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IT Administrator Guide for Mass Deployment of the Cisco Webex Meetings Desktop and Productivity Tools (WBS39.10 and Later) First Published: 2019-11-01 Last Modified: 2020-03-17

IT Administrator Guide for Mass Deployment of the Cisco Webex Meetings Desktop and Productivity Tools (WBS39.10 and Later) First Published: 2019-11-01 Last Modified: 2020-03-17

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IT Administrator Guide for Mass Deployment of the Cisco Webex Meetings Desktop and Productivity Tools (WBS39.10 and Later) First Published: 2019-11-01 Last Modified: 2020-03-17 Americas Headquarters Cisco Systems, Inc. 170 West Tasman Drive San Jose, CA 95134-1706 USA http://www.cisco.com Tel: 408 526-4000 800 553-NETS (6387) Fax: 408 527-0883 THE SPECIFICATIONS AND INFORMATION REGARDING THE PRODUCTS IN THIS MANUAL ARE SUBJECT TO CHANGE WITHOUT NOTICE. ALL STATEMENTS, INFORMATION, AND RECOMMENDATIONS IN THIS MANUAL ARE BELIEVED TO BE ACCURATE BUT ARE PRESENTED WITHOUT WARRANTY OF ANY KIND, EXPRESS OR IMPLIED. USERS MUST TAKE FULL RESPONSIBILITY FOR THEIR APPLICATION OF ANY PRODUCTS. THE SOFTWARE LICENSE AND LIMITED WARRANTY FOR THE ACCOMPANYING PRODUCT ARE SET FORTH IN THE INFORMATION PACKET THAT SHIPPED WITH THE PRODUCT AND ARE INCORPORATED HEREIN BY THIS REFERENCE. IF YOU ARE UNABLE TO LOCATE THE SOFTWARE LICENSE OR LIMITED WARRANTY, CONTACT YOUR CISCO REPRESENTATIVE FOR A COPY. The Cisco implementation of TCP header compression is an adaptation of a program developed by the University of California, Berkeley (UCB) as part of UCB's public domain version of the UNIX operating system. All rights reserved. Copyright © 1981, Regents of the University of California. NOTWITHSTANDING ANY OTHER WARRANTY HEREIN, ALL DOCUMENT FILES AND SOFTWARE OF THESE SUPPLIERS ARE PROVIDED “AS IS" WITH ALL FAULTS. CISCO AND THE ABOVE-NAMED SUPPLIERS DISCLAIM ALL WARRANTIES, EXPRESSED OR IMPLIED, INCLUDING, WITHOUT LIMITATION, THOSE OF MERCHANTABILITY, FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE AND NONINFRINGEMENT OR ARISING FROM A COURSE OF DEALING, USAGE, OR TRADE PRACTICE. IN NO EVENT SHALL CISCO OR ITS SUPPLIERS BE LIABLE FOR ANY INDIRECT, SPECIAL, CONSEQUENTIAL, OR INCIDENTAL DAMAGES, INCLUDING, WITHOUT LIMITATION, LOST PROFITS OR LOSS OR DAMAGE TO DATA ARISING OUT OF THE USE OR INABILITY TO USE THIS MANUAL, EVEN IF CISCO OR ITS SUPPLIERS HAVE BEEN ADVISED OF THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGES. Any Internet Protocol (IP) addresses and phone numbers used in this document are not intended to be actual addresses and phone numbers. Any examples, command display output, network topology diagrams, and other figures included in the document are shown for illustrative purposes only. Any use of actual IP addresses or phone numbers in illustrative content is unintentional and coincidental. All printed copies and duplicate soft copies of this document are considered uncontrolled. See the current online version for the latest version. Cisco has more than 200 offices worldwide. Addresses and phone numbers are listed on the Cisco website at www.cisco.com/go/offices. Cisco and the Cisco logo are trademarks or registered trademarks of Cisco and/or its affiliatesin the U.S. and other countries. To view a list of Cisco trademarks, go to this URL: www.cisco.com go trademarks. Third-party trademarks mentioned are the property of their respective owners. The use of the word partner does not imply a partnership relationship between Cisco and any other company. (1721R) © 2019 Cisco Systems, Inc. All rights reserved. CONTENTS CHAPTER 1 Introduction 1 Overview 1 Webex Meetings Desktop App and Productivity Tools Features List 1 Installation Package for the Webex Meetings Desktop App and Productivity Tools 2 Normal Installation 2 CHAPTER 2 Silent Installation by Administrator 3 Silent Installation by Administrator Overview 3 Use the Command Line for Silent Uninstall 3 Table of Webex Meetings Desktop App Flags 4 Table of Webex Meetings Productivity Tools Flags 6 Upgrade Users Who Don't Have Administrative Privilege 7 Use the Command Line to Manage the Scheduling Menu 8 Use the Command Line to Set the Default Scheduling Type 8 Use the Command Line for Silent Installation 9 Uninstall Multiple Versions Prior to WBS39.10 10 Processes to Terminate 11 CHAPTER 3 Silent Installation Using Microsoft SCCM 13 Silent Installation Using SCCM Overview 13 Limitations for Silent Install and Uninstall 13 Deploy, Update, and Retire the Desktop App and Productivity Tools Using SCCM 14 CHAPTER 4 Configuring Group Policy for Productivity Tools WBS39.11 15 IT Administrator Guide for Mass Deployment of the Cisco Webex Meetings Desktop and Productivity Tools (WBS39.10 and Later) iii IT Administrator Guide for Mass Deployment of the Cisco Webex Meetings Desktop and Productivity Tools (WBS39.10 and Later) iv Contents CHAPTER 1 Introduction • Overview, on page 1 • Webex Meetings Desktop App and Productivity Tools Features List, on page 1 • Installation Package for the Webex Meetings Desktop App and Productivity Tools, on page 2 • Normal Installation, on page 2 Overview This document is designed to help your organization understand the tasks involved in installing the Cisco Webex Meetings desktop app and Productivity Tools. It's a comprehensive guide that covers various types of installations, including a single-computer installation and large-scale installations using Microsoft System Center Configuration Manager (SCCM). The Cisco Webex Meetings desktop app andProductivity Tools was a single package prior to WBS39.10 and from WBS39.10 there are two separate packages. Webex Meetings Desktop App and Productivity Tools Features List Cisco Webex Meetings Desktop App Panel • Start Personal Room meetings • Join recent Personal Room meetings • Join upcoming meetings • Synced meetings list with Microsoft Outlook calendar • Automatic wireless connection to video devices and content sharing on video devices • Automatically join Webex meetings from connected video devices Meeting Window (In-Meeting Experience) • Audio and video connection within a meeting • Content sharing IT Administrator Guide for Mass Deployment of the Cisco Webex Meetings Desktop and Productivity Tools (WBS39.10 and Later) 1 • Recording • Video connection through video devices • Chat • Notes Webex Meetings Productivity Tools • Webex Meetings integration to Outlook • Microsoft Windows right-click menus • Webex toolbar for Microsoft Office • Microsoft Excel • Microsoft PowerPoint • Microsoft Word • Webex Meetings integration with Internet Explorer • Webex Meetings integration with instant messengers • Microsoft Office Skype for Business Installation Package forthe Webex Meetings Desktop App and Productivity Tools Prior to WBS39.10, the webexapp.msi contained the pre-meeting and in-meeting components of the Webex Meetings app. It also contained all integrations such as Microsoft Outlook, Office (Word, Excel, and PowerPoint), Microsoft Skype for Business, Microsoft Lync, Internet Explorer, and IBM Lotus Notes. From WBS39.10, the Webex Meetings Desktop App and Productivity Tools are two separate packages. The webexapp.msi package contains the pre-meeting and in-meeting components of the Webex Meetings app. The webexplugin.msi package contains all integrations such as Microsoft Outlook, Office (Word, Excel, and PowerPoint), Microsoft Skype for Business, Internet Explorer, and IBM Lotus Notes. Users can see a new package available for Productivity Tools on the Downloads page. Any user requiring the above integrations must install the Productivity Tools package. Normal Installation Starting with the WBS39.10 update, IT administrators must either enable Automatically Upgrade Webex Productivity Tools or deploy both the desktop app andProductivity Toolsto retain Microsoft Office integrations. Mass deployment of just the desktop app removesthe previous version of the Desktop app including Microsoft Office integrations, and a newer version ofProductivity Tools must be deployed to retain the Microsoft Office integration. IT Administrator Guide for Mass Deployment of the Cisco Webex Meetings Desktop and Productivity Tools (WBS39.10 and Later) 2 Introduction Installation Package for the Webex Meetings Desktop App and Productivity Tools CHAPTER 2 Silent Installation by Administrator • Silent Installation by Administrator Overview, on page 3 • Use the Command Line for Silent Uninstall, on page 3 • Table of Webex Meetings Desktop App Flags, on page 4 • Table of Webex Meetings Productivity Tools Flags, on page 6 • Upgrade Users Who Don't Have Administrative Privilege, on page 7 • Use the Command Line to Manage the Scheduling Menu, on page 8 • Use the Command Line to Set the Default Scheduling Type, on page 8 • Use the Command Line for Silent Installation, on page 9 • Uninstall Multiple Versions Prior to WBS39.10, on page 10 • Processes to Terminate, on page 11 Silent Installation by Administrator Overview If you're the domain administrator, you can sign on to a user’s computer and help that user install or uninstall the Cisco Webex Meetings desktop app and Productivity Tools using silent mode. Only Administrators can install the Cisco Webex Meetings desktop app and Productivity Tools using silent mode. Remember For customers who have performed a silent installation of Webex Productivity Tools or the Webex Meetings desktop app for an earlier version and are planning to upgrade to a later version, you must first perform a silent uninstallation before performing a silent installation of the new version. Important Use the Command Line for Silent Uninstall If you're the domain administrator, follow these steps to uninstall the Webex Meetings desktop app and Productivity Tools by using the command line. IT Administrator Guide for Mass Deployment of the Cisco Webex Meetings Desktop and Productivity Tools (WBS39.10 and Later) 3 Procedure Step 1 Download the Desktop app and or the Productivity Tools MSI package to a location and open the Windows Command Prompt. Step 2 Run the MSI command to uninstall the desktop app silently. The package must be the same version that is currently installed on user’s desktops. If there are multiple versions, you need to perform an uninstall for each package version currently installed. Note Use the Command Line for Silent Uninstallation Example This sample shows how to uninstall all components with the MSI package webexplugin.msi: msiexec.exe /q /x "webexplugin.msi" Table of Webex Meetings Desktop App Flags Parameter Name Value (Default?) Description Automatically opensthe pre-meeting experience of the Webex Meetings desktop app after users login or start Windows. AUTOOC 1 (Default) Minimizes the pre-meeting experience of the Webex Meetings desktop app after users start Windows. You can only minimize the pre-meeting experience of the Webex Meetings desktop app in version 33.9.1 and later. Note 2 Suppresses the pre-meeting experience of the Webex Meetings desktop app after users start Windows. The app will still be accessible from the Start menu. You can only suppress the pre-meeting experience of the Webex Meetings desktop app in version 33.9.1 and later. Note 0 DEVICECONNECTONLY 1 Allows the end user to have device integration UI only. 0 (Default) Prevents the end user from having device integration UI only. IT Administrator Guide for Mass Deployment of the Cisco Webex Meetings Desktop and Productivity Tools (WBS39.10 and Later) 4 Silent Installation by Administrator Table of Webex Meetings Desktop App Flags Parameter Name Value (Default?) Description Enables the Cisco video device integration. Users will see the Connect to a device option in the pre-meeting experience of the Webex Meetings desktop app. You can only enable the Cisco video device integration for the Webex Meetings desktop app in version 33.9 and later. Note DISCOVERDEVICE 1 (Default) Disables the Cisco video device integration. Users will not see the Connect to a device option in the pre-meeting experience of the Webex Meetings desktop app. You can only disable the Cisco video device integration for the Webex Meetings desktop app in version 33.9 and later. Note 0 ENABLENOTIFICATION 1 (Default) Enables meeting notification functions for the Webex Meetings desktop app. This parameter is available on WBS39.4 and later versions. Note 0 Disables meeting notification functions for the Webex Meetings desktop app. Enables the search or lookup of nearby Cisco cloud registered video devices on user's pre-meeting experience of the Webex Meetings desktop app. CLOUDDEVICE is only applicable when PROXIMITY=1. You can only enable the search or lookup of nearby Cisco cloud registered video devices for the Webex Meetings desktop app in version 33.9 and later. Note CLOUDDEVICE 1 (Default) Disables the search or lookup of nearby Cisco cloud registered video devices on user's pre-meeting experience of the Webex Meetings desktop app. CLOUDDEVICE is only applicable when PROXIMITY=1. You can only disable the search or lookup of nearby Cisco cloud registered video devices for the Webex Meetings desktop app in version 33.9 and later. Note 0 IT Administrator Guide for Mass Deployment of the Cisco Webex Meetings Desktop and Productivity Tools (WBS39.10 and Later) 5 Silent Installation by Administrator Table of Webex Meetings Desktop App Flags Parameter Name Value (Default?) Description PTLANG EN Installs the desktop application using English. PTLANG is not a mandatory parameter. When it’s not specified, the Webex desktop application will follow the region format. Note B5 Installs the desktop application using Traditional Chinese. DA Installs the desktop application using Danish. DE Installs the desktop application using German. ES Installs the desktop application using Castilian Spanish. FR Installs the desktop application using French. GB Installs the desktop application using Simplified Chinese. IT Installs the desktop application using Italian. JP Installs the desktop application using Japanese. KO Installs the desktop application using Korean. NL Installs the desktop application using Dutch. PT Installs the desktop application using Portuguese. RU Installs the desktop application using Russian. SP Installs the desktop application using Spanish. SV Installs the desktop application using Swedish. TR Installs the desktop application using Turkish. Table of Webex Meetings Productivity Tools Flags Parameter Name Value (Default?) Description Enables the Webex Toolbar for Microsoft Office (Microsoft Word, Microsoft Excel, and Microsoft PowerPoint). OFFICE 1 Disables the Webex Toolbar for Microsoft Office (Word, Excel, and PowerPoint). 0 (Default) IE 1 Enables the Webex button for Internet Explorer. 0 (Default) Disables the Webex button for Internet Explorer. Enables instant messenger integration for Microsoft Office Communicator, Microsoft Lync, and Microsoft Skype for Business. MSN 1 Disablesthe instant messenger integration for Microsoft Office Communicator, Microsoft Lync, and Microsoft Skype for Business. 0 (Default) IT Administrator Guide for Mass Deployment of the Cisco Webex Meetings Desktop and Productivity Tools (WBS39.10 and Later) 6 Silent Installation by Administrator Table of Webex Meetings Productivity Tools Flags Parameter Name Value (Default?) Description Hides the Schedule Webex Meeting menu command in the Schedule Meeting menu in the Webex group in the Outlook ribbon. If you don't include this parameter, the menu command shows. HIDEWBX 1 Hides the Schedule Personal Room Meeting menu command in the Schedule Meeting menu of the Webex group in the Outlook ribbon. If you don't include this parameter, the menu command shows. HIDEPRM 1 Hides the Schedule Personal Conference Meeting menu command in the Schedule Meeting menu of the Webex group in the Outlook ribbon. If you don't include this parameter, the menu command shows. HIDEPCN 1 Sets Schedule Webex Meeting as the default meeting type when users select the Schedule Meeting button in the Webex group of the Outlook ribbon. DMT WBX SetsSchedule Personal Room Meeting asthe default meeting type when users select theSchedule Meeting button in the Webex group of the Outlook ribbon. PRM Sets Schedule Webex and TelePresence Meeting as the default meeting type when users select the Schedule Meeting button in the Webex group of the Outlook ribbon. CMRH SetsSchedule Personal Conference Meeting asthe default meeting type when users select the Schedule Meeting button in the Webex group of the Microsoft Outlook ribbon. PCN Upgrade Users Who Don't Have Administrative Privilege Prior to WBS39.10, the option available in site admin was Automatically Update Desktop App when new versions are available. Starting from WBS39.10, the option available is Automatically Upgrade Webex Productivity Tools when new versions are available. When this setting is enabled, users who have administrative rights, or Windows users who don't have administrative right but are on version WBS33.7 or above, will receive the update. However, for users who do not have administrative rights, the domain administrator can upgrade the users by pushing out Webex Meetings desktop app or Productivity Tools package. Please refer to Use the Use the Command Line for Silent Uninstall for details. IT Administrator Guide for Mass Deployment of the Cisco Webex Meetings Desktop and Productivity Tools (WBS39.10 and Later) 7 Silent Installation by Administrator Upgrade Users Who Don't Have Administrative Privilege Use the Command Line to Manage the Scheduling Menu If you're the domain administrator, follow these steps to hide one or multiple Webex Productivity Tools scheduling menu commands by using the command line. Procedure Run the MSI command to install the Webex Productivity Tools to include one or more of the following commands: • HIDEWBX=1—Hides the Schedule Webex Meeting menu command the Schedule Meeting menu of the Webex group in the Microsoft Outlook ribbon. • HIDEPRM=1—Hides theSchedule Personal Room Meeting menu command theSchedule Meeting menu of the Webex group in the Microsoft Outlook ribbon. • HIDEPCN=1—Hides theSchedule Personal Conference Meeting menu command theSchedule Meeting menu of the Webex group in the Microsoft Outlook ribbon. If you don't include these parameters, the menu commands show. For more details, refer to Table of Webex Meetings Productivity Tools Flags, on page 6. Use the Command Line to Set the Default Scheduling Type If you're the domain administrator, follow these stepsto install WebexProductivity Tools by using the command line. If you don'tspecify a default meeting type, clicking theSchedule Meeting button the first time schedules a Webex meeting by default. If the user selects a different command from the Schedule Meeting menu, that command becomes the default option the next time the user clicks the Schedule Meeting button. IT Administrator Guide for Mass Deployment of the Cisco Webex Meetings Desktop and Productivity Tools (WBS39.10 and Later) 8 Silent Installation by Administrator Use the Command Line to Manage the Scheduling Menu Procedure Run the MSI command to install the Webex Productivity Tools to include one or more of the following commands: • DMT=WBX—Sets Schedule Webex Meeting as the default meeting type when users select the Schedule Meeting button in the Webex group of the Microsoft Outlook ribbon. • DMT=PRM—Sets Schedule Personal Room Meeting as the default meeting type when users select the Schedule Meeting button in the Webex group of the Microsoft Outlook ribbon. • DMT=CMRH—Sets Schedule Webex and TelePresence Meeting as the default meeting type when users select the Schedule Meeting button in the Webex group of the Microsoft Outlook ribbon. • DMT=PCN—Sets Schedule Personal Conference Meeting as the default meeting type when users select the Schedule Meeting button in the Webex group of the Microsoft Outlook ribbon. For more details, refer to Table of Webex Meetings Productivity Tools Flags, on page 6. Use the Command Line for Silent Installation If you're the domain administrator, follow these steps to install the Webex Meetings desktop app and Productivity Tools by using the command line. Procedure Step 1 Sign on to the user’s computer. Step 2 Download the MSI package to some location and then open the Windows Command Prompt. You must use “run as administrator” to open it. Make sure you use "System" or "Administrator" to run the command-line commands. Step 3 Run the MSI command to install the Webex Meetings desktop app and Productivity Tools silently. We recommend that you restart the computer after installation. IT Administrator Guide for Mass Deployment of the Cisco Webex Meetings Desktop and Productivity Tools (WBS39.10 and Later) 9 Silent Installation by Administrator Use the Command Line for Silent Installation Use the Command Line for Silent Installation Example This sample command shows how to install selected components with the Webex Meetings Desktop App MSI package webexplugin.msi. msiexec.msi /q /i webexapp.msi SITEURL="https://sample.webex.com" This sample command shows how to install selected components with the WebexProductivity Tools MSI package msiexec.exe /q /i webexplugin.msi SITEURL="https://sample.webex.com" OFFICE=1 IE=1 If you're using Microsoft System Center Configuration Manager (SCCM) for mass deployment, you can also use the qn/qb parameter. Using the qn/qb parameter during mass deployment allows users to see the installation progress. This sample command shows how to install all components with the MSI package webexplugin.msi msiexec.exe / qn / qb / i "webexplugin.msi" SITEURL="https://sample.webex.com" OI=1 OFFICE=1 IE=1 SKYPE=1 SAMETIME=1 Uninstall Multiple Versions Prior to WBS39.10 To uninstall multiple versions of the Webex Meetings desktop app or Webex Productivity Tools, follow these steps: Procedure Step 1 Download and manually install the latest version of Webex Meetings desktop app for Windows on a PC. Step 2 Go to the Webex Meetings desktop app installation folder: • For version WBS33.4 and later, the default path is C:\Program Files(x86)\WebEx\Webex\Applications. • For version WBS33.4 and earlier, the default path is C:\ProgramData\Webex\Webex\Applications. Step 3 Distribute the PTUninstaller.exe file to any PC to uninstall previous versions. Step 4 Terminate any process from the list. Refer to Processes to Terminate, on page 11. Step 5 Run the following command at the command line: PTUuninstaller.exe /ManualUninstall IT Administrator Guide for Mass Deployment of the Cisco Webex Meetings Desktop and Productivity Tools (WBS39.10 and Later) 10 Silent Installation by Administrator Uninstall Multiple Versions Prior to WBS39.10 Processes to Terminate Microsoft Office Browsers Instant Messengers IBM Lotus Notes NLNOTES.EXE NOTES.EXE NOTES2.EXE ntaskldr.EXE CdzSvc.exe Cadenza.exe YahooMessenger.exe Skype.exe aim.exe aim6.exe sametime.exe googletalk.exe Lync.exe communicator.exe msmsgs.exe msnmsgr.exe communicator.exe firefox.exe iexplore.exe OUTLOOK.EXE excel.exe powerpnt.exe Winword.exe WINPROJ.EXE visio.exe IT Administrator Guide for Mass Deployment of the Cisco Webex Meetings Desktop and Productivity Tools (WBS39.10 and Later) 11 Silent Installation by Administrator Processes to Terminate IT Administrator Guide for Mass Deployment of the Cisco Webex Meetings Desktop and Productivity Tools (WBS39.10 and Later) 12 Silent Installation by Administrator Processes to Terminate CHAPTER 3 Silent Installation Using Microsoft SCCM • Silent Installation Using SCCM Overview, on page 13 • Limitations for Silent Install and Uninstall, on page 13 • Deploy, Update, and Retire the Desktop App and Productivity Tools Using SCCM, on page 14 Silent Installation Using SCCM Overview If the Webex Productivity Tools is installed with silent installation, all integration options are controlled by flags, see Table of Webex Meetings Productivity Tools Flags, on page 6, even after a user switches to a different site. For customers who have performed a mass installation of Productivity Tools or the Webex Meetings desktop app for an earlier version and are planning to upgrade to later version, we recommend that you first perform a silent uninstall, and then perform a mass installation of the new version. Important Limitations for Silent Install and Uninstall • SCCM per-user mode cannot be supported. Uninstall must use the original install package for the first time, even when the Webex Meetings desktop app and Productivity Tools gets updated to a later version after mass deployment. If there are multiple versions, you need to perform an uninstall for each version currently installed or refer to Uninstall Multiple Versions Prior to WBS39.10. • If you install the Webex Meetings desktop app or Productivity Tools on a computer where Skype for Business, Sametime, and Lotus Notes are not installed, the corresponding options on the Tools tab are turned off and dimmed. • If theSCCM administrator wantsto add a feature for Webex Meetings desktop app orProductivity Tools, the administrator must run the REMOVE command first and then run the ADDSOURCE command, even though the feature has not been installed before. • If a user signs in to a computer with remote desktop while their administrator advertises the package, he or she must restart their computer to make sure the desktop app works normally. IT Administrator Guide for Mass Deployment of the Cisco Webex Meetings Desktop and Productivity Tools (WBS39.10 and Later) 13 • After silent installation, all of the instant messenger integrations will not be effective until the user signs off the computer and then signs back on again. • After an administrator removes the Sametime integration, a user can continue to use it until the user logs off the computer and signs in again. • If domain administrator set language for WBS39.10 Webex Meetings Desktop App, the Webex Productivity Tools will follow that language. The language will follow region format of Windows operating system if they are manually installed. • If the target Webex site is a CMR Hybrid site that is specified in command-line commands, users are prompted to restart Microsoft Outlook before scheduling a CMR Hybrid meeting. Deploy, Update, and Retire the Desktop App and Productivity Tools Using SCCM Follow the standard SCCM procedure to deploy, update, and retire the Webex Meetings desktop app and Productivity Tools. For more details, refer to this Microsoft support document. IT Administrator Guide for Mass Deployment of the Cisco Webex Meetings Desktop and Productivity Tools (WBS39.10 and Later) 14 Silent Installation Using Microsoft SCCM Deploy, Update, and Retire the Desktop App and Productivity Tools Using SCCM CHAPTER 4 Configuring Group Policy for Productivity Tools WBS39.11 The Webex desktop application andProductivity Tools can also be configured with an administrative template utilizing Group Policy or registry keys. From WBS39.11, IT administrators can change the settings without reinstalling the application. Refer to the table below for details. Windows Group policy name Value Description Disables meeting notification functions for the Webex Meetings desktop app. FEATURE_ENABLE_WEBEX_MEETINGS 0(DWORD) _DESKTOP_NOTIFICATION Enables meeting notification functions for the Webex Meetings desktop app. 1(DWORD) Disablesthe Cisco video device integration. Users will not see the Connect to a device option in the pre-meeting experience of the Webex Meetings desktop app. FEATURE_ENABLE_WEBEX_MEETINGS 0(DWORD) _DESKTOP_DISCOVER_DEIVCE Enables the Cisco video device integration. Users will see the Connect to a device option in the pre-meeting experience of the Webex Meetings desktop app. 1(DWORD) Allows the Webex Meetings desktop app to start with Windows OS automatically. FEATURE_ENABLE_WEBEX_MEETINGS 0(DWORD) _DESKTOP_MINIMIZERUN Minimizes the pre-meeting experience of the Webex Meetings desktop app after users start Windows. 1(DWORD) IT Administrator Guide for Mass Deployment of the Cisco Webex Meetings Desktop and Productivity Tools (WBS39.10 and Later) 15 Allow specify Webex siteurl for the Webex Meetings desktop app for end users FEATURE_WEBEX_MEETINGS example.webex.com _DESKTOP_SITEURL IT Administrator Guide for Mass Deployment of the Cisco Webex Meetings Desktop and Productivity Tools (WBS39.10 and Later) 16 Configuring Group Policy for Productivity Tools WBS39.11 Display the desktop application and the Productivity Tools using English. FEATURE_WEBEX_MEETINGS EN _DESKTOP_LANGUAGE Display the desktop application and the Productivity Tools using Traditional Chinese. B5 Display the desktop application and the Productivity Tools using Danish. DA Display the desktop application and the Productivity Tools using German. DE Display the desktop application and the Productivity Tools using Castilian Spanish. ES Display the desktop application and the Productivity Tools using French. FR Display the desktop application and the Productivity Tools using Simplified Chinese GB Display the desktop application and the Productivity Tools using Italian IT Display the desktop application and the Productivity Tools using Japanese JP Display the desktop application and the Productivity Tools using Korean. KO Display the desktop application and the Productivity Tools using Dutch. NL Display the desktop application and the Productivity Tools using Portuguese. PT Display the desktop application and the Productivity Tools using Russian. RU Display the desktop application and the Productivity Tools using Spanish. SP SV IT Administrator Guide for Mass Deployment of the Cisco Webex Meetings Desktop and Productivity Tools (WBS39.10 and Later) 17 Configuring Group Policy for Productivity Tools WBS39.11 Display the desktop application and the Productivity Tools using Swedish. Display the desktop application and the Productivity Tools using Turkish. TR Remove "Meet Now" button from Outlook ribbon FEATURE_ENABLE_WEBEX_MEETINGS 0(DWORD) _SHOW_PTOOLSMEETNOW Display "Meet Now" button on Outlook ribbon 1(DWORD) Disable the Productivity Tools on Outlook FEATURE_ENABLE_WEBEX 0(DWORD) _MEETINGS_SHOW_OUTLOOK Enable the Productivity Tools on Outlook 1(DWORD) Disable the Productivity Tools on PowerPoint, Excel, Word FEATURE_ENABLE_WEBEX 0(DWORD) _MEETINGS_SHOW_OFFICE This can be applied when the Productivity Toolsis manually installed or mass deployed when OFFICE=1 Note Enable the Productivity Tools on PowerPoint, Excel, Word 1(DWORD) Disable the Productivity Tools on IE browser FEATURE_ENABLE_WEBEX_MEETINGS 0(DWORD) _SHOW_IE This can be applied when the Productivity Toolsis manually installed or mass deployed when OFFICE=1 Note Enable the Productivity Tools on IE browser 1(DWORD) 1. Select the WebexdesktopappExample.reg file or the WebExMeetingsExample.adm file and click Download. The location of the group policy or importing the reg file is HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Policies\CiscoWebex Note 2. Once the download is complete, select the .zip file and click Extract. IT administrator can choose to import registry to end user's PC or distribute .adm file as group policy to end user's PC. For more guidance on how to use group policy, please refer to Microsoft help doc. IT Administrator Guide for Mass Deployment of the Cisco Webex Meetings Desktop and Productivity Tools (WBS39.10 and Later) 18 Configuring Group Policy for Productivity Tools WBS39.11 Configure the Webex Desktop app and Productivity Tools on Mac IT administrator may choose to install the Webex desktop app and Productivity Tools with pre-configured settings for Mac. This requires configuring a .plist file and installing it along with the IT administrator’s distribution for Mac. If IT administrator want to configure Webex desktop app and Productivity Tools features on Mac, please create a .plist file. If IT administrator doesn't configure the .plist file, Webex desktop app and Productivity Tools will be deployed with the default configuration. The .plist file can contain the following keys: Mac Group policy name Value Description Disable the Productivity Tools on Outlook FEATURE_ENABLE_WEBEX_MEETINGS No _SHOW_PTOOLS Enable the Productivity Tools on Outlook Yes Disables meeting notification functions for the Webex Meetings desktop app. FEATURE_ENABLE_WEBEX_MEETINGS No _DESKTOP_NOTIFICATION Enables meeting notification functions for the Webex Meetings desktop app. Yes Disables the Cisco video device integration. Users will not see the Connect to a device option in the pre-meeting experience of the Webex Meetings desktop app. FEATURE_ENABLE_WEBEX_MEETINGS No _DESKTOP_DISCOVER_DEIVCE Enables the Cisco video device integration. Users will see the Connect to adevice option in the pre-meeting experience of the Webex Meetings desktop app. Yes IT Administrator Guide for Mass Deployment of the Cisco Webex Meetings Desktop and Productivity Tools (WBS39.10 and Later) 19 Configuring Group Policy for Productivity Tools WBS39.11 Allow specify Webex siteurl for the Webex Meetings desktop app for end users FEATURE_WEBEX_MEETINGS example.webex.com _DESKTOP_SITEURL Download .plist example file from here. Since, it is a zip file, extract the file after it is downloaded and name the file as com.cisco.webexmeetings.config.plist. Push it to /Library/Preferences/ on the end users Mac PC. IT Administrator Guide for Mass Deployment of the Cisco Webex Meetings Desktop and Productivity Tools (WBS39.10 and Later) 20 Configuring Group Policy for Productivity Tools WBS39.11 CISCO WEBEX TRAINING CENTER Guide d'utilisation Copyright © 1997–2012 Cisco et/ou ses affiliés. Tous droits réservés. WEBEX, CISCO, Cisco WebEx, le logo CISCO et le logo Cisco WebEx logo sont des marques de commerce ou des marques déposées de Cisco et/ou de ses filiales aux États-Unis ou à l'étranger. Les marques tierces sont la propriété de leurs détenteurs respectifs. Acheteurs finaux du Gouvernement des États-Unis. La documentation et les services qui s'y rattachent sont considérés comme des « produits commerciaux », aux termes de la définition donnée par l'article 48 CFR paragraphe 2.101 au sens des Règlements des Marchés Publics Fédéraux (FAR) 12.212 et paragraphes 227.7202-1 à 227.7202-4, nonobstant toute autre clause contractuelle FAR ou autre dans laquelle le présent accord peut être incorporé, que le consommateur devra fournir aux utilisateurs finaux du Gouvernement ou, si l'accord est direct, l'utilisateur final acquerra les services et la documentation uniquement avec les droits octroyés à tous les autres consommateurs finaux conformément aux conditions ci-incluses. L'utilisation des Services ou de la Documentation ou des deux constitue l'acceptation par le Gouvernement que les Services et la Documentation sont des produits commerciaux et constitue l'acceptation des droits et des conditions ci-incluses. Dernière mise à jour : 111112 www.webex.fr i Table des matières Chapitre 1 Configurer et Préparer pour une session de formation....................................... 1 Configurer le Training Center.................................................................................................. 1 Configuration système minimale pour Training Center pour Windows........................... 2 Configurer Training Center sous Windows ...................................................................... 2 Préparation d'une session de formation.................................................................................... 3 Vérifier la compatibilité UCF de votre système ............................................................... 3 À propos de WebEx Connect............................................................................................ 4 À propos du partage d'un ordinateur distant ..................................................................... 4 Chapitre 2 Participer à une session de formation.................................................................... 7 Participer à une session de formation ...................................................................................... 7 S’inscrire à une session de formation ...................................................................................... 8 S'inscrire à une session de formation à partir d'un courrier électronique d'invitation ...... 9 S'inscrire à une session de formation depuis la page Sessions en Direct ......................... 9 Ajouter une réunion de formation programmée à votre agenda électronique........................ 11 Télécharger Documentation des cours avant la session de formation ................................... 12 Participer à une session de formation listée ........................................................................... 14 Prendre part à une session de formation listée à partir d’un message électronique........ 14 Rejoindre une session de formation listée à partir de la page Sessions en direct ........... 15 Participer à une session de formation non listée .................................................................... 16 Prendre part à une réunion non listée à partir d’un message électronique...................... 16 ii Rejoindre une session de formation non listée à partir de votre site de service Training Center.............................................................................................................................. 16 Rejoindre une session de formation en cours......................................................................... 17 Rejoindre une session de formation en cours à partir d'un message électronique.......... 17 Rejoindre une session de formation en cours à partir d'un message instantané ............. 18 Rejoindre une session de formation en cours à partir d'un message texte (SMS) .......... 18 Modifier les informations relatives à une Session de Formation Enregistrée........................ 19 Trouver une session de formation.......................................................................................... 20 A propos de la page Sessions en direct........................................................................... 21 Rechercher une session de formation ............................................................................. 21 Trier la page Sessions en direct ...................................................................................... 22 Recharger la page Sessions en direct.............................................................................. 23 Sélectionner un fuseau horaire sur la page Sessions en direct........................................ 23 Chapitre 3 Utiliser le Calendrier............................................................................................. 25 À propos du calendrier de la session de formation ................................................................ 25 Afficher le calendrier de la session de formation .................................................................. 26 Sélectionner une date dans le calendrier des session de formation........................................ 27 Rechercher une session de formation dans le calendrier de session de formation................. 29 Trier l'agenda de session de formation................................................................................... 29 Rafraîchir le calendrier session de formation ........................................................................ 30 Sélectionner une langue et un fuseau horaire dans le calendrier des session de formation... 30 Affichage d'Aujourd’hui ........................................................................................................ 31 Aperçu À venir....................................................................................................................... 33 iii Affichage Quotidien............................................................................................................... 35 Aperçu Hebdomadaire ........................................................................................................... 37 Affichage mensuel ................................................................................................................. 39 Page Résultats de recherche................................................................................................... 40 Chapitre 4 Configurer et programmer une session de formation........................................ 43 Programmer une session de formation................................................................................... 43 Choisir un niveau de sécurité pour une session de formation................................................ 44 configurer une session de formation programmée................................................................. 45 Configurer les informations relatives à une session et à son accès........................................ 49 Configurer un sujet et un mot de passe........................................................................... 49 À propos des sessions de formation figurant ou non sur la liste..................................... 50 Indiquer si la session de formation est listée ou non listée............................................. 50 Supporter plus de 500 invités.......................................................................................... 51 Supprimer automatiquement les sessions ....................................................................... 51 Copier les informations de session à partir d’une autre session ..................................... 52 Indiquer des codes de suivi pour une session programmée ............................................ 53 Configurer le commerce électronique (formation pay-per-use ou facturées au forfait) ........ 53 A propos du commerce électronique pour Training Center ........................................... 54 Configurer une formation facturée au forfait.................................................................. 54 A propos des Bons .......................................................................................................... 55 Configurer une formation pay-per-use ........................................................................... 55 Spécifier les options de conférence audio.............................................................................. 56 Configurer une audioconférence pour une session programmée.................................... 56 iv Organiser une audioconférence VoIP uniquement intégrée pour une session de formation programmée ................................................................................................... 58 Configuration système requise pour la VoIP (Voix sur IP) intégrée.............................. 59 Spécifier les options de date et d'heure .................................................................................. 59 Programmer l'heure, l'occurrence et la durée d'une session de formation ...................... 60 A propos des Options de date et d’heure ........................................................................ 60 Programmer l’heure d’une session de formation, son occurrence et sa durée................ 64 Configurer le laboratoire........................................................................................................ 65 A propos du Laboratoire ................................................................................................. 66 A propos de la page Laboratoire..................................................................................... 66 Réserver des ordinateurs pour une session de laboratoire .............................................. 67 Afficher le calendrier du laboratoire............................................................................... 68 Spécifier les options d'inscription .......................................................................................... 68 Demander à s'inscrire à session de formation programmée............................................ 69 Demander l'inscription à une session de formation programmée ................................... 69 A propos de la personnalisation d'un formulaire ............................................................ 71 Personnaliser un formulaire d’inscription....................................................................... 73 Inviter les invités et les animateurs ........................................................................................ 74 Inviter les participants et les animateurs à une session de formation programmée........ 75 Inviter des participants à une session de formation programmée................................... 76 Inviter un nouvel invité à la session de formation programmée..................................... 76 Inviter des présentateurs à une session de formation programmée................................. 78 Inviter un nouveau présentateur à une session de formation programmée..................... 78 v Inviter des contacts de votre carnet d'adresses à une session de formation programmée79 Spécifiez les options des sessions de formation..................................................................... 81 Spécifier les options disponibles pour les participants pendant une session de formation......................................................................................................................... 81 Spécifier les options de sécurité pour une session de formation .................................... 82 Autoriser les invités à partager des fichiers UCF multimédias ...................................... 83 Spécifier une page Web de destination après la fin de la session................................. 84 Créer un message ou un mot de bienvenue pour une session de formation programmée84 Options de session : quelques informations.................................................................... 85 Configurer les sessions scindées............................................................................................ 88 Pré-attribution des participants à la session scindée....................................................... 88 Affecter des invités inscrits aux sessions scindées ......................................................... 89 Sélection les messages électroniques à envoyer .................................................................... 91 Envoyer des messages électroniques par défaut ............................................................. 91 Envoyer une invitation à une session de formation ........................................................ 91 Envoyer des mises à jour pour une session de formation programmée.......................... 92 Envoyer une notification d'inscription à une session de formation programmée ........... 93 Envoyer un rappel au sujet d'une session de formation programmée............................. 93 Recevoir une notification lorsqu'un invité rejoint une session ....................................... 94 A propos de la personnalisation des messages électroniques ......................................... 95 Personnaliser un message électronique........................................................................... 95 Variables de messages électroniques.............................................................................. 96 Spécifier des informations sur la session ............................................................................... 98 vi Etablir l’ordre du jour de votre session........................................................................... 98 Ajouter une image à la page Informations sur la session ............................................... 99 À propos de Quick Start................................................................................................ 100 Ajouter des supports de cours .............................................................................................. 100 Publier des supports de cours pour une session de formation programmée ................. 100 Publier des supports de cours pour une session de formation programmée ................. 101 Page Ajouter des supports de cours .............................................................................. 102 Utiliser les tests lors des sessions d'entraînement ................................................................ 103 Ajouter un test pendant une session de formation programmée................................... 103 Utilisation des modèles de programmation.......................................................................... 104 Permettre à un autre organisateur de programmer votre session de formation.................... 105 Programmer une session de formation pour un autre organisateur...................................... 106 Ajouter une réunion de formation programmée à votre agenda électronique...................... 107 Chapitre 5 Programmer une réunion Conférence Personnelle MeetingPlace.................. 109 À propos des réunions Conférence Personnelle MeetingPlace............................................ 110 Configurer une réunion Conférence Personnelle ou une réunion Conférence Personnelle MeetingPlace............................................................................................. 110 Ajouter une réunion Conférence Personnelle ou une réunion Conférence Personnelle MeetingPlace planifiée à votre calendrier .................................................................... 111 Modifier une réunion Conférence Personnelle ou une réunion Conférence Personnelle MeetingPlace ................................................................................................................ 112 Démarrer une réunion Conférence Personnelle MeetingPlace ..................................... 113 Annuler une réunion Conférence Personnelle ou une réunion Conférence Personnelle MeetingPlace ................................................................................................................ 114 À propos de la page d'informations (organisateur) de la réunion Conférence Personnelle . 116 vii À propos de la page d'informations de la réunion Conférence Personnelle (pour les invités)117 Chapitre 6 Utiliser SCORM................................................................................................... 119 Présentation de SCORM ...................................................................................................... 119 Afficher la page SCORM..................................................................................................... 120 Modifier la page SCORM .................................................................................................... 120 Chapitre 7 Configurer une réunion One-Click.................................................................... 123 Configurer une réunion One-Click ...................................................................................... 123 Démarrage d’une réunion One-Click sur le Web................................................................. 124 A propos de la page de paramètres One-Click ............................................................. 124 Installation des outils de productivité WebEx ..................................................................... 128 Commencer une réunion One-Click .................................................................................... 129 Retirer les outils de productivité WebEx ............................................................................. 133 Chapitre 8 Commencer, modifier ou annuler une session de formation........................... 135 Commencer une session de formation instantanée .............................................................. 135 Commencer une session de formation programmée ............................................................ 137 Commencer une session de formation programmée..................................................... 137 Lancer une session de formation programmée à partir du message électronique de confirmation.................................................................................................................. 138 Lancer une session de formation programmée à partir de la page des sessions de formation....................................................................................................................... 138 Modifier une session de formation programmée ................................................................. 139 Modifier une session de formation programmée .......................................................... 139 Modifier une session de formation programmée à partir du courrier électronique de confirmation.................................................................................................................. 139 viii Modifier une session de formation programmée à partir de votre page sessions de formation....................................................................................................................... 140 Annuler une session de formation programmée .................................................................. 141 A propos de l'annulation d'une session de formation programmée .............................. 141 Annuler une session de formation programmée à partir du courrier électronique de confirmation.................................................................................................................. 142 Annuler une session de formation programmée depuis votre page de sessions de formation....................................................................................................................... 142 Chapitre 9 Explication de la fenêtre de session.................................................................... 145 Présentation rapide de la fenêtre Session............................................................................. 145 Premier regard sur la fenêtre Session............................................................................ 146 Manipulation des panneaux ................................................................................................. 149 Présentation des panneaux ............................................................................................ 150 Réduire et restaurer des panneaux ................................................................................ 151 Agrandir et réduire les panneaux .................................................................................. 153 Gérer les fenêtres .......................................................................................................... 154 Restaurer la mise en page du panneau .......................................................................... 154 Redimensionner la zone de présentation et la zone d’affichage des panneaux ............ 155 Accéder aux options des panneaux............................................................................... 156 Accéder aux panneaux en mode plein écran........................................................................ 158 Aperçu du Panneau de Commande Session.................................................................. 158 Partager des documents ou logiciels en mode plein écran............................................ 158 Synchroniser l'affichage de l'invité............................................................................... 160 Explication des alertes des panneaux................................................................................... 160 ix Aperçu des alertes des panneaux .................................................................................. 161 Alertes liées aux panneaux réduits................................................................................ 161 Alertes liées aux panneaux réduits à la barre de titre.................................................... 161 Chapitre 10 Accéder à Fenêtre de session à l'aide du clavier............................................. 163 Naviguer entre les zones Fenêtre de session........................................................................ 164 Vous déplacer entre les documents ouverts ......................................................................... 164 Vous déplacer dans la zone des panneaux ........................................................................... 165 Utilisation des menus contextuels........................................................................................ 166 Travailler avec la liste des participants ................................................................................ 166 Vous déplacer entre les onglets des boîtes de dialogue ....................................................... 167 Passer d'un élément à l'autre dans les boîtes de dialogue ou les panneaux.......................... 167 Vous déplacer entre les options des boîtes de dialogue ....................................................... 169 Cocher et décocher des cases d'options................................................................................ 170 Copier du texte à partir du panneau de Chat........................................................................ 171 Entrer du texte dans une zone de saisie................................................................................ 171 Fermer les boîtes de dialogue............................................................................................... 172 Activer une option ou un bouton.......................................................................................... 173 Accéder au Panneau de Commande Session pendant une session de partage ..................... 173 Prise en charge d'un lecteur d'écran ..................................................................................... 174 Chapitre 11 Gérer une session de formation........................................................................ 177 Gérer les sessions de formation ........................................................................................... 177 Inviter plus de personnes à votre session de formation en cours ......................................... 178 Inviter des personnes par message instantané à une session de formation en cours..... 179 x Inviter des personnes par courrier électronique à une session de formation en cours.. 181 Inviter des personnes par téléphone à une session de formation en cours.................... 182 Inviter des personnes par message texte (SMS) à une session de formation en cours . 182 Rappeler aux invités de rejoindre votre réunion .................................................................. 183 Accorder des privilèges aux invités lors d'une session de formation................................... 184 Changer d'animateurs........................................................................................................... 185 Donner le rôle d'animateur à un participant lorsque vous êtes dans la fenêtre de réunion185 Donner le rôle d'animateur à un participant pendant que vous êtes en mode partage .. 187 Désigner un co-animateur .................................................................................................... 187 Transférer le rôle d’organisateur à un autre participant....................................................... 188 Reprendre le rôle d'organisateur .......................................................................................... 189 Obtenir des informations sur une session de formation après son démarrage ..................... 189 Modifier un message ou un message d'accueil lors d'une session de formation.................. 190 Restreindre l’accès à votre session de formation ................................................................. 191 Suivre l'attention d'un participant......................................................................................... 192 Vérifier l'attention des participants dans une session de formation.............................. 193 Activer ou désactiver le suivi d'attention durant une session de formation.................. 193 Éliminer un invité d'une session de formation..................................................................... 194 Quitter la session de formation ............................................................................................ 194 Terminer une session de formation...................................................................................... 195 Chapitre 12 Attribuer des privilèges au cours d’une session de formation ...................... 197 Accorder des privilèges aux participants ............................................................................. 197 Accorder des privilèges aux invités lors d'une session de formation................................... 198 xi Boîte de dialogue Attribuer des privilèges : quelques informations.................................... 199 Chapitre 13 Associer un signal sonore aux actions des participants ................................. 203 Chapitre 14 Utilisation de WebEx audio .............................................................................. 205 Se connecter à une Conférence audio .................................................................................. 206 Utiliser votre téléphone pour vous connecter à la partie audio..................................... 207 En utilisant votre ordinateur pour vous connecter à la partie audio ............................. 210 Changer de dispositif audio en cours de réunion ................................................................. 211 Se connecter à la partie audio pendant le partage ................................................................ 212 Désactiver et réactiver les micros ........................................................................................ 213 Activer et désactiver les micros de tous les participants simultanément...................... 213 Demander la parole lors d'une audioconférence .................................................................. 214 Utiliser l’authentification de l’appelant pour démarrer ou prendre part à une audioconférence ................................................................................................................... 215 Spécifier l’authentification par connexion pour votre compte organisateur................. 216 Utiliser le code PIN d’authentification ......................................................................... 217 Modifier ou actualiser vos numéros de téléphone enregistrés ............................................. 217 Chapitre 15 Partager des fichiers et des tableaux blancs.................................................... 219 Accorder des privilèges de partage ...................................................................................... 220 Outils de la zone de présentation ......................................................................................... 220 Changer d'affichages dans un fichier ou un tableau blanc............................................ 221 Utiliser les outils d'annotation sur le contenu partagé .................................................. 222 partager des fichiers ............................................................................................................. 223 Partager des fichiers...................................................................................................... 224 xii Choisir un mode d’importation pour le partage d’une présentation ............................. 224 Partager un tableau blanc ..................................................................................................... 225 Commencer le partage de tableaux blancs.................................................................... 226 Se déplacer dans des documents, présentations ou tableaux blancs .................................... 226 Vous déplacer dans les diapositives, pages ou tableaux blancs à l’aide de la barre d’outils .......................................................................................................................... 227 Faire défiler des pages ou des diapositives automatiquement ...................................... 