Ciel Facturation_facile/Guide_MAJ/MAJ_WFF_v2013.pdf CIEL sur FNAC.COM  - Revenir à l'accueil - Pour commander un logiciel : 06.62.23.52.80

 

 

 

 

Voir également :

[TXT]

 Ciel-Coffret-Etudian..> 21-Apr-2015 09:15  2.4M  

[TXT]

 Ciel-Associations-20..> 21-Apr-2015 09:14   51K  

[DIR]

 Ciel-Associations-20..> 21-Apr-2015 09:11    -   

[TXT]

 cielcomptaevolution1..> 10-Nov-2014 08:52  497K  

[   ]

 Demo_WAE810.exe         13-Feb-2014 06:05   45M  

[TXT]

 Ciel-Paye-Mac-N4DS-V..> 07-Nov-2013 07:05  1.7M  

[TXT]

 Ciel-e-Service-Paye-..> 07-Nov-2013 07:05  1.7M  

[TXT]

 Ciel-Liste-Video.htm    07-Nov-2013 07:04  1.4M  

[   ]

 Ciel-Point-de-vente-..> 08-Jul-2013 10:33  2.0M  

[TXT]

 CIEL-Demo-Devis-Fact..> 28-May-2013 11:50  2.8M  

[TXT]

 CIEL-Manuel-de-decou..> 28-May-2013 11:47  4.6M  

[TXT]

 CIEL-Manuel-de-decou..> 28-May-2013 11:46  1.5M  

[TXT]

 CIEL-INFO-PRODUIT-Ci..> 28-May-2013 11:46  1.5M  

[TXT]

 CIEL-Manuel-de-decou..> 28-May-2013 11:46  1.7M  

[TXT]

 CIEL-Guide_de_refere..> 28-May-2013 11:45  2.4M  

[TXT]

 CIEL-Les-nouveautes-..> 28-May-2013 11:45  2.4M  

[TXT]

 CIEL-Manuel-de-decou..> 28-May-2013 11:45  2.7M  

[TXT]

 CIEL-Les-nouveautes-..> 28-May-2013 11:44  2.6M  

[TXT]

 CIEL-Les-nouveautes-..> 28-May-2013 11:44  2.8M  

[TXT]

 CIEL-Manuel-de-decou..> 28-May-2013 09:34  4.4M  

[TXT]

 CIEL-Manuel-de-refer..> 28-May-2013 09:24  2.9M  

[TXT]

 CIEL-Ciel_Guide_de_r..> 28-May-2013 09:24  3.9M  

[TXT]

 CIEL-Manuel-de-refer..> 28-May-2013 09:24  3.4M  

[TXT]

 CIEL-Ciel_Guide_de_r..> 28-May-2013 09:23  4.4M  

[TXT]

 CIEL-Manuel-de-refer..> 04-Oct-2012 06:56  2.0M  

[TXT]

 CIEL-Manuel-de-decou..> 04-Oct-2012 06:51  1.9M  

[TXT]

 CIEL-Manuel-de-refer..> 02-Oct-2012 19:04  1.8M  

[TXT]

 CIEL-Manuel-de-decou..> 02-Oct-2012 18:47  913K  

[TXT]

 Ciel-Associations-20..> 07-Sep-2012 10:45   68K  

[DIR]

 Ciel-Associations-20..> 07-Sep-2012 10:45    -   

[TXT]

 Ciel-Associations-Ev..> 07-Sep-2012 10:35   67K  

[DIR]

 Ciel-Associations-Ev..> 07-Sep-2012 10:35    -   

[TXT]

 La-Solution-Associat..> 07-Sep-2012 10:26   88K  

[DIR]

 La-Solution-Associat..> 07-Sep-2012 10:26    -   

[TXT]

 La-Solution-Associat..> 07-Sep-2012 10:18   87K  

[DIR]

 La-Solution-Associat..> 07-Sep-2012 10:18    -   

[TXT]

 cielcomptaevolution2..> 07-Feb-2012 17:35  120K  

[DIR]

 cielcomptaevolution2..> 07-Feb-2012 17:35    -   

[   ]

 CIELQUANTUM450manuel..> 23-Jan-2012 16:40   17M  

[TXT]

 CIELQUANTUM450manuel..> 23-Jan-2012 16:40  733K  

[   ]

 ME_WKEcielcomptaevol..> 23-Jan-2012 16:21   14M  

[TXT]

 CIELNormeN4DS.htm       18-Jan-2012 07:17   12K  

[TXT]

 CIELauto-entrepreneu..> 18-Jan-2012 07:02   30K  

[DIR]

 solutioncielassociat..> 14-Oct-2011 10:09    -   

[TXT]

 solutioncielassociat..> 14-Oct-2011 10:09   73K  

[   ]

 SDK_TSE.zip             24-Aug-2009 17:33   85K  

[   ]

 IPXSRV151.pdf           24-Aug-2009 17:33  104K  

[   ]

 IPXPIA140.pdf           24-Aug-2009 17:33  175K  

[   ]

 IPXPI1540.pdf           24-Aug-2009 17:33  125K  

[   ]

 IPXPI151.pdf            24-Aug-2009 17:33  128K  

[   ]

 IPXP153.pdf             24-Aug-2009 17:33  118K  

[   ]

 IPWSRV700-2.pdf         24-Aug-2009 17:33  333K  

[   ]

 IPXG151.pdf             24-Aug-2009 17:33  122K  

[   ]

 IPXC152.pdf             24-Aug-2009 17:33  128K  

[   ]

 IPWSRV700.pdf           24-Aug-2009 17:33  333K  

[   ]

 IPWSGE800.pdf           24-Aug-2009 17:33  103K  

[   ]

 IPWPV800.pdf            24-Aug-2009 17:33  374K  

[   ]

 IPWSG1500.pdf           24-Aug-2009 17:33   94K  

[   ]

 IPWPIA200.pdf           24-Aug-2009 17:33  548K  

[   ]

 IPWPI1300.pdf           24-Aug-2009 17:33  539K  

[   ]

 IPWPE900.pdf            24-Aug-2009 17:33  224K  

[   ]

 IPWP1600.pdf            24-Aug-2009 17:33  352K  

[   ]

 IPWKF300.pdf            24-Aug-2009 17:33  735K  

[   ]

 IPWKE900.pdf            24-Aug-2009 17:32  833K  

[   ]

 IPWK1600.pdf            24-Aug-2009 17:32  821K  

[   ]

 IPWI1500.pdf            24-Aug-2009 17:32  106K  

[   ]

 IPWGE900.pdf            24-Aug-2009 17:32  605K  

[   ]

 IPWGQ250.pdf            24-Aug-2009 17:32  186K  

[   ]

 IPWG1600.pdf            24-Aug-2009 17:32  576K  

[   ]

 IPWFF300.pdf            24-Aug-2009 17:32  602K  

[   ]

 IPWDF900.pdf            24-Aug-2009 17:31  578K  

[   ]

 IPWCP800.pdf            24-Aug-2009 17:31  478K  

[   ]

 Com_Lancement_ACT_v1..> 24-Aug-2009 17:31  2.5M  

[   ]

 IPWCLIB1700.pdf         24-Aug-2009 17:31  603K  

[   ]

 IPWB15.pdf              24-Aug-2009 17:31   68K  

[   ]

 IPWAE400.pdf            24-Aug-2009 17:31  576K  

[   ]

 IPWA1400.pdf            24-Aug-2009 17:30  607K  

[   ]

 wpe.pdf                 25-Jul-2009 18:29  862K  

[   ]

 wsge.pdf                25-Jul-2009 18:29  344K  

[   ]

 wge.pdf                 25-Jul-2009 18:29  1.4M  

[   ]

