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IT Administrator Guide for Mass Deployment of the Cisco Webex Meetings Desktop and Productivity Tools (WBS39.10 and Later) First Published: 2019-11-01 Last Modified: 2019-11-05
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IT Administrator Guide for Mass Deployment of the Cisco Webex Meetings Desktop and Productivity Tools (WBS39.10 and Later) First Published: 2019-11-01 Last Modified: 2019-11-05 Americas Headquarters Cisco Systems, Inc. 170 West Tasman Drive San Jose, CA 95134-1706 USA http://www.cisco.com Tel: 408 526-4000 800 553-NETS (6387) Fax: 408 527-0883 THE SPECIFICATIONS AND INFORMATION REGARDING THE PRODUCTS IN THIS MANUAL ARE SUBJECT TO CHANGE WITHOUT NOTICE. ALL STATEMENTS, INFORMATION, AND RECOMMENDATIONS IN THIS MANUAL ARE BELIEVED TO BE ACCURATE BUT ARE PRESENTED WITHOUT WARRANTY OF ANY KIND, EXPRESS OR IMPLIED. USERS MUST TAKE FULL RESPONSIBILITY FOR THEIR APPLICATION OF ANY PRODUCTS. THE SOFTWARE LICENSE AND LIMITED WARRANTY FOR THE ACCOMPANYING PRODUCT ARE SET FORTH IN THE INFORMATION PACKET THAT SHIPPED WITH THE PRODUCT AND ARE INCORPORATED HEREIN BY THIS REFERENCE. IF YOU ARE UNABLE TO LOCATE THE SOFTWARE LICENSE OR LIMITED WARRANTY, CONTACT YOUR CISCO REPRESENTATIVE FOR A COPY. The Cisco implementation of TCP header compression is an adaptation of a program developed by the University of California, Berkeley (UCB) as part of UCB's public domain version of the UNIX operating system. All rights reserved. Copyright © 1981, Regents of the University of California. NOTWITHSTANDING ANY OTHER WARRANTY HEREIN, ALL DOCUMENT FILES AND SOFTWARE OF THESE SUPPLIERS ARE PROVIDED “AS IS" WITH ALL FAULTS. CISCO AND THE ABOVE-NAMED SUPPLIERS DISCLAIM ALL WARRANTIES, EXPRESSED OR IMPLIED, INCLUDING, WITHOUT LIMITATION, THOSE OF MERCHANTABILITY, FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE AND NONINFRINGEMENT OR ARISING FROM A COURSE OF DEALING, USAGE, OR TRADE PRACTICE. IN NO EVENT SHALL CISCO OR ITS SUPPLIERS BE LIABLE FOR ANY INDIRECT, SPECIAL, CONSEQUENTIAL, OR INCIDENTAL DAMAGES, INCLUDING, WITHOUT LIMITATION, LOST PROFITS OR LOSS OR DAMAGE TO DATA ARISING OUT OF THE USE OR INABILITY TO USE THIS MANUAL, EVEN IF CISCO OR ITS SUPPLIERS HAVE BEEN ADVISED OF THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGES. Any Internet Protocol (IP) addresses and phone numbers used in this document are not intended to be actual addresses and phone numbers. Any examples, command display output, network topology diagrams, and other figures included in the document are shown for illustrative purposes only. Any use of actual IP addresses or phone numbers in illustrative content is unintentional and coincidental. All printed copies and duplicate soft copies of this document are considered uncontrolled. See the current online version for the latest version. Cisco has more than 200 offices worldwide. Addresses and phone numbers are listed on the Cisco website at www.cisco.com/go/offices. Cisco and the Cisco logo are trademarks or registered trademarks of Cisco and/or its affiliatesin the U.S. and other countries. To view a list of Cisco trademarks, go to this URL: www.cisco.com go trademarks. Third-party trademarks mentioned are the property of their respective owners. The use of the word partner does not imply a partnership relationship between Cisco and any other company. (1721R) © 2019 Cisco Systems, Inc. All rights reserved. CONTENTS CHAPTER 1 Introduction 1 Overview 1 Webex Meetings Desktop App and Productivity Tools Features List 1 Installation Package for the Webex Meetings Desktop App and Productivity Tools 2 Normal Installation 2 CHAPTER 2 Silent Installation by Administrator 3 Silent Installation by Administrator Overview 3 Use the Command Line for Silent Uninstall 3 Table of Webex Meetings Desktop App Flags 4 Table of Webex Meetings Productivity Tools Flags 6 Upgrade Users Who Don't Have Administrative Privilege 7 Use the Command Line to Manage the Scheduling Menu 8 Use the Command Line to Set the Default Scheduling Type 9 Use the Command Line for Silent Installation 10 Uninstall Multiple Versions Prior to WBS39.10 10 Processes to Terminate 11 CHAPTER 3 Silent Installation Using Microsoft SCCM 13 Silent Installation Using SCCM Overview 13 Limitations for Silent Install and Uninstall 13 Deploy, Update, and Retire the Desktop App and Productivity Tools Using SCCM 14 IT Administrator Guide for Mass Deployment of the Cisco Webex Meetings Desktop and Productivity Tools (WBS39.10 and Later) iii IT Administrator Guide for Mass Deployment of the Cisco Webex Meetings Desktop and Productivity Tools (WBS39.10 and Later) iv Contents CHAPTER 1 Introduction • Overview, on page 1 • Webex Meetings Desktop App and Productivity Tools Features List, on page 1 • Installation Package for the Webex Meetings Desktop App and Productivity Tools, on page 2 • Normal Installation, on page 2 Overview This document is designed to help your organization understand the tasks involved in installing the Cisco Webex Meetings desktop app and Productivity Tools. It's a comprehensive guide that covers various types of installations, including a single-computer installation and large-scale installations using Microsoft System Center Configuration Manager (SCCM). The Cisco Webex Meetings desktop app andProductivity Tools was a single package prior to WBS39.10 and from WBS39.10 there are two separate packages. Webex Meetings Desktop App and Productivity Tools Features List Cisco Webex Meetings Desktop App Panel • Start Personal Room meetings • Join recent Personal Room meetings • Join upcoming meetings • Synced meetings list with Microsoft Outlook calendar • Automatic wireless connection to video devices and content sharing on video devices • Automatically join Webex meetings from connected video devices Meeting Window (In-Meeting Experience) • Audio and video connection within a meeting • Content sharing IT Administrator Guide for Mass Deployment of the Cisco Webex Meetings Desktop and Productivity Tools (WBS39.10 and Later) 1 • Recording • Video connection through video devices • Chat • Notes Webex Meetings Productivity Tools • Webex Meetings integration to Outlook • Microsoft Windows right-click menus • Webex toolbar for Microsoft Office • Microsoft Excel • Microsoft PowerPoint • Microsoft Word • Webex Meetings integration with Internet Explorer • Webex Meetings integration with instant messengers • Microsoft Office Skype for Business Installation Package forthe Webex Meetings Desktop App and Productivity Tools Prior to WBS39.10, the webexapp.msi contained the pre-meeting and in-meeting components of the Webex Meetings app. It also contained all integrations such as Microsoft Outlook, Office (Word, Excel, and PowerPoint), Microsoft Skype for Business, Microsoft Lync, Internet Explorer, and IBM Lotus Notes. From WBS39.10, the Webex Meetings Desktop App and Productivity Tools are two separate packages. The webexapp.msi package contains the pre-meeting and in-meeting components of the Webex Meetings app. The webexplugin.msi package contains all integrations such as Microsoft Outlook, Office (Word, Excel, and PowerPoint), Microsoft Skype for Business, Internet Explorer, and IBM Lotus Notes. Users can see a new package available for Productivity Tools on the Downloads page. Any user requiring the above integrations must install the Productivity Tools package. Normal Installation Starting with the WBS39.10 update, IT administrators must either enable Automatically Upgrade Webex Productivity Tools or deploy both the desktop app andProductivity Toolsto retain Microsoft Office integrations. Mass deployment of just the desktop app removesthe previous version of the Desktop app including Microsoft Office integrations, and a newer version ofProductivity Tools must be deployed to retain the Microsoft Office integration. IT Administrator Guide for Mass Deployment of the Cisco Webex Meetings Desktop and Productivity Tools (WBS39.10 and Later) 2 Introduction Installation Package for the Webex Meetings Desktop App and Productivity Tools CHAPTER 2 Silent Installation by Administrator • Silent Installation by Administrator Overview, on page 3 • Use the Command Line for Silent Uninstall, on page 3 • Table of Webex Meetings Desktop App Flags, on page 4 • Table of Webex Meetings Productivity Tools Flags, on page 6 • Upgrade Users Who Don't Have Administrative Privilege, on page 7 • Use the Command Line to Manage the Scheduling Menu, on page 8 • Use the Command Line to Set the Default Scheduling Type, on page 9 • Use the Command Line for Silent Installation, on page 10 • Uninstall Multiple Versions Prior to WBS39.10, on page 10 • Processes to Terminate, on page 11 Silent Installation by Administrator Overview If you're the domain administrator, you can sign on to a user’s computer and help that user install or uninstall the Cisco Webex Meetings desktop app and Productivity Tools using silent mode. Only Administrators can install the Cisco Webex Meetings desktop app and Productivity Tools using silent mode. Remember For customers who have performed a silent installation of Webex Productivity Tools or the Webex Meetings desktop app for an earlier version and are planning to upgrade to a later version, you must first perform a silent uninstallation before performing a silent installation of the new version. Important Use the Command Line for Silent Uninstall If you're the domain administrator, follow these steps to uninstall the Webex Meetings desktop app and Productivity Tools by using the command line. IT Administrator Guide for Mass Deployment of the Cisco Webex Meetings Desktop and Productivity Tools (WBS39.10 and Later) 3 Procedure Step 1 Download the Desktop app and or the Productivity Tools MSI package to a location and open the Windows Command Prompt. Step 2 Run the MSI command to uninstall the desktop app silently. The package must be the same version that is currently installed on user’s desktops. If there are multiple versions, you need to perform an uninstall for each package version currently installed. Note Use the Command Line for Silent Uninstallation Example This sample shows how to uninstall all components with the MSI package webexplugin.msi: msiexec.exe /q /x "webexplugin.msi" Table of Webex Meetings Desktop App Flags Parameter Name Value (Default?) Description Automatically opensthe pre-meeting experience of the Webex Meetings desktop app after users login or start Windows. AUTOOC 1 (Default) Minimizes the pre-meeting experience of the Webex Meetings desktop app after users start Windows. You can only minimize the pre-meeting experience of the Webex Meetings desktop app in version 33.9.1 and later. Note 2 Suppresses the pre-meeting experience of the Webex Meetings desktop app after users start Windows. The app will still be accessible from the Start menu. You can only suppress the pre-meeting experience of the Webex Meetings desktop app in version 33.9.1 and later. Note 0 DEVICECONNECTONLY 1 Allows the end user to have device integration UI only. 0 (Default) Prevents the end user from having device integration UI only. IT Administrator Guide for Mass Deployment of the Cisco Webex Meetings Desktop and Productivity Tools (WBS39.10 and Later) 4 Silent Installation by Administrator Table of Webex Meetings Desktop App Flags Parameter Name Value (Default?) Description Enables the Cisco video device integration. Users will see the Connect to a device option in the pre-meeting experience of the Webex Meetings desktop app. You can only enable the Cisco video device integration for the Webex Meetings desktop app in version 33.9 and later. Note DISCOVERDEVICE 1 (Default) Disables the Cisco video device integration. Users will not see the Connect to a device option in the pre-meeting experience of the Webex Meetings desktop app. You can only disable the Cisco video device integration for the Webex Meetings desktop app in version 33.9 and later. Note 0 ENABLENOTIFICATION 1 (Default) Enables meeting notification functions for the Webex Meetings desktop app. This parameter is available on WBS39.4 and later versions. Note 0 Disables meeting notification functions for the Webex Meetings desktop app. Enables the search or lookup of nearby Cisco cloud registered video devices on user's pre-meeting experience of the Webex Meetings desktop app. CLOUDDEVICE is only applicable when PROXIMITY=1. You can only enable the search or lookup of nearby Cisco cloud registered video devices for the Webex Meetings desktop app in version 33.9 and later. Note CLOUDDEVICE 1 (Default) Disables the search or lookup of nearby Cisco cloud registered video devices on user's pre-meeting experience of the Webex Meetings desktop app. CLOUDDEVICE is only applicable when PROXIMITY=1. You can only disable the search or lookup of nearby Cisco cloud registered video devices for the Webex Meetings desktop app in version 33.9 and later. Note 0 IT Administrator Guide for Mass Deployment of the Cisco Webex Meetings Desktop and Productivity Tools (WBS39.10 and Later) 5 Silent Installation by Administrator Table of Webex Meetings Desktop App Flags Parameter Name Value (Default?) Description PTLANG EN Installs the desktop application using English. PTLANG is not a mandatory parameter. When it’s not specified, the Webex desktop application will follow the region format. Note B5 Installs the desktop application using Traditional Chinese. DA Installs the desktop application using Danish. DE Installs the desktop application using German. ES Installs the desktop application using Castilian Spanish. FR Installs the desktop application using French. GB Installs the desktop application using Simplified Chinese. IT Installs the desktop application using Italian. JP Installs the desktop application using Japanese. KO Installs the desktop application using Korean. NL Installs the desktop application using Dutch. PT Installs the desktop application using Portuguese. RU Installs the desktop application using Russian. SP Installs the desktop application using Spanish. SV Installs the desktop application using Swedish. TR Installs the desktop application using Turkish. Table of Webex Meetings Productivity Tools Flags Parameter Name Value (Default?) Description Enables the Webex Toolbar for Microsoft Office (Microsoft Word, Microsoft Excel, and Microsoft PowerPoint). OFFICE 1 Disables the Webex Toolbar for Microsoft Office (Word, Excel, and PowerPoint). 0 (Default) IE 1 Enables the Webex button for Internet Explorer. 0 (Default) Disables the Webex button for Internet Explorer. Enables instant messenger integration for Microsoft Office Communicator, Microsoft Lync, and Microsoft Skype for Business. MSN 1 Disablesthe instant messenger integration for Microsoft Office Communicator, Microsoft Lync, and Microsoft Skype for Business. 0 (Default) IT Administrator Guide for Mass Deployment of the Cisco Webex Meetings Desktop and Productivity Tools (WBS39.10 and Later) 6 Silent Installation by Administrator Table of Webex Meetings Productivity Tools Flags Parameter Name Value (Default?) Description Hides the Schedule Webex Meeting menu command in the Schedule Meeting menu in the Webex group in the Outlook ribbon. If you don't include this parameter, the menu command shows. HIDEWBX 1 Hides the Schedule Personal Room Meeting menu command in the Schedule Meeting menu of the Webex group in the Outlook ribbon. If you don't include this parameter, the menu command shows. HIDEPRM 1 Hides the Schedule Personal Conference Meeting menu command in the Schedule Meeting menu of the Webex group in the Outlook ribbon. If you don't include this parameter, the menu command shows. HIDEPCN 1 Sets Schedule Webex Meeting as the default meeting type when users select the Schedule Meeting button in the Webex group of the Outlook ribbon. DMT WBX SetsSchedule Personal Room Meeting asthe default meeting type when users select theSchedule Meeting button in the Webex group of the Outlook ribbon. PRM Sets Schedule Webex and TelePresence Meeting as the default meeting type when users select the Schedule Meeting button in the Webex group of the Outlook ribbon. CMRH SetsSchedule Personal Conference Meeting asthe default meeting type when users select the Schedule Meeting button in the Webex group of the Microsoft Outlook ribbon. PCN Upgrade Users Who Don't Have Administrative Privilege Prior to WBS39.10, the option available in site admin was Automatically Update Desktop App when new versions are available, starting from WBS39.10, the option available is Automatically Upgrade Webex Productivity Tools when new versions are available. When this setting is enabled, users who have administrative privilege automatically receive the update. IT Administrator Guide for Mass Deployment of the Cisco Webex Meetings Desktop and Productivity Tools (WBS39.10 and Later) 7 Silent Installation by Administrator Upgrade Users Who Don't Have Administrative Privilege However, for users who do not have administrative privilege, the domain administrator can upgrade the users by pushing out Webex Meetings Destkop app or Productivity Tools package. Please refer to Use the Use the Command Line for Silent Uninstall for details. Use the Command Line to Manage the Scheduling Menu If you're the domain administrator, follow these steps to hide one or multiple Webex Productivity Tools scheduling menu commands by using the command line. IT Administrator Guide for Mass Deployment of the Cisco Webex Meetings Desktop and Productivity Tools (WBS39.10 and Later) 8 Silent Installation by Administrator Use the Command Line to Manage the Scheduling Menu Procedure Run the MSI command to install the Webex Productivity Tools to include one or more of the following commands: • HIDEWBX=1—Hides the Schedule Webex Meeting menu command the Schedule Meeting menu of the Webex group in the Microsoft Outlook ribbon. • HIDEPRM=1—Hides theSchedule Personal Room Meeting menu command theSchedule Meeting menu of the Webex group in the Microsoft Outlook ribbon. • HIDEPCN=1—Hides theSchedule Personal Conference Meeting menu command theSchedule Meeting menu of the Webex group in the Microsoft Outlook ribbon. If you don't include these parameters, the menu commands show. For more details, refer to Table of Webex Meetings Productivity Tools Flags, on page 6. Use the Command Line to Set the Default Scheduling Type If you're the domain administrator, follow these stepsto install WebexProductivity Tools by using the command line. If you don'tspecify a default meeting type, clicking theSchedule Meeting button the first time schedules a Webex meeting by default. If the user selects a different command from the Schedule Meeting menu, that command becomes the default option the next time the user clicks the Schedule Meeting button. Procedure Run the MSI command to install the Webex Productivity Tools to include one or more of the following commands: • DMT=WBX—Sets Schedule Webex Meeting as the default meeting type when users select the Schedule Meeting button in the Webex group of the Microsoft Outlook ribbon. • DMT=PRM—Sets Schedule Personal Room Meeting as the default meeting type when users select the Schedule Meeting button in the Webex group of the Microsoft Outlook ribbon. • DMT=CMRH—Sets Schedule Webex and TelePresence Meeting as the default meeting type when users select the Schedule Meeting button in the Webex group of the Microsoft Outlook ribbon. • DMT=PCN—Sets Schedule Personal Conference Meeting as the default meeting type when users select the Schedule Meeting button in the Webex group of the Microsoft Outlook ribbon. IT Administrator Guide for Mass Deployment of the Cisco Webex Meetings Desktop and Productivity Tools (WBS39.10 and Later) 9 Silent Installation by Administrator Use the Command Line to Set the Default Scheduling Type For more details, refer to Table of Webex Meetings Productivity Tools Flags, on page 6. Use the Command Line for Silent Installation If you're the domain administrator, follow these steps to install the Webex Meetings desktop app and Productivity Tools by using the command line. Procedure Step 1 Sign on to the user’s computer. Step 2 Download the MSI package to some location and then open the Windows Command Prompt. You must use “run as administrator” to open it. Make sure you use "System" or "Administrator" to run the command-line commands. Step 3 Run the MSI command to install the Webex Meetings desktop app and Productivity Tools silently. We recommend that you restart the computer after installation. Use the Command Line for Silent Installation Example This sample command shows how to install selected components with the Webex Meetings Desktop App MSI package webexplugin.msi. msiexec.msi /q /i webexapp.msi SITEURL="https://sample.webex.com" This sample command shows how to install selected components with the WebexProductivity Tools MSI package msiexec.exe /q /i webexplugin.msi SITEURL="https://sample.webex.com" OFFICE=1 IE=1 If you're using Microsoft System Center Configuration Manager (SCCM) for mass deployment, you can also use the qn/qb parameter. Using the qn/qb parameter during mass deployment allows users to see the installation progress. This sample command shows how to install all components with the MSI package webexplugin.msi msiexec.exe / qn / qb / i "webexplugin.msi" SITEURL="https://sample.webex.com" OI=1 OFFICE=1 IE=1 SKYPE=1 SAMETIME=1 Uninstall Multiple Versions Prior to WBS39.10 To uninstall multiple versions of the Webex Meetings desktop app or Webex Productivity Tools, follow these steps: Procedure Step 1 Download and manually install the latest version of Webex Meetings desktop app for Windows on a PC. IT Administrator Guide for Mass Deployment of the Cisco Webex Meetings Desktop and Productivity Tools (WBS39.10 and Later) 10 Silent Installation by Administrator Use the Command Line for Silent Installation Step 2 Go to the Webex Meetings desktop app installation folder: • For version WBS33.4 and later, the default path is C:\Program Files(x86)\WebEx\Webex\Applications. • For version WBS33.4 and earlier, the default path is C:\ProgramData\Webex\Webex\Applications. Step 3 Distribute the PTUninstaller.exe file to any PC to uninstall previous versions. Step 4 Terminate any process from the list. Refer to Processes to Terminate, on page 11. Step 5 Run the following command at the command line: PTUuninstaller.exe /ManualUninstall Processes to Terminate Microsoft Office Browsers Instant Messengers IBM Lotus Notes NLNOTES.EXE NOTES.EXE NOTES2.EXE ntaskldr.EXE CdzSvc.exe Cadenza.exe YahooMessenger.exe Skype.exe aim.exe aim6.exe sametime.exe googletalk.exe Lync.exe communicator.exe msmsgs.exe msnmsgr.exe communicator.exe firefox.exe iexplore.exe OUTLOOK.EXE excel.exe powerpnt.exe Winword.exe WINPROJ.EXE visio.exe IT Administrator Guide for Mass Deployment of the Cisco Webex Meetings Desktop and Productivity Tools (WBS39.10 and Later) 11 Silent Installation by Administrator Processes to Terminate IT Administrator Guide for Mass Deployment of the Cisco Webex Meetings Desktop and Productivity Tools (WBS39.10 and Later) 12 Silent Installation by Administrator Processes to Terminate CHAPTER 3 Silent Installation Using Microsoft SCCM • Silent Installation Using SCCM Overview, on page 13 • Limitations for Silent Install and Uninstall, on page 13 • Deploy, Update, and Retire the Desktop App and Productivity Tools Using SCCM, on page 14 Silent Installation Using SCCM Overview If the Webex Productivity Tools is installed with silent installation, all integration options are controlled by flags, see Table of Webex Meetings Productivity Tools Flags, on page 6, even after a user switches to a different site. For customers who have performed a mass installation of Productivity Tools or the Webex Meetings desktop app for an earlier version and are planning to upgrade to later version, we recommend that you first perform a silent uninstall, and then perform a mass installation of the new version. Important Limitations for Silent Install and Uninstall • SCCM per-user mode cannot be supported. Uninstall must use the original install package