228 Animer et ajouter des effets à des diapositives en partage ........................................... 229 Manipuler des pages ou diapositives ............................................................................ 229 Contrôler l’affichage des présentations, documents ou tableaux blancs ............................. 231 Zoom avant ou arrière................................................................................................... 231 Contrôler l'affichage plein écran................................................................................... 232 Afficher miniatures ....................................................................................................... 233 Synchroniser l'affichage de tous les participants .......................................................... 234 Effacer les annotations.................................................................................................. 235 Effacer les pointeurs ..................................................................................................... 236 Enregistrer, ouvrir et imprimer des présentations, documents ou tableaux blancs.............. 237 Enregistrer une présentation, un document ou un tableau blanc .................................. 237 Ouvrir un document, une présentation ou un tableau blanc enregistré......................... 238 Imprimer des présentations, documents ou tableaux blancs......................................... 239 Si vous êtes participant d' une session de formation…........................................................ 239 Afficher des pages, diapositives ou tableaux blancs..................................................... 239 Synchroniser l’affichage des pages, diapositives ou tableaux blancs........................... 240 xiii Chapitre 16 Partager un logiciel............................................................................................ 241 Partager des applications...................................................................................................... 242 Lancement du partage d’applications ........................................................................... 243 Partager plusieurs applications à la fois........................................................................ 244 Arrêter le partage des applications pour tous les participants....................................... 245 Partager votre bureau ........................................................................................................... 245 Commencer le partage de bureau.................................................................................. 246 Arrêter le partage du bureau ......................................................................................... 247 Partager un navigateur ......................................................................................................... 247 Commencer le partage d’un navigateur ........................................................................ 248 Arrêter le partage d’un navigateur ................................................................................ 248 Partager un ordinateur à distance ......................................................................................... 249 Partager un ordinateur à distance.................................................................................. 249 Partager d’autres applications sur un ordinateur à distance en partage ........................ 251 Arrêter le partage d’un ordinateur à distance................................................................ 252 Gérer un ordinateur distant en partage................................................................................. 253 Réduire la résolution d’écran pour un ordinateur distant en partage............................ 254 Désactiver et activer le clavier et la souris d'un ordinateur distant............................... 255 Ajuster la taille d’affichage d’un ordinateur distant en partage.................................... 256 Désactiver l’affichage sur un ordinateur à distance en partage .................................... 256 Envoyer une commande Ctrl+Alt+Suppr sur un ordinateur distant en partage............ 257 Sélectionner une application sur un ordinateur distant partagé .................................... 258 Contrôler les vues des logiciels en partage .......................................................................... 259 xiv Suspendre et reprendre le partage d’un logiciel............................................................ 260 Contrôler l’affichage plein écran du logiciel en partage............................................... 260 Synchroniser l’affichage d’un logiciel en partage ........................................................ 261 Sélectionnez un moniteur à partager............................................................................. 262 Contrôler votre vue en tant que participant .................................................................. 264 Fermer votre fenêtre de partage sur l'écran du participant............................................ 265 Changer votre affichage participant.............................................................................. 266 Annoter des logiciels en partage .......................................................................................... 267 Lancer et arrêter une annotation ................................................................................... 267 Utiliser les outils d’annotation...................................................................................... 269 Autoriser un participant à annoter un logiciel en partage............................................. 270 Demander le droit d’annoter un logiciel en partage...................................................... 270 Abandonner le contrôle de l’annotation........................................................................ 271 Empêcher un participant d'annoter un logiciel en partage............................................ 272 Effectuer une capture d’écran des annotations sur un logiciel en partage.................... 272 Autoriser les participants à contrôler le logiciel en partage................................................. 273 Demander le contrôle à distance d’un logiciel en partage ............................................ 274 Autoriser un participant à contrôler un logiciel partagé à distance .............................. 274 Permettre automatiquement aux participants de contrôler le logiciel en partage à distance. ........................................................................................................................ 275 Arrêter le contrôle à distance d’un logiciel en partage ................................................. 276 Partager des applications avec des couleurs détaillées ........................................................ 277 Partager des applications avec des couleurs détaillées (Mac).............................................. 278 xv Conseils pour le partage de logiciels.................................................................................... 279 Chapitre 17 Partage de contenu Internet ............................................................................. 281 Partage de pages Web .......................................................................................................... 281 Partage de contenu Internet.................................................................................................. 282 Différences entre le partage de pages Web et le partage d’un navigateur Web................... 282 Chapitre 18 Transférer et télécharger des fichiers pendant une session de formation.... 285 Publier des fichiers pendant une session de formation ........................................................ 286 Télécharger des fichiers pendant une session de formation................................................. 287 Chapitre 19 Effectuer un sondage parmi les invités............................................................ 289 Organiser un sondage........................................................................................................... 289 Préparer un questionnaire de sondage.................................................................................. 290 Préparer un questionnaire de sondage .......................................................................... 290 Composer les questions et réponses d’un sondage ....................................................... 290 Modifier un questionnaire............................................................................................. 293 Renommer et réorganiser les onglets de sondage......................................................... 294 Afficher un minuteur pendant un sondage.................................................................... 295 Ouvrir un sondage................................................................................................................ 296 Répondre à des sondages ..................................................................................................... 297 Remplir un questionnaire de sondage........................................................................... 297 Afficher les résultats d'un sondage ............................................................................... 297 Afficher et partager les résultats d'un sondage..................................................................... 298 Afficher les résultats d'un sondage ............................................................................... 298 Partager les résultats d’un sondage avec les invités...................................................... 299 xvi Enregistrer et ouvrir des questionnaires et résultats de sondage.......................................... 300 Enregistrer un questionnaire de sondage ...................................................................... 300 Enregistrer les résultats d’un sondage .......................................................................... 301 Ouvrir un fichier de questionnaire de sondage ............................................................. 302 Ouvrir un fichier de résultats de sondage ..................................................................... 303 Chapitre 20 Gérer des sessions de questions-réponses........................................................ 305 Autoriser les participants à utiliser des sessions Q & R ...................................................... 306 Configurer des affichages privés dans les sessions Q & R.................................................. 307 Gérer les questions sur votre panneau Q & R...................................................................... 308 Utiliser les onglets sur votre volet Q & R............................................................................ 310 Ouvrir un onglet............................................................................................................ 310 Fermer un onglet........................................................................................................... 311 Attribuer une question.......................................................................................................... 312 Priorité des questions ........................................................................................................... 312 Afficher les questions prioritaires................................................................................. 313 Répondre à des questions dans une session Q & R.............................................................. 314 Donner une réponse publique ....................................................................................... 314 Répondre à une question en privé................................................................................. 315 Rejeter une question...................................................................................................... 316 Reporter une question ................................................................................................... 317 Répondre à une question donnée oralement ................................................................. 317 Archiver des sessions de Q & R........................................................................................... 318 Enregistrer une session Q & R...................................................................................... 318 xvii Sauvegarder les modifications d'une session de Q & R enregistrée ............................. 319 Enregistrer une copie d’une session Q & R précédemment enregistrée....................... 319 Ouvrir un fichier Q & R................................................................................................ 320 Chapitre 21 Participer à une session de questions-réponses............................................... 321 Utiliser les onglets sur votre volet Q & R............................................................................ 321 Pour poser une question dans une session Q & R................................................................ 322 Vérifier le statut de vos questions........................................................................................ 322 Onglet Mes Q & R ........................................................................................................ 323 Indicateur de réponse .................................................................................................... 323 Chapitre 22 Utiliser la messagerie instantanée .................................................................... 325 Envoyer des messages instantanés....................................................................................... 325 Associer un signal sonore aux messages instantanés entrants ............................................. 326 Imprimer les messages instantanés ...................................................................................... 327 enregistrer des messages instantanés ................................................................................... 327 Enregistrer des messages instantanés dans un fichier................................................... 328 Enregistrer les modifications dans un fichier de messages instantanés........................ 328 Créer une copie des messages instantanés précédemment enregistrés ......................... 329 Ouvrir un fichier de messagerie instantanée pendant une session de formation ................. 329 Chapitre 23 Utiliser les commentaires .................................................................................. 331 A propos de la page Utiliser les commentaires.................................................................... 331 Autoriser les participants à fournir des commentaires......................................................... 332 Voir la main courante des réponses ..................................................................................... 333 Envoyer des commentaires .................................................................................................. 334 xviii Utiliser des émoticônes dans les réactions........................................................................... 334 Supprimer des commentaires............................................................................................... 336 Chapitre 24 Gérer le laboratoire........................................................................................... 337 Laboratoire........................................................................................................................... 338 Configurer le laboratoire...................................................................................................... 338 À propos de la Page Laboratoire................................................................................... 339 Configurer un laboratoire en cours de session.............................................................. 339 Réserver des ordinateurs pour une session de laboratoire en cours.............................. 340 Afficher le calendrier du laboratoire............................................................................. 341 Attribuer des ordinateurs de laboratoire aux invités inscrits ........................................ 342 Configurer une session de laboratoire à la demande .................................................... 343 Page Réserver les ordinateurs de laboratoire pour utilisation à la demande................. 343 Programmer une session de laboratoire à la demande.................................................. 344 Inviter des participants à une session de laboratoire sur demande ............................... 345 Modifier les réservations .............................................................................................. 345 Démarrer une session de laboratoire.................................................................................... 346 Enregistrer des sessions de laboratoire ................................................................................ 347 Attribuer des ordinateurs lors de sessions de laboratoire..................................................... 349 Retirer l’attribution d’ordinateurs aux participants.............................................................. 351 Diffuser un message aux participants .................................................................................. 351 Répondre à une requête d’aide............................................................................................. 352 Prendre le contrôle d’un ordinateur de laboratoire .............................................................. 353 Demander à tous les participants de quitter les laboratoires................................................ 353 xix Terminer la session de laboratoire ....................................................................................... 354 Chapitre 25 Utilisation du laboratoire.................................................................................. 357 Laboratoire........................................................................................................................... 357 Connexion à un ordinateur réservé ...................................................................................... 358 Connexion aux ordinateurs non assignés...................................................................... 358 Utiliser une conférence audio dans une session de laboratoire..................................... 359 Utilisation du Gestionnaire de laboratoire ........................................................................... 362 Utilisation de la messagerie instantanée du laboratoire ....................................................... 363 Demande d’aide dans le laboratoire..................................................................................... 364 Transférer des fichiers dans une session de laboratoire....................................................... 364 Passer le contrôle de l’ordinateur du laboratoire ................................................................. 365 Quitter une session de laboratoire........................................................................................ 366 Déconnexion des ordinateurs............................................................................................... 367 Chapitre 26 Utilisation des sessions scindées ....................................................................... 369 A propos des sessions scindées............................................................................................ 369 Utiliser la fenêtre Session scindée ....................................................................................... 370 Présentation de la fenêtre Session scindée.................................................................... 370 Présentation du panneau Session scindée ..................................................................... 372 Menus Session scindée ................................................................................................. 373 Contrôler les sessions scindées ............................................................................................ 377 Contrôler les sessions scindées : quelques informations .............................................. 378 Accorder les privilèges de session scindée ................................................................... 378 Autoriser les sessions scindées ..................................................................................... 379 xx Créer une session scindée avec attributions automatiques ........................................... 380 Créer une session scindée avec attribution manuelle.................................................... 381 Créer manuellement une session scindée pour un autre participant ............................. 383 Demander à tous les participants de quitter une session scindée.................................. 385 Envoyer un message de diffusion à toutes les sessions scindées.................................. 385 Mettre fin à toutes les sessions scindées....................................................................... 386 Demander à l’animateur d’une session scindée de partager un contenu ...................... 386 Exclure un participant d’une session scindée ............................................................... 387 Présenter des sessions scindées............................................................................................ 388 Présenter une session scindée ....................................................................................... 388 Créer une session scindée - invités ............................................................................... 389 Commencer une session scindée créée pour vous ........................................................ 391 Participer à une session scindée.................................................................................... 391 Quitter et retourner à une session scindée .................................................................... 392 Utiliser une conférence audio lors des sessions scindées ............................................. 392 Contrôler l'accès à une session scindée......................................................................... 394 Attribuer le rôle d’animateur à un autre participant...................................................... 396 Présenter les informations dans une session scindée .................................................... 397 Accorder le privilège du contrôle à distance à un participant dans une session scindée397 Mettre fin à votre session scindée................................................................................. 398 Redémarrer une session scindée ................................................................................... 398 Partager le contenu de votre session scindée dans la session principale ...................... 399 xxi Chapitre 27 Tests et évaluations............................................................................................ 401 Tester et évaluer................................................................................................................... 402 Ajouter un test à une session de formation programmée ..................................................... 402 Ajouter des tests à une session enregistrée .......................................................................... 404 Comprendre la bibliothèque de tests.................................................................................... 407 Créer un test ......................................................................................................................... 408 Convertir des questionnaires de test ou de sondage en tests................................................ 410 Spécifier des options de livraison de test pour une session de formation programmée....... 411 Spécifier la méthode de livraison.................................................................................. 411 Spécifier des options de livraison de test pour une session de formation enregistrée ......... 413 Spécifier une limite de temps........................................................................................ 413 Commencer et gérer des tests associés à une session de formation programmée................ 414 Gérer les tests de pré et de post-session........................................................................ 415 Gérer et commencer des tests en cours de session........................................................ 415 Gérer les tests enregistrés..................................................................................................... 416 Évaluer et noter les réponses à un test ................................................................................. 418 Chapitre 28 Passer un test...................................................................................................... 421 Passer un test........................................................................................................................ 421 Obtenir des informations sur un test .................................................................................... 422 Obtenir des informations sur un test ............................................................................. 422 Obtenir des informations sur le test à partir d’un message électronique de confirmation d’inscription .................................................................................................................. 423 Obtenir des informations sur le test à partir du calendrier de formation ...................... 424 xxii Obtenir des informations sur le test à partir d’un message électronique d’invitation à passer un test................................................................................................................. 424 Comptes invité : quelques informations ....................................................................... 425 Passer un test de pré-session ou de post-session.................................................................. 425 Passer un test de pré ou post-session ............................................................................ 425 Passer un test à partir d’un message de confirmation d’inscription.............................. 426 Passer un test à partir du calendrier des formations...................................................... 426 Passer un test à partir d’un message d’invitation.......................................................... 427 Quitter et reprendre un test ........................................................................................... 427 Passer un test en cours de session ........................................................................................ 428 Passer un test en cours de session................................................................................. 428 Passer un test en cours de session................................................................................. 429 Passer un test sur une session enregistrée dans une présentation Presentation Studio ........ 429 Passer un test de session enregistrée............................................................................. 430 Passer un test de session enregistrée............................................................................. 431 Quitter et reprendre un test de session enregistrée........................................................ 431 Répondre aux questions ....................................................................................................... 432 répondre aux questions ................................................................................................. 432 Enregistrer les réponses et naviguer dans un test.......................................................... 433 Consulter les résultats d’un test ........................................................................................... 434 Consulter les résultats d’un test .................................................................................... 434 Afficher les résultats d’un test nécessitant une notation manuelle ............................... 435 Repasser le test.............................................................................................................. 435 xxiii Chapitre 29 Envoyer et recevoir des images vidéo .............................................................. 437 Configuration système requise............................................................................................. 439 Verrouiller le focus sur un participant ................................................................................. 439 Basculez entre l'affichage d'une liste ou les miniatures des participants ............................. 440 Afficher toutes les personnes qui envoient des images vidéo.............................................. 442 Comprendre l'affichage vidéo grand format ................................................................. 442 Agrandir l'affichage vidéo de l'interlocuteur actif ........................................................ 444 Barre d'icônes flottante en mode vidéo plein écran ...................................................... 444 Paramétrer les options de la webcam................................................................................... 445 Contrôler l'affichage vidéo pendant le partage .................................................................... 445 Contrôler votre propre vidéo......................................................................................... 446 Contrôler l'affichage vidéo............................................................................................ 447 Obtenir les données vidéo et audio pendant une session de formation................................ 447 Chapitre 30 Utiliser Mon WebEx.......................................................................................... 451 À propos de Mon WebEx..................................................................................................... 452 Obtenir un compte utilisateur............................................................................................... 453 Se connecter et se déconnecter du site de service WebEx................................................... 454 Utiliser votre liste de réunions ............................................................................................. 455 À propos de la liste de réunions.................................................................................... 455 Ouverture de votre liste de réunions ............................................................................. 455 Gérer votre liste de réunions programmées .................................................................. 457 Page Mes réunions WebEx ........................................................................................... 457 A propos de la page Mes réunions WebEx - Onglet Quotidien.................................... 459 xxiv Page Mes réunions WebEx - Onglet Semaine .............................................................. 461 A propos de la page Mes réunions WebEx - Onglet Mensuel...................................... 463 A propos de la page Mes réunions WebEx - Onglet Toutes les réunions .................... 465 Gérer votre page Salle de réunion personnelle .................................................................... 467 A propos de la page Salle de réunion personnelle ........................................................ 468 Afficher la page Salle de réunion personnelle .............................................................. 468 Définir des options pour votre page Salle de réunion personnelle ............................... 469 Partager des fichiers sur votre page Salle de réunion personnelle................................ 470 Utiliser Access Anywhere (Mes ordinateurs) ...................................................................... 471 A propos de la page Mes ordinateurs............................................................................ 471 Conserver des fichiers dans vos dossiers personnels ........................................................... 472 Conserver des fichiers dans vos dossiers : quelques informations ............................... 473 Ouvrir vos dossiers personnels, documents et fichiers ................................................. 474 Ajouter des dossiers à vos dossiers personnels............................................................. 474 Télécharger des fichiers vers vos dossiers personnels.................................................. 475 Déplacer ou copier des fichiers ou dossiers vers vos dossiers personnels.................... 476 Modifier les informations relatives aux fichiers ou dossiers contenus dans vos dossiers personnels ..................................................................................................................... 476 Rechercher des fichiers ou dossiers dans vos dossiers personnels ............................... 478 Télécharger des fichiers depuis vos dossiers personnels .............................................. 478 Supprimer les fichiers ou dossiers de vos dossiers personnels..................................... 478 A propos de la page Mes fichiers WebEx > Mes documents ....................................... 479 A propos de la page Modifier les propriétés d’un dossier ............................................ 481 xxv Ouvrir la page Mes enregistrements ............................................................................. 483 Télécharger un fichier d’enregistrement....................................................................... 483 Modifier les informations sur un enregistrement.......................................................... 484 Page Ajouter/Modifier un enregistrement : quelques informations.............................. 484 Options des commandes de lecture............................................................................... 485 Page Informations sur l’enregistrement : quelques informations ................................. 487 À propos de la page Mes fichiers WebEx > page Mes enregistrements....................... 488 À propos de la page Mes fichiers WebEx > Mes enregistrements > Divers ................ 489 Gérer des informations de contact ....................................................................................... 491 Maintenir les informations de contact .......................................................................... 491 Ouvrir votre carnet d'adresses....................................................................................... 492 Ajouter un contact à votre carnet d'adresses................................................................. 493 A propos de la page Nouveau/Modifier contact ........................................................... 495 Importer des informations de contact d’un fichier vers votre carnet d’adresses .......... 496 Modèle de contacts CSV : quelques informations........................................................ 497 Importer des contacts d'Outlook dans votre carnet d'adresses...................................... 499 Afficher et modifier des informations de contact dans le carnet d’adresses................. 500 Rechercher un contact dans votre carnet d'adresses personnel..................................... 500 Créer une liste de distribution dans votre carnet d'adresses.......................................... 501 Modifier une liste de distribution dans votre carnet d'adresses .................................... 503 A propos de la page Ajouter/modifier la liste de distribution....................................... 504 Supprimer les contacts du carnet d'adresses ................................................................. 505 Gérer votre profil utilisateur ................................................................................................ 506 xxvi Maintenir votre profil d'utilisateur................................................................................ 506 Page Mon profil WebEx : quelques informations ........................................................ 507 Modifier votre profil utilisateur .................................................................................... 513 Gérer les modèles de planification....................................................................................... 513 À propos de la gestion des modèles de programmation ............................................... 514 Gérer les modèles de programmation ........................................................................... 514 Générer des rapports ............................................................................................................ 515 A propos de la Génération des rapports........................................................................ 515 Générer des rapports ..................................................................................................... 517 Chapitre 31 Publier une session de formation enregistrée ................................................. 519 Publier des sessions de formation enregistrées .................................................................... 520 Ouvrir votre liste de sessions de formation enregistrées .............................................. 520 Publier une session de formation enregistrée................................................................ 521 Mettre un enregistrement à la disposition des utilisateurs............................................ 525 Modifier les informations d'une session de formation enregistrée ............................... 527 Modifier une présentation de formation enregistrée..................................................... 528 Supprimer une session de formation enregistrée de votre site...................................... 535 Afficher le rapport détaillé d’accès à la formation enregistrée..................................... 536 A propos de la page Mes enregistrements de formations ............................................. 538 Page Ajouter un enregistrement/Modifier les informations d’un enregistrement : quelques informations................................................................................................... 540 À propos du Module à la Demande .............................................................................. 546 A propos de l’optimisation de la qualité de lecture d’enregistrement .......................... 546 xxvii Chapitre 32 Afficher une session de formation enregistrée................................................ 549 Afficher une session de formation enregistrée..................................................................... 549 Afficher une session de formation enregistrée..................................................................... 550 Index ........................................................................................................................................... 553 1 1 Chapitre 1 Si vous souhaitez... Consultez... Configurer le Training Center sous Windows Configurer Training Center sous Windows (à la page 2) vous assurer que votre système peut traiter les fichiers UCF multimédias (Universal Communications Format) Vérifier la compatibilité UCF de votre système (à la page 3) se préparer pour une session de formation Préparation d'une session de formation (à la page 3) Configurer Training Center Pour participer à une session de formation, vous devez installer le logiciel Gestionnaire de formations sur votre ordinateur. Lorsque vous programmez, commencez ou prenez part à une session de formation pour la première fois, votre site session de formation lance automatiquement le processus d'installation. Toutefois, pour gagner du temps, vous pouvez installer l'application à tout moment avant de programmer, commencer ou prendre part à une session de formation. Si vous souhaitez... Consultez... obtenir un aperçu de la configuration requise Configuration minimale du Training Center sous Windows (à la page 2) Configurer le Training Center sous Windows Configurer le Training Center sous Windows (à la page 2) vérifier la compatibilité UCF de votre système Vérifier la compatibilité UCF de votre système (à la page 3) Configurer et Préparer pour une session de formation Chapitre 1: Configurer et Préparer pour une session de formation 2 Configuration système minimale pour Training Center pour Windows Vous trouverez les exigences système et d’autres informations sur les navigateurs et systèmes d’exploitation compatibles sur la page Guides de l’utilisateur pour votre service : 1 Connectez-vous à votre site Training Center. 2 Sur la barre de navigation de Training Center, cliquez sur Assistance > Guides d'utilisation. 3 A droite de la page, dans Notes de version et FAQ, cliquez sur le lien pour les notes de version. Configurer Training Center sous Windows Avant d'installer Training Center, assurez-vous que votre ordinateur dispose de la configuration système minimale requise. Pour en savoir plus, voir Configuration minimale requise pour Training Center sous Windows (à la page 2). Si vous n'utilisez pas le système d'exploitation Windows, veuillez vous référer à notre page FAQ, qui fournit des informations sur la configuration de Training Center sur les autres systèmes d'exploitation. Pour accéder à la liste des FAQ : 1 A partir de votre site Web Training Center, dans la barre de navigation de gauche, cliquez sur Guides d'utilisation> Assistance. 2 Sur la page Guides d'utilisateur , dans Instructions d'utilisation et FAQ, cliquez sur le lien pour les FAQ (questions fréquemment posées). Une liste de questions s’affiche, classées par sujet. Cherchez les informations relatives à votre système d’exploitation sous Configuration minimale du système. Pour configurer Training Center sous Windows : 1 Dans la barre de navigation, développez Configureret cliquez sur le Gestionnaire de formations. La page Installation apparaît. 2 Cliquez sur Installer. 3 Si une boîte de dialogue de sécurité s'affiche, cliquez sur Oui. Le processus d’installation continue. Une boîte de message apparaît, indiquant la progression de l’installation. Chapitre 1: Configurer et Préparer pour une session de formation 3 4 Dans la page Installation terminée, cliquez sur OK. Vous pouvez désormais commencer, programmer ou prendre part à une session de formation. Remarque : ƒ Vous pouvez aussi télécharger le Gestionnaire de formations sous Windows à partir de la page Assistance de votre site de Training Center puis l’installer sur votre navigateur Web Gestionnaire de formations. Cette option est utile si votre système ne vous permet pas d'installer Gestionnaire de formations directement à partir de la page de configuration. ƒ Si vous ou un autre invité prévoyez de partager des fichiers UCF multimédias pendant une session de formation, vous pouvez vérifier que les composants nécessaires sont installés sur votre ordinateur afin de les lire. Pour en savoir plus, voir Vérifier la compatibilité UCF de votre système (à la page 3). Préparation d'une session de formation Afin de profiter des nombreuses fonctions disponibles dans une session de formation, vérifiez votre système et installez quelques outils pour développer les fonctionnalités de session de formation. ƒ Vérifiez la compatibilité UCF de votre système (si vous avez des présentations avec des animations, enregistrez-les au format .ucf de manière à ce que les invités de la session de formation puissent visionner ces effets) En savoir plus… (à la page 3) ƒ Configurez et installez Cisco WebEx Connect En savoir plus… (à la page 4) ƒ Partager un ordinateur distant si cette fonctionnalité est disponible En savoir plus ... (à la page 4) Vérifier la compatibilité UCF de votre système Si vous prévoyez de reproduire ou de visualiser des fichiers UCF multimédias pendant la session de formation, que ce soit comme animateur ou comme participant, vous pouvez vérifier que les composants suivants sont installés sur votre ordinateur : ƒ Flash Player, pour lire les animations Flash ou les fichiers Flash interactifs ƒ Windows Media Player pour lire les fichiers audio ou vidéo Cette vérification est utile si vous ou un autre animateur prévoyez de partager une présentation UCF multimédia ou des fichiers UCF multimédias autonomes. Pour vérifier la compatibilité UCF de votre système : 1 Dans la barre de navigation, effectuer l'une des opérations suivantes : Chapitre 1: Configurer et Préparer pour une session de formation 4 ƒ Si vous êtes un nouvel utilisateur du service session de formation, cliquez sur Nouvel utilisateur. ƒ Si vous êtes déjà un utilisateur du service une session de formation, cliquez sur Paramétrer, puis sur Gestionnaire de formations. 2 Cliquer sur Vérifier les lecteurs rich media. 3 Cliquez sur les liens pour vérifier que les lecteurs nécessaires sont installés sur votre ordinateur. Remarque : La possibilité de vérifier la compatibilité UCF de votre système n’est disponible que si votre site Training Center inclut l’option UCF. À propos de WebEx Connect Utilisez WebEx Connect, la messagerie instantanée pour les utilisateurs d'entreprise pour envoyer des messages instantanés sécurisés, inviter ou rappelez des participants, et gérer une session de formation. Connect s'intègre aux répertoires d'entreprise Microsoft Outlook et aux calendriers, messages cryptés et scans anti virus, et offre un accès facile aux services de conférence en entreprise de WebEx. Pour télécharger WebEx Connect : 1 Connectez-vous à votre site web Training Center. 2 Dans la barre de navigation Training Center, cliquez sur Assistance > Téléchargements. 3 Défilez vers le bas à la section de la page décrivant WebEx Connect. 4 Cliquez sur le lien pour en savoir plus sur ce produit et le télécharger. À propos du partage d'un ordinateur distant Utilisez le partage d’un ordinateur distant pour montrer cet ordinateur distant à tous les invités de la session de formation. Selon la façon dont vous configurez l’ordinateur distant, vous pouvez afficher tout le bureau ou uniquement des applications spécifiques. Utilisez le partage d’un ordinateur distant pour afficher à destination des invités une application ou un fichier disponible uniquement sur un ordinateur distant. Les invités peuvent voir l’ordinateur distant en partage, y compris tous les mouvements de votre souris, dans une fenêtre en partage affichée sur leur écran. Vous pouvez partager un ordinateur distant lors d'une session de formation que vous animez si : ƒ Vous avez installé l’agent Access Anywhere sur l’ordinateur distant Chapitre 1: Configurer et Préparer pour une session de formation 5 ƒ Vous vous êtes connecté à votre site Web Training Center avant de rejoindre la session de formation, si vous n'êtes pas l'organisateur d'origine de la session de formation Pour en savoir plus sur la configuration d'un ordinateur de manière à pouvoir y accéder à distance, se référer au Guide de l'utilisateur d'Access Anywhere. 2 7 Chapitre 2 Si vous souhaitez... Consultez... avoir un aperçu de la participation à une session de formation Participer à une session de formation (à la page 7) s’inscrire à une session de formation S’inscrire à une session de formation (à la page 8) ajouter une session de formation à votre agenda Ajouter une réunion de formation programmée à votre agenda électronique (à la page 11) télécharger un support de cours avant la session de formation Télécharger Documentation des cours avant la session de formation (à la page 12) participer à une session de formation listée Participer à une session de formation listée (à la page 14) participer à une session de formation non listée Participer à une session de formation non listée (à la page 16) participer à une session de formation non listée Rejoindre une session de formation en cours (à la page 17) obtenir des informations sur une session de formation programmée Modifier les informations relatives à une Session de Formation Enregistrée (à la page 19) Remarque : L'organisateur de la session de formation peut choisir d'enregistrer la session de formation. Participer à une session de formation Vous pouvez participer aux types de sessions de formation suivants : Participer à une session de formation Chapitre 2: Participer à une session de formation 8 ƒ Session de formation listée—Une session de formation qui apparaît dans la liste de la page des sessions de formation. ƒ Session de formation non listée—Une session de formation qui n'apparaît pas dans la liste de la page des sessions de formation. ƒ Session de formation en cours—Une session de formation en cours, depuis laquelle l'organisateur vous invite par message électronique, par message instantané, ou par message texte (SMS) Si l'organisateur d'une session de formation vous invite à une session ou approuve votre demande d'inscription, vous recevez un email contenant les instructions et un lien sur lequel vous pouvez cliquer pour rejoindre cette session de formation. Ce message électronique contient aussi le mot de passe de la session de formation, à moins que l'organisateur ne souhaite pas que celui-ci y figure. Si vous ne recevez ni courrier électronique d’invitation ni confirmation d’inscription, vous pouvez participer à une session de formation en cours. Il n'est pas nécessaire d'être un utilisateur autorisé ou connecté à votre site Web Training Center pour participer à une session de formation, à moins que l'organisateur ait spécifié que tous les participants doivent avoir un compte utilisateur. Remarque : Si vous n'avez pas encore configuré Training Manager sur votre ordinateur, vous pouvez le faire avant de participer à une session de formation pour gagner du temps. Sinon, lorsque vous participer à une session de formation, votre site Internet Training Center installe automatiquement Training Manager sur votre ordinateur. S’inscrire à une session de formation Si l'organisateur d'une session de formation vous invite à vous inscrire pour une session de formation, vous recevez une invitation par courrier électronique. Ce courrier électronique contient un lien sur lequel vous pouvez cliquer pour vous inscrire à la réunion de formation. Si vous n’avez pas reçu de message d’invitation pour vous inscrire à une réunion de formation, vous pouvez vous inscrire à des Sessions sur la page Sessions en direct, sur le site Training Center : Si l'inscription à une session de formation requiert un mot de passe, vous devez fournir le mot de passe qui vous a été donné par l'organisateur de la session de formation. Lors de la programmation d’une session de formation, l’organisateur peut définir le nombre maximum d’invités et déterminer s’il existe une liste d’attente pour la session. Si tel est le cas, vous pouvez être autorisé à vous inscrire à une liste d’attente. Chapitre 2: Participer à une session de formation 9 Remarque : Si l’inscription est nécessaire pour une Classe récurrente à session unique ou un Cours à sessions multiples, vous devrez vous inscrire uniquement pour une session. Si vous vous inscrivez de nouveau à une session suivante, l’inscription précédente sera annulée. Important : La fonction MI n'est pas disponible pour les sessions de formation nécessitant une inscription. S'inscrire à une session de formation à partir d'un courrier électronique d'invitation Pour s'inscrire à une session de formation à partir du courrier électronique d'invitation que vous avez reçu, suivez les mesures : 1 Ouvrez votre message d’invitation et cliquez sur le lien. 2 Sur la page Informations sur la session qui s'affiche, cliquez sur S'inscrire. 3 Dans la page S’inscrire à [Sujet] qui apparaît, entrez les informations demandées. 4 Cliquer sur S’inscrire. Lorsque l’organisateur aura accepté votre demande, vous recevrez un courrier électronique confirmant votre inscription. Vous pouvez alors rejoindre la session de formation lorsqu'elle commence à partir du courrier de formation. Si la session de formation est déjà en cours, et si l’organisateur a choisi d’accepter toutes les demandes d’inscription automatiquement, cliquez sur Entrer Maintenant pour prendre part à la session de formation immédiatement. S'inscrire à une session de formation depuis la page Sessions en Direct Pour s'inscrire à une session de formation à partir de la liste des sessions sur votre site Training Center, suivez ces étapes : 1 Dans la barre de navigation, cliquez sur Participer à une session pour afficher une liste de liens. 2 Cliquez sur Sessions en direct. La page Sessions en direct apparaît. Chapitre 2: Participer à une session de formation 10 3 Dans la liste des sessions, recherchez la session de formation à laquelle vous souhaitez vous inscrire. Remarque : Vous pouvez uniquement vous inscrire aux sessions de formation avec le statut S’inscrire ou Liste d’attente, dans quel cas vous allez vous inscrire pour être placé sur liste d’attente pour la session. Pour trouver rapidement une session de formation, vous pouvez ƒ trier la liste des sessions en cliquant sur les en-têtes de colonnes. Pour des informations détaillées, voir Trier la page Sessions en Direct. (à la page 22) ƒ rechercher une session de formation. Pour en savoir plus, voir Rechercher une Session de Formation (à la page 21). Conseil : Si la session que vous demandez nécessite une inscription, cochez la case Afficher uniquement les sessions nécessitant une inscription. 4 Cliquez sur S’inscrire (ou Liste d’attente) à côté du nom de la session de formation à laquelle vous voulez vous inscrire. 5 Sur la page S'inscrire à : [Sujet] qui apparaît, indiquez les informations demandées. 6 Si nécessaire, sélectionnez la date de session à laquelle vous voulez vous inscrire. Remarque : Si vous vous réinscrivez pour cette session de formation, votre précédente inscription sera perdue. 7 Cliquer sur S’inscrire. Lorsque l’organisateur aura accepté votre demande, vous recevrez un courrier électronique confirmant votre inscription. Vous pouvez alors rejoindre la session de formation lorsqu'elle commence à partir du courrier de formation. Si la session de formation est déjà en cours, et si l’organisateur a choisi d’accepter toutes les demandes d’inscription automatiquement, cliquez sur Entrer Maintenant pour prendre part à la session de formation immédiatement. Chapitre 2: Participer à une session de formation 11 Conseil : ƒ Vous pouvez obtenir des informations détaillées sur une session de formation ou son ordre du jour avant de vous y inscrire. Pour des détails, voir Obtenir des informations sur une session de formation programmée (à la page 19). ƒ Vous pouvez afficher les horaires des sessions de formation dans un autre fuseau horaire. Pour en savoir plus, voir Sélectionner un Fuseau Horaire sur la Page Sessions en Direct (à la page 23). ƒ Vous pouvez recharger le calendrier de formation pour vous assurer l’accès aux informations les plus récentes. Pour en savoir plus, voir Actualiser la page Sessions en Direct (à la page 23). Ajouter une réunion de formation programmée à votre agenda électronique Lorsque vous recevez une invitation à par e-mail ou que vous êtes dirigé vers un site Web par l’organisateur, vous avez la possibilité d'ajouter la session de formation à un agenda électronique comme Microsoft Outlook ou Lotus Notes. Cette option s’applique uniquement si : ƒ cette fonction a été activée sur le site de l’organisateur lorsque la session de formation a été programmée ƒ cette fonction a été activée sur le site Training Center de l'organisateur lorsqu'il lui a été demandé de trouver la session de formation ƒ votre agenda électronique doit reconnaître la norme iCalendar, un format d’échange courant pour les calendriers sur Internet Pour ajouter une session de formation programmée à votre calendrier à partir d’un e-mail : 1 Dans le message d’invitation que vous recevez, cliquez sur le lien pour ajouter la session de formation à votre calendrier. 2 Si nécessaire, ajoutez la session appropriée et cliquez sur OK. 3 Dans la boîte de dialogue Téléchargement fichier, cliquez sur Ouvrir. 4 Sélectionnez l’option permettant d’accepter la demande de session de formation. Par exemple, dans Outlook, cliquez sur Accepter pour ajouter la réunion à votre calendrier. Pour ajouter une session de formation programmée à votre calendrier à partir d'un site Training Center : 1 Allez sur le site Training Center comme indiqué par l'organisateur. Chapitre 2: Participer à une session de formation 12 2 Recherchez le nom de la session de formation sur la page Sessions en direct et cliquez sur le nom de thème. La page Informations sur la session apparaît. 3 Cliquez sur Ajouter à mon calendrier. 4 Si nécessaire, ajoutez la session appropriée et cliquez sur OK. 5 Dans la boîte de dialogue Téléchargement fichier, cliquez sur Ouvrir. 6 Sélectionnez l’option permettant d’accepter la demande de session de formation. Par exemple, dans Outlook, cliquez sur Accepter pour ajouter la réunion à votre calendrier. Remarque : Si vous recevez un e-mail indiquant que l’organisateur a annulé la session de formation, vous pouvez la supprimer de votre agenda électronique en cliquant sur le lien situé dans l’e-mail, puis en suivant les étapes similaires suivantes que vous vous avez utilisées pour ajouter la session de formation. Télécharger Documentation des cours avant la session de formation Si votre formateur met en ligne des supports de cours sur le site Training Center, vous pouvez les télécharger avant la session de formation. Pour télécharger des supports de cours : 1 Dans la barre de navigation, cliquez sur Participer à une session pour afficher une liste de liens. 2 Pour afficher une liste de toutes les sessions de formation, cliquer sur Sessions en direct. La page Sessions en direct apparaît. 3 Sur la page Sessions en direct, rechercher la session de formation pour laquelle vous souhaitez télécharger les supports de cours. Pour localiser rapidement une session de formation, vous pouvez procéder comme suit : ƒ trier la liste des sessions de formation en cliquant sur les en-têtes de colonnes. ƒ afficher une autre date du calendrier en cliquant sur l’icône du calendrier. Chapitre 2: Participer à une session de formation 13 ƒ afficher les sessions programmées du jour, les sessions à venir, les sessions quotidiennes, Semaines ou mensuelles en cliquant sur les onglets : Aujourd’hui, A venir, Quotidien, Semaine et Mensuel. L’onglet des sessions récurrentes s’affiche uniquement si des sessions de ce type ont été programmées. ƒ rechercher une session de formation par le nom de l’organisateur ou de l’animateur, du sujet de la session ou tout autre texte contenu dans la description ou l’ordre du jour. 4 Sous Sujet, sélectionner le nom de la session de formation pour laquelle vous souhaitez télécharger les supports de cours. La page Informations sur la session apparaît. 5 Optionnel. Si la session de formation requiert une inscription et si vous n’êtes pas encore inscrit, procédez comme suit : a) Cliquer sur S’inscrire. b) Entrer les informations requises, puis cliquer sur S’inscrire. La page Inscription confirmée s’affiche. c) Cliquez sur OK. 6 Si aucune inscription n’est requise ou si vous êtes déjà inscrit, cliquez sur Afficher Informations sur la session. 7 Entrer le mot de passe de la session et cliquer sur OK pour consulter les informations détaillées de la session. 8 À côté de Support de cours, cliquer sur le lien correspondant au fichier. La boîte de dialogue Télécharger fichier apparaît. 9 Cliquer sur Enregistrer. La boîte de dialogue Enregistrer sous apparaît. 10 Sélectionnez l’emplacement où vous souhaitez sauvegarder le fichier. Cliquer sur Enregistrer. Le fichier est téléchargé vers l’emplacement sélectionné. 11 Téléchargez d'autres fichiers, le cas échéant. 12 Une fois que vous avez terminé de télécharger les fichiers, cliquez sur Fermer. 13 Cliquer sur Retour. Remarque : Si l’organisateur a publié un fichier au format Universal Communications Format (UCF), avec l’extension .ucf, une boîte de dialogue d’avertissement de sécurité s’affiche et vous demande si vous souhaitez installer le logiciel WebEx qui permet de mettre en cache ou de stocker le fichier sur votre ordinateur. Cliquer sur Oui ou OK pour installer le logiciel. Lors du Chapitre 2: Participer à une session de formation 14 téléchargement du fichier UCF, le logiciel télécharge également le fichier UCF vers le dossier C:\My WebEx Documents\Cache\[SessionNumber] de votre ordinateur, en plus de tout autre emplacement que vous choisissez de spécifier. Au début de la session, le fichier UCF que vous avez téléchargé s’ouvre automatiquement dans votre fenêtre Session. Au cours de la session, vous pouvez consulter le contenu du fichier plus rapidement que si vous ne l’aviez pas téléchargé. Participer à une session de formation listée Si vous avez reçu un courrier électronique d’invitation ou de confirmation d'inscription, vous pouvez participer à la session de formation à partir du courrier électronique en question. Vous pouvez également participer à une session de formation listée en la localisant sur l'agenda de formation sur la page Sessions en direct. Si la session de formation est protégée par un mot de passe, indiquer le mot de passe fourni par l'organisateur. Prendre part à une session de formation listée à partir d’un message électronique Pour prendre part à une session de formation listée à partir d'un courrier électronique d'invitation, suivre les instructions ci-dessous : 1 Ouvrez votre courrier électronique d’invitation ou de confirmation, puis cliquez sur le lien. La page Informations sur la session apparaît. Remarque : Si la session de formation exige une inscription, le bouton Inscription s'affiche sur la page. Si vous ne vous êtes pas encore inscrit à la session de formation, vous devez le faire avant de pouvoir y participer. Pour des informations sur l'inscription, voir S'inscrire à une session de formation à partir d'un message électronique d'invitation (à la page 9). 2 Sur la page d'informations sur la session, entrer les informations demandées et cliquer sur Prendre part. La fenêtre Session s'affiche. Si la session de formation inclut une audioconférence intégrée, la boîte de dialogue Audioconférence s'affiche. Suivre les instructions de la boîte de dialogue pour commencer l'audioconférence. Chapitre 2: Participer à une session de formation 15 Rejoindre une session de formation listée à partir de la page Sessions en direct Pour rejoindre une session de formation listée à partir de la page Sessions en direct de votre site de service Training Center, suivre les étapes suivantes : 1 Dans la barre de navigation, cliquez sur Participer à une session pour afficher une liste de liens. 2 Cliquez sur Sessions en direct. La page Sessions en direct apparaît. 3 Cliquer sur Prendre part pour la session de formation à laquelle vous souhaitez participer. Remarque : Si la session de formation nécessite une inscription, un lien S'inscrire s'affiche près de la liste des sessions de formation. Si vous ne vous êtes pas encore inscrit à la session de formation, vous devez le faire avant de pouvoir y participer. Pour des informations sur l'inscription, voir S'inscrire à une session de formation à partir de la page Sessions en direct (à la page 9). 