 wke.pdf                 25-Jul-2009 18:29  1.2M
Les nouveautés de Ciel Facturation Facile Chère Cliente, Cher Client, Vous trouverez ci-joint la mise à jour de votre logiciel Ciel. Nous vous remercions de votre confiance et vous souhaitons une bonne utilisation de votre logiciel. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sommaire Les nouveautés de votre logiciel .......................................................... 5 L’accueil Ciel ...................................................................................................................5 Mon compte Ciel ..............................................................................................................5 Enrichissement de l’Intuiciel ..............................................................................................5 Nouvelle option en liaison comptable ..................................................................................6 Commentaire sur l’origine des pièces clients ........................................................................6 FlashCode et CodeQR .......................................................................................................6 Modification de l’historique des archives ..............................................................................6 Modification de l’ouverture d’un dossier...............................................................................6 Modification de la préférence Codes postaux et Villes ............................................................7 La migration d’une ancienne version.................................................... 8 Ouvrir un dossier d’une version inférieure à 2.00..................................................................8 Nouveaux accès...............................................................................................................8 Numéro de version...........................................................................................................9 L’historique des nouveautés............................................................... 10 Les nouveautés de la version 2.00 ............................................................... 10 Changements d’interface................................................................................................. 10 Aperçu .........................................................................................................................11 Préférences facturation ................................................................................................... 12 Recherche de pièces ....................................................................................................... 12 Unité des articles ........................................................................................................... 13 eBay ............................................................................................................................ 13 Mise sous surveillance .................................................................................................... 13 Envoyer un e-mail.......................................................................................................... 14 Vérification d’adresse et acquisition d’infos légales.............................................................. 14 Les nouveautés de la version 3.0 ................................................................. 15 Personnalisation des polices ............................................................................................ 15 Personnalisation de la taille de la police dans les fenêtres .................................................... 15 Regroupements dans les listes (Intuiliste) ......................................................................... 15 Affichage du tableau de bord de date à date ...................................................................... 15 Les nouveautés de la version 4.00 ............................................................... 16 Les barres d’actions ....................................................................................................... 16 Affichage des fenêtres en arrière-plan............................................................................... 17 Enregistrement automatique des vues .............................................................................. 17 Les actions flash ............................................................................................................ 17 Les nouveautés de la version 5.00 ............................................................... 18 Intuiciel personnalisable.................................................................................................. 18 Insertion automatique .................................................................................................... 18 Correcteur orthographique .............................................................................................. 18 Aide à la saisie des Codes postaux et villes ........................................................................ 19 Ciel Business Mobile ....................................................................................................... 19 Les nouveautés de votre logiciel 5 Les nouveautés de votre logiciel Il s’agit des nouveautés de la version 6.00. L’accueil Ciel A chaque ouverture de votre logiciel, une nouvelle page d’accueil se présente. Le bouton situé dans le Bureau de l’Intuiciel vous permet également d’y accéder à tout moment. Cette page d’accueil présente les principales tâches vous permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler. • Je prends connaissance des nouveautés : il s’agit du présent document. • J’entre dans l’univers Ciel : une vidéo vous présente la société Ciel. • Je découvre mon logiciel : une démonstration rapide vous présente en image l’utilisation de certaines fonctions. • Je consulte mon manuel de découverte : le manuel de découverte vous explique les principales étapes vous permettant de mettre en place et de gérer un dossier de facturation. • J’ouvre la société exemple : le fichier d’exemple livré avec votre logiciel s’ouvre. Vous pouvez ainsi vous entraîner et vous familiariser avec votre logiciel. • J’ouvre mon dossier : si vous utilisiez Ciel Facturation Facile auparavant, vous pouvez directement ouvrir vos dossiers de travail. • Je crée mon dossier : vous pouvez créer un dossier pour votre société. Mon compte Ciel  A partir du bureau de l’Intuiciel ou dans la barre des menus, bouton [Mon Compte Ciel]. Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Vous trouverez des informations pratiques (dernières actualités de paye, conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Vous pouvez accéder à tout moment à votre Compte Ciel pendant que vous travaillez dans votre logiciel en cliquant sur le bouton situé dans la barre des menus au dessus de la zone Trouvtoo. Enrichissement de l’Intuiciel L'Intuiciel est accessible depuis les boutons , situés en haut à gauche de votre logiciel. Ces trois boutons donnent accès respectivement à Mon bureau, Mon tableau de bord, Mes Etats et statistiques. Le bouton [Mon Compte Ciel] a été ajouté dans la partie Mon bureau. Vous disposez de nouvelles fonctions qui vous aident à personnaliser votre Intuiciel : • Renommer des tâches, groupe de tâches ou encore des états et groupe d'états par un double-clic. • Supprimer des tâches, groupe de tâches ou encore des états par glisser-déposer. • Annuler vos dernières modifications. Dans la partie Mon tableau de bord, au niveau des graphiques, vous disposez de nouvelles icônes vous permettant de changer de vue . Les deux premières icônes permettent respectivement d’afficher le graphique sous forme de barre et sous forme de secteur. La troisième icône permet d’afficher Les nouveautés de votre logiciel 6 ou de masquer les légendes du graphique. Lorsque vous passez votre souris sur le graphique, les valeurs de celui-ci s’affichent. Nouvelle option en liaison comptable  Menu TRAITEMENTS - commande LIAISON COMPTABLE Lors du transfert de vos écritures en comptabilité, vous pouvez prendre en compte les pièces et règlements déjà passés en comptabilité. Pour cela, vous devez cocher l’option Inclure les pièces et règlements déjà comptabilisés. Commentaire sur l’origine des pièces clients  Menu LISTES - commande DEVIS et FACTURES. Lors des transferts de pièces clients, un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de la pièce, avant le premier article, ce qui permet d’avoir une traçabilité. FlashCode et CodeQR  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES Vous pouvez créer des flashCode dans vos états. Les flashCode et CodeQR sont des codes barres se présentant sous la forme de pictogrammes. Ces codes barres sont lus par des téléphones mobiles équipés d'un lecteur flashcode. La lecture de ce type de code barres peut permettre à vos clients de se connecter à votre site internet, d'enregistrer votre adresse e-mail dans ses contacts, etc. Dans les états paramétrables, vous devez créer un état de type Dessin puis effectuer les actions suivantes : • Dessiner le code barre à l'aide de l'outil . • Dans la fenêtre Valeurs à utiliser qui s’ouvre automatiquement, définir le contenu du code barre en cliquant sur l’icône [R]. Par exemple, vous pouvez choisir la rubrique Site internet dans le répertoire Société. L’information renseignée dans la rubrique est récupérée. Dans notre exemple, il s’agit de l’adresse du site internet de la société saisie dans les paramètres (Menu DOSSIER, commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ). • Définir que l’objet dessiné est un code barre de type QR-code. A gauche de la fenêtre, dans l’onglet Objets, cliquez sur la ligne Code barre. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cochez l’option Cet objet s’affiche sous forme de code à barres puis sélectionnez le type QR-code. Modification de l’historique des archives  Menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES. L’historique des archivages DGFiP vous permettant de consulter vos archives a été renommé et modifié. Vous accédez à toutes les archives à partir de la commande HISTORIQUE DES ARCHIVES. Ces archives se consultent maintenant par un simple clic. Modification de l’ouverture d’un dossier  Menu DOSSIER - commande OUVRIR. La fenêtre d'ouverture d'un dossier a été simplifiée. • Pour ouvrir un dossier, cliquez sur son nom. • Lorsque votre dossier n'est pas proposé, cliquez sur la fonction Choisir le dossier manuellement située en bas de la fenêtre afin de sélectionner directement sur votre ordinateur le dossier à ouvrir. • Pour récupérer un dossier d'une ancienne version, vous devez cliquer sur la fonction Récupérer un dossier d'une ancienne version située en bas de la fenêtre. Vous accédez à d'autres options lorsque vous faites un clic-droit dans la fenêtre. Celles-ci vous sont détaillées dans l’Aide (touche F1). Les nouveautés de votre logiciel 7 Modification de la préférence Codes postaux et Villes  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie. Des nouvelles options sont disponibles. Vous pouvez : • définir comment le logiciel doit afficher le nom des villes en sélectionnant l’une des options Inchangé (le nom de la ville est en minuscule et commence par une majuscule), Minuscule, Majuscule. • choisir le moment où vous voulez effectuer un contrôle de cohérence en cochant les options Lors de la validation de la saisie, Lors d’un import de données, Dans l’utilitaire de vérification des données. La migration d’une ancienne version 8 La migration d’une ancienne version Ouvrir un dossier d’une version inférieure à 2.00 La procédure d'installation a mis en place les nouveaux éléments de la dernière version de Ciel Facturation Facile. Ciel Facturation Facile détecte automatiquement les dossiers créés dans une version antérieure. Ainsi, lors de la première ouverture de votre dossier, la fenêtre ci-dessous s'affiche.  Tant que vous n’avez pas mis à jour votre dossier, cette fenêtre se présentera à l’ouverture du logiciel. Cette fenêtre vous informe que votre dossier doit être mis à jour pour pouvoir être exploité avec la nouvelle version. 1. Vous pouvez effectuer une copie de votre dossier avant de commencer la mise à jour. Il est vivement conseillé d’en effectuer une. Assurez-vous que l’option correspondante est bien cochée. 2. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement. A la fin du traitement, un message vous indique que la mise à jour de votre dossier est terminée. Vous pouvez commencer à travailler dans votre dossier de travail. Nouveaux accès Dans cette nouvelle version de Ciel Facturation Facile, l’accès à certaines fonctionnalités a été modifié pour vous en faciliter l’utilisation. Voici les principales modifications : Ancienne version Nouvelle version Menu DIVERS commande MON INTUICIEL Menu FENÊTRES commande MON INTUICIEL ou onglet Mon Intuiciel dans le fenêtre principale. La migration d’une ancienne version 9 Numéro de version 1. Pour connaître votre numéro de version, ouvrez votre dossier. 2. Activez la commande À PROPOS DE CIEL FACTURATION FACILE du menu AIDE. Le numéro de version est indiqué dans la fenêtre qui s'affiche. Tableau de correspondance Ciel Facturation Facile Numéro de version Millésime 1.00 - 1.10 2008 2.00 - 2.10 2009 3.00 2010 4.00 2011 5.00 2012 6.00 2013 L’historique des nouveautés 10 L’historique des nouveautés Ce chapitre vous présente toutes les nouveautés réalisées depuis la version 2.00. Les nouveautés de la version 2.00 Changements d’interface Affichage des fenêtres par onglet  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Environnement - Confort, onglet Interface Vous disposez d’une navigation par onglet, qui permet de passer d’une fenêtre à une autre, lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes. Par ailleurs, vous pouvez définir la disposition des fenêtres à partir du menu DOSSIER - commande OPTIONS, PRÉFÉRENCES. Dans le groupe Environnement, Confort, onglet Interface, vous avez le choix entre la : • Navigation par onglet : les fenêtres occupent toute l’interface et la navigation est uniquement par onglet. • Navigation multi-fenêtres : les fenêtres sont affichées avec leurs barres de titre. Vous pouvez également naviguer en cliquant sur la barre de titre. Navigation par onglet Onglets Barre de titre Navigation multi-fenêtres L’historique des nouveautés 11 Intuiciel  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou onglet Mon Intuiciel de la fenêtre principale L’Intuiciel est maintenant intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est plus visible. Vous pouvez alors y accéder via le menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou en cliquant sur l’onglet Mon Intuiciel. Localisation, itinéraire  Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS Dans la fiche d’un client ou d’un fournisseur, les boutons de localisation sont maintenant au-dessus de la zone Coordonnées, présentés sous la forme suivante : • : permet d’afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. • : permet d’afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client ou fournisseur). Aperçu Aperçu en PDF par défaut  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Impression - Impression, onglet Aperçu Les aperçus des états peuvent s’afficher par défaut au format PDF. Dans les préférences Impression, onglet Aperçu, cochez la case Aperçu en PDF. Les aperçus s’ouvrent directement dans l'application Adobe Reader®. Ainsi, un document PDF est généré et vous pouvez l’enregistrer sur votre disque dur. Visualiser les aperçus en PDF Vous pouvez désormais visualiser les aperçus avant impression au format pdf.  L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur. Lorsque vous êtes dans la fenêtre d’un aperçu, cliquez sur le bouton Adobe Reader® s’ouvre et affiche donc l’aperçu au format pdf. Afficher l’aperçu dans une liste L’option Afficher l’aperçu vous permet de visualiser l’état standard d’une pièce commerciale, d’un article, d’un tiers directement depuis la liste. 1. Sélectionnez l’élément que vous voulez visualiser. 2. Cochez l'option Afficher l'aperçu. Attention ! L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur. L’historique des nouveautés 12  Dans la liste des factures d’acompte, cette option est accessible à partir du bouton [Options]. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE.  Si d’autres états que la fiche standard sont disponibles, vous pouvez en choisir un en cliquant sur le bouton []. Préférences facturation  Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - FACTURATION - Saisie Vous pouvez définir la méthode de saisie des pièces commerciales à prendre en compte par défaut ainsi que les options de saisie des articles.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes disponible depuis le groupe Documentations de la barre de navigation. Recherche de pièces  Menu RELATIONS CLIENTS - commande RECHERCHE DE PIÈCES Cette commande vous permet de faire une recherche de vos pièces clients : factures, avoirs, devis et factures d’acompte. Vous pouvez vérifier indépendamment si ces pièces clients sont validées ou non. Vous pouvez faire une recherche des pièces : • validées, non validées ou les deux • réglées, non réglées ou les deux • transférées, non transférées ou les deux L’historique des nouveautés 13  Pour plus de détails sur la recherche de pièces, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Unité des articles  Menu LISTES - commande ARTICLES - bouton [Créer] Dans la fiche d’un article, vous pouvez choisir l'unité de l'article (Kg, Litre, Tonne, Mètre, etc). Dans la zone Divers, l'icône permet de sélectionner une unité. Si une unité n'est pas créée dans votre dossier, vous pouvez directement le faire en cliquant sur le bouton [Créer]. eBay  Menu RELATIONS CLIENTS - commande EBAY Cette commande vous permet de gérer vos ventes d’articles via eBay directement depuis votre logiciel Ciel.  Vous devez avoir un compte eBay. À partir de la commande EBAY, vous accédez à plusieurs fonctions : • Bien démarrer sur eBay Cette fonction vous redirige vers une page d’informations générales sur eBay. • Paramètres eBay Cette fonction vous permet d’établir les paramètres et les valeurs par défaut des annonces eBay que vous mettrez en ligne. • Créer une annonce Cette fonction vous permet de créer une annonce eBay. • Liste des annonces Cette fonction vous redirige vers le site Internet eBay afin que vous puissiez visionner la liste de vos annonces mises en ligne. • Créer un modèle d’annonce Cette fonction vous permet de créer des modèles d’annonces que vous pourrez réutiliser pour d’autres articles. • Liste des modèles d’annonce Tous les modèles d’annonces que vous avez précédemment créées s’enregistrent automatiquement dans le menu RELATIONS CLIENTS - commande EBAY - option Liste des modèles d’annonce. • Ouvrir le site eBay Cette fonction vous redirige directement sur le site Internet eBay.fr  Pour plus de détails sur eBay, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis le groupe Documentations de la barre de navigation. Mise sous surveillance  Menu RELATIONS CLIENTS - commande MISE SOUS SURVEILLANCE Cette commande vous permet de vérifier la situation des sociétés de vos clients ou de vos fournisseurs. Ainsi, vous serez averti de tous les événements pouvant survenir dans l'entreprise : changement d'administrateur, modification de l'activité, redressement judiciaire ou dépôt des comptes annuels au greffe. Une fois que vous avez activé la mise sous surveillance, les informations légales et les alertes sur les sociétés sont consultables à partir : • de l'Intuiciel® dans l'onglet Mes actualités. • de la barre de tâche Windows™, située en bas à droite de votre écran (zone des notifications). L’historique des nouveautés 14 Envoyer un e-mail  Menu LISTES - commandes CLIENTS/TIERS ou CONTACTS ou LISTE DES DEVIS ou FACTURES D’ACOMPTE ou FACTURES ou AVOIRS ... Vous pouvez envoyer un e-mail directement depuis les listes dans lesquelles une adresse e-mail est accessible. Vérification d’adresse et acquisition d’infos légales  Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS Dans les fiches client ou fournisseur, au-dessus de la zone Coordonnées, deux nouveaux boutons sont disponibles : • : permet de faire une recherche de l’adresse de votre client ou de votre fournisseur afin de vérifier l’exactitude de l’adresse. • : permet d’accéder aux informations légales de la société de votre client ou de votre fournisseur via le site Infogreffe. L’historique des nouveautés 15 Les nouveautés de la version 3.0 Personnalisation des polices  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Le nouvel onglet Polices regroupe les réglages portant sur les polices du logiciel. Vous pouvez ainsi choisir la taille des polices des fenêtres et changer la police des zones de texte enrichi. Ce dernier réglage était auparavant dans l’onglet Interface, zone Fonte par défaut. Personnalisation de la taille de la police dans les fenêtres  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Vous pouvez maintenant personnaliser la taille de la police des fenêtres de votre logiciel. Trois tailles sont à votre disposition : Petite, Normale ou Grande. Regroupements dans les listes (Intuiliste) Vous pouvez définir des regroupements dans certaines listes. Cette fonction est également appelée Intuiliste. Les listes concernées sont les suivantes : clients/tiers, contacts, articles, modes de paiement, ecoparticipations, devis, factures d’acompte, factures, avoirs, règlements. Pour réaliser des regroupements, vous devez faire un clic-droit dans la liste et choisir la commande REGROUPEMENT puis PARAMÈTRES DE REGROUPEMENT.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes, disponible depuis le groupe Documentations de la barre de navigation. Affichage du tableau de bord de date à date  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL - onglet Mon tableau de bord Les données globales du tableau de bord sont calculées en fonction des dates en haut à droite. Vous pouvez modifier ces dates en cliquant dessus. L’historique des nouveautés 16 Les nouveautés de la version 4.00 Les barres d’actions Votre logiciel Ciel dispose, en plus de la barre de navigation, d'une barre nommée barre d'actions. La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est implémentée à toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Elle est composée de groupes et boutons qui varient selon le contexte. Vous pouvez ainsi lancer de nombreux traitements sans quitter la fenêtre en cours d’utilisation. Vous pouvez ajouter des groupes personnalisés aux barres d’actions et y importer des tâches de votre ancienne barre d’outils ; la barre d’outils n’existant plus. L’affichage Ce bouton situé à côté de l’onglet Accueil permet d’afficher toutes les fenêtres ouvertes dans votre logiciel ainsi que d’activer des options d’affichage sur la fenêtre principale du logiciel. • La grille donne accès à un panneau de navigation. Toutes les fenêtres ouvertes dans le logiciel sont présentées dans un seul panneau sous forme de grandes vignettes. Les fenêtres sont classées par catégorie.  Vous pouvez également ouvrir et naviguer dans le panneau en utilisant le raccourci clavier . • La flèche permet d’accéder aux raccourcis des fenêtres ouvertes dans le logiciel ainsi qu’aux options d’affichage. Ces fonctions permettent d’adapter l’affichage de votre logiciel et sont particulièrement utiles lorsque vous avez un petit écran. 1. Pour activer une fonction, sélectionnez-la dans le menu déroulant. Une coche apparaît devant. 2. Pour désactiver, sélectionnez-la de nouveau. La coche disparaît. L’accueil L’accueil est un onglet permanent dans lequel vous accédez à l’Intuiciel, à la sauvegarde et aux actions les plus souvent utilisées dans votre logiciel.  Pour plus de détails sur les barres d’actions et leur personnalisation, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre La barre d’actions, accessible à partir de barre de navigation. L’historique des nouveautés 17 Affichage des fenêtres en arrière-plan  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Les fenêtres en arrière-plan s’affichent en gris. Lorsque la case Griser les fenêtres en arrière-plan est cochée, toutes les fenêtres ouvertes sont légèrement grisées exceptées celle qui est en cours d'utilisation. Ainsi, la fenêtre active a une meilleure visibilité. Enregistrement automatique des vues  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Lorsque l'option Enregistrer automatiquement les vues modifiées est cochée, le logiciel conserve la présentation des listes à la suite de modifications (regroupements, filtres...). Les actions flash  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface L'option Proposer des actions flash permet d'activer l'accès rapide aux actions possibles sur un élément d'une liste. Lorsque cette option est activée, le bouton apparaît automatiquement lors de la sélection d'un élément, dans les listes concernées (liste des clients, liste des factures, liste des devis, liste des avoirs...). L’historique des nouveautés 18 Les nouveautés de la version 5.00 Intuiciel personnalisable  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’Intuiciel a évolué et vous donne la possibilité de le personnaliser. L’Intuiciel est toujours composé du Bureau, des Tableaux de bord, des États et statistiques et des Actualités. Désormais, vous y accédez depuis les boutons de la barre d’actions . Votre Bureau, vos États et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton .  Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE. Insertion automatique Avec votre logiciel Ciel, vous pouvez vous constituer une «bibliothèque» de phrases, formules, expressions... que vous utilisez fréquemment. Le logiciel se base sur ce glossaire pour faire les insertions automatiques. Création d’une liste d’insertion automatique  A partir d’une zone de texte (type Commentaire, Note, Observations), clic-droit commande INSERTION AUTOMATIQUE - AFFICHER LA LISTE. Cette fonction vous permet de créer une liste de mots, d'expressions, de formules, etc. que vous utilisez régulièrement. Si vous avez souvent recours à des termes précis, vous gagnez ainsi du temps en créant des insertions automatiques et en évitant ainsi de les saisir à chaque fois. Lors de vos saisies, le logiciel va proposer votre liste de terme au moment choisi dans les préférences, par exemple après 3 caractères saisi. Il vous suffit alors de sélectionner l'entrée à insérer dans votre texte. Automatisation de l’insertion  Menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES puis dans le groupe Aide à la saisie Afin que le logiciel vous propose la liste des insertions pendant les saisies de texte, vous devez cocher la case Afficher la liste des propositions pendant la saisie et choisir à quel moment le logiciel doit proposer des mots .  Si vous n’activez pas cette préférence, vous pourrez toujours insérer du texte prédéfini en passant par le menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande INSERTION AUTOMATIQUE. Correcteur orthographique Vous disposez d’un correcteur orthographique qui peut être utilisé dans toutes zones de texte de votre logiciel. Activation de la vérification orthographique  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Afin de pouvoir utiliser le correcteur orthographique, vous devez l’activer en cochant la case Vérifier l’orthographe. Vous pouvez également définir les options de corrections.  Plus plus de détails, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche F1). L’historique des nouveautés 19 Vérification orthographique  Dans une zone de texte - menu CONTEXTUEL (clic-droit) - commande ORTHOGRAPHE La vérification orthographique est disponible dans toutes les zones de texte. Lorsque vous êtes en train de saisir du texte, faites un clic-droit et choisissez la commande ORTHOGRAPHE. Si vous êtes dans une zone de texte de type Commentaire, Note... vous pouvez choisir le mot parmi ceux proposés dans le menu CONTEXTUEL. L’autre possibilité est d’ouvrir la vérification complète en sélectionnant la commande VÉRIFIER TOUT.  Pour plus de détails sur la commande VÉRIFIER TOUT, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche ). Les options de corrections du menu Contextuel • Ajouter au dictionnaire : permet d’ajouter des mots que le logiciel ne connaît pas. • Ignorer partout : pour ne pas tenir compte d'un même mot répété plusieurs fois dans le texte. • Correction au cours de la frappe : si vous désactivez cette option en cliquant dessus, les mots mal orthographiés ne sont plus soulignés en rouge. Aide à la saisie des Codes postaux et villes  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Avec la préférence Code postaux et villes, le logiciel vous propose des codes postaux et villes lors de vos saisies. Pour cela, vous devez cocher la case Activer l’aide à la saisie des codes postaux et villes. Ainsi, lorsque vous saisirez les premiers caractères d’un code postal ou d’une ville française, une liste s’affichera automatiquement et vous proposera les codes postaux et villes correspondants. Ciel Business Mobile  Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE Cette commande permet de publier vos données sur votre iPhone dans l’application Ciel Business Mobile. Cette application, téléchargeable sur l’AppleStore, s’installe sur votre iPhone et vous permet de consulter des données comptables et des données de gestion (sous forme de graphiques, soldes, divers indicateurs...). Le principe est simple. Les données stockées sur votre ordinateur sont envoyées à une plateforme web qui reçoit, stocke, puis publie ces données sur le web. Ces données seront ensuite visibles dans l’application Ciel Business Mobile depuis votre iPhone. Pour pouvoir consulter vos données depuis cette application, vous devez avoir souscrit au service Ciel Business Mobile. C’est ce service qui autorise l’envoi des données depuis votre logiciel Ciel.  Pour plus d’informations concernant le service Ciel Business Mobile, nous vous invitons à consulter le site Internet Ciel http://www.ciel.com/. Copyright Ciel 2012 Ciel Facturation Facile - Guide des mises à jour - Référence : Maj WFF 6.00 - 07.12 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel. Manuel de découverte Ciel Professionnel indépendant Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Contenu de votre boîtier Dans le boîtier de votre produit, vous trouverez : • le CD-Rom de votre produit contenant votre logiciel et son manuel de référence au format PDF • le certificat d'authenticité, vous donnant l'assurance que votre logiciel est un produit authentique Ciel, et sur lequel vous trouverez votre numéro de licence, demandé lors du référencement. Configuration minimale requise • Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8, Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 7.0 (ou supérieur). • Processeur 700 Mhz (supérieur à 1 GHz conseillé). • 512 Mo de Ram. • 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation. • Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom. • Imprimante nécessaire pour l’impression agréée par la DGFiP : HP III ou supérieur ou 100% compatible PCL5 doté de 2 Mo de Ram minimum. • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768. • Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé). • Fonction PDF : Adobe Acrobat Reader 5 (ou supérieur). • Fonctions «Intuiciel» : Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) et Adobe Flash Player 8 (ou supérieur). Utilisation de Ciel directDéclaration • Processeur 1,5 GHz • 2Go de Ram • 1Go d'espace disque disponible ou plus, selon votre système d’exploitation et les composants système déjà installés sur votre poste • Adobe Reader 7.05 (ou supérieur) • 1 Connexion internet via modem ADSL (ou équivalent). Les noms de produits ou de sociétés mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Sommaire Découverte ......................................................................................... 7 Aides et documentations .....................................................................8 La documentation...............................................................................................8 L’aide en ligne ...................................................................................................8 Le site Internet Ciel ............................................................................................8 Premier démarrage de votre logiciel .....................................................9 Lancer le logiciel ................................................................................................9 Commencer à travailler .......................................................................................9 Démarrer Ciel Professionnel indépendant ...............................................................9 Ouvrir le dossier d'exemple ............................................................................... 10 Environnement ................................................................................11 La fenêtre principale de l’application ................................................................... 11 Les menus....................................................................................................... 11 La barre d'actions............................................................................................. 11 La barre de navigation ...................................................................................... 12 L’Intuiciel ........................................................................................................ 12 Les recherches Trouvtoo ................................................................................... 13 Besoin d’aide ................................................................................................... 13 Création d’un dossier........................................................................ 14 Choisir la méthode de création du dossier ...........................................15 Choix de création ............................................................................................. 15 Créer un nouveau dossier de Ciel Professionnel indépendant .................................. 16 Récupérer un dossier de Ciel Devis Factures ou Ciel Facturation Facile ..................... 28 Récupérer un dossier de Ciel Compta libérale ....................................................... 28 Les soldes initiaux ............................................................................................ 29 Prise en main ................................................................................... 