du 2 octobre 1992. Le code NAF est apposé par l'INSEE lors de son enregistrement auprès du Registre des Greffes du Tribunal du 143 EBP Compta Pratic Commerce. On parle de code APE de 1973 à 1992 et de code NAF depuis le 1er janvier 1993. La nomenclature d'activités française révision 1 (NAF rév. 1, 2003) est la nouvelle nomenclature statistique nationale d'activités qui se substitue depuis le 1er janvier 2003 à la NAF de 1993. La NAF rév. 1 reprend tous les niveaux de la NACE rév. 1.1 (nomenclature d'activités de la communauté européenne) et y ajoute un niveau national qui éclate (ou non) les classes de la NACE (niveau le plus détaillé) pour tenir compte des spécificités et des habitudes nationales. La nomenclature d'activités française révision 2 (NAF rév. 2, 2008) est la nouvelle nomenclature statistique nationale d'activités qui se substitue depuis le 1er janvier 2008 à la NAF rév. 1 datant de 2003. Depuis le 1er janvier 2008 (révision 2-2008), le code NAF est composé de 4 chiffres et une lettre. Exemple d'utilisation du code NAF : On le trouve sur le bulletin de salaire, c'est un élément obligatoire. N° TVA intracommunautaire Créé, le 1er janvier 1993, pour garantir les échanges commerciaux intracommunautaires. Pour la France, il est composé des lettres FR ajoutées d'une clé de deux chiffres attribuée par le centre des impôts du lieu d'exercice de l'entreprise, et du numéro SIREN.* Par exemple d'un N° d'entreprise : FR 74 451 784 746. Source INSEE O Opérations Diverses Un journal d'Opérations Diverses est un journal destiné à comptabiliser des mouvements qui ne peuvent pas être rattachés aux autres types de journaux existants sur l'exercice (achats, ventes, trésorerie) P R Rapprochement Un rapprochement est un état périodique permettant de vérifier la concordance entre un compte "Banque" tenu sur le dossier et le relevé bancaire adressé par cette banque. Règlements Opération permettant de solder une transaction financière. C'est l'acte par lequel s’éteint une obligation liée à une vente ou un achat entre deux ou plusieurs parties. Régularisation La vie d'une entreprise est découpée en exercices. Cela entraîne l'obligation de corriger les charges et produits afin que le résultat de chaque exercice soit déterminé de la façon la plus exacte possible. Pour ce faire, il est nécessaire de comptabiliser un certain nombre d'écritures de régularisation afin que chaque exercice enregistre uniquement ce qui lui incombe et rien d'autre. Ce type de régularisation doit être exécutée au moins une fois par exercice (avant de procéder à la clôture annuelle). Les écritures de régularisation répondent à des règles précises. Elles comprennent deux grands groupes (Charges à payer ou Produits à recevoir / Charge ou Produits constatés d'avance). Report A Nouveaux Le Report A Nouveaux est destiné à enregistrer le résultat de l'exercice. Il peut être bénéficiaire ou déficitaire. Résultat comptable Le résultat comptable est la différence existant entre la somme de tous les comptes de produits (comptes de racine 7) et tous les comptes de charges (comptes de racine 6). 144 Glossaire S Sens de saisie Une ligne d'écriture possède un seul et unique sens de saisie : il peut être débiteur (si le montant est saisi au débit) ou créditeur (si le montant est saisi au crédit). S.I.E Service Inter-Entreprise du Trésor Public dont dépend le dossier et auquel doit être adressée la déclaration de TVA. Simulation La simulation est un statut qui peut être attribué à une écriture pour la distinguer des autres écritures du dossier (écritures non validées ou validées). Ce statut peut être attribué temporairement et modifié à la demande. SIREN Système d’Identification du Répertoire des Entreprises qui est un code INSEE. Il est attribué aux entreprises françaises lors de leur immatriculation quelle que soit leur forme juridique. Le SIREN identifie de façon unique chaque entreprise. Les SIREN existent au sein d'un répertoire géré par l'INSEE, SIRENE. Il est national, invariable et dure le temps de la vie de l'entreprise. Il correspond au NIR (n° de sécurité sociale) des personnes physiques. Il est composé de neuf chiffres, les huit premiers sont attribués séquentiellement, sauf pour les organismes publics commençant par 1 ou 2, le neuvième est une clé de contrôle. Il sert de base pour le numéro d'inscription au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), pour le numéro d'inscription au Répertoire des Métiers (RM) et pour le numéro d'opérateur sur le marché intracommunautaire (TVA) N° Siren : 732 829 320. Source INSEE SIRET Le numéro SIRET est un identifiant d'établissement. Cet identifiant numérique de 14 chiffres est articulé en deux parties : - la première est le numéro SIREN de l'entreprise (ou unité légale ou personne juridique) à laquelle appartient l'unité SIRET ; - la seconde, habituellement appelée NIC (Numéro Interne de Classement), se compose d'un numéro d'ordre à quatre chiffres attribué à l'établissement et d'un chiffre de contrôle, qui permet de vérifier la validité de l'ensemble du numéro SIRET. Source INSEE T Taux de TVA Les taux de TVA sont régis par l'Etat, qui distingue les taux applicables en France continentale (19,6 %, 5,5 % et 2,1 %) et des taux spécifiques à la Corse et aux DOM. Territorialité de la TVA Le choix de la territorialité permet de déterminer si une opération est soumise à la TVA française, à la TVA d'un autre Etat membre de l'Union Européenne ou n'y est pas soumise. Transfert le transfert comptable est une opération qui vise supprimer une écriture comptable d'un journal/mois d'origine et de la transférer sur un autre journal/mois. TVA Taxe sur la valeur ajoutée Impôt indirect qui, à chaque stade de la production et de la commercialisation, frappe la différence entre le prix d'achat d'un produit à un stade et son prix de vente au stade suivant. Sauf exception, sont concernés tous les biens et les services consommés ou utilisés en France, qu'ils soient d'origine française ou étrangère. La TVA est payée par les entreprises, ou par les personnes physiques assujetties, sur la base du montant facturé en France à leurs clients après déduction des montants de TVA qui ont grevé leurs propres acquisitions de biens ou de services. 145 EBP Compta Pratic 146 Institué en France en 1954, cet impôt, dont le taux varie suivant les types de biens et de services, a été progressivement adopté à l'étranger, notamment par les États membres de l'Union européenne. Source INSEE V Validation La validation est opération qui vise à rendre intangible une écriture comptable ou un ensemble d'écritures comptables. Index 2 Code régime ......................................... 117, 120 2050 ........................................................... 132 Codes postaux ............................................. 111 2051 ........................................................... 132 Colonnes ....................................................... 12 2052 ........................................................... 132 Colonnes optionnelles ..................................... 33 2053 ........................................................... 132 Commencer ................................................... 17 A Communication Entreprise Expert ................... 129 A 30, 102 Compararatif des résultats cumulés .................. 28 A Nouveaux ........................................ 23, 52, 96 Comparatif chiffre d'affaire, résultat comptable et A Nouveaux automatiques ......................... 23, 96 marge brute ................................................ 28 A Nouveaux manuels ................................ 23, 96 Comparatif entre deux exercices ....................... 24 Accéder à la saisie .......................................... 32 Compléter à droite par des zéros .................... 121 Actions ............................................................ 8 Compte de banque ....................................... 104 Activer Annuler Refaire .................................. 121 Compte de régularisation au crédit ................. 121 Afficher le tableau de bord ............................... 28 Compte de régularisation au débit .................. 121 Ajouter une écriture .................................. 35, 44 Compte de résultat .................................. 24, 132 Ajouter une ligne ...................................... 35, 44 Comptes ............ 19, 23, 30, 31, 72, 102, 103, 106 Alerte sur les doublons des numéros de pièce .. 121 Configuration requise ........................................ 5 Alerte sur les numéros de pièces .................... 121 Confirmation d'une écriture .............................. 22 Alertes sur les comptes ................................. 121 Confirmer l'écriture ................................... 38, 47 Alertes sur les montants ................................ 121 Consultation ................... 7, 19, 29, 39, 48, 58, 84 Annuler ............................................ 35, 44, 121 Consultation / Lettrage .................................... 29 Aperçu des impressions ................. 83, 94, 99, 125 Consultation de compte ............................. 91, 93 Archivage .................................................... 135 Contact et adresse sur une fiche compte .... 31, 103 Assistance technique ..................................... 139 Contacts ...................................................... 119 Assistant de clôture annuelle ............................ 98 Contenu système des déclarations .................. 110 Autoriser/interdire le lettrage approché ...... 30, 102 Contrepasser l'écriture .............................. 38, 47 Autres fonctions en saisie .......................... 38, 47 Contrôles des pointages .................................. 52 Autres Tierrs ........................................... 30, 102 Convention utilisation EBP ................................. 3 Avoir .................................................. 39, 48, 56 Coordonnées ................................... 31, 103, 115 Avoirs à émettre ........................................... 121 Coordonnées bancaires ................................. 104 Avoirs non parvenus ..................................... 121 Couleur de fond ............................................ 124 Avoirt avec échéances ............................... 39, 48 Cumul des journaux/mois ................................ 32 B D Balance ......................................................... 24 Date de génération des A Nouveaux.................. 96 Balance Clients et Fournisseurs ........................ 29 Date de l'échéance ................................... 39, 48 Balance d'ouverture .................................. 23, 96 Date d'échéance ....................................... 33, 43 Balance interactive ................................... 84, 93 Dates des exercices ........................................ 96 Balance mensuelle .......................................... 24 Décaissement .......................................... 29, 57 Balance standard ............................................ 24 Décaissement fournisseur ................................ 57 Balance trimestrielle ....................................... 24 Déclaration de TVA .... 23, 29, 64, 66, 72, 109, 110 Banque par défaut ........................................ 121 Déclarations ................................................... 64 Banques ...................................................... 104 Déclôture mensuelle ..................................... 132 Barre de navigation .......................................... 7 Déletttrage ......................................... 59, 86, 88 Barre de tâches ................................................ 7 Démarrer Consultation .................................... 84 Barres d'outils ................................................ 10 Démarrer Exercices/Clôtures ............................ 94 Base de données .......................................... 128 Démarrer Paramètres .................................... 100 BBAN .......................................................... 104 Démarrer une tâche ...................... 29, 84, 94, 100 BIC ............................................................. 104 Démonstration ................................................. 5 Bilan ...................................................... 24, 132 Départements .............................................. 111 C Différents modes de saisie ............................... 20 Capital ................................................... 30, 102 Disponibiltés .................................................. 28 Case Néant .................................................... 66 Données de base ............................................ 18 Catégorie d'impression .................. 83, 94, 99, 125 Données principales ........................................ 17 CCA ............................................................ 121 Dossier 23, 115, 116, 117, 118, 119, 120, 121, 124 Centres des Impôts ................................ 117, 120 Doublons des numéros de pièce ................. 56, 57 Champs de saisie .............................................. 8 Doublons des numéros de pièces ...................... 54 Changer d'exercice ......................................... 19 E Charge ou produit constaté d'avance........... 38, 47 Ecart maximum ............................................ 121 Charges .................................................. 30, 102 Echéance en rouge ................................... 39, 48 Charges à recevoir ........................................ 121 Echéance rayée ........................................ 39, 48 Charges constatées d'avance ......................... 121 Echéances ............................................... 22, 52 Charges ou produits constatés d'avance .......... 121 Echéancier ................................... 22, 24, 52, 121 Choix de l'échéance de l'avoir .................... 39, 48 Echéancier / Réglement ................................... 29 Civilités ....................................................... 111 Echéancier de la facture ....................... 22, 38, 47 Clients ................................................... 30, 102 Echéancier du compte ............................... 38, 47 Clôture annuelle .................................. 24, 94, 98 Echéancier Factures .................................. 39, 48 Clôture mensuelle ................................ 23, 94, 97 Echéancier Règlements ............................. 39, 48 Code lettrage ...................................... 59, 86, 88 Echéanciers .................................. 38, 39, 47, 48 Code NAF .................................................... 115 Echéanciers / Règlements .................................. 7 147 EBP Compta Pratic Ecran de démarrage ........................................ 29 Impressions .............. 24, 83, 84, 94, 99, 125, 132 Ecriture de régularisation ............................... 121 Imprimer ....................................................... 24 Ecritures de régularisation ......................... 38, 47 Imprimer le Grand Livre .................................. 24 Ecritures déséquilibrées ................................. 124 Imprimer un bilan ........................................... 24 Ecritures guidées ............................... 54, 56, 107 Imprimer un compte de résultat ....................... 24 Editeur de filtres ............................................. 13 Imprimer un échéancier .................................. 24 Editeur de modèle .......................................... 24 Imprimer un journal ........................................ 24 Editeur de modèles ....................................... 132 Imprimer un journal centralisateur ................... 24 Encadrer l'écriture courante ........................... 124 Imprimer un rapprochement ............................ 24 Encaissement ........................................... 29, 57 Imprimer une balance ..................................... 24 Encaissement client ........................................ 57 Informations société ..................................... 100 Environnement de saisie ................................ 124 Informations sur une fiche compte ............. 31, 103 Environnement par défaut ............................. 124 Insérer une ligne ...................................... 35, 44 Equilibrage .................................................. 121 Installation ...................................................... 5 Equilibrer l'écriture ................................... 35, 44 Interface ......................................................... 7 Etat .............................................................. 96 Internet ....................................................... 137 Etat de l'exercice ............................................ 96 Introduction ..................................................... 1 Etat de rapprochement .............................. 20, 62 Itinéraire ................................................ 31, 103 Etat des créances et dettes .............................. 28 J Evolution des recettes et des dépenses par mois 28 journal .......................................................... 24 Exercice ........................................................ 19 Journal centralisateur ...................................... 24 Exercice courant ....................................... 19, 95 Journal de banque ........................................ 104 Exercices comptables ........................... 18, 95, 96 Journal de régularisation ............................... 121 Exercices/Clôtures ...................................... 7, 94 Journal des évènements ........................... 25, 136 Expert Cabinet ............................................. 118 Journaux ........................................ 19, 100, 101 Export ......................................................... 129 L Lettrage 19, 22, 29, 39, 48, 58, 59, 84, 86, 88, 90, 121 Export du schéma de la base de données ........ 128 Exporter ........................................................ 12 Exporter la base de données .......................... 128 Lettrage approché ........................................ 121 F Lettrage automatique ................................ 84, 87 Facture.................................................... 39, 48 Liasse fiscaile ............................................... 129 Facture Client ................................................. 29 Libellés des écritures guidées ........................... 54 Facture d'achat .............................................. 56 Libellés type ................................................ 108 Facture de vente ............................................ 56 Lignes non déclarées ....................................... 64 Facture Fournisseur ........................................ 29 Lignes sur Débits ............................................ 64 Facture négative ....................................... 39, 48 Lignes sur Encaissements ................................ 64 Facture non parvenue ............................... 38, 47 Liste déroulante ............................................... 9 Facture non parvenue ou à émettre ................ 121 Liste des déclarations de TVA sauvegardées ....... 64 Factures à émettre ....................................... 121 Liste des déclarations par défaut .................... 110 Factures non parvenues ................................ 121 Liste des écritures guidées ............................... 54 FAE ............................................................. 121 Liste des exercices .......................................... 95 Fenêtre de saisie ...................................... 35, 44 Liste des rapprochements ................................ 61 Fenêtre d'impression ....................................... 24 Liste page ................................................ 11, 12 Fenêtre principale de navigation ................. 11, 12 Logo ........................................................... 118 Fermer .......................................................... 28 Logs ........................................................... 136 Fermer la saisie ........................................ 35, 44 Longueur des comptes généraux .................... 121 Feuillest à inclure dans une déclaration de TVA... 64 Longueur des numéros de pièce ..................... 121 Feuillets ...................................................... 132 M Fiche ............................................................. 14 Ma trésorerie ................................................. 57 Fiche Tiers .............................................. 31, 103 Maintenance de données ............................... 130 Filtre automatique .......................................... 13 Maintenance sur les journaux ......................... 132 Filtres ................................... 13, 83, 94, 99, 125 Menu contextuel ............................................. 12 Filtres et aperçus ............................................ 24 Menus ............................................................. 7 FNP ............................................................. 121 Mes achats .................................................... 56 Formules des guides de saisie .......................... 56 Mes écritures comptables ..................... 42, 43, 52 Fournisseurs ........................................... 30, 102 Mes ventes .................................................... 56 G Message des situations de comptes ................. 121 Génération des AN .......................................... 96 Messages..................................................... 121 Gestion de la TVA .................................. 117, 120 Mise à jour d'une fenêtre ...................... 58, 84, 90 Gestion des doublons .................................... 121 Modèles de guide ............................................ 54 Glossaire ..................................................... 141 Modèles de guides ........................................ 107 Grand Livre .................................................... 24 Modèles de libellé ......................................... 108 Grand Livre Interactif ................................ 84, 91 Modèles d'impression .............. 24, 83, 94, 99, 125 Grille horizontale .......................................... 124 Modes de règlement...................................... 113 Grille verticale .............................................. 124 Modes de saisie .............................................. 20 I Modifier la saisie guidée ............................ 38, 47 IBAN ........................................................... 104 Modifier l'écriture comptable ............................ 52 Identification ................................................ 116 Mois en cours ................................................. 32 Immbobilisations ..................................... 30, 102 Montants négatifs ......................................... 121 Impirmer un comparatif entre deux exercices .... 24 Mot de passe ............................................... 124 Import ........................................................ 129 Mots clés ....................................................... 24 Import/Export de la configuration ................... 135 Moyen de paiement .................................. 33, 43 148 Index Moyen de paiement par défaut ....................... 121 Règles de numérotation des guides de saisie ...... 56 Moyens de paiement .............................. 112, 113 Régularisation d'une déclaration de TVA ............ 23 N Régularisations d'une déclaration de TVA ........... 66 Nature d'achats saisie pratique .................. 30, 102 Relevés bancaires ........................................... 29 Nature de vente saisie pratique ................. 30, 102 Remboursement ....................................... 39, 48 Natures de comptes ...................................... 106 Rembourser un avoir ................................. 35, 44 Natures de taxes ................................... 117, 120 Remise .......................................................... 56 Ne plus afficher le tableau de bord .................... 28 Remise de chèques ................................... 29, 57 Néant ............................................................ 66 Répartir sur la sélection ............................. 39, 48 Nombre de chèques par chéquier .................... 121 Répartir sur toutes les échéances ............... 39, 48 Notes ............................................................ 15 Restauration .................................................. 25 Nous contacter ............................................. 139 Restauration de dossier ................................. 127 Nouveau dossier ............................................. 27 Reste à affecter ........................................ 39, 48 Nouveau règlement .................................. 39, 48 RIB ............................................................. 104 Nouvelle écriture comptable ............ 32, 42, 43, 52 Rouge ..................................................... 39, 48 O S Options ........... 115, 116, 118, 119, 121, 124, 137 S.I.E .................................................... 117, 120 Options de base ............................................. 17 Saisie ... 32, 33, 35, 38, 39, 42, 43, 44, 47, 48, 108 Options de calcul ................................... 117, 120 Saisie au kilomètre ......................................... 20 Options de saisie par journal .......................... 121 Saisie comptable ................................. 20, 32, 42 Outils .............. 121, 126, 127, 130, 131, 132, 135 Saisie d'une seule écriture ............................... 42 Outils de requêtage ...................................... 131 Saisie mois courant ......................................... 29 Ouvrir ........................................................... 27 Saisie non comptable ...................................... 20 P Saisie par classeur .......................................... 20 Paramétrage avancé d'un compte .............. 31, 103 Saisie par écriture ......... 35, 38, 39, 43, 44, 47, 48 Paramétrage des comptes pour la TVA .............. 72 Saisie par écriture comptable ........................... 20 Paramétrage d'un compte ......................... 31, 103 Saisie par guide ............................ 20, 21, 54, 107 Paramètres ....................................... 7, 109, 110 Saisie par guides ............................... 54, 56, 107 Pays ........................................................... 112 Saisie par journal ... 20, 21, 29, 32, 33, 35, 38, 39, PCA ............................................................ 121 44, 47, 48, 52 Périodicité de la déclaration de TVA ......... 117, 120 Saisie pratique .................................... 20, 56, 57 Plan ....................................................... 31, 103 Saisir la balance d'ouverture ........... 32, 39, 48, 52 Plan comptable ................................ 30, 100, 102 Saisir une balance d'ouverture ................... 35, 44 Plan de journaux .......................................... 100 Sauvegarde .................................... 25, 126, 128 Plan de regroupement ................................... 132 Sauvegarde à l'équilibre ................................ 121 Pointage ............................................. 22, 39, 48 Sauvegarde automatique dès l'équilibre de Pointage bancaire ........................................... 29 l'écriture ................................................... 121 Pointages ........................................... 22, 39, 48 Sauvegarde en fichier texte ........................... 126 Pointages bancaires ........................................ 29 Sauvegarde en ligne ....................... 126, 128, 137 Pointée ? ................................................. 39, 48 Sauvegarde rapide ........................................ 126 Précédent ................................................ 35, 44 Sauvegarder et Fermer la saisie ................. 35, 44 Présentation de la fenêtre de saisie ............. 35, 44 Sauvegarder la saisie ................................ 35, 44 Présentation des vues ..................................... 13 Schémas d'écritures ........................................ 72 Principes de clôture annuelle ............................ 98 Schémas d'écritures pour la TVA ...................... 72 Principes de la saisie par guide ......................... 54 Services Internet .......................................... 137 Produits .................................................. 30, 102 Simuiler l'écriture ..................................... 38, 47 Produits à recevoir ........................................ 121 Simulation ..................................................... 97 Produits constatés d'avance ........................... 121 Simulation d'une écriture ................................. 22 Proxy .......................................................... 137 Situation de compte ........................................ 24 Q Situation de comptes .................................... 121 Quel mode de saisie choisir ? ........................... 20 Situation de trésorerie ..................................... 28 Quitter .......................................................... 28 Situations de comptes ............................... 24, 29 Quotidien................................................... 7, 29 Solde porgressif ............................................. 90 R Solde progressif ....................................... 58, 84 Raccourci ....................................................... 27 Solvabilité .............................................. 31, 103 RAN .............................................................. 52 Statut des lignes ...................................... 33, 43 Rapprochement .............................................. 24 Statut Non validé ............................................ 22 Rapprochement automatique ..................... 20, 61 Statut Simulé ........................................... 22, 97 Rapprochement bancaire ......... 20, 29, 61, 62, 121 Statut Validé ............................................ 22, 97 Rapprochement manuel ........................ 20, 61, 62 Stocks .................................................... 30, 102 Rayé ....................................................... 39, 48 Suivant ................................................... 35, 44 Recalcul ...................................................... 130 Suppression d'écritures ................................... 52 Recalculer la déclaration de TVA ....................... 64 Supprimer les écritures ................................... 52 Recherche d'écritures ................................ 29, 52 Supprimer un dossier .................................... 131 Refaire ............................................. 35, 44, 121 Supprimer une écriture ............................. 35, 44 Régimes de TVA ........................................... 110 Supprimer une ligne.................................. 35, 44 Règlement ............................................... 39, 48 Syntaxe ....................................................... 132 Régler ..................................................... 35, 44 T Régler la facture ....................................... 39, 48 Tabbleau de bord ............................................ 29 Régler l'échéance ..................................... 39, 48 Tableau de bord ............................................. 28 Régler une facture .................................... 35, 44 Taux de TVA ......................................... 100, 109 Règles de libellés des guides de saisie ............... 56 Taxes .......................................................... 110 149 EBP Compta Pratic 150 Territorialité ................................... 110, 117, 120 Textes enrichis ............................................... 10 Tous les journaux ........................................... 32 Tous les mois ................................................. 32 Tout est prêt .................................................. 18 Traitements sur les écritures ...................... 38, 47 Transférer l'écriture .................................. 38, 47 Trier les écritures ........................................... 52 TVA ................ 23, 64, 66, 72, 109, 110, 117, 120 Type d'opération ................................... 117, 120 Types de TVA ............................................... 109 Types d'opérations ........................................ 110 V V 30, 102 Valeurs par défaut ........................................ 121 Validation des écritures ............................. 94, 97 Validation d'une écriture .................................. 22 Valider la déclaration de TVA ............................ 64 Valider l'écriture courante .......................... 38, 47 Valider tout .............................................. 38, 47 Virement ....................................................... 57 Visualiser les pointages ............................. 39, 48 Voir document .......................................... 35, 44 Volet de navigation ........................................... 7 Vues ....................................................... 13, 62 EBP Comptabilité Open Line Pro Table des matières Félicitations ! ........................................................................................................................................ 1 Convention d'utilisation d'EBP ................................................................................................................. 3 Préambule ......................................................................................................................................... 3 Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) ..................................................... 3 Étendue des obligations de support d’EBP .............................................................................................. 3 Assistance de proximité sur le site ........................................................................................................ 3 Sauvegarde des données ..................................................................................................................... 3 Limitation de garantie ......................................................................................................................... 3 Limitations de responsabilité ................................................................................................................ 4 Dispositions finales ............................................................................................................................. 4 MISE EN ROUTE .................................................................................................................................... 5 Configuration minimale requise ............................................................................................................ 5 Installation......................................................................................................................................... 5 Le dossier de démonstration ................................................................................................................ 5 Activation du logiciel ........................................................................................................................... 5 Comment obtenir le code d'activation ? ............................................................................................... 5 Introduction du code d'activation manuellement .................................................................................. 5 INFORMATIONS GÉNÉRALES ................................................................................................................... 7 Interface ............................................................................................................................................ 7 Présentation du volet de navigation ....................................................................................................... 7 Détail des groupes et fonctions associées ............................................................................................ 7 Les Actions ........................................................................................................................................ 9 LES MASQUES DE SAISIE .................................................................................................................... 9 Les champs de saisie ........................................................................................................................ 9 Liste déroulante ............................................................................................................................... 9 La barre d'outils des textes enrichis .................................................................................................. 10 FENETRE PRINCIPALE DE NAVIGATION ................................................................................................ 11 La fenêtre principale de navigation ................................................................................................... 11 Menu contextuel des colonnes ......................................................................................................... 12 Export à partir de la fenêtre principale de navigation .......................................................................... 13 Les filtres ...................................................................................................................................... 13 Les vues ....................................................................................................................................... 13 GESTION D'UNE FICHE ...................................................................................................................... 14 Gestion d'une fiche ......................................................................................................................... 14 Notes ........................................................................................................................................... 15 GUIDE ................................................................................................................................................ 17 COMMENCER .................................................................................................................................... 17 Comment commencer ? .................................................................................................................. 17 Comment créer les données principales ? .......................................................................................... 17 Options à remplir dès maintenant .................................................................................................... 17 Les données de base ...................................................................................................................... 18 Tout est prêt ! ............................................................................................................................... 18 TRAVAILLER ..................................................................................................................................... 18 Comment créer un exercice ? .......................................................................................................... 18 Comment changer d'exercice courant ............................................................................................... 19 Comment créer un journal ? ............................................................................................................ 19 Comment créer un compte ? ........................................................................................................... 19 Comment consulter un compte ? ...................................................................................................... 19 Comment lettrer ou délettrer un compte ?......................................................................................... 19 Comment créer un rapprochement ? ................................................................................................ 20 Quel mode de saisie faut-il choisir ? ................................................................................................. 20 Comment saisir dans un journal ? .................................................................................................... 21 Comment saisir dans un guide ? ...................................................................................................... 21 Saisie au kilmomètre ...................................................................................................................... 22 Comment saisir en saisie pratique ? ................................................................................................. 24 Comment simuler, confirmer ou valider une écriture ? ........................................................................ 24 Comment gérer les écritures de régularisation ? ................................................................................ 25 Comment gérer les échéances ? ....................................................................................................... 25 Comment effectuer une déclaration de TVA ? .................................................................................... 26 Comment effectuer la clôture mensuelle ? ......................................................................................... 26 Comment générer les A Nouveaux ? ................................................................................................. 26 Comment effectuer la clôture annuelle ? ........................................................................................... 27 Comment imprimer ? ...................................................................................................................... 27 DIVERS ........................................................................................................................................... 28 Comment consulter le journal des événements ? ................................................................................ 28 Comment sauvegarder ? ................................................................................................................. 28 Comment restaurer ?...................................................................................................................... 28 MANUEL ............................................................................................................................................. 29 iii EBP Comptabilité Open Line Pro FICHIER .......................................................................................................................................... 29 Nouveau dossier ............................................................................................................................ 29 Créer un nouveau raccourci ............................................................................................................. 29 Ouvrir un dossier ........................................................................................................................... 30 Fermer un dossier .......................................................................................................................... 30 Quitter l'application ........................................................................................................................ 30 AFFICHAGE ...................................................................................................................................... 30 Tableau de bord ............................................................................................................................. 30 Ecran de démarrage ....................................................................................................................... 31 QUOTIDIEN ...................................................................................................................................... 31 Quotidien - Démarrer une tâche ....................................................................................................... 32 PLAN COMPTABLE ENTREPRISE ........................................................................................................ 32 SAISIE PAR JOURNAL ..................................................................................................................... 35 RECHERCHE D'ÉCRITURES .............................................................................................................. 56 SAISIE AU KILOMETRE ................................................................................................................... 57 SAISIE PAR GUIDE ......................................................................................................................... 60 SAISIE PRATIQUE .......................................................................................................................... 62 CONSULTATION/LETTRAGE ............................................................................................................. 64 RELEVÉ BANCAIRE ......................................................................................................................... 67 RAPPROCHEMENT BANCAIRE ........................................................................................................... 69 ÉCRITURES DE RÉGULARISATION .................................................................................................... 73 DÉCLARATION DE TVA .................................................................................................................... 81 Impression - Fenêtre principale de navigation .................................................................................. 100 CONSULTATION .............................................................................................................................. 101 Consultation - Démarrer une tâche ................................................................................................. 101 CONSULTATION/LETTRAGE ........................................................................................................... 101 LETTRAGE AUTOMATIQUE ............................................................................................................. 104 LETTRAGE SIMPLIFIÉ .................................................................................................................... 105 GRAND LIVRE INTERACTIF ............................................................................................................ 109 BALANCE INTERACTIVE ................................................................................................................ 110 Impression - Fenêtre principale de navigation .................................................................................. 111 ÉCHÉANCIER / REGLEMENTS ............................................................................................................ 112 Echéanciers / Règlements - Démarrer une tâche .............................................................................. 112 CONSULTATION ........................................................................................................................... 112 LETTRAGE AUTOMATIQUE ............................................................................................................. 115 CLIENTS ..................................................................................................................................... 116 FOURNISSEURS ET AUTRES TIERS ................................................................................................. 121 DONNEES ................................................................................................................................... 126 Impression - Fenêtre principale de navigation .................................................................................. 131 EXERCICES/CLOTURES .................................................................................................................... 132 Exercices/Clôtures - Démarrer une tâche ........................................................................................ 132 EXERCICES ................................................................................................................................. 132 GESTIONNAIRE DE JOURNAUX ...................................................................................................... 134 CLOTURE ANNUELLE ..................................................................................................................... 135 Impression - Fenêtre principale de navigation .................................................................................. 136 PARAMETRES ................................................................................................................................. 137 Paramètres - Démarrer une tâche .................................................................................................. 137 JOURNAUX .................................................................................................................................. 138 PLAN COMPTABLE ENTREPRISE ...................................................................................................... 139 BANQUES .................................................................................................................................... 142 NATURES DE COMPTE ................................................................................................................... 144 MODELES DE GUIDE ..................................................................................................................... 144 MODELES DE LIBELLE ................................................................................................................... 145 TAXES ........................................................................................................................................ 146 DIVERS ....................................................................................................................................... 148 SOCIÉTÉ ..................................................................................................................................... 152 UTILISATEURS ............................................................................................................................. 163 Impression - Fenêtre principale de navigation .................................................................................. 166 OUTILS .......................................................................................................................................... 167 Sauvegarde rapide ....................................................................................................................... 167 Sauvegarde ................................................................................................................................. 167 Restauration ................................................................................................................................ 168 Historique de sauvegarde .............................................................................................................. 169 Sauvegarde en ligne ..................................................................................................................... 169 Export du schéma de la base de données ........................................................................................ 170 Communication Entreprise-Expert .................................................................................................. 170 Exporter les liasses fiscales ........................................................................................................... 171 Assistant de maintenance des données ........................................................................................... 171 Outil de requêtage ....................................................................................................................... 172 Supprimer un dossier ................................................................................................................... 173 Maintenance sur les journaux ........................................................................................................ 173 Purger le plan comptable .............................................................................................................. 174 iv Table des matières v Purger les relevés bancaires .......................................................................................................... 174 Editeur de modèles ...................................................................................................................... 174 Plan de regroupement .................................................................................................................. 174 Import/Export de la configuration .................................................................................................. 177 Archivage .................................................................................................................................... 177 Journal des événements ............................................................................................................... 178 OPTIONS .................................................................................................................................... 179 INFORMATIONS SOCIÉTÉ ................................................................................................................... 181 Assistance technique ....................................................................................................................... 181 Nous contacter ............................................................................................................................... 181 Glossaire .......................................................................................................................................... 183 Index ............................................................................................................................................... 189 1 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM Pro 2010 et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : La touche F1 ou le bouton Aide pour une aide directe sur un écran précis, Le menu ? - Aide + Nom du module ouvert, pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. Convention d'utilisation d'EBP Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou Internet en mode "terminal server" (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite 3 EBP Comptabilité Open Line Pro 4 y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Version 2.0: Janvier 2008 MISE EN ROUTE Configuration minimale requise La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante : Processeur : P4 2 GHz ou équivalent Mémoire : 1 Go Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits Espace disque libre : 1.5 Go Systèmes d'exploitation supportés : o Windows XP SP2, o Windows Vista SP1 bits & 64 bits, o Windows 7 32 bits & 64 bits. Windows XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l'acquisition préalablement à l’installation du logiciel. Installation Lors de l'installation, la présence des composants ci-dessous est vérifiée : Windows installer 3.1 Internet Explorer 6.0 SP1 Framework 2.0 S'ils ne sont pas présents sur le poste, ils sont automatiquement installés lors de la procédure. SQL Server 2005 est également installé avec une instance "ebp". L'instance "Ebp" permet de réaliser des créations de dossiers, sauvegardes et restaurations simplifiées. Ensuite, les éléments composant l'intégré sont installés. Le dossier de démonstration Accès : Menu Fichier / Ouvrir Le dossier Démonstration vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement d'ouvrir le dossier afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier-société. A l'ouverture du dossier de démonstration, une page d'accueil apparaît affichant une synthèse de l'activité (tableau de bord). Activation du logiciel Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM Pro 2010 Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d'activation qui est fourni par EBP. Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours. Au delà, le logiciel passe en version limitée en nombre de données : 20 articles, 20 documents, 100 écritures comptables et les impressions porteront la mention "Démonstration". Après cette limite, vous devrez saisir votre code d'activation pour ouvrir votre dossier. Comment obtenir le code d'activation ? Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Activer votre logiciel). L’activation du logiciel se faisant via le site Internet EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Vous n’aurez ensuite qu’à suivre les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d'Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel. Introduction du code d'activation manuellement Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel. La fenêtre d'activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes : Clé PC : elle est rensignée automatiquement et est indispensable pour l'activation du logiciel. 5 EBP Comptabilité Open Line Pro 6 Nom de l'entreprise : Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier en respectant la même syntaxe (points, majuscules). Licence : Vous devez saisir ici le numéro de licence indiqué sur le courrier "Licence d'utilisattion" joint à la boîte du logiciel. Clé Web : Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. Code d'activation : Vous devez saisir ici le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espace ni point, qu'EBP vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement apparaît : • Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel correspond ce code. • Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? - Activer votre logiciel. INFORMATIONS GÉNÉRALES Interface EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM Pro évolue dans un environnement Windows XP ou supérieur. Ainsi, les règles de fonctionnement à l'intérieur du logiciel restent les mêmes que votre environnement de travail quotidien : • Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter. • Des barres d'outils et d'application permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple clic sur les icônes. • Un volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les données. • Une barre d’état (en bas de l'écran) qui contient : ƒ Le nom du dossier : Le positionnement du curseur sur le nom du dossier permet d'afficher le chemin du raccourci du dossier. Un clic sur le nom du dossier affiche la volumétrie des tables de la base de données (tables et nombre d'enregistrements). ƒ L'utilisateur connecté : Le positionnement du curseur sur le code utilisateur permet d'afficher le nom complet de cet utilisateur. Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur. ƒ L'icône EBP : Un clic sur l'icône permet d'accéder à la page d'accueil du site EBP. Lorsque vous êtes sur une liste, le nombre d'enregistrements sélectionné et le nombre d'enregistrement total sont affichés. Exemple : pour une liste clients de 20 enregistrements et sélection de 2 lignes, l'affichage dans la barre d'état sera 2/20. • Une gestion des fenêtres principales de navigation associée à de nombreuses possibilités de recherches (avec les tris, filtres, colonnes...) • Des champs de saisie avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie. • Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.). Présentation du volet de navigation Le volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de se déplacer rapidement entre les données. Il est composé de 3 parties : 5 menus, une barre de navigation qui contient les fonctions associées à chaque menu, une barre de tâches qui contient les actions possibles pour chaque fonction. Les menus et fonctions associées sont également disponibles à partir de la barre de menus située en haut de l'application (Fichier, Edition, Affichage, Quotidien...) Il est possible de réduire ou d'agrandir la barre de navigation. En mode réduit, il vous suffit de cliquer ensuite à l'intérieur du bandeau, cela ouvre le contenu du volet de navigation. La nouvelle configuration de la barre sera sauvegardée à la fermeture de l'application. Détail des groupes et fonctions associées Quotidien : - Démarrer une tâche - Plan comptable entreprise - Saisie par journal - Recherche d'écritures - Saisie au kilomètre - Saisie par guide - Saisie pratique - Consultation/Lettrage - Relevé bancaire 7 EBP Comptabilité Open Line Pro - Rapprochement bancaire - Ecritures de régularisation - Déclaration de TVA - Impressions Consultation : - Démarrer une tâche - Consultation de compte - Lettrage simplifié - Lettrage automatique - Grand Livre interactif - Balance interactive - Impressions Echéanciers / Réglements - Démarrer une tâche - Consultation / Lettrage - Lettrage automatique - Clients : Echéancier interactif - Clients : Règlements clients - Fournisseurs : Echéancier interactif - Fournisseurs : Règlements fournisseurs. Exercices/Clôtures : - Démarrer une tâche - Exercices - Gestionnaire de journaux - Clôture annuelle - Impressions Paramètres : - Démarrer une tâche - Journaux - Plan comptable entreprise - Banques - Natures de comptes - Modèles de guide - Modèles de libellés - Taxes - Taux de TVA - Type de TVA - Territorialité - Types d'opération - Régimes de TVA - Déclarations et Paramétrage des déclarations - Divers - Civilités, - Codes postaux, - Départements, - Pays, - Moyens de paiement, - Modes de règlement, - Code NAF - Société - Coordonnées - Identification - Logo - Expert (cabinet et contacts) - Trésor Public - Paramétrage - Général (police par défaut) - Utilisateurs - Utilisateurs - Groupes d'utilisateur - Impressions. Pour chaque menu, vous disposez d'une entrée de menu Démarrer une tâche. Elle permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. 8 INFORMATIONS GÉNÉRALES En bas du volet de navigation, en cliquant sur l'icône >>, vous avez la possibilité de déplacer les menus en icônes grâce à l'option Afficher moins de boutons. Ainsi, vous n'aurez plus d"ascenseur dans les fonctions associées de chaque menu. Les Actions Les Actions sont accessibles à partir : de la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation, du menu contextuel (clic droit) des fenêtres principales de navigation, du menu Actions de la barre de menus des fiches. Les actions varient en fonction de la fenêtre principale de navigation ou de la fiche affichée. LES MASQUES DE SAISIE Les champs de saisie Afin de faciliter l'utilisation du logiciel, des champs de saisie ayant des caractéristiques particulières sont proposés : • Ouvre la fiche de la donnée sélectionnée dans la zone. • Ouvre la liste des données. Raccourci clavier [F4] • Ouvre une liste déroulante ou un calendrier. Raccourci clavier [Flèche basse] • Zone de texte simple : Permet de saisir du texte (ex : zone de description d'un Intitulé de compte). • Pour une zone multi-lignes (exemple : Notes), utilisez les touches suivantes : o [Entrée] pour passer à la ligne suivante. o [Ctrl] + [flèche biais] et [Ctrl]+[Fin] pour accéder au début et à la fin du texte saisi. o [flèche biais] et [Fin] pour accéder au début et à la fin de la ligne. • Les champs inaccessibles sont grisés. Liste déroulante La liste déroulante est disponible à partir des champs de saisie contenant l'icône . Elle permet d'afficher la liste des données d'une table. - Champ "Compte" en entête de document - Champ "Pays" dans les parties Adresses - Champ "Article" dans le corps du document ... Ouverture de la liste Une liste peut être ouverte par : la touche [F4], l'icône , la touche [Flèche basse] du clavier. Sélection des données La sélection des données s'effectue soit : par un clic dans la case à cocher située en première position dans la liste déroulante, par un clic n'importe où sur une des lignes de la liste déroulante, puis la touche [Entrée] ou bouton Sélectionner. Elle peut également s'effectuer par la saisie de tout ou une partie du code/libellé ou intitulé de la donnée souhaitée. La liste s'ouvre alors et se filtre sur la première ligne correspondante à la saisie. Cette sélection peut être mono (sélectionner une seule données) ou multiple (sélectionner plusieurs données). 9 EBP Comptabilité Open Line Pro Si la saisie effectuée ne correspond pas à une donnée existante, la liste déroulante s'affiche mais elle est "vide". Fonctions de la liste La liste déroulante contient les fonctions suivantes : Sélectionner Ce bouton et la touche [Entrée] permettent de valider la sélection des données. Fermer Ce bouton et la touche [F4] permettent de fermer la liste sans sélectionner de données. Ajouter Ce bouton et la touche [Inser] permettent d'ouvrir une nouvelle fiche de données. Modifier Ce bouton et la touche [F2] sont disponibles uniquement si au moins une donnée est cochée dans la liste. Ils permettent d'ouvrir une fiche de donnée existante en mode modification. Rafraîchir Ce bouton et la touche [F5] permettent de mettre à jour la liste déroulante. Si vous sélectionnez plusieurs lignes de données puis demandez à Rafraîchir, la sélection des données est annulée. Sélection d'une Vue Cette liste permet de changer l'affichage de la liste. Éditeur de vue La sélection de ce bouton permet de réaliser une nouvelle vue des données. La barre d'outils des textes enrichis Dans tous les champs de type texte enrichi (dans vos documents, dans l'onglet Notes disponible dans toutes les fiches etc...), vous avez la possibilité d'appliquer à votre texte différents attributs : Police Sélectionnez dans la liste déroulante la police à appliquer sur le texte sélectionné. Nombre de caractères Indiquez la taille de la police à appliquer sur le texte sélectionné. Gras Cliquez sur cette icône pour mettre en gras le texte sélectionné. Italique Cliquez sur cette icône pour mettre en italique le texte sélectionné. Souligné Cliquez sur cette icône pour souligner le texte sélectionné. Barré Cliquez sur cette icône pour barrer le texte sélectionné. Aligné à gauche Cliquez sur cette icône pour aligner le texte sélectionné sur la gauche. Centré Cliquez sur cette icône pour centrer le texte sélectionné. Aligné à droite Cliquez sur cette icône pour aligner le texte sélectionné sur la droite. Justifié Cliquez sur cette icône pour justifier le texte sélectionné (toutes les lignes sont alignées à droite comme à gauche). Puce Cliquez sur cette icône pour afficher le texte sélectionné sous forme de paragraphe commençant par une puce. Diminuer le retrait 10 INFORMATIONS GÉNÉRALES Cliquez sur cette icône pour déplacer le texte sélectionné vers la gauche (aligne le texte sur le précédent texte positionné vers la gauche). Augmenter le retrait Cliquez sur cette icône pour déplacer le texte sélectionné vers la droite (aligne le texte sur le précédent texte positionné vers la droite). Couleur de police Cliquez sur cette icône pour choisir la couleur à appliquer au texte à saisir. Couleur de surlignage Cliquez sur cette icône pour choisir la couleur à appliquer au texte sélectionné. Annuler Cliquez sur cette icône pour annuler les dernières saisies, modifications réalisées. Refaire Cliquez sur cette icône pour remettre les dernières saisies, modifications réalisées. Orthographe Cliquez sur cette icône pour vérifier l'orthographe du texte saisi. Les mots contenant des fautes seront automatiquement soulignés en rouge. Un dictionnaire est livré avec le correcteur orthographique. Des mots synonymes à ceux saisis vous seront proposés pour corriger les mots sur lesquels des erreurs ont été saisies. Vous pouvez donc choisir parmi les synonymes proposés, ressaisir directement le bon mot ou choisir d'ignorer la correction et ajouter le mot à votre dictionnaire (afin que celui-ci ne soit plus souligné lors de la prochaine saisie). FENETRE PRINCIPALE DE NAVIGATION La fenêtre principale de navigation Dans toutes les fenêtres principales de navigation, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la gestion de vos données, le déplacement dans la liste... Vue - Précédent Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation précédente. Vue - Suivant Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation suivante. Rafraîchir Permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre principale de navigation. Il est conseillé de cliquer sur ce bouton suite à la modification de différentes fiches de la fenêtre principale de navigation. Ajouter Permet d'ouvrir une nouvelle fiche vierge. Pour certaines fenêtres principales de navigation (par exemple : Saisie par guide), vous devez cliquer sur Ajouter puis sélectionner le type de fiche que vous souhaitez ajouter (en l'occurrence : Achats, Ventes, Trésorerie ou Opérations Diverses). Modifier Permet d'ouvrir la/les fiche(s) sélectionnée(s) afin de les visualiser, modifier... Supprimer Permet de supprimer la/les fiche(s) sélectionnée(s). Dupliquer Permet de créer une copie conforme de la/les fiche(s) sélectionnée(s). En fonction de la fiche dupliquée, le code sera ou non affecté automatiquement (numéro de comptes, code journal...). Rechercher Permet de rechercher un texte ou une donnée précise dans tous les champs de la fenêtre principale de navigation. Vous n'avez pas l'obligation de cliquer dans la zone de recherche pour saisir le texte, la donnée ou la valeur que vous recherchez. Vous pouvez saisir dans la fenêtre principale de navigation et automatiquement le champ 11 EBP Comptabilité Open Line Pro rechercher se renseignera. L'affichage des données de la fenêtre principale de navigation se modifiera en fonction du texte de votre recherche. Sélectionner tout ou Crtl+A Permet de sélectionner automatiquement toutes les lignes de la fenêtre de navigation. Imprimer Permet d'imprimer : ƒ la fiche de la liste avec choix du modèle et des filtres : Imprimer... ou Ctrl + P, ƒ la liste ouverte : Imprimer la liste. Exporter Permet d'exporter la sélection, la vue ou tout. Pour plus d'explications, cliquez ici. Vue Permet d'avoir un affichage personnalisé de la fenêtre principale de navigation. Pour plus d'explications, cliquez ici. Sauvegarde rapide Permet de sauvegarder rapidement le dossier en fonction des modifications réalisées et des personnalisations de listes (vues). Vous pouvez accéder également à ces différentes fonctions par le menu contextuel (clic droit) de la fenêtre principale de navigation. Ce menu permet en plus de réaliser un filtre sur la valeur sélectionnée Filtrer sur cette valeur. Menu contextuel des colonnes A partir de la barre d'en-tête des colonnes des fenêtres principales de navigation ou grille de saisie, vous avez la possibilité de : Trier Choisissez le tri (ascendant ou descendant) que vous souhaitez sur au moins une colonne de la liste en cliquant sur l'une des fonctions ci-dessous : - Trier par ordre croissant - Trier par ordre décroissant - Annuler le tri, qui permet de revenir au tri précédent. Par un simple clic sur " l'intitulé de la colonne", vous pouvez trier en croissant ou décroissant. Les tris appliqués se remarquent par l'apparition d'un petit triangle ascendant ou descendant à côté de l'intitulé de la colonne triée dans votre liste. Regrouper - Grouper sur cette colonne Cette fonction permet de regrouper les données en fonction de la colonne sélectionnée. Ce groupe se matérialise par une ligne pour chaque donnée de la colonne avec un petit "+" pour voir les données associées. Si le panneau de regroupement est affiché, la colonne est automatiquement transférée dans celui-ci. - Panneau de regroupement Les boîtes de regroupement permettent de classer rapidement le contenu de vos listes selon les colonnes de votre choix. Pour l'activer, vous devez ouvrir à l'écran la liste que vous souhaitez classer et vous placer sur la barre d'entête des colonnes + menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris. Une bande grisée apparaît alors au dessus de votre liste et vous permet de tirer-glisser, à l'aide de la souris, le titre de la colonne correspondant au groupe de classement à appliquer. Ajuster la taille des colonnes - Ajustement automatique La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement la colonne sur laquelle vous êtes positionné en fonction des données qu'elle contient. - Ajustement automatique toutes les colonnes 12 INFORMATIONS GÉNÉRALES La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement toutes les colonnes en fonction des données qu'elles contiennent. Filtrer Le filtre permet d'afficher uniquement les données de la colonne correspondante à une condition. Export à partir de la fenêtre principale de navigation Les données affichées peuvent être exportées sous différents formats (xml, xls, htm, html, txt). Pour cela, il suffit de sélectionner la commande "Export" depuis le menu contextuel de la fenêtre principale de navigation (clic droit). Vous devez ensuite donner un nom au fichier à générer. Le fichier sera généré par défaut sur "//mes documents/gestion commerciale/Data..." mais vous pouvez saisir un répertoire précis. En fonction de la fenêtre principale de navigation ouverte, vous disposez de différents exports : • "Exporter la sélection" consiste à exporter uniquement les lignes de la fenêtre principale de navigation sélectionnées. • "Exporter Tout" consiste à exporter tous les éléments de la fenêtre principale de navigation qu'ils soient visibles ou non dans la vue. Les filtres Le filtrage permet de rechercher et de manipuler rapidement et aisément un sous-ensemble de données dans une liste. Une liste filtrée affiche uniquement les lignes répondant aux critères spécifiés pour une colonne. Contrairement au tri, le filtrage ne réorganise pas la liste, mais masque momentanément les lignes que vous ne souhaitez pas afficher. Filtre automatique Il correspond au filtrage par sélection pour des critères simples. Pour accéder au filtre automatique, vous devez cliquer sur l'icône en haut à droite dans le champ en en-tête de colonne. Vous voyez apparaître une liste de chaque élément visible dans la colonne, y compris les éléments vides (constitués uniquement d'espaces). En sélectionnant un élément dans la liste d'une colonne, vous pouvez masquer instantanément toutes les lignes qui ne contiennent pas la valeur sélectionnée. En sélectionnant "Personnalisé", vous avez la possibilité de créer un filtre personnalisé à une ou deux conditions pour la colonne. Pour créer un filtre, vous devez choisir : l'opérateur souhaité, la valeur souhaitée, une condition (Et, Ou), l'opérateur souhaité, la valeur souhaitée. L'icône de filtrage automatique apparaît en bleu dans la colonne qui contient une valeur sélectionnée. Vous avez la possibilité de définir des filtres et de les enregistrer à partir de la gestion des vues. Effacer le filtre Pour effacer le filtre appliqué, vous devez faire un clic droit sur l'en-tête de la colonne puis sélectionner la fonction "Supprimer les filtres". Les vues L'éditeur de vues est disponible à partir de la barre d'outils de toutes les fenêtres principales de navigation et des listes déroulantes. Il contient la liste des affichages disponibles et permet de réaliser de nouveaux affichages. 13 EBP Comptabilité Open Line Pro Les vues contenant le mot "(système)" ne sont pas modifiables. Si vous souhaitez réaliser une nouvelle vue à partir d'une vue "système", vous devez dupliquer la vue "système" puis lui donner un autre nom. Si vous modifiez le tri (regroupement d'une fenêtre principale de navigation ou d'une liste déroulante) ; dès que vous confirmerez la modification (en cliquant sur le bandeau), ces modifications seront prises en compte dans la vue. Si cette vue est une vue "système", une copie de la vue avec le même nom mais sans le mot système sera automatiquement créée. Il est possible de définir une vue en "affichage par défaut" en cliquant sur le bouton "Défaut". Les modifications de la vue s'effectuent à l'aide de l'éditeur de requêtes. Cet éditeur permet : d'ajouter une requête : une requête s'effectue sur une ou plusieurs tables, elle est la base de la vue ; d'ajouter une colonne : les colonnes permettent de visualiser les données de la table ; d'ajouter une condition ou un groupe de conditions (filtres) : une condition permet de sélectionner les données à afficher ; d'ajouter une requête de détail : une requête de détail permet de réaliser un lien table entre deux tables (requêtes). de supprimer un élément : permet de supprimer une requête, colonne, condition, relation... ; d'importer ou exporter une requête (fichier qry). Ci-dessous quelques exemples : Définir une vue par défaut Ajouter une colonne dans une vue Supprimer des colonnes dans une vue Ajouter une condition Ajouter une requête de détail Ajouter une somme GESTION D'UNE FICHE Gestion d'une fiche Dans tous les masques de saisie ou fiches, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la gestion de vos données, le déplacement dans le fichier... Certaines fonctions décrites ci-dessous sont accessibles directement depuis un bouton de la barre d'outils située en dessous de la barre de menu de la fiche. Création d'une fiche Fichier - Nouveau ou Ctrl + I Permet de créer une nouvelle fiche vierge. Fichier - Dupliquer Permet de créer une copie conforme à la fiche d’origine. En fonction de la fiche dupliquée, le code sera ou non affecté automatiquement (numéro de compte, code journal, code d'un modèle de libellé…). Sauvegarde d'une fiche Fichier - Sauvegarder ou Ctrl + S Permet d'enregistrer la saisie sans fermer la fenêtre ouverte. Dans le corps d’un document, il est recommandé de valider de temps en temps si vous saisissez beaucoup de données. Fichier - Sauvegarder et Nouveau Permet d'enregistrer la saisie effectuée et d’ouvrir une nouvelle fiche. Fichier - Sauvegarder et Fermer Permet d'enregistrer la saisie effectuée et de fermer la fenêtre pour revenir à l'écran précèdent. Autres Fichier - Supprimer ou Ctrl + D Permet de supprimer la fiche. 14 INFORMATIONS GÉNÉRALES 15 Fichier - Imprimer ou Ctrl + I Permet d'imprimer la fiche sélectionnée. Le positionnement du curseur sur cet icône permet de visualiser dans une info bulle le nom de l'imprimante et le modèle utilisé. Fichier - Fermer Permet de fermer la fenêtre de saisie sans enregistrer. Gestion des données Edition - Annuler ou Ctrl + Z Permet d’annuler la dernière saisie, modification effectuée sur la fiche. Edition - Refaire ou Ctrl + Y Permet de remettre les dernières saisies, modifications réalisées. Edition - annuler tout ou Ctrl + U Permet d’annuler toutes les modifications effectuées sur la fiche depuis le dernier enregistrement. Edition - Couper ou Ctrl + X Permet de couper la partie du texte sélectionnée. Edition - Copier ou Ctrl + C Permet de copier la partie du texte sélectionnée. Edition - Coller ou Ctrl + V Permet de coller à l'endroit sélectionné la partie du texte précédemment copiée ou coupée (dans le logiciel ou dans une autre application). Navigation Action -... Ce menu permet d'accéder aux opérations liées à la fiche. Une fiche Compte a pour actions associées : - Consultation/Lettrage (accessible dans tous les cas, ce bouton permet d'accéder à la fenêtre de Consultation/Lettrage), - Fiche Tiers (accessible si le compte a été créé en Gestion commerciale, ce bouton permet d'afficher la fiche Tiers existant dans cette application). Vue - Précédent Permet d’accéder à la fiche précédente. Vue - Suivant Permet d’accéder à la fiche suivante. Fenêtre - Fermer tout Permet de fermer toutes les fiches ouvertes en une seule fois, y compris celle qui appelle cette fonction. Fenêtre - Liste des fenêtres Permet de naviguer entre les fiches/listes ouvertes. Aide ? - Aide Permet d’appeler l’aide en ligne de la fiche ouverte. Notes La saisie d'une note est possible à partir d'un onglet ou d'une partie Notes sur toutes les fiches. Cette note contient une zone de saisie libre, qui vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils. GUIDE COMMENCER Comment commencer ? Une fois le programme démarré, l'écran de bienvenue vous propose : d'ouvrir le dernier dossier, de créer un nouveau dossier, d'ouvrir le dossier de démonstration, d'ouvrir l'aide en ligne. Si vous sélectionnez la création de dossier, nous vous conseillons de renseigner ensuite les options principales. Comment créer les données principales ? Après avoir créé les données de base, vous pouvez vous lancer dans la création de votre exercice, de vos journaux et de vos comptes. Création d'un exercice Vous pouvez accéder à la liste des exercices depuis le menu Exercices/Clôtures - Exercices. La liste des exercices répertorie l'ensemble des exercices existants sur le dossier. Elle permet, entre autres, d'identifier l'exercice courant ou de le définir grâce à la tâche Définir comme exercice courant ou grâce au menu contextuel. Pour créer un exercice, utilisez la touche Inser ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez si vous souhaitez créer un exercice suivant ou un exercice précédent à l'exercice courant. Création d'un journal Vous pouvez accéder à la liste des journaux depuis le menu Paramètres - Journaux. Le plan de journaux répertorie l'ensemble des journaux existants sur le dossier. Le logiciel vous permet de faire une distinction entre les différents types de journaux, qui déterminent les opérations ou les modes de comptabilisation que vous pourrez effectuer dans chacun d'entre eux. Le choix du type de journal est déterminant. Il ne sera plus possible de modifier le type de journal dès que le journal sera mouvementé. Pour créer un journal, utilisez la touche "Inser" ou menu contextuel "Ajouter" ou le bouton "Ajouter". Remplissez alors les champs de paramétrage, comme les racines interdites, la numérotation des pièces, la reprise des dates, le choix de contrepartie et le choix du libellé contenus dans l'onglet "Saisie". Création d'un compte Vous pouvez accéder à la liste des comptes depuis les menus Quotidien - Plan comptable entreprise ou Paramètres - Plan comptable entreprise. Le plan comptable répertorie l'ensemble des comptes existants sur l'exercice courant. Le logiciel vous permet de faire une distinction entre les différentes classes de comptes. Pour créer un compte, utilisez la touche Inser ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Remplissez alors les champs de paramétrage comme, par exemple, le type de compte, le type de journaux autorisés et le sens de saisie, les options liées à l'échéancier, les options liées au lettrage contenus dans les onglets "Saisie" et "Options Diverses" Options à remplir dès maintenant Après la création d'un nouveau dossier, il est fortement recommandé de vérifier le paramétrage des options à partir du menu Paramètres - Société. 17 EBP Comptabilité Open Line Pro La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie des options et, sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. Il est important de renseigner, en priorité, les parties suivantes : Coordonnées : Permet d'identifier le dossier. Trésor Public : Permet de renseigner toutes les informations liées aux impositions du dossier et notamment à la TVA. Options comptables : Permet de déterminer les principes de comptabilisation retenus pour l'ensemble du dossier. Les données de base Un certain nombre de données peuvent être créées au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel. Toutefois, nous vous conseillons de renseigner quelques unes d'entre elles : - les paramétrages de TVA sur le dossier, - les paramétrages de TVA sur les comptes, - les valeurs par défaut dans les options du dossier, - les modes de règlements, - les civilités, - les codes postaux, - les départements, - les pays, - les codes NAF. Tout est prêt ! Si vous avez suivi les différentes étapes décrites depuis le début de ce guide d'utilisation, vous avez donc créé votre dossier avec les principales données nécessaires pour commencer à travailler. Dans les étapes suivantes, vous allez donc découvrir : Comment créer un exercice ? Comment changer d'exercice courant ? Comment créer un journal ? Comment créer un compte ? Quel mode de saisie choisir ? Comment saisir dans un journal ? Comment saisir dans un guide ? Comment saisir dans un masque de saisie pratique ? Comment gérer les échéances ? Comment gérer les écritures de régularisation ? Comment consulter un compte ? Comment lettrer ou délettrer un compte ? Comment créer un rapprochement ? Comment simuler, confirmer ou valider une écriture ? Comment effectuer une déclaration de TVA ? Comment effectuer la clôture mensuelle ? Comment générer les A Nouveaux ? Comment effectuer la clôture annuelle ? Comment imprimer ? Comment consulter le journal des événements ? Comment restaurer ? Comment sauvegarder ? TRAVAILLER Comment créer un exercice ? Vous pouvez créer un nouvel exercice dans le menu Exercices/Clôtures - Exercices. Pour créer un exercice, vous pouvez activer: - soit le bouton Ajouter de la barre d'outils, - soit la touche Inser de votre clavier, - soit Ajouter dans le menu contextuel. 18 GUIDE Enfin, dans la nouvelle fiche exercice, saisissez les dates qui vous conviennent. Un dossier ne peut contenir au maximum que deux exercices ouverts. Aussi, si vous désirez créer un troisième exercice, vous devez d'abord effectuer la clôture annuelle du premier exercice. Comment changer d'exercice courant Le changement d'exercice courant est une opération qui est indispensable dès lors que plusieurs exercices existent sur le même dossier. Pour changer d'exercice courant, il vous suffit de sélectionner Exercices dans le menu Exercices/Clôtures. Puis lorsque la liste des exercices du dossier s'affiche, il suffit de pointer sur l'exercice courant désiré et de sélectionner Définir comme exercice courant, dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. Comment créer un journal ? Vous pouvez créer un journal à partir du plan de journaux dans le menu Paramètres - Journaux. Pour créer un journal, vous pouvez activer : - soit le bouton Ajouter de la barre d'outils, - soit la touche Inser de votre clavier, - soit Ajouter dans le menu contextuel. Lorsque la nouvelle fiche journal est affichée, vous devez d'abord renseigner le type de journal et les éléments de l'en-tête puis modifier, si besoin, les paramétrages proposés par défaut. Comment créer un compte ? Vous pouvez créer un compte à partir du plan comptable accessible dans le menu Quotidien ou dans le menu Paramètres. Pour créer un compte, vous pouvez activer : - soit le bouton Ajouter de la barre d'outils, - soit la touche Inser de votre clavier, - soit Ajouter dans le menu contextuel. Lorsque la nouvelle fiche compte s'affiche, vous d'abord devez impérativement renseigner le type de compte et les éléments de l'en-tête puis vous pouvez, si besoin, modifier les propositions par défaut effectuées dans la fiche. Comment consulter un compte ? Le contenu et le solde d'un compte peuvent être consultés grâce au menu Quotidien - Consultation/Lettrage ou grâce au menu Consultation - Consultation/Lettrage. Le contenu et le solde d'un compte peuvent être consultés grâce au menu Quotidien - Consultation de compte. Il vous suffit de sélectionner ou de saisir le numéro de compte désiré dans le champ Compte, puis de renseigner tous les filtres en fonction des critères désirés (période, validation, comptes...). A l'issue de votre sélection, l'affichage des lignes d'écritures et du solde de la fenêtre consultation est mis à jour. Comment lettrer ou délettrer un compte ? Paramétrage des comptes Le lettrage et le délettrage sur un compte sont possibles, si les options qui conviennent ont été sélectionnées sur les options du dossier et sur la fiche compte. Pour paramétrer le dossier, vous devez sélectionner le menu Paramètres - Société - Options comptables - Valeurs par défaut et renseigner l'option Lettrage qui convient dans la zone Valeurs par défaut. 19 EBP Comptabilité Open Line Pro Pour paramétrer la fiche compte, vous devez sélectionner le menu Quotidien - Plan comptable entreprise ou le menu Paramètres - Plan comptable entreprise et renseigner l'option Lettrage qui convient dans l'onglet Paramétrage. Deux modes de lettrage Deux modes de lettrage existent : le lettrage manuel ou le lettrage automatique. Lettrage manuel Les lignes d'écritures affichées dans un compte peuvent être lettrées ou délettrées à partir : - du menu Quotidien - Consultation/Lettrage - du menu Consultation - Consultation/Lettrage - du menu Consultation - Lettrage simplifié Il vous suffit de sélectionner ou de saisir le numéro de compte désiré dans le champ Compte, puis de renseigner tous les filtres en fonction des critères désirés (période, validation, comptes...). Les lignes d'écritures peuvent être lettrées ou délettrées à condition de respecter les principes de fonctionnement du lettrage et les règles d'affichage de la fenêtre. Lettrage automatique Un ou plusieurs comptes peuvent faire l'objet d'un lettrage automatique à partir du menu "Consultation - Lettrage automatique". Comment créer un rapprochement ? Paramétrage de la fiche compte Pour être rapprochable, l'option "Rapprochement par journal" ou "Rapprochement par compte" doit être activée sur la fiche du compte, dans l'onglet Paramétrage. Création d'un rapprochement La création d'un rapprochement est possible à partir de la liste des rapprochements, accessible dans le menu Quotidien - Rapprochements. Dans cette liste, activez : - le bouton Ajouter de la barre d'outils, - la touche Inser de votre clavier, - ou la tâche Ajouter du menu contextuel. Puis, renseignez le contenu de la fenêtre complémentaire. Exécution d'un rapprochement Lorsque l'option Automatique est sélectionnée dans cette fenêtre complémentaire, alors la fenêtre de rapprochement présente les lignes d'écritures comptabilisées et les lignes de relevés qui pourront alors être pointées (manuellement ou automatiquement) entre elles. Lorsque l'option Automatique n'est pas sélectionnée dans cette fenêtre complémentaire, alors la fenêtre de rapprochement présente les lignes d'écritures comptabilisées qui pourront être pointées manuellement. Quel mode de saisie faut-il choisir ? L'application propose plusieurs modes de saisie. Chacun présente ses propres avantages et répond à des besoins différents. Nous vous les présentons ci-dessous, de la saisie nécessitant le moins de connaissances comptables à la saisie la plus professionnelle. Saisie pratique La saisie pratique est un mode de saisie simplifié, qui permet de saisir des achats, des ventes, des décaissements, des encaissements... sans devoir posséder de notions comptables. Saisie par écriture La saisie d'une écriture comptable est le mode de saisie comptable traditionnel. Elle permet de saisir une écriture en respectant, entre autres, les sens de saisie Débit/Crédit. 20 GUIDE Saisie par guide La saisie par guide est un mode de saisie qui permet de définir un schéma d'écriture spécifique pour une opération donnée. Elle permet donc d'automatiser la saisie comptable. Ce mode de saisie est un mode transitoire : pour qu'une opération soit visible dans les impressions, les consultations..., il faut nécessairement que cette opération soit comptabilisée dans la saisie par journal. Saisie par journal La saisie journal est le mode de saisie comptable traditionnel. Elle présente les écritures comptables sous forme de lignes distinctes qui doivent être saisies en respectant, entre autres, les sens de saisie Débit/Crédit. Une opération peut y être saisie directement ou être comptabilisée par l'intermédiaire des saisies par classeur, des saisies par guide, des saisies pratiques ou de la saisie au kilomètre. Saisie au kilomètre La saisie au kilomètre est un mode de saisie comptable. Elle permet de saisir dans un même masque toutes les écritures que vous désirez sans avoir besoin de changer de journal ou de mois, comme en Saisie par journal. C'est un mode de saisie transitoire, car toutes les écritures saisies par ce moyen sont déversées en Saisie par journal à chaque sauvegarde. Comment saisir dans un journal ? La saisie par journal dépend des journaux et des mois existants de l'exercice courant : - si l'exercice courant est ouvert, alors la saisie est possible sur tous les journaux/mois des exercices ouverts, - si l'exercice courant est clôturé, alors la saisie journal est accessible uniquement en mode consultation sur tous les journaux/mois de cet exercice clôturé. La fenêtre de saisie par journal est le lieu dans lequel vous pouvez comptabiliser directement vos écritures comptables ou effectuer, par exemple, la comptabilisation des pièces saisies dans la saisie guidée. Elle est accessible principalement grâce au menu Quotidien - Saisie par journal. Après avoir sélectionné votre journal dans la liste des journaux/mois, double cliquez sur la ligne du journal sélectionné, sélectionnez Saisir par journal dans le menu contextuel ou dans la barre de tâches. Mais d'autres accès existent comme Exercice/Clôtures - Gestionnaire de journaux - Saisie par journal ou comme les boutons Saisie par journal disponibles dans différentes fenêtres. Pour effectuer une saisie par journal, vous devez vous reporter aux règles d'affichage de la fenêtre et respecter ses règles de fonctionnement. Comment saisir dans un guide ? La saisie par guide est régie par différents principes. Modèles de guides La saisie par guide nécessite tout d'abord de créer le modèle de guide qui convient. Pour cela, vous devez accéder à la liste des modèles de guides grâce au menu "Paramètres - Modèles de guide". Dans cette liste, vous pouvez : - activer le bouton Ajouter dans la barre d'outils, - activer la touche Inser de votre clavier, - sélectionner la tâche Ajouter dans le menu contextuel. Enfin, lorsque le modèle est affiché, vous devez renseigner les différents champs du modèle de guide en fonction de vos besoins. Saisie par guide Lorsque le modèle est créé, vous pouvez créer le guide de saisie qui lui correspond. Pour cela, vous devez accéder à la liste des guides grâce au menu Quotidien - Saisie par guide. Dans cette liste, vous pouvez : - activer le bouton Ajouter dans la barre d'outils, - activer la touche Inser de votre clavier, 21 EBP Comptabilité Open Line Pro - sélectionner la tâche Ajouter dans le menu contextuel. Ensuite, lorsque le guide de saisie est affiché, vous devez sélectionner le type de guide à créer, renseigner les différents champs de l'en-tête de ce guide et enfin effectuer toutes les saisies désirées. La comptabilisation de ce guide se fait uniquement à la demande, grâce au bouton Comptabiliser de la barre d'outils. Saisie au kilmomètre Accès : Quotidien – Saisie au kilomètre La Saisie au kilomètre vous permet de saisir très rapidement des opérations de nature et de mois différents sans changer de fenêtre : factures, règlements, opérations diverses … Il s’agit d’une fenêtre de saisie et non de consultation : une fois les écritures enregistrées, elles seront consultables et modifiables en Saisie par journal. La provenance des écritures sera visible en Recherche d’écritures. A l’ouverture de la Saisie au kilomètre, l’écran est vide : saisissez alors rapidement toutes les écritures souhaitées puis enregistrez à n’importe quel moment par Ctrl + S ou le bouton Sauvegarder, puis continuez à ajouter des écritures. Les écritures saisies restent visibles sur fond gris mais ne sont plus modifiables dans la fenêtre de Saisie au kilomètre. La Saisie au kilomètre vous permet également de saisir les dates d’échéance de vos factures, mais le pointage de l’échéancier devra s’effectuer en Saisie par journal ou dans l'échéancier interactif. Navigation dans la fenêtre de saisie La navigation entre les champs, les lignes et les écritures peut se faire entre les différents champs grâce aux touches Tab et Shift+Tab, à la touche Entrée, à la souris ou encore avec les flèches directionnelles. Choix de l’exercice Tous les exercices ouverts sont disponibles dans la saisie : choisissez l’exercice de saisie dans l’entête de la fenêtre. Colonnes par défaut • Journal : Vous pouvez saisir sur tous les types de journaux, sauf les journaux de type A Nouveaux et de type Trésorerie avec contrepartie pied de journal. • Date : La date est saisissable en totalité. Elle tient compte du paramétrage de la fiche du journal sélectionné (avec ou sans reprise de dates). • Pièce : La numérotation suit la numérotation paramétrée dans la fiche journal (avec ou sans reprise de pièce - en fonction du type de numérotation). Elle reste modifiable. Le numéro saisi dans la Saisie au kilomètre est un numéro "provisoire". En effet, il est possible qu'un autre utilisateur utilise ce même numéro avant que vous n'ayez sauvegardé votre travail. Si vous avez activé l'option Gestion des doublons dans les options du dossier, lorsque vous sauvegarderez votre saisie, alors un message vous signalera les doublons et vous proposera la renumérotation de vos pièces. Si vous n'avez pas activé cette option, vos numéros de pièces seront conservés en l'état. • Compte : Le compte peut être choisi dans le look-up ou crée directement en cours de saisie. Les comptes associés ne sont pas pris en compte en saisie au kilomètre. • Libellé : Un libellé est proposé par défaut en fonction de la règle définie sur le journal. Il reste modifiable. • Débit / Crédit : Le curseur est pré-positionné en fonction du sens de saisie défini sur la fiche du compte et du journal sélectionné. Vous pouvez équilibrer votre écriture en la soldant grâce à la touche F12 ou au bouton Equilibrer. • Date d’échéance : Cette colonne est renseignée sur les comptes de nature "Clients et comptes rattachés" et "Fournisseurs et comptes rattachés", lorsque vous saisissez dans un journal de type Achats, Ventes ou Opérations Diverses. Elle affiche la première date d'échéance calculée en fonction du Mode de règlement renseigné dans la fiche du compte. 22 GUIDE L'ouverture de l'échéancier peut être automatique (si vous avez sélectionné l'option Echéancier en cours de saisie dans la fiche du compte) ou manuelle (si vous cliquez sur le bouton "+" disponible dans le champ). • Moyen de paiement : Cette colonne est renseignée sur les comptes de nature "Clients et comptes rattachés" et "Fournisseurs et comptes rattachés", lorsque vous saisissez dans un journal de type Trésorerie. Ce champ est non obligatoire et vous permet de renseigner, si besoin, le moyen de paiement (chèque, virement...) par lequel vous réglez vos fournisseurs ou êtes réglés par vos clients. Champs obligatoires Pour passer à la ligne suivante, les champs suivants doivent obligatoirement être renseignés : • Journal • Date • Compte • Montant Tant que l'un de ces champs n’est pas renseigné, il vous sera impossible de passer à la ligne suivante. Affichage Un trait est automatiquement affiché à la fin d'une écriture dont l'équilibrage a été réalisé. Cet affichage a uniquement pour but de vous permettre de visualiser plus facilement votre Saisie au kilomètre. Tant que l'écriture courante n'est pas équilibrée, alors elle s'affiche en rouge. A l'équilibre, elle repasse en noir. Certains paramètres d'affichage peuvent être personnalisés dans Paramètres - Société - Général - Environnement de saisie, comme la grille horizontale, la grille verticale et la couleur des écritures déséquilibrées. Barre d’outils • Ajouter, insérer, supprimer : ces boutons vous permettent d'ajouter, d'insérer et de supprimer une ligne d'écriture. • Gestion des vues : ce bouton permet de modifier les vues et d'ajouter des colonnes optionnelles. • Monter, descendre : : ces boutons vous permettent de modifier l'ordre de priorité des lignes d'écritures. • Couper, coller, copier : ces boutons vous permettent de copier, couper et coller une ligne d'écriture. • Equilibrer (F12) : ce bouton et cette touche permettent de réaliser l'équilibre du journal. Sauvegarde La sauvegarde doit être une action volontaire de votre part. Elle s'effectue en cliquant sur le bouton Sauvegarder ou en utilisant la combinaison Ctrl+S. Elle ne tient pas compte de l'Option de saisie par journal activée dans Paramètres - Société - Options générales de saisie. Avertissements lors de l'enregistrement Les avertissements apparaissent uniquement lors de l'enregistrement de la Saisie au kilomètre. Ils sont de deux types. Avertissements non bloquants Ces avertissements vous signalent une anomalie, mais n'empêchent pas la génération de vos écritures en Saisie par journal. Montants négatifs : ce message apparaît si votre saisie contient des montants négatifs et que l'option Afficher en saisie les alertes sur les montants a été activée dans les options du dossier. Comptes non autorisés en saisie sur un type de journal / racines de comptes non autorisées dans un journal : ce message apparaît si votre saisie contient des "incohérences" entre les comptes et les journaux utilisés et que l'option Afficher en saisie les alertes sur les comptes a été activée dans les options du dossier. Gestion des doublons des numéros de pièces La gestion des doublons de numéros de pièce est effectuée lors de l'enregistrement de la Saisie au kilomètre, si l'option correspondante a été activée dans les options du dossier. A l'affichage de ces messages, les écritures s'enregistrent : toute modification devra donc s'effectuer en Saisie par journal. Avertissements bloquants 23 EBP Comptabilité Open Line Pro Ces avertissements vous signalent une erreur, que vous devez d'abord corriger. Ils concernent : • Déséquilibre du journal • Ecriture composée d’une seule ligne • Compte bloqué • Mois clôturé • Champ obligatoire manquant Totaux Une ligne de totalisation est présente en pied de masque : elle affiche le total des lignes débitrices et le total des lignes créditrices. Récapitulatif Un bouton Récapitulatif est disponible. Le récapitulatif présente une vue synthétique de votre Saisie au kilomètre : - il affiche les totaux des Débits, Crédits et Soldes pour chaque mois et chaque journal ; - il met en évidence les déséquilibres. Impression du brouillon Le bouton Impression du brouillon permet d'imprimer sous forme de brouillon les écritures saisies dans cette option. Comment saisir en saisie pratique ? La saisie pratique permet de saisir vos opérations sans aucune notion comptable préalable. Des modèles pré-paramétrés vous sont proposés et vous permettent de saisir les opérations suivantes : facture d'achats, facture de ventes, avoir ou remise, encaissement client, décaissement fournisseur et d'autres opérations. Pour accéder aux saisies pratiques, il faut sélectionner les menus Quotidien - Saisie pratique puis le type d'opération à effectuer (Mes achats, Mes ventes, Ma trésorerie). Puis pour ajouter une nouvelle saisie, vous disposez de plusieurs moyens : - faire Inser, - cliquer sur Ajouter dans la barre d'outils, - sélectionner Ajouter dans le menu contextuel. Comment simuler, confirmer ou valider une écriture ? Pour simuler, confirmer ou valider une écriture, vous devez être positionné sur en mode de saisie comptable : saisie par journal, saisie par écriture. Vous pouvez choisir pour une écriture l'un des trois statuts suivants : - écriture simulée, - écriture non validée ou confirmée, - écriture validée. Le même statut s'applique à toutes les lignes d'une même écriture. Le statut de chaque écriture est visible dans la colonne "Statut" des différents affichages. La modification de ce statut s'exécute en saisie par journal ou dans la saisie par écriture en sélectionnant l'une des options suivantes : - Bouton Traitement sur les écritures - Simuler l'écriture - Bouton Traitement sur les écritures - Confirmer l'écriture - Bouton Traitement sur les écritures - Valider l'écriture courante - Bouton Traitement sur les écritures - Valider tout - Menu Actions - Simuler l'écriture - Menu Actions - Confirmer l'écriture - Menu Actions - Valider l'écriture courante - Menu Actions - Valider tout La modification du statut peut aussi être commandée pour l'intégralité d'un journal et d'un mois à partir du gestionnaire de journaux, accessible par le menu Exercices/Clôtures - Gestionnaire de journaux. 24 GUIDE Comment gérer les écritures de régularisation ? Principes généraux des écritures de régularisation De nombreux principes régissent la gestion des écritures de régularisation, dont font partie les Factures Non Parvenues, les Factures A Emettre, les Charges Constatées d'Avance, les Produits Constatés d'Avance... Des exemples de ce type d'écriture sont disponibles. Comment définir une écriture de régularisation ? Il suffit de se positionner sur la ligne d'écriture de la saisie journal que l'on veut régulariser. En fonction du compte de cette ligne, l'un de ces deux boutons peut être actif : - si le compte est un compte Fournisseur ou un compte Client, alors le bouton Facture à recevoir ou à émettre est actif, - si le compte est un compte Charge ou un compte Produit, alors le bouton Charge ou Produit constaté d'avance est actif. L'activation de ce bouton permet d'afficher la fenêtre de paramétrage de Facture non parvenue ou à recevoir ou de Charge ou Produit constaté d'avance. Comment générer les écritures de régularisation ou d'extourne ? Dans la fenêtre de paramétrage des Factures Non Parvenues ou A Emettre comme dans la fenêtre de paramétrage des Charges et Produits Constatés d'Avance, il faut renseigner un certain nombre de champs obligatoires. Lorsque tous ces champs sont valides, il suffit de cliquer sur les boutons disponibles Générer l'écriture de régularisation et/ou Générer l'écriture d'extourne. Les écritures voulues seront alors générées automatiquement dans la saisie journal. Comment suivre les écritures de régularisation ? Les écritures qui sont définies comme étant des écritures de régularisation sont répertoriées dans deux listes. Un certain nombre d'actions (visualisation, comptabilisation...) y sont également disponibles. Comment gérer les échéances ? Paramétrage des comptes La gestion des échéances dépend des paramétres sélectionnés sur les valeurs par défaut des options du dossier puis sur la fiche compte. Pour paramétrer les valeurs par défaut du dossier, vous devez : - sélectionner le menu Paramètres - Société - Options comptables - renseigner l'option Echéancier qui convient dans la Valeurs par défaut. Pour paramétrer la fiche compte, vous devez : - sélectionner le menu Quotidien - Plan comptable entreprise - renseigner l'option Echéancier qui convient dans l'onglet Paramétrage. Saisie des échéances La saisie des échéances s'effectue à partir de la saisie par journal ou à partir d'une nouvelle écriture comptable. La saisie d'une date d'échéance est possible en saisissant directement une date dans la colonne Date d'échéance. L'ouverture de l'échéancier et sa modification sont possibles soit en cliquant sur le bouton Echéancier disponible dans la barre de tâches, soit en cliquant sur le bouton "+" présent dans la colonne Date d'échéance. L'échéancier autorise un nombre illimité d'échéances par pièce. Pointer les échéances Pour effectuer le pointage d'une échéance, il suffit de cliquer sur le bouton Pointages disponible dans la barre de taches de la saisie journal. 25 EBP Comptabilité Open Line Pro Impression des échéances Toutes les échéances saisies peuvent être imprimées sous forme d'échéancier ou de Balance âgée et filtrées en fonction de leur date d'échéance (échues ou à échoir Echues = Dettes et créances dont le terme est dépassé et n'ont pas encore été payées. A Echoir = Dettes et créances qui ne sont pas encore arrivées à terme.). Comment effectuer une déclaration de TVA ? Avant toute saisie, vous devez tout d'abord : - paramétrer la TVA au niveau du dossier, - paramétrer la TVA au niveau des comptes. Puis, après ces paramétrages, vous pouvez exécuter les opérations liées à la déclaration elle-même : - création d'une déclaration de TVA, - exécution de la déclaration de TVA. Paramétrer la TVA sur le dossier Vous devez tout d'abord renseigner dans le menu Paramètres - Société - Coordonnées et Identification tous les éléments nécessaires à la gestion de la TVA sur votre dossier et à l'établissement des déclarations à proprement parler. Paramétrer de la TVA sur les comptes Ensuite, vous devez renseigner pour chaque compte, les différents champs de la zone "Paramétrage TVA" de l'onglet Paramétrages. Des exemples de paramétrage de comptes et de schémas d'écritures sont disponibles. Créer une nouvelle déclaration Vous pouvez créer une nouvelle déclaration dans la liste des déclarations de TVA, grâce au menu Quotidien - Déclarations de TVA, en : - activant le bouton Ajouter de la barre d'outils, - activant la touche Inser de votre clavier, - sélectionnant la tâche Ajouter dans le menu contextuel. Une fenêtre complémentaire vous permet de sélectionner la déclaration et la période de déclaration à créer. Exécuter une déclaration Après la validation de la fenêtre de création, le contenu même de la déclaration et des lignes qu'elle contient est affiché. Régulariser une déclaration Des exemples de régularisations à saisir lorsque la déclaration contient des montants négatifs sont disponibles. Comment effectuer la clôture mensuelle ? La clôture mensuelle est une opération périodique qui vise à rendre intangible les éléments saisis sur un mois et un journal de l'exercice courant. Pour pouvoir la mener à bien, vous devez d'abord vous assurer d'avoir respecté un certain nombre de principes. La clôture mensuelle est accessible dans le menu Exercices/Clôtures - Gestionnaire de journaux. Dans le gestionnaire de journaux, vous devez d'abord sélectionner les journaux/mois que vous voulez clôturer : - soit en cochant la case située à gauche de la ligne, - soit en utilisant la combinaison Ctrl + Espace, - soit en utilisant le clavier et la souris Ctrl + Clic gauche de la souris. Les journaux/mois sélectionnés sont mis en surbrillance. Puis, dans la barre de tâches, sélectionnez Clôturer journaux/mois. Comment générer les A Nouveaux ? A Nouveaux automatiques La génération des A Nouveaux vise à enregistrer automatiquement le résultat comptable d'un exercice. 26 GUIDE Cet enregistrement peut être : - provisoire, s'il est généré en cours d'exercice, - ou définitif, s'il est généré au cours de la clôture annuelle ou après celle-ci. Dans les options du dossier, vous devez d'abord sélectionner le mode de génération des A Nouveaux, leur niveau de détail... Ensuite vous devez définir l'exercice destination ( = premier exercice suivant) comme étant l'exercice courant. Enfin, pour procéder à la génération des A Nouveaux, deux entrées sont disponibles : - menu Exercices/Clôtures - Exercices puis de la liste des exercices, - menu Quotidien - Exercices puis de la liste des exercices, De là, vous pouvez sélectionner Générer les A Nouveaux dans la barre de tâches. Lorsque la génération des A Nouveaux est demandée, un assistant s'ouvre : il est impératif que tous les contrôles qu'il contient soient exécutés avec succès pour que les A nouveaux soient effectivement générés. Pour information, les règles et accès valables pour la génération des A nouveaux sont également valables pour leur suppression. Balance d'ouverture Des A Nouveaux peuvent être saisis manuellement par l'intermédiaire de la Balance d'ouverture. Cette option s'avère particulièrement intéressante lorsque le dossier a d'abord été géré sur un autre logiciel puis que sa comptabilité est transférée sur Open Line. Pour créer cette balance d'ouverture, deux entrées existent : - menu Exercices/Clôtures - Exercices, - menu Quotidien - Saisie par journal, Sur un même exercice, il n'est pas recommandé de générer à la fois les A Nouveaux automatiques et une Balance d'ouverture. Comment effectuer la clôture annuelle ? La clôture annuelle est une opération périodique qui vise à rendre intangible tous les éléments d'un exercice comptable. Pour pouvoir la mener à bien, vous devez d'abord vous assurer d'avoir respecté un certain nombre de principes. La clôture annuelle est accessible dans le menu Exercices/Clôtures - Clôture annuelle et passe par l'utilisation d'un assistant qui détaille la totalité des contrôles et des traitements. Comment imprimer ? Une impression peut être lancée de plusieurs façons : A partir d'une fiche, d'un masque de saisie..., cliquez simplement sur le bouton Imprimer de la barre d'outils. A partir d'une liste, cliquez sur le bouton Imprimer de la barre d'outils pour accéder à la page de filtres. A partir de chaque menu, sélectionner Impression, puis la catégorie et/ou le modèle d'impression désiré. Toutes ces impressions sont régies par un fonctionnement uniforme (Fenêtre principale de navigation, Modèles d'impression, Mots clefs, Filtres et aperçus). Des modèles par défaut existent et permettent d'imprimer, entre autres : - un journal, - un Grand Livre, - une balance, - une Balance Agée, - un échéancier, - un bilan, - un compte de résultat, - un journal centralisateur, - un rapprochement, - un comparatif entre N et N-1, - une situation de compte, 27 EBP Comptabilité Open Line Pro 28 - un avancement de la saisie, - un suivi des écritures. Ces modèles sont modifiables et peuvent être paramétrés à votre convenance grâce à l'éditeur de modèles. DIVERS Comment consulter le journal des événements ? Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements. Il stocke les informations concernant les différents événements intervenus sur le dossier comme, par exemple,: la modification du type de numérotation dans un journal, la date de la validation des écritures, la date de la clôture mensuelle... Comment sauvegarder ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM*. La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Une fois la première sauvegarde effectuée, vous avez la possibilité de lancer uniquement la sauvegarde rapide. Comment restaurer ? Ce traitement vous permet de récupérer les données sauvegardées sur un support externe ou sur votre disque dur. Toutes les données qui auront été saisies après que vous ayez enregistré votre sauvegarde seront effacées. Par le menu Outils - Restauration, vous accédez à l'assistant de restauration qui vous permet de sélectionner le dossier à restaurer et lancer la procédure. MANUEL FICHIER Nouveau dossier Accès : Fichier - Nouveau Pour créer un nouveau dossier, vous devez suivre les différentes étapes proposées par l'assistant de création du dossier. Ces étapes consistent à : Sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou elles sont sur un autre ordinateur). En fonction du type d'installation sélectionné vous aurez des étapes différentes : Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, l'étape suivante consiste à : Saisir le nom du serveur, La case à cocher "Afficher les options de connexions avancées" permet de : - sélectionner le protocole, - saisir l'authentification de l'utilisateur. La suite de la création du dossier est identique à "lorsque les données sont installées sur l'ordinateur". Pour l'installation avec les données sur l'ordinateur, vous devez ensuite : Saisir le nom de la base de données, Saisir l'identification et les coordonnées de la société, Saisir d'autres informations et les informations de TVA, La territorialité est obligatoire car elle détermine un certain nombre de fonctionnalités dans l'application comme par exemple les taux de TVA pour le dossier. Il en va de même pour l'option de calcul de la TVA. Vous avez également le choix d'importer tous les codes postaux (coché par défaut) ou une liste simplifiée (codes postaux des préfectures et arrondissements de Paris). Saisir les dates d'exercice et le type de plan comptable général. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de dossier. Pour lancer la création du dossier, vous devez cliquer sur le bouton Lancer. Vous allez alors voir une barre de progression qui permet d'ouvrir un nouveau dossier et d'importer les tables par défaut. A la fin du traitement, le nouveau dossier est ouvert automatiquement. Nous vous conseillons ensuite d'ouvrir les infos de société et les options générales du dossier afin de contrôler les informations que vous venez de saisir et de renseigner les options. Créer un nouveau raccourci Accès : Fichier - Créer un nouveau raccourci Cette fonction permet de réaliser le lien entre la base de données et l'application. La création d'un raccourci de la base passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création d'un raccourci. • La 1ère étape vous présente l'assistant de création ; 29 EBP Comptabilité Open Line Pro Vous devez ensuite sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur où elles sont sur un autre ordinateur) ; En fonction du type d'installation sélectionné vous aurez les étapes différentes : - Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, l'étape suivante consiste à : Saisir le nom du serveur, La case à cocher "Afficher les options de connexions avancées" permet de : Sélectionner le protocole, Saisir l'authentification de l'utilisateur. La suite de la création du dossier est identique à "les données sont installées sur l'ordinateur". - Pour l'installation avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite : • L'étape suivante vous demande d'indiquer le nom du dossier (nom de la base de données) que vous souhaitez ouvrir ; • Enfin, les paramètres que vous avez saisi sont proposés. Vous devez cliquer sur le bouton Lancer pour créer le raccourci. • Le traitement va alors créer le raccourci et ouvrir la base de données. Vous pouvez à tout moment stopper la création du raccourci en cliquant sur le bouton Annuler. Ouvrir un dossier Accès : Fichier - Ouvrir Cette fonction permet d'ouvrir un dossier. Suite à l'appel de la fonction, une fenêtre contenant une liste des fichiers à l'emplacement sélectionné s'affiche. Vous devez sélectionner le répertoire des données de Comptabilité et sélectionner le raccourci de la base que vous souhaitez ouvrir. Si le raccourci n'est pas disponible, fermer la fenêtre par le bouton Annuler et appeler la fonction "Créer un nouveau raccourci" du menu Fichier. Fermer un dossier Accès : Fichier - Fermer Cette fonction permet de fermer le dossier en cours sans fermer l'application. Vous pouvez ensuite ouvrir un autre dossier. Si au moins une fiche est en cours de modification lorsque vous demandez la fermeture du dossier, vous aurez un message vous proposant une sauvegarde des modifications. Quitter l'application Accès : Fichier - Quitter Cette fonction permet de fermer l'application. Si au moins une fiche est en cours de modification lorsque vous demandez la fermeture de l'application, vous aurez un message vous proposant une sauvegarde des modifications. AFFICHAGE Tableau de bord Accès : Affichage - Afficher le tableau de bord Le tableau de bord permet de visualiser à la date système les éléments comptables les plus importants de votre exploitation. Contenu du tableau de bord Trois parties distinctes existent dans le tableau de bord livré par défaut : 30 MANUEL Situation de trésorerie Cet état se décompose en deux parties : Disponibilités : affiche le solde des comptes de caisse (Comptes de nature Caisse), le solde des comptes bancaires (comptes de nature Banque et Chèques postaux) et le solde des autres comptes financiers (Comptes de nature Autres comptes financiers) à la date système. Etat des créances et dettes : présente le solde des échéances échues et à échoir, par rapport à la date système. Les Créances et les Dettes diverses sont calculés grâce à la nature de compte Créances et Dettes diverses. Comparatif des résultats cumulés Ce graphique permet de comparer le résultat cumulé de l'exercice courant par rapport à celui de l'exercice précédent. Le résultat comptable est la différence existant entre la somme de tous les comptes de nature Produits et la somme de tous les comptes de nature Charges (= "nature Produits - nature Charges"). Comparatif chiffre d'affaire, résultat comptable et marge brute Ce graphique vous présente trois valeurs clefs pour suivre votre activité sur l'exercice courant. Le chiffre d'affaires correspond au cumul de tous les comptes de racine 70. La marge brute est la somme de tous les comptes de racine 70, 71, 72, 73 et 791 diminuée de tous les comptes de racine 60 (= racines "70+71+72+73+791-60") Il peut exister une divergence entre les éléments affichés dans le tableau de bord de la Comptabilité et le tableau de bord de la Gestion commerciale. Cette divergence peut provenir par exemple : - de pièces saisies directement en comptabilité, sans avoir été saisies sur la Gestion Commerciale ; - de pièces saisies sur la Gestion Commerciale mais n'ayant pas encore été transférées en Comptabilité. Afficher ou ne plus afficher le tableau de bord Lors de l'ouverture du dossier, le tableau de bord peut être affiché automatiquement. Pour cela il suffit de cocher la case Outils - Options - Apparence - Afficher le tableau de bord. Ecran de démarrage Accès : Affichage - Ecran de démarrage Cet écran vous permet de visualiser l'enchaînement des principales fonctions disponibles dans l'application. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : Saisie mois courant : permet de se positionner sur la liste des journaux/mois pour accéder à la saisie par journal. Echéancier / Règlements : permet d'accéder à Démarrer une tâche du menu Echéancier/Règlement. Consultation / Lettrage : permet d'ouvrir la fenêtre de consultation sur le compte consulté en dernier. Rapprochement bancaire : permet d'accéder à la liste des rapprochements existants sur l'exercice courant. Déclaration de TVA : permet d'accéder à la liste des déclarations de TVA. Balance Clients et Fournisseurs : permet d'accéder à la Balance interactive. Situations de comptes : permet d'accéder à l'impression des situations de comptes de vos clients et de vos fournisseurs. Tableau de bord : permet d'afficher le tableau de bord du dossier. QUOTIDIEN 31 EBP Comptabilité Open Line Pro Quotidien - Démarrer une tâche Accès : Quotidien - Démarrer une tâche Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : Saisie par journal : permet de se positionner sur la liste des cumuls des journaux pour accéder à la saisie par journal. Consultation/Lettrage : permet d'ouvrir la fenêtre de consultation ou de lettrage sur le compte consulté ou lettré en dernier. Rapprochement bancaire : permet d'accéder à la liste des rapprochements existants sur l'exercice courant. Relevé bancaire : permet d'accéder à la liste des relevés bancaires utilisés lors de la génération des rapprochements automatiques. Déclaration de TVA : permet d'accéder à la liste des déclarations de TVA créées sur le dossier et d'en créer une nouvelle. Recherche d'écritures : permet d'accéder à la liste regroupant toutes les écritures comptabilisées et d'y effectuer une recherche. PLAN COMPTABLE ENTREPRISE Plan comptable Accès : Quotidien - Plan comptable entreprise OU Paramètres - Plan comptable entreprise La gestion de la liste du plan comptable est commune à toutes les listes. Le plan comptable choisi par défaut lors de la création du dossier est importé sur le premier exercice comptable et son contenu reste modifiable à tout moment. Les créations, suppressions et modifications du plan comptable sont propagées automatiquement sur les exercices postérieurs à l’exercice courant, que ces exercices soient déjà créés ou à créer. En revanche, en aucun cas, les créations, suppressions et modifications intervenant dans le plan comptable ne sont rétroactives sur les exercices précédents. Un compte comptable peut être supprimé uniquement s’il n’a pas été mouvementé sur l’exercice duquel il est supprimé. La liste du plan comptable est divisée en onglets successifs : L’onglet « Tous » affiche tous les comptes du plan comptable sans distinction, du compte 1 au compte 9zzzzzzzzz. L’onglet « Capitaux » affiche tous les comptes de la classe 1 « Comptes de Capitaux », soit tous les comptes compris entre 1 et 1zzzzzzzzz. L’onglet «Immobilisations » affiche tous les comptes de la classe 2 « Comptes d’Immobilisations », soit tous les comptes compris entre 2 et 2zzzzzzzzz. L’onglet « Stocks » affiche tous les comptes de classe 3 « Comptes de Stocks et En-cours », soit tous les comptes compris entre 3 et 3zzzzzzzzz. L’onglet « Fournisseurs » affiche une partie des comptes de classe 4 « Comptes de Tiers », soit tous les comptes compris entre 40 et 40zzzzzzzzz. L’onglet « Clients » affiche une partie des comptes de classe 4 « Comptes de Tiers », soit tous les comptes compris entre 41 et 41zzzzzzzzz. 32 MANUEL L’onglet « Autres Tiers » affiche tous les autres comptes de classe 4 « Comptes de Tiers », soit tous les comptes compris entre 4 et 4zzzzzzzzz et non déjà présents dans les onglets Fournisseurs et Clients. L’onglet « Financiers » affiche tous les comptes de classe 5 « Comptes Financiers», soit tous les comptes compris entre 5 et 5zzzzzzzzz. L’onglet « Charges » affiche tous les comptes de classe 6 « Comptes de Charges », soit tous les comptes compris entre 6 et 6zzzzzzzzz. L’onglet « Produits » affiche tous les comptes de classe 7 « Comptes de Produits », soit tous les comptes compris entre 7 et 7zzzzzzzzz. Les colonnes du plan comptable reprennent les valeurs principales des fiches comptes Les colonnes N° de compte et Intitulé affichent le numéro et l’intitulé de la fiche du compte créé. Les colonnes Echéancier et Bloqué affichent une coche si l’option correspondante a été activée dans la fiche de ce compte. Les colonnes Débit et Crédit et Solde affichent le montant cumulé des mouvements intervenus sur ce compte durant l’exercice courant. Une ligne de totalisation de tous les Débits et de tous les Crédits affichés est disponible en pied de la liste. La colonne Type de compte affiche le type du compte qui peut être soit Racine, soit Détail. Les colonnes A et V indiquent si le compte est autorisé à être utilisé en Saisie pratique sur Achats (A) et/ou sur Ventes (V). Les actions possibles dans la liste Outre, les actions standards possibles sur toutes les listes, quelques actions supplémentaires sont disponibles : Consultation/Lettrage : pour accéder à la consultation de compte sans changer de menu, il vous suffit de sélectionner un compte dans la liste puis de cliquer sur la tâche Consultation/Lettrage. Cette action est possible sur un seul compte à la fois. Nature d'achat saisie pratique / Nature de vente saisie pratique : pour autoriser ou interdire un compte en Saisie pratique, sans avoir à ouvrir la fiche de ce compte, il vous suffit de le sélectionner dans la liste puis de cliquer sur la tâche Nature d'achat saisie pratique ou sur la tâche Nature de vente saisie pratique. Cette action est également possible sur plusieurs comptes à la fois. Autoriser/interdire le lettrage approché : pour autoriser ou interdire le lettrage approché sur un compte, sans ouvrir la fiche de ce compte, il vous suffit de le sélectionner dans la liste puis de cliquer sur la tâche Autoriser/interdire le lettrage approché. Cette action est possible également sur plusieurs comptes à la fois. Fiche compte Accès : Quotidien - Plan comptable entreprise OU Paramètres - Plan comptable entreprise La gestion de la fiche compte est commune à l’ensemble des fiches. Cette fiche se décompose en plusieurs onglets. - un en-tête Description de l'en-tête - un onglet Paramétrage Lettrage et rapprochement Autoriser le lettrage Autoriser le lettrage approché Prochain code lettrage Type de rapprochement 33 EBP Comptabilité Open Line Pro Règlement Gestion des échéanciers Mode de règlement Paramétrage de TVA Paramétrage de TVA Saisies pratiques Nature d'achat et Nature de vente - un onglet Paramétrage avancé Divers Comptes bloqués AN non détaillés Centralisation sur le Grand Livre Types de journaux autorisés et sens de saisie Type de journaux autorisés et sens de saisie Comptes associés Comptes associés - un onglet Coordonnées Cet onglet vous permet de renseigner l'adresse principale de facturation, le contact principal de facturation et les coordonnées bancaires principales du compte. Ces informations sont liées à la fiche Tiers : La modification de cet onglet entraînera la modification de la fiche Tiers et inversement. - un onglet Cumuls Description de l'onglet - un onglet Notes La gestion de l'onglet Notes est commune à toutes les fiches. - Autres actions possibles Certaines actions sont possibles sur un compte à partir de sa fiche : - Consultation du compte - Lettrage du compte - activation des saisies pratiques - Options diverses Un certain nombre de boutons sont disponibles dans la barre d'outils de la fiche compte. Ils permettent de faciliter la navigation entre l'application de comptabilité et l'application de Gestion Commerciale, ainsi que vers des sites internet. Fiche Tiers : Ce bouton permet d'accéder à la fiche Tiers et la totalité des contacts, adresses et coordonnées bancaires... d'un Tiers. La fiche Tiers ouverte dépend de l'application qui a créée le compte : - Lorsque le compte a été créé en Gestion commerciale, alors la fiche Tiers de la Gestion Commerciale est ouverte. - Lorsque le compte a été crée en Comptabilité, alors la fiche Tiers de la Comptabilité est ouverte. Solvabilité : Ce bouton permet d'accéder à une sélection de sites internet permettant de répondre aux questions de solvalibité. Plan : Ce bouton permet d'accéder à une sélection de sites internet fournissant des plans. Itinéraires : Ce bouton permet d'accéder à une sélection de sites internet fournissant des itinéraires. 34 MANUEL SAISIE PAR JOURNAL SAISIE PAR JOURNAL Saisie par journal : la liste des journaux/mois Accès : Quotidien - Saisie par journal Cette liste est affichée pour information seulement. Aucun ajout, aucune modification ni suppression n'est possible directement. Elle affiche par journal et par mois les cumuls débiteurs et créditeurs enregistrés en comptabilité. Elle permet également d'accéder aux différents masques de saisie comptables. Les onglets Trois onglets différents sont proposés : chacun propose un tri différent de la même liste. Mois en cours Cet onglet affiche tous les journaux/mois existants sur le mois courant. Définition du mois en cours : - Si le mois système Mois système = Mois de l'ordinateur. est inclus dans l'exercice courant, alors le mois en cours est le mois système. Exercice courant 01/01/2008 au 31/12/2008 ; Date système : 10/03/2008 ; Mois en cours : Mars 2008. - Si le mois système Mois système = mois de l'ordinateur. est situé hors de l'exercice courant, alors le mois en cours est un mois qui est, à la fois, le plus proche du mois système et inclus dans l'exercice courant. Exercice courant 01/01/2007 au 31/12/2007 ; Date système : 10/03/2008 ; Mois en cours : décembre 2007. Tous les mois Le contenu de la liste dépend de l'état de l'exercice courant : - Si l'exercice courant est clôturé, alors seuls les mois de cet exercice clôturé sont visibles. - Si l'exercice courant est ouvert, alors tous les mois des exercices non clôturés sont visibles. Cet onglet affiche tous les journaux et tous les mois, triés d'abord par mois puis par journal. Tous les journaux Le contenu de la liste dépend de l'état de l'exercice courant : - Si l'exercice courant est clôturé, alors seuls les mois de cet exercice clôturé sont visibles. - Si l'exercice courant est ouvert, alors tous les mois des exercices non clôturés sont visibles. Cet onglet affiche tous les journaux et tous les mois, triés d'abord par journal puis par mois. Le contenu de la liste Quelque soit l'onglet sélectionné, le contenu de la liste reste identique : Débit : Affiche la somme de tous les montants débiteurs saisis sur un journal et une période. Elle est identique à la somme figurant en pied de ce journal/mois dans la colonne Débit. Crédit : Affiche la somme de tous les montants créditeurs saisis sur un journal et une période. Elle est identique à la somme figurant en pied de ce journal/mois dans la colonne Crédit. Un journal/mois doit être obligatoirement équilibré : la somme de tous les montants débiteurs doit être égale à la somme de tous les montants créditeurs. Lignes au débit : Ce champ affiche le nombre de lignes d'écritures saisies au débit sur un journal/mois. Lignes au crédit : Ce champ affiche le nombre de lignes d'écritures saisies au crédit sur un journal/mois. Clôturé : Une icône est affichée si un journal/mois a fait l'objet d'une clôture mensuelle. Si un journal/mois n'a pas été mouvementé, alors la ligne correspondante reste vierge. Le cumul des journaux/mois est automatiquement remis à jour à chaque saisie. Accéder à la saisie Plusieurs modes de saisies comptables vous sont proposés. Pour accéder à la saisie journal, il suffit de sélectionner un journal et une période, puis de choisir l'une ces possibilités : - double cliquer sur la ligne désirée ; - faire Entrée sur la ligne désirée ; - sélectionner Saisie par journal dans la barre de tâches ; 35 EBP Comptabilité Open Line Pro - sélectionner Saisie par journal dans le menu contextuel Menu contextuel = Clic droit de la souris.. Pour accéder à la saisie d'une nouvelle écriture comptable, il suffit de sélectionner un journal et une période, puis de choisir l'une de ces possibilités : - sélectionner Nouvelle écriture comptable dans la barre de tâches ; - sélectionner Nouvelle écriture comptable dans le menu contextuel Menu contextuel = Clic droit de la souris. . Pour accéder à la saisie de la balance d'ouverture, il suffit de sélectionner un journal et une période, puis de choisir l'une de ces possibilités : - sélectionner Saisir la balance d'ouverture dans la barre de tâches ; - sélectionner Saisir la balance d'ouverture dans le menu contextuel Menu contextuel = Clic droit de la souris. . Corps de la fenêtre de saisie par journal Accès : Quotidien - Saisie par journal C'est à l'intérieur de la fenêtre de saisie que les opérations de saisie sont enregistrées. Cette page détaille les règles de navigation entre les lignes et les écritures, le contenu des différentes colonnes et leur comportement, le calcul des totaux des journaux. La saisie est régie par des principes de comptabilisation (lignes d'écritures, écritures comptables, mentions obligatoires, équilibrage des journaux). La saisie journal est le mode standard de comptabilisation. Il permet de saisir sur un même journal/mois plusieurs écritures, sans sortir du masque de saisie. C'est également le lieu dans lequel sont déversées toutes les écritures comptables provenant d'autres fonctionnalités (Saisie par guide ; écritures transférées de la Gestion Commerciale ; saisie par écriture...). Navigation dans la fenêtre de saisie La navigation entre les champs, les lignes et les écritures peut se faire entre les différents champs grâce aux touches Tab et Shift+Tab, à la touche Entrée, à la souris ou encore avec les flèches directionnelles. Colonnes obligatoires affichées par défaut pour tous les types de journaux Les colonnes sont listées de gauche à droite : Statut Les différents statuts : Le statut s'applique à une écriture et donc à toutes les lignes d'écriture qui la composent. - Ecritures non validées (ni validées, ni simulées) : Les écritures possèdent par défaut le statut "non validé" lors de leur création. Elles sont modifiables et possèdent un statut vierge. Ce statut reste modifiable. - Ecritures validées : Dans certains cas (validation, clôture mensuelle, clôture annuelle), il est nécessaire de valider les écritures comptables, c'est-à-dire de les rendre intangibles. Elles affichent alors un statut "V". Ce statut n'est plus modifiable. - Ecritures simulées : Dans d'autres cas (situation périodique), il peut être nécessaire de passer les écritures comptables en mode "Simulé". Elles sont alors facilement identifiables, restent modifiables et sont obligatoirement exclues des opérations de rapprochement bancaire. Elles affichent alors un statut "S". Ce statut reste modifiable. Changement de statut : Le statut d'une écriture peut être modifié grâce au menu Ecritures ou grâce au menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris, sachant qu'une écriture ne peut posséder qu'un seul statut à la fois. Trois opérations sont possibles en fonction du statut en cours sur l'écriture sélectionnée : - Simuler : si l'écriture est de statut "Non validé", elle prend le statut "Simulé". - Confirmer : si l'écriture est de statut "Simulé", elle prend le statut "Non validé". - Valider : si l'écriture est de statut "Non validé", elle prend le statut "Validé". Cas particulier du journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied de journal Le journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied de journal est composé d'une seule et unique écriture, composée de toutes les lignes d'écriture du journal. Le même statut s'applique donc à toutes les lignes du journal sans distinction. Jour * Le jour de saisie s'entend ici comme un jour calendaire, dépendant de l'exercice courant et de la période de saisie sélectionnée. Le jour peut être saisi directement ou sélectionné dans le calendrier. 36 MANUEL Le comportement de la date dépend du paramétrage "Reprise de date" effectué dans la fiche journal. N° de pièce Le comportement du numéro de pièce dans les écritures et les lignes d'écritures dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Même si un numéro de pièce est proposé, il reste néanmoins modifiable par l'utilisateur. N° de document Lorsque la pièce provient d'une autre application (par exemple : Gestion Commerciale), alors ce champ affiche le numéro que ce document possède dans son application d'origine. Lorsque la pièce provient de la saisie guidée, alors ce champ affiche le numéro de l'écriture guidée à l'origine de cette écriture. Dans tous les autres cas, ce champ reste vierge et librement saisissable. Compte * La liste des comptes existants sur l'exercice courant est disponible grâce à la liste déroulante. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné. Pour obtenir les affichages des messages d'alerte sur les comptes saisis dans un mauvais journal, vous devez d'abord activer l'option Afficher en saisie les alertes sur les comptes dans les Options comptables. Les messages d'alerte affichés peuvent être : - bloquants et vous interdire de saisir le compte désiré, car ce compte est bloqué ; - non bloquants et vous permettre de poursuivre malgré tout votre saisie, quand le compte désiré n'est pas autorisé en saisie sur type de journal ou quand il fait partie des racines interdites de ce journal. Afin de vous faciliter la saisie des chaînes de comptes associés peuvent être créées. Libellé Le comportement du Libellé dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Même si un libellé est proposé, il reste néanmoins modifiable par l'utilisateur. D'autre part, quelque soit le paramétrage de la fiche journal, il est possible de choisir dans la liste déroulante l'un des libellés type disponible et ainsi de remplacer le libellé proposé sans avoir à le resaisir manuellement. Débit / Crédit * Le positionnement par défaut du curseur dans le champ Débit ou Crédit dépend : - du sens par défaut paramétré sur la fiche compte, - de la nature du compte saisi, - du type de journal dans lequel la saisie est effectuée. Dans tous les cas, le sens par défaut proposé peut être modifié. Le montant peut être saisi directement dans le champ ou obtenu grâce à la calculatrice. Il ne peut pas être nul. Il peut être négatif. Néanmoins, si vous souhaitez limiter l'utilisation des montants négatifs, vous pouvez activer l'option Afficher en saisie les alertes sur les montants dans les Options comptables. Ainsi, à chaque saisie d'un montant négatif, un message d'alerte non bloquant sera affiché. Une écriture doit obligatoirement être équilibrée, c'est-à-dire que la somme des Débits de toutes les lignes qui la composent doit être égale à la somme des Crédits de toutes les lignes de la même écriture. Date d'échéance Cette colonne est uniquement présente dans les journaux de type Achats, Ventes et Opérations Diverses. Elle est accessible sur les comptes de natures Clients et Comptes rattachés et Fournisseurs et comptes rattachés. Elle affiche par défaut la première date d'échéance calculée en fonction du Mode de règlement présent dans la fiche du Tiers saisi. La date de l'échéance présentée peut être modifiée de plusieurs façons : - en saisissant directement dans le champ, - en sélectionnant une date dans le calendrier en cliquer sur le bouton d'accès à la liste déroulante,. - en modifiant l'échéancier, en cliquant sur le bouton "+" disponible dans le champ. Moyen de paiement Cette colonne est uniquement présente dans les journaux de type Trésorerie. Elle est accessible sur les comptes de natures Clients et Comptes rattachés et Fournisseurs et comptes rattachés. Elle est vierge par défaut et vous permet de renseigner le moyen de paiement par lequel vous avez réglé votre Fournisseur ou avez été réglé par votre Client. Totaux du journal Ces cumuls sont mis à jour en temps réel lors de chaque opération de saisie. Ils sont reportés sur le cumul des journaux. 37 EBP Comptabilité Open Line Pro L'équilibre du journal est une condition nécessaire à la sortie du journal. Débit : La somme des montants débiteurs saisis sur ce journal et sur ce mois est affichée en pied de saisie. Crédit : La somme des montants créditeurs saisis sur ce journal et sur ce mois est affichée en pied de saisie. Présentation de la fenêtre de saisie comptable Accès : Quotidien - Saisie par journal OU Quotidien - Nouvelle écriture comptable La gestion de la fenêtre de saisie est, dans les grandes lignes, commune à toutes les fiches. La fenêtre de saisie comptable s'applique à la saisie par journal et à la saisie par écriture. Cette page d'aide détaille les différents éléments dont la fenêtre de saisie comptable est composée. Barre de menus La barre de menus permet de réaliser un certain nombre d'actions liées au journal et au mois affiché. Les menus sont Fichier, Edition, Actions, Vues, ?. Barre d'outils La barre d'outils est représentée par des menus déroulants qui permettent de réaliser un certain nombre d'actions dans la fenêtre de saisie. Ces menus déroulants reprennent en partie les tâches disponibles dans la barre de menus, mais en facilitent l'utilisation : Sauvegarder : Permet de sauvegarder les saisies effectuées, sans fermer la fenêtre de saisie. La sauvegarde des écritures n'est pas automatique. Nous vous recommandons d'effectuer fréquemment leur sauvegarde ou de paramétrer les options du dossier, en cochant l'option Sauvegarde automatique dès l'équilibre de l'écriture, disponible dans Paramètres - Paramétrages - Options de saisie. Sauvegarder et Fermer : Permet de sauvegarder les saisies effectuées et de fermer la fenêtre de saisie. Fermer : Permet de fermer la fenêtre de saisie. Lorsque ce bouton est activée, un message de confirmation de sauvegarde apparait. Ce message concerne toutes les écritures saisies qui n'ont pas encore été sauvegardées et pas seulement la dernière écriture saisie ou modifiée. Annuler/Refaire : Permettent d'annuler et de refaire autant de fois que nécessaire les dernières actions réalisées et évite de devoir les reconstituer manuellement. Le logiciel mémorise les 15 dernières actions accomplies. Pour connaître les règles d'activation et de désactivation de ces options en saisie journal, il est nécessaire de se reporter aux Options Comptables du dossier. Précédent/Suivant : Permet de naviguer entre les différents masques de saisie sans être obligé de sortir de la saisie. Les règles de navigation dépendent de la liste à partir de laquelle la fenêtre de saisie a été ouverte. - Accès à la saisie journal, à partir de Quotidien - Saisie journal - Mois en cours : la navigation s'effectue d'un journal à un autre, mais reste sur le mois en cours. - Accès la saisie journal, à partir de Quotidien - Saisie par journal - Tous les mois : la navigation s'opère d'abord de journal en journal sur le même mois, puis passe seulement ensuite au mois suivant ou précédent. - Accès la saisie journal, à partir de Quotidien - Saisie par journal - Tous les journaux : la navigation s'opère d'abord de mois en mois sur le même journal, puis passe seulement ensuite au journal suivant ou précédent. - Accès à la saisie journal, à partir de Exercices/Clôtures - Gestionnaire de journaux : la navigation est impossible ; il faut fermer la saisie journal puis la rouvrir sur le journal/mois désiré. Consultation/Lettrage : Permet d'accéder à la fenêtre de consultation du compte saisi sur la ligne d'écriture sélectionnée. Voir document : 38 MANUEL Permet d'accéder au document ayant permis de comptabiliser l'écriture sélectionnée. il peut s'agir d'une facture provenant de la Gestion commerciale, d'une écriture provenant de la saisie guidée, d'une écriture provenant de la saisie pratique. Lorsque une écriture issue de la saisie guidée puis comptabilisée dans la saisie journal est modifiée, alors le lien est cassé et le bouton Voir le document devient inactif. Régler : Permet de créer un nouveau règlement, si l'écriture sélectionnée est une Facture ou Avoir Client ou Fournisseurs. Ajouter : - Pour la saisie journal : Quelque soit la ligne sélectionnée, cette fonction permet d'ajouter une nouvelle écriture à la fin du journal, à la suite des autres écritures déjà existantes. Cette nouvelle écriture reprend l'ensemble des critères définis pour cette écriture dans le journal (date, n° de pièce...). - Pour la saisie par écriture : Quelque soit la ligne sélectionnée, cette fonction permet d'ajouter une nouvelle ligne, à la suite des autres lignes déjà existantes. Insérer : - Pour la saisie journal : Si la ligne d'écriture sélectionnée dans le journal est la première ligne d'une écriture, alors cette fonction permet d'insérer une écriture entre l'écriture sélectionnée et l'écriture précédente. Cette nouvelle écriture reprend l'ensemble des critères définis pour cette écriture dans le journal (date, n° de pièce...) Si la ligne d'écriture sélectionnée dans le journal est une autre ligne que la première ligne de l'écriture, alors cette fonction permet d'insérer une ligne entre la ligne sélectionnée et la ligne précédente. Cette nouvelle ligne reprend alors l'ensemble des critères déjà définis pour les autres lignes de la même écriture. - Pour la saisie par écriture : Cette fonction permet d'insérer une ligne, dans la même écriture, au-dessus de la ligne sélectionnée. Supprimer l'écriture : Permet de supprimer une écriture (et donc toutes les lignes d'écriture qui la compose). En conséquence, l'équilibrage du journal n'est pas remis en question. Supprimer la ligne : Permet de supprimer une ligne d'écriture en particulier, sans modifier ni supprimer les autres lignes de la même écriture. La suppression d'une ligne d'écriture remet en cause l'équilibrage obligatoire de cette écriture. Equilibrer : Permet de calculer automatiquement le montant qui équilibre l'écriture en cours de saisie. Autres fonctions disponibles : Plusieurs autres fonctions sont disponibles, sous forme de boutons dans la barre d'outils, comme sous forme d'actions incluses dans les menus déroulants de la barre de menus ou encore dans le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris.. En-tête de la fenêtre de saisie Journal : La liste des journaux existants est accessible dans la liste déroulante. Période : La liste de périodes dépend de l'état de l'exercice courant. Si l'exercice courant est clôturé, alors seules les périodes de cet exercice clôturé sont accessibles. Si l'exercice courant est ouvert, alors toute les périodes des exercices ouverts sont accessibles. Une période ne s'entend pas obligatoirement comme un mois complet mais peut aussi être une période faisant partie d'un mois calendaire. Exercice courant : du 15/01/2008 au 14/01/2009 inclus, 39 EBP Comptabilité Open Line Pro - La saisie est possible sur tous les journaux de l'exercice pour les mois entiers de février 2008 à décembre 2008 inclus. - La saisie est possible sur tous les journaux de l'exercice pour deux périodes inférieures aux mois calendaires, à savoir : * Période du 15 au 31 janvier 2009, affichée "janvier 2008" * Période du 01 au 14 janvier 2009, affichée "janvier 2009". Navigation dans la fenêtre de saisie : La navigation entre les journaux et les mois est possible en fermant la fenêtre de saisie et en sélectionnant un autre journal et une autre période dans le cumul des journaux. Elle est également possible en sélectionnant directement le journal et/ou la période dans l'en-tête de la fenêtre de saisie grâce aux listes déroulantes. Corps de la fenêtre de saisie Vous pouvez obtenir ici plus de détail sur le corps de la fenêtre de saisie de la saisie par journal et sur le corps de la fenêtre de saisie de la saisie par écriture. Fermeture de la fenêtre de saisie La fenêtre de saisie peut être fermée, à la condition que l'écriture en cours de saisie soit équilibrée. La fenêtre de saisie peut être fermée : - directement par la croix rouge de la fenêtre, - par le menu Fichier - Fermer, - par le menu Fichier - Sauvegarder et Fermer, - par la combinaison de touches Alt + F4, - par le bouton Fermer, - par le bouton Sauvegarder et Fermer. Menu contextuel Le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris. reprend un certain nombre de tâches disponibles dans les menus et dans la barre d'outils. Colonnes optionnelles Plusieurs colonnes optionnelles sont disponibles en fonction du type de journal sélectionné. Pour ajouter ou supprimer une colonne optionnelle, il faut cliquer sur le bouton Editer les vues de la barre de tâche de la fenêtre de saisie. Certaines colonnes sont obligatoires. Il est donc impossible de les retirer de la fenêtre de saisie (par exemple : Débit, Crédit, Date...). Les colonnes optionnelles sont gérées par dossier. Si le même dossier est ouvert par plusieurs utilisateurs différents, alors tous auront le même affichage. Autres fonctions disponibles en saisie Accès : Quotidien - Saisie par journal OU Quotidien - Nouvelle écriture comptable A côté des fonctions de base disponibles en saisie, il existe d'autres fonctions qui peuvent faciliter la saisie par journal ou la saisie par écriture. Traitement sur les écritures Simuler / Confirmer l'écriture Le fonctionnement de cette fonction correspond aux principes décrits sur la simulation et aux règles décrites dans la colonne Statut de la fenêtre de saisie par journal . Valider l'écriture courante Cette fonction permet de valider l'écriture sélectionnée. La validation d'une écriture s'opère dans les conditions suivantes : - l'écriture sélectionnée doit être équilibrée ; - l'écriture sélectionnée doit être de statut Non validé (la colonne Statut doit être vierge) ; - dans un journal de Trésorerie avec contrepartie en pied, la validation s'appliquera à l'unique écriture du journal et empêchera ensuite toute nouvelle création de ligne d'écriture ; - la validation n'empêche pas la modification des échéanciers ; - la validation rend intangibles les écritures comptables et leur contenu. Valider tout Cette fonction permet de valider l'ensemble des écritures d'un même journal/mois. Les règles de validation sont les mêmes que celles décrites dans le paragraphe Valider l'écriture courante. Contrepasser l'écriture 40 MANUEL La contrepassation est une opération consistant à créer une écriture inverse à une écriture déjà existante, mais n'ayant aucune incidence sur cette écriture d'origine. Cette fonction, disponible dans la barre de menus Ecritures - Contrepasser l'écriture et dans le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris., nécessite un paramétrage passant par une boite de dialogue. L'écriture déjà existante peut être située : - dans n'importe quel type de journal, sauf le journal de Trésorerie avec contrepartie en pied et dans le journal de type A Nouveaux, - sur n'importe quel mois de l'exercice courant et même sur un mois clôturé. L'écriture contrepassée doit être affectée : - dans le journal d'origine ou dans un journal de type Opérations Diverses, - sur le mois d'origine s'il est non clôturé, ou à défaut sur le premier mois non clôturé de l'exercice. Le statut de l'écriture contrepassée dépend du statut de l'écriture déjà existante : - Si l'écriture d'origine possède le statut Simulé, alors l'écriture contrepassée possède le statut Simulé ; - Si l'écriture d'origine possède le statut Validé ou Non Validée, alors l'écriture contrepassée possède dans tous les cas le statut Non Validé. L'écriture contrepassée prend comme numéro le numéro de pièce qui lui est attribué en fonction du paramétrage du journal de destination. Une écriture saisie dans un journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied ne peut pas être contrepassée. Transférer Le transfert d'une écriture est une opération consistant à transférer une écriture saisie dans un journal et un mois vers un autre journal et un autre mois. L'écriture disparaît donc du journal/mois dans lequel elle se trouvait à l'origine. Cette fonction, disponible dans la barre menu Ecritures - Transférer l'écriture et dans le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris , nécessite un paramétrage passant par une boite de dialogue. L'écriture à transférer doit être : - de statut Non validé ou Simulé, - située dans un journal de type autre que Trésorerie avec contrepartie en pied et A Nouveaux. Le journal et le mois de destination doivent être : - différents du journal et du mois d'origine, - des journaux de type autre que Trésorerie avec contrepartie en pied et A Nouveaux, - des mois non clôturés. L'écriture transférée conserve le numéro de pièce qui lui a été attribué à l'origine et cela quelque soit le paramétrage du journal de destination. Ecritures de régularisation Facture non parvenue ou à émettre Ce bouton permet d'accéder à la fenêtre de paramétrage Facture/Avoir à emettre ou Facture/Avoir à recevoir et de générer l'écriture d'extourne. Charge ou produit constaté d'avance Ce bouton permet d'accéder à la fenêtre de paramétrage Charges ou Produits constatés d'avance et de générer l'écriture de régularisation puis l'écriture d'extourne. Echéanciers Deux types d'échéanciers existent. Le logiciel détermine quel échéancier doit être ouvert, en fonction du compte, du journal, du sens et du signe de la ligne sélectionnée. Echéancier de la Facture Ce bouton permet d'accéder à un échéancier spécifique dans lequel sont créées les échéances de la facture sélectionnée. Pointages Ce bouton permet d'accéder à la fenêtre spécifique dans laquelle les pointages sont effectués. Fonctions spécifiques au menu contextuel Modifier la saisie guidée Une écriture saisie dans la saisie guidée puis comptabilisée en saisie journal n'est pas directement modifiable. Il faut d'abord sélectionner l'option Modifier la saisie guidée, disponible dans le menu contextuel. 41 EBP Comptabilité Open Line Pro Lorsque ce bouton est activé, alors l'écriture devient supprimable ou modifiable en saisie journal. Les modifications ou suppressions effectuées dans la saisie journal sont sans incidence sur la saisie guidée d'origine. Seul le statut de cette saisie guidée est modifié, il affiche Modifié en comptabilité. Ce statut signifie que le lien existant entre la saisie guidée d'origine et l'écriture comptable modifiée est cassé. Le bouton Modifier la saisie guidée devient inactif dès lors que l'écriture provenant de la saisie guidée a été modifiée en compta. Rafraîchir : Permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre de saisie, lorsque celui-ci a été modifié par une action effectuée dans une autre fenêtre (consultation, lettrage...). Cette fonction est indispensable pour prendre en compte les modifications effectuées dans les fenêtres de l'échéancier, du lettrage... La gestion des échéanciers et des pointages en saisie Accès : Quotidien - Saisie par journal OU Quotidien - Saisie par écriture L'échéancier est accessible à partir de la saisie journal et de la saisie par écriture. Comptes autorisés pour gérer les échéanciers Les échéanciers existent uniquement sur les comptes de nature "Fournisseurs et comptes rattachés", "Clients et comptes rattachés" et "Autres Tiers avec échéance". Dans la fiche de chacun des comptes de ces natures, il est ensuite possible d'affiner le mode de gestion (avec ou sans échéancier) et le mode d'affichage (ouverture automatique ou à la demande uniquement). Fonctionnement des échéanciers Deux types d'échéancier existent en fonction du compte, du journal, du sens et du signe de la ligne d'écriture sélectionnée dans la saisie journal. Il s'agit de l'échéancier de la facture et des Pointages. Echéancier de la facture L'Echéancier de la Facture est l'échéancier dans lequel sont déterminées les échéances de paiement de la facture en cours de saisie. Pour saisir une échéance sur une facture, plusieurs solutions existent : - saisir directement l'échéance dans la colonne Date de l'échéance, ce qui entraîne la modification de la première échéance disponible ; - ouvrir l'échéancier principal en cliquant sur le bouton Echéancier de la facture disponible dans la barre d'outils - ouvrir l'échéancier simplifié en cliquant sur le bouton "+" disponible dans la colonne Date d'échéance. Pour que les différents masques de saisie (Saisie journal, Echéancier Facture Principal, Echéancier Facture simplifié, Echéancier Pointages, Colonne Date de l'échéance) affichent les dernières modifications, nous vous invitons à procéder régulièrement à des sauvegardes (bouton Sauvegarder) et à des rafraîchissements (fonction Rafraîchir dans le menu contextuel). En-tête La zone d'en-tête est affichée uniquement lorsque l'échéancier est ouvert à partir du bouton Echéancier de la facture de la barre d'outils. Cette partie non saisissable reprend les éléments saisis sur la ligne d'écriture (compte, libellé du compte, date et le montant de la pièce) Corps 42 MANUEL Cette partie affiche par défaut toutes les échéances prévues qui résultent du respect du mode de règlement renseigné sur la fiche du compte saisi. Le nombre de lignes d'échéance pour une même ligne d'écriture est illimité : les boutons Ajouter et Supprimer permettent de créer et de supprimer des lignes d'échéances. La modification du contenu d'une ligne d'échéance est également possible en saisissant directement dessus. Quelques règles impératives doivent néanmoins être respectées : - La somme des pourcentages doit être égale à 100%. - La somme des montants doit être égale au montant de la pièce. Autres fonctions Répartir sur la sélection Ce bouton est disponible quelque soit le moyen d'affichage de l'échéancier. Il permet d'affecter à la ligne d'échéance sélectionnée la totalité du montant et du pourcentage non encore ventilés. Contenu de l'échéancier : Montant de la pièce : 400 Euros Echéance 1 : 30/06/2009 - 100 Euros - 25 % Echéance 2 : 31/07/2009 - 100 Euros - 25 % Echéance 3 : 31/08/2009 - Ni montant ni pourcentage renseignés Total des montants : 200 Euros Total des pourcentages : 50 % Lorsque je sélectionne Répartir sur la sélection, l'échéancier est recalculé ainsi, en renseignant automatiquement les valeurs de l'échéance 3 : Echéance 1 : 30/06/2009 - 100 Euros - 25 % Echéance 2 : 31/07/2009 - 100 Euros - 25 % Echéance 3 : 31/08/2009 - 200 Euros - 50 % Total des montants : 400 Euros Total des pourcentages : 100 % Régler l'échéance Ce bouton permet de créer un nouveau règlement du montant de l'échéance sélectionnée et, dans le même temps, de pointer ce règlement avec cette échéance. Régler la facture : Ce bouton permet de créer un nouveau règlement du montant total de la facture (toutes échéances confondues) et, dans le même temps, de pointer ce règlement avec ces échéances. Echéancier interactif : Ce bouton permet d'accéder à l'échéancier interactif. Visualiser les pointages Ce bouton permet d'afficher une nouvelle fenêtre listant toutes les lignes d'écritures avec lesquelles l'échéance sélectionnée a été pointée. Les lignes présentes dans cette fenêtre peuvent être des avoirs, des règlements et de remboursements. Pour consulter ou modifier le pointage exécuté entre l'échéance et n'importe laquelle de ces lignes, il vous suffit de cliquer sur Modifier. Choix des vues Une vue de l'échéancier Factures est proposé par défaut. Néanmoins les vues sont paramétrables afin de répondre aux besoins. Sauvegarder ou Fermer un échéancier Le bouton Sauvegarder permet de sauvegarder les dernières modifications faites dans l'échéancier sans le fermer. Le bouton Sauvegarder et Fermer permet à la fois de sauvegarder les dernières modifications et de le fermer. Le bouton Fermer entraîne la fermeture de l'échéancier sans sauvegarder les dernières modifications. Pointages 43 EBP Comptabilité Open Line Pro La fenêtre Pointages permet d'effectuer les pointage entre les avoirs, les règlements, les remboursements et les échéances de facture. Pour effectuer le pointage d'une échéance, il suffit de cliquer sur le bouton Pointages disponible dans la barre de taches de la saisie journal. En-tête Cette partie non saisissable reprend les éléments saisis sur la ligne d'écriture (compte, date et le montant du règlement, Reste à affecter...). Le Reste à affecter se calcule automatiquement : il résulte automatiquement de la différence entre le montant du règlement et le montant total des échéances pointées. Corps Cette partie affiche les échéances des factures et avoirs qui n'ont pas encore été totalement soldées. Aucune modification, aucune suppression ni aucun ajout de lignes d'échéances n'est possible dans cette zone. Seule la case à cocher Pointée ? est accessible : lorsqu'elle est cochée, elle permet d'imputer en totalité le montant affiché dans le champ Reste à affecter à une ligne d'échéance. Lorsqu'une échéance est rayée, cela signifie qu'elle a été "soldée" dans l'application de Gestion commerciale, c'est-à-dire que le règlement était supérieur ou inférieur au montant de l'échéance et qu'une écriture Perte ou Profit (comptes 658 ou 758) a été générée en comptabilité. Lorsqu'une échéance est en rouge, cela signifie qu'elle été pointée par une autre application et, donc, que ni pointage ni dépointage ne peuvent plus être effectués en comptabilité. La somme des Montants pointés de la grille ne peut être supérieure au montant du Reste à affecter de l'en-tête. Choix des vues Une vue de la fenêtre Pointages est proposée par défaut. Néanmoins les vues sont paramétrables afin de répondre aux besoins. Lors du transfert des factures d'acompte provenant d'autre module EBP, les échéances sur les comptes 4191 et/ou 4091, ne sont pas pointées. Il faudra donc faire le pointage en compta. Sauvegarder ou Fermer un échéancier Le bouton Sauvegarder permet de sauvegarder les dernières modifications faites dans l'échéancier sans le fermer. Le bouton Sauvegarder et Fermer permet à la fois de sauvegarder les dernières modifications et de le fermer. Le bouton Fermer entraîne la fermeture de l'échéancier sans sauvegarder les dernières modifications. Choix de l'échéance de l'avoir En Gestion commerciale, il est possible d'émettre des factures négatives possédant une ou plusieurs échéances. Lorsqu'elles sont transférées en comptabilité, ces factures négatives sont comptabilisées comme des avoirs mais conservent leurs échéances. Dans ce cas, lorsque vous cliquez sur le bouton Pointages d'une ligne d'avoir avec plusieurs échéances, la fenêtre Choix de l'échéance de l'avoir s'affiche : elle contient toutes les échéances de l'avoir sélectionné (= de la facture négative en Gestion commerciale). Il vous suffit de sélectionner l'une des échéances de cet avoir puis de cliquer sur Ok pour que la fenêtre de Pointages s'ouvre. Dès lors, le pointage d'une échéance de cet avoir avec une échéance de facture est possible de la même façon que pour un avoir ou un règlement (voir supra, paragraphe Pointages). Pour fermer cette fenêtre, sans traitement, il vous suffit de cliquer sur la croix rouge de la fenêtre. Règles d'accès aux échéances et aux pointages en fonction du type de ligne saisie Pour chaque ligne d'écriture saisie, le logiciel détermine automatiquement un type de ligne en analysant le compte, le sens de saisie et le type de journal. Ce type de ligne permet de définir quelle fenêtre est accessible (Echéancier de la facture ou Pointages), quelles lignes sont visibles et quelles actions y sont possibles. Ligne de type Facture 44 MANUEL Une ligne est de type Facture : - si le compte est de racine 411, qu'il est saisi au Débit, dans les journaux de type Ventes, Opérations ou A Nouveaux, - si le compte est de racine 401, qu'il est saisi au Crédit, dans les journaux de type Achats, Opérations Diverses et A Nouveaux. Sur une ligne de ce type, la saisie des échéances est possible soit en saisissant directement dans la colonne Date d'échéance, soit en cliquant sur le bouton Echéancier de la facture, soit en cliquant sur le bouton "+" de la colonne Date d'échéance. Seules les échéances de la facture en cours de saisie sont visibles. Aucun pointage n'est possible dans cette fenêtre. Ligne de type Avoir Une ligne est de type Avoir : - si le compte est de racine 411, qu'il est saisi au Crédit, dans les journaux de type Ventes ou A Nouveaux, - si le compte est de racine 401, qu'il est saisi au Débit, dans les journaux de type Achats ou A Nouveaux. Sur une ligne de ce type, la saisie des échéances est impossible. En revanche, en cliquant que le bouton Pointages, il est possible d'accéder à la fenêtre de pointage qui présente toutes les échéances de factures non encore soldées sur le compte. Il est possible de pointer un avoir avec des échéances factures jusqu'à ce que le Reste à affecter soit nul. Audelà tout nouveau pointage devient impossible. Ligne de type Règlement Une ligne est de type Règlement : - si le compte est de racine 411, qu'il est saisi au Crédit, dans les journaux de type Opérations Diverses ou Trésorerie, - si le compte est de racine 401, qu'il est saisi au Débit, dans les journaux de type Opérations Diverses ou Trésorerie. Sur une ligne de ce type, la saisie des échéances est impossible. En revanche, en cliquant que le bouton Pointages, il est possible d'accéder à la fenêtre de pointage qui présente toutes les échéances de factures et tous les avoirs non encore soldés sur le compte. Il est possible de pointer un règlement avec des échéances de facture jusqu'à ce que le Reste à affecter soit nul. Au-delà tout nouveau pointage d'échéance facture est impossible. Il est également possible de pointer un règlement avec des avoirs et cela sans limitation sur le Reste à affecter. Ligne de type Remboursement Une ligne est de type Remboursement : - si le compte est de racine 411, qu'il est saisi au Débit, dans les journaux de type Trésorerie, - si le compte est de racine 401, qu'il est saisi au Crédit, dans les journaux de type Trésorerie. Sur une ligne de ce type, la saisie des échéances est impossible. En revanche, en cliquant que le bouton Pointages, il est possible d'accéder à la fenêtre de Pointage qui présente toutes les échéances de factures et tous les avoirs non encore soldés sur le compte. Il est possible de pointer un règlement avec des avoirs et cela sans limitation sur le Reste à affecter. Il est également possible de pointer un remboursement avec des factures, à condition que le Reste à affecter soit positif (c'est-à-dire que le règlement a déjà été pointé avec des avoirs). SAISIE PAR ÉCRITURE Saisir une nouvelle écriture comptable Accès : Quotidien - Saisie par journal - Nouvelle écriture comptable Cette fonction a pour but de vous permettre de saisir une écriture à la fois. Créer une nouvelle écriture ou accéder à une écriture déjà existante Les actions suivantes permettent d'ouvrir un masque de saisie qui contient toutes les lignes de la même écriture. Pour ajouter une nouvelle écriture, plusieurs possibilité existent : - Faire Ajouter dans la barre d'outils ; - cliquer sur Saisir une nouvelle écriture dans la barre de tâches ; - sélectionner Saisir une nouvelle écriture dans le menu contextuel. 45 EBP Comptabilité Open Line Pro Pour modifier une ligne d'écriture déjà existante, il faut la sélectionner dans la liste puis, au choix : - Faire Modifier dans la barre d'outils ; - double cliquer sur la ligne de la liste ; - sélectionner Modifier dans le menu contextuel. Pour supprimer une ligne d'écriture déjà existante, il faut accéder à cette ligne d'écriture par les actions de modification puis, dans le masque, supprimer la ligne d'écriture qui convient. Seules les lignes d'écriture comptabilisées directement par la fonction Saisir une nouvelle écriture sont modifiables ou supprimables. Les lignes saisies dans une autre fonctionnalité (par exemple : Mes achats...) ne sont ni modifiables ni supprimables directement à partir de la liste : il est nécessaire d'accéder au masque de saisie qui a permis de la générer. Contenu du masque de saisie Ce masque permet de saisir une seule écriture à la fois. Vous pouvez obtenir ici des informations sur : - la présentation générale de la fenêtre, - son contenu, - et ses fonctions. Lorsque l'écriture saisie dans ce masque est sauvegardée, elle s'ajoute automatiquement au journal et au mois de destination défini dans la zone d'en-tête. Les journaux de Trésorerie avec contrepartie en pied ne peuvent pas être sélectionnés dans ce masque. Pour saisir sur ce type de journaux, il faut accéder directement à la saisie par journal. Corps de la fenêtre de saisie par écriture Accès : Quotidien - Saisie par journal - Nouvelle écriture comptable C'est à l'intérieur de la fenêtre de saisie que les opérations de saisie sont enregistrées. Cette page détaille les règles de navigation entre les lignes et les écritures, le contenu des différentes colonnes et leur comportement. La saisie est régie par des principes de comptabilisation (lignes d'écritures, écritures comptables, mentions obligatoires, équilibrage des journaux). La saisie par écriture est un mode de saisie qui permet de comptabiliser une écriture à la fois. Navigation dans la fenêtre de saisie La navigation entre les champs et les lignes peut se faire entre les différents champs grâce aux touches Tab et Shift+Tab, à la touche Entrée, à la souris ou encore avec les flèches directionnelles. La création d'une nouvelle écriture est proposée dès que l'écriture en cours de saisie est équilibrée. Colonnes obligatoires affichées par défaut pour tous les types de journaux Les colonnes sont listées de gauche à droite : Statut Les différents statuts : Le statut s'applique à une écriture et donc à toutes les lignes d'écriture qui la composent. - Ecritures non validées (ni validées, ni simulées) : Les écritures possèdent par défaut le statut "non validé" lors de leur création. Elles sont modifiables et possèdent un statut vierge. Ce statut reste modifiable. - Ecritures validées : Dans certains cas (validation, clôture mensuelle, clôture annuelle), il est nécessaire de valider les écritures comptables, c'est-à-dire de les rendre intangibles. Elles affichent alors un statut "V". Ce statut n'est plus modifiable. - Ecritures simulées : Dans d'autres cas (situation périodique), il peut être nécessaire de passer les écritures comptables en mode "Simulé". Elles sont alors facilement identifiables, restent modifiables et sont obligatoirement exclues des opérations de rapprochement bancaire. Elles affichent alors un statut "S". Ce statut reste modifiable. Changement de statut : Le statut d'une écriture peut être modifié grâce au menu Ecritures ou grâce au menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris, sachant qu'une écriture ne peut posséder qu'un seul statut à la fois. Trois opérations sont possibles en fonction du statut en cours sur l'écriture sélectionnée : - Simuler : si l'écriture est de statut "Non validé", elle prend le statut "Simulé". 46 MANUEL - Confirmer : si l'écriture est de statut "Simulé", elle prend le statut "Non validé". - Valider : si l'écriture est de statut "Non validé", elle prend le statut "Validé". Cas particulier du journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied de journal Le journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied de journal est composé d'une seule et unique écriture, composée de toutes les lignes d'écriture du journal. Le même statut s'applique donc à toutes les lignes du journal sans distinction. N° de document Lorsque la pièce provient d'une autre application (par exemple : Gestion Commerciale), alors ce champ affiche le numéro que ce document possède dans son application d'origine. Lorsque la pièce provient de la saisie guidée, alors ce champ affiche le numéro de l'écriture guidée à l'origine de cette écriture. Dans tous les autres cas, ce champ reste vierge et librement saisissable. Compte * La liste des comptes existants sur l'exercice courant est disponible grâce à la liste déroulante. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné. Pour obtenir les affichages des messages d'alerte sur les comptes saisis dans un mauvais journal, vous devez d'abord activer l'option Afficher en saisie les alertes sur les comptes dans les Options comptables. Les messages d'alerte affichés peuvent être : - bloquants et vous interdire de saisir le compte désiré, car ce compte est bloqué ; - non bloquants et vous permettre de poursuivre malgré tout votre saisie, quand le compte désiré n'est pas autorisé en saisie sur type de journal ou quand il fait partie des racines interdites de ce journal. Afin de vous faciliter la saisie des chaînes de comptes associés peuvent être créées. Libellé Le comportement du Libellé dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Même si un libellé est proposé, il reste néanmoins modifiable par l'utilisateur. D'autre part, quelque soit le paramétrage de la fiche journal, il est possible de choisir dans la liste déroulante l'un des libellés type disponible et ainsi de remplacer le libellé proposé sans avoir à le resaisir manuellement. Débit / Crédit * Le positionnement par défaut du curseur dans le champ Débit ou Crédit dépend : - du sens par défaut paramétré sur la fiche compte, - de la nature du compte saisi, - du type de journal dans lequel la saisie est effectuée. Dans tous les cas, le sens par défaut proposé peut être modifié. Le montant peut être saisi directement dans le champ ou obtenu grâce à la calculatrice. Il ne peut pas être nul. Il peut être négatif. Néanmoins, si vous souhaitez limiter l'utilisation des montants négatifs, vous pouvez activer l'option Afficher en saisie les alertes sur les montants dans les Options comptables. Ainsi, à chaque saisie d'un montant négatif, un message d'alerte non bloquant sera affiché. Une écriture doit obligatoirement être équilibrée, c'est-à-dire que la somme des Débits de toutes les lignes qui la composent doit être égale à la somme des Crédits de toutes les lignes de la même écriture. Date d'échéance Cette colonne est uniquement présente dans les journaux de type Achats, Ventes et Opérations Diverses. Elle est accessible sur les comptes de natures Clients et Comptes rattachés et Fournisseurs et comptes rattachés. Elle affiche par défaut la première date d'échéance calculée en fonction du Mode de règlement présent dans la fiche du Tiers saisi. La date de l'échéance présentée peut être modifiée de plusieurs façons : - en saisissant directement dans le champ, - en sélectionnant une date dans le calendrier en cliquer sur le bouton d'accès à la liste déroulante,. - en modifiant l'échéancier, en cliquant sur le bouton "+" disponible dans le champ. Moyen de paiement Cette colonne est uniquement présente dans les journaux de type Trésorerie. Elle est accessible sur les comptes de natures Clients et Comptes rattachés et Fournisseurs et comptes rattachés. Elle est vierge par défaut et vous permet de renseigner le moyen de paiement par lequel vous avez réglé votre Fournisseur ou avez été réglé par votre Client. Présentation de la fenêtre de saisie comptable Accès : Quotidien - Saisie par journal OU Quotidien - Nouvelle écriture comptable 47 EBP Comptabilité Open Line Pro La gestion de la fenêtre de saisie est, dans les grandes lignes, commune à toutes les fiches. La fenêtre de saisie comptable s'applique à la saisie par journal et à la saisie par écriture. Cette page d'aide détaille les différents éléments dont la fenêtre de saisie comptable est composée. Barre de menus La barre de menus permet de réaliser un certain nombre d'actions liées au journal et au mois affiché. Les menus sont Fichier, Edition, Actions, Vues, ?. Barre d'outils La barre d'outils est représentée par des menus déroulants qui permettent de réaliser un certain nombre d'actions dans la fenêtre de saisie. Ces menus déroulants reprennent en partie les tâches disponibles dans la barre de menus, mais en facilitent l'utilisation : Sauvegarder : Permet de sauvegarder les saisies effectuées, sans fermer la fenêtre de saisie. La sauvegarde des écritures n'est pas automatique. Nous vous recommandons d'effectuer fréquemment leur sauvegarde ou de paramétrer les options du dossier, en cochant l'option Sauvegarde automatique dès l'équilibre de l'écriture, disponible dans Paramètres - Paramétrages - Options de saisie. Sauvegarder et Fermer : Permet de sauvegarder les saisies effectuées et de fermer la fenêtre de saisie. Fermer : Permet de fermer la fenêtre de saisie. Lorsque ce bouton est activée, un message de confirmation de sauvegarde apparait. Ce message concerne toutes les écritures saisies qui n'ont pas encore été sauvegardées et pas seulement la dernière écriture saisie ou modifiée. Annuler/Refaire : Permettent d'annuler et de refaire autant de fois que nécessaire les dernières actions réalisées et évite de devoir les reconstituer manuellement. Le logiciel mémorise les 15 dernières actions accomplies. Pour connaître les règles d'activation et de désactivation de ces options en saisie journal, il est nécessaire de se reporter aux Options Comptables du dossier. Précédent/Suivant : Permet de naviguer entre les différents masques de saisie sans être obligé de sortir de la saisie. Les règles de navigation dépendent de la liste à partir de laquelle la fenêtre de saisie a été ouverte. - Accès à la saisie journal, à partir de Quotidien - Saisie journal - Mois en cours : la navigation s'effectue d'un journal à un autre, mais reste sur le mois en cours. - Accès la saisie journal, à partir de Quotidien - Saisie par journal - Tous les mois : la navigation s'opère d'abord de journal en journal sur le même mois, puis passe seulement ensuite au mois suivant ou précédent. - Accès la saisie journal, à partir de Quotidien - Saisie par journal - Tous les journaux : la navigation s'opère d'abord de mois en mois sur le même journal, puis passe seulement ensuite au journal suivant ou précédent. - Accès à la saisie journal, à partir de Exercices/Clôtures - Gestionnaire de journaux : la navigation est impossible ; il faut fermer la saisie journal puis la rouvrir sur le journal/mois désiré. Consultation/Lettrage : Permet d'accéder à la fenêtre de consultation du compte saisi sur la ligne d'écriture sélectionnée. Voir document : Permet d'accéder au document ayant permis de comptabiliser l'écriture sélectionnée. il peut s'agir d'une facture provenant de la Gestion commerciale, d'une écriture provenant de la saisie guidée, d'une écriture provenant de la saisie pratique. Lorsque une écriture issue de la saisie guidée puis comptabilisée dans la saisie journal est modifiée, alors le lien est cassé et le bouton Voir le document devient inactif. Régler : 48 MANUEL Permet de créer un nouveau règlement, si l'écriture sélectionnée est une Facture ou Avoir Client ou Fournisseurs. Ajouter : - Pour la saisie journal : Quelque soit la ligne sélectionnée, cette fonction permet d'ajouter une nouvelle écriture à la fin du journal, à la suite des autres écritures déjà existantes. Cette nouvelle écriture reprend l'ensemble des critères définis pour cette écriture dans le journal (date, n° de pièce...). - Pour la saisie par écriture : Quelque soit la ligne sélectionnée, cette fonction permet d'ajouter une nouvelle ligne, à la suite des autres lignes déjà existantes. Insérer : - Pour la saisie journal : Si la ligne d'écriture sélectionnée dans le journal est la première ligne d'une écriture, alors cette fonction permet d'insérer une écriture entre l'écriture sélectionnée et l'écriture précédente. Cette nouvelle écriture reprend l'ensemble des critères définis pour cette écriture dans le journal (date, n° de pièce...) Si la ligne d'écriture sélectionnée dans le journal est une autre ligne que la première ligne de l'écriture, alors cette fonction permet d'insérer une ligne entre la ligne sélectionnée et la ligne précédente. Cette nouvelle ligne reprend alors l'ensemble des critères déjà définis pour les autres lignes de la même écriture. - Pour la saisie par écriture : Cette fonction permet d'insérer une ligne, dans la même écriture, au-dessus de la ligne sélectionnée. Supprimer l'écriture : Permet de supprimer une écriture (et donc toutes les lignes d'écriture qui la compose). En conséquence, l'équilibrage du journal n'est pas remis en question. Supprimer la ligne : Permet de supprimer une ligne d'écriture en particulier, sans modifier ni supprimer les autres lignes de la même écriture. La suppression d'une ligne d'écriture remet en cause l'équilibrage obligatoire de cette écriture. Equilibrer : Permet de calculer automatiquement le montant qui équilibre l'écriture en cours de saisie. Autres fonctions disponibles : Plusieurs autres fonctions sont disponibles, sous forme de boutons dans la barre d'outils, comme sous forme d'actions incluses dans les menus déroulants de la barre de menus ou encore dans le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris.. En-tête de la fenêtre de saisie Journal : La liste des journaux existants est accessible dans la liste déroulante. Période : La liste de périodes dépend de l'état de l'exercice courant. Si l'exercice courant est clôturé, alors seules les périodes de cet exercice clôturé sont accessibles. Si l'exercice courant est ouvert, alors toute les périodes des exercices ouverts sont accessibles. Une période ne s'entend pas obligatoirement comme un mois complet mais peut aussi être une période faisant partie d'un mois calendaire. Exercice courant : du 15/01/2008 au 14/01/2009 inclus, - La saisie est possible sur tous les journaux de l'exercice pour les mois entiers de février 2008 à décembre 2008 inclus. - La saisie est possible sur tous les journaux de l'exercice pour deux périodes inférieures aux mois calendaires, à savoir : * Période du 15 au 31 janvier 2009, affichée "janvier 2008" * Période du 01 au 14 janvier 2009, affichée "janvier 2009". Navigation dans la fenêtre de saisie : 49 EBP Comptabilité Open Line Pro La navigation entre les journaux et les mois est possible en fermant la fenêtre de saisie et en sélectionnant un autre journal et une autre période dans le cumul des journaux. Elle est également possible en sélectionnant directement le journal et/ou la période dans l'en-tête de la fenêtre de saisie grâce aux listes déroulantes. Corps de la fenêtre de saisie Vous pouvez obtenir ici plus de détail sur le corps de la fenêtre de saisie de la saisie par journal et sur le corps de la fenêtre de saisie de la saisie par écriture. Fermeture de la fenêtre de saisie La fenêtre de saisie peut être fermée, à la condition que l'écriture en cours de saisie soit équilibrée. La fenêtre de saisie peut être fermée : - directement par la croix rouge de la fenêtre, - par le menu Fichier - Fermer, - par le menu Fichier - Sauvegarder et Fermer, - par la combinaison de touches Alt + F4, - par le bouton Fermer, - par le bouton Sauvegarder et Fermer. Menu contextuel Le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris. reprend un certain nombre de tâches disponibles dans les menus et dans la barre d'outils. Colonnes optionnelles Plusieurs colonnes optionnelles sont disponibles en fonction du type de journal sélectionné. Pour ajouter ou supprimer une colonne optionnelle, il faut cliquer sur le bouton Editer les vues de la barre de tâche de la fenêtre de saisie. Certaines colonnes sont obligatoires. Il est donc impossible de les retirer de la fenêtre de saisie (par exemple : Débit, Crédit, Date...). Les colonnes optionnelles sont gérées par dossier. Si le même dossier est ouvert par plusieurs utilisateurs différents, alors tous auront le même affichage. Autres fonctions disponibles en saisie Accès : Quotidien - Saisie par journal OU Quotidien - Nouvelle écriture comptable A côté des fonctions de base disponibles en saisie, il existe d'autres fonctions qui peuvent faciliter la saisie par journal ou la saisie par écriture. Traitement sur les écritures Simuler / Confirmer l'écriture Le fonctionnement de cette fonction correspond aux principes décrits sur la simulation et aux règles décrites dans la colonne Statut de la fenêtre de saisie par journal . Valider l'écriture courante Cette fonction permet de valider l'écriture sélectionnée. La validation d'une écriture s'opère dans les conditions suivantes : - l'écriture sélectionnée doit être équilibrée ; - l'écriture sélectionnée doit être de statut Non validé (la colonne Statut doit être vierge) ; - dans un journal de Trésorerie avec contrepartie en pied, la validation s'appliquera à l'unique écriture du journal et empêchera ensuite toute nouvelle création de ligne d'écriture ; - la validation n'empêche pas la modification des échéanciers ; - la validation rend intangibles les écritures comptables et leur contenu. Valider tout Cette fonction permet de valider l'ensemble des écritures d'un même journal/mois. Les règles de validation sont les mêmes que celles décrites dans le paragraphe Valider l'écriture courante. Contrepasser l'écriture La contrepassation est une opération consistant à créer une écriture inverse à une écriture déjà existante, mais n'ayant aucune incidence sur cette écriture d'origine. Cette fonction, disponible dans la barre de menus Ecritures - Contrepasser l'écriture et dans le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris., nécessite un paramétrage passant par une boite de dialogue. L'écriture déjà existante peut être située : - dans n'importe quel type de journal, sauf le journal de Trésorerie avec contrepartie en pied et dans le journal de type A Nouveaux, 50 MANUEL - sur n'importe quel mois de l'exercice courant et même sur un mois clôturé. L'écriture contrepassée doit être affectée : - dans le journal d'origine ou dans un journal de type Opérations Diverses, - sur le mois d'origine s'il est non clôturé, ou à défaut sur le premier mois non clôturé de l'exercice. Le statut de l'écriture contrepassée dépend du statut de l'écriture déjà existante : - Si l'écriture d'origine possède le statut Simulé, alors l'écriture contrepassée possède le statut Simulé ; - Si l'écriture d'origine possède le statut Validé ou Non Validée, alors l'écriture contrepassée possède dans tous les cas le statut Non Validé. L'écriture contrepassée prend comme numéro le numéro de pièce qui lui est attribué en fonction du paramétrage du journal de destination. Une écriture saisie dans un journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied ne peut pas être contrepassée. Transférer Le transfert d'une écriture est une opération consistant à transférer une écriture saisie dans un journal et un mois vers un autre journal et un autre mois. L'écriture disparaît donc du journal/mois dans lequel elle se trouvait à l'origine. Cette fonction, disponible dans la barre menu Ecritures - Transférer l'écriture et dans le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris , nécessite un paramétrage passant par une boite de dialogue. L'écriture à transférer doit être : - de statut Non validé ou Simulé, - située dans un journal de type autre que Trésorerie avec contrepartie en pied et A Nouveaux. Le journal et le mois de destination doivent être : - différents du journal et du mois d'origine, - des journaux de type autre que Trésorerie avec contrepartie en pied et A Nouveaux, - des mois non clôturés. L'écriture transférée conserve le numéro de pièce qui lui a été attribué à l'origine et cela quelque soit le paramétrage du journal de destination. Ecritures de régularisation Facture non parvenue ou à émettre Ce bouton permet d'accéder à la fenêtre de paramétrage Facture/Avoir à emettre ou Facture/Avoir à recevoir et de générer l'écriture d'extourne. Charge ou produit constaté d'avance Ce bouton permet d'accéder à la fenêtre de paramétrage Charges ou Produits constatés d'avance et de générer l'écriture de régularisation puis l'écriture d'extourne. Echéanciers Deux types d'échéanciers existent. Le logiciel détermine quel échéancier doit être ouvert, en fonction du compte, du journal, du sens et du signe de la ligne sélectionnée. Echéancier de la Facture Ce bouton permet d'accéder à un échéancier spécifique dans lequel sont créées les échéances de la facture sélectionnée. Pointages Ce bouton permet d'accéder à la fenêtre spécifique dans laquelle les pointages sont effectués. Fonctions spécifiques au menu contextuel Modifier la saisie guidée Une écriture saisie dans la saisie guidée puis comptabilisée en saisie journal n'est pas directement modifiable. Il faut d'abord sélectionner l'option Modifier la saisie guidée, disponible dans le menu contextuel. Lorsque ce bouton est activé, alors l'écriture devient supprimable ou modifiable en saisie journal. Les modifications ou suppressions effectuées dans la saisie journal sont sans incidence sur la saisie guidée d'origine. Seul le statut de cette saisie guidée est modifié, il affiche Modifié en comptabilité. Ce statut signifie que le lien existant entre la saisie guidée d'origine et l'écriture comptable modifiée est cassé. Le bouton Modifier la saisie guidée devient inactif dès lors que l'écriture provenant de la saisie guidée a été modifiée en compta. 51 EBP Comptabilité Open Line Pro Rafraîchir : Permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre de saisie, lorsque celui-ci a été modifié par une action effectuée dans une autre fenêtre (consultation, lettrage...). Cette fonction est indispensable pour prendre en compte les modifications effectuées dans les fenêtres de l'échéancier, du lettrage... La gestion des échéanciers et des pointages en saisie Accès : Quotidien - Saisie par journal OU Quotidien - Saisie par écriture L'échéancier est accessible à partir de la saisie journal et de la saisie par écriture. Comptes autorisés pour gérer les échéanciers Les échéanciers existent uniquement sur les comptes de nature "Fournisseurs et comptes rattachés", "Clients et comptes rattachés" et "Autres Tiers avec échéance". Dans la fiche de chacun des comptes de ces natures, il est ensuite possible d'affiner le mode de gestion (avec ou sans échéancier) et le mode d'affichage (ouverture automatique ou à la demande uniquement). Fonctionnement des échéanciers Deux types d'échéancier existent en fonction du compte, du journal, du sens et du signe de la ligne d'écriture sélectionnée dans la saisie journal. Il s'agit de l'échéancier de la facture et des Pointages. Echéancier de la facture L'Echéancier de la Facture est l'échéancier dans lequel sont déterminées les échéances de paiement de la facture en cours de saisie. Pour saisir une échéance sur une facture, plusieurs solutions existent : - saisir directement l'échéance dans la colonne Date de l'échéance, ce qui entraîne la modification de la première échéance disponible ; - ouvrir l'échéancier principal en cliquant sur le bouton Echéancier de la facture disponible dans la barre d'outils - ouvrir l'échéancier simplifié en cliquant sur le bouton "+" disponible dans la colonne Date d'échéance. Pour que les différents masques de saisie (Saisie journal, Echéancier Facture Principal, Echéancier Facture simplifié, Echéancier Pointages, Colonne Date de l'échéance) affichent les dernières modifications, nous vous invitons à procéder régulièrement à des sauvegardes (bouton Sauvegarder) et à des rafraîchissements (fonction Rafraîchir dans le menu contextuel). En-tête La zone d'en-tête est affichée uniquement lorsque l'échéancier est ouvert à partir du bouton Echéancier de la facture de la barre d'outils. Cette partie non saisissable reprend les éléments saisis sur la ligne d'écriture (compte, libellé du compte, date et le montant de la pièce) Corps Cette partie affiche par défaut toutes les échéances prévues qui résultent du respect du mode de règlement renseigné sur la fiche du compte saisi. Le nombre de lignes d'échéance pour une même ligne d'écriture est illimité : les boutons Ajouter et Supprimer permettent de créer et de supprimer des lignes d'échéances. La modification du contenu d'une ligne d'échéance est également possible en saisissant directement dessus. Quelques règles impératives doivent néanmoins être respectées : 52 MANUEL - La somme des pourcentages doit être égale à 100%. - La somme des montants doit être égale au montant de la pièce. Autres fonctions Répartir sur la sélection Ce bouton est disponible quelque soit le moyen d'affichage de l'échéancier. Il permet d'affecter à la ligne d'échéance sélectionnée la totalité du montant et du pourcentage non encore ventilés. Contenu de l'échéancier : Montant de la pièce : 400 Euros Echéance 1 : 30/06/2009 - 100 Euros - 25 % Echéance 2 : 31/07/2009 - 100 Euros - 25 % Echéance 3 : 31/08/2009 - Ni montant ni pourcentage renseignés Total des montants : 200 Euros Total des pourcentages : 50 % Lorsque je sélectionne Répartir sur la sélection, l'échéancier est recalculé ainsi, en renseignant automatiquement les valeurs de l'échéance 3 : Echéance 1 : 30/06/2009 - 100 Euros - 25 % Echéance 2 : 31/07/2009 - 100 Euros - 25 % Echéance 3 : 31/08/2009 - 200 Euros - 50 % Total des montants : 400 Euros Total des pourcentages : 100 % Régler l'échéance Ce bouton permet de créer un nouveau règlement du montant de l'échéance sélectionnée et, dans le même temps, de pointer ce règlement avec cette échéance. Régler la facture : Ce bouton permet de créer un nouveau règlement du montant total de la facture (toutes échéances confondues) et, dans le même temps, de pointer ce règlement avec ces échéances. Echéancier interactif : Ce bouton permet d'accéder à l'échéancier interactif. Visualiser les pointages Ce bouton permet d'afficher une nouvelle fenêtre listant toutes les lignes d'écritures avec lesquelles l'échéance sélectionnée a été pointée. Les lignes présentes dans cette fenêtre peuvent être des avoirs, des règlements et de remboursements. Pour consulter ou modifier le pointage exécuté entre l'échéance et n'importe laquelle de ces lignes, il vous suffit de cliquer sur Modifier. Choix des vues Une vue de l'échéancier Factures est proposé par défaut. Néanmoins les vues sont paramétrables afin de répondre aux besoins. Sauvegarder ou Fermer un échéancier Le bouton Sauvegarder permet de sauvegarder les dernières modifications faites dans l'échéancier sans le fermer. Le bouton Sauvegarder et Fermer permet à la fois de sauvegarder les dernières modifications et de le fermer. Le bouton Fermer entraîne la fermeture de l'échéancier sans sauvegarder les dernières modifications. Pointages La fenêtre Pointages permet d'effectuer les pointage entre les avoirs, les règlements, les remboursements et les échéances de facture. Pour effectuer le pointage d'une échéance, il suffit de cliquer sur le bouton Pointages disponible dans la barre de taches de la saisie journal. En-tête Cette partie non saisissable reprend les éléments saisis sur la ligne d'écriture (compte, date et le montant du règlement, Reste à affecter...). Le Reste à affecter se calcule automatiquement : il résulte automatiquement de la différence entre le montant du règlement et le montant total des échéances pointées. 53 EBP Comptabilité Open Line Pro Corps Cette partie affiche les échéances des factures et avoirs qui n'ont pas encore été totalement soldées. Aucune modification, aucune suppression ni aucun ajout de lignes d'échéances n'est possible dans cette zone. Seule la case à cocher Pointée ? est accessible : lorsqu'elle est cochée, elle permet d'imputer en totalité le montant affiché dans le champ Reste à affecter à une ligne d'échéance. Lorsqu'une échéance est rayée, cela signifie qu'elle a été "soldée" dans l'application de Gestion commerciale, c'est-à-dire que le règlement était supérieur ou inférieur au montant de l'échéance et qu'une écriture Perte ou Profit (comptes 658 ou 758) a été générée en comptabilité. Lorsqu'une échéance est en rouge, cela signifie qu'elle été pointée par une autre application et, donc, que ni pointage ni dépointage ne peuvent plus être effectués en comptabilité. La somme des Montants pointés de la grille ne peut être supérieure au montant du Reste à affecter de l'en-tête. Choix des vues Une vue de la fenêtre Pointages est proposée par défaut. Néanmoins les vues sont paramétrables afin de répondre aux besoins. Lors du transfert des factures d'acompte provenant d'autre module EBP, les échéances sur les comptes 4191 et/ou 4091, ne sont pas pointées. Il faudra donc faire le pointage en compta. Sauvegarder ou Fermer un échéancier Le bouton Sauvegarder permet de sauvegarder les dernières modifications faites dans l'échéancier sans le fermer. Le bouton Sauvegarder et Fermer permet à la fois de sauvegarder les dernières modifications et de le fermer. Le bouton Fermer entraîne la fermeture de l'échéancier sans sauvegarder les dernières modifications. Choix de l'échéance de l'avoir En Gestion commerciale, il est possible d'émettre des factures négatives possédant une ou plusieurs échéances. Lorsqu'elles sont transférées en comptabilité, ces factures négatives sont comptabilisées comme des avoirs mais conservent leurs échéances. Dans ce cas, lorsque vous cliquez sur le bouton Pointages d'une ligne d'avoir avec plusieurs échéances, la fenêtre Choix de l'échéance de l'avoir s'affiche : elle contient toutes les échéances de l'avoir sélectionné (= de la facture négative en Gestion commerciale). Il vous suffit de sélectionner l'une des échéances de cet avoir puis de cliquer sur Ok pour que la fenêtre de Pointages s'ouvre. Dès lors, le pointage d'une échéance de cet avoir avec une échéance de facture est possible de la même façon que pour un avoir ou un règlement (voir supra, paragraphe Pointages). Pour fermer cette fenêtre, sans traitement, il vous suffit de cliquer sur la croix rouge de la fenêtre. Règles d'accès aux échéances et aux pointages en fonction du type de ligne saisie Pour chaque ligne d'écriture saisie, le logiciel détermine automatiquement un type de ligne en analysant le compte, le sens de saisie et le type de journal. Ce type de ligne permet de définir quelle fenêtre est accessible (Echéancier de la facture ou Pointages), quelles lignes sont visibles et quelles actions y sont possibles. Ligne de type Facture Une ligne est de type Facture : - si le compte est de racine 411, qu'il est saisi au Débit, dans les journaux de type Ventes, Opérations ou A Nouveaux, - si le compte est de racine 401, qu'il est saisi au Crédit, dans les journaux de type Achats, Opérations Diverses et A Nouveaux. Sur une ligne de ce type, la saisie des échéances est possible soit en saisissant directement dans la colonne Date d'échéance, soit en cliquant sur le bouton Echéancier de la facture, soit en cliquant sur le bouton "+" de la colonne Date d'échéance. 54 MANUEL Seules les échéances de la facture en cours de saisie sont visibles. Aucun pointage n'est possible dans cette fenêtre. Ligne de type Avoir Une ligne est de type Avoir : - si le compte est de racine 411, qu'il est saisi au Crédit, dans les journaux de type Ventes ou A Nouveaux, - si le compte est de racine 401, qu'il est saisi au Débit, dans les journaux de type Achats ou A Nouveaux. Sur une ligne de ce type, la saisie des échéances est impossible. En revanche, en cliquant que le bouton Pointages, il est possible d'accéder à la fenêtre de pointage qui présente toutes les échéances de factures non encore soldées sur le compte. Il est possible de pointer un avoir avec des échéances factures jusqu'à ce que le Reste à affecter soit nul. Audelà tout nouveau pointage devient impossible. Ligne de type Règlement Une ligne est de type Règlement : - si le compte est de racine 411, qu'il est saisi au Crédit, dans les journaux de type Opérations Diverses ou Trésorerie, - si le compte est de racine 401, qu'il est saisi au Débit, dans les journaux de type Opérations Diverses ou Trésorerie. Sur une ligne de ce type, la saisie des échéances est impossible. En revanche, en cliquant que le bouton Pointages, il est possible d'accéder à la fenêtre de pointage qui présente toutes les échéances de factures et tous les avoirs non encore soldés sur le compte. Il est possible de pointer un règlement avec des échéances de facture jusqu'à ce que le Reste à affecter soit nul. Au-delà tout nouveau pointage d'échéance facture est impossible. Il est également possible de pointer un règlement avec des avoirs et cela sans limitation sur le Reste à affecter. Ligne de type Remboursement Une ligne est de type Remboursement : - si le compte est de racine 411, qu'il est saisi au Débit, dans les journaux de type Trésorerie, - si le compte est de racine 401, qu'il est saisi au Crédit, dans les journaux de type Trésorerie. Sur une ligne de ce type, la saisie des échéances est impossible. En revanche, en cliquant que le bouton Pointages, il est possible d'accéder à la fenêtre de Pointage qui présente toutes les échéances de factures et tous les avoirs non encore soldés sur le compte. Il est possible de pointer un règlement avec des avoirs et cela sans limitation sur le Reste à affecter. Il est également possible de pointer un remboursement avec des factures, à condition que le Reste à affecter soit positif (c'est-à-dire que le règlement a déjà été pointé avec des avoirs). BALANCE D'OUVERTURE Saisir la balance d'ouverture Accès : Quotidien - Saisie par journal - Saisir la balance d'ouverture OU Exercices/Clôtures - Exercices - Saisir la balance d'ouverture Cette fenêtre permet de saisir une reprise de balance au premier jour d'un exercice non clôturé. Il est donc ainsi possible de : - saisir des A Nouveaux qui proviendraient du même dossier mais qui auraient été saisis sur un autre logiciel ; - saisir manuellement sous la forme désirée les A Nouveaux d'un exercice à un autre, sans utiliser la fonction A Nouveaux prévue par le logiciel. Contenu de la fenêtre Vous pouvez obtenir ici des détails sur : - la présentation de cette fenêtre, - son contenu, - et ses fonctions. Néanmoins, vous trouverez ci-dessous quelques éléments primordiaux : Journal : Elle est obligatoirement comptabilisée sur un journal spécifique, créé par le logiciel. Seul le journal RAN de type A Nouveaux est disponible dans la liste. Mois : 55 EBP Comptabilité Open Line Pro Elle est obligatoirement comptabilisée sur le premier mois d'un exercice. Seul le premier mois du premier exercice non clôturé est donc disponible dans la liste. Jour : Elle ne peut être saisie qu'au premier jour de cet exercice. Coexistence d'un journal AN et d'un journal RAN sur le même exercice Il n'est pas possible de créer une balance d'ouverture sur un exercice dans lequel les A Nouveaux ont déjà été générés par le logiciel. Le journal RAN n'est pas automatiquement créé par défaut lors de la création du dossier : il n'apparaît dans le plan de journaux que lorsque qu'une écriture aura été sauvegardée dans cette fenêtre. Suppression de la balance d'ouverture Les lignes saisies dans la balance d'ouverture peuvent être modifiées ou supprimées une à une selon les mêmes règles que les autres lignes d'écritures. En revanche, en cas de besoin, il est possible de supprimer d'un seul geste les lignes saisies dans cette balance d'ouverture et ainsi que le journal RAN. Pour cela, il faut sélectionner l'exercice courant concerné puis sélectionner Outils - Balance d'ouverture - Supprimer la balance d'ouverture. Si la balance d'ouverture contient une écriture validée ou même si cette balance est clôturée mensuellement, alors sa suppression reste possible. Dans tous les cas, la suppression de la balance d'ouverture entraîne un enregistrement dans le journal des événements. RECHERCHE D'ÉCRITURES Recherche d'écritures Accès : Quotidien - Recherche d'écritures Cette liste présente toutes les lignes d'écriture comptabilisées dans la saisie journal, la saisie par écriture, la saisie pratique... Elle permet d'effectuer une recherche d'écriture, d'accéder à la saisie... Contenu de la liste Son contenu dépend de l'état de l'exercice courant : - si l'exercice courant est ouvert, alors toutes les lignes d'écritures des exercices ouverts sont visibles ; - si l'exercice courant est clôturé, alors seules les lignes d'écritures de cet exercice clôturé sont visibles. Les colonnes Jour, Pièce, N° de compte, Libellé, Débit, Crédit affichent pour chaque ligne les valeurs présentes en saisie. La colonne Origine informe du moyen par lequel la ligne a été comptabilisée : - Saisie journal : la ligne a été directement comptabilisée dans la saisie journal, - Mes achats : la ligne a été saisie par Mes achats, puis comptabilisée, - Mes ventes : la ligne a été saisie par Mes ventes, puis comptabilisée, - Saisie par guide : la ligne a été saisie par les guides, puis comptabilisée en saisie journal, Rechercher et trier des écritures Trois modes de tri et de recherche existent pour vous permettre de trouver une écriture. Chaque mode peut être utilisé indépendamment des autres, mais ils peuvent aussi être combinés : - Recherche dans la liste : Une zone existe dans la barre d'outils de la liste : elle est commune à toutes les listes de l'application. Vous pouvez saisir un caractère dans cette zone : instantanément, la liste se met à jour pour n'afficher que les lignes d'écritures comprenant votre recherche. - Recherche par les filtres : Un certain nombre de filtres vous sont proposés dans l'en-tête de la liste et en cliquant sur Filtrage avancé. Il vous suffit de sélectionner l'un de ces filtres, ou plusieurs d'entre eux, pour que toutes les lignes répondant aux critères sélectionnés soient affichées. 56 MANUEL Lorsque de nouveaux filtres sont définis, il est impératif de cliquer sur le bouton Actualiser la liste, de façon à mettre la liste à jour. - Tri par regroupement : Pour obtenir un résultat encoure plus précis, il est possible de procéder à des regroupements en glissant le titre des colonnes dans la zone grisée prévue à cet effet. Accéder à l'écriture comptable recherchée Lorsque vous avez sélectionné une ligne d'écriture dans la liste et que vous voulez accéder à l'écriture comptable, alors vous pouvez : - double cliquer sur la ligne désirée ; - faire Entrée sur la ligne désirée ; - sélectionner la tâche Modifier l'écriture comptable dans la barre de tâches ou le menu contextuel ; - sélectionner la tâche Saisie par journal dans la barre de tâches ou le menu contextuel. Créer une nouvelle écriture comptable Lorsque vous voulez créer une nouvelle écriture comptable, alors vous pouvez : - sélectionner Saisie par journal dans la barre de tâches ou le menu contextuel ; - sélectionner Nouvelle écriture comptable dans la barre de tâches ou le menu contextuel ; - sélectionner Saisir la balance d'ouverture dans la barre de tâches ou le menu contextuel. Contrôle des pointages Lors de la mise à jour du logiciel, il se peut que certains dépointages d'échéances aient été effectués d'office. Dans ce cas, une option Contrôle des pointages est automatiquement disponible dans l'en-tête de la liste. La case à cocher Lignes à contrôler permet d'afficher les lignes d'écriture contenant au moins une échéance qui a fait l'objet de ce type de dépointage. Sur chaque ligne, il est possible d'accéder à l'Echéancier de la facture ou à Pointages et de réaliser de nouveau les pointages en respectant les nouvelles règles. Après avoir accepter le pointage, les lignes disparaissent de la liste. Supprimer les écritures Pour supprimer une ou plusieurs écritures, il vous suffit de sélectionner une seule ligne des écritures que vous voulez supprimer puis d'activer la tâche Supprimer les écritures. Une fenêtre complémentaire, listant toutes les écritures que vous avez sélectionnées, s'affiche alors. Confirmer supprime définitivement toutes les écritures sélectionnées. Annuler vous permet d'abandonner purement et simplement l'opération de suppression. Enfin, une boîte de compte-rendu répertorie tous les traitements effectués. Certaines écritures ne peuvent en aucun cas être supprimées à partir de cette liste : - les écritures saisies dans des journaux de Trésorerie en pied de journal, - l'écriture présente dans le journal AN (A Nouveaux), - l'écriture saisie dans le journal RAN (Balance d'ouverture), - les écritures provenant de la saisie guidée ou de la saisie pratique. - les écritures validées, - les règlements provenant de l'application de Gestion commerciale. Conservation des filtres Tous les filtres sélectionnés dans la Recherche d'écritures sont conservés dans une même session et sur un même exercice. En revanche, si vous changez d'exercice courant ou fermez puis ré-ouvrez votre dossier, alors tous les filtres par défaut sont ré-appliqués. SAISIE AU KILOMETRE 57 EBP Comptabilité Open Line Pro Saisie au kilmomètre Accès : Quotidien – Saisie au kilomètre La Saisie au kilomètre vous permet de saisir très rapidement des opérations de nature et de mois différents sans changer de fenêtre : factures, règlements, opérations diverses … Il s’agit d’une fenêtre de saisie et non de consultation : une fois les écritures enregistrées, elles seront consultables et modifiables en Saisie par journal. La provenance des écritures sera visible en Recherche d’écritures. A l’ouverture de la Saisie au kilomètre, l’écran est vide : saisissez alors rapidement toutes les écritures souhaitées puis enregistrez à n’importe quel moment par Ctrl + S ou le bouton Sauvegarder, puis continuez à ajouter des écritures. Les écritures saisies restent visibles sur fond gris mais ne sont plus modifiables dans la fenêtre de Saisie au kilomètre. La Saisie au kilomètre vous permet également de saisir les dates d’échéance de vos factures, mais le pointage de l’échéancier devra s’effectuer en Saisie par journal ou dans l'échéancier interactif. Navigation dans la fenêtre de saisie La navigation entre les champs, les lignes et les écritures peut se faire entre les différents champs grâce aux touches Tab et Shift+Tab, à la touche Entrée, à la souris ou encore avec les flèches directionnelles. Choix de l’exercice Tous les exercices ouverts sont disponibles dans la saisie : choisissez l’exercice de saisie dans l’entête de la fenêtre. Colonnes par défaut • Journal : Vous pouvez saisir sur tous les types de journaux, sauf les journaux de type A Nouveaux et de type Trésorerie avec contrepartie pied de journal. • Date : La date est saisissable en totalité. Elle tient compte du paramétrage de la fiche du journal sélectionné (avec ou sans reprise de dates). • Pièce : La numérotation suit la numérotation paramétrée dans la fiche journal (avec ou sans reprise de pièce - en fonction du type de numérotation). Elle reste modifiable. Le numéro saisi dans la Saisie au kilomètre est un numéro "provisoire". En effet, il est possible qu'un autre utilisateur utilise ce même numéro avant que vous n'ayez sauvegardé votre travail. Si vous avez activé l'option Gestion des doublons dans les options du dossier, lorsque vous sauvegarderez votre saisie, alors un message vous signalera les doublons et vous proposera la renumérotation de vos pièces. Si vous n'avez pas activé cette option, vos numéros de pièces seront conservés en l'état. • Compte : Le compte peut être choisi dans le look-up ou crée directement en cours de saisie. Les comptes associés ne sont pas pris en compte en saisie au kilomètre. • Libellé : Un libellé est proposé par défaut en fonction de la règle définie sur le journal. Il reste modifiable. • Débit / Crédit : Le curseur est pré-positionné en fonction du sens de saisie défini sur la fiche du compte et du journal sélectionné. Vous pouvez équilibrer votre écriture en la soldant grâce à la touche F12 ou au bouton Equilibrer. • Date d’échéance : Cette colonne est renseignée sur les comptes de nature "Clients et comptes rattachés" et "Fournisseurs et comptes rattachés", lorsque vous saisissez dans un journal de type Achats, Ventes ou Opérations Diverses. Elle affiche la première date d'échéance calculée en fonction du Mode de règlement renseigné dans la fiche du compte. L'ouverture de l'échéancier peut être automatique (si vous avez sélectionné l'option Echéancier en cours de saisie dans la fiche du compte) ou manuelle (si vous cliquez sur le bouton "+" disponible dans le champ). • Moyen de paiement : Cette colonne est renseignée sur les comptes de nature "Clients et comptes rattachés" et "Fournisseurs et comptes rattachés", lorsque vous saisissez dans un journal de type Trésorerie. Ce champ est non obligatoire et vous permet de renseigner, si besoin, le moyen de paiement (chèque, virement...) par lequel vous réglez vos fournisseurs ou êtes réglés par vos clients. 58 MANUEL Champs obligatoires Pour passer à la ligne suivante, les champs suivants doivent obligatoirement être renseignés : • Journal • Date • Compte • Montant Tant que l'un de ces champs n’est pas renseigné, il vous sera impossible de passer à la ligne suivante. Affichage Un trait est automatiquement affiché à la fin d'une écriture dont l'équilibrage a été réalisé. Cet affichage a uniquement pour but de vous permettre de visualiser plus facilement votre Saisie au kilomètre. Tant que l'écriture courante n'est pas équilibrée, alors elle s'affiche en rouge. A l'équilibre, elle repasse en noir. Certains paramètres d'affichage peuvent être personnalisés dans Paramètres - Société - Général - Environnement de saisie, comme la grille horizontale, la grille verticale et la couleur des écritures déséquilibrées. Barre d’outils • Ajouter, insérer, supprimer : ces boutons vous permettent d'ajouter, d'insérer et de supprimer une ligne d'écriture. • Gestion des vues : ce bouton permet de modifier les vues et d'ajouter des colonnes optionnelles. • Monter, descendre : : ces boutons vous permettent de modifier l'ordre de priorité des lignes d'écritures. • Couper, coller, copier : ces boutons vous permettent de copier, couper et coller une ligne d'écriture. • Equilibrer (F12) : ce bouton et cette touche permettent de réaliser l'équilibre du journal. Sauvegarde La sauvegarde doit être une action volontaire de votre part. Elle s'effectue en cliquant sur le bouton Sauvegarder ou en utilisant la combinaison Ctrl+S. Elle ne tient pas compte de l'Option de saisie par journal activée dans Paramètres - Société - Options générales de saisie. Avertissements lors de l'enregistrement Les avertissements apparaissent uniquement lors de l'enregistrement de la Saisie au kilomètre. Ils sont de deux types. Avertissements non bloquants Ces avertissements vous signalent une anomalie, mais n'empêchent pas la génération de vos écritures en Saisie par journal. Montants négatifs : ce message apparaît si votre saisie contient des montants négatifs et que l'option Afficher en saisie les alertes sur les montants a été activée dans les options du dossier. Comptes non autorisés en saisie sur un type de journal / racines de comptes non autorisées dans un journal : ce message apparaît si votre saisie contient des "incohérences" entre les comptes et les journaux utilisés et que l'option Afficher en saisie les alertes sur les comptes a été activée dans les options du dossier. Gestion des doublons des numéros de pièces La gestion des doublons de numéros de pièce est effectuée lors de l'enregistrement de la Saisie au kilomètre, si l'option correspondante a été activée dans les options du dossier. A l'affichage de ces messages, les écritures s'enregistrent : toute modification devra donc s'effectuer en Saisie par journal. Avertissements bloquants Ces avertissements vous signalent une erreur, que vous devez d'abord corriger. Ils concernent : • Déséquilibre du journal • Ecriture composée d’une seule ligne • Compte bloqué • Mois clôturé • Champ obligatoire manquant 59 EBP Comptabilité Open Line Pro Totaux Une ligne de totalisation est présente en pied de masque : elle affiche le total des lignes débitrices et le total des lignes créditrices. Récapitulatif Un bouton Récapitulatif est disponible. Le récapitulatif présente une vue synthétique de votre Saisie au kilomètre : - il affiche les totaux des Débits, Crédits et Soldes pour chaque mois et chaque journal ; - il met en évidence les déséquilibres. Impression du brouillon Le bouton Impression du brouillon permet d'imprimer sous forme de brouillon les écritures saisies dans cette option. SAISIE PAR GUIDE Saisie guidée : principes Accès : Quotidien - Saisie par guide OU Paramètres - Modèles de guides de saisie La saisie par guide est une méthode qui permet d'automatiser la saisie et de comptabiliser une écriture dans un environnement comptable simple d'utilisation. Cette saisie s'articule autour de deux axes : - Modèles de guides : Un certain nombre de modèles de guide sont livrés par défaut : ils doivent permettre de répondre aux besoins les plus courants. Ils restent modifiables. La liste des modèles n'est pas exhaustive : vous pouvez créer autant de modèles que vous voulez, afin de répondre spécifiquement à vos besoins. Définir un modèle de guide, c'est : définir un modèle d'écriture, ayant ses caractéristiques propres. Ainsi lors de la saisie, il suffira d'appeler le modèle de guide désiré pour que tout ou partie de votre saisie soit automatisée. - Saisie par guide : Les écritures guidées sont les écritures qui ont été créées grâce aux modèles de guide. Elles peuvent être comptabilisés à la demande dans la saisie journal. Liste des écritures guidées Accès : Quotidien - Saisie par guides Les écritures guidées, déjà créées grâce à des modèles, sont affichées dans une liste dont le comportement est identique à celui défini dans toutes les listes. Les écritures guidées sont regroupées sous différents onglets : - Tous : cet onglet regroupe toutes les écritures guidées, quelque soit leur écriture de référence (Achats, Ventes, Trésorerie ou Opérations diverses) - Achats : cet onglet regroupe toutes les écritures guidées de type Achats. - Ventes : cet onglet regroupe toutes les écritures guidées de type Ventes. - Trésorerie : cet onglet regroupe toutes les écritures guidées de type Trésorerie. - Opérations diverses : cet onglet regroupe toutes les écritures guidées de types Opérations diverses. Chaque écriture guidée est précisément identifiée par un certain nombre de critères issus de l'écriture ellemême. 60 MANUEL Les écritures guidées Accès : Quotidien - Saisie par guides La saisie par guide est l'un des modes de saisie offerts par le logiciel. Elle peut être immédiatement utilisée, grâce aux modèles de guide livrés par défaut. Ces modèles de guide déterminent le schéma de l'écriture et les règles d'automatisation de la saisie. Choisir le bon modèle de guide ou créer un modèle de guide spécifique à des opérations particulières sont des opérations préalables indispensables pour profiter pleinement de ce mode de saisie automatisé. Les écritures guidées sont accessibles à partir de la liste des écritures guidées. Chaque écriture guidée se divise en deux onglets : Saisie et Notes Onglet Saisie En-tête de l'onglet Saisie Libellé Ce champ saisissable. Guide * Le choix du modèle de guide se fait au moyen de la liste déroulante, qui propose tous les modèles actifs existants. Type de journal Cette zone est grisée et non modifiable. Elle permet de savoir dans quel type de journaux le guide sera généré. Journal Cette zone est grisée et non modifiable. Elle permet de savoir dans quel type de journaux le guide sera généré. Mois * Ce champ propose par défaut le mois système Mois système = Mois de l'ordinateur ou le mois le plus proche de ce mois système dans l'exercice courant. Si votre exercice courant est ouvert, alors vous pourrez créer de nouvelles Saisies par guide sur cet exercice et sur tous les exercices ouverts. En revanche, si votre exercice courant est clôturé, alors vous ne pourrez plus créer de nouvelles Saisies par guide sur cet exercice et vous pourrez uniquement accéder aux Saisies pratiques comptabilisées sur cet exercice clôturé. Numéro Ce numéro est automatiquement géré par le logiciel. Il est unique à chaque type de guide (préfixe alphabétique), à chaque guide (suffixe numérique) et à chaque exercice. Lorsque le guide est comptabilisé en saisie par journal, alors ce numéro de guide est affiché dans la colonne n° de document. Etat Ce champ est automatiquement géré par le logiciel. - En cours : Le guide n'a pas encore été comptabilisé. C'est-à-dire que le contenu du guide reste à tout moment modifiable, que les lignes qui y sont enregistrées ne sont pas comptabilisées et qu'elles n'apparaissent donc dans aucune impression ni aucune consultation. - Comptabilisé : Le guide a été comptabilité. C'est-à-dire que les lignes qu'il contient ont été comptabilisées sous forme d'écriture dans la saisie par journal et qu'elles apparaissent donc dans les impressions et les consultations. Aucune modification ni suppression ne peut plus être faite dans le guide lui-même. En revanche les modifications et suppressions restent possibles dans le journal dans lequel l'écriture a été comptabilisée. - Modifié en saisie par journal : Le guide a été comptabilisé puis au moins l'une des lignes de ce guide a été modifié. Corps de l'onglet Saisie Le corps du guide est accessible uniquement si tous les champs obligatoires de l'en-tête ont été renseignés. Dès qu'une zone du guide est saisie dans le corps du guide, alors l'en-tête n'est plus modifiable. Le corps du guide se divise en différentes colonnes : - Date * : Ce champ permet de saisir ou de sélectionner un jour dans le mois de l'exercice courant. 61 EBP Comptabilité Open Line Pro - Compte : Ce champ propose une liste déroulante de comptes pré-sélectionnés en fonction du type de guide. - N° de pièce : Ce champ affiche par défaut la valeur définie dans le modèle du guide. Si le journal dans lequel vous voulez générer votre écriture est paramétré en numérotation automatique, vous pouvez être amené à utiliser un numéro de pièce déjà utilisé par un autre utilisateur ou dans un autre masque de saisie. Pour être informé des doublons éventuels, il vous suffit de sélectionner l'option Afficher les alertes sur les numéros de pièces en doublon dans les options du dossier. - Libellé * : Ce champ affiche par défaut la valeur définie dans le modèle du guide. - Montant débit : Le champ accepte les montants positifs avec décimales. - Montant crédit : Le champ accepte les montants positifs avec décimales. Outre toutes les fonctions disponibles dans les listes, il existe deux boutons spécifiques : - Sauvegarder : Ce bouton permet de sauvegarder un guide avec tout ce qu'il contient, tout en le laissant modifiable et sans générer aucune écriture en comptabilité. - Comptabiliser : Ce bouton permet de sauvegarder un guide mais aussi de générer l'écriture en comptabilité. Lorsque que le bouton Comptabiliser est activé, alors le guide ne peut plus être modifié et son état passe à Comptabilisé. Créer des formules sur les numéros de pièce, les libellés et les calculs dans les modèles de guide Des formules existent déjà par défaut dans les modèles de guide livrés par défaut. Néanmoins, pour répondre à des besoins spécifiques, vous pouvez créer les formules qui vous conviennent. Une fois créées, ces formules pourront être sélectionnées dans les modèles de guide et donc permettre de mieux automatiser la saisie guidée. N° Pièce et libellé Il est possible de créer des numéros de pièce et des libellés pour implémenter le modèle de guide de saisie. La modification ou la suppression est impossible dés qu'un guide est utilisé. Libellé : Ce champ saisissable permet d'identifier le n° pièce ou le libellé créé. Préfixe : Ce champ permet de sélectionner un des n° pièce ou libellé prédéfini. Suffixe : Ce champ permet d'identifier les lignes d'écriture d'un guide. Formules Sans Formule : Permet de saisir un montant dans le modèle de guide de saisie sans aucun calcul particulier. TVA à partir du HT : Permet de calculer la TVA à partir du HT de la ligne de dessus. TVA à partir du TTC : Permet de calculer la TVA à partir du TTC de la ligne de dessus. Solde : Permet de calculer le solde du guide. SAISIE PRATIQUE Mes achats, Mes ventes La saisie pratique est un mode de saisie non comptable qui permet de saisir facilement une écriture. Comment saisir une facture d’achat ? Accès : Quotidien – Mes achats Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture. - Indiquez la date de la facture. - Conservez le numéro de pièce proposé automatiquement ou indiquez le numéro de la facture. - Choisissez un fournisseur dans la liste. Si le fournisseur n’est pas présent, cliquez sur le bouton Nouveau fournisseur, indiquez son nom, éventuellement son adresse et sauvegardez la fiche. - Complétez la description si vous souhaitez apporter une précision. - Saisissez le total TTC. 62 MANUEL - Indiquez le type de TVA : le montant se calcule automatiquement. Vérifiez la cohérence avec la facture. Le montant doit être modifié s’il est différent de votre document. - Choisissez la nature d’achat correspondant au type de la facture et contrôlez le montant. - Un message vous propose ensuite d’effectuer une nouvelle saisie : répondez Oui pour continuer. Il est possible de solder automatiquement la facture en sélectionnant F12. Dans ce cas, le solde de la facture se place dans le champ Montant HT. Comment saisir une facture de vente ? Accès : Quotidien – Mes ventes Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture. Remplissez les différents champs de la même façon que pour la facture d’achat. Comment saisir un avoir, une remise ? Pour saisir un avoir, saisissez une facture avec des montants négatifs. Pour saisir une remise, utilisez la nature « Remises obtenues » ou « Remises accordées ». Création d'un nouveau compte Lors de la création d'un compta à partir d'un masque de saisie pratique, une fenêtre de création de compte simplifiée est proposée. Saisie sur plusieurs exercices Si votre exercice courant est ouvert, alors vous pourrez créer de nouvelles Saisies pratiques sur cet exercice et sur tous les exercices ouverts. En revanche, si votre exercice courant est clôturé, alors vous ne pourrez plus créer de nouvelles Saisies pratiques sur cet exercice et vous pourrez uniquement accéder aux Saisies pratiques comptabilisées sur cet exercice clôturé. Gestion des doublons de numéros de pièce Si le journal dans lequel vous voulez générer votre écriture est paramétré en numérotation automatique, vous pouvez être amené à utiliser un numéro de pièce déjà utilisé par un autre utilisateur ou dans un autre masque de saisie. Pour être informé des doublons éventuels, il vous suffit de sélectionner l'option Afficher les alertes sur les numéros de pièces en doublon dans les options du dossier. Ma trésorerie Comment saisir un encaissement client ? Accès : Quotidien – Ma trésorerie Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] et choisissez Encaissement. - Sélectionnez Encaissement client. - Indiquez la date de l’encaissement. - Choisissez la banque ou la caisse concernée. - Indiquez un n° de pièce, une description, le montant de l’encaissement. - Choisissez un client dans la liste. Si le client n’est pas présent, cliquez sur le bouton Nouveau client, indiquez son nom, éventuellement son adresse et sauvegardez la fiche. - A la fin de la saisie, un message vous propose de saisir une nouvelle opération : répondez Oui pour continuer. Comment saisir un décaissement fournisseur ? Accès : Quotidien – Ma trésorerie Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser], et choisissez Décaissement. 63 EBP Comptabilité Open Line Pro Sélectionnez Décaissement fournisseur et remplissez les différents champs comme pour l’encaissement client. Comment saisir une autre opération ? Le bouton Ajouter vous permet de saisir quatre types d’opérations : - Les encaissements - Les décaissements - Les virements (de banque à banque, de banque à caisse …) - Les remises de chèques. Pour les encaissements et les décaissements, des sous-catégories vous permettent de choisir un type d’opération plus précis : encaissement client, encaissement d’effets avec frais, décaissement fournisseur, entretien, essence, frais bancaires, etc. Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA vide. Création d'un nouveau compte Lors de la création d'un compta à partir d'un masque de saisie pratique, une fenêtre de création de compte simplifiée est proposée. Saisie sur plusieurs exercices Si votre exercice courant est ouvert, alors vous pourrez créer de nouvelles Saisies pratiques sur cet exercice et sur tous les exercices ouverts. En revanche, si votre exercice courant est clôturé, alors vous ne pourrez plus créer de nouvelles Saisies pratiques sur cet exercice et vous pourrez uniquement accéder aux Saisies pratiques comptabilisées sur cet exercice clôturé. Gestion des doublons de numéros de pièce Si le journal dans lequel vous voulez générer votre écriture est paramétré en numérotation automatique, vous pouvez être amené à utiliser un numéro de pièce déjà utilisé par un autre utilisateur ou dans un autre masque de saisie. Pour être informé des doublons éventuels, il vous suffit de sélectionner l'option Afficher les alertes sur les numéros de pièces en doublon dans les options du dossier. CONSULTATION/LETTRAGE Consultation de compte Accès : Quotidien - Consultation/Lettrage OU Consultation - Consultation/Lettrage La consultation de compte permet d'afficher l'ensemble des lignes d'écritures enregistrées sur un compte de type Détail et sur un seul exercice. Cette consultation permet aussi bien de connaître le solde réel d'un compte à un instant donné, que de procéder aux lettrages qui s'imposent ou encore d'effectuer des recherches... La combinaison de différents filtres permet d'affiner la sélection des lignes d'écritures à afficher. Filtres Ces filtres sont mémorisés : Les dernières sélections effectuées sont conservées ; elles seront reprises à l'identique lors du prochain affichage de la fenêtre de consultation. Filtre sur les comptes, Filtre sur la période, Filtre sur le statut des lignes, Filtre sur le type de ligne. Sélection de l'exercice Les dates d'exercice proposées par défaut sont celles de l'exercice courant. 64 MANUEL Lorsque cet exercice courant est ouvert, alors tous les exercices ouverts sont accessibles. Vous pouvez donc sélectionner l'exercice que vous voulez consulter sans être obligé de changer d'exercice courant. Pour cela, il vous suffit d'ouvrir la liste déroulante disponible dans le champ Exercice. Lorsque l'exercice courant est clôturé, alors seul l'exercice courant est accessible. Sélection du compte La sélection du compte se fait dans l'en-tête de la fenêtre de consultation, champ Identification - Compte. Le compte peut être saisi directement dans ce champ ou sélectionné dans la liste déroulante qui reprend l'intégralité des comptes existants sur l'exercice courant. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné. Dès que le numéro du compte est renseigné, alors les données de base de ce compte sont automatiquement mises à jour : - Intitulé du compte, - Cumul de tous les montants débiteurs saisis sur ce compte pendant tout l'exercice courant, - Cumul de tous les montants créditeurs saisis sur ce compte pendant tout l'exercice courant, - Solde de ce compte au dernier jour de l'exercice courant. Ces données de base sont totalement indépendantes des choix effectués sur les filtres comme de la date système (= date et heure de l'ordinateur). Affichage des lignes d'écriture L'affichage des lignes d'écritures dans la consultation reprend la majorité des informations renseignées dans le masque de saisie (Journal, Date, Pièce, Libellé, Débit/Crédit). En revanche, à l'inverse de la saisie, les lignes d'écritures sont par défaut affichées dans l'ordre chronologique. L'affichage des lignes d'écritures est directement dépendant des choix effectués sur les filtres. Certaines lignes peuvent apparaître grisées et en italique : il s'agit des lignes qui répondent aux critères de filtrage sur l'exercice courant mais qui ont été lettrées sur un exercice postérieur. Le délettrage de ces lignes n'est d'ailleurs uniquement possible que sur l'exercice au cours duquel elles ont été lettrées. Dans le pied de la zone d'affichage, une ligne de totalisation est affichée : elle cumule en temps réel la somme des montants débiteurs et des montants créditeurs des lignes affichées. Enfin, le Solde progressif est recalculé en temps réel en fonction des seules lignes affichées. Lettrage et délettrage manuel Il est possible de lettrer ou delettrer des lignes d'écritures d'un compte directement dans la fenêtre de Consultation sans être obligé d'accéder à la fenêtre de Lettrage ; pour cela, il faut que cette option soit paramétrée dans la fiche compte. Le fonctionnement du lettrage, la sélection des lignes, l'utilisation de la ligne de totalisation, l'attribution du code lettrage... sont les mêmes que dans ceux définis dans la fenêtre de Lettrage à proprement parler. Lettrage automatique Une fonction permet d'effectuer le lettrage automatique des lignes d'écritures d'un compte. Autres actions possibles à partir de la consultation Accès à la saisie par journal : En double cliquant sur une ligne d'écriture, en sélectionnant Saisie par journal dans le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris. ou en cliquant sur le bouton, il est possible d'être automatiquement positionné sur cette ligne d'écriture dans la saisie journal ayant servie à l'enregistrer. Voir document : Il est possible d'accéder au document d'origine ayant permis l'enregistrement de la ligne d'écriture : il peut s'agir, par exemple, de la facture transférée par la Gestion commerciale. 65 EBP Comptabilité Open Line Pro Cacher le filtre/Afficher le filtre : En cliquant sur le bouton Cacher le filtre ou Afficher le filtre, il est possible d'afficher ou de masquer une ligne de filtre qui se positionne immédiatement avant les lignes d'écritures. Ce filtre contient des champs saisissables et permet d'affiner les sélections effectuées grâce aux filtres comptables mentionnés dans les paragraphes précédents. Rafraîchir : Ce bouton permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre de consultation, lorsque celui-ci a été modifié par une action effectuée dans une autre fenêtre (lettrage, saisie journal...). Facture non parvenue ou à émettre Ce bouton permet d'accéder à la fenêtre de paramétrage Facture/Avoir à emettre ou Facture/Avoir à recevoir et de générer l'extourne de l'écriture à laquelle cette ligne appartient. Charge ou produit constaté d'avance Ce bouton permet d'accéder à la fenêtre de paramétrage Charges ou Produits constatés d'avance et de générer la régularisation puis l'extourne de la ligne sélectionnée. Principes de lettrage et de délettrage Accès : Le lettrage est possible à partir la fenêtre de Consultation comme à partir de la fenêtre de Lettrage. Principes du lettrage Le lettrage consiste à : - sélectionner sur un compte au moins deux lignes d'écritures dont les montants s'équilibrent et qui ont trait à une opération commune, - puis à appliquer un même code alphanumérique appelé "code lettrage" ainsi qu'une même date de lettrage à ces lignes. Une facture n° 1234 de 1000 € est émise le 18/02/2008 au client DUPONT. Le 25/02/2008, le client Dupont adresse un chèque de 500 €, référencé 1234. Le 10/03/2008, le client Dupont adresse un nouveau chèque de 500 €, référence 1234. Ces deux règlements peuvent être identifiés comme venant solder la facture émise. Dès lors, ses trois lignes d'écriture peuvent être sélectionnées dans le compte du client DUPONT pour être identifiées par un même code et une même date de lettrage. La date de lettrage est la date système Date système = date et heure de l'ordinateur. à laquelle le lettrage a été effectué. Le lettrage peut être effectué aussi bien dans la fenêtre de Consultation que dans la fenêtre de Lettrage simplifié. Activer l'option sur le compte Pour que le lettrage ou le délettrage soient possibles, il faut que le compte soit de type Détail et que l'option "Autoriser le lettrage" soit activée sur sa fiche compte. Sélection des lignes La sélection des lignes peut se faire de deux façons différentes : - Soit grâce à la souris seule, en cochant la case située sur chaque ligne à l'extrême gauche de la fenêtre. - Soit en combinant le clavier et la souris (touche Ctrl + clic gauche). - Soit encore en combinant différentes touches du clavier (touche Ctrl + barre d'espace). Dans tous les cas, les lignes sélectionnées sont mises en surbrillance. En pied de masque, un "total des lignes sélectionnées" apparaît. - Cette ligne de totalisation est calculée en temps réel au fur et à mesure des sélections des lignes d'écritures. - Elle permet de contrôler immédiatement l'équilibrage de ces lignes qui conditionne l'exécution du traitement. Choix des boutons Le choix des boutons dépend du type des lignes sélectionnées. Si aucune des lignes sélectionnées n'est lettrée et que ces lignes sont équilibrées, alors le bouton "Lettrer" est accessible. 66 MANUEL Dans tous les autres cas, seul le bouton "Délettrer" est accessible. Option de lettrage automatique Une fonction de lettrage automatique est disponible. Gestion du code lettrage lors du lettrage de lignes d'écriture Lorsque des lignes non lettrées dont les montants s'équilibrent sont sélectionnées et que le lettrage est demandé, alors le "Prochain code lettrage" renseigné sur la fiche compte est proposé par défaut. Si le code lettrage proposé est accepté, alors : - le code lettrage proposé et la date de lettrage sont affectés à chacune des lignes sélectionnées, - un prochain code lettrage est calculé puis est reporté sur la fiche compte. Si le code lettrage proposé par défaut est modifié, alors : - le code lettrage saisi et la date de lettrage sont affectés à chacune des lignes sélectionnées, - un prochain code lettrage est calculé par rapport au code lettrage saisi puis est reporté sur la fiche compte. Gestion du code lettrage lors du délettrage des lignes d'écriture Lorsque des lignes lettrées dont les montants s'équilibrent et dont les codes lettrage sont identiques sont sélectionnées et que le délettrage est demandé, alors le code lettrage et la date de lettrage sont supprimés de toutes les lignes sélectionnées. La suppression de ce lettrage est sans impact sur le champ "Prochain code lettrage" de la fiche compte. Options de délettrage Le délettrage s'opère : - sur toutes les lignes sélectionnées déjà lettrées, - mais aussi sur les toutes lignes non sélectionnées possédant le même code lettrage. Pour faciliter le délettrage, trois options sont disponibles en cliquant sur le bouton "Délettrer" de la barre d'outils : Délettrer par compte : cette action permet de délettrer en une seule opération toutes les lignes déjà lettrées sur ce compte. Délettrer par code : cette action permet de définir une fourchette de codes lettrage puis de délettrer toutes les lignes d'écritures déjà lettrées sur lesquelles ces codes lettrage apparaissent et, cela, quelque soit leur date de lettrage. Délettrer par date : cette action permet de définir une fourchette de dates de lettrage puis de délettrer toutes les lignes d'écritures déjà lettrées sur lesquelles ces dates apparaissent et, cela, quelque soit leur code de lettrage. RELEVÉ BANCAIRE Liste des relevés bancaires Accès : Quotidien - Relevé bancaire La gestion des relevés est commune à toutes les listes. La liste des relevés permet d'accéder aux relevés. Les relevés bancaires permettent d’effectuer le rapprochement bancaire automatique, par l’import des fichiers bancaires à la norme Etebac 3. Ils nécessitent au préalable la création des banques. La création de la fiche Relevé bancaire est également possible directement dans l’option de rapprochement bancaire automatique. Il est possible de supprimer les anciens relevés ou les relevés entièrement pointés. La suppression d’un relevé n’entraînera aucun dépointage dans votre comptabilité. 67 EBP Comptabilité Open Line Pro Fiche relevé bancaire Accès : Quotidien – Relevé bancaire La gestion de la fiche relevé bancaire est commune à l’ensemble des fiches. La fiche de relevé bancaire est accessible à partir de la liste des relevés. Créer une fiche de relevé bancaire est une opération préalable obligatoire, lorsque que vous souhaitez effectuer des rapprochements bancaires automatiques. En-tête de la fiche relevé bancaire • Banque La banque peut être saisie ou sélectionnée grâce à la liste déroulante. Il s’agit de la banque à laquelle appartient le relevé bancaire. Ce champ est obligatoire. • N° Le numéro ne peut pas être saisi par l’utilisateur et sera calculé automatiquement par le logiciel à l’enregistrement de la fiche : il reprend le code de la banque auquel s’ajoute un numéro sur 5 chiffres, automatiquement incrémenté. BQ00001 • Date de l’ancien solde, Ancien solde, Date du nouveau solde, Nouveau solde Ces informations seront automatiquement renseignées après l’import du fichier de relevé bancaire. Dans le cas contraire, les champs restent saisissables. Ils ne sont présents qu’à titre informatif. Importer un fichier de relevé bancaire Format bancaire Si vous souhaitez importer un fichier de relevé bancaire à la norme Etebac 3 (norme bancaire), cliquez sur Importer + Importer un relevé bancaire et sélectionnez le fichier à importer. L’import du fichier permet de remplir les champs de l’entête "Date de l’ancien solde", "Ancien solde", "Date du nouveau solde", "Nouveau solde" ainsi que les lignes de relevé. Import paramétrable Si vous souhaitez importer un fichier sans format particulier, cliquez sur Importer + Import paramétrable. Etape : Destination et source de l’import Choisissez le type de fichier à importer : - Relevé bancaire avec colonnes « Débit » et « Crédit » signifie que les montants au débit et les montants au crédit sont dans 2 colonnes différenciées. - Relevé bancaire avec colonnes « Montant » signifie que les montants sont dans une seule colonne, et c’est le sens (positif ou négatif) qui détermine si le montant est un débit ou un crédit. - Relevé bancaire avec colonnes « Montant » et « Sens » signifie les montants sont dans une seule colonne, et qu’une colonne supplémentaire indique le sens, « D » pour débit et « C » pour crédit. Sélectionnez le fichier à importer. Choisissez un paramétrage précédemment effectué et enregistré. Etape : Codage du fichier Champs délimités ou Champs en largeur fixe : le choix est automatique en fonction du contenu fichier. - "Champs délimités" signifie que les champs du fichier sont séparés par un caractère (par exemple le pointvirgule, la virgule, l’espace, la tabulation …). - "Champs en largeur fixe" signifie que les champs du fichier sont alignés en colonne. Commencer l’import à la ligne … permet d’indiquer le n° de la 1ère ligne à importer (dans le cas où les fichiers contiennent une entête à ignorer). Ligne d’entête : la première ligne contient le nom des champs : à cocher lorsque le fichier contient une ligne d’entête avec le nom des champs à importer, ce qui facilitera l’association des colonnes et des champs. Etape : Largeur des champs : uniquement avec des champs en largeur fixe Grâce à la souris, tracez des traits pour séparer les champs. Pour vous aider, une règle affiche le nombre de caractères. Etape : Séparateurs / Identificateurs : uniquement avec des champs délimités Indiquez le caractère séparateur des champs. Indiquez si besoin le caractère délimitant les champs (l’identificateur guillemet par exemple). 68 MANUEL Etape : Association Associez chaque champ avec la colonne correspondante. Indiquez un nom au paramétrage si vous souhaitez l’utiliser ultérieurement. Ainsi au prochain import d’un fichier de même structure, vous n’aurez pas à refaire tout le paramétrage, vous pourrez le sélectionner à l’étape de début. Ces différents formats de date sont acceptés : année sur 2 ou 4 caractères ; avec ou sans séparateur de type /. - JJMMAA - JJ/MM/AA - JJMMAAAA - JJ/MM/AAAA Lignes de relevé bancaire Il est possible de saisir les lignes de relevé en remplissant les différents champs. Vous pouvez également modifier ou supprimer des lignes importées ou saisies. Ces lignes n’ont pas d’impact sur votre comptabilité : elles restent néanmoins importantes pour pouvoir mener à bien vos rapprochements bancaires. La suppression d’une ligne de relevé pointée n’entraînera aucun dépointage dans votre comptabilité. RAPPROCHEMENT BANCAIRE Liste des rapprochements Accès : Quotidien - Rapprochement La gestion de la liste des rapprochements est commune à toutes les listes. Un compte peut faire l'objet d'un rapprochement s'il remplit toutes ces conditions simultanément : - Il est de nature Compte pour rapprochement. - Il est défini comme étant compte de contrepartie d'un journal de type Trésorerie. - L'option Type de rapprochement par compte ou Type de rapprochement par journal est sélectionnée dans la fiche de ce compte. Création d'un nouveau rapprochement Lors de la création d'un rapprochement, une boîte de dialogue s'affiche. Il faut obligatoirement y renseigner les trois champs suivants : Le compte à rapprocher, qui peut être saisi directement ou sélectionné grâce à la liste déroulante. Automatique : Lorsque la case est cochée alors il est possible de visualiser et pointer les relevés bancaires appartenant à la même banque que le compte à rapprocher. Il est ensuite possible d'effectuer au choix un pointage manuel ou un pointage automatique. Le libellé du rapprochement, qui est saisissable et laissé au libre choix de l'utilisateur. La date de rapprochement, qui peut être saisie ou sélectionnée grâce au calendrier, en veillant à respecter les conditions suivantes : - elle doit être comprise dans l'exercice courant ; - elle doit être postérieure à la dernière date de rapprochement utilisée pour créer un rapprochement sur le même compte. Deux actions sont possibles sur cette boîte de dialogue : Valider : Pour valider les éléments saisis ou sélectionnés dans la boîte de dialogue et accéder directement au rapprochement. Annuler : Pour fermer la boîte de dialogue sans créer le rapprochement. Les trois éléments constitutifs du rapprochement (compte, libellé et date de rapprochement) ne sont plus modifiables dès que le rapprochement est créé. 69 EBP Comptabilité Open Line Pro La date de rapprochement détermine l'extraction des lignes d'écriture : seules les lignes d'écriture possédant une date d'écriture antérieure ou égale à la date de rapprochement seront visibles dans le rapprochement créé. Les écritures simulées ne sont pas prises en compte dans cette extraction. Suppression d'un rapprochement La suppression d'un rapprochement est possible, même si des pointages ont déjà été effectués sur ce rapprochement. En revanche, seule la suppression du dernier rapprochement existant pour un compte sur tous les exercices du dossier est possible. Rapprochement bancaire manuel Accès : Quotidien - Rapprochement La gestion de la fenêtre de rapprochement est commune à toutes les fiches. Les rapprochements bancaires sont accessibles à partir de la liste des rapprochements. Principes du rapprochement bancaire Le rapprochement bancaire est un document qui permet de vérifier la concordance entre le compte "Banque" tenu par l'entreprise et le relevé bancaire adressé périodiquement par la banque. Ce document est obtenu en attribuant un code pointage et une date de pointage (correspondant à la date de rapprochement) à toutes les lignes d'écriture qui figurent à la fois dans le compte "Banque" de l'entreprise et dans le relevé bancaire. Le rapprochement bancaire doit être équilibré, c'est-à-dire que l'écart de rapprochement doit afficher un solde nul (0,00). La fenêtre de rapprochement est divisée en plusieurs parties Les Paramètres Les paramètres affichent des données dépendantes des éléments que vous avez saisis dans la boîte de création du rapprochement : Numéro de compte à rapprocher, Date de rapprochement, Solde du compte à rapprocher tel qu'il ressort de votre comptabilité à la Date du rapprochement. Dès que le rapprochement est créé, ces paramètres ne sont plus modifiables. La zone Ecart Solde du relevé : Dans ce champ doit être saisi le solde réel du compte à rapprocher à la date de rapprochement figurant sur le relevé de compte adressé par l'établissement bancaire. Si le solde final de ce relevé est créditeur, alors le montant à saisir doit être positif. Si le solde final de relevé est débiteur, alors le montant à saisir doit être négatif. Solde des lignes non pointées : Ce solde représente la différence entre la somme des montants débiteurs et la somme des montants créditeurs de toutes les lignes comptabilisées sur le compte à rapprocher, qui ne possèdent pas encore code pointage et, ce, jusqu'à la date de rapprochement. Ecart de rapprochement : Ce champ doit afficher un montant nul (0,00) pour que le rapprochement soit équilibré. Le montant calculé correspond à la différence existant entre le Solde du compte, le Solde du relevé et les Solde des lignes non pointées. Le filtre sur les lignes à afficher Trois options existent dans ce filtre, elles sont accessibles grâce à la liste déroulante : Toutes : Toutes les lignes d'écritures possédant ou non un code pointage et ayant une date d'écriture antérieure ou égale à la date de rapprochement sont affichées. Rapprochées : Seules les lignes d'écritures possédant un code pointage et ayant une date d'écriture antérieure ou égale à la date de rapprochement sont affichées. Non rapprochées : 70 MANUEL Seules les lignes d'écritures ne possédant pas de code pointage mais ayant une date d'écriture antérieure ou égale à la date de rapprochement sont affichées. Les lignes non rapprochées représentent toutes les opérations en suspens qui devront être pointées dans l'avenir. Ce filtre est proposé systématiquement lors de l'ouverture d'un rapprochement. Lors du pointage ou du dépointage d'une ligne d'écriture, l'affichage des lignes est mis à jour en temps réel. Ainsi, par exemple, si le filtre des lignes à afficher est à "Non rapprochées", alors chaque ligne "disparaît" de l'affichage au fur et à mesure de l'avancement du pointage. Chacune de ces lignes peut ensuite être retrouvée dans les filtres "Toutes" ou "Rapprochées" avec la mention du code et de la date de pointage qui leur a été attribués. Le prochain code pointage Le code pointage est par défaut à "Ok". Il peut être modifié de deux façons différentes : - Soit en saisissant directement dans le champ "Prochain code pointage". Dans ce cas, ce nouveau code pointage devient le code pointage par défaut et est proposé lors de tous les pointages ultérieurs. - Soit en saisissant directement ce code sur la ligne d'écriture en cours de pointage. Dans ce cas, le code saisi sur la ligne est recopié dans le champ "Prochain code pointage" et est proposé par défaut lors de tous les pointages ultérieurs. Dans tous les cas, la modification de ce code est sans impact sur les lignes d'écritures déjà pointées. Le corps du rapprochement Le corps du rapprochement affiche toutes les lignes d'écritures correspondant aux critères de filtrage définis dans la zone "Paramètres" et dans le filtre sur les "lignes à afficher". Le pointage et le dépointage dans un rapprochement Chaque ligne d'écriture peut être pointée ou dépointée indépendamment des autres lignes et cela de différentes façons : - Soit en double cliquant sur une ligne. - Soit en saisissant ou en supprimant les caractères du code pointage. - Soit en faisant "Entrée" sur la ligne désirée. - Soit en activant les boutons Pointer et Dépointer. Des groupes de lignes d'écritures peuvent être pointés en une seule opération en activant le bouton Pointer par Date qui ouvre la boîte de dialogue dans laquelle il faut renseigner : - Code pointage : Ce code pointage est par défaut le "Prochain code pointage" défini dans la fenêtre de rapprochement, mais peut être modifié. - Pointer toutes les lignes jusqu'au : La date de rapprochement est proposée par défaut mais peut être modifiée, soit en saisissant directement dans le champ, soit en sélectionnant la date dans le calendrier. - Si l'exécution du pointage est demandée, alors toutes les lignes d'écriture saisies à une date antérieure ou égale à la date limite et non encore pointées seront pointées avec le code pointage défini. Des groupes de lignes d'écritures peuvent être dépointés en une seule opération en activant le bouton Dépointer par code qui ouvre la boîte de dialogue dans laquelle il faut renseigner : - La fourchette de codes de pointage à supprimer : Par défaut, les codes proposés sont les codes pointage existants sur le rapprochement affiché. Ils peuvent être modifiés de façon à restreindre la fourchette proposée. - Si l'exécution du dépointage est demandée, alors toutes les lignes d'écritures affichées dans le rapprochement et possédant les codes pointage définis sont dépointées. Cette action est sans impact sur les lignes d'écritures pointées avec ces mêmes codes sur d'autres rapprochements que celui affiché. Les autres actions possibles dans un rapprochement Saisie : En sélectionnant une ligne d'écriture dans le rapprochement, il est possible d'accéder à la fenêtre de saisie en étant directement positionné sur la ligne d'origine. Consultation : En sélectionnant une ligne d'écriture dans le rapprochement, il est possible d'accéder à la fenêtre de consultation du compte concerné en étant directement positionné sur la ligne. Afficher/cacher le filtre : En cliquant sur ce bouton, il est possible de faire apparaître ou disparaître une ligne de filtre supplémentaire. Cette ligne se positionne juste avant la première ligne d'écriture dans le corps du rapprochement ; ces champs sont saisissables et permettent de faciliter la recherche des lignes. Vues : Une vue du rapprochement est proposée par défaut. Néanmoins, les vues sont paramétrables en fonction des besoins. Lignes affichées dans le rapprochement mais pointées sur un autre rapprochement 71 EBP Comptabilité Open Line Pro Des lignes d'écritures peuvent être affichées dans un rapprochement mais être pointées sur un rapprochement postérieur au rapprochement affiché. Dans ce cas, ces lignes sont affichées en grisé et en italique et mentionnent la date de rapprochement, le code de rapprochement et le libellé du rapprochement sur lequel le pointage a été effectué. Toute action sur ces lignes ne pourra évidemment se faire que sur le rapprochement concerné. Particularité du rapprochement par journal : récupération de toutes les lignes du journal RAN. Toutes les lignes saisies manuellement dans le journal RAN s'affichent dans le rapprochement bancaire, sauf les lignes mouvementant le compte à rapprocher. Pour effectuer un rapprochement correct, deux solutions sont possibles : - soit, pointer toutes les lignes provenant de RAN, car leur différence est égale au montant saisi sur le compte à rapprocher. - soit, revenir dans le journal RAN, remplacer le compte de banque à rapprocher par le compte de virements internes "580", puis saisir une Opération Diverses pour solder le "580" par le compte de banque à rapprocher. Cette seconde solution évite d'afficher dans le rapprochement des lignes d'A Nouveaux non pertinentes. Rapprochement bancaire automatique Accès : Quotidien - Rapprochement La gestion de la fenêtre de rapprochement est commune à toutes les fiches. Le rapprochement bancaire automatique est accessible à partir de la liste des rapprochements. Toutes les options disponibles dans le rapprochement bancaire manuel sont disponibles dans le rapprochement bancaire automatique : le principe est identique. Consultez la partie Rapprochement bancaire manuel. Comment procéder ? Pour effectuer le rapprochement bancaire automatique, vous devez suivre le cheminement suivant : • Créer les banques dans Paramètres – Banques. • Créer un relevé bancaire par le menu Tenue comptable. • Dans le relevé créé, procéder à l’import d’un fichier de relevé grâce au bouton Importer un relevé bancaire. Eventuellement ajouter, modifier et supprimer des lignes, ou importer un autre fichier. • Ajouter un nouveau rapprochement bancaire par le menu Tenue comptable, en cochant la case Automatique : les lignes d’écritures et les lignes de relevé s’affichent automatiquement. • Effectuer un pointage manuel en sélectionnant les lignes à relier, ou un pointage automatique grâce au bouton Rapprocher automatiquement. Les lignes de relevé Il s’agit des lignes des relevés appartenant à la même banque que le compte à rapprocher. Les filtres sur les lignes à afficher Les filtres s’appliquant sur les lignes d’écritures (Toutes, Rapprochées, Non rapprochées) s’appliquent également sur les lignes de relevé. Pointage • Manuel : Il suffit de sélectionner une ou plusieurs lignes d’écriture et une ou plusieurs lignes de relevé qui se compensent : le code pointage s’applique alors sur toutes ces lignes. • Automatique : Cliquez sur le bouton Rapprocher automatiquement : les lignes d’écriture et les lignes de relevé qui se compensent sont automatiquement pointées ensemble. Les lignes sont pointées une à une (une ligne d’écriture pour une ligne de relevé) en fonction du montant. Pour pointer plusieurs lignes ensemble, vous devez pointer manuellement. Les montants des relevés s’affichent comme sur un relevé papier, dans le sens de votre banque et non dans le sens de votre comptabilité. 72 MANUEL En rapprochement par compte, les montants à pointer ensemble sont de sens opposé : les débits sur les lignes d’écriture se pointent avec les crédits sur les lignes de relevé, et inversement. En rapprochement par journal, les montants à pointer ensemble sont dans le même sens. Dépointage Le dépointage s’effectue comme en rapprochement manuel et s’applique sur les lignes d’écriture et sur les lignes de relevé. Nouveau relevé Cette option permet de créer un nouveau relevé bancaire directement à partir de l’option de rapprochement bancaire. Voir relevé Cette option permet d’ouvrir la fiche relevé bancaire correspondant à la ligne de relevé sélectionnée. ÉCRITURES DE RÉGULARISATION Ecritures de régularisations : principes et exemples Principes généraux Il peut arriver que certains produits et certaines charges soient comptabilisés sur une période différente de la période comptable à laquelle ils doivent obligatoirement être rattachés. Il est donc nécessaire de saisir un certain nombre d’écritures de régularisation pour : - diminuer les charges et produits qui sont comptabilisés « à tort » dans une période, - augmenter les charges et produits qui appartiennent à une autre période. Une période s'entend aussi bien comme étant un exercice comptable (dans le cas standard de l'arrêté des comptes entre deux exercices) que comme une période comprise dans un seul exercice comptable (dans les cas de situations périodiques, en cours d'exercice). Les écritures de régularisation sont de deux types : - Les charges et produits à recevoir (c’est-à-dire : Factures à recevoir, Avoirs à recevoir, Factures à émettre, Avoirs à émettre). - Charges constatées d’avance et produits constatés d’avance. Dans l'application, le terme général "Facture à recevoir à ou émettre" est utilisé pour désigner toutes les opérations de type "Charges et produits à recevoir". Exemples d'écritures de régularisation Premier exercice : 01/01/2008 au 31/12/2008 Second exercice : 01/01/2009 au 31/12/2009. 1/ Exemple d'une facture non parvenue : 1.1/ FACTURE D'ACHAT Sur l'exercice 2009, je comptabilise une facture d’achat datée du 05/01/2009 : - Date : 05/01/2009 - 6011- Matières premières : 1000 - 445661 - Tva déductible : 196 - 401FRS - Fournisseurs : 1196 73 EBP Comptabilité Open Line Pro 1.2/ Je constate que cette pièce facture des marchandises livrées sur l’exercice 2008. 1.3/ ECRITURE DE REGULARISATION Je dois saisir manuellement une écriture de régularisation sur 2008 afin d'y enregistrer la charge qui lui appartient : - Date : 31/12/2008 - 6011 - Matières premières : 1000 - 44586 - Tva sur facture non parvenue : 196 - 408 - Fournisseurs Factures non parvenues : 1196 J'identifie cette écriture comme étant une "Facture non parvenue ou à émettre". 1.4/ ECRITURE D'EXTOURNE Je dois également annuler la charge comptabilisée sur 2009 en extournant l’écriture de régularisation de 2008. Pour cela, j'utilise la fonction "Générer l'extourne / Facture non parvenue ou à émettre" afin de générer une écriture d'extourne automatique. - Date : 05/01/2009 - 6011 - Matières premières : 1000 - 44586 - Tva sur facture non parvenue : 196 - 408 - Fournisseurs Factures non parvenues : 1196 2/ Exemple d'une charge constatée d’avance : 2.1/ FACTURE D'ACHAT Sur l’exercice 2008, je comptabilise un avis d’échéance d’assurance datée du 01/07/2008. - Date : 01/07/2008 - 616 - Assurances : 2000 - 401FRS - fournisseurs : 2000 J'identifie la ligne de charges comme étant une "Charge constatée d'avance" 2.2/ Je constate que cet avis d’échéance concerne la période du 01/07/2008 au 30/06/2009. 2.3/ ECRITURE DE REGULARISATION Je dois saisir une écriture de régularisation sur 2008 pour annuler la charge comptabilisée sur cet exercice mais relative à l’exercice 2009. Pour cela, j'utilise la fonction "Générer l'écriture de régularisation / Charge constatée d'avance" afin de générer une écriture de régularisation automatique. - Date : 31/12/2008 - 616 - Assurances : 1000 - 486- Charges constatées d'avance : 1000 2.4/ ECRITURE D'EXTOURNE Je dois également comptabiliser sur 2009 la charge qui revient à cet exercice, en extournant l’écriture de régularisation précédente. Pour cela,j'utilise la fonction "Générer l'écriture d'extourne / Charge constatée d'avance" afin de générer une écriture d'extourne automatique. - Date : 01/01/2009 - 616 - Assurances : 1000 74 MANUEL - 486- Charges constatées d'avance : 1000 Exploitation dans l'application En saisie journal, deux boutons sont disponibles "Facture non parvenue ou à émettre" et "Charge et produit constaté d'avance". Il suffit de sélectionner une ligne d'écriture et d'activer le bouton qui convient pour ouvrir la fenêtre de paramétrage : - Si la ligne sélectionnée mouvemente un compte Fournisseur ou un compte Client, alors il est possible de d'activer le bouton "Facture non parvenue ou à émettre". - Si la ligne sélectionnée mouvemente un compte de Charge ou un compte de Produit, alors il est possible d'activer le bouton "Charge ou Produit constaté d'avance". - Si la ligne mouvemente un autre compte que Fournisseur, Client, Charge ou Produit, alors aucun des boutons n'est actif. Le fait d'activer le bouton "Facture non parvenue ou à émettre" affiche une fenêtre de paramétrage spécifique. Il faut y sélectionner la date et le journal dans lesquels l'écriture d'extourne doit être comptabilisée (exemple 1.4 ci-dessus). Le fait d'activer le bouton "Charge et produit constaté d'avance" affiche une fenêtre de paramétrage spécifique. Il faut y sélectionner : - la date et le journal dans lesquels l'écriture de régularisation doit être comptabilisée (exemple 2.3 ci-dessus) - la date et le journal dans lesquels l'écriture d'extourne doit être comptabilisée (exemple 2.4 ci-dessus). Deux listes répertoriant toutes les écritures identifiées comme"Facture non parvenue ou à émettre" et "Charge ou produit constaté d'avance" existe. Elles permettent de suivre la vie d'une écriture de régularisation, d'accéder à l'écriture d'origine, de générer les écritures de régularisation et d'extourne... Charge ou produit constaté d'avance : fenêtre de paramétrage Principes Créer une écriture de charge ou de produit constaté d'avance, c'est créer une écriture de régularisation qui répond à certains principes. Un exemple de comptabilisation de ce type d'écriture est disponible (exemple 2). Accès Cette fenêtre de paramétrage est accessible : - soit à partir de la saisie journal ou de la saisie par écriture, en activant le bouton "Charge ou Produit constaté d'avance" sur une ligne d'écriture positive mouvementant un compte de Charge ou de Produit et dans un journal de type Ventes, Achats, Opérations Diverses ou Trésorerie. - soit à partir de la "liste des charges et produits constatés d'avance", lorsque l'écriture d'origine a déjà été identifiée. Le contenu de la fenêtre Les champs de l'en-tête : Code : Le code est attribué automatiquement par le logiciel à l'enregistrement de la fenêtre de paramétrage. Lorsque la ligne d'origine sélectionnée en saisie journal mouvemente un compte de Charges, alors le code commencera par CCA (pour Charge Constatée d'Avance). Lorsque la ligne d'origine sélectionnée en saisie journal mouvemente un compte Produits, alors le code commencera par PCA (pour Produit Constaté d'Avance). Type : Ce champ géré automatiquement par le logiciel explique pour quel type d'écriture la fenêtre de paramétrage est ouverte (Charge Constatée d'Avance ou Produit Constaté d'Avance). 75 EBP Comptabilité Open Line Pro Le type "Charge Constaté d'Avance" est appliqué lorsque la ligne d'écriture sélectionnée en saisie journal mouvemente un compte de charges (compte de classe 6). Le type "Produit Constaté d'Avance" est appliqué lorsque la ligne d'écriture sélectionnée en saisie journal mouvemente un compte de produits (compte de classe 7). Description : Un libellé est proposé par défaut : il s'agit du libellé de la ligne d'origine précédé de la notion "Régularisation". Il reste néanmoins modifiable. Ce libellé sera repris comme libellé de toutes les lignes de l'écriture de régularisation et de l'écriture d'extourne qui seront générées, et cela quelque soit le paramétrage du journal de destination. Montant de la charge ou du produit : Ce champ est renseigné automatiquement par le logiciel et n'est pas modifiable. Il présente le montant de la ligne d'origine qui a été identifiée en saisie journal comme une "charge ou produit constaté d'avance". Règle de calcul : La règle de calcul doit obligatoirement être définie. Trois modes de calcul sont disponibles : Par montant : Cette option permet d'accéder à un champ "Montant" saisissable. Il est ainsi possible de saisir directement le montant pour lequel l'écriture de régularisation va être comptabilisée. La ligne d'origine mouvemente le compte 616 (Prime d'assurance) pour 1000 Euros, enregistrée sur l'exercice 2008, mais couvrant la période de 01/07/2008 au 30/06/2009. Je peux définir que la charge à régulariser est de 500 Euros. Par Fraction : Cette option permet d'accéder à un champ "Numérateur" et à un champ "Dénominateur". Le montant de l'écriture de régularisation sera donc calculé à partir du montant de la ligne d'origine multiplié par le numérateur et divisé par le dénominateur. La ligne d'origine mouvemente le compte 616 (Prime d'assurance) pour 1000 Euros, enregistrée sur l'exercice 2008, mais couvrant la période de 01/07/2008 au 30/06/2009. Je peux définir que la charge à régulariser est de : 1000 Euros x 6 mois d'exercice 2008 / 12 mois de prestation. Par pourcentage : Cette option permet d'accéder à un champ "Pourcentage". Le montant de l'écriture de régularisation sera donc calculé à partir du montant de la ligne d'origine, multiplié par le pourcentage. La ligne d'origine mouvemente le compte 616 (Prime d'assurance) pour 1000 Euros, enregistrée sur l'exercice 2008, mais couvrant la période de 01/07/2008 au 30/06/2009. Je peux définir que la charge a régulariser est de 1000 Euros x 50 %. Montant de la régularisation : Ce champ dépend de la règle de calcul sélectionnée. Dans le cas du calcul "Par montant", le champ est directement saisissable. Dans le cas des calculs "Par fraction" et "Par Pourcentage", le champ est automatiquement calculé en fonction des formules. Dans les trois exemples précédents, le champ "Montant de la régularisation" affiche toujours 500 Euros. Compte de contrepartie : Un compte de contrepartie est proposé par défaut en fonction des options du dossier et du compte mouvementé sur la ligne d'origine. Lorsque que le compte mouvementé sur la ligne d'origine est un compte de charge débiteur, alors le compte de contrepartie proposé par défaut est le 486. Lorsque que le compte mouvementé sur la ligne d'origine est un compte de charge créditeur, alors le compte de contrepartie proposé par défaut est le 487. Lorsque que le compte mouvementé sur la ligne d'origine est un compte de produit créditeur, alors le compte de contrepartie proposé par défaut est le 487. Lorsque que le compte mouvementé sur la ligne d'origine est un compte de produit débiteur, alors le compte de contrepartie proposé par défaut est le 486. Le compte proposé par défaut reste modifiable, soit en saisissant directement dans le champ, soit en sélectionnant le compte désiré dans la liste déroulante. Onglet "Ecritures de régularisation" Ce cadre permet de déterminer : - la date et le journal dans lesquels l'écriture de régularisation doit être comptabilisée (Voir exemple 2.3) 76 MANUEL - ainsi que la date et le journal dans lesquels l'écriture d'extoune doit être comptabilisée (Voir exemple 2.4). Les mêmes règles de fonctionnement s'appliquent aux deux écritures à générer. Comptabilisé : Ce champ est géré automatiquement par le logiciel. Il est vierge par défaut. Une coche apparaît lorsque l'écriture de régularisation et/ou l'écriture d'extourne ont été générées. Journal : Le code du journal défini dans les options du dossier est proposé par défaut. Ce journal par défaut reste modifiable, soit en saisissant directement le code dans le champ soit en le sélectionnant dans la liste déroulante. Le journal de destination ne peut en aucun cas être un journal de type Trésorerie ou de type A Nouveaux. Date de génération : Une date de génération est proposée par défaut. - Dans le cas de l'écriture de régularisation : la date correspond par défaut au dernier jour de l'exercice dans lequel l'écriture d'origine est comptabilisée. - Dans le cas de l'écriture d'extourne : la date correspond par défaut au premier jour de l'exercice qui suit l'exercice dans lequel l'écriture de régularisation est comptabilisée. Cette date reste modifiable, soit en saisissant directement la date voulue dans la champ soit en la sélectionnant dans le calendrier. Onglet "Ecriture d'origine" : L'écriture d'origine servant de base à l'écriture d'extourne est affichée pour information. Elle n'est pas modifiable (Voir exemple 2.1). La ligne de charge ou de produit à partir de laquelle l'écriture de régularisation et d'extourne seront générées est affichée en gras. Onglet "Notes" : Cet onglet reste disponible à tout moment. Les actions possibles dans la fenêtre Générer l'écriture de régularisation : Ce bouton permet de générer l'écriture de régularisation à partir de l'écriture d'origine, en respectant le journal de destination, la date d'écriture sélectionnée, le mode de calcul et le compte de contrepartie. Générer l'écriture d'extourne : Ce bouton permet de générer l'écriture d'extourne de l'écriture de régularisation. Les autres boutons : - "Consultation/Lettrage" de l'écriture d'origine : Ce bouton permet d'accéder à la fenêtre de Consultation/Lettrage du compte qui a permis de créer une Charge ou un Produit constaté d'avance (c'est-à- dire le compte Charge ou de le compte Produit de l'écriture d'origine). - "Saisie par journal" de l'écriture d'origine : Ce bouton permet d'accéder à la saisie journal et de se positionner sur l'écriture d'origine. - "Saisie par journal" de l'écriture de régularisation : Ce bouton permet d'accéder à la saisie journal et de se positionner sur l'écriture de régularisation. - "Saisie par journal" de l'écriture d'extourne : Ce bouton permet d'accéder à la saisie journal et de se positionner sur l'écriture d'extourne. Cas particuliers Cas du n° de pièce : Le numéro de pièce renseigné sur la ligne de l'écriture d'origine identifiée comme Charge ou Produit à recevoir est repris pour toutes les lignes de l'écriture de régularisation. Le numéro qui sera alors comptabilisé restera modifiable. Cas du statut des écritures de régularisation et d'extourne générées : 77 EBP Comptabilité Open Line Pro Les écritures de régularisation et d'extourne possèdent par défaut le statut non validé et, ce, quelque soit le statut de l'écriture d'origine. Ensuite, le statut de ces écritures pourra être modifié comme n'importe quelle autre écriture. Facture non parvenue ou Facture à émettre : fenêtre de paramétrage Principes Créer une facture non parvenue ou à émettre, c'est créer une écriture de régularisation qui répond à certains principes. Un exemple de comptabilisation de ce type d'écriture est disponible (exemple 1). Accès Cette fenêtre de paramétrage est accessible : - soit à partir de la saisie journal ou de la saisie par écriture, en activant le bouton "Facture non parvenue ou à émettre" sur une ligne d'écriture mouvementant un compte Client ou Fournisseur et dans un journal de type Ventes, Achats ou Opérations Diverses. - soit à partir de la liste des factures non parvenues ou à émettre, lorsque l'écriture d'origine a déjà été identifiée. Le bouton "Facture non parvenue ou à émettre" permet de gérer toutes les écritures de type "Charges à payer et produits à recevoir". Le même bouton convient donc pour les Factures non parvenues, les Factures à émettre, les Avoirs non parvenus et les Avoirs à émettre. Le contenu de la fenêtre Les champs de l'en-tête Code : Le code est attribué automatiquement par le logiciel à l'enregistrement de la fenêtre de paramétrage. Lorsque la ligne d'origine sélectionnée en saisie journal mouvemente un compte Fournisseurs, alors le code commencera par FNP (qu'il s'agisse d'une Facture Non Parvenue ou d'un Avoir Non parvenu). Lorsque la ligne d'origine sélectionnée en saisie journal mouvemente un compte Clients, alors le code commencera par FAE (qu'il s'agisse d'une Facture A Emettre ou d'un Avoir A Emettre). Type : Ce champ géré automatiquement par le logiciel explique pour quel type d'écriture la fenêtre de paramétrage est ouverte (Facture Non parvenue ou Facture A Emettre). Description : Une description est proposée par défaut : il s'agit du libellé de la ligne d'origine précédé de la notion "Régularisation". La proposition reste modifiable. Cette description sera reprise comme libellé de toutes les lignes de l'écriture d'extourne qui sera générée, et cela quelque soit le paramétrage du journal de destination. Onglet "Ecriture d'extourne" Ce cadre permet de déterminer la date et le journal dans lequel l'écriture d'extourne doit être comptabilisée (Voir exemple 1.4). - Comptabilisé : Ce champ est géré automatiquement par le logiciel. Il est vierge par défaut. Un marqueur apparaît lorsque l'écriture d'extoune a été générée. - Journal : Le code du journal défini dans les options du dossier est proposé par défaut. Ce journal reste modifiable, soit en saisissant directement le code dans le champ soit en le sélectionnant dans la liste déroulante. Le journal de destination ne peut en aucun cas être un journal de type Trésorerie ou de type A Nouveaux. 78 MANUEL - Date de génération : Une date de génération est proposée par défaut : elle correspond au premier jour de l'exercice suivant la date de l'écriture d'origine. Cette date reste modifiable, soit en saisissant directement la date voulue soit en la sélectionnant dans le calendrier. Généralement, la date d'extourne correspond soit à la date du premier jour de l'exercice suivant la comptabilisation de l'écriture d'origine, soit la date à laquelle la facture définitive est effectivement enregistrée. Onglet "Ecriture d'origine" : L'écriture d'origine servant de base à l'écriture d'extourne est affichée pour information. Elle n'est pas modifiable (Voir exemple 1.3). Onglet "Notes" : Cet onglet reste disponible à tout moment. Les actions possibles dans la fenêtre Générer l'écriture d'extourne : Ce bouton permet de générer l'écriture d'extourne à partir de l'écriture d'origine, en respectant le journal de destination et la date d'écriture sélectionnés. Les autres boutons : - "Consultation/Lettrage" de l'écriture d'origine : Ce bouton permet d'accéder à la fenêtre de Consultation/Lettrage du compte qui a permis de créer une Facrture non parvenue ou à émettre (c'est-à-dire le compte Fournisseur ou Client de l'écriture d'origine). - "Saisie par journal" de l'écriture d'origine : Ce bouton permet d'accéder à la saisie journal et de se positionner sur l'écriture d'origine. - "Saisie par journal" de l'écriture d'extourne : Ce bouton permet d'accéder à la saisie journal et de se positionner sur l'écriture d'extourne. Cas particuliers Cas du n° de pièce : Le numéro de pièce renseigné sur la ligne de l'écriture d'origine identifiée comme Facture non parvenue est repris pour toutes les lignes de l'extourne. Le numéro qui sera alors comptabilisé restera modifiable. Cas du statut des écritures d'extourne générées : Une écriture d'extourne possède par défaut le statut non validé et, ce, quelque soit le statut de l'écriture d'origine. Ensuite, le statut de cette écriture d'extourne pourra être modifié comme n'importe quelle autre écriture. Liste des Charges et Produits Constatés d'Avance Accès : Quotidien - Ecritures de régularisation Deux listes permettent de présenter les différentes écritures de régularisation. Le but de ces écritures et des exemples de comptabilisation sont décrits dans les principes. Dans ce sous-menu, deux listes distinctes séparent les Charges et Produits constatés d'avance et les Factures non parvenues ou à émettre. Mais le principe d'affichage et de fonctionnement reste le même dans les deux listes. Le contenu des listes est géré par l'application en fonction des actions effectuées (dans la barre de tâches, sur les écritures d'origine..), mais n'est pas directement ouvert à la modification. Liste des Charges et Produits Constatés d'Avance Cette liste répertorie toutes les écritures de régularisation identifiées comme étant de type Charges et Produits Constatés d'Avance. Elle est mise à jour automatiquement par le logiciel à chaque fois que : - une nouvelle fenêtre de paramétrage de Charges et Produits Constatés d'Avance est sauvegardée, - une écriture de régularisation est générée, 79 EBP Comptabilité Open Line Pro - une écriture d'extourne est générée. Elle présente, en colonnes, une sélection des éléments importants pour l'identification et le suivi de chaque écriture de régularisation. Mais des colonnes peuvent être ajoutées ou supprimées grâce aux vues en fonction des besoins. Un certain nombre d'actions sont possibles sur cette liste : - Pour accéder à la fenêtre de paramétrage (et aux options qu'elle contient), il suffit de double cliquer sur la ligne sélectionnée. - Voir l'écriture d'origine permet d'accéder à la saisie journal et à l'écriture d'origine qui a été identifiée comme écriture de régularisation. - Voir document permet de visualiser le document ayant permis la comptabilisation de l'écriture d'origine. Il peut donc s'agir d'une saisie guidée, d'une facture issue de la Gestion Commerciale... - Voir l'écriture d'OD permet d'accéder à la saisie journal dans laquelle l'écriture de régularisation a été comptabilisée. - Voir l'écriture d'extourne permet d'accéder à la saisie journal dans laquelle l'écriture d'extourne a été comptabilisée. - Générer l'écriture d'OD permet de générer l'écriture de régularisation, si elle ne l'a pas encore été. - Générer l'écriture d'extourne permet de générer l'écriture d'extourne, à condition que l'écriture de régularisation soit déjà comptabilisée et que l'écriture d'extourne ne le soit pas encore. - Suppression des paramétrages : Les Charges et Produits constatés d'avance peuvent être supprimés. Leur suppression permettra de revenir sur l'écriture d'origine et de générer à nouveau une nouvelle écriture de régularisation. Mais, les écritures de régularisation et d'extourne déjà générées ne seront pas supprimées. liste des Factures Non Parvenues ou A Emettre Accès : Quotidien - Ecritures de régularisation Deux listes permettent de présenter les différentes écritures de régularisation. Le but de ces écritures et des exemples de comptabilisation sont décrits dans les principes. Dans ce sous-menu, deux listes distinctes séparent les Charges et Produits constatés d'avance et les Factures non parvenues ou à émettre. Mais le principe d'affichage et de fonctionnement reste le même dans les deux listes. Le contenu des listes est géré par l'application en fonction des actions effectuées (dans la barre de tâches, sur les écritures d'origine..), mais n'est pas directement ouvert à la modification. Liste des Factures A Recevoir ou A Emettre Cette liste répertorie toutes les écritures de régularisation identifiées comme étant de type Factures A Recevoir ou A Emettre. Elle est mise à jour automatiquement par le logiciel à chaque fois que : - une nouvelle fenêtre de paramétrage de Facture A Recevoir ou A Emettre est sauvegardée, - une écriture d'extourne est générée. Elle présente, en colonnes, une sélection des éléments importants pour l'identification et le suivi de chaque écriture de régularisation. Mais des colonnes peuvent être ajoutées ou supprimées grâce aux vues en fonction des besoins. Un certain nombre d'actions sont possibles sur cette liste : - Pour accéder à la fenêtre de paramétrage (et aux options qu'elle contient), il suffit de double cliquer sur la ligne sélectionnée. - Voir l'écriture d'origine permet d'accéder à la saisie journal sur l'écriture d'origine qui a été identifiée comme écriture de régularisation. - Voir document permet de visualiser le document ayant permis la comptabilisation de l'écriture d'origine. Il peut donc s'agir d'une saisie guidée, d'une facture issue de la Gestion Commerciale... 80 MANUEL - Voir l'écriture d'extourne permet d'accéder à la saisie journal dans laquelle l'écriture d'extourne a été comptabilisée. - Générer l'écriture d'extourne permet de générer l'écriture d'extourne, si elle ne l'a pas encore été. - Suppression de paramétrages : Des Factures Non Parvenues ou A Emettre peuvent être supprimées. Leur suppression permettra de revenir sur l'écriture d'origine et de générer à nouveau une nouvelle écriture d'extourne. Mais, les écritures extourne déjà générées ne seront pas supprimées. Compte-rendu de l'opération Lorsque vous générez des écritures de régularisation ou des écritures d'extourne à partir de la liste des Charges/Produits Constatés d'Avance ou de la liste des Factures Non Parvenues ou A Emettre, les traitements qui peuvent l'être sont d'abord exécutés puis une boîte de compte-rendu d'opération s'affiche. Cette boîte, affichée uniquement pour information, liste : - le codes des FNP ou CCA sur lesquels un traitement a été demandé, - le résultat du traitement pour chacun de ces codes. Ce résultat peut être de deux types : Ok : si tous les contrôles ont été exécutés avec succès et le traitement a pu être effectué. Echec : si un contrôle bloquant a échoué et que le traitement n'a pas pu être effectué. Pour connaître les raisons de cet échec, il suffit de cliquer sur le + situé à l'extrême gauche de la ligne. Enfin, pour fermer cette fenêtre, il suffit de cliquer sur Ok. DÉCLARATION DE TVA Liste des déclarations de TVA Accès : Quotidien - Déclarations de TVA La gestion de la liste des déclarations de TVA est commune à toutes les listes. Cette liste affiche toutes les déclarations créées et sauvegardées sur l'exercice courant. Les modifications et suppressions de déclarations de TVA sont possibles. Néanmoins, ces opérations risquent d'entraîner des incohérences avec les déclarations suivantes déjà sauvegardées et auront un impact sur les déclarations à créer. Création d'une nouvelle déclaration de TVA Une boîte de dialogue permet de choisir les paramétrages de la déclaration à créer. Déclaration * : La liste des déclarations proposées dépend du régime choisi dans les options du dossier. En régime ST (Régime Simplifié Annuel), seule la déclaration 3517 CA12 est disponible. Pour les autres régimes, la déclaration 3310 CA3 ainsi que l'annexe 3310A sont disponibles. Période * : Une liste déroulante affiche les périodes selon le régime défini dans les options du dossier. En régime ST (Régime Simplifié Annuel), seul l'exercice courant est disponible. En régime mensuel, tous les mois de l'exercice sont disponibles. En régime trimestriel, tous les trimestres de l'exercice sont disponibles. Si plusieurs régimes ont été définis dans les options du dossier, c'est le dernier régime de l'exercice courant qui est pris en compte. Choisissez les feuillets que vous désirez inclure dans la déclaration Dans cette partie, vous pouvez choisir d'ajouter des feuillets supplémentaires à la déclaration que vous avez déjà choisie. Ainsi, lorsque vous réaliserez l'aperçu de la déclaration de TVA, vous verrez afficher tous les feuillets sélectionnés et tous les montants qui doivent l'être seront automatiquement reportés d'un feuillet à l'autre. Ces choix restent réversibles grâce à un bouton existant dans la fenêtre de déclaration de TVA. 81 EBP Comptabilité Open Line Pro Fenêtre de la déclaration de TVA Accès : Quotidien - Déclaration de TVA Cette fenêtre est découpée en quatre onglets : Lignes sur débits Cet onglet permet de visualiser toutes les lignes saisies sur des comptes de TVA ayant l'option de calcul "Sur Débits" et toutes les lignes saisies sur des comptes soumis à TVA inclus dans les mêmes écritures. Il est possible d'accéder à la saisie journal comptabilisant cette écriture , soit en double-cliquant sur une ligne présente dans l'onglet, soit en cliquant sur le bouton Saisie par journal. Lignes sur encaissements Cet onglet permet de visualiser l'ensemble des lignes de règlement saisies sur des comptes de nature Tiers, dont l'échéance est affectée à une facture qui possède un compte de TVA ayant l'option de calcul "Sur Encaissements". Il est possible d'accéder à la saisie journal comptabilisant cette écriture, soit en double-cliquant sur une ligne présente dans l'onglet, soit en cliquant sur le bouton Saisie par journal. Aperçu Cet onglet permet de visualiser la déclaration de TVA à proprement parler (déclaration sous forme CERFA). De nombreux boutons vous permettent de naviguer dans votre déclaration (Page précédente / Page suivante) de l'imprimer, d'effectuer des recherches... Lignes non déclarées Contenu de l'onglet Cet onglet présente toutes les lignes d'écriture non incluses dans la déclaration de TVA. Il peut s'agir : - de lignes d'écriture saisies sur des comptes non correctement paramétrés, - de lignes d'écriture saisies sur des comptes paramétrés correctement mais dont le code taxe est inexistant sur le dossier, - de règlements non affectés à une échéance. Compte non correctement paramétré : Compte 701 (Ventes de produits finis) Territorialité : France Type d'opération : Biens et prestations de services Nature de taxe : (non renseignée) (>>>> ce paramétrage manquant doit être complété) Compte correctement paramétré, mais donc le code taxe est inexistant : Compte 627 (Services bancaires et assimilés) Territorialité : France Type d'opération : Biens et prestations de services Nature de taxe : Exonéré Interpréter et corriger les lignes de cet onglet Les lignes d'écritures saisies sur des comptes non correctement paramétrés apparaîtront dans le seul onglet Lignes non déclarées. Il convient donc de paramétrer correctement le compte problématique puis de relancer le calcul de la déclaration. Les lignes d'écriture concernées sont alors transférées dans l'onglet Lignes sur les Débits et incluses dans la déclaration. Les lignes d'écritures saisies sur des comptes correctement paramétrés (mais dont le code taxe est inexistant) apparaîtront à la fois dans l'onglet Lignes sur Débits et dans l'onglet Lignes non déclarées. Il convient uniquement de s'assurer que ces lignes d'écritures n'ont effectivement pas à être incluses dans une déclaration de TVA. 82 MANUEL Les lignes de règlements non affectés à une échéance apparaîtront dans le seul onglet Lignes non déclarées. Il convient d'affecter ces règlements à des échéances puis de relancer le calcul de la déclaration. Les lignes de règlements sont alors transférées dans l'onglet Lignes sur encaissements et incluses dans la déclaration. Autres fonctions Recalculer : Ce bouton permet de recalculer la déclaration de TVA après une nouvelle saisie ou une modification d'écriture. Le recalcul de la déclaration s'applique à tous les champs sur lesquels un calcul automatique est effectué, mais n'impacte pas les champs sans calcul. Sur la ligne 08 de la déclaration de TVA 3310 CA3 (année 2008), la Base Hors taxe est calculée automatiquement et affiche un montant de 5000 Euros. Vous choisissez de modifier ce montant et de le remplacer par 5002 Euros : votre saisie est prise en compte dans la déclaration. Si vous lancez le recalcul, alors le montant initial de 5000 Euros est réaffiché. En revanche, sur la ligne 25 de la déclaration de TVA 3310 CA3 (année 2008), le crédit de TVA est sans calcul. Vous choisissez d'y saisir un montant de 1000 Euros. Si vous lancez le recalcul, alors le montant saisi reste affiché. Valider : Ce bouton permet de valider définitivement la déclaration de TVA et empêche dorénavant toute modification de la déclaration de TVA concernée. En revanche, la suppression d'une déclaration de TVA validée reste possible. Dans ce cas, un événement avec justificatif sera enregistré. Ajouter / Retirer des feuillets : Lors de la création de la déclaration de TVA, si vous avez oublié d'ajouter certains feuillets ou, au contraire, si vous en avez ajouté à tort, alors ce bouton vous permet d'ajouter le feuillet manquant ou de retirer le feuillet inutile. Aperçu de la déclaration de TVA Accès : Quotidien - Déclaration de TVA La déclaration de TVA se décompose en deux parties : En-tête Les champs de l'en-tête recopient la période de déclaration sélectionnée dans la liste ainsi que l'adresse du Centre des Impôts, du dossier et toutes les informations administratives nécessaires, déjà renseignées sur le dossier. Ces champs ne sont pas modifiables. La zone "Paiement, Date et Signature" est accessible et doit être renseignée avant envoi. Corps de la déclaration de TVA Les différents champs de la déclaration de TVA sont renseignés en fonction des écritures incluses dans la période et des paramètres choisis sur les comptes de nature Comptes soumis à TVA et de nature Comptes de TVA. La liaison entre les lignes d'écriture et les champs de la déclaration de TVA se fait grâce aux codes taxes. La plupart des champs sont modifiables (champs grisés). Les saisies effectuées directement sur les déclarations dans les champs saisissables n'ont aucun impact sur la comptabilité. Case Néant : Cocher la case Néant permet de vider le formulaire mais n'empêche pas d'y saisir des montants. D'autre part, les lignes restent rattachées à la déclaration : elles ne seront donc pas présentées dans la déclaration suivante. 83 EBP Comptabilité Open Line Pro Un document répertorie un grand nombre de paramétrage de comptes ainsi que des schémas d'écritures en fonction du type d'opération à comptabiliser : pour le consulter, cliquer ici. Un document répertorie également un certain nombre de régularisations à saisir, lorsque la déclaration contient des montants négatifs : pour le consulter, cliquer ici. Régularisation d'une déclaration de TVA Dans certains cas, il peut s'avérer que votre déclaration de TVA présente des valeurs erronées ou non admissibles par l'administration. Ci-dessous sont listés un certains nombres de cas qui peuvent vous aidés à régulariser votre déclaration de TVA. TVA : Montants négatifs La déclaration de TVA ne doit pas contenir de montants négatifs. Or, un montant de TVA à déclarer peut être négatif dans le cas où la somme des avoirs pour un type de TVA est supérieure à la somme des factures pour le même type de TVA. Ces cas doivent être gérés en régularisation. CA3 : Saisie des régularisations Ligne 02 négative (Autres opérations imposables) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes sur autres opérations imposables est supérieure à la somme des factures de ventes sur autres opérations imposables. Vous devez saisir : - Ligne 02 : montant des factures de ventes sur autres opérations imposables. - Ligne 3C : montant des avoirs de ventes sur autres opérations imposables (sans signe -). - Lignes 08 à 14 (taxe) : vous devez répercuter la modification de la ligne 02 sur une ou plusieurs de ces lignes (les avoirs de la ligne 3C ne doivent pas être repris sur ces lignes). - Ligne 21 : montant de la TVA des avoirs de ventes sur autres opérations imposables (sans signe -). Ligne 03 négative (Acquisitions intracommunautaires) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’achats en UE est supérieure à la somme des factures d’achats en UE. Vous devez saisir : - Ligne 03 : montant des factures d’achats en UE. - Ligne 3C : montant des avoirs d’achats en UE (sans signe -). - Lignes 08 à 14 (taxe) : vous devez répercuter la modification de la ligne 03 sur une ou plusieurs de ces lignes (les avoirs de la ligne 3C ne doivent pas être repris sur ces lignes). - Ligne 17 : montant de la TVA des factures d’achats en UE. - Ligne 21 : montant de la TVA des avoirs d’achats en UE (sans signe -). Voir aussi le paragraphe Ligne 20 négative si nécessaire. Ligne 3A négative (Livraisons de gaz naturel ou d’électricité imposables en France) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’achats de gaz imposables est supérieure à la somme des factures d’achats de gaz imposables. Vous devez saisir : - Ligne 3A : montant des factures d’achats de gaz imposables. - Ligne 3C : montant des avoirs d’achats de gaz imposables (sans signe -). - Lignes 08 à 14 (taxe) : vous devez répercuter la modification de la ligne 3A sur une ou plusieurs de ces lignes (les avoirs de la ligne 3C ne doivent pas être repris sur ces lignes) - Ligne 21 : montant de la TVA des avoirs d’achats de gaz imposables (sans signe -). Voir aussi le paragraphe Ligne 20 négative si nécessaire. Ligne 3B négative (Achats de biens ou services auprès d’un assujetti non établi en France) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’achats auprès d’un assujetti non établi en France est supérieure à la somme des factures d’achats auprès d’un assujetti non établi en France. 84 MANUEL Vous devez saisir : - Ligne 3B : montant des factures d’achats auprès d’un assujetti non établi en France. - Ligne 3C : montant des avoirs d’achats auprès d’un assujetti non établi en France (sans signe -). - Lignes 08 à 14 (taxe) : vous devez répercuter la modification de la ligne 3B sur une ou plusieurs de ces lignes (les avoirs de la ligne 3C ne doivent pas être repris sur ces lignes) - Ligne 21 : montant de la TVA des avoirs d’achats auprès d’un assujetti non établi en France (sans signe -). Voir aussi le paragraphe Ligne 20 négative si nécessaire. Ligne 04 négative (Exportations hors CE) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’exportations hors CE est supérieure à la somme des factures d’exportations hors CE. Vous devez saisir : - Ligne 04 : montant des factures d’exportations hors CE. - Ligne 7B : montant des avoirs d’exportations hors CE (sans signe -). Ligne 05 négative (Autres opérations non imposables) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes sur autres opérations non imposables est supérieure à la somme des factures de ventes sur autres opérations non imposables. Vous devez saisir : - Ligne 05 : montant des factures de ventes sur autres opérations non imposables. - Ligne 7B : montant des avoirs de ventes sur autres opérations non imposables (sans signe -). Ligne 06 négative (Livraisons intracommunautaires) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes en UE est supérieure à la somme des factures de ventes en UE. Vous devez saisir : - Ligne 06 : montant des factures de ventes en UE. - Ligne 7B : montant des avoirs de ventes en UE (sans signe -). Ligne 6A négative (Livraisons de gaz naturel ou d’électricité non imposables en France) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes de gaz non imposables est supérieure à la somme des factures de ventes de gaz non imposables. Vous devez saisir : - Ligne 6A : montant des factures de ventes de gaz non imposables. - Ligne 7B : montant des avoirs de ventes de gaz non imposables (sans signe -). Ligne 07 négative (Achats en franchise) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’achats en franchise est supérieure à la somme des factures d’achats en franchise. Vous devez saisir : - Ligne 07 : montant des factures d’achats en franchise. - Ligne 7B : montant des avoirs d’achats en franchise (sans signe -). Ligne 7A négative (Ventes de biens ou services auprès d’un assujetti non établi en France) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes auprès d’un assujetti non établi en France est supérieure à la somme des factures de ventes auprès d’un assujetti non établi en France. Vous devez saisir : - Ligne 7A : montant des factures de ventes auprès d’un assujetti non établi en France. - Ligne 7B : montant des avoirs de ventes auprès d’un assujetti non établi en France (sans signe -). Ligne 08 négative (Opérations réalisées en France à 19,60 %) 85 EBP Comptabilité Open Line Pro Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes France à 19,60 % est supérieure à la somme des factures de ventes France à 19,60 %. Vous devez saisir : - Ligne 3C : montant des avoirs de ventes France à 19,60 % (sans signe -). - Lignes 08 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes France à 19,60 %. - Ligne 21 : montant de la TVA des avoirs de ventes France à 19,60 % (sans signe -). Ligne 09 négative (Opérations réalisées en France à 5,50 %) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes France à 5,50 % est supérieure à la somme des factures de ventes France à 5,50 %. Vous devez saisir : - Ligne 3C : montant des avoirs de ventes France à 5,50 % (sans signe -) - Lignes 09 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes France à 5,50 % - Ligne 21 : montant de la TVA des avoirs de ventes France à 5,50 % (sans signe -). Ligne 10 négative (Opérations réalisées dans les DOM à 8,50 %) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes DOM à 8,50 % est supérieure à la somme des factures de ventes DOM à 8,50 %. Vous devez saisir : - Ligne 3C : montant des avoirs de ventes DOM à 8,50 % (sans signe -). - Lignes 10 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes DOM à 8,50 %. - Ligne 21 : montant de la TVA des avoirs de ventes DOM à 8,50 % (sans signe -). Ligne 11 négative (Opérations réalisées dans les DOM à 2,10 %) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes DOM à 2,10 % est supérieure à la somme des factures de ventes DOM à 2,10 %. Vous devez saisir : - Ligne 3C : montant des avoirs de ventes DOM à 2,10 % (sans signe -). - Lignes 11 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes DOM à 2,10 %. - Ligne 21 : montant de la TVA des avoirs de ventes DOM à 2,10 % (sans signe -). Ligne 13 négative (Opérations imposables à un ancien taux) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes à un ancien taux est supérieure à la somme des factures de ventes à un ancien taux. Vous devez saisir : - Ligne 3C : montant des avoirs de ventes à un ancien taux (sans signe -). - Lignes 13 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes à un ancien taux. - Ligne 21 : montant de la TVA des avoirs de ventes à un ancien taux (sans signe -). Ligne 14 négative (Opérations imposables à un taux particulier) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes à un taux particulier est supérieure à la somme des factures de ventes à un taux particulier. Vous devez saisir : - Ligne 3C : montant des avoirs de ventes à un taux particulier (sans signe -). - Lignes 14 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes à un taux particulier. - Ligne 21 : montant de la TVA des avoirs de ventes à un taux particulier (sans signe -). Ligne 19 négative (TVA sur biens constituant des immobilisations) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs sur immobilisations est supérieure à la somme des factures sur immobilisations. Vous devez saisir : - Ligne 3C : montant des avoirs d’immobilisations (sans signe -). - Ligne 15 : montant de la TVA des avoirs d’immobilisations (sans signe -). - Ligne 19 : montant de la TVA des factures d’immobilisations. 86 MANUEL Ligne 20 négative (TVA sur autres biens et services) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’achats est supérieure à la somme des factures d’achats. Vous devez saisir : - Ligne 3C : montant des avoirs d’achats (sans signe -). - Ligne 15 : montant de la TVA des avoirs d’achats (sans signe -). - Ligne 20 : montant de la TVA des factures d’achats. CA12 : Saisie des régularisations Lignes 01, 02, 03, 04, 4B ou 4D négatives (TVA collectée non imposable) Pour ces lignes, vous n’avez aucune régularisation à saisir. Ligne 05 négative (Opérations réalisées en France à 19,60 %) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes France à 19,60 % est supérieure à la somme des factures de ventes France à 19,60 %. Vous devez saisir : - Ligne 05 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes France à 19,60 %. - Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs de ventes France à 19,60 % (sans signe -). Ligne 06 négative (Opérations réalisées en France à 5,50 %) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes France à 5,50 % est supérieure à la somme des factures de ventes France à 5,50 %. Vous devez saisir : - Ligne 06 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes France à 5,50 %. - Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs de ventes France à 5,50 % (sans signe -). Ligne 07 négative (Opérations réalisées dans les DOM à 8,50 %) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes DOM à 8,50 % est supérieure à la somme des factures de ventes DOM à 8,50 %. Vous devez saisir : - Ligne 07 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes DOM à 8,50 %. - Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs de ventes DOM à 8,50 % (sans signe -). Ligne 08 négative (Opérations réalisées dans les DOM à 2,10 %) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes DOM à 2,10 % est supérieure à la somme des factures de ventes DOM à 2,10 %. Vous devez saisir : - Ligne 08 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes DOM à 2,10 % - Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs de ventes DOM à 2,10 % (sans signe -). Ligne 09 négative (Opérations imposables à un taux particulier) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes à un taux particulier est supérieure à la somme des factures de ventes à un taux particulier. Vous devez saisir : - Ligne 09 (base) : montant des factures de ventes à un taux particulier. - Ligne 09 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes à un taux particulier. - Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs de ventes à un taux particulier (sans signe -). Ligne 10 négative (Opérations imposables à un ancien taux) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes à un ancien taux est supérieure à la somme des factures de ventes à un ancien taux. 87 EBP Comptabilité Open Line Pro Vous devez saisir : - Ligne 10 (base) : montant des factures de ventes à un ancien taux. - Ligne 10 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes à un ancien taux - Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs de ventes à un ancien taux (sans signe -). Ligne AA négative (Livraisons de gaz naturel ou d’électricité imposables en France) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’achats de gaz imposables est supérieure à la somme des factures d’achats de gaz imposables. Vous devez saisir : - Ligne AA (base) : montant des factures d’achats de gaz imposables. - Ligne AA (taxe) : montant de la TVA des factures d’achats de gaz imposables. - Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs d’achats de gaz imposables (sans signe -). Voir aussi le paragraphe Ligne 20 négative si nécessaire. Ligne AB négative (Achats de biens ou services auprès d’un assujetti non établi en France) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’achats auprès d’un assujetti non établi en France est supérieure à la somme des factures d’achats auprès d’un assujetti non établi en France. Vous devez saisir : - Ligne AB (base) : montant des factures d’achats auprès d’un assujetti non établi en France - Ligne AB (taxe) : montant de la TVA des factures d’achats auprès d’un assujetti non établi en France - Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs d’achats auprès d’un assujetti non établi en France (sans signe -). Voir aussi le paragraphe Ligne 20 négative si nécessaire. Ligne 13 négative (Autres opérations imposables) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes sur autres opérations imposables est supérieure à la somme des factures de ventes sur autres opérations imposables. Vous devez saisir : - Ligne 13 (base) : montant des factures de ventes sur autres opérations imposables. - Ligne 13 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes sur autres opérations imposables. - Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs de ventes sur autres opérations imposables (sans signe -). Ligne 14 négative (Acquisitions intracommunautaires) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’achats en UE est supérieure à la somme des factures d’achats en UE. Vous devez saisir : - Ligne 14 (base) : montant des factures d’achats en UE. - Ligne 14 (taxe) : montant de la TVA des factures d’achats en UE. - Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs d’achats en UE (sans signe -). Voir aussi le paragraphe Ligne 20 négative si nécessaire. Ligne 15 négative (Acquisitions intracommunautaires d’immobilisations) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’immobilisations en UE est supérieure à la somme des factures d’immobilisations en UE. Vous devez saisir : - Ligne 14 (base) : montant des factures d’achats et immobilisations en UE. - Ligne 14 (taxe) : montant de la TVA des factures d’achats et immobilisations en UE. - Ligne 15 : montant de la TVA des factures d’immobilisations en UE. - Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs d’immobilisations en UE (sans signe -). Voir aussi le paragraphe Ligne 23 négative si nécessaire. Ligne 20 négative (Déductions sur factures) 88 MANUEL Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’achats est supérieure à la somme des factures d’achats. Vous devez saisir : - Ligne 18 : montant de la TVA des avoirs d’achats (sans signe -). - Ligne 20 : montant de la TVA des factures d’achats. Ligne 23 négative (TVA déductible sur immobilisations) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs sur immobilisations est supérieure à la somme des factures sur immobilisations. Vous devez saisir : - Ligne 18 : montant de la TVA des avoirs d’immobilisations (sans signe -). - Ligne 23 : montant de la TVA des factures d’immobilisations. Paramétrage des comptes de TVA et schémas d'écritures Ce document présente un certain nombre de types d'opérations soumises à TVA. Pour chacun de ces types d'opération, il répertorie le paramétrage des comptes de TVA et des comptes soumis à TVA à utiliser, le schéma d'écriture à comptabiliser ainsi que les déclarations et numéros de lignes impactés par ces comptabilisations. Achats de marchandises - pour un dossier ayant son établissement en France 1 - Achats France 19.6 % Déclarations concernées et lignes impactées : J'identifie cette écriture comme étant une "Facture non parvenue ou à émettre" : - CA3 : Lignes 01 et 08 - CA12 : Ligne 05 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 44566xxx - TVA : Territorialité : France Nature de taxe : France continentale 19.6 %. - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialté : France Nature de taxe : France continentale 19.6 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.196.00 € 44566xxx - Débit - 196.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € 2 - Achats France 5.5 % Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Lignes 01 et 09 - CA12 : Ligne 06 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 44566xxx - TVA : Territorialité : France Nature de taxe : France continentale 5.5 %. - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialté : France Nature de taxe : France continentale 5.5 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.055.00 € 44566xxx - Débit - 55.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € 3 - Achats UE à 19.6 % (acquisition intracommunautaire) 89 EBP Comptabilité Open Line Pro Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Lignes 03, 08, 17 et 20 - CA12 : Lignes 14 et 20 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 4452xxx - Tva due intracommunautaire : sans paramétrage - 44566xxx - TVA : Territorialité : Intracommunautaire Nature de taxe : Intracommunaitaire 19.6 % - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialté : Intracommunautaire Nature de taxe : Intracommunautaire 19.6 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 4452xxxx - Crédit - 196.00 € 44566xxx - Débit - 196.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € 4 - Achats UE à 5.5 % (acquisition intracommunautaire) Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Lignes 03, 09, 17 et 20 - CA12 : Lignes 14 et 20 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 4452xxx - Tva due intracommunautaire : sans paramétrage - 44566xxx - TVA : Territorialité : Intracommunautaire Nature de taxe : Intracommunaitaire 5.5 % - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialté : Intracommunautaire Nature de taxe : Intracommunautaire 5.5 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 4452xxxx - Crédit - 55.00 € 44566xxx - Débit - 55.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € 5 - Achats France de gaz ou électricité imposable à 19.6 % Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Lignes 3A, 09 et 20 - CA12 : Lignes AA et 20 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 4455xxx - Tva à décaisser en France : sans paramétrage - 44566xxx - TVA : Territorialité : France Nature de taxe : France continentale 19.6 % - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialté : France Nature de taxe : France continentale 19.6 % Type d'opération : Livraisons gaz/électricité imposables Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 4455xxxx - Crédit - 196.00 € 44566xxx - Débit - 196.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € 6 - Achats en franchise 90 MANUEL Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Ligne 07 - CA12 : Ligne 01 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialté : France Nature de taxe : Exonération Type d'opération : Achats en franchise Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € 7 - Achats à 19.6 % auprès d'un assujetti non établi en France Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Lignes 3B, 08 et 20 - CA12 : Lignes AB et 20 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 4455xxx - Tva à décaisser en France : sans paramétrage - 44566xxx - TVA : Territorialité : Assujetti établi hors de France Nature de taxe : Assujetti hors de France 19.6 % - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialté : Assujetti hors de France Nature de taxe : Assujetti établi hors de France 19.6 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 4455xxxx - Crédit - 196.00 € 44566xxx - Débit - 196.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € 8 - Facture d'acompte d'achat à 19.6 % Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 44586xxx - Tva sur le chiffre d'affaires sur factures non parvenues : sans paramétrage - 44566xxx - TVA : Territorialité : France Nature de taxe : France continentale 19.6 % - 4091xxx - Fournisseurs - Avances et acomptes versés sur commandes sans paramétrage Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.196.00 € 44586xxx - Crédit - 196.00 € 44566xxx - Débit - 196.00 € 4091xxxx - Débit - 1.196.00 € Dans ce cas-là, le montant de la TVA déductible n'est pas intégré à la déclaration, il est donc nécessaire de corriger manuellement le montant qui y est affiché. Ces lignes d'écriture sont visibles sur l'onglet "Lignes non déclarées" de la fenêtre de déclaration de TVA. Prestations de service UE à 19.6 % (client assujetti en France, fournisseur UE) 9 - Prestations de service UE à 19.6 % (client assujetti en France, fournisseur UE) Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Lignes 2A, 08, 17 et 20 - CA12 : Lignes AC et 20 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : 91 EBP Comptabilité Open Line Pro Sans paramétrage - 4452xxx - Tva due intracommunautaire : Sans paramétrage - 44566xxx - TVA : Territorialité : Intracommunautaire Nature de taxe : Intracommunaitaire 19.6 % - 604xxx - Achats de marchandises : Territorialté : Intracommunautaire Nature de taxe : Intracommunautaire 19.6 % Type d'opération : Achats de prestations de services intracommunautaires Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 4452xxxx - Crédit - 196.00 € 44566xxx - Débit - 196.00 € 604xxxxx - Débit - 1.000.00 € Achats d'immobilisations - pour un dossier ayant son établissement en France Les comptes à utiliser pour les achats d'immobilisations sont des comptes : - de nature "Comptes d'immobilisation" pour les comptes soumis à TVA - de nature "TVA sur achats d'immobilisation" pour les comptes de TVA. Leur paramétrage est sensiblement identique à celui des Achats de marchandises (établissement en France), à la différence que le type d'opération devient "Immobilisations de biens et prestations de services" pour les comptes soumis à TVA. D'autre part, les lignes de déclarations impactées par ces achats sont différentes des exemples précédents. Ventes de marchandises - pour un dossier ayant son établissement en France 10 - Ventes France 19.6 % Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Lignes 01 et 08 - CA12 : Ligne 05 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Client : sans paramétrage - 44571xxx - TVA : Territorialité : France Nature de taxe : France continentale 19.6 %. - 707xxx - Ventes de marchandises : Territorialté : France Nature de taxe : France continentale 19.6 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.196.00 € 44571xxx - Crédit - 196.00 € 707xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 11 - Ventes France 5.5 % Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Lignes 01 et 09 - CA12 : Ligne 06 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Client : sans paramétrage - 44571xxx - TVA : Territorialité : France Nature de taxe : France continentale 5.5 %. - 707xxx - Ventes de marchandises : Territorialté : France Nature de taxe : France continentale 5.5 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.055.00 € 44571xxx - Crédit - 55.00 € 707xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 92 MANUEL 12 - Ventes UE Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Ligne 06 - CA12 : Ligne 04 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Clients : sans paramétrage - 707xxx - Ventes de marchandises : Territorialté : Intracommunautaire Nature de taxe : Intracommunautaire exonération Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.000.00 € 707xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 13 - Ventes autres opérations imposables à 19.6 % Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Lignes 02 et 08 - CA12 : Ligne 13 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 44571xxx - TVA : Territorialité : France Nature de taxe : France continentale 19.6 % - 707xxx - Ventes de marchandises : Territorialté : France Nature de taxe : France continentale 19.6 % Type d'opération : Autres opérations imposables Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.196.00 € 44571xxx - Crédit - 196.00 € 707xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 14 - Autres ventes non imposables Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Ligne 05 - CA12 : Ligne 03 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Client : sans paramétrage - 707xxx - Ventes de marchandises : Territorialté : France Nature de taxe : Exonération Type d'opération : Autres opérations non imposables Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.000.00 € 707xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 15 - Ventes de gaz ou d'électricité non imposables Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Ligne 6A - CA12 : Ligne 4D Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Clients : sans paramétrage - 707xxx - Ventes de marchandises : Territorialté : France Nature de taxe : Exonération Type d'opération : Livraisons gaz/électricité non imposables Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.000.00 € 707xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 93 EBP Comptabilité Open Line Pro 16 - Ventes auprès d'un assujetti non établi en France Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Ligne 7A - CA12 : Ligne 4B Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Clients : sans paramétrage - 707xxx - Ventes de marchandises : Territorialté : Assujetti hors de France Nature de taxe : Assujetti établi hors de France exonération Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.000.00 € 707xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 17 - Facture d'acompte de ventes à 19.6 % Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Clients : sans paramétrage - 44587xxx - Tva sur le chiffre d'affaires sur factures à établir sans paramétrage - 44571xxx - TVA : Territorialité : France Nature de taxe : France continentale 19.6 % - 4191xxx - Clients - Avances et acomptes reçus sur commandes sans paramétrage Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.196.00 € 44587xxx - Débit - 196.00 € 44571xxx - Crédit - 196.00 € 4191xxxx - Crédit - 1.196.00 € Dans ce cas-là, le montant de la TVA collectée n'est pas intégré à la déclaration, il est donc nécessaire de corriger manuellement le montant affiché dans la déclaration. Ces lignes d'écriture sont visibles sur l'onglet "Lignes non déclarées" de la fenêtre de déclaration de TVA. Cas particuliers : Les opérations faites sous le régime de TVA non perçue et récupérable Vendeur établi en France métropolitaine et acheteur en DOM 18 - Comptabilité du vendeur (Territorialité du dossier France) Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Ligne 04 - CA12 : Ligne 02 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Clients : sans paramétrage - 7079xxx - Ventes de marchandises : Territorialité : Importation/exportation Nature de taxe : Importation/exportation Exonération Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.000.00 € 707xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 19 - Comptabilité de l'acheteur (Territorialité du dossier DOM) Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Lignes 19, 24 - CA12 : Ligne 20, 27 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 4456xxx - TVA : Territorialité : DOM Nature de la taxe : DOM 8.5 % ou 2.10 % Option de calcul : en fonction du fournisseur - 441xxx - Etat subvention à recevoir : 94 MANUEL sans paramétrage - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialité : Importation/exportation Nature de taxe : Importation/exportation Exonération Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 441xxx - Crédit - 85.00 € 4456xxx - Débit - 85.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € Dans ce cas-là, le montant de la TVA déductible n'est pas intégré à la déclaration, il est donc nécessaire de corriger manuellement le montant qui y est affiché. Vendeur établi en DOM et acheteur en France métropolitaine 20 - Comptabilité du vendeur (Territorialité du dossier DOM) Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Ligne 04 - CA12 : Ligne 02 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Clients : sans paramétrage - 7079xxx - Ventes de marchandises : Territorialité : Importation/exportation Nature de taxe : Importation/exportation Exonération Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.000.00 € 7079xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 21 - Comptabilité de l'acheteur (Territorialité du dossier France) Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : aucune ligne - CA12 : aucune ligne Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 607xxx - Ventes de marchandises : Territorialité : Importation/exportation Nature de la taxe : Importation/exportation Exonération Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € Vendeur établi en Guyane et acheteur établi en Réunion, ou vice-versa 22 - Comptabilité du vendeur (Territorialité du dossier DOM) Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Ligne 04 - CA12 : Ligne 02 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Clients : sans paramétrage - 7079xxx - Ventes de marchandises : Territorialté : Importation/exportation Nature de taxe : Importation/exportation Exonération Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.000.00 € 7079xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 23 - Comptabilité de l'acheteur (Territorialité du dossier DOM) Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : aucune ligne - CA12 : aucune ligne Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialité : Importation/exportation 95 EBP Comptabilité Open Line Pro Nature de la taxe : Importation/exportation Exonération Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € Vendeur établi en Guadeloupe ou Martinique et acheteur établi en Guyane ou Réunion, ou vice-versa 24 - Comptabilité du vendeur (Territorialité du dossier DOM) Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Ligne 04 - CA12 : Ligne 02 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Clients : sans paramétrage - 7079xxx - Ventes de marchandises : Territorialité : Importation/exportation Nature de taxe : Importation/exportation Exonération Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.000.00 € 7079xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 25 - Comptabilité de l'acheteur (Territorialité du dossier DOM) Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : aucune ligne - CA12 : aucune ligne Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialité : Importation/exportation Nature de la taxe : Importation/exportation Exonération Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € Vendeur établi en Guadeloupe et acheteur établi en Martinique, ou vice-versa 26 - Comptabilité du vendeur (Territorialité du dossier DOM) Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Lignes 01, 2, 10, 11 - CA12 : Lignes 07, 08 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Clients : sans paramétrage - 4457xxx - TVA : Territorialté : DOM Nature de taxe : DOM en fonction du taux - 707xxx - Ventes de marchandises : Territorialté : DOM Nature de taxe : DOM en fonction du taux Type d'opération : Biens et prestations de services ou autres opérations imposables Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.085.00 € 4457xxxx - Crédit - 85.00 € 7079xxxx - Crédit - 1.000.00 € 27 - Comptabilité de l'acheteur (Territorialité du dossier DOM) Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Lignes 19, 20 - CA12 : Lignes 23, 20 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 44566xx - TVA : Territorialité : DOM Nature de la taxe : DOM en fonction du taux - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialité : DOM Nature de la taxe : DOM 8.5 % ou 2.10 % 96 MANUEL Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.085.00 € 44566xxx - Débit - 85.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € Cas particuliers : Les prestations de service localisables (article 259A du CGI) Vendeur établi en France Métropolitaine (territorialité du dossier France) 28 - Prestation facturée en DOM mais réalisée en France métropolitaine Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : lignes 01, 08, 09 - CA12 : lignes 05, 06 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 44571xx - TVA : Territorialité : France Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 % - 707xxx - Ventes de marchandises : Territorialité : France Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.085.00 € 44571xxx - Crédit - 85.00 € 707xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 29 - Prestation facturée en DOM et réalisée en DOM Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : lignes 01, 10, 11 - CA12 : lignes 07, 08 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Clients : sans paramétrage - 44571xx - TVA : Territorialité : DOM Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 % - 707xxx - Ventes de marchandises : Territorialité : DOM Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.085.00 € 44571xxx - Crédit - 85.00 € 707xxxxx - Crédit - 1.000.00 € Acheteur établi en DOM (territorialité du dossier DOM) 30 - Prestation facturée en DOM mais réalisée en France métropolitaine Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : ligne 20 - CA12 : ligne 20 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 44566xx - TVA : Territorialité : France Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 % - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialité : France Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.085.00 € 44566xxx - Débit - 85.