4 Entrer les informations demandées, puis cliquer sur Prendre part. La fenêtre Session s'affiche. Si la session de formation inclut une audioconférence intégrée, la boîte de dialogue Audioconférence s'affiche. Suivre les instructions de la boîte de dialogue pour commencer l'audioconférence. Astuce : ƒ Vous pouvez en obtenir plus d'informations sur une session de formation ou son ordre du jour avant de vous inscrire. Pour en savoir plus, consulter Obtenir des informations sur une session de formation programmée (à la page 19). ƒ Vous pouvez afficher l’horaire des sessions de formation dans un autre fuseau horaire. Pour en savoir plus, consulter Sélectionner un fuseau horaire sur la page des sessions en direct (à la page 23). ƒ Vous pouvez actualisre l'agenda de formation pour vous assurer que les informations reçues sont les plus récentes. Pour en savoir plus, consulter Actualiser la page Sessions en Direct (à la page 23). Chapitre 2: Participer à une session de formation 16 Participer à une session de formation non listée Pour rejoindre une session de formation non listée—c'est-à-dire une session de formation qui ne doit pas apparaître sur la page des Sessions en direct—vous devez fournir le numéro de la session de formation que l'organisateur de la session de formation vous a fourni. Si vous avez reçu un courrier électronique d’invitation ou de confirmation d'inscription, vous pouvez participer à la session de formation à partir du courrier électronique en question. Vous pouvez également rejoindre une session de formation à partir de votre site de service Training Center. Prendre part à une réunion non listée à partir d’un message électronique Pour prendre part à une réunion non listée à partir du courrier électronique d'invitation que vous avez reçu, procéder comme suit : 1 Ouvrir votre courrier électronique d’invitation, puis cliquer sur le lien. La page d'informations sur la session s'affiche. Remarque : Si la session de formation exige une inscription, le bouton Inscription s'affiche sur la page. Si vous ne vous êtes pas encore inscrit à la session de formation, vous devez le faire avant de pouvoir y participer. Pour des informations sur l'inscription, voir S'inscrire à une session de formation à partir d'un message électronique d'invitation (à la page 9). 2 Dans la page d'informations sur la session [Thème], cliquer sur Prendre part. La fenêtre Session s'affiche. Si la session de formation inclut une audioconférence intégrée, la boîte de dialogue Audioconférence s'affiche. Suivre les instructions de la boîte de dialogue pour commencer l'audioconférence. Rejoindre une session de formation non listée à partir de votre site de service Training Center Pour rejoindre une session de formation non listée à partir de votre site de service Training Center, procéder comme suit : 1 Dans la barre de navigation, cliquer sur Participer à une session pour afficher une liste de liens. Chapitre 2: Participer à une session de formation 17 2 Cliquer sur Session non listée. La page Rejoindre une session de formation non listée s'affiche. 3 Taper le numéro de session que l'organisateur vous a fourni dans la case Numéro de session. 4 Cliquer sur Prendre part. Remarque : Si la session de formation exige une inscription, le bouton Inscription s'affiche sur la page. Si vous ne vous êtes pas encore inscrit à la session de formation, vous devez le faire avant de pouvoir y participer. Pour des informations sur l'inscription, voir S'inscrire à une session de formation à partir de la page Sessions en direct (à la page 9). 5 Entrer les informations demandées, puis cliquer sur Prendre part. La fenêtre Session s'affiche. Si la session de formation inclut une audioconférence intégrée, la boîte de dialogue Audioconférence s'affiche. Suivre les instructions de la boîte de dialogue pour commencer l'audioconférence. Rejoindre une session de formation en cours Pendant une session de formation, un organisateur peut vous inviter à prendre part. L'invitation peut arriver par message électronique, par un programme de messagerie instantanée, ou par message texte (SMS). Rejoindre une session de formation en cours à partir d'un message électronique Pour participer à une session de formation en cours à partir d'un courrier électronique d'invitation, procéder comme suit : 1 Ouvrir votre message d’invitation et cliquer sur le lien pour participer à la session de formation . La page d'informations sur la session s'affiche. Remarque : Si la session de formation exige une participation, le bouton Inscription s'affiche sur la page. Si vous ne vous êtes pas encore inscrit à la session de formation, vous devez le faire avant de pouvoir y participer. Pour des informations sur l'inscription, voir S'inscrire à une session de formation à partir d'un message électronique d'invitation (à la page 9). Chapitre 2: Participer à une session de formation 18 2 Sur la page d'informations sur la session [Thème], entrer les informations demandées et cliquer sur Prendre part. La fenêtre Session s'affiche. Si la session de formation inclut une audioconférence intégrée, la boîte de dialogue Audioconférence s'affiche. Suivre les instructions de la boîte de dialogue pour commencer l'audioconférence. Rejoindre une session de formation en cours à partir d'un message instantané Pour participer à une session de formation en cours à partir d'un message instantané, procéder comme suit : 1 Ouvrir votre message instantané et cliquer sur le lien. La page d'informations sur la session s'affiche. 2 Sur la page d'informations sur la session [Thème], entrer les informations demandées et cliquer sur Prendre part. Remarque : Si la session de formation nécessite un mot de passe, contacter l'organisateur de la session pour l'avoir. 3 Cliquer sur Prendre part. La fenêtre Session s'affiche. Si la session de formation inclut une audioconférence intégrée, la boîte de dialogue Audioconférence s'affiche. Suivre les instructions de la boîte de dialogue pour commencer l'audioconférence. Rejoindre une session de formation en cours à partir d'un message texte (SMS) Si l'organisateur d'une réunion de formation vous invite à une session par message texte, vous recevez les éléments suivants sur votre téléphone portable : ƒ Un numéro que vous pouvez appeler pour rejoindre la session de formation ƒ Le code du compte ƒ Sujet de la session de formation ƒ Heure de début de la session de formation ƒ Le nom de l'organisateur Chapitre 2: Participer à une session de formation 19 ƒ Un code de réponse pour recevoir un appel à partir de la réunion. Pour rejoindre une session de formation en cours à partir d'un message texte (SMS), procéder comme suit : 1 Ouvrir le message texte sur votre appareil mobile. 2 Entrer vos informations si nécessaire. 3 Pour sauvegarder cette information sur cette page, sélectionner la case Rappelez-moi. 4 Sélectionner Rappelez-moi pour recevoir un rappel. Modifier les informations relatives à une Session de Formation Enregistrée Vous pouvez obtenir des informations sur une session de formation avant d'y prendre part ou de vous y inscrire— par exemple sa description, son organisateur, autres détails ; ou son ordre du jour. Pour obtenir des informations sur une session de formation : 1 Dans la barre de navigation, cliquer sur Participer à une session pour afficher une liste de liens. 2 Effectuer l'une des opérations suivantes : ƒ Pour afficher toutes les sessions de formation listées, cliquer sur Sessions en direct. La page Sessions en direct s'affiche avec toutes les sessions programmées et leurs horaires. ƒ Pour afficher les sessions non listées qui nécessitent un mot de passe, cliquer sur Sessions non listées. Enter le numéro de session que l'organisateur vous a fourni dans le champ Numéro de session. La page Sessions non listées s'affiche avec des informations sur la session non listée. 3 Si nécessaire, cliquer sur le lien pour sélectionner le fuseau horaire dans lequel vous vous trouvez actuellement. 4 Sur la page Sessions en direct, rechercher la session de formation sur laquelle vous souhaitez obtenir des informations. Pour réperer rapidement une session de formation, vous pouvez ƒ trier la liste des sessions de formation en cliquant sur les en-têtes de colonnes. ƒ afficher une autre date en cliquant sur l’icône du calendrier. Chapitre 2: Participer à une session de formation 20 ƒ afficher les sessions programmées dans un autre affiche du calendrier en cliquant sur les onglets : Aujourd’hui, Futur, Quotidien, Hebdomadaire et Mensuel. ƒ rechercher une session de formation selon le nom de l’organisateur ou de l’animateur, du sujet de la session ou tout autre texte contenu dans la description ou l’ordre du jour. Astuce : Si la session que vous recherchez nécessite une inscription, cochez la case Afficher uniquement les sessions qui nécessitent une inscription. 5 Sous Sujet, sélectionner le nom de la session de formation sur laquelle vous souhaitez obtenir des informations. La page Informations sur la session s'affiche. 6 Cliquer sur Afficher les détails de session. 7 Taper le mot de passe que l’organisateur de la session de formation vous a donné et cliquer sur OK. Si vous avez reçu une invitation par message électronique, celle-ci contient le mot de passe. La page Informations sur la session affiche des informations complètes. Trouver une session de formation Si vous souhaitez... Consultez... obtenir un aperçu de l’utilisation de la page Sessions en direct Utiliser la page Sessions en direct (à la page 21) rechercher une session de formation rechercher une session de formation (à la page 21) trier la page Sessions en direct Trier la page Sessions en direct (à la page 22) recharger la page Sessions en direct Recharger la page Sessions en direct (à la page 23) Chapitre 2: Participer à une session de formation 21 A propos de la page Sessions en direct La page Sessions en direct de votre site Training Center fournit des informations sur toutes les sessions de formation listées, qu’elles soient programmées ou en cours. La page Sessions en direct ne fournit pas d’informations concernant les sessions de formation non listées. Vous pouvez naviguer dans la liste des sessions pour trouver rapidement une session de formation listée. Vous pouvez également trier la liste des sessions de formation qui apparaît sur la page et la recharger à tout moment. La page Sessions en direct vous donne une liste de toutes les sessions de formation programmées. Sur cette page, vous pouvez ƒ rechercher une session de formation en fonction du nom de l’organisateur ou de l’animateur, du sujet de la session ou tout autre texte contenu dans la description ou l’ordre du jour ƒ afficher les sessions programmées du jour, les sessions à venir, les sessions quotidiennes, Semaines ou mensuelles en cliquant sur les onglets : Ce jour, A venir, Journalière, Semaine, and Mensuelle ƒ trier la liste des sessions de formation en cliquant sur les en-têtes de colonnes ƒ afficher une liste des sessions de formation précédentes ƒ afficher une liste des sessions de formation qui nécessitent une inscription ƒ afficher le calendrier et sélectionner une autre date en utilisant la fenêtre contextuelle du calendrier ƒ naviguer dans le calendrier en utilisant les boutons Jour suivant et Jour précédent ƒ Invitation à une session de formation en cours ƒ obtenir des informations d'ordre général sur une session de formation ou sur l'ordre du jour des sessions de formation ƒ s'inscrire à une réunion de formation nécessitant une inscription ƒ S'inscrire sur la liste d'attente pour une session de formation (si disponible) Rechercher une session de formation Sur la page Sessions en direct, vous pouvez trouver une session de formation en effectuant une recherche à partir du nom de l’organisateur ou de l’animateur, du sujet de la session ou tout autre texte contenu dans la description ou l’ordre du jour. Il n'est pas possible de rechercher un numéro de session. Chapitre 2: Participer à une session de formation 22 Pour rechercher une session de formation : 1 Si vous ne l'avez pas encore fait, ouvrez la liste des sessions. 2 Tapez le texte à rechercher dans le champ Recherche de. 3 Cliquez sur Rechercher. La page Résultats de recherche apparaît, indiquant toutes les sessions de formation contenant le texte recherché. Sur la page Résultats de recherche, vous pouvez effectuer les opérations suivantes : ƒ Trier la page Sessions en direct. Pour des informations détaillées, voir Trier la page Sessions en Direct. (à la page 22) ƒ Rejoindre une session de formation listée. Pour des détails, voir Joindre une session de formation listée (à la page 14). ƒ Obtenir des informations au sujet d'une session en formation. Pour des détails, voir Obtenir des informations sur une session de formation programmée (à la page 19). Trier la page Sessions en direct Par défaut, la page Sessions en direct est triée par heure, dans l'ordre croissant. Vous pouvez cependant trier les listes de sessions sur n'importe quelle colonne, comme suit : ƒ Date et Heure—Classe la liste de sessions par heure, par ordre croissant ou décroissant. ƒ Thème—classe la liste de sessions par thème, dans l’ordre alphabétique croissant ou décroissant. ƒ Frais—Trie la liste de sessions par coût. Cette colonne s'affiche seulement si l'option eCommerce pour votre site Web Training Center. ƒ Organisateur—classe la liste de sessions par animateur (c’est-à-dire le nom de l’organisateur) dans l’ordre alphabétique croissant ou décroissant. ƒ Durée—Classe la liste de sessions par durée, par ordre croissant ou décroissant. Pour trier la liste de sessions par ordre croissant ou décroissant : 1 Si vous ne l'avez pas encore fait, ouvrez la page Sessions en direct. 2 Cliquez sur l'en-tête de la colonne en fonction de laquelle vous souhaitez classer la liste des sessions. L’indicateur Ordre croissant apparaît et la liste des sessions est classée par ordre croissant en fonction de cette colonne. Chapitre 2: Participer à une session de formation 23 3 Optionnel. Pour classer la liste des sessions par ordre décroissant, cliquez à nouveau sur l'en-tête de la colonne. L’indicateur Ordre décroissant apparaît et la liste des sessions est classée par ordre décroissant en fonction de cette colonne. Recharger la page Sessions en direct Les informations sur les sessions de formation de la page Sessions en direct peuvent changer à tout moment. Ainsi, pour être sûr de consulter les informations les plus récentes de la session de formation, vous pouvez actualiser la liste des sessions. Pour recharger la liste publique des sessions : 1 Si vous ne l'avez pas encore fait, ouvrez la page Sessions en direct. 2 Cliquez sur le bouton Recharger. Sélectionner un fuseau horaire sur la page Sessions en direct Sur la page Sessions directes, vous pouvez accéder à votre page Préférences pour sélectionner le fuseau horaire dans lequel vous voulez afficher les heures des sessions de formation. L'administrateur de votre site spécifie le fuseau horaire qui apparaît par défaut sur la liste des sessions. Il peut être utile de modifier le fuseau horaire si, par exemple, vous voyagez et vous trouvez dans un autre fuseau horaire. Pour sélectionner un fuseau horaire sur la page Sessions en direct : 1 Si vous ne l'avez pas encore fait, ouvrez la page Sessions en direct. 2 Cliquez sur le lien du fuseau horaire. La page Préférences apparaît. 3 Dans le menu déroulant Fuseau horaire, sélectionnez un fuseau horaire. 4 Cliquez sur OK. 3 25 Chapitre 3 Si vous souhaitez ... Consultez ... obtenir un aperçu de l’utilisation de le calendrier À propos de le calendrier session de formation (à la page 25) consulter le calendrier session de formation Consulter le calendrier session de formation (à la page 26) sélectionner une date dans le calendrier session de formation Sélectionner une date dans le calendrier session de formation (à la page 27) rechercher une session de formation dans le calendrier session de formation Rechercher une session de formation dans le calendrier session de formation (à la page 29) trier le calendrier session de formation Trier le calendrier session de formation (à la page 29) actualiser le calendrier session de formation Actualiser le calendrier session de formation (à la page 30) sélectionner une langue et un fuseau horaire dans le calendrier session de formation Sélectionner une langue et un fuseau horaire dans le calendrier session de formation (à la page 30) À propos du calendrier de la session de formation Le calendrier public de session de formation de votre site Web Training Center fournit des informations sur toutes les session de formation listées, programmées ou en cours. Cependant, le calendrier de session de formation ne fournit pas d'informations sur une session de formation non listée. Vous pouvez naviguer dans le calendrier session de formation pour trouver rapidement une session de formation listée, quelle que soit la date, dans l'une des aperçu du calendrier. Par exemple, vous pouvez afficher la liste des une session de formation prévues à la date du jour ou tout le mois. Utiliser le Calendrier Chapitre 3: Utiliser le Calendrier 26 Lorsque vous afficher la liste d'une session de formation, vous pouvez trier et actualiser la liste des sessions à tout moment. Vous pouvez afficher une liste des sessions de formation nécessitant une inscription. Afficher le calendrier de la session de formation Vous pouvez ouvrir one des vues suivantes du calendrier de toutes les sessions de formation: listées : Aujourd’hui Contient une liste des sessions de formation s'effectuant à la date du jour, incluant toutes les sessions de formation actuellement en cours et toutes les sessions de formation qui ne sont pas encore en cours. Jour Comprend une liste unique de toutes les sessions de formation ayant lieu à la date actuelle, ou à une autre date que vous avez sélectionnée. Semaine Contient une liste des sessions de formation planifiées pour chaque jour de la semaine sélectionnée. Mois Indique à quelles dates des sessions de formation sont prévues pour le mois sélectionné. À venir Contient une liste de toutes les sessions de formation programmées à venir. Cette liste comprend uniquement les sessions de formation dont l’heure de début n’a pas encore été atteinte. Pour ouvrir l'affichage du calendrier de toutes les sessions de formation: 1 Dans la barre de navigation, agrandissez Participer à une session de formation pour afficher une liste de liens. 2 Cliquez sur Sessions en direct. Le calendrier session de formation s'affiche. 3 Cliquez sur les onglets pour naviguer dans les différents affichages du calendrier de la session de formation. Vous pouvez également visualiser une liste qui comprend les sessions de formation passées. Vous pouvez afficher une liste des sessions de formation nécessitant une inscription. Chapitre 3: Utiliser le Calendrier 27 Pour inclure des sessions de formation passées dans votre liste de sessions de formation : 1 Sélectionner l’onglet Aujourd’hui ou Quotidien. 2 Sélectionner la case Afficher les sessions de formation passées. La liste des sessions de formation s'affiche dans l'onglet. Pour afficher uniquement la liste des sessions de formation qui exigent un enregistrement : 1 Sélectionner l'onglet Aujourd'hui,A venir, Quotidien ou Semaine. 2 Cochez la case Afficher uniquement les sessions de formation nécessitant une inscription . La liste des sessions de formation nécessitant une inscription s’affiche en fonction de chaque onglet. Sélectionner une date dans le calendrier des session de formation Vous pouvez afficher une liste de sessions de formation pour une date sur le calendrier des session de formation. Pour afficher une liste des sessions de formation programmées pour le jour précédent ou suivant : 1 Si vous ne l'avez pas encore fait, ouvrir le calendrier des session de formation. Pour en savoir plus, voir Afficher le calendrier des session de formation (à la page 26). 2 Sur la vue du Daily dans la page du calendrier, cliquez sur la flèche avant ou arrière pour naviguer dans la liste des sessions de formation pour le jour suivant ou précédent. Pour en savoir plus sur les options de l'affichage Jour, voir À propos de l'affichage Quotidien (à la page 35). Pour afficher une liste de sessions de formation pour une date spécifique : 1 Si vous ne l'avez pas encore fait, ouvrir le calendrier des session de formation. Pour en savoir plus, voir Afficher le calendrier des session de formation (à la page 26). Chapitre 3: Utiliser le Calendrier 28 Dans l'onglet Aujourd’hui, À venir, Quotidien ou Semaine du calendrier, cliquer sur l'icône Agenda. Une fenêtre apparaît, affichant le calendrier du mois en cours. 2 Optionnel. Effectuer l'une des opérations suivantes : ƒ Pour afficher le calendrier du mois précédent, cliquer sur la flèche Avancer. ƒ Pour afficher le calendrier du mois suivant, cliquer sur la flèche Reculer. ƒ Pour afficher le calendrier d’un mois spécifique, sélectionnez un mois dans la liste déroulante. ƒ Pour afficher le calendrier d’une année spécifique, sélectionnez une année dans la liste déroulante. 3 Cliquez sur la date pour laquelle vous désirez afficher une liste des sessions de formation. La vue Jour pour la date sélectionnée apparaît. Pour en savoir plus sur les options disponibles dans les onglets d'aperçu, consulter les renseignements suivants : ƒ À propos de l'affichage À venir (à la page 33) Pour afficher une liste des sessions de formation d’une date spécifique au moyen de la vue Mois : 1 Si vous ne l'avez pas encore fait, ouvrir le calendrier des session de formation. Pour en savoir plus, voir Afficher le calendrier des session de formation (à la page 26). 2 Cliquer sur l'onglet Mensuel. 3 Cliquez sur la flèche avant ou arrière pour naviguer dans la liste des sessions de formation pour le mois suivant ou précédent. 4 Cliquez sur une date pour laquelle vous désirez afficher une liste des sessions de formation.programmées. Le calendrier des réunions prévues à la date sélectionnée apparaît. Chapitre 3: Utiliser le Calendrier 29 Remarque : Seules les dates pour lesquelles apparaît une icône ont au moins une session de formation programmée. Pour en savoir plus sur les options de l'affichage Mensuel, voir À propos de l'affichage Mensuel (à la page 39). Rechercher une session de formation dans le calendrier de session de formation Sur le calendrier session de formation, vous pouvez localiser une session de formation en cherchant le texte dans le nom de l’organisateur, le sujet de la session de formation ou l’ordre du jour de la session de formation. Il n’est pas possible de rechercher un numéro d' une session de formation. Pour chercher une session de formation : 1 Si vous ne l'avez pas encore fait, ouvrir le calendrier des session de formation. Pour en savoir plus, voir Afficher le calendrier des session de formation (à la page 26). 2 Tapez le texte à rechercher dans le champ Recherche de. 3 Cliquez sur Rechercher. La page Résultats de recherche s'affiche, indiquant toutes les sessions de formation contenant le texte recherché. Trier l'agenda de session de formation Par défaut, session de formation le calendrier des session de formation est trié par heure, dans l'ordre croissant. Cependant, vous pouvez classer les listes session de formation par n'comporte quelle colonne : Heure Classe la liste de la session de formation par heure, dans l’ordre croissant ou décroissant. Sujet Classe la liste de la session de formation alphabétiquement par sujet, en ordre croissant ou décroissant. Frais Trie la liste des session de formation par coût, dans l'ordre croissant ou décroissant. Organisateur ou animateur Trie la liste des session de formation de formation par nom d’organisateur ou d'animateur, dans l’ordre alphabétique croissant ou décroissant. Chapitre 3: Utiliser le Calendrier 30 Durée Trie la liste de session de formation par durée, dans l’ordre croissant ou décroissant. Pour trier l'agenda de session de formation : 1 Si vous ne l’avez pas encore fait, ouvrez l'agenda des session de formation. Pour en savoir plus, voir Afficher l'agenda des session de formation. 2 Dans une liste de sessions de formation depuis l’onglet Aujourd’hui, À venir, Quotidien ouHebdomadaire de la page de l'agenda, cliquez sur l’en-tête de la colonne en fonction de laquelle vous souhaitez classer les sessions de formation. Un indicateur d’ordre croissant ou décroissant apparaît et les sessions de formation sont classées en conséquence. Rafraîchir le calendrier session de formation Les informations concernant sessions de formation sur le calendrier actuel Training Center peut changer à tout moment. Ainsi, pour être sûr de consulter les informations Training Center les plus récentes, vous pouvez actualiser à tout moment le calendrier Training Center. Pour recharger le calendrier public de Training Center : 1 Si vous ne l'avez pas encore fait, ouvrir le calendrier des session de formation. Pour en savoir plus, voir Afficher le calendrier des session de formation (à la page 26). 2 Cliquez sur le bouton Recharger. Sélectionner une langue et un fuseau horaire dans le calendrier des session de formation Dans le calendrier des session de formation de formation, vous pouvez accéder à la page Préférences pour sélectionner la langue et le fuseau horaire dans lequel vous souhaitez consulter les horaires des session de formation de formation. L’administrateur de votre site spécifie la langue et le fuseau horaire qui apparaissent par défaut dans le calendrier des session de formation de formation. Il peut être utile de modifier le fuseau horaire si, par exemple, vous voyagez et vous trouvez dans un autre fuseau horaire. Chapitre 3: Utiliser le Calendrier 31 Pour sélectionner une langue et un fuseau horaire dans le calendrier public des session de formation de formation : 1 Si vous ne l'avez pas encore fait, ouvrir le calendrier des session de formation. Pour en savoir plus, voir Afficher le calendrier des session de formation (à la page 26). 2 Cliquez sur le lien langue à droite de la page. La page Préférences s’affiche. 3 Dans la liste déroulante Langue, sélectionnez une autre langue. 4 Cliquez sur OK. Remarque : ƒ Le choix de votre fuseau horaire affecte uniquement l'affichage de votre site web Training Center, et non l'affichage des autres utilisateurs. ƒ Si vous avez un compte utilisateur, toutes les invitations à une session de formation que vous envoyez spécifient automatiquement l’heure de début de la session de formation dans le fuseau horaire que vous avez sélectionné. ƒ Sur la page Sessions en direct, vous pouvez accéder à la page Préférences pour sélectionner le fuseau horaire dans lequel vous souhaitez consulter les horaires de la Training Center. Pour sélectionner un fuseau horaire dans l'agenda de session de formation public : 1 Si vous ne l'avez pas encore fait, ouvrir le calendrier des session de formation. Pour en savoir plus, voir Afficher le calendrier des session de formation (à la page 26). 2 Cliquez sur le lien fuseau horaire à droite de la page. La page Préférences s’affiche. 3 Dans le menu déroulant Fuseau horaire, sélectionnez un fuseau horaire. 4 Cliquez sur OK. Affichage d'Aujourd’hui Comment accéder à cette page Sur votre site Training Center, cliquez sur l'onglet Participer à une session > Sessions en direct > Aujourd'hui. Chapitre 3: Utiliser le Calendrier 32 Que faire ? L'affichage Aujourd’hui répertorie les sessions de formation de formation en direct et les sessions de laboratoire sur demande qui sont programmées pour le jour actuel, y compris celles en cours, terminées et n’ayant pas encore commencé. Les informations sur la session de formation affichées dans la liste peuvent être triées en cliquant sur les en-têtes de colonnes. Pour en savoir plus, voir Trier le calendrier de la session de formation (à la page 29). Options de cette page Option Descriptions Cliquez sur l’icône Actualiser à tout moment pour afficher la liste la plus actuelle des sessions de formation. Lien langue Cliquez dessus pour ouvrir la page Préférences, dans laquelle vous pouvez sélectionner la langue de votre Training Center. Lien fuseau horaire Cliquez dessus pour ouvrir la page Préférences, dans laquelle vous pouvez sélectionner la langue de votre Training Center. Afficher les sessions terminées Sélectionnez pour inclure les sessions de formation terminées dans la liste sessions de formation. Case Afficher uniquement les sessions nécessitant une inscription Choisissez d’afficher uniquement ces sessions de formation nécessitant un enregistrement dans la liste sessions de formation. L'indicateur Ordre croissant apparaît à côté d’un en-tête de colonne, et les sessions de formation sont triées par ordre croissant en fonction de cette colonne. L'indicateur Ordre décroissant apparaît à côté d’un en-tête de colonne, et les sessions de formation sont triées par ordre décroissant en fonction de cette colonne. Heure Répertorie l’heure de début de chaque session de formation. programmée. Sujet Liste les sessions de formation programmées par nom. Cliquez sur le nom du sujet pour obtenir des informations sur la session de formation. Frais Trie la liste des session de formation par coût, dans l'ordre croissant ou décroissant. Organisateur ou animateur Liste l'organisateur ou l'animateur de la session de formation. Durée Liste la longueur programmée de la session de formation. Indique que la session de formation est en cours. Chapitre 3: Utiliser le Calendrier 33 Option Descriptions S’affiche à côté de la colonne Heure pour indiquer que plusieurs dates de session de formation sont disponibles. Cliquez pour obtenir des informations sur la session de formation, y compris les dates supplémentaires. S’affiche près de la colonne Heure pour indiquer qu'il s’agit d’un cours multisession. Lien Participer Cliquez sur le lien Training Center à partir de la page Informations de la session. Lien S'inscrire Cliquez sur ce lien pour ouvrir la page S’inscrire à, où vous pouvez taper les informations requises pour vous inscrire à la liste d’attente de la session de formation. Lien Liste d'attente Cliquez sur ce lien pour ouvrir la page S’inscrire à, où vous pouvez taper les informations requises pour vous inscrire à la liste d’attente de la session de formation. Lien Complète Indique que la session de formation est complète. Indique que ceci est une Conférence Personnelle session de formation. Lien Commencer (Hébergeur uniquement) Cliquez pour démarrer votre session de formation. Terminer lien (Hébergeur uniquement) Cliquez pour terminer votre session de formation. Aperçu À venir Comment accéder à cette page Sur Training Center de votre site, cliquez sur l’onglet Participer à une session > Sessions en direct > À venir. Que faire ? L'affichage À venir répertorie les sessions de formation de formation en direct programmées et les sessions de laboratoire sur demande. Cette liste comporte uniquement les futures sessions programmées, c’est-à-dire celles qui n’ont pas commencé. Les informations sur la session de formation affichées dans la liste peuvent être triées en cliquant sur les en-têtes de colonnes. Pour en savoir plus, voir Trier le calendrier de la session de formation (à la page 29). Chapitre 3: Utiliser le Calendrier 34 Options de cette page Option Descriptions Cliquez sur l’icône Actualiser à tout moment pour afficher la liste la plus actuelle des sessions de formation. Lien langue Cliquez dessus pour ouvrir la page Préférences, dans laquelle vous pouvez sélectionner la langue de votre Training Center. Lien fuseau horaire Cliquez dessus pour ouvrir la page Préférences, dans laquelle vous pouvez sélectionner la langue de votre Training Center. Case Afficher uniquement les sessions nécessitant une inscription Choisissez d’afficher uniquement ces sessions de formation nécessitant un enregistrement dans la liste sessions de formation. L'indicateur Ordre croissant apparaît à côté d’un en-tête de colonne, et les sessions de formation sont triées par ordre croissant en fonction de cette colonne. L'indicateur Ordre décroissant apparaît à côté d’un en-tête de colonne, et les sessions de formation sont triées par ordre décroissant en fonction de cette colonne. Date et heure Liste le(s) date(s) et l’heure de début de la session de formation ou de la session de laboratoire sur demande. Sujet Liste les sessions de formation programmées par nom. Cliquez sur le nom du sujet pour obtenir des informations sur la session de formation. Frais Liste le coût de la session de formation. Organisateur ou animateur Liste l'organisateur ou l'animateur de la session de formation. Durée Liste la longueur programmée de la session de formation. S’affiche à côté de la colonne Heure pour indiquer que plusieurs dates de session de formation sont disponibles. Cliquez pour obtenir des informations sur la session de formation, y compris les dates supplémentaires. S’affiche près de la colonne Heure pour indiquer qu'il s’agit d’un cours multisession. Lien S'inscrire Cliquez sur ce lien pour ouvrir la page S’inscrire à, où vous pouvez taper les informations requises pour vous inscrire à la liste d’attente de la session de formation. Lien Liste d'attente Cliquez sur ce lien pour ouvrir la page S’inscrire à, où vous pouvez taper les informations requises pour vous inscrire à la liste d’attente de la session de formation. Lien Complète Indique que la session de formation est complète. Chapitre 3: Utiliser le Calendrier 35 Option Descriptions Indique que ceci est une Conférence Personnelle session de formation. Lien Commencer (Hébergeur uniquement) Cliquez pour démarrer votre session de formation. Terminer lien (Hébergeur uniquement) Cliquez pour terminer votre session de formation. Affichage Quotidien Comment accéder à cette page Sur votre site Training Center, cliquez sur l'onglet Participer à une session > Sessions en direct > Quotidien. Que faire ? L'affichage Quotidien liste les sessions de formation de formation en direct et les sessions de laboratoire sur demande qui sont programmées pour le jour actuel. À partir de la vue Jour, vous pouvez naviguer vers le jour précédent ou suivant ou bien utiliser le calendrier pour afficher le programme d’un autre jour. Les informations sur la session de formation affichées dans la liste peuvent être triées en cliquant sur les en-têtes de colonnes. Pour en savoir plus, voir Trier le calendrier de la session de formation (à la page 29). Options de cette page Option Descriptions Cliquez sur l’icône Actualiser à tout moment pour afficher la liste la plus actuelle des sessions de formation. Lien langue Cliquez dessus pour ouvrir la page Préférences, dans laquelle vous pouvez sélectionner la langue de votre Training Center. Lien fuseau horaire Cliquez dessus pour ouvrir la page Préférences, dans laquelle vous pouvez sélectionner la langue de votre Training Center. Cliquez sur l’icône Jour précédent pour afficher une liste des sessions de formation du jour précédent. Cliquez sur l’icône Jour Suivant pour afficher une liste des Chapitre 3: Utiliser le Calendrier 36 Option Descriptions sessions de formation du jour suivant. Cliquer sur l’icône Agenda pour ouvrir la fenêtre Agenda du mois actuel. Cliquez sur n’importe quelle date pour ouvrir le programme associé. Afficher les sessions terminées Sélectionnez pour inclure les sessions de formation terminées dans la liste sessions de formation. Case Afficher uniquement les sessions nécessitant une inscription Choisissez d’afficher uniquement ces sessions de formation nécessitant un enregistrement dans la liste sessions de formation. L'indicateur Ordre croissant apparaît à côté d’un en-tête de colonne, et les sessions de formation sont triées par ordre croissant en fonction de cette colonne. L'indicateur Ordre décroissant apparaît à côté d’un en-tête de colonne, et les sessions de formation sont triées par ordre décroissant en fonction de cette colonne. Heure Répertorie l’heure de début de chaque session de formation. programmée. Sujet Liste les sessions de formation programmées par nom. Cliquez sur le nom du sujet pour obtenir des informations sur la session de formation. Frais Liste le coût de la session de formation. Organisateur ou animateur Liste l'organisateur ou l'animateur de la session de formation. Durée Liste la longueur programmée de la session de formation. Indique que la session de formation est en cours. Lien Participer Cliquez sur le lien Training Center à partir de la page Informations de la session. Lien S'inscrire Cliquez sur ce lien pour ouvrir la page S’inscrire à, où vous pouvez taper les informations requises pour vous inscrire à la liste d’attente de la session de formation. Lien Liste d'attente Cliquez sur ce lien pour ouvrir la page S’inscrire à, où vous pouvez taper les informations requises pour vous inscrire à la liste d’attente de la session de formation. Lien Complète Indique que la session de formation est complète. Indique que ceci est une Conférence Personnelle session de formation. Lien Commencer (Hébergeur uniquement) Cliquez pour démarrer votre session de formation. Chapitre 3: Utiliser le Calendrier 37 Option Descriptions Terminer lien (Hébergeur uniquement) Cliquez pour terminer votre session de formation. Aperçu Hebdomadaire Comment accéder à cette page Sur votre site Training Center, cliquez sur Participer à une session > Sessions en direct > Onglet Hebdomadaire. Que faire ? L'affichage Hebdomadaire répertorie les sessions de formation de formation en direct et les sessions de laboratoire sur demande qui sont programmées mais pas terminées pour la semaine sélectionnée. Les informations sur la session de formation affichées dans la liste peuvent être triées en cliquant sur les en-têtes de colonnes. Pour en savoir plus, voir Trier le calendrier de la session de formation (à la page 29). Options de cette page Option Descriptions Cliquez sur l’icône Actualiser à tout moment pour afficher la liste la plus actuelle des sessions de formation. Lien langue Cliquez dessus pour ouvrir la page Préférences, dans laquelle vous pouvez sélectionner la langue de votre Training Center. Lien fuseau horaire Cliquez dessus pour ouvrir la page Préférences, dans laquelle vous pouvez sélectionner la langue de votre Training Center. Cliquer sur l’icône Semaine précédente pour afficher une liste des sessions de formation de la semaine précédente. Cliquer sur l’icône Semaine suivante pour afficher une liste des sessions de formation de la semaine suivante. Cliquer sur l’icône Agenda pour ouvrir la fenêtre Agenda du mois actuel. Cliquez sur n’importe quelle date pour ouvrir le programme associé. Case Afficher uniquement les sessions nécessitant Choisissez d’afficher uniquement ces sessions de formation nécessitant un enregistrement dans la liste sessions de Chapitre 3: Utiliser le Calendrier 38 Option Descriptions une inscription formation. Lien Date Ouvre la vue Jour qui affiche les sessions de formation programmées pour le jour sélectionné. L'indicateur Ordre croissant apparaît à côté d’un en-tête de colonne, et les sessions de formation sont triées par ordre croissant en fonction de cette colonne. L'indicateur Ordre décroissant apparaît à côté d’un en-tête de colonne, et les sessions de formation sont triées par ordre décroissant en fonction de cette colonne. Heure Répertorie l’heure de début de chaque session de formation. programmée. Sujet Liste les sessions de formation programmées par nom. Cliquez sur le nom du sujet pour obtenir des informations sur la session de formation. Frais Liste le coût de la session de formation. Organisateur ou animateur Liste l'organisateur ou l'animateur de la session de formation. Durée Liste la longueur programmée de la session de formation. Indique que la session de formation est en cours. Lien Participer Cliquez sur le lien Training Center à partir de la page Informations de la session. Lien S'inscrire Cliquez sur ce lien pour ouvrir la page S’inscrire à, où vous pouvez taper les informations requises pour vous inscrire à la liste d’attente de la session de formation. Lien Liste d'attente Cliquez sur ce lien pour ouvrir la page S’inscrire à, où vous pouvez taper les informations requises pour vous inscrire à la liste d’attente de la session de formation. Lien Complète Indique que la session de formation est complète. Indique que ceci est une Conférence Personnelle session de formation. Lien Commencer (Hébergeur uniquement) Cliquez pour démarrer votre session de formation. Terminer lien (Hébergeur uniquement) Cliquez pour terminer votre session de formation. Chapitre 3: Utiliser le Calendrier 39 Affichage mensuel Comment accéder à cette page Sur votre site Training Center, cliquez sur l'onglet Participer à une session > Sessions en direct > Mensuel. Que faire ? L'affichage Mensue affiche les sessions de formation de formation en direct et les sessions de laboratoire sur demande programmées dans l'affichage mensule du calendrier. Vous pouvez naviguer vers un jour ou une semaine spécifique à l’intérieur du mois actuel ou bien naviguer vers le mois précédent ou suivant. Options de cette page Option Descriptions Cliquez sur l’icône Mois précédent pour afficher une liste des sessions de formation du mois précédent. Cliquez sur l’icône Mois suivant pour afficher une liste des sessions de formation du mois suivant. Cliquez sur l’icône Actualiser à tout moment pour afficher la liste la plus actuelle des sessions de formation. Lien langue Cliquez dessus pour ouvrir la page Préférences, dans laquelle vous pouvez sélectionner la langue de votre Training Center. Lien fuseau horaire Cliquez dessus pour ouvrir la page Préférences, dans laquelle vous pouvez sélectionner la langue de votre Training Center. Lien Semaine Ouvre la vue Semaine qui affiche les sessions de formation programmées pour chaque jour de la semaine sélectionnée. Lien Date Ouvre la vue Jour qui affiche les sessions de formation programmées pour le jour sélectionné. S’affiche dans le calendrier pour indiquer qu’une ou plusieurs sessions sessions de formation sont programmées pour ce jour. S’affiche dans le calendrier pour indiquer qu’une ou plusieurs sessions de formation de laboratoire sessions de formation sur demande sont programmées pour ce jour. Chapitre 3: Utiliser le Calendrier 40 Page Résultats de recherche Options de cette fenêtre ƒ Trouver une session de formation sur votre site Training Center. ƒ Afficher les sessions de formation précédentes. ƒ Trier les résultats de recherche. ƒ Sélectionner une langue pour votre site Training Center. ƒ Sélectionner un fuseau horaire pour votre site Training Center. ƒ Afficher les sessions de formation nécessitant une inscription. Les informations sur la session de formation affichées dans la liste peuvent être triées en cliquant sur les en-têtes de colonnes. Pour en savoir plus, voir Trier le calendrier de la session de formation (à la page 29). Options de cette page Option Descriptions Zone de texte Recherche de... zone de texte Entrez le nom d’un organisateur, un sujet de session de formation, ou tout texte pouvant apparaître dans l’ordre du jour, puis cliquez sur Recherche. Remarque : Il n’est pas possible de rechercher un numéro d'une session de formation. Cliquez sur l’icône Actualiser à tout moment pour afficher la liste la plus actuelle des sessions de formation. Lien langue Cliquez dessus pour ouvrir la page Préférences, dans laquelle vous pouvez sélectionner la langue de votre Training Center. Lien fuseau horaire Cliquez dessus pour ouvrir la page Préférences, dans laquelle vous pouvez sélectionner la langue de votre Training Center. Afficher les sessions terminées Sélectionnez pour inclure les sessions de formation terminées dans la liste sessions de formation. Case Afficher uniquement les sessions nécessitant une inscription Choisissez d’afficher uniquement ces sessions de formation nécessitant un enregistrement dans la liste sessions de formation. Liens de navigation Cliquer sur les numéros de page ou sur Suivant pour parcourir les résultats de recherche. Chapitre 3: Utiliser le Calendrier 41 Option Descriptions L'indicateur Ordre croissant apparaît à côté d’un en-tête de colonne, et les sessions de formation sont triées par ordre croissant en fonction de cette colonne. L'indicateur Ordre décroissant apparaît à côté d’un en-tête de colonne, et les sessions de formation sont triées par ordre décroissant en fonction de cette colonne. Date et Heure Liste la date et l'heure de commencement de la session de formation. Sujet Liste les sessions de formation programmées par nom. Cliquez sur le nom du sujet pour obtenir des informations sur la session de formation. Frais Liste le coût de la session de formation. Organisateur ou animateur Liste l'organisateur ou l'animateur de la session de formation. Durée Liste la longueur programmée de la session de formation. Indique que la session de formation est en cours. S’affiche à côté de la colonne Heure pour indiquer que plusieurs dates de session de formation sont disponibles. Cliquez pour obtenir des informations sur la session de formation, y compris les dates supplémentaires. S’affiche près de la colonne Heure pour indiquer qu'il s’agit d’un cours multisession. Lien Participer Cliquez sur le lien Training Center à partir de la page Informations de la session. Lien S'inscrire Cliquez sur ce lien pour ouvrir la page S’inscrire à, où vous pouvez taper les informations requises pour vous inscrire à la liste d’attente de la session de formation. Lien Liste d'attente Cliquez sur ce lien pour ouvrir la page S’inscrire à, où vous pouvez taper les informations requises pour vous inscrire à la liste d’attente de la session de formation. Lien Complète Indique que la session de formation est complète. Indique que ceci est une Conférence Personnelle session de formation. Lien Commencer (Hébergeur uniquement) Cliquez pour démarrer votre session de formation. Terminer lien (Hébergeur uniquement) Cliquez pour terminer votre session de formation. Chapitre 3: Utiliser le Calendrier 42 4 43 Chapitre 4 Si vous souhaitez... Consultez... aperçu de la programmation d'une session de formation A propos de la programmation d'une session de formation (à la page 43) configurer une session de formation programmée Configurer une session de formation programmée (à la page 45) permettre à un autre organisateur de programmer votre session de formation Permettre à un autre organisateur de programmer votre session de formation (à la page 105) lancer une session de formation non programmée Commencer une session de formation instantanée (à la page 135) commencer une session de formation programmée Commencer une session de formation programmée (à la page 137) modifier une session de formation programmée Modifier une session de formation programmée (à la page 139) annuler une session de formation programmée Annuler une session de formation programmée (à la page 141) Programmer une session de formation Lorsque vous programmez une session de formation, vous pouvez accepter les paramètres que votre site Training Center offre par défaut, ou spécifier plusieurs options à cet effet. Ces options permettent d'adapter votre session de formation en fonction de vos besoins. Lorsque vous programmez une session de formation, vous pouvez modifier ses options. Vous pouvez aussi annuler une session de formation programmée à tout moment. Configurer et programmer une session de formation Chapitre 4: Configurer et programmer une session de formation 44 Si un autre utilisateur, dans son profil utilisateur, vous a donner l'autorisation de programmer, vous pouvez le faire pour lui. Pour en savoir plus sur l’accord d’une autorisation de programmer à un autre utilisateur, voir Autoriser un autre utilisateur à programmer votre session de formation (à la page 105). Choisir un niveau de sécurité pour une session de formation Vous assurez la sécurité de votre session de formation en procédant de l'une des manières suivantes : ƒ Exiger un mot de passe—La plupart des sites Training Center exigent un mot de passe pour toute session organisée. Les participants doivent fournir ce mot de passe pour prendre part à la session. ƒ Participer à une session de formation non listée— Lorsque vous programmez une session de formation, vous pouvez préciser que la session n'est pas listée. Une session de formation non listée ne s'affiche pas dans le calendrier des sessions de formation. Pour prendre part à une session de formation non listée, les participants doivent entrer le numéro de session qui lui est propre. Pour en savoir plus sur une session non listée, voir À propos des sessions de formation listées et non listées. ƒ Pour exclure le mot de passe de la session dans l'invitation par courrier électronique— Lorsque vous programmez une session de formation, vous pouvez ne pas inclure le mot de passe de la réunion dans l'invitation par courrier électronique que votre site Training Centre envoie automatiquement aux invités. Pour en savoir plus, voir Ne pas indiquer le mot de passe de la réunion dans l'invitation par courrier électronique. ƒ Demander aux participants de se connecter— Lorsque vous programmez une session de formation, vous pouvez exiger aux participants la création d'un compte d'utilisateur sur votre site Training Center. Ainsi, les invités doivent se connecter à votre site pour prendre part à la session. Pour en savoir plus, voir Demander aux invités de se connecter à votre site Training Center. ƒ Demander aux invités de s’inscrire à la session de formation— Lorsque vous programmez une session de formation, vous pouvez exiger que chaque participant remplisse et vous envoie une demande d'inscription comprenant nom, adresse électronique et autres informations. Vous pouvez alors accepter ou rejeter chaque demande d’inscription. Pour en savoir plus, voir Demander l'inscription à une session de formation programmée (à la page 69). ƒ Restreindre l’accès à la session de formation— Une fois que tous les participants ont pris part à la session de formation, vous pouvez empêcher d'autres personnes d'y participer en restreignant l'accès à la session de formation. Chapitre 4: Configurer et programmer une session de formation 45 Astuce : Choisir un niveau de sécurité adapté à l’objet de la session de formation. Par exemple, si vous programmez une session pour discuter du pique-nique de la société, indiquez juste un mot de passe pour cette session. Par contre, si la session concerne les relations avec les investisseurs, il est préférable qu’elle soit non listée. Vous pouvez également verrouiller l’accès à ce type de session une fois que tous les invités y ont pris part. configurer une session de formation programmée Lorsque vous programmez une session de formation, vous devez spécifier le thème, la date, l'heure et le mot de passe. Vous pouvez aussi spécifier plusieurs options pour personnaliser votre réunion de formation et la sécuriser. Ouvrez la page Programmer une session de formation : 1 Connectez-vous à votre site Centre de service. 2 Dans la barre de navigation, cliquez sur Organiser une session pour afficher une liste de liens. 3 Cliquez sur Organiser une session de formation. La page Programmer une session de formation apparaît. Configurez les informations relatives à la session et à son accès : 1 Spécifiez un thème et un mot de passe pour la session de formation. Pour en savoir plus, voir Configuration de session et information d'accès (à la page 49). 2 Indiquer si la session de formation est Listée ou Non listée. Pour en savoir plus, voir À propos des sessions de formation listées et non listées (à la page 50). 3 Indiquez si la session de formation peut supporter plus de 500 invités. Pour en savoir plus, voir Supporter plus de 500 invités (à la page 51). 4 Spécifiez si vous retirez des sessions de formation terminées de l'agenda des sessions de formation. Pour en savoir plus, voir Supprimer les sessions automatiquement (à la page 51). 5 Spécifiez si vous allez recevoir une copie du courrier électronique d'invitation du participant. Pour en savoir plus, voir Recevoir une copie du courrier électronique d'invitation du participant. Spécifiez des codes de suivi : Obligatoire pour certains organismes. Spécifiez les informations de suivi associées à la réunion de formation. Cette option n’apparaît que si votre administrateur de site l'a configurée. Pour en savoir plus, voir Indiquer des codes de suivi pour une réunion programmée. Chapitre 4: Configurer et programmer une session de formation 46 Spécifiez les options d'audioconférence : Sous Paramètres d'audioconférence, sélectionner si vous voulez une audioconférence WebEx, une conférence VoIP uniquement, pas de conférence, ou d'autre service de téléconférence. Pour en savoir plus, voir Configuration d'une conférence audio pour une session programmée (à la page 56) ou Configuration d'une audioconférence VoIP uniquement pour une session de formation programmée (à la page 58). Programmez la date, l’heure et la récurrence : 1 Indiquez la date et l’heure de début de la session de formation, sa récurrence et sa durée. Pour en savoir plus, voir Programmation de l'heure, de l'occurrence et de la durée d'une session de formation (à la page 64). 2 Optionnel. Spécifiez le modèle de récurrence de la session de formation en sélectionnant une option près de Occurrence. Configurez le laboratoire : Cette option apparaît sur la page Programmer une session de formation uniquement si l’administrateur de votre site a configuré un laboratoire. 1 Réservez des ordinateurs à partir d’un laboratoire spécifique. Pour en savoir plus, voir Réserver des ordinateurs pour laboratoire. 2 Vérifiez la disponibilité des ordinateurs et le statut de votre réservation. Pour en savoir plus, voir Afficher le programme de laboratoire (à la page 68). Spécifiez les options d'inscription : 1 Optionnel. Spécifiez si les invités sont tenus de s’inscrire à la session de formation. Pour en savoir plus, voir Demander l'inscription des participants à une réunion programmée (à la page 69). 2 Optionnel. Personnalisez votre formulaire d’inscription en ajoutant des boutons d’option et en spécifiant les informations requises pour s’inscrire. Pour en savoir plus, voir Personnalisation d'un formulaire d'inscription (à la page 73). Invitez des participants : Optionnel. Envoyez des invitations par courrier électronique aux invités. Pour en savoir plus, voir Inviter des participants à la session de formation programmée (à la page 76). Inviter des animateurs : Optionnel. Envoyez des invitations par courrier électronique aux animateurs. Pour en savoir plus, voir Inviter les présentateurs à la session de formation programmée (à la page 78). Chapitre 4: Configurer et programmer une session de formation 47 Spécifier les options de session de formation : 1 Optionnel. Indiquez les options de session à mettre à la disposition de tous les participants pendant la session de formation. Pour en savoir plus, voir Spécifier des options de session de formation (à la page 81). 2 Optionnel. Spécifier les privilèges accordés aux participants lors d’une session de formation. Pour en savoir plus, voir Options spécifiques disponibles pour les participants lors d'une session de formation. 3 Spécifiez une page Web de destination. Pour en savoir plus, voir Spécifier une page Web de destination à la fin de la session (à la page 84) 4 Optionnel. Choisissez une alerte à émettre lorsqu’un participant rejoint ou quitte la téléconférence. Pour plus d’informations, voir Émettre des alertes lorsque des participants rejoignent ou quittent une téléconférence. 5 Créer un message ou mot de bienvenue qui s’affichera lorsque les participants se connecteront à la session de formation. Pour en savoir plus, voir Créer un message ou un mot de bienvenue à une réunion programmée (à la page 84). Spécifier les paramètres pour les affectations de sessions scindées : 1 Sélectionner si les attributions de session scindées doivent être activées avant le démarrage de la session. 2 Si sélectionné, spécifier si vous affectez les invités automatiquement or manuellement . Pour en savoir plus, voir Configuration des sessions scindées (à la page 88). Sélectionnez les messages électroniques à envoyer automatiquement : 1 Sélectionnez les messages électroniques d’invitation. Pour en savoir plus, voir Envoyer une invitation pour une session de formation (à la page 91). 2 Sélectionnez les messages électroniques à envoyer en cas de mises à jour du programme. Pour en savoir plus, voir Envoyer une mise à jour pour une session de formation programmée (à la page 92). 3 Envoyez une notification d’inscription à l’organisateur ou aux invités. Pour en savoir plus, voir Envoyer une notification d'inscription à une session de formation programmée (à la page 93). 4 Envoyez des rappels de la session de formation aux invités et animateurs. Pour en savoir plus, voir Envoyer un rappel de la session de formation programmée (à la page 93). Spécifiez les informations sur la session : 1 Indiquez l’ordre du jour et la description de la session de formation que les invités pourront consulter avant le début de la session de formation. Pour en savoir plus, voir Établir l'ordre du jour de votre réunion (à la page 98). Chapitre 4: Configurer et programmer une session de formation 48 2 Optionnel. Ajouter une photo sur la page d'Informations sur la session que les invités peuvent consulter avant le début de la session de formation. Pour en savoir plus, voir Ajouter une photo sur la page d'Informations de la session (à la page 99) . Ajouter des supports de cours : Télécharger les supports de cours dans la page d'Informations sur la session pour que les invités puissent les télécharger avant la session de formation. Pour en savoir plus, voir Publier des supports de cours pour une session de formation programmée (à la page 101). Ajouter des tests : Vous pouvez ajouter des tests à la session de formation pendant la planification. Pour en savoir plus, voir Utilisation de tests dans les sessions de formation (à la page 103). Ajoutez, sélectionnez ou supprimez des modèles de sessions programmées : Vous pouvez enregistrer les paramètres Programmer la session de formation comme un modèle à utiliser pour la programmation de futures sessions. Pour en savoir plus, voir Utilisation des modèles de programmation (à la page 104). Programmer ou démarrer la session de formation : Effectuer l'une des opérations suivantes : ƒ Si l'heure de début de la session de formation correspond à l'heure en cours, cliquez sur Commencer session pour commencer la session de formation. ƒ Si l'heure de début de la réunion est future, cliquez sur Programmer. La page Session programmée apparaît, confirmant que la session a été programmée. Vous recevrez aussi par courrier électronique un message de confirmation contenant des informations sur la session programmée. Remarque : Pour en savoir plus sur le démarrage d'une session de formation, voir Démarrer une session de formation programmée sur la page 119. Si vous invitez des participants au moment de la programmation de la réunion, ceux-ci recevront une invitation par courrier électronique comprenant des informations sur la réunion, notamment son mot de passe, à moins que vous ne souhaitiez par faire figurer de mot de passe dans le message d’invitation. Si vous invitez un participant au moment de la programmation d'une session de formation et exigez une inscription pour participer à la session, l'invité reçoit un message électronique d'invitation à s'inscrire. Ce message contient des informations sur la session de formation et un lien sur lequel l’invité peut cliquer pour s’inscrire à la session. Chapitre 4: Configurer et programmer une session de formation 49 Ajouter une session programmée à votre calendrier : Vous pouvez ajouter une session de formation programmée à votre agenda électronique, ex. Microsoft Outlook ou Lotus Notes. Pour en savoir plus, voir Ajouter une session de formation programmée à votre agenda électronique (à la page 107). Configurer les informations relatives à une session et à son accès Si vous souhaitez... Consultez... définir un thème et un mot de passe pour votre session de formation Configurer un sujet et un mot de passe (à la page 49) aperçu des sessions de formation listées ou non listées A propos des sessions de formation listées ou non listées (à la page 50) spécifier si une session de formation est listée ou pas Spécifier si une session de formation est listée ou pas (à la page 50) Configurer un sujet et un mot de passe Lorsque vous programmez une session de formation, vous configurez le sujet et le mot de passe. Vous pouvez modifier le sujet et le mot de passe sur la page Modifier une session de formation programmée. Pour en savoir plus, voir Modifier une session de formation programmée (à la page 139). 1 Sur la page Programmer une session de formation ou Modifier une session de formation programmée, accéder à la section Informations sur la session et son accès. 2 Optionnel. Si vous programmez une session de formation pour une autre personne, sélectionnez cette personne de la liste déroulante Programmer pour . Pour en savoir plus, voir Programmer une session de formation programmée pour un autre organisateur (à la page 106). 3 Spécifier un thème pour la session de formation dans la boîte Thème. 4 Optionnel. Entrez un mot de passe dans la zone Définir mot de passe de session. 5 Entrez à nouveau votre mot de passe dans la zone Confirmer mot de passe. 6 Lorsque vous avez défini les options, cliquer sur Programmer ou Mettre à jour. Chapitre 4: Configurer et programmer une session de formation 50 Remarque : ƒ Le sujet de la réunion de formation ne peut contenir aucun des caractères suivants : \ ` " / & < > = [ ]. ƒ Un mot de passe session de formation doit compter entre 4 et 16 caractères. Il ne peut contenir aucun des caractères suivants : \ ` " / & < > = [ ], et ne peut être votre nom d’utilisateur, le nom de l’organisateur, le nom du sujet ou le nom du site. À propos des sessions de formation figurant ou non sur la liste En programmant une session de formation ou en la commençant instantanément, vous pouvez la spécifier comme suit : ƒ Listée pour tous : La session de formation s'affiche tant sur la liste de sessions que sur le calendrier de formations pour tous les visiteurs de votre site Web Training Center. ƒ Listée pour les utilisateurs autorisés uniquement : La session de formation s'affiche tant sur la liste de sessions que sur le calendrier de formations uniquement pour les utilisateurs qui disposent d’un compte et qui sont connectés sur votre site Web Training Center. ƒ Non listée : La session de formation n’apparaît ni sur la liste de sessions ni dans le calendrier de formations. Cette option empêche que les informations telles que l'organisateur, le sujet ou l'heure de début de la session de formation soient accessibles à tous; évitant ainsi des accès non autorisés à la session. Pour participer à une session de formation non listée, le participant doit entrer un numéro de session qui lui est propre. Si vous invitez un participant à une réunion de formation non listée, celui-ci reçoit un email contenant toutes les instructions nécessaire pour participer à la séance, y compris le numéro de la session et l'URL qui conduit directement à la page Web sur laquelle il peut rejoindre la session de formation. Indiquer si la session de formation est listée ou non listée Pour indiquer si une session de formation est listée ou non listée : 1 Sur la page Programmer une session de formation ou Modifier une session de formation programmée, allez à la section Informations sur la session et son accès. 2 En-dessous de Cette session de formation, sélectionnez l'une des options suivantes : Chapitre 4: Configurer et programmer une session de formation 51 ƒ Listée pour tous ƒ Listée pour les utilisateurs autorisés uniquement Si vous choisissez cette option, la session de formation apparaît sur la liste ou la page des sessions uniquement pour les utilisateurs autorisés ayant un compte sur votre site Training Center. ƒ Non listée 3 Cliquez sur Programmer ou Mettre à jour. Supporter plus de 500 invités Vous pouvez configurer votre session de formation de façon à prendre en charge plus de 500 invités. Mais, si vous sélectionnez cette option, certaines fonctionnalités de Training Center peuvent être limitées ou ne pas être prises en charge. Ces modèles comprennent : ƒ Les fonctions d’indication visuelle pour la vidéo multi source, le message instantané privé et l’interlocuteur actif ne seront pas disponibles. ƒ Les invités ne pourront pas voir les noms des autres invités. ƒ Chaque session scindée et ordinateur de laboratoire supporte 100 invités au plus. Remarque : Vous ne pourrez pas modifier cette option pendant la session. Pour spécifier si votre session de formation peut supporter plus de 500 invités : 1 Sur la page Programmer une session de formation ou Modifier une session de formation programmée, accéder à la section Informations sur la session et son accès. 