31 La facturation ..................................................................................32 Les clients ....................................................................................................... 32 Les articles ...................................................................................................... 34 Préparer un devis (saisie standard)..................................................................... 35 Facturer un client (saisie standard) ..................................................................... 42 Les factures d’acompte ..................................................................................... 44 Encaisser un règlement ..................................................................................... 44 Établir un avoir (saisie standard) ........................................................................ 48 Créer une pièce commerciale (saisie document) ................................................... 50 Créer ou transférer une pièce commerciale via le «cliquer-glisser» .......................... 51 Autres travaux ................................................................................................. 51 La comptabilité ................................................................................56 Les saisies....................................................................................................... 56 Saisir une dépense simple ................................................................................. 56 Saisir une dépense ventilée ............................................................................... 58 Saisir une recette ............................................................................................. 59 Saisir un virement ............................................................................................ 59 Saisir un relevé bancaire ................................................................................... 60 Saisir une réimputation ..................................................................................... 60 Travaux périodiques .........................................................................62 Valider des écritures ......................................................................................... 62 Pointer un compte de banque............................................................................. 62 Consulter les écritures ...................................................................................... 64 Consulter les postes ......................................................................................... 65 Effectuer une remise en banque ......................................................................... 66 Trésorerie prévisionnelle ................................................................................... 66 Les états........................................................................................... 67 Les éditions.....................................................................................68 Imprimer un relevé des dépenses/recettes........................................................... 68 Imprimer une balance ....................................................................................... 69 Déclarer la TVA ................................................................................................ 69 La déclaration 2035 .......................................................................................... 70 Les immobilisations ..........................................................................73 A propos des immobilisations ............................................................................. 73 A propos des crédits-bails.................................................................................. 73 La liste des immobilisations ............................................................................... 74 Afficher toutes les immobilisations et crédits-bails................................................. 74 La fiche immobilisation...................................................................................... 75 Saisie d'une immobilisation ou d’un crédit-bail...................................................... 76 Reprise d’antériorité ......................................................................................... 79 Le plan d'amortissement ................................................................................... 80 Calculer les immobilisations ............................................................................... 80 Réviser une immobilisation ................................................................................ 81 Autres fonctionnalités ...................................................................... 82 Autres fonctions...............................................................................83 Clôture d'exercice............................................................................................. 83 Purge des pièces commerciales .......................................................................... 84 Historique des archives ..................................................................................... 85 Envoyer vos écritures à votre expert-comptable ................................................... 85 Transférer vos écritures .................................................................................... 85 Sauvegarder votre dossier ................................................................................. 86 Restaurer votre dossier ..................................................................................... 86 Index................................................................................................ 89 Découverte 8 Découverte Aides et documentations La documentation La documentation de Ciel Professionnel indépendant est structurée en trois manuels électroniques au format PDF accessibles depuis le menu Aide : • Le Manuel de découverte (c'est le manuel que vous êtes en train de lire) qui facilite la découverte du logiciel et qui vous explique comment utiliser les fonctions les plus importantes de votre logiciel. • Le Manuel de référence qui décrit la totalité des fonctions de Ciel Professionnel indépendant dans le détail. Si vous souhaitez avoir plus de précision sur une fonction en particulier, nous vous conseillons donc de consulter ce document. • le Guide des mises à jour qui présente les nouveautés de la version et l’ouverture d’un dossier créé avec une ancienne version. Vous pouvez consulter et imprimer ces documentations à l'aide d'Adobe Reader©. Naviguer dans les manuels Vous disposez de plusieurs moyens pour accéder rapidement à l'information recherchée : Les signets La liste des signets est présentée dans la partie gauche de la fenêtre. • Cliquez sur le titre de votre choix pour afficher le paragraphe correspondant. Le sommaire Il présente les titres des chapitres et parties composant le manuel. Là encore, vous affichez le paragraphe correspondant en cliquant sur le titre de votre choix. Si vous souhaitez obtenir plus de détails sur ces possibilités de consultation lorsque le manuel est ouvert, consultez l'aide intégrée de l'application Adobe Reader©. L’aide en ligne Vous trouvez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande AIDE du menu AIDE ou en appuyant sur la touche de votre clavier. Le site Internet Ciel Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à Ciel Professionnel indépendant, des informations utiles. 9 Découverte Premier démarrage de votre logiciel Lancer le logiciel Vous pouvez lancer le logiciel en cliquant sur l'icône correspondant présent sur le Bureau, ou bien : 1. Cliquez sur le bouton DÉMARRER de la barre de tâches de Windows. 2. Sélectionnez les commandes PROGRAMMES - CIEL - PROFESSIONNEL INDÉPENDANT - CIEL PROFESSIONNEL INDÉPENDANT. Commencer à travailler Nous vous invitons à découvrir Ciel Professionnel indépendant en utilisant le fichier d'exemple. Ensuite, vous passerez à la création de votre fichier et, progressivement, vous découvrirez chacune des fonctions du logiciel. Démarrer Ciel Professionnel indépendant Pour démarrer votre logiciel, double-cliquez sur le raccourci qui a été installé sur le Bureau de votre ordinateur ou : 1. cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows. 2. Activez les commandes PROGRAMMES - CIEL - PROFESSIONNEL INDÉPENDANT. 3. Cliquez sur CIEL PROFESSIONNEL INDÉPENDANT. Nous allons vous présenter l'environnement de base de Ciel Professionnel indépendant et vous faire découvrir les principales fonctions du logiciel, celles qui correspondent à 90% des travaux quotidiens en matière de comptabilité. L'objectif est de saisir des écritures de recettes ou de dépenses, de pointer votre relevé de banque ou encore de consulter les écritures d'un poste (de dépenses par exemple). Vous verrez aussi comment imprimer un relevé de vos recettes et dépenses ainsi que la déclaration fiscale de fin d'année (déclaration 2035). Attention ! Si vous ouvrez le fichier d'exemple, n'oubliez pas ensuite de créer un nouveau dossier (une nouvelle société) pour vos propres données (Menu DOSSIER, commande NOUVEAU). 10 Découverte Ouvrir le dossier d'exemple Pour faire un tour d'horizon des différentes fonctionnalités de l'application, nous vous conseillons d'ouvrir le dossier d'exemple : 1. Cliquez sur le bouton J’ouvre la société exemple . 2. Le fichier exemple Ma petite entreprise s’ouvre alors. Il contient des listes prédéfinies de clients, de factures, de devis, de postes, de comptes, d'écritures, etc. Lorsque vous installez Ciel Professionnel indépendant pour Windows™, seul le dossier Exemple existe. Par la suite, les dossiers que vous allez créer seront proposés, dans la fenêtre affichée par le bouton .  Un seul dossier peut être ouvert à la fois. Avec Ciel Professionnel indépendant en mode souscription, vous pouvez ouvrir un dossier de Ciel Auto-entrepreneur Standard ou Premium. 11 Découverte Environnement La fenêtre principale de l’application Les menus Vous disposez de menus comme dans toute application Windows™. La totalité des commandes est accessible à l'aide des menus.  Vous trouverez une description détaillée de ceux-ci dans le Manuel de référence livré au format PDF (Adobe Reader). La barre d'actions Une barre horizontale appelée Barre d’actions donne accès aux principaux fichiers de votre dossier et aux différentes listes du logiciel (postes, écritures, etc.).  Vous trouverez une description détaillée de la barre d’actions dans le Manuel de référence livré au format PDF (Adobe Reader). Barre de titre Barre de menus Espace de travail Barre d’actions Bouton de fermeture de l’application Boutons de réduction et d’agrandissement Barre de navigation (masquée par défaut) Barre de statut intuiciel 12 Découverte La barre de navigation  Menu FENÊTRES - commande AFFICHER LA BARRE DE NAVIGATION Affichée à gauche dans la fenêtre de l'application, la Barre de navigation est une barre d'icônes verticale, dans laquelle vous trouverez de nombreux raccourcis, présentés dans différents groupes. Ces raccourcis peuvent : • appeler des fonctions du logiciel • ouvrir des applications ou des fichiers • présenter des images ou des notes texte • contenir des adresses de sites Internet (URL) ou des adresses de boîtes aux lettres électroniques (Email) afin de lancer directement votre outil de navigation Internet sur un site souhaité ou de lancer votre programme de messagerie en pré-remplissant l'adresse du destinataire.  Vous trouverez une description détaillée de la barre de navigation dans le Manuel de référence livré au format PDF (Adobe Reader). L’Intuiciel  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L'Intuiciel© est une interface multi-niveaux qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations commerciales, à des récapitulatifs de vos chiffres d'affaire, à des statistiques. Il est composé de trois boutons accessibles depuis la barre d’actions . Votre Bureau, vos États et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton . De plus, trois bureaux sont disponibles que vous organisez selon vos méthodes de travail. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et un bureau plus complet, ou si vous voulez créer un bureau pour gérer uniquement vos comptes, et un pour gérer uniquement vos saisies, ou encore uniquement vos immobilisations... A partir du bureau, vous accédez également à votre compte Ciel et à la page d'accueil Ciel.  Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE. 13 Découverte Les recherches Trouvtoo Trouvtoo est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application : • sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (toutes les factures du Client Martin) tout en effectuant une autre tâche dans votre application. • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement. 1. Saisissez le mot clé à rechercher dans la zone de recherche située au-dessus de la barre d’actions. 2. Spécifiez le répertoire de recherche (Dossier courant, Google Web).  Si vous lancez la recherche sur 2 ou 3 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. 3. Cliquez sur pour lancer la recherche. 4. Cliquez sur pour annuler la recherche. Besoin d’aide Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, cliquez sur l'icône du bureau. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement. 1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur). 2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de téléphone (où vous pouvez être joint). 3. Cliquez sur [Enregistrer ma demande de rappel] pour valider le formulaire et lancer la connexion. Création d’un dossier 15 Création d’un dossier Choisir la méthode de création du dossier  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU Si vous venez de terminer la prise en main de Ciel Professionnel indépendant, fermez le fichier d'exemple en activant la commande FERMER du menu DOSSIER. Vous allez maintenant créer le dossier qui contiendra toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous définissez ses paramètres généraux. Lorsque vous activez la commande NOUVEAU du menu DOSSIER, la fenêtre suivante s'affiche : 1. Vous pouvez soit créer un dossier pour une société qui existe déjà, soit créer une nouvelle société. Cochez l’option de votre choix puis choisissez ou nommez votre société. 2. Indiquez votre nom si vous exercez une activité libérale. 3. Cliquez sur le bouton [Créer]. L'assistant Top départ s'affiche. Choix de création Le logiciel vous propose trois actions au choix : • Créer un nouveau dossier de Ciel Professionnel indépendant : vous créez un nouveau dossier pour l’application. Si vous cliquez sur [Suivant], la fenêtre de choix de la méthode de création de dossier s’affiche. Voir Créer un nouveau dossier de Ciel Professionnel indépendant, page 16. • Récupérer un dossier de Ciel Devis Factures ou Ciel Facturation Facile : vous pouvez récupérer un dossier que vous avez déjà créé dans votre logiciel Ciel Devis Factures ou Ciel Facturation Facile. Voir Récupérer un dossier de Ciel Devis Factures ou Ciel Facturation Facile, page 28. • Récupérer un dossier de Ciel Compta libérale : vous pouvez récupérer un dossier que vous avez déjà créé dans Ciel Compta libérale.Voir Récupérer un dossier de Ciel Compta libérale, page 28. 16 Création d’un dossier Créer un nouveau dossier de Ciel Professionnel indépendant Choix de la méthode de création de dossier Ciel Professionnel indépendant vous demande alors de choisir votre méthode de création: • Mode de création rapide Seules les principales informations (raison sociale, service à la personne, coordonnées et paramètres, date de début d'activité) sont à renseigner. • Mode de création détaillé Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les fichiers principaux (postes de trésorerie, modes de paiement, postes de dépense et postes de recette, articles, clients, intervenants). Vous serez ainsi opérationnel plus rapidement. 4. Cochez l'option de votre choix. 5. Cliquez sur le bouton [Suivant>] pour lancer la procédure de création. Créer un dossier en mode rapide  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU - option Mode de création rapide Étape : Choix du mode comptable Cette étape affiche la fenêtre Choix du mode comptable. Deux modes comptables prédéfinis sont disponibles pour la création de votre dossier. 1. Choisissez le mode comptable à utiliser lors de la saisie de vos écritures. • Comptabilité en créances / dettes : ce mode de calcul s'adresse plus spécialement aux artisans, commerçants ayant une déclaration fiscale de type 2033 ou BIC (Bénéfices Industriels et Commerciaux). A l'inverse du mode Dépenses / Recettes, les factures clients et fournisseurs génèrent des écritures comptables. Vous devez donc toujours procéder à l'enregistrement de la facture client ou fournisseur puis à l'enregistrement du règlement client ou fournisseur. Ceci vous permet donc de réaliser le suivi de vos clients. Chaque mouvement peut constater des créances ou des dettes, sans contrepartie financière «immédiate». Les mouvements comptables ne reconnaissent pas nécessairement un flux financier ; on est en situation de créance / dette vis-à-vis d'un tiers. • Comptabilité simplifiée en dépenses / recettes : ce mode est particulièrement destiné aux professions libérales ayant une déclaration fiscale de type 2035 ou BNC (Bénéfices Non Commerciaux). Dans ce mode, les factures clients et fournisseurs ne génèrent aucune écriture comptable. Seuls les mouvements d'argent (recettes et dépenses) sont enregistrés réellement en comptabilité. 2. Cliquez ensuite sur le bouton [Suivant]. Étape : Choix du régime fiscal Cette étape vous permet de choisir le régime fiscal que vous souhaitez utiliser selon votre activité. 1. Choisissez le régime fiscal auquel est soumise votre entreprise. 17 Création d’un dossier Ciel Professionnel indépendant gère les régimes suivants : • Déclaration 2033 - Entreprises, artisans, commerçants • Déclaration 2035 - Bénéfices non commerciaux Si vous cochez Déclaration 2033 (entreprise), à l’étape 4 vous devrez préciser si vous êtes soumis à l'impôt sur le revenu (déclaration 2031) ou à l'impôt sur les sociétés (déclaration 2065). Si vous cochez Déclaration 2035 (activité libérale), à l’étape 4 vous devrez préciser si votre déclaration doit être établie en HT ou TTC. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à l’étape suivante. Une fenêtre de validation du mode comptable et du régime fiscal s’ouvre.  À ce stade, vous pouvez encore modifier votre choix en cliquant sur [Précédent]. Si vous cliquez sur [Suivant], votre choix sera alors définitif. Étape : Raison sociale Vous accédez à l’étape de l'assistant Top départ dans laquelle vous allez renseigner différentes zones concernant votre Raison sociale. 1. Saisissez la Dénomination de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville. 2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie. 3. Précisez votre Activité et le nom du Responsable de l'entreprise. 4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de SIRET, le code APE (Activité Principale de l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. 5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'identification intra-communautaire (N° TVA). 6. Indiquez le R.M (Répertoire des métiers). 7. Indiquez le R.S.E.I.R.L ((Registre Spécial des Entrepreneurs Individuels à Responsabilité Limitée). 18 Création d’un dossier  La plupart des informations définies dans cette étape seront récupérées sur les états que vous imprimerez à partir de Ciel Professionnel indépendant. 8. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez un. 9. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape. Étape : Service à la personne Cette étape vous permet de définir si vous exercez une activité de service à la personne et si vous disposez d’un agrément vous permettant de délivrer à vos clients une attestation fiscale annuelle. 1. Selon votre situation, sélectionnez le bouton radio Oui ou Non. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. Étape : Exercices et paramètres Cette étape permet de définir vos dates d’exercices et paramètres. 1. Indiquez la Période de votre premier exercice. Elle correspond à la date de création de votre société et en aucun cas à la date de la première utilisation de votre logiciel. Vous pouvez saisir directement la date ou bien utiliser l'icône du calendrier . 2. Indiquez la Période de votre exercice courant. Elle correspond à la date de début de votre exercice en cours. Vous pouvez saisir directement la date ou bien utiliser l'icône du calendrier. 19 Création d’un dossier 3. Selon votre régime fiscal (défini à l’étape 2), cochez : • si votre déclaration 2035 doit être établie en HT ou en TTC • si votre entreprise est soumise à l’impôt sur Le revenu ou sur Les sociétés (déclaration 2033). Voir Étape : Choix du régime fiscal, page 16. 4. Indiquez ici si vous êtes assujetti ou non à la TVA. 5. Indiquez ici si vous facturez en TTC. 6. Indiquez ici si le calcul de l'amortissement de vos immobilisations s'effectue sur 360 ou 365 jours. 7. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la dernière étape. Étape finale Cette dernière fenêtre vous informe que vous venez de réaliser les étapes nécessaires à la création de votre fichier. Elle vous propose également deux options supplémentaires : • Au démarrage de l'application, toujours ouvrir ce fichier automatiquement : en cochant cette case, Ciel Professionnel indépendant ouvrira directement le fichier que vous venez de créer sans que vous ayez à passer par la commande OUVRIR du menu DOSSIER. • Protéger ce fichier par un mot de passe : si vous souhaitez protéger votre fichier par un mot de passe cochez cette option ou cliquez directement sur le bouton [Mot de passe]. Une fenêtre s'affiche. Saisissez-y le mot de passe.  Afin de rester confidentiel, le mot de passe n'est pas affiché à l'écran. Les caractères saisis sont remplacés par des points noirs.  Consultez le chapitre du menu DOSSIER du manuel de référence pour plus de détail sur l'enregistrement d'un mot de passe. 8. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. Ciel Professionnel indépendant l’enregistre et l'ouvre automatiquement. Le nom du dossier ouvert est affiché dans la barre de titre de la fenêtre principale.  Si vous souhaitez modifier certains éléments de votre dossier, activez l'option Société de la commande PARAMÈTRES du menu DOSSIER. Créer un dossier en mode détaillé  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU - option Mode de création détaillé Vous devez définir l'ensemble des paramètres du dossier à travers les étapes suivantes : • Choix du mode comptable • Choix du régime fiscal • Raison sociale • Service à la personne • Exercices et paramètres • Logos • Postes de trésorerie • Modes de paiement • Postes de dépense 20 Création d’un dossier • Postes de recette • Articles • Clients • Intervenants Nous ne détaillerons pas ici les premières étapes de la création qui sont similaires à celles que nous avons étudiées lors de la création rapide d'un dossier. Voir Créer un dossier en mode rapide, page 16. Après avoir renseigné vos coordonnées et paramètres, vous accédez à l’étape suivante. Étape : Logos Cette étape vous permet d’insérer des logos de petite ou de grande taille dans votre dossier. Vous pouvez insérer votre logo de trois manières différentes. • Coller une image pour copier/coller votre logo. • Importer une image pour importer votre logo. • Scanneur/Appareil photo pour insérer votre logo via un scanneur ou appareil photo. Une fois votre logo inséré, cliquez sur le bouton [Suivant]. Étape : Postes de trésorerie Dans cette étape, vous allez créer vos différents Postes de trésorerie. 21 Création d’un dossier 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. Une fenêtre vous permettant de saisir les différentes informations nécessaires à la création d'un nouveau Poste de trésorerie s’affiche. 2. Le poste de trésorerie doit être défini par un Code (alphanumérique) et un Libellé. Dans l'onglet Fiche 3. Renseignez le RIB de votre compte. Cela peut être utile si vous avez besoin d'éditer des relevés d'identité bancaire. 4. Cochez l'option Conserver les écritures non pointées si vous souhaitez conserver les écritures que vous n'aurez pas pointées lors de la clôture d'exercice. La zone Fichier relevé affiche le chemin d'accès du fichier du relevé bancaire utilisé par le logiciel lorsque vous avez effectué un pointage automatique de vos écritures. Les Soldes sont les indicateurs de la situation exacte de votre compte. Ces zones vont se renseigner automatiquement au fur et mesure des écritures enregistrées et pointées sur le poste.  Les soldes de départ se renseignent en utilisant la saisie des soldes initiaux. Cette option vous sera proposée à la fin de la dernière étape. Dans l'onglet Complément 5. Enregistrez les Coordonnées de votre agence bancaire. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création du Poste de trésorerie. Ce poste est maintenant visible dans la liste. 7. Procédez de même pour les autres postes de trésorerie. 8. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape. Étape : Modes de paiement Dans cette étape, vous allez créer vos Modes de paiement, sachant que les principaux sont déjà créés par défaut. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. Une fenêtre vous permettant de saisir les différentes informations nécessaires à la création d'un nouveau Mode de paiement s’affiche. 2. Le mode de paiement doit être défini par un Code (alphanumérique) et un Libellé. 22 Création d’un dossier Le Type correspond au moyen utilisé pour payer : Chèque, CB (carte bancaire), Espèces, Virement, Traite, etc. Par défaut, Ciel Professionnel indépendant affiche le type Chèque.  Les types de paiement sont définis dans l'application, vous ne pouvez ni les modifier, ni en créer de nouveaux. 3. Choisissez le Type de paiement dans la liste déroulante qui est proposée lorsque vous cliquez sur le triangle de sélection . 4. Affectez le code de Trésorerie correspondant. Vous pouvez le sélectionner dans la liste qui s'affiche lorsque vous cliquez sur l'icône d'appel de liste . La zone Echéance va permettre le calcul de la date à laquelle le paiement devra être effectué par le client. 5. L'option A réception est sélectionnée par défaut, mais vous pouvez la modifier en cliquant sur l’icône . Une fenêtre dans laquelle vous allez renseigner les conditions de règlement de votre client concernant l'échéance de ses factures s'affiche.  Le bas de la fenêtre va se modifier en fonction du type de paiement que vous allez sélectionner. Dans le cas du type Chèque le logiciel va vous demander d'enregistrer les Informations chéquier. Pour le type Carte bancaire, vous devrez renseigner les Informations carte bancaire. Les autres types de nécessitent que le compte. 6. Cliquez sur [OK] pour valider la création de la fiche Mode de paiement. Ce mode de paiement est maintenant visible dans la liste. 7. Procédez de même pour les autres modes de paiement. 8. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape. Étape : Postes de dépense Dans cette étape, vous allez créer vos Postes de dépense, sachant que les principaux sont déjà créés par défaut. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. Une fenêtre dans laquelle vous allez saisir différentes informations nécessaires à la création d'un nouveau Poste de dépense s'affiche. 23 Création d’un dossier 2. Définissez le Code (alphanumérique) puis saisissez le Libellé complet du poste. L'icône vous permet d'ajouter un commentaire. 3. Saisissez le Code 2035 du poste. Vous pouvez le saisir directement ou bien le sélectionner à l'aide de l'icône d'appel de liste.  Si vous avez choisi l'option Activité libérale concernant votre régime fiscal, saisissez le Code 2035. Vous pouvez le saisir directement ou le sélectionner à l'aide de l'icône d'appel de liste. Si vous avez opté pour l'option Entreprise, vous saisirez le Code 2033 B. 4. Saisissez le Pourcentage professionnel que vous souhaitez affecter au poste. Par défaut, le logiciel affiche 100. 5. Choisissez le Code TVA par défaut du poste. Par défaut, le logiciel affiche le taux de 19,6 %. Vous pouvez le modifier en cliquant sur l'icône d'appel de liste afin d'accéder à la liste des taux de TVA disponibles. Si vous n'êtes pas assujetti à la TVA, aucun code ne sera renseigné dans cette zone. 6. Indiquez le Code analytique par défaut. Vous pouvez le sélectionner à l'aide de l'icône d'appel de liste. La zone Solde sera renseignée automatiquement, au fur et à mesure des opérations enregistrées sur ce poste. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création de la fiche Poste de dépense. Ce poste de dépense est maintenant visible dans la liste. 8. Procédez de même pour les autres postes de dépense. 9. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape. Étape : Postes de recette Dans cette étape, vous allez créer vos Postes de recette, sachant que les principaux sont déjà créés par défaut. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. Une fenêtre dans laquelle vous allez saisir différentes informations nécessaires à la création d'un nouveau Poste de recette s’affiche. Le principe pour créer un poste de recette est identique à celui vu précédemment pour un poste de dépense. Voir Étape : Postes de dépense, page 22. 24 Création d’un dossier 2. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la dernière étape. Étape : Articles Dans cette étape, vous allez créer vos Articles. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez les différentes informations nécessaires à la création d'un nouvel article. 2. Définissez le Code (alphanumérique) de l'article. 3. Saisissez le Libellé complet de l'article. Le bouton vous permet d'ajouter un commentaire. Vous pouvez créer des Familles qui permettent de regrouper les articles ayant des caractéristiques communes. Elles pourront être utilisées comme critère de recherche dans les listes et les éditions. 4. Si le libellé n'est pas suffisant ou encore si vous voulez préciser d'autres caractéristiques de l'article, utilisez la zone Description. Vous pouvez mettre en forme le texte saisi dans la zone Description, en utilisant les outils présents en haut de la zone. Sélectionnez le texte que vous souhaitez mettre en forme puis utilisez les outils d'enrichissement du texte (Gras, Souligné, etc.)  Lorsque vous indiquez un libellé et une description, c'est la description qui est récupérée dans les pièces commerciales que vous créez. En revanche, en l'absence de description, c'est le libellé de l'article qui est repris. 5. Saisissez le Prix de revient de l'article soit le prix auquel vous l'avez acheté. 6. Indiquez ensuite le Prix vente HT soit le prix hors taxes auquel l'article sera facturé. Vous constatez que la valeur de la zone Marge HT est automatiquement renseignée. En effet, vous n'accédez pas à cette zone, calculée selon la formule suivante : 7. Choisissez le taux de TVA que vous utilisez pour l'article. Par défaut le logiciel affiche le taux de 19,6 % mais celui-ci peut-être modifié. Activez le menu déroulant pour accéder à la liste des taux de TVA disponibles. Le Prix vente TTC est alors calculé automatiquement. 8. Si votre article est concerné par la nouvelle norme DEEE (Déchets Equipements Electriques et Electroniques), affectez-lui à l'aide de l’icône d'appel de liste l'éco-participation correspondante.  Vous créez vos éco-participations à partir du menu LISTES - commande ÉCOPARTICIPATIONS. 9. Indiquez le Poste de recette concerné par l'article. Vous pouvez le choisir en cliquant sur l'icône d'appel de liste . 10.La case Ne pas prendre en compte dans l’attestation fiscale est utile si vous souhaitez ne pas faire apparaître cet article dans l’attestation fiscale dans le cadre de service à la personne. Prix vente HT - Prix de revient = Marge HT 25 Création d’un dossier 11.Si votre comptabilité est analytique, renseignez le Code analytique auquel l’article est rattaché. 12.Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création de la fiche Article. Cet article est maintenant visible dans la liste. 13. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape. Étape : Clients Dans cette étape, vous allez créer vos clients. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre qui s'affiche vous permet de saisir différentes informations nécessaires à la création d'un nouveau Client. Le Code est proposé par défaut lorsque vous créez une fiche client. En effet, les codes sont calculés automatiquement, au fur et à mesure de la création des fiches clients, selon le premier code défini dans les paramètres facturation du menu DOSSIER. En revanche, dès que vous validez la création de la fiche Client, son code n'est plus modifiable.  Pour de plus de détails sur les paramètres facturation, consultez le chapitre Menu Dossier du manuel de référence accessible par le menu AIDE. Le menu TYPE indique que vous êtes dans une fiche client. 2. Saisissez le Nom du client.  Le bouton vous permet d'ajouter un commentaire. Les onglets Fiche, Complément et Contact sont ensuite à compléter. L'onglet Fiche 3. Indiquez les coordonnées du client (adresse, CP, ville). Vous pouvez saisir des complé- ments d’adresse sur les deux lignes présentées en dessous de la zone Adresse. Vous disposez de quatre boutons situés dans la barre d’actions : • Le bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. • Le bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itiné- raire de votre adresse à celle de votre client). • Le bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client afin de vérifier l'exactitude de l'adresse. • Le bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre client via le site InfoGreffe. Le N° de Siret du client doit être renseigné afin que la page internet s'ouvre. 4. Saisissez les numéros de téléphone et de fax. Vous pouvez aussi préciser son adresse E-mail. L'icône , présenté en fin de zone, ouvre votre messagerie et affiche automatiquement l'adresse du client. 26 Création d’un dossier Si votre client possède un Site Internet, saisissez son adresse (du type http://www.xxx.fr). L'icône , présenté en fin de zone, ouvre votre navigateur Internet et le site dont vous avez mentionné l'adresse. 5. Indiquez dans les trois zones en haut à droite, le numéro de SIRET de l'établissement de votre client ainsi que son code APE et son n° NII : Numéro d'identification intracommunautaire. L'onglet Complément Les clients ayant des caractéristiques communes, ils peuvent être regroupés par Famille. Celles-ci pourront être utilisées pour effectuer des recherches. Vous pouvez dans cet onglet affecter une famille à un client. 1. Choisissez la famille à l'aide de l'icône de liste ou bien créez-en une nouvelle à l'aide du bouton [Créer]. 