Un document numérisé en mode Copieur ou Scanner ou des données imprimées envoyées à partir d'un pilote d'impression sont enregistrés de façon temporaire sur le disque dur de l'appareil. Même une fois le travail d'impression terminé, celui-ci est conservé sur le disque dur sous forme de données temporaires. La fonction d'effacement automatique de la mémoire permet de supprimer les données temporaires du disque dur par écrasement.
L'écrasement démarre automatiquement une fois que le travail en cours est achevé.
Les fonctions copieur, fax et imprimante ont priorité sur la fonction d'effacement de mémoire automatique. Si une copie, un fax ou une impression est en cours, l'écrasement ne se fera qu'une fois le travail terminé.
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