2 Cochez la case Cette session supportera plus de 500 invités. Un message apparaît, décrivant les limitations de cette option. 3 Cliquez sur OK. 4 Lorsque vous avez défini les options, cliquer sur Programmer ou Mettre à jour. Supprimer automatiquement les sessions Vous pouvez choisir la suppression automatique de votre session de formation dans le calendrier Training Center à la fin de votre session. Chapitre 4: Configurer et programmer une session de formation 52 Important : Les tests que vous associez à cette session de formation seront perdus si vous sélectionnez cette option. Tous les tests associés seront supprimés avec la session de formation. Pour préciser s'il faut supprimer automatiquement une session de formation lorsqu'elle prend fin. 1 Sur la page Programmer une session de formation ou Modifier une session de formation programmée, accéder à la section Informations sur la session et son accès. 2 Cocher la case Supprimer automatiquement la session lorsqu’elle prend fin. 3 Lorsque vous avez défini les options, cliquer sur Programmer ou Mettre à jour. Copier les informations de session à partir d’une autre session Vous pouvez copier les informations de session spécifiques à partir d’autres sessions en direct programmées par vous ou en votre nom. Certaines informations de programmation varient d'une session à l'autre et ne peuvent donc pas être copiées dans le programmateur : ƒ La date, l’heure et la récurrence (à l’exception de la durée, du fuseau horaire et des options de connexion avant l'organisateur) ƒ Les listes d’invités et d’animateurs (à l’exception du nombre estimé d’invités et d’animateurs) ƒ Les données d’inscription des invités inscrits ƒ Les informations et réservations du laboratoire ƒ Les supports de cours et les tests ƒ Tests Copier les informations d’une autre session : 1 Sur la page Programmer une session de formation ou Modifier une session de formation programmée, accéder à la section Informations sur la session et son accès. 2 Cliquer sur Copier à partir de. La fenêtre Sélectionner une session s'affiche. 3 Sélectionner la session à partir de laquelle vous souhaitez copier les informations. 4 Cliquer sur OK. Chapitre 4: Configurer et programmer une session de formation 53 Indiquer des codes de suivi pour une session programmée Votre administrateur de site peut demander l’affichage des options de code de suivi sur la page Programmer une session de formation. Les codes de suivi peuvent identifier un service, un projet ou d’autres informations que votre organisme souhaite associer à vos réunions. Les codes de suivi peuvent être facultatifs ou requis, selon la configuration choisie par l’administrateur de votre site. Pour indiquer des codes de suivi pour une réunion programmée : 1 Sur la page Programmer une session de formation ou Modifier une session de formation programmée, allez à la section Codes de suivi, puis sélectionnez un code dans la zone de gauche. Si l’administrateur de votre site vous demande de sélectionner un code dans une liste prédéfinie, une liste de codes s'affiche. 2 Effectuez l'une des opérations suivantes : ƒ Si une liste de codes s'affiche dans la zone de droite, sélectionnez un code dans la liste. ƒ Tapez un code dans la zone de droite. 3 Répétez l’étape 2 pour chaque intitulé de code de suivi. 4 Cliquez sur Programmer ou Mettre à jour. Astuce : Si l’administrateur de votre site a également spécifié que les mêmes options de code de suivi s'affichent dans votre profil utilisateur, vous pouvez modifier votre profil utilisateur pour indiquer les codes de suivi. Les codes apparaîtront automatiquement sur la page Programmer une session de formation. Configurer le commerce électronique (formation pay-per-use ou facturées au forfait) Si vous souhaitez... Consultez... aperçu de l'utilisation de l'eCommerce dans Training Center A propos du commerce électronique pour Training Center (à la page 54) configurer une formation facturée au forfait Configurer une formation facturée au forfait (à la page 54) Chapitre 4: Configurer et programmer une session de formation 54 Si vous souhaitez... Consultez... obtenir un aperçu de l’utilisation de bons A propos des Bons (à la page 55) configurer une formation pay-per-use Configurer une formation pay-per-use (à la page 55) A propos du commerce électronique pour Training Center Remarque : E-commerce est une fonction optionnelle. Si cette fonction est disponible dans votre site, elle doit être activée et configurée par l'administrateur de votre site. Training Center permet aux clients de payer la formation convenablement en utilisant les cartes de crédit, les cartes de débit, VeriSign Payflow Pro ou PayPal Website Payments Pro (États-Unis ou Royaume-Uni). Le commerce électronique de Training Center propose les deux fonctions suivantes : ƒ formation facturée au forfait (pour les participants) : les participants payent pour prendre part aux sessions. Pour en savoir plus, voir la page Configurer des formations payantes (à la page 54). ƒ formation facturée à l'utilisation (pour les organisateurs)—les organisateurs doivent payer avant de commencer chaque session de formation. Pour en savoir plus, voir la page Configurer une formation facturée à l'utilisation (à la page 55). Configurer une formation facturée au forfait Lorsque vous utilisez une formation facturée au forfait, les invités payent un forfait pour prendre part à vos sessions. Pour prendre part à une session facturée au forfait, les invités doivent s’inscrire et fournir les données sur leur paiement lors de leur inscription. Pour exiger des frais pour une session de formation, tapez un montant dans la zone de texte Frais de session de la page Programmer une session de formation. Pour activer cette fonctionnalité de commerce électronique, contactez le responsable de votre compte WebEx. Chapitre 4: Configurer et programmer une session de formation 55 A propos des Bons Votre organisation peut créer des bons de ristourne et les envoyer aux invités. Par exemple, vous pouvez demander aux invités de payer à l’avance pour une série de sessions de formation organisées sur le site Training Center de votre organisation. En échange, votre organisation leur accorde des bons qu’ils peuvent utiliser pour chaque session de la série. Vous pouvez également envoyer des bons à des invités potentiels afin de les inciter à utiliser vos services. Les invités tapent le code du bon sur la page Informations de paiement afin de bénéficier de ristournes pour la session de formation. Pour activer la fonctionnalité Bons et distribuer des bons, contactez l’administrateur de votre site. Configurer une formation pay-per-use Pay-per-use requiert un paiement de la part des organisateurs avant de commencer chaque session de formation. Les formations pay-per-use sont conçues pour les entreprises ne souhaitant pas gérer la facturation pour chaque session de formation ayant lieu sur leur site Web Training Center. Par exemple, une entreprise qui alloue un budget de formation à chacun de ses services peut à présent leur demander d’avancer les frais afférents à la formation sur le site Web Training Center de l’entreprise . Puis l'entreprise peut rembourser ces frais. Pour activer cette fonctionnalité de commerce électronique, contactez le responsable de votre compte WebEx. Pour configurer une session de formation pay-per-use : 1 Spécifiez les options de la page Programmer une session de formation, puis cliquez sur Début de session ou Programmer sur cette page. La page Coût estimé de la session apparaît. Cette page affiche le coût estimé de la session sur la base d’un tarif par minute, du nombre d’utilisateurs et de la durée de la téléconférence. Le nombre de minutes des personnes est constitué de la durée de la session de formation multipliée par le nombre d'ordinateurs connectés à la session. Le nombre de minutes de téléconférence est obtenu en multipliant la durée de la session par le nombre d’ordinateurs connectés à la téléconférence. 2 Optionnel. Pour modifier les paramètres de la session, cliquez sur Modifier. 3 Pour revenir à la page Coût estimé de la session, cliquez sur Commencer session ou Programmer. 4 Entrez les informations de votre paiement. Chapitre 4: Configurer et programmer une session de formation 56 Spécifier les options de conférence audio Si vous souhaitez... Consultez... organiser une téléconférence Programmer une téléconférence pour une session programmée (à la page 56) configurer une conférence VoIP intégrée Organiser une conférence VoIP (Voix sur IP) intégrée pour une session de formation programmée (à la page 58) vérifier la configuration minimale requise pour la VoIP intégrée Configuration minimale requise pour la VoIP (Voix sur IP) intégrée (à la page 59) Configurer une audioconférence pour une session programmée Les options d'audioconférence peuvent varier selon les options utilisées par votre entreprise. Configurer une audioconférence : 1 Sur la page Programmer une session de formation ou Modifier une session de formation programmée, allez à la section Paramètres d'audioconférence. 2 Sélectionnez l'une des options suivantes : … Afficher un numéro gratuit—Si votre service de Training Center offre une audioconférence par connexion gratuite, un numéro gratuit et un numéro payant sont disponibles. Si votre session comporte une téléconférence par connexion gratuite, c’est votre entreprise qui prend en charge les frais d’appel; sinon, les participants prennent en charge leurs propres frais d’appel. … Afficher le lien des restrictions d'appels gratuits—Cliquez pour afficher une liste de restrictions d'appels par pays (www.webex.com/pdf/tollfree_restrictions.pdf). … Affiche les numéros d'appel internationaux —Cette option fournit une liste de numéros —comme les numéros gratuits ou locaux—que les invités se trouvant dans d'autres pays peuvent composer pour se joindre à la téléconférence. … Activer l'authentification CLI de téléconférence quand les participants appellent —CLI (identification de ligne de l'appelant) est une forme d'identité de l'appelant, un service intelligent de téléphonie qui transmet le numéro de téléphone de l'appelant avant que l'on ne réponde à l'appel. Tout appelant ayant un compte de site d’organisateur Chapitre 4: Configurer et programmer une session de formation 57 peut être authentifié et placé dans la téléconférence appropriée sans avoir à saisir le numéro de session de formation. Pour en savoir plus sur CLI, voir Utilisation de l'authentification de l'appelant pour commencer ou rejoindre une téléconférence d'appel à la page 164. … Désactiver les invités dès leur entrée—Sélectionner si vous voulez que l'audio des invités soit muet quand ils entrent dans la session de formation. Ceci peut empêcher les disruptions, plus précisément si la session de formation est en cours. … Entrée & et sonnerie de sortie—Sélectionner l’alerte sonore ou l’annonce, s’il y a lieu, que vous aimeriez que tous les participants entendent quand un invité joint ou quitte la session. Remarque : La téléconférence audio WebEx prend en charge jusqu'à 125 appelants. ƒ Autre service de téléconférence … Spécifie que la réunion comprend une téléconférence fournie par un autre prestataire. … Entrer les instructions pour se joindre à la téléconférence. Celles-ci s’afficheront sur la page Informations de session, dans les courriers électroniques d'invitation, et dans la session de formation. ƒ Cisco Unified MeetingPlace avec audioconférence Pour l'audioconférence Cisco Unified Meeting Place, sélectionnez l'une des possibilités suivantes : … Les invités appellent : Les invités composent un numéro de téléphone pour participer à la téléconférence et se chargent des frais de leurs appels. … Les invités reçoivent un appel en retour— Ils donnent leur numéro de téléphone lorsqu'ils se connectent à l'événement, puis sont rappelés au numéro qu'ils ont spécifié. Vous ou votre entreprise prenez en charge le coût de l'appel. Une boîte vocale guide l’invité dans le processus de connexion à la téléconférence. ƒ Utiliser VoIP uniquement—Voir Configuration d'une audioconférence VoIP uniquement pour une session de formation programmée (à la page 58) pour en savoir plus. ƒ Aucune—Indique qu'aucune audioconférence n'est nécessaire pour la session. 3 Cliquer sur Programmer ou Mettre à jour. Chapitre 4: Configurer et programmer une session de formation 58 Remarque : Une fois que vous programmez la réunion, des instructions pour rejoindre la téléconférence apparaissent automatiquement ƒ sur la page Informations sur la session de votre site, que les participants peuvent voir avant de commencer la session de formation ƒ dans les messages d’invitation, si vous invitez des participants à l’aide des options de la page Programmer une session de formation ƒ dans l’onglet Infos qui s’affiche dans la zone d'affichage de la fenêtre Réunion ƒ dans la boîte de dialogue Participer à la téléconférence qui s’affiche dans la fenêtre Session des participants lorsqu’ils accèdent à la session Vous pouvez aussi organiser une conférence par téléphone Internet (voix sur IP), en plus de ou à la place de la téléconférence. Pour en savoir plus sur l'utilisation de la VoIP intégrée, voir Configuration d'une conférence audio VoIP intégrée pour une session de formation programmée. Organiser une audioconférence VoIP uniquement intégrée pour une session de formation programmée Vous pouvez utiliser la VoIP intégrée pour l’audio dans votre session de formation. Dans une conférence par VoIP, les participants utilisent leur ordinateur avec de l’équipement audio plutôt que le téléphone et communiquent via Internet. Vous pouvez attribuer un microphone à maximum sept participants dans une conférence VoIP intégrée. Pour organiser une audioconférence VoIP uniquement intégrée : 1 Sur la page Programmer une session de formation ou Modifier une session de formation programmée, allez à la section Paramètres d'audioconférence. 2 Sélectionnez l'option Utiliser VoIP uniquement . 3 Sélectionner la case à cocher Désactiver les invités dès l’entrée si vous voulez que l’audio des invités soit muet quand ils rejoignent la session de formation. Ceci peut empêcher les disruptions, plus précisément si la session de formation est en cours. 4 Cliquer sur Programmer ou Mettre à jour. Chapitre 4: Configurer et programmer une session de formation 59 Remarque : ƒ Si vous avez configuré une conférence VoIP, vous devez démarrer la conférence après avoir démarré la session de formation. ƒ Seuls les participants dont l’ordinateur possède la configuration système requise pour la VoIP intégrée peuvent participer à la conférence. Pour en savoir plus, voir Configuration minimale pour les conférences par téléphone Internet (à la page 59). ƒ Si vous utilisez votre Enregistreur WebEx pour enregistrer la session de formation et que vous voulez capturer le son de l'enregistrement, vous devez vous assurer que le système de compression audio est sélectionné. Pour en savoir plus, consultez le Guide d’utilisateur de l’enregistreur et du lecteur WebEx. Configuration système requise pour la VoIP (Voix sur IP) intégrée Avant de prendre part à une conférence VoIP intégrée, assurez-vous que votre ordinateur ait la configuration système suivante : ƒ une carte son prise en charge Pour consulter une liste des cartes son prises en charge, reportez-vous à la page Foire aux questions de votre site Training Center. Vous pouvez y accéder à partir de la page Assistance de votre site. ƒ enceintes ou écouteurs ƒ un micro, si vous souhaitez prendre la parole lors de la conférence Astuce : Pour une meilleure qualité audio et plus de confort, utilisez un casque d’ordinateur équipé d’un micro de haute qualité. Spécifier les options de date et d'heure Si vous souhaitez... Consultez... aperçu de la programmation de l'heure, de l'occurrence et de la durée d'une session de formation Programmer l'heure, l'occurrence et la durée d'une session de formation (à la page 60) programmer l'heure, l'occurrence et la durée Programmer l’heure d’une session de Chapitre 4: Configurer et programmer une session de formation 60 Si vous souhaitez... Consultez... d'une session de formation formation, son occurrence et sa durée (à la page 64) Programmer l'heure, l'occurrence et la durée d'une session de formation Vous pouvez indiquer la date et l’heure de début d'une session de formation programmée, sa récurrence et sa durée estimative. Vous pouvez également déterminer, le cas échéant, le nombre de minutes d'avance que les invités peuvent joindre la session de formation et l'audioconférence avant son début. A propos des Options de date et d’heure Comment accéder à cette page Dans la barre de navigation, cliquez sur Organiser une Session > Programmer la formation > Date et heure. Actions possibles dans cette zone ƒ Indiquer la date et l'heure de la session de formation. ƒ Indiquer le nombre de minutes avant l'heure de début de la session de formation durant lesquelles les invités peuvent rejoindre la session de formation. ƒ Si les participants sont autorisés à participer à la session de formation avant l’heure de début, indiquer s’ils peuvent aussi participer à l'audioconférence avant. ƒ Indiquer un modèle d'occurrence pour la session de formation. ƒ Indiquer le fuseau horaire pour la session de formation. ƒ Indiquer la durée de la session de formation. Options de cette page Option Description Heure de /début Sélectionner la date et l’heure souhaitées pour la session de formation. Chapitre 4: Configurer et programmer une session de formation 61 Option Description Les participants peuvent se joindre ___ minutes avant l'heure de début Autoriser les invités à accéder à la session de formation quelques minutes avant l’heure de début prévue. Remarque Si vous décochez cette case, vous devez démarrer la session de formation avant que les invités n'y accèdent. Les invités peuvent aussi se connecter sur WebEx Audio Permet aux participants de rejoindre l'audioconférence avant l’heure de début de la session de formation. Remarque Cette option est uniquement disponible si vous autorisez les invités à participer à la session de formation avant l’heure de début. Occurrence Chapitre 4: Configurer et programmer une session de formation 62 Option Description ƒ Classe à session unique Une classe composée d’une session de formation unique n’ayant lieu qu’une seule fois—c'est-à-dire qu'elle n’a pas de récurrence. ƒ Classe récurrente à session unique Une classe qui comprend une session de formation unique et qui se répète régulièrement. Remarque Les invités s’inscrivent pour une session uniquement. Les options de Récurrence comprennent : ƒ Quotidiennement—Une classe qui se répète quotidiennement en fonction des conditions suivantes : … Tous les ___jours— Sélectionnez cette option pour programmer une session de formation se produisant chaque jour spécifié. … Chaque jour de la semaine—Sélectionnez cette option pour programmer des sessions de formation du lundi au Vendredi. ƒ Chaque semaine—Sélectionnez le ou les cases des jours de la semaine où la session de formation se produira chaque semaine. ƒ Mensuellement—Une classe qui se répète mensuellement en fonction des conditions suivantes : … Jour ___de chaque ___ mois—Indique le jour du mois et le nombre de mois pendant lequel la session se tiendra. … [quel] [jour] de chaque ___ mois—Choisissez le jour du mois et spécifiez le nombre de mois pendant lequel la session se tiendra. Les options de Fin comprennent : ƒ Fin—Choisissez la date pour la dernière session de formation. ƒ Après—Indiquez le nombre de sessions de formation, après lequel il n'y aura aucune autre session de formation. ƒ Cours à sessions multiples Un cours composé de plusieurs sessions de formation— soit une série de sessions réparties sur plusieurs jours, semaines, mois, etc. Remarque Les invités s’inscrivent une fois pour une séquence entière de sessions. Les options de Récurrence comprennent : ƒ Quotidiennement—Une classe qui se répète quotidiennement en fonction des conditions suivantes : … Tous les ___jours— Sélectionnez cette option pour programmer une session de formation se produisant chaque jour spécifié. … Chaque jour de la semaine—Sélectionnez cette option pour programmer des sessions de formation du lundi au Vendredi. ƒ Chaque semaine—Sélectionnez le ou les cases des jours de la semaine où la session de formation se produira chaque semaine. Chapitre 4: Configurer et programmer une session de formation 63 Option Description ƒ Mensuellement—Une classe qui se répète mensuellement en fonction des conditions suivantes : … Jour ___de chaque ___ mois—Indique le jour du mois et le nombre de mois pendant lequel la session se tiendra. … [quel] [jour] de chaque ___ mois—Choisissez le jour du mois et spécifiez le nombre de mois pendant lequel la session se tiendra. Les options de Fin comprennent : ƒ Fin—Choisissez la date pour la dernière session de formation. ƒ Après—Indiquez le nombre de sessions de formation, après lequel il n'y aura aucune autre session de formation. Programmer des sessions irrégulières Cours à une seule session qui est proposé à plusieurs dates sur une base irrégulière. Remarque Les invités s’inscrivent pour une session uniquement. Chaque session peut être modifiée indépendamment. ƒ Irrégulièrement—Une classe qui se répète de façon irrégulière en fonction des conditions suivantes : … Session 1—Choisissez la date et l'heure pour la première session de formation. … Ajouter une autre session—Cliquer sur le lien puis choisir la date et l’heure des sessions de formation supplémentaires. Réglage des fuseaux horaires Sélectionner le fuseau horaire associé à l’heure de la session de formation dans la liste des sessions et dans le calendrier de formation. Durée estimée Sélectionner la durée estimée de la session de formation. Remarque : Cette durée estimée l’est à des fins de planification. La session de formation ne se termine pas automatiquement à la fin de la durée indiquée. Remarque : ƒ Si vous invitez un participant à une session de formation, celui-ci reçoit une invitation par courrier électronique contenant la date et l'heure prévue ainsi que la durée estimée de la session de formation. ƒ Si vous invitez des invités A un événement, le message électronique d'invitation indique l'heure de début de la session de formation dans les fuseaux horaires spécifiés. Toutefois, si les invités se trouvent dans un fuseau horaire différent, ils peuvent consulter l'heure prévue dans leur fuseau horaire dans la liste des sessions sur la page Sessions en direct. Chapitre 4: Configurer et programmer une session de formation 64 Programmer l’heure d’une session de formation, son occurrence et sa durée 1 Sur la page Programmer une session de formation ou Modifier une session de formation programmée, allez à la section Date et heure. 2 Dans les listes déroulantes Heure prévue, sélectionnez le jour, le mois, l’année et l’heure auxquels vous souhaitez que la session de formation débute. 3 Sélectionnez cette option si vous souhaitez permettre aux invités de participer à la session de formation avant son heure de début. Dans ce cas, précisez le nombre de minutes voulu dans la liste déroulante. 4 Si les invités sont autorisés à participer à la avant l’heure de début prévue, indiquez s’ils peuvent également participer à l'audioconférence en avance. 5 Dans la partie Occurrence, sélectionnez l’une des options suivantes : ƒ Classe à session unique ƒ Classe récurrente à session unique ƒ Cours à sessions multiples ƒ Programmer des sessions irrégulières 6 Si vous programmez une Classe récurrente à session unique, procédez comme suit : a Sélectionnez l’une des options de Récurrence suivantes : … Tous les jours—Sélectionnez la session qui doit se produire pour le nombre de jours spécifié ou chaque jour de la semaine. … Semaine---Sélectionnez la case du ou des jours de la semaine au cours desquels la session se produira. … Tous les mois—Sélectionnez cette option pour que la session se produise à une certaine date (par exemple le 5 de chaque mois) ou un certain jour (par exemple le second mardi de chaque mois), ainsi que l’option de récurrence (par exemple 1 = tous les mois, 2 = tous les deux mois, etc.). b Sélectionnez la date de Fin pour qu’elle se produise un jour précis ou après un nombre défini de sessions. 7 Si vous programmez un Cours à sessions multiples, procédez comme suit : a Sélectionnez l’une des options de Récurrence suivantes : … Tous les jours—Sélectionnez la session qui doit se produire pour le nombre de jours spécifié ou chaque jour de la semaine. Chapitre 4: Configurer et programmer une session de formation 65 … Semaine---Sélectionnez la case du ou des jours de la semaine au cours desquels la session se produira. … Tous les mois—Sélectionnez cette option pour que la session se produise à une certaine date (par exemple le 5 de chaque mois) ou un certain jour (par exemple le second mardi de chaque mois), ainsi que l’option de récurrence (par exemple 1 = tous les mois, 2 = tous les deux mois, etc.). b Sélectionnez la date de Fin pour qu’elle se produise un jour précis ou après un nombre défini de sessions. 8 Si vous programmez un Cours à sessions irrégulières, procédez comme suit : aSélectionnez la date de la première session. b Cliquez sur Ajouter une nouvelle session, sélectionnez la date de la deuxième session puis répétez l’opération pour toutes les sessions supplémentaires. 9 Optionnel. Dans le menu déroulant Fuseau horaire, sélectionnez un fuseau horaire différent. Dans la liste déroulante Fuseau horaire, le fuseau horaire que vous avez indiqué dans votre profil utilisateur est sélectionné par défaut. 10 Dans les listes déroulantes Durée estimée, sélectionnez la durée en heures et minutes que vous estimez pour la session de formation. 11 Lorsque vous avez spécifié les options sur la page Programmer une session de formation ou Modifier une session de formation programmée, cliquez sur Programmer ou Mettre à jour, selon ce qui s’applique. Configurer le laboratoire Si vous souhaitez... Consultez... obtenir un aperçu du laboratoire A propos du Laboratoire (à la page 66) réserver des ordinateurs pour une session de laboratoire Réserver des ordinateurs pour une session de laboratoire (à la page 67) afficher le calendrier du laboratoire Afficher le calendrier du laboratoire (à la page 68) Chapitre 4: Configurer et programmer une session de formation 66 A propos du Laboratoire Les sessions de laboratoire permettent aux formateurs de préparer des leçons ou des exercices que les étudiants pourront faire à distance sur des ordinateurs, sur lesquels le logiciel de formation est installé. Les étudiants peuvent utiliser ces ordinateurs à distance lors d’une session de formation pour une formation pratique. Les formateurs ont la possibilité de contrôler les sessions de laboratoire, ce qui leur permet de préserver un environnement de laboratoire optimisé, efficace, familier et cohérent. Voici les deux types de sessions de laboratoire que vous pouvez programmer : ƒ Laboratoire en cours de session. Pour en savoir plus, voir la page Configurer un laboratoire en cours de session (à la page 339). ƒ Laboratoire à la demande. Pour en savoir plus, voir la page Configurer un laboratoire A la demande (à la page 343). A propos de la page Laboratoire Pour accéder à la page Laboratoire, connectez-vous à votre site Web Training Center. Dans la barre de navigation, développez Organiser une session, puis cliquez sur Laboratoire. A partir de cette page, vous pouvez : Onglet Laboratoires ƒ Afficher une liste des ordinateurs de laboratoire configurés par l’administrateur de votre laboratoire. ƒ Afficher le calendrier de chaque laboratoire. ƒ Réserver des ordinateurs pour des sessions à la demande. Onglet Mes réservations ƒ Afficher les sessions que vous avez programmées pour une session de laboratoire en cours ou à la demande. ƒ Modifier vos réservations, par exemple inviter des invités et annuler des réservations. Chapitre 4: Configurer et programmer une session de formation 67 Réserver des ordinateurs pour une session de laboratoire Lors de la programmation d’une session de formation, vous pouvez configurer une session de laboratoire et réserver des ordinateurs pour cette session. Pour en savoir plus sur les sessions en laboratoire, voir A propos des sessions en laboratoire (à la page 66). Pour réserver des ordinateurs destinés à une session de laboratoire : 1 Sur la page Programmer une session de formation ou Modifier une session de formation programmée, accéder à la section Laboratoire. 2 Sélectionner Réserver des ordinateurs à partir du laboratoire. Pour des instructions concernant l'affichage d'une session en laboratoire programmée, voir Afficher la programmation du laboratoire (à la page 68). 3 Choisissez un laboratoire dans la liste déroulante. Les laboratoires sont configurés par l’administrateur de votre site. 4 Pour afficher la description du laboratoire ou le nombre d’ordinateurs configurés dans un laboratoire sélectionné, cliquez sur Infos sur le labo. 5 Dans la case Nombre d’ordinateurs, entrez le nombre d’ordinateurs que vous souhaitez réserver. 6 Pour vérifier la disponibilité des ordinateurs et du laboratoire, cliquez sur Vérifier la disponibilité. La boîte de dialogue Ordinateurs disponibles apparaît indiquant le nombre d’ordinateurs disponibles pour l’heure et le laboratoire spécifiés. L'état de votre réservation apparaît dans la case État de la réservation. L'état de la réservation est actualisé chaque fois que vous cliquez sur Vérifier la disponibilité. 7 Pour réattribuer des ordinateurs à des invités inscrits, sélectionner Demander l’inscription des invités dans la section Inscription de la page Programmer la session de formation. Demander l’inscription des invités vous permet d’attribuer des ordinateurs aux invités lorsqu’ils s’inscrivent. Pour affecter des ordinateurs aux invités qui se sont inscrits, voir Affecter les ordinateurs de laboratoire aux invités inscrits sur la page 305. 8 Lorsque vous avez terminé la programmation de votre session de formation et du laboratoire, cliquez sur Programmer au bas de la page Programmer la session de formation. Si les ordinateurs sont disponibles pour le laboratoire que vous avez programmé, la page Session programmée apparaît avec votre confirmation de réservation. Chapitre 4: Configurer et programmer une session de formation 68 Si les ordinateurs ne sont pas disponibles, la page Ordinateurs non disponibles apparaît. Cliquez sur Fermer et sélectionnez une nouvelle heure de réservation ou un nouveau nombre d’ordinateurs sur la page Programmer la session de formation. 9 Cliquez sur OK. Afficher le calendrier du laboratoire Vous pouvez visualiser le calendrier du laboratoire à partir du site Web de votre service de formation Training Center. Pour visualiser le calendrier du laboratoire : 1 Connectez-vous à votre site Centre de service. 2 Dans la barre de navigation, cliquez sur Organiser une session pour afficher une liste de liens. 3 Cliquez sur Laboratoire. La page Laboratoire apparaît. 4 Pour le laboratoire qui vous intéresse, sous Calendrier du laboratoire, cliquez sur Visualiser le calendrier. La page Calendrier du laboratoire apparaît. 5 Sélectionnez une plage temporelle pour afficher les détails du calendrier du laboratoire. 6 Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Fermer. Spécifier les options d'inscription Si vous souhaitez... Consultez... aperçu de la demande d'inscription pour une session de formation programmée Demander à s'inscrire à session de formation programmée (à la page 69) exiger l’inscription à une session de formation programmée Demander l'inscription à une session de formation programmée (à la page 69) obtenir un aperçu de la personnalisation d’un formulaire d’inscription A propos de la personnalisation d'un formulaire (à la page 71) personnaliser un formulaire d’inscription Personnaliser un formulaire d’inscription (à la page 73) Chapitre 4: Configurer et programmer une session de formation 69 Demander à s'inscrire à session de formation programmée Vous pouvez demander aux participants de s’inscrire à la session de formation avant d’y participer. L'exigence d'une inscription affiche une liste de participants permettant de déterminer si ces derniers sont inscrits à la session de formation souhaitée, d’obtenir leur nom, adresse électronique et d’autres informations personnelles et d’accepter ou de refuser des demandes individuelles d’inscription. Si vous invitez un participant à une réunion nécessitant une inscription, celui-ci recevra un courrier électronique contenant des informations sur la session de formation, y compris le mot de passe d’inscription, si vous en avez spécifié un, et un lien sur lequel il pourra cliquer pour s'inscrire. Important : ƒ Si vous acceptez automatiquement les demandes d'inscription à une session de formation protégée par un mot de passe et qu'un invité s'inscrive pendant la session de formation, celui-ci peut joindre immédiatement la session sans donner de mot de passe. Par conséquent, pour empêcher tout accès non autorisé à une session de formation, désélectionnez la case Approuver automatiquement toutes les demandes d'inscription et accepter ou refuser individuellement toutes les demandes. ƒ Si vous n'acceptez pas automatiquement les demandes d'inscription à une session de formation protégée par un mot de passe et qu'un participant s'inscrive pendant cette session de formation, celui-ci ne peut pas participer à la session de formation avant la réception d'un message de confirmation contenant le mot de passe de cette session de formation. ƒ Si vous ne vérifiez pas les demandes d'inscription dans votre boîte électronique pour les accepter lors d'une session de formation, les invités ne pourront pas participer à cette session de formation. ƒ Si vous exigez une inscription pour une session de formation qui a atteint le nombre maximum de participants inscrits, vous pouvez autoriser les invités à s’inscrire sur une liste d’attente. Demander l'inscription à une session de formation programmée Pour demander l'inscription des participants à une session de formation programmée : 1 Sur la page Programmer une session de formation ou Modifier une session de formation programmée, accéder à la section Inscription. 2 Face à Inscription des invités, sélectionnez la case Demander l'inscription des invités. Chapitre 4: Configurer et programmer une session de formation 70 3 Optionnel. Pour personnaliser le formulaire d’inscription afin d’obtenir des informations supplémentaires sur chaque invité, cliquez sur Personnaliser le formulaire. Pour en savoir plus sur le formulaire d'inscription, voir Personnaliser un formulaire d'inscription (à la page 73). 4 Effectuer l'une des opérations suivantes : ƒ Pour accepter ou rejeter chaque demande d’inscription, désélectionner la case Approuver automatiquement toutes les demandes d’inscription. ƒ Pour accepter les demandes d'inscription automatiquement, sans avoir à le faire au cas par cas, sélectionnez la case Approuver automatiquement toutes les demandes d'inscription. 5 Optionnel. Spécifiez le mot de passe que les futurs participants doivent fournir pour s’inscrire à la session, en le tapant dans les zones Définir mot de passe d’inscription et Confirmer mot de passe d’inscription. Spécifiez un mot de passe d’inscription uniquement si vous souhaitez limiter la participation aux personnes que vous invitez à s’inscrire. Si vous invitez les invités à s’inscrire, chaque invité reçoit un message électronique d’invitation qui contient le mot de passe d’inscription. 6 Spécifiez la date ou l’heure après laquelle vous n’accepterez plus de demandes d’inscriptions, comme suit : ƒ Sélectionner Aucune s’il n'y a pas de date de clôture de l'inscription. ƒ Dans les listes déroulantes, sélectionnez les jours, heures et minutes avant le début de la session. 7 Spécifier un nombre maximum de demandes d’inscriptions en entrant un nombre dans la zone Nombre maximal d’inscriptions autorisées. Pour accepter un nombre illimité d’inscriptions, ne remplissez pas cette zone. 8 Si vous avez spécifié un nombre maximum d’inscriptions, indiquez si vous autorisez ou non les invités à s’inscrire sur une liste d’attente. Si c’est le cas, sélectionnez l’une des options suivantes : ƒ Inscrire automatiquement le premier invité dans la liste d’attente. ƒ Inscrire manuellement dans la liste d'attente. 9 Indiquez si un invité peut annuler l’inscription, comme suit : ƒ Sélectionnez Non autorisé si vous n’autorisez pas les invités à annuler l’inscription. ƒ Dans les listes déroulantes, sélectionnez les jours, heures et minutes avant le début de la session qu’un invité peut annuler l'inscription. 10 Cliquer sur Programmer ou Mettre à jour. Chapitre 4: Configurer et programmer une session de formation 71 A propos de la personnalisation d'un formulaire Si vous exigez que les participants s’inscrivent à une session de formation en direct ou enregistrée, vous pouvez personnaliser le formulaire d’inscription qui leur est destiné. Lorsque vous personnalisez un formulaire, vous pouvez choisir les options standard que vous souhaitez inclure dans ce formulaire et créer les options suivantes : ƒ Zone de texte—Ouvre la fenêtre Ajouter une zone de texte, dans laquelle vous pouvez spécifier les zones de texte du formulaire d’inscription. Pour en savoir plus sur la spécification d'une zone de texte, voir la page A propos de la fenêtre Ajouter une zone de texte (à la page 71). ƒ Cases à cocher—Ouvre la fenêtre Ajouter des cases à cocher, dans laquelle vous pouvez spécifier les cases à cocher du formulaire d’inscription. Pour en savoir plus sur une case à cocher, voir A propos de la fenêtre Ajouter des cases à cocher (à la page 72). ƒ Boutons Radio—Ouvre la fenêtre Ajouter des Boutons Radio, dans laquelle vous pouvez spécifier les boutons radio qui apparaissent sur le formulaire d’inscription. Pour en savoir plus sur la spécification des boutons radio, voir la page à propos de la fenêtre Ajouter des boutons radio (à la page 72). ƒ Liste déroulante—Ouvre la fenêtre Ajouter une liste déroulante, dans laquelle vous pouvez spécifier une liste déroulante du formulaire d’inscription. Pour en savoir plus sur la liste déroulante, voir la page à propos de la fenêtre Ajouter la liste déroulante (à la page 73). Vous pouvez spécifier, pour chaque option du formulaire, si les participants doivent obligatoirement fournir l’information correspondante pour s'inscrire à la session de formation enregistrée ou en direct. Fenêtre Ajouter une zone de texte La fenêtre Ajouter une zone de texte permet de spécifier une zone de texte qui s'affiche sur le formulaire d'inscription. Une zone de texte permet à un inscrit de taper des informations sur le formulaire d'inscription. Les rapports détaillés que vous pouvez obtenir sur les sessions de formation enregistrées ou en direct indiquent les zones de textes que chaque inscrit a sélectionnées lors de son inscription à une session de formation enregistrée ou en direct. Nom de zone de texte : Spécifie le texte qui affiche à gauche de la zone de texte. Un titre de zone de texte peut contenir 256 caractères au maximum. Type : Indique si la zone de texte contient une ou plusieurs lignes où l'inscrit peut taper du texte. Si vous sélectionnez Multi Ligne, indiquez un nombre de lignes dans la zone Hauteur. Chapitre 4: Configurer et programmer une session de formation 72 Largeur : Indique la largeur de la zone de texte, en caractères. Le nombre indiqué détermine l'apparence du texte sur le formulaire d'inscription, mais n'affecte pas le nombre de caractères que l'inscrit peut taper dans la zone de texte. Chaque zone de texte ajoutée peut contenir 256 caractères au maximum. Hauteur : Indiquer le nombre de lignes que contient la zone de texte. Pour indiquer un nombre de lignes, sélectionner d'abord Multi Ligne sous Type. Si vous ne précisez pas le nombre de lignes, Training Center utilise la hauteur par défaut, qui est d'une seule ligne. Fenêtre Ajouter des cases à cocher La Fenêtre Ajouter des cases à cocher permet de définir une ou plusieurs cases à cocher devant figurer sur le formulaire d'inscription. Les rapports détaillés que vous pouvez obtenir sur les sessions de formation enregistrées ou en direct indiquent les cases à cocher que chaque inscrit a sélectionnées lors de son inscription à une session de formation enregistrée ou en direct. Nom du groupe de cases à cocher : Indique le texte qui apparaît à gauche d'un groupe de cases à cocher que vous ajoutez à un formulaire d'inscription. Pour spécifier un titre de groupe, entrez-le dans la zone appropriée. Si vous n’ajoutez qu’une seule case à cocher et ne voulez pas de titre de groupe, laissez la zone vide. Case à cocher 1 à 9 : Spécifie le titre qui apparaît à droite de la case à cocher et indique si elle est activée ou désactivée par défaut sur le formulaire d'inscription. Pour ajouter une case à cocher au formulaire d'inscription, entrez son titre dans la zone, puis choisissez Activée ou Désactivée dans la liste déroulante. Fenêtre Ajouter des cases d’option La fenêtre Ajouter des cases d'option permet de définir les cases d'option qui s'affichent sur le formulaire d'inscription. Les cases d'option permettent à un inscrit de sélectionner une seule option dans un groupe. Les rapports détaillés que vous pouvez obtenir sur les sessions de formation enregistrées ou en direct indiquent les cases d’option que chaque inscrit a sélectionnées lors de son inscription à une session de formation enregistrée ou en direct. Nom du groupe de cases d’option : Indique le texte qui s'affiche à gauche d'un groupe de boutons d'option que vous ajoutez à un formulaire d'inscription. Pour spécifier un titre de groupe, entrez-le dans la zone appropriée. Choix par défaut : Indique la case d'option sélectionnée par défaut sur le formulaire d'inscription. Pour spécifier une choix par défaut, spécifir d'abor les titres des cases d'option, puis sélectionner le numéro de la case dans la liste déroulante. choix 1 à 9 : Spécifie le titre qui s'affiche à droite de la case d'option. Pour ajouter une case d'option au formulaire d'inscription, taper son titre dans la zone. Chapitre 4: Configurer et programmer une session de formation 73 Fenêtre Ajouter une liste déroulante La fenêtre Ajouter une liste déroulante permet de spécifier une zone de liste déroulante qui s'affiche sur le formulaire d'inscription. Une zone de liste déroulante permet à un inscrit de sélectionner une seule option d'une liste. Les rapports détaillés que vous pouvez obtenir sur une session de formation enregistrée ou en direct indiquent les options que chaque inscrit a sélectionnées lors de son inscription à une session de formation enregistrée ou en direct. Nom de liste déroulante : Indique le texte qui s'affiche à gauche de la liste déroulante que vous ajoutez à un formulaire d'inscription. Pour spécifier un titre, tapez-le dans la zone appropriée. Option par défaut : Spécifie l’option sélectionnée par défaut dans la liste déroulante sur le formulaire d'inscription. Pour spécifier une option par défaut, assurez-vous d'avoir spécifié les options de la liste, puis sélectionnez le numéro de l'option dans la liste déroulante. Si vous ne voulez pas sélectionner une option par défaut, cocher Aucune dans la liste déroulante. option 1 à 9 : Spécifie le texte qui s'affiche pour le choix dans la liste déroulante. Pour ajouter un choix à la liste, entrez son texte dans la zone. Personnaliser un formulaire d’inscription Pour personnaliser un formulaire d’inscription : 1 Sur la page Programmer une session de formation ou Modifier une session de formation programmée, accéder à la section Inscription. 2 Sélectionner Personnaliser le formulaire. La page Personnaliser le formulaire d'inscription apparaît. Sous Options standard, les options suivantes s'affichent : ƒ prénom et nom (apparaissent toujours sur la page Inscription) ƒ adresse électronique (apparaît toujours sur la page Inscription) ƒ numéro de téléphone ƒ numéro de fax ƒ société ƒ titre ƒ adresse 3 Optionnel. Sous Options standard, effectuer les opérations suivantes : ƒ Pour chaque option que vous souhaitez voir sur le formulaire d’inscription, sélectionnez la case à cocher. Chapitre 4: Configurer et programmer une session de formation 74 ƒ Pour chaque option pour laquelle vous souhaitez que les invités fournissent des informations, sélectionnez la case à cocher. 4 Optionnel. Ajouter des options personnalisées au formulaire en cliquant sur l’une des options suivantes : ƒ zone de texte ƒ Cases à cocher ƒ Cases d’option ƒ Liste déroulante Pour en savoir plus sur la définition des options de personnalisation, voir A propos de la personnalisation d'un formulaire d'inscription (à la page 71). 5 Pour enregistrer le formulaire d’inscription personnalisé afin de l’utiliser dans de prochaines sessions programmées, cliquer sur Enregistrer sous. La page Enregistrer le formulaire d'inscription apparaît. Vous pouvez enregistrer jusqu’à cinq formulaires personnalisés sur cette page. Entrez le nom de votre formulaire dans la zone Description du formulaire. Cliquer sur Enregistrer. 6 Cliquer sur OK pour enregistrer les modifications et fermer la page Personnaliser le formulaire d’inscription. Inviter les invités et les animateurs Si vous souhaitez... Consultez... obtenir un aperçu de l’invitation d’invités et d’animateurs à une session de formation programmée Inviter les participants et les animateurs à une session de formation programmée (à la page 75) inviter des participants à une session de formation programmée Inviter des participants à une session de formation programmée (à la page 76) inviter un nouveau participant à une session de formation programmée Inviter un nouvel invité à la session de formation programmée (à la page 76) Chapitre 4: Configurer et programmer une session de formation 75 Si vous souhaitez... Consultez... inviter des présentateurs à une session de formation programmée Inviter des présentateurs à une session de formation programmée (à la page 78) inviter un nouveau présentateur à une session de formation programmée Inviter un nouveau présentateur à une session de formation programmée (à la page 78) inviter les contacts contenus dans votre carnet d’adresses à une session de formation programmée Inviter des contacts de votre carnet d'adresses à une session de formation programmée (à la page 79) Inviter les participants et les animateurs à une session de formation programmée Pour inviter des participants et des animateurs à une session de formation programmée, vous pouvez ƒ indiquer leur adresse électronique ƒ sélectionner des contacts dans votre carnet d’adresses personnel ƒ spécifier des informations sur de nouveaux contacts dans votre carnet d’adresses personnel, puis les sélectionner pour les intégrer à votre liste d’invités Lorsque vous invitez des participants et des animateurs à une session de formation programmée, vous pouvez sélectionner des contacts dans les listes suivantes : ƒ Contacts personnels—comprend tous les contacts que vous avez ajoutés à votre carnet d'adresses personnel. Si vous utilisez Microsoft Outlook, vous pouvez importer les contacts que vous conservez dans votre carnet d'adresses ou dossier Outlook dans cette liste. ƒ Mes groupes—Contient tous les groupes de contacts que vous avez ajoutés à votre carnet d'adresses personnel. ƒ Carnet d’adresses de la société—Celui de votre organisation, qui contient tous les contacts que l'administrateur de votre site y a intégrés. Si votre entreprise utilise une liste d’adresses générale Microsoft Exchange, l’administrateur de votre site peut en importer le contenu dans ce carnet d’adresses. Chaque invité reçoit un courrier électronique d'invitation qui comprend des informations suivantes : ƒ un lien sur lequel le participant ou l’animateur peut cliquer pour rejoindre la session de formation ou obtenir des informations supplémentaires ƒ le mot de passe de la séance, si vous en avez spécifié un ƒ des informations sur la téléconférence, si votre session de formation comprend une téléconférence intégrée Chapitre 4: Configurer et programmer une session de formation 76 ƒ le numéro de la session que les participants doivent fournir si votre session de formation ne figure pas sur la liste Remarque : Une fois que vous avez commencé une session de formation programmée, vous pouvez inviter d'autres participants. Inviter des participants à une session de formation programmée Pour inviter des participants à une réunion programmée : 1 Sur la page Programmer une session de formation ou Modifier une session de formation programmée, aller à la section Invités, puis cliquer sur Inviter participants. La page Inviter invités apparaît. 2 Vous pouvez ajouter à la liste des invités : ƒ des contacts ou des groupes de contacts de votre liste d'adresses personnelle et des contacts du carnet d'adresses de votre société. Pour en savoir plus, voir Inviter des contacts de votre carnet d'adresses à une réunion programmée. ƒ des nouveaux invités qui ne figurent pas encore dans l'une de vos listes d'adresses. Pour en savoir plus, voir Inviter un nouveau participant à une session de formation programmée (à la page 76). 3 Cliquer sur Programmer ou Mettre à jour. Inviter un nouvel invité à la session de formation programmée Lorsque vous invitez des participants à une session de formation programmée, vous pouvez ajouter un nouvel invité à votre liste, autrement dit, un invité ne figurant pas encore dans l’un de vos carnets d’adresses. Après avoir fourni des informations concernant un nouvel invité, vous pouvez ajouter ces informations à votre carnet d’adresses personnel. Inviter un nouvel invité à la session de formation programmée : 1 Ouvrir, si elle ne l'est pas déjà, la page Inviter des participants. Pour en savoir plus, voir Inviter des participants à la session de formation programmée (à la page 76). 2 Sur la pageInviter , sous Nouvel invité, fournir des informations sur l’invité comme suit : Chapitre 4: Configurer et programmer une session de formation 77 a Entrer le nom complet de l’invité dans la zone Nom et prénom. bEntrer l’adresse électronique de l’invité dans la zone Adresse électronique. c Optionnel. Taper le numéro de téléphone du contact dans les cases Numéro de téléphone et sélectionner le fuseau horaire, la langue et la localisation. Remarque : Si vous ne connaissez pas l’indicatif du pays de l’invité, cliquer sur Pays/Région. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionner le pays de l'invité dans la lise déroulante, puis cliquer sur Fermer. L’indicatif du pays s'affiche dans la zone Pays/Région. 3 Optionnel. Pour ajouter les informations sur le nouvel invité dans votre carnet d’adresses personnel, cocher la case Ajouter un nouvel invité au carnet d’adresses. 4 Optionnel. Pour faire de cet invité un autre organisateur—capable de commencer cette session de formation et agir en tant qu’organisateur—cocher la case Inviter comme autre organisateur. Remarque : Un participant désigné comme autre organisateur doit avoir un compte utilisateur sur votre site de Web Training Center. 5 Cliquer sur Ajouter un invité. Le contact s'affiche sous Participants à inviter sur la page Inviter des participants. 6 Optionnel. Pour supprimer le nouvel invité de votre liste, cocher la case correspondante, puis cliquer sur Supprimer. 7 Pour ajouter l’invité à votre liste, cliquer sur OK. Le contact s'affiche dans la case Invités sur la page Programmer une session de formation. Remarque : Si vous avez ultérieurement modifié la session de formation pour supprimer un invité de votre liste, vous pouvez optionnellement envoyer un message électronique automatique à l'invité pour l'informer que la session de formation a été annulée. Chapitre 4: Configurer et programmer une session de formation 78 Inviter des présentateurs à une session de formation programmée Pour inviter des animateurs à une session de formation programmée : 1 Sur la page Programmer une session de formation ou Modifier une session de formation programmée, aller à la section Animateurs, puis cliquer sur Inviter les animateurs. La page Inviter des animateurs apparaît. 2 Vous pouvez ajouter à la liste des animateurs invités : ƒ des contacts ou des groupes de contacts de votre liste d'adresses personnelle et des contacts du carnet d'adresses de votre société. Pour en savoir plus, voir Inviter des contacts de votre carnet d'adresses à une réunion programmée (à la page 79). ƒ des nouveaux animateurs qui ne figurent pas encore dans l’une de vos listes d’adresses. Pour des détails, voir Inviter un nouvel animateur à une session de formation programmée (à la page 78). 3 Cliquer sur Programmer ou Mettre à jour. Inviter un nouveau présentateur à une session de formation programmée Lorsque vous invitez des animateurs à une session de formation programmée, vous pouvez ajouter un nouvel animateur à la liste, autrement dit un animateur ne figurant pas encore dans l’un de vos carnets d’adresses. Après avoir fourni des informations sur un nouvel animateur, vous pouvez les ajouter à votre carnet d’adresses personnel. Pour inviter un nouveau présentateur à une session de formation programmée : 1 Sur la page Inviter des animateurs, sous Nouvel animateur, fournir des informations sur l’animateur comme suit : a Entrer le nom complet de l’animateur dans la zone Nom et prénom. b Entrer l’adresse électronique de l’animateur dans la case Adresse électronique. c Optionnel. Taper le numéro de téléphone du présentateur dans les cases Numéro de téléphone et sélectionner le fuseau horaire, la langue et la localisation. d Facultatif. Pour ajouter les informations sur le nouvel animateur dans votre carnet d’adresses personnel, cocher la case Ajouter un animateur comme invité dans le carnet d’adresses. Chapitre 4: Configurer et programmer une session de formation 79 e Facultatif. Pour faire de cet animateur un autre organisateur, capable de commencer cette session de formation et agir en tant qu’organisateur, cocher la case Inviter comme autre organisateur. Remarque : Un participant désigné comme autre organisateur doit avoir un compte utilisateur sur votre site de Web Training Center. 2 Cliquer sur Ajouter un animateur. Le contact s'affiche sous Animateurs à inviter. 3 Optionnel. Pour supprimer le nouvel animateur de votre liste, cocher la case correspondante, puis cliquer sur Supprimer. 4 Pour ajouter l’animateur à votre liste d’animateurs invités, cliquer sur OK. Remarque : Si vous modifiez ultérieurement la session de formation pour supprimer un animateur de votre liste, vous pouvez optionnellement lui envoyer un message électronique automatique afin de l’informer que la session de formation est annulée. Inviter des contacts de votre carnet d'adresses à une session de formation programmée Pour inviter un contact de votre carnet d'adresses à une session de formation programmée : 1 Ouvrir, si elle ne l'est pas déjà, la page Inviter des participants. Pour en savoir plus, voir Inviter des participants à la session de formation programmée (à la page 76). 2 Sur la page Inviter les participants, cliquer sur Sélectionner contacts. La page Sélectionner contacts apparaît. 3 Près de la section Afficher, dans la liste déroulante, sélectionner l’une des listes de contacts ci-dessous : ƒ Contacts personnels ƒ Carnet d'adresses de la société ƒ Mes groupes Une liste de tous les contacts du répertoire que vous avez sélectionné apparaît. 4 Cochez la case correspondant à chaque contact ou groupe de contacts que vous souhaitez ajouter à votre liste d’invités. Chapitre 4: Configurer et programmer une session de formation 80 Lorsque vous sélectionnez des contacts, vous pouvez : ƒ Dans Index, cliquer sur une lettre de l'alphabet pour afficher une liste de contacts dont le nom commence par cette lettre. Par exemple, le nom Suzan Jones s'affiche à la lettre S. ƒ Pour rechercher un contact dans la liste affichée, entrer quelques lettres du nom du contact ou de son adresse électronique dans la zone Rechercher puis cliquer sur Rechercher. ƒ Si la liste des contacts ne tient pas sur une seule page, passer à une autre page en cliquant sur le bouton Page suivante ou Page précédente. ƒ Pour sélectionner tous les contacts contenus dans la liste, cliquer sur Sélectionner tout. ƒ Pour annuler toutes les sélections effectuées dans la liste affichée, cliquez sur Désélectionner tout. Conseil : Pour modifier des informations sur un contact, cliquer sur son nom. Sur la page qui s'affiche, entrer les nouvelles informations et cliquer sur OK. 5 Pour ajouter les contacts sélectionnés à votre liste d’invités, cliquer sur Ajouter invités. La page Sélectionner contacts se ferme et la page Inviter les invités réapparaît. Les contacts que vous avez sélectionnés apparaissent sous Participants à inviter. 6 Optionnel. Pour ajouter ce contact comme organisateur un autre organisateur—qui peut commencer cette et agir comme organisateur, cochez la case du contact, puis cliquez sur Ajouter comme autre organisateur. Remarque : Un participant désigné comme autre organisateur doit avoir un compte utilisateur sur votre site de Web Training Center. 7 Optionnel. Pour supprimer le contact de votre liste d’invités, cocher la case correspondante et cliquer sur Supprimer. 8 Pour ajouter les contacts à votre liste d’invités, cliquer sur Inviter. Remarque : Si vous avez ultérieurement modifié la session de formation pour supprimer un invité de votre liste, vous pouvez optionnellement envoyer un message électronique automatique à l'invité pour l'informer que la session de formation a été annulée. Chapitre 4: Configurer et programmer une session de formation 81 Spécifiez les options des sessions de formation Si vous souhaitez... Voir... spécifiez les options disponibles pour les participants lors d’une session de formation Options spécifiques disponibles pour les participants lors d’une session de formation (à la page 81) spécifiez les options de sécurité d’une session de formation Spécifier les options de sécurité d’une session de formation (à la page 82) autoriser des invités à partager des fichiers UCF multimédias Autoriser des invités à partager des fichiers UCF multimédias (à la page 83) spécifier une page Web de destination après la fin de la session Spécifier une page Web de destination après la fin de la session (à la page 84) créer un message d'accueil pour les participants lorsqu’ils se connectent à Créer un message d’accueil ou de bienvenue à une session de formation programmée (à la page 84) Spécifier les options disponibles pour les participants pendant une session de formation Lors de la programmation d'une session de formation, vous pouvez spécifier les options ou privilèges disponibles pour les participants au cours d'une session. Les privilèges que vous sélectionnez déterminent les privilèges par défaut que les participants ont une fois que vous démarrez la session de formation. Pour définir les privilèges des participants lors de la programmation d'une session de formation : 1 Sur la page Programmer une session de formation ou Modifier une session de formation programmée, allez à la section Options de session. 2 Cliquez sur Editer options. La page Options de session apparaît. 3 Dans la partie Privilèges des invités, indiquez les privilèges des invités comme suit : ƒ Pour accorder un privilège à tous les invités, cochez la case correspondante. ƒ Pour retirer un privilège à tous les invités, désélectionnez la case correspondante. Pour obtenir une description des privilèges de la page Options de la session (à la page 85) voir la rubrique A propos des options de la session. Chapitre 4: Configurer et programmer une session de formation 82 4 Cliquez sur Enregistrer pour fermer la page Options de session. 5 Cliquer sur Programmer ou Mettre à jour. Remarque : Un animateur peut accorder ou retirer les privilèges suivants aux invités lors d'une session de formation, que vous les sélectionniez ou non sur la page Options de session : ƒ Enregistrer ƒ Imprimer ƒ Annoter ƒ Liste des invités ƒ Miniatures ƒ Vidéo ƒ Pages suivantes ou précédentes ƒ Messages instantanés ƒ Transfert de fichiers ƒ Enregistrement Si vous ne sélectionnez pas les privilèges suivants, leurs caractéristiques ne sont pas disponibles lors d'une session de formation : Vidéo, Messagerie instantanée, Transfert de fichiers et Enregistrement. Spécifier les options de sécurité pour une session de formation Lors de la programmation d'une session de formation, vous pouvez spécifier les options de sécurité pour empêcher l'accès aux invités non autorisés. Ne pas indiquer le mot de passe de la session dans le courrier électronique d’invitation Si vous invitez les participants à une session de formation, vous pouvez éviter que le mot de passe n'apparaisse dans les messages électroniques d'invitation que votre site Web Training Center envoie automatiquement aux participants. Pour spécifier de ne pas inclure le mot de passe de la session dans le courrier électronique d'invitation : 1 Sur la page Programmer une session de formation ou Modifier une session de formation programmée, allez à la section Options de session. Chapitre 4: Configurer et programmer une session de formation 83 2 Cliquez sur Editer options. La page Options de session apparaît. 3 Sous Sécurité, cochez la case Ne pas indiquer le mot de passe dans les courriers électroniques envoyés aux invités. 4 Cliquer sur Enregistrer. Demander aux invités de se connecter à votre site Training Center Vous pouvez demander aux invités d’avoir un compte utilisateur sur votre site Training Center pour pouvoir prendre part à la réunion. Ainsi, les participants doivent se connecter à votre site pour pouvoir assister à la session de formation. Pour demander aux invités de se connecter à votre site Training Center : 1 Sur la page Programmer une session de formation ou Modifier une session de formation programmée, allez à la section Options de session. 2 Cliquez sur Editer options. La page Options de session apparaît. 3 Sous Sécurité, cochez la case Les invités doivent posséder un compte sur ce service pour participer à la session. 4 Cliquer sur Enregistrer. Autoriser les invités à partager des fichiers UCF multimédias Lors de la programmation d’une session de formation, vous pouvez autoriser les invités à partager des fichiers UCF multimédias (Universal Communications Format) pendant la session, soit dans une présentation UCF multimédia soit comme des fichiers UCF multimédias autonomes. Vous pouvez aussi empêcher les invités de partager des fichiers UCF multimédias pendant une session. Dans ce cas, seul l’organisateur de la session peut partager des fichiers UCF multimédias lorsque vous jouez aussi le rôle d’animateur. Vous pouvez empêcher les invités de partager des fichiers UCF multimédias, par exemple si vous souhaitez leur permettre de partager des présentations ou des documents mais les empâcher de partager par inadvertance un fichier multimédia très volumineux. Pour autoriser ou interdire aux invités de partager des fichiers UCF multimédias : 1 Sur la page Programmer une session de formation ou Modifier une session de formation programmée, accédez à la section Options de session, puis cliquez sur Modifiez options. 2 Sous Universal Communications Format (UCF), effectuez l'une des opérations suivantes : Chapitre 4: Configurer et programmer une session de formation 84 ƒ Pour permettre aux invités de partager des fichiers UCF multimédias, cochez la case Autoriser les invités à partager des objets UCF. ƒ Pour interdire aux invités de partager des fichiers UCF multimédias, désélectionnez la case Autoriser les invités à partager des objets UCF. 3 Cliquez sur Enregistrer pour fermer la page Options de session. 4 Cliquez sur Programmer ou Mettre à jour. Remarque : Si vous autorisez les invités à partager des fichiers UCF, l’animateur doit aussi leur accorder le privilège de Partager les documents pendant la session. Spécifier une page Web de destination après la fin de la session Lors de la programmation d'une session de formation, vous pouvez spécifier une page Web de destination ou un site Web que les participants vient automatiquement à la fin de la session de formation. Pour spécifier une adresse de destination : 1 Sur la page Programmer une session de formation ou Modifier une session de formation programmée, accéder à la section Options de session. 