2. Cliquez sur l'icône pour sélectionner une Famille. Si les familles n'existent pas encore ou si celles proposées ne vous conviennent pas, créez-en une nouvelle directement en cliquant sur le bouton [Créer]. 3. Sélectionnez le Mode de paiement utilisé le plus régulièrement par votre client pour effectuer ses règlements. Celui-ci pourra bien entendu être modifié. 4. Définissez dans la zone Autorisé, le montant maximum des factures dues que vous autorisez à votre client. La zone Actuel affiche automatiquement l'encours du client. Vous pouvez renseigner un Poste de recette par défaut. Utilisez l'icône d'appel de liste ; le poste de dépense est quant à lui inactif. L’onglet Banque 1. Saisissez les coordonnées postales (adresse, CP, Pays) de la banque.  Sur les deux lignes situées en dessous de la zone Adresse, vous pouvez indiquer les compléments d’adresse. 2. Indiquez la Domiciliation bancaire. Renseignez le Code IBAN, le Code BIC ainsi que le Code banque, le Code guichet, le Numéro de compte, la Clé RIB.  Les informations concernant la Domiciliation bancaire sont disponibles sur un de vos Relevés d'Identité Bancaire (R.I.B.). Toutes ces références bancaires seront utilisées lors de la génération des remises magnétiques. 3. Déterminez également si la gestion de banque se fait Hors rayon ou Sur rayon. Ces options correspondent au lieu de compensation et elles interviennent dans le cadre d'une gestion des bordereaux de remise en banque. L'onglet Contact 4. Si vous avez un interlocuteur particulier chez un client, indiquez dans cet onglet les renseignements spécifiques à ce contact. 5. Pour créer un nouveau contact, cliquez sur le bouton [Créer un contact]. Vous pouvez créer plusieurs contacts pour chaque client. 27 Création d’un dossier  Les contacts sont également accessibles par le menu LISTES, commande CONTACTS. 6. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la dernière étape. Étape : Intervenants Dans cette étape, vous allez créer vos intervenants. Cette étape n’est accessible que si vous avez activé les services à la personne dans l’étape. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le code et les nom et prénom de l’intervenant. 3. Sur l’onglet Fiche, saisissez les coordonnées de l’intervenant dans la zone Coordonnées. 4. Sur l’onglet Complément, vous pouvez ajouter une photo ou un commentaire. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. 6. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à l’étape suivante. Étape finale Cette dernière fenêtre vous informe que vous venez de réaliser les étapes nécessaires à la création de votre fichier. Elle vous propose également deux options supplémentaires : • Au démarrage de l'application, toujours ouvrir ce fichier automatiquement : en cochant cette case, Ciel Professionnel indépendant ouvrira directement le fichier que vous venez de créer sans que vous ayez à passer par la commande OUVRIR du menu DOSSIER. • Protéger ce fichier par un mot de passe : si vous souhaitez protéger votre fichier par un mot de passe cochez cette option ou cliquez directement sur le bouton [Mot de passe]. Une fenêtre s'affiche. Saisissez-y le mot de passe.  Afin de rester confidentiel, le mot de passe n'est pas affiché à l'écran. Les caractères saisis sont remplacés par des points noirs.  Pour plus de détails sur l'enregistrement d'un mot de passe, consultez le chapitre Menu Dossier du manuel de référence accessible par le menu AIDE. 7. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. 28 Création d’un dossier Récupérer un dossier de Ciel Devis Factures ou Ciel Facturation Facile Sélectionner le dossier Si vous avez choisi de récupérer un dossier de Ciel Devis Factures ou de Ciel Facturation Facile, la fenêtre de sélection s’affiche. Vous y retrouvez la ou les sociétés au préalable créées dans l’un des deux logiciels Ciel. 1. Choisissez le dossier souhaité. 2. Si le dossier que vous souhaitez ne figure pas dans la liste, choisissez l’option et cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre de l’explorateur Windows s’affiche. 3. Sinon, cliquez sur le bouton [OK]. L’étape suivante de l’assistant de création de dossier s’affiche. Choix du mode comptable Cette étape vous permet de choisir le mode comptable : créances/dettes ou dépenses/ recettes. Voir Étape : Choix du mode comptable, page 16. Choix du régime fiscal Cette étape vous permet de choisir le régime fiscal que vous souhaitez utiliser selon votre activité. Voir Étape : Choix du régime fiscal, page 16. Contrôle des dates 1. L’étape de contrôle des dates s’affiche afin de vérifier que les dates de début d’activité et de début et fin d’exercice comptable courant concordent avec celles déjà renseignées dans le dossier que vous souhaitez récupérer. Vous pouvez les modifier si besoin en cliquant sur l’icône du calendrier . 2. Cliquez sur le bouton [Terminer]. La récupération du dossier de Ciel Devis Factures ou Ciel Facturation Facile se lance. Récupération du dossier 1. Une fenêtre s’affiche, indiquant que la récupération du dossier s’est terminée et précisant que le compte-rendu de la récupération du dossier est consultable sur le Bureau de Windows. 2. Cliquez sur le bouton [Fermer]. Le dossier récupéré s’ouvre directement dans Ciel Professionnel indépendant. Récupérer un dossier de Ciel Compta libérale Sélectionner le dossier Si vous avez choisi de récupérer un dossier de Ciel Compta libérale, la fenêtre de sélection s’affiche. Vous y retrouvez la ou les sociétés au préalable créées dans votre logiciel Ciel Compta libérale. 1. Choisissez le dossier souhaité. 29 Création d’un dossier 2. Si le dossier que vous souhaitez ne figure pas dans la liste, choisissez l’option et cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre de l’explorateur Windows s’affiche. 3. Sinon, cliquez sur le bouton [OK]. La récupération du dossier de Ciel Compta libérale se lance. Récupération du dossier 1. Une fenêtre s’affiche, indiquant que la récupération du dossier s’est terminée et précisant que le compte-rendu de la récupération du dossier est consultable sur le Bureau de Windows. 2. Cliquez sur le bouton [Fermer]. Le dossier récupéré s’ouvre directement dans Ciel Professionnel indépendant. Les soldes initiaux Ciel Professionnel indépendant ouvre une nouvelle fenêtre dans laquelle il vous propose de saisir les soldes initiaux. Les soldes initiaux correspondent aux soldes réels de vos postes à la date à laquelle vous commencez votre comptabilité. Par exemple, pour le poste de Banque, il s’agit du solde réel figurant sur votre relevé bancaire à cette même date.  La situation idéale consiste à enregistrer votre comptabilité depuis le début de votre exercice, quelle que soit la date de mise en place de Ciel Professionnel indépendant. Dans ce cas, vous n'avez qu'à renseigner les soldes de banque. Sinon, vous devrez soit reprendre les soldes des différents postes (TVA, Banque, Caisse, dépense, etc.) à la date de mise en place, soit ressaisir l'ensemble des écritures depuis le début de l'exercice. 1. La Date proposée par défaut correspond à la date de travail. Pour la modifier, saisissez-la directement ou bien en utilisez l'icône du calendrier ou des dates pré-définies . 30 Création d’un dossier 2. Vous pouvez saisir un N° de pièce (référence) correspondant à l'écriture de Saisie des soldes initiaux. Il peut être très utile pour faciliter une recherche concernant vos écritures. 3. Le Libellé écriture s'affiche automatiquement. Vous pouvez le modifier. 4. Indiquez le solde initial de chaque poste dans la zone Montant signé. La zone Montant de l'écriture se renseignera automatiquement au fur et à mesure des montants saisis.  Si vous devez saisir un montant négatif, saisissez le signe « - » devant. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider l'enregistrement des soldes initiaux. Ciel Professionnel indépendant les enregistre et ouvre automatiquement votre nouveau dossier. Son nom est affiché dans la barre de titre de la fenêtre principale.  Si vous souhaitez modifier certains éléments de votre dossier, activez l'option Société de la commande PARAMÈTRES du menu DOSSIER. Prise en main 32 Prise en main La facturation  Menu LISTES - commande CLIENT/TIERS Les clients Activez la commande CLIENTS/TIERS du menu LISTES pour ouvrir la liste des clients. Vous pouvez aussi l'ouvrir depuis la barre d'actions. Cette fenêtre est composée de trois onglets : Clients, Fournisseurs et Prospects. La commande CLIENTS/TIERS ayant été activée, c'est l'onglet Clients qui est actif. Les boutons [Créer], [Modifier] et [Supprimer] permettent successivement d'ajouter un nouveau client, de modifier la fiche d'un client et de supprimer le ou les clients sélectionnés dans la liste. La liste possède de nombreuses propriétés et peut être personnalisée.  Pour plus de détail sur les fenêtres et les listes, consultez la partie Présentation générale du manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Rechercher un client  Menu EDITION, commande RECHERCHER Si vous voulez sélectionner un élément précis dans une grande liste, il est préférable d'effectuer une recherche. 1. Pour cela, activez la commande RECHERCHER du menu EDITION, ou + . La fenêtre ci-dessous s’affiche. 33 Prise en main 1. Saisissez le ou les caractères que vous souhaitez retrouver dans la fenêtre, par exemple BO. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. Le logiciel effectue une recherche sur la totalité des noms de clients présents dans la fenêtre puis sélectionne le premier élément répondant à la demande. Il trouve le client BONNET. Les cases à cocher Mot entier uniquement, Respecter Min/Maj et Sélectionner les éléments sont des options qui permettent d'indiquer des critères de recherche plus pointus. • Mot entier uniquement : si cette case est cochée vous devez saisir entièrement le mot que vous recherchez tel qu'il est enregistré dans votre liste. Par exemple, pour rechercher un client contenant le nom BONNET, vous devez saisir ce dernier dans sa totalité en majuscules ou en minuscules. Si vous saisissez uniquement BO votre recherche ne pourra aboutir. • Respecter Min/Maj : si cette case est cochée, vous devez tenir compte des majuscules et des minuscules lorsque vous saisissez votre mot pour la recherche. Par exemple, si vous recherchez un client dont le nom est enregistré sous BONNET, vous devrez indiquer le mot en majuscules, si ce n'est pas le cas, votre recherche ne pourra aboutir. Par contre, vous pouvez saisir l'abréviation : BON, votre recherche sera alors effectuée avec succès. • Sélectionner les éléments : si cette case est cochée le programme sélectionnera tous les clients concernés par votre recherche.  Vous pouvez utiliser le même principe pour rechercher un fournisseur ou un prospect. Ouvrir une fiche client 1. Activez la Liste CLIENTS/TIERS depuis la barre d'actions ou directement par le menu LISTES. 2. Double-cliquez sur le client que vous souhaitez ouvrir. 34 Prise en main Créer un client  Menu LISTES, commande CLIENTS/TIERS, bouton [Créer]. Dans la zone Type, le type Client est affiché par défaut. Un nouveau Code client s'affiche. Celui-ci vous est proposé automatiquement. En effet, les codes sont calculés automatiquement, au fur et à mesure de la création des fiches clients, selon le premier code défini dans les paramètres facturation du dossier.  Pour plus de détails, reportez-vous à la création d’un client lors de l’établissement d’un nouveau dossier, la procédure étant identique. Voir Étape : Clients, page 25. Les articles  Menu LISTES - commande ARTICLES/PRESTATIONS Pour établir les devis, factures et avoirs clients dans Ciel Professionnel indépendant, vous devez créer des articles ou prestations correspondant aux produits que vous vendez. Les articles fonctionnent de la même manière que les clients. Ils sont visibles sous forme de liste à partir de laquelle vous pouvez créer de nouveaux articles, les modifier ou encore les supprimer. 35 Prise en main Créer un article  Menu LISTES - commande ARTICLES, bouton [Créer] Le Code (alphanumérique) de l'article s'affiche automatiquement (c’est le même principe que pour le code d'un nouveau client).  Pour plus de détails, reportez-vous à la création d’un article lors de l’établissement d’un nouveau dossier, la procédure étant identique. Voir Étape : Articles, page 24. Préparer un devis (saisie standard)  Menu RELATIONS CLIENTS - commande PRÉPARER UN DEVIS ou barre de navigation - onglet Mes affaires - icône Préparer un devis  Cette commande est destinée exclusivement à la création de vos devis clients ou prospects. En effet, pour consulter la liste des devis existants, les modifier, les supprimer ou encore les transférer en facture, activez la commande LISTE DES DEVIS du menu RELATIONS CLIENTS. Lorsque vous activez la commande PRÉPARER UN DEVIS, le logiciel affiche une liste pour que vous choisissiez un client ou un prospect. Double-cliquez sur la ligne correspondant au client (ou prospect) auquel est adressé le devis. La fenêtre de création du devis apparaît. Si vous n'avez pas encore créé la fiche du client ou du prospect, utilisez le bouton [Créer]. Vous allez alors pouvoir créer un client ou prospect sans quitter le module de création du devis. En effet, après avoir enregistré la fiche, le logiciel passera directement à la fenêtre de création du devis. 36 Prise en main Le masque de saisie du devis se décompose en trois parties distinctes : L'entête du devis Vous y retrouvez le logo de votre entreprise, vos coordonnées, le numéro de pièce, la date du devis, le mode de paiement, la date d'échéance, le code client, son nom et son adresse. Le corps du devis Dans cette partie vous choisissez les articles que vous voulez facturer et à quel prix. Le pied du devis Les montants totaux à facturer et la remise le cas échéant sont rappelés. Si vous avez à créer un devis proche d'un devis déjà existant, vous pouvez dupliquer ce dernier en le sélectionnant dans la liste des devis et en appelant l'option dupliquer du menu CONTEXTUEL. Renseigner l'entête du devis Dans l'entête du devis, le Numéro de pièce est automatiquement attribué par Ciel Professionnel indépendant selon le numéro du dernier devis créé.  Si vous créez votre premier devis, le numéro est attribué selon les paramètres définis dans l'onglet Facturation des PARAMÈTRES FACTURATION du menu DOSSIER. Attention ! Les coordonnées ainsi que le logo de votre entreprise apparaissent en entête de vos pièces commerciales tel que vous les avez renseigné dans les paramètres Société. Par exemple, si vous ne voulez pas qu’apparaissent le numéro de portable et/ou l’adresse email sur un devis ou une facture, dans le menu DOSSIER commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ, ne renseignez pas ces zones. 37 Prise en main La date de travail est proposée comme Date du devis. La Date de validité correspond à la durée du devis. 1. Modifiez si nécessaire la Date du devis et la Date de validité. Vous disposez pour cela des icônes du Calendrier ou des dates prédéfinies situés en fin de zone. 2. Sélectionnez le Mode de paiement à l’aide du menu déroulant. Le Code du client s'affiche automatiquement ainsi que son Nom et son Adresse complète. Vous pouvez modifier ces informations. Si vous n'avez pas sélectionné le bon Code client, vous pouvez modifier celui-ci à l'aide de l'icône d'appel de liste situé à la fin de la zone Code. Saisir des articles dans le corps du devis Vous allez maintenant créer les différentes lignes du devis. La première ligne est automatiquement générée. Une fois la date de validité renseignée, le curseur se place dans la colonne Code article du tableau de saisie. 1. Saisissez les premiers caractères du code de l'article que vous souhaitez activer. Une liste déroulante s'affiche avec tous les articles dont le code commence par les caractères saisis. 2. Sélectionnez l'article à l'aide des flèches haut et bas ou à l’aide de la souris. 3. Validez en appuyant sur la touche [Entrée]. Pour chacune des lignes du devis, vous renseignez les informations suivantes : 1. Indiquez le Code article ou sélectionnez-le à l'aide de l'icône d'appel de liste qui s'affiche automatiquement lorsque vous double-cliquez dans la zone du même nom. Vous pouvez aussi sélectionner votre article en saisissant les premiers caractères de celui-ci et en le sélectionnant dans la fenêtre de Recherche rapide. 2. Appuyez sur la touche ou pour passer à la zone suivante. Les zones Description article, Prix HT, Taux de TVA, Prix TTC sont alors renseignées par les informations définies dans la fiche article. Vous pouvez modifier les valeurs de ces zones. 3. Saisissez ensuite la quantité d'articles dans la zone Quantité (par défaut à 1). Dès que vous validez la quantité en appuyant sur la touche ou de votre clavier, les valeurs des zones Total HT et Total TTC sont automatiquement recalculées. Chaque fois que vous validez une ligne du devis, le récapitulatif des montants, présentés dans le pied du devis est calculé. Saisie d’articles non référencés Vous pouvez aussi saisir un article non référencé. 1. Pour cela, ignorez la zone Code article. 2. Cliquez sur Description article. 3. Saisissez votre description dans la zone texte qui s'affiche. 4. Appuyez sur la touche pour passer aux zones suivantes : Quantité, Prix HT de l'article, Taux de TVA, etc. 38 Prise en main Compléter et vérifier les données du pied du devis Ajouter un commentaire Vous pouvez saisir des informations supplémentaires qui apparaîtront sur le devis en cliquant sur le bouton . Facturer en TTC Cochez la case Facturer en TTC si vous souhaitez que le logiciel fasse les calculs sur le TTC et non sur le HT. Eco-participations Si une éco-participation est attribuée à un article saisi dans le devis, le Montant TTC de l'éco-participation s'affiche à titre informatif.  Vous pouvez imprimer la liste des pièces commerciales avec Eco-participation à partir du menu ÉTATS - commande ÉTATS RELATIONS CLIENTS - icône ÉTATS DEVIS/FACTURES. Saisie d'une remise globale Vous pouvez déterminer un taux de remise globale, réalisé sur le montant HT, en pourcentage ou en saisissant une valeur dans la zone Montant. En fonction des articles saisis, les zones sont remises à jour automatiquement. Saisie d'un acompte Si vous avez reçu un règlement partiel concernant votre devis, vous pouvez saisir son montant dans la zone Acompte. Les zones de la partie Total pièce ne sont pas accessibles : elles sont automatiquement calculées par le programme en fonction des articles saisis dans le devis. Une fois toutes les informations définies, validez le devis en cliquant sur le bouton [OK]. Lorsque vous validez le devis, une fenêtre vous indique que le devis a bien été enregistré et vous propose d'effectuer différents traitements. 1. Sélectionnez le(s) traitement(s) que vous voulez effectuer en cochant les options de votre choix. 2. Si vous ne voulez effectuer aucun des traitements proposés, cliquez sur le bouton [Plus tard]. 39 Prise en main Imprimer un devis A tout moment vous pouvez demander l'impression d'un devis. Il sera imprimé selon le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables accessibles depuis la commande OPTIONS du menu DOSSIER. Imprimer après la création d'un devis 1. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider votre nouveau devis. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cochez l'option Imprimer le devis. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour imprimer le devis. Imprimer à partir de la liste des devis Vous pouvez imprimer les devis existants à partir de la liste des devis. 1. Pour cela, activez la commande LISTE DES DEVIS du menu RELATIONS CLIENTS. 2. Dans la liste des devis, sélectionnez celui à imprimer. 3. Cliquez sur le bouton [Imprimer] présent en haut de la liste. Une fenêtre s’affiche. Vous pouvez vérifier l'imprimante à utiliser. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer l'impression. Envoyer le devis par e-mail Cette commande vous permet de faire parvenir le devis au client via la messagerie électronique. Pour utiliser cette option, vous devez avoir installé sur votre ordinateur une messagerie électronique et un modem. 1. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création de votre nouveau devis. Cochez la case Envoyer le devis par émail. L'adresse e-mail définie pour le client, à qui est adressé le devis, est proposée comme adresse du destinataire. A ce stade, vous pouvez la modifier. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Vous devez alors la saisir. 2. Envoyez ensuite votre e-mail comme vous en avez l’habitude.  Votre devis est envoyé en pièce jointe de votre message au format PDF (Adobe Reader). Aperçu du devis à l'écran L'option Aperçu du devis vous permet d'afficher le devis tel qu'il s'imprimera sur papier selon le modèle de devis déclaré par défaut dans les états paramétrables accessibles depuis la commande OPTIONS du menu DOSSIER. 1. Dans la liste des devis, sélectionnez celui que vous voulez visualiser. 2. Cliquez sur le bouton [Aperçu] présent en haut de la liste. La fenêtre Aperçu s’affiche. Vous pouvez également générer l’aperçu du devis au format pdf. 3. Pour cela, cliquez sur le bouton [Visualiser en PDF]. 40 Prise en main A ce stade, vous pouvez demander l'impression du devis sur papier en choisissant l'option imprimer présente dans le menu déroulant en haut de la fenêtre.  Si vous consultez le devis à l'écran, il n'est pas nécessaire de cocher l'option Imprimer le devis puisque vous pourrez demander son impression sur papier à partir de la fenêtre Aperçu. Rechercher un devis Plusieurs méthodes sont à votre disposition pour rechercher un devis : Vous pouvez activer la commande LISTE DES DEVIS du menu RELATIONS CLIENTS. Vous n'avez plus qu'à consulter la liste de vos devis afin de retrouver celui qui vous intéresse. Vous pouvez aussi utiliser le menu déroulant FILTRAGE et créer un filtre de recherche.  Consultez le paragraphe Filtrer la liste de ce chapitre ou bien référez-vous au manuel de référence dans la partie Présentation Générale, paragraphe Les filtres. Modifier et supprimer un devis  Menu RELATIONS CLIENTS - commande LISTE DES DEVIS Les devis ne peuvent être modifiés qu'à partir de la liste des devis. 1. Dans cette liste, sélectionnez le devis à modifier. 2. Cliquez sur le bouton [Modifier]. Vous pouvez aussi double-cliquer sur la ligne. Le masque de saisie du devis s’affiche. 3. Apportez les modifications nécessaires au devis. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour le valider. Le principe est le même pour la suppression d'un devis. 5. Sélectionnez-le ou les devis concernés dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. 6. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui].  Vous ne pouvez modifier qu'un seul devis à la fois. En revanche, vous pouvez en supprimer plusieurs par sélection multiple dans la liste. Accepter un devis Cette commande vous permet d'enchaîner le transfert du devis en facture, la validation de la facture ainsi créée, son règlement et son impression. 1. Dans la liste des devis, placez le pointeur sur le devis à accepter. 2. Cliquez sur le bouton [Accepter]. Un message vous rappelle les différentes étapes du traitement et vous demande de confirmer. 41 Prise en main 3. Cliquez sur le bouton [Oui] si tel est le cas. La facture est imprimée sur le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables accessibles depuis la commande OPTIONS du menu DOSSIER. Vous pouvez consulter les factures ainsi créées dans la liste que vous obtenez par la commande LISTE DES FACTURES du menu RELATIONS CLIENTS. La facture étant validée, elle ne pourra pas être modifiée.  Un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de la facture. De la même manière, vous consultez le règlement de la facture dans la liste que vous obtenez par la commande LISTE DES RÈGLEMENTS du menu MON ARGENT. Convertir un devis en facture A la différence de la commande ACCEPTER UN DEVIS, vous pouvez ici intervenir à chaque étape du processus d'acceptation. Vous pouvez, par exemple, modifier le contenu de la facture générée si le devis n'est que partiellement accordé. Le bouton [Transférer en facture] vous permet de générer une facture à partir d'un devis, vous évitant ainsi une double saisie. 1. Dans la liste des devis, placez le pointeur sur le devis à transférer. 2. Cliquez sur le bouton [Transférer en facture]. 3. Un message vous demande de confirmer ce traitement. Cliquez sur le bouton [Oui] si c’est le cas. Une fois le traitement terminé, le masque de saisie de la facture issue du devis est affiché sur votre écran. Vous pouvez effectuer des modifications et renseigner les zones propres aux factures : Date ou Mode de paiement. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création de la facture. Vous pouvez consulter ensuite la facture dans la liste que vous obtenez par la commande LISTE DES FACTURES du menu RELATIONS CLIENTS.  Un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de la facture. 42 Prise en main Facturer un client (saisie standard)  Menu RELATIONS CLIENTS - commande FACTURER UN CLIENT Cette commande vous permet de créer de nouvelles factures. Vous pouvez aussi générer de nouvelles factures à partir des devis existants en activant la commande LISTE DES DEVIS du menu RELATIONS CLIENTS, bouton [Transférer en facture]. Dès que vous activez la commande FACTURER UN CLIENT, le masque de saisie est affiché sur votre écran. Comme les devis, il est composé de trois parties distinctes : • L'entête de la facture • Le corps de la facture • Le pied de la facture.  Nous ne détaillerons pas ici la saisie de la facture, la méthode étant totalement identique à celle de la création d'un devis. Valider une facture Tant que la facture n'est pas validée, vous pouvez la modifier ou la supprimer. En revanche, pour enregistrer un acompte son règlement ou encore pour générer un avoir, elle doit être validée. Lorsque le règlement d'une facture est enregistré à la suite de sa création ou par la commande RÉGLER ou encore lorsque vous demandez l'enregistrement d'un acompte, Ciel Professionnel indépendant vous propose de la valider, si elle ne l'est pas. En revanche, si vous voulez enregistrer le règlement de la facture (commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT du menu MON ARGENT) ou générer un avoir, c'est à vous de valider préalablement la facture, si elle ne l'est pas encore. Dans la liste des factures, vous repérez celles qui sont validées de celles qui ne le sont pas, par l'affichage du symbole V dans la colonne Validée, elles sont également affichées en gras dans la liste. Valider une facture à partir de la liste des factures 1. Placez le pointeur dans la liste sur la facture à valider. 2. Cliquez sur le bouton [Valider]. Un message vous demande de confirmer le traitement. 3. Cliquez sur [Oui] si c’est le cas. Si vous avez décidé de créer votre dossier en mode Créances/Dettes, la validation de la facture enregistre automatiquement l'écriture comptable correspondante. Vous pourrez consulter l'écriture générée en consultant la liste des écritures accessible depuis la barre d'actions. Que la facture soit ou non validée, vous pouvez à tout moment : • la visualiser sur votre écran, telle qu'elle s'imprimera sur papier, • l'imprimer sur papier, • l'envoyer par e-mail à votre client. 43 Prise en main Imprimer une facture Que les factures soient validées ou non, à tout moment vous pouvez en demander l'impression à partir de la liste des factures. Elles sont imprimées selon le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables accessibles depuis la commande OPTIONS du menu DOSSIER. Imprimer à partir de la liste des factures Vous pouvez imprimer les factures existantes à partir de la liste des factures que vous obtenez en activant la commande LISTE DES FACTURES du menu RELATIONS CLIENTS. 1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle que vous voulez imprimer. 2. Cliquez sur le bouton [Imprimer]. Une fenêtre dans laquelle vous pouvez choisir l'imprimante à utiliser s’affiche. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider l'impression.  Nous vous rappelons que pour imprimer la liste des factures, vous devez dans ce cas cliquer sur l'icône Imprimer, présenté à droite de la liste des factures. Imprimer après la création d'une facture 1. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider votre nouvelle facture. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cochez l'option Imprimer la facture. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer l'édition. Aperçu d'une facture à l'écran Que les factures soient validées ou non, à tout moment vous pouvez les consulter sur votre écran, telles qu'elles s'imprimeront sur papier. La facture est présentée selon le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables accessibles depuis la commande OPTIONS du menu DOSSIER. 1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle que vous voulez visualiser. 2. Cliquez sur le bouton [Aperçu]. La fenêtre Aperçu avant impression qui vous présente la facture, s’affiche. Vous pouvez également générer votre aperçu au format pdf. 3. Pour cela, cliquez sur le bouton [Visualiser en PDF].  A ce stade, vous pouvez demander l'impression sur papier de la facture affichée à l'écran, en utilisant le menu déroulant IMPRIMER TOUT (dans l'entête de la fenêtre Aperçu). Supprimer une facture  Seules les factures non validées peuvent être supprimées. 1. Dans la liste des factures, sélectionnez celles à supprimer. 2. Vous pouvez supprimer plusieurs factures en même temps. Pour sélectionner plusieurs factures, appuyez sur la touche et, tout en la maintenant appuyée, cli- 44 Prise en main quez sur toutes les lignes correspondant aux factures à supprimer. 3. Cliquez sur le bouton [Supprimer]. 4. Compte tenu de l'effet irréversible du traitement, un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui] pour valider le traitement. Les factures d’acompte  RELATIONS CLIENTS, commande LISTE DES FACTURES D’ACOMPTE Cette liste répertorie toutes les factures d'acompte. En effet, lorsque vous saisissez un acompte, une facture d'acompte est automatiquement générée.  Depuis le 1er Janvier 2004, il est obligatoire d'émettre une facture pour les acomptes perçus (loi NRE). Vous pouvez à partir de cette fenêtre VISUALISER la facture d'acompte, l'IMPRIMER ou l'ENVOYER PAR E-MAIL. Encaisser un règlement  Menu MON ARGENT - commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT Cette commande permet d'enregistrer le règlement d'une ou plusieurs factures clients. Pour l'utiliser, les factures du client dont vous encaissez le règlement doivent être préalablement créées et validées. Nous allons ici enregistrer le règlement total d'une facture.  Pour plus de détail sur la Gestion des règlements dans Ciel Professionnel indépendant, consultez le chapitre MON ARGENT du manuel de référence. 1. Activez la commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT du menu MON ARGENT. La fenêtre suivante s'affiche : 45 Prise en main La date de travail est proposée comme Date de règlement. Le Code du règlement est proposé par défaut. En effet les codes sont calculés automatiquement, au fur et à mesure de la création des règlements, selon le premier code défini dans les PARAMÈTRES FACTURATION du menu DOSSIER. Le Libellé Encaissement client s'affiche également automatiquement. Vous pouvez modifier celui-ci après l'avoir sélectionné et effacé. 1. Choisissez le Client pour lequel vous voulez enregistrer le règlement. Pour cela, sélectionnez-le dans la liste de Recherche rapide ou en cliquant sur l'icône d'appel de liste. 2. Dès que vous validez le code du client, en appuyant sur la touche ou de votre clavier, la liste de toutes les factures validées, établies pour ce client mais impayées à ce jour, est présentée dans la partie basse Liste des factures et avoirs validés non réglés. 3. Choisissez le Poste de trésorerie en le sélectionnant dans la liste de Recherche rapide ou en cliquant sur l'icône d'appel de liste. 4. Validez-le, en appuyant sur la touche ou de votre clavier. Le Mode de paiement est proposé par défaut, selon les informations définies dans la fiche du client. Vous pouvez le modifier et en sélectionner un autre dans la liste de recherche rapide après avoir saisi les premiers caractères ou en cliquant sur l'icône d'appel de liste. 5. Sélectionnez la facture à régler, le montant s'affiche dans la zone Sélection. 6. Cliquez sur le bouton pour passer le règlement, le montant s'affiche dans la zone Réglé. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer celui-ci. Vous pouvez le consulter en activant la commande LISTE DES RÈGLEMENTS du menu MON ARGENT.  Dans la Liste des factures, les factures réglées sont affichées en italique. La valeur de la zone Réglé correspond au montant du règlement effectué par le client. Les zones Reste et Reste à ventiler restent vides étant donné que la facture est totalement réglée. Si ce n'était pas le cas, celles-ci indiqueraient le montant restant dû sur la facture. Attention ! Vous pouvez aussi enregistrer le paiement de vos factures fournisseurs à l'aide de la commande RÈGLEMENT FOURNISSEUR du menu MON ARGENT. Il s'agit en fait d'une dépense sur laquelle vous pouvez affecter un fournisseur en référence. De plus, si votre mode comptable est en Créances/Dettes vous pouvez enregistrer vos factures fournisseurs en comptabilité à l'aide des factures correspondantes. La commande FACTURE FOURNISSEUR est accessible depuis le menu MON ARGENT. 46 Prise en main Encaisser un règlement à partir de la liste des factures  Menu RELATIONS CLIENTS - commande LISTE DES FACTURES, bouton [Régler]. Le règlement du client correspond exactement au Solde dû d'une des factures présentées dans la liste. 1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle que vous souhaitez régler. 2. Cliquez sur le bouton [Régler]. La fenêtre suivante s'affiche. La somme à régler s'affiche automatiquement dans la zone Réglé. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer votre règlement. Enregistrer un acompte Si vous avez reçu le règlement partiel d'une facture vous pouvez enregistrer un acompte. 1. Activez la commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT du menu MON ARGENT ou activez la LISTE DES FACTURES depuis la barre d'actions. 2. Dans la liste des factures, sélectionnez celle pour laquelle le client a versé l'acompte. 3. Cliquez sur le bouton [Acompte].  Si la facture n'est pas validée, Ciel Professionnel indépendant vous affiche un message d'alerte et vous propose de le faire en cliquant sur le bouton [Oui] sinon vous ne pourrez pas enregistrer l'acompte. 47 Prise en main La fenêtre suivante s’affiche : La date de travail est proposée comme Date de l'acompte, celle-ci peut-être modifiée. Le Code est indiqué par défaut. Le Libellé est affiché par défaut automatiquement (Acompte sur facture n°). Celui-ci reprend le n° de la facture pour laquelle le client verse l'acompte. Le Client et le Mode de paiement correspondent à ceux définis dans la facture. Le Poste de trésorerie est défini dans le mode de paiement. Les deux dernières zones peuvent être modifiées. 