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € 31 - Prestation facturée en DOM et réalisée en DOM Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : ligne 20 97 EBP Comptabilité Open Line Pro - CA12 : ligne 20 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 44566xx - TVA : Territorialité : DOM Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 % - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialité : DOM Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.085.00 € 44566xxx - Débit - 85.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € Cas particuliers : les prestations immatérielles (article 259B du CGI) Vendeur établi en France métropolitaine : exemples de comptabilité du vendeur en Territorialité France 32 - Client situé en DOM, donc facturation taux DOM Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : lignes 01, 10, 11 - CA12 : lignes 07, 08 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Clients : sans paramétrage - 44571xx - TVA : Territorialité : DOM Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 % - 707xxx - Ventes de marchandises : Territorialité : DOM Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.085.00 € 44571xxx - Crédit - 85.00 € 707xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 33 - Client situé en France, donc facturation taux France Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : lignes 01, 08, 09 - CA12 : lignes 05, 06 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Clients : sans paramétrage - 44571xx - TVA : Territorialité : France Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 % - 707xxx - Ventes de marchandises : Territorialité : France Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.196.00 € 44571xxx - Crédit - 196.00 € 707xxxxx - Crédit - 1.000.00 € Vendeur établi en France métropolitaine : exemples de comptabilité de l'acheteur 34 - Client situé en DOM, donc facturation taux DOM Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : ligne 20 - CA12 : ligne 20 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 44566xx - TVA : Territorialité : DOM Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 % - 607xxx - Achats de marchandises : 98 MANUEL Territorialité : DOM Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.085.00 € 44566xxx - Débit - 85.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € 35 - Client situé en France, donc facturation taux France Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : ligne 20 - CA12 : ligne 20 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 44566xx - TVA : Territorialité : France Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 % - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialité : France Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.196.00 € 44566xxx - Débit - 196.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € Vendeur établi en DOM : exemples de comptabilité du vendeur en Territorialité DOM 36 - Client situé en DOM, donc facturation taux DOM Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : lignes 01, 10, 11 - CA12 : lignes 07, 08 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Clients : sans paramétrage - 44571xx - TVA : Territorialité : DOM Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 % - 707xxx - Ventes de marchandises : Territorialité : DOM Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.085.00 € 44571xxx - Crédit - 85.00 € 707xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 37 - Client situé en France, donc facturation taux France Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : lignes 01, 08, 09 - CA12 : lignes 05, 06 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Clients : sans paramétrage - 44571xx - TVA : Territorialité : France Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 % - 707xxx - Ventes de marchandises : Territorialité : France Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.196.00 € 44571xxx - Crédit - 196.00 € 707xxxxx - Crédit - 1.000.00 € Vendeur établi en DOM : exemple de comptabilité de l'acheteur 38 - Client situé en DOM, donc facturation taux DOM Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : ligne 20 99 EBP Comptabilité Open Line Pro - CA12 : ligne 20 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 44566xx - TVA : Territorialité : DOM Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 % - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialité : DOM Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.085.00 € 44566xxx - Débit - 85.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € 39 - Client situé en France, donc facturation taux France Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : ligne 20 - CA12 : ligne 20 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 44566xx - TVA : Territorialité : France Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 % - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialité : France Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.196.00 € 44566xxx - Débit - 196.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € Cas particuliers : Achats et ventes d'immobilisation Les comptes à utiliser pour les achats d'immobilisations sont des comptes : - de nature "Comptes d'immobilisation" pour les comptes soumis à TVA - de nature "TVA sur achats d'immobilisation" pour les comptes de TVA. Leur paramétrage est sensiblement identique à celui des Achats de marchandises définis dans les cas particuliers, à la différence que le type d'opération devient "Immobilisations de biens et prestations de services" pour les comptes soumis à TVA. D'autre part, les lignes de déclarations impactées par ces achats sont différentes des exemples précédents. Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Etats standards Sous catégorie : Journal Sous catégorie : Grand Livre Sous catégorie : Balance .... Catégorie principale : Etats de gestion Sous catégorie : Echéancier Sous catégorie : Balance âgée par échéances Sous catégorie : Balance âgée par Lettrage Catégorie principale : Etats fiscaux... 100 MANUEL Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle". A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches, définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes. Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut. Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. CONSULTATION Consultation - Démarrer une tâche Accès : Consultation - Démarrer une tâche Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : Consultation/Lettrage : permet d'ouvrir la fenêtre de consultation ou de lettrage sur le compte consulté ou lettré en dernier. Grand Livre interactif : permet d'accéder à la fenêtre de consultation d'une série de comptes. Balance interactive : permet d'accéder à la fenêtre de consultation de la balance. Impressions : permet d'accéder à la fenêtre des impressions. CONSULTATION/LETTRAGE Consultation de compte Accès : Quotidien - Consultation/Lettrage OU Consultation - Consultation/Lettrage La consultation de compte permet d'afficher l'ensemble des lignes d'écritures enregistrées sur un compte de type Détail et sur un seul exercice. Cette consultation permet aussi bien de connaître le solde réel d'un compte à un instant donné, que de procéder aux lettrages qui s'imposent ou encore d'effectuer des recherches... La combinaison de différents filtres permet d'affiner la sélection des lignes d'écritures à afficher. Filtres Ces filtres sont mémorisés : 101 EBP Comptabilité Open Line Pro Les dernières sélections effectuées sont conservées ; elles seront reprises à l'identique lors du prochain affichage de la fenêtre de consultation. Filtre sur les comptes, Filtre sur la période, Filtre sur le statut des lignes, Filtre sur le type de ligne. Sélection de l'exercice Les dates d'exercice proposées par défaut sont celles de l'exercice courant. Lorsque cet exercice courant est ouvert, alors tous les exercices ouverts sont accessibles. Vous pouvez donc sélectionner l'exercice que vous voulez consulter sans être obligé de changer d'exercice courant. Pour cela, il vous suffit d'ouvrir la liste déroulante disponible dans le champ Exercice. Lorsque l'exercice courant est clôturé, alors seul l'exercice courant est accessible. Sélection du compte La sélection du compte se fait dans l'en-tête de la fenêtre de consultation, champ Identification - Compte. Le compte peut être saisi directement dans ce champ ou sélectionné dans la liste déroulante qui reprend l'intégralité des comptes existants sur l'exercice courant. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné. Dès que le numéro du compte est renseigné, alors les données de base de ce compte sont automatiquement mises à jour : - Intitulé du compte, - Cumul de tous les montants débiteurs saisis sur ce compte pendant tout l'exercice courant, - Cumul de tous les montants créditeurs saisis sur ce compte pendant tout l'exercice courant, - Solde de ce compte au dernier jour de l'exercice courant. Ces données de base sont totalement indépendantes des choix effectués sur les filtres comme de la date système (= date et heure de l'ordinateur). Affichage des lignes d'écriture L'affichage des lignes d'écritures dans la consultation reprend la majorité des informations renseignées dans le masque de saisie (Journal, Date, Pièce, Libellé, Débit/Crédit). En revanche, à l'inverse de la saisie, les lignes d'écritures sont par défaut affichées dans l'ordre chronologique. L'affichage des lignes d'écritures est directement dépendant des choix effectués sur les filtres. Certaines lignes peuvent apparaître grisées et en italique : il s'agit des lignes qui répondent aux critères de filtrage sur l'exercice courant mais qui ont été lettrées sur un exercice postérieur. Le délettrage de ces lignes n'est d'ailleurs uniquement possible que sur l'exercice au cours duquel elles ont été lettrées. Dans le pied de la zone d'affichage, une ligne de totalisation est affichée : elle cumule en temps réel la somme des montants débiteurs et des montants créditeurs des lignes affichées. Enfin, le Solde progressif est recalculé en temps réel en fonction des seules lignes affichées. Lettrage et délettrage manuel Il est possible de lettrer ou delettrer des lignes d'écritures d'un compte directement dans la fenêtre de Consultation sans être obligé d'accéder à la fenêtre de Lettrage ; pour cela, il faut que cette option soit paramétrée dans la fiche compte. Le fonctionnement du lettrage, la sélection des lignes, l'utilisation de la ligne de totalisation, l'attribution du code lettrage... sont les mêmes que dans ceux définis dans la fenêtre de Lettrage à proprement parler. Lettrage automatique Une fonction permet d'effectuer le lettrage automatique des lignes d'écritures d'un compte. Autres actions possibles à partir de la consultation 102 MANUEL Accès à la saisie par journal : En double cliquant sur une ligne d'écriture, en sélectionnant Saisie par journal dans le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris. ou en cliquant sur le bouton, il est possible d'être automatiquement positionné sur cette ligne d'écriture dans la saisie journal ayant servie à l'enregistrer. Voir document : Il est possible d'accéder au document d'origine ayant permis l'enregistrement de la ligne d'écriture : il peut s'agir, par exemple, de la facture transférée par la Gestion commerciale. Cacher le filtre/Afficher le filtre : En cliquant sur le bouton Cacher le filtre ou Afficher le filtre, il est possible d'afficher ou de masquer une ligne de filtre qui se positionne immédiatement avant les lignes d'écritures. Ce filtre contient des champs saisissables et permet d'affiner les sélections effectuées grâce aux filtres comptables mentionnés dans les paragraphes précédents. Rafraîchir : Ce bouton permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre de consultation, lorsque celui-ci a été modifié par une action effectuée dans une autre fenêtre (lettrage, saisie journal...). Facture non parvenue ou à émettre Ce bouton permet d'accéder à la fenêtre de paramétrage Facture/Avoir à emettre ou Facture/Avoir à recevoir et de générer l'extourne de l'écriture à laquelle cette ligne appartient. Charge ou produit constaté d'avance Ce bouton permet d'accéder à la fenêtre de paramétrage Charges ou Produits constatés d'avance et de générer la régularisation puis l'extourne de la ligne sélectionnée. Principes de lettrage et de délettrage Accès : Le lettrage est possible à partir la fenêtre de Consultation comme à partir de la fenêtre de Lettrage. Principes du lettrage Le lettrage consiste à : - sélectionner sur un compte au moins deux lignes d'écritures dont les montants s'équilibrent et qui ont trait à une opération commune, - puis à appliquer un même code alphanumérique appelé "code lettrage" ainsi qu'une même date de lettrage à ces lignes. Une facture n° 1234 de 1000 € est émise le 18/02/2008 au client DUPONT. Le 25/02/2008, le client Dupont adresse un chèque de 500 €, référencé 1234. Le 10/03/2008, le client Dupont adresse un nouveau chèque de 500 €, référence 1234. Ces deux règlements peuvent être identifiés comme venant solder la facture émise. Dès lors, ses trois lignes d'écriture peuvent être sélectionnées dans le compte du client DUPONT pour être identifiées par un même code et une même date de lettrage. La date de lettrage est la date système Date système = date et heure de l'ordinateur. à laquelle le lettrage a été effectué. Le lettrage peut être effectué aussi bien dans la fenêtre de Consultation que dans la fenêtre de Lettrage simplifié. Activer l'option sur le compte Pour que le lettrage ou le délettrage soient possibles, il faut que le compte soit de type Détail et que l'option "Autoriser le lettrage" soit activée sur sa fiche compte. Sélection des lignes La sélection des lignes peut se faire de deux façons différentes : - Soit grâce à la souris seule, en cochant la case située sur chaque ligne à l'extrême gauche de la fenêtre. - Soit en combinant le clavier et la souris (touche Ctrl + clic gauche). - Soit encore en combinant différentes touches du clavier (touche Ctrl + barre d'espace). Dans tous les cas, les lignes sélectionnées sont mises en surbrillance. En pied de masque, un "total des lignes sélectionnées" apparaît. - Cette ligne de totalisation est calculée en temps réel au fur et à mesure des sélections des lignes d'écritures. 103 EBP Comptabilité Open Line Pro - Elle permet de contrôler immédiatement l'équilibrage de ces lignes qui conditionne l'exécution du traitement. Choix des boutons Le choix des boutons dépend du type des lignes sélectionnées. Si aucune des lignes sélectionnées n'est lettrée et que ces lignes sont équilibrées, alors le bouton "Lettrer" est accessible. Dans tous les autres cas, seul le bouton "Délettrer" est accessible. Option de lettrage automatique Une fonction de lettrage automatique est disponible. Gestion du code lettrage lors du lettrage de lignes d'écriture Lorsque des lignes non lettrées dont les montants s'équilibrent sont sélectionnées et que le lettrage est demandé, alors le "Prochain code lettrage" renseigné sur la fiche compte est proposé par défaut. Si le code lettrage proposé est accepté, alors : - le code lettrage proposé et la date de lettrage sont affectés à chacune des lignes sélectionnées, - un prochain code lettrage est calculé puis est reporté sur la fiche compte. Si le code lettrage proposé par défaut est modifié, alors : - le code lettrage saisi et la date de lettrage sont affectés à chacune des lignes sélectionnées, - un prochain code lettrage est calculé par rapport au code lettrage saisi puis est reporté sur la fiche compte. Gestion du code lettrage lors du délettrage des lignes d'écriture Lorsque des lignes lettrées dont les montants s'équilibrent et dont les codes lettrage sont identiques sont sélectionnées et que le délettrage est demandé, alors le code lettrage et la date de lettrage sont supprimés de toutes les lignes sélectionnées. La suppression de ce lettrage est sans impact sur le champ "Prochain code lettrage" de la fiche compte. Options de délettrage Le délettrage s'opère : - sur toutes les lignes sélectionnées déjà lettrées, - mais aussi sur les toutes lignes non sélectionnées possédant le même code lettrage. Pour faciliter le délettrage, trois options sont disponibles en cliquant sur le bouton "Délettrer" de la barre d'outils : Délettrer par compte : cette action permet de délettrer en une seule opération toutes les lignes déjà lettrées sur ce compte. Délettrer par code : cette action permet de définir une fourchette de codes lettrage puis de délettrer toutes les lignes d'écritures déjà lettrées sur lesquelles ces codes lettrage apparaissent et, cela, quelque soit leur date de lettrage. Délettrer par date : cette action permet de définir une fourchette de dates de lettrage puis de délettrer toutes les lignes d'écritures déjà lettrées sur lesquelles ces dates apparaissent et, cela, quelque soit leur code de lettrage. LETTRAGE AUTOMATIQUE Lettrage automatique Accès : Sur un compte : le lettrage est possible à partir la fenêtre de Consultation comme à partir de la fenêtre de Lettrage ; sur une série de comptes : Consultation - Lettrage automatique Le lettrage automatique est une fonction permettant de lettrer automatiquement des lignes d'écritures d'un compte ou de plusieurs comptes, sans avoir à les présélectionner manuellement dans la fenêtre de lettrage. 104 MANUEL Les principes et règles de lettrage sur un compte restent les mêmes que celles déjà définies dans le lettrage, le lettrage approché et la fenêtre de lettrage. Un assistant est affiché : Il permet de sélectionner les comptes lettrables à traiter, les lignes d'écritures non lettrées à rechercher, la méthode de lettrage ainsi que de définir les éléments liés au lettrage approché. Période du ... au ... : Ce champs permet de sélectionner les dates des lignes d'écritures à analyser. Type de comptes : Une liste déroulante permet de sélectionner une série de comptes en fonction de leur nature. Du compte ... au compte au ... : Une fourchette de comptes dépendant du choix du type de comptes est proposée. La sélection peut encore affinée, à la condition de rester dans les limites de la fourchette définie. Options : Une liste déroulante permet de sélectionner la méthode de lettrage à appliquer. - N° de pièce : Toutes les lignes d'écritures non encore lettrées dans un même compte, qui portent un numéro de pièce identique peuvent être lettrées entre elles, quelque soient leur montant respectif ou le nombre de lignes concernées. - N° de document : Toutes les lignes d'écritures non encore lettrées dans un même compte, qui portent un numéro de document identique peuvent être lettrées entre elles, quelque soient leur montant respectif ou le nombre de lignes concernées. - Solde progressif : Toutes les lignes d'écritures non lettrées dans un même compte peuvent être lettrées entre elles, à condition qu'un solde progressif nul, égal ou inférieur à l'écart autorisé sur ce compte soit obtenu et cela quelque soit le nombre de lignes concernées, leur numéro ou leur montant respectif. - Montant exact : Les lignes d'écritures non lettrées d'un même compte peuvent être lettrées à condition qu'elles s'équilibrent exactement entre elles. Au maximum, cinq lignes d'écritures peuvent permettent de réaliser cet équilibre. Lignes : Trois cases à cocher permettent d'affiner la sélection des lignes d'écritures en fonction de leur statut. Régularisation : La zone est accessible pour toutes les méthodes de lettrage, sauf la méthode "Montant exact". - Autoriser le lettrage approché : Si la case est cochée, alors les valeurs relatives au lettrage approché renseignées sur la fiche compte seront appliquées. - N° de pièce : Le champ est accessible si la case "Autoriser le lettrage approché" est cochée. Un numéro de pièce est proposé, mais il reste modifiable. Si le journal de destination est en numérotation manuelle, alors le numéro de pièce déterminé dans l'assistant sera utilisé pour comptabiliser l'écriture de régularisation. Si le journal de destination est en numérotation automatique, alors le numéro de pièce utilisé pour comptabiliser l'écriture de régularisation sera le prochain numéro de pièce défini dans la fiche journal. - Libellé : Le champs est accessible si la case Autoriser le lettrage approché est cochée. Un libellé est proposé, mais il reste modifiable Le même libellé sera repris sur toutes les écritures de régularisation qui seront créées. Démarrer : Ce bouton commande l'exécution du traitement en fonction des filtres choisis et de la méthode de lettrage. Annuler : Ce bouton permet de fermer l'assistant sans lancer le traitement. Deux accès différents : un choix de comptes différent Un bouton "Lettrage automatique" est disponible dans la fenêtre de Lettrage. Dans ce cas, le lettrage automatique est possible uniquement sur le compte affiché. Une entrée "Lettrage automatique" est disponible dans le menu Consultation/Lettrage. Dans ce cas, le lettrage automatique est possible sur tous les comptes définis comme lettrables sur l'exercice. LETTRAGE SIMPLIFIÉ 105 EBP Comptabilité Open Line Pro Principes de lettrage et de délettrage Accès : Le lettrage est possible à partir la fenêtre de Consultation comme à partir de la fenêtre de Lettrage. Principes du lettrage Le lettrage consiste à : - sélectionner sur un compte au moins deux lignes d'écritures dont les montants s'équilibrent et qui ont trait à une opération commune, - puis à appliquer un même code alphanumérique appelé "code lettrage" ainsi qu'une même date de lettrage à ces lignes. Une facture n° 1234 de 1000 € est émise le 18/02/2008 au client DUPONT. Le 25/02/2008, le client Dupont adresse un chèque de 500 €, référencé 1234. Le 10/03/2008, le client Dupont adresse un nouveau chèque de 500 €, référence 1234. Ces deux règlements peuvent être identifiés comme venant solder la facture émise. Dès lors, ses trois lignes d'écriture peuvent être sélectionnées dans le compte du client DUPONT pour être identifiées par un même code et une même date de lettrage. La date de lettrage est la date système Date système = date et heure de l'ordinateur. à laquelle le lettrage a été effectué. Le lettrage peut être effectué aussi bien dans la fenêtre de Consultation que dans la fenêtre de Lettrage simplifié. Activer l'option sur le compte Pour que le lettrage ou le délettrage soient possibles, il faut que le compte soit de type Détail et que l'option "Autoriser le lettrage" soit activée sur sa fiche compte. Sélection des lignes La sélection des lignes peut se faire de deux façons différentes : - Soit grâce à la souris seule, en cochant la case située sur chaque ligne à l'extrême gauche de la fenêtre. - Soit en combinant le clavier et la souris (touche Ctrl + clic gauche). - Soit encore en combinant différentes touches du clavier (touche Ctrl + barre d'espace). Dans tous les cas, les lignes sélectionnées sont mises en surbrillance. En pied de masque, un "total des lignes sélectionnées" apparaît. - Cette ligne de totalisation est calculée en temps réel au fur et à mesure des sélections des lignes d'écritures. - Elle permet de contrôler immédiatement l'équilibrage de ces lignes qui conditionne l'exécution du traitement. Choix des boutons Le choix des boutons dépend du type des lignes sélectionnées. Si aucune des lignes sélectionnées n'est lettrée et que ces lignes sont équilibrées, alors le bouton "Lettrer" est accessible. Dans tous les autres cas, seul le bouton "Délettrer" est accessible. Option de lettrage automatique Une fonction de lettrage automatique est disponible. Gestion du code lettrage lors du lettrage de lignes d'écriture Lorsque des lignes non lettrées dont les montants s'équilibrent sont sélectionnées et que le lettrage est demandé, alors le "Prochain code lettrage" renseigné sur la fiche compte est proposé par défaut. Si le code lettrage proposé est accepté, alors : - le code lettrage proposé et la date de lettrage sont affectés à chacune des lignes sélectionnées, - un prochain code lettrage est calculé puis est reporté sur la fiche compte. 106 MANUEL Si le code lettrage proposé par défaut est modifié, alors : - le code lettrage saisi et la date de lettrage sont affectés à chacune des lignes sélectionnées, - un prochain code lettrage est calculé par rapport au code lettrage saisi puis est reporté sur la fiche compte. Gestion du code lettrage lors du délettrage des lignes d'écriture Lorsque des lignes lettrées dont les montants s'équilibrent et dont les codes lettrage sont identiques sont sélectionnées et que le délettrage est demandé, alors le code lettrage et la date de lettrage sont supprimés de toutes les lignes sélectionnées. La suppression de ce lettrage est sans impact sur le champ "Prochain code lettrage" de la fiche compte. Options de délettrage Le délettrage s'opère : - sur toutes les lignes sélectionnées déjà lettrées, - mais aussi sur les toutes lignes non sélectionnées possédant le même code lettrage. Pour faciliter le délettrage, trois options sont disponibles en cliquant sur le bouton "Délettrer" de la barre d'outils : Délettrer par compte : cette action permet de délettrer en une seule opération toutes les lignes déjà lettrées sur ce compte. Délettrer par code : cette action permet de définir une fourchette de codes lettrage puis de délettrer toutes les lignes d'écritures déjà lettrées sur lesquelles ces codes lettrage apparaissent et, cela, quelque soit leur date de lettrage. Délettrer par date : cette action permet de définir une fourchette de dates de lettrage puis de délettrer toutes les lignes d'écritures déjà lettrées sur lesquelles ces dates apparaissent et, cela, quelque soit leur code de lettrage. Lettrage simplifié Accès : Consultation - Lettrage simplifié La fenêtre de lettrage permet d'afficher l'ensemble des lignes d'écritures enregistrées sur un compte de type Détail et sur un seul exercice. Cette fenêtre permet aussi bien de connaître le solde réel d'un compte à un instant donné, que de procéder aux lettrages qui s'imposent ou encore d'effectuer des recherches... Elle est complémentaire de la fenêtre de consultation. La combinaison de différents filtres permet d'affiner les lignes d'écriture à afficher. Filtres Les filtres affichés sont mémorisés : les dernières sélections effectuées sont conservées ; elles seront reprises à l'identique lors du prochain affichage de la fenêtre de lettrage. Filtre sur les comptes, Filtre sur la période, Filtre sur le statut des lignes, Filtre sur le type de ligne. Sélection de l'exercice Les dates d'exercice proposées par défaut sont celles de l'exercice courant. Lorsque cet exercice courant est ouvert, alors tous les exercices ouverts sont accessibles. Vous pouvez donc sélectionner l'exercice que vous voulez consulter sans être obligé de changer d'exercice courant. Pour cela, il vous suffit d'ouvrir la liste déroulante disponible dans le champ Exercice. Lorsque l'exercice courant est clôturé, alors seul l'exercice courant est accessible. Sélection du compte 107 EBP Comptabilité Open Line Pro La sélection du compte se fait dans l'en-tête de la fenêtre de lettrage, champ Identification - Compte. Le compte peut être saisi directement dans ce champ ou sélectionné dans la liste déroulante qui reprend l'intégralité des comptes existants sur l'exercice courant. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné. Dès que le numéro du compte est renseigné, alors les données de base de ce compte sont automatiquement mises à jour : Intitulé du compte Cumul de tous les montants débiteurs saisis sur ce compte pendant tout l'exercice courant, Cumul de tous les montants créditeurs saisis sur ce compte pendant tout l'exercice courant, Solde de ce compte au dernier jour de l'exercice courant. Ces données de base sont totalement indépendantes des choix effectués sur les filtres comme de la date système (= date et heure de l'ordinateur). Affichage des lignes d'écritures L'affichage des lignes d'écritures dans la fenêtre de lettrage reprend la majorité des informations renseignées dans le masque de saisie (Journal, Date, Pièce, Libellé, Débit/Crédit). En revanche, à l'inverse de la saisie, les lignes d'écritures sont par défaut affichées dans l'ordre chronologique. L'affichage de ces lignes d'écritures est directement dépendant des choix effectués sur les filtres. Certaines lignes peuvent apparaître grisées et en italique : il s'agit des lignes qui répondent aux critères de filtrage sur l'exercice courant mais qui ont été lettrées sur un exercice postérieur. Le délettrage de ces lignes n'est d'ailleurs uniquement possible que sur l'exercice au cours duquel elles ont été lettrées. La fenêtre de lettrage est séparée en deux tableaux qui regroupent les lignes d'écritures : - Le premier tableau affiche les Factures et les Remboursements. - Le second tableau affiche les Avoirs et les Règlements. Dans le pied de la zone d'affichage, une ligne de totalisation est affichée : elle cumule en temps réel la somme des montants débiteurs et des montants créditeurs des lignes affichées. Enfin, le Solde progressif est recalculé en temps réel en fonction des seules lignes affichées. Lettrage et délettrage Le lettrage est possible à condition que cette option soit paramétrée dans la fiche compte. Le fonctionnement du lettrage, la sélection des lignes, l'utilisation de la ligne de totalisation, l'attribution du code lettrage... sont les mêmes que dans ceux définis dans la fenêtre de Consultation. Lettrage et délettrage manuel Il est possible de lettrer ou délettrer des lignes d'écritures d'un compte directement dans la fenêtre de Consultation sans être obligé d'accéder à la fenêtre de Lettrage ; pour cela, il faut que cette option soit paramétrée dans la fiche compte. Le fonctionnement du lettrage, la sélection des lignes, l'utilisation de la ligne de totalisation, l'attribution du code lettrage... sont les mêmes que dans ceux définis dans la fenêtre de Lettrage à proprement parler. Lettrage automatique Une fonction permet d'effectuer le lettrage automatique des lignes d'écritures d'un compte. Autres actions possibles à partir de la fenêtre de lettrage Accès à la saisie par journal : En double cliquant sur une ligne d'écriture, en sélectionnant Saisie par journal dans le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris. ou en cliquant sur le bouton, il est possible d'être automatiquement positionné sur cette ligne d'écriture dans la saisie journal ayant servie à l'enregistrer. 108 MANUEL Voir document : Il est possible d'accéder au document d'origine ayant permis l'enregistrement de la ligne d'écriture : il peut s'agit, par exemple, de la facture transférée par la Gestion Commerciale. Cacher le filtre/Afficher le filtre : En cliquant sur le bouton Cacher le filtre ou Afficher le filtre, il est possible d'afficher ou de masquer une ligne de filtre qui se positionne immédiatement avant les lignes d'écritures. Ce filtre contient des champs saisissables et permet d'affiner les sélections effectuées grâce aux filtres comptables mentionnés dans un paragraphe précédent. Rafraîchir : Ce bouton permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre de lettrage, lorsque celui-ci a été modifié par une action effectuée dans une autre fenêtre (consultation, lettrage...). Facture non parvenue ou à émettre Ce bouton permet d'accéder à la fenêtre de paramétrage Facture/Avoir à emettre ou Facture/Avoir à recevoir et de générer l'extourne de l'écriture à laquelle cette ligne appartient. Charge ou produit constaté d'avance Ce bouton permet d'accéder à la fenêtre de paramétrage Charges ou Produits constatés d'avance et de générer la régularisation puis l'extourne de la ligne sélectionnée. GRAND LIVRE INTERACTIF Grand Livre interactif Accès : Consultation - Grand Livre Interactif Le Grand Livre interactif permet d'afficher à l'écran un compte ou une série de comptes selon différents critères de filtrage. Il permet une visualisation rapide du contenu des comptes et permet d'obtenir à l'écran en temps réel le résultat des recherches. Cette fenêtre est divisée en plusieurs zones. Un en-tête Filtre sur la période Filtre sur les natures de comptes Les natures de comptes disponibles dans la sélection sont : - Tous, soit tous les comptes du plan comptable de racine 1 à 9zzzzz sans distinction. - Bilan, soit tous les comptes du plan comptable de racine 1 à 5zzzzz. - Gestion, soit tous les comptes du plan comptable de racine 6 et 7zzzz. - Fournisseurs, soit tous les comptes du plan comptable de racine 40 à 40zzzz. - Clients, soit tous les comptes du plan comptable de racine 41 à 41zzzz. - Fournisseurs et Clients, soit tous les comptes du plan comptable de racine 40 à 41zzzz. - Comptes spéciaux, soit tous les comptes du plan comptable de racine 8 à 9zzzz. Filtre sur les comptes Ce filtre permet de sélectionner une fourchette de comptes. Les comptes peuvent être saisis ou sélectionnés dans la liste déroulante. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné. A l'inverse du comportement standard, en consultation par exemple, tous les comptes (quelque soit leur type) peuvent être saisis. En effet, ici, il s'agit moins de sélectionner précisément un compte que de déterminer un intervalle. Ces comptes doivent néanmoins toujours être inclus dans la fourchette de départ déterminée par le choix de la nature de comptes. Option de centralisation des Fournisseurs/Clients Cette option de centralisation est liée aux seules natures de comptes Clients, Fournisseurs et Clients et Fournisseurs. Elle permet de cumuler entre eux, sur deux lignes uniquement, tous les comptes de nature Fournisseurs puis tous les comptes de nature Clients. Cette option permet donc d'alléger l'affichage. Filtre avancé sur le type des lignes Filtre avancé sur le statut des écritures Conservation des filtres : Tous les filtres sélectionnés dans le Grand Livre interactif sont conservés dans une même session et sur un même exercice. 109 EBP Comptabilité Open Line Pro En revanche, si vous changez d'exercice courant ou fermez puis ré-ouvrez votre dossier, alors tous les filtres par défaut sont ré-appliqués. Actualiser L'utilisation de ce bouton est nécessaire pour que l'affichage soit mis à jour en fonction des filtres. Corps de la fenêtre Comme pour la consultation, les lignes affichées sont les seules lignes qui répondent aux critères de filtrage ; elles reprennent l'ensemble des éléments de la saisie comptable. Actions possibles Consultation / Lettrage : Accès à la page de consultation du compte de la ligne sélectionnée Saisie par journal : Accès au journal d'origine de la ligne sélectionnée Voir le document : Accès direct au document qui a permis de générer cette ligne (document venant de la Gestion Commerciale, de la saisie par Guide...) Echéancier : Accès direct à l'échéancier de la ligne sélectionnée Lettrage automatique : Accès à l'assistant de lettrage automatique sur le compte de la ligne sélectionnée. BALANCE INTERACTIVE Balance interactive Accès : Consultation - Balance interactive La balance interactive permet d'afficher à l'écran le cumul des mouvements débiteurs, le cumul des mouvements créditeurs et le solde d'un compte ou d'une série de comptes selon différents critères de filtrage. Elle permet d'éviter les impressions d'une balance et d'obtenir à l'écran en temps réel le résultat des recherches. Cette fenêtre est divisée en plusieurs zones. Un en-tête Filtre sur la période Filtre sur les natures de comptes Les natures de comptes disponibles dans la sélection sont : - Tous, soit tous les comptes du plan comptable de racine 1 à 9zzzzz sans distinction. - Bilan, soit tous les comptes du plan comptable de racine 1 à 5 zzzzz. - Gestion, soit tous les comptes du plan comptable de racine 6 et 7zzzz. - Fournisseurs, soit tous les comptes du plan comptable de racine 40 à 40zzzz. - Clients, soit tous les comptes du plan comptable de racine 41 à 41zzzz. - Fournisseurs et Clients, soit tous les comptes du plan comptable de racine 40 à 41zzzz. - Comptes spéciaux, soit tous les comptes du plan comptable de racine 8 à 9zzzz. Filtre sur les comptes Ce filtre permet de sélectionner une fourchette de comptes. Les comptes peuvent être saisis ou sélectionnés dans la liste déroulante. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné. A l'inverse du comportement standard, en consultation par exemple, tous les comptes, quelque soit leur type peuvent être saisis. En effet, ici, il s'agit moins de sélectionner précisément un compte que de déterminer un intervalle. Ces comptes doivent néanmoins toujours être inclus dans la fourchette de départ déterminée par le choix de la nature de comptes. Option de centralisation des Fournisseurs/Clients Cette option de centralisation est liée aux seules natures de comptes Clients, Fournisseurs et Clients et Fournisseurs. 110 MANUEL Elle permet de cumuler entre eux, sur deux lignes uniquement, tous les comptes de nature Fournisseurs puis tous les comptes de nature Clients. Cette option permet donc d'alléger l'affichage. Filtre avancé sur les comptes mouvementés Filtre avancé sur le statut des écritures Conservation des filtres : Tous les filtres sélectionnés dans la Balance interactive sont conservés dans une même session et sur un même exercice. En revanche, si vous changez d'exercice courant ou fermez puis ré-ouvrez votre dossier, alors tous les filtres par défaut sont ré-appliqués. Actualiser L'utilisation de ce bouton est nécessaire pour que l'affichage soit mis à jour en fonction des filtres. Corps de la fenêtre Chaque compte est affiché avec son numéro, son intitulé, la somme de tous les mouvements débiteurs puis la somme de tous les mouvements créditeurs intervenus sur ces comptes, en fonction des critères de filtrage sélectionnés. Actions possibles Consultation / Lettrage : Accès à la page de consultation du compte de la ligne sélectionnée. Lettrage automatique : Accès à l'assistant de lettrage automatique sur le compte de la ligne sélectionnée. Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Etats standards Sous catégorie : Journal Sous catégorie : Grand Livre Sous catégorie : Balance .... Catégorie principale : Etats de gestion Sous catégorie : Echéancier Sous catégorie : Balance âgée par échéances Sous catégorie : Balance âgée par Lettrage Catégorie principale : Etats fiscaux... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle". A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), 111 EBP Comptabilité Open Line Pro affecter un mot clé, définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches, définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes. Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut. Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. ÉCHÉANCIER / REGLEMENTS Echéanciers / Règlements - Démarrer une tâche Accès : Echéanciers / Règlements - Démarrer une tâche Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : Consultation/Lettrage : permet d'ouvrir la fenêtre de consultation ou de lettrage sur le compte consulté ou lettré en dernier. Echéancier clients : permet d'accéder à l'échéancier interactif des clients. Echéancier fournisseurs : permet d'accéder à l'échéancier interactif des fournisseurs. Règlements clients : permet d'accéder à la liste des règlements clients. Règlements fournisseurs : permet d'accéder à la liste des règlements fournisseurs. CONSULTATION Consultation de compte Accès : Quotidien - Consultation/Lettrage OU Consultation - Consultation/Lettrage La consultation de compte permet d'afficher l'ensemble des lignes d'écritures enregistrées sur un compte de type Détail et sur un seul exercice. Cette consultation permet aussi bien de connaître le solde réel d'un compte à un instant donné, que de procéder aux lettrages qui s'imposent ou encore d'effectuer des recherches... La combinaison de différents filtres permet d'affiner la sélection des lignes d'écritures à afficher. Filtres Ces filtres sont mémorisés : Les dernières sélections effectuées sont conservées ; elles seront reprises à l'identique lors du prochain affichage de la fenêtre de consultation. Filtre sur les comptes, Filtre sur la période, Filtre sur le statut des lignes, Filtre sur le type de ligne. Sélection de l'exercice Les dates d'exercice proposées par défaut sont celles de l'exercice courant. 112 MANUEL Lorsque cet exercice courant est ouvert, alors tous les exercices ouverts sont accessibles. Vous pouvez donc sélectionner l'exercice que vous voulez consulter sans être obligé de changer d'exercice courant. Pour cela, il vous suffit d'ouvrir la liste déroulante disponible dans le champ Exercice. Lorsque l'exercice courant est clôturé, alors seul l'exercice courant est accessible. Sélection du compte La sélection du compte se fait dans l'en-tête de la fenêtre de consultation, champ Identification - Compte. Le compte peut être saisi directement dans ce champ ou sélectionné dans la liste déroulante qui reprend l'intégralité des comptes existants sur l'exercice courant. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné. Dès que le numéro du compte est renseigné, alors les données de base de ce compte sont automatiquement mises à jour : - Intitulé du compte, - Cumul de tous les montants débiteurs saisis sur ce compte pendant tout l'exercice courant, - Cumul de tous les montants créditeurs saisis sur ce compte pendant tout l'exercice courant, - Solde de ce compte au dernier jour de l'exercice courant. Ces données de base sont totalement indépendantes des choix effectués sur les filtres comme de la date système (= date et heure de l'ordinateur). Affichage des lignes d'écriture L'affichage des lignes d'écritures dans la consultation reprend la majorité des informations renseignées dans le masque de saisie (Journal, Date, Pièce, Libellé, Débit/Crédit). En revanche, à l'inverse de la saisie, les lignes d'écritures sont par défaut affichées dans l'ordre chronologique. L'affichage des lignes d'écritures est directement dépendant des choix effectués sur les filtres. Certaines lignes peuvent apparaître grisées et en italique : il s'agit des lignes qui répondent aux critères de filtrage sur l'exercice courant mais qui ont été lettrées sur un exercice postérieur. Le délettrage de ces lignes n'est d'ailleurs uniquement possible que sur l'exercice au cours duquel elles ont été lettrées. Dans le pied de la zone d'affichage, une ligne de totalisation est affichée : elle cumule en temps réel la somme des montants débiteurs et des montants créditeurs des lignes affichées. Enfin, le Solde progressif est recalculé en temps réel en fonction des seules lignes affichées. Lettrage et délettrage manuel Il est possible de lettrer ou delettrer des lignes d'écritures d'un compte directement dans la fenêtre de Consultation sans être obligé d'accéder à la fenêtre de Lettrage ; pour cela, il faut que cette option soit paramétrée dans la fiche compte. Le fonctionnement du lettrage, la sélection des lignes, l'utilisation de la ligne de totalisation, l'attribution du code lettrage... sont les mêmes que dans ceux définis dans la fenêtre de Lettrage à proprement parler. Lettrage automatique Une fonction permet d'effectuer le lettrage automatique des lignes d'écritures d'un compte. Autres actions possibles à partir de la consultation Accès à la saisie par journal : En double cliquant sur une ligne d'écriture, en sélectionnant Saisie par journal dans le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris. ou en cliquant sur le bouton, il est possible d'être automatiquement positionné sur cette ligne d'écriture dans la saisie journal ayant servie à l'enregistrer. Voir document : Il est possible d'accéder au document d'origine ayant permis l'enregistrement de la ligne d'écriture : il peut s'agir, par exemple, de la facture transférée par la Gestion commerciale. Cacher le filtre/Afficher le filtre : En cliquant sur le bouton Cacher le filtre ou Afficher le filtre, il est possible d'afficher ou de masquer une ligne de filtre qui se positionne immédiatement avant les lignes 113 EBP Comptabilité Open Line Pro d'écritures. Ce filtre contient des champs saisissables et permet d'affiner les sélections effectuées grâce aux filtres comptables mentionnés dans les paragraphes précédents. Rafraîchir : Ce bouton permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre de consultation, lorsque celui-ci a été modifié par une action effectuée dans une autre fenêtre (lettrage, saisie journal...). Facture non parvenue ou à émettre Ce bouton permet d'accéder à la fenêtre de paramétrage Facture/Avoir à emettre ou Facture/Avoir à recevoir et de générer l'extourne de l'écriture à laquelle cette ligne appartient. Charge ou produit constaté d'avance Ce bouton permet d'accéder à la fenêtre de paramétrage Charges ou Produits constatés d'avance et de générer la régularisation puis l'extourne de la ligne sélectionnée. Principes de lettrage et de délettrage Accès : Le lettrage est possible à partir la fenêtre de Consultation comme à partir de la fenêtre de Lettrage. Principes du lettrage Le lettrage consiste à : - sélectionner sur un compte au moins deux lignes d'écritures dont les montants s'équilibrent et qui ont trait à une opération commune, - puis à appliquer un même code alphanumérique appelé "code lettrage" ainsi qu'une même date de lettrage à ces lignes. Une facture n° 1234 de 1000 € est émise le 18/02/2008 au client DUPONT. Le 25/02/2008, le client Dupont adresse un chèque de 500 €, référencé 1234. Le 10/03/2008, le client Dupont adresse un nouveau chèque de 500 €, référence 1234. Ces deux règlements peuvent être identifiés comme venant solder la facture émise. Dès lors, ses trois lignes d'écriture peuvent être sélectionnées dans le compte du client DUPONT pour être identifiées par un même code et une même date de lettrage. La date de lettrage est la date système Date système = date et heure de l'ordinateur. à laquelle le lettrage a été effectué. Le lettrage peut être effectué aussi bien dans la fenêtre de Consultation que dans la fenêtre de Lettrage simplifié. Activer l'option sur le compte Pour que le lettrage ou le délettrage soient possibles, il faut que le compte soit de type Détail et que l'option "Autoriser le lettrage" soit activée sur sa fiche compte. Sélection des lignes La sélection des lignes peut se faire de deux façons différentes : - Soit grâce à la souris seule, en cochant la case située sur chaque ligne à l'extrême gauche de la fenêtre. - Soit en combinant le clavier et la souris (touche Ctrl + clic gauche). - Soit encore en combinant différentes touches du clavier (touche Ctrl + barre d'espace). Dans tous les cas, les lignes sélectionnées sont mises en surbrillance. En pied de masque, un "total des lignes sélectionnées" apparaît. - Cette ligne de totalisation est calculée en temps réel au fur et à mesure des sélections des lignes d'écritures. - Elle permet de contrôler immédiatement l'équilibrage de ces lignes qui conditionne l'exécution du traitement. Choix des boutons Le choix des boutons dépend du type des lignes sélectionnées. Si aucune des lignes sélectionnées n'est lettrée et que ces lignes sont équilibrées, alors le bouton "Lettrer" est accessible. Dans tous les autres cas, seul le bouton "Délettrer" est accessible. 114 MANUEL Option de lettrage automatique Une fonction de lettrage automatique est disponible. Gestion du code lettrage lors du lettrage de lignes d'écriture Lorsque des lignes non lettrées dont les montants s'équilibrent sont sélectionnées et que le lettrage est demandé, alors le "Prochain code lettrage" renseigné sur la fiche compte est proposé par défaut. Si le code lettrage proposé est accepté, alors : - le code lettrage proposé et la date de lettrage sont affectés à chacune des lignes sélectionnées, - un prochain code lettrage est calculé puis est reporté sur la fiche compte. Si le code lettrage proposé par défaut est modifié, alors : - le code lettrage saisi et la date de lettrage sont affectés à chacune des lignes sélectionnées, - un prochain code lettrage est calculé par rapport au code lettrage saisi puis est reporté sur la fiche compte. Gestion du code lettrage lors du délettrage des lignes d'écriture Lorsque des lignes lettrées dont les montants s'équilibrent et dont les codes lettrage sont identiques sont sélectionnées et que le délettrage est demandé, alors le code lettrage et la date de lettrage sont supprimés de toutes les lignes sélectionnées. La suppression de ce lettrage est sans impact sur le champ "Prochain code lettrage" de la fiche compte. Options de délettrage Le délettrage s'opère : - sur toutes les lignes sélectionnées déjà lettrées, - mais aussi sur les toutes lignes non sélectionnées possédant le même code lettrage. Pour faciliter le délettrage, trois options sont disponibles en cliquant sur le bouton "Délettrer" de la barre d'outils : Délettrer par compte : cette action permet de délettrer en une seule opération toutes les lignes déjà lettrées sur ce compte. Délettrer par code : cette action permet de définir une fourchette de codes lettrage puis de délettrer toutes les lignes d'écritures déjà lettrées sur lesquelles ces codes lettrage apparaissent et, cela, quelque soit leur date de lettrage. Délettrer par date : cette action permet de définir une fourchette de dates de lettrage puis de délettrer toutes les lignes d'écritures déjà lettrées sur lesquelles ces dates apparaissent et, cela, quelque soit leur code de lettrage. LETTRAGE AUTOMATIQUE Lettrage automatique Accès : Sur un compte : le lettrage est possible à partir la fenêtre de Consultation comme à partir de la fenêtre de Lettrage ; sur une série de comptes : Consultation - Lettrage automatique Le lettrage automatique est une fonction permettant de lettrer automatiquement des lignes d'écritures d'un compte ou de plusieurs comptes, sans avoir à les présélectionner manuellement dans la fenêtre de lettrage. Les principes et règles de lettrage sur un compte restent les mêmes que celles déjà définies dans le lettrage, le lettrage approché et la fenêtre de lettrage. Un assistant est affiché : Il permet de sélectionner les comptes lettrables à traiter, les lignes d'écritures non lettrées à rechercher, la méthode de lettrage ainsi que de définir les éléments liés au lettrage approché. Période du ... au ... : Ce champs permet de sélectionner les dates des lignes d'écritures à analyser. Type de comptes : Une liste déroulante permet de sélectionner une série de comptes en fonction de leur nature. 115 EBP Comptabilité Open Line Pro Du compte ... au compte au ... : Une fourchette de comptes dépendant du choix du type de comptes est proposée. La sélection peut encore affinée, à la condition de rester dans les limites de la fourchette définie. Options : Une liste déroulante permet de sélectionner la méthode de lettrage à appliquer. - N° de pièce : Toutes les lignes d'écritures non encore lettrées dans un même compte, qui portent un numéro de pièce identique peuvent être lettrées entre elles, quelque soient leur montant respectif ou le nombre de lignes concernées. - N° de document : Toutes les lignes d'écritures non encore lettrées dans un même compte, qui portent un numéro de document identique peuvent être lettrées entre elles, quelque soient leur montant respectif ou le nombre de lignes concernées. - Solde progressif : Toutes les lignes d'écritures non lettrées dans un même compte peuvent être lettrées entre elles, à condition qu'un solde progressif nul, égal ou inférieur à l'écart autorisé sur ce compte soit obtenu et cela quelque soit le nombre de lignes concernées, leur numéro ou leur montant respectif. - Montant exact : Les lignes d'écritures non lettrées d'un même compte peuvent être lettrées à condition qu'elles s'équilibrent exactement entre elles. Au maximum, cinq lignes d'écritures peuvent permettent de réaliser cet équilibre. Lignes : Trois cases à cocher permettent d'affiner la sélection des lignes d'écritures en fonction de leur statut. Régularisation : La zone est accessible pour toutes les méthodes de lettrage, sauf la méthode "Montant exact". - Autoriser le lettrage approché : Si la case est cochée, alors les valeurs relatives au lettrage approché renseignées sur la fiche compte seront appliquées. - N° de pièce : Le champ est accessible si la case "Autoriser le lettrage approché" est cochée. Un numéro de pièce est proposé, mais il reste modifiable. Si le journal de destination est en numérotation manuelle, alors le numéro de pièce déterminé dans l'assistant sera utilisé pour comptabiliser l'écriture de régularisation. Si le journal de destination est en numérotation automatique, alors le numéro de pièce utilisé pour comptabiliser l'écriture de régularisation sera le prochain numéro de pièce défini dans la fiche journal. - Libellé : Le champs est accessible si la case Autoriser le lettrage approché est cochée. Un libellé est proposé, mais il reste modifiable Le même libellé sera repris sur toutes les écritures de régularisation qui seront créées. Démarrer : Ce bouton commande l'exécution du traitement en fonction des filtres choisis et de la méthode de lettrage. Annuler : Ce bouton permet de fermer l'assistant sans lancer le traitement. Deux accès différents : un choix de comptes différent Un bouton "Lettrage automatique" est disponible dans la fenêtre de Lettrage. Dans ce cas, le lettrage automatique est possible uniquement sur le compte affiché. Une entrée "Lettrage automatique" est disponible dans le menu Consultation/Lettrage. Dans ce cas, le lettrage automatique est possible sur tous les comptes définis comme lettrables sur l'exercice. CLIENTS Echéancier interactif Accès : Echéancier / Règlements - Clients - Echéancier interactif ET Echéancier / Règlements - Fournisseurs - Echéancier interactif L'échéancier interactif permet d'afficher à l'écran les échéances d'un compte ou d'une série de comptes selon différents critères de filtrage. Il permet une visualisation rapide des échéances et permet d'obtenir à l'écran en temps réel le résultat des recherches, sans passer par les impressions. Cette fenêtre est divisée en plusieurs zones. La liste affichée n'est pas directement modifiable. 116 MANUEL Un en-tête Filtre sur les dates d'échéance Ce filtre est indépendant de l'exercice courant comme des exercices existants : vous pouvez donc rechercher toutes les échéances que vous avez saisies dans votre dossier, sans avoir à changer d'exercice courant. Filtre sur les comptes Ce filtre permet de sélectionner une fourchette de comptes. Les comptes peuvent être saisis ou sélectionnés dans la liste déroulante. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné. A l'inverse du comportement standard, comme en consultation par exemple, tous les comptes (quelque soit leur type) peuvent être saisis. En effet, ici, il s'agit moins de sélectionner précisément un compte que de déterminer un intervalle. Ces comptes doivent néanmoins toujours être inclus dans la fourchette de départ : - Dans la barre de navigation, si vous avez sélectionné Clients - Echéancier interactif, alors vous pourrez uniquement interroger les échéances enregistrées sur les comptes de nature Clients et comptes rattachés. - Dans la barre de navigation, si vous avez sélectionné Fournisseurs - Echéancier interactif, alors vous pourrez uniquement interroger les échéances enregistrées sur les comptes de nature Fournisseurs et comptes rattachés + Autres Tiers avec échéances. Options : Type d'échéance Ce filtre vous permet de rechercher plus précisément les échéances en isolant les factures des avoirs. Seulement les comptes autorisant l'échéancier Toutes les factures et tous les avoirs enregistrés sur des comptes Clients, Fournisseurs, Comptes rattachés et Autres Tiers avec échéances génèrent des échéances et, cela, même lorsque le compte n'autorise pas la gestion de l'échéancier. Lorsque cette option est activée, alors seules les échéances enregistrées sur des comptes autorisant l'échéancier sont visibles. Lorsque cette option est désactivée, alors toutes les échéances enregistrées sur tous les comptes sont visibles. Conservation des filtres : Les filtres sélectionnés dans l'échéancier interactif sont conservés dans une même session et même si vous changez d'exercice courant. En revanche, si vous fermez et ré-ouvrez votre dossier, alors tous les filtres par défaut sont ré-appliqués. Actualiser L'utilisation de ce bouton est nécessaire pour que l'affichage soit mis à jour en fonction des filtres. Onglets Toutes les échéances Cet onglet affiche toutes les échéances répondant aux critères de filtrage définis dans l'en-tête, et cela quelque soit le solde restant sur chaque échéance. Echéances réglées Cet onglet affiche toutes les échéances répondant aux critères de filtrage de l'en-tête et ayant été intégralement pointées. Le solde restant sur ces échéances est donc nul. Echéances non réglées Cet onglet affiche toutes les échéances répondant aux critères de filtrage de l'en-tête et n'ayant pas été intégralement pointées. Le solde restant sur ces échéances est donc différent de zéro. Corps de la fenêtre Comme pour les autres états interactifs, les lignes affichées sont les seules lignes qui répondent aux critères de filtrage ; elles reprennent l'ensemble des éléments de la saisie comptable. Les lignes affichées sont des lignes d'échéance de type Facture et de type Avoir. Toutes les informations importantes existant sur ces échéances ou sur les lignes d'écritures auxquelles elles se rapportent sont disponibles dans la liste : elles sont identiques à celles déjà affichées dans les échéanciers (Date d'échéance, Code Tiers, Montant de l'échéance, Solde de l'échéance...) Dans la colonne Pointée en dehors de la comptabilité, une coche apparaît sur l'échéance lorsque celle-ci a été pointée dans une autre application, par exemple en Gestion Commerciale. Cette information vous rappelle qu'il est impossible de modifier cette échéance en comptabilité. 117 EBP Comptabilité Open Line Pro Actions possibles Saisie par journal : Permet d'accéder à la saisie par journal et à l'écriture d'origine. Nouvelle écriture comptable : Permet de créer une nouvelle écriture comptable. Voir le document : Permet d'accéder directement au document qui a permis de générer l'écriture contenant l'échéance sélectionnée (document venant de la Gestion Commerciale, de la saisie par Guide...). Consultation / Lettrage : Permet d'accéder à la consultation du compte de la ligne sélectionnée. Régler la(les) échéances : Permet d'accéder à une fiche de règlement permettant de créer l'écriture comptable de règlement et proposant un pointage entre ce nouveau règlement et l'échéance sélectionnée. Pointer l'Avoir avec des échéances de facture : Permet d'accéder directement à l'échéancier de la ligne sélectionnée, afin de pointer un avoir avec une facture. Visualiser les pointages : Cette action vous permet de d'accéder à la liste de toutes les écritures qui ont permis de pointer cette échéance; il peut s'agir d'un avoir, présent dans l'Echéancier intéractif ou d'un règlement présent dans la liste des règlements. Vues Plusieurs vues par défaut vous sont proposées. Elles présentent des affichages différents de la même liste : Sans détail des pointages : Cette liste affiche les échéances en ligne, par ordre chronologique des dates d'échéances. Sans détail des pointages par Tiers : Cette liste affiche toutes les échéances, en triant les échéances d'abord par n° de compte puis par date d'échéance. Avec détails des pointages : Si un pointage a été exécuté sur une échéance, il vous suffit de cliquer sur le bouton "+" située à l'extrême gauche de la liste afin de connaître la ligne de règlement avec laquelle l'échéance a été pointée. D'autre part, vous pouvez bien-sûr modifier ou créer vos propres vues. Ecritures saisies sur les Autres Tiers avec échéances antérieurement à la version 2.1 Antérieurement à la version 2.1, la gestion de l'échéancier s'effectuait sur les comptes de nature Clients et Fournisseurs et Comptes rattachés. A partir de la version 2.1, la gestion de l'échéancier est étendue aux comptes de nature Autres Tiers avec échéances. Aussi, toutes les écritures saisies à partir de cette version sur des comptes de nature Autres Tiers avec échéances permettent la gestion de l'échéancier et seront visibles dans l'échéancier interactif. En revanche, afin de ne pas alourdir la consultation, les impressions, les opérations de pointage..., les écritures saisies antérieurement sur les comptes de nature Autres Tiers avec échéances ne permettent pas la gestion de l'échéancier et ne sont donc pas visibles dans l'échéancier interactif. Pour pouvoir gérer des échéances sur ces écritures, vous devrez au moins y effectuer une modification mineure (par exemple : n° de document, ajout dans le libellé...) Liste des règlements des Tiers Accès : Echéanciers / Règlements - Clients - Règlements Clients ET Echéanciers / Règlements - Fournisseurs - Règlements Fournisseurs La liste des règlements des Tiers est commune à toutes les listes. Elle permet d'accéder au détail des règlements, de consulter / modifier / générer un pointage entre un règlement et une échéance et de créer un nouveau règlement. Cette liste est alimentée automatiquement dès que vous saisissez une écriture de type Règlement dans un journal de type Trésorerie ou Opérations Diverses. Cette fenêtre est divisée en plusieurs zones. 118 MANUEL Un en-tête Filtre sur la période Ce filtre concernent les dates des écritures de règlement. Filtre sur les comptes Ce filtre permet de sélectionner une fourchette de comptes. Les comptes peuvent être saisis ou sélectionnés dans la liste déroulante. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné. A l'inverse du comportement standard, comme en consultation par exemple, tous les comptes (quelque soit leur type) peuvent être saisis. En effet, ici, il s'agit moins de sélectionner précisément un compte que de déterminer un intervalle. Ces comptes doivent néanmoins toujours être inclus dans la fourchette de départ : - Dans la barre de navigation, si vous avez sélectionné Clients - Règlements clients, alors vous pourrez uniquement visualiser les règlements enregistrés sur les comptes de nature Clients et comptes rattachés. - Dans la barre de navigation, si vous avez sélectionné Fournisseurs - Règlements Fournisseurs , alors vous pourrez uniquement interroger les règlements enregistrés sur les comptes de nature Fournisseurs et comptes rattachés et Autres Tiers avec échéances. Conservation des filtres : Les filtres sélectionnés dans la liste des règlements sont conservés dans une même session et même si vous changez d'exercice courant. En revanche, si vous fermez et ré-ouvrez votre dossier, alors tous les filtres par défaut sont ré-appliqués. Actualiser L'utilisation de ce bouton est nécessaire pour que l'affichage soit mis à jour en fonction des filtres. Corps de la fenêtre Comme pour les autres états interactifs, les lignes affichées sont les seules lignes qui répondent aux critères de filtrage ; elles reprennent l'ensemble des éléments de la saisie comptable. Actions possibles Saisie par journal : Permet d'accéder au journal d'origine de la ligne sélectionnée. Nouveau règlement : Permet d'accéder à une nouvelle fiche de règlement. Consultation / Lettrage : Permet d'accéder à la consultation du compte de la ligne sélectionnée. Pointer le Règlement avec des échéances : Permet d'accéder au règlement déjà comptabilisé, afin de consulter ou de modifier le pointage entre le règlement et une échéance. Vues Plusieurs vues par défaut vous sont proposées. Elles présentent des affichages différents de la même liste : Avec détails des échéances pointées : Si un pointage a été exécuté entre un règlement et une échéance, il vous suffit de cliquer sur le bouton "+" située à l'extrême gauche de la liste afin de connaître l'échéance avec laquelle le règlement a été pointé. Sans détail des échéances pointées : Cette liste affiche tous les règlements, par ordre chronologique et par numéro de compte, regroupés par Banque. D'autre part, vous pouvez bien-sûr modifier ou créer vos propres vues. Ecritures saisies sur les Autres Tiers avec échéances antérieurement à la version 2.1 Antérieurement à la version 2.1, la fonctionnalité Règlements s'appliquait aux comptes de nature Clients et Fournisseurs et Comptes rattachés. A partir de la version 2.1, cette fonctionnalité est étendue aux comptes de nature Autres Tiers avec échéances. Aussi, tous les règlements saisis à partir de cette version sur des comptes de nature Autres Tiers avec échéances et dans des journaux de Trésorerie alimentent la liste des règlements. 119 EBP Comptabilité Open Line Pro En revanche, afin de ne pas alourdir la consultation, les impressions, les opérations de pointage..., les règlements saisis antérieurement sur les comptes de nature Autres Tiers avec échéances n'alimentent pas la liste des règlements. Pour voir les règlements sur ces écritures, vous devrez au moins y effectuer une modification mineure (par exemple : n° de document, ajout dans le libellé...) Fiche de Règlement Accès : Echéanciers / Règlements - Clients - Règlements Clients ET Echéanciers / Règlements - Fournisseurs - Règlements Fournisseurs Cette fonctionnalité a pour but de vous permettre de créer facilement un règlement sur un Tiers, sans passer systématiquement par la saisie par journal ou la saisie par écriture, et tout en exécutant le pointage des échéances. Création d'un nouveau règlement Tiers * : Vous devez saisir ou sélectionner dans la liste déroulante le compte de nature Clients et comptes rattachés, Fournisseurs et comptes rattachés ou Autres Tiers avec échéances sur lequel vous voulez enregistrer le règlement. Montant de règlement * : Vous devez saisir le montant du règlement à comptabiliser. Dans ce champ, vous pouvez : - saisir un valeur positive, pour enregistrer un règlement, - saisir une valeur négative, pour enregistrer un remboursement. Journal de banque * : Seuls sont autorisés les journaux de type Trésorerie et possédant un compte de contrepartie dans leur fiche journal. Libellé : Par défaut, ce champ affiche l'intitulé du compte sélectionné, mais il reste modifiable. Ce libellé sera ensuite repris sur toutes les lignes de l'écriture comptable et, cela, quelque soit le paramétrage du libellé dans la fiche du journal de banque sélectionné. Date de règlement * : Les règles sur les dates sont les mêmes que dans tous les autres masque de saisie : - si votre exercice courant est ouvert, alors vous pouvez créer un nouveau règlement sur n'importe quel exercice ouvert, - si votre exercice courant est clôturé, alors ne pourrez plus créer de nouveau règlement. Reste à affecter : Ce champ est calculé automatiquement. Il affiche la différence existant entre le montant du règlement saisi et les pointages effectués sur les échéances. Moyen de paiement : Ce champ affiche le Moyen de paiement par défaut défini dans les options du dossier, mais il reste modifiable. Il peut être renseigné à titre d'information, afin de conserver le moyen (chèque, traite, virement...) par lequel vous avez payé votre fournisseur ou avez été payé par votre client. Numéro de pièce : Le numéro de pièce dépend du journal de banque sélectionné et du paramétrage sur le numéro de pièce effectué dans ce journal. Il reste modifiable. Echéances à pointer : Les échéances affichées sont les échéances non soldées (non intégralement réglées) existant sur le compte. Leur affichage et les modes de pointage restent les mêmes que ceux définis dans Pointages. Actions possibles dans la fiche - Consultation/Lettrage : Ce bouton permet d'accéder à la consultation du compte de Tiers saisi dans le règlement, à condition qu'il soit sauvegardé. - Saisie par journal : Ce bouton permet d'accéder à la saisie par journal et à l'écriture comptable correspondante au règlement sauvegardé. 120 MANUEL - Echéancier interactif : Ce bouton permet d'affficher, en arrière plan, l'échéancier interactif. Sauvegarde La sauvegarde d'une fiche règlement entraîne automatiquement : - la création d'une nouvelle ligne de règlement dans la liste des Règlements, - la création d'une écriture comptable dans la saisie journal, - la mise à jour de l'échéancier Facture et de Pointages, - la mise à jour de l'échéancier interactif. Modification d'un règlement Ces modifications concernent les règlement sauvegardés. Modifications possibles La modification d'un règlement est possible si l'écriture a été générée à partir : - d'un import Communication Entreprise-Expert, - des Règlements des Tiers, - de la saisie au kilomètre, - de la saisie journal, - de la saisie par écriture, - ou des écritures de régularisation. Dans ces cas-là, le règlement est modifiable sur tous les champs, sauf : - Date, - Montant, - Journal. Enfin, la modification est possible même si cette écriture est simulée, lettrée, rapprochée, participe à une déclaration de TVA, pointe une échéance. Modifications impossibles La modification d'un règlement est impossible si l'écriture : - est issue de la Gestion Commerciale, - est générée à partir de la saisie pratique, - est générée à partir de la saisie guidée, - possède le statut Validé. Dans ces cas-là, toute modification est interdite, sauf celle liée au pointage/dépointage des échéances. Pour modifier un règlement, vous devez accéder à la saisie journal et y effectuer vos modifications. Celles-ci se répercuteront ensuite sur la fiche du règlement. Cas d'une écriture guidée : Une écriture issue de la saisie guidée n'est pas modifiable, à priori. Pourtant, il est possible pour la rendre modifiable. Pour cela, il faut : sélectionner l'écriture en saisie journal, ouvrir le menu contextuel, sélectionner Modifier l'écriture guidée. A partir de là, le règlement est modifiable car il n'est plus lié au masque de saisie qui a permis de le générer. Suppression d'un règlement Les règles de suppression sont les mêmes que celles de la modification : elles dépendent de la provenance de l'écriture et de son statut. FOURNISSEURS ET AUTRES TIERS Echéancier interactif Accès : Echéancier / Règlements - Clients - Echéancier interactif ET Echéancier / Règlements - Fournisseurs - Echéancier interactif L'échéancier interactif permet d'afficher à l'écran les échéances d'un compte ou d'une série de comptes selon différents critères de filtrage. Il permet une visualisation rapide des échéances et permet d'obtenir à l'écran en temps réel le résultat des recherches, sans passer par les impressions. Cette fenêtre est divisée en plusieurs zones. La liste affichée n'est pas directement modifiable. 121 EBP Comptabilité Open Line Pro Un en-tête Filtre sur les dates d'échéance Ce filtre est indépendant de l'exercice courant comme des exercices existants : vous pouvez donc rechercher toutes les échéances que vous avez saisies dans votre dossier, sans avoir à changer d'exercice courant. Filtre sur les comptes Ce filtre permet de sélectionner une fourchette de comptes. Les comptes peuvent être saisis ou sélectionnés dans la liste déroulante. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné. A l'inverse du comportement standard, comme en consultation par exemple, tous les comptes (quelque soit leur type) peuvent être saisis. En effet, ici, il s'agit moins de sélectionner précisément un compte que de déterminer un intervalle. Ces comptes doivent néanmoins toujours être inclus dans la fourchette de départ : - Dans la barre de navigation, si vous avez sélectionné Clients - Echéancier interactif, alors vous pourrez uniquement interroger les échéances enregistrées sur les comptes de nature Clients et comptes rattachés. - Dans la barre de navigation, si vous avez sélectionné Fournisseurs - Echéancier interactif, alors vous pourrez uniquement interroger les échéances enregistrées sur les comptes de nature Fournisseurs et comptes rattachés + Autres Tiers avec échéances. Options : Type d'échéance Ce filtre vous permet de rechercher plus précisément les échéances en isolant les factures des avoirs. Seulement les comptes autorisant l'échéancier Toutes les factures et tous les avoirs enregistrés sur des comptes Clients, Fournisseurs, Comptes rattachés et Autres Tiers avec échéances génèrent des échéances et, cela, même lorsque le compte n'autorise pas la gestion de l'échéancier. Lorsque cette option est activée, alors seules les échéances enregistrées sur des comptes autorisant l'échéancier sont visibles. Lorsque cette option est désactivée, alors toutes les échéances enregistrées sur tous les comptes sont visibles. Conservation des filtres : Les filtres sélectionnés dans l'échéancier interactif sont conservés dans une même session et même si vous changez d'exercice courant. En revanche, si vous fermez et ré-ouvrez votre dossier, alors tous les filtres par défaut sont ré-appliqués. Actualiser L'utilisation de ce bouton est nécessaire pour que l'affichage soit mis à jour en fonction des filtres. Onglets Toutes les échéances Cet onglet affiche toutes les échéances répondant aux critères de filtrage définis dans l'en-tête, et cela quelque soit le solde restant sur chaque échéance. Echéances réglées Cet onglet affiche toutes les échéances répondant aux critères de filtrage de l'en-tête et ayant été intégralement pointées. Le solde restant sur ces échéances est donc nul. Echéances non réglées Cet onglet affiche toutes les échéances répondant aux critères de filtrage de l'en-tête et n'ayant pas été intégralement pointées. Le solde restant sur ces échéances est donc différent de zéro. Corps de la fenêtre Comme pour les autres états interactifs, les lignes affichées sont les seules lignes qui répondent aux critères de filtrage ; elles reprennent l'ensemble des éléments de la saisie comptable. Les lignes affichées sont des lignes d'échéance de type Facture et de type Avoir. Toutes les informations importantes existant sur ces échéances ou sur les lignes d'écritures auxquelles elles se rapportent sont disponibles dans la liste : elles sont identiques à celles déjà affichées dans les échéanciers (Date d'échéance, Code Tiers, Montant de l'échéance, Solde de l'échéance...) Dans la colonne Pointée en dehors de la comptabilité, une coche apparaît sur l'échéance lorsque celle-ci a été pointée dans une autre application, par exemple en Gestion Commerciale. Cette information vous rappelle qu'il est impossible de modifier cette échéance en comptabilité. 122 MANUEL Actions possibles Saisie par journal : Permet d'accéder à la saisie par journal et à l'écriture d'origine. Nouvelle écriture comptable : Permet de créer une nouvelle écriture comptable. Voir le document : Permet d'accéder directement au document qui a permis de générer l'écriture contenant l'échéance sélectionnée (document venant de la Gestion Commerciale, de la saisie par Guide...). Consultation / Lettrage : Permet d'accéder à la consultation du compte de la ligne sélectionnée. Régler la(les) échéances : Permet d'accéder à une fiche de règlement permettant de créer l'écriture comptable de règlement et proposant un pointage entre ce nouveau règlement et l'échéance sélectionnée. Pointer l'Avoir avec des échéances de facture : Permet d'accéder directement à l'échéancier de la ligne sélectionnée, afin de pointer un avoir avec une facture. Visualiser les pointages : Cette action vous permet de d'accéder à la liste de toutes les écritures qui ont permis de pointer cette échéance; il peut s'agir d'un avoir, présent dans l'Echéancier intéractif ou d'un règlement présent dans la liste des règlements. Vues Plusieurs vues par défaut vous sont proposées. Elles présentent des affichages différents de la même liste : Sans détail des pointages : Cette liste affiche les échéances en ligne, par ordre chronologique des dates d'échéances. Sans détail des pointages par Tiers : Cette liste affiche toutes les échéances, en triant les échéances d'abord par n° de compte puis par date d'échéance. Avec détails des pointages : Si un pointage a été exécuté sur une échéance, il vous suffit de cliquer sur le bouton "+" située à l'extrême gauche de la liste afin de connaître la ligne de règlement avec laquelle l'échéance a été pointée. D'autre part, vous pouvez bien-sûr modifier ou créer vos propres vues. Ecritures saisies sur les Autres Tiers avec échéances antérieurement à la version 2.1 Antérieurement à la version 2.1, la gestion de l'échéancier s'effectuait sur les comptes de nature Clients et Fournisseurs et Comptes rattachés. A partir de la version 2.1, la gestion de l'échéancier est étendue aux comptes de nature Autres Tiers avec échéances. Aussi, toutes les écritures saisies à partir de cette version sur des comptes de nature Autres Tiers avec échéances permettent la gestion de l'échéancier et seront visibles dans l'échéancier interactif. En revanche, afin de ne pas alourdir la consultation, les impressions, les opérations de pointage..., les écritures saisies antérieurement sur les comptes de nature Autres Tiers avec échéances ne permettent pas la gestion de l'échéancier et ne sont donc pas visibles dans l'échéancier interactif. Pour pouvoir gérer des échéances sur ces écritures, vous devrez au moins y effectuer une modification mineure (par exemple : n° de document, ajout dans le libellé...) Liste des règlements des Tiers Accès : Echéanciers / Règlements - Clients - Règlements Clients ET Echéanciers / Règlements - Fournisseurs - Règlements Fournisseurs La liste des règlements des Tiers est commune à toutes les listes. Elle permet d'accéder au détail des règlements, de consulter / modifier / générer un pointage entre un règlement et une échéance et de créer un nouveau règlement. Cette liste est alimentée automatiquement dès que vous saisissez une écriture de type Règlement dans un journal de type Trésorerie ou Opérations Diverses. Cette fenêtre est divisée en plusieurs zones. 123 EBP Comptabilité Open Line Pro Un en-tête Filtre sur la période Ce filtre concernent les dates des écritures de règlement. Filtre sur les comptes Ce filtre permet de sélectionner une fourchette de comptes. Les comptes peuvent être saisis ou sélectionnés dans la liste déroulante. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné. A l'inverse du comportement standard, comme en consultation par exemple, tous les comptes (quelque soit leur type) peuvent être saisis. En effet, ici, il s'agit moins de sélectionner précisément un compte que de déterminer un intervalle. Ces comptes doivent néanmoins toujours être inclus dans la fourchette de départ : - Dans la barre de navigation, si vous avez sélectionné Clients - Règlements clients, alors vous pourrez uniquement visualiser les règlements enregistrés sur les comptes de nature Clients et comptes rattachés. - Dans la barre de navigation, si vous avez sélectionné Fournisseurs - Règlements Fournisseurs , alors vous pourrez uniquement interroger les règlements enregistrés sur les comptes de nature Fournisseurs et comptes rattachés et Autres Tiers avec échéances. Conservation des filtres : Les filtres sélectionnés dans la liste des règlements sont conservés dans une même session et même si vous changez d'exercice courant. En revanche, si vous fermez et ré-ouvrez votre dossier, alors tous les filtres par défaut sont ré-appliqués. Actualiser L'utilisation de ce bouton est nécessaire pour que l'affichage soit mis à jour en fonction des filtres. Corps de la fenêtre Comme pour les autres états interactifs, les lignes affichées sont les seules lignes qui répondent aux critères de filtrage ; elles reprennent l'ensemble des éléments de la saisie comptable. Actions possibles Saisie par journal : Permet d'accéder au journal d'origine de la ligne sélectionnée. Nouveau règlement : Permet d'accéder à une nouvelle fiche de règlement. Consultation / Lettrage : Permet d'accéder à la consultation du compte de la ligne sélectionnée. Pointer le Règlement avec des échéances : Permet d'accéder au règlement déjà comptabilisé, afin de consulter ou de modifier le pointage entre le règlement et une échéance. Vues Plusieurs vues par défaut vous sont proposées. Elles présentent des affichages différents de la même liste : Avec détails des échéances pointées : Si un pointage a été exécuté entre un règlement et une échéance, il vous suffit de cliquer sur le bouton "+" située à l'extrême gauche de la liste afin de connaître l'échéance avec laquelle le règlement a été pointé. Sans détail des échéances pointées : Cette liste affiche tous les règlements, par ordre chronologique et par numéro de compte, regroupés par Banque. D'autre part, vous pouvez bien-sûr modifier ou créer vos propres vues. Ecritures saisies sur les Autres Tiers avec échéances antérieurement à la version 2.1 Antérieurement à la version 2.1, la fonctionnalité Règlements s'appliquait aux comptes de nature Clients et Fournisseurs et Comptes rattachés. A partir de la version 2.1, cette fonctionnalité est étendue aux comptes de nature Autres Tiers avec échéances. Aussi, tous les règlements saisis à partir de cette version sur des comptes de nature Autres Tiers avec échéances et dans des journaux de Trésorerie alimentent la liste des règlements. 124 MANUEL En revanche, afin de ne pas alourdir la consultation, les impressions, les opérations de pointage..., les règlements saisis antérieurement sur les comptes de nature Autres Tiers avec échéances n'alimentent pas la liste des règlements. Pour voir les règlements sur ces écritures, vous devrez au moins y effectuer une modification mineure (par exemple : n° de document, ajout dans le libellé...) Fiche de Règlement Accès : Echéanciers / Règlements - Clients - Règlements Clients ET Echéanciers / Règlements - Fournisseurs - Règlements Fournisseurs Cette fonctionnalité a pour but de vous permettre de créer facilement un règlement sur un Tiers, sans passer systématiquement par la saisie par journal ou la saisie par écriture, et tout en exécutant le pointage des échéances. Création d'un nouveau règlement Tiers * : Vous devez saisir ou sélectionner dans la liste déroulante le compte de nature Clients et comptes rattachés, Fournisseurs et comptes rattachés ou Autres Tiers avec échéances sur lequel vous voulez enregistrer le règlement. Montant de règlement * : Vous devez saisir le montant du règlement à comptabiliser. Dans ce champ, vous pouvez : - saisir un valeur positive, pour enregistrer un règlement, - saisir une valeur négative, pour enregistrer un remboursement. Journal de banque * : Seuls sont autorisés les journaux de type Trésorerie et possédant un compte de contrepartie dans leur fiche journal. Libellé : Par défaut, ce champ affiche l'intitulé du compte sélectionné, mais il reste modifiable. Ce libellé sera ensuite repris sur toutes les lignes de l'écriture comptable et, cela, quelque soit le paramétrage du libellé dans la fiche du journal de banque sélectionné. Date de règlement * : Les règles sur les dates sont les mêmes que dans tous les autres masque de saisie : - si votre exercice courant est ouvert, alors vous pouvez créer un nouveau règlement sur n'importe quel exercice ouvert, - si votre exercice courant est clôturé, alors ne pourrez plus créer de nouveau règlement. Reste à affecter : Ce champ est calculé automatiquement. Il affiche la différence existant entre le montant du règlement saisi et les pointages effectués sur les échéances. Moyen de paiement : Ce champ affiche le Moyen de paiement par défaut défini dans les options du dossier, mais il reste modifiable. Il peut être renseigné à titre d'information, afin de conserver le moyen (chèque, traite, virement...) par lequel vous avez payé votre fournisseur ou avez été payé par votre client. Numéro de pièce : Le numéro de pièce dépend du journal de banque sélectionné et du paramétrage sur le numéro de pièce effectué dans ce journal. Il reste modifiable. Echéances à pointer : Les échéances affichées sont les échéances non soldées (non intégralement réglées) existant sur le compte. Leur affichage et les modes de pointage restent les mêmes que ceux définis dans Pointages. Actions possibles dans la fiche - Consultation/Lettrage : Ce bouton permet d'accéder à la consultation du compte de Tiers saisi dans le règlement, à condition qu'il soit sauvegardé. - Saisie par journal : Ce bouton permet d'accéder à la saisie par journal et à l'écriture comptable correspondante au règlement sauvegardé. 125 EBP Comptabilité Open Line Pro - Echéancier interactif : Ce bouton permet d'affficher, en arrière plan, l'échéancier interactif. Sauvegarde La sauvegarde d'une fiche règlement entraîne automatiquement : - la création d'une nouvelle ligne de règlement dans la liste des Règlements, - la création d'une écriture comptable dans la saisie journal, - la mise à jour de l'échéancier Facture et de Pointages, - la mise à jour de l'échéancier interactif. Modification d'un règlement Ces modifications concernent les règlement sauvegardés. Modifications possibles La modification d'un règlement est possible si l'écriture a été générée à partir : - d'un import Communication Entreprise-Expert, - des Règlements des Tiers, - de la saisie au kilomètre, - de la saisie journal, - de la saisie par écriture, - ou des écritures de régularisation. Dans ces cas-là, le règlement est modifiable sur tous les champs, sauf : - Date, - Montant, - Journal. Enfin, la modification est possible même si cette écriture est simulée, lettrée, rapprochée, participe à une déclaration de TVA, pointe une échéance. Modifications impossibles La modification d'un règlement est impossible si l'écriture : - est issue de la Gestion Commerciale, - est générée à partir de la saisie pratique, - est générée à partir de la saisie guidée, - possède le statut Validé. Dans ces cas-là, toute modification est interdite, sauf celle liée au pointage/dépointage des échéances. Pour modifier un règlement, vous devez accéder à la saisie journal et y effectuer vos modifications. Celles-ci se répercuteront ensuite sur la fiche du règlement. Cas d'une écriture guidée : Une écriture issue de la saisie guidée n'est pas modifiable, à priori. Pourtant, il est possible pour la rendre modifiable. Pour cela, il faut : sélectionner l'écriture en saisie journal, ouvrir le menu contextuel, sélectionner Modifier l'écriture guidée. A partir de là, le règlement est modifiable car il n'est plus lié au masque de saisie qui a permis de le générer. Suppression d'un règlement Les règles de suppression sont les mêmes que celles de la modification : elles dépendent de la provenance de l'écriture et de son statut. DONNEES Moyens de paiement Accès : Paramètres - Divers - Moyens de paiement La gestion de la fiche "Moyen de paiement" est commune à toutes les fiches. La fiche "Moyen de paiement" se compose des éléments suivants : un code * Indiquez un code moyen de paiement. Ce code est limité à 6 caractères alphanumériques. un libellé * Saisissez le libellé du moyen de paiement (au maximum 60 caractères alphanumériques). 126 MANUEL une nature * Sélectionnez un type de nature dans la liste déroulante. Cette liste n'est pas paramétrable. une banque Ce champ correspond à la banque sélectionnée par défaut lorsque vous réalisez un règlement. La liste des banques est accessible par le menu Règlements - Données - Banques. Si la banque que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche banque en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . La création du dossier propose par défaut une liste de moyens de paiement. La banque par défaut n'est pas renseignée dans les fiches moyens de paiement. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Modes de règlement Accès : Paramètres - Divers - Modes de règlement La gestion de la fiche "Mode de règlement" est commune à toutes les fiches. La fiche "Modes de règlement" se compose des éléments suivants : Le code * Indiquez un code pour votre mode de règlement. Ce code est limité à 6 caractères alphanumériques. Le libellé * Saisissez le libellé du mode de règlement (au maximum 60 caractères alphanumériques). Nous vous conseillons d'indiquer un libellé explicite qui reprenne le type de paiement et l'échéance. La création du dossier propose par défaut une liste de modes de règlement. Onglet détail Cet onglet est divisé en 2 parties : Création des lignes "d'échéances" pour le mode de règlement Test des lignes créées Création des lignes Pour valider une fiche mode de règlement, vous devez avoir au minimum une ligne d'échéance. Une ligne contient les renseignement suivants : % Il sert à calculer le montant de l'échéance par rapport au montant TTC de la facture multiplié par le pourcentage défini. Par défaut, il est égal à 100%. Nbre de jours Saisissez le nombre de jours pour le calcul de l'échéance, à partir de la date du document (de 1 à 365). La zone nombre de jours n'est pas accessible pour un règlement de type Comptant. Type de Règlement Choisissez dans la liste proposée, le mode de calcul d'échéance que vous souhaitez appliquer. Jour de règlement Indiquez le jour pour lequel vous souhaitez le règlement (de 1 à 31). Cette zone est accessible uniquement pour les types de règlement : Fin de mois le ou Net le. Mois comptable Cochez cette case si vous souhaitez faire fonctionner le mode de règlement en mois comptable pour le calcul de la date d'échéance. 127 EBP Comptabilité Open Line Pro Cette fonction sert pour considérer un nombre de jours en nombre de mois (31 jours devient 1 mois, 60 jours devient 2 mois...). Moyen de paiement Cette liste déroulante est paramétrable depuis la liste des moyens de paiement. Vous pouvez modifier, créer plusieurs lignes d'échéances pour un mode de règlement. Pour cela, cliquez sur l'icône Ajouter pour insérer une ligne et saisissez les différents critères que vous souhaitez. La somme des % des lignes créées doit être égale à 100%. Test des lignes créées Pour tester les lignes que vous venez de créer, vous devez indiquer : une date qui corresponde à la date du document un montant qui corresponde au montant du document Dans le tableau à droite de ces zones, vous trouverez le résultat du calcul des échéances (Date échéance, Montant et Moyen de paiement) L'échéance, le règlement et le jour s'enchaînent pour le calcul de l'échéance de la facture. Exemple 1 Mode de règlement : CH30 Paramétrage d'une ligne échéance : % NB jours Type Jour Mois Moyen de règlement règlement comptable paiement 100 30 Net Chèque Date de facture : 01/01/2008, Montant : 100 Votre date d'échéance sera calculée ainsi : 01/01/2008 + 30J soit le 31/01/2008, puis Net, ce qui donnera le 31/01/2008, ce qui donnera une date d'échéance au 31/01/2008 pour un montant de 100. Exemple 2 Mode de règlement :Prel4 Paramétrage de 4 lignes d'échéances: % NB jours Type Jour Mois Moyen de règlement règlement comptable paiement 25 Comptant Prélèvement 25 30 Net le 15 Prélèvement 25 60 Net le 15 Prélèvement 25 90 Net le 15 Prélèvement Date de facture : 01/01/2008, Montant : 100 € Les dates d'échéance seront calculées ainsi : 1ère ligne : 01/01/2008 + 0J soit le 01/01/2008, puis Comptant, ce qui donnera le 01/01/2008 pour un montant de 25 (25% du montant soit 100). 2ème ligne : 01/01/2008 + 30J soit le 31/01/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le 15/02/2008 pour un montant de 25 (25% du montant soit 100). 3ème ligne : 01/01/2008 + 60J soit le 01/03/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le 15/03/2008 pour un montant de 25 (25% du montant soit 100). 4ème ligne : 01/01/2008 + 90J soit le 31/03/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le 15/04/2008 pour un montant de 25 (25% du montant soit 100). 128 MANUEL Les actions possibles dans la liste Ajouter : permet d'ajouter une nouvelle ligne d'échéance à la fin de la liste. Insérer : permet d'insérer une nouvelle ligne d'échéance entre deux lignes déjà existantes. Supprimer : permet de supprimer une ligne d'échéance existante. Monter/Descendre : permet de modifier l'ordre des priorités des lignes d'échéances sans être obligé de les supprimer et de les recréer. Couper/Copier/Coller : ces trois boutons ont un comportement identique au comportement standard défini, par exemple, dans Word et Excel. Toutes les actions accomplies sur la liste des échéances avec ces boutons ne doivent pas empêcher de respecter les règles de cohérence définies dans les paragraphes précédents. Onglet Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Fiche Banques Accès : Paramètres - Banques La gestion de la fiche Banque est commune à toutes les fiches. Une fiche Banque est accessible à partir de la liste des Banques. Créer une fiche Banques est une opération qui peut être indispensable pour exécuter les transferts de règlements à partir de l'application de Gestion commerciale ou des rapprochements bancaires automatiques. Une banque s'identifie par les éléments suivants : • Le code banque * Saisissez un identifiant unique pour votre banque. Cet identifiant est limité à 5 caractères alphanumériques. • Le nom de la banque * Saisissez le nom de votre banque (au maximum 40 caractères alphanumériques). Onglet Adresse Les informations ci-dessous correspondent aux coordonnées de la banque. Adresse • Nom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. • Adresse Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. • Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. • Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. • Adresse (Fin) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. • Code postal Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques. Lors de la saisie du code postal, - si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, alors la ville et le pays sont renseignés par défaut, - si celui-ci existe mais n’est pas unique, alors la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux répondant à la saisie, - si celui-ci n’existe pas, alors le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante. • Ville 129 EBP Comptabilité Open Line Pro Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques. Le champ Ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. • Département Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ Département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante. • Pays Champ saisissable. Le champ Pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le pays que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante. • Site Web Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Ce champ permet de saisir le site web lié à cette adresse. Contact • Civilité Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre contact (au maximum 25 caractères alphanumériques). Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans votre fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante. • Nom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. • Fonction Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. • Prénom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. • Téléphone fixe Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. • Téléphone portable Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. • Fax Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. • Service/Bureau Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. • E-mail Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Permet de saisir l'e-mail du contact. Onglet Comptabilité Cet onglet vous permet de saisir : • Le compte de banque * : Ce compte doit être un compte de type Détail. • Le journal de banque * : Ce journal doit être de type Trésorerie. 130 MANUEL Le journal de banque peut déjà être défini avec un compte de contrepartie. Dans ce cas : - si vous saisissez en premier le compte de banque, alors le journal associé sera automatiquement proposé et non modifiable ; - si vous saisissez en premier le journal de banque, alors le compte de contrepartie de ce journal sera automatiquement proposé et non modifiable. Onglet Coordonnées bancaires Cet onglet vous permet de définir les coordonnées bancaires de votre compte (RIB/BBAN, IBAN, BIC). Onglet Notes La gestion d'une Note est commune à toutes les fiches. Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Etats standards Sous catégorie : Journal Sous catégorie : Grand Livre Sous catégorie : Balance .... Catégorie principale : Etats de gestion Sous catégorie : Echéancier Sous catégorie : Balance âgée par échéances Sous catégorie : Balance âgée par Lettrage Catégorie principale : Etats fiscaux... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle". A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches, définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes. Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut. Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. 131 EBP Comptabilité Open Line Pro EXERCICES/CLOTURES Exercices/Clôtures - Démarrer une tâche Accès : Exercices/Clôtures - Démarrer une tâche Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : Validation des écritures : permet d'accéder au gestionnaire de journaux, à partir duquel sont effectués les traitements liés à la validation des écritures. Clôture mensuelle : permet d'accéder au gestionnaire de journaux, à partir duquel sont effectués les traitements liés à la clôture mensuelle des journaux. Clôture annuelle : permet de lancer l'assistant de clôture annuelle. EXERCICES Liste des exercices Accès : Exercices/Clôture - Exercices La gestion de la liste des exercices est commune à toutes les listes. L’affichage de cette liste reprend les principaux éléments sélectionnés de chaque fiche exercice. Lors de la création du dossier, deux exercices sont systématiquement créés par défaut. Le nombre d'exercices n'est pas limité sur un même dossier. En revanche, un même dossier ne peut pas contenir plus de deux exercices non clôturés. Date de début Cette date est la date de début de chaque exercice comptable, qui doit être obligatoirement renseignée lors de la création d’un exercice. Date de fin Cette date est la date de fin de chaque exercice comptable, qui doit être obligatoirement renseignée lors de la création d’un exercice. Aucun trou de date ni aucun doublon de date ne peut exister entre deux exercices du même dossier. Date de clôture Cette date est renseignée automatiquement par l’application lorsque l’exercice a fait l’objet d’une clôture annuelle. Exercice courant L’exercice courant est indépendant de la date système Date système = date et heure de l'ordinateur ou de l'état de l'exercice (ouvert ou clôturé). Il correspond à l’exercice comptable sur lequel l'utilisateur doit être positionné pour effectuer toutes les opérations, de la saisie à la clôture annuelle. Si le dossier possède un seul et unique exercice, alors ce seul exercice est défini par défaut comme étant l’exercice courant. 132 MANUEL Si le dossier possède plusieurs exercices comptables, alors l’exercice courant doit être manuellement sélectionné en fonction des besoins. L’exercice courant peut être identifié : - dans la liste des exercices, dans laquelle l’exercice courant est affiché en gras ; - dans la barre de titre de l’application, qui affiche les dates de l’exercice courant. Pour définir un exercice courant, il faut : - se positionner sur l'exercice désiré dans la liste des exercices, - puis sélectionner «Définir un exercice courant» dans la barre de tâches du volet de navigation ou dans le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris. . Fiche exercice Accès : Exercices/Clôtures - Exercices La gestion de cette fiche Exercice est commune à l’ensemble des fiches. La fiche Exercice se décompose en : En-tête Période de l’exercice * : Affiche les dates de l’exercice sélectionné dans la liste. La modification des dates d’un exercice déjà créé peut se révéler impossible. Les quelques exemples ci-dessous illustrent les problèmes qui peuvent être rencontrés ; cette liste n'est pas exhaustive : 1/ Exercice du 01/01/2009 au 31/12/2009, avec une écriture non validée saisie au 02/01/2009. Il est possible d'avancer la date de début d'exercice au 01/12/2008. Il est possible de reculer la date de début d'exercice au 15/01/2009, à condition de supprimer d'abord l'écriture comprise dans la période à exclure. 2/ Exercice du 01/01/2009 au 31/12/2009, avec une écriture validée saisie au 02/01/2009. Il est possible d'avancer la date de début d'exercice au 01/12/2008. Il est impossible de reculer la date de début d'exercice au 15/01/2009, car il est impossible de supprimer l'écriture validée du 02/01/2009. 3/ Exercice au 01/01/2008 au 31/12/2009, tous les journaux/mois de cet exercice sont clôturés. Il est impossible d'avancer la date de début de cet exercice au 01/12/2008, car il est impossible de créer un mois antérieur à un mois clôturé. Il est impossible de reculer la date de début de cet exercice au 15/01/2009, car le journal est clôturé et contient des écritures validées non supprimables. Etat : Zone non modifiable renseignée par l’application en fonction de l’état de cet exercice. - Ouvert : la saisie est toujours possible sur cet exercice, la clôture annuelle n’ayant pas été effectuée. - Clôturé : La saisie est impossible sur cet exercice, car la clôture annuelle de cet exercice a été effectuée. Date de génération : Ce champ affiche, uniquement à titre d'information, la date système Date système = Date de l'ordinateur à laquelle les A Nouveaux de l'exercice affiché ont été générés sur l'exercice suivant. Onglet Notes La gestion de l'onglet Notes est commune à toutes les fiches. Comment générer les A Nouveaux ? A Nouveaux automatiques La génération des A Nouveaux vise à enregistrer automatiquement le résultat comptable d'un exercice. Cet enregistrement peut être : - provisoire, s'il est généré en cours d'exercice, - ou définitif, s'il est généré au cours de la clôture annuelle ou après celle-ci. 133 EBP Comptabilité Open Line Pro Dans les options du dossier, vous devez d'abord sélectionner le mode de génération des A Nouveaux, leur niveau de détail... Ensuite vous devez définir l'exercice destination ( = premier exercice suivant) comme étant l'exercice courant. Enfin, pour procéder à la génération des A Nouveaux, deux entrées sont disponibles : - menu Exercices/Clôtures - Exercices puis de la liste des exercices, - menu Quotidien - Exercices puis de la liste des exercices, De là, vous pouvez sélectionner Générer les A Nouveaux dans la barre de tâches. Lorsque la génération des A Nouveaux est demandée, un assistant s'ouvre : il est impératif que tous les contrôles qu'il contient soient exécutés avec succès pour que les A nouveaux soient effectivement générés. Pour information, les règles et accès valables pour la génération des A nouveaux sont également valables pour leur suppression. Balance d'ouverture Des A Nouveaux peuvent être saisis manuellement par l'intermédiaire de la Balance d'ouverture. Cette option s'avère particulièrement intéressante lorsque le dossier a d'abord été géré sur un autre logiciel puis que sa comptabilité est transférée sur Open Line. Pour créer cette balance d'ouverture, deux entrées existent : - menu Exercices/Clôtures - Exercices, - menu Quotidien - Saisie par journal, Sur un même exercice, il n'est pas recommandé de générer à la fois les A Nouveaux automatiques et une Balance d'ouverture. GESTIONNAIRE DE JOURNAUX Principes de simulation Le statut "Simulé" est symbolisé par un "S". Il s'applique à toutes les lignes d'une même écriture. Il est géré dans la saisie par journal, dans la saisie par écriture et dans le gestionnaire de journaux. L'utilisation de ce statut a un impact : - sur toutes les consultations et impressions, grâce au filtre, - sur les rapprochements, - sur la validation, - et sur les opérations de clôtures mensuelle et annuelle. Principes de validation Le statut "Validé" est symbolisé par un "V". Il s'applique à toutes les lignes d'une même écriture. Il est géré dans la saisie par journal, dans la saisie par écriture et dans le gestionnaire de journaux. L'utilisation de ce statut a un impact : - sur toutes les consultations et impressions, grâce au filtre, - sur les modifications des écritures en saisie, - et sur les opérations de clôtures mensuelle et annuelle. Principes de clôture mensuelle Accès : Exercices/Clôtures - Gestionnaire de journaux Le lancement de ce traitement est géré dans le gestionnaire de journaux. La clôture mensuelle s'applique à la totalité des écritures d'un journal et d'un mois et vise à en interdire la modification. 134 MANUEL Pour pouvoir être clôturé mensuellement : - toutes les écritures d'un journal et d'un mois doivent posséder le statut Validé. - tous les mois du journal sélectionné doivent déjà être clôturés mensuellement sur les exercices précédents. Tous les journaux et tous les mois de l'exercice courant doivent être clôturés mensuellement pour pouvoir faire l'objet d'une clôture annuelle. CLOTURE ANNUELLE Principes de clôture annuelle Accès : Exercices/Clôture - Clôture annuelle La clôture annuelle est une opération irréversible qui vise à rendre intangibles les éléments comptables de l’exercice courant. L’exécution de cette opération nécessite de vérifier au préalable le respect de certaines conditions ; la liste cidessous est non exhaustive et ne dispense pas des contrôles de comptabilité courants : - L’exercice à clôturer doit être le premier exercice non encore clôturé de tous les exercices existants sur le dossier. - Aucune écriture simulée ne doit plus exister sur cet exercice. - Toutes les écritures de cet exercice doivent être validées. - Tous les journaux/mois de l'exercice doivent être clôturés mensuellement. - Les comptes de caisse doivent être obligatoirement débiteurs au dernier jour de l'exercice courant. La clôture annuelle nécessite l'utilisation d'un assistant. Clôture annuelle Accès : Exercices/Clôtures - Clôture annuelle La clôture annuelle nécessite de respecter certains principes. Un assistant, se découpant en plusieurs pages, permet de lancer les contrôles préalables puis la clôture annuelle à proprement parler. Trois boutons de commande sont disponibles sur chaque page : Précédent et Suivant permettent la navigation d'une page à l'autre. Annuler permet de fermer l'assistant sans exécuter aucun traitement. Bienvenue dans l'assistant de clôture annuelle Un récapitulatif des opérations incluses dans ce traitement est affiché. Un bouton permet la sauvegarde du dossier. Page 1/4 : Clôture annuelle Cette page affiche les éléments relatifs à l'exercice à clôturer et reprend les valeurs définies dans les options du dossier. Les dates de cet exercice ne sont pas modifiables. Les comptes par défaut d'affectation du résultat restent modifiables, grâce à la liste déroulante. Néanmoins, le compte de bénéfice peut uniquement être un compte de nature "Résultat, bénéfice" et le compte de perte peut uniquement être un compte de nature "Résultat, perte". Le mode de génération des A Nouveaux n'est pas modifiable. Page 2/4 : Paramètres de l'exercice suivant Les dates de l'exercice suivant sont : - proposées et non modifiables si cet exercice suivant existe déjà, - proposées et modifiables si cet exercice n'existe pas encore. 135 EBP Comptabilité Open Line Pro Options : Le choix de l'option est modifiable. - Générer les A Nouveaux entraîne la génération automatique et irréversible des A Nouveaux sur l'exercice suivant. - Ne pas générer les A Nouveaux implique que la clôture annuelle sera effectuée sans génération des A Nouveaux, qui devront donc être saisis manuellement. Page 3/4 : Impressions Les impressions annuelles sont obligatoires et doivent être imprimées manuellement après la clôture d'un exercice. Elles doivent comprendre au minimum les états suivants : le Grand Livre, la Balance, tous les journaux et le journal centralisateur. Pour les imprimer, il faut accéder au menu Impressions qui convient. Le lancement des impressions définitives de l'exercice en cours de clôture est obligatoire. Il est recommandé de faire une copie de sauvegarde du dossier. Page 4/4 : Contrôles Le lancement des contrôles est obligatoire : le bouton Démarrer permet de les lancer. La réussite ou l'échec de chacun des contrôles est visible dans la colonne Statut. Echec : Si un contrôle bloquant échoue, alors le statut Echec est affiché au niveau du contrôle concerné. La clôture ne peut donc pas être exécutée. Il faut obligatoirement corriger les erreurs détectées avant de relancer le traitement. Il est possible d'obtenir des informations complémentaires sur les raisons de l'échec du contrôle en cliquant sur le "+" situé sur la ligne en erreur. Information : Si un contrôle non bloquant échoue, alors le statut Information es affiché au niveau du contrôle concerné. La clôture peut malgré tout être exécutée, sans avoir obligatoirement à corriger les erreurs détectées. Il est possible d'obtenir des informations complémentaires sur les raisons de l'échec du contrôle en cliquant sur le "+" situé sur la ligne en erreur. Ok : Si un contrôle réussit, alors un statut Ok est affiché pour chaque contrôle et la clôture annuelle peut continuer. Page : "Toutes les données ont nécessaires" ont été collectées. Cette page récapitule toutes les choix qui ont été effectués. Bouton : Lancer Ce bouton lance définitivement la clôture annuelle. L'exécution du traitement est symbolisée par une barre de défilement. Page : Opération terminée Une dernière page est affichée : elle rend compte du traitement exécuté. Le bouton Fermer permet de fermer l'assistant. L'exercice suivant est automatiquement affiché. Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, 136 MANUEL Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Etats standards Sous catégorie : Journal Sous catégorie : Grand Livre Sous catégorie : Balance .... Catégorie principale : Etats de gestion Sous catégorie : Echéancier Sous catégorie : Balance âgée par échéances Sous catégorie : Balance âgée par Lettrage Catégorie principale : Etats fiscaux... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle". A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches, définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes. Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut. Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. PARAMETRES Paramètres - Démarrer une tâche Accès : Paramètres - Démarrer une tâche Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : Ajouter un taux de TVA : Permet de créer un nouveau taux de TVA. Plan comptable : Permet d'accéder au plan comptable de l'exercice courant. Informations société : permet d'accéder au options du dossier telles que les coordonnées, les informations d'identification, le logo, les identifications de l'expert (cabinet, contacts) et le Trésor Public, les paramétrages généraux et de saisie, la police, le mot de passe... 137 EBP Comptabilité Open Line Pro JOURNAUX Plan de journaux Accès : Paramètres - Journaux La gestion du plan de journal est commune à toutes les listes. Il permet d'accéder aux fiches journal. Fonctionnement général : Le plan de journaux est unique pour tous les exercices du dossier. Ainsi, un journal OPERATIONS PAIE créé en 2009 sera automatiquement créé dans tous les exercices antérieurs non clôturés ou postérieurs, déjà créés ou à créer. De la même manière, il sera supprimé en même temps de tous les exercices non clôturés. Lors de la création du dossier et donc du premier exercice, un plan de journaux est créé par défaut. Il contient au moins un journal de chaque type de journaux et tous les journaux sont paramétrés par défaut : Plan de journaux livré par défaut : Un journal de Type ACHATS = AC, Achats Un journal de type VENTES = VE, Ventes Un journal de type Opérations Diverses = OD, Opérations Diverses Deux journaux de type Trésorerie = BP, Banque Principale + CA, Caisse Les paramètres par défaut des journaux restent modifiables, mais ces modifications se reporteront sur tous les exercices non clôturés du dossier. Cas des journaux de type A Nouveaux : Les journaux de type A Nouveaux ne sont pas créés automatiquement lors de la création du dossier, ils n'apparaissent donc pas dans le plan de journaux livré par défaut. En revanche, ces journaux sont gérés directement le logiciel. D'autre part, un journal d'A Nouveaux est créé uniquement sur l'exercice dans lequel il est utilisé. Lorsque les A Nouveaux sont générés par l'application, alors le journal "AN" est créé sur l'exercice dans lequel les A Nouveaux ont été comptabilisés. Lorsque qu'une écriture est sauvegardée dans le masque "Balance d'ouverture", alors le journal "RAN" est créé sur l'exercice dans lequel cette balance d'ouverture a été comptabilisée. Fiche journal Accès : Paramètres - Journaux La fiche journal est accessible à partir de la liste des journaux. La gestion de la fiche journal est commune à l'ensemble des fiches. La fiche journal est divisée en différentes parties : En-tête de la fiche journal Code * Ce code est unique pour tous les journaux et tous les types de journaux confondus. La saisie du code est laissée aux soins de l'utilisateur. Le champ accepte les caractères alphanumériques mais ni les caractères spéciaux ni les espaces. Le code est modifiable tant que la fiche journal est en cours de création. En revanche, si la fiche journal a déjà été sauvegardée au moins une fois, alors le code n'est plus modifiable. Type * 138 MANUEL Le type de journal est "Achats" par défaut. Le type doit être sélectionné dans la liste déroulante. Il est modifiable tant que la fiche journal est en cours de création. En revanche, si la fiche journal a déjà été sauvegardée au moins une fois, alors le type de journal n'est plus modifiable. Description * La description permet de saisir l'intitulé détaillé du journal. La saisie de la description est laissée aux soins de l'utilisateur. Le champ accepte les caractères alphanumériques, les caractères spéciaux et les espaces. Cette description reste modifiable à tout moment. Onglet saisie L'onglet Saisie regroupe les Racines non autorisées, la Numérotation des pièces, les Type et compte de contrepartie ainsi que la Reprise des dates dans une écriture. Onglet Notes La gestion de l'onglet Notes est commune à toutes les fiches. Modifications des paramètres et impact sur les autres exercices : Si un même journal existe sur plusieurs exercices et que les paramètres de ce journal sont modifiés sur l'exercice courant, alors : - les modifications de ces paramètres sont propagées sur tous les exercices suivants, - les modifications de ces paramètres ne sont propagées sur aucun des exercices antérieurs. PLAN COMPTABLE ENTREPRISE Plan comptable Accès : Quotidien - Plan comptable entreprise OU Paramètres - Plan comptable entreprise La gestion de la liste du plan comptable est commune à toutes les listes. Le plan comptable choisi par défaut lors de la création du dossier est importé sur le premier exercice comptable et son contenu reste modifiable à tout moment. Les créations, suppressions et modifications du plan comptable sont propagées automatiquement sur les exercices postérieurs à l’exercice courant, que ces exercices soient déjà créés ou à créer. En revanche, en aucun cas, les créations, suppressions et modifications intervenant dans le plan comptable ne sont rétroactives sur les exercices précédents. Un compte comptable peut être supprimé uniquement s’il n’a pas été mouvementé sur l’exercice duquel il est supprimé. La liste du plan comptable est divisée en onglets successifs : L’onglet « Tous » affiche tous les comptes du plan comptable sans distinction, du compte 1 au compte 9zzzzzzzzz. L’onglet « Capitaux » affiche tous les comptes de la classe 1 « Comptes de Capitaux », soit tous les comptes compris entre 1 et 1zzzzzzzzz. L’onglet «Immobilisations » affiche tous les comptes de la classe 2 « Comptes d’Immobilisations », soit tous les comptes compris entre 2 et 2zzzzzzzzz. L’onglet « Stocks » affiche tous les comptes de classe 3 « Comptes de Stocks et En-cours », soit tous les comptes compris entre 3 et 3zzzzzzzzz. L’onglet « Fournisseurs » affiche une partie des comptes de classe 4 « Comptes de Tiers », soit tous les comptes compris entre 40 et 40zzzzzzzzz. L’onglet « Clients » affiche une partie des comptes de classe 4 « Comptes de Tiers », soit tous les comptes compris entre 41 et 41zzzzzzzzz. 139 EBP Comptabilité Open Line Pro L’onglet « Autres Tiers » affiche tous les autres comptes de classe 4 « Comptes de Tiers », soit tous les comptes compris entre 4 et 4zzzzzzzzz et non déjà présents dans les onglets Fournisseurs et Clients. L’onglet « Financiers » affiche tous les comptes de classe 5 « Comptes Financiers», soit tous les comptes compris entre 5 et 5zzzzzzzzz. L’onglet « Charges » affiche tous les comptes de classe 6 « Comptes de Charges », soit tous les comptes compris entre 6 et 6zzzzzzzzz. L’onglet « Produits » affiche tous les comptes de classe 7 « Comptes de Produits », soit tous les comptes compris entre 7 et 7zzzzzzzzz. Les colonnes du plan comptable reprennent les valeurs principales des fiches comptes Les colonnes N° de compte et Intitulé affichent le numéro et l’intitulé de la fiche du compte créé. Les colonnes Echéancier et Bloqué affichent une coche si l’option correspondante a été activée dans la fiche de ce compte. Les colonnes Débit et Crédit et Solde affichent le montant cumulé des mouvements intervenus sur ce compte durant l’exercice courant. Une ligne de totalisation de tous les Débits et de tous les Crédits affichés est disponible en pied de la liste. La colonne Type de compte affiche le type du compte qui peut être soit Racine, soit Détail. Les colonnes A et V indiquent si le compte est autorisé à être utilisé en Saisie pratique sur Achats (A) et/ou sur Ventes (V). Les actions possibles dans la liste Outre, les actions standards possibles sur toutes les listes, quelques actions supplémentaires sont disponibles : Consultation/Lettrage : pour accéder à la consultation de compte sans changer de menu, il vous suffit de sélectionner un compte dans la liste puis de cliquer sur la tâche Consultation/Lettrage. Cette action est possible sur un seul compte à la fois. Nature d'achat saisie pratique / Nature de vente saisie pratique : pour autoriser ou interdire un compte en Saisie pratique, sans avoir à ouvrir la fiche de ce compte, il vous suffit de le sélectionner dans la liste puis de cliquer sur la tâche Nature d'achat saisie pratique ou sur la tâche Nature de vente saisie pratique. Cette action est également possible sur plusieurs comptes à la fois. Autoriser/interdire le lettrage approché : pour autoriser ou interdire le lettrage approché sur un compte, sans ouvrir la fiche de ce compte, il vous suffit de le sélectionner dans la liste puis de cliquer sur la tâche Autoriser/interdire le lettrage approché. Cette action est possible également sur plusieurs comptes à la fois. Fiche compte Accès : Quotidien - Plan comptable entreprise OU Paramètres - Plan comptable entreprise La gestion de la fiche compte est commune à l’ensemble des fiches. Cette fiche se décompose en plusieurs onglets. - un en-tête Description de l'en-tête - un onglet Paramétrage Lettrage et rapprochement Autoriser le lettrage Autoriser le lettrage approché Prochain code lettrage 140 MANUEL Type de rapprochement Règlement Gestion des échéanciers Mode de règlement Paramétrage de TVA Paramétrage de TVA Saisies pratiques Nature d'achat et Nature de vente - un onglet Paramétrage avancé Divers Comptes bloqués AN non détaillés Centralisation sur le Grand Livre Types de journaux autorisés et sens de saisie Type de journaux autorisés et sens de saisie Comptes associés Comptes associés - un onglet Coordonnées Cet onglet vous permet de renseigner l'adresse principale de facturation, le contact principal de facturation et les coordonnées bancaires principales du compte. Ces informations sont liées à la fiche Tiers : La modification de cet onglet entraînera la modification de la fiche Tiers et inversement. - un onglet Cumuls Description de l'onglet - un onglet Notes La gestion de l'onglet Notes est commune à toutes les fiches. - Autres actions possibles Certaines actions sont possibles sur un compte à partir de sa fiche : - Consultation du compte - Lettrage du compte - activation des saisies pratiques - Options diverses Un certain nombre de boutons sont disponibles dans la barre d'outils de la fiche compte. Ils permettent de faciliter la navigation entre l'application de comptabilité et l'application de Gestion Commerciale, ainsi que vers des sites internet. Fiche Tiers : Ce bouton permet d'accéder à la fiche Tiers et la totalité des contacts, adresses et coordonnées bancaires... d'un Tiers. La fiche Tiers ouverte dépend de l'application qui a créée le compte : - Lorsque le compte a été créé en Gestion commerciale, alors la fiche Tiers de la Gestion Commerciale est ouverte. - Lorsque le compte a été crée en Comptabilité, alors la fiche Tiers de la Comptabilité est ouverte. Solvabilité : Ce bouton permet d'accéder à une sélection de sites internet permettant de répondre aux questions de solvalibité. Plan : Ce bouton permet d'accéder à une sélection de sites internet fournissant des plans. Itinéraires : Ce bouton permet d'accéder à une sélection de sites internet fournissant des itinéraires. 141 EBP Comptabilité Open Line Pro BANQUES Liste des banques Accès : Paramètres - Banques La gestion des banques est commune à toutes les listes. Elle permet de gérer les fiches Banques. Les banques permettent de créer des relevés bancaires pour le rapprochement bancaire automatique. Fiche Banques Accès : Paramètres - Banques La gestion de la fiche Banque est commune à toutes les fiches. Une fiche Banque est accessible à partir de la liste des Banques. Créer une fiche Banques est une opération qui peut être indispensable pour exécuter les transferts de règlements à partir de l'application de Gestion commerciale ou des rapprochements bancaires automatiques. Une banque s'identifie par les éléments suivants : • Le code banque * Saisissez un identifiant unique pour votre banque. Cet identifiant est limité à 5 caractères alphanumériques. • Le nom de la banque * Saisissez le nom de votre banque (au maximum 40 caractères alphanumériques). Onglet Adresse Les informations ci-dessous correspondent aux coordonnées de la banque. Adresse • Nom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. • Adresse Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. • Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. • Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. • Adresse (Fin) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. • Code postal Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques. Lors de la saisie du code postal, - si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, alors la ville et le pays sont renseignés par défaut, - si celui-ci existe mais n’est pas unique, alors la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux répondant à la saisie, - si celui-ci n’existe pas, alors le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante. • Ville Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques. 142 MANUEL Le champ Ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. • Département Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ Département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante. • Pays Champ saisissable. Le champ Pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le pays que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante. • Site Web Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Ce champ permet de saisir le site web lié à cette adresse. Contact • Civilité Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre contact (au maximum 25 caractères alphanumériques). Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans votre fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante. • Nom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. • Fonction Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. • Prénom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. • Téléphone fixe Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. • Téléphone portable Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. • Fax Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. • Service/Bureau Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. • E-mail Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Permet de saisir l'e-mail du contact. Onglet Comptabilité Cet onglet vous permet de saisir : • Le compte de banque * : Ce compte doit être un compte de type Détail. • Le journal de banque * : Ce journal doit être de type Trésorerie. 143 EBP Comptabilité Open Line Pro Le journal de banque peut déjà être défini avec un compte de contrepartie. Dans ce cas : - si vous saisissez en premier le compte de banque, alors le journal associé sera automatiquement proposé et non modifiable ; - si vous saisissez en premier le journal de banque, alors le compte de contrepartie de ce journal sera automatiquement proposé et non modifiable. Onglet Coordonnées bancaires Cet onglet vous permet de définir les coordonnées bancaires de votre compte (RIB/BBAN, IBAN, BIC). Onglet Notes La gestion d'une Note est commune à toutes les fiches. NATURES DE COMPTE Natures de comptes Accès : Paramètres - Natures de comptes Les natures de comptes permettent de regrouper entre eux plusieurs comptes de racines différentes pour lesquels il est possible de définir un comportement commun. La nature "Comptes de bilan" regroupent les comptes de racine 1+2+3+4+5 qui : - sont lettrables - ont un comportement identique sur certaines impressions - permettent de sélectionner le type d'A Nouveau désiré (détaillé ou non détaillé) -.... Les natures "Résultat, bénéfice" et "Résultat, perte" regroupent les comptes de racine 120 et 129 qui : - sont définies au niveau de la fiche exercice - sont validées/modifiées lors de la clôture annuelle. Les natures de comptes sont directement gérées par l'application et ne peuvent être ni modifiées ni supprimées. MODELES DE GUIDE Liste des modèles de guides de saisie Accès : Paramètres - Modèles de guides de saisie Les modèles de guides de saisie sont affichés dans une liste qui se comporte comme toutes les listes. Elle reprend les valeurs principales définies dans le modèle lui-même : - Type du modèle - Nom du modèle - Journal de destination - Modèle inactif Un certain nombre de modèles de guide sont livrés par défaut : ils doivent permettre de répondre aux besoins les plus courants. Ils restent modifiables. La liste des modèles n'est pas exhaustive : vous pouvez créer autant de modèles que vous voulez, afin de répondre spécifiquement à vos besoins. Les modèles de guides de saisie sont gérés sur l'ensemble du dossier. Ainsi un modèle crée sur l'exercice courant est utilisable sur tous les exercices précédents ou suivants non encore clôturés. Modèles de guides Accès : Paramètres - Modèles de guides L'affichage du contenu d'un guide de saisie se fait à partir de la liste des modèles, qui n'est pas exhaustive : vous pouvez créer autant de modèles que vous voulez, afin de répondre spécifiquement à vos besoins. 144 MANUEL Un certain nombre de modèles de guide sont livrés par défaut : ils doivent permettre de répondre aux besoins les plus courants et sont immédiatement utilisables. Ils restent modifiables. Définir un modèle de guide, c'est définir un modèle d'écriture, ayant ses caractéristiques propres. Ainsi lors de la saisie, il suffira d'appeler le modèle de guide désiré pour que tout ou partie de votre saisie soit automatisée. En-tête du modèle Type * : Une liste déroulante permet de sélectionner un type de journal. Nom * : Ce champ saisissable permet d'identifier distinctement les différents modèles. Journal de destination * : Une liste déroulante présente la liste de journaux de destination, établie en fonction du choix de guide précédemment effectué. Ce choix détermine précisément le journal dans lequel l'écriture saisie sera comptabilisée. Si le guide est de type Achats, alors seuls les journaux de type Achats sont affichés dans la liste. Inactif : Une case à cocher est disponible sur chaque modèle. Si cette option est cochée, alors le modèle devient inactif, c'est-à-dire qu'aucune écriture guidée ne pourra plus être créée d'après ce modèle. L'option peut être activée ou désactivée à tout moment. Corps du modèle Jour : Définit le jour de la date de l'écriture guidée. Compte : Permet de sélectionner un compte dans une liste déroulante ou de le saisir. Pièce : Permet de sélectionner une règle de numérotation de pièce prédéfinie dans une liste déroulante ou de saisir un numéro. Il est également possible de créer sa propre formule de numérotation de pièce. Libellé : Permet de sélectionner une règle de libellé prédéfinie dans une liste déroulante ou de saisir un libellé. Il est également possible de créer sa propre formule de libellé. Débit : Permet de sélectionner une formule ou de saisir un montant. Il est également de créer sa propre formule de calcul. Crédit : Permet de sélectionner une formule ou de saisir un montant. Il est également de créer sa propre formule de calcul. Si une formule est utilisée dans le modèle du guide, alors le calcul dans le guide se fera automatiquement. Mais, dans l'écriture guidée elle-même, si vous effectuez une modification sur la ligne comportant une formule, alors le calcul de cette formule ne se fera plus en automatique. Case à cocher : Chacune de ces colonnes est suivie d'une case à cocher. Lorsque la case est cochée alors, lors de la création d'une écriture guidée d'après ce guide, la valeur définie dans le modèle est présentée et reste modifiable. Lorsque la case est décochée alors, lors de la création d'une écriture guidée d'après ce guide, la valeur définie dans le modèle est présentée mais n'est plus modifiable. Les autres fonctions disponibles : - Ajouter : permet d'ajouter une nouvelle ligne après la dernière ligne saisie dans le guide. - Insérer : permet d'insérer une nouvelle ligne entre deux lignes déjà saisies dans le guide. - Supprimer : permet de supprimer une ligne existante. - Monter/Descendre : permet de modifier l'ordre des priorités des lignes sans être obligé de les supprimer et de les recréer. - Couper/Copier/Coller : ces trois boutons ont un comportement identique au comportement standard défini, par exemple, dans Word et Excel. Ces actions sont possibles uniquement sur les modèles de guide qui n'ont pas encore permis de créer des guides de saisie. MODELES DE LIBELLE 145 EBP Comptabilité Open Line Pro Libellé type Les libellés types ont pour but d'accélérer la saisie journal et la saisie par écriture, en affichant un modèle de libellé pré-existant et donc en évitant des saisies répétitives. Modèles de libellés Accès : Paramètres - Modèles de libellé Aucun modèle de libellé n'est livré par défaut. Les modèles de libellé doivent être créés en fonction de vos besoins. Ce sont ces modèles qui seront utilisables en saisie journal. Créer un Modèle de libellé Vous pouvez créer un nouveau modèle de libellé, à partir de la liste des modèles de libellés : - en cliquant sur le bouton Ajouter de la barre de tâches, - en cliquant sur le bouton Inser du clavier, - en sélectionnant Ajouter dans le menu contextuel (=clic droit). Dans la fiche du Libellé Type, vous devez saisir : - son code, - son Libellé, - le type de journal dans lequel vous souhaitez l'utiliser. La gestion de la fiche d'un Modèle de libellé est commune à l'ensemble des fiches. Rendre actif ou inactif un modèle de libellé Si la case Actif est cochée, alors le modèle de libellé est disponible en saisie journal. Si la case Actif est décochée, alors le modèle de libellé n'est plus disponible en saisie journal, mais il existe toujours. Cette option permet donc de masquer temporairement ou définitivement ce libellé et de limiter son utilisation. Il est possible d'activer ou de désactiver cette option à tout moment. Modifier ou supprimer un modèle de libellé La modification ou la suppression d'un modèle de libellé est toujours possible, que ce libellé ai déjà été utilisé ou non en saisie. La modification et la suppression de ces libellées sont bien-sûr sans incidence sur les écritures saisies. Utilisation des modèles de libellé en saisie journal ou en saisie par écriture Pour sélectionner un libellé type en saisie, il suffit de : - se positionner dans le champ Libellé de la ligne d'écriture et de cliquer sur le bouton d'accès à la liste déroulante, - ou de saisir l'un des caractères de ce libellé, pour que tous les libellés existants soient affichés. Seuls les modèles de libellé rattachés au type de journal en cours de saisie et Actif sont visibles. TAXES Taux de TVA Accès : Paramètres - Taxes La gestion de la liste des taux de TVA est commune à toutes les listes. La liste se décompose en deux onglets : Territorialité du dossier : Cet onglet affiche tous les taux autorisés sur la territorialité choisie sur le dossier. Taux de TVA : Cet onglet affiche tous les taux possibles qui permettront l'exploitation complète du dossier. L'ajout d'un taux de TVA est possible. Ces taux sont réglementés par l'Administration. En conséquence, pour les territorialités France, Corse, Dom et Monaco, seuls les types de TVA "Autre taux" et "Ancien taux" peuvent être utilisés pour créer de nouveaux taux. 146 MANUEL Les taux de TVA nouvellement créés ne seront pris en compte dans aucune déclaration de TVA, tant que la mise à jour des déclarations n'aura pas été effectuée par l'Administration. Types de TVA Accès : Paramètres - Taxes - Types de TVA La gestion de la fiche "Type de TVA" est commune à toutes les fiches. Une fiche "Type de TVA" contient : un champ Libellé *, un champ Nature *, une zone de Note. Cette notion de type de TVA sera reprise dans les fiches TVA. Les natures de TVA disponibles sont : Normal Réduit Super réduit Exonéré Ancien Autre La liste des natures de TVA est fixe, il n'est pas possible d'ajouter ou supprimer une nature de TVA. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. A la création du dossier, le fichier des types de TVA est automatiquement créé. Il est possible de créer des types de TVA mais uniquement avec une nature Ancien ou Autre. Territorialités Accès : Paramètres - Taxes - Territorialité La gestion de la fiche "Territorialité" est commune à toutes les fiches. La territorialité définit une appartenance à un espace territorial mais surtout à un régime fiscal particulier. A la création du dossier, le fichier des territorialités est automatiquement créé. Une fiche Territorialité contient un champ Libellé et une zone de Note. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Il est impossible d'ajouter, de modifier ou supprimer le libellé de la fiche territorialité. Toutefois, vous pouvez Ajouter, Modifier ou Supprimer la note de la territorialité et enregistrer la fiche avec les nouvelles informations. Cette notion de territorialité est importante car elle sera reprise dans les options du dossier, les fiches tiers, les fiches TVA et les documents de ventes. Types d'opération Accès : Paramètres - Taxes La gestion de la liste des types d'opération est commune à toutes les listes. Cette liste aide à établir la déclaration de TVA. Tout ajout, correction ou suppression peut entraîner des incohérences sur les déclarations de TVA. Régimes de TVA Accès : Paramètres - Taxes 147 EBP Comptabilité Open Line Pro La gestion de la liste des régimes de TVA est commune à toutes les listes. Cette liste affiche tous les régimes existants définis par l'Administration française. Tout ajout peut entraîner des incohérences sur les états fiscaux. Les corrections et suppressions des régimes livrés par défaut sont impossibles. Déclarations livrées par défaut Liste Accès : Paramètres - Déclarations. La gestion de la liste des déclarations est commune à toutes les listes. Néanmoins aucun ajout, modification ni suppression n'est possible. Cette liste présente tous les types de déclarations autorisés et agréés par l'Administration, sans filtrage lié aux paramétrages choisis sur le dossier. Paramétrage Accès : Paramètres - Paramétrage des déclarations Aucun ajout ni aucune modification n'est possible dans ces fiches, qui représentent le contenu "système" de chaque déclaration. DIVERS Civilités Accès : Paramètres - Divers - Civilités La gestion de la fiche "Civilité" est commune à toutes les fiches. Saisissez le libellé * de la civilité (au maximum 25 caractères alphanumériques). La création du dossier propose par défaut une liste de civilités. Les civilités seront disponibles pour toutes les fiches relatives aux tiers (clients / fournisseurs...). La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Codes postaux Accès : Paramètres - Divers - Codes postaux La gestion de la fiche "Code postal" est commune à toutes les fiches. Une fiche "Code postal" se compose de quatre zones à remplir : Le code postal * Saisissez le code postal. Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques. La ville * Saisissez le nom de la ville (au maximum 35 caractères alphanumériques). Le pays * Sélectionnez le pays associé au code postal. Le département Sélectionnez le département associé au code postal. Lors de la saisie du département si celui-ci est associé à un pays différent de celui sélectionné précédemment, c'est le pays du département qui sera repris dans la fiche. 148 MANUEL La création du dossier propose par défaut une liste de codes postaux. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Départements Accès : Paramètres - Divers - Départements La gestion de la fiche "Département" est commune à toutes les fiches. La fiche "Département" se compose des champs suivants : Le Numéro * Saisissez le code du département. Ce numéro est limité à 3 caractères alphanumériques. Le Nom * Saisissez le nom ou le libellé du département (au maximum 50 caractères alphanumériques). Le Pays * Sélectionnez le pays associé au département. La création du dossier propose par défaut une liste de départements. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Pays Accès : Paramètres - Divers - Pays La gestion de la fiche "Pays" est commune à toutes les fiches. La fiche "Pays" se compose des éléments suivants : Le code ISO * Indiquez le code ISO du pays, sur 3 caractères. Le nom * Saisissez le nom du pays (au maximum 50 caractères alphanumériques). La création du dossier propose par défaut une liste de pays. Cette liste donne les noms de pays (formes courtes officielles des noms en français) par ordre alphabétique tels qu'ils sont donnés dans l'ISO 3166-1 et les codes alpha-2 correspondants de l'ISO 3166-1. Vous disposez également de 2 cases à cocher permettant des vues et classements rapides : Inactif Cliquez dans cette case si vous souhaitez ne pas afficher ce pays dans les vues standard, les listes déroulantes... UE Cliquez dans cette case pour noter que le pays appartient à l'union européenne. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Moyens de paiement Accès : Paramètres - Divers - Moyens de paiement La gestion de la fiche "Moyen de paiement" est commune à toutes les fiches. La fiche "Moyen de paiement" se compose des éléments suivants : un code * Indiquez un code moyen de paiement. Ce code est limité à 6 caractères alphanumériques. un libellé * 149 EBP Comptabilité Open Line Pro Saisissez le libellé du moyen de paiement (au maximum 60 caractères alphanumériques). une nature * Sélectionnez un type de nature dans la liste déroulante. Cette liste n'est pas paramétrable. une banque Ce champ correspond à la banque sélectionnée par défaut lorsque vous réalisez un règlement. La liste des banques est accessible par le menu Règlements - Données - Banques. Si la banque que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche banque en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . La création du dossier propose par défaut une liste de moyens de paiement. La banque par défaut n'est pas renseignée dans les fiches moyens de paiement. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Modes de règlement Accès : Paramètres - Divers - Modes de règlement La gestion de la fiche "Mode de règlement" est commune à toutes les fiches. La fiche "Modes de règlement" se compose des éléments suivants : Le code * Indiquez un code pour votre mode de règlement. Ce code est limité à 6 caractères alphanumériques. Le libellé * Saisissez le libellé du mode de règlement (au maximum 60 caractères alphanumériques). Nous vous conseillons d'indiquer un libellé explicite qui reprenne le type de paiement et l'échéance. La création du dossier propose par défaut une liste de modes de règlement. Onglet détail Cet onglet est divisé en 2 parties : Création des lignes "d'échéances" pour le mode de règlement Test des lignes créées Création des lignes Pour valider une fiche mode de règlement, vous devez avoir au minimum une ligne d'échéance. Une ligne contient les renseignement suivants : % Il sert à calculer le montant de l'échéance par rapport au montant TTC de la facture multiplié par le pourcentage défini. Par défaut, il est égal à 100%. Nbre de jours Saisissez le nombre de jours pour le calcul de l'échéance, à partir de la date du document (de 1 à 365). La zone nombre de jours n'est pas accessible pour un règlement de type Comptant. Type de Règlement Choisissez dans la liste proposée, le mode de calcul d'échéance que vous souhaitez appliquer. Jour de règlement Indiquez le jour pour lequel vous souhaitez le règlement (de 1 à 31). Cette zone est accessible uniquement pour les types de règlement : Fin de mois le ou Net le. Mois comptable Cochez cette case si vous souhaitez faire fonctionner le mode de règlement en mois comptable pour le calcul de la date d'échéance. 150 MANUEL Cette fonction sert pour considérer un nombre de jours en nombre de mois (31 jours devient 1 mois, 60 jours devient 2 mois...). Moyen de paiement Cette liste déroulante est paramétrable depuis la liste des moyens de paiement. Vous pouvez modifier, créer plusieurs lignes d'échéances pour un mode de règlement. Pour cela, cliquez sur l'icône Ajouter pour insérer une ligne et saisissez les différents critères que vous souhaitez. La somme des % des lignes créées doit être égale à 100%. Test des lignes créées Pour tester les lignes que vous venez de créer, vous devez indiquer : une date qui corresponde à la date du document un montant qui corresponde au montant du document Dans le tableau à droite de ces zones, vous trouverez le résultat du calcul des échéances (Date échéance, Montant et Moyen de paiement) L'échéance, le règlement et le jour s'enchaînent pour le calcul de l'échéance de la facture. Exemple 1 Mode de règlement : CH30 Paramétrage d'une ligne échéance : % NB jours Type Jour Mois Moyen de règlement règlement comptable paiement 100 30 Net Chèque Date de facture : 01/01/2008, Montant : 100 Votre date d'échéance sera calculée ainsi : 01/01/2008 + 30J soit le 31/01/2008, puis Net, ce qui donnera le 31/01/2008, ce qui donnera une date d'échéance au 31/01/2008 pour un montant de 100. Exemple 2 Mode de règlement :Prel4 Paramétrage de 4 lignes d'échéances: % NB jours Type Jour Mois Moyen de règlement règlement comptable paiement 25 Comptant Prélèvement 25 30 Net le 15 Prélèvement 25 60 Net le 15 Prélèvement 25 90 Net le 15 Prélèvement Date de facture : 01/01/2008, Montant : 100 € Les dates d'échéance seront calculées ainsi : 1ère ligne : 01/01/2008 + 0J soit le 01/01/2008, puis Comptant, ce qui donnera le 01/01/2008 pour un montant de 25 (25% du montant soit 100). 2ème ligne : 01/01/2008 + 30J soit le 31/01/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le 15/02/2008 pour un montant de 25 (25% du montant soit 100). 3ème ligne : 01/01/2008 + 60J soit le 01/03/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le 15/03/2008 pour un montant de 25 (25% du montant soit 100). 4ème ligne : 01/01/2008 + 90J soit le 31/03/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le 15/04/2008 pour un montant de 25 (25% du montant soit 100). 151 EBP Comptabilité Open Line Pro Les actions possibles dans la liste Ajouter : permet d'ajouter une nouvelle ligne d'échéance à la fin de la liste. Insérer : permet d'insérer une nouvelle ligne d'échéance entre deux lignes déjà existantes. Supprimer : permet de supprimer une ligne d'échéance existante. Monter/Descendre : permet de modifier l'ordre des priorités des lignes d'échéances sans être obligé de les supprimer et de les recréer. Couper/Copier/Coller : ces trois boutons ont un comportement identique au comportement standard défini, par exemple, dans Word et Excel. Toutes les actions accomplies sur la liste des échéances avec ces boutons ne doivent pas empêcher de respecter les règles de cohérence définies dans les paragraphes précédents. Onglet Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Codes NAF Accès : Paramètres - Divers - Codes NAF La gestion de la fiche "NAF" est commune à toutes les fiches. Le code NAF est utilisé dans les Options/Identifications administratives. La création du dossier propose par défaut une liste de codes NAF. La fiche "Code NAF" se compose des zones : Code NAF * Ce code est limité à 8 caractères alphanumériques. Libellé * Indiquez le libellé du code NAF. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. SOCIÉTÉ Coordonnées Accès : Paramètres - Société - Coordonnées Les coordonnées à saisir sont celles de votre dossier-société. Il est important de les renseigner car ces informations seront reprises sur certaines impressions de vos documents (Grand Livre, Balance, Tva..). Identification Forme juridique ou civilité Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques. Si la forme juridique ou civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom – Raison sociale Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Qualité de la personne Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse de la société Adresse Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. 152 MANUEL Adresse (suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (fin) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Code Postal Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques. Lors de la saisie du code postal, ° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut ° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée avec uniquement ceux répondant à la saisie. ° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Ville Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques. Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. Département Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Pays Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Autres informations Téléphone fixe Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Téléphone portable Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Télécopie/Fax Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. e-mail Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Site Web Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Identification Saisissez les codes Siret, NAF, MSA, R.C.S et R.M de votre dossier-société. Ces informations pourront être imprimées en pied de certains de vos documents (Grand Livre...) Informations administratives Accès : Paramètres - Société - Informations administratives SIRET Le champ Siret permet de saisir un numéro de 14 caractères. Code NAF/APE Ce champ permet la sélection d’un Code NAF et affichage du libellé. 153 EBP Comptabilité Open Line Pro Si le code NAF que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code NAF en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . MSA Ce champ permet de saisir le numéro de Mutuelle Santé Agricole et autorise 50 caractères alphanumériques. N° Identification RCS Ce champ permet de saisir le numéro d'identification au Registre du Commerce et des Sociétés ; il autorise 13 caractères alphanumériques. N° Identification RM Ce champ permet de saisir le numéro d'identification au Registre des Métiers ; il autorise 13 caractères alphanumériques. Capital Ce champ permet de saisir 18 caractères numériques avec décimales. Informations TVA Accès : Paramètres - Société - Informations de TVA Tous les champs de l'onglet "Informations de TVA" sont déterminants pour établir votre déclaration de TVA : leur paramétrage est donc indispensable. Paramétrage et gestion de la TVA sur le dossier Siret Accès : Paramètres - Société - Informations administratives. La mention du Siret est obligatoire pour pouvoir établir la déclaration de TVA : il est donc nécessaire de vérifier que cette information est bien renseignée. Centre des Impôts Accès : Paramètres - Société- Trésor Public - Centre des Impôts Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives au Centre des Impôts dont dépend l'entreprise. S.I.E. Accès : Paramètres - Société- Trésor Public - S.I.E. Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives au S.I.E S.I.E. = Service InterEntreprises.. dont dépend l'entreprise. Informations de TVA Accès : Paramètres - Société- Informations de TVA Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives à la déclaration de TVA. Elles vont permettre de paramétrer les comptes mais également de générer la déclaration à proprement parler. Les différents champs de l'en-tête Ces champs (TVA intracommunautaire, SIE...) sont saisissables. Ils correspondent aux éléments devant obligatoirement apparaître dans une déclaration de TVA : ils seront donc imprimés en l'état dans les déclarations. Le contrôle de cohérence du paramétrage de TVA lors du transfert comptable Une option "Vérifier au moment du transfert comptable, la cohérence du paramétrage TVA sur les comptes" existe. Elle est inactive par défaut. Elle peut être activée (cochée) ou désactivée (décochée) à tout moment. Si cette option est activée alors, lors de chaque transfert comptable de la Gestion Commerciale vers la Comptabilité, la cohérence des paramétrages des comptes de TVA, des comptes soumis à TVA, des taux de TVA, des territorialités et des natures de taxes est vérifiée entre les deux applications. 154 MANUEL Lorsque tous les contrôles sont effectués avec succès alors le transfert comptable est effectué intégralement. Lorsqu'un contrôle est effectué sans succès, alors le transfert comptable est bloqué, générant une erreur de synchronisation, puis un message avertit de l'anomalie et rend possible la correction du paramétrage erroné. Si cette option est décochée alors aucun contrôle de cohérence n'est effectué entre la Gestion Commerciale et la Comptabilité. Toutes les écritures sont donc transférées en comptabilité sans information et cela même si les paramétrages des comptes de TVA, des comptes soumis à TVA, des taux de TVA, des territorialités et des natures de taxes sont divergents entre les deux applications. Les régimes Cette liste permet de sélectionner le code régime et le type de TVA dont l'entreprise relève. Ajouter : permet de créer la première ligne ou d'ajouter une nouvelle ligne dans le tableau de TVA. Supprimer : permet de supprimer la dernière ligne affichée, si aucune déclaration de TVA n'a été établie d'après ce code. Code Régime : Une liste déroulante permet de sélectionner le code régime de l'entreprise. Il gère à la fois le régime de TVA dont l'entreprise relève mais également la périodicité des déclarations. Périodicité : Ce champ non accessible dépend directement du code régime précédemment sélectionné et est affiché pour information uniquement. Option de calcul : Par défaut, l'option de calcul est "Sur les Débits", mais elle peut être modifiée par une sélection dans la liste déroulante. Date d'application : Une liste déroulante permet de sélectionner la date à partir de laquelle ce régime est appliqué à l'entreprise. Cette liste est directement dépendante du code régime et de la périodicité de déclaration qui lui est attaché. Une entreprise peut changer de code régime au cours de son existence : il est donc possible de déterminer un nouveau code régime en ajoutant une ligne dans le tableau. Néanmoins, il faut que la date d'application de ce nouveau régime soit postérieure à la dernière date d'application. Lors de la création des déclarations de TVA, c’est le dernier régime de l’exercice courant qui sera pris en compte. Logo de la société Accès : Paramètres - Société - Logo Vous pouvez insérer à cet emplacement le logo de votre société. Il sera automatiquement repris sur vos impressions de documents (Grand Livre, Balance...), sur les modèles de document avec logo. Pour insérer un logo, vous devez réaliser un clic droit puis Charger. Ensuite, utilisez l'icône pour rechercher le fichier qui contient votre image. Vous avez le possibilité de redimensionner celui-ci. Les principaux formats acceptés sont : BMP, GIF, JPG/JPEG et ICO. EXPERT Expert- Cabinet Accès : Paramètres - Société - Expert - Cabinet Vous pouvez saisir à cet emplacement les coordonnées du cabinet de votre expert comptable. Il est intéressant de les renseigner car ces informations seront reprises sur les documents qui lui sont destinés (Impressions - Dossier Expert Comptable). Cabinet Identification Forme Juridique ou Civilité Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques. Si la forme juridique ou civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . 155 EBP Comptabilité Open Line Pro Nom / Raison sociale Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. SIRET Champ saisissable, limité à 14 caractères alphanumériques. Adresse du cabinet Adresse Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (fin) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Code Postal Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques. Lors de la saisie du code postal, ° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut ° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux répondant à la saisie. ° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Ville Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques. Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. Département Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Pays Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le pays que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Site web Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Expert - Contacts Accès : Paramètres - Société - Expert - Contacts Vous pouvez saisir à cet emplacement les coordonnées de votre expert comptable et d'un collaborateur. Il est intéressant de les renseigner car ces informations seront reprises sur les documents qui lui sont destinés (Impressions - Dossier Expert Comptable). Contacts Expert Comptable Civilité Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques. 156 MANUEL Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Prénom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Téléphone fixe Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Téléphone portable Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Fax Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. e-mail Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Collaborateur Civilité Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques. Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Prénom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Téléphone fixe Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Téléphone portable Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Fax Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. e-mail Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Paramétrage et gestion de la TVA sur le dossier Siret Accès : Paramètres - Société - Informations administratives. La mention du Siret est obligatoire pour pouvoir établir la déclaration de TVA : il est donc nécessaire de vérifier que cette information est bien renseignée. Centre des Impôts Accès : Paramètres - Société- Trésor Public - Centre des Impôts Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives au Centre des Impôts dont dépend l'entreprise. S.I.E. Accès : Paramètres - Société- Trésor Public - S.I.E. 157 EBP Comptabilité Open Line Pro Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives au S.I.E S.I.E. = Service InterEntreprises.. dont dépend l'entreprise. Informations de TVA Accès : Paramètres - Société- Informations de TVA Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives à la déclaration de TVA. Elles vont permettre de paramétrer les comptes mais également de générer la déclaration à proprement parler. Les différents champs de l'en-tête Ces champs (TVA intracommunautaire, SIE...) sont saisissables. Ils correspondent aux éléments devant obligatoirement apparaître dans une déclaration de TVA : ils seront donc imprimés en l'état dans les déclarations. Le contrôle de cohérence du paramétrage de TVA lors du transfert comptable Une option "Vérifier au moment du transfert comptable, la cohérence du paramétrage TVA sur les comptes" existe. Elle est inactive par défaut. Elle peut être activée (cochée) ou désactivée (décochée) à tout moment. Si cette option est activée alors, lors de chaque transfert comptable de la Gestion Commerciale vers la Comptabilité, la cohérence des paramétrages des comptes de TVA, des comptes soumis à TVA, des taux de TVA, des territorialités et des natures de taxes est vérifiée entre les deux applications. Lorsque tous les contrôles sont effectués avec succès alors le transfert comptable est effectué intégralement. Lorsqu'un contrôle est effectué sans succès, alors le transfert comptable est bloqué, générant une erreur de synchronisation, puis un message avertit de l'anomalie et rend possible la correction du paramétrage erroné. Si cette option est décochée alors aucun contrôle de cohérence n'est effectué entre la Gestion Commerciale et la Comptabilité. Toutes les écritures sont donc transférées en comptabilité sans information et cela même si les paramétrages des comptes de TVA, des comptes soumis à TVA, des taux de TVA, des territorialités et des natures de taxes sont divergents entre les deux applications. Les régimes Cette liste permet de sélectionner le code régime et le type de TVA dont l'entreprise relève. Ajouter : permet de créer la première ligne ou d'ajouter une nouvelle ligne dans le tableau de TVA. Supprimer : permet de supprimer la dernière ligne affichée, si aucune déclaration de TVA n'a été établie d'après ce code. Code Régime : Une liste déroulante permet de sélectionner le code régime de l'entreprise. Il gère à la fois le régime de TVA dont l'entreprise relève mais également la périodicité des déclarations. Périodicité : Ce champ non accessible dépend directement du code régime précédemment sélectionné et est affiché pour information uniquement. Option de calcul : Par défaut, l'option de calcul est "Sur les Débits", mais elle peut être modifiée par une sélection dans la liste déroulante. Date d'application : Une liste déroulante permet de sélectionner la date à partir de laquelle ce régime est appliqué à l'entreprise. Cette liste est directement dépendante du code régime et de la périodicité de déclaration qui lui est attaché. Une entreprise peut changer de code régime au cours de son existence : il est donc possible de déterminer un nouveau code régime en ajoutant une ligne dans le tableau. Néanmoins, il faut que la date d'application de ce nouveau régime soit postérieure à la dernière date d'application. Lors de la création des déclarations de TVA, c’est le dernier régime de l’exercice courant qui sera pris en compte. Options comptables Saisie Accès : Paramètres - Société - Options comptables - Saisie Contrôles effectués en cours de saisie Ces contrôles sont actifs dans toutes les fenêtre de saisie. 158 MANUEL Alertes sur les montants : Lorsque cette option est cochée et qu'un montant négatif est saisi, alors un message d'alerte est automatiquement affiché. Sinon, aucun message n'apparaîtra en saisie. Cette alerte apparaît dans tous les masques de saisie. Alertes sur les comptes : Lorsque cette option est cochée, alors tous les messages d'alerte sur les comptes sont affichés (par exemple : racines non autorisées en saisie dans un journal, les comptes non autorisés en saisie dans un type de journal...). Sinon, aucun message n'apparaîtra en saisie quelque soit les paramétrages effectués sur les comptes et les journaux. Cette alerte apparaît dans tous les masques de saisie Afficher sur les doublons des numéros de pièce (hors saisie journal) : Cette option concerne la Saisie journal, la Saisie pratique, Saisie au kilomètre et la Saisie par guide. Elle concerne particulièrement les journaux avec numérotation continue sur la période ou sur l'exercice. Plusieurs utilisateurs peuvent saisir simultanément dans un même journal mais dans des masques de saisie différents (Saisie par journal, Saisie pratique, Saisie au kilomètre, Saisie par guide) ; si ces saisies ne sont pas enregistrées, alors les numéros de pièce sont donc identiques pour tous les utilisateurs. Si l'option est activée, alors dès qu’un autre utilisateur tentera d’enregistrer ses saisies, un message lui signalera les doublons et lui proposera une re-numérotation automatique des numéros déjà utilisés. Trois possibilités s’offrent alors à lui : o annuler l’enregistrement, afin de lui permettre de modifier ses numéros de pièce et de les enregistrer à nouveau ; o refuser la re-numérotation pour que les écritures s’enregistrent telles qu’elles ; o accepter la re-numérotation automatique. Le nouveau numéro de pièce est alors attribué, il est visible dans la fenêtre de saisie en cours. Cette alerte apparaît dans tous les masques de saisie lorsque vous tentez de générer les écritures en Saisie journal. En revanche, lorsque vous saisissez directement en Saisie par journal, le contrôle des doublons n'est pas effectué. Options de saisie par journal Sauvegarde automatique dès l'équilibre de l'écriture : Lorsqu'elle est cochée alors les écritures sont automatiquement sauvegardées lorsqu'elles sont équilibrées. Sinon, il est nécessaire de les sauvegarder manuellement, soit en utilisant la combinaison Ctrl+S, soit en utilisant le bouton Sauvegarder disponible dans la barre d'outils des fenêtres. Cette option concerne uniquement la saisie journal. Activer Annuler / Refaire : Cette option peut être cochée si vous rencontrez des lenteurs dues à un grand nombre d'écritures saisies par mois. L'activation de cette option supprime la possibilité d'annuler ou refaire les dernières actions en saisie journal. De plus, si un journal/mois contient plus de 5000 lignes, alors les actions Annuler / Refaire seront toujours désactivées en saisie journal et cela, quelque soit l'option sélectionnée dans les Paramètres Société. Règlements Accès : Paramètres - Société - Options comptables - Règlements Moyen de paiement par défaut Un moyen de paiement est proposé par défaut, mais il reste modifiable grâce à la liste déroulante. Il est automatiquement repris dans l'échéancier si aucun moyen de paiement n'est renseigné sur la fiche du compte concerné. Banque par défaut Ce champ permet de sélectionner la banque par défaut sur laquelle vous voulez émettre des règlements. Nombre de chèques par défaut Ce champ permet de sélectionner le nombre maximal de chèques disponibles dans les chéquiers. Saisie pratique Accès : Paramètres - Société - Options comptables - Saisie pratique 159 EBP Comptabilité Open Line Pro Cette page permet de définir le journal par défaut utilisé pour comptabiliser une saisie pratique sur Mes achats, Mes ventes ou Ma Trésorerie. Ecritures de régularisation Accès : Paramètres - Société - Options comptables - Ecritures de régularisation Cette page regroupe un certain nombre d'éléments qui déterminent les comptes et journaux à utiliser pour comptabiliser les écritures de régularisation. Charges/Produits constatés d'avance Journal de destination : Un journal de destination est proposé par défaut. Il correspond au premier journal de type Opérations Diverses disponible. Ce champ reste modifiable, soit en saisissant directement le code d'un autre journal dans le champ, soit en le sélectionnant dans la liste déroulante. Le journal par défaut défini dans ce champ sera repris dans la fenêtre de paramétrage des Charges et Produits constatés d'avance, aussi bien au niveau de l'écriture de régularisation que de l'écriture d'extourne. Compte de contrepartie Charges constatées d'avance : Un compte est proposé par défaut. Ce compte correspond au compte disponible dans le Plan Comptable Général pour ce type d'opération. Ce champ reste modifiable, soit en saisissant directement le nouveau numéro de compte dans le champ, soit en le sélectionnant dans la liste déroulante. Le compte par défaut défini dans ce champ sera repris dans la fenêtre de paramétrage des Charges et Produits constatés d'avance au niveau de l'écriture de régularisation. Comptes de contrepartie Produits constatés d'avance : Un compte est proposé par défaut. Ce compte correspond au compte disponible dans le Plan Comptable Général pour ce type d'opération. Ce champ reste modifiable, soit en saisissant directement le nouveau numéro de compte dans le champ, soit en le sélectionnant dans la liste déroulante. Le compte par défaut défini dans ce champ sera repris dans la fenêtre de paramétrage des Charges et Produits constatés d'avance au niveau de l'écriture de régularisation. Factures non parvenues ou à émettre Journal : Un journal de destination est proposé par défaut. Il correspond au premier journal de type Opérations Diverses disponible. Ce champ reste modifiable, soit en saisissant directement le code d'un autre journal dans le champ, soit en le sélectionnant dans la liste déroulante. Le journal par défaut défini dans ce champ sera repris dans la fenêtre de paramétrage des Factures non parvenues ou à émettre au niveau de l'écriture d'extourne. Fiche compte Accès : Paramètres - Société - Options comptables - Fiche compte Les valeurs par défaut permettent de déterminer certaines valeurs qui seront appliquées à toutes les fiches de comptes lors de leur création. Les valeurs par défaut sont modifiables à tout moment et sont sans incidence sur les comptes déjà créés. Si ces valeurs ne conviennent pas pour un nouveau compte à créer ou pour un compte déjà existant, il est possible de modifier ces valeurs directement dans la fiche du compte concerné. Rapprochement bancaire Une liste déroulante permet de sélectionner l’un des trois types de rapprochement qui sera renseigné par défaut dans tous les nouveaux comptes de nature Comptes pour rapprochement Aucun : aucun rapprochement n'est possible pour ces comptes. Par journal : le type de rapprochement par journal est possible pour ces comptes. 160 MANUEL Par compte : le type de rapprochement par compte est possible pour ces comptes. Echéancier Une liste déroulante permet de sélectionner l'un des trois modes de gestion des échéances qui sera renseigné par défaut dans tous les nouveaux comptes de nature Clients et Comptes rattachés, de nature Fournisseurs et Comptes rattachés ou encore de nature Autres Tiers avec Echéance. Aucun : Aucun échéancier n'est disponible sur ces comptes. Echéancier : Les échéanciers (Echéancier de la facture et Pointage) peuvent apparaître à la demande. Echéancier automatique en saisie : L'échéancier de la facture apparait systématiquement lors de la saisie de ces comptes. Lettrage Une liste déroulante permet de sélectionner l’un des trois types de lettrage qui sera renseigné par défaut dans tous les nouveaux comptes de nature Comptes de Bilan. Aucun : aucun lettrage n'est possible sur ces comptes. Lettrage : le lettrage est possible pour ces comptes entre plusieurs lignes d'écriture dont le montant s’équilibre au centime près. Lettrage approché : le lettrage sera possible pour ces comptes entre plusieurs lignes d'écriture dont le montant ne s’équilibre pas. Lettrage approché Accès : Paramètres - Société - Options comptables - Lettrage approché Ces valeurs par défaut sont reprises lors de l'activation du lettrage approché sur une fiche compte. Si des lignes d'écritures doivent être lettrées alors qu'elles ne sont pas équilibrées, alors le logiciel créera automatiquement une écriture d'équilibrage, selon les paramètres définis dans la zone : Ecart maximum : La valeur saisie doit être un montant positif avec décimales. Elle fixe le plafond de l'écart maximal autorisé entre plusieurs lignes d'écritures. Compte de régularisation au débit : Une liste déroulante affiche tous les comptes de nature Charges. Elle permet de choisir le compte à utiliser pour comptabiliser l'écart s'il est débiteur. Compte de régularisation au crédit : Une liste déroulante affiche tous les comptes de nature Produits. Elle permet de choisir le compte à utiliser pour comptabiliser l'écart s'il est créditeur. Journal de régularisation : Une liste déroulante affiche tous les journaux existants sur le dossier. Elle permet de choisir le journal de destination de l'écriture d'équilibrage. A Nouveaux Accès : Paramètres - Société - Options comptables - A Nouveaux La zone "A Nouveaux" permet de définir le paramétrage de comptabilisation du résultat des exercices. Certaines de ces informations seront reprises dans l'assistant de clôture annuelle. Type d'A Nouveaux : - Avec détails : Toutes les lignes d'écritures à reporter sur l'exercice suivant seront détaillées. La lecture des comptes peut donc en être facilitée. - Sans détails : toutes les lignes d'écritures appartenant à un même compte et qui doivent être reportées sur l'exercice suivant seront cumulées entre elles : une seule ligne apparaîtra donc dans chaque compte concerné. L'option choisie s'applique par défaut à tous les comptes de nature Bilan de l'exercice courant. Néanmoins, un choix différent peut être effectué sur chaque fiche compte. Mode de génération : - A la création d'un exercice : Lors de la création de l'exercice suivant, alors les A Nouveaux de l'exercice courant seront automatiquement reportés sur ce nouvel exercice. 161 EBP Comptabilité Open Line Pro - A la clôture d'un exercice : Lors de la clôture de l'exercice courant, les A Nouveaux de cet exercice seront automatiquement reportés sur l'exercice suivant. Mode de mise à jour : - Automatique au changement d'exercice courant : Si les A Nouveaux ont déjà été générés une première fois sur l'exercice suivant, alors leur mise à jour sera effectuée en temps réel à chaque changement d'exercice courant. - Manuelle : Les A Nouveaux ne seront pas mis à jour automatiquement. Pour les mettre à jour, il faut activer l'option Générer les A Nouveaux dans le menu Exercices/Clôtures. Compte de bénéfice / Compte de perte : Ces champs permettent de sélectionner dans une liste déroulante les comptes sur lesquels le résultat de l'exercice courant sera imputé. - Bénéfice : Seuls les comptes de nature "Résultat, bénéfice" sont autorisés. - Perte : Seuls les comptes de nature "Résultat, perte" sont autorisés. Situations de comptes - clients Accès : Paramètres - Société - Options comptables - Situations de comptes Clients Trois zones de texte sont disponibles. Des textes sont livrés par défaut. Ils sont modifiables et sont utilisés pour l'impression des situations de comptes. Ils concernent uniquement les comptes Clients. Situations de comptes - fournisseurs Accès : Paramètres - Société - Options comptables - Situations de comptes Fournisseurs Trois zones de texte sont disponibles. Des textes sont livrés par défaut. Ils sont modifiables et sont utilisés pour l'impression des situations de comptes. Ils concernent les comptes Fournisseurs et les Autres Tiers. GÉNÉRAL Environnement de saisie Accès : Paramètres - Société - Général Ces options permettent de définir les règles d'affichage du fond des grilles de saisie par journal et de saisie par écriture. Afficher la grille horizontale : permet d'afficher ou non un tracé horizontal sur les grilles de saisie. Afficher la grille verticale : permet d'afficher ou non un tracé vertical sur les grilles de saisie. Encadrer l'écriture courante : permet d'afficher ou non un encadré autour de l'écriture sur laquelle vous êtes positionné. Couleur de fond : permet de sélectionner la couleur de fond des grilles de saisie. Couleur des écritures déséquilibrées : permet de sélectionner la couleur à appliquer sur une écriture qui est déséquilibrée. Remettre l'environnement par défaut : permet de restituer l'environnement de saisie défini par défaut. Options - Général Police par défaut Les champs ci-dessous permettent de définir la police appliquée par défaut dans les champs de type texte (description commerciale de la fiche article, description dans les documents, onglet note...) : Police par défaut Taille par défaut 162 MANUEL UTILISATEURS Les Utilisateurs Accès : Paramètres - Utilisateurs - Utilisateurs Vous pouvez créer des utilisateurs, attacher ou non un groupe à chacun et définir une gestion de droits pour chaque utilisateur. Ainsi lors de l'ouverture du dossier, vous vous connecterez avec un nom d'utilisateur et son mot de passe. L'utilisateur connecté apparaît dans la barre d'état (statut). Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur. Création d'un utilisateur Pour définir un utilisateur, vous avez accès aux zones suivantes : Code * Saisissez un identifiant unique pour votre utilisateur. Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques (A à Z et 0 à 9). Nom * Saisissez le nom de l'utilisateur (au maximum 100 caractères alphanumériques). Mot de passe Saisissez un mot de passe pour ouvrir le dossier avec cet utilisateur. Il sera demandé à chaque ouverture du logiciel. Confirmation Retapez le même mot de passe pour confirmation. Bloqué Si cette case est cochée, cet utilisateur ne pourra plus se connecter à la base que ce soit en Gestion Commerciale ou en Comptabilité. Cette sélection est reportée dans les bases des applications de Gestion commerciale et de Comptabilité. Connexion interdite dans cette application Si cette case est cochée, l'utilisateur ne pourra pas se connecter à l'application dans laquelle la case est cochée. Si la case est cochée sur la fiche utilisateur en Gestion, l'utilisateur pourra se connecter à la Comptabilité mais pas à la Gestion. Un message avertira l'utilisateur de ce fait. Groupes associés Cette partie vous permet de gérer les groupes d'utilisateurs rattachés à cet utilisateur à l'aide des boutons : o Ajouter : Cliquez sur ce bouton pour ajouter en fin de liste une nouvelle ligne Groupe utilisateurs. o Insérer : Cliquez sur ce bouton pour insérer une nouvelle ligne Groupe utilisateurs au dessus de celle sélectionnée. o Supprimer : Cliquez sur ce bouton pour effacer une ligne Groupe utilisateurs. o Vues : Cliquez sur ce bouton afin de personnaliser l'affichage de la grille. Saisissez le nom de la nouvelle vue puis sélectionner les colonnes que vous souhaitez, la position et la taille de chacune de celles-ci. Vous disposez également des fonctions : o Monter/Descendre : Ces boutons permettent de modifier la position des lignes. o Couper/Copier/Coller : Ces boutons permettent de modifier des données par un couper ou copier et un coller. L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits par défaut. Si vous sélectionnez un groupe, les droits de l'utilisateur correspondront par défaut à ceux du groupe. Vous pouvez les modifier en sélectionnant ou en dé-sélectionnant les autorisations. Gestion des droits Cette partie permet de définir la gestion des droits par utilisateur. A la création d'une fiche, tous les droits sont autorisés par défaut. 163 EBP Comptabilité Open Line Pro La colonne Libellé contient les différents menus pour lesquels vous pouvez définir les droits. Vous pouvez visualiser les sous-menus, en cliquant sur le petit + qui apparaît devant chaque menu. La colonne Tous permet d'autoriser automatiquement "Tous les droits" au menu sélectionné. En fonction des droits autorisés, le marquage de la case à cocher est différentes : Tous les droits pour ce menu et ses sous-menus sont autorisés. Aucun droit ne sont autorisés pour ce menu et ses sous-menus. Une partie des droits est autorisé pour ce menu ou un/des sous-menus. La partie Autorisation permet de personnaliser les droits de chaque menu. La partie Autorisations héritées permet de visualiser les droits de chaque menu provenant du/des groupe/s associé/s à cet utilisateur. Vous pouvez cocher/ dé-cocher les autorisations que vous souhaitez accorder à l'utilisateur affiché. Dès changement d'une autorisation sur un droit, l'autorisation héritée sera automatiquement dé- sélectionnée. Cliquez ici pour visualiser différents types de droits et exemples d'application des droits. Les Groupes d'utilisateurs Accès : Paramètres - Utilisateurs - Groupes d'utilisateurs Vous pouvez créer des groupes d'utilisateurs, définir une gestion de droits par groupe d'utilisateurs, et attacher ensuite un utilisateur à un groupe. Les droits que vous définissez pour un groupe d'utilisateurs prévalent sur les droits définis pour un utilisateur. Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. On pourrait imaginer qu'un groupe corresponde à un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits... La gestion de la fiche "Groupe d'utilisateurs" est communes à toutes les fiches. Création d'un groupe En en-tête de la fiche groupe, vous devez saisir les informations suivantes : Code * Saisissez un identifiant unique pour votre groupe d'utilisateurs. Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques (A à Z et 0 à 9). Nom * Saisissez le nom du groupe (au maximum 100 caractères alphanumériques). Nom d'un service de votre société Utilisateurs associés Cette partie vous permet de gérer les utilisateurs rattachés à ce groupe à l'aide des boutons : o Ajouter : Cliquez sur ce bouton pour ajouter en fin de liste une nouvelle ligne utilisateur. o Insérer : Cliquez sur ce bouton pour insérer une nouvelle ligne utilisateur au dessus de celle sélectionnée. o Supprimer : Cliquez sur ce bouton pour effacer une ligne utilisateur. o Vues : Cliquez sur ce bouton afin de personnaliser l'affichage de la grille. Saisissez le nom de la nouvelle vue puis sélectionner les colonnes que vous souhaitez, la position et la taille de chacune de celles-ci. Vous disposez également des fonctions : o Monter/Descendre : Ces boutons permettent de modifier la position des lignes. o Couper/Copier/Coller : Ces boutons permettent de modifier des données par un couper ou copier et un coller. L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits par défaut. Gestion des droits Cette partie permet de définir les droits pour ce groupe. 164 MANUEL A la création d'une fiche, les droits sont tous autorisés par défaut. La colonne Libellé contient les différents menus pour lesquels vous pouvez définir les droits. Vous pouvez visualiser les sous-menus, en cliquant sur le petit + qui apparaît devant chaque menu. La colonne Tous permet d'autoriser automatiquement "Tous les droits" au menu sélectionné. En fonction des droits autorisés, le marquage de la case à cocher est différente : Tous les droits pour ce menu et ses sous-menus sont autorisés. Aucun droit ne sont autorisés pour ce menu et ses sous-menus. Une partie des droits est autorisé pour ce menu ou un/des sous-menus. La partie Autorisation permet de personnaliser les droits de chaque menu. Cliquez ici pour visualiser différents types de droits et exemples d'application des droits. Les Droits utilisateurs Accès : Paramètres - Utilisateurs - Groupes d'utilisateurs ou Paramètres - Utilisateurs - Utilisateurs Les droits utilisateurs peuvent être affectés à un groupe d'utilisateurs ou un utilisateur particulier. Des droits peuvent être autorisés sur les menus principaux de chaque module. Types de droits Il existe 3 types de droit : Visualisation et Modification Si le droit de modifier est sélectionné, la visualisation est automatiquement cochée. Il est possible d'autoriser uniquement la visualisation. Ces droits concernent les fonctions : Général / Options Exécution Ce droit est présent essentiellement pour les assistants. Sauvegarde, Maintenance, Editions des modèles d’impression... Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression Pour ces droits, si on autorise : o la création, la visualisation est automatiquement cochée. o la création, la visualisation est automatiquement cochée. o la modification, la visualisation est automatiquement cochée. o la suppression, la visualisation est automatiquement cochée. o l’impression, la visualisation est automatiquement cochée. La "duplication d’une fiche" est concernée par le droit "Création". Le droit "impression" concerne l’impression de la liste/fiche à partir de la liste-page. Application des droits Quelques exemples d'application des droits : Gestion commerciale 1. Visualisation d'un type de document non autorisée. Dans l'onglet "Tous" de la liste des documents de ventes, ce type de document ne sera pas visible. 2. Création d'un document de type X non autorisée. Regroupement ou Transfert d'un document vers ce type de document, message d'information "Le regroupement est impossible car la création d’un document de "type X" n’est pas autorisé". Le document d'origine reste dans l'état initial. 3. Visualisation des clients non autorisée. Liste des documents de ventes, sélection d'une ligne et clic droit "Afficher le client". Message d'information : "L'utilisateur actuellement connecté n'a pas le droit suivant : Clients (Visualisation).". 165 EBP Comptabilité Open Line Pro 4. Réalisation d'une sauvegarde non autorisée. Appel de l'assistant de sauvegarde, message d'information : "L'utilisateur actuellement connecté n'a pas le droit suivant : Sauvegarde (Exécution).". Pour certaine fonction, si vous n'autorisez pas les droits le nombre d'onglets dans les fiches associées peut changer. Par exemple, pas de droit sur les tarifs, la fonction "Tarifs" ne sera pas accessible. De plus l'onglet "Tarifs" ne sera pas visible dans les fiches Articles, Clients, Catégories tarifaires... Comptabilité 1. Création d'une rapprochement bancaire. La création d'un nouveau rapprochement est impossible. Message d'information "L'utilisateur actuellement connecté n'a pas le droit suivant : Rapprochement bancaire (Création)". 2. Suppression des modèles de libellés. La suppression d'un modèle de libellé est impossible. Message d'information "L'utilisateur actuellement connecté n'a pas le droit suivant : modèle de libellé (Suppression)". 3. Autorisation de consultation/lettrage/lettrage automatique. L'utilisateur n'est pas autorisé à consulter les comptes, à les lettrer ou à procéder à des lettrages automatiques. Message d'information "L'utilisateur actuellement connecté n'a pas le droit suivant : Consultation/Lettrage/Lettrage automatique (autorisation)". Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Etats standards Sous catégorie : Journal Sous catégorie : Grand Livre Sous catégorie : Balance .... Catégorie principale : Etats de gestion Sous catégorie : Echéancier Sous catégorie : Balance âgée par échéances Sous catégorie : Balance âgée par Lettrage Catégorie principale : Etats fiscaux... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle". A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches, définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes. Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut. 166 MANUEL Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. OUTILS Sauvegarde rapide Accès : Outils - Sauvegarde rapide La sauvegarde rapide est possible uniquement si une première sauvegarde classique a été réalisée. La sauvegarde rapide permet de sauvegarder le dossier avec les informations paramétrées dans la sauvegarde "classique" effectuée précédemment. Une seule étape "résumé des éléments" est affichée. Cliquez sur Lancer pour exécuter la sauvegarde rapide. Sauvegarde Accès : Outils - Sauvegarde La sauvegarde passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de sauvegarde des données. Bienvenue... ...dans l'assistant de sauvegarde des données. Cet écran vous indique, en autre, l'importance de la réalisation régulière d'une sauvegarde. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage de la sauvegarde. Choix des informations à inclure dans la sauvegarde Par défaut, l'option Inclure la configuration et l'environnement n'est pas cochée. Si vous avez défini un affichage spécifique sur votre poste de travail, la sauvegarde des informations de configuration est nécessaire. Pour information, la sauvegarde des modèles s'effectue en même temps que la sauvegarde du dossier. L'option Sauvegarder en fichier texte (à restaurer avec un autre moteur de base de données) permet de réaliser une sauvegarde de la base dans un fichier zip contenant des fichiers CSV. Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de sauvegarde. Informations nécessaires à la sauvegarde Sur le serveur SQL, un répertoire doit être créé et partagé pour la sauvegarde. Ce répertoire doit être saisi dans la zone intitulée "Chemin réseau du dossier partagé sur le serveur". Sur le serveur, j'ai créé à partir du disque C, un répertoire Sauvegarde. Le chemin qui apparaît dans le "Chemin réseau partagé" correspond à \\NOMSERVEURSQL\Sauvegarde. Dans le "chemin local correspondant sur le serveur", il faut saisir : C:\Sauvegarde. Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de sauvegarde. Choix de la destination de la sauvegarde Sélectionnez le chemin du dossier de sauvegarde que vous souhaitez. 167 EBP Comptabilité Open Line Pro Nous vous conseillons d'effectuer régulièrement des sauvegardes sur un support externe. Si votre disque dur ou votre matériel est défectueux, vous aurez toujours possibilité de récupérer vos données sur un autre ordinateur. Sauvegarde en ligne Cochez cette option si vous souhaitez effectuer une sauvegarde en ligne. Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous permet également d'échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre expert comptable. Mot de passe Suite à la sélection de la case, vous devez indiquer le mot de passe pour pouvoir partager la sauvegarde avec un partenaire. Commentaire Le renseignement de ce champ est facultatif. Il permet de saisir un texte décrivant la sauvegarde. Envoi d'une sauvegarde à un partenaire Pour envoyer une sauvegarde à un partenaire, vous devez saisir un mot de passe partenaire dans l'assistant de sauvegarde. Pour récupérer une sauvegarde, le partenaire doit s'identifier sur le site EBP (pas d'obligation d'avoir une licence). Sur la page de Gestion des sauvegardes en ligne, le partenaire clique sur Vous souhaitez accéder à une sauvegarde en ligne en tant que partenaire ? et saisit la licence et la clé web puis son mot de passe partenaire. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter la sauvegarde. Restauration Accès : Outils - Restauration La restauration de dossier passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de restauration des données. Bienvenue... ...dans l'assistant de restauration des données. Cette opération est à effectuer uniquement en cas de nécessité absolue. Le contenu de la sauvegarde va remplacer et écraser toutes vos données. Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une restauration de celui-ci. Pour cela, cliquez sur le bouton Sauvegarder mon dossier maintenant. L'assistant de sauvegarde du dossier s'ouvre alors automatiquement. Suite à la réalisation de la sauvegarde, cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Sélection de la sauvegarde à restaurer Cet écran permet de sélectionner le chemin du Fichier de sauvegarde du dossier que vous souhaitez restaurer. Aidez-vous de l'icône "..." pour sélectionner le fichier à restaurer. Cliquer sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Choix des informations à inclure dans la restauration Sélectionnez les éléments que vous souhaitez restaurer (dossier ou informations de configuration). Cliquez sur le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de restauration. Choix du type d'installation 168 MANUEL Sélectionnez le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou elles sont sur un autre ordinateur). En fonction du type d'installation sélectionné, vous aurez des étapes différentes : - Pour la restauration avec les données sur un autre ordinateur, l'étape suivante consiste à : Saisir le nom du serveur, La case à cocher "Afficher les options de connexions avancées" permet de : Sélectionner le protocole, Saisir l'authentification de l'utilisateur. La suite de la restauration du dossier est identique à celle "les données sont sur l'ordinateur". - Pour la restauration avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite choisir la destination de la restauration (voir paragraphe suivant) : La case à cocher "Spécifier les emplacement des fichiers de données qui seront restaurés" permet dans les étapes suivantes de définir l'emplacement de la base à restaurer. Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Choix de la destination de la restauration Sélectionnez le chemin du dossier ou vous souhaitez restaurer les données. Nom du dossier Cette zone permet de charger le nom de la base. Pour cela, décochez la case "utiliser le nom du dossier d'origine". Vous pouvez ainsi restaurer une base sous un autre nom. Elle correspond à une copie de la base d'origine. Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter la restauration des données. Historique de sauvegarde Accès : Outils - Historique de sauvegarde L'historique de sauvegarde stocke chaque information concernant : - la date de la sauvegarde, - le code de l'utilisateur qui a réalisé la sauvegarde, - le nom de l'ordinateur (poste), - la destination : l'emplacement du fichier ZIP qui contient la sauvegarde. Sauvegarde en ligne EBP Sauvegarde en ligne est un service supplémentaire vous permettant de réaliser vos sauvegardes sur Internet. Il vous offre une façon simple et sécurisée de réaliser des sauvegardes externes à l'entreprise. EBP sauvegarde est un service payant. La sauvegarde en ligne consiste à récupérer une sauvegarde normale et à l’envoyer sur un serveur. L’utilisateur se connecte ensuite sur le site EBP (ou sur http://sauvegarde.ebp.com) et dans son espace client, il télécharge ses sauvegardes s'il a besoin de faire une restauration. La sauvegarde en ligne se découpe en trois parties: les options, la sauvegarde et l’administration. o Par le menu Outils / Options / Services Internet, configurez votre sauvegarde en ligne. o Ensuite, lancez l'assistant de sauvegarde et sélectionnez Sauvegarde en ligne comme destination à la place de votre disque local. o Par le menu Outils / Administrer les sauvegardes en lignes, administrez les sauvegardes en ligne que vous avez ou allez réaliser. Cet accès est un lien vers le site http://Sauvegarde.ebp.com 169 EBP Comptabilité Open Line Pro Pour effectuer une sauvegarde en ligne, certaines informations sont obligatoires : Mot de passe, Application activée, Numéro de licence, Code d’activation, Clé web. Export du schéma de la base de données Accès : Outils - Exporter le schéma de l'application L'export du schéma de l'application passe par un assistant. Cet assistant permet de réaliser l'export de la liste de toutes les tables et champs de l'application. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'export du schéma de la base de données. Bienvenue... ... dans l'assistant d'export du/des schémas(s) de base(s) de données. Cet écran indique, entre autres, la structure du nom du fichier sauvegardé. Cliquer sur le bouton Suivant pour poursuivre l'export. Sélection des paramètres d'export du schéma Cet écran permet de : - définir le chemin du fichier généré, - le mode d'export. Deux modes d'export sont disponibles : - Simple : Le fichier contient les tables avec pour chacune le nom des champs, la traduction du champ, le type de données, la taille et si une valeur nulle est autorisée. La liste des tables associées est également présente. - Détaillé : Le fichier contient les tables avec pour chacune les options de la table et un descriptif détaillé des champs (exemple : champ système ou pas). La liste des tables associées est également présente. Le fichier généré sera au format XML. Une fois les paramètres définis, cliquez sur le bouton Suivant. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement. Opération terminée Cet écran contient la liste des fichiers générés avec leurs emplacements. Cliquez sur Fermer pour terminer le traitement. Communication Entreprise-Expert Accès : Outils - Communication Entreprise-Expert Ce outil permet de : - Recevoir des données, c'est-à-dire de réaliser des importations d'écritures d'autres logiciels dans le logiciel EBP. - Transmettre des données, c'est-à-dire de réaliser des exportations d'écritures du logiciel EBP vers d'autres logiciels. Recevoir des données Création automatique des comptes La case "Création automatique des comptes" doit être cochée pour que tous les comptes inexistants soient créés automatiquement avec l'intitulé "Compte créé pendant le transfert". Ces libellés seront modifiables par la suite dans le plan comptable. 170 MANUEL Si la case n'est pas cochée, alors à chaque nouveau compte, une fiche de création de compte s'ouvrira afin de renseigner les paramètres. Création automatique des journaux La case "Création automatique des journaux" doit être cochée pour que tous les journaux inexistants soient créés automatiquement avec le libellé "Journal créé pendant le transfert". Ces libellés seront modifiables par la suite dans le plan de journaux. Si la case n'est pas cochée, alors à chaque nouveau journal, une fiche de création de journal s'ouvrira afin de renseigner les paramètres. Transmettre des données La case Exporter tout le dossier doit être cochée pour que la totalité des écritures comptables soit exportée. Sinon, les critères d'export peuvent être définis en indiquant la période et la fourchette de journaux à prendre en compte. Exporter les liasses fiscales Accès : Outils - Exporter les liasses fiscales Cet outil permet d'éditer les liasses fiscales du dossier et de l'exercice en cours. Pour cela, il faut exporter le fichier au format "Liasses Fiscales". Fichier d'export : Un chemin et un nom de fichier sont proposés par défaut. Ils identifient le fichier qui sera généré par l'export. Ils peuvent être modifiés en cas de besoin, tout en conservant l'extension du fichier ".bal" Période d'export : Les dates de l'exercice courant sont proposées par défaut. Elles sont modifiables, à condition d'être toujours comprises dans cet exercice. Exporter : Ce bouton permet d'exporter la balance dans le fichier référencé plus haut. Ce fichier devra ensuite être importé dans un logiciel de Liasses Fiscales EBP. Assistant de maintenance des données Accès : Outils - Maintenance de données Entre chaque étape de l'assistant, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de maintenance des données. Bienvenue... Avant tout traitement de maintenance, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde de vos données en cliquant sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant !" Une fois la sauvegarde effectuée, cliquez sur le bouton Suivant. Choix du dossier Sélectionnez le dossier à maintenir à l'aide de l'icône "..." puis cliquez sur le bouton Suivant. Opérations de maintenance à effectuer Cochez les différentes opérations que vous souhaitez effectuer sur votre dossier. Base de données Permet de vérifier/réparer votre base en cas de problèmes et de l'optimiser en cas de lenteur inhabituelle (défragmenter les index, compacter). Verrous Permet de supprimer les verrous, notamment si vous avez quitté anormalement le logiciel et que vous n'arrivez plus à accéder à votre dossier (message : utilisateur déjà connecté..). Utilisateurs Permet de supprimer les connections de tous les utilisateurs. Recalculer Permet de recalculer tous les compteurs par exemple par rapport aux documents de vente saisis. 171 EBP Comptabilité Open Line Pro Configuration Permet de supprimer toutes les vues personnalisées (vues non système des listes et grilles) ainsi que la position des fenêtres. Base de démonstration L'opération Réinitialiser la base de démonstration est disponible uniquement si vous demandez une maintenance sur la base de démonstration. Permet de mettre à jour le dossier de démonstration avec les données initiales. Cette opération est équivalente à une restauration du dossier de démonstration. Cette opération peut être longue. Cumuls Permet de recalculer tous les soldes de comptes, les totaux des journaux... existants sur le dossier. Ecritures comptables Permet de trier, par date et par pièce, les écritures comptables présentes sur tous les exercices ouverts et tous les mois non clôturés. Numéros de compte comptable Il se peut que votre plan comptable contienne un même compte sous deux formes : avec des zéros non significatifs (par exemple, compte 626000) et sans zéro non significatif (par exemple, compte 626). Cette situation peut générer des conflits. Cette opération de maintenance résout les conflits de la manière suivante : Le compte 626 existe sans être mouvementé et le compte 626000 existe avec des mouvements, alors : - les lignes d'écritures et les lignes d'échéance sont transférées du compte 626000 vers le compte 626 ; - le compte 626000 est supprimé. Le compte 626 n'existe pas et le compte 626000 existe avec des mouvements, alors : - le compte 626 est créé ; - les lignes d'écritures et les lignes d'échéance sont transférées du compte 626000 vers le compte 626 ; - le compte 626000 est supprimé. Le compte 626 existe avec des mouvements et le compte 626000 existe avec des mouvements, alors : - le compte 626 est conservé en l'état ; - un compte 6261 est créé ; - les lignes d'écritures et les lignes d'échéance sont transférées du 626000 sur le compte 6261 - le compte 626000 est supprimé. Dans tous les cas, les modifications effectuées sur le plan comptable sont automatiquement reportées dans toutes les saisies, dans les options... Les lettrages, pointages et rapprochements sont conservés. Certaines options de la fiche du compte d'origine (compte 626000) ne sont pas recopiées dans la fiche du compte de destination (compte 626). Une fois les opérations sélectionnées, vous devez cliquer sur Suivant. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des opérations que vous avez sélectionnées précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement. Traitement de la maintenance En fin de traitement, la liste des opérations effectuées est affichée. Dans le cas où la maintenance a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport en cliquant sur le bouton Afficher le détail. Outil de requêtage Accès : Outils - Outil de requêtage Cet outil permet de réaliser une visualisation des données d’une table. Vous avez la possibilité de créer une nouvelle requête depuis un assistant ou saisir directement les instructions dans la zone Requête. 172 MANUEL Seule la commande SELECT… est acceptée. Suite à la saisie d’une requête, cliquer sur le bouton Exécuter pour visualiser le résultat. Il vous est possible de sauvegarder la requête ou de l’exporter. A la prochaine utilisation de l’outil, vous pouvez appeler la requête ou importer une autre requête. Pour vous aider dans la recherche des tables et champs, vous disposez de l’assistant Export de schéma de la base présent dans le menu Outils. Supprimer un dossier Accès : Outils - Supprimer Pour supprimer un dossier, il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées par l'assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de suppression d'un dossier. Bienvenue... ...dans l'assistant suppression de dossier Avant toute suppression de dossier, nous vous recommandons de réaliser une sauvegarde du dossier par l'intermédiaire du bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage. Choix du raccourci vers le dossier à supprimer Cette étape consiste à sélectionner le raccourci du dossier à supprimer. Par défaut, le dossier ouvert est sélectionné. Pour sélectionner le dossier à supprimer, vous devez cliquer sur l'icône "...", puis sélectionner le fichier raccourci (extension du fichier eha). Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter la suppression du dossier. Maintenance sur les journaux Accès : Outils - Maintenance sur les journaux Si une clôture mensuelle a été effectuée à tort sur l'exercice courant, il est possible d'en demander la déclôture. la déclôture mensuelle ne peut être demandée que si l'exercice courant n'a pas encore fait l'objet d'une clôture annuelle. Choisissez le journal à déclôturer : Ce champ permet, grâce à une liste déroulante, de sélectionner un seul journal sur tous les journaux existants sur l'exercice courant. Déclôturer à partir du mois de : ce champ permet de sélectionner le premier mois de l'exercice courant qu'il faut déclôturer. Exercice courant du 01/01/2008 au 31/12/2008, non encore clôturé annuellement. Tous les journaux et tous les mois de cet exercice ont été clôturés mensuellement. Si vous sélectionner le journal ACHATS et la déclôture à partir du mois de SEPTEMBRE 2008, alors les mois de septembre, octobre, novembre et décembre 2008 du journal d'achats seront déclôturés. Veuillez saisir la raison ... : Ce champs doit obligatoirement être renseigné pour que la déclôture demandée soit exécutée. 173 EBP Comptabilité Open Line Pro La déclôture mensuelle et le motif saisi dans le champ de justification seront portés dans le journal des événements. Purger le plan comptable Accès : Outils – Purger le plan comptable Cette option vous permet de supprimer plusieurs comptes en une seule manipulation. Seuls les comptes non mouvementés pourront être supprimés. Etape 1 Choisissez l’exercice non clôturé de votre choix. Si besoin, choisissez une nature de comptes ou une fourchette de comptes précise (par défaut, tous les comptes non mouvementés seront proposés). Etape 2 La liste des comptes non mouvementés correspondant aux critères de l’étape précédente s’affiche. Cochez les comptes à supprimer, ou cochez l’option Sélectionner tout. Lancez l’opération. Purger les relevés bancaires Accès : Outils – Purger les relevés bancaires [sous réserve] Cette option vous permet de supprimer plusieurs relevés bancaires en une seule manipulation. Seuls les relevés entièrement pointés par l’option de rapprochement automatique pourront être supprimés. Bien entendu, cela n’impactera en rien les rapprochements bancaires déjà effectués : les lignes d’écriture pointées ne seront pas dépointées. - La liste des relevés bancaires entièrement pointés s’affiche. Cochez les relevés à supprimer, ou cochez l’option Sélectionner tout. - Lancez l’opération. Vous pouvez supprimer un relevé bancaire dont les lignes n’ont pas été pointées directement à partir de la liste des relevés. Editeur de modèles Accès : Outils - Editeur de modèles OU Tous menus - Impressions EBP Comptabilité est livré avec un puissant générateur d'état. Grâce à cet outil, vous pourrez personnaliser tous les modèles d'impression que nous vous proposons dans le logiciel et en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants. Pour ouvrir l'éditeur de modèles à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre principale d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez au générateur d'état en cliquant sur le bouton Modifier le modèle disponible dans la barre d'outils : vous arrivez alors automatiquement sur le paramétrage de ce modèle. Etant donné que les possibilités offertes par cet outil sont très importantes, le niveau de complexité peut varier en fonction de ce que vous souhaitez obtenir. Dans ce cas, notre service technique peut créer vos modèles : nous vous invitons à contacter notre service commercial pour connaître les tarifs de cette prestation. Plan de regroupement Le logiciel vous permet d'accéder, consulter et modifier le plan de regroupement de votre Bilan et de votre Compte de résultat. Liste des plans de regroupements Accès : Outils - Plan de regroupement 174 MANUEL Quatre plans de regroupement sont disponibles : ils correspondent aux différents feuillets du Bilan et du Compte de résultat (2050, 2051, 2052 et 2053). Cette liste n'est pas modifiable : aucun plan de regroupement ne peut être ajouté ou supprimé. Pour accéder à l'un des plans de regroupements, il vous suffit de sélectionner l'un des plans puis, au choix : - de double cliquer dessus, - de cliquer sur Modifier dans la barre de tâches, - de sélectionner Modifier dans le menu contextuel, - de faire F2. Plan de regroupement Accès : Outils - Plan de regroupement Un plan de regroupement est accessible à partir de la liste des plans de regroupement. Affichage du plan de regroupement Il se présente sous forme de tableau avec différentes colonnes : Variable : La variable est unique. Elle n'est ni supprimable, ni modifiable. Elle se retrouve dans chaque cellule du Bilan et du Compte de Résultat imprimés. Les variables finissant par 3 (AA3, AB3..) sont les variables de la colonne Net de l'exercice N. Formule système : La formule système est la formule de calcul définie par défaut pour chaque variable. Elle n'est ni supprimable, ni modifiable. Formule utilisateur : La formule utilisateur est le seul champ qui peut être modifié. Par défaut, les formules utilisateur recopient les formules système. C'est la modification des formules utilisateur qui modifiera votre Bilan et votre Compte de résultat. Lorsque la formule utilisateur reprend à l'identique à la formule système, alors le champ affiche . Lorsque la formule utilisateur est vide, alors le champ affiche . Dans tous les autres cas, la formule utilisateur que vous aurez saisie sera directement visible dans le champ. Modifier une formule utilisateur Accès : Outils - Plan de regroupement Pour modifier une formule utilisateur, vous devez sélectionner une ligne puis, au choix : - double cliquer dessus, - sélectionner Modifier la formule utilisateur dans la barre d'outils, - sélectionner Modifier la formule utilisateur dans le menu contextuel, - faire F2. Dans tous les cas, cela entraîne l'ouverture de l'éditeur de formules. Vous pouvez alors saisir la formule qui vous convient, la supprimer... Afin de connaître le résultat de votre formule, il vous suffit de cliquer sur Calculer. Pour valider votre formule et l'intégrer au plan de regroupement, il vous suffit de cliquer sur OK. Pour annuler vos modifications et conserver la formule utilisateur précédente, il vous suffit de cliquer sur Annuler. Réinitialiser la formule Ce bouton vous permet de recopier instantanément la formule système dans la formule utilisateur, en écrasant toutes les modifications que vous auriez faites. Cacher/afficher le filtre Ce bouton affiche ou masque la ligne de filtre. Comme dans de nombreux masques, cette ligne permet d'effectuer des recherches sur toutes colonnes. 175 EBP Comptabilité Open Line Pro Règles de syntaxe Cette liste des règles de syntaxe n'est pas exhaustive. Règles de nommage Tout nom de fonction commence par une majuscule puis s'écrit en minuscule. Si le nom est composé de plusieurs mots, alors chaque mot commence par une majuscule. Les noms de fonctions ne doivent pas être accentués. DebitBalance ; CreditFlow Opérations + : Additionne les valeurs des données - : Soustarit les valeurs de données * : Multiplie les valeurs de données / : Divise les valeurs de données % : Permet d'obtenir un modulo Tests < : Inférieur <= : Inférieur ou égal > : Supérieur >= : Supérieur ou égal = : Egal != : Différent & : ET logique | : OU logique ! : NON logique NULL : cellule sans résultat Format des paramètres Les fonctions comptables nécessitent, pour la plupart, l'utilisation de numéros de compte ou de racines de comptes. D'autre part , la syntaxe du moteur de calcul impose les guillemets. DebitFlow ("707") : Appliqué sur les comptes de 707 à 707ZZZ DebitFlow ("707+708") : Appliqué sur les comptes de 707 à 707ZZZ et de 708 à 708ZZZ DebitFlow ("707-7074-7079") : Appliqué sur les comptes de 707 à 707ZZZ sauf de 7074 à 7074ZZZ et de 7079 à 7079ZZZ DebitFlow ("707…709") : Appliqué sur les comptes de 707 à 709ZZZ Il est aussi possible de combiner ces notations : DebitFlow ("707-7074…7079") : Appliqué sur les comptes de 707 à 707ZZZ sauf de 7074 à 7079ZZZ Liste des fonctions comptables Les fonctions suivantes sont nécessaires afin de couvrir l’ensemble des cas : Balance : Reprend le solde du compte peut importe qu’il soit débiteur ou créditeur (valeur absolue). Debit : Reprend le solde du compte s’il est débiteur de 100 alors debit (compte) =100 ; Reprend le solde du compte s’il est créditeur de 100 alors debit (compte) = -100. Credit : Reprend le solde du compte s’il est débiteur de 100 alors credit (compte) = -100 ; Reprend le solde du compte s’il est créditeur de 100 alors credit (compte) = 100. DebitBalance : Reprend le solde du compte uniquement si celui ci est débiteur sinon la valeur est égale à 0. CreditBalance : Reprend le solde du compte uniquement si celui ci est créditeur sinon la valeur est égale à 0. DebitFlow : Sommes des lignes d’un compte au débit. CreditFlow : Somme des lignes d’un compte au crédit. PreviousValue : Reprend la valeur d’une cellule N-1. Il convient d’écrire l’appel de la façon suivante : PreviousValue ("2035.AA"). Seules les cellules de N-1 sont accessibles. Accès aux données d’un autre feuillet Les données sont organisées en Paragraphes au sein du moteur de calcul. 176 MANUEL Ainsi la formule « AB + 10 » accède à la valeur de la variable « AB » présente dans le feuillet courant. Si la variable n’existe pas, cela génère une erreur. Pour accéder aux valeurs des variables des autres feuillets, il faut utiliser la notation pointée : « 2035.AB + 10 ». Il faut noter que le moteur de calcul ne supporte qu’un seul niveau de hiérarchie. Exercice N-1 L'exercice de N-1 est calculé d'après les formules utilisateur des variables finissant par 3 (AA3, AB3..) : l'exercice N-1 est donc calculé de la même façon que la colonne Net de l'exercice N. Imprimer le bilan et le compte de résultat Toutes les modifications effectuées dans les plans de regroupement sont immédiatement prises en compte lorsque vous lancez l'impression du Bilan ou du Compte de résultat. Mises à jour de versions Mettre à jour votre logiciel dans une version supérieure entraînera la modification de : - toutes les formules système, - toutes les formules utilisateur qui sont restées identiques aux formules système. En revanche, cette opération ne modifiera pas les formules utilisateur que vous avez modifiées. Import/Export de la configuration Accès : Outils - Import/Export de la configuration Cet assistant vous permet d'importer dans un dossier ou d'exporter d'un dossier des modèles d'impressions et des vues personnalisées. Bienvenue... Avant tout traitement d'import ou d'export nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde de vos données en cliquant sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant !" Une fois la sauvegarde effectuée, cliquez sur le bouton Suivant. Choix de l'opération à effectuer L'assistant affiche par défaut le dossier ouvert, vous pouvez changer de dossier et indiquer le dossier sur lequel vous souhaitez effectuer le traitement, ainsi que l'opération souhaitée (import ou export). Une fois les paramètres définis, cliquez sur le bouton Suivant. Emplacement du fichier Cette étape vous permet d'indiquer : en import, l'emplacement du fichier à importer ; en export, l'emplacement et le nom du fichier à exporter. Une fois les emplacements définis, cliquez sur le bouton Suivant. Eléments à traiter Les éléments à traiter sont les modèles d'impression et les vues personnalisées. Choisissez le ou les éléments et cliquez sur le bouton Suivant Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement. Archivage Accès : Outils - Archivage L'archivage permet de conserver toutes les données de votre dossier dans un seul fichier à un moment choisi. Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents, et que les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. 177 EBP Comptabilité Open Line Pro Selon l’article 99 du Bulletin Officiel des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Traitement de l'archivage L'archivage passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'archivage des données. Bienvenue... Cette page est une page d'accueil, elle peut vous informer sur les obligations légales, les traitements que l'assistant va réaliser.... Suite à la lecture de ces informations, cliquez sur le bouton Suivant. Choix du dossier Cette étape permet de choisir le dossier à archiver et l'emplacement de l'archivage. • Sélectionnez le dossier à archiver Vous pouvez sélectionner le dossier à archiver à l'aide des icônes "...". Par défaut, le dernier dossier ouvert s'affiche. • Emplacement du dossier d'archivage sur votre disque dur. Vous devez indiquer l'emplacement du fichier archive (ZIP) à générer. Par défaut, le logiciel vous propose d'archiver vos données sur le disque dur, dans le répertoire du logiciel. Vous pouvez utiliser l'icône "..." pour changer l'emplacement du fichier sur votre disque dur. Cliquez ensuite sur le bouton Suivant, Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des répertoires que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement. L'archivage de données est une opération qui peut être longue. Format du fichier d'archive Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte (csv). Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type : Archives_Nomdel'application_Nomdudossier_datedujour.zip Le descriptif des fichiers se trouve dans le fichier Dictionary.xls, disponible dans l'archive. Les fichiers texte (csv) contiennent en premières lignes la description des champs, et les champs RTF (notes) apparaissent en clair. Si deux archives sont lancées le même jour, le premier fichier sera écrasé. Journal des événements Accès : Outils - Journal des événements Le journal des événements recense l'ensemble des événements qui nécessitent d'être tracés sur un même dossier. Ces événements sont de deux types : les événements sans justificatif et les événements avec justificatif. - Evénement sans justificatif : L'événement est automatiquement enregistré par l'application et sa génération est invisible à l'utilisateur. C'est le cas, par exemple, lorsque vous effectuez une clôture mensuelle - Evénement avec justificatif : L'événement est automatiquement créé par l'application, mais vous devez saisir une justification. C'est le cas, par exemple, lorsque vous demandez à modifier le type de numérotation d'un journal. 178 MANUEL 179 Dans tous les cas, il est possible d'éditer à tout moment le journal récapitulant tous les événements intervenus sur un dossier, et cela quelque soit l'exercice courant. OPTIONS Options - Services Internet Accès : Outils- Options Ces informations sont nécessaires pour réaliser la sauvegarde en ligne. Proxy HTTP / FTP Les parties FTP et HTTP servent à renseigner vos paramètres de connexion à Internet (pour la sauvegarde en ligne), notamment dans le cas où vous utilisez un proxy. Nous vous invitons à contacter votre installateur/Revendeur pour insérer les paramètres correspondants à votre installation. Sauvegarde en ligne Cette partie permet de définir : Mot de passe : mot de passe servant à créer/utiliser le compte de sauvegarde. Celui-ci est différent du mot de passe pour accéder au site EBP. Lors de la 1ère sauvegarde, le compte sera créé avec ce mot de passe, ensuite il sera utilisé pour s’identifier. E-Mail de notification : adresse à laquelle sera envoyé le rapport de sauvegarde 181 INFORMATIONS SOCIÉTÉ Assistance technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence, puis, au choix: • Par téléphone, au 0811 65 20 00 (Coût d'un appel local) : Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter, vous êtes sur une file d'attente. Nos services sont accessibles du lundi au jeudi de 8h à 19h et de 8h à 18h le vendredi. • Par e-mail, à l'adresse suivante : openline.support.fr@ebp.com. Nous nous engageons à vous répondre dans les 48h. *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. Nous vous invitons à contacter notre service commercial pour connaître les différents types de contrats d'assistance que nous proposons et choisir celui qui vous convient le mieux. Nous contacter EBP Informatique SA ZA Du Bel Air BP 95 Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex Tel : 01.34.94.80.00. Fax: 01.34.85.62.07. Retrouvez-nous sur le www.ebp.com : Vous pourrez consulter la liste de nos produits, activer en ligne votre produit, télécharger les dernières mises à jour, nous laisser un message, consulter les dernières promotions, etc... Glossaire Ce chapitre contient les définitions de termes principaux d'une gestion commerciale. Pour consulter la définition d'un terme précis, cliquer sur la 1er lettre de ce terme puis sur le terme. A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K, L, M, N, O, P, Q, R, S, T, U, V, W, X, Y, Z A A Echoir Le terme A échoir s'applique à des dettes et à des créances dont la date d'échéance (=la date de paiement) prévue n'est pas encore dépassée. B Balance La balance est un élément de contrôle permettant de s'assurer que les mouvements ont été enregistrés en respectant les principes de la comptabilisation en partie double. Elle permet également de contrôler la somme des mouvements de chaque compte ainsi que leur solde, sans entrer dans le détail des lignes d'écritures comme le Grand Livre. C Chiffre d'affaires Le chiffre d'affaires correspond au cumul de tous les comptes de ventes (comptes de racine 70). Clôture annuelle La clôture annuelle est une opération périodique qui vise à rendre intangibles tous les mouvements intervenus durant un exercice comptable et à présenter le résultat de cet exercice. Clôture mensuelle La clôture mensuelle est un traitement périodique et volontaire qui vise à rendre intangible le contenu d'un journal et d'un mois. Après une clôture mensuelle, si certains champs peuvent rester modifiables, d'autres sont définitivement figés et plus aucune nouvelle ligne ou écriture ne peut plus être créée ou supprimée. Comptes Le compte est la plus petite entité nécessaire au classement et à l'enregistrement des mouvements comptables. Tous les comptes d'un exercice sont regroupés dans le Plan Comptable et y sont regroupés par classe, puis par racines communes... Contrepartie Un journal de Trésorerie peut posséder deux types de contrepartie automatique. La contrepartie ligne à ligne : pour chaque ligne d'écriture saisie, le logiciel propose une autre ligne d'écriture mouvementant le compte de contrepartie du journal et équilibrant ainsi l'écriture. Plusieurs écritures distinctes existent donc au sein d'un même journal. La contrepartie en pied de journal : pour chaque ligne d'écriture saisie, le logiciel mouvemente la ligne de contrepartie située en pied de journal qui cumule tous les montants saisis. Une seule écriture existe donc au sein d'un même journal. Contrepassation La contrepassation est une opération qui vise à annuler une écriture comptable en inversant les sens de saisie. Créances Droit permettant à une entreprise (créancier) d'exiger d'une autre personne l'exécution d'une obligation (par exemple : paiement d'une somme d'argent par un client). Créditeurs Personne physique ou morale qui dispose d'une somme d'argent sur son compte bancaire ou sur son compte courant postal ou dans les livres de comptabilité d'une entreprise. D 183 EBP Comptabilité Open Line Pro Date système La date système est la date et l'heure de l'ordinateur. Débiteurs Personne physique ou morale qui doit une somme d'argent à un tiers. Dettes Les dettes d'une entreprise sont tous les moyens de financement externes qui sont mis à sa disposition des tiers (banques, fournisseurs, organismes sociaux...) et dont elle devra s'acquitter. E Échéances Correspond à une date à laquelle un règlement sera exigible au titre d'une facture. Elle pourra faire référence au net à payer de la facture ou à une partie seulement (dans ce cas la facture se compose de plusieurs échéances). La gestion d'un échéancier constitue la base de votre gestion financière et de votre trésorerie. Échéancier Document où figurent, dans l'ordre chronologique des échéances : - les dettes à payer (montants et créanciers) - les règlements à recevoir (montants et débiteurs) Echues Le terme Echus s'applique à des dettes et à des créances dont la date d'échéance (=la date de paiement) prévue est dépassée Ecritures Une écriture comptable est un ensemble de lignes d'écritures saisies dans un journal et dont la totalité des montants débiteurs et des montants créditeurs s'équilibrent. Exercice L'exercice comptable est une période de vie du dossier qui s'écoule entre l'établissement des comptes annuels et permet de déterminer un résultat. Un exercice comptable est le plus souvent d'une durée de 12 mois consécutifs, mais cette durée peut exceptionnellement être réduite à 1 jour ou augmentée jusqu'à 23 mois. Exercice courant L'exercice courant est l'exercice de travail sélectionné parmi tous les exercices existants sur le dossier. Définir un exercice courant peut être déterminant pour exécuter un certain nombre d'opérations. Extourne L'extourne est un terme comptable qui désigne un certain type d'écriture d'annulation. Il s'agit alors d'utiliser les mêmes comptes et mêmes montants que l'écriture d'origine en inversant le sens de saisie (Débit devient Crédit et Crédit devient Débit). Ce terme d'extourne s'utilise particulièrement dans le cadre des écritures de régularisation. F G Grand Livre Le Grand Livre est un document comptable qui regroupe tous les comptes existants sur l'exercice et détaille l'intégralité des mouvements qui les composent. Il est constitué par le report des lignes d'écritures mouvementées sur tous les journaux. Ainsi, la somme de tous les mouvements du Grand Livre doit être égale à la somme de tous les mouvements des journaux. I INSEE Institut National de la Statistique et des Etudes Economiques publie études et enquêtes statistiques sur la population, l'emploi, les salaires, les prix, les entreprises, la conjoncture économique, les comptes ... 184 Glossaire Source INSEE J Journal des événements Le journal des événements est un journal système qui répertorie toutes les informations, traitements ou changements de méthode importants intervenus sur un dossier. Journaux Un journal est un document comptable obligatoire sur lequel sont enregistrés tous les mouvements du dossier. Chacun de ces mouvements se comptabilise sous forme d'écritures, dont le solde doit obligatoirement être nul. Plusieurs journaux peuvent coexister sur un même exercice, ils sont regroupés dans le plan de journaux. L Ligne d'écriture Une ligne d'écriture est un élément constitutif d'une écriture comptable saisie dans un journal. Chaque ligne doit mentionner une date, un numéro de compte, un libellé faisant référence au document ayant servi de base à l'enregistrement, un montant débiteur ou un montant créditeur. Lettrage Le lettrage est un traitement disponible pour certains comptes qui vise à attribuer un même code et une même date de lettrage à plusieurs lignes d'écritures dont la somme des montants débiteurs et des montants créditeurs s'équilibre et que l'on considère comme liées à une même opération. M Marge Brute Une marge est, d'une façon générale, la différence entre un prix de vente et un coût. La marge brute permet de calculer la différence existant entre : - tous les comptes de ventes (comptes de racine 70), de production stockée (comptes de racine 71), de production immobilisée (comptes de racine 72), de produits nets partiels (comptes de racine 73) et de transfert de charges d'exploitation (comptes de racine 791) - et tous les comptes d'achats (comptes de racine 60). Menu contextuel Le menu contextuel est le menu disponible sur certains masques grâce au clic droit de la souris. Modes de règlement Définissent de quelle manière et dans quels délais les clients procéderont aux règlements des factures établies en leur nom. Montant négatif Les montants négatifs sont peu utilisés en comptabilité. Néanmoins, s'ils le sont, ils seront ensuite soustraits des montants positifs, ce qui pourra avoir des incidences sur le Bilan et le compte de résultat Les annulations d'écriture doivent normalement être faites en saisissant la même écriture dans les sens inverses à ceux de l'écriture d'origine (Débit devient Crédit - Crédit devient Débit). N NAF Nomenclature des Activités Françaises qui permet la codification de l'APE, c'est-à-dire de l'activité principale exercée dans l'entreprise ou l'association. Le code NAF est l'un des codes INSEE. Cette nomenclature d'activités françaises a été instaurée par le décret n 92-1129 du 2 octobre 1992. Le code NAF est apposé par l'INSEE lors de son enregistrement auprès du Registre des Greffes du Tribunal du 185 EBP Comptabilité Open Line Pro Commerce. On parle de code APE de 1973 à 1992 et de code NAF depuis le 1er janvier 1993. La nomenclature d'activités française révision 1 (NAF rév. 1, 2003) est la nouvelle nomenclature statistique nationale d'activités qui se substitue depuis le 1er janvier 2003 à la NAF de 1993. La NAF rév. 1 reprend tous les niveaux de la NACE rév. 1.1 (nomenclature d'activités de la communauté européenne) et y ajoute un niveau national qui éclate (ou non) les classes de la NACE (niveau le plus détaillé) pour tenir compte des spécificités et des habitudes nationales. La nomenclature d'activités française révision 2 (NAF rév. 2, 2008) est la nouvelle nomenclature statistique nationale d'activités qui se substitue depuis le 1er janvier 2008 à la NAF rév. 1 datant de 2003. Depuis le 1er janvier 2008 (révision 2-2008), le code NAF est composé de 4 chiffres et une lettre. Exemple d'utilisation du code NAF : On le trouve sur le bulletin de salaire, c'est un élément obligatoire. N° TVA intracommunautaire Créé, le 1er janvier 1993, pour garantir les échanges commerciaux intracommunautaires. Pour la France, il est composé des lettres FR ajoutées d'une clé de deux chiffres attribuée par le centre des impôts du lieu d'exercice de l'entreprise, et du numéro SIREN.* Par exemple d'un N° d'entreprise : FR 74 451 784 746. Source INSEE O Opérations Diverses Un journal d'Opérations Diverses est un journal destiné à comptabiliser des mouvements qui ne peuvent pas être rattachés aux autres types de journaux existants sur l'exercice (achats, ventes, trésorerie) P R Rapprochement Un rapprochement est un état périodique permettant de vérifier la concordance entre un compte "Banque" tenu sur le dossier et le relevé bancaire adressé par cette banque. Règlements Opération permettant de solder une transaction financière. C'est l'acte par lequel s’éteint une obligation liée à une vente ou un achat entre deux ou plusieurs parties. Régularisation La vie d'une entreprise est découpée en exercices. Cela entraîne l'obligation de corriger les charges et produits afin que le résultat de chaque exercice soit déterminé de la façon la plus exacte possible. Pour ce faire, il est nécessaire de comptabiliser un certain nombre d'écritures de régularisation afin que chaque exercice enregistre uniquement ce qui lui incombe et rien d'autre. Ce type de régularisation doit être exécutée au moins une fois par exercice (avant de procéder à la clôture annuelle). Les écritures de régularisation répondent à des règles précises. Elles comprennent deux grands groupes (Charges à payer ou Produits à recevoir / Charge ou Produits constatés d'avance). Report A Nouveaux Le Report A Nouveaux est destiné à enregistrer le résultat de l'exercice. Il peut être bénéficiaire ou déficitaire. Résultat comptable Le résultat comptable est la différence existant entre la somme de tous les comptes de produits (comptes de racine 7) et tous les comptes de charges (comptes de racine 6). 186 Glossaire S Sens de saisie Une ligne d'écriture possède un seul et unique sens de saisie : il peut être débiteur (si le montant est saisi au débit) ou créditeur (si le montant est saisi au crédit). S.I.E Service Inter-Entreprise du Trésor Public dont dépend le dossier et auquel doit être adressée la déclaration de TVA. Simulation La simulation est un statut qui peut être attribué à une écriture pour la distinguer des autres écritures du dossier (écritures non validées ou validées). Ce statut peut être attribué temporairement et modifié à la demande. SIREN Système d’Identification du Répertoire des Entreprises qui est un code INSEE. Il est attribué aux entreprises françaises lors de leur immatriculation quelle que soit leur forme juridique. Le SIREN identifie de façon unique chaque entreprise. Les SIREN existent au sein d'un répertoire géré par l'INSEE, SIRENE. Il est national, invariable et dure le temps de la vie de l'entreprise. Il correspond au NIR (n° de sécurité sociale) des personnes physiques. Il est composé de neuf chiffres, les huit premiers sont attribués séquentiellement, sauf pour les organismes publics commençant par 1 ou 2, le neuvième est une clé de contrôle. Il sert de base pour le numéro d'inscription au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), pour le numéro d'inscription au Répertoire des Métiers (RM) et pour le numéro d'opérateur sur le marché intracommunautaire (TVA) N° Siren : 732 829 320. Source INSEE SIRET Le numéro SIRET est un identifiant d'établissement. Cet identifiant numérique de 14 chiffres est articulé en deux parties : - la première est le numéro SIREN de l'entreprise (ou unité légale ou personne juridique) à laquelle appartient l'unité SIRET ; - la seconde, habituellement appelée NIC (Numéro Interne de Classement), se compose d'un numéro d'ordre à quatre chiffres attribué à l'établissement et d'un chiffre de contrôle, qui permet de vérifier la validité de l'ensemble du numéro SIRET. Source INSEE T Taux de TVA Les taux de TVA sont régis par l'Etat, qui distingue les taux applicables en France continentale (19,6 %, 5,5 % et 2,1 %) et des taux spécifiques à la Corse et aux DOM. Territorialité de la TVA Le choix de la territorialité permet de déterminer si une opération est soumise à la TVA française, à la TVA d'un autre Etat membre de l'Union Européenne ou n'y est pas soumise. Transfert le transfert comptable est une opération qui vise supprimer une écriture comptable d'un journal/mois d'origine et de la transférer sur un autre journal/mois. TVA Taxe sur la valeur ajoutée Impôt indirect qui, à chaque stade de la production et de la commercialisation, frappe la différence entre le prix d'achat d'un produit à un stade et son prix de vente au stade suivant. Sauf exception, sont concernés tous les biens et les services consommés ou utilisés en France, qu'ils soient d'origine française ou étrangère. La TVA est payée par les entreprises, ou par les personnes physiques assujetties, sur la base du montant facturé en France à leurs clients après déduction des montants de TVA qui ont grevé leurs propres acquisitions de biens ou de services. 187 EBP Comptabilité Open Line Pro 188 Institué en France en 1954, cet impôt, dont le taux varie suivant les types de biens et de services, a été progressivement adopté à l'étranger, notamment par les États membres de l'Union européenne. Source INSEE V Validation La validation est opération qui vise à rendre intangible une écriture comptable ou un ensemble d'écritures comptables. Index 2 Clôture annuelle .............................. 27, 132, 135 2050 ........................................................... 174 Clôture mensuelle ............................ 26, 132, 134 2051 ........................................................... 174 Code lettrage ........................... 66, 103, 106, 114 2052 ........................................................... 174 Code NAF .................................................... 152 2053 ........................................................... 174 Code régime ......................................... 154, 157 A Codes postaux ............................................. 148 A 32, 139 Colonnes ....................................................... 12 A Nouveaux ...................................... 26, 55, 133 Colonnes optionnelles ..................................... 36 A Nouveaux automatiques ........................ 26, 133 Commencer ................................................... 17 A Nouveaux manuels ............................... 26, 133 Communication Entreprise Expert ................... 170 AAE ........................................................ 80, 81 Compararatif des résultats cumulés .................. 30 Accéder à la saisie .......................................... 35 Comparatif chiffre d'affaire, résultat comptable et Actions ............................................................ 9 marge brute ................................................ 30 Activer Annuler Refaire .................................. 158 Comparatif entre deux exercices ....................... 27 Afficher le tableau de bord ............................... 30 Compléter à droite par des zéros .................... 158 Ajouter une écriture .................................. 38, 47 Compte de banque ................................ 129, 142 Ajouter une ligne ...................................... 38, 47 Compte de régularisation au crédit ................. 158 Alerte sur les doublons des numéros de pièce .. 158 Compte de régularisation au débit .................. 158 Alerte sur les numéros de pièces .................... 158 Compte de résultat .................................. 27, 174 Alertes sur les comptes ................................. 158 Compte rendu d'opérations .............................. 81 Alertes sur les montants ................................ 158 Comptes ............ 19, 26, 32, 33, 89, 139, 140, 144 Annuler ............................................ 38, 47, 158 Configuration requise ........................................ 5 ANP ........................................................ 80, 81 Confirmation d'une écriture .............................. 24 Aperçu des impressions .... 100, 111, 131, 136, 166 Confirmer l'écriture ................................... 40, 50 Archivage .................................................... 177 Consultation ..........7, 19, 32, 42, 52, 64, 101, 112 Assistance technique ..................................... 181 Consultation / Lettrage .................................... 31 Assistant de clôture annuelle .......................... 135 Consultation de compte .......................... 109, 110 Autoriser/interdire le lettrage approché ...... 32, 139 Contact et adresse sur une fiche compte .... 33, 140 Autres fonctions en saisie .......................... 40, 50 Contacts ...................................................... 156 Autres Tierrs ........................................... 32, 139 Contenu système des déclarations .................. 148 Avoir .................................................. 42, 52, 62 Contrepasser l'écriture .............................. 40, 50 Avoirs à émettre ..................... 25, 73, 78, 80, 158 Contrôles des pointages .................................. 56 Avoirs non parvenus ............... 25, 73, 78, 80, 158 Convention utilisation EBP ................................. 3 Avoirt avec échéances ............................... 42, 52 Coordonnées ................................... 33, 140, 152 B Coordonnées bancaires .......................... 129, 142 Balance ......................................................... 27 Couleur de fond ............................................ 162 Balance Clients et Fournisseurs ........................ 31 Cumul des journaux/mois ................................ 35 Balance d'ouverture ................................. 26, 133 D Balance interactive ................................ 101, 110 Date de génération des A Nouveaux................ 133 Balance mensuelle .......................................... 27 Date de l'échéance ................................... 42, 52 Balance standard ............................................ 27 Date d'échéance ....................................... 36, 46 Balance trimestrielle ....................................... 27 Dates des exercices ...................................... 133 Banque par défaut ........................................ 158 Décaissement ..................................... 31, 32, 63 Banques .................................... 67, 68, 129, 142 Décaissement fournisseur ................................ 63 Barre de navigation .......................................... 7 Déclaration de TVA . 26, 31, 32, 81, 82, 83, 84, 89, Barre de tâches ................................................ 7 146, 147, 148 Barres d'outils ................................................ 10 Déclarations ................................................... 81 Base de données .......................................... 170 Déclôture mensuelle ..................................... 173 BBAN ................................................... 129, 142 Déletttrage .............................. 66, 103, 106, 114 BIC ...................................................... 129, 142 Démarrer Consultation .................................. 101 Bilan ...................................................... 27, 174 Démarrer Exercices/Clôtures .......................... 132 C Démarrer Paramètres .................................... 137 Capital ................................................... 32, 139 Démarrer une tâche ........... 32, 101, 112, 132, 137 Case Néant .................................................... 83 Démonstration ................................................. 5 Catégorie d'impression ..... 100, 111, 131, 136, 166 Départements .............................................. 149 CCA ................................. 25, 73, 75, 79, 81, 158 Différents modes de saisie ............................... 20 Centres des Impôts ................................ 154, 157 Disponibiltés .................................................. 30 Champs de saisie .............................................. 9 Données de base ............................................ 18 Changer d'exercice ......................................... 19 Données principales ........................................ 17 Charge ou produit constaté d'avance........... 40, 50 Dossier ....... 26, 152, 153, 154, 155, 156, 157, 158 Charges .................................................. 32, 139 Doublons des numéros de pièce ................. 62, 63 Charges à recevoir .................. 25, 73, 78, 79, 158 Doublons des numéros de pièces ...................... 61 Charges constatées d'avance .... 25, 73, 75, 79, 81, 158 E Ecart maximum ............................................ 158 Charges ou produits constatés d'avance 25, 73, 75, 79, 158 Echéance en rouge ................................... 42, 52 Echéance rayée ........................................ 42, 52 Choix de l'échéance de l'avoir .................... 42, 52 Echéances .... 25, 56, 116, 118, 120, 121, 123, 125 Civilités ....................................................... 148 Echéances non réglées ........................... 116, 121 Clients ................................................... 32, 139 Echéances non soldées ........................... 116, 121 189 EBP Comptabilité Open Line Pro Echéances réglées ................................. 116, 121 Formules des guides de saisie .......................... 62 Echéances soldées ................................. 116, 121 Fournisseurs ........................................... 32, 139 Echéancier .................... 25, 27, 56, 116, 121, 158 G Echéancier / Réglement ................................... 31 Génération des AN ........................................ 133 Echéancier clients ......................................... 112 Gestion de la TVA .................................. 154, 157 Echéancier de la facture ....................... 25, 40, 50 Gestion des doublons ......................... 22, 58, 158 Echéancier du compte ............................... 40, 50 Glossaire ..................................................... 183 Echéancier Factures .................................. 42, 52 Grand Livre .................................................... 27 Echéancier fournisseurs ................................. 112 Grand Livre Interactif ............................. 101, 109 Echéancier interactif ....................... 112, 116, 121 Grille horizontale .......................................... 162 Echéancier Règlements ............................. 42, 52 Grille verticale .............................................. 162 Echéanciers ........................... 40, 42, 50, 52, 112 I Echéanciers / Règlements .................................. 7 IBAN .................................................... 129, 142 Ecran de démarrage ........................................ 31 Identification ................................................ 153 Ecriture de régularisation .... 25, 73, 75, 78, 79, 80, Immbobilisations ..................................... 32, 139 158 Impirmer un comparatif entre deux exercices .... 27 Ecritures de régularisation .. 25, 40, 50, 73, 75, 79, Import ........................................................ 170 80 Import/Export de la configuration ................... 177 Ecritures déséquilibrées ................................. 162 Importer des relevés bancaires ........................ 68 Ecritures guidées .......................... 60, 61, 62, 144 Impressions 27, 100, 101, 111, 131, 136, 166, 174 Editeur de filtres ............................................. 13 Imprimer ....................................................... 27 Editeur de modèle .......................................... 27 Imprimer le Grand Livre .................................. 27 Editeur de modèles ....................................... 174 Imprimer un bilan ........................................... 27 Encadrer l'écriture courante ........................... 162 Imprimer un compte de résultat ....................... 27 Encaissement ...................................... 31, 32, 63 Imprimer un échéancier .................................. 27 Encaissement client ........................................ 63 Imprimer un journal ........................................ 27 Environnement de saisie ................................ 162 Imprimer un journal centralisateur ................... 27 Environnement par défaut ............................. 162 Imprimer un rapprochement ............................ 27 Equilibrage .................................................. 158 Imprimer une balance ..................................... 27 Equilibrer l'écriture ................................... 38, 47 Informations société ..................................... 137 Etat ............................................................ 133 Informations sur une fiche compte ............. 33, 140 Etat de l'exercice .......................................... 133 Insérer une ligne ...................................... 38, 47 Etat de rapprochement ......................... 20, 70, 72 Installation ...................................................... 5 Etat des créances et dettes .............................. 30 Interface ......................................................... 7 Evolution des recettes et des dépenses par mois 30 Internet ....................................................... 179 Exemples d'écritures de régularisation .............. 73 Introduction ..................................................... 1 Exercice ........................................................ 19 Itinéraire ................................................ 33, 140 Exercice courant ...................................... 19, 132 J Exercices comptables ....................... 18, 132, 133 journal .......................................................... 27 Exercices/Clôtures .................................... 7, 132 Journal centralisateur ...................................... 27 Expert Cabinet ............................................. 155 Journal de banque ................................. 129, 142 Export ......................................................... 170 Journal de régularisation ............................... 158 Export du schéma de la base de données ........ 170 Journal des évènements ........................... 28, 178 Exporter ........................................................ 13 Journaux ................................................ 19, 138 Exporter la base de données .......................... 170 L Lettrage 19, 25, 31, 42, 52, 64, 66, 101, 103, 106, 107, 112, 114, 158 F Facture............................................... 42, 52, 80 Facture Client ........................................... 31, 32 Lettrage approché ........................................ 158 Facture d'achat .............................................. 62 Lettrage automatique ...................... 101, 104, 115 Facture de vente ............................................ 62 Liasse fiscaile ............................................... 171 Facture Fournisseur .................................. 31, 32 Libellés des écritures guidées ........................... 60 Facture négative ....................................... 42, 52 Libellés type ................................................ 146 Facture non parvenue .......................... 40, 50, 80 Lignes non déclarées ....................................... 82 Facture non parvenue ou à émettre 25, 73, 78, 80, Lignes sur Débits ............................................ 82 158 Lignes sur Encaissements ................................ 82 Factures à émettre ............ 25, 73, 78, 80, 81, 158 Liste déroulante ............................................... 9 Factures non parvenues ..... 25, 73, 78, 80, 81, 158 Liste des déclarations de TVA sauvegardées ....... 81 FAE .................................. 25, 73, 78, 80, 81, 158 Liste des déclarations par défaut .................... 148 Fenêtre de saisie ...................................... 38, 47 Liste des écritures guidées ............................... 60 Fenêtre d'impression ....................................... 27 Liste des exercices ........................................ 132 Fenêtre principale de navigation ................. 11, 13 Liste des rapprochements ................................ 69 Fermer .......................................................... 30 Liste des Règlements ............................. 118, 123 Fermer la saisie ........................................ 38, 47 Liste page ................................................ 11, 13 Feuillest à inclure dans une déclaration de TVA... 81 Logo ........................................................... 155 Feuillets ...................................................... 174 Logs ........................................................... 178 Fiche ............................................................. 14 Longueur des comptes généraux .................... 158 Fiche de règlement ................................ 120, 125 Longueur des numéros de pièce ..................... 158 Fiche Tiers .............................................. 33, 140 M Filtre automatique .......................................... 13 Ma trésorerie ................................................. 63 Filtres ...................... 13, 100, 111, 131, 136, 166 Maintenance de données ............................... 171 Filtres et aperçus ............................................ 27 Maintenance sur les journaux ......................... 173 FNP .................................. 25, 73, 78, 80, 81, 158 Menu contextuel ............................................. 12 190 Index Menus ............................................................. 7 Purger les relevés bancaires ........................... 174 Mes achats .................................................... 62 Q Mes écritures comptables ..................... 45, 46, 56 Quel mode de saisie choisir ? ........................... 20 Mes ventes .................................................... 62 Quitter .......................................................... 30 Message des situations de comptes ................. 158 Quotidien................................................... 7, 32 Messages..................................................... 158 R Mise à jour d'une fenêtre ........... 64, 101, 107, 112 Raccourci ....................................................... 29 Modèles de guide ............................................ 60 RAN .............................................................. 55 Modèles de guides ........................................ 144 Rapprochement .............................................. 27 Modèles de libellé ......................................... 146 Rapprochement automatique ..... 20, 67, 68, 69, 72 Rapprochement bancaire .... 20, 31, 32, 67, 68, 69, 70, 72, 158 Modèles d'impression . 27, 100, 111, 131, 136, 166 Modes de règlement............................... 127, 150 Modes de saisie .............................................. 20 Rapprochement manuel ........................ 20, 69, 70 Modifier la saisie guidée ............................ 40, 50 Rayé ....................................................... 42, 52 Modifier l'écriture comptable ............................ 56 Recalcul ...................................................... 171 Mois en cours ................................................. 35 Recalculer la déclaration de TVA ....................... 82 Montants négatifs ......................................... 158 Recherche d'écritures ........................... 31, 32, 56 Mots clés ....................................................... 27 Refaire ............................................. 38, 47, 158 Moyen de paiement .................................. 36, 46 Régimes de TVA ........................................... 147 Moyen de paiement par défaut ....................... 158 Règlement ............................................... 42, 52 Moyens de paiement ............... 126, 127, 149, 150 Règlements.................................................. 112 N Règlements Clients ......................... 112, 118, 123 Nature d'achats saisie pratique .................. 32, 139 Règlements des Tiers ............................. 118, 123 Nature de vente saisie pratique ................. 32, 139 Règlements Fournisseurs ................. 112, 118, 123 Natures de comptes ...................................... 144 Régler ..................................................... 38, 47 Natures de taxes ................................... 154, 157 Régler la facture ......................... 42, 52, 120, 125 Ne plus afficher le tableau de bord .................... 30 Régler l'échéance ........ 42, 52, 116, 120, 121, 125 Néant ............................................................ 83 Régler les échéances ............... 116, 120, 121, 125 Nombre de chèques par chéquier .................... 158 Régler une facture .................................... 38, 47 Notes ............................................................ 15 Règles de libellés des guides de saisie ............... 62 Nous contacter ............................................. 181 Règles de numérotation des guides de saisie ...... 62 Nouveau dossier ............................................. 29 Régularisation d'une déclaration de TVA ............ 26 Nouveau règlement ..... 42, 52, 118, 120, 123, 125 Régularisations d'une déclaration de TVA ........... 84 Nouvelle écriture comptable ............ 35, 45, 46, 56 Relevés bancaires ................... 32, 67, 68, 72, 174 O Remboursement ....................................... 42, 52 Options ................... 152, 153, 155, 156, 158, 179 Rembourser un avoir ................................. 38, 47 Options de base ............................................. 17 Remise .......................................................... 62 Options de calcul ................................... 154, 157 Remise de chèques ................................... 32, 63 Options de saisie par journal .......................... 158 Répartir sur la sélection ............................. 42, 52 Outils ....... 158, 167, 168, 171, 172, 173, 174, 177 Répartir sur toutes les échéances ............... 42, 52 Outils de requêtage ...................................... 172 Restauration .................................................. 28 Ouvrir ........................................................... 30 Restauration de dossier ................................. 168 P Reste à affecter ........................................ 42, 52 Paramétrage avancé d'un compte .............. 33, 140 RIB ...................................................... 129, 142 Paramétrage des comptes pour la TVA .............. 89 Rouge ..................................................... 42, 52 Paramétrage d'un compte ......................... 33, 140 S Paramètres ................................ 7, 146, 147, 148 S.I.E .................................................... 154, 157 Pays ........................................................... 149 Saisie ... 35, 36, 38, 40, 42, 45, 46, 47, 50, 52, 146 PCA ................................. 25, 73, 75, 79, 81, 158 Saisie au kilomètre ......................................... 20 Périodicité de la déclaration de TVA ......... 154, 157 Saisie comptable ................................. 20, 35, 45 Plan ....................................................... 33, 140 Saisie d'une seule écriture ............................... 45 Plan comptable ......................... 32, 137, 139, 174 Saisie kilomètre ........................................ 22, 58 Plan de journaux .......................................... 138 Saisie mois courant ......................................... 31 Plan de regroupement ................................... 174 Saisie non comptable ...................................... 20 Pointage ............................................. 25, 42, 52 Saisie par classeur .......................................... 20 Pointage bancaire ..................................... 31, 32 Saisie par écriture ......... 38, 40, 42, 46, 47, 50, 52 Pointages ........................................... 25, 42, 52 Saisie par écriture comptable ........................... 20 Pointages bancaires .................................. 31, 32 Saisie par guide ............................ 20, 21, 60, 144 Pointée ? ................................................. 42, 52 Saisie par guides .......................... 60, 61, 62, 144 Pointer des échéances ............................ 116, 121 Saisie par journal ... 20, 21, 32, 35, 36, 38, 40, 42, Précédent ................................................ 38, 47 47, 50, 52, 56 Présentation de la fenêtre de saisie ............. 38, 47 Saisie pratique .................................... 20, 62, 63 Présentation des vues ..................................... 13 Saisir la balance d'ouverture ...... 35, 42, 52, 55, 56 Principes de clôture annuelle .......................... 135 Saisir une balance d'ouverture ................... 38, 47 Principes de la saisie par guide ......................... 60 Sauvegarde .................................... 28, 167, 169 Principes des écritures de régularisation ...... 73, 80 Sauvegarde à l'équilibre ................................ 158 Produits .................................................. 32, 139 Sauvegarde automatique dès l'équilibre de Produits à recevoir .................. 25, 73, 78, 79, 158 l'écriture ................................................... 158 Produits constatés d'avance 25, 73, 75, 79, 81, 158 Sauvegarde en fichier texte ........................... 167 Proxy .......................................................... 179 Sauvegarde en ligne ....................... 167, 169, 179 Purge du plan comptable ............................... 174 Sauvegarde rapide ........................................ 167 Purger le plan comptable ............................... 174 Sauvegarder et Fermer la saisie ................. 38, 47 191 EBP Comptabilité Open Line Pro 192 Sauvegarder la saisie ................................ 38, 47 Schémas d'écritures ........................................ 89 Schémas d'écritures pour la TVA ...................... 89 Services Internet .......................................... 179 Simuiler l'écriture ..................................... 40, 50 Simulation ................................................... 134 Simulation d'une écriture ................................. 24 Situation de compte ........................................ 27 Situation de comptes .................................... 158 Situation de trésorerie ..................................... 30 Situations de comptes ............................... 27, 31 Solde porgressif ........................................... 107 Solde progressif .............................. 64, 101, 112 Solvabilité .............................................. 33, 140 Statut des lignes ...................................... 36, 46 Statut Non validé ............................................ 24 Statut Simulé .......................................... 24, 134 Statut Validé ........................................... 24, 134 Stocks .................................................... 32, 139 Suivant ................................................... 38, 47 Suppression d'écritures ................................... 56 Supprimer les écritures ................................... 56 Supprimer un dossier .................................... 173 Supprimer une écriture ............................. 38, 47 Supprimer une ligne.................................. 38, 47 Syntaxe ....................................................... 174 T Tabbleau de bord ............................................ 31 Tableau de bord ............................................. 30 Taux de TVA ......................................... 137, 146 Taxes .......................................................... 147 Territorialité ................................... 147, 154, 157 Textes enrichis ............................................... 10 Tous les journaux ........................................... 35 Tous les mois ................................................. 35 Tout est prêt .................................................. 18 Traitements sur les écritures ...................... 40, 50 Transférer l'écriture .................................. 40, 50 Trier les écritures ........................................... 56 TVA .... 26, 81, 82, 83, 84, 89, 146, 147, 148, 154, 157 Type d'opération ................................... 154, 157 Types de TVA ............................................... 147 Types d'opérations ........................................ 147 V V 32, 139 Valeurs par défaut ........................................ 158 Validation des écritures .......................... 132, 134 Validation d'une écriture .................................. 24 Valider la déclaration de TVA ............................ 82 Valider l'écriture courante .......................... 40, 50 Valider tout .............................................. 40, 50 Virement ....................................................... 63 Visualiser les pointages ............................. 42, 52 Voir document .......................................... 38, 47 Volet de navigation ........................................... 7 Vues ....................................................... 13, 70 Bâtiment www.ebp.com Que vous ayez une activité d’installation, rénovation, entretien, dépannage… ce logiciel vous permet d’automatiser l’intégralité de votre gestion. Les fonctions avancées de planning, gestion d’affaires et suivi de chantier vous assurent un pilotage optimal. Pour une gestion approfondie de votre entreprise du bâtiment Réalisez des documents de vente structurés Organisez vos devis en insérant des tranches de travaux, images, sous-totaux et aux couleurs de votre entreprise. Grâce à une présentation claire, véhiculez une image professionnelle ! Maîtrisez l’intégralité de la chaîne des achats et stocks Traitez toutes les opérations liées à vos fournisseurs et soustraitants (demandes de prix, commandes…) et gérez vos stocks, de l’inventaire aux multi-dépôts, pour ne jamais être pris au dépourvu. Honorez vos commandes et évitez les ruptures de stock. Contrôlez la rentabilité de vos chantiers Grâce aux fonctions d’analyse, suivez, par chantier, l’état des dépenses réelles par rapport aux prévisions effectuées. Vous avez alors instantanément les bonnes informations pour réajuster, si besoin, les postes qui font défaut. Regroupez les informations clés de vos projets Grâce à la gestion d’affaires, vous retrouvez dans un seul endroit toutes les informations liées à une affaire (ventes, achats, études, contrats, interventions...) et profitez d’un tableau de synthèse en temps réel. Vous avez ainsi une vision globale de vos chantiers et savez exactement où vous en êtes. Transférez en quelques clics vos données en comptabilité Transformez vos factures et règlements en écritures comptables et transférez-les dans votre logiciel de comptabilité. Vous pouvez également les envoyer à votre Expert-Comptable, au format de son logiciel*. PRO G BÂTIMENT ESTION DES VENTES SUIVI DE CHANTIER MAÎTRISE DES ACHATS - STO CKS Avancement de travaux Etudes des déboursés Factures Gestion d’aaires Planning SAV Inventaire Multi-dépôts Réapprovisionnement Devis PRO 2015 * EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS , ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE. ZOOM sur les fonctions clés Gérez l’intégralité de votre chaîne commerciale Créez des devis répondant aux spécificités du bâtiment : gérez plusieurs taux de TVA, intégrez des ouvrages, fournitures, main d’œuvre… et structurez-les avec des tranches de travaux. Personnalisez la présentation en ajoutant des couleurs, des images et en modifiant la police. Gagnez du temps au quotidien : la création des documents de vente de l’ensemble de la chaîne commerciale s’effectue de manière quasiautomatique : transfert d’un devis en commande, d’une commande en demande de prix fournisseur ou bon de livraison et enfin en facture. Vous limitez les ressaisies et les erreurs, les informations étant reprises d’un document à l’autre. Facturez vos clients en fonction de l’avancement des travaux Lorsque les travaux s’étalent sur une longue période et que vous avez engagé d’importantes dépenses, vous pouvez commencer à facturer à votre client une partie des travaux en réalisant des factures d’avancement. Vous avez la possibilité de créer autant de factures d’avancement que vous le souhaitez jusqu’à la fin du chantier. Lissez ainsi votre trésorerie dans le temps ! Evitez les impayés Le logiciel vous informe des factures qui sont arrivées à échéance. Vous pouvez ainsi relancer vos clients en retard de paiement en envoyant automatiquement des lettres de rappel. Le message s’adapte à la relance effectuée (relance 1, relance 2...). Optimisez votre processus de vente Gérez vos ressources humaines et matérielles Organisez le planning quotidien de vos chantiers Saisissez et visualisez l’emploi du temps de vos salariés, les réservations de vos matériels et les interventions liées à la maintenance et au S.A.V. Vous voulez planifier une intervention en urgence ? Visualisez instantanément les salariés et le matériel disponible et allouez les bonnes ressources au bon moment. Suivez les heures de vos salariés Pour chacun de vos salariés, vous renseignez le nombre et type d’heures effectués (heure normale, heure de nuit…) par chantier. Ainsi, vous connaissez avec précision le coût réel de la main d’œuvre au fur et à mesure de l’avancement d’un chantier. Vous êtes informé lorsque les heures effectuées sont différentes du prévisionnel et pouvez alors réajuster en conséquence. Profitez d’une analyse détaillée des ressources utilisées sur une affaire. Maîtrisez vos achats et vos stocks Achetez aux meilleures conditions Vous souhaitez connaître facilement le fournisseur qui peut vous proposer les conditions d’achat les plus avantageuses pour un chantier ? Avec la fonction d’étude des déboursés, le logiciel vous permet de comparer les fournisseurs de votre base selon plusieurs critères : prix, délai de livraison, quantités achetées. Une fois les différentes réponses obtenues, vous pouvez les mettre en concurrence puis effectuer votre commande ou demande de prix. Maîtrisez les quantités en stock Vous souhaitez agir rapidement lorsqu’un devis est signé ? Afin d’être assuré d’avoir à disposition l’ensemble des marchandises dont vous avez besoin sur votre chantier, le logiciel vous informe dès que le stock minimum ou d’alerte a été atteint. Lancez alors l’assistant de réapprovisionnement et passez commande à votre fournisseur instantanément. Gérez plusieurs dépôts de stockage Si vous stockez votre matériel / marchandise dans différents endroits (ex : entrepôt, véhicule pro, magasin....), le logiciel vous permet de gérer autant de dépôts de stocks que vous le souhaitez. Vous pouvez ainsi ventiler vos réceptions de marchandises dans les différents dépôts, établir l’inventaire pour chacun d’entre eux et même réaliser des bons de transfert inter-stocks pour pallier une rupture par exemple. Gérez le service après vente Automatisez le SAV récurrent de vos produits Vous vendez un article nécessitant un entretien régulier ? Réalisez en quelques clics un contrat de maintenance avec les interventions prévues. Le logiciel se charge de mettre en place la facturation associée. Si votre activité SAV est récurrente, reposez-vous sur un modèle type pour gagner du temps et éviter ainsi les ressaisies inutiles. Gérez les interventions occasionnelles Un client vous appelle pour un dépannage ? Etablissez facilement une fiche d’intervention complète (nature, salarié, matériel....) ou utilisez un modèle d’intervention type pour gagner du temps. Ces informations peuvent également s’incrémenter automatiquement dans le planning, pour une réactivité optimale ! Au retour, renseignez le rapport d’intervention et éditez la facture. Disposez d’un suivi précis de vos actions SAV Sachez toujours où vous en êtes grâce au tableau de bord spécifique SAV. Il vous indique en temps réel les contrats arrivant à échéance, ceux à reconduire, à facturer ainsi que la liste des interventions à venir. Ainsi, vous ne passez à coté d’aucune affaire et honorez vos contrats en temps et en heure ! Analysez l’évolution de votre activité Accédez immédiatement à vos indicateurs clés Avec le tableau de bord du logiciel, vous disposez instantanément des indicateurs essentiels de votre entreprise : les devis en cours, à relancer ou encore l’évolution de votre chiffre d’affaires. Ces informations sont automatiquement mises à jour dès qu’une action est réalisée. Vous pouvez ainsi prendre les décisions adéquates et mener les actions qui en découlent. Contrôlez la rentabilité de vos chantiers La bonne santé financière de votre entreprise est primordiale. Vous devez pouvoir évaluer rapidement la rentabilité dégagée sur vos chantiers et identifier les postes à «risque». Notre logiciel dispose d’une fonction de «suivi de chantier» vous permettant de comparer les dépenses prévues et réalisées en terme de fournitures, main d’oeuvre, matériel... Vous êtes alerté si un poste de dépense dépasse votre prévisionnel et pouvez agir en conséquence avant la fin des travaux. Regroupez les informations clés de vos projets Reposez-vous sur votre logiciel afin d’archiver l’intégralité des actions réalisées sur une affaire. La gestion d’affaires vous permet de disposer d’un récapitulatif complet regroupant l’ensemble des documents de vente, d’achats, de stocks, les suivis de chantiers, les contrats et interventions pour un même client ou chantier. Cette synthèse générale vous permet d’identifier en un clic les coûts, le chiffre d’affaires et la marge dégagée. Profitez aussi de statistiques sur les clients, les fournisseurs… Vous avez ainsi une vision globale de votre affaire et savez exactement où vous en êtes. Caractéristiques générales • Nombre de dossiers illimité • Tableau de bord en page d’accueil • Archivage du dossier • Recherche multicritères • Version réseau : nous consulter • Création de champs personnalisés Fichier clients • Fiches prospects et clients détaillées • Envoi de SMS via les partenaires(1) Eco.sms, SMS Envoi et SMS to b (hors coût de SMS) • Solvabilité, localisation clients et calcul d’itinéraire(1) • Gestion des clients en sommeil • Historique des documents de vente • Edition automatique de courriers de relance • Assistant de création de mailings Fichier éléments • Création de différentes familles d’éléments • Création d’une bibliothèque interne avec fourniture, main d’oeuvre, matériel, ouvrage, divers et texte • Création de fournitures avec temps de pose • Calcul des prix de vente suivant le déboursé sec, les frais généraux, la main d’oeuvre… • Historique des éléments • Mise en sommeil des éléments obsolètes • Grille multi-tarifs • Gestion des promotions • Saisie du conditionnement avec distinction entre les unités d’achat, de stock et de vente • Mise à jour des tarifs fournisseurs dans les fiches éléments avec assistant d’import de tarifs Bibliothèques et tarifs fournisseurs • Bibliothèque interne • Import des bibliothèques d’ouvrages(2) Annuel des Prix, ArtiPrix, Batiprix • Import des tarifs fournisseurs(2) Cédéo, Dupont, Semangles, Clim+, Sofip, Brossette, Réseau Pro, Rexel, Coaxel, La Plateforme du Bâtiment, Schneider Electric, Catelec, Covap, Sider, Comptoir du Sud Ouest, Vaillant, Le Gallais, Chausson Matériaux, Téréva • Séparation entre chaque bibliothèque de tarifs et la bibliothèque interne Métrés Gestion des ventes • Création des documents : devis, commandes, bons de livraison, bons de retour, factures, avoirs... • Association de documents (de type Word, Excel®, image, plan...) à un devis, facture ou fiche client • Gestion de la DEEE • Gestion de l’éco-contribution mobilier • Modèles d’attestations de TVA à taux réduit • Modèles d’impression pré-paramétrés • Découpage du devis en tranches (6 niveaux) • TVA neuf ou rénovation • Personnalisation du devis (couleur, police, images) • Ajout d’options dans le devis • Indexation des devis • Date de validité et impression de relances de devis • Calcul de la retenue de garantie • Affichage en rouge des éléments dont la marge est négative ou égale a zéro • Récapitulatif des montants HT par taux de TVA et des montants HT Net Avancement soumis à TVA • Génération automatique d’une facture à partir d’un devis • Saisie de factures d’acompte • Création de factures d’avancement de travaux en quantité, pourcentage ou montant • Gestion de l’avancement sur le global ou sur le détail de la facture • Regroupement d’une sélection de bons de livraison sur une même facture • Gestion du compte prorata • Gestion de la contremarque • Import d’appels d’offres (au format Excel) Gestion des affaires • Fiche affaire détaillée • Association de l’ensemble des documents liés à l’affaire (ventes, achats, stocks…) • Possibilité d’intégrer jusqu’à 5 documents de liaison dans une fiche affaire • Synthèse récapitulative de l’affaire en temps réel (coûts, CA, marge dégagée...) Gestion des achats • Fiches fournisseurs • Gestion des fournisseurs en sommeil • Demandes de prix, bons de réception, commandes et factures fournisseurs • Réception partielle ou globale • Saisie de différentes affaires dans les lignes d’un document d’achat • Gestion de l’éco-contribution mobilier Gestion du stock • Bons d’entrée et de sortie de stock • Calcul du PUMP • Historique des mouvements de stock • Réapprovisionnement automatique • Gestion du multi-dépôts • Saisie de bons de transfert Gestion de la sous-traitance • Documents d’achat et de vente spécifiques • Gestion des sous-traitants en sommeil • Gestion de l’éco-contribution mobilier • Création de factures d’avancement (au pourcentage) Suivi de chantier simplifié • Saisie rapide des montants des dépenses (fourniture, main d’oeuvre, matériel, frais complémentaires) par chantier • Saisie de la référence et du nom du fournisseur • Edition d’un récapitulatif des déboursés (prévus/réalisés/gain) Suivi de chantier détaillé • Saisie, par élément, du déboursé et de la quantité prévue pour le chantier. • Liaison du suivi de chantier à un document de vente • Analyse du chantier selon différents niveaux : consommation générale, consommations par article, consommation par tranche de travaux • Rentabilité financière du chantier : déboursé main d’oeuvre, fourniture, matériel en montant et en pourcentage Saisie des temps salariés • Saisie par salarié des heures effectuées • Association d’un salarié à un suivi de chantier simplifié ou détaillé • Création de fiches salariés • Gestion du type d’heures salariés (normales, supplémentaires, complémentaires, intempéries) Maintenance/S.A.V. • Tableau de bord Maintenance • Saisie des informations de garantie dans les fiches éléments • N° de série et garantie dans les documents de vente • Historique maintenance/S.A.V. Contrats • Saisie et impression de contrats de maintenance • Création d’un nouveau contrat à partir d’une facture client • Facturation périodique des contrats • Reconduction des contrats • Impression de lettres de reconduction tacite • Analyse de la rentabilité du contrat à partir du suivi de chantier simplifié • Délai d’alerte paramétrable dans chaque contrat Interventions • Génération de fiches d’intervention • Association de documents à une intervention • Impression de bons d’intervention • Facturation directe de l’intervention • Regroupement de plusieurs interventions sur une même facture • Impression d’attestations d’entretien de chaudière • Création directe d’une intervention à partir d’un devis, d’une commande ou d’une facture • Saisie des actions clients • Lien entre le planning et les interventions Planning • Saisie des rendez-vous salariés et des réservations du matériel • Création et consultation des fiches d’interventions pour le S.A.V. Règlements • Enregistrement des règlements clients • Edition des bordereaux de remise en banque • Enregistrement des paiements fournisseurs • Echéancier fournisseurs • Modes de règlement multi-échéances • Génération de fichiers de virement et prélèvement à la norme bancaire SEPA Import/Export de fichiers • Import/export paramétrable des fichiers clients, prospects, fournisseurs, éléments au format ASCII délimité ou fixe • Génération et transfert automatique des écritures comptables au format de nombreux logiciels comptables(3) (1) l’utilisation de cette fonction nécessite la souscription au Service PRIVILEGE ou PREMIUM (2) les bibliothèques d’ouvrages et les tarifs fournisseurs ne sont pas fournis dans le logiciel (3) EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Septembre 2014 Fonctions Principales • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Systèmes d’exploitation supportés : 274 CRM www.ebp.com Assurez la croissance et la pérennité de votre entreprise grâce à cette solution complète qui va vous aider à développer votre efficacité commerciale. Concevez et qualifiez votre base de données, menez des actions maketing ciblées et rentables et gérez votre force de vente. Pour une gestion approfondie de votre relation client Disposez d’une base de données complète Créez vos contacts ou importez des fichiers issus d’Outlook® ou Excel® et renseignez les informations essentielles à connaître sur vos clients et prospects (coordonnées, effectif, potentiel...). Une base de données qualifiée est essentielle pour bien identifier vos opportunités de vente. Augmentez vos revenus avec des campagnes marketing pertinentes Ciblez précisément vos clients et prospects et mettez en place les actions de fidélisation ou de prospection adéquates. Gérez vos opérations de A à Z et analysez leur rentabilité pour optimiser votre budget marketing. Enregistrez l’ensemble des échanges commerciaux Gardez un historique de toutes les actions menées (appels, RDV, relance…) pour une parfaite connaissance de chacun de vos clients / prospects. Optimisez votre relation client en sachant toujours où vous en êtes ! Pilotez votre force commerciale Disposez d’une vision précise sur vos équipes : attribuez un portefeuille de clients ou prospects à chacun de vos commerciaux, visualisez leur charge de travail grâce à un agenda dédié et mesurez leur efficacité grâce aux différents indicateurs. Travaillez à plusieurs et en simultané Avec la version réseau, plusieurs collaborateurs peuvent accéder en temps réel aux données du logiciel. Pour plus de sécurité, paramétrez pour chaque utilisateur des droits d’accès aux différentes fonctions. CO N NAISSANCE PROSPECT/CLIENT PILOTAGE PERSONNALISATION CAMPAGNES MARKETING Historique Suivi Qualication d’activité Tableau de bord de vente Forces de A r n entabilité alyse Prospection Fidélisation Segmentation CRM PRO PRO 2015 Modes d’utilisation disponibles pour ce logiciel : Licence Locatif En ligne J ’achete mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je loue mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je m’abonne à mon logiciel Je l’utilise sur internet ZOOM sur les fonctions clés Naviguez simplement dans le logiciel Bénéficiez d’une interface intuitive qui facilite l’utilisation du logiciel : l’ergonomie se base sur des environnements bureautiques que vous utilisez chaque jour et proche de vos usages quotidiens : Internet, Microsoft® Office. Vous retrouvez ainsi des automatismes courants. Soyez rapidement opérationnel Accédez en un clic à vos tâches quotidiennes, des assistants de navigation (Open Guide) vous accompagnent dans chaque situation de travail : tiers, actions, opérations... Vous pouvez également les personnaliser selon vos habitudes, pour un meilleur confort d’utilisation. Facilitez la recherche d’informations quotidienne La recherche multicritères sera votre meilleure alliée pour retrouver instantanément et dans tout le logiciel n’importe quel type d’information : un nom, une date, un numéro de téléphone... Ce moteur de recherche ultra puissant vous fera gagner un temps précieux. Profitez d’une prise en main du logiciel facilitéE Mesurez la rentabilité de vos campagnes marketing grâce au module de statistiques Mettez en place une véritable démarche de connaissance client Constituez et qualifiez votre base de données Créez vos prospects et clients ou importez-les à partir de fichiers issus d’Outlook® ou Excel® pour gagner du temps. Classez-les ensuite dans différentes bases selon le degré de connaissance : prospects peu qualifiés , prospects ou clients plus aboutis lorsqu’une action commerciale est envisageable. Cette qualification vous permet ensuite d’identifier clairement vos opportunités de vente. Enregistrez l’ensemble des échanges commerciaux Savoir où vous en êtes dans votre relation avec votre client est primordial et reflète votre sérieux. Aussi, vous pouvez conserver dans le logiciel un historique de toutes les activités menées pour chaque contact : appels, RDV, email, courrier, SMS… Ces fiches détaillées vous permettent ainsi d’être toujours au fait de ce qu’il se passe et réactif lorsqu’un client vous sollicite. Identifiez vos sources de business Avec les fiches « opportunités » vous avez une vision précise de vos affaires potentielles. Renseignez l’état d’avancement de l’opportunité (découverte, négociation…) pour attribuer un pourcentage de réussite, suivez l’ensemble des activités et indiquez le CA estimé. Gérez vos forces de vente Attribuez un portefeuille de clients/prospects Associez un interlocuteur commercial unique à chaque contact pour assurer un suivi personnalisé et créer une relation de confiance durable et de qualité avec vos prospects et clients. Suivez le bon déroulement du planning Chaque collaborateur de l’entreprise peut disposer d’un agenda afin de gérer ses RDV prospects et clients. Le manager peut quant à lui consulter les agendas de toute l’équipe, attribuer des droits d’accès, gérer les priorités… Travaillez à plusieurs sur le logiciel et créez des espaces de travail dédiés Avec le mode réseau, plusieurs personnes peuvent accéder en temps réel aux données du logiciel. Vous pouvez mettre en place des espaces sécurisés, confidentiels et entièrement paramétrables. Vos collaborateurs accèdent ainsi aux données que vous aurez configurées à l’aide des droits utilisateurs. Augmentez vos revenus grâce aux campagnes marketing Dressez un profil précis de vos clients et prospects Préparez efficacement vos opérations commerciales en segmentant vos contacts selon différents critères : typologie de client, vente additionnelle, données géographiques, épuration des doublons… Un ciblage bien défini vous permet de proposer une offre adaptée aux attentes de vos clients et prospects. Gérez vos opérations de prospection et de fidélisation Créez, selon vos besoins, des cycles de fidélisation sur votre parc clients ou bien des campagnes de prospection pour développer votre chiffre d’affaires. Définissez les dates de l’opération, choisissez le support de communication et réalisez votre publipostage. Vous pouvez envoyer des SMS, des emails et des courriers en vous appuyant sur les modèles de mailing pré-paramétrés du logiciel ou en les personnalisant à votre image. Enfin, renforcez la relation client en mettant en place un suivi phoning et attribuez un commercial dédié à chaque fiche contact. Mesurez la rentabilité de vos actions Pour chaque campagne, vous retrouvez les opportunités et les activités qui y sont liées et pouvez visualiser les retombées. Pour aller plus loin et analyser votre ROI (retour sur investissement), vous disposez d’un module de statistiques qui vous indique le pourcentage d’avancement, les taux de retours, les coûts et chiffre d’affaires liés à l’opération. Vous avez ainsi un reporting précis pour établir vos conclusions et optimiser votre budget marketing. Caractéristiques générales • Nombre de dossiers : 5 ou 10 dossiers • Réseau : nous consulter • Tableau de bord (activités à traiter, opportunités en cours, statut des pistes, évolution du CA/mois…) • Assistant de navigation personnalisable (Open Guide) • Barre de tâches • Gestion des favoris • Recherche multicritères • Aide en ligne • Archivage des fiches • Sauvegarde et restauration des données • Sauvegarde automatique à la fermeture du dossier • Gestion des droits par utilisateur Gestion des prospects/clients • Recueil d’informations : coordonnées, société, effectif, CA, évaluation (froid, tiède, chaud), collaborateur unique, multi-adresses, famille • Classification des tiers selon leur statut : fiche pistes (tiers peu qualifiés), comptes (entreprise) et contacts (personne) • Conversion sans ressaisie de fiche « piste » en « compte » et/ou « contact » lorsque la piste est qualifiée • Multiples contacts par fiche « compte » • Classification des « comptes » par famille et sous famille • Assistant de mise à jour des fiches pistes, comptes clients, contacts, comptes fournisseurs • Respect de l’Opt-In (réglementation sur l’envoi d’informations et offres commerciales) • Localisation des tiers et calcul d’itinéraires avec Mappy, Google Maps, Yahoo France, Bing(1) • Informations sur la solvabilité des clients avec société.com • Import/Export des contacts Outlook® et de Google Contacts • Import paramétrable de tiers • Export vers Excel® Echanges avec un tiers (clients) • Fichiers e-mails, appels, courriers, fax, SMS, tâches, événements • Création de fiches « Activités » de type e-mail, appel, courrier, fax, tâche, évènement, SMS, pour archiver les informations liées à un échange avec un tiers (motif, date, heure, durée, compte rendu) • Onglet « Activités » dans chaque fiche piste, contact et compte pour visualiser tous les échanges enregistrés avec le tiers • Affectation d’une fiche « Activités » à un tiers • Historique complet de tous les échanges • Assistant de mise à jour des fiches « Activités » (date et / ou heure, priorité, statut et collaborateur) • Alerte de rappel sur les tâches à effectuer • Création automatique d’activités de type e-mail depuis les fiches tiers • Ajout d’un bouton dans Microsoft Office Outlook® pour dupliquer l’email dans le CRM Gestion des collaborateurs • Affectation d’un collaborateur unique par tiers • Famille collaborateurs pour les classer par secteur • Reprise de toutes les activités par collaborateurs • Gestion d’agenda par collaborateur • Création et modification d’activités directement depuis l’agenda • Gestion des priorités avec un écran de travail personnalisé par collaborateur Opportunités de vente • Création de fiche « opportunité » • Informations sur l’offre commerciale concernée, la date de création… • Etat d’avancement de l’opportunité • Pourcentage de réussite par défaut • Ventes estimées et réelles • Motif de gain/perte, montant estimé pondéré • Suivi des opportunités (affaires en cours) • Analyse des résultats • Assistant de mise à jour des opportunités Opérations marketing • Actions marketing ciblées (prospection ou fidélisation) • Envoi ciblé de courriers ou d’emails grâce à l’assistant de publipostage(2) (courriers) et d’emailing • Modèles de lettres pré-établies(2) pour une utilisation immédiate • Duplication et impression automatique des courriers • Envoi automatique d’emails en nombre • Campagne de SMS via les partenaires(1) Eco. sms, SMS Envoi, SMS to b (hors coût de SMS) Campagnes marketing • Créations d’actions marketing sur les supports e-mails, appels, fax, SMS et courriers(2) • Segmentation des tiers (code postal, classification, évaluation, origine, statut…) • Vérification des cibles de la campagne grâce à la détection des doublons • Détection des fiches invalides (données non renseignées par rapport au choix du support) • Création de campagnes d’appels avec attribution des fiches aux collaborateurs • Evaluation des coûts d’une campagne grâce au module statistique • Récapitulatif détaillé de la campagne • Distinction des tiers sollicités lors de la campagne et ceux par bouche à oreille • Export paramétrable des cibles de campagnes pour l’utilisation d’une solution d’emailing externe Personnalisation des vues dans toutes les fiches/listes • Personnalisation des modèles d’impression • Personnalisation des vues dans toutes les fiches/listes • Champs personnalisés : possibilité d’ajouter des champs supplémentaires (texte, date/ heure, champ booléen, menu déroulant) dans les fiches tiers, articles, devis, ligne de devis, campagne, cible de campagne Agenda • Agenda par collaborateur • Présentation paramétrable par jour, semaine, mois • Création et modification des activités directement depuis l’agenda • Synchronisation du calendrier Microsoft Office Outlook® • Création d’activités avec le critère de diffusion privé • Visualisation des activités de type « Appels » et « Evènements » dans l’agenda Tableau de bord • Tableau de bord paramétrable • Futures activités à traiter classées par priorité (ex : appel à effectuer à tel client). • Opportunités en cours à traiter • Graphique de l’évolution du CA • Evolution de la qualification des tiers • Pipeline : statistiques sur l’ensemble des étapes du CRM pour évaluer l’efficacité commerciale Accès à distance - EBP Reports On Line(3) • Un service pour publier, partager et consulter à distance vos données depuis le site web ou l’application mobile EBP Reports On Line disponible sous iOS, Windows® 8 et Android). Liste des fonctions non exhaustive (1) Nécessite la souscription au service PRIVILEGE ou PREMIUM (2) Nécessite de posséder Microsoft® Office Word 2003 ou supérieur (3) Service inclus dans les offres de services PRIVILEGE, PREMIUM ou payable séparément. Pour plus de détails, nous consulter. • Fonctions accessibles à partir de la version Classic • Fonctions supplémentaires à partir de la version PRO EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Juillet 2014 Fonctions Principales • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits(1) • Espace disque libre : 3 Go Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Systèmes d’exploitation supportés : Intégrez EBP CRM PRO à votre logiciel EBP Gestion Commerciale PRO (à acquérir en supplément) Profitez d’une solution globale pour votre gestion et suivez vos opportunités jusqu’à la proposition commerciale. Nos solutions de CRM et de Gestion Commerciale travaillent en parfaite synergie : le CRM accède aux données de la gestion nécessaires au métier de la relation client pour vous faire bénéficier : - d’une synchronisation des fiches tiers - de la fonction « Devis » de la Gestion Commerciale Nécessite que les applications CRM et Gestion Commerciale soient installées et activées sur le même poste, et que les dossiers de ces deux applications soient liés. CRM Classic Notre solution vous permet de recueillir toutes les informations relatives à vos clients et prospects et de mettre en place des actions commerciales. Développez votre business grâce à une parfaite connaissance de vos clients ! Pour gérer votre relation client Assistance téléphonique incluse 2015 www.ebp.com Disposez d’une base de données complète. Créez vos contacts ou importez des fichiers issus d’Outlook® ou Excel® et renseignez les informations essentielles à connaître sur vos clients et prospects (coordonnées, effectif, potentiel...). Une base de données qualifiée est essentielle pour bien identifier vos opportunités de vente. Gardez un historique des actions menées Centralisez l’ensemble des échanges commerciaux (appels, RDV, relance…) pour une parfaite connaissance de chacun de vos clients / prospects. Optimisez votre relation client en sachant toujours où vous en êtes ! Mettez en place des actions commerciales Réalisez des campagnes de prospection et de fidélisation sur votre base, en utilisant les modèles de courriers et e-mails pré-établis(1) du logiciel. Programmez également des envois de SMS(2). Optimisez les journées de votre force commerciale Accédez en un clic au planning de vos collaborateurs. Visualisez la charge de travail de chacun et organisez au mieux l’activité. Contrôlez la réalisation de vos objectifs Suivez en temps réel l’avancée de votre chiffre d’affaires : transformation des opportunités, déroulement des actions marketing… Prenez les bonnes décisions et mettez en place les actions en conséquence. (1) Nécessite de posséder Microsoft® Office Word 2003 ou supérieur (2) Cette fonction nécessite la souscription au service PRIVILEGE ou PREMIUM, hors coût de SMS Modes d’utilisation disponibles pour ce logiciel : Licence Locatif En ligne J’achète mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je loue mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je m’abonnne à mon logiciel Je l’utilise sur internet Fonctions Principales • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits(1) • Espace disque libre : 3 Go Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Systèmes d’exploitation supportés : Caractéristiques générales • Version monoposte • Nombre de dossiers : 5 • Tableau de bord (activités à traiter, opportunités en cours, statut des pistes, évolution du CA/mois…) • Assistant de navigation personnalisable (Open Guide) • Barre de tâches • Gestion des favoris • Recherche multicritères • Aide en ligne • Sauvegarde et restauration des données • Sauvegarde automatique à la fermeture du dossier Gestion des prospects/clients • Recueil d’informations clients / prospects : coordonnées, société, CA, évaluation (froid, tiède, chaud) • Classification des tiers selon leur statut : pistes, contacts, comptes • Gestion des pistes : tiers peu qualifiés • Respect de l’Opt-In (réglementation sur l’envoi d’informations et offres commerciales) • Solvabilité, localisation clients et calcul d’itinéraire avec société.com, mappy, yahoo France, Bing(1) • Assistant de mise à jour des fiches comptes clients, contacts, pistes Échange avec un tiers (clients) • Création de fiche appel, email… pour archiver les informations liées à un échange avec un tiers (motif, date, heure, durée, compte rendu) et affectation de la fiche au tiers • Fiches activité e-mails, appels, courriers, fax, tâches, évènements, SMS • Historique complet de tous les échanges • Onglet « Activités » dans chaque fiche piste, contact et compte • Assistant de mise à jour des fiches activités (date et/ou heure, priorité, statut et collaborateur) • Alerte de rappel sur les tâches à effectuer Opportunités de vente • Création de fiche « opportunité » • Assistant de mise à jour des opportunités • Motif de gain/perte, montant estimé pondéré • Etat d’avancement de l’opportunité • Informations sur l’offre commerciale • Pourcentage de réussite par défaut • Suivi des opportunités (affaires en cours) • Analyse des résultats Opérations marketing • Actions marketing ciblées (prospection ou fidélisation) • Envoi ciblé de courriers ou d’emails grâce à l’assistant de publipostage (courriers) et d’emailing(2) • Modèles de lettres pré-établies(2) • Envoi de SMS via les partenaires(1) Eco.sms, SMS Envoi, SMS to b (hors coût de SMS) Gestion des collaborateurs • Affectation d’un collaborateur unique par tiers • Gestion d’agenda par collaborateur • Création et modification d’activités directement depuis l’agenda • Reprise de toutes les activités par collaborateurs Import/Export • Import paramétrable de tiers à partir de fichiers .csv ou .txt • Import paramétrable de contacts Outlook® ou Google Contacts • Export paramétrable des pistes, familles, collaborateurs, clients, prospects, contacts, fournisseurs… Accès à distance - EBP Reports On Line(3) • Un service pour publier, partager et consulter à distance vos données depuis le site web ou l’application mobile EBP Reports On Line (disponible sous iOS, Windows® 8 et Android). Liaison avec EBP Gestion Commerciale Classic (à acquérir en supplément) • Synchronisation des fiches tiers • Création de devis gestion commerciale depuis le logiciel de CRM (nécessite que les applications CRM et Gestion Commerciale soient installées et activées sur le même poste, et que les dossiers de ces deux applications soient liés) Liste des fonctions non exhaustive (1) Nécessite la souscription au service PRIVILEGE ou PREMIUM (2) Nécessite de posséder Microsoft® Office Word 2003 ou supérieur 3) Service inclus dans les offres de services PRIVILEGE, PREMIUM ou payable séparément. Pour plus de détails, nous consulter. CRM CLASSIC 2015 Visualisez en coup d’œil les indicateurs clés de votre activité EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Juillet 2014 Mon Budget Perso Gestion Perso Budget, emprunt, compte… Avec ce logiciel, vous maîtrisez vos dépenses et suivez vos revenus au fur et à mesure de vos opérations bancaires. Vous optimisez ainsi votre budget sur les mois à venir. Pour une parfaite maîtrise de votre budget 2015 www.ebp.com Maîtrisez votre budget Saisissez simplement vos dépenses/revenus et suivez le solde de votre compte. Pour votre futur budget, indiquez vos prévisions de sorties et de rentrées d’argent. Importez vos relevés bancaires en quelques clics Intégrez automatiquement et directement dans le logiciel toutes vos opérations déjà effectuées en récupérant votre relevé bancaire sur le site internet de votre banque. Calculez simplement vos emprunts Définissez le crédit idéal pour vos projets grâce aux différentes simulations que vous pouvez créer. Indiquez simplement le montant du prêt souhaité, le taux, le nombre d’années... et vous obtenez le tableau des amortissements. Optimisez votre budget Automatisez vos opérations récurrentes une fois pour toutes : loyer, virements, salaire... Gérez un budget en colocation Vous analysez en détail les différents éléments payés par chaque colocataire et établissez un budget qui leur est propre. Modes d’utilisation disponibles pour ce logiciel : Licence Locatif En ligne J ’achète mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je loue mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je m’abonne à mon logiciel Je l’utilise sur internet Importation des données de Microsoft Money® *EBP Mon Budget Perso, N°1 des ventes volume sur l’année 2013. Source : panelmarket GFK Mass M - CES - OER et Internet Sales sur le segment Finances Personnelles. Fonctions Principales • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 1 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 2 Go Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Systèmes d’exploitation supportés : Caractéristiques générales • Gestion des comptes de plusieurs personnes • Sécurisation par mot de passe • Fonction Recherche • Possibilité de créer des filtres • Calendrier • Création de notes pour mémoriser des tâches ou des événements à venir Gestion des comptes • Saisie des dépenses et rentrées d’argent • Visualisation du solde final du compte • Echéanciers général et par colocataire • Gestion des cartes à débit différé • Automatisation des mouvements récurrents • Gestion du compte en colocation • Conversion du compte dans une autre devise Gestion financière • Réalisation et suivi de budget multicomptes • Accès direct aux relevés d’opérations téléchargés sur le site Internet de la banque pour en faciliter l’import • Gestion d’alertes • Pointage des opérations • Rapprochement bancaire • Budget prévisionnel • Simulation d’emprunts et d’investissements • Calculatrice financière • Création d’un échéancier Import/Export • Importation des données de Microsoft Money® • Importation des relevés bancaires du site internet de la banque • Import des fichiers TXT, CSV, QIF et OFX • Export des comptes au format TXT, CSV, QIF, HTML ou XML Tâches • Graphiques des revenus et dépenses mensuels ou annuels • Choix de la périodicité des graphiques : mois, année • Analyse par catégorie, sous-catégorie, par tiers, par type... • Comparatif des dépenses, revenus et soldes • Edition et contrôle de la validité des RIB • Impression de la simulation d’emprunts et d’investissements • Tableau d’amortissement • Impression du palmarès des tiers par revenu • Impression du palmarès des tiers par dépense • Impression des revenus et dépenses par tiers, par type, par catégorie, par sous-catégorie Liste des fonctions non exhaustive Mon Budget Perso 2015 EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Septembre 2014 Visualisez l’évolution de votre budget en un clin d’œil 1655 Business Plan Création & Reprise Classic Simplifiez la création de votre nouveau projet. Vous construisez facilement votre business plan. Vous pouvez ainsi gérer le démarrage et le développement de votre nouvelle activité de manière sereine. Ce logiciel est la solution incontournable pour vous accompagner dans votre projet de création ou de reprise d’activité. Pour créer, développer ou reprendre une entreprise 2015 www.ebp.com Définissez les différentes opportunités de votre projet Gagnez du temps en pilotant simultanément plusieurs business plans. En effet, vous pouvez en construire jusqu’à 5 en parallèle et analyser les différentes alternatives stratégiques de votre entreprise. Construisez la stratégie de votre activité avec une vision à long terme Évitez les erreurs en construisant automatiquement les tableaux financiers. Vous saisissez en toute simplicité les valeurs prévisionnelles (ventes, achats, emprunts, investissements) qui serviront à construire vos tableaux et indicateurs financiers (plan de financement, compte de résultat, tableau de trésorerie…). Reprenez une entreprise en toute simplicité Ne faites pas d’erreur dans la saisie de vos données comptables. Importez automatiquement la balance N-1 de votre comptabilité (EBP Compta Classic 2015) afin d’avoir toutes les informations nécessaires pour la reprise de l’entreprise. Ajustez votre stratégie et prenez les bonnes décisions Suivez facilement l’écart entre vos prévisions et les réalisations grâce aux comparatifs estimé/réalisé. Avec cette comparaison vous piloterez votre entreprise avec précision. Faites de votre dossier financier un vrai atout professionnel Les différents modèles de rapports personnalisables vous permettent de rédiger et d’éditer un dossier financier unique. Présentez un dossier complet et qualitatif afin d’obtenir un financement. Modes d’utilisation disponibles pour ce logiciel : Licence Locatif En ligne J’achète mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je loue mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je m’abonne à mon logiciel Je l’utilise sur internet Recommandé par 30 jours d’Assistance téléphonique Inclus Fonctions Principales • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Systèmes d’exploitation supportés : Caractéristiques générales • Version monoposte • Création de 5 business plans • Navigation de page en page et retour en arrière, comme dans un navigateur web • Possibilité d’ajouter des commentaires à chaque étape du business plan • Aide en ligne • Etapes du business plan clairement définies : prévisions, résultats, rapports • Travail sur plusieurs business plans en même temps • Synchronisation avec EBP Compta Classic 2015 (import automatique des balances, fiches communes) Saisie • Écriture d’un business plan sur une ou plusieurs années (jusqu’à 6 ans) • Prévisions annuelles ou mensuelles • Importation de la balance N-1 • Amortissement linéaire ou dégressif des investissements • Calcul de l’échéancier des emprunts et créditsbails • Gestion des saisonnalités • Gestion des échéanciers par exercice • Impôts et taxes • Choix entre deux types d’activités : négoce ou production • Rémunérations des salariés et des dirigeants Analyse financière • Simulations : le changement d’une donnée prévisionnelle a un impact immédiat sur les résultats • Bilan prévisionnel intégrant les éléments antérieurs en cas de reprise • Compte de résultat prévisionnel intégrant les éléments antérieurs en cas de reprise • Tableau de trésorerie • Seuil de rentabilité • Plan de financement • Besoin en Fonds de Roulement (BFR) • Fonds de Roulement Net Global (FRNG) • Récapitulatifs de TVA • Effectifs du personnel • Ratios financiers et graphiques • Graphiques dynamiques • Personnalisation des graphiques (couleur, type de graphique etc.) • Tableaux comparatifs estimé/réalisé Dossier final • Modèle de rapport personnalisable • Possibilité de créer jusqu’à 3 modèles de rapport • Génération du dossier final sous format PDF avec tableaux, graphiques et ratios Liste des fonctions non exhaustive Business plan création & reprise CLASSIC 2015 Suivez l’écart entre les réalisations et vos prévisions grâce aux tableaux comparatifs et aux graphiques dynamiques EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Juillet 2014 Point de Vente Commerce de détail LES 5 POINTS CLÉS Cette solution est idéale pour gérer votre commerce de proximité. Encaissez vos clients rapidement grâce au mode écran tactile et disposez d’un outil de gestion puissant pour piloter l’intégralité de votre magasin : stocks, achats, fidélité, promotion... Pour gérer votre commerce de proximité Facilitez votre encaissement quotidien Profitez d’un écran de caisse intuitif, personnalisable à vos couleurs et selon vos préférences de travail. Encaissez vos clients en quelques clics grâce au mode écran tactile. Réalisez des opérations commerciales Le logiciel vous permet d’éditer un coupon supplémentaire lors de l’impression du ticket de caisse. Idéal pour mettre en avant une offre promotionnelle ou communiquer sur un produit en particulier ! Simplifiez tous les aspects de votre gestion Suivi des stocks, réapprovisionnement, commandes fournisseurs, inventaire… tout est centralisé dans le logiciel pour une gestion optimale. Visualisez en un coup d’œil vos chiffres clés Analysez efficacement votre activité en profitant de statistiques détaillées sur vos articles, vos clients, votre CA... Transférez en quelques clics vos données en comptabilité Transformez vos factures et règlements en écritures comptables et transférez-les dans votre logiciel de comptabilité. Vous pouvez également les envoyer à votre Expert-Comptable, au format de son logiciel*. *EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADORDORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE. www.ebp.com 2015 ZOOM sur les fonctions clés Encaissez vos clients rapidement Associez votre logiciel à un écran tactile ou reliez un clavier et une souris. Scannez les étiquettes codes barres de vos articles. Evitez les ressaisies et diminuez ainsi le temps d’attente en caisse. Satisfaction client garantie ! Personnalisez votre caisse Choisissez les fonctions de caisse dont vous avez besoin au quotidien et paramétrez votre écran de vente : de la couleur du fond d’écran jusqu’à la taille des boutons. Pour plus de sécurité, mettez en place un système de verrouillage manuel ou automatique. Gérez plusieurs modes de règlement Offrez la possibilité à vos clients de régler leurs achats avec différents moyens de paiements (carte bleue, chèque, espèces, ticket restaurant…). Editez également des factures à la demande. Profitez d’un système d’encaissement puissant Véhiculez une image professionnelle de votre entreprise Personnalisez vos tickets de caisse Insérez votre logo, votre adresse, vos heures sur vos tickets de caisse... et diffusez largement les informations clés de votre commerce... Un véritable outil de communication à moindre coût ! Réalisez des documents de ventes soignés Utilisez nos modèles pré-paramétrés pour réaliser facilement des commandes clients aux couleurs de votre entreprise. Transférez-les ensuite directement en facture sans ressaisie. Editez des lettres de relance Un client tarde à vous payer ? Relancez-le en choisissant la lettre la plus adaptée au niveau de relance. Envoyez ce document directement par email. Gérez votre commerce de A à Z : de l’encaissement jusqu’à l’analyse pointue de votre activité Dynamisez vos ventes Développez la fidélité client Mettez en place une stratégie de fidélisation efficace se basant, selon votre choix, sur un nombre de point, un chiffre d’affaires ou un nombre de passages en caisse… Ainsi, lors de l’encaissement, le logiciel alimente automatiquement les points fidélité associés au compte du client. Partez à la conquête de nouveaux clients Donnez la possibilité à vos clients d’acheter des chèques cadeaux. Ils pourront ainsi les offrir à leur proche. Un bon moyen de vous faire connaître ! Gérez vos soldes et promotions Rythmez votre activité commerciale en fonction des saisons et des évènements. Définissez dans votre logiciel les remises accordées et la période concernée. Pour toujours plus d’efficacité, vous pouvez également éditer un ticket supplémentaire afin de communiquer sur un article ou une offre commerciale en particulier. Pilotez vos stocks et optimisez le réassort Evitez les ruptures de stock Pour chacun des articles, définissez le stock minimum et le stock d’alerte. Une fois atteint, le logiciel considère cet article comme étant à réapprovisionner et vous en informe avec un message d’alerte. Optimisez vos commandes fournisseurs Choisissez d’être réapprovisionné automatiquement quand vos stocks deviennent critiques. Ou passez commande au coup par coup. Enregistrez une réception globale ou partielle en fonction des articles reçus. Enfin, relancez les fournisseurs qui tardent à vous livrer en éditant des lettres pré-paramétrés. Réalisez votre inventaire en quelques clics A l’aide d’un assistant et d’un document de synthèse prêt à l’emploi, réalisez un état précis de vos marchandises. Profitez d’indicateurs clés pour analyser votre activité Visualisez l’essentiel de votre business grâce au tableau de bord Dès l’ouverture du logiciel, le tableau de bord vous indique les commandes à traiter, les articles les plus vendus, vos meilleurs clients… Vous avez aussi un aperçu de votre trésorerie : les paiements en retard et à venir, l’évolution de votre chiffre d’affaires… Affinez vos analyses pour plus de précision Editez des statistiques pré-paramétrées portant sur vos articles, clients et fournisseurs. Analysez votre chiffre d’affaires par tranche horaire, vendeur, code postal… Précisez votre analyse en appliquant des filtres : choix de l’article, du fournisseur, de la période, du commercial. Donnez de la mobilité à vos données Avec notre service de mobilité Reports On Line(1), publiez, partagez et consultez à distance les données de votre logiciel sur tablette, smartphone ou ordinateur. Pratique si vous êtes amené à vous déplacer dans vos différents magasins ! (1) Inclus dans le service PRIVILEGE ou PREMIUM ou payable annuellement. Caractéristiques générales • Personnalisation des listes et de tous les modèles d’impression • Nombre de dossiers : 10 • Outil de sauvegarde multi-supports et restauration des données • Gestion des utilisateurs avec définition des droits • Tableau de bord (CA journalier, indice de vente, fréquentation/CA) • Filtrage des tickets : en attente, en compte, réglés, transférés en factures • Solvabilité, localisation clients et calcul d’itinéraire avec société.com, manageo, bilansgratuits.fr, mappy, yahoo France, Bing*. Encaissement (Front Office) • Personnalisation de l’écran de vente • Mode écran tactile • Mode RDS** Gestion des ventes comptoir • Saisie des articles • Ventes en attente, avec impression du ticket en attente • Gestion des articles liés pour les ventes additionnelles • Modification du mode de règlement sur un ticket validé • Ventes en compte (différé et rattaché à un client) • Gestion des retours articles • Gestion des avoirs • Multi-règlements : carte bancaire, chèque, espèces, ticket restaurant, bon d’achat, chèque cadeau, avoir • Regroupement de tickets en facture • Saisie du code postal à chaque saisie de ticket (édition de statistiques) • Edition de ticket sans prix avec le détail des articles (ticket cadeau) • Tri des articles par famille sur le ticket de caisse • Impression automatique d’une facturette à chaque vente (en plus du ticket) • Édition d’un ticket supplémentaire (offre promotionnelle, nouveau produit...) Caisse • Verrouillage de la caisse, manuel ou automatique • Suivi du fond de caisse • Mouvements de caisse avec la création de types de mouvements de caisse • Clôture de caisse avec déclaration des montants en caisse, impression du Z de caisse et du Z de caisse consolidé (regroupement des tickets de plusieurs caisses) • Impression du X de caisse, journal de caisse • Gestion des abonnements • Statistiques sur les bons d’achats et chèques cadeaux • Ecran de comptage de caisse • Suivi des clients • Saisie du multi-règlements pour les ventes en compte • Remise en banque automatique des paiements CB Gestion Commerciale (Back Office) Gestion des achats • Recherche sur les lignes de pièces : numéro de série, code article... • Saisie déportée commandes, bons de livraison • Livraison/réception globale ou partielle des commandes avec gestion des reliquats • Recherche des articles par référence fournisseur dans les pièces d’achat • Impression des étiquettes avec prix normal et prix soldé • Virements SEPA • Contremarque : détection de commandes clients à livrer suite à la réception de commandes fournisseurs Gestion des ventes • Fichiers clients, commerciaux, articles • Gestion des codes-barres à prix et poids variables • Devis, commandes, bons de livraison, factures • Gestion de la DEEE • Gestion de l’éco-contribution ameublement • Saisie déportée des devis et factures • Transferts et regroupements de pièces • Facturation HT ou TTC • Gestion multi-devises, multi-échéances • Gestion des remises articles ou clients avec choix de la priorité • Multi-facturation périodique • Grille tarifaire par client • Gestion des soldes et promotions • Relance clients personnalisée • Recherche des articles par référence fournisseur dans les pièces de vente • Prélèvements SEPA • Consultation des tickets de caisse • Remise en banque centralisée : Back et Front Office • Réservation d’articles en rupture de stock avec versement d’arrhe ou d’acompte Gestion des stocks • Bons d’entrées, bons de sorties • Fabrication des articles composés • Saisie de l’inventaire complet • Inventaire tournant : sélection d’une liste d’articles à inventorier Gestion de la Relation Client • Qualification des clients selon une grille de classification (16 statuts maximum) • Création d’une action (appel téléphonique, rendez-vous, note, e-mail, courrier, vente) • Rattachement des actions d’un client à une affaire • Rappel automatique des rendez-vous et appels téléphoniques à honorer • Statistiques de temps passé, chiffre d’affaires généré par affaire • Historique de la fidélité par client • Gestion des cartes de fidélité (par point, par chiffre d’affaires, par nombre de passages en caisse) • Calcul du CA hors promotion • Gestion des remises, articles offerts, bons d’achat • Chèques cadeaux • Sélection et exclusion des articles concernés par la fidélité client (en cas de promotion...) • Envoi de SMS via des partenaires* : Eco. sms, SMS Envoi, SMS to b (hors coût de SMS) Statistiques • Consultation des statistiques depuis la fiche tiers et la fiche article • Palmarès des articles, meilleurs vendeurs • Activité du magasin par tranche horaire et par vendeur • Panier moyen, indice de vente • Statistiques globales illustrées par un graphique (tableau de bord) Import/Export des fichiers • Génération de fichiers PDF avec envoi par e-mail depuis toutes les éditions et exportations au format EXCEL®, JPEG, TIFF, HTML, RTF • Transfert en comptabilité des factures, tickets de caisse et mouvements de caisse au format du logiciel de l’Expert-Comptable : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADORDORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE. • Imports et exports paramétrables des fichiers articles, familles d’articles, clients, fournisseurs et contacts • Lien e-Commerce* Oxatis: envoi des articles/ clients vers le site Web puis récupération automatique des commande en ligne sur le logiciel EBP Logiciel 2 en 1 : Gestion Commerciale + Encaissement Fonctions Principales Périphériques compatibles Afin de vous permettre de travailler dans des conditions optimales, EBP Point de Vente Commerce de Détail est compatible avec de nombreux matériels et périphériques de caisse. Vous pouvez ainsi le relier aux appareils que vous utilisez couramment (imprimantes tickets, lecteur TPE, tiroirs-caisse….) et profiter d’une véritable synergie dans votre gestion. Notre logiciel est également compatible avec la norme OPOS et fonctionne donc avec l’ensemble des périphériques de cette norme. Parmi les marques compatibles : EPSON, TOSHIBA, AURES, METROLOGIC, ZEBRA Pour connaître la liste détaillée des périphériques compatibles, consultez notre site : www.ebp.com Compatible opos *Nécessite la souscription au service PRIVILEGE ou PREMIUM. **En option. Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP. EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX 333 Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Janvier 2015. • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits Configurations Minimales Requises : (1) Excepté pour le Front Office : écran supportant une résolution de 800*600 • Processeur : : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits(1) • Espace disque libre : 3 Go Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Systèmes d’exploitation supportés : Pack Éco Entreprise Rédigez facilement vos devis et factures et tenez votre comptabilité générale grâce à 2 logiciels très simples d’utilisation. 2 logiciels pour le prix d’1 Assistance téléphonique incluse 2015 www.ebp.com Modes d’utilisation disponibles pour ce logiciel : Licence Locatif En ligne J’achète mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je loue mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je m’abonne à mon logiciel Je l’utilise sur internet EBP Compta Classic 2015 Choisissez la saisie adaptée à votre niveau en comptabilité Pratique, guidée ou par journal, adoptez celle qui vous convient. Gagnez du temps en automatisant les opérations régulières (EDF, loyer…) grâce à l’enregistrement de modèle de saisie. Visualisez en un coup d’oeil les chiffres clés de votre entreprise Suivez votre situation de trésorerie en temps réel, grâce au tableau de bord. Visualisez les indicateurs clés de performance : chiffre d’affaires, résultat comptable etc. Télédéclarez et télépayez en quelques clics Télédéclarez en EDI la TVA puis télépayez* directement depuis votre logiciel. Pour encore plus d’efficacité, profitez du télépaiement de l’IS*. Simplicité, gain de temps, suivi et sécurité : tout y est ! EBP Devis & Facturation Classic 2015 Bénéficiez d’un outil facile à prendre en main Profitez d’une interface proche de vos outils quotidiens. Gagnez en efficacité en créant vos bases clients et articles et évitez ainsi les ressaisies lors de la rédaction de vos documents. Réalisez des documents de vente professionnels Créez des devis et factures soignés en utilisant l’un de nos 200 modèles pré-paramétrés ou personnalisez-les en ajoutant votre logo, des couleurs... véhiculez ainsi une image professionnelle de votre entreprise. Transférez facilement vos données en comptabilité Transformez vos factures et règlements en écritures comptables et transférez-les dans votre logiciel de comptabilité. Vous pouvez également les envoyer à votre Expert-Comptable, au format de son logiciel**. * Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise comptable. ** EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE.. Classic Fonctions Principales • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Systèmes d’exploitation supportés : Caractéristiques générales • Nombre de dossiers : 5 • Version monoposte • Tableau de bord • Aide en ligne • Gestion des favoris • Assistant de navigation personnalisable • Recherche d’écriture multi-critères Traitements comptables • Création de journaux • Saisie simplifiée, guidée, par journal et par mois • Journal centralisateur • Gestion des abonnements • Ventes comptoir • Gestion des échéances • Lettrage manuel, approché, automatique et simplifié • Rapprochement bancaire manuel • TVA sur les débits, sur les encaissements • Calcul automatique de la TVA • Justificatif TVA • Télédéclaration EDI-TVA (CA3, CA12, annexe 3310A, acompte de TVA 3514 et demande de remboursement 3519)* • Télépaiement EDI-TVA (CA3, CA12, Acompte de TVA 3514)* • Télépaiement de l’Impôt sur les Sociétés (IS)* • Saisie des notes de frais depuis l’application gratuite EBP Notes de Frais et échange des données avec EBP Compta Classic • Etats interactifs • Relevés bancaires • Situations de comptes • Balance âgée • Validation, clôtures Statistiques tableau de bord • Solde de comptes de banque • Etat des créances clients • Etat des dettes fournisseurs Editions • Grand livre, balance et journaux • Echéancier • Encours clients • Rapprochement bancaire • Bilan et compte de résultat (états préparatoires) Import/Export • Export liasses fiscales • Communication Entreprise-Expert • Import et export paramétrables des écritures, comptes et journaux • Export comptabilités informatisées (L.47 A) conforme à la réglementation du Contrôle Fiscal des Comptabilités Informatisées Liste des fonctions non exhaustive * Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise comptable. pack Éco entreprise Classic 2015 EBP Compta Classic 2015 Caractéristiques générales • Nombre de dossiers : 5 • Version monoposte • Barre de tâches • Assistant de navigation • Recherche multicritères • Aide en ligne • Sauvegarde et restauration de données • Tableau de bord • Import paramétrable des fichiers Clients • Fichiers clients et prospects • Contacts illimités • Famille clients • Saisie des règlements (moyens de paiements, banque, règlement libre) • Historique des articles, des devis et factures par client • Envoi de SMS via les partenaires* Eco.sms, SMS Envoi, et SMS to b (hors coût de SMS) Gestion des ventes • Devis, factures, avoirs, factures et avoirs d’acompte • Personnalisation grâce à l’assistant de paramétrage (logo, coordonnées, mentions légales) • Modèles pré-paramétrés : 100 • Envoi par email des documents • Transfert de devis en facture • Gestion de la TVA • Frais de port HT • Gestion des remises en % ou en montant Articles • Famille articles • Article de type bien ou service • Libellé et description de l’article • Gestion de la DEEE • Indicateurs : prix de revient, taux de marge, taux de marque, taux de TVA, prix de vente HT et TTC Statistiques • Evolution du chiffre d’affaires, de la marge et du volume des ventes • Chiffre d’affaires par article, par client et par famille de client Import/Export • Génération comptable des règlements et des factures au format du logiciel du cabinet comptable** • Import paramétrable Liste des fonctions non exhaustive *Nécessite la souscription au Service PRIVILEGE ou PREMIUM. **EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE. EBP Devis & Facturation Classic 2015 EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Juillet 2014 EBP Démat’ Service de dématérialisation des factures fournisseurs EBP Démat’ est un service en ligne permettant d’automatiser le traitement des factures fournisseurs de vos clients. La technologie de Lecture Automatique des Documents intégrée extrait les données essentielles des factures scannées. Vos collaborateurs n’auront plus à saisir les écritures, elles seront générées automatiquement dans votre logiciel de comptabilité EBP. L’accès rapide et précis aux informations contenues sur les factures stockées engendre, par ailleurs, des gains de productivité importants lors de la révision des dossiers. www.ebp.com/expert-comptable ZOOM sur les fonctions clés Disponible en mode SaaS, EBP Démat’ est un service parfaitement intégré à l’outil de production du cabinet*. Après avoir scanné les factures de vos clients ou reçu leurs fichiers de factures électroniques, vous importez les documents PDF ou image dans l’application EBP Démat’. L’outil reconnaît automatiquement les différents champs des factures et génère en quelques secondes les écritures comptables correspondantes. Vous pouvez également paramétrer, en quelques clics, les différents champs de vos modèles de factures ainsi que les comptes fournisseurs, de charges ou de TVA à mouvementer. L’outil travaillera ensuite en toute autonomie. Vérifiez et acceptez les écritures, puis exportez-les vers votre logiciel de Comptabilité*. Toutes les factures enregistrées sont conservées dans l’espace de stockage en ligne hébergé avec EBP Démat’. Vous conservez en toute sécurité les visuels des factures, classés selon l’arborescence de votre choix (dossiers, période, année…). Vous retrouvez des informations précises contenues sur vos factures à l’aide de la fonction de recherche fulltext : montant, fournisseur, date, mot clé, etc… Profitez d’une solution facile à mettre en oeuvre *Export automatique vers le logiciel de Comptabilité Ligne Expert-Comptable et Business Pack EBP et export manuel vers les logiciels Quadra, Cador, Coala, Cegid. Numérisation de la facture Intégration des écritures dans votre logiciel de production Recherche de factures Reconnaissance automatique de la facture Vérification et acceptation des écritures DéMATérialisation traitement Intégration consultation 1 2 3 4 5 Gérez de multiples pièces d’achat EBP Démat’ permet de gérer les documents du cycle de facturation de vos clients : Factures multi-taux de TVA (jusqu’à 4 taux) Factures avec port Factures d’acompte Factures avec escompte Factures en autoliquidation Avoirs Achats intracommunautaires etc… Améliorez la productivité de vos missions de tenue et de révision Disposez d’une technologie avancée à portée de main Basée sur la technologie de Lecture Automatique des Documents, EBP Démat’ est un service intelligent développé en France par le service Recherche & Développement d’EBP. L’outil reconnait et extrait tous les caractères et mots contenus dans les factures importées. Profitez de la base collaborative de modèles de factures EBP Démat’ repose sur une base collaborative de modèles de factures partagée entre les partenaires EBP. Ainsi, si un cabinet partenaire a déjà reconnu les champs d’une facture Métro et que vous enregistrez une facture similaire pour votre client, vous n’aurez pas à placer les zones de la facture. Optimisez la révision des dossiers La recherche de documents est largement facilitée grâce à un puissant moteur de recherche fulltext. La pièce comptable est également affichée directement à partir de l’écriture. La révision des comptes est ainsi optimisée. Sécurisez et partagez les factures de vos clients EBP Démat’ permet l’automatisation du processus de traitement des factures de vos clients. Vous accédez aux documents scannés de manière unique et centralisée. Vous offrez à vos clients un service à valeur ajoutée en leur permettant d’accéder à leurs factures hébergées sur EBP Démat’. Suivez le traitement des factures en temps réel Vous suivez et pilotez en temps réel l’activité de traitement des factures des dossiers clients du cabinet, via le tableau de bord proposé : documents en cours de traitement, documents non reconnus à traiter, écritures à vérifier, etc… Tableau de bord : visualisez rapidement l’état du traitement des factures Fonctions Principales 1682 SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Décembre 2014. Acquisition • Création illimitée de dossiers clients • Accès au portail avec gestion des utilisateurs et des dossiers • Gestion des factures : multi-taux de TVA (jusqu’à 4 taux), avec port, avec escompte, avec acompte, en autoliquidation, Avoirs, Achats intracommunautaires • Tableau de bord de suivi du traitement des factures : Importer des documents, documents en cours de traitement, documents non reconnus à traiter, écritures à vérifier, écritures vérifiées en attente d’export, écritures exportées • Rafraichissement en temps réel des données du tableau de bord • Import des factures numérisées au format PDF, PNG, JPG, TIF, TIFF • Import paramétrable des factures selon le nombre de pages (1 à 5 pages) • Import du plan comptable et des fournisseurs • Indexation et classement des documents dans l’espace de stockage intégré • Extraction des données nécessaires au traitement comptable • Gestion des doublons Reconnaissance • Extraction des données nécessaires au traitement comptable grâce au module OCR / LAD (Reconnaissance Optique des Caractères / Lecture Automatique de Documents) • Reconnaissance dynamique des zones de la facture • Reconnaissance manuelle des zones de la factures en double écran avec visualisation de l’image • Bibliothèque de modèles de factures reconnues mutualisées avec les utilisateurs EBP • Enregistrement de nouveaux modèles de factures Accessibilité • Accès au document depuis l’écriture comptable • Recherche fulltext dans les documents • Visionneuse de documents intégrée • Historique des factures traitées • Historique de consommation des documents pour chaque société • Classement des documents dans une arborescence paramétrable Traitement comptable • Génération automatique des écritures • Modification des écritures • Validation des écritures • Anomalies détectées sur les écritures affichées depuis la liste des écritures à vérifier • Intégration automatique des écritures vers EBP Comptabilité Ligne Expert-Comptable et Business Pack • Reprise du plan comptable et des fournisseurs définis dans ... Communication • Gestion des droits par utilisateur • Stockage • Liaison avec EBP Comptabilité Ligne ExpertComptable et Business Pack : - Import automatique du plan comptable et des fournisseurs - Export des écritures vérifiées et intégration automatique dans le logiciel • Export manuel des écritures vérifiées au format .CSV, Quadra, Cador, Coala, Cegid. Liste des fonctions non exhaustive et susceptible d’évoluer. Equipe Profession Comptable EBP Fax : 01 34 94 83 42 experts.fr@ebp.com www.ebp.com/expert-comptable Compta & Gestion Commerciale www.ebp.com Classic 2015 Ce logiciel vous permet de maîtriser tous les maillons essentiels de votre entreprise, de la gestion commerciale (achat, vente, stock) à la comptabilité (bilan, compte de résultat, TVA). Gagnez du temps grâce à la synchronisation des données entre la comptabilité et la gestion commerciale. Pour gérer l’ensemble de votre activité dans un seul logiciel Gérez l’ensemble de vos tâches administratives Pilotez tout le processus de vente, des phases de facturation, à la gestion de vos clients et en passant par un suivi automatisé des règlements. Vos factures sont automatiquement transférées en comptabilité. Vous évitez ainsi les erreurs de saisie et pouvez gérer votre activité avec plus de sérénité. Bénéficiez d’un suivi de trésorerie précis Des retards dans les paiements de vos clients ? Le logiciel vous indique les factures non réglées. Utilisez plusieurs modèles et niveaux de lettres de relance pour être payé plus rapidement, ou faites le choix de les personnaliser. Disposez d’un historique détaillé des actions menées pour suivre l’avancement des dossiers. Choisissez la saisie adaptée à votre niveau en comptabilité Pratique, guidée ou par journal, adoptez celle qui vous convient. Gagnez du temps en automatisant les opérations régulières (EDF, loyer…) grâce à l’enregistrement de modèle de saisie. Pilotez vos forces de vente Vous souhaitez gérer simplement le commissionnement de vos commerciaux ? Lorsqu’un de vos vendeurs réalise une vente, le logiciel calcule automatiquement la commission associée en fonction du barème que vous avez préalablement défini. Télédéclarez et télépayez facilement en quelques clics (TVA, Impôt sur les Sociétés) Fini les envois papier ! Télédéclarez en EDI la TVA puis télépayez(1) directement depuis votre logiciel. Pour encore plus d’efficacité, profitez du télépaiement de l’IS(1). Simplicité, gain de temps, suivi et sécurité : tout y est ! (1)Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise comptable. Assistance téléphonique incluse Modes d’utilisation disponibles pour ce logiciel : Licence Locatif En ligne J’achète mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je loue mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je m’abonne à mon logiciel Je l’utilise sur internet ZOOM sur les fonctions clés Suivez en temps réel les indicateurs clés de votre entreprise : chiffre d’affaires, marge, etc… Adaptez le logiciel à votre entreprise Vos documents reflètent l’image de votre entreprise, personnalisez-les ! 