2 Entrez une adresse de site de destination (URL) dans la zone Adresse de destination (URL) après la session. 3 Cliquer sur Programmer ou Mettre à jour. Créer un message ou un mot de bienvenue pour une session de formation programmée Vous pouvez créer un message ou un mot de bienvenue qui s'affiche dans la fenêtre Session des invités lorsque ceux-ci prennent part à une session de formation programmée. Par exemple, vous pouvez souhaiter la bienvenue aux participants, fournir les informations importantes ou donner des instructions particulières relatives à la session de formation. Les invités pourront voir ce message à tout moment au cours de la réunion. Pour créer un message ou un mot de bienvenue pour une session de formation programmée : 1 Sur la page Programmer une session de formation ou Modifier une session de formation programmée, accéder à la section Options de session. 2 Face à Message de bienvenue, cliquer sur Personnaliser un message d’accueil lorsque l’invité se connecte. Chapitre 4: Configurer et programmer une session de formation 85 La page Créer un message d’accueil aux invités apparaît. 3 Optionnel. Cocher Afficher ce message lorsque les invités prennent part à la session. 4 Entrer votre message dans la zone Message. Le message peut contenir au maximum 4000 caractères. 5 Cliquez sur OK. 6 Cliquer sur Programmer ou Mettre à jour. Remarque : Les invités peuvent à tout moment consulter le message ou le mot de bienvenue lors d'une session de formation en sélectionnant Message de bienvenue dans le menu Session. Options de session : quelques informations A partir de la page Options de session, vous pouvez spécifier les options disponibles pour les invités lors de la session. Si une option n’est pas sélectionnée, elle n’est pas disponible pendant la session. Comment accéder à cette page Dans la barre de navigation, cliquez sur Organiser une session > Programmer une formation. Aller jusqu’à Options de la session puis cliquer sur Modifier les Options. Actions possibles dans cette zone ƒ Spécifier les options disponibles durant la session de formation. ƒ Spécifier les privilèges des invités. ƒ Spécifier les options de sécurité. ƒ Spécifier si les invités peuvent partager des fichiers UCF multimédias. Remarque : Un animateur peut activer ou désactiver chaque option en cours de session de formation. Chapitre 4: Configurer et programmer une session de formation 86 Options de cette page Option Description Options de la session de formation ƒ Messagerie instantanée—Lorsque cette option est sélectionnée, elle indique que la messagerie instantanée est disponible pendant une session de formation—alors, les options de la messagerie instantanée apparaissent dans le panneau Participantsdans la fenêtre de session. Si vous désélectionnez cette option, les options de messagerie instantanée n'apparaîtront pas dans le panneau Participants. ƒ Transfert de fichier—Lorsque cette option est sélectionnée, l'animateur peut transférer des fichiers aux participants au cours d'une session. Si vous désélectionnez cette option, la fonction Transfert ne s'affichera pas dans le menu Fichier de la fenêtre de session et l'animateur ne pourra pas transférer des fichiers aux participants au cours d’une session. ƒ Vidéo—Lorsque cette option est sélectionnée, la fonction Vidéo est disponible lors d'une session de formation et l'onglet Vidéo apparaît dans la fenêtre de réunion ou de session. Si vous supprimez cette option, l'onglet Vidéo ne s'affiche pas dans la fenêtre de session. … Activer la vidéo de haute qualité ; La vidéo peut atteindre une résolution de 360p (640 x 360). Cependant, la qualité de la vidéo que les participants peuvent envoyer et recevoir dépend de la webcam et des capacités de l'ordinateur de chaque participant, ainsi que de la vitesse du réseau. Privilèges des invités Sessions ƒ Enregistrer—Si cette option est sélectionnée, le participant peut démarrer l'enregistrement de la session de formation. ƒ Envoyer une vidéo—Si cette option est sélectionnée, les participants peuvent envoyer une vidéo pendant une session de formation—alors, l'icône vidéo apparaît à côté du nom du participant dans le panneau Participants. Si vous décochez cette option, l'envoi d'une vidéo n'est pas disponible pour les participants. ƒ Nombre de participants—Si cette option est sélectionnée, les participants peuvent voir le nombre de participants de la session de formation. … Liste des invités—Si cette option est sélectionnée, cela signifie que tous les participants peuvent afficher la liste des participants sur le panneau Participants. Un animateur peut accorder ce privilège aux participants ou le leur retirer durant une session de formation, que vous l'ayez sélectionné ici ou non. Chapitre 4: Configurer et programmer une session de formation 87 Option Description Documents ƒ Enregistrer—Lorsque cette option est sélectionnée, les invités peuvent enregistrer tous les documents, présentations ou tableaux blancs en partage dans leur zone de présentation. Un animateur peut accorder ce privilège aux participants ou le leur retirer durant une session de formation, que vous l'ayez sélectionné ici ou non. ƒ Imprimer—Lorsque cette option est sélectionnée, les invités peuvent imprimer tous les documents, présentations ou tableaux blancs en partage dans leur zone de présentation. Un animateur peut accorder ce privilège aux participants ou le leur retirer durant une session de formation, que vous l'ayez sélectionné ici ou non. ƒ Annoter—Lorsque cette option est sélectionnée, les participants peuvent annoter tous les documents ou présentations en partage ou écrire et dessiner sur les tableaux blancs en partage dans la zone de présentation en utilisant la barre d'outils. Un animateur peut accorder ce privilège aux participants ou le leur retirer durant une session de formation, que vous l'ayez sélectionné ici ou non. ƒ Miniatures—Lorsque cette option est sélectionnée, les invités peuvent afficher toutes les pages, diapositives ou tableaux blancs de leur zone de présentation en miniature. Ce privilège permet aux participants de visualiser des miniatures à tout moment, quel que soit le contenu qui s'affiche dans la zone d’affichage de contenu de l'animateur. Cependant, ce privilège ne permet pas aux invités d’afficher une miniature en taille réelle sauf s’ils possèdent également le privilège Voir page. Un animateur peut accorder ce privilège aux participants ou le leur retirer durant une session de formation, que vous l'ayez sélectionné ici ou non. ƒ Page suivante ou précédenteLorsque cette option est sélectionnée, les invités peuvent voir toutes les pages, diapositives ou tableaux blancs affichés dans leur zone de présentation. Ce privilège permet aux invités de parcourir librement des pages, diapositives ou tableaux blancs. Un animateur peut accorder ce privilège aux participants ou le leur retirer durant une session de formation, que vous l'ayez sélectionné ici ou non. Sécurité Ne pas indiquer de mot de passe dans les courriers électroniques envoyés aux participants Lorsque cette option est sélectionnée, le mot de passe de la session de formation n'apparaît pas dans les invitations envoyées par courrier électronique, afin d’assurer un maximum de sécurité lors de votre session de formation. Toutefois, si vous choisissez de ne pas faire figurer le mot de passe sur l’invitation, vous devez le fournir aux invités par un autre moyen, par téléphone par exemple. Les invités doivent posséder un compte sur ce service pour participer à la session Spécifie que tous les invités doivent disposer d’un compte et se connecter à votre site pour prendre part à la session de formation. Universal Communications Format (UCF) Chapitre 4: Configurer et programmer une session de formation 88 Option Description Autoriser les invités à partager des objets UCF Permet aux invités de partager des fichiers multimédias de format UCF (Universal Communications Format) pendant la réunion de formation, soit dans une présentation UCF multimédia, soit comme des fichiers UCF multimédias autonomes. Si l’organisateur est aussi un animateur, il peut toujours partager des fichiers UCF multimédias, que cette option soit activée ou non. Configurer les sessions scindées Si les privilèges de votre compte d’utilisateur vous permettent de tenir des sessions scindées, vous pouvez configurer des affectations de sessions scindées dans le programmateur Training Center. Vous pouvez pré-affecter des invités à des sessions scindées ou effectuer cette configuration plus tard à partir d'une session de formation. Pour en savoir plus sur les sessions scindées, voir Utilisation des sessions scindées (à la page 369). Pré-attribution des participants à la session scindée Lors de la programmation d'une session de formation, vous pouvez activer la pré affectation des invités aux sessions scindées avant votre session de formation. À partir de la section Paramètres d'attribution à la session scindée du programmateur, procéder comme suit : ƒ Activer l'option d'affectation des invités aux sessions scindées avant votre session de formation ƒ Choisir que Training Center effectue les affectations aux sessions scindées à votre place ƒ Définir le nombre de sessions scindées pour votre session de formation ƒ Définir le nombre d’invités par session scindée ƒ Choisir d'attribuer manuellement les invités aux sessions scindées pendant la gestion de vos inscriptions Chapitre 4: Configurer et programmer une session de formation 89 Remarque : ƒ Vous devez tout d'abord activer l'inscription pour affecter manuellement les invités aux sessions scindées avant votre session de formation. ƒ Le nombre de sessions scindées doit se situer entre 1 et 100. ƒ Le nombre des invités autorisés à une session scindée doit se situer entre 1 et 100. Pour attribuer automatiquement les invités aux sessions scindées : 1 Sur la page Programmer une session de formation ou Modifier une session de formation programmée, allez à la section Paramètres d'Affectation de la Session Scindée. 2 Sélectionner Activer l'attribution de Pré-Session. 3 Sélectionner Attribuer automatiquement les invités pendant la session. 4 Sélectionner l'option pour définir le nombre de sessions scindées ou le nombre d'invités par session scindée. 5 Entrer le nombre correspondant à votre choix. Pour attribuer manuellement les invités à des sessions scindées : 1 Sur la page Programmer une session de formation ou Modifier une session de formation programmée, définir les informations d'inscription requises dans la section Inscription du Programmateur. 2 Aller sur Paramètres pour les attributions des sessions scindées. 3 Sélectionner Activer l'attribution de Pré-Session. 4 Sélectionner Affecter manuellement les invités inscrits aux sessions scindées. Lorsque vous avez terminé la programmation de votre session de formation, vous pourrez affecter manuellement les invités lors de la gestion des inscriptions. Voir Attribuer les invités inscrits aux sessions scindées (à la page 89) pour en savoir plus. Affecter des invités inscrits aux sessions scindées Si vous avez activé les affectations de pré session aux sessions scindées lors de la programmation de votre session de formation, vous devez affecter manuellement les invités lorsque vous gérez les inscriptions. Chapitre 4: Configurer et programmer une session de formation 90 Pour gérer les affectations à la session scindée avant votre session de formation: 1 Connectez-vous à votre site Centre de service. 2 Dans la barre de navigation, cliquez sur Participer à une session pour afficher une liste de liens. 3 Cliquez sur Sessions en direct. 4 Cliquez sur le sujet de votre session. La page Informations sur la session apparaît. 5 Cliquez sur Gérer les inscriptions. La page Invités inscrits apparaît. 6 Cliquez sur Affecter d'avance les invités aux sessions scindées. 7 Sur la page Affecter d'avance des invités aux sessions scindées, modifier le nom de la session, si nécessaire. 8 Surlignez un ou plusieurs noms dans la colonne Non Affecté et ajoutez-les à la session en cliquant sur l'icône Ajouter. 9 Le premier participant ajouté sera affecté comme animateur. Pour changer cette désignation, surlignez un invité affecté et cliquez sur l'icône affecter l'animateur. 10 Si vous souhaitez supprimer un invité, surlignez l'invité affecté et cliquez sur l'icône supprimer. 11 Cliquez sur Ajouter une session scindée si vous souhaitez ajouter d'autres sessions scindées. 12 Cliquez sur OK. Chapitre 4: Configurer et programmer une session de formation 91 Sélection les messages électroniques à envoyer Si vous souhaitez... Consultez... obtenir un aperçu de l’envoi de messages électroniques par défaut Envoyer des messages électroniques par défaut (à la page 91) envoyer automatiquement une invitation à une session de formation Envoyer une invitation à une session de formation (à la page 91) envoyer des mises à jour pour une session de formation programmée Envoyer des mises à jour pour une session de formation programmée (à la page 92) envoyer des notifications d’inscription à l’organisateur ou aux invités Envoyer une notification d'inscription à une session de formation programmée (à la page 93) envoyer un rappel au sujet d'une session de formation programmée Envoyer un rappel au sujet d'une session de formation programmée (à la page 93) obtenir un aperçu de la personnalisation de messages électroniques A propos de la personnalisation des messages électroniques (à la page 95) personnaliser un message électronique Personnaliser un message électronique (à la page 95) Envoyer des messages électroniques par défaut Lorsque vous programmez une session de formation, vous pouvez sélectionner les messages électroniques par défaut à envoyer aux invités. Vous pouvez également personnaliser les modèles de messages électroniques de Training Center en modifiant, réorganisant, ou supprimant le texte et les variables—un texte codé que Training Center reconnaît et remplace par vos données spécifiques à une session de formation. ƒ Sous Rappel, vous pouvez choisir de recevoir un courrier électronique lorsqu'un invité rejoint une session de formation. ƒ Notification à l'organisateur lorsqu'un participant rejoint une session Envoyer une invitation à une session de formation Lorsque vous programmez une session de formation, vous pouvez décider que votre Training Center envoie automatiquement des messages électroniques d’invitation aux permission. Lorsque vous sélectionnez un message électronique à envoyer, vous pouvez envoyer le message par défaut ou le personnaliser. Pour en savoir plus, voir Personnalisation des messages électroniques (à la page 95). Chapitre 4: Configurer et programmer une session de formation 92 Pour envoyer une invitation automatique pour une session de formation : 1 Sur la page Programmer une session de formation ou la page Modifier une session de formation programmée, allez àOptions courrier électronique. 2 Cliquez surModifier les Options courrier électronique. 3 Sous Invitations, cochez la case correspondant à l'une des options suivantes : ƒ Invitation à participer à une session de formation ƒ Invitation à une session de formation en cours ƒ Invitation à s’inscrire à une session de formation 4 Cliquer sur Programmer ou Mettre à jour. Envoyer des mises à jour pour une session de formation programmée Lorsque vous programmez une session de formation, vous pouvez choisir que Training Center envoie automatiquement un message électronique aux invités chaque fois que vous mettez à jour votre session de formation programmée. Lorsque vous sélectionnez un message électronique à envoyer, vous pouvez envoyer le message par défaut ou le personnaliser. Pour en savoir plus, voir Personnalisation des messages électroniques (à la page 95). Pour envoyer des mises à jour automatiques aux inscrits : 1 Sur la page Programmer une session de formation ou la page Modifier une session de formation programmée, allez àOptions courrier électronique. 2 Cliquez surModifier les Options courrier électronique. 3 Sous Mises à jour, cochez la case près del'une des options suivantes : ƒ Session de formation reprogrammée ƒ Informations actualisées de participation à une session de formation ƒ Informations mises à jour pour s’inscrire à une session de formation ƒ Session de formation annulée 4 Cliquer sur Programmer ou Mettre à jour. Chapitre 4: Configurer et programmer une session de formation 93 Envoyer une notification d'inscription à une session de formation programmée Lorsque vous programmez une session de formation, vous pouvez la configurer afin que Training Center vous envoie automatiquement un message électronique lorsqu’un invité s’inscrit et envoie automatiquement des messages électroniques aux invités lorsque le. Lorsque vous sélectionnez un message électronique à envoyer, vous pouvez envoyer le message par défaut ou le personnaliser. Pour en savoir plus, voir Personnalisation des messages électroniques (à la page 95). Pour envoyer des mises à jour automatiques aux inscrits : 1 Sur la page Programmer une session de formation ou la page Modifier une session de formation programmée, allez àOptions courrier électronique. 2 Cliquez surModifier les Options courrier électronique. 3 Sous Inscriptions, cochez la case près de l'une des options suivantes : ƒ Notification d’inscription à l’organisateur Vous ne pouvez pas modifier ce message électronique par défaut. ƒ Inscription d’invité en suspens ƒ Inscription d’invité confirmée ƒ Inscription d’invité rejetée 4 Cliquer sur Programmer ou Mettre à jour. Envoyer un rappel au sujet d'une session de formation programmée Vous pouvez envoyer des rappels au sujet d’une session de formation aux invités, aux animateurs et à vous-même, de 15 minutes à 2 semaines avant sa programmation. Lorsque vous sélectionnez un message électronique à envoyer, vous pouvez envoyer le message par défaut ou le personnaliser. Pour en savoir plus, voir Personnalisation des messages électroniques (à la page 95). Pour envoyer des rappels au sujet d’une session de formation programmée : 1 Sur la page Programmer une session de formation ou la page Modifier une session de formation programmée, allez àOptions courrier électronique. 2 Cliquez surModifier les Options courrier électronique. 3 Sous Rappel, cochez la case près de Rappel de session de formation aux invités. Chapitre 4: Configurer et programmer une session de formation 94 4 Sélectionnez l'heure à laquelle vous voulez que les messages de rappel soient envoyés avant la session de formation. 5 Pour inclure des messages électroniques de rappel supplémentaires, cliquez sur Ajouter un autre message de rappel, puis sélectionnez l’heure à laquelle vous voulez envoyer ce rappel. Remarque : Vous pouvez ajouter jusqu’à trois messages électroniques de rappel. 6 Près de Animateurs, dans la liste déroulante, sélectionnez l’heure à laquelle vous voulez envoyer les rappels aux animateurs. 7 Près de Organisateur, dans la liste déroulante, sélectionnez l’heure à laquelle vous voulez qu’un rappel vous soit envoyé. 8 Après Via l’adresse électronique, entrez le type d’adresse électronique à laquelle vous souhaitez que Training Center vous envoie un rappel, sur le format suivant : nom@domaine.com Important : Ne tapez pas plusieurs adresses électroniques dans la case. Si vous le faites, votre Training Center n’enverra pas le rappel. 9 Cliquer sur Programmer ou Mettre à jour. Recevoir une notification lorsqu'un invité rejoint une session Lorsque vous programmez une session de formation, vous pouvez choisir que Training Center vous envoie automatiquement un message électronique chaque fois qu'un invité rejoint votre session de formation. Pour en savoir plus, voir Personnalisation des messages électroniques (à la page 95). Pour envoyer une invitation automatique pour une session de formation : 1 Sur la page Programmer une session de formation ou la page Modifier une session de formation programmée, allez àOptions courrier électronique. 2 Cliquez surModifier les Options courrier électronique. 3 Sous Rappel sélectionnez la case Notification à l'organisateur lorsqu'un invité rejoint une session. 4 Cliquer sur Programmer ou Mettre à jour. Chapitre 4: Configurer et programmer une session de formation 95 A propos de la personnalisation des messages électroniques Vous pouvez personnaliser les messages électroniques par défaut selon vos préférences. Vous pouvez supprimer des variables, mais vous ne pouvez pas modifier le texte compris entre les signes de pourcentage (par exemple, %ParticipantName%). Si vous les modifiez, le Responsable de la formation ne pourra pas effectuer une substitution exacte par vos données de profil ou d’inscription. Pour les descriptions des variables, voir Variables des messages électroniques. Vous pouvez modifier les options suivantes dans la fenêtre Modifier le message électronique. ƒ Objet du message électronique—Spécifie le texte qui s'affiche dans l’objet du message électronique. Pour spécifier un nouvel objet, saisissez-le dans la zone correspondante. ƒ Contenu—Spécifie le contenu du message électronique. Le contenu par défaut des variables, que Training Center remplace avec les informations de votre session de formation. Vous pouvez réorganiser, supprimer, ou remplacer les variables et le texte, par des données spécifiques. Ne modifiez pas le libellé d’une variable. Personnaliser un message électronique Pour personnaliser un message électronique : 1 Sur la page Programmer une session de formation ou Modifier une session de formation, sous Options de message électronique, cliquer sur Modifier les modèles de message électronique. 2 Sélectionner les types de courrier électronique à personnaliser. La fenêtre Modifier le message électronique apparaît. 3 Modifiez le message. Assurez-vous de ne pas modifier le libellé d’une variable. Pour les descriptions des variables, voir Variables des messages électroniques (à la page 96). 4 Pour enregistrer les modifications apportées au message électronique, cliquer sur Mettre à jour. 5 Optionnel. Pour rétablir le message électronique par défaut, cliquer sur Rétablir les valeurs par défaut. Si vous cliquez sur OK, le message électronique par défaut remplace toutes vos modifications. Chapitre 4: Configurer et programmer une session de formation 96 Variables de messages électroniques Chaque variable utilisée dans les courriers électroniques de Training Center est remplacée par les données correspondantes que vous fournissez lorsque vous programmez une session de formation. Le tableau suivant comporte un grand nombre de ces variables et leur signification. Cette variable… est remplacée par… A utiliser dans les messages électroniques… %EmailFooter% La signature du courrier électronique d’un site Web. Tous %HostEmail% L’adresse électronique que vous avez spécifiée dans votre profil utilisateur. Tous %HostName% Le prénom et le nom que vous avez spécifiés dans votre profil utilisateur. Tous %ParticipantName% Le prénom et le nom que le participant indique lorsqu’il s’inscrit ou prend part à une réunion de formation. Tous %PhoneContactInfo% Si vous spécifiez un numéro de téléphone dans votre profil utilisateur, le texte suivant : appelez %HostPhone%, au cas où %HostPhone% est remplacé par le numéro de téléphone spécifié dans votre profil utilisateur. ƒ Inscription d’invité confirmée ƒ Rappel de session de formation aux invités %RegistrationID% L’ID d’inscription de chaque invité. OnStage crée automatiquement cet ID pour chaque invité dont vous avez approuvé la demande d’inscription. Si aucune inscription n’est exigée pour la réunion de formation, cette variable est remplacée par le texte suivant : (Cette session de formationne nécessite pas un ID d'inscription.) ƒ Inscription d’invité confirmée ƒ Rappel de session de formation aux invités Chapitre 4: Configurer et programmer une session de formation 97 Cette variable… est remplacée par… A utiliser dans les messages électroniques… %SessionDateOrRecurrenc e% Si la session est une session unique, affiche : [Date de la session] Si la session est une session récurrente ou un cours composé de plusieurs sessions, affiche : [Récurrence de la session] ƒ Inscription d’invité confirmée ƒ Rappel de session de formation aux invités %SessionInfoURL% L'adresse Web, ou URL, pour la page d'information de la formation de la session de formation. Le gestionnaire de formation (Training manager) crée automatiquement l'URL lorsque vous créez une session de formation. Tous %SessionNumber% Le nombre de vos sessions indiquées par Training Manager. Tous %SessionPassword% Le mot de passe de la session de formation que vous avez spécifié lors de la programmation de la formation. Si aucun mot de passe n’est exigé, cette variable est remplacée par le texte suivant : (Cette session de formation n’exige pas de mot de passe). ƒ Inscription d’invité confirmée ƒ Rappel de session de formation aux invités %SessionTime% L’heure que vous avez spécifiée lors de la programmation de la session de formation dans le format suivant : HH:MM [am/pm]. Par exemple : 12:30 pm Tous %TeleconferenceInfo% Le texte suivant : Pour prendre part à la téléconférence, appeler le %CallInNumber% et entrer le numéro de la session de formation. Au cas où %CallInNumber% est remplacé par le(s) numéro(s) spécifié(s) dans la zone Numéros de téléphone lors de la programmation de la formation. Tous Chapitre 4: Configurer et programmer une session de formation 98 Cette variable… est remplacée par… A utiliser dans les messages électroniques… %TimeZone% Le fuseau horaire que vous avez spécifié lors de la programmation de la formation. Tous %Topic% Le sujet de la session de formation que vous avez spécifié lors de la programmation de la formation. Tous Spécifier des informations sur la session Si vous souhaitez... Consultez... ajouter un ordre du jour et une description de la à la page Informations sur la session Établir l’ordre du jour de votre session (à la page 98) ajouter une image à la page Informations sur la session Ajouter une image à la page Informations sur la session (à la page 99) Etablir l’ordre du jour de votre session Vous pouvez spécifier l’ordre du jour d’une session de formation programmée. L'ordre du jour figure à la page Ordre du jour la page sur votre site Web Training Center, que les participants peuvent voir avant le début de la session de formation. Si vous invitez un participant à la session de formation, le participant reçoit un message électronique d'invitation contenant un lien sur lequel l'utilisateur peut cliquer pour afficher l'ordre du jour de la session de formation. Pour établir l’ordre du jour de votre session de formation : 1 Sur la page Programmer une session de formation ou Modifier une session de formation programmée, accéder à la section Informations sur la session. 2 Près de Ordre du jour, sélectionnez Texte simple ou HTML. 3 Pour le texte simple, entrez l’ordre du jour de la dans la zone Ordre du jour. Pour l’entrée HTML, tapez ou collez le texte HTML dans la zone Ordre du jour. Important Cliquez sur l'icône Aide pour vérifier les balises et attributs HTML pris en charge. 4 Face à Description, sélectionnez Texte simple ou HTML. Chapitre 4: Configurer et programmer une session de formation 99 5 Pour le texte simple, vous pouvez décrire la session de formation dans la zone Description. Pour l’entrée HTML, tapez ou collez le texte HTML dans la zone Description. Important Cliquez sur l'icône Aide pour vérifier les balises et attributs HTML pris en charge. L’ordre du jour et la description apparaissent sur la page Informations sur la session, afin que les participants à la session de formation puissent les voir. 6 Cliquer sur Programmer ou Mettre à jour. Ajouter une image à la page Informations sur la session Vous pouvez ajouter une image à la description d’une session de formation. La photo s'affiche sur la page Informations sur la page Session que les invités peuvent consulter avant le début de la session de formation. La photo que vous ajoutez doit avoir les caractéristiques suivantes : ƒ un fichier graphique de format GIF ou JPEG ƒ inférieur à 100 Ko Remarque : Les grandes images seront ajustées à environ 460 x 300 pixels. Pour ajouter une image à une description de session de formation : 1 Sur la page Programmer une session de formation ou Modifier une session de formation programmée, accéder à la section Informations sur la session. 2 Cliquez sur Importer photo. La page Télécharger votre image apparaît. 3 Cliquez sur Parcourir. 4 Sélectionnez le fichier que vous désirez ajouter à la description de la session de formation. 5 Cliquez sur Importer. Le gestionnaire de réunions importe votre photo et l'intègre à la page Informations sur la session de formation. 6 Optionnel. Pour supprimer votre image sur la page Informations sur la session, cliquez sur Supprimer l’image. 7 Cliquer sur Programmer ou Mettre à jour. Chapitre 4: Configurer et programmer une session de formation 100 À propos de Quick Start La page Quick Start permet à l’organisateur, aux animateurs, aux co-animateurs et aux participants d’afficher rapidement un document, une application ou tout autre élément qu’ils souhaitent partager durant une session de formation. L'organisateur peut également rappeler ou inviter des participants à une session de formation par email, téléphone, message texte, message instantané. Si l’option Afficher Quick Start est sélectionnée par l’organisateur dans la section Informations sur la session de la page Programmer une session de formation, L'icône du Quick Start s'affiche pour l’organisateur, les animateurs, les co-animateurs et les participants lorsqu'une session de formation ou une session scindée commence. Remarque : Pour afficher Quick Start pour vos participants, vous devez sélectionner la case à cocher Afficher QuickStart aux participants dans la section Options de la session sur la page Mon Profil dans Mon WebEx. Ajouter des supports de cours Si vous souhaitez... Consultez... obtenir un aperçu de la publication des supports de cours de votre session de formation Publier des supports de cours pour une session de formation programmée (à la page 100) publier des supports de cours sur la page Informations sur la session Publier des supports de cours pour une session de formation programmée (à la page 101) Publier des supports de cours pour une session de formation programmée Lors de la programmation d'une session de formation, vous pouvez publier des fichiers et des supports de cours sur votre site web Training Center. Cette option permet aux participants de télécharger les supports de cours afin de se préparer, de les évaluer, etc. avant le début de la session. Pour publier des supports de cours, sélectionner les fichiers déjà présents dans Mes dossiers ou télécharger d'abord de nouveaux fichiers dans Mes dossiers puis les sélectionner afin de les publier. Chapitre 4: Configurer et programmer une session de formation 101 Une fois que les supports de cours sont publiés, les participants peuvent les télécharger à partir de la page Informations sur la session sur votre site Training Center. Lorsque vous approuvez les inscriptions des participants, ils reçoivent un email de confirmation contenant un lien vers la page Informations sur la session. Tout fichier publié en format UCF (Universal Communications Format) avec extension .ucf s’ouvre automatiquement dans votre visualisateur de contenu lorsque vous commencez la session. Si les participants ont téléchargé un fichier UCF avant le début de la session, il s’ouvre également automatiquement dans leur zone de présentation lorsque vous commencez la session. Jusqu’à 10 fichiers UCF publiés peuvent être ouverts automatiquement dans la zone de présentation. Pour télécharger les fichiers UCF que vous publiez, les participants doivent installer un logiciel qui met en cache ou enregistre automatiquement le fichier dans leurs ordinateurs. Lorsque un participant accède à la page Informations sur la session sur laquelle vous avez publié un fichier UCF, une boîte de dialogue d’avertissement de sécurité apparaît, dans laquelle le participant doit cliquer sur Oui pour installer ce logiciel de cache. Sans ce logiciel, le participant ne peut télécharger un fichier UCF, et celui-ci ne s'ouvrira pas automatiquement dans la zone d'affichage du contenu du participant lorsque vous démarrerez la session. Conseil : Pour en savoir plus sur les fichiers UCF et sur la création de présentations UCF multimédias, consulter le guide Démarrage de la boîte A outils WebEx Universal Communications, disponible sur votre site Training Center. Publier des supports de cours pour une session de formation programmée Vous pouvez publier des supports de cours que les participants peuvent télécharger avant le début d’une session. Pour publier des supports de cours sur votre site Training Center : 1 Sur la page Programmer une session de formation ou Modifier une session de formation programmée, accéder à la section Supports de cours. 2 Cliquer sur Ajouter des supports de cours. La page Ajouter des supports de cours apparaît. 3 Procédez comme suit : ƒ Pour télécharger les fichiers de support de cours dans Mes dossiers, entrer le nom du fichier ou cliquer sur Parcourir pour rechercher le fichier. Cliquez sur Télécharger. Chapitre 4: Configurer et programmer une session de formation 102 ƒ Pour publier des fichiers déjà présents dans Mes dossiers, cochez les cases correspondant aux fichiers que vous souhaitez publier, puis cliquez sur Ajouter. Les fichiers apparaissent sur la page Programmer une session de formation, sous Support de cours. 4 Optionnel. Pour supprimer un fichier, cliquez sur Supprimer face au nom du fichier. 5 Cliquer sur Programmer ou Mettre à jour. Conseil : ƒ Vous pouvez personnaliser le message électronique de confirmation d’inscription pour indiquer aux participants qu’ils doivent télécharger les supports du cours avant le début de la session. Si vous publiez un fichier UCF, vous devez également indiquer aux participants qu’ils doivent cliquer sur Oui lorsque le message de sécurité Java apparaît sur la page Informations sur la session qui leur permet de télécharger le fichier UCF. Pour en savoir plus sur la personnalisation d'un message de confirmation d'inscription, voir Personnaliser un message électronique (à la page 95). ƒ Si vous fournissez la description d’un fichier dans vos dossiers personnels, cette description apparaît sous le nom du fichier sur la page Informations sur la session. Cette description peut aider les participants à identifier les supports du cours. Vous pouvez entrer une description lorsque vous enregistrez le fichier dans vos dossiers personnels, ou à tout moment en modifiant la description du fichier. ƒ Si vous spécifiez un mot de passe pour votre session de formation, les participants doivent entrer le mot de passe sur la page Informations sur la session pour télécharger les supports du cours. ƒ Vous pouvez mettre à jour ou supprimer les supports de cours que vous avez publiés à tout moment en modifiant la session de formation programmée. Pour supprimer un fichier, cliquez sur Supprimer face au nom du fichier. Pour mettre à jour un fichier, supprimez-le, puis publiez le fichier mis à jour. Page Ajouter des supports de cours Options de cette fenêtre ƒ Sélectionner les fichiers dans vos dossiers personnels de Mes dossiers pour publier votre site Training Center. ƒ Télécharger de nouveaux fichiers dans Mes dossiers puis les publier sur votre site Training Center. Les participants peuvent télécharger les supports de cours pour réviser, préparer ou évaluer ces supports avant le début de la session. Chapitre 4: Configurer et programmer une session de formation 103 Options de cette page Option Description Case Nom de fichier Taper le nom du fichier à télécharger dans votre dossier. Bouton Parcourir Cliquer pour sélectionner une présentation ou un document UCF dans vos dossiers personnels. Bouton Télécharger Cliquez pour télécharger les fichiers spécifiés dans votre dossier. Sélectionner Sélectionnez la case à cocher du fichier à ajouter à la session de formation. Nom Indique les noms des fichiers contenus dans votre dossier. Description Décrit le dossier ou le fichier. Taille Indique la taille du dossier ou du fichier en kilo-octets. Bouton Ajouter Cliquez dessus pour publier le fichier spécifié dans votre site Session de Formation et pour le mettre à la disposition des participants avant le début de la session. Utiliser les tests lors des sessions d'entraînement Vous pouvez ajouter des tests à votre session d'entraînement pendant le processus de planification ou après sa programmation. Pour en savoir plus sur l'ajout de tests à une session d'entraînement déjà programmée, voir Tester et Évaluer (à la page 401). Ajouter un test pendant une session de formation programmée Pour tester vos invités, ajoutez des tests à la session de formation qu'ils suivront. Remarque : Pendant le processus de planification de la session de formation, vous pouvez seulement ajouter un test que vous avez déjà créé et enregistré dans la bibliothèque de tests. Important : Pendant la planification, si vous avez sélectionné l’option permettant de supprimer automatiquement la session de formation de votre site lorsqu’elle est terminée, un message s'affiche. Si vous ne désactivez pas cette option, vous allez perdre tous les tests associés à cette session. Chapitre 4: Configurer et programmer une session de formation 104 Pour ajouter un test pendant la programmation d'une session de formation : 1 Sur la page Programmer une session de formation ou Modifier une session de formation programmée, accédez à la section Tests. 2 Cliquez sur Ajouter un test. La page Sélectionner depuis la bibliothèque de tests s'affiche. 3 Sélectionnez un test sur lequel baser votre nouveau test, puis cliquez sur Suivant. 4 Tapez un nom pour votre nouveau test, sélectionnez les options de livraison de tests, puis cliquez sur Enregistrer. Pour les détails, voir Spécifier les options de livraison de test pour une session de formation programmée (à la page 411). 5 Répétez ces instructions pour ajouter plusieurs tests à votre session de formation. 6 Cliquez sur Programmer ou Mettre à jour. Utilisation des modèles de programmation Lors de la programmation d’une session de formation, vous pouvez enregistrer les paramètres d’options de programmation en tant que modèle pour utilisation ultérieure. Certaines informations de programmation varient de session en session et ne peuvent donc pas être importées dans un modèle. Les options de programmation suivantes ne sont pas copiées dans le modèle : ƒ La date, l’heure et la récurrence (à l’exception de la durée, du fuseau horaire et des options de connexion avant l’utilisateur) ƒ Les listes d’invités et d’animateurs (à l’exception du nombre estimé d’invités et d’animateurs) ƒ Les données d’inscription des invités inscrits ƒ Les informations et réservations du laboratoire ƒ Les supports de cours et les tests Lorsque vous choisissez un modèle, les champs d’options du programmateur sont remplis avec les valeurs du modèle choisi. Chaque modèle peut être mis à jour ou enregistré en tant que nouveau modèle sur votre site Training Center. Pour enregistrer des options de programmation en tant que modèle : 1 Sur la page Programmer une session de formation ou Modifier la session de formation, entrez les données dans les champs d’option de programmation ou modifiez les paramètres. Chapitre 4: Configurer et programmer une session de formation 105 2 Cliquez sur Enregistrer en tant que modèle situé au bas de la page. La fenêtre Enregistrer en tant que modèle s’affiche. 3 Remplissez le champ Nom du modèle ou changez-le si vous modifiez un modèle existant. 4 Cliquer sur Enregistrer. Pour sélectionner et utiliser un modèle : 1 En haut de la page Programmer une session de formation ou Modifier une session de formation, sélectionnez un modèle dans la liste déroulante Configurer les options à l’aide d’un modèle. 2 Saisissez les données dans les champs d’options de programmation restants. 3 Cliquer sur Programmer ou Mettre à jour. Pour supprimer un modèle : 1 Dans la barre de navigation, cliquez sur Mon WebEx. 2 Cliquez sur Mon profil. La page Mon profil WebEx apparaît. 3 Sous Modèles de programmation, sélectionnez le modèle. 4 Cliquer sur Supprimer. 5 Cliquez sur Mettre à jour. Permettre à un autre organisateur de programmer votre session de formation Uniquement pour les utilisateurs titulaires d'un compte Vous pouvez configurer une option afin que d’autres organisateurs dans votre entreprise puissent programmer à votre place. Si un autre organisateur programme une session de formation en votre nom, vous êtes le seul organisateur à pouvoir commencer la session. Pour autoriser un autre utilisateur à programmer des sessions de formation pour vous : 1 Si ce n’est pas encore fait, connectez-vous à votre site Web Training Center. 2 Dans la barre de navigation, cliquez sur Mon WebEx. 3 Cliquez sur Mon profil. La page Mon profil s'affiche. Chapitre 4: Configurer et programmer une session de formation 106 4 Sous Options de session, effectuez l’une ou toutes ou les deux opérations suivantes : ƒ Dans la zone Autorisation de programmation, tapez l’adresse électronique des utilisateurs que vous autorisez à programmer des sessions pour vous. Si vous entrez plusieurs adresses, utilisez une virgule ou un point-virgule pour les séparer. ƒ Cliquez sur Sélectionner dans la liste des organisateurs pour sélectionner les utilisateurs dans une liste de tous les utilisateurs titulaires d'un compte sur votre site de réunion. 5 Cliquez sur Mettre à jour. Remarque : Un utilisateur à qui vous donnez le droit de programmer des réunions doit être titulaire d'un compte sur votre site Training Center. Programmer une session de formation pour un autre organisateur Si un autre organisateur a configuré votre nom pour programmer une session de formation à sa place, vous pouvez programmer pour lui à l’aide de la page Programmer une session de formation. Si vous programmez une session de formation pour un autre organisateur, seul l’autre organisateur pourra démarrer la session de formation. Cependant, vous pouvez tous deux modifier la session de formation dans la page Modifier une session. Pour programmer une session de formation pour un autre organisateur : 1 Connectez-vous à votre site Training Center. 2 Dans la barre de navigation, cliquez sur Organiser une session pour afficher une liste de liens. 3 Cliquez sur Programmer une formation. La page Programmer une session de formation s’affiche. 4 Sous Informations sur la session et son accès, dans la liste déroulante face à Programmer pour, sélectionnez le nom de l’organisateur pour lequel vous programmez la session. 5 Remplissez complètement la page Programmer une session de formation. Pour en savoir plus, voir Programmer une réunion (à la page 45). Chapitre 4: Configurer et programmer une session de formation 107 6 Lorsque vous avez spécifié les options de la page Programmer une session de formation ou Modifier une session de formation programmée, cliquez sur Programmer ou Mettre à jour, selon ce qui s’applique. Ajouter une réunion de formation programmée à votre agenda électronique Lorsque vous programmez , vous pouvez l’ajouter au agenda électronique, comme Microsoft Outlook ou Lotus Notes, si la fonction est activée sur votre site. Cette option n’est disponible que si votre agenda électronique reconnaît la norme iCalendar, un format d’échange courant pour les calendriers sur Internet. Pour des informations concernant l'ajout d'une session Conférence Personnelle à votre calendrier, voir Ajouter une Conférence Personnelle session de formation à votre programme de calendrier (à la page 111). Pour ajouter une session de formation programmée à votre calendrier : 1 Choisissez l’une de ces méthodes : ƒ Dans la page Session programmée ou Informations sur la session pour la , cliquez sur Ajouter à Mon calendrier. ƒ Dans le message électronique de confirmation que vous recevez lorsque vous programmez ou modifiez une réunion de formation, cliquez sur le lien pour ajouter la session de formation à votre calendrier. 2 Dans la boîte de dialogue Téléchargement fichier, cliquez sur Ouvrir. 3 Sélectionnez l’option permettant d’accepter la demande de session de formation. Par exemple, dans Outlook, cliquez sur Accepter pour ajouter la réunion à votre calendrier. Remarque : ƒ Si vous annulez une session de formation, la page Session supprimée et le message de confirmation que vous recevez comporte une option qui vous permet de supprimer la session de formation de votre agenda électronique, en suivant les mêmes étapes que celles que vous avez suivies pour ajouter la session de formation. ƒ Si vous invitez des invités à une session de formation, le message électronique d’invitation qu’ils reçoivent contient une option leur permettant d’ajouter la session de formation à leur agenda électronique. 5 109 Chapitre 5 Si vous souhaitez... Consulter... obtenez un aperçu des réunions Conférence Personnelle MeetingPlace À propos des réunions Conférence Personnelle MeetingPlace (à la page 110) configurez une réunion Conférence Personnelle MeetingPlace Configurer une réunion Conférence Personnelle ou une réunion Conférence Personnelle MeetingPlace (à la page 110) ajoutez une réunion Conférence Personnelle MeetingPlace à votre calendrier Ajouter une réunion Conférence Personnelle ou une réunion Conférence Personnelle MeetingPlace planifiée à votre calendrier (à la page 111) effectuer des changements à la Conférence Personnelle MeetingPlace que vous avez programmée Modifier une réunion Conférence Personnelle ou une réunion Conférence Personnelle MeetingPlace (à la page 112) démarrez votre réunion Conférence Personnelle MeetingPlace Démarrer une réunion Conférence Personnelle MeetingPlace (à la page 114) annulez votre réunion Conférence Personnelle ou Conférence Personnelle MeetingPlace Annuler une réunion Conférence Personnelle ou une réunion Conférence Personnelle MeetingPlace (à la page 114) Programmer une réunion Conférence Personnelle MeetingPlace Chapitre 5: Programmer une réunion Conférence Personnelle MeetingPlace 110 À propos des réunions Conférence Personnelle MeetingPlace Une réunion Conférence Personnelle MeetingPlace utilise votre compte de conférence Cisco Unified MeetingPlace audio pour la conférence audio, et n'a pas de partie audio en ligne pour la réunion. Les réunions Conférence Personnelle MeetingPlace sont disponibles uniquement si votre site prend en charge la conférence Cisco Unified MeetingPlace audio et la Conférence personnelle MeetingPlace. Configurer une réunion Conférence Personnelle ou une réunion Conférence Personnelle MeetingPlace Pour configurer une réunion Conférence Personnelle ou une réunion Conférence Personnelle MeetingPlace : 1 Connectez-vous à votre site Web Training Center. 2 Dans la barre de navigation gauche, sélectionnez Programmer une session de formation. 3 Sélectionnez Programmateur Avancé. Le Programmateur Avancé s'affiche. 4 Sur la page Informations requises, pour Meeting type, sélectionnez Conférence Personnelle ou Conférence Personnelle MeetingPlace. 5 Entrez les informations requises. Remarque : Si vous planifiez une réunion Conférence Personnelle, vous n'avez pas besoin de spécifier un mot de passe. Par défaut, le mot de passe est le code d'accès du participant dans votre compte Conférence Personnelle qui est indiqué pour cette réunion. Si vous planifiez une réunion Conférence Personnelle MeetingPlace, vous n'avez pas besoin de spécifier un mot de passe Pour une vue d'ensemble de cette page et des informations requises, sélectionnez le bouton Aide dans le coin supérieur droit de la page. Chapitre 5: Programmer une réunion Conférence Personnelle MeetingPlace 111 6 Programmez votre session de formation maintenant, ou ajoutez des informations détaillées supplémentaires. ƒ Pour programmer votre session de formation avec ces détails, sélectionnez Programmer session de formation ƒ Pour ajouter plus d'options, sélectionnez Suivante ou sélectionnez une autre page dans le programmateur. Après avoir ajouté les détails dont vous avez besoin, sélectionnez Programmer session de formation. Ajouter une réunion Conférence Personnelle ou une réunion Conférence Personnelle MeetingPlace planifiée à votre calendrier Une fois que vous avez planifié une réunion Conférence Personnelle ou une réunion Conférence Personnelle MeetingPlace, vous pouvez ajouter la réunion Conférence Personnelle ou la réunion Conférence Personnelle MeetingPlace à votre calendrier, tel que Microsoft Outlook. Cette option n’est disponible que si votre agenda électronique reconnaît la norme iCalendar, un format d’échange courant pour les calendriers sur Internet. Pour ajouter une réunion Conférence Personnelle planifiée ou une réunion Conférence Personnelle MeetingPlace à votre calendrier 1 Choisissez l’une de ces méthodes : ƒ Sur la page Réunion Conférence Personnelle Planifiée ou la page d'information Conférence Personnelle Réunion, sélectionnez Ajouter à mon calendrier. ƒ Dans le message électronique de confirmation que vous recevez après avoir planifié ou modifié une réunion Conférence Personnelle ou une réunion Conférence Personnelle MeetingPlace, cliquez sur le lien pour ajouter la réunion à votre calendrier. Un élément de réunion s’ouvre dans votre programme de calendrier. 2 Sélectionnez l’option permettant d’accepter la demande de réunion. Par exemple, dans Outlook, sélectionnez Accepter pour ajouter la Conférence Personnelle session de formation à votre calendrier. Remarque : ƒ Si vous annulez une réunion Conférence Personnelle ou une réunion Conférence Personnelle MeetingPlace, la page de confirmation Réunion Conférence Personnelle Annulée et le message électronique de confirmation que vous recevez contiennent une option qui vous permet de supprimer la réunion de votre calendrier. ƒ Si vous invitez des participants à une réunion Conférence Personnelle ou à une réunion Conférence Personnelle MeetingPlace, le courrier électronique d'invitation qu'ils reçoivent contient également une option leur permettant d'ajouter la réunion à leurs calendriers. Chapitre 5: Programmer une réunion Conférence Personnelle MeetingPlace 112 Modifier une réunion Conférence Personnelle ou une réunion Conférence Personnelle MeetingPlace Lorsque vous programmez une Conférence Personnelle réunion, vous pouvez effectuer des modifications à tout moment avant de la démarrer—incluant l'heure de démarrage, l'objet, le calendrier, la liste des invités, etc. Si vous modifiez une information concernant la réunion Conférence Personnelle ou une réunion Conférence Personnelle MeetingPlace, incluant l'ajout ou la suppression d'invités, vous pouvez choisir d'envoyer un nouveau message électronique d'invitation aux invités contenant les nouveaux détails au sujet de la réunion. Les invités supprimés de la liste des invités recevront un message électronique les informant qu’ils ne sont plus priés d’assister à la réunion. Si vous êtes connecté(e), vous pouvez modifier les informations de la réunion en cliquant sur le lien depuis le message électronique que vous avez reçu après avoir programmé la réunion Conférence Personnelle ou la réunion Conférence Personnelle MeetingPlace, ou depuis votre liste de sessions de formation dans Mon WebEx. Pour modifier une réunion Conférence Personnelle ou une réunion Conférence Personnelle MeetingPlace depuis le message électronique de confirmation : 1 Ouvrez votre message électronique de confirmation, puis cliquez sur le lien pour afficher les informations de votre Conférence Personnelle. La page d'informations de la Réunion Conférence Personnelle apparaît. 2 Sélectionnez Modifier. 3 Effectuez des changements concernant les détails de la réunion Conférence Personnelle. Pour obtenir des détails sur les informations requises, cliquez sur le bouton Aide dans le coin supérieur droit de la page. 4 Pour enregistrer les changements que vous avez apportés à la réunion, cliquez sur Enregistrer. Si vous avez invité des invités, un message apparaît, vous demandant si vous souhaitez envoyer un courrier électronique d’invitation aux invités. 5 Si une boite de dialogue apparait, cliquez sur l'option de mise à jour appropriée, puis sélectionnez OK. La page d'informations de la Réunion Conférence Personnelle apparaît. Vous recevrez un message de confirmation par courrier électronique qui comprendra des informations sur les modifications apportées à la réunion. Chapitre 5: Programmer une réunion Conférence Personnelle MeetingPlace 113 6 Optionnel. Si vous avez ajouté la réunion à votre agenda, tel que Microsoft Outlook, dans la page session de formation mise à jour, cliquer sur Ajouter à mon agenda. Pour modifier une réunion Conférence Personnelle ou une réunion Conférence Personnelle MeetingPlace depuis votre liste de sessions de formation sur votre site Web Training Center : 1 Connectez-vous à votre site Web Training Center. 2 Dans la barre de navigation, sélectionnez Mon WebEx. La page Mes Réunions apparait, affichant une liste de toutes les sessions de formation que vous avez programmées. Les Conférences Personnelles sessions de formation contiennent les mots "Conférence Personnelle" dans la colonne Type . 3 Dans la liste des sessions de formation, sous Objet, cliquez sur l'objet pour la session de formation ou cliquez sur le lien Afficher les infos . 4 Sélectionnez Modifier. 5 Effectuez des changements concernant les détails de la réunion Conférence Personnelle. Pour obtenir des détails sur les options de chaque page, cliquez sur le bouton Aide dans le coin supérieur droit de la page. 6 Sélectionnez Enregistrer. Si vous avez invité des invités, un message apparaît, vous demandant si vous souhaitez envoyer un courrier électronique d’invitation aux invités. 7 Si une boîte de message s'affiche, cliquer sur l'option de mise à jour adéquate, puis sur OK. Si vous sélectionnez Annuler dans la boite de dialogue, la Conférence Personnelle n'est pas modifiée. 8 Optionnel. Si vous avez ajouté la réunion à votre agenda tel que Microsoft Outlook, dans le message de confirmation, cliquez sur le lien Mettre mon agenda à jour. Démarrer une réunion Conférence Personnelle MeetingPlace Les sessions de formation Conférence Personnelles ne démarrent pas automatiquement aux heures programmées. Vous devez tout d'abord démarrer la partie audio de la Conférence Personnelle, puis vous pouvez démarrer la partie en ligne de la Conférence Personnelle. Chapitre 5: Programmer une réunion Conférence Personnelle MeetingPlace 114 Pour démarrer une réunion Conférence Personnelle MeetingPlace : Appeler le numéro indiqué dans le courrier électronique de confirmation ou sur la page d'information de la session de formation de la Conférence Personnelle. Pour accéder à la page d'informations de la réunion Conférence Personnelle MeetingPlace : 1 Connectez-vous à votre site de service Training Center. 2 Dans la barre de navigation, sélectionnez Mon WebEx. La page Mes Réunions apparait, affichant une liste de toutes les sessions de formation que vous avez programmées. Les réunions Conférence Personnelle que vous avez listées comme "Conférence Personnelle" dans la colonne Type. 3 Dans la liste de sessions de formation, sélectionnez le lien Sujet ou Info Affichagepour votre session de formation Conférence Personnelle. La page d'informations Conférence Personnelle session de formation s'affiche. 4 Si nécessaire, sélectionnez le lien Plus d'infos pour afficher toutes les informations concernant la session de formation. Sous Conférence audio, cherchez le numéro de téléphone correspondant ou les numéros à appeler pour votre session de formation Conférence Personnelle MeetingPlace, ainsi que toutes les autres informations qui vous sont nécessaires pour démarrer la réunion. Vous devrez cliquer sur le lien Afficher les informations détaillées de l'appel. Annuler une réunion Conférence Personnelle ou une réunion Conférence Personnelle MeetingPlace Vous pouvez annuler toute réunion Conférence Personnelle ou Conférence personnelle MeetingPlace que vous avez planifiée. Après avoir annulé une réunion, vous pouvez envoyer un courrier électronique pour informer tous les invités que vous avez invités à la réunion que celle-ci a été annulée. La réunion Conférence Personnelle est automatiquement effacée de votre liste de sessions de formation dans Mon WebEx. Si vous êtes connecté(e), vous pouvez annuler une réunion Conférence Personnelle depuis le message électronique que vous avez reçu après avoir programmé la réunion ou depuis votre liste de sessions de formation dans Mon WebEx.. Pour annuler une réunion Conférence Personnelle ou une réunion Conférence Personnelle MeetingPlace depuis un message électronique de confirmation : 1 Ouvrez votre message électronique de confirmation, puis cliquez sur le lien pour afficher les informations de votre Conférence Personnelle. La page d'informations de la Réunion Conférence Personnelle apparaît. Chapitre 5: Programmer une réunion Conférence Personnelle MeetingPlace 115 2 Sélectionnez Effacer. Si vous avez invité des participants, un message apparait, vous demandant si vous souhaitez envoyer un message électronique d'annulation à tous les participants que vous avez invités à la session de formation 3 Dans la boîte de message, cliquez sur Oui ou Non, selon le cas. Si vous cliquez sur Annuler dans la boîte de message, la réunion n'est pas annulée. La page Conférence Personnelle Annulée apparait. 4 Optionnel. Si vous avez ajouté la réunion Conférence Personnelle à votre calendrier tel que Microsoft Outlook, sur la page Réunion Conférence Personnelle supprimée, cliquez sur Supprimer de mon calendrier pour supprimer la réunion de votre calendrier. Pour annuler une réunion Conférence Personnelle ou Conférence Personnelle MeetingPlace sur votre site web Training Center : 1 Connectez-vous à votre site Web Training Center. 2 Dans la barre de navigation, sélectionnez Mon WebEx. La page Mes Réunions apparait, affichant une liste de toutes les sessions de formation que vous avez programmées. Les réunions Conférence Personnelle sont indiquées par les mots "Conférence Personnelle" dans la colonneType. 3 Dans la liste des sessions de formation, sous Objet, cliquez sur le sujet de votre Conférence Personnelle. 4 Sélectionnez Effacer. Si vous avez invité des participants, un message apparaît, vous demandant si vous souhaitez envoyer un message électronique d'annulation à tous les participants que vous avez invités à votre réunion Conférence Personnelle ou Conférence Personnelle MeetingPlace. 5 Dans la boîte de message, cliquez sur Oui ou Non, selon le cas. Si vous cliquez sur Annuler dans la boîte de message, la réunion n'est pas annulée. Vous recevez un message confirmant l’annulation. 6 Optionnel. Si vous avez ajouté la réunion Conférence personnelle ou la réunion Conférence personnelle MeetingPlace à votre calendrier, tel que Microsoft Outlook, sur la page Annulation de la Réunion Conférence Personnelle, sélectionnez Supprimer de mon calendrier pour supprimer la réunion de votre calendrier. Chapitre 5: Programmer une réunion Conférence Personnelle MeetingPlace 116 À propos de la page d'informations (organisateur) de la réunion Conférence Personnelle Cette page fournit les informations de la réunion Conférence Personnelle ou de la réunion Conférence Personnelle MeetingPlace que vous avez programmée. Ce que vous pouvez faire sur cette page ƒ Revoir la date, l'heure, la durée, et autres informations utiles concernant la Conférence Personnelle session de formation. ƒ Cliquez sur le lien Plus d'infos pour afficher le numéro de la réunion, les informations de la conférence audio, et le mot de passe de la réunion. Cette information peut vous aider à démarrer la partie audio de la Conférence Personnelle session de formation. ƒ Modifier les informations concernant la réunion Conférence Personnelle ou la réunion Conférence Personnelle MeetingPlace. ƒ Annuler la réunion Conférence Personnelle ou la réunion Conférence Personnelle MeetingPlace. ƒ Ajouter la réunion Conférence Personnelle ou la réunion Conférence Personnelle MeetingPlace à votre calendrier, si vous ne l'avez pas déjà fait. ƒ Démarrer la partie audio de la Conférence Personnelle après que la partie audio ait démarré. (Ne s'applique pas aux réunions Conférence Personnelle MeetingPlace.) Sélectionnez ce bouton… Pour... Modifier Modifier les informations concernant la réunion Conférence Personnelle ou la réunion Conférence Personnelle MeetingPlace. Par exemple, vous pouvez ajouter des invités, changer le numéro de compte de Conférence Personnelle pour cette session de formation, ou changer la date, l'heure, et la durée. Supprimer Annuler cette réunion. Ajouter à Mon Calendrier Ajouter cette réunion Conférence Personnelle ou réunion Conférence Personnelle MeetingPlace à un calendrier, tel que Microsoft Outlook. Pour utiliser cette fonctionnalité, votre programme de calendrier doit être conforme à la norme iCalendar, un format largement utilisé sur Internet pour échanger des informations de calendrier. Retour Retourner au calendrier session de formation. Chapitre 5: Programmer une réunion Conférence Personnelle MeetingPlace 117 Sélectionnez ce bouton… Pour... Démarrer Pour démarrer la section en ligne de la réunion Conférence Personnelle. Ce bouton est uniquement disponible après que vous ayez démarré la partie audio de la réunion Conférence Personnelle. (Ne s'applique pas aux réunions Conférence Personnelle MeetingPlace.) À propos de la page d'informations de la réunion Conférence Personnelle (pour les invités) Cette page fournit des détails concernant la réunion Conférence Personnelle ou la réunion Conférence Personnelle MeetingPlace. Ce que vous pouvez faire sur cette page ƒ Vérifier la date, l'heure, la durée, et autres informations utiles concernant la réunion Conférence Personnelle ou la réunion Conférence Personnelle MeetingPlace. ƒ Cliquer sur le lien Plus d'infos pour afficher le numéro de la réunion, les informations concernant la conférence audio, et le mot de passe de la réunion. Ces informations peuvent vous aider à rejoindre la partie audio de la Conférence Personnelle session de formation ou la conférence MeetingPlace audio. ƒ Ajouter la réunion à votre calendrier, si vous ne l’avez pas encore fait ƒ Rejoindre la partie en ligne de la Conférence Personnelle après le démarrage de la partie audio. (Ne s'applique pas aux réunions Conférence Personnelle MeetingPlace.) Options de cette page Cliquez sur ce bouton... Pour... Afficher le calendrier Afficher l'agenda de la réunion Conférence Personnelle ou de la réunion Conférence Personnelle MeetingPlace, si l'organisateur l'a fourni. Ajouter à Mon Calendrier Ajouter une réunion Conférence Personnelle ou une réunion Conférence Personnelle MeetingPlace à un calendrier, tel que Microsoft Outlook. Pour utiliser cette fonctionnalité, votre programme de calendrier doit être conforme à la norme iCalendar, un format largement utilisé sur Internet pour échanger des informations de calendrier. Retour Retourner au calendrier session de formation. Chapitre 5: Programmer une réunion Conférence Personnelle MeetingPlace 118 Cliquez sur ce bouton... Pour... Rejoindre Une fois que la partie audio de la réunion Conférence Personnelle a démarré, vous pouvez sélectionner Rejoindre pour rejoindre la partie en ligne de la réunion Conférence Personnelle. (Ne s'applique pas aux réunions Conférence Personnelle MeetingPlace.) 