1. Saisissez alors le montant de l'acompte dans la zone Réglé. La somme restant due est calculée automatiquement dans la zone Reste. 2. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer l'acompte. Dans la liste des factures, la facture réglée partiellement est affichée en gras. La colonne Montant déjà réglé vous informe de la somme versée partiellement et la colonne Reste à payer indique le montant restant dû. Lorsque vous consultez la liste des règlements, la colonne Acompte vous indique, si la case est cochée, que le montant réglé correspond à un acompte. Enregistrer un acompte directement dans le corps de la facture Lorsque vous vous trouvez dans le masque de saisie d'une facture non validée, dans le pied de celle-ci une zone Acompte vous permet la saisie directe d'un acompte sans que vous ayez à passer par une autre commande. L'acompte est enregistré à titre indicatif, il sera enregistré lorsque la facture correspondante sera validée. Ciel Professionnel indépendant affichera alors la fenêtre d'enregistrement de l'acompte comme nous l'avons décrit précédemment. 48 Prise en main Consulter mes règlements  Menu MON ARGENT - commande LISTE DES RÈGLEMENTS La commande LISTE DES RÈGLEMENTS du menu MON ARGENT présente la liste de tous les règlements effectués que ce soit à partir de la commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT du menu MON ARGENT ou du bouton [Régler] dans la liste des factures. Dans cette fenêtre, vous pouvez également créer un règlement en cliquant sur le bouton [Créer] ou en effacer un en cliquant sur le bouton [Supprimer]. Le menu FILTRAGE vous permet d'effectuer des filtres pour faciliter la recherche dans la liste. Dans cette liste vous retrouvez la Date du paiement, le Code du règlement ainsi que le Code client, le Nom du client, le Montant réglé, le Poste de trésorerie et le Mode de paiement. La colonne Acompte vous informe, si la case est cochée, que le montant réglé a été versé sous forme d'acompte. Nous vous rappelons qu'un règlement peut être généré à partir de : • la liste des factures par le bouton [Régler]. • l'enregistrement d'un acompte (à partir de la liste des factures : bouton [Acompte]) • l'encaissement d'un règlement (menu MON ARGENT - commande ENCAISSER EN RÈGLEMENT). Établir un avoir (saisie standard)  Menu RELATIONS CLIENTS - commande ÉTABLIR UN AVOIR Cette option permet la création d'un avoir en le saisissant de toute pièce. 1. Activez la commande ÉTABLIR UN AVOIR du menu RELATIONS CLIENTS. Cette commande est également accessible depuis la barre de navigation. La liste des clients s’affiche. 2. Sélectionnez le client concerné ou bien cliquez sur le bouton [Créer]. 3. Renseignez les informations nécessaires à l'établissement de l'avoir ; la saisie étant la même que pour un devis ou une facture. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. 49 Prise en main Votre avoir est automatiquement enregistré, vous pouvez le consulter à partir de la liste des avoirs accessible depuis la commande LISTE DES AVOIRS du menu RELATIONS CLIENTS.  L'avoir que vous venez de créer n'est pas validé. Établir un avoir d'annulation de facture  Menu RELATIONS CLIENTS - commande LISTE DES FACTURES, bouton [Générer un avoir] Une méthode simple pour créer un avoir consiste à le générer à partir de la facture correspondante. Vous évitez ainsi une double saisie des informations. A partir de cette commande, vous créez des avoirs depuis les factures clients existantes. Pour cela, les factures doivent préalablement être créées et validées à partir de la commande LISTE DES FACTURES du menu RELATIONS CLIENTS.  Pour établir un avoir d'annulation, la facture ne doit pas être réglée et aucun acompte ne doit être enregistré. 1. Activez la commande LISTE DES FACTURES du menu RELATIONS CLIENTS. La liste des factures existantes s’affiche. 2. Choisissez dans la liste des factures celle pour laquelle vous voulez établir un avoir. 3. Lorsque la facture est sélectionnée, cliquez sur le bouton [Générer un avoir]. 4. La facture devant être validée pour générer l'avoir correspondant, si elle ne l'est pas, un message vous en informe. Dans ce cas, cliquez sur le bouton [OK] et validez préalablement la facture nécessaire.  Un message vous informe que votre facture n'est pas réglée et vous indique que l'avoir généré permettra d'annuler la facture. 5. Cliquez sur le bouton [Oui] pour valider le traitement, votre avoir est automatiquement enregistré. Vous pouvez le consulter à partir de la Liste des avoirs accessible depuis le menu relations clients. Les avoirs validés apparaissent en italique. Dans la liste des factures, la facture annulée par avoir apparaît en italique. La colonne Reste à payer est à zéro, il en est de même pour l'avoir généré dans la liste des avoirs.  Un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de l’avoir. Établir un avoir total  Menu RELATIONS CLIENTS - commande LISTE DES FACTURES, bouton [Générer un avoir]. Un avoir total s'établit à partir d'une facture préalablement validée et réglée. On ne peut pas réaliser un avoir total à partir d'une facture partiellement réglée. 1. Activez la commande LISTE DES FACTURES du menu RELATIONS CLIENTS. La liste des factures existantes s’affiche. 2. Choisissez dans la liste des factures celle pour laquelle vous voulez établir un avoir total. 3. Lorsque la facture est sélectionnée, cliquez sur le bouton [Générer un avoir]. Une fenêtre vous informe que votre facture étant réglée totalement, l'avoir généré sera un avoir total. 50 Prise en main Cliquez sur le bouton [Oui] pour valider le traitement. Votre avoir est automatiquement enregistré. Vous pouvez consulter celui-ci dans la liste des avoirs. Il apparaît en italique.  Un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de l’avoir. Le Solde dû de la facture est à zéro, le client ayant déjà réglé l'intégralité de la facture, le Total TTC de l'avoir sera égal au Total TTC de la facture. Créer une pièce commerciale (saisie document) Uniquement pour les pièces commerciales clients La saisie document vous permet d’enregistrer une pièce client (devis, factures, avoirs) rapidement en saisissant les informations directement dans la pièce commerciale concernée. Vous pouvez saisir des données dans les zones matérialisées par l'icône . Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. En effet, la pièce commerciale que vous êtes entrain de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle que vous imprimerez (police, taille, couleur, etc.).  Toutefois, vous pouvez changer de mode et revenir en saisie standard. Pour cela, activez la commande Convertir en mode standard accessible depuis le menu CONTEXTUEL (clic droit) de la liste des pièces clients.  Reportez-vous aux paragraphes “Préparer un devis (saisie standard)”, page 35 - “Facturer un client (saisie standard)”, page 42 - “Établir un avoir (saisie standard)”, page 48. Exemple : Extrait d’un devis Vous pouvez à partir du menu CONTEXTUEL (clic droit) effectuer certaines opérations : Insérer une ligne, une ligne blanche dans la pièce commerciale, Modifier le texte libre.  Consultez l’aide intégrée - Rubrique Saisie Document pour obtenir des informations détaillées sur ce mode de saisie. Saisissez les informations directement dans la pièce commerciale. 51 Prise en main Créer ou transférer une pièce commerciale via le «cliquer-glisser» Vous pouvez créer une pièce commerciale client en utilisant la technique du cliquerglisser. Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale Sélectionnez les articles pour lesquels vous souhaitez créer la pièce commerciale. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-les dans la fenêtre de saisie (devis, facture, avoir.) Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans la liste des pièces (devis, factures, avoirs) Le principe est le même mais dans ce cas, un message vous demande de choisir le client ou le prospect pour lequel vous souhaitez établir la pièce. Vous pouvez transférer une pièce commerciale (devis, facture) en une autre en utilisant le cliquer-glisser. Exemple : Transférer un devis en facture (ou une facture en avoir) Sélectionnez le devis à transférer. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-le devis dans la fenêtre Liste des factures ou la facture dans la fenêtre Liste des avoirs. Autres travaux Consulter un compte client  Menu RELATIONS CLIENTS - commande CONSULTER UN COMPTE CLIENT A partir de cette commande, vous pouvez effectuer toutes les opérations suivantes pour un client donné : • lui envoyer une lettre de relance, • lui envoyer un e-mail, 52 Prise en main • lui envoyer un mailing, • consulter son site Web, • enregistrer un rendez-vous ou encore accéder à sa fiche pour lui apporter d'éventuelles modifications. 1. Choisissez le Code du client dans la liste de recherche rapide ou en cliquant sur l'icône d'appel de liste. 2. Dès que vous validez le code client en appuyant sur la touche ou de votre clavier, son nom renseigne la zone Nom et les données le concernant renseignent les différents onglets. • Factures : liste de toutes les factures émises pour le client sélectionné. • Encours : liste de toutes les factures validées, non réglées. • Devis : liste de tous les devis émis pour le client. • Avoirs : liste de tous les avoirs émis pour le client. • Factures d’acompte : liste de toutes les factures d’acompte émises pour le client. • Règlements : liste de tous les règlements enregistrés pour ce client. Accéder à sa fiche Client Le bouton [Fiche client] ouvre la fiche du client sélectionné, vous permettant ainsi de lui apporter des modifications. Envoyer un e-mail au client  Pour envoyer un message électronique à votre client, vous devez avoir préalablement installé un modem et une messagerie électronique sur votre ordinateur. 1. Cliquez sur le bouton [Email]. Si aucune adresse électronique n'est déclarée pour le client à qui vous voulez faire parvenir un message, le bouton [Email] ouvre la fenêtre de messagerie électronique. Vous devez alors saisir son adresse. Si cette adresse a déjà été renseignée dans la fiche du client, la fenêtre de votre messagerie s’affiche. L'adresse électronique définie pour le client sélectionné est récupérée comme adresse du destinataire. 2. Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude. Consulter le site Web Cette commande ouvre votre navigateur Internet. Si dans la fiche Client, vous avez défini l'adresse de son site web, celui-ci s'ouvre. Envoyer une relance au client Vous avez la possibilité d'effectuer une relance pour le client en cliquant sur le bouton [Relancer]. La procédure pour effectuer une relance à ce stade est strictement identique à celle que vous effectuez par la commande RELANCER UN CLIENT du menu RELATIONS CLIENTS que nous avons détailler précédemment. Statistiques Cette commande calcule automatiquement les statistiques sur l'encours client sélectionné et les affiche à l'écran. 53 Prise en main Envoyer un mailing au client Le bouton [Mailing] vous permet de faire parvenir un courrier au client sélectionné. Le programme vous propose la liste des différents courriers disponibles. Ces courriers sont personnalisables à l'aide du générateur de document. Prendre un rendez-vous Cette commande vous permet de créer un rendez-vous dans votre agenda sans avoir à l'ouvrir auparavant. La fenêtre de création d'un rendez-vous s’affiche avec le champ Description déjà renseigné et la possibilité de choisir un contact parmi ceux du client. Relancer un client  Menu RELATIONS CLIENTS commande RELANCER UN CLIENT Cette commande vous permet d'envoyer une lettre de relance à un ou plusieurs clients n'ayant pas réglé leurs factures à la date d'échéance. Une première fenêtre regroupant les trois états disponibles concernant la relance client s'affiche. 1. Sélectionnez l'état qui correspond à votre demande : 1ère relance, 2ème relance ou 3ème relance puis cliquez sur le bouton [Imprimer]. Une nouvelle fenêtre s'affiche dans laquelle vous allez effectuer les sélections nécessaires à l'édition de vos relances. 2. Procédez à la sélection des clients et des factures échues. 3. Sélectionnez les Clients à qui vous voulez envoyer une lettre de relance en cochant une des options proposées : • Tous : Tous les clients existants seront sélectionnés. • Le client : Dans ce cas, vous n'indiquez que le code du client à qui vous voulez envoyer une relance. Utilisez l'icône d'appel de liste pour le sélectionner. • De la famille : Seuls les clients appartenant à la famille dont vous indiquez le code seront sélectionnés. Utilisez l'icône d'appel de liste pour la sélectionner. 4. Dans la zone Sélection des pièces, définissez la date limite d’échéance des pièces non réglées. Définissez le nombre de jours ouvrés écoulés depuis la date d’échéance. 5. Saisissez le moyen de paiement utilisé. Vous pouvez le choisir en utilisant le bouton [...]. 54 Prise en main 6. Sélectionnez le type de pièces client (validées, non validées, les deux.) 7. Dans la zone Options de facture, cochez l’une des options suivantes : • Reste à payer supérieur à : toutes les factures dont le reste à payer sera supérieur à celui que vous indiquerez seront sélectionnées. • Encours actuel supérieur à l’encours autorisé du client : le montant de l’encours, défini dans la fiche de chaque client, sera utilisé comme critère de sélection. 8. Cliquez sur le bouton [OK]. Une fenêtre s'affiche et vous propose trois options : • Ecran • Imprimer • Annuler Si vous cliquez sur le bouton [Ecran], vous allez pouvoir consulter à l'écran l'édition telle qu'elle sortira sur papier. Ceci vous permet de faire une dernière vérification des résultats avant une sortie définitive sur papier. Si vous cliquez sur le bouton [Imprimer], Ciel Professionnel indépendant affiche la fenêtre de mise en page afin que vous puissiez vérifier que votre imprimante et votre format d'impression sont correctement paramétrés. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer votre impression. Retrouvez une description détaillée de la fenêtre de Mise en page dans le chapitre MENU DOSSIER du manuel de référence. Le bouton [Annuler] quitte le module de relance et revient à la fenêtre principale. Le rapport des ventes Le rapport des ventes présente pour chaque client sélectionné, le détail des factures et avoirs, classé par article. Un cumul par article et un par client sont également calculés. Le rapport des ventes peut être consulté sous la forme d'un tableau récapitulatif.  Menu ETATS - commande ÉTATS RELATIONS CLIENTS - RAPPORT DES VENTES Critères de sélection des données Dans la partie Clients, choisissez ceux pour lesquels vous voulez obtenir le rapport de ventes. Pour cela, cochez une des options proposées : Tous Tous les clients pour lesquels une pièce commerciale a été créée sont sélectionnés. Le client L'état est édité pour un seul client dont vous choisissez le code dans la liste qui s'affiche lorsque vous cliquez dans l'icône d'appel de liste. De la famille Seuls les clients rattachés à la famille que vous sélectionnez dans la zone qui suit seront pris en compte. L'icône , présentée à la fin de la zone Famille, ouvre la liste de celles existantes. Dans la partie Articles, vous choisissez ceux pour lesquels vous voulez obtenir le rapport des ventes, en cochant une des options proposées : 55 Prise en main Tous Tous les articles existants sont sélectionnés. L'article Dans ce cas, le rapport des ventes est calculé pour un seul article dont vous choisissez le code dans la liste affichée, quand vous cliquez sur l'icône d'appel de liste. De la famille Seuls les articles rattachés à la famille dont vous indiquez le code seront sélectionnés. 1. Définissez ensuite la période à prendre en compte, en choisissant respectivement aux zones Du et Au, la date de début et la date de fin de la période. Toutes les pièces dont la date est comprise dans cette période seront sélectionnées. L'icône présentée à la fin des zones ouvre le calendrier. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. Une nouvelle fenêtre s'affiche. 3. Choisissez le mode de sortie du rapport des ventes en cliquant sur le bouton correspondant : [Ecran] ou [Imprimer]. Utilisez le bouton [Ecran] pour consulter le tableau sur votre écran dans la fenêtre Aperçu. Le bouton [Imprimer] pour imprimer le tableau de trésorerie sur papier. Vous pouvez également générer votre aperçu au format pdf. Pour cela, cliquez sur le bouton [Visualiser en PDF]. Vous pouvez imprimer le rapport des ventes directement depuis la fenêtre Aperçu en utilisant le menu déroulant IMPRIMER TOUT présenté dans l'en-tête de la fenêtre. 56 Prise en main La comptabilité Les saisies La saisie des écritures est une étape obligatoire dans la tenue de votre comptabilité.  Nous vous conseillons vivement de procéder préalablement au classement des différentes pièces comptables qui doivent être enregistrées en comptabilité : les factures, les notes de frais, les règlements, les déclarations aux organismes sociaux, les déclarations de TVA, etc. Ceci facilitera grandement vos opérations. Ciel Professionnel indépendant vous propose différents moyens pour réaliser ces saisies de manière simple et rapide. • saisie d'une écriture de dépense ou recette en mode standard (détaillé) • saisie d'une écriture de dépense ou recette en mode simplifié • les virements • les opérations diverses (ou réimputations) • les emprunts • les immobilisations Saisir une dépense simple Appelez la commande NOUVELLE DÉPENSE depuis le menu MON ARGENT. Nous allons commencer par saisir une dépense simple. Comme nous l'avons déjà précisé, le fichier d'exemple contient déjà tous les éléments nécessaires à la découverte du logiciel. Tout est prêt pour saisir une nouvelle dépense : les postes de dépenses, les postes de trésorerie, les moyens de paiement. La fenêtre de saisie s’affiche : 57 Prise en main Date de l'opération La date du jour est proposée par défaut. Vous pouvez directement saisir une autre date. Si la date de l'opération à saisir est dans le même mois que la date de travail, alors la saisie du jour suffit. Sinon, vous devez au moins saisir le jour et le mois. Enfin, si l'année est différente vous devez saisir entièrement votre date. Afin d'optimiser la saisie, nous avons rendu la saisie des séparateurs facultative. Ainsi, vous pouvez simplement saisir 0209 pour le 2 septembre. 1. Vous pouvez activer le calendrier. Pour cela, cliquez sur l'icône située à droite de la zone ou bien sur l'icône des dates prédéfinies . Libellé écriture Le libellé de l'écriture est une indication obligatoire que vous devez saisir. Le bouton vous permet d'ajouter un commentaire. Poste de trésorerie 2. Indiquez le compte servant au paiement. Il s'agit par exemple d'une banque ou de la caisse. 3. Lorsque vous êtes dans la zone Poste de trésorerie, une liste déroulante affiche tous les postes disponibles. Saisissiez le code ou sélectionnez-le dans la liste. Mode de paiement 4. Ciel Professionnel indépendant autorise de multiples moyens de paiement (cartes, chéquiers, virements, prélèvements, etc.). Indiquez le mode de paiement. N° de pièce Cette rubrique est surtout utilisée afin d'y indiquer le numéro du chèque utilisé lors d'une dépense utilisant ce mode de paiement. Vous pouvez aussi y indiquer le numéro de la facture reçue. Le fait de renseigner le numéro du chèque facilite les opérations de pointage des postes. En effet, vos relevés bancaires indiquent toujours ce numéro. Il est donc important dans la recherche d'une écriture à pointer. Poste fournisseur 5. Indiquez le fournisseur bénéficiaire chez qui vous avez effectué votre dépense. Poste de dépense 6. Indiquez le poste de dépense concerné. Pour des fournitures de bureau, on utilisera : 662000 - FOURNITURES DE BUREAU. Montant HT 7. Renseignez le montant HT de votre achat. Si vous tenez une comptabilité en TTC, vous l'indiquerez à la création de votre dossier, alors seul le montant TTC sera à saisir. 58 Prise en main Taux de TVA 8. Saisissez le taux de TVA puis validez avec la touche < Tabulation>. Le montant de la TVA et le montant TTC se calculent alors automatiquement. Vous pouvez éventuellement corriger le montant de la TVA si un écart existe avec celui de la facture. Code analytique Les codes analytiques permettent d'obtenir des analyses plus évoluées de vos recettes et de vos dépenses. On peut illustrer l'utilisation des codes analytiques par l'exemple suivant. Vous possédez deux véhicules professionnels. Afin d'enregistrer les dépenses de carburant de ces véhicules, vous créez un seul poste de dépense Carburant. En créant les codes analytiques Véhicule 1 et Véhicule 2 , vous pourrez affecter l'un de ces codes à chaque dépense de carburant enregistrée. Ainsi, en éditant le détail des écritures rattachées à ces codes, vous obtiendrez les dépenses de carburant de chaque véhicule. 9. Pour notre découverte, laissez ce code vide. Pourcentage professionnel Par défaut, le taux indiqué dans le poste de dépense est récupéré. Vous pouvez éventuellement modifier ce pourcentage. 100% indique que l'achat sera totalement réalisé dans un but professionnel. 50% destine la moitié de la dépense à une fin personnelle. Une valeur est indiquée par défaut si vous avez créé le poste avec un taux de ventilation. Vous pouvez ici le modifier en saisissant simplement une nouvelle valeur. Enregistrer la dépense Il ne vous reste plus qu'à enregistrer l'opération en cliquant sur le bouton [OK]. Saisir une dépense ventilée  barre de navigation ou menu MON ARGENT - commande NOUVELLE DÉPENSE. Il s'agit ici d'enregistrer une dépense qui sera ventilée sur plusieurs postes mais payée en une seule fois avec un seul mode de paiement. Vous pouvez effectivement recevoir une facture qui contient des achats de nature différente : par exemple du petit outillage et des fournitures de bureau. 1. Cochez l’option Détaillé (plusieurs postes). La fenêtre de saisie d'une opération ventilée se distingue de la saisie simple par la présence d'un tableau en bas de fenêtre. Ce tableau va permettre d'indiquer plusieurs postes de dépense et de répartir le montant total de l'achat sur ces postes. 2. Complétez les premières informations comme pour une dépense simple. 59 Prise en main 3. Une fois le poste fournisseur renseigné, saisissez le montant total HT de la dépense (par exemple 500). 4. Passez ensuite à la première cellule du tableau (colonne Poste), une liste déroulante propose alors la liste des postes de dépense. Sélectionnez Fournitures de bureau. 5. Passez à la colonne suivante (Montant HT). Par défaut, le montant total de la dépense est indiqué, saisissez 200. Le poste possédant un taux de TVA par défaut, les colonnes suivantes sont automatiquement remplies : Taux de TVA, Montant TVA, Montant TTC, % professionnel, etc.  Vous pouvez apporter des modifications manuellement aux valeurs calculées par le logiciel. 6. Une fois la première ligne complète, passez à la ligne suivante à l’aide de la touche . Vous pouvez alors renseigner un second poste de dépense. Sélectionnez Petit outillage. Le logiciel complète la ligne en calculant le solde de la dépense (montant total moins montant déjà saisi). Vous pouvez ensuite enregistrer votre dépense. La zone Montant non affecté, vous indique le montant restant à ventiler au fur et à mesure de la saisie. Saisir une recette La saisie des recettes est en tout point de vue similaire à celle des dépenses. Elle existe également en deux modes : Simple et Détaillé. La seule différence réside dans le poste fournisseur qui devient un poste client et le poste de dépense qui devient un poste de recette. Saisir un virement  barre de navigation ou menu MON ARGENT, commande NOUVEAU VIREMENT La saisie d'un virement vous permet de transférer des montants d'un poste de trésorerie vers un autre poste de trésorerie. 60 Prise en main Exemple Chaque fois que vous effectuez un retrait d'espèces pour régler des petits achats (papeterie, parking, etc.) vous enregistrez un virement du compte bancaire vers le compte caisse. Vous devez saisir les informations suivantes : 1. Date : la date du jour est proposée par défaut dans la zone Date. Modifiez-la, si besoin. Le calendrier est disponible quand vous cliquez sur le bouton présenté en fin de zone. 2. Virez la somme de : saisissez ensuite le montant du virement. 3. N° de pièce : précisez ici une référence qui pourra vous servir à retrouver l'opération. 4. Du poste : indiquez le poste de trésorerie dont vous retirez de l'argent. 5. Vers le poste : indiquez ensuite le poste de trésorerie vers lequel cet argent est transféré. Vous pouvez choisir le poste de trésorerie dans la liste qui vous est présentée en appuyant sur la touche ou après que vous ayez cliqué sur l'icône d'appel de liste. 6. Libellé écriture : indiquez ici le nom de l'opération si le libellé affiché automatiquement ne vous convient pas. 7. Cliquez sur [OK] pour valider l'écriture de virement. Une fois vos virements de trésorerie enregistrés, vous pouvez contrôler les résultats dans la liste des écritures. Pour chaque virement enregistré deux lignes d'écritures sont générées : • la première ligne correspond au poste de trésorerie dont le montant est déduit, • la deuxième ligne correspond au poste de trésorerie vers lequel le même montant est transféré. Saisir un relevé bancaire  Menu MON ARGENT - commande RELEVÉ BANCAIRE Cette commande vous permet de saisir les écritures des relevés bancaires ou de les importer directement dans Ciel Professionnel indépendant. Un assistant vous guide à travers différentes étapes. • Étape 1 : choix du poste • Étape 2 : choix du mode de saisie • Étape 3 : informations relevé bancaire. Pour passer à l’étape suivante, cliquez sur le bouton [Suivant).  Pour obtenir des informations détaillées sur la saisie des relevés bancaires, reportezvous à la rubrique correspondante dans l’aide intégrée au logiciel. Saisir une réimputation La réimputation est comparable à un virement. La différence concerne les postes qui ne peuvent être que de dépense ou de recette. On ne peut aussi réimputer qu'entre postes de même nature : recette vers recette et dépense vers dépense. Si vous souhaitez réimputer une somme vers un poste de type différent de celui d'origine (recette vers dépense par exemple), vous devez utiliser l'option SAISIE D'OD (Opération 61 Prise en main Diverse). Celle-ci est accessible depuis le menu COMPTABILITÉ - commande EXPERT-COMPTABLE, NOUVELLE OPÉRATION DIVERSE. Voici la saisie d'une réimputation : 1. Activez la commande NOUVELLE RÉIMPUTATION depuis le menu COMPTABILITÉ. 2. Indiquez son Type, Dépense ou Recette puis précisez la Date de l'opération. 3. Saisissez le Montant à réimputer ainsi qu'une référence dans la zone N° de pièce. 4. Complétez ensuite le poste d'origine (Du poste) puis celui de destination (Vers le poste). Ignorez les zones Analytique pour notre exemple. 5. Pour finir, le logiciel affiche automatiquement le nom de l'opération (Libellé écriture) vous pouvez modifier celui-ci. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer votre réimputation. 62 Prise en main Travaux périodiques Valider des écritures  Menu TRAITEMENTS - commande VALIDATION D'ÉCRITURES Cette commande vous permet de valider plusieurs écritures en une seule fois. 1. Indiquez la date de votre choix en la saisissant directement ou bien en utilisant les icônes du calendrier ou des dates prédéfinies . 2. Cliquez sur le bouton [Valider]. 3. Ce traitement étant irréversible, un message vous demande de confirmer la validation des écritures. Cliquez sur le bouton [Oui]. A ce stade, vous pouvez effectuer une sauvegarde de vos données avant de poursuivre. Voir Sauvegarder votre dossier, page 86. Un dernier message vous indique le nombre d'écriture(s) validée(s). 4. Cliquez sur [OK]. Pointer un compte de banque C'est un travail essentiel afin de connaître votre situation financière exacte. L'objectif du pointage est donc d'obtenir un solde des opérations pointées identique à celui de votre dernier relevé, puis un solde réel qui vous indique l'état de vos finances puisqu'il intègre les opérations non pointées, c'est-à-dire celles qui ne sont pas encore passées en banque (chèque émis non débité par exemple). Pointage manuel Le pointage manuel consiste à faire correspondre les écritures comptabilisées par votre banque à celles enregistrées dans votre comptabilité. 1. Munissez-vous de vos relevés bancaires pour commencer votre pointage. 2. Choisissez la commande POINTAGE MANUEL du menu COMPTABILITÉ. 3. Sélectionnez le poste de trésorerie que vous allez pointer à l'aide de votre relevé de banque. Une nouvelle fenêtre s'affiche dans laquelle vous retrouvez la liste des opérations enregistrées sur le compte sélectionné. Le menu déroulant MODE affiche l'option Pointage manuel.  Vous pourrez à partir de celui-ci choisir un autre mode : Pointage automatique, Consultation. Nous étudierons ces différents modes dans le chapitre Traitements du manuel de référence. Pour l’instant il est important de savoir que cette fenêtre peut avoir plusieurs fonctions. 63 Prise en main Par défaut, le programme affiche les opérations de l'année courante. Si vous effectuez au moins une fois une sélection de période, celle-ci sera automatiquement utilisée lors de la prochaine consultation. Pour cela, utilisez les icônes du calendrier ou des dates pré- définies (aujourd'hui, cette semaine, dates d'exercice, etc.).  Notez également la présence de trois options qui vous permettent d'afficher les opérations Pointées, Non pointées ou bien Les deux. 4. Pour pointer, consultez votre relevé de banque et cherchez l'opération correspondante dans la liste. Dans la colonne Pointée, double-cliquez dans la case à cocher. Faites de même pour dépointer votre opération. Vous pouvez aussi double-cliquer sur la ligne à pointer ou dépointer. Les opérations pointées apparaissent alors en rouge. Vous pouvez aussi sélectionner toutes les lignes qui correspondent aux opérations à pointer, puis cliquez sur le bouton [Pointer (+)], même chose pour effectuer l'opération inverse à l'aide du bouton [Dépointer (-)]. Le bouton [Rafraîchir (F5)] vous permet de mettre à jour l'affichage de votre liste. Exemple Vous venez de pointer plusieurs lignes, celles-ci s'affichent en rouge dans la liste. Cliquez sur le bouton [Rafraîchir (F5)] afin de n'obtenir que les écritures qui ne sont pas encore pointées.  Nous vous conseillons aussi de marquer l'opération au stylo sur votre relevé de banque. Si vous ne trouvez pas une opération dans la liste, alors qu'elle se trouve sur votre relevé, c'est qu'elle n'a pas été saisie ou qu'il y a une différence de montant ou de date. 5. Pointez ainsi toutes les opérations jusqu'à ce que toutes les lignes de votre relevé soient cochées. Vous pouvez connaître votre situation exacte en consultant les différents soldes affichés au-dessus de la liste des opérations : Solde pointé et Solde réel. Le Solde pointé doit être rigoureusement identique à celui indiqué en bas de votre dernier relevé pointé. Le Solde réel tient compte de toutes les opérations enregistrées quelle que soit la date indiquée. Il est donc l'indicateur exact de l'état de votre compte. Il vous suffit ainsi de répéter l'opération pour tous vos postes de trésorerie. Le menu FILTRAGE présent en haut de la liste des écritures du poste consulté vous permet d'effectuer des recherches plus précises sur de multiples critères.  Pour plus de détails sur le principe des filtres, consultez le chapitre Les filtres dans la partie Présentation générale du manuel de référence, accessible par le menu AIDE. Pointage automatique Le pointage par import dit automatique est une option qui vous permet d’importer vos relevés de compte via Internet. Après avoir paramétrés votre fichier d’import, le programme se chargera de comparer les écritures communes de votre dossier et de votre relevé et de les pointer automatiquement. 1. Choisissez la commande POINTAGE AUTOMATIQUE du menu COMPTABILITÉ. 64 Prise en main 2. Sélectionnez le poste que vous allez pointer, puis cliquez sur le bouton [Pointer automatiquement]. Ciel Professionnel indépendant vous demande de choisir le Format d’impôt à utiliser.  Nous vous conseillons d'aller consulter les formats d’import proposés afin de vérifier quel est celui qui fonctionne avec votre banque. Pour cela, utilisez la commande FORMATS D’IMPORT RELEVÉ du menu LISTES. 3. Sélectionnez le format d'import. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre d'ouverture de fichiers vous demande de rechercher le fichier téléchargé via Internet et de le sélectionner. 5. Indiquez ensuite le type de fichier (.TXT ou .CSV) à utiliser pour l'ouvrir. Ciel Professionnel indépendant présente alors la liste des opérations non pointées et affiche dans la partie basse de la fenêtre la Liste des opérations du relevé importé. Les lignes d'opérations dont le montant est identique sont affichées d'une couleur différente (couleur fixée dans les préférences couleurs du logiciel). Elles sont «pré-pointées» par le logiciel qui attend votre validation. La liste en question vous est présentée ci-dessous. Dans notre exemple quatre opérations ont été trouvées en vue d'être pointées. 6. Vérifiez chacune des lignes. 7. Décocher éventuellement la case A pointer si vous repérez une erreur (par exemple une opération dont le montant est identique à une autre et qui a été pré-pointée à sa place). 8. Une fois les opérations pointées, cliquez sur le bouton [Enregistrer le pointage des opérations] pour valider. Consulter les écritures 1. Activez la commande LISTE DES ÉCRITURES depuis la barre d'actions. Vous pouvez aussi activer cette commande depuis le menu COMPTABILITÉ. La liste des écritures s’affiche. Elle contient l'ensemble des écritures de votre comptabilité. Par défaut, le logiciel affiche Toutes les écritures confondues : Dépenses, Recettes, Virements, Réimputations, Opérations diverses et Soldes initiaux. Vous pouvez choisir le type d’affichage des écritures en utilisant les boutons de la zone Affichage située dans la barre d’actions : • Mouvements : dans ce cas l’option Afficher le détail est proposée via le bouton et permet d’afficher le détail des écritures dans la partie inférieure de la fenêtre. Le détail peut être présenté par lignes dépenses/recettes ou par lignes comptables. • Si vous sélectionnez l’option Lignes dépenses/recettes, vous obtenez le détail de l’écriture que vous avez sélectionnée dans votre liste sous forme dépense/recettes (date, poste, libellé du poste, montant HT, montant TVA, montant TTC). • Si vous choisissez l’option Lignes comptables, vous obtenez le détail de l’écriture en mode débit/crédit. Les montants qui s’affichent doivent balancer, autrement dit le total débit doit être égal au total crédit. • Lignes de dépenses/recettes, • Lignes comptables (débit/crédit). 