400 modèles d’impression sont à votre disposition pour créer vos documents professionnels. Vous avez également la possibilité de créer vous-même vos propres factures, lettres de relance etc.. Conservez ainsi une cohérence graphique entre vos différents documents et reflétez votre professionnalisme auprès de vos clients et partenaires. Faites le choix de la saisie correspondant à vos connaissances en comptabilité Que vous soyez novice ou expérimenté en comptabilité, ce logiciel vous propose une saisie adaptée. Simplifiée, guidée ou par journal, ces modes d’enregistrements d’écritures permettent à tout type d’utilisateur de gérer une comptabilité aux normes en vigueur et de suivre l’ensemble des traitements comptables. Naviguez simplement dans le logiciel Bénéficiez d’une interface intuitive qui facilite l’utilisation du logiciel : l’ergonomie se base sur des environnements bureautiques que vous utilisez chaque jour et proche de vos usages quotidiens : Internet, Microsoft® Office. Vous retrouvez ainsi des automatismes courants. Synchronisez vos données entre la comptabilité et la gestion commerciale L’intégration de la facturation et de la comptabilité vous garantit la cohérence des informations saisies. Évitez les ressaisies inutiles : toutes les modifications apportées depuis la fiche client de la facturation seront automatiquement intégrées en comptabilité et inversement. Profitez de la recherche multi-critères La recherche multi-critères sera votre meilleure alliée pour modifier, mettre à jour ou gérer votre comptabilité quotidienne. Cet outil puissant vous permet de rechercher une écriture, un document de vente… d’après une multitude de critères. Retrouvez n’importe quelle opération d’après le montant, un client ou un numéro de compte, etc. Profitez d’une prise en main du logiciel facilitéE Bénéficiez de véritables outils d’aide à la décision Visualisez rapidement vos indicateurs clés Des tableaux de bord vous permettent de suivre précisément l’évolution de vos indicateurs clés de performance : trésorerie, créances clients, dettes fournisseurs etc. Consultez à tout moment les devis à relancer, le palmarès clients ainsi que vos articles les plus performants. Pilotez votre entreprise à l’aide de statistiques de ventes Mettez en place très simplement une véritable démarche statistique adaptée à votre entreprise. Suivez l’évolution de votre chiffre d’affaires, de la marge réalisée ou encore de vos meilleurs clients. Etudiez les données par article ou par client. Ces informations en main, vous êtes prêt à prendre les bonnes décisions pour développer votre activité. Donnez une dimension « mobile » à vos données Avec notre service de mobilité EBP Reports On Line(1), publiez, partagez et consultez à distance les données de votre logiciel depuis le site web ou l’application mobile du service (disponible sous iOS, Windows® 8 et Android). Accédez à vos documents en tout lieu et à tout moment, pour être toujours plus réactif ! Gagnez en efficacité et automatisez votre gestion Optimisez votre processus de facturation A partir d’un devis, vous créez ensuite automatiquement l’ensemble des documents nécessaires jusqu’à la facturation (commande, demande de prix fournisseur, bon de livraison) et ce, sans ressaisie. Les informations étant reprises d’un document à l’autre, vous gagnez du temps et limitez les erreurs. La synchronisation entre les deux logiciels permet d’intégrer ces données en comptabilité. Assurez-vous un suivi des stocks méticuleux Le logiciel vous permet de suivre les évolutions de votre base article, de lancer vos réapprovisionnements en fonction de la demande client et de préparer vos inventaires. Optimisez ainsi vos coûts en évitant le sur-stockage et suivez précisément vos achats. Suivez vos règlements clients/fournisseurs et évitez les impayés Pointez rapidement vos factures et règlements clients à l’aide du lettrage automatique, assurez-vous ainsi du paiement de vos créances et évitez le processus de relance. Suivez avec précision vos dettes fournisseurs pour identifier les factures réglées et celles restant à payer. Exportez et importez vos documents simplement pour synchroniser vos outils et ceux de vos partenaires Soyez conforme avec la législation concernant les téléprocédures Conformément à la législation, ce logiciel vous permet de télédéclarer et télépayer(2) la TVA. Pour encore plus d’efficacité profitez du télépaiement de l’IS(2). Simplicité, gain de temps, suivi et sécurité : tout y est ! Communiquez facilement avec votre Expert-Comptable Ce logiciel vous permet d’exporter en quelques clics vos données comptables pour envoi à votre cabinet d’expertise référent. Ces données seront converties au format de son logiciel(3), les écritures corrigées sont automatiquement intégrées à votre comptabilité. Retraitez l’ensemble des données selon vos habitudes Exportez simplement des données vous permettant de calculer des ratios en rapport avec votre activité. Retraitez ainsi certaines informations sur vos logiciels habituels (Excel, Access etc.) et appuyez-vous sur la comptabilité pour vous accompagner dans la prise de décision. (1)Nécessite la souscription au service PRIVILEGE au PREMIUM. (2) Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise comptable. (3) EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE et en import uniquement HELIAST. Caractéristiques générales • Version monoposte • Nombre de dossiers : 5 • Version réseau : nous consulter • Sauvegarde et restauration • Gestion des favoris • Archivage des données • Recherche multi-critères Transfert comptable • Historique des transferts comptables • Import du transfert comptable (écritures, échéances, pointages) Tiers • Fichiers et famille clients, prospects et fournisseurs • Sous familles clients et fournisseurs • Tarifs et promotions clients • Simulation de tarif fournisseur • Tarifs et promotions fournisseurs • Gestion des modes de règlement et des échéances multiples • Multi-adresses de facturation et de livraison • Publipostage • Clients /fournisseurs en sommeil/bloqués / partiellement bloqués • Envoi de SMS via les partenaires(1) Eco.sms, SMS Envoi, SMS to b (hors coût de sms) Articles • Famille articles • Article de type bien ou service • Mise en sommeil des articles • Etiquettes avec code-barres • Gestion de la DEEE • Historique des éco-contributions (Ecotaxe) • Gestion des articles de remplacement • Indicateurs : prix de revient, taux de marge, prix de vente HT, taux de TVA, prix de vente TTC • Fiches frais de port Stocks • Bons d’entrée, bons de sortie • Visualisation des mouvements de stocks • Valorisation du stock au PUMP • Saisie des inventaires • Justification des écarts de stock Ventes/Achats • Devis, commandes, bons de livraison, bons de retour, factures, avoirs… • Gestion des frais de port • Livraison totale ou partielle • Envoi par email des documents de vente • Assistant de paramétrage des documents • EBP Report Designer : 400 modèles d’impression • Saisie des règlements (complets ou partiels) • Multi-échéances, pointage entre échéances • Gestion des écarts de règlements • Préparation à la remise en banque • Gestion des lettres de relance • Demandes de prix, bons de réception, commandes, factures et avoirs fournisseurs • Transfert automatique de documents • Etat sur les demandes de prix • Gestion des bons de retour et avoirs partiels • Réception totale ou partielle Gestion des commerciaux • Fichier et famille commerciaux • Barème de commissionnement Statistiques • Statistiques clients, articles, documents sous forme de tableaux, graphiques : CA, marge, palmarès clients… • Solde de comptes de banque • Etat des créances clients • Etat des dettes fournisseurs Traitements comptables • Saisie pratique et guidée • Saisie par journal et par mois • Gestion des abonnements • Numérotation automatique ou manuelle des pièces • Consultation des comptes inter-exercices • Lettrage manuel, automatique, simplifié • Lettrage partiel • Justificatif de TVA • TVA sur débits/encaissements • Télédéclarations en EDI-TVA(2) (CA3, CA12, annexe 3310A, déclaration 3519/3514) • Télépaiement de l’IS(2) • Rapprochement bancaire manuel • Rapprochement par compte et par journal • Import des relevés bancaires • Grand livre et balance interactifs • Clôtures mensuelles et annuelles • Balance inter-exercices • Réimputation des écritures de compte à compte, de journal à journal et de période à période • Modes de règlement • Moyens de paiement • Saisie multi-échéances • Gestion des échéances • Ventes comptoir • Association de comptes pour automatiser la saisie • Ecritures simulées • Contre-passation d’écritures • Validation des écritures • Journal centralisateur • Etats interactifs (Grand livre et balance) • Balance âgée Editions • Journaux, Grand livre, balance • Bilan et compte de résultat (états préparatoires) • Situations des comptes • Impressions annuelles • Balance et Grand livre analytiques • Echéancier par pointage et par lettrage Import/Export • Communication Entreprise-Expert • Import paramétrable • Import paramétrable des écritures, des comptes et des journaux • Import texte des écritures et des comptes au format EBP • Export paramétrable • Export des liasses fiscales • Export Comptabilités informatisées (L.47 A) conforme à la réglementation CFCI. • Exportation des impressions au format PDF, Word, Excel® • Exportation des listes au format XML, TXT, Excel®, HTML • Imports paramétrables des fichiers articles, clients, familles clients, familles articles, contacts et barèmes des éco-contributions • Transfert des règlements et factures vers EBP Compta • Liaison avec les sites e-commerce(1) Oxatis, Prestashop, ePages... : envoi des articles vers le site, récupération automatique des commandes en ligne Liaison avec EBP CRM Classic • Synchronisation des articles, des devis et des unités avec CRM Classic (logiciel à acquérir séparément) Compatible • EBP Notes de Frais : saisie des notes de frais depuis un Smartphone et échange des données avec EBP Compta & Gestion Commerciale (1) Nécessite la souscription à une Assistance PRIVILEGE ou PREMIUM. (2) Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise comptable. Fonctions Principales • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Systèmes d’exploitation supportés : EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Juillet 2014 Bar & Restaurant LES 5 POINTS CLÉS Gérant d’un restaurant, d’un fast food, d’un bar… reposez-vous sur un logiciel 100% adapté à votre activité : écran de vente personnalisable, gestion des tables, des menus, liaison salle/cuisine, partage de notes… Pour une gestion approfondie de votre établissement Simplifiez votre encaissement quotidien Personnalisez votre écran de caisse selon vos préférences de travail. Paramétrez votre plan de salle, vos tarifs... et encaissez vos clients en quelques clics grâce au mode écran tactile. Optimisez la gestion des commandes Enregistrez vos commandes selon le niveau de services (entrée, plat, dessert...) avec les commentaires associés afin de bien coordonner la préparation en cuisine ensuite. Gérez différents modes de règlement Adaptez-vous à chaque portefeuille : CB, chèque, espèces, TR... et grâce à la fonction « partage de note », répartissez simplement l’addition et éditez des notes de frais. Profitez d’une gestion commerciale complète Votre logiciel va plus loin que l’encaissement ! Définissez des droits d’accès pour vos serveurs pour sécuriser la caisse, gérez toute la chaîne commerciale (ventes, stocks, achats) et visualisez les chiffres clés de votre activité. Transférez en quelques clics vos données en comptabilité Transformez vos factures et règlements en écritures comptables et transférez-les dans votre logiciel de comptabilité. Vous pouvez également les envoyer à votre Expert-Comptable, au format de son logiciel*. *EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE. www.ebp.com 2015 ZOOM sur les fonctions clés Visualisez, à tout moment, la disponibilité de vos tables Identifiez sur votre écran de vente la disposition des tables par zone de service (terrasse, étage…) et leurs statuts (libre, occupée) ainsi que l’avancement du repas. Ainsi, vous avez une vision immédiate de vos tables vacantes ou du temps d’attente. Gagnez du temps grâce à la saisie des commandes sur PDA* Choisissez la table, le nombre de couverts, saisissez les plats ou les menus commandés et envoyez l’addition directement depuis le PDA. La caisse est automatiquement alimentée avec les données saisies. L’erreur de commande devient ainsi quasi-inexistante pour une satisfaction client accrue ! Adaptez vos tarifs en fonction de la prestation réalisée Paramétrez jusqu’à 5 tarifs en fonction, par exemple, du mode de consommation : sur place, à emporter, en livraison… Adaptez-les également selon les plages horaires ou par zone de service (ex : +5% en terrasse). Optimisez l’accueil client et la prise de commande Améliorez votre qualité de service Adaptez-vous aux exigences de vos clients Renseignez lors de la commande les souhaits de vos clients concernant l’arrivée des plats. Par exemple, sur une même table, servez simultanément l’entrée d’un client et le plat d’un autre. Précisez également les éléments de préparation : accompagnement, cuisson, sauces ou autres… Coordonnez efficacement la préparation des plats en cuisine Imprimez directement en cuisine les commandes à venir par niveau de services (entrée, plat, dessert) afin de lancer au bon moment les plats en salle. Pour optimiser encore plus votre organisation, reliez plusieurs imprimantes cuisine afin de dispatcher les plats selon leurs affectations, comme par exemple « imprimante entrée », « imprimantes rôtisserie »… Répondez aux attentes de vos clients : de la prise de commande à l’encaissement * L’utilisation de cette fonction nécessite la souscription au service PRIVILEGE ou PREMIUM. Compatible avec PDA Dolphin 6000 de Honeywell (avec le système d’exploitation Windows® mobile 6.5) et PDA Airpod AP 430 de Sopeg (avec le système d’exploitation Windows® CA 5.0). Sous réserve qu’une connexion Wifi soit active depuis la caisse. PDA à acquérir séparément. Profitez d’un système d’encaissement puissant Encaissez vos clients rapidement Associez votre logiciel à un écran tactile ou reliez un clavier et une souris. Paramétrez vos menus et formules. Evitez les ressaisies et diminuez ainsi le temps d’attente en caisse. Satisfaction client garantie ! Personnalisez votre caisse Choisissez les fonctions de caisse dont vous avez besoin au quotidien et paramétrez votre écran de vente : de la couleur du fond d’écran jusqu’à la taille des boutons. Pour plus de sécurité, mettez en place un système de verrouillage manuel ou automatique. Gérez plusieurs modes de règlement Offrez la possibilité à vos clients de régler avec différents moyens de paiements (carte bleue, chèque, espèces, ticket restaurant…). Grâce à la fonction partage de note, encaissez les paiements de chacun et déduisez ainsi au fur et à mesure le montant de l’addition restante. A la demande, vous pouvez éditer des notes de frais. DYNAMISEZ VOS VENTES Personnalisez vos tickets de caisse Insérez votre logo, votre adresse, vos heures d’ouverture sur vos tickets de caisse.... et diffusez largement les informations clés sur votre établissement. Communiquez sur vos évènements et actions Lors de l’impression du ticket de caisse, éditez un coupon supplémentaire pour mettre en avant une information sur une ouverture exceptionnelle, un menu particulier, une nouvelle carte à découvrir… Développez la fidélité client Mettez en place une stratégie de fidélisation efficace se basant, selon votre choix, sur un nombre de point, un chiffre d’affaires ou un nombre de passages en caisse… et réalisez des cartes de fidélité. Lors de l’encaissement, le logiciel alimente automatiquement les points fidélité associés au compte du client. Gérez et analysez l’activité de votre établissement Gagnez du temps dans votre clôture de caisse En fin de journée, le Z de caisse se calcule automatiquement. Vous êtes ouvert de 19h à 2h? Grâce à la gestion du travail de nuit, éditez un Z de caisse correspondant précisément à vos horaires d’ouverture. Puis, transformez vos règlements en écritures comptables et transférez-les dans votre logiciel de comptabilité. Vous pouvez également les envoyer à votre Expert-Comptable, au format de son logiciel*. Evitez les ruptures de stock A chaque plat préparé, le logiciel décompte les articles utilisés. Lorsque le stock atteint le seuil minimum ou d’alerte que vous avez défini préalablement, une commande fournisseur est automatiquement créée ! Profitez de statistiques détaillées sur votre établissement Véritable outil d’aide à la décision, le logiciel vous permet de visualiser rapidement les chiffres clés de votre activité : tableaux de bord, statistiques par tranche horaire, par serveur, meilleurs articles vendus… * EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC,APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE. Logiciel 2 en 1 : Gestion Commerciale + Encaissement EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Janvier 2015. 824 Fonctions Principales • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits Configurations Minimales Requises : (1) Excepté pour le Front Office : écran supportant une résolution de 800*600 • Processeur : : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits(1) • Espace disque libre : 3 Go Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Systèmes d’exploitation supportés : Périphériques compatibles Afin de vous permettre de travailler dans des conditions optimales, EBP Bar & Restaurant est compatible avec de nombreux matériels et périphériques de caisse. Vous pouvez ainsi le relier aux appareils que vous utilisez couramment (imprimantes tickets, lecteur TPE, tiroirs-caisse….) et profiter d’une véritable synergie dans votre gestion. Notre logiciel est également compatible avec la norme OPOS et fonctionne donc avec l’ensemble des périphériques de cette norme. Parmi les marques compatibles : EPSON, TOSHIBA, AURES, METROLOGIC, ZEBRA Pour connaître la liste détaillée des périphériques compatibles, consultez notre site : www.ebp.com Compatible opos Caractéristiques générales • Look Microsoft® et adaptation aux thèmes Windows® XP, Windows® VistaTM , Windows® 7 et 8 • Outil de sauvegarde multi-supports et restauration des données • Version réseau : nous consulter • Nombre de dossiers : 10 • Gestion des utilisateurs avec définition des droits • Tableau de bord (CA journalier, indice de vente, nombre de couverts, fréquentation/ CA) • Prise de commande mobile sur PDA**  Encaissement (Front Office) Gestion des fichiers • Paramétrage de l’écran de vente • Mode PC et écran tactile • Edition de ticket de caisse personnalisé • Mode formation Caisses • Prise de commande et encaissement • Vision cuisine et ticket de caisse • Mise en attente et rappel de la commande • Boutons « articles » classés par niveau de services (entrées, plats, desserts…) • Boutons totalement personnalisables • Commentaires «cuisine» : accompagnement, cuisson, sauce ou autres • Fiche technique par article • Suivi du fond de caisse • Mouvements de caisse • Clôture de caisse avec impression du Z de caisse • Impression du X de caisse, journal de caisse • Identification des serveurs Gestion des tables • Gestion de l’état de la table, en fonction de l’évolution du repas • Affichage synthétique de l’état des tables (libre, occupée) • Gestion de plan de table par zone de service (terrasse, étage) • Rappel ticket grâce au n° de table • Paramétrage multiple des commandes • Compteur de temps d’attente entre chaque niveau de service Gestion des menus • Composition des menus (type de plat, choix) • Gestion de 2 taux de TVA différents (principal et minoritaire) • Composition des menus avec des articles composés ou des articles déjà liés Suivi des clients • Gestion des cartes de fidélité par point, CA ou sur le nombre de passages • Gestion des remises, articles offerts • Historique de la fidélité par client (tickets, gains) Liaison salle/cuisine • Impression des tickets en cuisine + commentaires (accompagnement, cuisson…) • Gestion du « à suivre » pour lancer les plats à venir (paramétrage jusqu’à 8 niveaux) • Paramétrage de l’intitulé des « à suivre » • Gestion des imprimantes multiples Paiement • Multi-règlements : carte bancaire, chèque, espèces, ticket restaurant, chèque vacances • Edition bordereau pour tickets restaurant et chèques vacances • Partage de note avec déduction automatique • Fonction division de note • Partage de note par produit (ex : bouteille de vin) • Impression de l’addition (sans règlement) • Edition de note de frais selon la demande du client • Édition d’un ticket supplémentaire personnalisable (offre promotionnelle, nouveau produit...) Périphériques • Voir encart ci-dessous  Gestion Commerciale (Back Office) Gestion des achats • Fichier, commande fournisseur • Stocks : bon d’entrée, de sortie, saisie d’inventaire… • Livraison/réception globale ou partielle des commandes • Virements SEPA Gestion des ventes • Devis, commande, facture, bon de livraison • Ventes en compte (différé et rattaché à un client) • Relance Clients • Gestion jusqu’à 5 tarifs différents : sur place, à emporter, bar, table, en livraison • Gestion des tarifs par plages horaires (heure de début/fin, jours d’application) ou zone de service • Gestion du travail de nuit • Facturation HT ou TTC • Gestion multi-devises, multi-échéances • Gestion des remises articles ou clients avec choix de la priorité • Grille tarifaire par client • Multi-facturation périodique • Consultation des tickets de caisse • Prélèvements SEPA • Articles liés et composés • Gestion des soldes et promotions • Gestion et impression de codes-barres Gestion du stock • Bons d’entrées, bons de sorties • Fabrication des articles composés • Saisie de l’inventaire complet Fidélité client • Historique de la fidélité par client • Gestion des cartes de fidélité (par point, parchiffre d’affaires, par nombre de passages en caisse) • Gestion des remises, articles offerts, bons d’achat • Chèques cadeaux Statistiques • Statistiques détaillées : par tranche horaire,par serveur, panier moyen, indice de vente… Import/Export des fichiers • Imports et exports paramétrables des fichiers articles, familles d’articles, clients, fournisseurs et contacts • Génération de fichiers PDF avec envoi par email depuis toutes les éditions et exports au format • Remise en banque centralisée : Back et Front Office • Transfert en comptabilité des règlements, factures, tickets de caisse et mouvements de caisse au format du logiciel de l’ExpertComptable* * EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADORDORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE. ** L’utilisation de cette fonction nécessite la souscription au service PRIVILEGE ou PREMIUM. Compatible avec PDA Dolphin 6000 de Honeywell (avec le système d’exploitation Windows® mobile 6.5) et PDA Airpod AP 430 de Sopeg (avec le système d’exploitation Windows® CA 5.0). Sous réserve qu’une connexion Wifi soit active depuis la caisse. PDA à acquérir séparément. Le SaaS (Software As A Service) est un nouveau mode de consommation qui répond à la demande de disponibilité en temps réel des données de gestion d’une entreprise ou d’un cabinet. Le cabinet d’expertise comptable et ses clients disposent d’un accès immédiat et simultané aux données des logiciels en ligne qu’ils partagent. EBP se charge de tout ! Finies les contraintes d’hébergement et de sauvegarde informatique ! Vous vous recentrez sur votre cœur de métier. LES LOGICIELS EN LIGNE EBP VOUS ALLEZ DIRE OUI ! POUR VOS CLIENTS Pilotage de l’entreprise en temps réel Les logiciels de comptabilité ou gestion commerciale EBP sont hébergés sur des serveurs sécurisés et accessibles via une connexion internet. Vos clients accèdent donc à la demande, 24h/24 et 7j/7, depuis leur ordinateur PC, MAC ou tablette numérique, à leur application de gestion. Ils pourront ainsi piloter efficacement leur entreprise quel que soit le lieu où ils se trouvent : suivi des ventes, état du stock, saisi d’un devis à l’issue d’un rendez-vous client, situation de comptes ou de trésorerie… POUR VOTRE CABINET Optimisation du travail collaboratif et de la satisfaction clients Côté cabinet, vos collaborateurs effectuent la tenue et la révision des dossiers en ligne directement depuis l’application de leur client. Le partage des dossiers et les échanges de données de gestion sont instantanés. En partageant le même écran, vos collaborateurs accompagnent leurs clients dans leur tenue comptable en temps réel, sans avoir à se déplacer et à échanger des fichiers. «76% des experts-comptables estiment que le Cloud améliore la relation client-cabinet» Source : SIC Newsletter 2012 Des données sécurisées 77% des TPE ont peur pour la confidentialité de leurs données stockées dans le Cloud* Avec les logiciels en ligne EBP, les données de votre client sont protégées par des identifiants sécurisés et personnels. Ainsi, seules les personnes possédant ces codes auront accès aux données depuis le logiciel. Votre client reste propriétaire de ses données, EBP s’engage à en préserver l’intégrité et la confidentialité. De même, EBP garantit la mise en place de mesures techniques et organisationnelles afin d’empêcher tout accès ou utilisation fraudeuse des données ainsi que de prévenir toute perte, altération et destruction de données. Tout comme une banque protège les données d’un client, EBP utilise ses coffres forts pour garantir à vos clients un accès à leurs données 24h/24 et 7j/7. 69% des TPE trouvent inquiétant de penser que les données puissent être stockées à l’étranger.* Rassurez vos clients : les serveurs de stockage des logiciels en ligne EBP sont basés en Ile de France. *Etude téléphonique réalisée par OpinionWay en septembre 2013 auprès de 606 dirigeants d’entreprises de moins de 20 salariés PARTOUT, TOUT LE TEMPS La gestion n’a pas de frontière ! Votre client accède à son logiciel grâce à une simple connexion Internet. A partir d’un PC, d’un Mac ou d’une tablette, il peut se connecter et travailler où qu’il soit. Plus besoin d’emporter son ordinateur, le logiciel est accessible depuis n’importe quel poste connecté à Internet. TOUJOURS A JOUR Les logiciels évoluent ! Les nouveautés légales et fonctionnelles sont intégrées automatiquement. Les mises à jour sont évidemment incluses dans les abonnements aux logiciels en ligne. Les logiciels incluront toujours les nouveaux développements fonctionnels et légaux. Les logiciels de Comptabilité et de Gestion Commerciale Classic et PRO sont hébergés chez EBP. Pour y accéder, votre client se connecte à un portail dédié sur https://webapps.ebpcloud.com. Seule l’installation d’un utilitaire Citrix lors de la 1ère connexion est nécessaire pour le bon fonctionnement des logiciels en ligne. Cette installation est automatiquement proposée lors de la connexion au portail (si le poste qui souhaite se connecter ne possède pas déjà l’utilitaire). Une fois connecté, votre client travaille depuis son poste sur ses données hébergées sur les serveurs à distance. Il n’y a donc aucun risque de perte (en cas de cambriolage, crash disque, incendie…), les données seront toujours accessibles. S’il le souhaite, votre client peut également toujours réaliser lui-même ses sauvegardes et les restaurer par la suite. 1571 Le Cloud Computing, la stratégie gagnant-gagnant Les avantages des logiciels en ligne Du côté de la technique, les logiciels en ligne EBP, comment ça marche ? Equipe Profession Comptable EBP Email : experts.fr@ebp.com - Fax : 01 34 94 83 42 EBP Informatique • SA au capital de 1 Million d’euros • APE 5829B RCS Versailles B 33083894700043 • Rue de Cutesson • ZA du Bel Air BP 95 F-78513 RAMBOUILLET CEDEX • Tél. : 01 34 94 80 00 • Fax : +33 (0)1 34 94 83 47 • Document non contractuel • Août 2014 • Tous les prix figurant dans ce document sont indicatifs et des prix publics conseillés • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • Fichier clients déclaré à la CNIL sous N° 1217538 • Droit d’accès et de rectification en écrivant à EBP, Rue de Cutesson • ZA du Bel Air BP 95 F-78513 RAMBOUILLET CEDEX • Nos fichiers ne font l’objet d’aucune divulgation en dehors du groupe EBP Cabinet Accès aux logiciels en ligne EBP Vos clients www.cabinet.com Restaurant Artisan Médecin TPE Boulanger Serveurs EBP EBP propose des logiciels de Comptabilité et de Gestion Commerciale en ligne, déclinés en 3 niveaux de fonctionnalités différents. Vous répondez ainsi précisément à la demande de vos clients quels que soient leur secteur d’activité, leur taille et leurs besoins. Logiciels en ligne EBP compta en ligne Itool Compta Start EBP Compta Classic en ligne EBP Compta PRO en ligne Abonnement annuel 97€ HT au lieu de 129€ HT 206€ HT au lieu de 275€ HT 289€ HT au lieu de 385€ HT Nombre d’utilisateurs standard 1 1 1 Nombre de sociétés standard 1 1 3 Outils paramétrables : Assistant de navigation, filtres, tris, menu Favoris, etc... x x x Import-Export des écritures au format du logiciel de votre Expert-Comptable(1) x x x Saisie pratique, guidée, par journal x x x Lettrage manuel, simplifié x x x Télédéclaration de TVA(2) Etats préparatoires x x Bilan et Compte de Résultat (états préparatoires) x x x Grand-Livre et Balance interactifs x x x Rapprochement bancaire x x Multi-échéancier x x TVA sur débits/ sur encaissements x x Saisie au kilomètre x x Prévisions de trésorerie x Virements/Prélèvements CFONB, SEPA, Virements internationaux CFONB x Gestion des immobilisations x Comptabilité analytique (3 axes) x Gestion des budgets généraux et analytiques x Scan’N Go : dématérialisation des factures fournisseurs(3) x (1) EBP, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE et en import uniquement HELIAST. (2) Cette fonction nécessite la souscription au service EBP Télédéclaration (disponible uniquement pour les logiciels EBP Compta Classic et PRO en ligne). (3) Nécessite la souscription à un forfait Scan’N Go. (1) EBP, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE et en import uniquement HELIAST. Interface identique au mode licence Interface identique au mode licence EBP GESTION COMMERCIALE en ligne Itool Gestion Commerciale Start EBP Gestion Commerciale Classic en ligne EBP Gestion Commerciale PRO en ligne Abonnement annuel 97€ HT au lieu de 129€ HT 239€ HT au lieu de 319€ HT 404€ HT au lieu de 539€ HT Nombre d’utilisateurs standard 1 1 1 Nombre de sociétés standard 1 1 3 Outil paramétrable : assistant de navigation, gestion des favoris x x x Fichiers clients, prospects et articles x x x Gestion des ventes : devis, factures, avoirs x x x Transfert comptable au format du logiciel de l’Expert-Comptable(1) x x x Tarifs et promotions fournisseur x x x Statistiques détaillées et Tableau de bord x x x Personnalisation des listes clients, articles… x x Relance Clients x x Multi-échéances x x Règlements clients x x Gestion des achats : demande de prix, facture fournisseur… x x Gestion des stocks : entrée, sortie, mouvement, suivi, inventaire… x x Gestion des commerciaux : barèmes, calcul de commissions x x Facturation périodique x Fichier de virements/prélèvements, virements internationaux (SEPA) x Champs personnalisés x Statistiques et tableaux de bord paramétrables x Configurations Minimales Requises : Connexion Internet (minimum 1 Mo en ADSL) Connexion 3G (débit minimum de 500 Ko) Poste PC Processeur : P4 2 GHz ou supérieur Mémoire : 1 Go Ecran : résolution 1024x768 Espace disque libre : 1 Go Windows XP® SP3 Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits Windows® 7 32 bits et 64 bits Ipad/Iphone (consultation de données) Espace disque libre : 1 Go IOS5 ou supérieur Poste MAC Processeur : Intel 2 GHz ou supérieur Mémoire : 1 Go Ecran : résolution 1024x768 Espace disque libre : 1 Go Navigateurs Web compatibles : Internet Explorer Chrome Safari Firefox Systèmes d’exploitation supportés : Ordinateur, Tablette, Smartphone : Windows® Mac OS Windows® et Mac OS sont des systèmes d’exploitation dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Compatible L’offre des logiciels en ligne EBP En tant que partenaire EBP, nous accordons à vos clients une remise de 25% : La première année, si votre client gère lui-même son abonnement. La première année et les suivantes, si votre cabinet gère l’abonnement de ses clients. Itool Start EBP Gamme Classic EBP Gamme PRO PROGRAMME FORMATION Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • Document non contractuel • SA au capital de 1 Million d’euros • NAF 5829C • RCS Versailles B 33083894700043 • Février 2015 www.ebp.com LOCATION IMMOBILIÈRE  Bien paramétrer son logiciel et l’adapter à ses besoins.  Apprendre à gérer les loyers (appels de loyers, quittance, relances pour impayés...). 1. Présentation générale n Configuration matériel n Présentation du manuel n Présentation du logiciel n Installation du logiciel 2. Schéma de fonctionnement du logiciel 3. Utilisateurs n Création et sélection des utilisateurs n Connexion d’un utilisateur existant 4. Création des tables n Table «Propriétaires» / «Lots» / «Locataires» / «Fournisseurs» / «Banques» n Tables annexes (Revenus, TVA, types de règlement, modes de règlements...) 5. Gestion des locataires n Comptes locatifs n Appels de Loyers n Régularisation des charges locatives n Alertes (aux impayés, aux assurances, ramonage...) n Alertes fin de bail n Relances/Courriers n Reçus 6. Gestion des comptes n Comptes locatifs n Comptes généraux lots n Comptes fournisseurs n Banques n Comptabilité générale n Plan Comptable 7. Gestion des impôts n Droit au bail et taxe additionnelle n Déclaration foncière n TVA Locative 8. Maintenance de la base de données n Sauvegarde n Restauration 9. Présentation et manipulation d’un jeu d’essai Logiciel : EBP Location Immobilière Public concerné : Pour toute entreprise ou particulier souhaitant gérer efficacement ses locations de biens immobiliers. Pré-requis : Être initié à l’informatique et avoir des connaissances sur la location de biens (états des lieux, loyers, charges...). Objectifs Personnalisées document non contractuel - version 2.0 Manuel Technique - février 10 page 1/15 PROCEDURE D’INSTALLATION DES LOGICIELS EBP EN ENVIRONNEMENT IACA Mode opératoire réalisé en collaboration avec : EBP SOLUTIONS EDUCATION 2010 EBP Informatique SA ZA Bel Air – BP 95 78513 Rambouillet Cedex www.ebp.com Tel : 01 34 94 83 82 Fax : 01 34 94 83 42 education.fr@ebp.com Mr Thierry Pouplier IANTE Economie et Gestion Académie Aix Marseille thierry.pouplier@ac-aix-marseille.fr Mr Cyril Doillon Point Ac@r Istres acar.istres@ac-aix-marseille.fr document non contractuel - version 2.0 Manuel Technique - février 10 page 2/15 Soucieux de la qualité de ses services, EBP s’est attaché à fournir un document technique facilitant l’installation de ses logiciels dans l’environnement IACA. IACA (Installation Automatique de Comptes et Administration) est un programme développé par le CRDP de Champagne-Ardenne, qui simplifie et automatise le travail de l'administrateur du réseau. IACA crée les utilisateurs automatiquement, offre un répertoire sécurisé à chaque utilisateur, permet d'observer les ordinateurs à distance, d'autoriser ou d'interdire un programme immédiatement, de créer des répertoires partagés, de déterminer les droits et les restrictions en fonction de l'utilisateur et de l'ordinateur… Pour obtenir plus d’informations ou acheter le logiciel, rendez-vous sur http://www.crdp-reims.fr/iaca/ IACA équipe aujourd’hui 1600 établissements dont les établissements de l’académie d’AixMarseille. Ceux-ci sont en grand nombre utilisateurs de solutions EBP. C’est pourquoi EBP a particulièrement travaillé au sein de cette académie afin de développer une procédure d’installation de ses logiciels dans cet environnement. Monsieur Pouplier et Monsieur Doillon ont collaboré avec les équipes techniques EBP en vue d’établir ce document. Nous leur adressons nos plus sincères remerciements eu égard à l’implication dont ils ont fait preuve lors de cette démarche. Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs PREFACE document non contractuel - version 2.0 Manuel Technique - février 10 page 3/15 I – Introduction 4 II – Installation du serveur 5 III – Installation du poste client 7 IV – Activation du logiciel 9 IV-1 Deux modes d’activation 9 IV-2 Activation automatique 10 IV-2 Activation manuelle 10 V – Création d’un dossier sur le poste client 12 IV – L’Equipe Education EBP 15 SOMMAIRE document non contractuel - version 2.0 Manuel Technique - février 10 page 4/15 Environnement technique Environnement spécifique : IACA (lecteur U) Postes Serveurs : Microsoft® Active Directory 2000 ,2003 ou 2008 Postes Clients : Windows® XP PRO SP2 ou SP3, Windows® VISTA SP1, Windows® 7 Produits EBP : EBP Open Line Pro I – INTRODUCTION document non contractuel - version 2.0 Manuel Technique - février 10 page 5/15 Lors d’une installation réseau, le moteur de base de données Microsoft SQL Server 2005 Express doit être installé sur le serveur. En environnement IACA, vous devez installer les composants serveur d’EBP Open Line Pro sur votre poste serveur en suivant la procédure ci-dessous : Etape 1 Ecran d’accueil et contrat de licence Validez la licence d’utilisation. Cliquez sur Suivant. Etape 2 Type d’installation Cliquez sur « Installation réseau » II – INSTALLATION DU SERVEUR document non contractuel - version 2.0 Manuel Technique - février 10 page 6/15 Etape 3 Type d’installation réseau Cliquez sur « Poste serveur » Puis cliquez sur le bouton « Installer » Etape 4 Fin de l’installation Cliquez sur le bouton « Terminer » pour fermer L’installation du poste serveur est terminée. Les données créées par les élèves seront stockées sur le serveur, dans le dossier : C:\Program Files\Microsoft SQL Server\MSSQL.x\MSSQL\Data document non contractuel - version 2.0 Manuel Technique - février 10 page 7/15 Connectez-vous sur le poste client en ADMINISTRATEUR de MODELE. L’Administrateur doit installer le logiciel EBP Open Line Pro sur les postes clients ou le(s) sousparc(s) définis dans le parc d’ordinateurs. L’icône de raccourci créée lors de l’installation doit êtres accessible aux utilisateurs des postes clients. Procédure d’installation : Etape 1 Ecran d’accueil et contrat de licence Validez la licence d’utilisation. Cliquez sur Suivant. Etape 2 Type d’installation Cliquez sur « Installation réseau » III – INSTALLATION DU CLIENT document non contractuel - version 2.0 Manuel Technique - février 10 page 8/15 Etape 3 Type d’installation réseau Cliquez sur « Poste client » Puis cliquez sur le bouton « Installer » Etape 4 Fin de l’installation Cliquez sur le bouton « Terminer » pour fermer document non contractuel - version 2.0 Manuel Technique - février 10 page 9/15 IV - 1 – Deux modes d’activation Toujours connecté avec le compte Administrateur de modèles. Lors du premier lancement du logiciel EBP Open Line Pro une fenêtre d’activation apparaitra à l’écran. Pour activer le logiciel cliquez sur « Activer ». Une nouvelle fenêtre apparaît à l’écran sélectionnez le mode d’activation automatique si votre ordinateur est relié à internet, sinon sélectionnez le mode d’installation manuelle. Etape 1 Fenêtre d’évaluation Cliquez sur « Activez votre logiciel » Etape 2 Type d’activation Cliquez sur le bouton « Activer automatiquement » si votre ordinateur est relié à internet. Cliquez sur le bouton « Activer manuellement » si votre ordinateur n’est pas relié à internet. IV – ACTIVATION DU LOGICIEL document non contractuel - version 2.0 Manuel Technique - février 10 page 10/15 IV – 2 – Activation automatique Si vous avez sélectionné l’activation automatique du logiciel, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel. Vous n’aurez ensuite qu’à suivre les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel. IV - 2 - Activation manuelle Un fois la fenêtre d'activation manuelle ouverte vous avez accès aux zones à remplir pour l’activation. A la fin du processus d’activation un message d'avertissement apparaît celui-ci vous indique la version de votre logiciel. document non contractuel - version 2.0 Manuel Technique - février 10 page 11/15 IV – ACTIVATION DU LOGICIEL IV – ACTIVATION DU LOGICIEL document non contractuel - version 2.0 Manuel Technique - février 10 page 12/15 Depuis le logiciel EBP Open Line Pro, cliquez sur le menu Fichier, Nouveau pour lancer l’assistant de création d’un nouveau dossier. Etape 1 Bienvenue dans l’assistant Création de dossier Cliquez sur le bouton « Suivant » pour continuer l’assistant de création d’un nouveau dossier Etape 2 Informations relatives à la base de données – Type d’installation Choisissez l’option « Poste client seul » Cliquez sur le bouton « Suivant » Etape 3 Informations relatives à la base de donnée - Connexion Cliquez sur la liste déroulante pour que l’assistant charge la liste des serveurs disponibles. V – CREATION D’UN DOSSIER SUR LE POSTE CLIENT document non contractuel - version 2.0 Manuel Technique - février 10 page 13/15 Etape 4 Informations relatives à la base de donnée Choisissez dans la liste le « Nom du Serveur\ebp » ou est installé votre Server SQL 2005 Express Laissez l’option « Afficher les options de connexion avancées » décochée. Cliquez sur le bouton « Suivant » Etape 5 Informations relatives à la base de donnée - Authentification Indiquez le « Nom du dossier » à créer Cliquez sur le bouton « Suivant » Etape 6 Informations relatives à l’application -Identification Indiquez les informations d’identification de votre dossier. Vous pouvez toutefois passez cette étape pour les saisir ultérieurement en passant par le menu Outils / Options. Cliquez sur le bouton « Suivant » document non contractuel - version 2.0 Manuel Technique - février 10 page 14/15 Etape 7 Informations relatives à l’application –Autres Informations – Information de TVA Indiquez les informations d’identification de votre dossier et de TVA. Pour une création plus rapide du dossier, décochez « Importer tous les codes postaux… » Cliquez sur le bouton « Suivant » Etape 8 Informations relatives à l’application –Dates d’exercice Indiquez les informations d’identification de votre dossier et de TVA. Cliquez sur le bouton « Suivant » Etape 9 Toutes les données nécessaires ont été collectées Tous les informations nécessaires à la création de votre dossier ont été saisie. Cliquez sur le bouton « Lancer » pour finaliser la création de votre nouveau dossier Les raccourcis du dossier sont créés dans « Mes Documents ». IACA créant des profils itinérants élèves et professeurs retrouveront leurs raccourcis dans le répertoire « Mes Documents » (le chemin mappé « U:\ ») peut importe la machine sur laquelle ils se connectent. document non contractuel - version 2.0 Manuel Technique - février 10 page 15/15 Pour toute information complémentaire vous pouvez contacter l’équipe Education d’EBP, par téléphone : 01 34 94 83 82 par fax : 01 34 94 83 42 par e-mail : education.fr@ebp.com Venez également découvrir notre offre de solutions et services dédiés dans l’espace Education de notre site Internet sur le www.ebp.com/fr/espaces/education.aspx VI – L’EQUIPE EDUCATION D’EBP Version 1.1 – document non contractuel – Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. Documentation d’information technique spécifique Education PGI Open Line PRO EBP Informatique SA Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex www.ebp.com Equipe Education : 01 34 94 83 82 education.fr@ebp.com 2 Version 1.1 – document non contractuel – Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. Sommaire 1. Le P.G.I. ............................................................................................................................. 3 1.1. Rapidité de saisie ......................................................................................................... 3 1.2. Transferts des données automatiques et directs .................................................... 4 2. La technologie ................................................................................................................... 5 2.1. Une garantie de pérennité pour les clients EBP Open Line .................................. 5 2.2. Configurations minimales requises ............................................................................ 5 2.3. Une architecture réseau légère .................................................................................. 5 3. Une installation simplifiée grâce à des procédures explicites ................................... 6 3.1 Installation monoposte : ............................................................................................... 6 3.2 Installation réseau : ...................................................................................................... 6 4. Le travail collaboratif ........................................................................................................ 8 5. L’ouverture ....................................................................................................................... 10 3 Version 1.1 – document non contractuel – Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. 1. Le P.G.I. Le Progiciel de Gestion Intégré se compose d’une base de données dans laquelle sont stockées les informations des applications utilisant ces données. Une base de données commune donc pas de ressaisies inutiles, une fiche client modifiée en comptabilité le sera également en gestion commerciale. 1.1. Rapidité de saisie Les élèves n’ont pas à ressaisir deux fois la même information. Une fiche client saisie en gestion commerciale… 4 Version 1.1 – document non contractuel – Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. …sera automatiquement créée en comptabilité 1.2. Transferts des données automatiques et directs Les documents commerciaux sont traduits en écritures comptables. Une facture commerciale… …sera traduite en écritures comptables 5 Version 1.1 – document non contractuel – Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. 2. La technologie Utilisation de la technologie 2.1. Une garantie de pérennité pour les clients EBP Open Line • SQL Server, solution leader de la base de données et des solutions décisionnelles • Toujours plus de fonctionnalités et de possibilités avec une même solution 2.2. Configurations minimales requises • postes élèves : Pentium 4 2GHz ou équivalent, 1Go de RAM (Le logiciel peut fonctionner avec moins de mémoire (512Mo sous XP) mais certaines lenteurs seront observées) • Configuration du serveur : Pentium 4 2GHz ou équivalent, espace disque libre 1.5Go + 250Mo par dossier élève, 2Go de RAM, Windows Server 2.3. Une architecture réseau légère 6 Version 1.1 – document non contractuel – Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. 3. Une installation simplifiée grâce à des procédures explicites Il suffit d’insérer le CD et de suivre les instructions : 3.1 Installation monoposte Le moteur de base de données Microsoft SQL 2005 et le PGI s’installent automatiquement sur le poste. 3.2 Installation réseau 7 Version 1.1 – document non contractuel – Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. Trois possibilités : 3.2.1 Installation ‘Poste client’, pour installer un poste élève connecté à un serveur de données. Cliquer sur ‘Installer’ et le PGI s’installe sur le poste élève. Le(s) serveur(s) de données sera ensuite automatiquement détecté lors de la création du dossier de travail L’élève n’aura besoin d’aucun partage sur le serveur car Microsoft SQL Server gère ses utilisateurs de manière autonome. 3.2.2 Installation ‘Poste client+serveur’, pour installer le moteur SQL Server et le PGI sur un même poste. 8 Version 1.1 – document non contractuel – Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. 3.2.3 Installation ‘Poste serveur’, pour installer Microsoft SQL Server sur le serveur de données. 4. Le travail collaboratif Afin de favoriser le travail collaboratif et mettre en place des exercices pratiques en groupes d’élèves, le P.G.I. propose une gestion complète des droits utilisateurs. Les élèves pourront ainsi avoir des rôles bien définis pour simuler au mieux le monde de l’entreprise. 4.1. L’élève « comptable » qui aura des droits restreints sur la partie gestion commerciale 4.2. L’élève « commercial » qui aura des droits restreints sur la comptabilité, voire une interdiction totale d’utiliser l’application comptable 9 Version 1.1 – document non contractuel – Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. 4.3. L’élève « dirigeant de l’entreprise » qui aura tous les droits, y compris celui de gérer les différents droits utilisateurs (compte administrateur) 10 Version 1.1 – document non contractuel – Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. 5. L’ouverture Dans une majorité de filières, il est demandé la pratique du langage SQL. Grâce au Microsoft Management Studio Express on pourra s’exercer à la requête au travers d’un outil simple. Ce logiciel spécialement conçu pour une utilisation optimale sur Mac, couvre tous vos besoins essentiels en gestion d’entreprise : de la chaîne commerciale (ventes, stocks…) à la tenue d’une comptabilité générale (état préparatoire de TVA, bilan, compte de résultat...). Performant et facile à prendre en main, ce logiciel 2 en 1 vous permet de gérer efficacement votre activité. Pour gérer l’ensemble de votre activité dans un seul logiciel 2015 www.ebp.com Retrouvez une interface de travail proche de vos outils Mac Exclusivement conçu pour l’environnement Macintosh, ce logiciel vous permet de travailler dans une interface très proche de vos habitudes de navigation sur les outils Apple®. Gagnez du temps en facturation Créez des documents soignés en utilisant nos modèles pré-paramétrés ou personnalisez-les selon vos besoins. Quand un devis est accepté, transférez-le en facture sans ressaisie en comptabilité. Choisissez la saisie qui vous convient Par période ou par journal, adoptez celle que vous préférez. Gagnez du temps en automatisant les saisies les plus fréquentes à l’aide de la recopie d’écritures. Editez vos documents comptables en quelques clics Etablissez votre bilan et compte de résultat ainsi que votre état préparatoire de TVA pour préparer au mieux vos déclarations. Echangez vos données de façon sécurisée Transférez vos fichiers à votre Expert-Comptable pour la révision de vos comptes, au format de son logiciel*. En un clic, les écritures corrigées s’intègrent automatiquement dans votre comptabilité ! *EBP, Sage, Ciel Modes d’utilisation disponibles pour ce logiciel : Licence Locatif En ligne J’achète mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je loue mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je m’abonne à mon logiciel Je l’utilise sur internet Compta & Devis-Factures Mac 30 jours d’Assistance téléphonique Inclus Fonctions Principales • Snow Léopard (10.6), Lion (10.7), Mountain Lion (10.8), OS X Mavericks (10.9) Configurations Minimales Requises : Snow Léopard, Lion, Mountain Lion et Mavericks sont des systèmes d’exploitation dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. • Processeur : Intel avec OS 10.6 minimum, 10.7, 10.8, 10.9 • Mémoire : 2 Go de mémoire vive • Espace disque libre : 8 Go Systèmes d’exploitation supportés : Caractéristiques générales • Version monoposte • Nombre de dossiers : 5 • Nombre d’enregistrements illimités par table • Recherche multi-critères par fenêtre •Filtres de recherches Traitements comptables • Générateur d’états et modèles inclus • Gestion des tiers (clients et fournisseurs) • Saisie par période et par journal • Lettrage manuel • Gestion des relances • Etats préparatoires à la TVA CA3 et CA12 • TVA sur débits/ encaissements • Rapprochement bancaire manuel • Un RIB par tiers • Journaux (Achats, Ventes, Trésorerie, A-nouveaux, Opérations diverses…) Editions • Grand livre • Bilan et compte de résultat (états préparatoires) • Echéancier • Balance âgée • Journaux Gestion des ventes • Devis • Commande • Bon de livraison • Facture • Transfert de devis en facture • Editeur de modèles d’impression • Gestion des reliquats • Paiements multi-échéances • Multi adresses • 5 tarifs possibles • Remise par famille et / ou gamme Suivi des tiers • Gestion des modes de règlements et des échéances multiples • Gestion simple des commerciaux Articles et stocks • Fichier famille articles • Gestion des taxes • Bons d’entrée et de sortie • Mouvements de stocks • Saisie des inventaires (à date, en valeur) • Commandes • Bons de livraison partiels • Visualisation des commandes et factures en cours •Besoins en approvisionnement Import/Export • Export de toutes les fenêtres au format texte • Import dans la liste selon les colonnes présentes • Export des tables pour l’article L215-3 • Export comptabilités informatisées (L.47 A) conforme à la réglementation du Contrôle Fiscal des Comptabilités Informatisées Liste des fonctions non exhaustive Compta & devis-factures mac 2015 Visualisez en un coup d’œil les échéances dues et relancez vos clients Réalisez rapidement vos devis en saisissant directement vos clients, vos articles... EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Juin 2014 Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 fiche technique Communication Entreprise-Expert Depuis EBP Comptabilité Exporter des écritures Importer des écritures n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. n Sélectionnez Transmettre des données à votre expert comptable (ou à votre client). n Cochez la case Dossier complet si vous souhaitez exporter toutes les écritures de l’exercice en cours ou sélectionnez la période et la fourchette de journaux à exporter. n Validez votre sélection en cliquant sur le bouton OK. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Sage Ligne 100 Version 11 - 14.. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à exporter. Options de l’échange (Zip, envoyer par mail). n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Isagri Sage Ligne 100 Version 11 - 14. : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront exportées. n Exportez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. n Sélectionnez Recevoir des données de votre expert comptable (ou de votre client). n Cochez la case Création automatique des comptes si vous souhaitez que les comptes importés soient créés automatiquement. n Validez votre sélection en cliquant sur le bouton OK. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Sage Ligne 100 Version 11 - 14.. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à importer. n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Isagri Sage Ligne 100 Version 11 - 14 : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront importées. n Importez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. www.ebp.com Sage ligne 100 Version 11 - 14 Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 fiche technique Communication Entreprise-Expert Exporter des écritures Importer des écritures www.ebp.com Depuis Sage Ligne 100 Version 11 - 14 n Accédez à l’option Format Ligne 100 et 30 du menu Fichier + Importer. n Dans le champ Type, sélectionnez Ecritures Sage (*.pnm). n Sélectionnez le fichier à importer et cliquez sur Ouvrir. Remarque : Les journaux doivent être créés avant de réaliser l’importation. n Accédez à l’option Format Sage du menu Fichiers + Exporter. n Définissez les critères de l’export et validez. n Choisissez le nom et l’emplacement du fichier à générer et validez. Sage ligne 100 Version 11 - 14 fiche technique Communication Entreprise-Expert Depuis EBP Open LineTM Comptabilité Exporter des écritures Importer des écritures n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils + Imports/Exports. n Sélectionnez Exportez les données de votre comptabilité. n Cochez Exporter tout l’exercice si vous souhaitez exporter toutes les écritures de l’exercice en cours, ou sélectionnez la période et la fourchette de journaux à exporter. n Cochez si besoin la case permettant d’exporter le n° de document à la place du n° de pièce. n Cliquez sur Lancer. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran, étape Vos échanges. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Sage Ligne 100 Version 11 - 14. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à exporter. Options de l’échange (Zip, envoyer par mail). n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Quadratus Sage Ligne 100 Version 11 - 14 : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. Comptes collectifs, centralisateurs. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront exportées. n Exportez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils + Imports/Exports. n Sélectionnez Recevoir des données dans votre comptabilité. n Cochez les options souhaitées :  Les cases Création automatique des comptes et des journaux pour créer les comptes et journaux inexistants .  La case Changer les comptes de type racine en détail et débloquer les comptes si nécessaire pour permettre l’import sur ce type de compte.  La case Importer le numéro de pièce dans le numéro de document pour conserver la numérotation automatique des pièces.  La case Importer les écritures comptables en mode simulation pour vérifier les écritures avant de les confirmer. n Cliquez sur Lancer. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran, étape Vos échanges. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Sage Ligne 100 Version 11 - 14. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange :  Nom du fichier à importer. n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Quadratus Sage Ligne 100 Version 11 - 14 : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. Comptes collectifs, centralisateurs. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront importées. n Importez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. Sage ligne 100 Version 11 - 14 Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 fiche technique Communication Entreprise-Expert Depuis EBP Comptabilité Exporter des écritures Importer des écritures n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. n Sélectionnez Transmettre des données à votre expert comptable (ou à votre client). n Cochez la case Dossier complet si vous souhaitez exporter toutes les écritures de l’exercice en cours ou sélectionnez la période et la fourchette de journaux à exporter. n Validez votre sélection en cliquant sur le bouton OK. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Quadratus QuadraCompta Version 1.55.4. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à exporter. Options de l’échange (Zip, envoyer par mail). n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Isagri Quadratus QuadraCompta Version 1.55.4 : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront exportées. n Exportez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. n Sélectionnez Recevoir des données de votre expert comptable (ou de votre client). n Cochez la case Création automatique des comptes si vous souhaitez que les comptes importés soient créés automatiquement. n Validez votre sélection en cliquant sur le bouton OK. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Quadratus QuadraCompta Version 1.55.4. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à importer. n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Isagri Quadratus QuadraCompta Version 1.55.4 : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront importées. n Importez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. www.ebp.com Quadratus QuadraCompta Version 1.55.4 Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 fiche technique Communication Entreprise-Expert Exporter des écritures Importer des écritures www.ebp.com Depuis Quadratus QuadraCompta Version 1.55.4 n Utilisez l’option Import ASCII (Compta) du menu Outils + Suivi des dossiers. n Sélectionnez le fichier à importer et validez. n Accédez à l’option Export ASCII du menu Outils + Suivi des dossiers. n Sélectionnez le nom et l’emplacement du fichier à générer. n Indiquez si besoin la période à exporter. n En Choix des données à exporter, choisissez Tout* ou sélectionnez les journaux et la période de votre choix. n Dans les zones Mises à zéro et Renumérotation, ne cochez rien. n Pour exporter dans la devise du dossier, cochez Exporter tous les montants dans la monnaie de Tenue. n Validez l’export. *NB : Si vous choisissez la totalité du dossier, les écritures seront ajoutées à celles déjà présentes dans le dossier EBP de votre client, lorsqu’il intégrera le fichier. Pour éviter cela, vous pouvez choisir d’envoyer un journal d’O.D. Quadratus QuadraCompta Version 1.55.4 n fiche technique Communication Entreprise-Expert Depuis EBP Open LineTM Comptabilité Exporter des écritures Importer des écritures n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils + Imports/Exports. n Sélectionnez Exportez les données de votre comptabilité. n Cochez Exporter tout l’exercice si vous souhaitez exporter toutes les écritures de l’exercice en cours, ou sélectionnez la période et la fourchette de journaux à exporter. n Cochez si besoin la case permettant d’exporter le n° de document à la place du n° de pièce. n Cliquez sur Lancer. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran, étape Vos échanges. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Quadratus QuadraCompta Version 1.55.4. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à exporter. Options de l’échange (Zip, envoyer par mail). n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Quadratus QuadraCompta Version 1.55.4 : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. Comptes collectifs, centralisateurs. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront exportées. n Exportez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils + Imports/Exports. n Sélectionnez Recevoir des données dans votre comptabilité. n Cochez les options souhaitées :  Les cases Création automatique des comptes et des journaux pour créer les comptes et journaux inexistants .  La case Changer les comptes de type racine en détail et débloquer les comptes si nécessaire pour permettre l’import sur ce type de compte.  La case Importer le numéro de pièce dans le numéro de document pour conserver la numérotation automatique des pièces.  La case Importer les écritures comptables en mode simulation pour vérifier les écritures avant de les confirmer. n Cliquez sur Lancer. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran, étape Vos échanges. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Quadratus QuadraCompta Version 1.55.4. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange :  Nom du fichier à importer. n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Quadratus QuadraCompta Version 1.55.4 : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. Comptes collectifs, centralisateurs. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront importées. n Importez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. Quadratus QuadraCompta Version 1.55.4 Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 fiche technique Communication Entreprise-Expert Depuis EBP Comptabilité Exporter des écritures Importer des écritures n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. n Sélectionnez Transmettre des données à votre expert comptable (ou à votre client). n Cochez la case Dossier complet si vous souhaitez exporter toutes les écritures de l’exercice en cours ou sélectionnez la période et la fourchette de journaux à exporter. n Validez votre sélection en cliquant sur le bouton OK. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Isagri IsaCompta Version 3.10010. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à exporter. Options de l’échange (Zip, envoyer par mail). n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Isagri IsaCompta Version 3.10010 : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront exportées. n Exportez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. n Sélectionnez Recevoir des données de votre expert comptable (ou de votre client). n Cochez la case Création automatique des comptes si vous souhaitez que les comptes importés soient créés automatiquement. n Validez votre sélection en cliquant sur le bouton OK. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Isagri IsaCompta Version 3.10010. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à importer. n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Isagri IsaCompta Version 3.10010 : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront importées. n Importez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. www.ebp.com Isagri IsaCompta Version 3.10010 Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 fiche technique Communication Entreprise-Expert Exporter des écritures Importer des écritures www.ebp.com Depuis Isagri IsaCompta Version 3.10010 n Accédez à l’option Recevoir du menu Fichier + Echanges prestataire comptable. n Cliquez sur le bouton « … ». n Dans le champ Type, sélectionnez Fichiers d’échange Isacompta V 4.00 et inférieur. n Sélectionnez le fichier à importer et validez. n Accédez à l’option Envoyer du menu Fichier + Echanges. n Sélectionnez Autre. n Choisissez le nom et l’emplacement du fichier à générer. n Définissez les critères de l’export et validez Isagri IsaCompta Version 3.10010 fiche technique Communication Entreprise-Expert Depuis EBP Open LineTM Comptabilité Exporter des écritures Importer des écritures n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils + Imports/Exports. n Sélectionnez Exportez les données de votre comptabilité. n Cochez Exporter tout l’exercice si vous souhaitez exporter toutes les écritures de l’exercice en cours, ou sélectionnez la période et la fourchette de journaux à exporter. n Cochez si besoin la case permettant d’exporter le n° de document à la place du n° de pièce. n Cliquez sur Lancer. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran, étape Vos échanges. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel IsaCompta Version 3.10010. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à exporter. Options de l’échange (Zip, envoyer par mail). n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel IsaCompta Version 3.10010 : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. Comptes collectifs, centralisateurs. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront exportées. n Exportez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils + Imports/Exports. n Sélectionnez Recevoir des données dans votre comptabilité. n Cochez les options souhaitées :  Les cases Création automatique des comptes et des journaux pour créer les comptes et journaux inexistants .  La case Changer les comptes de type racine en détail et débloquer les comptes si nécessaire pour permettre l’import sur ce type de compte.  La case Importer le numéro de pièce dans le numéro de document pour conserver la numérotation automatique des pièces.  La case Importer les écritures comptables en mode simulation pour vérifier les écritures avant de les confirmer. n Cliquez sur Lancer. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran, étape Vos échanges. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel IsaCompta Version 3.10010. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange :  Nom du fichier à importer. n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel IsaCompta Version 3.10010 : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. Comptes collectifs, centralisateurs. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront importées. n Importez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. Isagri IsaCompta Version 3.10010 Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 Communication Entreprise-Expert Coala Comptabilité (Ecritures) fiche technique Depuis EBP Comptabilité Exporter des écritures Importer des écritures n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. n Sélectionnez Transmettre des données à votre expert comptable (ou à votre client). n Cochez la case Dossier complet si vous souhaitez exporter toutes les écritures de l’exercice en cours ou sélectionnez la période et la fourchette de journaux à exporter. n Validez votre sélection en cliquant sur le bouton OK. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Coala Comptabilité (Ecritures). n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à exporter. Options de l’échange (Zip, envoyer par mail). n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Coala Comptabilité (Ecritures) : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront exportées. n Exportez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. n Sélectionnez Recevoir des données de votre expert comptable (ou de votre client). n Cochez la case Création automatique des comptes si vous souhaitez que les comptes importés soient créés automatiquement. n Validez votre sélection en cliquant sur le bouton OK. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Coala Comptabilité (Ecritures). n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à importer. n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Coala Comptabilité (Ecritures) : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront importées. n Importez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. www.ebp.com Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 Communication Entreprise-Expert Coala Comptabilité (Ecritures) fiche technique Depuis Coala Comptabilité Exporter des écritures Importer des écritures n Ouvrez un journal. n Accédez à l’option Exporter du menu Fichier. n Choisissez le nom du fichier d’export ainsi que le chemin où il doit être créé et validez. n Ouvrir le journal dans lequel les écritures sont à importer. n Dans la fenêtre du journal, cliquez sur Fichier + Importer. n Sélectionnez Ecritures et validez. n Sélectionnez le fichier à importer et validez. www.ebp.com Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 Communication Entreprise-Expert Coala Comptabilité (Dossier Complet) fiche technique Depuis EBP Comptabilité Exporter des écritures Importer des écritures n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. n Sélectionnez Transmettre des données à votre expertcomptable (ou à votre client). n Cochez la case Dossier complet si vous souhaitez exporter toutes les écritures de l’exercice en cours ou sélectionnez la période et la fourchette de journaux à exporter. n Validez votre sélection en cliquant sur le bouton OK. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Coala Comptabilité (Dossier Complet). n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à exporter. Options de l’échange (Zip, envoyer par mail). n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Coala Comptabilité (Dossier Complet) : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront exportées. n Exportez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. n Option non disponible. Voir fiche Ecritures. www.ebp.com Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 Communication Entreprise-Expert Coala Comptabilité (Dossier Complet) fiche technique Depuis Coala Comptabilité Exporter des écritures Importer des écritures n Option non disponible. Voir fiche Ecritures. n Créez ou ouvrez un dossier. n Accédez à l’option Importer du menu Fichier. n Un message vous rappelle que l’importation va écraser les données du dossier. Confirmez pour passer à la fenêtre suivante. n Sélectionnez le fichier généré par EBP puis validez. Attention : cette fonction écrase toutes les données d’un dossier. www.ebp.com Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 Communication Entreprise-Expert Coala Comptabilité (journal) fiche technique Depuis EBP Comptabilité Exporter des écritures Importer des écritures www.ebp.com n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. n Sélectionnez Transmettre des données à votre expertcomptable (ou à votre client). n Cochez la case Dossier complet si vous souhaitez exporter toutes les écritures de l’exercice en cours ou sélectionnez la période et la fourchette de journaux à exporter. n Validez votre sélection en cliquant sur le bouton OK. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Coala Comptabilité (Journal). n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à exporter. Options de l’échange (Zip, envoyer par mail). n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Coala Comptabilité (Journal) : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront exportées. n Exportez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. n Option non disponible. Voir fiche Ecritures. Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 Communication Entreprise-Expert Coala Comptabilité (journal) fiche technique Depuis Coala Comptabilité Exporter des écritures Importer des écritures www.ebp.com n Option non disponible. Voir fiche Ecritures. n Ouvrez le Bloc-notes de Windows (généralement accessible par le menu Démarrer + Programmes + Accessoires). n Utilisez la commande Ouvrir du menu Fichier afin d’ouvrir le fichier exporté depuis EBP. n Utilisez la commande Sélectionner tout du menu Edition, puis la commande Copier du menu Edition. n Dans COALA Comptabilité, accédez à l’option Coller les lignes du presse-papier du menu Utilitaires. nModifiez si besoin le type des journaux créés automatiquement. Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 Communication Entreprise-Expert Coala Comptabilité (Interface Expert) fiche technique Depuis EBP Comptabilité Exporter des écritures Importer des écritures www.ebp.com n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. n Sélectionnez Transmettre des données à votre expertcomptable (ou à votre client). n Cochez la case Dossier complet si vous souhaitez exporter toutes les écritures de l’exercice en cours ou sélectionnez la période et la fourchette de journaux à exporter. n Validez votre sélection en cliquant sur le bouton OK. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Coala Comptabilité (Journal). n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à exporter. Options de l’échange (Zip, envoyer par mail). n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Coala Comptabilité (Journal) : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront exportées. n Exportez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. n Option non disponible. Voir fiche Ecritures. Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 Communication Entreprise-Expert Coala Comptabilité (Interface Expert) fiche technique Exporter des écritures Importer des écritures www.ebp.com Depuis Coala Comptabilité n Option non disponible. Voir fiche Ecritures. n Ouvrez le dossier dans lequel l’importation doit être effectuée. n Double-cliquez dans la fenêtre de droite sur Comptabilité. n Dans la fenêtre de gauche, positionnez-vous sur l’exercice correspondant au fichier à importer. n Dans le menu déroulant où se trouve Journaux, sélectionnez Etats. n Dans la fenêtre centrale, cliquez sur Import Comptabilité, dans Etats d’import. n Si cette option n’est pas présente (pour un 1er import dans le dossier), faites clic droit + Ajouter, ouvrez Etats d’import et cochez Import Comptabilité, puis cliquez sur OK. n Dans la fenêtre de droite (nommée Attributs), dans le menu déroulant Fournisseur, sélectionnez EBP. n Dans le menu déroulant Logiciel, sélectionnez la version voulue. n Indiquez la taille des comptes. n Dans la fenêtre du milieu (nommée Etats), faites clic droit + Importer. n Indiquez si besoin la période à importer. n Cliquez sur OK. n Sélectionnez le fichier à importer. Attention : pour obtenir la clé ARF permettant d’importer le fichier EBP dans COALA Comptabilité, veuillez contacter le Service Clients de COALA. Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 Communication Entreprise-Expert Coala Comptabilité fiche technique Depuis EBP Open LineTM Comptabilité Exporter des écritures Importer des écritures n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils + Imports/Exports. n Sélectionnez Exportez les données de votre comptabilité. n Cochez Exporter tout l’exercice si vous souhaitez exporter toutes les écritures de l’exercice en cours, ou sélectionnez la période et la fourchette de journaux à exporter. n Cochez si besoin la case permettant d’exporter le n° de document à la place du n° de pièce. n Cliquez sur Lancer. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran, étape Vos échanges. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Coala Comptabilité. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange :  Nom du fichier à exporter. Options de l’échange (Zip, envoyer par mail). n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Coala Comptabilité : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. Comptes collectifs, centralisateurs. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront exportées. n Exportez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils + Imports/Exports. n Sélectionnez Recevoir des données dans votre comptabilité. n Cochez les options souhaitées :  Les cases Création automatique des comptes et des journaux pour créer les comptes et journaux inexistants .  La case Changer les comptes de type racine en détail et débloquer les comptes si nécessaire pour permettre l’import sur ce type de compte.  La case Importer le numéro de pièce dans le numéro de document pour conserver la numérotation automatique des pièces.  La case Importer les écritures comptables en mode simulation pour vérifier les écritures avant de les confirmer. n Cliquez sur Lancer. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran, étape Vos échanges. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Coala Comptabilité. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange :  Nom du fichier à importer. n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Coala Comptabilité : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. Comptes collectifs, centralisateurs. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront importées. n Importez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. www.ebp.com Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 fiche technique Communication Entreprise-Expert Depuis EBP Comptabilité Exporter des écritures Importer des écritures n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. n Sélectionnez Transmettre des données à votre expert comptable (ou à votre client). n Cochez la case Dossier complet si vous souhaitez exporter toutes les écritures de l’exercice en cours ou sélectionnez la période et la fourchette de journaux à exporter. n Validez votre sélection en cliquant sur le bouton OK. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Ciel Compta Version 8. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à exporter. Options de l’échange (Zip, envoyer par mail). n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Ciel Compta Version 8 : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront exportées. n Exportez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. n Sélectionnez Recevoir des données de votre expert comptable (ou de votre client). n Cochez la case Création automatique des comptes si vous souhaitez que les comptes importés soient créés automatiquement. n Validez votre sélection en cliquant sur le bouton OK. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Ciel Compta Version 8. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à importer. n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Ciel Compta Version 8 : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront importées. n Importez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. www.ebp.com Ciel Compta Version 8 Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 fiche technique Communication Entreprise-Expert Exporter des écritures Importer des écritures www.ebp.com Depuis Ciel Compta Version 8 n Accédez à l’option Imports standards du menu Utilitaires + Importations. n Cochez la case Logiciels spécifiques tout euro et cliquez sur Suivant. n Sélectionnez le fichier généré par EBP. Remarque : L’importation peut également être réalisée à partir de l’option Relations Expert / Import du menu Utilitaires. n Accédez à l’option Relation Expert / Export du menu Utilitaires. n Sélectionnez les critères de l’export. n Cochez si besoin les cases En brouillard et Validées et cliquez sur Suivant. n Cochez l’option Par fichier, renseignez le chemin du fichier d’export et validez. n Confirmez le message si les écritures affichées correspondent bien aux écritures à exporter. Ciel Compta Version 8 Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 fiche technique Communication Entreprise-Expert Depuis EBP Comptabilité Exporter des écritures Importer des écritures n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. n Sélectionnez Transmettre des données à votre expert comptable (ou à votre client). n Cochez la case Dossier complet si vous souhaitez exporter toutes les écritures de l’exercice en cours ou sélectionnez la période et la fourchette de journaux à exporter. n Validez votre sélection en cliquant sur le bouton OK. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Ciel Compta Version 11. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à exporter. Options de l’échange (Zip, envoyer par mail). n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Ciel Compta Version 11 : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront exportées. n Exportez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. n Sélectionnez Recevoir des données de votre expert comptable (ou de votre client). n Cochez la case Création automatique des comptes si vous souhaitez que les comptes importés soient créés automatiquement. n Validez votre sélection en cliquant sur le bouton OK. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Ciel Compta Version 11. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à importer. n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Ciel Compta Version 11 : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront importées. n Importez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. n Accédez à l’option Communication Entreprisewww.ebp.com Ciel Compta Version 11 Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 fiche technique Communication Entreprise-Expert Exporter des écritures Importer des écritures www.ebp.com Depuis Ciel Compta Version 11 n Accédez à l’option Imports standards du menu Utilitaires + Importations. n Cochez la case Logiciels spécifiques tout euro et cliquez sur Suivant. n Sélectionnez le fichier généré par EBP. Remarque : L’importation peut également être réalisée à partir de l’option Relations Expert / Import du menu Utilitaires. n Accédez à l’option Relation Expert / Export du menu Utilitaires. n Sélectionnez les critères de l’export. n Cochez si besoin les cases En brouillard et Validées et cliquez sur Suivant. n Cochez l’option Par fichier, renseignez le chemin du fichier d’export et validez. n Confirmez le message si les écritures affichées correspondent bien aux écritures à exporter. Ciel Compta Version 11 fiche technique Communication Entreprise-Expert Depuis EBP Open LineTM Comptabilité Exporter des écritures Importer des écritures n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils + Imports/Exports. n Sélectionnez Exportez les données de votre comptabilité. n Cochez Exporter tout l’exercice si vous souhaitez exporter toutes les écritures de l’exercice en cours, ou sélectionnez la période et la fourchette de journaux à exporter. n Cochez si besoin la case permettant d’exporter le n° de document à la place du n° de pièce. n Cliquez sur Lancer. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran, étape Vos échanges. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Ciel Compta. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange :  Nom du fichier à exporter. Options de l’échange (Zip, envoyer par mail). n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Ciel Compta : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. Comptes collectifs, centralisateurs. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront exportées. n Exportez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils + Imports/Exports. n Sélectionnez Recevoir des données dans votre comptabilité. n Cochez les options souhaitées :  Les cases Création automatique des comptes et des journaux pour créer les comptes et journaux inexistants .  La case Changer les comptes de type racine en détail et débloquer les comptes si nécessaire pour permettre l’import sur ce type de compte.  La case Importer le numéro de pièce dans le numéro de document pour conserver la numérotation automatique des pièces.  La case Importer les écritures comptables en mode simulation pour vérifier les écritures avant de les confirmer. n Cliquez sur Lancer. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran, étape Vos échanges. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Ciel Compta. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange :  Nom du fichier à importer. n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Ciel Compta : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. Comptes collectifs, centralisateurs. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront importées. n Importez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. Ciel Compta Version 11 Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 fiche technique Communication Entreprise-Expert Depuis EBP Comptabilité Exporter des écritures Importer des écritures n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. n Sélectionnez Recevoir des données de votre expert comptable (ou de votre client). n Cochez la case Création automatique des comptes si vous souhaitez que les comptes importés soient créés automatiquement. n Validez votre sélection en cliquant sur le bouton OK. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Champagne Informatique CI Expert. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à importer. n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Champagne Informatique CI Expert : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront importées. n Importez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. www.ebp.com Champagne Informatique CI Expert n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. n Sélectionnez Transmettre des données à votre expertcomptable (ou à votre client). n Cochez la case Dossier complet si vous souhaitez exporter toutes les écritures de l’exercice en cours ou sélectionnez la période et la fourchette de journaux à exporter. n Validez votre sélection en cliquant sur le bouton OK. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Champagne Informatique CI Expert. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à exporter. Options de l’échange (Zip, envoyer par mail). n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Champagne Informatique CI Expert : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront exportées. n Exportez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 fiche technique Communication Entreprise-Expert www.ebp.com Depuis Champagne Informatique CI Expert Exporter des écritures n Importez les mouvements comptables dans Expert Compta : Fermez le logiciel MINIKIT FCN. Dans Expert Compta, accédez à l’option Importer les écritures comptables du menu Tenue + Importer + RECMVTS. Choisissez le format 10 : KIT Transfert de balances et Mouvements. n Affichez les mouvements comptables avant l’intégration par l’option Afficher les écritures comptables importées du menu Tenue + Importer + AFFMVTS. n Intégrez les mouvements comptables dans Expert Compta par l’option Intégrer les écritures comptables dans EXPERT du menu Tenue + Importer + INTMVTS. n Export des écritures : Accédez à l’option Les mouvements comptables à EBP du menu Tenue + Exporter+ COPMVTSEBP. Choisissez l’exercice. Choisissez Mouvements par FTP. Sélectionnez une plage de comptes puis validez. n Procédure de transfert : Accédez au serveur FRP par l’option SVRFTP du menu Services (F24). Positionnez la souris sur la ligne de transfert concernée. Faites un clic droit et cliquez sur Enregistrer la cible sous. Sélectionner le répertoire, changez le nom du fichier puis vérifiez que le type du fichier est bien .txt. Champagne Informatique CI Expert Importer des écritures 1ère étape : Création d’un « tracé ASCII » (à faire une seule fois) n Etablissez une correspondance des codes journaux par l’option Mise à jour des correspondances journaux micro à EXPERT du menu Tenue + Importer + CORJNL. n Etablissez une correspondance des numéros de comptes par l’option Mise à jour des correspondances comptes micro à EXPERT du menu Tenue + Importer + CORJNL. n Enregistrez les mouvements exportés depuis EBP sur le serveur du bureau. n Demandez le transfert à partir du logiciel MINIKIT FCN : Ouvrez le logiciel MINIKIT FCN. Accédez à l’option Transfert de Balances et Mouvements du menu Outils. Utilisez les trois petits points pour aller chercher les mouvements dans le dossier client sur le serveur. Double-cliquez sur le fichier. Choisissez le type de fichier EBP CI. Cliquez sur le bouton Contrôle afin de tester vos données et de vérifier les mouvements générés. Cliquez sur le bouton Transférer. Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 fiche technique Communication Entreprise-Expert www.ebp.com Depuis EBP Open LineTM Comptabilité Exporter des écritures Importer des écritures n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils + Imports/Exports. n Sélectionnez Exportez les données de votre comptabilité. n Cochez Exporter tout l’exercice si vous souhaitez exporter toutes les écritures de l’exercice en cours, ou sélectionnez la période et la fourchette de journaux à exporter. n Cochez si besoin la case permettant d’exporter le n° de document à la place du n° de pièce. n Cliquez sur Lancer. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran, étape Vos échanges. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Champagne Informatique CI Expert. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange :  Nom du fichier à exporter. Options de l’échange (Zip, envoyer par mail). n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Champagne Informatique CI Expert : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. Comptes collectifs, centralisateurs. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront exportées. n Exportez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils + Imports/Exports. n Sélectionnez Recevoir des données dans votre comptabilité. n Cochez les options souhaitées :  Les cases Création automatique des comptes et des journaux pour créer les comptes et journaux inexistants .  La case Changer les comptes de type racine en détail et débloquer les comptes si nécessaire pour permettre l’import sur ce type de compte.  La case Importer le numéro de pièce dans le numéro de document pour conserver la numérotation automatique des pièces.  La case Importer les écritures comptables en mode simulation pour vérifier les écritures avant de les confirmer. n Cliquez sur Lancer. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran, étape Vos échanges. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Champagne Informatique CI Expert n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange :  Nom du fichier à importer. n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Champagne Informatique CI Expert : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. Comptes collectifs, centralisateurs. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront importées. n Importez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. Champagne Informatique CI Expert Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 fiche technique Communication Entreprise-Expert Depuis EBP Comptabilité Exporter des écritures Importer des écritures n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. n Sélectionnez Recevoir des données de votre expert comptable (ou de votre client). n Cochez la case Création automatique des comptes si vous souhaitez que les comptes importés soient créés automatiquement. n Validez votre sélection en cliquant sur le bouton OK. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Cegid Sisco II Cabinet Version 6.8. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à importer. n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Cegid Sisco II Cabinet Version 6.8 : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront importées. n Importez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. www.ebp.com Cegid Sisc o II Cabinet Version 6.8 n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. n Sélectionnez Transmettre des données à votre expertcomptable (ou à votre client). n Cochez la case Dossier complet si vous souhaitez exporter toutes les écritures de l’exercice en cours ou sélectionnez la période et la fourchette de journaux à exporter. n Validez votre sélection en cliquant sur le bouton OK. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Cegid Sisco II Cabinet Version 6.8. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à exporter. Options de l’échange (Zip, envoyer par mail). n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Cegid PGI Version S5 : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront exportées. n Exportez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 fiche technique Communication Entreprise-Expert www.ebp.com Depuis Cegid PGI Version S5 Exporter des écritures Importer des écritures n Accédez à l’option Ecritures du menu EDI + Réception EDI Cegid. n Choisissez SISCO II. n Indiquez le numéro du dossier saisi lors de l’exportation. n Dans la liste des emplacements, sélectionnez Répertoire Dossier. n Confirmez le traitement du fichier mouvements et la mise à jour des intitulés de compte. • Validez l’importation des écritures. • Répondez Oui pour conserver le fichier de mouvements. Cegid Sisc o II Cabinet Version 6.8 n Accédez à l’option Ecritures du menu EDI + Envoi EDI Cegid. n Sélectionnez Transmettre des données à votre expertcomptable (ou à votre client). n Répondez Non à la demande d’un arrêt provisoire de la période de mouvements. n Répondez Oui pour transférer le plan comptable. n Indiquez la période des écritures à exporter. n A la sélection du code journal, indiquez un code pour n’exporter que les écritures d’un journal particulier, ou appuyez sur la touche Entrée pour exporter tous les journaux à la fois. n Confirmez l’export. Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 fiche technique Communication Entreprise-Expert www.ebp.com Depuis EBP Open LineTM Comptabilité Exporter des écritures Importer des écritures n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils + Imports/Exports. n Sélectionnez Exportez les données de votre comptabilité. n Cochez Exporter tout l’exercice si vous souhaitez exporter toutes les écritures de l’exercice en cours, ou sélectionnez la période et la fourchette de journaux à exporter. n Cochez si besoin la case permettant d’exporter le n° de document à la place du n° de pièce. n Cliquez sur Lancer. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran, étape Vos échanges. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Cegid Sisco II Cabinet Version 6.8. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange :  Nom du fichier à exporter. Options de l’échange (Zip, envoyer par mail). n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Cegid Sisco II Cabinet Version 6.8 : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. Comptes collectifs, centralisateurs. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront exportées. n Exportez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils + Imports/Exports. n Sélectionnez Recevoir des données dans votre comptabilité. n Cochez les options souhaitées :  Les cases Création automatique des comptes et des journaux pour créer les comptes et journaux inexistants .  La case Changer les comptes de type racine en détail et débloquer les comptes si nécessaire pour permettre l’import sur ce type de compte.  La case Importer le numéro de pièce dans le numéro de document pour conserver la numérotation automatique des pièces.  La case Importer les écritures comptables en mode simulation pour vérifier les écritures avant de les confirmer. n Cliquez sur Lancer. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran, étape Vos échanges. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Cegid Sisco II Cabinet Version 6.8 n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange :  Nom du fichier à importer. n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Cegid Sisco II Cabinet Version 6.8 : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. Comptes collectifs, centralisateurs. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront importées. n Importez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. Cegid Sisc o II Cabinet Version 6.8 Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 fiche technique Communication Entreprise-Expert Depuis EBP Comptabilité Exporter des écritures Importer des écritures n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. n Sélectionnez Recevoir des données de votre expert comptable (ou de votre client). n Cochez la case Création automatique des comptes si vous souhaitez que les comptes importés soient créés automatiquement. n Validez votre sélection en cliquant sur le bouton OK. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Cegid PGI Version S5. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à importer. n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Cegid PGI Version S5. : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront importées. n Importez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. www.ebp.com n Option non disponible. Cegid PGI Version S5 (journal) Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 fiche technique Communication Entreprise-Expert www.ebp.com Depuis Cegid PGI Version S5 Exporter des écritures Importer des écritures n Utilisez le module « Communication SX ». n Option non disponible. n Cliquez sur Envoyer. n Sélectionnez le type de transfert Business/Expert. n Indiquez la nature du transfert Journal. n Sélectionnez le type d’envoi par Fichier. n Indiquez le chemin et le nom du fichier d’échange. n Déroulez l’assistant jusqu’au bout et confirmez l’export. Cegid PGI Version S5 (journal) Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 fiche technique Communication Entreprise-Expert Depuis EBP Comptabilité Exporter des écritures Importer des écritures n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils . n Sélectionnez Recevoir des données dans votre comptable (ou de votre client). n Cochez la case Création automatique des comptes si vous souhaitez que les comptes importés soient créés automatiquement. n Validez votre sélection en cliquant sur le bouton OK. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît l’écran. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Cegid PGI Version S5. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à importer. n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Cegid PGI Version S5 : Comptes, codes journaux et montants.  Libellés et numéros de pièces. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront importées. n Importez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. www.ebp.com Cegid PGI Version S5 (dossier complet) n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. n Sélectionnez Transmettre des données à votre expertcomptable (ou à votre client). n Cochez la case Dossier complet si vous souhaitez exporter toutes les écritures de l’exercice en cours ou sélectionnez la période et la fourchette de journaux à exporter. n Validez votre sélection en cliquant sur le bouton OK. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Cegid PGI Version S5. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à exporter. Options de l’échange (Zip, envoyer par mail). n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Cegid PGI Version S5 : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront exportées. n Exportez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 fiche technique Communication Entreprise-Expert www.ebp.com Depuis Cegid PGI Version S5 Exporter des écritures Importer des écritures n Utilisez le module « Communication SX ». n Cliquez sur Recevoir. n Indiquez le chemin et le nom du fichier d’échange. n Déroulez l’assistant jusqu’au bout. *NB : Si vous choisissez d’exporter la totalité du dossier, les écritures seront ajoutées à celles déja présentes dans le dossier EBP de votre client, lorsqu’il intégrera le fichier. Pour éviter cela, vous pouvez choisir d’envoyer un journal d’O.D. n Utilisez le module « Communication SX ». n Cliquez sur Envoyer. n Sélectionnez le type de transfert Business/Expert. n Indiquez la nature du transfert Journal. n Sélectionnez le type d’envoi par Fichier. n Indiquez le chemin et le nom du fichier d’échange. n Déroulez l’assistant jusqu’au bout et confirmez l’export. Cegid PGI Version S5 (dossier complet) Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 fiche technique Communication Entreprise-Expert www.ebp.com Depuis EBP Open LineTM Comptabilité Exporter des écritures Importer des écritures Cegid PGI Version S5 n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils + Imports/Exports. n Sélectionnez Exportez les données de votre comptabilité. n Cochez Exporter tout l’exercice si vous souhaitez exporter toutes les écritures de l’exercice en cours, ou sélectionnez la période et la fourchette de journaux à exporter. n Cochez si besoin la case permettant d’exporter le n° de document à la place du n° de pièce. n Cliquez sur Lancer. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran, étape Vos échanges. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Cegid PGI Version S5. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange :  Nom du fichier à exporter. Options de l’échange (Zip, envoyer par mail). n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Cegid PGI Version S5 : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. Comptes collectifs, centralisateurs. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront exportées. n Exportez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils + Imports/Exports. n Sélectionnez Recevoir des données dans votre comptabilité. n Cochez les options souhaitées :  Les cases Création automatique des comptes et des journaux pour créer les comptes et journaux inexistants .  La case Changer les comptes de type racine en détail et débloquer les comptes si nécessaire pour permettre l’import sur ce type de compte.  La case Importer le numéro de pièce dans le numéro de document pour conserver la numérotation automatique des pièces.  La case Importer les écritures comptables en mode simulation pour vérifier les écritures avant de les confirmer. n Cliquez sur Lancer. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran, étape Vos échanges. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Cegid PGI Version S5. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange :  Nom du fichier à importer. n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Cegid PGI Version S5 : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. Comptes collectifs, centralisateurs. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront importées. n Importez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 fiche technique Communication Entreprise-Expert Depuis EBP Comptabilité Exporter des écritures Importer des écritures n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. n Sélectionnez Transmettre des données à votre expert comptable (ou à votre client). n Cochez la case Dossier complet si vous souhaitez exporter toutes les écritures de l’exercice en cours ou sélectionnez la période et la fourchette de journaux à exporter. n Validez votre sélection en cliquant sur le bouton OK. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel CCMX Winner. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à exporter. Options de l’échange (Zip, envoyer par mail). n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel CCMX Winner : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront exportées. n Exportez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. n Sélectionnez Recevoir des données de votre expert comptable (ou de votre client). n Cochez la case Création automatique des comptes si vous souhaitez que les comptes importés soient créés automatiquement. n Validez votre sélection en cliquant sur le bouton OK. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel CCMX Winner. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à importer. n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Azur CCMX Winner : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront importées. n Importez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. www.ebp.com CCMX Winner Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 fiche technique Communication Entreprise-Expert Exporter des écritures www.ebp.com Depuis CCMX Winner CCMX Winner n Accédez à l’option Emettre du menu Dossier + Echange. n Cochez Les écritures et choisissez les journaux à exporter. n Cochez Comptable et indiquez la période à exporter. n Dans les Paramètres d’envoi des journaux, indiquez En détail. n Ne cochez rien de plus. Indiquez le chemin de destination. n Dans le champ Produit de destination, sélectionnez ASCII. n Dans le champ Emission avec, sélectionnez Lettrage, date écrit, et validez. Le fichier généré s’appelle EXXXX. CO, où XXXX est remplacé par le nom du dossier. Date d’échéance : 10 Date (position du jour) : 1 Date (position du mois) : 3 Date (position de l’année) : 5 Validez 2ème étape : Importation des écritures (à faire à chaque importation) n Utilisez le menu Dossier + Echanges + Recevoir. n Sélectionnez l’option Tracé ASCII écritures. n Indiquez le chemin du fichier à importer et validez. n Sélectionnez le tracé créé dans la première étape (EBP) et validez. n Validez les deux fenêtres suivantes. n Dans la dernière fenêtre, affectez à chaque journal EMETTEUR le journal RECEPTEUR présent dans CCMX Expert Winner et validez. Importer des écritures 1ère étape : Création d’un « tracé ASCII » (à faire une seule fois) n Accédez à l’option Tracé ASCII du menu Dossier + Echanges + Paramètre ASCII. n Cliquez sur le bouton écritures n Complétez la fenêtre de cette façon : ODE : EBP (au choix) Intitulé : EBP Compta (au choix) Nom du fichier à traiter : rien Longueur de l’enregistrement : rien Code enreg. spécifi que : rien Code enreg. à exclure : rien Position : rien Cochez Séparateur de champs et indiquez « , » Cochez Séparateur de décimales et indiquez « . » n Cochez Délimiteur de zones et indiquez « n Ne cochez pas Séparateur de millier • Ne cochez rien d’autre et cliquez sur Définition du tracé. • Indiquez le rang de chaque champ : Code journal : 3 Date : 2 Date (position du jour) : 1 Date (position du mois) : 3 Date (position de l’année) : 5 Compte général : 4 Intitulé du compte : 5 Montant Débit : 8 Montant Crédit : 9 Pièce : 7 Libellé : 6 Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 fiche technique Communication Entreprise-Expert Depuis EBP Open LineTM Comptabilité Exporter des écritures Importer des écritures n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils + Imports/Exports. n Sélectionnez Exportez les données de votre comptabilité. n Cochez Exporter tout l’exercice stoutes les écritures de l’exercice en cours, ou sélectionnez la période et la fourchette de journaux à exporter. n Cochez si besoin la case permettant d’exporter le n° de document à la place du n° de pièce. n Cliquez sur Lancer. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à étape Vos échanges. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel CCMX Winner. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à exporter. Options de l’échange (Zip, envoyer par mail). n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel CCMX Winner : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. Comptes collectifs, centralisateurs. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront exportées. n Exportez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils + Imports/Exports. n Sélectionnez Recevoir des données dans votre comptabilité. n Cochez les options souhaitées : Les case Création automatique des comptes et des journaux pour créer les comptes et journaux inexistants. La case Changer les comptes de type racine en détail et débloquer les comptes si nécessaire pour permettre l’import sur ce type de compte. La case Importer le numéro de pièce dans le numéro de document pour conserver la numérotation automatique des pièces. La case Importer les écritures comptables en mode simulation pour vérifier les écritures avant de les confirmer n Cliquez sur Lancer. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à étape Vos échanges. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel CCMX Winner. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à importer. n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel CCMX Winner : Comptes, codes journaux et montants.  Libellés et numéros de pièces. Comptes collectifs, centralisateurs. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront importées. n Importez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. www.ebp.com CCMX Winner Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 fiche technique Communication Entreprise-Expert Depuis EBP Comptabilité Exporter des écritures Importer des écritures n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. n Sélectionnez Transmettre des données à votre expert comptable (ou à votre client). n Cochez la case Dossier complet si vous souhaitez exporter toutes les écritures de l’exercice en cours ou sélectionnez la période et la fourchette de journaux à exporter. n Validez votre sélection en cliquant sur le bouton OK. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Cador Dorac Version 6.1.0.16. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à exporter. Options de l’échange (Zip, envoyer par mail). n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Cador Dorac Version 6.1.0.16 : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront exportées. n Exportez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. n Sélectionnez Recevoir des données de votre expert comptable (ou de votre client). n Cochez la case Création automatique des comptes si vous souhaitez que les comptes importés soient créés automatiquement. n Validez votre sélection en cliquant sur le bouton OK. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Cador Dorac Version 6.1.0.16. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à importer. n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Cador Dorac Version 6.1.0.16. : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront importées. n Importez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. www.ebp.com Cador Dorac Versions 6.1.0.16 et antérieures Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 fiche technique Communication Entreprise-Expert Exporter des écritures Importer des écritures n Utilisez l’option Comptabilité du menu Outils + Exportation. n Cochez Export écritures. n Indiquez la période à exporter. n Changez si besoin le nom et l’emplacement du fichier à générer, puis cliquez sur OK. n Accédez à l’option Comptabilité CADOR-DORAC (Format IN) du menu Outils + Importation. n Sélectionnez le fichier à importer et validez l’importation. www.ebp.com Depuis Cador Dorac Version Version 6.1.0.16 Cador Dorac Versions 6.1.0.16 et antérieures fiche technique Communication Entreprise-Expert Depuis EBP Open LineTM Comptabilité Exporter des écritures Importer des écritures n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils + Imports/Exports. n Sélectionnez Exportez les données de votre comptabilité. n Cochez Exporter tout l’exercice si vous souhaitez exporter toutes les écritures de l’exercice en cours, ou sélectionnez la période et la fourchette de journaux à exporter. n Cochez si besoin la case permettant d’exporter le n° de document à la place du n° de pièce. n Cliquez sur Lancer. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran, étape Vos échanges. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Cador Dorac Version 6.1.0.16. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange :  Nom du fichier à exporter. Options de l’échange (Zip, envoyer par mail). n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Cador Dorac Version 6.1.0.16 : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. Comptes collectifs, centralisateurs. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront exportées. n Exportez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils + Imports/Exports. n Sélectionnez Recevoir des données dans votre comptabilité. n Cochez les options souhaitées :  Les cases Création automatique des comptes et des journaux pour créer les comptes et journaux inexistants .  La case Changer les comptes de type racine en détail et débloquer les comptes si nécessaire pour permettre l’import sur ce type de compte.  La case Importer le numéro de pièce dans le numéro de document pour conserver la numérotation automatique des pièces.  La case Importer les écritures comptables en mode simulation pour vérifier les écritures avant de les confirmer. n Cliquez sur Lancer. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran, étape Vos échanges. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Cador Dorac Version 6.1.0.16. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange :  Nom du fichier à importer. n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Cador Dorac Version 6.1.0.16 : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. Comptes collectifs, centralisateurs. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront importées. n Importez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. Cador Dorac Versions 6.1.0.16 et antérieures Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 fiche technique Communication Entreprise-Expert Depuis EBP Comptabilité Exporter des écritures Importer des écritures n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. n Sélectionnez Transmettre des données à votre expert comptable (ou à votre client). n Cochez la case Dossier complet si vous souhaitez exporter toutes les écritures de l’exercice en cours ou sélectionnez la période et la fourchette de journaux à exporter. n Validez votre sélection en cliquant sur le bouton OK. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Azur DiaCompta Expert V4.2.0. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à exporter. Options de l’échange (Zip, envoyer par mail). n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Azur DiaCompta Expert V4.2.0 : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront exportées. n Exportez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. n Sélectionnez Recevoir des données de votre expert comptable (ou de votre client). n Cochez la case Création automatique des comptes si vous souhaitez que les comptes importés soient créés automatiquement. n Validez votre sélection en cliquant sur le bouton OK. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Azur DiaCompta Expert V4.2.0. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à importer. n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Azur DiaCompta Expert V4.2.0 : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront importées. n Importez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. www.ebp.com Azur DiaCompta Expert V4.2.0 Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 fiche technique Communication Entreprise-Expert Exporter des écritures Importer des écritures n Accédez à l’option Ascii Standard Azur du menu Outils + Export. n Choisissez le nom et le chemin du fichier à générer. n Cliquez sur OK et confirmez l’export. n Accédez à l’option Ascii standard Azur du menu Outils + Export. n Pointez Mise à jour comptes et écritures. • Indiquez le chemin et le nom du fichier et cliquez sur OK. www.ebp.com Depuis Azur DiaCompta Expert V4.2.0 Azur DiaCompta Expert V4.2.0 fiche technique Communication Entreprise-Expert Depuis EBP Open LineTM Comptabilité Exporter des écritures Importer des écritures n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils + Imports/Exports. n Sélectionnez Exportez les données de votre comptabilité. n Cochez Exporter tout l’exercice si vous souhaitez exporter toutes les écritures de l’exercice en cours, ou sélectionnez la période et la fourchette de journaux à exporter. n Cochez si besoin la case permettant d’exporter le n° de document à la place du n° de pièce. n Cliquez sur Lancer. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran, étape Vos échanges. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Azur DiaCompta Expert V4.2.0. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange :  Nom du fichier à exporter. Options de l’échange (Zip, envoyer par mail). n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Azur DiaCompta Expert V4.2.0 : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. Comptes collectifs, centralisateurs. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront exportées. n Exportez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils + Imports/Exports. n Sélectionnez Recevoir des données dans votre comptabilité. n Cochez les options souhaitées :  Les cases Création automatique des comptes et des journaux pour créer les comptes et journaux inexistants .  La case Changer les comptes de type racine en détail et débloquer les comptes si nécessaire pour permettre l’import sur ce type de compte.  La case Importer le numéro de pièce dans le numéro de document pour conserver la numérotation automatique des pièces.  La case Importer les écritures comptables en mode simulation pour vérifier les écritures avant de les confirmer. n Cliquez sur Lancer. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran, étape Vos échanges. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Azur DiaCompta Expert V4.2.0. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange :  Nom du fichier à importer. n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Azur DiaCompta Expert V4.2.0: Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. Comptes collectifs, centralisateurs. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront importées. n Importez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. Azur DiaCompta Expert V4.2.0 Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 Communication Entreprise-Expert Apisoft Comptabilité Expert Version 2.00 fiche technique Depuis EBP Comptabilité Exporter des écritures Importer des écritures n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. n Sélectionnez Transmettre des données à votre expert comptable (ou à votre client). n Cochez la case Dossier complet si vous souhaitez exporter toutes les écritures de l’exercice en cours ou sélectionnez la période et la fourchette de journaux à exporter. n Validez votre sélection en cliquant sur le bouton OK. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Apisoft Comptabilité Expert Version 2.00. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à exporter. Options de l’échange (Zip, envoyer par mail). n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Apisoft Comptabilité Expert Version 2.00 : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront exportées. n Exportez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. n Sélectionnez Recevoir des données de votre expert comptable (ou de votre client). n Cochez la case Création automatique des comptes si vous souhaitez que les comptes importés soient créés automatiquement. n Validez votre sélection en cliquant sur le bouton OK. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Apisoft Comptabilité Expert Version 2.00. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à importer. n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Apisoft Comptabilité Expert Version 2.00 : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront importées. n Importez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. www.ebp.com Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 fiche technique Communication Entreprise-Expert Exporter des écritures Importer des écritures n Accédez à l’option Export de données du menu Utilitaires + Export. n Renseignez les informations suivantes : Nom de l’export : EXPORT EBP (au choix) Table à exporter : ECRITURES Type d’export : ASCII Délimité Nom du fichier à générer : NomDuFichier.txt Enregistrement Entête : Non Séparateurs : « ; » Suppression des espaces : Oui n Par le bouton +, sélectionnez les champs suivants : Date, Journal, Compte, Libellé écriture, Référence, Montant, Sens. n Cliquez sur le bouton Exporter. n Accédez à l’option Import de données du menu Utilitaires. n Renseignez les informations suivantes : Paramétrage : IMPORT EBP (au choix) Séparateur : « ; » Convers. Caractère : Non Format Date : 1 - JJMMAA Type Montant : 3 - Un champ Montant… Sens Crédit : -1 Nom fi chier écriture : NomDuFichier.txt n Renseignez la position des champs suivants : Journal : 2 Référence : 3 Compte : 4 Date : 5 LibManu : 6 Montant : 7 Sens : 8 n Cliquez sur le bouton Importer. www.ebp.com Apisoft Comptabilité Expert Version 2.00 Depuis Apisoft Comptabilité Expert Version 2.00 Communication Entreprise-Expert Apisoft Comptabilité Expert Version 3.00 fiche technique Depuis EBP Comptabilité Exporter des écritures Importer des écritures n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. n Sélectionnez Transmettre des données à votre expert comptable (ou à votre client). n Cochez la case Dossier complet si vous souhaitez exporter toutes les écritures de l’exercice en cours ou sélectionnez la période et la fourchette de journaux à exporter. n Validez votre sélection en cliquant sur le bouton OK. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Apisoft Comptabilité Expert Version 3.00. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à exporter. Options de l’échange (Zip, envoyer par mail). n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Apisoft Comptabilité Expert Version 3.00 : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront exportées. n Exportez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. n Sélectionnez Recevoir des données de votre expert comptable (ou de votre client). n Cochez la case Création automatique des comptes si vous souhaitez que les comptes importés soient créés automatiquement. n Validez votre sélection en cliquant sur le bouton OK. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Apisoft Comptabilité Expert Version 3 .00. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à importer. n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Apisoft Comptabilité Expert Version 3.00 : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront importées. n Importez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 fiche technique Communication Entreprise-Expert Exporter des écritures Importer des écritures n Accédez à l’option Export de données du menu Utilitaires + Export. n Renseignez les informations suivantes : Nom de l’export : EXPORT EBP (au choix) Table à exporter : ECRITURES Type d’export : ASCII Délimité Nom du fichier à générer : NomDuFichier.txt Enregistrement Entête : Non Séparateurs : « ; » Suppression des espaces : Oui n Par le bouton +, sélectionnez les champs suivants : Date, Journal, Compte, Libellé écriture, Référence, Montant, Sens. n Cliquez sur le bouton Exporter. n Accédez à l’option Import de données du menu Utilitaires. n Renseignez les informations suivantes : Paramétrage : IMPORT EBP (au choix) Séparateur : « ; » Convers. Caractère : Non Format Date : 1 - JJMMAA Type Montant : 3 - Un champ Montant… Sens Crédit : -1 Nom fi chier écriture : NomDuFichier.txt n Renseignez la position des champs suivants : Journal : 2 Référence : 3 Compte : 4 Date : 5 LibManu : 6 Montant : 7 Sens : 8 n Cliquez sur le bouton Importer. www.ebp.com Apisoft Comptabilité Expert Version 3.00 Depuis Apisoft Comptabilité Expert Version 3.00 Communication Entreprise-Expert Apisoft Comptabilité Expert Version 3.00 fiche technique Depuis EBP Open LineTM Comptabilité Exporter des écritures Importer des écritures n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils + Imports/Exports. n Sélectionnez Exportez les données de votre comptabilité. n Cochez Exporter tout l’exercice si vous souhaitez exporter toutes les écritures de l’exercice en cours, ou sélectionnez la période et la fourchette de journaux à exporter. n Cochez si besoin la case permettant d’exporter le n° de document à la place du n° de pièce. n Cliquez sur Lancer. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran, étape Vos échanges. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Apisoft Comptabilité Expert. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange :  Nom du fichier à exporter. Options de l’échange (Zip, envoyer par mail). n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Apisoft Comptabilité Expert : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. Comptes collectifs, centralisateurs. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront exportées. n Exportez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils + Imports/Exports. n Sélectionnez Recevoir des données dans votre comptabilité. n Cochez les options souhaitées :  Les cases Création automatique des comptes et des journaux pour créer les comptes et journaux inexistants .  La case Changer les comptes de type racine en détail et débloquer les comptes si nécessaire pour permettre l’import sur ce type de compte.  La case Importer le numéro de pièce dans le numéro de document pour conserver la numérotation automatique des pièces.  La case Importer les écritures comptables en mode simulation pour vérifier les écritures avant de les confirmer. n Cliquez sur Lancer. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran, étape Vos échanges. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel Apisoft Comptabilité Expert. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange :  Nom du fichier à importer. n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Apisoft Comptabilité Expert : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. Comptes collectifs, centralisateurs. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront importées. n Importez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 Communication Entreprise-Expert API Comptabilité gamme 8 fiche technique Depuis EBP Comptabilité Exporter des écritures Importer des écritures n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils n Sélectionnez Transmettre des données à votre expertcomptable (ou à votre client) n Cochez la case Dossier complet si vous souhaitez exporter toutes les écritures de l’exercice en cours ou sélectionnez la période et la fourchette de journaux à exporter n Validez votre sélection en cliquant sur le bouton OK n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel API Comptabilité Gamme 8 n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à exporter Options de l’échange (Zip, envoyer par mail) n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel API Comptabilité Gamme 8 : Comptes, codes journaux et montants Libellés et numéros de pièces n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées n Visualisez si besoin les écritures qui seront exportées n Exportez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils. n Sélectionnez Recevoir des données de votre expertcomptable (ou de votre client). n Cochez la case Création automatique des comptes si vous souhaitez que les comptes importés soient créés automatiquement. n Validez votre sélection en cliquant sur le bouton OK. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel API Comptabilité Gamme 8. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à importer. n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel API Comptabilité Gamme 8 : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées n Visualisez si besoin les écritures qui seront importées n Importez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert www.ebp.com Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 Communication Entreprise-Expert API Comptabilité gamme 8 fiche technique Depuis API Comptabilité Gamme 8 Exporter des écritures Importer des écritures n Accédez à l’option Export de données du menu Utilitaires + Export. n Renseignez les informations suivantes : Nom de l’export : EXPORT EBP (au choix) Table à exporter : ECRITURES Type d’export : ASCII Délimité Nom du fichier à générer : NomDuFichier.txt Enregistrement Entête : Non Séparateurs : « ; » Suppression des espaces : Oui n Par le bouton +, sélectionnez les champs suivants : Date, Journal, Compte, Libellé écriture, Référence, Montant, Sens. n Cliquez sur le bouton Exporter. n Accédez à l’option Import de données du menu Utilitaires. n Renseignez les informations suivantes : Paramétrage : IMPORT EBP (au choix) Séparateur : « ; » Convers. Caractère : Non Format Date : 1 - JJMMAA Type Montant : 3 - Un champ Montant… Sens Crédit : -1 Nom fi chier écriture : NomDuFichier.txt n Renseignez la position des champs suivants : Journal : 2 Référence : 3 Compte : 4 Date : 5 LibManu : 6 Montant : 7 Sens : 8 n Cliquez sur le bouton Importer. www.ebp.com Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 2014 Communication Entreprise-Expert API Comptabilité gamme 8 fiche technique Depuis EBP Open LineTM Comptabilité Exporter des écritures Importer des écritures www.ebp.com n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils + Imports/Exports. n Sélectionnez Exportez les données de votre comptabilité. n Cochez Exporter tout l’exercice si vous souhaitez exporter toutes les écritures de l’exercice en cours, ou sélectionnez la période et la fourchette de journaux à exporter. n Cochez si besoin la case permettant d’exporter le n° de document à la place du n° de pièce. n Cliquez sur Lancer. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran, étape Vos échanges. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel API Comptabilité Gamme 8. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange : Nom du fichier à exporter. Options de l’échange (Zip, envoyer par mail). n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel Quadratus API Comptabilité Gamme 8 : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. Comptes collectifs, centralisateurs. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront exportées. n Exportez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. n Accédez à l’option Communication Entreprise-Expert du menu Outils + Imports/Exports. n Sélectionnez Recevoir des données dans votre comptabilité. n Cochez les options souhaitées :  Les cases Création automatique des comptes et des journaux pour créer les comptes et journaux inexistants .  La case Changer les comptes de type racine en détail et débloquer les comptes si nécessaire pour permettre l’import sur ce type de compte.  La case Importer le numéro de pièce dans le numéro de document pour conserver la numérotation automatique des pièces.  La case Importer les écritures comptables en mode simulation pour vérifier les écritures avant de les confirmer. n Cliquez sur Lancer. n Le module Communication Entreprise-Expert apparaît à l’écran, étape Vos échanges. n Créez ou sélectionnez l’échange correspondant au logiciel API Comptabilité Gamme 8. n Modifiez si besoin les paramètres de l’échange :  Nom du fichier à importer. n Modifiez si besoin les paramètres du logiciel API Comptabilité Gamme 8 : Comptes, codes journaux et montants. Libellés et numéros de pièces. Comptes collectifs, centralisateurs. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des journaux générées. n Vérifiez et modifiez si besoin les concordances des comptes générées. n Visualisez si besoin les écritures qui seront importées. n Importez les écritures en validant par le bouton Lancer le transfert. Communication Entreprise-Expert Ligne Expert-Comptable Le module Communication Entreprise-Expert permet d’optimiser les échanges d’écritures entre vos clients et votre cabinet. Vous récupérez les données de gestion commerciale, de comptabilité ou de paye saisies par vos clients afin d’effectuer la révision dans votre outil de production habituel. Vous renvoyez ensuite les OD correctives à vos clients en quelques clics seulement. www.ebp.com/expert-comptable ZOOM sur les fonctions clés Depuis votre cabinet, vous récupérez simplement les écritures comptables en provenance des logiciels EBP installés chez vos clients, directement dans votre logiciel de production habituel. Vous contrôlez ainsi les écritures passées par vos clients et les modifez si nécessaire. Vous renvoyez ensuite les OD correctives à vos clients qui les intègrent dans leur logiciel de comptabilité EBP. Votre client ou vous même, à partir de son logiciel EBP, définissez les options générales de transfert : 1- Sélectionnez la période et les journaux à exporter ou l’export du dossier complet(1). 2- Définissez vos options de transfert : dossier de destination, inclure dans un fichier zip, envoyer par e-mail… 3- Choisissez l’outil de production de destination(2) : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), CIEL, SAGE ligne 100, COALA, QUADRATUS, AZUR, CCMX (Winner et AS400), ISAGRI, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE-OUEST, GESTIMUM, INFORCE, HELIAST (import uniquement) Echangez efficacement avec vos clients (1) Export du Dossier complet compatible vers CEGID PGI version S5 et COALA Comptabilité (2) Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs Choisissez votre format d’échange En quelques clics, vous paramétrez et personnalisez l’export des données comptables depuis le logiciel EBP. Une fois vos paramétrages définis, ceux-ci sont automatiquement mémorisés. Ainsi, vous n’avez plus besoin de les renseigner pour vos futurs échanges. Vous pouvez créer autant de modèles d’import ou d’export que de dossiers entreprise si nécessaire. Paramétrez simplement vos échanges Pré-paramétrage par défaut en fonction de votre outil de production Selon le nombre de caractères importés (ou exportés), choisissez le sens pour tronquer vos numéros et libellés. Uniformisez les libellés à l’import (ou à l’export) grâce aux options Majuscules et ASCII. Paramétrage à la carte des comptes collectifs, centralisateurs et auxiliaires Paramétrage des types de journaux et de comptes à l’import ZOOM sur les fonctions clés Les tables de concordances permettent de visualiser la liste des comptes et journaux à exporter ou à importer. Sans modifier le plan comptable et sans altérer le paramétrage précédemment établi, vous pouvez modifier la concordance entre les données sources et les données de destination, pour les comptes et pour les journaux. Cela vous évite, une fois les écritures importées, de passer des OD de ré-affectation de compte à compte et de journal à journal, ou de faire des réimputations entre comptes ou entre journaux. Les concordances que vous définissez sont également mémorisées. Vous pouvez les enrichir au fur et à mesure de la vie de votre dossier client. Personnalisez les tables de concordances Grâce aux tables de concordances vous pouvez, par exemple, modifier l’intitulé du compte, renseigner le compte auxiliaire en alphanumérique ou encore changer le type de compte si nécessaire Comptes exportés par votre client Comptes importés dans votre outil de Production 560 SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Septembre 2014. Equipe Profession Comptable EBP Fax : 01 34 94 83 42 experts.fr@ebp.com www.ebp.com/expert-comptable • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Configurations Minimales Requises : • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Systèmes d’exploitation supportés : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go Compta www.ebp.com Gérez efficacement votre comptabilité générale (saisie, téléprocédures*…) et profitez d’un outil analytique grâce à ce logiciel complet et performant. établissez le bilan et le compte de résultat, gérez vos immobilisations et exploitez les données de votre entreprise grâce aux prévisions de trésorerie et à la gestion des budgets. Pour une tenue approfondie de votre comptabilité Retrouvez facilement des écritures Une puissante recherche multi-critères vous permet de retrouver des écritures selon n’importe quel élément présent en comptabilité (numéro, date, libellés etc.). Ne perdez plus de temps à rechercher une pièce et filtrez les écritures selon vos propres critères. Suivez précisément la situation de vos immobilisations Gérez aisément les amortissements et les cessions de vos immobilisations. Amortissez séparément différents composants pour plus de flexibilité. Valorisez votre comptabilité et vos résultats Réalisez des ventilations sur plusieurs axes analytiques. Vous pouvez également comparer les dépenses estimées avec celles réalisées grâce à la gestion des budgets. Mettez en place une véritable démarche d’analyse de votre comptabilité. Anticipez le risque de trésorerie négative Le logiciel calcule automatiquement des prévisions à partir de vos données (encaissements/décaissements et échéanciers). Bénéficiez ainsi d’une véritable aide à la décision pour maîtriser votre situation de trésorerie. échangez vos données de façon sécurisée Transférez vos fichiers à votre Expert-Comptable pour la révision de vos comptes, au format de son logiciel**. En un clic, les écritures corrigées s’intègrent automatiquement dans votre comptabilité ! COMPTABILITÉ ANALYSE PERSONNALISATION IMMOBILISATION Télé- procédures Lettrage Saisie au ki ol mètre Tableau de bord Budget Trésorerie Ventilation Linéaire / dégressif ss A e m m ortients EBP Compta PRO PRO 2015 *Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise comptable. ** EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE et en import uniquement HELIAST. ZOOM sur les fonctions clés Le rapprochement bancaire automatique vous permet de gagner du temps Assurez-vous que tous les encaissements et débits sont bien enregistrés en comptabilité. A l’aide du rapprochement bancaire automatique, optimisez cette opération chronophage et concentrez-vous sur l’analyse de vos encaissements et décaissements. La gestion des abonnements vous permet d’optimiser la saisie des écritures récurrentes A l’aide de l’outil de gestion des abonnements, vous pouvez paramétrer l’enregistrement de modèle de saisie. Ainsi, l’enregistrement des opérations récurrentes (loyer, EDF, abonnements) est simplifié et automatiquement intégré en comptabilité chaque mois. Enregistrez rapidement un nombre important de pièces comptables La saisie au kilomètre vous permet d’enregistrer en un seul mouvement comptable un ensemble d’écritures. Ne vous préoccupez plus du journal d’enregistrement ou de la date, cette saisie vous permet d’inclure ces critères dans une seule et même fenêtre. Gagnez en efficacité et automatisez la comptabilité de votre entreprise Utilisez la comptabilité analytique pour valoriser vos résultats Ventilez vos charges et produits selon vos critères A l’aide de la comptabilité analytique et de 3 axes, ventilez les charges et produits pour identifier le résultat par produit ou par composante de votre entreprise. De cette manière identifiez vos postes principaux de revenus et de dépenses mais aussi les clients et produits à valoriser. éditez les Soldes Intermédiaires de Gestion (SIG) pour identifier les éléments constitutifs de votre résultat Grâce au calcul des SIG, vous pourrez dégager facilement la marge (de production ou commerciale), la valeur ajoutée, l’excédent brut d’exploitation ou encore le résultat d’exploitation. Muni de ces éléments, vous pourrez calculer les principaux ratios financiers en toute autonomie. Anticipez le risque de trésorerie négative grâce au prévisionnel qui vous alerte sur l’arrivée d’un solde de trésorerie négatif. Pilotez votre entreprise et optimisez votre gestion Gérez et anticipez les problématiques de trésorerie Les données comptables sont directement intégrées à un outil de prévision de trésorerie, vous pouvez ainsi prévoir les besoins de votre entreprise et mettre en place des actions à destination des clients/fournisseurs (demande de paiement comptant en échange d’escompte, délai de règlements fournisseurs etc.). Profitez de la gestion de budget pour un suivi optimal de vos actions En comparant les dépenses estimées et réalisées vous avez la main sur la gestion de votre entreprise. Ajustez si besoin vos prévisions ou mettez en place des actions correctives pour atteindre vos objectifs. Suivez l’évolution de vos résultats d’une année sur l’autre éditez un comparatif entre N et N-1 afin d’évaluer les performances de votre entreprise. Identifiez ainsi les axes d’améliorations et les réussites de votre activité. Suivez vos dépenses et leurs variations entre deux exercices comptables. Exportez et importez vos documents simplement pour synchroniser vos outils et ceux de vos partenaires Soyez conforme avec la législation concernant les téléprocédures Conformément à la législation, ce logiciel vous permet de télédéclarer et télépayer* la TVA. Pour encore plus d’efficacité profitez du télépaiement de l’IS*. Simplicité, gain de temps, suivi et sécurité : tout y est ! Communiquez facilement avec votre Expert-Comptable Ce logiciel vous permet d’exporter en quelques clics vos données comptables pour envoi à votre cabinet d’expertise référent. Ces données seront converties au format de son logiciel**, les écritures corrigées sont automatiquement intégrées à votre comptabilité. Exportez vos données vers d’autres logiciels pour retraiter l’information selon vos habitudes A l’aide d’un outil d’exportation vous pourrez facilement extraire les données vous permettant de calculer des ratios en rapport avec votre activité. Retraitez ainsi certaines données sur vos logiciels habituels et appuyez vous sur la comptabilité pour vous accompagner dans la prise de décision. Profitez d’une prise en main du logiciel facilitée Naviguez facilement dans le logiciel Bénéficiez d’une interface simple et intuitive. L’ergonomie du logiciel est basée sur des environnements bureautiques utilisés chaque jour et proche de vos usages courants : web, outils Windows®… Ne perdez plus de temps lors de vos premiers pas dans le logiciel. Soyez rapidement opérationnel Accédez directement à vos tâches quotidiennes, des assistants de navigation (Open Guide) vous guident dans chaque situation de travail : ventes, stocks… Vous pouvez également les personnaliser selon vos habitudes. Une recherche multi-critères pour faciliter la gestion des pièces comptables La recherche multi-critères sera votre meilleure alliée pour modifier, mettre à jour ou gérer votre comptabilité quotidienne. Cet outil puissant vous permet de rechercher une écriture d’après une multitude de critères. Retrouvez n’importe quelle opération d’après le montant, la ligne d’une écriture, un client ou un numéro de compte, etc. * Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise comptable. ** EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE et en import uniquement HELIAST. EBP Démat’ Dématérialisez et automatisez le traitement de vos factures fournisseurs Enregistrez, consultez et recherchez rapidement vos factures fournisseurs. Vous gagnez en productivité et divisez par 3 vos coûts de traitement. La recherche intelligente intégrée à l’outil vous permet de retrouver vos factures selon n’importe quel critère. Disponible dernier trimestre 2014 NOUVEAU ! EBP Démat’ Caractéristiques générales • Nombre de sociétés : 5 ou 10 • Aide en ligne • Plan Comptable Entreprise • Plan Comptable Syndicat • Sauvegarde et restauration • Sauvegarde en ligne* • Tableau de bord paramétrable • Recherche multicritère • Version réseau : nous consulter • Gestion des favoris • Choix de la devise du dossier • Gestion de groupes d’écritures • Alertes paramétrables • Champs obligatoires personnalisables Transfert comptable • Historique des transferts comptables • Import du transfert comptable (écritures, échéances, pointages) • Transfert comptable avec champs personnalisés Traitements comptables • Saisie au kilomètre • Saisie guidée • Saisie pratique et ventes comptoir • Abonnements • Association de comptes pour automatiser la saisie journal • Ecritures simulées • Contre-passation d’écritures • Numérotation automatique ou manuelle des pièces • Réimputation des écritures de compte à compte, de journal à journal et de période à période • Consultation des comptes • Consultation des comptes inter-exercices • Lettrage manuel, automatique, simplifié • Pointage au lettrage • Lettrage au pointage • Délettrage automatique • Rapprochement par compte, par journal • Rapprochement bancaire manuel et automatique • Gestion des échéances • TVA sur les débits et encaissements • Justificatif de TVA • Télédéclaration (CA3, CA12 et annexe 3310A, 3514 acomptes trimestriels, 3519 demande de remboursement) et télépaiement EDI-TVA** • Génération du fichier de virement de TVA • Report automatique du crédit de TVA • Télépaiement de l’impôt sur les sociétés (IS)** • Documents associés aux lignes d’écritures • Libellés types • Recalcul des soldes • Tri par date • Import des lignes de relevés au format CFONB, Qif, OFX • Comptabilisation manuelle des lignes de relevés bancaires • Comptabilisation automatique des lignes de relevés bancaires • Découvert autorisé • Colonne Solde N-1 dans la Balance interactive • Règlements des Tiers • Validation des écritures • Clôtures mensuelles et annuelles • Prévision de trésorerie • Gestion des chéquiers et des lettres-chèques • Balance inter-exercices • Reformatage des comptes • Journal des événements • Archivage des données • Virements internationaux • Virements et prélèvements CFONB • Virements et prélèvements SEPA • Gestion des notes de frais • Gestion des indemnités kilométriques • Suivi des relances clients • Échéancier interactif • Grand livre interactif • Balance interactive • Gestion des effets de commerce • Gestion des valeurs en attente et remises en banque Analytique et budgets • 3 plans (axes) • Ventilations analytiques • Affichage en saisie quand multi-ventilations analytiques • Grilles analytiques • Outil d’application de grilles analytiques • Consultation interactive • Gestion des budgets généraux et analytiques • OD Analytiques • Grilles analytiques Immobilisations • Codification automatique en Alphanumérique des codes immobilisations d’immobilisations • Localisation, fournisseur • Notion de famille (héritage des paramètres de la famille) • Consultation du plan d’amortissement • Mode d’amortissement linéaire et non amortissable • Mode d’amortissement dégressif • Gestion comptable et fiscale • Simulation d’achat d’une immobilisation • Recherche d’une immobilisation à partir du numéro, de son libellé • Gestion des cessions d’immobilisations, de la mise au rebut • Gestion des éclatements (fractionnement d’immobilisations en plusieurs immobilisations) • Gestion des mutations • Gestion des composants • Gestion des dépréciations • Gestion de la valeur de revente dans les calculs d’amortissements (avec ou sans dérogatoire) • Génération des écritures de dotation annuelle, choix de la période • Génération des écritures d’achat • Génération des écritures de cession • Gestion des interventions (réparations...) Editions • Journaux • Grand Livre • Balance • Balance âgée par échéance ou par lettrage • Comparatif des indicateurs comptables N/N-1 • Balance mensuelle, trimestrielle • Bilan, compte de résultat (états préparatoires) • Situations des comptes • Encours clients • Créances clients / Dettes fournisseurs • Impressions annuelles • Balance analytique • Grand livre analytique • Cerfa 2054 : récapitulatif des mouvements des immobilisations au cours de l’exercice • Cerfa 2055 : situations et mouvements des dotations de l’exercice et ventilation des amortissements dérogatoires • Soldes Intermédiaires de Gestion • Rémunération des comptes courants et associés Importation/Exportation • Import et export paramétrable des écritures, des comptes et des journaux • Import / export paramétrables des écritures avec multi-ventilations analytiques • Import / export paramétrables des plans et postes analytiques • Import / export paramétrables des OD analytiques • Exportation des impressions au format PDF, Word®, Excel® • Exportation des listes au format XML, TXT, Excel®, HTML • Export des liasses fiscales • Import texte des écritures et des comptes au format EBP • Communication Entreprise - Expert • Import / export des guides de saisie • Export Comptabilités informatisées (L.47 A) conforme à la réglementation CFCI. Version réseau : nous consulter • Gestion des droits par utilisateur • Gestion des droits par groupe d’utilisateurs Compatible • EBP Reports On Line*** : consultation à distance des données du logiciel EBP via un espace dédié sur Internet. • EBP Notes de Frais : saisie des notes de frais depuis un smartphone et échange des données avec EBP Compta PRO * Nécessite la souscription à une Assistance PRIVILEGE ou PREMIUM. ** Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise comptable. *** Abonnement payable annuellement et tacitement reconduit. Tarifs pour les Cabinets Comptables, nous consulter. •  Fonctions accessibles à partir de la version Classic • Fonctions supplémentaires à partir de la version PRO EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Juillet 2014 Fonctions Principales • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Systèmes d’exploitation supportés : Pack Éco Artisans du Bâtiment Gérez simplement votre entreprise du bâtiment grâce à 2 logiciels ne nécessitant aucune compétence en gestion et en comptabilité ! 2 logiciels essentiels pour gérer votre entreprise Assistance téléphonique incluse 2015 www.ebp.com Modes d’utilisation disponibles pour ce logiciel : Licence Locatif En ligne J’achète mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je loue mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je m’abonne à mon logiciel Je l’utilise sur internet EBP Compta Classic 2015 Choisissez la saisie adaptée à votre niveau en comptabilité Pratique, guidée ou par journal, adoptez celle qui vous convient. Gagnez du temps en automatisant les opérations régulières (EDF, loyer…) grâce à l’enregistrement de modèle de saisie. Visualisez en un coup d’oeil les chiffres clés de votre entreprise Suivez votre situation de trésorerie en temps réel, grâce au tableau de bord. Visualisez les indicateurs clés de performance : chiffre d’affaires, résultat comptable etc. Télédéclarez et télépayez en quelques clics Télédéclarez en EDI la TVA puis télépayez(1) directement depuis votre logiciel. Pour encore plus d’efficacité, profitez du télépaiement de l’IS(1). Simplicité, gain de temps, suivi et sécurité : tout y est ! EBP Devis & Facturation Bâtiment 2015 Chiffrez vos prestations au plus juste Créez vos fiches fournitures, ouvrages, main d’œuvre, matériel et importez les tarifs de plus de 20 fournisseurs du bâtiment(2). Vous disposez ainsi d’une bibliothèque d’éléments complète pour éviter les ressaisies lors de la rédaction de vos documents de vente. Réalisez des documents de vente structurés Organisez vos devis en insérant des tranches de travaux, images, sous-totaux et aux couleurs de votre entreprise. Véhiculez ainsi une image professionnelle en quelques clics ! Transférez facilement vos données en comptabilité Transformez vos factures et règlements en écritures comptables et transférez-les dans votre logiciel de comptabilité. Vous pouvez également les envoyer à votre Expert-Comptable, au format de son logiciel(3). (1) Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise comptable. (2) Les tarifs fournisseurs ne sont pas fournis dans le logiciel. (3) EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE. Fonctions Principales • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Systèmes d’exploitation supportés : Caractéristiques générales • Version monoposte • Nombre de dossiers : 5 • Tableau de bord • Aide en ligne • Gestion des favoris • Assistant de navigation personnalisable • Recherche d’écriture multi-critères Traitements comptables • Création de journaux • Saisie simplifiée, guidée, par journal et par mois • Journal centralisateur • Gestion des abonnements • Ventes comptoir • Gestion des échéances • Lettrage manuel, approché, automatique et simplifié • Rapprochement bancaire manuel • TVA sur les débits, sur les encaissements • Calcul automatique de la TVA • Justificatif TVA • Télédéclaration EDI-TVA (CA3, CA12, annexe 3310A, acompte de TVA 3514 et demande de remboursement 3519)* • Télépaiement EDI-TVA (CA3, CA12, Acompte de TVA 3514)* • Télépaiement de l’Impôt sur les Sociétés (IS)* • Saisie des notes de frais depuis l’application gratuite EBP Notes de Frais et échange des données avec EBP Compta Classic • Etats interactifs • Relevés bancaires • Situations de comptes • Balance âgée • Validation, clôtures Statistiques tableau de bord • Solde de comptes de banque • Etat des créances clients • Etat des dettes fournisseurs Editions • Grand livre, balance et journaux • Echéancier • Encours clients • Rapprochement bancaire • Bilan et compte de résultat (états préparatoires) Import/Export • Export liasses fiscales • Communication Entreprise-Expert • Import et export paramétrables des écritures, comptes et journaux • Export comptabilités informatisées (L.47 A) conforme à la réglementation du Contrôle Fiscal des Comptabilités Informatisées Liste des fonctions non exhaustive * Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise comptable. pack Éco artisans du bâtiment Classic 2015 EBP Compta Classic 2015 Caractéristiques générales • Nombre de dossiers illimité • Aide en ligne • Barre de tâches et de navigation • Tableau de bord • Correcteur orthographique • Sauvegarde et restauration des données Clients • Fiches prospects et clients détaillées • Relances clients (3 modèles) • Echéancier clients • Traitement des règlements • Envoi de SMS via les partenaires* Eco.sms, SMS Envoi, SMS to b (hors coût de SMS) Bibliothèques d’éléments • Bibliothèque d’éléments avec fourniture, main d’oeuvre, ouvrage, matériel… • Création de fournitures avec temps de pose • Calcul des prix de vente suivant le déboursé sec, les frais généraux… • Import des tarifs fournisseurs : Cédéo, Dupont, Semangles, Clim+, Sofip, Brossette, Réseau Pro, Rexel, Coaxel, La Plateforme du Bâtiment, Schneider Electric, Catelec, Covap, Sider, Comptoir du Sud Ouest, Vaillant, Le Gallais, Chausson Materiaux • Séparation entre chaque bibliothèque de tarifs fournisseurs et la bibliothèque interne Devis - Facturation • Devis, factures, factures d’acompte, avoirs • Ajout de tranches de travaux dans le devis • TVA neuf ou rénovation • Personnalisation du devis avec styles de polices, couleurs, images… • Transfert automatique de devis en facture • Modèles d’impressions prêts à l’emploi • Modèles d’attestations de TVA à taux réduit • Gestion des états des devis (en cours, à relancer, accepté) • Gestion de la DEEE Statistiques • Evolution et palmarès des ventes, du CA, de la marge et du volume des ventes • Chiffre d’affaires par article, par client et par famille de client Import/Export • Génération comptable des factures et des règlements clients au format de nombreux logiciels comptables** • Import paramétrable Liste des fonctions non exhaustive * Hors coût de SMS. Cette fonction nécessite la souscription au Service PRIVILEGE ou PREMIUM ** EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE EBP Devis & Facturation Bâtiment 2015 EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Juillet 2014 Pack Bâtiment Profitez d’une suite de logiciels aux fonctions avancées pour une gestion pointue de votre activité du bâtiment. Grâce au mode réseau, vous pouvez, en plus, travailler à plusieurs et en simultané. 4 logiciels pour une gestion approfondie de votre entreprise 2015 www.ebp.com Modes d’utilisation disponibles pour ce logiciel : Licence Locatif En ligne J’achète mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je loue mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je m’abonne à mon logiciel Je l’utilise sur internet EBP Bâtiment PRO 2015 Que vous ayez une activité d’installation, rénovation, entretien, dépannage… ce logiciel vous permet d’automatiser l’intégralité de votre gestion. Les fonctions avancées de planning, gestion d’affaires et suivi de chantier vous assurent un pilotage optimal. EBP Immobilisations PRO 2015 Gérez efficacement vos immobilisations conformément à la réglementation CRC 2002- 10 méthode simplifiée. Etablissez vos plans d’amortissement, contrôlez vos acquisitions en crédit-bail, vos locations et vos emprunts et suivez très précisément la situation actuelle de vos immobilisations. Analysez également leur répartition grâce à la fonction analytique. EBP Compta PRO 2015 Gérez efficacement votre comptabilité générale (saisie, téléprocédures(1), rapprochement bancaire…) et profitez d’un outil analytique grâce à ce logiciel complet et performant. Etablissez le bilan et le compte de résultat, gérez vos immobilisations et exploitez les données de votre entreprise grâce aux prévisions de trésorerie et à la gestion de budget. EBP Paye Bâtiment 2015 Gérez efficacement votre paye grâce à une solution adaptée au secteur du bâtiment. Vous réalisez simplement vos bulletins de salaires grâce au plan de paye spécifique bâtiment et vous effectuez vos déclarations (DADS-U et DADS-U CI-BTP à la norme 4DS(2), DUCS EDI(2) URSSAF et IRC / IP, DPAE) conformément à la législation. PRO 30 jours d’Assistance téléphonique Inclus (1) Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise comptable. (2) Nécessite la souscription au service PRIVILEGE ou PREMIUM. Fonctions Principales • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Systèmes d’exploitation supportés : Pack Bâtiment PRO 2015 EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Septembre 2014 EBP Bâtiment PRO 2015 • Nombre de dossiers illimité • Tableau de bord en page d’accueil • Version réseau : nous consulter • Fiches prospects et clients détaillées • Gestion des tiers en sommeil • Recherche multicritères • Historique des documents de vente • Edition automatique de courriers de relance • Création d’une bibliothèque interne avec fourniture, main d’oeuvre, matériel, ouvrage, divers et texte • Création de fournitures avec temps de pose • Calcul des prix de vente suivant le déboursé sec, les frais généraux, la main d’oeuvre, le bénéfice, le prix de revient • Historique des éléments • Mise en sommeil des éléments obsolètes • Gestion des promotions • Bibliothèque interne • Import de nombreux tarifs fournisseurs(1) (Cédéo, Dupont, Semangles, Clim+, Sofip, Brossette, Réseau Pro, Rexel, Coaxel, La Plateforme du Bâtiment, Schneider Electric, Catelec, COVAP, Sider, Comptoir du Sud Ouest, Vaillant, Le Gallais, Chausson Matériaux, Téréva , enseignes du groupe Sonepar) • Imports des bibliothèques d’ouvrages(1) Annuel des Prix, Artiprix, Batiprix • Création des documents : devis, commandes, bons de livraison, bons de retour, factures, avoirs... • Gestion de la DEEE • Gestion de l’éco-contribution mobilier • TVA neuf ou rénovation • Saisie de factures d’acompte • Étude des déboursés • Réapprovisionnement automatique • Suivi de chantier simplifié/détaillé • Saisie par salarié ou par chantier des heures effectuées • Gestion de la sous-traitance • Gestion des contrats de maintenance et interventions • Planning • Gestion des affaires • Gestion des achats (fournisseurs et soustraitants) • Enregistrement des règlements clients • Génération de fichiers de virement et prélèvement à la norme bancaire SEPA • Génération et transfert automatique des écritures comptables au format de nombreux logiciels comptables(2) EBP Compta PRO 2015 • Nombre de dossiers : 10 • Version réseau : nous consulter • Aide en ligne • Plan Comptable Entreprise • Tableau de bord paramétrable • Recherche multicritère • Gestion des Favoris • Gestion de groupes d’écritures • Alertes paramétrables • Champs obligatoires personnalisables • Bilan et compte de résultat (états préparatoires) • Prévision de trésorerie • Télédéclaration de TVA (CA3, CA12 et annexe 3310A, 3514 acomptes trimestriels, 3519 demande de remboursement)(3) • Télépaiement EDI-TVA(3) • Télépaiement de l’Impôt sur les Sociétés (IS)(3) • Saisie pratique, guidée, par journal et au kilomètre • Lettrage manuel, automatique, simplifié • Délettrage automatique • Echéancier détaillé • Suivi des relances clients • Règlements des tiers • Prévision de trésorerie • Rapprochement bancaire automatique avec import de relevés • Virements et prélèvements SEPA • Virements et prélèvements CFONB • Virements internationaux • Comptabilité analytique multi-axes • Gestion des budgets • Comparatif N/N-1 • Balance et Grand livre analytique • Soldes Intermédiaires de Gestion (SIG) • Comptabilisation automatique des lignes de relevés bancaires • Balance mensuelle, trimestrielle • Ventilations analytiques • Grilles analytiques • Consultation interactive • Gestion des budgets généraux et analytiques • OD Analytiques • Rémunération des comptes courants et associés • Export comptabilités informatisées (L.47.A.) EBP Immobilisations PRO 2015 • Gestion des immobilisations conforme CRC 2002-10 méthode simplifiée • Plan d’amortissement économique et fiscal • Gestion des modes d’amortissement linéaire, dérogatoire, dégressif, non amortissable • Gestion des cessions d’immobilisations • Gestion du crédit-bail, des locations et des emprunts • Déclarations fiscales obligatoires 2054 et 2055 • Gestion de l’analytique • Gestion des interventions (réparations...) • Exportation paramétrable des écritures vers EBP Compta EBP Paye Bâtiment 2015 • Nombre de dossiers : 10 • Version réseau : nous consulter • Tableau de bord • Plan de paye spécifique Bâtiment • Profils de paye Bâtiment • Interrogation des données de paye • Gestion des acomptes et des prêts • Sauvegarde des documents administratifs • Gestion des contrats de prévoyance et assurance • Définition de nouveaux types d’absences • DUCS EDI(4) URSSAF et IRC / IP • DADS-U et DADS-U CI-BTP à la norme 4DS(4) • Attestation Employeur Dématérialisée(4) • Registre du personnel • Télédéclaration de la DADS-U, DPAE et la DUCS au format EDI(3) • Planning hebdomadaire • Explication des calculs de paye • Nombreux profils proposés : cadre, non cadre, apprenti, etc. • Saisie semi-automatique des formules • Gestion des RTT et du DIF • Assistant de création de modèles de bulletins • Nombre de salariés illimité (1) Les tarifs fournisseurs et les bibliothèques d’ouvrages ne sont pas fournis dans le logiciel. (2) EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE et en import uniquement HELIAST pour le logiciel EBP Compta PRO (3) Cette fonction nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise comptable. (4) Nécessite la souscription au service PRIVILEGE ou PREMIUM. Les attestations et déclarations d’EBP Paye PRO nècessitent l’utilisation d’Adobe® Acrobat® 9 1651 Compta Classic Ce logiciel facile à prendre en main offre toutes les fonctionnalités essentielles à la tenue d’une comptabilité générale. Il intègre également un outil de prévisions pour vous aider à piloter efficacement votre activité. Pour tenir votre comptabilité et suivre vos prévisions Assistance téléphonique incluse 2015 www.ebp.com Profitez d’une interface proche de vos outils bureautiques Naviguez intuitivement dans le logiciel grâce à son environnement de travail, proche de vos usages quotidiens (Excel®, Outlook®...). Disposez ainsi d’une prise en main rapide. Tenez votre comptabilité générale de A à Z Ce logiciel très complet vous permet de tenir votre comptabilité (saisie des écritures, bilan, compte de résultat). Télédéclarez et télépayez* votre TVA en quelques clics, directement depuis votre logiciel. Souplesse, simplicité, gain de temps, suivi et sécurité : tout y est ! Suivez avec précision l’évolution de votre entreprise et maîtrisez votre développement Grâce aux comparatifs estimé/réalisé du module prévisionnel, suivez année par année l’écart entre les réalisations et vos prévisions initiales. Ainsi, vous maîtrisez le développement de votre business. Estimez et anticipez l’évolution de votre activité Grâce au module prévisionnel, visualisez via un tableau de bord synthétique l’évolution de vos ventes, votre trésorerie et les taux de marge globaux prévisionnels. Le calcul du seuil de rentabilité vous permet d’affiner vos objectifs annuels et mensuels. Echangez vos données de façon sécurisée Transférez vos fichiers à votre Expert-Comptable pour la révision de vos comptes, au format de son logiciel**. En un clic, les écritures corrigées s’intègrent automatiquement dans votre comptabilité ! * Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise comptable. ** EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE et en import uniquement HELIAST. Modes d’utilisation disponibles pour ce logiciel : Licence Locatif En ligne J’achète mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je loue mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je m’abonne à mon logiciel Je l’utilise sur internet Module + Prévisionnel Fonctions Principales • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Systèmes d’exploitation supportés : Caractéristiques générales • Version monoposte • Nombre de sociétés : 5 • Tableau de bord • Assistant de navigation personnalisable • Gestion des favoris • Recherche multi-critères • Aide en ligne Traitements comptables • Saisie simplifiée, guidée, par journal et par mois • Ventes comptoir • Gestion des échéances • Gestion des abonnements • TVA sur débits/encaissements • Lettrage • Rapprochement bancaire manuel • Télédéclaration (CA3, CA12, annexe 3310A, acompte de TVA 3514 et demande de remboursement 3519) et télépaiement EDI-TVA (CA3, CA12, acompte de TVA)* • Télépaiement de l’Impôt sur les Sociétés (IS)* • Justificatif de TVA • Report automatique du crédit de TVA • Lettrage manuel, approché, automatique, simplifié • Etats interactifs (Grand livre et balance) • Saisie des notes de frais depuis l’application gratuite EBP Notes de Frais et échange des données avec EBP Compta Classic • Relevés bancaires • Situations de comptes • Balance âgée • Validation, clôtures Editions • Grand livre et balance • Echéancier détaillé sur le lettrage • Encours clients • Bilan et compte de résultat (états préparatoires) Module Prévisionnel • Prévisionnel sur 6 ans • Comparatifs annuels : estimé / réalisé • Analyse financière complète : tableaux et ratios financiers, graphiques • Edition de dossiers financiers prévisionnels : 5 Import/Export • Communication Entreprise-Expert • Exportation des listes au format XML, TXT, Excel®, HTML • Import et export paramétrable des écritures, comptes et journaux • Exportation des impressions au format PDF, Word, Excel® • Export liasses fiscales • Export paramétrable • Export comptabilités informatisées (L.47 A) conforme à la réglementation du Contrôle Fiscal des Comptabilités Informatisées Liste des fonctions non exhaustive *Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise comptable. Compta + module prévisionnel CLASSIC 2015 Visualisez via un tableau de bord synthétique, l’évolution de votre activité année après année. EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Juillet 2014 Compta Révisions & Prévisions Associez une comptabilité complète (générale et analytique) à deux outils de révisions et de prévisions. Grâce au module de révision, préparez votre dossier comptable et anticipez la venue de votre Expert-Comptable pour la validation annuelle de vos comptes. Cet outil de pilotage permet également d’évaluer tous vos projets d’investissement à l’aide d’analyses approfondies et détaillées. Pour développer votre entreprise Analysez vos données Suivez rigoureusement les dépenses de votre entreprise grâce à la mise en place d’une gestion analytique et budgétaire. Analysez votre situation financière grâce à des tableaux de gestion. Editez vos documents comptables Toutes les données enregistrées dans votre logiciel alimentent automatiquement vos documents comptables : télédéclaration* de TVA, bilan et compte de résultat. Cela simplifie ainsi vos démarches administratives. Analysez vos investissements Analysez sur le long terme (jusqu’à 20 ans) votre projet d’investissement grâce aux nombreux graphiques, tableaux et ratios : ratio de rentabilité, de productivité, besoin en fond de roulement, tableau de trésorerie… Effectuez la révision Préparez en toute simplicité votre dossier comptable grâce à l’outil de révision et anticipez la venue de votre ExpertComptable pour la validation annuelle de vos comptes. Communiquez facilement Echangez simplement et de façon sécurisée vos données avec votre Expert-Comptable, pour la révision de vos comptes, au format de nombreux logiciels comptables**. * Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise comptable. ** EBP, ITOOL, CEGID ( Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX ( Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, A ZUR, C ADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE et en import uniquement HELIAST www.ebp.com PRO v19 2015 ZOOM sur les fonctions clés La comptabilité analytique multi-axes Visualisez vos comptes de façon plus détaillée et suivez l’évolution de votre société pour un poste et une période précise. Les axes analytiques Suivez le détail de vos charges et de vos produits sur un, deux ou trois axes analytiques distincts. La gestion par axe vous permet de procéder à une analyse des charges et des produits suivant des critères différents. La ventilation analytique Gérez l’analytique sur les comptes de charges, de produits ou d’immobilisations. Pour éviter les oublis de ventilation, en fin de saisie comptable, la grille de ventilation s’ouvre automatiquement. La consultation analytique La gestion de l’analytique prend tout son sens lors de la consultation analytique. Elle permet d’interroger un axe ou un poste analytique, sans passer par un aperçu écran. Cette consultation vient compléter les éditions du compte de résultat, du Grand livre et des ventilations analytiques. L’export vers Excel® Exportez très simplement vos ventilations analytiques vers Excel® grâce à l’export paramétrable. Vous pouvez ainsi étudier finement les résultats de votre entreprise. La consultation analytique permet de visualiser la rentabilité d’un secteur, d’un service, d’un produit… La déclaration et la télédéclaration de TVA Editez vos déclarations de TVA CA3, CA12 et annexe 3310A agréées par la Direction Générale des Finances Publiques. La gestion de la TVA sur les encaissements et sur les débits Gérez votre TVA sur les débits (comptabilisée lors de l’écriture de vente ou d’achat) ou bien sur les encaissements (comptabilisée lors de l’écriture du règlement). L’édition des déclarations de TVA Le logiciel calcule automatiquement le montant de votre déclaration à payer. Il ne vous reste plus qu’à l’éditer et à l’envoyer à votre centre des impôts. Terminées les erreurs liées à la recopie des montants sur votre déclaration papier. La télédéclaration et le télépaiement de la TVA au format EDI Gagnez du temps grâce au service EBP Télédéclaration*. Vous télétransmettez et télépayez votre déclaration de TVA agréée par la DGFiP et vous suivez directement à partir de votre logiciel, l’avancement de votre déclaration (confirmation de réception, de conformité…). * Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise comptable. Un justificatif permet de retrouver les montants indiqués dans la déclaration de TVA. Le module de prévisions L’outil de prévisions vous permet d’analyser tout projet d’investissement. Vous souhaitez acquérir un nouvel outil de production ? Acheter une nouvelle entreprise ? Ce module vous permet de récupérer les données issues de votre comptabilité, d’effectuer des simulations et de visualiser l’impact de votre futur investissement sur votre trésorerie. L’importation de la Balance Importez votre Balance issue de votre comptabilité au format TXT par exemple, pour l’intégrer dans le bilan et compte de résultat prévisionnels. Vous pouvez intégrer vos données comptables jusqu’à 3 exercices antérieurs. Etablissement de différents scénarios A partir des données issues de votre comptabilité, vous pouvez établir jusqu’à 20 simulations différentes sur un même dossier (des plus optimistes aux plus pessimistes). Ses prévisions peuvent être annuelles comme mensuelles et chaque modification aura un impact immédiat sur vos résultats. L’analyse et la décision finale Les nombreux tableaux, graphiques et ratios vous permettent d’effectuer une analyse approfondie et détaillée de votre projet. Il vous sera alors plus facile de prendre la décision de réaliser ou non votre investissement. Vous pouvez également présenter un dossier final complet et professionnel à vos futurs partenaires financiers. Un mode réseau perfomant EBP Compta PRO offre la possibilité de travailler en réseau sur une architecture Client/Serveur. Le logiciel est livré avec un moteur de base de données, Pervasive SQL, adapté aux échanges de données en réseau. La version réseau ouvre les portes du travail simultané et à plusieurs. Tous vos tableaux, graphiques et ratios s’établissent automatiquement grâce aux éléments antérieurs et aux prévisions établies sur les années à venir. La révision comptable La révision vous permet de préparer votre dossier en prévision de la venue de votre Expert Comptable pour la vérification annuelle de vos comptes. Création d’une campagne de révision Grâce au modèle de révision pré-paramétré dans le logiciel, créez facilement votre propre campagne de révision. Indiquez simplement les comptes ou les fourchettes de comptes que vous souhaitez contrôler (trésorerie, ventes, clients etc.). En cours de révision A partir de la fenêtre de révision, consultez facilement un compte et le détail de chaque écriture. Vous pouvez également accéder à la saisie, pour effectuer d’éventuelles corrections. La révision vous permet de préparer votre dossier avant la venue de votre Expert-Comptable. EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Juin 2014 Fonctions Principales • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits Configurations Minimales Requises : (1) Excepté pour le Front Office : écran supportant une résolution de 800*600 • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 1 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits(1) • Espace disque libre : 2 Go Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Systèmes d’exploitation supportés : Caractéristiques générales • Menu contextuel, volet de navigation • Tableau de bord • Nombre de dossiers : 10 • Version monoposte • Version réseau : nous consulter • Sécurité et maintenance • Outil de sauvegarde multi-supports • Gestion des utilisateurs avec définition des droits • Dossier protégé par un mot de passe • Envoi de SMS via les partenaires(1) : Eco.sms, SMS Envoi, SMS to b (hors coût de sms) Traitements comptables • Saisie simplifiée, saisie guidée • Saisie avancée • Saisie au kilomètre • Gestion des abonnements avec paramétrage de la fréquence • Numérotation automatique des pièces • Recherche d’écritures multi-critères • Réimputation des écritures entre comptes ou journaux • Réimputation des écritures entre périodes • Réimputation des écritures en saisie • Contre-passation des écritures • Multi-devises • Gestion des échéances multiples • Lettrage en cours de saisie • Lettrage et délettrage manuel et automatique • Lettrage partiel • Rapprochement manuel par journal et par compte • Verrouillage du rapprochement bancaire • Rapprochement automatique par compte et pa journal • Importation d’un relevé bancaire • Comptabilisation d’un relevé bancaire • Outil de prévisions de trésorerie • Grand-Livre interactif • Balance interactive • Saisie des encaissements clients • Remise en banque des règlements • Saisie des décaissements fournisseurs avec impression d’un courrier, d’une lettre chèque ou d’une lettre traite • Génération de LCR et BOR • Génération de prélèvements • Génération de virements • Virements/prélèvements au format SEPA • TVA sur les débits et sur les encaissements • Préparation et impression des déclarations de TVA CA3, 3310A, CA12 • Formulaire 3514 (acomptes trimestriels) • Déclaration 3519 (demande de remboursement) • Télédéclaration et télépaiement EDI-TVA(2) • Clôtures mensuelles et annuelles • Gestion des notes de frais • Saisie des notes de frais depuis un smartphone et échange des données avec EBP Compta Suivi des tiers • Informations clients / fournisseurs : contact, banque, adresse... • Impression de la balance âgée • Prévisions de règlements • Echéancier prévisionnel • Echéancier détaillé • Lettres de relance avec sélection automatique du texte et incrémentation du niveau de relance • Gestion des modes de règlement • Gestion des chéquiers • Impression des encours clients dépassés Editions • Journaux, Grand-Livre, Balance • Rapprochement bancaire • Tous les fichiers de base • Tableaux de gestion : Marge Brute, Résultat d’Exploitation, Résultat Net Comptable • Situations de comptes clients et fournisseurs • Liste des clients à relancer • Liste des clients relancés • Etat préparatoire au Bilan • Etat préparatoire au Compte de Résultat • Suivi et anomalie • Paramétrage des modèles d’impression Analytique et budgétaire • Ventilations analytiques multi-axes • Ventilations analytiques en cours de saisie (sur plusieurs postes) • Ventilations analytiques sur les comptes de classe 2 • Consultation analytique • Impression du Grand-Livre analytique et du résultat analytique • Impression des ventilations analytiques par poste ou par compte • Export paramétrable des ventilations analytiques vers Excel® • Synthèse des écarts budgétaires et des écarts N/N-1 • Gestion des grilles analytiques • Gestion des budgets analytiques ou généraux Immobilisations • Conforme à la réglementation CRC 2002-10 méthode simplifiée • Modes d’amortissement non amortissable, linéaire, dégressif, dérogatoire • Gestion des dépréciations • Gestion des cessions d’immobilisations • Gestion des mutations, des composants et des éclatements • Gestion des crédits-bails, des catégories • Gestion des Unités Génératrices de Trésorerie (UGT) • Génération des écritures comptables • Consultation du plan d’amortissement • Génération des écritures de dotation et de cession Import-Export • Export des principales éditions au format Excel et au format PDF et envoi par e-mail • Téléchargement de plans comptables métiers depuis le site EBP • Export et import des écritures au format du logiciel du cabinet comptable: EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE et en import uniquement HELIAST • Export de la balance vers EBP Etats Financiers Statistiques • Evolution des créances clients • Evolutions des dettes fournisseurs • Coût de financement de trésorerie • Agios sur retards de paiement • Répartition du chiffre d’affaires • Estimation des marges • Soldes N-1, N et N+1 • Graphiques Outil de révisions comptables • Création et duplication de modèles de révision • Création d’une campagne de révision à partir d’un modèle paramétré • Consultation d’un compte en cours de révision • Accès à la saisie en cours de révision • Possibilité d’associer des documents au cycle de révision (EXCEL®, Word...) • Verrouillage d’un compte révisé • Export / Import des modèles de révision • Export vers EXCEL® de l’impression Module Prévisions • Gestion de différentes hypothèses sur un même dossier • Structure modulaire : saisies, résultats, paramètres... • Paramétrage personnalisé des fiches de révisions • Prévisions annuelles ou mensuelles • Amortissement linéaire ou dégressif des investissements jusqu’à 50 ans • Simulations : le changement d’une donnée prévisionnelle a un impact immédiat sur les résultats • Calcul et édition du seuil de rentabilité • Documents comptables de synthèse et tableau de trésorerie • Fond de Roulement • Tableau de financement • Seuil de rentabilité • Large gamme de tableaux, graphiques et ratios Accès à distance - EBP Reports OnLine(3) • Un service pour publier, partager et consulter l’application mobile EBP Reports On Line disponible sous iOS, Windows® 8 et Android (1) Nécessite la souscription au service PRIVILEGE ou PREMIUM. (2) Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise comptable. (3) Service inclus dans les offres de services PRIVILEGE, PREMIUM ou payable séparément. Pour plus de détails, nous consulter. compta pro v19 Révisions & prévisions 2015 Coiffure & Esthétique LES 5 POINTS CLÉS Profitez d’un logiciel conçu pour gérer votre salon en quelques clics : saisie de rendez-vous, fiche technique client, gestion des employés, encaissement, suivi des stocks, transfert en comptabilité… Pour une gestion approfondie de votre salon Simplifiez votre encaissement quotidien Profitez d’un écran de caisse intuitif, personnalisable selon vos préférences de travail. Paramétrez vos prestations (soins, coupes, forfaits…) et encaissez vos clients en quelques clics grâce au mode écran tactile. Organisez vos journées de manière optimale Le planning interactif, en liaison directe avec la caisse, vous permet de gérer vos rendez-vous et vos collaborateurs en fonction des disponibilités et heures d’affluence. Développez votre relation client Constituez une base de données clients riche en informations : préférences, historique des visites… Créez une carte de fidélité pour toujours plus de satisfaction client ! Mesurez en temps réel l’activité de votre salon Avec le tableau de bord vous visualisez immédiatement vos résultats quotidiens : CA généré, fréquentation, meilleurs collaborateurs… Transférez en quelques clics vos données en comptabilité Transformez vos factures et règlements en écritures comptables et transférez-les dans votre logiciel de comptabilité. Vous pouvez également les envoyer à votre Expert-Comptable, au format de son logiciel*. *EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE. www.ebp.com 2015 ZOOM sur les fonctions clés Encaissez vos clients rapidement Associez votre logiciel à un écran tactile ou reliez un clavier et une souris. Scannez les étiquettes codes barres de vos articles. Evitez les ressaisies et diminuez ainsi le temps d’attente en caisse. Satisfaction client garantie ! Personnalisez votre caisse Choisissez les fonctions de caisse dont vous avez besoin au quotidien et paramétrez votre écran de vente : de la couleur du fond d’écran jusqu’à la taille des boutons. Pour plus de sécurité, mettez en place un système de verrouillage manuel ou automatique. Gérez plusieurs modes de règlement Offrez la possibilité à vos clients de payer avec différents moyens de paiements (carte bleue, chèque, espèces, chèque cadeau…). Lors de la sortie du ticket de caisse, profitez-en pour éditer un coupon supplémentaire afin de mettre en avant une offre promotionnelle, un nouveau produit… Profitez d’un système d’encaissement puissant Organisez efficacement l’activité de votre salon Visualisez vos rendez-vous en un coup d’oeil Bénéficiez d’une vision globale de votre activité sous forme journalière, hebdomadaire ou mensuelle grâce au planning. Attribuez des couleurs par catégorie pour simplifier la lecture et optimiser ainsi votre organisation. Par exemple, vos rendez-vous «coiffure» sont visibles en bleu, les rendez-vous «esthétique» en rouge et les rendez-vous «fournisseurs» en vert. Gagnez du temps lors du passage en caisse Renseignez toutes les informations nécessaires pour vos rendez-vous (collaborateur, horaire, durée, prestations). Dès l’arrivée d’un client, vous transformez directement votre rendez-vous en ticket sans aucune ressaisie. Ainsi, au moment du paiement, vous n’avez plus qu’à encaisser votre client. Optimisez la prise de rendez-vous Renseignez les jours d’activité de vos salariés. Ainsi, en cas d’absence, le logiciel vous informe automatiquement de l’impossibilité de prise de rendez-vous avec le collaborateur concerné. Organisez efficacement votre activité : de la prise de rendez-vous à l’encaissement Développez la satisfaction client Ayez une parfaite connaissance client Votre logiciel conserve un historique technique et commercial des précédentes venues de vos clients : fréquence des visites, produits utilisés, dernière prestation… Ainsi, garantissez à votre client un accueil personnalisé dès son arrivée. Partez à la conquête de nouveaux clients et fidélisez votre parc existant Mettez en place une stratégie de fidélisation efficace se basant, selon votre choix, sur un nombre de point, un chiffre d’affaires ou un nombre de passages en caisse… et réalisez des cartes de fidélité. Lors de l’encaissement, le logiciel alimente automatiquement les points fidélité associés au compte du client. Donnez aussi la possibilité à vos clients d’acheter des chèques cadeaux. Ils pourront ainsi les offrir à leurs proches. Un bon moyen de vous faire connaître ! Proposez des abonnements à vos clients Récompensez la régularité des visites de vos clients fidèles en mettant en place des abonnements à tarif préférentiel. Ils se règlent dès le premier passage et s’utilisent autant de fois que prévu sans repasser par la caisse. Pilotez vos stocks et optimisez le réassort Evitez les ruptures de stock Pour chacun des articles, définissez le stock minimum et le stock d’alerte. Une fois atteint, le logiciel considère cet article comme étant à réapprovisionner et vous en informe avec un message d’alerte. Optimisez vos commandes fournisseurs Choisissez d’être réapprovisionné automatiquement quand vos stocks deviennent critiques. Ou passez commande au coup par coup. Enregistrez une réception globale ou partielle en fonction des articles reçus. Enfin, relancez les fournisseurs qui tardent à vous livrer en éditant des lettres pré- paramétrés. Réalisez votre inventaire en quelques clics A l’aide d’un assistant et d’un document de synthèse prêt à l’emploi, réalisez un état précis de vos marchandises. Gérez et analysez simplement l’activité de votre salon Gagnez du temps dans votre clôture de caisse En fin de journée, le Z de caisse se calcule automatiquement. Vos règlements sont ensuite transformés en écritures comptables. Vous pouvez les transférer dans votre logiciel de comptabilité ou les envoyer à votre Expert-Comptable, au format de son logiciel. Vous gagnez ainsi du temps pour vous consacrer entièrement à votre cœur de métier. Suivez précisément votre activité Véritable outil d’aide à la décision, le logiciel vous permet de visualiser rapidement les chiffres clés de votre salon : tableaux de bord, statistiques par tranche horaire, palmarès collaborateur, meilleurs articles vendus… Donnez de la mobilité à vos données Avec notre service de mobilité Reports On Line(1), publiez, partagez et consultez à distance les données de votre logiciel sur tablette, smartphone ou ordinateur. Pratique si vous êtes amené à vous déplacer dans vos différents salons ! (1) Inclus dans le service PRIVILEGE ou PREMIUM ou payable annuellement. Logiciel 2 en 1 : Gestion Commerciale + Encaissement EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Janvier 2015. Fonctions Principales • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits Configurations Minimales Requises : (1) Excepté pour le Front Office : écran supportant une résolution de 800*600 • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits(1) • Espace disque libre : 3 Go Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Systèmes d’exploitation supportés : Périphériques compatibles Afin de vous permettre de travailler dans des conditions optimales, EBP Coiffure & Esthétique est compatible avec de nombreux matériels et périphériques de caisse. Vous pouvez ainsi le relier aux appareils que vous utilisez couramment (imprimantes tickets, lecteur TPE, tiroirs-caisse….) et profiter d’une véritable synergie dans votre gestion. Notre logiciel est également compatible avec la norme OPOS et fonctionne donc avec l’ensemble des périphériques de cette norme. Parmi les marques compatibles : EPSON, TOSHIBA, AURES, METROLOGIC, ZEBRA Pour connaître la liste détaillée des périphériques compatibles, consultez notre site : www.ebp.com Compatible opos Caractéristiques générales • Look Microsoft® et adaptation aux thèmes Windows® XP, Windows® VistaTM , Windows® 7 et 8 • Outil de sauvegarde multi-supports et restauration des données • Version réseau : nous consulter • Nombre de dossiers : 10 • Gestion des utilisateurs avec définition des droits  Encaissement (Front Office) • Paramétrage de l’écran de vente • Mode PC et écran tactile Caisses • Encaissement de prestations, articles, abonnements, forfaits, chèques cadeaux. • Mise en attente des tickets • Boutons totalement personnalisables • Multi-règlements : carte bancaire, chèque, espèces, chèque cadeau, avoir • Clôture de caisse avec impression du Z de caisse • Choix du tarif (homme, femme, enfant...) par ligne d’article • Identification des employés • Edition d’un ticket supplémentaire (offre promotionnelle, nouveau produit...) • Verrouillage de la caisse, manuel ou automatique Gestion des clients • Fiches clients avec informations de base • Fiche technique client : profil (type de cheveux, grain de peau, allergies) et préférences (employé habituel, style) • Historique complet : visites, prestations, produits utilisés, abonnements • Gestion des cartes de fidélité par point, CA ou sur le nombre de passages • Gestion des remises, articles offerts Planning • Mode tactile • Planning des rendez-vous : par jour, par semaine, par mois • Prise de rendez-vous rapide depuis l’écran principal • Ajout/annulation de rendez-vous en un clic • Saisie des informations associées : horaire, employé, client, prestations, etc. • Transformation du rendez-vous en ticket Gestion des employés • Fiches Personnel • Affectation de chaque vente à un employé • Objectifs, commissionnement • Gestion des jours d’activité, congés, maladie • Statistiques Prestations/Articles • Ventes de prestations et d’articles à l’unité • Personnalisation des forfaits et services : coupe, coloration, épilation, massage, etc. • Gestion des abonnements et mises à jour automatiques après chaque visite • Automatisation des tarifs selon les forfaits (homme, femme, enfant) • Gestion des stocks et inventaires Statistiques • Activité du salon par tranche horaire, jour de la semaine et par employé • Résultat des ventes et prestations • Panier moyen, indice de vente • Statistiques globales illustrées par un graphique Périphériques • voir encart ci-dessous  Gestion Commerciale (Back Office) Gestion des achats • Devis, fichier, commande fournisseur • Stocks : bon d’entrée, de sortie, saisie d’inventaire… • Livraison/réception globale ou partielle des commandes • Consultation des tickets de caisse • Virements SEPA Gestion des ventes • Devis, commande, facture, bon de livraison • Ventes en compte (différé et rattaché à un client) • Relance Clients • Facturation HT ou TTC • Gestion multi-devises, multi-échéances • Gestion des remises articles ou clients avec choix de la priorité • Grille tarifaire par client • Multi-facturation périodique • Prélèvements SEPA • Articles liés et composés • Gestion des soldes et promotions • Gestion et impression de codes-barres Gestion des stocks • Bons d’entrées, bons de sorties • Fabrication des articles composés • Saisie de l’inventaire complet Fidélité client • Historique de la fidélité par client • Gestion des cartes de fidélité (par point, par chiffre d’affaires, par nombre de passages en caisse) • Gestion des remises, bons d’achat Statistiques • Tableau de bord (CA journalier, indice de vente, fréquentation/CA). • Statistiques par tranche horaire, palmarès collaborateur, meilleurs articles vendus… Import/Export des fichiers • Imports et exports paramétrables des fichiers articles, familles d’articles, clients, fournisseurs et contacts • Génération de fichiers PDF avec envoi par email depuis toutes les éditions et exports au format • Remise en banque centralisée : Back et Front Office • Transfert en comptabilité des règlements, factures, tickets de caisse et mouvements de caisse au format du logiciel de l’ExpertComptable* * EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADORDORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE. 971 EBP Compta Classic Table des matières Félicitations ! ........................................................................................................................................ 1 Convention d'utilisation d'EBP ................................................................................................................. 3 Préambule ......................................................................................................................................... 3 Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) ..................................................... 3 Étendue des obligations de support d’EBP .............................................................................................. 3 Assistance de proximité sur le site ........................................................................................................ 3 Sauvegarde des données ..................................................................................................................... 3 Limitation de garantie ......................................................................................................................... 3 Limitations de responsabilité ................................................................................................................ 4 Dispositions finales ............................................................................................................................. 4 MISE EN ROUTE .................................................................................................................................... 5 Configuration minimale requise ............................................................................................................ 5 Installation......................................................................................................................................... 5 Le dossier de démonstration ................................................................................................................ 5 Activation du logiciel ........................................................................................................................... 5 Comment obtenir le code d'activation ? ............................................................................................... 5 Introduction du code d'activation manuellement .................................................................................. 5 INFORMATIONS GÉNÉRALES ................................................................................................................... 7 Interface ............................................................................................................................................ 7 Présentation du volet de navigation ....................................................................................................... 7 Détail des groupes et fonctions associées ............................................................................................ 7 Les Actions ........................................................................................................................................ 8 LES MASQUES DE SAISIE .................................................................................................................... 8 Les champs de saisie ........................................................................................................................ 8 Liste déroulante ............................................................................................................................... 9 La barre d'outils des textes enrichis .................................................................................................. 10 FENETRE PRINCIPALE DE NAVIGATION ................................................................................................ 11 La fenêtre principale de navigation ................................................................................................... 11 Menu contextuel des colonnes ......................................................................................................... 12 Export à partir de la fenêtre principale de navigation .......................................................................... 12 Les filtres ...................................................................................................................................... 13 Les vues ....................................................................................................................................... 13 GESTION D'UNE FICHE ...................................................................................................................... 14 Gestion d'une fiche ......................................................................................................................... 14 Notes ........................................................................................................................................... 15 GUIDE ................................................................................................................................................ 17 COMMENCER .................................................................................................................................... 17 Comment commencer ? .................................................................................................................. 17 Comment créer les données principales ? .......................................................................................... 17 Options à remplir dès maintenant .................................................................................................... 17 Les données de base ...................................................................................................................... 18 Tout est prêt ! ............................................................................................................................... 18 TRAVAILLER ..................................................................................................................................... 18 Comment créer un exercice ? .......................................................................................................... 18 Comment changer d'exercice courant ............................................................................................... 19 Comment créer un journal ? ............................................................................................................ 19 Comment créer un compte ? ........................................................................................................... 19 Comment consulter un compte ? ...................................................................................................... 19 Comment lettrer ou délettrer un compte ?......................................................................................... 19 Comment créer un rapprochement ? ................................................................................................ 20 Quel mode de saisie faut-il choisir ? ................................................................................................. 20 Comment saisir dans un journal ? .................................................................................................... 21 Comment saisir dans un guide ? ...................................................................................................... 21 Comment saisir en saisie pratique ? ................................................................................................. 21 Comment simuler, confirmer ou valider une écriture ? ........................................................................ 22 Comment gérer les échéances ? ....................................................................................................... 22 Comment effectuer une déclaration de TVA ? .................................................................................... 23 Comment effectuer la clôture mensuelle ? ......................................................................................... 23 Comment générer les A Nouveaux ? ................................................................................................. 23 Comment effectuer la clôture annuelle ? ........................................................................................... 24 Comment imprimer ? ...................................................................................................................... 24 DIVERS ........................................................................................................................................... 25 Comment consulter le journal des événements ? ................................................................................ 25 Comment sauvegarder ? ................................................................................................................. 25 Comment restaurer ?...................................................................................................................... 25 MANUEL ............................................................................................................................................. 27 FICHIER .......................................................................................................................................... 27 Nouveau dossier ............................................................................................................................ 27 iii EBP Compta Classic iv Créer un nouveau raccourci ............................................................................................................. 27 Ouvrir un dossier ........................................................................................................................... 27 Fermer un dossier .......................................................................................................................... 28 Quitter l'application ........................................................................................................................ 28 AFFICHAGE ...................................................................................................................................... 28 Tableau de bord ............................................................................................................................. 28 Ecran de démarrage ....................................................................................................................... 29 QUOTIDIEN ...................................................................................................................................... 29 Quotidien - Démarrer une tâche ....................................................................................................... 29 PLAN COMPTABLE ENTREPRISE ........................................................................................................ 29 SAISIE PAR JOURNAL ..................................................................................................................... 32 RECHERCHE D'ÉCRITURES .............................................................................................................. 52 SAISIE PAR GUIDE ......................................................................................................................... 54 SAISIE PRATIQUE .......................................................................................................................... 56 CONSULTATION/LETTRAGE ............................................................................................................. 58 RAPPROCHEMENT BANCAIRE ........................................................................................................... 61 DÉCLARATION DE TVA .................................................................................................................... 64 Impression - Fenêtre principale de navigation .................................................................................... 83 CONSULTATION ................................................................................................................................ 84 Consultation - Démarrer une tâche ................................................................................................... 84 CONSULTATION/LETTRAGE ............................................................................................................. 84 LETTRAGE AUTOMATIQUE ............................................................................................................... 87 LETTRAGE SIMPLIFIÉ ...................................................................................................................... 88 GRAND LIVRE INTERACTIF .............................................................................................................. 91 BALANCE INTERACTIVE .................................................................................................................. 93 Impression - Fenêtre principale de navigation .................................................................................... 94 EXERCICES/CLOTURES ...................................................................................................................... 94 Exercices/Clôtures - Démarrer une tâche .......................................................................................... 94 EXERCICES ................................................................................................................................... 95 GESTIONNAIRE DE JOURNAUX ........................................................................................................ 97 CLOTURE ANNUELLE ....................................................................................................................... 98 Impression - Fenêtre principale de navigation .................................................................................... 99 PARAMETRES ................................................................................................................................. 100 Paramètres - Démarrer une tâche .................................................................................................. 100 JOURNAUX .................................................................................................................................. 100 PLAN COMPTABLE ENTREPRISE ...................................................................................................... 102 BANQUES .................................................................................................................................... 104 NATURES DE COMPTE ................................................................................................................... 106 MODELES DE GUIDE ..................................................................................................................... 107 MODELES DE LIBELLE ................................................................................................................... 108 TAXES ........................................................................................................................................ 109 DIVERS ....................................................................................................................................... 111 SOCIÉTÉ ..................................................................................................................................... 115 Mot de passe utilisateur ................................................................................................................ 124 Impression - Fenêtre principale de navigation .................................................................................. 125 OUTILS .......................................................................................................................................... 126 Sauvegarde rapide ....................................................................................................................... 126 Sauvegarde ................................................................................................................................. 126 Restauration ................................................................................................................................ 127 Historique de sauvegarde .............................................................................................................. 128 Sauvegarde en ligne ..................................................................................................................... 128 Export du schéma de la base de données ........................................................................................ 128 Communication Entreprise-Expert .................................................................................................. 129 Exporter les liasses fiscales ........................................................................................................... 129 Assistant de maintenance des données ........................................................................................... 130 Outil de requêtage ....................................................................................................................... 131 Supprimer un dossier ................................................................................................................... 131 Maintenance sur les journaux ........................................................................................................ 132 Editeur de modèles ...................................................................................................................... 132 Plan de regroupement .................................................................................................................. 132 Import/Export de la configuration .................................................................................................. 135 Archivage .................................................................................................................................... 135 Journal des événements ............................................................................................................... 136 OPTIONS .................................................................................................................................... 137 INFORMATIONS SOCIÉTÉ ................................................................................................................... 139 Assistance technique ....................................................................................................................... 139 Nous contacter ............................................................................................................................... 139 Glossaire .......................................................................................................................................... 141 Index ............................................................................................................................................... 147 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Compta & Gestion Commerciale Classic 2010 et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : La touche F1 ou le bouton Aide pour une aide directe sur un écran précis, Le menu ? - Aide + Nom du module ouvert, pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 1 Convention d'utilisation d'EBP Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou Internet en mode "terminal server" (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite 3 EBP Compta Classic 4 y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Version 2.0: Janvier 2008 MISE EN ROUTE Configuration minimale requise La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante : Processeur : P4 2 GHz ou équivalent Mémoire : 1 Go Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits Espace disque libre : 1.5 Go Systèmes d'exploitation supportés : o Windows XP SP2, o Windows Vista SP1 bits & 64 bits, o Windows 7 32 bits & 64 bits. Windows XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l'acquisition préalablement à l’installation du logiciel. Installation Lors de l'installation, la présence des composants ci-dessous est vérifiée : Windows installer 3.1 Internet Explorer 6.0 SP1 Framework 2.0 S'ils ne sont pas présents sur le poste, ils sont automatiquement installés lors de la procédure. SQL Server 2005 est également installé avec une instance "ebp". L'instance "Ebp" permet de réaliser des créations de dossiers, sauvegardes et restaurations simplifiées. Ensuite, les éléments composant l'intégré sont installés. Le dossier de démonstration Accès : Menu Fichier / Ouvrir Le dossier Démonstration vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement d'ouvrir le dossier afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier-société. A l'ouverture du dossier de démonstration, une page d'accueil apparaît affichant une synthèse de l'activité (tableau de bord). Activation du logiciel Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP Compta & Gestion Commerciale Classic 2010 Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d'activation qui est fourni par EBP. Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours. Au delà, le logiciel passe en version limitée en nombre de données : 20 articles, 20 documents, 100 écritures comptables et les impressions porteront la mention "Démonstration". Après cette limite, vous devrez saisir votre code d'activation pour ouvrir votre dossier. Comment obtenir le code d'activation ? Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Activer votre logiciel). L’activation du logiciel se faisant via le site Internet EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Vous n’aurez ensuite qu’à suivre les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d'Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel. Introduction du code d'activation manuellement Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel. La fenêtre d'activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes : Clé PC : elle est rensignée automatiquement et est indispensable pour l'activation du logiciel. 5 EBP Compta Classic 6 Nom de l'entreprise : Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier en respectant la même syntaxe (points, majuscules). Licence : Vous devez saisir ici le numéro de licence indiqué sur le courrier "Licence d'utilisattion" joint à la boîte du logiciel. Clé Web : Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. Code d'activation : Vous devez saisir ici le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espace ni point, qu'EBP vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement apparaît : • Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel correspond ce code. • Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? - Activer votre logiciel. INFORMATIONS GÉNÉRALES Interface EBP Compta & Gestion Commerciale Open Line TMévolue dans un environnement Windows XP ou supérieur. Ainsi, les règles de fonctionnement à l'intérieur du logiciel restent les mêmes que votre environnement de travail quotidien : • Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter. • Des barres d'outils et d'application permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple clic sur les icônes. • Un volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les données. • Une barre d’état (en bas de l'écran) qui contient : ƒ Le nom du dossier : Le positionnement du curseur sur le nom du dossier permet d'afficher le chemin du raccourci du dossier. Un clic sur le nom du dossier affiche la volumétrie des tables de la base de données (tables et nombre d'enregistrements). ƒ L'icône EBP : Un clic sur l'icône permet d'accéder à la page d'accueil du site EBP. Lorsque vous êtes sur une liste, le nombre d'enregistrements sélectionné et le nombre d'enregistrement total sont affichés. Exemple : pour une liste clients de 20 enregistrements et sélection de 2 lignes, l'affichage dans la barre d'état sera 2/20. • Une gestion des fenêtres principales de navigation associée à de nombreuses possibilités de recherches (avec les tris, filtres, colonnes...) • Des champs de saisie avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie. • Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.). Présentation du volet de navigation Le volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de se déplacer rapidement entre les données. Il est composé de 3 parties : 4 menus, une barre de navigation qui contient les fonctions associées à chaque menu, une barre de tâches qui contient les actions possibles pour chaque fonction. Les menus et fonctions associées sont également disponibles à partir de la barre de menus située en haut de l'application (Fichier, Edition, Affichage, Quotidien...) Il est possible de réduire ou d'agrandir la barre de navigation. En mode réduit, il vous suffit de cliquer ensuite à l'intérieur du bandeau, cela ouvre le contenu du volet de navigation. La nouvelle configuration de la barre sera sauvegardée à la fermeture de l'application. Détail des groupes et fonctions associées Quotidien : - Démarrer une tâche - Plan comptable entreprise - Saisie par journal - Recherche d'écritures - Saisie par guide - Saisie pratique - Consultation/Lettrage - Rapprochement bancaire - Déclaration de TVA - Impressions Consultation : 7 EBP Compta Classic - Démarrer une tâche - Consultation de compte - Lettrage simplifié - Lettrage automatique - Grand Livre interactif - Balance interactive - Impressions Exercices/Clôtures : - Démarrer une tâche - Exercices - Gestionnaire de journaux - Clôture annuelle - Impressions Paramètres : - Démarrer une tâche - Journaux - Plan comptable entreprise - Natures de comptes - Modèles de guide - Modèles de libellés - Taxes - Taux de TVA - Type de TVA - Territorialité - Types d'opération - Régimes de TVA - Déclarations et Paramétrage des déclarations - Divers - Civilités, - Codes postaux, - Départements, - Pays, - Moyens de paiement, - Modes de règlement, - Code NAF - Société - Coordonnées - Identification - Logo - Expert (cabinet et contacts) - Trésor Public - Paramétrage - Général (police par défaut) - Mot de passe - Impressions. Pour chaque menu, vous disposez d'une entrée de menu Démarrer une tâche. Elle permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. En bas du volet de navigation, en cliquant sur l'icône >>, vous avez la possibilité de déplacer les menus en icônes grâce à l'option Afficher moins de boutons. Ainsi, vous n'aurez plus d"ascenseur dans les fonctions associées de chaque menu. Les Actions Les Actions sont accessibles à partir : de la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation, du menu contextuel (clic droit) des fenêtres principales de navigation, du menu Actions de la barre de menus des fiches. Les actions varient en fonction de la fenêtre principale de navigation ou de la fiche affichée. LES MASQUES DE SAISIE Les champs de saisie 8 INFORMATIONS GÉNÉRALES Afin de faciliter l'utilisation du logiciel, des champs de saisie ayant des caractéristiques particulières sont proposés : • Ouvre la fiche de la donnée sélectionnée dans la zone. • Ouvre la liste des données. Raccourci clavier [F4] • Ouvre une liste déroulante ou un calendrier. Raccourci clavier [Flèche basse] • Zone de texte simple : Permet de saisir du texte (ex : zone de description d'un Intitulé de compte). • Pour une zone multi-lignes (exemple : Notes), utilisez les touches suivantes : o [Entrée] pour passer à la ligne suivante. o [Ctrl] + [flèche biais] et [Ctrl]+[Fin] pour accéder au début et à la fin du texte saisi. o [flèche biais] et [Fin] pour accéder au début et à la fin de la ligne. • Les champs inaccessibles sont grisés. Liste déroulante La liste déroulante est disponible à partir des champs de saisie contenant l'icône . Elle permet d'afficher la liste des données d'une table. - Champ "Compte" en entête de document - Champ "Pays" dans les parties Adresses - Champ "Article" dans le corps du document ... Ouverture de la liste Une liste peut être ouverte par : la touche [F4], l'icône , la touche [Flèche basse] du clavier. Sélection des données La sélection des données s'effectue soit : par un clic dans la case à cocher située en première position dans la liste déroulante, par un clic n'importe où sur une des lignes de la liste déroulante, puis la touche [Entrée] ou bouton Sélectionner. Elle peut également s'effectuer par la saisie de tout ou une partie du code/libellé ou intitulé de la donnée souhaitée. La liste s'ouvre alors et se filtre sur la première ligne correspondante à la saisie. Cette sélection peut être mono (sélectionner une seule données) ou multiple (sélectionner plusieurs données). Si la saisie effectuée ne correspond pas à une donnée existante, la liste déroulante s'affiche mais elle est "vide". Fonctions de la liste La liste déroulante contient les fonctions suivantes : Sélectionner Ce bouton et la touche [Entrée] permettent de valider la sélection des données. Fermer Ce bouton et la touche [F4] permettent de fermer la liste sans sélectionner de données. Ajouter Ce bouton et la touche [Inser] permettent d'ouvrir une nouvelle fiche de données. Modifier Ce bouton et la touche [F2] sont disponibles uniquement si au moins une donnée est cochée dans la liste. Ils permettent d'ouvrir une fiche de donnée existante en mode modification. 9 EBP Compta Classic Rafraîchir Ce bouton et la touche [F5] permettent de mettre à jour la liste déroulante. Si vous sélectionnez plusieurs lignes de données puis demandez à Rafraîchir, la sélection des données est annulée. Sélection d'une Vue Cette liste permet de changer l'affichage de la liste. Éditeur de vue La sélection de ce bouton permet de réaliser une nouvelle vue des données. La barre d'outils des textes enrichis Dans tous les champs de type texte enrichi (dans vos documents, dans l'onglet Notes disponible dans toutes les fiches etc...), vous avez la possibilité d'appliquer à votre texte différents attributs : Police Sélectionnez dans la liste déroulante la police à appliquer sur le texte sélectionné. Nombre de caractères Indiquez la taille de la police à appliquer sur le texte sélectionné. Gras Cliquez sur cette icône pour mettre en gras le texte sélectionné. Italique Cliquez sur cette icône pour mettre en italique le texte sélectionné. Souligné Cliquez sur cette icône pour souligner le texte sélectionné. Barré Cliquez sur cette icône pour barrer le texte sélectionné. Aligné à gauche Cliquez sur cette icône pour aligner le texte sélectionné sur la gauche. Centré Cliquez sur cette icône pour centrer le texte sélectionné. Aligné à droite Cliquez sur cette icône pour aligner le texte sélectionné sur la droite. Justifié Cliquez sur cette icône pour justifier le texte sélectionné (toutes les lignes sont alignées à droite comme à gauche). Puce Cliquez sur cette icône pour afficher le texte sélectionné sous forme de paragraphe commençant par une puce. Diminuer le retrait Cliquez sur cette icône pour déplacer le texte sélectionné vers la gauche (aligne le texte sur le précédent texte positionné vers la gauche). Augmenter le retrait Cliquez sur cette icône pour déplacer le texte sélectionné vers la droite (aligne le texte sur le précédent texte positionné vers la droite). Couleur de police Cliquez sur cette icône pour choisir la couleur à appliquer au texte à saisir. Couleur de surlignage Cliquez sur cette icône pour choisir la couleur à appliquer au texte sélectionné. Annuler Cliquez sur cette icône pour annuler les dernières saisies, modifications réalisées. Refaire Cliquez sur cette icône pour remettre les dernières saisies, modifications réalisées. Orthographe Cliquez sur cette icône pour vérifier l'orthographe du texte saisi. 10 INFORMATIONS GÉNÉRALES Les mots contenant des fautes seront automatiquement soulignés en rouge. Un dictionnaire est livré avec le correcteur orthographique. Des mots synonymes à ceux saisis vous seront proposés pour corriger les mots sur lesquels des erreurs ont été saisies. Vous pouvez donc choisir parmi les synonymes proposés, ressaisir directement le bon mot ou choisir d'ignorer la correction et ajouter le mot à votre dictionnaire (afin que celui-ci ne soit plus souligné lors de la prochaine saisie). FENETRE PRINCIPALE DE NAVIGATION La fenêtre principale de navigation Dans toutes les fenêtres principales de navigation, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la gestion de vos données, le déplacement dans la liste... Vue - Précédent Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation précédente. Vue - Suivant Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation suivante. Rafraîchir Permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre principale de navigation. Il est conseillé de cliquer sur ce bouton suite à la modification de différentes fiches de la fenêtre principale de navigation. Ajouter Permet d'ouvrir une nouvelle fiche vierge. Pour certaines fenêtres principales de navigation (par exemple : Saisie par guide), vous devez cliquer sur Ajouter puis sélectionner le type de fiche que vous souhaitez ajouter (en l'occurrence : Achats, Ventes, Trésorerie ou Opérations Diverses). Modifier Permet d'ouvrir la/les fiche(s) sélectionnée(s) afin de les visualiser, modifier... Supprimer Permet de supprimer la/les fiche(s) sélectionnée(s). Dupliquer Permet de créer une copie conforme de la/les fiche(s) sélectionnée(s). En fonction de la fiche dupliquée, le code sera ou non affecté automatiquement (numéro de comptes, code journal...). Rechercher Permet de rechercher un texte ou une donnée précise dans tous les champs de la fenêtre principale de navigation. Vous n'avez pas l'obligation de cliquer dans la zone de recherche pour saisir le texte, la donnée ou la valeur que vous recherchez. Vous pouvez saisir dans la fenêtre principale de navigation et automatiquement le champ rechercher se renseignera. L'affichage des données de la fenêtre principale de navigation se modifiera en fonction du texte de votre recherche. Sélectionner tout ou Crtl+A Permet de sélectionner automatiquement toutes les lignes de la fenêtre de navigation. Imprimer Permet d'imprimer : ƒ la fiche de la liste avec choix du modèle et des filtres : Imprimer... ou Ctrl + P, ƒ la liste ouverte : Imprimer la liste. Exporter Permet d'exporter la sélection, la vue ou tout. Pour plus d'explications, cliquez ici. Vue Permet d'avoir un affichage personnalisé de la fenêtre principale de navigation. Pour plus d'explications, cliquez ici. Sauvegarde rapide 11 EBP Compta Classic Permet de sauvegarder rapidement le dossier en fonction des modifications réalisées et des personnalisations de listes (vues). Vous pouvez accéder également à ces différentes fonctions par le menu contextuel (clic droit) de la fenêtre principale de navigation. Ce menu permet en plus de réaliser un filtre sur la valeur sélectionnée Filtrer sur cette valeur. Menu contextuel des colonnes A partir de la barre d'en-tête des colonnes des fenêtres principales de navigation ou grille de saisie, vous avez la possibilité de : Trier Choisissez le tri (ascendant ou descendant) que vous souhaitez sur au moins une colonne de la liste en cliquant sur l'une des fonctions ci-dessous : - Trier par ordre croissant - Trier par ordre décroissant - Annuler le tri, qui permet de revenir au tri précédent. Par un simple clic sur " l'intitulé de la colonne", vous pouvez trier en croissant ou décroissant. Les tris appliqués se remarquent par l'apparition d'un petit triangle ascendant ou descendant à côté de l'intitulé de la colonne triée dans votre liste. Regrouper - Grouper sur cette colonne Cette fonction permet de regrouper les données en fonction de la colonne sélectionnée. Ce groupe se matérialise par une ligne pour chaque donnée de la colonne avec un petit "+" pour voir les données associées. Si le panneau de regroupement est affiché, la colonne est automatiquement transférée dans celui-ci. - Panneau de regroupement Les boîtes de regroupement permettent de classer rapidement le contenu de vos listes selon les colonnes de votre choix. Pour l'activer, vous devez ouvrir à l'écran la liste que vous souhaitez classer et vous placer sur la barre d'entête des colonnes + menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris. Une bande grisée apparaît alors au dessus de votre liste et vous permet de tirer-glisser, à l'aide de la souris, le titre de la colonne correspondant au groupe de classement à appliquer. Ajuster la taille des colonnes - Ajustement automatique La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement la colonne sur laquelle vous êtes positionné en fonction des données qu'elle contient. - Ajustement automatique toutes les colonnes La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement toutes les colonnes en fonction des données qu'elles contiennent. Filtrer Le filtre permet d'afficher uniquement les données de la colonne correspondante à une condition. Export à partir de la fenêtre principale de navigation Les données affichées peuvent être exportées sous différents formats (xml, xls, htm, html, txt). Pour cela, il suffit de sélectionner la commande "Export" depuis le menu contextuel de la fenêtre principale de navigation (clic droit). Vous devez ensuite donner un nom au fichier à générer. Le fichier sera généré par défaut sur "//mes documents/gestion commerciale/Data..." mais vous pouvez saisir un répertoire précis. En fonction de la fenêtre principale de navigation ouverte, vous disposez de différents exports : • "Exporter la sélection" consiste à exporter uniquement les lignes de la fenêtre principale de navigation sélectionnées. 12 INFORMATIONS GÉNÉRALES • "Exporter Tout" consiste à exporter tous les éléments de la fenêtre principale de navigation qu'ils soient visibles ou non dans la vue. Les filtres Le filtrage permet de rechercher et de manipuler rapidement et aisément un sous-ensemble de données dans une liste. Une liste filtrée affiche uniquement les lignes répondant aux critères spécifiés pour une colonne. Contrairement au tri, le filtrage ne réorganise pas la liste, mais masque momentanément les lignes que vous ne souhaitez pas afficher. Filtre automatique Il correspond au filtrage par sélection pour des critères simples. Pour accéder au filtre automatique, vous devez cliquer sur l'icône en haut à droite dans le champ en en-tête de colonne. Vous voyez apparaître une liste de chaque élément visible dans la colonne, y compris les éléments vides (constitués uniquement d'espaces). En sélectionnant un élément dans la liste d'une colonne, vous pouvez masquer instantanément toutes les lignes qui ne contiennent pas la valeur sélectionnée. En sélectionnant "Personnalisé", vous avez la possibilité de créer un filtre personnalisé à une ou deux conditions pour la colonne. Pour créer un filtre, vous devez choisir : l'opérateur souhaité, la valeur souhaitée, une condition (Et, Ou), l'opérateur souhaité, la valeur souhaitée. L'icône de filtrage automatique apparaît en bleu dans la colonne qui contient une valeur sélectionnée. Vous avez la possibilité de définir des filtres et de les enregistrer à partir de la gestion des vues. Effacer le filtre Pour effacer le filtre appliqué, vous devez faire un clic droit sur l'en-tête de la colonne puis sélectionner la fonction "Supprimer les filtres". Les vues L'éditeur de vues est disponible à partir de la barre d'outils de toutes les fenêtres principales de navigation et des listes déroulantes. Il contient la liste des affichages disponibles et permet de réaliser de nouveaux affichages. Les vues contenant le mot "(système)" ne sont pas modifiables. Si vous souhaitez réaliser une nouvelle vue à partir d'une vue "système", vous devez dupliquer la vue "système" puis lui donner un autre nom. Si vous modifiez le tri (regroupement d'une fenêtre principale de navigation ou d'une liste déroulante) ; dès que vous confirmerez la modification (en cliquant sur le bandeau), ces modifications seront prises en compte dans la vue. Si cette vue est une vue "système", une copie de la vue avec le même nom mais sans le mot système sera automatiquement créée. Il est possible de définir une vue en "affichage par défaut" en cliquant sur le bouton "Défaut". Les modifications de la vue s'effectuent à l'aide de l'éditeur de requêtes. Cet éditeur permet : d'ajouter une requête : une requête s'effectue sur une ou plusieurs tables, elle est la base de la vue ; d'ajouter une colonne : les colonnes permettent de visualiser les données de la table ; d'ajouter une condition ou un groupe de conditions (filtres) : une condition permet de sélectionner les données à afficher ; 13 EBP Compta Classic d'ajouter une requête de détail : une requête de détail permet de réaliser un lien table entre deux tables (requêtes). de supprimer un élément : permet de supprimer une requête, colonne, condition, relation... ; d'importer ou exporter une requête (fichier qry). Ci-dessous quelques exemples : Définir une vue par défaut Ajouter une colonne dans une vue Supprimer des colonnes dans une vue Ajouter une condition Ajouter une requête de détail Ajouter une somme GESTION D'UNE FICHE Gestion d'une fiche Dans tous les masques de saisie ou fiches, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la gestion de vos données, le déplacement dans le fichier... Certaines fonctions décrites ci-dessous sont accessibles directement depuis un bouton de la barre d'outils située en dessous de la barre de menu de la fiche. Création d'une fiche Fichier - Nouveau ou Ctrl + I Permet de créer une nouvelle fiche vierge. Fichier - Dupliquer Permet de créer une copie conforme à la fiche d’origine. En fonction de la fiche dupliquée, le code sera ou non affecté automatiquement (numéro de compte, code journal, code d'un modèle de libellé…). Sauvegarde d'une fiche Fichier - Sauvegarder ou Ctrl + S Permet d'enregistrer la saisie sans fermer la fenêtre ouverte. Dans le corps d’un document, il est recommandé de valider de temps en temps si vous saisissez beaucoup de données. Fichier - Sauvegarder et Nouveau Permet d'enregistrer la saisie effectuée et d’ouvrir une nouvelle fiche. Fichier - Sauvegarder et Fermer Permet d'enregistrer la saisie effectuée et de fermer la fenêtre pour revenir à l'écran précèdent. Autres Fichier - Supprimer ou Ctrl + D Permet de supprimer la fiche. Fichier - Imprimer ou Ctrl + I Permet d'imprimer la fiche sélectionnée. Le positionnement du curseur sur cet icône permet de visualiser dans une info bulle le nom de l'imprimante et le modèle utilisé. Fichier - Fermer Permet de fermer la fenêtre de saisie sans enregistrer. Gestion des données Edition - Annuler ou Ctrl + Z Permet d’annuler la dernière saisie, modification effectuée sur la fiche. Edition - Refaire ou Ctrl + Y Permet de remettre les dernières saisies, modifications réalisées. Edition - annuler tout ou Ctrl + U Permet d’annuler toutes les modifications effectuées sur la fiche depuis le dernier enregistrement. 14 INFORMATIONS GÉNÉRALES 15 Edition - Couper ou Ctrl + X Permet de couper la partie du texte sélectionnée. Edition - Copier ou Ctrl + C Permet de copier la partie du texte sélectionnée. Edition - Coller ou Ctrl + V Permet de coller à l'endroit sélectionné la partie du texte précédemment copiée ou coupée (dans le logiciel ou dans une autre application). Navigation Action -... Ce menu permet d'accéder aux opérations liées à la fiche. Une fiche Compte a pour actions associées : - Consultation/Lettrage (accessible dans tous les cas, ce bouton permet d'accéder à la fenêtre de Consultation/Lettrage), - Fiche Tiers (accessible si le compte a été créé en Gestion commerciale, ce bouton permet d'afficher la fiche Tiers existant dans cette application). Vue - Précédent Permet d’accéder à la fiche précédente. Vue - Suivant Permet d’accéder à la fiche suivante. Fenêtre - Fermer tout Permet de fermer toutes les fiches ouvertes en une seule fois, y compris celle qui appelle cette fonction. Fenêtre - Liste des fenêtres Permet de naviguer entre les fiches/listes ouvertes. Aide ? - Aide Permet d’appeler l’aide en ligne de la fiche ouverte. Notes La saisie d'une note est possible à partir d'un onglet ou d'une partie Notes sur toutes les fiches. Cette note contient une zone de saisie libre, qui vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils. GUIDE COMMENCER Comment commencer ? Une fois le programme démarré, l'écran de bienvenue vous propose : d'ouvrir le dernier dossier, de créer un nouveau dossier, d'ouvrir le dossier de démonstration, d'ouvrir l'aide en ligne. Si vous sélectionnez la création de dossier, nous vous conseillons de renseigner ensuite les options principales. Comment créer les données principales ? Après avoir créé les données de base, vous pouvez vous lancer dans la création de votre exercice, de vos journaux et de vos comptes. Création d'un exercice Vous pouvez accéder à la liste des exercices depuis le menu Exercices/Clôtures - Exercices. La liste des exercices répertorie l'ensemble des exercices existants sur le dossier. Elle permet, entre autres, d'identifier l'exercice courant ou de le définir grâce à la tâche Définir comme exercice courant ou grâce au menu contextuel. Pour créer un exercice, utilisez la touche Inser ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez si vous souhaitez créer un exercice suivant ou un exercice précédent à l'exercice courant. Création d'un journal Vous pouvez accéder à la liste des journaux depuis le menu Paramètres - Journaux. Le plan de journaux répertorie l'ensemble des journaux existants sur le dossier. Le logiciel vous permet de faire une distinction entre les différents types de journaux, qui déterminent les opérations ou les modes de comptabilisation que vous pourrez effectuer dans chacun d'entre eux. Le choix du type de journal est déterminant. Il ne sera plus possible de modifier le type de journal dès que le journal sera mouvementé. Pour créer un journal, utilisez la touche "Inser" ou menu contextuel "Ajouter" ou le bouton "Ajouter". Remplissez alors les champs de paramétrage, comme les racines interdites, la numérotation des pièces, la reprise des dates, le choix de contrepartie et le choix du libellé contenus dans l'onglet "Saisie". Création d'un compte Vous pouvez accéder à la liste des comptes depuis les menus Quotidien - Plan comptable entreprise ou Paramètres - Plan comptable entreprise. Le plan comptable répertorie l'ensemble des comptes existants sur l'exercice courant. Le logiciel vous permet de faire une distinction entre les différentes classes de comptes. Pour créer un compte, utilisez la touche Inser ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Remplissez alors les champs de paramétrage comme, par exemple, le type de compte, le type de journaux autorisés et le sens de saisie, les options liées à l'échéancier, les options liées au lettrage contenus dans les onglets "Saisie" et "Options Diverses" Options à remplir dès maintenant Après la création d'un nouveau dossier, il est fortement recommandé de vérifier le paramétrage des options à partir du menu Paramètres - Société. 17 EBP Compta Classic La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie des options et, sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. Il est important de renseigner, en priorité, les parties suivantes : Coordonnées : Permet d'identifier le dossier. Trésor Public : Permet de renseigner toutes les informations liées aux impositions du dossier et notamment à la TVA. Options comptables : Permet de déterminer les principes de comptabilisation retenus pour l'ensemble du dossier. Les données de base Un certain nombre de données peuvent être créées au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel. Toutefois, nous vous conseillons de renseigner quelques unes d'entre elles : - les paramétrages de TVA sur le dossier, - les paramétrages de TVA sur les comptes, - les valeurs par défaut dans les options du dossier, - les modes de règlements, - les civilités, - les codes postaux, - les départements, - les pays, - les codes NAF. Tout est prêt ! Si vous avez suivi les différentes étapes décrites depuis le début de ce guide d'utilisation, vous avez donc créé votre dossier avec les principales données nécessaires pour commencer à travailler. Dans les étapes suivantes, vous allez donc découvrir : Comment créer un exercice ? Comment changer d'exercice courant ? Comment créer un journal ? Comment créer un compte ? Quel mode de saisie choisir ? Comment saisir dans un journal ? Comment saisir dans un guide ? Comment saisir dans un masque de saisie pratique ? Comment gérer les échéances ? Comment consulter un compte ? Comment lettrer ou délettrer un compte ? Comment créer un rapprochement ? Comment simuler, confirmer ou valider une écriture ? Comment effectuer une déclaration de TVA ? Comment effectuer la clôture mensuelle ? Comment générer les A Nouveaux ? Comment effectuer la clôture annuelle ? Comment imprimer ? Comment consulter le journal des événements ? Comment restaurer ? Comment sauvegarder ? TRAVAILLER Comment créer un exercice ? Vous pouvez créer un nouvel exercice dans le menu Exercices/Clôtures - Exercices. Pour créer un exercice, vous pouvez activer: - soit le bouton Ajouter de la barre d'outils, - soit la touche Inser de votre clavier, - soit Ajouter dans le menu contextuel. 18 GUIDE Enfin, dans la nouvelle fiche exercice, saisissez les dates qui vous conviennent. Un dossier ne peut contenir au maximum que deux exercices ouverts. Aussi, si vous désirez créer un troisième exercice, vous devez d'abord effectuer la clôture annuelle du premier exercice. Comment changer d'exercice courant Le changement d'exercice courant est une opération qui est indispensable dès lors que plusieurs exercices existent sur le même dossier. Pour changer d'exercice courant, il vous suffit de sélectionner Exercices dans le menu Exercices/Clôtures. Puis lorsque la liste des exercices du dossier s'affiche, il suffit de pointer sur l'exercice courant désiré et de sélectionner Définir comme exercice courant, dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. Comment créer un journal ? Vous pouvez créer un journal à partir du plan de journaux dans le menu Paramètres - Journaux. Pour créer un journal, vous pouvez activer : - soit le bouton Ajouter de la barre d'outils, - soit la touche Inser de votre clavier, - soit Ajouter dans le menu contextuel. Lorsque la nouvelle fiche journal est affichée, vous devez d'abord renseigner le type de journal et les éléments de l'en-tête puis modifier, si besoin, les paramétrages proposés par défaut. Comment créer un compte ? Vous pouvez créer un compte à partir du plan comptable accessible dans le menu Quotidien ou dans le menu Paramètres. Pour créer un compte, vous pouvez activer : - soit le bouton Ajouter de la barre d'outils, - soit la touche Inser de votre clavier, - soit Ajouter dans le menu contextuel. Lorsque la nouvelle fiche compte s'affiche, vous d'abord devez impérativement renseigner le type de compte et les éléments de l'en-tête puis vous pouvez, si besoin, modifier les propositions par défaut effectuées dans la fiche. Comment consulter un compte ? Le contenu et le solde d'un compte peuvent être consultés grâce au menu Quotidien - Consultation/Lettrage ou grâce au menu Consultation - Consultation/Lettrage. Le contenu et le solde d'un compte peuvent être consultés grâce au menu Quotidien - Consultation de compte. Il vous suffit de sélectionner ou de saisir le numéro de compte désiré dans le champ Compte, puis de renseigner tous les filtres en fonction des critères désirés (période, validation, comptes...). A l'issue de votre sélection, l'affichage des lignes d'écritures et du solde de la fenêtre consultation est mis à jour. Comment lettrer ou délettrer un compte ? Paramétrage des comptes Le lettrage et le délettrage sur un compte sont possibles, si les options qui conviennent ont été sélectionnées sur les options du dossier et sur la fiche compte. Pour paramétrer le dossier, vous devez sélectionner le menu Paramètres - Société - Options comptables - Valeurs par défaut et renseigner l'option Lettrage qui convient dans la zone Valeurs par défaut. Pour paramétrer la fiche compte, vous devez sélectionner le menu Quotidien - Plan comptable entreprise ou le menu Paramètres - Plan comptable entreprise et renseigner l'option Lettrage qui convient dans l'onglet Paramétrage. 19 EBP Compta Classic Deux modes de lettrage Deux modes de lettrage existent : le lettrage manuel ou le lettrage automatique. Lettrage manuel Les lignes d'écritures affichées dans un compte peuvent être lettrées ou délettrées à partir : - du menu Quotidien - Consultation/Lettrage - du menu Consultation - Consultation/Lettrage - du menu Consultation - Lettrage simplifié Il vous suffit de sélectionner ou de saisir le numéro de compte désiré dans le champ Compte, puis de renseigner tous les filtres en fonction des critères désirés (période, validation, comptes...). Les lignes d'écritures peuvent être lettrées ou délettrées à condition de respecter les principes de fonctionnement du lettrage et les règles d'affichage de la fenêtre. Lettrage automatique Un ou plusieurs comptes peuvent faire l'objet d'un lettrage automatique à partir du menu "Consultation - Lettrage automatique". Comment créer un rapprochement ? Paramétrage de la fiche compte Pour être rapprochable, l'option "Rapprochement par journal" ou "Rapprochement par compte" doit être activée sur la fiche du compte, dans l'onglet Paramétrage. Création d'un rapprochement La création d'un rapprochement est possible à partir de la liste des rapprochements, accessible dans le menu Quotidien - Rapprochements. Dans cette liste, activez : - le bouton Ajouter de la barre d'outils, - la touche Inser de votre clavier, - ou la tâche Ajouter du menu contextuel. Puis, renseignez le contenu de la fenêtre complémentaire. Exécution d'un rapprochement Lorsque la fenêtre complémentaire est renseignée, alors la fenêtre de rapprochement s'affiche. Elle contient les différentes lignes d'écritures comptabilisées qui peuvent être pointées entre elles manuellement. Quel mode de saisie faut-il choisir ? L'application propose plusieurs modes de saisie. Chacun présente ses propres avantages et répond à des besoins différents. Nous vous les présentons ci-dessous, de la saisie nécessitant le moins de connaissances comptables à la saisie la plus professionnelle. Saisie pratique La saisie pratique est un mode de saisie simplifié, qui permet de saisir des achats, des ventes, des décaissements, des encaissements... sans devoir posséder de notions comptables. Saisie par écriture La saisie d'une écriture comptable est le mode de saisie comptable traditionnel. Elle permet de saisir une écriture en respectant, entre autres, les sens de saisie Débit/Crédit. Saisie par guide La saisie par guide est un mode de saisie qui permet de définir un schéma d'écriture spécifique pour une opération donnée. Elle permet donc d'automatiser la saisie comptable. Ce mode de saisie est un mode transitoire : pour qu'une opération soit visible dans les impressions, les consultations..., il faut nécessairement que cette opération soit comptabilisée dans la saisie par journal. 20 GUIDE Saisie par journal La saisie journal est le mode de saisie comptable traditionnel. Elle présente les écritures comptables sous forme de lignes distinctes qui doivent être saisies en respectant, entre autres, les sens de saisie Débit/Crédit. Une opération peut y être saisie directement ou être comptabilisée par l'intermédiaire des saisies par classeur, des saisies par guide, des saisies pratiques ou de la saisie au kilomètre. Comment saisir dans un journal ? La saisie par journal dépend des journaux et des mois existants de l'exercice courant : - si l'exercice courant est ouvert, alors la saisie est possible sur tous les journaux/mois des exercices ouverts, - si l'exercice courant est clôturé, alors la saisie journal est accessible uniquement en mode consultation sur tous les journaux/mois de cet exercice clôturé. La fenêtre de saisie par journal est le lieu dans lequel vous pouvez comptabiliser directement vos écritures comptables ou effectuer, par exemple, la comptabilisation des pièces saisies dans la saisie guidée. Elle est accessible principalement grâce au menu Quotidien - Saisie par journal. Après avoir sélectionné votre journal dans la liste des journaux/mois, double cliquez sur la ligne du journal sélectionné, sélectionnez Saisir par journal dans le menu contextuel ou dans la barre de tâches. Mais d'autres accès existent comme Exercice/Clôtures - Gestionnaire de journaux - Saisie par journal ou comme les boutons Saisie par journal disponibles dans différentes fenêtres. Pour effectuer une saisie par journal, vous devez vous reporter aux règles d'affichage de la fenêtre et respecter ses règles de fonctionnement. Comment saisir dans un guide ? La saisie par guide est régie par différents principes. Modèles de guides La saisie par guide nécessite tout d'abord de créer le modèle de guide qui convient. Pour cela, vous devez accéder à la liste des modèles de guides grâce au menu "Paramètres - Modèles de guide". Dans cette liste, vous pouvez : - activer le bouton Ajouter dans la barre d'outils, - activer la touche Inser de votre clavier, - sélectionner la tâche Ajouter dans le menu contextuel. Enfin, lorsque le modèle est affiché, vous devez renseigner les différents champs du modèle de guide en fonction de vos besoins. Saisie par guide Lorsque le modèle est créé, vous pouvez créer le guide de saisie qui lui correspond. Pour cela, vous devez accéder à la liste des guides grâce au menu Quotidien - Saisie par guide. Dans cette liste, vous pouvez : - activer le bouton Ajouter dans la barre d'outils, - activer la touche Inser de votre clavier, - sélectionner la tâche Ajouter dans le menu contextuel. Ensuite, lorsque le guide de saisie est affiché, vous devez sélectionner le type de guide à créer, renseigner les différents champs de l'en-tête de ce guide et enfin effectuer toutes les saisies désirées. La comptabilisation de ce guide se fait uniquement à la demande, grâce au bouton Comptabiliser de la barre d'outils. Comment saisir en saisie pratique ? La saisie pratique permet de saisir vos opérations sans aucune notion comptable préalable. 21 EBP Compta Classic Des modèles pré-paramétrés vous sont proposés et vous permettent de saisir les opérations suivantes : facture d'achats, facture de ventes, avoir ou remise, encaissement client, décaissement fournisseur et d'autres opérations. Pour accéder aux saisies pratiques, il faut sélectionner les menus Quotidien - Saisie pratique puis le type d'opération à effectuer (Mes achats, Mes ventes, Ma trésorerie). Puis pour ajouter une nouvelle saisie, vous disposez de plusieurs moyens : - faire Inser, - cliquer sur Ajouter dans la barre d'outils, - sélectionner Ajouter dans le menu contextuel. Comment simuler, confirmer ou valider une écriture ? Pour simuler, confirmer ou valider une écriture, vous devez être positionné sur en mode de saisie comptable : saisie par journal, saisie par écriture. Vous pouvez choisir pour une écriture l'un des trois statuts suivants : - écriture simulée, - écriture non validée ou confirmée, - écriture validée. Le même statut s'applique à toutes les lignes d'une même écriture. Le statut de chaque écriture est visible dans la colonne "Statut" des différents affichages. La modification de ce statut s'exécute en saisie par journal ou dans la saisie par écriture en sélectionnant l'une des options suivantes : - Bouton Traitement sur les écritures - Simuler l'écriture - Bouton Traitement sur les écritures - Confirmer l'écriture - Bouton Traitement sur les écritures - Valider l'écriture courante - Bouton Traitement sur les écritures - Valider tout - Menu Actions - Simuler l'écriture - Menu Actions - Confirmer l'écriture - Menu Actions - Valider l'écriture courante - Menu Actions - Valider tout La modification du statut peut aussi être commandée pour l'intégralité d'un journal et d'un mois à partir du gestionnaire de journaux, accessible par le menu Exercices/Clôtures - Gestionnaire de journaux. Comment gérer les échéances ? Paramétrage des comptes La gestion des échéances dépend des paramétres sélectionnés sur les valeurs par défaut des options du dossier puis sur la fiche compte. Pour paramétrer les valeurs par défaut du dossier, vous devez : - sélectionner le menu Paramètres - Société - Options comptables - renseigner l'option Echéancier qui convient dans la Valeurs par défaut. Pour paramétrer la fiche compte, vous devez : - sélectionner le menu Quotidien - Plan comptable entreprise - renseigner l'option Echéancier qui convient dans l'onglet Paramétrage. Saisie des échéances La saisie des échéances s'effectue à partir de la saisie par journal ou à partir d'une nouvelle écriture comptable. La saisie d'une date d'échéance est possible en saisissant directement une date dans la colonne Date d'échéance. L'ouverture de l'échéancier et sa modification sont possibles soit en cliquant sur le bouton Echéancier disponible dans la barre de tâches, soit en cliquant sur le bouton "+" présent dans la colonne Date d'échéance. L'échéancier autorise un nombre illimité d'échéances par pièce. Pointer les échéances 22 GUIDE Pour effectuer le pointage d'une échéance, il suffit de cliquer sur le bouton Pointages disponible dans la barre de taches de la saisie journal. Impression des échéances Toutes les échéances saisies peuvent être imprimées sous forme d'échéancier ou de Balance âgée et filtrées en fonction de leur date d'échéance (échues ou à échoir Echues = Dettes et créances dont le terme est dépassé et n'ont pas encore été payées. A Echoir = Dettes et créances qui ne sont pas encore arrivées à terme.). Comment effectuer une déclaration de TVA ? Avant toute saisie, vous devez tout d'abord : - paramétrer la TVA au niveau du dossier, - paramétrer la TVA au niveau des comptes. Puis, après ces paramétrages, vous pouvez exécuter les opérations liées à la déclaration elle-même : - création d'une déclaration de TVA, - exécution de la déclaration de TVA. Paramétrer la TVA sur le dossier Vous devez tout d'abord renseigner dans le menu Paramètres - Société - Coordonnées et Identification tous les éléments nécessaires à la gestion de la TVA sur votre dossier et à l'établissement des déclarations à proprement parler. Paramétrer de la TVA sur les comptes Ensuite, vous devez renseigner pour chaque compte, les différents champs de la zone "Paramétrage TVA" de l'onglet Paramétrages. Des exemples de paramétrage de comptes et de schémas d'écritures sont disponibles. Créer une nouvelle déclaration Vous pouvez créer une nouvelle déclaration dans la liste des déclarations de TVA, grâce au menu Quotidien - Déclarations de TVA, en : - activant le bouton Ajouter de la barre d'outils, - activant la touche Inser de votre clavier, - sélectionnant la tâche Ajouter dans le menu contextuel. Une fenêtre complémentaire vous permet de sélectionner la déclaration et la période de déclaration à créer. Exécuter une déclaration Après la validation de la fenêtre de création, le contenu même de la déclaration et des lignes qu'elle contient est affiché. Régulariser une déclaration Des exemples de régularisations à saisir lorsque la déclaration contient des montants négatifs sont disponibles. Comment effectuer la clôture mensuelle ? La clôture mensuelle est une opération périodique qui vise à rendre intangible les éléments saisis sur un mois et un journal de l'exercice courant. Pour pouvoir la mener à bien, vous devez d'abord vous assurer d'avoir respecté un certain nombre de principes. La clôture mensuelle est accessible dans le menu Exercices/Clôtures - Gestionnaire de journaux. Dans le gestionnaire de journaux, vous devez d'abord sélectionner les journaux/mois que vous voulez clôturer : - soit en cochant la case située à gauche de la ligne, - soit en utilisant la combinaison Ctrl + Espace, - soit en utilisant le clavier et la souris Ctrl + Clic gauche de la souris. Les journaux/mois sélectionnés sont mis en surbrillance. Puis, dans la barre de tâches, sélectionnez Clôturer journaux/mois. Comment générer les A Nouveaux ? 23 EBP Compta Classic A Nouveaux automatiques La génération des A Nouveaux vise à enregistrer automatiquement le résultat comptable d'un exercice. Cet enregistrement peut être : - provisoire, s'il est généré en cours d'exercice, - ou définitif, s'il est généré au cours de la clôture annuelle ou après celle-ci. Dans les options du dossier, vous devez d'abord sélectionner le mode de génération des A Nouveaux, leur niveau de détail... Ensuite vous devez définir l'exercice destination ( = premier exercice suivant) comme étant l'exercice courant. Enfin, pour procéder à la génération des A Nouveaux, deux entrées sont disponibles : - menu Exercices/Clôtures - Exercices puis de la liste des exercices, - menu Quotidien - Exercices puis de la liste des exercices, De là, vous pouvez sélectionner Générer les A Nouveaux dans la barre de tâches. Lorsque la génération des A Nouveaux est demandée, un assistant s'ouvre : il est impératif que tous les contrôles qu'il contient soient exécutés avec succès pour que les A nouveaux soient effectivement générés. Pour information, les règles et accès valables pour la génération des A nouveaux sont également valables pour leur suppression. Balance d'ouverture Des A Nouveaux peuvent être saisis manuellement par l'intermédiaire de la Balance d'ouverture. Cette option s'avère particulièrement intéressante lorsque le dossier a d'abord été géré sur un autre logiciel puis que sa comptabilité est transférée sur Open Line. Pour créer cette balance d'ouverture, deux entrées existent : - menu Exercices/Clôtures - Exercices, - menu Quotidien - Saisie par journal, Sur un même exercice, il n'est pas recommandé de générer à la fois les A Nouveaux automatiques et une Balance d'ouverture. Comment effectuer la clôture annuelle ? La clôture annuelle est une opération périodique qui vise à rendre intangible tous les éléments d'un exercice comptable. Pour pouvoir la mener à bien, vous devez d'abord vous assurer d'avoir respecté un certain nombre de principes. La clôture annuelle est accessible dans le menu Exercices/Clôtures - Clôture annuelle et passe par l'utilisation d'un assistant qui détaille la totalité des contrôles et des traitements. Comment imprimer ? Une impression peut être lancée de plusieurs façons : A partir d'une fiche, d'un masque de saisie..., cliquez simplement sur le bouton Imprimer de la barre d'outils. A partir d'une liste, cliquez sur le bouton Imprimer de la barre d'outils pour accéder à la page de filtres. A partir de chaque menu, sélectionner Impression, puis la catégorie et/ou le modèle d'impression désiré. Toutes ces impressions sont régies par un fonctionnement uniforme (Fenêtre principale de navigation, Modèles d'impression, Mots clefs, Filtres et aperçus). Des modèles par défaut existent et permettent d'imprimer, entre autres : - un journal, - un Grand Livre, - une balance, - une Balance Agée, - un échéancier, - un bilan, - un compte de résultat, - un journal centralisateur, - un rapprochement, 24 GUIDE 25 - un avancement de la saisie, - un suivi des écritures. Ces modèles sont modifiables et peuvent être paramétrés à votre convenance grâce à l'éditeur de modèles. DIVERS Comment consulter le journal des événements ? Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements. Il stocke les informations concernant les différents événements intervenus sur le dossier comme, par exemple,: la modification du type de numérotation dans un journal, la date de la validation des écritures, la date de la clôture mensuelle... Comment sauvegarder ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM*. La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Une fois la première sauvegarde effectuée, vous avez la possibilité de lancer uniquement la sauvegarde rapide. Comment restaurer ? Ce traitement vous permet de récupérer les données sauvegardées sur un support externe ou sur votre disque dur. Toutes les données qui auront été saisies après que vous ayez enregistré votre sauvegarde seront effacées. Par le menu Outils - Restauration, vous accédez à l'assistant de restauration qui vous permet de sélectionner le dossier à restaurer et lancer la procédure. MANUEL FICHIER Nouveau dossier Accès : Fichier - Nouveau Pour créer un nouveau dossier, vous devez suivre les différentes étapes proposées par l'assistant de création du dossier. Ces étapes consistent à : Saisir le nom de la base de données, Saisir l'identification et les coordonnées de la société, Saisir d'autres informations et les informations de TVA, La territorialité est obligatoire car elle détermine un certain nombre de fonctionnalités dans l'application comme par exemple les taux de TVA pour le dossier. Il en va de même pour l'option de calcul de la TVA. Vous avez également le choix d'importer tous les codes postaux (coché par défaut) ou une liste simplifiée (codes postaux des préfectures et arrondissements de Paris). Saisir les dates d'exercice et le type de plan comptable général. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de dossier. Pour lancer la création du dossier, vous devez cliquer sur le bouton Lancer. Vous allez alors voir une barre de progression qui permet d'ouvrir un nouveau dossier et d'importer les tables par défaut. A la fin du traitement, le nouveau dossier est ouvert automatiquement. Nous vous conseillons ensuite d'ouvrir les infos de société et les options générales du dossier afin de contrôler les informations que vous venez de saisir et de renseigner les options. Créer un nouveau raccourci Accès : Fichier - Créer un nouveau raccourci Cette fonction permet de réaliser le lien entre la base de données et l'application. La création d'un raccourci de la base passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création d'un raccourci. • La 1ère étape vous présente l'assistant de création ; • L'étape suivante vous demande d'indiquer le nom du dossier (nom de la base de données) que vous souhaitez ouvrir ; • Enfin, les paramètres que vous avez saisi sont proposés. Vous devez cliquer sur le bouton Lancer pour créer le raccourci. • Le traitement va alors créer le raccourci et ouvrir la base de données. Vous pouvez à tout moment stopper la création du raccourci en cliquant sur le bouton Annuler. Ouvrir un dossier Accès : Fichier - Ouvrir Cette fonction permet d'ouvrir un dossier. Suite à l'appel de la fonction, une fenêtre contenant une liste des fichiers à l'emplacement sélectionné s'affiche. 27 EBP Compta Classic Vous devez sélectionner le répertoire des données de Comptabilité et sélectionner le raccourci de la base que vous souhaitez ouvrir. Si le raccourci n'est pas disponible, fermer la fenêtre par le bouton Annuler et appeler la fonction "Créer un nouveau raccourci" du menu Fichier. Fermer un dossier Accès : Fichier - Fermer Cette fonction permet de fermer le dossier en cours sans fermer l'application. Vous pouvez ensuite ouvrir un autre dossier. Si au moins une fiche est en cours de modification lorsque vous demandez la fermeture du dossier, vous aurez un message vous proposant une sauvegarde des modifications. Quitter l'application Accès : Fichier - Quitter Cette fonction permet de fermer l'application. Si au moins une fiche est en cours de modification lorsque vous demandez la fermeture de l'application, vous aurez un message vous proposant une sauvegarde des modifications. AFFICHAGE Tableau de bord Accès : Affichage - Afficher le tableau de bord Le tableau de bord permet de visualiser à la date système les éléments comptables les plus importants de votre exploitation. Contenu du tableau de bord Trois parties distinctes existent dans le tableau de bord livré par défaut : Situation de trésorerie Cet état se décompose en deux parties : Disponibilités : affiche le solde des comptes de caisse (Comptes de nature Caisse), le solde des comptes bancaires (comptes de nature Banque et Chèques postaux) et le solde des autres comptes financiers (Comptes de nature Autres comptes financiers) à la date système. Etat des créances et dettes : présente le solde des échéances échues et à échoir, par rapport à la date système. Les Créances et les Dettes diverses sont calculés grâce à la nature de compte Créances et Dettes diverses. Comparatif des résultats cumulés Ce graphique permet de comparer le résultat cumulé de l'exercice courant par rapport à celui de l'exercice précédent. Le résultat comptable est la différence existant entre la somme de tous les comptes de nature Produits et la somme de tous les comptes de nature Charges (= "nature Produits - nature Charges"). Comparatif chiffre d'affaire, résultat comptable et marge brute Ce graphique vous présente trois valeurs clefs pour suivre votre activité sur l'exercice courant. Le chiffre d'affaires correspond au cumul de tous les comptes de racine 70. La marge brute est la somme de tous les comptes de racine 70, 71, 72, 73 et 791 diminuée de tous les comptes de racine 60 (= racines "70+71+72+73+791-60") 28 MANUEL Il peut exister une divergence entre les éléments affichés dans le tableau de bord de la Comptabilité et le tableau de bord de la Gestion commerciale. Cette divergence peut provenir par exemple : - de pièces saisies directement en comptabilité, sans avoir été saisies sur la Gestion Commerciale ; - de pièces saisies sur la Gestion Commerciale mais n'ayant pas encore été transférées en Comptabilité. Afficher ou ne plus afficher le tableau de bord Lors de l'ouverture du dossier, le tableau de bord peut être affiché automatiquement. Pour cela il suffit de cocher la case Outils - Options - Apparence - Afficher le tableau de bord. Ecran de démarrage Accès : Affichage - Ecran de démarrage Cet écran vous permet de visualiser l'enchaînement des principales fonctions disponibles dans l'application. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : Facture client : permet d'accéder à la liste des Saisies pratiques faites par Mes Ventes. Encaissement : permet d'accéder à la liste des Saisies pratiques faites dans Ma Trésorerie. Consultation/Lettrage: permet d'ouvrir la fenêtre de consultation sur le compte consulté en dernier. Facture Fournisseur : permet d'accéder à la liste des Saisies pratiques faites par Mes Achats. Décaissement : permet d'accéder à la liste des Saisies pratiques faites dans Ma Trésorerie. Rapprochement bancaire : permet d'accéder à la liste des rapprochements existants sur l'exercice courant. Recherche d'écritures : permet d'accéder à la recherche des écritures. Déclaration de TVA : permet d'accéder à la liste des déclarations de TVA. Tableau de bord : permet d'afficher le tableau de bord du dossier. QUOTIDIEN Quotidien - Démarrer une tâche Accès : Quotidien - Démarrer une tâche Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : Facture Client : permet de créer une nouvelle saisie pratique de type Facture client. Facture Fournisseur : permet de créer une nouvelle saisie pratique de type Facture Fournisseur. Encaissement / Décaissement : permet de créer une nouvelle saisie pratique de type Encaissement ou Décaissement. Remise de chèques : permet de créer une nouvelle saisie pratique de type Remise de chèques. Saisie par journal : permet de se positionner sur la liste des journaux/mois pour accéder à la saisie par journal. Consultation : permet d'ouvrir la fenêtre de consultation sur le compte consulté en dernier. Rapprochement bancaire : permet d'accéder à la liste des rapprochements existants sur l'exercice courant. PLAN COMPTABLE ENTREPRISE 29 EBP Compta Classic Plan comptable Accès : Quotidien - Plan comptable entreprise OU Paramètres - Plan comptable entreprise La gestion de la liste du plan comptable est commune à toutes les listes. Le plan comptable choisi par défaut lors de la création du dossier est importé sur le premier exercice comptable et son contenu reste modifiable à tout moment. Les créations, suppressions et modifications du plan comptable sont propagées automatiquement sur les exercices postérieurs à l’exercice courant, que ces exercices soient déjà créés ou à créer. En revanche, en aucun cas, les créations, suppressions et modifications intervenant dans le plan comptable ne sont rétroactives sur les exercices précédents. Un compte comptable peut être supprimé uniquement s’il n’a pas été mouvementé sur l’exercice duquel il est supprimé. La liste du plan comptable est divisée en onglets successifs : L’onglet « Tous » affiche tous les comptes du plan comptable sans distinction, du compte 1 au compte 9zzzzzzzzz. L’onglet « Capitaux » affiche tous les comptes de la classe 1 « Comptes de Capitaux », soit tous les comptes compris entre 1 et 1zzzzzzzzz. L’onglet «Immobilisations » affiche tous les comptes de la classe 2 « Comptes d’Immobilisations », soit tous les comptes compris entre 2 et 2zzzzzzzzz. L’onglet « Stocks » affiche tous les comptes de classe 3 « Comptes de Stocks et En-cours », soit tous les comptes compris entre 3 et 3zzzzzzzzz. L’onglet « Fournisseurs » affiche une partie des comptes de classe 4 « Comptes de Tiers », soit tous les comptes compris entre 40 et 40zzzzzzzzz. L’onglet « Clients » affiche une partie des comptes de classe 4 « Comptes de Tiers », soit tous les comptes compris entre 41 et 41zzzzzzzzz. L’onglet « Autres Tiers » affiche tous les autres comptes de classe 4 « Comptes de Tiers », soit tous les comptes compris entre 4 et 4zzzzzzzzz et non déjà présents dans les onglets Fournisseurs et Clients. L’onglet « Financiers » affiche tous les comptes de classe 5 « Comptes Financiers», soit tous les comptes compris entre 5 et 5zzzzzzzzz. L’onglet « Charges » affiche tous les comptes de classe 6 « Comptes de Charges », soit tous les comptes compris entre 6 et 6zzzzzzzzz. L’onglet « Produits » affiche tous les comptes de classe 7 « Comptes de Produits », soit tous les comptes compris entre 7 et 7zzzzzzzzz. Les colonnes du plan comptable reprennent les valeurs principales des fiches comptes Les colonnes N° de compte et Intitulé affichent le numéro et l’intitulé de la fiche du compte créé. Les colonnes Echéancier et Bloqué affichent une coche si l’option correspondante a été activée dans la fiche de ce compte. Les colonnes Débit et Crédit et Solde affichent le montant cumulé des mouvements intervenus sur ce compte durant l’exercice courant. Une ligne de totalisation de tous les Débits et de tous les Crédits affichés est disponible en pied de la liste. La colonne Type de compte affiche le type du compte qui peut être soit Racine, soit Détail. Les colonnes A et V indiquent si le compte est autorisé à être utilisé en Saisie pratique sur Achats (A) et/ou sur Ventes (V). Les actions possibles dans la liste 30 MANUEL Outre, les actions standards possibles sur toutes les listes, quelques actions supplémentaires sont disponibles : Consultation/Lettrage : pour accéder à la consultation de compte sans changer de menu, il vous suffit de sélectionner un compte dans la liste puis de cliquer sur la tâche Consultation/Lettrage. Cette action est possible sur un seul compte à la fois. Nature d'achat saisie pratique / Nature de vente saisie pratique : pour autoriser ou interdire un compte en Saisie pratique, sans avoir à ouvrir la fiche de ce compte, il vous suffit de le sélectionner dans la liste puis de cliquer sur la tâche Nature d'achat saisie pratique ou sur la tâche Nature de vente saisie pratique. Cette action est également possible sur plusieurs comptes à la fois. Autoriser/interdire le lettrage approché : pour autoriser ou interdire le lettrage approché sur un compte, sans ouvrir la fiche de ce compte, il vous suffit de le sélectionner dans la liste puis de cliquer sur la tâche Autoriser/interdire le lettrage approché. Cette action est possible également sur plusieurs comptes à la fois. Fiche compte Accès : Quotidien - Plan comptable entreprise OU Paramètres - Plan comptable entreprise La gestion de la fiche compte est commune à l’ensemble des fiches. Cette fiche se décompose en plusieurs onglets. - un en-tête Description de l'en-tête - un onglet Paramétrage Lettrage et rapprochement Autoriser le lettrage Autoriser le lettrage approché Prochain code lettrage Type de rapprochement Règlement Gestion des échéanciers Mode de règlement Paramétrage de TVA Paramétrage de TVA Saisies pratiques Nature d'achat et Nature de vente - un onglet Paramétrage avancé Divers Comptes bloqués AN non détaillés Centralisation sur le Grand Livre Types de journaux autorisés et sens de saisie Type de journaux autorisés et sens de saisie Comptes associés Comptes associés - un onglet Coordonnées Cet onglet vous permet de renseigner l'adresse principale de facturation, le contact principal de facturation et les coordonnées bancaires principales du compte. Ces informations sont liées à la fiche Tiers : La modification de cet onglet entraînera la modification de la fiche Tiers et inversement. 31 EBP Compta Classic - un onglet Notes La gestion de l'onglet Notes est commune à toutes les fiches. - Autres actions possibles Certaines actions sont possibles sur un compte à partir de sa fiche : - Consultation du compte - Lettrage du compte - activation des saisies pratiques - Options diverses Un certain nombre de boutons sont disponibles dans la barre d'outils de la fiche compte. Ils permettent de faciliter la navigation entre l'application de comptabilité et l'application de Gestion Commerciale, ainsi que vers des sites internet. Fiche Tiers : Ce bouton permet d'accéder à la fiche Tiers et la totalité des contacts, adresses... d'un Tiers. La fiche Tiers ouverte dépend de l'application qui a créée le compte : - Lorsque le compte a été créé en Gestion commerciale, alors la fiche Tiers de la Gestion Commerciale est ouverte. - Lorsque le compte a été crée en Comptabilité, alors la fiche Tiers de la Comptabilité est ouverte. Solvabilité : Ce bouton permet d'accéder à une sélection de sites internet permettant de répondre aux questions de solvalibité. Plan : Ce bouton permet d'accéder à une sélection de sites internet fournissant des plans. Itinéraires : Ce bouton permet d'accéder à une sélection de sites internet fournissant des itinéraires. SAISIE PAR JOURNAL SAISIE PAR JOURNAL Saisie par journal : la liste des journaux/mois Accès : Quotidien - Saisie par journal Cette liste est affichée pour information seulement. Aucun ajout, aucune modification ni suppression n'est possible directement. Elle affiche par journal et par mois les cumuls débiteurs et créditeurs enregistrés en comptabilité. Elle permet également d'accéder aux différents masques de saisie comptables. Les onglets Trois onglets différents sont proposés : chacun propose un tri différent de la même liste. Mois en cours Cet onglet affiche tous les journaux/mois existants sur le mois courant. Définition du mois en cours : - Si le mois système Mois système = Mois de l'ordinateur. est inclus dans l'exercice courant, alors le mois en cours est le mois système. Exercice courant 01/01/2008 au 31/12/2008 ; Date système : 10/03/2008 ; Mois en cours : Mars 2008. - Si le mois système Mois système = mois de l'ordinateur. est situé hors de l'exercice courant, alors le mois en cours est un mois qui est, à la fois, le plus proche du mois système et inclus dans l'exercice courant. Exercice courant 01/01/2007 au 31/12/2007 ; Date système : 10/03/2008 ; Mois en cours : décembre 2007. Tous les mois Le contenu de la liste dépend de l'état de l'exercice courant : - Si l'exercice courant est clôturé, alors seuls les mois de cet exercice clôturé sont visibles. - Si l'exercice courant est ouvert, alors tous les mois des exercices non clôturés sont visibles. Cet onglet affiche tous les journaux et tous les mois, triés d'abord par mois puis par journal. Tous les journaux Le contenu de la liste dépend de l'état de l'exercice courant : - Si l'exercice courant est clôturé, alors seuls les mois de cet exercice clôturé sont visibles. 32 MANUEL - Si l'exercice courant est ouvert, alors tous les mois des exercices non clôturés sont visibles. Cet onglet affiche tous les journaux et tous les mois, triés d'abord par journal puis par mois. Le contenu de la liste Quelque soit l'onglet sélectionné, le contenu de la liste reste identique : Débit : Affiche la somme de tous les montants débiteurs saisis sur un journal et une période. Elle est identique à la somme figurant en pied de ce journal/mois dans la colonne Débit. Crédit : Affiche la somme de tous les montants créditeurs saisis sur un journal et une période. Elle est identique à la somme figurant en pied de ce journal/mois dans la colonne Crédit. Un journal/mois doit être obligatoirement équilibré : la somme de tous les montants débiteurs doit être égale à la somme de tous les montants créditeurs. Lignes au débit : Ce champ affiche le nombre de lignes d'écritures saisies au débit sur un journal/mois. Lignes au crédit : Ce champ affiche le nombre de lignes d'écritures saisies au crédit sur un journal/mois. Clôturé : Une icône est affichée si un journal/mois a fait l'objet d'une clôture mensuelle. Si un journal/mois n'a pas été mouvementé, alors la ligne correspondante reste vierge. Le cumul des journaux/mois est automatiquement remis à jour à chaque saisie. Accéder à la saisie Plusieurs modes de saisies comptables vous sont proposés. Pour accéder à la saisie journal, il suffit de sélectionner un journal et une période, puis de choisir l'une ces possibilités : - double cliquer sur la ligne désirée ; - faire Entrée sur la ligne désirée ; - sélectionner Saisie par journal dans la barre de tâches ; - sélectionner Saisie par journal dans le menu contextuel Menu contextuel = Clic droit de la souris.. Pour accéder à la saisie d'une nouvelle écriture comptable, il suffit de sélectionner un journal et une période, puis de choisir l'une de ces possibilités : - sélectionner Nouvelle écriture comptable dans la barre de tâches ; - sélectionner Nouvelle écriture comptable dans le menu contextuel Menu contextuel = Clic droit de la souris. . Pour accéder à la saisie de la balance d'ouverture, il suffit de sélectionner un journal et une période, puis de choisir l'une de ces possibilités : - sélectionner Saisir la balance d'ouverture dans la barre de tâches ; - sélectionner Saisir la balance d'ouverture dans le menu contextuel Menu contextuel = Clic droit de la souris. . Corps de la fenêtre de saisie par journal Accès : Quotidien - Saisie par journal C'est à l'intérieur de la fenêtre de saisie que les opérations de saisie sont enregistrées. Cette page détaille les règles de navigation entre les lignes et les écritures, le contenu des différentes colonnes et leur comportement, le calcul des totaux des journaux. La saisie est régie par des principes de comptabilisation (lignes d'écritures, écritures comptables, mentions obligatoires, équilibrage des journaux). La saisie journal est le mode standard de comptabilisation. Il permet de saisir sur un même journal/mois plusieurs écritures, sans sortir du masque de saisie. C'est également le lieu dans lequel sont déversées toutes les écritures comptables provenant d'autres fonctionnalités (Saisie par guide ; écritures transférées de la Gestion Commerciale ; saisie par écriture...). Navigation dans la fenêtre de saisie La navigation entre les champs, les lignes et les écritures peut se faire entre les différents champs grâce aux touches Tab et Shift+Tab, à la touche Entrée, à la souris ou encore avec les flèches directionnelles. Colonnes obligatoires affichées par défaut pour tous les types de journaux Les colonnes sont listées de gauche à droite : Statut Les différents statuts : 33 EBP Compta Classic Le statut s'applique à une écriture et donc à toutes les lignes d'écriture qui la composent. - Ecritures non validées (ni validées, ni simulées) : Les écritures possèdent par défaut le statut "non validé" lors de leur création. Elles sont modifiables et possèdent un statut vierge. Ce statut reste modifiable. - Ecritures validées : Dans certains cas (validation, clôture mensuelle, clôture annuelle), il est nécessaire de valider les écritures comptables, c'est-à-dire de les rendre intangibles. Elles affichent alors un statut "V". Ce statut n'est plus modifiable. - Ecritures simulées : Dans d'autres cas (situation périodique), il peut être nécessaire de passer les écritures comptables en mode "Simulé". Elles sont alors facilement identifiables, restent modifiables et sont obligatoirement exclues des opérations de rapprochement bancaire. Elles affichent alors un statut "S". Ce statut reste modifiable. Changement de statut : Le statut d'une écriture peut être modifié grâce au menu Ecritures ou grâce au menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris, sachant qu'une écriture ne peut posséder qu'un seul statut à la fois. Trois opérations sont possibles en fonction du statut en cours sur l'écriture sélectionnée : - Simuler : si l'écriture est de statut "Non validé", elle prend le statut "Simulé". - Confirmer : si l'écriture est de statut "Simulé", elle prend le statut "Non validé". - Valider : si l'écriture est de statut "Non validé", elle prend le statut "Validé". Cas particulier du journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied de journal Le journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied de journal est composé d'une seule et unique écriture, composée de toutes les lignes d'écriture du journal. Le même statut s'applique donc à toutes les lignes du journal sans distinction. Jour * Le jour de saisie s'entend ici comme un jour calendaire, dépendant de l'exercice courant et de la période de saisie sélectionnée. Le jour peut être saisi directement ou sélectionné dans le calendrier. Le comportement de la date dépend du paramétrage "Reprise de date" effectué dans la fiche journal. N° de pièce Le comportement du numéro de pièce dans les écritures et les lignes d'écritures dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Même si un numéro de pièce est proposé, il reste néanmoins modifiable par l'utilisateur. N° de document Lorsque la pièce provient d'une autre application (par exemple : Gestion Commerciale), alors ce champ affiche le numéro que ce document possède dans son application d'origine. Lorsque la pièce provient de la saisie guidée, alors ce champ affiche le numéro de l'écriture guidée à l'origine de cette écriture. Dans tous les autres cas, ce champ reste vierge et librement saisissable. Compte * La liste des comptes existants sur l'exercice courant est disponible grâce à la liste déroulante. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné. Pour obtenir les affichages des messages d'alerte sur les comptes saisis dans un mauvais journal, vous devez d'abord activer l'option Afficher en saisie les alertes sur les comptes dans les Options comptables. Les messages d'alerte affichés peuvent être : - bloquants et vous interdire de saisir le compte désiré, car ce compte est bloqué ; - non bloquants et vous permettre de poursuivre malgré tout votre saisie, quand le compte désiré n'est pas autorisé en saisie sur type de journal ou quand il fait partie des racines interdites de ce journal. Afin de vous faciliter la saisie des chaînes de comptes associés peuvent être créées. Libellé Le comportement du Libellé dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Même si un libellé est proposé, il reste néanmoins modifiable par l'utilisateur. D'autre part, quelque soit le paramétrage de la fiche journal, il est possible de choisir dans la liste déroulante l'un des libellés type disponible et ainsi de remplacer le libellé proposé sans avoir à le resaisir manuellement. Débit / Crédit * Le positionnement par défaut du curseur dans le champ Débit ou Crédit dépend : - du sens par défaut paramétré sur la fiche compte, - de la nature du compte saisi, - du type de journal dans lequel la saisie est effectuée. 34 MANUEL Dans tous les cas, le sens par défaut proposé peut être modifié. Le montant peut être saisi directement dans le champ ou obtenu grâce à la calculatrice. Il ne peut pas être nul. Il peut être négatif. Néanmoins, si vous souhaitez limiter l'utilisation des montants négatifs, vous pouvez activer l'option Afficher en saisie les alertes sur les montants dans les Options comptables. Ainsi, à chaque saisie d'un montant négatif, un message d'alerte non bloquant sera affiché. Une écriture doit obligatoirement être équilibrée, c'est-à-dire que la somme des Débits de toutes les lignes qui la composent doit être égale à la somme des Crédits de toutes les lignes de la même écriture. Date d'échéance Cette colonne est uniquement présente dans les journaux de type Achats, Ventes et Opérations Diverses. Elle est accessible sur les comptes de natures Clients et Comptes rattachés et Fournisseurs et comptes rattachés. Elle affiche par défaut la première date d'échéance calculée en fonction du Mode de règlement présent dans la fiche du Tiers saisi. La date de l'échéance présentée peut être modifiée de plusieurs façons : - en saisissant directement dans le champ, - en sélectionnant une date dans le calendrier en cliquer sur le bouton d'accès à la liste déroulante,. - en modifiant l'échéancier, en cliquant sur le bouton "+" disponible dans le champ. Moyen de paiement Cette colonne est uniquement présente dans les journaux de type Trésorerie. Elle est accessible sur les comptes de natures Clients et Comptes rattachés et Fournisseurs et comptes rattachés. Elle est vierge par défaut et vous permet de renseigner le moyen de paiement par lequel vous avez réglé votre Fournisseur ou avez été réglé par votre Client. Totaux du journal Ces cumuls sont mis à jour en temps réel lors de chaque opération de saisie. Ils sont reportés sur le cumul des journaux. L'équilibre du journal est une condition nécessaire à la sortie du journal. Débit : La somme des montants débiteurs saisis sur ce journal et sur ce mois est affichée en pied de saisie. Crédit : La somme des montants créditeurs saisis sur ce journal et sur ce mois est affichée en pied de saisie. Présentation de la fenêtre de saisie comptable Accès : Quotidien - Saisie par journal OU Quotidien - Nouvelle écriture comptable La gestion de la fenêtre de saisie est, dans les grandes lignes, commune à toutes les fiches. La fenêtre de saisie comptable s'applique à la saisie par journal et à la saisie par écriture. Cette page d'aide détaille les différents éléments dont la fenêtre de saisie comptable est composée. Barre de menus La barre de menus permet de réaliser un certain nombre d'actions liées au journal et au mois affiché. Les menus sont Fichier, Edition, Actions, Vues, ?. Barre d'outils La barre d'outils est représentée par des menus déroulants qui permettent de réaliser un certain nombre d'actions dans la fenêtre de saisie. Ces menus déroulants reprennent en partie les tâches disponibles dans la barre de menus, mais en facilitent l'utilisation : Sauvegarder : Permet de sauvegarder les saisies effectuées, sans fermer la fenêtre de saisie. La sauvegarde des écritures n'est pas automatique. Nous vous recommandons d'effectuer fréquemment leur sauvegarde ou de paramétrer les options du dossier, en cochant l'option Sauvegarde automatique dès l'équilibre de l'écriture, disponible dans Paramètres - Paramétrages - Options de saisie. Sauvegarder et Fermer : Permet de sauvegarder les saisies effectuées et de fermer la fenêtre de saisie. Fermer : 35 EBP Compta Classic Permet de fermer la fenêtre de saisie. Lorsque ce bouton est activée, un message de confirmation de sauvegarde apparait. Ce message concerne toutes les écritures saisies qui n'ont pas encore été sauvegardées et pas seulement la dernière écriture saisie ou modifiée. Annuler/Refaire : Permettent d'annuler et de refaire autant de fois que nécessaire les dernières actions réalisées et évite de devoir les reconstituer manuellement. Le logiciel mémorise les 15 dernières actions accomplies. Pour connaître les règles d'activation et de désactivation de ces options en saisie journal, il est nécessaire de se reporter aux Options Comptables du dossier. Précédent/Suivant : Permet de naviguer entre les différents masques de saisie sans être obligé de sortir de la saisie. Les règles de navigation dépendent de la liste à partir de laquelle la fenêtre de saisie a été ouverte. - Accès à la saisie journal, à partir de Quotidien - Saisie journal - Mois en cours : la navigation s'effectue d'un journal à un autre, mais reste sur le mois en cours. - Accès la saisie journal, à partir de Quotidien - Saisie par journal - Tous les mois : la navigation s'opère d'abord de journal en journal sur le même mois, puis passe seulement ensuite au mois suivant ou précédent. - Accès la saisie journal, à partir de Quotidien - Saisie par journal - Tous les journaux : la navigation s'opère d'abord de mois en mois sur le même journal, puis passe seulement ensuite au journal suivant ou précédent. - Accès à la saisie journal, à partir de Exercices/Clôtures - Gestionnaire de journaux : la navigation est impossible ; il faut fermer la saisie journal puis la rouvrir sur le journal/mois désiré. Consultation/Lettrage : Permet d'accéder à la fenêtre de consultation du compte saisi sur la ligne d'écriture sélectionnée. Voir document : Permet d'accéder au document ayant permis de comptabiliser l'écriture sélectionnée. il peut s'agir d'une facture provenant de la Gestion commerciale, d'une écriture provenant de la saisie guidée, d'une écriture provenant de la saisie pratique. Lorsque une écriture issue de la saisie guidée puis comptabilisée dans la saisie journal est modifiée, alors le lien est cassé et le bouton Voir le document devient inactif. Ajouter : - Pour la saisie journal : Quelque soit la ligne sélectionnée, cette fonction permet d'ajouter une nouvelle écriture à la fin du journal, à la suite des autres écritures déjà existantes. Cette nouvelle écriture reprend l'ensemble des critères définis pour cette écriture dans le journal (date, n° de pièce...). - Pour la saisie par écriture : Quelque soit la ligne sélectionnée, cette fonction permet d'ajouter une nouvelle ligne, à la suite des autres lignes déjà existantes. Insérer : - Pour la saisie journal : Si la ligne d'écriture sélectionnée dans le journal est la première ligne d'une écriture, alors cette fonction permet d'insérer une écriture entre l'écriture sélectionnée et l'écriture précédente. Cette nouvelle écriture reprend l'ensemble des critères définis pour cette écriture dans le journal (date, n° de pièce...) Si la ligne d'écriture sélectionnée dans le journal est une autre ligne que la première ligne de l'écriture, alors cette fonction permet d'insérer une ligne entre la ligne sélectionnée et la ligne précédente. Cette nouvelle ligne reprend alors l'ensemble des critères déjà définis pour les autres lignes de la même écriture. - Pour la saisie par écriture : Cette fonction permet d'insérer une ligne, dans la même écriture, au-dessus de la ligne sélectionnée. 36 MANUEL Supprimer l'écriture : Permet de supprimer une écriture (et donc toutes les lignes d'écriture qui la compose). En conséquence, l'équilibrage du journal n'est pas remis en question. Supprimer la ligne : Permet de supprimer une ligne d'écriture en particulier, sans modifier ni supprimer les autres lignes de la même écriture. La suppression d'une ligne d'écriture remet en cause l'équilibrage obligatoire de cette écriture. Equilibrer : Permet de calculer automatiquement le montant qui équilibre l'écriture en cours de saisie. Autres fonctions disponibles : Plusieurs autres fonctions sont disponibles, sous forme de boutons dans la barre d'outils, comme sous forme d'actions incluses dans les menus déroulants de la barre de menus ou encore dans le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris.. En-tête de la fenêtre de saisie Journal : La liste des journaux existants est accessible dans la liste déroulante. Période : La liste de périodes dépend de l'état de l'exercice courant. Si l'exercice courant est clôturé, alors seules les périodes de cet exercice clôturé sont accessibles. Si l'exercice courant est ouvert, alors toute les périodes des exercices ouverts sont accessibles. Une période ne s'entend pas obligatoirement comme un mois complet mais peut aussi être une période faisant partie d'un mois calendaire. Exercice courant : du 15/01/2008 au 14/01/2009 inclus, - La saisie est possible sur tous les journaux de l'exercice pour les mois entiers de février 2008 à décembre 2008 inclus. - La saisie est possible sur tous les journaux de l'exercice pour deux périodes inférieures aux mois calendaires, à savoir : * Période du 15 au 31 janvier 2009, affichée "janvier 2008" * Période du 01 au 14 janvier 2009, affichée "janvier 2009". Navigation dans la fenêtre de saisie : La navigation entre les journaux et les mois est possible en fermant la fenêtre de saisie et en sélectionnant un autre journal et une autre période dans le cumul des journaux. Elle est également possible en sélectionnant directement le journal et/ou la période dans l'en-tête de la fenêtre de saisie grâce aux listes déroulantes. Corps de la fenêtre de saisie Vous pouvez obtenir ici plus de détail sur le corps de la fenêtre de saisie de la saisie par journal et sur le corps de la fenêtre de saisie de la saisie par écriture. Fermeture de la fenêtre de saisie La fenêtre de saisie peut être fermée, à la condition que l'écriture en cours de saisie soit équilibrée. La fenêtre de saisie peut être fermée : - directement par la croix rouge de la fenêtre, - par le menu Fichier - Fermer, - par le menu Fichier - Sauvegarder et Fermer, - par la combinaison de touches Alt + F4, - par le bouton Fermer, - par le bouton Sauvegarder et Fermer. Menu contextuel Le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris. reprend un certain nombre de tâches disponibles dans les menus et dans la barre d'outils. Colonnes optionnelles Plusieurs colonnes optionnelles sont disponibles en fonction du type de journal sélectionné. Pour ajouter ou supprimer une colonne optionnelle, il faut cliquer sur le bouton Editer les vues de la barre de tâche de la fenêtre de saisie. Certaines colonnes sont obligatoires. Il est donc impossible de les retirer de la fenêtre de saisie (par exemple : Débit, Crédit, Date...). Les colonnes optionnelles sont gérées par dossier. Si le même dossier est ouvert par plusieurs utilisateurs différents, alors tous auront le même affichage. 37 EBP Compta Classic Autres fonctions disponibles en saisie Accès : Quotidien - Saisie par journal OU Quotidien - Nouvelle écriture comptable A côté des fonctions de base disponibles en saisie, il existe d'autres fonctions qui peuvent faciliter la saisie par journal ou la saisie par écriture. Traitement sur les écritures Simuler / Confirmer l'écriture Le fonctionnement de cette fonction correspond aux principes décrits sur la simulation et aux règles décrites dans la colonne Statut de la fenêtre de saisie par journal . Valider l'écriture courante Cette fonction permet de valider l'écriture sélectionnée. La validation d'une écriture s'opère dans les conditions suivantes : - l'écriture sélectionnée doit être équilibrée ; - l'écriture sélectionnée doit être de statut Non validé (la colonne Statut doit être vierge) ; - dans un journal de Trésorerie avec contrepartie en pied, la validation s'appliquera à l'unique écriture du journal et empêchera ensuite toute nouvelle création de ligne d'écriture ; - la validation n'empêche pas la modification des échéanciers ; - la validation rend intangibles les écritures comptables et leur contenu. Valider tout Cette fonction permet de valider l'ensemble des écritures d'un même journal/mois. Les règles de validation sont les mêmes que celles décrites dans le paragraphe Valider l'écriture courante. Contrepasser l'écriture La contrepassation est une opération consistant à créer une écriture inverse à une écriture déjà existante, mais n'ayant aucune incidence sur cette écriture d'origine. Cette fonction, disponible dans la barre de menus Ecritures - Contrepasser l'écriture et dans le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris., nécessite un paramétrage passant par une boite de dialogue. L'écriture déjà existante peut être située : - dans n'importe quel type de journal, sauf le journal de Trésorerie avec contrepartie en pied et dans le journal de type A Nouveaux, - sur n'importe quel mois de l'exercice courant et même sur un mois clôturé. L'écriture contrepassée doit être affectée : - dans le journal d'origine ou dans un journal de type Opérations Diverses, - sur le mois d'origine s'il est non clôturé, ou à défaut sur le premier mois non clôturé de l'exercice. Le statut de l'écriture contrepassée dépend du statut de l'écriture déjà existante : - Si l'écriture d'origine possède le statut Simulé, alors l'écriture contrepassée possède le statut Simulé ; - Si l'écriture d'origine possède le statut Validé ou Non Validée, alors l'écriture contrepassée possède dans tous les cas le statut Non Validé. L'écriture contrepassée prend comme numéro le numéro de pièce qui lui est attribué en fonction du paramétrage du journal de destination. Une écriture saisie dans un journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied ne peut pas être contrepassée. Transférer Le transfert d'une écriture est une opération consistant à transférer une écriture saisie dans un journal et un mois vers un autre journal et un autre mois. L'écriture disparaît donc du journal/mois dans lequel elle se trouvait à l'origine. Cette fonction, disponible dans la barre menu Ecritures - Transférer l'écriture et dans le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris , nécessite un paramétrage passant par une boite de dialogue. L'écriture à transférer doit être : - de statut Non validé ou Simulé, - située dans un journal de type autre que Trésorerie avec contrepartie en pied et A Nouveaux. Le journal et le mois de destination doivent être : - différents du journal et du mois d'origine, 38 MANUEL - des journaux de type autre que Trésorerie avec contrepartie en pied et A Nouveaux, - des mois non clôturés. L'écriture transférée conserve le numéro de pièce qui lui a été attribué à l'origine et cela quelque soit le paramétrage du journal de destination. Echéanciers Deux types d'échéanciers existent. Le logiciel détermine quel échéancier doit être ouvert, en fonction du compte, du journal, du sens et du signe de la ligne sélectionnée. Echéancier de la Facture Ce bouton permet d'accéder à un échéancier spécifique dans lequel sont créées les échéances de la facture sélectionnée. Pointages Ce bouton permet d'accéder à la fenêtre spécifique dans laquelle les pointages sont effectués. Fonctions spécifiques au menu contextuel Modifier la saisie guidée Une écriture saisie dans la saisie guidée puis comptabilisée en saisie journal n'est pas directement modifiable. Il faut d'abord sélectionner l'option Modifier la saisie guidée, disponible dans le menu contextuel. Lorsque ce bouton est activé, alors l'écriture devient supprimable ou modifiable en saisie journal. Les modifications ou suppressions effectuées dans la saisie journal sont sans incidence sur la saisie guidée d'origine. Seul le statut de cette saisie guidée est modifié, il affiche Modifié en comptabilité. Ce statut signifie que le lien existant entre la saisie guidée d'origine et l'écriture comptable modifiée est cassé. Le bouton Modifier la saisie guidée devient inactif dès lors que l'écriture provenant de la saisie guidée a été modifiée en compta. Rafraîchir : Permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre de saisie, lorsque celui-ci a été modifié par une action effectuée dans une autre fenêtre (consultation, lettrage...). Cette fonction est indispensable pour prendre en compte les modifications effectuées dans les fenêtres de l'échéancier, du lettrage... La gestion des échéanciers et des pointages en saisie Accès : Quotidien - Saisie par journal OU Quotidien - Saisie par écriture L'échéancier est accessible à partir de la saisie journal et de la saisie par écriture. Comptes autorisés pour gérer les échéanciers Les échéanciers existent uniquement sur les comptes de nature "Fournisseurs et comptes rattachés", "Clients et comptes rattachés" et "Autres Tiers avec échéance". Dans la fiche de chacun des comptes de ces natures, il est ensuite possible d'affiner le mode de gestion (avec ou sans échéancier) et le mode d'affichage (ouverture automatique ou à la demande uniquement). Fonctionnement des échéanciers Deux types d'échéancier existent en fonction du compte, du journal, du sens et du signe de la ligne d'écriture sélectionnée dans la saisie journal. Il s'agit de l'échéancier de la facture et des Pointages. Echéancier de la facture 39 EBP Compta Classic L'Echéancier de la Facture est l'échéancier dans lequel sont déterminées les échéances de paiement de la facture en cours de saisie. Pour saisir une échéance sur une facture, plusieurs solutions existent : - saisir directement l'échéance dans la colonne Date de l'échéance, ce qui entraîne la modification de la première échéance disponible ; - ouvrir l'échéancier principal en cliquant sur le bouton Echéancier de la facture disponible dans la barre d'outils - ouvrir l'échéancier simplifié en cliquant sur le bouton "+" disponible dans la colonne Date d'échéance. Pour que les différents masques de saisie (Saisie journal, Echéancier Facture Principal, Echéancier Facture simplifié, Echéancier Pointages, Colonne Date de l'échéance) affichent les dernières modifications, nous vous invitons à procéder régulièrement à des sauvegardes (bouton Sauvegarder) et à des rafraîchissements (fonction Rafraîchir dans le menu contextuel). En-tête La zone d'en-tête est affichée uniquement lorsque l'échéancier est ouvert à partir du bouton Echéancier de la facture de la barre d'outils. Cette partie non saisissable reprend les éléments saisis sur la ligne d'écriture (compte, libellé du compte, date et le montant de la pièce) Corps Cette partie affiche par défaut toutes les échéances prévues qui résultent du respect du mode de règlement renseigné sur la fiche du compte saisi. Le nombre de lignes d'échéance pour une même ligne d'écriture est illimité : les boutons Ajouter et Supprimer permettent de créer et de supprimer des lignes d'échéances. La modification du contenu d'une ligne d'échéance est également possible en saisissant directement dessus. Quelques règles impératives doivent néanmoins être respectées : - La somme des pourcentages doit être égale à 100%. - La somme des montants doit être égale au montant de la pièce. Autres fonctions Répartir sur la sélection Ce bouton est disponible quelque soit le moyen d'affichage de l'échéancier. Il permet d'affecter à la ligne d'échéance sélectionnée la totalité du montant et du pourcentage non encore ventilés. Contenu de l'échéancier : Montant de la pièce : 400 Euros Echéance 1 : 30/06/2009 - 100 Euros - 25 % Echéance 2 : 31/07/2009 - 100 Euros - 25 % Echéance 3 : 31/08/2009 - Ni montant ni pourcentage renseignés Total des montants : 200 Euros Total des pourcentages : 50 % Lorsque je sélectionne Répartir sur la sélection, l'échéancier est recalculé ainsi, en renseignant automatiquement les valeurs de l'échéance 3 : Echéance 1 : 30/06/2009 - 100 Euros - 25 % Echéance 2 : 31/07/2009 - 100 Euros - 25 % Echéance 3 : 31/08/2009 - 200 Euros - 50 % Total des montants : 400 Euros Total des pourcentages : 100 % Choix des vues Une vue de l'échéancier Factures est proposé par défaut. Néanmoins les vues sont paramétrables afin de répondre aux besoins. Sauvegarder ou Fermer un échéancier Le bouton Sauvegarder permet de sauvegarder les dernières modifications faites dans l'échéancier sans le fermer. Le bouton Sauvegarder et Fermer permet à la fois de sauvegarder les dernières modifications et de le fermer. Le bouton Fermer entraîne la fermeture de l'échéancier sans sauvegarder les dernières modifications. Pointages 40 MANUEL La fenêtre Pointages permet d'effectuer les pointage entre les avoirs, les règlements, les remboursements et les échéances de facture. Pour effectuer le pointage d'une échéance, il suffit de cliquer sur le bouton Pointages disponible dans la barre de taches de la saisie journal. En-tête Cette partie non saisissable reprend les éléments saisis sur la ligne d'écriture (compte, date et le montant du règlement, Reste à affecter...). Le Reste à affecter se calcule automatiquement : il résulte automatiquement de la différence entre le montant du règlement et le montant total des échéances pointées. Corps Cette partie affiche les échéances des factures et avoirs qui n'ont pas encore été totalement soldées. Aucune modification, aucune suppression ni aucun ajout de lignes d'échéances n'est possible dans cette zone. Seule la case à cocher Pointée ? est accessible : lorsqu'elle est cochée, elle permet d'imputer en totalité le montant affiché dans le champ Reste à affecter à une ligne d'échéance. Lorsqu'une échéance est rayée, cela signifie qu'elle a été "soldée" dans l'application de Gestion commerciale, c'est-à-dire que le règlement était supérieur ou inférieur au montant de l'échéance et qu'une écriture Perte ou Profit (comptes 658 ou 758) a été générée en comptabilité. Lorsqu'une échéance est en rouge, cela signifie qu'elle été pointée par une autre application et, donc, que ni pointage ni dépointage ne peuvent plus être effectués en comptabilité. La somme des Montants pointés de la grille ne peut être supérieure au montant du Reste à affecter de l'en-tête. Choix des vues Une vue de la fenêtre Pointages est proposée par défaut. Néanmoins les vues sont paramétrables afin de répondre aux besoins. Lors du transfert des factures d'acompte provenant d'autre module EBP, les échéances sur les comptes 4191 et/ou 4091, ne sont pas pointées. Il faudra donc faire le pointage en compta. Sauvegarder ou Fermer un échéancier Le bouton Sauvegarder permet de sauvegarder les dernières modifications faites dans l'échéancier sans le fermer. Le bouton Sauvegarder et Fermer permet à la fois de sauvegarder les dernières modifications et de le fermer. Le bouton Fermer entraîne la fermeture de l'échéancier sans sauvegarder les dernières modifications. Choix de l'échéance de l'avoir En Gestion commerciale, il est possible d'émettre des factures négatives possédant une ou plusieurs échéances. Lorsqu'elles sont transférées en comptabilité, ces factures négatives sont comptabilisées comme des avoirs mais conservent leurs échéances. Dans ce cas, lorsque vous cliquez sur le bouton Pointages d'une ligne d'avoir avec plusieurs échéances, la fenêtre Choix de l'échéance de l'avoir s'affiche : elle contient toutes les échéances de l'avoir sélectionné (= de la facture négative en Gestion commerciale). Il vous suffit de sélectionner l'une des échéances de cet avoir puis de cliquer sur Ok pour que la fenêtre de Pointages s'ouvre. Dès lors, le pointage d'une échéance de cet avoir avec une échéance de facture est possible de la même façon que pour un avoir ou un règlement (voir supra, paragraphe Pointages). Pour fermer cette fenêtre, sans traitement, il vous suffit de cliquer sur la croix rouge de la fenêtre. Règles d'accès aux échéances et aux pointages en fonction du type de ligne saisie Pour chaque ligne d'écriture saisie, le logiciel détermine automatiquement un type de ligne en analysant le compte, le sens de saisie et le type de journal. Ce type de ligne permet de définir quelle fenêtre est accessible (Echéancier de la facture ou Pointages), quelles lignes sont visibles et quelles actions y sont possibles. Ligne de type Facture 41 EBP Compta Classic Une ligne est de type Facture : - si le compte est de racine 411, qu'il est saisi au Débit, dans les journaux de type Ventes, Opérations ou A Nouveaux, - si le compte est de racine 401, qu'il est saisi au Crédit, dans les journaux de type Achats, Opérations Diverses et A Nouveaux. Sur une ligne de ce type, la saisie des échéances est possible soit en saisissant directement dans la colonne Date d'échéance, soit en cliquant sur le bouton Echéancier de la facture, soit en cliquant sur le bouton "+" de la colonne Date d'échéance. Seules les échéances de la facture en cours de saisie sont visibles. Aucun pointage n'est possible dans cette fenêtre. Ligne de type Avoir Une ligne est de type Avoir : - si le compte est de racine 411, qu'il est saisi au Crédit, dans les journaux de type Ventes ou A Nouveaux, - si le compte est de racine 401, qu'il est saisi au Débit, dans les journaux de type Achats ou A Nouveaux. Sur une ligne de ce type, la saisie des échéances est impossible. En revanche, en cliquant que le bouton Pointages, il est possible d'accéder à la fenêtre de pointage qui présente toutes les échéances de factures non encore soldées sur le compte. Il est possible de pointer un avoir avec des échéances factures jusqu'à ce que le Reste à affecter soit nul. Audelà tout nouveau pointage devient impossible. Ligne de type Règlement Une ligne est de type Règlement : - si le compte est de racine 411, qu'il est saisi au Crédit, dans les journaux de type Opérations Diverses ou Trésorerie, - si le compte est de racine 401, qu'il est saisi au Débit, dans les journaux de type Opérations Diverses ou Trésorerie. Sur une ligne de ce type, la saisie des échéances est impossible. En revanche, en cliquant que le bouton Pointages, il est possible d'accéder à la fenêtre de pointage qui présente toutes les échéances de factures et tous les avoirs non encore soldés sur le compte. Il est possible de pointer un règlement avec des échéances de facture jusqu'à ce que le Reste à affecter soit nul. Au-delà tout nouveau pointage d'échéance facture est impossible. Il est également possible de pointer un règlement avec des avoirs et cela sans limitation sur le Reste à affecter. Ligne de type Remboursement Une ligne est de type Remboursement : - si le compte est de racine 411, qu'il est saisi au Débit, dans les journaux de type Trésorerie, - si le compte est de racine 401, qu'il est saisi au Crédit, dans les journaux de type Trésorerie. Sur une ligne de ce type, la saisie des échéances est impossible. En revanche, en cliquant que le bouton Pointages, il est possible d'accéder à la fenêtre de Pointage qui présente toutes les échéances de factures et tous les avoirs non encore soldés sur le compte. Il est possible de pointer un règlement avec des avoirs et cela sans limitation sur le Reste à affecter. Il est également possible de pointer un remboursement avec des factures, à condition que le Reste à affecter soit positif (c'est-à-dire que le règlement a déjà été pointé avec des avoirs). SAISIE PAR ÉCRITURE Saisir une nouvelle écriture comptable Accès : Quotidien - Saisie par journal - Nouvelle écriture comptable Cette fonction a pour but de vous permettre de saisir une écriture à la fois. Créer une nouvelle écriture ou accéder à une écriture déjà existante Les actions suivantes permettent d'ouvrir un masque de saisie qui contient toutes les lignes de la même écriture. Pour ajouter une nouvelle écriture, plusieurs possibilité existent : - Faire Ajouter dans la barre d'outils ; - cliquer sur Saisir une nouvelle écriture dans la barre de tâches ; - sélectionner Saisir une nouvelle écriture dans le menu contextuel. 42 MANUEL Pour modifier une ligne d'écriture déjà existante, il faut la sélectionner dans la liste puis, au choix : - Faire Modifier dans la barre d'outils ; - double cliquer sur la ligne de la liste ; - sélectionner Modifier dans le menu contextuel. Pour supprimer une ligne d'écriture déjà existante, il faut accéder à cette ligne d'écriture par les actions de modification puis, dans le masque, supprimer la ligne d'écriture qui convient. Seules les lignes d'écriture comptabilisées directement par la fonction Saisir une nouvelle écriture sont modifiables ou supprimables. Les lignes saisies dans une autre fonctionnalité (par exemple : Mes achats...) ne sont ni modifiables ni supprimables directement à partir de la liste : il est nécessaire d'accéder au masque de saisie qui a permis de la générer. Contenu du masque de saisie Ce masque permet de saisir une seule écriture à la fois. Vous pouvez obtenir ici des informations sur : - la présentation générale de la fenêtre, - son contenu, - et ses fonctions. Lorsque l'écriture saisie dans ce masque est sauvegardée, elle s'ajoute automatiquement au journal et au mois de destination défini dans la zone d'en-tête. Les journaux de Trésorerie avec contrepartie en pied ne peuvent pas être sélectionnés dans ce masque. Pour saisir sur ce type de journaux, il faut accéder directement à la saisie par journal. Corps de la fenêtre de saisie par écriture Accès : Quotidien - Saisie par journal - Nouvelle écriture comptable C'est à l'intérieur de la fenêtre de saisie que les opérations de saisie sont enregistrées. Cette page détaille les règles de navigation entre les lignes et les écritures, le contenu des différentes colonnes et leur comportement. La saisie est régie par des principes de comptabilisation (lignes d'écritures, écritures comptables, mentions obligatoires, équilibrage des journaux). La saisie par écriture est un mode de saisie qui permet de comptabiliser une écriture à la fois. Navigation dans la fenêtre de saisie La navigation entre les champs et les lignes peut se faire entre les différents champs grâce aux touches Tab et Shift+Tab, à la touche Entrée, à la souris ou encore avec les flèches directionnelles. La création d'une nouvelle écriture est proposée dès que l'écriture en cours de saisie est équilibrée. Colonnes obligatoires affichées par défaut pour tous les types de journaux Les colonnes sont listées de gauche à droite : Statut Les différents statuts : Le statut s'applique à une écriture et donc à toutes les lignes d'écriture qui la composent. - Ecritures non validées (ni validées, ni simulées) : Les écritures possèdent par défaut le statut "non validé" lors de leur création. Elles sont modifiables et possèdent un statut vierge. Ce statut reste modifiable. - Ecritures validées : Dans certains cas (validation, clôture mensuelle, clôture annuelle), il est nécessaire de valider les écritures comptables, c'est-à-dire de les rendre intangibles. Elles affichent alors un statut "V". Ce statut n'est plus modifiable. - Ecritures simulées : Dans d'autres cas (situation périodique), il peut être nécessaire de passer les écritures comptables en mode "Simulé". Elles sont alors facilement identifiables, restent modifiables et sont obligatoirement exclues des opérations de rapprochement bancaire. Elles affichent alors un statut "S". Ce statut reste modifiable. Changement de statut : Le statut d'une écriture peut être modifié grâce au menu Ecritures ou grâce au menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris, sachant qu'une écriture ne peut posséder qu'un seul statut à la fois. Trois opérations sont possibles en fonction du statut en cours sur l'écriture sélectionnée : - Simuler : si l'écriture est de statut "Non validé", elle prend le statut "Simulé". 43 EBP Compta Classic - Confirmer : si l'écriture est de statut "Simulé", elle prend le statut "Non validé". - Valider : si l'écriture est de statut "Non validé", elle prend le statut "Validé". Cas particulier du journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied de journal Le journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied de journal est composé d'une seule et unique écriture, composée de toutes les lignes d'écriture du journal. Le même statut s'applique donc à toutes les lignes du journal sans distinction. N° de document Lorsque la pièce provient d'une autre application (par exemple : Gestion Commerciale), alors ce champ affiche le numéro que ce document possède dans son application d'origine. Lorsque la pièce provient de la saisie guidée, alors ce champ affiche le numéro de l'écriture guidée à l'origine de cette écriture. Dans tous les autres cas, ce champ reste vierge et librement saisissable. Compte * La liste des comptes existants sur l'exercice courant est disponible grâce à la liste déroulante. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné. Pour obtenir les affichages des messages d'alerte sur les comptes saisis dans un mauvais journal, vous devez d'abord activer l'option Afficher en saisie les alertes sur les comptes dans les Options comptables. Les messages d'alerte affichés peuvent être : - bloquants et vous interdire de saisir le compte désiré, car ce compte est bloqué ; - non bloquants et vous permettre de poursuivre malgré tout votre saisie, quand le compte désiré n'est pas autorisé en saisie sur type de journal ou quand il fait partie des racines interdites de ce journal. Afin de vous faciliter la saisie des chaînes de comptes associés peuvent être créées. Libellé Le comportement du Libellé dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Même si un libellé est proposé, il reste néanmoins modifiable par l'utilisateur. D'autre part, quelque soit le paramétrage de la fiche journal, il est possible de choisir dans la liste déroulante l'un des libellés type disponible et ainsi de remplacer le libellé proposé sans avoir à le resaisir manuellement. Débit / Crédit * Le positionnement par défaut du curseur dans le champ Débit ou Crédit dépend : - du sens par défaut paramétré sur la fiche compte, - de la nature du compte saisi, - du type de journal dans lequel la saisie est effectuée. Dans tous les cas, le sens par défaut proposé peut être modifié. Le montant peut être saisi directement dans le champ ou obtenu grâce à la calculatrice. Il ne peut pas être nul. Il peut être négatif. Néanmoins, si vous souhaitez limiter l'utilisation des montants négatifs, vous pouvez activer l'option Afficher en saisie les alertes sur les montants dans les Options comptables. Ainsi, à chaque saisie d'un montant négatif, un message d'alerte non bloquant sera affiché. Une écriture doit obligatoirement être équilibrée, c'est-à-dire que la somme des Débits de toutes les lignes qui la composent doit être égale à la somme des Crédits de toutes les lignes de la même écriture. Date d'échéance Cette colonne est uniquement présente dans les journaux de type Achats, Ventes et Opérations Diverses. Elle est accessible sur les comptes de natures Clients et Comptes rattachés et Fournisseurs et comptes rattachés. Elle affiche par défaut la première date d'échéance calculée en fonction du Mode de règlement présent dans la fiche du Tiers saisi. La date de l'échéance présentée peut être modifiée de plusieurs façons : - en saisissant directement dans le champ, - en sélectionnant une date dans le calendrier en cliquer sur le bouton d'accès à la liste déroulante,. - en modifiant l'échéancier, en cliquant sur le bouton "+" disponible dans le champ. Moyen de paiement Cette colonne est uniquement présente dans les journaux de type Trésorerie. Elle est accessible sur les comptes de natures Clients et Comptes rattachés et Fournisseurs et comptes rattachés. Elle est vierge par défaut et vous permet de renseigner le moyen de paiement par lequel vous avez réglé votre Fournisseur ou avez été réglé par votre Client. Présentation de la fenêtre de saisie comptable Accès : Quotidien - Saisie par journal OU Quotidien - Nouvelle écriture comptable 44 MANUEL La gestion de la fenêtre de saisie est, dans les grandes lignes, commune à toutes les fiches. La fenêtre de saisie comptable s'applique à la saisie par journal et à la saisie par écriture. Cette page d'aide détaille les différents éléments dont la fenêtre de saisie comptable est composée. Barre de menus La barre de menus permet de réaliser un certain nombre d'actions liées au journal et au mois affiché. Les menus sont Fichier, Edition, Actions, Vues, ?. Barre d'outils La barre d'outils est représentée par des menus déroulants qui permettent de réaliser un certain nombre d'actions dans la fenêtre de saisie. Ces menus déroulants reprennent en partie les tâches disponibles dans la barre de menus, mais en facilitent l'utilisation : Sauvegarder : Permet de sauvegarder les saisies effectuées, sans fermer la fenêtre de saisie. La sauvegarde des écritures n'est pas automatique. Nous vous recommandons d'effectuer fréquemment leur sauvegarde ou de paramétrer les options du dossier, en cochant l'option Sauvegarde automatique dès l'équilibre de l'écriture, disponible dans Paramètres - Paramétrages - Options de saisie. Sauvegarder et Fermer : Permet de sauvegarder les saisies effectuées et de fermer la fenêtre de saisie. Fermer : Permet de fermer la fenêtre de saisie. Lorsque ce bouton est activée, un message de confirmation de sauvegarde apparait. Ce message concerne toutes les écritures saisies qui n'ont pas encore été sauvegardées et pas seulement la dernière écriture saisie ou modifiée. Annuler/Refaire : Permettent d'annuler et de refaire autant de fois que nécessaire les dernières actions réalisées et évite de devoir les reconstituer manuellement. Le logiciel mémorise les 15 dernières actions accomplies. Pour connaître les règles d'activation et de désactivation de ces options en saisie journal, il est nécessaire de se reporter aux Options Comptables du dossier. Précédent/Suivant : Permet de naviguer entre les différents masques de saisie sans être obligé de sortir de la saisie. Les règles de navigation dépendent de la liste à partir de laquelle la fenêtre de saisie a été ouverte. - Accès à la saisie journal, à partir de Quotidien - Saisie journal - Mois en cours : la navigation s'effectue d'un journal à un autre, mais reste sur le mois en cours. - Accès la saisie journal, à partir de Quotidien - Saisie par journal - Tous les mois : la navigation s'opère d'abord de journal en journal sur le même mois, puis passe seulement ensuite au mois suivant ou précédent. - Accès la saisie journal, à partir de Quotidien - Saisie par journal - Tous les journaux : la navigation s'opère d'abord de mois en mois sur le même journal, puis passe seulement ensuite au journal suivant ou précédent. - Accès à la saisie journal, à partir de Exercices/Clôtures - Gestionnaire de journaux : la navigation est impossible ; il faut fermer la saisie journal puis la rouvrir sur le journal/mois désiré. Consultation/Lettrage : Permet d'accéder à la fenêtre de consultation du compte saisi sur la ligne d'écriture sélectionnée. Voir document : Permet d'accéder au document ayant permis de comptabiliser l'écriture sélectionnée. il peut s'agir d'une facture provenant de la Gestion commerciale, d'une écriture provenant de la saisie guidée, d'une écriture provenant de la saisie pratique. Lorsque une écriture issue de la saisie guidée puis comptabilisée dans la saisie journal est modifiée, alors le lien est cassé et le bouton Voir le document devient inactif. Ajouter : 45 EBP Compta Classic - Pour la saisie journal : Quelque soit la ligne sélectionnée, cette fonction permet d'ajouter une nouvelle écriture à la fin du journal, à la suite des autres écritures déjà existantes. Cette nouvelle écriture reprend l'ensemble des critères définis pour cette écriture dans le journal (date, n° de pièce...). - Pour la saisie par écriture : Quelque soit la ligne sélectionnée, cette fonction permet d'ajouter une nouvelle ligne, à la suite des autres lignes déjà existantes. Insérer : - Pour la saisie journal : Si la ligne d'écriture sélectionnée dans le journal est la première ligne d'une écriture, alors cette fonction permet d'insérer une écriture entre l'écriture sélectionnée et l'écriture précédente. Cette nouvelle écriture reprend l'ensemble des critères définis pour cette écriture dans le journal (date, n° de pièce...) Si la ligne d'écriture sélectionnée dans le journal est une autre ligne que la première ligne de l'écriture, alors cette fonction permet d'insérer une ligne entre la ligne sélectionnée et la ligne précédente. Cette nouvelle ligne reprend alors l'ensemble des critères déjà définis pour les autres lignes de la même écriture. - Pour la saisie par écriture : Cette fonction permet d'insérer une ligne, dans la même écriture, au-dessus de la ligne sélectionnée. Supprimer l'écriture : Permet de supprimer une écriture (et donc toutes les lignes d'écriture qui la compose). En conséquence, l'équilibrage du journal n'est pas remis en question. Supprimer la ligne : Permet de supprimer une ligne d'écriture en particulier, sans modifier ni supprimer les autres lignes de la même écriture. La suppression d'une ligne d'écriture remet en cause l'équilibrage obligatoire de cette écriture. Equilibrer : Permet de calculer automatiquement le montant qui équilibre l'écriture en cours de saisie. Autres fonctions disponibles : Plusieurs autres fonctions sont disponibles, sous forme de boutons dans la barre d'outils, comme sous forme d'actions incluses dans les menus déroulants de la barre de menus ou encore dans le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris.. En-tête de la fenêtre de saisie Journal : La liste des journaux existants est accessible dans la liste déroulante. Période : La liste de périodes dépend de l'état de l'exercice courant. Si l'exercice courant est clôturé, alors seules les périodes de cet exercice clôturé sont accessibles. Si l'exercice courant est ouvert, alors toute les périodes des exercices ouverts sont accessibles. Une période ne s'entend pas obligatoirement comme un mois complet mais peut aussi être une période faisant partie d'un mois calendaire. Exercice courant : du 15/01/2008 au 14/01/2009 inclus, - La saisie est possible sur tous les journaux de l'exercice pour les mois entiers de février 2008 à décembre 2008 inclus. - La saisie est possible sur tous les journaux de l'exercice pour deux périodes inférieures aux mois calendaires, à savoir : * Période du 15 au 31 janvier 2009, affichée "janvier 2008" * Période du 01 au 14 janvier 2009, affichée "janvier 2009". Navigation dans la fenêtre de saisie : La navigation entre les journaux et les mois est possible en fermant la fenêtre de saisie et en sélectionnant un autre journal et une autre période dans le cumul des journaux. Elle est également possible en sélectionnant directement le journal et/ou la période dans l'en-tête de la fenêtre de saisie grâce aux listes déroulantes. Corps de la fenêtre de saisie 46 MANUEL Vous pouvez obtenir ici plus de détail sur le corps de la fenêtre de saisie de la saisie par journal et sur le corps de la fenêtre de saisie de la saisie par écriture. Fermeture de la fenêtre de saisie La fenêtre de saisie peut être fermée, à la condition que l'écriture en cours de saisie soit équilibrée. La fenêtre de saisie peut être fermée : - directement par la croix rouge de la fenêtre, - par le menu Fichier - Fermer, - par le menu Fichier - Sauvegarder et Fermer, - par la combinaison de touches Alt + F4, - par le bouton Fermer, - par le bouton Sauvegarder et Fermer. Menu contextuel Le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris. reprend un certain nombre de tâches disponibles dans les menus et dans la barre d'outils. Colonnes optionnelles Plusieurs colonnes optionnelles sont disponibles en fonction du type de journal sélectionné. Pour ajouter ou supprimer une colonne optionnelle, il faut cliquer sur le bouton Editer les vues de la barre de tâche de la fenêtre de saisie. Certaines colonnes sont obligatoires. Il est donc impossible de les retirer de la fenêtre de saisie (par exemple : Débit, Crédit, Date...). Les colonnes optionnelles sont gérées par dossier. Si le même dossier est ouvert par plusieurs utilisateurs différents, alors tous auront le même affichage. Autres fonctions disponibles en saisie Accès : Quotidien - Saisie par journal OU Quotidien - Nouvelle écriture comptable A côté des fonctions de base disponibles en saisie, il existe d'autres fonctions qui peuvent faciliter la saisie par journal ou la saisie par écriture. Traitement sur les écritures Simuler / Confirmer l'écriture Le fonctionnement de cette fonction correspond aux principes décrits sur la simulation et aux règles décrites dans la colonne Statut de la fenêtre de saisie par journal . Valider l'écriture courante Cette fonction permet de valider l'écriture sélectionnée. La validation d'une écriture s'opère dans les conditions suivantes : - l'écriture sélectionnée doit être équilibrée ; - l'écriture sélectionnée doit être de statut Non validé (la colonne Statut doit être vierge) ; - dans un journal de Trésorerie avec contrepartie en pied, la validation s'appliquera à l'unique écriture du journal et empêchera ensuite toute nouvelle création de ligne d'écriture ; - la validation n'empêche pas la modification des échéanciers ; - la validation rend intangibles les écritures comptables et leur contenu. Valider tout Cette fonction permet de valider l'ensemble des écritures d'un même journal/mois. Les règles de validation sont les mêmes que celles décrites dans le paragraphe Valider l'écriture courante. Contrepasser l'écriture La contrepassation est une opération consistant à créer une écriture inverse à une écriture déjà existante, mais n'ayant aucune incidence sur cette écriture d'origine. Cette fonction, disponible dans la barre de menus Ecritures - Contrepasser l'écriture et dans le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris., nécessite un paramétrage passant par une boite de dialogue. L'écriture déjà existante peut être située : - dans n'importe quel type de journal, sauf le journal de Trésorerie avec contrepartie en pied et dans le journal de type A Nouveaux, - sur n'importe quel mois de l'exercice courant et même sur un mois clôturé. L'écriture contrepassée doit être affectée : - dans le journal d'origine ou dans un journal de type Opérations Diverses, - sur le mois d'origine s'il est non clôturé, ou à défaut sur le premier mois non clôturé de l'exercice. 47 EBP Compta Classic Le statut de l'écriture contrepassée dépend du statut de l'écriture déjà existante : - Si l'écriture d'origine possède le statut Simulé, alors l'écriture contrepassée possède le statut Simulé ; - Si l'écriture d'origine possède le statut Validé ou Non Validée, alors l'écriture contrepassée possède dans tous les cas le statut Non Validé. L'écriture contrepassée prend comme numéro le numéro de pièce qui lui est attribué en fonction du paramétrage du journal de destination. Une écriture saisie dans un journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied ne peut pas être contrepassée. Transférer Le transfert d'une écriture est une opération consistant à transférer une écriture saisie dans un journal et un mois vers un autre journal et un autre mois. L'écriture disparaît donc du journal/mois dans lequel elle se trouvait à l'origine. Cette fonction, disponible dans la barre menu Ecritures - Transférer l'écriture et dans le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris , nécessite un paramétrage passant par une boite de dialogue. L'écriture à transférer doit être : - de statut Non validé ou Simulé, - située dans un journal de type autre que Trésorerie avec contrepartie en pied et A Nouveaux. Le journal et le mois de destination doivent être : - différents du journal et du mois d'origine, - des journaux de type autre que Trésorerie avec contrepartie en pied et A Nouveaux, - des mois non clôturés. L'écriture transférée conserve le numéro de pièce qui lui a été attribué à l'origine et cela quelque soit le paramétrage du journal de destination. Echéanciers Deux types d'échéanciers existent. Le logiciel détermine quel échéancier doit être ouvert, en fonction du compte, du journal, du sens et du signe de la ligne sélectionnée. Echéancier de la Facture Ce bouton permet d'accéder à un échéancier spécifique dans lequel sont créées les échéances de la facture sélectionnée. Pointages Ce bouton permet d'accéder à la fenêtre spécifique dans laquelle les pointages sont effectués. Fonctions spécifiques au menu contextuel Modifier la saisie guidée Une écriture saisie dans la saisie guidée puis comptabilisée en saisie journal n'est pas directement modifiable. Il faut d'abord sélectionner l'option Modifier la saisie guidée, disponible dans le menu contextuel. Lorsque ce bouton est activé, alors l'écriture devient supprimable ou modifiable en saisie journal. Les modifications ou suppressions effectuées dans la saisie journal sont sans incidence sur la saisie guidée d'origine. Seul le statut de cette saisie guidée est modifié, il affiche Modifié en comptabilité. Ce statut signifie que le lien existant entre la saisie guidée d'origine et l'écriture comptable modifiée est cassé. Le bouton Modifier la saisie guidée devient inactif dès lors que l'écriture provenant de la saisie guidée a été modifiée en compta. Rafraîchir : Permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre de saisie, lorsque celui-ci a été modifié par une action effectuée dans une autre fenêtre (consultation, lettrage...). Cette fonction est indispensable pour prendre en compte les modifications effectuées dans les fenêtres de l'échéancier, du lettrage... La gestion des échéanciers et des pointages en saisie Accès : Quotidien - Saisie par journal OU Quotidien - Saisie par écriture L'échéancier est accessible à partir de la saisie journal et de la saisie par écriture. 48 MANUEL Comptes autorisés pour gérer les échéanciers Les échéanciers existent uniquement sur les comptes de nature "Fournisseurs et comptes rattachés", "Clients et comptes rattachés" et "Autres Tiers avec échéance". Dans la fiche de chacun des comptes de ces natures, il est ensuite possible d'affiner le mode de gestion (avec ou sans échéancier) et le mode d'affichage (ouverture automatique ou à la demande uniquement). Fonctionnement des échéanciers Deux types d'échéancier existent en fonction du compte, du journal, du sens et du signe de la ligne d'écriture sélectionnée dans la saisie journal. Il s'agit de l'échéancier de la facture et des Pointages. Echéancier de la facture L'Echéancier de la Facture est l'échéancier dans lequel sont déterminées les échéances de paiement de la facture en cours de saisie. Pour saisir une échéance sur une facture, plusieurs solutions existent : - saisir directement l'échéance dans la colonne Date de l'échéance, ce qui entraîne la modification de la première échéance disponible ; - ouvrir l'échéancier principal en cliquant sur le bouton Echéancier de la facture disponible dans la barre d'outils - ouvrir l'échéancier simplifié en cliquant sur le bouton "+" disponible dans la colonne Date d'échéance. Pour que les différents masques de saisie (Saisie journal, Echéancier Facture Principal, Echéancier Facture simplifié, Echéancier Pointages, Colonne Date de l'échéance) affichent les dernières modifications, nous vous invitons à procéder régulièrement à des sauvegardes (bouton Sauvegarder) et à des rafraîchissements (fonction Rafraîchir dans le menu contextuel). En-tête La zone d'en-tête est affichée uniquement lorsque l'échéancier est ouvert à partir du bouton Echéancier de la facture de la barre d'outils. Cette partie non saisissable reprend les éléments saisis sur la ligne d'écriture (compte, libellé du compte, date et le montant de la pièce) Corps Cette partie affiche par défaut toutes les échéances prévues qui résultent du respect du mode de règlement renseigné sur la fiche du compte saisi. Le nombre de lignes d'échéance pour une même ligne d'écriture est illimité : les boutons Ajouter et Supprimer permettent de créer et de supprimer des lignes d'échéances. La modification du contenu d'une ligne d'échéance est également possible en saisissant directement dessus. Quelques règles impératives doivent néanmoins être respectées : - La somme des pourcentages doit être égale à 100%. - La somme des montants doit être égale au montant de la pièce. Autres fonctions Répartir sur la sélection Ce bouton est disponible quelque soit le moyen d'affichage de l'échéancier. Il permet d'affecter à la ligne d'échéance sélectionnée la totalité du montant et du pourcentage non encore ventilés. Contenu de l'échéancier : Montant de la pièce : 400 Euros Echéance 1 : 30/06/2009 - 100 Euros - 25 % Echéance 2 : 31/07/2009 - 100 Euros - 25 % Echéance 3 : 31/08/2009 - Ni montant ni pourcentage renseignés Total des montants : 200 Euros Total des pourcentages : 50 % 49 EBP Compta Classic Lorsque je sélectionne Répartir sur la sélection, l'échéancier est recalculé ainsi, en renseignant automatiquement les valeurs de l'échéance 3 : Echéance 1 : 30/06/2009 - 100 Euros - 25 % Echéance 2 : 31/07/2009 - 100 Euros - 25 % Echéance 3 : 31/08/2009 - 200 Euros - 50 % Total des montants : 400 Euros Total des pourcentages : 100 % Choix des vues Une vue de l'échéancier Factures est proposé par défaut. Néanmoins les vues sont paramétrables afin de répondre aux besoins. Sauvegarder ou Fermer un échéancier Le bouton Sauvegarder permet de sauvegarder les dernières modifications faites dans l'échéancier sans le fermer. Le bouton Sauvegarder et Fermer permet à la fois de sauvegarder les dernières modifications et de le fermer. Le bouton Fermer entraîne la fermeture de l'échéancier sans sauvegarder les dernières modifications. Pointages La fenêtre Pointages permet d'effectuer les pointage entre les avoirs, les règlements, les remboursements et les échéances de facture. Pour effectuer le pointage d'une échéance, il suffit de cliquer sur le bouton Pointages disponible dans la barre de taches de la saisie journal. En-tête Cette partie non saisissable reprend les éléments saisis sur la ligne d'écriture (compte, date et le montant du règlement, Reste à affecter...). Le Reste à affecter se calcule automatiquement : il résulte automatiquement de la différence entre le montant du règlement et le montant total des échéances pointées. Corps Cette partie affiche les échéances des factures et avoirs qui n'ont pas encore été totalement soldées. Aucune modification, aucune suppression ni aucun ajout de lignes d'échéances n'est possible dans cette zone. Seule la case à cocher Pointée ? est accessible : lorsqu'elle est cochée, elle permet d'imputer en totalité le montant affiché dans le champ Reste à affecter à une ligne d'échéance. Lorsqu'une échéance est rayée, cela signifie qu'elle a été "soldée" dans l'application de Gestion commerciale, c'est-à-dire que le règlement était supérieur ou inférieur au montant de l'échéance et qu'une écriture Perte ou Profit (comptes 658 ou 758) a été générée en comptabilité. Lorsqu'une échéance est en rouge, cela signifie qu'elle été pointée par une autre application et, donc, que ni pointage ni dépointage ne peuvent plus être effectués en comptabilité. La somme des Montants pointés de la grille ne peut être supérieure au montant du Reste à affecter de l'en-tête. Choix des vues Une vue de la fenêtre Pointages est proposée par défaut. Néanmoins les vues sont paramétrables afin de répondre aux besoins. Lors du transfert des factures d'acompte provenant d'autre module EBP, les échéances sur les comptes 4191 et/ou 4091, ne sont pas pointées. Il faudra donc faire le pointage en compta. Sauvegarder ou Fermer un échéancier Le bouton Sauvegarder permet de sauvegarder les dernières modifications faites dans l'échéancier sans le fermer. Le bouton Sauvegarder et Fermer permet à la fois de sauvegarder les dernières modifications et de le fermer. Le bouton Fermer entraîne la fermeture de l'échéancier sans sauvegarder les dernières modifications. 50 MANUEL Choix de l'échéance de l'avoir En Gestion commerciale, il est possible d'émettre des factures négatives possédant une ou plusieurs échéances. Lorsqu'elles sont transférées en comptabilité, ces factures négatives sont comptabilisées comme des avoirs mais conservent leurs échéances. Dans ce cas, lorsque vous cliquez sur le bouton Pointages d'une ligne d'avoir avec plusieurs échéances, la fenêtre Choix de l'échéance de l'avoir s'affiche : elle contient toutes les échéances de l'avoir sélectionné (= de la facture négative en Gestion commerciale). Il vous suffit de sélectionner l'une des échéances de cet avoir puis de cliquer sur Ok pour que la fenêtre de Pointages s'ouvre. Dès lors, le pointage d'une échéance de cet avoir avec une échéance de facture est possible de la même façon que pour un avoir ou un règlement (voir supra, paragraphe Pointages). Pour fermer cette fenêtre, sans traitement, il vous suffit de cliquer sur la croix rouge de la fenêtre. Règles d'accès aux échéances et aux pointages en fonction du type de ligne saisie Pour chaque ligne d'écriture saisie, le logiciel détermine automatiquement un type de ligne en analysant le compte, le sens de saisie et le type de journal. Ce type de ligne permet de définir quelle fenêtre est accessible (Echéancier de la facture ou Pointages), quelles lignes sont visibles et quelles actions y sont possibles. Ligne de type Facture Une ligne est de type Facture : - si le compte est de racine 411, qu'il est saisi au Débit, dans les journaux de type Ventes, Opérations ou A Nouveaux, - si le compte est de racine 401, qu'il est saisi au Crédit, dans les journaux de type Achats, Opérations Diverses et A Nouveaux. Sur une ligne de ce type, la saisie des échéances est possible soit en saisissant directement dans la colonne Date d'échéance, soit en cliquant sur le bouton Echéancier de la facture, soit en cliquant sur le bouton "+" de la colonne Date d'échéance. Seules les échéances de la facture en cours de saisie sont visibles. Aucun pointage n'est possible dans cette fenêtre. Ligne de type Avoir Une ligne est de type Avoir : - si le compte est de racine 411, qu'il est saisi au Crédit, dans les journaux de type Ventes ou A Nouveaux, - si le compte est de racine 401, qu'il est saisi au Débit, dans les journaux de type Achats ou A Nouveaux. Sur une ligne de ce type, la saisie des échéances est impossible. En revanche, en cliquant que le bouton Pointages, il est possible d'accéder à la fenêtre de pointage qui présente toutes les échéances de factures non encore soldées sur le compte. Il est possible de pointer un avoir avec des échéances factures jusqu'à ce que le Reste à affecter soit nul. Audelà tout nouveau pointage devient impossible. Ligne de type Règlement Une ligne est de type Règlement : - si le compte est de racine 411, qu'il est saisi au Crédit, dans les journaux de type Opérations Diverses ou Trésorerie, - si le compte est de racine 401, qu'il est saisi au Débit, dans les journaux de type Opérations Diverses ou Trésorerie. Sur une ligne de ce type, la saisie des échéances est impossible. En revanche, en cliquant que le bouton Pointages, il est possible d'accéder à la fenêtre de pointage qui présente toutes les échéances de factures et tous les avoirs non encore soldés sur le compte. Il est possible de pointer un règlement avec des échéances de facture jusqu'à ce que le Reste à affecter soit nul. Au-delà tout nouveau pointage d'échéance facture est impossible. Il est également possible de pointer un règlement avec des avoirs et cela sans limitation sur le Reste à affecter. Ligne de type Remboursement Une ligne est de type Remboursement : - si le compte est de racine 411, qu'il est saisi au Débit, dans les journaux de type Trésorerie, - si le compte est de racine 401, qu'il est saisi au Crédit, dans les journaux de type Trésorerie. Sur une ligne de ce type, la saisie des échéances est impossible. 51 EBP Compta Classic En revanche, en cliquant que le bouton Pointages, il est possible d'accéder à la fenêtre de Pointage qui présente toutes les échéances de factures et tous les avoirs non encore soldés sur le compte. Il est possible de pointer un règlement avec des avoirs et cela sans limitation sur le Reste à affecter. Il est également possible de pointer un remboursement avec des factures, à condition que le Reste à affecter soit positif (c'est-à-dire que le règlement a déjà été pointé avec des avoirs). BALANCE D'OUVERTURE Saisir la balance d'ouverture Accès : Quotidien - Saisie par journal - Saisir la balance d'ouverture OU Exercices/Clôtures - Exercices - Saisir la balance d'ouverture Cette fenêtre permet de saisir une reprise de balance au premier jour d'un exercice non clôturé. Il est donc ainsi possible de : - saisir des A Nouveaux qui proviendraient du même dossier mais qui auraient été saisis sur un autre logiciel ; - saisir manuellement sous la forme désirée les A Nouveaux d'un exercice à un autre, sans utiliser la fonction A Nouveaux prévue par le logiciel. Contenu de la fenêtre Vous pouvez obtenir ici des détails sur : - la présentation de cette fenêtre, - son contenu, - et ses fonctions. Néanmoins, vous trouverez ci-dessous quelques éléments primordiaux : Journal : Elle est obligatoirement comptabilisée sur un journal spécifique, créé par le logiciel. Seul le journal RAN de type A Nouveaux est disponible dans la liste. Mois : Elle est obligatoirement comptabilisée sur le premier mois d'un exercice. Seul le premier mois du premier exercice non clôturé est donc disponible dans la liste. Jour : Elle ne peut être saisie qu'au premier jour de cet exercice. Coexistence d'un journal AN et d'un journal RAN sur le même exercice Il n'est pas possible de créer une balance d'ouverture sur un exercice dans lequel les A Nouveaux ont déjà été générés par le logiciel. Le journal RAN n'est pas automatiquement créé par défaut lors de la création du dossier : il n'apparaît dans le plan de journaux que lorsque qu'une écriture aura été sauvegardée dans cette fenêtre. Suppression de la balance d'ouverture Les lignes saisies dans la balance d'ouverture peuvent être modifiées ou supprimées une à une selon les mêmes règles que les autres lignes d'écritures. En revanche, en cas de besoin, il est possible de supprimer d'un seul geste les lignes saisies dans cette balance d'ouverture et ainsi que le journal RAN. Pour cela, il faut sélectionner l'exercice courant concerné puis sélectionner Outils - Balance d'ouverture - Supprimer la balance d'ouverture. Si la balance d'ouverture contient une écriture validée ou même si cette balance est clôturée mensuellement, alors sa suppression reste possible. Dans tous les cas, la suppression de la balance d'ouverture entraîne un enregistrement dans le journal des événements. RECHERCHE D'ÉCRITURES Recherche d'écritures Accès : Quotidien - Recherche d'écritures Cette liste présente toutes les lignes d'écriture comptabilisées dans la saisie journal, la saisie par écriture, la saisie pratique... Elle permet d'effectuer une recherche d'écriture, d'accéder à la saisie... 52 MANUEL Contenu de la liste Son contenu dépend de l'état de l'exercice courant : - si l'exercice courant est ouvert, alors toutes les lignes d'écritures des exercices ouverts sont visibles ; - si l'exercice courant est clôturé, alors seules les lignes d'écritures de cet exercice clôturé sont visibles. Les colonnes Jour, Pièce, N° de compte, Libellé, Débit, Crédit affichent pour chaque ligne les valeurs présentes en saisie. La colonne Origine informe du moyen par lequel la ligne a été comptabilisée : - Saisie journal : la ligne a été directement comptabilisée dans la saisie journal, - Mes achats : la ligne a été saisie par Mes achats, puis comptabilisée, - Mes ventes : la ligne a été saisie par Mes ventes, puis comptabilisée, - Saisie par guide : la ligne a été saisie par les guides, puis comptabilisée en saisie journal, Rechercher et trier des écritures Trois modes de tri et de recherche existent pour vous permettre de trouver une écriture. Chaque mode peut être utilisé indépendamment des autres, mais ils peuvent aussi être combinés : - Recherche dans la liste : Une zone existe dans la barre d'outils de la liste : elle est commune à toutes les listes de l'application. Vous pouvez saisir un caractère dans cette zone : instantanément, la liste se met à jour pour n'afficher que les lignes d'écritures comprenant votre recherche. - Recherche par les filtres : Un certain nombre de filtres vous sont proposés dans l'en-tête de la liste et en cliquant sur Filtrage avancé. Il vous suffit de sélectionner l'un de ces filtres, ou plusieurs d'entre eux, pour que toutes les lignes répondant aux critères sélectionnés soient affichées. Lorsque de nouveaux filtres sont définis, il est impératif de cliquer sur le bouton Actualiser la liste, de façon à mettre la liste à jour. - Tri par regroupement : Pour obtenir un résultat encoure plus précis, il est possible de procéder à des regroupements en glissant le titre des colonnes dans la zone grisée prévue à cet effet. Accéder à l'écriture comptable recherchée Lorsque vous avez sélectionné une ligne d'écriture dans la liste et que vous voulez accéder à l'écriture comptable, alors vous pouvez : - double cliquer sur la ligne désirée ; - faire Entrée sur la ligne désirée ; - sélectionner la tâche Modifier l'écriture comptable dans la barre de tâches ou le menu contextuel ; - sélectionner la tâche Saisie par journal dans la barre de tâches ou le menu contextuel. Créer une nouvelle écriture comptable Lorsque vous voulez créer une nouvelle écriture comptable, alors vous pouvez : - sélectionner Saisie par journal dans la barre de tâches ou le menu contextuel ; - sélectionner Nouvelle écriture comptable dans la barre de tâches ou le menu contextuel ; - sélectionner Saisir la balance d'ouverture dans la barre de tâches ou le menu contextuel. Contrôle des pointages Lors de la mise à jour du logiciel, il se peut que certains dépointages d'échéances aient été effectués d'office. Dans ce cas, une option Contrôle des pointages est automatiquement disponible dans l'en-tête de la liste. La case à cocher Lignes à contrôler permet d'afficher les lignes d'écriture contenant au moins une échéance qui a fait l'objet de ce type de dépointage. Sur chaque ligne, il est possible d'accéder à l'Echéancier de la facture ou à Pointages et de réaliser de nouveau les pointages en respectant les nouvelles règles. Après avoir accepter le pointage, les lignes disparaissent de la liste. Conservation des filtres 53 EBP Compta Classic Tous les filtres sélectionnés dans la Recherche d'écritures sont conservés dans une même session et sur un même exercice. En revanche, si vous changez d'exercice courant ou fermez puis ré-ouvrez votre dossier, alors tous les filtres par défaut sont ré-appliqués. SAISIE PAR GUIDE Saisie guidée : principes Accès : Quotidien - Saisie par guide OU Paramètres - Modèles de guides de saisie La saisie par guide est une méthode qui permet d'automatiser la saisie et de comptabiliser une écriture dans un environnement comptable simple d'utilisation. Cette saisie s'articule autour de deux axes : - Modèles de guides : Un certain nombre de modèles de guide sont livrés par défaut : ils doivent permettre de répondre aux besoins les plus courants. Ils restent modifiables. La liste des modèles n'est pas exhaustive : vous pouvez créer autant de modèles que vous voulez, afin de répondre spécifiquement à vos besoins. Définir un modèle de guide, c'est : définir un modèle d'écriture, ayant ses caractéristiques propres. Ainsi lors de la saisie, il suffira d'appeler le modèle de guide désiré pour que tout ou partie de votre saisie soit automatisée. - Saisie par guide : Les écritures guidées sont les écritures qui ont été créées grâce aux modèles de guide. Elles peuvent être comptabilisés à la demande dans la saisie journal. Liste des écritures guidées Accès : Quotidien - Saisie par guides Les écritures guidées, déjà créées grâce à des modèles, sont affichées dans une liste dont le comportement est identique à celui défini dans toutes les listes. Les écritures guidées sont regroupées sous différents onglets : - Tous : cet onglet regroupe toutes les écritures guidées, quelque soit leur écriture de référence (Achats, Ventes, Trésorerie ou Opérations diverses) - Achats : cet onglet regroupe toutes les écritures guidées de type Achats. - Ventes : cet onglet regroupe toutes les écritures guidées de type Ventes. - Trésorerie : cet onglet regroupe toutes les écritures guidées de type Trésorerie. - Opérations diverses : cet onglet regroupe toutes les écritures guidées de types Opérations diverses. Chaque écriture guidée est précisément identifiée par un certain nombre de critères issus de l'écriture ellemême. Les écritures guidées Accès : Quotidien - Saisie par guides La saisie par guide est l'un des modes de saisie offerts par le logiciel. Elle peut être immédiatement utilisée, grâce aux modèles de guide livrés par défaut. Ces modèles de guide déterminent le schéma de l'écriture et les règles d'automatisation de la saisie. Choisir le bon modèle de guide ou créer un modèle de guide spécifique à des opérations particulières sont des opérations préalables indispensables pour profiter pleinement de ce mode de saisie automatisé. Les écritures guidées sont accessibles à partir de la liste des écritures guidées. 54 MANUEL Chaque écriture guidée se divise en deux onglets : Saisie et Notes Onglet Saisie En-tête de l'onglet Saisie Libellé Ce champ saisissable. Guide * Le choix du modèle de guide se fait au moyen de la liste déroulante, qui propose tous les modèles actifs existants. Type de journal Cette zone est grisée et non modifiable. Elle permet de savoir dans quel type de journaux le guide sera généré. Journal Cette zone est grisée et non modifiable. Elle permet de savoir dans quel type de journaux le guide sera généré. Mois * Ce champ propose par défaut le mois système Mois système = Mois de l'ordinateur ou le mois le plus proche de ce mois système dans l'exercice courant. Si votre exercice courant est ouvert, alors vous pourrez créer de nouvelles Saisies par guide sur cet exercice et sur tous les exercices ouverts. En revanche, si votre exercice courant est clôturé, alors vous ne pourrez plus créer de nouvelles Saisies par guide sur cet exercice et vous pourrez uniquement accéder aux Saisies pratiques comptabilisées sur cet exercice clôturé. Numéro Ce numéro est automatiquement géré par le logiciel. Il est unique à chaque type de guide (préfixe alphabétique), à chaque guide (suffixe numérique) et à chaque exercice. Lorsque le guide est comptabilisé en saisie par journal, alors ce numéro de guide est affiché dans la colonne n° de document. Etat Ce champ est automatiquement géré par le logiciel. - En cours : Le guide n'a pas encore été comptabilisé. C'est-à-dire que le contenu du guide reste à tout moment modifiable, que les lignes qui y sont enregistrées ne sont pas comptabilisées et qu'elles n'apparaissent donc dans aucune impression ni aucune consultation. - Comptabilisé : Le guide a été comptabilité. C'est-à-dire que les lignes qu'il contient ont été comptabilisées sous forme d'écriture dans la saisie par journal et qu'elles apparaissent donc dans les impressions et les consultations. Aucune modification ni suppression ne peut plus être faite dans le guide lui-même. En revanche les modifications et suppressions restent possibles dans le journal dans lequel l'écriture a été comptabilisée. - Modifié en saisie par journal : Le guide a été comptabilisé puis au moins l'une des lignes de ce guide a été modifié. Corps de l'onglet Saisie Le corps du guide est accessible uniquement si tous les champs obligatoires de l'en-tête ont été renseignés. Dès qu'une zone du guide est saisie dans le corps du guide, alors l'en-tête n'est plus modifiable. Le corps du guide se divise en différentes colonnes : - Date * : Ce champ permet de saisir ou de sélectionner un jour dans le mois de l'exercice courant. - Compte : Ce champ propose une liste déroulante de comptes pré-sélectionnés en fonction du type de guide. - N° de pièce : Ce champ affiche par défaut la valeur définie dans le modèle du guide. Si le journal dans lequel vous voulez générer votre écriture est paramétré en numérotation automatique, vous pouvez être amené à utiliser un numéro de pièce déjà utilisé dans un autre masque de saisie. Pour être informé des doublons éventuels, il vous suffit de sélectionner l'option Afficher les alertes sur les numéros de pièces en doublon dans les options du dossier. - Libellé * : Ce champ affiche par défaut la valeur définie dans le modèle du guide. - Montant débit : Le champ accepte les montants positifs avec décimales. - Montant crédit : Le champ accepte les montants positifs avec décimales. 55 EBP Compta Classic Outre toutes les fonctions disponibles dans les listes, il existe deux boutons spécifiques : - Sauvegarder : Ce bouton permet de sauvegarder un guide avec tout ce qu'il contient, tout en le laissant modifiable et sans générer aucune écriture en comptabilité. - Comptabiliser : Ce bouton permet de sauvegarder un guide mais aussi de générer l'écriture en comptabilité. Lorsque que le bouton Comptabiliser est activé, alors le guide ne peut plus être modifié et son état passe à Comptabilisé. Créer des formules sur les numéros de pièce, les libellés et les calculs dans les modèles de guide Des formules existent déjà par défaut dans les modèles de guide livrés par défaut. Néanmoins, pour répondre à des besoins spécifiques, vous pouvez créer les formules qui vous conviennent. Une fois créées, ces formules pourront être sélectionnées dans les modèles de guide et donc permettre de mieux automatiser la saisie guidée. N° Pièce et libellé Il est possible de créer des numéros de pièce et des libellés pour implémenter le modèle de guide de saisie. La modification ou la suppression est impossible dés qu'un guide est utilisé. Libellé : Ce champ saisissable permet d'identifier le n° pièce ou le libellé créé. Préfixe : Ce champ permet de sélectionner un des n° pièce ou libellé prédéfini. Suffixe : Ce champ permet d'identifier les lignes d'écriture d'un guide. Formules Sans Formule : Permet de saisir un montant dans le modèle de guide de saisie sans aucun calcul particulier. TVA à partir du HT : Permet de calculer la TVA à partir du HT de la ligne de dessus. TVA à partir du TTC : Permet de calculer la TVA à partir du TTC de la ligne de dessus. Solde : Permet de calculer le solde du guide. SAISIE PRATIQUE Mes achats, Mes ventes La saisie pratique est un mode de saisie non comptable qui permet de saisir facilement une écriture. Comment saisir une facture d’achat ? Accès : Quotidien – Mes achats Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture. - Indiquez la date de la facture. - Conservez le numéro de pièce proposé automatiquement ou indiquez le numéro de la facture. - Choisissez un fournisseur dans la liste. Si le fournisseur n’est pas présent, cliquez sur le bouton Nouveau fournisseur, indiquez son nom, éventuellement son adresse et sauvegardez la fiche. - Complétez la description si vous souhaitez apporter une précision. - Saisissez le total TTC. - Indiquez le type de TVA : le montant se calcule automatiquement. Vérifiez la cohérence avec la facture. Le montant doit être modifié s’il est différent de votre document. - Choisissez la nature d’achat correspondant au type de la facture et contrôlez le montant. - Un message vous propose ensuite d’effectuer une nouvelle saisie : répondez Oui pour continuer. Il est possible de solder automatiquement la facture en sélectionnant F12. Dans ce cas, le solde de la facture se place dans le champ Montant HT. Comment saisir une facture de vente ? Accès : Quotidien – Mes ventes Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture. 56 MANUEL Remplissez les différents champs de la même façon que pour la facture d’achat. Comment saisir un avoir, une remise ? Pour saisir un avoir, saisissez une facture avec des montants négatifs. Pour saisir une remise, utilisez la nature « Remises obtenues » ou « Remises accordées ». Création d'un nouveau compte Lors de la création d'un compta à partir d'un masque de saisie pratique, une fenêtre de création de compte simplifiée est proposée. Saisie sur plusieurs exercices Si votre exercice courant est ouvert, alors vous pourrez créer de nouvelles Saisies pratiques sur cet exercice et sur tous les exercices ouverts. En revanche, si votre exercice courant est clôturé, alors vous ne pourrez plus créer de nouvelles Saisies pratiques sur cet exercice et vous pourrez uniquement accéder aux Saisies pratiques comptabilisées sur cet exercice clôturé. Gestion des doublons de numéros de pièce Si le journal dans lequel vous voulez générer votre écriture est paramétré en numérotation automatique, vous pouvez être amené à utiliser un numéro de pièce déjà utilisé dans un autre masque de saisie. Pour être informé des doublons éventuels, il vous suffit de sélectionner l'option Afficher les alertes sur les numéros de pièces en doublon dans les options du dossier. Ma trésorerie Comment saisir un encaissement client ? Accès : Quotidien – Ma trésorerie Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] et choisissez Encaissement. - Sélectionnez Encaissement client. - Indiquez la date de l’encaissement. - Choisissez la banque ou la caisse concernée. - Indiquez un n° de pièce, une description, le montant de l’encaissement. - Choisissez un client dans la liste. Si le client n’est pas présent, cliquez sur le bouton Nouveau client, indiquez son nom, éventuellement son adresse et sauvegardez la fiche. - A la fin de la saisie, un message vous propose de saisir une nouvelle opération : répondez Oui pour continuer. Comment saisir un décaissement fournisseur ? Accès : Quotidien – Ma trésorerie Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser], et choisissez Décaissement. Sélectionnez Décaissement fournisseur et remplissez les différents champs comme pour l’encaissement client. Comment saisir une autre opération ? Le bouton Ajouter vous permet de saisir quatre types d’opérations : - Les encaissements - Les décaissements - Les virements (de banque à banque, de banque à caisse …) - Les remises de chèques. Pour les encaissements et les décaissements, des sous-catégories vous permettent de choisir un type d’opération plus précis : encaissement client, encaissement d’effets avec frais, décaissement fournisseur, entretien, essence, frais bancaires, etc. 57 EBP Compta Classic Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA vide. Création d'un nouveau compte Lors de la création d'un compta à partir d'un masque de saisie pratique, une fenêtre de création de compte simplifiée est proposée. Saisie sur plusieurs exercices Si votre exercice courant est ouvert, alors vous pourrez créer de nouvelles Saisies pratiques sur cet exercice et sur tous les exercices ouverts. En revanche, si votre exercice courant est clôturé, alors vous ne pourrez plus créer de nouvelles Saisies pratiques sur cet exercice et vous pourrez uniquement accéder aux Saisies pratiques comptabilisées sur cet exercice clôturé. Gestion des doublons de numéros de pièce Si le journal dans lequel vous voulez générer votre écriture est paramétré en numérotation automatique, vous pouvez être amené à utiliser un numéro de pièce déjà utilisé dans un autre masque de saisie. Pour être informé des doublons éventuels, il vous suffit de sélectionner l'option Afficher les alertes sur les numéros de pièces en doublon dans les options du dossier. CONSULTATION/LETTRAGE Consultation de compte Accès : Quotidien - Consultation/Lettrage OU Consultation - Consultation/Lettrage La consultation de compte permet d'afficher l'ensemble des lignes d'écritures enregistrées sur un compte de type Détail et sur un seul exercice. Cette consultation permet aussi bien de connaître le solde réel d'un compte à un instant donné, que de procéder aux lettrages qui s'imposent ou encore d'effectuer des recherches... La combinaison de différents filtres permet d'affiner la sélection des lignes d'écritures à afficher. Filtres Ces filtres sont mémorisés : Les dernières sélections effectuées sont conservées ; elles seront reprises à l'identique lors du prochain affichage de la fenêtre de consultation. Filtre sur les comptes, Filtre sur la période, Filtre sur le statut des lignes, Filtre sur le type de ligne. Sélection de l'exercice Les dates d'exercice proposées par défaut sont celles de l'exercice courant. Lorsque cet exercice courant est ouvert, alors tous les exercices ouverts sont accessibles. Vous pouvez donc sélectionner l'exercice que vous voulez consulter sans être obligé de changer d'exercice courant. Pour cela, il vous suffit d'ouvrir la liste déroulante disponible dans le champ Exercice. Lorsque l'exercice courant est clôturé, alors seul l'exercice courant est accessible. Sélection du compte La sélection du compte se fait dans l'en-tête de la fenêtre de consultation, champ Identification - Compte. Le compte peut être saisi directement dans ce champ ou sélectionné dans la liste déroulante qui reprend l'intégralité des comptes existants sur l'exercice courant. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné. 58 MANUEL Dès que le numéro du compte est renseigné, alors les données de base de ce compte sont automatiquement mises à jour : - Intitulé du compte, - Cumul de tous les montants débiteurs saisis sur ce compte pendant tout l'exercice courant, - Cumul de tous les montants créditeurs saisis sur ce compte pendant tout l'exercice courant, - Solde de ce compte au dernier jour de l'exercice courant. Ces données de base sont totalement indépendantes des choix effectués sur les filtres comme de la date système (= date et heure de l'ordinateur). Affichage des lignes d'écriture L'affichage des lignes d'écritures dans la consultation reprend la majorité des informations renseignées dans le masque de saisie (Journal, Date, Pièce, Libellé, Débit/Crédit). En revanche, à l'inverse de la saisie, les lignes d'écritures sont par défaut affichées dans l'ordre chronologique. L'affichage des lignes d'écritures est directement dépendant des choix effectués sur les filtres. Certaines lignes peuvent apparaître grisées et en italique : il s'agit des lignes qui répondent aux critères de filtrage sur l'exercice courant mais qui ont été lettrées sur un exercice postérieur. Le délettrage de ces lignes n'est d'ailleurs uniquement possible que sur l'exercice au cours duquel elles ont été lettrées. Dans le pied de la zone d'affichage, une ligne de totalisation est affichée : elle cumule en temps réel la somme des montants débiteurs et des montants créditeurs des lignes affichées. Enfin, le Solde progressif est recalculé en temps réel en fonction des seules lignes affichées. Lettrage et délettrage manuel Il est possible de lettrer ou delettrer des lignes d'écritures d'un compte directement dans la fenêtre de Consultation sans être obligé d'accéder à la fenêtre de Lettrage ; pour cela, il faut que cette option soit paramétrée dans la fiche compte. Le fonctionnement du lettrage, la sélection des lignes, l'utilisation de la ligne de totalisation, l'attribution du code lettrage... sont les mêmes que dans ceux définis dans la fenêtre de Lettrage à proprement parler. Lettrage automatique Une fonction permet d'effectuer le lettrage automatique des lignes d'écritures d'un compte. Autres actions possibles à partir de la consultation Accès à la saisie par journal : En double cliquant sur une ligne d'écriture, en sélectionnant Saisie par journal dans le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris. ou en cliquant sur le bouton, il est possible d'être automatiquement positionné sur cette ligne d'écriture dans la saisie journal ayant servie à l'enregistrer. Voir document : Il est possible d'accéder au document d'origine ayant permis l'enregistrement de la ligne d'écriture : il peut s'agir, par exemple, de la facture transférée par la Gestion commerciale. Cacher le filtre/Afficher le filtre : En cliquant sur le bouton Cacher le filtre ou Afficher le filtre, il est possible d'afficher ou de masquer une ligne de filtre qui se positionne immédiatement avant les lignes d'écritures. Ce filtre contient des champs saisissables et permet d'affiner les sélections effectuées grâce aux filtres comptables mentionnés dans les paragraphes précédents. Rafraîchir : Ce bouton permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre de consultation, lorsque celui-ci a été modifié par une action effectuée dans une autre fenêtre (lettrage, saisie journal...). Principes de lettrage et de délettrage Accès : Le lettrage est possible à partir la fenêtre de Consultation comme à partir de la fenêtre de Lettrage. Principes du lettrage 59 EBP Compta Classic Le lettrage consiste à : - sélectionner sur un compte au moins deux lignes d'écritures dont les montants s'équilibrent et qui ont trait à une opération commune, - puis à appliquer un même code alphanumérique appelé "code lettrage" ainsi qu'une même date de lettrage à ces lignes. Une facture n° 1234 de 1000 € est émise le 18/02/2008 au client DUPONT. Le 25/02/2008, le client Dupont adresse un chèque de 500 €, référencé 1234. Le 10/03/2008, le client Dupont adresse un nouveau chèque de 500 €, référence 1234. Ces deux règlements peuvent être identifiés comme venant solder la facture émise. Dès lors, ses trois lignes d'écriture peuvent être sélectionnées dans le compte du client DUPONT pour être identifiées par un même code et une même date de lettrage. La date de lettrage est la date système Date système = date et heure de l'ordinateur. à laquelle le lettrage a été effectué. Le lettrage peut être effectué aussi bien dans la fenêtre de Consultation que dans la fenêtre de Lettrage simplifié. Activer l'option sur le compte Pour que le lettrage ou le délettrage soient possibles, il faut que le compte soit de type Détail et que l'option "Autoriser le lettrage" soit activée sur sa fiche compte. Sélection des lignes La sélection des lignes peut se faire de deux façons différentes : - Soit grâce à la souris seule, en cochant la case située sur chaque ligne à l'extrême gauche de la fenêtre. - Soit en combinant le clavier et la souris (touche Ctrl + clic gauche). - Soit encore en combinant différentes touches du clavier (touche Ctrl + barre d'espace). Dans tous les cas, les lignes sélectionnées sont mises en surbrillance. En pied de masque, un "total des lignes sélectionnées" apparaît. - Cette ligne de totalisation est calculée en temps réel au fur et à mesure des sélections des lignes d'écritures. - Elle permet de contrôler immédiatement l'équilibrage de ces lignes qui conditionne l'exécution du traitement. Choix des boutons Le choix des boutons dépend du type des lignes sélectionnées. Si aucune des lignes sélectionnées n'est lettrée et que ces lignes sont équilibrées, alors le bouton "Lettrer" est accessible. Dans tous les autres cas, seul le bouton "Délettrer" est accessible. Option de lettrage automatique Une fonction de lettrage automatique est disponible. Gestion du code lettrage lors du lettrage de lignes d'écriture Lorsque des lignes non lettrées dont les montants s'équilibrent sont sélectionnées et que le lettrage est demandé, alors le "Prochain code lettrage" renseigné sur la fiche compte est proposé par défaut. Si le code lettrage proposé est accepté, alors : - le code lettrage proposé et la date de lettrage sont affectés à chacune des lignes sélectionnées, - un prochain code lettrage est calculé puis est reporté sur la fiche compte. Si le code lettrage proposé par défaut est modifié, alors : - le code lettrage saisi et la date de lettrage sont affectés à chacune des lignes sélectionnées, - un prochain code lettrage est calculé par rapport au code lettrage saisi puis est reporté sur la fiche compte. Gestion du code lettrage lors du délettrage des lignes d'écriture 60 MANUEL Lorsque des lignes lettrées dont les montants s'équilibrent et dont les codes lettrage sont identiques sont sélectionnées et que le délettrage est demandé, alors le code lettrage et la date de lettrage sont supprimés de toutes les lignes sélectionnées. La suppression de ce lettrage est sans impact sur le champ "Prochain code lettrage" de la fiche compte. Options de délettrage Le délettrage s'opère : - sur toutes les lignes sélectionnées déjà lettrées, - mais aussi sur les toutes lignes non sélectionnées possédant le même code lettrage. Pour faciliter le délettrage, trois options sont disponibles en cliquant sur le bouton "Délettrer" de la barre d'outils : Délettrer par compte : cette action permet de délettrer en une seule opération toutes les lignes déjà lettrées sur ce compte. Délettrer par code : cette action permet de définir une fourchette de codes lettrage puis de délettrer toutes les lignes d'écritures déjà lettrées sur lesquelles ces codes lettrage apparaissent et, cela, quelque soit leur date de lettrage. Délettrer par date : cette action permet de définir une fourchette de dates de lettrage puis de délettrer toutes les lignes d'écritures déjà lettrées sur lesquelles ces dates apparaissent et, cela, quelque soit leur code de lettrage. RAPPROCHEMENT BANCAIRE Liste des rapprochements Accès : Quotidien - Rapprochement La gestion de la liste des rapprochements est commune à toutes les listes. Un compte peut faire l'objet d'un rapprochement s'il remplit toutes ces conditions simultanément : - Il est de nature Compte pour rapprochement. - Il est défini comme étant compte de contrepartie d'un journal de type Trésorerie. - L'option Type de rapprochement par compte ou Type de rapprochement par journal est sélectionnée dans la fiche de ce compte. Création d'un nouveau rapprochement Lors de la création d'un rapprochement, une boîte de dialogue s'affiche. Il faut obligatoirement y renseigner les trois champs suivants : Le compte à rapprocher, qui peut être saisi directement ou sélectionné grâce à la liste déroulante. Le libellé du rapprochement, qui est saisissable et laissé au libre choix de l'utilisateur. La date de rapprochement, qui peut être saisie ou sélectionnée grâce au calendrier, en veillant à respecter les conditions suivantes : - elle doit être comprise dans l'exercice courant ; - elle doit être postérieure à la dernière date de rapprochement utilisée pour créer un rapprochement sur le même compte. Deux actions sont possibles sur cette boîte de dialogue : Valider : Pour valider les éléments saisis ou sélectionnés dans la boîte de dialogue et accéder directement au rapprochement. Annuler : Pour fermer la boîte de dialogue sans créer le rapprochement. Les trois éléments constitutifs du rapprochement (compte, libellé et date de rapprochement) ne sont plus modifiables dès que le rapprochement est créé. 61 EBP Compta Classic La date de rapprochement détermine l'extraction des lignes d'écriture : seules les lignes d'écriture possédant une date d'écriture antérieure ou égale à la date de rapprochement seront visibles dans le rapprochement créé. Les écritures simulées ne sont pas prises en compte dans cette extraction. Suppression d'un rapprochement La suppression d'un rapprochement est possible, même si des pointages ont déjà été effectués sur ce rapprochement. En revanche, seule la suppression du dernier rapprochement existant pour un compte sur tous les exercices du dossier est possible. Rapprochement bancaire manuel Accès : Quotidien - Rapprochement La gestion de la fenêtre de rapprochement est commune à toutes les fiches. Les rapprochements bancaires sont accessibles à partir de la liste des rapprochements. Principes du rapprochement bancaire Le rapprochement bancaire est un document qui permet de vérifier la concordance entre le compte "Banque" tenu par l'entreprise et le relevé bancaire adressé périodiquement par la banque. Ce document est obtenu en attribuant un code pointage et une date de pointage (correspondant à la date de rapprochement) à toutes les lignes d'écriture qui figurent à la fois dans le compte "Banque" de l'entreprise et dans le relevé bancaire. Le rapprochement bancaire doit être équilibré, c'est-à-dire que l'écart de rapprochement doit afficher un solde nul (0,00). La fenêtre de rapprochement est divisée en plusieurs parties Les Paramètres Les paramètres affichent des données dépendantes des éléments que vous avez saisis dans la boîte de création du rapprochement : Numéro de compte à rapprocher, Date de rapprochement, Solde du compte à rapprocher tel qu'il ressort de votre comptabilité à la Date du rapprochement. Dès que le rapprochement est créé, ces paramètres ne sont plus modifiables. La zone Ecart Solde du relevé : Dans ce champ doit être saisi le solde réel du compte à rapprocher à la date de rapprochement figurant sur le relevé de compte adressé par l'établissement bancaire. Si le solde final de ce relevé est créditeur, alors le montant à saisir doit être positif. Si le solde final de relevé est débiteur, alors le montant à saisir doit être négatif. Solde des lignes non pointées : Ce solde représente la différence entre la somme des montants débiteurs et la somme des montants créditeurs de toutes les lignes comptabilisées sur le compte à rapprocher, qui ne possèdent pas encore code pointage et, ce, jusqu'à la date de rapprochement. Ecart de rapprochement : Ce champ doit afficher un montant nul (0,00) pour que le rapprochement soit équilibré. Le montant calculé correspond à la différence existant entre le Solde du compte, le Solde du relevé et les Solde des lignes non pointées. Le filtre sur les lignes à afficher Trois options existent dans ce filtre, elles sont accessibles grâce à la liste déroulante : Toutes : Toutes les lignes d'écritures possédant ou non un code pointage et ayant une date d'écriture antérieure ou égale à la date de rapprochement sont affichées. Rapprochées : Seules les lignes d'écritures possédant un code pointage et ayant une date d'écriture antérieure ou égale à la date de rapprochement sont affichées. Non rapprochées : 62 MANUEL Seules les lignes d'écritures ne possédant pas de code pointage mais ayant une date d'écriture antérieure ou égale à la date de rapprochement sont affichées. Les lignes non rapprochées représentent toutes les opérations en suspens qui devront être pointées dans l'avenir. Ce filtre est proposé systématiquement lors de l'ouverture d'un rapprochement. Lors du pointage ou du dépointage d'une ligne d'écriture, l'affichage des lignes est mis à jour en temps réel. Ainsi, par exemple, si le filtre des lignes à afficher est à "Non rapprochées", alors chaque ligne "disparaît" de l'affichage au fur et à mesure de l'avancement du pointage. Chacune de ces lignes peut ensuite être retrouvée dans les filtres "Toutes" ou "Rapprochées" avec la mention du code et de la date de pointage qui leur a été attribués. Le prochain code pointage Le code pointage est par défaut à "Ok". Il peut être modifié de deux façons différentes : - Soit en saisissant directement dans le champ "Prochain code pointage". Dans ce cas, ce nouveau code pointage devient le code pointage par défaut et est proposé lors de tous les pointages ultérieurs. - Soit en saisissant directement ce code sur la ligne d'écriture en cours de pointage. Dans ce cas, le code saisi sur la ligne est recopié dans le champ "Prochain code pointage" et est proposé par défaut lors de tous les pointages ultérieurs. Dans tous les cas, la modification de ce code est sans impact sur les lignes d'écritures déjà pointées. Le corps du rapprochement Le corps du rapprochement affiche toutes les lignes d'écritures correspondant aux critères de filtrage définis dans la zone "Paramètres" et dans le filtre sur les "lignes à afficher". Le pointage et le dépointage dans un rapprochement Chaque ligne d'écriture peut être pointée ou dépointée indépendamment des autres lignes et cela de différentes façons : - Soit en double cliquant sur une ligne. - Soit en saisissant ou en supprimant les caractères du code pointage. - Soit en faisant "Entrée" sur la ligne désirée. - Soit en activant les boutons Pointer et Dépointer. Des groupes de lignes d'écritures peuvent être pointés en une seule opération en activant le bouton Pointer par Date qui ouvre la boîte de dialogue dans laquelle il faut renseigner : - Code pointage : Ce code pointage est par défaut le "Prochain code pointage" défini dans la fenêtre de rapprochement, mais peut être modifié. - Pointer toutes les lignes jusqu'au : La date de rapprochement est proposée par défaut mais peut être modifiée, soit en saisissant directement dans le champ, soit en sélectionnant la date dans le calendrier. - Si l'exécution du pointage est demandée, alors toutes les lignes d'écriture saisies à une date antérieure ou égale à la date limite et non encore pointées seront pointées avec le code pointage défini. Des groupes de lignes d'écritures peuvent être dépointés en une seule opération en activant le bouton Dépointer par code qui ouvre la boîte de dialogue dans laquelle il faut renseigner : - La fourchette de codes de pointage à supprimer : Par défaut, les codes proposés sont les codes pointage existants sur le rapprochement affiché. Ils peuvent être modifiés de façon à restreindre la fourchette proposée. - Si l'exécution du dépointage est demandée, alors toutes les lignes d'écritures affichées dans le rapprochement et possédant les codes pointage définis sont dépointées. Cette action est sans impact sur les lignes d'écritures pointées avec ces mêmes codes sur d'autres rapprochements que celui affiché. Les autres actions possibles dans un rapprochement Saisie : En sélectionnant une ligne d'écriture dans le rapprochement, il est possible d'accéder à la fenêtre de saisie en étant directement positionné sur la ligne d'origine. Consultation : En sélectionnant une ligne d'écriture dans le rapprochement, il est possible d'accéder à la fenêtre de consultation du compte concerné en étant directement positionné sur la ligne. Afficher/cacher le filtre : En cliquant sur ce bouton, il est possible de faire apparaître ou disparaître une ligne de filtre supplémentaire. Cette ligne se positionne juste avant la première ligne d'écriture dans le corps du rapprochement ; ces champs sont saisissables et permettent de faciliter la recherche des lignes. Vues : Une vue du rapprochement est proposée par défaut. Néanmoins, les vues sont paramétrables en fonction des besoins. Lignes affichées dans le rapprochement mais pointées sur un autre rapprochement 63 EBP Compta Classic Des lignes d'écritures peuvent être affichées dans un rapprochement mais être pointées sur un rapprochement postérieur au rapprochement affiché. Dans ce cas, ces lignes sont affichées en grisé et en italique et mentionnent la date de rapprochement, le code de rapprochement et le libellé du rapprochement sur lequel le pointage a été effectué. Toute action sur ces lignes ne pourra évidemment se faire que sur le rapprochement concerné. Particularité du rapprochement par journal : récupération de toutes les lignes du journal RAN. Toutes les lignes saisies manuellement dans le journal RAN s'affichent dans le rapprochement bancaire, sauf les lignes mouvementant le compte à rapprocher. Pour effectuer un rapprochement correct, deux solutions sont possibles : - soit, pointer toutes les lignes provenant de RAN, car leur différence est égale au montant saisi sur le compte à rapprocher. - soit, revenir dans le journal RAN, remplacer le compte de banque à rapprocher par le compte de virements internes "580", puis saisir une Opération Diverses pour solder le "580" par le compte de banque à rapprocher. Cette seconde solution évite d'afficher dans le rapprochement des lignes d'A Nouveaux non pertinentes. DÉCLARATION DE TVA Liste des déclarations de TVA Accès : Quotidien - Déclarations de TVA La gestion de la liste des déclarations de TVA est commune à toutes les listes. Cette liste affiche toutes les déclarations créées et sauvegardées sur l'exercice courant. Les modifications et suppressions de déclarations de TVA sont possibles. Néanmoins, ces opérations risquent d'entraîner des incohérences avec les déclarations suivantes déjà sauvegardées et auront un impact sur les déclarations à créer. Création d'une nouvelle déclaration de TVA Une boîte de dialogue permet de choisir les paramétrages de la déclaration à créer. Déclaration * : La liste des déclarations proposées dépend du régime choisi dans les options du dossier. En régime ST (Régime Simplifié Annuel), seule la déclaration 3517 CA12 est disponible. Pour les autres régimes, la déclaration 3310 CA3 ainsi que l'annexe 3310A sont disponibles. Période * : Une liste déroulante affiche les périodes selon le régime défini dans les options du dossier. En régime ST (Régime Simplifié Annuel), seul l'exercice courant est disponible. En régime mensuel, tous les mois de l'exercice sont disponibles. En régime trimestriel, tous les trimestres de l'exercice sont disponibles. Si plusieurs régimes ont été définis dans les options du dossier, c'est le dernier régime de l'exercice courant qui est pris en compte. Choisissez les feuillets que vous désirez inclure dans la déclaration Dans cette partie, vous pouvez choisir d'ajouter des feuillets supplémentaires à la déclaration que vous avez déjà choisie. Ainsi, lorsque vous réaliserez l'aperçu de la déclaration de TVA, vous verrez afficher tous les feuillets sélectionnés et tous les montants qui doivent l'être seront automatiquement reportés d'un feuillet à l'autre. Ces choix restent réversibles grâce à un bouton existant dans la fenêtre de déclaration de TVA. Fenêtre de la déclaration de TVA Accès : Quotidien - Déclaration de TVA Cette fenêtre est découpée en quatre onglets : Lignes sur débits 64 MANUEL Cet onglet permet de visualiser toutes les lignes saisies sur des comptes de TVA ayant l'option de calcul "Sur Débits" et toutes les lignes saisies sur des comptes soumis à TVA inclus dans les mêmes écritures. Il est possible d'accéder à la saisie journal comptabilisant cette écriture , soit en double-cliquant sur une ligne présente dans l'onglet, soit en cliquant sur le bouton Saisie par journal. Lignes sur encaissements Cet onglet permet de visualiser l'ensemble des lignes de règlement saisies sur des comptes de nature Tiers, dont l'échéance est affectée à une facture qui possède un compte de TVA ayant l'option de calcul "Sur Encaissements". Il est possible d'accéder à la saisie journal comptabilisant cette écriture, soit en double-cliquant sur une ligne présente dans l'onglet, soit en cliquant sur le bouton Saisie par journal. Aperçu Cet onglet permet de visualiser la déclaration de TVA à proprement parler (déclaration sous forme CERFA). De nombreux boutons vous permettent de naviguer dans votre déclaration (Page précédente / Page suivante) de l'imprimer, d'effectuer des recherches... Lignes non déclarées Contenu de l'onglet Cet onglet présente toutes les lignes d'écriture non incluses dans la déclaration de TVA. Il peut s'agir : - de lignes d'écriture saisies sur des comptes non correctement paramétrés, - de lignes d'écriture saisies sur des comptes paramétrés correctement mais dont le code taxe est inexistant sur le dossier, - de règlements non affectés à une échéance. Compte non correctement paramétré : Compte 701 (Ventes de produits finis) Territorialité : France Type d'opération : Biens et prestations de services Nature de taxe : (non renseignée) (>>>> ce paramétrage manquant doit être complété) Compte correctement paramétré, mais donc le code taxe est inexistant : Compte 627 (Services bancaires et assimilés) Territorialité : France Type d'opération : Biens et prestations de services Nature de taxe : Exonéré Interpréter et corriger les lignes de cet onglet Les lignes d'écritures saisies sur des comptes non correctement paramétrés apparaîtront dans le seul onglet Lignes non déclarées. Il convient donc de paramétrer correctement le compte problématique puis de relancer le calcul de la déclaration. Les lignes d'écriture concernées sont alors transférées dans l'onglet Lignes sur les Débits et incluses dans la déclaration. Les lignes d'écritures saisies sur des comptes correctement paramétrés (mais dont le code taxe est inexistant) apparaîtront à la fois dans l'onglet Lignes sur Débits et dans l'onglet Lignes non déclarées. Il convient uniquement de s'assurer que ces lignes d'écritures n'ont effectivement pas à être incluses dans une déclaration de TVA. Les lignes de règlements non affectés à une échéance apparaîtront dans le seul onglet Lignes non déclarées. Il convient d'affecter ces règlements à des échéances puis de relancer le calcul de la déclaration. Les lignes de règlements sont alors transférées dans l'onglet Lignes sur encaissements et incluses dans la déclaration. Autres fonctions 65 EBP Compta Classic Recalculer : Ce bouton permet de recalculer la déclaration de TVA après une nouvelle saisie ou une modification d'écriture. Le recalcul de la déclaration s'applique à tous les champs sur lesquels un calcul automatique est effectué, mais n'impacte pas les champs sans calcul. Sur la ligne 08 de la déclaration de TVA 3310 CA3 (année 2008), la Base Hors taxe est calculée automatiquement et affiche un montant de 5000 Euros. Vous choisissez de modifier ce montant et de le remplacer par 5002 Euros : votre saisie est prise en compte dans la déclaration. Si vous lancez le recalcul, alors le montant initial de 5000 Euros est réaffiché. En revanche, sur la ligne 25 de la déclaration de TVA 3310 CA3 (année 2008), le crédit de TVA est sans calcul. Vous choisissez d'y saisir un montant de 1000 Euros. Si vous lancez le recalcul, alors le montant saisi reste affiché. Valider : Ce bouton permet de valider définitivement la déclaration de TVA et empêche dorénavant toute modification de la déclaration de TVA concernée. En revanche, la suppression d'une déclaration de TVA validée reste possible. Dans ce cas, un événement avec justificatif sera enregistré. Ajouter / Retirer des feuillets : Lors de la création de la déclaration de TVA, si vous avez oublié d'ajouter certains feuillets ou, au contraire, si vous en avez ajouté à tort, alors ce bouton vous permet d'ajouter le feuillet manquant ou de retirer le feuillet inutile. Aperçu de la déclaration de TVA Accès : Quotidien - Déclaration de TVA La déclaration de TVA se décompose en deux parties : En-tête Les champs de l'en-tête recopient la période de déclaration sélectionnée dans la liste ainsi que l'adresse du Centre des Impôts, du dossier et toutes les informations administratives nécessaires, déjà renseignées sur le dossier. Ces champs ne sont pas modifiables. La zone "Paiement, Date et Signature" est accessible et doit être renseignée avant envoi. Corps de la déclaration de TVA Les différents champs de la déclaration de TVA sont renseignés en fonction des écritures incluses dans la période et des paramètres choisis sur les comptes de nature Comptes soumis à TVA et de nature Comptes de TVA. La liaison entre les lignes d'écriture et les champs de la déclaration de TVA se fait grâce aux codes taxes. La plupart des champs sont modifiables (champs grisés). Les saisies effectuées directement sur les déclarations dans les champs saisissables n'ont aucun impact sur la comptabilité. Case Néant : Cocher la case Néant permet de vider le formulaire mais n'empêche pas d'y saisir des montants. D'autre part, les lignes restent rattachées à la déclaration : elles ne seront donc pas présentées dans la déclaration suivante. Un document répertorie un grand nombre de paramétrage de comptes ainsi que des schémas d'écritures en fonction du type d'opération à comptabiliser : pour le consulter, cliquer ici. Un document répertorie également un certain nombre de régularisations à saisir, lorsque la déclaration contient des montants négatifs : pour le consulter, cliquer ici. Régularisation d'une déclaration de TVA 66 MANUEL Dans certains cas, il peut s'avérer que votre déclaration de TVA présente des valeurs erronées ou non admissibles par l'administration. Ci-dessous sont listés un certains nombres de cas qui peuvent vous aidés à régulariser votre déclaration de TVA. TVA : Montants négatifs La déclaration de TVA ne doit pas contenir de montants négatifs. Or, un montant de TVA à déclarer peut être négatif dans le cas où la somme des avoirs pour un type de TVA est supérieure à la somme des factures pour le même type de TVA. Ces cas doivent être gérés en régularisation. CA3 : Saisie des régularisations Ligne 02 négative (Autres opérations imposables) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes sur autres opérations imposables est supérieure à la somme des factures de ventes sur autres opérations imposables. Vous devez saisir : - Ligne 02 : montant des factures de ventes sur autres opérations imposables. - Ligne 3C : montant des avoirs de ventes sur autres opérations imposables (sans signe -). - Lignes 08 à 14 (taxe) : vous devez répercuter la modification de la ligne 02 sur une ou plusieurs de ces lignes (les avoirs de la ligne 3C ne doivent pas être repris sur ces lignes). - Ligne 21 : montant de la TVA des avoirs de ventes sur autres opérations imposables (sans signe -). Ligne 03 négative (Acquisitions intracommunautaires) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’achats en UE est supérieure à la somme des factures d’achats en UE. Vous devez saisir : - Ligne 03 : montant des factures d’achats en UE. - Ligne 3C : montant des avoirs d’achats en UE (sans signe -). - Lignes 08 à 14 (taxe) : vous devez répercuter la modification de la ligne 03 sur une ou plusieurs de ces lignes (les avoirs de la ligne 3C ne doivent pas être repris sur ces lignes). - Ligne 17 : montant de la TVA des factures d’achats en UE. - Ligne 21 : montant de la TVA des avoirs d’achats en UE (sans signe -). Voir aussi le paragraphe Ligne 20 négative si nécessaire. Ligne 3A négative (Livraisons de gaz naturel ou d’électricité imposables en France) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’achats de gaz imposables est supérieure à la somme des factures d’achats de gaz imposables. Vous devez saisir : - Ligne 3A : montant des factures d’achats de gaz imposables. - Ligne 3C : montant des avoirs d’achats de gaz imposables (sans signe -). - Lignes 08 à 14 (taxe) : vous devez répercuter la modification de la ligne 3A sur une ou plusieurs de ces lignes (les avoirs de la ligne 3C ne doivent pas être repris sur ces lignes) - Ligne 21 : montant de la TVA des avoirs d’achats de gaz imposables (sans signe -). Voir aussi le paragraphe Ligne 20 négative si nécessaire. Ligne 3B négative (Achats de biens ou services auprès d’un assujetti non établi en France) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’achats auprès d’un assujetti non établi en France est supérieure à la somme des factures d’achats auprès d’un assujetti non établi en France. Vous devez saisir : - Ligne 3B : montant des factures d’achats auprès d’un assujetti non établi en France. - Ligne 3C : montant des avoirs d’achats auprès d’un assujetti non établi en France (sans signe -). - Lignes 08 à 14 (taxe) : vous devez répercuter la modification de la ligne 3B sur une ou plusieurs de ces lignes (les avoirs de la ligne 3C ne doivent pas être repris sur ces lignes) - Ligne 21 : montant de la TVA des avoirs d’achats auprès d’un assujetti non établi en France (sans signe -). Voir aussi le paragraphe Ligne 20 négative si nécessaire. 67 EBP Compta Classic Ligne 04 négative (Exportations hors CE) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’exportations hors CE est supérieure à la somme des factures d’exportations hors CE. Vous devez saisir : - Ligne 04 : montant des factures d’exportations hors CE. - Ligne 7B : montant des avoirs d’exportations hors CE (sans signe -). Ligne 05 négative (Autres opérations non imposables) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes sur autres opérations non imposables est supérieure à la somme des factures de ventes sur autres opérations non imposables. Vous devez saisir : - Ligne 05 : montant des factures de ventes sur autres opérations non imposables. - Ligne 7B : montant des avoirs de ventes sur autres opérations non imposables (sans signe -). Ligne 06 négative (Livraisons intracommunautaires) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes en UE est supérieure à la somme des factures de ventes en UE. Vous devez saisir : - Ligne 06 : montant des factures de ventes en UE. - Ligne 7B : montant des avoirs de ventes en UE (sans signe -). Ligne 6A négative (Livraisons de gaz naturel ou d’électricité non imposables en France) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes de gaz non imposables est supérieure à la somme des factures de ventes de gaz non imposables. Vous devez saisir : - Ligne 6A : montant des factures de ventes de gaz non imposables. - Ligne 7B : montant des avoirs de ventes de gaz non imposables (sans signe -). Ligne 07 négative (Achats en franchise) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’achats en franchise est supérieure à la somme des factures d’achats en franchise. Vous devez saisir : - Ligne 07 : montant des factures d’achats en franchise. - Ligne 7B : montant des avoirs d’achats en franchise (sans signe -). Ligne 7A négative (Ventes de biens ou services auprès d’un assujetti non établi en France) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes auprès d’un assujetti non établi en France est supérieure à la somme des factures de ventes auprès d’un assujetti non établi en France. Vous devez saisir : - Ligne 7A : montant des factures de ventes auprès d’un assujetti non établi en France. - Ligne 7B : montant des avoirs de ventes auprès d’un assujetti non établi en France (sans signe -). Ligne 08 négative (Opérations réalisées en France à 19,60 %) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes France à 19,60 % est supérieure à la somme des factures de ventes France à 19,60 %. Vous devez saisir : - Ligne 3C : montant des avoirs de ventes France à 19,60 % (sans signe -). - Lignes 08 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes France à 19,60 %. - Ligne 21 : montant de la TVA des avoirs de ventes France à 19,60 % (sans signe -). Ligne 09 négative (Opérations réalisées en France à 5,50 %) 68 MANUEL Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes France à 5,50 % est supérieure à la somme des factures de ventes France à 5,50 %. Vous devez saisir : - Ligne 3C : montant des avoirs de ventes France à 5,50 % (sans signe -) - Lignes 09 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes France à 5,50 % - Ligne 21 : montant de la TVA des avoirs de ventes France à 5,50 % (sans signe -). Ligne 10 négative (Opérations réalisées dans les DOM à 8,50 %) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes DOM à 8,50 % est supérieure à la somme des factures de ventes DOM à 8,50 %. Vous devez saisir : - Ligne 3C : montant des avoirs de ventes DOM à 8,50 % (sans signe -). - Lignes 10 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes DOM à 8,50 %. - Ligne 21 : montant de la TVA des avoirs de ventes DOM à 8,50 % (sans signe -). Ligne 11 négative (Opérations réalisées dans les DOM à 2,10 %) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes DOM à 2,10 % est supérieure à la somme des factures de ventes DOM à 2,10 %. Vous devez saisir : - Ligne 3C : montant des avoirs de ventes DOM à 2,10 % (sans signe -). - Lignes 11 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes DOM à 2,10 %. - Ligne 21 : montant de la TVA des avoirs de ventes DOM à 2,10 % (sans signe -). Ligne 13 négative (Opérations imposables à un ancien taux) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes à un ancien taux est supérieure à la somme des factures de ventes à un ancien taux. Vous devez saisir : - Ligne 3C : montant des avoirs de ventes à un ancien taux (sans signe -). - Lignes 13 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes à un ancien taux. - Ligne 21 : montant de la TVA des avoirs de ventes à un ancien taux (sans signe -). Ligne 14 négative (Opérations imposables à un taux particulier) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes à un taux particulier est supérieure à la somme des factures de ventes à un taux particulier. Vous devez saisir : - Ligne 3C : montant des avoirs de ventes à un taux particulier (sans signe -). - Lignes 14 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes à un taux particulier. - Ligne 21 : montant de la TVA des avoirs de ventes à un taux particulier (sans signe -). Ligne 19 négative (TVA sur biens constituant des immobilisations) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs sur immobilisations est supérieure à la somme des factures sur immobilisations. Vous devez saisir : - Ligne 3C : montant des avoirs d’immobilisations (sans signe -). - Ligne 15 : montant de la TVA des avoirs d’immobilisations (sans signe -). - Ligne 19 : montant de la TVA des factures d’immobilisations. Ligne 20 négative (TVA sur autres biens et services) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’achats est supérieure à la somme des factures d’achats. Vous devez saisir : - Ligne 3C : montant des avoirs d’achats (sans signe -). - Ligne 15 : montant de la TVA des avoirs d’achats (sans signe -). - Ligne 20 : montant de la TVA des factures d’achats. 69 EBP Compta Classic CA12 : Saisie des régularisations Lignes 01, 02, 03, 04, 4B ou 4D négatives (TVA collectée non imposable) Pour ces lignes, vous n’avez aucune régularisation à saisir. Ligne 05 négative (Opérations réalisées en France à 19,60 %) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes France à 19,60 % est supérieure à la somme des factures de ventes France à 19,60 %. Vous devez saisir : - Ligne 05 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes France à 19,60 %. - Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs de ventes France à 19,60 % (sans signe -). Ligne 06 négative (Opérations réalisées en France à 5,50 %) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes France à 5,50 % est supérieure à la somme des factures de ventes France à 5,50 %. Vous devez saisir : - Ligne 06 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes France à 5,50 %. - Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs de ventes France à 5,50 % (sans signe -). Ligne 07 négative (Opérations réalisées dans les DOM à 8,50 %) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes DOM à 8,50 % est supérieure à la somme des factures de ventes DOM à 8,50 %. Vous devez saisir : - Ligne 07 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes DOM à 8,50 %. - Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs de ventes DOM à 8,50 % (sans signe -). Ligne 08 négative (Opérations réalisées dans les DOM à 2,10 %) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes DOM à 2,10 % est supérieure à la somme des factures de ventes DOM à 2,10 %. Vous devez saisir : - Ligne 08 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes DOM à 2,10 % - Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs de ventes DOM à 2,10 % (sans signe -). Ligne 09 négative (Opérations imposables à un taux particulier) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes à un taux particulier est supérieure à la somme des factures de ventes à un taux particulier. Vous devez saisir : - Ligne 09 (base) : montant des factures de ventes à un taux particulier. - Ligne 09 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes à un taux particulier. - Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs de ventes à un taux particulier (sans signe -). Ligne 10 négative (Opérations imposables à un ancien taux) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes à un ancien taux est supérieure à la somme des factures de ventes à un ancien taux. Vous devez saisir : - Ligne 10 (base) : montant des factures de ventes à un ancien taux. - Ligne 10 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes à un ancien taux - Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs de ventes à un ancien taux (sans signe -). Ligne AA négative (Livraisons de gaz naturel ou d’électricité imposables en France) 70 MANUEL Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’achats de gaz imposables est supérieure à la somme des factures d’achats de gaz imposables. Vous devez saisir : - Ligne AA (base) : montant des factures d’achats de gaz imposables. - Ligne AA (taxe) : montant de la TVA des factures d’achats de gaz imposables. - Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs d’achats de gaz imposables (sans signe -). Voir aussi le paragraphe Ligne 20 négative si nécessaire. Ligne AB négative (Achats de biens ou services auprès d’un assujetti non établi en France) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’achats auprès d’un assujetti non établi en France est supérieure à la somme des factures d’achats auprès d’un assujetti non établi en France. Vous devez saisir : - Ligne AB (base) : montant des factures d’achats auprès d’un assujetti non établi en France - Ligne AB (taxe) : montant de la TVA des factures d’achats auprès d’un assujetti non établi en France - Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs d’achats auprès d’un assujetti non établi en France (sans signe -). Voir aussi le paragraphe Ligne 20 négative si nécessaire. Ligne 13 négative (Autres opérations imposables) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs de ventes sur autres opérations imposables est supérieure à la somme des factures de ventes sur autres opérations imposables. Vous devez saisir : - Ligne 13 (base) : montant des factures de ventes sur autres opérations imposables. - Ligne 13 (taxe) : montant de la TVA des factures de ventes sur autres opérations imposables. - Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs de ventes sur autres opérations imposables (sans signe -). Ligne 14 négative (Acquisitions intracommunautaires) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’achats en UE est supérieure à la somme des factures d’achats en UE. Vous devez saisir : - Ligne 14 (base) : montant des factures d’achats en UE. - Ligne 14 (taxe) : montant de la TVA des factures d’achats en UE. - Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs d’achats en UE (sans signe -). Voir aussi le paragraphe Ligne 20 négative si nécessaire. Ligne 15 négative (Acquisitions intracommunautaires d’immobilisations) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’immobilisations en UE est supérieure à la somme des factures d’immobilisations en UE. Vous devez saisir : - Ligne 14 (base) : montant des factures d’achats et immobilisations en UE. - Ligne 14 (taxe) : montant de la TVA des factures d’achats et immobilisations en UE. - Ligne 15 : montant de la TVA des factures d’immobilisations en UE. - Ligne 25 : montant de la TVA des avoirs d’immobilisations en UE (sans signe -). Voir aussi le paragraphe Ligne 23 négative si nécessaire. Ligne 20 négative (Déductions sur factures) Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs d’achats est supérieure à la somme des factures d’achats. Vous devez saisir : - Ligne 18 : montant de la TVA des avoirs d’achats (sans signe -). - Ligne 20 : montant de la TVA des factures d’achats. Ligne 23 négative (TVA déductible sur immobilisations) 71 EBP Compta Classic Vous êtes dans le cas suivant : la somme des avoirs sur immobilisations est supérieure à la somme des factures sur immobilisations. Vous devez saisir : - Ligne 18 : montant de la TVA des avoirs d’immobilisations (sans signe -). - Ligne 23 : montant de la TVA des factures d’immobilisations. Paramétrage des comptes de TVA et schémas d'écritures Ce document présente un certain nombre de types d'opérations soumises à TVA. Pour chacun de ces types d'opération, il répertorie le paramétrage des comptes de TVA et des comptes soumis à TVA à utiliser, le schéma d'écriture à comptabiliser ainsi que les déclarations et numéros de lignes impactés par ces comptabilisations. Achats de marchandises - pour un dossier ayant son établissement en France 1 - Achats France 19.6 % Déclarations concernées et lignes impactées : J'identifie cette écriture comme étant une "Facture non parvenue ou à émettre" : - CA3 : Lignes 01 et 08 - CA12 : Ligne 05 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 44566xxx - TVA : Territorialité : France Nature de taxe : France continentale 19.6 %. - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialté : France Nature de taxe : France continentale 19.6 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.196.00 € 44566xxx - Débit - 196.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € 2 - Achats France 5.5 % Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Lignes 01 et 09 - CA12 : Ligne 06 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 44566xxx - TVA : Territorialité : France Nature de taxe : France continentale 5.5 %. - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialté : France Nature de taxe : France continentale 5.5 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.055.00 € 44566xxx - Débit - 55.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € 3 - Achats UE à 19.6 % (acquisition intracommunautaire) Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Lignes 03, 08, 17 et 20 - CA12 : Lignes 14 et 20 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 4452xxx - Tva due intracommunautaire : 72 MANUEL sans paramétrage - 44566xxx - TVA : Territorialité : Intracommunautaire Nature de taxe : Intracommunaitaire 19.6 % - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialté : Intracommunautaire Nature de taxe : Intracommunautaire 19.6 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 4452xxxx - Crédit - 196.00 € 44566xxx - Débit - 196.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € 4 - Achats UE à 5.5 % (acquisition intracommunautaire) Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Lignes 03, 09, 17 et 20 - CA12 : Lignes 14 et 20 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 4452xxx - Tva due intracommunautaire : sans paramétrage - 44566xxx - TVA : Territorialité : Intracommunautaire Nature de taxe : Intracommunaitaire 5.5 % - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialté : Intracommunautaire Nature de taxe : Intracommunautaire 5.5 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 4452xxxx - Crédit - 55.00 € 44566xxx - Débit - 55.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € 5 - Achats France de gaz ou électricité imposable à 19.6 % Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Lignes 3A, 09 et 20 - CA12 : Lignes AA et 20 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 4455xxx - Tva à décaisser en France : sans paramétrage - 44566xxx - TVA : Territorialité : France Nature de taxe : France continentale 19.6 % - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialté : France Nature de taxe : France continentale 19.6 % Type d'opération : Livraisons gaz/électricité imposables Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 4455xxxx - Crédit - 196.00 € 44566xxx - Débit - 196.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € 6 - Achats en franchise Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Ligne 07 - CA12 : Ligne 01 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 607xxx - Achats de marchandises : 73 EBP Compta Classic Territorialté : France Nature de taxe : Exonération Type d'opération : Achats en franchise Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € 7 - Achats à 19.6 % auprès d'un assujetti non établi en France Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Lignes 3B, 08 et 20 - CA12 : Lignes AB et 20 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 4455xxx - Tva à décaisser en France : sans paramétrage - 44566xxx - TVA : Territorialité : Assujetti établi hors de France Nature de taxe : Assujetti hors de France 19.6 % - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialté : Assujetti hors de France Nature de taxe : Assujetti établi hors de France 19.6 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 4455xxxx - Crédit - 196.00 € 44566xxx - Débit - 196.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € 8 - Facture d'acompte d'achat à 19.6 % Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 44586xxx - Tva sur le chiffre d'affaires sur factures non parvenues : sans paramétrage - 44566xxx - TVA : Territorialité : France Nature de taxe : France continentale 19.6 % - 4091xxx - Fournisseurs - Avances et acomptes versés sur commandes sans paramétrage Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.196.00 € 44586xxx - Crédit - 196.00 € 44566xxx - Débit - 196.00 € 4091xxxx - Débit - 1.196.00 € Dans ce cas-là, le montant de la TVA déductible n'est pas intégré à la déclaration, il est donc nécessaire de corriger manuellement le montant qui y est affiché. Ces lignes d'écriture sont visibles sur l'onglet "Lignes non déclarées" de la fenêtre de déclaration de TVA. Prestations de service UE à 19.6 % (client assujetti en France, fournisseur UE) 9 - Prestations de service UE à 19.6 % (client assujetti en France, fournisseur UE) Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Lignes 2A, 08, 17 et 20 - CA12 : Lignes AC et 20 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : Sans paramétrage - 4452xxx - Tva due intracommunautaire : Sans paramétrage - 44566xxx - TVA : Territorialité : Intracommunautaire Nature de taxe : Intracommunaitaire 19.6 % - 604xxx - Achats de marchandises : 74 MANUEL Territorialté : Intracommunautaire Nature de taxe : Intracommunautaire 19.6 % Type d'opération : Achats de prestations de services intracommunautaires Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 4452xxxx - Crédit - 196.00 € 44566xxx - Débit - 196.00 € 604xxxxx - Débit - 1.000.00 € Achats d'immobilisations - pour un dossier ayant son établissement en France Les comptes à utiliser pour les achats d'immobilisations sont des comptes : - de nature "Comptes d'immobilisation" pour les comptes soumis à TVA - de nature "TVA sur achats d'immobilisation" pour les comptes de TVA. Leur paramétrage est sensiblement identique à celui des Achats de marchandises (établissement en France), à la différence que le type d'opération devient "Immobilisations de biens et prestations de services" pour les comptes soumis à TVA. D'autre part, les lignes de déclarations impactées par ces achats sont différentes des exemples précédents. Ventes de marchandises - pour un dossier ayant son établissement en France 10 - Ventes France 19.6 % Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Lignes 01 et 08 - CA12 : Ligne 05 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Client : sans paramétrage - 44571xxx - TVA : Territorialité : France Nature de taxe : France continentale 19.6 %. - 707xxx - Ventes de marchandises : Territorialté : France Nature de taxe : France continentale 19.6 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.196.00 € 44571xxx - Crédit - 196.00 € 707xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 11 - Ventes France 5.5 % Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Lignes 01 et 09 - CA12 : Ligne 06 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Client : sans paramétrage - 44571xxx - TVA : Territorialité : France Nature de taxe : France continentale 5.5 %. - 707xxx - Ventes de marchandises : Territorialté : France Nature de taxe : France continentale 5.5 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.055.00 € 44571xxx - Crédit - 55.00 € 707xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 12 - Ventes UE Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Ligne 06 - CA12 : Ligne 04 Comptes à utiliser et leur paramétrage : 75 EBP Compta Classic - 411xxx - Clients : sans paramétrage - 707xxx - Ventes de marchandises : Territorialté : Intracommunautaire Nature de taxe : Intracommunautaire exonération Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.000.00 € 707xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 13 - Ventes autres opérations imposables à 19.6 % Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Lignes 02 et 08 - CA12 : Ligne 13 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 44571xxx - TVA : Territorialité : France Nature de taxe : France continentale 19.6 % - 707xxx - Ventes de marchandises : Territorialté : France Nature de taxe : France continentale 19.6 % Type d'opération : Autres opérations imposables Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.196.00 € 44571xxx - Crédit - 196.00 € 707xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 14 - Autres ventes non imposables Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Ligne 05 - CA12 : Ligne 03 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Client : sans paramétrage - 707xxx - Ventes de marchandises : Territorialté : France Nature de taxe : Exonération Type d'opération : Autres opérations non imposables Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.000.00 € 707xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 15 - Ventes de gaz ou d'électricité non imposables Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Ligne 6A - CA12 : Ligne 4D Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Clients : sans paramétrage - 707xxx - Ventes de marchandises : Territorialté : France Nature de taxe : Exonération Type d'opération : Livraisons gaz/électricité non imposables Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.000.00 € 707xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 16 - Ventes auprès d'un assujetti non établi en France Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Ligne 7A - CA12 : Ligne 4B Comptes à utiliser et leur paramétrage : 76 MANUEL - 411xxx - Clients : sans paramétrage - 707xxx - Ventes de marchandises : Territorialté : Assujetti hors de France Nature de taxe : Assujetti établi hors de France exonération Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.000.00 € 707xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 17 - Facture d'acompte de ventes à 19.6 % Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Clients : sans paramétrage - 44587xxx - Tva sur le chiffre d'affaires sur factures à établir sans paramétrage - 44571xxx - TVA : Territorialité : France Nature de taxe : France continentale 19.6 % - 4191xxx - Clients - Avances et acomptes reçus sur commandes sans paramétrage Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.196.00 € 44587xxx - Débit - 196.00 € 44571xxx - Crédit - 196.00 € 4191xxxx - Crédit - 1.196.00 € Dans ce cas-là, le montant de la TVA collectée n'est pas intégré à la déclaration, il est donc nécessaire de corriger manuellement le montant affiché dans la déclaration. Ces lignes d'écriture sont visibles sur l'onglet "Lignes non déclarées" de la fenêtre de déclaration de TVA. Cas particuliers : Les opérations faites sous le régime de TVA non perçue et récupérable Vendeur établi en France métropolitaine et acheteur en DOM 18 - Comptabilité du vendeur (Territorialité du dossier France) Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Ligne 04 - CA12 : Ligne 02 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Clients : sans paramétrage - 7079xxx - Ventes de marchandises : Territorialité : Importation/exportation Nature de taxe : Importation/exportation Exonération Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.000.00 € 707xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 19 - Comptabilité de l'acheteur (Territorialité du dossier DOM) Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Lignes 19, 24 - CA12 : Ligne 20, 27 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 4456xxx - TVA : Territorialité : DOM Nature de la taxe : DOM 8.5 % ou 2.10 % Option de calcul : en fonction du fournisseur - 441xxx - Etat subvention à recevoir : sans paramétrage - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialité : Importation/exportation Nature de taxe : Importation/exportation Exonération Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 77 EBP Compta Classic 441xxx - Crédit - 85.00 € 4456xxx - Débit - 85.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € Dans ce cas-là, le montant de la TVA déductible n'est pas intégré à la déclaration, il est donc nécessaire de corriger manuellement le montant qui y est affiché. Vendeur établi en DOM et acheteur en France métropolitaine 20 - Comptabilité du vendeur (Territorialité du dossier DOM) Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Ligne 04 - CA12 : Ligne 02 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Clients : sans paramétrage - 7079xxx - Ventes de marchandises : Territorialité : Importation/exportation Nature de taxe : Importation/exportation Exonération Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.000.00 € 7079xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 21 - Comptabilité de l'acheteur (Territorialité du dossier France) Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : aucune ligne - CA12 : aucune ligne Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 607xxx - Ventes de marchandises : Territorialité : Importation/exportation Nature de la taxe : Importation/exportation Exonération Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € Vendeur établi en Guyane et acheteur établi en Réunion, ou vice-versa 22 - Comptabilité du vendeur (Territorialité du dossier DOM) Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Ligne 04 - CA12 : Ligne 02 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Clients : sans paramétrage - 7079xxx - Ventes de marchandises : Territorialté : Importation/exportation Nature de taxe : Importation/exportation Exonération Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.000.00 € 7079xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 23 - Comptabilité de l'acheteur (Territorialité du dossier DOM) Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : aucune ligne - CA12 : aucune ligne Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialité : Importation/exportation Nature de la taxe : Importation/exportation Exonération Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € 78 MANUEL Vendeur établi en Guadeloupe ou Martinique et acheteur établi en Guyane ou Réunion, ou vice-versa 24 - Comptabilité du vendeur (Territorialité du dossier DOM) Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Ligne 04 - CA12 : Ligne 02 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Clients : sans paramétrage - 7079xxx - Ventes de marchandises : Territorialité : Importation/exportation Nature de taxe : Importation/exportation Exonération Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.000.00 € 7079xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 25 - Comptabilité de l'acheteur (Territorialité du dossier DOM) Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : aucune ligne - CA12 : aucune ligne Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialité : Importation/exportation Nature de la taxe : Importation/exportation Exonération Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € Vendeur établi en Guadeloupe et acheteur établi en Martinique, ou vice-versa 26 - Comptabilité du vendeur (Territorialité du dossier DOM) Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Lignes 01, 2, 10, 11 - CA12 : Lignes 07, 08 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Clients : sans paramétrage - 4457xxx - TVA : Territorialté : DOM Nature de taxe : DOM en fonction du taux - 707xxx - Ventes de marchandises : Territorialté : DOM Nature de taxe : DOM en fonction du taux Type d'opération : Biens et prestations de services ou autres opérations imposables Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.085.00 € 4457xxxx - Crédit - 85.00 € 7079xxxx - Crédit - 1.000.00 € 27 - Comptabilité de l'acheteur (Territorialité du dossier DOM) Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : Lignes 19, 20 - CA12 : Lignes 23, 20 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 44566xx - TVA : Territorialité : DOM Nature de la taxe : DOM en fonction du taux - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialité : DOM Nature de la taxe : DOM 8.5 % ou 2.10 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.085.00 € 44566xxx - Débit - 85.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € 79 EBP Compta Classic Cas particuliers : Les prestations de service localisables (article 259A du CGI) Vendeur établi en France Métropolitaine (territorialité du dossier France) 28 - Prestation facturée en DOM mais réalisée en France métropolitaine Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : lignes 01, 08, 09 - CA12 : lignes 05, 06 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 44571xx - TVA : Territorialité : France Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 % - 707xxx - Ventes de marchandises : Territorialité : France Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.085.00 € 44571xxx - Crédit - 85.00 € 707xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 29 - Prestation facturée en DOM et réalisée en DOM Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : lignes 01, 10, 11 - CA12 : lignes 07, 08 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Clients : sans paramétrage - 44571xx - TVA : Territorialité : DOM Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 % - 707xxx - Ventes de marchandises : Territorialité : DOM Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.085.00 € 44571xxx - Crédit - 85.00 € 707xxxxx - Crédit - 1.000.00 € Acheteur établi en DOM (territorialité du dossier DOM) 30 - Prestation facturée en DOM mais réalisée en France métropolitaine Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : ligne 20 - CA12 : ligne 20 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 44566xx - TVA : Territorialité : France Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 % - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialité : France Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.085.00 € 44566xxx - Débit - 85.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € 31 - Prestation facturée en DOM et réalisée en DOM Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : ligne 20 - CA12 : ligne 20 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 44566xx - TVA : Territorialité : DOM 80 MANUEL Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 % - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialité : DOM Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.085.00 € 44566xxx - Débit - 85.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € Cas particuliers : les prestations immatérielles (article 259B du CGI) Vendeur établi en France métropolitaine : exemples de comptabilité du vendeur en Territorialité France 32 - Client situé en DOM, donc facturation taux DOM Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : lignes 01, 10, 11 - CA12 : lignes 07, 08 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Clients : sans paramétrage - 44571xx - TVA : Territorialité : DOM Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 % - 707xxx - Ventes de marchandises : Territorialité : DOM Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.085.00 € 44571xxx - Crédit - 85.00 € 707xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 33 - Client situé en France, donc facturation taux France Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : lignes 01, 08, 09 - CA12 : lignes 05, 06 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Clients : sans paramétrage - 44571xx - TVA : Territorialité : France Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 % - 707xxx - Ventes de marchandises : Territorialité : France Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.196.00 € 44571xxx - Crédit - 196.00 € 707xxxxx - Crédit - 1.000.00 € Vendeur établi en France métropolitaine : exemples de comptabilité de l'acheteur 34 - Client situé en DOM, donc facturation taux DOM Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : ligne 20 - CA12 : ligne 20 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 44566xx - TVA : Territorialité : DOM Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 % - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialité : DOM Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.085.00 € 44566xxx - Débit - 85.00 € 81 EBP Compta Classic 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € 35 - Client situé en France, donc facturation taux France Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : ligne 20 - CA12 : ligne 20 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 44566xx - TVA : Territorialité : France Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 % - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialité : France Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.196.00 € 44566xxx - Débit - 196.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € Vendeur établi en DOM : exemples de comptabilité du vendeur en Territorialité DOM 36 - Client situé en DOM, donc facturation taux DOM Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : lignes 01, 10, 11 - CA12 : lignes 07, 08 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Clients : sans paramétrage - 44571xx - TVA : Territorialité : DOM Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 % - 707xxx - Ventes de marchandises : Territorialité : DOM Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.085.00 € 44571xxx - Crédit - 85.00 € 707xxxxx - Crédit - 1.000.00 € 37 - Client situé en France, donc facturation taux France Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : lignes 01, 08, 09 - CA12 : lignes 05, 06 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 411xxx - Clients : sans paramétrage - 44571xx - TVA : Territorialité : France Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 % - 707xxx - Ventes de marchandises : Territorialité : France Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 411xxxxx - Débit - 1.196.00 € 44571xxx - Crédit - 196.00 € 707xxxxx - Crédit - 1.000.00 € Vendeur établi en DOM : exemple de comptabilité de l'acheteur 38 - Client situé en DOM, donc facturation taux DOM Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : ligne 20 - CA12 : ligne 20 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 44566xx - TVA : Territorialité : DOM 82 MANUEL Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 % - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialité : DOM Nature de la taxe : DOM en fonction du taux, mais normalement 8.5 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.085.00 € 44566xxx - Débit - 85.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € 39 - Client situé en France, donc facturation taux France Déclarations concernées et lignes impactées : - CA3 : ligne 20 - CA12 : ligne 20 Comptes à utiliser et leur paramétrage : - 401xxx - Fournisseurs : sans paramétrage - 44566xx - TVA : Territorialité : France Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 % - 607xxx - Achats de marchandises : Territorialité : France Nature de la taxe : France en fonction du taux, mais normalement 19.6 % Type d'opération : Biens et prestations de services Schéma d'écriture : 401xxxxx - Crédit - 1.196.00 € 44566xxx - Débit - 196.00 € 607xxxxx - Débit - 1.000.00 € Cas particuliers : Achats et ventes d'immobilisation Les comptes à utiliser pour les achats d'immobilisations sont des comptes : - de nature "Comptes d'immobilisation" pour les comptes soumis à TVA - de nature "TVA sur achats d'immobilisation" pour les comptes de TVA. Leur paramétrage est sensiblement identique à celui des Achats de marchandises définis dans les cas particuliers, à la différence que le type d'opération devient "Immobilisations de biens et prestations de services" pour les comptes soumis à TVA. D'autre part, les lignes de déclarations impactées par ces achats sont différentes des exemples précédents. Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Etats standards Sous catégorie : Journal Sous catégorie : Grand Livre Sous catégorie : Balance .... Catégorie principale : Etats de gestion Sous catégorie : Echéancier Sous catégorie : Balance âgée par échéances Sous catégorie : Balance âgée par Lettrage Catégorie principale : Etats fiscaux... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. 83 EBP Compta Classic Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle". A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches, définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes. Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut. Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. CONSULTATION Consultation - Démarrer une tâche Accès : Consultation - Démarrer une tâche Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : Consultation/Lettrage : permet d'ouvrir la fenêtre de consultation ou de lettrage sur le compte consulté ou lettré en dernier. Grand Livre interactif : permet d'accéder à la fenêtre de consultation d'une série de comptes. Balance interactive : permet d'accéder à la fenêtre de consultation de la balance. Impressions : permet d'accéder à la fenêtre des impressions. CONSULTATION/LETTRAGE Consultation de compte Accès : Quotidien - Consultation/Lettrage OU Consultation - Consultation/Lettrage La consultation de compte permet d'afficher l'ensemble des lignes d'écritures enregistrées sur un compte de type Détail et sur un seul exercice. Cette consultation permet aussi bien de connaître le solde réel d'un compte à un instant donné, que de procéder aux lettrages qui s'imposent ou encore d'effectuer des recherches... La combinaison de différents filtres permet d'affiner la sélection des lignes d'écritures à afficher. Filtres Ces filtres sont mémorisés : Les dernières sélections effectuées sont conservées ; elles seront reprises à l'identique lors du prochain affichage de la fenêtre de consultation. Filtre sur les comptes, Filtre sur la période, Filtre sur le statut des lignes, Filtre sur le type de ligne. 84 MANUEL Sélection de l'exercice Les dates d'exercice proposées par défaut sont celles de l'exercice courant. Lorsque cet exercice courant est ouvert, alors tous les exercices ouverts sont accessibles. Vous pouvez donc sélectionner l'exercice que vous voulez consulter sans être obligé de changer d'exercice courant. Pour cela, il vous suffit d'ouvrir la liste déroulante disponible dans le champ Exercice. Lorsque l'exercice courant est clôturé, alors seul l'exercice courant est accessible. Sélection du compte La sélection du compte se fait dans l'en-tête de la fenêtre de consultation, champ Identification - Compte. Le compte peut être saisi directement dans ce champ ou sélectionné dans la liste déroulante qui reprend l'intégralité des comptes existants sur l'exercice courant. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné. Dès que le numéro du compte est renseigné, alors les données de base de ce compte sont automatiquement mises à jour : - Intitulé du compte, - Cumul de tous les montants débiteurs saisis sur ce compte pendant tout l'exercice courant, - Cumul de tous les montants créditeurs saisis sur ce compte pendant tout l'exercice courant, - Solde de ce compte au dernier jour de l'exercice courant. Ces données de base sont totalement indépendantes des choix effectués sur les filtres comme de la date système (= date et heure de l'ordinateur). Affichage des lignes d'écriture L'affichage des lignes d'écritures dans la consultation reprend la majorité des informations renseignées dans le masque de saisie (Journal, Date, Pièce, Libellé, Débit/Crédit). En revanche, à l'inverse de la saisie, les lignes d'écritures sont par défaut affichées dans l'ordre chronologique. L'affichage des lignes d'écritures est directement dépendant des choix effectués sur les filtres. Certaines lignes peuvent apparaître grisées et en italique : il s'agit des lignes qui répondent aux critères de filtrage sur l'exercice courant mais qui ont été lettrées sur un exercice postérieur. Le délettrage de ces lignes n'est d'ailleurs uniquement possible que sur l'exercice au cours duquel elles ont été lettrées. Dans le pied de la zone d'affichage, une ligne de totalisation est affichée : elle cumule en temps réel la somme des montants débiteurs et des montants créditeurs des lignes affichées. Enfin, le Solde progressif est recalculé en temps réel en fonction des seules lignes affichées. Lettrage et délettrage manuel Il est possible de lettrer ou delettrer des lignes d'écritures d'un compte directement dans la fenêtre de Consultation sans être obligé d'accéder à la fenêtre de Lettrage ; pour cela, il faut que cette option soit paramétrée dans la fiche compte. Le fonctionnement du lettrage, la sélection des lignes, l'utilisation de la ligne de totalisation, l'attribution du code lettrage... sont les mêmes que dans ceux définis dans la fenêtre de Lettrage à proprement parler. Lettrage automatique Une fonction permet d'effectuer le lettrage automatique des lignes d'écritures d'un compte. Autres actions possibles à partir de la consultation Accès à la saisie par journal : En double cliquant sur une ligne d'écriture, en sélectionnant Saisie par journal dans le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris. ou en cliquant sur le bouton, il est possible d'être automatiquement positionné sur cette ligne d'écriture dans la saisie journal ayant servie à l'enregistrer. 85 EBP Compta Classic Voir document : Il est possible d'accéder au document d'origine ayant permis l'enregistrement de la ligne d'écriture : il peut s'agir, par exemple, de la facture transférée par la Gestion commerciale. Cacher le filtre/Afficher le filtre : En cliquant sur le bouton Cacher le filtre ou Afficher le filtre, il est possible d'afficher ou de masquer une ligne de filtre qui se positionne immédiatement avant les lignes d'écritures. Ce filtre contient des champs saisissables et permet d'affiner les sélections effectuées grâce aux filtres comptables mentionnés dans les paragraphes précédents. Rafraîchir : Ce bouton permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre de consultation, lorsque celui-ci a été modifié par une action effectuée dans une autre fenêtre (lettrage, saisie journal...). Principes de lettrage et de délettrage Accès : Le lettrage est possible à partir la fenêtre de Consultation comme à partir de la fenêtre de Lettrage. Principes du lettrage Le lettrage consiste à : - sélectionner sur un compte au moins deux lignes d'écritures dont les montants s'équilibrent et qui ont trait à une opération commune, - puis à appliquer un même code alphanumérique appelé "code lettrage" ainsi qu'une même date de lettrage à ces lignes. Une facture n° 1234 de 1000 € est émise le 18/02/2008 au client DUPONT. Le 25/02/2008, le client Dupont adresse un chèque de 500 €, référencé 1234. Le 10/03/2008, le client Dupont adresse un nouveau chèque de 500 €, référence 1234. Ces deux règlements peuvent être identifiés comme venant solder la facture émise. Dès lors, ses trois lignes d'écriture peuvent être sélectionnées dans le compte du client DUPONT pour être identifiées par un même code et une même date de lettrage. La date de lettrage est la date système Date système = date et heure de l'ordinateur. à laquelle le lettrage a été effectué. Le lettrage peut être effectué aussi bien dans la fenêtre de Consultation que dans la fenêtre de Lettrage simplifié. Activer l'option sur le compte Pour que le lettrage ou le délettrage soient possibles, il faut que le compte soit de type Détail et que l'option "Autoriser le lettrage" soit activée sur sa fiche compte. Sélection des lignes La sélection des lignes peut se faire de deux façons différentes : - Soit grâce à la souris seule, en cochant la case située sur chaque ligne à l'extrême gauche de la fenêtre. - Soit en combinant le clavier et la souris (touche Ctrl + clic gauche). - Soit encore en combinant différentes touches du clavier (touche Ctrl + barre d'espace). Dans tous les cas, les lignes sélectionnées sont mises en surbrillance. En pied de masque, un "total des lignes sélectionnées" apparaît. - Cette ligne de totalisation est calculée en temps réel au fur et à mesure des sélections des lignes d'écritures. - Elle permet de contrôler immédiatement l'équilibrage de ces lignes qui conditionne l'exécution du traitement. Choix des boutons Le choix des boutons dépend du type des lignes sélectionnées. Si aucune des lignes sélectionnées n'est lettrée et que ces lignes sont équilibrées, alors le bouton "Lettrer" est accessible. Dans tous les autres cas, seul le bouton "Délettrer" est accessible. Option de lettrage automatique 86 MANUEL Une fonction de lettrage automatique est disponible. Gestion du code lettrage lors du lettrage de lignes d'écriture Lorsque des lignes non lettrées dont les montants s'équilibrent sont sélectionnées et que le lettrage est demandé, alors le "Prochain code lettrage" renseigné sur la fiche compte est proposé par défaut. Si le code lettrage proposé est accepté, alors : - le code lettrage proposé et la date de lettrage sont affectés à chacune des lignes sélectionnées, - un prochain code lettrage est calculé puis est reporté sur la fiche compte. Si le code lettrage proposé par défaut est modifié, alors : - le code lettrage saisi et la date de lettrage sont affectés à chacune des lignes sélectionnées, - un prochain code lettrage est calculé par rapport au code lettrage saisi puis est reporté sur la fiche compte. Gestion du code lettrage lors du délettrage des lignes d'écriture Lorsque des lignes lettrées dont les montants s'équilibrent et dont les codes lettrage sont identiques sont sélectionnées et que le délettrage est demandé, alors le code lettrage et la date de lettrage sont supprimés de toutes les lignes sélectionnées. La suppression de ce lettrage est sans impact sur le champ "Prochain code lettrage" de la fiche compte. Options de délettrage Le délettrage s'opère : - sur toutes les lignes sélectionnées déjà lettrées, - mais aussi sur les toutes lignes non sélectionnées possédant le même code lettrage. Pour faciliter le délettrage, trois options sont disponibles en cliquant sur le bouton "Délettrer" de la barre d'outils : Délettrer par compte : cette action permet de délettrer en une seule opération toutes les lignes déjà lettrées sur ce compte. Délettrer par code : cette action permet de définir une fourchette de codes lettrage puis de délettrer toutes les lignes d'écritures déjà lettrées sur lesquelles ces codes lettrage apparaissent et, cela, quelque soit leur date de lettrage. Délettrer par date : cette action permet de définir une fourchette de dates de lettrage puis de délettrer toutes les lignes d'écritures déjà lettrées sur lesquelles ces dates apparaissent et, cela, quelque soit leur code de lettrage. LETTRAGE AUTOMATIQUE Lettrage automatique Accès : Sur un compte : le lettrage est possible à partir la fenêtre de Consultation comme à partir de la fenêtre de Lettrage ; sur une série de comptes : Consultation - Lettrage automatique Le lettrage automatique est une fonction permettant de lettrer automatiquement des lignes d'écritures d'un compte ou de plusieurs comptes, sans avoir à les présélectionner manuellement dans la fenêtre de lettrage. Les principes et règles de lettrage sur un compte restent les mêmes que celles déjà définies dans le lettrage, le lettrage approché et la fenêtre de lettrage. Un assistant est affiché : Il permet de sélectionner les comptes lettrables à traiter, les lignes d'écritures non lettrées à rechercher, la méthode de lettrage ainsi que de définir les éléments liés au lettrage approché. Période du ... au ... : Ce champs permet de sélectionner les dates des lignes d'écritures à analyser. Type de comptes : Une liste déroulante permet de sélectionner une série de comptes en fonction de leur nature. Du compte ... au compte au ... : Une fourchette de comptes dépendant du choix du type de comptes est proposée. La sélection peut encore affinée, à la condition de rester dans les limites de la fourchette définie. 87 EBP Compta Classic Options : Une liste déroulante permet de sélectionner la méthode de lettrage à appliquer. - N° de pièce : Toutes les lignes d'écritures non encore lettrées dans un même compte, qui portent un numéro de pièce identique peuvent être lettrées entre elles, quelque soient leur montant respectif ou le nombre de lignes concernées. - N° de document : Toutes les lignes d'écritures non encore lettrées dans un même compte, qui portent un numéro de document identique peuvent être lettrées entre elles, quelque soient leur montant respectif ou le nombre de lignes concernées. - Solde progressif : Toutes les lignes d'écritures non lettrées dans un même compte peuvent être lettrées entre elles, à condition qu'un solde progressif nul, égal ou inférieur à l'écart autorisé sur ce compte soit obtenu et cela quelque soit le nombre de lignes concernées, leur numéro ou leur montant respectif. - Montant exact : Les lignes d'écritures non lettrées d'un même compte peuvent être lettrées à condition qu'elles s'équilibrent exactement entre elles. Au maximum, cinq lignes d'écritures peuvent permettent de réaliser cet équilibre. Lignes : Trois cases à cocher permettent d'affiner la sélection des lignes d'écritures en fonction de leur statut. Régularisation : La zone est accessible pour toutes les méthodes de lettrage, sauf la méthode "Montant exact". - Autoriser le lettrage approché : Si la case est cochée, alors les valeurs relatives au lettrage approché renseignées sur la fiche compte seront appliquées. - N° de pièce : Le champ est accessible si la case "Autoriser le lettrage approché" est cochée. Un numéro de pièce est proposé, mais il reste modifiable. Si le journal de destination est en numérotation manuelle, alors le numéro de pièce déterminé dans l'assistant sera utilisé pour comptabiliser l'écriture de régularisation. Si le journal de destination est en numérotation automatique, alors le numéro de pièce utilisé pour comptabiliser l'écriture de régularisation sera le prochain numéro de pièce défini dans la fiche journal. - Libellé : Le champs est accessible si la case Autoriser le lettrage approché est cochée. Un libellé est proposé, mais il reste modifiable Le même libellé sera repris sur toutes les écritures de régularisation qui seront créées. Démarrer : Ce bouton commande l'exécution du traitement en fonction des filtres choisis et de la méthode de lettrage. Annuler : Ce bouton permet de fermer l'assistant sans lancer le traitement. Deux accès différents : un choix de comptes différent Un bouton "Lettrage automatique" est disponible dans la fenêtre de Lettrage. Dans ce cas, le lettrage automatique est possible uniquement sur le compte affiché. Une entrée "Lettrage automatique" est disponible dans le menu Consultation/Lettrage. Dans ce cas, le lettrage automatique est possible sur tous les comptes définis comme lettrables sur l'exercice. LETTRAGE SIMPLIFIÉ Principes de lettrage et de délettrage Accès : Le lettrage est possible à partir la fenêtre de Consultation comme à partir de la fenêtre de Lettrage. Principes du lettrage Le lettrage consiste à : - sélectionner sur un compte au moins deux lignes d'écritures dont les montants s'équilibrent et qui ont trait à une opération commune, - puis à appliquer un même code alphanumérique appelé "code lettrage" ainsi qu'une même date de lettrage à ces lignes. Une facture n° 1234 de 1000 € est émise le 18/02/2008 au client DUPONT. Le 25/02/2008, le client Dupont adresse un chèque de 500 €, référencé 1234. 88 MANUEL Le 10/03/2008, le client Dupont adresse un nouveau chèque de 500 €, référence 1234. Ces deux règlements peuvent être identifiés comme venant solder la facture émise. Dès lors, ses trois lignes d'écriture peuvent être sélectionnées dans le compte du client DUPONT pour être identifiées par un même code et une même date de lettrage. La date de lettrage est la date système Date système = date et heure de l'ordinateur. à laquelle le lettrage a été effectué. Le lettrage peut être effectué aussi bien dans la fenêtre de Consultation que dans la fenêtre de Lettrage simplifié. Activer l'option sur le compte Pour que le lettrage ou le délettrage soient possibles, il faut que le compte soit de type Détail et que l'option "Autoriser le lettrage" soit activée sur sa fiche compte. Sélection des lignes La sélection des lignes peut se faire de deux façons différentes : - Soit grâce à la souris seule, en cochant la case située sur chaque ligne à l'extrême gauche de la fenêtre. - Soit en combinant le clavier et la souris (touche Ctrl + clic gauche). - Soit encore en combinant différentes touches du clavier (touche Ctrl + barre d'espace). Dans tous les cas, les lignes sélectionnées sont mises en surbrillance. En pied de masque, un "total des lignes sélectionnées" apparaît. - Cette ligne de totalisation est calculée en temps réel au fur et à mesure des sélections des lignes d'écritures. - Elle permet de contrôler immédiatement l'équilibrage de ces lignes qui conditionne l'exécution du traitement. Choix des boutons Le choix des boutons dépend du type des lignes sélectionnées. Si aucune des lignes sélectionnées n'est lettrée et que ces lignes sont équilibrées, alors le bouton "Lettrer" est accessible. Dans tous les autres cas, seul le bouton "Délettrer" est accessible. Option de lettrage automatique Une fonction de lettrage automatique est disponible. Gestion du code lettrage lors du lettrage de lignes d'écriture Lorsque des lignes non lettrées dont les montants s'équilibrent sont sélectionnées et que le lettrage est demandé, alors le "Prochain code lettrage" renseigné sur la fiche compte est proposé par défaut. Si le code lettrage proposé est accepté, alors : - le code lettrage proposé et la date de lettrage sont affectés à chacune des lignes sélectionnées, - un prochain code lettrage est calculé puis est reporté sur la fiche compte. Si le code lettrage proposé par défaut est modifié, alors : - le code lettrage saisi et la date de lettrage sont affectés à chacune des lignes sélectionnées, - un prochain code lettrage est calculé par rapport au code lettrage saisi puis est reporté sur la fiche compte. Gestion du code lettrage lors du délettrage des lignes d'écriture Lorsque des lignes lettrées dont les montants s'équilibrent et dont les codes lettrage sont identiques sont sélectionnées et que le délettrage est demandé, alors le code lettrage et la date de lettrage sont supprimés de toutes les lignes sélectionnées. La suppression de ce lettrage est sans impact sur le champ "Prochain code lettrage" de la fiche compte. Options de délettrage 89 EBP Compta Classic Le délettrage s'opère : - sur toutes les lignes sélectionnées déjà lettrées, - mais aussi sur les toutes lignes non sélectionnées possédant le même code lettrage. Pour faciliter le délettrage, trois options sont disponibles en cliquant sur le bouton "Délettrer" de la barre d'outils : Délettrer par compte : cette action permet de délettrer en une seule opération toutes les lignes déjà lettrées sur ce compte. Délettrer par code : cette action permet de définir une fourchette de codes lettrage puis de délettrer toutes les lignes d'écritures déjà lettrées sur lesquelles ces codes lettrage apparaissent et, cela, quelque soit leur date de lettrage. Délettrer par date : cette action permet de définir une fourchette de dates de lettrage puis de délettrer toutes les lignes d'écritures déjà lettrées sur lesquelles ces dates apparaissent et, cela, quelque soit leur code de lettrage. Lettrage simplifié Accès : Consultation - Lettrage simplifié La fenêtre de lettrage permet d'afficher l'ensemble des lignes d'écritures enregistrées sur un compte de type Détail et sur un seul exercice. Cette fenêtre permet aussi bien de connaître le solde réel d'un compte à un instant donné, que de procéder aux lettrages qui s'imposent ou encore d'effectuer des recherches... Elle est complémentaire de la fenêtre de consultation. La combinaison de différents filtres permet d'affiner les lignes d'écriture à afficher. Filtres Les filtres affichés sont mémorisés : les dernières sélections effectuées sont conservées ; elles seront reprises à l'identique lors du prochain affichage de la fenêtre de lettrage. Filtre sur les comptes, Filtre sur la période, Filtre sur le statut des lignes, Filtre sur le type de ligne. Sélection de l'exercice Les dates d'exercice proposées par défaut sont celles de l'exercice courant. Lorsque cet exercice courant est ouvert, alors tous les exercices ouverts sont accessibles. Vous pouvez donc sélectionner l'exercice que vous voulez consulter sans être obligé de changer d'exercice courant. Pour cela, il vous suffit d'ouvrir la liste déroulante disponible dans le champ Exercice. Lorsque l'exercice courant est clôturé, alors seul l'exercice courant est accessible. Sélection du compte La sélection du compte se fait dans l'en-tête de la fenêtre de lettrage, champ Identification - Compte. Le compte peut être saisi directement dans ce champ ou sélectionné dans la liste déroulante qui reprend l'intégralité des comptes existants sur l'exercice courant. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné. Dès que le numéro du compte est renseigné, alors les données de base de ce compte sont automatiquement mises à jour : Intitulé du compte Cumul de tous les montants débiteurs saisis sur ce compte pendant tout l'exercice courant, Cumul de tous les montants créditeurs saisis sur ce compte pendant tout l'exercice courant, Solde de ce compte au dernier jour de l'exercice courant. Ces données de base sont totalement indépendantes des choix effectués sur les filtres comme de la date système (= date et heure de l'ordinateur). 90 MANUEL Affichage des lignes d'écritures L'affichage des lignes d'écritures dans la fenêtre de lettrage reprend la majorité des informations renseignées dans le masque de saisie (Journal, Date, Pièce, Libellé, Débit/Crédit). En revanche, à l'inverse de la saisie, les lignes d'écritures sont par défaut affichées dans l'ordre chronologique. L'affichage de ces lignes d'écritures est directement dépendant des choix effectués sur les filtres. Certaines lignes peuvent apparaître grisées et en italique : il s'agit des lignes qui répondent aux critères de filtrage sur l'exercice courant mais qui ont été lettrées sur un exercice postérieur. Le délettrage de ces lignes n'est d'ailleurs uniquement possible que sur l'exercice au cours duquel elles ont été lettrées. La fenêtre de lettrage est séparée en deux tableaux qui regroupent les lignes d'écritures : - Le premier tableau affiche les Factures et les Remboursements. - Le second tableau affiche les Avoirs et les Règlements. Dans le pied de la zone d'affichage, une ligne de totalisation est affichée : elle cumule en temps réel la somme des montants débiteurs et des montants créditeurs des lignes affichées. Enfin, le Solde progressif est recalculé en temps réel en fonction des seules lignes affichées. Lettrage et délettrage Le lettrage est possible à condition que cette option soit paramétrée dans la fiche compte. Le fonctionnement du lettrage, la sélection des lignes, l'utilisation de la ligne de totalisation, l'attribution du code lettrage... sont les mêmes que dans ceux définis dans la fenêtre de Consultation. Lettrage et délettrage manuel Il est possible de lettrer ou délettrer des lignes d'écritures d'un compte directement dans la fenêtre de Consultation sans être obligé d'accéder à la fenêtre de Lettrage ; pour cela, il faut que cette option soit paramétrée dans la fiche compte. Le fonctionnement du lettrage, la sélection des lignes, l'utilisation de la ligne de totalisation, l'attribution du code lettrage... sont les mêmes que dans ceux définis dans la fenêtre de Lettrage à proprement parler. Lettrage automatique Une fonction permet d'effectuer le lettrage automatique des lignes d'écritures d'un compte. Autres actions possibles à partir de la fenêtre de lettrage Accès à la saisie par journal : En double cliquant sur une ligne d'écriture, en sélectionnant Saisie par journal dans le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris. ou en cliquant sur le bouton, il est possible d'être automatiquement positionné sur cette ligne d'écriture dans la saisie journal ayant servie à l'enregistrer. Voir document : Il est possible d'accéder au document d'origine ayant permis l'enregistrement de la ligne d'écriture : il peut s'agit, par exemple, de la facture transférée par la Gestion Commerciale. Cacher le filtre/Afficher le filtre : En cliquant sur le bouton Cacher le filtre ou Afficher le filtre, il est possible d'afficher ou de masquer une ligne de filtre qui se positionne immédiatement avant les lignes d'écritures. Ce filtre contient des champs saisissables et permet d'affiner les sélections effectuées grâce aux filtres comptables mentionnés dans un paragraphe précédent. Rafraîchir : Ce bouton permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre de lettrage, lorsque celui-ci a été modifié par une action effectuée dans une autre fenêtre (consultation, lettrage...). GRAND LIVRE INTERACTIF Grand Livre interactif Accès : Consultation - Grand Livre Interactif 91 EBP Compta Classic Le Grand Livre interactif permet d'afficher à l'écran un compte ou une série de comptes selon différents critères de filtrage. Il permet une visualisation rapide du contenu des comptes et permet d'obtenir à l'écran en temps réel le résultat des recherches. Cette fenêtre est divisée en plusieurs zones. Un en-tête Filtre sur la période Filtre sur les natures de comptes Les natures de comptes disponibles dans la sélection sont : - Tous, soit tous les comptes du plan comptable de racine 1 à 9zzzzz sans distinction. - Bilan, soit tous les comptes du plan comptable de racine 1 à 5zzzzz. - Gestion, soit tous les comptes du plan comptable de racine 6 et 7zzzz. - Fournisseurs, soit tous les comptes du plan comptable de racine 40 à 40zzzz. - Clients, soit tous les comptes du plan comptable de racine 41 à 41zzzz. - Fournisseurs et Clients, soit tous les comptes du plan comptable de racine 40 à 41zzzz. - Comptes spéciaux, soit tous les comptes du plan comptable de racine 8 à 9zzzz. Filtre sur les comptes Ce filtre permet de sélectionner une fourchette de comptes. Les comptes peuvent être saisis ou sélectionnés dans la liste déroulante. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné. A l'inverse du comportement standard, en consultation par exemple, tous les comptes (quelque soit leur type) peuvent être saisis. En effet, ici, il s'agit moins de sélectionner précisément un compte que de déterminer un intervalle. Ces comptes doivent néanmoins toujours être inclus dans la fourchette de départ déterminée par le choix de la nature de comptes. Option de centralisation des Fournisseurs/Clients Cette option de centralisation est liée aux seules natures de comptes Clients, Fournisseurs et Clients et Fournisseurs. Elle permet de cumuler entre eux, sur deux lignes uniquement, tous les comptes de nature Fournisseurs puis tous les comptes de nature Clients. Cette option permet donc d'alléger l'affichage. Filtre avancé sur le type des lignes Filtre avancé sur le statut des écritures Conservation des filtres : Tous les filtres sélectionnés dans le Grand Livre interactif sont conservés dans une même session et sur un même exercice. En revanche, si vous changez d'exercice courant ou fermez puis ré-ouvrez votre dossier, alors tous les filtres par défaut sont ré-appliqués. Actualiser L'utilisation de ce bouton est nécessaire pour que l'affichage soit mis à jour en fonction des filtres. Corps de la fenêtre Comme pour la consultation, les lignes affichées sont les seules lignes qui répondent aux critères de filtrage ; elles reprennent l'ensemble des éléments de la saisie comptable. Actions possibles Consultation / Lettrage : Accès à la page de consultation du compte de la ligne sélectionnée Saisie par journal : Accès au journal d'origine de la ligne sélectionnée Voir le document : Accès direct au document qui a permis de générer cette ligne (document venant de la Gestion Commerciale, de la saisie par Guide...) Echéancier : Accès direct à l'échéancier de la ligne sélectionnée 92 MANUEL Lettrage automatique : Accès à l'assistant de lettrage automatique sur le compte de la ligne sélectionnée. BALANCE INTERACTIVE Balance interactive Accès : Consultation - Balance interactive La balance interactive permet d'afficher à l'écran le cumul des mouvements débiteurs, le cumul des mouvements créditeurs et le solde d'un compte ou d'une série de comptes selon différents critères de filtrage. Elle permet d'éviter les impressions d'une balance et d'obtenir à l'écran en temps réel le résultat des recherches. Cette fenêtre est divisée en plusieurs zones. Un en-tête Filtre sur la période Filtre sur les natures de comptes Les natures de comptes disponibles dans la sélection sont : - Tous, soit tous les comptes du plan comptable de racine 1 à 9zzzzz sans distinction. - Bilan, soit tous les comptes du plan comptable de racine 1 à 5 zzzzz. - Gestion, soit tous les comptes du plan comptable de racine 6 et 7zzzz. - Fournisseurs, soit tous les comptes du plan comptable de racine 40 à 40zzzz. - Clients, soit tous les comptes du plan comptable de racine 41 à 41zzzz. - Fournisseurs et Clients, soit tous les comptes du plan comptable de racine 40 à 41zzzz. - Comptes spéciaux, soit tous les comptes du plan comptable de racine 8 à 9zzzz. Filtre sur les comptes Ce filtre permet de sélectionner une fourchette de comptes. Les comptes peuvent être saisis ou sélectionnés dans la liste déroulante. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné. A l'inverse du comportement standard, en consultation par exemple, tous les comptes, quelque soit leur type peuvent être saisis. En effet, ici, il s'agit moins de sélectionner précisément un compte que de déterminer un intervalle. Ces comptes doivent néanmoins toujours être inclus dans la fourchette de départ déterminée par le choix de la nature de comptes. Option de centralisation des Fournisseurs/Clients Cette option de centralisation est liée aux seules natures de comptes Clients, Fournisseurs et Clients et Fournisseurs. Elle permet de cumuler entre eux, sur deux lignes uniquement, tous les comptes de nature Fournisseurs puis tous les comptes de nature Clients. Cette option permet donc d'alléger l'affichage. Filtre avancé sur les comptes mouvementés Filtre avancé sur le statut des écritures Conservation des filtres : Tous les filtres sélectionnés dans la Balance interactive sont conservés dans une même session et sur un même exercice. En revanche, si vous changez d'exercice courant ou fermez puis ré-ouvrez votre dossier, alors tous les filtres par défaut sont ré-appliqués. Actualiser L'utilisation de ce bouton est nécessaire pour que l'affichage soit mis à jour en fonction des filtres. Corps de la fenêtre Chaque compte est affiché avec son numéro, son intitulé, la somme de tous les mouvements débiteurs puis la somme de tous les mouvements créditeurs intervenus sur ces comptes, en fonction des critères de filtrage sélectionnés. 93 EBP Compta Classic Actions possibles Consultation / Lettrage : Accès à la page de consultation du compte de la ligne sélectionnée. Lettrage automatique : Accès à l'assistant de lettrage automatique sur le compte de la ligne sélectionnée. Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Etats standards Sous catégorie : Journal Sous catégorie : Grand Livre Sous catégorie : Balance .... Catégorie principale : Etats de gestion Sous catégorie : Echéancier Sous catégorie : Balance âgée par échéances Sous catégorie : Balance âgée par Lettrage Catégorie principale : Etats fiscaux... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle". A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches, définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes. Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut. Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. EXERCICES/CLOTURES Exercices/Clôtures - Démarrer une tâche Accès : Exercices/Clôtures - Démarrer une tâche 94 MANUEL Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : Validation des écritures : permet d'accéder au gestionnaire de journaux, à partir duquel sont effectués les traitements liés à la validation des écritures. Clôture mensuelle : permet d'accéder au gestionnaire de journaux, à partir duquel sont effectués les traitements liés à la clôture mensuelle des journaux. Clôture annuelle : permet de lancer l'assistant de clôture annuelle. EXERCICES Liste des exercices Accès : Exercices/Clôture - Exercices La gestion de la liste des exercices est commune à toutes les listes. L’affichage de cette liste reprend les principaux éléments sélectionnés de chaque fiche exercice. Lors de la création du dossier, deux exercices sont systématiquement créés par défaut. Le nombre d'exercices n'est pas limité sur un même dossier. En revanche, un même dossier ne peut pas contenir plus de deux exercices non clôturés. Date de début Cette date est la date de début de chaque exercice comptable, qui doit être obligatoirement renseignée lors de la création d’un exercice. Date de fin Cette date est la date de fin de chaque exercice comptable, qui doit être obligatoirement renseignée lors de la création d’un exercice. Aucun trou de date ni aucun doublon de date ne peut exister entre deux exercices du même dossier. Date de clôture Cette date est renseignée automatiquement par l’application lorsque l’exercice a fait l’objet d’une clôture annuelle. Exercice courant L’exercice courant est indépendant de la date système Date système = date et heure de l'ordinateur ou de l'état de l'exercice (ouvert ou clôturé). Il correspond à l’exercice comptable sur lequel l'utilisateur doit être positionné pour effectuer toutes les opérations, de la saisie à la clôture annuelle. Si le dossier possède un seul et unique exercice, alors ce seul exercice est défini par défaut comme étant l’exercice courant. Si le dossier possède plusieurs exercices comptables, alors l’exercice courant doit être manuellement sélectionné en fonction des besoins. L’exercice courant peut être identifié : - dans la liste des exercices, dans laquelle l’exercice courant est affiché en gras ; - dans la barre de titre de l’application, qui affiche les dates de l’exercice courant. 95 EBP Compta Classic Pour définir un exercice courant, il faut : - se positionner sur l'exercice désiré dans la liste des exercices, - puis sélectionner «Définir un exercice courant» dans la barre de tâches du volet de navigation ou dans le menu contextuel Menu contextuel = clic droit de la souris. . Fiche exercice Accès : Exercices/Clôtures - Exercices La gestion de cette fiche Exercice est commune à l’ensemble des fiches. La fiche Exercice se décompose en : En-tête Période de l’exercice * : Affiche les dates de l’exercice sélectionné dans la liste. La modification des dates d’un exercice déjà créé peut se révéler impossible. Les quelques exemples ci-dessous illustrent les problèmes qui peuvent être rencontrés ; cette liste n'est pas exhaustive : 1/ Exercice du 01/01/2009 au 31/12/2009, avec une écriture non validée saisie au 02/01/2009. Il est possible d'avancer la date de début d'exercice au 01/12/2008. Il est possible de reculer la date de début d'exercice au 15/01/2009, à condition de supprimer d'abord l'écriture comprise dans la période à exclure. 2/ Exercice du 01/01/2009 au 31/12/2009, avec une écriture validée saisie au 02/01/2009. Il est possible d'avancer la date de début d'exercice au 01/12/2008. Il est impossible de reculer la date de début d'exercice au 15/01/2009, car il est impossible de supprimer l'écriture validée du 02/01/2009. 3/ Exercice au 01/01/2008 au 31/12/2009, tous les journaux/mois de cet exercice sont clôturés. Il est impossible d'avancer la date de début de cet exercice au 01/12/2008, car il est impossible de créer un mois antérieur à un mois clôturé. Il est impossible de reculer la date de début de cet exercice au 15/01/2009, car le journal est clôturé et contient des écritures validées non supprimables. Etat : Zone non modifiable renseignée par l’application en fonction de l’état de cet exercice. - Ouvert : la saisie est toujours possible sur cet exercice, la clôture annuelle n’ayant pas été effectuée. - Clôturé : La saisie est impossible sur cet exercice, car la clôture annuelle de cet exercice a été effectuée. Date de génération : Ce champ affiche, uniquement à titre d'information, la date système Date système = Date de l'ordinateur à laquelle les A Nouveaux de l'exercice affiché ont été générés sur l'exercice suivant. Onglet Notes La gestion de l'onglet Notes est commune à toutes les fiches. Comment générer les A Nouveaux ? A Nouveaux automatiques La génération des A Nouveaux vise à enregistrer automatiquement le résultat comptable d'un exercice. Cet enregistrement peut être : - provisoire, s'il est généré en cours d'exercice, - ou définitif, s'il est généré au cours de la clôture annuelle ou après celle-ci. Dans les options du dossier, vous devez d'abord sélectionner le mode de génération des A Nouveaux, leur niveau de détail... Ensuite vous devez définir l'exercice destination ( = premier exercice suivant) comme étant l'exercice courant. Enfin, pour procéder à la génération des A Nouveaux, deux entrées sont disponibles : - menu Exercices/Clôtures - Exercices puis de la liste des exercices, 96 MANUEL - menu Quotidien - Exercices puis de la liste des exercices, De là, vous pouvez sélectionner Générer les A Nouveaux dans la barre de tâches. Lorsque la génération des A Nouveaux est demandée, un assistant s'ouvre : il est impératif que tous les contrôles qu'il contient soient exécutés avec succès pour que les A nouveaux soient effectivement générés. Pour information, les règles et accès valables pour la génération des A nouveaux sont également valables pour leur suppression. Balance d'ouverture Des A Nouveaux peuvent être saisis manuellement par l'intermédiaire de la Balance d'ouverture. Cette option s'avère particulièrement intéressante lorsque le dossier a d'abord été géré sur un autre logiciel puis que sa comptabilité est transférée sur Open Line. Pour créer cette balance d'ouverture, deux entrées existent : - menu Exercices/Clôtures - Exercices, - menu Quotidien - Saisie par journal, Sur un même exercice, il n'est pas recommandé de générer à la fois les A Nouveaux automatiques et une Balance d'ouverture. GESTIONNAIRE DE JOURNAUX Principes de simulation Le statut "Simulé" est symbolisé par un "S". Il s'applique à toutes les lignes d'une même écriture. Il est géré dans la saisie par journal, dans la saisie par écriture et dans le gestionnaire de journaux. L'utilisation de ce statut a un impact : - sur toutes les consultations et impressions, grâce au filtre, - sur les rapprochements, - sur la validation, - et sur les opérations de clôtures mensuelle et annuelle. Principes de validation Le statut "Validé" est symbolisé par un "V". Il s'applique à toutes les lignes d'une même écriture. Il est géré dans la saisie par journal, dans la saisie par écriture et dans le gestionnaire de journaux. L'utilisation de ce statut a un impact : - sur toutes les consultations et impressions, grâce au filtre, - sur les modifications des écritures en saisie, - et sur les opérations de clôtures mensuelle et annuelle. Principes de clôture mensuelle Accès : Exercices/Clôtures - Gestionnaire de journaux Le lancement de ce traitement est géré dans le gestionnaire de journaux. La clôture mensuelle s'applique à la totalité des écritures d'un journal et d'un mois et vise à en interdire la modification. Pour pouvoir être clôturé mensuellement : - toutes les écritures d'un journal et d'un mois doivent posséder le statut Validé. - tous les mois du journal sélectionné doivent déjà être clôturés mensuellement sur les exercices précédents. Tous les journaux et tous les mois de l'exercice courant doivent être clôturés mensuellement pour pouvoir faire l'objet d'une clôture annuelle. 97 EBP Compta Classic CLOTURE ANNUELLE Principes de clôture annuelle Accès : Exercices/Clôture - Clôture annuelle La clôture annuelle est une opération irréversible qui vise à rendre intangibles les éléments comptables de l’exercice courant. L’exécution de cette opération nécessite de vérifier au préalable le respect de certaines conditions ; la liste cidessous est non exhaustive et ne dispense pas des contrôles de comptabilité courants : - L’exercice à clôturer doit être le premier exercice non encore clôturé de tous les exercices existants sur le dossier. - Aucune écriture simulée ne doit plus exister sur cet exercice. - Toutes les écritures de cet exercice doivent être validées. - Tous les journaux/mois de l'exercice doivent être clôturés mensuellement. - Les comptes de caisse doivent être obligatoirement débiteurs au dernier jour de l'exercice courant. La clôture annuelle nécessite l'utilisation d'un assistant. Clôture annuelle Accès : Exercices/Clôtures - Clôture annuelle La clôture annuelle nécessite de respecter certains principes. Un assistant, se découpant en plusieurs pages, permet de lancer les contrôles préalables puis la clôture annuelle à proprement parler. Trois boutons de commande sont disponibles sur chaque page : Précédent et Suivant permettent la navigation d'une page à l'autre. Annuler permet de fermer l'assistant sans exécuter aucun traitement. Bienvenue dans l'assistant de clôture annuelle Un récapitulatif des opérations incluses dans ce traitement est affiché. Un bouton permet la sauvegarde du dossier. Page 1/4 : Clôture annuelle Cette page affiche les éléments relatifs à l'exercice à clôturer et reprend les valeurs définies dans les options du dossier. Les dates de cet exercice ne sont pas modifiables. Les comptes par défaut d'affectation du résultat restent modifiables, grâce à la liste déroulante. Néanmoins, le compte de bénéfice peut uniquement être un compte de nature "Résultat, bénéfice" et le compte de perte peut uniquement être un compte de nature "Résultat, perte". Le mode de génération des A Nouveaux n'est pas modifiable. Page 2/4 : Paramètres de l'exercice suivant Les dates de l'exercice suivant sont : - proposées et non modifiables si cet exercice suivant existe déjà, - proposées et modifiables si cet exercice n'existe pas encore. Options : Le choix de l'option est modifiable. - Générer les A Nouveaux entraîne la génération automatique et irréversible des A Nouveaux sur l'exercice suivant. - Ne pas générer les A Nouveaux implique que la clôture annuelle sera effectuée sans génération des A Nouveaux, qui devront donc être saisis manuellement. Page 3/4 : Impressions 98 MANUEL Les impressions annuelles sont obligatoires et doivent être imprimées manuellement après la clôture d'un exercice. Elles doivent comprendre au minimum les états suivants : le Grand Livre, la Balance, tous les journaux et le journal centralisateur. Pour les imprimer, il faut accéder au menu Impressions qui convient. Le lancement des impressions définitives de l'exercice en cours de clôture est obligatoire. Il est recommandé de faire une copie de sauvegarde du dossier. Page 4/4 : Contrôles Le lancement des contrôles est obligatoire : le bouton Démarrer permet de les lancer. La réussite ou l'échec de chacun des contrôles est visible dans la colonne Statut. Echec : Si un contrôle bloquant échoue, alors le statut Echec est affiché au niveau du contrôle concerné. La clôture ne peut donc pas être exécutée. Il faut obligatoirement corriger les erreurs détectées avant de relancer le traitement. Il est possible d'obtenir des informations complémentaires sur les raisons de l'échec du contrôle en cliquant sur le "+" situé sur la ligne en erreur. Information : Si un contrôle non bloquant échoue, alors le statut Information es affiché au niveau du contrôle concerné. La clôture peut malgré tout être exécutée, sans avoir obligatoirement à corriger les erreurs détectées. Il est possible d'obtenir des informations complémentaires sur les raisons de l'échec du contrôle en cliquant sur le "+" situé sur la ligne en erreur. Ok : Si un contrôle réussit, alors un statut Ok est affiché pour chaque contrôle et la clôture annuelle peut continuer. Page : "Toutes les données ont nécessaires" ont été collectées. Cette page récapitule toutes les choix qui ont été effectués. Bouton : Lancer Ce bouton lance définitivement la clôture annuelle. L'exécution du traitement est symbolisée par une barre de défilement. Page : Opération terminée Une dernière page est affichée : elle rend compte du traitement exécuté. Le bouton Fermer permet de fermer l'assistant. L'exercice suivant est automatiquement affiché. Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Etats standards Sous catégorie : Journal 99 EBP Compta Classic Sous catégorie : Grand Livre Sous catégorie : Balance .... Catégorie principale : Etats de gestion Sous catégorie : Echéancier Sous catégorie : Balance âgée par échéances Sous catégorie : Balance âgée par Lettrage Catégorie principale : Etats fiscaux... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle". A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches, définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes. Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut. Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. PARAMETRES Paramètres - Démarrer une tâche Accès : Paramètres - Démarrer une tâche Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu Démarrer une tâche. Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : Ajouter un taux de TVA : Permet de créer un nouveau taux de TVA. Plan comptable : Permet d'accéder au plan comptable de l'exercice courant. Informations société : permet d'accéder au options du dossier telles que les coordonnées, les informations d'identification, le logo, les identifications de l'expert (cabinet, contacts) et le Trésor Public, les paramétrages généraux et de saisie, la police, le mot de passe... JOURNAUX Plan de journaux Accès : Paramètres - Journaux La gestion du plan de journal est commune à toutes les listes. Il permet d'accéder aux fiches journal. 100 MANUEL Fonctionnement général : Le plan de journaux est unique pour tous les exercices du dossier. Ainsi, un journal OPERATIONS PAIE créé en 2009 sera automatiquement créé dans tous les exercices antérieurs non clôturés ou postérieurs, déjà créés ou à créer. De la même manière, il sera supprimé en même temps de tous les exercices non clôturés. Lors de la création du dossier et donc du premier exercice, un plan de journaux est créé par défaut. Il contient au moins un journal de chaque type de journaux et tous les journaux sont paramétrés par défaut : Plan de journaux livré par défaut : Un journal de Type ACHATS = AC, Achats Un journal de type VENTES = VE, Ventes Un journal de type Opérations Diverses = OD, Opérations Diverses Deux journaux de type Trésorerie = BP, Banque Principale + CA, Caisse Les paramètres par défaut des journaux restent modifiables, mais ces modifications se reporteront sur tous les exercices non clôturés du dossier. Cas des journaux de type A Nouveaux : Les journaux de type A Nouveaux ne sont pas créés automatiquement lors de la création du dossier, ils n'apparaissent donc pas dans le plan de journaux livré par défaut. En revanche, ces journaux sont gérés directement le logiciel. D'autre part, un journal d'A Nouveaux est créé uniquement sur l'exercice dans lequel il est utilisé. Lorsque les A Nouveaux sont générés par l'application, alors le journal "AN" est créé sur l'exercice dans lequel les A Nouveaux ont été comptabilisés. Lorsque qu'une écriture est sauvegardée dans le masque "Balance d'ouverture", alors le journal "RAN" est créé sur l'exercice dans lequel cette balance d'ouverture a été comptabilisée. Fiche journal Accès : Paramètres - Journaux La fiche journal est accessible à partir de la liste des journaux. La gestion de la fiche journal est commune à l'ensemble des fiches. La fiche journal est divisée en différentes parties : En-tête de la fiche journal Code * Ce code est unique pour tous les journaux et tous les types de journaux confondus. La saisie du code est laissée aux soins de l'utilisateur. Le champ accepte les caractères alphanumériques mais ni les caractères spéciaux ni les espaces. Le code est modifiable tant que la fiche journal est en cours de création. En revanche, si la fiche journal a déjà été sauvegardée au moins une fois, alors le code n'est plus modifiable. Type * Le type de journal est "Achats" par défaut. Le type doit être sélectionné dans la liste déroulante. Il est modifiable tant que la fiche journal est en cours de création. En revanche, si la fiche journal a déjà été sauvegardée au moins une fois, alors le type de journal n'est plus modifiable. Description * La description permet de saisir l'intitulé détaillé du journal. La saisie de la description est laissée aux soins de l'utilisateur. Le champ accepte les caractères alphanumériques, les caractères spéciaux et les espaces. 101 EBP Compta Classic Cette description reste modifiable à tout moment. Onglet saisie L'onglet Saisie regroupe les Racines non autorisées, la Numérotation des pièces, les Type et compte de contrepartie ainsi que la Reprise des dates dans une écriture. Onglet Notes La gestion de l'onglet Notes est commune à toutes les fiches. Modifications des paramètres et impact sur les autres exercices : Si un même journal existe sur plusieurs exercices et que les paramètres de ce journal sont modifiés sur l'exercice courant, alors : - les modifications de ces paramètres sont propagées sur tous les exercices suivants, - les modifications de ces paramètres ne sont propagées sur aucun des exercices antérieurs. PLAN COMPTABLE ENTREPRISE Plan comptable Accès : Quotidien - Plan comptable entreprise OU Paramètres - Plan comptable entreprise La gestion de la liste du plan comptable est commune à toutes les listes. Le plan comptable choisi par défaut lors de la création du dossier est importé sur le premier exercice comptable et son contenu reste modifiable à tout moment. Les créations, suppressions et modifications du plan comptable sont propagées automatiquement sur les exercices postérieurs à l’exercice courant, que ces exercices soient déjà créés ou à créer. En revanche, en aucun cas, les créations, suppressions et modifications intervenant dans le plan comptable ne sont rétroactives sur les exercices précédents. Un compte comptable peut être supprimé uniquement s’il n’a pas été mouvementé sur l’exercice duquel il est supprimé. La liste du plan comptable est divisée en onglets successifs : L’onglet « Tous » affiche tous les comptes du plan comptable sans distinction, du compte 1 au compte 9zzzzzzzzz. L’onglet « Capitaux » affiche tous les comptes de la classe 1 « Comptes de Capitaux », soit tous les comptes compris entre 1 et 1zzzzzzzzz. L’onglet «Immobilisations » affiche tous les comptes de la classe 2 « Comptes d’Immobilisations », soit tous les comptes compris entre 2 et 2zzzzzzzzz. L’onglet « Stocks » affiche tous les comptes de classe 3 « Comptes de Stocks et En-cours », soit tous les comptes compris entre 3 et 3zzzzzzzzz. L’onglet « Fournisseurs » affiche une partie des comptes de classe 4 « Comptes de Tiers », soit tous les comptes compris entre 40 et 40zzzzzzzzz. L’onglet « Clients » affiche une partie des comptes de classe 4 « Comptes de Tiers », soit tous les comptes compris entre 41 et 41zzzzzzzzz. L’onglet « Autres Tiers » affiche tous les autres comptes de classe 4 « Comptes de Tiers », soit tous les comptes compris entre 4 et 4zzzzzzzzz et non déjà présents dans les onglets Fournisseurs et Clients. L’onglet « Financiers » affiche tous les comptes de classe 5 « Comptes Financiers», soit tous les comptes compris entre 5 et 5zzzzzzzzz. L’onglet « Charges » affiche tous les comptes de classe 6 « Comptes de Charges », soit tous les comptes compris entre 6 et 6zzzzzzzzz. 102 MANUEL L’onglet « Produits » affiche tous les comptes de classe 7 « Comptes de Produits », soit tous les comptes compris entre 7 et 7zzzzzzzzz. Les colonnes du plan comptable reprennent les valeurs principales des fiches comptes Les colonnes N° de compte et Intitulé affichent le numéro et l’intitulé de la fiche du compte créé. Les colonnes Echéancier et Bloqué affichent une coche si l’option correspondante a été activée dans la fiche de ce compte. Les colonnes Débit et Crédit et Solde affichent le montant cumulé des mouvements intervenus sur ce compte durant l’exercice courant. Une ligne de totalisation de tous les Débits et de tous les Crédits affichés est disponible en pied de la liste. La colonne Type de compte affiche le type du compte qui peut être soit Racine, soit Détail. Les colonnes A et V indiquent si le compte est autorisé à être utilisé en Saisie pratique sur Achats (A) et/ou sur Ventes (V). Les actions possibles dans la liste Outre, les actions standards possibles sur toutes les listes, quelques actions supplémentaires sont disponibles : Consultation/Lettrage : pour accéder à la consultation de compte sans changer de menu, il vous suffit de sélectionner un compte dans la liste puis de cliquer sur la tâche Consultation/Lettrage. Cette action est possible sur un seul compte à la fois. Nature d'achat saisie pratique / Nature de vente saisie pratique : pour autoriser ou interdire un compte en Saisie pratique, sans avoir à ouvrir la fiche de ce compte, il vous suffit de le sélectionner dans la liste puis de cliquer sur la tâche Nature d'achat saisie pratique ou sur la tâche Nature de vente saisie pratique. Cette action est également possible sur plusieurs comptes à la fois. Autoriser/interdire le lettrage approché : pour autoriser ou interdire le lettrage approché sur un compte, sans ouvrir la fiche de ce compte, il vous suffit de le sélectionner dans la liste puis de cliquer sur la tâche Autoriser/interdire le lettrage approché. Cette action est possible également sur plusieurs comptes à la fois. Fiche compte Accès : Quotidien - Plan comptable entreprise OU Paramètres - Plan comptable entreprise La gestion de la fiche compte est commune à l’ensemble des fiches. Cette fiche se décompose en plusieurs onglets. - un en-tête Description de l'en-tête - un onglet Paramétrage Lettrage et rapprochement Autoriser le lettrage Autoriser le lettrage approché Prochain code lettrage Type de rapprochement Règlement Gestion des échéanciers Mode de règlement Paramétrage de TVA Paramétrage de TVA Saisies pratiques 103 EBP Compta Classic Nature d'achat et Nature de vente - un onglet Paramétrage avancé Divers Comptes bloqués AN non détaillés Centralisation sur le Grand Livre Types de journaux autorisés et sens de saisie Type de journaux autorisés et sens de saisie Comptes associés Comptes associés - un onglet Coordonnées Cet onglet vous permet de renseigner l'adresse principale de facturation, le contact principal de facturation et les coordonnées bancaires principales du compte. Ces informations sont liées à la fiche Tiers : La modification de cet onglet entraînera la modification de la fiche Tiers et inversement. - un onglet Notes La gestion de l'onglet Notes est commune à toutes les fiches. - Autres actions possibles Certaines actions sont possibles sur un compte à partir de sa fiche : - Consultation du compte - Lettrage du compte - activation des saisies pratiques - Options diverses Un certain nombre de boutons sont disponibles dans la barre d'outils de la fiche compte. Ils permettent de faciliter la navigation entre l'application de comptabilité et l'application de Gestion Commerciale, ainsi que vers des sites internet. Fiche Tiers : Ce bouton permet d'accéder à la fiche Tiers et la totalité des contacts, adresses... d'un Tiers. La fiche Tiers ouverte dépend de l'application qui a créée le compte : - Lorsque le compte a été créé en Gestion commerciale, alors la fiche Tiers de la Gestion Commerciale est ouverte. - Lorsque le compte a été crée en Comptabilité, alors la fiche Tiers de la Comptabilité est ouverte. Solvabilité : Ce bouton permet d'accéder à une sélection de sites internet permettant de répondre aux questions de solvalibité. Plan : Ce bouton permet d'accéder à une sélection de sites internet fournissant des plans. Itinéraires : Ce bouton permet d'accéder à une sélection de sites internet fournissant des itinéraires. BANQUES Liste des banques Accès : Paramètres - Banques La gestion des banques est commune à toutes les listes. Elle permet de gérer les fiches Banques. Fiche Banques 104 MANUEL Accès : Paramètres - Banques La gestion de la fiche Banque est commune à toutes les fiches. Une fiche Banque est accessible à partir de la liste des Banques. Créer une fiche Banques est une opération qui peut être indispensable pour exécuter les transferts de règlements à partir de l'application de Gestion commerciale ou des rapprochements bancaires automatiques. Une banque s'identifie par les éléments suivants : • Le code banque * Saisissez un identifiant unique pour votre banque. Cet identifiant est limité à 5 caractères alphanumériques. • Le nom de la banque * Saisissez le nom de votre banque (au maximum 40 caractères alphanumériques). Onglet Adresse Les informations ci-dessous correspondent aux coordonnées de la banque. Adresse • Nom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. • Adresse Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. • Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. • Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. • Adresse (Fin) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. • Code postal Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques. Lors de la saisie du code postal, - si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, alors la ville et le pays sont renseignés par défaut, - si celui-ci existe mais n’est pas unique, alors la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux répondant à la saisie, - si celui-ci n’existe pas, alors le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante. • Ville Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques. Le champ Ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. • Département Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ Département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante. • Pays Champ saisissable. 105 EBP Compta Classic Le champ Pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le pays que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante. • Site Web Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Ce champ permet de saisir le site web lié à cette adresse. Contact • Civilité Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre contact (au maximum 25 caractères alphanumériques). Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans votre fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante. • Nom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. • Fonction Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. • Prénom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. • Téléphone fixe Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. • Téléphone portable Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. • Fax Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. • Service/Bureau Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. • E-mail Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Permet de saisir l'e-mail du contact. Onglet Comptabilité Cet onglet vous permet de saisir : • Le compte de banque * : Ce compte doit être un compte de type Détail. • Le journal de banque * : Ce journal doit être de type Trésorerie. Le journal de banque peut déjà être défini avec un compte de contrepartie. Dans ce cas : - si vous saisissez en premier le compte de banque, alors le journal associé sera automatiquement proposé et non modifiable ; - si vous saisissez en premier le journal de banque, alors le compte de contrepartie de ce journal sera automatiquement proposé et non modifiable. Onglet Notes La gestion d'une Note est commune à toutes les fiches. NATURES DE COMPTE Natures de comptes Accès : Paramètres - Natures de comptes 106 MANUEL Les natures de comptes permettent de regrouper entre eux plusieurs comptes de racines différentes pour lesquels il est possible de définir un comportement commun. La nature "Comptes de bilan" regroupent les comptes de racine 1+2+3+4+5 qui : - sont lettrables - ont un comportement identique sur certaines impressions - permettent de sélectionner le type d'A Nouveau désiré (détaillé ou non détaillé) -.... Les natures "Résultat, bénéfice" et "Résultat, perte" regroupent les comptes de racine 120 et 129 qui : - sont définies au niveau de la fiche exercice - sont validées/modifiées lors de la clôture annuelle. Les natures de comptes sont directement gérées par l'application et ne peuvent être ni modifiées ni supprimées. MODELES DE GUIDE Liste des modèles de guides de saisie Accès : Paramètres - Modèles de guides de saisie Les modèles de guides de saisie sont affichés dans une liste qui se comporte comme toutes les listes. Elle reprend les valeurs principales définies dans le modèle lui-même : - Type du modèle - Nom du modèle - Journal de destination - Modèle inactif Un certain nombre de modèles de guide sont livrés par défaut : ils doivent permettre de répondre aux besoins les plus courants. Ils restent modifiables. La liste des modèles n'est pas exhaustive : vous pouvez créer autant de modèles que vous voulez, afin de répondre spécifiquement à vos besoins. Les modèles de guides de saisie sont gérés sur l'ensemble du dossier. Ainsi un modèle crée sur l'exercice courant est utilisable sur tous les exercices précédents ou suivants non encore clôturés. Modèles de guides Accès : Paramètres - Modèles de guides L'affichage du contenu d'un guide de saisie se fait à partir de la liste des modèles, qui n'est pas exhaustive : vous pouvez créer autant de modèles que vous voulez, afin de répondre spécifiquement à vos besoins. Un certain nombre de modèles de guide sont livrés par défaut : ils doivent permettre de répondre aux besoins les plus courants et sont immédiatement utilisables. Ils restent modifiables. Définir un modèle de guide, c'est définir un modèle d'écriture, ayant ses caractéristiques propres. Ainsi lors de la saisie, il suffira d'appeler le modèle de guide désiré pour que tout ou partie de votre saisie soit automatisée. En-tête du modèle Type * : Une liste déroulante permet de sélectionner un type de journal. Nom * : Ce champ saisissable permet d'identifier distinctement les différents modèles. Journal de destination * : Une liste déroulante présente la liste de journaux de destination, établie en fonction du choix de guide précédemment effectué. Ce choix détermine précisément le journal dans lequel l'écriture saisie sera comptabilisée. Si le guide est de type Achats, alors seuls les journaux de type Achats sont affichés dans la liste. 107 EBP Compta Classic Inactif : Une case à cocher est disponible sur chaque modèle. Si cette option est cochée, alors le modèle devient inactif, c'est-à-dire qu'aucune écriture guidée ne pourra plus être créée d'après ce modèle. L'option peut être activée ou désactivée à tout moment. Corps du modèle Jour : Définit le jour de la date de l'écriture guidée. Compte : Permet de sélectionner un compte dans une liste déroulante ou de le saisir. Pièce : Permet de sélectionner une règle de numérotation de pièce prédéfinie dans une liste déroulante ou de saisir un numéro. Il est également possible de créer sa propre formule de numérotation de pièce. Libellé : Permet de sélectionner une règle de libellé prédéfinie dans une liste déroulante ou de saisir un libellé. Il est également possible de créer sa propre formule de libellé. Débit : Permet de sélectionner une formule ou de saisir un montant. Il est également de créer sa propre formule de calcul. Crédit : Permet de sélectionner une formule ou de saisir un montant. Il est également de créer sa propre formule de calcul. Si une formule est utilisée dans le modèle du guide, alors le calcul dans le guide se fera automatiquement. Mais, dans l'écriture guidée elle-même, si vous effectuez une modification sur la ligne comportant une formule, alors le calcul de cette formule ne se fera plus en automatique. Case à cocher : Chacune de ces colonnes est suivie d'une case à cocher. Lorsque la case est cochée alors, lors de la création d'une écriture guidée d'après ce guide, la valeur définie dans le modèle est présentée et reste modifiable. Lorsque la case est décochée alors, lors de la création d'une écriture guidée d'après ce guide, la valeur définie dans le modèle est présentée mais n'est plus modifiable. Les autres fonctions disponibles : - Ajouter : permet d'ajouter une nouvelle ligne après la dernière ligne saisie dans le guide. - Insérer : permet d'insérer une nouvelle ligne entre deux lignes déjà saisies dans le guide. - Supprimer : permet de supprimer une ligne existante. - Monter/Descendre : permet de modifier l'ordre des priorités des lignes sans être obligé de les supprimer et de les recréer. - Couper/Copier/Coller : ces trois boutons ont un comportement identique au comportement standard défini, par exemple, dans Word et Excel. Ces actions sont possibles uniquement sur les modèles de guide qui n'ont pas encore permis de créer des guides de saisie. MODELES DE LIBELLE Libellé type Les libellés types ont pour but d'accélérer la saisie journal et la saisie par écriture, en affichant un modèle de libellé pré-existant et donc en évitant des saisies répétitives. Modèles de libellés Accès : Paramètres - Modèles de libellé Aucun modèle de libellé n'est livré par défaut. Les modèles de libellé doivent être créés en fonction de vos besoins. Ce sont ces modèles qui seront utilisables en saisie journal. Créer un Modèle de libellé Vous pouvez créer un nouveau modèle de libellé, à partir de la liste des modèles de libellés : - en cliquant sur le bouton Ajouter de la barre de tâches, - en cliquant sur le bouton Inser du clavier, - en sélectionnant Ajouter dans le menu contextuel (=clic droit). Dans la fiche du Libellé Type, vous devez saisir : 108 MANUEL - son code, - son Libellé, - le type de journal dans lequel vous souhaitez l'utiliser. La gestion de la fiche d'un Modèle de libellé est commune à l'ensemble des fiches. Rendre actif ou inactif un modèle de libellé Si la case Actif est cochée, alors le modèle de libellé est disponible en saisie journal. Si la case Actif est décochée, alors le modèle de libellé n'est plus disponible en saisie journal, mais il existe toujours. Cette option permet donc de masquer temporairement ou définitivement ce libellé et de limiter son utilisation. Il est possible d'activer ou de désactiver cette option à tout moment. Modifier ou supprimer un modèle de libellé La modification ou la suppression d'un modèle de libellé est toujours possible, que ce libellé ai déjà été utilisé ou non en saisie. La modification et la suppression de ces libellées sont bien-sûr sans incidence sur les écritures saisies. Utilisation des modèles de libellé en saisie journal ou en saisie par écriture Pour sélectionner un libellé type en saisie, il suffit de : - se positionner dans le champ Libellé de la ligne d'écriture et de cliquer sur le bouton d'accès à la liste déroulante, - ou de saisir l'un des caractères de ce libellé, pour que tous les libellés existants soient affichés. Seuls les modèles de libellé rattachés au type de journal en cours de saisie et Actif sont visibles. TAXES Taux de TVA Accès : Paramètres - Taxes La gestion de la liste des taux de TVA est commune à toutes les listes. La liste se décompose en deux onglets : Territorialité du dossier : Cet onglet affiche tous les taux autorisés sur la territorialité choisie sur le dossier. Taux de TVA : Cet onglet affiche tous les taux possibles qui permettront l'exploitation complète du dossier. L'ajout d'un taux de TVA est possible. Ces taux sont réglementés par l'Administration. En conséquence, pour les territorialités France, Corse, Dom et Monaco, seuls les types de TVA "Autre taux" et "Ancien taux" peuvent être utilisés pour créer de nouveaux taux. Les taux de TVA nouvellement créés ne seront pris en compte dans aucune déclaration de TVA, tant que la mise à jour des déclarations n'aura pas été effectuée par l'Administration. Types de TVA Accès : Paramètres - Taxes - Types de TVA La gestion de la fiche "Type de TVA" est commune à toutes les fiches. Une fiche "Type de TVA" contient : un champ Libellé *, un champ Nature *, une zone de Note. Cette notion de type de TVA sera reprise dans les fiches TVA. Les natures de TVA disponibles sont : Normal Réduit Super réduit Exonéré 109 EBP Compta Classic Ancien Autre La liste des natures de TVA est fixe, il n'est pas possible d'ajouter ou supprimer une nature de TVA. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. A la création du dossier, le fichier des types de TVA est automatiquement créé. Il est possible de créer des types de TVA mais uniquement avec une nature Ancien ou Autre. Territorialités Accès : Paramètres - Taxes - Territorialité La gestion de la fiche "Territorialité" est commune à toutes les fiches. La territorialité définit une appartenance à un espace territorial mais surtout à un régime fiscal particulier. A la création du dossier, le fichier des territorialités est automatiquement créé. Une fiche Territorialité contient un champ Libellé et une zone de Note. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Il est impossible d'ajouter, de modifier ou supprimer le libellé de la fiche territorialité. Toutefois, vous pouvez Ajouter, Modifier ou Supprimer la note de la territorialité et enregistrer la fiche avec les nouvelles informations. Cette notion de territorialité est importante car elle sera reprise dans les options du dossier, les fiches tiers, les fiches TVA et les documents de ventes. Types d'opération Accès : Paramètres - Taxes La gestion de la liste des types d'opération est commune à toutes les listes. Cette liste aide à établir la déclaration de TVA. Tout ajout, correction ou suppression peut entraîner des incohérences sur les déclarations de TVA. Régimes de TVA Accès : Paramètres - Taxes La gestion de la liste des régimes de TVA est commune à toutes les listes. Cette liste affiche tous les régimes existants définis par l'Administration française. Tout ajout peut entraîner des incohérences sur les états fiscaux. Les corrections et suppressions des régimes livrés par défaut sont impossibles. Déclarations livrées par défaut Liste Accès : Paramètres - Déclarations. La gestion de la liste des déclarations est commune à toutes les listes. Néanmoins aucun ajout, modification ni suppression n'est possible. 110 MANUEL Cette liste présente tous les types de déclarations autorisés et agréés par l'Administration, sans filtrage lié aux paramétrages choisis sur le dossier. Paramétrage Accès : Paramètres - Paramétrage des déclarations Aucun ajout ni aucune modification n'est possible dans ces fiches, qui représentent le contenu "système" de chaque déclaration. DIVERS Civilités Accès : Paramètres - Divers - Civilités La gestion de la fiche "Civilité" est commune à toutes les fiches. Saisissez le libellé * de la civilité (au maximum 25 caractères alphanumériques). La création du dossier propose par défaut une liste de civilités. Les civilités seront disponibles pour toutes les fiches relatives aux tiers (clients / fournisseurs...). La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Codes postaux Accès : Paramètres - Divers - Codes postaux La gestion de la fiche "Code postal" est commune à toutes les fiches. Une fiche "Code postal" se compose de quatre zones à remplir : Le code postal * Saisissez le code postal. Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques. La ville * Saisissez le nom de la ville (au maximum 35 caractères alphanumériques). Le pays * Sélectionnez le pays associé au code postal. Le département Sélectionnez le département associé au code postal. Lors de la saisie du département si celui-ci est associé à un pays différent de celui sélectionné précédemment, c'est le pays du département qui sera repris dans la fiche. La création du dossier propose par défaut une liste de codes postaux. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Départements Accès : Paramètres - Divers - Départements La gestion de la fiche "Département" est commune à toutes les fiches. La fiche "Département" se compose des champs suivants : Le Numéro * Saisissez le code du département. Ce numéro est limité à 3 caractères alphanumériques. Le Nom * Saisissez le nom ou le libellé du département (au maximum 50 caractères alphanumériques). 111 EBP Compta Classic Le Pays * Sélectionnez le pays associé au département. La création du dossier propose par défaut une liste de départements. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Pays Accès : Paramètres - Divers - Pays La gestion de la fiche "Pays" est commune à toutes les fiches. La fiche "Pays" se compose des éléments suivants : Le code ISO * Indiquez le code ISO du pays, sur 3 caractères. Le nom * Saisissez le nom du pays (au maximum 50 caractères alphanumériques). La création du dossier propose par défaut une liste de pays. Cette liste donne les noms de pays (formes courtes officielles des noms en français) par ordre alphabétique tels qu'ils sont donnés dans l'ISO 3166-1 et les codes alpha-2 correspondants de l'ISO 3166-1. Vous disposez également de 2 cases à cocher permettant des vues et classements rapides : Inactif Cliquez dans cette case si vous souhaitez ne pas afficher ce pays dans les vues standard, les listes déroulantes... UE Cliquez dans cette case pour noter que le pays appartient à l'union européenne. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. Moyens de paiement Accès : Paramètres - Divers - Moyens de paiement La gestion de la fiche "Moyen de paiement" est commune à toutes les fiches. La fiche "Moyen de paiement" se compose des éléments suivants : un code * Indiquez un code moyen de paiement. Ce code est limité à 6 caractères alphanumériques. un libellé * Saisissez le libellé du moyen de paiement (au maximum 60 caractères alphanumériques). une nature * Sélectionnez un type de nature dans la liste déroulante. Cette liste n'est pas paramétrable. une banque Ce champ correspond à la banque sélectionnée par défaut lorsque vous réalisez un règlement. La liste des banques est accessible par le menu Règlements - Données - Banques. Si la banque que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche banque en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . La création du dossier propose par défaut une liste de moyens de paiement. La banque par défaut n'est pas renseignée dans les fiches moyens de paiement. La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. 112 MANUEL Modes de règlement Accès : Paramètres - Divers - Modes de règlement La gestion de la fiche "Mode de règlement" est commune à toutes les fiches. La fiche "Modes de règlement" se compose des éléments suivants : Le code * Indiquez un code pour votre mode de règlement. Ce code est limité à 6 caractères alphanumériques. Le libellé * Saisissez le libellé du mode de règlement (au maximum 60 caractères alphanumériques). Nous vous conseillons d'indiquer un libellé explicite qui reprenne le type de paiement et l'échéance. La création du dossier propose par défaut une liste de modes de règlement. Onglet détail Cet onglet est divisé en 2 parties : Création des lignes "d'échéances" pour le mode de règlement Test des lignes créées Création des lignes Pour valider une fiche mode de règlement, vous devez avoir au minimum une ligne d'échéance. Une ligne contient les renseignement suivants : % Il sert à calculer le montant de l'échéance par rapport au montant TTC de la facture multiplié par le pourcentage défini. Par défaut, il est égal à 100%. Nbre de jours Saisissez le nombre de jours pour le calcul de l'échéance, à partir de la date du document (de 1 à 365). La zone nombre de jours n'est pas accessible pour un règlement de type Comptant. Type de Règlement Choisissez dans la liste proposée, le mode de calcul d'échéance que vous souhaitez appliquer. Jour de règlement Indiquez le jour pour lequel vous souhaitez le règlement (de 1 à 31). Cette zone est accessible uniquement pour les types de règlement : Fin de mois le ou Net le. Mois comptable Cochez cette case si vous souhaitez faire fonctionner le mode de règlement en mois comptable pour le calcul de la date d'échéance. Cette fonction sert pour considérer un nombre de jours en nombre de mois (31 jours devient 1 mois, 60 jours devient 2 mois...). Moyen de paiement Cette liste déroulante est paramétrable depuis la liste des moyens de paiement. Vous pouvez modifier, créer plusieurs lignes d'échéances pour un mode de règlement. Pour cela, cliquez sur l'icône Ajouter pour insérer une ligne et saisissez les différents critères que vous souhaitez. La somme des % des lignes créées doit être égale à 100%. Test des lignes créées Pour tester les lignes que vous venez de créer, vous devez indiquer : une date qui corresponde à la date du document un montant qui corresponde au montant du document 113 EBP Compta Classic Dans le tableau à droite de ces zones, vous trouverez le résultat du calcul des échéances (Date échéance, Montant et Moyen de paiement) L'échéance, le règlement et le jour s'enchaînent pour le calcul de l'échéance de la facture. Exemple 1 Mode de règlement : CH30 Paramétrage d'une ligne échéance : % NB jours Type Jour Mois Moyen de règlement règlement comptable paiement 100 30 Net Chèque Date de facture : 01/01/2008, Montant : 100 Votre date d'échéance sera calculée ainsi : 01/01/2008 + 30J soit le 31/01/2008, puis Net, ce qui donnera le 31/01/2008, ce qui donnera une date d'échéance au 31/01/2008 pour un montant de 100. Exemple 2 Mode de règlement :Prel4 Paramétrage de 4 lignes d'échéances: % NB jours Type Jour Mois Moyen de règlement règlement comptable paiement 25 Comptant Prélèvement 25 30 Net le 15 Prélèvement 25 60 Net le 15 Prélèvement 25 90 Net le 15 Prélèvement Date de facture : 01/01/2008, Montant : 100 € Les dates d'échéance seront calculées ainsi : 1ère ligne : 01/01/2008 + 0J soit le 01/01/2008, puis Comptant, ce qui donnera le 01/01/2008 pour un montant de 25 (25% du montant soit 100). 2ème ligne : 01/01/2008 + 30J soit le 31/01/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le 15/02/2008 pour un montant de 25 (25% du montant soit 100). 3ème ligne : 01/01/2008 + 60J soit le 01/03/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le 15/03/2008 pour un montant de 25 (25% du montant soit 100). 4ème ligne : 01/01/2008 + 90J soit le 31/03/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le 15/04/2008 pour un montant de 25 (25% du montant soit 100). Les actions possibles dans la liste Ajouter : permet d'ajouter une nouvelle ligne d'échéance à la fin de la liste. Insérer : permet d'insérer une nouvelle ligne d'échéance entre deux lignes déjà existantes. Supprimer : permet de supprimer une ligne d'échéance existante. Monter/Descendre : permet de modifier l'ordre des priorités des lignes d'échéances sans être obligé de les supprimer et de les recréer. Couper/Copier/Coller : ces trois boutons ont un comportement identique au comportement standard défini, par exemple, dans Word et Excel. Toutes les actions accomplies sur la liste des échéances avec ces boutons ne doivent pas empêcher de respecter les règles de cohérence définies dans les paragraphes précédents. Onglet Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. 114 MANUEL Codes NAF Accès : Paramètres - Divers - Codes NAF La gestion de la fiche "NAF" est commune à toutes les fiches. Le code NAF est utilisé dans les Options/Identifications administratives. La création du dossier propose par défaut une liste de codes NAF. La fiche "Code NAF" se compose des zones : Code NAF * Ce code est limité à 8 caractères alphanumériques. Libellé * Indiquez le libellé du code NAF. Notes La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches. SOCIÉTÉ Coordonnées Accès : Paramètres - Société - Coordonnées Les coordonnées à saisir sont celles de votre dossier-société. Il est important de les renseigner car ces informations seront reprises sur certaines impressions de vos documents (Grand Livre, Balance, Tva..). Identification Forme juridique ou civilité Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques. Si la forme juridique ou civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom – Raison sociale Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Qualité de la personne Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse de la société Adresse Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (fin) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Code Postal Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques. Lors de la saisie du code postal, ° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut ° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée avec uniquement ceux répondant à la saisie. ° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . 115 EBP Compta Classic Ville Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques. Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. Département Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Pays Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Autres informations Téléphone fixe Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Téléphone portable Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Télécopie/Fax Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. e-mail Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Site Web Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Identification Saisissez les codes Siret, NAF, MSA, R.C.S et R.M de votre dossier-société. Ces informations pourront être imprimées en pied de certains de vos documents (Grand Livre...) Informations administratives Accès : Paramètres - Société - Informations administratives SIRET Le champ Siret permet de saisir un numéro de 14 caractères. Code NAF/APE Ce champ permet la sélection d’un Code NAF et affichage du libellé. Si le code NAF que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code NAF en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . MSA Ce champ permet de saisir le numéro de Mutuelle Santé Agricole et autorise 50 caractères alphanumériques. N° Identification RCS Ce champ permet de saisir le numéro d'identification au Registre du Commerce et des Sociétés ; il autorise 13 caractères alphanumériques. N° Identification RM Ce champ permet de saisir le numéro d'identification au Registre des Métiers ; il autorise 13 caractères alphanumériques. Capital Ce champ permet de saisir 18 caractères numériques avec décimales. 116 MANUEL Informations TVA Accès : Paramètres - Société - Informations de TVA Tous les champs de l'onglet "Informations de TVA" sont déterminants pour établir votre déclaration de TVA : leur paramétrage est donc indispensable. Paramétrage et gestion de la TVA sur le dossier Siret Accès : Paramètres - Société - Informations administratives. La mention du Siret est obligatoire pour pouvoir établir la déclaration de TVA : il est donc nécessaire de vérifier que cette information est bien renseignée. Centre des Impôts Accès : Paramètres - Société- Trésor Public - Centre des Impôts Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives au Centre des Impôts dont dépend l'entreprise. S.I.E. Accès : Paramètres - Société- Trésor Public - S.I.E. Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives au S.I.E S.I.E. = Service InterEntreprises.. dont dépend l'entreprise. Informations de TVA Accès : Paramètres - Société- Informations de TVA Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives à la déclaration de TVA. Elles vont permettre de paramétrer les comptes mais également de générer la déclaration à proprement parler. Les différents champs de l'en-tête Ces champs (TVA intracommunautaire, SIE...) sont saisissables. Ils correspondent aux éléments devant obligatoirement apparaître dans une déclaration de TVA : ils seront donc imprimés en l'état dans les déclarations. Le contrôle de cohérence du paramétrage de TVA lors du transfert comptable Une option "Vérifier au moment du transfert comptable, la cohérence du paramétrage TVA sur les comptes" existe. Elle est inactive par défaut. Elle peut être activée (cochée) ou désactivée (décochée) à tout moment. Si cette option est activée alors, lors de chaque transfert comptable de la Gestion Commerciale vers la Comptabilité, la cohérence des paramétrages des comptes de TVA, des comptes soumis à TVA, des taux de TVA, des territorialités et des natures de taxes est vérifiée entre les deux applications. Lorsque tous les contrôles sont effectués avec succès alors le transfert comptable est effectué intégralement. Lorsqu'un contrôle est effectué sans succès, alors le transfert comptable est bloqué, générant une erreur de synchronisation, puis un message avertit de l'anomalie et rend possible la correction du paramétrage erroné. Si cette option est décochée alors aucun contrôle de cohérence n'est effectué entre la Gestion Commerciale et la Comptabilité. Toutes les écritures sont donc transférées en comptabilité sans information et cela même si les paramétrages des comptes de TVA, des comptes soumis à TVA, des taux de TVA, des territorialités et des natures de taxes sont divergents entre les deux applications. Les régimes Cette liste permet de sélectionner le code régime et le type de TVA dont l'entreprise relève. Ajouter : permet de créer la première ligne ou d'ajouter une nouvelle ligne dans le tableau de TVA. Supprimer : permet de supprimer la dernière ligne affichée, si aucune déclaration de TVA n'a été établie d'après ce code. Code Régime : Une liste déroulante permet de sélectionner le code régime de l'entreprise. Il gère à la fois le régime de TVA dont l'entreprise relève mais également la périodicité des déclarations. 117 EBP Compta Classic Périodicité : Ce champ non accessible dépend directement du code régime précédemment sélectionné et est affiché pour information uniquement. Option de calcul : Par défaut, l'option de calcul est "Sur les Débits", mais elle peut être modifiée par une sélection dans la liste déroulante. Date d'application : Une liste déroulante permet de sélectionner la date à partir de laquelle ce régime est appliqué à l'entreprise. Cette liste est directement dépendante du code régime et de la périodicité de déclaration qui lui est attaché. Une entreprise peut changer de code régime au cours de son existence : il est donc possible de déterminer un nouveau code régime en ajoutant une ligne dans le tableau. Néanmoins, il faut que la date d'application de ce nouveau régime soit postérieure à la dernière date d'application. Lors de la création des déclarations de TVA, c’est le dernier régime de l’exercice courant qui sera pris en compte. Logo de la société Accès : Paramètres - Société - Logo Vous pouvez insérer à cet emplacement le logo de votre société. Il sera automatiquement repris sur vos impressions de documents (Grand Livre, Balance...), sur les modèles de document avec logo. Pour insérer un logo, vous devez réaliser un clic droit puis Charger. Ensuite, utilisez l'icône pour rechercher le fichier qui contient votre image. Vous avez le possibilité de redimensionner celui-ci. Les principaux formats acceptés sont : BMP, GIF, JPG/JPEG et ICO. EXPERT Expert- Cabinet Accès : Paramètres - Société - Expert - Cabinet Vous pouvez saisir à cet emplacement les coordonnées du cabinet de votre expert comptable. Il est intéressant de les renseigner car ces informations seront reprises sur les documents qui lui sont destinés (Impressions - Dossier Expert Comptable). Cabinet Identification Forme Juridique ou Civilité Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques. Si la forme juridique ou civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom / Raison sociale Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. SIRET Champ saisissable, limité à 14 caractères alphanumériques. Adresse du cabinet Adresse Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (fin) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. 118 MANUEL Code Postal Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques. Lors de la saisie du code postal, ° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut ° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux répondant à la saisie. ° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Ville Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques. Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. Département Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Pays Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le pays que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Site web Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Expert - Contacts Accès : Paramètres - Société - Expert - Contacts Vous pouvez saisir à cet emplacement les coordonnées de votre expert comptable et d'un collaborateur. Il est intéressant de les renseigner car ces informations seront reprises sur les documents qui lui sont destinés (Impressions - Dossier Expert Comptable). Contacts Expert Comptable Civilité Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques. Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Prénom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Téléphone fixe Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Téléphone portable Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Fax Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. 119 EBP Compta Classic e-mail Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Collaborateur Civilité Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques. Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Prénom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Téléphone fixe Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Téléphone portable Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Fax Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. e-mail Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Paramétrage et gestion de la TVA sur le dossier Siret Accès : Paramètres - Société - Informations administratives. La mention du Siret est obligatoire pour pouvoir établir la déclaration de TVA : il est donc nécessaire de vérifier que cette information est bien renseignée. Centre des Impôts Accès : Paramètres - Société- Trésor Public - Centre des Impôts Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives au Centre des Impôts dont dépend l'entreprise. S.I.E. Accès : Paramètres - Société- Trésor Public - S.I.E. Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives au S.I.E S.I.E. = Service InterEntreprises.. dont dépend l'entreprise. Informations de TVA Accès : Paramètres - Société- Informations de TVA Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives à la déclaration de TVA. Elles vont permettre de paramétrer les comptes mais également de générer la déclaration à proprement parler. Les différents champs de l'en-tête Ces champs (TVA intracommunautaire, SIE...) sont saisissables. Ils correspondent aux éléments devant obligatoirement apparaître dans une déclaration de TVA : ils seront donc imprimés en l'état dans les déclarations. Le contrôle de cohérence du paramétrage de TVA lors du transfert comptable Une option "Vérifier au moment du transfert comptable, la cohérence du paramétrage TVA sur les comptes" existe. Elle est inactive par défaut. Elle peut être activée (cochée) ou désactivée (décochée) à tout moment. 120 MANUEL Si cette option est activée alors, lors de chaque transfert comptable de la Gestion Commerciale vers la Comptabilité, la cohérence des paramétrages des comptes de TVA, des comptes soumis à TVA, des taux de TVA, des territorialités et des natures de taxes est vérifiée entre les deux applications. Lorsque tous les contrôles sont effectués avec succès alors le transfert comptable est effectué intégralement. Lorsqu'un contrôle est effectué sans succès, alors le transfert comptable est bloqué, générant une erreur de synchronisation, puis un message avertit de l'anomalie et rend possible la correction du paramétrage erroné. Si cette option est décochée alors aucun contrôle de cohérence n'est effectué entre la Gestion Commerciale et la Comptabilité. Toutes les écritures sont donc transférées en comptabilité sans information et cela même si les paramétrages des comptes de TVA, des comptes soumis à TVA, des taux de TVA, des territorialités et des natures de taxes sont divergents entre les deux applications. Les régimes Cette liste permet de sélectionner le code régime et le type de TVA dont l'entreprise relève. Ajouter : permet de créer la première ligne ou d'ajouter une nouvelle ligne dans le tableau de TVA. Supprimer : permet de supprimer la dernière ligne affichée, si aucune déclaration de TVA n'a été établie d'après ce code. Code Régime : Une liste déroulante permet de sélectionner le code régime de l'entreprise. Il gère à la fois le régime de TVA dont l'entreprise relève mais également la périodicité des déclarations. Périodicité : Ce champ non accessible dépend directement du code régime précédemment sélectionné et est affiché pour information uniquement. Option de calcul : Par défaut, l'option de calcul est "Sur les Débits", mais elle peut être modifiée par une sélection dans la liste déroulante. Date d'application : Une liste déroulante permet de sélectionner la date à partir de laquelle ce régime est appliqué à l'entreprise. Cette liste est directement dépendante du code régime et de la périodicité de déclaration qui lui est attaché. Une entreprise peut changer de code régime au cours de son existence : il est donc possible de déterminer un nouveau code régime en ajoutant une ligne dans le tableau. Néanmoins, il faut que la date d'application de ce nouveau régime soit postérieure à la dernière date d'application. Lors de la création des déclarations de TVA, c’est le dernier régime de l’exercice courant qui sera pris en compte. Options comptables Saisie Accès : Paramètres - Société - Options comptables - Saisie Contrôles effectués en cours de saisie Ces contrôles sont actifs dans toutes les fenêtre de saisie. Alertes sur les montants : Lorsque cette option est cochée et qu'un montant négatif est saisi, alors un message d'alerte est automatiquement affiché. Sinon, aucun message n'apparaîtra en saisie. Cette alerte apparaît dans tous les masques de saisie. Alertes sur les comptes : Lorsque cette option est cochée, alors tous les messages d'alerte sur les comptes sont affichés (par exemple : racines non autorisées en saisie dans un journal, les comptes non autorisés en saisie dans un type de journal...). Sinon, aucun message n'apparaîtra en saisie quelque soit les paramétrages effectués sur les comptes et les journaux. Cette alerte apparaît dans tous les masques de saisie Afficher sur les doublons des numéros de pièce (hors saisie journal) : Cette option concerne la Saisie journal, la Saisie pratique, Saisie au kilomètre et la Saisie par guide. Elle concerne particulièrement les journaux avec numérotation continue sur la période ou sur l'exercice. 121 EBP Compta Classic Plusieurs utilisateurs peuvent saisir simultanément dans un même journal mais dans des masques de saisie différents (Saisie par journal, Saisie pratique, Saisie au kilomètre, Saisie par guide) ; si ces saisies ne sont pas enregistrées, alors les numéros de pièce sont donc identiques pour tous les utilisateurs. Si l'option est activée, alors dès qu’un autre utilisateur tentera d’enregistrer ses saisies, un message lui signalera les doublons et lui proposera une re-numérotation automatique des numéros déjà utilisés. Trois possibilités s’offrent alors à lui : o annuler l’enregistrement, afin de lui permettre de modifier ses numéros de pièce et de les enregistrer à nouveau ; o refuser la re-numérotation pour que les écritures s’enregistrent telles qu’elles ; o accepter la re-numérotation automatique. Le nouveau numéro de pièce est alors attribué, il est visible dans la fenêtre de saisie en cours. Options de saisie par journal Sauvegarde automatique dès l'équilibre de l'écriture : Lorsqu'elle est cochée alors les écritures sont automatiquement sauvegardées lorsqu'elles sont équilibrées. Sinon, il est nécessaire de les sauvegarder manuellement, soit en utilisant la combinaison Ctrl+S, soit en utilisant le bouton Sauvegarder disponible dans la barre d'outils des fenêtres. Cette option concerne uniquement la saisie journal. Activer Annuler / Refaire : Cette option peut être cochée si vous rencontrez des lenteurs dues à un grand nombre d'écritures saisies par mois. L'activation de cette option supprime la possibilité d'annuler ou refaire les dernières actions en saisie journal. De plus, si un journal/mois contient plus de 5000 lignes, alors les actions Annuler / Refaire seront toujours désactivées en saisie journal et cela, quelque soit l'option sélectionnée dans les Paramètres Société. Règlements Accès : Paramètres - Société - Options comptables - Règlements Moyen de paiement par défaut Un moyen de paiement est proposé par défaut, mais il reste modifiable grâce à la liste déroulante. Il est automatiquement repris dans l'échéancier si aucun moyen de paiement n'est renseigné sur la fiche du compte concerné. Banque par défaut Ce champ permet de sélectionner la banque par défaut sur laquelle vous voulez émettre des règlements. Saisie pratique Accès : Paramètres - Société - Options comptables - Saisie pratique Cette page permet de définir le journal par défaut utilisé pour comptabiliser une saisie pratique sur Mes achats, Mes ventes ou Ma Trésorerie. Fiche compte Accès : Paramètres - Société - Options comptables - Fiche compte Les valeurs par défaut permettent de déterminer certaines valeurs qui seront appliquées à toutes les fiches de comptes lors de leur création. Les valeurs par défaut sont modifiables à tout moment et sont sans incidence sur les comptes déjà créés. Si ces valeurs ne conviennent pas pour un nouveau compte à créer ou pour un compte déjà existant, il est possible de modifier ces valeurs directement dans la fiche du compte concerné. Rapprochement bancaire Une liste déroulante permet de sélectionner l’un des trois types de rapprochement qui sera renseigné par défaut dans tous les nouveaux comptes de nature Comptes pour rapprochement Aucun : aucun rapprochement n'est possible pour ces comptes. Par journal : le type de rapprochement par journal est possible pour ces comptes. 122 MANUEL Par compte : le type de rapprochement par compte est possible pour ces comptes. Echéancier Une liste déroulante permet de sélectionner l'un des trois modes de gestion des échéances qui sera renseigné par défaut dans tous les nouveaux comptes de nature Clients et Comptes rattachés, de nature Fournisseurs et Comptes rattachés ou encore de nature Autres Tiers avec Echéance. Aucun : Aucun échéancier n'est disponible sur ces comptes. Echéancier : Les échéanciers (Echéancier de la facture et Pointage) peuvent apparaître à la demande. Echéancier automatique en saisie : L'échéancier de la facture apparait systématiquement lors de la saisie de ces comptes. Lettrage Une liste déroulante permet de sélectionner l’un des trois types de lettrage qui sera renseigné par défaut dans tous les nouveaux comptes de nature Comptes de Bilan. Aucun : aucun lettrage n'est possible sur ces comptes. Lettrage : le lettrage est possible pour ces comptes entre plusieurs lignes d'écriture dont le montant s’équilibre au centime près. Lettrage approché : le lettrage sera possible pour ces comptes entre plusieurs lignes d'écriture dont le montant ne s’équilibre pas. Lettrage approché Accès : Paramètres - Société - Options comptables - Lettrage approché Ces valeurs par défaut sont reprises lors de l'activation du lettrage approché sur une fiche compte. Si des lignes d'écritures doivent être lettrées alors qu'elles ne sont pas équilibrées, alors le logiciel créera automatiquement une écriture d'équilibrage, selon les paramètres définis dans la zone : Ecart maximum : La valeur saisie doit être un montant positif avec décimales. Elle fixe le plafond de l'écart maximal autorisé entre plusieurs lignes d'écritures. Compte de régularisation au débit : Une liste déroulante affiche tous les comptes de nature Charges. Elle permet de choisir le compte à utiliser pour comptabiliser l'écart s'il est débiteur. Compte de régularisation au crédit : Une liste déroulante affiche tous les comptes de nature Produits. Elle permet de choisir le compte à utiliser pour comptabiliser l'écart s'il est créditeur. Journal de régularisation : Une liste déroulante affiche tous les journaux existants sur le dossier. Elle permet de choisir le journal de destination de l'écriture d'équilibrage. A Nouveaux Accès : Paramètres - Société - Options comptables - A Nouveaux La zone "A Nouveaux" permet de définir le paramétrage de comptabilisation du résultat des exercices. Certaines de ces informations seront reprises dans l'assistant de clôture annuelle. Type d'A Nouveaux : - Avec détails : Toutes les lignes d'écritures à reporter sur l'exercice suivant seront détaillées. La lecture des comptes peut donc en être facilitée. - Sans détails : toutes les lignes d'écritures appartenant à un même compte et qui doivent être reportées sur l'exercice suivant seront cumulées entre elles : une seule ligne apparaîtra donc dans chaque compte concerné. L'option choisie s'applique par défaut à tous les comptes de nature Bilan de l'exercice courant. Néanmoins, un choix différent peut être effectué sur chaque fiche compte. Mode de génération : - A la création d'un exercice : Lors de la création de l'exercice suivant, alors les A Nouveaux de l'exercice courant seront automatiquement reportés sur ce nouvel exercice. 123 EBP Compta Classic - A la clôture d'un exercice : Lors de la clôture de l'exercice courant, les A Nouveaux de cet exercice seront automatiquement reportés sur l'exercice suivant. Mode de mise à jour : - Automatique au changement d'exercice courant : Si les A Nouveaux ont déjà été générés une première fois sur l'exercice suivant, alors leur mise à jour sera effectuée en temps réel à chaque changement d'exercice courant. - Manuelle : Les A Nouveaux ne seront pas mis à jour automatiquement. Pour les mettre à jour, il faut activer l'option Générer les A Nouveaux dans le menu Exercices/Clôtures. Compte de bénéfice / Compte de perte : Ces champs permettent de sélectionner dans une liste déroulante les comptes sur lesquels le résultat de l'exercice courant sera imputé. - Bénéfice : Seuls les comptes de nature "Résultat, bénéfice" sont autorisés. - Perte : Seuls les comptes de nature "Résultat, perte" sont autorisés. GÉNÉRAL Environnement de saisie Accès : Paramètres - Société - Général Ces options permettent de définir les règles d'affichage du fond des grilles de saisie par journal et de saisie par écriture. Afficher la grille horizontale : permet d'afficher ou non un tracé horizontal sur les grilles de saisie. Afficher la grille verticale : permet d'afficher ou non un tracé vertical sur les grilles de saisie. Encadrer l'écriture courante : permet d'afficher ou non un encadré autour de l'écriture sur laquelle vous êtes positionné. Couleur de fond : permet de sélectionner la couleur de fond des grilles de saisie. Couleur des écritures déséquilibrées : permet de sélectionner la couleur à appliquer sur une écriture qui est déséquilibrée. Remettre l'environnement par défaut : permet de restituer l'environnement de saisie défini par défaut. Options - Général Police par défaut Les champs ci-dessous permettent de définir la police appliquée par défaut dans les champs de type texte (description commerciale de la fiche article, description dans les documents, onglet note...) : Police par défaut Taille par défaut Mot de passe utilisateur Accès : Paramètres - Société - Mot de de passe Vous avez la possibilité de protéger l’ouverture de votre dossier par la saisie d’un mot de passe sur l'utilisateur ADM, créé par défaut. Le mot de passe de la gestion est indépendant de celui de la comptabilité et inversement. Création du mot de passe Pour créer un mot de passe, vous devez : 124 MANUEL Ne rien saisir dans la zone "Ancien mot de passe", Saisir le mot de passe que vous souhaitez dans la zone "Nouveau mot de passe", Saisir la confirmation dans la zone "Confirmer le mot de passe" (même saisie que dans la zone "Nouveau mot de passe"), Valider par le bouton Appliquer. Le logiciel vous demandera alors de saisir le mot de passe à chaque ouverture de votre dossier. Changer un mot de passe Vous avez la possibilité de changer de mot de passe. Pour cela, vous devez : Saisir le mot de passe actuel dans la zone "Ancien mot de passe", Saisir le "Nouveau mot de passe", Saisir la confirmation dans la zone "Confirmer le mot de passe" (même saisie que dans la zone "Nouveau mot de passe"), Valider par le bouton Appliquer. Suppression du mot de passe Vous pouvez supprimer la demande de saisie d'un mot de passe en ouverture de dossier. Pour cela, vous devez : Saisir le mot de passe actuel dans la zone "Ancien mot de passe", Ne rien saisir dans "Nouveau mot de passe" et "Confirmer le nouveau mot de passe" Valider par le bouton Appliquer. Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Etats standards Sous catégorie : Journal Sous catégorie : Grand Livre Sous catégorie : Balance .... Catégorie principale : Etats de gestion Sous catégorie : Echéancier Sous catégorie : Balance âgée par échéances Sous catégorie : Balance âgée par Lettrage Catégorie principale : Etats fiscaux... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie à laquelle il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. Ces modèles peuvent être modifiés avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle". A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle à utiliser par défaut pour les fiches, définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes. Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils Modèle par défaut ou clic droit sur le modèle puis Modèle par défaut. 125 EBP Compta Classic Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. OUTILS Sauvegarde rapide Accès : Outils - Sauvegarde rapide La sauvegarde rapide est possible uniquement si une première sauvegarde classique a été réalisée. La sauvegarde rapide permet de sauvegarder le dossier avec les informations paramétrées dans la sauvegarde "classique" effectuée précédemment. Une seule étape "résumé des éléments" est affichée. Cliquez sur Lancer pour exécuter la sauvegarde rapide. Sauvegarde Accès : Outils - Sauvegarde La sauvegarde passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de sauvegarde des données. Bienvenue... ...dans l'assistant de sauvegarde des données. Cet écran vous indique, en autre, l'importance de la réalisation régulière d'une sauvegarde. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage de la sauvegarde. Choix des informations à inclure dans la sauvegarde Par défaut, l'option Inclure la configuration et l'environnement n'est pas cochée. Si vous avez défini un affichage spécifique sur votre poste de travail, la sauvegarde des informations de configuration est nécessaire. Pour information, la sauvegarde des modèles s'effectue en même temps que la sauvegarde du dossier. L'option Sauvegarder en fichier texte (à restaurer avec un autre moteur de base de données) permet de réaliser une sauvegarde de la base dans un fichier zip contenant des fichiers CSV. Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de sauvegarde. . Choix de la destination de la sauvegarde Sélectionnez le chemin du dossier de sauvegarde que vous souhaitez. Nous vous conseillons d'effectuer régulièrement des sauvegardes sur un support externe. Si votre disque dur ou votre matériel est défectueux, vous aurez toujours possibilité de récupérer vos données sur un autre ordinateur. Sauvegarde en ligne Cochez cette option si vous souhaitez effectuer une sauvegarde en ligne. Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les 126 MANUEL sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous permet également d'échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre expert comptable. Mot de passe Suite à la sélection de la case, vous devez indiquer le mot de passe pour pouvoir partager la sauvegarde avec un partenaire. Commentaire Le renseignement de ce champ est facultatif. Il permet de saisir un texte décrivant la sauvegarde. Envoi d'une sauvegarde à un partenaire Pour envoyer une sauvegarde à un partenaire, vous devez saisir un mot de passe partenaire dans l'assistant de sauvegarde. Pour récupérer une sauvegarde, le partenaire doit s'identifier sur le site EBP (pas d'obligation d'avoir une licence). Sur la page de Gestion des sauvegardes en ligne, le partenaire clique sur Vous souhaitez accéder à une sauvegarde en ligne en tant que partenaire ? et saisit la licence et la clé web puis son mot de passe partenaire. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter la sauvegarde. Restauration Accès : Outils - Restauration La restauration de dossier passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de restauration des données. Bienvenue... ...dans l'assistant de restauration des données. Cette opération est à effectuer uniquement en cas de nécessité absolue. Le contenu de la sauvegarde va remplacer et écraser toutes vos données. Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une restauration de celui-ci. Pour cela, cliquez sur le bouton Sauvegarder mon dossier maintenant. L'assistant de sauvegarde du dossier s'ouvre alors automatiquement. Suite à la réalisation de la sauvegarde, cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Sélection de la sauvegarde à restaurer Cet écran permet de sélectionner le chemin du Fichier de sauvegarde du dossier que vous souhaitez restaurer. Aidez-vous de l'icône "..." pour sélectionner le fichier à restaurer. Cliquer sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Choix des informations à inclure dans la restauration Sélectionnez les éléments que vous souhaitez restaurer (dossier ou informations de configuration). Cliquez sur le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de restauration. La case à cocher "Spécifier les emplacement des fichiers de données qui seront restaurés" permet dans les étapes suivantes de définir l'emplacement de la base à restaurer. Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Choix de la destination de la restauration Sélectionnez le chemin du dossier ou vous souhaitez restaurer les données. Nom du dossier Cette zone permet de charger le nom de la base. Pour cela, décochez la case "utiliser le nom du dossier d'origine". 127 EBP Compta Classic Vous pouvez ainsi restaurer une base sous un autre nom. Elle correspond à une copie de la base d'origine. Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter la restauration des données. Historique de sauvegarde Accès : Outils - Historique de sauvegarde L'historique de sauvegarde stocke chaque information concernant : - la date de la sauvegarde, - le code de l'utilisateur qui a réalisé la sauvegarde, - le nom de l'ordinateur (poste), - la destination : l'emplacement du fichier ZIP qui contient la sauvegarde. Sauvegarde en ligne EBP Sauvegarde en ligne est un service supplémentaire vous permettant de réaliser vos sauvegardes sur Internet. Il vous offre une façon simple et sécurisée de réaliser des sauvegardes externes à l'entreprise. EBP sauvegarde est un service payant. La sauvegarde en ligne consiste à récupérer une sauvegarde normale et à l’envoyer sur un serveur. L’utilisateur se connecte ensuite sur le site EBP (ou sur http://sauvegarde.ebp.com) et dans son espace client, il télécharge ses sauvegardes s'il a besoin de faire une restauration. La sauvegarde en ligne se découpe en trois parties: les options, la sauvegarde et l’administration. o Par le menu Outils / Options / Services Internet, configurez votre sauvegarde en ligne. o Ensuite, lancez l'assistant de sauvegarde et sélectionnez Sauvegarde en ligne comme destination à la place de votre disque local. o Par le menu Outils / Administrer les sauvegardes en lignes, administrez les sauvegardes en ligne que vous avez ou allez réaliser. Cet accès est un lien vers le site http://Sauvegarde.ebp.com Pour effectuer une sauvegarde en ligne, certaines informations sont obligatoires : Mot de passe, Application activée, Numéro de licence, Code d’activation, Clé web. Export du schéma de la base de données Accès : Outils - Exporter le schéma de l'application L'export du schéma de l'application passe par un assistant. Cet assistant permet de réaliser l'export de la liste de toutes les tables et champs de l'application. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'export du schéma de la base de données. Bienvenue... ... dans l'assistant d'export du/des schémas(s) de base(s) de données. Cet écran indique, entre autres, la structure du nom du fichier sauvegardé. Cliquer sur le bouton Suivant pour poursuivre l'export. Sélection des paramètres d'export du schéma Cet écran permet de : - définir le chemin du fichier généré, - le mode d'export. 128 MANUEL Deux modes d'export sont disponibles : - Simple : Le fichier contient les tables avec pour chacune le nom des champs, la traduction du champ, le type de données, la taille et si une valeur nulle est autorisée. La liste des tables associées est également présente. - Détaillé : Le fichier contient les tables avec pour chacune les options de la table et un descriptif détaillé des champs (exemple : champ système ou pas). La liste des tables associées est également présente. Le fichier généré sera au format XML. Une fois les paramètres définis, cliquez sur le bouton Suivant. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement. Opération terminée Cet écran contient la liste des fichiers générés avec leurs emplacements. Cliquez sur Fermer pour terminer le traitement. Communication Entreprise-Expert Accès : Outils - Communication Entreprise-Expert Ce outil permet de : - Recevoir des données, c'est-à-dire de réaliser des importations d'écritures d'autres logiciels dans le logiciel EBP. - Transmettre des données, c'est-à-dire de réaliser des exportations d'écritures du logiciel EBP vers d'autres logiciels. Recevoir des données Création automatique des comptes La case "Création automatique des comptes" doit être cochée pour que tous les comptes inexistants soient créés automatiquement avec l'intitulé "Compte créé pendant le transfert". Ces libellés seront modifiables par la suite dans le plan comptable. Si la case n'est pas cochée, alors à chaque nouveau compte, une fiche de création de compte s'ouvrira afin de renseigner les paramètres. Création automatique des journaux La case "Création automatique des journaux" doit être cochée pour que tous les journaux inexistants soient créés automatiquement avec le libellé "Journal créé pendant le transfert". Ces libellés seront modifiables par la suite dans le plan de journaux. Si la case n'est pas cochée, alors à chaque nouveau journal, une fiche de création de journal s'ouvrira afin de renseigner les paramètres. Transmettre des données La case Exporter tout le dossier doit être cochée pour que la totalité des écritures comptables soit exportée. Sinon, les critères d'export peuvent être définis en indiquant la période et la fourchette de journaux à prendre en compte. Exporter les liasses fiscales Accès : Outils - Exporter les liasses fiscales Cet outil permet d'éditer les liasses fiscales du dossier et de l'exercice en cours. Pour cela, il faut exporter le fichier au format "Liasses Fiscales". Fichier d'export : Un chemin et un nom de fichier sont proposés par défaut. Ils identifient le fichier qui sera généré par l'export. Ils peuvent être modifiés en cas de besoin, tout en conservant l'extension du fichier ".bal" 129 EBP Compta Classic Période d'export : Les dates de l'exercice courant sont proposées par défaut. Elles sont modifiables, à condition d'être toujours comprises dans cet exercice. Exporter : Ce bouton permet d'exporter la balance dans le fichier référencé plus haut. Ce fichier devra ensuite être importé dans un logiciel de Liasses Fiscales EBP. Assistant de maintenance des données Accès : Outils - Maintenance de données Entre chaque étape de l'assistant, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de maintenance des données. Bienvenue... Avant tout traitement de maintenance, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde de vos données en cliquant sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant !" Une fois la sauvegarde effectuée, cliquez sur le bouton Suivant. Choix du dossier Sélectionnez le dossier à maintenir à l'aide de l'icône "..." puis cliquez sur le bouton Suivant. Opérations de maintenance à effectuer Cochez les différentes opérations que vous souhaitez effectuer sur votre dossier. Base de données Permet de vérifier/réparer votre base en cas de problèmes et de l'optimiser en cas de lenteur inhabituelle (défragmenter les index, compacter). Verrous Permet de supprimer les verrous, notamment si vous avez quitté anormalement le logiciel et que vous n'arrivez plus à accéder à votre dossier (message : utilisateur déjà connecté..). Utilisateurs Permet de supprimer les connections de tous les utilisateurs. Recalculer Permet de recalculer tous les compteurs par exemple par rapport aux documents de vente saisis. Configuration Permet de supprimer toutes les vues personnalisées (vues non système des listes et grilles) ainsi que la position des fenêtres. Base de démonstration L'opération Réinitialiser la base de démonstration est disponible uniquement si vous demandez une maintenance sur la base de démonstration. Permet de mettre à jour le dossier de démonstration avec les données initiales. Cette opération est équivalente à une restauration du dossier de démonstration. Cette opération peut être longue. Cumuls Permet de recalculer tous les soldes de comptes, les totaux des journaux... existants sur le dossier. Ecritures comptables Permet de trier, par date et par pièce, les écritures comptables présentes sur tous les exercices ouverts et tous les mois non clôturés. Numéros de compte comptable Il se peut que votre plan comptable contienne un même compte sous deux formes : avec des zéros non significatifs (par exemple, compte 626000) et sans zéro non significatif (par exemple, compte 626). Cette situation peut générer des conflits. Cette opération de maintenance résout les conflits de la manière suivante : Le compte 626 existe sans être mouvementé et le compte 626000 existe avec des mouvements, alors : 130 MANUEL - les lignes d'écritures et les lignes d'échéance sont transférées du compte 626000 vers le compte 626 ; - le compte 626000 est supprimé. Le compte 626 n'existe pas et le compte 626000 existe avec des mouvements, alors : - le compte 626 est créé ; - les lignes d'écritures et les lignes d'échéance sont transférées du compte 626000 vers le compte 626 ; - le compte 626000 est supprimé. Le compte 626 existe avec des mouvements et le compte 626000 existe avec des mouvements, alors : - le compte 626 est conservé en l'état ; - un compte 6261 est créé ; - les lignes d'écritures et les lignes d'échéance sont transférées du 626000 sur le compte 6261 - le compte 626000 est supprimé. Dans tous les cas, les modifications effectuées sur le plan comptable sont automatiquement reportées dans toutes les saisies, dans les options... Les lettrages, pointages et rapprochements sont conservés. Certaines options de la fiche du compte d'origine (compte 626000) ne sont pas recopiées dans la fiche du compte de destination (compte 626). Une fois les opérations sélectionnées, vous devez cliquer sur Suivant. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des opérations que vous avez sélectionnées précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement. Traitement de la maintenance En fin de traitement, la liste des opérations effectuées est affichée. Dans le cas où la maintenance a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport en cliquant sur le bouton Afficher le détail. Outil de requêtage Accès : Outils - Outil de requêtage Cet outil permet de réaliser une visualisation des données d’une table. Vous avez la possibilité de créer une nouvelle requête depuis un assistant ou saisir directement les instructions dans la zone Requête. Seule la commande SELECT… est acceptée. Suite à la saisie d’une requête, cliquer sur le bouton Exécuter pour visualiser le résultat. Il vous est possible de sauvegarder la requête ou de l’exporter. A la prochaine utilisation de l’outil, vous pouvez appeler la requête ou importer une autre requête. Pour vous aider dans la recherche des tables et champs, vous disposez de l’assistant Export de schéma de la base présent dans le menu Outils. Supprimer un dossier Accès : Outils - Supprimer Pour supprimer un dossier, il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées par l'assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de suppression d'un dossier. Bienvenue... ...dans l'assistant suppression de dossier Avant toute suppression de dossier, nous vous recommandons de réaliser une sauvegarde du dossier par l'intermédiaire du bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage. 131 EBP Compta Classic Choix du raccourci vers le dossier à supprimer Cette étape consiste à sélectionner le raccourci du dossier à supprimer. Par défaut, le dossier ouvert est sélectionné. Pour sélectionner le dossier à supprimer, vous devez cliquer sur l'icône "...", puis sélectionner le fichier raccourci (extension du fichier eha). Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter la suppression du dossier. Maintenance sur les journaux Accès : Outils - Maintenance sur les journaux Si une clôture mensuelle a été effectuée à tort sur l'exercice courant, il est possible d'en demander la déclôture. la déclôture mensuelle ne peut être demandée que si l'exercice courant n'a pas encore fait l'objet d'une clôture annuelle. Choisissez le journal à déclôturer : Ce champ permet, grâce à une liste déroulante, de sélectionner un seul journal sur tous les journaux existants sur l'exercice courant. Déclôturer à partir du mois de : ce champ permet de sélectionner le premier mois de l'exercice courant qu'il faut déclôturer. Exercice courant du 01/01/2008 au 31/12/2008, non encore clôturé annuellement. Tous les journaux et tous les mois de cet exercice ont été clôturés mensuellement. Si vous sélectionner le journal ACHATS et la déclôture à partir du mois de SEPTEMBRE 2008, alors les mois de septembre, octobre, novembre et décembre 2008 du journal d'achats seront déclôturés. Veuillez saisir la raison ... : Ce champs doit obligatoirement être renseigné pour que la déclôture demandée soit exécutée. La déclôture mensuelle et le motif saisi dans le champ de justification seront portés dans le journal des événements. Editeur de modèles Accès : Outils - Editeur de modèles OU Tous menus - Impressions EBP Comptabilité est livré avec un puissant générateur d'état. Grâce à cet outil, vous pourrez personnaliser tous les modèles d'impression que nous vous proposons dans le logiciel et en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants. Pour ouvrir l'éditeur de modèles à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre principale d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez au générateur d'état en cliquant sur le bouton Modifier le modèle disponible dans la barre d'outils : vous arrivez alors automatiquement sur le paramétrage de ce modèle. Etant donné que les possibilités offertes par cet outil sont très importantes, le niveau de complexité peut varier en fonction de ce que vous souhaitez obtenir. Dans ce cas, notre service technique peut créer vos modèles : nous vous invitons à contacter notre service commercial pour connaître les tarifs de cette prestation. Plan de regroupement Le logiciel vous permet d'accéder, consulter et modifier le plan de regroupement de votre Bilan et de votre Compte de résultat. Liste des plans de regroupements Accès : Outils - Plan de regroupement 132 MANUEL Quatre plans de regroupement sont disponibles : ils correspondent aux différents feuillets du Bilan et du Compte de résultat (2050, 2051, 2052 et 2053). Cette liste n'est pas modifiable : aucun plan de regroupement ne peut être ajouté ou supprimé. Pour accéder à l'un des plans de regroupements, il vous suffit de sélectionner l'un des plans puis, au choix : - de double cliquer dessus, - de cliquer sur Modifier dans la barre de tâches, - de sélectionner Modifier dans le menu contextuel, - de faire F2. Plan de regroupement Accès : Outils - Plan de regroupement Un plan de regroupement est accessible à partir de la liste des plans de regroupement. Affichage du plan de regroupement Il se présente sous forme de tableau avec différentes colonnes : Variable : La variable est unique. Elle n'est ni supprimable, ni modifiable. Elle se retrouve dans chaque cellule du Bilan et du Compte de Résultat imprimés. Les variables finissant par 3 (AA3, AB3..) sont les variables de la colonne Net de l'exercice N. Formule système : La formule système est la formule de calcul définie par défaut pour chaque variable. Elle n'est ni supprimable, ni modifiable. Formule utilisateur : La formule utilisateur est le seul champ qui peut être modifié. Par défaut, les formules utilisateur recopient les formules système. C'est la modification des formules utilisateur qui modifiera votre Bilan et votre Compte de résultat. Lorsque la formule utilisateur reprend à l'identique à la formule système, alors le champ affiche . Lorsque la formule utilisateur est vide, alors le champ affiche . Dans tous les autres cas, la formule utilisateur que vous aurez saisie sera directement visible dans le champ. Modifier une formule utilisateur Accès : Outils - Plan de regroupement Pour modifier une formule utilisateur, vous devez sélectionner une ligne puis, au choix : - double cliquer dessus, - sélectionner Modifier la formule utilisateur dans la barre d'outils, - sélectionner Modifier la formule utilisateur dans le menu contextuel, - faire F2. Dans tous les cas, cela entraîne l'ouverture de l'éditeur de formules. Vous pouvez alors saisir la formule qui vous convient, la supprimer... Afin de connaître le résultat de votre formule, il vous suffit de cliquer sur Calculer. Pour valider votre formule et l'intégrer au plan de regroupement, il vous suffit de cliquer sur OK. Pour annuler vos modifications et conserver la formule utilisateur précédente, il vous suffit de cliquer sur Annuler. Réinitialiser la formule Ce bouton vous permet de recopier instantanément la formule système dans la formule utilisateur, en écrasant toutes les modifications que vous auriez faites. Cacher/afficher le filtre Ce bouton affiche ou masque la ligne de filtre. Comme dans de nombreux masques, cette ligne permet d'effectuer des recherches sur toutes colonnes. 133 EBP Compta Classic Règles de syntaxe Cette liste des règles de syntaxe n'est pas exhaustive. Règles de nommage Tout nom de fonction commence par une majuscule puis s'écrit en minuscule. Si le nom est composé de plusieurs mots, alors chaque mot commence par une majuscule. Les noms de fonctions ne doivent pas être accentués. DebitBalance ; CreditFlow Opérations + : Additionne les valeurs des données - : Soustarit les valeurs de données * : Multiplie les valeurs de données / : Divise les valeurs de données % : Permet d'obtenir un modulo Tests < : Inférieur <= : Inférieur ou égal > : Supérieur >= : Supérieur ou égal = : Egal != : Différent & : ET logique | : OU logique ! : NON logique NULL : cellule sans résultat Format des paramètres Les fonctions comptables nécessitent, pour la plupart, l'utilisation de numéros de compte ou de racines de comptes. D'autre part , la syntaxe du moteur de calcul impose les guillemets. DebitFlow ("707") : Appliqué sur les comptes de 707 à 707ZZZ DebitFlow ("707+708") : Appliqué sur les comptes de 707 à 707ZZZ et de 708 à 708ZZZ DebitFlow ("707-7074-7079") : Appliqué sur les comptes de 707 à 707ZZZ sauf de 7074 à 7074ZZZ et de 7079 à 7079ZZZ DebitFlow ("707…709") : Appliqué sur les comptes de 707 à 709ZZZ Il est aussi possible de combiner ces notations : DebitFlow ("707-7074…7079") : Appliqué sur les comptes de 707 à 707ZZZ sauf de 7074 à 7079ZZZ Liste des fonctions comptables Les fonctions suivantes sont nécessaires afin de couvrir l’ensemble des cas : Balance : Reprend le solde du compte peut importe qu’il soit débiteur ou créditeur (valeur absolue). Debit : Reprend le solde du compte s’il est débiteur de 100 alors debit (compte) =100 ; Reprend le solde du compte s’il est créditeur de 100 alors debit (compte) = -100. Credit : Reprend le solde du compte s’il est débiteur de 100 alors credit (compte) = -100 ; Reprend le solde du compte s’il est créditeur de 100 alors credit (compte) = 100. DebitBalance : Reprend le solde du compte uniquement si celui ci est débiteur sinon la valeur est égale à 0. CreditBalance : Reprend le solde du compte uniquement si celui ci est créditeur sinon la valeur est égale à 0. DebitFlow : Sommes des lignes d’un compte au débit. CreditFlow : Somme des lignes d’un compte au crédit. PreviousValue : Reprend la valeur d’une cellule N-1. Il convient d’écrire l’appel de la façon suivante : PreviousValue ("2035.AA"). Seules les cellules de N-1 sont accessibles. Accès aux données d’un autre feuillet Les données sont organisées en Paragraphes au sein du moteur de calcul. 134 MANUEL Ainsi la formule « AB + 10 » accède à la valeur de la variable « AB » présente dans le feuillet courant. Si la variable n’existe pas, cela génère une erreur. Pour accéder aux valeurs des variables des autres feuillets, il faut utiliser la notation pointée : « 2035.AB + 10 ». Il faut noter que le moteur de calcul ne supporte qu’un seul niveau de hiérarchie. Exercice N-1 L'exercice de N-1 est calculé d'après les formules utilisateur des variables finissant par 3 (AA3, AB3..) : l'exercice N-1 est donc calculé de la même façon que la colonne Net de l'exercice N. Imprimer le bilan et le compte de résultat Toutes les modifications effectuées dans les plans de regroupement sont immédiatement prises en compte lorsque vous lancez l'impression du Bilan ou du Compte de résultat. Mises à jour de versions Mettre à jour votre logiciel dans une version supérieure entraînera la modification de : - toutes les formules système, - toutes les formules utilisateur qui sont restées identiques aux formules système. En revanche, cette opération ne modifiera pas les formules utilisateur que vous avez modifiées. Import/Export de la configuration Accès : Outils - Import/Export de la configuration Cet assistant vous permet d'importer dans un dossier ou d'exporter d'un dossier des modèles d'impressions et des vues personnalisées. Bienvenue... Avant tout traitement d'import ou d'export nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde de vos données en cliquant sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant !" Une fois la sauvegarde effectuée, cliquez sur le bouton Suivant. Choix de l'opération à effectuer L'assistant affiche par défaut le dossier ouvert, vous pouvez changer de dossier et indiquer le dossier sur lequel vous souhaitez effectuer le traitement, ainsi que l'opération souhaitée (import ou export). Une fois les paramètres définis, cliquez sur le bouton Suivant. Emplacement du fichier Cette étape vous permet d'indiquer : en import, l'emplacement du fichier à importer ; en export, l'emplacement et le nom du fichier à exporter. Une fois les emplacements définis, cliquez sur le bouton Suivant. Eléments à traiter Les éléments à traiter sont les modèles d'impression et les vues personnalisées. Choisissez le ou les éléments et cliquez sur le bouton Suivant Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement. Archivage Accès : Outils - Archivage L'archivage permet de conserver toutes les données de votre dossier dans un seul fichier à un moment choisi. Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents, et que les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. 135 EBP Compta Classic Selon l’article 99 du Bulletin Officiel des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Traitement de l'archivage L'archivage passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'archivage des données. Bienvenue... Cette page est une page d'accueil, elle peut vous informer sur les obligations légales, les traitements que l'assistant va réaliser.... Suite à la lecture de ces informations, cliquez sur le bouton Suivant. Choix du dossier Cette étape permet de choisir le dossier à archiver et l'emplacement de l'archivage. • Sélectionnez le dossier à archiver Vous pouvez sélectionner le dossier à archiver à l'aide des icônes "...". Par défaut, le dernier dossier ouvert s'affiche. • Emplacement du dossier d'archivage sur votre disque dur. Vous devez indiquer l'emplacement du fichier archive (ZIP) à générer. Par défaut, le logiciel vous propose d'archiver vos données sur le disque dur, dans le répertoire du logiciel. Vous pouvez utiliser l'icône "..." pour changer l'emplacement du fichier sur votre disque dur. Cliquez ensuite sur le bouton Suivant, Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des répertoires que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement. L'archivage de données est une opération qui peut être longue. Format du fichier d'archive Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte (csv). Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type : Archives_Nomdel'application_Nomdudossier_datedujour.zip Le descriptif des fichiers se trouve dans le fichier Dictionary.xls, disponible dans l'archive. Les fichiers texte (csv) contiennent en premières lignes la description des champs, et les champs RTF (notes) apparaissent en clair. Si deux archives sont lancées le même jour, le premier fichier sera écrasé. Journal des événements Accès : Outils - Journal des événements Le journal des événements recense l'ensemble des événements qui nécessitent d'être tracés sur un même dossier. Ces événements sont de deux types : les événements sans justificatif et les événements avec justificatif. - Evénement sans justificatif : L'événement est automatiquement enregistré par l'application et sa génération est invisible à l'utilisateur. C'est le cas, par exemple, lorsque vous effectuez une clôture mensuelle - Evénement avec justificatif : L'événement est automatiquement créé par l'application, mais vous devez saisir une justification. C'est le cas, par exemple, lorsque vous demandez à modifier le type de numérotation d'un journal. 136 MANUEL 137 Dans tous les cas, il est possible d'éditer à tout moment le journal récapitulant tous les événements intervenus sur un dossier, et cela quelque soit l'exercice courant. OPTIONS Options - Services Internet Accès : Outils- Options Ces informations sont nécessaires pour réaliser la sauvegarde en ligne. Proxy HTTP / FTP Les parties FTP et HTTP servent à renseigner vos paramètres de connexion à Internet (pour la sauvegarde en ligne), notamment dans le cas où vous utilisez un proxy. Nous vous invitons à contacter votre installateur/Revendeur pour insérer les paramètres correspondants à votre installation. Sauvegarde en ligne Cette partie permet de définir : Mot de passe : mot de passe servant à créer/utiliser le compte de sauvegarde. Celui-ci est différent du mot de passe pour accéder au site EBP. Lors de la 1ère sauvegarde, le compte sera créé avec ce mot de passe, ensuite il sera utilisé pour s’identifier. E-Mail de notification : adresse à laquelle sera envoyé le rapport de sauvegarde 139 INFORMATIONS SOCIÉTÉ Assistance technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence, puis, au choix: • Par téléphone, au 0811 65 20 00 (Coût d'un appel local) : Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter, vous êtes sur une file d'attente. Nos services sont accessibles du lundi au jeudi de 8h à 19h et de 8h à 18h le vendredi. • Par e-mail, à l'adresse suivante : openline.support.fr@ebp.com. Nous nous engageons à vous répondre dans les 48h. *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. Nous vous invitons à contacter notre service commercial pour connaître les différents types de contrats d'assistance que nous proposons et choisir celui qui vous convient le mieux. Nous contacter EBP Informatique SA ZA Du Bel Air BP 95 Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex Tel : 01.34.94.80.00. Fax: 01.34.85.62.07. Retrouvez-nous sur le www.ebp.com : Vous pourrez consulter la liste de nos produits, activer en ligne votre produit, télécharger les dernières mises à jour, nous laisser un message, consulter les dernières promotions, etc... Glossaire Ce chapitre contient les définitions de termes principaux d'une gestion commerciale. Pour consulter la définition d'un terme précis, cliquer sur la 1er lettre de ce terme puis sur le terme. A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K, L, M, N, O, P, Q, R, S, T, U, V, W, X, Y, Z A A Echoir Le terme A échoir s'applique à des dettes et à des créances dont la date d'échéance (=la date de paiement) prévue n'est pas encore dépassée. B Balance La balance est un élément de contrôle permettant de s'assurer que les mouvements ont été enregistrés en respectant les principes de la comptabilisation en partie double. Elle permet également de contrôler la somme des mouvements de chaque compte ainsi que leur solde, sans entrer dans le détail des lignes d'écritures comme le Grand Livre. C Chiffre d'affaires Le chiffre d'affaires correspond au cumul de tous les comptes de ventes (comptes de racine 70). Clôture annuelle La clôture annuelle est une opération périodique qui vise à rendre intangibles tous les mouvements intervenus durant un exercice comptable et à présenter le résultat de cet exercice. Clôture mensuelle La clôture mensuelle est un traitement périodique et volontaire qui vise à rendre intangible le contenu d'un journal et d'un mois. Après une clôture mensuelle, si certains champs peuvent rester modifiables, d'autres sont définitivement figés et plus aucune nouvelle ligne ou écriture ne peut plus être créée ou supprimée. Comptes Le compte est la plus petite entité nécessaire au classement et à l'enregistrement des mouvements comptables. Tous les comptes d'un exercice sont regroupés dans le Plan Comptable et y sont regroupés par classe, puis par racines communes... Contrepartie Un journal de Trésorerie peut posséder deux types de contrepartie automatique. La contrepartie ligne à ligne : pour chaque ligne d'écriture saisie, le logiciel propose une autre ligne d'écriture mouvementant le compte de contrepartie du journal et équilibrant ainsi l'écriture. Plusieurs écritures distinctes existent donc au sein d'un même journal. La contrepartie en pied de journal : pour chaque ligne d'écriture saisie, le logiciel mouvemente la ligne de contrepartie située en pied de journal qui cumule tous les montants saisis. Une seule écriture existe donc au sein d'un même journal. Contrepassation La contrepassation est une opération qui vise à annuler une écriture comptable en inversant les sens de saisie. Créances Droit permettant à une entreprise (créancier) d'exiger d'une autre personne l'exécution d'une obligation (par exemple : paiement d'une somme d'argent par un client). Créditeurs Personne physique ou morale qui dispose d'une somme d'argent sur son compte bancaire ou sur son compte courant postal ou dans les livres de comptabilité d'une entreprise. D 141 EBP Compta Classic Date système La date système est la date et l'heure de l'ordinateur. Débiteurs Personne physique ou morale qui doit une somme d'argent à un tiers. Dettes Les dettes d'une entreprise sont tous les moyens de financement externes qui sont mis à sa disposition des tiers (banques, fournisseurs, organismes sociaux...) et dont elle devra s'acquitter. E Échéances Correspond à une date à laquelle un règlement sera exigible au titre d'une facture. Elle pourra faire référence au net à payer de la facture ou à une partie seulement (dans ce cas la facture se compose de plusieurs échéances). La gestion d'un échéancier constitue la base de votre gestion financière et de votre trésorerie. Échéancier Document où figurent, dans l'ordre chronologique des échéances : - les dettes à payer (montants et créanciers) - les règlements à recevoir (montants et débiteurs) Echues Le terme Echus s'applique à des dettes et à des créances dont la date d'échéance (=la date de paiement) prévue est dépassée Ecritures Une écriture comptable est un ensemble de lignes d'écritures saisies dans un journal et dont la totalité des montants débiteurs et des montants créditeurs s'équilibrent. Exercice L'exercice comptable est une période de vie du dossier qui s'écoule entre l'établissement des comptes annuels et permet de déterminer un résultat. Un exercice comptable est le plus souvent d'une durée de 12 mois consécutifs, mais cette durée peut exceptionnellement être réduite à 1 jour ou augmentée jusqu'à 23 mois. Exercice courant L'exercice courant est l'exercice de travail sélectionné parmi tous les exercices existants sur le dossier. Définir un exercice courant peut être déterminant pour exécuter un certain nombre d'opérations. Extourne L'extourne est un terme comptable qui désigne un certain type d'écriture d'annulation. Il s'agit alors d'utiliser les mêmes comptes et mêmes montants que l'écriture d'origine en inversant le sens de saisie (Débit devient Crédit et Crédit devient Débit). Ce terme d'extourne s'utilise particulièrement dans le cadre des écritures de régularisation. F G Grand Livre Le Grand Livre est un document comptable qui regroupe tous les comptes existants sur l'exercice et détaille l'intégralité des mouvements qui les composent. Il est constitué par le report des lignes d'écritures mouvementées sur tous les journaux. Ainsi, la somme de tous les mouvements du Grand Livre doit être égale à la somme de tous les mouvements des journaux. I INSEE Institut National de la Statistique et des Etudes Economiques publie études et enquêtes statistiques sur la population, l'emploi, les salaires, les prix, les entreprises, la conjoncture économique, les comptes ... 142 Glossaire Source INSEE J Journal des événements Le journal des événements est un journal système qui répertorie toutes les informations, traitements ou changements de méthode importants intervenus sur un dossier. Journaux Un journal est un document comptable obligatoire sur lequel sont enregistrés tous les mouvements du dossier. Chacun de ces mouvements se comptabilise sous forme d'écritures, dont le solde doit obligatoirement être nul. Plusieurs journaux peuvent coexister sur un même exercice, ils sont regroupés dans le plan de journaux. L Ligne d'écriture Une ligne d'écriture est un élément constitutif d'une écriture comptable saisie dans un journal. Chaque ligne doit mentionner une date, un numéro de compte, un libellé faisant référence au document ayant servi de base à l'enregistrement, un montant débiteur ou un montant créditeur. Lettrage Le lettrage est un traitement disponible pour certains comptes qui vise à attribuer un même code et une même date de lettrage à plusieurs lignes d'écritures dont la somme des montants débiteurs et des montants créditeurs s'équilibre et que l'on considère comme liées à une même opération. M Marge Brute Une marge est, d'une façon générale, la différence entre un prix de vente et un coût. La marge brute permet de calculer la différence existant entre : - tous les comptes de ventes (comptes de racine 70), de production stockée (comptes de racine 71), de production immobilisée (comptes de racine 72), de produits nets partiels (comptes de racine 73) et de transfert de charges d'exploitation (comptes de racine 791) - et tous les comptes d'achats (comptes de racine 60). Menu contextuel Le menu contextuel est le menu disponible sur certains masques grâce au clic droit de la souris. Modes de règlement Définissent de quelle manière et dans quels délais les clients procéderont aux règlements des factures établies en leur nom. Montant négatif Les montants négatifs sont peu utilisés en comptabilité. Néanmoins, s'ils le sont, ils seront ensuite soustraits des montants positifs, ce qui pourra avoir des incidences sur le Bilan et le compte de résultat Les annulations d'écriture doivent normalement être faites en saisissant la même écriture dans les sens inverses à ceux de l'écriture d'origine (Débit devient Crédit - Crédit devient Débit). N NAF Nomenclature des Activités Françaises qui permet la codification de l'APE, c'est-à-dire de l'activité principale exercée dans l'entreprise ou l'association. Le code NAF est l'un des codes INSEE. Cette nomenclature d'activités françaises a été instaurée par le décret n 92-1129 du 2 octobre 1992. Le code NAF est apposé par l'INSEE lors de son enregistrement auprès du Registre des Greffes du Tribunal du 143 EBP Compta Classic Commerce. On parle de code APE de 1973 à 1992 et de code NAF depuis le 1er janvier 1993. La nomenclature d'activités française révision 1 (NAF rév. 1, 2003) est la nouvelle nomenclature statistique nationale d'activités qui se substitue depuis le 1er janvier 2003 à la NAF de 1993. La NAF rév. 1 reprend tous les niveaux de la NACE rév. 1.1 (nomenclature d'activités de la communauté européenne) et y ajoute un niveau national qui éclate (ou non) les classes de la NACE (niveau le plus détaillé) pour tenir compte des spécificités et des habitudes nationales. La nomenclature d'activités française révision 2 (NAF rév. 2, 2008) est la nouvelle nomenclature statistique nationale d'activités qui se substitue depuis le 1er janvier 2008 à la NAF rév. 1 datant de 2003. Depuis le 1er janvier 2008 (révision 2-2008), le code NAF est composé de 4 chiffres et une lettre. Exemple d'utilisation du code NAF : On le trouve sur le bulletin de salaire, c'est un élément obligatoire. N° TVA intracommunautaire Créé, le 1er janvier 1993, pour garantir les échanges commerciaux intracommunautaires. Pour la France, il est composé des lettres FR ajoutées d'une clé de deux chiffres attribuée par le centre des impôts du lieu d'exercice de l'entreprise, et du numéro SIREN.* Par exemple d'un N° d'entreprise : FR 74 451 784 746. Source INSEE O Opérations Diverses Un journal d'Opérations Diverses est un journal destiné à comptabiliser des mouvements qui ne peuvent pas être rattachés aux autres types de journaux existants sur l'exercice (achats, ventes, trésorerie) P R Rapprochement Un rapprochement est un état périodique permettant de vérifier la concordance entre un compte "Banque" tenu sur le dossier et le relevé bancaire adressé par cette banque. Règlements Opération permettant de solder une transaction financière. C'est l'acte par lequel s’éteint une obligation liée à une vente ou un achat entre deux ou plusieurs parties. Régularisation La vie d'une entreprise est découpée en exercices. Cela entraîne l'obligation de corriger les charges et produits afin que le résultat de chaque exercice soit déterminé de la façon la plus exacte possible. Pour ce faire, il est nécessaire de comptabiliser un certain nombre d'écritures de régularisation afin que chaque exercice enregistre uniquement ce qui lui incombe et rien d'autre. Ce type de régularisation doit être exécutée au moins une fois par exercice (avant de procéder à la clôture annuelle). Les écritures de régularisation répondent à des règles précises. Elles comprennent deux grands groupes (Charges à payer ou Produits à recevoir / Charge ou Produits constatés d'avance). Report A Nouveaux Le Report A Nouveaux est destiné à enregistrer le résultat de l'exercice. Il peut être bénéficiaire ou déficitaire. Résultat comptable Le résultat comptable est la différence existant entre la somme de tous les comptes de produits (comptes de racine 7) et tous les comptes de charges (comptes de racine 6). 144 Glossaire S Sens de saisie Une ligne d'écriture possède un seul et unique sens de saisie : il peut être débiteur (si le montant est saisi au débit) ou créditeur (si le montant est saisi au crédit). S.I.E Service Inter-Entreprise du Trésor Public dont dépend le dossier et auquel doit être adressée la déclaration de TVA. Simulation La simulation est un statut qui peut être attribué à une écriture pour la distinguer des autres écritures du dossier (écritures non validées ou validées). Ce statut peut être attribué temporairement et modifié à la demande. SIREN Système d’Identification du Répertoire des Entreprises qui est un code INSEE. Il est attribué aux entreprises françaises lors de leur immatriculation quelle que soit leur forme juridique. Le SIREN identifie de façon unique chaque entreprise. Les SIREN existent au sein d'un répertoire géré par l'INSEE, SIRENE. Il est national, invariable et dure le temps de la vie de l'entreprise. Il correspond au NIR (n° de sécurité sociale) des personnes physiques. Il est composé de neuf chiffres, les huit premiers sont attribués séquentiellement, sauf pour les organismes publics commençant par 1 ou 2, le neuvième est une clé de contrôle. Il sert de base pour le numéro d'inscription au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), pour le numéro d'inscription au Répertoire des Métiers (RM) et pour le numéro d'opérateur sur le marché intracommunautaire (TVA) N° Siren : 732 829 320. Source INSEE SIRET Le numéro SIRET est un identifiant d'établissement. Cet identifiant numérique de 14 chiffres est articulé en deux parties : - la première est le numéro SIREN de l'entreprise (ou unité légale ou personne juridique) à laquelle appartient l'unité SIRET ; - la seconde, habituellement appelée NIC (Numéro Interne de Classement), se compose d'un numéro d'ordre à quatre chiffres attribué à l'établissement et d'un chiffre de contrôle, qui permet de vérifier la validité de l'ensemble du numéro SIRET. Source INSEE T Taux de TVA Les taux de TVA sont régis par l'Etat, qui distingue les taux applicables en France continentale (19,6 %, 5,5 % et 2,1 %) et des taux spécifiques à la Corse et aux DOM. Territorialité de la TVA Le choix de la territorialité permet de déterminer si une opération est soumise à la TVA française, à la TVA d'un autre Etat membre de l'Union Européenne ou n'y est pas soumise. Transfert le transfert comptable est une opération qui vise supprimer une écriture comptable d'un journal/mois d'origine et de la transférer sur un autre journal/mois. TVA Taxe sur la valeur ajoutée Impôt indirect qui, à chaque stade de la production et de la commercialisation, frappe la différence entre le prix d'achat d'un produit à un stade et son prix de vente au stade suivant. Sauf exception, sont concernés tous les biens et les services consommés ou utilisés en France, qu'ils soient d'origine française ou étrangère. La TVA est payée par les entreprises, ou par les personnes physiques assujetties, sur la base du montant facturé en France à leurs clients après déduction des montants de TVA qui ont grevé leurs propres acquisitions de biens ou de services. 145 EBP Compta Classic 146 Institué en France en 1954, cet impôt, dont le taux varie suivant les types de biens et de services, a été progressivement adopté à l'étranger, notamment par les États membres de l'Union européenne. Source INSEE V Validation La validation est opération qui vise à rendre intangible une écriture comptable ou un ensemble d'écritures comptables. Index 2 Code régime ......................................... 117, 120 2050 ........................................................... 132 Codes postaux ............................................. 111 2051 ........................................................... 132 Colonnes ....................................................... 12 2052 ........................................................... 132 Colonnes optionnelles ..................................... 33 2053 ........................................................... 132 Commencer ................................................... 17 A Communication Entreprise Expert ................... 129 A 30, 102 Compararatif des résultats cumulés .................. 28 A Nouveaux ........................................ 23, 52, 96 Comparatif chiffre d'affaire, résultat comptable et A Nouveaux automatiques ......................... 23, 96 marge brute ................................................ 28 A Nouveaux manuels ................................ 23, 96 Comparatif entre deux exercices ....................... 24 Accéder à la saisie .......................................... 32 Compléter à droite par des zéros .................... 121 Actions ............................................................ 8 Compte de banque ....................................... 104 Activer Annuler Refaire .................................. 121 Compte de régularisation au crédit ................. 121 Afficher le tableau de bord ............................... 28 Compte de régularisation au débit .................. 121 Ajouter une écriture .................................. 35, 44 Compte de résultat .................................. 24, 132 Ajouter une ligne ...................................... 35, 44 Comptes ............ 19, 23, 30, 31, 72, 102, 103, 106 Alerte sur les doublons des numéros de pièce .. 121 Configuration requise ........................................ 5 Alerte sur les numéros de pièces .................... 121 Confirmation d'une écriture .............................. 22 Alertes sur les comptes ................................. 121 Confirmer l'écriture ................................... 38, 47 Alertes sur les montants ................................ 121 Consultation ................... 7, 19, 29, 39, 48, 58, 84 Annuler ............................................ 35, 44, 121 Consultation / Lettrage .................................... 29 Aperçu des impressions ................. 83, 94, 99, 125 Consultation de compte ............................. 91, 93 Archivage .................................................... 135 Contact et adresse sur une fiche compte .... 31, 103 Assistance technique ..................................... 139 Contacts ...................................................... 119 Assistant de clôture annuelle ............................ 98 Contenu système des déclarations .................. 110 Autoriser/interdire le lettrage approché ...... 30, 102 Contrepasser l'écriture .............................. 38, 47 Autres fonctions en saisie .......................... 38, 47 Contrôles des pointages .................................. 52 Autres Tierrs ........................................... 30, 102 Convention utilisation EBP ................................. 3 Avoir .................................................. 39, 48, 56 Coordonnées ................................... 31, 103, 115 Avoirs à émettre ........................................... 121 Coordonnées bancaires ................................. 104 Avoirs non parvenus ..................................... 121 Couleur de fond ............................................ 124 Avoirt avec échéances ............................... 39, 48 Cumul des journaux/mois ................................ 32 B D Balance ......................................................... 24 Date de génération des A Nouveaux.................. 96 Balance Clients et Fournisseurs ........................ 29 Date de l'échéance ................................... 39, 48 Balance d'ouverture .................................. 23, 96 Date d'échéance ....................................... 33, 43 Balance interactive ................................... 84, 93 Dates des exercices ........................................ 96 Balance mensuelle .......................................... 24 Décaissement .......................................... 29, 57 Balance standard ............................................ 24 Décaissement fournisseur ................................ 57 Balance trimestrielle ....................................... 24 Déclaration de TVA .... 23, 29, 64, 66, 72, 109, 110 Banque par défaut ........................................ 121 Déclarations ................................................... 64 Banques ...................................................... 104 Déclôture mensuelle ..................................... 132 Barre de navigation .......................................... 7 Déletttrage ......................................... 59, 86, 88 Barre de tâches ................................................ 7 Démarrer Consultation .................................... 84 Barres d'outils ................................................ 10 Démarrer Exercices/Clôtures ............................ 94 Base de données .......................................... 128 Démarrer Paramètres .................................... 100 BBAN .......................................................... 104 Démarrer une tâche ...................... 29, 84, 94, 100 BIC ............................................................. 104 Démonstration ................................................. 5 Bilan ...................................................... 24, 132 Départements .............................................. 111 C Différents modes de saisie ............................... 20 Capital ................................................... 30, 102 Disponibiltés .................................................. 28 Case Néant .................................................... 66 Données de base ............................................ 18 Catégorie d'impression .................. 83, 94, 99, 125 Données principales ........................................ 17 CCA ............................................................ 121 Dossier 23, 115, 116, 117, 118, 119, 120, 121, 124 Centres des Impôts ................................ 117, 120 Doublons des numéros de pièce ................. 56, 57 Champs de saisie .............................................. 8 Doublons des numéros de pièces ...................... 54 Changer d'exercice ......................................... 19 E Charge ou produit constaté d'avance........... 38, 47 Ecart maximum ............................................ 121 Charges .................................................. 30, 102 Echéance en rouge ................................... 39, 48 Charges à recevoir ........................................ 121 Echéance rayée ........................................ 39, 48 Charges constatées d'avance ......................... 121 Echéances ............................................... 22, 52 Charges ou produits constatés d'avance .......... 121 Echéancier ................................... 22, 24, 52, 121 Choix de l'échéance de l'avoir .................... 39, 48 Echéancier / Réglement ................................... 29 Civilités ....................................................... 111 Echéancier de la facture ....................... 22, 38, 47 Clients ................................................... 30, 102 Echéancier du compte ............................... 38, 47 Clôture annuelle .................................. 24, 94, 98 Echéancier Factures .................................. 39, 48 Clôture mensuelle ................................ 23, 94, 97 Echéancier Règlements ............................. 39, 48 Code lettrage ...................................... 59, 86, 88 Echéanciers .................................. 38, 39, 47, 48 Code NAF .................................................... 115 Echéanciers / Règlements .................................. 7 147 EBP Compta Classic Ecran de démarrage ........................................ 29 Impressions .............. 24, 83, 84, 94, 99, 125, 132 Ecriture de régularisation ............................... 121 Imprimer ....................................................... 24 Ecritures de régularisation ......................... 38, 47 Imprimer le Grand Livre .................................. 24 Ecritures déséquilibrées ................................. 124 Imprimer un bilan ........................................... 24 Ecritures guidées ............................... 54, 56, 107 Imprimer un compte de résultat ....................... 24 Editeur de filtres ............................................. 13 Imprimer un échéancier .................................. 24 Editeur de modèle .......................................... 24 Imprimer un journal ........................................ 24 Editeur de modèles ....................................... 132 Imprimer un journal centralisateur ................... 24 Encadrer l'écriture courante ........................... 124 Imprimer un rapprochement ............................ 24 Encaissement ........................................... 29, 57 Imprimer une balance ..................................... 24 Encaissement client ........................................ 57 Informations société ..................................... 100 Environnement de saisie ................................ 124 Informations sur une fiche compte ............. 31, 103 Environnement par défaut ............................. 124 Insérer une ligne ...................................... 35, 44 Equilibrage .................................................. 121 Installation ...................................................... 5 Equilibrer l'écriture ................................... 35, 44 Interface ......................................................... 7 Etat .............................................................. 96 Internet ....................................................... 137 Etat de l'exercice ............................................ 96 Introduction ..................................................... 1 Etat de rapprochement .............................. 20, 62 Itinéraire ................................................ 31, 103 Etat des créances et dettes .............................. 28 J Evolution des recettes et des dépenses par mois 28 journal .......................................................... 24 Exercice ........................................................ 19 Journal centralisateur ...................................... 24 Exercice courant ....................................... 19, 95 Journal de banque ........................................ 104 Exercices comptables ........................... 18, 95, 96 Journal de régularisation ............................... 121 Exercices/Clôtures ...................................... 7, 94 Journal des évènements ........................... 25, 136 Expert Cabinet ............................................. 118 Journaux ........................................ 19, 100, 101 Export ......................................................... 129 L Lettrage 19, 22, 29, 39, 48, 58, 59, 84, 86, 88, 90, 121 Export du schéma de la base de données ........ 128 Exporter ........................................................ 12 Exporter la base de données .......................... 128 Lettrage approché ........................................ 121 F Lettrage automatique ................................ 84, 87 Facture.................................................... 39, 48 Liasse fiscaile ............................................... 129 Facture Client ................................................. 29 Libellés des écritures guidées ........................... 54 Facture d'achat .............................................. 56 Libellés type ................................................ 108 Facture de vente ............................................ 56 Lignes non déclarées ....................................... 64 Facture Fournisseur ........................................ 29 Lignes sur Débits ............................................ 64 Facture négative ....................................... 39, 48 Lignes sur Encaissements ................................ 64 Facture non parvenue ............................... 38, 47 Liste déroulante ............................................... 9 Facture non parvenue ou à émettre ................ 121 Liste des déclarations de TVA sauvegardées ....... 64 Factures à émettre ....................................... 121 Liste des déclarations par défaut .................... 110 Factures non parvenues ................................ 121 Liste des écritures guidées ............................... 54 FAE ............................................................. 121 Liste des exercices .......................................... 95 Fenêtre de saisie ...................................... 35, 44 Liste des rapprochements ................................ 61 Fenêtre d'impression ....................................... 24 Liste page ................................................ 11, 12 Fenêtre principale de navigation ................. 11, 12 Logo ........................................................... 118 Fermer .......................................................... 28 Logs ........................................................... 136 Fermer la saisie ........................................ 35, 44 Longueur des comptes généraux .................... 121 Feuillest à inclure dans une déclaration de TVA... 64 Longueur des numéros de pièce ..................... 121 Feuillets ...................................................... 132 M Fiche ............................................................. 14 Ma trésorerie ................................................. 57 Fiche Tiers .............................................. 31, 103 Maintenance de données ............................... 130 Filtre automatique .......................................... 13 Maintenance sur les journaux ......................... 132 Filtres ................................... 13, 83, 94, 99, 125 Menu contextuel ............................................. 12 Filtres et aperçus ............................................ 24 Menus ............................................................. 7 FNP ............................................................. 121 Mes achats .................................................... 56 Formules des guides de saisie .......................... 56 Mes écritures comptables ..................... 42, 43, 52 Fournisseurs ........................................... 30, 102 Mes ventes .................................................... 56 G Message des situations de comptes ................. 121 Génération des AN .......................................... 96 Messages..................................................... 121 Gestion de la TVA .................................. 117, 120 Mise à jour d'une fenêtre ...................... 58, 84, 90 Gestion des doublons .................................... 121 Modèles de guide ............................................ 54 Glossaire ..................................................... 141 Modèles de guides ........................................ 107 Grand Livre .................................................... 24 Modèles de libellé ......................................... 108 Grand Livre Interactif ................................ 84, 91 Modèles d'impression .............. 24, 83, 94, 99, 125 Grille horizontale .......................................... 124 Modes de règlement...................................... 113 Grille verticale .............................................. 124 Modes de saisie .............................................. 20 I Modifier la saisie guidée ............................ 38, 47 IBAN ........................................................... 104 Modifier l'écriture comptable ............................ 52 Identification ................................................ 116 Mois en cours ................................................. 32 Immbobilisations ..................................... 30, 102 Montants négatifs ......................................... 121 Impirmer un comparatif entre deux exercices .... 24 Mot de passe ............................................... 124 Import ........................................................ 129 Mots clés ....................................................... 24 Import/Export de la configuration ................... 135 Moyen de paiement .................................. 33, 43 148 Index Moyen de paiement par défaut ....................... 121 Règles de numérotation des guides de saisie ...... 56 Moyens de paiement .............................. 112, 113 Régularisation d'une déclaration de TVA ............ 23 N Régularisations d'une déclaration de TVA ........... 66 Nature d'achats saisie pratique .................. 30, 102 Relevés bancaires ........................................... 29 Nature de vente saisie pratique ................. 30, 102 Remboursement ....................................... 39, 48 Natures de comptes ...................................... 106 Rembourser un avoir ................................. 35, 44 Natures de taxes ................................... 117, 120 Remise .......................................................... 56 Ne plus afficher le tableau de bord .................... 28 Remise de chèques ................................... 29, 57 Néant ............................................................ 66 Répartir sur la sélection ............................. 39, 48 Nombre de chèques par chéquier .................... 121 Répartir sur toutes les échéances ............... 39, 48 Notes ............................................................ 15 Restauration .................................................. 25 Nous contacter ............................................. 139 Restauration de dossier ................................. 127 Nouveau dossier ............................................. 27 Reste à affecter ........................................ 39, 48 Nouveau règlement .................................. 39, 48 RIB ............................................................. 104 Nouvelle écriture comptable ............ 32, 42, 43, 52 Rouge ..................................................... 39, 48 O S Options ........... 115, 116, 118, 119, 121, 124, 137 S.I.E .................................................... 117, 120 Options de base ............................................. 17 Saisie ... 32, 33, 35, 38, 39, 42, 43, 44, 47, 48, 108 Options de calcul ................................... 117, 120 Saisie au kilomètre ......................................... 20 Options de saisie par journal .......................... 121 Saisie comptable ................................. 20, 32, 42 Outils .............. 121, 126, 127, 130, 131, 132, 135 Saisie d'une seule écriture ............................... 42 Outils de requêtage ...................................... 131 Saisie mois courant ......................................... 29 Ouvrir ........................................................... 27 Saisie non comptable ...................................... 20 P Saisie par classeur .......................................... 20 Paramétrage avancé d'un compte .............. 31, 103 Saisie par écriture ......... 35, 38, 39, 43, 44, 47, 48 Paramétrage des comptes pour la TVA .............. 72 Saisie par écriture comptable ........................... 20 Paramétrage d'un compte ......................... 31, 103 Saisie par guide ............................ 20, 21, 54, 107 Paramètres ....................................... 7, 109, 110 Saisie par guides ............................... 54, 56, 107 Pays ........................................................... 112 Saisie par journal ... 20, 21, 29, 32, 33, 35, 38, 39, PCA ............................................................ 121 44, 47, 48, 52 Périodicité de la déclaration de TVA ......... 117, 120 Saisie pratique .................................... 20, 56, 57 Plan ....................................................... 31, 103 Saisir la balance d'ouverture ........... 32, 39, 48, 52 Plan comptable ................................ 30, 100, 102 Saisir une balance d'ouverture ................... 35, 44 Plan de journaux .......................................... 100 Sauvegarde .................................... 25, 126, 128 Plan de regroupement ................................... 132 Sauvegarde à l'équilibre ................................ 121 Pointage ............................................. 22, 39, 48 Sauvegarde automatique dès l'équilibre de Pointage bancaire ........................................... 29 l'écriture ................................................... 121 Pointages ........................................... 22, 39, 48 Sauvegarde en fichier texte ........................... 126 Pointages bancaires ........................................ 29 Sauvegarde en ligne ....................... 126, 128, 137 Pointée ? ................................................. 39, 48 Sauvegarde rapide ........................................ 126 Précédent ................................................ 35, 44 Sauvegarder et Fermer la saisie ................. 35, 44 Présentation de la fenêtre de saisie ............. 35, 44 Sauvegarder la saisie ................................ 35, 44 Présentation des vues ..................................... 13 Schémas d'écritures ........................................ 72 Principes de clôture annuelle ............................ 98 Schémas d'écritures pour la TVA ...................... 72 Principes de la saisie par guide ......................... 54 Services Internet .......................................... 137 Produits .................................................. 30, 102 Simuiler l'écriture ..................................... 38, 47 Produits à recevoir ........................................ 121 Simulation ..................................................... 97 Produits constatés d'avance ........................... 121 Simulation d'une écriture ................................. 22 Proxy .......................................................... 137 Situation de compte ........................................ 24 Q Situation de comptes .................................... 121 Quel mode de saisie choisir ? ........................... 20 Situation de trésorerie ..................................... 28 Quitter .......................................................... 28 Situations de comptes ............................... 24, 29 Quotidien................................................... 7, 29 Solde porgressif ............................................. 90 R Solde progressif ....................................... 58, 84 Raccourci ....................................................... 27 Solvabilité .............................................. 31, 103 RAN .............................................................. 52 Statut des lignes ...................................... 33, 43 Rapprochement .............................................. 24 Statut Non validé ............................................ 22 Rapprochement automatique ..................... 20, 61 Statut Simulé ........................................... 22, 97 Rapprochement bancaire ......... 20, 29, 61, 62, 121 Statut Validé ............................................ 22, 97 Rapprochement manuel ........................ 20, 61, 62 Stocks .................................................... 30, 102 Rayé ....................................................... 39, 48 Suivant ................................................... 35, 44 Recalcul ...................................................... 130 Suppression d'écritures ................................... 52 Recalculer la déclaration de TVA ....................... 64 Supprimer les écritures ................................... 52 Recherche d'écritures ................................ 29, 52 Supprimer un dossier .................................... 131 Refaire ............................................. 35, 44, 121 Supprimer une écriture ............................. 35, 44 Régimes de TVA ........................................... 110 Supprimer une ligne.................................. 35, 44 Règlement ............................................... 39, 48 Syntaxe ....................................................... 132 Régler ..................................................... 35, 44 T Régler la facture ....................................... 39, 48 Tabbleau de bord ............................................ 29 Régler l'échéance ..................................... 39, 48 Tableau de bord ............................................. 28 Régler une facture .................................... 35, 44 Taux de TVA ......................................... 100, 109 Règles de libellés des guides de saisie ............... 56 Taxes .......................................................... 110 149 EBP Compta Classic 150 Territorialité ................................... 110, 117, 120 Textes enrichis ............................................... 10 Tous les journaux ........................................... 32 Tous les mois ................................................. 32 Tout est prêt .................................................. 18 Traitements sur les écritures ...................... 38, 47 Transférer l'écriture .................................. 38, 47 Trier les écritures ........................................... 52 TVA ................ 23, 64, 66, 72, 109, 110, 117, 120 Type d'opération ................................... 117, 120 Types de TVA ............................................... 109 Types d'opérations ........................................ 110 V V 30, 102 Valeurs par défaut ........................................ 121 Validation des écritures ............................. 94, 97 Validation d'une écriture .................................. 22 Valider la déclaration de TVA ............................ 64 Valider l'écriture courante .......................... 38, 47 Valider tout .............................................. 38, 47 Virement ....................................................... 57 Visualiser les pointages ............................. 39, 48 Voir document .......................................... 35, 44 Volet de navigation ........................................... 7 Vues ....................................................... 13, 62 EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 iii Table des matières Félicitations ! ........................................................................................................................................1 Convention d'utilisation d'EBP .................................................................................................................3 Préambule .........................................................................................................................................3 Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) .....................................................3 Étendue des obligations de support d’EBP ..............................................................................................3 Assistance de proximité sur le site ........................................................................................................3 Sauvegarde des données .....................................................................................................................3 Limitation de garantie .........................................................................................................................3 Limitations de responsabilité ................................................................................................................4 Dispositions finales .............................................................................................................................4 Présentation de l'aide.............................................................................................................................5 L'arborescence ...................................................................................................................................5 Les pages ..........................................................................................................................................5 MISE EN ROUTE ....................................................................................................................................7 Configuration minimale requise ...............................................................................................................7 Installation ...........................................................................................................................................8 Le dossier de démonstration ...................................................................................................................9 Activation du logiciel ............................................................................................................................10 Comment obtenir le code d'activation ? ...............................................................................................10 Introduction du code d'activation manuellement ...................................................................................10 INFORMATIONS GÉNÉRALES.................................................................................................................11 Interface ............................................................................................................................................11 Présentation du volet de navigation .......................................................................................................12 Détail des menus et fonctions associées ..............................................................................................12 Les Actions .........................................................................................................................................13 LES MASQUES DE SAISIE ..................................................................................................................14 Les champs de saisie ...........................................................................................................................14 Liste déroulante...................................................................................................................................15 Ouverture de la liste..........................................................................................................................15 Sélection des données .......................................................................................................................15 Fonctions de la liste ..........................................................................................................................15 La barre d'outils des textes enrichis .......................................................................................................16 FENÊTRE PRINCIPALES DE NAVIGATION..............................................................................................18 La fenêtre principale de navigation ........................................................................................................18 Menu contextuel des colonnes...............................................................................................................19 Export à partir de la fenêtre principale de navigation................................................................................20 Les filtres ...........................................................................................................................................21 Filtre automatique.............................................................................................................................21 Effacer le filtre..................................................................................................................................21 GESTION D'UNE FICHE......................................................................................................................22 Gestion d'une fiche ..............................................................................................................................22 Création d'une fiche ..........................................................................................................................22 Sauvegarde d'une fiche .....................................................................................................................22 Autres .............................................................................................................................................22 Gestion des données .........................................................................................................................22 Navigation .......................................................................................................................................22 Aide ................................................................................................................................................23 GUIDE................................................................................................................................................25 COMMENT COMMENCER ? ..................................................................................................................25 Interface ............................................................................................................................................25 Comment commencer ?........................................................................................................................26 Options à remplir dès maintenant..........................................................................................................27 Les données de base............................................................................................................................28 Comment créer les données principales ? ...............................................................................................29 Création d'un article..........................................................................................................................29 Création d'un Client / Prospect ...........................................................................................................29 Tout est prêt !.....................................................................................................................................30 COMMENT GÉRER UN DEVIS ?............................................................................................................31 Comment créer un devis ? ....................................................................................................................31 Transférer un document .......................................................................................................................32 Préparation du transfert.....................................................................................................................32 Fenêtre de transfert ..........................................................................................................................32 Conséquences du transfert.................................................................................................................32 Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................33 Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................33 Comment imprimer un document ? ........................................................................................................34 Comment envoyer un document par e-mail ? ..........................................................................................35 Transfert d'un prospect en client............................................................................................................36 EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 iv Transfert depuis la fenêtre principale de navigation...............................................................................36 Transfert depuis la fiche ....................................................................................................................36 Transfert d'un document....................................................................................................................36 COMMENT GÉRER UNE FACTURE ? ......................................................................................................37 Comment créer une facture ?................................................................................................................37 Transférer un document .......................................................................................................................38 Préparation du transfert.....................................................................................................................38 Fenêtre de transfert ..........................................................................................................................38 Conséquences du transfert.................................................................................................................38 Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................39 Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................39 Comment imprimer un document ? ........................................................................................................40 Comment envoyer un document par e-mail ? ..........................................................................................41 COMMENT GÉRER UN AVOIR ?............................................................................................................42 Comment créer un avoir ? ....................................................................................................................42 Comment envoyer un document par e-mail ? ..........................................................................................43 Comment imprimer un document ? ........................................................................................................44 Historique Clients/Articles.....................................................................................................................45 Historique par documents ..................................................................................................................45 Filtres...........................................................................................................................................45 Lignes de document .......................................................................................................................45 Historique par Articles .......................................................................................................................45 Filtres...........................................................................................................................................45 Lignes articles ...............................................................................................................................46 Comment gérer l'éco contribution ?........................................................................................................47 Création du barème ..........................................................................................................................47 Utilisation du barème éco-contribution.................................................................................................47 Comment saisir un règlement client ?.....................................................................................................48 Comment saisir une recette ou une dépense/un achat ? ...........................................................................49 Rappel des obligations comptables......................................................................................................49 Saisie d'une recette...........................................................................................................................49 Saisie d'une dépense, un achat...........................................................................................................49 Comment saisir une recette ou une dépense/un achat ? ...........................................................................50 Rappel des obligations comptables......................................................................................................50 Saisie d'une recette...........................................................................................................................50 Saisie d'une dépense, un achat...........................................................................................................50 Comment imprimer le livre des recettes ou le registre des achats ? ...........................................................51 Comment consulter l'échéancier ?..........................................................................................................52 Consultation de l'échéancier ...............................................................................................................52 Comment visualiser les charges sociales et les impôts ? ...........................................................................53 Comment sauvegarder ?.......................................................................................................................54 Comment restaurer ? ...........................................................................................................................55 Comment consulter le journal des événements ? .....................................................................................56 MANUEL .............................................................................................................................................57 FICHIER ..........................................................................................................................................57 Nouveau dossier..................................................................................................................................57 Ouvrir un dossier.................................................................................................................................58 Fermer un dossier................................................................................................................................59 Quitter l'application..............................................................................................................................60 VENTES ...........................................................................................................................................61 Ventes - Démarrer une tâche ................................................................................................................61 DOCUMENTS DE VENTE ..................................................................................................................62 Documents de vente - Fenêtre principale de navigation............................................................................62 Devis .................................................................................................................................................63 L'entête ........................................................................................................................................63 Le corps........................................................................................................................................63 Le pied .........................................................................................................................................63 Les actions d'un devis.....................................................................................................................63 Factures .............................................................................................................................................64 L'entête de la facture......................................................................................................................64 Le corps de la facture .....................................................................................................................64 Le pied de la facture.......................................................................................................................64 Les actions d'une facture.................................................................................................................64 Avoirs ................................................................................................................................................65 L'entête de l'avoir ..........................................................................................................................65 Le corps de l'avoir ..........................................................................................................................65 Le pied de l'avoir............................................................................................................................65 Les actions d'un avoir .....................................................................................................................65 TRAITEMENTS... ............................................................................................................................66 Dupliquer un document ........................................................................................................................66 Préparation à la copie de document.....................................................................................................66 Traitement de la duplication...............................................................................................................66 Table des matières v Conséquences de la duplication ..........................................................................................................66 Supprimer un document.......................................................................................................................67 Conséquences de la suppression d'un document...................................................................................67 Transférer un document .......................................................................................................................68 Préparation du transfert.....................................................................................................................68 Fenêtre de transfert ..........................................................................................................................68 Conséquences du transfert.................................................................................................................68 Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................69 Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................69 CLIENTS .......................................................................................................................................70 Clients / Prospects - Fenêtre principale de navigation...............................................................................70 Clients / Prospects ...............................................................................................................................71 Information de règlement ...............................................................................................................71 Adresse et contacts ........................................................................................................................71 Statistiques.........................................................................................................................................73 Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)...........................................................................73 L'onglet Données ..............................................................................................................................73 L'onglet Graphique............................................................................................................................73 Familles de tiers ..................................................................................................................................75 Historique Clients/Articles.....................................................................................................................76 Historique par documents ..................................................................................................................76 Filtres...........................................................................................................................................76 Lignes de document .......................................................................................................................76 Historique par Articles .......................................................................................................................76 Filtres...........................................................................................................................................76 Lignes articles ...............................................................................................................................77 RÈGLEMENTS ................................................................................................................................78 Échéancier ..........................................................................................................................................78 Les onglets ......................................................................................................................................78 Les filtres.........................................................................................................................................78 Les actions.......................................................................................................................................78 Règlements - Fenêtre principale de navigation ........................................................................................80 Les onglets ......................................................................................................................................80 Les filtres.........................................................................................................................................80 Les actions.......................................................................................................................................80 Comment saisir une recette ou une dépense/un achat ? ...........................................................................82 Rappel des obligations comptables......................................................................................................82 Saisie d'une recette...........................................................................................................................82 Saisie d'une dépense, un achat...........................................................................................................82 CHARGES SOCIALES/IMPOTS ..........................................................................................................83 Comment visualiser les charges sociales et les impôts ? ...........................................................................83 Impression - Fenêtre principale de navigation .........................................................................................84 Catégories .......................................................................................................................................84 Modèles disponibles ..........................................................................................................................84 Image de l'aperçu du modèle .............................................................................................................84 Filtres et aperçu de l'édition ...............................................................................................................84 RÈGLEMENTS ...................................................................................................................................85 Règlements - Démarrer une tâche .........................................................................................................85 CLIENTS .......................................................................................................................................86 Échéancier ..........................................................................................................................................86 Les onglets ......................................................................................................................................86 Les filtres.........................................................................................................................................86 Les actions.......................................................................................................................................86 Règlements - Fenêtre principale de navigation ........................................................................................88 Les onglets ......................................................................................................................................88 Les filtres.........................................................................................................................................88 Les actions.......................................................................................................................................88 Comment saisir une recette ou une dépense/un achat ? ...........................................................................90 Rappel des obligations comptables......................................................................................................90 Saisie d'une recette...........................................................................................................................90 Saisie d'une dépense, un achat...........................................................................................................90 CHARGES SOCIALES/IMPOTS ..........................................................................................................91 Comment visualiser les charges sociales et les impôts ? ...........................................................................91 FOURNISSEUR...............................................................................................................................92 Comment saisir une recette ou une dépense/un achat ? ...........................................................................92 Rappel des obligations comptables......................................................................................................92 Saisie d'une recette...........................................................................................................................92 Saisie d'une dépense, un achat...........................................................................................................92 DONNÉES......................................................................................................................................93 Banque ..............................................................................................................................................93 Adresse ........................................................................................................................................93 Contact.........................................................................................................................................94 EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 vi Moyens de paiement............................................................................................................................95 Modes de règlement.............................................................................................................................96 Détail ...........................................................................................................................................96 Test de la ligne créée .....................................................................................................................96 Impression - Fenêtre principale de navigation .........................................................................................98 Catégories .......................................................................................................................................98 Modèles disponibles ..........................................................................................................................98 Image de l'aperçu du modèle .............................................................................................................98 Filtres et aperçu de l'édition ...............................................................................................................98 ARTICLES ........................................................................................................................................99 Articles - Démarrer une tâche ...............................................................................................................99 ARTICLES.................................................................................................................................... 100 Articles - Fenêtre principale de navigation............................................................................................. 100 Article .............................................................................................................................................. 101 Tarif en euros................................................................................................................................. 101 Description générale ....................................................................................................................... 101 Familles articles................................................................................................................................. 102 Historique Clients/Articles................................................................................................................... 103 Historique par documents ................................................................................................................ 103 Filtres......................................................................................................................................... 103 Lignes de document ..................................................................................................................... 103 Historique par Articles ..................................................................................................................... 103 Filtres......................................................................................................................................... 103 Lignes articles ............................................................................................................................. 104 Statistiques....................................................................................................................................... 105 Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)......................................................................... 105 L'onglet Données ............................................................................................................................ 105 L'onglet Graphique.......................................................................................................................... 105 Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 107 Catégories ..................................................................................................................................... 107 Modèles disponibles ........................................................................................................................ 107 Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 107 Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 107 PARAMÈTRES ................................................................................................................................. 108 Paramètres - Démarrer une tâche........................................................................................................ 108 TAXES ........................................................................................................................................ 109 Barème Eco-contribution .................................................................................................................... 109 DIVERS....................................................................................................................................... 110 Civilités ............................................................................................................................................ 110 Contacts........................................................................................................................................... 111 Codes postaux .................................................................................................................................. 112 Les actions des codes postaux ....................................................................................................... 112 Départements ................................................................................................................................... 113 Pays................................................................................................................................................. 114 Unités .............................................................................................................................................. 115 SOCIETE..................................................................................................................................... 116 Options - Coordonnées....................................................................................................................... 116 Identification.................................................................................................................................. 116 Adresse de la société....................................................................................................................... 