6 119 Chapitre 6 Si vous souhaitez... Consultez... obtenir un aperçu de SCORM Présentation de SCORM (à la page 119) afficher la page SCORM Afficher la page SCORM (à la page 120) modifier la page SCORM Modifier la page SCORM (à la page 120) Présentation de SCORM SCORM (Sharable Courseware Object Reference Model) est un ensemble de standards techniques permettant à des systèmes d’apprentissage basés sur le Web de trouver, importer, partager, réutiliser et exporter du contenu d’apprentissage d’une manière standardisée. Dans les pages SCORM, le système de gestion d’apprentissage (LMS) peut suivre ce qui doit être fourni à l’étudiant, quand celui-ci achève la compétence, et envoyer à l’étudiant le niveau de matière approprié. Une API (Application Programming Interface) offre un moyen de communication standard avec le LMS au moyen d’un code JavaScript adapté au Web. WebEx fournit une page SCORM dans laquelle l'organisateur peut spécifier quelles informations sont fournies dans l’API. Pour en savoir plus sur SCORM, voir les sites suivants : ƒ www.adlnet.org ƒ www.imsglobal.org ƒ www.rhassociates.com/scorm.htm ƒ www.teleologic.net/SCORM/index.htm ƒ www.altrc.org/specifications.asp Utiliser SCORM Chapitre 6: Utiliser SCORM 120 Afficher la page SCORM Pour afficher les données SCORM d’une session programmée à partir de votre calendrier de formations personnel sur votre site Training Center, procédez comme suit : 1 Connectez-vous à votre site Training Center. 2 Dans la barre de navigation, cliquez sur Mon WebEx. La page Mes réunions programmées apparaît, affichant la liste des réunions que vous avez programmées. 3 Dans la liste des sessions de formation, cliquez sur le lien pour la session de formation que vous désirez afficher. La page Informations sur la session s'affiche. 4 Cliquez sur un lien près de données SCORM. La page Modifier les données SCORM s'affiche. 5 Pour télécharger le fichier, cliquez sur Enregistrer et télécharger. Suivez les instructions affichées dans la boîte de dialogue Télécharger fichier. Modifier la page SCORM Pour modifier les données SCORM d’une session de formation programmée à partir de votre agenda de formations personnel, sur votre site Training Center, procédez comme suit : 1 Connectez-vous à votre site Training Center. Chapitre 6: Utiliser SCORM 121 2 Dans la barre de navigation, cliquer sur Mon WebEx. La page Mes réunions programmées s'affiche, présentant la liste des réunions que vous avez programmées. 3 Dans la liste des sessions de formation, cliquer sur le lien de la session de formation que vous souhaitez visualiser. La page d'informations sur la session s'affiche. 4 Cliquer sur le lien près des données SCORM. La page Modifier les données SCORM s'affiche. 5 Apporter les modifications dans les zones de texte et sélectionner vos options dans les listes déroulantes. 6 Une fois les modifications terminées, cliquer sur Enregistrer les enregistrer. 7 Pour télécharger le fichier, cliquer sur Enregistrer et télécharger. Suivre les instructions affichées dans la boîte de dialogue Télécharger fichier. 7 123 Chapitre 7 Si vous souhaitez... Consultez... obtenir un aperçu global du démarrage d’une réunion One-Click à partir de votre site WebEx Service Configurer une réunion One-Click (à la page 123) spécifier les paramètres d’une réunion One-Click Démarrage d’une réunion One-Click sur le Web (à la page 124) installer WebEx One-Click, qui comprend le volet One-Click et des raccourcis One-Click Installation des outils de productivité WebEx (à la page 128) commencer une réunion One-Click à partir de votre site WebEx Service Commencer une réunion One-Click (à la page 129) supprimer WebEx One-Click, y compris tous les raccourcis One-Click de votre ordinateur Retirer les outils de productivité WebEx (à la page 133) Configurer une réunion One-Click WebEx One-Click permet de commencer instantanément une réunion à partir de votre bureau (version bureau) ou de votre site WebEx Service (version Web). Vous pouvez configurer une version ou les deux, selon vos besoins : ƒ Version Web : permet de commencer une réunion One-Click à partir de votre site de service WebEx. Pour ce faire, vous n’avez pas besoin de télécharger d’application. Pour en savoir plus sur la version Web, voir le Guide de l’utilisateur de WebEx One-Click accessible sur la page d'Aide de votre site de service WebEx. ƒ Version de bureau : si l'administrateur de votre site a activé cette fonctionnalité et les outils de productivité, ils vous permettent de commencer des réunions, de vous y joindre et d'envoyer des invitations sans vous connecter à votre site de Configurer une réunion One-Click Chapitre 7: Configurer une réunion One-Click 124 service WebEx ou naviguer sur les pages Web. Pour plus de détails sur la version de bureau, consultez le Guide de l’utilisateur de WebEx One-Click. Démarrage d’une réunion One-Click sur le Web La page de configuration de réunion One-Click vous permet de spécifier les options d’une réunion One-Click. Vous pouvez revenir à la page de réunion One-Click à tout moment pour modifier votre réunion. Les paramètres que vous spécifiez s’appliquent à la version One-Click et à la version bureau. Pour configurer une réunion One-Click : 1 Connectez-vous à votre site Web de service WebEx. 2 Cliquez sur Mon WebEx > Installer les Outils de productivité (dans la barre de navigation gauche). La page Configuration des outils de productivité s'affiche. Sur cet écran, vous pouvez également télécharger les outils de productivité WebEx, ce qui inclut la version bureau de One-Click et ses raccourcis. Pour en savoir plus, consulter Installer les outils de productivité WebEx (à la page 128). 3 Cliquez sur Configurer maintenant. La page Installation One-Click apparait. 4 Spécifiez les informations et les paramètres de la réunion sur la page. Pour en savoir plus sur la page Paramètres One-Click, voir la Page Paramètres One-Click (à la page 124). 5 Cliquez sur Enregistrer. Conseil : Lorsque vous voulez modifier les options de votre réunion One-Click, retournez à la page Paramètres One-Click en cliquant sur Mon WebEx > Installer les Outils de productivité > Modifier les paramètres. A propos de la page de paramètres One-Click Comment accéder à cette page : Sur votre site de service WebEx, exécutez l’une des actions suivantes : Chapitre 7: Configurer une réunion One-Click 125 ƒ S'il s'agit de la configuration initiale de Réunion One-Click, sur votre site de service WebEx, cliquez sur Mon WebEx > Configuration des outils de productivité (dans la barre de navigation gauche) > Configurer maintenant. ƒ Si vous avez déjà configuré votre Réunion One-Click, sur votre site de service WebEx, cliquez sur Mon WebEx > Configuration des outils de productivité (dans la barre de navigation gauche) > Modifier les paramètres. Vous pouvez Définir des options pour votre réunion One-Click Options de la réunion Utilisez cette option... Pour... Type de service spécifier le type de session WebEx pour lequel vous souhaitez démarrer une réunion One-Click. Cette option liste uniquement les types de sessions disponibles pour votre site et compte utilisateur. Modèle de réunion sélectionner le modèle de planification que vous souhaitez utiliser pour configurer les options de votre réunion One-Click. La liste déroulante des modèles comprend les éléments suivants : Modèles standard : Les modèles que l'administrateur de votre site a configurés pour votre compte. Mes Modèles : Tous les modèles personnels que vous avez créés en enregistrant les paramètres pour une réunion planifiée au préalable en utilisant les options de planification de votre site. Sujet spécifier le sujet de la réunion Mot de passe réunion indiquer le mot de passe de la réunion. Confirmer le mot de passe retaper le mot de passe pour éviter les fautes de frappe. Listée pour tous Spécifier que la session de formation s'affiche pour tous les utilisateurs qui visitent la page Sessions en direct de votre site. Disponible pour les sessions de formation uniquement. Listée pour les utilisateurs autorisés uniquement Spécifier que la session de formation s'affiche sur la page Sessions en direct des utilisateurs qui possèdent un compte utilisateur et se sont connectés à votre site. Disponible pour les sessions de formation uniquement. Chapitre 7: Configurer une réunion One-Click 126 Utilisez cette option... Pour... Non listée Spécifier que la session de formation n’apparaît pas sur la page Sessions en direct de votre site. Cela empêche que les informations sur la session de formation, par exemple son organisateur, son sujet ou le moment où elle se déroulera, soient accessibles à tous. Cela évite aussi les accès non autorisés à la session. Pour prendre part à une session de formation non listée, les participants doivent saisir le numéro de session qui lui est propre. Disponible pour les sessions de formation uniquement. Codes de suivi Utilisez cette option... Pour... Codes de suivi Identifier un service, un projet ou d’autres informations que votre organisation souhaite associer à vos réunions. Les codes de suivi peuvent être en option ou requis, selon la configuration choisie par l’administrateur de votre site. Si l'administrateur de votre site vous demande de sélectionner un code dans une liste prédéfinie, cliquer sur le lien Sélectionner le code et choisir un code dans la liste ou le taper dans la zone au-dessus. Conférence audio réunions, sessions de formation et réunions de vente uniquement Utilisez cette option... Pour... Utiliser Sélectionner le type de téléconférence à utiliser : WebEx Audio : Indique que la réunion inclut une conférence audio intégrée. Si vous sélectionnez cette option, choisissez l'un des types de téléconférence suivants : ƒ Afficher le numéro gratuit : Sélectionner si votre site offre une téléconférence par connexion gratuite, où deux numéros sont disponibles : un numéro vert et un numéro payant. Si les participants composent le numéro gratuit, c’est votre entreprise qui prend en charge les frais d’appel. Sinon, ce sont les participants qui les prennent en charge. ƒ Afficher les numéros d’appel globaux aux invités: Sélectionnez si vous souhaitez fournir une liste de numéros—comme les numéros gratuits ou locaux—que les invités d'autres pays peuvent utiliser pour rejoindre la conférence audio. Chapitre 7: Configurer une réunion One-Click 127 Utilisez cette option... Pour... Remarque : Après avoir démarré une réunion, les participants ont le choix de rejoindre en utilisant leur ordinateur comme périphérique audio, en utilisant la voix sur IP, ou d'utiliser leur téléphone comme périphérique audio. Conseil : Un participant doit avoir une ligne téléphonique directe pour recevoir les appels du service de téléconférence. Cependant, un participant sans ligne téléphonique directe peut prendre part à une audioconférence en appelant un numéro de téléphone de connexion toujours disponible dans la fenêtre Réunion. Numéro de compte Conférence Personnelle Disponible uniquement si la fonctionnalité Conférence Personnelle est activée sur votre site, et uniquement pour Meeting Center. Sélectionnez le compte Numéro de Conférence Personnelle (PCN) que vous souhaitez utiliser pour votre réunion. Vous pouvez gérer vos comptes PCN (Numéros de Conférence Personnelle) sur la page Conférence Personnelle >WebEx. Cisco Unified MeetingPlace avec audioconférence Disponible uniquement si l'option Cisco Unified MeetingPlace audio est activée sur votre site. Si vous sélectionnez cette option, choisissez le type de conférence : ƒ Téléconférence par appel entrant : Sélectionner si vous souhaitez que les clients appellent un numéro pour rejoindre ƒ Téléconférence par rappel : Sélectionner si vous souhaitez que les clients entrent un numéro et reçoivent un rappel du service de conférence. Un participant doit avoir une ligne téléphonique directe pour recevoir un appel du service de conférence. Cependant, un participant sans ligne téléphonique directe peut prendre part à une audioconférence en appelant un numéro de téléphone de connexion toujours disponible dans la fenêtre Réunion. Autres services de téléconférence : La réunion comprend une téléconférence fournie par un autre service, comme un service de téléconférence tiers ou un système de téléconférence interne tel qu'un central privé. Dans la zone de texte, saisissez les instructions pour se joindre à la téléconférence. Utiliser la Voix sur IP (VoIP) seule Spécifiez que la réunion inclut uniquement la fonction VoIP intégrée, qui permet aux participants de la réunion d’utiliser leurs ordinateurs avec équipement audio pour communiquer sur Internet plutôt que le téléphone. Aucun Indique que la réunion n'inclut ni une conférence audio intégrée ni la fonction VoIP intégrée. Chapitre 7: Configurer une réunion One-Click 128 Installation des outils de productivité WebEx Si l'administrateur de votre site vous a autorisé à télécharger les outils de production WebEx, vous pouvez démarrer ou participer instantanément aux réunions à l'aide de One-Click ; démarrer instantanément les réunions à partir d'autres applications sur votre bureau, tel que Microsoft Office, navigateurs Web, Microsoft Outlook, IBM Lotus Notes et les services de messagerie instantanée, et programmer des réunions en utilisant Microsoft Outlook pour IBM Lotus Notes sans aller sur votre site de service WebEx. Avant d'installer les outils de productivité WebEx, assurez-vous que votre ordinateur dispose bien de la configuration minimale décrite ci-dessous: ƒ Microsoft Windows 2000, XP, 2003, Vista ƒ Microsoft Internet Explorer 6.0 SP1 ou 7.0, Firefox 3.0 ou supérieur ƒ Processeur Intel x86 (Pentium 400 MHz +) ou compatible ƒ JavaScript et cookies activés dans le navigateur installer les outils de productivité WebEx : 1 Connectez-vous à votre site de service WebEx. 2 Cliquez sur Mon WebEx > Configuration des outils de productivité (barre de navigation de gauche). La page Configuration des outils de productivité s'affiche. 3 Cliquer sur Installer les outils de productivité. La boîte de dialogue Télécharger fichier apparaît. 4 Enregistrez le programme d'installation sur votre ordinateur. Le nom du fichier d’installation est suivi d’une extension .msi. 5 Exécutez le fichier d’installation et suivez les instructions. 6 Lorsque vous avez terminé l'installation, connectez-vous en utilisant les informations de compte WebEx et vérifiez les paramètres des outils de productivité, y compris One-Click, dans la boîte de dialogue Paramètres WebEx. Remarque : Les administrateurs système peuvent également effectuer des installations en masse sur les ordinateurs de leur site. Pour en savoir plus, consulter le Guide de l'administrateur IT pour le déploiement en masse des outils de productivité sur http://support.webex.com/US/PT/wx_pt_ag.pdf (http://support.webex.com/US/PT/wx_pt_ag.pdf). Après connexion, le panneau WebEx One-Click et les raccourcis s'affichent. Pour des instructions sur l’utilisation du volet WebEx One-Click et des raccourcis, consulter le Guide de l’utilisateur de WebEx One-Click. Chapitre 7: Configurer une réunion One-Click 129 L’aide du volet WebEx One-Click fournit aussi des informations détaillées sur l’utilisation du volet et des raccourcis One-Click. Conseil : Pour des informations plus détaillées sur l’utilisation du volet WebEx One-Click, reportez-vous au Guide de l'utilisateur de WebEx One-Click, accessible sur la page Assistance de site Web de service WebEx. Commencer une réunion One-Click Avant de démarrer une réunion One-Click à partir de votre site de service WebEx, veillez à configurer les paramètres One-Click. Pour plus de détails sur les paramètres One-Click, consultez Démarrage d’une réunion One-Click sur le Web (à la page 124). Pour en savoir plus Pour démarrer une réunion One-Click à partir de votre site WebEx Service : 1 Connectez-vous à votre site Web de service WebEx. 2 Cliquez sur Mon WebEx > Démarrer une réunion One-Click. La réunion démarre. Pour commencer une réunion One-Click à partir du volet WebEx One-Click : 1 Ouvrez le panneau WebEx One-Click par l'une des opérations suivantes : Chapitre 7: Configurer une réunion One-Click 130 ƒ Cliquez deux fois sur le raccourci WebEx One-Click sur votre bureau. ƒ Cliquez sur Démarrer > Programmes > WebEx > Outils de productivité > WebEx One-Click. ƒ Cliquez avec le bouton droit sur l’icône WebEx One-Click dans la barre de tâches de votre bureau. Si vous n'avez pas activé la connexion automatique, entrez les informations de compte WebEx nécessaires, puis cliquez sur Connexion. 2 Dans le panneau WebEx One-Click, cliquez sur Commencer la réunion. Remarque : Pour obtenir des instructions sur l'utilisation du panneau WebEx One-Click, consultez le Guide de l'utilisateur de WebEx One-Click. Pour commencer une réunion One-Click à l’aide d’un raccourci One-Click : Cliquez sur l’un des raccourcis suivants : Chapitre 7: Configurer une réunion One-Click 131 Raccourci Descriptions Menu contextuel de l'icône de la barre des tâches: ƒ Faire un clic droit sur l'icône WebEx One-Click de la barre des tâches, puis cliquer sur Commencer la réunion maintenant pour démarrer une réunion instantanée. ƒ Faites un clic droit sur l'icône de la barre des tâches de WebEx One-Click puis cliquez sur Démarrer une réunion programmée pour démarrer une réunion précédemment programmée, ou cliquez sur Démarrer une réunion Conférence Personnelle pour démarrer une réunion Conférence Personnelle précédemment programmée. Remarque : Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur l'icône WebEx One-Click de la barre des tâches, puis cliquer surProgrammer une réunion pour planifier une réunion à l'aide de Microsoft Outlook ou Lotus Notes. Pour plus de détails, voir le Guide d’utilisation de l’extension pour Outlook et le Guide d’utilisation de l’extension pour Lotus Notes disponibles sur la page Assistance de votre site de service WebEx. Raccourci courrier électronique et programmation: Cliquer sur Réunion One-Click dans Microsoft Outlook ou Lotus Notes pour commencer une réunion One-Click. Remarque : Vous pouvez également cliquer sur Programmer une réunion dans Microsoft Outlook ou Lotus Notes pour programmer une réunion WebEx en utilisant Outlook ou Lotus Notes. Pour plus de détails, voir le Guide d’utilisation de l’extension pour Outlook et le Guide d’utilisation de l’extension pour Lotus Notes disponibles sur la page Assistance de votre site de service WebEx. Chapitre 7: Configurer une réunion One-Click 132 Raccourci Descriptions Raccourcis vers la messagerie instantanée : Cliquez sur WebEx > Commencer une réunion WebEx pour démarrer une réunion One-Click dans votre logiciel de messagerie instantanée, qui peut être Skype, AOL Instant Messenger, Lotus Sametime, Windows Messenger, Google Talk ou Yahoo Messenger. Pour plus de détails, consulter le Guide des extensions pour la messagerie instantanée, disponible sur la page Assistance de votre site de service WebEx. Disponible pour les réunions, les réunions de vente, les sessions de formation, et les sessions d'assistance uniquement. Raccourci dans le navigateur : Cliquez sur cette icône pour commencer votre réunion. Remarque Si vous avez personnalisé votre barre d'outils Internet Explorer, le raccourci n'apparaît pas automatiquement dans la barre d'outils. Au lieu de cela, elle est ajoutée à la liste des boutons de barre d’outils disponibles dans Internet Explorer. Dans ce cas, vous devez ajouter le bouton à la barre d’outils à l’aide de l’option Personnaliser d’Internet Explorer. Pour accéder à cette option, dans le menu Affichage, pointer sur Barres d’outils, puis choisir Personnaliser. Disponible pour les réunions, les réunions de vente, les sessions de formation, et les sessions d'assistance uniquement. Raccourci dans Microsoft Office : Dans Microsoft Word, Microsoft Excel, et Microsoft PowerPoint, sélectionnezPartager en tant que document ou Partager en tant qu'application. Cette commande commence la réunion et partage automatiquement l'application que vous utilisez, y compris l'ensemble des fichiers qui sont déjà ouverts dans cette application. Vous pouvez continuer à travailler dans l’application pendant la réunion. Disponible pour les réunions, les réunions de vente, les sessions de formation, et les sessions d'assistance uniquement. Chapitre 7: Configurer une réunion One-Click 133 Raccourci Descriptions Raccourci vers menu du clic droit : Cliquez avec le bouton droit sur l'icône d'une application ou d'un document sur votre ordinateur, puis pointez sur Partager dans une réunion WebEx > en tant qu'application. Cette commande commence la réunion et partage automatiquement l'application, y compris l'ensemble des fichiers qui sont déjà ouverts dans cette application. Vous pouvez continuer à travailler dans l’application pendant la réunion. Disponible pour les réunions, les réunions de vente, les sessions de formation, et les sessions d'assistance uniquement. Conseil : ƒ Une fois que vous avez démarré une réunion One-Click, elle est répertoriée dans votre page Salle de réunion personnelle sauf si vous l'avez indiqué comme non listée. Si vous fournissez aux autres personnes l’URL de cette page, elles peuvent rapidement prendre part à la réunion en cliquant sur un lien qui mène à cette page. ƒ Vous pouvez contrôler les raccourcis disponibles dans la boîte de dialogue Paramètres WebEx. ƒ Pour obtenir des instructions sur l’utilisation des raccourcis WebEx One-Click, consultez le Guide de l’utilisateur de WebEx One-Click. Retirer les outils de productivité WebEx Vous pouvez désinstaller les outils de productivité WebEx à tout moment. Désinstaller les Outils de Productivité supprime tous les Outils de Productivité, y compris le panneau WebEx One-Click et les raccourcis One-Click, de votre ordinateur. Pour désinstaller les outils de productivité WebEx : 1 Cliquez sur Démarrer > Tous les programmes > WebEx > Outils de productivité > Désinstaller 2 Cliquez sur Oui pour confirmer la désinstallation des outils de productivité WebEx. Pour désinstaller les outils de productivité WebEx en utilisant le Panneau de configuration : 1 Cliquez sur Démarrer > Panneau de configuration. 2 Double-cliquez sur l'icône Ajout/suppression de programmes. Chapitre 7: Configurer une réunion One-Click 134 3 Cliquez sur Outils de productivité WebEx. 4 Cliquez sur Supprimer. 5 Cliquez sur Oui pour confirmer la désinstallation des outils de productivité WebEx. Remarque : La désinstallation des outils de productivité supprime tous les outils de productivité et les raccourcis correspondants de votre ordinateur. Si vous voulez continuer à utiliser certains outils de productivité mais désactiver les autres, modifiez les options dans la boîte de dialogue Paramètres WebEx. 8 135 Chapitre 8 Si vous souhaitez... Consultez... lancer une session de formation non programmée Commencer une session de formation instantanée (à la page 135) aperçu du lancement d'une session de formation programmée Commencer une session de formation instantanée (à la page 137) lancer une session de formation programmée à partir du message électronique de confirmation Lancer une session de formation programmée à partir du message électronique de confirmation (à la page 138) lancer une session de formation programmée à partir de la page des sessions de formation Lancer une session de formation programmée à partir de la page des sessions de formation (à la page 138) Commencer une session de formation instantanée Si le site Web de votre Training Center offre une option de session de formation instantanée, vous pouvez démarrer une session de formation à tout moment, sans l'avoir programmée d'avance. Une session de formation instantanée ou impromptue peut inclure une audioconférence. Quand vous commencez une session de formation instantanée, vous pouvez au besoin inviter des participants. Chaque participant reçoit un message électronique d'invitation contenant les informations sur la session de formation et un lien sur lequel le participant peut cliquer pour rejoindre la session de formation. Commencer, modifier ou annuler une session de formation Chapitre 8: Commencer, modifier ou annuler une session de formation 136 Pour commencer une session de formation instantanée : 1 Connectez-vous à votre site Centre de service. 2 Dans la barre de navigation gauche, cliquez sur Organiser une Session pour voir la liste des liens. 3 Cliquez sur Session instantanée. La page Lancer une session de formation non programmée apparaît. 4 Entrez le sujet de la session de formation dans la zone Thème. 5 Tapez un mot de passe pour la session de formation dans les zones Définir mot de passe de session et Confirmer mot de passe. Un mot de passe valide doit contenir au moins 6 caractères. Les invités doivent fournir un mot de passe pour rejoindre la session de formation. 6 Optionnel. Si vous ne voulez pas que la session de formation soit incluse dans la liste des sessions sur le calendrier des réunions, sélectionnez Session de formation non listée. Pour en savoir plus, voir Spécifier si une session de formation est listée ou non listée (à la page 50). 7 Optionnel. Pour inclure une conférence audio intégré, cochez la case Conférence audio. 8 Cliquer sur Lancer la Session. Si vous n'avez pas sélectionné une conférence audio, la fenêtre Session s'affiche. 9 Si vous avez choisi une audioconférence, sélectionnez le type de conférence que vous souhaiteriez sur la page Audioconférence qui s'affiche. Pour en savoir plus, voir Spécifier les options d'audioconférence (à la page 56). 10 Cliquez sur OK. 11 Si vous n’avez pas déjà installé Training Center sur votre ordinateur, la page Installer Training Center s'affiche. Cliquez sur Installer. 12 Si votre service de réunion vous demande de fournir des informations de suivi des réunions que vous organisez, effectuez l’une des opérations suivantes pour chacune des options de la page Codes de suivi qui s'affiche : ƒ Saisissez un code ou autre texte dans la boîte. ƒ Si l'administrateur de votre site vous demande de sélectionner un code dans une liste prédéfinie, vous ne pouvez pas saisir de texte dans la boîte. ƒ Si une liste de codes prédéfinis est disponible, cliquez sur l’intitulé du code, sélectionnez ensuite un code dans la liste qui s'affiche. Cliquez sur OK. La fenêtre de session s'affiche, puis la boîte de dialogue Participer à l'audioconférence. Chapitre 8: Commencer, modifier ou annuler une session de formation 137 13 Suivez les instructions dans la boîte de dialogue pour commencer la conférence audio. 14 Optionnel. Après le démarrage de la session, inviter les participants à la session de formation en leur envoyant des messages électronique d'invitation contenant des instructions pour rejoindre la session de formation. Remarque : Pour recevoir un appel, l’invité doit avoir une ligne téléphonique directe. Si un réceptionniste répond à l'appel, ou si le système téléphonique de l'invité utilise un mot d'accueil enregistré pour les appels entrants, le participant ne peut pas recevoir un rappel. Cependant, un participant ne disposant pas d'une ligne téléphonique directe peut rejoindre une conférence audio en appelant à un numéro d'appel, qui est toujours disponible dans la fenêtre Session, à la fois sur l'onglet Info et dans la boîte de dialogue. Si vous configurez une conférence VoIP (Voix sur IP) intégrée, l’animateur doit commencer la conférence après avoir démarré la session de formation. Commencer une session de formation programmée Si vous souhaitez... Consultez... aperçu du lancement d'une session de formation programmée Commencer une session de formation programmée (à la page 137) lancer une session de formation programmée à partir du message électronique de confirmation Lancer une session de formation programmée à partir du message électronique de confirmation (à la page 138) lancer une session de formation programmée à partir de la page des sessions de formation Lancer une session de formation programmée à partir de la page des sessions de formation (à la page 138) Commencer une session de formation programmée Les sessions de formation ne commencent pas automatiquement à l'heure prévue. En tant qu'organisateur de la session de formation, vous devez d'abord commencer la session afin que les invités puissent y participer. Vous pouvez commencer une réunion que vous avez programmée à l'heure prévue ou à tout moment avant ou après. Lorsque vous programmez une session de formation, vous recevez un message électronique de confirmation contenant un lien sur lequel vous pouvez cliquer pour lancer la session. Ou, vous pouvez démarrer la session de formation à partir de la page de sessions personnelle sur votre site Training Center. Chapitre 8: Commencer, modifier ou annuler une session de formation 138 Lancer une session de formation programmée à partir du message électronique de confirmation Vous pouvez commencer une session de formation à partir du message électronique de confirmation que vous recevez après avoir programmé votre session. Pour commencer une session de formation à partir du message électronique de confirmation : 1 Ouvrez votre courrier électronique de confirmation et cliquez sur le lien. Si vous n'êtes pas déjà connecté à votre site Web Training Center la page de Connexion s'affiche. 2 Dans ce cas, entrez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe, puis cliquez sur Connexion. La page Informations sur la session apparaît. 3 Cliquez sur Lancer maintenant. La fenêtre de session apparaît. Si la session de formation inclut une conférence audio, la boîte de dialogue de la conférence audio s'affiche. Suivez les instructions dans la boîte de dialogue pour commencer la conférence audio. Lancer une session de formation programmée à partir de la page des sessions de formation Vous pouvez démarrer la session de formation à partir de votre page de sessions de formation sur votre site Training Center. Pour commencer une session de formation à partir de votre page de sessions de formation : 1 Connectez-vous à votre site Centre de service. 2 Dans la barre de navigation, cliquez sur Mon WebEx. 3 Cliquer sur Mes réunions. La page Mes réunions WebEx apparaît. 4 Utilisez l’onglet Quotidien, Semaine, Mensuel ou Toutes les réunions pour rechercher la session de formation que vous voulez lancer. 5 Cliquez sur Commencer. La fenêtre de session apparaît. Chapitre 8: Commencer, modifier ou annuler une session de formation 139 Si la session de formation inclut une conférence audio, la boîte de dialogue de la conférence audio s'affiche. Suivez les instructions dans la boîte de dialogue pour commencer la conférence audio. Modifier une session de formation programmée Si vous souhaitez... Consultez... avoir un aperçu de la modification d'une session de formation programmée Modifier une session de formation programmée (à la page 139) modifier une session de formation programmée à partir du courrier électronique de confirmation. Modifier une session de formation programmée à partir du courrier électronique de confirmation (à la page 139) modifier une session de formation programmée à partir de votre page des sessions de formation dans Mon WebEx. Modifier une session de formation programmée à partir de votre page sessions de formation (à la page 140) Modifier une session de formation programmée Une fois qu'une session de formation est programmée, vous pouvez modifier ses options à tout moment avant son début, y compris la date et l'heure, le thème, le mot de passe, l'ordre du jour, etc. Si certaines informations sur une session de formation sont mises à jour, comme l'ajout ou la suppression des participants, vous pouvez choisir d’envoyer une nouvelle invitation par email aux participants pour les informer des modifications effectuées. Les participants supprimés de la liste recevront un email les informant que la session de formation a été annulée. Vous pouvez modifier une session de formation à partir de l'email de confirmation reçu après l’avoir programmée ou de votre page de sessions personnelles sur votre site Training Center . Modifier une session de formation programmée à partir du courrier électronique de confirmation Vous pouvez modifier une session de formation à partir du message électronique de confirmation que vous avez reçu après la programmation d'une session de formation. Chapitre 8: Commencer, modifier ou annuler une session de formation 140 Pour modifier une session de formation à partir du message électronique de confirmation : 1 Ouvrez votre courrier électronique de confirmation et cliquez sur le lien. Si vous n'êtes pas déjà connecté à votre site Web Training Center la page de Connexion s'affiche. 2 Dans ce cas, entrez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe, puis cliquez sur Connexion. La page Informations sur la session apparaît. 3 Cliquer sur Modifier. 4 Modifier la session de formation. Pour en savoir plus sur les options que vous pouvez modifier, voir Démarrer une session de formation programmée (à la page 137). 5 Pour enregistrer vos changements apportés à la session de formation, cliquez sur Mettre à jour. Si vous avez invité des invités, un message apparaît, vous demandant si vous souhaitez envoyer un courrier électronique d’invitation aux invités. 6 Dans la boîte de message, cliquer sur l'option adéquate de mise à jour, puis cliquer sur OK. Vous recevez un message de confirmation par courrier électronique comprenant des informations sur les modifications apportées à la session de formation. Modifier une session de formation programmée à partir de votre page sessions de formation Vous pouvez modifier une session de formation programmée depuis votre liste de sessions sur votre site Training Center. 1 Connectez-vous à votre site Centre de service. 2 Dans la barre de navigation, cliquez sur Mon WebEx. 3 Cliquer sur Mes réunions. La page Mes réunions WebEx apparaît. 4 Utiliser l’onglet Quotidien, Semaine, Mensuel ou Toutes les réunions pour rechercher la session de formation que vous voulez modifier. 5 Dans la liste des sessions de formation, sous Sujet, cliquer sur le nom du sujet pour votre session de formation. La page Informations sur la session apparaît. 6 Cliquer sur Modifier. Chapitre 8: Commencer, modifier ou annuler une session de formation 141 7 Modifier la session de formation. Pour en savoir plus sur les options que vous pouvez modifier, voir Démarrer une session de formation programmée (à la page 137). 8 Cliquez sur Mettre à jour. Si vous avez invité des invités, un message apparaît, vous demandant si vous souhaitez envoyer un courrier électronique d’invitation aux invités. 9 Dans la boîte de message, cliquer sur l'option adéquate de mise à jour, puis cliquer sur OK. Si vous cliquez sur Annuler dans la boîte de message, la session de formation n’est pas mise à jour. Vous recevrez un courrier électronique de confirmation. Annuler une session de formation programmée Si vous souhaitez... Consultez... obtenir un aperçu de l'annulation d'une session de formation programmée A propos de l'annulation d'une session de formation programmée (à la page 141) annuler une session de formation programmée à partir d’un courrier électronique de confirmation. Annuler une session de formation programmée à partir du courrier électronique de confirmation (à la page 142) annuler une session de formation programmée à partir de votre page de sessions de formation dans Mon WebEx. Annuler une session de formation programmée depuis votre page de sessions de formation (à la page 142) A propos de l'annulation d'une session de formation programmée Vous pouvez annuler une session de formation que vous avez programmée. Une fois la session de formation annulée, vous pouvez envoyer un courrier électronique pour informer tous les participants à la session de formation que celle-ci a été annulée. L'annulation d'une session de formation la supprime de votre liste de sessions de formation. Vous pouvez annuler une session de formation à partir du courrier électronique de confirmation que vous avez reçu après l'avoir programmée ou à partir de votre liste de sessions de formation dans Mon WebEx. Chapitre 8: Commencer, modifier ou annuler une session de formation 142 Annuler une session de formation programmée à partir du courrier électronique de confirmation Pour annuler une session de formation à partir du courrier électronique de confirmation : 1 Ouvrez votre courrier électronique de confirmation et cliquez sur le lien. Si vous n'êtes pas déjà connecté à votre site Web Training Center la page de Connexion s'affiche. 2 Dans ce cas, entrez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe, puis cliquez sur Connexion. La page Informations sur la session apparaît. 3 Cliquer sur Supprimer, puis sur OK pour confirmer que vous souhaitez annuler la session de formation. Si vous avez invité des participants, un message s'affiche, vous demandant si vous souhaitez leur envoyer un courrier électronique pour les informer de l’annulation de la session de formation. 4 Dans la boîte de message, procéder à la sélection appropriée, puis cliquer sur OK. Si vous cliquez sur Annuler dans la boîte de message, la session de formation n’est pas annulée. Vous recevrez un message confirmant l’annulation. 5 Sur la page Session supprimée, cliquer sur OK. Remarque : Si la fonction iCalendar est disponible sur votre site et que vous avez ajouté cette session de formation à votre calendrier, cliquez sur Supprimer de Mon Calendrier pour la supprimer. Il existe également un lien dans le message électronique de confirmation. Annuler une session de formation programmée depuis votre page de sessions de formation Pour annuler une session de formation depuis votre page de sessions de formation dans le site web Training Center : 1 Connectez-vous à votre site Centre de service. 2 Dans la barre de navigation, cliquez sur Mon WebEx. Chapitre 8: Commencer, modifier ou annuler une session de formation 143 3 Cliquer sur Mes réunions. La page Mes réunions WebEx apparaît. 4 Utiliser l’onglet Quotidien, Semaine, Mensuel ou Toutes les réunions pour rechercher la session de formation à annuler. 5 Dans la liste des sessions de formation, sélectionner la case de la session de formation à effacer. 6 Cliquer sur Supprimer, puis sur OK pour confirmer que vous souhaitez annuler la session de formation. Si vous avez invité des participants, un message s'affiche, vous demandant si vous souhaitez leur envoyer un courrier électronique pour les informer de l’annulation de la session de formation. 7 Dans la boîte de message, cliquer sur Oui ou Non, selon le cas. Si vous cliquez sur Annuler dans la boîte de message, la session de formation n’est pas annulée. Vous recevez un message confirmant l’annulation. Remarque : Si la fonction iCalendar est disponible sur votre site et que vous avez ajouté cette session de formation à votre calendrier, cliquez sur Supprimer de Mon Calendrier pour la supprimer. Il existe également un lien dans le message électronique de confirmation. 9 145 Chapitre 9 À gauche, la fenêtre Événement affiche la zone d'affichage du contenu où vous pouvez partager des documents, applications, bureaux et d’autres éléments avec les autres invités. Le côté droit de la fenêtre Session contient des panneaux que vous pouvez afficher ou masquer à volonté. Ce chapitre vous offre un aperçu rapide de la Session et des éléments qui la composent. Si vous souhaitez ... Consultez … en savoir plus sur la fenêtre Session et les outils de partage d’informations Présentation rapide de la fenêtre Session (à la page 145) apprendre comment manipuler les panneaux Manipulation des panneaux (à la page 149) accéder à des panneaux en mode plein écran Accéder aux panneaux en mode plein écran (à la page 158) vous informer sur les alertes relatives à des panneaux que vous avez réduits à une icône ou à leur barre de titre Explication des alertes des panneaux (à la page 160) Présentation rapide de la fenêtre Session La fenêtre Session est l’environnement en ligne dans lequel les participants à une session de formation peuvent interagir. Dans la fenêtre Session, vous pouvez partager les documents, les présentations, les bureaux et le contenu web, envoyer des messages instantanés, coordonner des sondages et effectuer d’autres tâches liées à la gestion des sessions de formation. Explication de la fenêtre de session Chapitre 9: Explication de la fenêtre de session 146 Si vous souhaitez... Consultez… un aperçu de la fenêtre Session Premier regard sur la fenêtre Session (à la page 146) connaître les outils disponibles dans la zone d'affichage du contenu Outils de partage vous informer sur les outils d’affichage Changer l'affichage du contenu partagé vous informer sur les outils d’annotation Utiliser les outils d'annotation sur le contenu partagé (à la page 222) Premier regard sur la fenêtre Session L’illustration suivante montre les composants de base de la fenêtre Session : ƒ des icônes de partage en haut à gauche, qui permettent d’accéder facilement aux présentations, documents, applications, bureaux ou tableaux blancs que vous souhaitez partager. ƒ Les documents et tableaux blancs que vous avez ouverts apparaissent sous la forme d’onglets sur la partie supérieure de la fenêtre Session. Pour renommer ou modifier l'ordre de ces onglets, voir Renommer l'onglet d'une présentation, d'un document, ou d'un tableau blanc ou Enregistrer les onglets pour les documents, les présentations, et les tableaux blancs. ƒ Vous pouvez ouvrir, fermer et réduire les panneaux d’un simple clic de souris. Chapitre 9: Explication de la fenêtre de session 147 Cliquez pour les options de la conférence audio Cliquez pour inviter plus de participants ou envoyer un rappel aux invités Cliquez pour partager votre bureau Cliquez pour afficher d'autres options de partage Cliquez pour enregistrer votre session Afficher ou interagir avec les participants Cliquez pour mettre fin à votre session Remarque : Pour les utilisateurs de Mac, la fenêtre de la Session s'affiche comme indiqué ci-dessous. Malgré quelques petites différences avec les images et les descriptions figurant dans cette section, cette fonctionnalité reste la même. Chapitre 9: Explication de la fenêtre de session 148 Le tableau qui suit décrit la fonction des différents menus. Menu Description Fichier Offre des commandes pour sauvegarder, ouvrir, imprimer, ou transférer des fichiers pendant une session de formation, et terminer ou quitter une session de formation. Édition Offre des commandes pour modifier le contenu en partage de la zone d'affichage du contenu. Partager Offre des commandes pour partager les documents, les présentations, les applications, les navigateurs l'Internet, les bureaux, le contenu internet multimédia et les tableaux blancs. Affichage Offre des commandes pour afficher des informations dans la zone d'affichage du contenu sur l'écran d'un organisateur, Chapitre 9: Explication de la fenêtre de session 149 Menu Description animateur ou invité. Audio Fournit des commandes pour configurer une téléconférence. Participant Offre des commandes se rapportant à des participants, par exemple inviter quelqu'un à, attribuer des rôles et privilèges, contrôler les options audio d’un participant, etc. Session Fournit des commandes relatives à la session de formation, telles que des informations sur la session de formation, la restriction de l'accès à la session de formation, et l'enregistrement de la session de formation. Scindée Offre des commandes sur les sessions scindées, par exemple commencer une session scindée et contrôler des sessions scindées. Aide Fournit des informations sur le service Training Center. La zone d'affichage du contenu affiche un ou plusieurs documents, présentations, applications et tableaux blancs que vous partagez lors d’une session de formation. Les onglets au-dessus de cette zone permettent de basculer entre les documents, présentations et tableaux blancs en partage. Manipulation des panneaux Si vous souhaitez... Consultez... obtenir un aperçu des panneaux Présentation des panneaux (à la page 150) réduire à une icône et restaurer des panneaux Réduire et restaurer des panneaux (à la page 151) développer ou réduire des panneaux à leur barre de titre Développer et réduire des panneaux à leur barre de titre (à la page 153) ouvrir, fermer, et réorganiser les panneaux Gérer les fenêtres (à la page 154) rétablir les panneaux Restaurer la mise en page du panneau (à la page 154) redimensionner la zone de présentation et la Redimensionner la zone de présentation et la Chapitre 9: Explication de la fenêtre de session 150 Si vous souhaitez... Consultez... zone d’affichage des panneaux zone d’affichage des panneaux (à la page 155) accéder aux options des panneaux Accéder aux options des panneaux (à la page 156) Présentation des panneaux Les panneaux à droite de la fenêtre Session sont très souples à utiliser. Vous pouvez rapidement et facilement les ouvrir, les développer ou les fermer. Vous pouvez également réduire les panneaux ouverts à des icônes, et disposer ainsi d'un plus grand espace pour le partage de documents, d'applications, et d’autres éléments avec les participants à la session de formation. Les panneaux qui s’affichent initialement sont déterminés par votre service. Dans cet exemple, noter les points suivants : ƒ les panneaux de l'enregistreur, des Q&R, et de Sondage sont réduits ƒ les panneaux des Participants et de la messagerie instantanée sont ouverts ƒ Le panneau Sessions Scindées est réduit Chapitre 9: Explication de la fenêtre de session 151 Utiliser l’icône de la flèche à gauche de la barre de titre du panneau pour le développer ou le réduire. Réduire et restaurer des panneaux La réduction et la restauration de panneaux n’influent pas sur l’écran des autres participants. Remarque : Si vous utilisez la commande Restaurer les panneaux après avoir réduit les panneaux à l’aide de la commande Réduire tout, ces panneaux s’affichent également pour les autres participants. Pour réduire un panneau : Cliquez sur l’icône Fermer dans la barre de titre du panneau à réduire. Chapitre 9: Explication de la fenêtre de session 152 Le panneau n’est plus affiché. Il apparaît sous la forme d’une icône dans la barre d’icônes qui surmonte les panneaux. Pour restaurer un panneau réduit : Cliquez sur son icône dans la barre d’icônes. Pour réduire tous les panneaux : 1 Dans la barre des icônes, cliquez sur la flèche de défilement. 2 Dans le menu déroulant, choisissez Masquer les panneaux. Les panneaux ouverts se réduisent à des icônes dans la barre d’icônes. Pour restaurer tous les panneaux réduits : La commande Restaurer la mise en page permet de restaurer rapidement tous les panneaux que vous avez réduits avec la commande Masquer les panneaux. 1 Dans la barre des icônes, cliquez sur la flèche de défilement. Chapitre 9: Explication de la fenêtre de session 153 2 Sélectionner Restaurer la mise en page dans le menu déroulant. Les panneaux réduits s’affichent. Remarque : Pour les utilisateurs de Mac, la réduction et le rétablissement des panneaux sont contrôlés depuis la barre d'icône située au-dessous des panneaux. Cliquez sur une icône pour faire apparaître ou disparaître un panneau. Vous pouvez également rétablir ou gérer les panneaux depuis cet emplacement. Agrandir et réduire les panneaux L'agrandissement et la réduction des panneaux n’influent pas sur l’écran des autres participants. Pour réduire un panneau : Cliquer sur l’icône à l’angle supérieur gauche du panneau pour le réduire. Le panneau se réduit pour ne laisser que la barre de titre. Pour agrandir un panneau : Si un panneau est réduit à sa barre de titre, cliquer sur l’icône au coin gauche de la barre de titre pour l'agrandir. Chapitre 9: Explication de la fenêtre de session 154 Gérer les fenêtres Vous pouvez déterminer quels panneaux sont affichés dans la fenêtre session de formation, et dans quel ordre elles seront affichées : Pour gérer l'affichage des panneaux : 1 Cliquez sur ce bouton. pour Windows pour Mac 2 Sélectionnez Gestion des panneaux depuis le menu. ƒ Utilisez les boutons Ajouter ou Effacer pour préciser quels panneaux doivent s'afficher dans votre fenêtre session de formation. ƒ Utiliser les boutons de direction Haut ou Bas pour déterminer l'ordre d'affichage des panneaux. ƒ Cliquer sur le bouton Réinitialiser pour restaurer le panneau d'affichage à sa mise en page par défaut. ƒ Décocher la case près de Permettre aux participants de modifier la séquence des panneaux si vous souhaitez autoriser les participants à gérer l'affichage de leurs propres panneaux. Restaurer la mise en page du panneau Si vous avez, fermé, minimisé, agrandi ou réduit des panneaux, vous pouvez restaurer l'affichage de la mise en page ƒ que vous aviez indiquée dans la boîte de dialogue Gérer les Panneaux. Chapitre 9: Explication de la fenêtre de session 155 ƒ qui existait lorsque vous avez rejoint la session de formation pour la première fois (si vous n'aviez pas spécifié de mise en page via la boîte de dialogue Gérer les Panneaux). Pour restaurer la mise en page du panneau : 1 Cliquez sur ce bouton. pour Windows pour Mac 2 Choisir Restaurer la présentation. Redimensionner la zone de présentation et la zone d’affichage des panneaux Lorsque vous partagez un document ou une présentation, vous pouvez contrôler la taille de la zone de présentation en faisant réduisant ou en agrandissant le panneau. Remarque : Cette option est disponible si vous partagez votre bureau, une application ou un navigateur Web. Pour modifier la taille de la zone de présentation et des panneaux : Cliquez sur la ligne de séparation entre la zone de présentation et les panneaux. ƒ Faites glisser cette ligne vers la gauche pour élargir la zone consacrée aux panneaux. ƒ Faites-la glisser vers la droite pour élargir la zone de présentation. Chapitre 9: Explication de la fenêtre de session 156 Pour en savoir sur le masquage, la réduction, et la fermeture des panneaux en mode plein écran, voir Accéder aux panneaux en affichage plein écran. Accéder aux options des panneaux Vous pouvez accéder aux options référant à n’importe quel panneau en cliquant avec le bouton droit sur sa barre de titre pour afficher un menu des commandes. Chaque barre de titre de panneau comprend des commandes communes pour contrôler le panneau, mais les panneaux suivants disposent d’options supplémentaires. Remarque : Pour les utilisateurs Mac, sélectionnez la touche ctrl, puis cliquez sur une barre de titres du panneau pour afficher ses options. Panneau Options Participants Alertes sonores : Permet de sélectionner le son qui sera émis lorsqu'un participant : ƒ Se joint à une session de formation ƒ Quitte la session de formation ƒ Utilise le bouton Lever la main Messagerie instantanée Alertes sonores : Permet de choisir les types de messages instantanés auxquels vous souhaitez associer un son. Sélectionnez un son dans la liste déroulante ou cliquez sur Parcourir pour localiser un son à un autre endroit de votre ordinateur. Q&R Options des participants : Disponible uniquement pour l'organisateur de la session de formation. Affiche la boîte de dialogue Options des participants, à partir de laquelle vous pouvez déterminer ce que les participants verront au cours d'une session de Q&R. Tous Gérer les panneaux : Ouvre la boîte de dialogue Gérer les panneaux, dans laquelle vous pouvez déterminer quels sont les panneaux qui seront affichés dans la fenêtre de la session de formation. En savoir plus (à la page 154) Faire un clic droit sur le nom du participant Vous pouvez contrôler certaines des actions d’un invité directement depuis la liste Participants. Faire un clic droit sur le nom d’un participant pour afficher un menu de commandes liées à ce participant. Chapitre 9: Explication de la fenêtre de session 157 Remarque : Pour les utilisateurs de Mac, sélectionnez ctrl puis cliquez sur le nom du participant. Option Description Changer le rôle pour Sélectionner pour modifier le rôle d’un participant sur Animateur, Co-animateur, Invité ou Organisateur. Les options non disponibles pour un participant ne pourront pas être sélectionnées. Attribuer des privilèges Sélectionnez pour configurer des privilèges pour les invités. Cette option est disponible uniquement pour l'organisateur de la session de formation. Silence Sélectionner pour désactiver le micro d'un participant pendant une audioconférence. Son Sélectionner de réactiver le micro d'un participant pendant une audioconférence. Désactiver tous les micros Sélectionner de désactiver le micro de tous les participants pendant une audioconférence. Activer tous les micros Sélectionner de réactiver le micro de tous les participants pendant une audioconférence. Messages instantanés Sélectionnez pour ouvrir le panneau Messagerie instantanée qui affichera automatiquement au préalable le nom du participant dans la case Envoyer à. Chapitre 9: Explication de la fenêtre de session 158 Accéder aux panneaux en mode plein écran Si vous souhaitez... Consultez... obtenir un aperçu de l’accès aux panneaux en mode plein écran Aperçu du Panneau de Commande Session (à la page 158) partager des documents ou logiciels en mode plein écran Partager des documents ou logiciels en mode plein écran (à la page 158) pour redimensionner l’affichage des invités en fonction de votre écran Synchroniser l'affichage de l'invité (à la page 160) Aperçu du Panneau de Commande Session Lorsque vous visualisez ou contrôlez à distance une application, un bureau ou un navigateur Internet en partage ou que vous visualisez un ordinateur en partage à distance, un animateur peut faire basculer votre affichage d'une fenêtre standard vers le mode plein écran et inversement. En mode plein écran, vous pouvez accéder aux panneaux à partir du Panneau de Commande Session situé en haut de votre écran. Partager des documents ou logiciels en mode plein écran En mode plein écran, vous accédez aux options de partage et d’affichage via le Panneau de Commande Session. Partager un document en mode plein écran Pour afficher un document : 1 Dans le Panneau de Commande Session, cliquer sur l'icône Sélectionner le contenu à partager. Chapitre 9: Explication de la fenêtre de session 159 2 Sélectionner Partager le fichier (Incluant la vidéo). Si le document que vous souhaitez partager est déjà ouvert, il sera disponible dans la liste afin que vous puissiez le sélectionner. S'il ne l'est pas, sélectionnez Partager le fichier (incluant la vidéo). 3 Sélectionnez le fichier à partager, puis cliquez sur Ouvrir. Partager une application en mode plein écran Pour partager une application : 1 Dans le Panneau de Commande Session, cliquer sur l'icône Sélectionner le contenu à partager. 2 Sélectionnez Partager une application. 3 Sélectionnez l’application à partager ou cliquez sur Partager une nouvelle application pour ouvrir une application qui n’est pas encore active sur votre bureau. Chapitre 9: Explication de la fenêtre de session 160 Partager votre bureau en mode plein écran En mode plein écran, vous pouvez partager votre bureau si ce n’est pas déjà fait. Pour partager votre bureau en mode plein écran : 1 Dans le Panneau de Commande Session, cliquer sur l'icône Sélectionner le contenu à partager. 2 Sélectionner Partager le bureau. Synchroniser l'affichage de l'invité Pour redimensionner l'affichage des participants pour qu'il corresponde au votre : 1 cliquez sur ce bouton dans le Panneau de Commande Session. 2 Dans le menu, choisissez Affichage > Synchroniser pour tous. Les écrans de tous les invités affichent votre propre écran. Explication des alertes des panneaux Si vous souhaitez... Consultez... obtenir un aperçu des alertes des panneaux Aperçu des alertes des panneaux (à la page 161) vous informer sur les alertes liées aux panneaux réduits à leur barre de titre Alertes liées aux panneaux réduits à la barre de titre (à la page 161) vous informer sur les alertes liées aux panneaux réduits à une icône Alertes liées aux panneaux réduits (à la page 161) Chapitre 9: Explication de la fenêtre de session 161 Aperçu des alertes des panneaux Si vous avez réduit les panneaux Messagerie instantanée, Q & R, ou Sondage, ou le panneau Participants, et si l’un de ces panneaux exige votre attention, une alerte apparaîtra sur ce panneau. Les motifs d’alerte possibles sont les suivants : ƒ Un participant rejoint ou quitte une session de formation ƒ Affichage d’un indicateur Lever la main dans la liste des participants. ƒ Envoi d’un message instantané par un invité. ƒ Envoi d’une question par un invité. ƒ Ouverture ou fermeture d’un sondage ƒ Réception de réponses à un sondage Alertes liées aux panneaux réduits Si vous avez réduit un panneau à une icône, l’icône représentant ce panneau clignote pendant quelques secondes et change de couleur pour vous avertir d’une modification. Alertes liées aux panneaux réduits à la barre de titre Si vous avez réduit un panneau à sa barre de titre, l’icône Développer/Réduire clignote pendant quelques secondes et change de couleur pour vous avertir d’une modification. Chapitre 9: Explication de la fenêtre de session 162 10 163 Chapitre 10 Les participants sous système d'exploitation Windows qui ont des besoins particuliers, ou qui sont des utilisateurs expérimentés, peuvent naviguer dans la Fenêtre de session grâce aux raccourcis clavier. Certains de ces raccourcis sont standard dans l'environnement Windows. Appuyez sur Pour F6 Basculer entre les WindowType (à la page 164) Ctrl+Tab ƒ Vous déplacer entre les documents ouverts (à la page 164) dans la zone de présentation ƒ Naviguer dans la zone des panneaux (à la page 165) ƒ Naviguer entre les panneaux dans la boîte de dialogue Inviter et Rappeler et la boîte de dialogue Préférences (à la page 167) Maj.+F10 ƒ Ouvre les menus contextuels (à la page 166) ƒ Travailler avec la liste des participants (à la page 166) ƒ Copier du texte à partir du panneau de Chat (à la page 171) Onglet Vous déplacer entre les éléments (à la page 167), tels que les boutons, les champs, et les cases à cocher dans une boîte de dialogue ou un panneau Touches fléchées Vous déplacer entre les options des boîtes de dialogue (à la page 169) Alt+F4 Fermer une boîte de dialogue (à la page 172) Barre d'espace ƒ Cocher ou décocher une case option (à la page 170) ƒ Entrer du texte dans une zone de saisie (à la page 171) Entrée Exécute la commande du bouton actif (à la page 173) (remplace généralement un clic de souris) Ctrl+A Copier du texte à partir du panneau de Chat (à la page 171) Accéder à Fenêtre de session à l'aide du clavier Chapitre 10: Accéder à Fenêtre de session à l'aide du clavier 164 Appuyez sur Pour Ctrl+Alt+Maj. Afficher le Panneau de Commande Session (à la page 173) en mode plein écran Ctrl+Alt+Maj.+H Masquer les sessionType Naviguer entre les zones Fenêtre de session Sélectionner F6 pour passer de la zone de contenu à la zone des panneaux. Vous déplacer entre les documents ouverts Sélectionnez la combinaison des touches Ctrl+Tab pour passer des documents ouverts à la zone de contenu de la Fenêtre de session. Chapitre 10: Accéder à Fenêtre de session à l'aide du clavier 165 Vous déplacer dans la zone des panneaux La zone des panneaux contient : ƒ la barre des icônes du panneau sur lequel vous pouvez sélectionner les panneaux à ouvrir ou à fermer ƒ tous les panneaux actuellement ouverts Sélectionner la combinaison des touches Ctrl+Tab pour vous déplacer entre la barre d'icônes des panneaux et tous les panneaux ouverts. Chapitre 10: Accéder à Fenêtre de session à l'aide du clavier 166 Pour vous déplacer dans la barre d'icônes des panneaux : ƒ Sélectionnez Tab pour vous déplacer d'un icône à l'autre. ƒ Utiliser la barre d'espacement et la touche Entrée ouvre et ferme un panneau. ƒ Lorsque le focus se trouve sur la flèche du menu déroulant, utilisez la barre d'espacement ou la flèche vers le bas pour ouvrir le menu déroulant. ƒ Sélectionnez Échap pour refermer la liste déroulante. Utilisation des menus contextuels Vous pouvez actuellement utiliser les raccourcis clavier Maj.+F10 pour ouvrir le menu contextuel dans les panneaux et éléments suivants : ƒ Fenêtre Participant ƒ Panneau de messagerie instantanée ƒ Panneau Notes ƒ Panneau Sous-titres ƒ Fenêtre Transfert de fichiers ƒ Tableaux blancs et onglets de fichiers partagés Travailler avec la liste des participants Le panneau des participants comprend un menu à cliquer avec le côté droit de la souris qui vous permet d'agir sur un participant suivant le rôle que vous occupez dans la réunion. ƒ Si vous êtes l'organisateur ou l'animateur, vous pouvez effectuer des actions telles que désigner quelqu'un d'autre comme animateur, ou désactiver le micro d'un autre participant s'il y a trop de bruit. ƒ Si vous n'êtes ni l'organisateur ni l'animateur, vous pouvez effectuer des actions telles que demander à devenir l'animateur ou désactiver votre propre micro. Chapitre 10: Accéder à Fenêtre de session à l'aide du clavier 167 ƒ Utilisez les flèches du haut et du bas pour naviguer entre les participants. ƒ Sélectionnez Maj.+F10 pour ouvrir le menu à cliquer avec le côté droit de la souris sur un participant en particulier. Vous déplacer entre les onglets des boîtes de dialogue Vous pouvez actuellement utiliser la combinaison des touches de raccourci Ctrl+Tab pour vous déplacer entre les onglets des boîtes de dialogue suivantes : ƒ Inviter et Rappeler ƒ Préférences ƒ Options de la réunion ƒ Privilèges des participants Remarque : Vous pouvez également utiliser Ctrl+Tab pour vous déplacer entre les documents ouverts (à la page 164) dans le partage de fichiers et vous déplacer entre les panneaux (à la page 165) dans la fenêtre de réunion. Passer d'un élément à l'autre dans les boîtes de dialogue ou les panneaux Lorsque vous ouvrez une boîte de dialogue ou un panneau, vous pouvez passer d'un élément à l'autre en utilisant la touche Tabulation. Chaque boite de dialogue ou panneau aura une zone de focus initial à partir de laquelle vous pouvez commencer à naviguer. Si vous ouvrez la boîte de dialogue Conférence Audio, voici un exemple de la façon dont la touche de tabulation vous guide dans les éléments : Chapitre 10: Accéder à Fenêtre de session à l'aide du clavier 168 ƒ La première fois que la boîte de dialogue Conférence Audio s'ouvre, le focus initial se trouve sur Utiliser le téléphone. ƒ La sélection continue de la touche de tabulation (Tab) déplace le focus entre les éléments, et revient éventuellement sur Utiliser le téléphone. Lorsque le focus se trouve sur un élément qui peut être agrandi, ou sur une zone de liste déroulante, sélectionnez Entrée pour agrandir et afficher les informations. ƒ Si vous avez agrandi une zone de liste déroulante, utilisez la touche flèche vers le bas pour déplacer le focus dans la liste déroulante des options. ƒ Sélectionnez Échap pour refermer la liste déroulante. Sens de déplacement de la touche Tabulation Pour les boites de dialogue à sections multiples, utilisez la touche de Tabulation pour naviguer dans les options. Le sens de déplacement s'effectue d'une section à la fois, du haut vers le bas et de gauche à droite. Chapitre 10: Accéder à Fenêtre de session à l'aide du clavier 169 Remarque : Si vous placez le focus sur un bouton, et que vous souhaitez ensuite cliquer dessus, sélectionnez simplement Entrée. Vous déplacer entre les options des boîtes de dialogue Lorsque vous ouvrez une boîte de dialogue ou un panneau, vous pouvez passer d'une option à l'autre en utilisant les touches fléchées. Chaque boite de dialogue ou panneau aura une zone de focus initial à partir de laquelle vous pouvez commencer à naviguer. Voici quelques exemples. Utilisez les flèches Haut et Baspour vous déplacer dans les options. Dans une option, utilisez la touche de Tabulation. Utilisez les flèches Haut et Bas pour naviguer dans les types de fichiers lors du partage de contenu web. Chapitre 10: Accéder à Fenêtre de session à l'aide du clavier 170 Utilisez les flèches Gauche et Droite pour régler le volume lorsque vous utilisez l'audio de votre ordinateur. Remarque : Si vous placez le focus sur un bouton, et que vous souhaitez ensuite cliquer dessus, sélectionnez simplement Entrée. Cocher et décocher des cases d'options Utilisez la barre d'espacement pour cocher et décocher les cases d'option. Dans l'exemple suivant, l'option Mémoriser les numéros de téléphone sur cet ordinateur est cochée. Chapitre 10: Accéder à Fenêtre de session à l'aide du clavier 171 si vous ne souhaitez pas cocher cette option : 1) Déplacez-vous sur la case à cocher de cette option en utilisant les touches de raccourci Tab (tabulation) et la flèche du bas comme demandé. 