65 Prise en main Pour choisir les écritures à afficher, vous disposez de l’option Affiner la sélection accessible par le bouton . Lorsque vous l’activez, une zone apparaît et vous pouvez : • utiliser le menu déroulant Affichage. Il présente les différents types d’écritures : Toutes, Dépense, Recette, Virement, Réimputation, Opérations diverses ou Soldes initiaux. Cliquez dessus puis sélectionnez le type d’écriture que vous souhaitez afficher dans la liste. • modifier l’intervalle de dates à prendre en compte dans les zones Du et au.  Pour plus d'informations sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au Manuel de référence disponible dans le menu AIDE du logiciel. Consulter les postes Il s'agit d'obtenir, pour un poste donné, toutes les opérations qui s'y rattachent. Par exemple, pour le poste de dépenses Entretiens et réparations, vous pouvez immédiatement en connaître le détail depuis le début d'exercice ou le total pour un mois donné ou sur une période de votre choix. 1. Activez la commande CONSULTATION du menu COMPTABILITÉ. 2. Choisissez le poste Entretiens et réparations et double-cliquez sur sa ligne. La fenêtre de consultation du poste s’affiche. Dans la zone Poste, le numéro du poste sélectionné ainsi que son nom s'affichent automatiquement. 3. Si vous souhaitez consulter un autre poste, cliquez sur l'icône d'appel de liste afin de revenir à la liste des postes sans avoir à quitter la fenêtre de consultation. 66 Prise en main Par défaut, le programme affiche les opérations de l'année courante. Si vous effectuez au moins une fois une sélection de période, celle-ci sera automatiquement utilisée lors de la prochaine consultation. Pour cela, utilisez les icônes du calendrier et des dates pré- définies (aujourd'hui, cette semaine, dates d'exercice, etc.). Effectuer une remise en banque  Menu COMPTABILITÉ - commande REMISES EN BANQUE Vous pouvez gérer les remises en banque via le menu COMPTABILITÉ. Le bouton [Bordereau] vous permet d’accéder aux paramètres de saisie du bordereau de remise en banque.  Pour plus de détail, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Trésorerie prévisionnelle  Menu TRAITEMENTS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE Cette commande vous permet de faire les prévisions de votre plan de trésorerie. Le logiciel calcule automatiquement vos soldes. Lors de la première activation de cette commande, il vous sera proposé de créer une trésorerie prévisionnelle, ensuite vous pourrez passer au calcul de vos prévisions.  Pour plus de détail, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Les états 68 Les états Les éditions Imprimer un relevé des dépenses/recettes Cet état regroupe toutes les écritures de recettes et de dépenses telles que vous les avez saisies. Elles sont présentées dans l'ordre chronologique. Le relevé des dépenses présentera donc la liste de toutes les dépenses triées par mois ou par postes pour une période donnée. 1. Activez la commande RELEVÉ DES DÉPENSES/RECETTES du menu ETATS. 2. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez l'état à imprimer puis cliquez sur le bouton [Aperçu] ou [Imprimante]. 1. Procédez à la sélection du Type d'écritures : • Dépenses : seules les écritures de dépenses seront sélectionnées. • Recettes : seules les écritures de recettes seront sélectionnées. • Dépenses et recettes : toutes les écritures de dépenses et de recettes seront sélectionnées. 2. Procédez à la sélection des Dates : fixez la période à l'aide des sélecteurs de période. Par défaut le logiciel affiche les dates de l'année courante. Seules les écritures comprises entre les deux dates seront prises en compte. 3. Procédez à la sélection des Postes : • Tous : tous les postes existants seront sélectionnés. • De : dans ce cas, vous n'indiquez que le ou les postes nécessaires pour éditer votre relevé. Utilisez les icônes d'appel de liste pour les sélectionner. 4. Choisissez ensuite le type de tri des écritures. Elles peuvent être triées par : • Mois : les écritures seront triées par mois. • Poste : les écritures seront triées par poste. • Poste de trésorerie : les écritures seront triées par poste de trésorerie. 69 Les états Imprimer une balance La balance est un état qui imprime la liste de tous les postes de votre fichier. Cet état indique pour chaque poste le total et le solde des écritures qui s'y rapportent. 1. Activez la commande BALANCE du menu ETATS. 2. Cliquez sur le bouton [Aperçu] pour visualiser l’état avant impression ou sur le bouton [Imprimante] pour une sortie papier. 3. Indiquez la période de sélection des écritures à prendre en compte, lors de l'édition de la balance. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Déclarer la TVA  Menu ÉTATS - commande DÉCLARATION DE TVA Cette fonction calcule les montants de la TVA nécessaires à votre déclaration Mensuelle ou Trimestrielle.  Votre régime de TVA, Réel ou Simplifié, a été fixé dans les paramètres société. 1. Activez la commande DÉCLARATION DE TVA depuis le menu ETATS. Dans le cas du régime réel vous obtenez la fenêtre suivante. Vous devez commencer par préciser la périodicité de la déclaration. Par défaut le programme considère que votre déclaration est Annuelle et propose le mois en cours. Si celle-ci est Trimestrielle, vous devrez saisir directement vos mois à l'aide de votre clavier ou bien utilisez les icônes du calendrier ou des dates prédéfinies. Par exemple, pour la déclaration du premier trimestre, vous allez indiquer janvier à mars. Si la case Passer l'écriture de TVA automatiquement est cochée, l'opération comptable correspondant à la déclaration de la TVA s'enregistrera de suite. 2. Cliquez sur le bouton [Aperçu] pour consulter votre déclaration sur votre écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.  A ce stade, vous pouvez demander l'impression de la déclaration affichée à l'écran, en utilisant le menu déroulant IMPRIMER TOUT présent dans l'en-tête de la fenêtre. 3. Cliquez sur le bouton [Imprimer] pour demander l'impression de votre déclaration de TVA. Attention ! Cette commande n’est accessible que si votre dossier est assujetti à la TVA. 70 Les états Une fenêtre s'ouvre dans laquelle vous allez choisir l'état que vous souhaitez. 4. Cliquez sur [Imprimer] pour valider. Le bouton [Annuler] vous permet de quitter la fenêtre et revient à la fenêtre principale. La déclaration 2035 Nous vous présentons ici la déclaration 2035 des professions libérales, Ciel Professionnel indépendant intègre aussi un état préparatoire de la déclaration 2033. Vous pouvez en trouver la documentation dans le manuel référence. Cette déclaration regroupe les résultats de votre activité qui doivent être transmis à l'administration fiscale. Cette procédure édite donc le compte de résultat fiscal (imprimé 2035 B et ses annexes). L'état 2035 intégré à Ciel Professionnel indépendant est un document agréé par la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP). Il vous suffira donc de l'éditer et de l'adresser directement à votre centre des impôts.  La déclaration 2035 peut être éditée à tout moment, même en cours d'année. Cette édition se présente sous la forme de plusieurs feuillets. Ceux-ci sont déjà pré- remplis suite aux différentes saisies déjà effectuées dans Ciel Professionnel indépendant. Si besoin, vous allez pouvoir revenir sur les différentes zones des feuillets, les modifier et enregistrer les informations complémentaires. 1. Activez la commande 2035 du menu ETATS - LIASSE FISCALE. La fenêtre suivante s’affiche. 2. Vérifiez et éventuellement modifiez la date à laquelle la déclaration 2035 sera éditée. L'option Recalculer la liasse est cochée par défaut. Cette option permet de réinitialiser les informations de la 2035 avec les données de votre dossier. En effet, si vous avez déjà lancé l'édition de la 2035 et que vous avez modifié certaines de ses données, celles-ci ont été mémorisées quand vous avez quitté le module. En cochant cette option, les modifications apportées seront annulées et la 2035 sera réactualisée à partir des données du dossier. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour demander l'édition, l'état 2035 s’affiche. 4. Si besoin, complétez les différentes zones. Il vous suffit de cliquer directement dans le feuillet sur la zone à renseigner ou à modifier. Elles correspondent à ce que vous devez habituellement indiquer sur le préimprimé que fournit l'administration. Consultez la notice fournie avec l'imprimé fiscal 2035 ou le livret d'aide de votre A.G.A. Le menu déroulant VISUALISER LA PAGE vous permet d'afficher les autres feuillets. 71 Les états 5. Lorsque vous avez vérifié l'ensemble des différentes zones de votre 2035 et celles des autres feuillets, cliquez sur le bouton [OK]. Un message s’affiche et vous propose plusieurs possibilités pour déclarer la 2035. 6. Si vous souhaitez envoyer votre déclaration 2035 directement à la DGFiP, cliquez sur le bouton [Télédéclarer]. Dans ce cas, vous devez avoir souscrit à Ciel directDéclaration et défini les paramètres de télédéclaration via le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - TÉLÉDÉCLARATION. Sinon, cliquez sur le bouton [Aperçu] ou [Impression]. Impression ou aperçu de la 2035 Si vous avez choisi d’imprimer ou de visualiser un aperçu de la déclaration, la fenêtre suivante s’affiche : 1. Par défaut, l'option Premier exemplaire destiné à l'administration est cochée. Cet exemplaire sera donc imprimé automatiquement. Si vous souhaitez l'impression du Second exemplaire destiné à l'administration et l'Exemplaire à conserver par le déclarant cochez les options correspondantes.  Le 1er exemplaire comporte huit feuillets, le 2ème en comprend trois et l'exemplaire à conserver en comprend huit. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. Ciel fournit le papier de couleur violette nécessaire à la déclaration 2035 agréée. Contactez notre service commercial. Télédéclaration de la 2035 Si vous avez choisi de télédéclarer, la fenêtre Télédéclaration s'affiche et vous demande si vous voulez : • Envoyer ma déclaration définitive : votre déclaration est considérée comme définitive et sera directement envoyée à la DGFiP. • Envoyer ma déclaration à une date provisoire : votre déclaration sera envoyée à la DGFiP à une date provisoire d'arrêté des comptes. Indiquez alors la date provisoire d'arrêté des comptes. • Réaliser un test de télétransmission : votre déclaration ne sera pas envoyée à la DGFiP. 1. Cochez l'option de votre choix. 2. Si vous devez envoyer votre déclaration 2035 à votre A.G.A., les Tableaux OG et la 72 Les états Balance, cochez la case Transmettre les feuillets à votre A.G.A. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. 73 Les états Les immobilisations  Menu LISTES - commande IMMOBILISATIONS La liste des immobilisations présente le détail de chacune des fiches Immobilisations et Crédits-bails créées. A gauche de la fenêtre sont présentées les catégories : Toutes, Immobilisations, Créditsbails. Il suffit de cliquer dessus pour afficher les fiches correspondantes. Lorsque vous êtes sur la catégorie Tous, les crédits-bails sont affichés en bleu pour les différencier des immobilisations. A propos des immobilisations Ciel Professionnel indépendant intègre une gestion des immobilisations en vue d'établir complètement la déclaration 2035 et de tenir à jour votre registre des immobilisations. Vous pouvez ainsi consulter et imprimer les plans d'amortissements de chaque immobilisation, procéder à leur sortie ou mise au rebut, recalculer leurs amortissements et dotations. Lorsque vous faites l'acquisition de Ciel Professionnel indépendant, il est tout à fait probable que vous ayez déjà amorti des immobilisations dont vous avez déclaré les dotations aux amortissements sur la dernière 2035. Vous devez donc créer une fiche pour chacune des immobilisations existantes. Dans ce cas, les résultats obtenus sur la 2035 doivent concorder avec ceux calculés par l'application. Si ce n'est pas le cas, vous procédez à ce que l'on nomme une reprise d'antériorité. L'option Valeur bloquée de la fiche Immobilisation vous permettra de faire coïncider les derniers montants déclarés avec la valeur résiduelle calculée par l'application à la date de départ de l'exercice en cours. Par la suite, au fur et à mesure des acquisitions, ventes ou mises au rebut, vous créerez et mettrez à jour les fiches Immobilisations. A propos des crédits-bails Le crédit-bail est une opération de location de biens mobiliers ou immobiliers qui donne au locataire la possibilité de les acquérir à la fin du bail, moyennant un prix convenu à l'avance. Un crédit-bail est une opération de location et c'est à son acquisition qu'il est considéré comme une immobilisation.  Seule l’écriture de l’acquisition en fin de bail est générée pour un crédit-bail. 74 Les états La liste des immobilisations 1. Activez la commande IMMOBILISATIONS du menu LISTES. La liste présente le détail de chacune des fiches Immobilisations existantes. Vous pouvez : • créer, modifier ou supprimer des fiches immobilisations ou crédits-bails, • réaliser la sortie des immobilisations quand vous les vendez ou les mettez au rebut, • recalculer les dotations à la date de votre choix, etc. Vous pouvez également activer différentes commandes (dupliquer, plan, historique, écriture d'achat ou de cession, etc.) par le menu CONTEXTUEL (clic droit). Vous ouvrez la fiche descriptive d'un élément en double-cliquant sur son titre dans la liste.  Pour plus d'informations sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes), filtres, reportez-vous au Manuel de référence accessible dans le menu AIDE. Afficher toutes les immobilisations et crédits-bails Par défaut, les immobilisations que vous avez sorties ou mises au rebut sur un des exercices antérieurs à l'exercice en cours ne sont pas présentées dans la liste, puisqu'il n'y a plus lieu de calculer leur amortissement et dotation. De même, par défaut, les crédits-bails échus à la date de travail ne sont pas présentés dans la liste puisqu'il n'y a plus d'échéance à calculer. Si vous souhaitez afficher les immobilisations sorties avant le début de l'exercice, cochez la case Inclure les immobilisations sorties avant le JJ/MM/AA. Si vous souhaitez afficher les crédits-bails dont la date de la dernière redevance est antérieure à la date de travail, cochez la case Inclure les crédits-bails avant le JJ/MM/AA, située au dessus de la liste.  Ces options sont visibles si vous avez activé la fonction Affiner la sélection via le bouton .  Pour plus d'informations sur les fonctions de la liste des immobilisations, reportezvous au Manuel de référence dans le menu AIDE. 75 Les états La fiche immobilisation Activez la commande IMMOBILISATIONS du menu LISTES, puis cliquez sur le bouton [Créer]. Une nouvelle fiche d'immobilisation s'ouvre. Elle est composée de quatre onglets ou de cinq onglets si elle est issue d’un crédit-bail. Onglet Fiche Cet onglet contient les informations indispensables à la gestion de l'immobilisation. La Date d'achat, la Valeur d'achat, le Type et la Durée de l'amortissement, etc. Il dispose également d'informations complémentaires facultatives mais utiles pour les recherches et le classement. La Famille d'appartenance, la Localisation, le Code analytique, le Fournisseur, etc. Onglet Complément Cet onglet dispose d'informations complémentaires comme la Quantité dans le cas d'une immobilisation constituée de plusieurs éléments et qui peut être divisée par la suite ou encore le N° de pièce comptable. Vous pouvez placer la photo de l'immobilisation ou enregistrer une note texte. Onglet Plan Cet onglet présente un tableau qui contient le Plan d'amortissement. Onglet Historique Cet onglet retrace les différents mouvements de cession et de mise au rebut partielle d'une immobilisation divisible. Onglet Crédit-bail  Cet onglet est uniquement visible lorsque l'immobilisation est issue d'un crédit-bail. Les informations concernant le contrat crédit-bail et les échéances sont ici consultables. 76 Les états Saisie d'une immobilisation ou d’un crédit-bail 1. Activez la commande IMMOBILISATIONS du menu LISTES, puis cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Si vous aviez sélectionné la catégorie Toutes, une fenêtre s’affiche et vous demande de choisir le type d’immobilisation à créer. Cliquez alors sur le bouton [Immobilisation] ou [Crédit-bail]. Saisie d’une immobilisation 3. Saisissez le Code de l'immobilisation, puis appuyez sur la touche ou sur la touche pour passer à la zone suivante. Onglet Fiche 4. Saisissez Poste serveur en Libellé. Passez à la zone suivante. 5. Indiquez la Famille d'appartenance de votre immobilisation, par exemple Matériel Informatique; sa Localisation, par exemple Bureau 2; son Code analytique, par exemple Micro et son Fournisseur, par exemple Fournisseur HyperMicro. Les informations à compléter dans la zone Renseignements sont facultatives. 6. Indiquez la Date d'achat, par exemple le 03/04/08. La Date de début d'amortissement a été complétée avec la même valeur que celle d'achat. C'est le cas le plus fréquent. Cependant, il peut arriver qu'elles diffèrent par exemple lors de l'acquisition d'un matériel qui est mis en service un certain temps après l'achat. 7. Saisissez la Valeur d'achat, par exemple 4000 Euros. Par défaut, le logiciel complète la Valeur à amortir du même montant. Celle-ci peut-être modifiée si nécessaire. La zone Valeur fiscale permet d'indiquer une valeur d'amortissement différente de celle de la valeur d'achat. C'est le cas des véhicules particuliers dont l'amortissement fiscal est plafonné (18300 Euros au 1-1-02). 8. Affichez ensuite votre taux de TVA à l'aide du menu local et sélectionnez le taux 19,6. 9. Dans le menu local Type, sélectionnez le type Linéaire puis indiquez 3 ans pour la Durée de l'amortissement. Le Taux est calculé automatiquement ainsi que la Date de fin de l'amortissement. Les informations nécessaires à la gestion de l'amortissement de cette immobilisation ont été saisies. La zone Blocage n'est utilisée qu'en cas de reprise d'immobilisations existantes et déjà partiellement amorties. La zone Calcul de cette immobilisation présente les principaux montants relatifs aux amortissements pour une date donnée. Vous pouvez changer la date à tout moment. Le calcul se refera immédiatement. Onglet Complément 1. Saisissez le N° de Pièce comptable correspondant à cette immobilisation (n° de la facture du fournisseur, n°interne, etc.). 2. Indiquez le Montant CFE. 3. Saisissez ensuite la Quantité. 77 Les états En effet, si votre immobilisation est composée de plusieurs éléments, vous pouvez ici en indiquer le nombre. De plus, si cette immobilisation peut être divisée au moment d'une cession ou d'une mise au rebut, vous pouvez cocher la case Immobilisation divisible. 4. Cochez la case Bien immobilier pour une bonne gestion de la TVA à reverser et des plus ou moins values dans le cas d'une immobilisation de nature immobilière. Si vous cochez la case Immobilisation en mode simulation, l'immobilisation ne sera considérée dans certains états que si vous le demandez. Ainsi, vous pourrez simuler les dotations avec d'éventuels projets d'acquisition. Par défaut, ces immobilisations sont ignorées dans les différentes éditions. L'icône Note texte ouvre une fenêtre dans laquelle vous pouvez indiquer un éventuel commentaire pour l'immobilisation affichée. Dans la zone Photo, vous pouvez placer la photo de l'immobilisation par copier-coller. Onglet Plan Cet onglet présente le plan d'amortissement correspondant à l'immobilisation que vous venez de créer. Onglet Historique Cet onglet est vide. Onglet Crédit-bail Cet onglet est uniquement visible lorsque l’immobilisation est issue d’un crédit bail. Les informations concernant le contrat crédit-bail et les échéances sont ici consultables. 5. Cliquez ensuite sur le bouton [OK]. Le logiciel enregistre l'immobilisation et vous propose d'enregistrer son écriture d'achat. Il revient ensuite à la liste des immobilisations. Saisie d’un crédit-bail Cet onglet est uniquement visible lorsque l'immobilisation est issue d'un crédit-bail. Les informations concernant le contrat crédit-bail et les échéances sont ici consultables. 1. Saisissez le Code du crédit-bail puis appuyez sur la touche . Le curseur passe à la zone suivante. 2. Saisissez le Libellé puis passez à la zone suivante. Dans l’onglet Crédit-bail  Vous trouverez les informations à renseigner dans votre contrat Crédit-bail. 1. La durée du crédit-bail est par défaut annuelle. Si vous avez un crédit-bail mensuel, sélectionnez Mois dans la liste déroulante. 2. Saisissez la durée du bail. 3. Indiquez la date de la première échéance des redevances. Vous pouvez la saisir directement dans la zone ou cliquez sur l'icône d'appel du calendrier. 4. Déterminez la périodicité de l'échéance dans la zone Tous les. La fréquence de l'échéance peut-être journalière, hebdomadaire, mensuelle, annuelle. Vous pouvez indiquer le Prix d'achat contractuel à titre informatif. Ce montant sera repris lorsque vous procéderez à l'acquisition du crédit-bail. 78 Les états 5. Dans la zone Total des redevances HT, saisissez le montant total des redevances. Dans le tableau, les redevances sont alors calculées automatiquement selon la durée et périodicité que vous avez indiquées. Les montants des engagements restants calculés par le logiciel ne sont pas modifiables. Cas des redevances variables Si vos redevances sont variables, vous devez les renseigner dans le tableau. Pour cela, vous avez plusieurs possibilités : • modifier manuellement les montants des redevances, • utiliser les options de calcul automatisé. Saisie manuelle Pour modifier une redevance, double-cliquez dans sa cellule et saisissez son montant. Saisie automatisée 1. Sélectionnez la ligne à partir de laquelle le logiciel recalcule les échéances. 2. Faites un clic-droit et sélectionnez une des options suivantes : • Recopier vers le bas avec % var : le montant est recalculé selon le pourcentage de variation que vous indiquez. Et, ce nouveau montant est recopié dans le reste du tableau. • Recopier vers le bas avec % évo : le montant est recalculé selon le pourcentage d'évolution que vous indiquez. Le montant est recopié puis recalculé à chaque échéance. • Recopier vers le bas avec Mt var : le montant est recalculé selon le montant de variation que vous indiquez. Et, ce nouveau montant est recopié dans le reste du tableau. • Recopier vers le bas : le montant est recopié dans le reste du tableau sans recalcul.  Il est possible de saisir un montant négatif et de laisser une ou plusieurs échéances vides. Dans l’onglet Fiche 1. Indiquez la famille, localisation ainsi que le fournisseur du bien. Ces informations sont facultatives mais utiles pour les recherches et le classement. Le code analytique est inaccessible pour un crédit-bail puisque le bien n’appartient pas à l’entreprise. Les informations du cadre Dates/Valeurs et Amortissement permettent d'obtenir un plan d'amortissement théorique ainsi que de calculer l'état Immobilisations en crédit-bail. En renseignant ces informations, vous obtenez une simulation de ce que serait le plan d'amortissement du bien si vous l'aviez acquis directement. 2. Indiquez comme date d'achat et date de début d'amortissement la date de la première échéance. 3. Dans la zone Valeur à amortir, saisissez la valeur d’origine du bien en début de bail. Ce montant est alors reporté dans la zone Valeur fiscale. 4. Le taux de TVA est par défaut à 19,6 %. Modifiez-le si nécessaire. 5. Dans le cadre Amortissement, indiquez le type d’amortissement et la durée d'utilisation théorique du bien. 79 Les états Le cadre Calcul de l'immobilisation présente à une date donnée, les principaux montants relatifs aux amortissements ici théoriques. Vous pouvez changer la date à tout moment, le calcul se refera alors immédiatement. Le cadre Blocage est inaccessible, la reprise d'antériorité étant interdite sur un créditbail. Dans l’onglet Complément et Plan • L'onglet Complément présente des options propres aux immobilisations. A ce stade, il n'est pas encore nécessaire de renseigner ces zones. • L'onglet Plan présente le plan d'amortissement théorique. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer la fiche du crédit-bail. Saisies dans la fiche de l’immobilisation à l’acquisition du crédit-bail Lorsque vous procédez à l'acquisition d'un crédit-bail, celui-ci devient une immobilisation et certaines données doivent être renseignées. La plupart des informations indispensables à la gestion d'une immobilisation sont automatiquement récupérées de l'acquisition : • La Date d'achat et la Date de début : par défaut, ces dates correspondent à la date saisie précédemment dans la fenêtre Acquisition d'une immobilisation en crédit-bail. • La Valeur d'achat, la Valeur à amortir et la Valeur fiscale : correspondent au prix d'achat contractuel du crédit bail. 1. Si vous gérez une comptabilité analytique, renseignez le Code analytique de l'immobilisation. 2. Saisissez la durée de l'amortissement pour établir un nouveau plan. 3. Cliquez sur le bouton [OK] sans quoi l'acquisition ne sera pas prise en compte et le crédit-bail ne passera pas en immobilisation. Un message vous demande d'enregistrer l'écriture d'achat de l'immobilisation. Si vous le souhaitez, cliquez sur le bouton [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Sinon, cliquez sur [Non]. Par la suite, vous pourrez générer l'écriture d'achat depuis la liste des immobilisations via un clic-droit, commande ÉCRITURE D'ACHAT. Reprise d’antériorité Votre logiciel vous permet de rentrer des immobilisations déjà partiellement amorties en «bloquant» la valeur résiduelle à une date donnée. Cette date ne peut être que celle du dernier jour d'un exercice. Vous choisirez alors la date correspondant à la dernière clôture comptable et fiscale que vous avez opérée. Pour effectuer une reprise d'antériorité d'immobilisations existantes : 1. Dans la fenêtre Liste des Immobilisations [menu LISTES-commande IMMOBILISATIONS], sélectionnez la fiche d’immobilisations de votre choix et double-cliquez. Dans l’onglet Fiche : 1. Cochez la case Valeur bloquée. 2. Indiquez la Date de blocage qui correspond à la date du dernier bilan, soit en général le 31 décembre de l'exercice précédant celui en cours. 3. Saisissez la Valeur résiduelle déclarée sur le dernier bilan (celui précédant la mise en place de vos immobilisations dans votre logiciel). 4. Saisissez la valeur résiduelle fiscale dans le cas où vous avez opté pour un amortissement dégressif. Méthode de calcul La différence de calcul entre les deux valeurs résiduelles peut être réintégrée de deux manières : • Étalement : elle est répartie régulièrement sur tous les exercices, • Ajustement : elle est réintégrée intégralement sur le dernier exercice. Le plan d'amortissement C’est un tableau qui récapitule année après année et pour toute la durée de l'amortissement, les valeurs suivantes : • Valeur à amortir : elle est égale à la valeur résiduelle de l'année précédente. Pour la première année, elle est égale soit à la valeur à amortir indiquée sur la fiche, soit à la valeur résiduelle en cas de Valeur bloquée. • Dotation : indique le montant de l'annuité d'amortissement. • Amortissement cumulé : additionne les dotations année par année. • Valeur résiduelle : elle est égale à la valeur de début d'année moins le montant de la dotation. Calculer les immobilisations Cette option vous permet de demander un recalcul des dotations de vos immobilisations pour une date donnée. Elle peut être utile si vous souhaitez faire des prévisions sur une année à venir. Cette fonction met à jour le fichier des immobilisations et/ou la sélection des immobilisations effectuée. 1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la ou les immobilisations concernées. 2. Cliquez sur le bouton [Calculer au]. La fenêtre suivante s'affiche. 3. Saisissez la date souhaitée. Vous pouvez utiliser l'icône d'appel du calendrier .  L'icône en forme de triangle vous propose des périodes pré-programmées : date du jour, fin de semaine, etc. Le logiciel lance la procédure de calcul. La commande [Calculé au] est aussi disponible depuis la fiche de l'immobilisation onglet Fiche dans la zone Calcul de cette immobilisation. Il suffit de procéder de la même manière en saisissant la date dans la zone Date de calcul. Le calcul ne concernera que l'immobilisation dont la fiche est ouverte. Les montants des colonnes Dotation, Amortissement cumulé et Valeur résiduelle seront alors recalculés. 81 Les états Réviser une immobilisation Les différentes règles qui peuvent entraîner une modification du plan d'amortissement portent essentiellement sur les trois points suivants : • révision de la durée d'amortissement, • révision de la valeur résiduelle ou de la valeur d'achat, • nouvelle approche par composant des immobilisations. Pour les 2 premiers points, il n'y a pas de rétroactivité des plans d'amortissement.  On conserve donc tels quels les amortissements antérieurement pratiqués (amortissements pratiqués jusqu'en 2004 notamment). 1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez l’immobilisation que vous souhaitez réviser. 2. Cliquez sur le bouton [Réviser]. 3. Indiquez le Type de révision (modification de la durée et/ou de la valeur). 4. Précisez s'il s'agit d'une révision de la valeur résiduelle ou de la valeur d'achat. 5. Saisissez la nouvelle durée (nombre d'années et de mois). 6. Sélectionnez l'exercice à prendre en compte (N ou N+1). 7. Si vous souhaitez décomposer l'immobilisation par composant, cochez l'option correspondante. Il s'agit d'un nouveau principe de comptabilisation par composant qui consiste à inscrire séparément à l'actif immobilisé les éléments qui sont utilisés différemment par l'entreprise puis à établir un plan d'amortissement propre à chacun d'eux. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.  Pour des informations complémentaires sur la révision d’une immobilisation (révision de la durée, révision de la valeur d’achat, révision de la valeur résiduelle, etc.), reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Normes CRC 2002-10 : modification du plan d’amortissement A compter des exercices ouverts en 2005, de nouvelles règles sont applicables au suivi des amortissements des immobilisations. Autres fonctionnalités 83 Autres fonctionnalités Autres fonctions Clôture d'exercice Ce traitement consiste à purger les écritures de l'ancien exercice et d'en changer les dates. Avant de procéder à la clôture de votre exercice, vous devez effectuer certaines opérations. 1. Saisissez vos écritures d'inventaire à partir de la saisie d'OD afin que les déclarations 2035 et 2033 prennent en compte tous les éléments concernant votre comptabilité. 2. Éditez en priorité le Grand-livre et la Balance qui sont des documents comptables légaux et obligatoires. 3. Lancez une impression des autres éditions afin de les archiver. 4. Imprimez la déclaration annuelle 2035 ou 2033 et les états AGA si nécessaire. 5. Effectuez vos sauvegardes. 6. Activez la commande CLÔTURE D'EXERCICE du menu TRAITEMENTS. La fenêtre suivante s'affiche. La première étape de l'assistant vous permet d’archiver directement tous les documents légaux et obligatoires en norme avec la DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques). Il vous est indiqué le chemin du répertoire dans lequel seront archivés ces documents. 7. Cliquez sur le bouton correspondant à chaque document comptable. Une fois le traitement terminé, les boutons sont cochés avec la mention Archivage effectué en dessous. 8. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. Dans la seconde étape, vous devez vérifier la Date de clôture de votre exercice. Par défaut, c'est la date de fin de l'exercice courant, définie dans les paramètres dossier qui est proposée. Une liste des Actions effectuées est indiquée dans la partie basse de la fenêtre : • archiver votre dossier, • reporter les soldes comptables, • changer les dates d'exercice, • purger les écritures pointées, • purger ou de conserver les écritures non pointées en fonction du paramètre défini dans chaque poste de trésorerie. 9. Validez la procédure en cliquant sur le bouton [Terminer]. Un message vous informe que cette opération est irréversible et vous demande de confirmer en cliquant sur le bouton [Oui]. Attention ! Les écritures doivent être au préalable validées. 84 Autres fonctionnalités Un nouveau message d'avertissement s'affiche. 10. Il est préférable de sauvegarder votre dossier avant de clôturer votre exercice. Cliquez sur le bouton [Faire une copie et continuer]. Une fois le travail demandé effectué, le logiciel revient à la fenêtre principale de l'application. Vous êtes prêt à passer votre comptabilité sur le nouvel exercice.  Vous pouvez commencer à saisir votre comptabilité sur votre nouvel exercice sans que le précédent soit clôturé. En effet, Ciel Professionnel indépendant autorise un chevauchement de 12 mois. Purge des pièces commerciales  Menu TRAITEMENTS - commande PURGE Ce traitement consiste à supprimer les anciennes pièces commerciales qui ne vous sont plus utiles (devis, factures, avoirs et règlements). 1. Indiquez la date de votre choix en la saisissant directement ou bien en utilisant les icônes du calendrier ou des dates prédéfinies. 2. Par défaut, Ciel Professionnel indépendant sélectionne tous les types de pièces commerciales. Décochez la case correspondante aux pièces que vous souhaitez conserver. 3. Cliquez sur le bouton [suivant>]. Cette seconde étape de l'assistant vous permet d’exporter vos pièces commerciales et de les archiver selon la norme DGFiP. Il vous est indiqué le chemin du répertoire dans lequel seront archivés ces documents. 4. Cliquez sur le titre de chaque document à archiver. Une fois le traitement terminé, une coche verte apparaît ainsi que la mention Archivage effectué. 5. Cliquez sur le bouton [Purger]. 6. Un message vous informe que cette opération est irréversible et vous demande de confirmer votre demande en cliquant sur le bouton [Oui]. Un nouveau message d'avertissement s’affiche, et vous demande si vous souhaitez effectuer une sauvegarde ou non avant de lancer la purge. • Si vous cliquez sur le bouton [Faire une copie et continuer]. Votre application vous demande de choisir l'emplacement des données qui vont être enregistrées puis il effectue la sauvegarde, purge les pièces et revient à la fenêtre principale. • Si vous cliquez sur le bouton [Continuer sans copie], Ciel Professionnel indépendant effectue la purge des pièces et revient à la fenêtre principale. 85 Autres fonctionnalités  Tous les devis, factures et avoirs sont purgés jusqu'à la date définie incluse ainsi que les règlements qui y sont liés. Si certains avoirs ou factures étaient réglés partiellement, ils ne pourront pas être purgés.  