116 Autres informations......................................................................................................................... 117 Options - Charges sociales / Impôts..................................................................................................... 118 L'auto-entrepreneur et les charges Sociales ....................................................................................... 118 L'auto-entrepreneur et les impôts ..................................................................................................... 118 Paramétrage de calcul des charges et impôts ..................................................................................... 118 Activité de vente de biens ............................................................................................................. 118 Activité de vente de services ......................................................................................................... 118 Options - Logo .................................................................................................................................. 120 Options - Numérotation...................................................................................................................... 121 Ventes........................................................................................................................................... 121 Autres ........................................................................................................................................... 121 Options - Articles............................................................................................................................... 123 Options - Documents de vente - Options générales................................................................................ 124 Gestion des messages ..................................................................................................................... 124 Options - Documents de vente - Mentions légales des devis.................................................................... 125 Options - Documents de vente - Mentions légales des factures................................................................ 126 Options - Règlements......................................................................................................................... 127 Options - Paramétrages...................................................................................................................... 128 Décimales...................................................................................................................................... 128 Devise........................................................................................................................................... 128 Codes alpha-numériques ................................................................................................................. 128 Transfert de documents................................................................................................................... 129 Options - Général .............................................................................................................................. 130 Table des matières vii Police par défaut............................................................................................................................. 130 Options - Mot de passe utilisateur........................................................................................................ 131 Création du mot de passe ................................................................................................................ 131 Changer un mot de passe ................................................................................................................ 131 Suppression du mot de passe........................................................................................................... 131 Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 132 Catégories ..................................................................................................................................... 132 Modèles disponibles ........................................................................................................................ 132 Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 132 Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 132 OUTILS.......................................................................................................................................... 133 Sauvegarde rapide............................................................................................................................. 133 Sauvegarde ...................................................................................................................................... 134 Bienvenue...................................................................................................................................... 134 Choix des informations à inclure dans la sauvegarde ........................................................................... 134 Choix de la destination de la sauvegarde ........................................................................................... 134 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 134 Restauration ..................................................................................................................................... 135 Bienvenue...................................................................................................................................... 135 Sélection de la sauvegarde à restaurer .............................................................................................. 135 Choix des informations à inclure dans la restauration .......................................................................... 135 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 135 Historique de sauvegarde ................................................................................................................... 136 Imports paramétrables....................................................................................................................... 137 Destination source de l'import .......................................................................................................... 137 Codage du fichier............................................................................................................................ 137 Délimités : Champs séparés par des caractères .................................................................................. 137 Association des champs de la table avec les champs du fichier ............................................................. 137 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 138 Traitement de l'import..................................................................................................................... 138 Export de données............................................................................................................................. 139 Format des fichiers ......................................................................................................................... 139 Structure des fichiers exportés ......................................................................................................... 139 Sélection du fichier à exporter .......................................................................................................... 139 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 139 Traitement de l'export..................................................................................................................... 139 Export art L 215-3 ............................................................................................................................. 140 Type de données ............................................................................................................................ 140 Emplacement du fichier d'export et Format du fichier .......................................................................... 140 Sélection du type de données........................................................................................................... 140 Editeur de requêtes......................................................................................................................... 140 Aperçu des données ........................................................................................................................ 140 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 140 Traitement de l'export..................................................................................................................... 140 Assistant de maintenance des données................................................................................................. 141 Bienvenue...................................................................................................................................... 141 Choix du dossier ............................................................................................................................. 141 Opérations de maintenance à effectuer.............................................................................................. 141 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 141 Traitement de la maintenance .......................................................................................................... 141 Supprimer un dossier ......................................................................................................................... 142 Bienvenue...................................................................................................................................... 142 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 142 Import/Export de la configuration........................................................................................................ 143 Bienvenue...................................................................................................................................... 143 Choix de l'opération à effectuer ........................................................................................................ 143 Emplacement du fichier ................................................................................................................... 143 Eléments à traiter ........................................................................................................................... 143 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 143 Archivage ......................................................................................................................................... 144 Traitement de l'archivage ................................................................................................................ 144 Bienvenue................................................................................................................................... 144 Choix du dossier .......................................................................................................................... 144 Résumé des paramètres ............................................................................................................... 144 Format du fichier d'archive............................................................................................................... 144 Journal des événements ..................................................................................................................... 145 Onglet "Rupture" de continuité des documents de vente ...................................................................... 145 Onglet Suppression......................................................................................................................... 145 INFORMATIONS SOCIÉTÉ ................................................................................................................... 147 Assistance technique.......................................................................................................................... 147 Nous contacter .................................................................................................................................. 148 Index ............................................................................................................................................... 149 1 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Auto-Entrepreneur Pratic et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : La touche F1 ou le bouton Aide pour une aide directe sur un écran précis, Le menu ? - Aide + Nom du module ouvert, pour obtenir une aide générale. Elle est composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 3 Convention d'utilisation d'EBP Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode "terminal server" (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 4 y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Version 2.1 Mai 2009 5 Présentation de l'aide La fenêtre d'aide se compose de deux parties : l'arborescence et les pages. L'arborescence Sur la partie gauche, vous trouverez tous les chapitres et pages auxquelles vous pourrez accéder. Les différents chapitres se reconnaissent grâce au petit "Livre" qui apparaît devant le titre du chapitre. Vous pouvez cliquer dessus à l'aide de la souris pour faire apparaître son contenu. Remarque Un chapitre peut contenir plusieurs autres chapitres. Le guide d'utilisation vous permet de connaître les différentes étapes à suivre pour vous familiariser avec le logiciel, mettre en place votre dossier, et savoir quelles sont les possibilités offertes par . L'aide contient également le manuel de référence. Il référence des pages, qui se réfèrent à des écrans précis dans le logiciel. Ce sont ces pages qui apparaissent lorsque vous utilisez la touche F1 dans le programme. L'arborescence de la partie "Manuel" reflète l'arborescence de la barre de navigation dans le logiciel (Ventes, Règlements, Articles, Opérations, Paramètres). Vous disposez également d'un glossaire qui référence les définitions des termes les plus couramment utilisés dans le logiciel. Les pages Les pages sont caractérisées par un petit icône avec un point d'interrogation dans l'arborescence. Pour afficher le contenu d'une page, il suffit de cliquer à l'aide de la souris sur le titre de la page. Son contenu s'affiche alors dans la partie droite de votre fenêtre d'aide. Dans ces pages, vous trouverez : Champs obligatoires Les champs, dont la saisie est obligatoire pour la validation d'une fiche, seront matérialisés par une * derrière le champ. Des liens vers d'autres pages Les mots soulignés en bleu sont des liens qui vous renvoient vers d'autres pages. Vous pouvez y accéder en cliquant dessus avec la souris et revenir ensuite à la page précédente en utilisant le bouton Précédent en haut de la fenêtre d'aide. Devant les termes les plus couramment utilisés, vous aurez l'icône permettant d'accéder à la définition de ce terme. Vous pouvez également accéder aux définitions des termes couramment utilisés par le Glossaire. Des remarques, astuces, exemples, règles de calcul et avertissements. Vous pouvez les reconnaître facilement car elles apparaissent toujours de la même façon : Exemple... Remarque Exemple...Astuce Exemple...Exemples... Exemple...Règles de calcul Exemple...Avertissement Le fichier d'aide doit évoluer et s'étoffer au fûr et à mesure des versions du logiciel. Si des éléments vous manquent, n'hésitez pas à nous le faire savoir ! 7 MISE EN ROUTE Configuration minimale requise La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante : Processeur : P4 2 GHz ou équivalent Mémoire : 1 Go Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits Espace disque libre : 1.5 Go Systèmes d'exploitation supportés : o Windows XP SP2 o Windows Vista SP1 32 bit & 64 bit, o Windows 7 32 bit & 64 bit Windows XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l'acquisition préalablement à l’installation du logiciel. EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 8 Installation Lors de l'installation, la présence des composants ci-dessous est vérifiée : Windows installer 3.1 Internet Explorer 6.0 SP1 Framework 2.0 SP1 S'ils ne sont pas présents sur le poste, ils sont automatiquement installés lors de la procédure. SQL Server Compact Edition est également installé. Ensuite, les éléments composant le logiciel sont installés. MISE EN ROUTE 9 Le dossier de démonstration Accès : Menu Fichier / Ouvrir Le dossier Démonstration vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement d'ouvrir le dossier afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier-société. A l'ouverture du dossier de démonstration, une page d'accueil apparaît affichant une synthèse de l'activité (tableau de bord). EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 10 Activation du logiciel Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP Auto-Entrepreneur Pratic . Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d'activation qui est fourni par EBP Auto-Entrepreneur Pratic . Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours. Au delà, le logiciel passe en version limitée en nombre de données : 20 articles, 20 documents et les impressions porteront la mention "Démonstration". Après cette limite, vous devrez saisir votre code d'activation pour ouvrir votre dossier. Comment obtenir le code d'activation ? Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Activer votre logiciel). L’activation du logiciel se faisant via le site Internet EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Vous n’aurez ensuite qu’à suivre les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d'Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel. Introduction du code d'activation manuellement Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel. La fenêtre d'activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes : x Le nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier en respectant la même syntaxe (points, majuscules). x La licence Vous devez saisir ici le numéro de licence indiqué sur le courrier "Licence d’Utilisation" joint à la boîte du logiciel. x Clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. x Le code d’activation Vous devez saisir ici le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement apparaît : x Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel correspond ce code. x Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? - Activer votre logiciel. 11 INFORMATIONS GÉNÉRALES Interface EBP Auto-Entrepreneur Pratic évolue dans un environnement Windows XP ou supérieur. Ainsi, les règles de fonctionnement à l'intérieur du logiciel restent les mêmes que dans votre environnement de travail quotidien : x Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter. x Des barres d'outils et d'application permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple clic sur les icônes. x Un volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les données. x Une barre d’état (en bas de l'écran) qui contient :  Le nom du dossier : Le positionnement du curseur sur le nom du dossier permet d'afficher le chemin du raccourci du dossier, Un clic sur le nom du dossier affiche la volumétrie des tables de la base de données (tables et nombre d'enregistrements).  L'icône EBP : Un clic sur l'icône permet d'accéder à la page d'accueil du site EBP. Lorsque vous êtes sur une liste, le nombre d'enregistrements sélectionnés et le nombre d'enregistrements total est affiché. Exemple : pour une liste clients de 20 enregistrements et sélection de 2 lignes, l'affichage dans la barre d'état sera 2/20. x Une gestion des fenêtres principales de navigation associée à de nombreuses possibilités de recherches (avec les tris, filtres, colonnes, etc...) x Des champs de saisies avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie. x Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.). EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 12 Présentation du volet de navigation Le volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de se déplacer rapidement entre les données. Il est composé de 3 parties : 5 menus, une barre de navigation qui contient les fonctions associées à chaque menu, une barre de tâches qui contient les actions possibles pour chaque fonction. Les menus et fonctions associées sont également disponibles à partir de la barre de menus située en haut de l'application (Fichier, édition, affichage...) Il est possible de réduire << ou agrandir >> la barre de navigation. En mode réduit, il vous suffit de cliquer ensuite à l’intérieur du bandeau, cela ouvre le contenu du volet de navigation. La nouvelle configuration de la barre sera sauvegardée à la fermeture de l'application. Détail des menus et fonctions associées Ventes : Démarrer une tâche, Documents de vente, Clients (,Statistiques, Famille, Historique), Règlements, Échéancier, , Impressions ; Règlements : Démarrer une tâche, Clients (Règlements, Échéancier, ), Données (Banques, Moyens de paiement,, Impressions ; Articles : Démarrer une tâche, Articles (Famille, Statistiques, Historique clients, Impressions ; Paramètres : Démarrer une tâche, Taxes (barèmes eco-contribution), Divers (Civilités, Codes postaux, Départements, Pays, Unités, ), Impressions. Pour chaque menu, vous disposez en début de détail d'une entrée de menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. En cliquant sur la barre de séparation entre les menus et les fonctions associées à chaque menu, vous avez la possibilité de déplacer les menus uniquement en icônes, ainsi vous n'aurez plus d'ascenseur dans les fonctions associées de chaque menu. INFORMATIONS GÉNÉRALES 13 Les Actions Les Actions sont accessibles à partir : de la barres de tâches située au dessus de la barre de navigations, du menu contextuel (clic droit) des fenêtres principales de navigation, du menu Actions de la barre de menus des fiches. Les actions varient en fonction de la fenêtre principale de navigation ou de la fiche affichée. EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 14 LES MASQUES DE SAISIE Les champs de saisie Afin de faciliter l'utilisation du logiciel, des champs de saisie ayant des caractéristiques particulières sont proposés : x Ouvre la fiche de la donnée sélectionnée dans la zone. x Ouvre la liste des données. Raccourci clavier [F4] x Ouvre une liste déroulante ou un calendrier. Raccourci clavier [Flèche basse] x Zone de texte simple : Permet de saisir du texte (ex : zone Désignation d’une fiche article). x Pour une zone multi-lignes, utilisez les touches suivantes : o [Entrée] pour passer à la ligne suivante. o [Ctrl] + [flèche biai] et [Ctrl]+[Fin] pour accéder au début et à la fin du texte saisi. o [flèche biai] et [Fin] pour accéder au début et à la fin de la ligne. x Les champs inaccessibles sont grisés. INFORMATIONS GÉNÉRALES 15 Liste déroulante La liste déroulante est disponible à partir des champs de saisie contenant l'icône . Elle permet d'afficher la liste des données d'une table. - Champ "Code Client" en entête de document - Champ "Pays" dans les parties Adresses - Champ "Article" dans le corps du document ... Ouverture de la liste Une liste peut être ouverte par : la touche [F4], l'icône , la touche [Flèche basse] du clavier. Sélection des données La sélection des données s'effectue soit : par un clic dans la case à cocher située en première position dans la liste déroulante, par un clic n'importe où sur une des lignes de la liste déroulante, puis la touche [Entrée] ou bouton Sélectionner. Elle peut également s'effectuer par la saisie de tout ou une partie du code ou libellé de la donnée souhaitée. La liste s'ouvre alors et se filtre sur la 1ere ligne correspondante à la saisie. Cette sélection peut être : mono : sélection d'une seule donnée choix d'un code client en entête de document ou multi : sélection de plusieurs données choix de plusieurs articles dans le corps d'un document Si la saisie effectuée ne correspond pas à une donnée existante, la liste déroulante s'affiche mais elle est "vide". Fonctions de la liste La liste déroulante contient les fonctions suivantes : Sélectionner Ce bouton et la touche [Entrée] permettent de valider la sélection des données. Fermer Ce bouton et la touche [F4] permettent de fermer la liste sans sélectionner de données. Ajouter Ce bouton et la touche [Inser] permettent d'ouvrir une nouvelle fiche de données. Modifier Ce bouton et la touche [F2] sont disponibles uniquement si ou moins une donnée est cochée dans la liste. Ils permettent d'ouvrir une fiche de données existante en mode modification. Rafraîchir Ce bouton et la touche [F5] permettent de mettre à jour la liste déroulante. Si vous sélectionnez plusieurs lignes de données puis demandez à Rafraîchir, la sélection des données est annulée. Sélection d'une Vue Cette liste permet de changer l'affichage de la liste. Éditeur de vue La sélection de ce bouton permet de réaliser une nouvelle vue des données. EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 16 La barre d'outils des textes enrichis Dans tous les champs de type texte enrichis (dans les descriptions Articles, dans vos documents, etc...) vous avez la possibilité d'appliquer aux textes différents attributs : Police Sélectionnez dans la liste déroulante la police à appliquer sur le texte sélectionné. Nombre de caractères Indiquez la taille de la police à appliquer sur le texte sélectionné. Gras Cliquez sur cet icône pour mettre en gras le texte sélectionné. Italique Cliquez sur cet icône pour mettre en italique le texte sélectionné. Souligné Cliquez sur cet icône pour souligner le texte sélectionné. Barré Cliquez sur cet icône pour barrer le texte sélectionné. Aligné à gauche Cliquez sur cet icône pour aligner le texte sélectionné sur la gauche. Centré Cliquez sur cet icône pour centrer le texte sélectionné. Aligné à droite Cliquez sur cet icône pour aligner le texte sélectionné sur la droite. Justifié Cliquez sur cet icône pour justifier le texte sélectionné (toutes les lignes sont alignées à droite comme à gauche). Puce Cliquez sur cet icône pour afficher le texte sélectionné sous forme de paragraphe commençant par une puce. Diminuer le retrait Cliquez sur cet icône pour déplacer le texte sélectionné vers la gauche (aligne le texte sur le précédent texte positionné vers la gauche). Augmenter le retrait Cliquez sur cet icône pour déplacer le texte sélectionné vers la droite (aligne le texte sur le précédent texte positionné vers la droite). Couleur de police Cliquez sur cet icône pour choisir la couleur à appliquer au texte à saisir. Couleur de sur-lignage Cliquez sur cet icône pour choisir la couleur à appliquer au texte sélectionné. Annuler Cliquez sur cet icône pour annuler les dernières saisies, modifications réalisées. Refaire Cliquez sur cet icône pour remettre les dernières saisies, modifications réalisées. Orthographe Cliquez sur cet icône pour vérifier l'orthographe du texte saisi. Les mots contenant des fautes seront automatiquement soulignés en rouge. Un dictionnaire est livré avec le correcteur orthographique. Des mots synonymes à ceux saisis vous seront proposés pour corriger les mots sur lesquels des erreurs ont été saisies. Vous pouvez donc choisir parmi les synonymes proposés, ou bien ressaisir directement le bon mot, ou encore choisir d'ignorer la correction et ajouter le mot à votre dictionnaire (afin que celui-ci ne soit plus souligné lors de la prochaine saisie). INFORMATIONS GÉNÉRALES 17 Dans le corps d'un document, vous disposez avec de nombreuses fonctions : Insérer Ce bouton permet d'insérer une ligne au dessus de la ligne ou vous êtes positionné. Par la flèche à droite sur le bouton, vous avez la possibilité d'insérer : o une ligne article de type Bien o une ligne article de type Service o un Saut de page Il permet d'insérer un saut de page. Lors de l'impression, ce saut de page vous permettra d'avoir un imprimé sur 2 pages. o un Sous total Il permet d'insérer un sous total contenant la somme des articles précédents cette ligne. Le sous total est disponible uniquement pour les documents de vente. Supprimer Ce bouton permet de supprimer la ligne sélectionnée. Editer les Vues Permet d'avoir un affichage personnalisé de la grille de saisie. Saisissez le nom de la nouvelle vue puis sélectionner les colonnes que vous souhaitez, la position et la taille de chacune de celles-ci. Monter/Descendre Ces boutons permettent de modifier la position des lignes. Couper/Copier/Coller Ces boutons permettent de modifier des données par un couper ou copier et un coller. Dans un même document ou dans un autre de même type ou pas. EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 18 FENÊTRE PRINCIPALES DE NAVIGATION La fenêtre principale de navigation Dans toutes les fenêtres principales de navigation, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la gestion de vos données, le déplacement dans la liste. Vue - Précédent Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation précédente. Vue - Suivant Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation suivante. Rafraîchir Permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre principale de navigation. Il est conseillé de cliquer sur ce bouton suite à la modification de différentes fiches de la fenêtre principale de navigation. Ajouter Permet d'ouvrir une nouvelle fiche vierge. Pour certaines fenêtres principales de navigation (documents, clients...), vous devez sélectionner au préalable le type de fiche que vous souhaitez ajouter. Fenêtre principale de navigation Client/Prospect, cliquez sur le bouton Ajouter, choisissez entre créer un Client ou créer un Prospect. Modifier Permet d'ouvrir la/les fiche(s) sélectionnée(s) afin de les visualiser, modifier... Supprimer Permet de supprimer la/les fiche(s) sélectionnée(s). Dupliquer Permet de créer une copie conforme de la/les fiche(s) sélectionnée(s). En fonction de la fiche dupliquée, le code sera ou non affecté automatiquement (client, article, document). Rechercher Permet de rechercher un texte ou une donnée précise dans tous les champs de la fenêtre principale de navigation. Vous n'avez pas l'obligation de cliquer dans la zone de recherche pour saisir le texte, la donnée ou la valeur que vous recherchez. Vous pouvez saisir dans la fenêtre principale de navigation et automatiquement le champ rechercher se renseignera. L'affichage des données de la fenêtre principale de navigation se modifiera en fonction du texte de votre recherche. Sélectionner tout ou Crtl+A Permet de sélectionner automatiquement toutes les lignes de la fenêtre de navigation. Imprimer Permet d'imprimer :  la/fiche de la liste avec choix du modèle et des filtres : Imprimer... ou Ctrl + P,  la liste ouverte : Imprimer la liste. Exporter Permet d'exporter la sélection, la vue ou tout. Pour plus d'explications, cliquez ici. Vue Permet d'avoir un affichage personnalisé de la fenêtre principale de navigation. Pour plus d'explications, cliquez ici. Sauvegarde rapide Permet de sauvegarder rapidement le dossier en fonction des modifications réalisées et des personnalisations de listes (vues). Vous pouvez accéder également à ces différents fonctions, par le menu contextuel (clic droit) de la fenêtre principale de navigation. Ce menu permet en plus de réaliser un filtre sur la valeur sélectionnée "Filtrer sur cette valeur". INFORMATIONS GÉNÉRALES 19 Menu contextuel des colonnes A partir de la barre d'entête des colonnes des fenêtres principales de navigation ou grille de saisie, vous avez la possibilité de : Trier Choisissez le tri (ascendant ou descendant) que vous souhaitez sur au moins une colonne de la liste en cliquant sur l'une des fonctions ci-dessous : o Trier par ordre croissant o Trier par ordre décroissant o Annuler le tri (permet de revenir au tri précédent) Par un simple clic sur " l'intitulé de la colonne", vous pouvez trier en croissant ou décroissant. Les tris appliqués se remarquent par l'apparition d'un petit triangle ascendant ou descendant à côté de l'intitulé de la colonne triée. Regrouper o Grouper sur cette colonne Cette fonction permet de regrouper les données en fonction de la colonne sélectionnée. Ce groupe se matérialise par une ligne pour chaque donnée de la colonne avec un petit "+" pour voir les données associées. Si le panneau de regroupement est affiché, la colonne est automatiquement transférée dans celui ci. o Panneau de regroupement Les boîtes de regroupement permettent de classer rapidement le contenu de vos listes selon les colonnes de votre choix. Pour l'activer, vous devez ouvrir à l'écran la liste que vous souhaitez classer et vous placer sur la barre d'entête des colonnes + menu contextuel (clic droit). Une bande grisée apparaît alors au dessus de votre liste et vous permet de tirer-glisser, à l'aide de la souris, le titre de la colonne correspondant au groupe de classement à appliquer. Ajuster la taille des colonnes o Ajustement automatique La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement la colonne sur laquelle vous êtes positionné en fonction des données qu'elle contient. o Ajustement automatique de toutes les colonnes La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement toutes les colonnes en fonction des données qu'elles contiennent. Filtrer Le filtre permet d'afficher uniquement les données de la colonne qui correspondent à une condition. EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 20 Export à partir de la fenêtre principale de navigation Les données affichées peuvent être exportées sous différents formats (xml, xls, htm, html, txt). Pour cela, il suffit de sélectionner la commande "Export" depuis le menu contextuel de la fenêtre principale de navigation (clic droit). Vous devez ensuite donner un nom au fichier à générer. Le fichier sera généré par défaut sur "//mes documents/gestion commerciale/Data..." mais vous pouvez saisir un répertoire précis. En fonction de la fenêtre principale de navigation ouverte, vous disposez de différents exports : x "Exporter la sélection" consiste à exporter uniquement les lignes de la fenêtre principale de navigation sélectionnées. x "Exporter Tout" consiste à exporter tous les éléments de la fenêtre principale de navigation qu'ils soient visibles ou pas dans la vue. INFORMATIONS GÉNÉRALES 21 Les filtres Le filtrage permet de rechercher et de manipuler rapidement et aisément un sous-ensemble de données dans une liste. Une liste filtrée affiche uniquement les lignes répondant aux critères spécifiés pour une colonne. Contrairement au tri, le filtrage ne réorganise pas la liste, mais masque momentanément les lignes que vous ne souhaitez pas afficher. Filtre automatique Il correspond au filtrage par sélection pour des critères simples. Pour accéder au filtre automatique, vous devez cliquer sur l'icône en haut à droite dans le champ en en-tête de colonne. Vous voyez apparaître une liste de chaque élément visible dans la colonne, y compris les éléments vides (constitués uniquement d'espaces). En sélectionnant un élément dans la liste d'une colonne, vous pouvez masquer instantanément toutes les lignes qui ne contiennent pas la valeur sélectionnée. En sélectionnant "Personnalisé", vous avez la possibilité de créer un filtre personnalisé à une ou deux conditions pour la colonne. Pour créer un filtre, vous devez choisir : l'opérateur souhaité, la valeur souhaité, une condition (Et, Ou), l'opérateur souhaité, la valeur souhaitée. L'icône de filtrage automatique apparaît en bleu dans la colonne qui contient une valeur sélectionnée. Vous avez la possibilité de définir des filtres et de les enregistrer à partir de la gestion des vues. Effacer le filtre Pour effacer le filtre appliqué, vous devez faire un clic droit dans la liste page puis sélectionner la fonction "Supprimer les filtres". EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 22 GESTION D'UNE FICHE Gestion d'une fiche Dans tous les masques de saisie ou fiches, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la gestion de vos données, le déplacement dans le fichier... Certaines fonctions décrites ci-dessous sont accessibles directement depuis un bouton de la barre d'outils située en dessous de la barre de menu de la fiche. Création d'une fiche Fichier - Nouveau ou Ctrl + I Permet de créer une nouvelle fiche vierge. Fichier - Dupliquer Permet de créer une copie conforme à la fiche d’origine. En fonction de la fiche dupliquée, le code sera ou non affecté automatiquement (client, article, document&ldots;). Sauvegarde d'une fiche Fichier - Sauvegarder ou Ctrl + S Permet d'enregistrer la saisie sans fermer la fenêtre ouverte. Dans le corps d’un document, il est recommandé de valider de temps en temps si vous saisissez beaucoup de données. Fichier - Sauvegarder et Nouveau Permet d'enregistrer la saisie effectuée et d’ouvrir une nouvelle fiche. Fichier - Sauvegarder et Fermer Permet d'enregistrer la saisie effectuée et de fermer la fenêtre pour revenir à l'écran précèdent. Autres Fichier - Supprimer ou Ctrl + D Permet de supprimer la fiche. Fichier - Imprimer ou Ctrl + I Permet d'imprimer la fiche sélectionnée. Le positionnement du curseur sur cet icône permet de visualiser dans une info bulle le nom de l'imprimante et le modèle utilisé. Fichier - Fermer Permet de fermer la fenêtre de saisie sans enregistrer. Gestion des données Edition - Annuler ou Ctrl + Z Permet d’annuler la dernière saisie, modification effectuée sur la fiche. Edition - Refaire ou Ctrl + Y Permet de remettre les dernières saisies, modifications réalisées. Edition - annuler tout ou Ctrl + U Permet d’annuler toutes les modifications effectuées sur la fiche depuis le dernier enregistrement. Edition - Couper ou Ctrl + X Permet de couper la partie du texte sélectionnée. Edition - Copier ou Ctrl + C Permet de copier la partie du texte sélectionnée. Edition - Coller ou Ctrl + V Permet de coller à l'endroit sélectionné la partie du texte précédemment copiée ou coupée (dans le logiciel ou dans une autre application). Navigation INFORMATIONS GÉNÉRALES 23 Action -... Ce menu permet d'accéder aux opérations liées à la fiche. Une fiche Client a pour actions associées : Historique client, échéancier... Une Facture a pour actions associées : Afficher la fiche client, Régler la facture... Vue - Précédent Permet d’accéder à la fiche précédente. Vue - Suivant Permet d’accéder à la fiche suivante. Fenêtre - Fermer tout Permet de fermer toutes les fiches ouvertes en une seule fois, y compris celle qui appelle cette fonction. Fenêtre - liste des fenêtres Permet de naviguer entre les fiches/listes ouvertes. Aide ? - Aide Permet d’appeler l’aide en ligne de la fiche ouverte. 25 GUIDE COMMENT COMMENCER ? Interface EBP Auto-Entrepreneur Pratic évolue dans un environnement Windows XP ou supérieur. Ainsi, les règles de fonctionnement à l'intérieur du logiciel restent les mêmes que dans votre environnement de travail quotidien : x Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter. x Des barres d'outils et d'application permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple clic sur les icônes. x Un volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les données. x Une barre d’état (en bas de l'écran) qui contient :  Le nom du dossier : Le positionnement du curseur sur le nom du dossier permet d'afficher le chemin du raccourci du dossier, Un clic sur le nom du dossier affiche la volumétrie des tables de la base de données (tables et nombre d'enregistrements).  L'icône EBP : Un clic sur l'icône permet d'accéder à la page d'accueil du site EBP. Lorsque vous êtes sur une liste, le nombre d'enregistrements sélectionnés et le nombre d'enregistrements total est affiché. Exemple : pour une liste clients de 20 enregistrements et sélection de 2 lignes, l'affichage dans la barre d'état sera 2/20. x Une gestion des fenêtres principales de navigation associée à de nombreuses possibilités de recherches (avec les tris, filtres, colonnes, etc...) x Des champs de saisies avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie. x Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.). EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 26 Comment commencer ? Une fois le programme démarré, l'écran de bienvenue vous propose : d'Ouvrir le dernier dossier, de Créer un nouveau dossier, d'Ouvrir le dossier de démonstration, d'Ouvrir l'aide en ligne. Si vous sélectionnez la création de dossier, nous vous conseillons de renseigner ensuite les options principales. GUIDE 27 Options à remplir dès maintenant Après la création d'un nouveau dossier, il est fortement recommandé de vérifier le paramétrage des options à partir du menu Paramètres - Options. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes, à saisir. Il est important de renseigner les parties suivantes : Options comptables : Permet de définir la méthode de comptabilisation, les comptes de tiers, le libellé des écritures et les journaux et comptes divers utilisés pour le transfert comptable. Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures, etc..), ainsi que la codification des autres fiches (clients, articles, familles...). Articles : Permet d'indiquer le type d’articleque vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles. Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaire, quantités et montants pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de contre-valeur. EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 28 Les données de base Un certain nombre de données peuvent être créées au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel. Toutefois, nous vous conseillons de renseigner quelques unes d'entre elles, qui seront utilisées notamment dans vos fiches : x Les familles clients, x Les modes de règlements, x Les banques. D'autres vous aideront dans la saisie de vos fiches : x Les unités, x Les familles articles, x Les barèmes éco-contribution Par ailleurs, certaines données peuvent être créées dès la création du dossier : x Les civilités, x Les codes postaux, x Les départements, x Les pays x . GUIDE 29 Comment créer les données principales ? Après avoir créer les données de base, vous pouvez vous lancer dans la création de vos articles et clients. Création d'un article Vous pouvez accéder à la liste des articles depuis le menu Articles - Articles. La liste des articles répertorie l'ensemble des articles que vous possédez. Elle a l'avantage de dissocier les articles de types Biens et ceux de type Services. Pour créer un article, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez si vous souhaitez insérer un article de type bien ou service . Remplissez alors les principales informations concernant votre. Création d'un Client / Prospect Vous pouvez accéder à la liste des clients depuis le menu Ventes - Clients. La liste des clients/prospects répertorie l'ensemble des clients/prospect que vous possédez. Le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une facture pour un prospect, celui-ci est transféré en client. Vous pourrez aussi transférer votre fiche prospect en fiche client, d'un simple clic sur l'option Transférer en client, disponible dans la barre de d'outils de la fiche prospect ou dans la partie Tâche de la barre de navigation lorsque vous êtes sur la liste des prospects. Pour créer un client ou prospect, utilisez la touche Inser ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez si vous souhaitez insérer un client ou prospect. Remplissez alors les principales coordonnées concernant votre. EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 30 Tout est prêt ! Si vous avez suivi les différentes étapes décrites depuis le début de ce guide d'utilisation, vous avez donc créé votre dossier avec les principales données nécessaires pour commencer à travailler. Dans les étapes suivantes, vous allez donc découvrir : Comment rédiger un devis ? Comment transférer un devis en facture ? Comment rédiger une facture ? Comment saisir un acompte ? Comment saisir un règlement client ? Comment imprimer vos données ? Comment gérer l'eco-contribution ? Comment consulter le journal des événements ? Comment sauvegarder un dossier ? Comment restaurer un dossier ? ... GUIDE 31 COMMENT GÉRER UN DEVIS ? Comment créer un devis ? Pour créer un devis, vous pouvez utiliser : La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Devis. Le menu Ventes - Documents de vente - Devis puis la touche [Inser]. La gestion de la fiche "Devis" est commune à toutes les fiches. . . EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 32 Transférer un document Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé. Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement. Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le prospect passe automatiquement en client. Préparation du transfert Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous). Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le transfert. Fenêtre de transfert La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer. Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué. Le transfert de document permet de choisir : x la date du/des document/s à générer. Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système). Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements. x le type de document que vous voulez générer Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts précédents: - Le devis peut être transféré en facture. - La facture peut être transférée en avoir. - La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte. x l'ouverture après le transfert du document généré. La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également modifiable au moment de la réalisation du transfert. Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement. A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé. Conséquences du transfert Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les documents générés. Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé. Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ». GUIDE 33 Dans l'onglet Détail du document... Les documents générés comportent : x l’intégralité des informations du document d'origine. x en 1ère ligne la référence du document d'origine. Dans l'onglet Échéances Le transfert d'un Devis, en Facture génère au moins une ligne d'échéance. Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci. EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 34 Comment imprimer un document ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc... Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...) L'impression d'un document peut être activée : x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document). x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer". x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ... Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères d'impression. GUIDE 35 Comment envoyer un document par e-mail ? Vous avez la possibilité d'envoyer directement vos documents par e-mail à vos clients. Pour cela, vous avez deux possibilités : En sélectionnant Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste des documents sont à l'écran. En utilisant le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression. Une fenêtre s'affiche à l'écran. Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format. A la validation, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce jointe. Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre client dans la fiche client ou dans le document, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie. EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 36 Transfert d'un prospect en client Le transfert d'un prospect en client permet de considérer un client potentiel en client acheteur occasionnel ou régulier. Ce transfert peut s'effectuer soit par transfert de fiche prospect en client, soit par transfert d'un devis en document supérieur. Transfert depuis la fenêtre principale de navigation A partir de la fenêtre principale de navigation des Clients/prospects, sélectionner l'onglet Prospects et une fiche prospect puis cliquer dans la barre de tâches l'option "Transférer en client". Le prospect passe alors automatiquement en type client et dans l'onglet Client de la fenêtre principale de navigation. Transfert depuis la fiche A partir de la fiche Prospect, cliquer sur "Transférer en client" dans la barre d'outils ou le menu "Action". La fiche Prospect passe alors automatiquement en Transfert d'un document Une fiche prospect peut être appeler en entête de tous les documents de ventes. Dès lors qu'un prospect est affecté à une facture ou un avoir, la fiche Prospect se transforme en fiche Client. De plus, si un prospect est affecté à un Devis, lors d'un transfert de devis, la fiche Prospect passe en fiche Client. GUIDE 37 COMMENT GÉRER UNE FACTURE ? Comment créer une facture ? Pour créer une Facture, vous pouvez utiliser : La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Factures. Le menu Ventes - Documents de vente - Factures puis la touche [Inser]. La gestion de la fiche "Facture" est commune à toutes les fiches. . EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 38 Transférer un document Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé. Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement. Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le prospect passe automatiquement en client. Préparation du transfert Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous). Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le transfert. Fenêtre de transfert La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer. Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué. Le transfert de document permet de choisir : x la date du/des document/s à générer. Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système). Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements. x le type de document que vous voulez générer Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts précédents: - Le devis peut être transféré en facture. - La facture peut être transférée en avoir. - La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte. x l'ouverture après le transfert du document généré. La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également modifiable au moment de la réalisation du transfert. Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement. A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé. Conséquences du transfert Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les documents générés. Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé. Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ». GUIDE 39 Dans l'onglet Détail du document... Les documents générés comportent : x l’intégralité des informations du document d'origine. x en 1ère ligne la référence du document d'origine. Dans l'onglet Échéances Le transfert d'un Devis, en Facture génère au moins une ligne d'échéance. Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci. EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 40 Comment imprimer un document ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc... Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...) L'impression d'un document peut être activée : x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document). x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer". x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ... Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères d'impression. GUIDE 41 Comment envoyer un document par e-mail ? Vous avez la possibilité d'envoyer directement vos documents par e-mail à vos clients. Pour cela, vous avez deux possibilités : En sélectionnant Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste des documents sont à l'écran. En utilisant le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression. Une fenêtre s'affiche à l'écran. Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format. A la validation, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce jointe. Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre client dans la fiche client ou dans le document, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie. EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 42 COMMENT GÉRER UN AVOIR ? Comment créer un avoir ? Pour créer un Avoir, vous pouvez utiliser : La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Avoirs. Le menu Ventes - Documents de vente - Avoirs puis la touche [Inser]. La gestion de la fiche "Avoir" est commune à toutes les fiches. . GUIDE 43 Comment envoyer un document par e-mail ? Vous avez la possibilité d'envoyer directement vos documents par e-mail à vos clients. Pour cela, vous avez deux possibilités : En sélectionnant Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste des documents sont à l'écran. En utilisant le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression. Une fenêtre s'affiche à l'écran. Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format. A la validation, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce jointe. Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre client dans la fiche client ou dans le document, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie. EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 44 Comment imprimer un document ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc... Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...) L'impression d'un document peut être activée : x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document). x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer". x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ... Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères d'impression. GUIDE 45 Historique Clients/Articles Accès : Ventes - Clients - Historique Clients/Articles ou Articles - Historique Clients/Articles L'historique clients/articles vous permet de retrouver pour un client (ou prospect) ou une famille de clients, les documents qui ont été réalisés, c'est l'historique par documents. La gestion de l'historique est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la suppression qui s'effectue uniquement sur les documents de vente. Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un ou plusieurs article(s) qui ont été vendus à un ou plusieurs client(s), c'est l'historique par articles. Historique par documents L'historique par documents fait apparaître la liste des documents où l'(ou les) article(s) a(ont) été vendu(s). Filtres Pour cela, vous disposez des options suivantes : Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Client (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes : Famille client Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Types de documents Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Lignes de document Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut la Famille Clients, le Code client, le Nom du client, le Numéro du document, le Type du document, la Date du document, le Net à payer, la Marge HT et le Solde dû. Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le document Permet d'afficher le/les documents associé/s à la ligne de l'historique sélectionnée. Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du affectée au document sélectionné dans l'historique. Afficher la famille clients/prospects Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans l'historique. Historique par Articles L'historique par articles fait apparaître toutes les lignes des documents où l'article a été vendu. Filtres Pour cela, vous disposez des options suivantes : EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 46 Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date directement depuis le calendrier. Client (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. Article (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes : Famille client Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Famille article Sélectionnez la famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Types de documents Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Lignes articles Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut le N° de document, le Code client, Nom du client, la Date du document, le Code article, le Libellé de la ligne, le PV Net HT et la Marge nette HT. Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le document Permet d'afficher le/les documents associés à la ligne de l'historique sélectionnée. Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du affectée au document sélectionné dans l'historique. Afficher la famille clients/prospects Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans l'historique. Afficher l'article Permet d'afficher le/les fiche/s sélectionnée/s dans l'historique. Afficher la famille article Permet d'afficher la fiche de la famille articles de l'article sélectionné dans l'historique. GUIDE 47 Comment gérer l'éco contribution ? Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou DEEE est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques. Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Nous proposons par défaut les barèmes de la société Eco-systèmes et de Recylum pour les lampes. Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf). Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le temps. Cette eco-contribution n’est applicable que pour les opérations réalisées en France (DOM & Corse inclus). Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs étapes. Création du barème Lors de la création du dossier le barème eco-contribution est automatiquement importé. Vous avez la possibilité de : saisir de nouvelle fiche par le menu Paramètres - Taxes - Barème eco-contribution, d'importer un nouveau barème depuis le menu Outils - Importation de données. Utilisation du barème éco-contribution L'utilisation du barème peut s'effectuer en ajoutant le montant de l'eco-contribution au total TTC de l'article ou en définissant que le montant de l'eco contribution est déjà présent dans le prix TTC de l'article. Pour définir cette utilisation, vous devez sélectionner (ajout du montant de l'eco au montant TTC) ou non (dont montant eco-contribution) l'option "Inclure le montant de l'eco-contribution au Total TTC". Depuis la vous pouvez affecter un barème. Le montant de l’éco-contribution est repris automatiquement et est en TTC. Dans les documents, à chaque fois que vous appelez un article (Devis, Factures, Avoirs), le barème de l'écocontribution associé à cet article sera automatiquement repris. Le montant total éco-contribution TTC sera calculé en fonction du nombre d'articles vendus. En fonction de l'option définie précédemment, en pied de chaque document (Devis, Factures, Avoirs), le montant total d'éco-contribution sera inclus ou non dans le Total TTC du document. Par le menu Ventes - Impressions puis la catégorie Documents de ventes - Historique éco-contribution, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'éco-contribution utilisés dans les documents. EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 48 Comment saisir un règlement client ? Pour saisir un règlement client, vous devez vous placer dans le menu Règlements - Clients - Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît, et vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils, ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter un nouveau règlement. Vous renseignerez alors les informations concernant votreet le montant du règlement reçu. Ensuite, vous pouvez affecter le montant de ce règlement à une ou plusieurs échéances dûes. Afin de pouvoir transférer un règlement en comptabilité, vous devez saisir une banque sur la fiche règlement. Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire. GUIDE 49 Comment saisir une recette ou une dépense/un achat ? Rappel des obligations comptables Les entrepreneurs bénéficiant du régime fiscal de la micro-entreprise, qu’ils soient immatriculés ou non, ont une comptabilité allégée. Ainsi, ils peuvent simplement tenir un livre mentionnant chronologiquement le montant et l’origine des recettes encaissées à titre professionnel, en distinguant les règlements en espèces des autres règlements. Les références des pièces justificatives (factures, notes, etc.) doivent y être indiquées. Ce livre est tenu au jour le jour. En outre, lorsque l’activité consiste principalement à vendre des marchandises, objets, fournitures et denrées à consommer sur place ou à emporter, ou à fournir des prestations d’hébergement, les entrepreneurs doivent alors tenir un registre récapitulant par année le détail de leurs achats en précisant le mode de règlement et les références des pièces justificatives (factures, notes, etc.). Les entrepreneurs ont l’obligation de conserver toutes les factures ou pièces justificatives relatives à leurs achats et à leurs ventes de marchandises ou de prestations de services. Saisie d'une recette Pour saisir une recette, vous devez accéder à la liste des recettes par le menu Règlements - Clients - Livre des recettes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel "Ajouter" ou le bouton "Ajouter", une nouvelle fiche recette s’ouvre. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir : x une date, x un client (référencé ou pas dans la liste des clients), x une référence, x une nature, x un montant, x un moyen de paiement. Puis répartir le montant en Bien ou en Service. Lorsque vous enregistrez un règlement, une recette est automatiquement générée. Elle sera répartie en bien ou en service en fonction de l’échéance ou des échéances associée/s au règlement. Si vous créez un règlement sans affecter d’échéance, la recette sera automatiquement répartie en Bien. Saisie d'une dépense, un achat Pour saisir une dépense (un achat), vous devez accéder au registre des achats par le menu Règlements - Fournisseurs – Registre des achats. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel "Ajouter" ou le bouton "Ajouter" , une nouvelle fiche dépense s’ouvre. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir x une date, x un fournisseur, x une référence, x une nature, x un montant x un moyen de paiement. Vous pouvez ensuite éditer votre livre de recettes et le registre des achats. EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 50 Comment saisir une recette ou une dépense/un achat ? Rappel des obligations comptables Les entrepreneurs bénéficiant du régime fiscal de la micro-entreprise, qu’ils soient immatriculés ou non, ont une comptabilité allégée. Ainsi, ils peuvent simplement tenir un livre mentionnant chronologiquement le montant et l’origine des recettes encaissées à titre professionnel, en distinguant les règlements en espèces des autres règlements. Les références des pièces justificatives (factures, notes, etc.) doivent y être indiquées. Ce livre est tenu au jour le jour. En outre, lorsque l’activité consiste principalement à vendre des marchandises, objets, fournitures et denrées à consommer sur place ou à emporter, ou à fournir des prestations d’hébergement, les entrepreneurs doivent alors tenir un registre récapitulant par année le détail de leurs achats en précisant le mode de règlement et les références des pièces justificatives (factures, notes, etc.). Les entrepreneurs ont l’obligation de conserver toutes les factures ou pièces justificatives relatives à leurs achats et à leurs ventes de marchandises ou de prestations de services. Saisie d'une recette Pour saisir une recette, vous devez accéder à la liste des recettes par le menu Règlements - Clients - Livre des recettes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel "Ajouter" ou le bouton "Ajouter", une nouvelle fiche recette s’ouvre. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir : x une date, x un client (référencé ou pas dans la liste des clients), x une référence, x une nature, x un montant, x un moyen de paiement. Puis répartir le montant en Bien ou en Service. Lorsque vous enregistrez un règlement, une recette est automatiquement générée. Elle sera répartie en bien ou en service en fonction de l’échéance ou des échéances associée/s au règlement. Si vous créez un règlement sans affecter d’échéance, la recette sera automatiquement répartie en Bien. Saisie d'une dépense, un achat Pour saisir une dépense (un achat), vous devez accéder au registre des achats par le menu Règlements - Fournisseurs – Registre des achats. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel "Ajouter" ou le bouton "Ajouter" , une nouvelle fiche dépense s’ouvre. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir x une date, x un fournisseur, x une référence, x une nature, x un montant x un moyen de paiement. Vous pouvez ensuite éditer votre livre de recettes et le registre des achats. GUIDE 51 Comment imprimer le livre des recettes ou le registre des achats ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de Livre des recettes et un modèle de Registre des achats. L'impression d'un livre/registre peut être activée : x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils de la fiche Recette ou Dépense/Achat. x Dans la fenêtre principale de navigation du livre de recettes ou du registre des achats (RèglementsClients-Livre des recettes ou Règlements-Fournisseurs-Registre des achats), en sélectionnant vos - recettes ou dépenses/achats puis en cliquant sur le bouton "Imprimer". x Par le menu Règlements - Impressions puis la catégorie Clients - ... ou Fournisseurs - ... Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères d'impression. EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 52 Comment consulter l'échéancier ? L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet ECHEANCES des factures) et de vos règlements clients vous permet d'obtenir deux états très intéressants pour le suivi de votre activité financière : les échéanciers et les relances clients. Consultation de l'échéancier La consultation des échéances s'effectue à partir : de la liste des clients menu Ventes - Clients - Clients, de la fiche client, du menu Règlements - Clients - Échéanciers du menu Ventes - Règlements - Échéanciers. L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y compris les acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre situation à une date donnée. Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en passant par le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Echéancier Client. GUIDE 53 Comment visualiser les charges sociales et les impôts ? Afin de pouvoir visualiser les charges sociales et impôt sur les ventes de bien et services, vous devez définir préalablement dans les Options/Sociétés du menu Paramètres, partie « Charges sociales/Impôts » : x les seuil pour le Chiffre d’affaires, x les taux de cotisation, x les taux d’imposition. Ensuite par le menu Règlements - Charges sociales/Impôts - Calcul des charges vous devez définir la période de visualisation des charges sociales/Impôts. Par défaut, le tableau et le graphique s’affiche pour l’année et le mois système en cours (année et mois en cours du PC). Le bouton Changer les taux vous permet de modifier les taux de cotisation et d'imposition dans les options. Suite à un changement de période, cliquez sur Actualiser pour rafraîchir le tableau et le graphique. EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 54 Comment sauvegarder ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM*. La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Une fois la première sauvegarde effectuée, vous avez la possibilité de lancer uniquement la sauvegarde rapide. GUIDE 55 Comment restaurer ? Ce traitement vous permet de récupérer les données sauvegardées sur un support externe ou sur votre disque dur. Toutes les données qui auront été saisies après que vous ayez enregistré votre sauvegarde seront effacées. Par le menu Outils - Restauration, vous accédez à l'assistant de restauration qui vous permet de sélectionner le dossier à restaurer et lancer la procédure. EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 56 Comment consulter le journal des événements ? Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements Il stocke chaque information concernant : la validation de documents pour laquelle l’utilisateur a répondu par l’affirmative au message de rupture de la numérotation la suppression de documents Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements à partir du menu Ventes - Impressions puis Journal des événements. 57 MANUEL FICHIER Nouveau dossier Accès : Fichier - Nouveau Pour créer un nouveau dossier, vous devez suivre les différentes étapes proposées par l'assistant de création du dossier. Ces étapes consistent à : Saisir l'identification et les coordonnées de la société, Saisir d'autres informations, Vous avez également le choix d'importer tous les codes postaux (coché par défaut) ou une liste simplifiée (codes postaux des préfectures et arrondissements de Paris). Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de dossier. Pour lancer la création du dossier, vous devez cliquer sur le bouton Lancer. Vous allez alors voir une barre de progression qui permet d'ouvrir un nouveau dossier et d'importer les tables par défaut. A la fin du traitement, le nouveau dossier est ouvert automatiquement. Nous vous conseillons ensuite d'ouvrir les infos de société et les options générales du dossier afin de contrôler les informations que vous venez de saisir et de renseigner les autres options. EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 58 Ouvrir un dossier Accès : Fichier - Ouvrir Cette fonction permet d'ouvrir un dossier. Suite à l'appel de la fonction, une fenêtre contenant une liste des fichiers à l'emplacement sélectionné s'affiche. Vous devez sélectionner le répertoire des données de Gestion commerciale et sélectionner le raccourci de la base que vous souhaitez ouvrir. MANUEL 59 Fermer un dossier Accès : Fichier - Fermer Cette fonction permet de fermer le dossier en cours sans fermer l'application. Vous pouvez ensuite ouvrir un autre dossier. Si au moins une fiche est en cours de modification lorsque vous demandez la fermeture du dossier, vous aurez un message vous proposant une sauvegarde des modifications. EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 60 Quitter l'application Accès : Fichier - Quitter Cette fonction permet de fermer l'application. Si au moins une fiche est en cours de modification lorsque vous demandez la fermeture de l'application, vous aurez un message vous proposant une sauvegarde des modifications. MANUEL 61 VENTES Ventes - Démarrer une tâche Accès : Ventes - Démarrer une tâche Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : Clients Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des clients. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Devis Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des documents de vente sur l'onglet "Devis". Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Factures Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des documents de vente sur l'onglet "Factures". Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Règlements Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des règlements sur l'onglet "Tous". Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Règlements. Liste des recettes Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation du livre des recettes. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche recette. EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 62 DOCUMENTS DE VENTE Documents de vente - Fenêtre principale de navigation Accès : Ventes - Documents de vente - Tous La liste des documents de vente a les mêmes propriétés, possibilités de recherche, de tris et filtres que sur les autres listes (Voir le chapitre sur la gestion de la fenêtre principale de navigation). La liste des documents de vente contient différents onglets. A partir de chaque onglet, vous pouvez créer de nouveaux documents : Factures,Avoirs, . Pour chaque onglet, une liste d'actions est disponible : Afficher le client Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné. Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné. Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Cette action est disponible uniquement dans le cas ou : - le document n'a pas déjà été transféré - le type de document est transférable (ce n'est pas le cas pour les avoirs et les avoirs d'acompte). Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact principal de la fiche client. Factures Nouveau règlement Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche de règlement. Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de la facture, la date du jour (système), le moyen de paiement de la 1ère échéance de la facture, et les échéances de la facture sont pointées. Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il a été généré automatiquement. MANUEL 63 Devis Accès : Ventes - Documents de vente - Devis La gestion de la fiche "Devis" est commune à toutes les fiches. Le devis se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du devis. L'entête Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente. Vous pouvez également définir la date de Validité du devis Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Date par défaut = Date du document + Durée de validité des devis (jours) définie dans les options du dossier. Date du document : 15/02/2008 Durée de validité des devis (jours) : 10 Date de validité : 25/02/2008 Le corps Vous retrouvez ensuite le corps du devis. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre devis : En définissant votre masque de saisie du devis : Plus de 25 colonnes sont à votre disposition. En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez. Le pied Le pied du devis représente la partie de totalisation de votre document. Les actions d'un devis A partir d'un devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche client affectée au document sélectionné. Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné. Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 64 Factures Accès : Ventes - Documents de vente - Factures La gestion de la fiche "Facture" est commune à toutes les fiches. La Facture se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la facture. L'entête de la facture Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente. Vous pouvez également définir la date d'échéance. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. La date d'échéance est également calculée en fonction du mode de règlement sélectionné. Le corps de la facture Le corps de la facture permet de construire votre document : En définissant votre masque de saisie de la facture: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition. En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez. Le pied de la facture Le pied permet d'obtenir le montant HT global de votre facture et de le modifier en appliquant éventuellement une remise complémentaire, un frais de port et/ou un acompte. Les actions d'une facture A partir d'une facture, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné. Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné. Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Régler la facture Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche de règlement. Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de la facture, la date du jour (système), le moyen de paiement de la 1ère échéance de la facture, et les échéances de la facture sont pointées. Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il a été généré automatiquement. MANUEL 65 Avoirs Accès : Ventes - Documents de vente - Avoirs La gestion de la fiche "Avoir" est commune à toutes les fiches. L'avoir se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de l'avoir. L'entête de l'avoir Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente. Le corps de l'avoir Le corps de l'avoir permet de construire votre document : En définissant votre masque de saisie de la facture: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition. En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez. Le pied de l'avoir Le pied permet d'obtenir le montant HT global de votre facture et de le modifier en appliquant éventuellement une remise complémentaire ou un frais de port. Le montant « Net à payer » de l’avoir génère une échéance négative. Les actions d'un avoir A partir d'un avoir, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné. Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné. Valider Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité". En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le document en comptabilité. Dévalider Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état "Provisoire". Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document. La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements. EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 66 TRAITEMENTS... Dupliquer un document Tous les documents de vente peuvent être dupliqués. Cette fonction permet de recopier l'intégralité d'un de vos documents dans un autre. Il est possible de dupliquer un document transféré, validé ou comptabilisé. Les factures d'acompte et les avoirs d'acompte ne peuvent pas être dupliqués. Préparation à la copie de document Pour réaliser la duplication d'un document, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous (ou encore depuis le menu Ventes -Documents de vente - Tous ). Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Dupliquer dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Traitement de la duplication Un message s'affiche pour vous demander si vous souhaitez reprendre les informations de la fiche client. Ces informations sont : x les coordonnées postales de la fiche client, x son mode de règlement, x ses conditions commerciales (remise accordée). Si vous répondez "Oui", l'adresse, le mode de règlement seront repris de la fiche client et un contrôle sur les conditions commerciales (bloqué, ...) sera effectué. Si vous répondez "Non", les informations de l'entête du document d'origine sont reprises dans le nouveau document. Si vous effectuez souvent les mêmes types de document, vous pouvez créer des "document -types" et les dupliquer à chaque nouveau client. Conséquences de la duplication Le nouveau document est à la date du jour. Elle contient toutes les informations du document d'origine. Dans chaque partie du nouveau document, vous pourrez : x modifier la date, x changer de client, x ajouter, modifier ou supprimer des articles x ... MANUEL 67 Supprimer un document Un document de vente peut être supprimé si ce dernier : n’est pas validé, n’est pas transféré ou regroupé, n’est pas comptabilisé. Pour supprimer un document, vous devez : soit sélectionner un document dans la liste des documents puis cliquer sur l'icône Supprimer ou clic droit + supprimer ou touche "suppr" au clavier soit ouvrir le document et cliquer sur l'icône Supprimer, Fichier + supprimer ou Ctrl + D. Il est possible de supprimer un document précédemment transféré si le document réalisé lors du transfert ou regroupement est supprimé auparavant. Après chaque demande de suppression possible, vous aurez le message : « Êtes-vous certain de vouloir supprimer cette fiche ? Cette suppression sera définitive. » Après chaque demande de suppression impossible, vous aurez le message : Pour un document déjà transféré ou regroupé : « Ce document ne peut pas être supprimé car il a été transféré en "document"&ldots;&ldots;. Supprimer d’abord ce document ». Pour un document transféré en comptabilité : « Le document XX..... a été transféré en comptabilité. Il ne peut plus être supprimé ». Si vous demandez la suppression d'un document positionné au milieu d'autres documents, un message BOI d'avertissement s'affichera. La validation de ce message entraîne la création d'un événement dans le journal des événements. Conséquences de la suppression d'un document Le document supprimé n'apparaît plus dans la liste des documents de vente, l'historique client, les statistiques... Les échéances liées au document (Facture) n'apparaissent plus dans l'échéancier Si le document était réglé, le règlement est automatiquement dépointé, un message vous averti de cet état. Le règlement est toujours présent pour le client, il faudra le supprimer manuellement si vous souhaitez ne plus avoir ce règlement. Si vous supprimez un document d'acompte, le règlement associé sera automatiquement supprimé. EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 68 Transférer un document Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé. Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement. Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le prospect passe automatiquement en client. Préparation du transfert Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous). Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le transfert. Fenêtre de transfert La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer. Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué. Le transfert de document permet de choisir : x la date du/des document/s à générer. Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système). Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements. x le type de document que vous voulez générer Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts précédents: - Le devis peut être transféré en facture. - La facture peut être transférée en avoir. - La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte. x l'ouverture après le transfert du document généré. La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également modifiable au moment de la réalisation du transfert. Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement. A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé. Conséquences du transfert Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les documents générés. Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé. Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ». MANUEL 69 Dans l'onglet Détail du document... Les documents générés comportent : x l’intégralité des informations du document d'origine. x en 1ère ligne la référence du document d'origine. Dans l'onglet Échéances Le transfert d'un Devis, en Facture génère au moins une ligne d'échéance. Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci. EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 70 CLIENTS Clients / Prospects - Fenêtre principale de navigation Accès : Ventes - Clients - Clients ou Ventes - Clients - Prospects La gestion de la liste des est commune à toutes les listes. La liste des clients/prospects contient les onglets : Tous : Les tiers de type client et prospect sont affichés, Clients, Prospects. Les actions ci-dessous varies en fonction de l'onglet sélectionné. Elles sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Transférer en client Permet de transformer une fiche de type "Prospect" en fiche de type "Client". Cliquer ici pour avoir plus de renseignements. Action disponible uniquement pour une fiche Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du client ou prospect" sélectionné. Échéancier Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Échéancier avec le filtre client renseigné par le "code du client" sélectionné. Créer un document de vente Permet d'ouvrir une fenêtre contenant les types des documents possibles à créer. Sur la fiche document créée, les informations concernant le client/prospect (coordonnées, mode de règlement, n° de TVA...) seront automatiquement renseignées. Statistiques Permet de visualiser les évolutions et palmarès du Chiffre d'Affaires, de la marge et du volume des ventes ... pour chaque Clients. MANUEL 71 Clients / Prospects Accès : Ventes - Clients - Clients ou Ventes - Clients - Prospects La gestion de la fiche "Client/Prospects" est commune à toutes les fiches. La fiche client et la fiche prospect se composent d'une entête et d'onglets. Certains champs sont disponibles uniquement sur la fiche client, ils seront marqués par "C". Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants : Code * Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Ce code est limité à 20 caractères alphanumériques. Famille client / prospects Ce champ permet de sélectionner la famille à laquelle appartient le client ou prospect. Si cette famille a une territorialité et/ou une remise, ces informations seront automatiquement reprises sur la fiche clients/prospect Si la famille que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille client en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Personne physique Case à cocher permettant de définir si le client est une personne physique (cochée) ou une personne morale (décochée). Civilité Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre client/prospect (au maximum 25 caractères alphanumériques). Si la civilité que vous souhaitez, n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom * Ce champ permet de saisir le nom de votre client/prospect (au maximum 60 caractères alphanumériques). Information de règlement Cet partie, vous permet de définir le mode de règlement du client et de visualiser son solde actuel. x Mode de règlement Sélectionnez le mode de règlement de votre client. Lorsque vous enregistrerez une facture, le montant, la date d'échéance, et le moyen de paiement seront automatiquement calculés. Si le mode de règlement que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche mode de règlement en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Le Cette zone correspond au jour de règlement de votre client. Ne le renseigner que s'il est différent de celui indiqué dans la fiche mode de règlement sélectionnée ci-dessus. La valeur doit être comprise entre 0 et 31. Le jour de règlement sera pris en compte pour le calcul de l'échéance dans le cas où le mode de règlement sélectionné contient un type de règlement Fin de mois Le ou bien Net Le. Solde actuel "C" Champ Calculé, non saisissable. Solde actuel = Somme des échéances non réglées Adresse et contacts EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 72 Cet onglet Adresse/Contacts permet de saisir les coordonnées et les contacts du client/prospect. A partir de la fiche client ou prospect, vous avez à votre disposition les actions définis également dans la fenêtre principale de navigation des clients/prospects. MANUEL 73 Statistiques Les statistiques proposées portent sur vos Clients, Articles, Documents et Finances. Pour chacune de ces catégories, vous pouvez obtenir des statistiques sous forme de Donnée (tableau) ou de Graphique. Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection) Pour visualiser un tableau de données statistiques ou un graphique, vous devez sélectionner une catégorie puis une statistique... Un descriptif de la statistique sélectionnée s'affiche au dessous du cadre de sélection. ... puis renseignez les zones de filtre suivantes : Les filtres varient en fonction de la catégorie sélectionnée. Date : Période du... au ... Indiquez la période ou l'intervalle de date à prendre en compte. Ce filtre est disponible pour "toutes les catégories". Client Sélectionnez le/les codes client sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles". Famille Client Sélectionnez le/les codes famille client sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles". Article Sélectionnez le/les codes article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Vous pouvez également définir le type d'article que vous souhaitez voir dans vos statistiques : Biens, Services. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles". Famille Article Sélectionnez le/les codes famille article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles". Documents Sélectionnez le/les types de documents sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour la catégorie "Documents". Vous pouvez ensuite naviguer vers l'onglet "Données" et "Graphique" pour consulter les résultats obtenus. Des boutons "Afficher les données" et "Afficher le graphique" sont également disponibles dans le pied de l'onglet Sélection. Vous pouvez à tout moment annuler les filtres en cliquant sur le bouton "Réinitialiser les filtres" L'onglet Données Cet onglet affiche un tableau de données obtenues sur les critères sélectionnés précédemment. En double cliquant sur l'une des données, vous obtiendrez le détail du calcul de cette donnée. Ce détail varie en fonction de la statistique sélectionnée. En entête de ces données, vous disposer des boutons suivants : Actualiser : Ce bouton permet de mettre à jour les données. Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le tableau de données. Exporter : Ce bouton permet de générer un fichier avec les données au format Excel, HTML, XML et PDF. Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des colonnes/lignes. Réinitialiser la vue : Ce bouton permet d'afficher les données statistiques suivant la vue initiale. L'onglet Graphique Cet onglet affiche un graphique obtenu sur les critères sélectionnés précédemment. EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 74 Vous disposez de plusieurs types de graphique (barre, aire, secteur....). Choisissez le type du graphique correspondant à ce que vous souhaitez. En entête de ce graphique, vous disposer des boutons suivants : Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le graphique. Inverser les légendes : Ce bouton permet d'inverser la légende avec les données en "abscisse" (si les axes ne sont pas inversés) Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des axes. MANUEL 75 Familles de tiers Accès : Ventes - Clients - Familles clients/prospects La gestion de la fiche "Famille Clients, Prospects" est commune à toutes les fiches. La fiche "Famille" se compose des éléments suivants : un code * Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques. un libellé * Saisissez le libellé de la famille (au maximum 40 caractères alphanumériques). EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 76 Historique Clients/Articles Accès : Ventes - Clients - Historique Clients/Articles ou Articles - Historique Clients/Articles L'historique clients/articles vous permet de retrouver pour un client (ou prospect) ou une famille de clients, les documents qui ont été réalisés, c'est l'historique par documents. La gestion de l'historique est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la suppression qui s'effectue uniquement sur les documents de vente. Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un ou plusieurs article(s) qui ont été vendus à un ou plusieurs client(s), c'est l'historique par articles. Historique par documents L'historique par documents fait apparaître la liste des documents où l'(ou les) article(s) a(ont) été vendu(s). Filtres Pour cela, vous disposez des options suivantes : Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Client (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes : Famille client Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Types de documents Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Lignes de document Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut la Famille Clients, le Code client, le Nom du client, le Numéro du document, le Type du document, la Date du document, le Net à payer, la Marge HT et le Solde dû. Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le document Permet d'afficher le/les documents associé/s à la ligne de l'historique sélectionnée. Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du affectée au document sélectionné dans l'historique. Afficher la famille clients/prospects Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans l'historique. Historique par Articles L'historique par articles fait apparaître toutes les lignes des documents où l'article a été vendu. Filtres Pour cela, vous disposez des options suivantes : MANUEL 77 Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date directement depuis le calendrier. Client (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. Article (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes : Famille client Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Famille article Sélectionnez la famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Types de documents Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Lignes articles Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut le N° de document, le Code client, Nom du client, la Date du document, le Code article, le Libellé de la ligne, le PV Net HT et la Marge nette HT. Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le document Permet d'afficher le/les documents associés à la ligne de l'historique sélectionnée. Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du affectée au document sélectionné dans l'historique. Afficher la famille clients/prospects Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans l'historique. Afficher l'article Permet d'afficher le/les fiche/s sélectionnée/s dans l'historique. Afficher la famille article Permet d'afficher la fiche de la famille articles de l'article sélectionné dans l'historique. EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 78 RÈGLEMENTS Échéancier Accès : Règlements - Clients - Échéanciers ou Ventes - Règlements - Échéanciers L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet échéances des factures) et de vos règlements clients vous permet d'obtenir un état très intéressant pour le suivi de votre activité financière : l'échéancier. Il s'agit d'une liste qui récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y compris les acomptes). La gestion de l'échéancier est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la suppression des échéances qui s'effectue uniquement sur les documents ventes. Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos échéances. L'affichage et les actions de l'échéancier varient en fonction des onglets et des filtres appliqués. Les onglets L'échéancier peut être visualisé suivant le classement ci-dessous : Onglet Toutes Permet de voir la liste de toutes les échéances (non réglées, réglées partiellement, réglées, soldées...) Onglet Réglées Permet de voir les échéances totalement réglées. Onglet Non réglées Permet de voir les échéances partiellement réglées ainsi que les échéances pour lesquelles aucun règlement n’est affecté. Onglet Soldées Permet de voir les échéances non réglées ou partiellement réglées et qui sont soldées manuellement. Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut : Date de l’échéance, Numéro document, Montant échéance, Soldées ?, Code Client, Nom Client, Moyen de paiement, Solde dû. Il est impossible de modifier une donnée directement dans ces colonnes, elles sont ni saisissables, ni modifiables... Les filtres Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes : Tiers Sélectionnez le client sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances. Période (Du... Au...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Moyen de paiement Sélectionnez le moyen de paiement sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Les actions Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : MANUEL 79 Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche client affectée au document sélectionné dans l'échéancier. Afficher le document Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne sélectionnée de l'échéancier. Nouveau règlement Permet d'ouvrir en création une fiche de règlement. Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de l'échéance, la date du jour (système), le moyen de paiement de l'échéance. L'échéance est pointée/affectée par défaut avec le règlement. Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il est. Pointage entre échéances Permet de pointer une échéance d'avoir avec une/des échéance/s de facture sans générer de règlement. Depuis la liste des échéances, sélectionner une échéance d'avoir puis cliquer sur "Pointage entre échéances" et sélectionner la/les échéance/s de facture à pointer. Solder Permet de solder manuellement une échéance. Ce solde peut s'effectuer pour un "reste dû" mineur ou en cas de client non solvable... Dé-solder Permet de dé-solder manuellement une échéance. En fonction de l'état de l'échéance non réglée ou partiellement réglée, vous aurez accès soit à "Solder" soit à "Dé-solder". EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 80 Règlements - Fenêtre principale de navigation Accès : Règlements - Clients - Règlements ou Ventes - Règlements - Règlements Cette fenêtre correspond à la liste des règlements clients. La gestion de la liste des règlements est commune à toutes les listes. Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos règlements (partiellement pointés, pointés, tous) L'affichage et les actions de la liste des règlements varient en fonction des onglets et des filtres appliqués. Les onglets La liste des règlements peut être visualisée suivant le classement ci-dessous : Onglet Tous Permet de voir la liste de tous les règlements (Pointés, Partiellement pointés, En banque...) Onglet Pointés Permet de voir les règlements totalement affectés à une ou des échéances. Onglet Partiellement pointés Permet de voir les règlements affectés en partie à une ou plusieurs échéances, ainsi que les règlements pour lesquels aucun pointage n'a été réalisé. Onglet En banque Permet de voir tous les règlements pour lesquels une banque est renseignée qu'ils soient transférés ou pas en comptabilité. Onglet Avec écart Permet de voir tous les règlements pour lesquels un écart a été constaté. Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut : Nom du client, Montant, Date du règlement, Moyen de paiement, Reste à affecter (Onglet "Tous" uniquement). Pour chaque onglet, vous disposez d'une vue par défaut mais également d'une vue avec pièce (vue permettant de visualiser les lignes d'échéances affectées au règlement). Les filtres Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes : Tiers Sélectionnez le client sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des règlements. Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Les actions Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le client Permet d'afficher la fiche du client affectée au règlement. Liste des modes de règlement MANUEL 81 Permet d'afficher la liste des modes de règlement. Afficher le(s) document(s) Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne de règlement sélectionnée. Échéancier Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'échéancier sur l'onglet "Non réglées". Nouveau règlement pour ce client Permet d'ouvrir une nouvelle fiche règlement pour le client sélectionné. EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 82 Comment saisir une recette ou une dépense/un achat ? Rappel des obligations comptables Les entrepreneurs bénéficiant du régime fiscal de la micro-entreprise, qu’ils soient immatriculés ou non, ont une comptabilité allégée. Ainsi, ils peuvent simplement tenir un livre mentionnant chronologiquement le montant et l’origine des recettes encaissées à titre professionnel, en distinguant les règlements en espèces des autres règlements. Les références des pièces justificatives (factures, notes, etc.) doivent y être indiquées. Ce livre est tenu au jour le jour. En outre, lorsque l’activité consiste principalement à vendre des marchandises, objets, fournitures et denrées à consommer sur place ou à emporter, ou à fournir des prestations d’hébergement, les entrepreneurs doivent alors tenir un registre récapitulant par année le détail de leurs achats en précisant le mode de règlement et les références des pièces justificatives (factures, notes, etc.). Les entrepreneurs ont l’obligation de conserver toutes les factures ou pièces justificatives relatives à leurs achats et à leurs ventes de marchandises ou de prestations de services. Saisie d'une recette Pour saisir une recette, vous devez accéder à la liste des recettes par le menu Règlements - Clients - Livre des recettes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel "Ajouter" ou le bouton "Ajouter", une nouvelle fiche recette s’ouvre. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir : x une date, x un client (référencé ou pas dans la liste des clients), x une référence, x une nature, x un montant, x un moyen de paiement. Puis répartir le montant en Bien ou en Service. Lorsque vous enregistrez un règlement, une recette est automatiquement générée. Elle sera répartie en bien ou en service en fonction de l’échéance ou des échéances associée/s au règlement. Si vous créez un règlement sans affecter d’échéance, la recette sera automatiquement répartie en Bien. Saisie d'une dépense, un achat Pour saisir une dépense (un achat), vous devez accéder au registre des achats par le menu Règlements - Fournisseurs – Registre des achats. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel "Ajouter" ou le bouton "Ajouter" , une nouvelle fiche dépense s’ouvre. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir x une date, x un fournisseur, x une référence, x une nature, x un montant x un moyen de paiement. Vous pouvez ensuite éditer votre livre de recettes et le registre des achats. MANUEL 83 CHARGES SOCIALES/IMPOTS Comment visualiser les charges sociales et les impôts ? Afin de pouvoir visualiser les charges sociales et impôt sur les ventes de bien et services, vous devez définir préalablement dans les Options/Sociétés du menu Paramètres, partie « Charges sociales/Impôts » : x les seuil pour le Chiffre d’affaires, x les taux de cotisation, x les taux d’imposition. Ensuite par le menu Règlements - Charges sociales/Impôts - Calcul des charges vous devez définir la période de visualisation des charges sociales/Impôts. Par défaut, le tableau et le graphique s’affiche pour l’année et le mois système en cours (année et mois en cours du PC). Le bouton Changer les taux vous permet de modifier les taux de cotisation et d'imposition dans les options. Suite à un changement de période, cliquez sur Actualiser pour rafraîchir le tableau et le graphique. EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 84 Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Document de ventes Sous catégorie : Devis Catégorie principale : Clients Sous catégorie : Clients Sous catégorie : Famille clients Sous catégorie : Journal des vente Sous catégorie : Historique... Catégorie principale : Règlements... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie auxquelles il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle comme "utiliser par défaut pour les fiches", définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes". Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils "Utiliser par défaut pour les fiches" ou clic droit sur le modèle puis "Utiliser par défaut pour les fiches". Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. MANUEL 85 RÈGLEMENTS Règlements - Démarrer une tâche Accès : Règlements - Démarrer une tâche Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : Clients Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des Clients. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Échéancier Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'échéancier sur l'onglet "Non réglées". Règlements Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des règlements sur l'onglet "Tous". Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Règlements. Liste des recettes Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation du livre des recettes. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche recette. Registre des achats Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation du registre des achats. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche dépense/achat. EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 86 CLIENTS Échéancier Accès : Règlements - Clients - Échéanciers ou Ventes - Règlements - Échéanciers L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet échéances des factures) et de vos règlements clients vous permet d'obtenir un état très intéressant pour le suivi de votre activité financière : l'échéancier. Il s'agit d'une liste qui récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y compris les acomptes). La gestion de l'échéancier est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la suppression des échéances qui s'effectue uniquement sur les documents ventes. Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos échéances. L'affichage et les actions de l'échéancier varient en fonction des onglets et des filtres appliqués. Les onglets L'échéancier peut être visualisé suivant le classement ci-dessous : Onglet Toutes Permet de voir la liste de toutes les échéances (non réglées, réglées partiellement, réglées, soldées...) Onglet Réglées Permet de voir les échéances totalement réglées. Onglet Non réglées Permet de voir les échéances partiellement réglées ainsi que les échéances pour lesquelles aucun règlement n’est affecté. Onglet Soldées Permet de voir les échéances non réglées ou partiellement réglées et qui sont soldées manuellement. Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut : Date de l’échéance, Numéro document, Montant échéance, Soldées ?, Code Client, Nom Client, Moyen de paiement, Solde dû. Il est impossible de modifier une donnée directement dans ces colonnes, elles sont ni saisissables, ni modifiables... Les filtres Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes : Tiers Sélectionnez le client sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances. Période (Du... Au...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Moyen de paiement Sélectionnez le moyen de paiement sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Les actions Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : MANUEL 87 Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche client affectée au document sélectionné dans l'échéancier. Afficher le document Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne sélectionnée de l'échéancier. Nouveau règlement Permet d'ouvrir en création une fiche de règlement. Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de l'échéance, la date du jour (système), le moyen de paiement de l'échéance. L'échéance est pointée/affectée par défaut avec le règlement. Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il est. Pointage entre échéances Permet de pointer une échéance d'avoir avec une/des échéance/s de facture sans générer de règlement. Depuis la liste des échéances, sélectionner une échéance d'avoir puis cliquer sur "Pointage entre échéances" et sélectionner la/les échéance/s de facture à pointer. Solder Permet de solder manuellement une échéance. Ce solde peut s'effectuer pour un "reste dû" mineur ou en cas de client non solvable... Dé-solder Permet de dé-solder manuellement une échéance. En fonction de l'état de l'échéance non réglée ou partiellement réglée, vous aurez accès soit à "Solder" soit à "Dé-solder". EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 88 Règlements - Fenêtre principale de navigation Accès : Règlements - Clients - Règlements ou Ventes - Règlements - Règlements Cette fenêtre correspond à la liste des règlements clients. La gestion de la liste des règlements est commune à toutes les listes. Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client (tiers), d'onglets qui permettent de classer vos règlements (partiellement pointés, pointés, tous) L'affichage et les actions de la liste des règlements varient en fonction des onglets et des filtres appliqués. Les onglets La liste des règlements peut être visualisée suivant le classement ci-dessous : Onglet Tous Permet de voir la liste de tous les règlements (Pointés, Partiellement pointés, En banque...) Onglet Pointés Permet de voir les règlements totalement affectés à une ou des échéances. Onglet Partiellement pointés Permet de voir les règlements affectés en partie à une ou plusieurs échéances, ainsi que les règlements pour lesquels aucun pointage n'a été réalisé. Onglet En banque Permet de voir tous les règlements pour lesquels une banque est renseignée qu'ils soient transférés ou pas en comptabilité. Onglet Avec écart Permet de voir tous les règlements pour lesquels un écart a été constaté. Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut : Nom du client, Montant, Date du règlement, Moyen de paiement, Reste à affecter (Onglet "Tous" uniquement). Pour chaque onglet, vous disposez d'une vue par défaut mais également d'une vue avec pièce (vue permettant de visualiser les lignes d'échéances affectées au règlement). Les filtres Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes : Tiers Sélectionnez le client sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des règlements. Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Les actions Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le client Permet d'afficher la fiche du client affectée au règlement. Liste des modes de règlement MANUEL 89 Permet d'afficher la liste des modes de règlement. Afficher le(s) document(s) Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne de règlement sélectionnée. Échéancier Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'échéancier sur l'onglet "Non réglées". Nouveau règlement pour ce client Permet d'ouvrir une nouvelle fiche règlement pour le client sélectionné. EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 90 Comment saisir une recette ou une dépense/un achat ? Rappel des obligations comptables Les entrepreneurs bénéficiant du régime fiscal de la micro-entreprise, qu’ils soient immatriculés ou non, ont une comptabilité allégée. Ainsi, ils peuvent simplement tenir un livre mentionnant chronologiquement le montant et l’origine des recettes encaissées à titre professionnel, en distinguant les règlements en espèces des autres règlements. Les références des pièces justificatives (factures, notes, etc.) doivent y être indiquées. Ce livre est tenu au jour le jour. En outre, lorsque l’activité consiste principalement à vendre des marchandises, objets, fournitures et denrées à consommer sur place ou à emporter, ou à fournir des prestations d’hébergement, les entrepreneurs doivent alors tenir un registre récapitulant par année le détail de leurs achats en précisant le mode de règlement et les références des pièces justificatives (factures, notes, etc.). Les entrepreneurs ont l’obligation de conserver toutes les factures ou pièces justificatives relatives à leurs achats et à leurs ventes de marchandises ou de prestations de services. Saisie d'une recette Pour saisir une recette, vous devez accéder à la liste des recettes par le menu Règlements - Clients - Livre des recettes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel "Ajouter" ou le bouton "Ajouter", une nouvelle fiche recette s’ouvre. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir : x une date, x un client (référencé ou pas dans la liste des clients), x une référence, x une nature, x un montant, x un moyen de paiement. Puis répartir le montant en Bien ou en Service. Lorsque vous enregistrez un règlement, une recette est automatiquement générée. Elle sera répartie en bien ou en service en fonction de l’échéance ou des échéances associée/s au règlement. Si vous créez un règlement sans affecter d’échéance, la recette sera automatiquement répartie en Bien. Saisie d'une dépense, un achat Pour saisir une dépense (un achat), vous devez accéder au registre des achats par le menu Règlements - Fournisseurs – Registre des achats. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel "Ajouter" ou le bouton "Ajouter" , une nouvelle fiche dépense s’ouvre. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir x une date, x un fournisseur, x une référence, x une nature, x un montant x un moyen de paiement. Vous pouvez ensuite éditer votre livre de recettes et le registre des achats. MANUEL 91 CHARGES SOCIALES/IMPOTS Comment visualiser les charges sociales et les impôts ? Afin de pouvoir visualiser les charges sociales et impôt sur les ventes de bien et services, vous devez définir préalablement dans les Options/Sociétés du menu Paramètres, partie « Charges sociales/Impôts » : x les seuil pour le Chiffre d’affaires, x les taux de cotisation, x les taux d’imposition. Ensuite par le menu Règlements - Charges sociales/Impôts - Calcul des charges vous devez définir la période de visualisation des charges sociales/Impôts. Par défaut, le tableau et le graphique s’affiche pour l’année et le mois système en cours (année et mois en cours du PC). Le bouton Changer les taux vous permet de modifier les taux de cotisation et d'imposition dans les options. Suite à un changement de période, cliquez sur Actualiser pour rafraîchir le tableau et le graphique. EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 92 FOURNISSEUR Comment saisir une recette ou une dépense/un achat ? Rappel des obligations comptables Les entrepreneurs bénéficiant du régime fiscal de la micro-entreprise, qu’ils soient immatriculés ou non, ont une comptabilité allégée. Ainsi, ils peuvent simplement tenir un livre mentionnant chronologiquement le montant et l’origine des recettes encaissées à titre professionnel, en distinguant les règlements en espèces des autres règlements. Les références des pièces justificatives (factures, notes, etc.) doivent y être indiquées. Ce livre est tenu au jour le jour. En outre, lorsque l’activité consiste principalement à vendre des marchandises, objets, fournitures et denrées à consommer sur place ou à emporter, ou à fournir des prestations d’hébergement, les entrepreneurs doivent alors tenir un registre récapitulant par année le détail de leurs achats en précisant le mode de règlement et les références des pièces justificatives (factures, notes, etc.). Les entrepreneurs ont l’obligation de conserver toutes les factures ou pièces justificatives relatives à leurs achats et à leurs ventes de marchandises ou de prestations de services. Saisie d'une recette Pour saisir une recette, vous devez accéder à la liste des recettes par le menu Règlements - Clients - Livre des recettes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel "Ajouter" ou le bouton "Ajouter", une nouvelle fiche recette s’ouvre. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir : x une date, x un client (référencé ou pas dans la liste des clients), x une référence, x une nature, x un montant, x un moyen de paiement. Puis répartir le montant en Bien ou en Service. Lorsque vous enregistrez un règlement, une recette est automatiquement générée. Elle sera répartie en bien ou en service en fonction de l’échéance ou des échéances associée/s au règlement. Si vous créez un règlement sans affecter d’échéance, la recette sera automatiquement répartie en Bien. Saisie d'une dépense, un achat Pour saisir une dépense (un achat), vous devez accéder au registre des achats par le menu Règlements - Fournisseurs – Registre des achats. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel "Ajouter" ou le bouton "Ajouter" , une nouvelle fiche dépense s’ouvre. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir x une date, x un fournisseur, x une référence, x une nature, x un montant x un moyen de paiement. Vous pouvez ensuite éditer votre livre de recettes et le registre des achats. MANUEL 93 DONNÉES Banque Accès : Règlements - Données - Banques La gestion de la fiche "Banque" est commune à toutes les fiches. Une banque s'identifie par les éléments suivants : Le code banque * Saisissez un identifiant unique pour votre banque. Cet identifiant est limité à 5 caractères alphanumériques. Le nom de la banque * Saisissez le nom de votre banque (au maximum 40 caractères alphanumériques). Les informations ci-dessous correspondent aux coordonnées de la banque. Adresse Nom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Adresse Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (Suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Code postal Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques. Lors de la saisie du code postal, ° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut ° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux répondant à la saisie. ° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Ville Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques. Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. Département Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Pays Champ saisissable Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Site Web Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Permet de saisir le site web lié à cette adresse. EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 94 Contact Civilité Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre contact (au maximum 25 caractères alphanumérique). Si la civilité que vous souhaitez, n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans votre fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Fonction Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Prénom Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques. Téléphone fixe Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Téléphone portable Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Fax Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Service/Bureau Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. E-mail Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Permet de saisir l'e-mail du contact. MANUEL 95 Moyens de paiement Accès : Règlements - Données - Moyens de paiement La gestion de la fiche "Moyen de paiement" est commune à toutes les fiches. La fiche "Moyen de paiement" se compose des éléments suivants : un code * Indiquez un code moyen de paiement. Ce code est limité à 6 caractères alphanumériques. un libellé * Saisissez le libellé du moyen de paiement (au maximum 60 caractères alphanumériques). une nature * Sélectionnez un type de nature dans la liste déroulante. Cette liste n'est pas paramétrable. une banque Ce champ correspond à la banque sélectionnée par défaut lorsque vous réalisez un règlement pour ce moyen de paiement. La liste des banques est accessible par le menu Règlements - Données - Banques Si la banque que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche banque en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . La création du dossier propose par défaut une liste de moyens de paiement. La banque par défaut n'est pas renseignée dans les fiches moyens de paiement. EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 96 Modes de règlement Accès : Règlements - Données - Modes de règlement La gestion de la fiche "Mode de règlement" est commune à toutes les fiches. La fiche "Modes de règlement" se compose des éléments suivants : Le code * Indiquez un code pour votre mode de règlement. Ce code est limité à 6 caractères alphanumériques. Le libellé * Saisissez le libellé du mode de règlement (au maximum 60 caractères alphanumériques). Nous vous conseillons d'indiquer un libellé explicite qui reprenne le type de paiement et l'échéance. La création du dossier propose par défaut une liste de modes de règlement. Détail Cette parte contient les paramètres du calcul d'une échéance. Moyen de paiement Indiquez ici le moyen de paiement de votre client. Cette liste déroulante est paramétrable depuis la liste des moyens de paiement. Nombre de jours Saisissez le nombre de jours pour le calcul de l'échéance, à partir de la date du document (de 1 à 365). La zone nombre de jours n'est pas accessible pour un règlement de type Comptant. Type de Règlement Choisissez dans la liste proposée, le mode de calcul d'échéance que vous souhaitez appliquer. Jour du règlement Indiquez le jour pour lequel vous souhaitez le règlement (de 1 à 31). Cette zone est accessible uniquement pour les types de règlement : Fin de mois le ou Net le. Mois comptable Cochez cette case si vous souhaitez faire fonctionner le mode de règlement en mois comptable pour le calcul de la date d'échéance. Cette fonction sert pour considérer un nombre de jours en nombre de mois (31 jours devient 1 mois, 60 jours devient 2 mois, etc...). Test de la ligne créée Pour tester la ligne que vous venez de créer, vous devez indiquer : une date du document qui correspond à la date du document. une date d'échéance qui correspond à la date calculée depuis la date de document et les paramètres. Dans le tableau à droite de ces zones, vous trouverez le résultat du calcul de l'échéance (Date échéance, Montant et Moyen de paiement) L'échéance, le règlement et le jour s'enchaînent pour le calcul de l'échéance de la facture. Exemple Mode de règlement : CH30 Paramétrage de la ligne échéance : NB de jours Type règlement Jour du règlement Mois comptable Moyen de paiement 30 Net Le 5 Chèque Date de facture : 01/01/2009, MANUEL 97 Montant : 100 Votre date d'échéance sera calculée ainsi : 01/01/2008 + 30J soit le 31/01/2008, puis Net, ce qui donnera le 31/01/2008, puis Jour de règlement ce qui donnera une date d'échéance au 05/02/2009 pour un montant de 100. EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 98 Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Document de ventes Sous catégorie : Devis Catégorie principale : Clients Sous catégorie : Clients Sous catégorie : Famille clients Sous catégorie : Journal des vente Sous catégorie : Historique... Catégorie principale : Règlements... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie auxquelles il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle comme "utiliser par défaut pour les fiches", définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes". Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils "Utiliser par défaut pour les fiches" ou clic droit sur le modèle puis "Utiliser par défaut pour les fiches". Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. MANUEL 99 ARTICLES Articles - Démarrer une tâche Accès : Articles - Démarrer une tâche Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : Articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des articles. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une Statistiques Permet d'ouvrir la page des statistiques. EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 100 ARTICLES Articles - Fenêtre principale de navigation Accès : Articles - Articles La gestion de la liste des est commune à toutes les listes. Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre article renseigné par le "code de l'article" sélectionné. Statistiques Permet de visualiser les évolutions et palmarès du Chiffre d'Affaires, de la marge et du volume des ventes pour chaque article. MANUEL 101 Article Accès : Articles - Articles La gestion de la fiche "Article" est commune à toutes les fiches. La fiche article se compose d'une entête et d'onglets. Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants : Code * IL peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Ce code est limité à 20 caractères alphanumériques. Type * Le type article peut être Bien, Service. Le type d'article défini dans les options du dossier sera proposé par défaut. Du type choisi ici découle l’accès à certaines zones de la fiche. Famille article Ce champ permet de sélectionner la famille à laquelle appartient l'article. Si la famille que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille articles en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Libellé * Zone de saisie du libellé "court" pour l'article (au maximum 80 caractères alpha-numérique). Le libellé correspond au libellé de l’article qui apparaîtra dans les listes. En création de la fiche, le libellé court sera automatiquement repris au début de la zone désignation commerciale *. Description commerciale Saisissez ici la description complète de votre article qui sera utilisée dans tous vos documents. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils. Les attributs appliqués seront automatiquement repris dans toutes vos impressions. Tarif en euros Cette partie permet de définir le tarif de l'article. x Prix de vente HT Saisissez le prix de vente de votre article. Description générale Cette partie permet de définir le l'unité et l'éco-contribution associé à l'article. Unité de vente Sélectionnez l'unité de vente de l'article. Si l'unité de vente que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche unité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Eco-contribution Sélectionnez le code du barème que vous souhaitez appliquer à l'article. Suite à la sélection de ce code, le libellé et le prix unitaire TTC du barème sont automatiquement affichés. Ils ne sont pas modifiables. Si le barème, que vous souhaitez, n'existe pas dans la liste des barèmes, vous pouvez le créer. Lors de l'appel de l'article dans un document de vente, le barème sera automatiquement repris dans le document. Cette partie est visible uniquement pour les articles de type Bien, une éco-contribution ne peut être affectée sur une fiche article de type "Service". A partir de la fiche article, vous avez la possibilité d'appeler les actions disponibles également sur la fenêtre principale de navigation des articles. EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 102 Familles articles Accès : Articles - Familles articles La gestion de la fiche "Famille d'articles" est commune à toutes les fiches. La fiche "Famille articles" se compose des éléments suivants : un code * Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques. un libellé * Saisissez le libellé de la famille articles (au maximum 40 caractères alphanumériques). MANUEL 103 Historique Clients/Articles Accès : Ventes - Clients - Historique Clients/Articles ou Articles - Historique Clients/Articles L'historique clients/articles vous permet de retrouver pour un client (ou prospect) ou une famille de clients, les documents qui ont été réalisés, c'est l'historique par documents. La gestion de l'historique est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la suppression qui s'effectue uniquement sur les documents de vente. Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un ou plusieurs article(s) qui ont été vendus à un ou plusieurs client(s), c'est l'historique par articles. Historique par documents L'historique par documents fait apparaître la liste des documents où l'(ou les) article(s) a(ont) été vendu(s). Filtres Pour cela, vous disposez des options suivantes : Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Client (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes : Famille client Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Types de documents Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Lignes de document Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut la Famille Clients, le Code client, le Nom du client, le Numéro du document, le Type du document, la Date du document, le Net à payer, la Marge HT et le Solde dû. Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le document Permet d'afficher le/les documents associé/s à la ligne de l'historique sélectionnée. Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du affectée au document sélectionné dans l'historique. Afficher la famille clients/prospects Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans l'historique. Historique par Articles L'historique par articles fait apparaître toutes les lignes des documents où l'article a été vendu. Filtres Pour cela, vous disposez des options suivantes : EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 104 Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date directement depuis le calendrier. Client (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. Article (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes : Famille client Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Famille article Sélectionnez la famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Types de documents Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Lignes articles Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut le N° de document, le Code client, Nom du client, la Date du document, le Code article, le Libellé de la ligne, le PV Net HT et la Marge nette HT. Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le document Permet d'afficher le/les documents associés à la ligne de l'historique sélectionnée. Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du affectée au document sélectionné dans l'historique. Afficher la famille clients/prospects Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans l'historique. Afficher l'article Permet d'afficher le/les fiche/s sélectionnée/s dans l'historique. Afficher la famille article Permet d'afficher la fiche de la famille articles de l'article sélectionné dans l'historique. MANUEL 105 Statistiques Les statistiques proposées portent sur vos Clients, Articles, Documents et Finances. Pour chacune de ces catégories, vous pouvez obtenir des statistiques sous forme de Donnée (tableau) ou de Graphique. Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection) Pour visualiser un tableau de données statistiques ou un graphique, vous devez sélectionner une catégorie puis une statistique... Un descriptif de la statistique sélectionnée s'affiche au dessous du cadre de sélection. ... puis renseignez les zones de filtre suivantes : Les filtres varient en fonction de la catégorie sélectionnée. Date : Période du... au ... Indiquez la période ou l'intervalle de date à prendre en compte. Ce filtre est disponible pour "toutes les catégories". Client Sélectionnez le/les codes client sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles". Famille Client Sélectionnez le/les codes famille client sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles". Article Sélectionnez le/les codes article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Vous pouvez également définir le type d'article que vous souhaitez voir dans vos statistiques : Biens, Services. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles". Famille Article Sélectionnez le/les codes famille article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles". Documents Sélectionnez le/les types de documents sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques. Ce filtre est disponible pour la catégorie "Documents". Vous pouvez ensuite naviguer vers l'onglet "Données" et "Graphique" pour consulter les résultats obtenus. Des boutons "Afficher les données" et "Afficher le graphique" sont également disponibles dans le pied de l'onglet Sélection. Vous pouvez à tout moment annuler les filtres en cliquant sur le bouton "Réinitialiser les filtres" L'onglet Données Cet onglet affiche un tableau de données obtenues sur les critères sélectionnés précédemment. En double cliquant sur l'une des données, vous obtiendrez le détail du calcul de cette donnée. Ce détail varie en fonction de la statistique sélectionnée. En entête de ces données, vous disposer des boutons suivants : Actualiser : Ce bouton permet de mettre à jour les données. Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le tableau de données. Exporter : Ce bouton permet de générer un fichier avec les données au format Excel, HTML, XML et PDF. Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des colonnes/lignes. Réinitialiser la vue : Ce bouton permet d'afficher les données statistiques suivant la vue initiale. L'onglet Graphique Cet onglet affiche un graphique obtenu sur les critères sélectionnés précédemment. EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 106 Vous disposez de plusieurs types de graphique (barre, aire, secteur....). Choisissez le type du graphique correspondant à ce que vous souhaitez. En entête de ce graphique, vous disposer des boutons suivants : Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le graphique. Inverser les légendes : Ce bouton permet d'inverser la légende avec les données en "abscisse" (si les axes ne sont pas inversés) Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des axes. MANUEL 107 Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Document de ventes Sous catégorie : Devis Catégorie principale : Clients Sous catégorie : Clients Sous catégorie : Famille clients Sous catégorie : Journal des vente Sous catégorie : Historique... Catégorie principale : Règlements... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie auxquelles il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle comme "utiliser par défaut pour les fiches", définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes". Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils "Utiliser par défaut pour les fiches" ou clic droit sur le modèle puis "Utiliser par défaut pour les fiches". Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 108 PARAMÈTRES Paramètres - Démarrer une tâche Accès : Paramètres - Démarrer une tâche Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : Civilités Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des civilités. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche civilités. Codes postaux Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des codes postaux. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche codes postaux. Informations société Permet d'ouvrir la fenêtre des options contenant les coordonnées de la société, les compteurs... MANUEL 109 TAXES Barème Eco-contribution Accès : Paramètres - Taxes - Barèmes éco-contribution La gestion de la fiche "Barème éco-contribution" est commune à toutes les fiches. Le barème d'éco-contribution est utilisé dans la et les documents de ventes. La création du dossier propose par défaut une liste des barèmes d'éco-contribution. La fiche "Barème éco-contribution" se compose des zones : Code eco-contrib. * Il peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Ce code est limité à 8 caractères alphanumériques. Libellé * Indiquez le libellé du barème. Montant TTC Indiquez le montant unitaire TTC de l'éco-contribution. EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 110 DIVERS Civilités Accès : Paramètres - Divers - Civilités La gestion de la fiche "Civilité" est commune à toutes les fiches. Saisissez le libellé * de la civilité (au maximum 25 caractères alphanumériques). La case à cocher "Personne Physique" permet de distinguer les civilités des personnes physique de celles des personnes morales. La création du dossier propose par défaut une liste de civilités. Les civilités seront disponibles pour toutes les fiches relatives aux tiers (…) et aux documents de vente (entête de documents). MANUEL 111 Contacts Accès : Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts La gestion de la fiche "Contact" est commune à toutes les fiches. A partir de la fiche Contact vous avez à votre disposition les actions définis également dans la fenêtre principale de navigation des contacts. Vous devez renseigner les champs suivants sur la fiche contact : Civilité Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre contact (au maximum 25 caractères alphanumérique). Si la civilité que vous souhaitez, n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Personne physique Case à cocher permettant de définir si le contact est une personne physique (cochée) ou une personne morale (décochée). Prénom Champ saisissable, limité à 60 caractères alpha-numérique. Nom Champ saisissable, limité à 60 caractères alpha-numérique. Fonction Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique. Service/Bureau Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique. Permet de saisir le service, bureau... ou se situe le contact Téléphone fixe Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique. Fax Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique. Téléphone portable Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique. e-mail Champ saisissable, limité à 100 caractères alpha-numérique. Permet de saisir l'e-mail du contact. Code tiers Ce champ permet de sélectionner le client/prospect associé à ce contact. EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 112 Codes postaux Accès : Paramètres - Divers - Codes postaux La gestion de la fiche "Code postal" est commune à toutes les fiches. Une fiche "Code postal" se compose de quatre zones à remplir : Le code postal * Saisissez le code postal. Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques. Les caractères A à Z, 0 à 9, - (tiret) et espace sont autorisés. La ville * Saisissez le nom de la vile (au maximum 35 caractères alphanumériques). Le pays * Sélectionnez le pays associé au Code postal. Le département Sélectionnez le département associé au Code postal. Lors de la saisie du département si celui-ci est associé à un pays différent de celui sélectionné précédemment, c'est le pays du département qui sera repris dans la fiche. La création du dossier propose par défaut une liste de codes postaux. Les actions des codes postaux A partir de la liste des codes postaux, vous avez la possibilité d'appeler l'action "Import des codes postaux". Cet import permet d'avoir une liste complète des codes postaux. MANUEL 113 Départements Accès : Paramètres - Divers - Départements La gestion de la fiche "Département" est commune à toutes les fiches. La fiche "Département" se compose des champs suivants : Le Numéro * Saisissez le code du département. Ce numéro est limité à 3 caractères alphanumériques. Le Nom * Saisissez le nom ou le libellé du département (au maximum 50 caractères alphanumériques). Le Pays * Sélectionnez le pays associé au département. La création du dossier propose par défaut une liste de départements. EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 114 Pays Accès : Paramètres - Divers - Pays La gestion de la fiche "Pays" est commune à toutes les fiches. La fiche "Pays" se compose des éléments suivants : Le code ISO * Indiquez le code ISO du pays, sur 3 caractères. Le nom * Saisissez le nom du pays (au maximum 50 caractères alphanumériques). La création du dossier propose par défaut une liste de pays. Cette liste donne les noms de pays (formes courtes officielles des noms en français) par ordre alphabétique tels qu'ils sont donnés dans l'ISO 3166-1 et les codes alpha-2 correspondants de l'ISO 3166-1. Vous disposez également de 2 cases à cocher permettant des vues et classements rapides : Inactif Cliquez dans cette case si vous souhaitez ne pas afficher ce pays dans les vues standard, listes déroulante... UE Cliquez dans cette case pour noter que le pays appartient à l'union européenne. MANUEL 115 Unités Accès : Paramètres - Divers - Unités La gestion de la fiche "Unité" est commune à toutes les fiches. Une unité est la quantité physique élémentaire qui sert de référence à la mesure des choses vendues. La fiche unité se compose des éléments suivants : Un Code * Indiquez le code de l'unité, sur 4 caractères. Un libellé * Saisissez le libellé de l'unité (au maximum 40 caractères alphanumériques). Un type * Sélectionnez un type d'unité dans la liste déroulante. Cette liste n'est pas paramétrable. Une décimale Saisissez le nombre de décimales que vous souhaitez (de 0 à 5). Un coefficient Saisissez le coefficient que vous souhaitez (au maximum 8 décimales). En fonction du type d'unité, le coefficient permet de rapprocher l'unité à ce type de référence. Pour une unité "Gramme", de type Poids, coefficient saisi : 0.001 Dans la fiche article, indiquer l’unité Gramme et saisir dans la valeur du poids brut 125g, son équivalence en kilogramme est donc de 125*0.001 soit 0.125 kilo. La création du dossier propose par défaut une liste d'unités. Les unités pourront être saisies dans la fiche les documents de ventes. Si une unité est définie dans un article, dans une pièce de vente, la quantité sera exprimée avec le nombre de décimale défini dans la fiche unité. Exemple 1 Code unité : M3 Libellé : Mètre cube Type : Volume Décimale : 3 Coefficient de conversion : 1 Exemple 2 Code unité : HEUR Libellé : Heure Type : Temps Décimale : 2 Coefficient de conversion : 1 Exemple 3 Code unité : KG Libellé : Kilo Gramme Type : Poids Décimale : 3 Coefficient de conversion : 1 EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 116 SOCIETE Options - Coordonnées Accès : Paramètres - Société Les coordonnées à saisir sont celles de votre dossier-société. Il est important de les renseigner car ces informations seront reprises sur certaines impressions de vos documents (devis, factures, etc..). Identification Forme juridique ou civilité Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques. Si la forme juridique ou civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom – Raison sociale Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Qualité de la personne Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. SIREN Le champ Siren permet de saisir un numéro de 20 caractères. Adresse de la société Adresse Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (suite) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Adresse (fin) Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques. Code Postal Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques. Lors de la saisie du code postal, ° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par défaut ° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée avec uniquement ceux répondant à la saisie. ° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table des codes postaux. Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Ville Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques. Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une nouvelle fiche code postal. Département Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Pays Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques. MANUEL 117 Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes postaux. Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Autres informations Téléphone fixe Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Téléphone portable Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. Télécopie/Fax Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques. e-mail Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. Site Web Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques. EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 118 Options - Charges sociales / Impôts Accès : Paramètres - Société Cette option permet de définir les seuils, taux de charges sociales et d'imposition pour les activités de ventes de biens et/ou Services. Ces différentes données sont prises en compte pour le calcul des montants de charges et impôts par rapport au chiffre d'affaires encaissé par mois ou trimestre. L'auto-entrepreneur et les charges Sociales Au niveau des charges sociales le régime de l'Auto-Entrepreneur est un régime simplifié de calcul et de paiement des cotisations sociales qui ouvre des droits à l'assurance maladie et à la retraite. Il s’adresse à tous les auto-entrepreneurs. Chaque mois ou chaque trimestre, selon votre choix, vous payerez des cotisations sociales en fonction des recettes encaissées au cours de la période retenue. Le montant de vos cotisations sera connu immédiatement et il sera égal à un pourcentage défini par défaut dans cet écran. L'auto-entrepreneur et les impôts En tant qu’auto-entrepreneur, vous serez obligatoirement soumis au régime fiscal de la micro-entreprise. A ce titre, vous ne facturerez pas de TVA et vous serez redevable de l’impôt sur le revenu (IR). Vous pourrez choisir entre deux modes d'imposition à l’IR : x le nouveau régime micro-fiscal simplifié (versement libératoire de l’impôt sur le revenu), x le calcul et le paiement de l'impôt l'année suivant la réalisation du bénéfice. En optant pour le versement libératoire de l’impôt sur le revenu, vous serez également exonéré de taxe professionnelle l'année de la création de votre entreprise et les deux années suivantes ! Quel est le principe du versement libératoire de l’impôt sur le revenu ? Chaque mois ou chaque trimestre, vous déclarerez et payerez l’impôt sur le revenu (IR). Le montant de votre IR correspondra à un pourcentage de vos recettes encaissées au cours de cette période défini par défaut dans cet écran. Paramétrage de calcul des charges et impôts Période Ce champ correspond à la période de calcul des montant de charges et impôts (mois ou trimestre). Par défaut : Mois Activité de vente de biens Les activités de vente de biens correspondent à une activité d’achat/revente, de vente à consommer sur place et de prestation d’hébergement. Seuil pour le chiffre d'affaires Champ numérique saisissable. Par défaut : 80 000 euros HT. Taux de cotisation sociale Champ numérique saisissable. Par défaut : 12 % du chiffre d'affaires. Taux d'imposition Champ numérique saisissable. Par défaut : 1 % du chiffre d'affaires. Activité de vente de services Les activités de vente de services correspondent aux prestations de services. Seuil pour le chiffre d'affaires Champ numérique saisissable. Par défaut : 32 000 euros HT. Taux de cotisation sociale Champ numérique saisissable. Par défaut : 21.3 % du chiffre d'affaires. MANUEL 119 Taux d'imposition Champ numérique saisissable. Par défaut : 1.7 % du chiffre d'affaires. EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 120 Options - Logo Accès : Paramètres - Société Vous pouvez insérer à cet emplacement le logo de votre société. Il sera automatiquement repris sur vos impressions de documents (devis, facture...), sur les modèles de document avec logo. Pour insérer un logo, vous devez réaliser un clic droit puis Charger. Ensuite, utilisez l'icône "..." pour rechercher le fichier qui contient votre logo. Vous avez la possibilité de redimensionner celui-. Les principaux formats acceptés sont : BMP, GIF, JPG/JPEG ... MANUEL 121 NUMÉROTATION Options - Numérotation Accès : Paramètres - Société Pour chaque type de documents de vente, vous pouvez préciser la syntaxe du numéro à attribuer au document. Vous pouvez choisir de créer vos documents avec une numérotation automatique ou non, en cochant ou non la zone "Utiliser le compteur". Le logiciel incrémente automatiquement de 1, le numéro situé en fin de préfixe. Pour les documents de vente : FA 0803001 pour les factures de l’année 2008 au mois de mars, le numéro suivant sera le FA 0803002. Si vous n'utilisez pas le compteur, vous saisirez vous-même le code à attribuer à chaque fois que vous allez créer un document ou une fiche. Si vos compteurs sont désorganisés, vous pouvez lancer un recalcul des compteurs depuis la maintenance des données du menu Outils. Ventes Devis Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par DE 000001. Case à cocher « Utiliser le compteur » Facture Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par FA 000001 Case à cocher « Utiliser le compteur » Avoir Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par AV 000001. Case à cocher « Utiliser le compteur » Facture d’acompte Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par FD 000001. Avoir d’acompte Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe) En création de dossier, le compteur commence par AD 000001. Autres Pour chacun des fichiers de données suivants, vous pouvez choisir de créer vos fiches avec une numérotation automatique ou non, en cochant ou non la zone "Utiliser le compteur". Si vous n'utilisez pas le compteur, vous saisirez vous-même le code à attribuer à chaque fois que vous créerez une fiche. Familles clients Champ de type chaîne de 10 caractères maximum En création de dossier, le compteur commence par FCL00001 Case à cocher « Utiliser le compteur » Clients Champ de type chaîne de 20 caractères maximum En création de dossier, le compteur commence par CL000001 Case à cocher « Utiliser le compteur » Familles articles Champ de type chaîne de 10 caractères maximum En création de dossier, le compteur commence par FAR00001 Case à cocher « Utiliser le compteur » EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 122 Articles Champ de type chaîne de 20 caractères maximum En création de dossier, le compteur commence par AR000001 Case à cocher « Utiliser le compteur » Eco-contribution Champ de type chaîne de 8 caractères maximum En création de dossier, le compteur commence par D3E00001 Case à cocher « Utiliser le compteur » MANUEL 123 Options - Articles Accès : Paramètres - Société Ces options permettent de paramétrer par défaut la création d'une fiche article. Type d’article par défaut Liste déroulante permettant la sélection du type de l'article : Biens, Services. En création du dossier, le type par défaut est Biens. Lors de la saisie d'un article non référencé ou de la saisie simple d'une description et d'un prix dans un document de vente, le type d'article par défaut sera celui défini ici. EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 124 DOCUMENTS DE VENTE Options - Documents de vente - Options générales Accès : Paramètres - Société Ces options permettent de définir les avertissements, le paramétrage de taux, montants... des documents de ventes. Avertissement si le code article n’existe pas Cochez cette case si vous souhaitez qu'un message d'avertissement apparaisse dans vos documents, lorsque vous saisissez dans la colonne "Code article" une référence qui n'existe pas dans votre fichier article. Durée de validité des devis (jours) Indiquez, en nombre de jours, la durée de validité de vos devis. La date de validité des devis sera alors automatiquement calculée, dans l'entête du devis. Par défaut, le nombre de jours est 30. Afficher le paiement pour les factures d'acompte Cette option si elle est décochée permet de ne pas afficher la fiche "Nouveau règlement" lors de la génération d'un documents d'acompte. Inclure le montant de l'éco-contribution au Total TTC Cette option, si elle est sélectionnée, permet d'ajouter au Total TTC du document le montant des écocontributions des lignes article. Dans le cas contraire, le Total TTC ne varie pas en fonction des éco-contributions sélectionnées sur les lignes article : Le total TTC comprend les montants éco-contributions. Gestion des messages Cette partie permet d'activer ou désactiver des messages d'information : Afficher le message d'avertissement des avoirs d'acompte Ce message apparaît lorsque vous réalisez un nouvel avoir d'acompte sans passer par une facture existante. Il indique que la création d'un avoir d'acompte va généré automatiquement un règlement négatif au titre d'un remboursement d'acompte versé par le client... Afficher le message d'ouverture du règlement créé Ce message apparaît suite à la validation d'une facture d'acompte ou un avoir d'acompte pour visualiser le règlement généré automatiquement. Si vous ne souhaitez plus voir apparaître ces message, vous pouvez cliquer sur "ne plus afficher" dans la boite du message ou décocher la case à cet endroit. MANUEL 125 Options - Documents de vente - Mentions légales des devis Accès : Paramètres - Société Les devis doivent comporter un certain nombre de mentions obligatoires d'un point de vue légal. Nous vous donnons ici la possibilité d'indiquer ces mentions. Elles apparaîtront automatiquement dans tous les modèles de devis fournis avec le logiciel. Par défaut, nous vous proposons des mentions, que vous pouvez bien entendu modifier. La zone de saisie contient une barre d'outils de textes enrichis. EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 126 Options - Documents de vente - Mentions légales des factures Accès : Paramètres - Société Les factures doivent comporter un certain nombre de mentions obligatoires d'un point de vue légal. Nous vous donnons ici la possibilité d'indiquer ces mentions. Elles apparaîtront automatiquement dans tous les modèles de factures fournis avec le logiciel. Parmi les mentions obligatoires qui doivent figurer sur vos factures, vous avez notamment les conditions pour l'escompte et les taux de pénalité en cas de retard de paiement. Par défaut, nous vous proposons deux mentions, que vous pouvez bien entendu modifier. La zone de saisie contient une barre d'outils de textes enrichis. MANUEL 127 Options - Règlements Accès : Paramètres - Société Ces options permettent de définir le paramétrage par défaut d'un moyen de paiement, d'une banque pour la saisie d'un nouveau règlement et des jours pour déclencher l'édition des relances clients. Moyen de paiement par défaut Ce champ correspond au moyen de paiement par défaut lorsque vous créer une échéance. Par exemple, création d'une facture sans "Mode de règlement", l'échéance de la facture contiendra le moyen de paiement défini ici. La liste des moyens de paiement est disponible par le menu Règlements - Données -Moyen de paiement. Si le moyen de paiement que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Banque par défaut Ce champ correspond à la banque sélectionnée par défaut lorsque vous réalisez un règlement si elle n'est pas défini dans le moyen de paiement sélectionné sur la fiche règlement. La liste des banques est accessible par le menu Règlements - Données - Banques. Si la banque que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche banque en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . "Afficher le message d'avertissement en cas de banque non renseignée" L'option permet d'être averti lorsque la banque n'est pas renseignée sur une facture d'acompte ou un avoir d'acompte ou un règlement et que vous souhaitez valider l'un de ces éléments. En effet, la validation d'un document d'acompte ou d'un règlement permet de transférer les échéances en comptabilité et pour cela, il faut obligatoirement associé une banque. EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 128 Options - Paramétrages Accès : Paramètres - Société Décimales Choisissez le nombre de décimales qui s'affichera dans les zones de type prix, quantités et montants. Prix unitaire Possibilité de saisir une valeur comprise entre 0 et 5. Quantités Possibilité de saisir une valeur comprise entre 0 et 5. Montants Par défaut, le nombre de décimales est de 2. Cette zone n'est pas modifiable. Devise L’option Devise est présente pour permettre d’imprimer, la contre valeur en pied de facture (au moins), et cela sans devoir paramétrer en dur dans le modèle. Devise du dossier Champ alphabétique de 50 caractères. Saisissez le libellé complet de la devise dans laquelle votre dossier est géré. En création de dossier, Euros est indiqué par défaut. Abréviation Champ alphabétique de 5 caractères. Saisissez le signe ou l'abréviation de la devise dans laquelle votre dossier est géré. En création de dossier, € est indiqué par défaut. Devise de contre valeur Champ alphabétique de 50 caractères. Si vous souhaitez afficher une devise de contre-valeur, saisissez ici le libellé complet de cette devise. En création de dossier, Francs est indiqué par défaut. Abréviation Champ alphabétique de 5 caractères. Saisissez le signe ou l'abréviation de la devise de contre-valeur de votre dossier. En création de dossier, F est indiqué par défaut. Taux de conversion Champ numérique de 15 caractères dont 6 décimales. Indiquez le taux de conversion entre la devise de votre dossier et la devise de contre-valeur. En création de dossier, 6.55957 est indiqué par défaut. Codes alpha-numériques Autoriser les caractères supplémentaires dans les codifications Cette option permet de saisir des caractères différent de A...Z 0...9. En fonction de la fiche, ces caractères peuvent être : [Espace] - \ / ( ) _ Les fiches concernées sont : x Codes postaux - Code postal x Secteur Géographique - Code secteur géographique x NAF - Code NAF x Frais de port - Code x Article - Code article x Familles Articles - Code Famille Articles x Unité - Code unité x Eco-contribution - Code éco-contribution x Localisation - Code de localisation x Banque - Code x Modes de Règlement - Code MANUEL 129 x Moyens de Paiement - Code x Client - Code (tiers) x Familles Clients - Code Famille Mais également les champs : x TVA intracommunautaire x Siren Les points suivants ne sont pas concerné par les caractères supplémentaires : - Pays : Les caractères possibles sont de A à Z uniquement. - Compte comptable : les caractères possibles sont A...Z [Espace] @ . - Transfert de documents Ouvrir les documents générés après transfert La sélection de cette option permet de définir par défaut l'ouverture automatique du document généré par un transfert. EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 130 Options - Général Accès : Paramètres - Société Police par défaut Les champs ci-dessous permettent de définir la police appliquée par défaut dans les champs de type texte (description commerciale de la fiche article, description dans les documents, onglet note...) : Police par défaut Taille par défaut MANUEL 131 Options - Mot de passe utilisateur Accès : Paramètres - Société Vous avez la possibilité de protéger l’ouverture de votre dossier par la saisie d’un mot de passe. Le mot de passe de la gestion est indépendant de celui de la comptabilité et inversement. Création du mot de passe Pour créer un mot de passe, vous devez : Ne rien saisir dans la zone "Ancien mot de passe", Saisir le mot de passe que vous souhaitez dans la zone "Nouveau mot de passe", Saisir la confirmation dans la zone "Confirmer le mot de passe" (même saisie que dans la zone "Nouveau mot de passe"), Valider par le bouton Appliquer. Le logiciel vous demandera alors de saisir le mot de passe à chaque ouverture de votre dossier. Changer un mot de passe Vous avez la possibilité de changer de mot de passe. Pour cela, vous devez : Saisir le mot de passe actuel dans la zone "Ancien mot de passe", Saisir le "Nouveau mot de passe", Saisir la confirmation dans la zone "Confirmer le mot de passe" (même saisie que dans la zone "Nouveau mot de passe"), Valider par le bouton Appliquer. Suppression du mot de passe Vous pouvez supprimer la demande de saisi d'un mot de passe en ouverture de dossier. Pour cela, vous devez : Saisir le mot de passe actuel dans la zone "Ancien mot de passe", Ne rien saisir dans "Nouveau mot de passe" et "Confirmer le nouveau mot de passe", Valider par le bouton Appliquer. EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 132 Impression - Fenêtre principale de navigation La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones : Catégorie des modèles, Modèles d'impression disponibles, Image de l'aperçu du modèle sélectionné. Catégories Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases, des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie. Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir : Catégorie principale : Document de ventes Sous catégorie : Devis Catégorie principale : Clients Sous catégorie : Clients Sous catégorie : Famille clients Sous catégorie : Journal des vente Sous catégorie : Historique... Catégorie principale : Règlements... Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous-catégorie auxquelles il appartient. Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés. Modèles disponibles Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie. A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez : imprimer le modèle (ouverture de la page de filtres et aperçus), affecter un mot clé, définir le modèle comme "utiliser par défaut pour les fiches", définir le modèle à "utiliser par défaut pour les listes". Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre d'outils "Utiliser par défaut pour les fiches" ou clic droit sur le modèle puis "Utiliser par défaut pour les fiches". Image de l'aperçu du modèle Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné. Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier. Filtres et aperçu de l'édition En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu. MANUEL 133 OUTILS Sauvegarde rapide Accès : Outils - Sauvegarde rapide La sauvegarde rapide est possible uniquement si une première sauvegarde classique a été réalisée. La sauvegarde rapide permet de sauvegarder le dossier avec les informations paramétrées dans la sauvegarde "classique" effectuée précédemment. Une seule étape "résumé des éléments" est affichée. Cliquez sur Lancer pour exécuter la sauvegarde rapide. EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 134 Sauvegarde Accès : Outils - Sauvegarde La sauvegarde passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de sauvegarde des données. Bienvenue... ...dans l'assistant de sauvegarde des données. Cet écran vous indique, entre autre, l'importance de la réalisation régulière d'une sauvegarde. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage de la sauvegarde. Choix des informations à inclure dans la sauvegarde L'assistant de sauvegarde sélectionne automatiquement la sauvegarde du dossier ("Inclure le dossier"). Par défaut, l'option "Inclure la configuration et l'environnement" est cochée. Si vous avez défini un affichage spécifique sur votre poste de travail, la sauvegarde des informations de configuration est nécessaire. Pour information, la sauvegarde des modèles s'effectue en même temps que la sauvegarde du dossier. Cliquez sur le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de sauvegarde. Choix de la destination de la sauvegarde Sélectionnez le chemin du dossier de sauvegarde que vous souhaitez. Nous vous conseillons d'effectuer régulièrement des sauvegardes sur un support externe. Si votre disque dur ou votre matériel est défectueux, vous aurez toujours possibilité de récupérer vos données sur un autre ordinateur. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter la sauvegarde. MANUEL 135 Restauration Accès : Outils - Restauration La restauration de dossier passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de restauration des données. Bienvenue... ...dans l'assistant de restauration des données. Cette opération est à effectuer uniquement en cas de nécessité absolue. Le contenu de la sauvegarde va remplacer et écraser toutes vos données. Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une restauration de celui-ci. Pour cela, cliquer sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". L'assistant de sauvegarde du dossier s'ouvre alors automatiquement. Suite à la réalisation de la sauvegarde, cliquer sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Sélection de la sauvegarde à restaurer Cet écran permet de sélectionner le chemin du "Fichier de sauvegarde du dossier" que vous souhaitez restaurer. Aidez-vous de l'icône "..." pour sélectionner le fichier à restaurer. Cliquer sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Choix des informations à inclure dans la restauration Sélectionnez les éléments que vous souhaitez restaurer (dossier ou informations de configuration). Cliquer le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de restauration. La case à cocher "Spécifier les emplacement des fichiers de données qui seront restaurés" permet dans les étapes suivantes de définir l'emplacement de la base à restaurer Cliquer sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter la restauration des données. EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 136 Historique de sauvegarde Accès : Outils - Historique de sauvegarde L'historique de sauvegarde stocke chaque information concernant : - la date de la sauvegarde, - le code de l'utilisateur qui a réalisé la sauvegarde, - le nom de l'ordinateur (poste), - la destination : l'emplacement du fichier ZIP qui contient la sauvegarde. MANUEL 137 Imports paramétrables Accès : Outils - Imports paramétrables L'importation paramétrable de données est une opération qui peut être longue, si vous avez un nombre important d'éléments à importer. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'import paramétrabe de données. Si vous êtes en codification automatique (l'option "Utiliser le compteur" dans les Options Options/Société / Numérotation / Autre est sélectionnée) cette codification sera ignoré au profit du code présent dans le fichier importé. Le logiciel vous propose d'effectuer une sauvegarde. Si vous avez déjà saisi des données dans votre nouveau dossier, nous vous conseillons d'effectuer cette sauvegarde. Dans le cas contraire, elle n'est pas nécessaire. Destination source de l'import Suite à la sauvegarde du dossier, vous devez cliquer sur Suivant. Cette nouvelle étape consiste à sélectionner dans la liste proposée, le type de données que vous souhaitez importer. Vous pouvez importer les données suivantes : x Clients x Articles Vous devez ensuite définir le chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, en vous aidant de l'icône "..." pour le rechercher. Suite à la sélection du fichier à importer, cliquez sur Suivant. Codage du fichier Cette étape permet de définir le paramétrage de codage du fichier texte. C'est à dire de rendre le fichier importé lisible pour le logiciel. Après avoir défini le type de séparation des champs, vous devez indiquer le type de Codage du fichier. La case à cocher "Ligne d'entête : La première ligne contient le nom des champs" permet de distinguer les données de la ligne contenant le nom des colonnes. En dessous, vous visualisez l'aperçu du fichier à importer (15 premières lignes). Suite à la définition du codage du fichier, cliquez sur Suivant. Délimités : Champs séparés par des caractères Cette étape permet de définir le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte. En dessous, vous visualisez l'aperçu des données suivant le séparateur et l'identificateur sélectionnés. Cliquez sur Suivant pour définir les liens entre les champs de la table (clients ou articles) et les champs du fichier à importer. Association des champs de la table avec les champs du fichier Cette étape permet de lier les champs à importer à ceux de la table du type de données sélectionné précédemment. Pour cela, dans le tableau des associations, en face de chaque "champ destination", vous devez sélectionner la "colonne source" correspondante. Chaque colonne source correspond à une donnée du fichier à importer. Ces données sont affichées en dessous du tableau des associations. Au fur est à mesure de l'association des champs destinations aux colonnes sources, la visualisation des données à importer est modifiée. Les colonnes associées sont renommées avec le "nom du champ destination". Les colonnes sources non associées sont nommées "(Colonne X) Ignoré". EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 138 Suite à l'aperçu du fichier à importer, cliquez sur Suivant. Résumé des paramètres L'étape suivante vous permet d'avoir un résumé des éléments d'import que vous avez sélectionné précédemment : o Type de données à importer, o Chemin et nom du fichier à importer o Format du fichier importé et délimiteur Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement. Traitement de l'import En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché. Dans le cas ou l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton "Afficher le détail". MANUEL 139 Export de données Accès : Outils - Export de données L'export de données est une opération qui peut être longue, si vous avez un nombre important d'éléments à exporter. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'export de données au format texte. Pour exporter que quelques données et colonnes du fichier, vous devez passer par la liste des données / Export. Format des fichiers Les formats des fichiers sont de type txt et csv, avec séparateur de champ "point virgule (;)". Le fichier généré contient les champs strictement identiques à ceux des tables de l'application (en terme de données et en terme d’ordre des champs). Si parmi les champs d’une table de l'application, certains ne sont pas renseignés dans la table, l’emplacement de ce champ dans le fichier exporté est matérialisé par 2 points virgules consécutifs. Structure des fichiers exportés Cliquez sur les noms de fichier pour voir les données exportées : Les familles articles Les unités Les barèmes eco-contribution Les articles Les familles clients Les clients Sélection du fichier à exporter Suite à la page de bienvenue, vous devez cliquer sur Suivant. Cette nouvelle étape consiste à sélectionner dans la liste proposée, la table que vous souhaitez exporter. Vous devez ensuite définir le chemin où vous souhaitez exporter le fichier sur votre disque, en vous aidant de l'icône pour le rechercher. Suite à la sélection du fichier à exporter, cliquez sur Suivant. Résumé des paramètres L'étape suivante vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez sélectionné précédemment : Chemin et nom du fichier à exporter, Type de fichier. Cliquez sur Lancer pour exécuter l'export des données. Traitement de l'export En fin de traitement, le nombre d'enregistrements exportés est affiché. Dans le cas ou l'export a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'exportation en cliquant sur le bouton "Afficher le détail". EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 140 Export art L 215-3 Accès : Outils - Export art L 215-3 Cet assistant permet de réaliser un export de toutes les données de chaque table du logiciel suivant l'article L215-3. L'export art L 215-3 est une opération qui peut être assez longue, si vous avez un nombre important d'éléments à exporter. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'export de données au format texte. Type de données Les types de données disponibles sont toutes les tables de l'application. Emplacement du fichier d'export et Format du fichier L'emplacement du fichier d'export est par défaut le répertoire "Mes documents" sous Xp ou "Documents" sous Vista. Les formats des fichiers sont de type csv et xls, avec séparateur de champ "point virgule (;)". Le fichier généré contient les champs strictement identiques à ceux des tables de l'application (en termes de données et en termes d’ordre des champs). Si parmi les champs d’une table de l'application, certains ne sont pas renseignés dans la table, l’emplacement de ce champ dans le fichier exporté est matérialisé par 2 points virgules consécutifs. Sélection du type de données Suite à la page de bienvenue, vous devez cliquer sur Suivant. Cette nouvelle étape consiste à sélectionner dans la liste proposée, la table que vous souhaitez exporter. Vous devez ensuite définir le chemin où vous souhaitez exporter le fichier sur votre disque, en vous aidant de l'icône pour le rechercher. Suite à la sélection du fichier à exporter, cliquez sur Suivant. Editeur de requêtes L'éditeur de requête fonctionne comme la réalisation d'une vue depuis une liste. Il permet d'ajouter les colonnes souhaitées pour l'export de la table sélectionnée précédemment. Pour cela, sélectionnez le mot Colonnes puis Clic droit, la fenêtre "Choix des colonnes à ajouter" s'affiche. Le choix s'effectue en sélectionnant la case devant chaque colonne souhaitée. Une fois le choix effectué, cliquer sur Ok pour poursuivre l'export. Aperçu des données Cet écran permet de visualiser les 10 premières lignes de la table et des colonnes sélectionnées précédemment. Cliquez une dernière fois sur Suivant pour visualiser les paramètres de l'export. Résumé des paramètres L'étape suivante vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez sélectionné précédemment : x Format du fichier, x Chemin et nom du fichier à exporter, x Type de données. Cliquez sur Lancer pour exécuter l'export des données. Traitement de l'export En fin de traitement, le nombre d'enregistrements exportés est affiché. Dans le cas ou l'export a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'exportation en cliquant sur le bouton "Afficher le détail". MANUEL 141 Assistant de maintenance des données Accès : Outils - Maintenance de données Entre chaque étape de l'assistant, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de maintenance des données. Bienvenue... Avant tout traitement de maintenance, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde de vos données en cliquant sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant !" Une fois la sauvegarde effectuée, cliquez sur le bouton Suivant. Choix du dossier Sélectionnez le dossier à maintenir à l'aide de l'icône de la liste déroulante puis cliquez sur le bouton Suivant. Opérations de maintenance à effectuer Cochez les différentes opérations que vous souhaitez effectuer sur votre dossier. Verrous Permet de supprimer les verrous, notamment si vous avez quitté anormalement le logiciel et que vous n'arrivez plus à accéder à votre dossier (message : utilisateur déjà connecté..). Utilisateurs Permet de supprimer les connections de tous les utilisateurs. Recalculer Permet de recalculer tous les compteurs par exemple par rapport aux documents de vente saisis. Configuration Permet de supprimer toutes les vues personnalisées (vues non "système" des listes et grilles) ainsi que la position des fenêtres et les tableaux de bord personnalisés. Base de démonstration L'opération "réinitialiser la base de démonstration" est disponible uniquement si vous demandez une maintenance sur la base de démonstration. Permet de mettre à jour le dossier de démonstration avec les données initiales. Cette opération est équivalente à une restauration du dossier de démonstration. Clients Permet de recalculer les soldes clients. Cette opération peut être longue. Une fois les opérations sélectionnées, vous devez cliquer sur Suivant. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des opérations que vous avez sélectionnées précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement. Traitement de la maintenance En fin de traitement, la liste des opérations effectuées est affichée. Dans le cas où la maintenance a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport en cliquant sur le bouton "Afficher le détail". EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 142 Supprimer un dossier Accès : Outils - Supprimer un dossier Pour supprimer un dossier, il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées par l'assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de suppression d'un dossier. Bienvenue... ...dans l'assistant suppression de dossier. Avant toute suppression de dossier, nous vous recommandons de réaliser une sauvegarde du dossier par l'intermédiaire du bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter la suppression du dossier. MANUEL 143 Import/Export de la configuration Accès : Outils - Import/Export de la configuration Cet assistant vous permet d'importer dans un dossier ou d'exporter d'un dossier des modèles d'impressions et des vues personnalisées. Bienvenue... Avant tout traitement d'import ou d'export nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde de vos données en cliquant sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant !" Une fois la sauvegarde effectuée, cliquez sur le bouton Suivant. Choix de l'opération à effectuer L'assistant affiche par défaut l'opération souhaitée (import ou export). Une fois les paramètres définis, cliquez sur le bouton Suivant. Emplacement du fichier Cette étape vous permet d'indiquer : en import, l'emplacement du fichier à importer, en export, l'emplacement et le nom du fichier à exporter. Une fois les emplacements définis, cliquez sur le bouton Suivant. Eléments à traiter Les éléments à traiter sont les modèles d'impression et les vues personnalisées. Choisissez le ou les éléments et cliquez sur le bouton Suivant Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement. EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 144 Archivage Accès : Outils - Archivage L'archivage permet de conserver toutes les données de votre dossier dans un seul fichier à un moment choisi. Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents, et que les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’article 99 du Bulletin Officiel des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Traitement de l'archivage L'archivage passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'archivage des données. Bienvenue... Cette page est une page d'accueil, elle peut vous informer sur les obligations légales, les traitements que l'assistant va réaliser.... Suite à la lecture de ces informations, cliquez sur le bouton Suivant. Choix du dossier Cette étape permet de choisir le dossier à archiver et l'emplacement de l'archivage. x Emplacement du dossier d'archivage sur votre disque dur. Vous devez indiquer l'emplacement du fichier archive (ZIP) à générer. Par défaut, le logiciel vous propose d'archiver vos données sur le disque dur, dans le répertoire du logiciel. Vous pouvez utiliser l'icône "..." pour changer l'emplacement du fichier sur votre disque dur. Cliquez ensuite sur le bouton Suivant, Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des répertoires que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement. L'archivage de données est une opération qui peut être longue. Format du fichier d'archive Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte (csv). Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type : Archives_Nomdel'application_Nomdudossier_datedujour.zip Le descriptif des fichiers se trouve dans le fichier Dictionary.xls, disponible dans l'archive. Les fichiers texte (csv) contiennent en premières lignes la description des champs, et les champs RTF (notes) apparaissent en clair. Si deux archives sont lancées le même jour, le premier fichier sera écrasé. MANUEL 145 Journal des événements Accès : Outils - Journal des événements Le journal des événements stocke chaque information concernant : - la validation de documents pour laquelle l’utilisateur a répondu par l’affirmative au message de rupture de la numérotation ; - la suppression de documents . Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Le journal des événements se présente sous forme de liste composée d'onglets : o Rupture, o Suppression, Chaque onglet est composé des colonnes suivantes : o un type d'événement, o une description, o une date : Elle représente la date de génération de l'événement. Les boutons Ajouter, Supprimer, Dupliquer, Modifier ne sont pas actifs. Onglet "Rupture" de continuité des documents de vente A la validation de la facture, dans le cas où la date de la facture est inférieure à la date de la dernière facture et/ou le n° de facture est inférieur au dernier numéro de facture, un message d'avertissement s'affiche. Le message est : « La date de la facture est inférieure à la dernière facture enregistrée dans votre dossier et/ou le numéro de facture est inférieur au dernier numéro de facture enregistré dans votre dossier. Nous vous rappelons, d’après l’art. 121 du B.O des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Voulez vous valider cette facture ? » La validation de ce message entraîne la création d'un événement. La description de cet événement contient : "Erreur de continuité : Document « N°doc » du « Date du document » /Document précédent « N° du dernier doc » du « date du dernier doc »" Onglet Suppression Si vous demandez la suppression d'un document positionné au milieu d'autres documents, un message d'avertissement s'affiche. Le message est : "Vous supprimez une pièce de vente, ce qui déclenche une rupture dans la numérotation de vos documents, pour justifier cette rupture, un événement va être créé dans le journal des événements." La validation de ce message entraîne la création d'un événement. La description de cet événement contient : "Le document « N° de doc » du « date du doc » a été supprimé le « date de suppression »." 147 INFORMATIONS SOCIÉTÉ Assistance technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence, puis, au choix: x Par téléphone, au 0811 65 20 00 (Coût d'un appel local) : Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. Nos services sont accessibles du lundi au jeudi de 8h à 19h et de 8h à 18h le vendredi. x Par e-mail, à l'adresse suivante : openline.support.fr@ebp.com. Nous nous engageons à vous répondre dans les 48h. *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. Nous vous invitons à contacter notre service commercial pour connaître les différents types de contrats d'assistance que nous proposons et choisir celui qui vous convient le mieux. EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 148 Nous contacter EBP Informatique SA ZA Du Bel Air BP 95 Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex Tel : 01.34.94.80.00. Fax: 01.34.85.62.07. Retrouvez-nous sur le www.ebp.com : Vous pourrez consulter la liste de nos produits, activer en ligne votre produit, télécharger les dernières mises à jour, nous laisser un message, consulter les dernières promotions, etc... 149 Index A Achats............................... 49, 50, 51, 82, 90, 92 Aide................................................................5 Archivage .................................................... 144 Articles...................................................47, 102 Avoir.............................................................42 Avoirs ...........................................................65 B Banques ........................................................93 Barème éco-contribution ............................... 109 Barres d'outils ................................................16 C Charges sociales...........................53, 83, 91, 118 Chiffre d'affaires encaissé .....................53, 83, 91 Civilités ....................................................... 110 Clients........................ 36, 45, 48, 71, 75, 76, 103 Code activation ..............................................10 Code postal.................................................. 112 Codes Postaux.............................................. 112 Configuration requise ........................................7 Contacts...................................................... 111 Convention utilisation EBP .................................3 Création de dossier ................................... 26, 57 D Démonstration .................................................9 Départements .............................................. 113 Dépenses .......................... 49, 50, 51, 82, 90, 92 Devis ......................................31, 34, 40, 44, 63 Dossier..........................................................57 Dupliquer un document ...................................66 E Échéances .....................................................52 Échéancier ..........................................52, 78, 86 Eco-contribution .............................................47 Editeur de filtres.............................................21 E-mail ................................................35, 41, 43 Export art L 215-3 ........................................ 140 F Facture.................................................... 37, 64 Factures .............................................34, 40, 44 Familles articles............................................ 102 Familles clients...............................................75 Familles prospects ..........................................75 Fiche article ................................................. 101 Filtre automatique ..........................................21 Filtres ...........................................................21 H Historique Clients/Articles................... 45, 76, 103 Historique Clients/Prospects................ 45, 76, 103 I Import paramétrable..................................... 137 Impôts ........................................53, 83, 91, 118 Impression ................................84, 98, 107, 132 Impressions ........................................34, 40, 44 Installation ......................................................8 Introduction.....................................................1 J Journal des événements ...........................56, 145 L Liste déroulante..............................................15 Liste des documents de ventes.........................62 Livre de recettes.......................49, 50, 82, 90, 92 Livre des recettes ...........................................51 M Mot de passe utilisateur................................. 131 Moyens de paiement.......................................95 N Nous contacter ............................................. 148 O Options .........................................................27 P Pays............................................................ 114 Période de cotisation..................................... 118 Présentation ....................................................5 Prospects............................................36, 71, 75 R Recettes ............................ 49, 50, 51, 82, 90, 92 Registre des achats............. 49, 50, 51, 82, 90, 92 Règlement.....................................................48 Règlements clients..........................................48 Relancer ........................................................52 Relances........................................................52 Restauration de dossier ............................55, 135 S Sauvegarde .................................... 54, 133, 134 Sauvegarde rapide...................................54, 133 Statistiques.............................................73, 105 Supprimer ..............................................67, 142 Supprimer un document..................................67 Supprimer un dossier .................................... 142 T Textes enrichis ...............................................16 Transférer un document .......................32, 38, 68 U Unités ......................................................... 115 V Ventes ..........................................................62 EBP Assistants Juridiques Pratic Open Line Table des matières Présentation de l'aide ............................................................................................................................. 1 Ouverture de l'aide en ligne sur une page ........................................................................................... 1 Le sommaire de l’aide en ligne ........................................................................................................... 1 Partie de gauche .............................................................................................................................. 1 Onglet Index ................................................................................................................................... 1 Onglet Rechercher ........................................................................................................................... 1 Partie de droite ................................................................................................................................ 1 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP ........................................................................ 3 A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP .................................................................................... 3 Article 1. Préambule ......................................................................................................................... 3 Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) ....................................... 3 Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP .............................................................................. 3 Article 4. Assistance de proximité sur le site ........................................................................................ 3 Article 5. Sauvegarde des données ..................................................................................................... 3 Article 6. Limitation de garantie ......................................................................................................... 3 Article 7. Limitations de responsabilité ................................................................................................ 4 Article 8. Dispositions finales ............................................................................................................. 4 B. Contrat de services EBP ................................................................................................................... 4 Article 1. Objet du contrat ................................................................................................................. 4 Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation ............................................................................ 4 Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire ........................................................................... 5 Article 4. Accès aux services .............................................................................................................. 5 Article 5. Services fournis au titre du contrat de support ....................................................................... 5 Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance ..............................................................5 Article 7. Interventions sur les fichiers ................................................................................................ 6 Article 8. Obligations du client ........................................................................................................... 6 Article 9. Limites de responsabilité ..................................................................................................... 6 Article 10. Loi et attributions de compétences ...................................................................................... 6 C. Mode locatif ................................................................................................................................... 7 MISE EN ROUTE .................................................................................................................................... 9 Configuration minimale requise ............................................................................................................ 9 Installation......................................................................................................................................... 9 Activation du logiciel ........................................................................................................................... 9 Comment obtenir le code d'activation ? ............................................................................................... 9 Introduction du code d'activation manuellement .................................................................................. 9 INFORMATIONS GÉNÉRALES ................................................................................................................. 11 Interface .......................................................................................................................................... 11 Présentation du volet de navigation ..................................................................................................... 11 Détail des menus et fonctions associées ............................................................................................ 11 LES MASQUES DE SAISIE .................................................................................................................. 11 Les champs de saisie ...................................................................................................................... 11 Menu contextuel d'un assistant ........................................................................................................ 12 La barre d'outils des textes enrichis .................................................................................................. 12 DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS ............................................................................................................ 15 FICHIER .......................................................................................................................................... 15 Nouveau dossier ............................................................................................................................ 15 Ouvrir un dossier ........................................................................................................................... 15 Fermer un dossier .......................................................................................................................... 15 Quitter l'application ........................................................................................................................ 15 LES ASSISTANTS .............................................................................................................................. 15 LA BIBLIOTHEQUE JURIDIQUE ......................................................................................................... 15 LA LETTRE..................................................................................................................................... 18 LE CONTENU DE LA LETTRE ............................................................................................................. 20 OUTILS ............................................................................................................................................ 21 Sauvegarde rapide ......................................................................................................................... 21 Sauvegarde ................................................................................................................................... 21 Restauration .................................................................................................................................. 22 Historique de sauvegarde ................................................................................................................ 23 Sauvegarde en ligne ....................................................................................................................... 23 Assistant de maintenance des données ............................................................................................. 23 Supprimer un dossier ..................................................................................................................... 24 Import/Export de la configuration .................................................................................................... 24 OPTIONS ...................................................................................................................................... 25 INFORMATIONS SOCIÉTÉ ..................................................................................................................... 27 Assistance technique ......................................................................................................................... 27 Nous contacter ................................................................................................................................. 27 Index ................................................................................................................................................. 29 Présentation de l'aide Ouverture de l'aide en ligne sur une page Lorsque vous appuyez sur F1 sur une fenêtre de votre application, la page d'aide en ligne associée à cette fenêtre s'ouvre. Vous y trouverez toutes les informations sur cette fenêtre et des liens vers d'autres pages associées à celle-ci. Quelques fonctions Précédent / Suivant / Imprimer... sont disponibles dans le menu contextuel (clic droit). Le sommaire de l’aide en ligne Pour accéder à l’ensemble de l’aide en ligne, il vous suffit de cliquer sur ? + Sommaire de l’aide. L’aide en ligne doit s’ouvrir sous la forme suivante : - Sommaire, Index et Recherche dans la partie gauche, - Contenu d’une page d’aide en ligne dans la partie droite. Si ces deux zones ne s’affichent pas, il vous faudra agrandir la fenêtre d’aide en étirant le cadre. Partie de gauche Onglet Sommaire Sur la partie gauche, vous trouverez tous les chapitres et pages auxquelles vous pourrez accéder. Les différents chapitres se reconnaissent grâce au petit "Livre" qui apparaît devant le titre du chapitre. Vous pouvez cliquer dessus à l'aide de la souris pour faire apparaître son contenu. Remarque Un chapitre peut contenir plusieurs autres chapitres. Comment faire... ? Le guide d'utilisation vous permet de connaître les différentes étapes à suivre pour vous familiariser avec le logiciel, mettre en place votre dossier, et savoir quelles sont les possibilités offertes par EBP Assistants Juridiques Pratic Open Line. Détail des fonctionnalités L'aide contient également le détail des fonctionnalités par menu. Il référence des pages, qui se réfèrent à des écrans précis dans le logiciel. Ce sont ces pages qui apparaissent lorsque vous utilisez la touche F1 dans le programme. L'arborescence de cette partie reflète l'arborescence de la barre de navigation dans le logiciel (Tenue comptable, Consultation, Exercices/Clôtures, Paramètres). Glossaire Vous disposez également d'un glossaire qui référence les définitions des termes les plus couramment utilisés dans le logiciel. Onglet Index Dans l’index, vous pouvez saisir un mot-clef. Toutes les pages d’aide en ligne pour lesquelles ce mot-clef a été renseignée vous seront proposées. Il vous suffira ensuite de sélectionner celle que vous voulez. Onglet Rechercher Dans la Recherche, vous pouvez saisir un mot. Le logiciel recherchera toutes les pages contenant ce mot. Il vous suffira ensuite d’afficher celle que vous voulez. Partie de droite Les pages Les pages sont caractérisées par un petit icône avec un point d'interrogation dans l'arborescence. Pour afficher le contenu d'une page, il suffit de cliquer à l'aide de la souris sur le titre de la page. Son contenu s'affiche alors dans la partie droite de votre fenêtre d'aide. Dans ces pages, vous trouverez : 1 EBP Assistants Juridiques Pratic Open Line 2 Champs obligatoires Les champs, dont la saisie est obligatoire pour la validation d'une fiche, seront matérialisés par une * derrière le champ. Des liens vers d'autres pages Les mots soulignés en bleu sont des liens qui vous renvoient vers d'autres pages. Vous pouvez y accéder en cliquant dessus avec la souris et revenir ensuite à la page précédente en utilisant l'option Précédent du menu contextuel. Devant les termes les plus couramment utilisés, vous aurez l'icône permettant d'accéder à la définition de ce terme. Vous pouvez également accéder aux définitions des termes couramment utilisés par le Glossaire. Des remarques, astuces, exemples, règles de calcul et avertissements. Vous pouvez les reconnaître facilement car elles apparaissent toujours de la même façon : Exemple... Remarque Exemple...Astuce Exemple...Exemples... Exemple...Règles de calcul Exemple...Avertissement Le fichier d'aide doit évoluer et s'étoffer au fur et à mesure des versions du logiciel. Si des éléments vous manquent, n'hésitez pas à nous le faire savoir ! Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie 3 EBP Assistants Juridiques Pratic Open Line EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. 4 Convention d'utilisation d'EBP En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support o Le support de base comprend : L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine o la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas : o le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MSSQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.) o la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé. o l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client. o les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.) o la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP o la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les 5 EBP Assistants Juridiques Pratic Open Line conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. 6 Convention d'utilisation d'EBP 7 Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées : o l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A o la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 2011 MISE EN ROUTE Configuration minimale requise La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante : Processeur : P4 2 GHz ou supérieur Mémoire : 3 Go Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits Espace disque libre : 2 Go Systèmes d'exploitation supportés : o Windows XP SP3 32bits o Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, o Windows 7 32 bits & 64 bits Windows XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l'acquisition préalablement à l’installation du logiciel. Installation Lors de l'installation, la présence des composants ci-dessous est vérifiée : Windows installer 4.5 Internet Explorer 6.0 SP1 Framework 4.0 S'ils ne sont pas présents sur le poste, ils sont automatiquement installés lors de la procédure. Activation du logiciel Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP Assistants Juridiques Pratic Open line. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d'activation qui est fourni par EBP. Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Comment obtenir le code d'activation ? Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Activer votre logiciel). L’activation du logiciel se faisant via le site Internet EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Vous n’aurez ensuite qu’à suivre les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d'Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel. Introduction du code d'activation manuellement Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel. La fenêtre d'activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes : • La Clé PC Elle est renseignée automatiquement et est indispensable pour l'activation de votre logiciel. • Le nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier en respectant la même syntaxe (points, majuscules). • La licence Vous devez saisir ici le numéro de licence indiqué sur le courrier "Licence d’Utilisation" joint à la boîte du logiciel. • Clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. • Le code d’activation Vous devez saisir ici le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espace ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement apparaît : • Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel correspond ce code. 9 EBP Assistants Juridiques Pratic Open Line 10 • Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? - Activer votre logiciel. INFORMATIONS GÉNÉRALES Interface EBP Assistants Juridiques Pratic Open Line évolue dans un environnement Windows XP ou supérieur. Ainsi, les règles de fonctionnement à l'intérieur du logiciel restent les mêmes que dans votre environnement de travail quotidien : • Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter. • Des barres d'outils et d'application permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple clic sur les icônes. • Un volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les différents assistants (Droit des affaires, Droit de l'immobilier, Droit du particulier, Droit des sociétés, Droit du travail). • Une barre d’état (en bas de l'écran) qui contient : ƒ Le nom du dossier : Le positionnement du curseur sur le nom du dossier permet d'afficher le chemin du raccourci du dossier, Un clic sur le nom du dossier affiche la volumétrie des tables de la base de données (tables et nombre d'enregistrements). ƒ L'icône EBP : Un clic sur l'icône permet d'accéder à la page d'accueil du site EBP. • Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.). Présentation du volet de navigation Le volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de se déplacer rapidement entre les données. Il est composé de 3 parties : des menus, une barre de navigation qui contient les fonctions associées à chaque menu, une barre de tâches qui contient les actions possibles pour chaque fonction. Les menus et fonctions associés sont également disponibles à partir de la barre de menus située en haut de l'application (Fichier, édition, affichage...) Il est possible de réduire << ou agrandir >> la barre de navigation. En mode réduit, il vous suffit de cliquer ensuite à l’intérieur du bandeau, cela ouvre le contenu du volet de navigation. La nouvelle configuration de la barre sera sauvegardée à la fermeture de l'application. Détail des menus et fonctions associées Assistants : Auto-entrepreneur, Droit des affaires, Droit de l'immobilier, Droit du particulier, Droit des sociétés, Droit du travail. Paramètres : Société. En bas du volet de navigation, en cliquant sur l'icône >>, vous avez la possibilité de déplacer les menus en icônes grâce à l'option "Afficher moins de boutons". Ainsi, vous n'aurez plus d'ascenseur dans les fonctions associées de chaque menu. LES MASQUES DE SAISIE Les champs de saisie Pour une zone multi-lignes, utilisez les touches suivantes : o [Entrée] pour passer à la ligne suivante. o [Ctrl] + [flèche biai] et [Ctrl]+[Fin] pour accéder au début et à la fin du texte saisi. o [flèche biai] et [Fin] pour accéder au début et à la fin de la ligne. 11 EBP Assistants Juridiques Pratic Open Line Menu contextuel d'un assistant Dans le sommaire, vous disposez d'une barre d'outils, d'un menu contextuel (clic droit) avec de nombreuses fonctions : Insérer Ce bouton permet d'insérer une ligne au dessus de la ligne ou vous êtes positionné. Supprimer Ce bouton permet de supprimer la ligne sélectionnée. Monter/Descendre Ces boutons permettent de modifier la position des lignes. Couper/Copier/Coller Ces boutons permettent de modifier des données par un couper ou copier et un coller. Dans un même document ou dans un autre de même type ou pas. Signet Pour vous déplacer rapidement dans la bibliothèque et accéder directement à un document, vous avez la possibilité de créer un signet rattaché à un élément du sommaire. (Élément que vous pensez consulter régulièrement). La barre d'outils des textes enrichis Dans tous les modèles de lettres, vous avez la possibilité d'appliquer aux textes différents attributs : Police Sélectionnez dans la liste déroulante la police à appliquer sur le texte sélectionné. Nombre de caractères Indiquez la taille de la police à appliquer sur le texte sélectionné. Gras Cliquez sur cet icône pour mettre en gras le texte sélectionné. Italique Cliquez sur cet icône pour mettre en italique le texte sélectionné. Souligné Cliquez sur cet icône pour souligner le texte sélectionné. Barré Cliquez sur cet icône pour barrer le texte sélectionné. Aligné à gauche Cliquez sur cet icône pour aligner le texte sélectionné sur la gauche. Centré Cliquez sur cet icône pour centrer le texte sélectionné. Aligné à droite Cliquez sur cet icône pour aligner le texte sélectionné sur la droite. Justifié Cliquez sur cet icône pour justifier le texte sélectionné (toutes les lignes sont alignées à droite comme à gauche). Puce Cliquez sur cet icône pour afficher le texte sélectionné sous forme de paragraphe commençant par une puce. Diminuer le retrait Cliquez sur cet icône pour déplacer le texte sélectionné vers la gauche (aligne le texte sur le précédent texte positionné vers la gauche). Augmenter le retrait Cliquez sur cet icône pour déplacer le texte sélectionné vers la droite (aligne le texte sur le précédent texte positionné vers la droite). 12 INFORMATIONS GÉNÉRALES 13 Couleur de police Cliquez sur cet icône pour choisir la couleur à appliquer au texte à saisir. Couleur de sur-lignage Cliquez sur cet icône pour choisir la couleur à appliquer au texte sélectionné. Annuler Cliquez sur cet icône pour annuler les dernières saisies, modifications réalisées. Refaire Cliquez sur cet icône pour remettre les dernières saisies, modifications réalisées. DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS FICHIER Nouveau dossier Accès : Fichier - Nouveau Pour créer votre dossier, vous devez suivre les différentes étapes proposées par l'assistant de création du dossier. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de dossier. Pour lancer la création du dossier, vous devez cliquer sur le bouton Lancer. Vous allez alors voir une barre de progression. A la fin du traitement, le nouveau dossier est ouvert automatiquement. Vous ne pouvez créer qu'un seul dossier. Ouvrir un dossier Accès : Fichier - Ouvrir Cette fonction permet d'ouvrir un dossier. Suite à l'appel de la fonction, une fenêtre propose d'ouvrir votre dossier de travail. Fermer un dossier Accès : Fichier - Fermer Cette fonction permet de fermer le dossier en cours sans fermer l'application. Si au moins une fiche est en cours de modification lorsque vous demandez la fermeture du dossier, vous aurez un message vous proposant une sauvegarde des modifications. Quitter l'application Accès : Fichier - Quitter Cette fonction permet de fermer l'application. Si au moins une fiche est en cours de modification lorsque vous demandez la fermeture de l'application, vous aurez un message vous proposant une sauvegarde des modifications. LES ASSISTANTS LA BIBLIOTHEQUE JURIDIQUE Le sommaire Le sommaire d’une bibliothèque est un plan composé de deux sortes d’éléments : les dossiers, sous-dossiers représentés par l'icône Livre, les documents représentés par l’icône Feuille. 15 EBP Assistants Juridiques Pratic Open Line Un sommaire peut être comparé à une armoire à dossiers suspendus, eux-mêmes remplis de chemises contenant des sous-chemises avec des documents. Les dossiers de même niveau sont représentés par un même icône. Déplacement dans le sommaire Ctrl + [flèche biai] déplace le curseur sur le premier dossier. Ctrl + Fin déplace le curseur sur le dernier dossier. Développement du sommaire Pour ouvrir et fermer vos dossiers (Livre), utilisez les touches suivantes, une fois le livre sélectionné : + affiche les dossiers et documents du niveau inférieur - cache tous les niveaux inférieurs * affiche les dossiers et documents de tous les niveaux Vous pouvez également cliquer sur les + ou – situés à gauche des icônes Livre pour respectivement afficher ou masquer le niveau inférieur du dossier. Ajout dans le sommaire A partir du sommaire, vous avez la possibilité d'ajouter un document ou un sous-document par le clic droit de la souris + Ajouter ou le bouton Ajouter. Vous devez saisir votre titre puis choisir l'image : - Les livres représentent les dossiers ou sous-dossiers. - Les feuilles sont les documents. Ensuite, vous devez définir la position (l'ordre) du dossier, sous-dossier ou du document à l'intérieur du chapitre. Remarque ! Seule la sélection d'une feuille, vous permet d'avoir la possibilité de saisir un guide et un acte type associé au document. Supprimer dans le sommaire A partir du sommaire, vous avez la possibilité de supprimer un dossier ou sous-dossier ou document par le clic droit de la souris + supprimer ou le bouton Supprimer. Un message, vous demande de confirmer la suppression. Attention ! La suppression est irréversible. Modifier dans le sommaire A partir du sommaire, vous avez la possibilité de modifier un dossier ou sous-dossier ou document par le double clic. Rappel ! Les livres représentent les dossiers ou sous-dossiers. Les feuilles sont les documents. Signet Pour vous déplacer rapidement dans la bibliothèque et accéder directement à un document, vous avez la possibilité de créer un signet rattaché à un élément du sommaire.(Élément que vous pensez consulter régulièrement). Création d’un signet Activez dans l’onglet Sommaire, l’élément à repérer, puis cliquer sur le bouton Signet. Dès qu’un 1er signet est créé sur un document, il s'affiche dans l'onglet Signets. Accès à un signet 16 DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS Activez l’onglet Signets, placez-vous sur le signet voulu. Les onglets Guide et Acte-type sont automatiquement mis à jour. Recherche dans la bibliothèque Pour rechercher un dossier ou un document précis dans la bibliothèque, activez l’onglet Rechercher, saisissez le texte à rechercher puis cliquez sur le bouton Rechercher. La recherche s’effectue sur l’ensemble des textes. Tous les documents dont le texte contient le mot ou les mots recherché(s) seront affichés. Sélectionnez le document à Afficher. L'acte-type L’onglet Acte-type contient le texte type que vous pouvez consulter/imprimer et qui servira de modèle à votre lettre. Les Actes-types et les guides sont modifiables. Contenu d’un Acte-type L'acte-type sert de modèle à la réalisation de votre lettre. De ce fait, il est composé de quatre types de données différents : Le texte constant C’est un texte que vous pouvez généralement reprendre tel quel Exemple de phrase Si vous vous trouvez dans l'impossibilité d'assister à cette assemblée, vous avez la possibilité de vous faire représenter par votre conjoint ou par un associé. Les zones réservées Elles sont représentées par des parenthèses entourant l'information à saisir. Exemple (dénomination sociale) (nom de l'associé) (adresse) Les parties à compléter Elles sont représentées par 3 petits points : … . Exemple de phrase Nous vous informons qu'une assemblée générale aura lieu le ..., à ... heures, à ... (lieu). Choix de phrases ou remarques en cours de texte Ils apparaissent également entre parenthèses. Exemple de phrase A cet effet, un formulaire de pouvoir, que vous voudrez bien faire parvenir au gérant avant le ...... (ou confier à votre mandataire), est joint à la présente. Utilisation d’un acte-type Pour créer une lettre à partir d’un acte-type, vous avez 2 possibilités : modifier l'acte type définitivement avec vos informations (saisi des modifications dans l'acte type) activez le menu Actions + Préparer un nouveau courrier. L'éditeur par défaut est alors lancé avec une nouvelle lettre contenant le texte-type. 17 EBP Assistants Juridiques Pratic Open Line Les guides L’onglet Guide contient un commentaire, des références juridiques, des explications et des conseils qui permettent de vérifier la concordance entre la démarche que vous entreprenez et le contenu de l'acte-type. Vous avez la possibilité de compléter ces guides. Pour cela, il vous suffit de saisir directement dans la zone guide vos informations. Les guides de l'assistant peuvent également être éditer. LA LETTRE Comment créer sa propre lettre ? Le logiciel vous permet de créer une lettre à partir d’un éditeur de texte. Généralement, vous réalisez une lettre en prenant comme modèle l'acte-type d’un document de votre bibliothèque mais vous pouvez aussi créer une lettre vierge. Réalisation d’une lettre à partir d’un Acte-type Les étapes à suivre pour réaliser une lettre à partir d'un acte type sont de : Sélectionner dans le sommaire, l'acte-type qui doit vous servir de modèle, Cliquer sur l’icône Préparer un nouveau courrier : la fenêtre de l'éditeur de texte par défaut s’ouvre avec une copie de l'acte-type, Faire les modifications de texte souhaitées, Faire la mise en page de la lettre, Lancer un aperçu pour visualiser l’apparence finale de votre lettre, Sauvegarder la lettre pour pouvoir la modifier, Lancer l'impression. Créer une lettre vierge Vous avez la possibilité de créer une lettre de A à Z sans prendre en compte un acte-type comme modèle. Pour cela, au niveau de l'arborescence, ajoutez un document à l'endroit voulu puis commencer la saisie. Mise en forme du texte Vous trouverez ci-dessous toutes les fonctions disponibles dans l’éditeur interne pour mettre en forme votre lettre. Déplacement dans le texte Saisie de texte Déplacement/Copie de texte Attributs Annuler/Refaire une saisie Déplacement dans le texte [Flèche biai] pour aller en début de ligne Fin pour aller en fin de ligne. Ctrl + [Flèche biai] pour aller en début de texte Ctrl + Fin pour aller en fin de texte. Ctrl+ Flèche Droite ou Gauche pour aller de mot en mot Sélection de texte Sélection du mot Double-clic sur un mot. Sélection de "tout le texte" 18 DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS Réalisez le raccourci clavier Ctrl + A Sélection d’une partie de texte Mettre le texte en surbrillance en cliquant gauche au début du texte et tout en restant appuyé, tirer la souris jusqu’en fin de texte. Saisie de texte Mode insertion/Refrappe Vous travaillez par défaut dans l'éditeur en mode Insertion, ce qui signifie que les caractères tapés s'insèrent à l'emplacement du curseur en décalant les mots suivants sans les écraser. La touche Inser permet de passer en mode Refrappe. Suppression de caractère Pour effacer un caractère, placez votre curseur à sa droite et appuyez sur la touche Retour Arrière ou à sa gauche et appuyez sur Suppr. Retour à la ligne Retour à la ligne / Fin de paragraphe La touche Entrée permet d’appliquer un retour à la ligne avec fin de paragraphe. Retour à la ligne simple La combinaison de touches MAJ + Entrée permet d’appliquer un retour à la ligne sans fin de paragraphe. Les lignes d’un même paragraphe auront les mêmes attributs de paragraphe (encadrement, fond, alignement,..). Ligne vierge La ligne vierge découle du retour à la ligne. En effet pour créer une ligne d'espace (séparatrice ou blanche), placez votre curseur en début ou fin de ligne et faites un ou deux retours à la ligne. Pour supprimer une ligne blanche, placez votre curseur en début de ligne vierge et appuyez sur Suppr. Déplacement /Copie de paragraphe Le déplacement de texte correspond à un Couper/Coller : Sélectionnez le texte, Couper le texte avec le menu Edition + Couper ou le raccourci clavier Ctrl + X. Placez le curseur à l’endroit désiré, Coller le texte avec le menu Edition + Coller ou le raccourci clavier Ctrl + V. La copie de texte correspond à Copie/Coller : Pour le copier, utilisez le menu Edition + Copier ou le raccourci clavier Ctrl + C. Ensuite voir plus haut. Attributs Les attributs de texte (police, style, taille, barré, souligné, couleur de texte et de fond) sont applicables à partir de la barre Format. Annuler ou Refaire une saisie Pour annuler/Refaire une saisie que vous venez d’appliquer, utilisez les boutons Annuler et Refaire ou le raccourci clavier Ctrl + Z ou Ctrl + Y. Impression de la lettre Une fois la lettre active, il suffit d’activer le menu Fichier + Imprimer ou le raccourci clavier Ctrl + P pour lancer l’impression. Impression de l'assistant 19 EBP Assistants Juridiques Pratic Open Line Si vous souhaitez imprimer l'intégralité des guides d'un assistant, il vous suffit de cliquer sur le bouton Imprimer tout l'assistant ou menu Actions + Imprimer tout l'assistant. LE CONTENU DE LA LETTRE Sélection de texte Sélection du mot Double-clic sur un mot. Sélection de "tout le texte" Réalisez le raccourci clavier Ctrl + A Sélection d’une partie de texte Mettre le texte en surbrillance en cliquant gauche au début du texte et tout en restant appuyé, tirer la souris jusqu’en fin de texte. Saisie de texte Mode insertion/Refrappe Vous travaillez par défaut dans l'éditeur en mode Insertion, ce qui signifie que les caractères tapés s'insèrent à l'emplacement du curseur en décalant les mots suivants sans les écraser. La touche Inser permet de passer en mode Refrappe. Suppression de caractère Pour effacer un caractère, placez votre curseur à sa droite et appuyez sur la touche Retour Arrière ou à sa gauche et appuyez sur Suppr Retour à la ligne • Retour à la ligne / Fin de paragraphe La touche Entrée permet d’appliquer un retour à la ligne avec fin de paragraphe. • Retour à la ligne simple La combinaison de touches MAJ + Entrée permet d’appliquer un retour à la ligne sans fin de paragraphe. Les lignes d’un même paragraphe auront les mêmes attributs de paragraphe (encadrement, fond, alignement,..). • Ligne vierge La ligne vierge découle du retour à la ligne. En effet pour créer une ligne d'espace (séparatrice ou blanche), placez votre curseur en début ou fin de ligne et faites un ou deux retours à la ligne. Pour supprimer une ligne blanche, placez votre curseur en début de ligne vierge et appuyez sur Suppr. Déplacement /Copie de paragraphe Le déplacement de texte correspond à un Couper/Coller : • Sélectionnez le texte, Couper le texte avec le menu Edition + Couper&ldots; ou le raccourci clavier Ctrl + X. • Placez le curseur à l’endroit désiré, Coller le texte avec le menu Edition + Coller&ldots;. ou le raccourci clavier Ctrl + V. Vous pouvez également utiliser le drag and drop qui consiste à tirer la sélection à déplacer à l’emplacement souhaité. 20 DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS La copie de texte correspond à Copier/Coller : Pour le copier, utilisez le menu Edition + Copier ou le raccourci clavier Ctrl + C. Ensuite voir plus haut. OUTILS Sauvegarde rapide Accès : Outils - Sauvegarde rapide La sauvegarde rapide est possible uniquement si une première sauvegarde classique a été réalisée. La sauvegarde rapide permet de sauvegarder le dossier avec les informations paramétrées dans la sauvegarde "classique" effectuée précédemment. Une seule étape "résumé des éléments" est affichée. Cliquez sur Lancer pour exécuter la sauvegarde rapide. Sauvegarde Accès : Outils - Sauvegarde La sauvegarde passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de sauvegarde des données. Bienvenue... ...dans l'assistant de sauvegarde des données. Cet écran vous indique, entre autre, l'importance de la réalisation régulière d'une sauvegarde. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage de la sauvegarde. Choix des informations à inclure dans la sauvegarde L'assistant de sauvegarde sélectionne automatiquement la sauvegarde du dossier ("Inclure le dossier"). Par défaut, l'option "Inclure la configuration et l'environnement" est cochée. Si vous avez défini un affichage spécifique sur votre poste de travail, la sauvegarde des informations de configuration est nécessaire. Pour information, la sauvegarde des modèles s'effectue en même temps que la sauvegarde du dossier. L'option "Sauvegarde en fichier texte (à restaurer avec un autre moteur de base de données)" permet de réaliser une sauvegarde de la base dans un fichier zip contenant des fichiers CSV. Cliquez sur le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de sauvegarde. Choix de la destination de la sauvegarde Cette partie vous propose de sélectionner la destination de votre sauvegarde Disque local Case sélectionnée par défaut. Cochez cette case si vous souhaitez réaliser la sauvegarde sur le disque dur. Dossier de sauvegarde Suite à la sélection de la case ci-dessous, sélectionnez le chemin du dossier de sauvegarde que vous souhaitez. Nous vous conseillons d'effectuer régulièrement des sauvegardes sur un support externe. Si votre disque dur ou votre matériel est défectueux, vous aurez toujours la possibilité de récupérer vos données sur un autre ordinateur. Sauvegarde en ligne 21 EBP Assistants Juridiques Pratic Open Line Cochez cette option si vous souhaitez effectuer une sauvegarde en ligne. Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous permet également d’échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre expert comptable. Mot de passe Suite à la sélection de la case, vous devez indiquer le mot de passe pour pouvoir partager la sauvegarde avec un partenaire. Commentaire Le renseignement de ce champ est facultatif. Il permet de saisir un texte décrivant la sauvegarde. Envoi d’une sauvegarde à un partenaire Pour envoyer une sauvegarde à un partenaire, vous devez saisir un mot de passe partenaire dans l’assistant de sauvegarde. Pour récupérer une sauvegarde, le partenaire doit s’identifier sur le site EBP (pas d’obligation d’avoir une licence). Sur la page de "gestion des sauvegardes en ligne", le partenaire clique sur “Vous souhaitez accéder à une sauvegarde en tant que partenaire ?” et saisit la licence et la clef web de son client puis son mot de passe partenaire (ces 3 informations lui seront transmises par son client). Il aura accès aux sauvegardes de son client effectuées avec ce mot de passe. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter la sauvegarde. Restauration Accès : Outils - Restauration La restauration de dossier passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de restauration des données. Bienvenue... ...dans l'assistant de restauration des données. Cette opération est à effectuer uniquement en cas de nécessité absolue. Le contenu de la sauvegarde va remplacer et écraser toutes vos données. Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une restauration de celui-ci. Pour cela, cliquez sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". L'assistant de sauvegarde du dossier s'ouvre alors automatiquement. Suite à la réalisation de la sauvegarde, cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Sélection de la sauvegarde à restaurer Cet écran permet de sélectionner le chemin du "Fichier de sauvegarde du dossier" que vous souhaitez restaurer. Aidez-vous de l'icône "..." pour sélectionner le fichier à restaurer. Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Choix des informations à inclure dans la restauration Sélectionnez les éléments que vous souhaitez restaurer (dossier ou informations de configuration). Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de restauration. Cliquez sur Suivant pour passer à l'étape suivante. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. 22 DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS Cliquez sur Lancer pour exécuter la restauration des données. Historique de sauvegarde Accès : Outils - Historique de sauvegarde L'historique de sauvegarde stocke chaque information concernant : - la date de la sauvegarde, - le code de l'utilisateur qui a réalisé la sauvegarde, - le nom de l'ordinateur (poste), - la destination : l'emplacement du fichier ZIP qui contient la sauvegarde. Sauvegarde en ligne EBP Sauvegarde en ligne est un service supplémentaire vous permettant de réaliser vos sauvegardes sur Internet. Il vous offre une façon simple et sécurisée de réaliser des sauvegardes externes à l'entreprise. EBP sauvegarde est un service payant. La sauvegarde en ligne consiste à récupérer une sauvegarde normale et à l’envoyer sur un serveur. L’utilisateur se connecte ensuite sur le site EBP (ou sur http://sauvegarde.ebp.com) et dans son espace client, il télécharge ses sauvegardes si il a besoin de faire une restauration. La sauvegarde en ligne se découpe en trois parties: les options, la sauvegarde et l’administration. o Par le menu Outils / Options / Services Internet, configurez votre sauvegarde en ligne. o Ensuite, lancez l'assistant de sauvegarde et sélectionnez "Sauvegarde en ligne" comme destination à la place de votre disque local. o Par le menu Outils / Administrer les sauvegardes en lignes, administrez les sauvegardes en ligne que vous avez ou allez réaliser. Cet accès est un lien vers le site http://Sauvegarde.ebp.com Pour effectuer une sauvegarde en ligne, certaines informations sont obligatoires : Mot de passe, Application activée, Numéro de licence, Code d’activation, Clé web. Assistant de maintenance des données Accès : Outils - Maintenance de données Entre chaque étape de l'assistant, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de maintenance des données. Bienvenue... Avant tout traitement de maintenance, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde de vos données en cliquant sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant !" Une fois la sauvegarde effectuée, cliquez sur le bouton Suivant. Choix du dossier Sélectionnez le dossier à maintenir à l'aide de l'icône de la liste déroulante puis cliquez sur le bouton Suivant. Opérations de maintenance à effectuer Cochez les différentes opérations que vous souhaitez effectuer sur votre dossier. Verrous Permet de supprimer les verrous d'un utilisateur, notamment si vous avez quitté anormalement le logiciel et que vous n'arrivez plus à accéder à votre dossier (message : utilisateur déjà connecté..). Utilisateurs 23 EBP Assistants Juridiques Pratic Open Line Permet de supprimer les connections d'un utilisateur. Recalculer Permet de recalculer tous les compteurs. Configuration Permet de supprimer toutes les vues personnalisées, ainsi que la position des fenêtres. Cette opération peut être longue. Une fois les opérations sélectionnées, vous devez cliquer sur Suivant. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des opérations que vous avez sélectionnées précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement. Traitement de la maintenance En fin de traitement, la liste des opérations effectuées est affichée. Dans le cas où la maintenance a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport en cliquant sur le bouton "Afficher le détail". Supprimer un dossier Accès : Outils - Supprimer un dossier Pour supprimer un dossier, il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées par l'assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de suppression d'un dossier. Bienvenue... ...dans l'assistant suppression de dossier. Avant toute suppression de dossier, nous vous recommandons de réaliser une sauvegarde du dossier par l'intermédiaire du bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage. Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter la suppression du dossier. Import/Export de la configuration Accès : Outils - Import/Export de la configuration Cet assistant vous permet d'importer dans un dossier ou d'exporter d'un dossier des modèles d'impressions. Bienvenue... Avant tout traitement d'import ou d'export nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde de vos données en cliquant sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant !" Une fois la sauvegarde effectuée, cliquez sur le bouton Suivant. Choix de l'opération à effectuer Sélectionnez l'opération que vous souhaitez faire. Une fois les paramètres définis, cliquez sur le bouton Suivant. 24 DÉTAIL DES FONCTIONNALITÉS 25 Emplacement du fichier Cette étape vous permet d'indiquer : en import, l'emplacement du fichier à importer, en export, l'emplacement et le nom du fichier à exporter. Une fois les emplacements définis, cliquez sur le bouton Suivant. Eléments à traiter Les éléments à traiter sont les modèles d'impression. Choisissez le ou les éléments et cliquez sur le bouton Suivant Résumé des paramètres Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment. Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement. OPTIONS Options - Services Internet Accès : Outils- Options Ces informations sont nécessaires pour réaliser la sauvegarde en ligne. Proxy HTTP / FTP Les parties FTP et HTTP servent à renseigner vos paramètres de connexion à Internet (pour la sauvegarde en ligne), notamment dans le cas où vous utilisez un proxy. Nous vous invitons à contacter votre installateur/Revendeur pour insérer les paramètres correspondants à votre installation. Sauvegarde en ligne Cette partie permet de définir : Mot de passe : mot de passe servant à créer/utiliser le compte de sauvegarde. Celui-ci est différent du mot de passe pour accéder au site EBP. Lors de la 1ère sauvegarde, le compte sera créé avec ce mot de passe, ensuite il sera utilisé pour s’identifier. E-Mail de notification : adresse à laquelle sera envoyé le rapport de sauvegarde 27 INFORMATIONS SOCIÉTÉ Assistance technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence, puis, au choix: • Par téléphone, au 0811 65 20 00 (Coût d'un appel local) : Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. Nos services sont accessibles du lundi au jeudi de 8h à 19h et de 8h à 18h le vendredi. • Par e-mail, à l'adresse suivante : openline.support.fr@ebp.com. Nous nous engageons à vous répondre dans les 48h. *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. Nous vous invitons à contacter notre service commercial pour connaître les différents types de contrats d'assistance que nous proposons et choisir celui qui vous convient le mieux. Nous contacter EBP Informatique SA ZA Du Bel Air BP 95 Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex Tel : 01.34.94.80.00. Fax: 01.34.85.62.07. Retrouvez-nous sur le www.ebp.com : Vous pourrez consulter la liste de nos produits, activer en ligne votre produit, télécharger les dernières mises à jour, nous laisser un message, consulter les dernières promotions, etc... 29 Index A Acte-type ...................................................... 17 Activation du logiciel ......................................... 9 Assistance technique ....................................... 27 B Barre d'outils ................................................. 12 C Code d'activation .............................................. 9 Configuration requise ........................................ 9 Convention d'utilisation EBP ............................... 3 Création de dossier ......................................... 15 Création d'une lettre ....................................... 18 D Déplacement dans la lettre .............................. 18 Déplacement de texte ..................................... 18 F Fermeture du dossier ...................................... 15 G Guides .......................................................... 18 H Historique des sauvegardes ............................. 23 I Impression de la lettre .................................... 19 Impression du contenu de l'assistant ................. 19 L Lettre ............................................................ 18 M Maintenance des données ................................ 23 Mode insertion ............................................... 18 Mode refrappe ................................................ 18 N Nous contacter ............................................... 27 O Options services internet ................................. 25 R Rechercher dans la bibliothèque ....................... 17 Rechercher un document ................................. 17 S Sauvegarde rapide .......................................... 21 Signets .................................................... 12, 16 Sommaire ...................................................... 15 Suppression d'un dossier ................................. 24 T Texte ............................................................ 12 Attributs ..................................................... 12 V Volet de navigation ......................................... 11 Pack de Gestion PRO Un pack complet de logiciels pour piloter l’ensemble de votre entreprise : achat, vente, stock, comptabilité, immobilisations, paye, relation client, aide juridique… 6 logiciels pour une gestion approfondie de votre entreprise 2015 www.ebp.com Modes d’utilisation disponibles pour ce logiciel : Licence Locatif En ligne J ’achète mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je loue mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je m’abonne à mon logiciel Je l’utilise sur internet EBP Compta PRO Gérez efficacement votre comptabilité générale et profitez d’un outil analytique grâce à ce logiciel complet et performant. Etablissez le bilan et le compte de résultat, gérez vos immobilisations et profitez d’outils de prévisions de trésorerie et de gestion des budgets. Gestion Commerciale PRO Appuyez-vous sur un logiciel performant et personnalisable qui s’adaptera aux contraintes et aux spécificités de votre activité. Cet outil vous assiste quotidiennement dans vos tâches de gestion commerciale (ventes, achats, stocks...), vous aide à piloter votre entreprise et vous facilite ainsi la prise de décision. Vous avez toutes les cartes en main pour viser la performance. EBP Paye PRO Réalisez simplement vos bulletins de salaire et effectuez vos déclarations sociales (DADS-U(1), DUCS(1), DPAE, DSN(1)) conformément à la législation. Vous optimisez votre gestion de la paye avec un logiciel alliant performance, fiabilité et conformité légale. EBP CRM PRO Assurez la croissance et la pérennité de votre entreprise grâce à cette solution complète qui va vous aider à développer votre efficacité commerciale. Concevez et qualifiez votre base de données, menez des actions maketing ciblées et rentables et gérez votre force de vente. EBP Pack Juridique Pratic Profitez de 6 assistants pour vous conseiller en droit et consultez en quelques clics des explications des textes de loi. EBP Immobilisations PRO Gérez et suivez efficacement vos immobilisations conformément à la réglementation CRC 2002- 10 méthode simplifiée. Etablissez vos plans d’amortissement, contrôlez vos acquisitions en crédit-bail, vos locations et vos emprunts. 30 jours d’Assistance téléphonique Inclus (1) Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM). Pour la DSN, un code d’activation spécifique est nécessaire, consultez EBP ou votre revendeur habituel. Fonctions Principales • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 2 Go Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Systèmes d’exploitation supportés : pack de gestion pro 2015 EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Février 2015 EBP Compta PRO • Nombre de bulletins : illimité • Nombre de dossiers : 10 • Version réseau : nous consulter • Saisie pratique, guidée, par journal et au kilomètre • Lettrage manuel, automatique, simplifié • Délettrage automatique • Echéancier détaillé • Règlements des tiers • Prévision de trésorerie • Rapprochement bancaire manuel et automatique avec import de relevés • Virements et prélèvements SEPA • Télédéclaration (CA3, CA12 et annexe 3310A, 3514 acomptes trimestriels, 3519 demande de remboursement) et télépaiement EDI-TVA(1) • Télépaiement de l’Impôt sur les Sociétés (IS) (1) • Comptabilité analytique multi-axes • Gestion des budgets • Immobilisations conforme CRC 2002-10 méthode simplifiée • Edition du Grand livre et de la balance analytiques • Edition comparatif des indicateurs comptables N / N-1 • Etablissement du bilan et du compte de résultat (états préparatoires) • Clôtures mensuelles et annuelles • Gestion des notes de frais avec l’application gratuite EBP Notes de Frais. EBP Paye PRO • Nombre de bulletins : illimité • Nombre de dossiers : 10 • Version réseau : nous consulter • Assistant de création de modèles de bulletins • Nombre de salariés illimité • Nombreux profils proposés : cadre, non cadre, apprenti, etc. • Tableau de bord • Interrogation des données de paye • Gestion des effectifs • Gestion des acomptes et des prêts • Sauvegarde des documents administratifs par salarié/par établissement • Gestion des contrats de prévoyance et assurance • Définition de nouveaux types d’absences • DUCS EDI(2) URSSAF et IRC/IP • DADS-U à la norme 4DS(2) • Déclaration Sociale Nominative (DSN)(2) • Télétransmission de la DSN(1) • Attestation Employeur Dématérialisée(2) • Télédéclaration de la DADS-U et de la DUCS au format EDI(1) • Attestations de salaire, Maladie/AT • Transfert comptable des acomptes • Registre du personnel • Planning hebdomadaire • Explication des calculs de paye • Saisie semi-automatique des formules • Gestion des RTT et du DIF EBP Gestion Commerciale PRO • Version réseau : nous consulter • Paramétrage de favoris dans la barre de navigation • Gestion des alertes • Fichier clients, prospects, fournisseurs et commerciaux • Sous familles clients et fournisseurs • Gestion des ventes (devis, commande, bon de livraison, facture, avoir...) • Gestion des achats (demande de prix, facture fournisseur...) • Gestion des stocks (entrée, sortie mouvement, suivi et inventaires) • Gestion des douchettes pour import des données • Règlements clients et fournisseurs complets ou partiels • Tableau de gestion des relances clients • Livraison / réception totale ou partielle • Gestion des tarifs et promotions clients • Simulation de tarif fournisseur • Personnalisation des modèles d’impression • Statistiques sur les clients, articles, fournisseurs, documents sous forme de tableaux ou graphiques • Statistiques et tableaux de bord paramétrables • Transfert des factures et règlements vers EBP Compta PRO • Import paramétrable • Export paramétrable • Import-Export des écritures comptables au format du logiciel de cabinet comptable(3) EBP Pack Juridique Pratic • Assistant en Droit des Sociétés • Assistant en Droit des Affaires • Assistant en Droit de l’Auto-Entrepreneur • Assistant en Droit du Travail • Assistant en Droit Immobilier • Assistant en Droits du Particulier EBP CRM PRO • Nombre de dossiers : 5 ou 10 dossiers • Réseau : nous consulter • Tableau de bord paramétrable • Recueil d’informations : coordonnées, société, effectif, CA, évaluation (froid, tiède, chaud)... • Classification des tiers selon leur statut : fiche pistes (tiers peu qualifiés), comptes (entreprise) et contacts (personne) • Respect de l’Opt-In • Import/Export des contacts Outlook® et de Google Contacts • Fiches « Activités » de type e-mail, appel, courrier, fax, tâche, évènement, SMS, pour archiver les informations liées à un échange avec un tiers • Affectation d’un collaborateur unique par tiers • Gestion d’agenda par collaborateur • Création de fiche « opportunité » • Créations d’actions marketing sur les supports e-mails, appels, fax, SMS et courriers(4) • Envoi ciblé de courriers ou d’emails grâce à l’assistant de publipostage(4) (courriers) et d’emailing • Campagne de SMS via les partenaires(2) Eco. sms, SMS Envoi, SMS to b (hors coût de SMS) • Segmentation des tiers • Campagnes d’appels avec attribution des fiches aux collaborateurs • Evaluation des coûts d’une campagne grâce au module statistique • Synchronisation du calendrier Microsoft Office Outlook® EBP Immobilisations PRO • Nombre de dossiers : 10 • Version réseau : nous consulter • Amortissement fiscal et économique • Mode d’amortissement linéaire, dérogatoire, dégressif et non amortissable • Gestion des biens d’équipement, des crédits bails, des locations et des emprunts • Gestion des éclatements • Gestion des cessions d’immobilisations et de la mise au rebut • Gestion des mutations et des composants • Génération des écritures de dotation et de cession • Gestion des dépréciations • Gestion de la valeur de revente dans les calculs d’amortissements (avec ou sans dérogatoire) • Fonction analytique • Edition des états préparatoires : cerfa 2054, cerfa 2055 • Transfert comptable des écritures d’amortissements vers EBP Compta (1) Cette fonction nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise comptable. Pour la télétransmission de la DSN depuis le logiciel de Paye, consultez EBP ou votre revendeur habituel. (2) Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM). Pour la DSN, un code d’activation spécifique est nécessaire, consultez EBP ou votre revendeur habituel. (3) EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADORDORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE. (4) Nécessite de posséder Microsoft® Office Word 2003 ou supérieur Intégrez EBP CRM PRO à votre logiciel EBP Gestion Commerciale PRO Suivez vos opportunités jusqu’à la proposition commerciale. Le CRM accède aux données de la gestion nécessaires au métier de la relation client pour vous faire bénéficier : - d’une synchronisation des fiches tiers - de la fonction « Devis » de la Gestion Commerciale Nécessite que les applications CRM et Gestion Commerciale soient installées et activées sur le même poste, et que les dossiers de ces deux applications soient liés Compta www.ebp.com En ligne *Nécessite la souscription au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise comptable. LES LOGICIELS EN LIGNE, VOUS ALLEZ DIRE OUI ! Service Assistance Téléphonique inclus avec votre logiciel (service basé en France) Accès illimité du lundi au vendredi TOUJOURS À JOUR Votre logiciel évolue ! Les nouveautés légales et fonctionnelles sont intégrées automatiquement. SANS ENGAGEMENT Vous allez aimer la liberté ! Grâce à un abonnement mensuel sans engagement, maîtrisez vos dépenses. VOS DONNées sécurisées Vos données sont précieuses ! Elles sont stockées sur des serveurs sécurisés, en Ile de France. PARTOUT, TOUT LE TEMPS Votre gestion n’a pas de frontière ! Accédez à votre logiciel grâce à une simple connexion Internet. Avec EBP Compta en ligne, vous assurez le suivi de l’ensemble de vos opérations et exploitez les données les plus complexes en toute sécurité. Toutes les fonctionnalités essentielles à la tenue d’une comptabilité générale sont réunies (saisie, télédéclaration de TVA*, Bilan, Compte de Résultat etc). Pour aller plus loin, vous bénéficiez de fonctionnalités avancées, telles que la comptabilité analytique pour analyser dans le détail votre activité. Vous disposez également d’indicateurs clés pour une aide à la décision plus précise et rapide. Et grâce à la souplesse d’un logiciel en ligne, travailler avec votre Expertcomptable n’aura jamais été aussi simple ! 2015 Conçu et hébergé en France Compta en ligne une ergonomie intuitive Des fonctions essentielles Un confort d’utilisation accru pour une prise en main rapide Laissez-vous guider par l’Assistant de navigation (Open Guide). Il vous oriente vers les principales fonctions du logiciel. Personnalisez-le, selon vos préférences (disposition des boutons d’actions, choix des différentes fonctions à afficher etc). Dans chaque menu, un assistant de navigation spécifique vous guide pas à pas dans vos tâches quotidiennes. Retrouvez également une interface de travail proche de vos outils bureautiques (Excel®, Outlook®). Un outil entièrement personnalisable Personnalisez votre écran de travail : tris; filtres; ajouts, suppressions de colonnes gestion des favoris… Le logiciel est équipé de nombreux outils paramétrables appelés les « Vues ». En un coup d’œil visualisez toutes les informations sélectionnées, regroupées selon les critères choisis. Vous personnalisez la consultation de vos données, pour affiner vos analyses. Des tableaux de bord interactifs et personnalisables Suivez votre situation de trésorerie en temps réel. Grâce à des tableaux de bord pré-paramétrés, les chiffres clés de votre entreprise sont à portée de main, en tout lieu et à tout moment. D’un coup d’œil visualisez les indicateurs de performance : chiffre d’affaires, résultat comptable, marge brute, trésorerie... Grâce aux liens hypertextes, d’un simple clic vous ouvrez une fenêtre pour avoir plus de détails sur une information. Ainsi, vous accédez rapidement à toutes vos données importantes et réagissez aussitôt. Personnalisez les tableaux pour y indiquer des données spécifiques à votre activité (cumul d’un poste analytique, image, page Web…). Une anticipation de la situation de trésorerie Grâce à la prévision de trésorerie, anticipez le risque de trésorerie négative. Le logiciel calcule automatiquement à partir de vos données (encaissements/ décaissements et échéanciers) des prévisions. Si vous le souhaitez vous pouvez rajouter les encaissements/décaissement prévus, sans impacter la comptabilité. Vous avez ainsi toutes les cartes en main pour maîtriser votre situation de trésorerie. Des analyses ciblées La ventilation des charges et des produits sur 1, 2 ou 3 plans (axes) analytiques vous permet de réaliser des analyses selon différents critères. Consultez vos ventilations analytiques sous forme de tableaux paramétrables pour une exploitation approfondie de vos données. Ainsi, grâce à la comptabilité analytique, vous pilotez efficacement votre business et améliorez sa rentabilité. Une bonne maîtrise des dépenses de l’entreprise pour une comptabilité saine Grâce à la gestion des budgets de types général et analytique vous pouvez comparer les dépenses estimées avec les dépenses réellement effectuées et ainsi ajuster ou modifier votre stratégie pour atteindre les objectifs fixés. Profitez du travail à distance pour prendre le temps nécessaire d’analyser la rentabilité de votre entreprise. Un suivi précis de la situation de vos immobilisations Gérez simplement les amortissements et les cessions de vos biens d’équipement conformément à la réglementation CRC 2002-10 méthode simplifiée. Créez vos fiches d’immobilisations, vos composants, exploitez une fraction d’un même bien en gérant les éclatements et visualisez vos plans d’amortissement. Des fonctions avancées 4 types de saisies adaptés au niveau de chacun en comptabilité Pratique, guidée, par journal ou au kilomètre, choisissez la saisie qui vous convient. Gagnez du temps en automatisant les saisies régulières (EDF, loyer…) grâce à l’enregistrement de modèles de saisie. Un logiciel accessible en ligne vous permet d’enregistrer vos pièces comptables à tout moment. Ne soyez plus en retard dans la saisie de vos écritures ! Ainsi vous êtes assuré d’avoir une comptabilité toujours à jour. Un gain de temps dans vos démarches administratives Fini les envois papier, télédéclarez* et télépayez* votre TVA au format EDI, directement depuis votre logiciel. Téléréglez* également votre Impôt sur les Sociétés (IS). Les avantages de la télédéclaration sont multiples : souplesse, simplicité, gain de temps, suivi et sécurité ! *Nécessite la souscription au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise comptable. EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Septembre 2014 1521 Compta en ligne Comparez et choisissez le logiciel adapté à vos besoins EBP Compta Classic en ligne 1 utilisateur / 1 société EBP Compta PRO en ligne 1 utilisateur / 3 sociétés Nombre d’utilisateurs maximum 4 12 Nombre de sociétés maximum illimité illimité Import-Export des écritures au format du logiciel de votre Expert-Comptable* a a Saisie pratique, guidée, par journal a a Multi-échéancier a a Lettrage manuel, simplifié a a Bilan et Compte de Résultat a a Télédéclaration et télépaiement de la TVA (EDI-TVA)** a a Télépaiement IS (Impôt sur les Sociétés)** a a TVA sur débits/ sur encaissements a a Grand livre et balance interactifs a a Saisie au kilomètre a Rapprochement bancaire automatique a Prévisions de trésorerie a Virements/Prélèvements CFONB, SEPA, Virements internationaux CFONB a Gestion des immobilisations a Comptabilité analytique (3 axes) a Balance, Grand livre analytiques a Bilan, compte de résultat et budgets analytiques a Tableau de bord paramétrable a Champs personnalisés a Compatible Configurations Minimales Requises : n Connexion Internet (minimum 1 Mo en ADSL) Connexion 3G (débit minimum de 500 Ko) n Ecran: résolution 1024x768 n Systèmes d’exploitation supportés : Ordinateur, Tablette, Smartphone Windows XP® Windows Vista® Windows® 7 Windows® 8 Mac OS Ipad/Iphone (consultation de données) IOS5 ou supérieur n Navigateurs Web compatibles : Internet Explorer, Chrome, Safari, Firefox Windows® et Mac OS sont des systèmes d’exploitation dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. (1) EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE et en import uniquement HELIAST. (2) Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise comptable. Compta des CE www.ebp.com Gérez efficacement et simplement la comptabilité de votre comité d’entreprise tout en respectant la règlementation en vigueur. Affectez vos recettes et dépenses au budget de fonctionnement ou d’ASC pour établir par la suite les états préparatoires spécifiques CE de vos documents annuels. Pour tenir la comptabilité de votre comité d’entreprise Choisissez la saisie adaptée à vos connaissances en comptabilité Appuyez-vous sur nos aides et guides pour saisir en quelques clics vos enregistrements comptables. Pratique, guidée, par journal ou au kilomètre, choisissez la saisie correspondant à vos connaissances en comptabilité. Visualisez en un coup d’œil les chiffres clés de votre comité d’entreprise Suivez votre situation de trésorerie en temps réel, grâce au tableau de bord personnalisable. Gérez efficacement vos budgets Affectez simplement vos charges et produits au budget de fonctionnement ou des activités socioculturelles. Lors de l’enregistrement d’une facture vous pourrez indiquer quel budget est concerné. Anticipez le risque de trésorerie négative Le logiciel calcule automatiquement des prévisions à partir de vos données (encaissements/décaissements et échéanciers). Bénéficiez ainsi d’une véritable aide à la décision pour maîtriser votre situation de trésorerie. Échangez vos données de façon sécurisée Transférez vos fichiers à votre Expert-Comptable pour la révision de vos comptes, au format de son logiciel*. En un clic, les écritures corrigées s’intègrent automatiquement dans votre comptabilité ! * EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE et en import uniquement HELIAST. 2015 Modes d’utilisation disponibles pour ce logiciel : Licence Locatif En ligne J’achète mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je loue mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je m’abonne à mon logiciel Je l’utilise sur internet Assistance téléphonique incluse Compta des ce 2015 EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Décembre 2014 335 Fonctions Principales Caractéristiques générales • Nombre de dossiers : 10 • Version réseau : nous consulter • Plan comptable CE • Sauvegarde en ligne (en option) • Tableau de bord paramétrable • Recherche multicritère • Gestion des favoris • Dossier en mode recettes/dépenses ou créances/dettes Traitements comptables • Saisie au kilomètre, par journal, guidée et pratique • Guides de saisies spécifiques CE • Répartition des charges et des produits entre activités socioculturelles et fonctionnement par l’analytique • Abonnements • Lettrage manuel, automatique, simplifié • Rapprochement bancaire manuel et automatique • Gestion des échéances • TVA sur les débits et encaissements • Télédéclaration (CA3, CA12 annexe 3310A, 3514 acomptes semestriels, 3519 demande de remboursement) et télépaiement EDI-TVA* • Report automatique du crédit de TVA • Comptabilisation automatique des lignes de relevés bancaires • Règlements des Tiers • Prévision de trésorerie • Gestion des chéquiers et des lettres-chèques • Balance inter-exercices • Virements et prélèvements CFONB, SEPA • Gestion des notes de frais • Gestion des indemnités kilométriques • Échéancier interactif • Grand livre interactif • Balance interactive • Gestion des effets de commerce Analytique et budgets • Ventilations analytiques • Grilles analytiques • Analytique multi-niveaux • Nombre de plans illimité • Outil d’application de grilles analytiques • Consultation interactive • Gestion des budgets généraux et analytiques Editions • Journaux • Grand livre • Balance • Comparatif des indicateurs comptables N/N-1 • Bilan (états préparatoires) • Compte de résultat par budget (activités socioculturelles et fonctionnement, états préparatoires) • Créances clients / Dettes fournisseurs • Impressions annuelles • Balance analytique • Grand livre analytique • Soldes Intermédiaires de Gestion Importation/Exportation • Exportation des impressions au format PDF, Word®, Excel® • Exportation des listes au format XML, TXT, Excel®, HTML • Export des liasses fiscales • Communication Entreprise - Expert Compatible • EBP Reports On Line : un service pour publier, partager et consulter à distance vos données depuis le site web ou l’application mobile EBP Reports On Line (disponible sous iOS, Windows® 8 et Android) • EBP Notes de Frais : saisie des notes de frais depuis l’application gratuite EBP Notes de Frais et échange des données avec EBP Compta des CE * Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise comptable. • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Systèmes d’exploitation supportés : Affectez simplement vos dépenses et recettes au budget concerné. Compta & Devis-Factures Pratic Novice en comptabilité et gestion, démarrez facilement avec ce logiciel clé en main. Rédigez immédiatement des devis et factures en quelques clics grâce à une saisie pédagogique. Gérez toute la chaîne de vente et tenez votre comptabilité sans connaissances préalables. Pour démarrer en gestion 2015 www.ebp.com Profitez d’un logiciel tout-en-un Tenez votre comptabilité (saisie, télédéclaration* de TVA, bilan, compte de résultat…) et gérez votre facturation (devis, factures...) dans un seul et même logiciel. Une synchronisation immédiate entre les 2 outils en fera l’indispensable de votre gestion. Créez des documents de vente professionnels Votre image reflète le professionnalisme de votre entreprise. Créez des devis et factures soignés en utilisant nos modèles pré-paramétrés ou personnalisez-les. Gagnez du temps en comptabilité et en facturation Dès l’acceptation du devis par le client, transformez-le en facture en un clic. Elle sera automatiquement transférée en comptabilité. Evitez ainsi les erreurs possibles lors de la saisie. Laissez-vous guider dans vos traitements comptables quotidiens A l’aide de modèles de saisie pré-paramétrés, enregistrez en toute simplicité vos écritures d’achats, les opérations bancaires et les ventes comptoir… Echangez vos données de façon sécurisée Transférez vos fichiers à votre Expert-Comptable pour la révision de vos comptes, au format de son logiciel**. En un clic, les écritures corrigées s’intègrent automatiquement dans votre comptabilité. *Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise comptable. ** EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE et en import uniquement HELIAST. Modes d’utilisation disponibles pour ce logiciel : Licence Locatif En ligne J’achète mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je loue mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je m’abonne à mon logiciel Je l’utilise sur internet 1an d’Assistance téléphonique INCLUS Fonctions Principales • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 2 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 2 Go Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Systèmes d’exploitation supportés : Caractéristiques générales • Version monoposte • Aide en ligne • Nombre de dossiers : 5 • Gestion des favoris • Assistant de navigation personnalisable • Recherche multicritères Suivi des tiers • Familles clients/prospects • Gestion des modes de règlement • Statistiques clients sous forme de tableaux et graphiques Gestion des articles • Famille articles • Statistiques articles sous forme de tableaux et graphiques Gestion des ventes • Devis, factures, avoirs • Factures d’acompte, avoirs d’acompte • Règlement complet ou partiel Traitements comptables • Comptabilisation des documents de ventes et des règlements • Saisie simplifiée, guidée, par journal • Ventes comptoir • Rapprochement bancaire manuel • Calcul automatique de la TVA • Télédéclaration de TVA* du régime réel normal ou mini-réel (TVA mensuelle, trimestrielle, annexe et demande de remboursement) • Télédéclaration de TVA* du régime simplifié (acomptes trimestriels, TVA annuelle) • Télépaiement EDI-TVA* • Bilan et compte de résultat (états préparatoires) • Clôtures annuelles et mensuelles Editions • Open Report Designer™ : 250 modèles d’impression • Journaux, Grand livre, balance Import/Export • Import et export paramétrables • Import-Export des bases contacts, clients, articles, fournisseurs, familles au format CSV • Exportation des impressions au format PDF, Word, Excel® • Exportation des listes au format XML, TXT, Excel®, HTML • Export des liasses fiscales • Export comptabilités informatisées (L.47 A) conforme à la réglementation du Contrôle Fiscal des Comptabilités Informatisées Service à la personne • Fiche intervenant • Attestation fiscale de services à la personne • Moyens de paiement CESU et CESUP Liste des fonctions non exhaustive *Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise comptable. Compta & devis-factures pratic 2015 Naviguez rapidement dans le logiciel grâce à l’Open Guide : assistant de navigation EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Juillet 2014 Compta Associations www.ebp.com Gérez efficacement la comptabilité générale de votre association (saisie, immobilisations, rapprochement bancaire, etc.) et profitez d’un outil parfaitement adapté aux spécificités associatives. Gestion des dons, plan comptable association, compte adhérents, ce logiciel vous permet également d’anticiper et d’ajuster votre gestion. Pour une tenue approfondie de la comptabilité de votre association Un outil parfaitement adapté aux spécificités des associations Ce logiciel intègre un plan comptable association, la gestion des dons et l’impression des reçus fiscaux. Conçu pour gérer la comptabilité des associations, vous avez toutes les cartes en main pour gérer simplement et efficacement votre activité associative. Gérez plus rapidement vos dons périodiques Les dons réguliers sont gérés plus efficacement sous forme d’abonnements. Évitez les oublis de saisie des écritures de prélèvements de vos adhérents et visualisez les dons traités et non traités en comptabilité. Analysez la rentabilité de votre association Réalisez des études selon plusieurs axes analytiques et examinez les résultats poste par poste. Préparez votre assemblée générale et présentez une analyse complète à vos adhérents. Comparez les dépenses estimées avec celles réalisées grâce à la gestion des budgets. Suivez précisément la situation de vos immobilisations Gérez aisément les amortissements et les cessions de vos biens d’équipements. Amortissez séparément les composants d’une même immobilisation pour plus de flexibilité. échangez vos données de façon sécurisée Transférez vos fichiers à votre Expert-Comptable pour la révision de vos comptes, au format de son logiciel*. En un clic, les écritures corrigées s’intègrent automatiquement dans votre comptabilité ! COMPTABILITÉ ANALYSE PERSONNALISATION ASSOCIATION Téléprocédures Lettrage Abonnements Gestion des dons PCG association Compte adhérents Tableau de bord Budget Statistiques Compta Associations PRO 2015 * EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE et en import uniquement HELIAST. Modes d’utilisation disponibles pour ce logiciel : Licence Locatif En ligne J ’achete mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je loue mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je m’abonne à mon logiciel Je l’utilise sur internet ZOOM sur les fonctions clés Naviguez facilement dans le logiciel Bénéficiez d’une interface simple et intuitive. L’ergonomie du logiciel est basée sur des environnements bureautiques utilisés chaque jour et proche de vos usages courants : web, outils Windows®… Ne perdez plus de temps lors de vos premiers pas dans le logiciel. Soyez rapidement opérationnel Accédez directement à vos tâches quotidiennes, des assistants de navigation (Open Guide) vous guident dans chaque situation de travail : ventes, stocks… Vous pouvez également les personnaliser selon vos habitudes. Une recherche multi-critères pour faciliter la gestion des pièces comptables La recherche multi-critères sera votre meilleure alliée pour modifier, mettre à jour ou gérer votre comptabilité quotidienne. Cet outil puissant vous permet de rechercher une écriture d’après une multitude de critères. Retrouvez n’importe quelle opération d’après le montant, la ligne d’une écriture, un client ou un numéro de compte, etc. Profitez d’une prise en main du logiciel facilitée Pilotez votre association et optimisez votre gestion Ventilez vos charges et produits selon vos propres critères A l’aide de la comptabilité analytique, ventilez les charges et produits pour identifier le résultat par produit ou par composante de votre association. De cette manière identifiez vos postes principaux de revenus et de dépenses et présentez vos conclusions à vos adhérents. Profitez de la gestion de budget pour un suivi optimal de vos actions En comparant les dépenses estimées et réalisées vous avez la main sur la gestion de votre association. Ajustez si besoin vos prévisions ou mettez en place des actions correctives pour atteindre vos objectifs. Saisissez rapidement vos dons, grâce à un masque de saisie pré-paramétré et générez en un clic le reçu fiscal pour votre donateur. Gagnez en efficacité et automatisez la comptabilité de votre association Une gestion comptable adaptée aux associations Bénéficiez d’un outil réellement conçu pour les associations. Un plan comptable association, une gestion des dons périodiques et/ou ponctuels. Plutôt que de vous adapter à un logiciel, cet outil s’adapte aux spécificités de votre activité associative. Choisissez la saisie adaptée à votre niveau en comptabilité Pratique, guidée ou par journal, adoptez celle qui vous convient. Gagnez du temps en automatisant les opérations régulières (EDF, loyer…) grâce à l’enregistrement de modèle de saisie. Suivez vos règlements fournisseurs et évitez les impayés Pointez rapidement vos factures fournisseurs à l’aide du lettrage automatique. Suivez avec précision vos dettes fournisseurs pour identifier les factures réglées et celles restant à payer et ainsi éviter le processus de relance et les pénalités de retard. Simplifiez la gestion des dons et cotisations pour votre association et vos donateurs Gérez plus rapidement vos dons périodiques Automatisez l’enregistrement des dons réguliers et des cotisations de vos adhérents en créant vos propres modèles de saisie. Plus de risques d’oubli d’enregistrement, des alertes automatiques vous préviennent dès que vous devez saisir ces opérations. En un clic, les dons sont gérés et intégrés en comptabilité. éditez simplement les reçus fiscaux pour vos donateurs Vos dons enregistrés, vous aurez la possibilité d’imprimer les reçus fiscaux pour les donateurs éligibles. A l’aide de ces informations, ils pourront demander la réduction d’impôt correspondant à leurs dons. Vous simplifiez les démarches pour les donateurs sans perdre de temps dans la gestion de votre comptabilité. Exportez et importez vos documents simplement pour synchroniser vos outils et ceux de vos partenaires Soyez conforme avec la législation concernant les téléprocédures Votre association est concernée par l’Impôt sur les Sociétés ou assujettie à la TVA ? Bénéficiez de téléprocédures* conformes à la législation grâce à ce logiciel. Simplicité, gain de temps, suivi et sécurité : tout y est ! Communiquez facilement avec votre Expert-Comptable Ce logiciel vous permet d’exporter en quelques clics vos données comptables pour envoi à votre cabinet d’expertise référent. Ces données seront converties au format de son logiciel**, les écritures corrigées sont automatiquement intégrées à votre comptabilité. Exportez vos données vers d’autres logiciels pour retraiter l’information selon vos habitudes Exportez facilement les données vous permettant de calculer des ratios en rapport avec votre activité. Retraitez ainsi certaines données sur vos logiciels habituels et appuyez-vous sur la comptabilité pour vous accompagner dans la prise de décision. * Nécessite la souscription à une Assistance PRIVILEGE ou PREMIUM et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise-comptable ** EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE et en import uniquement HELIAST. EBP Démat’ Dématérialisez et automatisez le traitement de vos factures fournisseurs Enregistrez, consultez et recherchez rapidement vos factures fournisseurs. Vous gagnez en productivité et divisez par 3 vos coûts de traitement. La recherche intelligente intégrée à l’outil vous permet de retrouver vos factures selon n’importe quel critère. Disponible dernier trimestre 2014 NOUVEAU ! EBP Démat’ Caractéristiques générales • Nombre de dossiers : 5 • Aide en ligne • Plan Comptable Association • Sauvegarde et restauration • Sauvegarde en ligne* • Recherche multicritère • Version réseau : nous consulter • Gestion des favoris • Alertes automatiques sur les dons périodiques • Tableau de bord • Choix de la devise du dossier Traitement comptable • Saisie guidée et pratique • Saisie par journal, par écriture • Guides de saisies spécifiques association • Comptes adhérents • Gestion des abonnements • Association de comptes pour automatiser la saisie journal • Ecritures simulées • Contre-passation d’écritures • Numérotation automatique ou manuelle des pièces • Réimputation des écritures de compte à compte, de journal à journal et de période à période • Consultation des comptes • Consultation des comptes inter-exercices • Lettrage manuel, automatique, simplifié • Délettrage automatique • Rapprochement par compte, par journal • Alerte automatique sur les dons périodiques • Gestion des dons périodiques/ponctuels • Echéance sur la ligne d’écriture • Gestion des doublons de n° de pièce • Purge du plan comptable • Déclôture mensuelle • TVA sur les débits et encaissements • Calcul automatique de la TVA • Télépaiement de l’impôt sur les sociétés (IS)** • Justificatif de TVA • Modification des informations de TVA • Liste des informations de TVA • Mise à jour des informations de TVA selon le paramétrage des comptes • Télédéclaration (CA3, CA12 et annexe 3310A, 3514 acomptes trimestriels, 3519 demande de remboursement) et télépaiement EDI-TVA** • Report automatique du crédit de TVA • Documents associés aux lignes d’écritures • Libellés types • Libellés enrichis • Recalcule des soldes • Tri par date • Rapprochement bancaire manuel • Import des relevés bancaires • Import des lignes de relevés au format CFONB, Qif, OFX • Comptabilisation manuelle des lignes de relevés • Découvert autorisé • Règlements des Tiers • Validation des écritures • Clôtures mensuelles et annuelles • Balance inter-exercices • Reformatage des comptes • Journal des événements • Archivage des données • Déclôture mensuelle • Gestion des notes de frais • Gestion des indemnités kilométriques Echéanciers/Trésorerie • Pointage des échéances • Echéancier détaillé • Réglements et dons (liste/fiches) • Banques • Modes et moyens de règlement • Pointage automatique au lettrage • Virements internationaux non éligibles SEPA • Virements et prélèvements SEPA Analytique et budgétaire • 3 plans (axes) • Gestion des budgets généraux et analytiques • Balance, Grand livre analytique • Bilan et compte de résultat association analytique • Ventilations analytiques • OD Analytiques • Consultation interactive • Outil d’application de grilles analytiques • Grilles analytiques • Affichage en saisie quand multi-ventilations analytiques Immobilisations • Gestion comptable et fiscale • Mode d’amortissement linéaire, nonamortissable et dégressif • Gestion des éclatements • Gestion des mutations • Gestion des composants et des dépréciations Editions • Journaux • Grand livre • Balance • Reçus fiscaux • Adhérents • Récapitulatif des dons • Liste des dons • Balance âgée par échéance et par lettrage • Bilan, compte de résultat associations (états préparatoires) • Situations des comptes • Créances/Dettes (créances adhérents, dettes fournisseurs) • Impressions annuelles • Suivi des écritures • Balance analytique • Grand livre analytique • Cerfa 2054 : récapitulatif des mouvements des immobilisations au cours de l’exercice • Cerfa 2055 : situations et mouvements des dotations de l’exercice et ventilation des amortissements dérogatoires Importation/Exportation • Import paramétrable des écritures, des comptes et des journaux • Exportation des impressions au format PDF, Word®, Excel® • Exportation des listes au format XML, TXT, Excel®, HTML • Export des liasses fiscales • Import texte des écritures et des comptes au format EBP*** • Communication Association-Expert • Export paramétrable • Export contrôle fiscal • Import / export des guides de saisie • Export comptabilités informatisées (L.47 A) conforme à la réglementation du Contrôle Fiscal des Comptabilités Informatisées Version réseau (en option) • Gestion des droits par utilisateur Compatible • EBP Notes de Frais : saisie des notes de frais depuis un smartphone et échange des données avec EBP Compta Associations PRO * Nécessite la souscription à une Assistance PRIVILEGE ou PREMIUM. ** Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise comptable. *** EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE et en import uniquement HELIAST. • Fonctions accessibles à partir de la version Classic • Fonctions supplémentaires à partir de la version PRO EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Juillet 2014 Fonctions Principales • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Systèmes d’exploitation supportés : Pack Bâtiment Profitez d’une solution complète pour gérer tous les aspects de votre activité du bâtiment : réalisez vos documents de vente, suivez vos stocks, gérez vos salaires et tenez votre comptabilité. 4 logiciels essentiels pour gérer votre entreprise 2015 www.ebp.com Modes d’utilisation disponibles pour ce logiciel : Licence Locatif En ligne J’achète mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je loue mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je m’abonne à mon logiciel Je l’utilise sur internet EBP Bâtiment 2015 Ce logiciel est l’outil idéal pour gérer l’intégralité de votre activité commerciale, tout en prenant en compte les spécificités du bâtiment. Vous rédigez des documents de vente professionnels, réalisez des factures d’avancement et contrôlez la rentabilité de vos chantiers. EBP Immobilisations Classic 2015 Gérez simplement les amortissements et les cessions de vos biens d’équipement dans ce logiciel conforme à la réglementation CRC 2002-10 méthode simplifiée. Créez vos fiches d’immobilisations, vos composants, exploitez une fraction d’un même bien en gérant les éclatements et visualisez vos plans d’amortissement. EBP Compta Classic 2015 Profitez d’un logiciel complet pour la tenue de votre comptabilité générale. Simplifiez la saisie des opérations courantes puis préparez vos documents annuels (bilan, compte de résultat). Soyez conforme à la législation en matière de TVA. Renforcez votre gestion et gagnez du temps : suivi de trésorerie, tableau de bord. EBP Paye Bâtiment 2015 Gérez efficacement votre paye grâce à une solution adaptée au secteur du bâtiment. Vous réalisez simplement vos bulletins de salaires grâce au plan de paye spécifique bâtiment et vous effectuez vos déclarations(DADS-U(1) et DADS-U CI-BTP(1) à la norme 4DS, DUCS EDI(1) URSSAF et IRC / IP, DPAE, DSN(1)) conformément à la législation. 30 jours d’Assistance téléphonique Inclus (1) Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM). Pour la DSN, un code d’activation spécifique est nécessaire, consultez EBP ou votre revendeur habituel. Fonctions Principales • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Espace disque libre : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Systèmes d’exploitation supportés : Pack Bâtiment 2015 EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Février 2015 EBP Bâtiment 2015 • Version monoposte • Nombre de dossiers illimité • Tableau de bord en page d’accueil • Correcteur orthographique • Saisie jusqu’à 5 taux de TVA • Archivage et sauvegarde du dossier • Fiches clients et prospects détaillées • Création de différentes familles d’éléments (ex : peinture, menuiserie, plâtrerie, maçonnerie...) • Bibliothèque interne d’éléments avec fourniture, main d’oeuvre, matériel, ouvrage, divers et texte • Calcul des prix de vente des éléments suivant le déboursé, les frais généraux, la main d’oeuvre, le bénéfice, le prix de revient, la marge nette • Mise en sommeil des éléments obsolètes • Import des bibliothèques d’ouvrages(1) Annuel des Prix, ArtiPrix, Batiprix • Import de nombreux tarifs fournisseurs(1) (Cédéo, Dupont, Semangles, Clim+, Sofip, Brossette, Réseau Pro, Rexel, Coaxel, La Plateforme du Bâtiment, Schneider Electric, Catelec, COVAP, Sider, Comptoir du Sud Ouest, Vaillant, Le Gallais, Chausson Matériaux, Téréva , enseignes du groupe Sonepar) • Assistant de calcul d’un métré • Création des documents de la chaîne commerciale : devis, commandes, bons de livraison, bons de retour, factures, avoirs... • Gestion de la DEEE • Gestion de l’éco-contribution mobilier • Personnalisation du devis (couleur, police, images) • Gestion du compte prorata • Saisie de bons d’entrée et de sortie de stock • Suivi de chantier simplifié et détaillé • Enregistrement des règlements clients • Import/export paramétrable des fichiers clients, prospects, fournisseurs, articles au format ASCII délimité ou fixe • TVA neuf ou rénovation • Gestion du compte prorata (gestion des dépenses communes de chantier) • Calcul du PUMP • Saisie par salariés des heures effectuées sur chantier • Génération et transfert automatique des écritures comptables au format de nombreux logiciels comptables(2) EBP Compta Classic 2015 • Version monoposte • Nombre de dossiers : 5 • Tableau de bord • Aide en ligne • Gestion des favoris • Assistant de navigation personnalisable • Recherche d’écriture multi-critères • Saisie simplifiée, guidée • Saisie par journal et par mois • Gestion des abonnements • Ventes comptoir • Gestion des échéances • Lettrage manuel, approché, automatique et simplifié • Rapprochement bancaire manuel • TVA sur les débits, sur les encaissements • Calcul automatique de la TVA • Justificatif TVA • Report du crédit de TVA • Télédéclaration EDI-TVA (CA3, CA12, annexe 3310A, acompte de TVA 3514 et demande de remboursement 3519)(3) • Télépaiement EDI-TVA (CA3, CA12, Acompte de TVA 3514)(3) • Télépaiement de l’Impôt sur les Sociétés (IS)(3) • Saisie des notes de frais depuis l’application gratuite EBP Notes de Frais et échange des données avec EBP Compta Classic • Etats interactifs • Relevés bancaires • Situations de comptes • Balance âgée • Validation, clôtures • Solde de comptes de banque • Etat des créances clients • Etat des dettes fournisseurs • Grand livre, balance et journaux • Echéancier • Encours clients • Rapprochement bancaire • Bilan et compte de résultat (états préparatoires) • Export liasses fiscales • Communication Entreprise-Expert(2) • Export comptabilités informatisées (L.47 A) conforme à la réglementation du Contrôle Fiscale des Comptabilitées Informatisées • Journal centralisateur, impressions annuelles EBP Immobilisations Classic 2015 • Gestion des immobilisations conforme CRC 2002-10 méthode simplifiée • Paramétrage des comptes comptables des fiches d’équipements • Plans d’amortissement calculés sur 360 jours ou 365 jours • Gestion des modes d’amortissement linéaire, dérogatoire, dégressif, non amortissable • Gestion des cessions d’immobilisations, de la mise au rebut • Gestion et impressions des éclatements, des mutations et des dépréciations • Gestion des composants, génération des écritures de dotation annuelle, d’achat, de cession • Editions des états préparatoires Cerfa 2054 et 2055 EBP Paye Bâtiment 2015 • Nombre de bulletins : illimité • Nombre de dossiers : 10 • Version réseau : nous consulter • Tableau de bord • Plan de paye spécifique Bâtiment • Profils de paye Bâtiment • Interrogation des données de paye • Gestion des acomptes et des prêts • Sauvegarde des documents administratifs • Gestion des contrats de prévoyance et assurance • Définition de nouveaux types d’absences • DUCS EDI(4) URSSAF et IRC/IP • DADS-U et DADS-U CI-BTP à la norme 4DS(4) •Déclaration Sociale Nominative (DSN) (4) • Télétransmission de la DSN(3) • Attestation Employeur Dématérialisée(4) • Télédéclaration de la DADS-U, DPAE et la DUCS au format EDI(3) • Registre du personnel • Planning hebdomadaire • Explication des calculs de paye • Nombreux profils proposés : cadre, non cadre, apprenti, etc. • Saisie semi-automatique des formules • Gestion des RTT et du DIF • Assistant de création de modèles de bulletins • Nombre de salariés illimité (1) Les tarifs fournisseurs et les bibliothèques d’ouvrages ne sont pas fournis dans le logiciel. (2) EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE et en import uniquement HELIAST pour le logiciel EBP Compta Classic. (3) Cette fonction nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise comptable. Pour la télétransmission de la DSN depuis le logiciel de Paye, consultez EBP ou votre revendeur habituel. (4) Nécessite la souscription au service PRIVILEGE ou PREMIUM. Pour la DSN, un code d’activation spécifique est nécessaire, consultez EBP ou votre revendeur habituel. 1652 Compta & Gestion Commerciale www.ebp.com Bénéficiez d’un outil de gestion très performant pour maîtriser les maillons essentiels de votre entreprise. Gestion commerciale (achat, vente, stock) et comptabilité (bilan, compte de résultat, TVA et analytique) sont synchronisées pour vous faire gagner du temps au quotidien. Utilisez l’analytique pour piloter votre entreprise et renforcer votre gestion. Pour une gestion approfondie de votre activité Gérez l’ensemble de vos tâches administratives Pilotez tout le processus de vente des phases de facturation, à la gestion de vos clients et en passant par un suivi automatisé des règlements. Vos factures sont automatiquement transférées en comptabilité. Vous évitez ainsi les erreurs de saisie. Anticipez le risque de trésorerie négative Le logiciel calcule automatiquement des prévisions à partir de vos données (encaissements/décaissements et échéanciers). Bénéficiez ainsi d’une véritable aide à la décision pour maîtriser votre situation de trésorerie. Suivez précisément la situation de vos immobilisations Gérez aisément les amortissements et les cessions de vos immobilisations. Amortissez séparément différents composants pour plus de flexibilité. Optimisez votre gestion d’achats/stocks Suivez précisément vos états de stocks, lancez les réapprovisionnements nécessaires en temps et en heure, gérez la réception totale ou partielle de vos articles... Vous avez toujours une vision claire des mouvements de vos marchandises. Concevez vos propres tableaux d’analyse Créez simplement vos modèles de tableaux statistiques personnalisés en fonction de vos besoins. Vous profitez ainsi d’informations toujours à jour pour prendre vos décisions au quotidien. COMPTABILITÉ GESTION COMMERCIALE PERSONNALISATION ANALYSE Téléprocédures Lettrage Statistique S s aisie au ki ol mètre Tableau de bord Budget trésorerie Achats Ventes Stocks Compta & Gestion Commerciale PRO 2015 Modes d’utilisation disponibles pour ce logiciel : Licence Locatif En ligne J ’achete mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je loue mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je m’abonne à mon logiciel Je l’utilise sur internet ZOOM sur les fonctions clés Naviguez simplement dans le logiciel Bénéficiez d’une interface intuitive qui facilite l’utilisation quotidienne du logiciel : l’ergonomie se base sur des environnements bureautiques que vous utilisez chaque jour et proche de vos usages quotidiens : Internet, Microsoft® Office. Vous retrouvez ainsi des automatismes courants, renforçant le confort d’utilisation. Soyez rapidement opérationnel Accédez rapidement aux fonctions que vous utilisez quotidiennement. La gestion des favoris vous permet de créer un menu personnalisé directement dans la barre de navigation pour un accès plus rapide et simplifié. Une recherche multi-critères pour faciliter la gestion d’information La recherche multi-critères sera votre meilleure alliée pour modifier, mettre à jour ou gérer votre comptabilité quotidienne. Cet outil puissant vous permet de rechercher une écriture, un document de vente… d’après une multitude de critères. Retrouvez n’importe quelle opération d’après le montant, la ligne d’une écriture, un client ou un numéro de compte, etc. Profitez d’une prise en main du logiciel facilitéE Gagnez en efficacité et automatisez la gestion de votre entreprise Automatisez les tâches récurrentes pour être efficace au quotidien Réduisez le temps passé à gérer la facturation et limitez les risques d’erreurs lors de saisies récurrentes. Paramétrez les clients concernés et la périodicité souhaitée (mensuelle, trimestrielle…) et le logiciel se charge de créer les factures correspondantes ! Contrôlez l’exactitude de vos enregistrements comptables Assurez-vous que tous les encaissements et décaissements soient bien enregistrés en comptabilité. A l’aide du rapprochement bancaire automatique, optimisez cette opération chronophage et concentrez-vous sur l’analyse de vos opérations. Enregistrez rapidement un nombre important de pièces comptables La saisie au kilomètre vous permet d’enregistrer en un seul mouvement comptable un ensemble d’écritures. Ne vous préoccupez plus du journal d’enregistrement ou de la date, cette saisie vous permet d’inclure ces critères dans un seul et même document. Personnalisez les tableaux de bord en y indiquant les éléments que vous souhaitez : cumuls de 5 budgets, palmarès clients, images, etc. Personnalisez le logiciel selon vos besoins Créez des documents de vente aux couleurs de votre entreprise Soignez l’image de marque de votre entreprise en personnalisant vos documents. Vous pouvez choisir d’utiliser l’un de nos 450 modèles disponibles et paramétrables ou bien concevoir intégralement vos propres modèles d’édition. Adaptez le logiciel à vos spécificités métiers Vous avez besoin de gérer certains aspects propres à votre activité, que vous ne trouvez pas dans le logiciel ? Utilisez la fonction des champs personnalisés pour gérer du contenu spécifique dans différents endroits du logiciel. Vous pourrez ensuite filtrer, trier et classer ces informations selon vos propres critères. Créez un espace de travail dédié à vos commerciaux Le mode réseau(1) de ce logiciel vous permet de mettre en place des espaces sécurisés, confidentiels et entièrement paramétrables. Vos collaborateurs peuvent accéder aux données que vous aurez configurées à l’aide des droits utilisateurs. De cette manière, vos commerciaux ont rapidement accès aux informations clés et peuvent mettre en place une stratégie commerciale qui leur est propre. Appuyez-vous sur un outil d’analyse complet pour valoriser vos résultats Ventilez vos charges et produits selon vos critères A l’aide de la comptabilité analytique, ventilez les charges et produits pour identifier le résultat par produit ou par composante de votre entreprise. De cette manière identifiez vos postes principaux de revenus et de dépenses mais aussi les clients à valoriser. éditez les Soldes Intermédiaires de Gestion (SIG) pour identifier les éléments constitutifs de votre résultat Grâce au calcul des SIG, vous pourrez dégager facilement la marge (de production ou commerciale), la valeur ajoutée, l’excédent brut d’exploitation (EBE) ou encore le résultat d’exploitation. Muni de ces éléments, vous pourrez calculer les principaux ratios financiers en toute autonomie. Suivez vos résultats dans les moindres détails Mettez en place une véritable démarche d’analyse de votre business grâce à un module de statistiques puissant via des tableaux croisés dynamiques. Vous pouvez concevoir vos propres modèles de tableaux, les modeler comme vous le souhaitez, les sauvegarder, les modifier... Un simple cliquer-déplacer permet d’ajouter ou de retirer des informations. Vous disposez de toutes les informations pour prendre les bonnes décisions pour l’avenir de votre entreprise. Exportez et importez vos documents simplement pour synchroniser vos outils et ceux de vos partenaires Soyez conforme avec la législation concernant les téléprocédures Conformément à la législation, ce logiciel vous permet de télédéclarer et télépayer(2) la TVA. Pour encore plus d’efficacité profitez du télépaiement de l’IS(2). Simplicité, gain de temps, suivi et sécurité : tout y est ! Communiquez facilement avec votre Expert-Comptable Ce logiciel vous permet d’exporter en quelques clics vos données comptables pour envoi à votre cabinet d’expertise référent. Ces données seront converties au format de son logiciel(3), les écritures corrigées sont automatiquement intégrées à votre comptabilité. Retraitez l’ensemble des données selon vos habitudes Exportez simplement des données vous permettant de calculer des ratios en rapport avec votre activité. Retraitez ainsi certaines informations sur vos logiciels habituels (Excel, Access etc.) et appuyez-vous sur la comptabilité pour vous accompagner dans la prise de décision. (1) Mode réseau : nous consulter (2) Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise comptable. (3) EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE et en import uniquement HELIAST. Caractéristiques générales • Nombre de dossiers : 5 ou 10 • Version réseau : nous consulter • Alertes paramétrables • Champs obligatoires personnalisables • Sauvegarde et restauration • Gestion des favoris • Archivage des données • Tableau de bord paramétrable Suivi des tiers • Fichiers et famille clients, prospects et fournisseurs • Palmarès clients et fournisseurs • Sous familles clients et fournisseurs • Tarifs et promotions clients • Simulation de tarif fournisseur • Tarifs et promotions fournisseurs • Gestion des modes de règlement et des échéances multiples • Tableau de gestion des relances clients et prospects : choix du mode de relance (courrier, email, téléphone), modification de la date d’échéance, du niveau de relance... • Multi-adresses de facturation et de livraison • Publipostage • Clients / fournisseurs en sommeil / bloqués / partiellement bloqués Gestion des articles • Articles, famille articles, sous famille articles • Gestion des références articles par clients • Classification supplémentaire avec la notion de groupe (paramétrage jusqu’à 2) • Article de type bien ou service • Image associée à l’article • Etiquettes avec code-barres • Gestion de l’éco-contribution en HT et TTC • Gestion des articles liés • Gestion des articles de remplacement • Gestion articles en sommeil, bloqués, ou partiellement bloqués • Articles non facturables • Mise à jour automatique du prix d’achat de la fiche article • Gestion de différentes grilles tarifaires et des promotions associées à un article Gestion des stocks • Bons d’entrée, bons de sortie • Visualisation des mouvements de stocks • Justification des écarts de stock • Valorisation du stock au PUMP • Saisie des inventaires • Gestion des douchettes pour import des données Gestion des ventes et des achats • Créations de documents : devis, commandes, bons de livraison, bons de retour, factures, avoirs… • Transfert automatique de documents • Gestion des factures d’acompte • Gestion des frais de port • Regroupement de documents pour les devis, factures, commandes, bons de livraison, bons de réception et bons de retour • Livraison totale ou partielle • Envoi des documents par e-mails • Facturation périodique • Duplication d’un document de vente et d’achat dans un autre type de pièces • Facturation d’articles non référencés dans la base articles • Escompte inconditionnel • Règlements clients complets ou partiels • Remise à l’encaissement ou à l’escompte • Gestion des écarts de règlement • Remise en banque (pour les règlements client) • Génération de virements nationaux et internationaux à la norme bancaire SEPA • Historique de toutes les pièces clients, des documents et des lignes de chaque document • Journal des évènements • Gestion de la DEB / DES • Demandes de prix, bons de réception, commandes, factures et avoirs fournisseurs • Transfert automatique de documents • Envoi des documents par e-mails • Historique de toutes les pièces fournisseurs • Gestion de l’auto-facturation (ou mandat de facturation) • Etat sur les demandes de prix • Gestion des bons de retour et avoirs partiels • Réception totale ou partielle • Impression du planning des livraisons • Décaissement • Génération prélèvement nationaux et internationaux à la norme bancaire SEPA • Journal des évènements Gestion des commerciaux • Fichier commerciaux / collaborateurs • Gestion famille commerciaux / collaborateurs • Classification supplémentaire avec la notion de groupe (paramétrage jusqu’à 2) • Fonction des commerciaux/collaborateurs (assistant, commercial, responsable de service...) • Barème de commissionnement • Liste avec détail du calcul des commissionnements • Gestion des commerciaux en sommeil, bloqués ou partiellement bloqués Statistiques • Statistiques clients, articles, documents sous forme de tableaux, graphiques : CA, marge, palmarès clients… • Statistiques paramétrables • Groupes statistiques par famille Traitements comptables • Saisie pratique et guidée • Saisie par journal et par mois • Saisie au kilomètre • Gestion de groupes d’écritures • Gestion des abonnements • Numérotation automatique ou manuelle des pièces • Consultation des comptes inter-exercices • Échéancier interactif • Lettrage manuel, automatique, simplifié • Lettrage au pointage • Lettrage partiel • Délettrage automatique • Justificatif de TVA • Télédéclarations et télépaiement en EDI-TVA(1) ( CA3, CA12 , annexe 3310A, déclaration 3519/3514) • Télépaiement de l’IS(1) • Génération d’un fichier de virement de la TVA • Rapprochement bancaire manuel et automatique • Rapprochement par compte et par journal • Import des relevés bancaires CFONB, Qif et OFX • Comptabilisation automatique des lignes de relevés bancaires • Grand livre et balance interactifs • Clôtures mensuelles et annuelles • Balance inter-exercices • Prévision de trésorerie • Gestion des chéquiers et lettres-chèques • Réimputation des écritures de compte à compte, de journal à journal et de période à période • Virements et prélèvements CFONB et SEPA • Virements internationaux • Suivi des relances clients Analytique et budgets • Création sur 3 plans (axes) et 1 niveau de poste • Consultation analytique sous forme d’un tableau personnalisable • Gestion des budgets analytiques et généraux • OD analytiques Editions • Journaux, Grand livre, Balance • Bilan et compte de résultats (états préparatoires) • Situations des comptes • Comparatif N / N-1 • Impressions annuelles • Balance et Grand livre analytiques • Echéancier par pointage et par lettrage • Soldes Intermédiaires de Gestion • Comparatif des indicateurs comptables N/N-1 • La rémunération de compte Importation/Exportation • Communication Entreprise-Expert • Import paramétrable des écritures, des comptes et des journaux • Import texte des écritures et des comptes au format EBP • Export paramétrable • Export des liasses fiscales • Export contrôle L47 A conforme à la réglementation du Contrôle Fiscal des Comptabilités Informatisées • Exportation des impressions au format PDF, Word, Excel® • Exportation des listes au format XML, TXT, Excel®, HTML Liaison avec EBP CRM PRO • Synchronisation des articles, des devis et des unités avec EBP CRM PRO (logiciel à acquérir séparément) Compatible • EBP Notes de Frais : Saisie des notes de frais depuis l’application gratuite EBP Notes de Frais et échange des données avec EBP Compta (1) Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise comptable. • Fonctions accessibles à partir de la version Classic • Fonctions supplémentaires à partir de la version PRO EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Juillet 2014 Fonctions Principales • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Systèmes d’exploitation supportés : Devis et Facturation Classic Pour Windows XP, Vista et 7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2009 EBP Informatique, édition Juin 2009 EBP Devis et Facturation Classic 3 Convention d’Utilisation d’EBP PREAMBULE En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode "terminal server" (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. LIVRAISON, SUIVI ET DROIT DE RETRACTATION ( LOI CHATEL DU 3 JANVIER 2008 ) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. ÉTENDUE DES OBLIGATIONS DE SUPPORT D’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le 4 EBP Devis et Facturation Classic CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. ASSISTANCE DE PROXIMITE SUR LE SITE L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. SAUVEGARDE DES DONNEES Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. LIMITATION DE GARANTIE EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. LIMITATIONS DE RESPONSABILITE Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels EBP Devis et Facturation Classic 5 préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. DISPOSITIONS FINALES Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Version 2.1 : Mai 2009 6 EBP Devis et Facturation Classic Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Devis et Facturation Classic et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : • La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis • Le menu ? + Aide sur EBP Devis et Facturation Classic pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier Devis.rtf qui sera proposé à l’installation du logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis l’impression de ce manuel y seront consignées. EBP Devis et Facturation Classic 7 Table des matières INSTALLATION 9 1. AVANT DE COMMENCER 9 1.1. Accès au service technique ..................................................................... 9 1.2. Configuration minimale conseillée ........................................................... 9 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? 10 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? 11 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 11 4.1. Version d’évaluation .............................................................................. 11 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? ............................................. 11 4.3. Comment introduire mon code d’activation ? ......................................... 12 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? 12 6. ECRAN DE TRAVAIL 13 PRISE EN MAIN 14 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 14 1.1. Les options à remplir dès maintenant .................................................... 15 1.2. Les autres options ................................................................................. 15 1.3. Gestion des fenêtres .............................................................................. 15 2. COMMENT CREER UN ARTICLE ? 16 3. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ? 17 4. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ? 17 5. COMMENT SAISIR UN DEVIS ? 19 5.1. L'entête du devis .................................................................................... 20 5.2. Le corps ................................................................................................. 20 5.3. Le pied ................................................................................................... 20 6. COMMENT CREER UNE FACTURE ? 21 7. COMMENT ENREGISTRER UN AVOIR ? 21 8. TRANSFERT, DUPLICATION ET IMPRESSION DE DOCUMENTS 22 8.1. Transfert de documents ......................................................................... 22 8.2. Duplication ............................................................................................. 22 8.3. Impression des documents .................................................................... 22 8.4. Envoi par e-mail ..................................................................................... 22 9. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ? 23 10. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ? 23 11. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUES 24 11.1. Le tableau de bord ............................................................................... 24 11.2. L’historique des ventes ........................................................................ 24 11.3. L’historique Eco Contribution ............................................................... 25 12. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN COMPTABILITE ? 25 12.1. Les données à renseigner avant transfert ........................................... 25 12.2. Le transfert .......................................................................................... 26 8 EBP Devis et Facturation Classic 13. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? 27 14. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? 28 LES FONCTIONS AVANCEES 29 1. L’ECHEANCIER CLIENT 29 2. LES RELANCES 29 3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE 29 4. LES EPURATIONS 29 5. LES STATISTIQUES 29 6. EBP SAUVEGARDE 30 7. LE MENU INTERNET 30 INDEX 31 Avant de commencer EBP Devis et Facturation Classic 9 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix : • Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d’un appel local » • Exposez votre problème par e-mail devis.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la suivante : • Processeur : P4 2 GHz ou équivalent • Mémoire : 1 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 1.5 Go • Une imprimante jet d’encre ou laser avec un driver Windows. Les systèmes d’exploitation supportés sont : • Windows XP SP2 • Windows Vista SP1 32 bit & 64 bit • Windows 7 32 bit & 64 bit INSTALLATION 10 EBP Devis et Facturation Classic Remarque Windows XP, Vista ou 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Devis et Facturation Classic . 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 5. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 6. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. 7. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\DEVIS7.0. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 8. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 9. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer. Comment lancer mon logiciel ? EBP Devis et Facturation Classic 11 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été crée sur le bureau, vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + Devis et Facturation Classic… 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis ensuite il sera limité en nombre de données : 20 articles, 20 documents et les impressions porteront la mention "Démonstration" Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Code d’activation). L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel. INSTALLATION 12 EBP Devis et Facturation Classic 4.3. Comment introduire mon code d’activation ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre logiciel. La fenêtre Activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes : • Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » en respectant la même syntaxe (points, majuscules). • Numéro de Licence Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint avec la boîte du logiciel. • Clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com. Elle vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. • Code d’activation Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement apparaît : • Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel (Ex : 2010 monoposte) correspond ce code. • Si le code saisi n’est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? + Code d’activation. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Raccourci souris Raccourci clavier [Ctrl]+[N] Pour créer un dossier dans le logiciel, activez le menu Fichier + Nouveau. Vous entrez alors dans l’assistant de création. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous renseignerez le nom du dossier, le répertoire dans lequel vous souhaitez qu’il s’installe, les tables à créer par défaut, les coordonnées et informations, et vous Ecran de travail EBP Devis et Facturation Classic 13 pourrez insérer le logo de votre dossier qui sera automatiquement repris dans vos documents (devis, factures, avoirs..). Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. 6. ECRAN DE TRAVAIL *Le tableau de bord s’affiche à partir de la deuxième ouverture du dossier. Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. Partie contextuelle de la barre de navigation. Le tableau de bord* La barre de statut affiche des messages d’aide ou d’informations relatives à l’état de votre clavier, le mode d’ouverture de votre base en réseau (Exclusif ou Partagé) signalé par un cadenas , l’utilisateur courant, … Les menus La barre de fenêtres PRISE EN MAIN 14 EBP Devis et Facturation Classic Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en vous détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un devis, d’une facture ou d’un avoir, et dans la saisie d’un règlement. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. Comment initialiser mon dossier ? EBP Devis et Facturation Classic 15 1.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes : • Numérotation : Permet d'indiquer les prochains numéros de documents qui s'incrémenteront ensuite automatiquement, et d'indiquer les codes articles, clients etc.. • Sauvegarde : Permet que l'assistant de sauvegarde vous soit proposé automatiquement à la fermeture de votre dossier. • Articles : Cette partie permet d'indiquer les marges que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles. • Décimales : Permet d'indiquer le nombre de décimales à afficher pour tous les montants, quantités et unités, calculés ou saisis dans votre dossier. • Comptabilité : Permet d'établir le lien avec votre dossier comptable, pour rechercher vos journaux et comptes clients, et pour le transfert comptable. • TVA : Permet de paramétrer jusqu'à 10 taux et comptes de TVA. 1.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de protéger l’ouverture de votre dossier. Vous pouvez également définir des paramètres concernant l’affichage du Tableau de bord. Dans la partie Documents, vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis…et dans la partie Expert Comptable, saisissez les coordonnées de votre expert, pour les retrouver sur tous les documents qui lui sont destinés. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 1.3. Gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes, filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel d’utilisation, puis Caractéristiques générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. PRISE EN MAIN 16 EBP Devis et Facturation Classic 2. COMMENT CREER UN ARTICLE ? Pour créer un article, sélectionnez Articles dans la partie Favoris de la barre de navigation, puis cliquez sur pour créer un nouvel article. Une fiche article apparaît. Vous pouvez sélectionner sa famille, son unité de vente, à l’aide de l’icône et indiquer une description succincte. Saisissez ensuite une description commerciale, puis surlignez quelques mots à l’aide de la souris et appliquez les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..). Dans le cadre Tarif, indiquez le prix d’achat de votre article puis tapez sur Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des taux de marge et marque indiqués dans les options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment sont calculés tous les montants affichés. La partie éco-contribution, vous permet de sélectionner le code du barème que vous souhaitez appliquer à l'article. Suite à la sélection de ce code, le prix unitaire TTC et le libellé du barème sont automatiquement affichés. L’onglet Image vous permet d’insérer une image de votre article. Cliquez sur l’icône Ajouter/Modifier pour l’importer. Comment enregistrer un client ? EBP Devis et Facturation Classic 17 3. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ? Pour accéder à la liste des clients et prospects, vous avez deux possibilités : • Sélectionner Clients/Prospects dans la partie Favoris de la barre de navigation, • Activer le menu Données + Clients / Prospects. Le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une facture pour un prospect, celui-ci est transféré en client. Pour créer un client ou prospect, utilisez les touches [CTRL] + [Inser] de votre clavier. Remplissez alors les principales coordonnées et informations concernant votre client contenues dans l'onglet Détail et validez par OK. L’icône accessible dans la zone SIREN vous permet d’obtenir des informations sur la société de votre client. L'onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous pouvez en ajouter en cliquant sur l’icône Nouveau. L'onglet Divers vous permet d’associer un document associés à votre client. 4. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ? Les modes de règlements sont gérés à partir du menu Données + Modes de règlement. Ils incluent à la fois le moyen de paiement utilisé et l’échéance à générer. Utilisez le bouton Ajouter pour créer un nouveau mode de règlement. PRISE EN MAIN 18 EBP Devis et Facturation Classic Vous devez renseigner le code, le libellé du mode de règlement, le type de paiement, et le nombre de jours pour calculer la date d’échéance à partir de la date de création du document. Remarque Si vous choisissez le règlement Net le ou Fin de mois le, saisissez le jour du règlement. Exemple: Code : 02 Libellé : Chèque à 30 jours Type de paiement : Chèque Echéance : 30 jours. Mode de Règlement : Net Ainsi, pour une facture du 01/01/2007, le calcul suivant sera effectué : 01/01 + 30 jours, soit 31/01, puis Net, ce qui donnera une date d’échéance au 31/01/2007. La date d’échéance sera automatiquement calculée à la validation de vos factures. Comment saisir un devis ? EBP Devis et Facturation Classic 19 5. COMMENT SAISIR UN DEVIS ? Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser : • L'option Nouveau devis depuis la barre de navigation, • Le menu Traitements + Nouveau devis, • Ouvrir la liste des documents de vente depuis le menu Traitements et cliquer sur le bouton Ajouter. Un nouveau devis apparaît à l'écran. Le devis se compose de trois parties : • l'entête, • le corps • le pied. Ces différentes parties sont affichées sur une seule et même fenêtre. PRISE EN MAIN 20 EBP Devis et Facturation Classic 5.1. L'entête du devis Dans cette partie, vous pouvez faire appel à votre client, à l'aide de l'icône , et utiliser l'icône pour consulter sa fiche. Vous pouvez également modifier directement ses coordonnées. Vous pouvez aussi sélectionner votre mode de règlement et indiquer l'état de votre devis (en cours, accepté...). La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier. 5.2. Le corps Le corps du devis est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui composeront votre devis. Pour faciliter la saisie, vous disposez : • D'une barre d'outils juste au-dessus de la grille (Faire F1 pour plus de détails). Le bouton Saisie plein écran est particulièrement pratique lorsque vous avez besoin d'insérer beaucoup de lignes dans votre corps de document. • D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 20 colonnes (voir aide en ligne) sont à votre disposition. • D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés ou vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex, une prestation), et vous pouvez effectuer des couper-copier-coller de lignes dans le corps du document, ou d'un document à un autre. • D’une barre d’outils pour les textes enrichis : vous pouvez appliquer différents attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d’un correcteur orthographique comme dans un traitement de texte. 5.3. Le pied Le pied représente la partie totalisation du devis. Vous avez la possibilité de saisir une remise, d'ajouter des frais de port (HT ou TTC) , et d’indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements). Le montant total des lignes articles avec éco-contribution, compris ou pas dans le Total TTC, est affiché. (voir aide en ligne) Vous avez accès à deux boutons supplémentaires : le bouton TVA permet d'afficher le récapitulatif des montants HT et montants de TVA par taux, et le bouton Complément vous indique les marges globales, les montants totaux en contrevaleurs, ainsi que des renseignements complémentaires sur le client. Comment créer une facture ? EBP Devis et Facturation Classic 21 6. COMMENT CREER UNE FACTURE ? Pour accéder à la création d'une facture, vous pouvez utiliser : • L’option Nouvelle facture depuis la barre de navigation, • Le menu Traitements + Nouvelle facture, • Ou bien ouvrir la liste des documents de ventes depuis le menu Traitements et cliquer sur le bouton Ajouter. Une facture peut également être créée par transfert d'un devis. La facture se compose de trois parties : l'entête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que dans le devis (voir plus haut). Tous les champs sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la facture. Remarque Vous disposez d’un onglet Acompte, pour créer ou associer une facture d’acompte à votre document. Consultez l’aide en ligne pour connaître le mode de fonctionnement de cette partie. 7. COMMENT ENREGISTRER UN AVOIR ? Un avoir est un document de vente qui génère une échéance en négatif dans vos règlements. Vous pouvez créer un document de type avoir depuis le transfert d'une facture, ou bien, en utilisant le menu Traitements + Nouvel Avoir. Un document de type avoir s'ouvre. Vous disposez alors des mêmes options qu'en création de facture. A la validation du document, le montant net à payer génère une échéance en négatif dans la liste de vos règlements clients. PRISE EN MAIN 22 EBP Devis et Facturation Classic 8. TRANSFERT, DUPLICATION ET IMPRESSION DE DOCUMENTS 8.1. Transfert de documents Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n'est alors plus modifiable. Les devis peuvent être transférés en factures, et les factures en avoirs. Remarque Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Le document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable (Il pourra être dupliqué). Pour cela, vous devez afficher la liste des documents, depuis le menu Traitements + Documents de vente. Sélectionnez le document initial et cliquez le bouton Transférer disponible dans la partie Navigation de votre barre de navigation. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 8.2. Duplication Vous pouvez dupliquer tous les documents, afin de récupérer leur contenu, en utilisant le bouton Dupliquer disponible dans la liste des documents de vente. 8.3. Impression des documents De nombreux modèles d’impressions sont à votre disposition pour imprimer vos documents de vente. Utilisez le bouton Imprimer au bas de la fenêtre du document, et choisissez votre modèle. Une boîte d’impression s’ouvre et vous permet d’accéder aux fonctions suivantes: • Un onglet Propriétés pour choisir les paramètres de l'impression. • Un onglet Aperçu avant impression. Les fonctions proposées dans chacun de ces onglets sont détaillées dans l’aide en ligne (accessible par la touche F1 depuis chaque onglet). 8.4. Envoi par e-mail Depuis la barre de navigation, ou depuis la fenêtre d’impression, vous pouvez envoyer votre document directement par e-mail. Une fenêtre s'affiche à l'écran. Comment saisir un acompte ? EBP Devis et Facturation Classic 23 Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples informations sur ce point. 9. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ? Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la livraison du bien ou la prestation de services ne soit effectuée (article 289 c du CGI) Vous pouvez la créer directement depuis la liste des documents de vente du menu Traitements (ou bien à partir de l’onglet Acompte de la facture). Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acomptes qui ont été enregistrées. Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de TVA, la TVA payée, et le restant à payer. Dans les options du dossier, partie Comptabilité + Tiers, vos comptes de TVA en attente, et le compte de Tiers pour les acomptes sont indiqués. Consultez l’aide en ligne (F1), partie Guide + Facture d’acompte pour connaître le mode de transfert comptable appliqué, et le détail du fonctionnement des documents d’acompte. 10. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ? Pour saisir un règlement client, placez dans le menu Traitements + Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la liste pour ajouter un nouveau règlement. Renseignez alors les informations concernant votre client, et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite : • affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur l’échéance correspondante, • ou bien saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances concernées. Remarque Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire. PRISE EN MAIN 24 EBP Devis et Facturation Classic Afin que le règlement soit transféré dans votre comptabilité, vous devez indiquer un code Banque sur la fiche règlement. 11. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUES 11.1. Le tableau de bord Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes : • Les derniers documents, • Les devis à relancer, • Les échéances échues, • Les statistiques, • Un graphique représentant votre chiffre d’affaire par mois. Astuce Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à l’aide de la souris. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. 11.2. L’historique des ventes Depuis le menu Données + Historique clients/prospects, EBP Devis et Facturation Classic vous offre la possibilité d’obtenir un historique des ventes clients ou prospects, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte. Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Actualiser Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis les écrans du tableau de bord et de l’historique pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles. Comment transférer mes écritures en comptabilité ? EBP Devis et Facturation Classic 25 11.3. L’historique Eco Contribution Depuis le menu Impressions + Historique éco-contribution, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'éco-contribution utilisés dans les documents. 12. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN COMPTABILITE ? Vous pouvez transférer en comptabilité vos écritures comptables de ventes et de règlements. Pour mettre en place cette interface, vous devez renseigner un certain nombre de données. 12.1. Les données à renseigner avant transfert Pour effectuer votre transfert en comptabilité, EBP Devis et Facturation Classic a besoin de plusieurs renseignements : • Dans les options du dossier (menu Outils + Options), le chemin d’accès du dossier comptable dans lequel vous souhaitez transférer vos écritures, ainsi que les journaux comptables, et les comptes de TVA ; Remarque Dès que vous aurez sélectionné le chemin d’accès à votre dossier de comptabilité, vous pourrez sélectionner les journaux et comptes comptables existants en comptabilité à l’aide de l’icône . • Les comptes comptables de vente (par taux de TVA) que vous souhaitez utiliser, à renseigner dans les fiches articles ou dans les options ; • Les comptes comptables de vos clients, dans les fiches clients ; • Le compte comptable de votre banque, (pour l'écriture de règlement) à renseigner dans la fiche banque ou dans les options ; • Les journaux comptables (vente, banque) à saisir dans les options du dossier. Remarque Le logiciel prend par défaut les comptes comptables indiqués dans les fiches articles, banques et fiches clients. Si ceux-ci n'existent pas, ce sont ceux des options qui seront utilisés pour le transfert des écritures. PRISE EN MAIN 26 EBP Devis et Facturation Classic 12.2. Le transfert Pour effectuer le transfert en comptabilité, vous devez vous placer dans le menu Traitements + Transfert en comptabilité et choisir le mode de transfert comptable. Pour chaque mode, nous vous conseillons de consulter auparavant l'aperçu avant impression qui vous donne la liste des écritures qui vont être transférées en comptabilité. Attention La longueur des numéros de comptes saisis dans EBP Devis et Facturation Classic doit correspondre à la longueur des comptes dans EBP Compta (voir aide en ligne du logiciel de comptabilité). 12.2.1. EBP Comptabilité Ce transfert consiste à saisir les paramètres de transfert (dates, pièces, format) et lancer la procédure, à l'aide du bouton Lancer le transfert. Le format proposé est unique : « EBP Compta 2001 et supérieur ». A la fin de la procédure de transfert, un fichier est généré. 12.2.2. Communication entreprise expert Utilisez la commande Traitements + Transfert en comptabilité + Communication entreprise expert pour accéder à la boite de dialogue d’export des écritures. Sélectionnez les paramètres de transfert (dates, pièces) et lancer la procédure, à l'aide du bouton Lancer le transfert. Le lancement de la procédure, ouvre la fenêtre d’échanges de Communication Entreprise Expert. Cette fenêtre permet de sélectionner et ensuite générer un fichier d’écritures comptables sous différents formats. Comment sauvegarder mon dossier ? EBP Devis et Facturation Classic 27 13. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données, et de tourner sur au moins deux jeux de sauvegarde si vous utilisez des disquettes. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM*. Vous pouvez aussi effectuer des sauvegardes en ligne avec EBP Sauvegarde : 60 jours vous sont offerts avec l’achat du logiciel. Par le menu Outils + Sauvegarde ou depuis l'option Sauvegarde de la barre de navigation, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. La sauvegarde peut être allégée, en fonction des options sélectionnées. Par défaut, tout est sauvegardé (Données, modèles et formats d'affichage). Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). PRISE EN MAIN 28 EBP Devis et Facturation Classic 14. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? Nous vous rappelons, d’après les art 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils + Archivage des données. Sélectionnez le dossier à archiver, et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Terminer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. La description des champs du fichier se trouve en entête de chaque fichier. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type Archives_Nomdudossier_jjmmaa.zip. L’ECHEANCIER CLIENT EBP Devis et Facturation Classic 29 LES FONCTIONS AVANCEES Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Devis et Facturation Classic. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. L’ECHEANCIER CLIENT Vous avez la possibilité de consulter à l’écran et d’imprimer les échéances de vos clients, filtrées selon les dates souhaitées. 2. LES RELANCES Il existe deux types de relances : Les relances pour les devis dont la date de validité arrive à échéance, et les relances clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme. 3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE Depuis le menu Impressions + Dossier expert comptable, nous vous proposons l’impression de vos factures et règlements, avec les comptes comptables et toutes les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité. 4. LES EPURATIONS Vous avez la possibilité de supprimer (par exemple, en fin d’année) tout ou une partie de vos documents, selon les critères choisis (date, comptabilisés, etc..). Attention, cette opération est irréversible, vous devez IMPERATIVEMENT réaliser une sauvegarde de vos données avant de la lancer 5. LES STATISTIQUES EBP Devis et Facturation Classic vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques clients, articles, sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Traitements – Statistiques). Vous pouvez les imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel. LES FONCTIONS AVANCEES 30 EBP Devis et Facturation Classic Remarque Pour les articles et les clients, vous avez la possibilité de limité le résultat aux 15 premiers. 6. EBP SAUVEGARDE EBP Devis et Facturation Classic permet de sauvegarder en ligne, grâce au service EBP Sauvegarde accessible depuis l'assistant de sauvegarde des données. EBP Sauvegarde est un service économique, offrant un hébergement sécurisé de vos données, la possibilité d'y accéder à tout instant et en tout lieu et la simplicité d'un support toujours disponible. Pratique et sûre, la notification de sauvegarde confirme le bon déroulement des opérations. Avec l'achat du logiciel, 60 jours de sauvegarde en ligne vous sont offerts. 7. LE MENU INTERNET Le menu Internet vous offre la possibilité de mettre à jour la version d'EBP Devis et Facturation Classic, d'accéder au support technique sur le Web, de consulter la liste des sauvegardes en ligne que vous avez effectuées, de débrider en ligne votre programme etc.... Pour cela, vous devez avoir accès à Internet depuis votre poste. Sélectionnez ensuite l'option désirée, et laissez-vous guider ! Index EBP Devis et Facturation Classic 31 Index A Accès au service technique ...................................................................................... 9 Acompte.................................................................................................................. 23 Aide sur EBP Devis et Facturation Classic ............................................................... 6 Archivage ................................................................................................................ 28 Articles .................................................................................................................... 16 Avoir ....................................................................................................................... 21 C Clients ..................................................................................................................... 17 Code d'activation .............................................................................................. 11, 12 Communication Entreprise Expert .......................................................................... 26 Configuration minimale ............................................................................................. 9 Corps du devis ........................................................................................................ 20 Création de dossier ................................................................................................. 12 D Date d’échéance ..................................................................................................... 18 Duplication de documents....................................................................................... 22 E EBP Sauvegarde .................................................................................................... 30 Echéances ........................................................................................................ 18, 29 éco-contribution ...................................................................................................... 16 Ecran de travail ....................................................................................................... 13 e-mail ...................................................................................................................... 22 Entête du devis ....................................................................................................... 20 Epurations............................................................................................................... 29 Expert comptable .................................................................................................... 29 Expert Comptable ................................................................................................... 