2) Sélectionnez la barre d'espacement pour décocher la case. Copier du texte à partir du panneau de Chat Le panneau de Chat dispose d'un menu contextuel qui vous permet de copier du texte à partir de l'historique de conversation (chat). ƒ Le focus pointé sur l'historique de conversation, sélectionnez Maj.+F10 pour ouvrir le menu contextuel. Utilisez cette fonction pour copier du texte ou pour sélectionner tout le texte. Alternativement, vous pouvez utiliser Ctrl+Apour sélectionner tout le texte du chat. ƒ Pour sélectionner uniquement une partie du texte, déplacez votre curseur à l'aide des touches fléchées puis utilisez Maj.-[Flèche] pour mettre le texte en surbrillance Entrer du texte dans une zone de saisie Vous voulez entrer du texte dans une zone de saisie ? Voici comment vous répondriez aux questions d'un sondage. Chapitre 10: Accéder à Fenêtre de session à l'aide du clavier 172 ƒ Naviguez entre les questions à l'aide de la touche Tabulation. ƒ Déplacez-vous dans les réponses à l'aide de la touche Haut et Bas . ƒ Déplacez le curseur pour mettre le focus sur la zone de saisie et utilisez la barre d'espacement ou Entrée pour pouvoir taper votre réponse. Cliquez sur Entrée ou Échap. pour terminer l'édition. Fermer les boîtes de dialogue Sélectionner Alt+F4 pour fermer une boîte de dialogue. Chapitre 10: Accéder à Fenêtre de session à l'aide du clavier 173 Sélectionner Alt+F4 équivaut à sélectionner le "x" sur une boîte de dialogue. Activer une option ou un bouton Lorsque le focus est placé sur une option ou un bouton actif, sélectionnez Entrée pour l'activer. Sélectionner Entrée équivaut à un clic de souris. Accéder au Panneau de Commande Session pendant une session de partage Pendant une session de partage le Panneau de Commande Session est partiellement masqué en haut de votre écran : Chapitre 10: Accéder à Fenêtre de session à l'aide du clavier 174 Appuyez sur les touches Ctrl+Alt+Maj pour afficher le panneau. Après l'affichage du panneau, le focus initial se trouve sur l'icôneParticipants. ƒ Utilisez la touche Tab pour changer le focus ƒ Utilisez la touche Entrée pour activer une fonctionnalité Pour revenir à la zone de partage à partir du Panneau de Commande Session, sélectionnez la combinaison des touches Alt+Tab comme vous le feriez dans n'importe quelle application Windows pour vous déplacer entre les éléments : ƒ Si vous partagez un fichier, sélectionnez la balle WebEx pour retourner dans la zone de partage. ƒ Si vous partagez une application, sélectionnez l'application pour remettre le focus dessus. ƒ Si vous partagez votre bureau, sélectionnez l'application que vous souhaitez partager. Remarque : Pour vous déplacer du Panneau de Commande Session à un autre panneau ouvert, tel que la liste des participants, entrez F6. Prise en charge d'un lecteur d'écran Cisco WebEx prend en charge le logiciel d'aide à la lecture d'écran JAWS pour les éléments suivants : Menus d'applications et menus déroulants Titres des fichiers partagés et titres des onglets Boutons de démarrage rapide, titres des boutons, et info bulles. Boutons de panneau et barre d'état des panneaux, titres des boutons, et info bulles Chapitre 10: Accéder à Fenêtre de session à l'aide du clavier 175 Panneau d'annotation et barres d'outils Barres d'outils de la zone de contenu partagé Fenêtre de session. Chapitre 10: Accéder à Fenêtre de session à l'aide du clavier 176 BoutonsPanneau de contrôle Réunion, titres des boutons, et info bulles 11 177 Chapitre 11 Si vous souhaitez... Consultez... avoir un aperçu général sur la gestion des sessions de formation pour les organisateurs Gérer les sessions de formation (à la page 177) inviter d’autres personnes à une session de formation en cours Copie de Inviter plus de personnes à votre session de formation en cours (à la page 178) rappeler aux participants qu'une session de formation est déjà en cours Rappeler aux invités de rejoindre votre session de formation (à la page 183) accorder des privilèges aux participants lors d'une session de formation Accorder des privilèges aux invités lors d'une session de formation (à la page 184) désigner un participant autorisé à présenter des documents ou d’autres informations aux autres invités Changer d'animateurs (à la page 185) désigner un participant autorisé à prendre part aux discussions, à répondre aux questions et aux messages instantanés Désigner un co-animateur (à la page 187) désigner un autre participant au rôle d'organisateur de la session de formation Transférer le rôle d’organisateur à un autre participant (à la page 188) reprendre le rôle d'organisateur Reprendre le rôle d'organisateur (à la page 189) empêcher les participants de prendre part à une session de formation en cours Restreindre l’accès à votre session de formation (à la page 191) quitter une session sans y mettre fin Quitter la session de formation (à la page 194) arrêter une session de formation Terminer une session de formation (à la page 195) Gérer les sessions de formation Vous pouvez gérer une session de formation continue en utilisant les fonctionnalités disponibles dans Training Center. Par exemple, vous pouvez : Gérer une session de formation Chapitre 11: Gérer une session de formation 178 ƒ Inviter d’autres personnes, y compris des collaborateurs, des clients potentiels, des experts ou des gestionnaires, à participer à une session de formation en cours ƒ Demander à un autre participant d’organiser la session ; si vous devez la quitter de façon inopinée, vous pouvez revenir ensuite et demander à reprendre le rôle d’organisateur. ƒ Demander à un autre participant de présenter des supports : présentation, fichier, feuille de calcul. ƒ Désigner un participant comme co-animateur afin de participer aux discussions et de répondre aux questions Inviter plus de personnes à votre session de formation en cours Après avoir démarré votre session de formation, vous vous apercevrez peut-être avoir oublié d'inviter un actionnaire ou quelqu'un d'autre qui devrait prendre part à la session de formation, Pour inviter quelqu'un après avoir démarré votre session de formation : Sélectionnez Inviter & Rappeler sur la page de Démarrage rapide. La boite de dialogue Inviter et Rappel apparait. Chapitre 11: Gérer une session de formation 179 Vous pouvez inviter quelqu'un à la session de formation par ƒ Courrier électronique : inviter par WebEx ou votre propre adresse électronique. En savoir plus (à la page 181) ƒ Téléphone : Entrez le nom et le numéro de téléphone de l'invité et sélectionnez Appeler. En savoir plus (à la page 182) ƒ Message texte (SMS) : Entrez le numéro de mobile de l'invité et sélectionnez Envoyer. En savoir plus (à la page 182) ƒ IM : inviter par WebEx ou votre propre IM. En savoir plus (à la page 179) Inviter des personnes par message instantané à une session de formation en cours Vous pouvez inviter plus de personnes à votre session de formation en cours par WebEx IM ou un autre service de messagerie instantanée. Pour inviter plus de personnes en utilisant WebEx IM : Remarque : Démarrez votre application WebEx IM si elle n'est pas encore ouverte. 1) Depuis la page de Démarrage Rapide, ouvrez la boite de dialogue Inviter et Rappeler. 2) Sur l'onglet IM, sélectionnez Inviter. Chapitre 11: Gérer une session de formation 180 La boîte de dialogue Inviter plus d’invités apparaît. 1) Tapez un nom d'écran ou de domaine pour le Participant 2) Cliquez sur le bouton Plus pour ajouter le nom à la liste des participants. Pour trouver rapidement des noms d'écran : 1 Cliquer sur la touche Carnet d’adresses pour ouvrir votre carnet d’adresse. 2 Dans la liste déroulante Mode, sélectionnez IM. Si le Participant n’est pas actuellement disponible, vous pouvez lui envoyer une invitation par courrier électronique. Dans la liste déroulante sélectionnez Message électronique. 3 Cliquez sur Inviter. Chaque Participant reçoit une invitation par messagerie instantanée (IM), qui contient : ƒ Un lien sur lequel le Participant peut cliquer pour joindre la session de formation ƒ Sujet de la session de formation ƒ Heure de début de la session de formation Conseil : Si vous invitez Participants par messagerie instantanée, et que votre session de formation nécessite un mot de passe, souvenez-vous de donner ce mot de passe aux Participants. Chapitre 11: Gérer une session de formation 181 Pour inviter plus de personnes en utilisant WebEx IM : 1) Ouvrez la boite de dialogue Inviter et Rappeler depuis la page Démarrage Rapide. 2) Sélectionnez Copier au bas de la boite de dialogue, puis collez l'URL dans votre propre IM et envoyez la. Inviter des personnes par courrier électronique à une session de formation en cours Chaque personne que vous invitez reçoit un message électronique d'invitation, qui fournit des informations au sujet de la session de formation-incluant le mot de passe, s'il y en a un-et un lien sur lequel les participantpeuvent cliquer pour rejoindre la session de formation. Pour envoyer un message d’invitation : 1) Depuis la page de Démarrage Rapide, ouvrez la boite de dialogue Inviter et Rappeler. 2) Dans l'onglet Courrier électronique effectuez l'un des cas suivants : … Entrez une ou plusieurs adresses électroniques et sélectionnez Envoyer pour que WebEx envoie vos courriers électroniques d'invitation. … Cliquez sur le lien pour envoyer les invitations en utilisant votre propre programme de messagerie Chapitre 11: Gérer une session de formation 182 électronique (MS Outlook ou Lotus Notes uniquement). Inviter des personnes par téléphone à une session de formation en cours Vous pouvez inviter des personnes par téléphone à une session de formation en cours. Pour inviter des personnes par téléphone : 1) Depuis la page de Démarrage Rapide, ouvrez la boite de dialogue Inviter et Rappeler 2) Dans l'onglet Téléphone, entrez le nom et le numéro de téléphone de l'invité(e). Si la fonctionnalité de rappel interne est disponible et activée pour votre site, vous pouvez cocher la case Utiliser un numpéro interne pour entrer un numéro qui est interne à votre organisation. 3) Sélectionnez Appeler. Vous pouvez parler à l'invité en privé, puis ajouter l'invité à la session de formation générale. Si vous n'êtes pas déjà connecté(e) à la conférence audio, l'invité(e) reçoit un appel téléphonique pour rejoindre la conférence audio. Inviter des personnes par message texte (SMS) à une session de formation en cours Vous pouvez inviter des personnes par message texte (SMS) à une session de formation en cours. Cette fonction doit être activée par l'administrateur de votre site. Chapitre 11: Gérer une session de formation 183 Pour inviter une personne par message texte (SMS) depuis la session de formation : 1) Depuis la page de Démarrage Rapide, ouvrez la boite de dialogue Inviter et Rappeler. 2) Sur l'onglet SMS, entrez le numéro de téléphone mobile de l'invité. 3) Sélectionnez Envoyer. Chaque invité reçoit un message texte contenant : ƒ Un numéro que l'invité peut appeler pour se joindre à la session de formation ƒ Le code du compte ƒ Sujet de la session de formation ƒ Heure de début de la session de formation ƒ Le nom de l'organisateur ƒ Un code de réponse pour recevoir un appel à partir de la session de formation. Rappeler aux invités de rejoindre votre réunion Si après avoir démarré la session de formation, vous vous apercevez que certains invités ne sont pas encore présents, vous pouvez envoyer un courrier électronique de rappel. Chapitre 11: Gérer une session de formation 184 Pour rappeler à quelqu'un de prendre part à votre session de formation : Sélectionnez Inviter & Rappeler sur la page de Démarrage rapide. La boite de dialogue Inviter et Rappel apparait. Sélectionnez l'onglet Rappel. Tous les invités qui ne sont pas encore dans la session de formation sont automatiquement sélectionnés pour recevoir le rappel. 1) Décochez la case à côté de chaque personne à laquelle vous ne souhaitez pas envoyer un rappel. 2) Sélectionnez Envoyer le Rappel. Un courrier électronique de rappel est envoyé à chaque personne sélectionnée. Accorder des privilèges aux invités lors d'une session de formation Lors d’une session de formation, l’organisateur de la session peut à tout moment accorder ou retirer des privilèges aux invités. Pour établir les privilèges des invités lors d'une session de formation : 1 Dans la fenêtre de session, effectuez l'une des opérations suivantes : ƒ Dans le menu Participant, sélectionner Attribuer des privilèges. ƒ Dans le panneau Participants, cliquez avec le bouton droit sur le nom d’un participant, puis sélectionnez Attribuer des privilèges. La boîte de dialogue Attribuer des privilèges apparaît. 2 Attribuez les privilèges des invités comme suit : ƒ Pour accorder un privilège à tous les invités, cochez la case correspondante. Chapitre 11: Gérer une session de formation 185 ƒ Pour accorder tous les privilèges aux participants, cocher la case Tous les privilèges. ƒ Pour retirer un privilège à tous les invités, désélectionnez la case correspondante. 3 Cliquez sur OK. Changer d'animateurs Selon les paramètres de votre site, un participant peut devenir animateur de plusieurs façons : ƒ La première personne qui rejoint la réunion devient automatiquement l'animateur. ƒ En tant que présentateur, vous pouvez attribuer le rôle d'animateur à un participant avant le partage (à la page 185) ou pendant le partage (à la page 187) Donner le rôle d'animateur à un participant lorsque vous êtes dans la fenêtre de réunion Pendant une session de formation, vous pouvez désigner tout participant à la session de formation comme animateur - également considéré passer la balle. N'importe quel animateur peut passer la balle pour désigner un autre participant de la session de formationcomme animateur. Il y a plusieurs façons de désigner quelqu'un d'autre comme animateur selon la façon dont vous voyez les participants. Chapitre 11: Gérer une session de formation 186 Voici deux façons rapides de désigner un autre participant comme animateur : Si vous affichez une liste des participants, suivez l'un des cas suivants : ƒ Faites glisser la balle du dernier animateur vers le prochain animateur. ƒ Choisissez un nom et sélectionnez Désigner comme Animateur. Si vous affichez les miniatures des participants, suivez l'un des cas suivants : ƒ Passez votre souris sur une miniature et sélectionnez Désigner comme animateur. ƒ Choisissez une miniature, puis sélectionnez Désigner comme Présentateur. Le participant devient l'animateur avec les droits et les privilèges associés pour le partage des informations. Remarque : Utilisez la barre de tâches en haut de votre écran pour changer d'animateurs lorsque vous êtes en mode de partage. Chapitre 11: Gérer une session de formation 187 Donner le rôle d'animateur à un participant pendant que vous êtes en mode partage Lorsque vous partagez votre bureau, une application, ou des fichiers en mode plein écran, la barre de tâches au bas de votre écran fournir un moyen facile de changer d'animateurs. Pour désigner quelqu'un d'autre comme animateur à l'aide de la barre de tâches : ƒ Passez votre souris au bas de la barre de tâches pour l'agrandir. ƒ Sélectionnez Assigner, puis Attribuer le rôle d'animateur. ƒ Sélectionnez un participant. Le participant devient l'animateur avec les droits et les privilèges associés pour le partage des informations. Remarque : Vous pouvez désigner quelqu'un d'autre comme animateur depuis la liste des participants lorsque vous êtes dans la fenêtre de la réunion. Désigner un co-animateur Pendant une session de formation, vous pouvez désigner un participant de la session de formation comme co-animateur. À tout moment, vous pouvez également changer le rôle de le co-animateur en invité. Pour désigner un co-animateur : 1 Dans la fenêtre de session, dans la liste des participants du panneau Participants, sélectionnez le nom du participant auquel vous souhaitez attribuer le rôle de co-animateur. 2 Effectuer l'une des opérations suivantes : ƒ Faire un clic droit sur le nom du participant, sélectionner Changer le rôle, puis choisir Co-animateur. ƒ Dans le menu Participant, sélectionner Changer le rôle pour, puis co-animateur. Chapitre 11: Gérer une session de formation 188 Le nom de l'invité s'affiche dans la liste des co-animateurs. Pour rechanger le rôle du co-animateur en invité : 1 Sur le panneau Participants, dans la liste des co-animateurs, sélectionnez le nom du participant. 2 Effectuer l'une des opérations suivantes : ƒ Faire un clic droit sur le nom de l’invité, sélectionner Changer le rôle pour, puis choisir Invité. ƒ Dans le menu Participant, sélectionner Changer le rôle pour, puis Invités. Transférer le rôle d’organisateur à un autre participant En tant qu’organisateur, vous pouvez transférer à tout moment ce rôle et de ce fait, le contrôle de la session de formation à un autre participant. Cette option peut être utile si vous devez quitter la session de formation pour une raison quelconque. Vous pouvez reprendre le rôle d'organisateur à tout moment. Important : Si vous quittez une session de formation—intentionnellement ou non—puis vous reconnectez à votre site Training Center, vous redevenez automatiquement l'organisateur lorsque vous rejoignez la session de formation. Vous pouvez revenir à l’aide de la page Sessions en direct ou de votre page Salle de réunion. Pour donner le rôle d'organisateur à un invité : 1 Optionnel. Si vous prévoyez de reprendre le rôle d'organisateur plus tard, conservez le code organisateur qui est affiché dans l'onglet Infos de la zone d'affichage du contenu de la Session. 2 Cliquez sur le panneau Participants. 3 Dans la liste des participants, sélectionnez le nom de l’invité auquel vous souhaitez donner le rôle d'organisateur. 4 Effectuer l'une des opérations suivantes : ƒ Faites un clic droit sur le nom du participant, sélectionnez Changer le rôle pour puis choisissez Organisateur. ƒ Dans le menu Participant, sélectionnez Changer le rôle pour, puis Organisateur. 5 Un message de confirmation apparaît, vous permettant de confirmer que vous souhaitez transférer le contrôle de la session de formation à l’invité sélectionné. Chapitre 11: Gérer une session de formation 189 6 Cliquez sur OK. Le mot (Organisateur)apparaît à droite du nom de l’invité dans la liste des participants. Reprendre le rôle d'organisateur Lorsqu’un invité dirige une session de formation, vous pouvez reprendre le rôle d'organisateur. Important : Si vous quittez une session de formation—intentionnellement ou non—puis vous reconnectez à votre site Training Center, vous redevenez automatiquement l'organisateur lorsque vous rejoignez la session de formation. Vous pouvez rejoindre la session de formation en utilisant votre liste de sessions de formation programmées. Pour reprendre le rôle d'organisateur : 1 Cliquez sur le panneau Participants. 2 Dans la liste des participants, sélectionnez votre nom. 3 Dans le menu Participant, sélectionnez Reprendre le rôle d'organisateur. La boîte de dialogue Reprendre le rôle d'organisateur apparaît. 4 Entrez le code organisateur dans la zone Code organisateur. 5 Cliquez sur OK. Dans la liste des participants, le mot (Organisateur) apparaît à droite de votre nom. Conseil : Si vous n'avez pas conservé le code organisateur avant d'avoir transféré le rôle d'organisateur à un autre participant, vous pouvez demander à l'organisateur actuel qu'il vous l'envoie en privé par message instantané. Le code organisateur apparaît dans l'onglet Infos de la zone de présentation de l’organisateur actuel. Obtenir des informations sur une session de formation après son démarrage Au cours d’une session de formation, vous pouvez obtenir des informations générales sur la session, notamment : Chapitre 11: Gérer une session de formation 190 ƒ le thème de la session de formation ƒ l'emplacement, ou l'URL, du site Internet sur lequel la réunion se déroule ƒ le numéro de la session de formation ƒ informations sur l'audioconférence ƒ organisateur actuel ƒ animateur actuel ƒ utilisateur actuel (votre nom) ƒ nombre actuel de participants Pour obtenir des informations sur une session en cours : Dans la fenêtre de session, sélectionner Informations dans le menu Session. La boîte de dialogue Informations sur la session de formation apparaît, affichant des informations générales sur la session de formation. Modifier un message ou un message d'accueil lors d'une session de formation Lorsque vous programmez un session de formation, vous pouvez écrire un message à l'attention des participants, et préciser éventuellement si vous souhaitez qu'il apparaisse automatiquement dans leur fenêtre de session une fois connectés à la session de formation. Au cours d'une session de formation, vous pouvez modifier le message rédigé ou le message de bienvenue par défaut. Dans votre message ou mot de bienvenue, vous pouvez souhaiter la bienvenue aux participants, fournir des informations importantes sur la session de formation ou donner des instructions. Pour modifier un message d'accueil lors d'une session de formation : 1 Dans la fenêtre Session, sélectionnez Mot de bienvenue dans le menu de la Session. La page Créer un message d’accueil aux invités apparaît. Chapitre 11: Gérer une session de formation 191 2 Optionnel. Cocher Afficher ce message lorsque les invités prennent part à la session. Le message ou le message d'accueil s'affiche automatiquement lorsqu'un invité rejoint la session de formation. 3 Entrer votre message dans la zone Message. 4 Le message peut contenir au maximum 4000 caractères. 5 Cliquez sur OK. Remarque : Les participants peuvent consulter le message à tout moment lors d'une réunion en sélectionnant Message de bienvenue dans le menu Session. Restreindre l’accès à votre session de formation Lorsque la session de formation est commencée, vous pouvez en verrouiller l'accès à tout moment. Cette option empêche les participants de prendre part à la session de formation, y compris les participants que vous avez invités à la réunion mais qui ne se sont pas encore connectés. Restreindre l'accès à votre session de formation : 1 Dans la fenêtre de session, sélectionner Restreindre l'accès dans le menu Session. Les invités ne peuvent plus rejoindre la session de formation. 2 Optionnel. Pour rétablir l'accès à la session de formation, sélectionner Rétablir l’accès dans le menu Session. Chapitre 11: Gérer une session de formation 192 Suivre l'attention d'un participant Pendant votre session de formation, vous pouvez facilement vous rendre compte si les invités ne sont plus concentrés sur votre présentation. L'indicateur d'attention montre si un invité a : ƒ Réduit la fenêtre session de formation ƒ Ouvert une autre fenêtre, comme une fenêtre de messagerie instantanée (MI), en vue au dessus de la fenêtre session de formation Pendant une session, vous pouvez vérifier : Attention Générale Le côté gauche du graphique à barres indique le pourcentage de participants qui sont attentifs; le côté droit indique le pourcentage de participants qui ne sont pas attentifs. Attention individuelle Si un unvité n'est pas attentif, un point d'exclamation apparaît près de son nom . A la fin d'une session de formation, vous pouvez générer des rapports pour obtenir des données sur l'attention individuelle. Un rapport contient cette information pour chaque participant : ƒ Attention au taux de participation : Assiduité basée sur le temps de présence de l’invité au cours d'une session de formation ƒ Attention au taux de durée : Attention selon la durée de la session de formation Pour en savoir plus, voir Générer les rapports (à la page 515). Chapitre 11: Gérer une session de formation 193 Vérifier l'attention des participants dans une session de formation Pendant une session de formation, vous pouvez facilement vérifier quels sont les participants les moins attentifs. Pour vérifier qui n'est pas attentif pendant la session de formation: Regarder l'icône qui s'affiche près du nom du participant qui n'est pas attentif. Pour vérifier l'attention générale : Cliquer sur l'icône dans la barre d'outils de votre volet Participants. Activer ou désactiver le suivi d'attention durant une session de formation Organisateur uniquement Vous pouvez activer ou désactiver le suivi d'attention dans une session. Pour activer ou désactiver le suivi d'attention dans une session : 1 Dans le menu Session, choisissez Options. Chapitre 11: Gérer une session de formation 194 2 Dans l'onglet Communications, sélectionnez Suivi de l'attention. Remarque : Si l'option indicateur d'attention n'est pas disponible, contactez l'administrateur de votre site. Éliminer un invité d'une session de formation Vous pouvez exclure un invité de la session de formation à tout moment. Pour éliminer un invité d'une session de formation : 1 Dans la fenêtre de session, cliquez sur le panneau Participants et Communications et sélectionnez dans la liste le nom de l’invité que vous souhaitez supprimer de la session de formation. 2 Dans le menu Participant, sélectionnez Exclure. Un message de confirmation apparaît, vous permettant de confirmer que vous souhaitez exclure l’invité de la session de formation. 3 Cliquez sur Oui. L'invité est exclu de la session de formation. Astuce : Pour empêcher un invité expulsé de rejoindre la session de formation, vous pouvez restreindre l'accès à la session de formation. Pour en savoir plus, voir Restreindre l'accès à la session de formation (à la page 191). Quitter la session de formation Vous pouvez quitter la session de formation à tout moment. Si vous participez à une audioconférence de rappel ou une conférence avec VoIP intégrée, Training Manager vous déconnecte automatiquement de la conférence lorsque vous quittez la session de formation. Remarque : Si vous êtes l'organisateur de la session de formation, attribuez tout d'abord le rôle d'organisateur à un autre participant avant de quitter la session de formation. Pour en savoir plus, voir Attribuer le rôle d'organisateur à un autre participant (à la page 188). Chapitre 11: Gérer une session de formation 195 Pour quitter la session de formation : 1 Dans la fenêtre de Session, les participants peuvent cliquer sur le bouton Quitter la session de formation sur la page Démarrage rapide. Ils peuvent également choisir Quitter la session de formation à partir du menu Fichier. Un message de confirmation s'affiche, vous permettant de confirmer que vous souhaitez quitter la session de formation. 2 Cliquer sur Oui. La fenêtre de session se ferme. Terminer une session de formation Vous pouvez arrêter une session de formation à tout moment. Lorsque vous terminez une session de formation, la fenêtre de tous les participants se ferme. Si la session de formation comprend une audioconférence intégrée, celle-ci se termine aussi. Pour terminer une session de formation : 1 Sur la page Démarrage rapide, cliquez sur le bouton Terminer la session de formation. Vous pouvez également choisir Terminer la session de formation à partir du menu Fichier. Un message vous permettant de confirmer que vous souhaitez terminer la session de formation s'affiche. Si vous n'avez pas sauvegardé un document ou exposé annoté, un enregistrement, un questionnaire ou des résultats de sondage ou un message instantané, Training Manager vous demande de le faire avant de terminer la session de formation. 2 Cliquer sur Oui. La fenêtre de session se ferme. Remarque : En même temps, en tant qu'organisateur de la session de formation, vous pouvez quitter la session de formation sans y mettre fin. Avant de quitter la session de formation, vous devez d'abord transférer le rôle d'organisateur à un autre participant. Pour en savoir plus, voir Attribuer le rôle d'organisateur à un autre participant (à la page 188). 12 197 Chapitre 12 Si vous souhaitez... Consultez... obtenir un aperçu des privilèges Accorder des privilèges aux invités (à la page 197) spécifier des privilèges particuliers pour les invités à une session de formation Accorder des privilèges aux invités lors d'une session de formation (à la page 198) vérifier les privilèges détaillés de chaque invité A propos de la page Boîte de dialogue Attribuer des privilèges (à la page 199) Accorder des privilèges aux participants Lorsqu’une session de formation débute, des privilèges sont automatiquement accordés à tous les participants : ƒ Les participants reçoivent les privilèges que l'organisateur a définis lors de la programmation de la session de formation, le cas échéant. ƒ Si l'organisateur n'a pas spécifié de privilèges pour les participants lors de la programmation de la session de formation, des privilèges par défaut leur sont accordés. ƒ Si l'organisateur commence une session de formation instantanément, des privilèges par défaut sont accordés aux participants. Il est possible d'accorder ou de retirer des privilèges pour les activités de formation suivantes : Attribuer des privilèges au cours d’une session de formation Chapitre 12: Attribuer des privilèges au cours d’une session de formation 198 ƒ Le partage de documents, y compris les privilèges d'enregistrement, d'impression, de copie et d'annotation des données en partage dans la zone d'affichage du contenu ƒ Affichage en miniature de pages, diapositives ou tableaux blancs dans la zone d'affichage du contenu ƒ Affichage de page, diapositive ou tableau blanc dans la zone d'affichage du contenu, indépendamment du contenu que l'animateur présente ƒ Contrôler l’affichage en mode plein écran des pages, des diapositives ou des tableaux blancs dans la zone d'affichage du contenu ƒ Afficher la liste des participants ƒ Converser avec les participants ƒ Enregistrer une session de formation ƒ Demander le contrôle à distance des applications, des navigateurs ou des bureaux en partage ƒ Consulter en privé de l’opérateur de téléconférence, si le service de formation offre l’option d’opérateur privé Accorder des privilèges aux invités lors d'une session de formation Lors d’une session de formation, l’organisateur de la session peut à tout moment accorder ou retirer des privilèges aux invités. Pour établir les privilèges des invités lors d'une session de formation : 1 Dans la fenêtre de session, effectuez l'une des opérations suivantes : ƒ Dans le menu Participant, sélectionner Attribuer des privilèges. ƒ Dans le panneau Participants, cliquez avec le bouton droit sur le nom d’un participant, puis sélectionnez Attribuer des privilèges. La boîte de dialogue Attribuer des privilèges apparaît. 2 Spécifiez les privilèges des invités : ƒ Pour accorder un privilège à tous les invités, cochez la case correspondante. ƒ Pour accorder tous les privilèges aux participants, cocher la case Tous les privilèges. ƒ Pour retirer un privilège à tous les invités, désélectionnez la case correspondante. Chapitre 12: Attribuer des privilèges au cours d’une session de formation 199 Pour en savoir plus sur les options de la boîte de dialogue Privilèges des participants, voir Boîte de dialogue Privilèges des participants (à la page 199). 3 Cliquez sur OK. Boîte de dialogue Attribuer des privilèges : quelques informations Pour des détails concernant chaque privilège, consultez le tableau ci-dessous. Pour accéder à la page des privilèges des invités : ƒ Dans le menu Participant, sélectionner Attribuer des privilèges. ƒ Dans le panneau Participants, cliquez avec le bouton droit sur le nom d’un participant, puis sélectionnez Attribuer des privilèges. Documenter ƒ Enregistrer : Indique que les invités peuvent enregistrer tous les documents, présentations ou tableaux blancs en partage dans leur zone d'affichage du contenu. ƒ Imprimer : Indique que les invités peuvent imprimer tous les documents, présentations ou tableaux blancs qui s'affichent dans leur zone de présentation du contenu. ƒ Annoter : Indique que les invités peuvent annoter tous les documents, présentations ou tableaux blancs en partage dans leur zone d'affichage du contenu, en utilisant la barre d'outils au-dessus cette zone. Les invités peuvent également utiliser des pointeurs sur des documents, présentations ou tableaux blancs en partage. Affichage ƒ Nombre de participants—Si cette option est sélectionnée, les participants peuvent voir le nombre de participants de la session de formation. … Liste des invités : Si elle est sélectionnée, elle indique que les participants peuvent voir le nom de tous les autres participants dans le panneau Participants. Si cette option n'est pas sélectionnée, les participants ne peuvent voir que le nom de l'organisateur et de l'animateur de la session de formation dans le panneau Participants. ƒ Miniatures : Indique que les participants peuvent afficher des miniatures de toutes les pages, diapositives, ou tableaux blancs qui apparaissent dans leur zone de présentation du contenu. Ce privilège permet aux participants de visualiser des miniatures à tout moment, quel que soit le contenu qui s'affiche dans la zone d’affichage de contenu de l'animateur. Si les participants ont ce privilège, ils peuvent afficher n'importe quelle page en taille normale dans leur zone de présentation, même s'ils n'ont pas le privilège Voir page. ƒ Voir document : Indique que les invités peuvent afficher tous les documents, présentations ou tableaux blancs affichés dans la zone d'affichage du contenu et consulter toute page ou diapositive dans les documents ou les présentations. Chapitre 12: Attribuer des privilèges au cours d’une session de formation 200 ƒ Voir page : Indique que tous les participants peuvent voir toutes les pages, diapositives, ou tableaux blancs affichés dans la zone de présentation du contenu. Ce privilège permet aux invités de parcourir librement des pages, diapositives ou tableaux blancs. Session de formation ƒ Envoyer une vidéo—Si cette option est sélectionnée, les participants peuvent envoyer une vidéo pendant une session de formation—alors, l'icône vidéo apparaît à côté du nom du participant dans le panneau Participants. Si vous décochez cette option, l'envoi d'une vidéo n'est pas disponible pour les participants. ƒ Enregistrer la session : Indique que les invités peuvent enregistrer toutes les opérations effectuées lors d'une session de formation et les rediffuser à tout moment. ƒ Partager les documents : Indique que les invités peuvent partager les documents, présentations ou tableaux blancs, et copier et coller toute page, diapositive et tableau blanc dans la zone d'affichage du contenu. ƒ Contrôle à distance d'une application, d'un navigateur ou d'un bureau en partage : Indique que tous les participants peuvent demander à l'animateur de leur transmettre le contrôle à distance d'une application, d'un navigateur ou du bureau en partage. Si ce privilège est désactivé, la commande permettant de demander le contrôle à distance n'est pas disponible pour les participants. Communications Dialoguer avec : ƒ Organisateur : Indique que les invités peuvent dialoguer uniquement avec l'organisateur de la session de formation. Si un invité envoie un message instantané à l'organisateur, il apparaît uniquement dans la zone d’affichage de la messagerie instantanée de l’organisateur. ƒ Animateur : Indique que les invités peuvent converser uniquement avec l'animateur de la réunion. Si un participant envoie un message instantané à l'animateur, il apparaît uniquement dans la zone d’affichage de la messagerie instantanée de l’animateur. ƒ Co-animateur : Indique que les invités peuvent converser en privé avec un ou tous les co-animateurs. ƒ Tous les invités : Indique que les invités peuvent converser avec tous les invités à la fois, sauf l’organisateur et l’animateur ou tous les participants à la fois, y compris tous les invités, l’organisateur de la session de formation et l’animateur. Session scindée avec : ƒ Organisateur : Indique que tous les invités peuvent participer aux sessions scindées uniquement avec l’organisateur de la session de formation. Ce privilège est activé par défaut. ƒ Animateur : Indique que tous les invités peuvent participer aux sessions scindées uniquement avec l’animateur. Ce privilège est activé par défaut. ƒ Co-animateurs : indique que les invités peuvent participer aux sessions scindées avec un ou tous les co-animateurs. Ce privilège est activé par défaut. ƒ Tous les invités : Indique que les invités peuvent participer aux sessions scindées soitavec les autres invités, sauf l'organisateur Training Center, l’animateur et les co-animateurs ou tous les participants, y compris tous les invités, l’organisateur de la session, Chapitre 12: Attribuer des privilèges au cours d’une session de formation 201 l’animateur et les co-animateurs. Tous les privilèges Indique que les invités ont tous les privilèges. 13 203 Chapitre 13 Organisateur uniquement Pendant une session de formation, vous pouvez sélectionner des sons qui seront émis lorsqu’un participant : ƒ Rejoint la session de formation ƒ Quitte la session de formation ƒ clique sur Lever la main dans le panneau Participants ƒ Clique sur Demander le micro dans le panneau Participants Pour associer un signal sonore aux actions des participants : 1 Dans la fenêtre de session, sélectionnez Préférences personnelles dans le menu Modifier. La boîte de dialogue Préférences personnelles s'affiche. 2 Sélectionnez le type d'action auquel vous souhaitez affecter un son en cliquant : ƒ Participer/Quitter ƒ Communications 3 Sélectionnez un son à l'aide de l'une de ces méthodes : ƒ Dans la liste déroulante correspondant à chaque action sélectionnée, choisissez un son. La liste déroulante contient le nom de tous les fichiers son enregistrés dans le dossier par défaut sur votre ordinateur. ƒ Cliquez sur Parcourir, puis sélectionnez un fichier son dans un autre dossier. 4 Optionnel. Pour écouter le son actuellement sélectionné, cliquez sur le bouton. Associer un signal sonore aux actions des participants Chapitre 13: Associer un signal sonore aux actions des participants 204 5 Cliquez sur OK. Remarque : ƒ Training Center enregistre vos préférences audio sur votre ordinateur. Cependant, si vous démarrez ou rejoignez une session de formation sur un autre ordinateur, vous devez paramétrer vos préférences à nouveau sur cet ordinateur. ƒ Les fichiers son doivent avoir une extension .wav ƒ Dans la plupart des cas, l'emplacement par défaut des fichiers audio est C:\WINDOWS\Media. Vous pouvez copier d’autres fichiers son dans le dossier Média ou dans tout autre répertoire pour les rendre disponibles dans la boîte de dialogue Préférences personnelles. 14 205 Chapitre 14 WebEx Audio vous permet d'utiliser soit votre téléphone soit votre ordinateur pour écouter les autres et parler au cours de votre session de formation : ƒ Téléphone—vous pouvez utiliser votre téléphone pour recevoir un appel pour la partie audio de la session de formation ou pour composer un numéro. ƒ Ordinateur—vous pouvez utiliser un casque connecté à votre ordinateur pour rejoindre la partie audio de la session de formation si l'ordinateur dispose d'une carte son prise en charge et d'une connexion Internet. Remarque : Si vous êtes un organisateur, vous pouvez inviter jusqu'à 500 personnes pour participer à la conférence audio. Après avoir rejoint la conférence, les participants peuvent basculer entre les modes audio avec peu voire aucune interruption. Dans une conférence en mode mixte, où certains participants utilisent le téléphone et d'autres les ordinateurs, 125 personnes peuvent parler. Votre rôle d’utilisateur dans une audioconférence détermine votre niveau de participation. Quel que soit votre rôle, le tableau suivant décrit les tâches de base qui y sont associées. Pour en savoir plus sur une tâche particulière, cliquer sur "En savoir plus" dans la description de la tâche. Utilisation de WebEx audio Chapitre 14: Utilisation de WebEx audio 206 Description de la tâche : Organiser une audioconférence : ƒ rejoindre ou quitter la conférence audio En savoir plus (à la page 206) ƒ basculer entre les modes de connexion audio En savoir plus (à la page 211) ƒ activer ou désactiver un ou plusieurs micros En savoir plus (à la page 213) ƒ utiliser l'authentification utilisateur pour rejoindre la conférence En savoir plus ? En savoir plus (à la page 215) ƒ modifier ou mettre à jour les numéros de téléphone dans votre profil utilisateur En savoir plus Appeler en utilisant le téléphone Appeler en utilisant l'ordinateur Participer à une audioconférence : ƒ rejoindre ou quitter la conférence audio En savoir plus (à la page 206) ƒ basculer entre les modes de connexion audio En savoir plus (à la page 211) ƒ demander à prendre la parole En savoir plus (à la page 214) ƒ activer ou désactiver votre micro En savoir plus (à la page 213) ƒ utiliser l'authentification utilisateur pour rejoindre la conférence En savoir plus (à la page 215) ƒ modifier ou mettre à jour les numéros de téléphone dans votre profil utilisateur En savoir plus Remarque : Si vous configurez un autre type de conférence audio—par exemple via un prestataire extérieur—vous devez gérer la conférence à l'aide des options fournies par cet autre prestataire. Se connecter à une Conférence audio Lorsque vous commencez ou rejoignez une session de formation qui utilise WebEx Audio, la boîte de dialogue Conférence Audio apparaît automatiquement sur votre écran. Quel dispositif souhaitez-vous utiliser pour parler et écouter au cours de la session de formation ? Chapitre 14: Utilisation de WebEx audio 207 ƒ Votre téléphone : Fournit généralement une bonne transmission vocale, mais peut avoir un coût. ƒ votre ordinateur (avec un casque et une connexion internet) : Cause parfois une transmission bruyante, ou une diffusion vocale irrégulière, mais n'a aucun coût associé. Vous pouvez sélectionner votre dispositif préféré depuis la boite de dialogue de la Conférence Audio qui apparait automatiquement après que vous ayez démarré ou rejoint une session de formation : 1) Utiliser le téléphone : Vous pouvez appeler ou être rappelé(e) par la session de formation. Plus (à la page 207) 2) Utiliser l'ordinateur pour l'audio : Sélectionner la flèche du bas, puis choisir Appeler en utilisant l'ordinateur. Plus (à la page 210) À tout moment au cours de la session de formation, vous pouvez changer de dispositif audio (à la page 211). Utiliser votre téléphone pour vous connecter à la partie audio Après avoir rejoint une session de formation, la boîte de dialogue Conférence Audio apparaît automatiquement. Lorsque vous utilisez votre téléphone pour vous connecter à la partie audio de la session de formation, vous pouvez appeler ou recevoir un rappel. ƒ Rappel—reçoit un appel à un numéro valide que vous entrez ou au numéro déjà enregistré dans votre profil d'utilisateur. Un numéro valide doit contenir l'indicatif et les sept chiffres du numéro de téléphone local. ƒ Appeler—effectuer un appel à partir de votre téléphone vers un numéro fourni par l'organisateur. La boîte de dialogue de l'audioconférence s'affiche automatiquement. Pour recevoir un rappel : Dans le panneau Utiliser le Téléphone de la boîte de dialogue Audioconférence, effectuez l'une des actions suivantes : Chapitre 14: Utilisation de WebEx audio 208 ƒ Cliquer sur Appelez-moi pour recevoir un appel au numéro affiché. ƒ Sélectionnez un autre numéro dans la liste déroulante des numéros disponibles, puis cliquez sur Appelez-moi. ƒ Sélectionnez Appelez-moi à un nouveau numéro dans la liste déroulante, tapez un numéro, puis cliquez sur Appelez-moi. ƒ Si cette option est disponible, sélectionnez Appelez-moi à un numéro interne à partir de la liste déroulante, puis cliquez sur Appelez-moi. Cette option déroulante (ou un autre label personnalisé défini par l'administrateur de votre site) s'affichera uniquement si la fonctionnalité de rappel interne est disponible sur votre site. L'icône d'un téléphone apparaît à côté de votre nom dans la liste des participants pour indiquer que vous utilisez votre téléphone dans la conférence audio, et un icône silence apparaît à côté de la vidéo pour vous permettre d'activer ou de désactiver votre micro suivant votre préférence. Plus (à la page 213) Vous pouvez basculer de l'utilisation de votre téléphone comme périphérique audio à l'utilisation de votre ordinateur à tout moment pendant l'audioconférence. Plus (à la page 211) Pour effectuer un appel international : 1 Dans le panneau Utiliser le Téléphone de la boîte de dialogue de l'audioconférence, sélectionnez Je vais appeler à partir du menu déroulant. Chapitre 14: Utilisation de WebEx audio 209 La boîte de dialogue de la Conférence Audio affiche les numéros internationaux par défaut. 2 Suivez les instructions pour rejoindre la conférence audio. 3 Optionnel. Pour afficher les numéros internationaux, cliquez sur le lien Tous les numéros d'appel internationaux. Une boîte de dialogue d'informations contenant les numéros internationaux. L'icône d'un téléphone apparaît à côté de votre nom dans la liste des participants pour indiquer que vous utilisez votre téléphone dans la conférence audio, et un icône silence apparaît à côté de la vidéo pour vous permettre d'activer ou de désactiver votre micro suivant votre préférence. Plus (à la page 213) Vous pouvez basculer de l'utilisation de votre téléphone comme périphérique audio à l'utilisation de votre ordinateur à tout moment pendant l'audioconférence. Plus (à la page 211) Pour quitter une conférence audio : 1 Cliquez sur Audio en dessous de la liste Participants. La boîte de dialogue Conférence audio s'affiche. 2 Cliquer sur Quitter la conférence audio. Votre participation à la conférence audio se termine ; cependant votre participation à la session de formation se poursuit jusqu'à ce que vous la quittiez ou que l'organisateur la clôture. Chapitre 14: Utilisation de WebEx audio 210 En utilisant votre ordinateur pour vous connecter à la partie audio Après avoir rejoint une session de formation, la boîte de dialogue Conférence Audio apparaît automatiquement. Lorsque vous utilisez votre ordinateur pour parler et écouter pendant une session de formation, votre ordinateur envoie et reçoit des sons via Internet. Pour se faire, votre ordinateur doit être équipé d'une carte son prise en charge et il doit être connecté à internet. Remarque : Pour une meilleure qualité audio et plus de confort, utilisez un casque d’ordinateur doté d’un micro de qualité supérieure, au lieu de haut-parleurs et d’un microphone. Pour utiliser votre ordinateur pour l'audio : 1) Sélectionnez la flèche. 2) Sélectionnez Appeler en utilisant l'ordinateur. Remarque : Si c'est la première fois que vous vous connectez à une session de formation avec votre ordinateur, un assistant d'installation s'affiche pour ajuster le réglage sonore (à la page 211). Après vous être connecté(e) à votre session de formation, vous pouvez 1) activer ou désactiver votre haut-parleur ou votre micro 2) changer le volume de votre haut-parleur ou de votre micro L'icône d'un casque apparaît à côté de votre nom et dans la liste des participants indiquant que vous utilisez votre téléphone dans la conférence audio, et une icône silence apparaît à côté de l'icône vidéo pour vous permettre d'activer ou désactiver votre micro selon votre préférence. En savoir plus (à la page 213) Vous pouvez basculer de l'utilisation de votre ordinateur comme périphérique audio à l'utilisation de votre téléphone à tout moment pendant l'audioconférence. En savoir plus (à la page 211) Chapitre 14: Utilisation de WebEx audio 211 Ajuster les paramètres de votre micro et de vos haut-parleurs Si vous utilisez votre ordinateur pour vous connecter à l'audio de la réunion, vous pouvez ajuster votre microphone et les paramètres de vos haut-parleurs pour optimiser votre environnement audio. Le test audio du haut-parleur/micro vous guide pour tester vos dispositifs, et paramétrer le niveau sonore de votre haut-parleur et de votre micro. Lorsque vous démarrez ou rejoignez une réunion pour la première fois, vous pouvez ouvrir l'assistant d'installation manuellement pour tester et régler votre dispositif sonore avant que vous n'utilisiez l'audio de votre ordinateur. Pour ouvrir le Test audio de votre haut-parleur/micro et régler vos paramètres sonores : 1 À partir de la fenêtre de réunion, sélectionnez Audio > Test audio du haut-parleur/micro. 2 Suivez les instructions. Conseil : Après avoir rejoint la partie audio de la réunion vous pouvez retester vos paramètres à tout moment en rouvrant simplement la boîte de dialogue Conférence audio et en cliquant sur Tester le haut-parleur/micro au bas de la boîte de dialogue. Changer de dispositif audio en cours de réunion Vous pouvez facilement passer d'un dispositif audio à un autre en cours d'une session de formation avec un minimum de gêne. Pour basculer d’une connexion de l’ordinateur au téléphone : 1) Ouvrez la boîte de dialogue de la conférence audio à partir de … la page de démarrage rapide … votre liste des participants … le menu Audio. … le Panneau de Commande Session (si vous êtes en mode partage) 2) Sélectionnez la flèche vers le bas à côté de Utiliser le téléphone. 3) Appelez le numéro de la zone Utiliser le téléphone et entrez le code d'accès et l'identifiant de l'invité, comme demandé par l'opérateur automatique. Après que vous ayez été connecté par Chapitre 14: Utilisation de WebEx audio 212 téléphone, votre connexion depuis votre ordinateur est automatiquement interrompue. Pour basculer de votre connexion téléphonique à un ordinateur : 1) Ouvrez la boîte de dialogue de la conférence audio à partir de … la page de démarrage rapide … votre liste des participants … le menu Audio. … le Panneau de Commande Session (si vous êtes en mode partage) 2) Sélectionnez la flèche du bas à côté de Utiliser l'ordinateur pour l'audio. 3) Sélectionnez Passer à l'utilisation de l'ordinateur. Votre connexion téléphonique est interrompue aussitôt que votre connexion par ordinateur est établie. (N'oubliez pas de basculer sur le casque de votre ordinateur.) Se connecter à la partie audio pendant le partage Si vous rejoignez une session de formation qui est déjà en cours et que vous ne pouvez voir que le contenu partagé, vous pouvez vous connecter à la partie audio de la session de formation depuis le Panneau de Commande Session. Pour vous connecter à la partie audio de la session de formation : 1) Sur le Panneau de Commande Session en haut de votre écran, sélectionnez Audio. La boîte de dialogue Audioconférence apparaît 2) Connectez-vous à la partie audio (à la page 206) de la session de formation comme vous le faites d'habitude. Chapitre 14: Utilisation de WebEx audio 213 Désactiver et réactiver les micros Le tableau suivant indique comment désactiver et réactiver rapidement les micros dans votre session de formation selon votre rôle d'utilisateur. Rôle Description de la tâche : Organisateur Windows : Faites un clic droit sur la liste des participants ƒ Désactiver les micros en Entrant pour désactiver tous les micros automatiquement lorsque les participants rejoignent une session de formation ƒ Activer ou Désactiver pour activer ou désactiver votre propre micro ou le micro d'un participant en particulier ƒ Désactiver tous pour activer ou désactiver les micros de tous les participants simultanément à tout moment au cours d'une session de formation En savoir plus (à la page 213) Participant Mac:Ctrl + clic dans la liste des Participants Sélectionnez l'icône Désactiver ou Activer pour désactiver ou activer votre propre micro. L'icône du micro sur la droite change de statut. Conseil : Pendant le partage, les participants peuvent désactiver et réactiver le son de leurs micros à partir du Panneau de Commande Session en haut de leurs écrans. Activer et désactiver les micros de tous les participants simultanément Organisateur et animateur uniquement Chapitre 14: Utilisation de WebEx audio 214 Vous pouvez activer et désactiver les micros de tous les participants simultanément. Cette option n’affecte pas le micro de l’organisateur et de l’animateur. Pour désactiver ou activer le micro de tous les participants : ƒ Windows : Faites un clic droit sur la liste des participants ƒ Mac : Ctrl + clic sur la liste des participants Sélectionner Désactiver tous ou Activer tous. L'icône du micro à droite du nom de chaque participant change de statut. Demander la parole lors d'une audioconférence Participant Si vous souhaitez prendre la parole et que l'organisateur a désactivé votre micro, vous pouvez demander à l'organisateur de réactiver votre micro pour que vous puissiez parler. Vous pouvez annuler votre demande à n’importe quel moment. Pour demander à parler Windows résultat Sélectionnez Lever la mainsur le panneau Participants L’indicateur Main levée s'affiche dans la liste Participant de l’organisateur et de l’animateur. Pour annuler votre demande Windows résultat Sélectionnez Baisser la main sur le panneau Participants L’indicateur Main levée disparaît de la liste Participant de l’organisateur et de l’animateur. Chapitre 14: Utilisation de WebEx audio 215 Pour demander à parler Mac résultat Sélectionnez l'icône Lever la main au bas du panneau Participants L’indicateur Main levée s'affiche dans la liste Participant de l’organisateur et de l’animateur. Pour annuler votre demande Mac résultat Sélectionnez l'icône Baisser la main au bas du panneau Participants L’indicateur Main levée disparaît de la liste Participant de l’organisateur et de l’animateur. Utiliser l’authentification de l’appelant pour démarrer ou prendre part à une audioconférence Uniquement les comptes organisateurs CLI (identification de la ligne de l’appelant) ou ANI (identification automatique du numéro) est une forme d’ID de l’appelant, un service de téléphonie intelligent qui transmet le numéro de téléphone de l'appelant lors de la réponse à l'appel. Tout appelant avec un compte de site d'organisateur peut être authentifié et placé dans l'audioconférence appropriée sans avoir à saisir le numéro d’une réunion. Si vous avez un compte organisateur et si votre site est compatible ANI/CLI, vous pouvez ƒ programmer une réunion avec l’authentification de la téléconférence ANI/CLI par connexion. ƒ être authentifié lorsque vous appelez une audioconférence compatible ANI/CLI à laquelle vous avez été invité par courrier électronique. L’authentification par connexion est établie en faisant correspondre votre adresse e-mail avec un numéro de téléphone dans votre profil utilisateur. ƒ spécifier le code PIN de l’authentification par connexion pour empêcher les « spoofers » d’utiliser votre numéro pour appeler une audioconférence Pour programmer une audioconférence avec l’authentification ANI/CLI : 1 Connectez-vous à votre site web Training Center. 2 Dans la barre de navigation, développez Organiser une réunion, et cliquez sur Programmer une réunion. La page Programmer une réunion s'affiche. Chapitre 14: Utilisation de WebEx audio 216 3 Cliquez sur Modifier les options audio. La boîte de dialogue Options audio apparaît. 4 Cochez la case Activer la conférence audio avec authentification CLI lors de l'appel des participants si elle n'est pas déjà cochée. Remarque : L’authentification de l’appelant est uniquement disponible pour les participants s’ils sont invités à une audioconférence compatible CLI/ANI par courrier électronique pendant le processus de planification d’une réunion. Un participant invité à l'audioconférence qui a déjà démarré, ne peut pas utiliser l'authentification de l’appelant. Spécifier l’authentification par connexion pour votre compte organisateur Si vous avez un compte d'organisateur et que votre site prend en charge l'authentification par connexion, vous pouvez configurer l'authentification pour un numéro de téléphone figurant dans votre profil utilisateur. Votre appel sera authentifiée en faisant correspondre votre adresse électronique aux numéros de téléphone spécifiques contenus dans votre profil chaque fois que vous appelez à une conférence audio compatible CLI (identification de l'appelant), ou ANI (numéro d'identification automatique) à laquelle vous avez été invité(e) par courrier électronique). Remarque : L’authentification de l’appelant est uniquement disponible si vous avez été invité à une téléconférence compatible CLI/ANI par e-mail pendant le processus de planification d’une réunion. L’authentification de l’appelant est uniquement disponible si vous appelez à une téléconférence compatible CLI/AN : ƒ à partir d’une invitation autre que par e-mail. ƒ à partir des invitations par messages électroniques produites pendant la réunion. Pour spécifier l’authentification par connexion pour votre compte organisateur : 1 Connectez-vous à votre site web Training Center. 2 Dans la barre de navigation, cliquez sur Mon WebEx. 3 Cliquez sur Mon profil. La page Mon profil WebEx apparaît. 4 Dans Informations personnelles, cochez la case Authentification par connexion près du numéro de téléphone pour lequel vous voulez activer l’authentification par connexion. 5 Cliquez sur Mettre à jour. Chapitre 14: Utilisation de WebEx audio 217 Utiliser le code PIN d’authentification Si vous avez un compte d'organisateur, et que votre site prend en charge les conférences audio CLI (identification de la ligne de l’appelant) ou ANI (numéro d'identification automatique), vous pouvez utiliser un PIN d'authentification pour empêcher les "spoofers" d'utiliser votre numéro pour se connecter à une conférence audio. Si l’administrateur de votre site définit le PIN d’authentification comme étant obligatoire pour tous les comptes utilisant l’authentification par connexion sur votre site, vous devez spécifier un numéro PIN ou l’authentification de l’appelant sera désactivé de votre compte. Pour spécifier le code PIN d’authentification : 1 Connectez-vous à votre site web Training Center. 2 Dans la barre de navigation, cliquez sur Mon WebEx. 3 Cliquez sur Mon profil. La page Mon profil WebEx apparaît. 4 Sous Informations Personnelles, dans le PIN : , entrez le numéro PIN à 4 chiffres de votre choix. 5 Cliquez sur Mettre à jour. Modifier ou actualiser vos numéros de téléphone enregistrés Vous pouvez modifier ou actualiser les numéros de téléphone contenus dans votre profil si vous n'avez pas encore rejoint l'audioconférence à partir de votre ordinateur. En plus, vous pouvez visualiser tous les cookies des numéros de téléphone enregistrés sur votre ordinateur. Toutes les mises à jour effectuées ne seront pas prises en compte jusqu'à votre prochaine participation à une session de formation. Pour modifier ou mettre votre profil à jour : 1 Effectuez l'une des opérations suivantes : ƒ Dans le menu Audio, choisissez Joindre la conférence Audio. ƒ Au bas du panneau Participants, cliquez sur Audio. Chapitre 14: Utilisation de WebEx audio 218 La boîte de dialogue Audioconférence apparaît. 2 Sélectionner Gérer les numéros de téléphone dans la liste déroulante au bas du panneau. La boîte de dialogue Gérer les numéros de téléphone s'affiche. 3 Cliquer sur Modifierpour mettre à jour les numéros de téléphone dans votre profil Mon WebEx, ouEffacer pour supprimer les numéros enregistrés dans les cookies sur votre ordinateur. Remarque : Vous ne pouvez pas participer à une conférence audio par téléphone si vous souhaitez modifier ou mettre à jour vos numéros de téléphone. 15 219 Chapitre 15 Votre rôle d’utilisateur dans une session de formation détermine votre niveau de partage de fichier. Quel que soit votre rôle, le tableau suivant décrit les tâches de base associées à ce rôle. Le type de fichiers que vous pouvez partager inclut les documents, les présentations, et les vidéos. Pour en savoir plus sur une tâche particulière, cliquer sur "En savoir plus" dans la description de la tâche. Description de la tâche : Organisateur Ouvrir et partager un fichier ou un tableau blanc ƒ apprendre les outils pour le partage En savoir plus (à la page 220) ƒ démarrer le partage En savoir plus (à la page 223) ƒ attribuer les privilèges de partage aux participants En savoir plus (à la page 220) ƒ enregistrer un fichier En savoir plus (à la page 237) Participant avec permissions accordées Voir et interagir avec les fichiers et les tableaux blancs partagés ƒ afficher les diapositives ou les pages En savoir plus (à la page 239) ƒ utiliser les outils pour annoter un document En savoir plus ƒ synchroniser votre affichage avec celui de l'organisateur En savoir plus (à la page 240) Partager des fichiers et des tableaux blancs Chapitre 15: Partager des fichiers et des tableaux blancs 220 Description de la tâche : Accorder des privilèges de partage Pour accorder ou retirer les privilèges d'un participant pendant une session de formation : 1 Dans la fenêtre session de formation, sélectionnez Attribuer des privilèges dans le menu Participant. La boite de dialogue Privilèges des participants apparait. 2 Accorder ou supprimer un privilège, comme suit : ƒ Pour accorder un privilège, sélectionner sa case à cocher. ƒ Pour accorder tous les privilèges aux invités, cocher la case Accorder tous les privilèges. ƒ Pour supprimer un privilège, décocher sa case. ƒ Pour aux privilèges préconfigurés, cliquer sur Réinitialiser les paramètres par défaut de session de formation. 