S'il reste des écritures liées aux factures et avoirs, celles-ci ne seront pas purgées. Historique des archives  Menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES L'historique des archives récapitule toutes les archives que vous avez générées durant la clôture d'exercice et les purges des pièces commerciales. Vous pouvez consulter vos fichiers archivés directement depuis l'application.  Pour plus de détail, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Envoyer vos écritures à votre expert-comptable  Menu COMPTABILITÉ - commandes EXPERT-COMPTABLE - EXPORT EXPERT-COMPTABLE Cette fonction permet d'exporter vos écritures pour les transmettre à votre expertcomptable. Le format de ce fichier correspond au format utilisé pour être importé directement dans Ciel Comptabilité (fichier XIMPORT). 1. Dans la première étape, choisissez les écritures à générer : • toutes les écritures, dans ce cas cochez l’option Générer toutes les écritures. • seulement les écritures pour une période choisie, indiquez alors une période de dates. 2. Dans la seconde étape, vous pouvez : • enregistrer le fichier d'export sur un support de votre choix (disque, disquette, Zip, etc.), dans ce cas indiquez l'emplacement où sera créé le fichier d'export, ou • envoyer directement ce fichier en pièce jointe par e-mail, précisez l'adresse de messagerie du destinataire. Une option vous permet aussi de visualiser vos écritures avant transfert. 3. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour lancer l'opération. Transférer vos écritures  Menu TRAITEMENTS - commande LIAISON COMPTABLE Cette commande permet d’exporter vos écritures vers le logiciel Ciel Compta. 1. Définissez les dates des écritures à transférer. Vous pouvez modifier les paramètres de transfert en utilisant la commande Modifier les préférences du menu contextuel (clic droit). 2. Si vous voulez visualiser les écritures avant transfert, cochez l’option correspondante. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement.  Un fichier d'export est alors généré. Il sera repéré à la prochaine ouverture de Ciel Compta qui intégrera les écritures. 86 Autres fonctionnalités Sauvegarder votre dossier Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de stockage. 1. Connectez ou insérez votre support de sauvegarde (clé USB...). 2. Activez les commandes SAUVEGARDE/RESTAURATION - SAUVEGARDE du menu DOSSIER. La fenêtre suivante s’affiche : 3. Choisissez le format : • Zip : format compressé. • Fichier : la copie du dossier est réalisée à l’identique de l’original. • e-Sauvegarde : la sauvegarde est réalisée sur internet avec Ciel e-Sauvegarde. 4. Sélectionnez l'emplacement où seront sauvegardées vos données (pour les formats Zip et Fichier). 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la procédure de sauvegarde. Une fois celle-ci terminée, le programme vous informe que la sauvegarde est réussie.  Vous pouvez choisir des options de sauvegarde. Pour plus de détail, consultez le Manuel de référence, accessible depuis le menu AIDE. Restaurer votre dossier  Menu DOSSIER - commande RESTAURATION Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment sauvegardées.  Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire ou un support différent de celui utilisé habituellement. 6. Activez la commande restauration du menu DOSSIER. Ciel Professionnel indépendant ferme votre fichier et ouvre une fenêtre vous proposant d'effectuer une sauvegarde de Attention ! Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de micro-coupure) du programme en cours d'exécution ou une suppression malencontreuse des données peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données. 87 Autres fonctionnalités votre dossier avant de lancer la restauration. La fenêtre suivante s’affiche : Vous devez choisir votre Mode de restauration à l'aide des radio boutons, trois options sont disponibles : • Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez cette option, le programme remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans votre sauvegarde. • Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez. • Mode avancé : Cette option vous permet de choisir les données que vous souhaitez restaurer. Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou bien les deux. Par défaut, Ciel Professionnel indépendant sélectionne l'option Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées. 7. Une fois que vous avez choisi votre Mode de restauration, cliquez sur le bouton [Suivant>]. 88 Autres fonctionnalités La fenêtre suivante s'affiche. 8. Dans cette nouvelle fenêtre, spécifiez le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous souhaitez restaurer. 9. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l'emplacement de votre sauvegarde. Modifiez-les, si besoin. 10.Si le dossier de sauvegarde retrouvé correspond à celui que vous souhaitez restaurer, cliquez sur le bouton [Suivant>]. 11.Vous pouvez utiliser le bouton [Parcourir] pour vous aider à rechercher votre dossier sauvegardé. Une fois celui-ci sélectionné, cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Le programme revient à la fenêtre précédente et affiche l'emplacement du fichier sauvegardé. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 12.Le logiciel vous demande ensuite d’indiquer l’emplacement de votre fichier restauré. Vous pouvez choisir cet emplacement à l'aide du bouton [Parcourir] puis cliquez sur le bouton [Suivant>]. 13.Une dernière étape vous propose de lancer la restauration en cliquant sur le bouton [Restaurer]. 89 Index A Archivage 83 Articles 34 B Besoin d’aide 13 Blocage 79 C Clôture d’exercice 83 Consulter les écritures 64 les postes 65 Créer un dossier en mode détaillé 19 en mode rapide 16 D Date de blocage 79 Déclaration 2035 70 Déclarer la TVA 69 Documentation 8 E Eco-participations 24 Éditions 68 Encaisser un règlement 44 Etablir un avoir 48, 49 F Facturation 32 Facturer un client 42 Factures d’acompte 44 I Immobilisations 73 calculer 80 Imprimer déclaration 2035 71 un relevé des dépenses/recettes 68 une balance 69 Installation en mise à jour 11 Intuiciel 12 P Plan d’amortissement 80 Pointage automatique 63 Pointage manuel 62 Postes de dépense 22 de recette 23 de trésorerie 20 Purge des pièces commerciales 84 R Référencement 8 Remise en banque 66 S Saisie document 50 Saisir un relevé bancaire 60 un virement 59 une dépense simple 56 une dépense ventilée 58 une recette 59 une réimputation 60 T Télédéclaration 2035 71 Travaux périodiques 62 Copyright 2012 Ciel Manuel de découverte Ciel Professionnel indépendant - MAN_WPI - V16.0 - 07.12 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel Trésorerie prévisionnelle 66 Trouvtoo 13 V Valeur bloquée 79 résiduelle 80 Valeur bloquée 79 Valider des écritures 62 Objet Définition Installation Questions - Réponses Installation en Mode TSE Installation en Mode TSE 2 Installation en mode TSE Objet Ce document a pour but de décrire l'installation des logiciels Ciel pour une utilisation en mode TSE (Terminal Server Edition).  Nous n'aborderons pas ici l'installation et la mise en place du TSE, reportez-vous aux documentations traitant de ce sujet. Définition Le TSE, comprenez Terminal Server Edition, est un composant de Microsoft™ qui réside dans la mise en place d'un serveur applicatif pour terminaux. Ces terminaux permettent à un utilisateur d'accéder à des applications ou des données stockées sur un ordinateur distant au moyen d'une connexion réseau. Les applications et les données sont uniquement stockées et exécutées sur le serveur TSE. Installation Étape 1 : Création des utilisateurs La première étape, avant d'installer le logiciel Ciel, est de procéder à la création des comptes utilisateurs (sessions) sur le poste Serveur. 1. Créez les sessions sur le poste Serveur avant l’installation du logiciel Ciel.  Vous devrez disposer d'au moins une session avec les droits Administrateur pour l'installation du logiciel Ciel. Étape 2 : Activation des sessions Après avoir créé vos différents comptes utilisateurs, vous devez ouvrir au moins une fois une session pour chaque utilisateur créé. En effet, la simple création d'un utilisateur ne suffit pas à créer l'ensemble des éléments nécessaires. 2. Ouvrez chaque session au moins une fois. Vous pouvez ensuite les refermer ou les laisser ouvertes. Étape 3 : Installation du logiciel Ciel Cette troisième étape concerne l'installation du logiciel Ciel sur le poste Serveur. La seule obligation est de réaliser cette installation sous une session avec des droits Administrateur. 3. Installez votre logiciel Ciel.  Reportez-vous à la documentation décrivant l'installation des logiciels Ciel pour plus d'informations. Étape 4 : Référencement et saisie de la clé Après avoir installé votre logiciel Ciel, vous devez procéder à son référencement. Cette procédure consiste à envoyer différentes informations à Ciel afin d'obtenir votre clé de débridage. 4. Une fois que vous avez reçu celle-ci, saisissez-la et passez à l'étape suivante. Attention ! Les différentes étapes décrites ci-après doivent être IMPERATIVEMENT réalisées dans l'ordre où elles sont présentées. De plus, elles doivent toutes être réalisées. Installation en Mode TSE 3 Étape 5 : Lancement du script TSE Afin de simplifier les procédures de mise en place, nous avons réalisé un script qui va réaliser automatiquement un ensemble de réglages nécessaires à l'utilisation des applications Ciel en mode TSE. 5. Depuis la session Administrateur, démarrez l'application Ciel. 6. Installez dans la barre de navigation (ou la barre d’actions) la commande EXÉCUTER UN SCRIPT dans la famille DIVERS (commande visible en cochant l’option Mode avancé). 7. Dans les réglages de la tâche, cliquez sur le bouton [Éditer. 8. Dans la zone Script, saisissez exactement : $SDK TSE 9. Ne modifiez pas les autres paramètres et validez par le bouton [OK]. 10. Validez ensuite le message de modification du nom de la tâche. 11. Validez enfin la création de la tache par [OK]. 12. Cliquez sur la tâche que vous venez d'ajouter. Une fenêtre s’ouvre et vous demande de confirmer la mise en place des réglages TSE. Étape 6 : Limitations Le fonctionnement des applications en mode TSE impose quelques limitations. Voici les principales : Lors du démarrage de l'application, l'ensemble des fichiers présents seront proposés à l'ouverture. Si vous ne souhaitez pas qu'un dossier soit accessible à tout le monde, il vous faudra en limiter l'accès avec un mot de passe. 13. Définissez un mot de passe si vous le souhaitez. Un dossier déjà ouvert par un autre utilisateur ne pourra être ouvert par un second. Dans ce cas, un message d'erreur s'affichera.  Si vous souhaitez travailler à plusieurs et en même temps sur un fichier, il vous faudra utiliser une version réseau de l'application. Renseignez-vous auprès de notre service commercial pour plus d'informations sur les versions réseau des logiciels Ciel. L'utilisation de eSauvegarde n'est pas conseillée. En effet, ce service n'a pas été conçu pour une utilisation en mode TSE. La connexion Internet aux services de Ciel depuis l'application est automatiquement désactivée en mode TSE. Questions - Réponses Comment installer une mise à jour ? Lorsque vous souhaitez installer une mise à jour de votre logiciel Ciel, voici les étapes à respecter : 1. Assurez-vous que tous les utilisateurs ont quitté le logiciel Ciel. 2. Installez la mise à jour du logiciel Ciel. Voir Étape 3 : Installation du logiciel Ciel, page 2. 3. Procédez au référencement et à la saisie de la clé de débridage. Voir Étape 4 : Référencement et saisie de la clé, page 2. 4. Lancez l'exécution du script installé. Voir Étape 5 : Lancement du script TSE, page 3. Attention ! Cette étape ne doit être réalisée qu'une fois les étapes précédentes effectuées. Installation en Mode TSE 4 Comment installer un autre logiciel Ciel ? Dans le cas où vous souhaitez installer une autre application Ciel sur le poste utilisé comme poste Serveur TSE, deux cas peuvent se présenter : • Vous souhaitez faire fonctionner cette nouvelle application en mode TSE ?  Reportez-vous au paragraphe Installation. • Vous ne souhaitez pas faire fonctionner cette application en mode TSE. Il vous suffit dans ce cas de l'installer normalement sans lancer le script TSE. Comment annuler les réglages TSE ? Pour annuler les réglages spécifiques TSE réalisés sur votre ordinateur, il vous faudra procéder à la désinstallation du logiciel et à sa réinstallation. En cas de création d'une nouvelle session ? Si, après avoir installé votre application Ciel et exécuté le script TSE, une nouvelle session doit être créée, voici la marche à suivre : 1. Activez la session créée. Voir Étape 2 : Activation des sessions, page 2. 2. Lancez l'exécution du script installé. Voir Étape 5 : Lancement du script TSE, page 3. Les nouveautés de Ciel Gestion commerciale Ciel Gestion commerciale Evolution Ciel Gestion commerciale - Ciel Up To Experts Sage activité Ciel 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Chère Cliente, Cher Client, Ce guide vous permet d’installer votre nouveau logiciel et de récupérer les données de votre ancienne version. Nous vous remercions de votre confiance et vous souhaitons une bonne utilisation de votre logiciel. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 RCS Paris 313 966 129 La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC, Euratec, Ciel, Adonix et XRT. Code APE 5829C Sommaire Les nouveautés de votre logiciel .......................................................... 7 Création d’un dossier à partir d’un modèle Sage Production Experts ........................................7 Nouveau format d’export ..................................................................................................7 La migration d’une ancienne version.................................................... 8 Ouvrir un ancien dossier ................................................................................ 8 Connaître le numéro de votre ancienne version de Ciel Gestion commerciale............................8 Vous utilisiez une version supérieure ou égale à 12.0 ou à Evolution 5.0..................................8 Vous utilisiez une version inférieure ou égale à 11.0 ou à Evolution 4.0 ...................................9 Récupérer un ancien dossier ........................................................................ 10 Présentation.................................................................................................................. 10 Les éléments non récupérés ............................................................................................ 10 Informations avant récupération ...................................................................................... 11 Procédure de récupération .............................................................................................. 11 Vérification après récupération......................................................................................... 20 Nouvelle interface du logiciel ....................................................................... 21 Les fenêtres .................................................................................................................. 21 Affichage et recherches................................................................................................... 22 Boutons de commande ................................................................................................... 23 Icônes de liste ............................................................................................................... 24 Nouveaux accès ........................................................................................... 25 Questions - Réponses................................................................................... 26 L’historique des nouveautés............................................................... 28 Les nouveautés des versions 13.0 et Evolution 6.0 ...................................... 28 Nouvel Intuiciel ............................................................................................................. 28 Récupération des données de Ciel Devis Facture ................................................................ 28 Archivage des pièces commerciales avant la purge (Norme DGI) .......................................... 29 Commandes fournisseurs pour les articles en rupture.......................................................... 29 Gestion e-Commerce ...................................................................................................... 29 Impression d’un état récapitulatif TVA et TPF ..................................................................... 29 Les nouveautés des versions 13.20 et Evolution 6.20 .................................. 30 Gestion de la norme DEEE............................................................................................... 30 PDF en couleur .............................................................................................................. 30 Les nouveautés des versions 14.0 et Evolution 7.0 ...................................... 31 Gestion des prospects..................................................................................................... 31 Pièce commerciale client : Saisie Document....................................................................... 31 Liste des ordres de production ......................................................................................... 32 Les recherches Trouvtoo ................................................................................................. 32 Besoin d’aide................................................................................................................. 33 Gestion des articles en langues étrangères ........................................................................ 33 Générer des écritures au format RImport .......................................................................... 33 Assistant de création d’un dossier : insertion du Logo ......................................................... 33 Abonnements clients et fournisseurs : périodicité semestrielle.............................................. 34 Cliquer/Glisser d'articles pour générer une pièce commerciale .............................................. 34 Cliquer/Glisser pour effectuer un transfert de pièce ............................................................ 34 Gestion des comptes Effets à recevoir et Effets à payer ....................................................... 34 Dépôts : Articles en stock ............................................................................................... 34 Préférences de saisie et d’enregistrement d'une pièce commerciale....................................... 35 Points de restauration..................................................................................................... 35 Ajout du bouton [Aperçu] dans les listes des pièces commerciales de vente et d’achat ............ 35 Ajout des fonctions créer, modifier, supprimer accessibles via le menu Contextuel des listes .... 35 Les nouveautés des versions 15.0 et Evolution 8.0 ...................................... 36 Modification de l’interface................................................................................................ 36 Les aperçus................................................................................................................... 37 Acquisition d’informations légales ..................................................................................... 38 Mise sous surveillance .................................................................................................... 38 eBay ............................................................................................................................ 39 Envoyer des emails à partir d’une liste .............................................................................. 39 Calcul prix et poids des articles ........................................................................................ 39 Mise à jour des désignations longues : libellés de la nomenclature ........................................ 40 Recalcul du PAMP ........................................................................................................... 40 Choix du contact dans les pièces commerciales .................................................................. 40 Les nouveautés des versions 16.0 et Evolution 9.0 ...................................... 41 Personnalisation des polices ............................................................................................ 41 Regroupements dans les listes (Intuiliste) ......................................................................... 41 Les règles .....................................................................................................................41 Options de saisie de facturation ....................................................................................... 41 Gestion des remises et promotions ................................................................................... 42 Calculs sur les quantités ................................................................................................. 42 Gestion des clients NPAI (N’habite pas à l’Adresse Indiquée)................................................ 42 Alerte de l’encours client dépassé..................................................................................... 42 Recherche d’un article par le code-barre ........................................................................... 42 Gestion de l’unité de l’article............................................................................................ 43 Saisie d’un article par la référence fournisseur ................................................................... 43 Mise à jour des informations d’un article à partir des pièces ................................................. 43 Etats pièces clients : nouvel assistant de création............................................................... 43 Les nouveautés des versions 17.0 et Evolution 10.0 .................................... 44 Les barres d’actions ....................................................................................................... 44 Affichage des fenêtres en arrière-plan............................................................................... 45 Enregistrement automatique des vues .............................................................................. 45 Les actions flash ............................................................................................................ 45 Ajout de l’option Affiner la sélection.................................................................................. 45 Gestion des retours pour les ventes Ebay .......................................................................... 45 Sous-total dans les pièces commerciales de ventes et d’achats............................................. 46 Amélioration des remises/promotions ............................................................................... 46 Gestion des affaires........................................................................................................ 46 Les nouveautés des versions 18.0 et Evolution 11.0 .................................... 47 Intuiciel personnalisable.................................................................................................. 47 Insertion automatique .................................................................................................... 47 Correcteur orthographique .............................................................................................. 48 Aide à la saisie des Codes postaux et villes ........................................................................ 48 Intégration de la norme SEPA .......................................................................................... 49 Suivi des affaires ........................................................................................................... 49 Optimisation de la saisie par douchette ............................................................................. 49 Génération de plusieurs abonnements en une seule fois ...................................................... 50 Gestion avancée des relances clients ................................................................................ 50 Ciel Business Mobile ....................................................................................................... 50 Les nouveautés des versions 18.10 et Evolution 11.10 ................................ 51 Nouveautés relatives à la Loi SEPA ................................................................................... 51 Les nouveautés des versions 19.0 et Evolution 12.0 .................................... 53 L’accueil Ciel .................................................................................................................53 Mon compte Ciel ............................................................................................................ 53 Enrichissement de l’Intuiciel ............................................................................................ 53 Commissions fixes et variables ........................................................................................ 54 Récupération d’un dossier Ciel Professionnel indépendant .................................................... 54 Les nouvelles alertes ...................................................................................................... 54 Regroupement des adresses clients et fournisseurs............................................................. 55 Remises/Promotions par tranches successives ................................................................... 55 Migration SEPA : modification de l’envoi ............................................................................ 55 FlashCode et CodeQR ..................................................................................................... 56 Modification de l’historique des archives ............................................................................ 56 Modification de l’ouverture d’un dossier............................................................................. 56 Les nouveautés des versions 19.60 et Evolution 12.60 ................................ 57 Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement................................................................ 57 Programme Amélioration Produits .................................................................................... 57 Les nouveautés des versions 20.0 et Evolution 13.0. ................................... 58 Sauvegarde DGFiP ......................................................................................................... 58 Modification des décimales .............................................................................................. 58 Intuiciel Windows™ 8 ..................................................................................................... 59 Fin d’exercice ................................................................................................................ 59 Les nouveautés de votre logiciel 7 Les nouveautés de votre logiciel Il s’agit des nouveautés des versions Millésime 20.1, Evolution 13.1, Ciel Up To Experts 20.1 Création d’un dossier à partir d’un modèle Sage Production Experts  Menu DOSSIER - commande MODÈLE SAGE PRODUCTION EXPERTS.  Cette commande est également accessible à partir de l'Accueil - bouton [Je créé mon dossier à partir d'un modèle Sage Production Experts]. Cette commande permet de créer un nouveau dossier à partir d'un modèle du logiciel Sage Production Experts. C'est votre expert-comptable qui vous transmet ce modèle contenant vos clients, fournisseurs, banques et comptes. Les données du fichier seront automatiquement copiées dans le nouveau dossier.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide accessible par la touche . Nouveau format d’export Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution et Ciel Gestion commerciale - Ciel Up To Experts  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - LIAISON COMPTABLE Vous disposez du nouveau format d’export, Sage Production Experts, spécialement adapté pour échanger vos écritures avec un expert-comptable équipé du logiciel Sage Production Experts. Dans le menu déroulant Destination du transfert, choisissez cette option si vos écritures sont destinées à être intégrées dans un logiciel de comptabilité Sage Production Experts. Un fichier d'exportation au format compatible à Sage Production Experts (.sgcute) contenant les écritures de votre choix sera créé. La migration d’une ancienne version 8 La migration d’une ancienne version Ouvrir un ancien dossier Afin que le dossier dans lequel vous travailliez auparavant puisse être ouvert, des traitements préalables sont nécessaires. Selon votre ancienne version de Ciel Gestion commerciale, soit : • votre dossier de travail nécessite une mise à jour, • soit vous devez procéder à la récupération de votre dossier. Connaître le numéro de votre ancienne version de Ciel Gestion commerciale Vous devez connaître la version que vous utilisiez jusqu'à maintenant afin de vous reporter à la bonne procédure d’ouverture de dossier. Pour cela : 1. Ouvrez votre ancienne version de Ciel Gestion commerciale. 2. Activez la commande À PROPOS DE CIEL GESTION COMMERCIALE du menu AIDE ou ?. Le numéro de version est indiqué dans la fenêtre qui s'affiche  Pour voir les tableaux de correspondance des versions, reportez-vous au paragraphe “Comment puis-je reconnaître facilement mon numéro de version ?”, page 26. Vous utilisiez une version supérieure ou égale à 12.0 ou à Evolution 5.0 Votre dossier doit être mis à jour pour pouvoir être exploité dans la nouvelle version de Ciel Gestion commerciale. 1. Activez le menu DOSSIER - commande OUVRIR. 2. Cliquez sur votre dossier. La fenêtre ci-dessous s'affiche.  Tant que vous n’avez pas mis à jour votre dossier, cette fenêtre se présentera à l’ouverture du logiciel. 1. Il est fortement conseillé d’effectuer une sauvegarde de votre dossier. Assurez-vous que l’option Effectuer une copie de sauvegarde avant la mise à jour est bien cochée. 2. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement.  A la fin du traitement, un message vous indique que la mise à jour de votre dossier est terminée. Vous pouvez commencer à travailler. La migration d’une ancienne version 9 Vous utilisiez une version inférieure ou égale à 11.0 ou à Evolution 4.0 Afin que votre dossier puisse être ouvert dans votre nouvelle version de Ciel Gestion commerciale, vous devez effectuer une récupération. Les dernières versions sont des logiciels totalement nouveaux. En effet, l’installation de la nouvelle version de Ciel Gestion commerciale a apporté des modifications sur votre ordinateur : • les raccourcis qui étaient présents dans le menu DÉMARRER ont été supprimés, • l’exécutable de l’ancienne version a été renommé en ancienwgc.exe. Vous pouvez y accéder depuis l’explorateur Windows en allant dans le répertoire d’installation de l’ancienne version (C:\Ciel\Wgc par défaut) puis en double-cliquant sur le fichier ancienwgc.exe. Ainsi, il n’est plus question d'une simple mise à jour mais d'une récupération de votre ancien dossier. Voir Récupérer un ancien dossier, page 10. Attention ! Les modifications détaillées ci-dessus n'auront lieu que si les éléments en question sont présents sur votre ordinateur et que s'ils n'ont pas été modifiés (changement de nom ou de place par exemple). De plus, les éléments que vous aurez créés par vous-même (nouveaux raccourcis par exemple) ne seront pas supprimés. La migration d’une ancienne version 10 Récupérer un ancien dossier Présentation Dans cette partie, nous allons détailler la récupération des anciens dossiers : • d’une version Ciel Gestion commerciale inférieure ou égale à Ciel Gestion commerciale 2005 vers Ciel Gestion commerciale 2006 minimum. • d’une version Evolution inférieure ou égale à Ciel Gestion commerciale Evolution 4.00 vers Ciel Gestion commerciale Evolution 5.20 minimum. Les dernières versions des logiciels étant totalement nouvelles, il n’est plus question d'une simple mise à jour mais d'une récupération de vos anciens dossiers. En effet, la quasi intégralité de votre ancien dossier sera récupérée dans un nouveau dossier Ciel Gestion commerciale.  Reportez-vous au paragraphe ci-dessous, Les éléments non récupérés. Votre dossier actuel ne sera ni modifié ni mis à jour. La procédure de récupération s’effectue sur une copie de votre dossier. Vous pourrez donc continuer à utiliser, si nécessaire, votre ancien dossier avec votre ancienne version. Les éléments non récupérés Voici la liste des éléments qui ne seront pas récupérés de votre ancien dossier Ciel Gestion commerciale ou Ciel Gestion commerciale Evolution. Les états paramétrables La nouvelle version de Ciel Gestion commerciale intègre un nouveau générateur d'états très puissant. Cependant, vous ne récupérerez que les modèles de pièces commerciales clients et/ou fournisseurs. La récupération des autres états, des documents Office ainsi que celle des formats d'imports et d'exports n'est pas possible. Ceci étant, de nombreux états pré-définis sont livrés dans cette nouvelle version. Les ordres d'assemblage et de désassemblage Le fonctionnement étant différent la récupération des ordres d'assemblage et de désassemblage n'est pas possible. Le journal des transactions Le journal de toutes les opérations réalisées dans le logiciel n’est pas récupéré. Les mémos, les glossaires Les mémos et les glossaires ne sont pas récupérés. Attention ! Seules les dossiers des versions indiquées ci-dessous peuvent être récupérés : • les versions supérieures ou égales à Ciel Gestion commerciale 2000 (version 6.00), • toutes les versions Ciel Gestion commerciale Evolution. La migration d’une ancienne version 11 Informations avant récupération La monnaie principale du dossier Si le dossier est encore géré en francs, vous devrez le convertir en euros avant d’effectuer la récupération. S’il n’est ni en euros, ni en francs vous pourrez changer la monnaie avant la récupération. De même, les pièces commerciales dont la monnaie est différente de celle du dossier seront converties dans la monnaie du dossier (à condition que l'option soit cochée lors du lancement de la récupération). Le programme conservera pour information le total HT et le total TTC de chacune d'entres elles. Les champs personnalisés La récupération des champs personnalisés est limitée : • 30 champs pour les bases, • 30 champs pour les pièces (tous types de pièces confondus). Le masque de saisie de ces champs n’est pas récupéré. Procédure de récupération Il est conseillé de lire les paragraphes précédents avant de lancer la récupération de votre ancien dossier.  