15 F Facture.................................................................................................................... 21 Facture d’acompte .................................................................................................. 23 Fonctions avancées ................................................................................................ 29 G Gestion des fenêtres ............................................................................................... 15 INDEX 32 EBP Devis et Facturation Classic H Historique des ventes ............................................................................................. 24 Historique eco-contribution ..................................................................................... 25 I Images .................................................................................................................... 16 Impressions ............................................................................................................ 22 Initialisation du dossier ........................................................................................... 14 Installation............................................................................................................... 10 Internet.................................................................................................................... 30 L Lancement du logiciel ............................................................................................. 11 M Mode de règlement ................................................................................................. 17 N Nouveau devis ........................................................................................................ 19 O Options du dossier .................................................................................................. 15 P Pied de devis .......................................................................................................... 20 Prospects ................................................................................................................ 17 R Relances ................................................................................................................. 29 S Saisie d’un Règlement ............................................................................................ 23 Sauvegarde ............................................................................................................ 27 Statistiques ............................................................................................................. 29 T Tableau de bord ...................................................................................................... 24 Tarif article .............................................................................................................. 16 Transfert comptable ................................................................................................ 26 Transfert de documents .......................................................................................... 22 Compta Mac Ce logiciel spécialement conçu pour une utilisation sur Mac, intègre toutes les fonctionnalités essentielles à la tenue d’une comptabilité générale : saisie des écritures, TVA, bilan, compte de résultat, etc. Pour tenir votre comptabilité générale 2015 www.ebp.com Retrouvez une interface de travail proche de vos outils Mac Exclusivement conçu pour l’environnement Macintosh, ce logiciel vous permet de travailler dans une interface très proche de vos habitudes de navigation sur les outils Apple®. Choisissez le mode de saisie le mieux adapté à votre utilisation Choisissez la saisie qui vous convient : par période ou par journal. Gagnez du temps en automatisant les saisies les plus fréquentes à l’aide de la recopie d’écritures. Visualisez et gérez facilement les clients à relancer La gestion des relances vous permet de visualiser le dernier niveau de relance effectué, suivre les échéances et relancer les clients. Des modèles de lettres par niveau de relance vous sont proposés pour adapter votre discours. Personnalisez votre interface de travail Sélectionnez vos propres critères de recherche et d’affichage depuis une liste très exhaustive. Personnalisez ainsi votre interface selon votre méthode de travail et votre activité. Echangez vos données de façon sécurisée Transférez vos fichiers à votre Expert-Comptable pour la révision de vos comptes, au format de son logiciel*. En un clic, les écritures corrigées s’intègrent automatiquement dans votre comptabilité ! *EBP, Sage, Ciel Modes d’utilisation disponibles pour ce logiciel : Licence Locatif En ligne J’achète mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je loue mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je m’abonne à mon logiciel Je l’utilise sur internet 30 jours d’Assistance téléphonique Inclus Fonctions Principales • Snow Léopard (10.6), Lion (10.7), Mountain Lion (10.8), OS X Mavericks (10.9) Configurations Minimales Requises : Snow Léopard, Lion, Mountain Lion et Mavericks sont des systèmes d’exploitation dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. • Processeur : Intel avec OS 10.6 minimum, 10.7, 10.8, 10.9 • Mémoire : 2 Go de mémoire vive • Espace disque libre : 8 Go Systèmes d’exploitation supportés : Caractéristiques générales • Version monoposte • Nombre de dossiers : 5 • Nombre d’enregistrements illimités par table • Recherche multi-critères par fenêtre • Filtres de recherches • Sauvegarde et restauration des données • Base de démonstration Traitements comptables • Générateur d’états et modèles inclus • Gestion des tiers (clients et fournisseurs) • Saisie par période et par journal • Lettrage manuel • Gestion des relances • Etats préparatoires à la TVA CA3 et CA12 • TVA sur débits/encaissements • Rapprochement bancaire manuel • Bordereau de remise en banque • Numéro des pièces comptables paramétrable par journal • Un RIB par tiers • Journaux (Achats, Ventes, Trésorerie, A-nouveaux, Opérations diverses) • Extrait de compte • Recopie d’écritures • Validation des écritures Editions • Grand livre • Balance • Bilan et compte de résultat (états préparatoires) • Echéancier • Balance âgée • Journaux • Soldes Intermédiaires de Gestion (SIG) (état préparatoire) Import / Export • Export de toutes les fenêtres au format texte • Import dans la liste selon les colonnes présentes • Export des tables pour l’article L215-3 • Suivi des tiers • Gestion simple des commerciaux et CESUP • Export comptabilités informatisées (L.47 A) conforme à la réglementation du Contrôle Fiscal des Comptabilités Informatisées Liste des fonctions non exhaustive Compta mac 2015 Saisissez toutes vos écritures comptables en quelques clics. EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Juillet 2014 Pack Bâtiment Profitez d’une solution complète pour gérer tous les aspects de votre activité du bâtiment : réalisez vos documents de vente, suivez vos stocks, gérez vos salaires et tenez votre comptabilité. 4 logiciels essentiels pour gérer votre entreprise 2015 www.ebp.com Modes d’utilisation disponibles pour ce logiciel : Licence Locatif En ligne J’achète mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je loue mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je m’abonne à mon logiciel Je l’utilise sur internet EBP Bâtiment 2015 Ce logiciel est l’outil idéal pour gérer l’intégralité de votre activité commerciale, tout en prenant en compte les spécificités du bâtiment. Vous rédigez des documents de vente professionnels, réalisez des factures d’avancement et contrôlez la rentabilité de vos chantiers. EBP Immobilisations Classic 2015 Gérez simplement les amortissements et les cessions de vos biens d’équipement dans ce logiciel conforme à la réglementation CRC 2002-10 méthode simplifiée. Créez vos fiches d’immobilisations, vos composants, exploitez une fraction d’un même bien en gérant les éclatements et visualisez vos plans d’amortissement. EBP Compta Classic 2015 Profitez d’un logiciel complet pour la tenue de votre comptabilité générale. Simplifiez la saisie des opérations courantes puis préparez vos documents annuels (bilan, compte de résultat). Soyez conforme à la législation en matière de TVA. Renforcez votre gestion et gagnez du temps : suivi de trésorerie, tableau de bord. EBP Paye Bâtiment 2015 Gérez efficacement votre paye grâce à une solution adaptée au secteur du bâtiment. Vous réalisez simplement vos bulletins de salaires grâce au plan de paye spécifique bâtiment et vous effectuez vos déclarations(DADS-U et DADS-U CI-BTP à la norme 4DS(1), DUCS EDI(1) URSSAF et IRC / IP, DPAE) conformément à la législation. 30 jours d’Assistance téléphonique Inclus (1) Nécessite la souscription au service PRIVILEGE ou PREMIUM Fonctions Principales • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Espace disque libre : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Systèmes d’exploitation supportés : Pack Bâtiment 2015 EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Septembre 2014 EBP Bâtiment 2015 • Version monoposte • Nombre de dossiers illimité • Tableau de bord en page d’accueil • Correcteur orthographique • Saisie jusqu’à 5 taux de TVA • Archivage et sauvegarde du dossier • Fiches clients et prospects détaillées • Création de différentes familles d’éléments (ex : peinture, menuiserie, plâtrerie, maçonnerie...) • Bibliothèque interne d’éléments avec fourniture, main d’oeuvre, matériel, ouvrage, divers et texte • Calcul des prix de vente des éléments suivant le déboursé, les frais généraux, la main d’oeuvre, le bénéfice, le prix de revient, la marge nette • Mise en sommeil des éléments obsolètes • Import des bibliothèques d’ouvrages(1) Annuel des Prix, ArtiPrix, Batiprix • Import de nombreux tarifs fournisseurs(1) (Cédéo, Dupont, Semangles, Clim+, Sofip, Brossette, Réseau Pro, Rexel, Coaxel, La Plateforme du Bâtiment, Schneider Electric, Catelec, COVAP, Sider, Comptoir du Sud Ouest, Vaillant, Le Gallais, Chausson Matériaux, Téréva , enseignes du groupe Sonepar) • Assistant de calcul d’un métré • Création des documents de la chaîne commerciale : devis, commandes, bons de livraison, bons de retour, factures, avoirs... • Gestion de la DEEE • Gestion de l’éco-contribution mobilier • Personnalisation du devis (couleur, police, images) • Gestion du compte prorata • Saisie de bons d’entrée et de sortie de stock • Suivi de chantier simplifié et détaillé • Enregistrement des règlements clients • Import/export paramétrable des fichiers clients, prospects, fournisseurs, articles au format ASCII délimité ou fixe • TVA neuf ou rénovation • Gestion du compte prorata (gestion des dépenses communes de chantier) • Calcul du PUMP • Saisie par salariés des heures effectuées sur chantier • Génération et transfert automatique des écritures comptables au format de nombreux logiciels comptables(2) EBP Compta Classic 2015 • Version monoposte • Nombre de dossiers : 5 • Tableau de bord • Aide en ligne • Gestion des favoris • Assistant de navigation personnalisable • Recherche d’écriture multi-critères • Saisie simplifiée, guidée • Saisie par journal et par mois • Gestion des abonnements • Ventes comptoir • Gestion des échéances • Lettrage manuel, approché, automatique et simplifié • Rapprochement bancaire manuel • TVA sur les débits, sur les encaissements • Calcul automatique de la TVA • Justificatif TVA • Report du crédit de TVA • Télédéclaration EDI-TVA (CA3, CA12, annexe 3310A, acompte de TVA 3514 et demande de remboursement 3519)(3) • Télépaiement EDI-TVA (CA3, CA12, Acompte de TVA 3514)(3) • Télépaiement de l’Impôt sur les Sociétés (IS)(3) • Saisie des notes de frais depuis l’application gratuite EBP Notes de Frais et échange des données avec EBP Compta Classic • Etats interactifs • Relevés bancaires • Situations de comptes • Balance âgée • Validation, clôtures • Solde de comptes de banque • Etat des créances clients • Etat des dettes fournisseurs • Grand livre, balance et journaux • Echéancier • Encours clients • Rapprochement bancaire • Bilan et compte de résultat (états préparatoires) • Export liasses fiscales • Communication Entreprise-Expert(2) • Export comptabilités informatisées (L.47 A) conforme à la réglementation du Contrôle Fiscale des Comptabilitées Informatisées • Journal centralisateur, impressions annuelles EBP Immobilisations Classic 2015 • Gestion des immobilisations conforme CRC 2002-10 méthode simplifiée • Paramétrage des comptes comptables des fiches d’équipements • Plans d’amortissement calculés sur 360 jours ou 365 jours • Gestion des modes d’amortissement linéaire, dérogatoire, dégressif, non amortissable • Gestion des cessions d’immobilisations, de la mise au rebut • Gestion et impressions des éclatements, des mutations et des dépréciations • Gestion des composants, génération des écritures de dotation annuelle, d’achat, de cession • Editions des états préparatoires Cerfa 2054 et 2055 EBP Paye Bâtiment 2015 • Nombre de dossiers : 10 • Version réseau : nous consulter • Tableau de bord • Plan de paye spécifique Bâtiment • Profils de paye Bâtiment • Interrogation des données de paye • Gestion des acomptes et des prêts • Sauvegarde des documents administratifs • Gestion des contrats de prévoyance et assurance • Définition de nouveaux types d’absences • DUCS EDI(4) URSSAF et IRC/IP • DADS-U et DADS-U CI-BTP à la norme 4DS(4) • Attestation Employeur Dématérialisée(4) • Registre du personnel • Télédéclaration de la DADS-U, DPAE et la DUCS au format EDI(3) • Planning hebdomadaire • Explication des calculs de paye • Nombreux profils proposés : cadre, non cadre, apprenti, etc. • Saisie semi-automatique des formules • Gestion des RTT et du DIF • Assistant de création de modèles de bulletins • Nombre de salariés illimité (1) Les tarifs fournisseurs et les bibliothèques d’ouvrages ne sont pas fournis dans le logiciel. (2) EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE et en import uniquement HELIAST pour le logiciel EBP Compta Classic. (3) Cette fonction nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise comptable. (4) Nécessite la souscription au service PRIVILEGE ou PREMIUM. 1652 Pack éco Association Une offre composée de deux logiciels simples d’utilisation pour gérer votre association de A à Z. Suivi des adhérents, organisation des activités, enregistrement des règlements et tenue de la trésorerie. Transfert rapide des données en comptabilité pour l’établissement du bilan et du compte de résultat. 2 logiciels essentiels pour gérer votre association 2015 www.ebp.com Modes d’utilisation disponibles pour ce logiciel : Licence Locatif En ligne J’achète mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je loue mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je m’abonne à mon logiciel Je l’utilise sur internet EBP Compta Associations Classic 2015 Profitez d’une interface proche de vos outils bureautiques Naviguez intuitivement dans le logiciel grâce à son environnement de travail, proche de vos usages quotidiens (Excel®, Outlook®). Disposez ainsi d’une prise en main rapide. Profitez d’une comptabilité dédiée aux associations Fiches adhérents, guides de saisie spécifiques aux associations, Bilan et Compte de Résultat (états préparatoires) associations, tout est réuni pour faciliter votre tenue comptable association. Echangez vos données de façon sécurisée Transférez vos fichiers à votre Expert-Comptable pour la révision de vos comptes, au format de son logiciel*. En un clic, les écritures corrigées s’intègrent automatiquement dans votre comptabilité ! EBP Mon Association 2015 Enrichissez et organisez votre base de données « adhérent » Possédez une base de données complète avec toutes les informations dont vous avez besoin sur vos adhérents. Grâce au logiciel, pour chaque adhérent, créez une fiche centralisant ses données personnelles : coordonnées, cotisation, participation aux activités, règlements... Gérez avec précision votre trésorerie Suivez et maîtrisez parfaitement votre budget en saisissant toutes les dépenses et recettes de votre association. Si vous travaillez avec un Expert-Comptable, vous pouvez lui envoyer automatiquement vos écritures comptables sans aucune ressaisie. Préparez efficacement vos évènements Gagnez du temps dans la préparation de vos évènements. Grâce aux fiches détaillées (lieu, partenaire, tarif, descriptif…), préparez vos évènements et suivez leur déroulement directement dans un planning. * EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE et en import uniquement HELIAST. Fonctions Principales • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Systèmes d’exploitation supportés : Caractéristiques générales • Version monoposte • Nombre de dossiers : 5 • Aide en ligne • Gestion des favoris • Assistant de navigation personnalisable • Recherche d’écriture multi-critères • Plan comptable association Traitements comptables • Saisie simplifiée, guidée, par journal • Gestion des abonnements • Guides de saisie association • Gestion des échéances • Lettrage manuel, approché, automatique et simplifié • Rapprochement bancaire manuel • TVA sur débits/encaissements • Calcul automatique de la TVA • Télédéclaration et télépaiement EDI-TVA* • Télépaiement de l’Impôt sur les Sociétés (IS)* • Saisie des notes de frais depuis l’application gratuite EBP Notes de Frais Editions • Grand livre et balance • Situations de compte • Encours adhérents • Echéancier • Créances/Dettes • Bilan et compte de résultat association (états préparatoires) Import/Export • Communication Entreprise/Expert** • Import et export paramétrables des écritures, comptes et journaux • Export comptabilités informatisées (conforme au CFCI) Liste des fonctions non exhaustive * Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise comptable. ** EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE et en import uniquement HELIAST. pack eco Association 2015 EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Septembre 2014 EBP Compta Associations Classic 2015 Caractéristiques générales • Multi-dossiers et nombre illimité d’adhérents • Tableau de bord avec alertes • Informations pratiques sur l’administration d’une association Propriétés du dossier • Insertion du logo de l’association • Coordonnées des membres du bureau, de l’association • Coordonnées bancaires, RIB et contrôle de la clé RIB Cotisations / Activités / Matériel • Création de différentes cotisations • Gestion des remises sur les cotisations et les activités • Rattachement de plusieurs adhérents à une cotisation ou à une activité • Fiche détaillée pour chaque activité • Gestion du matériel avec caution et suivi de stock • Planning des activités et du matériel utilisé • Gestion des places disponibles, vendues et des surréservations Adhérents • Gestion des adhérents, adhérents payeurs et adhérents en sommeil • Renseignement d’informations médicales dans la fiche adhérent • Impression de cartes d’adhésion et du trombinoscope des adhérents • Gestion des NPAI et impression de la liste des adresses erronées • Visualisation du solde de chaque adhérent (arriéré, cotisations, activités) • Recherche multi-critères sur les champs principaux des fichiers adhérents, cotisations, activités, règlements, matériels et contacts • Création de champs personnalisés dans les fiches adhérents avec possibilité de les renommer Règlements • Suivi des règlements des cotisations, des arriérés et des activités • Gestion des remboursements • Filtres multi-critères sur les règlements • Gestion des arriérés Trésorerie • Gestion des recettes / dépenses • Enregistrement automatique des écritures comptables (cotisations et règlements) • Génération des écritures comptables à partir des recettes / dépenses • Plan comptable Associations Loi 1901 • Gestion des postes de recettes / dépenses, analytiques, comptes et chéquiers Reçu fiscal • Modèle de reçu fiscal personnalisable • Edition de reçus fiscaux Cerfa 11580*02 et 11580*03 • Reçus fiscaux par donateur à l’année ou par don Impressions • Listes et fiches adhérents, cotisations, activités, matériels, contacts • Lettres de relance du solde dû • Création de courriers personnalisés, publipostage e-mail et courrier Importation / Exportation • Import des adhérents à partir d’un fichier texte et export en fichier texte • Export des graphiques (JPG ou BMP) • Export des informations analytiques via l’export des écritures comptables • Export des écritures comptables au format de nombreux logiciels de comptabilité : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE. Liste des fonctions non exhaustive EBP Mon Association 2015 1654 Compta Classic Profitez d’un logiciel complet pour la tenue de votre comptabilité générale. Simplifiez la saisie des opérations courantes puis préparez vos documents annuels (bilan, compte de résultat). Soyez conforme à la législation en matière de TVA et de téléprocédures. Renforcez votre gestion et gagnez du temps : suivi de trésorerie, tableau de bord. Pour tenir votre comptabilité générale 2015 www.ebp.com Retrouvez facilement des écritures avec la recherche intelligente Ce logiciel intègre une puissante recherche multicritère vous permettant de retrouver des écritures d’après n’importe quel élément présent en comptabilité (numéro, date, libellé etc.). Ne perdez plus de temps à rechercher une pièce et filtrez les écritures selon vos propres critères. Choisissez la saisie adaptée à votre niveau en comptabilité Pratique, guidée ou par journal, adoptez celle qui vous convient. Gagnez du temps en automatisant les opérations régulières (EDF, loyer…) grâce à l’enregistrement de modèle de saisie. Visualisez en un coup d’œil les chiffres clés de votre entreprise Suivez votre situation de trésorerie en temps réel, grâce au tableau de bord. Visualisez les indicateurs clés de performance : chiffre d’affaires, résultat comptable etc. Télédéclarez et télépayez facilement en quelques clics (TVA, Impôts sur les sociétés) Télédéclarez en EDI la TVA puis télépayez* directement depuis votre logiciel. Pour encore plus d’efficacité, profitez du télépaiement de l’IS*. Simplicité, gain de temps, suivi et sécurité : tout y est ! Echangez vos données de façon sécurisée Transférez vos fichiers à votre Expert-Comptable pour la révision de vos comptes, au format de son logiciel**. En un clic, les écritures corrigées s’intègrent automatiquement dans votre comptabilité ! *Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise comptable. ** EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE et en import uniquement HELIAST. Modes d’utilisation disponibles pour ce logiciel : Licence Locatif En ligne J’achète mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je loue mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je m’abonne à mon logiciel Je l’utilise sur internet Assistance téléphonique incluse Fonctions Principales • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Systèmes d’exploitation supportés : Caractéristiques générales • Version monoposte • Nombre de dossiers : 5 • Tableau de bord • Aide en ligne • Gestion des favoris • Assistant de navigation personnalisable • Recherche d’écriture multi-critères Traitements comptables • Création de journaux • Saisie simplifiée, guidée, par journal et par mois • Journal centralisateur • Gestion des abonnements • Ventes comptoir • Gestion des échéances • Lettrage manuel, approché, automatique et simplifié • Rapprochement bancaire manuel • TVA sur les débits, sur les encaissements • Calcul automatique de la TVA • Justificatif TVA • Télédéclaration EDI-TVA (CA3, CA12, annexe 3310A, acompte de TVA 3514 et demande de remboursement 3519)* • Télépaiement EDI-TVA (CA3, CA12, Acompte de TVA 3514)* • Télépaiement de l’Impôt sur les Sociétés (IS)* • Saisie des notes de frais depuis l’application gratuite EBP Notes de Frais et échange des données avec EBP Compta Classic • Etats interactifs • Relevés bancaires • Situations de comptes • Balance âgée • Validation, clôtures • Devise du dossier Statistiques tableau de bord • Solde de comptes de banque • Etat des créances clients • Etat des dettes fournisseurs Editions • Grand livre, balance et journaux • Echéancier • Encours clients • Rapprochement bancaire • Bilan et compte de résultat (états préparatoires) Import / Export • Export liasses fiscales • Communication Entreprise-Expert • Import et export paramétrables des écritures, comptes et journaux • Export comptabilités informatisées (L.47 A) conforme à la réglementation du Contrôle Fiscal des Comptabilités Informatisées Liste des fonctions non exhaustive * Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise comptable. Compta CLASSIC 2015 Grâce au tableau de bord, visualisez rapidement les indicateurs clés de votre entreprise : chiffre d’affaires, résultats... EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Juillet 2014 Paye Classic Réalisez facilement vos bulletins de paye à l’aide de profils types et gérez le suivi des congés payés. Avec ce logiciel, vous profitez de nombreuses fonctionnalités qui facilitent au quotidien les tâches de la paye de votre entreprise. Pour gérer efficacement la paye de votre entreprise 2015 www.ebp.com Evitez les erreurs et soyez en permanence en conformité Ne faites pas d’erreur lors du traitement de la paye. Grâce à ce logiciel tous vos bulletins et calculs sont conformes à la réglementation en vigueur. Réalisez facilement et rapidement vos bulletins Adaptez et réalisez simplement vos bulletins de paye. Grâce à ce logiciel, vous avez des modèles qui sont prêts à l’emploi, en fonction du profil du salarié (apprenti, bulletin simplifié cadre et non cadre…). Saisissez les congés et absences de vos salariés et les décomptes se font automatiquement La saisie des congés et des absences s’effectue en toute simplicité à partir du bulletin de paie. Vous pouvez ainsi gérer tous les types d’absences (congés payés sur N et N-1, maladie, paternité etc.). Pour chacune des absences, le décompte peut se faire selon différentes méthodes. Suivez et maîtrisez avec précision la situation salariale de votre entreprise Contrôlez de manière précise vos payes grâce à une vérification efficace et rapide de vos données. Vous bénéficiez de nombreuses impressions pour un contrôle optimal de vos payes : état des charges avec répartition hommes/femmes, journal et livre de paye… Transférez en quelques clics vos écritures de paye Vous pouvez exporter vos écritures de paye sans aucune ressaisie au format de votre logiciel de comptabilité ou à celui de votre Expert Comptable*. * EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE Modes d’utilisation disponibles pour ce logiciel : Licence Locatif En ligne disponible fin 2014 J’achète mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je loue mon logiciel Je l’utilise sur mon ordinateur Je m’abonne à mon logiciel Je l’utilise sur internet Gestion du CICE Disponible début 2015 Assistance téléphonique incluse Fonctions Principales • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Systèmes d’exploitation supportés : Caractéristiques générales • Version monoposte • Nombre de dossiers : 5 • Aide en ligne • Tableau de bord • Mises à jour du paramétrage système • Synchronisation des données avec EBP Compta Classic • Assistant de navigation : Open Guide Gestion des payes • Définition des variables salarié • Saisie semi-automatique des formules • Explication des calculs de paye • Virement des salaires aux formats CFONB ou SEPA • Paye inversée • Interrogation des données de paye • Définition des rubriques de type : salaire brut, cotisation, net, commentaire Gestion des salariés • Assistant de création d’un salarié • Nombreux profils proposés : cadre, non cadre, apprenti, contrat professionnalisation etc. • Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) - régime général et agricole • États préparatoires de la DUCS (URSSAF, Retraite) • Gestion des congés payés/ absences • Calcul automatique des congés payés et des absences selon différentes méthodes (ouvrés/ ouvrables/calendaires/ heures réelles) • Gestion des congés payés légaux, supplémentaires et ancienneté sur les périodes N-1 et N • Bulletin de reprise • Définition d’un planning par salarié • Gestion du DIF • Gestion des RTT • Gestion du CICE (Crédit Impôt Compétitivité Emploi) Historisation des données de paye • Consultation de tout l’historique du calcul du bulletin • Historisation des paramétrages de paye Impressions • Livre et journal de paye • État des congés • Documents administratifs • Différents modèles de bulletins de paye Export • Export des données au format de votre logiciel de comptabilité ou à celui de votre ExpertComptable : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE Liste des fonctions non exhaustive PAYE CLASSIC 2015 Travaillez avec une solution intuitive et facile à prendre en main. Profitez d’un confort d’utilisation sans égal : saisie semi-automatique des formules, explication des calculs de paye… EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Juillet 2014 Facilitez vos encaissements quotidiens Profitez d’un écran de caisse intuitif, personnalisable à vos couleurs et selon vos préférences de travail. Encaissez vos clients en quelques clics grâce au mode écran tactile. Déclinez simplement vos articles Afin de constituer vos gammes efficacement, déclinez vos articles en fonction de 3 critères de votre choix (ex : taille, matière, couleur). Gérez plusieurs dépôts de stockage Les possibilités sont multiples : transfert de dépôt à dépôt pour pallier une rupture de stock, définition de plusieurs dépôts (magasins, vente sur Internet)… Travaillez à plusieurs et à distance Grâce au mode réseau, installez votre logiciel sur plusieurs ordinateurs. Si vous travaillez à distance, vous avez la possibilité d’ouvrir une caisse et de centraliser les informations de vos différentes caisses*. Transférez en quelques clics vos données en comptabilité Transformez vos factures et règlements en écritures comptables et transférez-les dans votre logiciel de comptabilité. Vous pouvez également les envoyer à votre Expert-Comptable, au format de son logiciel**. Point de Vente PRO LES 5 POINTS CLÉS C’est le logiciel de gestion haut de gamme pour tous les professionnels du commerce : en plus des fonctions traditionnelles d’encaissement et de suivi de la clientèle, vous pouvez travailler en réseau et profiter d’une gestion de stocks en multi-dépôts. Pour une gestion approfondie de votre magasin *Grâce à la fonction RDS (Remote Desktop Services), service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP. **EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADORDORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE. www.ebp.com 2015 ZOOM sur les fonctions clés Encaissez vos clients rapidement et en toute simplicité Associez votre logiciel à un écran tactile ou reliez un clavier et une souris. Scannez les étiquettes codes barres de vos articles. Evitez les ressaisies et diminuez ainsi le temps d’attente en caisse. Satisfaction client garantie ! Personnalisez votre caisse Choisissez les fonctions de caisse dont vous avez besoin au quotidien et paramétrez votre écran de vente. Afin de diffuser largement les informations clés de votre commerce, servez-vous de vos tickets de caisse en y insérant votre logo, votre adresse, vos heures d’ouverture… Pour plus de sécurité, mettez en place un système de verrouillage manuel ou automatique. Gérez plusieurs modes de règlement Offrez la possibilité à vos clients de régler leurs achats avec différents moyens de paiements (carte bleue, chèque, espèces…). Editez des factures à la demande. Profitez d’un système d’encaissement puissant Optimisez la gestion de vos gammes Gérez les différentes combinaisons d’articles Créez plusieurs combinaisons d’articles en fonction de 3 critères adaptables selon votre activité. Vous travaillez dans le secteur du textile ? Définissez toutes les tailles, couleurs et matières de vos articles. Vous êtes caviste ? Optez pour une répartition par appellation/domaine/millésime. Déclinez-les en quelques clics Créez votre article de référence « robe d’été » et rattachez à cette référence la déclinaison qui lui convient. Par exemple, la «robe d’été» est disponible en 3 couleurs, 5 tailles et 2 matières. Le logiciel crée ensuite automatiquement les 30 combinaisons d’articles possibles ! Suivez les ventes de vos collections Editez un document vous permettant d’analyser les écarts entre les quantités achetées et les quantités vendues, sur trois périodes différentes. Ainsi, vous analysez les mois les plus propices aux ventes selon la collection choisie. Gérez votre commerce de A à Z : de l’encaissement jusqu’à la gestion de vos différents dépôts Gérez plusieurs dépôts de stockage Gérez le multi-dépôt dans l’ensemble de votre chaîne commerciale Lors de la réception d’une commande fournisseur, dispatchez les articles dans le dépôt de votre choix. Au moment d’honorer une commande client, choisissez le dépôt dans lequel vous prendrez la marchandise. En cas de rupture de stock, le logiciel propose des solutions de transfert. Réalisez votre inventaire en quelques clics Faites un état précis de vos marchandises au global ou pour chaque dépôt. A la validation du document, les stocks sont automatiquement mis à jour. Editez des statistiques détaillées Pour un article donné, visualisez le stock contenu dans chaque dépôt ou au global, les mouvements de stock ou encore l’état de réapprovisionnement. Dynamisez vos ventes Développez la fidélité client Mettez en place une stratégie de fidélisation efficace se basant, selon votre choix, sur un nombre de point, un chiffre d’affaires ou un nombre de passages en caisse… Ainsi, lors de l’encaissement, le logiciel alimente automatiquement les points fidélité associés au compte du client. Partez à la conquête de nouveaux clients Donnez la possibilité à vos clients d’acheter des chèques cadeaux. Ils pourront ainsi les offrir à leur proche. Un bon moyen de vous faire connaître ! Gérez vos soldes et promotions Rythmez votre activité commerciale en fonction des saisons et des évènements. Définissez dans votre logiciel les remises accordées et la période concernée. Lors de l’impression du ticket de caisse, éditez un ticket supplémentaire pour communiquer sur un article ou une offre commerciale ! Profitez d’indicateurs clés pour analyser votre activité Visualisez l’essentiel de votre business grâce au tableau de bord Dès l’ouverture du logiciel, le tableau de bord vous indique les commandes à traiter, les articles les plus vendus, vos meilleurs clients… Vous avez aussi un aperçu de votre trésorerie : les paiements en retard et à venir, l’évolution de votre chiffre d’affaires… Affinez vos analyses pour plus de précision Editez des statistiques pré-paramétrées portant sur vos articles, clients et fournisseurs. Analysez votre chiffre d’affaires par tranche horaire, vendeur, code postal… Précisez votre analyse en appliquant des filtres : choix de l’article, du fournisseur, de la période, du commercial… Donnez de la mobilité à vos données Avec notre service de mobilité Reports On Line(1), publiez, partagez et consultez à distance les données de votre logiciel sur tablette, smartphone ou ordinateur. Pratique si vous êtes amené à vous déplacer dans vos différents magasins ! (1) Inclus dans le service PRIVILEGE ou PREMIUM ou payable annuellement. Caractéristiques générales • Personnalisation des listes et de tous les modèles d’impression • Nombre de dossiers : 10 • Outil de sauvegarde multi-supports et restauration des données • Gestion des utilisateurs avec définition des droits • Tableau de bord (CA journalier, indice de vente, fréquentation/CA) • Consultation et filtrage des tickets : en attente, en compte, réglés, transférés en factures • Solvabilité, localisation clients et calcul d’itinéraire avec société.com, manageo, bilansgratuits.fr, mappy, yahoo France, Bing*. • Version réseau : nous consulter Encaissement (Front Office) • Personnalisation de l’écran de vente • Mode écran tactile • Mode RDS** Gestion des ventes comptoir • Saisie des articles • Ventes en attente • Gestion des articles liés pour les ventes additionnelles • Modification du mode de règlement sur un ticket validé • Ventes en compte • Gestion des retours articles et des avoirs • Multi-règlements : carte bancaire, chèque, espèces, ticket restaurant, bon d’achat, chèque cadeau, avoir • Regroupement de tickets en facture • Gestion des abonnements • Visualisation des stocks par dépôt • Statistiques sur les bons d’achats et chèques cadeaux • Saisie du code postal à chaque saisie de ticket (édition de statistiques) • Edition de ticket sans prix avec le détail des articles (ticket cadeau) • Tri des articles par famille sur le ticket de caisse • Impression automatique d’une facturette à chaque vente (en plus du ticket) • Édition de tickets supplémentaires (offre promotionnelle, nouveau produit...) Caisse • Verrouillage de la caisse, manuel ou automatique • Suivi du fond de caisse • Mouvements de caisse avec la création de types de mouvements de caisse • Clôture de caisse avec déclaration des montants en caisse, impression du Z de caisse et du Z de caisse consolidé (regroupement des tickets de plusieurs caisses) • Impression du X de caisse, journal de caisse Suivi des clients • Saisie du multi-règlements pour les ventes en compte • Remise en banque automatique des paiements CB Gestion Commerciale (Back Office) Gestion des achats • Recherche sur les lignes de pièces : numéro de série, code article... • Saisie déportée commandes, bons de livraison • Livraison/réception globale ou partielle des commandes avec gestion des reliquats • Recherche des articles par référence fournisseur dans les pièces d’achat • Impression des étiquettes avec prix normal et prix soldé • Virements SEPA • Contremarque : détection de commandes clients à livrer suite à la réception de commandes fournisseurs Gestion des ventes • Fichiers clients, commerciaux, articles • Gestion des codes-barres à prix et poids variables • Devis, commandes, bons de livraison, factures • Gestion de la DEEE • Gestion de l’éco-contribution ameublement • Saisie déportée des devis et factures • Transferts et regroupements de pièces • Facturation HT ou TTC • Gestion multi-devises, multi-échéances • Gestion des remises articles ou clients avec choix de la priorité • Multi-facturation périodique • Grille tarifaire par client • Gestion des soldes et promotions • Relance clients personnalisée • Recherche des articles par référence fournisseur dans les pièces de vente • Prélèvements SEPA • Consultation des tickets de caisse • Remise en banque centralisée : Back et Front Office • Réservation d’articles en rupture de stock avec versement d’arrhe ou d’acompte Gestion des stocks • Bons d’entrées, bons de sorties • Fabrication des articles composés • Saisie de l’inventaire complet • Inventaire tournant : sélection d’une liste d’articles à inventorier • Gestion des stocks en multi-dépôts • Transfert de dépôt à dépôt • Statistiques articles détaillées par dépôt ou pour tous les dépôts • Génération automatique de bon de transfert lors de rupture de stock Gestion des gammes • Déclinaison des articles selon 3 critères personnalisables • Visualisation du stock par article ou par gamme d’articles • Résultats des ventes par collection Gestion de la Relation Client • Rattachement des actions d’un client à une affaire • Historique de la fidélité par client • Gestion des cartes de fidélité (par point, par chiffre d’affaires, par nombre de passages en caisse) • Calcul du CA hors promotion • Gestion des remises, articles offerts, bons d’achat • Chèques cadeaux • Sélection et exclusion des articles concernés par la fidélité client (en cas de promotion...) • Envoi de SMS via des partenaires* : Eco.sms, SMS Envoi, SMS to b (hors coût de SMS) Statistiques • Consultation des statistiques depuis la fiche tiers et la fiche article • Palmarès des articles, meilleurs vendeurs • Activité du magasin par tranche horaire et par vendeur • Panier moyen, indice de vente • Statistiques globales illustrées par un graphique (tableau de bord) Import/Export des fichiers • Génération de fichiers PDF avec envoi par e-mail depuis toutes les éditions et exportations au format EXCEL®, JPEG, TIFF, HTML, RTF • Transfert en comptabilité des factures, tickets de caisse et mouvements de caisse au format du logiciel de l’Expert-Comptable : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADORDORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM • Imports et exports paramétrables des fichiers articles, familles d’articles, clients, fournisseurs et contacts • Lien e-Commerce* Oxatis : envoi des articles/clients vers le site Web puis récupération automatique des commandes en ligne sur le logiciel EBP Logiciel 2 en 1 : Gestion Commerciale + Encaissement EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Janvier 2015. Fonctions Principales Périphériques compatibles Afin de vous permettre de travailler dans des conditions optimales, EBP Point de Vente PRO est compatible avec de nombreux matériels et périphériques de caisse. Vous pouvez ainsi le relier aux appareils que vous utilisez couramment (imprimantes tickets, lecteur TPE, tiroirs-caisse….) et profiter d’une véritable synergie dans votre gestion. Notre logiciel est également compatible avec la norme OPOS et fonctionne donc avec l’ensemble des périphériques de cette norme. Parmi les marques compatibles : EPSON, TOSHIBA, AURES, METROLOGIC, ZEBRA Pour connaître la liste détaillée des périphériques compatibles, consultez notre site : www.ebp.com Compatible opos *Nécessite la souscription à au service PRIVILEGE ou PREMIUM. **En option. Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP. 335 • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits Configurations Minimales Requises : (1) Excepté pour le Front Office : écran supportant une résolution de 800*600 • Processeur : : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits(1) • Espace disque libre : 3 Go Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Systèmes d’exploitation supportés : Point de Vente Mode LES 5 POINTS CLÉS Vous possédez un magasin de mode (prêt-à-porter, lingerie, chaussures...) ou exercez une activité nécessitant une déclinaison d’articles ? Profitez de cette solution 2 en 1, vous permettant à la fois d’encaisser vos clients et de gérer votre commerce. Pour gérer votre commerce de prêt-à-porter Facilitez vos encaissements quotidiens Profitez d’un écran de caisse intuitif, personnalisable à vos couleurs et selon vos préférences de travail. Paramétrez vos spécificités et encaissez vos clients en quelques clics grâce au mode écran tactile. Déclinez simplement vos articles Afin de constituer vos gammes efficacement, déclinez vos articles en fonction de 3 critères de votre choix (ex : taille, matière, couleur). Réalisez des opérations commerciales Le logiciel vous permet d’éditer un coupon supplémentaire lors de l’impression du ticket de caisse. Idéal pour mettre en avant une offre promotionnelle ou un produit ! Simplifiez tous les aspects de votre gestion Suivi des stocks, réapprovisionnement, commandes fournisseurs, inventaire… tout est centralisé dans le logiciel pour une gestion optimale. Transférez en quelques clics vos données en comptabilité Transformez vos factures et règlements en écritures comptables et transférez-les dans votre logiciel de comptabilité. Vous pouvez également les envoyer à votre Expert-Comptable, au format de son logiciel*. *EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADORDORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE. www.ebp.com 2015 ZOOM sur les fonctions clés Encaissez vos clients rapidement Associez votre logiciel à un écran tactile ou reliez un clavier et une souris. Scannez les étiquettes codes barres de vos articles. Evitez les ressaisies et diminuez ainsi le temps d’attente en caisse. Satisfaction client garantie ! Personnalisez votre caisse Choisissez les fonctions de caisse dont vous avez besoin au quotidien et paramétrez votre écran de vente. Afin de diffuser largement les informations clés de votre commerce, servez-vous de vos tickets de caisse en y insérant votre logo, votre adresse, vos heures d’ouverture… Pour plus de sécurité, mettez en place un système de verrouillage manuel ou automatique. Gérez plusieurs modes de règlement Offrez la possibilité à vos clients de régler leurs achats avec différents moyens de paiements (carte bleue, chèque, espèces…). Editez des factures à la demande. Profitez d’un système d’encaissement puissant Optimisez la gestion de vos gammes Gérez les différentes combinaisons d’articles Créez plusieurs combinaisons d’articles en fonction de 3 critères adaptables selon votre activité. Vous travaillez dans le secteur du textile ? Définissez toutes les tailles, couleurs et matières de vos articles. Vous êtes caviste ? Optez pour une répartition par appellation/domaine/millésime. Déclinez vos articles en quelques clics Créez votre article de référence « robe d’été » et rattachez à cette référence la déclinaison qui lui convient. Par exemple, la «robe d’été» est disponible en 3 couleurs, 5 tailles et 2 matières. Le logiciel crée ensuite automatiquement les 30 combinaisons d’articles possibles ! Suivez les ventes de vos collections Editez un document vous permettant d’analyser les écarts entre les quantités achetées et les quantités vendues, sur trois périodes différentes. Ainsi, vous analysez les mois les plus propices aux ventes selon la collection choisie. Gérez votre commerce de A à Z : de l’encaissement jusqu’à l’analyse pointue de votre activité Dynamisez vos ventes Développez la fidélité client Mettez en place une stratégie de fidélisation efficace se basant, selon votre choix, sur un nombre de point, un chiffre d’affaires ou un nombre de passages en caisse… Ainsi, lors de l’encaissement, le logiciel alimente automatiquement les points fidélité associés au compte du client. Partez à la conquête de nouveaux clients Donnez la possibilité à vos clients d’acheter des chèques cadeaux. Ils pourront ainsi les offrir à leur proche. Un bon moyen de vous faire connaître ! Gérez vos soldes et promotions Rythmez votre activité commerciale en fonction des saisons et des évènements. Définissez dans votre logiciel les remises accordées et la période concernée. Pour toujours plus d’efficacité, vous pouvez également éditer un ticket supplémentaire pour communiquer sur un article ou une offre commerciale. Un outil de promotion à moindre coût ! Pilotez vos stocks et optimisez le réassort Evitez les ruptures de stock Pour chacun des articles, définissez le stock minimum et le stock d’alerte. Une fois atteint, le logiciel considère cet article comme étant à réapprovisionner et vous en informe avec un message d’alerte. Optimisez vos commandes fournisseurs Choisissez d’être réapprovisionné automatiquement quand vos stocks deviennent critiques. Ou passez commande au coup par coup. Enregistrez une réception globale ou partielle en fonction des articles reçus. Enfin, relancez les fournisseurs qui tardent à vous livrer en éditant des lettres pré-paramétrés. Réalisez votre inventaire en quelques clics A l’aide d’un assistant et d’un document de synthèse prêt à l’emploi, réalisez un état précis de vos marchandises. Profitez d’indicateurs clés pour analyser votre activité Visualisez l’essentiel de votre business grâce au tableau de bord Dès l’ouverture du logiciel, le tableau de bord vous indique les commandes à traiter, les articles les plus vendus, vos meilleurs clients… Vous avez aussi un aperçu de votre trésorerie : les paiements en retard et à venir, l’évolution de votre chiffre d’affaires… Affinez vos analyses pour plus de précision Editez des statistiques pré-paramétrées portant sur vos articles, clients et fournisseurs. Analysez votre chiffre d’affaires par tranche horaire, vendeur, code postal… Précisez votre analyse en appliquant des filtres : choix de l’article, du fournisseur, de la période, du commercial… Donnez de la mobilité à vos données Avec notre service de mobilité Reports On Line(1), publiez, partagez et consultez à distance les données de votre logiciel sur tablette, smartphone ou ordinateur. Pratique si vous êtes amené à vous déplacer dans vos différents magasins ! (1) Inclus dans le service PRIVILEGE ou PREMIUM ou payable annuellement. Caractéristiques générales • Personnalisation des listes et de tous les modèles d’impression • Nombre de dossiers : 10 • Outil de sauvegarde multi-supports et restauration des données • Gestion des utilisateurs avec définition des droits • Tableau de bord (CA journalier, indice de vente, fréquentation/CA) • Consultation et filtrage des tickets : en attente, en compte, réglés, transférés en factures • Solvabilité, localisation clients et calcul d’itinéraire avec société.com, manageo, bilansgratuits.fr, mappy, yahoo France, Bing*. Encaissement (Front Office) • Personnalisation de l’écran de vente • Mode écran tactile • Mode RDS** Gestion des ventes comptoir • Saisie des articles • Ventes en attente, avec impression du ticket en attente • Gestion des articles liés pour les ventes additionnelles • Modification du mode de règlement sur un ticket validé • Ventes en compte (différé et rattaché à un client) • Gestion des retours articles • Gestion des avoirs • Multi-règlements : carte bancaire, chèque, espèces, ticket restaurant, bon d’achat, chèque cadeau, avoir • Regroupement de tickets en facture • Gestion des abonnements • Statistiques sur les bons d’achats et chèques cadeaux • Saisie du code postal à chaque saisie de ticket (édition de statistiques) • Edition de ticket sans prix avec le détail des articles (ticket cadeau) • Tri des articles par famille sur le ticket de caisse • Impression automatique d’une facturette à chaque vente (en plus du ticket) • Édition de tickets (offre promotionnelle, nouveau produit...) Caisse • Verrouillage de la caisse, manuel ou automatique • Suivi du fond de caisse • Mouvements de caisse avec la création de types de mouvements de caisse • Clôture de caisse avec déclaration des montants en caisse, impression du Z de caisse et du Z de caisse consolidé (tickets de plusieurs caisses) • Impression du X de caisse, journal de caisse • Ecran de comptage de caisse Suivi des clients • Saisie du multi-règlements pour les ventes en compte • Remise en banque automatique des paiements CB Gestion Commerciale (Back Office) Gestion des achats • Recherche sur les lignes de pièces : numéro de série, code article... • Saisie déportée commandes, bons de livraison • Livraison/réception globale ou partielle des commandes avec gestion des reliquats • Recherche des articles par référence fournisseur dans les pièces d’achat • Impression des étiquettes avec prix normal et prix soldé • Virements SEPA • Contremarque : détection de commandes clients à livrer suite à la réception de commandes fournisseurs Gestion des ventes • Fichiers clients, commerciaux, articles • Gestion des codes-barres à prix et poids variables • Devis, commandes, bons de livraison, factures • Gestion de la DEEE • Gestion de l’éco-contribution ameublement • Saisie déportée des devis et factures • Transferts et regroupements de pièces • Facturation HT ou TTC • Gestion multi-devises, multi-échéances • Gestion des remises articles ou clients avec choix de la priorité • Multi-facturation périodique • Grille tarifaire par client • Gestion des soldes et promotions • Relance clients personnalisée • Recherche des articles par référence fournisseur dans les pièces de vente • Prélèvements SEPA • Consultation des tickets de caisse • Remise en banque centralisée : Back et Front Office • Réservation d’articles en rupture de stock avec versement d’arrhe ou d’acompte Gestion des stocks • Bons d’entrées, bons de sorties • Fabrication des articles composés • Saisie de l’inventaire complet • Inventaire tournant : sélection d’une liste d’articles à inventorier Gestion des gammes • Déclinaison des articles selon 3 critères personnalisables • Visualisation du stock par article ou par gamme d’articles • Résultats des ventes par collection Gestion de la Relation Client • Grille de classification • Rattachement des actions d’un client à une affaire • Historique de la fidélité par client (tickets, gains) • Gestion des cartes de fidélité (par point, par chiffre d’affaires, par nombre de passages en caisse) • Calcul du CA hors promotion • Gestion des remises, articles offerts, bons d’achat • Chèques cadeaux • Sélection et exclusion des articles concernés par la fidélité client (en cas de promotion...) • Envoi de SMS via des partenaires* : Eco. sms, SMS Envoi, SMS to b (hors coût de SMS) Statistiques • Consultation des statistiques depuis la fiche tiers et la fiche article • Palmarès des articles, meilleurs vendeurs • Activité du magasin par tranche horaire et par vendeur • Panier moyen, indice de vente • Statistiques globales illustrées par un graphique (tableau de bord) Import/Export des fichiers • Génération de fichiers PDF avec envoi par e-mail depuis toutes les éditions et exportations au format EXCEL®, JPEG, TIFF, HTML, RTF • Transfert en comptabilité des factures, tickets de caisse et mouvements de caisse au ormat du logiciel de l’Expert-Comptable : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, ADORDORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE. • Imports et exports paramétrables des fichiers articles, familles d’articles, clients, fournisseurs et contacts • Lien e-Commerce* Oxatis: envoi des articles/ clients vers le site Web puis récupération automatique des commandes en ligne sur le logiciel EBP Logiciel 2 en 1 : Gestion Commerciale + Encaissement EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX Tél : 01 34 94 80 00 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Janvier 2015. Fonctions Principales • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits Configurations Minimales Requises : (1) Excepté pour le Front Office : écran supportant une résolution de 800*600 • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits(1) • Espace disque libre : 3 Go Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Systèmes d’exploitation supportés : Périphériques compatibles Afin de vous permettre de travailler dans des conditions optimales, EBP Point de Vente Mode est compatible avec de nombreux matériels et périphériques de caisse. Vous pouvez ainsi le relier aux appareils que vous utilisez couramment (imprimantes tickets, lecteur TPE, tiroirs-caisse….) et profiter d’une véritable synergie dans votre gestion. Notre logiciel est également compatible avec la norme OPOS et fonctionne donc avec l’ensemble des périphériques de cette norme. Parmi les marques compatibles : EPSON, TOSHIBA, AURES, METROLOGIC, ZEBRA Pour connaître la liste détaillée des périphériques compatibles, consultez notre site : www.ebp.com Compatible opos *Nécessite la souscription au service PRIVILEGE ou PREMIUM. **En option. Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP. 334 Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2009 EBP Informatique, édition Juillet 2009 EBP Gestion Commerciale Pour Windows® XP, Vista, Seven et 8 Guide d’installation et d’initiation 3 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou analogue. Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spéciale « mode locatif ») ou d’un hébergement (sauf par une licence spéciale « mode hébergé » ou « saas » ou encore « mode RDS » pour les intégrateurs-hébergeurs sélectionnés par EBP) à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00 En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. 4 Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. 5 En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Article 9. Cas particulier des logiciels sous environnement MAC Ces logiciels ne sont disponibles chez EBP qu’en version monoposte. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières (les annexes et Conditions Particulières sont disponibles sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditions-generales-devente.html), à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. 6 En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de 7 produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. 8 Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. 9 C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. D. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on line Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et écrite d’EBP. Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air - 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans toutefois intervenir au contrat. Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de la connexion au service et a de son utilisation. Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients. Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou bien ayant souscrit au service Reports On Line. 10 L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image) Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer... La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous) Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) : Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le client est en mode évaluation. Il peut créer :  un compte  une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité de comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement) Le client peut publier :  avec une limite à 2 pages par document  avec une limite de 5 documents maxi par licence EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne. Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en contactant son revendeur EBP. Responsabilité d’EBP: EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations. Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de survenance du fait générateur de responsabilité. 11 Responsabilité du Client: Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux besoins du Client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line. Conditions financières : Tarifs indicatif au 1-02-2012 Gammes Pratic et Classic Par pack de 3 utilisateurs 3 euros HT/mois Soit 36 euros HT/an Gamme PRO Par pack de 3 utilisateurs 6 euros HT/mois Soit 72 euros HT/an Ligne PME Par pack de 3 utilisateurs 12 euros HT/mois Soit 144 euros HT/an Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :  en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs  PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et services EBP Résiliation du contrat du fait du Client : En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ». Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des droits d’un tiers. Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de l’article L 121-20 du Code de la Consommation. 12 Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi « Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles informations recueillies par lui. Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les Yvelines. E. Conditions de vente aux particuliers Droit de rétractation Principe Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés. "Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services. L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme." Effets Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la consommation, art. L 121-20-1) Exceptions Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la consommation, art. L 121-20-2):  fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du consommateur avant la fin du délai de sept jours francs  fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le consommateur  Tarifs indiqués sur le site Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans préavis. v3.3 juin 2013 13 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Gestion Commerciale et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le manuel, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.  Le menu ? + Rubriques d’aide pour obtenir une aide générale composée d’un sommaire. Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier LISEZMOI.TXT accessible depuis le menu ? + Lisezmoi. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis que cette documentation a été imprimée y seront consignées. 14 Table des matières 15 Table des matières INSTALLATION................................................................................................. 19 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 19 1.1. Accès au service technique ......................................................................................19 1.2. Configuration requise................................................................................................20 1.3. Place disque nécessaire...........................................................................................20 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ...................................................... 21 2.1. Installation monoposte ..............................................................................................21 2.2. Installation réseau.....................................................................................................22 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL........................................................... 25 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 26 4.1. Version d’évaluation..................................................................................................26 4.2. Comment activer le logiciel ?....................................................................................27 4.3. Activation manuelle du logiciel..................................................................................27 4.4. Evaluez une version après activation .......................................................................28 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ............................................................. 29 5.1. Etape 1 : Nom et emplacement ................................................................................29 5.2. Etape 2 : Identification ..............................................................................................29 5.3. Etape 3 : Adresse......................................................................................................30 5.4. Etape 4 : Contact ......................................................................................................30 5.5. Etape 5 : Choix de la devise du dossier ...................................................................30 5.6. Ecran de travail .........................................................................................................31 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 33 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 33 1.1. Les coordonnées de mon dossier.............................................................................33 1.2. Comment paramétrer mes taux de TVA...................................................................34 1.3. Les préférences de mon dossier ..............................................................................35 1.4. Les commerciaux ......................................................................................................39 1.5. Les modes de règlements.........................................................................................42 1.6. Les familles clients ....................................................................................................43 1.7. Les clients .................................................................................................................44 1.8. Les familles d’articles................................................................................................47 1.9. Les articles ................................................................................................................49 1.10. Les banques............................................................................................................50 2. GESTION DES VENTES................................................................................ 51 2.1. Comment créer une commande ? ............................................................................51 2.2. Comment livrer partiellement une commande..........................................................54 2.3. Livraison globale du reliquat .....................................................................................55 2.4. Regroupement de BL................................................................................................55 2.5. Comment imprimer une facture ? .............................................................................56 16 2.6. Comment imprimer le journal de ventes ?................................................................57 2.7. Impression des statistiques commerciaux................................................................58 3. GESTION DES REGLEMENTS...................................................................... 60 3.1. Comment régler une facture ? ..................................................................................60 3.2. Règlement d’une facture...........................................................................................60 3.3. Remise en banque du règlement..............................................................................61 4. LE TRANSFERT COMPTABLE...................................................................... 63 4.1. Les 2 types de transfert comptable...........................................................................63 4.2. Transfert comptable vers EBP Comptabilité.............................................................63 5. LA GESTION DE STOCK............................................................................... 65 5.1. Qu’est-ce que la gestion de stock ?..........................................................................65 5.2. Liste des pièces qui mouvementent le stock ............................................................65 5.3. Cas particulier : Assemblage – Désassemblage......................................................66 5.4. Les impressions de stock..........................................................................................68 6. LA GESTION DES GAMMES......................................................................... 69 6.1. Création des données de base.................................................................................69 6.2. La saisie des pièces..................................................................................................73 7. LA GESTION DU MULTI-DEPOT................................................................... 77 7.1. Création des données de base.................................................................................77 7.2. Les pièces de stock ..................................................................................................78 7.3. Les pièces de ventes et d’achats..............................................................................79 7.4. Création d’une pièce de vente ..................................................................................80 7.5. Les statistiques .........................................................................................................80 8. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER............................................... 81 8.1. Qu’est-ce qu’une sauvegarde ?................................................................................81 8.2. Comment sauvegarder ? ..........................................................................................81 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 83 1. MENU DOSSIER............................................................................................ 83 1.1. La recopie .................................................................................................................83 1.2. Les utilisateurs ..........................................................................................................83 2. MENU DONNEES.......................................................................................... 83 2.1. Grilles de tarifs ..........................................................................................................83 2.2. Onglet Grilles de tarifs dans les Codes remise ........................................................83 2.3. Formules de calcul sur les quantités à facturer........................................................84 2.4. Les promotions ou Soldes ........................................................................................84 2.5. La gestion des prospects ..........................................................................................84 2.6. La facturation périodique ..........................................................................................84 2.7. La gestion des articles liés........................................................................................84 3. MENU VENTES ............................................................................................. 85 3.1. L’état des devis .........................................................................................................85 3.2. La recherche sur un N° de série ...............................................................................85 3.3. Les relances commandes clients..............................................................................85 Table des matières 17 4. MENU ACHATS ............................................................................................. 85 4.1. La recherche des articles par référence fournisseur ................................................85 4.2. Le réapprovisionnement automatique ......................................................................85 5. MENU STOCK ............................................................................................... 86 5.1. La mise à jour des tarifs............................................................................................86 6. MENU OPERATIONS .................................................................................... 86 6.1. Générer les prélèvements / virements......................................................................86 6.2. Les écarts de règlement ...........................................................................................86 6.3. Les relances..............................................................................................................86 6.4. La DEB......................................................................................................................87 6.5. La classification client ...............................................................................................87 6.6. La relation client ........................................................................................................87 7. MENU IMPRESSIONS................................................................................... 87 7.1. Les courriers et lettres types.....................................................................................87 7.2. L’historique des ventes .............................................................................................87 7.3. Les statistiques .........................................................................................................87 7.4. Les relevés de factures.............................................................................................87 8. MENU OUTILS............................................................................................... 88 8.1. Les champs personnalisés .......................................................................................88 8.2. L’agenda ...................................................................................................................88 8.3. Les importations et exportations de données...........................................................88 8.4. Import du catalogue fournisseurs .............................................................................88 9. MENU INTERNET.......................................................................................... 89 9.1. La solution OXATIS ..................................................................................................89 9.2. La saisie déportée.....................................................................................................89 INDEX................................................................................................................ 91 NOTES .............................................................................................................. 95 Avant de commencer 19 Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L’achat du logiciel en version complète donne droit à l’usage de notre service technique *. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence, puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n’est disponible, veuillez patienter, vous êtes sur une file d’attente. 0811 65 20 00 (Coût d’un appel local)  Exposez votre problème par e-mail. gestion.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00  * Ce droit à l’assistance technique dépend de la date d’achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. INSTALLATION 20 1.2. Configuration requise La configuration minimale conseillée pour une bonne utilisation de votre logiciel est la suivante :  OS : Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bit & 64 bit, Windows 7 32 bit & 64 bit, Windows 7 32 bit & 64 bit  Processeur : P4 2 GHz ou équivalent  Mémoire : 1 Go  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Imprimante jet d’encre ou laser avec un pilote Windows. Remarque Windows XP, Vista, Seven ou 8 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 1.3. Place disque nécessaire L’installation complète du logiciel nécessite 2 GO d’espace disque disponible. Comment installer mon logiciel 21 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL 2.1. Installation monoposte Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications courantes. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de votre ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur Gestion Commerciale pour accéder aux différentes versions du produit. 3. Cliquez sur EBP Gestion Commerciale 2013, EBP Gestion Commerciale PRO V18, EBP Gestion Commerciale PRO V18 Gammes ou EBP Gestion Commerciale PRO V18 Multi-dépôts pour installer le logiciel. La procédure d’installation se lance et l’assistant apparaît. 4. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. Cochez l’option J’accepte les termes du contrat si vous acceptez la convention d’utilisation de ce produit et cliquez sur le bouton Suivant. Sinon, cliquez sur le bouton Annuler. 5. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons pour une première installation, de sélectionner Installation Complète. La copie des fichiers est ensuite lancée. Pour un fonctionnement en réseau, cliquez sur le bouton Installation personnalisée ce qui vous permettra de définir les différents répertoires d’installation (voir plus loin, paragraphe 2.2 Installation Réseau page 22). 6. Les répertoires d’installation par défaut sont : Répertoire des logiciels EBP : C: \ PROGRAM FILES \ EBP Répertoire des dossiers de démonstration : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\DEMONSTRATIONS Répertoire où les dossiers, les modèles et le répertoire Common sont stockés : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\PARTAGE Pour éventuellement modifier ces répertoires, choisissez l’installation personnalisée. A la fin de l’installation, cliquez sur le bouton Terminer, votre installation est effectuée. INSTALLATION 22 A partir de la fenêtre qui vous propose de redémarrer l’ordinateur, répondez impérativement Oui si vous souhaitez utiliser le logiciel avant le prochain redémarrage. 2.2. Installation réseau 2.2.1. Liste des réseaux validés Réseaux Poste à poste Windows® XP Windows® Vista Windows® 7 Windows® 8 Serveur dédié Windows® Server 2000, Windows® Server 2003, Windows® Server 2008 2.2.2. Protocoles réseaux validés Seul le protocole TCP/IP est validé. Il faut que ce protocole soit installé sur toutes les stations et le serveur. 2.2.3. Le matériel conseillé Pour plusieurs postes connectés ou lors d’une utilisation intensive des ressources réseaux, il est obligatoire de posséder un switch à 100 Mbps. De plus, nous avons remarqué une plus grande fiabilité en utilisant un câblage de type RJ 45. N’hésitez pas à nous contacter pour des informations précises concernant les cartes réseaux validées. Attention Nous déconseillons l’utilisation de réseau sans fil. Ce type de réseau présente un manque de fiabilité et ne présente pas une vitesse de réseau suffisante. Donc, nous ne validons pas l’utilisation de ce produit en réseau avec ce matériel. Comment installer mon logiciel 23 2.2.4. Installation et configuration en réseau poste à poste 1. Avant de commencer l’installation, vous devez choisir un PC qui tiendra le rôle de serveur de données. Sur la station choisie comme serveur de données, faites une installation réseau du logiciel en laissant les répertoires par défaut (mais vous pouvez choisir un autre lecteur) : Répertoire des logiciels EBP  C:\ PROGRAM FILES \ EBP Répertoire des dossiers de démonstration  C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ DEMONSTRATIONS Répertoire des données  C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ PARTAGE 2. Ensuite, sur les stations qui utiliseront le logiciel, créez un lecteur réseau qui pointe vers le répertoire EBP de la station serveur. Pour cela ouvrez le Voisinage Réseau par l’Explorateur Windows, double cliquez sur la station serveur et cliquez avec le bouton droit de la souris sur le répertoire EBP (vous pouvez aussi cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre bureau et sélectionnez Propriétés) et choisissez "Se connecter à un lecteur réseau ". Assignez une lettre et cochez la ligne "Se reconnecter au démarrage" (vous pouvez aussi cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre bureau et sélectionnez Propriétés). Puis faites une installation avec l'option réseau du logiciel sur tous les PC concernés, en modifiant les répertoires suivants (en admettant que X: correspond au lecteur réseau précédemment créé) : Répertoire des logiciels EBP  C:\ PROGRAM FILES \ EBP Répertoire des dossiers de démonstration  C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ DEMONSTRATIONS Répertoire des données  X:\PARTAGE 2.2.5. Installation et configuration en réseau Client / Serveur L'installation en mode Client / Serveur est différente de l’installation en mode poste à poste car elle nécessite un serveur dédié. Pour de plus amples informations sur cette installation, consultez la procédure disponible sur le CD d’installation dans le répertoire Produits \ Outils \ Réseau. INSTALLATION 24 2.2.6. Mises à jour et nouvelles versions Si vous recevez une mise à jour de ce logiciel, il vous faut impérativement installer cette mise à jour sur tous les postes où est installé le logiciel. 2.2.7. Problème d’utilisation IMPORTANT Nous vous rappelons qu'il est impératif que votre réseau fonctionne correctement pour que votre logiciel fonctionne lui aussi correctement. Ainsi si vous rencontrez des problèmes (même très aléatoires) lors de l’utilisation de votre logiciel, vérifiez votre réseau dans sa globalité : les câbles réseaux, les cartes réseaux, procurez-vous la dernière version du pilote de votre carte réseau. Si possible, essayez d'isoler le poste de travail qui pose problème. Pour ce faire, travaillez sur un poste à la fois pour déterminer lequel est à l'origine des problèmes. Comment lancer mon logiciel 25 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL Lancez le produit :  A partir du bureau, en double-cliquant sur l’icône ,  Démarrer + Programmes + EBP + Gestion Commerciale 18.0. Au lancement du produit, un écran d'accueil vous permet de :  Essayer le logiciel en version d’évaluation,  D’activer le logiciel. INSTALLATION 26 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel Gestion Commerciale reste en version d’évaluation. Plusieurs versions sont proposées :  Version Millésime,  Version PRO, Ou  Version PRO + Gammes,  Version PRO + Multi-dépôts Cela signifie que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une période de 40 jours à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, certaines fonctions du logiciel seront limitées.  Pour guider votre choix, vous pouvez cliquer sur le lien Comparez les différentes versions de EBP Gestion Commerciale de l’écran de bienvenue. Ce lien vous renverra sur le site Web EBP. Pour plus d’informations sur l’activation de votre logiciel Gestion Commerciale, reportez-vous aux paragraphes 4.2 et 4.3. Remarque Le logiciel contient un dossier de Démonstration pré-rempli vous permettant de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du produit selon la version d’évaluation que vous avez choisie (Millésime, PRO, PRO + Gammes, PRO + Multi-dépôts). Il est fortement recommandé d’ouvrir ce dossier afin de vous familiariser avec le logiciel et ses différentes fonctionnalités avant de créer votre propre dossier. Pour cela, dans l’écran de bienvenue, cliquez sur la société de Démonstration ou créez un dossier. En version d’évaluation, vous avez la possibilité de travailler sur votre dossier de Gestion Commerciale REEL, que vous continuerez d’utiliser ensuite après activation. Etant précisé que vous ne devez en aucun cas utiliser le dossier de Démonstration en guise de dossier REEL. Comment activer mon logiciel ? 27 Attention Si vous travaillez sur votre dossier de Gestion Commerciale REEL en version d’évaluation, lorsque vous activez votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez achetée (Millésime, Pro) est la même que la version avec laquelle vous avez créé votre dossier. 4.2. Comment activer le logiciel ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir continuer à utiliser toutes les fonctions, vous devez réaliser l’activation de votre logiciel. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous n’aurez pas de code à saisir. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour obtenir votre code d’activation. 4.3. Activation manuelle du logiciel Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est pas connecté à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et sur le bouton Activer manuellement. Vous avez alors accès aux zones suivantes :  Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le nom que vous avez communiqué en respectant la même syntaxe (points, espaces, majuscules).  Numéro de licence Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint avec la boîte du logiciel.  Clé Web Elle vous sera demandée afin d'accéder à l’espace clients du site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Code d’activation Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué. INSTALLATION 28 Validez votre code. Un message d’avertissement apparaît : FELICITATIONS, la procédure d’activation est terminée, vous pouvez désormais utiliser votre logiciel. Attention Si le code saisi n’est pas valide, le message suivant apparaît : Vérifiez que vous n’avez pas fait d’erreur de frappe dans le code. Vérifiez que vous avez saisi exactement le même nom que celui que vous avez transmis à EBP. 4.4. Evaluez une version après activation Si votre logiciel est activé, vous disposez à tout moment de la possibilité de revenir en version d’évaluation grâce au menu ? + Revenir en version d’évaluation afin d’évaluer une autre version de Comptabilité et Facturation que celle que vous avez achetée. Votre logiciel est alors temporairement désactivé. Après cette nouvelle évaluation, vous pouvez soit :  Réactiver votre produit tel qu’il était avant en cliquant sur le lien Activez votre logiciel de l’écran de bienvenue. Il est alors activé sans suivre de procédure d’activation puisque votre code a été conservé.  Activer le logiciel avec la nouvelle version que vous avez achetée. Vous devez alors suivre les étapes des paragraphes 4.2 ou 4.3. Comment créer mon dossier 29 5. COMMENT CREER MON DOSSIER La première étape pour commencer à travailler est la création de votre dossier de travail. Pour cela, dans l'écran d'accueil, cliquez sur Créer un nouveau dossier ou utilisez le menu Dossier + Nouveau, ou l’icône . Grâce au bouton Suivant, parcourez les différentes étapes : 5.1. Etape 1 : Nom et emplacement Saisissez votre raison sociale, qui apparaîtra sur tous vos documents imprimés. Le logiciel vous affiche automatiquement l’emplacement de votre dossier sur le disque. Astuce Pour retrouver facilement une information dans l’aide en ligne, cliquez sur le bouton Rubriques d’aide, et utilisez l’onglet Index pour taper le mot clé de la rubrique recherchée (recherche intuitive). 5.2. Etape 2 : Identification Cette étape vous permet de saisir les informations légales qui identifient la société. Vous pouvez, si vous le souhaitez, saisir le statut de votre société, ou le sélectionner dans une liste en cliquant sur . Le Numéro de TVA intra-communautaire correspond à l’ancien NII. Ce numéro est nécessaire pour la Déclaration d’Echanges de Biens (DEB). Le NAF signifie Nomenclature d’Activités Française. Il s’agit du numéro appelé auparavant numéro d’APE. INSTALLATION 30 5.3. Etape 3 : Adresse L’adresse est reprise sur différents états tels que les pièces et la DEB. Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche Ctrl + Entrée afin d’accéder à la seconde ligne, puis à la troisième. 5.4. Etape 4 : Contact Si vous le souhaitez, vous pouvez saisir ici les coordonnées du contact de votre société. Cependant, ces informations n’apparaîtront dans aucune impression. 5.5. Etape 5 : Choix de la devise du dossier Choisissez la devise de votre dossier, généralement l’Euro. Les données chiffrées de votre dossier seront alors exprimées dans cette devise. Pour les utilisateurs de la version PRO, vous aurez la possibilité d’associer à vos tiers une devise de facturation différente de la devise du dossier. Comment créer mon dossier 31 5.6. Ecran de travail Une fois le dossier créé, l’écran se présente ainsi : Barre de menus Barres d'outils Volet de navigation : il se décline en différents thèmes. La majorité de ces thèmes se composent des mêmes fonctionnalités. Quant aux autres, ils s'adaptent au traitement en cours. Il peut être désactivé par le menu Affichage. Tableau de bord : il donne les priorités du jour (commandes à traiter et rendez-vous), les meilleurs clients, le chiffre d'affaires du jour, des 12 derniers mois, les articles les plus vendus, les paiements en retard et ceux à venir. 32 Comment initialiser mon dossier ? 33 Prise en main 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 1.1. Les coordonnées de mon dossier Afin de modifier les coordonnées saisies lors de la création du dossier, accédez aux Coordonnées du menu Dossier + Propriétés. Les « onglets » correspondent aux différents intercalaires positionnés en haut de la fenêtre. 1.1.1. Onglets Adresse, Contact, Identification et Dossier Vous retrouvez ici les informations saisies lors de la création de votre dossier, ainsi que l’emplacement du dossier. 1.1.2. Onglet Sécurité Vous pouvez, si vous le souhaitez, paramétrer un mot de passe d’accès à votre dossier. Dans ce cas, cochez la case Dossier protégé par mot de passe, et saisissez-le dans les deux cases suivantes. Attention Les majuscules et les minuscules sont considérées comme des lettres différentes. Le mot de passe sera demandé à chaque ouverture du dossier. Ne l'oubliez pas !! PRISE EN MAIN 34 1.2. Comment paramétrer mes taux de TVA Pour paramétrer les taux et les types de TVA, accédez à l’option Taux de TVA et de TPF… du menu Dossier + Propriétés. Vous pouvez indiquer jusqu’à 9 taux de TVA différents. Ensuite, ces taux seront affichés dans les fiches familles d’articles et dans les fiches articles.  Les taux 19,60 % et 5,50 % sont déjà créés en position 1 et 2. Pour chacun de ces taux, les racines de comptes pour les ventes et les achats sont indiquées. Cependant, vous pouvez personnaliser ces comptes et si vous avez précisé un dossier comptable dans les Préférences, en cliquant sur l’icône , vous accédez au plan comptable de votre dossier.  Pour ajouter un taux de TVA spécifique, pointez sur 3, par exemple, et renseignez le taux et les comptes comptables à utiliser pour le transfert en comptabilité.  Pour les sociétés résidant en DOM-TOM, créez un taux de TVA spécifique et cochez la case Dom-Tom ce qui vous permettra de calculer une TVA dans la facture mais qui ne sera pas prise en compte dans le net à payer.  Pour les utilisateurs de la version PRO, vous devez préciser pour chaque taux de TVA son type c’est-à-dire si c’est une TVA sur débit ou sur encaissement et paramétrer les comptes comptables en conséquence. Pour le paramétrage des taux de TPF, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1. Comment initialiser mon dossier ? 35 1.3. Les préférences de mon dossier Avant de commencer à travailler, il est nécessaire de paramétrer le fonctionnement général de votre logiciel. Accédez pour cela à l’option Préférences du menu Dossier + Propriétés. Ici, seules les options indispensables à l’utilisation de base du logiciel sont détaillées. Pour des informations sur le paramétrage des options avancées, placez-vous dans l’onglet concerné et accédez à l’aide en ligne par la touche F1. 1.3.1. Le bouton Articles  Pour les 5 tarifs de vente proposés, indiquez un libellé, un coefficient et un taux de TVA. Ces informations seront alors reprises dans les familles d’articles et les articles.  Si vous souhaitez que vos codes articles soient automatiquement générés, cochez la case Codification automatique et indiquez le nombre de caractères sur lequel le code doit être généré. La codification s’effectue alors sur la désignation de l’article. 1.3.2. Le bouton Comptabilité  Si vous possédez le logiciel EBP Comptabilité, vous avez la possibilité d’effectuer un transfert direct de vos données (ventes, achats et règlements) vers votre dossier comptable. Pour cela, cliquez sur le bouton Dossier Comptabilité et sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez réaliser le transfert.  Pour effectuer votre transfert comptable (direct ou par fichier texte), vous devez paramétrer les différents journaux comptables dans lesquels les écritures doivent être récupérées. Si vous avez indiqué un dossier comptable pour le transfert direct, en cliquant sur l’icône , vous accédez alors à la liste de vos journaux en comptabilité.  Le transfert du pointage des règlements en Comptabilité, disponible uniquement en version PRO, permet de récupérer dans l’échéancier-règlements, accessible depuis le journal de banque de la Comptabilité, les factures affectées à chaque règlement. PRISE EN MAIN 36 1.3.3. Le bouton Divers Cet écran permet de paramétrer les libellés à indiquer lors de différents traitements.  Pour le transfert ou copie de pièces, précisez le texte qui apparaîtra dans le corps de la pièce issue de l’opération. Vous pouvez inclure le numéro de pièce et / ou la date.  Pour le transfert comptable des pièces de ventes et d’achats, indiquez le libellé que vous souhaitez obtenir sur chaque ligne d’écriture. Vous pouvez y inclure le numéro de la pièce et / ou la raison sociale du tiers.  Pour le transfert des règlements, vous pouvez soit saisir un libellé dans cette fenêtre en y incluant le numéro de la pièce réglée et / ou la raison sociale du tiers soit utiliser le commentaire que vous saisissez lors de la saisie de votre règlement par le menu Opérations. Ce choix est à effectuer pour les règlements clients et fournisseurs. 1.3.4. Le bouton Numéros de pièces  Dans cet onglet, vous devez paramétrer la numérotation de chaque type de pièce (Ventes, Achats, Stock et Autres). Indiquez donc le dernier numéro. Exemple Vous indiquez le numéro FC 20050000. La prochaine pièce portera alors le numéro FC 20050001.  Précisez pour les ventes et les achats, les modèles d’impression HT et TTC à utiliser. La notion HT et TTC correspond à la base de calcul choisie pour la création des pièces (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.5 Le bouton Pièces page). Choisissez également les modèles d’impression pour les pièces de stock. 1.3.5. Le bouton Pièces  Si vous souhaitez avoir un message d’avertissement lors de la facturation d’articles dont le stock est égal ou inférieur à 0, cochez l’option Message d’avertissement sur les articles en rupture de stock. Ceci peut éviter toute erreur de gestion de stock et de valorisation de PMP.  Lors du transfert comptable, si vous souhaitez comptabiliser vos avoirs en négatif c’est-à-dire obtenir le montant de l’avoir au crédit du compte de vente mais en négatif, cochez la case Comptabilisation des avoirs en négatifs. Dans le cas contraire, l’avoir est comptabilité au débit du compte de vente.  L’option Mode de calcul TTC permet d’établir vos pièces de ventes à partir des prix de vente TTC. Donc, toute modification dans le corps de la pièce, influe sur les prix TTC. Dans le cas contraire, vous travaillerez sur les prix de vente HT.  Indiquez le mode de TVA avec lequel vous travaillez : TVA sur débits ou TVA sur encaissements (disponible uniquement en version PRO). Ce choix a une influence Comment initialiser mon dossier ? 37 pour le transfert comptable puisque le compte comptable mouvementé n’est pas le même (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.3 Comment paramétrer mes taux de TVA page 34).  Cochez la case Saisir le N° de pièce pour les Devis, Commandes et Bons de livraison si vous souhaitez lors de la création de ces différentes pièces accéder à leurs numéros. Le numéro de la pièce est automatiquement indiqué en fonction du dernier numéro attribué mais il reste modifiable. Dans le cas contraire, le numéro ne sera pas accessible lors de la création et sera attribué à la validation de la pièce.  Si vous cochez la case Recherche des tiers par raison sociale, lors de la création de vos pièces de ventes, vous pourrez alors effectuer la recherche d’un client sur sa raison sociale. Pour toutes les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1. 1.3.6. Le bouton Racines de comptes comptables  Dans cet écran, vous devez paramétrer les racines de comptes comptables pour les clients, les fournisseurs, les ventes, les achats et les banques. Ces racines seront proposées lors de la création des différentes fiches. En revanche, si vous n’indiquez pas de comptes dans les fiches, ce sont ces comptes qui seront repris lors du transfert comptable.  Les comptes comptables que vous indiquez pour la remise, la remise supplémentaire, l’escompte global et le divers TTC sont ceux qui seront repris lors du transfert comptable. Pour la remise et la remise supplémentaire, la case Comptabilisation permet de générer une écriture comptable. Dans le cas contraire, le montant sur le compte de ventes ou d’achats correspondra au montant des ventes HT remisé.  Pour les tiers, vous devez également préciser si le numéro de compte doit être généré à partir de la Racine, la Racine + le Code Tiers ou la Racine + la raison sociale du tiers. Ce choix reste modifiable dans les familles clients ou fournisseurs. PRISE EN MAIN 38 1.3.7. Le bouton Tiers  Le bouton vous permet d’ajouter des civilités qui ne sont pas déjà présentes dans la liste par défaut. Toutes ces civilités apparaissent dans les fiches clients et fournisseurs. Vous pouvez également en supprimer par l’icône ou changer leur position dans la liste en cliquant sur les icônes et .  Si vous souhaitez que les codes tiers soient automatiquement créés, cochez l’option Codification automatique et indiquez le nombre de caractères sur lequel le code doit être calculé.  Cochez la case Modification du N° de Compte afin que vous puissiez modifier les comptes comptables des tiers lors de la création de la fiche. Dans le cas contraire, la zone du numéro de compte sera grisé et le compte sera indiqué en fonction du choix que vous aurez effectué dans la famille de clients ou fournisseurs. Pour les autres boutons ou options, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1. Comment initialiser mon dossier ? 39 1.4. Les commerciaux Pour accéder à la liste des commerciaux, sélectionnez la commande Commerciaux du menu Données. La gestion des commerciaux permet d’affecter un commercial à un client mais elle permet surtout de calculer des commissions pour les commerciaux en fonction des ventes réalisées. 1.4.1. Je crée une fiche commercial Vous souhaitez créer le commercial « Arnaud Lepetit ». Pour réaliser cette opération, cliquez sur l’icône ou appuyez sur la touche Inser.  Renseignez le code, le nom et le prénom du commercial, les autres zones étant facultatives.  Indiquez les coordonnées postales et téléphoniques du commercial dans l’onglet Adresse. Vous pouvez également indiquer son adresse électronique pour le contacter par e-mail ou lui envoyer des documents.  Dans l’onglet Région, précisez les départements que le commercial gère. Ce choix est important car, lors de la création des fiches clients, le commercial sera automatiquement associé au client en fonction des départements indiqués dans cet onglet. PRISE EN MAIN 40 1.4.2. Je crée une formule de commissions Pour calculer des commissions à votre commercial, vous devez créer une formule par l’intermédiaire de sa fiche qui s’appliquera sur les factures de ventes que vous lui affecterez. Positionnez-vous dans l’onglet Formules de commissions et cliquez sur l’option Nouvelle formule présent dans le volet de navigation.  Indiquez si la commission doit être calculée sur la pièce, tous les articles, un article précis ou une famille d’articles.  Choisissez la base de calcul de la commission : Marge, Chiffre d’affaires, Chiffre d’affaires HT des pièces entièrement réglées ou Chiffre d’affaires encaissé TTC. Si vous avez choisi d’appliquer une commission sur la pièce, les quantités ne pourront pas être la base de calcul de votre commission. Si vous choisissez Chiffre d’affaires encaissé, seules les factures de ventes réglées seront prises en compte dans la base de calcul. Précisez l’intervalle de variation.  Choisissez le type de résultat de la formule : un montant, un % de la marge ou un % du Chiffre d’affaires. Cliquez sur le bouton Terminer pour valider la formule de commission. Cliquez sur l’icône pour enregistrer la fiche et répondez Non à la question qui vous est posée dans la mesure où aucune fiche client n’est créée. Procédez de la même manière pour créer vos autres fiches commerciaux. Comment initialiser mon dossier ? 41 1.4.3. Présentation de la liste des données Dès que votre fiche commercial est enregistrée, elle apparaît dans une liste. Depuis cette liste, vous avez la possibilité d’effectuer différentes opérations :  Rechercher une donnée en fonction du critère de tri courant.  Trier la liste selon différents critères présents dans la liste déroulante.  Filtrer la liste c’est-à-dire afficher les données répondant à des critères précis.  Mettre en forme la liste à partir de l’icône . Vous pouvez alors supprimer ou ajouter des colonnes, changer l’ordre des colonnes…. Pour des informations plus précises concernant ces différentes options, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1. A partir de cette liste, vous avez également accès à un menu contextuel (clic sur le bouton droit de la souris) qui propose de nombreuses fonctions, différentes selon la liste des données dans laquelle vous êtes. PRISE EN MAIN 42 1.5. Les modes de règlements Pour accéder à la liste des modes de règlements, sélectionnez la commande Modes de règlement du menu Données. La création des modes de règlement est indispensable afin d’enregistrer les règlements clients et fournisseurs. Pour créer un nouveau mode de règlement, cliquez sur l’icône ou appuyez sur la touche Inser.  Renseignez le code et le libellé du mode de règlement.  Précisez le type du règlement. Ce choix est très important puisque du type du règlement découle des traitements bien spécifiques. Exemple Si un client vous règle avec une lettre de change, lors de la remise en banque, vous avez la possibilité de générer un fichier au format ETEBAC à remettre à votre banque.  Cochez la case Echéance si vous souhaitez définir une échéance pour ce mode de règlement. Plusieurs types d’échéances sont possibles : Net, Fin de décade, Fin de mois ou Fin de mois + Nb jours. Si vous êtes en version PRO, vous pouvez définir jusqu’à 10 échéances. Ainsi, en facturation, l’échéancier de la pièce est automatiquement généré en fonction des paramètres du mode de règlement. Exemple Nous sommes le 12 Septembre 2008. Si vous indiquez 30 Net, votre date d’échéance sera calculée au 12 Octobre 2008. Si vous indiquez 30 Fin de Mois, le 1, votre date d’échéance sera calculée au 1 Novembre 2008.  Si vous souhaitez gérer les valeurs à l’encaissement pour le transfert comptable des règlements, indiquez les comptes comptables et les journaux à prendre en compte pour effectuer cette opération. Pour plus d’informations, utilisez l’aide en ligne par la touche F1. Comment initialiser mon dossier ? 43 1.6. Les familles clients La liste des familles clients est accessible depuis le menu Données + Tiers + Familles de clients. La création de familles clients offre la possibilité d’éditer des statistiques par famille de clients et surtout de répercuter les modifications que vous pouvez effectuer par la suite sur les clients rattachés à cette famille. Pour créer une nouvelle famille de clients, cliquez sur l’icône ou appuyez sur la touche Inser.  Renseignez le code et le libellé de la famille clients.  Précisez le type du client : National, U.E, International ou Exonération de taxe. Pour les 3 derniers types énoncés, le logiciel appliquera automatiquement une TVA de type Exo dans les différentes pièces de ventes.  La racine de compte et le choix pour générer le numéro de compte sont automatiquement indiqués en fonction de ce que vous avez précisé dans les Préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.6 Bouton Racines de comptes comptables page 37). Cependant, vous pouvez le modifier.  Sélectionnez le tarif que vous souhaitez appliquer à cette famille de clients.  Si vous souhaitez appliquer automatiquement une remise et une remise supplémentaire dans le pied des pièces de ventes aux clients de cette famille, renseignez les zones Remise et Remise supplémentaire. Pour les autres onglets ou options, consultez l’aide en ligne grâce à la touche F1. Procédez de la même manière pour créer vos autres familles clients. PRISE EN MAIN 44 1.7. Les clients Pour accéder à la liste des clients, sélectionnez la commande Clients du menu Données + Tiers. Vous souhaitez créer votre client « ECCA ». Pour cela, cliquez sur l’icône ou appuyez sur la touche Inser. Si vous avez coché l’option Codification automatique dans les Préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.7 Le bouton Tiers page 38), renseignez la raison sociale, la civilité et la famille de votre client. Dans le cas contraire, vous devez également saisir son code. 1.7.1. Onglet Adresses Cet onglet permet de renseigner les adresses de facturation et de livraison de votre client. Si l’adresse de livraison est identique à l’adresse de facturation, ne modifiez rien puisque le logiciel recopie l’adresse de facturation dans cette zone. Dans le cas contraire, pointez Livraison et saisissez l’adresse. Pour ajouter une adresse, sélectionnez le type Facturation ou Livraison et cliquez sur l’option Ajouter une adresse dans le volet de navigation. Les adresses illimitées ne sont pas disponibles en version millésimée. Comment initialiser mon dossier ? 45 1.7.2. Onglet Contacts Cet onglet n’est pas disponible en version millésimée. Saisissez les différents renseignements concernant les contacts qui représentent la société. Vous pouvez saisir autant de contacts que vous le souhaitez puisque le nombre de contacts n’est pas limité. Les options Principal Facturation et Principal Livraison permettent de définir le contact de facturation et le contact de livraison avec lesquels vous serez les plus souvent en relation. En création de pièces de ventes, ce sont ces contacts qui seront par défaut repris dans les champs Contact de facturation et Contact de livraison. 1.7.3. Onglet Vente  Le type de client sélectionné est celui indiqué dans la famille de clients. Vous pouvez, cependant, le modifier. Rappel Pour les types U.E., International et Exonération de taxe, le logiciel appliquera une TVA de type Exo sur toutes les pièces de ventes.  Indiquez le Numéro de TVA Intracommunautaire (NII) de votre client. Cette information est nécessaire pour la Déclaration d’Echanges de Biens (D.E.B).  Pour les utilisateurs de la version PRO, choisissez la devise dans laquelle vous souhaitez facturer votre client. Cette devise peut donc être différente de la devise du dossier.  Le commercial est automatiquement indiqué en fonction de l’adresse du client. En effet, dans la fiche commercial (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.4.1 Je crée une fiche commercial page 39), vous avez renseigné les départements que le commercial a en charge donc le logiciel compare le code postal du client avec les départements de la fiche commercial. Cependant, vous pouvez le modifier.  Les zones Remise, Remise supplémentaire et Tarif appliqué sont automatiquement renseignées en fonction des indications saisies dans la fiche familles de clients. Cependant, vous pouvez les modifier. PRISE EN MAIN 46 1.7.4. Onglet Banque / Mode de règlement Renseignez les coordonnées bancaires de votre client. Vous pouvez saisir le RIB ou l’IBAN. En fonction de l’information que vous saisissez (RIB ou IBAN), le logiciel reconstitue l’autre donnée. Vous pouvez indiquer jusqu’à 4 banques différentes pour le même client. Ces informations sont nécessaires pour la génération des fichiers LCR (Disponible uniquement en version PRO). Le logiciel effectue un contrôle sur le RIB que vous saisissez. Donc, si la clé RIB n’est pas correcte le logiciel vous avertit en affichant le message suivant : Clef R.I.B. inexacte Voulezvous la vérifier ? Si votre client règle ses factures avec le même mode de règlement, cet onglet vous permet également de lui attribuer un mode de règlement précis. Ainsi, lors de la création de vos factures, ce mode de règlement sera automatiquement indiqué mais cela ne vous empêchera pas de choisir un autre mode de règlement si besoin est. 1.7.5. Onglet Compte  Le numéro de compte est automatiquement indiqué en fonction des paramètres indiqués dans la famille clients. Si, dans les Préférences, vous avez coché l’option Modification du N° de compte (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.7 Le bouton Tiers page 38), vous pouvez alors modifier le compte comptable proposé.  L’encours correspond à la somme des factures non réglées d’un client. Si vous souhaitez ne plus pouvoir facturer un client au delà d’un certain montant, indiquez alors l’encours maximum autorisé. Ainsi, lors de la facturation, un message vous avertira que le client a dépassé son encours maximum.  Cochez la case Client bloqué si vous ne souhaitez pas pouvoir établir de pièces de ventes au nom de ce client. Pour les onglets et les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1. Procédez de la même manière pour créer vos autres clients. Comment initialiser mon dossier ? 47 1.8. Les familles d’articles Pour accéder à la liste des familles articles, sélectionnez la commande Famille d’articles du menu Données + Stock. Les familles d’articles permettent de regrouper les articles par catégorie, d’éditer des statistiques par famille d’articles et surtout de répercuter les modifications effectuées dans les fiches familles articles sur les articles appartenant à ces familles. Vous souhaitez créer la famille d’articles « Fournitures ». Pour cela, cliquez sur l’icône ou appuyez sur la touche Inser. Saisissez le code et le libellé. 1.8.1. Onglet Généralités  Indiquez la nature des articles de cette famille. Si vous sélectionnez l’option Actif, vous pourrez insérer l’article dans toutes les pièces de ventes en positif comme en négatif. Si vous sélectionnez l’option En sommeil, l’article ne pourra pas être vendu mais pourra être retourné (= avoir). Si vous sélectionnez l’option Non Facturable, l’article ne pourra pas être inséré dans une pièce de ventes.  Cochez l’option Facturable (Achats) afin que vous puissiez ajouter les articles de cette famille dans les pièces d’achats. Cette option pourra être modifiée ponctuellement dans les fiches articles.  Cochez les cases Imprimable (Ventes) et Imprimable (Achats) afin que les articles de cette famille soient édités lors de l’impression des pièces de ventes et d’achats.  Si vous gérez des articles dont vous n’avez pas besoin de suivre leur stock, cochez la case Hors Stock.  Pour toutes les impressions concernant le stock, choisissez si les valeurs imprimées doivent être valorisées au Prix Moyen Pondéré (PMP) ou au Dernier prix de revient. Ce choix concerne aussi le calcul de la marge. 1.8.2. Onglet Numéros de comptes / Ventilations analytiques Dans cet onglet, vous devez paramétrer les comptes comptables pour les ventes et les achats à utiliser pour le transfert en comptabilité. Les racines de compte indiquées correspondent aux racines que vous avez précisé dans les Préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.6 Le bouton Racines de comptes comptables page 37). PRISE EN MAIN 48 1.8.3. Onglet Coefficients / Arrondis  Les coefficients indiqués, dans cet onglet, ont été paramétrés dans les Préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.1 Le bouton Articles page 35). Cependant, vous pouvez les personnaliser pour chaque famille d’articles.  Par défaut, dans les fiches articles, ce sont les prix de vente HT qui peuvent être modifiés. Si vous souhaitez avoir accès aux prix de vente TTC pour un tarif en particulier ou pour tous les tarifs, cochez l’option Le tarif de cet article est arrondi sur le TTC.  Choisissez si le logiciel doit recalculer les coefficients ou les tarifs de vente lors de la saisie ou de la modification du prix d’achat. 1.8.4. Onglet TVA / TPF Le taux de TVA indiqué pour chaque tarif a été paramétré dans les préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.3.1 Le bouton Articles page 35). Cependant, vous pouvez les personnaliser pour chaque famille d’articles. Choisissez également le taux de TVA à appliquer sur les pièces d’achats pour les articles de cette famille. Les taux qui sont proposés dans la liste déroulante ont été créés par le menu Dossier + Propriétés + Taux de TVA et TPF. Pour les onglets et les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1. Procédez de la même manière pour créer vos autres familles articles. Comment initialiser mon dossier ? 49 1.9. Les articles La liste des articles est accessible depuis le menu Données + Stock + Articles. Vous souhaitez créer l’article « Agrafeuse ». Pour cela, cliquez sur l’icône ou appuyez sur la touche Inser.  Si, dans les Préférences, vous avez choisi la codification automatique de vos articles, saisissez directement la désignation de votre article. Dans le cas inverse, saisissez le code article. Puis, choisissez la famille pour appliquer les paramètres définis à l’article.  Dans la zone Quantité Initiale, saisissez le stock actuel de votre article. La saisie de cette zone vous permet, après la création de vos fichiers de base, de créer une facture de ventes sans passer par la création de pièces de stock ou d’achats. Cela évite tout problème de gestion de stock.  Indiquez le prix d’achat de votre article. Les prix de ventes HT et TTC sont automatiquement calculés à partir des coefficients. Vous pouvez, cependant, modifier le prix de vente HT ou TTC d’un ou plusieurs tarifs.  La TVA appliquée sur chaque tarif correspond à la TVA sélectionnée sur chacun de ces tarifs dans la famille d’articles. Choisissez en une autre dans la liste déroulante si besoin est. PRISE EN MAIN 50 Pour les onglets et les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1. Procédez de la même manière pour créer vos autres articles. 1.10. Les banques Pour accéder à la liste des banques, sélectionnez la commande Banques du menu Données. La création des banques est nécessaire pour effectuer les remises en banque. Pour créer une nouvelle banque, cliquez sur l’icône ou appuyez sur la touche Inser. Saisissez le code du journal de banque, en reprenant les initiales de la banque pour un maximum de clarté et le libellé.  Dans l’onglet Adresse, précisez les coordonnées postales de votre banque.  Dans l’onglet Comptabilité, indiquez dans quel journal vous souhaitez récupérer les écritures comptables et le compte de banque à mouvementer.  Dans l’onglet R.I.B. / N° émetteur, renseignez vos coordonnées bancaires à cette banque. Cette information est nécessaire pour générer des fichiers au format ETEBAC (disponible uniquement en version PRO). Pour les onglets et les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1. Procédez de la même manière pour créer vos autres banques. Gestion des ventes 51 2. GESTION DES VENTES La gestion des ventes regroupe les devis, les commandes, les bons de livraison et les factures. Toutes ces pièces sont regroupées dans une seule fenêtre. A partir de cette fenêtre, vous pouvez rechercher, trier et filtrer vos pièces. Des boutons donnent accès à toutes les fonctions de gestion des pièces. Pour de plus amples informations, consultez l’aide en ligne grâce à la touche F1. 2.1. Comment créer une commande ? Accédez à la liste des pièces de ventes par le menu Ventes + Commande. Cliquez sur le bouton Nouvelle. 2.1.1. Onglet Entête Pour affecter un client à la pièce, vous pouvez :  Saisir le code du client si vous le connaissez,  Rechercher le client par son code en cliquant sur l’icône dans la zone Code,  Rechercher le client par sa raison sociale, si vous avez coché l’option Recherche des tiers par raison sociale dans les Préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.5 le bouton Pièces page 36), en cliquant sur l’icône dans la zone Raison Sociale. Dès que vous avez indiqué le client, toutes les zones concernant le client sont automatiquement renseignées. Si vous avez renseigné plusieurs contacts dans la fiche client, vous pouvez choisir les contacts de facturation et de livraison à affecter à cette pièce en cliquant sur l’icône . En fonction de votre choix dans les Préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.5 Le bouton Pièces page 36), la pièce est établie sur les prix de vente TTC (base de calcul TTC cochée) ou HT. Cependant, vous pouvez ponctuellement changer ce paramètre lors de la création d’une pièce. PRISE EN MAIN 52 2.1.2. Onglet Corps Pour insérer un article, vous pouvez :  Saisir le code de l’article si vous le connaissez,  Rechercher un article en cliquant sur l’icône . Dès que vous avez indiqué un code article, le prix de l’article et le taux de TVA à appliquer sont automatiquement renseignés. Ces informations peuvent être modifiées en vous positionnant dans la colonne appropriée grâce à la touche Tabulation ou Entrée. Ensuite, saisissez la quantité (dans notre exemple 10 afin d’effectuer une livraison partielle par la suite) et indiquez une remise si vous souhaitez en appliquer une. Vous pouvez également effectuer différentes opérations :  Insérer un sous-total en cliquant sur l’icône ,  Insérer une ligne texte en cliquant sur l’icône ,  Supprimer une ligne article en cliquant sur l’icône ,  Modifier l’ordre des lignes en cliquant sur les icônes et . 2.1.3. Onglet Pied Les montants et les informations qui apparaissent dans le pied de la commande, sont automatiquement calculés ou repris. Gestion des ventes 53  Le détail par taux de TVA est affiché. Chaque montant de TVA est calculé en fonction des articles saisis dans le corps de la pièce et n’est donc pas modifiable dans le pied de la pièce.  Si vous avez indiqué une remise et une remise supplémentaire dans la fiche du client, ces informations sont reprises dans le pied de la pièce mais elles restent modifiables. Ces remises sont appliquées en cascade. Exemple Vous appliquez deux remises de 10 % sur un montant de 100 €. 100 – 10 % = 90 € 90 – 10 % = 81 € Soit un taux de 19 % : 1-(1-0,1)*(1-0,1).  Si vous avez des frais accessoires à ajouter au net à payer (frais d’emballage, par exemple), saisissez le libellé dans la zone Divers TTC et le montant.  Si le client vous a versé un acompte, vous pouvez le saisir à deux endroits différents : - Dans la zone Acomptes déjà comptabilisés, auquel cas ce montant ne sera pas repris lors du transfert comptable puisqu’il est considéré comme étant enregistré en comptabilité, - Dans la zone Acompte, si vous souhaitez que ce montant soit transféré en comptabilité. Pour enregistrer votre commande, cliquez sur l’icône et appuyez sur la touche Echap de votre clavier pour fermer la commande. Pour les onglets et les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1. Le masque de saisie pour modifier ou créer une pièce est identique pour chaque type de pièce. PRISE EN MAIN 54 2.2. Comment livrer partiellement une commande Vous souhaitez livrer partiellement votre commande. Pour effectuer cette opération, cliquez sur la commande Livraison globale ou partielle des commandes clients du menu Ventes.  La liste des commandes à livrer apparaît. Si votre commande n’apparaît pas, indiquez Année en cours dans la zone Dates de Commande. Sélectionnez votre commande et cliquez sur le bouton Livraison partielle.  Sur la ligne article, cliquez dans la colonne Qté à livrer et saisissez la quantité que vous souhaitez livrer. Puis, cliquez sur le bouton OK.  Cliquez sur le bouton Transfert en BL afin de créer un bon de livraison. Indiquez la date du BL à générer et cliquez sur le bouton OK. Confirmez l’opération puis répondez OUI afin de visualiser le BL généré.  Sélectionnez le BL créé et cliquez sur le bouton Modifier. Cliquez sur l’onglet Corps. Une première ligne indique de quelle commande le BL découle et suivent les articles qui ont été livrés. La livraison partielle peut également s’effectuer depuis la liste des commandes en sélectionnant la commande et en cliquant sur l’option Livraison partielle dans le volet de navigation. Pour plus d’informations, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1. Gestion des ventes 55 2.3. Livraison globale du reliquat Votre commande vient d’être livrée partiellement, il reste donc un reliquat. Pour livrer tout le reliquat, accédez à l’option Livraison globale ou partielle des commandes clients … du menu Ventes. Sélectionnez votre commande et cochez la case Globale. Cliquez alors sur le bouton Transfert en BL et indiquez la date du BL à générer. Validez l’opération par le bouton OK et confirmez. Si vous souhaitez visualiser la pièce générée, répondez OUI. La livraison globale peut également s’effectuer depuis la liste des pièces en sélectionnant la commande et en cliquant sur l’option Livraison globale dans le volet de navigation. 2.4. Regroupement de BL Vous souhaitez regrouper en une seule facture les deux bons de livraison générés par la livraison globale et partielle. Pour effectuer ce regroupement, sélectionnez la commande BL du menu Ventes. Remarque Le regroupement de BL peut s’effectuer par le menu Ventes + Regroupement + Bons de livraison.  Pour sélectionner les deux BL à regrouper, cliquez sur le premier BL, appuyez sur la touche Ctrl du clavier et sélectionnez le deuxième. Cliquez alors sur le bouton Regrouper.  Indiquez la date de la facture à générer. Si vos deux BL ont des lignes articles en commun et que vous souhaitez les regrouper dans la facture, cochez l’option Regrouper les articles. Par contre, si vous souhaitez avoir le détail de chaque BL, cochez l’option Générer un sous-total par Bon de livraison.  Cliquez sur le bouton Terminer, confirmez l’opération et répondez OUI afin de visualiser la facture générée. Sélectionnez la facture et cliquez sur le bouton Modifier. Positionnez-vous dans le corps de la pièce et contrôlez les informations affichées. Pour plus d'informations, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1. PRISE EN MAIN 56 2.5. Comment imprimer une facture ? Afin d’imprimer votre facture, cliquez sur l’onglet Factures. Sélectionnez votre facture à imprimer et cliquez sur le bouton OK. En fonction de la base de calcul choisie (HT ou TTC), sont proposés les modèles HT ou TTC. Le modèle d’impression sélectionné correspond au modèle que vous avez choisi dans les Préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.4 Le bouton Numéros de pièces page 36). Cependant, vous pouvez en choisir un autre. Cliquez sur le bouton Aperçu pour obtenir l’impression à l’écran ce qui vous permettra dans un premier temps de vérifier les valeurs imprimées puis d’ éditer la facture sur papier. Vous avez également la possibilité d’imprimer vos pièces par le menu Impressions + Pièces. Gestion des ventes 57 2.6. Comment imprimer le journal de ventes ? Pour imprimer le journal de ventes, lancez la commande Ventes du menu Impressions + Journaux. Cet état édite la liste des factures établies sur une période donnée, un récapitulatif par taux de TVA et un récapitulatif des règlements saisis dans les factures.  Choisissez la période d’impression à prendre en compte.  Dans l’onglet Options, définissez les critères d’impression tels que le tri et les ruptures ( exemple : Imprimer un sous-total par jour).  Choisissez le modèle d’impression. Les modèles sont d’ailleurs paramétrables par le bouton Paramétrer.  Cliquez sur le bouton Aperçu pour obtenir l’impression à l’écran ce qui vous permettra dans un premier temps de vérifier les valeurs imprimées puis d’ éditer le journal des ventes sur papier. 1 ère page 2 ème page La gestion des achats est similaire à la gestion des ventes mais consultez l’aide en ligne grâce à la touche F1 pour obtenir des informations. PRISE EN MAIN 58 2.7. Impression des statistiques commerciaux Comme indiqué dans la partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.4 Les commerciaux page 39, vous pouvez éditer des statistiques commerciaux. Rappel Pour avoir cette possibilité, vous devez :  Créer des commerciaux par le menu Données + Commerciaux.  Associer vos commerciaux à vos clients par le menu Données + Tiers + Clients.  Vérifier qu’un commercial est bien affecté à vos factures de ventes. La formule qui a été initialisée lors de la création des fiches commerciaux est la suivante : Appliquer une commission globale sur un chiffre d’affaires de 1,00 à 1000000,00 et la commission est 5,00 % du chiffre d’affaires. Sélectionnez la commande Commissions commerciaux du menu Impressions + Statistiques.  Indiquez la période de ventes à prendre en compte pour le calcul des commissions.   Si la formule de commissions est basée ou calculée sur le chiffre d’affaires encaissé (factures réglées), précisez la période d’encaissement à prendre en compte.   Choisissez le modèle d’impression. Cliquez sur le bouton Aperçu pour obtenir l’impression à l’écran ce qui vous permettra de vérifier les valeurs imprimées puis d’ éditer les statistiques commissions commerciaux sur papier. Gestion des ventes 59 Dans notre exemple, la commission est de 5,52 €. En effet, dans la facture générée par le regroupement de BL, l’article « Agrafeuse » a été vendu au prix unitaire de 12,24 € pour une quantité de 10, soit 12,24 X 10 = 122,40 € Mais, le client bénéficie à la fois d’une remise de 5,00 % et d’une remise supplémentaire de 5,00 %, remises qui s’appliquent en cascade. Donc, 122,40 X 0,95 X 0,95 = 110,466 €, ce qui correspond à la base de calcul pour la commission. Le commercial bénéficie de 5,00 % du chiffre d’affaires réalisé. Donc, 110,466 X 5,00 % = 5,52 €. PRISE EN MAIN 60 3. GESTION DES REGLEMENTS 3.1. Comment régler une facture ? Pour régler une facture, plusieurs possibilités vous sont offertes :  Par le menu Opérations + Règlements Clients. L’intérêt principal de saisir vos règlements par cette option est de pouvoir régler plusieurs factures par un même règlement.  Par l’onglet Règlements de la facture. Le règlement est alors automatiquement lié à la pièce.  Par le bouton Régler dans la liste des pièces de ventes. C’est la solution la plus simple et la plus rapide mais à condition de régler la facture dans son intégralité. 3.2. Règlement d’une facture Vous souhaitez régler votre facture. Pour effectuer cette opération, lancez la commande Facture du menu Ventes.  Sélectionnez la facture que vous souhaitez régler et cliquez sur le bouton Modifier. Positionnez-vous dans l’onglet Règlements de la facture. Gestion des règlements 61  Indiquez le mode de règlement, la date et le montant. Enregistrez les modifications en cliquant sur l’icône . Le règlement apparaît alors dans la remise en banque. 3.3. Remise en banque du règlement La remise en banque permet d’imprimer un bordereau avec les règlements que vous avez déposé en banque et les valider pour les transférer en comptabilité. Avant d’effectuer la remise en banque de votre règlement, sélectionnez la commande Préférences du menu Dossier + Propriétés. Cliquez sur le bouton Général et précisez une banque dans la zone Banque. Cette information est nécessaire pour la remise en banque. Pour les utilisateurs de la version PRO, vous pourrez lors de chaque remise en banque, précisez une banque.  Ensuite, sélectionnez la commande Remise en banque (Clients) du menu Opérations. Tous vos règlements à remettre en banque apparaissent. Si votre règlement n’apparaît pas, sélectionnez Année en cours dans la zone Période.  PRISE EN MAIN 62  Dans la zone Infos. Remise, apparaît la banque que vous venez de paramétrer dans les Préférences. Indiquez la date de remise en banque et le libellé qui sera repris sur le bordereau.  Cochez la case dans la colonne Pointage et validez votre remise en banque par l’icône ou en sélectionnant la commande Valider du menu contextuel (clic droit).  Une fenêtre apparaît pour imprimer le bordereau de remise en banque. Choisissez le modèle d’impression. Cliquez sur le bouton Aperçu pour obtenir l’impression à l’écran ce qui vous permettra dans un premier temps de vérifier les valeurs imprimées puis d’ éditer le bordereau sur papier. Remarque L’impression du bordereau valide définitivement votre remise en banque. Vous avez la possibilité de réimprimer un bordereau par le menu Impressions + Bordereaux de remise en banque. Si vous avez validé trop vite une remise en banque, vous pouvez la débloquer par le menu Opérations + Règlements clients à l’aide d’un mot de passe que vous obtiendrez par notre service technique. La gestion des règlements fournisseurs est comparable à la gestion des règlements clients mais consultez l’aide en ligne pour obtenir des informations supplémentaires. Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne grâce à la touche F1. Le transfert comptable 63 4. LE TRANSFERT COMPTABLE Cette opération consiste à générer des écritures comptables concernant les ventes, les achats et les règlements. 4.1. Les 2 types de transfert comptable Le transfert comptable peut se réaliser de deux manières différentes :  Par fichier texte. Pour les utilisateurs qui ne possèdent pas EBP Comptabilité, cette option permet de générer un fichier au format texte contenant les écritures comptables et de l’importer dans leur logiciel de Comptabilité.  Par transfert direct. Cette option ne peut être utilisée que par les utilisateurs qui possèdent EBP Comptabilité. Les écritures sont alors envoyées vers le logiciel de Comptabilité et elles sont récupérées à l’ouverture du dossier comptable. 4.2. Transfert comptable vers EBP Comptabilité Avant d’effectuer le transfert comptable de vos écritures, vous devez paramétrer différents éléments :  Les comptes comptables dans les fiches articles, clients, fournisseurs et banques,  Les comptes comptables dans le bouton Racines de comptes comptables du menu Dossier + Propriétés + Préférences,  Les journaux comptables dans les fiches banques et dans le bouton Comptabilité du menu Dossier + Propriétés + Préférences,  Définir si vous souhaitez gérer les valeurs à l’encaissement (voir l’aide en ligne). Pour accéder au transfert comptable, sélectionnez la commande Transfert en comptabilité du menu Opérations.  Indiquez la période à prendre en compte pour le transfert comptable. Toutes les pièces de ventes, les pièces d’achats et les règlements compris dans cet intervalle seront transférés.  Précisez les éléments que vous souhaitez transférer en comptabilité (Ventes, Achats, Paiements Clients et Paiements fournisseurs).  Dans la zone Transfert, choisissez EBP Comptabilité (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Le bouton Comptabilité page 35 pour paramétrer cette option). PRISE EN MAIN 64  Dès que vous avez tout paramétré, cliquez sur le bouton Aperçu pour obtenir l’impression à l’écran ce qui vous permettra de vérifier les valeurs imprimées. Par contre, vous devrez de nouveau sélectionner la commande Transfert en comptabilité du menu Opérations. Pour effectuer le transfert définitivement, cliquez sur le bouton OK. A la fin du traitement, le logiciel vous indique le nombre d’écritures générées. Pour plus d’informations concernant le transfert comptable, consultez l’aide en ligne grâce à la touche F1. La gestion de stock 65 5. LA GESTION DE STOCK 5.1. Qu’est-ce que la gestion de stock ? La gestion de stock permet de suivre les mouvements d’entrées et de sorties d’un article. Pour suivre l’évolution du stock d’un article, plusieurs impressions sont à votre disposition :  Impression de l’état de stock,  Impression des mouvements de stock,  Impression du palmarès de rotation,  Impression de la disponibilité. Afin que votre gestion de stock soit correcte et votre stock correctement valorisé, le stock doit obligatoirement être supérieur à 0 pour effectuer des pièces de ventes. Donc, si vous êtes en rupture de stock, vous devez impérativement créer des pièces d’achats ou de stock avant de facturer vos clients. Dans la Gestion Commerciale, il existe deux notions de stock : le stock actuel et le stock virtuel. Le stock actuel correspond aux mouvements réels d’un article (différence entre les entrées et les sorties). Quant au stock virtuel, il s’agit d’un stock prévisionnel qui tient compte des commandes clients et fournisseurs (Stock actuel + Commandes fournisseurs – Commandes clients). 5.2. Liste des pièces qui mouvementent le stock Le stock des articles est mouvementé par différents types de pièces :  Les pièces d’achats : - Le bon de réception. Par contre, si vous transférez votre BR en facture d’achat, le stock ne sera pas de nouveau mouvementé puisqu’il l’a été par le BR, - La facture.  Les pièces de stock : - Les bons d’entrées, - Les bons de sorties, - L’inventaire, - Les ordres de fabrication (voir paragraphe suivant). PRISE EN MAIN 66  Les pièces de ventes : - Les bons de livraison. Par contre, si vous transférez votre BL en facture, le stock ne sera pas mouvementé puisqu’il l’a été par le BL, - La facture. Le stock virtuel est, quant à lui, mouvementé par les commandes clients et les commandes fournisseurs. 5.3. Cas particulier : Assemblage – Désassemblage L’assemblage – désassemblage permet de mouvementer le stock des articles composés. L’assemblage va permettre de « fabriquer » un article composé, donc, le stock de l’article composé va être incrémenté et celui des composants décrémenté. Quant au désassemblage, c’est l’opération inverse c’est-à-dire l’article composé va être « annulé », donc, le stock de l’article composé va être décrémenté et celui des articles composants incrémenté. 5.3.1. Je crée un article composé Un article composé est constitué d’au moins deux articles. Dans la partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.9 Les articles page 49, vous avez créé l’article « Agrafeuse », vous devez donc créer un deuxième article. Créez l’article « Agrafes » en vous référant à la partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.9 Les articles page 49. Pour créer l’article composé « Ensemble Agrafeuse + Agrafes », cliquez sur l’icône dans la liste articles.  Si vous êtes en codification automatique, saisissez la désignation de l’article sinon indiquez également le code article. Précisez la famille à laquelle vous souhaitez rattacher l’article. Enregistrez la fiche en cliquant sur l'icône .  Dans l’onglet Composants, sélectionnez Composé pour le type d’article. Remarque Consultez l’aide en ligne grâce à la touche F1 pour obtenir une explication sur la différence entre un article composé et un article au forfait. La gestion de stock 67  Indiquez les deux articles qui composent cet article : Agrafeuse + Agrafes. vous avez la possibilité de calculer son prix d’achat ou ses prix de vente à partir des articles qui le composent. Cliquez alors sur le bouton Recalcul et choisissez la donnée à calculer. Vous pouvez également saisir ces informations dans l’onglet Tarifs. Pour enregistrer la fiche, cliquez sur l’icône et quittez la fiche. Attention La création d’un article composé n’a aucune incidence sur le stock des articles composants. Il faut donc créer des ordres de fabrication par l’intermédiaire des assemblages et désassemblages. 5.3.2. L’assemblage L’assemblage va donc vous permettre de fabriquer votre article composé. Pour effectuer cette opération, sélectionnez la commande Assemblage / Désassemblage par le menu contextuel de la liste articles. Remarque Vous pouvez également passer par le menu Stock + Assemblage / Désassemblage ….  Cliquez sur l’option Assemblage. Indiquez la quantité d’articles composés à fabriquer et la date de la pièce. Vous pouvez également préciser un commentaire.  Cochez la case Contrôler la disponibilité des articles composants afin de vous assurer que le stock des articles composants est suffisant. Sinon, vous risquez d’obtenir un stock négatif après l’opération.  Validez l’opération par le bouton OK. Un ordre de fabrication va être généré, le stock de l’article composé sera alors incrémenté et celui des articles composants décrémenté. PRISE EN MAIN 68 5.3.3. Le désassemblage Le désassemblage implique le résultat inverse de l’assemblage. Pour accéder au désassemblage, sélectionnez la commande Assemblage / Désassemblage par le menu contextuel de la liste articles.  Cliquez sur l’option Désassemblage. Indiquez la quantité d’articles composés à « annuler » et la date de la pièce. Vous pouvez également préciser un commentaire.  Cochez la case Contrôler la disponibilité des articles composés afin de vous assurer que le stock de l’article composé est suffisant. Sinon, vous risquez d’obtenir un stock négatif après l’opération.  Validez l’opération par le bouton OK. Un ordre de fabrication va être généré, le stock de l’article composé sera alors décrémenté et celui des articles composants incrémenté. 5.4. Les impressions de stock Pour suivre votre gestion de stock, différentes impressions sont proposées à partir du menu Impressions + Stock :  Impressions des mouvements de stock. Cet état reprend l’ensemble des mouvements d’un article.  Impression de l’état de stock. Cet état édite les quantités et les sorties de chaque article.  Impression du palmarès de rotation. Cet état permet de connaître le nombre de jours restant avant la rupture de stock pour chaque article.  Impression du palmarès des commandes. Cet état permet de connaître le nombre d’articles commandés par référence.  Impression du réapprovisionnement. Cet état indique les articles que vous devez commander pour honorer vos commandes clients.  Impression de la disponibilité. Cet état permet d’obtenir le stock prévisionnel article par article en fonction des commandes clients et fournisseurs. La gestion des gammes 69 6. LA GESTION DES GAMMES Gestion commerciale permet de gérer des gammes. Une gamme correspond à un axe et peut être adaptée à différents types de commerce : les caves (appellation, domaine, millésime)… Cette option n’est accessible que pour la version Pro Plus de Gestion commerciale. 6.1. Création des données de base 6.1.1. Définition des gammes Après la création de votre dossier (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe Erreur ! Source du renvoi introuvable. Comment créer mon dossier page 29), vous devez définir vos gammes par le menu Dossier + Propriétés + Préférences et cliquez sur le bouton Gestion des gammes. Par défaut, l’option Gérer les gammes est cochée et le nombre de gammes est fixée à 2. Cependant, le logiciel permet de gérer de 1 à 3 gammes. Les gammes définies par défaut sont nommées Gamme 1 et Gamme 2 mais vous pouvez, bien évidemment, les renommer à votre convenance. Pour chaque gamme, vous devez définir son libellé au singulier et au pluriel ainsi que la longueur du code en cliquant sur la gamme correspondante sous l’option Gestion des gammes à gauche de votre écran. Le libellé que vous indiquez permet d’identifier chaque gamme dans le logiciel. Par exemple, vous tenez une cave à vins et vendez des vins de différentes régions. Vous pouvez donc définir 3 gammes : une pour l’appellation (Pomerol, Cabernet d’Anjou), une pour les domaines (Pétrus, Château Margaux) et une pour les millésimes. Par défaut, les deux premières existent cependant, vous devez les renommer en Appellation et en Domaine. Ensuite, vous devez créer la 3ème gamme. Pour la créer, vous devez indiquer dans le champ Nombre de gammes, la valeur 3. Le logiciel crée alors une 3 ème gamme qui est par défaut nommée Gamme 3. Renommez-la en Millésimes. Vous pouvez fixer la longueur du code de la gamme Appellation à 5 et celle des gammes Domaine et Millésime à 2. Remarque La somme des codes des gammes doit être obligatoirement égale à 9 caractères. Si cette somme est inférieure ou supérieure à 9 caractères, vous ne pourrez alors pas valider les préférences. PRISE EN MAIN 70 Attention Dès que vous avez créé un ou plusieurs éléments dans une gamme, vous ne pouvez alors plus modifier le nombre de gammes que vous souhaitez gérer. 6.1.2. Ajout d’éléments dans les gammes Dès que vous avez défini vos gammes, vous pouvez alors créer les éléments s’y rapportant par le menu Données + Stock. Chaque gamme a une entrée dans ce menu. Pour chaque élément de gamme, vous devez renseigner le code, le libellé et vous pouvez y associer une image. Dans notre exemple de cave à vins, vous allez avoir une entrée Appellations, une entrée Domaines et une entrée Millésimes dans le menu Données + Stock. Pour créer une appellation, allez dans le menu Données + Stock + Appellations, cliquez sur l’icône ou appuyez sur la touche Inser. Indiquez un code et un libellé. Comme indiqué dans les préférences (voir PARTIE PRISE EN MAIN, paragraphe 6.1.1 Définition des gammes page 69), le code Appellation doit être obligatoirement sur 5 caractères. Procédez de la même manière pour les domaines et les millésimes, tout en sachant que le code Domaine et le code Millésime doivent être sur 2 caractères comme vous l’avez précisé dans les préférences. 6.1.3. Les articles collectifs Dès que vous avez créé tous les éléments nécessaires à chaque gamme, vous pouvez alors créer vos articles collectifs. L’article collectif permet de définir les caractéristiques générales des articles à facturer. Pour créer un article collectif, allez dans le menu Données + Stock + Articles et cliquez sur l’onglet Articles Collectifs. Cliquez sur l’icône ou appuyez sur la touche Inser. Dans notre exemple de cave à vins, vous vendez un bordeaux rouge. Nous allons donc créer l’article collectif Bordeaux rouge. Indiquez le code BOR0001 (le code est obligatoirement sur 7 caractères), une désignation et une famille d’articles. Ensuite, vous devez créer la combinaison se rapportant à l’article collectif. Une combinaison correspond à un assemblage de gammes et est déterminante dans la création de vos articles facturables puisque c’est en partie cette combinaison qui va permettre de les créer. Pour créer la combinaison correspondante, sélectionnez l’option Ajouter Appellations Domaines Millésimes par le menu contextuel. La gestion des gammes 71 1. Si toutes les appellations sont concernées, cliquez sur le bouton Tout cocher. Dans notre exemple, toutes les appellations ne le sont pas puisqu’une appellation est propre à une région. Donc, cochez seulement les appellations de Bordeaux puis cliquez sur le bouton Suivant. 2. Si tous les domaines sont concernés, cliquez sur le bouton Tout cocher. Dans notre exemple, un domaine ne produit pas toutes les appellations. Donc, cochez seulement les domaines adéquates puis cliquez sur le bouton Suivant. 3. Si tous les millésimes sont concernés, cliquez sur le bouton Tout cocher. Dans notre exemple, une bouteille n’est pas forcément disponible dans tous les millésimes. Donc, cochez seulement les millésimes disponibles. 4. Cliquez sur le bouton Suivant. Le logiciel indique alors le nombre de combinaisons qui vont être créées. Cliquez sur le bouton Terminer. La liste des combinaisons apparaît sous forme d’arbre et toutes les appellations sont regroupées par domaine puis par millésime. Remarque Si vous avez plusieurs articles collectifs qui se déclinent dans les mêmes appellations, les mêmes domaines et les mêmes millésimes, vous pouvez également créer vos combinaisons par le menu Données + Stock + Combinaisons. Elles serviront alors de modèles. Vous pouvez, ensuite, renseigner les différents onglets de l’article collectif qui alimenteront les fiches des articles facturables. Pour avoir des informations plus précises sur les articles collectifs, pensez à consulter l’aide en ligne par la touche F1. PRISE EN MAIN 72 6.1.4. Génération des articles facturables Dès que vous avez renseigné la fiche de l’article collectif, vous pouvez alors enregistrer votre saisie. L’enregistrement permet alors de générer les articles facturables. Ces articles sont créés à partir de l’article collectif et de la combinaison indiquée dans cet article. Donc, seuls les appellations, les domaines et les millésimes sélectionnés dans la combinaison ont des articles correspondants. Les articles sont alors visualisables par le menu Données + Stock + Articles. Le code d’un article facturable est la concaténation des codes suivants :  Les 7 premiers caractères correspondent au code de l’article collectif,  Les 5 suivants au code Appellation,  Les 2 suivants au code Domaine,  Les 2 derniers au code Millésime. Dans notre exemple, pour l’article collectif Bordeaux rouge, le code de chaque article facturable commencera par BOR0001 (code de l’article collectif). La gestion des gammes 73 6.2. La saisie des pièces Que ce soit pour les pièces de stock, d’achats ou de ventes, la saisie des articles gammés est spécifique. 6.2.1. Les pièces de stock Pour créer une pièce de stock, allez dans le menu Stock + Nouvelle pièce et double-cliquez sur Entrée de stock. Dans la colonne Code article, saisissez le code de l’article collectif BOR0001. La fenêtre suivante apparaît : Sont alors affichées toutes les appellations, les domaines et les millésimes rattachés à cet article collectif. Par défaut, dans l’arbre représenté à gauche de l’écran, la première appellation est sélectionnée. La saisie est alors individuelle c’est-à-dire que la valeur est saisie pour chaque domaine et chaque millésime. La saisie concerne la même information et il s’agit de la quantité. Vous pouvez modifier cette information en la sélectionnant dans le champ Sélection. Si vous sélectionnez, dans l’arbre, un domaine, le tableau de saisie est alors adapté et affiche les millésimes disponibles pour le domaine sélectionné en ligne et les informations modifiables en colonnes. Si vous sélectionnez Tous dans l’arbre, la saisie est alors collective c’est-à-dire que la valeur est commune à tous les millésimes pour un même domaine. PRISE EN MAIN 74 Dès que vous avez saisi les valeurs, cliquez sur le bouton OK. Les articles correspondant aux appellations-domaines-millésimes saisis apparaissent dans le corps de la pièce. La saisie des articles gammés dans les sorties de stock et les inventaires est identique à celle dans les entrées de stock. 6.2.2. Les pièces d’achats Pour créer une pièce d’achats, allez dans le menu Achats + Nouvelle pièce et double-cliquez sur Commande fournisseur. Indiquez un fournisseur et cliquez sur l’onglet Corps. Dans la colonne Code article, saisissez le code de l’article collectif BOR0001. La fenêtre suivante apparaît : Comme pour les pièces de stock, le principe de saisie est le même. Saisissez les valeurs et cliquez sur le bouton OK. Les articles correspondant aux appellations-domaines-millésimes saisies apparaissent dans le corps de la pièce. La saisie des articles gammés dans les bons de réception et les factures fournisseurs est identique à celle dans les commandes fournisseurs. 6.2.3. Les pièces de vente Pour créer une pièce de ventes, allez dans le menu Ventes + Nouvelle pièce et doublecliquez sur Devis. Indiquez un client et cliquez sur l’onglet Corps. Dans la colonne Code article, saisissez le code article collectif BOR0001. La liste des appellations disponibles pour cet article collectif apparaissent : La gestion des gammes 75 Sélectionnez une appellation et validez par le bouton OK. La liste des domaines pour cette appellation apparaît : PRISE EN MAIN 76 Sélectionnez un domaine et validez par le bouton OK. La liste des millésimes pour ce domaine apparaît : La saisie des articles gammés dans les commandes clients, bons de livraison et factures clients est identique à celle dans les devis. La gestion du multi-dépôt 77 7. LA GESTION DU MULTI-DEPOT Vous stockez vos produits dans plusieurs dépôts ? Gestion Commerciale répond à ce besoin et vous permet de gérer vos différents dépôts de stockage dans votre dossier. Attention, cette fonctionnalité n’est accessible que pour la version Pro Multi-dépôts de Gestion Commerciale. 7.1. Création des données de base 7.1.1. Les dépôts Vous stockez votre marchandise dans 2 entrepôts : le dépôt principal et la réserve. Pour créer vos dépôts, vous devez aller dans le menu Données + Stock + Dépôts. Par défaut, un dépôt est déjà créé et est défini comme dépôt principal. Pour créer votre dépôt « Réserve », sélectionnez l’option Nouveau dans le volet de navigation ou cliquez sur l’icône . Renseignez le code, le libellé, l’adresse et les informations concernant le responsable du dépôt. Cliquez sur l’option Enregistrer dans le volet de navigation pour sauvegarder votre saisie. 7.1.2. Les articles Lors de la création d’un article (menu Données + Stock + Articles), un onglet supplémentaire est disponible : Quantité initiale. PRISE EN MAIN 78 Cet onglet permet de renseigner la quantité en stock de votre article dans chaque dépôt. A la validation de l’article, un bon d’entrée est généré pour chaque dépôt mouvementé. 7.2. Les pièces de stock 7.2.1. Un dépôt Lors de la création d’une pièce de stock, par exemple un bon d’entrée, vous devez choisir le dépôt qui doit être mouvementé. Par défaut, le dépôt principal est sélectionné. Cependant, si vous souhaitez le modifier, sélectionnez-le dans la liste déroulante. Le dépôt de l’entête est affecté à toutes les lignes articles. Mais, vous pouvez également le modifier dans la colonne Code dépôt. Si cette colonne n’apparaît pas, sélectionnez l’option Propriétés du menu contextuel afin de l’afficher. A la validation de la pièce, c’est le dépôt indiqué dans les lignes qui est mouvementé. 7.2.2. Tous les dépôts Vous pouvez également créer une pièce de stock sur tous les dépôts. Pour effectuer cette opération, dans le champ Dépôt de l’entête de la pièce, vous devez sélectionner Tous les dépôts. Ensuite, saisissez un article. La fenêtre suivante apparaît : La gestion du multi-dépôt 79 Vous pouvez alors saisir la quantité de l’article pour chaque dépôt. Lorsque vous validez cette fenêtre, une ligne est alors insérée dans la pièce pour chaque dépôt où une quantité a été saisie. La saisie dans un dépôt ou tous les dépôts est identique pour tous les types de pièces de stock. Pour avoir des informations plus précises sur la saisie dans les pièces de stock, pensez à consulter l’aide en ligne par la touche F1. 7.3. Les pièces de ventes et d’achats 7.3.1. Dépôt dans la fiche Tiers Vous avez plusieurs dépôts qui ne sont pas à la même adresse que votre société. Lorsqu’un client vous commande un produit, vous le prélevez du dépôt le plus proche de votre client. Il est donc intéressant, dans ce cas, de pouvoir rattacher un dépôt à un client. Dans l’onglet Vente de la fiche client, on a cette possibilité avec le champ Dépôt par défaut. Vous devez y indiquer le dépôt qui sera, par défaut, sélectionné à la création d’une pièce pour ce client. Ce champ est, par défaut, vide. Ce principe existe également pour les fournisseurs. On peut renseigner un dépôt dans l’onglet Achat. PRISE EN MAIN 80 7.4. Création d’une pièce de vente En création d’une pièce de vente (depuis le menu Ventes + Nouvelle pièce), lorsque vous choisissez un client, le dépôt sélectionné dans sa fiche est indiqué dans le champ Dépôt présent dans l’onglet Corps. Si aucun dépôt n’est précisé dans la fiche du client, il s’agit du dépôt principal. Le dépôt indiqué dans les lignes articles correspond au dépôt choisi dans l’entête du corps. Vous pouvez cependant le modifier en le sélectionnant dans la colonne Code dépôt source. Si cette colonne n’apparaît pas, sélectionnez l’option Propriétés par le menu contextuel et affichez la colonne. Le fonctionnement est identique pour tous les types de pièces de ventes ainsi que pour tous les types de pièces d’achats. Pour avoir des informations plus précises sur la saisie dans les pièces de ventes et d’achats, pensez à consulter l’aide en ligne par la touche F1. 7.5. Les statistiques L’onglet Statistiques dans les articles et les familles d’articles propose les résultats tous dépôts confondus ou par dépôt. Comment sauvegarder mon dossier 81 8. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER 8.1. Qu’est-ce qu’une sauvegarde ? La sauvegarde consiste à regrouper un ensemble de données dans un fichier unique dit fichier d'archive. Il s'agit en quelque sorte d'une copie (généralement compressée) de vos données. Les données de travail peuvent, pour différentes raisons, être perdues ou détériorées. Vous devez vous protéger contre ces risques en réalisant régulièrement des sauvegardes de vos données. Les fichiers d'archive peuvent être conservés sur un disque dur dans un répertoire de sauvegarde, sur une disquette, un disque amovible, ou sur Internet. Il faut, de préférences, conserver les archives sur plusieurs supports à la fois, et dans des lieux physiques différents (en prévention de problèmes graves comme l'incendie). 8.2. Comment sauvegarder ? Lancez la Sauvegarde par le menu Dossier + Sauvegarde. Dans la boîte de dialogue Sauvegarde de données :  Choisissez l’endroit où la sauvegarde doit être réalisée (plusieurs choix simultanés possibles) .  Cochez l’option Sauvegarde Internet, si vous souhaitez enregistrer votre dossier sur Internet. Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous permet également d’échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre expert comptable.  Vous pouvez protéger, si vous le souhaitez, votre sauvegarde par un mot de passe grâce au bouton Crypter l’archive avec un mot de passe. 82 Menu Dossier 83 Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Gestion Commerciale. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, en accédant à la rubrique grâce au mot clé dont le nom est indiqué ci-dessous pour chaque fonctionnalité. Pour rechercher un mot clé dans l’aide en ligne, appuyez sur la touche F1, cliquez sur le bouton Rubriques d’aide, accédez à l’onglet Index et tapez le mot clé. 1. MENU DOSSIER 1.1. La recopie La recopie permet de recopier des informations d’un dossier à l’autre (aide en ligne, mot clé Recopie). 1.2. Les utilisateurs Non disponible en version millésimée Cette option permet de gérer des utilisateurs, lesquels auront accès à tout ou partie des options d’un ou plusieurs dossiers (aide en ligne, mot clé Utilisateurs). 2. MENU DONNEES 2.1. Grilles de tarifs Non disponible en version millésimée Les grilles de tarifs permettent de définir des tarifs par article, par famille d’articles et par client (aide en ligne, mot clé Grille de tarifs). 2.2. Onglet Grilles de tarifs dans les Codes remise Non disponible en version millésimée LES FONCTIONS AVANCEES 84 Une fonctionnalité qui permet de définir des conditions de remise pour un client et un article donné. 2.3. Formules de calcul sur les quantités à facturer Non disponible en version millésimée Dans une famille articles (ou dans une fiche article), il est maintenant possible d’utiliser les dimensions (Largeur, Longueur et Hauteur disponibles dans l’onglet Formule de calcul du coefficient multiplicateur) pour calculer une surface ou un volume. Le résultat de ce calcul est reporté dans le champ Coefficient Multiplicateur de la ligne de pièce, celui-ci étant multiplié par le nombre pour obtenir la quantité facturée. 2.4. Les promotions ou Soldes Non disponible en version millésimée Cette option permet de gérer des promotions ou des soldes de manière automatique pour des périodes et des articles donnés (aide en ligne, mot clé Promotions ou soldes). 2.5. La gestion des prospects Gestion commerciale propose 3 statuts (client, Prospect, Inactif) que vous pouvez affecter à chacun de vos clients par une opération de mise à jour. 2.6. La facturation périodique Non disponible en version millésimée Cette option permet de générer automatiquement une ou plusieurs factures à intervalle régulier pour le même client (aide en ligne, mot clé Facturation périodique). Depuis la facturation périodique, vous pouvez également paramétrer une alerte sur cette facturation afin d’éditer une liste des clients ou un courrier à éditer (aide en ligne, mot clé Alerte). 2.7. La gestion des articles liés Non disponible en version millésimée Cette option permet de lier un article à un autre. Ainsi, lors de la facturation, lorsque vous insérez un article lié à un autre, ce dernier est automatiquement inséré dans le corps de la pièce. Vous pouvez ainsi gérer, par exemple, les contrats de garantie. Menu Ventes 85 3. MENU VENTES 3.1. L’état des devis Non disponible en version millésimée Vous pouvez, par cette option, associer un état à vos devis ainsi qu’une date de validité. Quatre états sont proposés : En préparation, En cours, Accepté et Refusé. Vous avez également la possibilité d’associer un commentaire à chaque état du devis. Un devis dont la date de validité est dépassée pourra être réédité par les relances devis. 3.2. La recherche sur un N° de série Non disponible en version millésimée Le champ N° de série, disponible dans les lignes de pièces, est un champ libre qui peut recevoir du texte comme des chiffres, et à partir duquel il est possible d’effectuer des recherches. 3.3. Les relances commandes clients Ces relances permettent de rééditer des commandes clients qui ont des articles en reliquat et dont la date de livraison est dépassée (aide en ligne, mot clé Relances commandes clients). 4. MENU ACHATS 4.1. La recherche des articles par référence fournisseur Non disponible en version millésimée Le champ Référence présent dans l’onglet Fournisseurs de la fiche Article est un critère de recherche de l’article depuis le corps des pièces d’achats : au même titre que la saisie du code article, la saisie de la référence fournisseur permet de retrouver l’article et de l’insérer dans la pièce. 4.2. Le réapprovisionnement automatique Le réapprovisionnement permet de générer des commandes fournisseurs avec les articles qui doivent être commandés (aide en ligne, mot clé Réapprovisionnement). LES FONCTIONS AVANCEES 86 5. MENU STOCK 5.1. La mise à jour des tarifs La mise à jour des tarifs a plusieurs objectifs :  Réactualiser vos prix d’achat ou prix de vente,  Recopier des tarifs entre-eux très rapidement,  Programmer une mise à jour des tarifs avec application ultérieure,  Modifier éventuellement la date d’application,  Fixer une nouvelle valeur pour un tarif, un prix ou un coefficient. (Aide en ligne, mot clé Mise à jour des tarifs). 6. MENU OPERATIONS 6.1. Générer les prélèvements / virements A partir d’échéances non réglées, le logiciel va générer des règlements correspondants à ces échéances. Toutes les échéances sont traitées quelque soit leur mode de règlement (aide en ligne, mot clé Générer). 6.2. Les écarts de règlement Non disponible en version millésimée Cette option permet de solder des comptes clients ou fournisseurs qui ont par exemple des soldes en cours de quelques centimes dus à des écarts de règlements (aide en ligne, mot clé Ecart de règlements). 6.3. Les relances L’impression des lettres de relance permet d’éditer un courrier de rappel aux clients qui sont en retard dans leurs règlements (aide en ligne, mot clé Lettre de relance). Les relances avancées (Non disponible en version millésimée) permettent d’envoyer des relances par email. Menu Impressions 87 6.4. La DEB Non disponible en version millésimée La Déclaration d’Echanges de Biens (DEB) est un document destiné à l'administration des Douanes afin de déclarer les mouvements de marchandises au sein de l'Union Européenne. Les états édités par le logiciel sont des états PREPARATOIRES (aide en ligne, mot clé DEB). 6.5. La classification client Non disponible en version millésimée Cette fonctionnalité permet d'attribuer un statut à tous vos clients en fonction de 2 critères qui sont la périodicité et le chiffre d'affaires (aide en ligne, mot clé Classification). 6.6. La relation client Non disponible en version millésimée La relation client permet de suivre toutes les actions menées auprès d'un client : envoi d'un email, prise de rendez-vous… (aide en ligne, mot clé Relation client). 7. MENU IMPRESSIONS 7.1. Les courriers et lettres types Cette fonctionnalité permet de générer un courrier ou un mailing à l’attention de vos clients et / ou fournisseurs (aide en ligne, mot clé Courriers). 7.2. L’historique des ventes Cet état récapitule toutes les factures de ventes qui ont été créées pour un client ou un article en fonction de votre choix (aide en ligne, mot clé Historique des ventes par client). 7.3. Les statistiques Dans le logiciel EBP Gestion Commerciale, vous pouvez éditer différents états concernant les statistiques de votre dossier. Il existe des statistiques articles, clients et fournisseurs. 7.4. Les relevés de factures LES FONCTIONS AVANCEES 88 Cette édition permet d’obtenir pour chaque client toutes les factures non réglées. En bas de page est imprimée une traite du montant global des factures si vous le souhaitez (en fonction du modèle choisi). 8. MENU OUTILS 8.1. Les champs personnalisés Non disponible en version millésimée Cette option permet de créer un champ supplémentaire que vous pourrez renseigner dans les fiches articles, clients, fournisseurs ou commerciaux (aide en ligne, mot clé Champs personnalisés). 8.2. L’agenda L’agenda permet de noter tous vos rendez-vous à venir. Pour chaque rendez-vous, vous pourrez indiquer le contact, l’heure et l’objet. En version PRO, vous pourrez également afficher l’agenda d’Outlook et ainsi visualiser les rendez-vous que vous avez saisi dans Outlook (aide en ligne, mot clé Agenda). 8.3. Les importations et exportations de données Non disponible en version millésimée Il s’agit d’importer et d’exporter des données (articles, familles d’articles, clients et fournisseurs). Accédez à ces fonctionnalités par le menu Outils + Imports paramétrables ou Exports paramétrables. Pour plus d’informations sur ces options, accédez à la fonctionnalité souhaitée, et appuyez sur la touche F1. 8.4. Import du catalogue fournisseurs Non disponible en version millésimée Cette option permet de mettre à jour les prix d’achats de chaque fournisseur indiqué dans l’onglet Fournisseurs de la fiche article (aide en ligne, mot clé catalogue). Menu Internet 89 9. MENU INTERNET 9.1. La solution OXATIS La solution Oxatis permet de gérer un site marchand sur le Web (création, administration, consultation…) de manière simple et rapide (aide en ligne, mot clé Oxatis). 9.2. La saisie déportée Non disponible en version millésimée La saisie déportée permet d'envoyer par e-mail des pièces de ventes créées dans EBP Gestion commerciale afin de les importer dans un autre dossier EBP Gestion Commerciale (aide en ligne, mot clé Saisie déportée). Cette option correspond aux entrées Envoi de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale et Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale. 90 Index 91 Index A Acompte...............................................................................................................45 Adresse de la société .....................................................................................22, 25 Aide en ligne (utilisation) ........................................................................................6 Article...................................................................................................................41 article composé....................................................................................................58 Articles collectifs...................................................................................................62 Assemblage .........................................................................................................59 Assistance technique ...........................................................................................11 B Banque ................................................................................................................42 Bon de livraison....................................................................................................46 Bordereau de remise en banque ..........................................................................54 C Champ personnalisé ............................................................................................79 Civilités ................................................................................................................30 Client....................................................................................................................36 Collectifs ..............................................................................................................62 Combinaison ........................................................................................................62 Commande client .................................................................................................43 Commercial..........................................................................................................31 Composant...........................................................................................................58 Composé..............................................................................................................58 Comptabilisation des avoirs..................................................................................28 Configuration requise ...........................................................................................12 Contact de la société......................................................................................22, 25 Coordonnées........................................................................................................25 Corps ...................................................................................................................44 Courriers ..............................................................................................................78 INDEX 92 D DEB .....................................................................................................................78 Dépôt ...................................................................................................................69 Désassemblage ...................................................................................................60 Devise du dossier.................................................................................................22 Disponibilité..........................................................................................................60 Dom-Tom.............................................................................................................26 E Ecart de règlement...............................................................................................77 E-mail EBP...........................................................................................................11 Entête ..................................................................................................................43 Etat de stock ........................................................................................................60 Exportation...........................................................................................................79 F Facturation périodique..........................................................................................75 Facture.................................................................................................................47 Famille articles .....................................................................................................39 Familles clients.....................................................................................................35 Fichier texte .........................................................................................................55 Formule de commissions......................................................................................32 G Gammes ..............................................................................................................61 Gestion de stock ..................................................................................................57 Gestion des règlements........................................................................................52 Gestion des ventes...............................................................................................43 H Historique des ventes...........................................................................................78 I Identification de la société ....................................................................................25 Importation...........................................................................................................79 Imprimer une facture ............................................................................................48 Installation monoposte .........................................................................................13 Index 93 J Journal de ventes.................................................................................................49 L Lancement du logiciel...........................................................................................17 Lettre de relance ..................................................................................................77 Lettres types ........................................................................................................78 Lisezmoi.txt ............................................................................................................6 Livraison globale ..................................................................................................47 Livraison partielle .................................................................................................46 M Mise à jour des tarifs ............................................................................................77 Mode de calcul TTC .............................................................................................28 Mode de règlement ..............................................................................................34 Modèles d’impression...........................................................................................28 Modification du n° compte ....................................................................................30 Mot de passe........................................................................................................25 Mouvement ..........................................................................................................60 Multi-dépôt ...........................................................................................................69 N NAF................................................................................................................21, 25 NII ..................................................................................................................21, 25 Numérotation des pièces......................................................................................28 O Oxatis...................................................................................................................80 P Palmarès de rotation ............................................................................................60 Palmarès des commandes ...................................................................................60 Paramétrage des taux de TVA .............................................................................26 Pied......................................................................................................................44 Préférences du dossier ........................................................................................27 Protocoles validés ................................................................................................14 R Racines de comptes.............................................................................................29 INDEX 94 Réapprovisionnement ..............................................................................60, 75, 76 Recopie................................................................................................................74 Règlement............................................................................................................52 Régler ..................................................................................................................52 Regroupement .....................................................................................................47 Relance................................................................................................................77 Relevés de factures..............................................................................................78 Reliquat................................................................................................................47 Remise en banque ...............................................................................................53 Réseaux validés...................................................................................................14 Rotation................................................................................................................60 S Sauvegarde..........................................................................................................73 Service technique (e-mail)....................................................................................11 Service technique (téléphone)..............................................................................11 Statistiques ..........................................................................................................78 Statistiques commerciaux.....................................................................................50 Stock actuel .........................................................................................................57 Stock virtuel .........................................................................................................57 T Téléphone EBP....................................................................................................11 U Utilisateurs ...........................................................................................................74 Notes Notes Compta Ce logiciel facile à prendre en main offre toutes les fonctionnalités essentielles à la tenue d’une comptabilité générale : saisie des écritures (achats, ventes, financiers,...), édition de la déclaration de TVA électronique. Très complet, il permet aussi de gérer vos échéances et de relancer vos clients en éditant les lettres de rappel. Spécialement adapté pour les indépendants et petites entreprises 2015 www.ebp-software.be Une prise en main facilitée Traitez l’ensemble de votre comptabilité avec un logiciel simple et quadrilingue (français, néerlandais, anglais et allemand). Gérez vos immobilisations Gestion complète de vos immobilisations, tableau d’amortissement et génération des écritures comptables. Contrôlez votre trésorerie Gérez votre trésorerie. Accélérez vos rentrées d’argent en visualisant les clients en retard de règlement. Sortez immédiatement et simplement les lettres de relance. Editez simplement Grâce aux encodages réalisés, éditez votre déclaration de TVA (électronique) et l’ensemble des documents administratifs légaux. Communiquez facilement Intégrez les données en provenance de nos logiciels de facturation (Devis & Facturation, Gestion Commerciale, Bâtiment) pour plus de facilité. Une question sur l’installation ou l’utilisation de votre logiciel ? Grâce à nos techniciens spécialisés, obtenez par téléphone une réponse précise à vos interrogations. Pendant 30 jours, découvrez gratuitement les avantages de l’assistance. 30 jours d’Assistance téléphonique OFFERT Fonctions Principales • Windows XP® • Windows Vista® • Windows® 7 • Windows® 8 Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 512 Mo (1 Go pour Windows Vista®) • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 500 Mo Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Systèmes d’exploitation supportés : Caractéristiques générales • Barres d’outils et de navigation • Multilingue (Fr, Nl, Uk, De) • 5 dossiers version de base. 20 dossiers version Pro • Version monoposte • Version réseau (pro) • Plan comptable • Dossier protégé par mot de passe • Sauvegarde multi-supports et restauration de données • Saisie 100% clavier Gestion des fichiers • Saisie simplilfiée des factures d’achat, de vente, des financiers et des opérations diverses • Numérotation automatique des pièces • Lettrage et dé-lettrage manuel et automatique • Recherche d’écritures multi-critères • Validation des écritures • Clôture mensuelle, trimestrielle et annuelle • Détection des doublons Analytique • Ventilations analytiques sur un poste en cours de saisie (pro) • Grand Livre analytique et résultat analytique (pro) Suivi des tiers • Informations Clients, Fournisseurs, Tiers • Gestion des échéances • Gestion des modes de règlements (pro) • Lettres de relances Immobilisations • Gestion complète des immobilisations Import/Export des fichiers • Export des éditions au format PDF et envoi par e-mail • Import depuis l’ensemble des logiciels EBP (Devis & Facturation, Gestion Commerciale, Bâtiment) • Export des écritures au format EBP ou Texte Editions • Journaux, Grand Livre, Balances, déclaration TVA, Listing TVA, Intracom, Echéancier, tableau des immobilisations, bilan, compte de résultats... • Liste DNA, Fiche 281.50 (version Pro) Compta 2015 La déclaration de TVA s’alimente automatiquement grâce à vos saisies. European Business Products Sprl • Avenue des Cerisiers, 15 • 1030 Bruxelles • Tél : 02 737 95 90 • Fax : 02 737 95 91 Email : info.be@ebp.com Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Juillet 2014 Après vos 30 jours d’assistance gratuite, vous pouvez opter pour un contrat, non obligatoire. Avec l’ Assistance Privilège vous bénéficiez d’un ensemble de services pendant 12 mois : Accès illimité à l’assistance téléphonique pendant les heures ouvrables Téléchargement gratuit (ou envoi de CD) des mises à jour Prise en main à distance de votre pc via l’application TeamViewer. Suivi personnalisé des appels 20 % de remise sur les formations ou autres services 30 jours d’Assistance téléphonique offert Avec la version Pro de EBP Compta, vous aurez en plus : - Export vers ACCON pour le bilan BNB - la Comptabilité analytique, - les Relevés 325.50 & 281.50, - la liste des DNA, - la Concordance TVA / Chiffre d’affaires 671 Mon Budget Perso Pour Windows XP, Vista 7 et 8 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http : //www.ebp.com © Copyright 2003-2014 EBP Informatique, édition Juin 2014 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou analogue. Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spéciale « mode locatif ») ou d’un hébergement (sauf par une licence spéciale « mode hébergé » ou « saas » ou encore « mode RDS » pour les intégrateurs-hébergeurs sélectionnés par EBP) à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00 En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Article 9. Cas particulier des logiciels sous environnement MAC Ces logiciels ne sont disponibles chez EBP qu’en version monoposte. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières (les annexes et Conditions Particulières sont disponibles sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditions-generales-devente.html), à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. D. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on line Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et écrite d’EBP. Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air - 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans toutefois intervenir au contrat. Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de la connexion au service et a de son utilisation. Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients. Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou bien ayant souscrit au service Reports On Line. L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image) Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer... La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous) Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) : Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le client est en mode évaluation. Il peut créer :  un compte  une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité de comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement) Le client peut publier :  avec une limite à 2 pages par document  avec une limite de 5 documents maxi par licence EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne. Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en contactant son revendeur EBP. Responsabilité d’EBP: EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations. Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de survenance du fait générateur de responsabilité. Responsabilité du Client: Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux besoins du Client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line. Conditions financières : Tarifs indicatif au 1-02-2012 Gammes Pratic et Classic Par pack de 3 utilisateurs 3 euros HT/mois Soit 36 euros HT/an Gamme PRO Par pack de 3 utilisateurs 6 euros HT/mois Soit 72 euros HT/an Ligne PME Par pack de 3 utilisateurs 12 euros HT/mois Soit 144 euros HT/an Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :  en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs  PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter. Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et services EBP Résiliation du contrat du fait du Client : En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ». Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des droits d’un tiers. Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de l’article L 121-20 du Code de la Consommation. Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi « Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles informations recueillies par lui. Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les Yvelines. E. Conditions de vente aux particuliers Droit de rétractation Principe Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés. "Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services. L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme." Effets Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la consommation, art. L 121-20-1) Exceptions Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la consommation, art. L 121-20-2):  fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du consommateur avant la fin du délai de sept jours francs  fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le consommateur  Tarifs indiqués sur le site Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans préavis. Version 3-3 : juin 2013 FELICITATIONS ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Mon Budget Perso et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, trois possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.  Le bouton Aide pour une aide directe sur un écran précis.  Le menu Aide + Index de l’aide de EBP Mon Budget Perso pour obtenir une aide générale composée d’un index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et du détail de l’élément que vous avez demandé à consulter. Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier Lisezmoi.txt qui sera proposé à l’installation du logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis l’impression de ce manuel y seront consignées. 13 TABLE DES MATIERES INSTALLATION................................................................................................. 15 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 15 1.1. Accès au service technique ......................................................................... 15 1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 15 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 16 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 16 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 17 4.1. Version non activité ..................................................................................... 17 4.2. Comment obtenir le code d’activation ? ....................................................... 17 4.3. Comment introduire le code d’activation ? ................................................... 17 5. COMMENT CREER MON COMPTE ? ........................................................... 18 6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 19 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 20 1. COMMENT INITIALISER MON COMPTE ? ................................................... 20 1.1. Les options du programme.......................................................................... 20 1.2. Les paramètres du compte.......................................................................... 21 2. COMMENT CREER UN TIERS ?................................................................... 22 3. COMMENT CREER UN COLOCATAIRE ? .................................................... 22 4. COMMENT CREER UNE CATEGORIE OU S/CATEGORIE ? ....................... 22 5. COMMENT CREER UN TYPE ? .................................................................... 23 6. COMMENT ENREGISTRER LES OPERATIONS DANS LE COMPTE ?........ 23 6.1. Ajouter un enregistrement ou une opération ................................................ 23 6.2. Dupliquer un enregistrement ou une opération ............................................ 26 6.3. Modifier un enregistrement ou une opération............................................... 26 6.4. Supprimer un enregistrement ou une opération........................................... 26 7. COMMENT FILTRER, RECHERCHER, REMPLACER ET TRIER LES ENREGISTREMENTS OU OPERATIONS ? ...................................................... 27 7.1. Filtrer les enregistrements ........................................................................... 27 7.2. Rechercher les enregistrements .................................................................. 27 7.3. Affecter une valeur ...................................................................................... 27 7.4. Trier les enregistrements............................................................................. 27 14 8. COMMENT REALISER LE RAPPROCHEMENT BANCAIRE ?...................... 27 9. COMMENT CONSULTER LES ENREGISTREMENTS ? ............................... 28 10. COMMENT IMPRIMER ? ............................................................................. 28 11. COMMENT SAUVEGARDER ET/OU RESTAURER UN OU PLUSIEURS COMPTES ? ...................................................................................................... 29 11.1. Enregistrer le compte sous ........................................................................ 29 11.2. Sauvegarder tous les comptes .................................................................. 29 11.3. Restaurer tous les comptes ....................................................................... 29 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 30 1. LE BUDGET PREVISIONNEL........................................................................ 30 2. L’ECHEANCIER............................................................................................. 31 3. LA SIMULATION D’EMPRUNT ...................................................................... 31 4. LES GRAPHIQUES........................................................................................ 32 5. LES ETATS.................................................................................................... 33 6. LES ALERTES............................................................................................... 33 7. L’EXPORTATION DES DONNEES DU COMPTE .......................................... 34 7.1. Exporter le compte au format CSV ou texte................................................. 34 7.2. Exporter le compte au format HTML ............................................................ 34 7.3. Exporter le compte au format XML .............................................................. 34 7.4. Exporter le compte au format QIF................................................................ 34 8. L’IMPORTATION DE DONNEES DANS LE COMPTE ................................... 34 8.1. Télécharger un fichier.................................................................................. 35 8.2. Importer un fichier ....................................................................................... 35 8.3. Importer au format CSV ou Texte ................................................................ 35 8.4. Importer au format OFX............................................................................... 35 8.5. Importer au format QIF................................................................................ 36 8.6. Récupération des données Money par import QIF....................................... 36 8.7. Tester le fichier, paramétrer les opérations et importer dans le compte ....... 36 INDEX................................................................................................................ 38 Avant de commencer 15 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0899 56 40 64 (1,35 €/appel puis 0,34 €/min) Horaires du lundi au vendredi Le matin 9h00 à 13h00 L’après-midi 14h00 à 17h30 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la suivante :  Processeur : P4 2 GHz ou équivalent  Mémoire : 1 Go  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Espace disque libre : 1.5 Go  Une imprimante avec un driver Windows* (Jet d’encre ou laser). Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP2, Windows Vista SP1 (32 bits & 64 bits), Windows 7 (32 bits & 64 bits), Windows 8 (32 bits & 64 bits). INSTALLATION 16 Remarque Windows® XP, Vista, 7 et 8 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution.  Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK.  L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur EBP Mon Budget Perso pour accéder à la présentation et à l’installation du logiciel.  Lancer l’installation du logiciel.  L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, cliquez sur le bouton Suivant pour démarrer la procédure.  Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation.  Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante.  Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète.  Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\MON BUDGET PERSO14.0. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir.  Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque.  En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Vous pouvez lancer le produit en cliquant sur l’icône qui se trouve sur votre bureau. Le logiciel peut également être lancé par le menu Démarrer + Programmes + EBP + EBP Mon Budget Perso 2015. Comment Activer mon logiciel ? 17 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version non activité Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version bridée. Cela signifie qu’il est limité dans le temps. Vous disposez de 40 jours pour l’évaluation et découvrir toutes les fonctionnalités du produit. Remarque Le logiciel contient un compte exemple, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités. De ce fait, nous vous conseillons vivement d’ouvrir celui-ci afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre compte. 4.2. Comment obtenir le code d’activation ? Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP. Vous avez 40 jours pour évaluer le logiciel. Au-delà de cette limite, le logiciel affichera un message d'avertissement, vous demandant de saisir votre code d'activation. Tant que le code d'activation n'est pas renseigné, vous pouvez continuer à utiliser le logiciel mais certaines fonctionnalités ne seront plus disponibles (ajout d'opérations, ajout d’échéances, ajout de budgets..., impressions, import/export, ...). Vous pouvez obtenir ce code d’activation :  En vous connectant sur le site web d'EBP, en passant par le menu Internet + Code d’activation (www.ebp.com/enr/). Vous obtiendrez ainsi votre code d’activation instantanément.  En nous envoyant par voie postale le coupon détachable de la carte d'enregistrement, complété avec soin. Après réception et traitement de votre courrier, EBP vous communiquera votre code d’activation. 4.3. Comment introduire le code d’activation ? Au lancement du logiciel, la fenêtre "Activation" s'ouvre automatiquement. Vous avez alors accès à quatre zones :  Nom Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules).  Code d’activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué.  Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel. INSTALLATION 18  Clé WEB Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement apparaît :  Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement.  Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu Aide – Activez votre logiciel. 5. COMMENT CREER MON COMPTE ? Pour créer un compte dans le logiciel, activez le menu Fichier + Créer un nouveau compte. Vous entrez alors dans l’assistant de création. Vous avez trois étapes : Général, Personnel, Banque. Dans la partie Général, renseignez le nom du compte, la date de création, le solde initial à la date de création, le montant du découvert autorisé, le montant maximal du compte, le symbole monétaire que vous utilisez, le groupe auquel appartient le compte et le répertoire dans lequel vous souhaitez qu’il s’installe. Ecran de travail 19 Dans la partie Personnel, renseignez les informations personnelles du propriétaire du compte et créez celui-ci automatiquement dans la liste des colocataires. Dans la partie Banque, renseignez les informations concernant la banque de la personne qui possède ce compte (nom et adresse de la banque, site internet, conseiller, mail du conseiller, RIB, IBAN, BIC et le numéro de compte). Après avoir saisi toutes les zones, vous devez valider en cliquant sur le bouton Créer. Vous pourrez à tout moment consulter et modifier ces données à l’aide du menu Compte + Paramètres de ce compte. Ces paramètres sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 ou le menu Aide + Index de l’aide de EBP Mon Budget Perso. 6. ECRAN DE TRAVAIL Rappel : La résolution écran doit être configurée au minimum en 1024 * 768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. Partie contextuelle de la barre de navigation. Barre de menus Page Compte Visualisation et saisie des opérations. Page Compte Soldes du compte. PRISE EN MAIN 20 PRISE EN MAIN Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre compte, comment créer vos principales données, comment enregistrer les opérations… 1. COMMENT INITIALISER MON COMPTE ? 1.1. Les options du programme Après la création d'un nouveau compte, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils, et de remplir celle-ci avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. Comment initialiser mon compte ? 21 1.1.1. Les options à définir Il est conseillé de renseigner les parties suivantes :  Général Permet d'indiquer si vous voulez afficher le solde du compte à la suite du nom du compte (page accueil et solde multi-comptes), de définir le format de date, de masquer ou non les données nulles, de demander la confirmation avant de quitter le programme, etc.  Dossier de travail Permet de savoir où se trouve enregistré le dossier que vous avez créé, les dossiers de simulations et de relevés de compte. 1.1.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de protéger l’ouverture de votre programme. Pour vos comptes, vous pouvez également indiquer un mot de passe dans les paramètres du compte. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 ou le menu Aide + Index de l’aide de EBP Mon Budget Perso. 1.2. Les paramètres du compte Ils sont accessibles depuis le menu Compte + Paramètres de ce compte ou Ctrl + F7. Ils permettent d'adapter EBP Mon Budget Perso aux préférences de l'utilisateur pour le compte sélectionné. Vous pouvez en autre saisir le montant du découvert autorisé et le montant maximal du compte (Général), les coordonnées du propriétaire du compte (Personnel), les coordonnées de la banque et le RIB du compte, le mot de passe du compte et sélectionner les alertes que vous souhaitez mettre en place (découvert, montant maximal du compte, échéances automatiques, dépassement de budget). Une fois les options sélectionnées, vous devez valider la fenêtre par le bouton OK. Tous les paramètres sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 ou le menu Aide + Index de l’aide de EBP Mon Budget Perso. PRISE EN MAIN 22 2. COMMENT CREER UN TIERS ? Le tiers est la personne ou la société à laquelle l’opération est destinée. Pour créer un tiers, cliquez sur Ajouter un tiers dans la barre de navigation de gauche. Sur la fiche Tiers, vous devez donner le nom du tiers. Vous pouvez assigner à un tiers, une catégorie, une sous-catégorie, une note ainsi qu’un montant. Lorsque ce tiers sera sélectionné dans la fiche d’un nouvel enregistrement, les zones seront automatiquement remplies par ces informations. Pour cela, cliquez sur la case à cocher « Mémoriser cette opération » et renseignez les champs désirés. 3. COMMENT CREER UN COLOCATAIRE ? Le colocataire est la personne qui est liée à l'opération (exemple : cette personne a effectué le règlement, elle participe à cet achat...). Pour créer un colocataire, cliquez sur Ajouter un colocataire dans la barre de navigation de gauche. Sur la fiche Colocataire, vous devez saisir le nom du colocataire. Vous avez également la possibilité de renseigner son n° de téléphone et un court commentaire. Dans la barre de navigation de gauche, le bouton « Ajout du propriétaire » permet d’insérer le propriétaire du compte automatiquement dans la liste des colocataires. 4. COMMENT CREER UNE CATEGORIE OU S/CATEGORIE ? Une catégorie est un poste de dépense ou recette (ex : automobile, salaire, …). Une sous-catégorie est une rubrique entrant dans une catégorie (ex : catégorie : automobile, sous-catégorie : assurance, garage, …). Pour créer une catégorie ou une sous-catégorie, cliquez sur Ajouter une catégorie ou Ajouter une sous-catégorie dans la barre de navigation de gauche. Une fenêtre de saisie apparaît et vous devez saisir le nom de la catégorie ou de la sous-catégorie. Comment créer un type ? 23 5. COMMENT CREER UN TYPE ? Un type est un mode de règlement (ex : CB, chèque, prélèvement, virement, …). Pour créer un type, cliquez sur Ajouter un type dans la barre de navigation de gauche. Sur cette fiche, vous devez donner un nom du type et sélectionner la caractéristique de l’opération. Un type est une opération au débit ou au crédit. Lors de la saisie d’un type, vous devez sélectionner dans la liste « Opération au » l’option adéquate pour cet élément. Compte à débit différé La gestion du compte à paiement différé peut être utilisée dans les cas d’une carte de crédit à débit différé (toutes les opérations sont enregistrées en banque à une date donnée) ou pour gérer le délai de compensation de la banque. Vous devez renseigner le nombre de jours ou le jour de valeur de l’opération dans la fiche des types d’opérations. Attention : Pour les cartes de crédit à débit différé, vous devez définir dans le mode de règlement une date d’arrêté mensuel. Cette date définie sur l’opération doit être prise en compte sur le mois ou le mois suivant. Des exemples de calcul de « date de valeur » en fonction du jour de valeur, du jour d’arrêté et de la date de l’opération sont disponibles dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 ou le menu Aide + Index de l’aide de EBP Mon Budget Perso. Suite à ce paramétrage, vous pouvez obtenir une analyse des comptes (états, graphiques) selon la date de saisie ou la date de valeur des opérations enregistrées. 6. COMMENT ENREGISTRER LES OPERATIONS DANS LE COMPTE ? 6.1. Ajouter un enregistrement ou une opération Pour ajouter une opération dans le livre de compte, vous devez aller dans Compte et cliquer sur Ajouter dans la barre de navigation de gauche, une fiche apparaît. 6.1.1. Saisie de la « date » de l’opération Vous devez utiliser le format jj/mm/aaaa. La saisie de la date est obligatoire. Vous pouvez taper uniquement le jour, EBP Mon Budget Perso complètera automatiquement la date par le mois et l’année en cours. Un petit calendrier, accessible par le bouton à droite de la zone , permet de sélectionner une date. Un appui sur le bouton « + » ou « - » permet d’incrémenter ou de dés-incrémenter la date jour par jour. PRISE EN MAIN 24 6.1.2. Saisie de la date de valeur Vous devez utiliser le format jj/mm/aaaa. La date de valeur est automatiquement renseignée par le logiciel lorsque le type est sélectionné, si vous laissez cette zone vide, EBP Mon Budget Perso inscrira la même valeur que celle du champ « Date ». 6.1.3. Saisie du montant Vous avez la possibilité d’utiliser indifféremment le point ou la virgule comme séparateur de décimal. Une mini calculatrice est accessible par le bouton situé à droite de la zone montant. Utilisez celle-ci pour calculer un montant et l’insérer. 6.1.4. Saisie du type Sélectionnez dans la liste « Type », le type d’opération. Il est possible de créer un nouveau type en cliquant sur le bouton situé à droite de cette liste. Si le type « Chèque » ou apparenté est choisi, tapez le n° dans la zone « n° de chèque ». Si des enregistrements contenant des n° de chèques ont déjà été entrés, cette zone affiche le n° du chèque suivant. A chaque validation, le n° est incrémenté d’une valeur. Le programme formate ce n° sur 7 chiffres en complétant le début du nombre par des « zéros » si nécessaire. Ce formatage peut-être modifié depuis la fiche Options du programme du menu Outils. Le N° de Chèque sera automatiquement reporté dans la colonne n° de chèque de la page compte. Si le type est prédéfini en débit ou en crédit, le logiciel reprend les paramètres du type et renseigne automatiquement le champ « Opération au » situé en bas de la fiche. La date de valeur est calculée automatiquement par le programme lors de la création d’un type. Pour gérer totalement les types, vous devez fermer la fiche et afficher la liste des Types. 6.1.5. Saisie du colocataire, du tiers, de la catégorie ou de la sous-catégorie Pour saisir un colocataire, un tiers, une catégorie ou une sous-catégorie, vous devez sélectionner l’élément depuis la liste déroulante ou taper son nom directement dans la zone. Chaque nouvelle entrée est mémorisée sauf avis contraire choisi dans la fiche d’options du programme. Pour gérer totalement l’un des éléments, vous devez fermer la fiche d’enregistrement de l’opération et afficher la liste correspondante. 6.1.6. Saisie de la note Vous pouvez utiliser la zone note pour compléter les informations concernant l’enregistrement. Cette zone peut accepter un maximum de 100 caractères. 6.1.7. Mémoriser les informations de ce tiers Lorsque les informations liées à un tiers sont renseignées, il est possible de les mémoriser afin de les conserver par défaut. Pour cela vous devez cliquer sur le bouton « Mémoriser les infos de ce tiers » et modifier éventuellement les zones désirées. Il est possible d’ajouter un n° de téléphone ainsi qu’un court commentaire. La prochaine fois que ce tiers sera saisi, en sortant de la zone Tiers, les informations enregistrées s’inscriront dans les zones correspondantes dans la mesure où ces zones ne sont pas déjà remplies. Comment enregistrer les opérations dans le compte ? 25 6.1.8. Ventiler cette opération La ventilation permet de répartir une opération dans plusieurs catégories et sous-catégories afin de mieux gérer son budget. La ventilation peut s'appliquer aux opérations au débit ou au crédit. Le montant global doit être saisi au préalable. Cet enregistrement ne doit pas faire l'objet d'un virement inter-compte. Suite au clic sur le bouton « Ventiler cette opération », une fenêtre « Ventiler cette opération » apparaît, cliquez sur le bouton «Ajouter» afin de ventiler l’opération. Sélectionnez ou tapez la catégorie (obligatoire), la sous-catégorie (facultatif), indiquez le montant (obligatoire) puis validez. Recommencez autant de fois que cela est nécessaire, le programme surveille la saisie de façon à être en phase avec le montant initial. Fermez la fiche « Ventiler cette opération » par le bouton « Valider ». EBP Mon Budget Perso inscrit la mention [Opération ventilée] dans la zone catégorie. Vous pouvez ajouter une ventilation plus tard. La modification de la ventilation se réalise depuis la même fiche. Pour voir le détail d'une ventilation d'un enregistrement depuis la page du compte, appelez la commande de modification de l'enregistrement ou utilisez la fiche « Détails sur l’enregistrement » en réalisant un clic droit ou F7. Un petit drapeau vert à droite de la colonne « Tiers » signale les enregistrements ou opérations qui bénéficient d'une ventilation. 6.1.9. Virement inter-comptes Si un enregistrement doit faire l'objet d'un virement inter-comptes, sélectionnez dans la liste, le compte dans lequel vous souhaitez faire un virement ou prélèvement. Si ce compte est protégé par un mot de passe, la saisie de celui-ci est nécessaire sauf si ce mot de passe est identique à celui du compte actif. Le virement s'effectue comme ceci :  La date, la date de valeur, le colocataire, la catégorie, la sous-catégorie, la note et le montant sont identiques.  Si l'opération est un débit, le type sera « Virement », « Prélèvement » dans l'autre compte.  Le tiers devient le nom du compte actif.  Le marquage n'est pas pris en compte. Les enregistrements situés dans chaque compte sont liés par la date et le montant : si l'enregistrement du compte ‘A’ est modifié sur la date, le montant ou le type d'opération (Débit ou Crédit), l'enregistrement lié dans le compte ‘B’ sera modifié automatiquement. La modification d'un autre champ (catégorie etc.) n'est pas reportée sur l'enregistrement lié de façon à permettre une personnalisation de chaque enregistrement malgré le lien qui les unit. Un enregistrement lié à un enregistrement situé sur un autre compte affiche un petit drapeau rouge à droite de la colonne « Type ». Lors de la modification d'un enregistrement lié, il est possible de rompre cette liaison en cliquant sur l'intitulé « Supprimer cette liaison » situé au-dessus de la liste « Compte ». Par contre, il est impossible de changer de liaison. PRISE EN MAIN 26 Remarque Lors de la suppression d'un enregistrement lié, il est possible de supprimer également l'enregistrement situé sur l'autre compte. 6.1.10. Marquage de l’enregistrement ou opération Sélectionnez dans la liste le type de marquage, par défaut « Aucun ». Si, lors du rapprochement bancaire du compte avec le relevé bancaire, une opération doit être ajoutée dans le compte, le marquage à sélectionner est « P ». 6.1.11. Validation de l’enregistrement ou opération Lorsque les différents champs ont été renseignés, cliquez sur « Valider » ou appuyez sur la touche « Entrée » afin d'insérer cet enregistrement dans le compte. Une fois l'enregistrement ajouté dans le compte, toutes les zones sauf la date sont vidées, la fiche reste affichée afin de permettre plusieurs saisies consécutives. Lorsque l'ajout d'enregistrements est terminé, fermez la fiche par le bouton « Fermer » ou appuyez sur la touche « ECHAP ». 6.2. Dupliquer un enregistrement ou une opération Vous devez sélectionner l’opération que vous voulez dupliquer puis exécuter un clic droit et choisir « Dupliquer cet enregistrement ». Toutes les valeurs de l’opération d’origine sont copiées dans l’enregistrement dupliqué sauf les informations éventuelles concernant un virement inter-comptes. 6.3. Modifier un enregistrement ou une opération Vous devez sélectionner l’opération que vous voulez changer puis cliquer sur Modifier et apporter les rectifications. 6.4. Supprimer un enregistrement ou une opération Vous devez sélectionner l’enregistrement que vous voulez effacer puis cliquer sur Supprimer. Un message de confirmation s’affiche, cliquez sur « Oui » pour supprimer l’opération sélectionnée, sur « Non » pour annuler la suppression. Lors de la suppression d’une opération qui se trouve liée à un enregistrement situé sur un autre compte, il est possible de supprimer les deux enregistrements directement. Comment filtrer, rechercher, remplacer et trier les enregistrements ou opérations ? 27 7. COMMENT FILTRER, RECHERCHER, REMPLACER ET TRIER LES ENREGISTREMENTS OU OPERATIONS ? 7.1. Filtrer les enregistrements Cette fonction permet d'appliquer un filtre temporaire aux enregistrements. Quand un filtre est actif, seuls les enregistrements vérifiant les conditions du filtre sont visibles dans la grille du compte. Les soldes en pied de page correspondent à ceux du filtre. 7.2. Rechercher les enregistrements La rechercher d'un enregistrement est disponible uniquement si vous êtes sur la page Compte. Cette fonction permet de rechercher dans le compte un enregistrement contenant une valeur dans un champ déterminé. 7.3. Affecter une valeur Cette fonction permet d'assigner une valeur à un ensemble d'enregistrements. Il est conseillé de réaliser un filtre avant de définir et lancer le traitement. Les champs de sélection pour lesquels vous pouvez affecter une valeur sont un type, un colocataire, un tiers, une catégorie et une sous-catégorie associée, une note. 7.4. Trier les enregistrements Depuis le menu Tri ou la page Compte, il est possible de trier les enregistrements suivant la Date (ordre croissant/ordre décroissant), la date de valeur, le Type, le Tiers, le Colocataire, la Catégorie, la Sous-catégorie, la Note, le montant Débit, le montant Crédit, Aucun tri. 8. COMMENT REALISER LE RAPPROCHEMENT BANCAIRE ? Il n’est pas obligatoire de rapprocher son compte mais c’est une opération recommandée et très rapide. En général, vous devez rapprocher le compte avec le relevé bancaire reçu mensuellement. Depuis la page Compte, cliquez sur Rapprocher. La fiche « Rapprocher le compte » s'affiche. Dans la zone « Date du relevé », tapez la date d'émission du relevé. Dans la zone « Solde du relevé », saisissez le solde de fin indiqué sur le relevé bancaire. PRISE EN MAIN 28 La procédure pour réaliser un rapprochement bancaire est disponible dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 ou le menu Aide + Index de l’aide de EBP Mon Budget Perso. 9. COMMENT CONSULTER LES ENREGISTREMENTS ? La consultation des opérations s'effectue directement depuis la page Compte, ou suite à la demande d’un filtre. Depuis le menu ‘Voir les opérations’ des pages Tiers, Colocataires, Catégories, Types, Budget (modification du budget), la consultation est pré-paramétrée dans la fenêtre « Filtrer les enregistrements » suivant les caractéristiques de chaque page. 10. COMMENT IMPRIMER ? Il est possible de demander l’impression dans la barre de navigation des pages suivantes : - Compte : Impression des opérations du compte suivant les critères sélectionnés dans la boîte d’impression ; - Tiers : Impression de la liste des tiers avec téléphones et commentaires ; - Colocataires : Impression de la liste des colocataires ; - Catégories : Impression de la liste des catégories et sous-catégories associées ; - Types : Impression de la liste des types avec la description du type et le sens de l’opération ; - Notes : Impression de la note sélectionnée avec la date de rappel et le texte de la note ; - Budget : Impression de la visualisation du budget ; - Echéancier : Impression de la liste des échéances avec les dates de début et de fin, le type de règlement, le tiers et le montant de l’échéance ; - Etat : Impression de l’état en cours ; - Graphique : Impression du graphique en cours ; - Simulation : Impression de la simulation réalisée. Comment sauvegarder et/ou restaurer un ou plusieurs comptes ? 29 A partir de la page Etats, vous disposez du bouton « Imprimer le compte ». Ce bouton ouvre automatiquement la boîte d’impression « Imprimer le compte ». Vous disposez également de la possibilité d’imprimer vos RIB par le menu Compte + Imprimer un RIB. 11. COMMENT SAUVEGARDER ET/OU RESTAURER UN OU PLUSIEURS COMPTES ? 11.1. Enregistrer le compte sous L’ « Enregistrement sous » vous permet de sauvegarder un compte dans un autre répertoire ou sur un autre lecteur. Vous pouvez utiliser cette fonction pour changer le nom d’un compte. Pour la procédure d’enregistrement consultez l’aide en ligne, accessible par la touche F1 ou le menu Aide + Index de l’aide de EBP Mon Budget Perso. 11.2. Sauvegarder tous les comptes La sauvegarde de tous les comptes vous permet de faire une sauvegarde globale et complète de tous les fichiers se trouvant dans le dossier de travail du programme. Pour la procédure de sauvegarde consultez l’aide en ligne, accessible par la touche F1 ou le menu Aide + Index de l’aide de EBP Mon Budget Perso. Note: Dans le dossier de travail, le programme stocke les fichiers des comptes qui portent l'extension « .cpf » et le fichier partagé « Comptes Bancaires.xmf » qui contient les types, les catégories, les notes, les colocataires et les tiers, le fichier des groupes de comptes « Groupes.txt ». Dans la liste, le nom des comptes est de couleur bleue, le nom du fichier partagé est de couleur verte, le nom du fichier de groupes est de couleur noire. 11.3. Restaurer tous les comptes La restauration vous permet de retrouver tout ou partie des comptes sauvegardés mais également le fichier partagé « Comptes Bancaires.xmf ». Pour la procédure de restauration consultez l’aide en ligne, accessible par la touche F1 ou le menu Aide + Index de l’aide de EBP Mon Budget Perso. Note: Dans la liste, le nom des comptes est de couleur bleue, le nom du fichier partagé est de couleur verte, le nom du fichier de groupes est de couleur noire. LES FONCTIONS AVANCEES 30 LES FONCTIONS AVANCEES Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Mon Budget Perso. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LE BUDGET PREVISIONNEL Le budget vous permet de planifier des dépenses ou des revenus connus puis de vérifier, en temps réel, si les objectifs sont respectés. Un budget est calculé grâce aux catégories saisies dans le compte. Il est donc conseillé de classer ses dépenses ou ses revenus avec une grande rigueur lors de la saisie des enregistrements dans le compte. La date de début d’une opération n’est pas obligatoire pour les opérations mensuelles mais elle est indispensable pour les autres périodicités. La date de fin est toujours optionnelle. L’état du budget est mis à jour immédiatement lorsque les opérations sont modifiées dans la page de modification ainsi que dans le compte. Le budget affiché correspond au mois en cours, c’est l’état par défaut. Il est possible de consulter un budget pour une autre période. Vous avez la possibilité d’afficher un budget multi-comptes. Pour cela, cliquez sur le libellé « Budget multi-comptes » au-dessus du budget. Puis depuis la fiche « Sélectionner plusieurs comptes », choisissez un compte dans la liste du haut et cliquez sur le bouton « Ajouter », le budget est mis à jour immédiatement. Vous pouvez supprimer un compte du calcul. Les montants que vous visualisez sur le budget multi-comptes sont : - pour le budgété : le budget défini dans le compte ouvert - pour le réel : les opérations des comptes sélectionnés. Le caractère multi-comptes est actif tant que la fiche « Sélectionner plusieurs comptes » est affichée à l'écran, lorsque cette fiche est fermée, le budget redevient mono-compte. L’echeancier 31 2. L’ECHEANCIER Vous devez utiliser l’échéancier afin d’automatiser la saisie des opérations prélevées périodiquement sur le compte. Vous pourrez créer une échéance de type virement intercomptes en sélectionnant dans la liste « Compte », le compte lié. La date de début de l’échéance est toujours obligatoire, la date de fin est facultative sauf pour une échéance dont la case « Insérer cette échéance jusqu’à la date limite » est cochée. Si l’option « Actualiser le compte en fermant » est cochée, le compte est mis à jour immédiatement après la fermeture de la fiche. Si l’option « Insérer cette échéance jusqu’à la date limite » est cochée, toutes les échéances (y compris futures) seront ajoutées dans le compte ou dans la liste en dessous. La liste du bas « Echéance à insérer » ne contient des éléments que si l’option « Insérer automatiquement les échéances dans le compte » de la fiche « Paramètres du compte » n’est pas cochée. Dans le cas où l’échéancier serait paramétré pour fonctionner de manière semi-automatique, sélectionnez une opération, cliquez sur le bouton « Saisir » afin d’insérer l’échéance sélectionnée dans le compte. Note Si l'option " Insérer automatiquement les échéances dans le compte " de la fiche " Paramètres du compte " n'est pas cochée, vous disposez de la case à cocher "Voir uniquement la sélection" dans le panneau de gauche, pour visualiser dans la liste du bas uniquement les échéances à insérer concernées par l'échéancier sélectionné dans la liste au-dessus. Si vous décochez la case "Voir uniquement la sélection", vous visualisez dans la liste du bas toutes les échéances à insérer pour tous les échéanciers. Remarque Vous pouvez sélectionner une échéance et l’envoyer directement dans le budget. 3. LA SIMULATION D’EMPRUNT Ce module vous permet de calculer un emprunt et d’afficher le résultat sous la forme d’un tableau d’amortissement. Remplissez les zones ou sélectionnez les options dans les cases à cocher et les listes, puis cliquez sur le bouton « Calculer ». Vous avez la possibilité d’enregistrer et de recharger les précédentes simulations. LES FONCTIONS AVANCEES 32 4. LES GRAPHIQUES Les graphiques sont calculés en fonction : - des catégories renseignées dans la page Catégories, - des sous-catégories reliées aux catégories et renseignées dans la page Catégories, - des tiers renseignés dans la page Tiers, - des types renseignés dans la page Types. - des opérations réalisées (page Compte) et des opérations prévisionnelles (page Echéancier) Le graphique affiché par défaut est celui des dépenses par catégories du mois en cours. En fonction du regroupement (catégorie, sous-catégorie, tiers, types, sans regroupement, prévisionnelles), EBP Mon Budget Perso propose plusieurs graphiques. La liste des graphiques est disponible dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 ou le menu Aide + Index de l’aide de EBP Mon Budget Perso. Pour chaque graphique, vous avez la possibilité de sélectionner un style de graphique (Barres horizontales, Barres verticales, Points, Lignes, Aires, Flèches, Secteurs). Sélectionnez une période dans la liste « Mois » et « Année » ou après avoir coché la case « Autre période », la date de début et la date de fin à prendre en compte pour le calcul du graphique. Vous pouvez affiner la recherche par la date de saisie de l’opération ou par la date de valeur, sélectionner votre option dans la liste « Analyser par ». Pour afficher un graphique multi-comptes, cliquez sur le libellé « Graphiques multicomptes » au-dessus du graphique. Depuis la fiche « Sélectionner plusieurs comptes », choisissez un compte dans la liste du haut et cliquez sur le bouton « Ajouter », le graphique est mis à jour immédiatement. Vous pouvez supprimer un compte du calcul. Le caractère multi-comptes est actif tant que la fiche « Sélectionner plusieurs comptes » est affichée à l'écran, lorsque cette fiche est fermée, le graphique redevient mono-compte. Note : Il est possible de ne pas afficher les données qui ont pour résultat zéro afin d'améliorer la lisibilité de certains graphiques. Cette option est accessible depuis la fiche « Options du programme » du menu Outils, case à cocher « Masquer les données nulles dans les graphiques, les états et les budgets ». Les états 33 5. LES ETATS Les états sont, comme les graphiques, calculés en fonction : - des catégories ou des sous catégories renseignées dans la page Catégories, - des tiers renseignés dans la page Tiers, - des types renseignés dans la page Types. L’état affiché par défaut est celui des revenus et dépenses par catégorie pour le mois en cours. Chaque état est réalisé pour une fonction spécifique. La liste des états est disponible dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 ou le menu Aide + Index de l’aide de EBP Mon Budget Perso. Sélectionnez une période dans les listes « Mois » et « Année » ou, après avoir coché la case « Autre période », la date de début ou la date de fin à prendre en compte pour le calcul de l’état. Vous pouvez affiner la recherche par la date de saisie de l’opération ou par la date de valeur, sélectionnez votre option dans la liste « Analyser par ». Vous pouvez afficher un état multi-comptes. Le fonctionnement est identique aux graphiques (voir point 4). Note : Il est possible de ne pas afficher les données qui ont pour résultat zéro afin d'améliorer la lisibilité de l'état. Cette option est accessible depuis la fiche « Options du programme » du menu Outils, case à cocher « Masquer les données nulles dans les graphiques, les états et les budgets ». 6. LES ALERTES Les alertes sont gérées à partir du menu Compte + Paramètres de ce compte + Alertes. Elles sont visibles lors de l'ouverture du compte ou depuis le Menu Compte - Alertes. Les alertes disponibles sont le montant de découvert dépassé, le montant maximum du compte dépassé, le budget dépassé (« par catégories et sous-catégories » ou « par total des revenus, des dépenses et du budget total ») et les échéances générées automatiquement. Pour qu'une alerte soit active, vous devez aller dans les paramètres du compte, sélectionner la "case" qui précède le libellé de l'alerte et cliquer sur OK. Lors de la "prochaine ouverture du compte" ou par le menu Compte + Alertes, vous pouvez voir si des alertes sont déclenchées. LES FONCTIONS AVANCEES 34 7. L’EXPORTATION DES DONNEES DU COMPTE Vous pouvez exporter le compte avec un format utilisable dans un autre logiciel. Il peut être intéressant par exemple d’ouvrir un compte dans un tableur et de retravailler ses données. EBP Mon Budget Perso permet d’exporter le compte sous quatre formats. 7.1. Exporter le compte au format CSV ou texte Sélectionnez la période à prendre en compte. Par défaut, la totalité du compte est sélectionnée. Choisissez le format CSV ou Texte, dans ce dernier cas, le choix de la tabulation comme séparateur de champs est préconisé. Cochez la case « Inclure le nom des colonnes d'en-tête » afin d’ajouter le nom des champs dans le fichier. Donnez un nom au fichier de sortie, la saisie de l'extension (.csv, .txt, …) de fichier est inutile. Cliquez sur le bouton « Ok ». 7.2. Exporter le compte au format HTML Sélectionnez la période à prendre en compte. Par défaut la totalité du compte est sélectionnée. Donnez un nom au fichier de sortie, la saisie de l'extension de fichier est inutile. Cliquez sur le bouton « Ok ». 7.3. Exporter le compte au format XML Donnez un nom au fichier de sortie, la saisie de l'extension de fichier est inutile. Sélectionnez la période à prendre en compte, par défaut la totalité du compte est sélectionnée. Cochez la case « Associer un fichier HTML… » afin de joindre au fichier XML, un fichier HTML portant le même nom. C'est ce fichier qui devra être exécuté pour afficher les données mises en forme dans un navigateur Internet compatible avec les fichiers XML. Si cette case est cochée, vous pouvez personnaliser l'affichage du tableau et surtout restreindre le nombre de lignes visibles sur la page. Des boutons de navigation apparaîtront alors automatiquement pour la navigation dans le fichier. Cliquez sur le bouton « Ok ». 7.4. Exporter le compte au format QIF Sélectionnez la période à prendre en compte, par défaut la totalité du compte est sélectionnée. Donnez un nom au fichier de sortie, la saisie de l'extension de fichier est inutile. Cliquez sur le bouton « Ok ». 8. L’IMPORTATION DE DONNEES DANS LE COMPTE Cette fonction permet d’importer des fichiers téléchargés depuis le site Internet de votre banque. EBP Mon Budget Perso permet d’importer dans le compte des fichiers de différents formats. L’Importation de données dans le compte 35 8.1. Télécharger un fichier Pour télécharger votre relevé bancaire, vous devez vous connecter au site Internet de votre banque par l’intermédiaire du menu Internet + Importer un relevé. Lorsque vous êtes sur le site de votre banque, vous devez saisir votre identifiant et votre mot de passe. Enfin, vous devez télécharger votre relevé de compte au format CSV, Texte, QIF ou OFX. Attention Le répertoire de sauvegarde de votre fichier téléchargé doit être celui défini dans les options du programme menu Outils. 8.2. Importer un fichier Pour importer un fichier dans EBP Mon Budget Perso, vous devez sélectionner un compte. Ensuite, depuis le menu Internet, sélectionnez la commande Importer un relevé et choisissez le nom de votre fichier téléchargé. EBP Mon Budget Perso détecte automatiquement le format de votre fichier (Format CSV ou Texte, Format QIF, Format OFX). Cliquez sur le bouton OK pour ouvrir la fenêtre d'import de fichier. Remarque Vous avez également la possibilité d’importer un fichier à partir du menu Compte + Importer au format CSV / Texte ou QIF ou OFX. Les différents points ci-dessus sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 ou le menu Aide + Index de l’aide de EBP Mon Budget Perso. 8.3. Importer au format CSV ou Texte Cette fonction permet d'importer dans le compte un fichier dont les champs sont délimités. La liaison des champs consiste à indiquer au programme quelle colonne du fichier est liée au champ " Date ", … de la liste du bas. Cette liste affiche les principales colonnes d’EBP Mon Budget Perso. Indiquez dans la liste " La date est au format ", sous quelle forme la date est formatée. Les colonnes sont numérotées de 0 à... (en fonction du nombre de champs trouvés). Dans la zone " Associer les colonnes ", cliquez sur le champ " Date " et sélectionnez dans la liste le n° de la colonne à lier à ce champ. Pour supprimer une liaison, sélectionnez un champ et appuyez sur la touche "Suppr" du clavier. 8.4. Importer au format OFX Cette fonction permet d'importer dans le compte un fichier au format OFX. La liaison des champs s’effectue depuis la partie " Affectation des identificateurs de type ". Elle est renseignée par défaut. LES FONCTIONS AVANCEES 36 Vous pouvez modifier une affectation en double-cliquant sur un élément ou en appuyant sur le bouton " Modifier ". Indiquez dans la liste " La date est au format " sous quelle forme la date est formatée. 8.5. Importer au format QIF Cette fonction permet d'importer dans le compte un fichier au format QIF. La liaison des champs s’effectue dans la partie « Associer les champs » depuis les spécifications du format QIF. Le champ date est donc associé à la lettre " D ", le champ montant à la lettre " T " etc. Il est possible de changer l'affectation des champs ou de réinitialiser les paramètres d'origines. Indiquez dans la liste " La date est au format " sous quelle forme la date est formatée. 8.6. Récupération des données Money par import QIF Pour pouvoir récupérer vos comptes de « Microsoft Money » dans « EBP Mon Budget Perso», vous devez au préalable effectuer un export des comptes et non une sauvegarde. Par exemple, sur une version « Microsoft Money 2005 », l’export s’effectue par le menu Fichier / Exporter et en cochant l’option « Compatibilité QIF relative ». De ce fait, vous aurez un fichier au format QIF contenant votre compte et vous pourrez l’importer dans le logiciel « EBP Mon Budget Perso» par le menu Compte / Importer un fichier au format QIF après avoir créé le compte. Sur la page Importer un fichier au format QIF, vous devez sélectionner le fichier QIF. La suite de la procédure est identique à l’import du format QIF. Les données récupérées sont :  Les écritures ventilées ou pas ;  Les pointages et rapprochement ;  Les catégories et sous-catégories ;  Les n° de chèque si le type de l'écriture est "chèque" ;  Le nom de compte associé si l'écriture est de type "Virement". 8.7. Tester le fichier, paramétrer les opérations et importer dans le compte Pour les 3 formats décrits ci-dessus, les procédures de test, de paramétrage des opérations et d’import dans le compte sont identiques. Tester l'importation Pour réaliser le test de validation des champs du fichier à importer vous devez à partir de la 1ere fenêtre cliquer sur le bouton " Suivant ". EBP Mon Budget Perso va tester la validité des champs, notamment la valeur correcte du champ date et des champs numériques. En cas d'échec, l'importation est annulée. Paramétrer les opérations L’Importation de données dans le compte 37 Suite au test positif du fichier d'import, vous obtenez une fenêtre permettant de distinguer les opérations présentes dans le compte et les nouvelles opérations. Cette distinction s'effectue automatiquement en comparant les champs Date (Mois/Année), Type, Tiers, Catégorie, S/Catégorie, Note, Débit/Crédit des opérations du fichier à importer avec celles du compte ouvert. Lorsqu'une opération est identique entre le fichier et le compte, elle est dite "Présente" et est de couleur "Noir". Lorsqu'une opération n'est pas présente dans le compte, elle est dite "Nouvelle" et est de couleur "Bleu". Vous pouvez réaliser vos propres comparatifs avec l'aide des cases à cocher de la partie "Comparer les opérations par...". Suite à la réalisation de la comparaison, vous avez la possibilité de passer une opération dite "Nouvelle" en "Présente" ou une opération "Présente" dans le compte en "Nouvelle". Pour cela vous devez sélectionner la ou les lignes concernées et cliquer sur l'un des boutons à droite "Marquer comme présente" ou "Marquer comme nouvelle" ou sélectionner les mêmes options dans le menu contextuel (clic droit). La partie "Paramétrage des opérations à importer" étant réalisée, passez à l'étape suivante. Importer dans le compte Suite au paramétrage des opérations à importer, cliquez sur suivant pour visualiser les opérations qui seront importées. Les opérations présentes dans cette fenêtre sont uniquement celles dites "Nouvelle". C'est à partir de cette fenêtre que vous pourrez importer définitivement vos opérations. Si les opérations vous conviennent vous pouvez passer à l'étape des options d'importation, sinon, vous avez la possibilité de revenir à l'étape précédente ou de sélectionner dans cette liste uniquement les opérations que vous souhaitez importer. Une fois les sélections des opérations et des options effectuées, vous pouvez cliquer sur le bouton " Importer dans le compte " afin d'intégrer ces données au compte après avoir effectué une sauvegarde le cas échéant (recommandé). Vous trouverez plus de détail sur l’import d’un relevé ou fichier dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 ou le menu Aide + Index de l’aide de EBP Mon Budget Perso. INDEX 38 INDEX A Accès au service technique..................................................................................15 Activation du logiciel ..........................................................................................17 Affecter une valeur..............................................................................................27 Aide sur Comptes Bancaires................................................................................12 Alertes.................................................................................................................33 B Budget .................................................................................................................30 C Catégories............................................................................................................22 Colocataires.........................................................................................................22 Consulter les enregistrements..............................................................................28 Création de compte..............................................................................................18 D Dupliquer un enregistrement ...............................................................................26 E Echéancier...........................................................................................................31 Ecran de travail....................................................................................................19 Enregistrer une opération ....................................................................................23 Etats.....................................................................................................................33 Export du compte ................................................................................................34 Index 39 F Filtrer les enregistrements ...................................................................................27 Fonctions avancées..............................................................................................30 G Graphique prévisionnel .......................................................................................32 Graphiques ..........................................................................................................32 I Import de fichier CSV .........................................................................................35 Import de fichier Money......................................................................................36 Import de fichier OFX.........................................................................................35 Import de fichier QIF ..........................................................................................36 Import d'opérations..............................................................................................34 Import du compte ................................................................................................34 Impression ...........................................................................................................28 Imprimer un RIB .................................................................................................29 Initialisation du compte .......................................................................................20 Installation...........................................................................................................16 Internet ................................................................................................................35 M Marquage de l'opération ......................................................................................26 Mémoriser les infos tiers.....................................................................................24 Modifier un enregistrement .................................................................................26 Money .................................................................................................................36 Multi-comptes .........................................................................................30, 32, 33 O Options du programme ........................................................................................21 Ouverture du logiciel...........................................................................................16 P Paramètres du compte..........................................................................................21 INDEX 40 R Rapprochement bancaire .....................................................................................27 Rechercher les enregistrements ...........................................................................27 Restauration.........................................................................................................29 S Sauvegarde ..........................................................................................................29 Simulation d'emprunt ..........................................................................................31 Sous-catégories....................................................................................................22 Supprimer un enregistrement...............................................................................26 T Télécharger un relevé bancaire............................................................................35 Tiers ....................................................................................................................22 Trier les enregistrements .....................................................................................27 Type ....................................................................................................................23 V Ventiler une opération .........................................................................................25 Virement inter-comptes.......................................................................................25 Business Plan Classic (OL Technology) pour Windows XP ou Vista ou 7 ou 8 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2014 EBP Informatique, édition Mai 2014 3 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou analogue. Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spéciale « mode locatif ») ou d’un hébergement (sauf par une licence spéciale « mode hébergé » ou « saas » ou encore « mode RDS » pour les intégrateurs-hébergeurs sélectionnés par EBP) à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00 En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. 4 Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. 5 En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Article 9. Cas particulier des logiciels sous environnement MAC Ces logiciels ne sont disponibles chez EBP qu’en version monoposte. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières (les annexes et Conditions Particulières sont disponibles sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditions-generales-devente.html), à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. 6 En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de 7 produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. 8 Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. 9 C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. D. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on line Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et écrite d’EBP. Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air - 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans toutefois intervenir au contrat. Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de la connexion au service et a de son utilisation. Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients. Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou bien ayant souscrit au service Reports On Line. 10 L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image) Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer... La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous) Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) : Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le client est en mode évaluation. Il peut créer :  un compte  une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité de comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement) Le client peut publier :  avec une limite à 2 pages par document  avec une limite de 5 documents maxi par licence EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne. Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en contactant son revendeur EBP. Responsabilité d’EBP: EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations. Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de survenance du fait générateur de responsabilité. 11 Responsabilité du Client: Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux besoins du Client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line. Conditions financières : Tarifs indicatif au 1-02-2012 Gammes Pratic et Classic Par pack de 3 utilisateurs 3 euros HT/mois Soit 36 euros HT/an Gamme PRO Par pack de 3 utilisateurs 6 euros HT/mois Soit 72 euros HT/an Ligne PME Par pack de 3 utilisateurs 12 euros HT/mois Soit 144 euros HT/an Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :  en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs  PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et services EBP Résiliation du contrat du fait du Client : En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ». Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des droits d’un tiers. Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de l’article L 121-20 du Code de la Consommation. 12 Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi « Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles informations recueillies par lui. Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les Yvelines. E. Conditions de vente aux particuliers Droit de rétractation Principe Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés. "Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services. L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme." Effets Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la consommation, art. L 121-20-1) Exceptions Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la consommation, art. L 121-20-2):  fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du consommateur avant la fin du délai de sept jours francs  fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le consommateur  Tarifs indiqués sur le site Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans préavis. v3.3 juin 2013 13 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Business Plan Classic (OL Technology) et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traitées dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis  Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 15 Table des matières TABLE DES MATIERES.................................................................................... 15 INSTALLATION................................................................................................. 17 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 17 1.1. Accès au service technique ......................................................................... 17 1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 17 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 18 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 19 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 19 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 19 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?............Erreur ! Signet non défini. 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ....Erreur ! Signet non défini. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 21 6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 22 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 23 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 23 1.1. Les coordonnées du dossier........................................................................ 23 1.2. Les paramètres du dossier .......................................................................... 23 2. COMMENT UTILISER LES FICHES DE SAISIE ? ......................................... 23 2.1. Créer une fiche............................................................................................ 23 2.2. Modifier une fiche ........................................................................................ 24 2.3. Annuler une modification sur une fiche ........................................................ 24 2.4. Supprimer une fiche .................................................................................... 24 2.5. Les Notes perso .......................................................................................... 24 2.6. Les documents associés ............................................................................. 25 3. COMMENT SAISIR LES PREVISIONS ? ....................................................... 25 3.1. Accès aux Prévisions .................................................................................. 25 3.2. Généralité sur les Prévisions ....................................................................... 25 3.3. Spécificités .................................................................................................. 26 16 4. COMMENT CONSULTER LES RESULTATS ?.............................................. 28 4.1. Les tableaux de résultats............................................................................. 29 4.2. Les graphiques et les ratios......................................................................... 30 5. COMMENT REPRENDRE UNE ENTREPRISE ?........................................... 30 6. COMMENT ACCEDER AU RAPPORT ?........................................................ 31 6.1. Elaboration du rapport ................................................................................. 31 6.2. Insérer un résultat ou une variable............................................................... 31 7. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?............................................ 32 8. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? ................. 32 9. COMMENT ENVOYE UN PDF SIGNE ? ........................................................ 33 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 34 1. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 34 2. TYPES DE CONSULTATION DES RESULTATS........................................... 35 2.1. Les filtres et options d’affichage................................................................... 35 2.2. Le graphique dynamique ............................................................................. 35 3. LES IMPRESSIONS ET LES EXPORTATIONS ............................................. 35 3.1. L’impression et l’exportation des grilles ....................................................... 35 3.2. La génération du rapport ............................................................................. 36 4. LES RESULTATS COMPARATIFS................................................................ 36 5. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?............................................ 37 6. LA GESTION DES FAVORIS......................................................................... 37 7. REPORTS ON LINE....................................................................................... 38 INDEX................................................................................................................ 40 NOTES .............................................................................................................. 43 Avant de commencer 17 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0821 61 20 00 (0,09€/min)  Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour les versions monoposte et réseau jusqu’à 4 poste (1) est la suivante :  Processeur : P4 2 GHz ou équivalent  Mémoire : 3 Go  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Espace disque libre : 2 Go Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits), Windows 8 (32 bits & 64 bits). INSTALLATION 18 (1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur). Contactez notre réseau de revendeurs. Remarque Windows® XP, Vista, 7 et 8 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Business Plan Classic (OL Technology). 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP. 9. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. Comment lancer mon logiciel ? 19 10. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP Business Plan Classic (OL Technology). 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que l’utilisation du logiciel sera limitée en nombre de donnée et en consultation : 3 prévisions par type de prévision, impossible de consulter un tableau de résultat et l’export et l’impression des résultats seront bloqués. Au-delà, vous devrez saisir votre code d’activation. Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.1. Activation du logiciel Vous avez plusieurs possibilités pour activer le logiciel : -Activer par Internet : Activation automatique par Internet via un assistant. Vous devez avoir en votre possession votre n° de licence et Clé web fournis par EBP. -Activer Manuellement : La procédure d’activation est à effectuer via le logiciel. Vous devez avoir préalablement communiqué votre clé PC par courrier, téléphone ou email à cotre conseiller EBP. 4.1.1. Activation par internet Suite au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel. La page d’activation s’ouvre, cliquez sur l'option "Activer par internet". L’activation du logiciel se faisant via le site Internet EBP, la connexion à notre site Web se réalisera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Muni de votre n° de licence et Clé web, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d'Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel. INSTALLATION 20 4.1.2. Activation manuelle Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel. La fenêtre d'activation s'ouvre, cliquez sur l’option « Activer Manuellement ». Vous avez alors accès aux zones suivantes : -La Clé PC Elle est renseignée automatiquement et est indispensable pour l'activation de votre logiciel. -Le nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier en respectant la même syntaxe (points, majuscules). -Le numéro de licence Vous devez saisir ici le numéro de licence indiqué sur le courrier "Licence d’Utilisation" joint à la boîte du logiciel. -La clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. -Le code d’activation Vous devez saisir ici le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espace ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton « Activez votre logiciel ». 4.2. Messages suite activation Suite à l’activation, un message vous avertit du résultat de l’activation. Si vous n’avez pas saisi de n° de licence ni de clé web. Ces informations ne sont pas obligatoires, vous pouvez continuer l'activation ou les renseigner. Toutefois si vous ne les renseignez pas, vous ne pourrez pas réaliser certains traitements car ils sont liés à ces champs (Reports On Line (ROL), Sauvegarde en ligne). Si le code d’activation a été correctement saisi, un message de Félicitation vous indique : -La version du logiciel correspondant à ce code, -Le nombre de postes, -Le nombre de dossiers, -Le lot de fonctions limitées dans le temps (SDK) : Ces fonctionnalités correspondent à la possibilité de réaliser des traitements sur les données de votre dossier par ligne de commande sans ouvrir le logiciel (comme des imports, impressions …). -Le/les module/s disponibles, -La date d’expiration du lot de fonctions limitées dans le temps. Cette date est liée à votre contrat de service. Lorsque vous n’avez plus de contrat de service et que vous exécutez une ligne de commande, un message vous avertit que votre activation ne vous permet pas/plus d’avoir accès à la fonction (Cette fonction est aussi appelée SDK).Si vous êtes dans ce cas, nous vous conseillons de contacter votre revendeur ou le Service Clients EBP au 01 34 94 80 20. A la validation du message de félicitation, vous pouvez créer ou ouvrir votre dossier. Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Comment créer mon dossier ? 21 Il contient également le nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code valide. Vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? - Activer votre logiciel. A tout moment, vous pouvez vérifier les éléments concernant l'activation de votre logiciel en passant par le menu ? - A propos. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur Créer un nouveau dossier depuis l’écran de d’accueil ou activez le menu Fichier + Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez les coordonnées et informations de votre société, ainsi que les dates d’exercice. Les dates de l’exercice suivant vous sont automatiquement proposées. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. Votre dossier de travail sera ensuite créé à partir de ces informations et sera nommé «Mon dossier». Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. INSTALLATION 22 6. ECRAN DE TRAVAIL Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants La barre de statut affiche le nom de la base ouverte Les menus La barre de navigation Cliquez ici pour accéder à la liste de vos prévisions ou bien sur le bouton pour créer une fiche Comment initialiser mon dossier ? 23 Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un devis, d’une facture, dans la saisie d’un règlement ou dans la création d’un rapprochement ou le lettrage d’un compte. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 1.1. Les coordonnées du dossier Afin de modifier ou compléter les coordonnées saisies lors de la création du dossier, accédez au Coordonnées du menu Paramètres – Société. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir 1.2. Les paramètres du dossier Afin de modifier les paramètres de votre dossier saisis lors de la création du dossier, vous pouvez accéder à vos préférences dossier par le menu Paramètres – Mon hypothèse. Certaines fiches de prévisions et les paramètres de celles-ci seront modifiés en fonction de ces nouveaux paramètres, et vous guideront ainsi dans l’élaboration de votre Business Plan. 2. COMMENT UTILISER LES FICHES DE SAISIE ? 2.1. Créer une fiche Toutes les fiches peuvent être créées au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel. Toutefois, certaines fiches sont déjà proposées telles que les TVA, les Saisonnalités et les Profils de personnel. Si vous créez votre dossier depuis un squelette existant, vous aurez également des fiches d’Investissements, de Charges externes et d’Impôts & taxes de proposées. Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de fiche que vous souhaitez créer dans l'arborescence, exemple "Ventes", puis cliquez sur le bouton Ajouter qui se trouve dans la barre de menu, ou bien par le menu contextuel accessible par un clic droit ou encore par le bouton Inser du clavier. PRISE EN MAIN 24 Remplissez alors les principales informations concernant la fiche ajoutée puis, par le bouton Enregistrer que vous trouverez en haut de la fiche, enregistrez les informations saisies. 2.2. Modifier une fiche L'accès à la modification d'une fiche peut se réaliser de deux façons :  Soit en se positionnant dans la liste des Ventes, par exemple, et en double cliquant sur la fiche que vous souhaitez modifier.  Soit en sélectionnant la fiche souhaitée et en cliquant sur l’action Modifier de la barre de menu en haut de la liste. Une fois sur la fiche, il suffit de saisir les informations souhaitées. Toutes les zones modifiables seront alors visibles par leur fond blanc. Une fois la modification réalisée, le bouton Enregistrer, que vous trouverez en haut de la fiche, permettra d'enregistrer les modifications. 2.3. Annuler une modification sur une fiche Lors de la saisie ou de la modification d'une fiche, il est possible d'annuler le travail effectué. Pour cela, vous devez cliquer sur le menu Edition+ Annuler qui se trouve dans la barre de menu de la fiche. Les modifications apportées seront alors supprimées et la fiche retrouvera son état initial. 2.4. Supprimer une fiche La suppression d'une fiche se fera par l'intermédiaire de la liste, exemple les "Ventes", ou directement dans la fiche en question. Pour supprimer une fiche, il suffit de se positionner sur la ligne concernée dans le tableau récapitulatif et de cliquer sur le bouton Supprimer qui se trouve en haut de la liste. Remarque La création et la suppression d’une fiche peuvent être réalisées à partir du menu contextuel (clic inverse de la souris) de la barre de navigation de gauche. Pour plus d’informations, reportez-vous à l’aide en ligne. 2.5. Les Notes perso Chaque fiche de prévision pourra être accompagnée d’une note. Plusieurs outils sont disponibles dans cette note :  Un correcteur d’orthographe,  Une barre de police Pour avoir plus de détail sur les notes perso, reportez-vous à l’aide en ligne. Comment saisir les prévisions ? 25 2.6. Les documents associés Chaque fiche de prévision pourra être accompagnée d’un document. Ce document peut être sous forme d’un fichier ou d’une adresse Web. Pour avoir plus de détail sur les documents associés, reportez-vous à l’aide en ligne. 3. COMMENT SAISIR LES PREVISIONS ? 3.1. Accès aux Prévisions Pour accéder à la saisie des prévisions, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie haute de l’écran. Il est toutefois possible d'accéder aux prévisions par l'intermédiaire du menu Prévisions. Cette partie permet de paramétrer les principales fiches du dossier. Vous retrouverez donc les prévisions suivantes :  Les Investissements (incorporels, corporels et financiers)  Les Financements (Apports en capital, Comptes courants d’associé, Emprunts, Crédits bails, Subventions) ;  Les Ventes (Négoce, Produits & services);  Les Achats (Marchandises, Matières premières, Services);  Les Charges Externes ;  Le Personnel (Rémunérations des salariés, Rémunérations du dirigeant, Prélèvement de l’exploitant, Cotisations TNS, Taxes assises sur les salaires) et les Autres charges de personnel ;  Les Impôts & Taxes (autres que IS) ; 3.2. Généralité sur les Prévisions Chaque type de prévisions possède une liste récapitulative des différentes fiches créées. Cette liste synthétise les principales informations pour vous aider dans l’analyse des résultats. Pour créer une nouvelle fiche de prévision, vous devez vous placer sur le type de prévision souhaité (exemple : "Ventes"), puis, depuis la liste, cliquez sur le bouton Ajouter qui se trouve en haut, à gauche de l'écran. Toutes les fiches se décomposent en trois parties : la définition, les options, la grille  La définition permet de renseigner les champs obligatoires à la création ainsi que les informations principales liées à la prévision  la grille, saisissable ou non selon les prévisions, vous permet de saisir ou de consulter les données.  les options, initialisées par défaut avec les valeurs définies à la création de dossier. Toutefois, il vous sera possible d’adapter ces zones aux différents cas que vous voudrez traiter. PRISE EN MAIN 26 Une fois la saisie des options réalisée, il ne vous restera plus qu’à saisir les montants. Ainsi tous les calculs se feront pour alimenter vos résultats. Sur chaque fiche, ainsi que sur chaque liste, il vous sera possible de saisir des Notes par l’intermédiaire d’un onglet prévu à cet effet. 3.3. Spécificités Pour l’ensemble des prévisions le principe reste identique. Une fois la saisie des options réalisées, il ne vous restera plus qu’à saisir le ou les montants nécessaires aux différents tableaux de résultats. 3.3.1. Les investissements Trois types d’investissements sont possibles : Incorporels, Corporels ou Financiers. Les amortissements se calculeront automatiquement en fonction des options saisies. 3.3.2. Les financements On distingue deux grandes catégories de financements. Les financements dont la fiche reste du type standard avec une grille Montant et un onglet Options. Pour les Apports en Capitaux et les Comptes Courants, la saisie des informations reste la même. Toutefois pour les Emprunts et les Crédits-Bails toutes les informations devront être saisies dans la partie Définition. L’onglet Montant, de la partie grille, permettra de mettre en avant le calcul des différentes échéances, la grille sera donc entièrement non saisissable. La subvention d’exploitation est une aide financière non remboursable accordée le plus souvent par l'Etat ou une Collectivité locale. Les subventions d'investissements ont pour objet d'aider l'entreprise à acquérir certains équipements. 3.3.3. Les ventes Trois types de ventes sont possibles, le type Marchandises (Produits achetés puis revendus sans avoir subi de transformation) le type Production (Tous les produits issus de la production réalisés par l’entreprise), et le type Services (Tous les services réalisés par l’entreprise). Remarque A partir des préférences utilisateurs vous pouvez choisir de visualiser la colonne % évol. A partir de celle-ci, vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou mensuel de vos ventes pour les années supérieures au premier exercice. 3.3.4. Les achats Une prévision d’achat peut-être créée  Soit de manière autonome, à partir de la liste des achats en cliquant sur le bouton Ajouter. Le calcul automatique des stocks ne sera pas disponible, Comment saisir les prévisions ? 27  Soit liée à une vente, en ajoutant une fiche achat depuis la fiche Vente ou bien depuis la fiche Achat, dans le champ Vente associée. Le montant des prévisions d’achats sera calculé en fonction d’un Taux de Marge/Marque ou d’un Coefficient appliqué aux Ventes, par rapport au type de cette vente. Le calcul automatique des stocks sera alors disponible. Remarque A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou mensuel de vos achats pour les années supérieures au premier exercice. Pour avoir plus de détail sur les prévisions d’achats, reportez-vous à l’aide en ligne. 3.3.5. Les charges externes & autres achats Les Charges externes & autres achats, sont toutes les charges qui devront être prises en compte dans le plan d’affaires mais qui ne sont pas liées directement aux ventes. On distingue deux types de charges :  les charges Fixes : Elles sont des frais réguliers qu'engendre l'existence de l'entreprise quel que soit son niveau d'activité.  les charges Variables : Egalement appelées "charges fonctionnelles" elles sont les charges qu'engendre directement l'activité de l'entreprise. Remarque A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou mensuel de vos charges pour les années supérieures au premier exercice. 3.3.6. Les charges de personnel Les Rémunérations du personnel permettent de mettre en avant l’ensemble des coûts qui sont liés aux frais de personnel. Deux types de profils par défaut sont disponibles les Salariés et les Gérants assimilés salariés. La fonction Equivalent Temps Plein (ETP) vous permettra de gérer le personnel équivalent sur un même poste. Par exemple : Si vous avez besoin de 2 commerciaux pour votre entreprise, si ceux-ci ont le même profil, vous n’avez pas besoin de créer 2 fiches. Suite à la création de la fiche pour le 1er commercial, vous devez indiquer 2 dans la colonne ETP. La rémunération du dirigeant est accessible uniquement dans le cadre d’une société avec un dirigeant majoritaire. Cette fiche permet de rendre compte des versements attribués au dirigeant. De manière générale ces charges seront jugées déductibles du résultat fiscal de l’entreprise. PRISE EN MAIN 28 Le prélèvement de l’exploitant est accessible uniquement dans le cadre d’une entreprise individuelle. Il permet de mettre en avant les versements que l’exploitant effectue pour son compte personnel. Les cotisations des travailleurs non salariés sont utiles dans le cadre d’une entreprise individuelle ou d’une société avec un dirigeant majoritaire. Il s’agit des cotisations sociales dont l’exploitant ou le dirigeant majoritaire doit s’acquitter lorsqu’il ne dispose pas d’un contrat de travail au sein de l’entreprise. Vous trouverez les prévisions suivantes :  Allocations familiales  Maladie  Retraite  Invalidité-Décés  CSG-CRDS Il vous suffit de renseigner la base de calcul qui doit correspondre à votre résultat N-1, les taux de cotisations sont renseignés par défaut selon la structure de votre entreprise (Régime social, Nombre de salariés). Les taxes assises sur salaires sont calculées automatiquement à partir des rémunérations versées aux salariés. Elles seront inclues dans les résultats si vous les avez sélectionnées lors de la création de dossier. Les autres charges de personnels restent sur le même principe que les autres fiches. 3.3.7. Les impôts et taxes Le principe de création de fiche reste le même que pour les autres prévisions. Dans l’onglet Montant, vous devez saisir le montant d’impôt que vous estimez devoir payer. Pour avoir plus de renseignement et un exemple de saisie de la ventilation d’impôt, reportez-vous à l’aide en ligne. 4. COMMENT CONSULTER LES RESULTATS ? Pour consulter les résultats du Business Plan, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder aux résultats par l'intermédiaire du menu Résultats. Cette partie vous permet de visualiser tous les chiffres obtenus grâce aux différentes saisies effectuées pour l’élaboration du Business Plan. Vous retrouverez donc une liste de tableaux, des graphiques et des ratios. Comment consulter les résultats ? 29 Pour les consulter, il vous suffit de cliquer sur la tuile du tableau, graphique ou ratio que vous souhaitez consulter comme présenté sur l’écran suivant : 4.1. Les tableaux de résultats Les tableaux de résultats disponibles sont :  Le compte de résultat,  Le tableau de trésorerie,  Le seuil de rentabilité,  Le bilan,  Les tableaux concernant le fonds de roulement (EBP Business Plan Edition PME et EBP Business Plan Expert),  Les tableaux de financements (EBP Business Plan Edition PME et EBP Business Plan Expert),  Les récapitulatifs de TVA : ils permettent d’expliquer, exactement, comment la TVA due ou le crédit de TVA sont calculés. Les tableaux disponibles Accédez par la barre de menu aux tableaux, graphiques ou ratios disponibles. PRISE EN MAIN 30  Les autres récapitulatifs (EBP Business Plan Edition PME et EBP Business Plan Expert). Pour avoir plus de détail sur le contenu des tableaux, reportez-vous à l’aide en ligne. Vous retrouverez ces différents résultats dans le Rapport (Partie Rapport située en bas à gauche dans la barre de navigation). 4.2. Les graphiques et les ratios EBP Business Plan propose l'analyse de l'ensemble des résultats sous forme de graphiques ou ratios. Ils sont une interprétation des tableaux précédents. Chaque graphique ou ratio est défini par son nom. L'onglet Définition permet de voir les paramètres qui constituent :  le graphique : Eléments, Couleur du graphique, Plafond ;  le ratio : le Numérateur, le Dénominateur, l’Unité (pourcentage, jour, montant) et la description du ratio. Dans la version EBP Business Plan Expert, vous pourrez créer vos propres graphiques et vos propres ratios. Un onglet Notes vous permettra de saisir des annotations sur le graphique ou ratio. Tous les graphiques et ratios sont imprimables ou exportables. Pour avoir plus de détail sur les graphiques et ratios disponibles, et sur la création de ceux-ci, reportez-vous à l’aide en ligne. 5. COMMENT REPRENDRE UNE ENTREPRISE ? Il vous est possible de récupérer la balance de votre exercice antérieur par le menu Paramètres + Reprise N-1. L’import paramétrable vous permet d’importer une balance sous quelque format que ce soit. Pour avoir plus de détail sur l’import de la balance, reportez-vous à l’aide en ligne. Certains soldes comptables de votre balance ont un impact sur les années suivantes, et notamment sur la trésorerie prévisionnelle. Les ventilations suivantes sont donc disponibles.  Les dettes fournisseurs  Les intérêts courus en compte courants  Les remboursements des comptes courants  Les créances clients  Les créances ou dettes d’IS  Les subventions  La TVA Comment accéder au Rapport ? 31  Les PCA ou CCA Pour les éléments acquis ou conclus sur une période antérieure à la date de reprise de l’activité, il est conseillé de créer directement une fiche de prévision (Investissement, Emprunt, Crédit bail). Ou bien encore de saisir directement les informations dans les fiches existantes comme pour le Stock initial. 6. COMMENT ACCEDER AU RAPPORT ? Pour accéder à la rédaction et à la génération du rapport, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder au dossier par l'intermédiaire du menu Rapports. Cette partie vous permet d'argumenter puis de générer un fichier PDF que vous remettrez à vos financiers. 6.1. Elaboration du rapport EBP Business Plan Open Line vous propose un certain nombre de chapitres par défaut ainsi qu’un modèle de rapport que vous pouvez modifier ou compléter en créant vos propres chapitres. Pour structurer vos rapports, vous pouvez cliquez sur Sélectionner vos chapitres, et depuis cette fenêtre déplacer l’ordre des chapitres, en ajouter ou bien en supprimer. Remarque La mise à jour de la table des matières n’est pas nécessaire, elle sera faite automatiquement à la génération du PDF. Toutefois, vous pouvez activer la mise à jour manuellement par l’action Mise à jour de la table des matières. Une fois votre rapport rédigé, vous pouvez Générer un document Pdf, que vous pourrez ensuite imprimer ou transférer par mail à vos collaborateurs. Lors de cette étape vous pourrez définir vos entêtes et pied de page. Pour avoir plus de détail sur la création de rapport, reportez-vous à l’aide en ligne. 6.2. Insérer un résultat ou une variable Afin de présenter un rapport concluant et d’argumenter vos propos, vous pouvez insérer tous vos tableaux, graphiques ou ratios depuis l’action Insérer un résultat. PRISE EN MAIN 32 Ou bien encore ajouter des variables qui vous permettront d’afficher les valeurs issues de vos résultats sans vous préoccupez de la mise à jour des valeurs. Remarque La mise à jour des données des résultats n’est pas nécessaire, elle sera faite automatiquement à la génération du PDF. Toutefois, vous pouvez activer la mise à jour manuellement par l’action Mise à jour des résultats. Pour avoir plus de détail sur l’insertion des résultats, reportez-vous à l’aide en ligne. 7. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM. Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). 8. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? Il est possible de lier un dossier d’une autre application à partir du menu Paramètres – Société. A partir de ce menu, vous pouvez consulter et modifier les dossiers liés par application. Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour d’autres applications. Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s’affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre elles. Si vous souhaitez modifier la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton Supprimer la liaison. Comment envoyé un pdf signé ? 33 Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié. 9. COMMENT ENVOYE UN PDF SIGNE ? Les signatures numériques peuvent être utilisées pour authentifier des documents et aviser les destinataires de la moindre modification du document. Les certificats peuvent être fournis par une autorité de certification (facturé) ou auto-signés (gratuit). Dans la pratique, les certificats auto-signés n'offrent pas au destinataire une preuve de l'identité du signataire. Seul, le signataire est garant de son certificat auto-signé. Pour envoyer un PDF signé depuis Open Line, vous devez donc disposer d’un certificat fourni par une autorité de certification (facturé) ou auto-signé (gratuit). Dans le cas où vous ne possédez pas de certificat fourni par une autorité de certification, vous avez la possibilité de :  Créer un certificat  Exporter puis importer le certificat afin qu’il soit reconnu comme Autorités de certification de racine de confiance. Quel que soit le type de certificat, vous devez le renseigner dans l’application EBP (Paramètres -Société - Général - Impression et export) pour qu’il soit pris en compte lors de l’envoi d’email. Remarque Un seul certificat peut être affecté à l’application Open Line. Après avoir sélectionné un document, cliquez sur Envoyer par mail de la barre des tâches (liste des documents) ou la barre d’outils (fiche document) ; choisissez le format Fichier PDF signé et cliquez sur Ok. L’écran de message s’affiche. Une fois l’adresse du tiers renseignée et le message saisi, cliquez sur le bouton Envoyer. Le tiers recevra l’email et l’ouvrira avec le document en pièce jointe. Il devra cliquer sur la barre de navigation (à gauche), dans le volet Signatures. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’avoir plus de détail sur les PDF signés. LES FONCTIONS AVANCEES 34 Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Business Plan. 1. LE TABLEAU DE BORD Le Tableau de Bord permet d'obtenir une synthèse de votre Business Plan. Remarque Les données affichées sont mises à jour en temps réel, au moment des saisies. Vous pouvez visualiser les informations suivantes :  La liste des recettes et dépenses récemment modifiées, pour vous permettre d’accéder rapidement aux prévisions les plus variables.  La liquidité de votre projet : Ce tableau est une version synthétique de vos encaissements et décaissements et votre situation de trésorerie à chaque fin de période.  La rentabilité du projet : Ce tableau est la version synthétique du seuil de rentabilité. Il vous permet de visualiser si votre projet est rentable et à quel moment. Il est accompagné du taux de marge globale.  Une présentation des données importantes sous forme de graphique : Ce graphique vous indique l'évolution du chiffre d'affaires, du coût total des charges et du résultat net sur les différentes périodes de votre Business Plan. Pour avoir plus de détail sur le tableau de bord, reportez-vous à l’aide en ligne. Types de consultation des résultats 35 2. TYPES DE CONSULTATION DES RESULTATS 2.1. Les filtres et options d’affichage La consultation des résultats est possible sous différentes formes. En fonction des paramètres, il est possible de visualiser certains résultats mensuellement, cumulée ou annuellement. Pour les consultations mensuelles et cumulées, un filtre pour les différents exercices est disponible. Si vous réalisez une reprise d’éléments antérieurs, vous disposerez de l’élément de visualisation : N-1. En fonction des filtres sélectionnés, plusieurs niveaux d’affichage des données sont possibles. Vous pourrez affiche différents niveau de Détail (Totaux, Rubriques, Sous-rubriques et Prévisions), pour des lignes Non valorisées et pour différents parties. Pour avoir plus de détail sur la consultation des résultats, reportez-vous à l’aide en ligne. 2.2. Le graphique dynamique Le graphique dynamique vous permet dans un premier temps de visualiser, de manière graphique, les résultats de votre tableau et dans un second temps de réaliser vos propres graphiques à partir des rubriques du tableau. L’option est disponible depuis la consultation d’un tableau de type statique, sous l’onglet Graphique dynamique. Pour construire votre propre graphique, vous devez cochez l’option Construire un graphique dans la barre de menu du graphique, puis par un clic gauche sélectionnez les rubriques que vous souhaitez représenter graphiquement. 3. LES IMPRESSIONS ET LES EXPORTATIONS 3.1. L’impression et l’exportation des grilles Tous les tableaux disponibles dans le logiciel EBP Business Plan Classic (OL Technology), dans les Prévisions comme dans les Résultats, peuvent être imprimés ou exportés. Pour imprimer, il suffit de vous placer dans le tableau souhaité, puis d'actionner l’icône Imprimer ou de passer par le menu Fichier + Imprimer. Pour exporter les données, il vous suffit d'actionner le bouton Aperçu puis de cliquer sur le bouton Exporter et choisir le format d’export. LES FONCTIONS AVANCEES 36 3.2. La génération du rapport EBP Business Plan Classic (OL Technology) vous propose un modèle par défaut de rapport personnalisable. Vous avez également la possibilité de créer vous-même deux autres modèles de rapport destinés, par exemple, à des interlocuteurs différents pour lesquels vous adopterez une présentation différente de votre rapport final. Afin de constituer un dossier percutant, il est possible d’insérer dans votre rapport certaines données saisies dans les prévisions ainsi que par les résultats qui en découlent. 4. LES RESULTATS COMPARATIFS EBP Business Plan Classic (OL Technology) vous permet de suivre année par année, l’écart entre les réalisations et vos prévisions initiales grâce résultats comparatifs estimé/réalisé. Pour cela, vous devez au préalable avoir importé une balance issue de votre logiciel de comptabilité par le menu Paramètres + Balances Réalisées. Enfin par le menu Résultats + Tableaux Comparatifs, vous aurez accès aux différents résultats comparatifs que vous propose EBP Business Plan Classic (OL Technology). Remarque Dans le cas où votre dossier est lié avec l’application EBP Compta Classic (OL Technology), il est possible de récupérer la balance directement depuis EBP Business Plan, sans faire d’export au préalable. Comment sauvegarder mon dossier ? 37 5. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM. Par le menu Outils – Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegarde et de lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). Après avoir sélectionné un document, cliquez sur Envoyer par mail de la barre des tâches (liste des documents) ou la barre d’outils (fiche document) ; choisissez le format Fichier PDF signé et cliquez sur Ok. L’écran de message s’affiche. Une fois l’adresse du tiers renseignée et le message saisi, cliquez sur le bouton Envoyer. Le tiers recevra l’email et l’ouvrira avec le document en pièce jointe. Il devra cliquer sur la barre de navigation (à gauche), dans le volet Signatures. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’avoir plus de détail sur les PDF signés. 6. LA GESTION DES FAVORIS Uniquement disponible en interface Classique , à partir du volet de navigation, le menu Favoris vous permet d’ajouter, d’organiser et de renommer comme vous le souhaitez les fonctionnalités du volet de navigation. Pour cela, il faut ajouter des entrées de la barre de navigation en faisant un clic droit sur l’entrée choisie. Par exemple, à partir de la barre de navigation du menu Quotidien / Saisie, sur Consultation, réalisez un clic droit et cliquez sur Ajouter aux Favoris. Une fois dans les Favoris, grâce au clic droit, il est possible d’ajouter des dossiers, de renommer les actions / dossiers, de les déplacer ou de les supprimer. Remarque LES FONCTIONS AVANCEES Une action ne peut être ajoutée qu’une seule fois dans les Favoris. 7. REPORTS ON LINE Un espace de publication appelé Reports On Line (http://reports-on-line.ebp.com) vous permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line. Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de consultation. A partir de votre dossier, vous choisissez les éléments (états d'impressions et listes des données) que vous souhaitez diffuser sur Reports On Line, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence de diffusion. reports on line 39 . INDEX Index A Accès au service technique..................................................................................17 Achats..................................................................................................................27 Aide sur EBP Business Plan Classic (OL Technology).......................................13 C Charges................................................................................................................27 Code d'activation.................................................................................................19 Création de dossier..............................................................................................20 D Dates d'exercices.................................................................................................20 Dossier final Généralités.......................................................................................................31 Génération .......................................................................................................37 E Ecran de travail....................................................................................................22 Exportation des grilles.........................................................................................36 F Fiches Annulation.......................................................................................................24 Création ...........................................................................................................23 Modification....................................................................................................24 Suppression .....................................................................................................24 Financements.......................................................................................................26 G Graphiques ..........................................................................................................30 41 I Impôts et taxes.....................................................................................................28 Impressions Des grilles........................................................................................................36 Dossier.............................................................................................................37 Exportations ....................................................................................................36 Installation...........................................................................................................18 L Lancement du logiciel .........................................................................................19 Lier un dossier d'une autre application ................................................................33 P PDF Signé ...........................................................................................................33 Personnels .....................................................................................................27, 28 Prévisions Accéder ...........................................................................................................25 Achats..............................................................................................................27 Autres charges de personnels ..........................................................................28 Charges............................................................................................................27 Cotisations TNS ..............................................................................................28 Financements...................................................................................................26 Généralités.......................................................................................................25 Impôts et taxes.................................................................................................28 Investissements................................................................................................26 Prélèvement de l’exploitant.............................................................................28 Rémunérations des salariés..............................................................................27 Rémunérations du dirigeant.............................................................................28 Subventions d'exploitation...............................................................................26 Subventions d'investissements.........................................................................26 Taxes assises sur salaires.................................................................................28 Ventes..............................................................................................................26 R Ratios ..................................................................................................................30 Reports On Line ..................................................................................................39 Reprise de societe................................................................................................31 Résultats Consultation ....................................................................................................29 Exportation......................................................................................................36 Graphiques ......................................................................................................30 Impression .......................................................................................................36 Le graphique dynamique .................................................................................36 Ratios...............................................................................................................30 Tableaux..........................................................................................................30 Types de consultation ......................................................................................36 Résultats comparatifs ..........................................................................................37 S Sauvegarde ....................................................................................................32, 38 Subventions d'exploitation...................................................................................26 Subventions d'investissements.............................................................................26 T Tableau de bord...................................................................................................35 TVA ....................................................................................................................30 V Ventes..................................................................................................................26 43 Notes EBP Liasse Fiscale (OL Technology) 2015 Pour Windows XP, Vista, 7, 8 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2014 EBP Informatique, édition Janvier 2014 2 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou analogue. Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spéciale « mode locatif ») ou d’un hébergement (sauf par une licence spéciale « mode hébergé » ou « saas » ou encore « mode RDS » pour les intégrateurs-hébergeurs sélectionnés par EBP) à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00 En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour 3 aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans 4 l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Article 9. Cas particulier des logiciels sous environnement MAC Ces logiciels ne sont disponibles chez EBP qu’en version monoposte. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières (les annexes et Conditions Particulières sont disponibles sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditions-generales-de- 5 vente.html), à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour 6 est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données 7 confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. 8 En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. v3.3 juin 2013 D. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on line Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification 9 des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et écrite d’EBP. Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air - 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans toutefois intervenir au contrat. Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de la connexion au service et a de son utilisation. Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients. Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou bien ayant souscrit au service Reports On Line. L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image) Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer... La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous) Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) : Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le client est en mode évaluation. Il peut créer :  un compte  une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité de comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement) Le client peut publier :  avec une limite à 2 pages par document  avec une limite de 5 documents maxi par licence 10 EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne. Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en contactant son revendeur EBP. Responsabilité d’EBP: EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations. Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de survenance du fait générateur de responsabilité. Responsabilité du Client: Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux besoins du Client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line. Conditions financières : Tarifs indicatif au 1-02-2012 11 Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :  en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs  PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et services EBP Résiliation du contrat du fait du Client : En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ». Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des droits d’un tiers. Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de l’article L 121-20 du Code de la Consommation. Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi « Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles informations recueillies par lui. 12 Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les Yvelines. Version 1 – Février 2012 E. Conditions de vente aux particuliers Droit de rétractation Principe Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés. "Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services. L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme." Effets Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la consommation, art. L 121-20-1) Exceptions Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la consommation, art. L 121-20-2):  fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du consommateur avant la fin du délai de sept jours francs  fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le consommateur  Tarifs indiqués sur le site Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans préavis. v3.3 juin 2013 13 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Liasse Fiscale (OL Technology) 2014 et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.  Le menu ? + Sommaire de l'aide pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. Table des matières 14 Table des matières INSTALLATION................................................................................................. 16 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 16 1.1. Accès au service technique ......................................................................... 16 1.2. Configuration minimale requise ................................................................... 16 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 17 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 18 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 18 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 18 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?................................................... 18 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ........................ 19 5. LE DOSSIER DE TRAVAIL UNIQUE.............................................................. 20 6. MISES A JOUR.............................................................................................. 20 7. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 21 8. IMPORTER LES MODELES EBP .................................................................. 22 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 23 1. COMMENT PARAMETRER MON DOSSIER DE TRAVAIL ?......................... 23 1.1. Société........................................................................................................ 23 1.2. Divers.......................................................................................................... 24 1.3. Les autres données ..................................................................................... 24 1.4. La gestion des fenêtres ............................................................................... 24 2. LE DOSSIER (SIREN) ?................................................................................. 25 2.1. Comment créer un dossier (SIREN) ? ......................................................... 25 2.2. Les actions liées à la liste des dossiers (SIREN) ......................................... 26 3. LA LIASSE..................................................................................................... 27 3.1. Comment créer une liasse ?........................................................................ 27 3.2. Onglet Général............................................................................................ 29 3.3. Onglet Balance............................................................................................ 29 3.4. Onglet Formulaire........................................................................................ 31 3.5. Onglet Contrôles ......................................................................................... 34 3.6. Onglet Plan de regroupement...................................................................... 34 3.7. Onglet Télétransmissions ............................................................................ 35 4. COMMENT IMPRIMER LA LIASSE ?............................................................. 35 Table des matières 15 5. COMMENT GENERER UN FICHIER EDI ? ................................................... 36 6. FIN DE LA LIASSE......................................................................................... 37 7. LES ACTIONS DE LA LISTE PAGE DES LIASSES....................................... 37 7.1. Créer la liasse au millésime suivant............................................................. 37 7.2. Exporter en CSV ......................................................................................... 37 7.3. Créer un modèle utilisateur.......................................................................... 37 7.4. Transférer la liasse au millésime suivant ..................................................... 38 8. LES MODELES UTILISATEUR ...................................................................... 38 8.1. Modèle de liasse ......................................................................................... 38 8.2. Les actions de la liste des modèles ............................................................. 38 9. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER DE TRAVAIL ? ...................... 39 INDEX................................................................................................................ 40 Avant de commencer 16 Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0821 61 2000 (0,09 €/min)  Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale requise La configuration minimale requise pour les versions monoposte et réseau jusqu’à 4 postes(1) est la suivante :  Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur  Mémoire : 3 Go  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Espace disque libre : 3 Go Systèmes d'exploitation supportés :  Windows XP SP3  Windows Vista SP2 32 bits et 64 bits, Comment installer mon logiciel ? 17  Windows 7 et 8 32 bits et 64 bits Windows XP, Vista, 7 et 8 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l'acquisition préalablement à l’installation du logiciel. (1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou équivalent / 4 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur ). Contactez notre réseau de revendeurs. Remarque Windows® XP, Vista, 7 et 8 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le lien EBP Liasse Fiscale Millésime 2014 pour accéder à la présentation et au téléchargement du logiciel. 3. Cliquez sur le lien Télécharger EBP Liasse Fiscale Millésime 2014. 4. La page pour télécharger le logiciel sur le site EBP est alors affichée. Cliquez sur le lien Accéder au téléchargement. 5. Une page est alors affichée dans laquelle vous devez vous identifier à l'aide de votre numéro de licence et votre clé web. Validez. 6. La page pour télécharger le logiciel est alors affichée. Cliquez sur le lien Téléchargez puis sur le bouton Enregistrer. Indiquez comme répertoire de destination Bureau et validez. 7. Dès que le téléchargement est terminé, cliquez sur le bouton Ouvrir le dossier, recherchez le fichier que vous avez téléchargé et exécutez le fichier. 8. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Comment lancer mon logiciel ? 18 9. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaire au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 10. Suivez les étapes une à une. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 11. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 12. Cliquez sur Installation monoposte. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 13. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\Program Files\EBP\FinState7.0FRFR20 pour une installation sous Xp et C:\.Programmes\EBP\FinState7.0FRFR20 pour une installation sous Vista. 14. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 15. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP Liasse Fiscale (OL Technology) 2014 7.0. 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous ne pouvez pas accéder aux différentes fonctionnalités de l’application. La totalité des fonctionnalités n’est pas disponible en version non activée. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctionnalités du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option Activer votre logiciel du menu ? L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Comment Activer Mon logiciel ? 19 Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement. 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Cliquez sur l'option Activez votre logiciel. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton Activer manuellement et vous avez alors accès aux zones suivantes :  Clé PC Cette clé PC est calculée à partir des informations matérielles de votre machine.  Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules).  Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel.  Clé WEB Saisissez la clé web.  Code d’activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton Terminer. Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement. Si le code saisi n'est pas valide, un message est affiché et vous indique que le code n’est pas valide. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? + Activez votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. Le dossier de travail unique 20 5. LE DOSSIER DE TRAVAIL UNIQUE Votre dossier de travail est maintenant unique et c’est dans ce dossier de travail que vous allez centraliser vos données communes ainsi que tous les dossiers clients nommés « dossiers (SIREN) ». Pour créer votre dossier de travail, cliquez sur Créer un nouveau dossier depuis l’écran d’accueil ou activez le menu Fichier + Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour passer à l’étape suivante ou précédente dans la procédure de création du dossier. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. 6. MISES A JOUR Après avoir installé une nouvelle version de l’application EBP Etats Financiers, un message de mise à jour apparaît à la 1ère ouverture de l’application vous proposant d’effectuer une mise à jour avec sauvegarde. Il est fortement recommandé d’effectuer cette mise à jour avec sauvegarde. Cette mise à jour prendra en compte les dernières modifications que nous avons apportées aux formules, au paramétrage des cellules (notamment pour l’EDI) et aux fonds. Ces modifications sont appliquées aux modèles EBP, aux modèles utilisateurs et aux liasses. En ce qui concerne les formules, elles ne seront mises à jour dans les modèles utilisateurs et dans les liasses que seulement si elles n’ont pas été personnalisées par l’utilisateur. Ecran de travail 21 7. ECRAN DE TRAVAIL Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1064*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. Partie contextuelle de la barre de navigation. La barre de statut affiche le nom de la base ouverte Les menus De raccourcis. La barre de navigation Importer les modèles EBP 22 8. IMPORTER LES MODELES EBP Lors de la création de votre dossier de travail, Les modèles EBP 2014 sont automatiquement importés. Si vous souhaitez importer d’autres modèles après la création de votre dossier de travail, cliquez sur Outils + Importer des Modèles EBP depuis le menu principal de l’application. Les différentes étapes de l’assistant d’import des modèles EBP sont expliquées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1. Comment paramétrer mon dossier de travail ? 23 Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en précisant comment paramétrer votre dossier de travail, vos dossiers (SIREN) et comment traiter votre liasse de sa création à son impression. 1. COMMENT PARAMETRER MON DOSSIER DE TRAVAIL ? Après la création de votre dossier de travail, nous vous conseillons tout d’abord de renseigner les informations générales de votre société. Ces informations sont accessibles en cliquant sur le bouton Paramètres se situant sous la barre de navigation. 1.1. Société Cliquez sur l’un des sous répertoire du répertoire Société de la barre de navigation pour ouvrir la fiche de votre société. Celle-ci est composée de deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options et les données correspondantes sur la partie droite. 1.1.1. Le paramétrage EDI Ce sous-répertoire concerne votre paramétrage EDI. Il est donc à remplir impérativement si vous envoyez vos liasses au format EDI :  Emetteur de la télédéclaration L'émetteur initial correspond au tiers qui génère et envoie le fichier EDI.  Intermédiaire Si ce n’est pas l’émetteur de la télédéclaration qui envoie le fichier EDI, indiquez les coordonnées de celui qui envoie le fichier EDI appelé Intermédiaire.  Partenaire EDI Le partenaire EDI est le portail déclaratif à qui vous transmettez vos fichiers EDI. Si vous passez par Jedeclare.com, vous retrouverez les informations à renseigner pour le partenaire EDI dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran d’option. Comment paramétrer mon dossier de travail ? 24 1.1.2. Les chemins Ce sous-répertoire vous permet de personnaliser vos chemins de sauvegarde/génération de fichiers. Ces chemins seront indiqués par défaut lors de vos différentes actions. Si vous les modifiez lors de vos actions, les chemins renseignés ici seront remplacés. 1.1.3. Export PDF Ce sous-répertoire vous permet de paramétrer vos exports PDF. 1.1.4. Options des liasses Ce sous répertoire vous permet d’ouvrir ou non vos liasses avec le mode Vue avancée activée. Lorsque le mode Vue avancée est activé, la saisie et la modification sont possibles dans toutes les cellules de la liasse. Si le mode Vue avancée est désactivé, seules les cellules ne contenant pas de formules sont saisissables. 1.1.5. Général Ce sous-répertoire vous permet de modifier la police et la taille par défaut des onglets Notes. 1.2. Divers Cette partie contient plusieurs listes. Certaines sont déjà remplies et peuvent être complétées/modifiées par vous : Civilités, Codes NAF, Codes postaux, Départements, Pays, OGA. D’autres peuvent être reprise dans vos dossiers (SIREN) : OGA, Contacts, Banques. Ainsi, si vous avez un même centre des impôts pour plusieurs dossiers (SIREN), créez une fiche contact en renseignant les coordonnées du centre des impôts. Il suffira ensuite de sélectionner ce contact dans vos dossiers (SIREN). Pour les entreprises souhaitant envoyer leur liasse à leurs banques commerciales, il est impératif de créer des fiches Banque dans la liste des banques. 1.3. Les autres données En cliquant sur Outils + Options du menu principal de l’application, vous avez accès à d’autres données personnalisables, comme l’emplacement du dossier de travail, le chemin de sauvegarde et le paramétrage de l’apparence de l’application. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 1.4. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Le dossier (SIREN) ? 25 Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 2. LE DOSSIER (SIREN) ? 2.1. Comment créer un dossier (SIREN) ? Un dossier (SIREN) correspond à un dossier client pour lequel vous devez établir une liasse. Pour créer un dossier (SIREN), vous devez accéder à la liste des dossiers (SIREN) par le menu Liasses + Dossiers (SIREN). Utilisez ensuite la touche [Inser] du clavier ou le bouton Ajouter. En version Liasse Fiscale, vous pouvez créer 1 dossier (SIREN). La fenêtre d’un dossier (SIREN) se compose de plusieurs onglets à renseigner avec attention, car ces données sont reprises dans les liasses. Le dossier (SIREN) ? 26  Onglet Coordonnées Renseignez ici les informations concernant l’identification, l’adresse, les identifiants et les éléments de cessation de l’entité à créer.  Onglet Informations DGFIP Renseigner ici les identifiants, l’adresse du centre des impôts et les informations concernant la personne responsable des liasses. Si vous avez créé des fiches Contact, cliquez sur la flèche de sélection pour en sélectionner une.  Onglet Intervenants Renseigner ici les informations relatives aux intervenants. Si vous avez créé des fiches Contact et/ou Banque, cliquez sur la flèche de sélection pour en sélectionner une. Si vous souhaitez envoyer un fichier EDI à un Organisme de Gestion Agréé, il est impératif de renseigner l’intervenant OGA. Si vous souhaitez envoyer un fichier EDI à vos banques commerciales, il est impératif de renseigner l’intervenant Banques.  Onglet Associés SCI Renseigner ici les informations concernant les coordonnées, la répartition, les immeubles en jouissance en gratuite, les intervenants et les mouvements de titres d’un Associé d’une SCI en fonction de son régime : - Associé SCI relevant du régime des revenus fonciers - Associé SCI relevant des revenus professionnels  Onglet Immeubles SCI Renseigner ici les informations concernant les coordonnées, les caractéristiques, les locataires, les amortissements, les autres tiers d’un Immeuble d’une SCI.  Onglet Notes Vous pouvez donner des indications sur le dossier. Cette colonne est affichable dans la liste des Dossiers (SIREN). Pour plus d’informations concernant la création des dossiers (SIREN), utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1. 2.2. Les actions liées à la liste des dossiers (SIREN) Lorsque vous êtes dans la liste des Dossiers (SIREN), le menu contextuel vous propose une série d’actions :  Archiver (ou sauvegarde partielle) Cette action vous permet d’archiver les dossiers (SIREN) sélectionnés dans la liste des Dossiers (SIREN). Dans l’assistant d’archivage, vous pouvez également sélectionner certaines liasses des dossiers (SIREN) que vous avez sélectionné dans la liste des Dossiers (SIREN). La liasse 27  Restaurer Cette action vous permet de restaurer un .zip d’une sauvegarde partielle. Vous ne pouvez pas restaurer ici un .zip d’une sauvegarde complète (Outils + Restauration).  Visualiser les anciennes liasses Cette action permet d’ouvrir l’application EBP Etats Financiers 2009 v13 d’un dossier importé.  Visualiser les liasses Cette action permet de passer sur la liste des Liasses du dossier (SIREN) sélectionné. 3. LA LIASSE 3.1. Comment créer une liasse ? Une liasse correspond à une période sur laquelle une balance est importée afin d’éditer différents documents tels que les formulaires fiscaux, les états de gestion, les tableaux de détails et les plaquettes. Une liasse peut être créée soit pour établir une déclaration fiscale, soit pour faire des situations. Vous pouvez créer autant de liasses que vous souhaitez dans un exercice au sein d’un même dossier (SIREN). Pour créer une liasse, accédez à la liste des Liasses par le menu Liasses + Liasses. Appuyez sur la touche [Inser] ou cliquez sur le bouton Ajouter. En version Liasse Fiscale, le nombre de liasse est limité à 1 par millésime. La liasse 28 Sélectionnez le dossier (SIREN) se rattachant à votre liasse, choisissez le millésime du modèle de base de votre liasse et indiquez les périodes N et N-1. Choisissez le modèle de liasse à partir duquel vous souhaitez créer votre liasse. Les régimes traités par l’application sont : IS/RS, IS/RN, IR/RS, IR/RN, BA/RS, BA/RN, BNC, SCI, SCM/RS, SCM/RN. Remarque Ces modèles ne peuvent pas être utilisés pour les régimes SCI, SCM. Cliquez sur le bouton OK pour créer la liasse. La liasse 29 3.2. Onglet Général Dans cet onglet, vous devez renseigner le type de la liasse. En fonction du type que vous choisissez, une mention apparaît sur chaque page de la liasse dans l'onglet Formulaire ainsi qu'à l'impression. Si vous choisissez le type Déclaration Provisoire / Simulation, la mention Déclaration provisoire apparaît sur chaque page de la liasse. Si vous choisissez le type Déclaration rectificative, la mention Déclaration rectificative apparaît sur chaque page de la liasse. Vous avez également la possibilité d’associer une liasse précédente à votre liasse en cours. Cette sélection permet d’importer la balance de la liasse précédente sur la période N-1 de la liasse en cours et d’importer certaines valeurs de votre liasse N-1 dans votre liasse en cours. 3.3. Onglet Balance Cet onglet contient la balance permettant de calculer votre liasse fiscale. Pour la renseigner, deux méthodes sont possibles : Onglets de la liasse. Menu principal de la liasse. Menu des onglets. Accès à l’Editeur de formules. Partie Détails des cellules. La liasse 30 3.3.1. La saisie Vous pouvez saisir les lignes de la balance en cliquant sur le bouton Ajouter. Pour chaque ligne, vous devez alors renseigner le numéro de compte, le libellé, le débit N, le crédit N, le débit N-1 et le crédit N-1. Remarque Si vous souhaitez renseigner plus de 2 balances, vous devez alors choisir dans le champ Vues, l’option 5 Balances. 3.3.2. L’import Vous pouvez importer une balance en cliquant sur le bouton Importer. 2 types d’imports sont possibles : Fichier .bal et Autre type de fichier.  Import d’un fichier .bal Indiquez le chemin où le fichier est enregistré en cliquant sur l’icône . Si vous possédez un logiciel de comptabilité EBP, le fichier généré par ces applications est un .bal. Dès que vous avez sélectionné le fichier à importer, cliquez alors sur le bouton Visualiser pour obtenir un aperçu du fichier à importer. Si, dans l’aperçu du fichier, vous avez des caractères qui ne sont pas correctement formatés, modifiez la case Type de caractère.  Import d’un autre type de fichier (ou import paramétrable) Suivez les étapes de l’assistant d’import paramétrable. Dans la 2ème étape, vous devez sélectionner le fichier à importer en cliquant sur l’icône . Dans les 3ème et 4ème étapes, choisissez les séparateurs ainsi que le codage des textes. Si, dans l’aperçu du fichier, vous avez des caractères qui ne sont pas correctement formatés, modifiez la case codage de la 3ème étape. Dans la 5ème étape, attribuez à chaque ligne de la partie haute (structure de la balance de l’application) une colonne de la partie du bas (balance importée). Pour plus d’informations concernant l’import de balance, utilisez l’aide en ligne accessible par la touche F1. Depuis cet onglet, d’autres fonctionnalités sont disponibles :  Mise à zéro Cette option permet de remplacer tous les montants des balances par des zéros.  Suppression des lignes vides Cette option permet de supprimer toutes les lignes des balances qui sont à zéros. La liasse 31 Pour plus d’informations concernant cet onglet, utilisez l’aide en ligne accessible par la touche F1. 3.4. Onglet Formulaire Dans cet onglet, toutes les pages qui composent la liasse sont affichées. Si vous avez importé une balance, toutes les cellules qui font appel à des comptes mouvementés sont automatiquement renseignées. 3.4.1. Les modes de saisie Dans cet onglet, vous pouvez choisir de protéger ou non les cellules sur la saisie et la modification des formules. Cette protection est gérée par le bouton Verrouiller les cellules du menu de cet onglet. Selon que le bouton soit activé ou non, vous ne pouvez pas saisir dans les mêmes cellules.  Verrouiller les cellules Cette vue permet de renseigner uniquement les champs non cadenassés. Par défaut, toutes les cellules qui font appel à des formules de calcul ne sont pas modifiables, elles apparaissent alors cadenassées. De plus, ce mode n’autorise pas la suppression et l’ajout de pages dans la liasse.  Déverrouiller les cellules Cette vue permet non seulement de saisir dans tous les champs mais également de modifier les formules de calcul indiquées dans certaines cellules. Pour effectuer cette opération, sélectionnez la cellule et dans le champ Formule de la zone Détail qui apparaît en bas de page, indiquez la formule que vous souhaitez. Pour plus d’informations concernant la modification des formules de calcul, utilisez l’aide en ligne accessible par la touche F1. Une fenêtre Sélection de formulaires est disponible an haut de la liste des formulaires. Dans la partie gauche, déroulez les listes et sélectionnez les formulaires que vous souhaitez ajouter dans votre liasse. Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter pour les ajouter à votre liste, puis cliquez sur OK pour valider. Si vous souhaitez enlever des formulaires de la liste de votre liasse, procédez en sens inverse : sélectionnez dans la partie droite les formulaires à enlever, puis cliquez sur le bouton Supprimer. Par défaut, l’application ouvre les liasses avec Verrouiller les cellules activée. Si vous souhaitez les ouvrir en mode Déverrouiller les cellules, cliquez sur Paramètres + Options des liasses de la barre de navigation ou du menu principal de l’application, puis cochez la case Activer le Déverrouillage des cellules par défaut dans les liasses. Toute cellule dans laquelle une valeur a été saisie ou une formule de calcul a été modifiée apparaît sur fond bleu. Après la modification d'une cellule, vous devez recalculer la liasse en La liasse 32 cliquant sur le bouton Calculer la liasse. La sauvegarde de la liasse permet également de recalculer automatiquement la liasse. Pour créer une formule, cliquez sur le bouton Editer… de la partie Détail de l’onglet Formulaire. Un éditeur de formule vous aidera à créer vos propres formules. Pour plus d’informations concernant l’éditeur de formules, utilisez l’aide en ligne accessible par la touche F1 depuis cette fenêtre. 3.4.2. La recherche Visualisez votre formule ici. Faites glisser les noms des cellules ou des pages dans le cadre Formule cidessus. Descriptif et exemple des fonctions. Faites glisser les fonctions de ce cadre vers le cadre Formule ci-dessus. La liasse 33 Dans cet onglet, vous pouvez rechercher une cellule sur la page en cours ou toute autre page composant la liasse. Si la cellule que vous souhaitez rechercher est présente dans la page en cours, saisissez alors le nom de la cellule dans le champ de saisie et cliquez sur le bouton Rechercher. Si la cellule recherchée appartient à une autre page, saisissez alors le nom de la page et le nom de la cellule précédé d’un point. Par exemple, vous recherchez la cellule AF de la page 2050, saisissez alors 2050.AF. 3.4.3. Les actions du menu principal de la liasse Depuis le menu principal de la liasse, les actions suivantes sont disponibles :  Calculer la liasse Cette action permet de lancer le calcul de la liasse.  Vérifier les contrôles Cette action permet de lancer les contrôles de l’onglet Contrôles. Cette action commence par le calcul de la liasse. Si un contrôle actif n'est pas correct et qu'il est non bloquant, le montant de la cellule concernée par ce contrôle est affiché en orange et l'icône apparaît. Si un contrôle actif n'est pas correct et qu'il est bloquant, le montant de la cellule concernée par ce contrôle est affiché en rouge et l'icône apparaît et l’impression de votre liasse se fera avec un filigrane. Dans tous les cas, les anomalies sont expliquées dans la partie Détail de l’onglet Formulaire.  Exporter en PDF Permet de d’exporter toutes les pages de l’onglet Formulaire au format PDF. Si vous souhaitez exporter seulement une partie des pages de l’onglet Formulaire, passez par la fenêtre d’impression (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 4 Comment imprimer la liasse ? page 35) 3.4.4. Les actions du menu contextuel Depuis le menu contextuel, les actions suivantes sont disponibles :  Restaurer la formule du modèle Si vous avez modifié une formule de calcul et que vous souhaitez récupérer la formule d'origine, utilisez cette option. Il est également possible de restaurer toutes les formules du modèle d’une même page en choisissant l’option Restaurer les formules du modèle dans la page.  Supprimer la valeur saisie La liasse 34 Si vous avez saisi une valeur en remplacement d'une autre et que vous souhaitez récupérer l'ancienne valeur, cliquez sur cette option. Il est également possible de supprimer toutes les valeurs saisies d’une page en choisissant l’option Supprimer les valeurs saisies dans la page.  Affichage des codes Cette option permet de visualiser à l'écran le nom de chaque cellule.  Comparatif des calculs Si vous avez modifié une formule de calcul, cette option vous permettra de comparer la formule du modèle et celle que vous avez saisi.  Détail des calculs Cette option indique les valeurs par compte utilisé dans le calcul de la valeur affichée. Pour plus d’informations concernant cet onglet, utilisez l’aide en ligne accessible par la touche F1. 3.5. Onglet Contrôles Dans cet onglet, apparaissent tous les contrôles appliqués sur la liasse. Ces contrôles correspondent à des vérifications de cohérence entre certaines cellules des pages de la liasse. Pour chaque contrôle, vous devez définir s'il est actif et bloquant. Par défaut, ils sont tous actifs et bloquants. Pour lancer une vérification des contrôles actifs, cliquez sur le bouton Vérifier les contrôles. Le calcul de la liasse les vérifie également. 3.6. Onglet Plan de regroupement Le plan de regroupement présente sous forme de liste, les cellules des pages se situant dans l’onglet Formulaire d’une liasse. Les cellules sont regroupées par page. Pour chaque cellule, les informations suivantes sont disponibles : - le nom de la cellule, - la formule, - une indication permettant de savoir si cette formule a été modifiée par rapport à la formule du modèle. Pour les cellules composées d'une formule, vous pouvez les modifier depuis cet onglet. Les modifications que vous y effectuez sont automatiquement reportées dans l'onglet Formulaire et inversement, les modifications de formule que vous réalisez dans l'onglet Formulaire sont reportées dans cet onglet. Comment imprimer la liasse ? 35 Comme dans l’onglet Formulaire, la Vue avancée doit être activée pour modifier des formules. Lorsqu'une formule est modifiée, la colonne Formule modifiée est alors cochée. Ainsi, vous pouvez savoir rapidement si la formule a été modifiée ou non. 3.7. Onglet Télétransmissions Depuis cet onglet, vous pouvez générer le fichier EDI de la liasse pour pouvoir l’envoyer à votre portail déclaratif (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 5 Comment générer un fichier EDI ? page 36). 4. COMMENT IMPRIMER LA LIASSE ? Pour imprimer une liasse et les annexes fiscales, positionnez-vous dans l'onglet Formulaire et cliquez sur l'icône . Un aperçu de chaque page de la liasse est alors affiché. Vous pouvez sélectionner l’exemplaire voulu ou tous les exemplaires. Si vous avez des contrôles bloquants dans votre liasse (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 3.5 Onglet Contrôles page 34), la mention Anomalie – Contrôles est alors imprimée en travers de chaque page qui compose la liasse. Si vous avez choisi dans la liasse le type de déclaration Provisoire / Simulation, (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 3.2 Onglet Général page 29), la mention Déclaration provisoire est alors imprimée en haut de chaque page de la liasse. Si vous avez choisi dans la liasse le type de déclaration Rectificative, (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 3.2 Onglet Général page 29), la mention Déclaration rectificative est alors imprimée en haut de chaque page de la liasse. Depuis la fenêtre d’impression, vous pouvez également effectuer un export PDF des formulaires sélectionnés en cliquant sur le bouton Export PDF…. Vous pouvez également imprimer les noms des cellules de la liasse en cliquant sur l’icône de la fenêtre d’impression. Pour plus d’informations concernant cette option, utilisez l’aide en ligne accessible par la touche F1. Comment générer un fichier EDI ? 36 5. COMMENT GENERER UN FICHIER EDI ? Après avoir renseigné les paramètres de la société (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.1 Société page 23) et du dossier (SIREN) (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.1 Comment créer un dossier (SIREN) ? page 25), accédez à votre liasse, puis cliquez sur l’onglet Télédéclarations puis sur le bouton Ajouter. Sélectionnez les destinataires de votre choix ainsi que les éléments à envoyer. Les banques commerciales que vous avez renseignées dans le Dossier (SIREN) (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.1 Comment créer un dossier (SIREN) ? page 25) sont indiquées dans la partie Banques commerciales. Pour effectuer l’envoie, cochez les case correspondantes. Vous pouvez envoyer un fichier de test en cliquant sur la case Déclaration de test. Cliquez ensuite sur le bouton Générer. Une ligne est alors créée dans l’onglet Télédéclarations avec la date de génération et le statut de la télédéclaration. Fin de la liasse 37 Si vous effectuez votre télédéclaration avec le portail Je Déclare, les colonnes Dépôt, Conformité et Réception finale sont alors renseignés. Vous pouvez accéder à toutes vos fiches d’envoi EDI en cliquant sur Liasses + Télédéclarations. Pour plus d’informations concernant cette option, utilisez l’aide en ligne accessible par la touche F1. 6. FIN DE LA LIASSE Lorsque votre liasse est terminée ou envoyée à la DGFIP, dans l'onglet Général de la liasse, vous pouvez alors cocher l'option Verrouiller les valeurs. Cette option a pour effet de griser tous les champs. Seule la consultation est possible. Les mises à jour de ces liasses n’est plus possible. 7. LES ACTIONS DE LA LISTE PAGE DES LIASSES Lorsque vous êtes dans la liste des liasses, le menu contextuel vous propose une série d’actions : 7.1. Créer la liasse au millésime suivant Cette action vous permet de créer la liasse dans un millésime différent. La liasse initiale est conservée. La liasse créée ne récupère ni la balance ni les montants saisis. Par contre, les formules personnalisées dans la liasse initiale seront conservées dans la liasse créée. Les fonds et les formules non personnalisées seront modifiés selon le millésime choisi. 7.2. Exporter en CSV Cette action vous permet d’exporter les cellules d’une liasse et leur valeur dans un fichier .csv (compatible avec Excel). 7.3. Créer un modèle utilisateur Cette action permet de créer un modèle conservant vos formules personnalisées, dont vous pourrez vous servir pour créer d’autres liasses (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 8 Les modèles utilisateurs page 38). Les modèles utilisateur 38 7.4. Transférer la liasse au millésime suivant Cette option permet de passer une liasse d’un millésime à un autre, tout en conservant la balance, les données que vous avez saisies ainsi que vos formules personnalisées. Seuls les fonds ainsi que les formules non personnalisées seront modifiés. 8. LES MODELES UTILISATEUR 8.1. Modèle de liasse Lorsque vous créez une liasse, vous pouvez la créer à partir d'un modèle EBP ou d'un modèle utilisateur. Pour créer un modèle utilisateur depuis une liasse, cliquez sur l’option Créer un modèle utilisateur du menu contextuel depuis la liste des liasses. Indiquez alors un nom à votre modèle dans le champ Nom et enregistrez-le en cliquant sur les boutons Sauvegarder, Sauvegarder et Fermer ou Sauvegarder et Nouveau. Vous pouvez également créer un modèle utilisateur à partir d’un modèle EBP. Pour cela, cliquez sur le lien Modèles EBP de la partie Liasses + Modèles de liasses (dans la barre de navigation ou le menu de l’application), sélectionnez le modèle EBP à dupliquer, puis cliquez sur l’option Créer un modèle utilisateur dans la barre des tâches ou dans le menu contextuel. Indiquez alors un nom à votre modèle dans le champ Nom et enregistrez-le. Lorsque vous affichez un modèle de liasse, seuls les onglets Régime, Formulaire, Plan de regroupement, Contrôles et Notes sont proposés. Le fonctionnement de ces onglets est le même que celui décrit dans la gestion d'une liasse (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 3.1 Comment créer une liasse ? page 27). Pour plus d’informations concernant les modèles utilisateur, utilisez l’aide en ligne accessible par la touche F1. 8.2. Les actions de la liste des modèles 8.2.1. Dupliquer le modèle au millésime suivant Cette action vous permet de dupliquer un modèle utilisateur dans un millésime différent. Le modèle initial est conservé. Le modèle dupliqué conserve les formules personnalisées du modèle initial. Les fonds et les formules non personnalisées seront modifiés selon le millésime choisi. Comment sauvegarder mon dossier de travail ? 39 8.2.2. Comparer Cette option permet de comparer deux millésimes et ainsi de voir les évolutions de formules entre les deux. 9. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER DE TRAVAIL ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM. Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Chaque étape de l’assistant est détaillée dans l’aide en ligne accessible par la touche F1. Index 40 Index A Accès au service technique..................................................................................16 Aide sur EBP Liasse Fiscale.................................................................................13 Archivage/Restauration partielle...........................................................................26 C Code d'activation..................................................................................................18 Contrôles..............................................................................................................34 D Dossier (SIREN)...................................................................................................25 Dossier de travail unique......................................................................................20 E Ecran de travail ....................................................................................................21 Export de la liasse complète en PDF....................................................................33 G Générer un fichier EDI..........................................................................................36 Gestion des fenêtres ............................................................................................24 I Importer une balance .bal.....................................................................................30 Importer une balance .txt ou.csv...........................................................................30 Impression ...........................................................................................................35 Installation............................................................................................................17 L Lancement du logiciel...........................................................................................18 Liasse ..................................................................................................................27 Liasse figée..........................................................................................................37 M Modeles utilisateur ...............................................................................................38 Index 41 P Paramétrage des chemins de sauvegarde ...........................................................24 Paramétrage des exports PDF .............................................................................24 Paramétrage EDI .................................................................................................23 Paramétrage-Liste des banques...........................................................................24 Paramétrage-Liste des civilités.............................................................................24 Paramétrage-Liste des codes NAF.......................................................................24 Paramétrage-Liste des codes postaux..................................................................24 Paramétrage-Liste des contacts ...........................................................................24 Paramétrage-Liste des départements...................................................................24 Paramétrage-Liste des OGA ................................................................................24 Paramétrage-Liste des pays.................................................................................24 Paramétrage-Options des liasses.........................................................................24 Paramétrer mon dossier de travail........................................................................23 Plan de regroupement..........................................................................................34 S Sauvegarde..........................................................................................................39 V Verrouiller les cellules ..........................................................................................31 Visualiser les liasses de l’application EBP Etats Financiers 2009 v13 ..................27 Mon Association Pour Windows XP, Vista, 7 et 8 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2014 EBP Informatique, édition Juin 2014 2 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou analogue. Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spéciale « mode locatif ») ou d’un hébergement (sauf par une licence spéciale « mode hébergé » ou « saas » ou encore « mode RDS » pour les intégrateurs-hébergeurs sélectionnés par EBP) à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00 En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des 3 problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la 4 responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Article 9. Cas particulier des logiciels sous environnement MAC Ces logiciels ne sont disponibles chez EBP qu’en version monoposte. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières (les annexes et Conditions Particulières sont disponibles sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditions-generales-devente.html), à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa 5 souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.) 6  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les 7 prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. 8 En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. D. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on line Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et écrite d’EBP. Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air - 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans toutefois intervenir au contrat. Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de la connexion au service et a de son utilisation. Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont 9 facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients. Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou bien ayant souscrit au service Reports On Line. L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image) Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer... La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous) Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) : Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le client est en mode évaluation. Il peut créer :  un compte  une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité de comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement) Le client peut publier :  avec une limite à 2 pages par document  avec une limite de 5 documents maxi par licence EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne. Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en contactant son revendeur EBP. Responsabilité d’EBP: EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations. Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au 10 remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de survenance du fait générateur de responsabilité. Responsabilité du Client: Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux besoins du Client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line. Conditions financières : Tarifs indicatif au 1-02-2012 Gammes Pratic et Classic Par pack de 3 utilisateurs 3 euros HT/mois Soit 36 euros HT/an Gamme PRO Par pack de 3 utilisateurs 6 euros HT/mois Soit 72 euros HT/an Ligne PME Par pack de 3 utilisateurs 12 euros HT/mois Soit 144 euros HT/an Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :  en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs  PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter. Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et services EBP Résiliation du contrat du fait du Client : En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ». Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des droits d’un tiers. Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de l’article L 121-20 du Code de la Consommation. Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et 11 sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi « Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles informations recueillies par lui. Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les Yvelines. E. Conditions de vente aux particuliers Droit de rétractation Principe Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés. "Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services. L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme." Effets Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la consommation, art. L 121-20-1) Exceptions Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la consommation, art. L 121-20-2):  fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du consommateur avant la fin du délai de sept jours francs  fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le consommateur  Tarifs indiqués sur le site Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans préavis. Version 3-3 : juin 2013 12 FELICITATIONS ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Mon Association et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour un accès direct à l’aide.  Le menu ? + Aide pour obtenir une aide générale. Sélectionnez l’icône de la fonction pour laquelle vous souhaitez obtenir de l’aide. Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier Nouveau.rtf qui sera proposé à l’installation du logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis l’impression de ce manuel y seront consignées. Avant de commencer 13 TABLE DES MATIERES INSTALLATION................................................................................................. 17 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 17 1.1. Accès au service technique ......................................................................... 17 1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 17 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 18 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 18 3.1. Lancement du produit.................................................................................. 18 3.2. Ecran d’accueil............................................................................................ 19 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 19 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 19 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?................................................... 19 4.3. Comment introduire mon code d’activation ? ............................................... 20 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 20 6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 21 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 23 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 23 1.1. Les options à renseigner dès maintenant .................................................... 23 1.2. Les autres options ....................................................................................... 25 1.3. Les tables annexes...................................................................................... 25 1.4. La gestion des fenêtres Liste / Fiche ........................................................... 25 2. COMMENT CREER UNE COTISATION ?...................................................... 25 3. COMMENT CREER UNE ACTIVITE ? ........................................................... 26 4. COMMENT CREER UN MATERIEL ?............................................................ 28 5. COMMENT CREER UN CONTACT / PARTENAIRE?.................................... 30 6. COMMENT CREER UN ADHERENT ?.......................................................... 30 7. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT / REMBOURSEMENT ?..................... 33 7.1. Le règlement d’une cotisation ou activité ..................................................... 33 7.2. Les règlements divers ................................................................................. 33 7.3. Les remboursements................................................................................... 33 7.4. La validation d’un règlement / remboursement ............................................ 33 7.5. La liste des règlements / remboursements .................................................. 34 14 7.6. Les lignes de règlements / remboursements ............................................... 34 8. COMMENT SAISIR UNE REMISE ? .............................................................. 35 8.1. La fiche remise............................................................................................ 35 8.2. La liste des remises..................................................................................... 35 9. ENREGISTREMENT DES OPERATIONS...................................................... 35 9.1. Généralités.................................................................................................. 35 9.2. Les boutons d’accès.................................................................................... 35 9.3. Les onglets.................................................................................................. 36 10. LE TABLEAU DE BORD............................................................................... 37 11. LES GRAPHIQUES...................................................................................... 37 12. LE PLANNING.............................................................................................. 37 12.1. Planning matériels..................................................................................... 37 12.2. Planning activités ...................................................................................... 38 12.3. Planning activités par adhérent.................................................................. 38 13. LES IMPRESSIONS..................................................................................... 38 13.1. Impression des fiches et listes de données................................................ 38 13.2. Impression du récapitulatif......................................................................... 38 13.3. Impression des règlements et des remises................................................ 38 13.4. Impression des remises en banque ........................................................... 38 13.5. Impression des reçus de dons ................................................................... 39 13.6. Impression des Recettes / Dépenses ........................................................ 39 13.7. Lettres de relance...................................................................................... 39 13.8. Export des états ........................................................................................ 39 13.9. Modèles personnels .................................................................................. 39 14. LES COURRIERS........................................................................................ 40 15. LE PUBLIPOSTAGE EMAIL......................................................................... 40 16. LES ENVELOPPES & ETIQUETTES ........................................................... 40 17. LA SAUVEGARDE D’UN DOSSIER............................................................. 41 18. LA RESTAURATION D’UN DOSSIER.......................................................... 41 19. LA RECOPIE D’UN DOSSIER...................................................................... 41 20. LA SUPPRESSION D’UN DOSSIER............................................................ 42 21. LA VERIFICATION ET REPARATION DU DOSSIER................................... 42 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 43 1. EDITEUR D’ETAT.......................................................................................... 43 Avant de commencer 15 2. EXPORT ET IMPORT DES ADHERENTS ..................................................... 43 3. EXPORT DES ECRITURES........................................................................... 43 4. COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT.................................................. 44 5. EBP WEB ASSO............................................................................................ 44 6. EBP CARTOGRAPHIE & DECISIONS........................................................... 44 INDEX................................................................................................................ 45 NOTES .............................................................................................................. 48 16 Avant de commencer 17 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0821 61 2000 (0,09 €/min)  Exposez votre problème par e-mail association.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la suivante :  Processeur : P4 2 GHz ou équivalent  Mémoire : 1 Go  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Espace disque libre : 2 Go  Une imprimante avec un driver Windows* (Jet d’encre ou laser). 18 Les systèmes d'exploitation supportés sont :  Windows XP SP3  Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits  Windows 7 32 bits & 64 bits  Windows 8 32 bits & 64 bits Remarque Windows® XP, Vista, 7 et 8 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Mon Association. 3. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 4. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 5. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. 6. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\Asso18.0. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 7. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 8. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? 3.1. Lancement du produit Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau, vous pouvez lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Tous les programmes + EBP + EBP Mon Association 2015 19.0. Comment Activer mon logiciel ? 19 3.2. Ecran d’accueil Au lancement du produit, un écran d’accueil vous permet :  D’évaluer le logiciel,  D’acheter le logiciel  D’activer le logiciel. 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis ensuite il sera limité en nombre de données notamment 10 adhérents, le champ Association des propriétés du dossier a la Mention « Logiciel non enregistré » et il est impossible de saisir des dépenses, d'imprimer, d'exporter, de réaliser des modèles personnalisés … Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités de celui-ci. De ce fait, nous vous conseillons vivement d’ouvrir le dossier de Démonstration afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Vous pouvez obtenir ce code d’activation soit :  En vous connectant sur le site web d'EBP, en passant par le menu Internet + Code d’activation (www.ebp.com/enr/). Vous obtiendrez ainsi votre code d’activation instantanément.  En nous envoyant, par voie postale, le coupon détachable de la carte d'enregistrement, complété avec soin. Après réception et traitement de votre courrier, EBP vous communiquera votre code d’activation. 20 4.3. Comment introduire mon code d’activation ? Au lancement du logiciel, l’écran d’introduction apparaît. Choisissez l’option Activez votre logiciel, afin d’ouvrir la fenêtre « Activation du logiciel » Vous avez alors accès à quatre zones :  Nom de l’entreprise (association) Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules).  Licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel.  Clé WEB Votre clé web vous sera demandée lors de l'accès à l'espace client sur le site www.ebp.com. Elle vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les dernières mises à jour du logiciel, etc…  Code d’activation Saisir le code sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement apparaît. - Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel (Ex : version standard) correspond ce code. - Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pourrez ressaisir votre code. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier dans le logiciel, activez le menu Dossier + Nouveau ou les touches de raccourci clavier [Ctrl]+[N]. La boîte de dialogue de création d’un nouveau dossier apparaît. Notez que si un dossier était déjà ouvert, il vous sera demandé l’autorisation de le fermer avant d’accéder à la boite de dialogue. Pour créer un dossier complètement vide, saisissez simplement le nom de celui-ci puis cliquez sur Créer. Une fois le dossier créé, le logiciel ouvre celui-ci automatiquement et vous propose de saisir les informations qui lui sont spécifiques dans les propriétés du dossier. Le plan comptable du dossier créé est « Le plan comptable des associations loi 1901. » Ecran de travail 21 6. ECRAN DE TRAVAIL La barre d’état ou de statut affiche le nombre d’adhérents de votre association, le filtre adhérent appliqué, des messages d’aide, … Barre d’outils Fenêtres Les menus Fiche adhérent La liste des adhérents Barre de navigation Barre de regroupement Appel du Tableau de bord 22 Comment initialiser mon dossier ? 23 PRISE EN MAIN Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, comment les gérer, comment les imprimer, comment paramétrer les nouveaux modèles, courriers, publipostage-Email, enveloppes et étiquettes. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d’un nouveau dossier, la fenêtre des propriétés du dossier s’ouvre automatiquement. Nous vous conseillons de remplir celle-ci avec soin car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l’ensemble du logiciel. Cette boîte de dialogue peut être ouverte à tout moment par le menu Dossier + Propriétés du dossier ou le bouton « Dossier » de la barre principale ou « Propriétés du dossier » de la barre de navigation. 1.1. Les options à renseigner dès maintenant Il est important de remplir les parties suivantes :  Association : Ce champ n’est plus modifiable à partir du moment où le code d’activation est saisi.  Exercice : Les dates d’exercice sont initialisées sur l’année civile en cours. Ces dates de début et de fin d’exercice ne sont prises en compte que pour le tableau de bord. La coche « Afficher un avertissement si une date est saisie en dehors de l’exercice » permet d’effectuer un contrôle sur les dates saisies dans les cotisations, activités, règlements, remboursements, remises, recettes, dépenses et virements. Un message de confirmation apparaîtra si la date saisie n’est pas comprise dans les dates d’exercice définies dans les propriétés du dossier.  Dossier : Le nom du dossier peut être modifié.  Symbole et libellé du symbole : Ces zones permettent d’indiquer le symbole monétaire qui est utilisé sur les impressions et l’affichage à l’écran. Par défaut, c’est le symbole monétaire ‘€’ qui est proposé avec les libellés Euro(s) et Cent(s) qui sont utilisés pour l’impression des reçu des dons aux œuvres au format PDF.  Objet : Cette zone permet de saisir l’objet de l’association. Celui-ci est utilisé et est obligatoire pour l’édition du reçu des dons aux œuvres au format PDF. 24  Onglets Coordonnées / Bureau : Les champs de ces onglets peuvent être saisis et modifiés à tout moment.  Immatriculation : Cet onglet permet de renseigner les différentes informations administratives de l’association (N° déclaration, N° agrément, Siret…).  Banques : Les champs de cet onglet permettent de saisir les coordonnées bancaires de l’association. Le RIB et l’IBAN de l’association peuvent également être renseignés et contrôlés par les boutons « Vérifier la clef » et « Contrôler la clef ».  Types : Cet onglet définit le type de Cerfa qui va être utilisé, la nature et la qualité de l’association. Ces informations sont utiles pour l’édition du reçu des dons aux œuvres au format PDF.  Comptes : Cet onglet permet de paramétrer les comptes de gain, de perte et de virement. Les comptes de gain et de perte sont utilisé notamment lors de la clôture du dossier et le compte de virement est utilisé lors de virement entre trésoreries, recettes ou dépenses  Logo : Cet onglet permet de charger le logo de l’association. Il est utilisé notamment lors de l’impression des cartes d’adhérents.  Codes : Cet onglet permet d’indiquer les prochains codes des adhérents, des cotisations, des activités, des règlements, des remboursements, des remises, des recettes, des dépenses, des virements (bancaires, recettes, dépenses), des contacts / partenaires des matériels et des remises en banque.  Préférences : Cet onglet permet de définir l’affichage du tableau de bord, le nombre d’année pour les statistiques, l’impression du nom du dossier et / ou de l’association pour les différentes impressions et si l’on souhaite compléter automatiquement les codes postaux par des zéros si celui-ci fait moins de cinq caractères.  Fiches en sommeil : Cet onglet permet de définir l’affichage de la liste des adhérents et des activités.  Divers : Cet onglet permet de définir la date d’expiration avec application à tous les adhérents ou aux adhérents n’ayant pas de date d’expiration, les adhérents dont la date d’expiration est dépassée. De définir la date d’adhésion à tous les adhérents n’ayant pas de date d’adhésion. D’appliquer la gestion des places et de créer les comptes inexistants.  SMS : Cet onglet permet de sélectionner le service SMS souhaité par défaut et de paramétrer les informations d’envoi du ou des services. Comment créer une cotisation ? 25 1.2. Les autres options D’autres options sont pratiques comme l’onglet Mot de passe qui vous permet de sécuriser l’ouverture de votre dossier ou l’onglet Notes qui vous permet de saisir des commentaires sur le dossier. 1.3. Les tables annexes Par le menu Dossier + Tables annexes ou le bouton « Tables annexes» de la barre de navigation, vous pouvez gérer les tables Titres, Types d’adhérent, Familles, Sources, Natures, Villes et CP, Pays, Types détails règlement, Types d'activité, Types de contact / partenaire, Action de matériel. Pour chaque table, vous pouvez visionner (bouton premier, suivant, précédent, dernier) et gérer (insérer, supprimer, valider ou annuler les enregistrements) la liste. 1.4. La gestion des fenêtres Liste / Fiche La présentation de toutes les fenêtres est identique : le haut de la fenêtre contient la liste du fichier et le bas la fiche en cours. Pour toutes les listes, la commande Affichage… du menu contextuel permet d’indiquer les colonnes que vous souhaitez voir dans la liste : cochez les colonnes et cliquez sur OK. Toutes les Listes / Fiches possèdent un comportement commun pour ajouter, modifier ou supprimer des enregistrements. Les boutons situés en pied de la liste servent à gérer les enregistrements et à naviguer entre chaque fiche. Une bande grisée placée au-dessus de la liste vous permet de tirer-glisser, à l'aide de la souris, le titre de la colonne correspondant au groupe de classement à appliquer. De même, un clic sur le titre de la colonne permet de trier celle-ci. La navigation dans les différents champs de la fiche se fait avec la touche Tab du clavier ou à l’aide de la souris. La recherche d'une donnée est disponible uniquement si vous êtes sur une liste. Pour réaliser une recherche, vous devez vous positionner sur la page souhaitée puis effectuer la commande Edition + Rechercher... ou le raccourci clavier Ctrl+F. Cette fonction permet de rechercher dans un champ déterminé de la liste un enregistrement contenant la donnée recherchée. Pour plus d’informations sur les points précédents, nous vous conseillons de consulter l’aide en ligne. 2. COMMENT CREER UNE COTISATION ? Pour créer une cotisation, cliquez sur l’icône « Cotisations » de la barre principale, de la barre de navigation ou utilisez la commande Cotisations depuis le menu Edition, puis cliquez 26 dans la liste des cotisations et enfin sur la touche Inser du clavier ou sur le bouton qui se situe à gauche dans le pied de la liste. La fiche cotisation permet de définir un prix unitaire de cotisation pour une période et de visualiser la liste des adhérents affectés à celle-ci. Il est possible de rattacher un adhérent à la cotisation sélectionnée, à l’aide de cette liste en utilisant la touche Inser ou le bouton présent dans le pied de la liste. A droite de la liste des « adhérents rattachés à cette cotisation », vous disposez d’un bouton « Rattacher des adhérents… » permettant d’affecter en une fois, plusieurs adhérents à la cotisation sélectionnée avec une quantité de cotisation pour une période définie, Tous les rattachements sont automatiquement reportés dans la fiche Adhérent, onglet Cotisations. Pour le paramétrage des enregistrements des opérations concernant une cotisation, vous devez renseigner les champs Poste Recette, Compte, Journal et / ou Poste analytique suivant le mode d’enregistrement des opérations que vous avez choisi. Remarque Reportez-vous au chapitre Enregistrement des opérations / Généralités pour voir les différents modes possibles. Vous avez également la possibilité de créer une nouvelle cotisation à partir d’une fiche existante. Pour plus d’informations sur la duplication et les données reprises, reportez-vous à l’aide en ligne de la liste des cotisations. Dans l’onglet Notes, vous pouvez saisir des commentaires pour chaque cotisation. 3. COMMENT CREER UNE ACTIVITE ? Pour créer une activité, cliquez sur l’icône « Activités » de la barre principale, de la barre de navigation ou utilisez la commande Activités depuis le menu Edition, puis cliquez dans la liste et enfin sur la touche Inser du clavier ou sur le bouton qui se situe en bas à gauche de la liste. La fiche activité est composée d’un entête et d’onglets :  L’entête permet de définir un code, une description de l’activité, la date de début et de fin ainsi qu’un type (à définir dans les tables annexes), la demande éventuelle d’Arrhes et la présence ou non de l’activité sur le site de l’association. La case à cocher « Activité en sommeil » permet d’afficher ou non l’activité dans la liste en fonction du choix effectué dans l’onglet « Fiches en sommeil » des propriétés du dossier. Comment créer une activité ? 27  L’onglet Coordonnées permet de saisir l’adresse complète de l’activité.  L’onglet Contacts / Partenaires permet d’affecter au maximum 4 contacts / partenaires à l’activité.  L’onglet Places permet de gérer le nombre de places et éventuellement la surréservation.  L’onglet Tarifs permet de définir la durée de validité du tarif ainsi que les différents tarifs de l’activité. La gestion des tarifs s’effectue par les boutons qui se situent en bas à gauche de la liste.  L’onglet Adhérents rattachés à cette activité affiche la liste des adhérents attachés à l’activité. Cette liste permet d’ajouter un adhérent à l’activité en utilisant la touche Inser ou le bouton qui se situe en bas à gauche de la liste. Ce rattachement sera automatiquement reporté dans l’onglet Activités de la fiche Adhérent. Dans le pied de la liste des « adhérents rattachés à cette activité », vous disposez d’un bouton « Rattacher des adhérents… » permettant d’affecter pour un tarif et une quantité de places définis, en une fois, plusieurs adhérents à l’activité.  L’onglet Horaires permet de définir les horaires de l’activité sélectionnée. La gestion des horaires s’effectue par les boutons qui se situent en bas à gauche de la liste. Dans le pied de la liste des horaires, vous disposez d’un bouton « Ajouter des horaires » permettant de définir en une seule fois la fréquence de l’activité avec une heure de début et de fin et d’un bouton « Supprimer des horaires » permettant de supprimer des horaires entre deux dates.  L’onglet Notes / Photos permet de saisir un commentaire et de joindre une photo. Le paramétrage des enregistrements des opérations concernant une activité s’effectue dans l’onglet Tarifs (partie Recettes / Dépenses). Vous devez renseigner les champs Poste Recette, Compte, Journal et / ou Poste analytique suivant le mode d’enregistrement des opérations que vous avez choisi. Remarque Reportez-vous au chapitre Enregistrement des opérations / Généralités pour voir les différents modes possibles. Vous avez également la possibilité de créer une nouvelle activité à partir d’une fiche existante. Pour plus d’informations sur la duplication et les données reprises, reportez-vous à l’aide en ligne de la liste des activités. 28 4. COMMENT CREER UN MATERIEL ? Pour créer un matériel, cliquez sur l’icône « Matériels » de la barre principale, de la barre de navigation ou utilisez la commande Matériels depuis le menu Edition, puis cliquez dans la liste et enfin sur la touche Inser du clavier ou sur le bouton qui se situe en bas à gauche de la liste. La fiche matériel est composée d’un entête, d’onglets et de boutons :  L’entête permet de définir un code, un libellé (matériel, objet ou mobilier), une description du matériel et le montant de la caution. Onglets :  Contacts / Partenaires : L’onglet permet d’affecter au maximum 4 contacts / partenaires au matériel.  Evénements : L’onglet affiche la liste des adhérents ayant empruntés et / ou rendus le matériel. Pour une gestion simple, cette liste vous permet d’ajouter un adhérent au matériel en utilisant la touche Inser ou sur le bouton qui se situe en bas à gauche de la liste. Les différents types d’actions sont saisissable à partir de la grille ou paramétrables en cliquant sur le bouton Actions…. La liste des actions vous permet de gérer des opérations. Pour une gestion avec caution, vous devez passer par les boutons Prêt et Retour.  Cautions : L’onglet affiche la liste des cautions qui ont été demandées. Dans la grille, vous pouvez savoir si la caution a été reçue, rendue ou réglées grâce à la date et au mode de règlement.  Mouvements de stock : l’onglet vous permet d’avoir la liste des mouvements de stock effectué sur le matériel.  Notes : L’onglet vous permet de saisir un commentaire pour chaque matériel. Boutons :  Stock : Dans cette fenêtre, vous pouvez saisir des mouvements de stock de type Inventaire, Entrée ou sortie de transit ou Sortie définitive.  Prêt : Dans cette fenêtre, vous pouvez indiquer la date et l’horaire de début et de fin du prêt, la quantité empruntée et le montant de la caution s’il est différent. En cochant « Caution reçue », vous devez indiquer la date où vous avez reçu la caution et sous quel mode de règlement. Comment créer un matériel ? 29  Retour : Dans cette fenêtre, vous pouvez modifier la date et l’horaire de fin, la quantité retournée et le montant de la caution s’il est différent. En cochant « Caution rendue », vous devez indiquer la date où vous avez rendu la caution et sous quel mode de règlement. 30 Remarque Ce bouton est accessible uniquement si vous vous trouvez sur une ligne d’événement de type Prêt.  Modifier : Ce bouton vous permet de rouvrir les fenêtres de type Prêt, Retour ou Stock selon la ligne d’événement ou de mouvement sélectionnée. Vous avez également la possibilité de créer un nouveau matériel à partir d’une fiche existante. Pour plus d’informations sur la duplication et les données reprises, reportez-vous à l’aide en ligne de la liste du matériel. 5. COMMENT CREER UN CONTACT / PARTENAIRE? Pour créer un contact, cliquez sur l’icône « Contacts / Partenaires » de la barre principale, de la barre de navigation ou utilisez la commande Contacts / Partenaires depuis le menu Edition, puis cliquez dans la liste et enfin sur la touche Inser du clavier ou sur le bouton qui se situe en bas à gauche de la liste. La liste des contacts / partenaire permet de référencés ceux-ci sur les fiches Activités et Matériels. La page Contact / Partenaire est composée de 2 parties :  La liste des Contacts / Partenaires : elle contient tous les contacts / partenaires de votre association.  La fiche Contacts / Partenaires : elle contient les coordonnées des contacts, les activités et les matériels liés, et éventuellement une note. Pour plus d’informations sur les contacts, reportez-vous à l’aide en ligne. 6. COMMENT CREER UN ADHERENT ? Pour créer un adhérent, cliquez sur l’icône « Adhérents » de la barre principale, de la barre de navigation ou utilisez la commande Adhérents depuis le menu Edition, puis cliquez dans la liste des Adhérents et enfin sur la touche Inser du clavier ou sur le bouton qui se situe en bas à gauche de la liste. Comment créer un adhérent ? 31 La fiche adhérent est composée d’un entête et d’onglets :  Dans l’entête vous pouvez saisir le code, le titre, le nom, le prénom de l’adhérent ainsi que sa date d’adhésion et la date d’expiration de sa carte d’adhérent. Le titre est paramétrable à partir des tables annexes. La case à cocher « Adhérent en sommeil » est à sélectionner si vous ne souhaitez plus voir cet adhérent dans les listes (voir les propriétés du dossier). La zone « Arriéré initial » permet d’indiquer le montant du solde qui n’a pas été réglé par l’adhérent. La case à cocher « Rattachement payeur » est à cocher si vous souhaitez rattacher l’adhérent à un autre adhérent. Vous devez sélectionner l’adhérent à partir de la liste déroulante qui pourrait régler des cotisations, activités, arriérés appartenant à cet adhérent. La sélection de l’adhérent payeur permet de dire que les cotisations, les activités ou les arriérés peuvent être réglés par cet autre adhérent. Dans la partie « Reste dû » ou « Reste dû payeur », vous avez les soldes des arriérés, des cotisations et des activités qui n’ont pas été réglés. Remarque Un adhérent qui a un adhérent payeur de sélectionner, peut régler lui-même ses cotisations, ses activités ou ses arriérés. Les soldes sur l’adhérent et sur l’adhérent payeur seront mis à jour selon si c’est l’adhérent ou l’adhérent payeur qui règle les cotisations, les activités ou les arriérés.  L’onglet Coordonnées permet de saisir les adresses postales, Internet et les numéros de téléphone de l’adhérent. L’option « Cochez cette case si l’adresse est erronée » vous permet de définir l’adresse de l’adhérent comme inexacte. Vous avez la possibilité de saisir une adresse secondaire en cliquant sur le bouton Adresse secondaire.  Dans l’onglet Etat-civil, vous pouvez indiquer le sexe et la date de naissance de l’adhérent, le quotient familial ainsi que les renseignements relatifs à sa famille (conjoint, 32 enfant…).Il est également possible d’insérer une photo d’identité de l’adhérent dans différents formats.  Dans l’onglet Infos complémentaires, vous pouvez cocher la case « Membre du bureau » puis sélectionner le statut du membre à partir de la liste des statuts. Les fichiers suivants peuvent aussi être renseignés : le type, la famille, la source et la nature de l’adhérent. (voir les tables annexes).  Dans l’onglet Médical, les éléments à renseigner sont répartis en 3 zones : Général (Certificat médical, autorisation parentale), Médecin, Personnes à prévenir.  L’onglet Cotisations donne accès à la consultation, l’affectation, la modification ou la suppression des cotisations. Pour ajouter une cotisation à la fiche adhérent, vous devez utiliser la touche Inser ou sur le bouton qui se situe à gauche dans le pied de la liste. Vous devez ensuite sélectionner un code cotisation et saisir la quantité. Le prix unitaire ainsi que le montant total de celle-ci seront automatiquement repris. La colonne « Reste du » affiche le montant non encore réglé pour cette cotisation. La saisie d’une cotisation dans cet onglet renseigne automatiquement l’adhérent dans la fiche cotisation (voir point 2 de la partie Prise en main). Pour générer le règlement d’une cotisation, vous devez sélectionner la ligne de la cotisation à régler et cliquer sur le bouton Régler la cotisation. Pour avoir une explication sur le règlement d’une cotisation, reportez-vous à la partie Comment saisir un règlement / remboursement ?  Le fonctionnement de l’onglet Activités est identique à celui des Cotisations. Pour ajouter une activité, vous devez sélectionner un code activité, saisir la quantité et sélectionner le tarif (prédéfini dans la fiche activité). Le montant total se calculera automatiquement. La colonne « Reste du » affiche le montant non encore réglé pour cette activité. Comme pour les cotisations, l’adhérent est renseigné automatiquement sur la fiche activité. La génération d’un règlement pour l’activité est identique à la saisie d’un règlement pour la cotisation. Il suffit de sélectionner l’activité puis cliquer sur le bouton Régler l’activité. Pour avoir une explication sur le règlement d’une activité, reportez-vous à la partie Comment saisir un règlement / remboursement ?  L’onglet Règlements / Remboursement donne accès à la consultation, la création, la modification ou la suppression des règlements / remboursements et lignes de règlements / remboursements pour un adhérent. Pour avoir une explication sur la saisie d’un règlement / remboursement, reportez-vous à la partie Comment saisir un règlement / remboursement ?  L’onglet Remises donne accès à la consultation, la création, la modification ou la suppression de remises et ligne de remise pour un adhérent. Pour avoir une explication sur la saisie d’une remise, reportez-vous à la partie Comment saisir une remise ?  La création et le renseignement d’un champ spécifique à votre association s’effectuent dans l’onglet Champs perso. Pour créer un nouveau champ, cliquez sur le bouton Assistant… puis saisissez le nom du champ et sélectionnez sa position (L’index 0 correspond à la première position), son Comment saisir un règlement / Remboursement ? 33 type et sa taille s’il s’agit d’une chaîne de caractères. Enfin, cliquez sur Valider pour valider la création de ce champ dans la table Adhérents. Cette validation peut prendre plusieurs secondes. Remarque Il est important de les définir avec soin et notamment de choisir judicieusement la taille des chaînes. Vous pouvez changer le nom d’un champ personnalisé en cliquant sur le bouton « Renommer » et supprimer un champ personnalisé en cliquant sur le bouton « Supprimer ». Attention la suppression est définitive.  Dans l’onglet Notes, vous pouvez saisir des commentaires pour chaque adhérent. 7. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT / REMBOURSEMENT ? Pour saisir un règlement / remboursement, vous devez au préalable déterminer si le règlement / remboursement correspond à une cotisation, à une activité ou autres (dons, arriérés…). 7.1. Le règlement d’une cotisation ou activité Le règlement d’une cotisation ou activité s’effectue à partir de l’onglet Cotisations ou Activités puis par le bouton Régler la cotisation… ou Régler l’activité… de la fiche Adhérent. La fenêtre « Régler… » affiche automatiquement le montant de la ligne de cotisation ou d’activité. Vous pouvez modifier celui-ci et y ajouter une observation. Dans l’onglet Créer un nouveau règlement, le code du règlement est automatiquement renseigné ainsi que sa date. Vous pouvez indiquer le mode de règlement et la trésorerie qui sera créditée. L’onglet Ajouter à un règlement existant vous permet d’affecter l’opération à un règlement créé antérieurement. Dans ce cas, une ligne de règlement supplémentaire sera rattachée au règlement sélectionné. 7.2. Les règlements divers La création d’un règlement par l’onglet Règlements de la fiche Adhérent permet d’enregistrer les règlements exceptionnels (dons, arriérés, …). Le fonctionnement suit le même principe que celui du règlement d’une cotisation. 7.3. Les remboursements La création d’un remboursement par l’onglet Règlements / Remboursements de la fiche Adhérent permet d’enregistrer les remboursements exceptionnels. La sélection du type de remboursement est important notamment si vous avez un remboursement d’activité ou de cotisation (le code de chacune doit être renseigné). 7.4. La validation d’un règlement / remboursement Les règlements / remboursements sont destinés à être validés. La colonne nommée V indique si le règlement / remboursement est validé ou non. 34 La validation entraîne la création dans la fiche Recettes / Dépenses d’une ligne de recette (règlement) ou dépense (remboursement) qui sera automatiquement ou non validée pour générer une ligne d’écriture. Un règlement / remboursement validé ne peut plus être modifié. Vous pouvez presser à nouveau la touche Espace pour invalider le règlement / remboursement et le modifier ensuite. La colonne nommée Reçu Fiscal indique si le règlement doit donner lieu à l’édition d’un reçu fiscal pour l’adhérent. Pour marquer un règlement en reçu fiscal, vous devez sélectionner la ligne de règlement dans le détail, puis aller dans la colonne Reçu Fiscal et cocher la case ou presser sur la touche R. La colonne Forme de don vous permet de sélectionner la forme de don pour l’impression du Cerfa 11580*03. Le type de Cerfa, que vous utilisez, est défini dans l’onglet Types, des Propriétés du dossier. 7.5. La liste des règlements / remboursements Pour consulter et modifier un règlement / remboursement, cliquez sur l’icône « Règlements / Remboursements » de la barre principale, de la barre de navigation ou utilisez la commande Règlements / remboursements depuis le menu Edition. Il n’est pas possible de générer des règlements / remboursements depuis cette liste, vous devez le faire depuis la fiche Adhérent. Il est possible de modifier les règlements / remboursements à condition qu’ils ne soient pas validés. Les touches Espace et R sont utilisables dans cette liste de la même manière que dans l’onglet Règlements / remboursements de la fiche Adhérent. La sélection de la forme de don est possible dans cette liste de la même manière que dans l’onglet Règlements / remboursements de la fiche Adhérent. La case à cocher Règlements / remboursements non validés permet d’afficher uniquement les règlements / remboursements non confirmés. Le bouton Filtrer… autorise une sélection plus avancée. Ils peuvent être utilisés indépendamment les uns des autres en cochant leurs cases respectives. Le bouton Modes de règlements… vous permet de créer, modifier, supprimer des modes de règlements. Pour cela, vous devez saisir un code, une description, une trésorerie et un type. Cliquez sur Fermer pour valider la fiche. 7.6. Les lignes de règlements / remboursements Elles se rapportent à la ligne du règlement / remboursement sélectionnée. Vous ne pouvez pas les modifier si le règlement / remboursement est validé. Tant que le règlement / remboursement n’est pas validé, vous pouvez modifier ou supprimer des lignes de règlement / remboursement avec les boutons qui se situent en bas à gauche de la liste. Comment saisir une remise ? 35 8. COMMENT SAISIR UNE REMISE ? 8.1. La fiche remise La création d’une remise par l’onglet Remise de la fiche Adhérent permet d’enregistrer des remises exceptionnelles pour une cotisation ou une activité. La sélection du type de remise est importante, car il détermine le choix du code de la cotisation ou de l’activité à sélectionner. 8.2. La liste des remises Pour consulter et modifier une remise, cliquez sur l’icône « Remises » de la barre principale, de la barre de navigation ou utilisez la commande Remises depuis le menu Edition. Il n’est pas possible de générer des remises depuis cette liste, vous devez le faire depuis la fiche Adhérent. Le bouton Filtrer… autorise une sélection plus avancée. 9. ENREGISTREMENT DES OPERATIONS 9.1. Généralités EBP Mon Association vous donne la possibilité de gérer l’enregistrement des opérations de recettes et dépenses suivant trois méthodes bien distinctes (Simplifiée, En partie double, Avec un logiciel de comptabilité externe ). Toutes ces méthodes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 ou le menu ? + Aide. Pour accéder à la page Recettes / Dépenses, cliquez sur l’icône « Recettes / Dépenses » de la barre principale ou de la barre de navigation. Cette page est composée de boutons d’accès aux fichiers. 9.2. Les boutons d’accès 9.2.1. Les postes de recettes et dépenses Vous devez renseigner obligatoirement le code. Les champs suivants sont également disponibles : la description, le compte, le journal, le montant (N) et le montant (N-1). 9.2.2. Les postes analytiques Vous devez renseigner obligatoirement le code du poste analytique. Les champs suivants sont également disponibles : la description, le montant, le budget prévu, le montant (N-1) pour les recettes et dépenses analytiques. 36 9.2.3. Les modes de règlements Vous devez renseigner obligatoirement le code et le type. La description et la trésorerie sont également disponibles. 9.2.4. Les trésoreries Vous devez renseigner obligatoirement le code. Les champs suivants sont également disponibles : la description, le compte, le solde et le solde (N-1). 9.2.5. Les comptes Vous devez renseigner le compte et l’intitulé. Le bouton Personnaliser vous permet d’enrichir le plan comptable de votre dossier avec des comptes du plan comptable des associations - Loi 1901. Les comptes sont utiles uniquement si vous souhaitez visualiser vos enregistrements en partie double ou si vous utilisez un logiciel de comptabilité externe. Vous pouvez aussi spécifier que votre compte est un compte racine en cochant la case « Racine ». Remarques Les comptes racines ne sont pas visibles dans les zones de saisie de compte. Les comptes racines ne sont pas importables dans la comptabilité Open Line. 9.2.6. Les chéquiers Vous devez renseigner obligatoirement le nom du chéquier. Les champs suivants sont également disponibles : la trésorerie, les dates d’ouverture et de fermeture, les numéros de début et de fin du chéquier. 9.3. Les onglets Les onglets de la fiche Recettes / Dépenses permettent de visualiser les recettes et les dépenses ainsi que les écritures mais également de générer de nouvelles lignes de recettes, de dépenses ainsi que des virements entre trésoreries ou entre postes de recettes ou de dépenses. Spécificités des onglets : 1. Les modifications des lignes des onglets Recettes et Dépenses sont possibles uniquement pour les lignes non validées (La validation et la dévalidation de la ligne s’effectuent par la touche Espace). 2. Dans l’onglet Ecritures, le bouton Générer les écritures… permet de reconstruire la liste des écritures entre deux dates à partir des lignes de recettes et de dépenses validées. Les lignes d’écritures rapprochées ne sont pas regénérées. Le Tableau de bord 37 Pour la fonction des boutons Exporter les écritures…, et Communication Entreprise expert reportez-vous aux fonctions avancées. 3. Les onglets Virements permettent de réaliser des virements entre trésoreries ou entre postes de recettes ou de dépenses. Comme les onglets Recettes et dépenses, vous devez valider les virements pour qu’ils soient pris en compte au niveau des écritures. 10. LE TABLEAU DE BORD EBP Mon Association vous permet de suivre la situation de votre association grâce au tableau de bord. Pour y accéder, cliquez sur l'icône « Tableau de bord » dans la barre principale ou de navigation ou sélectionnez le menu Dossier puis Tableau de bord. La boite de dialogue « Tableau de bord » apparaît et vous permet de visualiser les compteurs des principales fiches, les statistiques avec les adhésions, les expirations, les adhérents présents et l’évolution d’une année à l’autre, les alertes, les notes du dossier et la situation financière de l'association. Pour avoir des informations complémentaires sur le Tableau de bord, reportez-vous à l’aide en ligne. 11. LES GRAPHIQUES EBP Mon Association vous permet de suivre la situation de votre association grâce aux graphiques. Pour y accéder, cliquez sur l’icône « Graphiques » de la barre principale ou de la barre de navigation. Différents types de graphiques sont disponibles. Si vous souhaitez imprimer le graphique, cliquez sur le bouton Imprimer dans la barre d’outils principale. 12. LE PLANNING EBP Mon Association vous permet de visualiser le planning des matériels, activités et des activités par adhérent. Pour y accéder, cliquez sur l'icône « Planning » dans la barre principale ou de navigation ou sélectionnez le menu Edition puis Planning. A partir du planning matériel et planning activité, vous avez la possibilité d'ajouter, de modifier ou supprimer un événement. Chaque planning est défini à partir des fiches Matériels et Activités. 12.1. Planning matériels Pour visualiser les informations dans le planning Matériels, vous devez avoir défini des actions avec dates et heures dans la fiche Matériel. 38 12.2. Planning activités Pour visualiser les informations sur le planning Activités, vous devez créer une activité et définir les horaires de celle-ci. 12.3. Planning activités par adhérent Pour visualiser les informations sur le planning Activités par adhérent, vous devez créer une activité, définir des horaires et affecter des adhérents à cette activité. Pour avoir des informations complémentaires sur le Planning, reportez-vous à l’aide en ligne. 13. LES IMPRESSIONS Pour imprimer des fiches, trois possibilités vous sont offertes :  Activez la fiche souhaitée à l’aide de la barre d’outils et cliquez sur le bouton « Imprimer » de la barre principale.  Sélectionnez l’option que vous souhaitez imprimer dans la barre de navigation.  Utilisez directement le menu Imprimer quelle que soit la fiche sur laquelle vous vous trouvez. 13.1. Impression des fiches et listes de données Utilisez la commande Adhérents…, Cotisations…, Activités…, Matériel… ou contact… du menu Impression ou de la barre de navigation pour appeler la boite d’impression. Choisissez d’imprimer la fiche courante, toutes les fiches ou la liste et sélectionnez enfin les éléments que vous souhaitez imprimer puis cliquez sur Aperçu ou sur Imprimer pour lancer l’édition. 13.2. Impression du récapitulatif Utilisez la commande Récapitulatif… du menu Impression ou de la barre de navigation pour appeler la boite d’impression des règlements. Vous pouvez avec un récapitulatif individuelle ou payeur de la situation de l’adhérent. 13.3. Impression des règlements et des remises Utilisez la commande Règlements / Remboursements… du menu Impression ou de la barre de navigation pour appeler la boite d’impression des règlements. Pour les onglets Règlements / Remboursements et Remises, le fonctionnement est le même que celui de l’impression des adhérents. 13.4. Impression des remises en banque Utilisez la commande Remise en banque du menu Impression ou de la barre de navigation pour appeler la boite d’impression des remises en banque. Les Impressions 39 A partir de cette boite d’impression, vous allez pouvoir éditer, rééditer et supprimer vos remises en banques. Seuls les règlements validés et ayant un mode de règlement renseigné peuvent être remis en banque. 13.5. Impression des reçus de dons Vous avez la possibilité d’imprimer les reçus de don individuels (un reçu pour un don pour un adhérent) et annuels (un reçu pour la somme des dons d’un adhérent pour l’année). Par la commande Reçus fiscaux du menu Impressions, vous pouvez demander l’impression ou personnaliser le modèle en cliquant sur le bouton Modifier le modèle d’impression….. La commande Reçus dons aux œuvres du menu Impressions, vous permet de sélectionner les adhérents et la période pour lesquels vous souhaitez l’édition du reçu fiscal à la norme Cerfa. Le Cerfa utilisé sera celui que vous avez défini dans l’onglet Types, des Propriétés du dossier. 13.6. Impression des Recettes / Dépenses Utilisez la commande Recettes / Dépenses du menu Impression. Ensuite, choisissez la période ainsi que les éléments à imprimer. Vous pouvez imprimer les recettes, les dépenses, les trésoreries ou les éléments analytiques, ainsi que les journaux comptables, le grand-livre ou la balance pour les opérations en partie double. Une fois les choix effectués, lancez l’édition en cliquant sur Aperçu ou sur Imprimer. 13.7. Lettres de relance Utilisez la commande Lettres de relance… du menu Impression ou de la barre de navigation pour appeler la boite d’impression des lettres de relance. Choisissez d’imprimer la fiche courant ou toutes les fiches et saisissez le texte de la lettre. Les retours à la ligne sont pris en compte. Lancez l’édition en cliquant sur Aperçu ou sur Imprimer. 13.8. Export des états Vous pouvez exporter tous les états pré-paramétrés en cliquant sur le bouton Exporter de la fenêtre d’aperçu avant impression. Sélectionnez le format d’exportation désiré dans le menu déroulant puis donnez le nom du fichier d’export à créer. Notez que selon le format d’export choisi, tout ou partie des données de l’état seront exportées. 13.9. Modèles personnels Utilisez la commande Modèles personnels du menu Impression ou de la barre de navigation pour appeler la boite d’édition des modèles personnels. Sélectionnez un modèle dans la liste (ou créez un nouveau) puis cliquez sur le bouton Modifier... pour ouvrir l'éditeur de modèle. Pour plus d’informations sur la façon de personnaliser un modèle, reportez-vous à l’aide en ligne de l’éditeur de modèle. 40 14. LES COURRIERS EBP Mon Association dispose d’un éditeur de courriers intégré qui vous permettra de réaliser des lettres personnalisées et de les imprimer ou même de les envoyer via le réseau Internet sous forme de courriers électroniques. Pour afficher l’éditeur de courriers, utilisez la commande Courriers… du menu Impression ou cliquez sur l’icône « Courrier » de la barre principale ou celui de la barre de navigation. Vous pouvez demander à éditer les courriers selon une cotisation ou une activité. Pour plus d’informations sur la façon de personnaliser un courrier, reportez-vous à l’aide en ligne de l’éditeur des courriers. Remarque Afin de vous permettre de rédiger plus aisément vos courriers, vous disposez d’une cinquantaine de lettres types. 15. LE PUBLIPOSTAGE EMAIL Pour réaliser un envoi de publipostage Email, vous devez utiliser la commande Impression + Publipostage Email... ou cliquer sur l'icône « Publipostage » ou « Publipostage Email » de la barre de navigation. La fenêtre d'envoi d'un publipostage Email est découpée en 3 onglets :  Destinataires : permet de sélectionner les adhérents concernés,  Message : permet de saisir l’objet, le texte et de sélectionner les pièces jointes,  Connexion : permet de paramétrer le compte de l’expéditeur. Une fois les éléments renseignés dans chaque onglet, vous devez cliquer sur le bouton Envoyer. Pour plus d’informations sur l’envoi d’un publipostage, reportez-vous à l’aide en ligne. 16. LES ENVELOPPES & ETIQUETTES EBP Mon Association dispose d’un module d’impression des enveloppes et des étiquettes qui complète le module de réalisation des courriers. Pour afficher l’éditeur, utilisez la commande Enveloppes & étiquettes… du menu Impression ou cliquez sur l’icône « Etiquettes » de la barre principale ou de navigation. Choisissez l’onglet approprié à l’édition que vous souhaitez réaliser. Vous pouvez demander à éditer les enveloppes ou étiquettes selon une cotisation ou une activité avec le choix du tri. Pour plus d’informations sur la façon de personnaliser une enveloppe ou une étiquette, reportez-vous à l’aide en ligne de l’éditeur d’enveloppes et étiquettes. La sauvegarde d’un dossier 41 17. LA SAUVEGARDE D’UN DOSSIER La sauvegarde d’un dossier est une opération qui consiste à copier tous les éléments du dossier sous une forme compressée sur un support identique (disque dur) ou différent (disquette) de celui ou réside le dossier habituellement. Les éléments sauvegardés sont les données du dossier, les courriers, les filtres, les modèles personnalisés, les enveloppes et les étiquettes. C’EST UNE ACTION FONDAMENTALE QUI DOIT ETRE EFFECTUEE REGULIEREMENT afin de se prémunir contre les dommages que pourraient subir les informations sur le disque dur. IL EST DONC CONSEILLE DE TOUJOURS CONSERVER DEUX JEUX DE SAUVEGARDE DE SES DOSSIERS en les ré-écrasants alternativement. Pour appeler la boite de dialogue de sauvegarde des dossiers, utilisez la commande Sauvegarder… du menu Dossier. Vous pouvez aussi utiliser le bouton « Sauvegarder » de la barre d’outils. Choisissez le dossier à sauvegarder, saisissez le nom du fichier de sauvegarde puis cliquez sur Sauvegarder. EFFECTUEZ CETTE OPERATION AUSSI SOUVENT QUE POSSIBLE. 18. LA RESTAURATION D’UN DOSSIER Pour appeler la boite de dialogue de restauration des dossiers, utilisez la commande Restaurer… du menu Dossier. Vous pouvez aussi utiliser le bouton « Restaurer » de la barre d’outils principale. Indiquez l’emplacement du fichier de sauvegarde à restaurer et choisissez le dossier dans lequel doit s’effectuer la restauration. Cliquez sur Restaurer pour démarrer. 19. LA RECOPIE D’UN DOSSIER Il est possible de créer votre nouveau dossier en recopiant les informations d’un autre. Pour cela, cochez la case Recopier les données d’un dossier existant, dans la fenêtre de création d’un nouveau dossier. Vous devez choisir dans la liste le dossier à partir duquel vous souhaitez recopier des informations, puis sélectionner les informations à recopier à l’aide des cases à cocher. Pour la reprise du plan comptable, vous avez le choix entre le Plan comptable des associations 'Loi 1901' ou reprendre le plan comptable existant. Dans ce cas, le nouveau dossier aura le même plan comptable que le dossier recopié et vous pourrez sélectionner la reprise des données (activités, cotisations…). Lors de la recopie, vous récupérez aussi les courriers, les filtres et les modèles personnalisés qui ont été créé dans le dossier sélectionné. La recopie de dossier peut vous permettre aussi de clôture un exercice et de générer les écritures d’à nouveau pour le nouveau dossier. 42 20. LA SUPPRESSION D’UN DOSSIER Pour supprimer un dossier, utilisez la commande Supprimer… du menu Dossier. Sélectionnez le dossier à supprimer puis cliquez sur Supprimer. Une confirmation vous sera demandée avant que la suppression ne soit effectuée. CETTE SUPPRESSION EST IRREVERSIBLE. Il est fortement recommandé d’effectuer une sauvegarde du dossier avant de le supprimer. 21. LA VERIFICATION ET REPARATION DU DOSSIER Utilisez la commande Vérifier / Réparer… du menu Dossier pour lancer l’application de vérification et de réparation des dossiers. Aucun dossier ne doit être ouvert durant l’utilisation de cet outil. IMPORTANT : Sauvegardez toujours le ou les dossiers avant de les vérifier ou de les réparer. Choisissez le dossier à vérifier puis cliquez sur le bouton Vérifier. Si le dossier est endommagé, vérifiez que vous en possédez une copie de sauvegarde, puis essayez de le réparer en cliquant sur le bouton Reconstruire. Cliquez sur le bouton Fermer pour fermer l’outil de maintenance des dossiers. éditeur d’état 43 LES FONCTIONS AVANCEES Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Mon Association. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible à partir de l’aide du menu ?. 1. EDITEUR D’ETAT La commande Modèles personnels… du menu Impression vous permet d’accéder à la liste de vos modèles d’impressions personnels. Pour éditer un de vos modèles, sélectionnez-le puis cliquez sur « Aperçu » ou sur « Imprimer ». Pour modifier le modèle sélectionné et accéder à l’éditeur d’état proprement dit, cliquez sur « Modifier ». Le bouton « Nouveau » crée un état vierge, « Copier » duplique l’état sélectionné, « Renommer » permet de changer son nom et « Supprimer » détruit le modèle sélectionné. Le champ d’édition situé à côté du bouton « Créer » permet de créer un nouveau classeur pour regrouper vos modèles. Vous pouvez glisser-déplacer un modèle d’un classeur vers un autre avec votre souris. Pour plus de renseignements sur l’éditeur d’état, reportez-vous à l’aide en ligne. 2. EXPORT ET IMPORT DES ADHERENTS Utilisez la commande Exporter des adhérents… du menu Outils pour accéder à la boite de dialogue d’export des adhérents. Le format d’export est le format texte. Utilisez la commande Importer des adhérents… du menu Outils pour accéder à la boite de dialogue d’import des adhérents. Le fichier à importer doit être au format texte. Pour plus de renseignements sur l’export et l’import des adhérents, reportez-vous à l’aide en ligne. 3. EXPORT DES ECRITURES Utilisez la commande Exporter des écritures… du menu Outils pour accéder à la boite de dialogue d’export des écritures. LES FONCTIONS AVANCEES 44 L’export se réalise uniquement au format texte. Choisissez le nom du fichier de destination et le format de l’export en fonction du logiciel dans lequel vous comptez importer ces écritures. Remarques Si vous possédez EBP Compta, vous pouvez cocher la case Générer un fichier de transfert au format EBP Compta afin de simplifier la procédure. Si vous souhaitez exporter les données analytiques, vous devez cocher la case Exporter les informations analytiques. 4. COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT Utilisez la commande Communication entreprise expert… du menu Outils pour accéder à la boite de dialogue d’export des écritures. Sélectionnez la période des opérations, les journaux puis cliquez sur OK pour lancer la génération de l’export vers Communication Entreprise Expert. 5. EBP WEB ASSO La solution EBP WEB Asso permet de gérer un site vitrine de votre association sur Internet (création, administration, consultation...) de manière simple et rapide. Ce module peut être essayé en toute liberté, sans aucun engagement d'abonnement et cela pendant une durée de 3 mois. Aussi, n'hésitez pas à vous lancer. EBP Mon Association vous permet de mettre à jour automatiquement sur votre site les activités de votre association. Pour plus de renseignements sur WEB Asso, reportez-vous à l’aide en ligne. 6. EBP CARTOGRAPHIE & DECISIONS Le logiciel EBP Cartographie & Décisions est un outil cartographique, qui exploite les coordonnées des adhérents d'EBP Mon Association. Vous devez avoir effectué l'achat d'EBP Cartographie & Décisions pour pouvoir exploiter le fichier exporté d'EBP Mon Association. Pour pouvoir exporter les coordonnées des adhérents afin de les exploiter dans EBP Cartographie & Décisions, vous devez renseigner le code postal, la ville et le pays sur chaque fiche adhérent. Utilisez la commande Outils + Exporter des données vers le logiciel de Cartographie pour effectuer l'export des données. L'export est réalisé automatiquement au format csv. Pour plus de renseignements sur EBP Cartographie & Décisions, reportez-vous à l’aide en ligne. Index 45 INDEX A Accès au service technique..................................................................................17 Activités ........................................................................................................26, 32 Adhérent..............................................................................................................30 Affichage des colonnes........................................................................................25 Aide sur Association ...........................................................................................11 C Cartographie & Décisions ...................................................................................44 Champs personnalisés .........................................................................................32 Chéquiers.............................................................................................................36 Code d’activation ................................................................................................19 Code d'activation.................................................................................................19 Comptes comptables............................................................................................36 Configuration minimale.......................................................................................17 Contacts.........................................................................................................27, 30 Cotisations.....................................................................................................25, 32 Courriers..............................................................................................................40 Création dossier...................................................................................................20 D Dons aux oeuvres ................................................................................................39 E Ecran d'accueil.....................................................................................................19 Ecran de travail....................................................................................................21 Editeur d'état........................................................................................................43 En sommeil..........................................................................................................31 Enregistrements des opérations (généralités).......................................................35 Enveloppes - Etiquettes.......................................................................................40 Export des adhérents ...........................................................................................43 Export des écritures.................................................................................36, 43, 44 INDEX 46 Export des états ...................................................................................................39 G Générer les écritures............................................................................................36 Graphiques ..........................................................................................................37 I Import des adhérents ...........................................................................................43 Impression des lettres de relance .........................................................................39 Impressions .........................................................................................................38 Initialisation du dossier........................................................................................23 L Lancement du logiciel .........................................................................................18 Logo ....................................................................................................................24 M Matériels..............................................................................................................28 Modèles personnels.............................................................................................39 Modes de règlements.....................................................................................34, 36 Mot de passe........................................................................................................25 P Partenaires.....................................................................................................27, 30 Payeur.................................................................................................................31 Planning...............................................................................................................37 Postes de Recettes / Dépenses / Analytiques.......................................................35 Publipostage Email..............................................................................................40 R Récapitulatif ........................................................................................................38 Recopier un dossier .............................................................................................41 Reçu fiscal...............................................................................................23, 34, 39 Règlements..........................................................................................................33 Régler une activité / cotisation ............................................................................32 Remboursements.................................................................................................33 Remise.................................................................................................................35 Réparer un dossier...............................................................................................42 Restaurer un dossier ............................................................................................41 Index 47 S Sauvegarder un dossier........................................................................................41 Supprimer un dossier...........................................................................................42 T Tableau de bord...................................................................................................37 Trésorerie ............................................................................................................36 V Vérifier un dossier...............................................................................................42 Virements............................................................................................................37 W Web Asso ............................................................................................................44 NOTES 48 NOTES EBP Compta Classic (OL Technology) pour Windows XP, Vista, Windows 7 ou Windows 8 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2014 EBP Informatique, édition juin 2014. 3 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou analogue. Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spéciale « mode locatif ») ou d’un hébergement (sauf par une licence spéciale « mode hébergé » ou « saas » ou encore « mode RDS » pour les intégrateurs-hébergeurs sélectionnés par EBP) à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00 En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour 4 aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans 5 l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Article 9. Cas particulier des logiciels sous environnement MAC Ces logiciels ne sont disponibles chez EBP qu’en version monoposte. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières (les annexes et Conditions Particulières sont disponibles sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditions-generales-de- 6 vente.html), à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour 7 est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. 8 EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou 9 manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. v3.3 juin 2013 D. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on line Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels 10 que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et écrite d’EBP. Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air - 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans toutefois intervenir au contrat. Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de la connexion au service et a de son utilisation. Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients. Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou bien ayant souscrit au service Reports On Line. L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image) Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer... La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous) Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) : Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le client est en mode évaluation. Il peut créer :  un compte  une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité de comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement) Le client peut publier :  avec une limite à 2 pages par document 11  avec une limite de 5 documents maxi par licence EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne. Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en contactant son revendeur EBP. Responsabilité d’EBP: EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations. Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de survenance du fait générateur de responsabilité. Responsabilité du Client: Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux besoins du Client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line. Conditions financières : Tarifs indicatif au 1-02-2012 12 Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :  en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs  PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et services EBP Résiliation du contrat du fait du Client : En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ». Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des droits d’un tiers. Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de l’article L 121-20 du Code de la Consommation. Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi « Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles informations recueillies par lui. Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les Yvelines. Version 1 – Février 2012 13 E. Conditions de vente aux particuliers Droit de rétractation Principe Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés. "Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services. L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme." Effets Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la consommation, art. L 121-20-1) Exceptions Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la consommation, art. L 121-20-2):  fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du consommateur avant la fin du délai de sept jours francs  fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le consommateur  Tarifs indiqués sur le site Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans préavis. v3.3 juin 2013 14 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Compta Classic (OL Technology) et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis  Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 15 Table des matières INSTALLATION................................................................................................. 18 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 18 1.1. Accès au service technique ......................................................................... 18 1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 18 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 19 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 20 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 20 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 20 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?................................................... 20 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ........................ 20 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 21 6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 22 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 23 1. OUVERTURE DE L’APPLICATION................................................................ 23 2. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 23 2.1. Les options à remplir dès maintenant .......................................................... 23 2.2. Les autres options ....................................................................................... 23 2.3. La gestion des fenêtres ............................................................................... 24 3. COMMENT GERER LES EXERCICES ? ....................................................... 24 4. COMMENT CREER UN COMPTE ? .............................................................. 25 5. COMMENT CREER UN JOURNAL ?............................................................. 25 6. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ? ................................... 26 6.1. Comment saisir dans un journal ?................................................................ 26 6.2. Comment saisir une écriture comptable ?.................................................... 27 6.3. Comment saisir dans un guide ? ................................................................. 27 7. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE SANS NOTION COMPTABLE ?.......... 28 7.1. Comment saisir une facture d’achat ?.......................................................... 28 7.2. Comment saisir une facture de vente ? ....................................................... 28 7.3. Comment saisir un encaissement ou un décaissement ............................... 28 8. SAISIE DES VENTES COMPTOIR ................................................................ 28 9. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ?..................................................... 29 9.1. L’en-tête ...................................................................................................... 29 16 9.2. Le corps ...................................................................................................... 29 9.3. Le pied ........................................................................................................ 29 9.4. Accès à la saisie.......................................................................................... 30 10. COMMENT LETTRER UN COMPTE ?......................................................... 30 11. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ?................................................ 30 12. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ? ................................ 31 13. COMMENT SAISIR UNE NOTE DE FRAIS ?............................................... 31 14. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ?.................................................. 32 15. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ? ............... 32 16. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? .................................................. 33 17. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?.......................................... 33 18. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? ............... 34 19. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNE ?................................................... 34 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 36 1. LA GESTION DES FAVORIS......................................................................... 36 2. OPEN GUIDE................................................................................................. 36 3. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 37 4. LES RELEVES BANCAIRES.......................................................................... 37 5. LE GRAND LIVRE INTERACTIF.................................................................... 37 6. LA BALANCE INTERACTIVE......................................................................... 37 7. REPORTS ON LINE....................................................................................... 38 8. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT............................................. 38 9. L’IMPORT PARAMETRABLE......................................................................... 38 10. LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES.................................................... 39 11. LE JOURNAL DES EVENEMENTS.............................................................. 39 12. L’ARCHIVAGE DES DONNEES................................................................... 39 13. ÉCHANGES CLIENTS / EXPERT ................................................................ 40 14. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT........................ 40 17 INDEX................................................................................................................ 41 INSTALLATION 18 Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0821 61 2000 (0.09 €/min)  Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour les versions monoposte et réseau jusqu’à 4 postes (1) est la suivante :  Processeur : P4 2 GHz ou équivalent  Mémoire : 3 Go  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Espace disque libre : 3 Go Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits), Windows 8 (32 bits & 64 bits). Windows® XP, Vista, 7 et 8 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. (1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur). Contactez notre réseau de revendeurs. Comment installer mon logiciel ? 19 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Compta Classic (OL Technology). 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation complète. 9. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 10. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du module » 7.0FR20. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 11. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 12. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. INSTALLATION 20 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer+ Programmes + EBP + EBP « Nom du module ». Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela signifie que pendant 40 jours, le logiciel est en version limitée en nombre de données : 20 articles, 20 documents, 100 écritures comptables et les impressions porteront la mention "Démonstration". Au delà, vous devrez saisir votre code d'activation pour utiliser le logiciel. Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option Activez votre logiciel du menu ?. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement. 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton Activer Manuellement.et vous avez alors accès aux zones suivantes :  Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules). Comment créer mon dossier ? 21  Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel.  Clé WEB Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Code d’activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton Activez votre logiciel.. Un message d'avertissement apparaît :  Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ;  Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activez votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur Créer un nouveau dossier depuis l’écran de d’accueil ou activez le menu Fichier - Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez ensuite renseigner le nom de la base, les coordonnées et informations de votre société, les dates d’exercice et le plan de comptable souhaité. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. INSTALLATION 22 6. ECRAN DE TRAVAIL Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768 Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants Partie contextuelle de la barre de navigation La barre de statut affiche le nom de la base ouverte. La barre de navigation Les menus Ouverture de l’application 23 Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un document (vente, achat, stock), dans la saisie d’un règlement, dans la création d’un rapprochement ou le lettrage d’un compte. 1. OUVERTURE DE L’APPLICATION Il est possible de lancer simultanément 5 instances (dossiers) pour une même session Windows. En revanche, un même dossier ne peut être ouvert plusieurs fois. 2. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d’aller dans Paramètres – Société – Options comptables et de remplir avec soin ces options , car certaines vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 2.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes :  Informations administratives - Siret : Cette mention est obligatoire pour pouvoir établir la déclaration de TVA.  Informations de TVA : Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives à la déclaration de TVA.  Options comptables : Permet de définir les règles de saisie à utiliser, les paramétrages par défaut sur les comptes, les journaux… 2.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de protéger l’ouverture de votre dossier. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. PRISE EN MAIN 24 2.3. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 3. COMMENT GERER LES EXERCICES ? A la création du dossier, deux exercices sont automatiquement créés. Au-delà de deux exercices, il vous faut d’abord procéder à la clôture annuelle du premier exercice ouvert puis à la création du nouvel exercice. Pour créer un nouvel exercice, vous devez accéder à la liste des exercices par le menu Exercices / Clôtures – Exercices. Vous devez ensuite :  utiliser la touche [Inser], le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter,  modifier si besoin les dates d’exercice. Changer d’exercice courant n’est pas une opération indispensable. Néanmoins, cela permet de choisir l’exercice que vous souhaitez voir affiché par défaut dans vos différentes listes, fenêtres… Pour changer d’exercice courant, il suffit de :  se positionner sur l'exercice désiré dans la liste des exercices,  sélectionner Définir un exercice courant dans la barre de tâches du volet de navigation, dans le menu contextuel ou en appuyant sur le bouton disponible dans la fiche. L’exercice courant est identifié à la fois par une mise en caractères gras dans la liste des exercices et par la mention des dates de cet exercice dans la barre de titre de l’application. Quel que soit votre exercice courant, tous vos exercices (ouverts ou clôturés) restent accessibles. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. Comment créer un compte ? 25 4. COMMENT CREER UN COMPTE ? Pour créer un compte, vous devez accéder à la liste des comptes par le menu Quotidien / Saisie - Plan comptable entreprise. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez sélectionner le type du compte (détail ou racine), le numéro de compte et l’intitulé. Dans l’onglet Paramétrage, dans le cadre paramétrage de la TVA, vous devez renseigner les informations liées à la Nature de taxe, le Type de l’opération et l’option de calcul dont vous avez besoin. Ce paramétrage est important pour l’établissement de la déclaration de TVA. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 5. COMMENT CREER UN JOURNAL ? Pour créer un journal, vous devez accéder à la liste des journaux par le menu Paramètres – Journaux. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir le code journal, le type de journal (Achat, Vente, Trésorerie, Opérations Diverses), une description. Dans l’onglet Saisie :  Dans le cadre Racines non autorisées, vous pouvez écrire toutes les racines de compte que vous ne souhaitez pas utiliser dans le journal.  Dans le cadre Options de saisie, vous pouvez définir : le mode de numérotation des pièces de votre journal ; la reprise de la date, de la pièce, du numéro de document sur une même écriture ; le type et le compte de contrepartie (uniquement pour les journaux de type trésorerie) ; le mode de fonctionnement des libellés d’écritures du journal. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. PRISE EN MAIN 26 6. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ? 6.1. Comment saisir dans un journal ? Pour saisir dans un journal, vous devez accéder à la liste des cumuls des journaux par le menu Quotidien / Saisie - Saisie par journal - Mois en cours. Ensuite, utilisez le double clic, la touche Entrée sur la ligne désirée ou sélectionnez la tâche Saisie par journal dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. 6.1.1. L’en-tête Dans cette partie, vous pouvez sélectionner l’exercice, le journal et la période dans lesquels vous souhaitez saisir. Leur modification est possible en effectuant la sélection désirée dans les listes déroulantes de chaque champ. 6.1.2. Le corps Le corps de la saisie est composé d’une grille dans laquelle certaines mentions sont obligatoires :  Statut : Il permet de connaître le statut d’une écriture. Il est possible de modifier le statut d’une écriture en cliquant sur le bouton Traitements sur les écritures (Simuler, Confirmer l’écriture, Valider).  Jour : Il est dépendant de l'exercice courant, de la période de saisie sélectionnée et du paramétrage de la fiche journal. Il peut être saisi directement ou sélectionné dans le calendrier.  N° de pièce : Le comportement du numéro de pièce dans les écritures et les lignes d'écritures dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable par l'utilisateur.  N° de document : Le comportement du numéro de document dans les lignes d’écritures dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable par l’utilisateur.  Compte: La liste des comptes existants est disponible grâce à la liste déroulante. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné.  Libellé : Le comportement du libellé dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable par l'utilisateur.  Débit / Crédit : Le positionnement par défaut du curseur dans le champ Débit ou Crédit dépend du sens par défaut paramétré sur la fiche compte, de la nature du compte saisi et du type de journal dans lequel la saisie est effectuée. Il peut être modifié. Le montant peut être saisi directement dans le champ ou obtenu grâce à la calculatrice. Navigation dans la fenêtre de saisie : La navigation entre les champs, les lignes et les écritures peut se faire grâce aux touches Tab et Shift+Tab, à la touche Entrée, à la souris ou encore avec les flèches directionnelles. Comment saisir une écriture comptable ? 27 Remarque Un journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied de journal est composé d'une seule et unique écriture, composée de toutes les lignes d'écritures du journal. Le statut sélectionné s'applique donc à toutes les lignes du journal sans distinction. 6.1.3. Le pied En pied de masque, trois zones d’information sont disponibles. Les informations sur le compte reprennent automatiquement l’intitulé du compte de la ligne sélectionnée ou en cours de saisie, ainsi que son solde débiteur ou créditeur sur l’exercice de saisie. La somme des montants sélectionnés correspond à la somme des montants que vous sélectionnez avec votre souris. Les cumuls du journal sont mis à jour en temps réel lors de chaque saisie. L'équilibre du journal est une condition nécessaire à la sortie du journal. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 6.2. Comment saisir une écriture comptable ? Pour saisir une écriture comptable indépendante, accédez à l’option Quotidien / Saisie – Saisie par journal. Ensuite, sélectionnez la tâche Nouvelle écriture comptable dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. Complétez les différents champs de l’en-tête et de chaque ligne composant l’écriture. Une fois l’écriture équilibrée, un message vous propose de saisir l’écriture suivante : répondez Oui pour continuer. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 6.3. Comment saisir dans un guide ? Pour saisir dans un guide, il vous suffit de sélectionner Quotidien / Saisie – Autres saisies – Saisie guidée. Ensuite, choisissez le guide voulu, la date d’écriture et éventuellement le journal. Le corps se présente sous la forme d’une écriture comptable. Seules les zones non grisées sont saisissables et accessibles. Les zones grisées ne sont pas saisissables, selon le paramétrage effectué dans le guide de saisie, disponible dans Paramètres – Guides de saisie. La sauvegarde d’une saisie guidée entraîne automatiquement sa comptabilisation. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. PRISE EN MAIN 28 7. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE SANS NOTION COMPTABLE ? 7.1. Comment saisir une facture d’achat ? Pour saisir une facture d’achat, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Autres saisies – Saisie Pratique. Cliquez sur Ajouter – Facture d’achat ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture. Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA vide. 7.2. Comment saisir une facture de vente ? Pour saisir une facture de vente, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Autres saisies –Saisie Pratique. Cliquez sur Ajouter – Facture de vente ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture. Remplissez les différents champs de la même façon que pour la facture d’achat. 7.3. Comment saisir un encaissement ou un décaissement Pour saisir une opération de trésorerie, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Saisie Pratique. Cliquez sur Ajouter une opération de trésorerie ou utilisez la touche [Inser] et choisissez Encaissement adhérent, Décaissement fournisseur… Dans la fiche créée, le champ Type vous permet de sélectionner l’opération à exécuter : Encaissement, Décaissement, Remise de chèques, Virement interne. Pour les encaissements et les décaissements, des sous-catégories vous permettent de choisir un type d’opération plus précis : encaissement client, encaissement d’effets avec frais, décaissement fournisseur, entretien, essence, frais bancaires, etc. Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA vide. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 8. SAISIE DES VENTES COMPTOIR Les ventes comptoir se décomposent en deux opérations : la saisie du ticket Z puis la remise en banque. Pour créer le ticket Z, sélectionnez Quotidien / Saisie – Autres saisies – Ventes comptoir et sélectionnez la tâche Nouveau Ticket Z. Dans la fenêtre, saisissez les différents champs proposés puis ventilez les recettes et les ventes. comment consulter un compte ? 29 Pour créer une remise en banque, sélectionnez Quotidien / Saisie – Autres saisies – Ventes comptoir et sélectionnez la tâche Nouvelle remise en banque. Renseignez, si besoin, la banque par défaut des cartes bancaires puis ventilez votre remise par banque et type de remise. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 9. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ? Pour consulter un compte, accédez au menu Consultation / Lettrage – Consultation / Lettrage ou au menu Quotidien / Saisie – Consultation / Lettrage. 9.1. L’en-tête La consultation de compte se fait par exercice comptable. Quelque soit l’état de votre exercice, vous pouvez sélectionner n’importe quel exercice du dossier à partir de la liste déroulante. La sélection du compte se fait dans le champ Numéro. Celui-ci peut être saisi directement dans le champ ou sélectionné dans la liste déroulante, qui reprend l'intégralité des comptes existants. Les informations suivantes sont reprises automatiquement, après la sélection du compte :  l’intitulé du compte, situé à droite du champ Numéro,  le solde des mouvements antérieurs à la période sélectionnée, si cette période ne débute pas au premier jour de l’exercice sélectionné, Un ensemble de filtres vous permet de sélectionner les lignes que vous voulez ou non afficher. Les sélections de filtres seront prises en compte immédiatement, sans action supplémentaire de votre part. 9.2. Le corps L'affichage des lignes d'écriture dans la consultation reprend les informations renseignées dans le masque de saisie. L'affichage des lignes d'écriture est directement dépendant des choix effectués sur les filtres de l’en-tête. 9.3. Le pied Deux lignes de totalisation sont affichées. Le solde de tout l’exercice indique le solde du compte à la fin de l’exercice sélectionné. Le solde des lignes sélectionnées cumule en temps réel la somme des montants débiteurs et des montants créditeurs des lignes que vous avez manuellement sélectionnées. PRISE EN MAIN 30 9.4. Accès à la saisie En double cliquant sur une ligne d'écriture ou en cliquant sur le bouton Saisie par journal ou en sélectionnant Saisie par journal dans le menu contextuel, il est possible d'être automatiquement positionné sur cette ligne d'écriture dans le journal et le mois de saisie ayant servi à l'enregistrer. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 10. COMMENT LETTRER UN COMPTE ? Le lettrage est une opération consistant à lettrer des factures avec leurs règlements. Les lignes non lettrées sont donc des lignes qui ne se compensent pas et / ou n’ont pas de rapport entre elles. Pour réaliser ce pointage, accédez au menu Quotidien / Saisie – Lettrage simplifié.  Dans le champ Compte, sélectionnez un fournisseur ou un client : les factures s’affichent alors dans la première liste, les règlements et avoirs dans la seconde.  Sélectionner une facture et son règlement.  Cliquez sur le bouton Lettrer, confirmez le code proposé et la date de lettrage : le code se reporte que ces lignes, ce qui signifie qu’elles sont lettrées.  Répétez l’opération pour toutes les factures réglées.  Visualisez les factures non réglées en sélectionnant Lignes non lettrées dans le filtre lettrage. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 11. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ? Le rapprochement bancaire est une opération qui consiste à pointer les opérations bancaires saisies dans le logiciel qui apparaissent dans vos relevés bancaires. Pour rapprocher un compte, vous devez accéder à la liste des rapprochements par le menu Quotidien / Saisie – Rapprochement bancaire. Ensuite, cliquez sur le bouton Ajouter ou utilisez la touche [Inser].  Choisissez la banque grâce au champ Compte à rapprocher.  Indiquez le Libellé et la Date de rapprochement et cliquez sur Valider.  Dans la fenêtre de rapprochement, saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde du relevé.  Pointez les lignes d’écritures en double-cliquant dessus ou grâce au bouton Pointer : les lignes pointées disparaissent. Pour les voir, indiquez Toutes dans le champ Lignes à afficher. Le code pointage, la date et le libellé du rapprochement sont inscrits sur ces lignes.  Une fois le pointage terminé, le champ Ecart de rapprochement doit être à zéro. comment établir une déclaration de TVA ? 31  S’il n’y a pas d’écart, sauvegardez le rapprochement et imprimez-le en cliquant sur l’icône de l’imprimante. Si l’écart de rapprochement n’est pas à zéro à la fin de l’opération, vérifiez les points suivants :  Certains règlements de votre relevé n’ont peut-être pas été saisis : saisissez-les avant de compléter le pointage.  Certains règlements n’ont peut-être pas été pointés : pointez bien tous les montants du relevé bancaire.  Certains règlements ont peut-être été pointés à tort, car ils ne sont pas sur le relevé bancaire : dépointez-les.  Le solde bancaire ou un règlement ont peut-être été saisis de façon erronée: rectifiez-les. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 12. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ? Pour que la déclaration de TVA se mouvemente correctement, il faut au préalable renseigner les informations sur le dossier et les fiches comptes. Pour établir une déclaration de TVA, vous devez accéder à la liste des Déclarations par le menu Quotidien / Saisie – Déclaration de TVA. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter.  Choisissez la déclaration à effectuer, indiquez la période et sélectionner les feuillets à inclure dans votre déclaration. Cliquez sur Valider.  Vous obtenez : o L’aperçu de la déclaration. o Des onglets avec les lignes d’écritures incluses dans la déclaration o Des onglets mentionnant : les lignes non déclarées, sur lesquelles une erreur a été détectée ; les lignes non imposables ; les télé-déclarations. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements pour remplir une déclaration. 13. COMMENT SAISIR UNE NOTE DE FRAIS ? Le logiciel vous permet de saisir ou d’importer des notes de frais et de gérer vos indemnités kilométriques. Pour cela, il vous faut accéder au menu Notes de frais. De là, il vous faut :  Créer un utilisateur pour chaque personne qui vous enverra des notes de frais. Définissez-y le compte dans lequel le montant total de la note de frais doit être comptabilisé ainsi que son ou ses véhicules.  Créer une catégorie pour chaque type de dépense de notes de frais (par exemple : essence, restaurant, indemnités kilométriques…). Dans chacune d’elle, définissez PRISE EN MAIN 32 les comptes comptables sur lesquels les charges et la TVA doivent être comptabilisées.  Créer une note de frais par utilisateur et par mois, pour intégrer vos lignes de dépenses. Une même note de frais peut contenir plusieurs lignes de dépenses, de type Indemnités kilométriques ou non. Ces lignes peuvent être saisies manuellement ou importées. Les éléments saisis dans les notes de frais doivent être comptabilisés pour être intégrés à la comptabilité. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 14. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ? Vous pouvez valider les écritures de façon globale ou écriture par écriture :  De façon globale : Accédez au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de journaux, sélectionnez les journaux et mois souhaités. Dans la barre de tâches, cliquez sur Valider les écritures.  Ecriture par écriture : Accédez au menu Quotidien / Saisie – Recherche d’écritures. Ouvrez une écriture en double-cliquant dessus ou grâce au bouton Modifier l’écriture comptable de la barre des tâches. Une fois l’écriture ouverte, cliquez sur Traitements sur les écritures + Valider l’écriture courante. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 15. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ? La clôture mensuelle permet d’empêcher la modification du journal. Les écritures qu’il contient doivent auparavant être validées. Pour clôturer mensuellement un journal, vous devez accéder au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de journaux. Pour clôturer tous les journaux d’un exercice en une seule action, vous pouvez sélectionner l’option procéder aux clôtures mensuelles disponible dans l’assistant de clôture annuelle. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. Comment cloturer un exercice ? 33 16. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? La clôture annuelle est une opération irréversible qui vise à rendre intangibles les éléments comptables de l’exercice courant. Vous pouvez y accéder par le menu Exercices / Clôtures – Clôture annuelle. L’exécution de cette opération consiste à faire vérifier par le logiciel le respect de certaines conditions (validation des écritures, clôture mensuelle des journaux…). La génération des A Nouveaux est indépendante de la clôture d’un exercice. En effet, il est possible de générer les A Nouveaux de deux manières différentes :  manuellement par le menu Exercices / Clôtures – Exercices, en sélectionnant l’exercice courant dans lequel les A Nouveaux doivent être comptabilisés puis à sélectionner Générer les A Nouveaux.  automatiquement à la création d’un exercice ou à la clôture d’un exercice en fonction des options choisies dans Paramètres – Société – Options comptables – A Nouveaux. Un visuel s’affiche lorsque vos A Nouveaux ne sont plus à jour. Ce visuel est affiché dans la Consultation, dans le Lettrage simplifié et dans la barre d’état de votre application. Cliquer sur ce visuel ouvre l’assistant de génération des A Nouveaux qui vous permet de lancer l’opération manuellement. D’autre part, lors de la création d’un dossier ou d’un exercice, il est possible de saisir manuellement une balance d’ouverture. Pour cela, accédez au menu Quotidien / Saisie – Saisie par journal puis sélectionner Saisir la balance d’ouverture dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 17. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM. PRISE EN MAIN 34 Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 18. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? Il est possible de lier un dossier d’une autre application à partir du menu Paramètres – Société. A partir de ce menu, vous pouvez consulter et modifier les dossiers liés par application. Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour d’autres applications. Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s’affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre elles. Si vous souhaitez modifier la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton Supprimer la liaison. Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 19. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNE ? Les signatures numériques peuvent être utilisées pour authentifier des documents et aviser les destinataires de la moindre modification du document. Les certificats peuvent être fournis par une autorité de certification (facturé) ou auto-signés (gratuit). Dans la pratique, les certificats auto-signés n'offrent pas au destinataire une preuve de l'identité du signataire. Seul, le signataire est garant de son certificat auto-signé. Pour envoyer un PDF signé depuis Open Line, vous devez donc disposer d’un certificat fourni par une autorité de certification (facturé) ou auto-signé (gratuit). Dans le cas où vous ne possédez pas de certificat fourni par une autorité de certification, vous avez la possibilité de :  Créer un certificat  Exporter puis importer le certificat afin qu’il soit reconnu comme Autorités de certification de racine de confiance. Quel que soit le type de certificat, vous devez le renseigner dans l’application EBP (Paramètres - Société - Général - Impression et export) pour qu’il soit pris en compte lors de l’envoi d’email. Comment envoyer un PDF signé ? 35 Remarque Un seul certificat peut être affecté à l’application Open Line. Après avoir sélectionné un document, cliquez sur Envoyer par mail de la barre des tâches (liste des documents) ou la barre d’outils (fiche document) ; choisissez le format Fichier PDF signé et cliquez sur Ok. L’écran de message s’affiche. Une fois l’adresse du tiers renseignée et le message saisi, cliquez sur le bouton Envoyer. Le tiers recevra l’email et l’ouvrira avec le document en pièce jointe. Il devra cliquer sur la barre de navigation (à gauche), dans le volet Signatures. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. . LES FONCTIONS AVANCEES 36 Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Compta Classic (OL Technology). L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LA GESTION DES FAVORIS A partir du volet de navigation, le menu Favoris vous permet d’ajouter, d’organiser et de renommer comme vous le souhaitez les fonctionnalités du volet de navigation. Pour cela, il faut ajouter des entrées de la barre de navigation en faisant un clic droit sur l’entrée choisie. Par exemple, à partir de la barre de navigation du menu Quotidien / Saisie, sur Consultation / Lettrage, réalisez un clic droit et cliquez sur Ajouter aux Favoris. Une fois dans les Favoris, grâce au clic droit, il est possible d’ajouter des dossiers, de renommer les actions / dossiers, de les déplacer ou de les supprimer. Remarque Une action ne peut être ajoutée qu’une seule fois dans les Favoris. 2. OPEN GUIDE Vous avez la possibilité de personnaliser des Open Guide pour chaque menu Quotidien / Saisie, Consultation / Lettrage, Exercices / Clôtures…. Chaque Open Guide personnalisé est disponible dans une liste déroulante. La fenêtre de personnalisation de l’Open Guide permet de saisir le nom de cet Open Guide, gérer les éléments et enregistrer l’Open Guide. Vous pouvez également utiliser des raccourcis clavier pour personnaliser l’Open Guide. Une fois votre Open Guide réalisé, vous devez l’enregistrer. Pour cela, cliquez sur le bouton Fermer ou sur la croix en haut à droite. Un message vous demande si vous souhaitez enregistrer les modifications, répondez Oui. Le tableau de bord 37 3. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes :  L'estimation de la Trésorerie qui affiche les soldes comptables des comptes bancaires ainsi que le solde des échéances (échues et à échoir) ;  Le comparatif des résultats cumulés qui compare le résultat de chaque mois de l’année civile en cours avec le résultat de chaque mois de l’année civile précédente Le comparatif des résultats cumulés qui compare le résultat comptable entre l'exercice courant et l'exercice précédent  Le comparatif entre le Chiffre d'affaires, le résultat net et la marge brute. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture et à chaque rafraîchissement du tableau de bord. Le tableau de bord est accessible depuis le menu Affichage – Tableau de bord. Une ouverture automatique peut être programmée par le menu Outils - Options - Général – Apparences. 4. LES RELEVES BANCAIRES Le logiciel vous permet de créer ou d’importer vos relevés bancaires. De là, vous pourrez directement procéder à la comptabilisation de vos lignes de relevés. Pour cela, accéder au menu Quotidien / Saisie – Rapprochement bancaire – Relevés bancaires. 5. LE GRAND LIVRE INTERACTIF Cet outil, disponible dans le menu Consultation / Lettrage permet une visualisation plus rapide du contenu d’un ou plusieurs comptes à l’écran en évitant les impressions. Depuis cet écran, il est possible de saisir par journal, consulter un compte, le lettrer en automatique mais également de voir l’échéancier d’une ligne ou le document lié à cette ligne. 6. LA BALANCE INTERACTIVE Cet outil, disponible dans le menu Consultation / Lettrage, permet d’afficher à l’écran le cumul des mouvements débiteurs et créditeurs d’un ou plusieurs comptes. Il est possible depuis cette balance de consulter un compte et de lancer le lettrage automatique. LES FONCTIONS AVANCEES 38 7. REPORTS ON LINE Un espace de publication appelé Reports On Line (http://reports-on-line.ebp.com) vous permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line. Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de consultation. A partir de votre dossier, vous choisissez les éléments (états d'impressions et listes des données) que vous souhaitez diffuser sur Reports On Line, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence de diffusion. 8. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT Cet outil permet de :  Recevoir des données, c’est à dire de réaliser des importations d’écritures d’autres logiciels dans le logiciel EBP.  Transmettre des données, c’est à dire de réaliser des exportations d’écritures du logiciel EBP vers d’autres logiciels. 9. L’IMPORT PARAMETRABLE Par le menu Outils – Imports /Exports – Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'importation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer la procédure. Vous pouvez sélectionner le type d’import désiré. Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez définir :  le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de  Codage du fichier...),  le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte,  les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer. Après avoir visualisé un résumé des éléments à importer que vous avez sélectionnés précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements ajoutés, modifiés et non importés est affiché. Dans le cas où l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton Afficher le détail. Les fonctionnalités disponibles 39 10. LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES Le logiciel vous permet d’activer ou non certaines fonctionnalités. Pour cela, il vous suffit de sélectionner les fonctionnalités que vous désirez dans l’assistant de création de dossier ou, après la création de dossier, de les sélectionner dans Paramètres – Société – Fonctionnalités Disponibles. 11. LE JOURNAL DES EVENEMENTS Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements. Il stocke les informations concernant :  la clôture mensuelle,  la validation des écritures,  le changement de type de numérotation d’un journal… Lors de certaines opérations telles que la clôture mensuelle, la validation d'écritures ou la modification du type de numérotation d'un journal... des logs automatiques ou avec justification sont effectués. Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des Impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements. 12. L’ARCHIVAGE DES DONNEES Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du Bulletin Officiel des Impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils – Archivage. Sélectionnez le dossier à archiver et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Lancer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type Archives_Nomdel’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip. LES FONCTIONS AVANCEES 40 13. ÉCHANGES CLIENTS / EXPERT Un client et son expert peuvent créer un fichier d’échange contenant une partie des bases d’un dossier. La chronologie des échanges est la suivante : - Lorsque le client a terminé de travailler et qu’il désire transmettre son dossier à son expert, il lui suffit d’utiliser l’assistant Envoyer le dossier à l’expert-comptable du menu Outils. - Pour que l’expert reçoive le dossier client, il lui suffit d’utiliser l’assistant Recevoir le dossier du client. - Une fois que l’expert a terminé de travailler sur le dossier, il doit le renvoyer à son client en utilisant l’assistant Renvoyer le dossier au client. - Pour que le client reçoive son dossier et puisse recommencer à travailler, il lui suffit d’utiliser l’assistant Recevoir le dossier de l’expert-comptable. Que vous soyez client ou Expert, tant que le dossier est en état Envoyé, il ne vous est pas possible d’exécuter de nouveaux traitements. Seules les fonctionnalités de consultation seront utilisables. 14. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT Cet assistant de création de modèle de document, vous permet de personnaliser certains modèles d'impression des documents que nous vous proposons dans le logiciel et d’en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants. Pour ouvrir l'éditeur de modèle à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre principale d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez à l'assistant en cliquant sur le bouton Modifier le modèle disponible dans la barre d'outils : vous arrivez alors automatiquement sur l'assistant de création de modèle. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de modèle. Les étapes de création sont :  Choix du type de modèle : catégorie du modèle (Grand Livre, Balance...),  Choix du style de l'entête du document,  Choix des données présentes dans l'entête du document,  Choix des données présentes dans le corps du document,  Choix des données présentes dans le pied du document,  Choix de la mise en forme du modèle,  Nom du modèle,  Résumé des éléments que vous avez choisis précédemment. A la dernière étape, cliquer sur Lancer pour créer/modifier le modèle. 41 Index A A nouveaux ..........................................................................................................33 Accès au service technique..................................................................................18 Activer mon logiciel ..............................................................................................20 Aide sur EBP Compta Classic (OL Technology) ..................................................14 Archivage des données........................................................................................39 B Balance d’ouverture .............................................................................................33 Balance interactive...............................................................................................37 C Clôture annuelle...................................................................................................33 Clôture mensuelle ................................................................................................32 Communication Entreprise-Expert........................................................................38 Compte ................................................................................................................25 Configuration minimale.........................................................................................18 Consultation d'un compte .....................................................................................29 Création de dossier..............................................................................................21 Création de modèle..............................................................................................40 D Dates d'exercices ...........................................................................................21, 24 Déclaration de TVA ..............................................................................................31 E Échanges clients / expert .....................................................................................40 Echéancier...........................................................................................................37 Ecran de travail ....................................................................................................22 Ecritures de simulation .........................................................................................26 Encaissement.......................................................................................................28 Exercice courant ..................................................................................................24 Exercices comptables ..........................................................................................24 F Facture d’achat ....................................................................................................28 42 Facture de vente ..................................................................................................28 Favoris .................................................................................................................36 Fonctions avancées .............................................................................................36 G Gestion des fenêtres ............................................................................................24 Grand Livre interactif............................................................................................37 I Import paramétrable.............................................................................................38 Indemnités kilométriques......................................................................................31 Initialisation du dossier.........................................................................................23 Installation............................................................................................................19 J Journal .................................................................................................................25 Journal des événements ......................................................................................39 L Lancement du logiciel...........................................................................................20 Lettrage automatique ...........................................................................................37 Lettrage simplifié ..................................................................................................30 Lettrer un compte .................................................................................................30 Lier un dossier d'une autre application .................................................................34 M Modèle .................................................................................................................40 Mot de passe........................................................................................................23 N Notes de frais.......................................................................................................31 Numérotation des pièces......................................................................................25 O Open Guide..........................................................................................................36 Options du dossier ...............................................................................................23 Ouverture de l'application.....................................................................................23 P PDF Signé............................................................................................................34 Plan comptable ....................................................................................................21 43 R Racines non autorisées........................................................................................25 Rapprochement bancaire .....................................................................................30 Relevés bancaires................................................................................................37 Remise en banque ...............................................................................................28 Reports On Line...................................................................................................38 S Saisir dans un guide.............................................................................................27 Saisir dans un journal...........................................................................................26 Saisir une écriture comptable ...............................................................................27 Sauvegarde..........................................................................................................33 T Tableau de bord...................................................................................................37 Ticket Z ................................................................................................................28 Traitements sur les écritures ..........................................................................26, 32 TVA..........................................................................................................23, 25, 31 V Validation des écritures ........................................................................................32 Ventes comptoir ...................................................................................................28 Business Plan Classic (OL Technology) pour Windows XP ou Vista ou 7 ou 8 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2014 EBP Informatique, édition Mai 2014 3 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou analogue. Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spéciale « mode locatif ») ou d’un hébergement (sauf par une licence spéciale « mode hébergé » ou « saas » ou encore « mode RDS » pour les intégrateurs-hébergeurs sélectionnés par EBP) à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00 En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. 4 Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. 5 En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Article 9. Cas particulier des logiciels sous environnement MAC Ces logiciels ne sont disponibles chez EBP qu’en version monoposte. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières (les annexes et Conditions Particulières sont disponibles sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditions-generales-devente.html), à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. 6 En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de 7 produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. 8 Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. 9 C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. D. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on line Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et écrite d’EBP. Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air - 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans toutefois intervenir au contrat. Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de la connexion au service et a de son utilisation. Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients. Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou bien ayant souscrit au service Reports On Line. 10 L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image) Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer... La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous) Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) : Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le client est en mode évaluation. Il peut créer :  un compte  une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité de comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement) Le client peut publier :  avec une limite à 2 pages par document  avec une limite de 5 documents maxi par licence EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne. Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en contactant son revendeur EBP. Responsabilité d’EBP: EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations. Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de survenance du fait générateur de responsabilité. 11 Responsabilité du Client: Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux besoins du Client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line. Conditions financières : Tarifs indicatif au 1-02-2012 Gammes Pratic et Classic Par pack de 3 utilisateurs 3 euros HT/mois Soit 36 euros HT/an Gamme PRO Par pack de 3 utilisateurs 6 euros HT/mois Soit 72 euros HT/an Ligne PME Par pack de 3 utilisateurs 12 euros HT/mois Soit 144 euros HT/an Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :  en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs  PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et services EBP Résiliation du contrat du fait du Client : En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ». Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des droits d’un tiers. Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de l’article L 121-20 du Code de la Consommation. 12 Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi « Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles informations recueillies par lui. Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les Yvelines. E. Conditions de vente aux particuliers Droit de rétractation Principe Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés. "Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services. L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme." Effets Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la consommation, art. L 121-20-1) Exceptions Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la consommation, art. L 121-20-2):  fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du consommateur avant la fin du délai de sept jours francs  fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le consommateur  Tarifs indiqués sur le site Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans préavis. v3.3 juin 2013 13 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Business Plan Classic (OL Technology) et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traitées dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis  Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 15 Table des matières TABLE DES MATIERES.................................................................................... 15 INSTALLATION................................................................................................. 17 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 17 1.1. Accès au service technique ......................................................................... 17 1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 17 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 18 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 19 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 19 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 19 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?............Erreur ! Signet non défini. 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ....Erreur ! Signet non défini. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 21 6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 22 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 23 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 23 1.1. Les coordonnées du dossier........................................................................ 23 1.2. Les paramètres du dossier .......................................................................... 23 2. COMMENT UTILISER LES FICHES DE SAISIE ? ......................................... 23 2.1. Créer une fiche............................................................................................ 23 2.2. Modifier une fiche ........................................................................................ 24 2.3. Annuler une modification sur une fiche ........................................................ 24 2.4. Supprimer une fiche .................................................................................... 24 2.5. Les Notes perso .......................................................................................... 24 2.6. Les documents associés ............................................................................. 25 3. COMMENT SAISIR LES PREVISIONS ? ....................................................... 25 3.1. Accès aux Prévisions .................................................................................. 25 3.2. Généralité sur les Prévisions ....................................................................... 25 3.3. Spécificités .................................................................................................. 26 16 4. COMMENT CONSULTER LES RESULTATS ?.............................................. 28 4.1. Les tableaux de résultats............................................................................. 29 4.2. Les graphiques et les ratios......................................................................... 30 5. COMMENT REPRENDRE UNE ENTREPRISE ?........................................... 30 6. COMMENT ACCEDER AU RAPPORT ?........................................................ 31 6.1. Elaboration du rapport ................................................................................. 31 6.2. Insérer un résultat ou une variable............................................................... 31 7. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?............................................ 32 8. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? ................. 32 9. COMMENT ENVOYE UN PDF SIGNE ? ........................................................ 33 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 34 1. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 34 2. TYPES DE CONSULTATION DES RESULTATS........................................... 35 2.1. Les filtres et options d’affichage................................................................... 35 2.2. Le graphique dynamique ............................................................................. 35 3. LES IMPRESSIONS ET LES EXPORTATIONS ............................................. 35 3.1. L’impression et l’exportation des grilles ....................................................... 35 3.2. La génération du rapport ............................................................................. 36 4. LES RESULTATS COMPARATIFS................................................................ 36 5. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?............................................ 37 6. LA GESTION DES FAVORIS......................................................................... 37 7. REPORTS ON LINE....................................................................................... 38 INDEX................................................................................................................ 40 NOTES .............................................................................................................. 43 Avant de commencer 17 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0821 61 20 00 (0,09€/min)  Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour les versions monoposte et réseau jusqu’à 4 poste (1) est la suivante :  Processeur : P4 2 GHz ou équivalent  Mémoire : 3 Go  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Espace disque libre : 2 Go Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits), Windows 8 (32 bits & 64 bits). INSTALLATION 18 (1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur). Contactez notre réseau de revendeurs. Remarque Windows® XP, Vista, 7 et 8 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Business Plan Classic (OL Technology). 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP. 9. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. Comment lancer mon logiciel ? 19 10. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP Business Plan Classic (OL Technology). 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que l’utilisation du logiciel sera limitée en nombre de donnée et en consultation : 3 prévisions par type de prévision, impossible de consulter un tableau de résultat et l’export et l’impression des résultats seront bloqués. Au-delà, vous devrez saisir votre code d’activation. Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.1. Activation du logiciel Vous avez plusieurs possibilités pour activer le logiciel : -Activer par Internet : Activation automatique par Internet via un assistant. Vous devez avoir en votre possession votre n° de licence et Clé web fournis par EBP. -Activer Manuellement : La procédure d’activation est à effectuer via le logiciel. Vous devez avoir préalablement communiqué votre clé PC par courrier, téléphone ou email à cotre conseiller EBP. 4.1.1. Activation par internet Suite au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel. La page d’activation s’ouvre, cliquez sur l'option "Activer par internet". L’activation du logiciel se faisant via le site Internet EBP, la connexion à notre site Web se réalisera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Muni de votre n° de licence et Clé web, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d'Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel. INSTALLATION 20 4.1.2. Activation manuelle Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel. La fenêtre d'activation s'ouvre, cliquez sur l’option « Activer Manuellement ». Vous avez alors accès aux zones suivantes : -La Clé PC Elle est renseignée automatiquement et est indispensable pour l'activation de votre logiciel. -Le nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier en respectant la même syntaxe (points, majuscules). -Le numéro de licence Vous devez saisir ici le numéro de licence indiqué sur le courrier "Licence d’Utilisation" joint à la boîte du logiciel. -La clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. -Le code d’activation Vous devez saisir ici le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espace ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton « Activez votre logiciel ». 4.2. Messages suite activation Suite à l’activation, un message vous avertit du résultat de l’activation. Si vous n’avez pas saisi de n° de licence ni de clé web. Ces informations ne sont pas obligatoires, vous pouvez continuer l'activation ou les renseigner. Toutefois si vous ne les renseignez pas, vous ne pourrez pas réaliser certains traitements car ils sont liés à ces champs (Reports On Line (ROL), Sauvegarde en ligne). Si le code d’activation a été correctement saisi, un message de Félicitation vous indique : -La version du logiciel correspondant à ce code, -Le nombre de postes, -Le nombre de dossiers, -Le lot de fonctions limitées dans le temps (SDK) : Ces fonctionnalités correspondent à la possibilité de réaliser des traitements sur les données de votre dossier par ligne de commande sans ouvrir le logiciel (comme des imports, impressions …). -Le/les module/s disponibles, -La date d’expiration du lot de fonctions limitées dans le temps. Cette date est liée à votre contrat de service. Lorsque vous n’avez plus de contrat de service et que vous exécutez une ligne de commande, un message vous avertit que votre activation ne vous permet pas/plus d’avoir accès à la fonction (Cette fonction est aussi appelée SDK).Si vous êtes dans ce cas, nous vous conseillons de contacter votre revendeur ou le Service Clients EBP au 01 34 94 80 20. A la validation du message de félicitation, vous pouvez créer ou ouvrir votre dossier. Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Comment créer mon dossier ? 21 Il contient également le nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code valide. Vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? - Activer votre logiciel. A tout moment, vous pouvez vérifier les éléments concernant l'activation de votre logiciel en passant par le menu ? - A propos. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur Créer un nouveau dossier depuis l’écran de d’accueil ou activez le menu Fichier + Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez les coordonnées et informations de votre société, ainsi que les dates d’exercice. Les dates de l’exercice suivant vous sont automatiquement proposées. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. Votre dossier de travail sera ensuite créé à partir de ces informations et sera nommé «Mon dossier». Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. INSTALLATION 22 6. ECRAN DE TRAVAIL Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants La barre de statut affiche le nom de la base ouverte Les menus La barre de navigation Cliquez ici pour accéder à la liste de vos prévisions ou bien sur le bouton pour créer une fiche Comment initialiser mon dossier ? 23 Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un devis, d’une facture, dans la saisie d’un règlement ou dans la création d’un rapprochement ou le lettrage d’un compte. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 1.1. Les coordonnées du dossier Afin de modifier ou compléter les coordonnées saisies lors de la création du dossier, accédez au Coordonnées du menu Paramètres – Société. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir 1.2. Les paramètres du dossier Afin de modifier les paramètres de votre dossier saisis lors de la création du dossier, vous pouvez accéder à vos préférences dossier par le menu Paramètres – Mon hypothèse. Certaines fiches de prévisions et les paramètres de celles-ci seront modifiés en fonction de ces nouveaux paramètres, et vous guideront ainsi dans l’élaboration de votre Business Plan. 2. COMMENT UTILISER LES FICHES DE SAISIE ? 2.1. Créer une fiche Toutes les fiches peuvent être créées au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel. Toutefois, certaines fiches sont déjà proposées telles que les TVA, les Saisonnalités et les Profils de personnel. Si vous créez votre dossier depuis un squelette existant, vous aurez également des fiches d’Investissements, de Charges externes et d’Impôts & taxes de proposées. Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de fiche que vous souhaitez créer dans l'arborescence, exemple "Ventes", puis cliquez sur le bouton Ajouter qui se trouve dans la barre de menu, ou bien par le menu contextuel accessible par un clic droit ou encore par le bouton Inser du clavier. PRISE EN MAIN 24 Remplissez alors les principales informations concernant la fiche ajoutée puis, par le bouton Enregistrer que vous trouverez en haut de la fiche, enregistrez les informations saisies. 2.2. Modifier une fiche L'accès à la modification d'une fiche peut se réaliser de deux façons :  Soit en se positionnant dans la liste des Ventes, par exemple, et en double cliquant sur la fiche que vous souhaitez modifier.  Soit en sélectionnant la fiche souhaitée et en cliquant sur l’action Modifier de la barre de menu en haut de la liste. Une fois sur la fiche, il suffit de saisir les informations souhaitées. Toutes les zones modifiables seront alors visibles par leur fond blanc. Une fois la modification réalisée, le bouton Enregistrer, que vous trouverez en haut de la fiche, permettra d'enregistrer les modifications. 2.3. Annuler une modification sur une fiche Lors de la saisie ou de la modification d'une fiche, il est possible d'annuler le travail effectué. Pour cela, vous devez cliquer sur le menu Edition+ Annuler qui se trouve dans la barre de menu de la fiche. Les modifications apportées seront alors supprimées et la fiche retrouvera son état initial. 2.4. Supprimer une fiche La suppression d'une fiche se fera par l'intermédiaire de la liste, exemple les "Ventes", ou directement dans la fiche en question. Pour supprimer une fiche, il suffit de se positionner sur la ligne concernée dans le tableau récapitulatif et de cliquer sur le bouton Supprimer qui se trouve en haut de la liste. Remarque La création et la suppression d’une fiche peuvent être réalisées à partir du menu contextuel (clic inverse de la souris) de la barre de navigation de gauche. Pour plus d’informations, reportez-vous à l’aide en ligne. 2.5. Les Notes perso Chaque fiche de prévision pourra être accompagnée d’une note. Plusieurs outils sont disponibles dans cette note :  Un correcteur d’orthographe,  Une barre de police Pour avoir plus de détail sur les notes perso, reportez-vous à l’aide en ligne. Comment saisir les prévisions ? 25 2.6. Les documents associés Chaque fiche de prévision pourra être accompagnée d’un document. Ce document peut être sous forme d’un fichier ou d’une adresse Web. Pour avoir plus de détail sur les documents associés, reportez-vous à l’aide en ligne. 3. COMMENT SAISIR LES PREVISIONS ? 3.1. Accès aux Prévisions Pour accéder à la saisie des prévisions, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie haute de l’écran. Il est toutefois possible d'accéder aux prévisions par l'intermédiaire du menu Prévisions. Cette partie permet de paramétrer les principales fiches du dossier. Vous retrouverez donc les prévisions suivantes :  Les Investissements (incorporels, corporels et financiers)  Les Financements (Apports en capital, Comptes courants d’associé, Emprunts, Crédits bails, Subventions) ;  Les Ventes (Négoce, Produits & services);  Les Achats (Marchandises, Matières premières, Services);  Les Charges Externes ;  Le Personnel (Rémunérations des salariés, Rémunérations du dirigeant, Prélèvement de l’exploitant, Cotisations TNS, Taxes assises sur les salaires) et les Autres charges de personnel ;  Les Impôts & Taxes (autres que IS) ; 3.2. Généralité sur les Prévisions Chaque type de prévisions possède une liste récapitulative des différentes fiches créées. Cette liste synthétise les principales informations pour vous aider dans l’analyse des résultats. Pour créer une nouvelle fiche de prévision, vous devez vous placer sur le type de prévision souhaité (exemple : "Ventes"), puis, depuis la liste, cliquez sur le bouton Ajouter qui se trouve en haut, à gauche de l'écran. Toutes les fiches se décomposent en trois parties : la définition, les options, la grille  La définition permet de renseigner les champs obligatoires à la création ainsi que les informations principales liées à la prévision  la grille, saisissable ou non selon les prévisions, vous permet de saisir ou de consulter les données.  les options, initialisées par défaut avec les valeurs définies à la création de dossier. Toutefois, il vous sera possible d’adapter ces zones aux différents cas que vous voudrez traiter. PRISE EN MAIN 26 Une fois la saisie des options réalisée, il ne vous restera plus qu’à saisir les montants. Ainsi tous les calculs se feront pour alimenter vos résultats. Sur chaque fiche, ainsi que sur chaque liste, il vous sera possible de saisir des Notes par l’intermédiaire d’un onglet prévu à cet effet. 3.3. Spécificités Pour l’ensemble des prévisions le principe reste identique. Une fois la saisie des options réalisées, il ne vous restera plus qu’à saisir le ou les montants nécessaires aux différents tableaux de résultats. 3.3.1. Les investissements Trois types d’investissements sont possibles : Incorporels, Corporels ou Financiers. Les amortissements se calculeront automatiquement en fonction des options saisies. 3.3.2. Les financements On distingue deux grandes catégories de financements. Les financements dont la fiche reste du type standard avec une grille Montant et un onglet Options. Pour les Apports en Capitaux et les Comptes Courants, la saisie des informations reste la même. Toutefois pour les Emprunts et les Crédits-Bails toutes les informations devront être saisies dans la partie Définition. L’onglet Montant, de la partie grille, permettra de mettre en avant le calcul des différentes échéances, la grille sera donc entièrement non saisissable. La subvention d’exploitation est une aide financière non remboursable accordée le plus souvent par l'Etat ou une Collectivité locale. Les subventions d'investissements ont pour objet d'aider l'entreprise à acquérir certains équipements. 3.3.3. Les ventes Trois types de ventes sont possibles, le type Marchandises (Produits achetés puis revendus sans avoir subi de transformation) le type Production (Tous les produits issus de la production réalisés par l’entreprise), et le type Services (Tous les services réalisés par l’entreprise). Remarque A partir des préférences utilisateurs vous pouvez choisir de visualiser la colonne % évol. A partir de celle-ci, vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou mensuel de vos ventes pour les années supérieures au premier exercice. 3.3.4. Les achats Une prévision d’achat peut-être créée  Soit de manière autonome, à partir de la liste des achats en cliquant sur le bouton Ajouter. Le calcul automatique des stocks ne sera pas disponible, Comment saisir les prévisions ? 27  Soit liée à une vente, en ajoutant une fiche achat depuis la fiche Vente ou bien depuis la fiche Achat, dans le champ Vente associée. Le montant des prévisions d’achats sera calculé en fonction d’un Taux de Marge/Marque ou d’un Coefficient appliqué aux Ventes, par rapport au type de cette vente. Le calcul automatique des stocks sera alors disponible. Remarque A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou mensuel de vos achats pour les années supérieures au premier exercice. Pour avoir plus de détail sur les prévisions d’achats, reportez-vous à l’aide en ligne. 3.3.5. Les charges externes & autres achats Les Charges externes & autres achats, sont toutes les charges qui devront être prises en compte dans le plan d’affaires mais qui ne sont pas liées directement aux ventes. On distingue deux types de charges :  les charges Fixes : Elles sont des frais réguliers qu'engendre l'existence de l'entreprise quel que soit son niveau d'activité.  les charges Variables : Egalement appelées "charges fonctionnelles" elles sont les charges qu'engendre directement l'activité de l'entreprise. Remarque A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou mensuel de vos charges pour les années supérieures au premier exercice. 3.3.6. Les charges de personnel Les Rémunérations du personnel permettent de mettre en avant l’ensemble des coûts qui sont liés aux frais de personnel. Deux types de profils par défaut sont disponibles les Salariés et les Gérants assimilés salariés. La fonction Equivalent Temps Plein (ETP) vous permettra de gérer le personnel équivalent sur un même poste. Par exemple : Si vous avez besoin de 2 commerciaux pour votre entreprise, si ceux-ci ont le même profil, vous n’avez pas besoin de créer 2 fiches. Suite à la création de la fiche pour le 1er commercial, vous devez indiquer 2 dans la colonne ETP. La rémunération du dirigeant est accessible uniquement dans le cadre d’une société avec un dirigeant majoritaire. Cette fiche permet de rendre compte des versements attribués au dirigeant. De manière générale ces charges seront jugées déductibles du résultat fiscal de l’entreprise. PRISE EN MAIN 28 Le prélèvement de l’exploitant est accessible uniquement dans le cadre d’une entreprise individuelle. Il permet de mettre en avant les versements que l’exploitant effectue pour son compte personnel. Les cotisations des travailleurs non salariés sont utiles dans le cadre d’une entreprise individuelle ou d’une société avec un dirigeant majoritaire. Il s’agit des cotisations sociales dont l’exploitant ou le dirigeant majoritaire doit s’acquitter lorsqu’il ne dispose pas d’un contrat de travail au sein de l’entreprise. Vous trouverez les prévisions suivantes :  Allocations familiales  Maladie  Retraite  Invalidité-Décés  CSG-CRDS Il vous suffit de renseigner la base de calcul qui doit correspondre à votre résultat N-1, les taux de cotisations sont renseignés par défaut selon la structure de votre entreprise (Régime social, Nombre de salariés). Les taxes assises sur salaires sont calculées automatiquement à partir des rémunérations versées aux salariés. Elles seront inclues dans les résultats si vous les avez sélectionnées lors de la création de dossier. Les autres charges de personnels restent sur le même principe que les autres fiches. 3.3.7. Les impôts et taxes Le principe de création de fiche reste le même que pour les autres prévisions. Dans l’onglet Montant, vous devez saisir le montant d’impôt que vous estimez devoir payer. Pour avoir plus de renseignement et un exemple de saisie de la ventilation d’impôt, reportez-vous à l’aide en ligne. 4. COMMENT CONSULTER LES RESULTATS ? Pour consulter les résultats du Business Plan, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder aux résultats par l'intermédiaire du menu Résultats. Cette partie vous permet de visualiser tous les chiffres obtenus grâce aux différentes saisies effectuées pour l’élaboration du Business Plan. Vous retrouverez donc une liste de tableaux, des graphiques et des ratios. Comment consulter les résultats ? 29 Pour les consulter, il vous suffit de cliquer sur la tuile du tableau, graphique ou ratio que vous souhaitez consulter comme présenté sur l’écran suivant : 4.1. Les tableaux de résultats Les tableaux de résultats disponibles sont :  Le compte de résultat,  Le tableau de trésorerie,  Le seuil de rentabilité,  Le bilan,  Les tableaux concernant le fonds de roulement (EBP Business Plan Edition PME et EBP Business Plan Expert),  Les tableaux de financements (EBP Business Plan Edition PME et EBP Business Plan Expert),  Les récapitulatifs de TVA : ils permettent d’expliquer, exactement, comment la TVA due ou le crédit de TVA sont calculés. Les tableaux disponibles Accédez par la barre de menu aux tableaux, graphiques ou ratios disponibles. PRISE EN MAIN 30  Les autres récapitulatifs (EBP Business Plan Edition PME et EBP Business Plan Expert). Pour avoir plus de détail sur le contenu des tableaux, reportez-vous à l’aide en ligne. Vous retrouverez ces différents résultats dans le Rapport (Partie Rapport située en bas à gauche dans la barre de navigation). 4.2. Les graphiques et les ratios EBP Business Plan propose l'analyse de l'ensemble des résultats sous forme de graphiques ou ratios. Ils sont une interprétation des tableaux précédents. Chaque graphique ou ratio est défini par son nom. L'onglet Définition permet de voir les paramètres qui constituent :  le graphique : Eléments, Couleur du graphique, Plafond ;  le ratio : le Numérateur, le Dénominateur, l’Unité (pourcentage, jour, montant) et la description du ratio. Dans la version EBP Business Plan Expert, vous pourrez créer vos propres graphiques et vos propres ratios. Un onglet Notes vous permettra de saisir des annotations sur le graphique ou ratio. Tous les graphiques et ratios sont imprimables ou exportables. Pour avoir plus de détail sur les graphiques et ratios disponibles, et sur la création de ceux-ci, reportez-vous à l’aide en ligne. 5. COMMENT REPRENDRE UNE ENTREPRISE ? Il vous est possible de récupérer la balance de votre exercice antérieur par le menu Paramètres + Reprise N-1. L’import paramétrable vous permet d’importer une balance sous quelque format que ce soit. Pour avoir plus de détail sur l’import de la balance, reportez-vous à l’aide en ligne. Certains soldes comptables de votre balance ont un impact sur les années suivantes, et notamment sur la trésorerie prévisionnelle. Les ventilations suivantes sont donc disponibles.  Les dettes fournisseurs  Les intérêts courus en compte courants  Les remboursements des comptes courants  Les créances clients  Les créances ou dettes d’IS  Les subventions  La TVA Comment accéder au Rapport ? 31  Les PCA ou CCA Pour les éléments acquis ou conclus sur une période antérieure à la date de reprise de l’activité, il est conseillé de créer directement une fiche de prévision (Investissement, Emprunt, Crédit bail). Ou bien encore de saisir directement les informations dans les fiches existantes comme pour le Stock initial. 6. COMMENT ACCEDER AU RAPPORT ? Pour accéder à la rédaction et à la génération du rapport, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder au dossier par l'intermédiaire du menu Rapports. Cette partie vous permet d'argumenter puis de générer un fichier PDF que vous remettrez à vos financiers. 6.1. Elaboration du rapport EBP Business Plan Open Line vous propose un certain nombre de chapitres par défaut ainsi qu’un modèle de rapport que vous pouvez modifier ou compléter en créant vos propres chapitres. Pour structurer vos rapports, vous pouvez cliquez sur Sélectionner vos chapitres, et depuis cette fenêtre déplacer l’ordre des chapitres, en ajouter ou bien en supprimer. Remarque La mise à jour de la table des matières n’est pas nécessaire, elle sera faite automatiquement à la génération du PDF. Toutefois, vous pouvez activer la mise à jour manuellement par l’action Mise à jour de la table des matières. Une fois votre rapport rédigé, vous pouvez Générer un document Pdf, que vous pourrez ensuite imprimer ou transférer par mail à vos collaborateurs. Lors de cette étape vous pourrez définir vos entêtes et pied de page. Pour avoir plus de détail sur la création de rapport, reportez-vous à l’aide en ligne. 6.2. Insérer un résultat ou une variable Afin de présenter un rapport concluant et d’argumenter vos propos, vous pouvez insérer tous vos tableaux, graphiques ou ratios depuis l’action Insérer un résultat. PRISE EN MAIN 32 Ou bien encore ajouter des variables qui vous permettront d’afficher les valeurs issues de vos résultats sans vous préoccupez de la mise à jour des valeurs. Remarque La mise à jour des données des résultats n’est pas nécessaire, elle sera faite automatiquement à la génération du PDF. Toutefois, vous pouvez activer la mise à jour manuellement par l’action Mise à jour des résultats. Pour avoir plus de détail sur l’insertion des résultats, reportez-vous à l’aide en ligne. 7. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM. Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). 8. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? Il est possible de lier un dossier d’une autre application à partir du menu Paramètres – Société. A partir de ce menu, vous pouvez consulter et modifier les dossiers liés par application. Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour d’autres applications. Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s’affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre elles. Si vous souhaitez modifier la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton Supprimer la liaison. Comment envoyé un pdf signé ? 33 Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié. 9. COMMENT ENVOYE UN PDF SIGNE ? Les signatures numériques peuvent être utilisées pour authentifier des documents et aviser les destinataires de la moindre modification du document. Les certificats peuvent être fournis par une autorité de certification (facturé) ou auto-signés (gratuit). Dans la pratique, les certificats auto-signés n'offrent pas au destinataire une preuve de l'identité du signataire. Seul, le signataire est garant de son certificat auto-signé. Pour envoyer un PDF signé depuis Open Line, vous devez donc disposer d’un certificat fourni par une autorité de certification (facturé) ou auto-signé (gratuit). Dans le cas où vous ne possédez pas de certificat fourni par une autorité de certification, vous avez la possibilité de :  Créer un certificat  Exporter puis importer le certificat afin qu’il soit reconnu comme Autorités de certification de racine de confiance. Quel que soit le type de certificat, vous devez le renseigner dans l’application EBP (Paramètres -Société - Général - Impression et export) pour qu’il soit pris en compte lors de l’envoi d’email. Remarque Un seul certificat peut être affecté à l’application Open Line. Après avoir sélectionné un document, cliquez sur Envoyer par mail de la barre des tâches (liste des documents) ou la barre d’outils (fiche document) ; choisissez le format Fichier PDF signé et cliquez sur Ok. L’écran de message s’affiche. Une fois l’adresse du tiers renseignée et le message saisi, cliquez sur le bouton Envoyer. Le tiers recevra l’email et l’ouvrira avec le document en pièce jointe. Il devra cliquer sur la barre de navigation (à gauche), dans le volet Signatures. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’avoir plus de détail sur les PDF signés. LES FONCTIONS AVANCEES 34 Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Business Plan. 1. LE TABLEAU DE BORD Le Tableau de Bord permet d'obtenir une synthèse de votre Business Plan. Remarque Les données affichées sont mises à jour en temps réel, au moment des saisies. Vous pouvez visualiser les informations suivantes :  La liste des recettes et dépenses récemment modifiées, pour vous permettre d’accéder rapidement aux prévisions les plus variables.  La liquidité de votre projet : Ce tableau est une version synthétique de vos encaissements et décaissements et votre situation de trésorerie à chaque fin de période.  La rentabilité du projet : Ce tableau est la version synthétique du seuil de rentabilité. Il vous permet de visualiser si votre projet est rentable et à quel moment. Il est accompagné du taux de marge globale.  Une présentation des données importantes sous forme de graphique : Ce graphique vous indique l'évolution du chiffre d'affaires, du coût total des charges et du résultat net sur les différentes périodes de votre Business Plan. Pour avoir plus de détail sur le tableau de bord, reportez-vous à l’aide en ligne. Types de consultation des résultats 35 2. TYPES DE CONSULTATION DES RESULTATS 2.1. Les filtres et options d’affichage La consultation des résultats est possible sous différentes formes. En fonction des paramètres, il est possible de visualiser certains résultats mensuellement, cumulée ou annuellement. Pour les consultations mensuelles et cumulées, un filtre pour les différents exercices est disponible. Si vous réalisez une reprise d’éléments antérieurs, vous disposerez de l’élément de visualisation : N-1. En fonction des filtres sélectionnés, plusieurs niveaux d’affichage des données sont possibles. Vous pourrez affiche différents niveau de Détail (Totaux, Rubriques, Sous-rubriques et Prévisions), pour des lignes Non valorisées et pour différents parties. Pour avoir plus de détail sur la consultation des résultats, reportez-vous à l’aide en ligne. 2.2. Le graphique dynamique Le graphique dynamique vous permet dans un premier temps de visualiser, de manière graphique, les résultats de votre tableau et dans un second temps de réaliser vos propres graphiques à partir des rubriques du tableau. L’option est disponible depuis la consultation d’un tableau de type statique, sous l’onglet Graphique dynamique. Pour construire votre propre graphique, vous devez cochez l’option Construire un graphique dans la barre de menu du graphique, puis par un clic gauche sélectionnez les rubriques que vous souhaitez représenter graphiquement. 3. LES IMPRESSIONS ET LES EXPORTATIONS 3.1. L’impression et l’exportation des grilles Tous les tableaux disponibles dans le logiciel EBP Business Plan Classic (OL Technology), dans les Prévisions comme dans les Résultats, peuvent être imprimés ou exportés. Pour imprimer, il suffit de vous placer dans le tableau souhaité, puis d'actionner l’icône Imprimer ou de passer par le menu Fichier + Imprimer. Pour exporter les données, il vous suffit d'actionner le bouton Aperçu puis de cliquer sur le bouton Exporter et choisir le format d’export. LES FONCTIONS AVANCEES 36 3.2. La génération du rapport EBP Business Plan Classic (OL Technology) vous propose un modèle par défaut de rapport personnalisable. Vous avez également la possibilité de créer vous-même deux autres modèles de rapport destinés, par exemple, à des interlocuteurs différents pour lesquels vous adopterez une présentation différente de votre rapport final. Afin de constituer un dossier percutant, il est possible d’insérer dans votre rapport certaines données saisies dans les prévisions ainsi que par les résultats qui en découlent. 4. LES RESULTATS COMPARATIFS EBP Business Plan Classic (OL Technology) vous permet de suivre année par année, l’écart entre les réalisations et vos prévisions initiales grâce résultats comparatifs estimé/réalisé. Pour cela, vous devez au préalable avoir importé une balance issue de votre logiciel de comptabilité par le menu Paramètres + Balances Réalisées. Enfin par le menu Résultats + Tableaux Comparatifs, vous aurez accès aux différents résultats comparatifs que vous propose EBP Business Plan Classic (OL Technology). Remarque Dans le cas où votre dossier est lié avec l’application EBP Compta Classic (OL Technology), il est possible de récupérer la balance directement depuis EBP Business Plan, sans faire d’export au préalable. Comment sauvegarder mon dossier ? 37 5. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM. Par le menu Outils – Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegarde et de lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). Après avoir sélectionné un document, cliquez sur Envoyer par mail de la barre des tâches (liste des documents) ou la barre d’outils (fiche document) ; choisissez le format Fichier PDF signé et cliquez sur Ok. L’écran de message s’affiche. Une fois l’adresse du tiers renseignée et le message saisi, cliquez sur le bouton Envoyer. Le tiers recevra l’email et l’ouvrira avec le document en pièce jointe. Il devra cliquer sur la barre de navigation (à gauche), dans le volet Signatures. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’avoir plus de détail sur les PDF signés. 6. LA GESTION DES FAVORIS Uniquement disponible en interface Classique , à partir du volet de navigation, le menu Favoris vous permet d’ajouter, d’organiser et de renommer comme vous le souhaitez les fonctionnalités du volet de navigation. Pour cela, il faut ajouter des entrées de la barre de navigation en faisant un clic droit sur l’entrée choisie. Par exemple, à partir de la barre de navigation du menu Quotidien / Saisie, sur Consultation, réalisez un clic droit et cliquez sur Ajouter aux Favoris. Une fois dans les Favoris, grâce au clic droit, il est possible d’ajouter des dossiers, de renommer les actions / dossiers, de les déplacer ou de les supprimer. Remarque LES FONCTIONS AVANCEES Une action ne peut être ajoutée qu’une seule fois dans les Favoris. 7. REPORTS ON LINE Un espace de publication appelé Reports On Line (http://reports-on-line.ebp.com) vous permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line. Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de consultation. A partir de votre dossier, vous choisissez les éléments (états d'impressions et listes des données) que vous souhaitez diffuser sur Reports On Line, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence de diffusion. reports on line 39 . INDEX Index A Accès au service technique..................................................................................17 Achats..................................................................................................................27 Aide sur EBP Business Plan Classic (OL Technology).......................................13 C Charges................................................................................................................27 Code d'activation.................................................................................................19 Création de dossier..............................................................................................20 D Dates d'exercices.................................................................................................20 Dossier final Généralités.......................................................................................................31 Génération .......................................................................................................37 E Ecran de travail....................................................................................................22 Exportation des grilles.........................................................................................36 F Fiches Annulation.......................................................................................................24 Création ...........................................................................................................23 Modification....................................................................................................24 Suppression .....................................................................................................24 Financements.......................................................................................................26 G Graphiques ..........................................................................................................30 41 I Impôts et taxes.....................................................................................................28 Impressions Des grilles........................................................................................................36 Dossier.............................................................................................................37 Exportations ....................................................................................................36 Installation...........................................................................................................18 L Lancement du logiciel .........................................................................................19 Lier un dossier d'une autre application ................................................................33 P PDF Signé ...........................................................................................................33 Personnels .....................................................................................................27, 28 Prévisions Accéder ...........................................................................................................25 Achats..............................................................................................................27 Autres charges de personnels ..........................................................................28 Charges............................................................................................................27 Cotisations TNS ..............................................................................................28 Financements...................................................................................................26 Généralités.......................................................................................................25 Impôts et taxes.................................................................................................28 Investissements................................................................................................26 Prélèvement de l’exploitant.............................................................................28 Rémunérations des salariés..............................................................................27 Rémunérations du dirigeant.............................................................................28 Subventions d'exploitation...............................................................................26 Subventions d'investissements.........................................................................26 Taxes assises sur salaires.................................................................................28 Ventes..............................................................................................................26 R Ratios ..................................................................................................................30 Reports On Line ..................................................................................................39 Reprise de societe................................................................................................31 Résultats Consultation ....................................................................................................29 Exportation......................................................................................................36 Graphiques ......................................................................................................30 Impression .......................................................................................................36 Le graphique dynamique .................................................................................36 Ratios...............................................................................................................30 Tableaux..........................................................................................................30 Types de consultation ......................................................................................36 Résultats comparatifs ..........................................................................................37 S Sauvegarde ....................................................................................................32, 38 Subventions d'exploitation...................................................................................26 Subventions d'investissements.............................................................................26 T Tableau de bord...................................................................................................35 TVA ....................................................................................................................30 V Ventes..................................................................................................................26 43 Notes EBP Bâtiment Pour Windows XP, Vista, 7 et 8 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 08 11 65 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2014 EBP Informatique, édition Octobre 2014 EBP Bâtiment 3 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou analogue. Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spéciale « mode locatif ») ou d’un hébergement (sauf par une licence spéciale « mode hébergé » ou « saas » ou encore « mode RDS » pour les intégrateurs-hébergeurs sélectionnés par EBP) à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00 En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son 4 EBP Bâtiment installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données EBP Bâtiment 5 (transfert via internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Article 9. Cas particulier des logiciels sous environnement MAC Ces logiciels ne sont disponibles chez EBP qu’en version monoposte. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, 6 EBP Bâtiment Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières (les annexes et Conditions Particulières sont disponibles sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditions-generales-de-vente.html), à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de nonpaiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, EBP Bâtiment 7 sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est 8 EBP Bâtiment facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. EBP Bâtiment 9 Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « antivirus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences 10 EBP Bâtiment Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. D. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on line Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation EBP Bâtiment 11 formelle et écrite d’EBP. Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air - 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans toutefois intervenir au contrat. Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de la connexion au service et a de son utilisation. Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients. Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou bien ayant souscrit au service Reports On Line. L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image) Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer... La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous) Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) : 12 EBP Bâtiment Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le client est en mode évaluation. Il peut créer :  un compte  une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité de comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement) Le client peut publier :  avec une limite à 2 pages par document  avec une limite de 5 documents maxi par licence EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne. Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en contactant son revendeur EBP. Responsabilité d’EBP: EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations. Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de survenance du fait générateur de responsabilité. Responsabilité du Client: EBP Bâtiment 13 Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux besoins du Client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line. Conditions financières : Tarifs indicatif au 1-02-2012 Gammes Pratic et Classic Par pack de 3 utilisateurs 3 euros HT/mois Soit 36 euros HT/an Gamme PRO Par pack de 3 utilisateurs 6 euros HT/mois Soit 72 euros HT/an Ligne PME Par pack de 3 utilisateurs 12 euros HT/mois Soit 144 euros HT/an Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :  en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs  PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter. Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et services EBP Résiliation du contrat du fait du Client : En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ». 14 EBP Bâtiment Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des droits d’un tiers. Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de l’article L 121-20 du Code de la Consommation. Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi « Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles informations recueillies par lui. Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les Yvelines. E. Conditions de vente aux particuliers Droit de rétractation Principe Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés. "Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services. L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme." Effets Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la consommation, art. L 121-20-1) Exceptions Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la consommation, art. L 121-20-2): EBP Bâtiment 15  fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du consommateur avant la fin du délai de sept jours francs  fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le consommateur  Tarifs indiqués sur le site Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans préavis. Version 3-3 : juin 2013 16 EBP Bâtiment EBP Bâtiment 17 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Bâtiment et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis Le menu ? + Aide sur EBP Bâtiment pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier Batiment.rtf qui sera proposé dans le menu ? + Lisez-moi. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis l’impression de ce manuel y seront consignées. 18 EBP Bâtiment EBP Bâtiment 19 Table des matières INSTALLATION 23 1. AVANT DE COMMENCER ..................................................23 1.1. Accès au service technique .......................................23 1.2. Configuration minimale conseillée .............................23 1.3. Configuration minimale requise pour la version 24 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?........................25 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?.............................26 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?............................26 4.1. Comment obtenir mon code d’activation ?.................27 4.2. Comment introduire mon code d’activation ?.............27 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? ...............................28 6. ECRAN DE TRAVAIL ..........................................................30 PRISE EN MAIN 31 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? .......................31 1.1. Les options à remplir dès maintenant........................32 1.2. Les autres options .....................................................32 1.3. Les options d’affichage ..............................................33 1.4. Mot de passe .............................................................34 1.5. Gestion des fenêtres..................................................34 2. COMMENT CREER UN ELEMENT ?..................................35 2.1. Création d’un élément en bibliothèque interne ..........35 2.2. Les bibliothèques de nos partenaires ........................38 3. COMMENT CREER ET UTILISER UN METRE ? ...............39 3.1. Exemple de métré......................................................40 4. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ?.........................42 5. COMMENT CREER UN MULTI TARIF - PROMOTION ? ...43 5.1. Promotions ................................................................43 5.2. Tarifs..........................................................................43 6. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ?...........44 7. COMMENT SAISIR UN DEVIS ?.........................................45 7.1. L’entête du devis........................................................46 7.2. Le corps.....................................................................46 7.3. Le pied.......................................................................48 8. COMMENT CREER UNE FACTURE ? ...............................48 20 EBP Bâtiment 9. COMMENT GERER L'ECO-CONTRIBUTION ?..................49 9.1. Création du barème...................................................50 9.2. Utilisation du barème éco-contribution.......................50 10. COMMENT GERER L’ECO-CONTRIBUTION MOBILIER ?51 10.1. Création des barèmes Eco-contribution mobilier .....52 10.2. Création d’un article Eco-contribution mobilier ........52 10.3. Utilisation d’un article Eco-contribution mobilier ......53 11. COMMENT CREER UNE FACTURE D’AVANCEMENT ? 54 11.1. Saisie de l’avancement des travaux ........................54 11.2. Création d’une nouvelle facture d’avancement........55 12. COMMENT GERER LE COMPTE PRORATA ?................55 13. TRANSFERT, DUPLICATION ET IMPRESSION DE DOCUMENTS............................................................................56 13.1. Transfert de documents...........................................56 13.2. Duplication...............................................................57 13.3. Regroupement de bons de livraison ........................57 13.4. Impression des documents......................................58 13.5. Envoi par e-mail.......................................................58 14. COMMENT EFFECTUER UN SUIVI DE CHANTIER ? .....59 15. LE SUIVI DE CHANTIER SIMPLIFIE ................................59 16. LA SAISIE DES TEMPS SALARIES..................................61 16.1. La saisie des temps salariés sur les suivis de chantier simplifiés...........................................................................62 16.2. La saisie des temps salariés sur les suivis de chantier détaillés ............................................................................62 16.3. La saisie des temps salariés par chantier détaillés..63 17. COMMENT GERER LES ACHATS ? ........................64 17.1. Comment commander ? ..........................................65 17.2. Le réapprovisionnement automatique des stocks....66 17.3. Comment réceptionner les achats ? ........................67 17.4. Comment créer les factures fournisseurs ? .............68 18. COMMENT GERER LES ACHATS DE SOUSTRAITANCE ? .................................................................68 18.1. Comment créer une demande de prix sous-traitant? .........................................................................................69 18.2. Comment créer une commande sous-traitant ?.......71 18.3. Comment créer une facture sous-traitant ? .............71 19. COMMENT GERER L’ETUDE DES DEBOURSES ? 72 EBP Bâtiment 21 19.1. Comment créer une étude des déboursés ?............72 19.2. Comment générer une demande de prix fournisseur à partir de l’étude des déboursés ? .....................................75 19.3. Comment créer une commande fournisseur à partir de l’étude des déboursés ?...............................................76 19.4. Comment effectuer la mise à jour des fiches éléments à partir de l’étude des déboursés ? ..................................76 19.5. Comment créer la mise à jour des devis clients à partir de l’étude des déboursés ? .....................................77 20. COMMENT GERER DES AFFAIRES ? ....................77 20.1. Les options des affaires...........................................77 20.2. Comment créer une affaire ? ...................................78 20.3. Comment associer des documents à une affaire ?..79 21. COMMENT GERER LES STOCKS ? ................................80 21.1. Deux modes de gestion du stock.............................80 21.2. Les documents de stock ..........................................81 21.3. Les mouvements de stocks .....................................83 22. GESTION DES CONTRATS DE MAINTENANCE ET S.A.V. .........................................................................84 22.1. Les contrats de maintenance...................................84 22.2. Le service après vente.............................................85 22.3. L’historique Maintenance / SAV...............................86 23. LE PLANNING ............................................................86 23.1. Présentation du planning .........................................86 23.2. Ajout, modification et suppression de rendez-vous..88 23.3. Ajout d'une intervention ...........................................89 23.4. La fiche rendez-vous ...............................................89 24. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS90 24.1. Comment saisir un acompte ? .................................90 24.2. Comment saisir un règlement client ?......................91 24.3. La remise en banque ...............................................92 25. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUES..........................95 25.1. Le tableau de bord..................................................95 25.2. L’historique clients/prospects...................................95 25.3. L’historique des éléments ........................................96 26. COMMENT CREER UN MAILING ? ..........................97 22 EBP Bâtiment 27. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN COMPTABILITE ?......................................................................97 27.1. Les données à renseigner avant transfert ...............98 27.2. Le transfert ..............................................................99 28. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? ..............99 29. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? ....................100 LES FONCTIONS AVANCEES 103 1. LES RELANCES................................................................103 2. L’ECHEANCIER CLIENT...................................................103 3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE ......103 4. LA PERSONNALISATION DES DOCUMENTS.................104 5. LES STATISTIQUES .........................................................104 6. L’IMPORT DES TARIFS FOURNISSEURS ...............104 7. INDEXATION DE DEVIS ...................................................105 8. L’IMPORT D’APPEL D’OFFRE (DOCUMENT EXCEL) 105 9. EPURATION DE BIBLIOTHEQUES..................................105 10. EBP SAUVEGARDE........................................................106 11. LE MENU INTERNET......................................................106 INDEX 107 NOTES 111 Avant de commencer EBP Bâtiment 23 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L’achat du logiciel en version complète donne droit à l’usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez vous de votre numéro de licence puis au choix : Un standard vous accueille. Si aucun technicien n’est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d’attente. 0821 61 2000 (0,09 €/min) Exposez votre problème par e-mail batiment.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l’assistance technique dépend de la date d’achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la suivante :  Un processeur Intel Pentium 4 –2 GHz ou supérieur  Mémoire de 1 Go de RAM  Microsoft Windows® XP SP3, Vista SP1 32 bits & 64 bits, 7 32 bits & 64 bits ou 8 32 bits & 64 bits, 24 EBP Bâtiment  Un écran avec une résolution de 1024 * 768 en 16 bits  Espace disque libre : 2 Go Remarque Windows XP, Vista, 7 ou 8 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 1.3. Configuration minimale requise pour la version La configuration minimale requise pour les versions monoposte et réseau jusqu’à 4 poste(1) est la suivante :  Un processeur Intel Pentium 4 – 2 GHz ou supérieur,  Mémoire de 3 Go de RAM  Microsoft Windows® XP SP3, Vista SP1 32 bits & 64 bits, 7 32 bits & 64 bits ou 8 32 bits & 64 bits,  Un écran avec une résolution de 1024 * 768 en 16 bits  Espace disque libre : 3 Go (1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2GHz ou équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur. Remarque Windows XP, Vista, 7 ou 8 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. EBP Bâtiment 25 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CDRom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Logiciels pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Bâtiment. 3. EBP Bâtiment se décline en trois versions : Standard, Maintenance et PRO. Sélectionnez l’installation correspondante à la version que vous avez acquise. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 5. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 6. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. Remarque Si vous avez acheté une version réseau, sélectionnez le type d’installation réseau comme type d’installation. 26 EBP Bâtiment 7. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 8. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\Batiment12.0. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 9. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 10. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Vous pouvez lancer le produit directement en cliquant sur l'icône installé sur le bureau par défaut. Le logiciel peut également être lancé par le menu par Démarrer + Programmes + EBP + EBP Bâtiment. 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis ensuite il sera limité en nombre de données : 20 éléments, 20 documents et les impressions porteront la mention "Démonstration". Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. Comment Activer mon logiciel ? EBP Bâtiment 27 4.1. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option "Activer par Internet" (menu ? + Activer votre logiciel). L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel. 4.2. Comment introduire mon code d’activation ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre logiciel. La fenêtre Activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes :  Clé PC Cette clé, calculée à partir des informations matérielles de votre poste, est unique. Elle vous sera demandée lors de l’activation.  Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » en respectant la même syntaxe (points, majuscules). 28 EBP Bâtiment  Numéro de Licence Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint avec la boîte du logiciel.  Clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Code d’activation Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton Terminer. Un message d'avertissement apparaît :  Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel (Ex : 2011 monoposte) correspond ce code.  Si le code saisi n’est pas valide, vous avez le message suivant : Le code d’activation que vous avez saisi n’est pas correct. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? + Activer votre logiciel. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Raccourci clavier [Ctrl] + [N] Pour créer un dossier dans le logiciel, activez le menu Fichier + Nouveau. Vous entrez alors dans l’assistant de création. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Comment créer mon dossier ? EBP Bâtiment 29 Vous renseignerez le nom du dossier, le répertoire dans lequel vous souhaitez qu’il s’installe, les tables à créer par défaut, les coordonnées et informations, et vous pourrez insérer le logo de votre dossier qui sera automatiquement repris dans vos documents (devis, commandes, factures, ..). Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. 30 EBP Bâtiment 6. ECRAN DE TRAVAIL *Le tableau de bord s’affiche à partir de la deuxième ouverture du dossier. Rappel : La résolution écran doit être configurée au minimum en 1024*768 Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. Partie contextuelle de la barre de navigation. Le tableau de bord* La barre de statut affiche des messages d’aide ou d’informations relatives à l’état de votre clavier, le mode d’ouverture de votre base en réseau (Exclusif ou Partagé) signalé par un cadenas , l’utilisateur courant, … Les menus De raccourcis. La barre de fenêtres EBP Bâtiment 31 PRISE EN MAIN Dans les parties suivantes, nous allons découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, et comment créer vos principales données. Nous vous guiderons dans la réalisation d’un devis, d’une facture ou d’un suivi de chantier, et dans la saisie d’un règlement. Les options qui ne concernent que les versions Maintenance ou PRO d’EBP Bâtiment apparaîtront respectivement avec les pictos suivants : ou . Remarque Les fonctionnalités de la version Maintenance sont inclues dans la version PRO 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d’un nouveau dossier, nous vous conseillons d’ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils et de la remplir avec soin car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l’ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose de deux parties : une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie des options et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 32 EBP Bâtiment 1.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes :  Numérotation : Permet d’indiquer les prochains numéros de documents qui s’incrémenteront ensuite automatiquement et d’indiquer les codes éléments, clients etc..  Sauvegarde : Permet que l’assistant de sauvegarde vous soit proposé automatiquement à la fermeture de votre dossier.  Eléments - Ouvrages : Cette partie permet principalement de déterminer le mode de calcul que vous souhaitez appliquer sur vos ouvrages et le mode de fonctionnement en cas de mise à jour des prix.  Documents : Permet de choisir notamment comment gérer votre suivi de stock, quel type d'avancement vous souhaitez appliquer dans vos factures de situation, d’avoir des avertissements, d’indiquer la durée de validité des devis.  Taux / Décimales : Permet d’indiquer le nombre de décimales à afficher pour tous les montants, quantités et unités, calculés ou saisis dans votre dossier. Permet d’indiquer les taux de frais généraux et de bénéfice.  Comptabilité : Permet d’établir le lien avec votre dossier comptable, pour rechercher vos journaux et comptes clients, et pour le transfert comptable. 1.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme la partie Tableau de bord où vous pouvez définir les paramètres des alertes à afficher et le nombre de mois à afficher pour le graphique du chiffre d’affaires. Dans la partie Expert Comptable, vous pourrez saisir les coordonnées de celui-ci afin de les retrouver sur les documents qui lui sont destinés (Dossier Expert Comptable). Dans la partie Bibliothèques, vous pouvez mettre Comment initialiser mon dossier ? EBP Bâtiment 33 une bibliothèque par défaut si vous avez importé des bibliothèques partenaires… Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 1.3. Les options d’affichage EBP Bâtiment vous offre de grandes possibilités pour personnaliser l'affichage du logiciel :  Dans les options générales, vous pouvez choisir d'afficher ou non l'écran des astuces ou l'écran d'accueil, changer votre fond d’écran, choisir les barres d'affichages que vous souhaitez, etc.  Vous avez la possibilité de modifier le type d'affichage de vos menus, en changeant le contenu de vos menus, en n'affichant par défaut que les menus les plus utilisés.  Vous pouvez personnaliser toutes vos listes en choisissant les colonnes que vous souhaitez, en effectuant des tris, des filtres avec conditions multiples et en affichant des calculs .  Vous pourrez organiser toutes vos listes en arborescence, grâce aux catégories  Grâce aux boites de regroupement (accessible depuis le menu Affichage), vous pourrez classer très facilement les données contenues dans vos listes.  Dans toutes les fiches (éléments, clients, fournisseurs, etc..), vous pourrez créer des champs personnalisés  Dans tous vos documents (Devis, factures, suivis, etc..), vous pouvez créer autant de masques de saisie que vous souhaitez en choisissant les colonnes à afficher. Vous pourrez également changer les couleurs 34 EBP Bâtiment et styles de tous les éléments que vous insérerez dans votre devis (Tranches, sous-tranches, ouvrages, métrés etc...) Consultez l’aide en ligne (F1) pour obtenir de plus amples renseignements sur toutes ces options. 1.4. Mot de passe Vous avez la possibilité de protéger l’ouverture de votre dossier par la saisie d’un mot de passe. Pour cela, vous devez vous placer dans le menu Données + Divers + utilisateurs. L’utilisateur ADM (Administrateur) est créé par défaut. Pour lui attribuer un mot de passe, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton Modifier. Saisissez votre mot de passe dans la zone prévue à cet effet et re-saisissez le dans la zone Confirmation, puis validez la fiche de l’administrateur. Dès la prochaine ouverture de votre dossier, la fenêtre Identification s’affichera et vous demandera de saisir votre mot de passe. 1.5. Gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes, filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel d’utilisation, puis Caractéristiques générales ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre du logiciel. Comment créer un élément ? EBP Bâtiment 35 2. COMMENT CREER UN ELEMENT ? Vous pouvez accéder à la liste des bibliothèques depuis :  Le menu Données - Eléments  L'option Eléments disponible dans la partie Favoris de la barre de navigation. La liste des éléments répertorie l'ensemble des bibliothèques que vous possédez. Elle a l'avantage de dissocier les éléments issus de votre propre bibliothèque et les éléments issus des bibliothèques de nos partenaires. Pour constituer votre liste d'éléments, vous pouvez créer votre bibliothèque interne et/ou importer des bibliothèques de prix (ou tarifs fournisseurs). 2.1. Création d’un élément en bibliothèque interne Vous pouvez créer des éléments de type fourniture, maind’œuvre, matériel, divers, ouvrage, sous-traitance et textes.  Les ouvrages sont composés des éléments (fournitures, main-d’œuvre, matériel, divers) nécessaires à la réalisation d’une prestation complète.  Les fournitures sont des éléments physiques incluant parfois de la pose.  Les mains-d’œuvre correspondent au temps de travail nécessaire.  Les divers correspondent éventuellement au matériel dont vous avez besoin pour travailler (ex: gants, casques, etc.)  Les matériels correspondent généralement à ce que vous avez en location et dont vous facturez au client l’utilisation. 36 EBP Bâtiment  Les textes pourront être insérés dans le corps de vos documents.  La sous-traitance correspond à une tâche soustraitée.  L’onglet Eléments en sommeil regroupe tous les éléments qui ont la case « Elément en sommeil » de coché dans sa fiche. Pour créer un élément dans votre bibliothèque, vous pouvez utiliser les touches [CTRL] + [Inser] de votre clavier ou cliquer sur le bouton Ajouter qui figure au bas de votre liste d'éléments. Une fiche élément apparaît. Sélectionnez le type fourniture puis choisissez sa famille, son unité de vente, à l’aide de l’icône et indiquez une description succincte. Remarque Pour sélectionner un onglet, vous pouvez cliquer dessus ou bien utiliser les touches [ALT] + la lettre soulignée sous le nom de l'onglet. Saisissez ensuite une description commerciale et/ou technique dans l’onglet Désignation, puis surlignez quelques mots à l’aide de la souris et appliquez-les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..). L’onglet Complément permet de définir le poids et le volume de l’élément. Dans les documents, vous pourrez ainsi obtenir le poids et le volume total de vos éléments, le code barre, le fournisseur et savoir si l’élément est en sommeil ou non. En version Maintenance, vous pouvez également indiquer le type de garantie et la durée de garantie de votre fourniture. Comment créer un élément ? EBP Bâtiment 37 Dans la version PRO d’EBP Bâtiment, vous avez la possibilité de gérer des unités de conditionnement différentes entre vos achats, vos ventes, et le stockage. Pour cela, indiquez les unités d’achat, unités de stock et unités de vente puis précisez les coefficients à appliquer entre chaque unité. Le X signifie contient. Exemple Vous achetez de la colle conditionnée en palette. Chaque palette contient 50 cartons, que vous stockez dans votre dépôt. Chaque carton contient 250 sachets et vous vendez les sachets à l’unité : Dans l’onglet Tarif, indiquez le prix d’achat de votre fourniture puis tapez sur Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des pourcentages de frais généraux et frais de bénéfices saisis dans les options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire. Il est également possible de sélectionner un barème éco contribution. La partie Main-d’œuvre vous permet d’associer un prix de main-d’œuvre au prix de votre fourniture, notamment dans le cas où votre fourniture est vendue pose comprise. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment sont calculés tous les montants affichés. Vous pouvez ensuite compléter votre fiche fourniture, en renseignant les onglets suivants : 38 EBP Bâtiment  Tarifs / Promotion : Permet de saisir les Tarifs exceptionnels et de visualiser les promotions éléments. Les éléments de type Texte ne sont pas concernés par cet onglet.  Comptes : Permet de définir les comptes comptables qui seront utilisés pour le transfert en comptabilité.  Références associées: Permet d'insérer des éléments qui seront ajoutés et facturés en même temps que l'élément que vous êtes en train de créer.  Fourn. : Permet de saisir jusqu'à 10 fournisseurs différents pour un élément, avec les prix d'achat, remises, multiples de réappro, délai de livraison, frais, etc..  Images : Permet d'insérer une image de votre élément, qui sera automatiquement reprise sur vos impressions de documents (liste des éléments, devis...) avec images.  Notes : Permet de saisir des commentaires Remarque En création d’élément de type ouvrage, vous pourrez notamment accéder à l’onglet Composition, pour insérer les éléments entrant dans l’ouvrage et à l’onglet Métré, qui se présente sous la forme d’une feuille de calcul et sert à calculer la quantité d’un ou plusieurs éléments nécessaires à la réalisation de l’ouvrage. Retrouvez dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, le détail de toutes les fonctionnalités liées aux onglets et aux différents types d’éléments. 2.2. Les bibliothèques de nos partenaires Pour afficher une (ou plusieurs) bibliothèque(s) de nos partenaires, vous devez d'abord l' (ou les) importer. Les Comment créer et utiliser un métré ? EBP Bâtiment 39 procédures d'importation et les fiches éléments sont spécifiques à chaque bibliothèque. Vous devez ensuite cocher dans le menu Outils + Options + Bibliothèques, la (ou les) bibliothèque(s) à afficher dans votre liste éléments. Vous trouverez donc, au-dessus des onglets de votre liste d'éléments, un bouton pour chacune des bibliothèques de prix que vous souhaitez consulter. Si vous souhaitez importer un tarif de votre fournisseur qui n'existe pas dans notre liste, vous pouvez utiliser l'option Tarifs génériques dans le menu Outils + Bibliothèques et Tarifs. Une liste de tarifs est proposée. Si votre fournisseur n'y figure pas, nous vous invitons à nous consulter, pour savoir si nous pouvons développer l'interface pour l'intégration de vos tarifs*. *En fonction des éléments que vous nous fournirez, nous vous répondrons rapidement quant à la faisabilité de la récupération de vos fichiers. 3. COMMENT CREER ET UTILISER UN METRE ? Le métré est une opération qui consiste à calculer les quantités de matériels et/ou de matériaux qui seront nécessaires pour la réalisation de travaux. EBP Bâtiment vous permet d’associer des métrés à vos ouvrages et à vos documents de vente. L’onglet Métré se présente comme une feuille de calcul dans laquelle vous pourrez saisir vos opérations pour une ou plusieurs fournitures. Ces opérations peuvent être réalisées simplement, en saisissant les calculs directement dans la zone Métré ou bien en faisant appel à l’assistant métré. Nous vous proposons aussi de créer des métrés-types, depuis le menu Données + Divers + Métrés Types. Les métrés types 40 EBP Bâtiment sont des formules de calcul qui pourront être utilisées autant de fois que vous le souhaitez. Seules les variables seront à saisir. Nous vous proposons ci-dessous un exemple de création et utilisation d’un métré-type avec l’utilisation de l’assistant métré. Remarque Vous pouvez aussi consulter le dossier de démonstration qui contient deux exemples de métrés-types. 3.1. Exemple de métré A partir du menu Données + Divers + Métrés Types, cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la liste. Vous souhaitez calculer le volume d’un cylindre, pour calculer la quantité de béton nécessaire pour une colonne. Indiquez le libellé : Volume d’un cylindre. Dans les lignes de métré, effectuez les manipulations suivantes :  Pour plus de lisibilité, saisissez le commentaire suivant : ‘Dimension du cylindre’. Les apostrophes sont indispensables pour signaler au logiciel qu’il s’agit d’un commentaire.  Sur la deuxième ligne, saisissez la variable suivante : DIAM= ? et sur la ligne suivante HAUT= ? (diamètre et hauteur d’un cylindre)  Saisissez sur une nouvelle ligne le commentaire suivant : ‘Surface du cylindre’  Ouvrez l’assistant de calcul en cliquant sur l’icône de la barre d’outils.  Dans la partie Fonctions, ouvrez la catégorie Volumes et sélectionnez la fonction Volcylindre en doublecliquant dessus, à l’aide de la souris. Comment créer et utiliser un métré ? EBP Bâtiment 41  La fonction apparaît dans la zone de saisie. Vous pouvez alors indiquer, comme cela est précisé au bas de la fenêtre, les variables correspondantes au diamètre et à la hauteur du cylindre, comme suit : Volcylindre(DIAM;HAUT)  Cliquez ensuite sur le bouton Terminer Votre métré type est terminé. Vous pouvez le tester en indiquant dans la colonne Valeurs, les deux dimensions de vos diamètres et hauteurs. Le calcul s’affichera dans la zone Total. N’oubliez pas de supprimer ces valeurs avant d’enregistrer, sinon elles apparaîtront par défaut à chaque fois que vous aurez besoin de votre métré. Ouvrez ensuite dans un élément de type ouvrage et cliquez sur l’onglet Métré. Vous retrouvez les éléments qui composent votre ouvrage.  Placez-vous alors sur une ligne de fourniture et cliquez sur l’icône ,  Sélectionnez le métré type. Les opérations s’affichent alors.  Indiquez les valeurs de votre diamètre et hauteur de cylindre.  Le métré se calcule automatiquement. Son total est reporté dans la colonne quantité de l’onglet Métré et dans la colonne quantité de l’onglet Composition. Vous pourrez, de la même façon, faire appel à votre métré type dans l’onglet Métré des documents de vente. 42 EBP Bâtiment 4. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ? Pour accéder à la liste des clients et prospects, vous avez deux possibilités :  Sélectionner Clients/Prospects dans la partie Favoris de la barre de navigation,  Activer le menu Données + Clients/Prospects. Le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous transférez un devis en facture pour un prospect, ce dernier est transféré en client. Remarque Il est possible de réaliser une facture en sélectionnant un prospect. Pour cela, vous devez confirmer le message de transfert du prospect en client. Pour créer un client ou prospect, utilisez les touches [CTRL] + [Inser] de votre clavier. Remplissez alors les principales coordonnées et informations concernant votre client contenues dans l’onglet Détail et validez par Enregistrer. L’onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associées à votre client. Vous pouvez en ajouter en cliquant sur l’icône Nouveau. Comment créer un MULTI TARIF - PROMOTION ? EBP Bâtiment 43 5. COMMENT CREER UN MULTI TARIF - PROMOTION ? 5.1. Promotions Les promotions sont gérées à partir du menu Données + Promotions. Utilisez le bouton Ajouter pour créer une nouvelle promotion. Les dates de début et de fin ne sont pas obligatoires, toutefois vous devez renseigner au minimum une de ces dates pour valider la fiche. L’onglet Tarifs / Promotions vous permet de définir une promotion pour un élément particulier, pour une famille éléments ou pour une famille clients. La quantité minimum est la quantité à partir de laquelle sera appliquée la remise. Elle est facultative. Pour valider la création de la promotion, vous devez au minimum renseigner le % de remise. 5.2. Tarifs Pour créer des tarifs exceptionnels, vous devez aller dans l’onglet Tarifs et Promotions dans les fiches Familles clients, Familles Eléments, Clients ou Eléments. Pour les Familles Clients et Clients, il faut définir un tarif pour un code élément précis ou pour une famille précise d’éléments. Pour les Familles Eléments et Eléments, il faut définir un tarif pour un code client précis ou pour une famille précise de clients. Remarque Lors de la réalisation d’un tarif, si vous renseignez plusieurs 44 EBP Bâtiment critères sur une ligne de tarif, cette ligne sera pris en priorité dans le calcul de la remise / promotion dans le document de vente. La quantité minimum et le prix de vente, à partir de laquelle sera appliqué le prix ou la remise sont saisissables uniquement dans l’onglet de la fiche Clients ou Eléments. Les dates de début et de fin ne sont pas saisissables, ni modifiable car elles sont définies uniquement dans les promotions. Remarque Si une famille est saisie, le code ne pourra pas être saisi (et inversement). Si un prix de vente est indiqué sur la ligne, il n’est pas possible de saisir de % de remise (et inversement). L’ordre des tarifs n’indique pas l’ordre de priorité pris en compte dans le document. L’application se fait selon la gestion que vous avez définie dans les Options. 6. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ? Les modes de règlements sont gérés à partir du menu Données + Divers + Modes de règlement. Utilisez le bouton Ajouter pour créer un nouveau règlement. Les modes de règlement sous EBP Bâtiment incluent à la fois le moyen de paiement utilisé et l’échéance à générer. Vous devez renseigner le code et le libellé du mode de règlement, puis dans la grille d’échéance, saisir sur la ligne le mode de paiement et le nombre de jours pour calculer la date d’échéance à partir de la date de création du document. Comment saisir un devis ? EBP Bâtiment 45 La date d’échéance sera donc automatiquement calculée dans vos documents de ventes. En version PRO, vous pouvez créer plusieurs lignes d’échéances pour un mode de règlement. Vous pourrez ainsi paramétrer automatiquement les échéances de vos clients. Cliquez sur l’icône pour ajouter une nouvelle ligne d’échéance dans la grille, et saisissez ses différents critères. Attention La somme, des % des lignes créées, doit être égale à 100%. Ex : Création d’un mode de règlement avec trois échéances : - Saisie d’une première ligne d’échéance avec 20% au Comptant, - Saisie d’une deuxième ligne avec 40% en 30 jours fin de mois, - Saisie d’une troisième ligne, avec 40% en 60 jours fin de mois. Sélectionnez ensuite ce mode de règlement dans la zone Mode de règlement de l’onglet Gestion de la fiche client. A la validation d’une facture, les échéances (date, type de paiement et montant) seront automatiquement calculées. 7. COMMENT SAISIR UN DEVIS ? Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser :  L’option Nouveau devis depuis la barre de navigation,  Le menu Traitements + Nouveau devis,  Ou bien ouvrir la liste des documents de vente depuis le menu Traitements + Documents de vente et cliquer sur le bouton Ajouter. 46 EBP Bâtiment Le devis se compose de trois parties essentielles : l’entête, le corps et le pied. Ces différentes parties sont découpées sous forme d’onglets. Les principales informations (Numéro, Client, Date, Etat etc..) sont affichées en haut de la fenêtre. Vous disposez de la zone N° d’affaire. Si vous rattachez votre devis à une affaire, un message apparaîtra pour vous demander si vous souhaitez récupérer automatiquement les informations liées à l’affaire. 7.1. L’entête du devis Dans les parties Entête et Complément, vous pouvez faire appel à votre client, à l’aide de l’icône et utiliser l’icône pour consulter sa fiche. Vous pouvez également modifier directement ses coordonnées. Vous pouvez aussi sélectionner votre taux de TVA par défaut et indiquer l’état de votre devis (en cours, accepté...). La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier. La zone Document Associé permet de relier à votre devis un document (*.doc, *.pdf, *.xls..) ou un plan (*.jpg, *.gif, *.bmp) et d’imprimer ce dernier avec votre devis. La zone Mouvemente le stock est cochée par défaut si vous avez choisi de gérer votre stock sur les bons de livraisons et factures (voir page 80). Si vous la décochez, les documents générés, à partir de ce devis, ne décrémenteront pas les stocks. 7.2. Le corps Le corps du devis est la partie dans laquelle vous allez insérer les éléments issus de vos bibliothèques externes ou interne, ou Comment saisir un devis ? EBP Bâtiment 47 même des éléments non référencés, que vous pourrez ajouter à votre bibliothèque interne. Le corps se présente sous forme d’une grille et pour faciliter la saisie, vous disposez : D’une barre d’outils juste au dessus de la grille (Faire F1 pour plus de détails) Vous avez la possibilité d’insérer jusqu’à 6 niveaux de tranches.. Le bouton Saisie plein écran est particulièrement pratique lorsque vous avez besoin d’insérer beaucoup de lignes dans votre corps de document. Lorsque vous saisissez une description, la barre d’outils vous permet d’appliquer du gras, de la couleur, du souligné là où vous le souhaitez. Vous pouvez aussi faire appel au correcteur orthographique. D’un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 40 colonnes (voir aide en ligne) sont à votre disposition. D’une saisie souple : vos éléments peuvent être insérés où vous le souhaitez dans la grille. Vous pouvez insérer des éléments qui n’existent pas dans votre fichier en saisissant directement leur libellé et prix. Vous pouvez effectuer des couper-copier-coller de lignes dans le corps du document ou d’un document à un autre. Les prix affichés peuvent être modifiés. L’onglet Métré vous permet de calculer les quantités nécessaires à la réalisation de vos travaux et de les mettre à jour directement dans le corps de votre devis (voir page 39). L’onglet Lettres types permet d’ajouter une lettre d’entête ou de pied, qui sera imprimée sur une page à part du devis. Toutes les fonctions accessibles dans les onglets du devis sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1. 48 EBP Bâtiment 7.3. Le pied Le pied représente la partie totalisation du devis. Vous avez la possibilité de saisir une actualisation, d’ajouter des postes complémentaires, des frais de port (HT ou TTC) et d’indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements). Vous avez accès à deux boutons supplémentaires : le bouton TVA permet d’afficher le récapitulatif des montants HT et montants de TVA par taux et le bouton Récapitulatif vous indique les déboursés, prix de vente et frais totaux par type d’éléments, ainsi que les temps de pose et MO exprimés en heures et en jours. Le bouton Indexation, disponible uniquement dans les devis, vous permet d’avoir un historique des indexations effectuées à partir d’un devis sous la forme d’arborescence. Le bouton Comptabilité vous permet de paramétrer d’autres comptes comptables pour les TVA pour ce document. Lors du transfert comptable, c’est ces comptes qui seront utilisés. 8. COMMENT CREER UNE FACTURE ? Pour accéder à la création d’une facture, vous pouvez utiliser :  L’option Nouvelle facture depuis la barre de navigation,  Le menu Traitements + Nouvelle facture,  Ou bien ouvrir la liste des documents de ventes depuis le menu Traitements + Documents de vente et cliquer sur le bouton Ajouter. Une facture peut également être créée à partir d’un transfert de document (ex : transfert de devis). Comment gérer l'éco-contribution ? EBP Bâtiment 49 La facture se compose de trois parties essentielles : l’entête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que dans le devis (voir plus haut). Tous les champs sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la facture. Remarque Dans les commandes clients, bons de livraisons et factures, vous disposez : - de colonnes supplémentaires dans le corps de votre document, - d’un onglet Acompte, pour créer ou associer une facture d’acompte à votre document. Pour ces deux points, consultez l’aide en ligne pour connaître le mode de fonctionnement en détail. 9. COMMENT GERER L'ECO-CONTRIBUTION ? Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également écotaxe ou DEEE, est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques. 4 organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Nous proposons par défaut les barèmes de la société Ecosystèmes et de Recylum pour les lampes. Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf). Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le temps. Cette DEEE n’est applicable que pour les opérations réalisées en France ( DOM & Corse inclus ). Dans EBP Bâtiment, le paramétrage de la gestion de l'écocontribution s'effectue en plusieurs étapes. 50 EBP Bâtiment 9.1. Création du barème Pour créer le barème, sélectionnez "créer le barème d'écocontribution" lors de la création de dossier ou importer le barème. 9.2. Utilisation du barème éco-contribution Sur la fiche élément Suite à la création de vos fiches barème, vous devez affecter le barème à chaque fiche élément. Le montant de l’écocontribution est TTC. Par défaut, le prix de vente TTC de l'élément contient le montant de l'éco-contribution (Montant de l’élément dont écocontribution). Par le menu Outils + Options + Documents + Ventes, vous avez la possibilité d’ajouter le montant de l’éco-contribution au total TTC de l’élément, en sélectionnant l’option « Inclure le montant de l’éco-contribution au montant TTC ». Dans les documents A chaque fois que vous appelez un élément dans un document (Devis, Commande, BL, BR, Factures, Avoirs), le barème de l'éco-contribution associé à cet élément sera automatiquement repris. Le montant total éco-contribution TTC sera calculé en fonction du nombre d'éléments vendus et de l’option sélectionnée. En pied de chaque document (Devis, Commande, BL, BR, Factures, Avoirs), le montant total d'éco-contribution est inclus (Dont éco-contribution...) ou ajouté dans le Total TTC du document. Par le menu Impressions + Historique éco-contribution, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'éco-contribution utilisés dans les documents. Comment gerer l’eco-contribution mobilier ? EBP Bâtiment 51 Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. 10. COMMENT GERER L’ECO-CONTRIBUTION MOBILIER ? Cette éco-contribution concerne les meubles et éléments d’ameublement qui offrent une assise, un couchage, du rangement, un plan de pose ou de travail et qui entrent dans l’une des 10 catégories suivantes (ces catégories sont définies par l’article R543-240 du Code de l’Environnement) : 1. Meubles de salon / Séjour / Salle à manger, 2. Meubles d’appoint, 3. Meubles de chambres à coucher, 4. Literie, 5. Meubles de bureau, 6. Meubles de cuisine, 7. Meubles de salle de bains, 8. Meubles de jardin, 9. Sièges, 10. Mobiliers techniques, commerciaux et de collectivité. Cette éco-contribution concerne toutes les entreprises françaises qui mettent sur le marché français pour la première fois des produits d’ameublement. Elles doivent donc collecter cette écotaxe et la reverser à un éco-organisme. Cette éco-contribution est en plus du prix de vente, soumise à TVA (celle de l’article) et ne peut bénéficier de ristournes ou autres remises commerciales. Elle est répercutée à l’identique jusqu’au client final. Elle doit être affichée sur les factures. Il existe deux éco-organismes qui ont leur propre barème :  Valdelia pour le recyclage des produits d’ameublement professionnels,  Eco-mobilier pour le recyclage des produits d’ameublement ménagers (particuliers). 52 EBP Bâtiment 10.1. Création des barèmes Eco-contribution mobilier Pour créer les barèmes, sélectionnez "créer les barèmes écocontribution mobilier" lors de la création de dossier. Si le dossier est déjà créé, vous pouvez importer les barèmes par le menu Outils + Import de l’éco-contribution mobilier. 10.1.1. Création d’un barème manuellement Vous pouvez aussi créer manuellement un barème en passant par le menu Données + Divers + Barème Eco-contribution mobilier. Dans la fiche, vous devez renseigner le code, l’organisme, le montant HT et cocher la Proportionnel au poids (Kg) si besoin. 10.2. Création d’un article Eco-contribution mobilier Pour créer les articles éco-contribution mobilier, sélectionnez "créer les barèmes éco-contribution mobilier" lors de la création de dossier. Si le dossier est déjà créé, vous pouvez importer les articles par le menu Outils + Import de l’éco-contribution mobilier. 10.2.1. Création d’un article éco-contribution manuellement Vous pouvez aussi créer manuellement un article écocontribution en passant par le menu Données + Divers + Article Eco-contribution mobilier. Dans la fiche, vous devez renseigner un code, un libellé, l’organisme, le barème à utiliser et le code article (Fournit par Valdelia ou Eco-mobilier). Les autres champs sont spécifiques à l’organisme Valdelia. Comment gerer l’eco-contribution mobilier ? EBP Bâtiment 53 10.3. Utilisation d’un article Eco-contribution mobilier 10.3.1. Sur la fiche élément Suite à la création de vos fiches articles Eco-contribution mobilier, vous devez les affecter à chaque fiche élément. Le montant de l’éco-contribution mobilier est HT. Par défaut, le prix de vente TTC de l'élément contient le montant de l'éco-contribution mobilier (Montant de l’élément dont éco-contribution mobilier). Par le menu Outils + Options + Documents + Ventes, vous avez la possibilité d’ajouter le montant de l’éco-contribution mobilier au total TTC de l’élément, en sélectionnant l’option « Inclure le montant de l’éco-contribution mobilier au montant TTC ». 10.3.2. Dans les documents A chaque fois que vous appelez un élément dans un document (Devis, Commande, BL, BR, Factures, Avoirs), l’article écocontribution mobilier associé à cet élément sera automatiquement repris. Le montant total éco-contribution mobilier TTC sera calculé en fonction du nombre ou du poids (case « Proportionnel au poids (Kg) » cochée dans la fiche barème éco-contribution mobilier) de l'élément vendu et de l’option sélectionnée. En pied de chaque document (Devis, Commande, BL, BR, Factures, Avoirs), le montant total d'éco-contribution mobilier est inclus (Dont éco-contribution mobilier...) ou ajouté dans le Total TTC du document. Par le menu Impressions + Historique éco-contribution mobilier, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des articles éco-contribution mobilier utilisés dans les documents. 54 EBP Bâtiment 11. COMMENT CREER UNE FACTURE D’AVANCEMENT ? Les factures d’avancement, appelées aussi factures de situation, se créent :  A partir de factures directes  Par transfert de devis ou de commande 11.1. Saisie de l’avancement des travaux La saisie de l’avancement s’effectue depuis la première facture que vous créez. Vous disposez de colonnes supplémentaires dans le corps des factures: le % d'avancement cumulé, le % d'avancement cumulé quantité et la quantité cumulée. Indiquez dans ces colonnes la quantité consommée par rapport à l'avancement des travaux. Le logiciel recalcule alors le montant à facturer au client (montant net HT Avancement). Remarque Le % d’avancement cumulé permet de déterminer le montant à facturer au client. En mode quantitatif, vous saisissez le % d’avancement cumulé quantité et celui-ci se recopie dans le % d’avancement cumulé pour calculer le montant à facturer au client. En mode qualitatif, vous pouvez saisir un % d’avancement à facturer au client, indépendamment du % d’avancement cumulé quantité pour indiquer l’avancement réel des travaux. Le mode quantitatif ou qualitatif se choisit dans les options du dossier, dans le menu Outils + Options + Document + Ventes. Dans tous les cas, vous pouvez modifier les montants dans la colonne Montant Net HT Avancement dans le corps de la facture, sur les tranches, sous-tranches ou ouvrages. Comment GERER LE COMPTE PRORATA ? EBP Bâtiment 55 L'onglet Avancement affiche les montants totaux (HT, TVA, TTC, etc..) que le client doit vous payer en fonction de l'avancement des travaux saisi dans le corps de cette facture. Vous pouvez effectuer, dans cet onglet, un avancement global. Le numéro de situation d’avancement est automatiquement incrémenté. L’onglet Echéances affiche le mode de règlement, et les échéances de la facture. Vous pouvez choisir de calculer la retenue de garantie sur chacune des factures d’avancement ou bien uniquement sur la dernière (F1 pour Aide). 11.2. Création d’une nouvelle facture d’avancement Pour saisir un nouvel avancement, sélectionnez la facture déjà réalisée dans la liste des documents de vente et cliquez sur le bouton Avancement disponible dans la barre de Navigation. Une nouvelle facture apparaît, identique à la précédente, et vous pouvez saisir les nouveaux % d’avancement. 12. COMMENT GERER LE COMPTE PRORATA ? Un compte prorata ou compte interentreprises est mis en place lorsque plusieurs entreprises de divers corps de métier interviennent simultanément ou se succèdent sur un chantier. Ces interventions nécessitent des besoins logistiques communs : installation de chantier, clôture, gardiennage, branchement d’eau, d’électricité, voire de téléphone, sanitaires, etc. Ces besoins ne sont pas en général pris en charge par le maître d’ouvrage. La gestion du compte prorata s’effectue à partir du document de vente (devis, commandes…). 56 EBP Bâtiment Une fois les éléments de l’entête et du corps saisis, vous devez cliquer sur l’onglet Pied et cliquer sur le symbole des postes complémentaires. Vous pouvez saisir un libellé dans la zone Remises/Majorations du compte prorata puis saisir un montant dans la zone Montant ou un taux dans la zone %. Le bouton TVA – comptes vous permet de définir un compte comptable en cas de remise ou en cas de majoration ainsi que le taux de TVA à appliquer. Si vous ne définissez pas de compte comptable à partir de ce bouton, les comptes utilisés seront ceux définis à partir du menu Données / Divers / Postes complémentaires. Le montant de référence permettant le calcul du compte prorata correspond au Total HT du document. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. 13. TRANSFERT, DUPLICATION ET IMPRESSION DE DOCUMENTS 13.1. Transfert de documents Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n’est alors plus modifiable. Les devis peuvent être transférés en commande, bons de livraison ou factures. Transfert, duplication et impression de documents EBP Bâtiment 57 Remarque Un document ne peut être transféré qu’une seule fois. Le document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable ni supprimable (Il pourra être dupliqué). Pour cela, vous devez afficher la liste des documents, depuis le menu Traitements + Documents de vente. Sélectionnez le document initial et cliquez le bouton Transférer disponible dans la barre de Navigation. Remarque Pour la gestion de la contremarque, vous pouvez transfert un devis ou une commande client en demande de prix ou commande fournisseur. 13.2. Duplication Vous pouvez dupliquer tous les documents pour un même type ou un type différent (ex : dupliquer une facture en devis) (sauf les documents d’acompte), afin de récupérer leur contenu, en utilisant le bouton Dupliquer disponible dans la liste des documents de vente. 13.3. Regroupement de bons de livraison Le regroupement de Bons de livraison s’effectue à partir de la liste des documents de vente et du bouton Regroupement BL. Le regroupement de BL peut s’effectuer suivant deux possibilités : o Regrouper les documents sélectionnés, dans l’onglet Bons de livraison, en une facture. o Regroupe sur une période donnée pour un même client (et un même dépôt de stock) tous les BL qui ont été effectués en une facture. 58 EBP Bâtiment Un sous-total pour chaque BL peut-être ajouté sur la facture générée. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les transferts, duplications ou regroupements des documents. 13.4. Impression des documents De nombreux modèles d’impressions sont à votre disposition pour imprimer vos documents de vente. Utilisez le bouton Imprimer au bas de la fenêtre du document et choisissez votre modèle. Une boîte d’impression s’ouvre et vous permet d’accéder aux fonctions suivantes :  Un onglet Propriétés pour choisir les paramètres de l’impression.  Un onglet Aperçu pour avoir un aperçu avant impression. Les fonctions proposées dans chacun de ces onglets sont détaillées dans l’aide en ligne (accessible par la touche F1 depuis chaque onglet). 13.5. Envoi par e-mail Depuis la barre de navigation ou depuis la fenêtre d’impression, vous pouvez envoyer votre document directement par e-mail. Une fenêtre s’affiche à l’écran. Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples informations sur ce point. Comment effectuer un suivi de chantier ? EBP Bâtiment 59 14. COMMENT EFFECTUER UN SUIVI DE CHANTIER ? Le suivi de chantier est un document interne dans lequel vous saisissez les quantités fournitures consommées sur votre chantier et à partir duquel vous pouvez décrémenter votre stock. Pour créer un suivi de chantier, vous devez vous placer dans le menu Traitement + Suivi de chantier + Détaillé. La liste des suivis apparaît. Cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la liste. Le suivi de chantier est constitué de deux parties : L'entête et le Corps du suivi. L'entête du suivi de chantier vous permet de lier le suivi à un document initial (devis ou facture), de renseigner les informations liées au client, à l’architecte, au stock et de saisir un commentaire. Dans le corps du suivi de chantier, saisissez pour chacun des éléments (de type fourniture, divers, matériel ou MO), le déboursé et la quantité prévue pour le chantier. Puis, au fur et à mesure de l'avancement des travaux, vous pourrez revenir autant de fois que vous le souhaitez sur votre suivi de chantier et ajouter, modifier ou supprimer des éléments si nécessaire, et mettre à jour les quantités consommées. Cliquez sur le bouton Bons d’entrée / Sortie pour créer un bon d’entrée ou de sortie de stock correspondant aux nouvelles quantités consommées. 15. LE SUIVI DE CHANTIER SIMPLIFIE EBP Bâtiment propose un deuxième suivi de chantier, simplifié. Dans ce suivi, vous indiquez les montants de vos dépenses, classées par catégorie de dépense, et vous pouvez 60 EBP Bâtiment comparer au fur et à mesure, le déboursé prévu et le déboursé réalisé. Pour créer un suivi de chantier, vous devez vous placer dans le menu Traitement + Suivi de chantiers + Simplifié. La liste des suivis apparaît. Cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la liste pour le créer. Dans les onglets Entête et Compléments, vous pouvez saisir les coordonnées de votre client, et un descriptif de vos travaux. A l’aide de l’icône , Sélectionnez dans la zone Document, le document de vente source (devis, commande, etc..). Le déboursé prévu s’affiche alors au bas du suivi. En version Maintenance, vous avez la possibilité de créer un suivi de chantier simplifié à partir d’un Contrat afin d’étudier sa rentabilité. Sans même préciser de contrat, vous pourrez, via le raccourci Interventions dans la barre de Navigation, récupérer les heures de main d’œuvre et de matériels réalisées. Dans les onglets Fournitures/Divers, Main d’œuvre, Matériel et Frais complémentaires, vous disposez d’une barre d’outils pour ajouter, insérer et supprimer des lignes. Sur chaque ligne, saisissez la date. Dans la partie Fournitures /Divers et Frais complémentaires, vous pouvez saisir l’objet de la dépense, la quantité et son déboursé. Dans la partie Main d’œuvre, vous pouvez saisir les heures passées sur le chantier, faire appel à votre fichier salarié afin de récupérer le nom du salarié et son taux horaire, sélectionner un type d’heure salarié Dans la partie Matériel, vous pouvez saisir les heures passées sur le chantier, faire appel à votre fichier matériel afin de récupérer le nom du matériel et son coût horaire. La saisie des temps salariés EBP Bâtiment 61 Remarque La saisie des heures salariées peut s’effectuer directement via l’option de Saisie des temps salariés (voir p 61) L'onglet Récapitulatif permet d'obtenir une vue synthétique de toutes vos dépenses liées au chantier, classées par catégorie :  le total des fournitures/ divers,  le total de la main d’œuvre,  le total des matériels,  le total des heures et  le total des frais complémentaires saisis dans les onglets correspondant à chaque catégorie de dépenses. Le total global s'affiche dans la zone Total déboursé réalisé, en comparaison avec le Total déboursé prévu, issu du document source (indiqué en entête du suivi de chantier). Si vos dépenses sont supérieures à ce que vous aviez prévu (lorsque votre gain est en négatif), le logiciel vous le signale en affichant une icône d’avertissement . Vous pouvez imprimer votre suivi de chantier et votre rentabilité de chantier à partir du menu Impressions + Chantier simplifié. 16. LA SAISIE DES TEMPS SALARIES L’option de saisie des temps par salariés ou par chantier complète le suivi de chantier simplifié et le suivi de chantier détaillés. En effet, vous avez ici la possibilité de saisir, salarié par salarié ou chantier par chantier les heures effectuées sur chacun des chantiers. 62 EBP Bâtiment 16.1. La saisie des temps salariés sur les suivis de chantier simplifiés Pour effectuer une saisie des temps salariés sur les suivis de chantier simplifiés, vous devez vous placer dans le menu Traitements + Suivis de chantier + Simplifiés + Saisie des temps salariés. La liste des saisies des temps salariés apparaît. Ensuite, il faut sélectionner le code de votre salarié. Les heures déjà saisies pour ce salarié s’affichent dans la liste en fonction des informations présentes dans la recherche avancée. Utilisez l’icône Ajouter pour créer une nouvelle ligne dans la grille et saisir le code du suivi de chantier, la date, le nombre d’heures effectuées, le type d’heure salarié et le taux horaire. Remarque Vous devez enregistrer votre saisie avant de sélectionner un autre salarié. A la validation de votre saisie, les différents suivis de chantiers simplifiés sur lesquels vos salariés ont travaillés, seront mis à jour. 16.2. La saisie des temps salariés sur les suivis de chantier détaillés Pour effectuer une saisie des temps salariés par salarié sur les suivis de chantier détaillés, vous devez vous placer dans le menu Traitements + Suivis de chantier + Détaillés + Saisie des temps salariés par salarié. La liste des saisies des temps salariés par salarié apparaît. Ensuite, il faut sélectionner le code de votre salarié. Les heures déjà saisies pour ce salarié s’affichent dans la liste en fonction des informations présentes dans la recherche avancée. Sélectionnez la date de saisie et utilisez l’icône Ajouter pour créer une nouvelle ligne dans la grille. Dans cette ligne, vous devez renseigner le code du suivi de chantier, le code MO, la date (Par défaut c’est la date choisie dans la zone « Date de saisie » qui est reprise. Vous La saisie des temps salariés EBP Bâtiment 63 pouvez tout de même la modifier), le nombre d’heures effectuées, un libellé, le type d’heure salarié et le taux horaire. Remarque Pour renseigner le code de la main-d’œuvre, il faut se positionner dans la zone « Code MO » et cliquer sur l’icône . La fenêtre « Eléments MO du suivi de chantier détaillé » apparaît en répertoriant uniquement les mains-d’œuvre du suivi de chantier. Faîtes un double clic sur la ligne choisie ou cliquez sur la ligne puis sur le bouton Sélectionner. Vous devez enregistrer votre saisie avant de sélectionner un autre salarié. A la validation de votre saisie, les différents suivis de chantiers détaillés sur lesquels vos salariés ont travaillés, seront mis à jour. 16.3. La saisie des temps salariés par chantier détaillés Pour effectuer une saisie des temps salariés par chantier sur les suivis de chantier détaillés, vous devez vous placer dans le menu Traitements + Suivis de chantier + Détaillés + Saisie des temps salariés par chantier. La liste des saisies des temps salariés par chantier apparaît. Ensuite, il faut sélectionner le numéro de votre suivi de chantier détaillé. Les heures déjà saisies pour ce salarié sur ce chantier s’affichent dans la liste en fonction des informations présentes dans la recherche avancée. Sélectionnez la date de saisie et utilisez l’icône Ajouter pour créer une nouvelle ligne dans la grille. Dans cette ligne, vous devez renseigner votre salarié, le code MO, la date (Par défaut c’est la date choisie dans la zone « Date de saisie » qui est reprise. Vous pouvez tout de même la modifier), le nombre d’heures effectuées, un libellé, le type d’heure salarié et le taux horaire. 64 EBP Bâtiment Remarque Pour renseigner le code de la main-d’œuvre, il faut se positionner dans la zone « Code MO » et cliquer sur l’icône . La fenêtre « Eléments MO du suivi de chantier détaillé » apparaît en répertoriant uniquement les mains-d’œuvre du suivi de chantier. Faîtes un double clic sur la ligne choisie ou cliquez sur la ligne puis sur le bouton Sélectionner. Vous devez enregistrer votre saisie avant de sélectionner un autre salarié. A la validation de votre saisie, le suivi de chantier détaillé sur lequel vos salariés ont travaillés, sera mis à jour. 17. COMMENT GERER LES ACHATS ? La gestion d’achats est uniquement disponible en version PRO. Les documents d’achats sont accessibles à partir du raccourci Document d’achat disponible dans les Favoris de la barre de navigation. Vous accédez alors à la liste des documents d’achats, qui a les mêmes propriétés que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l’aide, accessible par la touche F1 sur la liste. De même, la consultation, la modification, l‘impression, la duplication, le transfert et la suppression de documents fonctionne comme indiqué page 56 de ce manuel. Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les demandes de prix, les commandes, les bons de réceptions, les bons de retours, les factures et les avoirs fournisseurs. Comment gérer les achats ? EBP Bâtiment 65 17.1. Comment commander ? Vous pouvez passer commande auprès de votre fournisseur, en passant par l'option de Réapprovisionnement automatique (voir page 66) ou bien en créant une commande manuelle. La commande se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la commande. Les principales informations de l'entête sont reprises dans la partie haute de la commande et sont visibles quelque soit l'onglet de la commande affiché à l'écran (sauf en mode saisie plein écran). 17.1.1. L'entête de la commande Composée de deux onglets, Entête et Complément, vous pouvez saisir les coordonnées de votre fournisseur, le dépôt de stock, un descriptif des travaux ou commentaire, le taux de TVA par défaut, etc.. 17.1.2. Le corps de la commande Tout ce que vous souhaitez commander auprès de votre fournisseur, doit être saisi dans l'onglet Corps. Pour vous y aider, vous disposez :  d'une barre d'outils avec des icônes.  d’un masque de saisie entièrement modulable (choix des colonnes à afficher et emplacement de ces colonnes) à l’aide du menu contextuel, accessible par le clic droit de la souris. Vous insérerez alors des éléments issus de votre bibliothèque interne ou issus de vos bibliothèques de prix. Les prix d'achats qui apparaîtront correspondront automatiquement au tarif défini dans la fiche élément, pour le fournisseur indiqué en entête de commande. Vous pouvez également saisir des éléments non référencés. La saisie de texte est illimitée et peut faire appel à des textes types. 66 EBP Bâtiment Si vous avez beaucoup d'éléments à saisir, vous pouvez utiliser la saisie en plein écran. Vous avez la possibilité de sélectionner une affaire différente sur chaque ligne de votre commande. Ainsi sur votre affaire, vous pouvez voir chaque document d’achat dont au moins une ligne référence l’affaire. 17.1.3. Le pied de la commande L'onglet Pied vous permet d'obtenir le déboursé total de votre commande, ainsi que le montant global de votre remise, et le total HT. Vous pouvez ajouter à ce montant des frais de port. Le bouton TVA vous permet d’afficher le récapitulatif des montants HT par taux de TVA. A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets Echéances et Lettres Types qui vous permettent respectivement de voir les acomptes saisis, d'ajouter une lettre de présentation de début ou de fin de commande (qui sera imprimée sur une page à part) et des conditions générales qui apparaîtront au bas de votre commande. 17.2. Le réapprovisionnement automatique des stocks L’assistant de réapprovisionnement automatique des stocks est accessible à partir du menu Traitements + Réapprovisionnement automatique. Cet assistant vous permet de choisir le dépôt ou le document (Devis ou Commande) à réapprovisionner, les quantités de stock à prendre en compte (virtuelles ou réelles), le fournisseur à choisir (principal, au meilleur prix ou au meilleur délai), la date du document et le type de document d’achat qui vont être générées. Comment gérer les achats ? EBP Bâtiment 67 Attention Avant de générer les documents fournisseurs, vous devez avoir saisi dans l’onglet Stock de la fiche élément, les quantités minimum à commander, le stock d’alerte et avoir renseigné l’onglet Fourn de la fiche élément. Suivez les différentes étapes de l’assistant en utilisant les boutons Suivant et Précèdent pour passer d’une page à l’autre. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous détaille chacune des étapes. 17.3. Comment réceptionner les achats ? Après avoir passé une commande auprès de votre fournisseur, vous avez la possibilité de réceptionner tout ou une partie des éléments commandés. Pour cela, vous devez sélectionner la commande fournisseur puis au choix :  Sélectionner l'option Transférer disponible dans la barre de navigation. Elle permet de générer un bon de réception global pour toute la commande (sauf les éléments de type Main d’œuvre si l’option « Autoriser les lignes de main d’œuvre dans les BL » n’est pas coché dans le menu Outils + Options + Documents + Ventes)  Sélectionner l'option Réceptionner dans la barre de navigation. Elle permet de saisir, ligne à ligne, les quantités réceptionnées et générer un bon de réception ou une facture pour chaque réception partielle. 68 EBP Bâtiment Les bons de réceptions reprennent les données saisies dans l'entête de la commande initiale. Le corps se compose des éléments réceptionnés et en pied, vous pourrez saisir un acompte, qui sera automatiquement enregistré dans les paiements fournisseurs. 17.4. Comment créer les factures fournisseurs ? Vous pouvez générer une facture fournisseur depuis le transfert d'une commande, d'un bon de réception ou d’un regroupement de bons de réception. Vous pouvez aussi créer une facture fournisseur directement. Pour cela, vous devez afficher la liste des documents d'achats, en passant par le menu Traitements + Documents d'achat, cliquer sur le bouton Ajouter et sélectionner le type de document Facture. La saisie de la facture est identique à celle des commandes. Les échéances fournisseurs sont automatiquement calculées dans l’onglet Echéances si le mode de règlement fournisseur a été renseigné dans sa fiche. A la validation de la facture, les stocks et le PUMP des éléments facturés sont mis à jour. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur tous les documents d’achats, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles dans la gestion des achats. 18. COMMENT GERER LES ACHATS DE SOUSTRAITANCE ? La gestion des achats de sous-traitance est uniquement disponible en version PRO. Comment gerer les achats de sous-traitance ? EBP Bâtiment 69 Les documents d’achats sous-traitant sont accessibles à partir du raccourci Document d’achat sous-traitant disponible dans les Favoris de la barre de navigation. Vous accédez alors à la liste des documents d’achats soustraitant, qui a les mêmes propriétés que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l’aide, accessible par la touche F1 sur la liste. De même, la consultation, la modification, l‘impression, la duplication, le transfert et la suppression de documents fonctionne comme indiqué page 56 de ce manuel. Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les demandes de prix sous-traitants, les commandes soustraitants, les factures et les avoirs sous-traitants. 18.1. Comment créer une demande de prix soustraitant? Pour créer une demande de prix sous-traitant manuelle, il faut une fois dans la liste des documents d’achat sous-traitant, cliquer sur le bouton Ajouter, sélectionner le type de document « Demande de prix sous-traitant » et cliquer sur le bouton Ok. La demande de prix sous-traitant se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la commande. Les principales informations de l'entête sont reprises dans la partie haute de la demande de prix et sont visibles quelque soit l'onglet de la demande de prix affiché à l'écran (sauf en mode saisie plein écran). 18.1.1. L'entête de la demande de prix Composée de deux onglets, Entête et Complément, vous pouvez saisir les coordonnées de votre sous-traitant, un descriptif des travaux ou commentaire, le taux de TVA par défaut, etc. . 70 EBP Bâtiment 18.1.2. Le corps de la demande de prix Tous les éléments dont vous souhaitez connaître le prix auprès de votre sous-traitant, doivent être saisi dans l'onglet Corps. Pour vous y aider, vous disposez :  d'une barre d'outils avec des icônes.  d’un masque de saisie entièrement modulable (choix des colonnes à afficher et emplacement de ces colonnes) à l’aide du menu contextuel, accessible par le clic droit de la souris. Vous insérerez alors dans votre demande de prix les éléments issus de votre bibliothèque interne, de vos bibliothèques de prix ou saisie manuellement pour ensuite la fournir à votre soustraitant pour qu’il puisse vous fournir ces prix. 18.1.3. Le pied de la demande de prix L'onglet Pied vous permet d'obtenir le déboursé total de votre demande de prix, ainsi que le montant global de votre remise, et le total HT. Vous pouvez ajouter à ce montant des frais de port. Le bouton TVA vous permet d’afficher le récapitulatif des montants HT par taux de TVA. A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets Echéances et Lettres Types qui vous permettent respectivement de voir les acomptes saisis, d'ajouter une lettre de présentation de début ou de fin de la demande de prix (qui sera imprimée sur une page à part) et des conditions générales qui apparaîtront au bas de votre demande de prix. Vous pouvez transférer votre demande de prix sous-traitant en commande sous-traitant ou en facture sous-traitant en sélectionnant la demande de prix puis en cliquant sur le bouton Transférer de la barre de navigation. Comment gerer les achats de sous-traitance ? EBP Bâtiment 71 18.2. Comment créer une commande soustraitant ? Pour créer une commande sous-traitant, vous pouvez soit transférer une demande de prix sous-traitant, soit la créer manuellement. Une fois dans la liste des documents d’achat sous-traitant, cliquer sur le bouton Ajouter, sélectionner le type de document « Commande sous-traitant » et cliquer sur le bouton Ok. La saisie de la commande sous-traitant est identique à celle des demandes de prix sous-traitant. Vous pouvez transférer votre commande sous-traitant en facture sous-traitant en sélectionnant la commande et en cliquant sur le bouton Transférer de la barre de navigation. 18.3. Comment créer une facture sous-traitant ? Pour créer une facture sous-traitant, vous pouvez soit transférer une commande sous-traitant, soit la créer manuellement. Une fois dans la liste des documents d’achat sous-traitant, cliquer sur le bouton Ajouter, sélectionner le type de document « Facture sous-traitant » et cliquer sur le bouton Ok. La saisie de la facture sous-traitant est identique à celle des demandes de prix sous-traitant. Vous pouvez transférer votre facture sous-traitant en avoir sous-traitant en sélectionnant la facture et en cliquant sur le bouton Transférer de la barre de navigation. 72 EBP Bâtiment 19. COMMENT GERER L’ETUDE DES DEBOURSES ? Cette fonctionnalité consiste à rechercher le meilleur fournisseur répondant aux critères sélectionnés pour un élément donné. Remarque Vous pouvez faire votre recherche selon 4 critères. Le meilleur déboursé (Valeur par défaut), le meilleur délai de livraison, la plus petite quantité minimum de commande et multiple de réapprovisionnement ou le fournisseur principal. Ce type de document peut servir dans plusieurs cas :  Pour commander à vos fournisseurs les éléments d’un ou plusieurs devis clients.  Pour mettre en concurrence plusieurs fournisseurs et obtenir ainsi les meilleurs tarifs.  Pour générer des appels d’offre (demandes de prix fournisseurs) afin de connaître si un fournisseur donné possède ou non un élément dans son catalogue (permettant par exemple de l’ajouter dans la liste des fournisseurs de la fiche élément).  Pour déclencher une commande fournisseur dans le but de réapprovisionner votre stock au meilleur tarif.  Pour mettre à jour une partie de votre base éléments en fonction des différentes réponses de vos fournisseurs… 19.1. Comment créer une étude des déboursés ? Pour créer une étude de déboursés, vous pouvez utiliser le raccourci Générer une étude disponible dans la partie Navigation de la barre de navigation, à partir de la liste des devis dans les documents de vente ou d’un devis. Vous pouvez Comment gérer L’ETUDE DES DEBOURSES ? EBP Bâtiment 73 également créer une étude des déboursés par le menu Traitements, Etude des déboursés. Si vous demandez la génération d’une étude des déboursés à partir d’un devis, ce dernier sera automatiquement rattaché et les lignes du devis seront également reprises (sauf les lignes de commentaires et les éléments issus d’une bibliothèque externe ou créé manuellement dans le devis). 19.1.1. Onglet Général Cet onglet vous permet d’indiquer un commentaire. Il permet également d’ajouter et visualiser des devis clients que vous souhaitez intégrer dans l’étude. Vous pouvez également supprimer les devis clients pour lesquels aucune commande fournisseur n’a été générée. 19.1.2. Onglet Corps Cet onglet reprend automatiquement les éléments issus du ou des devis sélectionnés dans l’onglet Général. Vous pouvez ajouter, visualiser et supprimer des éléments. Le bouton Critères permet de choisir pour tous les éléments, les 4 critères de recherche. Vous pouvez choisir des critères de recherche différents pour chaques lignes d’éléments à l’aide des colonnes Critère N°1, Critère N°2, Critère N°3 et Critère N°4. Le bouton Appliquer les meilleurs fournisseurs permet de sélectionner automatiquement le meilleur fournisseur répondant aux critères. La sélection d’un autre fournisseur comme fournisseur retenu dans les lignes d’éléments reste possible. Le bouton Appliquer la quantité mini et le multiple de réappro permet de tenir compte, lors de la commande, des informations de la fiche élément. De ce fait, la quantité réellement commandée sera celle indiquée entre parenthèses. 74 EBP Bâtiment Le bouton Tout commander permet de sélectionner toutes les lignes du corps de l’étude et de reprendre les valeurs indiquées dans la colonne « Quantité restant à commander ». Pour chaque élément, vous pouvez visualiser en bas d’écran le détail de l’élément sélectionné dans la partie Liste des éléments. 5 onglets sont à votre disposition :  Fournisseur : permet de visualiser les différents fournisseurs associés à l’élément avec les informations sur le prix, la remise, la quantité minimum à commander…  Stock : permet de visualiser pour les éléments gérés en stock, le stock réel, virtuel ainsi que la quantité commandée par dépôt et en totalité.  Devis : permet de visualiser les devis concernés par l’élément sélectionné.  Commandes : permet de visualiser les commandes concernées par l’élément sélectionné.  Statistiques : permet de visualiser le montant (ou volume) des commandes passées pour le fournisseur indiqué dans l’élément sélectionné. Il est également possible de cocher l’élément afin que seules les statistiques de l’élément soient prises en compte. Vous pouvez également affiner vos statistiques en sélectionnant une période. 19.1.3. Onglet Achat Cet onglet permet de visualiser les demandes de prix et commandes fournisseurs générés à partir de l’étude. Le bouton Mettre à jour l’étude permet de mettre à jour les éléments modifiés dans la demande de prix. Comment gérer L’ETUDE DES DEBOURSES ? EBP Bâtiment 75 Exemple : Dans la demande de prix fournisseur générée, vous avez modifié le prix net car votre fournisseur vous a indiqué un changement (mise à jour tarif, remise…). En cliquant sur ce bouton, l’étude de déboursé va reprendre automatiquement cette modification. 19.1.4. Onglet Notes Cet onglet permet de saisir des commentaires. 19.2. Comment générer une demande de prix fournisseur à partir de l’étude des déboursés ? Vous devez cliquer sur le bouton Demande de prix. Sur la fenêtre des options de la génération des demandes de prix, vous pouvez effectuer différents filtres sur les fournisseurs et éléments présents dans l’étude. Les onglets Fournisseurs et Eléments permettent d’affiner le filtre en sélectionnant les informations souhaitées. Vous pouvez sélectionner, dans le mode de création de la demande de prix :  Fournisseurs retenus dans l’étude : prend en compte les fournisseurs indiqués dans la colonne Fournisseur retenu du corps de l’étude.  Tous les fournisseurs : prend en compte l’ensemble des fournisseurs (qu’ils soient ou non indiqués comme fournisseur dans l’étude).  Tous les fournisseurs associés : prend en compte les fournisseurs étant associés à l’élément dans l’étude. Une option vous permet de reprendre ou non les prix d’achat sur les demandes de prix. Le fournisseur vous transmet ses tarifs et vous pouvez les saisir dans la demande de prix. 76 EBP Bâtiment 19.3. Comment créer une commande fournisseur à partir de l’étude des déboursés ? Vous devez cliquer sur le bouton Commander. Sur la fenêtre des options de la génération des commandes, vous pouvez effectuer différents filtres sur les fournisseurs et éléments présents dans l’étude. Les onglets Fournisseurs et Eléments permettent d’affiner le filtre en sélectionnant les informations souhaitées. 19.4. Comment effectuer la mise à jour des fiches éléments à partir de l’étude des déboursés ? Vous devez cliquer sur le bouton Maj éléments. Sur la fenêtre des options de la mise à jour des éléments, vous pouvez effectuer différents filtres sur les fournisseurs et éléments présents dans l’étude. Les onglets Fournisseurs et Eléments permettent d’affiner le filtre en sélectionnant les informations souhaitées. Vous pouvez sélectionner, dans le mode de création de la demande de prix :  Fournisseurs retenus dans l’étude : prend en compte les fournisseurs indiqués dans la colonne Fournisseur retenu du corps de l’étude.  Tous les fournisseurs associés : prend en compte les fournisseurs étant associés à l’élément dans l’étude. Vous pouvez également cocher les options suivantes :  Mettre le fournisseur retenu comme fournisseur par défaut : le fournisseur par défaut de la fiche élément sera remplacé par le fournisseur retenu dans l’étude des déboursés. Comment gérer des affaires ? EBP Bâtiment 77  Ajouter les fournisseurs non présents dans la fiche élément : Les fournisseurs ajoutés manuellement dans l’étude des déboursés seront intégrés dans les fiches éléments associées.  Lancer un recalcul des ouvrages à la fin de la mise à jour : Les montants des ouvrages seront mis à jour en fonction des éléments de l’étude des déboursés. 19.5. Comment créer la mise à jour des devis clients à partir de l’étude des déboursés ? Vous devez cliquer sur le bouton Maj devis client. Sur la fenêtre des options de la mise à jour des devis clients, vous pouvez effectuer différents filtres sur les fournisseurs, éléments et devis présents dans l’étude. Les onglets Fournisseurs, Eléments et Devis clients permettent d’affiner le filtre en sélectionnant les informations souhaitées. L’option Prix de vente fixe vous permet de ne pas modifier le prix de vente client et donc de dégager une marge plus importante en cas de baisse de tarif à l’achat. 20. COMMENT GERER DES AFFAIRES ? EBP Bâtiment permet de créer des affaires clients auxquelles vous pourrez rattacher les documents de vente, achat, règlements, suivis de chantier… Vous pouvez ainsi obtenir une vue synthétique sur l’avancement de vos dossiers clients. 20.1. Les options des affaires La fenêtre des options des affaires est accessible via l’onglet Affaire du menu Outils + Options. Dans cette fenêtre vous 78 EBP Bâtiment allez pouvoir choisir de masquer ou non certains onglets, de modifier la vue en passant sur une vue hiérarchique, de prendre en compte les devis dans le calcul du récaptitulatif, de préférer l’utilisation des BL/BR à la place des factures/avoirs pour la partie réalisée de la synthèse et d’intégrer les temps salariés et matériels aux coûts réalisés. 20.2. Comment créer une affaire ? Pour créer une affaire, vous pouvez utiliser le raccourci Affaires disponible dans les Favoris de la barre de navigation. La liste des affaires s’affiche. Utilisez les touches [CTRL] + [Inser] ou le bouton Ajouter au bas de la liste, pour créer une nouvelle affaire. L’affaire se présente comme un classeur, dans lequel vous allez retrouver des onglets par type de documents. L’onglet Récapitulatif permet d’obtenir une synthèse des opérations effectuées dans l’affaire (ventes, achats, suivis de chantiers, règlements…). Cette synthèse peut-être filtrée par période. Les onglets Client et Informations permettent de renseigner les coordonnées du client, une description de l’affaire, associer jusqu’à cinq documents, ainsi que des paramètres comme le nom du représentant, de l’architecte, les dates prévues de début et de fin de travaux, la distance du chantier, etc… Dans les onglets Ventes, Achats fournisseurs, Achats soustraitants, Stocks, Suivis Chantiers détaillés, Suivis chantiers simplifiés, Règlements clients, Paiements fournisseurs, Paiements sous-traitants, Contrats et Interventions, vous retrouverez la liste des documents rattachés à l’affaire. L’onglet Statistiques vous permet d’obtenir des informations sous forme de graphiques sur le chiffre d’affaires clients, fournisseurs et l’aspect financier de l’affaire (évolution des Comment gérer des affaires ? EBP Bâtiment 79 échéances clients et fournisseurs, évolution des règlements clients et fournisseurs) 20.3. Comment associer des documents à une affaire ? Pour associer plusieurs documents à une même affaire, il faut leur attribuer un numéro d’affaire commun. Vous pouvez procéder de plusieurs façons :  Dans l’entête des documents, une zone N° affaire est disponible. Vous pouvez sélectionner ou créer une affaire à l’aide des icônes et .  Dans le corps des documents d’achats, colonne numéro d’affaire, vous pouvez avoir ainsi plusieurs affaires pour une commande fournisseur.  Ouvrir une affaire, et utiliser le bouton Ajouter dans les onglets Ventes, Achats fournisseurs, Achats sous-traitants, Stocks, Suivis Chantiers détaillés, Suivis chantiers simplifiés, Contrats et Interventions pour créer de nouveaux documents. De plus, le logiciel vous proposera de reprendre les informations liées à l’affaire (code client, coordonnées, commentaires etc..).  Ouvrir une affaire et utiliser le bouton Associer dans les onglets Ventes, Achats fournisseurs, Achats sous-traitants, Stocks, Suivis Chantiers détaillés et Suivis chantiers simplifiés, Contrats et Interventions dans le cas où les documents ont été créés au préalable. 80 EBP Bâtiment Remarque La zone n°affaire n’existe pas dans les règlements. Les règlements sont rattachés à une affaire dès lors qu’ils ont été pointés avec une facture qui elle-même est rattachée à une affaire. Vous pouvez à tout moment imprimer un récapitulatif ou une analyse de votre affaire, en cliquant sur le bouton Imprimer en pied de liste. Vous pouvez également imprimer la synthèse complète de l’affaire en cliquant sur le bouton Imprimer en pied de liste (à partir de l’onglet Récapitulatif). 21. COMMENT GERER LES STOCKS ? 21.1. Deux modes de gestion du stock EBP Bâtiment propose deux modes de décrémentation du stock :  A partir des bons de livraisons et factures clients,  Ou à partir du suivi de chantier détaillé Ce choix se définit par défaut dans les options du dossier, dans la partie Documents. Mais vous pouvez aussi modifier ce choix à la création d’un nouveau document, en cochant (ou décochant) la zone Mouvemente le stock, disponible dans l’onglet Complément des documents. Attention Si vous souhaitez exceptionnellement modifier votre mode de gestion du stock, vous devez le faire dès la création du devis. La zone Mouvemente le stock ne sera plus accessible dans le document généré à partir du devis. Comment gérer les stocks ? EBP Bâtiment 81 Si vous avez choisi de gérer votre stock à partir des bons de livraisons ou factures, il sera décrémenté au moment de la validation de la facture. Si vous gérez votre stock à partir du suivi de chantier, un message s’affichera à la validation du suivi pour générer un bon d’entrée ou de sortie de stock correspondant aux dernières saisies. 21.2. Les documents de stock Vous pouvez créer des bons d’entrées et bons de sorties de stock, à partir du menu Traitements + Documents de stock. Vous indiquerez, pour chacun des éléments de type fourniture ou divers, la quantité en stock à entrer ou à sortir. A la validation du bon d’entrée, votre stock est mis à jour et le PUMP (prix unitaire moyen pondéré) de vos éléments de type fourniture ou divers est recalculé. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur tous les documents de stocks, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles dans la gestion des stocks. La version PRO est multi-dépôts. Cela signifie que vous pouvez gérer vos stocks sur plusieurs dépôts. Créez vos différents dépôts depuis le menu Données + Dépôts. Dans vos documents de stock, vous pouvez sur chaque ligne, préciser sur quel dépôt, l’entrée ou la sortie de stock est à effectuer. Vous pouvez aussi créer des bons de transferts, pour indiquer le transfert d’un élément de type fourniture ou divers d’un dépôt à un autre. 82 EBP Bâtiment 21.2.1. La saisie de l’inventaire La saisie de l’inventaire est disponible en version PRO Pour créer un inventaire, vous devez vous placer dans la liste des documents de stocks, cliquez sur le bouton Ajouter et choisir le type de document Inventaire. Choisissez alors le type de regroupement souhaité (famille, groupe, localisation..) et le dépôt. Vous pouvez également demander un inventaire vide. Une question apparaît pour vous demander si vous souhaitez initialiser les nouvelles quantités d’inventaire à zéro ou bien si vous voulez qu’elles reprennent par défaut les quantités actuelles, ceci afin de faciliter votre saisie d’inventaire. La feuille d’inventaire s’ouvre sur l’onglet Corps. Suivant l’option sélectionnée, tous les éléments suivis en stock sont affichés, classés en fonction du regroupement choisi. Sont affichés : la quantité actuelle, l’unité en stock, le Pump et la valeur actuelle du stock. Pour saisir votre inventaire, vous disposez de deux colonnes :  Nouvelle quantité (unité stock) : Permet de saisir la nouvelle quantité d’éléments, exprimée en unité de stock.  Nouvelle quantité (unité de vente) : Permet de saisir la nouvelle quantité en unité de vente. Exemple Vous vendez de la colle, que vous stockez en carton et que vous vendez en sachet. A l’issue de l’inventaire, il vous reste X cartons et Y sachets. Indiquez X dans la colonne Nouvelle quantité en unité de stock et Y dans la colonne Nouvelle quantité en unité de vente. Le total de ces deux quantités sera affiché en unité de stock dans la colonne Nouvelle quantité totale.  Nouveau PUMP : Par défaut, la valeur du nouveau PUMP est égale au PUMP actuel. Vous pouvez le modifier. Comment gérer les stocks ? EBP Bâtiment 83  Nouvelle quantité totale : Affiche le total des nouvelles quantités en stock (Nouvelle quantité en unité de stock + nouvelle quantité en unité de vente). Le total des quantités multiplié par le nouveau PUMP permet de calculer la nouvelle valeur du stock. Si la saisie de votre inventaire s’étale sur plusieurs jours, vous pouvez revenir dessus et modifier les valeurs et les quantités comme vous le souhaitez. De même, si vous avez ajouté de nouveaux éléments dans votre bibliothèque interne, vous pouvez les ajouter à votre inventaire en cliquant sur le bouton Recharger. Les mouvements de stocks seront automatiquement mis à jour à la validation du document. Les éléments en sommeil, qui n'ont pas de stock, n'apparaissent pas dans le corps d'un inventaire. Si vous souhaitez exceptionnellement ajouter dans votre inventaire un élément mis en sommeil ou pas, vous devez cliquer sur le bouton Ajout d’éléments et sélectionner les éléments que vous souhaitez. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur la fiche Inventaire, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles. 21.3. Les mouvements de stocks Vous pouvez consulter l’historique de tous vos mouvements de stocks depuis le menu Données + Mouvements de stocks. Choisissez les filtres souhaités et cliquez sur le bouton Rechercher pour les afficher. 84 EBP Bâtiment Remarque Vous pouvez très facilement classer vos mouvements de stock grâce aux boîtes de regroupement, disponibles via le menu Affichage + boîte de regroupement. Sélectionnez la colonne de votre choix et faites-là glisser à l’aide de la souris, dans la bande grise. Vous pouvez ainsi consulter pour chaque mouvement de stock, le code élément, le numéro de document, la date, la quantité déstockée, la quantité d’origine, le Pump et la valeur du stock. Le bouton Visualiser de la barre de navigation, permet d’accéder directement au document lié au mouvement sélectionné. 22. GESTION DES CONTRATS DE MAINTENANCE ET S.A.V. 22.1. Les contrats de maintenance La gestion des contrats de maintenance consiste en :  La saisie et l'impression des contrats  La facturation périodique de ces contrats  La reconduction et le renouvellement de ces contrats, avec impression des lettres de relances ou reconductions tacites...  L'étude de la rentabilité d'un contrat, à travers le suivi de chantier simplifié Pour créer un nouveau contrat, placez-vous dans le menu Traitements + Maintenance / S.A.V. + Contrats. Dans la liste des contrats, cliquez sur le bouton Ajouter ou bien utilisez les touches [Ctrl] + [Inser] de votre clavier, pour ajouter un nouveau contrat. Gestion des contrats de maintenance et S.A.V. EBP Bâtiment 85 L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur la fiche contrat, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles. 22.2. Le service après vente La gestion du S.A.V. (Service après vente) vous permet de suivre vos interventions, de la préparation jusqu'à la saisie du rapport d'intervention. A partir des contrats de maintenance, les fiches d'interventions à préparer sont automatiquement générées. Vous pouvez également définir un contrat sans intervention. Mais vous pouvez aussi créer des fiches d’interventions sans qu’elles soient liées à un contrat (notamment dans le cas où vous avez installé et vendu une fourniture et vous devez revenir sur le chantier) Lorsque vous préparez votre intervention, vous pouvez indiquer les salariés qui vont intervenir, le matériel à prévoir, la durée totale prévue, le jour et l’heure de l’intervention, les frais de déplacement et saisir les éléments (code, numéro de série, type et durée de garantie, etc.) sur lesquels vous allez intervenir. Vous imprimez les bons d'interventions pour vos salariés. Les rendez-vous sont automatiquement générés dans le planning ou à l'inverse, vous pouvez consulter ou créer, à partir du planning, une nouvelle intervention. Pour créer vos interventions, placez-vous dans le menu Traitements + Maintenance /SAV + Interventions. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur la fiche intervention, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles. Pour compléter le suivi des interventions, un suivi des actions (appels, courriers..) vous est proposé, à partir du menu Traitements + Maintenance / S.A.V + Actions. 86 EBP Bâtiment 22.3. L’historique Maintenance / SAV A partir du menu Données + Maintenance /SAV + Historique Maintenance /SAV, vous pouvez retrouver pour un numéro de série, un client, un contrat, etc., tous les documents qui lui sont liés : Contrats, Factures, Interventions, etc. L'historique apparaît de façon détaillée en affichant toutes les lignes des documents où le filtre choisi est présent ou bien, de façon non détaillée, en affichant la liste des documents où le filtre sélectionné apparaît. 23. LE PLANNING En version PRO, Le planning permet de saisir et visualiser les rendez-vous de vos salariés, les réservations de vos matériels et les interventions liées à la maintenance et au S.A.V. Remarque Avant d’accéder au planning, vous devez créer vos salariés, à partir du menu Données + Salariés et créer vos ressources matérielles à partir du menu Données + Matériels. Accédez facilement au planning en cliquant sur le raccourci Planning disponible dans la partie Favoris de la barre de navigation. 23.1. Présentation du planning Vous avez la possibilité de visualiser le planning sous différentes formes. Pour cela, vous disposez des paramètres suivants :  Ressources Salariés / Personnel : Dans ce cadre vous retrouvez la liste des salariés pouvant être visible ou non dans le planning. Le planning EBP Bâtiment 87 Remarque Dans la fiche salarié via le menu Données + Salariés/Personnel, vous allez pouvoir associer un utilisateur à votre salarié et choisir les salariés qui seront visibles dans son planning lorsqu’il se connectera avec son utilisateur. Si aucun utilisateur n’est associé, tous les salariés seront visibles dans le planning.  Ressources Matériels société : Dans ce cadre vous retrouvez la liste des matériels société pouvant être visible ou non dans le planning. Remarque Dans la fiche salarié via le menu Données + Salariés/Personnel, vous allez pouvoir associer un utilisateur à votre salarié et choisir les matériels société qui seront visibles dans son planning lorsqu’il se connectera avec son utilisateur. Si aucun utilisateur n’est associé, tous les matériels société seront visibles dans le planning.  Vue : Vous pouvez choisir entre la vue journalière groupée par ressources, par jour ou une vue mensuelle. - La vue journalière groupée par type de ressource affiche le planning journalier des salariés et matériels. - La vue journalière groupée par jour affiche les journées et pour chaque journée, la liste des salariés et matériels avec leur planning. - La vue mensuelle affiche pour chaque salarié et matériel, tous les jours du mois avec les RDV prévus.  Date : Indiquez la date de début du planning à afficher.  Hauteur d'une ligne : Indiquez en pixels, la hauteur des lignes du planning. Vous pouvez les augmenter ou 88 EBP Bâtiment diminuer grâce aux petites flèches disponibles dans la zone de saisie.  Nombre de jours : Saisissez le nombre de jours à afficher dans le planning.  Intervalles : Indiquez les intervalles à afficher dans le planning. Remarque Les zones Nombre de jours et Intervalles ne sont pas disponibles pour la vue mensuelle du planning. 23.2. Ajout, modification et suppression de rendez-vous Vous pouvez définir jusqu'à 10 types de rendez-vous différents en indiquant leur nom et couleur. Vous pouvez aussi préciser vos heures d'ouverture, de pause et de déjeuner, qui apparaîtront de couleur différente dans votre planning. Ces paramètres se définissent dans les options du dossier partie Planning, à partir du menu Outils. - Pour ajouter un rendez-vous, vous pouvez :  vous placer sur le planning et utiliser l'option Ajouter disponible dans la barre d’outils au-dessus du planning ou dans le menu contextuel accessible à partir du clic droit de la souris. La fiche rendez-vous s'affiche avec les dates de début et date de fin pré- remplies.  vous placer sur le planning et utiliser l'option Ajouter par type + type de rendez-vous souhaité disponible par le menu contextuel accessible par le clic droit de la souris. La fiche rendez-vous s'ouvre avec les dates de début et de fin pré-remplie et le type de rendez-vous sélectionné. - Pour modifier un rendez-vous, sélectionnez-le dans le planning en cliquant dessus à l'aide de la souris, puis utilisez Le planning EBP Bâtiment 89 l’option Modifier disponible dans la barre d'outils au-dessus du planning par le menu contextuel accessible par le clic droit de la souris. La fiche rendez-vous s'ouvre et vous pouvez modifier tout ce que vous souhaitez. - Pour supprimer un rendez-vous, sélectionnez-le dans votre planning en cliquant dessus à l'aide de la souris, puis cochez l'option Supprimer disponible dans la barre d'outils ou dans le menu contextuel (clic droit de la souris). 23.3. Ajout d'une intervention Dans le cadre du S.A.V, vous avez la possibilité de créer, à partir du planning, une nouvelle intervention. Pour cela, sélectionnez l’option Nouvelle Intervention disponible dans la barre d’outils au-dessus du planning ou dans le menu contextuel accessible à partir du clic droit de la souris. A la validation de celle-ci, le RDV apparaît dans le planning, pour tous les salariés et matériels qui doivent intervenir. Dans la fiche RDV, le code intervention est affiché. Pour visualiser le détail d'une intervention depuis le planning, sélectionnez le rendez-vous et cliquez sur le bouton Intervention disponible dans la barre de navigation. 23.4. La fiche rendez-vous Vous disposez des champs suivants :  Objet : Vous disposez d'une zone de saisie de 100 caractères pour indiquer l'objet de votre rendez-vous. C'est ce libellé qui sera affiché dans votre planning audessous de l'heure de rendez-vous (si l'intervalle le permet).  Dates de début et fin de rendez-vous : Sélectionnez les jours et heures de début et fin de rendez-vous, à l'aide des flèches disponibles dans les zones de saisie. 90 EBP Bâtiment  Clignotant Cochez la zone si vous souhaitez que le rendez-vous clignote dans votre planning.  Vous disposez d'une zone de saisie intitulée Notes pour compléter l'objet de votre rendez-vous si vous le souhaitez. Vous disposez de tous les attributs (gras, couleur, police, souligné, etc...) pour mettre en valeur tout ou une partie de votre texte.  L’onglet Affectation : Vous avez la possibilité d'affecter automatiquement le rendez-vous à plusieurs salariés. Pour cela, cochez les cases en face de chacun des noms des salariés concernés ou bien cochez la zone en face du libellé Salariés / Personnel pour les sélectionner tous d'un seul clic de la souris. 24. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS Les paiements, décaissements fournisseurs et sous-traitants, accessibles seulement en version PRO d’EBP Bâtiment, fonctionnent exactement de la même façon que la saisie des règlements et la remise en banque, détaillés dans les chapitres ci-dessous. 24.1. Comment saisir un acompte ? Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la livraison du bien ou la prestation de services ne soit effectuée (article 289 c du CGI) Vous pouvez la créer directement depuis la liste des documents de vente du menu Traitements ou bien à partir de l’onglet Acompte de la commande ou du BL. Le suivi financier des clients et fournisseurs EBP Bâtiment 91 Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture finale et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acomptes qui ont été enregistrées. Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de TVA, la TVA payée et le restant à payer. Dans les options du dossier, partie Comptabilité + Tiers, vos comptes de TVA en attente et le compte de Tiers pour les acomptes sont indiqués. Consultez l’aide en ligne (F1), partie Guide + Facture d’acompte pour connaître le mode de transfert comptable appliqué et le détail du fonctionnement des documents d’acompte. 24.2. Comment saisir un règlement client ? Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Traitements + Clients + Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la liste pour ajouter un nouveau règlement. Renseignez alors les informations concernant votre client et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite :  affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur l’échéance correspondante ou bien saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances concernées.  Dans le cas où vous ne souhaitez pas passer par l'étape de remise en banque, indiquer directement ici le code banque. Lors du transfert comptable, le règlement sera transféré sur la banque sélectionnée. 92 EBP Bâtiment Remarque Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l’affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire. 24.3. La remise en banque EBP Bâtiment vous permet de remettre en banque vos règlements clients en éditant le bordereau de remise en banque. Pour créer une remise, placez-vous dans le menu Traitements + Clients + Remise en banque et utilisez les touches [Ctrl] + [Inser] ou le bouton Ajouter au bas de la liste. Saisissez la banque sur laquelle effectuer la remise et sélectionnez les règlements concernés, en cochant la colonne Pointé. Vous pouvez utiliser les options et de la barre d’outils pour tous les pointer ou les dépointer. 24.3.1. Génération du fichier Etebac En version PRO, vous avez la possibilité de générer un fichier à la norme Etebac 5, destiné à votre banque, après validation de la remise en banque. Pour cela, utilisez le bouton Générer Etebac disponible dans la fiche ou la liste des remises en banque. Indiquez la date d’opération puis le chemin où copier le fichier sur votre disque dur. Le suivi financier des clients et fournisseurs EBP Bâtiment 93 Attention Toutes les coordonnées bancaires doivent avoir été saisies dans le menu Données + Divers + Banques, ainsi que celles de vos clients, fournisseurs et sous-traitants, dans leurs fiches respectives. 24.3.2. Génération du fichier SEPA En version PRO, vous avez la possibilité de générer un fichier à la norme SEPA, destiné à votre banque, après validation de la remise banque. Pour cela, utilisez le bouton Générer SEPA disponible dans la fiche ou la liste des remises en banque. La génération du fichier à la norme SEPA, n’est possible pour les remises en banque qui si :  Le règlement remis en banque utilise le moyen de paiement (Zone « Paiement par » dans la fenêtre de saisie des règlements) « Virement SEPA », « Prélèvement SEPA » ou « Virement international »,  Le moyen de paiement est identique entre tous les règlements que vous souhaitez remettre en banque. Il n’est donc pas possible de générer un fichier à la norme SEPA si la remise en banque contient un règlement qui utilise le moyen de paiement « Virement SEPA » et un autre le moyen de paiement « Virement international ». En cliquant sur le bouton Générer SEPA une nouvelle fenêtre apparait. Cette fenêtre est différente selon le moyen de paiement utilisé.  Dans le cas d’un moyen de paiement « Virement SEPA », vous obtiendrez la fenêtre « Remise d’ordre de virement SEPA »,  Dans le cas d’un moyen de paiement « Prélèvement SEPA », vous obtiendrez la fenêtre « Remise d’ordre de prélèvement SEPA », 94 EBP Bâtiment  Dans le cas d’un moyen de paiement « Virement international », vous obtiendrez la fenêtre « Remise d’ordre de virement international ». Dans la fenêtre « Remise d’ordre de virement SEPA », vous devez renseigner :  La date d’opération,  Cocher ou pas la case « Opération urgente »,  Le chemin où enregistrer le fichier xml. Dans la fenêtre « Remise d’ordre de prélèvement SEPA », vous devez renseigner :  La date d’opération,  Le type de prélèvement : o Prélèvement SEPA Core (Proposé par défaut), o Prélèvement SEPA interentreprises.  Le chemin où enregistrer le fichier xml. Dans la fenêtre « Remise d’ordre de virement international », vous devez renseigner :  La date d’opération,  L’imputation des frais : o Aucun, o Partagés (proposé par défaut), o Débiteur, o Créditeur.  Cocher ou pas la cas « Priorité haute »,  Le chemin où enregistrer le fichier xml. Remarque La génération du fichier à la norme SEPA, n’est possible pour les décaissements que si le moyen de paiement utilisé est « Virement SEPA ». Tableau de bord et historiques EBP Bâtiment 95 Attention Toutes les coordonnées bancaires doivent avoir été saisies dans le menu Données + Divers + Banques, ainsi que celles de vos clients, fournisseurs et sous-traitants, dans leurs fiches respectives. 25. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUES 25.1. Le tableau de bord Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d’obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes : Les derniers documents, les devis à relancer, les échéances échues, des statistiques et un graphique représentant votre chiffre d’affaire par mois. Astuce Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à l’aide de la souris. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. Vous pouvez aussi consulter les derniers documents d’achats et les statistiques d’achat. 25.2. L’historique clients/prospects Depuis le menu Données + Historique clients / prospects, EBP Bâtiment vous offre la possibilité d’obtenir un historique sous forme détaillée ou non, par client / prospect ou famille de client / prospect, en choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte. 96 EBP Bâtiment Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, cliquez sur le bouton Actualiser pour mettre à jour la liste. Vous disposez aussi d’un historique fournisseur, accessible depuis le menu Données + Historique fournisseur. 25.3. L’historique des éléments Depuis le menu Données + Historique éléments, EBP Bâtiment vous offre la possibilité d’obtenir un historique sous forme détaillée ou non, suivant plusieurs critères, en choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte. Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, cliquez sur le bouton Actualiser pour mettre à jour la liste. Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis les écrans du tableau de bord et de l’historique pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles. Comment créer un mailing ? EBP Bâtiment 97 26. COMMENT CREER UN MAILING ? En version PRO, vous pouvez vous placer dans le menu Outils + Mailing clients / prospects et accéder à l’assistant de création de mailings clients et/ou prospects. Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez posséder le logiciel Microsoft Word, en version 97 ou supérieure. Suivez les différentes étapes de l’assistant, qui permettent de sélectionner les clients et/ou les prospects à qui vous souhaitez envoyer un mailing et choisissez le fichier Word avec lequel effectuer la fusion. Attention Les champs disponibles pour la fusion sont les suivants : Civilite, Nom, Adresse1, Adresse2, Code Postal, Ville, Pays, Tel, Fax, Mobile, Mail, SiteWeb. Vous devez les insérer dans votre fichier Word avant d'appeler l'assistant mailing, afin que la fusion s'effectue automatiquement à la fin de l'assistant. 27. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN COMPTABILITE ? Vous pouvez transférer en comptabilité vos écritures comptables de ventes et de règlements. Pour mettre en place cette interface, vous devez renseigner un certain nombre de données. 98 EBP Bâtiment 27.1. Les données à renseigner avant transfert Pour effectuer votre transfert en comptabilité, EBP Bâtiment a besoin de plusieurs renseignements :  Dans les options du dossier (menu Outils + Options), le chemin d’accès du dossier comptable dans lequel vous souhaitez transférer vos écritures, ainsi que les journaux comptables. Remarque Dès que vous aurez sélectionné le chemin d’accès à votre dossier de comptabilité, vous pourrez sélectionner les journaux et comptes comptables existants en comptabilité à l’aide de l’icône .  Les comptes comptables de TVA, de ventes et d’achats associés au taux de TVA que vous souhaitez utiliser, sont à renseigner dans les fiches de TVA via le menu Données + TVA / Comptes.  Les comptes comptables de vente (par taux de TVA) que vous souhaitez utiliser, sont à renseigner dans les fiches éléments ou dans les options.  Les comptes comptables de vos clients sont à renseigner dans les fiches clients.  Le compte comptable de votre banque, (pour l’écriture de règlement) est à renseigner dans la fiche banque ou dans les options.  Le journal comptable de banque est à saisir dans les options du dossier Comment sauvegarder mon dossier ? EBP Bâtiment 99 Remarque Le logiciel prend par défaut les comptes comptables indiqués dans les fiches éléments, banques et fiches clients. Si ceux-ci n’existent pas, ce sont ceux des options qui seront utilisés pour le transfert des écritures. 27.2. Le transfert Pour effectuer le transfert en comptabilité, vous devez vous placer dans le menu Traitements + Transfert en comptabilité, saisir les paramètres de transfert et lancer la procédure, à l’aide du bouton Lancer le transfert. En cliquant sur le bouton Rafraichir il sera possible de visualiser les différents documents concernés par les paramètres sélectionnés précédemment. Vous pouvez également consulter auparavant l’aperçu avant impression qui vous donne la liste des écritures qui vont être transférées en comptabilité. Attention La longueur des numéros de comptes saisis dans EBP Bâtiment doit correspondre à la longueur des comptes dans EBP Compta (voir aide en ligne du logiciel de comptabilité). Cliquez sur le bouton Lancer le transfert pour générer le fichier de transfert. 28. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de tourner sur au moins deux jeux de sauvegarde si vous utilisez des disquettes. 100 EBP Bâtiment Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d’effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données et plus fiables, comme les disques ZIP ou CD-ROM*. Vous pouvez aussi effectuer des sauvegardes en ligne avec EBP Sauvegarde : 90 jours vous sont offerts avec l’achat du logiciel. Par le menu Outils + Sauvegarde ou depuis l’option Sauvegarde de la barre de navigation, vous accédez à l’assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. La sauvegarde peut être allégée, en fonction des options sélectionnées. Par défaut, tout est sauvegardé (Données, modèles et formats d’affichage). Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). 29. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? Nous vous rappelons, d’après les art 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Comment archiver mes données ? EBP Bâtiment 101 Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils + Archivage. Sélectionnez le dossier à archiver et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Terminer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type Archives_Nomdudossier_jjmmaa.zip Le descriptif des fichiers se trouve dans le fichier Dictionnaire.xml, disponible dans l'archive. 102 EBP Bâtiment Les relances EBP Bâtiment 103 Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres principales fonctions dont vous disposez dans EBP Bâtiment. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LES RELANCES Il existe deux types de relances : Les relances pour les devis, dont la date de validité arrive à échéance et les relances clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme. Ces deux impressions sont disponibles à partir du menu Impressions + Documents de vente + Devis et Impressions + Règlements + Relances. 2. L’ECHEANCIER CLIENT Vous avez la possibilité de consulter à l’écran et d’imprimer les échéances de vos clients, filtrées selon les dates souhaitées, à partir des menus Traitements + Clients + Echéanciers et Traitement + Fournisseurs + Echéanciers si vous possédez une version PRO. 3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE Depuis le menu Impressions + Dossier expert comptable, nous vous proposons l’impression de vos factures et règlements, avec les comptes comptables et toutes les LES FONCTIONS AVANCEES 104 EBP Bâtiment informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité. 4. LA PERSONNALISATION DES DOCUMENTS Un grand nombre de modèles d’impressions sont disponible dans le logiciel. Toutes les données peuvent être imprimées depuis le menu Impressions et chaque modèle peut être personnalisé via le bouton Modifier le modèle, présent dans toutes les boîtes d’impressions. Vous pouvez vous aider de la brochure Prise en main de ReportBuilder, disponible sur le CDRom EBP, pour effectuer les modifications souhaitées. 5. LES STATISTIQUES EBP Bâtiment vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques clients, éléments, sur vos documents ou règlements, sous forme graphique ou de tableau (via le menu Traitements + Statistiques). Vous pouvez les imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel. 6. L’IMPORT DES TARIFS FOURNISSEURS EBP Bâtiment vous permet de récupérer ou de mettre à jour les tarifs de vos fournisseurs dans les fiches éléments. Pour cela, vous devez importer le fichier, que le fournisseur vous a fourni, grâce à l’assistance d’import puis de préparer la récupération en paramétrant le fournisseur et les options avant la mise à jour. Cette option, disponible en version PRO, est accessible via le menu Traitements + Mise à jour des tarifs fournisseurs. Indexation de devis EBP Bâtiment 105 7. INDEXATION DE DEVIS L’indexation est une simple duplication de document dont la fonctionnalité supplémentaire est de pouvoir gérer un numéro d’index pour hiérarchiser l’ordre de création des devis. Vous devez aller dans la liste des devis ou par le devis directement par le menu Traitement + Documents de ventes, sélectionner le devis que vous voulez indexer puis cliquer sur Indexer dans la barre de navigation. 8. L’IMPORT D’APPEL D’OFFRE (DOCUMENT EXCEL) EBP Bâtiment vous permet de récupérer vos appels d'offres au format Microsoft Excel. Pour cela, après avoir sélectionné le fichier à importer, vous devez sélectionner une à une les colonnes de votre appel d'offre et indiquez à quel type de colonne elle correspond. Vous pouvez définir jusqu'à 7 colonnes : Inutilisé (l'import de cette colonne ne s'effectuera pas), Code élément, Numérotation (numéro de la ligne), Libellé (ou désignation), Prix HT, Unité (de vente) et Quantité. Ensuite, vous pouvez générer un devis et vous n'aurez plus qu'à compléter le nom du client, chiffrer le devis et l'enregistrer. Cette option, disponible en version PRO, est accessible via le menu Outils + Import d’appel d’offre (document Excel). 9. EPURATION DE BIBLIOTHEQUES Vous avez la possibilité de supprimer des bibliothèques partenaires qui ont été précédemment importées mais qui ne sont plus utilisées à partir du menu Outils + Epuration de bibliothèques. LES FONCTIONS AVANCEES 106 EBP Bâtiment 10. EBP SAUVEGARDE EBP Bâtiment permet de sauvegarder en ligne, grâce au service EBP Sauvegarde accessible depuis l’assistant de sauvegarde des données. EBP Sauvegarde est un service économique, offrant un hébergement sécurisé de vos données, la possibilité d’y accéder à tout instant et en tout lieu et la simplicité d’un support toujours disponible. Pratique et sûre, la notification de sauvegarde confirme le bon déroulement des opérations. Avec l’achat du logiciel, 90 jours de sauvegarde en ligne vous sont offerts. 11. LE MENU INTERNET Le menu Internet vous offre la possibilité de mettre à jour la version d’EBP Bâtiment, d’accéder au support technique sur le Web, de consulter la liste des sauvegardes en ligne que vous avez effectué, de débrider en ligne votre programme etc.... Pour cela, vous devez avoir accès à Internet depuis votre poste. Sélectionnez ensuite l’option désirée, et laissez-vous guider ! Index EBP Bâtiment 107 Index A Accès au service technique ................................................................23 Achats................................................................................................64 Activation ..........................................................................................27 Affaires.................................................................................. 72, 77, 79 Aide sur EBP Bâtiment......................................................................17 Appel d’offre (Document EXCEL) .................................................105 B Bibliothèque interne...........................................................................35 Bibliothèques externes.......................................................................38 C Clients................................................................................................42 Code d'activation .........................................................................26, 27 Commande d’achat à partir d’un devis ..............................................66 Commandes fournisseurs................................................. 65, 66, 70, 73 Compte Prorata ..................................................................................55 Configuration minimale.....................................................................23 Contrats .............................................................................................84 Contremarque ....................................................................................57 Corps du devis...................................................................................46 Correcteur orthographique.................................................................47 Création de dossier ............................................................................28 D DEEE........................................................................................... 37, 49 Devis..................................................................................................45 Documents d’achats...........................................................................64 Documents de stock...........................................................................81 Dossier expert..................................................................................103 Duplication de documents .................................................................57 INDEX 108 EBP Bâtiment E Echéanciers......................................................................................103 Eco-contribution ..........................................................................37, 49 Eco-taxe....................................................................................... 37, 49 Ecran de travail..................................................................................30 Eléments............................................................................................35 En sommeil..................................................................................36, 83 Envoi par e-mail ................................................................................58 Epuration de bibliothèques ..............................................................105 Etebac ................................................................................................92 Etude des déboursés...........................................................................72 F Facture ......................................................................................... 48, 68 Factures d'avancement.......................................................................54 Fonctions avancées..........................................................................103 Fournitures.........................................................................................35 G Gestion des fenêtres...........................................................................34 H Historique clients/prospects...............................................................95 Historique éléments...........................................................................96 Historique fournisseurs......................................................................95 I Import des tarifs fournisseurs ..........................................................104 Impression de documents ..................................................................58 Indexation de devis..........................................................................105 Initialisation du dossier......................................................................31 Installation .........................................................................................25 Internet.............................................................................................106 Intervention........................................................................................89 L Lancement du logiciel........................................................................26 Index EBP Bâtiment 109 M Mailing clients / prospects.................................................................97 Main d’oeuvre ...................................................................................35 Matériels............................................................................................35 Métrés.................................................................................... 39, 40, 43 Modes de règlement.....................................................................43, 44 Modifier un modèle .........................................................................104 Mot de passe ......................................................................................34 Mouvements de stocks.......................................................................83 Multi tarif...........................................................................................43 N Nouveau devis...................................................................................45 O Options d’affichage ...........................................................................33 Options du dossier .............................................................................32 Ouvrages............................................................................................35 P Pied de devis......................................................................................48 Planning.............................................................................................86 Promotion ..........................................................................................43 Prospects............................................................................................42 R Réapprovisionnement des stocks.......................................................66 Récéptionner......................................................................................67 Règlement client................................................................................90 Règlement fournisseur.......................................................................90 Regroupement de BL.........................................................................57 Relances clients ...............................................................................103 Relances devis .................................................................................103 Remise en banque..............................................................................92 Rendez-vous................................................................................88, 89 Retenue de garantie ...........................................................................55 INDEX 110 EBP Bâtiment S Sauvegarde des données............................................................ 99, 106 SAV...................................................................................................84 SEPA .................................................................................................93 Sous-traitance ....................................................................................68 Statistiques.......................................................................................104 Stocks ................................................................................................80 Suivi de chantier................................................................................59 T Tableau de bord .................................................................................95 Temps Salaries...................................................................................61 Temps salariés par chantier détaillés .................................................63 Textes types.......................................................................................36 Transfert comptable.........................................................................97, 99 Transfert de documents......................................................................56 Index EBP Bâtiment 111 NOTES NOTES 112 EBP Bâtiment EBP Compta Pratic (OL Technology) pour Windows XP, Vista, Windows 7 ou Windows 8 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2014 EBP Informatique, édition juin 2014. 3 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou analogue. Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spéciale « mode locatif ») ou d’un hébergement (sauf par une licence spéciale « mode hébergé » ou « saas » ou encore « mode RDS » pour les intégrateurs-hébergeurs sélectionnés par EBP) à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00 En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour 4 aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans 5 l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d'EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Article 9. Cas particulier des logiciels sous environnement MAC Ces logiciels ne sont disponibles chez EBP qu’en version monoposte. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières (les annexes et Conditions Particulières sont disponibles sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditions-generales-de- 6 vente.html), à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour 7 est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. 8 EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou 9 manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. v3.3 juin 2013 D. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on line Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels 10 que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et écrite d’EBP. Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air - 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans toutefois intervenir au contrat. Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de la connexion au service et a de son utilisation. Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients. Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou bien ayant souscrit au service Reports On Line. L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image) Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer... La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous) Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) : Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le client est en mode évaluation. Il peut créer :  un compte  une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité de comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement) Le client peut publier :  avec une limite à 2 pages par document 11  avec une limite de 5 documents maxi par licence EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne. Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en contactant son revendeur EBP. Responsabilité d’EBP: EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations. Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de survenance du fait générateur de responsabilité. Responsabilité du Client: Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux besoins du Client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line. Conditions financières : Tarifs indicatif au 1-02-2012 12 Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :  en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs  PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et services EBP Résiliation du contrat du fait du Client : En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ». Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des droits d’un tiers. Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de l’article L 121-20 du Code de la Consommation. Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi « Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles informations recueillies par lui. Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les Yvelines. Version 1 – Février 2012 13 E. Conditions de vente aux particuliers Droit de rétractation Principe Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés. "Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services. L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme." Effets Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la consommation, art. L 121-20-1) Exceptions Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la consommation, art. L 121-20-2):  fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du consommateur avant la fin du délai de sept jours francs  fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le consommateur  Tarifs indiqués sur le site Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans préavis. v3.3 juin 2013 14 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Compta Pratic (OL Technology) et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traitées dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis  Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 15 Table des matières INSTALLATION................................................................................................. 17 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 17 1.1. Accès au service technique ......................................................................... 17 1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 17 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 18 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 19 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 19 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 19 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?................................................... 19 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ........................ 19 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 20 6. ÉCRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 21 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 22 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 22 2. COMMENT SAISIR MES ACHATS ET MES VENTES ? ................................ 22 2.1. Comment saisir une facture d’achat ?.......................................................... 22 2.2. Comment saisir une facture de vente ? ....................................................... 23 2.3. Comment saisir un avoir, une remise ?........................................................ 23 3. COMMENT SAISIR MA TRESORERIE ? ....................................................... 23 3.1. Comment saisir un encaissement client ?.................................................... 23 3.2. Comment saisir un décaissement fournisseur ?........................................... 23 3.3. Comment saisir une autre opération ?......................................................... 23 4. COMMENT LETTRER UN TIERS ? ............................................................... 24 5. COMMENT POINTER LA BANQUE ?............................................................ 24 6. MES IMPRESSIONS COURANTES............................................................... 25 7. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?............................................ 25 8. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNE ?...................................................... 26 OPERATIONS COMPTABLES.......................................................................... 27 1. LA GESTION DES FAVORIS......................................................................... 27 2. OPEN GUIDE................................................................................................. 27 3. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 28 16 4. GESTION DES EXERCICES ......................................................................... 28 5. CREATION D’UN COMPTE ........................................................................... 29 6. CREATION D’UN JOURNAL.......................................................................... 29 7. SAISIE D’UNE ECRITURE COMPTABLE ...................................................... 29 8. SAISIE DES VENTES COMPTOIR ................................................................ 30 9. DECLARATION DE TVA................................................................................ 30 10. VALIDATION DES ECRITURES .................................................................. 31 11. CLOTURES MENSUELLES......................................................................... 31 12. CLOTURE ANNUELLE ET A NOUVEAUX................................................... 31 13. LES ÉCHANGES CLIENTS / EXPERT......................................................... 32 14. REPORTS ON LINE..................................................................................... 32 15. LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES.................................................... 33 16. L’IMPORT PARAMETRABLE....................................................................... 33 17. LE JOURNAL DES EVENEMENTS.............................................................. 34 18. L’ARCHIVAGE DES DONNEES................................................................... 34 Avant de commencer 17 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0821 61 2000 (0.09€/min)  Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la suivante :  Processeur : P4 2 GHz ou équivalent  Mémoire : 3 Go  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Espace disque libre : 3 Go Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits), Windows 8 (32 bits & 64 bits). INSTALLATION 18 Remarque Windows® XP, Vista, 7 et 8 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK . 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Compta Pratic (OL Technology). 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP. 9. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 10. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. Comment lancer mon logiciel ? 19 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer+ Programmes + EBP + EBP Compta Pratic (OL Technology). 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela signifie que pendant 40 jours, le logiciel est en version limitée en nombre de données : 20 articles, 20 documents, 100 écritures comptables et les impressions porteront la mention "Démonstration". Au delà, vous devrez saisir votre code d'activation pour utiliser le logiciel. Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option Activez votre logiciel du menu ?. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement. 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton Activer Manuellement et vous avez alors accès aux zones suivantes :  Clé PC Cette clé, calculée à partir des informations matérielles de votre poste, est unique. Elle vous sera demandée lors de l’activation.  Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules). INSTALLATION 20  Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel.  Clé WEB Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Code d’activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton Activer votre logiciel. Un message d'avertissement apparaît :  Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ;  Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? – Activez votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CRÉER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur Créer un nouveau dossier depuis l’écran de d’accueil ou activez le menu Fichier + Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez les coordonnées et informations de votre société, ainsi que les dates d’exercice. Les dates de l’exercice suivant vous sont automatiquement proposées. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. Votre dossier de travail sera ensuite créé à partir de ces informations et sera nommé «Mon dossier». Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. Écran de travail 21 6. ÉCRAN DE TRAVAIL Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants Partie contextuelle de la barre de navigation La barre de statut affiche le nom de la base ouverte, c’est- à-dire Mon dossier. Les menus La barre de navigation PRISE EN MAIN 22 Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un devis, d’une facture, dans la saisie d’un règlement ou dans la création d’un rapprochement ou le lettrage d’un compte. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d’aller dans Paramètres – Société – Options comptables et de remplir avec soin ces options, car certaines vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 2. COMMENT SAISIR MES ACHATS ET MES VENTES ? 2.1. Comment saisir une facture d’achat ? Pour saisir une facture d’achat, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Saisie Pratique – Mes achats. Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture.  Indiquez la date de la facture.  Conservez le numéro de pièce proposé automatiquement ou indiquez le numéro de la facture.  Choisissez un fournisseur dans la liste. Si le fournisseur n’est pas présent, cliquez sur le bouton Nouveau fournisseur, indiquez son nom, éventuellement son adresse et enregistrez la fiche.  Complétez la description si vous souhaitez apporter une précision.  Saisissez le total TTC.  Indiquez le type de TVA : le montant se calcule automatiquement. Vérifiez la cohérence avec la facture. Le montant doit être modifié s’il est différent de votre document.  Choisissez la nature d’achat correspondant au type de la facture et contrôlez le montant.  Un message vous propose ensuite d’effectuer une nouvelle saisie : répondez Oui pour continuer. Comment saisir ma trésorerie ? 23 2.2. Comment saisir une facture de vente ? Pour saisir une facture de vente, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Saisie pratique – Mes ventes. Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture. Remplissez les différents champs de la même façon que pour la facture d’achat. 2.3. Comment saisir un avoir, une remise ? Pour saisir un avoir, saisissez une facture avec des montants négatifs. Pour saisir une remise, utilisez la nature « Remises obtenues » ou « Remises accordées ». Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 3. COMMENT SAISIR MA TRÉSORERIE ? 3.1. Comment saisir un encaissement client ? Pour saisir un encaissement client, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Saisie pratique – Ma trésorerie. Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] et choisissez « Encaissement ».  Sélectionnez « Encaissement client ».  Indiquez la date de l’encaissement.  Choisissez la banque ou la caisse concernée.  Indiquez un n° de pièce, une description, le montant de l’encaissement.  Choisissez un client dans la liste. Si le client n’est pas présent, cliquez sur le bouton Nouveau client, indiquez son nom, éventuellement son adresse et sauvegardez la fiche.  A la fin de la saisie, un message vous propose de saisir une nouvelle opération : répondez Oui pour continuer. 3.2. Comment saisir un décaissement fournisseur ? Pour saisir un décaissement fournisseur, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Saisie Pratique – Ma trésorerie. Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser], et choisissez « Décaissement ». Sélectionnez « Décaissement fournisseur » et remplissez les différents champs comme pour l’encaissement client. 3.3. Comment saisir une autre opération ? Le bouton Ajouter vous permet de saisir quatre types d’opérations :  Les encaissements  Les décaissements  Les virements (de banque à banque, de banque à caisse …)  Les remises de chèques PRISE EN MAIN 24 Pour les encaissements et les décaissements, des sous-catégories vous permettent de choisir un type d’opération plus précis : encaissement client, encaissement d’effets avec frais, décaissement fournisseur, entretien, essence, frais bancaires, etc. Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA vide. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 4. COMMENT LETTRER UN TIERS ? Le lettrage est une opération consistant à lettrer des factures avec leurs règlements. Les lignes non lettrées sont donc des lignes qui ne se compensent pas et / ou n’ont pas de rapport entre elles. Pour réaliser ce pointage, accédez au menu Quotidien / Saisie – Lettrage simplifié.  Dans le champ Compte, sélectionnez un fournisseur ou un client : les factures s’affichent alors dans la première liste, les règlements et avoirs dans la seconde.  Sélectionner une facture et son règlement.  Cliquez sur le bouton Lettrer, confirmez le code proposé et la date de lettrage : le code se reporte que ces lignes, ce qui signifie qu’elles sont lettrées.  Répétez l’opération pour toutes les factures réglées.  Visualisez les factures non réglées en sélectionnant Lignes non lettrées dans le filtre lettrage. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 5. COMMENT POINTER LA BANQUE ? Le rapprochement bancaire est une opération qui consiste à pointer les opérations bancaires saisies dans le logiciel qui apparaissent dans vos relevés bancaires. Pour rapprocher un compte, vous devez accéder à la liste des rapprochements par le menu Quotidien / Saisie – Rapprochement bancaire. Ensuite, cliquez sur le bouton Ajouter ou utilisez la touche [Inser].  Choisissez la banque grâce au champ Compte à rapprocher.  Indiquez le Libellé et la Date de rapprochement et cliquez sur Valider.  Dans la fenêtre de rapprochement, saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde du relevé.  Pointez les lignes d’écritures en double-cliquant dessus ou grâce au bouton Pointer : les lignes pointées disparaissent. Pour les voir, indiquez Toutes dans le champ Lignes à afficher. Le code pointage, la date et le libellé du rapprochement sont inscrits sur ces lignes.  Une fois le pointage terminé, le champ Ecart de rapprochement doit être à zéro.  S’il n’y a pas d’écart, sauvegardez le rapprochement et imprimez-le en cliquant sur l’icône de l’imprimante. Mes impressions courantes 25 Si l’écart de rapprochement n’est pas à zéro à la fin de l’opération, vérifiez les points suivants :  Certains règlements de votre relevé n’ont peut-être pas été saisis : saisissez-les dans Ma trésorerie avant de compléter le pointage.  Certains règlements n’ont peut-être pas été pointés : pointez bien tous les montants du relevé bancaire.  Certains règlements ont peut-être été pointés à tort, car ils ne sont pas sur le relevé bancaire : dépointez-les.  Le solde bancaire ou un règlement ont peut-être été saisis de façon erronée : rectifiez-les. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 6. MES IMPRESSIONS COURANTES Pour imprimer les achats, les ventes, la trésorerie, les journaux, la balance, le Grand-Livre, accédez à l’option Quotidien / Saisie – Impressions. Puis dans la liste des catégories, choisissez l’état que vous souhaitez. Cliquez ensuite sur le bouton Imprimer. L’onglet Filtres vous permet de définir les options de l’impression. Cliquez ensuite sur Imprimer pour lancer l’édition. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 7. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM. Par le menu Outils – Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegarde et de lancer la procédure. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. PRISE EN MAIN 26 8. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNÉ ? Les signatures numériques peuvent être utilisées pour authentifier des documents et aviser les destinataires de la moindre modification du document. Les certificats peuvent être fournis par une autorité de certification (facturé) ou auto-signés (gratuit). Dans la pratique, les certificats auto-signés n'offrent pas au destinataire une preuve de l'identité du signataire. Seul, le signataire est garant de son certificat auto-signé. Pour envoyer un PDF signé depuis Open Line, vous devez donc disposer d’un certificat fourni par une autorité de certification (facturé) ou auto-signé (gratuit). Dans le cas où vous ne possédez pas de certificat fourni par une autorité de certification, vous avez la possibilité de :  Créer un certificat  Exporter puis importer le certificat afin qu’il soit reconnu comme Autorités de certification de racine de confiance. Quel que soit le type de certificat, vous devez le renseigner dans l’application EBP (Paramètres -Société - Général - Impression et export) pour qu’il soit pris en compte lors de l’envoi d’email. Remarque Un seul certificat peut être affecté à l’application Open Line. Après avoir sélectionné un document, cliquez sur Envoyer par mail de la barre des tâches (liste des documents) ou la barre d’outils (fiche document) ; choisissez le format Fichier PDF signé et cliquez sur Ok. L’écran de message s’affiche. Une fois l’adresse du tiers renseignée et le message saisi, cliquez sur le bouton Envoyer. Le tiers recevra l’email et l’ouvrira avec le document en pièce jointe. Il devra cliquer sur la barre de navigation (à gauche), dans le volet Signatures. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’avoir plus de détail sur les PDF signés. La gestion des favoris 27 Opérations comptables 1. LA GESTION DES FAVORIS A partir du volet de navigation, le menu Favoris vous permet d’ajouter, d’organiser et de renommer comme vous le souhaitez les fonctionnalités du volet de navigation. Pour cela, il faut ajouter des entrées de la barre de navigation en faisant un clic droit sur l’entrée choisie. Par exemple, à partir de la barre de navigation du menu Quotidien / Saisie, sur Consultation, réalisez un clic droit et cliquez sur Ajouter aux Favoris. Une fois dans les Favoris, grâce au clic droit, il est possible d’ajouter des dossiers, de renommer les actions / dossiers, de les déplacer ou de les supprimer. Remarque Une action ne peut être ajoutée qu’une seule fois dans les Favoris. 2. OPEN GUIDE Vous avez la possibilité de personnaliser des Open Guide pour chaque menu Quotidien / Saisie, Consultation, Exercices / Clôtures…. Chaque Open Guide personnalisé est disponible dans une liste déroulante. La fenêtre de personnalisation de l’Open Guide permet de saisir le nom de cet Open Guide, gérer les éléments et enregistrer l’Open Guide. Vous pouvez également utiliser des raccourcis clavier pour personnaliser l’Open Guide. Une fois votre Open Guide réalisé, vous devez l’enregistrer. Pour cela, cliquez sur le bouton Fermer ou sur la croix en haut à droite. Un message vous demande si vous souhaitez enregistrer les modifications, répondez Oui. OPERATIONS COMPTABLES 28 3. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes :  l’état de vos disponibilités avec le solde de vos comptes bancaires ;  l'état de vos dettes fournisseurs et de vos créances clients ;  le tableau récapitulant la somme de vos recettes et de vos dépenses par mois. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture et à chaque rafraîchissement du tableau de bord. Le tableau de bord est accessible depuis le menu Affichage – Tableau de bord. Une ouverture automatique peut être programmée par le menu Outils – Options – Général – Apparences. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 4. GESTION DES EXERCICES A la création du dossier, deux exercices sont automatiquement créés. Au-delà de deux exercices, il vous faut d’abord procéder à la clôture annuelle du premier exercice ouvert puis à la création du nouvel exercice. Pour créer un nouvel exercice, vous devez accéder à la liste des exercices par le menu Exercices / Clôtures – Exercices. Vous devez ensuite :  utiliser la touche [Inser], le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter,  modifier si besoin les dates d’exercice. Changer d’exercice courant n’est pas une opération indispensable. Néanmoins, cela permet de choisir l’exercice que vous souhaitez voir affiché par défaut dans vos différentes listes, fenêtres… Pour changer d’exercice courant, il suffit de :  se positionner sur l'exercice désiré dans la liste des exercices,  sélectionner Définir un exercice courant dans la barre de tâches du volet de navigation, dans le menu contextuel ou en appuyant sur le bouton disponible dans la fiche. L’exercice courant est identifié à la fois par une mise en caractères gras dans la liste des exercices et par la mention des dates de cet exercice dans la barre de titre de l’application. Quel que soit votre exercice courant, tous vos exercices (ouverts ou clôturés) restent accessibles. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. Création d’un compte 29 5. CRÉATION D’UN COMPTE Pour créer un compte, vous devez accéder à la liste des comptes par le menu Quotidien / Saisie – Plan comptable entreprise. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez indiquer le numéro de compte et son intitulé. L’intitulé court est l’intitulé qui apparaîtra dans les saisies pratiques. L’onglet Paramétrage vous permet de renseigner les paramètres de lettrage, d’échéance et de TVA du compte. Les cases Nature d’achat et Nature de vente servent à former la liste des natures d’achat ou de vente qui s’affiche lors de la saisie dans Mes achats et Mes ventes. L’onglet Coordonnées contient les coordonnées des tiers. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment renseigner dans sa totalité une fiche compte. 6. CRÉATION D’UN JOURNAL Pour créer un journal, vous devez accéder à la liste des journaux par le menu Paramètres – Journaux. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir le code journal, le type de journal (achat, vente, trésorerie, opérations diverses) et une description. Dans l’onglet Saisie :  Vous pouvez définir le mode de numérotation des pièces de votre journal.  Vous devez indiquer le compte de contrepartie des journaux de trésorerie. Les autres paramètres ne sont utiles que si vous utilisez la saisie des écritures comptables. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 7. SAISIE D’UNE ÉCRITURE COMPTABLE Pour saisir une écriture comptable, accédez à l’option Quotidien / Saisie – Mes écritures comptables. Ensuite, sélectionnez la tâche Nouvelle écriture comptable dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. Complétez les différents champs de l’entête et de chaque ligne composant l’écriture. Une fois l’écriture équilibrée, un message vous propose de saisir l’écriture suivante : répondez Oui pour continuer. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. OPERATIONS COMPTABLES 30 8. SAISIE DES VENTES COMPTOIR Les ventes comptoir se décomposent en deux opérations : la saisie du ticket Z puis la remise en banque. Pour créer le ticket Z, sélectionnez Quotidien / Saisie – Autres saisies – Ventes comptoir et sélectionnez la tâche Nouveau Ticket Z. Dans la fenêtre, saisissez les différents champs proposés puis ventilez les recettes et les ventes. Pour créer une remise en banque, sélectionnez Quotidien / Saisie – Autres saisies – Ventes comptoir et sélectionnez la tâche Nouvelle remise en banque. Renseignez, si besoin, la banque par défaut des cartes bancaires puis ventilez votre remise par banque et type de remise. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 9. DÉCLARATION DE TVA Pour que la déclaration de TVA se mouvemente correctement, il faut au préalable renseigner les informations sur le dossier et les fiches comptes. Pour établir une déclaration de TVA, vous devez accéder à la liste des déclarations par le menu Quotidien / Saisie – Déclaration de TVA. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter.  Choisissez la déclaration à effectuer, indiquez la période et choisissez les feuillets à inclure dans votre déclaration. Cliquez sur Valider.  Vous obtenez : o L’aperçu de la déclaration. o Un onglet Lignes sur les débits o Des onglets mentionnant : les lignes non déclarées, sur lesquelles une erreur a été détectée ; les lignes non imposables ; les télé-déclarations. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements pour remplir une déclaration. Validation des écritures 31 10. VALIDATION DES ECRITURES Vous pouvez valider les écritures de façon globale ou écriture par écriture :  De façon globale : Accédez au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de journaux, sélectionnez les journaux et mois souhaités. Dans la barre de tâches, cliquez sur Valider les écritures.  Ecriture par écriture : Accédez au menu Quotidien / Saisie – Mes écritures comptables. Ouvrez une écriture en double-cliquant dessus ou grâce au bouton Modifier l’écriture comptable de la barre des tâches. Une fois l’écriture ouverte, cliquez sur Actions sur les écritures + Valider l’écriture courante. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 11. CLÔTURES MENSUELLES La clôture mensuelle permet d’empêcher la modification du journal. Les écritures qu’il contient doivent auparavant être validées. Pour clôturer mensuellement un journal, vous devez accéder au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de journaux. Pour clôturer tous les journaux d’un exercice en une seule action, vous pouvez sélectionner l’option procéder aux clôtures mensuelles disponible dans l’assistant de clôture annuelle. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 12. CLÔTURE ANNUELLE ET A NOUVEAUX La clôture annuelle est une opération irréversible qui vise à rendre intangibles les éléments comptables de l’exercice courant. Vous pouvez y accéder par le menu Exercices / Clôtures – Clôture annuelle. L’exécution de cette opération nécessite de faire vérifier par le logiciel le respect de certaines conditions (validation des écritures, clôture mensuelle des journaux…). La génération des A Nouveaux est indépendante de la clôture d’un exercice. En effet, il est possible de générer les A Nouveaux de deux manières différentes :  Manuellement, par le menu Exercices / Clôtures – Exercices et en sélectionnant Générer les A Nouveaux sur l’exercice courant qui doit les recevoir.  Automatiquement, à la création d’un exercice ou à la clôture d’un exercice en fonction des options choisies dans Paramètres – Société – Options comptables – A Nouveaux. OPERATIONS COMPTABLES 32 Un visuel s’affiche lorsque vos A Nouveaux ne sont plus à jour. Ce visuel est affiché dans le Lettrage simplifié et dans la barre d’état de votre application. Cliquer sur ce visuel ouvre l’assistant de génération des A Nouveaux qui vous permet de lancer l’opération manuellement. D’autre part, lors de la création d’un dossier ou d’un exercice, il est possible de saisir manuellement une balance d’ouverture. Pour cela, accédez au menu Quotidien / Saisie – Mes écritures comptables puis sélectionner Saisir la balance d’ouverture dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 13. LES ÉCHANGES CLIENTS / EXPERT Un client et son expert peuvent créer un fichier d’échange contenant une partie des bases d’un dossier. La chronologie des échanges est la suivante : - Lorsque le client a terminé de travailler et qu’il désire transmettre son dossier à son expert, il lui suffit d’utiliser l’assistant Envoyer le dossier à l’expert-comptable du menu Outils. - Pour que l’expert reçoive le dossier client, il lui suffit d’utiliser l’assistant Recevoir le dossier du client. - Une fois que l’expert a terminé de travailler sur le dossier, il doit le renvoyer à son client en utilisant l’assistant Renvoyer le dossier au client. - Pour que le client reçoive son dossier et puisse recommencer à travailler, il lui suffit d’utiliser l’assistant Recevoir le dossier de l’expert-comptable. Que vous soyez client ou Expert, tant que le dossier est en état Envoyé, il ne vous est pas possible d’exécuter de nouveaux traitements. Seules les fonctionnalités de consultation seront utilisables. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 14. REPORTS ON LINE Un espace de publication appelé Reports On Line (http://reports-on-line.ebp.com) vous permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line. Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de consultation. A partir de votre dossier, vous choisissez les éléments (états d'impressions et listes des données) que vous souhaitez diffuser sur Reports On Line, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence de diffusion. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. Les fonctionnalités disponibles 33 15. LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES Le logiciel vous permet d’activer ou non certaines fonctionnalités. Pour cela, il vous suffit de sélectionner les fonctionnalités que vous désirez dans l’assistant de création de dossier ou, après la création de dossier, de les sélectionner dans Paramètres – Société – Fonctionnalités disponibles. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 16. L’IMPORT PARAMETRABLE Par le menu Outils – Imports / Exports – Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'importation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer la procédure. Vous pouvez sélectionner le type d’import désiré. Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez définir :  le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de codage du fichier...),  le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte,  les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer. Après avoir visualisé un résumé des éléments à importer que vous avez sélectionnés précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements ajoutés, modifiés et non importés est affiché. Dans le cas où l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton Afficher le détail. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. OPERATIONS COMPTABLES 34 17. LE JOURNAL DES ÉVÉNEMENTS Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements. Il stocke les informations concernant :  la clôture mensuelle,  la validation des écritures,  le changement de type de numérotation d’un journal… Lors de certaines opérations telles que la clôture mensuelle, la validation d'écritures ou la modification du type de numérotation d'un journal... des logs automatiques ou avec justification sont effectués. Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des Impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 18. L’ARCHIVAGE DES DONNÉES Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du Bulletin Officiel des Impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils - Archivage. Sélectionnez le dossier à archiver et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Lancer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type Archives_Nomdel’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 35 INDEX 36 Index A A nouveaux .........................................................................................................31 Accès au service technique..................................................................................17 Activer mon logiciel............................................................................................19 Aide sur EBP Compta Pratic (OL Technology) ..................................................14 Archivage ............................................................................................................34 Avoir ...................................................................................................................23 B Balance d’ouverture ............................................................................................32 C Clôture annuelle ..................................................................................................31 Clôture mensuelle................................................................................................31 Compte ................................................................................................................29 Création de dossier..............................................................................................20 D Dates d'exercices...........................................................................................20, 28 Décaissements.....................................................................................................23 Déclaration de TVA ............................................................................................30 E Échanges clients / expert .....................................................................................32 Ecran de travail....................................................................................................21 Ecriture comptable ..............................................................................................29 Encaissements .....................................................................................................23 Exercice courant..................................................................................................28 Exercices .............................................................................................................28 F Facture d’achat ....................................................................................................22 Facture de vente ..................................................................................................23 Favoris.................................................................................................................27 Fonctionnalités disponibles .................................................................................33 Index 37 I Import paramétrable ............................................................................................33 Impressions .........................................................................................................25 Initialisation du dossier........................................................................................22 Installation...........................................................................................................18 J Journal.................................................................................................................29 Journal des événements.......................................................................................34 L Lancement du logiciel .........................................................................................19 Lettrage ...............................................................................................................24 M Ma trésorerie .......................................................................................................23 Mes achats...........................................................................................................22 Mes ventes...........................................................................................................22 N Numérotation des pièces......................................................................................29 O Open Guide .........................................................................................................27 P PDF Signé ...........................................................................................................26 Pointage...............................................................................................................24 Pointage de banque..............................................................................................24 R Rapprochement bancaire .....................................................................................24 Remise.................................................................................................................23 Remise de chèques ..............................................................................................23 Reports On Line ..................................................................................................32 S Saisir une écriture comptable ..............................................................................29 INDEX 38 Sauvegarde ..........................................................................................................25 T Tableau de bord...................................................................................................28 Ticket Z ...............................................................................................................30 TVA ....................................................................................................................30 V Validation des écritures.......................................................................................31 Ventes comptoir ..................................................................................................30 Virement..............................................................................................................23 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 2 ● Les chapitres I à IV présentent les différentes fonctions du logiciel par ordre croissant d’expertise ; selon vos attentes, la consultation intégrale du Manuel n’est pas impérative. Le chapitre V, traitant notamment de la sauvegarde des données, doit à l’inverse attirer votre attention. Enfin, l’annexe qui fournit la liste des documents éditables, peut être imprimée (pages 123 à 133) si vous comptez constituer un archivage rigoureux de votre gestion locative. ● Chapitre I - Installation et Prise en main ● Chapitre II - Gestion LOCATIVE ● Chapitre III - Gestion des charges ● Chapitre IV - comptabilité, trésorerie, tva et D.R.F. ● Chapitre V - Manipulation des données ● Annexe - Liste des documents éditables Comment utiliser ce manuel ? Félicitations ! Merci d’avoir choisi le logiciel de gestion locative dernière génération, alliant puissance et facilité d’utilisation, et reposant sur de nombreuses années de services fiables et performants. Ce logiciel simplifiera la gestion de votre patrimoine immobilier, vous aidant considérablement dans votre travail. ● Emploi des Signets (ou ‘Bookmarks’) Dans le logiciel Acrobat Reader, affichez l’onglet des signets pour atteindre le Chapitre de votre choix. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 3 Sommaire Chapitre I - Installation et Prise en main 4 A / Pré-requis 5 ► Matériel et applications recommandés B / Installation 6 ► Installer / désinstaller le logiciel C / Interface 9 ► Présentation de l’interface Chapitre II - Gestion LOCATIVE 23 A / Renseignement des formulaires de bases 26 ► Saisir les informations sur le(s) propriétaires, le patrimoine, les locataires, les fournisseurs... B / gESTION des loyers 51 ► Calculer et imprimer les appels et quittances de loyer... C / paramètres avancés 76 ► Gérer les révisions, régulariser les charges, éditer les relances... Chapitre III - Gestion des charges 90 A / SAISIE ET RÈGLEMENT D’UNE CHARGE 91 ► Saisir une charge et règler le fournisseur B / RÉPARTITION D’UNE CHARGE D’IMMEUBLE SELON UNE GRILLE 93 ► Ventiler une charge entre les locataires d’un même immeuble selon des proportions pré-établies C / RÉPARTITION D’UNE CHARGE D’IMMEUBLE SELON UN COMPTEUR 100 ► Ventiler une charge entre les locataires d’un même immeuble selon leur consommation respective D / SUIVI DES CHARGES ET GESTION DES DOCUMENTS DES FOURNISSEURS 106 ► Suivi d’un fournisseur et archivage des documents échangés Chapitre IV - comptabilité, trésorerie tva et D.R.F. 107 A / Gestion de la comptabilité 108 ► Saisie des écritures comptables et clôture des exercices B / Gestion de la trésorerie 111 ► Suivi des remises de chèques et d’espèces, suivi des emprunts C / Déclaration de tva 113 ► Déclaration des montants de TVA réglés D / Déclaration des revenus fonciers 117 ► Imprimer la D.R.F. directement depuis les données saisies dans le logiciel Chapitre V - Manipulation des données 118 A / Sauvegarde des données 119 ► Sauvegarder ses données sur différents supports B / Restauration des données de sauvegarde 120 ► Restaurer une sauvegarde C / Suppression des données de démonstration 120 ► Remettre à zéro les données du logiciel D / Compression des tables et mise à jour de la structure 121 ► Optimiser le fonctionnement du logiciel E / interfaÇage avec un logiciel standard de comptabilité 121 ► Exporter les données vers un logiciel standard de comptabilité Annexe - liste des documents éditables 122 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Chapitre I - Installation et Prise en main 4 A / Pré-requis 5 1 - Configuration matérielle 5 2 - Logiciels 5 B / Installation 6 1 - Installation à partir du CD-Rom 6 2 - Activation du logiciel 8 3 - Désinstallation 8 C / Interface 9 1 - Organisation de votre espace de travail 9 2 - Personnalisation de l’espace de travail 10 ● Redimensionnement des fenêtres et des colonnes 10 ● Fonction de tri croissant / décroissant 10 ● Personnalisation de l’affichage 11 3 - Accès à l’Aide 12 ● Afficher le volet d’Aide 12 ● L’Assistant 13 4 - Le Tableau de bord 14 5 - Liste des modules et de leurs options 16 ● Liste générale des modules 16 ● Liste détaillée du module base 17 ● Liste détaillée du module loyers 18 ● Liste détaillée du module charges 19 ● Liste détaillée du module trésorerie 20 ● Liste détaillée du module comptabilité 20 ● Liste détaillée du module fiscalité 21 ● Liste détaillée du module tva 21 ● Liste détaillée du module analyse 21 ● Liste détaillée du module outils 22 ● Liste détaillée du module documents 22 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société chapitre I - installation et prise en main Configuration minimale requise : Processeur : Intel Pentium III Système d’exploitation : Microsoft Windows 2000 / XP / VISTA Mémoire : 256 Mo Espace disque : 150 Mo Navigateur : Internet Explorer Logiciel : Acrobat Reader, Microsoft Word Résolution écran : 1024x768 pixels Configuration recommandée : Processeur : Intel Pentium IV ou supérieur Système d’exploitation : Microsoft XP / VISTA Mémoire : 512 Mo Espace disque : 200 Mo Navigateur : Internet Explorer 6.0 Logiciel : Acrobat Reader 7, Microsoft Word et Excel Résolution écran : 1280x1024 pixels 1 - Configuration matérielle 2 - Logiciels Adobe Acrobat Reader est une application gratuite, indispensable pour consulter la documentation du logiciel (Guide de prise en main et Manuel utilisateur) et pour pouvoir accéder à certains documents (par exemple les Déclarations fiscales) Microsoft Word est requis pour personnaliser les documents créés par le logiciel (Appels, Quittances, etc.). Se reporter à l’Annexe pour la liste des documents nécessitant l’éditeur de Microsoft. A / Pré-requis Microsoft Excel est requis pour éditer vos tableaux de Comptes ; Excel permet en outre d’exporter vos données comptables vers des logiciels spécialisés. 5 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Insérer le CD-ROM dans le lecteur. La fenêtre d’installation s’affiche automatiquement : suivre les étapes de l’Assistant d’installation. B / Installation 1 - Installation à partir du CD-ROM 6 Etape 2 - Cliquer sur Suivant Etape 3 - Lire le Contrat de licence et, s’il vous agrée, cocher ‘J’accepte les termes de ce contrat de licence’. Cliquer sur Suivant. Etape 1 - L’installation commence... Etape 4 - Si vous disposez d’un système d’exploitation Vista, vous devrez peut être reprendre le processus d’installation à l’étape 1 en procédant comme indiqué dans cette fenêtre. Etape 6 - Cliquer sur Suivant. Note : il est déconseillé de Modifier le répertoire d’installation. Etape 5 - Sélectionner Tous les utilisateurs du système et cliquer sur Suivant. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Etape 7 - Cliquer sur Installer ... patienter quelques secondes Le logiciel est installé. La version d’évaluation : • vous permet de tester le logiciel sur une période maximale de 30 jours (période durant laquelle 30 lancements au maximum sont autorisés) • est complète et ne présente donc aucune différence d’un point de vue fonctionnel avec la version commerciale (hormis la création de nouveaux propriétaires qui n’est pas possible). Au delà de ces 30 jours ou 30 lancements, vous serez invité à acquérir la licence (sans ré-installation nécessaire et sans perte de données). Des données de démonstration s’affichent par défaut au lancement du logiciel ; elles peuvent être modifiées. 7 Fin - Cliquer sur Terminer pour clôre l’installation. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société La désinstallation supprime le logiciel ainsi que vos données. 3 - Désinstallation 2 - Activation du logiciel L’activation du logiciel vous permettra d’accéder à la version commandée. Pour activer votre logiciel, vous devez l’installer et disposer d’un nom de licencié et d’un code de débridage. L’activation du produit peut être réalisée immédiatement après son installation. Lancer l’application et ouvrir le menu «Activation produit». Saisir votre Nom de licencié et votre code. Cliquer sur Activer. Un message de confirmation apparaît. Vous devez redémarrer l’application. Pour désinstaller votre logiciel : ● Dans le menu Démarrer de Windows, cliquer sur Panneau de configuration ● Double cliquer sur Ajouter ou supprimer des Programmes ● Sélectionner le programme dans la liste ● Cliquer sur Supprimer. ● Redémarrer votre ordinateur. 8 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société C / Interface 1 2 3 1 - Organisation de votre espace de travail L’interface de travail se compose de 3 éléments : 1 2 3 La Liste des Modules (Bases, Loyers, Charges...) permet de naviguer entre les différentes fonctions du logiciel. Chaque Module dispose d’options figurées. Exemple de module Exemples d’options du module Base La Liste des Sélections permet de cibler le locataire, le lot, le propriétaire (...) sur lequel on souhaite agir. Selon le contexte, des onglets situés à la base de la liste apparaissent ; ils permettent de classer les informations. Retrouvez rapidement l’information souhaitée : • en développant les arborescences (un clic sur le signe + ou double-clic sur le sommet de la liste) • en sélectionnant à la base de la liste l’onglet approprié La fenêtre de visualisation affiche les informations surlignées en bleu dans la liste de Sélection. Elle dispose d’une barre d’outils qui vous permettent notamment de renseigner et de mettre à jour vos informations, de générer vos appels, quittances... Exemple de barre d’outils 9 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 2 - Personnalisation de l’espace de travail • Redimensionnement des fenêtres et des colonnes Vous pouvez à tout moment modifier l’encombrement des éléments affichés : • pointer le curseur de la souris sur la bordure de la fenêtre ou de la colonne • étirer l’élément dans de sens voulu • Fonction de tri croissant / décroissant L’affichage des données peut être modifié en cliquant sur le libellé de chaque colonne. Le classement alphanumérique peut être inversé par un second clic. Pour rétablir l’affichage par défaut, vous devrez «sortir» du module concerné. La même opération de tri peut être effectuée dans la liste hiérarchique et vous permettre par exemple de retrouver plus rapidement un locataire dans une longue liste. 10 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société • Personnalisation de l’affichage Le clic-droit sur le libellé des colonnes de la Fenêtre de visualisation permet de paramétrer l’affichage des données de façon permanente (les choix seront mémorisés à la prochaine ouverte du logiciel). 1 Sélectionner le(s) critère(s) qui serviront à ordonner les informations dans les colonnes. Les choix seront appliqués immédiatement et mémorisés à la prochaine ouverture du logiciel. En choisissant tri par défaut, vous afficherez les informations selon les critères pré-définis par les concepteurs du logiciel. 2 Par défaut toutes les colonnes nécessaires sont visibles ; vous pouvez toutefois en masquer certaines (Supprimer la colonne) et en ajouter de nouvelles (Insérer une colonne). La modification de la colonne vous permet de paramétrer le libellé de chaque colonne ainsi que leur encombrement, l’alignement des données (gauche - centre - droite). Vous pouvez également déterminer si le clic sur l’intitulé de la colonne permet un classement alphanumérique des informations contenues. Voir exemple ci-après. 3 Déterminez le positionnement relatif de chaque colonne dans le tableau. 4 Rétablir l’affichage original des colonnes. 5 Quitter ce menu contextuel sans rien modifier. 1 2 3 4 5 Pour modifier l’affichage d’une colonne, faire un clic-droit sur son libellé et sélectionner Modifier la colonne dans le menu contextuel. Paramétrer la colonne en choisissant ses attributs d’affichage. Vous pouvez basculer d’une colonne à l’autre en utilisant les boutons situés à la base de la fenêtre Personnaliser. Cliquer sur Valider pour enregistrer les modifications. 11 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 4 La fenêtre d’Aide affiche le support de manière contextuelle : l’aide vous renseigne immédiatement sur le Module ouvert. En fonction de vos besoins, vous pouvez afficher l’Aide du logiciel. Deux accès sont possibles : • presser la touche F1 pour afficher la page d’accès aux Manuels utilisateurs • utiliser l’icône pour ouvrir le volet d’Aide contextualisé : la fenêtre affiche une page présentant le module actif, les documents qui peuvent y être édités et vous indique les pages à consulter dans le Manuel utilisateur pour obtenir davantage de renseignements. 3 - Accès à l’Aide 4 Affiche le volet d’Aide Cliquer sur l’icône PDF pour ouvrir le Manuel utilisateur Ferme le volet d’Aide 12 • Afficher le volet d’Aide © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 13 • L’Assistant Le logiciel dispose d’un Assistant interne vous rappelant les procédures les plus courantes. Pour une consultation rapide, il se présente sous la forme d’une arborescence et présente les manipulations à effectuer : • au Démarrage : création et modification d’un propriétaire, d’un immeuble, d’un lot, mise à jour des indices de révision • concernant la Gestion des Loyers : saisie des soldes initiaux, création d’écritures d’appel, d’encaissement, édition des appels et quittances • concernant la Gestion des Charges : création de fournisseurs, d’écritures de charges et de règlement, édition de factures • pour effectuer sa Déclaration des revenus fonciers : préparation et impression de l’imprimé fiscal Pour accéder à l’Assistant, cliquer sur l’icône et sélectionner Ouvrir l’Asssistant. Vous pouvez opter pour une ouverture automatique de l’Assistant à chaque démarrage du logiciel en cochant l’option appropriée depuis le menu Outils. La fenêtre qui s’ouvre : - se compose de deux volets - se superpose à la fenêtre principale du logiciel, vous pouvez basculer d’un espace de travail à l’autre en utilisant la barre de tâches de windows - les étapes de votre gestion locative peuvent être annotées d’un clic : Assistant Tableau de bord tâche effectuée tâche en cours © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 14 4 - Le Tableau de bord Pour accéder au Tableau de bord, cliquer sur l’icône et sélectionner Ouvrir l’Asssistant. Une nouvelle fenêtre s’affiche, elle se superpose à celle du logiciel. Pour basculer de l’une à l’autre, utiliser la barre de tâche de Windows. Le Tableau de bord s’affiche en cliquant sur l’icône . LeTableau de Bord est un utilitaire qui répertorie les actions que vous menez dans le logiciel. Il peut egalement être utilisé comme un agenda. L’ouverture du Tableau de Bord s’effectue de manière identique à celle de l’Assistant. 1 Accès aux rubriques du Tableau de bord 2 Calendrier permettant d’afficher les informations jour après jour : 3 Barre d’outils permettant de créer de nouveaux événements et de filter de façon chronologique les informations affichées 4 Zone d’affichage des informations et de leur statut 1 4 2 3 le Tableau de bord contient un évènement date du jour date sélectionnée tâche en cours tâche effectuée tâche programmée pour être répétée © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 15 Le Journal de gestion affiche automatiquement les événements de votre gestion locative : • création de patrimoine • création de propriétaires, locataires et fournisseurs • création de banques • nouvel encaissement • nouvelle facture • mise à jour des indices... La rubrique Tâche de gestion est un agenda sur lequel vous pouvez saisir les évènements particuliers à accomplir dans le cadre de votre gestion locative (expédition des qittances...) La rubrique Alertes vous permet de noter les évènements les plus importants, à accomplir avant une date limite. Les tâches personnelles contiennent les actions à mener, en rapport ou non avec votre gestion locative (rendez-vous...) «Tous les évènements» affiche les informations des rubriques précédentes ; les puces colorées permettent alors de distinguer la rubrique d’origine. La saisie d’un nouvel évènement s’effectue en cliquant sur le bouton Nouveau situé dans la barre d’outils, un volet de saisie s’affiche alors dans le Tableau de bord. La date doit être saisie, la rubrique et le statut doivent être sélectionnés dans les listes déroulantes et le libellé peut être choisi parmi une liste de proposition par défaut ou saisi librement. La mise à jour d’un évènement (changer son statut notamment) peut s’effectuer de deux manières : • double-cliquer sur la ligne de l’évènement pour ouvrir le volet de saisie • effectuer un clic droit sur l’évènement, un menu contextuel s’affiche : sélectionner la mise à jour appropriée Le menu contextuel donne en outre accès aux fonctions de planifications (il est possible de répéter automatiquement certaines tâches à intervalles réguliers). Une tâche répétitive est signalée par l’icône © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 5 - Liste des modules et de leurs options Module base (11 options) Le module de BASE vous permet de créer, modifier, supprimer les fiches de base c’est à dire la fiche signalétique des propriétaires, des locataires, des fournisseurs, des banques. Les indices de révision doivent également être saisis dans ce module. Module loyers (12 options) Le module LOYERS gère toutes les relations avec votre locataire : gestion des dépôts de garantie, génération des appels de loyers, calcul automatique des révisions en fonction de l’indice adéquat, édition des quittances et régularisation des charges. A tout moment l’historique vous donne une situation claire de vos locataires et la gestion des alertes vous indique ceux à relancer pour impayés, etc. Module charges (7 options) Le module CHARGES concerne toutes les relations avec vos fournisseurs depuis la saisie des factures et leurs règlements jusqu’à la répartition des charges locatives. L’historique fournisseur vous donne à tout moment une situation des factures non réglées. Module trésorerie (5 options) Dans le module TRESORERIE, la fonction «remise en banque» permet de préparer vos bordereaux de remises de chèques. Le journal de banque vous donne à tout moment la situation de vos comptes et vous permet d’effectuer le rapprochement bancaire. Module comptabilité (6 options) Vous pouvez compléter les opérations gérées automatiquement dans les modules précé- dents par la saisie d’écritures dans la COMPTABILITE. Journaux, Grands Livres, Balances sont les états classiques que vous pouvez éditer. Module fiscalité (1 option + mises a jour annuelles) Les déclarations sont imprimables dans le module FISCALITE directement sur le support de l’administration fiscale (Déclaration 2044 ou 2072 pour les SCI). En début d’année, une mise à jour du Module est éditée afin de tenir compte de la nouvelle loi de finances; elle comprend les supports de déclaration agréés par la DGI. Module analyse (5 options) Ce module est conçu pour générer des récapitulatifs de votre gestion locative. Module outils (2 optionS) Le module Outils permet de paramétrer l’affichage en changeant l’apparence générale du logiciel et en filtrant certaines données (par exemple les locataires sortis). Module documents (2 options) Ce module vous donne accès aux modèles Word à employer dans votre correspondance ainsi qu’au Manuel utilisateur. Module TVA (3 options) Ce module vous permet de gérer votre déclaration de TVA. 16 ● Liste générale des modules © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Liste détaillée du module base Module base (11 options) Le module de BASE vous permet de créer, modifier, supprimer les fiches de base c’est à dire la fiche signalétique des propriétaires, des locataires, des fournisseurs, des banques ainsi que le paramétrage du produit comme, par exemple, la liste des modes de paiements. Paramétrage des types de revenus et de charges (par rapport à la Déclaration de Revenus Fonciers 2044 ou 2072), personnalisation des listes déroulantes du logiciel, des indices de révision, des taux de TVA, etc. Répertoire des comptes (401 ... , 512 ... , etc.) qui peuvent être utilisés dans le module comptabilité. Création d’écritures permettant d’actualiser les données comptables des locataires, fournisseurs et banques lorsque débute l’exercice. Création des fiches signalétiques des partenaires d’une SCI ou d’indivisaires. Création des comptes bancaires du propriétaire. Création des fiches des fournisseurs (nom, coordonnées). Création des fiches signalétiques des locataires (nom, coordonnées, bail, modalités des révisions, garantie, informations personnelles). Création de lots isolés (désignation, adresse, compteurs) et modification des immeubles (nombre de lots, charges). Création d’immeubles (désignation, adresse, nombre initial de lots, saisie de la grille de répartition des charges). Création des propriétaires (désignation, coordonnées, statut juridique, taux de tva, taux d’honoraires, nom de la banque). 17 Système d’archivage permettant d’associer un document situé sur votre disque dur à un lot particulier et de le visualiser. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Liste détaillée du module loyers Module loyers (12 options) Le module LOYERS gère toutes les relations avec votre locataire : gestion des dépôts de garantie, génération des appels de loyers, calcul automatique des révisions en fonction de l’indice adéquat, édition des quittances et régularisation des charges. A tout moment l’historique vous donne une situation claire de vos locataires et la gestion des alertes vous indique ceux à relancer pour impayés, etc. 18 Encaisser (du compte de gestion vers le compte du propriétaire), rembourser (du compte de gestion vers le compte du locataire) ou compenser ( = restitution partielle) un dépôt de garantie. Permet d’anticiper les révisions de loyer (simple calcul qui ne génère pas d’écriture). Calcul des loyers (par défaut l’appel de loyer se compose de la somme : loyer + charges + impayés + révision), gestion des APL et de la CAF et encaissement des loyers (avec lettrage automatique). Saisie, modification et suppression des encaissements de loyers. Edition des quittances de loyers. Semblable au Module Base / Locataire, l’option Départ permet de visualiser les fiches locataires et d’en créer de nouvelles. Historique du compte locatif, à partir duquel s’effectuent les lettrages et dé-lettrages. L’organisation des informations peut se faire par locataires, par propriétaires ou par immeubles. Calcul des régularisations (sommes à percevoir ou à reverser au locataire, notamment dans le cas de provisions sur charges) et affectation du montant sur l’appel désiré. Permet de visualiser rapidement les impayés et les dates clés du compte locatif (fin de bail, assurance, etc.) Système d’archivage permettant d’associer un document situé sur votre disque dur à un compte locatif particulier et de le visualiser. Permet la saisie de revenus supplémentaires, indépendamment des encaissements de loyers ou d’honoraires. [ L’option Locataire figure également dans le Module Base ] Création des fiches signalétiques des locataires (nom, coordonnées, bail, modalités des révisions, garantie, informations personnelles). © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Liste détaillée du module charges Module charges (7 options) Le module CHARGES concerne toutes les relations avec vos fournisseurs depuis la saisie des factures et leurs règlements jusqu’à la répartition des charges locatives. L’historique fournisseur vous donne à tout moment une situation des factures non réglées. Création, modification et règlement des factures de fournisseurs (avec lettrage automatique). Création, modification et règlement des factures de fournisseurs. Historique des comptes des fournisseurs, à partir duquel s’effectuent les lettrages et dé-lettrages. Saisie des relevés de compteurs (déclarés dans le module Base / Lot). Le chiffrage s’obtient automatiquement, par soustraction : situation actuelle - situation antérieure. Pour les immeubles, permet de répartir les charges associées à une grille de répartition ou à un compteur (au préalable, les charges doivent impérativement avoir été règlées et lettrées par le propriétaire). Système d’archivage permettant d’associer un document situé sur votre disque dur à un compte fournisseur particulier et de le visualiser. 19 [ L’option Fournisseur figure également dans le Module Base ] Création des fiches des fournisseurs (nom, coordonnées). © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Liste détaillée du module trésorerie Module trésorerie (5 options) Dans le module TRESORERIE, la fonction «remise en banque» permet de préparer vos remises de chèques, d’espèces ... Le journal de banque vous donne à tout moment la situation de vos comptes et vous pouvez pointer vos relevés dans l’historique. Ce module est complété par la fonction «emprunt» afin de suivre les remboursements et de les inclure dans la comptabilité en vue de la déclaration fiscale. Création des remises en banque (la remise de chèques permet de regrouper sur une banque un ensemble d’encaissements effectués par chèque ou en espèce). L’historique des comptes bancaires permet de visualiser les mouvements de trésorerie. Il est en outre possible de rapprocher les opérations bancaires enregistrées dans votre logiciel et celles effectivement survenues. Système d’archivage permettant d’associer un document situé sur votre disque dur à un compte bancaire particulier et de le visualiser. Déclaration d’un prêt, suivi via un tableau d’amortissement et saisie des factures correspondantes. ● Liste détaillée du module comptabilité Module comptabilité (6 options) Vous pouvez compléter les opérations gérées automatiquement dans les modules précé- dents par la saisie d’écriture dans la COMPTABILITE. Journaux, Grands Livres, Balances sont les états classiques que vous pouvez éditer. Création, recherche et modification d’écritures comptables. Le Journal présente, pour un propriétaire donné, toutes les écritures comptables mémorisées dans le logiciel. Un moteur de recherche intégré permet d’accèder rapidement aux informations souhaitées. Le Grand Livre présente les écritures comptables (par défaut, rangées par comptes puis par ordre chronologique) et permet d’effectuer des lettrages. La Balance présente les totaux et le solde des comptes. Permet un report de solde cohérent à la fin d’un exercice. La clôture d’un exercice rend les données non modifiables. 20 [ L’option Banque figure également dans le Module Base ] Création des comptes bancaires du propriétaire. [ L’option Banque figure également dans le Module Base ] Répertoire des comptes (401 ... , 512 ... , etc.) qui peuvent être utilisés dans le module comptabilité. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Liste détaillée du module fiscalité Module fiscalité (1 option + mises a jour annuelles) Les déclarations sont imprimables dans le module FISCALITE directement sur le support de l’administration comptable (Déclaration 2044 ou 2072 pour les SCI). Chaque année, une mise à jour est éditée afin de tenir compte de la nouvelle loi de finances ( CRL, loi Besson ...). ● Liste détaillée du module tva Module TVA (3 options) Ce module vous permet de gérer votre déclaration de TVA. ● Liste détaillée du module analyse Module analyse (5 options) Ce module est conçu pour générer des statistiques et des récapitulatifs de votre gestion locative. Permet de calculer n’importe quel type de Déclaration de revenus fonciers (le support d’impression est fourni à titre d’exemple) Permet une édition détaillée des Déclarations de revenus fonciers et de reporter les montants sur l’imprimé fiscal officiel (module mis à jour chaque année) Permet de consulter l’historique de tous les paiments de TVA et de saisir des accomptes si le propriétaire est soumis au régime «réel simplifié». Permet d’afficher les montants de TVA collectée et de TVA déductible pour la période concernée et propose en conséquence le montant à déclarer. Permet d’éditer un document récapitulatif justifiant l’origine des montants de TVA à déclarer. Etats analytiques (= récapitulatif) des appels de loyers. Etats analytiques (= récapitulatif) des encaissements. Etats analytiques (= récapitulatif) des charges. Etats analytiques (= récapitulatif) des règlements de charges. 21 Rapports de gestion locative (général ou détaillé). © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Liste du module outils Module outils (2 optionS) Paramétrage de l’interface utilisateur Modification de l’apparence générale du logiciel (couleur et taille des icônes). ● Liste détaillée du module documents Module documents (2 options) Ce module vous donne accès aux modèles à employer dans votre correspondance ainsi qu’au Manuel utilisateur. Répertoire des modèles de documents relatifs à la gestion locative. Ces documents sont conçus pour réceptionner de manière dynamique les données. Leur apparence peut être personnalisée (format Microsoft Word). Accès au Manuel utilisateur et emploi de l’Aide interne au logiciel. 22 Permet d’afficher ou de masquer les éléments présents dans les listes de sélection. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Chapitre II - Gestion LOCATIVE 23 A / Renseignement des formulaires de base 26 1 - Propriétaire 26 ● Création d’un Propriétaire 26 ● Manipulation des données saisies 28 ● Imprimer la liste des propriétaires 28 2 - Immeuble 29 ● Création d’un immeuble 29 ● Manipulation des données saisies 30 ● Visualisation des lots d’immeubles 30 ● Singularisation des lots d’immeubles 31 ● Ajout d’un lot dans un immeuble 32 ● Imprimer la liste des immeubles 32 3 - Lot isolé 33 ● Création d’un lot isolé 33 ● Manipulation des données saisies 34 ● Imprimer la liste des lots 34 4 - Locataire 35 ● Création d’une fiche locataire 35 ● Manipulation des données saisies 36 ● Suppression d’une fiche locataire 37 ● Imprimer la liste des locataires 37 5 - Fournisseur 39 ● Création d’une fiche fournisseur 39 ● Manipulation des données saisies 39 ● Imprimer la liste des fournisseurs 40 6 - Banque 41 ● Création d’une banque du propriétaire 41 ● Manipulation des données saisies 41 ● Imprimer la liste des Banques 42 7 - Soldes initiaux 43 ● Exemple de Report à nouveau pour un locataire 43 ● Manipulation de la Liste de sélection du Module Base / Soldes initiaux 44 ● Imprimer la liste des soldes initiaux 44 8 - Plan comptable 45 ● Création et mise à jour du Plan comptable 45 ● Imprimer le Plan comptable 46 9 - Tables annexes 47 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 24 B / gESTION des loyers 51 1 - Sélection des locataires dans le Module Loyers / Appel 51 ● Règle générale 51 ● Exemple pratique : la génération des appels dans le Module Loyers / Appel 51 2 - Gestion des dépôts de Garantie 52 ● Encaissement 53 ● Remboursement d’un dépôt de Garantie 53 ● Compenser un dépôt de Garantie 54 ● Imprimer les tableaux et courriers relatifs aux dépôts de Garantie 55 3 - Génération et édition des appels de loyer 57 ● Calcul de l’appel de loyer 57 ● Paramètres de génération des loyers 58 ● Modifier un appel de loyer 59 ● Edition d’un appel de loyer 60 4 - Encaissement des loyers 65 ● Encaissement du montant appelé (Module Loyers / Appel) 65 ● Encaissement d’un montant librement saisi (Module Loyers / Encaissement) 66 ● Lettrage manuel des montants librements saisis 66 ● Imprimer les encaissements / remboursements 67 5 - Editer une quittance de loyer 68 ● Imprimer une quittance lettrée 68 ● Imprimer une quittance malgré l’absence de lettrage 69 ● Impression des quittances de loyers 70 6 - Suivi des loyers (Historique) 72 ● Consultation des écritures 72 ● Lettrage des écritures 73 ● Impression des documents relatifs aux comptes locatifs 74 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 25 C / paramètres avancés 76 1 - Gestion des APL 76 ● Intégration du montant des APL dans les appels de loyer 76 ● Encaissement d’un loyer pour un locataire bénéficiaire des APL 77 ● Consultation des encaissements 78 ● Fonction de compensation 78 2 - Calculs de révision 80 ● Données requises 80 ● Générer un appel de loyer avec révision 81 ● Anticiper une révision et imprimer une lettre de révision personnalisable 81 ● Impression des tableaux et courriers liés à la révision du loyer 82 3 - Départ et arrivée de locataires 83 ● Clôre le bail du locataire sortant 83 ● Masquer les locataires sortis 84 4 - Loyers au prorata temporis 85 ● Premier loyer mensuel au prorata temporis 85 ● Premier loyer trimestriel au prorata temporis 86 ● Dernier loyer mensuel au prorata temporis 86 ● Dernier loyer trimestriel au prorata temporis 86 5 - Alertes et relances 87 ● Numéroter une relance et expédier avec Accusé de réception 87 ● Imprimer un courrier de relance 88 6 - Documents locatifs 89 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société A / Renseignement des formulaires de bases Le Module Base doit contenir toutes les informations concernant le(s) propriétaire(s), les lots, les locataires, les fournisseurs et les banques. Il est vivement conseillé de saisir vos données dans l’ordre énoncé ici, à savoir : 1 - Propriétaires 2 - Immeubles 3 - Lots 4 - Locataires 5 - Fournisseurs 6 - Banque 1 - Propriétaire ● Création d’un Propriétaire Pour créer la fiche d’un propriétaire, se rendre dans le Module Base, sélectionner l’Option propriétaire et cliquer sur le bouton Créer de la fenêtre de visualisation. Une fenêtre disposant de 5 onglets s’ouvre. ● Onglet Propriétaire Renseignez les champs concernant l’identité du propriétaire à créer. Il est conseillé de saisir le maximum de données afin que la correspondance soit la plus rigoureuse possible (par exemple l’adresse saisie ici figurera dans les avis d’échéance, les quittances, etc...) ● Onglet Société Si la gestion locative s’effectue par le biais d’une société (le propriétaire a alors le statut de société, SCI ou indivision) compléter cet onglet : • saisir le nombre de part de la SCI ou de l’indivision • se rendre dans le Module Base / Option Associés pour singulariser un à un les associés ou les indivisaires 26 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 27 ● Onglet Edition Etablir des règles de numérotations sur les courriers de Quittance et de factures. ● Onglet TVA Informations concernant seulement les propriétaires soumis à TVA. Dans ce cas, il convient d’indiquer ici la périodicité. La saisie des écritures de TVA à payer s’effectue dans le Module Comptabilité / Comptabilité. ● Onglets Gérance L’onglet Gérance se divise en 2 fenêtres. Elles ne concernent que les mandataires (licence particulière). Il convient alors de compléter les champs et de cocher la case Mandant. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Le bouton Imprimer de la barre d’outils (Fenêtre de Visualisation) permet d’éditer la liste des propriétaires créés dans le logiciel. Il est possbile - via l’icône loupe - de filtrer ces propriétaires selon leur «type» (en nom propre / associés). ● Imprimer la liste des Propriétaires Une fois les informations saisies dans les différents onglets, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie. Modification de la numérotation La modification du numéro de propriétaire (généré automatiquement par le logiciel) ne doit pas être modifiée à posteriori ; si vous disposez d’une numérotation propre, pensez à l’employer dès la première saisie. ë Il est possible de supprimer la fiche d’un propriétaire : cette suppression entraîne l’effacement définitif de son patrimoine, de ses locataires et de sa comptabilité. ● Manipulation des données saisies 28 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Onglet Informations communes à tous les lots... Remplir les champs correspondant aux caractéristiques de l’immeuble. Notes : • 1 lot correspond à un bien faisant l’objet d’un bail) • la saisie des grilles de ré- partition est facultative et peut être effectuée à posteriori Pour créer une fiche d’immeuble, se rendre dans le Module Base, sélectionner l’Option Immeuble, puis son propriétaire et enfin cliquer sur le bouton Créer de la fenêtre de visualisation. Une fenêtre disposant de 2 onglets s’ouvre. ● Création d’un immeuble 2 - Immeuble 29 ● Onglet Informations complé- mentaires Onglet destiné à intituler plus précisément les libellés de charges. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Une fois les informations saisies dans les différents onglets, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie. Modification de la numérotation Le numéro d’immeuble (généré automatiquement par le logiciel) ne doit pas être modifié à posteriori. Si vous disposez d’une numérotation propre, pensez à l’employer dès la première saisie (trois chiffres maximum, soit 999). ë Il est possible de supprimer la fiche d’un immeuble. Toutefois cette suppression doit être effectuée avec méthode afin d’éviter les incohérences : • supprimer en premier chaque lot de l’immeuble • supprimer ensuite l’immeuble ● Manipulation des données saisies : ● Visualisation des lots d’immeubles créés Pour visualiser les lots d’un immeuble, ouvrir le Module Base / Option Lot, sélectionner le propriétaire et enfin, l’immeuble. Les lots faisant partie de l’immeuble s’affichent dans la fenêtre de visualisation intitulée Liste des lots. Sélectionner le lot et cliquer sur le bouton Ouvrir pour accéder au détail. 30 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Singularisation des lots d’immeubles créés Le numéro de lot généré automatiquement par le logiciel permet de distinguer les différents lots d’un même immeuble. Cette distinction peut être enrichie en complétant la fiche de chaque lot : ouvrir le Module Base / Option Lot, sélectionner le propriétaire et enfin, l’immeuble. Choisir le lot dans la fenêtre de visualisation et cliquer sur le bouton Ouvrir puis sur le bouton Modifier. ● Onglets Fiche et Compléments Les deux premiers onglets permettent de singulariser les lots de l’immeuble... Il est possible de renommer le lot mais l’adresse demeure celle définie dans l’Option Immeuble. 31 ● Onglet Tantièmes Le troisième onglet apparaît grisé pour les Lots isolés et il est inactif dans le cas d’un lot d’immeuble. Cet onglet n’autorise aucune action, il vous est proposé pour information. Les tantièmes se définissent initialement dans le Module Base / Immeuble et peuvent être complétés en cliquant sur le bouton Tantièmes, situé dans la barre d’outils de la fenêtre de Visualisation. Pour plus d’informations, se reporter au Chapitre III - Gestion des charges © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Pour ajouter un lot à un immeuble précédemment créé, se rendre dans le Module Base / Option Lot, sélectionner l’immeuble approprié et cliquer sur Créer. ● Ajout d’un lot dans un immeuble ● Onglets Fiche et Compléments Le numéro du lot s’auto-incrémente (il est déconseillé de le modifier), le propriétaire, le nom de l’immeuble et son adresse sont des champs pré-renseignés. Il suffit donc de saisir la dénomination du nouveau lot. 32 ● Imprimer la liste des immeubles Le bouton Imprimer de la barre d’outils (Fenêtre de Visualisation) permet d’éditer la liste des immeubles gérés par un propriétaire. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 3 - Lot isolé Pour créer un lot isolé, se rendre dans le Module Base, sélectionner l’Option Lot puis développer l’arborescence du Propriétaire (clic sur le signe ‘ + ‘). Choisir Lots isolés et enfin cliquer sur le bouton Créer de la fenêtre de visualisation. Une fenêtre disposant de deux onglets s’ouvre. ● Création d’un lot isolé ● Onglet Compléments Compléter les informations complémentaires relatives au lot : nature du bien, adresse précise, type de fiscalité, compteurs. Notes : • si vous envisagez d’effectuer votre Déclaration de revenus fonciers avec le logiciel, vérifiez que le type de location et le taux de réduction sont correctement renseignés. • dans la rubrique Autres, la zone EDF et GDF accueillent la référence des compteurs. Le champ zone de roulement concerne la Copropriété et n’apparaît qu’à titre indicatif. ● Onglet Tantièmes Onglet uniquement accessible aux lots faisant partie d’un immeuble 33 ● Onglet Fiche Compléter les informations relatives au lot : nom et adresse. Note : si les avis d’échéance et autres correspondances doivent être envoyés à une autre adresse que celle du lot, il convient de la préciser au niveau de la fiche du locataire, l’onglet Facturation. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Imprimer la liste de lots Le bouton Imprimer de la barre d’outils (Fenêtre de Visualisation) permet d’éditer la liste des lots gérés par un propriétaire. Sélectionner ce dernier dans la liste hiérarchique et cliquer sur le bouton Imprimer. Note : il est possible de n’imprimer qu’une liste partielle des lots (par exemple les lots d’un immeuble). Choisir le bien dans la liste de Sélection et cliquer sur Imprimer. Une fois les informations saisies dans les différents onglets, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie. Modification de la numérotation Le numéro de lot (généré automatiquement par le logiciel) ne doit pas être modifié à posteriori. Si vous disposez d’une numérotation propre, pensez à l’employer dès la première saisie (trois chiffres maximum, soit 999). ë Il est possible de supprimer un lot. Toutefois cette suppression n’entraîne pas la suppression du locataire. Afin d’éviter un état incohérent des données, il convient de procéder dans l’ordre qui suit : • supprimer le locataire du lot depuis le Module base / Locataire • supprimer ensuite le lot depuis le Module base / Lot ● Manipulation des données saisies : 34 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 4 - Locataire Pour créer une fiche locataire, se rendre dans le Module Base, sélectionner l’Option Locataire, puis le lot à louer (ce dernier doit donc impérativement être créé avant le locataire) et enfin cliquer sur le bouton Créer de la fenêtre de visualisation. Une fenêtre disposant de 11 onglets s’ouvre. ● Onglet Locataires Recueille les données concernant le locataire (nom et coordonnées). Note : le contenu des champs Titre de correspondance, Nom et Prénom sera employé dans les correspondances adressées aux locataires tandis que le contenu du champ obligatoire est interne au produit (il est donc possible d’y ajouter une référence, notamment dans le cas d’homonymies) ● Création d’une fiche locataire ● Onglet Bail Détaille la nature, la durée... du Bail 7 2 3 5 4 6 1 1 Type de bien immobilier à déterminer de manière précise (influe sur les calculs). 2 Nombre de jours de retard de paiement accordés avant de considérer le loyer impayé. Si cette valeur est égale à 0, le loyer est exigible le 1er du mois. 3 Si le début de bail est intervenu en cours de terme, les calculs seront proratisés en fonction du temps réel d’occupation 4 Loyer initial, c’est à dire à la date de début de bail. 5 Montant du dépôt de garantie initial c’est-à-dire à la date de début de bail et montant actuel c’est-à- dire à l’heure actuelle. S’il n’y a pas eu d’ajustement de dépôt de garantie, ces deux montants sont alors identiques. 6 Désignation du loyer actuel. Dans la première colonne, indiquer la nature du revenu. Dans la seconde colonne, il s’agit du libellé figurant sur l’appel de loyer. Enfin dans la dernière colonne, indiquer le montant du revenu. 7 Montant de l’APL perçu directement de la CAF. Le montant est à indiquer au positif. Il viendra en déduction sur l’appel de loyer. 35 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Onglet Révision Contient les informations relatives à la révision du loyer. 1 Fréquence de la révision par rapport à la date de début du bail. Si la valeur est égale à 0, alors la révision ne sera pas calculée automatiquement. 2 Si le dépôt de garantie doit être ajusté, cocher cette case. Dans ce cas, les champs Dépôt de garantie initial et actuel doivent obligatoirement être remplis. 3 Méthode de calcul de la révision. 4 L’indice Initial correspond en général à l’indice connu à la date de début du bail (indiquée dans l’onglet précédent). 5 Date de la prochaine révision. Elle sera mise à jour automatiquement par la suite. 6 Cette colonne comporte l’indice et les montants de base de la prochaine révision. 7 Cette colonne comporte l’indice utilisé pour la prochaine révision et les montants révisés. Ces deux colonnes sont mises à jour automatiquement. 1 4 2 5 6 7 3 ● Onglets facultatifs concernant le locataire : • Banque : coordonnées bancaires du locataire • Caution : montant et origine de la caution • Facturation : coordonnées facturations ponctuelles • Société : entreprise appartenant au locataire • Employeur : employeur du locataire • Impôts : Trésor public dont dépend le locataire • Références : historique des locations • Assurances : police d’assurance Modification de la numérotation Le numéro de locataire est généré automatiquement par le logiciel. Il ne doit pas être modifié à posteriori. Si vous disposez d’une numérotation propre, pensez à l’employer dès la première saisie (vous pouvez attribuer les numéros 1 à 99999 et vous devez veiller à ce qu’aucun des locataires d’un même propriétaire ne portent un numéro identique). ë Une fois les informations saisies dans les différents onglets, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie. ● Manipulation des données saisies : 36 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société La coloration en rouge du nom du Locataire indique que la date de sortie est renseignée et, si l’Exercice en cours ne le concerne pas, il peut être supprimé de la liste des Locataires. La suppression de la fiche d’un locataire entraîne l’effacement définitif de toutes ses données (historique des documents locatifs, comptabilité). Il est possible de supprimer la fiche d’un locataire sous certaines conditions : son bail doit être terminé et aucune écriture le concernant ne doit apparaître dans l’exercice en cours. ● Suppression d’une fiche locataire ● Imprimer la liste des locataires La liste associée au bouton Imprimer de la barre d’outils permet d’éditer quatre types de documents. Astuce : la liste des locataires peut être filtrée, en fonction du choix initial opéré dans la liste de Sélection. Par exemple, si un immeuble est sélectionné, seuls ses locataires figureront dans la liste à imprimer. 37 Liste des locataires © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Liste des baux Fiche détaillée Historique des mouvements 38 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 5 - Fournisseurs Pour créer une fiche fournisseur, se rendre dans le Module Base, sélectionner l’Option Fournisseur, puis le propriétaire concerné et enfin cliquer sur le bouton Créer de la fenêtre de visualisation. Une fenêtre disposant de plusieurs champs s’ouvre. Saisir les informations relatives au fournisseur (noms du fournisseur et des contacts, coordonnées...). Note : si deux propriétaires disposent d’un même fournisseur, il est nécessaire de procéder à une seconde saisie, puisque les comptabilités des propriétaires sont rigoureusement indépendantes. ● Création d’une fiche fournisseur Une fois les informations concernant le fournisseur saisies, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie. Modification de la numérotation Le numéro de fournisseur (généré automatiquement par le logiciel) ne doit pas être modifié à posteriori. Si vous disposez d’une numérotation propre, pensez à l’employer dès la première saisie. ë Il est possible de supprimer un fournisseur. Toutefois : • la suppression de la fiche d’un fournisseur entraîne l’effacement définitif de toutes ses données (historique des documents fournisseurs, comptabilité) • cette suppression est soumise à condition : un fournisseur ne peut être supprimé si des écritures le concernant figurent dans l’exercice en cours. ● Manipulation des données saisies : 39 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Pour imprimer la liste des fournisseurs d’un propriétaire, se rendre dans le Module Base / Fournisseur, sélectionner le propriétaire concerné dans la liste hiérarchique et cliquer sur le bouton Imprimer situé au sommet de la Fenêtre de visualisation. ● Imprimer la liste des fournisseurs 40 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 6 - Banque Dans la fenêtre Banque, saisir • le nom de la banque (obligatoire) • son adresse et les coordonnées du contact (facultatif), etc. Une fois saisies les informations concernant la banque, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie. Modification de la numérotation Le numéro de compte bancaire (généré automatiquement par le logiciel) ne doit pas être modifié à posteriori. Si vous disposez d’une numérotation comptable propre, pensez à l’employer dès la première saisie. ë Il est possible de supprimer une banque si aucune écriture la concernant ne figure dans l’exercice en cours. La suppression d’une banque entraîne l’effacement de toutes les données la concernant. ● Manipulation des données saisies : Pour créer une banque se rendre dans le Module Base / Banque et dans la Liste de sélection cliquer sur le propriétaire. Dans la Fenêtre de visualisation, cliquer sur le bouton Créer. Notes : • La case à cocher «Banque par défaut» permet de déterminer la banque du propriétaire qui apparaîtra en premier dans les listes déroulantes. Si la case n’est cochée pour aucune des banques, celle créée en premier apparaîtra au sommet de la liste • Si une même banque est utilisée par plusieurs propriétaires, il est nécessaire de procéder à leur création pour chaque propriétaire (la comptabilité d’un propriétaire est rigoureusement indépendante) ● Création d’une banque de propriétaire 41 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Imprimer la liste des banques Pour imprimer la liste des Banques d’un propriétaire, se rendre dans le Module Base / Banque, sélectionner le propriétaire concerné dans la liste hiérarchique et cliquer sur le bouton Imprimer situé au sommet de la Fenêtre de visualisation. 42 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 7 - Soldes initiaux Le module Base / Soldes initiaux permet, lors du démarrage du logiciel, de saisir les soldes antérieurs pour les comptes de tiers (locataires, fournisseurs, banques) afin de pouvoir suivre les sommes dûes et les impayés. Note : le logiciel prend en considération l’année civile et dispose d’une fonction de clôture d’exercice qui permet le report automatique des comptes de bilan. Lors du démarrage du logiciel, aucun historique n’étant disponible, il convient d’utiliser la fonction Soldes initiaux. ● Exemple de Report à nouveau pour un solde de loyer Dans notre exemple, nous considérons que : • vous débutez la saisie de vos informations dans le logiciel • le locataire a un impayé de 900 € correspondant à des loyers non acquittés. Se rendre dans le Module Base / Soldes initiaux et cliquer sur le bouton Créer. • Une écriture est créée portant le nom de pièce RAN2006 pour Report à nouveau de l’année 2006. • sélectionner la Nature de l’impayés (Loyer, Charges locatives récupérables...) • saisir la somme dûe (note : en cas de trop perçu, il convient de saisir le signe ‘ - ‘ devant la somme) • cliquer sur Valider pour enregistrer 43 Sélectionner dans la Liste hiérarchique le locataire concerné par l’impayé. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Manipulation de la Liste hiérarchique du Module Base / Soldes initiaux La Liste hiérarchique du Module Base / Soldes initiaux présente une particularité : à sa base, 3 sous-onglets sont disponibles. Il permettent de basculer entre les locataires, les fournisseurs et les banques. Liste de sélection par Propriétaires / Fournisseurs Liste de sélection par Propriétaires / Banques Les soldes initiaux des locataires peuvent être créés selon trois catégories : Loyer, Garantie, CAF/APL. 44 Liste de sélection par Propriétaires / Locataires. ● Imprimer la liste des soldes initiaux Pour imprimer la liste des soldes initiaux, se rendre dans le Module Base / Soldes initiaux, sélectionner le proprié- taire (ou le locataire) concerné dans la liste hiérarchique et cliquer sur le bouton Imprimer situé au sommet de la Fenêtre de visualisation. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 8 - Plan comptable Le Plan Comptable répertorie tous les comptes utilisables dans le Module de comptabilité. Le Plan Comptable est créé automatiquement par le logiciel et il se met à jour lors de la création de nouveaux tiers (locataires, fournisseurs, banques). Les Plans comptables s’étoffent au fur et à mesure que le logiciel recueille les informations concernant les propriétaires, les locataires, les fournisseurs et les banques. Les comptes comptables peuvent être complétés et renommés tandis que la numérotation attribuée par le logiciel est fixe. Pour accéder au détail d’un compte, double-cliquer sur la ligne. Plan comptable à la création d’un propriétaire Quatre fonctions complémentaires sont disponibles dans la barre d’outils : Editer le plan comptable Choix du nombre de chiffres des codes comptables (8 à 10). Déterminer dès le départ le nombre de caractères des codes comptables et ne pas en changer après la génération des premières écritures. Mise à jour du dernier Plan comptable (ajout des comptes créés depuis) Suppression du Plan comptable Manipulation des comptes (double-cliquer sur le libellé du compte) : Attention : en modifiant un n° de compte, des incohérences peuvent se produire dans la comptabilité. La suppression d’un compte n’entraîne aucune suppression dans la comptabilité ; cette fonction est cependant à utiliser avec précaution car elle peut provoquer des incohérences dans la comptabilité 45 ● Création et mise à jour du Plan comptable © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Imprimer le Plan comptable Pour imprimer le plan comptable d’un propriétaire, se rendre dans le Module Base / PC, sélectionner le propriétaire concerné dans la liste hiérarchique et cliquer sur le bouton Imprimer situé au sommet de la Fenêtre de visualisation. 46 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 9 - Tables annexes Tables Codes (à compléter en cliquant sur le bouton Créer) : • Charges : répertorie les libellés de charges disponibles dans les listes déroulantes intitulées ‘Nature des charges’ • Civilités : répertorie toutes les Titres (Madame, Monsieur, ...) proposés dans les listes déroulantes intitulées ‘Titres’ • Règlements : répertorie tous les modes de règlement possibles qui peuvent être utilisés dans les listes déroulantes intitulées ‘Type de mouvement’ • Regroupements : répertorie les libellés de la déclaration des revenus fonciers • Revenus : répertorie les libellés de revenus disponibles dans les listes déroulantes intitulées ‘Nature des revenus’ • Journaux : répertorie tous les journaux comptables du logiciel ; il est conseillé de les créer dès le démarrage • Compteurs : répertorie les compteurs (Eau, Gaz, ...) qui peuvent être employés dans le logiciel Tables Indices (à compléter en cliquant sur le bouton Créer) : • Construction : affiche les indices du coût de la construction ; à mettre à jour chaque trimestre (se rendre sur le site de l’insee) pour pouvoir calculer les révisions de loyer • Référence des Loyers : affiche les indices de référence des loyers ; à mettre à jour chaque trimestre (se rendre sur le site de l’insee) pour pouvoir calculer les révisions de loyer • Coût de la vie : affiche à titre d’information les indices généralistes publiés par l’insee Tables Taux (à compléter en cliquant sur le bouton Créer) : • Fiscaux : répertorie les taux disponibles dans les listes déroulantes intitulées ‘Taux de réduction’ • TVA : répertorie tous les taux de TVA disponibles ● Présentation générale 47 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Table Code / Charges ● Table Codes / Civilités ● Table Codes / Règlements Pour créer un nouveau Type de charge (et le faire apparaître dans la liste déroulante intitulée ‘Nature des charges’), cliquer sur Charges dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. Saisir le n° de Code comptable et le libellé. Le code de regroupement est à renseigner si ce Type de charges figure dans la déclaration des revenus fonciers ; sinon sélectionner NON DEDUCTIBLE. Pour créer un nouveau libellé (et le faire apparaître dans la liste déroulante intitulée ‘Titres’), cliquer sur Civilités dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. Saisir un code non employé, le libellé (visible dans la liste déroulante) et le titre de correspondance (visible dans les documents édités). Pour créer un nouveau libellé (et le faire apparaître dans la liste déroulante intitulée ‘Type de mouvement), cliquer sur Règlements dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. Saisir un code non employé et le libellé. Notes • Les codes 1 et 2 sont réservés, respectivement aux espèces et aux chèques : ils ne doivent pas être modifiés. • La modification d’un libellé existant s’applique immédiatement sur tous les règlements concernés. 48 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Table Codes / Regroupements ● Table Codes / Revenus ● Table Codes / Journaux ● Table Codes / Compteurs Pour créer un nouveau libellé, cliquer sur Regroupements dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. Saisir le Code et le libellé. Note Il est déconseillé de modifier la table des Regroupements : elle est mise à jour annuellement au moment de la mise à jour fiscale Pour créer un nouveau type de revenu (et le faire apparaître dans la liste déroulante ‘Nature de revenus’), cliquer sur Revenus dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. Saisir le Code et le libellé. Sélectionner dans la liste Regr. Déclaration le code de regroupement approprié (si ce type de revenu ne figure pas dans la déclaration des revenus fonciers, choisir NON DECLARE) Pour créer un nouveau type de journal (ce qui est conseillé uniquement au démarrage), cliquer sur Journal dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. Saisir le Code et le libellé du nouveau journal. Note Il est déconseillé de modifier le code d’un journal après la génération des premières écritures. Pour créer un nouveau type de compteur, cliquer sur Compteurs dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. Saisir le Code, le libellé et l’unité de mesure. 49 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Table Indices / Construction ● Table Indices / Référence des Loyers ● Table Indices / Coût de la vie ● Table Taux / Fiscaux ● Table Taux / TVA Pour déclarer un nouvel indice de Coût de la construction, cliquer sur Construction dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. Saisir l’année, le trimestre et l’indice du coût de la construction. Note Il est nécessaire de renseigner tous les trimestres la table des indices du coût de la construction pour que soit calculée la révision des loyers. Pour déclarer un nouvel indice de référence des loyers, cliquer sur Référence des Loyers dans la Liste de sé- lection puis sur le bouton Créer. Saisir l’année, le trimestre et l’indice de référence des loyers. Note Il est nécessaire de renseigner tous les trimestres la table des indices de référence des loyers pour que soit calculée la révision des loyers. Les indices relatifs au coût de la vie n’ont qu’une valeur informative et n’interviennent dans aucun calcul. Ils peuvent cependant être mis à jour : se rendre sur le site web de l’Insee. Pour créer un nouveau Taux fiscal (et le faire apparaître dans la liste déroulante ‘Taux de réduction’), cliquer sur Fiscaux dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. Saisir le Code, le libellé et le taux. Note La modification d’un libellé existant s’applique immédiatement dans toutes les fiches locataires. Pour créer un nouveau Taux fiscal (et le faire apparaître dans la liste déroulante ‘Taux de réduction’), cliquer sur Fiscaux dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. Saisir le Code, le libellé et le taux. Note Le paramétrage des loyers par défaut prévoit d’utiliser le taux de TVA de code 2 (19,6 %) et de code 3 (5,5 %). 50 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société B / GESTION DES LOYERS 1 - Sélection des locataires dans le Module Loyers La génération des loyers s’effectue dans le Module Loyers / Appel en cliquant sur le bouton Nouvel Appel. Selon la sélection opérée dans la la Liste de sélection, le nombre de locataires concerné par le nouvel appel varie : • traitement locataire par locataire : si un locataire particulier est en surbrillance, il sera le seul à être concerné par le nouvel appel • traitement propriétaire par propriétaire : si le propriétaie est en surbrillance, des appels seront générés pour l’ensemble de ses locataires (et pour l’ensemble de son patrimoine) • traitement immeuble par immeuble : si un immeuble est en surbrillance, les appels seront générés pour tous les locataires qui s’y trouvent • traitement global : si la liste complète des locataires est en surbrillance, les appels seront générés pour l’ensemble des locataires, sans distinction de propriétaire et de patrimoine Pour accéder à ces divers modes de traitement, il convient de recourir aux sous-onglets disponibles à la base de la Liste de sélection. Sous-onglet Propriétaires : les locataires sont placés dans l’arborescence de leur propriétaire Sous-onglet Immeubles : les locataires sont placés dans une double arborescence, Propriétaire puis Immeuble (ou lot isolé) Sous-onglet Locataires : les locataires apparaissent dans une liste alphabétique ● Règle générale ● Exemple pratique : la génération des appels dans le Module Loyers / Appel Le Module Loyers propose, pour les options figurées ci-dessus, une Liste de sélection munie de trois sous-onglets : Propriétaires | Immeubles | Locataires. Les sélections possibles diffèrent selon le sous-onglet affiché et les actions à mener peuvent avoir une portée différente, comme indiqué dans l’exemple qui suit. 51 Options propres au module Loyers Options identiques à celles du module Base © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 1 2 4 5 3 2 - Gestion du dépôt de Garantie Le dépôt de Garantie doit dans un premier temps être saisi dans la Fiche signalétique du locataire (Module Base / Locataire, onglet Bail). La somme (par défaut le double du loyer) doit ensuite être encaissée dans le Module Loyers / Garantie. La saisie du montant de Garantie s’effectue dans la Fiche signalétique du locataire (le champ Dépôt initial indique le montant encaissé à l’entrée du locataire, le champ Garantie Actuelle affiche une somme plus élevée si la Garantie a été révisée). L’encaissement du dépôt de garantie s’effectue dans le Module Loyers / Garantie en cliquant sur le bouton Encaissement. 1 Date de règlement du dépôt de Garantie 2 Montant du dépôt de Garantie 3 Banque du propriétaire sur lequel est encaissé le dépôt de Garantie 4 Nom de la banque du locataire (banque émettrice) 5 N° de pièce (en l’occurrence, numéro de chèque) Un dépôt de Garantie encaissé apparaît dans la Fenêtre de visualisation (si ce n’est pas le cas, modifier la période affichée en cliquant sur la loupe ou la liste déroulante associée) ● Encaissement 52 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Remboursement d’un dépôt de Garantie Le remboursement du dépôt de Garantie est l’opération inverse de l’encaissement. Pour rembourser un dépôt de Garantie, sélectionner l’écriture et cliquer sur le bouton Rembourser. Le remboursement du dépôt de Garantie s’opère depuis le Module Loyers / Garantie en cliquant sur le bouton Rembourser. Notes : • le lettrage est le rapprochement de deux (ou plus) écritures par un couple de lettres (AA, AB, AC, etc.) • le lettrage vous permet de visualiser immédiatement les écritures d’appel, d’encaissement, de charges qui ne doivent plus faire l’objet d’un traitement de votre part Le remboursement d’un dépôt de Garantie apparaît en rouge. Si le montant de l’encaissement correspond exactement au montant du remboursement, les deux écritures peuvent être lettrées. 53 • cliquer sur le bouton Lettrer, un champ Cumul s’affiche dans la barre d’outils • double-cliquer successivement sur les deux écritures • cliquer sur le bouton Valider (qui s’affiche lorsque le champ Cumul affiche 0) • cliquer sur le bouton Fermer pour enregistrer © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Compenser un dépôt de Garantie Compenser un dépôt de Garantie consiste à règler un solde du locataire en utilisant le dépôt de Garantie encaissé. 54 Notes Quelque soit le solde du locataire, la compensation doit correspondre (en négatif) à l’intégralité du dépôt de Garantie encaissé. Il conviendra de lettrer l’écriture de compensation avec l’encaissement, une fois les compensations réellement opérées (voir exemple ci-après) 2 - Procéder, depuis le Module Loyers / Encaissement, au remboursement partiel de la Garantie (un encaissement en inscrivant la somme en négatif) : cliquer sur le bouton Encaisser, saisir -500 et Valider. Dans l’hypothèse où le locataire souhaite que son dernier loyer (par exemple, 700 €) soit prélevé sur le dépôt de Garantie encaissé par son propriétaire (par exemple, 1200 €), il convient de suivre les 4 étapes ci-dessous. 1 - Depuis le Module Loyers / Garantie, compenser le dépôt de Garantie (somme intégrale, non lettrée à l’écriture de l’encaissement afin qu’elle s’affiche dans l’Historique du locataire) La compensation du dépôt de Garantie s’opère depuis le Module Loyers / Garantie. Sélectionner la ligne d’encaissement du dépôt de Garantie et cliquer sur le bouton Compenser puis Valider. La compensation apparait sous la forme d’une écriture rouge. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 3 - Se rendre dans le Module Loyers / Historique, afficher l’historique du locataire concerné et lettrer les trois écritures. 4 - Cliquer sur le sous-onglet Garantie du module Loyers / Historique (ou se rendre dans le Module Loyers / Garantie) : les écritures d’encaissement et de compensation peuvent désormais être lettrées. 55 ● Imprimer les tableaux et courriers relatifs aux dépôts de Garantie Trois types de documents peuvent être imprimés depuis le Module Loyers / Garantie (et en fonction de la sélection opérée dans la Liste hiérarchique, les éditions de reçus et de remboursement peuvent être singularisées locataire par locataire). Liste des Garanties : toutes les opérations ayant trait aux dépôts de garantie des locataires sont indiquées ; en faisant varier le filtre chronologique (outil Loupe), on obtient un document couvrant une période plus ou moins longue. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Exemple de reçu de dépôt de garantie adressé au locataire (format enveloppe à fenêtre). Exemple de remboursement de dépôt de garantie adressé au locataire (format enveloppe à fenêtre). 56 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 3 - Génération et édition des appels de loyer ● Calcul de l’appel de loyer Pour calculer un appel de loyer, se rendre dans le Module Loyers / Appel et sélectionner : • le locataire, s’il s’agit de calculer un appel le concernant exclusivement (développer les arborescences de la Liste de sélection en cliquant sur les signes ‘ + ‘) • l’immeuble, s’il s’agit de calculer les appels de loyer de tous les résidents (pour faire apparaître l’immeuble dans la Liste de sélection, cliquer sur le sous-onglet immeuble) • le propriétaire, s’il s’agit de calculer les appels de loyer de tous ses locataires (pour faire apparaître un propriétaire dans la Liste de sélection, cliquer sur le sous-onglet Propriétaire) • la liste complète des locataires, sans distinction de propriétaire (pour faire apparaître la liste complète des locataires dans la Liste de sélection, cliquer sur le sous-onglet Locataires) Dans les exemples qui suivent, la génération des appels concernera un locataire unique. Sélectionner le locataire et cliquer sur le bouton Nouvel appel. 1 Période concernée par l’appel (attention au paramètrage de la variable Terme à échoir / Terme échu, fixé dans la Fiche signalétique du locataire) 2 Date à faire apparaître sur l’appel de loyer 3 N° et nom du propriétaire (champ renseigné automatiquement en fonction de la sélection initiale) 4 N° et nom du locataire (champ renseigné automatiquement en fonction de la sélection initiale) 5 Génération de l’appel 57 1 2 4 5 3 Le calcul d’un appel de loyer génère une nouvelle écriture et le filtre chronologique limite automatiquement l’affichage de la Fenêtre de visualisation à la période concernée par l’Appel. Pour visualiser les écritures antérieures, modifier le filtre d’affichage grâce à l’outil loupe. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Par défaut, lors de la génération d’un loyer, sont intégrés : • les loyers à terme à échoir • les loyers à terme échu • les impayés éventuels • la révision éventuelle • les lignes de régularisation de charges en attente Par ailleurs, l’option ‘Tenir compte des écritures existantes’ prévient les erreurs de manipulation (les appels d’une même période ne seront pas ‘écrasés’ s’ils ont été réglés ou rectifiés manuellement, c’est à dire s’accompagnent d’un cadenas dans la première colonne). Enfin, l’intitulé imprimé sur la quittance peut être sélectionné via le menu déroulant (3 choix). En cliquant sur le bouton à bascule ‘Voir Détails / Sans Détail’, les options de calcul de l’appel de loyer (ainsi que l’intitulé de l’entête de la quittance) apparaissent. Il suffit de décocher les cases pour modifier les paramètres par défaut de génération des loyers. ● Paramètres de génération des loyers Paramètres : • Calcul de l’impayé : lorsque cette case est cochée, le montant du solde est rappelé dans l’appel de loyer. En décochant la case, le montant du solde sera nul sur l’appel (et sera reporté sur l’appel suivant) • Calcul de la révision : lorsque cette case est cochée, les révisions seront calculées. En décochant la case, la révision n’aura pas lieu (et il faudra éventuellement la re-programmée dans la fiche signalétique du locataire, à l’onglet Révision). Notes : - dans le cas où la révision s’effectue depuis la date du début de bail, le loyer révisé sera calculé par rapport à l’indice initial et au loyer initial (rattrapage automatique des révisions non effectuées les années précédentes) - dans le cas où la révision s’effectue par rapport à l’année précédente (cas courant), le loyer révisé sera calculé par rapport à l’indice présent dans la Fiche du locataire et au loyer en cours. • Calcul des termes à échoir / des termes échus : lorsque les deux cases sont cochées, les loyers à terme à échoir et échus sont calculés. • Intégrer les régularisation de charge : lorsque cette case est cochée, le logiciel intègre les lignes de régularisation en attente pour ce loyer. Note : les modifications des paramètres de génération des loyers ne sont pas mémorisées d’un appel à l’autre ; par défaut les cases sont systématiquement cochées. Exemple : génération d’appels de loyers à terme à échoir et échu pour janvier 1 2 3 4 Octobre Novembre Décembre Janvier Février Mars Appel Janvier 1 Loyer mensuel échu (pour la période du 01/12 au 31/12 2 Loyer mensuel à échoir (pour la période du 01/01 au 31/01) 3 Loyer trimetriel échu (pour la période du 01/10 au 31/12) 4 Loyer trimestriel à échoir (pour la période du 01/01 au 31/03) 58 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Modifier un appel de loyer Pour modifier (voire supprimer) un appel de loyer, il est nécessaire d’en afficher le détail : double-cliquer sur la ligne de l’appel à modifier pour ouvrir la fenêtre Appel loyer. 1 Adresse de facturation (correspond à l’adresse du lot si aucune indication contraire n’a été mentionnée dans la fiche signalétique du locataire) 2 La section Références rappelle les n° rattachés au lot, la période couverte par l’appel de loyer, la date d’édition de l’appel, etc. 3 Lignes de détail de l’appel de loyer (loyer, provisions sur charges, etc.) 4 Numérotation de la facture (manuelle ou automatique) 5 Postes supplémentaires du loyer 6 Annotations à faire apparaître sur l’appel et sur la quittance 59 3 6 1 5 2 4 Notes • lorsqu’un appel de loyer est modifié manuellement, un cadenas accompagne la ligne ; cela signifie qu’il ne sera pas remplacé par un nouvel appel de loyer généré pour la même période. Sa suppression demeure possible. • lorsqu’un appel de loyer est lettré, sa modification ou sa suppression est en théorie impossible : une confirmation de délettrage est donc systématiquement demandée lorsque l’on souhaite intervenir sur une écriture lettrée. A l’issue de la modification, le re-lettrage est ensuite proposé. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Cliquer sur le bouton Modifier de la fenêtre Appel Loyer pour rendre accessibles les champs de saisie. En cliquant sur le bouton Modifier, la fenêtre Appel Loyer se modifie : • un groupe de bouton permet d’agir sur les lignes de détail de l’appel (ajout, consultation / modification, suppression) • les boutons Valider et annuler permettent respectivement d’enregistrer les modifications saisies ou des les annuler Sélectionner une ligne et cliquer sur le bouton ‘Voir détail ligne’ pour consulter les détails et pour pouvoir les modifier. L’affichage du détail s’effectue dans une fenêtre intitulée Appel loyer détail ligne; à partir de laquelle il est possible de changer les données (cliquer sur le bouton Modifier pour rendre accessibles les champs de saisie) ● Edition d’un appel de loyer Pour imprimer un appel de loyer, cliquer sur l’écriture dans la Fenêtre de visualisation. Si l’écriture souhaitée n’apparaît pas, faites varier la période affichée en utilisant l’icône loupe. Deux méthodes d’édition peuvent être employées : en utilisant l’éditeur intégré à votre logiciel en utilisant Microsoft Word (la mise en page peut alors être personnalisée) Edition simultannée de plusieurs appels Le logiciel vous permet d’éditer plusieurs appels d’un clic : • sélectionner le propriétaire dans la Liste hiérarchique, les écritures d’appels de tous ses locataires s’affichent dans la Fenêtre de visualisation • pour imprimer l’ensemble des appels, cliquer sur le bouton Imprimer et dans la boîte de dialogue qui apparait, cocher Tous les appels • pour imprimer une sélection d’appels, maintenir la touche CTRL enfoncée, cliquer successivement sur les écritures à éditer et dans la boîte de dialogue, cocher Appel sélectionné L’édition avec Word dispose de fonctionnalité similaires et un bouton à bascule permet de choisir entre : • l’impression de toutes les écritures affichées • l’impression d’une ou plusieurs écritures sélectionnées ë 60 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 61 1 Sélection du document à éditer : • à adresser au locataire : l’appel sélectionné dans la Fenêtre de visualisation, tous les appels affichés • à archiver : le journal des appels 2 Sélection du format d’impression. 3 Ouverture du document approprié dans une fenêtre (prévisualisation) 1 2 3 Appel de loyer pleine page © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Appel de loyer (3 exemplaires par page, format enveloppe à fenêtre) 62 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société L’appel de loyer accompagné de la quittance de la période précédente. 63 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Les documents édités via le bouton Word sont ouverts dans votre traitement de texte Microsoft : ils sont de ce fait entièrement personnalisables. Appel de loyer Word (modèle original) Exemple de personnalisation Personnalisation des gabarits S’agissant de la personnalisation des courriers édités avec le logiciel Word, deux méthodes peuvent être employées : • personnalisation «document par document» : vous cliquez sur le bouton Word disponible à la base de la Fenêtre de visualisation et vous modifiez le courrier qui s’affiche dans Word • personnalisation du gabarit : vous réalisez une mise en page personnelle qui s’appliquera ensuite à toutes vos éditions. Il convient alors de se rendre dans le module Documents / Modèle, d’ouvrir dans Word le document source (celui-ci affiche une série de champ de fusions, expressions placées entre guillemets qui ne doivent pas être modifiées au-delà de la mise en forme), d’en personnaliser la mise en page et d’enregistrer les modifications. Toutes les éditions auront désormais l’apparence du gabarit personnalisé. ë 64 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 4 - Encaissement des loyers Selon les cas de figure, deux méthodes peuvent être employées pour encaisser un loyer : • dans le cas où le montant encaissé correspond au montant appelé, il convient de procéder à l’encaissement via le Module Loyers / Appel • dans le cas où le montant encaissé diffère du montant appelé (par exemple si le locataire effectue plusieurs règlements), il convient de procéder à l’encaissement via le Module Loyers / Encaissement. De manière générale, il faut recourir à ce Module pour visualiser et pour «manipuler» les écritures d’encaissement (suppression d’un encaissement, modification d’un montant...) ● Encaissement du montant appelé (Module Loyers / Appel) Pour encaisser le montant appelé, sélectioner l’appel et cliquer sur le bouton Encaisser. La somme à encaisser est automatiquement renseignée par le logiciel et correspond au montant appelé. Cliquer sur le bouton Valider pour procéder à son encaissement. Encaisser un loyer via le Module Loyers / Appel présente les avantages suivants : • la simplicité de la manipulation : 1 clic sur le bouton Encaisser + 1 clic sur le bouton valider • l’écriture d’appel et l’écriture d’encaissement sont automatiquement lettrées ; inutile donc de se rendre dans le Module Loyers / Historique pour procéder au lettrage des deux écritures Note : le Module Loyers / Appel n’affiche pas les écritures d’encaissement. Pour les consulter, se rendre dans le Module Loyers / Encaissement. 65 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 66 ● Encaissement d’un montant librement saisi (Module Loyers / Encaissement) Le Module Loyers / Encaissement permet de saisir librement le montant à encaisser. Se rendre dans le Module Loyers / Encaissement, sélectionner le locataire concerné. Cliquer sur le bouton Encaisser : la fenêtre ‘Encaissements’ s’ouvre, saisir le montant à encaisser et cliquer sur le bouton Valider. L’écriture correspondante s’affiche dans la Fenêtre de visualiation. Dans l’exemple ci-dessus, le locataire règle son loyer en deux versements : la somme cumulée correspondant exactement à la somme appelée, il est alors souhaitable de lettrer l’écriture d’appel et les deux écritures d’encaissement. Se rendre dans le Module Loyers / Historique, cliquer sur le bouton Lettrer puis : • (1ère méthode) pour chacune des écritures à lettrer, sélectionner la ligne et cliquer sur le bouton Lettrer / Délettrer, un couple de lettres identiques doit s’afficher au fur et à mesure dans la colonne LT • (2nd méthode) procéder à la sélection des écritures à lettrer en maintenant enfoncée la touche CTRL et cliquer sur le bouton Lettrer / Délettrer Les écritures d’encaissement générées depuis le Module Loyers / Encaissement ne sont jamais lettrées automatiquement avec l’écriture d’appel (même si les montants correspondent et contrairement à ce qu’il se produit lorsque vous procédez à l’encaissement des loyers via le Module Loyers / Appel). Il convient par conséquent de lettrer manuellement. ● Lettrage manuel des montants librements saisis Lorsqu’il s’affiche, cliquer sur le bouton Valider ; cliquer finalement sur le bouton Fermer pour enregistrer le lettrage. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Imprimer les encaissements / remboursements Trois types de documents peuvent être imprimés depuis le Module Loyers / Encaissement (et en fonction de la sélection opérée dans la Liste hiérarchique, les éditions de reçus et de remboursement peuvent être singularisées locataire par locataire). Journal des encaissements (pour un locataire en particulier) Reçu des encaissements perçus au près d’un locataire Liste des remboursements effectués par le propriétaire. 67 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 5 - Editer une quittance de loyer Pour éditer une quittance de loyer, se rendre dans le Module Loyers / Quittance. L’impression s’effectue en sélectionnant l’écriture qui s’affiche dans la Fenêtre de visualisation. Il est également possible d’éditer les quittances de manière sélective (presser la touche CTRL et cliquer successivement sur les écritures à imprimer). Avant d’imprimer la quittance, il est possible d’en modifier l’entête : • double-cliquer sur l’écriture ; la fenêtre Quittance s’ouvre • cliquer sur le bouton Modifier • sélectionner l’intitulé approprié dans le menu déroulant • cliquer sur le bouton Valider puis sur le bouton Fermer 68 ● Imprimer une quittance lettrée © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 69 En théorie, il n’est pas possible d’éditer une quittance de loyer lorsque les écritures d’appel et d’encaissement ne sont pas lettrés : il n’est pas «logique» de donner quitus à un locataire qui n’a pas totalement règlé son loyer. C’est pourquoi le Module Loyers / Quittance n’affiche que les écritures lettrées. Il est toutefois possible à titre exceptionnel d’éditer des quittances non lettrées : cocher la case ‘Quittances non lettrées’ située dans la barre d’outils pour les faire apparaitre et les imprimer. ● Imprimer une quittance malgré l’absence de lettrage En cas de quittance non lettrée, une autre solution consiste à recourir à la fonction de lettrage partiel. Dans le Module Loyers / Historique, les montants appelés et encaissés étant différents, il est impossible de procéder à un lettrage standard des deux écritures. Pour contourner temporairement cette règle de gestion : • cliquer sur le bouton Lettrer • dérouler le menu associé au bouton Lettrer / Délettrer • sélectionner la priorité du lettrage (la somme encaissée couvrira en priorité le loyer brut ou les provisions sur charges) • sélectionner les écritures à lettrer (une sélection discontinue s’obtient en pressant la touche CTRL) et cliquer sur le bouton Lettrer / Délettrer • cliquer sur le bouton Valider puis sur fermer pour enregistrer le lettrage Les écritures d’appel (n°697) et d’encaissement (n°703) sont lettrées, la quittance peut être éditée. Trois écritures complé- tent l’historique : l’écriture de lettrage partiel (n°704, elle permet d’équilibrer le solde), l’écriture de report de solde au titre du loyer brut (n°705) et l’écriture de report de solde au titre des provisions sur charges (n°706). © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Impression des quittances de loyers Journal des quittances (version détaillée) Quittance 1/3 de page Le Module Loyers / Quittance donne accès à trois types d’édition : les quittances pleine page, les quittances tiers de page et les journaux. Ces documents peuvent être imprimés pour un locataire en particulier (en fonction de la sélection opérée dans la Liste hiérarchique) et peuvent concerner plusieurs écritures de quittance (en fonction des données affichées dans la Fenêtre de visualisation, à faire varier via l’outil Loupe). La touche CTRL vous permet en outre d’opérer une sélection fine des écritures à considérer. 70 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Quittance pleine page Impression avec Microsoft Word Comme dans la plupart des Modules, la correspondance Propriétaire - Locataire peut être imprimée via le logiciel Word (votre courrier peut alors être personnalisé comme un document texte ordinaire) : • pour une impression sélective : sélectionner l’écriture à imprimer (ou plusieurs écritures en maintenant la touche CRTL enfoncée) et cliquer sur le bouton Word accompagné d’un carré unique • pour une impression globale de toutes les écritures affichées, cliquer sur le bouton Word accompagné d’un carré double. Rappel : vous pouvez faire varier l’affichage des écritures via la Liste hiérarchique et grâce à l’outil Loupe. ë 71 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 6 - Suivi des loyers : Module Loyers / Historique Le Module Loyers / Historique permet de suivre le compte locatif des locataires et remplit deux fonctions : • la consultation des écritures (appels, encaissements, dépôts de garantie, impayés) • les manipulations relatives au lettrage et délettrage des écritures 72 1 Sélection de la période à afficher dans la Fenêtre de visualisation : le menu déroulant permet de sélectionner une période prédéfinie tandis qu’un clic sur l’icône Loupe permet de paramétrer précisément le filtre chronologique (à employer notamment lorsque vous souhaitez consulter une série d’écritures située sur deux exercices différents). 2 Colonne ‘Montant’ : sommes appelées (en noir) et encaissées (en rouge) 3 Colonne ‘Lettrage’ : une encoche verte accompagnée d’un couple de lettre signale le lettrage de l’écriture 4 La colonne ‘Cumul’ additionne au fur et à mesure les montants des lignes : • égal à 0, le locataire n’a pas de retard de paiement • positif, le locataire a un retard de paiement • négatif, le locataire a réglé plus qu’il ne devait 1 2 3 4 La Fenêtre de visualisation dispose de trois sous-onglets, affichant respectivement les historiques des Loyers, des Dépôts de garantie et des APL. ● Consultation des écritures Le Module Loyers / Historique est l’unique Module qui affiche simultanément les écritures d’appel et d’encaissement. Afin de faciliter la lecture des comptes locatifs (le nombre d’écritures affichées dans la Fenêtre de visualisation pouvent devenir rapidement excessif), il est conseillé d’opérer un double filtrage : • en sélectionnant un locataire dans la Liste hiérarchique • en filtrant chronologiquement les écritures (outil Loupe) © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 73 Le lettrage consiste à rapprocher une ou plusieurs écritures : • un couple de lettres commun aux écritures permet de repérer leur association • une encoche verte dans la colonne LT signale graphiquement le lettrage Plusieurs types d’écritures doivent être lettrées : • écritures d’appel, d’encaissement, de versement de CAF, de Garantie mais également les Factures et leurs règlements • des écritures de charges non lettrées ne seront pas considérées dans les calculs de régularisation opérés par le logiciel • des écritures non lettrées ne seront pas prises en compte dans les calculs de la Déclaration des revenus fonciers opérés par le logiciel Les écritures lettrées ne peuvent plus être modifiées à moins de procéder à leur délettrage : • le délettrage est systématiquement proposé lorsque l’on souhaite intervenir sur une écriture lettrée • après modification le rétablissement du lettrage est également proposé Pour un lettrage intégral, les écritures à rapprocher doivent nécessairement avoir un cumul égal à 0. La manipulation de lettrage s’opère en 4 étapes : ● Lettrage des écritures 1 - Cliquer sur le bouton Lettrer 2 - Sélectionner dans la Fenêtre de visualisation chacune des écritures à lettrer (l’emploi de la touche CTRL permet d’opérer des sélections discontinues, la touche MAJ une sélection continue) et cliquer sur le bouton Lettrer / Délettrer. 3 - Lorsque chacune des écritures à lettrer comporte un couple de lettres identique et que le champ cumul affiche à nouveau un total nul, le bouton Valider s’affiche. Cliquer sur Valider. 4 - Cliquer sur le bouton Fermer pour enregistrer le lettrage Le lettrage partiel permet d’associer des écritures malgré l’existence d’un solde ; contrairement au lettrage intégral, il ne peut s’agit ici que d’associer des écritures d’appels et d’encaissements de loyers. La procédure est identique mis à part : • le choix, à l’étape 2, d’une règle de priorité (la somme perçue par le propriétaire devra en priorité couvrir la somme appelée au titre du loyer brut ou des provisions sur charges) • aucune sélection d’écriture n’est nécessaire Les écritures générées par un lettrage partiel Le lettrage partiel génère trois écritures supplémentaires dans l’historique du compte locatif : • une écriture spécifique au lettrage (automatiquement calculée par le logiciel) • une écriture de report de solde relative au loyer brut • une écriture de report de solde relative aux provisions sur charges Un lettrage partiel peut être supprimé, par exemple une fois que le locataire a régularisé sa situation : • cliquer sur le bouton Lettrer • dérouler la liste associée au bouton Lettrer / Délettrer et sélectionner Supprimer le lettrage partiel • confirmer le délettrage ë © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Impression des documents relatifs aux comptes locatifs Le Module Loyers / Historique permet d’imprimer trois types de documents. L’export des données dans le tableur Microsoft Excel est également disponible : les données exportées seront celles affichées à l’écran, il convient donc de filtrer correctement les données pour obtenir un tableau Excel pertinent : • via la Liste hiérarchique :choix d’un locataire en particulier ou de tous les locataires) • grâce à l’outil Loupe (choix de la période à faire apparaitre dans la Fenêtre de visualisation) Courrier de Rappel pour loyer impayé 74 Tableau récapitulatif du compte locatif © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Courrier récapitulatif du Compte locatif 75 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 1 - Gestion des APL C / PARAMÈTRES AVANCÉS Les appels de loyer des locataires bénéficiaires des APL opérent automatiquement la soustraction : [ Loyer (+ éventuellement provisions sur charges) ] - APL = Somme dûe par le locataire. Le montant de l’APL auquel a droit le locataire est à indiquer dans sa Fiche signalétique (Module Base / Locataire, onglet Bail) L’appel de loyer affiche le montant de l’APL et opère automatiquement la soustraction. ● Intégration du montant des APL dans les appels de loyer 76 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société S’agissant d’un locataire bénéficiaire des APL, l’encaissement intégral du loyer s’effectue en 2 étapes : • encaisser l’appel de loyer (se rendre dans le Module Loyers / Appel, sélectionner le locataire concerné et cliquer sur le bouton encaisser) • encaisser le versement de la CAF (se rendre dans le Module Loyers / Appel, sélectionner le locataire concerné, cliquer sur les boutons CAF-APL puis Encaisser APL) ● Encaissement d’un loyer pour un locataire bénéficiaire des APL En procédant à l’encaissement du loyer depuis le Module Loyers / Appel, le lettrage des écritures d’appel et d’encaissement est automatique. Rappel : une autre méthode d’encaissement peut être utilisée, via le Module Loyers / Encaissement, et dans ce cas, le lettrage doit s’opérer manuellement. En procédant à l’encaissement des APL via le Module Loyers / Appel, le lettrage des écritures Appel de Loyer / Encaissement de Loyer se complète automatiquement de la ligne d’Encaissement des APL. 77 1ère étape La somme encaissée de la part du locataire correspond au montant appelé moins le montant des APL. 2nd étape L’encaissement du versement de la CAF s’effectue depuis le Module Loyers / Appel et cliquant successivement sur les bouton ‘CAF-APL’ et ‘Encaisser APL’. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société La consultation des encaissements peut s’effectuer via la Module Loyers / Encaissement mais une vision plus complète des manipulations d’appel et d’encaissement, de leur lettrage est disponible via le Module Loyers / Historique. ● Consultation des encaissements ● Fonction de compensation Lorsque le montant de l’APL versé par la CAF est différent de celui attendu (c’est à dire différent de celui indqué dans la Fiche signalétique du locataire), deux solutions peuvent être envisagées : • modifier la Fiche signalétique du locataire : avant de générer l’appel de loyer, se rendre dans le Module Base / Locataire, ouvrir la Fiche du locataire concerné et modifier ponctuellement le montant de l’APL afin qu’il coïncide avec celui réellement versé. Générer l’appel de loyer et procéder aux encaissements normalement. Ne pas oublier de rétablir le montant des APL perçus par le locataire en prévision du prochain appel de loyer. • saisir la différence en utilisant la fonction de compensation : après avoir généré l’appel de loyer se rendre dans le Module Loyers / Historique et afficher le sous-onglet CAF-APL. Important : l’encaissement du loyer doit être effectué avant d’utiliser la fonction de compensation. Le montant indiqué dans la Fenêtre de visualisation (Module Loyers / Historique, sous onglet CAF-APL) correspond au montant indiqué dans la Fiche signalétique du locataire. Si le versement réellement encaissé diffère, recourir au bouton Compenser. 78 La Fenêtre de visualisation du Module Loyers / Historique dispose d’un sous-onglet dédié à l’historique de la CAF. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société L’écriture ‘CAF Compensation’ (qui peut être annulée via le bouton Supprimer la compensation) s’affiche. Elle indique : • dans la colonne Montant la somme encaissée • dans la colonne Cumul la somme qui reste à encaisser La compensation règle le solde de la CAF et permet de considérer le loyer comme règlé, que le locataire ait ou non acquitté la compensation. Dans l’exemple ci-dessus : • l’Appel de loyer s’élève à 600 € dont 320 € habituellement versés par la CAF • le versement effectif de la CAF n’étant que de 200 €, le propriétaire à compensé la différence (120 €) • au final le loyer est considéré comme réglé (lettrage) et le locataire est débiteur du montant de la compensation (120 €) 79 Saisir la date de compensation et le montant réellement encaissé. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 2 - Calculs de révision Indice initial, fixé automatiquement par le logiciel en fonction de la date d’entrée du locataire Indice à renseigner dans la table Entrée du locataire 1ère révision du loyer 01 / 09 / 2005 01 / 09 / 2006 Année 2005 Année 2006 Trimestre 1 Trimestre 1 Année 2005 Année 2006 loyer révisé = (loyer initial x indice 1er trimestre 2006) indice 1er trimestre 2005 Détail des opérations opération automatique opération manuelle ● Données requises 80 La révision des loyers est “semi-automatique”. En effet, pour que l’appel de loyer soit révisé à la date prévue, il vous faut renseigner deux séries d’informations : • dans la Fiche signalétique du locataire (Module Base / Locataire), il convient de : • fixer les modalités de la révision (à partir de quel indice ou pourcentage s’effectuera le calcul de révision) • fixer la périodicité des révisions • dans les tables d’indices (Module Base / Annexe), une mise à jour doit être effectuée régulièrement grâce aux indices trimestriels publiés par l’Insee Si ces informations sont correctement saisies dans le logiciel, le calcul de la révision s’effectue automatiquement lors de la génération des appels de loyers, qui affiche alors le symbole dans la colonne R. En cas de problème dans le calcul de la révision, la colonne R affiche et un avertissement vous invite à vérifier les indices contenus dans les tables du Module Base / Annexe. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Aucune disposition (autre que la mise à jour de l’indice approprié) n’est à prendre lorsque survient la date de la révision : il suffit de générer l’Appel de loyer pour qu’il soit révisé (Module Loyers / Appel, bouton Nouvel Appel). ● Générer un appel de loyer avec révision ● Anticiper une révision et imprimer une lettre de révision personnalisable Dès que l’indice approprié est saisi dans la table, il est possible de connaître pour un locataire donné le montant de l’augmentation de son loyer. Cette fonction est facultative (elle n’affecte en aucun cas la gestion locative) mais très utile : • pour s’informer par avance du montant de la révision • pour éditer une lettre de révision personnalisable (avec Word) Sélectionner le locataire approprié et cliquer sur le bouton Calculer : le montant du loyer tel qu’il sera une fois révisé apparaît dans la colonne ‘Prochain loyer’. Si aucune ligne n’est visible : • modifier la période affichée en cliquant sur l’icône Loupe • ou vérifier la présence de l’indice approprié dans les tables IRL ou ICC Le calcul par anticipation d’une révision de loyer s’affiche également dans la Fiche signalétique du locataire. 81 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Le bouton Word permet d’imprimer des courriers de révision personnalisés. Sélectionner la ligne de calcul de la révision de loyer et cliquer sur le bouton Word situé à la base de la Fenêtre de visualisation. Le logiciel Microsoft Word s’ouvre et vous permet de modifier graphiquement votre correspondance, les champs de données étant déjà renseignés. Note : l’édition de lettres de révision avec Word (via le Module Loyers / Révision) implique qu’un calcul par anticipation ait été généré (bouton Calculer) ● Impression des tableaux et courriers liés à la révision du loyer Trois types de documents peuvent être édités via le bouton Imprimer du Module Loyers / Révision : • le tableau des loyers dont la révision est programmée (pour déterminer le délai «d’alerte» et donc le contenu de ce tableau il convient de faire varier la période affichée dans la Fenêtre de visualisation grâce à l’outil Loupe) • le courrier que le propriétaire adresse à son locataire l’avertissant de la prochaine révision du loyer • le courrier que le locataire doit adresser à sa banque pour modifier la montant du prélèvement automatique du loyer Tableau des révisions programmées dans les deux prochains mois Courrier que le locataire adresse à sa banque par anticipation et en vue de l’augmentation du prélèvement automatique. 82 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 3 - Départ et arrivée de locataires Lors du démarrage du logiciel, l’arrivée d’un locataire consiste simplement • à sélectionner le lot vide • puis à compléter sa fiche signalétique dans le Module Base / Locataires. Lorqu’il s’agit d’un changement de locataire deux étapes précèdent nécessairement l’arrivée du nouvel entrant : • clôre le bail du locataire sortant • solder le compte de l’ancien locataire (plusieurs cas de figure peuvent se présenter : remboursement intégral, partiel ou aucun remboursement de Dépôt de garantie) • compléter la fiche signalétique du nouveau locataire 83 ● Clôre le bail du locataire sortant Avant de faire entrer un nouveau locataire dans un lot, il convient de s’assurer que son prédécesseur soit déclaré comme sorti. Dans le module Base / Locataire, son nom doit apparaître en rouge. Se rendre dans le Module Base / Locataire : • sélectionner le propriétaire et le lot dans lequel se trouve le locataire • double-cliquer sur son nom (pour ouvrir sa Fiche signalétique) • cliquer sur l’onglet Bail • cliquer sur le bouton Modifier • saisir la date de sortie • cliquer sucessivement sur les boutons Valider et Fermer pour enregistrer. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 84 Le locataire sorti apparaît en rouge. Pour faciliter la lecture des informations dans la Liste hiérarchique, une série de filtres sont mis à votre disposition dans le Module Outils / Paramétrage. Ils vous permettront par exemple de masquer les locataires sortis. ● Masquer les locataires sortis © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 4 - Loyers au prorata temporis ● Premier loyer mensuel au prorata temporis Les loyers sont calculés automatiquement au prorata temporis : • lorsque le locataire arrive en cours de mois (la case ‘Recadrage automatique’ dans la Fiche signalétique du locataire active la fonction de proratisation du loyer ; elle se coche automatiquement si la date d’entrée du locataire se situe en cours de mois) • lorsque le locataire part en cours de mois (inutile de cocher la case, le calcul est proratisé d’office) Exemple : premier loyer (mensuel) calculé au prorata temporis Case à cocher : pour que le prorata soit pris en compte la case Recadrage automatique doit être cochée. Mode : le bail peut être à terme à échoir ou à terme échu. Début de bail : le bail débute en cours de mois. Règlement : périodicité des appels de loyer. Appel mars Appel avril occupation 15 au 31 occupation avril Mars Avril Pour obtenir l’indemnité d’occupation du 15 au 31 mars : • s’il s’agit d’un loyer à terme à échoir, générer l’appel du mois de mars. La somme appelée correspondra à la période occupée, soit du 15 au 31 mars (note : si aucun appel n’est créé pour le mois de mars, la somme dûe pour l’occupation du 15 au 31 mars est automatiquement reportée proratisée sur l’appel du mois d’avril) • s’il s’agit d’un loyer à terme échu, deux méthodes peuvent être employées indifféremment (la somme appelée correspondra dans les deux cas à la période allant du 15 au 31 mars) : - générer l’appel du mois d’avril - générer l’appel du mois de mars en prenant soin de décocher les cases ‘Calculer termes à échoir’ et ‘Calculer termes échus’ dans la Fenêtre ‘Génération des loyers’. 85 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Exemple : premier loyer (trimestriel) calculé au prorata temporis Appel mars Appel juin occupation 01/02 au 31/03 occupation avril, mai et juin Janvier Février Mars Avril Mai Juin Pour obtenir l’indemnité d’occupation de mois de février et mars : • s’il s’agit d’un loyer à terme à échoir, générer l’appel du mois de mars. La somme appelée correspondra à la période occupée, soit pour les mois de février et de mars (note : si aucun appel n’est créé pour les mois précédents, la somme dûe pour l’occupation des mois de février et de mars est automatiquement reportée proratisée sur l’appel du mois de juin) • s’il s’agit d’un loyer à terme échu, deux méthodes peuvent être employées indifféremment (la somme appelée correspondra dans les deux cas à la période février et mars) : - générer l’appel du mois de juin - générer l’appel du mois de mars en prenant soin de décocher les cases ‘Calculer termes à échoir’ et ‘Calculer termes échus’ dans la Fenêtre ‘Génération des loyers’. ● Dernier loyer mensuel au prorata temporis Exemple : dernier loyer (mensuel) calculé au prorata temporis Appel mars occupation mars occupation du 01 au 15 Mars Avril Pour obtenir l’indemnité d’occupation du 01 au 15 avril : • s’il s’agit d’un loyer à terme à échoir, générer l’appel du mois d’avril. La somme appelée correspondra à la période occupée, soit du 01 au 15 avril • s’il s’agit d’un loyer à terme échu, générer l’appel du mois d’avril en prenant soin de décocher les cases ‘Calculer termes à échoir’ et ‘Calculer termes échus’ dans la Fenêtre ‘Génération des loyers’. ● Dernier loyer trimestriel au prorata temporis Exemple : dernier loyer (trimestriel) calculé au prorata temporis Appel mars occupation janvier, février et mars occupation du 01/04 au 07/06 Janvier Février Mars Avril Mai Juin Pour obtenir l’indemnité d’occupation du 1er avril au 07 juin : • s’il s’agit d’un loyer à terme à échoir, générer l’appel du mois de juin. La somme appelée correspondra à la période occupée, soit du 1er avril au 07 juin • s’il s’agit d’un loyer à terme échu, générer l’appel du mois de juin en prenant soin de décocher les cases ‘Calculer termes à échoir’ et ‘Calculer termes échus’ dans la Fenêtre ‘Génération des loyers’. 86 ● Premier loyer trimestriel au prorata temporis Appel avril Appel juin © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 5 - Alertes et relances Le Module Loyers / Alerte permet d’éditer des documents à l’attention des locataires qui sont en situation de retard de paiement. Une alerte peut avoir pour objet : • un impayé • un contrat d’assurance • des contrats d’entretien • une fin de Bail Pour pouvoir éditer les documents souhaités, il convient - dans la Fenêtre de visualisation - d’afficher le sousonglet concerné et la période appropriée. 87 ● Numéroter une relance et expédier avec Accusé de réception Il peut être utile d’attribuer un numéro à chaque courrier de relance et de spécifier - pour mémoire - le mode d’envoi ‘Avec accusé de réception’. Ces indications sont à spécifier dans la Fiche signalétique du locataire (Module Base / Locataire). Ouvrir la fiche du locataire et afficher l’onglet Facturation. Cliquer sur le bouton Modifier pour rendre les champs de saisie accessibles et : • dans le champ ‘Relance’ : attribuer un n° de relance • dans la liste déroulante associée : sélectionner le type d’envoi retenu (AR ou non) Se rendre dans le Module Loyers / Alerte,sélectionner le locataire concerné et - en déroulant la liste associée à l’icône loupe - cliquer sur ‘Avec accusé de réception’ si cela correspond au choix retenu précédemment. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 88 Dérouler la liste associée au bouton Imprimer et sélectionner le format de relance souhaité. Le numéro de relance s’affiche sous l’intitulé du courrier. Sélectionner l’écriture qui apparaît dans la Fenêtre de visualisation et qui doit faire l’objet d’une relance. ● Imprimer un courrier de relance © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 6 - Documents locatifs Le Module Loyers / Document permet de constituer un historique de la correspondance propriétaire / locataires. Pour s’afficher dans votre logiciel, les documents mémorisés doivent avoir un format numérique compatbile, c’est à dire portant une des extensions suivantes : • .pdf (lu par Adobe Acrobat Reader) • .doc (lu par Microsoft Word) • .html (lu par votre navigateur internet, par exemple Microsoft Internet Explorer) • images dont le format est reconnu par votre navigateur internet (.gif, .jpg, .png) Pour créer un enregistrement, sélectionner le locataire concerné et cliquer sur le bouton Créer. Dans la fenêtre ‘Gestion de l’historique des documents’, saisir les informations relatives au document (date, provenance) et indiquer son chemin d’accès en cliquant sur le bouton Parcourir (note : si vous déplacer l’archive, songez à mettre à jour le chemin d’accès en cliquant sur le bouton Parcourir). La liste des documents archivés peut être imprimée (cliquer sur le bouton Imprimer) et chaque pièce peut être affichée : • sélectionner dans la liste le Document à visualiser • cliquer sur le bouton Document Note : si l’extension du document n’est pas reconnue automatiquement, une fenêtre de téléchargement vous est proposée, vous permettant d’ouvrir le document avec le logiciel de votre choix. 89 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Chapitre III - GESTION DES CHARGES 90 A / SAISIE ET RÈGLEMENT D’UNE CHARGE 91 1 - Saisie d’une charge 91 2 - Règlement d’une charge 92 B / RÉPARTITION D’UNE CHARGE D’IMMEUBLE SELON UNE GRILLE 93 1 - Paramétrer une grille de répartition 93 ● 1ère étape : création de la grille de répartion 93 ● 2nd étape : affectation des quotes-parts 94 2 - Répartir une charge 95 3 - Régularisation des charges 96 ● Calculer la régularisation des charges 96 ● Régulariser les charges 99 C / RÉPARTITION D’UNE CHARGE D’IMMEUBLE SELON UN COMPTEUR 100 1 - Gestion des compteurs : première approche 100 ● Gestion des compteurs : ce que permet le logiciel 100 ● La répartition par compteur 100 ● Paramétrages et informations à renseigner 100 2 - Paramétrer les compteurs 101 ● 1ère étape : création des compteurs physiques 101 ● 2nd étape : saisie des relevés initiaux des compteurs 102 3 - Mise à jour des relevés de compteurs 104 4 - Répartition d’une charge en fonction des relevés de compteurs 105 D / SUIVI DES CHARGES ET GESTION DES DOCUMENTS DES FOURNISSEURS 106 1 - Suivi des charges 106 2 - Documents des fournisseurs 106 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société La création d’une facture suppose qu’au moins une fiche fournisseur ait été remplie (se rendre dans le Module Base / Fournisseurs). Pour créer une facture se rendre dans le Module Charges./ Factures. 1 - Saisie d’une charge A / SAISIE ET RÈGLEMENT D’UNE CHARGE 91 La nouvelle facture a été créée. Cliquer successivement sur les boutons Valider et Fermer pour enregistrer les saisies. Sélectionner le Fournisseur émetteur de la facture et cliquer sur le bouton ‘Nelle Facture’ et, à l’affichage de la fenêtre Factures et Charges, cliquer sur le bouton ‘Ajouter ligne’. Saisir les informations relatives à la facture (montant, taux de tva, immeuble ou lot concerné) et cliquer sur le bouton Valider. Notes : • pour pouvoir être répartie, la nature de la charge doit impérativement porter un code de regroupment 210 (se reporter à la Table des Codes charges du Module Base / Annexe ; il est conseillé d’imprimer ce tableau si vous gérez les charges avec le logiciel) • le champ lot doit être renseigné si au préalable aucune répartition de charges n’a été effectuée pour l’immeuble © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 2 - Règlement d’une charge 92 La facture apparaît dans la fenêtre de visualisation. La nouvelle facture apparaît désormais lettrée dans la Fenêtre de visualisation. La facture doit être acquittée par le propriétaire. Dans le Module Charges / Facture, sélectionner l’écriture et cliquer sur le bouton ‘Régler’, vérifier la somme et la date automatiquement renseignées et cliquer sur Valider pour enregistrer. Les factures peuvent être réglées par le propriétaire via deux Modules (le principe de règlement des factures est identique à celui d’encaissement des loyers) : le Module Charges / Facture permet - si les sommes facturées et réglées sont identiques - d’obtenir un lettrage immédiat des deux écritures. Si le règlement s’effectue en plusieurs fois, il convient alors de recourir au Module Charges / Règlement et de créer autant d’écriture de règlement que nécessaires. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société B / RÉPARTITION D’UNE CHARGE D’IMMEUBLE SELON UNE GRILLE Une grille de répartition permet de répartir une charge pour un immeuble en fonction des tantièmes (ou millièmes), autrement dit, de la ventiler selon des quotes-parts prédéfinies. 1 - Paramétrer une grille de répartition Exemple Considérons un immeuble dans lequel un propriétaire loue 4 lots, avec des charges générales ainsi réparties sur une base de 50 : - Rdc droite : 10 - Rdc gauche : 10 - 1er etg droite : 15 - 1er etg gauche : 15 Pour que la répartition des charges puisse être calculée dans le logiciel, il convient au préalable de la paramétrer. Deux étapes sont nécessaires : • créer une grille de répartition (dénomination et base à partir de laquelle s’effectuera le calcul) • affecter à chaque lot les quotes-parts appropriées ● 1ère étape : création de la Grille de répartition Pour créer une grille de répartition, se rendre dans le Module Base / Immeuble. Sélectionner l’immeuble concerné et en afficher le détail en cliquant sur le bouton Ouvrir. 93 Cliquer sur le bouton Modifier pour rendre les champs de saisie accessibles. Saisir le libellé de la Grille (exemple GENERAL) et sa base ( = somme des quotes-parts, 50 dans notre exemple). Note : • un maximum de 5 grilles peut être créé, soit 5 façons de répartir • plusieurs charges peuvent utiliser la même grille © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● 2nd étape : affectation des quotes-parts Dans la Liste de sélection, cliquer sur l’immeuble concerné : les lots associés apparaissent dans la Fenêtre de visualisation. Cliquer sur le bouton Tantièmes Pour affecter à chaque lot les quotes-parts appropriées, se rendre dans le Module Base / Lot. La Liste des tantièmes s’affiche dans la Fenêtre de visusalisation. Cliquer sur le premier lot (Rdc droite dans notre exemple). Par défaut : • toutes les grilles associées à l’immeuble apparaissent, accompagnées du montant de la base • aucune charge n’est affectée au lot 94 Afficher l’onglet Informations complémentaires afin de saisir un libellé de grille plus complet. Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer les saisies. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Cliquer sur le bouton Modifier pour rendre accessibles les champs et saisir la quote-part du lot (10 dans notre exemple). Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer la saisie. 2 - Répartir une charge IMPORTANT ! La charge à répartir doit bien évidemment être récupérable par le propriétaire, autrement dit, porter le code de regroupement 210. Pour s’en assurer : • (d’un point de vue légal) consulter le Document informatif fourni dans le Module Documents • consulter la colonne Grpe de la table Code / Charges (Module Base / Annexe) ë 95 En validant la première saisie, le lot suivant est automatiquement sélectionné. Cliquer à nouveau sur le bouton Modifier pour affecter la quote-part appropriée. Recommencer les saisies pour chaque lot (= jusqu’à ce que le champ ECART indique 0). Cliquer sur le bouton Répartir et : • sélectionner l’immeuble concerné par la facture (note : si vous ciblez un lot en particulier, la charge entière lui sera affectée) • sélectionner la grille de répartition définie dans le module Base / Lot via le bouton Tantièmes (si aucune grille ne correspond à la facture il est possible de créer une grille «volatile», à usage unique) • Valider Une fois la facture acquittée par le propriétaire, se rendre dans le Module Charges / Répartition et sélectionner la facture à répartir. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société La répartition complète d’une charge s’affiche accompagnée d’une pastille verte. IMPORTANT ! Le logiciel tient compte des dates d’arrivée et de départ des locataires puisque le calcul de la ré- partition s’effectue en fonction des périodes d’occupation des lots. Il suffit donc d’indiquer la période souhaitée, le logiciel proratise la charge. ë 96 A l’issue du calcul de répartition, le détail de la ventilation s’affiche. ● Calculer la régularisation des charges Une fois la charge répartie, se rendre dans le Module Loyers / Régularisation et sélectionner l’immeuble concerné par la répartition : les provisions sur charges qui ont été versées apparaissent dans la Fenêtre de visualisation. Il convient de rapprocher cette somme des factures réglées par le propriétaire. Sélectionner dans la liste hiérarchique (onglet Immeubles) l’immeuble concerné par la régularisation. 3 - Régularisation des charges © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société La Fenêtre de visualisation affiche : • pour le sous-onglet cumul, les totaux de charges et de provisions, ainsi que le montant à appeler ou à déduire • pour le sous-onglet ‘Détail’ les écritures de charges et de provisions justifiant les totaux. Dans le Module Loyers / Régularisation, sélectionner le propriétaire, l’immeuble ou le locataire concerné et cliquer sur le bouton Calculer. Saisir la période sur laquelle doit porter le calcul. Les charges provisionnées par les locataires de l’immeuble s’affichent dans la Fenêtre de visualisation ; si rien n’apparait il convient d’actualiser les informations en cliquant sur le bouton Calculer (cela ne génère aucune écriture et peut être répété autant de fois que nécessaire). 97 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Un fois calculée, la régularisation peut faire l’objet de plusieurs éditions (utiles notamment lorsque le locataire en fait la demande) : • un document global s’obtient en cochant ‘Régularisation des charges’ • le détail des factures s’obtient en cochant ‘Détail des charges’... Appel de régularisation des charges 98 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Une fois le calcul de la régularisation effectué, il convient de procéder à la régularisation effective des charges. ● Régulariser les charges Le montant devra finalement être acquitté par le locataire, soit en même temps que le règlement de son loyer soit par le biais d’un encaissement indépendant. Pour intégrer la ou les régularisations dans un appel de loyer, cocher le premier bouton radio et saisir la date appropriée. Pour directement créer l’écriture comptable, cocher le second bouton radio et saisir la date appropriée. Cliquer sur Valider pour enregistrer. Lorsqu’une régularisation est intégrée au loyer, une ligne de détail s’y ajoute automatiquement L’appel de loyer informe le locataire de la régularisation Journal des régularisations 99 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société C / RÉPARTITION D’UNE CHARGE D’IMMEUBLE SELON UN COMPTEUR ● Gestion des compteurs : ce que permet le logiciel A partir d’une facture globale (concernant la consommation de l’immeuble), votre logiciel : • calcule pour chaque locataire des factures particulières et proportionnelles à leur consommation • permet l’édition de grilles vierges pour procéder aux relevés de compteurs • permet l’édition de borderaux à faire remplir par les locataires ● Paramétrages et informations à renseigner En supposant que le patrimoine, les locataires et les fournisseurs sont déjà créés dans le logiciel, il est nécessaire de : • déclarer les compteurs physiques lot par lot (opération à réaliser une seule fois) • déclarer les relevés initiaux, compteur par compteur • mettre à jour les relevés de compteurs • créer une facture ● La répartition par compteur La fonction de répartition des charges par rapport aux relevés de compteurs concerne les propriétaires qui doivent ventiler le montant d’une facture d’eau, d’électricité, de gaz ou de fuel entre les locataires d’un même immeuble. LOT 1 : Locataire avec compteur particulier LOT 2 : Locataire avec compteur particulier LOT 3 : Locataire avec compteur particulier LOT 4 : Locataire avec compteur particulier LOT 5 : Locataire avec compteur particulier Fournisseur (par exemple : Cie des Eaux) Facture 500 € Propriétaire d’un immeuble ? Comment ventiler une facture d’immeuble en fonction de la consommation des lots ? ? ? ? ? 1 - Gestion des compteurs : première approche 100 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 2 - Paramétrer les compteurs Le paramétrage des compteurs s’opère en deux étapes : • déclaration des compteurs physiques dans le logiciel (compteur présent physiquement dans le lot, créé une seule fois pour tous les locataires qui s’y succèderont) • saisie des relevés initiaux des compteurs (niveau de consommation affiché sur le compteur à l’arrivée du locataire) ● 1ère étape : création des compteurs physiques Les compteurs physiques se créent dans le Module Base / Lot. 3 - Dans la fenêtre Gestion des compteurs, vérifier les informations du cadre supérieur (renseignées automatiquement) et indiquer dans la partie inférieure : • la dénomination du compteur • un commentaire (facultatif) • le type de compteur Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer les informations. Répéter les opérations 2 à 3 pour chacun des lots où il s’agit de créer un compteur physique. 101 1 - Dans la Liste de sélection, cliquer sur l’immeuble pour lequel les compteurs doivent être créés. Dans la Fenêtre de visualisation, cliquer sur le bouton Compteurs. 2 - Dans la Liste de sélection, cliquer sur le lot pour lequel un compteur doit être créé. Dans la Fenêtre de visualisation, cliquer sur le bouton Créer. 4 - Une fois les compteurs créés, cliquer sur le bouton Retour. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● 2nd étape : saisie des relevés initiaux des compteurs Les relevés de compteurs se créent dans le Module Charges / Relevés. 1 - Dans la Liste de sélection, cliquer sur l’immeuble concerné (note : il est possible de créer un relevé de compteur pour un lot particulier en le sélectionnant à la place de l’immeuble). 3 - Le relevé (vierge, ne mentionnant aucune consommation) apparaît dans la Fenêtre de visualisation. Sélectionner le relevé et cliquer sur le bouton Ouvrir pour accéder au Détail. 4 - Sélectionner la première ligne (en l’ocurrence celle du lot 1) et cliquer sur le bouton Ouvrir. La fenêtre Gestion des relevés (concernant le lot 1 en particulier) s’ouvre. 102 2 - Cliquer sur le bouton Nouveau relevé. La fenêtre Gestion des relevés s’ouvre : fixer le Type de relevé (Eau, Electricité, ...), sa date et sa Nature (Réel, Estimé ou Relevé par le locataire). Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 6 - Le détail du relevé indique désormais les index relevés pour chaque lot. Cliquer sur le bouton Retour pour afficher le relevé de l’immeuble. 7 - Le relevé indique pour l’immeuble le total de la consommation (somme des index). 103 5 - Cliquer sur le bouton Modifier pour rendre les champs de saisie accessibles. Saisir le relevé et ajouter éventuellement un commentaire. Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer. Recommencer les opérations 4 et 5 pour chaque lot. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 3 - Mise à jour des relevés de compteurs IMPORTANT ! Pour pouvoir imputer une charge à des compteurs, il faut avoir saisi au moins 2 relevés par compteur : • un index “initial” (relevé correspondant au début de la période couverte par la facture) • un index “actuel” (relevé correspondant à la fin de la période couverte par la facture) En effet, le calcul de la consommation résulte de la soustraction loyers “actuel” - “initial”. ë La mise à jour des relevés de compteurs s’effectue dans le Module Charges / Relevés. 3 - Un nouveau relevé apparaît dans la Fenê- tre de visualisation : le sélectionner et cliquer sur Ouvrir pour accéder au détail. Sélectionner un à un les relevés de chaque lot et saisir les nouveaux index. 4 - Le tableau de Détail récapitule par lot les informations relatives : • au relevé “initial” • au relevé présent / mis à jour • à la consommation Cliquer sur le bouton Retour pour clôre la fenêtre de Détail. 104 1 - Dans la Liste de sélection, cliquer sur l’immeuble concerné puis sur le bouton Nouveau relevé. 2 - La fenêtre Gestion des relevés s’ouvre. Fixer : • le Type de relevé (Eau en l’occurrence) • sa date (par exemple celle correspondant à la fin de la période couverte par la facture) • sa Nature (Réel, Estimé ou Relevé par le locataire). Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 4 - Répartition d’une charge en fonction des relevés de compteurs La répartition d’une charge s’effectue dans le Module Charges / Répartition. Dans la Liste de sélection, cliquer sur le propriétaire puis le fournisseur concernés. Dans la Fenê- tre de visualiation s’affiche la charge à répartir. La fenêtre Répartition des charges s’ouvre : • sélectionner l’immeuble • laisser vide le champ Lot • sélectionner Compteurs dans le champ Type • choisir la nature du compteur (EAU dans notre exemple) • choisir pour la période de répartition la date du relevé ‘initial’ et la date du relevé ‘présent’ (informations pré-renseignées dans les menus déroulants) Cliquer sur les boutons Valider puis Fermer. Le calcul répartit la facture de 500 euros, proportionnellement aux consommations respectives relevées pour chaque lot. Cliquer sur le bouton Retour pour clôre la fenêtre de Détail. La facture répartie est signalée par une pastille verte. 105 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société L’historique présente le suivi du fournisseur : dans un même tableau se retrouvent les factures appelées et les règlements. La colonne Montant affiche (en règle générale) les montants positifs s’il s’agit d’une facture et négatifs s’il s’agit d’un règlement. La colonne Cumul actualise la balance des appels de facture et des règlements : • si l’écriture la plus récente ne dispose d’aucun chiffre dans la colonne Cumul, les charges sont intégralement réglées • si elle présente un solde négatif, le montant des règlements dépasse celui des factures • si elle présente un solde positif, toutes les charges ne sont pas encore règlées Le Module Charges / Historique permet également de lettrer et de dé-lettrer les factures à leur(s) règlement(s). 1 - Suivi des charges D / SUIVI DES CHARGES ET GESTION DES DOCUMENTS DES FOURNISSEURS 106 2 - Documents des fournisseurs Le Module Charges / Document permet de constituer un historique de la correspondance entre le propriétaire et ses Fournisseurs, pourvu que les documents échangés soient enregistrés sur votre ordinateur. Dans la Liste de sélection, cliquer sur le fournisseur concerné et presser le bouton Créer. La fenêtre Gestion de l’historique des documents s’ouvre. L’historique de votre correspondance apparaît dans la Fenêtre de visualisation ; une icône indique le sens du message (sortant / entrant) et le bouton Document permet son affichage si son format numérique est au format .doc (Microsoft Word), .xls (Microsoft Excel), .pdf (Adobe), .jpg / .gif (images). © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Chapitre IV - comptabilité, Trésorerie, tva et d.r.f. 107 A / Gestion de la comptabilité 108 1 - Présentation du Module de comptabilité 108 2 - Création d’une écriture comptable 109 3 - Clôture de l’exercice comptable 110 B / Gestion de la trésorerie 111 1 - Suivi de remises de chèques et d’espèces 111 2 - Prêts et tableaux d’amortissements 112 C / Déclaration de tVA 113 1 - Calculs réalisés par le logiciel 113 ● Régime réel 113 ● Régime réel simplifié 113 2 - Paramétrages de la TVA 114 ● Choix du régime de TVA 114 ● TVA déductible 114 ● TVA collectée 114 3 - Déclaration de TVA 115 ● Déclaration de TVA pour une gestion soumise au régime réel 115 ● Déclaration de TVA pour une gestion soumise au régime réel simplifié 115 4 - Edition des documents justificatifs 116 D / Déclaration des revenus fonciers 117 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société A / Gestion de la Comptabilité Le logiciel dispose de six Modules dédiées à la comptabilité qui permettent de gérer un plan comptable basique. Le Module Comptabilité / Comptabilité permet de créer / modifier / supprimer une écriture et dispose d’un moteur de recherche (critères : n° d’écriture ou n° de pièce). Au démarrage, le Module Comptabilité / Comptabilité est vide ; il se complètera au fur et à mesure de votre gestion locative. Le Module Comptabilité / Journal permet d’afficher les écritures par propriétaire et par ordre chronologique. Des filtres permettent d’organiser l’affichage (par mois, par période, par type de journal et par séquence d’écriture) Au démarrage, le Module Comptabilité / Journal est vide : il se complètera au fur et à mesure que les journaux s’étofferons d’ écritures. Note : 5 journaux sont créés initialement ; la liste peut être complé- tée via le Module Base / Annexe 108 Le Module Comptabilité / Grand Livre permet • d’afficher les écritures par propriétaire et par compte (en développant l’arborescence du propriétaire). L’outil filtre permet d’afficher les comptes par séquence (par exemple du 165... au 411...) et par période (ce qui permet ensuite de n’imprimer que la partie souhaitée du Grand Livre) • de lettrer les écritures (fonction identique à celle décrite pour les Modules Loyers / Historique et Charges / Historique hormis le fait qu’il faille au préalable sélectionner le journal) Au démarrage, le Module Comptabilité / Grand Livre contient les données relatives aux locataires, fournisseurs et banque(s) du propriétaire. Le Module Comptabilité / Balance permet : • d’afficher les totaux et le solde des comptes par propriétaire et par compte. L’outil filtre permet d’afficher les comptes par séquence, par période et par types de balances (Clients, Fournisseurs, Charges ou Revenus) • comme pour le Module Comptabilité / Grand Livre, de lettrer les écritures Au démarrage, le Module Comptabilité / Balance contient les données relatives aux locataires, fournisseurs et banque(s) du propriétaire. Le Module Comptabilité / Gestion Exercices : • de clôturer (ou dé-clôturer) l’exercice annuel • de supprimer l’exercice annuel • d’afficher la balance initiale ou finale et de consulter les écritures déséquilibrées Au démarrage, le Module Comptabilité / Gestion Exercices ne contient aucune donnée (un exercice s’ouvre par exemple dès la génération du premier appel). Le Module Comptabilité / Comptabilité permet de créer et de modifier les écritures comptables. Une fonction de recherche est disponible dans la barre d’outils : saisir le numéro de l’écriture pour l’afficher dans la Fenêtre de visualisation. 1 - Présentation du Module de comptabilité © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Une écriture comptable se compose d’au moins deux lignes (règle de la partie double). La somme au débit de l’écriture doit être égale à la somme au crédit. Pour créer une écriture, se rendre dans le Module Comptabilité / Comptabilité. Cliquer sur le bouton Nouvelle écriture. Dans la fenêtre intitulée ‘Saisie des écritures comptables’ : • renseigner les champs Journal, Date, le nom de la pièce (N° de chèque, N° de facture...), le type d’écriture et sa nature, et si besoin indiquer les numéros d’immeuble et de lot • saisir le montant au crédit ou au débit 109 Une fois le montant inscrit, cliquer sur Valider. Sélectionner le N° de compte de la contrepartie et saisir le montant au débit ou au crédit (l’inverse de la première saisie). Cliquer sur le bouton Fin Ecriture. L’écriture comptable créée s’affiche dans la Fenêtre de visualisation sous la forme de deux lignes distinctes 2 - Création d’une écriture comptable © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 110 Si nécessaire, les écritures comptables peuvent être modifiées : double-cliquer sur la première ligne de l’écriture puis cliquer sur le bouton Modifier (note : si la somme indiquée par une des deux lignes est modifiée, il convient de mettre à jour la ligne associée). Il est possible de supprimer une écriture comptable : double-cliquer sur la première ligne et cliquer sur le bouton Supprimer. Dans le logiciel, les exercices comptables (calés sur l’année civile, du 1er janvier au 31 décembre) sont rigoureusement indépendants. La fonction de clôture d’un exercice permet de : • remettre à zéro les comptes de charges et de revenus (classes 6 et 7 du Plan comptable) • reporter les A NOUVEAU des comptes de bilan (classes 1 à 5 du plan comptable) Avant de clôturer un exercice : • il est conseillé d’effectuer une sauvegarde manuelle des données (le logiciel crée une sauvegarde automatique avant la clôture mais le nom du fichier ne se distingue pas des sauvegardes courantes, ‘jj-mm-aa-heure.zip’) • il est fortement recommandé de corriger les déséquilibres affichés dans la colonne Ecart du Module Comptabilité / Gestion Exercices (rappel : un filtre est associé au bouton Balance Clôture et permet de n’afficher que les écritures en déséquilibre) • il est impératif de s’assurer que les exercices antérieurs sont clôturés Enfin, la période de clôture d’un exercice : • peut s’effectuer pour l’année écoulée à n’importe quel moment de l’année en cours • ne doit pas intervenir plus de douze mois après la fin effective de l’exercice (soit par exemple, le 31 décembre 2006 est le dernier jour restant pour clôturer l’exercice 2005) Pour clôturer un exercice : • se rendre dans le Module Comptabilité / Gestion Exercices • sélectionner le propriétaire puis l’exercice concernés • cliquer successivement sur les boutons Clôturer et Valider L’exercice clôturé se signale par un cadenas rouge. 3 - Clôture de l’exercice comptable © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 1 - Suivi de remises de chèques et d’espèces B / Gestion de la Trésorerie Le Module Trésorerie permet : • d’organiser et de consulter les remises en banque • d’organiser et de suivre des emprunts Pour créer une remise de chèques ou d’espèces : • cliquer sur le bouton Préparer • saisir la période de remise • choisir Espèces ou Chèque • cliquer sur Valider Sélectionner les lignes à remiser (en double-cliquant) ou cliquer sur le Bouton ‘Toutes les lignes’ pour choisir l’intégralité des lignes de la période. Cliquer sur Valider pour enregistrer la remise. Les règlements peuvent, selon leur nature, être saisis dans trois Modules différents : • le Module Loyers / Appel permet de saisir l’encaissement d’un loyer • le Module Charges / Règlement permet d’acquitter une facture • le Module Comptabilité dans les autres cas Le Module Trésorerie / Remise permet ensuite de regrouper sur une Banque un ensemble d’encaissements effectués par chèques ou en espèces. Notes : • il est impossible de modifier une remise en banque (il convient de la supprimer et de la créer à nouveau) • l’effacement d’une remise en banque (bouton Supprimer) n’affecte pas les règlements 111 Pour suivre le mouvement des règlements (encaissements de loyer, règlements de charges, ...), se rendre dans le Module Trésorerie / Historique. L’affichage : • s’organise par Banque (Liste de sélection) • affiche en noir les encaissements (montant positif) • affiche en rouge les décaissements (montant négatif) Pour simplifier la consultation de l’historique des encaissements, il peut être utile de faire coïncider le journal affiché dans le logiciel et les relevés de compte. C’est la fonction du bouton Rapprocher : • cliquer sur le bouton Rapprocher • saisir le code de rapprochement (par exemple n° de relevé bancaire, date du jour, etc.) • double-cliquer successivement sur les lignes concernées • cliquer sur les boutons Valider puis Fermer © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 2 - Prêts et tableaux d’amortissements Les emprunts accordés par les banques peuvent être suivis dans le logiciel via le Module Comptabilité / Prêts. Pour créer un emprunt et générer le tableau d’amortissements associé : • sélectionner la banque concernée (Liste de sélection) • cliquer sur le bouton Créer • Saisir le numéro d’immeuble et le numéro de lot • choisir le fournisseur (en l’occurrence la banque ayant accordé le prêt) et le type de remboursement • saisir la date de la première échéance, le montant emprunté et les taux • choisir le mode de règlement • saisir le libellé de l’emprunt • cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer les saisies Notes : • la création d’un emprunt génère automatiquement un tableau d’amortissement ; seules les variables sans rapport avec ce tableau (le mouvement du règlement, le libellé, et les natures des charges utilisées pour le remboursement...) peuvent être modifiées. En cas d’erreur de saisie il convient de supprimer puis de créer à nouveau le prêt. • la suppression d’un emprunt supprime le tableau d’amortissement associé mais les écritures de remboursement déjà enregistrées ne sont pas effacées 112 Pour visualiser les taux d’amortissement, sélectionner l’emprunt concerné et cliquer sur le bouton Voir éché- ances. • d’enregistrer une échéance d’emprunt (sélectionner l’échéance puis cliquer sur le bouton Enregistrer) ou plusieurs échéances successives (même procédure en précisant toutefois la période ou la séquence puis d’indiquer 0 dans les numéros d’échéances) A partir de la fenêtre intitulée ‘Liste des échéances’, il est possible : • de modifier un Taux d’amortissement (sélectionner l’échéance à partir de laquelle s’appliquera la révision et cliquer sur le bouton Réviser taux) © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 1 - Calculs réalisés par le logiciel C / Déclaration de TVA ● Régime réel Le logiciel prépare les déclarations de TVA, quelque soit le régime utilisé : • réel ou calcul consistant à soustraire au montant de TVA collectée le montant de TVA déductible • réel simplifié ou calcul consistant à verser périodiquement des acomptes aux services fiscaux, auxquels viendront se soustraire, en fin d’exercice, le montant ‘tva collectée - tva déductible’ 113 TVA déductible TVA collectée Fournisseur Propriétaire Locataire Déclaration de TVA : 98 - 19,6 = 78,4 € Service fiscaux facture règlement facture FACTURE 100 € dont 19,6 € TVA LOYER 500 € dont 98 € TVA appel règlement loyer ● Régime réel simplifié (tva collectée - tva déductible) - acomptes TVA déductible TVA collectée Fournisseur Propriétaire Locataire Service fiscaux facture règlement facture appel règlement loyer acomptes périodiques report du crédit © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 114 2 - Paramétrages de la TVA ● Choix du régime de TVA ● TVA déductible La TVA déductible se détermine lors de la création de la facture (Module Charges / Facture). Choisir le taux approprié dans la liste déroulante ‘Taxe (%)’. Note : d’autres taux peuvent être créés depuis le Module Base / Annexe, liste des Taux. ● TVA collectée La TVA collectée se détermine en modifiant un appel de loyer (Module Loyers / Appel). Choisir le taux approprié dans la liste déroulante. Le choix de soumettre à TVA la gestion locative se détermine depuis la Fiche signalétique du propriétaire (Module Base / Locataire, onglet TVA / CRL). Les paramétres disponibles sont : • la périodicité, mensuelle ou trimestrielle • le régime, réel ou réel simplifié Note : les comptes comptables sont automatiquement fixés par le logiciel. Ils peuvent être modifiés au démarrage. Notes • Si le propriétaire n’est soumis à aucun régime de TVA, sélectionner ‘PAS TVA’ • Si les taux proposés dans la liste déroulante ne correspondent pas à la situation du propriétaire, de nouvelles entrées peuvent être saisies depuis le Module Base / Annexe. ë © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Déclaration de TVA pour une gestion soumise au régime réel simplifié Une étape supplémentaire et préalable est requise pour une déclaration en régime réel simplifié. Il s’agit en effet de saisir périodiquement les acomptes à verser aux Services fiscaux, via le Module TVA / Paiement TVA. 115 1 - Cliquer sur le bouton Calculer : les montants de TVA déductible et collectée sont automatiquement renseignés et l’arrondi systématiquement opéré par le logiciel. Cliquer sur le bouton Valider. ● Déclaration de TVA pour une gestion soumise au régime réel La TVA se déclare dans le Module TVA / Déclaration TVA. S’agissant du régime réel, elle s’effectue en deux étapes. 3 - Déclaration de TVA 2 - La seconde fenêtre propose le règlement, soit la création de quatre écritures : • TVA collectée • TVA déductible • arrondi • règlement TVA Cliquer sur le bouton Régler et saisir le montant de l’acompte à verser. Cliquer sur Valider. La déclaration de TVA s’effectuera ultérieurement via le Module TVA / Déclaration TVA : le montant global de l’accompte sera automatiquement renseigné et générera une écriture spécifique. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 4 - Edition des documents justificatifs Le Module TVA / Justificatif TVA permet d’afficher le détail des montants de TVA collectée et déductible. Afficher le sous-onglet approprié pour accéder aux détails des montants de TVA. 116 Tableau récapitulatif de la TVA collectée (classement chronologique) © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société D / Déclaration des revenus fonciers 117 Le Module Fiscalité / Fiscalité Standard permet de remplir une Déclaration des revenus fonciers typique (basée sur le modèle 2004). L’édition de ce document peut constituer une aide précieuse pour établir la véritable déclaration annuelle. Se rendre dans le Module Fiscalité / Fiscalité standard : • sélectionner le propriétaire concerné • cliquer sur le bouton Préparer, le tableau de la Fenêtre de visualisation se complète (en fonction des données disponibles pour l’exercice) • cliquer sur le bouton Imprimer pour éditer la Déclaration fiscale au format PDF (nécessite l’application Adobe Acrobat Reader) ou dérouler la liste associée au bouton Imprimer et sélectionner un autre document ou support Liste des documents éditables via le Module Fiscalité / Fiscalité standard. Exemple de Déclaration des revenus fonciers (page1) Remarque Le Module Fiscalité / Module DRF est mis à jour chaque année afin de pouvoir éditer la déclaration des revenus fonciers agréée par la DGI. Il s’agit d’un Module supplémentaire. Espace de travail du Module DRF (exemple 2006) © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Chapitre V - Manipulation des données 118 A / Sauvegarde des données 119 1 - Sauvegarde par défaut 119 2 - Modifier la destination de la sauvegarde 119 B / Restauration des données de sauvegarde 120 C / suppression des données de démonstration 120 D / Compression des tables et mise à jour de la structure 121 E / interfaçage avec un logiciel standard de comptabilité 121 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 119 A / SAUVEGARDE des données La sauvegarde des données : • s’effectue automatiquement à la fermeture du logiciel. Cette sauvegarde ne se matérialise pas sous la forme d’un fichier mais permet, lorsque l’on ouvre le logiciel, de retrouver ses données telles qu’on les avait laissées la fois précédente. • s’effectue manuellement en déroulant le menu Outils, en sélectionnant “Sauvegarder” et en cliquant sur Continuer. Cette méthode crée un fichier de sauvegarde au format .zip dans le répertoire Sauvegarde du logiciel. Il est recommandé de réaliser des sauvegardes manuelles le plus souvent possible (un fichier de sauvegarde excède rarement 1 Mo) • est l’objet d’un avertissement systématique à la fermeture de votre logiciel si l’option “Sauvegarder à la fermeture” du menu Outils est cochée. Les fichiers de sauvegarde sont archivés dans le répertoire Sauvegarde et portent l’extension .zip. Par défaut le nom du fichier est de la forme : an_mois_jour_heure Il est bien entendu possible de renommer librement le fichier avant de cliquer sur le bouton Enregistrer. Les sauvegardes de données peuvent être placées : • sur le Bureau, l’emplacement le plus immédiatement accessible • sur support externe : un CDRom ayant une capacité d’environ 700 Mo, il est conseillé d’utiliser une clé USB plus adaptée (le poids d’une sauvegarde excède rarement 1 Mo). Les disquettes peuvent également convenir mais nous vous le déconseillons en raison de leur fragilité 1 - Sauvegarde par défaut 2 - Modifier la destination de la sauvegarde © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société B / restauration des données de sauvegarde La fonction ‘Restaurer’ permet de charger dans le logiciel des données sauvegardées. Dérouler le menu Outils et sé- lectionner ‘Restaurer’. Avant de procéder à une restauration de données, il faut s’assurer que les données affichées sont sans importance ou déjà sauvegardées ; en effet la restauration remplace les données affichées. Cliquer : • sur Quitter si vous ne souhaitez pas restaurer d’anciennes données (vous quittez alors le logiciel) • sur Continuer pour effectivement restaurer une sauvegarde (vous remplacez les données affichées par celles contenues dans une sauvegarde). Le clic sur le bouton Continuer affiche la fenêtre Ouvrir et par défaut propose les fichiers de sauvegarde contenus dans le répertoire Sauvegarde. Si les données se situent dans un emplacement différent, dé- rouler le menu ‘Regarder dans’. Enfin, sélectionner le fichier de sauvegarde et cliquer sur le bouton Ouvrir. 120 C / Suppression des données de démonstration Lors de son premier démarrage, le logiciel affiche des données de démonstration ; conçues pour une première prise en main du logiciel, ces données doivent naturellement être effacées lorsqu’il s’agit de traiter ses propres données. La fonction ‘RAZ de toutes les tables’ (menu Outils) provoque - qu’il s’agisse des données de dé- monstration ou de vos propres informations - un effacement complet des données affichées dans le logiciel. En cas d’effacement accidentel des données de démonstration, un fichier de sauvegarde intitulé DEMO.zip peut être restauré. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société D / Compression des tables et mise à jour de la structure E / interfaçage avec un logiciel standard de comptabilité 121 Deux outils de maintenance des données sont disponibles : • ‘Compression des tables’ : si vous constatez un ralentissement sensible du traitement des données, procéder à une compression des tables ; l’opération consiste à optimiser l’organisation informatique de vos données et n’a aucun impact sur leur affichage. • ‘Mise à jour de la structure’ : cette fonction de maintenance est requise par le programme (qui le signale expressément), notamment à la suite d’une mise à jour du logiciel. Les données enregistrées dans le logiciel peuvent être exportées vers de nombreux logiciels : • compatibles Microsoft Excel : chaque tableau du logiciel affiché dans la Fenêtre de visualisation se transforme en tableau .xls en cliquant sur le bouton Excel. • une exportation complète ou partielle des données vers un logiciel standard de comptabilité (EBP Compta et Ciel Compta) est possible via la fonction Import / Export du menu Outils Pour un export des données vers votre logiciel de comptabilité : • dérouler le menu Outils et sélectionner ‘Import/Export’ • déterminer les filtres appropriés (propriétaire, journal, période, n° d’écriture) • déterminer le répertoire de sauvegarde en cliquant sur le bouton Parcourir • cliquer sur le bouton Valider ; le fichier est enregistré au format .txt et devra être restauré dans votre logiciel de comptabilité. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Le logiciel est capable d’éditer plusieurs dizaines de documents. Nous les distinguons en trois catégories : • documents récapitulatifs issus du Module Analyse (destinés à être conservés par les propriétaires) • documents d’archives (destinés à être conservés par les propriétaires) • documents de correspondance (émis à l’attention des locataires) ; l’icône signale que l’édition du document est également disponible via l’éditeur Microsoft Word. Annexe - liste des documents éditables 122 ● DOCUMENTS RECAPITULATIFS ISSUS DU MODULE ANALYSE Le Module Analyse est spécifiquement conçu pour l’édition de documents statistiques et de documents récapitulatifs. • Le Module Analyse / Appel permet l’édition des appels de loyers : loyer bruts encaissés, provisions sur charges et dépenses locatives mises à la charge du locataire • Le Module Analyse / Encaissement permet l’édition des encaissements de loyers : loyer bruts encaissés, provisions sur charges et dépenses locatives mises à la charge du locataire • Le Module Analyse / Charges permet l’édition des factures reçues par le propriétaire : dépenses locatives acquittées, taxes foncières et assimilées, intérêts d’emprunt et travaux • Le Module Analyse / Règlements permet l’édition des factures acquittées par le propriétaire : dépenses locatives acquittées, taxes foncières et assimilées, intérêts d’emprunt et travaux Pour chacun des Modules Analyse, selon le choix initial opéré dans la Liste de sélection, les documents édités concerneront : • l’ensemble des locataires d’un même propriétaire (sélectionner le propriétaire) • l’ensemble des locataires d’un même propriétaire situés dans un lot isolé (sélectionner ‘Lots isolés’) • l’ensemble des locataires d’un même propriétaire situés dans un même immeuble (sélectionner l’icône de l’immeuble) • un locataire particulier (sélectionner l’icône lot) Astuce Pour les Modules Loyers / Appel, Loyers / Encaissement et Loyers / Quittance les combinaisons de touches CTRL + clic (sélection ligne à ligne) et MAJ + clic (sélection continue de lignes) permettent d’opérer des choix précis et rapides. Vous pourrez ensuite éditer les documents en rapport avec les lignes sélectionnées (fonctionne avec les deux boutons Imprimer et Word). ë © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Documents de gestion Désignation Module Usage / contenu Liste des propriétaires Base / Propriétaire Impression de la liste des propriétaires avec mention de leurs adresse et coordonnées (tél. , fax , e-mail). Liste des lots Base / Lots Imprime pour un propriétaire donné l’ensemble de son patrimoine, distinguant lots d’immeuble(s) et lots isolés. Ce document indique : • les références de chaque lot (n°, désignation, adresse) • le locataire actuel et sa date d’entrée • la somme des biens possédés (nombre de lots d’immeubles + nombre de lots isolés) Liste des locataires Base / Locataire ou Loyers / Départ Imprime pour un propriétaire donnée l’ensemble de ses locataires (actuels et sortis). Le document indique : • le nom et les coordonnées de chaque locataire • le lot occupé Liste des baux Base / Locataire ou Loyers / Départ Imprime pour un propriétaire donné les caractéristiques principales des baux signés par ses locataires (actuels et sortis), à savoir : • le nom du locataire • sa date d’entrée et éventuellement sa date de sortie • le terme du bail, à échoir ou à terme échu • la périodicité du bail (mensuel, trimestriel, ...) • le montant du loyer, de la garantie et des APL • les totaux (nombre de locataires, somme des loyers, somme des garanties) Fiche détaillée locataire Base / Locataire ou Loyers / Départ Récapitule sur une page A4 les informations relatives à chaque locataire (coordonnées, date d’entrée, lieux loués, bail, caution, banque, adresse de facturation, société) Historique des mouvements Base / Locataire ou Loyers / Départ Impression de la liste des lots, distingués en lots isolés et immeubles, accompagnée de l’historique de leur occupation (dates d’entrée et de sortie, nom des locataires). Liste des banques Base / Banque Impression de la liste des banques d’un propriétaire donné, accompagnée de leur adresse et des coordonnées du contact. Liste des fournisseurs Base / Fournisseur Impression de la liste des fournisseurs (Assurances, plomberie, EDF, etc.), de leurs adresse et coordonnées. Liste des immeubles Base / Immeubles Impression pour un prorpiétaire donné de la liste de ses immeubles (avec désignation et adresse). Liste des libellés de charges Base / Annexe Imprime la liste des libellés de charges en indiquant pour chaque charge : • le n° de compte comptable • le code de regroupement Liste des civilités Base / Annexe Imprime la liste des civilités (Mme, M., MM., ...) créées dans le logiciel. Note : cette liste est personnalisable. Liste des types de règlements Base / Annexe Imprime la liste des types de règlements (espèce, chèque, virement, etc.) créés dans le logiciel. Note : cette liste est personnalisable. Liste des codes de regroupements Base / Annexe Imprime la liste de codes de regroupements utilisés pour remplir la Déclaration fiscale des revenus fonciers. Note : cette liste est personnalisable. Liste des libellés de revenus Base / Annexe Imprime la liste des libellés de revenus en indiquant pour chaque revenu : • le n° de compte comptable • le code de regroupement Liste des journaux Base / Annexe Imprime la liste des journaux de comptabilité ; par défaut il s’agit des journaux Achat (AC), A nouveau (AN), Banque (BQ), Opérations diverses (OD) et Vente (VE). Cette liste peut être personnalisée. Liste des types de compteur Base / Annexe Imprime la liste des types de compteurs (eau, électricité, fuel et gaz par défaut) ainsi que l’unité de mesure associée. Cette liste peut être personnalisée. 123 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 124 Désignation Module Usage / contenu Liste des Indices du coût de la construction Base / Annexe Imprime la liste des Indices du coût de la construction saisis dans le logiciel. Note : la mise à jour de cette liste doit être effectuée chaque trimestre pour que puissent se calculer les révisions de loyer. Liste des Indices de référence des loyers Base / Annexe Imprime la liste des Indices de référence des loyers saisis dans le logiciel. Note : la mise à jour de cette liste doit être effectuée chaque trimestre pour que puissent se calculer les révisions de loyer. Liste des Indices du coût de la vie Base / Annexe Imprime la liste des Indices du coût de la vie. Cette liste fournie à titre indicatif peut être mise à jour. Liste des taux fiscaux Base / Annexe Imprime la liste des taux fiscaux (par défaut: Déclaration foncière Taux 1, 2, 3, 4 , 5, Droit au bail, Taxe additionnelle, Amortissement Perissol et Besson). Cette liste peut être personnalisée. Liste des taux de TVA Base / Annexe Imprime la liste des taux de TVA saisis dans le logiciel. Cette liste peut être personnalisée. Plan comptable Base / P.C. Imprime la liste des comptes qui peuvent être utilisés dans le Module de comptabilité. Liste des Associés Base / Associés Imprime la liste des associés / indivisaires (pour les patrimoines gérés en SCI ou en indivision). Le document indique : • le nom et les coordonnées des associés • le nombre de parts respectivement détenues Liste des Soldes initiaux - Compte locatif Base / Soldes initiaux Imprime pour un propriétaire ou pour un locataire sélectionné le montant d’un solde, sa date, le n° de pièce associé. Liste des Soldes initiaux - Compte garantie Base / Soldes initiaux Document identique au précédent mais appliqué à un solde ayant trait à la Garantie du locataire. Liste des Soldes initiaux - Compte CAF Base / Soldes initiaux Document identique au précédent mais appliqué à un solde ayant trait aux APL du locataire. Liste des Soldes initiaux - Compte fournisseur Base / Soldes initiaux Document identique au précédent mais appliqué à un solde concernant un fournisseur Liste des Soldes initiaux - Compte banque Base / Soldes initiaux Document identique au précédent mais appliqué à un solde concernant une des banques du propriétaire. Journal des dépôts de Garantie (= liste des garanties) Loyers / Garantie Imprime la somme des dépôts de Garantie actuellement encaissés par le propriétaire et la date de l’encaissement. S’il y a lieu, le document ajoute au montant total les ajustements de dépôt de Garantie. Journal des appels Loyers / Appel Impression de la liste des Appels de loyers émis par le propriétaire, classés chronologiquement et indiquant : • la somme à régler par les locataires • le n° d’écriture • s’il y a lieu la révision, l’impayé, l’APL et la TVA Journal détaillé des appels Loyers / Appel Document identique au précédent, mise à part la distinction supplémentaire entre loyer et provisions sur charges. Journal des encaissements (= liste des encaissements) Loyers / Encaissement (sous-onglet Loyer) Impression de la liste des Encaissements réalisés par un propriétaire pour une période donnée (classement chronologique) et indiquant : • la somme réglée par chaque locataire • la date d’encaissement et le n° de pièce • le n° d’écriture et son lettrage • la somme totale encaissée pour la période Journal des encaissements APL Loyer / Encaissement (sous-onglet CAF-APL) Impression de la liste des encaissements d’APL. Ce document indique : • les appels et encaissements d’APL • la numérotation des écritures, leur datation et lettrage • les montants appelés et encaissés © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Désignation Module Usage / contenu Journal des quittances Loyers / Quittance Impression de la liste des quittances émises par le propriétaire, classées chronologiquement et indiquant : • les noms du locataire et du lot • le montant du loyer encaissé • le n° d’écriture et la date d’édition de la quittance • la période concernée par la quittance • s’il y a lieu, la révision de loyer et / ou de dépôt de Garantie, les montants d’APL et de TVA • la somme du montant de toutes les quittances Journal détaillé des quittances Loyers / Quittance Document identique au précédent, mise à part la distinction supplémentaire entre loyer et provisions sur charges. Historique (= historique compte lcatif) Loyers / Historique Impression d’un document récapitulant les avis d’échéance et leur encaissement pour une période donnée. Il indique : • les montants mensuels et cumulés • le lettrage Situation du compte Loyers / Historique Impression d’un document récapitulant la situation d’un locataire pour une période donnée (appels, encaissements, solde) Historique Compte APL Loyers / Historique Impression de la liste des montants d’APL versés / encaissés / compensés. Liste des prochaines révisions Loyers / Révision Impression de la liste des révisions qui interviendront dans les deux mois et indiquant : • le nom du locataire • le montant initial du loyer • le montant du loyer révisé • les indices utilisés pour procéder au calcul • l’augmentation (réelle et en %) Journal des régularisations de charges Loyers / Régularisation Impression pour un propriétaire donné des charges à ré- gulariser. Le document indique : • le nom du locataire • la période concernée • le montant des charges à percevoir • les provisions versées • la somme à percevoir ou devant être remboursée Journal des régularisations planifiées Loyers / Régularisation (Attente Appel) Affiche les régularisation en attente d’intégration dans les loyers. Liste des locataires en impayés Loyers / Alerte (sous-onglet Impayés) Impression de la liste des locataires étant en situation d’impayé et précisant pour chacun d’entre eux : • le nom du locataire et la désignation du lot • le loyer actuel • le montant de l’impayé • la somme cumulée de tous les impayés Liste des alertes Contrat d’assurance Loyers / Alerte (sous-onglet Assurance) Impression de la liste des Contrats d’assurance de chacun des locataires (accompagnés de leur date d’expiration). Liste des Alertes ramonage Loyers / Alerte (sous-onglet Ramonage) Impression de la liste des Contrats de ramonage de chacun des locataires (accompagnés de leur date d’expiration). Liste des Alertes Contrats 1 - 2 Loyers / Alerte (sous-onglet Contrats 1 - 2) Impression de la liste des Contrats (librement définis) pour chacun des locataires (accompagnés de leur date d’expiration). Liste des Alertes Fin de Bail Loyers / Alerte (sous-onglet Fin Bail) Impression de la liste des Baux non renouvelés (accompagnés des dates de début et de fin pour le bail «expiré»). Historique des documents locatifs Loyers / Document Impression de la liste des documents numériques archivés dans le logiciel (par exemple correspondance proprié- taire / locataire) Liste des autres revenus Loyers / Autres revenus Impression de la liste des revenus «exceptionnels» (géné- rés via le Module Loyers / Autres revenus) 125 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Désignation Module Usage / contenu Journal des factures et charges Charges / Facture Impression de la liste des Factures et charges adressées au propriétaire. Le document indique : • le nom et code du fournisseur • le n° d’écriture • la date et le libellé de la facture / charge • éventuellement le nom du document lié, archivé dans le logiciel (numérisation de facture par exemple) • le montant de la facture / charge Journal des règlements de charges Charges / Règlement Impression de la liste des règlement de charges / facture effectués par le propriétaire. Le document indique : • le n° d’écriture • la date et le libellé du règlement • le n° de pièce (par exemple n° de chèque) • le lettrage • le montant réglé Historique Compte fournisseur Charges / Historique ou Charges / Analyse Imprime la liste de des émissions et encaissements de facture opérés par un fournisseur. Le document indique : • le n° d’écriture • les dates et libellés des factures émises et réglées • le n° de pièce (par exemple n° de chèque) • le lettrage • le montant des factures et règlements Relevés de compteurs (= Détail de tous les relevés) Charges / Relevés Imprime la liste des relevés de compteurs, classée de manière chronologique et indiquant : • l’immeuble et le lot concernés • les dates du précédent et du nouveau relevé • la consommation entre les deux dates Relevés de compteurs (= Détail du relevé sélectionné) Charges / Relevés Liste identique à la précédente mais se limitant à un relevé sélectionné. Relevés de compteurs (= Relevés à remplir) Charges / Relevés Liste identique à la précédente mais n’affichant aucune entrée pour ce qui concerne les nouveaux relevés, qui restent à effectuer. Journal des charges réparties Charges / Répartition Imprime la liste des charges réparties en précisant : • l’immeuble et le lot concernés • le n° d’écriture de la charge, son libellé et n° de pièce • la date de la répartition • la période concernée par la répartition • le montant réparti par lot Historique des documents fournisseurs Charges / Document Impression de la liste des documents numériques archivés dans le logiciel (par exemple correspondance propriétaire / fournisseur) Journal des remises en banque Trésorerie / Remise Imprime la liste des montants que le propriétaire a déposés en banque. Historique compte banque Trésorerie / Historique Imprime la liste des encaissements (loyers) et règlements (paiement des factures) affectant le compte bancaire sé- lectionné. Ce document indique : • le n° d’écriture et son montant • la date du mouvement et sa nature (chèque, etc.) • le libellé de l’encaissement ou règlement Liste des emprunts Trésorerie / Prêts Imprime la liste des emprunts contractés par le proprié- taire auprès de sa banque. Ce document indique : • le nom de la banque • la date de début de l’emprunt • le libellé, le montant, le taux, la durée de l’emprunt • le montant de chaque remboursement Historique des documents Trésorerie Trésorerie / Document Impression de la liste des documents numériques archivés dans le logiciel (par exemple correspondance propriétaire / banquier) 126 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Désignation Module Usage / contenu Comptabilité Comptabilité / Comptabilité Imprime la liste intégrale des écritures (par ordre croissant). Le document indique : • le n° d’écriture, son journal source et son libellé • la date de création • le(s) compte(s) comptable(s) concerné(s) • le montant de l’écriture Edition journal Comptabilité / Journal Imprime la liste des écritures, classées par journaux. Edition Grand Livre Comptabilité / Grand Livre Imprime la liste des écritures, classées par comptes comtables. Edition Balance (= Balance générale) Comptabilité / Balance Imprime la liste des comptes comptables (ordonnées par classe) et leur balance Débit / Crédit. Edition Balance (= Balance de la clôture de l’exercice) Comptabilité / Balance ou Comptabilité / Gestion Exercices Imprime le bilan de l’exercice clôturé. Détail des écritures déséquilibrées Comptabilité / Gestion Exercices Impression du tableau des écritures déséquilibrées en vue de leur correction. Edition Balance (= Balance au début de l’exercice) Comptabilité / Gestion Exercices Imprime la balance d’un nouvel exercice à son ouverture. Etat des revenus Fiscalité / Fiscalité standard Pour l’exercice en cours, impression des encaissements réalisés par le propriétaire. Pour chaque lot, le document indique : • le montant du règlement (loyers + provisions sur charges) • les dépenses locatives et la TVA Etat des charges Fiscalité / Fiscalité standard Pour l’exercice en cours, impression des règlements versés par le propriétaire à ses fournisseurs. Pour chaque lot, le document indique : • la date et l’origine de la charge • le montant du règlement et la part acquittée par le locataire • s’il y a lieu les intérêts d’emprunts Récapitulatif des revenus Fiscalité / Fiscalité standard Pour l’exercice en cours, impression des revenus gé- nérés par chaque lot. Le document : • distingue loyer et provisions sur charge • précise le montant d’éventuelles dépenses locatives, la TVA, ... Récapitulatif des charges Fiscalité / Fiscalité standard Pour l’exercice en cours, impression des charges ré- glées par le propriétaire. Le document précise la ventilation des charges par lots, indique le montant des taxes foncières, des intérêts d’emprunt, etc. Déclarations Fiscales Fiscalité / Fiscalité standard ou Fiscalité / Module DRF Impression des déclarations fiscales, automatiquement préparées par le logiciel : • sous forme d’un tableau récapitulatif (qui indique les sommes à reporter sur la documentation officielle) • directement sur un imprimé officiel. Toutefois les déclarations de revenus fonciers étant modifiées chaque année par la DGI, le modèle proposé par défaut n’est plus à jour et il convient d’installer le Module DRF (payant) pour pouvoir profiter de cette fonctionnalité Etat détaillé par lots TVA / Justificatif TVA (sous-onglet TVA collectée) Impression du justificatif de la TVA collectée, détaillé par lots. Le document indique pour chaque écriture les montants HT, TTC, et la part de TVA. 127 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 128 Désignation Module Usage / contenu Etat résumé par lots TVA / Justificatif TVA (sous-onglet TVA collectée) Document identique au précédent mais, pour chaque lot, n’affichant que la somme des écritures. Etat détaillé par date TVA / Justificatif TVA (sous-onglet TVA collectée) Impression du justificatif de la TVA collectée, affichant toutes les écritures ordonnées chronologiquement. Etat détaillé par lots TVA / Justificatif TVA (sous-onglet TVA déductible) Impression du justificatif de la TVA déductible, détaillé par lots. Le document indique pour chaque écriture les montants HT, TTC, et la part de TVA. Etat résumé par lots TVA / Justificatif TVA (sous-onglet TVA déductible) Document identique au précédent mais, pour chaque lot, n’affichant que la somme des écritures. Etat détaillé par date TVA / Justificatif TVA (sous-onglet TVA déductible) Impression du justificatif de la TVA déductible, affichant toutes les écritures ordonnées chronologiquement. TVA à reporter TVA / Déclaration TVA ( sous-onglet A reporter) Impression du récapitulatif de la Déclaration de TVA. Ce document indique : • le montant de TVA collectée • le montant de TVA déductible • le montant cumulé des acomptes (régime réel simplifié) • l’arrondi calculé par le logiciel • le montant à reporter TVA à verser TVA / Déclaration TVA (sous-onglet A verser) Impression du récapitulatif de la Déclaration de TVA. Ce document indique : • le montant de TVA collectée • le montant de TVA déductible • le montant cumulé des acomptes (régime réel simplifié) • l’arrondi calculé par le logiciel • le montant à verser Journal des paiements de TVA TVA / Paiement TVA Impression des acomptes de TVA versés aux services fiscaux (régime réel simplifié) © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Documents de correspondance Désignation Module Usage / Contenu Bail habitation Base / Locataire ou Loyer / Départ Contrat locatif, à compléter par le bailleur et le locataire-particulier (7 pages), personnalisable. Les informations suivantes sont pré-remplies : • bailleur : nom & coordonnées • locataire : nom & coordonnées Bail commercial Base / Locataire ou Loyer / Départ Contrat locatif, à compléter par le bailleur et le locataire-commerçant (6 pages), personnalisable. Bail professionnel Base / Locataire ou Loyer / Départ Contrat locatif, à compléter par le bailleur et le locataire-professionnel (6 pages), personnalisable. Location meublée Base / Locataire ou Loyer / Départ Contrat locatif pour bien meublé, à compléter par le bailleur et le locataire (6 pages), personnalisable. Location parking Base / Locataire ou Loyer / Départ Contrat locatif pour parkings, à compléter par le bailleur et le locataire (5 pages), personnalisable. Etat des lieux Base / Locataire ou Loyer / Départ Document destiné à faciliter l’établissement d’un état des lieux (4 pages), personnalisable. Caution Base / Locataire ou Loyer / Départ Contrat liant le bailleur, le locataire et le tiers qui se porte cuation solidaire (2 pages), personnalisable. Domiciliation bancaire Base / Locataire ou Loyer / Départ Courrier que le locataire devra adresser à sa banque, afin que puisse s’opérer le prélèvement automatique de son loyer (le RIB du propriétaire doit être joint). Ce document mentionne : • les coordonnées du locataire • le montant du loyer • la date à partir de laquelle devra débuter le prélè- vement automatique • fait référence au RIB du propriétaire (nécessairement joint au courrier) Note : un document identique mais non personnalisable peut être obtenu via le Module Loyers / Révision. Courrier Impôts (= Vacance de logement) Base / Locataire ou Loyer / Départ Courrier d’information que le propriétaire doit faire parvenir aux Services fiscaux à chaque fin de bail. Mailing Base / Locataire ou Loyer / Départ Courrier dont le contenu uniforme est adressé aux locataires sélectionnés (seuls les noms et adresses varient) 129 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Désignation Module Usage / Contenu Reçu pour toutes les Garanties Loyers / Garantie ou Loyers / Encaissement Courrier 1/3 de page que le propriétaire adresse à ses locataires afin de leur signifier l’encaissement de leur dépôt de Garantie. Ce document indique : • les références du propriétaire • nom et adresse du locataire • le montant de la Garantie encaissé Reçu pour la Garantie sélectionnée Loyers / Garantie ou Loyers / Encaissement Courrier identique au précédent mais l’impression ne concerne que le locataire sélectionné. Remboursement de dépôts de Garantie Loyers / Garantie ou Loyers / Encaissement Courrier 1/3 de page que le propriétaire adresse à ses locataires afin de leur signifier le remboursement de leur dépôt de Garantie. Ce document indique : • les références du propriétaire • nom et adresse du locataire • le montant de la Garantie remboursé • le mode de règlement (chèque, ...) Remboursement du dépôt de Garantie sélectionné Loyers / Garantie ou Loyers / Encaissement Courrier identique au précédent mais l’impression ne concerne que le locataire sélectionné. Avis d’échéance pleine page Loyers / Appel Courrier adressé au locataire en vue du règlement de son loyer et lui indiquant : • la somme à règler (en distinguant Loyer et Provisions sur charges) • les coordonnées du propriétaire • les dates d’édition du document, de la période concernée et d’échéance La partie inférieure de la page, délimitée par des pointillés, est prévue pour être jointe au règlement. Avis d’échéance tiers de page Loyers / Appel Même document que le précédent (la partie inférieure en moins) avec une mise en forme permettant d’imprimer jusqu’à trois avis d’échéance par page. Avis d’échéance sur pré-imprimé Loyers / Appel Même document que le précédent mais avec une mise en forme spécifique pour une impression sur des pré-imprimés standards. Avis d’échéance (personnalisable) Astuce : les combinaisons CTRL+clic et MAJ+clic permettent d’opérer des sélections multiples Loyer / Appel Edition des avis d’échéance via Word. Les informations reportées sur ces courriers sont identiques (montant à règler, coordonnées du propriétaire, dates, ...) mais leur mise en forme peut être entièrement personnalisée grâce à Word. Facture Loyers / Appel Impression d’une facture semblable du point de vue contenu et mis en forme à un Avis d’échéance pleine page. Ce document est réservé aux sociétés habilitées. Quittance et avis d’échéance Loyers / Appel Impression conjointe de l’appel de loyer et de sa quittance (1/3 de page pour chaque). Lettre de révision Loyers / Appel ou Loyers / Révision Courrier pleine page à adresser au locataire à titre d’information et lui rappelant : • la date de la révision de son loyer • les éléments du calcul de la révision (indice, %, ...) • le nouveau montant du loyer Le Module Loyers / Révision permet d’éditer le même document et une version personnalisable (via Word). Reçu pour tous les règlements Loyers / Encaissement Courrier 1/3 de page que le propriétaire adresse à ses locataires afin de leur rappeler le calendrier (pour une période choisie) des encaissements passés. Ce document, qui ne dit pas être confondu avec une quittance, indique : • les coordonnées du propriétaire et de ses locataires • pour chaque encaissement, la date, le montant et le mode de règlement 130 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Désignation Module Usage / Contenu Reçu pour le règlement sélectionné Loyers / Encaissement Document identique au précédent mais concernant un appel particulier d’un locataire. Remboursement tous les règlements Loyers / Encaissement Courrier 1/ 3 de page récapitulant les remboursements opérés par le propriétaire (concerne tous les locataires). Remboursement pour le règlement sélectionné Loyers / Encaissement Courrier 1/ 3 de page récapitulant les remboursements opérés par le propriétaire (concerne un locataire en particulier). Quittance pleine page Loyers / Quittance Courrier pleine page adressé au locataire consécutivement au règlement de son loyer et indiquant : • les coordonnées du propriétaire et du locataire • la somme réglée (c-à-d l’addition du loyer et des provisions sur charges) • la période et le lot concernés Quittance tiers de page Loyers / Quittance Courrier identique au précédent mais sur un support 1/3 de page. Quittance sur pré-imprimé Loyers / Quittance Courrier identique au précédent mais sur un support de pré-imprimés standards. Quittance de loyer (personnalisable) Astuce : les combinaisons CTRL+clic et MAJ+clic permettent d’opérer des sélections multiples Loyers / Quittance Edition des quittances de loyer via Word. Les informations reportées sur ces courriers sont identiques (somme réglée, coordonnées du propriétaire et du locataire, ...) mais leur mise en forme peut être entièrement personnalisée grâce à Word. Rappel (= relance) Loyers / Historique ou Loyers / Alerte Document à adresser au locataire en situation d’impayé. L’intitulé s’autoincrémente d’une unité à chaque nouvelle relance. Note : dans le Module Loyers / Alerte, ce document s’intitule ‘Courriers non détaillés pleine page’. Situation de compte Loyers / Historique Courrier que le propriétaire adresse à son locataire pour lui rappeler l’historique (sur une période donnée) des appels et encaissements. Domiciliation bancaire (= courrier pour le prélèvement automatique) Loyers / Révision Courrier que le locataire devra adresser à sa banque, afin que puisse s’opérer le prélèvement automatique de son loyer (le RIB du propriétaire doit être joint). Ce document mentionne : • les coordonnées du locataire • le montant du loyer • la date à partir de laquelle devra débuter le prélè- vement automatique • fait référence au RIB du propriétaire (nécessairement joint au courrier) Domiciliation bancaire - Révision du montant viré (= courrier pour le prélèvement automatique) Loyers / Révision Document identique au précédent, avec le montant actualisé conformément à la révision. Révision prélèvement banque Loyers / Révision Document identique au précédent avec en outre la possibilité de le personnaliser en utilisant Word. Courrier révision (personnalisable) Loyers / Révision Courrier pleine page à adresser au locataire à titre d’information et lui rappelant : • la date de la révision de son loyer • les éléments du calcul de la révision (indice, %, ...) • le nouveau montant du loyer Régularisation des charges (= appel de régularisation des charges locatives) Loyers / Régularisation Courrier détaillant la répartition des charges. Ordonné par natures de charges, ce document fait apparaître : • le nom et les coordonnées du locataire • le montant à répartir et la quote part appliquée au locataire • la somme dûe (ou à rmebourser) au locataire en fonction des provision versées 131 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Désignation Module Usage / Contenu Détail des charges locatives Loyers / Régularisation Document identique au précédent et qui précise en outre l’origine et le calendrier des factures acquittées par le propriétaire. Détail des acomptes Loyers / Régularisation Courrier détaillant le calendrier des versements effectués par le locataire au titre des provisions sur charges. Rappel de loyers impayés (= Courriers détaillés pleine page) Loyers / Alerte (sous-onglet Impayés) Courrier que le propriétaire adresse au locataire en situation d’impayé. Ce document indique : • le nom et les coordonnées du locataire • le détail de l’impayé et son montant total Rappel de loyers impayés (= Courriers détaillés trois / page) Loyers / Alerte (sous-onglet Impayés) Document identique au précédent mais au format tiers de page. Relance Modèles 1, 2 et 3 Loyers / Alerte (sous-onglet Impayés) Courrier de relance pour impayé, indiquant : • le nom et les coordonnées du locataire • le montant de l’impayé Trois canons de document sont prévus et peuvent être «modélisés» via Word. Attestation de paiement de prime d’assurance (= Courriers) Loyers / Alerte (sous-onglet Assurance) Courrier de relance adressé au locataire afin d’obtenir une copie de son attestation de paiement de prime d’assurance. Attestation de paiement de prime d’assurance Loyers / Alerte (sous-onglet Assurance) Document identique au précédent mais personnalisable via le logiciel Word. Attestation de ramonage (= Courriers) Loyers / Alerte (sous-onglet Ramonage) Courrier de relance adressé au locataire afin d’obtenir une copie de son attestation de ramonage. Attestation de ramonage Loyers / Alerte (sous-onglet Ramonage) Document identique au précédent mais personnalisable via le logiciel Word. Attestation de Contrat d’entretien ( = Courriers) Loyers / Alerte (sous-onglet Contrat 1 - 2) Courrier de relance adressé au locataire afin d’obtenir une copie de son attestation d’entretien. Attestation de Contrat d’entretien Loyers / Alerte (sous-onglet Contrat 1 - 2) Document identique au précédent mais personnalisable via le logiciel Word. Renouvellement Bail habitation Loyers / Alerte (sous-onglet Fin Bail) Renouvellement de Contrat locatif, à compléter par le bailleur et le locataire-particulier (8 pages), personnalisable. Les informations suivantes sont pré-remplies : • bailleur : nom & coordonnées • locataire : nom & coordonnées Renouvellement Bail commercial Loyers / Alerte (sous-onglet Fin Bail) Renouvellement de Contrat locatif, à compléter par le bailleur et le locataire-commerçant (7 pages), personnalisable. Renouvellement Bail professionnel Loyers / Alerte (sous-onglet Fin Bail) Renouvellement de Contrat locatif, à compléter par le bailleur et le locataire-professionnel (5 pages), personnalisable. 132 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Désignation Module Usage / Contenu Renouvellement location meublée Loyers / Alerte (sous-onglet Fin Bail) Renouvellement de Contrat locatif pour bien meublé, à compléter par le bailleur et le locataire (6 pages), personnalisable. Renouvellement location parking Loyers / Alerte (sous-onglet Fin Bail) Renouvellement de Contrat locatif pour parkings, à compléter par le bailleur et le locataire (5 pages), personnalisable. Appel pour tous les revenus (= appel de charges) Loyers / Autres revenus Courrier au format 1/3 de page et intitulé ‘Appel de charges’, à adresser aux locataires afin qu’ils s’acquittent d’une somme exceptionnelle (impayé par exemple). Appel pour le revenu sélectionné (= appel de charges) Loyers / Autres revenus Document identique au précédent mais ne concernant que le locataire sélectionné dans la Liste. Relevés de compteurs (= Bordereaux individuels à remplir) Charges / Relevés Courrier 1/3 de page que le propriétaire adresse à ses locataires afin qu’ils procèdent au relevé de leur compteur. 133 PGI Ligne PME EBP, l’outil de gestion de vos ambitions Ce PGI intègre la comptabilité et la gestion commerciale. Il permet de maîtriser parfaitement la chaîne commerciale (ventes, achats, gestion de stocks, nomenclatures, gestion des relances…), la comptabilité générale (Bilan, Compte de Résultat, déclaration de TVA...) et analytique dans un environnement de travail puissant et ergonomique. Des modules peuvent s’interfacer et communiquer avec le PGI en temps réel pour répondre aux besoins spécifiques des PME : modules CRM, N° de Série/Lot et Immobilisations. Il est également possible d’associer le logiciel EBP Etats Financiers Ligne PME pour l’établissement des liasses fiscales. Le PGI Ce logiciel est un intégré, cela signifie qu’il permet de gérer son activité commerciale (achats, ventes, stocks…) et de tenir sa comptabilité, de la saisie à l’élaboration du Bilan et du Compte de Résultat. La synchronisation Pour une totale cohérence et une homogénéité des informations, les données se synchronisent. La modification d’une fiche client en gestion commerciale a un impact immédiat en comptabilité et inversement. Ce PGI permet aussi de transférer en comptabilité les factures émises depuis la gestion commerciale. La souplesse de ce logiciel vous offre la possibilité de choisir le mode d’enregistrement : automatique ou manuel. La richesse fonctionnelle Ce PGI offre des fonctionnalités très pointues qui répondent aux besoins les plus exigeants telles que le multi-dépôt, les statistiques avancées, les champs personnalisés, la gestion des commissionnements des commerciaux, la gestion fine des relances clients, les différents niveaux de saisie comptable, la déclaration de TVA, le bilan… Les tableaux de bord personnalisables Créez vos propres tableaux de bord pour suivre, en temps réel, les indicateurs clés de votre activité commerciale. Les tableaux de bord Disposez de tableaux de bord pré-paramétrés ou créez vos propres tableaux de bord pour visualiser de manière synthétique les indicateurs clés de performances de votre activité commerciale (meilleurs clients, évolution de CA…). Vous pouvez insérer toutes les informations disponibles dans votre logiciel mais aussi avoir des liens directs vers des pages internet, des flux RSS… Créez des tableaux de bord par utilisateur pour les adapter à leurs besoins. Les statistiques paramétrables Créez vos propres tableaux d’analyse et suivez vos résultats au jour le jour pour anticiper et piloter votre entreprise efficacement : CA par client, par article, évolution de CA par fournisseur, par article… Vous avez ainsi toutes les cartes en main pour prendre de bonnes décisions. L’analyse des résultats et OLAP* Allez plus loin dans l’exploitation de vos données grâce à l’analyse multi-dimensionnelle. Le PGI met à disposition un cube de données OLAP* pour élaborer des statistiques encore plus poussées. L’analyse via ce cube de données permet d’obtenir une réponse immédiate dans le traitement de la statistique. Il permet aussi de pouvoir interroger en temps réel ses données via des sources autres que le logiciel EBP comme Excel®, Reporting Services®... *OLAP (On-Line Analytical Processing) nécessite de posséder Microsoft® SQL STANDARD Intégré Décisionnel La personnalisation Personnalisez votre logiciel de gestion en fonction de vos besoins et ceux de vos collaborateurs. Créez vos propres listes de consultation de documents, de présentation des éléments comme par exemple en triant les champs de vos listes par date, par nom de client mais aussi en effectuant des regroupements d’informations par de simple glisser-déplacer…. Quel que soit votre manière de travailler, d’organiser, de manager... Le paramétrage des éditions Open Report Designer est un outil puissant de paramétrage des impressions. Il permet de soigner l’image de votre entreprise auprès de vos clients grâce à des documents professionnels. Plus de 300 modèles de devis, de factures, de commandes sont disponibles. Il est également possible de concevoir ses propres modèles d’impression, des plus simples aux plus complexes. Le réseau et le paramétrage des droits d’accès (en option) Installez votre logiciel en réseau et paramétrez les droits d’accès. Affectez des droits par utilisateur ou par groupe d’utilisateurs, indépendamment pour la comptabilité et la gestion commerciale, tout en ayant la possibilité de gérer des exceptions au sein d’un groupe. Les spécificités des utilisateurs peuvent être prises en compte grâce à la puissance et à la finesse de la gestion des droits. Ainsi, chacun bénéficie de son propre univers de travail. Le pilotage de l’entreprise Pilotez votre entreprise grâce à des statistiques personnalisées ou prêtes à l’emploi. Paramétrez vos propres éléments d’analyse pour suivre les résultats de votre entreprise. Comptabilité analytique Affinez la gestion de votre entreprise selon divers axes d’analyses (filiales, usines, services…) pour une évaluation précise et approfondie de vos secteurs d’activité. Personnalisable Document non contractuel • Septembre 2012 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947 837 Caractéristiques générales • Création jusqu’à 10 sociétés • Barre de tâches et de navigation • Plans Comptables Entreprise, Syndicat, Association • Champs personnalisés (dont calculés) • Tableau de bord personnalisable • Recherche multi-critères • Sauvegarde et restauration • Gestion des favoris Suivi des tiers • Fichiers clients, prospects et fournisseurs, famille, sous-famille • Gestion des modes de règlement et des échéances multiples • Tableau de gestion des relances clients • Consultation des écritures comptables en temps réel depuis la fiche tiers • Multi-adresses facturation/livraison • Clients/fournisseurs en sommeil/ bloqués/partiellement bloqués Gestion des articles • Articles / Famille articles/sous famille • Article type bien ou service • Gestion multi-tarifs et promotion client/ fournisseur • Gestion et historique des EcoContributions (Ecotaxe) • Articles liés et de remplacement • Articles en sommeil/bloqués/ partiellement bloqués Gestion des stocks • Gestion de stock en multi-dépôts/dépôt de transit • Ordres et bons de transfert • Bons d’entrée et de sortie • Visualisation des mouvements de stocks • Valorisation du stock au PUMP • Saisie des inventaires • Transfert comptable de l’inventaire • Réapprovisionnement automatique • Contremarque pour une gestion des stocks en flux tendus Gestion des ventes et achats • Devis/Commandes/BL/BR/Factures/ Avoirs • Frais de port • Factures d’acompte, Avoirs d’acompte • Regroupement de documents (devis, commandes, BL…) • Livraison/réception totale ou partielle • Demandes de prix, commandes fournisseurs, bons de réception/retour • Factures d’achat et avoirs • Envoi des documents par e-mails • Facturation HT ou TTC • Escompte inconditionnel • Règlements clients et fournisseurs complets ou partiels • Gestion des écarts de règlement • Préparation à la remise en banque • Génération fichier SEPA : virement/ prélèvement SEPA/virement international • Duplication d’un document dans un autre type de document • Transfert de documents • Gestion du multi-devises (règlements, écarts, téléchargement des cours) • Gestion des affaires : rentabilité avec analyse synthétique et détaillée • Gestion de la DEEE sur les achats et les ventes Gestion des commerciaux / collaborateurs • Fichier commerciaux / collaborateurs • Barème de commissionnement • Calcul des commissions Gestion des nomenclatures • Nomenclature commerciale et de fabrication • Multi-niveaux • Gestion de la somme des prix d’achat/ prix de vente HT, TTC/prix de revient • Ordres de fabrication/Bons de fabrication • Ordres et bons de désassemblage Transfert comptable • Comptabilisation des documents de ventes, d’achats et des règlements • Historique des transferts comptables • Echange des échéances, pointages • Gestion de l’analytique Traitements comptables • Saisie par journal et par mois, au kilomètre, guidée, pratique, ventes comptoir et saisie par écriture • Abonnements • Documents associés aux lignes d’écritures • Contre-passation d’écritures • Numérotation automatique ou manuelle des pièces • Réimputation des écritures de compte à compte, de journal à journal, période à période et de groupe à groupe • Lettrage manuel, approché, automatique, simplifié • Rapprochement bancaire manuel et automatique • Comptabilisation manuelle et automatique des lignes de relevés bancaires • Import paramétrable des relevés bancaires • Import des relevés au format CFONB et qif • Télédéclaration de TVA multidestinataires : DGFiP et OGA • Déclarations de TVA agréées DGFiP : CA3, CA12 et annexe 3310A • Déclaration 3519 (demande de remboursement) • Formulaire d’acompte de TVA 3514 • Télédéclaration de TVA au format EDI* • Génération d’un fichier de virement pour le règlement de la TVA • Gestion automatique de l’OD de TVA • Gestion de notes de frais • Consultation des comptes • Validation des écritures • Prévisions de trésorerie (illimitées en nombre) • Gestion des chéquiers • Clôtures mensuelles et annuelles • Gestion des écritures de régularisation • Echéancier interactif • Groupes d’écriture • Acompte sur les IS: formulaire 2571 (acomptes), 2572 (paiement du solde) et 2572A (annexe) Analytique et budgétaire • Sur N plans et 12 niveaux de postes • Assistant à la création de plans • Ventilations analytiques • Solde par poste de détail • Grilles analytiques • Gestion des budgets analytiques et généraux • OD Analytiques Editions • Personnalisation des modèles • Journaux, Grand-Livre, Balance • Balance âgée par échéance/lettrage • Echéancier par pointage ou lettrage • Situation des comptes clients et fournisseurs • Balance mensuelle, trimestrielle • Créances clients/dettes fournisseurs • Règlements • Comparatif N/N-1 • Rapprochement bancaire • Déclaration DEB /DES (Déclaration d’Echange de Biens et de Services) • Bilan et Compte de Résultat • Bilan et Compte de Résultat analytiques • Balance et Grand Livre analytiques • Planning des livraisons • Budgets et écarts budgétaires N/N-1 Importation / Exportation • Import-Export des écritures au format du logiciel de cabinet comptable : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, INFORCE, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM et HELIAST (import) • Import-Export des bases clients, articles, unités, localisations, fournis - seurs, familles, barème des éco-conti - bution au format CSV • Import/Export paramétrable des clients, prospects, pièces (Devis, com - mande, facture de vente), règlements Client, articles, fournisseurs, commer - ciaux, familles, sous familles d’articles, secteurs géographiques, RIB, groupes, des inventaires, des documents d’achat, des règlements d’achat, des comptes, des journaux, des écritures • Export Interface Expert • Exportation des impressions au format PDF, Word ®, Excel ® • Exportation des listes au format XML, TXT, Excel ®, HTML • Import de pièces (Devis, commande, facture de vente), de documents de stocks et des nomenclatures • Import de règlements Client • Export des Liasses Fiscales • Envoi / Réception d’un dossier ExpertComptable / clients Statistiques • Statistiques clients, articles, documents sous forme de tableaux, graphiques : CA, marge, palmarès clients… • Statistiques fournisseurs, financières (ré - partitions des règlements, échéances) • Statistiques paramétrables • SQL Server Analysis Services (néces - site Microsoft ® SQL Standard) • Groupes statistiques par famille • Statistiques analytiques sous forme de données et graphiques personnalisables Version réseau (en option) • Gestion des droits par utilisateur, groupe, colonne, valeur Open LineTM Mobility • EBP Reports On Line** : accès à dis - tance aux données du logiciel EBP via un espace dédié sur Internet depuis un ordi - nateur, une tablette ou un Smartphone. • EBP Notes de Frais : saisie des notes de frais depuis un mobile sous Android et échange des données avec EBP Compta Ligne PME *En savoir plus sur www.ebp.com ** Ce service est inclus dans les Packs de Services PRIVILEGE ou PREMIUM ou Contrat de Service SILVER et peut être également acheté séparément. Pour connaître les condi - tions tarifaires, merci de nous contacter. Fonctions Principales Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Systèmes d’exploitation supportés : • Windows XP ® SP3 • Windows Vista ® SP1 32 bits & 64 bits • Windows ® 7 32 bits & 64 bits • Windows ® 8 Windows XP ®, Vista ®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. PGI Ligne PME EBP, l’outil de gestion de vos ambitions Ce PGI intègre la comptabilité et la gestion commerciale. Il permet de maîtriser parfaitement la chaîne commerciale (ventes, achats, gestion de stocks, nomenclatures, gestion des relances…), la comptabilité générale (Bilan, Compte de Résultat, déclaration de TVA...) et analytique dans un environnement de travail puissant et ergonomique. Des modules peuvent s’interfacer et communiquer avec le PGI en temps réel pour répondre aux besoins spécifiques des PME : modules CRM, N° de Série/Lot et Immobilisations. Il est également possible d’associer le logiciel EBP Etats Financiers Ligne PME pour l’établissement des liasses fiscales ainsi que le logiciel de paye pour la gestion de vos salariés. Le PGI Ce logiciel est un intégré, cela signifie qu’il permet de gérer son activité commerciale (achats, ventes, stocks…) et de tenir sa comptabilité, de la saisie à l’élaboration du Bilan et du Compte de Résultat. La synchronisation Pour une totale cohérence et une homogénéité des informations, les données se synchronisent. La modification d’une fiche client en gestion commerciale a un impact immédiat en comptabilité et inversement. Ce PGI permet aussi de transférer en comptabilité les factures émises depuis la gestion commerciale. La souplesse de ce logiciel vous offre la possibilité de choisir le mode d’enregistrement : automatique ou manuel. La richesse fonctionnelle Ce PGI offre des fonctionnalités très pointues qui répondent aux besoins les plus exigeants telles que le multi-dépôt, les statistiques avancées, les champs personnalisés, la gestion des commissionnements des commerciaux, la gestion fine des relances clients, les différents niveaux de saisie comptable, la déclaration de TVA, le bilan… Les tableaux de bord personnalisables Créez vos propres tableaux de bord pour suivre, en temps réel, les indicateurs clés de votre activité commerciale. Les tableaux de bord Disposez de tableaux de bord pré-paramétrés ou créez vos propres tableaux de bord pour visualiser de manière synthétique les indicateurs clés de performances de votre activité commerciale (meilleurs clients, évolution de CA…). Vous pouvez insérer toutes les informations disponibles dans votre logiciel mais aussi avoir des liens directs vers des pages internet, des flux RSS… Créez des tableaux de bord par utilisateur pour les adapter à leurs besoins. Les statistiques paramétrables Créez vos propres tableaux d’analyse et suivez vos résultats au jour le jour pour anticiper et piloter votre entreprise efficacement : CA par client, par article, évolution de CA par fournisseur, par article… Vous avez ainsi toutes les cartes en main pour prendre de bonnes décisions. L’analyse des résultats et OLAP* Allez plus loin dans l’exploitation de vos données grâce à l’analyse multi-dimensionnelle. Le PGI met à disposition un cube de données OLAP* pour élaborer des statistiques encore plus poussées. L’analyse via ce cube de données permet d’obtenir une réponse immédiate dans le traitement de la statistique. Il permet aussi de pouvoir interroger en temps réel ses données via des sources autres que le logiciel EBP comme Excel®, Reporting Services®... *OLAP (On-Line Analytical Processing) nécessite de posséder Microsoft® SQL STANDARD Intégré Décisionnel La personnalisation Personnalisez votre logiciel de gestion en fonction de vos besoins et ceux de vos collaborateurs. Créez vos propres listes de consultation de documents, de présentation des éléments comme par exemple en triant les champs de vos listes par date, par nom de client mais aussi en effectuant des regroupements d’informations par de simple glisser-déplacer…. Quel que soit votre manière de travailler, d’organiser, de manager... Le paramétrage des éditions Open Report Designer est un outil puissant de paramétrage des impressions. Il permet de soigner l’image de votre entreprise auprès de vos clients grâce à des documents professionnels. Plus de 300 modèles de devis, de factures, de commandes sont disponibles. Il est également possible de concevoir ses propres modèles d’impression, des plus simples aux plus complexes. Le réseau et le paramétrage des droits d’accès (en option) Installez votre logiciel en réseau et paramétrez les droits d’accès. Affectez des droits par utilisateur ou par groupe d’utilisateurs, indépendamment pour la comptabilité et la gestion commerciale, tout en ayant la possibilité de gérer des exceptions au sein d’un groupe. Les spécificités des utilisateurs peuvent être prises en compte grâce à la puissance et à la finesse de la gestion des droits. Ainsi, chacun bénéficie de son propre univers de travail. Le pilotage de l’entreprise Pilotez votre entreprise grâce à des statistiques personnalisées ou prêtes à l’emploi. Paramétrez vos propres éléments d’analyse pour suivre les résultats de votre entreprise. Comptabilité analytique Affinez la gestion de votre entreprise selon divers axes d’analyses (filiales, usines, services…) pour une évaluation précise et approfondie de vos secteurs d’activité. Personnalisable Document non contractuel • Novembre 2013 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947 837 Caractéristiques générales • Création jusqu’à 10 sociétés • Plans Comptables Entreprise, Syndicat, Association • Champs personnalisés (dont calculés) • Tableau de bord personnalisable • Recherche multi-critères • Sauvegarde et restauration • Gestion des favoris • Gestion du multi-devises • Gestion des alertes • Champs obligatoires (personnalisables) Suivi des tiers • Fichiers clients, prospects et fournisseurs, famille, sous-famille • Gestion des modes de règlement et des échéances multiples • Tableau de gestion des relances clients • Consultation des écritures comptables en temps réel depuis la fiche tiers • Multi-adresses facturation/livraison • Clients/fournisseurs en sommeil/ bloqués/partiellement bloqués Gestion des articles • Articles / Famille articles/sous famille • Article type bien ou service • Gestion multi-tarifs et promotion client/ fournisseur • Gestion et historique des EcoContributions (Ecotaxe) • Articles liés et de remplacement • Articles en sommeil/bloqués/ partiellement bloqués Gestion des stocks • Gestion de stock en multi-emplacement • Gestion des douchettes pour import des données • Gestion du multi-emplacement par dépôt • Ordres et bons de transfert • Bons d’entrée et de sortie • Visualisation des mouvements de stocks • Valorisation du stock au PUMP • Saisie des inventaires • Transfert comptable de l’inventaire • Réapprovisionnement automatique • Contremarque pour une gestion des stocks en flux tendus Gestion des ventes et achats • Devis/Commandes/BL/BR/Factures/ Avoirs • Factures d’acompte, Avoirs d’acompte • Regroupement de documents (devis, commandes, BL, facture…) • Livraison/réception totale ou partielle • Demandes de prix, commandes fournisseurs, bons de réception/retour • Factures d’achat et avoirs • Gestion du tiers payeur • Envoi des documents par e-mails • Facturation HT ou TTC • Escompte inconditionnel • Règlements clients et fournisseurs complets ou partiels • Gestion des écarts de règlement • Préparation à la remise en banque • Génération fichier SEPA, LCR : virement/prélèvement SEPA/virement international • Transfert de documents • Gestion des affaires : rentabilité avec analyse synthétique et détaillée • Gestion de la DEEE sur les achats et les ventes Gestion des commerciaux / collaborateurs • Barème de commissionnement • Calcul des commissions Gestion des nomenclatures • Nomenclature commerciale et de fabrication • Multi-niveaux • Gestion de la somme des prix d’achat/ prix de vente HT, TTC/prix de revient • Ordres de fabrication/Bons de fabrication • Ordres et bons de désassemblage Transfert comptable • Comptabilisation des documents de ventes, d’achats et des règlements • Historique des transferts comptables • Echange des échéances, pointages • Gestion de l’analytique Traitements comptables • Saisie par journal et par mois, au kilomètre, guidée • Abonnements • Contre-passation d’écritures • Numérotation automatique ou manuelle des pièces • Réimputation des écritures de compte à compte, de journal à journal, période à période et de groupe à groupe • Lettrage manuel, approché, automatique, simplifié • Pointage au lettrage • Rapprochement bancaire manuel et automatique • Génération d’écritures comptables depuis le relevé bancaire • Import paramétrable des relevés bancaires • Télédéclaration de TVA multidestinataires : DGFiP et OGA • Déclarations de TVA agréées DGFiP : CA3, CA12 et annexe 3310A • Déclaration 3519 (demande de remboursement) • Formulaire d’acompte de TVA 3514 • Télédéclaration de TVA au format EDI* • Génération d’un fichier de virement pour le règlement de la TVA • Génération de l’OD de TVA depuis la déclaration • Gestion de notes de frais • Consultation des comptes • Validation des écritures • Prévisions de trésorerie (illimitées en nombre) • Gestion des chéquiers • Balance inter-exercice • Clôtures mensuelles et annuelles • Gestion des écritures de régularisation • Echéancier interactif • Acompte sur les IS: formulaire 2571 (acomptes), 2572 (paiement du solde) et 2572A (annexe) • Génération de l’OD de liquidation (à partir de la déclaration 2572) Analytique et budgétaire • Sur N plans et 12 niveaux de postes • Assistant à la création de plans • Ventilations analytiques • Solde par poste de détail • Grilles analytiques • Gestion des budgets analytiques et généraux • OD Analytiques Editions • Personnalisation des modèles • Journaux, Grand Livre, Balance • Balance âgée par échéance/lettrage • Echéancier par pointage ou lettrage • Situation comptes clients/fournisseurs • Balance mensuelle, trimestrielle • Créances clients/dettes fournisseurs • Règlements • Comparatif N/N-1 • Rapprochement bancaire • Déclaration DEB /DES (Déclaration d’Echange de Biens et de Services) • Bilan et Compte de Résultat • Bilan et Compte de Résultat analytiques • Balance et Grand Livre analytiques • Planning des livraisons • Budgets et écarts budgétaires N/N-1 Importation / Exportation • Import-Export des écritures au format du logiciel de cabinet comptable : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, INFORCE, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM et HELIAST (import) • Import-Export des bases clients, articles, unités, localisations, fournis - seurs, familles, barème des éco-conti - bution au format CSV • Import/Export paramétrable des clients, prospects, pièces (Devis, com - mande, facture de vente), règlements Client, articles, fournisseurs, commer - ciaux, familles, sous familles d’articles, secteurs géographiques, RIB, groupes, des inventaires, des documents d’achat, des règlements d’achat, des comptes, des journaux, des écritures • Export Interface Expert • Exportation des impressions au format PDF, Word ®, Excel ® • Exportation des listes au format XML, TXT, Excel ®, HTML • Import de pièces (Devis, commande, bon de livraison, facture de vente), de documents de stocks et des nomen - clatures • Import de règlements Client • Export des Liasses Fiscales • Envoi / Réception d’un dossier ExpertComptable / clients • Export Comptabilités informatisées L. 47 A • Export Article L215-3 Statistiques • Statistiques clients, articles, documents sous forme de tableaux, graphiques : CA, marge, palmarès clients… • Statistiques fournisseurs, financières (ré - partitions des règlements, échéances) • Statistiques paramétrables • SQL Server Analysis Services (néces - site Microsoft ® SQL Standard) • Groupes statistiques par famille • Statistiques analytiques sous forme de données et graphiques personnalisables Version réseau (en option) • Gestion des droits par utilisateur, groupe, colonne, valeur Open LineTM Mobility • EBP Reports On Line** : accès à dis - tance aux données du logiciel EBP via un espace dédié sur Internet depuis un ordi - nateur, une tablette ou un Smartphone. • EBP Notes de Frais : saisie des notes de frais depuis un mobile sous Android et échange des données avec EBP Compta Ligne PME *En savoir plus sur www.ebp.com ** Ce service est inclus dans les contrats de Service PRIVILEGE ou PREMIUM ou Contrat de Service SILVER et peut être également acheté séparément. Pour connaître les condi - tions tarifaires, merci de nous contacter. Fonctions Principales Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Systèmes d’exploitation supportés : • Windows XP ® SP3 • Windows Vista ® SP1 32 bits & 64 bits • Windows ® 7 32 bits & 64 bits • Windows ® 8 (sauf EBP Notes de Frais) Windows XP ®, Vista ®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Compatible Devis et Facturation Bâtiment Pour Windows XP, Vista, 7 et 8 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2013 EBP Informatique, édition Juin 2013 2 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou analogue.Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spécial « mode locatif ») ou d’un hébergement (sauf par une licence spécial « mode hébergé » ou « saas») à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00 En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. 3 Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu'EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison 4 d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d'EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. 5 En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées (Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires (anti-virus, outils bureautiques, etc.) 6  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client 7 n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. 8 Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. D. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on line Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et écrite d’EBP. Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air - 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans toutefois intervenir au contrat. Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est 9 proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de la connexion au service et a de son utilisation. Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients. Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou bien ayant souscrit au service Reports On Line. L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image) Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer... La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous) Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) : Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le client est en mode évaluation. Il peut créer :  un compte  une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité de comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement) Le client peut publier :  avec une limite à 2 pages par document  avec une limite de 5 documents maxi par licence EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne. Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en contactant son revendeur EBP. Responsabilité d’EBP : EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de 10 clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations. Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de survenance du fait générateur de responsabilité. Responsabilité du Client : Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux besoins du Client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line. Conditions financières : Tarifs indicatif au 1-02-2012 Gammes Pratic et Classic Par pack de 3 utilisateurs 3 euros HT/mois Soit 36 euros HT/an Gamme PRO Par pack de 3 utilisateurs 6 euros HT/mois Soit 72 euros HT/an Ligne PME Par pack de 3 utilisateurs 12 euros HT/mois Soit 144 euros HT/an Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :  en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs  PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter. Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et services EBP. Résiliation du contrat du fait du Client : En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ». Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation 11 anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des droits d’un tiers. Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de l’article L 121-20 du Code de la Consommation. Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi « Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles informations recueillies par lui. Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les Yvelines. Version 1 – Février 2012 E. Conditions de vente aux particuliers Droit de rétractation Principe Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés. "Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services. L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme." Effets Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la consommation, art. L 121-20-1) Exceptions Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la consommation, art. L 121-20-2):  fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du consommateur avant la fin du délai de sept jours francs  fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le consommateur  Tarifs indiqués sur le site Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans préavis. Version 3-1 : 29 Mai 2013 12 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP Informatique, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel Devis et Facturation Bâtiment et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis  Le menu ? + Aide sur Devis et Facturation Bâtiment pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier DevisBatiment.rtf qui sera proposé dans le menu ? + Lisez-moi. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis l’impression de ce manuel y seront consignées. 13 Table des matières INSTALLATION................................................................................................. 15 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 15 1.1. Accès au service technique......................................................................... 15 1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 15 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 16 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 16 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 17 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 17 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?................................................... 17 4.3. Comment introduire mon code d’activation ? ............................................... 17 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 18 6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 19 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 21 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 21 1.1. Les options à remplir dès maintenant .......................................................... 22 1.2. Les autres options ....................................................................................... 22 1.3. Les options d’affichage................................................................................ 22 1.4. Gestion des fenêtres ................................................................................... 23 2. COMMENT CREER UN ELEMENT ?............................................................. 23 2.1. Création d’un élément en bibliothèque interne............................................. 24 2.2. Les bibliothèques de nos partenaires .......................................................... 25 3. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ?.................................................... 26 4. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ? ...................................... 26 5. COMMENT SAISIR UN DEVIS ?.................................................................... 27 5.1. L’entête du devis ......................................................................................... 27 5.2. Le corps ...................................................................................................... 27 5.3. Le pied ........................................................................................................ 28 5.4. Les boutons................................................................................................. 28 6. COMMENT CREER UNE FACTURE ? .......................................................... 28 7. COMMENT GERER L'ECO-CONTRIBUTION ? ............................................. 29 7.1. Création du barème..................................................................................... 29 7.2. Utilisation du barème éco-contribution......................................................... 29 8. TRANSFERT, DUPLICATION ET IMPRESSION DE DOCUMENTS ............ 30 14 8.1. Transfert de documents............................................................................... 30 8.2. Duplication .................................................................................................. 30 8.3. Impression des documents.......................................................................... 30 8.4. Envoi par e-mail .......................................................................................... 30 9. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ............................................................ 31 9.1. Comment saisir un acompte ? ..................................................................... 31 9.2. Comment saisir un règlement client ?.......................................................... 31 10. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUE........................................................ 32 10.1. Le tableau de bord.................................................................................... 32 10.2. L’historique client/prospect ........................................................................ 32 11. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN COMPTABILITE?.................... 32 11.1. Les données à renseigner avant transfert.................................................. 32 11.2. Le transfert ................................................................................................ 33 12. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?.......................................... 34 13. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?.................................................. 34 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 35 1. LES RELANCES ............................................................................................ 35 2. L’ECHEANCIER CLIENT ............................................................................... 35 3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE.................................... 35 4. LA PERSONNALISATION DES DOCUMENTS.............................................. 35 5. LES STATISTIQUES...................................................................................... 36 6. LE MENU INTERNET..................................................................................... 36 INDEX................................................................................................................ 37 NOTES .............................................................................................................. 40 Avant de commencer 15 Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0821 61 2000 (0,09 €/min)  Exposez votre problème par e-mail batiment.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la suivante :  Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur  Mémoire : 1 Go  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Espace disque libre : 2 Go  Une imprimante jet d’encre ou laser avec un driver Windows. Les systèmes d’exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 32 bits & 64 bits et Windows 8 32 bits & 64 bits. INSTALLATION 16 Remarque Windows XP, Vista, 7 ou 8 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Devis et Facturation Bâtiment. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 5. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 6. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. 7. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\BATIMENT13.0. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 8. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 9. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer. 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été crée sur le bureau, vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP Devis et Facturation Bâtiment … Comment Activer Mon logiciel ? 17 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis ensuite il sera limité en nombre de données : 20 articles, 20 documents et les impressions porteront la mention "Démonstration" Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Code d’activation). L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel. 4.3. Comment introduire mon code d’activation ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre logiciel. La fenêtre Activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes :  Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » en respectant la même syntaxe (points, majuscules).  Numéro de Licence Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint avec la boîte du logiciel. INSTALLATION 18  Clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com. Elle vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Code d’activation Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement apparaît :  Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel (Ex : 2007 monoposte) correspond ce code.  Si le code saisi n’est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? + Code d’activation. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Raccourci souris Raccourci clavier [Ctrl]+[N] Pour créer un dossier dans le logiciel, activez le menu Fichier + Nouveau. Vous entrez alors dans l’assistant de création. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous renseignerez le nom du dossier, le répertoire dans lequel vous souhaitez qu’il s’installe, les tables à créer par défaut, les coordonnées et informations, et vous pourrez insérer le logo de votre dossier qui sera automatiquement repris dans vos documents (devis, factures, ..). Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. Ecran de travail 19 6. ECRAN DE TRAVAIL *Le tableau de bord s’affiche à partir de la deuxième ouverture du dossier. Rappel : La résolution écran doit être configurée au minimum en 1024*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. Partie contextuelle de la barre de navigation. Le tableau de bord* La barre de statut affiche des messages d’aide ou d’informations relatives à l’état de votre clavier, le nombre de fiches lorsque vous êtes sur une liste (par exemple client) … Les menus De raccourcis. La barre de fenêtres INSTALLATION 20 Comment initialiser mon dossier ? 21 Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, et comment créer vos principales données. Nous vous guiderons dans la réalisation d’un devis, d’une facture, et dans la saisie d’un règlement. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d’un nouveau dossier, nous vous conseillons d’ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils, et de la remplir avec soin car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l’ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose de deux parties : une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. PRISE EN MAIN 22 1.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes :  Numérotation : Permet d’indiquer les prochains numéros de documents qui s’incrémenteront ensuite automatiquement, et d’indiquer les codes éléments, clients etc..  Sauvegarde : Permet que l’assistant de sauvegarde vous soit proposé automatiquement à la fermeture de votre dossier.  Ouvrages : Cette partie permet de déterminer le mode de calcul que vous souhaitez appliquer sur vos ouvrages.  Documents : vous permet de sélectionner la saisie ou non des n° de document, de choisir la durée de validité des devis…  Décimales : Permet d’indiquer le nombre de décimales à afficher pour tous les montants, quantités et unités, calculés ou saisis dans votre dossier.  Comptabilité : Permet d’établir le lien avec votre dossier comptable, pour rechercher vos journaux et comptes clients, et pour le transfert comptable.  TVA : Permet de paramétrer jusqu’à 5 taux et comptes de TVA. 1.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme la partie Tableau de bord où vous pouvez définir les paramètres des alertes à afficher, et le nombre de mois à afficher pour le graphique du chiffre d’affaires. Dans la partie Divers - Ventes, vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis. Dans la partie Expert Comptable, vous pourrez saisir les coordonnées de celuici afin de les retrouver sur les documents qui lui sont destinés (Dossier Expert Comptable)… Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 1.3. Les options d’affichage Devis et Facturation Bâtiment vous offre de grandes possibilités pour personnaliser l'affichage du logiciel :  Dans les options générales, vous pouvez choisir d'afficher ou non l'écran des astuces ou l'écran d'accueil, changer votre fond d’écran, choisir les barres d'affichages que vous souhaitez, etc..  Vous avez la possibilité de modifier le type d'affichage de vos menus, en changeant le contenu de vos menus, en n'affichant par défaut que les menus les plus utilisés…  Vous pouvez personnaliser toutes vos listes en choisissant les colonnes que vous souhaitez, en effectuant des tris et des filtres avec conditions multiples  Grâce aux boites de regroupement (accessible depuis le menu Affichage), vous pourrez classer très facilement les données contenues dans vos listes.  Dans tous vos documents (Devis, factures, etc..), vous pouvez créer autant de masques de saisie que vous souhaitez en choisissant les colonnes à afficher. Vous pourrez également changer les couleurs et styles de tous les éléments que vous insérerez dans votre devis (Tranches, sous-tranches, ouvrages, etc...) Comment créer un élément ? 23 Consultez l’aide en ligne (F1) pour obtenir de plus amples renseignements sur toutes ces options. 1.4. Gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes, filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel d’utilisation, puis Caractéristiques générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre du logiciel. 2. COMMENT CREER UN ELEMENT ? Vous pouvez accéder à la liste des bibliothèques depuis :  Le menu Données - Eléments  L'option Eléments disponible dans la partie Favoris de la barre de navigation. La liste des éléments répertorie l'ensemble des bibliothèques que vous possédez. Elle a l'avantage de dissocier les éléments issus de votre propre bibliothèque, et les éléments issus des bibliothèques de nos partenaires. Pour constituer votre liste d'éléments, vous pouvez créer votre bibliothèque interne et/ou importer des bibliothèques de prix (ou tarifs fournisseurs). PRISE EN MAIN 24 2.1. Création d’un élément en bibliothèque interne Vous pouvez créer des éléments de type fourniture, main-d'œuvre, divers et ouvrage.  Les ouvrages sont composés des éléments (fournitures, main-d’œuvre, divers) nécessaires à la réalisation d’une prestation complète.  Les fournitures sont des éléments physiques incluant parfois de la pose.  Les main-d’œuvres correspondent au temps de travail nécessaire.  Les divers correspondent éventuellement au matériel dont vous avez besoin pour travailler (ex: gants, casques, etc..) Pour créer un élément dans votre bibliothèque, vous pouvez utiliser les touches [CTRL]+[Inser] de votre clavier ou cliquer sur le bouton AJOUTER qui figure au bas de votre liste d'éléments. Une fiche élément apparaît. Sélectionnez le type fourniture puis choisissez sa famille, son unité de vente, à l’aide de l’icône et indiquez une description succincte. Remarque Pour sélectionner un onglet, vous pouvez cliquer dessus, ou bien utiliser les touches [ALT] + la lettre soulignée sous le nom de l'onglet. Saisissez ensuite une description commerciale et/ou technique dans l’onglet désignation, puis surlignez quelques mots à l’aide de la souris et appliquez-les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..). - L’onglet Complément permet de définir le code barre de l’élément, le fournisseur principal, la mise en sommeil de l’élément, les informations de la bibliothèque d’origine… - Dans l’onglet Tarif, indiquez le prix du déboursé (prix d’achat) de votre fourniture puis tapez sur Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des pourcentages de frais généraux et frais de bénéfices saisis dans les options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire. Il est également possible de sélectionner un barème éco-contribution. La partie Main-d’œuvre vous permet d’associer un prix de main-d’œuvre au prix de votre fourniture, notamment dans le cas où votre fourniture est vendue pose comprise. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment sont calculés tous les montants affichés. Vous pouvez ensuite compléter votre fiche fourniture, en renseignant les onglets suivants :  Comptes: Permet de définir les comptes comptables qui seront utilisés pour le transfert en comptabilité. Comment créer un élément ? 25  Images : Permet d'insérer une image de votre élément, qui sera automatiquement reprise sur vos impressions de documents (liste des éléments, devis...) avec images. Remarque En création d’élément de type ouvrage, vous pourrez notamment accéder à l’onglet Composition, pour insérer les éléments entrant dans l’ouvrage. Retrouvez dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, le détail de toutes les fonctionnalités liées aux onglets et aux différents types d’éléments. 2.2. Les bibliothèques de nos partenaires Pour afficher une (ou plusieurs) bibliothèque(s) de nos partenaires, vous devez d'abord l' (ou les) importer. Les procédures d'importation et les fiches éléments sont spécifiques à chaque bibliothèque. Vous devez ensuite cocher dans le menu Outils + Options + Bibliothèques, la (ou les) bibliothèque(s) à afficher dans votre liste éléments. Vous trouverez donc, au-dessus des onglets de votre liste d'éléments, un bouton pour chacune des bibliothèques de prix que vous souhaitez consulter. Si vous souhaitez importer un tarif de votre fournisseur qui n'existe pas dans notre liste, vous pouvez utiliser l'option Tarifs génériques dans le menu Outils+ Bibliothèques et Tarifs. Une liste de tarifs est proposée. Si votre fournisseur n'y figure pas, nous vous invitons à nous consulter, pour savoir si nous pouvons développer l'interface pour l'intégration de vos tarifs*. *En fonction des éléments que vous nous fournirez, nous vous répondrons rapidement quant à la faisabilité de la récupération de vos fichiers. PRISE EN MAIN 26 3. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ? Pour accéder à la liste des clients et prospects, vous avez deux possibilités :  Sélectionner Clients/Prospects dans la partie Favoris de la barre de navigation,  Activer le menu Données + Clients/Prospects. Le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous transférez un devis en facture pour un prospect, ce dernier est transféré en client. Pour créer un client ou prospect, utilisez les touches [CTRL] + [Inser] de votre clavier. Remplissez alors les principales coordonnées et informations concernant votre client et validez par OK. L’onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associées à votre client. Vous pouvez en ajouter en cliquant sur l’icône Nouveau. 4. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ? Les modes de règlements sont gérés à partir du menu Données + Divers + Modes de règlement. Utilisez le bouton Ajouter pour créer un nouveau règlement. Les modes de règlement sous Devis et Facturation Bâtiment incluent à la fois le moyen de paiement utilisé et l’échéance à générer. Vous devez renseigner le code, et le libellé du mode de règlement, puis, dans la grille d’échéance, saisir sur la ligne le mode de paiement et le nombre de jours pour calculer la date d’échéance à partir de la date de création du document. La date d’échéance sera donc automatiquement calculée dans vos documents de ventes. Sélectionnez ensuite ce mode de règlement dans la zone Mode de règlement de l’onglet Gestion de la fiche client. A la validation d’une facture, l’échéance (date, type de paiement et montant) sera automatiquement calculée. Comment saisir un devis ? 27 5. COMMENT SAISIR UN DEVIS ? Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser :  L’option Nouveau devis depuis la barre de navigation,  Le menu Traitements + Nouveau devis,  Ou bien ouvrir la liste des documents de vente depuis le menu Traitements + Documents de vente et cliquer sur le bouton Ajouter. Le devis se compose de trois parties essentielles : l’entête, le corps et le pied. Les principales informations (Numéro, Client, Date, Etat etc..) sont affichées en haut de la fenêtre. 5.1. L’entête du devis Dans les parties Entête et le bouton Complément, vous pouvez faire appel à votre client, à l’aide de l’icône , et utiliser l’icône pour consulter sa fiche. Vous pouvez également modifier directement ses coordonnées, indiquer l’état de votre devis (en cours, accepté...) et sélectionner votre taux de TVA par défaut dans le bouton Complément. La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier. 5.2. Le corps Le corps du devis est la partie dans laquelle vous allez insérer les éléments issus de vos bibliothèques (externe ou interne), ou même des éléments non référencés, que vous pourrez ajouter à votre bibliothèque interne. Le corps se présente sous forme d’une grille, et pour faciliter la saisie, vous disposez :  D’une barre d’outils juste au dessus de la grille (Faire F1 pour plus de détails) o Vous avez la possibilité d’insérer 2 niveaux de tranches. o Le bouton Saisie plein écran est particulièrement pratique lorsque vous avez besoin d’insérer beaucoup de lignes dans votre corps de document. o Lorsque vous saisissez une description, la barre d’outils vous permet d’appliquer du gras, de la couleur, du souligné là où vous le souhaitez. Vous pouvez aussi faire appel au correcteur orthographique.  D’un masque de saisie entièrement paramétrable. Plusieurs colonnes (voir aide en ligne) sont à votre disposition.  D’une saisie souple : vos éléments peuvent être insérés ou vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des éléments qui n’existent pas dans votre fichier en saisissant directement leur libellé et prix, et vous pouvez effectuer des couper-copiercoller de lignes dans le corps du document, ou d’un document à un autre. Les prix affichés peuvent être modifiés. PRISE EN MAIN 28 Toutes les fonctions accessibles depuis le devis sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1. 5.3. Le pied Le pied représente la partie totalisation du devis. Vous avez la possibilité d’ajouter des remises/majorations, des frais de port (HT ou TTC), et d’indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements). 5.4. Les boutons Vous avez accès à des boutons supplémentaires : le bouton TVA permet d’afficher le récapitulatif des montants HT et montants de TVA par taux, et le bouton Complément vous indique les informations complémentaires de l’entête du document (adresse de livraison, complément adresse de facturation, document associé…). 6. COMMENT CREER UNE FACTURE ? Pour accéder à la création d’une facture, vous pouvez utiliser :  L’option Nouvelle facture depuis la barre de navigation,  Le menu Traitements + Nouvelle facture,  Ou bien ouvrir la liste des documents de ventes depuis le menu Traitements + Documents de vente et cliquer sur le bouton Ajouter. Une facture peut également être créée par transfert d’un devis. La facture se compose de trois parties essentielles : l’entête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que dans le devis (voir plus haut). Tous les champs sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la facture. La facture contient en plus un onglet Acompte qui permet de créer ou associer une facture d’acompte ou un avoir d’acompte à votre document. Toutes les fonctions accessibles depuis la facture sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1. Comment gérer l'éco-contribution ? 29 7. COMMENT GERER L'ECO-CONTRIBUTION ? Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également écotaxe ou DEEE est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques. 4 organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Nous proposons par défaut les barèmes de la société Eco-systèmes et de Recylum pour les lampes. Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf). Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le temps. Cette DEEE n’est applicable que pour les opérations réalisées en France ( DOM & Corse inclus ). Dans Devis et Facturation Bâtiment, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs étapes. 7.1. Création du barème Pour créer le barème, vous avez la possibilité de saisir les fiches que vous souhaitez ou sélectionnez "créer le barème d'éco-contribution" lors de la création de dossier ou importer le barème. 7.2. Utilisation du barème éco-contribution 7.2.1. Sur la fiche élément Suite à la création de vos fiches barème, vous devez affecter le barème à chaque fiche élément. Le montant de l’éco-contribution est TTC. Le prix de vente TTC de l'élément contient le montant de l'éco-contribution. 7.2.2. Dans les documents A chaque fois que vous appelez un élément dans un document (Devis, Factures, Avoirs), le barème de l'éco-contribution associé à cet élément sera automatiquement repris. Le montant total éco-contribution TTC sera calculé en fonction du nombre d'éléments vendus. En pied de chaque document (Devis, Factures, Avoirs), le montant total d'éco contribution inclus dans le Total TTC de la pièce est indiqué (Dont éco-contribution...). Par le menu Impressions-Historique éco-contribution, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'éco-contribution utilisés dans les documents. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. PRISE EN MAIN 30 8. TRANSFERT, DUPLICATION ET IMPRESSION DE DOCUMENTS 8.1. Transfert de documents Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n’est alors plus modifiable. Les devis peuvent être transférés en factures. Les factures peuvent être transférées en avoirs. Les factures d’acompte peuvent être transférées en avoirs d’acompte. Remarque Un document ne peut être transféré qu’une seule fois. Le document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable ni supprimable (Il pourra être dupliqué). Pour cela, vous devez afficher la liste des documents, depuis le menu Traitements + Documents de vente. Sélectionnez le document initial et cliquez le bouton Transférer disponible dans la partie Navigation de votre barre de navigation. 8.2. Duplication Vous pouvez dupliquer tous les documents (sauf les documents d’acompte), afin de récupérer leur contenu, en utilisant le bouton Dupliquer disponible dans la liste des documents de vente. 8.3. Impression des documents De nombreux modèles d’impressions sont à votre disposition pour imprimer vos documents de vente. Utilisez le bouton Imprimer au bas de la fenêtre du document, et choisissez votre modèle. Une boîte d’impression s’ouvre et vous permet d’accéder aux fonctions suivantes:  Un onglet Propriétés pour choisir les paramètres de l’impression.  Un onglet Aperçu avant impression. 8.4. Envoi par e-mail Depuis la barre de navigation, ou depuis la fenêtre d’impression, vous pouvez envoyer votre document directement par e-mail. Une fenêtre s’affiche à l’écran. Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples informations sur ce point. Le suivi financier des clients 31 9. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS 9.1. Comment saisir un acompte ? Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la livraison du bien ou la prestation de services ne soit effectuée (article 289 c du CGI). Vous pouvez la créer directement depuis la liste des documents de vente du menu Traitements. Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acomptes qui ont été enregistrées. Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de TVA, la TVA payée, et le restant à payer. Dans les options du dossier, partie Comptabilité + Tiers, vos comptes de TVA en attente, et le compte de Tiers pour les acomptes sont indiqués. Consultez l’aide en ligne (F1), partie Guide + Facture d’acompte pour connaître le mode de transfert comptable appliqué, et le détail du fonctionnement des documents d’acompte. 9.2. Comment saisir un règlement client ? Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Traitements + Clients + Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la liste pour ajouter un nouveau règlement. Renseignez alors les informations concernant votre client, et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite :  affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur l’échéance correspondante, ou bien saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances concernées.  Vous devez indiquer le code banque afin que lors du transfert comptable, le règlement soit transféré sur cette banque sélectionnée. Remarque Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l’affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire. PRISE EN MAIN 32 10. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUE 10.1. Le tableau de bord Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d’obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes : Les derniers documents, les devis à relancer, les échéances échues, des statistiques et un graphique représentant votre chiffre d’affaires par mois. Astuce Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à l’aide de la souris. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. 10.2. L’historique client/prospect Depuis le menu Données + Historique clients, Devis et Facturation Bâtiment vous offre la possibilité d’obtenir un historique sous forme détaillée ou non, par élément ou famille d’élément, en choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte. Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis les écrans du tableau de bord et de l’historique pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles. 11. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN COMPTABILITE ? Vous pouvez transférer en comptabilité vos écritures comptables de ventes et de règlements. Pour mettre en place cette interface, vous devez renseigner un certain nombre de données. 11.1. Les données à renseigner avant transfert Pour effectuer votre transfert en comptabilité, Devis et Facturation Bâtiment a besoin de plusieurs renseignements :  Dans les options du dossier (menu Outils + Options), le chemin d’accès du dossier comptable dans lequel vous souhaitez transférer vos écritures, ainsi que les journaux comptables, et les comptes de TVA. Remarque Dès que vous aurez sélectionné le chemin d’accès à votre dossier de comptabilité, vous pourrez sélectionner les journaux et comptes comptables existants en comptabilité à l’aide de l’icône . Comment transférer mes écritures en comptabilité ? 33  Les comptes comptables de vente (par taux de TVA) que vous souhaitez utiliser, à renseigner dans les fiches éléments ou dans les options.  Les comptes comptables de vos clients, dans les fiches clients.  Le compte comptable de votre banque, (pour l’écriture de règlement) à renseigner dans la fiche banque ou dans les options.  Le journal comptable de banque à saisir dans les options du dossier Remarque Le logiciel prend par défaut les comptes comptables indiqués dans les fiches éléments, banques et fiches clients. Si ceux-ci n’existent pas, ce sont ceux des options qui seront utilisés pour le transfert des écritures. 11.2. Le transfert Pour effectuer le transfert en comptabilité, vous devez vous placer dans le menu Traitements + Transfert en comptabilité et choisir le mode de transfert comptable. Pour chaque mode, nous vous conseillons de consulter auparavant l'aperçu avant impression qui vous donne la liste des écritures qui vont être transférées en comptabilité. Attention La longueur des numéros de comptes saisis dans EBP Devis et Facturation Bâtiment doit correspondre à la longueur des comptes dans EBP Compta (voir aide en ligne du logiciel de comptabilité). 11.2.1. EBP Comptabilité Ce transfert consiste à saisir les paramètres de transfert (dates, pièces, format) et lancer la procédure, à l'aide du bouton Lancer le transfert. Le format proposé est unique : « EBP Compta 2001 et supérieur ». A la fin de la procédure de transfert, un fichier est généré. 11.2.2. Communication entreprise expert Utilisez la commande Traitements + Transfert en comptabilité + Communication entreprise expert pour accéder à la boite de dialogue d’export des écritures. Sélectionnez les paramètres de transfert (dates, pièces) et lancer la procédure, à l'aide du bouton Lancer le transfert. Le lancement de la procédure, ouvre la fenêtre d’échanges de Communication Entreprise Expert. Cette fenêtre permet de sélectionner et ensuite générer un fichier d’écritures comptables sous différents formats. PRISE EN MAIN 34 12. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données, et de tourner sur au moins deux jeux de sauvegarde si vous utilisez des disquettes. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d’effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM*. Par le menu Outils + Sauvegarde ou depuis l’option Sauvegarde de la barre de navigation, vous accédez à l’assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. La sauvegarde peut être allégée, en fonction des options sélectionnées. Par défaut, tout est sauvegardé (Données, modèles et formats d’affichage). Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). 13. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? Nous vous rappelons, d’après les art 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils + Archivage des données. Sélectionnez le dossier à archiver, et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Terminer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type : « Archives_Nomdudossier_jjmmaa.zip ». Le descriptif des fichiers se trouve dans le fichier Dictionnaire.xml, disponible dans l'archive. LES RELANCES 35 LES FONCTIONS AVANCEES Vous trouverez ci-dessous la description des autres principales fonctions dont vous disposez dans Devis et Facturation Bâtiment. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LES RELANCES Il existe deux types de relances : Les relances pour les devis, dont la date de validité arrive à échéance, et les relances clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme. Ces deux impressions sont disponibles à partir du menu Impressions + Documents de vente + Relances Devis et Impressions + Règlements + Relances. 2. L’ECHEANCIER CLIENT Vous avez la possibilité de consulter à l’écran et d’imprimer les échéances de vos clients, filtrées selon les dates souhaitées, à partir des menus Traitements + Clients + Echéanciers. 3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE Depuis le menu Impressions + Dossier expert comptable, nous vous proposons l’impression de vos factures et règlements, avec les comptes comptables et toutes les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité. 4. LA PERSONNALISATION DES DOCUMENTS Un grand nombre de modèles d’impressions sont disponibles dans le logiciel. Toutes les données peuvent être imprimées depuis le menu Impressions, et chaque modèle peut être personnalisé via le bouton Modifier le modèle, présent dans toutes les boîtes d’impressions. Vous pouvez vous aider de la brochure Prise en main de ReportBuilder, disponible sur le Cd-rom, pour effectuer les modifications souhaitées. LES FONCTIONS AVANCEES 36 5. LES STATISTIQUES Devis et Facturation Bâtiment vous permet d’obtenir de nombreux statistiques clients, éléments, sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Traitements + Statistiques). Vous pouvez les imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel. 6. LE MENU INTERNET Vous devez avoir accès à Internet depuis votre poste pour pouvoir lancer les différentes options de ce menu. Sélectionnez ensuite l’option désirée, et laissez-vous guider ! Index 37 INDEX A Accès au service technique..................................................................................15 Aide sur Devis et Facturation Bâtiment...............................................................12 Archive des données............................................................................................34 B Bibliothèque interne ............................................................................................24 Bibliothèques externes.........................................................................................25 C Clients .................................................................................................................26 Code barre ...........................................................................................................24 Code d'activation.................................................................................................17 Communication Entreprise Expert ......................................................................33 Compte comptable de l'élément...........................................................................24 Configuration minimale.......................................................................................15 Contact client.......................................................................................................26 Contact prospect..................................................................................................26 Correcteur orthographique...................................................................................27 Création de dossier..............................................................................................18 D DEEE ..................................................................................................................29 Devis ...................................................................................................................27 Divers..................................................................................................................24 Dossier expert......................................................................................................35 Duplication de documents...................................................................................30 INDEX 38 E Echéancier...........................................................................................................35 Eco-contribution..................................................................................................29 Eco-taxe...............................................................................................................29 Ecran de travail....................................................................................................19 Eléments..............................................................................................................23 En sommeil..........................................................................................................24 Envoi par e-mail ..................................................................................................30 F Facture.................................................................................................................28 Facture d'acompte................................................................................................31 Fonctions avancées..............................................................................................35 Fournitures ..........................................................................................................24 G Gestion des fenêtres.............................................................................................23 H Historique client ..................................................................................................32 I Image de l'élément...............................................................................................25 Impression de documents ....................................................................................30 Initialisation du dossier........................................................................................21 Installation...........................................................................................................16 Internet ................................................................................................................36 L Lancement du logiciel .........................................................................................16 M Main d’oeuvre .....................................................................................................24 Modes de règlement ............................................................................................26 Index 39 O Options d’affichage .............................................................................................22 Options du dossier...............................................................................................22 Ouvrages .............................................................................................................24 P Personnalisation ..................................................................................................35 Prospects .............................................................................................................26 R Règlement client..................................................................................................31 Relances devis.....................................................................................................35 S Sauvegarde des données......................................................................................34 Statistiques ..........................................................................................................36 T Tableau de bord...................................................................................................32 Tarif élément .......................................................................................................24 Transfert de documents ......................................................................................30 Transfert comptable.................................................................................................32 NOTES 40 NOTES Mon Association Pour Windows XP, Vista, 7 et 8 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2014 EBP Informatique, édition Juin 2014 2 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou analogue. Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spéciale « mode locatif ») ou d’un hébergement (sauf par une licence spéciale « mode hébergé » ou « saas » ou encore « mode RDS » pour les intégrateurs-hébergeurs sélectionnés par EBP) à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00 En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des 3 problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la 4 responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Article 9. Cas particulier des logiciels sous environnement MAC Ces logiciels ne sont disponibles chez EBP qu’en version monoposte. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières (les annexes et Conditions Particulières sont disponibles sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditions-generales-devente.html), à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa 5 souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.) 6  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les 7 prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. 8 En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. D. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on line Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et écrite d’EBP. Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air - 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans toutefois intervenir au contrat. Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de la connexion au service et a de son utilisation. Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont 9 facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients. Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou bien ayant souscrit au service Reports On Line. L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image) Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer... La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous) Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) : Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le client est en mode évaluation. Il peut créer :  un compte  une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité de comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement) Le client peut publier :  avec une limite à 2 pages par document  avec une limite de 5 documents maxi par licence EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne. Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en contactant son revendeur EBP. Responsabilité d’EBP: EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations. Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au 10 remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de survenance du fait générateur de responsabilité. Responsabilité du Client: Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux besoins du Client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line. Conditions financières : Tarifs indicatif au 1-02-2012 Gammes Pratic et Classic Par pack de 3 utilisateurs 3 euros HT/mois Soit 36 euros HT/an Gamme PRO Par pack de 3 utilisateurs 6 euros HT/mois Soit 72 euros HT/an Ligne PME Par pack de 3 utilisateurs 12 euros HT/mois Soit 144 euros HT/an Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :  en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs  PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter. Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et services EBP Résiliation du contrat du fait du Client : En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ». Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des droits d’un tiers. Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de l’article L 121-20 du Code de la Consommation. Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et 11 sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi « Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles informations recueillies par lui. Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les Yvelines. E. Conditions de vente aux particuliers Droit de rétractation Principe Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés. "Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services. L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme." Effets Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la consommation, art. L 121-20-1) Exceptions Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la consommation, art. L 121-20-2):  fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du consommateur avant la fin du délai de sept jours francs  fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le consommateur  Tarifs indiqués sur le site Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans préavis. Version 3-3 : juin 2013 12 FELICITATIONS ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Mon Association et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour un accès direct à l’aide.  Le menu ? + Aide pour obtenir une aide générale. Sélectionnez l’icône de la fonction pour laquelle vous souhaitez obtenir de l’aide. Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier Nouveau.rtf qui sera proposé à l’installation du logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis l’impression de ce manuel y seront consignées. Avant de commencer 13 TABLE DES MATIERES INSTALLATION................................................................................................. 17 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 17 1.1. Accès au service technique ......................................................................... 17 1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 17 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 18 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 18 3.1. Lancement du produit.................................................................................. 18 3.2. Ecran d’accueil............................................................................................ 19 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 19 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 19 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?................................................... 19 4.3. Comment introduire mon code d’activation ? ............................................... 20 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 20 6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 21 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 23 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 23 1.1. Les options à renseigner dès maintenant .................................................... 23 1.2. Les autres options ....................................................................................... 25 1.3. Les tables annexes...................................................................................... 25 1.4. La gestion des fenêtres Liste / Fiche ........................................................... 25 2. COMMENT CREER UNE COTISATION ?...................................................... 25 3. COMMENT CREER UNE ACTIVITE ? ........................................................... 26 4. COMMENT CREER UN MATERIEL ?............................................................ 28 5. COMMENT CREER UN CONTACT / PARTENAIRE?.................................... 30 6. COMMENT CREER UN ADHERENT ?.......................................................... 30 7. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT / REMBOURSEMENT ?..................... 33 7.1. Le règlement d’une cotisation ou activité ..................................................... 33 7.2. Les règlements divers ................................................................................. 33 7.3. Les remboursements................................................................................... 33 7.4. La validation d’un règlement / remboursement ............................................ 33 7.5. La liste des règlements / remboursements .................................................. 34 14 7.6. Les lignes de règlements / remboursements ............................................... 34 8. COMMENT SAISIR UNE REMISE ? .............................................................. 35 8.1. La fiche remise............................................................................................ 35 8.2. La liste des remises..................................................................................... 35 9. ENREGISTREMENT DES OPERATIONS...................................................... 35 9.1. Généralités.................................................................................................. 35 9.2. Les boutons d’accès.................................................................................... 35 9.3. Les onglets.................................................................................................. 36 10. LE TABLEAU DE BORD............................................................................... 37 11. LES GRAPHIQUES...................................................................................... 37 12. LE PLANNING.............................................................................................. 37 12.1. Planning matériels..................................................................................... 37 12.2. Planning activités ...................................................................................... 38 12.3. Planning activités par adhérent.................................................................. 38 13. LES IMPRESSIONS..................................................................................... 38 13.1. Impression des fiches et listes de données................................................ 38 13.2. Impression du récapitulatif......................................................................... 38 13.3. Impression des règlements et des remises................................................ 38 13.4. Impression des remises en banque ........................................................... 38 13.5. Impression des reçus de dons ................................................................... 39 13.6. Impression des Recettes / Dépenses ........................................................ 39 13.7. Lettres de relance...................................................................................... 39 13.8. Export des états ........................................................................................ 39 13.9. Modèles personnels .................................................................................. 39 14. LES COURRIERS........................................................................................ 40 15. LE PUBLIPOSTAGE EMAIL......................................................................... 40 16. LES ENVELOPPES & ETIQUETTES ........................................................... 40 17. LA SAUVEGARDE D’UN DOSSIER............................................................. 41 18. LA RESTAURATION D’UN DOSSIER.......................................................... 41 19. LA RECOPIE D’UN DOSSIER...................................................................... 41 20. LA SUPPRESSION D’UN DOSSIER............................................................ 42 21. LA VERIFICATION ET REPARATION DU DOSSIER................................... 42 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 43 1. EDITEUR D’ETAT.......................................................................................... 43 Avant de commencer 15 2. EXPORT ET IMPORT DES ADHERENTS ..................................................... 43 3. EXPORT DES ECRITURES........................................................................... 43 4. COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT.................................................. 44 5. EBP WEB ASSO............................................................................................ 44 6. EBP CARTOGRAPHIE & DECISIONS........................................................... 44 INDEX................................................................................................................ 45 NOTES .............................................................................................................. 48 16 Avant de commencer 17 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0821 61 2000 (0,09 €/min)  Exposez votre problème par e-mail association.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la suivante :  Processeur : P4 2 GHz ou équivalent  Mémoire : 1 Go  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Espace disque libre : 2 Go  Une imprimante avec un driver Windows* (Jet d’encre ou laser). 18 Les systèmes d'exploitation supportés sont :  Windows XP SP3  Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits  Windows 7 32 bits & 64 bits  Windows 8 32 bits & 64 bits Remarque Windows® XP, Vista, 7 et 8 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Mon Association. 3. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 4. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 5. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. 6. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\Asso18.0. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 7. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 8. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? 3.1. Lancement du produit Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau, vous pouvez lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Tous les programmes + EBP + EBP Mon Association 2015 19.0. Comment Activer mon logiciel ? 19 3.2. Ecran d’accueil Au lancement du produit, un écran d’accueil vous permet :  D’évaluer le logiciel,  D’acheter le logiciel  D’activer le logiciel. 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis ensuite il sera limité en nombre de données notamment 10 adhérents, le champ Association des propriétés du dossier a la Mention « Logiciel non enregistré » et il est impossible de saisir des dépenses, d'imprimer, d'exporter, de réaliser des modèles personnalisés … Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités de celui-ci. De ce fait, nous vous conseillons vivement d’ouvrir le dossier de Démonstration afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Vous pouvez obtenir ce code d’activation soit :  En vous connectant sur le site web d'EBP, en passant par le menu Internet + Code d’activation (www.ebp.com/enr/). Vous obtiendrez ainsi votre code d’activation instantanément.  En nous envoyant, par voie postale, le coupon détachable de la carte d'enregistrement, complété avec soin. Après réception et traitement de votre courrier, EBP vous communiquera votre code d’activation. 20 4.3. Comment introduire mon code d’activation ? Au lancement du logiciel, l’écran d’introduction apparaît. Choisissez l’option Activez votre logiciel, afin d’ouvrir la fenêtre « Activation du logiciel » Vous avez alors accès à quatre zones :  Nom de l’entreprise (association) Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules).  Licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel.  Clé WEB Votre clé web vous sera demandée lors de l'accès à l'espace client sur le site www.ebp.com. Elle vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les dernières mises à jour du logiciel, etc…  Code d’activation Saisir le code sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement apparaît. - Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel (Ex : version standard) correspond ce code. - Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pourrez ressaisir votre code. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier dans le logiciel, activez le menu Dossier + Nouveau ou les touches de raccourci clavier [Ctrl]+[N]. La boîte de dialogue de création d’un nouveau dossier apparaît. Notez que si un dossier était déjà ouvert, il vous sera demandé l’autorisation de le fermer avant d’accéder à la boite de dialogue. Pour créer un dossier complètement vide, saisissez simplement le nom de celui-ci puis cliquez sur Créer. Une fois le dossier créé, le logiciel ouvre celui-ci automatiquement et vous propose de saisir les informations qui lui sont spécifiques dans les propriétés du dossier. Le plan comptable du dossier créé est « Le plan comptable des associations loi 1901. » Ecran de travail 21 6. ECRAN DE TRAVAIL La barre d’état ou de statut affiche le nombre d’adhérents de votre association, le filtre adhérent appliqué, des messages d’aide, … Barre d’outils Fenêtres Les menus Fiche adhérent La liste des adhérents Barre de navigation Barre de regroupement Appel du Tableau de bord 22 Comment initialiser mon dossier ? 23 PRISE EN MAIN Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, comment les gérer, comment les imprimer, comment paramétrer les nouveaux modèles, courriers, publipostage-Email, enveloppes et étiquettes. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d’un nouveau dossier, la fenêtre des propriétés du dossier s’ouvre automatiquement. Nous vous conseillons de remplir celle-ci avec soin car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l’ensemble du logiciel. Cette boîte de dialogue peut être ouverte à tout moment par le menu Dossier + Propriétés du dossier ou le bouton « Dossier » de la barre principale ou « Propriétés du dossier » de la barre de navigation. 1.1. Les options à renseigner dès maintenant Il est important de remplir les parties suivantes :  Association : Ce champ n’est plus modifiable à partir du moment où le code d’activation est saisi.  Exercice : Les dates d’exercice sont initialisées sur l’année civile en cours. Ces dates de début et de fin d’exercice ne sont prises en compte que pour le tableau de bord. La coche « Afficher un avertissement si une date est saisie en dehors de l’exercice » permet d’effectuer un contrôle sur les dates saisies dans les cotisations, activités, règlements, remboursements, remises, recettes, dépenses et virements. Un message de confirmation apparaîtra si la date saisie n’est pas comprise dans les dates d’exercice définies dans les propriétés du dossier.  Dossier : Le nom du dossier peut être modifié.  Symbole et libellé du symbole : Ces zones permettent d’indiquer le symbole monétaire qui est utilisé sur les impressions et l’affichage à l’écran. Par défaut, c’est le symbole monétaire ‘€’ qui est proposé avec les libellés Euro(s) et Cent(s) qui sont utilisés pour l’impression des reçu des dons aux œuvres au format PDF.  Objet : Cette zone permet de saisir l’objet de l’association. Celui-ci est utilisé et est obligatoire pour l’édition du reçu des dons aux œuvres au format PDF. 24  Onglets Coordonnées / Bureau : Les champs de ces onglets peuvent être saisis et modifiés à tout moment.  Immatriculation : Cet onglet permet de renseigner les différentes informations administratives de l’association (N° déclaration, N° agrément, Siret…).  Banques : Les champs de cet onglet permettent de saisir les coordonnées bancaires de l’association. Le RIB et l’IBAN de l’association peuvent également être renseignés et contrôlés par les boutons « Vérifier la clef » et « Contrôler la clef ».  Types : Cet onglet définit le type de Cerfa qui va être utilisé, la nature et la qualité de l’association. Ces informations sont utiles pour l’édition du reçu des dons aux œuvres au format PDF.  Comptes : Cet onglet permet de paramétrer les comptes de gain, de perte et de virement. Les comptes de gain et de perte sont utilisé notamment lors de la clôture du dossier et le compte de virement est utilisé lors de virement entre trésoreries, recettes ou dépenses  Logo : Cet onglet permet de charger le logo de l’association. Il est utilisé notamment lors de l’impression des cartes d’adhérents.  Codes : Cet onglet permet d’indiquer les prochains codes des adhérents, des cotisations, des activités, des règlements, des remboursements, des remises, des recettes, des dépenses, des virements (bancaires, recettes, dépenses), des contacts / partenaires des matériels et des remises en banque.  Préférences : Cet onglet permet de définir l’affichage du tableau de bord, le nombre d’année pour les statistiques, l’impression du nom du dossier et / ou de l’association pour les différentes impressions et si l’on souhaite compléter automatiquement les codes postaux par des zéros si celui-ci fait moins de cinq caractères.  Fiches en sommeil : Cet onglet permet de définir l’affichage de la liste des adhérents et des activités.  Divers : Cet onglet permet de définir la date d’expiration avec application à tous les adhérents ou aux adhérents n’ayant pas de date d’expiration, les adhérents dont la date d’expiration est dépassée. De définir la date d’adhésion à tous les adhérents n’ayant pas de date d’adhésion. D’appliquer la gestion des places et de créer les comptes inexistants.  SMS : Cet onglet permet de sélectionner le service SMS souhaité par défaut et de paramétrer les informations d’envoi du ou des services. Comment créer une cotisation ? 25 1.2. Les autres options D’autres options sont pratiques comme l’onglet Mot de passe qui vous permet de sécuriser l’ouverture de votre dossier ou l’onglet Notes qui vous permet de saisir des commentaires sur le dossier. 1.3. Les tables annexes Par le menu Dossier + Tables annexes ou le bouton « Tables annexes» de la barre de navigation, vous pouvez gérer les tables Titres, Types d’adhérent, Familles, Sources, Natures, Villes et CP, Pays, Types détails règlement, Types d'activité, Types de contact / partenaire, Action de matériel. Pour chaque table, vous pouvez visionner (bouton premier, suivant, précédent, dernier) et gérer (insérer, supprimer, valider ou annuler les enregistrements) la liste. 1.4. La gestion des fenêtres Liste / Fiche La présentation de toutes les fenêtres est identique : le haut de la fenêtre contient la liste du fichier et le bas la fiche en cours. Pour toutes les listes, la commande Affichage… du menu contextuel permet d’indiquer les colonnes que vous souhaitez voir dans la liste : cochez les colonnes et cliquez sur OK. Toutes les Listes / Fiches possèdent un comportement commun pour ajouter, modifier ou supprimer des enregistrements. Les boutons situés en pied de la liste servent à gérer les enregistrements et à naviguer entre chaque fiche. Une bande grisée placée au-dessus de la liste vous permet de tirer-glisser, à l'aide de la souris, le titre de la colonne correspondant au groupe de classement à appliquer. De même, un clic sur le titre de la colonne permet de trier celle-ci. La navigation dans les différents champs de la fiche se fait avec la touche Tab du clavier ou à l’aide de la souris. La recherche d'une donnée est disponible uniquement si vous êtes sur une liste. Pour réaliser une recherche, vous devez vous positionner sur la page souhaitée puis effectuer la commande Edition + Rechercher... ou le raccourci clavier Ctrl+F. Cette fonction permet de rechercher dans un champ déterminé de la liste un enregistrement contenant la donnée recherchée. Pour plus d’informations sur les points précédents, nous vous conseillons de consulter l’aide en ligne. 2. COMMENT CREER UNE COTISATION ? Pour créer une cotisation, cliquez sur l’icône « Cotisations » de la barre principale, de la barre de navigation ou utilisez la commande Cotisations depuis le menu Edition, puis cliquez 26 dans la liste des cotisations et enfin sur la touche Inser du clavier ou sur le bouton qui se situe à gauche dans le pied de la liste. La fiche cotisation permet de définir un prix unitaire de cotisation pour une période et de visualiser la liste des adhérents affectés à celle-ci. Il est possible de rattacher un adhérent à la cotisation sélectionnée, à l’aide de cette liste en utilisant la touche Inser ou le bouton présent dans le pied de la liste. A droite de la liste des « adhérents rattachés à cette cotisation », vous disposez d’un bouton « Rattacher des adhérents… » permettant d’affecter en une fois, plusieurs adhérents à la cotisation sélectionnée avec une quantité de cotisation pour une période définie, Tous les rattachements sont automatiquement reportés dans la fiche Adhérent, onglet Cotisations. Pour le paramétrage des enregistrements des opérations concernant une cotisation, vous devez renseigner les champs Poste Recette, Compte, Journal et / ou Poste analytique suivant le mode d’enregistrement des opérations que vous avez choisi. Remarque Reportez-vous au chapitre Enregistrement des opérations / Généralités pour voir les différents modes possibles. Vous avez également la possibilité de créer une nouvelle cotisation à partir d’une fiche existante. Pour plus d’informations sur la duplication et les données reprises, reportez-vous à l’aide en ligne de la liste des cotisations. Dans l’onglet Notes, vous pouvez saisir des commentaires pour chaque cotisation. 3. COMMENT CREER UNE ACTIVITE ? Pour créer une activité, cliquez sur l’icône « Activités » de la barre principale, de la barre de navigation ou utilisez la commande Activités depuis le menu Edition, puis cliquez dans la liste et enfin sur la touche Inser du clavier ou sur le bouton qui se situe en bas à gauche de la liste. La fiche activité est composée d’un entête et d’onglets :  L’entête permet de définir un code, une description de l’activité, la date de début et de fin ainsi qu’un type (à définir dans les tables annexes), la demande éventuelle d’Arrhes et la présence ou non de l’activité sur le site de l’association. La case à cocher « Activité en sommeil » permet d’afficher ou non l’activité dans la liste en fonction du choix effectué dans l’onglet « Fiches en sommeil » des propriétés du dossier. Comment créer une activité ? 27  L’onglet Coordonnées permet de saisir l’adresse complète de l’activité.  L’onglet Contacts / Partenaires permet d’affecter au maximum 4 contacts / partenaires à l’activité.  L’onglet Places permet de gérer le nombre de places et éventuellement la surréservation.  L’onglet Tarifs permet de définir la durée de validité du tarif ainsi que les différents tarifs de l’activité. La gestion des tarifs s’effectue par les boutons qui se situent en bas à gauche de la liste.  L’onglet Adhérents rattachés à cette activité affiche la liste des adhérents attachés à l’activité. Cette liste permet d’ajouter un adhérent à l’activité en utilisant la touche Inser ou le bouton qui se situe en bas à gauche de la liste. Ce rattachement sera automatiquement reporté dans l’onglet Activités de la fiche Adhérent. Dans le pied de la liste des « adhérents rattachés à cette activité », vous disposez d’un bouton « Rattacher des adhérents… » permettant d’affecter pour un tarif et une quantité de places définis, en une fois, plusieurs adhérents à l’activité.  L’onglet Horaires permet de définir les horaires de l’activité sélectionnée. La gestion des horaires s’effectue par les boutons qui se situent en bas à gauche de la liste. Dans le pied de la liste des horaires, vous disposez d’un bouton « Ajouter des horaires » permettant de définir en une seule fois la fréquence de l’activité avec une heure de début et de fin et d’un bouton « Supprimer des horaires » permettant de supprimer des horaires entre deux dates.  L’onglet Notes / Photos permet de saisir un commentaire et de joindre une photo. Le paramétrage des enregistrements des opérations concernant une activité s’effectue dans l’onglet Tarifs (partie Recettes / Dépenses). Vous devez renseigner les champs Poste Recette, Compte, Journal et / ou Poste analytique suivant le mode d’enregistrement des opérations que vous avez choisi. Remarque Reportez-vous au chapitre Enregistrement des opérations / Généralités pour voir les différents modes possibles. Vous avez également la possibilité de créer une nouvelle activité à partir d’une fiche existante. Pour plus d’informations sur la duplication et les données reprises, reportez-vous à l’aide en ligne de la liste des activités. 28 4. COMMENT CREER UN MATERIEL ? Pour créer un matériel, cliquez sur l’icône « Matériels » de la barre principale, de la barre de navigation ou utilisez la commande Matériels depuis le menu Edition, puis cliquez dans la liste et enfin sur la touche Inser du clavier ou sur le bouton qui se situe en bas à gauche de la liste. La fiche matériel est composée d’un entête, d’onglets et de boutons :  L’entête permet de définir un code, un libellé (matériel, objet ou mobilier), une description du matériel et le montant de la caution. Onglets :  Contacts / Partenaires : L’onglet permet d’affecter au maximum 4 contacts / partenaires au matériel.  Evénements : L’onglet affiche la liste des adhérents ayant empruntés et / ou rendus le matériel. Pour une gestion simple, cette liste vous permet d’ajouter un adhérent au matériel en utilisant la touche Inser ou sur le bouton qui se situe en bas à gauche de la liste. Les différents types d’actions sont saisissable à partir de la grille ou paramétrables en cliquant sur le bouton Actions…. La liste des actions vous permet de gérer des opérations. Pour une gestion avec caution, vous devez passer par les boutons Prêt et Retour.  Cautions : L’onglet affiche la liste des cautions qui ont été demandées. Dans la grille, vous pouvez savoir si la caution a été reçue, rendue ou réglées grâce à la date et au mode de règlement.  Mouvements de stock : l’onglet vous permet d’avoir la liste des mouvements de stock effectué sur le matériel.  Notes : L’onglet vous permet de saisir un commentaire pour chaque matériel. Boutons :  Stock : Dans cette fenêtre, vous pouvez saisir des mouvements de stock de type Inventaire, Entrée ou sortie de transit ou Sortie définitive.  Prêt : Dans cette fenêtre, vous pouvez indiquer la date et l’horaire de début et de fin du prêt, la quantité empruntée et le montant de la caution s’il est différent. En cochant « Caution reçue », vous devez indiquer la date où vous avez reçu la caution et sous quel mode de règlement. Comment créer un matériel ? 29  Retour : Dans cette fenêtre, vous pouvez modifier la date et l’horaire de fin, la quantité retournée et le montant de la caution s’il est différent. En cochant « Caution rendue », vous devez indiquer la date où vous avez rendu la caution et sous quel mode de règlement. 30 Remarque Ce bouton est accessible uniquement si vous vous trouvez sur une ligne d’événement de type Prêt.  Modifier : Ce bouton vous permet de rouvrir les fenêtres de type Prêt, Retour ou Stock selon la ligne d’événement ou de mouvement sélectionnée. Vous avez également la possibilité de créer un nouveau matériel à partir d’une fiche existante. Pour plus d’informations sur la duplication et les données reprises, reportez-vous à l’aide en ligne de la liste du matériel. 5. COMMENT CREER UN CONTACT / PARTENAIRE? Pour créer un contact, cliquez sur l’icône « Contacts / Partenaires » de la barre principale, de la barre de navigation ou utilisez la commande Contacts / Partenaires depuis le menu Edition, puis cliquez dans la liste et enfin sur la touche Inser du clavier ou sur le bouton qui se situe en bas à gauche de la liste. La liste des contacts / partenaire permet de référencés ceux-ci sur les fiches Activités et Matériels. La page Contact / Partenaire est composée de 2 parties :  La liste des Contacts / Partenaires : elle contient tous les contacts / partenaires de votre association.  La fiche Contacts / Partenaires : elle contient les coordonnées des contacts, les activités et les matériels liés, et éventuellement une note. Pour plus d’informations sur les contacts, reportez-vous à l’aide en ligne. 6. COMMENT CREER UN ADHERENT ? Pour créer un adhérent, cliquez sur l’icône « Adhérents » de la barre principale, de la barre de navigation ou utilisez la commande Adhérents depuis le menu Edition, puis cliquez dans la liste des Adhérents et enfin sur la touche Inser du clavier ou sur le bouton qui se situe en bas à gauche de la liste. Comment créer un adhérent ? 31 La fiche adhérent est composée d’un entête et d’onglets :  Dans l’entête vous pouvez saisir le code, le titre, le nom, le prénom de l’adhérent ainsi que sa date d’adhésion et la date d’expiration de sa carte d’adhérent. Le titre est paramétrable à partir des tables annexes. La case à cocher « Adhérent en sommeil » est à sélectionner si vous ne souhaitez plus voir cet adhérent dans les listes (voir les propriétés du dossier). La zone « Arriéré initial » permet d’indiquer le montant du solde qui n’a pas été réglé par l’adhérent. La case à cocher « Rattachement payeur » est à cocher si vous souhaitez rattacher l’adhérent à un autre adhérent. Vous devez sélectionner l’adhérent à partir de la liste déroulante qui pourrait régler des cotisations, activités, arriérés appartenant à cet adhérent. La sélection de l’adhérent payeur permet de dire que les cotisations, les activités ou les arriérés peuvent être réglés par cet autre adhérent. Dans la partie « Reste dû » ou « Reste dû payeur », vous avez les soldes des arriérés, des cotisations et des activités qui n’ont pas été réglés. Remarque Un adhérent qui a un adhérent payeur de sélectionner, peut régler lui-même ses cotisations, ses activités ou ses arriérés. Les soldes sur l’adhérent et sur l’adhérent payeur seront mis à jour selon si c’est l’adhérent ou l’adhérent payeur qui règle les cotisations, les activités ou les arriérés.  L’onglet Coordonnées permet de saisir les adresses postales, Internet et les numéros de téléphone de l’adhérent. L’option « Cochez cette case si l’adresse est erronée » vous permet de définir l’adresse de l’adhérent comme inexacte. Vous avez la possibilité de saisir une adresse secondaire en cliquant sur le bouton Adresse secondaire.  Dans l’onglet Etat-civil, vous pouvez indiquer le sexe et la date de naissance de l’adhérent, le quotient familial ainsi que les renseignements relatifs à sa famille (conjoint, 32 enfant…).Il est également possible d’insérer une photo d’identité de l’adhérent dans différents formats.  Dans l’onglet Infos complémentaires, vous pouvez cocher la case « Membre du bureau » puis sélectionner le statut du membre à partir de la liste des statuts. Les fichiers suivants peuvent aussi être renseignés : le type, la famille, la source et la nature de l’adhérent. (voir les tables annexes).  Dans l’onglet Médical, les éléments à renseigner sont répartis en 3 zones : Général (Certificat médical, autorisation parentale), Médecin, Personnes à prévenir.  L’onglet Cotisations donne accès à la consultation, l’affectation, la modification ou la suppression des cotisations. Pour ajouter une cotisation à la fiche adhérent, vous devez utiliser la touche Inser ou sur le bouton qui se situe à gauche dans le pied de la liste. Vous devez ensuite sélectionner un code cotisation et saisir la quantité. Le prix unitaire ainsi que le montant total de celle-ci seront automatiquement repris. La colonne « Reste du » affiche le montant non encore réglé pour cette cotisation. La saisie d’une cotisation dans cet onglet renseigne automatiquement l’adhérent dans la fiche cotisation (voir point 2 de la partie Prise en main). Pour générer le règlement d’une cotisation, vous devez sélectionner la ligne de la cotisation à régler et cliquer sur le bouton Régler la cotisation. Pour avoir une explication sur le règlement d’une cotisation, reportez-vous à la partie Comment saisir un règlement / remboursement ?  Le fonctionnement de l’onglet Activités est identique à celui des Cotisations. Pour ajouter une activité, vous devez sélectionner un code activité, saisir la quantité et sélectionner le tarif (prédéfini dans la fiche activité). Le montant total se calculera automatiquement. La colonne « Reste du » affiche le montant non encore réglé pour cette activité. Comme pour les cotisations, l’adhérent est renseigné automatiquement sur la fiche activité. La génération d’un règlement pour l’activité est identique à la saisie d’un règlement pour la cotisation. Il suffit de sélectionner l’activité puis cliquer sur le bouton Régler l’activité. Pour avoir une explication sur le règlement d’une activité, reportez-vous à la partie Comment saisir un règlement / remboursement ?  L’onglet Règlements / Remboursement donne accès à la consultation, la création, la modification ou la suppression des règlements / remboursements et lignes de règlements / remboursements pour un adhérent. Pour avoir une explication sur la saisie d’un règlement / remboursement, reportez-vous à la partie Comment saisir un règlement / remboursement ?  L’onglet Remises donne accès à la consultation, la création, la modification ou la suppression de remises et ligne de remise pour un adhérent. Pour avoir une explication sur la saisie d’une remise, reportez-vous à la partie Comment saisir une remise ?  La création et le renseignement d’un champ spécifique à votre association s’effectuent dans l’onglet Champs perso. Pour créer un nouveau champ, cliquez sur le bouton Assistant… puis saisissez le nom du champ et sélectionnez sa position (L’index 0 correspond à la première position), son Comment saisir un règlement / Remboursement ? 33 type et sa taille s’il s’agit d’une chaîne de caractères. Enfin, cliquez sur Valider pour valider la création de ce champ dans la table Adhérents. Cette validation peut prendre plusieurs secondes. Remarque Il est important de les définir avec soin et notamment de choisir judicieusement la taille des chaînes. Vous pouvez changer le nom d’un champ personnalisé en cliquant sur le bouton « Renommer » et supprimer un champ personnalisé en cliquant sur le bouton « Supprimer ». Attention la suppression est définitive.  Dans l’onglet Notes, vous pouvez saisir des commentaires pour chaque adhérent. 7. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT / REMBOURSEMENT ? Pour saisir un règlement / remboursement, vous devez au préalable déterminer si le règlement / remboursement correspond à une cotisation, à une activité ou autres (dons, arriérés…). 7.1. Le règlement d’une cotisation ou activité Le règlement d’une cotisation ou activité s’effectue à partir de l’onglet Cotisations ou Activités puis par le bouton Régler la cotisation… ou Régler l’activité… de la fiche Adhérent. La fenêtre « Régler… » affiche automatiquement le montant de la ligne de cotisation ou d’activité. Vous pouvez modifier celui-ci et y ajouter une observation. Dans l’onglet Créer un nouveau règlement, le code du règlement est automatiquement renseigné ainsi que sa date. Vous pouvez indiquer le mode de règlement et la trésorerie qui sera créditée. L’onglet Ajouter à un règlement existant vous permet d’affecter l’opération à un règlement créé antérieurement. Dans ce cas, une ligne de règlement supplémentaire sera rattachée au règlement sélectionné. 7.2. Les règlements divers La création d’un règlement par l’onglet Règlements de la fiche Adhérent permet d’enregistrer les règlements exceptionnels (dons, arriérés, …). Le fonctionnement suit le même principe que celui du règlement d’une cotisation. 7.3. Les remboursements La création d’un remboursement par l’onglet Règlements / Remboursements de la fiche Adhérent permet d’enregistrer les remboursements exceptionnels. La sélection du type de remboursement est important notamment si vous avez un remboursement d’activité ou de cotisation (le code de chacune doit être renseigné). 7.4. La validation d’un règlement / remboursement Les règlements / remboursements sont destinés à être validés. La colonne nommée V indique si le règlement / remboursement est validé ou non. 34 La validation entraîne la création dans la fiche Recettes / Dépenses d’une ligne de recette (règlement) ou dépense (remboursement) qui sera automatiquement ou non validée pour générer une ligne d’écriture. Un règlement / remboursement validé ne peut plus être modifié. Vous pouvez presser à nouveau la touche Espace pour invalider le règlement / remboursement et le modifier ensuite. La colonne nommée Reçu Fiscal indique si le règlement doit donner lieu à l’édition d’un reçu fiscal pour l’adhérent. Pour marquer un règlement en reçu fiscal, vous devez sélectionner la ligne de règlement dans le détail, puis aller dans la colonne Reçu Fiscal et cocher la case ou presser sur la touche R. La colonne Forme de don vous permet de sélectionner la forme de don pour l’impression du Cerfa 11580*03. Le type de Cerfa, que vous utilisez, est défini dans l’onglet Types, des Propriétés du dossier. 7.5. La liste des règlements / remboursements Pour consulter et modifier un règlement / remboursement, cliquez sur l’icône « Règlements / Remboursements » de la barre principale, de la barre de navigation ou utilisez la commande Règlements / remboursements depuis le menu Edition. Il n’est pas possible de générer des règlements / remboursements depuis cette liste, vous devez le faire depuis la fiche Adhérent. Il est possible de modifier les règlements / remboursements à condition qu’ils ne soient pas validés. Les touches Espace et R sont utilisables dans cette liste de la même manière que dans l’onglet Règlements / remboursements de la fiche Adhérent. La sélection de la forme de don est possible dans cette liste de la même manière que dans l’onglet Règlements / remboursements de la fiche Adhérent. La case à cocher Règlements / remboursements non validés permet d’afficher uniquement les règlements / remboursements non confirmés. Le bouton Filtrer… autorise une sélection plus avancée. Ils peuvent être utilisés indépendamment les uns des autres en cochant leurs cases respectives. Le bouton Modes de règlements… vous permet de créer, modifier, supprimer des modes de règlements. Pour cela, vous devez saisir un code, une description, une trésorerie et un type. Cliquez sur Fermer pour valider la fiche. 7.6. Les lignes de règlements / remboursements Elles se rapportent à la ligne du règlement / remboursement sélectionnée. Vous ne pouvez pas les modifier si le règlement / remboursement est validé. Tant que le règlement / remboursement n’est pas validé, vous pouvez modifier ou supprimer des lignes de règlement / remboursement avec les boutons qui se situent en bas à gauche de la liste. Comment saisir une remise ? 35 8. COMMENT SAISIR UNE REMISE ? 8.1. La fiche remise La création d’une remise par l’onglet Remise de la fiche Adhérent permet d’enregistrer des remises exceptionnelles pour une cotisation ou une activité. La sélection du type de remise est importante, car il détermine le choix du code de la cotisation ou de l’activité à sélectionner. 8.2. La liste des remises Pour consulter et modifier une remise, cliquez sur l’icône « Remises » de la barre principale, de la barre de navigation ou utilisez la commande Remises depuis le menu Edition. Il n’est pas possible de générer des remises depuis cette liste, vous devez le faire depuis la fiche Adhérent. Le bouton Filtrer… autorise une sélection plus avancée. 9. ENREGISTREMENT DES OPERATIONS 9.1. Généralités EBP Mon Association vous donne la possibilité de gérer l’enregistrement des opérations de recettes et dépenses suivant trois méthodes bien distinctes (Simplifiée, En partie double, Avec un logiciel de comptabilité externe ). Toutes ces méthodes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 ou le menu ? + Aide. Pour accéder à la page Recettes / Dépenses, cliquez sur l’icône « Recettes / Dépenses » de la barre principale ou de la barre de navigation. Cette page est composée de boutons d’accès aux fichiers. 9.2. Les boutons d’accès 9.2.1. Les postes de recettes et dépenses Vous devez renseigner obligatoirement le code. Les champs suivants sont également disponibles : la description, le compte, le journal, le montant (N) et le montant (N-1). 9.2.2. Les postes analytiques Vous devez renseigner obligatoirement le code du poste analytique. Les champs suivants sont également disponibles : la description, le montant, le budget prévu, le montant (N-1) pour les recettes et dépenses analytiques. 36 9.2.3. Les modes de règlements Vous devez renseigner obligatoirement le code et le type. La description et la trésorerie sont également disponibles. 9.2.4. Les trésoreries Vous devez renseigner obligatoirement le code. Les champs suivants sont également disponibles : la description, le compte, le solde et le solde (N-1). 9.2.5. Les comptes Vous devez renseigner le compte et l’intitulé. Le bouton Personnaliser vous permet d’enrichir le plan comptable de votre dossier avec des comptes du plan comptable des associations - Loi 1901. Les comptes sont utiles uniquement si vous souhaitez visualiser vos enregistrements en partie double ou si vous utilisez un logiciel de comptabilité externe. Vous pouvez aussi spécifier que votre compte est un compte racine en cochant la case « Racine ». Remarques Les comptes racines ne sont pas visibles dans les zones de saisie de compte. Les comptes racines ne sont pas importables dans la comptabilité Open Line. 9.2.6. Les chéquiers Vous devez renseigner obligatoirement le nom du chéquier. Les champs suivants sont également disponibles : la trésorerie, les dates d’ouverture et de fermeture, les numéros de début et de fin du chéquier. 9.3. Les onglets Les onglets de la fiche Recettes / Dépenses permettent de visualiser les recettes et les dépenses ainsi que les écritures mais également de générer de nouvelles lignes de recettes, de dépenses ainsi que des virements entre trésoreries ou entre postes de recettes ou de dépenses. Spécificités des onglets : 1. Les modifications des lignes des onglets Recettes et Dépenses sont possibles uniquement pour les lignes non validées (La validation et la dévalidation de la ligne s’effectuent par la touche Espace). 2. Dans l’onglet Ecritures, le bouton Générer les écritures… permet de reconstruire la liste des écritures entre deux dates à partir des lignes de recettes et de dépenses validées. Les lignes d’écritures rapprochées ne sont pas regénérées. Le Tableau de bord 37 Pour la fonction des boutons Exporter les écritures…, et Communication Entreprise expert reportez-vous aux fonctions avancées. 3. Les onglets Virements permettent de réaliser des virements entre trésoreries ou entre postes de recettes ou de dépenses. Comme les onglets Recettes et dépenses, vous devez valider les virements pour qu’ils soient pris en compte au niveau des écritures. 10. LE TABLEAU DE BORD EBP Mon Association vous permet de suivre la situation de votre association grâce au tableau de bord. Pour y accéder, cliquez sur l'icône « Tableau de bord » dans la barre principale ou de navigation ou sélectionnez le menu Dossier puis Tableau de bord. La boite de dialogue « Tableau de bord » apparaît et vous permet de visualiser les compteurs des principales fiches, les statistiques avec les adhésions, les expirations, les adhérents présents et l’évolution d’une année à l’autre, les alertes, les notes du dossier et la situation financière de l'association. Pour avoir des informations complémentaires sur le Tableau de bord, reportez-vous à l’aide en ligne. 11. LES GRAPHIQUES EBP Mon Association vous permet de suivre la situation de votre association grâce aux graphiques. Pour y accéder, cliquez sur l’icône « Graphiques » de la barre principale ou de la barre de navigation. Différents types de graphiques sont disponibles. Si vous souhaitez imprimer le graphique, cliquez sur le bouton Imprimer dans la barre d’outils principale. 12. LE PLANNING EBP Mon Association vous permet de visualiser le planning des matériels, activités et des activités par adhérent. Pour y accéder, cliquez sur l'icône « Planning » dans la barre principale ou de navigation ou sélectionnez le menu Edition puis Planning. A partir du planning matériel et planning activité, vous avez la possibilité d'ajouter, de modifier ou supprimer un événement. Chaque planning est défini à partir des fiches Matériels et Activités. 12.1. Planning matériels Pour visualiser les informations dans le planning Matériels, vous devez avoir défini des actions avec dates et heures dans la fiche Matériel. 38 12.2. Planning activités Pour visualiser les informations sur le planning Activités, vous devez créer une activité et définir les horaires de celle-ci. 12.3. Planning activités par adhérent Pour visualiser les informations sur le planning Activités par adhérent, vous devez créer une activité, définir des horaires et affecter des adhérents à cette activité. Pour avoir des informations complémentaires sur le Planning, reportez-vous à l’aide en ligne. 13. LES IMPRESSIONS Pour imprimer des fiches, trois possibilités vous sont offertes :  Activez la fiche souhaitée à l’aide de la barre d’outils et cliquez sur le bouton « Imprimer » de la barre principale.  Sélectionnez l’option que vous souhaitez imprimer dans la barre de navigation.  Utilisez directement le menu Imprimer quelle que soit la fiche sur laquelle vous vous trouvez. 13.1. Impression des fiches et listes de données Utilisez la commande Adhérents…, Cotisations…, Activités…, Matériel… ou contact… du menu Impression ou de la barre de navigation pour appeler la boite d’impression. Choisissez d’imprimer la fiche courante, toutes les fiches ou la liste et sélectionnez enfin les éléments que vous souhaitez imprimer puis cliquez sur Aperçu ou sur Imprimer pour lancer l’édition. 13.2. Impression du récapitulatif Utilisez la commande Récapitulatif… du menu Impression ou de la barre de navigation pour appeler la boite d’impression des règlements. Vous pouvez avec un récapitulatif individuelle ou payeur de la situation de l’adhérent. 13.3. Impression des règlements et des remises Utilisez la commande Règlements / Remboursements… du menu Impression ou de la barre de navigation pour appeler la boite d’impression des règlements. Pour les onglets Règlements / Remboursements et Remises, le fonctionnement est le même que celui de l’impression des adhérents. 13.4. Impression des remises en banque Utilisez la commande Remise en banque du menu Impression ou de la barre de navigation pour appeler la boite d’impression des remises en banque. Les Impressions 39 A partir de cette boite d’impression, vous allez pouvoir éditer, rééditer et supprimer vos remises en banques. Seuls les règlements validés et ayant un mode de règlement renseigné peuvent être remis en banque. 13.5. Impression des reçus de dons Vous avez la possibilité d’imprimer les reçus de don individuels (un reçu pour un don pour un adhérent) et annuels (un reçu pour la somme des dons d’un adhérent pour l’année). Par la commande Reçus fiscaux du menu Impressions, vous pouvez demander l’impression ou personnaliser le modèle en cliquant sur le bouton Modifier le modèle d’impression….. La commande Reçus dons aux œuvres du menu Impressions, vous permet de sélectionner les adhérents et la période pour lesquels vous souhaitez l’édition du reçu fiscal à la norme Cerfa. Le Cerfa utilisé sera celui que vous avez défini dans l’onglet Types, des Propriétés du dossier. 13.6. Impression des Recettes / Dépenses Utilisez la commande Recettes / Dépenses du menu Impression. Ensuite, choisissez la période ainsi que les éléments à imprimer. Vous pouvez imprimer les recettes, les dépenses, les trésoreries ou les éléments analytiques, ainsi que les journaux comptables, le grand-livre ou la balance pour les opérations en partie double. Une fois les choix effectués, lancez l’édition en cliquant sur Aperçu ou sur Imprimer. 13.7. Lettres de relance Utilisez la commande Lettres de relance… du menu Impression ou de la barre de navigation pour appeler la boite d’impression des lettres de relance. Choisissez d’imprimer la fiche courant ou toutes les fiches et saisissez le texte de la lettre. Les retours à la ligne sont pris en compte. Lancez l’édition en cliquant sur Aperçu ou sur Imprimer. 13.8. Export des états Vous pouvez exporter tous les états pré-paramétrés en cliquant sur le bouton Exporter de la fenêtre d’aperçu avant impression. Sélectionnez le format d’exportation désiré dans le menu déroulant puis donnez le nom du fichier d’export à créer. Notez que selon le format d’export choisi, tout ou partie des données de l’état seront exportées. 13.9. Modèles personnels Utilisez la commande Modèles personnels du menu Impression ou de la barre de navigation pour appeler la boite d’édition des modèles personnels. Sélectionnez un modèle dans la liste (ou créez un nouveau) puis cliquez sur le bouton Modifier... pour ouvrir l'éditeur de modèle. Pour plus d’informations sur la façon de personnaliser un modèle, reportez-vous à l’aide en ligne de l’éditeur de modèle. 40 14. LES COURRIERS EBP Mon Association dispose d’un éditeur de courriers intégré qui vous permettra de réaliser des lettres personnalisées et de les imprimer ou même de les envoyer via le réseau Internet sous forme de courriers électroniques. Pour afficher l’éditeur de courriers, utilisez la commande Courriers… du menu Impression ou cliquez sur l’icône « Courrier » de la barre principale ou celui de la barre de navigation. Vous pouvez demander à éditer les courriers selon une cotisation ou une activité. Pour plus d’informations sur la façon de personnaliser un courrier, reportez-vous à l’aide en ligne de l’éditeur des courriers. Remarque Afin de vous permettre de rédiger plus aisément vos courriers, vous disposez d’une cinquantaine de lettres types. 15. LE PUBLIPOSTAGE EMAIL Pour réaliser un envoi de publipostage Email, vous devez utiliser la commande Impression + Publipostage Email... ou cliquer sur l'icône « Publipostage » ou « Publipostage Email » de la barre de navigation. La fenêtre d'envoi d'un publipostage Email est découpée en 3 onglets :  Destinataires : permet de sélectionner les adhérents concernés,  Message : permet de saisir l’objet, le texte et de sélectionner les pièces jointes,  Connexion : permet de paramétrer le compte de l’expéditeur. Une fois les éléments renseignés dans chaque onglet, vous devez cliquer sur le bouton Envoyer. Pour plus d’informations sur l’envoi d’un publipostage, reportez-vous à l’aide en ligne. 16. LES ENVELOPPES & ETIQUETTES EBP Mon Association dispose d’un module d’impression des enveloppes et des étiquettes qui complète le module de réalisation des courriers. Pour afficher l’éditeur, utilisez la commande Enveloppes & étiquettes… du menu Impression ou cliquez sur l’icône « Etiquettes » de la barre principale ou de navigation. Choisissez l’onglet approprié à l’édition que vous souhaitez réaliser. Vous pouvez demander à éditer les enveloppes ou étiquettes selon une cotisation ou une activité avec le choix du tri. Pour plus d’informations sur la façon de personnaliser une enveloppe ou une étiquette, reportez-vous à l’aide en ligne de l’éditeur d’enveloppes et étiquettes. La sauvegarde d’un dossier 41 17. LA SAUVEGARDE D’UN DOSSIER La sauvegarde d’un dossier est une opération qui consiste à copier tous les éléments du dossier sous une forme compressée sur un support identique (disque dur) ou différent (disquette) de celui ou réside le dossier habituellement. Les éléments sauvegardés sont les données du dossier, les courriers, les filtres, les modèles personnalisés, les enveloppes et les étiquettes. C’EST UNE ACTION FONDAMENTALE QUI DOIT ETRE EFFECTUEE REGULIEREMENT afin de se prémunir contre les dommages que pourraient subir les informations sur le disque dur. IL EST DONC CONSEILLE DE TOUJOURS CONSERVER DEUX JEUX DE SAUVEGARDE DE SES DOSSIERS en les ré-écrasants alternativement. Pour appeler la boite de dialogue de sauvegarde des dossiers, utilisez la commande Sauvegarder… du menu Dossier. Vous pouvez aussi utiliser le bouton « Sauvegarder » de la barre d’outils. Choisissez le dossier à sauvegarder, saisissez le nom du fichier de sauvegarde puis cliquez sur Sauvegarder. EFFECTUEZ CETTE OPERATION AUSSI SOUVENT QUE POSSIBLE. 18. LA RESTAURATION D’UN DOSSIER Pour appeler la boite de dialogue de restauration des dossiers, utilisez la commande Restaurer… du menu Dossier. Vous pouvez aussi utiliser le bouton « Restaurer » de la barre d’outils principale. Indiquez l’emplacement du fichier de sauvegarde à restaurer et choisissez le dossier dans lequel doit s’effectuer la restauration. Cliquez sur Restaurer pour démarrer. 19. LA RECOPIE D’UN DOSSIER Il est possible de créer votre nouveau dossier en recopiant les informations d’un autre. Pour cela, cochez la case Recopier les données d’un dossier existant, dans la fenêtre de création d’un nouveau dossier. Vous devez choisir dans la liste le dossier à partir duquel vous souhaitez recopier des informations, puis sélectionner les informations à recopier à l’aide des cases à cocher. Pour la reprise du plan comptable, vous avez le choix entre le Plan comptable des associations 'Loi 1901' ou reprendre le plan comptable existant. Dans ce cas, le nouveau dossier aura le même plan comptable que le dossier recopié et vous pourrez sélectionner la reprise des données (activités, cotisations…). Lors de la recopie, vous récupérez aussi les courriers, les filtres et les modèles personnalisés qui ont été créé dans le dossier sélectionné. La recopie de dossier peut vous permettre aussi de clôture un exercice et de générer les écritures d’à nouveau pour le nouveau dossier. 42 20. LA SUPPRESSION D’UN DOSSIER Pour supprimer un dossier, utilisez la commande Supprimer… du menu Dossier. Sélectionnez le dossier à supprimer puis cliquez sur Supprimer. Une confirmation vous sera demandée avant que la suppression ne soit effectuée. CETTE SUPPRESSION EST IRREVERSIBLE. Il est fortement recommandé d’effectuer une sauvegarde du dossier avant de le supprimer. 21. LA VERIFICATION ET REPARATION DU DOSSIER Utilisez la commande Vérifier / Réparer… du menu Dossier pour lancer l’application de vérification et de réparation des dossiers. Aucun dossier ne doit être ouvert durant l’utilisation de cet outil. IMPORTANT : Sauvegardez toujours le ou les dossiers avant de les vérifier ou de les réparer. Choisissez le dossier à vérifier puis cliquez sur le bouton Vérifier. Si le dossier est endommagé, vérifiez que vous en possédez une copie de sauvegarde, puis essayez de le réparer en cliquant sur le bouton Reconstruire. Cliquez sur le bouton Fermer pour fermer l’outil de maintenance des dossiers. éditeur d’état 43 LES FONCTIONS AVANCEES Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Mon Association. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible à partir de l’aide du menu ?. 1. EDITEUR D’ETAT La commande Modèles personnels… du menu Impression vous permet d’accéder à la liste de vos modèles d’impressions personnels. Pour éditer un de vos modèles, sélectionnez-le puis cliquez sur « Aperçu » ou sur « Imprimer ». Pour modifier le modèle sélectionné et accéder à l’éditeur d’état proprement dit, cliquez sur « Modifier ». Le bouton « Nouveau » crée un état vierge, « Copier » duplique l’état sélectionné, « Renommer » permet de changer son nom et « Supprimer » détruit le modèle sélectionné. Le champ d’édition situé à côté du bouton « Créer » permet de créer un nouveau classeur pour regrouper vos modèles. Vous pouvez glisser-déplacer un modèle d’un classeur vers un autre avec votre souris. Pour plus de renseignements sur l’éditeur d’état, reportez-vous à l’aide en ligne. 2. EXPORT ET IMPORT DES ADHERENTS Utilisez la commande Exporter des adhérents… du menu Outils pour accéder à la boite de dialogue d’export des adhérents. Le format d’export est le format texte. Utilisez la commande Importer des adhérents… du menu Outils pour accéder à la boite de dialogue d’import des adhérents. Le fichier à importer doit être au format texte. Pour plus de renseignements sur l’export et l’import des adhérents, reportez-vous à l’aide en ligne. 3. EXPORT DES ECRITURES Utilisez la commande Exporter des écritures… du menu Outils pour accéder à la boite de dialogue d’export des écritures. LES FONCTIONS AVANCEES 44 L’export se réalise uniquement au format texte. Choisissez le nom du fichier de destination et le format de l’export en fonction du logiciel dans lequel vous comptez importer ces écritures. Remarques Si vous possédez EBP Compta, vous pouvez cocher la case Générer un fichier de transfert au format EBP Compta afin de simplifier la procédure. Si vous souhaitez exporter les données analytiques, vous devez cocher la case Exporter les informations analytiques. 4. COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT Utilisez la commande Communication entreprise expert… du menu Outils pour accéder à la boite de dialogue d’export des écritures. Sélectionnez la période des opérations, les journaux puis cliquez sur OK pour lancer la génération de l’export vers Communication Entreprise Expert. 5. EBP WEB ASSO La solution EBP WEB Asso permet de gérer un site vitrine de votre association sur Internet (création, administration, consultation...) de manière simple et rapide. Ce module peut être essayé en toute liberté, sans aucun engagement d'abonnement et cela pendant une durée de 3 mois. Aussi, n'hésitez pas à vous lancer. EBP Mon Association vous permet de mettre à jour automatiquement sur votre site les activités de votre association. Pour plus de renseignements sur WEB Asso, reportez-vous à l’aide en ligne. 6. EBP CARTOGRAPHIE & DECISIONS Le logiciel EBP Cartographie & Décisions est un outil cartographique, qui exploite les coordonnées des adhérents d'EBP Mon Association.