3 Cliquez sur Accorder. Outils de la zone de présentation Zone de présentation Outils Les outils dans la barre d'outils de la zone de présentation du contenu vous permet de partager et d'effectuer des actions sur les tableaux blancs, ou des fichiers, comme des présentations ou des documents. Chapitre 15: Partager des fichiers et des tableaux blancs 221 Zone de présentation Outils Sélectionnez ce bouton en haut de la zone de présentation pour démarrer un nouveau tableau blanc. barre d'outils d'annotation-Sélectionnez un outil de dessin pour attirer l'attention sur l'écran, en utilisant des pointeurs, en mettant en surbrillance, ou en dessinant une forme En savoir plus (à la page 222) Affichage de la barre d'outils et du menu-Passer en mode plein écran, tourner les pages, faire un zoom avant ou arrière en utilisant ces outils. En savoir plus… Changer d'affichages dans un fichier ou un tableau blanc Vous pouvez basculer les affichages dans la zone de présentation en cliquant sur les icones d'affichage et en sélectionnant menu Affichage dans le coin inférieur gauche de la zone de présentation : Outils d’affichage Outil Icône Descriptions Afficher la miniature Pour afficher des vignettes, ou des miniatures, de pages partagées, des diapositives, ou des tableaux blancs à côté du contenu, cliquez sur Afficher la miniature. Cet outil permet de localiser rapidement une page ou une diapo. Affichage plein écran Permet d’afficher le contenu partagé en plein écran. Aide à vérifier que les participants peuvent voir toutes les activités sur leur écran. Elle empêche également les participants d’afficher ou utiliser d’autres applications sur leur écran pendant une présentation. Cliquer sur ESC pour retourner à la zone d'affichage du contenu. Faire pivoter la page Pour les documents au format paysage, vous pouvez faire pivoter les pages à gauche ou à droite de manière à les afficher correctement dans la zone de présentation. Chapitre 15: Partager des fichiers et des tableaux blancs 222 Outil Icône Descriptions Zoom avant/ Zoom arrière Vous permettent de modifier le taux d’agrandissement/réduction du contenu partagé. Cliquez sur ce bouton puis sur la page, la diapo ou le tableau blanc pour en modifier le taux d’agrandissement/réduction. Pour d’autres options d’agrandissement, cliquez sur la flèche vers le bas. Sync l'affichage pour tous permet à l’animateur de synchroniser l’affichage de tous les participants avec le sien. Cet outil permet de faire en sorte que tous les participants voient la même page ou la même diapositive, au même taux d’agrandissement, que ce qu’affiche votre écran. Utiliser les outils d'annotation sur le contenu partagé Lors d'une session de formation en ligne, vous pouvez utiliser les outils d'annotation dans le contenu partagé, mettre en surbrillance, expliquer, ou montrer une information : Outils d’annotation de base Outils d’annotation Icône Descriptions Pointeur Permet de mettre en évidence du texte ou des images dans le contenu en partage. Le pointeur prend la forme d’une flèche de votre couleur d’annotation et portant votre nom. Pour afficher le pointeur laser qui permet de désigner du texte et des images dans le contenu partagé à l’aide d’un « rayon laser », cliquez sur la flèche vers le bas. Cliquez à nouveau sur ce bouton pour rétablir le pointeur standard. Texte Permet de saisir du texte lors d’un partage. Les participants peuvent voir le texte dès que vous avez terminé de taper et que vous cliquez dans la zone de présentation, à l’extérieur de la zone de texte. Pour changer de police, sélectionner Police dans le menu Modifier. Cliquez à nouveau sur ce bouton pour désactiver l’outil Texte. Ligne Permet de tracer des lignes et des flèches lors d’un partage. Pour d’autres options, cliquez sur la flèche vers le bas. Cliquez sur ce bouton pour fermer l’outil Rectangle. Rectangle Permet de tracer des formes telles que des rectangles et des ellipses dans le contenu en partage. Pour d’autres options, cliquez sur la flèche vers le bas. Cliquez à nouveau sur ce bouton pour fermer l’outil Rectangle. Surligneur Permet de surligner du texte et d’autres éléments dans le contenu en partage. Pour d’autres options, cliquez sur la flèche vers le bas. Cliquez Chapitre 15: Partager des fichiers et des tableaux blancs 223 Outils d’annotation Icône Descriptions à nouveau sur ce bouton pour fermer l’outil Surligneur Couleur d'annotation Affiche la palette de couleurs d’annotation, dans laquelle vous pouvez choisir une autre couleur d’annotation. Cliquer sur ce bouton une seconde fois ferme la palette. Gomme Permet d’effacer du texte et des annotations ou de supprimer des pointeurs dans le contenu en partage. Pour effacer une seule annotation, cliquez dessus. Pour d’autres options, cliquez sur la flèche vers le bas. Cliquez à nouveau sur ce bouton pour désactiver la gomme. partager des fichiers Le partage de fichier est idéal pour présenter des informations que vous n'avez pas à modifier pendant la session de formation, tel qu'une vidéo ou une présentation de diapositives. Les Participants peuvent ƒ afficher les documents partagés dans leur zone de présentation sans avoir besoin de l’application dans laquelle a été créé le document. ƒ afficher un fichier media, tel qu'une vidéo, sans besoin de logiciel ou de matériel particuliers. ƒ afficher les effets d’animation et de transition définis pour les diapositives Microsoft PowerPoint en partage. Après le démarrage d'une session de formation, vous pouvez ouvrir une présentation ou un document à partager. Vous n'avez pas besoin de la sélectionner ou de la "charger" avant la session de formation. Pendant le partage, vous pouvez : ƒ Dessiner sur l'écran ƒ Utiliser un pointeur pour mettre en évidence du texte ou des images ƒ L'imprimer En savoir plus ƒ L'afficher à différentes tailles de grossissement, en miniature (diapositives), et en affichage plein écran En savoir plus (à la page 233) ƒ Synchroniser l'affichage de tous les participants avec l'affichage dans votre zone de présentation En savoir plus (à la page 234) ƒ Sauvegarder dans un fichier En savoir plus (à la page 237) Chapitre 15: Partager des fichiers et des tableaux blancs 224 À tout moment au cours d'une réunion, vous pouvez accorder des privilèges aux participants qui leur permettent d'annoter, d'enregistrer, d'imprimer et d'afficher différentes vues des présentations ou de contenu partagé. Partager des fichiers Vous pouvez partager un fichier, tel qu'un document, une présentation, ou une vidéo, qui se trouve sur votre ordinateur. Les participants peuvent afficher le fichier partagé dans leurs zones de présentation. Pour partager un fichier : 1 Dans le menu Partager, choisissez Bureau. La boîte de dialogue Partager un fichier apparaît. 2 Sélectionnez le document ou la présentation que vous souhaitez partager. 3 Cliquez sur Ouvrir. Le document ou la présentation en partage apparaît dans la zone de présentation. Choisir un mode d’importation pour le partage d’une présentation Pour les utilisateurs de Windows uniquement Avant de partager une présentation, vous pouvez choisir l’un des modes d’importation suivants : ƒ Universal Communications Format (UCF)-Le mode par défaut. Il vous permet d’afficher des animations et des effets de transition entre les diapositives dans des présentations Microsoft PowerPoint. En mode UCF, le Gestionnaire de formations importe les présentations plus rapidement qu'en mode pilote d'impression. Toutefois, il est possible que les pages ou les diapositives n'apparaissent pas de la même manière sur toutes les plateformes Gestionnaire de formations. ƒ Pilote d'impression-Affiche les présentations en partage de la même manière que s'ils étaient imprimés, ce qui assure un affichage homogène sur toutes les plates-formes prises en charge par le Gestionnaire de formations. Cependant, ce mode ne prend pas en charge les animations et les effets de transition entre les diapositives. Dans ce mode, il est possible que la première page ou diapositive apparaisse rapidement, mais la durée de l’importation totale est supérieure à celle en mode UCF. Remarque : Modifier le mode d’importation n’affecte pas les présentations en cours de partage. Pour appliquer un nouveau mode d’importation à une présentation en partage, vous devez tout d’abord la fermer puis la partager à nouveau. Chapitre 15: Partager des fichiers et des tableaux blancs 225 Pour choisir un mode d’importation pour les présentations en partage : 1 Dans la fenêtre session de formation, dans le menu session de formation, sélectionnez Options. La boîte de dialogue Options de session de formation apparaît, avec l’onglet Options sélectionné par défaut. 2 Cliquer sur l’onglet Mode d’importation. Les options de l’onglet Mode d’importation apparaissent. 3 Sélectionner le formatUniversal Communications ou Pilote d'impression. Partager un tableau blanc Le partage d'un tableau blanc vous permet de dessiner des objets et saisir du texte que tous les Participantspeuvent voir dans leurs zones de présentation. Vous pouvez aussi utiliser un pointeur pour mettre en évidence du texte ou des images sur un tableau blanc. Autres choses que vous pouvez faire pendant le partage d'un tableau blanc : ƒ L’afficher en plusieurs tailles, en miniature et en plein écran. ƒ Copier et coller des images à l'intérieur ƒ Réarranger sa position en référence à d'autres tableaux blancs ƒ L’imprimer ƒ Synchroniser l’affichage Participants' avec le contenu de la vôtre En savoir plus (à la page 234) ƒ L’enregistrer Chapitre 15: Partager des fichiers et des tableaux blancs 226 Si vous permettez à des participants d'annoter des diapositives et des pages, vous et les participants pouvez dessiner et taper sur un tableau blanc simultanément. Vous pouvez également permettre aux participants de sauvegarder, imprimer, et afficher différentes vues des tableaux blancs partagés. Pour en savoir plus, voir Assigner des privilèges de partage (à la page 220). Commencer le partage de tableaux blancs Il est possible de partager un tableau blanc sur lequel vous pouvez dessiner et saisir du texte. Les participants peuvent afficher un tableau blanc partagé dans l'aperçu de leur zone de présentation. Pour partager un tableau blanc : Dans le menu Partage, choisissez Tableau blanc. Remarque : ƒ Vous pouvez ajouter plusieurs pages à un tableau blanc en partage. Pour en savoir plus, voir Ajouter de nouvelles pages ou diapositives (à la page 230). ƒ Vous pouvez partager plusieurs tableaux blancs. Le crée un nouvel onglet Tableau blanc dans la zone de présentation pour chaque tableau blanc que vous partagez. Se déplacer dans des documents, présentations ou tableaux blancs Lorsque vous partagez un fichier, tel qu'un document, une présentation ou un tableau blanc, vous pouvez ƒ Vous déplacer dans des documents, présentations ou tableaux blancs à l'aide de la barre d'outils En savoir plus (à la page 227) ƒ Faire avancer les pages ou les diapositives automatiquement, à un intervalle de temps que vous indiquez En savoir plus (à la page 228) ƒ Effectuer des transitions d'animations et de diapositives dans une présentation En savoir plus (à la page 229) ƒ Utiliser les touches du clavier de votre ordinateur pour naviguer dans une présentation et afficher les animations sur les diapositives En savoir plus Chapitre 15: Partager des fichiers et des tableaux blancs 227 Vous déplacer dans les diapositives, pages ou tableaux blancs à l’aide de la barre d’outils Vous pouvez changer de page, diapositive ou tableau blanc dans la zone de présentation. Chaque document, présentation ou tableau blanc en partage apparaît dans un onglet en haut de la zone de présentation. Pour afficher des pages ou diapositives dans la zone de présentation : 1 Dans la zone de présentation session de formation, sélectionnez l’onglet du document, de la présentation ou du tableau blanc que vous souhaitez imprimer. S'il y a plus d'onglets que ce qui apparait en une fois, sélectionnez la flèche du bas pour voir une liste des onglets restants, ou utilisez les flèches de votre clavier d'avant en arrière pour tous les onglets. Sélectionnez la flèche du bas pour afficher les onglets restants 2 Dans la barre d’outils, cliquez sur un bouton pour changer de page ou de diapositive affichée. Sélectionnez la ƒ flèche du bas pour choisir une page ou une diapositive ƒ flèche gauche pour afficher la page ou la diapositive précédente ƒ flèche de droite pour afficher la page ou la diapositive suivante Remarque : ƒ Vous pouvez également afficher une autre page ou diapositive d’un document, d’une présentation ou d’un tableau blanc en cascade. Pour des détails, voir Afficher les miniatures (à la page 233). ƒ Vous pouvez automatiquement faire défiler des pages ou des diapositives à un intervalle que vous spécifiez. Pour en savoir plus, voir Faire défiler des pages ou des diapositives automatiquement (à la page 228). ƒ Vous pouvez automatiquement faire défiler des pages ou des diapositives à un intervalle que vous spécifiez. Pour en savoir plus, voir Animer et ajouter des effets aux diapositives partagées (à la page 229). Chapitre 15: Partager des fichiers et des tableaux blancs 228 Faire défiler des pages ou des diapositives automatiquement Lorsque vous partagez un document ou une présentation dans la zone de présentation, vous pouvez faire défiler automatiquement les pages ou les diapositives à un intervalle de votre choix. Lorsque vous lancez le défilement automatique de pages ou diapositives, vous pouvez l’interrompre à tout moment. Pour faire défiler automatiquement des pages ou des diapositives : 1 Dans la zone de présentation de la fenêtre de session de formation sélectionnez l'onglet du document ou de la présentation pour lequel vous désirez faire défiler automatiquement les pages ou les diapositives. 2 Dans le menu Affichage, sélectionnez Défilement automatique des pages. La boîte de dialogue Défilement automatique des pages apparaît. 3 Pour modifier l'intervalle de temps pour les pages qui défilent, procédez comme suit : ƒ cliquez sur les boutons haut ou bas pour augmenter ou diminuer l'intervalle ƒ saisir un intervalle temps spécifique Facultatif : Pour refaire défiler des pages ou des diapositives une fois qu'elles ont toutes été affichées, cochez la case Revenir au début et reprendre le défilement des pages. 4 Cliquez sur Commencer. 5 Optionnel. Fermez la boîte de dialogue Défilement automatique des pages en cliquant sur le bouton Fermer dans le coin supérieur droit de cette boîte. Les pages ou les diapositives continuent à avancer à l’intervalle spécifié. Pour arrêter le défilement automatique de pages ou diapositives : 1 Si vous avez fermé la boîte de dialogue Défilement automatique des pages, sélectionnez l'option du même nom dans le menu Affichage. La boîte de dialogue Défilement automatique des pages apparaît. 2 Cliquez sur Arrêter. Chapitre 15: Partager des fichiers et des tableaux blancs 229 Animer et ajouter des effets à des diapositives en partage Lorsque vous partagez une présentation Microsoft PowerPoint dans la zone de présentation, vous pouvez afficher des animations et des effets de transition entre les diapositives, tout comme avec l’option Diaporama de PowerPoint. Remarque : Pour effectuer des animations et des transitions entre diapositives, vous devez partager la présentation comme fichier Universal Communications Format (UCF) (.ucf). Le mode d'importation UCF convertit automatiquement un fichier PowerPoint (.ppt) en un fichier UCF lorsque vous le partagez. En savoir plus… (à la page 224) ƒ Pour obtenir les meilleurs résultats lors du partage d’une présentation créée à l’aide de Microsoft PowerPoint 2002 pour Windows XP, utilisez un ordinateur équipé d’un processeur Intel Celeron, Pentium 500 MHz ou une version supérieure. ƒ Si au moins un des participants à la session de formation utilise le Gestionnaire de formations Java, les transitions des animations et des diapositives ne s'afficheront pas pendant la session de formation. L'organisateur de la session de formation peut empêcher les participants de rejoindre une session de formation en utilisant le Gestionnaire de formations Java lors de la programmation de la session de formation. Pour exécuter des animations et des effets de transition entre les diapositives dans une présentation en partage : 1 Assurez-vous que la zone de présentation est sélectionnée en cliquant dedans. La zone de présentation est sélectionnée si un cadre bleu apparaît autour du bord extérieur de la diapositive qui y est affichée. 2 Dans la barre d'outils, sélectionnez les flèches appropriées pour déplacer votre présentation. Sélectionnez la ƒ flèche déroulante pour sélectionner une page ou une diapositive ƒ flèche gauche pour afficher la page ou la diapositive précédente ƒ flèche de droite pour afficher la page ou la diapositive suivante Manipuler des pages ou diapositives Lorsque vous partagez un fichier, tel qu'un document, une présentation ou un tableau blanc, vous pouvez Chapitre 15: Partager des fichiers et des tableaux blancs 230 ƒ Ajoutez de nouvelles pages ou diapositives, pour annotation En savoir plus (à la page 230) ƒ Collez les images que vous copiez du bloc notes de votre ordinateur dans une nouvelle page ou diapositive dans un document, une présentation, ou un tableau blanc en partage En savoir plus (à la page 230) Ajouter de nouvelles pages aux fichiers partagés ou aux tableaux blancs Lorsque vous partagez un document, une présentation ou un tableau blanc dans la zone de présentation, vous pouvez ajouter une nouvelle page ou diapositive vierge pour annotation. Pour ajouter une nouvelle page ou diapositive : 1 Dans la zone de présentation, sélectionnez l’onglet du document, de la présentation ou du tableau blanc auquel vous souhaitez ajouter une page ou une diapositive. 2 Sélectionner Ajouter Page depuis le menu Modifier. Une nouvelle page s'affiche dans la zone d'affichage du contenu, à la fin du document, de la présentation ou du tableau blanc sélectionné. Conseil : Si vous avez ajouté de multiples pages à un document partagé ou sur un tableau blanc, vous pouvez afficher des vignettes (à la page 233) pour faciliter la lecture et naviguer sur les pages que vous avez ajoutées. Coller des images dans des pages, diapositives ou tableaux blancs Si vous copiez une image bitmap dans votre presse-papiers, vous pouvez la coller dans une page, diapositive, ou tableau blanc de la zone de présentation. Par exemple, vous pouvez copier une image dans une page Web ou dans une application, puis la partager rapidement en la collant dans la zone de présentation. Pour coller une image dans une page, une diapositive ou un tableau blanc de la zone de présentation : 1 Dans la zone de présentation, sélectionnez l’onglet du document, de la présentation ou du tableau blanc dans lequel vous souhaitez coller une image. 2 Dans le menu Modifier, sélectionnez Coller comme nouvelle page. L’image apparaît dans une nouvelle page dans la zone de présentation, à la fin du document, de la présentation ou du tableau blanc sélectionné. Chapitre 15: Partager des fichiers et des tableaux blancs 231 Remarque : Vous pouvez coller dans la zone d'affichage du contenu toutes sortes d’images bitmap, par exemple des images GIF, JPEG, BMP, ou TIF. Toutefois, vous ne pouvez pas coller d'autres type d'images tel que EPS ou Photoshop (PSD) dans la zone de présentation. Contrôler l’affichage des présentations, documents ou tableaux blancs Tous les fichiers partagés, tels que les présentations, documents, ou tableaux blancs, apparaissent dans la zone de présentation de la fenêtre session de formation. Un onglet s’affiche en haut de la zone de présentation pour chaque document, présentation ou tableau blanc en partage. Selon votre rôle et les privilèges dont vous disposez, vous pouvez effectuer les opérations suivantes lorsque vous visualisez le contenu partagé de la zone de présentation : ƒ Agrandissez (à la page 231) les diapositives, les pages, ou les tableaux blancs ƒ Affichez les miniatures (à la page 233) de diapositives, de pages, ou de tableaux blancs. ƒ Afficher en plein écran (à la page 232) une page, une diapositive ou un tableau blanc. ƒ Synchroniser les affichages de tous les participants (à la page 234) d'une page ou d'une diapositive avec l'affichage qui apparait dans votre zone de présentation Zoom avant ou arrière A l’aide des outils de la barre d’outils de la zone de présentation, vous pouvez : ƒ Faire un zoom avant ou arrière sur une page, une diapositive, ou un tableau blanc ƒ Ajuster la taille d’une page, d’une diapositive ou d’un tableau blanc à la zone de présentation ƒ Ajuster la taille d’une page, d’une diapositive ou d’un tableau blanc à la zone de présentation ƒ Désactiver l’outil Zoom à tout moment Chapitre 15: Partager des fichiers et des tableaux blancs 232 Pour faire un zoom avant ou arrière depuis une page, une diapositive, ou un tableau blanc : Dans la barre d'outils de la zone de présentation : ƒ Sélectionnez le Zoom avant ou le bouton Zoom arrière , puis faites glisser votre souris dans cette zone. Relâchez le bouton de votre souris. ƒ Pour effectuer un zoom avant ou arrière à un pourcentage prédéterminé, sélectionnez la flèche allant vers le bas à gauche du bouton Zoom avant/Zoom arrière , puis sélectionnez le pourcentage. Pour ajuster la taille d'une page, d'une diapositive, ou d'un tableau blanc dans la zone de présentation : Dans la barre d'outils, sélectionnez la flèche allant vers le bas à gauche des boutons Zoom avant/Zoom arrière. Choisissez une option d'affichage Pour arrêter un outil de zoom : Dans la barre d'outils, cliquez sur le bouton Zoom avant/Zoom arrière. Contrôler l'affichage plein écran Vous pouvez agrandir la taille d’une page, d’une diapositive ou d’un tableau blanc affiché dans la zone de présentation de manière à occuper la totalité de l’écran. L'affichage en plein écran remplace l'affichage normal de la fenêtre session de formation. Vous pouvez revenir à un affichage normal à n’importe quel moment. Chapitre 15: Partager des fichiers et des tableaux blancs 233 Remarque : Si l'animateur d'une session de formation affiche une vue plein écran d'une page, d'une diapositive, ou d'un tableau blanc, les écrans des participants affichent automatiquement une vue plein écran également. Cependant, les participants peuvent contrôler l'affichage plein écran indépendamment de leurs fenêtres de session de formation. Pour passer à l’affichage en plein écran : Dans la barre d'outils de la zone de présentation, sélectionnez l'icône Plein écran. Pour revenir à affichage normal : Sur le Panneau de Commande Session, sélectionnez l'icône stop pour revenir à la fenêtre principale. Afficher miniatures Vous pouvez afficher en miniature des pages, diapositives ou tableaux blancs en partage dans la zone de présentation. Les miniatures permettent de localiser rapidement une page partagée ou une diapositive que vous souhaitez afficher dans l'afficheur de contenu. Pour afficher des diapositives, pages ou tableaux blancs en miniature : 1 Dans la zone de présentation, sélectionnez l’onglet du document, de la présentation ou du tableau blanc pour lequel vous souhaitez afficher des miniatures. 2 Dans la barre d'outils de la zone de présentation, sélectionnez Afficher les miniatures depuis le menu Affichage. Des miniatures de toutes les pages ou diapositives du document, de la présentation ou du tableau sélectionné apparaissent dans l’afficheur de miniatures, dans la colonne de gauche. Chapitre 15: Partager des fichiers et des tableaux blancs 234 3 Optionnel. Pour afficher une page ou une diapositive dans la zone de présentation, double-cliquez sur sa miniature dans l’afficheur de miniatures. Remarque : Les participants doivent avoir à la fois les privilèges d'affichage des miniatures et d'affichage de chaque page pour afficher la miniature d'une page ou d'une diapositive en taille réelle dans la zone de présentation. Pour fermer l’afficheur de miniatures : Dans la barre d'outils de la zone de présentation, sélectionnez Cacher la miniature depuis le menu Affichage. Synchroniser l'affichage de tous les participants Vous pouvez synchroniser l'affichage d'une page, d'une diapositive, ou d'un tableau blanc partagé dans la zone de présentation de tous les participants avec l'affichage dans votre zone de présentation. Après avoir synchronisé les affichages, la page, la diapositive, ou le tableau blanc dans les zones de présentation des participants apparaissent à la même taille que dans votre propre zone de présentation. Pour synchroniser l'affichage des diapositives, pages, ou tableaux blancs du participant : Dans le menu Affichage au bas de la fenêtre, sélectionnez Sync l'affichage pour tous. Chapitre 15: Partager des fichiers et des tableaux blancs 235 Sync l'affichage pour tous Effacer les annotations Vous pouvez effacer toutes les annotations que vous ou un autre participant avez ajoutées sur une page, une diapositive ou un tableau blanc en partage dans la zone de présentation. Vous pouvez effacer : ƒ Toutes les annotations à la fois ƒ Uniquement des annotations spécifiques ƒ Si vous êtes l’animateur ou l’organisateur, supprimez tous vos annotations Outils d'annotation Pour effacer toutes les annotations d’une page, d’une diapositive ou d’un tableau blanc en partage : 1 Dans la barre d’outils d'annotation, cliquez sur la flèche vers le bas à droite de la Gomme. Gomme 2 Choisir Effacer toutes les annotations. Remarque : Seules les annotations sur la page ou la diapositive affichée dans votre zone de présentation sont supprimées. Les annotations qui se trouvent sur d’autres pages ou diapositives ne sont pas supprimées. Si vous êtes l’animateur ou l’organisateur, vous pouvez supprimez toutes les annotations que vous avez effectuées. Pour effacer toutes vos annotations d’une page, d’une diapositive ou d’un tableau blanc en partage : 1 Dans la barre d’outils d'annotation, cliquez sur la flèche vers le bas à droite de la Gomme. Gomme Chapitre 15: Partager des fichiers et des tableaux blancs 236 2 Choisir Supprimer toutes les annotations. Pour effacer des annotations spécifiques sur une page, une diapositive ou un tableau blanc en partage : 1 Dans la barre d’outils, cliquez sur l'icône Gomme Gomme Le pointeur de la souris se transforme en gomme. 2 Cliquez sur l’annotation que vous souhaitez effacer. Pour désactiver la gomme : Dans la barre d’outils, cliquez sur l'icône Gomme Gomme Effacer les pointeurs Vous pouvez supprimer vos propres pointeurs sur toutes les diapositives, pages ou tableaux blancs en partage dans la zone de présentation Si vous êtes un animateur, vous pouvez également effacer les pointeurs de tous les participants. Outils d’annotation Pour supprimer votre propre pointeur sur toutes les diapositives, les pages ou les tableaux blancs en partage : 1 Dans la barre d’outils, cliquer sur la flèche descendante à droite de l’icône Gomme. Gomme 2 Choisir Effacer mon pointeur. Chapitre 15: Partager des fichiers et des tableaux blancs 237 Enregistrer, ouvrir et imprimer des présentations, documents ou tableaux blancs Les participants de session de formation (organisateurs, animateurs, et participants ayant des privilèges) peuvent accéder aux documents, présentations, et tableaux blancs présentés dans une session de formation. Par exemple, vous pouvez : ƒ enregistrer une présentation partagée En savoir plus (à la page 237) ƒ ouvrir un document enregistré En savoir plus (à la page 238) ƒ imprimer un tableau blanc En savoir plus (à la page 239) Enregistrer une présentation, un document ou un tableau blanc Vous pouvez enregistrer tout document, présentation ou tableau blanc en partage dans la zone d'affichage du contenu. Un fichier enregistré comprend toutes les pages ou diapositives du document, de la présentation ou du tableau blanc qui apparaît dans la zone d'affichage du contenu, y compris les annotations et pointeurs ajoutés par vous ou les autres invités. Les fichiers sont enregistrés au format Universal Communications (UCF, avec l’extension .ucf). Vous pouvez ouvrir un fichier .ucf aussi bien au cours d'une session de formation qu'en dehors d'une session de formation. Après avoir enregistré un document, présentation ou tableau blanc, vous pouvez l’enregistrer à nouveau et écraser le fichier original ou sauvegarder une copie dans un autre fichier. Pour enregistrer une nouvelle présentation, un nouveau document, tableau blanc affiché dans la zone d'affichage du contenu : 1 Dans le menu Fichier, sélectionner Enregistrer > Document. La boîte de dialogue Enregistrer le document sous s'affiche. 2 Sélectionnez l’emplacement où vous souhaitez sauvegarder le fichier. 3 Entrez un nom de fichier dans la boîte Nom de fichier. Pour enregistrer les modifications apportées à un document, une présentation ou un tableau blanc sauvegardé affiché dans la zone d'affichage du contenu : Dans le menu Fichier, sélectionner Enregistrer > Document. Le Gestionnaire de formations enregistre les changements apportés au fichier existant. Chapitre 15: Partager des fichiers et des tableaux blancs 238 Pour enregistrer une copie d’un document, une présentation ou un tableau blanc : 1 Dans le menu Fichier, sélectionner Enregistrer sous > Document. La boîte de dialogue Enregistrer le document sous s'affiche. 2 Effectuez l'une des opérations suivantes ou les deux : ƒ Entrez un nouveau nom de fichier. ƒ Sélectionnez le nouvel emplacement où vous souhaitez sauvegarder le fichier. Ouvrir un document, une présentation ou un tableau blanc enregistré. Si vous avez sauvegardé un document, une présentation, ou un tableau blanc qui apparait dans la zone de présentation durant une session de formation, vous pouvez suivre l'une des procédures suivantes : ƒ Ouvrir le fichier dans la zone de présentation durant une autre session de formation pour le partage. Seul un animateur ou les participants quoi ont le privilège du Partage de documents peuvent ouvrir un fichier enregistré durant une session de formation. ƒ Ouvrez le fichier à tout moment sur le bureau de votre ordinateur. Si vous ouvrez un fichier sauvegardé sur votre bureau, il apparaît dans la version Gestionnaire de documents WebEx autonome, « offline », de la zone de présentation. Un document, une présentation ou un tableau blanc sauvegardé est enregistré au format Universal Communications (UCF, avec l'extension .ucf Pour ouvrir un document, une présentation ou un tableau blanc sauvegardé dans la zone de présentation : 1 Dans le menu Fichier, sélectionnez Ouvrir et Partager. La boite de dialogue Partager le document s'affiche. 2 Sélectionnez le fichier correspondant au document, à la présentation, ou au tableau blanc que vous souhaitez ouvrir. 3 Cliquez sur Ouvrir. Pour ouvrir sur votre bureau un document, une présentation ou un tableau blanc sauvegardé, procédez comme suit : Double-cliquez sur le fichier correspondant. Le document, la présentation ou le tableau blanc s’ouvre dans l’afficheur de documents WebEx. Chapitre 15: Partager des fichiers et des tableaux blancs 239 Imprimer des présentations, documents ou tableaux blancs Vous pouvez imprimer tout document, présentation ou tableau blanc en partage affiché dans la zone de présentation. La copie imprimée d'un contenu partagé inclut toutes les annotations et pointeurs ajoutés. Pour imprimer le document en partage : 1 Dans la zone de présentation, sélectionnez l’onglet du document, de la présentation ou du tableau blanc que vous souhaitez imprimer. 2 Dans le menu Fichier, sélectionnez Imprimer > Document. 3 Sélectionnez les options d’impression souhaitées, puis imprimez le document. Remarque : Lorsque vous imprimez un élément en partage dans la zone de présentation, le Gestionnaire de formations ajuste sa taille à celle de la page. Cependant, pour les tableaux blancs, le Gestionnaire de formations imprime uniquement le contenu situé entre les lignes pointillées du tableau blanc. Si vous êtes participant d' une session de formation… Si vous participez à une session de formation, (et que vous n'avez pas pris un autre rôle, tel qu'organisateur ou animateur), vous pouvez vous déplacer indépendamment dans les documents partagés et le présentations, si l'organisateur vous a attribué ces privilèges. Pour les documents, présentations et tableaux blancs en partage, vous pouvez : ƒ afficher n'importe quelle page En savoir plus (à la page 239) ƒ synchroniser votre affichage avec l'affichage de l'organisateur En savoir plus (à la page 240) ƒ sauvegarder les documents partagés En savoir plus (à la page 237) ƒ ouvrir les documents partagés En savoir plus (à la page 238) ƒ imprimer les documents partagés En savoir plus (à la page 239) Afficher des pages, diapositives ou tableaux blancs Pour les participants Chapitre 15: Partager des fichiers et des tableaux blancs 240 Si vous disposez des privilèges appropriés, vous pouvez vous déplacer vers différentes pages, diapositives ou « pages » de tableau blanc dans la zone de présentation. Chaque document, présentation ou tableau blanc en partage apparaît dans un onglet en haut de la zone de présentation. 1 Dans la zone de présentation session de formation, sélectionnez l’onglet du document, de la présentation ou du tableau blanc que vous souhaitez imprimer. S'il y a plus d'onglets que ce qui apparait en une fois, sélectionnez la flèche du bas pour voir une liste des onglets restants, ou utilisez les flèches de votre clavier d'avant en arrière pour tous les onglets. Sélectionnez la flèche du bas pour afficher les onglets restants 2 Dans la barre d’outils, cliquez sur un bouton pour changer de page ou de diapositive affichée. Sélectionnez la ƒ flèche du bas pour choisir une page ou une diapositive ƒ flèche gauche pour afficher la page ou la diapositive précédente ƒ flèche de droite pour afficher la page ou la diapositive suivante Synchroniser l’affichage des pages, diapositives ou tableaux blancs Durant une session de formation, vous pouvez synchroniser l’affichage du contenu partagé dans votre zone de présentation avec celui de l’animateur. Cette option est utile par exemple si vous affichez une diapo précédente dans une présentation et souhaitez retourner rapidement à la diapositive que l’animateur est en train de présenter. L’affichage est également remis aux dimensions de la zone de présentation de l’animateur. Pour synchroniser votre affichage du contenu partagé dans la zone de présentation : Dans le menu Affichage au bas de la fenêtre, sélectionnez Sync l'affichage avec celui de l'animateur. Synchroniser l’affichage avec l'animateur 16 241 Chapitre 16 Le partage d’un outil comme une application logicielle ne se fait pas comme le partage d’un document ou d’une présentation. Lorsque vous partagez un logiciel pendant une session de formation, une fenêtre de partage s'ouvre automatiquement sur les écrans de tous les participants. Dans cette fenêtre spécifique de partage, vous pouvez montrer : ƒ une application (par exemple, vous voulez modifier un document en tant que groupe ou expliquer à votre équipe le fonctionnement d'un outil) ƒ un bureau d'ordinateur (pour partager facilement plusieurs applications en même temps et partager des répertoires de fichiers ouverts sur votre ordinateur) ƒ navigateur web (très utile pour partager des pages Web particulières avec des participants ou montrer un intranet privé) ƒ toute application ou le bureau d'un ordinateur distant exécutant Access Anywhere (par exemple, vous êtes en voyage, et l'ordinateur contenant les informations dont vous avez besoin se trouve dans votre bureau) Les paramètres de votre site et votre rôle d'utilisateur dans une session de formation détermine votre niveau de participation dans le partage du logiciel. Quel que soit votre rôle, le tableau suivant décrit les tâches de base relatives à ce rôle. Pour des instructions détaillées sur une tâche particulière, sélectionnez "En savoir plus" à côté de la description de la tâche. Partager un logiciel Chapitre 16: Partager un logiciel 242 Rôle Description de la tâche : Organisateur et animateur Logiciels en partage : ƒ Partager les applications En savoir plus … (à la page 242) ƒ Partager votre bureau En savoir plus (à la page 245) ƒ Partager un navigateur Web En savoir plus (à la page 247) ƒ Partager un ordinateur distant En savoir plus (à la page 249) ƒ Contrôlez l'apparence de votre logiciel en partage En savoir plus (à la page 259) ƒ Annoter le logiciel partagé En savoir plus (à la page 267) ƒ Laisser un participant contrôler votre logiciel partagé En savoir plus (à la page 270) participant Afficher et utiliser le logiciel en partage : ƒ Contrôlez l'apparence de votre logiciel en partage En savoir plus (à la page 264) ƒ Demander à contrôler le logiciel partagé En savoir plus (à la page 274) ƒ Annoter le logiciel partagé En savoir plus (à la page 267) ƒ Arrêter la participation du partage de logiciel En savoir plus (à la page 276) Partager des applications Vous pouvez utiliser le partage d'application pour montrer à tous les participants de la session de formation une ou plusieurs applications de votre bureau. Le partage d’applications est utile si vous souhaitez présenter ou modifier un document pendant une session de formation. Chapitre 16: Partager un logiciel 243 Les participants peuvent visualiser l'application partagée, incluant tous les mouvements de souris sans avoir à lancer l'application que vous partagez sur leurs ordinateurs. Voici quelques tâches que vous pouvez accomplir : ƒ Arrêter le partage d'une application En savoir plus (à la page 243) et ouvrir plus d'applications à partager En savoir plus (à la page 244) ƒ Contrôler l'apparence et afficher le logiciel partagé (mettre en pause, changer l'affichage plein écran, etc.) En savoir plus (à la page 259) ƒ Annoter et dessiner sur une application partagée En savoir plus (à la page 267) et permettre aux participants de dessiner En savoir plus (à la page 270) ƒ Apprendre à partager une application En savoir plus (à la page 279) ƒ Arrêter le partage d'une application En savoir plus (à la page 245) Lancement du partage d’applications Organisateur ou animateur uniquement Vous pouvez partager n'importe quelle application sur votre ordinateur avec les participants de la session de formation. Pour partager une application : 1 Dans le menu Partage, choisissez Application. La liste des applications actuellement utilisées sur votre ordinateur est affichée. 2 Effectuer l'une des opérations suivantes : ƒ Si l'application que vous souhaitez partager est en cours d'utilisation, sélectionnez-la dans la liste pour commencer de la partager. Chapitre 16: Partager un logiciel 244 ƒ Si l'application que vous souhaitez partager n'est pas en cours d'utilisation, sélectionnez Autre application. La boite de dialogue Autre Application apparait, affichant une liste de toutes les applications présentes sur votre ordinateur. Sélectionnez l'application, puis sélectionnez Partager. Votre application apparait dans la fenêtre de partage sur les écrans des participants. Pour obtenir quelques conseils pour un partage efficace des applications, voir Astuces pour le partage de logiciels (à la page 279). Partager plusieurs applications à la fois Organisateur ou animateur uniquement Si vous partagez déjà une application, vous pouvez partager d’autres applications en même temps. Chaque application que vous partagez apparait dans la même fenêtre de partage sur les écrans des participants. Pour partager une application supplémentaire : Sélectionnez l'application que vous voulez partager : ƒ Si cette application est déjà ouverte : Sélectionner le bouton Partager. Chaque application que vous avez ouverte sur votre bureau dispose de ces boutons au coin supérieur droit Conseil : Lorsque vous ouvrez une application réduite, elle s’ouvre avec les boutons de partage au coin supérieur droit. ƒ Si l'application n’est pas encore ouverte : Sélectionnez le bouton Partager l'application dans le Panneau de Commande Session. Vous pouvez également le trouver en utilisant l'explorateur de fichier ou tout autre outil que vous utilisez pour trouver les applications sur votre ordinateur. Lorsque vous l’ouvrez, il apparaît avec le bouton Partage. Votre application apparait dans la fenêtre de partage sur les écrans des participants. Training Center suit le nombre d’applications que vous partagez actuellement : Le bouton Partager à droite de Mettre en pause vous permet de sélectionner les différents types de contenu que vous souhaitez partager. Chapitre 16: Partager un logiciel 245 Conseil : Vous pouvez également partager plusieurs applications en partageant le bureau de votre ordinateur. Pour en savoir plus, voir Partager votre bureau (à la page 245). Arrêter le partage des applications pour tous les participants Organisateur ou animateur uniquement Vous pouvez arrêter le partage d’une application à n’importe quel moment. Lorsque vous arrêtez le partage d'une application, les participants ne peuvent plus la voir. Si vous partagez plusieurs applications simultanément, vous pouvez soit arrêter le partage d’une application spécifique soit arrêter le partage de toutes les applications à la fois. Pour arrêter le partage d’une application spécifique parmi plusieurs applications en partage : Sur la barre de titre de l'application que vous ne souhaitez plus partager, sélectionnez le bouton Stop , ou dans le Panneau de Commande Session, sélectionnez le bouton STOP . Pour arrêter le partage de toutes les applications : Dans le Panneau de Commande Session, sélectionnez le bouton Stop. Vous pouvez également suspendre le partage : Sélectionnez le bouton Pause (situé à côté du bouton Stop). Partager votre bureau Vous pouvez partager l'intégralité du contenu de votre ordinateur, incluant toutes les applications, fenêtres, et répertoires de fichiers qui s'y trouvent. Participants peuvent voir votre bureau partagé, incluant tous les mouvements de souris. Chapitre 16: Partager un logiciel 246 Tâches relatives au partage de votre bureau : ƒ Commencer le partage de votre bureau En savoir plus (à la page 246) ƒ Contrôler comment les participants voient votre logiciel en partage (mettre en pause, passer en mode plein écran, etc.) En savoir plus (à la page 259) ƒ Annoter et dessiner sur votre bureau En savoir plus (à la page 267) et permettre aux participants d'annoter En savoir plus (à la page 270) ƒ Lire quelques conseils sur le partage efficace de votre bureau En savoir plus (à la page 279) ƒ Arrêter le partage de votre bureau En savoir plus (à la page 247) ƒ Permettre à un participant de contrôler le bureau partagé En savoir plus... (à la page 270) Commencer le partage de bureau Organisateur ou animateur uniquement Vous pouvez partager les bureaux de votre ordinateur avec les participants de votre session de formation. Pour partager votre bureau : 1 Dans le menu Partage, choisissez Bureau. Si vous avez plusieurs écrans, un sous menu affiche les moniteurs disponibles. 2 Sélectionnez un moniteur à partager. Votre bureau s'affiche sur l’écran des invités dans une fenêtre en partage. Pour obtenir quelques conseils pour un partage efficace des applications, voir Astuces pour le partage de logiciels. (à la page 279) Chapitre 16: Partager un logiciel 247 Remarque : Si votre bureau a plusieurs images d'arrière plan ou de motifs, ou un papier peint, il se peut que votre logiciel Gestionnaire de formations les supprime de l'affichage des participants pour améliorer la performance du partage de bureau. Arrêter le partage du bureau Vous pouvez arrêter à tout moment le partage du bureau. Pour arrêter le partage de votre bureau : Dans le Panneau de Commande Session, sélectionnez le bouton Stop. Vous pouvez également suspendre le partage : Sélectionnez le bouton Pause (situé à côté du bouton Stop). Si vous êtes un participant, plutôt qu'un animateur, sélectionnez le bouton Retour pour quitter la session de partage. Vous ne quittez pas la session de formation, mais la partie en partage. Partager un navigateur Un animateur utilise le partage du navigateur Web pour montrer à tous les participants de la session de formation toutes les pages Web auxquelles il ou elle accède dans un navigateur. Le partage de navigateur Web est utile pour montrer aux participants les pages Web sur internet, ou l'intranet privé ou l'ordinateur de l'animateur. Les participants peuvent voir le navigateur Web de l'animateur, y compris les mouvements de la souris, dans une fenêtre de partage sur leurs ordinateurs. Tâches associées au partage d’un navigateur Web : ƒ Démarrez le partage d'un navigateur Web En savoir plus (à la page 248) ƒ Contrôlez comment les participants voient le navigateur Web partagé en savoir plus ƒ Annotez et dessinez sur un navigateur Web partagé En savoir plus et laisser le participant dessiner sur un navigateur Web partagé En savoir plus Chapitre 16: Partager un logiciel 248 ƒ Apprenez comment partager les navigateurs Web de manière efficace En savoir plus (à la page 279) ƒ Arrêter le partage d’un navigateur En savoir plus (à la page 248) Commencer le partage d’un navigateur Organisateur ou animateur uniquement Vous pouvez partager un navigateur Web avec les participants session de formation Pour partager un navigateur : 1 Dans le menu Partager, choisissez Navigateur. Votre navigateur Web par défaut s’ouvre. 2 Accédez à une page Web dans votre navigateur. Remarque : Les participants voient toutes les nouvelles fenêtres de navigation que vous ouvrez. Vous pouvez montrer plusieurs pages Web simultanément aux participants Arrêter le partage d’un navigateur Vous pouvez arrêter le partage d’un navigateur à tout moment. Pour arrêter le partage d’un navigateur : Sur la barre de titre de l'application que vous ne souhaitez plus partager, sélectionnez le bouton Stop. Conseil : Vous pouvez aussi suspendre temporairement le partage du navigateur plutôt que l'arrêter. Pour en savoir plus, voir Interrompre et reprendre le partage d'un logiciel (à la page 260) Chapitre 16: Partager un logiciel 249 Partager un ordinateur à distance Un animateur utilise le partage d'un ordinateur distant pour montrer un ordinateur distant à tous les participants de la session de formation. Selon la façon dont est configuré l'ordinateur distant, l'animateur peut montrer la totalité du bureau ou juste certaines applications. Le partage d'un ordinateur distant est très utile pour montrer aux participants une application ou un fichier qui est disponible uniquement sur un ordinateur distant. Les participants peuvent voir l'ordinateur distant, incluant les mouvements de souris de l'animateur, dans une fenêtre de partage sur leurs écrans. En tant qu’animateur, vous pouvez partager un ordinateur distant lors d’une session de formation si : ƒ Vous avez installé l’agent Access Anywhere sur l’ordinateur à distance ƒ Vous vous êtes connecté à votre site Web Training Center avant de rejoindre la session de formation, si vous n'êtes pas l'organisateur d'origine de la session de formation Pour des informations sur la configuration d’un ordinateur afin d'y accéder à distance, se référer au Guide de l’utilisateur d’Access Anywhere. Tâches relatives au partage d'un ordinateur distant : ƒ Démarrer le partage d'un ordinateur distant En savoir plus (à la page 249) ƒ Contrôlez comment et ce que les participants voient sur l'ordinateur distant en partage (mettre en pause, changer en mode plein écran, etc.) En savoir plus (à la page 259) ƒ Changer les paramètres sur un ordinateur distant pendant que vous le partagez En savoir plus (à la page 253) ƒ Arrêter le partage d'un ordinateur distant En savoir plus (à la page 252) Partager un ordinateur à distance Organisateur ou animateur uniquement Si vous avez déjà configuré un ordinateur pour Access Anywhere, vous pouvez partager l’ordinateur lors d’une session de formation.. Pour partager un ordinateur à distance : 1 Dans le menu Partage, choisissez Ordinateur à distance. 2 La boîte de dialogue Access Anywhere apparaît. Chapitre 16: Partager un logiciel 250 3 Sous Ordinateurs à distance, sélectionnez l’ordinateur que vous souhaitez partager. 4 Dans la partie Applications, sélectionnez l’application que vous souhaitez partager. Si vous avez configuré l’ordinateur à distance de sorte à pouvoir accéder à la totalité du bureau, l’option Bureau s'affiche sous Applications. 5 Sélectionnez Se connecter. Selon la méthode d’authentification que vous choisissez en installant Access Anywhere sur votre ordinateur, vous réalisez une des tâches suivantes : ƒ Si vous choisissez l’authentification par code d’accès : Vous saisissez le code d’accès que vous avez enregistré lors de l’installation de l’ordinateur distant. ƒ Si vous choisissez l’authentification par téléphone : Vous recevez un appel au numéro que vous avez enregistré lors de l’installation de l’ordinateur distant. 6 Terminez votre authentification. ƒ Si vous choisissez l’authentification par code d’accès : Tapez votre code d'accès dans la fenêtre, puis sélectionnez OK. ƒ Si vous choisissez l’authentification par téléphone : Suivez les instructions vocales. Chapitre 16: Partager un logiciel 251 Remarque : ƒ Si vous n’êtes pas l’organisateur initial de la session de formation vous devez vous connecter à votre site Web Training Center avant de prendre part à une session de formation au cours de laquelle vous souhaitez partager un ordinateur à distance. Si vous êtes déjà connecté à votre une session de formation, mais pas à votre site, vous devez quitter la session de formation, vous connecter à votre site, puis rejoindre la session de formation. ƒ Si un économiseur d'écran protégé par un mot de passe est en cours d'exécution sur l'ordinateur distant, votre session de formation ferme automatiquement une fois que vous entrez votre code d'accès ou mot de passe. ƒ Si l’ordinateur à distance fonctionne sous Windows NT ou 2000 et si vous devez vous connecter à l’ordinateur, vous devez envoyer une commande Ctrl+Alt+Suppr à l’ordinateur. ƒ Si vous configurez l’ordinateur de sorte à pouvoir accéder à plusieurs applications, vous pouvez partager des applications supplémentaires simultanément. Partager d’autres applications sur un ordinateur à distance en partage Organisateur ou animateur uniquement Vous pouvez partager plusieurs applications sur un ordinateur à distance que vous avez configuré pour ne pouvoir accéder qu’à certaines applications et non pas à la totalité du bureau. Les participants session de formation peuvent afficher toutes les applications simultanément. Pour partager une application supplémentaire sur un ordinateur à distance en partage : 1 Dans le Panneau de Commande Session, sélectionnez la flèche du bas (le dernier bouton sur le Panneau de Commande Session). Puis choisir Partager une application distante. Chapitre 16: Partager un logiciel 252 2 Dans la case Sélectionner l'application, sélectionner l'application que vous désirez partager. Après avoir choisi une autre application à partager, toutes les autres applications précédemment sélectionnées restent ouvertes. Exemple : Vous avez ouvert en premier l’application Paint. Puis vous choisissez Notepad dans la boîte Sélectionner Application. Les deux applications restent ouvertes sur le bureau partagé. 3 Sélectionnez OK. Arrêter le partage d’un ordinateur à distance Organisateur ou animateur uniquement Vous pouvez arrêter le partage d'un ordinateur à distance au cours d'une session de formation à tout moment. Lorsque vous arrêtez le partage d’un ordinateur à distance, le serveur Access Anywhere déconnecte votre ordinateur local de l’ordinateur à distance. L’ordinateur à distance reste connecté au serveur Access Anywhere de sorte que vous puissiez y accéder à nouveau lorsque vous le souhaitez. Chapitre 16: Partager un logiciel 253 Avant d’arrêter le partage de l’ordinateur à distance : Pour assurer la sécurité et la confidentialité de l’ordinateur à distance, effectuez l'une des opérations suivantes : ƒ Fermez toute application que vous avez lancée durant la session de partage. ƒ Si l’ordinateur à distance fonctionne sous Windows 2000 et si vous avez des privilèges administrateur sur cet ordinateur, déconnectez-vous de l’ordinateur ou verrouillez-le. Pour accéder à ces options, exécutez la commande Ctrl+Alt+Suppr sur l’ordinateur à distance à partir du poste local. En savoir plus... (à la page 257) ƒ Indiquez un mot de passe pour l’économiseur d’écran et configurez-le pour qu’il apparaisse après une courte période d’inactivité, par exemple 1 minute. ƒ Déconnectez l’ordinateur si vous ne prévoyez pas d’y accéder à nouveau. Pour arrêter le partage de l’ordinateur à distance : Sur le Panneau de Commande Session, sélectionnez Arrêter le partage. Le partage s’arrête et vous redevenez le gestionnaire de session de formation. Gérer un ordinateur distant en partage Organisateur ou animateur uniquement Lors du partage d'un ordinateur à distance au cours d'une session de formation, vous pouvez gérer cet ordinateur distant en sélectionnant des options et en exécutant des commandes. Vous pouvez sélectionner les options suivantes : ƒ Activer ou désactiver le clavier et la souris de l'ordinateur distant En savoir plus (à la page 255) ƒ Réduire la résolution de l'écran sur l'ordinateur distant pour qu'il corresponde à celui de votre ordinateur, ou restaurer la résolution sur l'ordinateur distantEn savoir Plus (à la page 254) ƒ Ajuster la taille de l'affichage de l'ordinateur distant qui apparait dans la fenêtre de partage, incluant le zoom avant et arrière depuis l'affichage et mettre l'affichage à l'échelle pour qu'il corresponde à la fenêtre de partage En savoir plus (à la page 256) Chapitre 16: Partager un logiciel 254 ƒ Cacher ou afficher les contenus de l'écran de l'ordinateur distant à l'endroit distant En savoir plus (à la page 256) Remarque : Les changements effectués sur ces options ne s’appliquent à l’ordinateur distant que lors de la session de partage en cours. Les changements n’affectent pas les options par défaut que vous avez sélectionnées pour l’ordinateur à distance dans les préférences de l’agent Access Anywhere. Vous pouvez lancer les commandes suivantes : ƒ Combinaison des touches Ctrl+Alt+Supp, qui vous permet d'accéder à des options pour vous connecter, vous déconnecter, verrouiller, pu déverrouiller un PC Windows En savoir plus (à la page 257) ƒ Une commande pour acheminer les applications distantes sur le devant de votre écran, si elles se trouvent derrière d'autres applications ou si elles sont réduites En savoir plus (à la page 258) Réduire la résolution d’écran pour un ordinateur distant en partage Lorsque vous partagez un ordinateur distant, vous pouvez en réduire la résolution d’écran. Cette option évite de devoir faire défiler l’écran de l’ordinateur distant pour voir le bureau ou les applications qui sont actives. La réduction de la résolution d’écran apparait également sur toutes les fenêtres de partage des participants. Vous pouvez revenir au paramètre original de résolution d’écran à tout moment lors d’une session d’accès à distance. Pour réduire la résolution d’écran d’un ordinateur à distance : Dans le Panneau de Commande Session, sélectionnez la flèche du bas (le dernier bouton sur le Panneau de Commande Session). Puis, sélectionner Réduire la résolution d'écran pour l'adapter à cet ordinateur. Chapitre 16: Partager un logiciel 255 Remarque : ƒ Si vous réduisez la résolution d’écran d’un ordinateur à distance lors d’une session de partage, l’agent Access Anywhere restaure la résolution originale lorsque vous terminez la session. ƒ Vous pouvez spécifier de réduire ou non la résolution d’écran de l’ordinateur à distance automatiquement lorsque vous vous y connectez. Pour en savoir plus, se reporter au Guide de l’utilisateur d’Access Anywhere. Désactiver et activer le clavier et la souris d'un ordinateur distant Organisateur ou animateur uniquement Lorsque vous partagez un ordinateur à distance, vous pouvez en désactiver le clavier et la souris pour éviter que quelqu’un l’utilise pendant que vous y accédez. Vous pouvez réactiver le clavier et la souris d’un ordinateur à distance à tout moment. Pour activer ou désactiver le clavier et la souris d’un ordinateur à distance : Sur le Panneau de Commande Session, sélectionnez la flèche du bas. Puis choisir Désactiver le Clavier et la Souris. La flèche du bas est située à la fin du panneau Panneau de Commande Session. Une coche face à la commande indique que le clavier et la souris sont désactivés. S’il n’y a pas de coche, le clavier et la souris sont activés. Remarque : ƒ Si vous désactivez le clavier et la souris d’un ordinateur à distance lors d’une session de partage, l’agent Access Anywhere les réactive une fois que la session est terminée. ƒ Vous pouvez spécifier de désactiver ou non le clavier et la souris de l’ordinateur à distance automatiquement lorsque vous vous y connectez. Pour en savoir plus, se reporter au Guide de l’utilisateur d’Access Anywhere. Chapitre 16: Partager un logiciel 256 Ajuster la taille d’affichage d’un ordinateur distant en partage Organisateur ou animateur uniquement Pendant que vous partagez un ordinateur distant, vous pouvez ajuster la taille de l'affichage en partage en effectuant l'une des opérations suivantes : ƒ Sélectionnez un pourcentage prédéfini auquel vous souhaitez afficher la vue de l’ordinateur distant. ƒ Effectuez un zoom avant/arrière sur l’ordinateur distant. ƒ Redimensionnez la vue de l’ordinateur distant pour qu’elle tienne dans la fenêtre en partage. Pour ajuster la taille d’affichage d’un ordinateur distant en partage : Sur le Panneau de Commande Session, sélectionnez la flèche du bas (la dernière touche sur le panneau) puis choisissez Afficher. Choisissez une option d'affichage dans le menu. Désactiver l’affichage sur un ordinateur à distance en partage Organisateur ou animateur uniquement Chapitre 16: Partager un logiciel 257 Pendant que vous partagez un ordinateur à distance, vous pouvez choisir de ne rien afficher à l’écran de l’ordinateur à distance pour empêcher toute personne qui se trouverait à proximité de l’ordinateur de voir le contenu en partage. Si le contenu en partage sur un ordinateur à distance est masqué, vous pouvez l’afficher à tout moment. Pour masquer ou afficher le contenu de l’écran d’un ordinateur à distance : Sur le Panneau de Commande Session, sélectionnez la flèche du bas (la dernière touche sur le panneau) puis choisissez Effacer l'écran. Une coche face à la commande indique que le contenu de l’écran de l’ordinateur à distance ne s’affiche pas. S’il n’y a pas de coche, le contenu de l’écran de l’ordinateur à distance s’affiche. Remarque : ƒ Si vous choisissez de ne rien afficher à l’écran d’un ordinateur à distance lors d’une session de partage, l’agent Access Anywhere active l’affichage une fois que la session est terminée. ƒ Vous pouvez pré configurer l'écran de l'ordinateur distant pour que celui-ci n'affiche rien après que vous vous soyez connecté. Pour en savoir plus, se reporter au Guide de l’utilisateur d’Access Anywhere. Envoyer une commande Ctrl+Alt+Suppr sur un ordinateur distant en partage Organisateur ou animateur uniquement Pendant que vous partagez un ordinateur à distance exécutant Windows, vous pouvez envoyer une commande Ctrl+Alt+Suppr à cet ordinateur pour accéder aux options vous permettant de : ƒ Vous connecter à l’ordinateur ƒ Vous déconnecter de l’ordinateur ƒ Verrouiller l’ordinateur ƒ Déverrouiller l’ordinateur Pour envoyer une commande Ctrl+Alt+Suppr à un ordinateur distant en partage : Sur le Panneau de Commande Session, sélectionnez la flèche du bas (la dernière touche sur le panneau) puis choisissez Effacer l'écran. Envoyer Ctrl+Alt+Suppr. Chapitre 16: Partager un logiciel 258 Sélectionner une application sur un ordinateur distant partagé Organisateur ou animateur uniquement Si vous avez configuré un ordinateur distant seulement pour partager certaines applications et non l'ensemble du bureau, vous ne pouvez travailler qu'avec une application à la fois. Vous pouvez facilement virer et partager une autre application. Pour choisir une autre application à partager : Sur le panneau de commande de la session de formation, sélectionnez la flèche du bas, Puis choisir Partager une application distante. Sélectionner l'application que vous souhaitez partager dans la liste de l'application. Chapitre 16: Partager un logiciel 259 Contrôler les vues des logiciels en partage Rôle Description de la tâche : Organisateur ou animateur ƒ Mettre en pause ou reprendre le partage En savoir plus ƒ Contrôler l'affichage plein écran du logiciel partagé En savoir plus (à la page 259) ƒ Synchroniser les affichages En savoir plus (à la page 261) Participant ƒ Contrôlez votre affichage du logiciel partagé En savoir plus (à la page 264) ƒ Fermez votre fenêtre de partage En savoir plus (à la page 265) L'animateur peut contrôler les affichages d'un bureau en partagesur les écrans des participants, d'un ordinateur distant (si disponible), d'une application ou d'un navigateur Web. Les participants peuvent manipuler leur affichage individuel du logiciel en partage Chapitre 16: Partager un logiciel 260 Suspendre et reprendre le partage d’un logiciel Organisateur ou animateur uniquement Lors du partage du logiciel, vous pouvez temporairement mettre le partage en pause pour geler les affichages des invités. Si vous souhaitez ramener les invités à la fenêtre session de formationpendant un partage, interrompre le partage du logiciel concerné permet d’économiser les ressources de votre ordinateur et la bande passante de votre connexion Internet. Cette possibilité est également utile si vous ne souhaitez pas que les invités voient certaines opérations sur le logiciel en partage. Vous pouvez à tout moment reprendre le partage et restaurer l’affichage du logiciel concerné à l’écran des invités. Pour suspendre le partage d’un logiciel : Sélectionnez le bouton Pause, situé à droite du bouton Stop. Le mot "Paused" s'affiche sur le panneau. Un message bref s'affiche indiquant que l'affichage du participant sera gelé jusqu'à ce que vous ayez terminé le partage. De plus, le texte du bouton Pause change en Reprendre. Pour reprendre le partage d’un logiciel : Sélectionnez le bouton Reprendre. Contrôler l’affichage plein écran du logiciel en partage Organisateur ou animateur uniquement Vous pouvez basculer les affichages des participants pour le partage d'une application, d'un ordinateur distant (si disponible), ou d'un Navigateur Web entre une fenêtre standard et un affichage plein écran. Chapitre 16: Partager un logiciel 261 Un affichage en plein écran du logiciel en partage correspond à la totalité de l'écran du participant et n'inclut pas une barre de titre ou des barres de défilement. Les participants peuvent écraser vos paramètres pour contrôler l'affichage plein écran ou pour effectuer un zoom avant ou arrière sur le logiciel en partage sur leurs ordinateurs. Pour afficher en plein écran un logiciel en partage : Sur le Panneau de Commande Session, sélectionnez la flèche du bas (le dernier bouton sur le panneau) puis choisissez Afficher. Puis choisir Plein écran pour les Participants. Pour voir les commandes du panneau, sélectionnez le bouton gris de la flèche du bas (il s'agit du dernier bouton). Synchroniser l’affichage d’un logiciel en partage Organisateur ou animateur uniquement Pendant le partage d'une application, d'un bureau (si le partage de bureau est disponible), d'ou un navigateur Web, vous pouvez synchroniser l'affichage du logiciel de tous les participants avec le vôtre. Synchroniser les affichages d'un logiciel partagé assure que la fenêtre de partage apparaisse en tant que fenêtre active sur les écrans des participants. Par exemple, si un participant a réduit la fenêtre de partage, ou qu'il a déplacé une autre fenêtre par-dessus, la fenêtre de partage devient la fenêtre active lorsque vous synchronisez les affichages. Remarque : Synchroniser les affichages n'a aucun effet sur la taille à laquelle le logiciel en partage apparait sur les écrans des participants. Les participants peuvent contrôler la taille de leurs affichages indépendamment. Pour synchroniser votre affichage avec celui des participants : Sur le Panneau de Commande Session, sélectionnez la flèche du bas (le dernier bouton sur le panneau) puis choisissez Affichage. Puis sélectionnez Synchroniser pour Tous. Chapitre 16: Partager un logiciel 262 Sélectionnez un moniteur à partager Sélectionnez un moniteur à partager : 1 Commencer le partage de votre bureau : ƒ Sur la page de Démarrage Rapide, sélectionnez Partager le bureau. Si deux écrans ou plus sont détectés sur votre système, une fenêtre apparait et vous permet de sélectionner l'un des écrans. ƒ Dans le menu Partage, choisissez Bureau. Un sous-menu affiche les écrans disponibles. Chapitre 16: Partager un logiciel 263 2 Sélectionnez le document à partager. Le Panneau de Commande Session indique l'écran que vous partagez.. Si vous partagez le même écran que celui où se trouve Panneau de Commande Session, il indique, "Vous partagez cet écran". Si vous partagez un écran qui n'est pas le même écran que celui de Panneau de Commande Session, il indique, "Vous partagez l'écran ." De plus, une bordure verte apparait autour de l'écran que vous partagez. Pour sélectionner un autre écran à partager : 1 Dans le panneau de Commandes de la réunion, cliquez sur le bouton Sélectionnez le contenu à partager. 2 Dans le sous-menu qui apparait, cliquez sur le bouton Sélectionner le contact à partager. Un sous-menu affiche les écrans disponibles. Chapitre 16: Partager un logiciel 264 3 Sélectionnez le document à partager. Le Panneau de Commande Session indique l'écran que vous partagez.. De plus, une bordure verte apparait autour de l'écran que vous partagez. Contrôler votre vue en tant que participant Participants uniquement Lorsque vous visualisez ou contrôlez à distance un logiciel en partage, vous pouvez spécifier les options suivantes pour déterminer l'aperçu d'un logiciel en partage sur votre écran : ƒ Afficher le logiciel en plein écran ou dans une fenêtre standard. L'affichage en plein écran d'une application ou du bureau en partage occupe la totalité de votre écran et la barre de titre ainsi que les barres de défilement n'apparaissent plus. ƒ Redimensionner le bureau ou l'application en partage pour tenir dans la vue plein écran ou standard où il/elle apparaît. Pour contrôler l’affichage d’un logiciel en partage : Sur le Panneau de Commande Session, sélectionnez la flèche du bas (la dernière touche sur le panneau) puis choisissez Afficher. Puis choisir une option du menu. Chapitre 16: Partager un logiciel 265 Conseil : Pour basculer rapidement d'une fenêtre standard vers le mode plein écran d'un logiciel partagé et inversement, double-cliquez sur le logiciel en partage. Fermer votre fenêtre de partage sur l'écran du participant Participants uniquement Pendant que vous visualisez ou contrôlez à distance un logiciel en partage, vous pouvez fermer à tout moment la fenêtre en partage où apparaît le logiciel. Fermer une fenêtre en partage vous permet de revenir à la fenêtre session de formation. Lorsque vous fermez une fenêtre en partage, vous pouvez la rouvrir à tout moment. Pour fermer une fenêtre en partage : 1 Sur le Panneau de Commande Session, sélectionnez la flèche du bas (le dernier bouton sur le panneau) puis choisissez Stop