for the first time, even when the Webex Meetings desktop app and Productivity Tools gets updated to a later version after mass deployment. If there are multiple versions, you need to perform an uninstall for each version currently installed or refer to Uninstall Multiple Versions Prior to WBS39.10. • If you install the Webex Meetings desktop app or Productivity Tools on a computer where Skype for Business, Sametime, and Lotus Notes are not installed, the corresponding options on the Tools tab are turned off and dimmed. • If theSCCM administrator wantsto add a feature for Webex Meetings desktop app orProductivity Tools, the administrator must run the REMOVE command first and then run the ADDSOURCE command, even though the feature has not been installed before. • If a user signs in to a computer with remote desktop while their administrator advertises the package, he or she must restart their computer to make sure the desktop app works normally. IT Administrator Guide for Mass Deployment of the Cisco Webex Meetings Desktop and Productivity Tools (WBS39.10 and Later) 13 • After silent installation, all of the instant messenger integrations will not be effective until the user signs off the computer and then signs back on again. • After an administrator removes the Sametime integration, a user can continue to use it until the user logs off the computer and signs in again. • If domain administrator set language for WBS39.10 Webex Meetings Desktop App, the Webex Productivity Tools will follow that language. The language will follow region format of Windows operating system if they are manually installed. • If the target Webex site is a CMR Hybrid site that is specified in command-line commands, users are prompted to restart Microsoft Outlook before scheduling a CMR Hybrid meeting. Deploy, Update, and Retire the Desktop App and Productivity Tools Using SCCM Follow the standard SCCM procedure to deploy, update, and retire the Webex Meetings desktop app and Productivity Tools. For more details, refer to this Microsoft support document. IT Administrator Guide for Mass Deployment of the Cisco Webex Meetings Desktop and Productivity Tools (WBS39.10 and Later) 14 Silent Installation Using Microsoft SCCM Deploy, Update, and Retire the Desktop App and Productivity Tools Using SCCM Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center Première publication: 23 Mars 2015 Americas Headquarters Cisco Systems, Inc. 170 West Tasman Drive San Jose, CA 95134-1706 USA http://www.cisco.com Tel: 408 526-4000 800 553-NETS (6387) Fax: 408 527-0883 THE SPECIFICATIONS AND INFORMATION REGARDING THE PRODUCTS IN THIS MANUAL ARE SUBJECT TO CHANGE WITHOUT NOTICE. ALL STATEMENTS, INFORMATION, AND RECOMMENDATIONS IN THIS MANUAL ARE BELIEVED TO BE ACCURATE BUT ARE PRESENTED WITHOUT WARRANTY OF ANY KIND, EXPRESS OR IMPLIED. USERS MUST TAKE FULL RESPONSIBILITY FOR THEIR APPLICATION OF ANY PRODUCTS. THE SOFTWARE LICENSE AND LIMITED WARRANTY FOR THE ACCOMPANYING PRODUCT ARE SET FORTH IN THE INFORMATION PACKET THAT SHIPPED WITH THE PRODUCT AND ARE INCORPORATED HEREIN BY THIS REFERENCE. IF YOU ARE UNABLE TO LOCATE THE SOFTWARE LICENSE OR LIMITED WARRANTY, CONTACT YOUR CISCO REPRESENTATIVE FOR A COPY. The Cisco implementation of TCP header compression is an adaptation of a program developed by the University of California, Berkeley (UCB) as part of UCB's public domain version of the UNIX operating system. All rights reserved. Copyright © 1981, Regents of the University of California. NOTWITHSTANDING ANY OTHER WARRANTY HEREIN, ALL DOCUMENT FILES AND SOFTWARE OF THESE SUPPLIERS ARE PROVIDED “AS IS" WITH ALL FAULTS. CISCO AND THE ABOVE-NAMED SUPPLIERS DISCLAIM ALL WARRANTIES, EXPRESSED OR IMPLIED, INCLUDING, WITHOUT LIMITATION, THOSE OF MERCHANTABILITY, FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE AND NONINFRINGEMENT OR ARISING FROM A COURSE OF DEALING, USAGE, OR TRADE PRACTICE. IN NO EVENT SHALL CISCO OR ITS SUPPLIERS BE LIABLE FOR ANY INDIRECT, SPECIAL, CONSEQUENTIAL, OR INCIDENTAL DAMAGES, INCLUDING, WITHOUT LIMITATION, LOST PROFITS OR LOSS OR DAMAGE TO DATA ARISING OUT OF THE USE OR INABILITY TO USE THIS MANUAL, EVEN IF CISCO OR ITS SUPPLIERS HAVE BEEN ADVISED OF THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGES. Any Internet Protocol (IP) addresses and phone numbers used in this document are not intended to be actual addresses and phone numbers. Any examples, command display output, network topology diagrams, and other figuresincluded in the document are shown for illustrative purposes only. Any use of actual IP addresses or phone numbersin illustrative content is unintentional and coincidental. Cisco and the Cisco logo are trademarks or registered trademarks of Cisco and/or its affiliates in the U.S. and other countries. To view a list of Cisco trademarks, go to this URL: http:// www.cisco.com/go/trademarks. Third-party trademarks mentioned are the property of their respective owners. The use of the word partner does not imply a partnership relationship between Cisco and any other company. (1110R) © 2015 Cisco Systems, Inc. All rights reserved. TABLE DES MATIÈRES Organiser une réunion 1 Aperçu de l'organisation d'une réunion 1 Tâches de référence rapides : Organiser une réunion 2 Accorder ou supprimer des privilèges 3 Transcriptions des réunions 5 Envoyer la transcription d'une réunion aux participants 5 Panneaux 6 Gérer les fenêtres 6 Aperçu du panneau de commandes de la réunion 6 Redimensionner la zone de présentation et la zone d'affichage des panneaux 7 Accéder à la fenêtre de réunion à partir du clavier 7 Travailler avec la liste des participants 8 Copier du texte à partir du panneau de Chat 9 Entrer du texte dans une zone de saisie 9 Accéder au panneau des commandes de la réunion pendant le partage 10 Prise en charge d'un lecteur d'écran 10 Rejoindre une réunion 11 Aperçu pour rejoindre une réunion 11 Rejoindre à partir du calendrier de Meeting Center 11 Rejoindre une réunion à partir de la page personnelle de l'organisateur 12 S'inscrire à une réunion à partir du calendrier des réunions 12 S’inscrire à une réunion à partir de la page personnelle de l’organisateur 13 Informations sur la réunion 14 Obtenir des informations à partir du calendrier des réunions 14 Obtenir les informations sur la réunion à partir de la page personnelle de l’organisateur 14 Ajouter une réunion à votre programme de calendrier 15 Problèmes pour rejoindre votre première réunion WebEx 15 Télécharger ActiveX 15 Tentative de participation avec Java 16 Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center iii Installer un add-on pour un Mac 16 Le calendrier des réunions 17 Présentation du calendrier des réunions 17 Ouvrir un calendrier de toutes les réunions programmées 17 S'inscrire à une réunion à partir du calendrier des réunions 18 À propos de la page Mes réunions WebEx 18 Programmer une réunion 21 Présentation de la programmation d'une réunion 22 Programmer une réunion avec le Programmateur rapide 23 Programmer une réunion avec le Programmateur avancé 23 Ajouter une réunion programmée à votre programme de calendrier 24 Démarrer une réunion à partir de votre iPhone 24 Autoriser un autre utilisateur à programmer des réunions en votre nom 25 À propos du programmateur rapide 26 À propos de la page Informations requises 27 À propos de la page Date et Heure 29 À propos de la page Conférence audio 30 Questions sur la configuration d’une audioconférence 33 À propos de la page Inviter des participants 34 À propos de la page Sélectionner les participants 35 À propos de la page Inscription 36 Accepter ou refuser des demandes d’inscription 37 À Propos de la page Ordre du jour et Bienvenue 38 À propos de la page Ajouter/Sélectionner une présentation 40 À propos de la page Options de réunion 41 À propos de la page Privilèges des invités 42 À propos de la page Révision 43 Choisir un niveau de sécurité pour une réunion programmée 43 Modèles de réunions 44 Utiliser un modèle existant pour la programmation 44 Utiliser un modèle de réunion existant pour créer un nouveau modèle 45 À propos de la page Réunion programmée (pour les organisateurs) 46 À propos de la page Informations sur la réunion (pour les organisateurs de réunions) 46 À propos de la page Informations sur la réunion (pour les invités) 46 Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center iv Table des matières Programmer une réunion Conférence Personnelle ou Conférence Personnelle MeetingPlace 47 Présentation de la programmation d'une réunion 47 Configurer une réunion Conférence Personnelle ou Conférence Personnelle MeetingPlace 48 Démarrer une réunion Conférence Personnelle ou une Conférence Personnelle MeetingPlace 48 Ajouter une réunion Conférence Personnelle ou une réunion Conférence Personnelle MeetingPlace à votre programme de calendrier 49 À propos de la page Informations de la réunion Conférence Personnelle (pour les invités) 49 À propos de la page d'informations de la réunion Conférence Personnelle (organisateur) 50 Utiliser WebEx audio 51 Aperçu de WebEx Audio 51 Utiliser votre téléphone pour vous connecter à l'audio 52 Utiliser votre ordinateur pour vous connecter à l'audio 52 Ajuster les paramètres de votre micro et de vos haut-parleurs 53 Se déconnecter de l'audio 53 Basculer de la connexion de votre ordinateur à celle du téléphone 54 Commuter de votre connexion téléphonique à une connexion sur ordinateur 54 Se connecter à l'audio pendant le partage 55 Couper et rétablir le son des microphones 55 Demander à prendre la parole 56 Conférence audio avec identification ANI/CLI 56 Programmer une conférence audio avec l’identification ANI/CLI 57 Identification d'appel pour votre compte Organisateur 57 Spécifiez l’identification d'appel pour votre compte organisateur 58 Spécifier un code PIN d’identification 58 Modifier ou mettre à jour vos numéros de téléphone enregistrés 58 Utiliser les conférences avec voix intégrée 61 Désactiver le son de la conférence audio intégrée 61 Démarrer ou mettre fin à une conférence avec voix intégrée 61 Rejoindre ou quitter une conférence avec voix intégrée 62 Parler au cours d'une conférence vocale 62 Envoyer et recevoir des images vidéo 63 Aperçu de l'envoi et de la réception d'une vidéo 63 Configuration minimale du système requise pour le service de conférence vidéo 64 Tâches de référence rapides : Conférences vidéo 64 Verrouiller le focus sur un participant 65 Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center v Table des matières Contrôler l'affichage vidéo pendant le partage 66 Obtenir les données vidéo et audio au cours d'une réunion 66 Rencontrez-vous instantanément avec Se rencontrer maintenant 67 Créer des paramètres par défaut pour les réunions instantanées 67 Démarrer une réunion instantanée à partir de votre site WebEx 68 Installer les outils de productivité WebEx 68 Démarrer une réunion instantanée à partir du panneau des Outils de productivité sous Windows 69 Démarrer une réunion instantanée en utilisant des raccourcis 69 Désinstaller les outils de productivité WebEx 70 Salles de réunions de collaboration (CMR) sur le Cloud 71 Salles de réunions de collaboration (CMR) 71 Gérer les enregistrements des réunions 73 Aperçu de la gestion des enregistrements des réunions 73 Afficher une liste de vos réunions enregistrées 74 À propos de la page Mes réunions enregistrées 74 Télécharger le fichier d'une réunion enregistrée 75 Modifier les informations d'une réunion enregistrée 75 Envoyer un message électronique pour partager une réunion enregistrée 75 Partager du contenu 77 Aperçu du partage de contenu 77 Tâches de référence rapides : Partager du contenu 78 Partager un fichier 80 Choisir un mode d'importation pour le partage d'une présentation (Windows) 80 Vous déplacer dans les diapositives, pages, ou tableaux blancs à l’aide de la barre d’outils 81 Faire défiler les pages ou les diapositives automatiquement 82 Afficher des animations et transitions de diapositives dans une présentation partagée 83 Ajouter de nouvelles pages aux fichiers ou aux tableaux blancs partagés 83 Coller des images dans des diapositives, des pages, ou des tableaux blancs 84 Enregistrer une présentation, un document, ou un tableau blanc 84 Ouvrir un document enregistré, une présentation, ou un tableau blanc 85 Imprimer des présentations, documents, ou tableaux blancs 85 Partager des pages Internet 86 Différences entre le partage de pages Web et le partage d’un navigateur Web 86 Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center vi Table des matières Partager une application 87 Partager des applications avec des couleurs détaillées 88 Partager des applications avec des couleurs détaillées (Windows) 89 Partager des applications avec des couleurs détaillées (Mac) 89 Conseils pour le partage de logiciels 89 À propos du partage d'un ordinateur à distance 90 Démarrer le partage d'un ordinateur distant 90 Partager d’autres applications sur un ordinateur distant partagé 91 Arrêter le partage d'un ordinateur à distance 92 Gérer un ordinateur distant partagé 92 Réaliser un sondage 95 Passer un test 95 Créer un questionnaire (pour Windows) 95 Créer un questionnaire (pour Mac) 96 Éditer un questionnaire 97 Afficher un minuteur pendant un sondage 97 Ouvrir un sondage 98 Partager les résultats du sondage avec les participants 98 Enregistrer un Questionnaire de sondage au cours d'une réunion 99 Enregistrer les résultats d'un sondage 99 Ouvrir le fichier d'un questionnaire de sondage 100 Transférer et télécharger des fichiers au cours d'une réunion 101 Transférer et télécharger des fichiers au cours d'une réunion 101 Publier des fichiers au cours d'une réunion 101 Télécharger des fichiers au cours d'une réunion 102 Gérer et Prendre des notes 103 Gérer et prendre des notes 103 Désigner un preneur de notes 104 Désigner un sous-titreur 104 Activer les sous-titrages 105 Prendre des notes personnelles 105 Prendre des notes publiques (Minutes de réunion) 105 Fournir des sous-titres 106 Enregistrer des notes dans un fichier 106 Gestion des informations dans Mon WebEx 109 Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center vii Table des matières À propos de Mon WebEx 109 Inscrivez-vous pour obtenir un compte utilisateur 110 Connectez-vous au site WebEx 111 Afficher la liste de vos réunions 111 À propos de la page Mes réunions WebEx 112 Utiliser Access Anywhere (mes ordinateurs) 112 Gérer les fichiers dans vos dossiers personnels 113 Gérer les enregistrements des réunions 113 Configurer l'accès aux enregistrements de réunions 115 Gestion d'enregistrements divers 115 Maintenir les informations de contact à jour 116 Importer des coordonnées d’un fichier vers votre carnet d’adresses 117 Exporter les coordonnées dans un fichier .csv 118 À propos des modèle de contacts CSV 118 Créer une liste de distribution dans votre carnet d'adresses 119 Éditer votre profil utilisateur 120 Modifier vos préférences 121 Générer des rapports 122 À propos des rapports 123 Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center viii Table des matières CHAPITRE 1 Organiser une réunion • Aperçu de l'organisation d'une réunion, page 1 • Tâches de référence rapides : Organiser une réunion, page 2 • Accorder ou supprimer des privilèges, page 3 • Transcriptions des réunions, page 5 • Panneaux, page 6 • Accéder à la fenêtre de réunion à partir du clavier, page 7 • Prise en charge d'un lecteur d'écran, page 10 Aperçu de l'organisation d'une réunion En tant qu'organisateur, vosresponsabilitésincluent la gestion de l'ensemble de la réunion. La fenêtre Réunion vous propose un forum pour gérer tous les aspects de la réunion et permettre aux participants de chater, d'envoyer une vidéo, de partager des informations et interagir les uns avec les autres via des documents, des présentations, des tableaux blancs, des applications et plus encore. Si vous organisez une réunion qui inclut les systèmes TelePresence (Meeting Center uniquement), les fonctionnalités WebEx suivantes sont indisponibles : Remarque • Enregistrement • Sondage • Transfert de fichiers • Messagerie instantanée (avec participants TelePresence) Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 1 Tâches de référence rapides : Organiser une réunion Si vous souhaitez... Faites … À partir de l'onglet Démarrage rapide, sélectionnez Inviter et rappeler, sélectionnez la méthode d'invitation et saisissez les questions requises. Inviter des participants à une réunion en cours Sélectionnez Participant >Tonalité d'entrée et de sortie. Non disponible pour Training Center ou Event Center Remarque Désactiver les tonalités d'entrée et de sortie des participants Modifier un message de bienvenue au cours d'une Sélectionner Réunion>Message de bienvenue. réunion Sélectionner Enregistrer. Mettez l'enregistrement en pause et relancez-le si nécessaire pour éviter de créer plusieurs fichiers d'enregistrement. Conseil Enregistrer votre réunion Faites un clic droit sur le nom de l'utilisateur appelant dans la liste des Participants et sélectionnez Renommer. Non disponible pour Training Center ou Event Center Remarque Renommer un utilisateur appelant Modifier le son qui se fait entendre lorsqu'un participant Faites un clic droit sur le titreParticipants et sélectionnez Alertes sonores. entre ou rejoint la réunion Modifiez le son quise fait entendre lorsqu'un participant Faites un clic droit dans le titre Chat et sélectionnez Alertes sonores. saisit un message instantané (Chat) Faites glisser la balle WebEx du dernier animateur vers le prochain animateur. • Si vous voyez les miniatures des participants, passez votre souris sur une miniature et sélectionnez Donner le rôle d'animateur. • Si vous partagez en mode plein écran, passez votre sourissur la barre située en haut de votre écran, sélectionnez Attribuer > Donner le rôle d'animateur et sélectionnez un participant. Attribuer le rôle d'animateur à quelqu'un d'autre Faites un clic droit sur le nom d'un participant ou une miniature et sélectionnez Donner le rôle de > Organisateur. Si vous prévoyez de reprendre le rôle d'organisateur plus tard, notez le code organisateur affiché dans l'onglet Infos de la réunion dans la fenêtre Réunion. Conseil Désigner quelqu'un d'autre comme l'organisateur Sélectionnez votre nom dans la liste Participants et sélectionnez ensuite Participant > Reprendre le rôle d'organisateur et saisissez les informations requises. Reprendre le rôle d'organisateur Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 2 Organiser une réunion Tâches de référence rapides : Organiser une réunion Si vous souhaitez... Faites … Effectuez l'une des opérations suivantes : • Sélectionnez le nom du participant que vous souhaitez supprimer et sélectionnez Participant > Exclure. • Faites un clic droit sur le nom de l'utilisateur appelant dans la liste des Participants et sélectionnez Exclure. Exclure un participant d'une réunion Sélectionnez Réunion > Restreindre l'accès. Cette option empêche quiconque de rejoindre la réunion, incluant les participants qui ont été invités à la réunion mais qui ne l'ont pas encore rejointe. Conseil Verrouiller l'accès à une réunion Restaurer l'accès à une réunion Sélectionner Réunion > Restaurer l'accès. Obtenir des informations sur une réunion en cours Sélectionnez Réunion > Informations. Sélectionnez Fichier > Quitter la réunion. Si vous êtesl'organisateur de la réunion, transférez tout d'abord le rôle d'organisateur à un autre participant avant de quitter la réunion.Sinon la réunion prendra fin pour tousles participants. Conseil Si un organisateur de Meeting Center quitte la réunion sans transférer le rôle d'organisateur, un autre participant recevra automatiquement le rôle d'organisateur. Quitter une réunion Sélectionnez Fichier > Mettre fin à la réunion. En tant qu'organisateur de la réunion, vous pouvez également quitter une réunion sans y mettre fin. Avant de quitter une réunion, transférez tout d'abord le rôle d'organisateur à un autre participant. Remarque Mettre fin à la réunion Lorsque vous mettez fin à une réunion, vous êtes automatiquement invité(e) à créer une salle Cisco Spark. Sélectionnez Oui ! Créez une salle. Tous les participants de la réunion sont inclus dans la salle. Les privilèges WebEx et CiscoSpark doivent être activés dans l'Outil de gestion de la collaboration Cisco ou dans l'administration du site WebEx pour que cette extension soit prise en charge. Conseil Créer une salle Cisco Spark Accorder ou supprimer des privilèges Tous les participants démarrent une réunion avec des privilèges par défaut à moins que l'organisateur n'en ait spécifié d'autres au cours de la programmation. Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 3 Organiser une réunion Accorder ou supprimer des privilèges Procédure Étape 1 Dans la fenêtre Réunion, sélectionnez Participant > Accorder des privilèges. Étape 2 Sélectionnez un participant ou Tous les participants. Étape 3 Pour accorder tous les privilèges, cochez la case Accorder tous les privilèges et cliquez sur Accorder. Étape 4 Pour accorder ou supprimer un ensemble de privilèges, effectuez les actions suivantes : • Pour les privilèges de chat, sélectionnez l'onglet Communiquer puis cochez ou décochez les options appropriées en prenant note de ce qui suit : • Les conversations instantanées (chat) privées s'affichent uniquement dans la fenêtre de chat de la personne sélectionnée. • Les conversations instantanées (chat) publiques s'affichent dans la fenêtre de chat de toutes les personnes. • Contacter l’opérateur enprivé : Cette option est disponible uniquementsi votre site inclut l’option opérateur privé. Les participants composent le 00 à tout moment pendant une téléconférence pour contacter l'opérateur du service de téléconférence. • Pour les documents, affichage, ou privilèges de réunion, sélectionnez l'onglet Participants et cochez ou décochez les options appropriées en prenant note de ce qui suit : • Afficher > Liste des participants : Si cette option n'est pas sélectionnée, les participants peuvent voir uniquement les noms de l'organisateur et de l'animateur de la réunion sur le panneau Participants. • Afficher > Miniatures : Ce privilège permet aux participants d'afficher les miniatures de toutes les pages, diapositives, ou tableaux blancs à tout moment, quelque soit le contenu qui s'affiche dans la zone de présentation du contenu de l'animateur. Si les participants ont ce privilège, ils peuvent afficher n'importe quelle page en taille normale dansleur zone de présentation du contenu, qu'ils aient ou non le privilège N'importe quelle page. • Afficher > N'importe quelle page : Ce privilège permet aux participants de naviguer indépendamment sur les pages, les diapositives, ou les tableaux blancs. • Réunion > Partager des documents : Ce privilège permet aux participants de partager des documents, des présentations et des tableaux blancs et de copier et coller n'importe quelle page, diapositive et tableau blanc dans la zone de présentation du contenu. Les participants peuvent partager des présentations UCFrich media ou desfichiers uniquementsi l'organisateur a sélectionné l'option d'activer l'option UCF rich media pour les participants au moment de la programmation de la réunion. Étape 5 Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Attribuer. Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 4 Organiser une réunion Accorder ou supprimer des privilèges Transcriptions des réunions À tout moment pendant la réunion, vous pouvez envoyer une transcription à tous les participants. La transcription est un message électronique contenant des informations générales concernant la réunion, tel que le sujet de la réunion, l'heure de démarrage et de fin de la réunion et une liste de participants qui ont rejoint la réunion (les participants audio uniquement ne sont pas listés). Eventuellement, vous pouvez joindre lesfichierssuivants à la transcription,si vousles avez enregistrés pendant la réunion : • Documents partagés • Chat • Questionnaire de sondage • Résultats du sondage • Notes publiques ou sous-titres que vous avez pris ou qu’un preneur de notes ou sous-titreur a publiés pendant la réunion. La transcription est envoyée à tous les participants qui ont fourni leur adresse électronique lors de leur accès à la réunion, qu’ils assistent toujours ou non à la réunion au moment où vous envoyez la transcription. Les participants audio uniquement ne sont pas répertoriés dans la transcription. Pour des raisons de sécurité, un participant qui reçoit un message de transcription ne peut pas voir l’adresse des autres participants. La transcription contient des notes uniquementsi vous êtesl’organisateur, le preneur de notes ou le sous-titreur de la réunion et que vous avez enregistré les notes dans un fichier. Si tous les participants peuvent prendre leurs propres notes, le message de transcription ne comprend pas vos notes personnelles et l’option permettant de joindre des notes enregistrées n’est pas disponible. Si vous avez enregistré des notes ou des sous-titres dans un fichier, le message de transcription et le fichier de notes joints contiennent la dernière version des notes enregistrées. Si vous êtes l'organisateur de la réunion et que vous mettez fin à celle-ci alors que vous n’avez pas envoyé de transcription, un message demande si vous souhaitez en envoyer une. Envoyer la transcription d'une réunion aux participants Procédure Étape 1 Dans la fenêtre de Réunion, sélectionnez Fichier > Envoyer la transcription. Si vous avez enregistré des fichiers pendant la réunion, la boite de dialogue Envoyer la transcription apparaît, vous permettant de joindre les fichiers au message électronique de transcription. Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 5 Organiser une réunion Transcriptions des réunions Si vous n'avez pas enregistré de fichiers pendant la réunion, un message électronique de transcription s'ouvre. Étape 2 Si la boîte de dialogue Envoyer la transcription apparaît, sélectionnez la case à cocher correspondant à chaque fichier que vous souhaitez joindre à la transcription, puis cliquez sur OK. Étape 3 Relisez le message et modifiez-le s’il y a lieu. Étape 4 Envoyez le message. Panneaux Lorsque vous démarrez ou rejoignez une réunion, votre fenêtre de réunion s'ouvre avec la zone de Démarrage rapide sur la gauche et un panneau sur la droite. Pratiquement tout ce que vous souhaitez accomplir au cours d'une réunion peut être effectué depuis ces zones. La zone du panneau s'affiche initialement avec certains panneaux par défaut. D'autres panneaux sont disponibles à partir d'une barre d'icônes située en haut de la zone des panneaux. Chaque panneau offre un menu de commandes liées au panneau. Selon le système d'exploitation que vous utilisez, vous pouvez accéder aux commandes d'un panneau en suivant ces étapes : • Cliquez avec le bouton droit dans la barre de titre du panneau pour afficher un menu de commandes liées à ce panneau. • Mac—Sélectionnez ctrl puis cliquez pour afficher un menu de commandes liées au panneau. Alertes des panneaux Vous verrez une alerte orange si un panneau est réduit ou agrandi et qu'il requiert votre attention. Gérer les fenêtres Procédure Étape 1 Sélectionnez l'icône plus d'options et de commandes. Étape 2 Sélectionnez Gérer les panneaux. Étape 3 Sélectionnez les panneaux que voussouhaitez ajouter ou supprimer et l'ordre danslequel ils doivents'afficher. Étape 4 Sélectionnez OK. Aperçu du panneau de commandes de la réunion Lorsque vous visualisez ou contrôlez à distance une application, un bureau ou un navigateur Internet en partage ou que vous visualisez un ordinateur en partage à distance, un animateur peut faire basculer votre affichage d'une fenêtre standard vers le mode plein écran et inversement. Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 6 Organiser une réunion Panneaux En mode plein écran, vous pouvez accéder aux panneaux à partir du Panneau de commandes de la réunion situé en haut de votre écran. Redimensionner la zone de présentation et la zone d'affichage des panneaux Lorsque vous partagez un document ou une présentation, vous pouvez contrôler la taille de la zone de présentation en réduisant ou en agrandissant le panneau. Cliquez sur la ligne de séparation entre la zone de présentation et les panneaux. • Faites glisser cette ligne vers la gauche pour élargir la zone consacrée aux panneaux. • Faites-la glisser vers la droite pour élargir la zone de présentation. Accéder à la fenêtre de réunion à partir du clavier Les participants sous système d'exploitation Windows qui ont des besoins particuliers, ou qui sont des utilisateurs expérimentés, peuvent naviguer dans la fenêtre de réunion grâce aux raccourcis clavier. Certains de ces raccourcis sont standard dans l'environnement Windows. Appuyez sur Pour F6 Vous déplacer entre la zone de contenu et les panneaux • Basculer entre les documents ouverts de la zone de contenu de la fenêtre de réunion • Naviguer dans la zone des panneaux • Vous déplacer entre les onglets dans les boites de dialogue suivantes ◦ Inviter et Rappeler ◦ Préférences ◦ Options de réunion ◦ Privilèges des participants Ctrl+Tab Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 7 Organiser une réunion Redimensionner la zone de présentation et la zone d'affichage des panneaux Appuyez sur Pour • Utiliser des menus contextuels dans les panneaux et éléments suivants : ◦ Panneau Participant ◦ Panneau Messagerie instantanée ◦ Panneau Notes ◦ Panneau Sous-titres ◦ Fenêtre Transfert de fichiers ◦ Tableaux blancs et onglets de fichiers partagés • Travailler avec la liste des participants • Copier du texte à partir du panneau de Chat Maj.+F10 Vous déplacer entre les éléments, tels que les boutons, les champs, et les cases à cocher dans une boîte de dialogue ou un panneau Onglet Touches fléchées Vous déplacer entre les options des boîtes de dialogue Alt+F4 Fermer une boîte de dialogue • Cocher ou décocher une case option • Entrer du texte dans une zone de saisie Espace Entrée Exécute la commande du bouton actif (remplace généralement un clic de souris) Ctrl+A Copier du texte à partir du panneau de Chat Ctrl+Alt+Maj. Afficher le panneau des Commandes de la réunion en mode plein écran Ctrl+Alt+Maj.+H Masquer les commandes, panneaux et notifications de la réunion Travailler avec la liste des participants La fenêtre des participants comprend un menu contextuel qui vous permet d'agir sur un participant suivant le rôle que vous occupez dans la réunion. Si vous êtes l'organisateur ou l'animateur, vous pouvez effectuer des actions telles que désigner quelqu'un d'autre comme animateur, ou désactiver le micro d'un autre participant s'il y a trop de bruit. Si vous n'êtes ni l'organisateur ni l'animateur, vous pouvez effectuer des actions telles que demander à devenir l'animateur ou désactiver votre propre micro. Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 8 Organiser une réunion Travailler avec la liste des participants • Appuyez sur F6 sur votre clavier pour vous déplacer à partir de la zone de contenus au panneau Participants. • Utilisez les flèches du haut et du bas pour vous déplacer sur le participant approprié. • Sélectionnez Maj.+F10 pour ouvrir le menu à cliquer avec le côté droit de la souris sur un participant en particulier. • Utilisez les touches des flèches du haut et du bas pour vous déplacer entre les options disponibles. Copier du texte à partir du panneau de Chat Le panneau de Chat dispose d'un menu contextuel qui vous permet de copier du texte à partir de l'historique de conversation. Procédure Étape 1 Vérifiez que vous êtes dans la bonne partie de la fenêtre Réunion en effectuant les opérations suivantes : • Appuyez sur F6 pour vous déplacer de la zone de contenu à la zone des panneaux de la fenêtre de Réunion. • Appuyez sur Ctrl+Tab pour naviguer entre les panneaux jusqu'à ce que vous soyez dans le panneau de Chat. • Appuyez sur Tab jusqu'à ce que vous soyez dans la zone Historique du chat. Étape 2 Le focus pointé sur l'historique du chat, sélectionnez Maj.+F10 pour ouvrir le menu contextuel. Étape 3 Pour sélectionner uniquement une partie du texte, déplacez votre curseur à l'aide des touches fléchées puis utilisez Maj.-[Flèche] pour mettre le texte en surbrillance. Sinon, vous pouvez utiliser Ctrl+A pour sélectionner tout le texte du chat. Entrer du texte dans une zone de saisie Procédure Étape 1 Naviguez entre les questions à l'aide de la touche Tabulation. Étape 2 Déplacez-vous dans les réponses à l'aide des touches fléchées Haut et Bas. Étape 3 Déplacez le curseur pour mettre le focus sur la zone de saisie et utilisez la barre d'espacement ou Entrée pour pouvoir taper votre réponse. Étape 4 Cliquez sur Entrée ou Échap. pour terminer l'édition. Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 9 Organiser une réunion Copier du texte à partir du panneau de Chat Accéder au panneau des commandes de la réunion pendant le partage Pendant une session de partage, le panneau Commandes de la réunion est partiellement masqué en haut de votre écran Procédure Étape 1 Appuyez sur Ctrl+Alt+Maj. pour afficher le panneau des commandes de la réunion. Après l'affichage du panneau, le focus initial se trouve sur l'icôneParticipants. Étape 2 Vous pouvez : • Utilisez la touche Tab pour changer le focus • Utilisez la touche Entrée pour activer une fonctionnalité • Sélectionnez les touches Alt+Tab, pour revenir dans la zone de partage à partir du panneau des commandes de la réunion. ◦ Si vous partagez un fichier, sélectionnez la balle WebEx pour retourner dans la zone de partage. ◦ Si vous partagez une application, sélectionnez l'application pour remettre le focus dessus. ◦ Si vous partagez votre écran, sélectionnez l'application que vous souhaitez partager. Pour vous déplacer du panneau des Commandes de la réunion à un autre panneau ouvert, tel que la Liste des participants, appuyez sur F6. Remarque Prise en charge d'un lecteur d'écran Cisco WebEx est compatible avec le logiciel d'aide à la lecture d'écran JAWS pour les éléments suivants : • Menus d'applications et menus déroulants • Titres des fichiers partagés et titres des onglets • Boutons de la page de démarrage rapide, titres des boutons et info bulles • Boutons de panneau et barre d'état des panneaux, titres des boutons, et info bulles • Panneau d'annotation et barres d'outils • Fenêtre Barres d'outils de la zone de contenu en partage • Boutons du panneau des commandes de la réunion, titres des boutons, et info bulles Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 10 Organiser une réunion Accéder au panneau des commandes de la réunion pendant le partage CHAPITRE 2 Rejoindre une réunion • Aperçu pour rejoindre une réunion, page 11 • Rejoindre à partir du calendrier de Meeting Center, page 11 • Rejoindre une réunion à partir de la page personnelle de l'organisateur, page 12 • S'inscrire à une réunion à partir du calendrier des réunions, page 12 • S’inscrire à une réunion à partir de la page personnelle de l’organisateur, page 13 • Informations sur la réunion, page 14 • Ajouter une réunion à votre programme de calendrier, page 15 • Problèmes pour rejoindre votre première réunion WebEx, page 15 Aperçu pour rejoindre une réunion Vous pouvez rejoindre une réunion de plusieurs façons. La manière la plus simple et la plus rapide est de cliquer sur l'URL de la réunion, que l'organisateur peut vous transmettre par message instantané ou en la collant dans un courrier électronique. Vous pouvez également rejoindre une réunion en fournissant le numéro de la réunion sur votre site Meeting Center ou la page Réunions personnelles de l'organisateur sur votre site Meeting Center. Vous ne pouvez pas rejoindre la réunion si elle n'est pas encore en cours. Cliquez périodiquement sur le bouton Actualiser sur la page pour vérifier si l'organisateur l'a démarrée Conseil Rejoindre à partir du calendrier de Meeting Center Si vous n’avez pas reçu de message d’invitation à une réunion, vous pouvez la rejoindre à partir du calendrier des réunions, si l’organisateur de la réunion l'a listée. Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 11 Procédure Étape 1 Sur la barre de navigation, agrandissez Participer à une réunion > Parcourir les réunions. Étape 2 Recherchez la réunion à laquelle vous souhaitez participer. Étape 3 Sélectionnez Rejoindre. Étape 4 Sur la page Informations sur la réunion, saisissez les informations demandées. Étape 5 Cliquez sur Rejoindre maintenant. La fenêtre Réunion s'affiche. Rejoindre une réunion à partir de la page personnelle de l'organisateur Procédure Étape 1 Accédez à l’adresse URL (adresse Web) de la page Salle de réunion personnelle de l’organisateur. L’organisateur doit vous avoir fourni cette adresse. Étape 2 Dans l’onglet Réunions, et sous Réunions en cours, recherchez la réunion que vous souhaitez rejoindre. Étape 3 Sélectionnez Rejoindre. Étape 4 Sur la page Informations sur la réunion, saisissez les informations demandées. Étape 5 Sélectionnez OK. La fenêtre Réunion s'affiche. S'inscrire à une réunion à partir du calendrier des réunions Si vous avez reçu un courrier électronique d'invitation, ouvrez-le et cliquez sur le lien pour vous inscrire. Procédure Étape 1 Dans la barre de navigation, développez Participer à une réunion, puis cliquez sur S’inscrire. Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 12 Rejoindre une réunion Rejoindre une réunion à partir de la page personnelle de l'organisateur La page S’inscrire à une réunion apparaît, affichant le calendrier des réunions. Ce calendrier liste chaque réunion nécessitant une inscription pour la date actuelle. Étape 2 Dans le calendrier des réunions, recherchez la réunion à laquelle vous souhaitez vous inscrire. Étape 3 SousSujet,sélectionnez le bouton d’option correspondant à la réunion à laquelle voussouhaitez vousinscrire. Étape 4 Sélectionnez S'inscrire. Étape 5 Fournissez les informations requises. Étape 6 Cliquez sur S'inscrire maintenant. Lorsque l’organisateur aura accepté votre demande, vous recevrez un courrier électronique confirmant votre inscription. Vous pouvez ensuite rejoindre la réunion dès qu’elle commence. Si la réunion est déjà en cours et l’organisateur a choisi d’accepter toutes les demandes d’inscription automatiquement, vous prendrez part à la réunion immédiatement. S’inscrire à une réunion à partir de la page personnelle de l’organisateur Si vous avez reçu un courrier électronique d'invitation, ouvrez-le et cliquez sur le lien pour vous inscrire. Procédure Étape 1 Accédez à l’adresse URL (adresse Web) de la page Salle de réunion personnelle de l’organisateur. L’organisateur doit vous avoir fourni cette adresse. Étape 2 Dans l’onglet Réunions, effectuez une des opérations suivantes : • Si la réunion n’est pas en cours, sous Réunions programmées, cliquez sur S’inscrire. • Si la réunion est en cours, sous Réunions programmées, cliquez sur Rejoindre maintenant. Dans la page rejoindre la réunion : [Sujet] page qui apparaît, cliquez sur S’inscrire. Étape 3 Connectez-vous si nécessaire. Étape 4 Fournissez les informations requises. Étape 5 Cliquez sur S'inscrire maintenant. Lorsque l’organisateur aura accepté votre demande, vous recevrez un courrier électronique confirmant votre inscription. Vous pouvez ensuite rejoindre la réunion dès qu’elle commence. Si la réunion est déjà en cours et l’organisateur a choisi d’accepter toutes les demandes d’inscription automatiquement, vous prendrez part à la réunion immédiatement. Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 13 Rejoindre une réunion S’inscrire à une réunion à partir de la page personnelle de l’organisateur Informations sur la réunion Avant de rejoindre ou de vous inscrire à une réunion, vous pouvez obtenir des informations la concernant dans la page Informations sur la réunion. Les informations que vous pouvez afficher comprennent le nom et l’adresse électronique de l’organisateur, le numéro de réunion et l’ordre du jour. Si vous avez reçu un courrier électronique d'invitation, vous pouvez cliquersur un lien contenu dansle message pour afficher lesinformations de la réunion. Si vous n’avez pas reçu d’invitation de la part de l’organisateur, vous pouvez afficher les informations de la réunion à partir de l'un des emplacements suivants : • Le calendrier de formation sur votre site Meeting Center. • La page Salle de réunions personnelle de l’organisateur sur votre site de réunion, si l’organisateur vous a fourni l’URL (adresse Web) de cette page. Obtenir des informations à partir du calendrier des réunions Procédure Étape 1 À partir de la barre de navigation de votre site Meeting Center, agrandissez Participer à une réunion > Parcourir les réunions. Étape 2 Sur le calendrier de réunions, recherchez votre réunion. Étape 3 Cliquez sur le lien de la réunion. Étape 4 (Facultatif) Saisissez un mot de passe si cela est obligatoire. Étape 5 (Facultatif) Pour consulter l’ordre du jour de la réunion, cliquez sur Consulter l'ordre du jour. Obtenir les informations sur la réunion à partir de la page personnelle de l’organisateur Procédure Étape 1 Allez à l’URL (adresse Web) de la page Salle de réunion personnelle de l’organisateur. L’organisateur doit vous avoir fourni cette adresse. Étape 2 Sur l'onglet Réunions, recherchez votre réunion. Étape 3 Cliquez sur le lien de la réunion. Étape 4 (Facultatif) Saisissez un mot de passe si cela est obligatoire. Étape 5 (Facultatif) Pour consulter l’ordre du jour de la réunion, cliquez sur Consulter l'ordre du jour. Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 14 Rejoindre une réunion Informations sur la réunion Ajouter une réunion à votre programme de calendrier Vous pouvez ajouter une réunion programmée à votre programme de calendrier à condition que celui-ci prenne en charge le standard iCalendar. Si l’organisateur annule la réunion, le message d’annulation que vousrecevez contient une option permettant de supprimer la réunion de votre programme de calendrier. Remarque Procédure Étape 1 Effectuez l'une des opérations suivantes : • Dans le message d’invitation que vous recevez, cliquez sur le lien pour ajouter la réunion à votre calendrier. • Dans la page Informations sur la réunion, cliquez sur Ajouter à Mon calendrier. Un élément de réunion s’ouvre dans votre programme de calendrier. Étape 2 Acceptez la demande de réunion. Exemple : Par exemple, dans Outlook, cliquez sur Accepter pour ajouter la réunion à votre calendrier. Problèmes pour rejoindre votre première réunion WebEx La première fois que vous démarrez ou rejoignez une réunion, l'application Gestionnaire des réunions WebEx est automatiquement téléchargée sur votre ordinateur. Dans la plupart des cas, vous pouvez immédiatement aller dans votre réunion. Si vous rencontrez des difficultés pour la rejoindre, vérifiez les points suivants : • Invite de téléchargement d'ActiveX • Invite de téléchargement de Java • Invite de téléchargement pour les utilisateurs sur Mac Si votre organisation n'autorise pas les téléchargements d'ActiveX ou de Java, contactez l'administrateur du site WebEx de votre organisation pour obtenir une assistance. Télécharger ActiveX La procédure suivante est réservée aux utilisateurs d'Internet Explorer. Lorsque vous cliquez sur le lien pour démarrer ou rejoindre votre réunion, l'application Gestionnaire de réunion WebEx (WebEx Meeting Manager) commence à se télécharger sur votre ordinateur, mais peut se bloquer. Si tel est le cas, effectuez les actions suivantes : Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 15 Rejoindre une réunion Ajouter une réunion à votre programme de calendrier Procédure Étape 1 Cherchez une invite d'installation de l'add-on ActiveX, peut-être au bas de votre écran. Étape 2 Suivez les instructions qui s'affichent à l'écran pour installer l'add-on. Lorsque l'installation est terminée, le chargement de votre réunion commence. Tentative de participation avec Java Si vous êtes un utilisateur de Firefox ou Chrome : Lorsque vous cliquez sur le lien pour démarrer ou rejoindre votre réunion, l'application Gestionnaire de réunion WebEx (WebEx Meeting Manager) commence à se télécharger sur votre ordinateur, mais peut se bloquer. Si tel est le cas, un message s'affichera concernant Java, probablement pour télécharger et installer Java. Bien que vous puissiez suivre les instructions de téléchargement et d'installation de Java à l'écran, nous nous recommandons de cliquer sur le lien Installer l'application de réunion qui se trouve en bas de la page. Vous réussirez alors à rejoindre votre réunion plus rapidement. Installer un add-on pour un Mac Lorsque vous démarrez ou rejoignez une réunion sur Mac pour la première fois, il vous est demandé de télécharger et d'installer un add-on. Procédure Étape 1 Sélectionnez le bouton Télécharger et installer l'Add-Onet téléchargez le fichier Cisco_WebEx_Add-On.dmg sur votre ordinateur. Étape 2 Lancez le fichier téléchargé : • Sur Chrome, vous pouvez sélectionner le fichier téléchargé à partir de la barre située en bas du navigateur. • Sur Safari, vous pouvez sélectionner le fichier téléchargé à partir de la section Téléchargements. • Sur Firefox, vous pouvez soit ouvrir le fichier directement soit l'enregistrer à l'emplacement de votre choix. Étape 3 Lancez le fichier Installer l'add-on de l'application Cisco WebEx et suivez les instructions à l'écran. Lorsque l'installation est terminée, la réunion démarre automatiquement. Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 16 Rejoindre une réunion Tentative de participation avec Java CHAPITRE 3 Le calendrier des réunions • Présentation du calendrier des réunions, page 17 • Ouvrir un calendrier de toutes les réunions programmées , page 17 • S'inscrire à une réunion à partir du calendrier des réunions, page 18 • À propos de la page Mes réunions WebEx, page 18 Présentation du calendrier des réunions Le calendrier public de réunions de votre site Meeting Center fournit des informations sur toutes les réunions listées, qu'elles soient programmées ou en cours. Le calendrier des réunions ne fournit pas d'informations concernant les réunions non listées. Vous pouvez naviguer dansle calendrier desréunions pour trouver rapidement une réunion listée, quelle qu'en soit la date, dans l'une des vues du calendrier. Par exemple, vous pouvez afficher la liste de réunions prévues à la date du jour ou sur un mois entier. À tout moment, vous pouvez trier et actualiser la liste des que vous visualisez.Par défaut, les listes de sessions dans le calendrier des sessions de formation sont triées par heure, dans l'ordre croissant. Toutefois, vous pouvez trier les listes par n'importe quelle colonne en cliquant simplement sur le titre de la colonne que vous voulez trier. Vous pouvez aussi n’afficher que la liste des réunions qui exigent un enregistrement. Ouvrir un calendrier de toutes les réunions programmées Procédure Étape 1 Dans la barre de navigation, agrandissez Participer à une réunion pour afficher une liste de liens. Étape 2 Cliquez sur Parcourir les réunions. Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 17 Le calendrier des réunions s'affiche. Étape 3 Cliquez sur les onglets pour naviguer dans les différentes vues du calendrier de la réunion. Étape 4 (Facultatif)Pour inclure lesréunions passées dans votre liste,sélectionnez l'onglet Aujourd'hui ou Quotidienne et cochez Afficher les réunions passées. Étape 5 (Facultatif) Pour afficher une liste des seules réunions nécessitant une inscription, sélectionnez l'onglet Aujourd'hui, À venir, Quotidiennement, ou Hebdomadaire et cochez Afficher uniquement les réunions qui nécessitent une inscription. S'inscrire à une réunion à partir du calendrier des réunions Si vous n’avez pas reçu de message électronique d’invitation à une réunion nécessitant une inscription, vous pouvez vous y inscrire à partir du calendrier des réunions sur votre site Meeting Center. La page S'inscrire à une réunion liste chaque réunion pour laquelle une inscription est requise. Chaque page du calendrier de réunions affiche chaque réunion qui se déroule lors d'un jour donné et qui nécessite une inscription, à moins qu'elle ne soit pas listée. Pour sélectionner une réunion programmée, cochez la case située à gauche du sujet de cette réunion. Une fois que vous avez sélectionné une réunion, vous pouvez cliquer sur l'un des boutons de la barre des boutons. À propos de la page Mes réunions WebEx Les affichages suivants sont disponibles pour la page Mes réunions WebEx : • Quotidien • Hebdomadaire • Mensuel • Toutes les réunions L'affichage Toutes les réunions vous permet de rechercher les réunions par la date, l'organisateur, le sujet, ou un mot clé. Option Description Cliquez dessus pour ouvrir la page Préférences, dans laquelle vous pouvez sélectionner la langue de votre site Web Meeting Center. Lien Langue Cliquez dessus pour ouvrir la page Préférences, dans laquelle vous pouvez sélectionner le fuseau horaire de votre site Web Meeting Center. Lien Fuseau horaire Ouvre l'affichage Jour qui affiche lesréunions programmées pour le jour sélectionné. Lien Jour Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 18 Le calendrier des réunions S'inscrire à une réunion à partir du calendrier des réunions Option Description Ouvre l'affichage Hebdomadaire qui affiche les réunions programmées pour le jour sélectionné. Lien Hebdomadaire Ouvre l'affichage Mensuel qui affiche les réunions programmées pour le jour sélectionné. Lien Mensuel Point vert à côté de la réunion Indique que la réunion est en cours. Cliquez sur ce lien pour ouvrir la page S’inscrire, sur laquelle vous pouvez taper les informations requises pour vous inscrire à la réunion. Lien S’inscrire Combiné téléphonique vert Indique qu'il s'agit d'une réunion Conférence Personnelle. Entrez le nom d’un organisateur, un sujet de réunion, ou tout texte pouvant apparaître dans l’ordre du jour de la réunion et sélectionnez Rechercher. Il n'est pas possible de rechercher un numéro de réunion. Remarque Rechercher... zone de texte Disponible pour la fenêtre Résultats de la recherche. Remarque Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 19 Le calendrier des réunions À propos de la page Mes réunions WebEx Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 20 Le calendrier des réunions À propos de la page Mes réunions WebEx CHAPITRE 4 Programmer une réunion • Présentation de la programmation d'une réunion, page 22 • Programmer une réunion avec le Programmateur rapide, page 23 • Programmer une réunion avec le Programmateur avancé, page 23 • Ajouter une réunion programmée à votre programme de calendrier, page 24 • Démarrer une réunion à partir de votre iPhone, page 24 • Autoriser un autre utilisateur à programmer des réunions en votre nom, page 25 • À propos du programmateur rapide, page 26 • À propos de la page Informations requises, page 27 • À propos de la page Date et Heure, page 29 • À propos de la page Conférence audio, page 30 • Questions sur la configuration d’une audioconférence, page 33 • À propos de la page Inviter des participants, page 34 • À propos de la page Sélectionner les participants, page 35 • À propos de la page Inscription, page 36 • Accepter ou refuser des demandes d’inscription, page 37 • À Propos de la page Ordre du jour et Bienvenue, page 38 • À propos de la page Ajouter/Sélectionner une présentation, page 40 • À propos de la page Options de réunion, page 41 • À propos de la page Privilèges des invités, page 42 • À propos de la page Révision, page 43 • Choisir un niveau de sécurité pour une réunion programmée, page 43 • Modèles de réunions, page 44 • Utiliser un modèle existant pour la programmation, page 44 • Utiliser un modèle de réunion existant pour créer un nouveau modèle, page 45 Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 21 • À propos de la page Réunion programmée (pour les organisateurs), page 46 • À propos de la page Informations sur la réunion (pour les organisateurs de réunions), page 46 • À propos de la page Informations sur la réunion (pour les invités), page 46 Présentation de la programmation d'une réunion Meeting Center fournit différentes façons de configurer des réunions. Passez en revue les différents moyens de configurer une réunion et choisissez le plus approprié. Vous avez peu de temps ? Utilisez le programmateur rapide d'une page. Entrez simplement quelques détails et vous êtes prêt(e) à organiser votre réunion. Vous recherchez plus d’options pour vos réunions, comme l’ajout de sécurité supplémentaire ? Utilisez le programmateur avancé. Entrez le niveau de détail désiré. Vous pouvez programmer ou démarrer la réunion à partir de toutes les pages de l’assistant. Vous souhaitez réutiliser les informations enregistrées dans le programmateur ? Vous n’avez pas à saisir les mêmes informations à chaque fois que vous configurez une réunion. Si la réunion se répète de façon régulière, avec les mêmes invités, vous pouvez configurer une série complète de réunions. Si les détails de la réunion (comme les invités, les options de réunion) sont constants, vous pouvez enregistrer ces détails dans un modèle que vous pouvez appliquer à toute réunion que vous planifiez. Vous devez éditer ou annuler votre réunion ? Lorsque vous programmez une réunion, vous pouvez la modifier ou l'annuler à tout moment à partir de votre message électronique de confirmation ou à partir de votre liste de réunions dans Mon WebEx. Si vous décidez de basculer du programmateur avancé au programmateur rapide (ou vice et versa), toutes les informations saisies sont enregistrées et disponibles dans l’autre programmateur. Remarque Une réunion ne démarre pas automatiquement à l'heure prévue. Si, lors de la programmation de la réunion, vous n’avez pas sélectionné l’option qui permet aux participants de rejoindre la réunion avant l’organisateur, vous devez démarrer la réunion avant que les participants puissent la rejoindre. Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 22 Programmer une réunion Présentation de la programmation d'une réunion Programmer une réunion avec le Programmateur rapide Procédure Étape 1 Connectez-vous à votre site Meeting Center. Étape 2 Dans la barre de navigation, développez Organiser une réunion et cliquez sur Programmer une réunion. Étape 3 Entrez les détails de votre réunion. Étape 4 Démarrer ou programmer la réunion : • Si l’heure du démarrage de la réunion est l'heure actuelle, cliquez sur Démarrer. • Si l’heure de démarrage de la réunion est ultérieure à l'heure actuelle, sélectionnez Programmer. La page Réunion programmée apparaît, confirmant que la réunion a été programmée. Vous recevrez aussi par courrier électronique un message de confirmation contenant des informations sur la réunion programmée. Programmer une réunion avec le Programmateur avancé Procédure Étape 1 Connectez-vous à votre site Meeting Center. Étape 2 Dans la barre de navigation, développez Organiser une réunion et cliquez sur Programmer une réunion. La page Informations requises apparaît. Si vous voyez le programmateur rapide, sélectionnez l'option vous permettant d'aller sur le Programmateur avancé. Étape 3 Saisissez les informations requises, puis sélectionnez Suivant. Le programmateur avancé contient 9 pages. Continuez de saisir les informations et sélectionnez Suivante pour passer à la page suivante. Sur la page Révision, vérifiez les informations que vous avez saisies. Si vous devez les modifier, retournez à la page correspondante dans l’Assistant et modifiez les informations. Étape 4 (Facultatif) Enregistrer vos paramètres de réunion dans un modèle. Si vous devez utiliser les mêmes paramètres de réunion (par exemple avec les mêmes invités, les mêmes options téléphoniques et autres détails de réunion), enregistrez ces paramètres dans un modèle de réunion. Étape 5 Démarrer ou programmer la réunion : • Si l’heure du démarrage de la réunion est l'heure actuelle, cliquez sur Démarrer. • Si l’heure de début de la réunion est plus tard que l'heure actuelle, cliquez sur Programmer la réunion. Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 23 Programmer une réunion Programmer une réunion avec le Programmateur rapide La page Réunion programmée apparaît, confirmant que la réunion a été programmée. Vous recevrez aussi par courrier électronique un message de confirmation contenant des informations sur la réunion programmée. Ajouter une réunion programmée à votre programme de calendrier Une fois que vous avez programmé une réunion, vous pouvez l’ajouter à votre programme de calendrier tel que Microsoft Outlook. Cette option n’est disponible que si votre programme de calendrier reconnaît la norme iCalendar, un format d’échange courant pour les calendriers sur Internet. Si vous invitez des invités à une réunion, le message d’invitation qu’ils reçoivent contient une option leur permettant d’ajouter la réunion à leur programme de calendrier. Si vous annulez une réunion, la page de confirmation Réunion supprimée et le message de confirmation que vous recevez contiennent une option permettant de supprimer la réunion de votre programme de calendrier. Remarque Procédure Étape 1 Effectuez l'une des actions suivantes : • Dans la page Réunion programmée, cliquez sur Ajouter à mon calendrier. • Dans la page Réunion mise à jour, cliquez sur Mettre à jour mon calendrier. • Dans la page Informations sur la réunion, cliquez sur Ajouter à Mon calendrier. • Dans le message de confirmation que vous recevez lorsque vous programmez ou modifiez une réunion, cliquez sur le lien pour ajouter la réunion à votre calendrier. Un élément de réunion s’ouvre dans votre programme de calendrier. Étape 2 Sélectionnez l’option permettant d’accepter la demande de réunion. Par exemple, dans Outlook, cliquez sur Accepter pour ajouter la réunion à votre calendrier. Démarrer une réunion à partir de votre iPhone Pour des informations détailléessur tous les aspects de l'utilisation de votre iPhone pour démarrer ou participer à des réunions, allez à la page http://www.webex.com/apple/. Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 24 Programmer une réunion Ajouter une réunion programmée à votre programme de calendrier Si vous avez reçu une invitation par courrier électronique, tapez simplement sur le lien de la réunion pour démarrer votre réunion. Conseil Avant de commencer Pour démarrer une réunion WebEx à partir de votre iPhone, vous devez configurer votre compte WebEx sur la page Profil de votre application iPhone. Procédure Étape 1 Pour démarrer une réunion à partir de votre page Mes réunions, tapez sur la réunion que vous souhaitez démarrer. Étape 2 Sur la page suivante, tapez sur Rejoindre/Démarrer. L'application WebEx Meeting Center démarre. Autoriser un autre utilisateur à programmer des réunions en votre nom Vous pouvez autoriser un ou plusieurs utilisateurs de Meeting Center à programmer des réunions en votre nom. Les utilisateurs auxquels vous octroyez le droit de programmer des réunions doivent avoir un compte sur votre site Meeting Center. Lorsqu’un utilisateur programme une réunion pour vous, cette réunion apparaît dans votre liste de réunions de la page Mes réunions. Vous pouvez alors commencer la réunion et l’organiser comme vous le faites quand vous programmez des réunions vous-même. Procédure Étape 1 Connectez-vous à votre site Meeting Center. Étape 2 Sur la barre de navigation, sélectionnez Mon WebEx > Mon Profil. Étape 3 Sous Options de session, effectuez l’une ou les deux actions suivantes : • Dans la zone Autorisation de programmation, tapez l’adresse électronique des utilisateurs que vous autorisez à programmer des sessions pour vous. Séparez les adresses au moyen de virgules ou de points-virgules. • Cliquez sur Sélectionner dans la liste des organisateurs pour sélectionner les utilisateurs dans une liste de tous les utilisateurs titulaires d'un compte sur votre site de réunion. Étape 4 Sélectionnez Mettre à jour. Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 25 Programmer une réunion Autoriser un autre utilisateur à programmer des réunions en votre nom À propos du programmateur rapide Utilisez ce programmateur d'une page pour configurer une réunion en quelques clics de souris. L’administrateur de votre site décide si votre site affiche le programmateur rapide ou le programmateur avancé, un assistant qui vous aide à progresser parmi les étapes de sélection des options de réunion. Si votre site affiche automatiquement le Programmateur avancé, vous pouvez facilement passer sur le Programmateur rapide en cliquant sur Revenir sur le programmateur rapide en haut de la page des informations requises. Le tableau suivant décrit les éléments de cette page nécessitant un complément d'explication. Utilisez cette option... Pour... Sélectionner un modèle et utiliser les paramètres enregistrés dans ce modèle pour cette réunion. Vous pouvez gagner du temps en utilisant un modèle qui inclut une liste des personnes à inviter, une présentation à afficher avant le démarrage de la réunion et d’autres options que vous avez utilisées pour des réunions précédentes et enregistrées comme modèle. Configurer les options en utilisant un modèle Identifier votre service, un projet ou d’autres informations que votre organisation souhaite associer à vos réunions. Les codes de suivi peuvent être facultatifs ou obligatoires, en fonction de la configuration choisie par l’administrateur de votre site. Si l’administrateur de votre site vous demande de sélectionner un code dans une liste prédéfinie, une liste de codes apparaît. Sélectionnez un code dans la liste de gauche. Ensuite, effectuez l'une des opérations suivantes dans la zone de droite : • Si une liste de codes apparaît, sélectionnez un code dans la liste. • Entrez un code dans la case de saisie de texte. Codes de suivi Demander aux participants d’entrer le mot de passe défini pour rejoindre votre réunion. Le site peut exiger que chaque mot de passe réponde à des critères de sécurité tels qu’une longueur minimale et un nombre minimal de lettres, chiffres ou caractères spéciaux. Un mot de passe : • Peut contenir au maximum 16 caractères. • Ne peut contenir ni des espaces ni aucun des caractères suivants : \ ` “ / & < > == [ ] Toute personne que vousinvitez à votre réunion recevra un message électronique d’invitation contenant le mot de passe, à moins que vous choisissiez de ne pas faire apparaître les mots de passe dans les invitations. Mot de passe Confirmation du mot de passe Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 26 Programmer une réunion À propos du programmateur rapide Utilisez cette option... Pour... Définir l’heure de démarrage de la réunion et le fuseau horaire utilisé.Poursélectionner un autre fuseau horaire, cliquez sur le lien correspondant. Le fuseau horaire que vous sélectionnez n’affecte pas le fuseau horaire défini pour le calendrier des réunions de la page Parcourir les réunions. Vous et chaque invité pouvez sélectionner librement le fuseau horaire à utiliser pour votre affichage du calendrier, à l’aide de l’option Votre fuseau horaire de la page Préférences. Pour accéder à cette page, sur la barre de navigation, cliquez sur Configuration > Préférences. Important Heure Entrez la durée estimée de la réunion. La réunion ne se termine pas automatiquement après la durée que vous avez indiquée. Durée Saisissez les adresses électroniques desinvités que voussouhaitez inviter à la réunion. Vous pouvez taper les adresses en les séparant par des virgules ou points-virgules ou vous pouvez cliquer sur Sélectionner les invités pour choisir des invités dans votre carnet d’adresses. Lorsque vous invitez des participants à une réunion programmée, vous pouvez désigner un ou plusieursinvités comme organisateurssuppléants de la réunion. Un organisateur suppléant peut démarrer la réunion et faire office d’organisateur. Cependant, un organisateur suppléant doit avoir un compte utilisateur sur votre site Web Meeting Center. Remarque Participants Autoriser les invités connectés sur le réseau Internet public à rejoindre votre réunion. Si cette option est décochée, seuls les invités faisant partie du même réseau peuvent rejoindre la réunion. Cette option est disponible uniquement pour les utilisateurs Cisco Unified MeetingPlace. Remarque Autoriser des participants externes Les paramètres par défaut de la conférence audio apparaissent. Pour sélectionner des options différentes, cliquez sur Modifier la Conférence audio. Conférence audio Entrez l'URL personnalisée pour créer une salle de réunion virtuelle dans laquelle vous pouvez utiliser Cisco Unified Video (CUVC). Si vous laissez cette case vide, l'ID de la réunion WebEx est utilisé par défaut. Lorsque vous démarrez une réunion WebEx, le panneau de CUVC Video s'affiche automatiquement. Ceci est une fonctionnalité facultative qui doit être activée par l'administrateur de votre site. ID de réunion CUVC À propos de la page Informations requises Le tableau suivant décrit les éléments de cette page nécessitant un complément d'explication. Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 27 Programmer une réunion À propos de la page Informations requises Utilisez cette option... Pour... Sélectionner un modèle et utiliser les paramètres enregistrés dans ce modèle pour cette réunion. Vous pouvez gagner du temps en utilisant un modèle qui inclut une liste des personnes à inviter, une présentation à afficher avant le démarrage de la réunion et d'autres options que vous avez utilisées pour des réunions précédentes et enregistrées comme modèle. Configurer les options enutilisantun modèle Sélectionnez le type de réunion que vous souhaitez programmer. La liste inclut les types de réunions qui sont disponibles pour votre site Web de service. En plus des types de réunion standard, la liste peut inclure une ou plusieurs des options suivantes, selon les paramètres de votre site : • Conférence Personnelle : Vous permet de programmer une réunion Conférence Personnelle qui commence avec une partie audio et qui inclut automatiquement une partie en ligne que vous pourrez rejoindre plus tard. Vous devez disposer d'au moins un numéro de compte Conférence Personnelle indiqué dans la page Mon WebEx > Conférence Personnelle pour pouvoir utiliser ce type de réunion. • Conférence Personnelle MeetingPlace : Vous permet de spécifier une Conférence Personnelle Cisco Unified MeetingPlace qui utilise votre compte de Conférence Cisco Unified MeetingPlace pour la conférence audio. Type de réunion Lister cette réunion dans le calendrier des réunions. Pour améliorer la sécurité des réunions, vous pouvez choisir de ne pas les faire apparaître dans le calendrier des réunions. Désactivez simplement cette option pour : • Masquer les informations concernant la réunion, telles que son organisateur, le sujet et l’heure de démarrage. • Contribuer à empêcher l’accès non autorisé à la réunion. Listée sur le calendrier Demander aux participants d’entrer le mot de passe défini pour rejoindre votre réunion. Le site peut exiger que chaque mot de passe réponde à des critères de sécurité tels qu’une longueur minimale et un nombre minimal de lettres, chiffres ou caractères spéciaux. Un mot de passe : • Peut contenir au maximum 16 caractères. • Ne peut contenir ni des espaces ni aucun des caractères suivants : \ ` “ / & < > == [ ] Toute personne que vous invitez à votre réunion recevra un message électronique d’invitation contenant le mot de passe, à moins que vous choisissiez de ne pas faire apparaître les mots de passe dans les invitations. Si vous avez sélectionné Conférence Personnelle comme type de réunion, le mot de passe par défaut est le code d'accèsinvité dans votre compte numéro de Conférence Personnelle (PCN) qui est indiqué pour cette réunion. Mot de passe de la réunion Confirmation du mot de passe Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 28 Programmer une réunion À propos de la page Informations requises Utilisez cette option... Pour... Identifier votre service, un projet ou d’autres informations que votre organisation souhaite associer à vos réunions. Les codes de suivi peuvent être facultatifs ou obligatoires, en fonction de la configuration choisie par l’administrateur de votre site. Si l’administrateur de votre site vous demande de sélectionner un code dans une liste prédéfinie, une liste de codes apparaît.Sélectionnez un code dansla liste de gauche. Ensuite, effectuez l'une des opérations suivantes dans la zone de droite : • Si une liste de codes apparaît, sélectionnez un code dans la liste. • Entrez un code dans la case de saisie de texte. Codes de suivi Entrez l'URL personnalisée pour créer une salle de réunion virtuelle dans laquelle vous pouvez utiliser Cisco Unified Video (CUVC). Si vous laissez cette case vide, l'ID de la réunion WebEx est utilisé par défaut. Lorsque vous démarrez une réunion WebEx, le panneau de CUVC Video s'affiche automatiquement. Ceci est une fonctionnalité facultative qui doit être activée par l'administrateur de votre site. ID de réunion CUVC À propos de la page Date et Heure Le tableau suivant décrit les éléments de cette page nécessitant un complément d'explication. Utilisez cette option... Pour... Sélectionner un modèle et utiliser les paramètres enregistrés dans ce modèle pour cette réunion. Vous pouvez gagner du temps en utilisant un modèle qui inclut une liste des personnes à inviter, une présentation à afficher avant le démarrage de la réunion et d'autres options que vous avez utilisées pour des réunions précédentes et enregistrées comme modèle. Configurer les options en utilisant un modèle Définir l’heure de démarrage de la réunion et le fuseau horaire utilisé. Pour sélectionner un autre fuseau horaire, cliquez sur le lien correspondant. Le fuseau horaire que vous sélectionnez n’affecte pas le fuseau horaire défini pour le calendrier des réunions de la page Parcourir les réunions. Vous et chaque invité pouvez sélectionner librement le fuseau horaire à utiliser pour votre affichage du calendrier, à l’aide de l’option Votre fuseau horaire de la page Préférences. Pour accéder à cette page, sur la barre de navigation, cliquez sur Configuration > Préférences. Important Heure de la réunion Autoriser les invités à accéder à la réunion un certain nombre de minutes avant l’heure de démarrage. Si vous réglez cette option à 0 minutes, vous devez démarrer la réunion avant que les invités puissent y accéder. Remarque Lesinvitéspeuvent rejoindre la réunion [x] minutes avant l’heurededémarrage Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 29 Programmer une réunion À propos de la page Date et Heure Utilisez cette option... Pour... Si vous autorisez les invités à rejoindre la réunion avant l’heure de démarrage programmée, vous pouvez également les autoriser à rejoindre la conférence audio WebEx avant le démarrage de la réunion. Vous configurez la conférence audio WebEx sur la page suivante. Les invités peuvent également se connecter à la conférence audio Entrez la durée estimée de la réunion. La réunion ne se termine pas automatiquement après la durée que vous avez indiquée. Durée estimée Définir la récurrence pour cette réunion. Vous pouvez aller à la page Mes réunions et supprimer une réunion spécifique. Aucune : Indique que la réunion ne se répète pas. Quotidienne : La réunion se répète chaque jour jusqu’à la date de fin que vous sélectionnez. • Tous les [x] jours : La réunion se répète après le nombre de jours spécifié. • Chaque jour de la semaine : La réunion se répète chaque jour, du lundi au vendredi. Hebdomadaire : Répète la réunion après un nombre de semaines spécifié jusqu'à la date de fin que vous avez sélectionnée. • Toutes les [x] semaine(s) le : Indique le jour spécifique du mois où la réunion se répète et le nombre de mois entre deux réunions. • Dimanche - Samedi : Indique le dernier jour auquel la réunion se répète. Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs jours. Mensuelle : La réunion se répète chaque mois jusqu’à la date de fin spécifiée. • Le [x] de tous les [x] mois : Indique le jour spécifique du mois auquel la réunion se répète et le nombre de mois entre deux réunions. • Le [x]de tous les [y] mois : Indique la semaine et le jour de la semaine spécifiques où la réunion se répète et le nombre de mois entre deux réunions. Annuelle : La réunion se répète chaque année jusqu’à la date de fin spécifiée. • Tous les [date] [mois] : Indique la date et le mois spécifiques où la réunion se répète chaque année. • [x] [jour]de [mois] : Indique la semaine, le jour de la semaine et le moisspécifiques où la réunion se répète chaque année. Récurrence À propos de la page Conférence audio Le tableau suivant décrit les éléments de cette page nécessitant un complément d'explication. Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 30 Programmer une réunion À propos de la page Conférence audio Utilisez cette option... Pour... Sélectionner un modèle et utiliser les paramètres enregistrés dans ce modèle pour cette réunion. Vous pouvez gagner du temps en utilisant un modèle qui inclut une liste des personnes à inviter, une présentation à afficher avant le démarrage de la réunion et d'autres options que vous avez utilisées pour des réunions précédentes et enregistrées comme modèle. Configurer les options en utilisant un modèle Indique que la réunion comprend une conférence audio intégrée. Si vous sélectionnez cette option, choisissez l’un des types de téléconférence suivants : • Afficher le numéro gratuit : Si les participants appellent la conférence, ils peuvent appeler un numéro gratuit. • Afficher lesnumérosd'appel internationaux : Cette option offre une liste de numéros—comme les numéros gratuits ou locaux—que les participants situés dans d'autres pays peuvent appeler pour rejoindre la conférence audio. • Activer l'authentification CLI de l'appelant en téléconférence lors de l'appel des participants CLI (identification de la ligne de l’appelant) est une forme d’ID de l’appelant, un service de téléphonie intelligent qui transmet le numéro de téléphone de l'appelant avant la réponse à l'appel. Si vous utilisez le service de conférence Audio WebEx, vous pouvez aider les participants à rejoindre plus rapidement la réunion, s'ils ont : ◦ un compte organisateur WebEx ◦ leurs numéros de téléphone enregistrés dans leurs profils WebEx Cette option n'est pas disponible pour les utilisateurs Cisco Unified MeetingPlace. Sélectionner un type de conférence : WebEx Audio Affiche les comptes conférence personnelle audio que vous avez paramétrés dans la zone ConférencePersonnelle de Mon WebEx.Sélectionnez le compte à associer à cette réunion. Vous pouvez créer jusqu'à trois comptes. Cliquez sur Modifier pour apporter des changements tels que la mise à jour des codes d’accès abonné ou invité. Si vous n'avez encore configuré aucun compte, sélectionnez Créer un compte Conférence Personnelle pour commencer. Cette option n'est pas disponible pour les utilisateurs Cisco Unified MeetingPlace. Sélectionner un type de conférence : Numéro de conférence personnel Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 31 Programmer une réunion À propos de la page Conférence audio Utilisez cette option... Pour... Indique que la réunion comprend une téléconférence fournie par un autre prestataire. Instructions : Offre un espace vous permettant de saisir des instructions d’accès à la téléconférence. Lesinstructionsrelatives aux options de téléconférence sélectionnées apparaissent automatiquement : • Sur la page Informations sur la réunion de votre site, que les participants peuvent voir avant de démarrer la réunion • Dans les messages d’invitation, si vous invitez des participants à l’aide des options de la page Programmer une réunion • Dans l’onglet Infos qui apparaît dans la zone de présentation de la fenêtre Réunion • Dans la boîte de dialogue Participer à la téléconférence qui apparaît dans la fenêtre Réunion des participants lorsqu’ils accèdent à la réunion Sélectionner un type de conférence : Autre service téléconférence Indique que la réunion inclut une conférence audio intégrée avec votre compte de conférence Cisco Unified MeetingPlace audio. Si vous sélectionnez cette option, choisissez le type de conférence : • Les invités appellent : Sélectionner si vous souhaitez que les clients appellent un numéro pour rejoindre • Les participants reçoivent un appel en retour : Sélectionner si vous souhaitez que les clients entrent un numéro et reçoivent un rappel du service de conférence. Un participant doit avoir une ligne téléphonique directe pour recevoir un appel du service de conférence. Cependant, un participant sans ligne téléphonique directe peut rejoindre une conférence audio en appelant un numéro de téléphone de connexion toujours disponible dans la fenêtre Réunion. Sélectionner un type de conférence : Conférence audio Cisco Unified MeetingPlace Indiquez si vous souhaitez configurer une conférence VoIP(Voix sur IP) intégrée pour la réunion. Si vous sélectionnez Oui, vous pouvez également organiser une téléconférence traditionnelle pour la réunion. • Vous devez démarrer la VoIP(Voix sur IP) aprèsle démarrage de la réunion. • Seuls les participants dont l’ordinateur possède la configuration minimale du système requise pour la VoIPintégrée peuvent participer à la conférence. Aucune : Indique que la réunion n’inclut aucune téléconférence ou elle inclut une téléconférence pour laquelle vous informerez les participants par une autre voie que votre service de réunion. Sélectionner un type de conférence : Utiliser uniquement la Voix sur IP (VoIP) Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 32 Programmer une réunion À propos de la page Conférence audio Questions sur la configuration d’une audioconférence Quels sont les types de conférences disponibles ? Pour utiliser du son durant une réunion, vous pouvez utiliser un des services de conférence suivants : • Téléconférences intégréespar connexion: Une téléconférence intégrée que les participants rejoignent en composant un numéro de téléphone. Le numéro à appeler apparaît automatiquement dans une boîte de message lorsque le participant accède à la réunion.Si votre service de réunion offre une téléconférence par connexion gratuite, deux numérossont disponibles: un numéro gratuit et un numéro payant. L’option de numéros d’appel internationaux fournit une liste de numéros, comme les numéros gratuits ou locaux, que les invités situés dans d’autres pays peuvent appeler pour rejoindre la téléconférence. • Téléconférences avec rappel intégré : Une téléconférence intégrée que les participants rejoignent en indiquant leur numéro de téléphone lorsqu'ils se connectent à la réunion. Chaque participant saisit son numéro dans une boîte de dialogue qui apparaît lorsqu’il rejoint la réunion. Le service de téléconférence appelle chaque participant au numéro qu’il indique. • Si votre site comprend l’option de rappel international, les participants situés dans d’autres pays peuvent être rappelés. Pour plus d’informations sur cette option, consultez l’administrateur de votre site de réunion. • Téléconférenced’unautreprestataire ouinterne : Tout service de téléconférence autre que le service WebEx intégré. Vous pouvez utiliser un service tiers au choix ou un système de téléconférence interne et fournir lesinstructions de connexion lors de la préparation de la réunion. Cesinstructions apparaissent automatiquement dans une boîte de message lorsque les participants se connectent à la réunion. Quelle est la configuration minimale requise pour la VoIP (Voix sur IP) ? Pour utiliser la VoIP, votre ordinateur doit répondre à la configuration système suivante : • Une carte son prise en charge. Pour consulter une liste des cartes son prises en charge, reportez-vous à la page Foire aux questions de votre site Meeting Center. Vous pouvez y accéder à partir de la page Assistance de votre site. • Des haut-parleurs ou des écouteurs. • Un micro, si vous souhaitez prendre la parole lors de la conférence. • Pour une meilleure qualité audio et un plus grand confort, utilisez un casque d’ordinateur équipé d’un micro de haute qualité. Quand dois-je inclure la VoIP (Voix sur IP) ? • Votre réunion implique des invités qui ne veulent pas supporter les frais d’un appel longue distance. • Votre réunion n’implique pas beaucoup d’interaction-par exemple, lesinvités écouteront une présentation plutôt que de discuter. • Vous souhaitez minimiser les coûts de conférence audio de la réunion. Vérifiez que votre ordinateur répond aux exigences minimales pour les conférences par VoIP (Voix sur IP). Pour plus de détails, voir À propos de la page Conférence audio, à la page 30. Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 33 Programmer une réunion Questions sur la configuration d’une audioconférence Qu’est-ce que la conférence audio bimodale et quand faut-il l’utiliser ? Vous pouvez organiser une réunion (programmée ou instantanée) comprenant une conférence audio bimodale, c’est-à-dire une conférence audio accompagnée à la fois d’une téléconférence et d’une VoIP (Voix sur IP). Lors d'une conférence audio bimodale, les participants peuvent utiliser l'un ou l'autre type de service. Dans une conférence audio bimodale, un participant peut utiliser un téléphone ou des haut-parleurs branchés sur son ordinateur pour écouter les sons. Pour parler, un participant peut utiliser un téléphone ou un micro connecté à son ordinateur. Les participants à une téléconférence peuvent uniquement communiquer entre eux. De la même façon, les participants utilisant la VoIP (Voix sur IP) peuvent écouter et discuter uniquement avec les autres participants utilisant la VoIP (Voix sur IP). La conférence bimodale convient donc généralement pour des réunions où les participants écoutent une présentation sans interagir dans la conférence vocale. Remarque Tous les participants peuvent écouter une présentation si l’animateur parle à la fois au téléphone et dans un micro. À propos de la page Inviter des participants Utilisez cette option... Pour... Sélectionner un modèle et utiliser les paramètres enregistrés dans ce modèle pour cette réunion. Vous pouvez gagner du temps en utilisant un modèle qui inclut une liste des personnes à inviter, une présentation à afficher avant le démarrage de la réunion et d'autres options que vous avez utilisées pour desréunions précédentes et enregistrées comme modèle. Configurer les options en utilisant un modèle Saisissez les adresses électroniques des invités que vous souhaitez inviter à la réunion. Vous pouvez taper les adresses en les séparant par des virgules ou points-virgules ou vous pouvez cliquer sur Sélectionner les invités pour choisir des invités dans votre carnet d’adresses. Lorsque vousinvitez des participants à une réunion programmée, vous pouvez désigner un ou plusieurs invités comme organisateurs suppléants de la réunion. Un organisateur suppléant peut démarrer la réunion et faire office d’organisateur. Cependant, un organisateur suppléant doit avoir un compte utilisateur sur votre site Web Meeting Center. Remarque Participants Autoriser lesinvités connectéssur le réseau Internet public à rejoindre votre réunion. Si cette option est décochée, seuls les invités faisant partie du même réseau peuvent rejoindre la réunion. Cette option est disponible uniquement pour les utilisateurs Cisco Unified MeetingPlace. Remarque Autoriser des participants externes Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 34 Programmer une réunion À propos de la page Inviter des participants Utilisez cette option... Pour... Ajouter une demande aux messages électroniques d’invitation pour que les invités vérifient que les composants suivants sont installés sur leur ordinateur pour pouvoir lire un fichier UCF multimédia : • Flash Player, pour lire les animations Flash ou les fichiers Flash interactifs • Windows Media Player pour lire les fichiers audio ou vidéo Cette option est utile si vous ou un autre animateur prévoyez de partager une présentation UCF multimédia ou des fichiers multimédias UCF autonomes pendant la réunion. Exiger que les invités vérifient les lecteurs rich media avant de rejoindre la réunion Ne pas indiquer le mot de passe dans le courrier électronique d’invitation : Si vousinvitez des participants à une réunion, le mot de passe de la réunion n’apparaîtra pas dansle courrier électronique d’invitation envoyé aux invités. Vous devez fournir le mot de passe aux invités par un autre moyen (par exemple par téléphone). Exiger que les invités aient un compte sur ce site Web pour pouvoir rejoindre cette réunion : Tous les invités doivent avoir un compte utilisateur sur votre site pour accéder à la réunion. Pour savoir comment les invités peuvent obtenir un compte utilisateur, consultez l’administrateur de votre site. Sécurité À propos de la page Sélectionner les participants Le tableau suivant décrit les éléments de cette page nécessitant un complément d'explication. Utilisez cette option... Pour... Permet de sélectionner le carnet d’adresses où de sélectionner des participants. Les contacts du carnet d’adresses sélectionné apparaissent dans la fenêtre. Les carnets d’adresses disponibles sont les suivants : Contacts personnels : Contient tous les contacts individuels que vous avez ajoutés dans votre carnet d'adresses. Si vous utilisez Microsoft Outlook, vous pouvez importer les contacts que vous conservez dans votre carnet d'adresses ou dossier Outlook dans cette liste. Carnet d’adresses de la société : Le carnet d'adresses de votre organisation, qui contient tous les contacts que l'administrateur de votre site y a ajoutés.Si votre entreprise utilise une liste d’adresses générale Microsoft Exchange, l’administrateur de votre site peut en importer ses contacts dans ce carnet d’adresses. Carnet d'adresses Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 35 Programmer une réunion À propos de la page Sélectionner les participants Utilisez cette option... Pour... Invité : Ajoute les contacts sélectionnés à la liste des participants. Organisateur suppléant : Ajoute les contacts sélectionnés en tant qu’organisateurs suppléants à la liste des participants. Une personne désignée comme organisateur suppléant reçoit un message d’invitation fournissant des informations sur son rôle d’organisateur suppléant. Un organisateur suppléant peut démarrer la réunion et faire office d’organisateur.Si vous rejoignez la réunion après qu’un organisateur suppléant l’ait démarrée ou rejointe, vous ne reprenez pas automatiquement le rôle d’organisateur. Un participant désigné comme organisateur suppléant doit avoir un compte utilisateur sur votre site de réunion. Inviter en tant que À propos de la page Inscription Si vous acceptez automatiquement les demandes d’inscription à une réunion protégée par un mot de passe—et si un invité s’inscrit après le démarrage de la réunion— il pourra immédiatement rejoindre la réunion sans fournir de mot de passe. Ainsi, pour empêcher tout accès non autorisé à une réunion, vous devez désélectionner la case Accepter automatiquement toutes les demandes d’inscription et accepter ou refuser individuellement chaque demande. Si vous n’acceptez pas automatiquement les demandes d’inscription à une réunion protégée par un mot de passe—et qu’un invité s’inscrit après le démarrage de la réunion—celui-ci ne peut pas rejoindre la réunion avant de recevoir un courrier électronique de confirmation et de fournir le mot de passe de la réunion. Pendant la réunion, vous pouvez vérifier les demandes d’inscription dans votre programme de messagerie et les accepter pour permettre aux invités de rejoindre la réunion. Important Utilisez cette option... Pour... Sélectionner un modèle et utiliser les paramètres enregistrés dans ce modèle pour cette réunion. Vous pouvez gagner du temps en utilisant un modèle qui inclut une liste des personnes à inviter, une présentation à afficher avant le démarrage de la réunion et d'autres options que vous avez utilisées pour des réunions précédentes et enregistrées comme modèle. Configurer les options enutilisant un modèle Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 36 Programmer une réunion À propos de la page Inscription Utilisez cette option... Pour... • Aucune : Indique que les invités ne doivent pas s’inscrire pour participer à la réunion. • Demander l'inscription des participants : Tous les invités doivent s’inscrire pour participer à la réunion. Un invité ne peut pasrejoindre la réunion tant que vous n’acceptez pas son inscription. Exiger l’inscription permet : ◦ De consulter une liste d’invités pour déterminer s’ils se sont inscrits à la réunion ◦ D'obtenir le nom des invités, leur adresse électronique et éventuellement des informations supplémentaires les concernant avant qu’ils ne rejoignent la réunion ◦ D'accepter ou de refuser des demandes d’inscription ◦ D'augmenter la sécurité de votre réunion Inscription Sélectionner les informations que les invités doivent fournir pour s’inscrire à la réunion. Les informations que vous ne sélectionnez pas figureront quand même sur le formulaire, mais ne seront pas obligatoires. Demander des informations détaillées sur les invités Accepter automatiquement toutes les demandes d’inscription et autoriser tous les inscrits à rejoindre la réunion. Vous ne recevez dans ce cas aucune demande d’inscription. Si cette option n’est passélectionnée, vous devez accepter ou refuser chaque demande individuellement, en utilisant les options du site de réunion. Accepter automatiquement toutes les inscriptions Accepter ou refuser des demandes d’inscription Procédure Étape 1 Connectez-vous à votre site de réunion. Étape 2 Dans la barre de navigation, sélectionnez Mon WebEx. La page Mes réunions programmées apparaît, affichant la liste des réunions que vous avez programmées. Étape 3 Dans la liste des réunions, cliquez sur le lien correspondant au sujet de la réunion pour laquelle vous souhaitez accepter ou refuser des demandes d’inscription. La page Mes réunions s'affiche. Étape 4 Sélectionnez Invités. La page Invités inscrits apparaît, montrant une liste d’invités qui se sont inscrits à la réunion. Étape 5 Cochez la case correspondant aux invités dont vous souhaitez accepter ou refuser la demande d’inscription. • Pour sélectionner tous les invités qui apparaissent actuellement dans la liste, sélectionnez Sélectionner tout. Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 37 Programmer une réunion Accepter ou refuser des demandes d’inscription • Pour annuler toutes les sélections dans la liste actuelle, sélectionnez Effacer tout. Étape 6 Choisissez d’approuver ou rejeter les demandes d’inscription sélectionnées. • Pour accepter les demandes d’inscription de tous les invités que vous avez sélectionnés, cliquez sur Accepter. • Pour rejeter les demandes d’inscription de touslesinvités que vous avez sélectionnés, cliquez sur Rejeter. Vous pouvez trier la liste des participants inscrits en cliquant sur les en-têtes de colonnes. Vous pouvez également ouvrir la page Invités inscrits en sélectionnant la réunion sur la page publique Parcourir les réunions. Cliquez sur Obtenir des informations > Invités. Conseil À Propos de la page Ordre du jour et Bienvenue Le tableau suivant décrit les éléments de cette page nécessitant un complément d'explication. Utilisez cette option... Pour... Sélectionner un modèle et utiliser les paramètres enregistrés dans ce modèle pour cette réunion. Vous pouvez gagner du temps en utilisant un modèle qui inclut une liste des personnes à inviter, une présentation à afficher avant le démarrage de la réunion et d'autres options que vous avez utilisées pour des réunions précédentes et enregistrées comme modèle. Configurer les options en utilisant un modèle Spécifier l’ordre du jour de la réunion. Un message peut contenir jusqu’à 2500 caractères, espaces et ponctuation compris. L’ordre du jour apparaît sur la page Informations sur la réunion correspondant à votre site de réunion. Ordre du jour Permet de choisir un modèle pour l’onglet Infos, qui apparaît dansla zone de présentation au cours de la réunion. L’onglet Infos contient des informations sur la réunion, telles que : • L'organisateur de la réunion • Les numéros d’appel de téléconférence • Le code organisateur (si vous êtes l’organisateur) Si vous utilisez WebEx Sales Center : Vous pouvez choisir un autre modèle uniquement si l’administrateur du site a fourni un ou plusieurs modèles d’onglet Infos dans votre service de réunion. Modèles de l’onglet Informations Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 38 Programmer une réunion À Propos de la page Ordre du jour et Bienvenue Utilisez cette option... Pour... Sélectionner une présentation ou un document à partager automatiquement dès qu’un participant rejoint la réunion. Cette option est utile si vous autorisez les invités à rejoindre la réunion avant l’organisateur. Le fichier que vous sélectionnez doit : • Être au format Universal Communications Format (UCF). Pour des informations sur la création de fichiers UCF, consultez le guide Mise en route de la boîte d'outils WebEx Universal Communications, disponible sur votre site de réunion. • Se trouver dans vos dossiers personnels sur votre site de réunion. Vous pouvez sélectionner un fichier UCF se trouvant déjà dans vos dossiers ou télécharger un nouveau fichier vers vos dossiers lors de la programmation d’une réunion. Partager automatiquement une présentation ou un document dès qu’un participant rejoint la réunion Spécifier que les diapositives des présentations ou les pages des documents défilent automatiquement dans la zone de présentation à l’intervalle que vous choisissez. • Sélectionnez cette option uniquement si la présentation ou le document contient plusieurs diapositives ou pages. • Ne choisissez pas cette option si la présentation ou le document contient des fichiers UCF multimédia. Lecture continue : Disponible uniquement si vous avez sélectionné Démarrage automatique. Spécifie que la présentation ou le document partagé recommence une fois la fin atteinte et que les pages continuent de défiler automatiquement. Passer à lapage suivante toutes les [x] secondes : Disponible uniquement si vous avez sélectionné Démarrage automatique. Permet de spécifier la fréquence à laquelle les diapositives ou pages défilent automatiquement. Autoriser les participants à contrôler le fichier : Autoriser les participants à parcourir séparément la présentation ou le document dans leur zone de présentation. Dans ce cas, les diapositives ou les pages ne défilent pas automatiquement. Sélectionnez cette option si la présentation ou le document contient une seule diapo ou une seule page, ou si elle contient des objets multimédia UCF, comme des objets audio ou vidéo. Démarrage automatique Sélectionnez cette option pour afficher le démarrage rapide (Quick Start) pour les organisateurs et les animateurs au début de la réunion. Si cette option n’est pas sélectionnée, la page Infos s’affiche au démarrage de la réunion. La page Démarrage rapide offre un accès facile au partage de documents, applications, navigateurs ou autres éléments avec les participants. Démarrage rapide Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 39 Programmer une réunion À Propos de la page Ordre du jour et Bienvenue Si vous partagez une présentation UCF multimédia contenant des fichiers rich media, tels que des fichiers audio ou vidéo, effectuez les opérations suivantes : Important • Vérifiez que chaque fichier multimédia est intégré dans le fichier de présentation ou se trouve sur un serveur Web accessible publiquement.Si la présentation contient un lien vers un fichier multimédia se trouvant sur votre ordinateur, les participants ne peuvent pas la voir. Pour des informations sur la création de présentations UCF multimédia, consultez le guide Mise en route avec le kit des Outils de Communication au Format Universel WebEx, disponible sur votre site Web Meeting Center. • Sélectionnez Autoriser les participants à contrôler le fichier sur la page Ordre du jour et Bienvenue. Si vous ne sélectionnez pas cette option, les pages ou diapositives du document ou de la présentation avanceront automatiquement, ce qui risque d’empêcher les participants de voir lesfichiers multimédia. • Assurez-vous que la lecture automatique est configurée pour chaque fichier multimédia. Pour des informations sur le réglage de cette option pour un fichier UCF multimédia, consultez le guide Mise en route de la boîte d'outils WebEx Universal Communications, disponible sur votre site Web Meeting Center. À propos de la page Ajouter/Sélectionner une présentation Le tableau suivant décrit les éléments de cette page nécessitant un complément d'explication. Conseil Le fichier sélectionné doit être au format Universal Communications Format (UCF) de WebEx. Utilisez cette option... Pour... Sélectionner une présentation ou un document UCF se trouvant sur votre ordinateur et le télécharger vers vos dossiers personnels. Pour charger un fichier, sous Sélectionner, sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez charger le fichier. Cliquez sur Parcourir, sélectionnez le fichier sur votre ordinateur, sélectionnez Ouvrir et Charger. Télécharger un fichier vers Mes dossiers Sélectionnez une présentation ou un document UCFse trouvant déjà dans vos dossiers personnels. Le fichier que vous sélectionnez est automatiquement affiché sur l’écran des participants lorsqu’ils rejoignent la réunion. Sélectionner une présentation à lire automatiquement Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 40 Programmer une réunion À propos de la page Ajouter/Sélectionner une présentation À propos de la page Options de réunion Utilisez cette option... Pour... Sélectionner un modèle et utiliser les paramètres enregistrés dans ce modèle pour cette réunion. Vous pouvez gagner du temps en utilisant un modèle qui inclut une liste des personnes à inviter, une présentation à afficher avant le démarrage de la réunion et d'autres options que vous avez utilisées pour des réunions précédentes et enregistrées comme modèle. Configurer les options en utilisant un modèle Sélectionner les options qui seront disponibles au cours de la réunion. Si une option n’est pas sélectionnée, elle n’est pas disponible pendant la réunion. Un animateur peut activer ou désactiver chaque option en cours de réunion. Options de réunion : Indique que les options de Chat sont disponibles dans la fenêtre Réunion pendant la réunion. Chat Indique que les options vidéo sont disponibles dans la fenêtre Réunion pendant la réunion. Activer la vidéo haute qualité : La vidéo peut atteindre une résolution de 360p (640 x 360). Cependant, la qualité de la vidéo que les participants peuvent envoyer et recevoir dépend de la webcam et des capacités de l'ordinateur de chaque participant, ainsi que de la vitesse du réseau. Activer la vidéo haute définition : Permet aux participants d'envoyer ou de recevoir la vidéo HD avec une résolution pouvant atteindre 720p. Cependant, la qualité de la vidéo que les participants peuvent envoyer et recevoir dépend de la webcam et des capacités de l'ordinateur de chaque participant, ainsi que de la vitesse du réseau. Afficher les miniatures vidéo : Permet aux participants de basculer entre l'affichage de la liste des participants aux miniatures vidéo des participants. Si l'option est désactivée, les participants ne pourront voir que la vidéo de l'interlocuteur actif ainsi que leur propre vidéo. Vidéo Indique que les options de prise de notessont disponibles dansla fenêtre Réunion pendant la réunion. Autoriser lesparticipants àprendredesnotes:Permet à tousles participants de prendre leurs propres notes pendant la réunion et de les enregistrer sur leur ordinateur. Unseulpreneurdenotes: Un seul participant peut prendre des notes pendant la réunion. Par défaut, le preneur de notes est l’organisateur, mais celui-ci peut désigner un autre participant comme preneur de notes pendant la réunion. Un preneur de notes peut publier des notes dans la fenêtre Réunion des participants à tout moment en cours de réunion. L’organisateur peut à tout moment envoyer une transcription des notes aux participants Remarques Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 41 Programmer une réunion À propos de la page Options de réunion Utilisez cette option... Pour... Permet à un seul participant (sous titreur) de transcrire les notes au cours de la réunion. Le sous-titrage est utile si des participants malentendants participent à la réunion. Par défaut, le sous-titreur est l’organisateur, mais il peut désigner un autre participant comme sous-titreur pendant la réunion. Le Gestionnaire de réunions publie les sous-titres dans la fenêtre Réunion de tousles participants dès que le soustitreur appuie sur la touche Entrée de son clavier. Les sous-titres sont donc généralement publiés un à la fois. L’organisateur peut à tout moment envoyer une transcription des sous-titres aux participants. Activer le sous-titrage Indique que l’animateur peut publier des fichiers à télécharger par les invités en cours de réunion. Transfert de fichiers Permet aux invités de partager des fichiers multimédias au format UCF (Universal CommunicationsFormat) pendant la réunion,soit dans une présentation UCF multimédia, soit comme des fichiers UCF multimédias séparés. L’organisateur d’une réunion qui en est aussi l’animateur peut toujours partager desfichiers UCF multimédias, que cette option soit activée ou non. Ces options d’alerte ne sont applicables que si vous sélectionnez une téléconférence intégrée dans la page Téléconférence du programmateur avancé. Remarque Activer les médias UCF pour les invités Un animateur peut changer les privilèges par défaut de touslesinvités ou de certainsinvités à tout moment durant une réunion. Remarque À propos de la page Privilèges des invités Le tableau suivant décrit les éléments de cette page nécessitant un complément d'explication. Utilisez cette option... Pour... Sélectionner un modèle et utiliser les paramètres enregistrés dans ce modèle pour cette réunion. Vous pouvez gagner du temps en utilisant un modèle qui inclut une liste des personnes à inviter, une présentation à afficher avant le démarrage de la réunion et d'autres options que vous avez utilisées pour des réunions précédentes et enregistrées comme modèle. Configurer les options en utilisant un modèle Sélectionner les privilèges que vous voulez attribuer aux participants au démarrage de la réunion. Un animateur peut accorder et retirer des privilèges aux invités en cours de réunion. Remarque Privilèges Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 42 Programmer une réunion À propos de la page Privilèges des invités Utilisez cette option... Pour... Annoter tous les documents ou présentations en partage ou écrire et dessinersur lestableaux blancs en partage dansla zone de présentation en utilisant la barre d’outils qui s'affiche au dessus de la zone de présentation. Les annotations d’un invité sont visibles par tous les participants. Annoter Demander que l’animateur leur transmettre le contrôle à distance d’une application, d’un navigateur ou du bureau en partage. Contrôle à distance d’une application, d’un navigateur ou du bureau Voir les pages, diapositives ou tableaux blancs affichés dans la zone de présentation. Ce privilège permet aux invités de parcourir librement des pages, diapositives ou tableaux blancs. Afficher toute page Composer le 00 à tout moment pendant une téléconférence pour contacter l’opérateur du service de téléconférence. Disponible uniquement si votre site inclut l’option opérateur privé. Contacter l'opérateur en privé Envoyer des messages instantanés privés à un autre participant. Les messages instantanés privés apparaissent uniquement dans la zone Messagerie instantanée de leur destinataire. Organisateur : Chatez en privé via la messagerie instantanée avec l'organisateur de la réunion. Animateur : Chater en privé uniquement avec l’animateur. Tous les invités : Discuter en privé avec tout autre invité. Participer à un chat privé avec : À propos de la page Révision À partir de la page Révision vous pouvez : • Revoir toutes les informations que vous avez saisies sur chaque page du programmateur avancé. • Si vous souhaitez effectuer des modifications, retournez à la page où vous avez saisi les informations et entrez de nouvelles informations. • Plutôt que d’utiliser les paramètres et les options que vous avez sélectionnés dans le programmateur, remplacez ces paramètres avec ceux des modèles de réunion. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Programmer ou Démarrer. Choisir un niveau de sécurité pour une réunion programmée Lorsque vous programmez une réunion, vous pouvez sécuriser la réunion de plusieurs manières. Vous pouvez : Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 43 Programmer une réunion À propos de la page Révision • Exigerun motdepasse : Lesinvités doiventsaisir le mot de passe que vous avez défini avant de pouvoir rejoindre la réunion.Pour plus d'informations, voir À propos de la page Informations requises, à la page 27. • Refuser de lister cette réunion dans le calendrier des réunions : Une réunion non listée n’apparaît pas dans la pageParcourir les réunions ni sur la page Réunions personnelles.Pour rejoindre une réunion non listée, les invités doivent saisir un numéro de réunion unique. Pour plus d'informations, voir À propos de la page Informations requises, à la page 27. • Ne pas indiquer le mot de passe dans le courrier électronique d’invitation : Si vous invitez des participants à une réunion, vous pouvez ne pas indiquer le mot de passe de la réunion dans l’invitation par courrier électronique que votre site WebEx Meeting Center leur envoie automatiquement. Pour plus d'informations, voir À propos de la page Informations requises, à la page 27. • Demander aux invitésde se connecter : Vous pouvez demander aux invités d’avoir un compte utilisateur sur votre site Meeting Center pour pouvoir rejoindre la réunion. Ainsi, les invités doivent se connecter à votre site avant de pouvoir rejoindre la réunion. Pour plus d'informations, voir À propos de la page Inviter des participants, à la page 34. Choisissez un niveau de sécurité adapté à l’objet de la réunion. Par exemple, si vous programmez une réunion pour discuter du pique-nique de la société, indiquez un mot de passe pour cette réunion estsuffisant. Par contre, si la réunion porte sur des informations financières, il est préférable qu’elle soit non listée dans le calendrier des réunions. Il serait bon également de verrouiller l’accès à ce type de réunion une fois que tous les invités l'ont rejointe. Conseil Modèles de réunions Si vous rencontrez souvent le même groupe de personnes et que vous programmez souvent une réunion avec les mêmes codes de suivi, paramètres audio et autres options de réunion, vous pouvez enregistrer ces paramètres dans un modèle. Lorsque vous programmez la première réunion, vous pouvez enregistrer ces paramètres dans un modèle. Ultérieurement, lors de la programmation d’une autre réunion, vous pouvez sélectionner ce modèle à partir de n’importe quelle page du programmateur rapide ou du programmateur avancé. Il existe trois manières d’utiliser un modèle de réunion existant : • Utiliser le modèle sans y enregistrer aucune modification • Modifier les paramètres du modèle et enregistrer les modifications dans le modèle • Modifier les paramètres du modèle et enregistrer les modifications dans un nouveau modèle Utiliser un modèle existant pour la programmation Vous pouvez utiliser le modèle tel quel ou apporter des modifications sur chaque page du programmateur. Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 44 Programmer une réunion Modèles de réunions Procédure Étape 1 Connectez-vous à votre site Meeting Center. Étape 2 Dans la barre de navigation, développez Organiser une réunion et cliquez sur Programmer une réunion. Étape 3 Sélectionnez le modèle à utiliser dans la liste déroulante Configurer les options en utilisant le modèle. Étape 4 (Facultatif) Modifier les paramètres à partir de n’importe quelle page. Par exemple, vous pouvez ajouter ou supprimer des invités ou afficher une nouvelle présentation alors que lesinvités prennent part à la réunion. Rendez-voussimplement à la page du programmateur que voussouhaitez modifier. Étape 5 Pour démarrer ou programmer la réunion, effectuez les actions suivantes : • Si l’heure de démarrage de la réunion est l'heure actuelle, sélectionnez Démarrer pour démarrer la réunion. • Si l’heure de démarrage de la réunion est ultérieure à l'heure actuelle, sélectionnez Programmer. La page Réunion programmée apparaît, confirmant que la réunion a été programmée. Vous recevrez aussi par courrier électronique un message de confirmation contenant des informations sur la réunion programmée. Utiliser un modèle de réunion existant pour créer un nouveau modèle Procédure Étape 1 Connectez-vous à votre site Meeting Center. Étape 2 Dans la barre de navigation, développez Organiser une réunion et cliquez sur Programmer une réunion. Étape 3 Sélectionnez le modèle que vous souhaitez utiliser dans la liste déroulante Configurer les options enutilisant le modèle. Étape 4 Modifiez les détails de n’importe quelle page. Par exemple, vous pouvez ajouter ou supprimer des invités, changer l’heure de la réunion ou ajouter un document multimédia à afficher avant le début de la réunion. Étape 5 Pour effacer le modèle actuel pour y saisir vos modifications, effectuez les actions suivantes : a) Cliquez sur Enregistrer en tant que modèle. Une liste des modèles auxquels vous pouvez appliquer ces nouveaux paramètres s’affiche. b) Sélectionnez le modèle que vous souhaitez modifier et cliquez sur Enregistrer. Une boîte de dialogue s’affiche, vous demandant si vous souhaitez remplacer le modèle sélectionné par le modèle modifié. c) Sélectionnez OK. d) Saisissez un nom pour cette nouvelle version du modèle et cliquez sur Enregistrer. Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 45 Programmer une réunion Utiliser un modèle de réunion existant pour créer un nouveau modèle Le modèle original n'a pas changé. Remarque Étape 6 Pour enregistrer vos modifications dans un nouveau modèle, effectuez les actions suivantes : Cliquez sur Enregistrer en tant que modèle. Dansla boite de saisie Nom du modèle, saisissez un nom pour ce nouveau modèle et cliquez sur Enregistrer. À propos de la page Réunion programmée (pour les organisateurs) Cette page de confirmation s’affiche une fois que vous avez programmé une réunion avec succès. Ce que vous pouvez faire sur cette page • Ajouter cette réunion au calendrier des réunions (MS Outlook ou Lotus Notes) • Modifier les détails de la réunion que vous venez de programmer À propos de la page Informations sur la réunion (pour les organisateurs de réunions) Cette page contient des détails sur une réunion que vous avez programmée. Ce que vous pouvez faire sur cette page • Vérifier la date, l’heure, la durée ainsi que d’autres informations utiles concernant la réunion • Afficher la liste des invités inscrits si votre réunion requiert l'inscription des invités • Modifier les détails de la réunion que vous venez de programmer • Démarrer la réunion • Ajouter la réunion à votre calendrier, même si vous ne l’avez pas déjà fait À propos de la page Informations sur la réunion (pour les invités) Cette page contient des détails sur une réunion que vous avez programmée. Ce que vous pouvez faire sur cette page • Vérifier la date, l’heure, la durée ainsi que d’autres informations utiles concernant la réunion • Ajouter la réunion à votre calendrier, même si vous ne l’avez pas déjà fait Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 46 Programmer une réunion À propos de la page Réunion programmée (pour les organisateurs) CHAPITRE 5 Programmer une réunion Conférence Personnelle ou Conférence Personnelle MeetingPlace • Présentation de la programmation d'une réunion, page 47 • Configurer une réunion Conférence Personnelle ou Conférence Personnelle MeetingPlace, page 48 • Démarrer une réunion Conférence Personnelle ou une Conférence Personnelle MeetingPlace, page 48 • Ajouter une réunion Conférence Personnelle ou une réunion Conférence Personnelle MeetingPlace à votre programme de calendrier, page 49 • À propos de la page Informations de la réunion Conférence Personnelle (pour les invités), page 49 • À propos de la page d'informations de la réunion Conférence Personnelle (organisateur), page 50 Présentation de la programmation d'une réunion Une réunion ConférencePersonnelle inclut une partie audio et une partie en ligne. Vous démarrez tout d'abord la partie audio, et aussitôt qu'elle démarre, la partie en ligne est automatiquement créée sur votre site de service WebEx. Si vous vous trouvez dans la partie audio de la réunion et que vous avez besoin de partager une présentation, un document, ou une application avec des participants de la réunion, vous pouvez démarrer la partie en ligne de la réunion et les participants peuvent la rejoindre tout en participant à la partie audio de la réunion. Les réunions Conférence Personnelle sont disponibles uniquement si votre site prend en charge les Conférences Personnelles. Une réunion Conférence Personnelle MeetingPlace utilise votre compte de conférence Cisco Unified MeetingPlace audio pour la conférence audio et n'a pas de partie en ligne. Lesréunions ConférencePersonnelle MeetingPlace sont disponibles uniquement si votre site prend en charge la conférence Cisco Unified MeetingPlace audio et la Conférence personnelle MeetingPlace. Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 47 Configurer une réunion Conférence Personnelle ou Conférence Personnelle MeetingPlace Si vous planifiez une réunion Conférence Personnelle, vous n'avez pas besoin de spécifier un mot de passe. Par défaut, le mot de passe est le code d'accès du participant dans votre compte Conférence Personnelle qui est indiqué pour cette réunion. Si vous programmez une réunion Conférence Personnelle MeetingPlace, vous n'avez pas besoin de spécifier un mot de passe. Procédure Étape 1 Connectez-vous à votre site Meeting Center. Étape 2 Dans la barre de navigation, cliquez sur Organiser une réunion. Étape 3 Sélectionnez Programmateur avancé > Informations requises. Étape 4 Pour le type de réunion, sélectionnez Conférence personnelle ou Conférence personnelle MeetingPlace. Étape 5 Entrez les informations requises. Étape 6 Programmez votre réunion maintenant ou ajoutez des informations détaillées supplémentaires. • Pour programmer votre réunion avec ces informations détaillées, cliquez sur Programmer la réunion. • Pour ajouter plus d'options,sélectionnezSuivante ou sélectionnez une autre page dansle programmateur. Après avoir ajouté les informations détaillées nécessaires, cliquez sur Programmer la réunion. Démarrer une réunion Conférence Personnelle ou une Conférence Personnelle MeetingPlace Les réunions Conférences Personnelles ne démarrent pas automatiquement aux heures programmées. Vous devez tout d'abord démarrer la partie audio de la réunion et vous pouvez ensuite démarrer la partie en ligne. Les conférences personnelles MeetingPlace n'ont pas de partie en ligne. Procédure Étape 1 Démarrer la partie audio de la réunion et appeler le numéro listé dans le message électronique de confirmation ou la page Informations sur la réunion Conférence personnelle. Étape 2 Démarrer la partie en ligne de cette réunion : • Cliquez sur le lien dans le courrier électronique de confirmation pour afficher la page d'informations de la réunion Conférence Personnelle, ou naviguez sur cette page via votre site de service Meeting Center. • Dans la page d'informations de la réunion Conférence Personnelle, sélectionnez Démarrer dans le coin supérieur droit. Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 48 Programmer une réunion Conférence Personnelle ou Conférence Personnelle MeetingPlace Configurer une réunion Conférence Personnelle ou Conférence Personnelle MeetingPlace Ce bouton est uniquement disponible si la partie audio de la réunion Conférence Personnelle a déjà démarré. Ajouter une réunion Conférence Personnelle ou une réunion Conférence Personnelle MeetingPlace à votre programme de calendrier Une fois que vous avez programmé une réunion Conférence personnelle ou Conférence personnelle MeetingPlace, vous pouvez ajouter la réunion à votre programme de calendrier, tel que Microsoft Outlook. Avant de commencer Cette option n’est disponible que si votre programme de calendrier reconnaît la norme iCalendar, un format d’échange courant pour les calendriers sur Internet. Procédure Étape 1 Choisissez l’une de ces méthodes : • Sur la page Réunion ConférencePersonnelle programmée ou la page d'information ConférencePersonnelle Réunion, sélectionnez Ajouter à mon calendrier. • Dans le message électronique de confirmation que vous recevez après avoir programmé ou modifié une réunion Conférence Personnelle ou une réunion Conférence Personnelle MeetingPlace, cliquez sur le lien pour ajouter la réunion à votre calendrier. Une réunion s’ouvre dans votre programme de calendrier. Étape 2 Sélectionnez l’option permettant d’accepter la demande de réunion. Par exemple, dans Outlook, cliquez sur Accepter pour ajouter la réunion à votre calendrier. À propos de la page Informations de la réunion Conférence Personnelle (pour les invités) Le tableau suivant décrit les éléments de cette page nécessitant un complément d'explication. Cliquez sur ce bouton... Pour... Ajouter une réunion Conférence Personnelle ou une réunion Conférence Personnelle MeetingPlace à un programme de calendrier, tel que Microsoft Outlook. Pour utiliser cette fonctionnalité, votre programme de calendrier doit être conforme à la norme iCalendar, un format largement utilisé sur Internet pour échanger desinformations de calendrier. Ajouter à Mon Calendrier Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 49 Programmer une réunion Conférence Personnelle ou Conférence Personnelle MeetingPlace Ajouter une réunion Conférence Personnelle ou une réunion Conférence Personnelle MeetingPlace à votre programme de calendrier Cliquez sur ce bouton... Pour... Une fois que la partie audio de la réunion Conférence Personnelle a démarré, vous pouvez sélectionner Rejoindre pour rejoindre la partie en ligne de la réunion ConférencePersonnelle. Ne s'applique pas aux réunions Conférence Personnelle MeetingPlace. Remarque Rejoindre À propos de la page d'informations de la réunion Conférence Personnelle (organisateur) Le tableau suivant décrit les éléments de cette page nécessitant un complément d'explication. Sélectionnez ce bouton… Pour... Ajouter cette réunion Conférence Personnelle ou réunion Conférence Personnelle MeetingPlace à un calendrier, tel que Microsoft Outlook. Pour utiliser cette fonctionnalité, votre programme de calendrier doit être conforme à la norme iCalendar, un format largement utilisé sur Internet pour échanger des informations de calendrier. Ajouter à Mon Calendrier Démarrer la section en ligne de la réunion Conférence Personnelle. Ce bouton est uniquement disponible après que vous ayez démarré la partie audio de la réunion Conférence Personnelle. (Ne s'applique pas aux réunions Conférence Personnelle MeetingPlace.) Démarrer Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 50 Programmer une réunion Conférence Personnelle ou Conférence Personnelle MeetingPlace À propos de la page d'informations de la réunion Conférence Personnelle (organisateur) CHAPITRE 6 Utiliser WebEx audio • Aperçu de WebEx Audio, page 51 • Utiliser votre téléphone pour vous connecter à l'audio, page 52 • Utiliser votre ordinateur pour vous connecter à l'audio, page 52 • Se déconnecter de l'audio, page 53 • Basculer de la connexion de votre ordinateur à celle du téléphone, page 54 • Commuter de votre connexion téléphonique à une connexion sur ordinateur, page 54 • Se connecter à l'audio pendant le partage, page 55 • Couper et rétablir le son des microphones, page 55 • Demander à prendre la parole, page 56 • Conférence audio avec identification ANI/CLI, page 56 • Modifier ou mettre à jour vos numéros de téléphone enregistrés, page 58 Aperçu de WebEx Audio WebEx Audio vous permet d'utiliser soit votre téléphone soit votre ordinateur pour écouter les autres et parler au cours de votre réunion : • Téléphone : vous pouvez utiliser votre téléphone pour recevoir un appel pour la partie audio de la réunion ou pour composer un numéro. Cette option fournit généralement une bonne transmission vocale, mais peut avoir un coût. Remarque • Ordinateur : vous pouvez utiliser un casque connecté à votre ordinateur pour rejoindre la partie audio de la réunion si l'ordinateur dispose d'une carte son prise en charge et d'une connexion internet. Cette option cause parfois une transmission bruyante, ou une diffusion vocale irrégulière, mais n'a aucun coût associé. Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 51 Si vous êtes un organisateur, vous pouvez inviter jusqu'à 500 personnes pour participer à la conférence audio. Après avoir rejoint la conférence, les participants peuvent basculer entre les modes audio avec peu voire aucune interruption. Dans une conférence en mode mixte, où certains participants utilisent le téléphone et d'autres les ordinateurs, 125 personnes peuvent parler. Si vous configurez un autre type d'audioconférence—par exemple via un prestataire extérieur—vous devez gérer la conférence à l’aide des options fournies par cet autre prestataire. Remarque Utiliser votre téléphone pour vous connecter à l'audio Après avoir rejoint une réunion, ouvrez la boite de dialogue Conférence audio à partir du Démarrage rapide, si elle n'apparait pas automatiquement. Lorsque vous utilisez votre téléphone pour vous connecter à la partie audio de la réunion, vous pouvez appeler ou recevoir un appel. • Rappeler : Recevoir un appel à un numéro valide que vous entrez ou au numéro déjà enregistré dans votre profil d'utilisateur. Un numéro valide doit contenir l'indicatif et les sept chiffres du numéro de téléphone local. • Appeler : Appeler à partir de votre téléphone vers un numéro fourni par l'organisateur. Dans la boite de dialogue Conférence audio, sélectionnez comment vous souhaitez vous connecter à la conférence audio : ◦ Pour être rappelé(e) au numéro affiché, cliquez sur M'appeler. ◦ Pour être rappelé(e) à un autre numéro,sélectionnez une option dansla liste déroulante, puis cliquez sur M'appeler. Cette option déroulante (ou un autre label personnalisé défini par l'administrateur de votre site) s'affiche uniquement si la fonctionnalité de rappel interne est disponible sur votre site. ◦ Pour appeler, sélectionnez Je vais appeler dans le menu déroulant et suivez les instructions pour rejoindre la conférence audio. (Facultatif) Pour afficher tous les numéros internationaux, cliquez sur Tous les numéros d'appel internationaux. L'icône d'un téléphone apparaît à côté de votre nom dans la liste des participants pour indiquer que vous utilisez votre téléphone dans la conférence audio, et un icône silence apparaît à côté de la vidéo pour vous permettre d'activer ou de désactiver votre micro suivant votre préférence. Vous pouvez basculer de l'utilisation de votre téléphone comme périphérique audio à l'utilisation de votre ordinateur à tout moment pendant l'audioconférence. Utiliser votre ordinateur pour vous connecter à l'audio Après avoir rejoint une réunion, ouvrez la boite de dialogue Conférence audio à partir du Démarrage rapide, si elle n'apparait pas automatiquement. Lorsque vous utilisez votre ordinateur pour parler et écouter pendant une réunion, votre ordinateur envoie et reçoit des sons par le biais d'internet. Pour se faire, votre ordinateur doit être équipé d'une carte son prise en charge et il doit être connecté à internet. Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 52 Utiliser WebEx audio Utiliser votre téléphone pour vous connecter à l'audio Pour une meilleure qualité audio et plus de confort, utilisez un casque d’ordinateur doté d’un micro de qualité supérieure, au lieu de haut-parleurs et d’un microphone. Remarque Dans la boite de dialogue Conférence audio, sélectionnez Appeler en utilisant l'ordinateur. L'icône d'un casque apparaît à côté de votre nom et dans la liste des participants indiquant que vous utilisez votre téléphone dans la conférence audio et une icône silence apparaît à côté de l'icône vidéo pour vous permettre de couper ou rétablir le son de votre micro selon votre préférence. Vous pouvez basculer de l'utilisation de votre ordinateur comme périphérique audio à l'utilisation de votre téléphone à tout moment pendant l'audioconférence. Ajuster les paramètres de votre micro et de vos haut-parleurs Si vous utilisez votre ordinateur pour vous connecter à l'audio de la réunion, vous pouvez ajuster votre microphone et les paramètres de vos haut-parleurs pour optimiser votre environnement audio. Le test audio du haut-parleur/microphone vous guide pour tester vos périphériques, et paramétrer le niveau sonore de votre haut-parleur et de votre micro. Lorsque vous démarrez ou rejoignez une réunion pour la première fois, vous pouvez ouvrir l'assistant d'installation manuellement pour tester et régler votre dispositif sonore avant que vous n'utilisiez l'audio de votre ordinateur. Procédure Étape 1 À partir de la fenêtre de réunion, sélectionnez Audio > Test du micro/Haut-parleur. Étape 2 Suivez les instructions. Après avoir rejoint la partie audio de la réunion vous pouvez retester vos paramètres à tout moment en rouvrant simplement la boîte de dialogue Conférence audio à partir du Démarrage rapide et en cliquant sur Test de l'audio de l'ordinateur. Se déconnecter de l'audio Procédure Étape 1 Cliquez sur Audio en dessous de la liste Participants. La boîte de dialogue Connexion audio s'affiche. Étape 2 Cliquez sur Déconnecter l'audio. Votre participation à la conférence audio se termine ; cependant votre participation à la réunion se poursuit jusqu'à ce que vous la quittiez ou que l'organisateur y mette fin. Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 53 Utiliser WebEx audio Ajuster les paramètres de votre micro et de vos haut-parleurs Basculer de la connexion de votre ordinateur à celle du téléphone Procédure Étape 1 Ouvrez la boîte de dialogue de la conférence audio à partir de • la page Démarrage rapide • votre liste de Participants • le menu Audio • le panneau Commandes de la réunion (Si vous partagez) Étape 2 Sélectionnez Changer l'audio. Étape 3 Sélectionnez si vous souhaitez appeler ou être rappelé(e) et suivez les invites. Après vous être connecté(e) par téléphone, la connexion de votre ordinateur est automatiquement interrompue. Commuter de votre connexion téléphonique à une connexion sur ordinateur Procédure Étape 1 Ouvrez la boîte de dialogue de la conférence audio à partir de • la page Démarrage rapide • votre liste des participants • le menu Audio. • le panneau Commandes de la réunion (Si vous partagez) Étape 2 Sélectionnez Commuter l'audio > Appeler par téléphone. Votre connexion téléphonique est interrompue dès que votre connexion par ordinateur est établie. N'oubliez pas de basculer sur le casque de votre ordinateur. Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 54 Utiliser WebEx audio Basculer de la connexion de votre ordinateur à celle du téléphone Se connecter à l'audio pendant le partage Si vous rejoignez une réunion qui est déjà en cours et que vous ne pouvez voir que le contenu partagé, vous pouvez vous connecter à la partie audio de la réunion à partir du panneau des commandes de la réunion. Procédure Étape 1 Sur le panneau des commandes de la réunion en haut de votre écran, sélectionnez Audio. La boîte de dialogue Audioconférence s'ouvre. Étape 2 Connectez-vous à la partie audio de la réunion comme vous le faites d'habitude. Couper et rétablir le son des microphones Vous pouvez facilement couper et rétablir le son des microphones de votre réunion en fonction de votre rôle d'utilisateur. Procédure Étape 1 Accédez aux option de coupure du son en effectuant l'une des actions suivantes : • Windows : Faites un clic droit sur la liste des participants • Mac : Ctrl + clic dans la liste des participants Étape 2 Procédez comme suit : • Si vous êtes un organisateur : ◦ Sélectionnez Désactiver les micros à l'arrivée pour couper le son de tous les micros automatiquement lorsque les participants rejoignent une réunion. Cette action n'affecte pas votre propre microphone. ◦ Sélectionnez Couper le son ou Rétablir le son pour couper ou rétablir le son de votre micro ou celui d'un participant spécifique. ◦ Sélectionnez Couper tous pour couper ou rétablir les micros de tousles participantssimultanément à tout moment au cours d'une réunion. Cette action n'affecte pas votre propre microphone. • Si vous êtes un participant, sélectionnez l'icône Couper le sonou Rétablir le sonpour couper ou rétablir le son de votre propre microphone. Pendant le partage, les participants peuvent désactiver et réactiver le son de leurs micros à partir du Panneau des commandes de la réunion en haut de leurs écrans. L'icône du microphone de tous les utilisateurs dont vous avez coupé ou rétabli le son change de statut. Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 55 Utiliser WebEx audio Se connecter à l'audio pendant le partage Demander à prendre la parole Si vous souhaitez prendre la parole et que l'organisateur a désactivé votre micro, vous pouvez demander à l'organisateur de réactiver votre micro pour que vous puissiez parler. Vous pouvez annuler votre demande à n’importe quel moment. Pour demander à prendre la parole Résultat L'indicateur Main levée s'affiche dans la liste des participants de l'organisateur et de l'animateur. Sélectionnez Lever la main sur le panneau Participants Pour annuler votre demande Résultat L'indicateur Main levée disparaît de la liste des participants de l'organisateur et de l'animateur. Sélectionnez Baisser la main sur le panneau Participants Pour demander à prendre la parole Résultat L'indicateur Main levée s'affiche dans la liste des participants de l'organisateur et de l'animateur. Sélectionnez l'icône Lever la main au bas du panneau Participants Pour annuler votre demande Résultat L'indicateur Main levée disparaît de la liste des participants de l'organisateur et de l'animateur. Sélectionnez l'icône Baisser la mainau bas du panneau Participants Conférence audio avec identification ANI/CLI CLI (identification de la ligne de l’appelant) ou ANI (identification automatique du numéro) est une forme d’ID de l’appelant, un service de téléphonie intelligent qui transmet le numéro de téléphone de l'appelant lors de la réponse à l'appel. Tout appelant avec un compte de site d'organisateur peut être identifié et placé dans la conférence audio appropriée sans avoir à saisir le numéro d’une réunion. Si vous avez un compte organisateur et si votre site est compatible ANI/CLI, vous pouvez • programmer une réunion avec l’identification d'appel ANI/CLI de la téléconférence. • être identifié(e) lorsque vous appelez une conférence audio compatible ANI/CLI à laquelle vous avez été invité(e) par courrier électronique. L'identification d'appel est établie en faisant correspondre votre adresse électronique avec un numéro de téléphone dans votre profil utilisateur. Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 56 Utiliser WebEx audio Demander à prendre la parole • spécifier le code PIN de l’identification d'appel pour empêcher les « spoofers » d’utiliser votre numéro pour appeler une conférence audio • L'identification de l’appelant est uniquement disponible pour les participants s’ils sont invités à une conférence audio compatible CLI/ANI par courrier électronique pendant le processus de programmation d’une réunion. Un participant invité à la conférence audio qui a déjà démarré, ne peut pas utiliser l'identification de l’appelant. Programmer une conférence audio avec l’identification ANI/CLI Procédure Étape 1 Connectez-vous à votre site Meeting Center. Étape 2 Dans la barre de navigation, développez Organiser une réunion et cliquez sur Programmer une réunion. La page Programmer une réunion s'affiche. Étape 3 Cliquez sur Modifier les options audio. La boîte de dialogue Options audio apparaît. Étape 4 Cochez la case Activer la conférence audio avec identification CLI lors de l'appel des participants si elle n'est pas déjà cochée. L’identification de l’appelant estuniquement disponible pour les participantss’ilssont invités à une conférence audio compatible CLI/ANI par courrier électronique pendant le processus de programmation de la réunion. Un participant invité à la conférence audio qui a déjà démarré, ne peut pas utiliser l'identification de l’appelant. Identification d'appel pour votre compte Organisateur Si vous avez un compte d'organisateur et que votre site prend en charge l'identification d'appel, vous pouvez configurer l'identification pour un numéro de téléphone figurant dans votre profil utilisateur. Votre appel sera identifié en faisant correspondre votre adresse électronique aux numéros de téléphone spécifiques contenus dans votre profil chaque fois que vous appelez à une conférence audio compatible CLI (identification de l'appelant), ou ANI (numéro d'identification automatique) à laquelle vous avez été invité(e) par courrier électronique. L'identification de l'appelant sera disponible uniquement si vous avez été invité(e)par courrier électronique à une conférence audio pour laquelle l'identification CLI/ANI (identification automatique du numéro) a été activée pendant le processus de programmation. L’identification de l’appelant est uniquement disponible si vous appelez une téléconférence compatible CLI/ANI : • à partir d’une invitation autre que par courrier électronique. • à partir d'une invitation par message électronique produite pendant la réunion. Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 57 Utiliser WebEx audio Programmer une conférence audio avec l’identification ANI/CLI Spécifiez l’identification d'appel pour votre compte organisateur Procédure Étape 1 Connectez-vous à votre site Meeting Center. Étape 2 Dans la barre de navigation, sélectionnez Mon WebEx. Étape 3 Sélectionnez Mon profil. Étape 4 Sous Informations personnelles, cochez la case Identification d'appel près du numéro de téléphone pour lequel vous voulez activer l’identification d'appel. Étape 5 Sélectionnez Mettre à jour. Spécifier un code PIN d’identification Si vous avez un compte d'organisateur, et que votre site prend en charge les conférences audio CLI (identification de la ligne de l’appelant) ou ANI (numéro d'identification automatique), vous pouvez utiliser un PIN d'authentification pour empêcher les « spoofers » d'utiliser votre numéro pour se connecter à une conférence audio. Si l’administrateur de votre site définit lePIN d’authentification comme étant obligatoire pour tousles comptes utilisant l’authentification par connexion sur votre site, vous devez spécifier un numéroPIN ou l’authentification de l’appelant est désactivée pour votre compte. Procédure Étape 1 Connectez-vous à votre site Meeting Center. Étape 2 Dans la barre de navigation, sélectionnez Mon WebEx. Étape 3 Sélectionnez Mon profil. La page Mon profil WebEx apparaît. Étape 4 Sous Informations Personnelles, dans la case de saisie de texte PIN : saisissez le numéro PIN à 4 chiffres de votre choix. Étape 5 Sélectionnez Mettre à jour. Modifier ou mettre à jour vos numéros de téléphone enregistrés Vous pouvez modifier ou actualiser les numéros de téléphone contenus dans votre profil si vous n'avez pas encore rejoint l'audioconférence à partir de votre ordinateur. En plus, vous pouvez visualiser tous les cookies des numéros de téléphone enregistrés sur votre ordinateur. Toutes les mises à jour effectuées ne seront pas prises en compte jusqu'à votre prochaine participation à une réunion. Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 58 Utiliser WebEx audio Modifier ou mettre à jour vos numéros de téléphone enregistrés Procédure Étape 1 À partir de la page Démarrage rapide, sélectionnez la boite de dialogue Conférence audio. Étape 2 Sélectionnez l'icône Plus et M'appeler. Étape 3 Sélectionnez la boite de dialogue déroulante et cliquez sur Gérer les numéros de téléphone. La boîte de dialogue Gérer des numéros de téléphone s'affiche. Étape 4 Cliquer sur Modifier pour mettre à jour les numéros de téléphone dans votre profil Mon WebEx, ou sur Effacer pour supprimer les numéros enregistrés dans les cookies sur votre ordinateur. Vous ne pouvez pas participer à une audioconférence par téléphone si vous souhaitez modifier ou mettre à jour vos numéros de téléphone. Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 59 Utiliser WebEx audio Modifier ou mettre à jour vos numéros de téléphone enregistrés Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 60 Utiliser WebEx audio Modifier ou mettre à jour vos numéros de téléphone enregistrés CHAPITRE 7 Utiliser les conférences avec voix intégrée • Désactiver le son de la conférence audio intégrée, page 61 • Démarrer ou mettre fin à une conférence avec voix intégrée, page 61 • Rejoindre ou quitter une conférence avec voix intégrée, page 62 • Parler au cours d'une conférence vocale, page 62 Désactiver le son de la conférence audio intégrée Une conférence avec voix intégrée permet aux participants de parler entre eux en utilisant leProtocole Internet VoIP (Voix intégrée)-un moyen de connexion basé sur internet via un ordinateur. Les conférences avec voix intégrée sont utiles si : • Les participants se trouvent très loin et ne souhaitent pas supporter de frais d'appels téléphoniques longue distance • La réunion est une présentation plutôt qu'une discussion et n'implique pas d'interaction parmi les participants Pour une meilleure qualité audio et plus de confort, utilisez un casque d’ordinateur équipé d’un micro de haute qualité, au lieu de haut-parleurs et d’un microphone. Remarque Démarrer ou mettre fin à une conférence avec voix intégrée Procédure Étape 1 Pour démarrer une conférence avec voix intégrée, dans la fenêtre de la réunion, sélectionnez Audio > Conférence avec voix intégrée > Mettre fin à la conférence. Étape 2 Pour mettre fin à une conférence vocale, sélectionnez Audio > Conférence avec voix intégrée. Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 61 Rejoindre ou quitter une conférence avec voix intégrée Procédure Étape 1 Pour rejoindre ou quitter une conférence avec voix intégrée, effectuez l'une des actions suivantes : • Sélectionnez Oui dansla boite de dialogue qui apparait automatiquement lorsque l'organisateur démarre la conférence. • Sélectionnez Audio > Conférence avec voix intégrée > Rejoindre la conférence. Étape 2 Pour quitter une conférence vocale, Sélectionnez Audio > Conférence avec voix intégrée > Quitter la conférence. Parler au cours d'une conférence vocale Si vous êtes l'interlocuteur actuel, la méthode avec laquelle vous parlez dépend de l'option de configuration des hauts parleurs actuellement choisie pour votre réunion : • Haut-parleurs de bureau (par défaut) Appuyez sur la touche Ctrl de votre clavier tout en parlant. L’utilisation de cette touche désactive vos haut-parleurs, évitant ainsi l’écho de votre voix dans la conférence. • Casque : Les informations s'affichent dans le coin inférieur droit de votre fenêtre de réunion. Parlez simplement dans votre micro. Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 62 Utiliser les conférences avec voix intégrée Rejoindre ou quitter une conférence avec voix intégrée CHAPITRE 8 Envoyer et recevoir des images vidéo • Aperçu de l'envoi et de la réception d'une vidéo, page 63 • Configuration minimale du système requise pour le service de conférence vidéo, page 64 • Tâches de référence rapides : Conférences vidéo, page 64 • Verrouiller le focus sur un participant, page 65 • Contrôler l'affichage vidéo pendant le partage, page 66 • Obtenir les données vidéo et audio au cours d'une réunion, page 66 Aperçu de l'envoi et de la réception d'une vidéo Si une caméra vidéo est installée sur votre ordinateur, vous pouvez diffuser une vidéo. Les autres participants peuvent vous voir, ou voir sur quoi vous dirigez votre webcam. Pour voir un fichier vidéo, les participants n'ont pas besoin d'avoir une webcam installée sur leurs ordinateurs. WebEx Meeting Center et Training Center prennent en charge la vidéo haute définition (HD) avec une résolution pouvant atteindre 720 pixels. D'autres services WebEx, tels qu'Event Center et Support Center, prennent en charge la vidéo haute qualité pouvant atteindre une résolution de 360 pixels. La technologie Cisco ajuste automatiquement la vidéo de chaque participant sur la plus haute qualité en fonction de leur ordinateur et de la bande passante du réseau. Votre administrateur peut paramétrer les options vidéo au niveau du site. L'organisateur d'une réunion peut paramétrer les options vidéo sur le programmateur ainsi que pendant la réunion. Si votre site ou votre réunion n'est pas paramétré pour l'utilisation de la vidéo HD ou de haute qualité, alors la vidéo de qualité standard est utilisée. Si vous gérez une réunion Meeting Center qui inclut les systèmes TelePresence, les fonctionnalités suivantes sont indisponibles : • Enregistrement • Sondage • Transfert de fichiers • Chat avec les participants de la salle TelePresence Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 63 Configuration minimale du système requise pour le service de conférence vidéo Pour envoyer ou recevoir des images vidéo avec une résolution pouvant atteindre 360p, vérifiez que votre système dispose de la configuration minimale requise suivante : Action Ce dont vous avez besoin • Une webcam capable de produire une vidéo de haute qualité. WebEx prend en charge la plupart des webcams de ce type • Un ordinateur avec au moins 1 Go de RAM et un processeur dual-core • Une connexion réseau rapide Envoyer • Un ordinateur avec au moins 1 Go de RAM et un processeur dual-core • Une connexion réseau rapide Recevoir Pour envoyer ou recevoir des images vidéo avec une résolution pouvant atteindre 720p, vérifiez que votre système dispose de la configuration minimale requise suivante : Action Ce dont vous avez besoin • Une webcam capable de produire une vidéo HD. WebEx prend en charge la plupart des webcams de ce type • Un ordinateur avec au moins 2 Go de RAM et un processeur quad-core • Une connexion réseau rapide Envoyer • Un ordinateur avec au moins 2 Go de RAM et un processeur dual-core • Une connexion réseau rapide Recevoir Tâches de référence rapides : Conférences vidéo Si vous souhaitez... Faites … Sélectionner l'icône de la vidéo à côté de votre nom. L'icône passe au vert lorsque vous envoyez une vidéo. Démarrer ou arrêter l'envoi vidéo Afficher tousles participants qui envoient une vidéo Sélectionner l'icôneParticipants dansle coin supérieur droit de l'affichage vidéo Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 64 Envoyer et recevoir des images vidéo Configuration minimale du système requise pour le service de conférence vidéo Si vous souhaitez... Faites … Retourner à la fenêtre de réunion Sélectionner Quitter le modepleinécrandansle coin supérieur droit de l'écran Sélectionner l'icône Agrandir dans le coin supérieur droit de l'affichage de l'interlocuteur actif. Avec l'affichage plein écran, vous pouvez continuer d'envoyer ou de recevoir la vidéo HD (Meeting Center et Training Center uniquement). Afficher l'interlocuteur actif (ou le participant spécifique que l'organisateur a choisi de verrouiller) en mode plein écran Revenir à l'affichage qui vous permet de voir toutes Sélectionner l'icône Réduire dans le coin supérieur droit de votre écran. les personnes qui envoient des images vidéo Windows : Dans le haut à droite du panneau Participants, sélectionnez l'icône des options. Mac : En bas à droite du panneauParticipants, sélectionnez l'icône des options. Configurer les options de la webcam tel que le contraste, la netteté et la brillance Les options peuvent varier en fonction de votre webcam. Remarque Activer ou désactiver l'envoi automatique de la Dans le haut à droite du panneau Participants, sélectionnez l'icône des options. vidéo dans toutes les réunions Désactiver les fenêtres pop-up pour les futures réunions Verrouiller le focus sur un participant Si vous êtes l'organisateur, vous pouvez sélectionner la vidéo de la personne que vous souhaitez visualiser. Procédure Étape 1 Sélectionnez le nom du participant qui s'affiche sur l'affichage vidéo. La boîte de dialogue Verrouiller le focus sur un participant s'affiche. Étape 2 Sélectionnez la personne que vous souhaitez montrer aux participants. • Si vous souhaitez que l'affichage mette le focus sur la personne qui est en train de parler, sélectionnez L'interlocuteur actif. La vidéo basculera constamment pour afficher l'interlocuteur qui parle le plus fort. • Si voussouhaitez que l'affichage mette le focussur un participantspécifique,sélectionnez Unparticipant spécifique et sélectionnez le nom du participant. Tous les participants voient cette personne, quelle que soit la personne qui parle. Étape 3 Sélectionnez OK. Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 65 Envoyer et recevoir des images vidéo Verrouiller le focus sur un participant Contrôler l'affichage vidéo pendant le partage Lorsque vous partagez des informations ou que quelqu'un d'autre partage des informations avec vous, un panneau flottant contenant la vidéo du participant ainsi que la vôtre apparait sur le côté droit de votre écran. Pour Faites ceci Sélectionnez l'icône dans le coin supérieur droit de votre propre affichage. Réduire votre propre affichage pendant le partage Sélectionnez l'icône dans le coin droit en bas du panneau flottant. Restaurer votre propre affichage pendant le partage Arrêter ou afficher votre propre affichage Sélectionnez l'icône vidéo au centre de votre affichage personnel. Sélectionnez la flèche descendante dans le coin inférieur gauche de votre propre affichage. Réduire l'affichage vidéo pendant le partage Redimensionner l'affichage vidéo Sélectionnez le coin inférieur droit et faites glisser le coin. Déplacer l'affichage vidéo Sélectionnez et faites glisser l'affichage à un autre endroit de votre écran. Basculer sur l'affichage de tout le monde Sélectionnez l'icône Participants dans le coin supérieur droit de l'affichage. Obtenir les données vidéo et audio au cours d'une réunion Meeting Center et Training Center uniquement Vous avez des problèmes audio ou vidéo au cours d'une réunion ? Si vous contactez l'assistance technique, les données audio et vidéo que vous pouvez obtenir pendant la réunion sont utiles. • Pour obtenir les données audio et vidéo en étant dans fenêtre de Réunion, sélectionnez Réunion > Statistiques Audio & Vidéo... • Pour obtenir les données audio et vidéo en voyant toutes les personnes qui envoient des images vidéo, faites un clic droit sur l'affichage de l'interlocuteur actif et sélectionnez Statistiques Audio & Vidéo… Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 66 Envoyer et recevoir des images vidéo Contrôler l'affichage vidéo pendant le partage CHAPITRE 9 Rencontrez-vous instantanément avec Se rencontrer maintenant • Créer des paramètres par défaut pour les réunions instantanées, page 67 • Démarrer une réunion instantanée à partir de votre site WebEx, page 68 • Installer les outils de productivité WebEx, page 68 • Démarrer une réunion instantanée à partir du panneau des Outils de productivité sous Windows, page 69 • Démarrer une réunion instantanée en utilisant des raccourcis, page 69 • Désinstaller les outils de productivité WebEx, page 70 Créer des paramètres par défaut pour les réunions instantanées Les paramètres que vousspécifiez s'appliquent aux réunionsinstantanées que vous démarrez avecSe rencontrer maintenant à partir du site WebEx et à partir des Outils de productivité WebEx sur votre bureau. Procédure Étape 1 Connectez-vous à votre site WebEx. Étape 2 Sélectionnez Préférences (sur la barre de navigation). Étape 3 Sélectionnez Paramètres « Se réunir maintenant » pour agrandir cette section. Étape 4 Spécifiez les options par défaut pour vos réunions instantanées : • Sélectionnez le type de réunion par défaut. • Si vous souhaitez utiliser un modèle de réunion avec des paramètres prédéfinis, sélectionnez ce modèle. • Spécifiez votre sujet et votre mot de passe de réunion par défaut. • Si votre société requiert un code de suivi pour identifier le service, le projet, ou autres informations, saisissez-le. • Sélectionnez les options de votre connexion audio : Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 67 • Spécifiez si vous utilisez l'audio WebEx, un autre service de téléconférence, ou si vous vous connectez uniquement à l'audio en utilisant votre ordinateur (VoIP uniquement). • Si le service de Conférence personnelle est autorisé sur votre site,saisissez votre numéro de compte de Conférence personnelle par défaut. • Si votre site utilise l'audio Meeting Place, spécifiez cette information. Étape 5 Sélectionnez Enregistrer. Démarrer une réunion instantanée à partir de votre site WebEx Avant de commencer Configurez vos paramètres « Se rencontrer maintenant » par défaut. Voir Créer des paramètres par défaut pour les réunions instantanées, à la page 67. Procédure Étape 1 Connectez-vous à votre site WebEx et sélectionnez Meeting Center. Étape 2 Dans la barre de navigation gauche, sélectionnez Organiser une réunion > Se rencontrer maintenant. Installer les outils de productivité WebEx Si l'administrateur de votre site vous a autorisé à télécharger les outils de production WebEx, vous pouvez démarrer ou rejoindre les réunions instantanément à l'aide du panneau des outils de productivité ; démarrer instantanément les réunions à partir d'autres applications bureautiques, telles que Microsoft Office, les navigateurs Web, Microsoft Outlook, IBM Lotus Notes et lesservices de messagerie instantanée ; et programmer des réunions en utilisant Microsoft Outlook pour IBM Lotus Notes sans aller sur votre site de service WebEx. Procédure Étape 1 Connectez-vous à votre site WebEx. Étape 2 Dans la barre de navigation de gauche, sélectionnez Assistance > Téléchargements. Étape 3 Sous « Outils de productivité », sélectionnez le système d'exploitation. Étape 4 Sélectionnez Télécharger. La boîte de dialogue Télécharger fichier apparaît. Étape 5 Enregistrez le programme d'installation sur votre ordinateur. Le nom du fichier d’installation est suivi d’une extension .msi. Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 68 Rencontrez-vous instantanément avec Se rencontrer maintenant Démarrer une réunion instantanée à partir de votre site WebEx Étape 6 Exécutez le fichier d’installation et suivez les instructions. Étape 7 Lorsque vous avez terminé l'installation, connectez-vous en utilisant les informations de compte WebEx et vérifiez les paramètres WebEx des outils de productivité, incluant les réunions instantanées, dans la boîte de dialogue Paramètres WebEx. Les administrateurs système peuvent également effectuer des installations en masse sur les ordinateurs de leur site.Pour plus d'informations, voir le Guide de l'administrateur informatique (IT) pour le déploiement de masse des Outils de productivité WebEx. Remarque Démarrer une réunion instantanée à partir du panneau des Outils de productivité sous Windows Avant de commencer Configurez vos paramètres « Se rencontrer maintenant » par défaut. Voir Créer des paramètres par défaut pour les réunions instantanées, à la page 67. Procédure Étape 1 Ouvrez le panneau des Outils de productivité WebEx de l'une des façons suivantes : • Faites un double clic sur le raccourci Outils de productivité WebEx situé sur votre bureau. • Allez dans Démarrer > ProgrammesWebEx > Outils de productivité > Ouvrir les outils de productivité WebEx. • Cliquez avec le bouton droit sur l’icône Outils de productivité WebEx dans la barre de tâches de votre bureau. Si nécessaire, saisissez les informations du compte WebEx requises dans la boite de dialogue et cliquez sur Connexion. Étape 2 Sur le panneau des Outils de productivité, sélectionnez Se réunir maintenant. Pour des instructions sur l'utilisation du panneau Outils de productivité WebEx, consultez le Guide d'utilisation de Outils de productivité WebEx avec Se réunir maintenant (Meet Now). Remarque Démarrer une réunion instantanée en utilisant des raccourcis Procédure Étape 1 Si vous ne l'avez pas déjà fait, configurez vos paramètres par défaut «Se rencontrer maintenant » (Meet Now) par défaut (à la page Créer des paramètres par défaut pour les réunions instantanées). Étape 2 Utilisez l'une des options suivantes pour démarrer une réunion : Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 69 Rencontrez-vous instantanément avec Se rencontrer maintenant Démarrer une réunion instantanée à partir du panneau des Outils de productivité sous Windows • Faites un clic droit sur l'icône Outils de productivité WebEx de la barre des tâches et sélectionnez Se rencontrer maintenant pour démarrer une réunion instantanée. • Faites un clic droit sur l'icône de la barre des tâches Outils de productivité WebEx et sélectionnez Se rencontrer maintenant pour démarrer une réunion programmée précédemment. • Sélectionnez Démarrer une réunion Conférence personnelle pour démarrer une réunion Conférence personnelle programmée. • Sélectionnez Se réunir maintenant dans la barre des tâches WebEx dans Microsoft Outlook pour démarrer une réunion instantanée. Cette option est disponible à la fois pour Windows et Mac. • À partir d'une application de messagerie instantanée, tel que Skype, AOL Instant Messenger, Lotus SameTime, Windows Messenger, Google Talk, ou Yahoo Messenger, sélectionnez Démarrer une réunion WebEx. • À partir d'un navigateur Web, sélectionnez Partager le navigateur. Conseil Vous pouvez contrôler lesraccourcis disponibles dansla boîte de dialogueParamètres WebEx. Pour des instructions sur l'utilisation des commandes WebEx Se rencontrer maintenant, voir le Guide d'utilisation des Outils de productivité WebEx avec Se rencontrer maintenant (Meet Now). Désinstaller les outils de productivité WebEx Vous pouvez désinstaller les outils de productivité WebEx à tout moment. Désinstaller les Outils deProductivité supprime tous les Outils de Productivité, y compris le panneau des Outils de productivité et les commandes Se rencontrer maintenant de votre ordinateur. Si vous voulez continuer à utiliser certains outils de productivité mais désactiver les autres, modifiez les options dans la boîte de dialogue Paramètres WebEx. Remarque Procédure Étape 1 Sélectionnez Démarrer > Programmes > WebEx > Outils de productivité > Désinstaller. Étape 2 Cliquez sur Oui pour confirmer la désinstallation des outils de productivité WebEx. Étape 3 Désinstallez les outils de productivité à partir du panneau de configuration de votre ordinateur. Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 70 Rencontrez-vous instantanément avec Se rencontrer maintenant Désinstaller les outils de productivité WebEx CHAPITRE 10 Salles de réunions de collaboration (CMR) sur le Cloud • Salles de réunions de collaboration (CMR), page 71 Salles de réunions de collaboration (CMR) Les salles de réunions de collaboration (CMR) rendent les réunions WebEx joignables pour n'importe qui à n'importe quel moment. Une salle de réunion personnelle est un espace virtuel qui est toujours accessible. Votre salle de réunion personnelle vous appartient de façon permanente, donc l'URL, l'adresse vidéo et les numéros d'appel n'expirent jamais. Pour en savoir plus, consultez le Guide Cisco WebEx Meetings Center avec les Salles de réunions de collaboration (CMR Cloud). CMR Cloud est une fonctionnalité facultative. Si cette fonction est disponible pour votre site, elle doit être activée et configurée par l'administrateur de votre site.Pour plus d'informations, contactez votre agent d'assistance Cisco WebEx. Remarque Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 71 Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 72 Salles de réunions de collaboration (CMR) sur le Cloud Salles de réunions de collaboration (CMR) CHAPITRE 11 Gérer les enregistrements des réunions • Aperçu de la gestion des enregistrements des réunions, page 73 • Afficher une liste de vos réunions enregistrées, page 74 • Télécharger le fichier d'une réunion enregistrée, page 75 • Modifier les informations d'une réunion enregistrée, page 75 • Envoyer un message électronique pour partager une réunion enregistrée, page 75 Aperçu de la gestion des enregistrements des réunions La page Mes réunions enregistrées vous permet de visualiser et de gérer l'enregistrement de vos réunions. Les réunions que vous avez enregistréessur le serveursont automatiquement listées dans votre page Mesréunions enregistrées. Vous pouvez également télécharger les enregistrements des réunions qui ont été enregistrées sur votre ordinateur local. Si vous avez enregistré une réunion à l'aide de l'enregistreur WebEx intégré ou autonome, vous pouvez télécharger le fichier d'enregistrement de la réunion, avec une extension .wrf, de votre ordinateur local vers la page Mes Réunions enregistrées. Si vous avez enregistré une réunion à l'aide de l'enregistreur WebEx basé sur le réseau (NBR), le serveur WebEx télécharge automatiquement le fichier d'enregistrement, avec une extension .arf, sur la page Mes enregistrements lorsque vous arrêtez l'enregistreur. Vous n’avez pas besoin de le télécharger vous-même. L'option de diffusion d'un enregistrement est uniquement disponible pour les fichiers d'enregistrement avec l'extension .arf qui ont été enregistrés avec l'enregistreur basé sur le réseau (NBR). Le choix d'activer ou de désactiver un enregistrement affecte l'enregistrement partout où il est publié sur votre site Web de service WebEx. Remarque Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 73 Afficher une liste de vos réunions enregistrées Procédure Étape 1 Connectez-vous à votre site Web de service WebEx Meeting Center. Étape 2 Sur la barre de navigation gauche, sous Organiser une réunion, cliquez sur Mes fichiers > Mes enregistrements. La page Mes réunions enregistrées apparaît, affichant vos fichiers d’enregistrement. À propos de la page Mes réunions enregistrées Le tableau suivant décrit les éléments de cette page nécessitant un complément d'explication. Option Description Le pourcentage d’espace de stockage personnel disponible sur votre site de service WebEx qui est utilisé par vos enregistrements. Ce champ apparait uniquement si l'administrateur de votre site a activé l'option pour montrer l'usage d'allocation de stockage d'enregistrement personnel. Si vous dépassez votre capacité de stockage personnelle, vous ne pourrez enregistrer aucune réunion tant que certains enregistrements n'auront pas été supprimés ou que la capacité de stockage de votre système soit augmentée par l'administrateur de votre système. Vous utilisez actuellement X % sur Y Go Le pourcentage d’espace de stockage personnel disponible sur votre site de service WebEx qui est utilisé par tous les enregistrements de votre site. Si votre site de stockage dépasse sa capacité de stockage, les utilisateurs ne pourront enregistrer aucune réunion tant que certains enregistrements n'auront pas été effacés ou que votre capacité de stockage aura été augmentée par l'administrateur de votre système. Stockage disponible sur le site X % sur Y Go Format du fichier d’enregistrement. Un fichier d’enregistrement peut être au format d’enregistrement avancé WebEx (ARF) ou au format d’enregistrement WebEx (WRF). Vous pouvez également stocker les fichiers d'enregistrement qui sont au format Audio/Vidéo Windows Media (WMV). Pour Event Center et Training Center, vous pouvez également stocker les fichiers au format Shockwave Flash Object (SWF). Format Symbole d'un cadenas Indique qu'un enregistrement est protégé par un mot de passe. Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 74 Gérer les enregistrements des réunions Afficher une liste de vos réunions enregistrées Télécharger le fichier d'une réunion enregistrée Procédure Étape 1 Allez à la page Mes réunions enregistrées et connectez-vous à votre site de Web de service Meeting Center. Étape 2 Sur la barre de navigation gauche, sous Organiser une réunion, sélectionnez Mes fichiers > Mes enregistrements. Étape 3 Cliquez sur Ajouter un enregistrement. Étape 4 Sur la page Ajouter un enregistrement, entrez les informations et spécifiez les options. Étape 5 Sélectionnez Enregistrer. Modifier les informations d'une réunion enregistrée Vous pouvez modifier les données d'une réunion enregistrée à tout moment. Procédure Étape 1 Allez à la page Mes réunions enregistrées et connectez-vous à votre site de Web de service Meeting Center. Étape 2 Sur la barre de navigation gauche, sous Organiser une réunion, sélectionnez Mes fichiers > Mes enregistrements. Étape 3 Cliquez sur Éditer pour l'enregistrement que vous souhaitez éditer. Étape 4 Effectuez vos modifications et cliquez sur Enregistrer. Envoyer un message électronique pour partager une réunion enregistrée Procédure Étape 1 Allez à la page Mes réunions enregistrées et connectez-vous à votre site de Web de service Meeting Center. Étape 2 Sur la barre de navigation gauche, sous Organiser une réunion, sélectionnez Mes fichiers > Mes enregistrements. Étape 3 Ouvrir la fenêtre Partager mon enregistrement : • Cliquez sur l’icône de l'enveloppe correspondant à l’enregistrement que vous souhaitez partager avec les autres. Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 75 Gérer les enregistrements des réunions Télécharger le fichier d'une réunion enregistrée • Cliquez sur le nom associé à l’enregistrement que vous voulez partager. Sur la page Informations sur l'enregistrement, sélectionnez Envoyer un message électronique. Étape 4 Sélectionner les destinataires pour votre courrier électronique : • Cliquez sur Sélectionner les destinataires pour sélectionner les contacts à partir de votre liste de Contacts. • Taper les adresses de courrier électronique dans la liste Envoyer à en les séparant par des virgules. Étape 5 (Facultatif) Tapez un message dans la boîte Votre message. Étape 6 Sélectionnez Envoyer. Votre message électronique est envoyé aux destinataires sélectionnés et inclut les informations sur l’enregistrement et le lien pour le lire. Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 76 Gérer les enregistrements des réunions Envoyer un message électronique pour partager une réunion enregistrée CHAPITRE 12 Partager du contenu • Aperçu du partage de contenu, page 77 • Tâches de référence rapides : Partager du contenu, page 78 • Partager un fichier, page 80 • Partager des pages Internet, page 86 • Partager une application, page 87 • À propos du partage d'un ordinateur à distance, page 90 Aperçu du partage de contenu WebEx prend en charge plusieurs types de partage de contenu. Partage de fichiers Le partage de fichier et de présentation est idéal pour présenter lesinformations que vous ne devez pas modifier pendant la réunion, telle que la présentation d'une vidéo ou de diapositives. Les participants peuvent : • afficher les documents partagés dans leur zone de présentation sans avoir besoin de l’application dans laquelle a été créé le document. • afficher un fichier média, tel qu'une vidéo, sans besoin de logiciel ou de matériel particuliers. • afficher les effets d'animation et de transition définis pour les diapositives Microsoft PowerPoint en partage. Les animations et lestransitions ne sont pas prises en charge pour les utilisateurs d'Office 2013 qui partagent des diapositives PowerPoint. Au lieu de cela, utilisez le partage d'application ou d'écran. Remarque Après le démarrage d'une réunion, vous pouvez ouvrir une présentation ou un document à partager. Vous n'avez pas besoin de les sélectionner ou de les « charger » avant la réunion. Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 77 Partage de pages web, partage de contenu Web Le contenu Web se réfère au contenu qui réside sur l'Internet public ou Web, l'intranet de votre société, ou votre ordinateur ou autre ordinateur de votre réseau privé. Le contenu Web peut être : • Des pages Web, y compris des pages contenant des fichiers multimédia intégrés, comme des fichiers Flash, audio ou vidéo • Des fichiers multimédia autonomes, comme des fichiers Flash, audio ou vidéo Partage d'applications Lorsque vous partagez un logiciel, tel qu'une application, au cours d'une réunion, il peut être affiché à partir des zones de présentation des participants, ou à partir d'une fenêtre de partage qui s'ouvre sur les écrans de tous les participants. Dans cette fenêtre, vous pouvez afficher : • une application (par exemple, vous voulez modifier un document en tant que groupe ou expliquer à votre équipe le fonctionnement d'un outil) • le bureau de votre ordinateur (pour partager facilement plusieurs applications en même temps et partager des répertoires de fichiers ouverts sur votre ordinateur) • un navigateur web (très utile pour partager des pages Web particulières avec des participants ou montrer un intranet privé) • toute application ou le bureau d'un ordinateur distant exécutant Access Anywhere (par exemple, vous êtes en déplacement et l'ordinateur contenant les informations dont vous avez besoin se trouve dans votre bureau) À tout moment au cours d'une réunion, vous pouvez accorder des privilèges aux participants qui leur permettent d'annoter, d'enregistrer, d'imprimer et d'afficher différentes vues des présentations ou de contenu partagé. Tâches de référence rapides : Partager du contenu En tant qu'organisateur ou animateur si vous souhaitez... Faites … Sélectionnez Nouveau tableau blanc en haut de la zone de présentation du contenu Démarrer un nouveau tableau blanc Sélectionnez Partager > Tableau blanc Remarque • Vous pouvez ajouter plusieurs pages à un tableau blanc en partage. • Vous pouvez partager plusieurs tableaux blancs. Partager un tableau blanc Sélectionnez Partager >Navigateur Web et allez sur une page web dans votre navigateur. Partager votre navigateur Web Sur le panneau de commandes de la réunion, sélectionnez le bouton Annoter. Sélectionnez un outil d’annotation. Démarrer l'annotation Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 78 Partager du contenu Tâches de référence rapides : Partager du contenu En tant qu'organisateur ou animateur si vous souhaitez... Faites … Sur le panneau Outils, sélectionnez Enregistrer les annotations. Les participants ne peuvent pas utiliser cette option à moins que l'organisateur ou l'animateur ne leur accorde le privilège de Capture d'écran. En tant qu'organisateur, si vous partagez un logiciel propriétaire, assurez-vous que ce privilège est désactivé. Remarque Sauvegarder les annotations Cliquez sur la flèche descendante à droite de l'icône de la Gomme, puis sélectionnez Effacer mes annotations. Seules les annotations sur la page ou la diapositive affichées dans votre zone de présentation sont supprimées. Les annotations qui se trouvent sur d’autres pages ou diapositives ne sont pas supprimées. Remarque Effacer les annotations que vous avez effectuées Cliquez sur la flèche descendante à droite de l'icône de la Gomme, puis sélectionnez Effacer mon pointeur. Effacer votre pointeur Sur le panneau de commandes de la réunion,sélectionnez la flèche descendante et choisissez Affichage > Plein écran pour les participants. Afficher le logiciel partagé en mode plein écran Sur le panneau de commandes de la réunion,sélectionnez la flèche descendante et choisissez Affichage > Synchroniser pour tous. Synchroniser les affichages n'a aucun effet sur la taille à laquelle le logiciel en partage apparait sur les écrans des participants. Les participants peuvent contrôler la taille de leurs affichages indépendamment. Remarque Synchroniser votre affichage avec celui des participants Sur le panneau de commandes de la réunion, sélectionnez Annoter et sélectionnez Autoriser à annoter. Autoriser les participants à annoter un logiciel partagé Sur le panneau de commandes de la réunion sélectionnez le bouton de la flèche descendante sur le bouton Attribuer et sélectionnez Passer le contrôle du clavier et de la souris > Accepter automatiquement toutes les demandes. Autoriser automatiquement les participants à contrôler le logiciel partagé Sur le bureau de votre ordinateur, sélectionnez votre souris pour reprendre le contrôle du logiciel partagé. Le participant qui contrôlait le logiciel en partage peut reprendre le contrôle à tout moment en cliquant sur sa souris. Reprendre le contrôle du logiciel partagé Guide d'utilisation de WebEx Meeting Center 79 Partager du contenu Tâches de référence rapides : Partager du contenu En tant que participant si vous souhaitez... Faites … Sur le Panneau de configuration de la réunion, sélectionnez la flèche descendante et choisissez Affichage. Puis choisissez une option du menu. Pour basculer rapidement d'une fenêtre standard vers le mode plein écran et inversement, double-cliquez sur le logiciel en partage. Conseil Contrôler l’affichage d'un logiciel en partage Sur le panneau de commandes de la réunion,sélectionnez la flèche descendante et choisissez Arrêter