Avant d'effectuer cette manipulation, la nouvelle version de Ciel Gestion commerciale doit être installée sur votre ordinateur. Démarrer Ciel Gestion commerciale 1. Lancez la nouvelle version de Ciel Gestion commerciale en double-cliquant sur le raccourci qui a été installé sur le bureau. Une des fenêtres ci-dessous s'affiche : 2. Cochez l'option correspondant au dossier que vous souhaitez ouvrir. Attention ! La procédure de récupération peut être longue. Elle dépend de la taille de votre dossier et de la puissance de votre ordinateur. Elle ne pourra en aucun cas être interrompue. Attention ! Nous vous recommandons d'effectuer au moins une sauvegarde de votre ancien dossier avant de lancer cette procédure. Fenêtre dans Ciel Gestion commerciale Evolution Fenêtre dans Ciel Gestion commerciale La migration d’une ancienne version 12 Sélectionner le dossier La fenêtre qui s'affiche est fonction de l'option préalablement cochée. Vous avez coché l'option Version 2005 (version < à 5.00 en Evolution) ou Version <= 2005 (version < à 12.00 en Millésime) La fenêtre ci-dessous s'affiche. 1. Sélectionnez le dossier que vous souhaitez récupérer. 2. Validez en cliquant sur le bouton [OK]. Si votre ancien dossier ne s'affiche pas dans la liste ... Si votre ancien dossier ne s'affiche pas dans la liste, vous devez le sélectionner manuellement. Pour cela : 1. Cliquez sur le bouton [Annuler] depuis la liste des anciens dossiers. 2. Choisissez la commande OUVRIR du menu DOSSIER. La fenêtre d'ouverture de dossier s'affiche. 3. Cliquez sur la fonction Récupérer un dossier d’une ancienne version tout en maintenant la touche enfoncée. La fenêtre de sélection et d'ouverture de dossiers s'affiche. 4. Une fois le dossier sélectionné, validez à l'aide du bouton [OK]. La migration d’une ancienne version 13 Vous avez coché l'option Version 2006 (version >= à 5.00 en Evolution ou version > = 12.00 en Millésime) La fenêtre ci-dessous s’affiche. Vous devez sélectionner le dossier à ouvrir. 1. Pour choisir votre ancien dossier, cliquez sur la fonction Récupérer un dossier d’une ancienne version.  Cette fenêtre vous permettra, par la suite, d'ouvrir votre dossier Ciel Gestion commerciale. Pour le moment, vous ne pouvez ouvrir que le dossier d'exemple que nous livrons avec le logiciel. Le logiciel va rechercher sur votre disque dur le ou les anciens dossiers de Ciel Gestion commerciale. Vous obtenez la liste des anciens dossiers dans une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous. 2. Sélectionnez le dossier à prendre en compte puis cliquez sur le bouton [OK]. La migration d’une ancienne version 14 Choisir un utilisateur Par défaut, l’utilisateur est MAITRE. 1. Si plusieurs utilisateurs étaient définis dans votre ancien dossier, choisissez votre nom d’utilisateur. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. Saisir le mot de passe Si votre ancien dossier était protégé par un mot de passe, vous obtenez une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous. 1. Saisissez votre mot de passe. Vous ne disposez que de 3 essais pour le saisir. 2. Validez à l'aide du bouton [OK]. La migration d’une ancienne version 15 Assistant de récupération 1. La fenêtre suivante s’affiche. Sélectionnez une des deux options de récupération proposées : • Mise à jour standard : dans ce cas tous les éléments sont récupérés (sauf ceux indiqués au paragraphe “Les éléments non récupérés”, page 10). • Mise à jour avancée : cette option permet de choisir les éléments à récupérer. Dans ce cas, une fenêtre supplémentaire s’affiche comme ci-dessous Dans l'ancienne version de Ciel Gestion commerciale, le dossier peut être tenu : • en Euros • ou dans une monnaie Autre que l’Euro. Cochez les éléments à récupérer et cliquez sur le bouton [Suivant]. La migration d’une ancienne version 16  La fenêtre qui s’affiche dépend de la monnaie dans laquelle les pièces commerciales sont saisies dans l'ancienne version du logiciel. 2. Cochez l’option Récupération des pièces autres que Euro ou Récupération des pièces en Euro (suivant la monnaie de votre dossier). 3. Indiquez ou modifiez le taux de conversion qui sera utilisé pour convertir les pièces. 4. Cliquez sur le bouton [Suivant]. La fenêtre suivante vous propose de récupérer vos modèles de pièces commerciales clients/fournisseurs. 5. Cochez l’option et cliquez sur le bouton [Suivant]. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Si votre ancien dossier était en euros, la zone Monnaie du dossier est grisée. Si votre ancien dossier était tenu dans une autre monnaie que l’Euro, vous devrez sélectionner ou créer la Monnaie de votre ancien dossier. La migration d’une ancienne version 17 6. Avant de lancer la procédure de récupération, assurez-vous que votre ancienne version n'est pas ouverte. 7. Une fois la note lue, cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement. Mise à niveau de votre ancien dossier Si votre dossier correspond à une version inférieure à Ciel Gestion commerciale 2000 (version 6.00) La fenêtre suivante s’affiche. Vous ne pouvez pas récupérer directement un dossier provenant d’une version inférieure à 6.00 (2000). Vous devez d’abord récupérer le dossier dans une version comprise entre 6.00 et 10.00 pour ensuite pouvoir le récupérer dans une version supérieure. Nous vous invitons, dans ce cas, à prendre contact avec nos techniciens conseil. Si votre dossier correspond à une version comprise entre Ciel Gestion commerciale 2000 (version 6.00) et Ciel Gestion commerciale 2004 (version 10.00) Dans ce cas, une première mise à niveau va être nécessaire avant d'aborder la récupération. Le message suivant s'affiche : La migration d’une ancienne version 18 • Pour abandonner la procédure en cours, cliquez sur le bouton [Non]. Dans ce cas, aucune création et aucune modification n'est réalisée. • Pour poursuivre le traitement, cliquez sur le bouton [Oui]. La récupération de votre ancien dossier commence. Le compte rendu de la récupération Une fois la récupération terminée, une nouvelle fenêtre s'affiche. Cette fenêtre détaille non seulement l'ensemble des informations récupérées de votre ancien dossier, mais également les éléments non récupérés. En effet, dans certains cas, les données présentes dans votre ancien dossier pouvaient être incomplètes ou fausses. Ce compte rendu peut donc contenir à la fois des remarques générales mais aussi des erreurs. Voici les différents types d'informations que vous pourrez y trouver : Note Les informations de ce type correspondent à des récupérations effectuées correctement ou à des données qui ont été modifiées après récupération. Alerte Les informations de ce type correspondent à des récupérations qui ont été réalisées mais avec certains paramètres incomplets. La migration d’une ancienne version 19 Erreur Les informations de ce type correspondent à des erreurs plus importantes. Ces erreurs entraînent la non-récupération d'une donnée. Pour chaque type de remarques, vous disposez dans la colonne Commentaire, d'explications précises sur la note, l'alerte ou l'erreur. Vous pouvez imprimer ce compte rendu en cliquant sur l'icône Imprimante située au-dessus de l'ascenseur vertical.  Ce compte rendu est enregistré automatiquement sous forme d'un fichier texte présent sur le bureau. Ceci vous permet de le consulter à tout moment afin de réaliser vos vérifications ou vos modifications sur votre nouveau dossier. Récupérer les modèles de l’ancien dossier A la fermeture de la fenêtre du compte rendu, la fenêtre de récupération des modèles de pièces commerciales clients/fournisseurs s’affiche (à condition d'avoir coché l'option correspondante avant la récupération). Cette fenêtre vous permet de récupérer les modèles de pièces commerciales que vous aviez paramétrés dans l'ancienne version. Il n'est pas nécessaire de récupérer les modèles standards car ils sont déjà créer dans la nouvelle version. 1. Sélectionnez dans la zone Affichage les pièces commerciales à prendre en compte : Pièces clients ou Pièces fournisseurs.  Les modèles cochés favoris dans l'ancienne version apparaissent en rouge gras dans la liste. 2. Pour récupérer un modèle, sélectionnez-le dans la liste et cliquez sur le bouton [Convertir]. 3. Saisissez le nom du modèle de pièces. Il sera enregistré dans la nouvelle version avec le nom que vous lui aurez attribué. La migration d’une ancienne version 20 Le modèle récupéré s’affiche. 4. Cliquez sur le bouton [Fermer] ou modifiez le modèle si nécessaire et cliquez sur le bouton [OK]. 5. Répétez la procédure pour chaque modèle à récupérer.  Le modèle récupéré s’affiche dans la partie inférieure de la liste en gris clair. A la fin du traitement, cliquez sur le bouton [Terminer]. Vous vous retrouvez dans votre dossier récupéré avec la nouvelle version de Ciel Gestion commerciale.  Vous pourrez récupérer ultérieurement vos modèles à l’aide de la tâche Récupération Pièces à installer dans la barre de navigation. Vérification après récupération Le nom utilisateur et le mot de passe Si vous aviez défini plusieurs utilisateurs dans votre ancien dossier, vous devez, après l’ouverture du dossier dans la nouvelle version, vérifier le nom Utilisateur et le Mot de passe. Attention ! Vous pouvez accéder à l’ancienne version de votre dossier en activant la commande DÉMARRER VERSION < A 2006 du menu DIVERS. Vérifiez et saisissez éventuellement le nom utilisateur et le mot de passe. La migration d’une ancienne version 21 Nouvelle interface du logiciel Dans cette nouvelle version de Ciel Gestion commerciale, l’interface du logiciel a été modifiée pour vous en faciliter l’utilisation. Nous allons détailler ici, via les fenêtres Liste des clients et Liste des pièces clients, les principales différences existant entre l’ancienne et la nouvelle version. Les fenêtres Ancienne version Lorsque vous activiez la commande CLIENTS du menu BASES, la fenêtre suivante s’ouvrait affichant la liste de tous les clients créés dans l’application. La migration d’une ancienne version 22 Nouvelle version Lorsque vous activez la commande CLIENTS du menu LISTES, la fenêtre ci-dessous s’affiche. Une nouvelle interface vous permet d’effectuer directement certains traitements (créer un client, créer une pièce, effectuer un règlement, etc.). Affichage et recherches Nouvelle version La nouvelle version de Ciel Gestion commerciale vous permet, lorsque vous activez la commande PIÈCES CLIENTS du menu VENTES ou PIÈCES FOURNISSEURS du menu ACHATS, de visualiser en un clic, la liste de toutes les pièces commerciales clients ou fournisseurs existantes. Afficher les pièces commerciales d’un type particulier Pour afficher les pièces commerciales d’un type en particulier, cliquez sur l’un des liens situés dans la partie gauche de la fenêtre Liste des pièces clients. La migration d’une ancienne version 23 Exemple Pour afficher les pièces Factures, cliquez sur le lien Factures : Afficher une pièce à partir de son numéro • Pour afficher une pièce dont vous connaissez le numéro, saisissez ce numéro dans la zone de recherche. Exemple Pour afficher la facture FA0037 du client ZAMACHOWSKI saisissez FA0037 dans la zone de recherche :  Vous pouvez effectuer à partir de cette zone des recherches simples ou avancées et enregistrer vos critères de recherches.  Pour plus d'informations, reportez-vous au chapitre Les filtres (recherches) du manuel électronique Annexes disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Boutons de commande Ancienne version Les commandes CRÉER, MODIFIER, etc., étaient accessibles à partir de : • la barre d’outils • du menu EDITION • du menu CONTEXTUEL (clic droit). Nouvelle version Les boutons situés dans la partie supérieure de la fenêtre vous permettent d’accéder aux principales commandes exécutables à partir de la fenêtre. Exemple Dans la fenêtre Liste des clients, ces boutons permettent respectivement de : • créer un client • modifier un client La migration d’une ancienne version 24 • supprimer un client • créer une pièce commerciale pour le client sélectionné • effectuer un règlement client. Icônes de liste Dans la nouvelle version, les icônes placées sur le côté droit permettent de définir les propriétés de la liste, d’obtenir un aperçu de la sélection avant impression, d’imprimer la sélection de la liste et d’accéder à d'autres fonctionnalités comme l'édition de graphiques, l'export de la sélection, etc. La migration d’une ancienne version 25 Nouveaux accès Dans cette nouvelle version de Ciel Gestion commerciale, l’accès à certaines fonctionnalités a été modifié pour vous en faciliter l’utilisation. Voici les principales modifications : Ancienne version Nouvelle version Menu BASES Menu LISTES Vous retrouvez désormais vos principales commandes (clients, fournisseurs, articles, familles articles, modes de règlement, etc.) dans le menu LISTES. Menu BASES commande JOURNAL COMPTABLE Menu TRAITEMENTS commande LIAISON COMPTABLE Menu BASES commande TABLES La gestion de la TVA, TPF, des modes de règlement et des tarifs par familles s’effectuait via cette commande. Menu LISTES Des commandes spécifiques (TVA, modes de règlement) sont disponibles dans le menu LISTES. Menu BASES commande MOUVEMENTS DE STOCKS - menu CONTEXTUEL (clic droit) RÉGULATION DES STOCKS Menu TRAITEMENTS commande RÉGULATION DES STOCKS Menu BASES commande GESTION DES NOMENCLATURES (assemblage - désassemblage) Menu TRAITEMENTS commande GESTION DE PRODUCTION (assemblage - désassemblage - annulation d’assemblage - commandes fournisseurs) Menu UTILITAIRES commande TOP CLÔTURE Menu TRAITEMENTS commande TOP CLÔTURE Menu VENTES/Menu ACHATS Vous pouvez visualiser toutes les pièces clients ou toutes les pièces fournisseurs en activant respectivement les commandes PIÈCES CLIENTS et PIÈCES FOURNISSEURS. Menu VENTES/ Menu ACHATS Gestion des FACTURES D’ACOMPTE Le menu DIVERS regroupe des commandes issues de différents menus dans l’ancienne version (analyseur commercial ventes/achats, statistiques, objectifs, répartition par famille, etc.) Menu FENÊTRES commande PASSER EN MODE DÉCOUVERTE / PASSER EN MODE COMPLET Menu DIVERS commande MENUS DÉCOUVERTE / MENUS STANDARD Menu DIVERS commande MON INTUICIEL Menu FENÊTRES commande MON INTUICIEL La migration d’une ancienne version 26 Questions - Réponses Dois-je effectuer une sauvegarde de mon ancien dossier avant de lancer la procédure de récupération de mes données ? Oui. Il est recommandé d’effectuer une sauvegarde de votre dossier avant d’effectuer cette manipulation. Pour cela, activez la commande SAUVEGARDE du menu DOSSIER de l’ancienne version de Ciel Gestion commerciale.  Nous vous conseillons vivement de conserver cette copie de sauvegarde. Comment puis-je reconnaître facilement mon numéro de version ? 1. Pour connaître votre numéro de version, ouvrez votre ancien dossier. 2. Activez la commande À PROPOS DE CIEL... du menu ? ou AIDE. Le numéro de version est indiqué dans la fenêtre qui s'affiche. Tableau de correspondance Ciel Gestion commerciale Tableau de correspondance Ciel Gestion commerciale Evolution Numéro de version Millésime 6.0 - 6.01 2000 7.0 - 7.01 - 7.10 2001 8.0 - 8.01 - 8.10 - 8.11 2002 9.0 2003 10.0 - 10.01 2004 11.0 2005 12.0 2006 13.0 - 13.20 2007 14.0 2008 15.0 - 15.10 2009 16.0 - 16.10 2010 17.0 - 17.10 2011 18.0 - 18.10 2012 19.0 - 19.60 - 19.61 2013 20.0 - 20.1 2014 Numéro de version Millésime 1.10 - 1.11 - 1.20 - 1.21 2002 2.0 - 2.01 - 2.02 2003 3.0 - 3.01 2004 4.0 2005 5.0 - 5.10 - 5.20 - 5.30 - 5.31 - 5.40 2006 6.0 - 6.10 - 6.20 - 6.30 - 6.50 2007 7.0 - 7.10 2008 8.0 - 8.10 2009 9.0 - 9.10 2010 10.0 - 10.10 2011 11.0 - 11.10 2012 12.0 - 12.10 - 12.60 - 12.61 2013 13.0 - 13.1 2014 La migration d’une ancienne version 27 Tableau de correspondance Ciel Gestion commerciale - Ciel Up To Experts Quelles sont les étapes à respecter lors de la récupération des données de mon ancien dossier ? Installation de la nouvelle version de votre logiciel La nouvelle version de Ciel Gestion commerciale ou Ciel Gestion commerciale Evolution doit être installée sur votre ordinateur. Avant la récupération • Contrôle de certains éléments de votre dossier actuel : • vérification de la monnaie du dossier (euros) • Copie de sauvegarde de votre ancien dossier. Récupération de vos données • Lancement de Ciel Gestion commerciale • Sélection de votre ancien dossier • Saisie éventuelle du mot de passe • Remise à niveau éventuelle de votre ancien dossier • Récupération et compte rendu du traitement Après la récupération • Récupération éventuelle des modèles de pièces. Quels sont les éléments qui ne seront pas récupérés depuis mon ancien dossier ? Les éléments suivants ne seront pas récupérés : • les états paramétrables • les ordres d’assemblage et de désassemblage • le journal des transactions • les mémos, les glossaires Au début de la procédure de récupération, un message m'indique que mon logiciel est trop ancien pour être mis à jour. Que dois-je faire ? Selon la version de votre logiciel, il se peut que la récupération de votre ancien dossier ne soit pas possible. Nous vous invitons, dans ce cas, à contacter nos techniciens conseil au numéro Indigo 0 825 00 40 30. Que se passe-t-il s’il y a une coupure de courant pendant la récupération de mes données ? 1. Créez un nouveau dossier dans l’ancienne version de Ciel Gestion commerciale et lancez une restauration de vos données (Menu DOSSIER commande RESTAURATION). 2. Lancez une réindexation dans l’ancienne version de Ciel Gestion commerciale. Pour cela, activez la commande OUTILS FICHIERS du menu UTILITAIRES puis cliquez sur le bouton [Réindexer]. 3. Lancez une réorganisation de la base dans l’ancienne version de Ciel Gestion commerciale. Cette opération s'assimile à la réindexation. La seule différence c'est qu'elle intervient sur les changements de structure, et a donc pour but de reconstruire les bases. Pour cela, activez la commande OUTILS FICHIERS du menu UTILITAIRES puis cliquez sur le bouton [Réorg]. 4. Relancez par la suite la procédure de récupération de vos données. Numéro de version Millésime 20.1 2014 L’historique des nouveautés 28 L’historique des nouveautés Ce chapitre vous présente toutes les nouveautés réalisées depuis les versions 13.0 et Evolution 6.0. Les nouveautés des versions 13.0 et Evolution 6.0 Nouvel Intuiciel  Menu DIVERS commande INTUICIEL L’Intuiciel © est une interface multi-niveaux qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations comptables ou à des récapitulatifs de votre exercice. L’Intuiciel © est composé de quatre onglets : • Mon bureau • Mon tableau de bord • Mes états et statistiques • Mes actualités  Pour des informations détaillées sur l’Intuiciel, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Récupération des données de Ciel Devis Facture  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU La récupération consiste à créer un dossier dans Ciel Gestion commerciale qui contiendra les éléments d'un dossier de Ciel Devis Facture.  Pour des informations détaillées sur la récupération d’un dossier de Ciel Devis Facture, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. L’historique des nouveautés 29 Archivage des pièces commerciales avant la purge (Norme DGI)  Menu TRAITEMENTS - commande PURGE Conformément à la nouvelle réglementation de la DGI, Ciel Gestion commerciale vous permet d'exporter les données ayant permis d’établir les documents légaux. Ce traitement est réalisé lors de la purge de vos pièces commerciales.  Vous pouvez par la suite consulter l'historique des données archivées à partir du menu DIVERS de votre application.  Pour des informations détaillées sur l’archivage DGI, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Commandes fournisseurs pour les articles en rupture  Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION - COMMANDES FOURNISSEURS Cette fonctionnalité permet de réapprovisionner des articles qu’ils soient en rupture de stock ou non. Les bons de commande fournisseurs correspondant sont générés automatiquement. Un assistant va vous permettre de paramétrer vos commandes fournisseurs à travers 3 étapes.  Pour des informations détaillées sur les Commandes fournisseurs, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Gestion e-Commerce  Menu VENTES - commande E-COMMERCE Cette commande permet d’accéder directement depuis Ciel Gestion commerciale aux fonctionnalités d’eCommerce. Impression d’un état récapitulatif TVA et TPF  ETATS - commande ÉTATS RÉCAPITULATIFS Cette commande permet d'éditer l'état récapitulatif TVA et l'état récapitulatif TPF (Taxe para fiscale). Vous obtiendrez ainsi les montants totaux des TVA ou des TPF de vos ventes.  Pour des informations détaillées sur les Etats récapitulatifs, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Attention ! L'archivage des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la Direction Générale des Impôts (DGI) impose un archivage des données. Attention ! Seuls les articles définis par un code fournisseur sont pris en compte. L’historique des nouveautés 30 Les nouveautés des versions 13.20 et Evolution 6.20 Gestion de la norme DEEE  Menu LISTES - commande ÉCO-PARTICIPATIONS La nouvelle loi DEEE (Déchets Equipements Electriques et Electroniques) a pour objectif de limiter le gaspillage des matières premières. Le principe est que le consommateur rapporte ses équipements usagés et s'acquitte de l'éco-participation pour financer leur recyclage. L'éco-participation correspond à la contribution financière du consommateur pour la collecte, la réutilisation, ou le recyclage d'un produit usagé. Son montant varie selon le produit et le type de traitement qu'il nécessite. Ce montant doit apparaître sur la fiche de l'article. A partir de la liste des éco-participations, vous pouvez créer des éco-participations pour ensuite les affecter à vos articles, les modifier ou supprimer.  Pour des informations détaillées sur l’éco-participation, reportez-vous à l’aide intégrée à l’application. PDF en couleur Vous pouvez générer vos documents au format PDF en couleur. Vous pourrez donc les imprimer en couleur si votre imprimante le permet. L’historique des nouveautés 31 Les nouveautés des versions 14.0 et Evolution 7.0 Gestion des prospects  Menu LISTES - commande PROSPECTS Les prospects désignent des clients potentiels auprès desquels les démarcheurs font de la publicité. Vous pouvez saisir un fichier de prospects en vue de l'édition de mailing. Cette liste répertorie tous les prospects créés. Ils sont identifiés par leur code, leur nom, leur société, leur numéro de téléphone, leur adresse suivant le paramétrage des colonnes que vous déterminez. Vous pouvez à partir de la liste des prospects, CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER un prospect. De même, vous pouvez ÉTABLIR UN DEVIS pour le prospect sélectionné ou le CONVERTIR EN CLIENT.  Pour des informations détaillées sur la gestion des prospects, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Pièce commerciale client : Saisie Document Uniquement pour les pièces commerciales de ventes Ce mode de saisie permet de préparer un devis, facturer un client, établir un avoir, enregistrer une commande, etc. rapidement. Vous saisirez les informations directement dans la pièce commerciale concernée. Les zones dans lesquelles vous pouvez saisir des données sont matérialisées par l'icône . Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. En effet, la pièce commerciale que vous êtes entrain de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle que vous imprimerez (police, taille, couleur, etc.). Toutefois, vous pouvez changer de mode et revenir en «saisie standard». Pour cela, activez la commande Convertir en mode standard accessible par le menu CONTEXTUEL (clic droit) de la LISTE DES PIÈCES CLIENTS. L’historique des nouveautés 32 Exemple : Extrait d'un devis  Pour des informations détaillées sur la saisie document, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Liste des ordres de production Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution  Menu LISTES - commande ORDRES DE PRODUCTION Cette commande permet de consulter les ordres de production existants. Vous pouvez depuis cette fenêtre lancer la création d'un assemblage, désassembler ou annuler un assemblage. • créer un ordre de production (commande accessible également par le menu Contextuel - clic droit) • consulter un ordre de production 1. Sélectionnez l'ordre de production que vous souhaitez visualiser. 2. Cliquez sur le bouton [Consulter].  Vous pouvez éditer l'état Ordre de production disponible en cliquant sur l'icône . Les recherches Trouvtoo  Menu DIVERS - commande TROUVTOO Trouvtoo est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application : • sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (toutes les factures du Client Martin) tout en effectuant une autre tâche dans votre application. • à l'aide de Google Desktop : nécessite l'installation de Google Desktop disponible en téléchargement sur www.google.fr. • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. L’historique des nouveautés 33 Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement. 1. Saisissez le mot clé à rechercher. 2. Spécifiez le répertoire de recherche (Dossier courant, Google Desktop, Google Web).  Si vous lancez la recherche sur 2 ou 3 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. 3. Validez en cliquant sur . 4. Pour annuler une recherche, cliquez sur . Besoin d’aide  Icône du bureau Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, activez cette commande. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement. 1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur). 2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de télé- phone (où vous pouvez être joint). 3. Cliquez sur pour valider le formulaire et lancer la connexion. Gestion des articles en langues étrangères Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution  Fiche Article - bouton [International] Cette commande vous permet de saisir vos articles vendus à l'international dans 2 langues étrangères. Vous pouvez par exemple saisir dans l'onglet Langue 1 un article en Anglais puis dans l'onglet Langue 2 ce même article en Chinois. 1. Indiquez le Libellé de l'article puis saisissez le descriptif dans la zone Désignation. 2. Cliquez sur [OK] pour valider.  Vous pourrez par la suite éditer vos articles en prenant en compte le critère de la langue. Générer des écritures au format RImport  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - LIAISON COMPTABLE Onglet Destination du transfert Vous pouvez générer vos écritures comptables au format RImport. L'exportation s'effectue par le biais d'un fichier RIMPORT, format reconnu par les logiciels de comptabilité Ciel. Vous devez indiquer le répertoire dans lequel sera enregistré votre fichier. Assistant de création d’un dossier : insertion du Logo  Menu DOSSIER - commande CRÉER - mode détaillé Si vous optez pour la création d’un dossier en mode détaillé, vous pouvez au cous de l’étape 3 insérer le logo de votre société. • Vous pouvez coller une image préalablement copiée et stockée par défaut dans le presse papier. L’historique des nouveautés 34 • Vous pouvez importer une image enregistrée sur votre ordinateur ou sur un support amovible (clé USB, CD-Rom). • Vous pouvez récupérer une image issue d'un scanneur ou d'un appareil-photo numérique. Pour régler la taille de l'image Faites glisser le curseur de contrôle de la taille vers la droite pour augmenter la taille de l'image ou vers la gauche pour la réduire. Abonnements clients et fournisseurs : périodicité semestrielle Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution  Menu VENTES/ACHATS - commande ABONNEMENTS Vous pouvez générer un abonnement clients ou fournisseurs tous les semestres. Cliquer/Glisser d'articles pour générer une pièce commerciale Vous pouvez créer une pièce commerciale client en utilisant le cliquer-glisser. Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale Sélectionnez les articles pour lesquels vous souhaitez créer la pièce commerciale. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-les dans la pièce voulue (devis, facture, commande...) Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans la Liste des Pièces (devis, factures...) Le principe est le même mais dans ce cas, un message vous demande de choisir le client pour lequel vous établissez la pièce. Cliquer/Glisser pour effectuer un transfert de pièce Vous pouvez transférer une pièce commerciale (devis, facture, commande...) en une autre en utilisant le cliquer-glisser. Cliquer-glisser pour transférer un devis en facture 1. Sélectionnez le devis à transférer. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. 2. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-le devis dans la fenêtre Liste des factures. Gestion des comptes Effets à recevoir et Effets à payer  Menu LISTES - commande MODES DE RÈGLEMENT Vous pouvez définir dans les modes de règlement : • le compte comptable Clients – Effets à recevoir utilisé lors de la liaison comptable des règlements clients. • le compte comptable Fournisseurs – Effets à payer utilisé lors de la liaison comptable des règlements fournisseurs. Dépôts : Articles en stock Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution  Menu LISTES - commande ARTICLES - onglet Dépôts Pour gagner du temps, vous pouvez à partir de l’onglet DÉPÔTS n’afficher que les dépôts qui ont du stock de l’article sélectionné. L’historique des nouveautés 35 Préférences de saisie et d’enregistrement d'une pièce commerciale  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - GESTION COMMERCIALE-SAISIE DES PIÈCES COMMERCIALES Lors de la saisie d’une pièce commerciale... Dans la fenêtre Préférences saisies vous pouvez d'une part paramétrer le mode de saisie par défaut des pièces commerciales de vente. Vous pouvez opter pour : • une saisie Standard • une saisie Document (uniquement pour les pièces commerciales de vente). • avoir le choix de la saisie. Dans ce cas, un message vous demandera, avant la création de la pièce, de confirmer le type de saisie souhaité. A l’enregistrement d’une pièce commerciale... Une fois votre pièce commerciale enregistrée, une fenêtre vous propose d’effectuer une ou plusieurs actions. Vous pouvez paramétrer l’affichage de cette fenêtre dans les préférences de saisie des pièces commerciales. Sélectionnez la ou les opération(s) à effectuer puis validez par [OK]. • Valider la pièce, Régler la pièce • Imprimer la pièce, Envoyer la pièce par e-mail, Visualiser la pièce (aperçu) 3. Si vous souhaitez effectuer ces opérations ultérieurement, cliquez sur le bouton [Plus tard].  Pour Ne plus afficher cette fenêtre, cochez l'option correspondante. Points de restauration  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - GÉNÉRALES (mode avancé) Créer un point de restauration consiste à sauvegarder certains paramètres de vos données. Ciel Gestion commerciale vous permet d'effectuer cette opération. Toutefois les points de restauration ne remplacent pas la sauvegarde.  La sauvegarde est une opération obligatoire que vous devez réaliser périodiquement. Si vous souhaitez désactiver les points de restauration, cochez l'option correspondante.  Cette action n'est pas recommandée. Les onglets Générales et Avancées permettent de définir les paramètres de vos points de restauration (création, conservation, stockage, etc. des points de restauration).  Pour plus d'informations sur les préférences de saisie et d’enregistrement des pièces commerciales et les points de restauration reportez-vous au chapitre Les préférences du manuel électronique Annexes disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Ajout du bouton [Aperçu] dans les listes des pièces commerciales de vente et d’achat Si vous souhaitez visualiser la pièce commerciale avant de l'imprimer, cliquez sur le bouton [Aperçu]. La pièce commerciale s’affichera telle qu'elle s'imprimera sur papier selon le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables (menu DOSSIER - commande OPTIONS puis ÉTATS PARAMÉTRABLES). Ajout des fonctions créer, modifier, supprimer accessibles via le menu Contextuel des listes Vous retrouvez les fonctions CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER depuis le menu CONTEXTUEL (clic droit) des listes. L’historique des nouveautés 36 Les nouveautés des versions 15.0 et Evolution 8.0 Modification de l’interface Mode d’affichage des fenêtres par onglet  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Environnement - Confort, onglet Interface. Vous disposez d’une navigation par onglet, qui permet de passer d’une fenêtre à une autre, lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes. Par ailleurs, vous pouvez définir la disposition des fenêtres à partir du menu DOSSIER - commande OPTIONS, PRÉFÉRENCES. Dans le groupe Environnement, Confort, onglet Interface, vous avez le choix entre la : • Navigation par onglet : les fenêtres occupent toute l’interface et la navigation est uniquement par onglet. • Navigation multi-fenêtres : les fenêtres sont affichées avec leurs barres de titre. Vous pouvez également naviguer en cliquant sur la barre de titre. Navigation par onglet Onglets Barre de titre Navigation multi-fenêtres L’historique des nouveautés 37 Intuiciel  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou onglet Mon Intuiciel de la fenêtre principale L'Intuiciel est maintenant intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est plus visible. Vous pouvez alors y accéder via le menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou en cliquant sur l’onglet Mon Intuiciel.  Pour des informations détaillées sur l’Intuiciel, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Localisation, itinéraire et recherche d’adresse  Menu LISTES - commande CLIENTS ou PROSPECTS ou FOURNISSEURS - onglet Adresse. Dans la fiche d’un client, fournisseur ou prospect, les boutons de localisation et de recherche d’adresse sont maintenant au-dessus de la zone Facturation, présentés sous la forme suivante : Localisation • : permet d’afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. • : permet d’afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client, prospect ou fournisseur). Recherche d’adresse • : permet de faire une recherche de l’adresse du client, du fournisseur ou du prospect afin de vérifier l’exactitude de l’adresse. Les aperçus Aperçu en PDF par défaut  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Impression - Impression, onglet Aperçu Les aperçus des états peuvent s’afficher par défaut au format PDF. Dans les préférences Impression, onglet Aperçu, cochez la case Aperçu en PDF. Les aperçus s’ouvrent directement dans l'application Adobe Reader®. Ainsi, un document PDF est généré et vous pouvez l’enregistrer sur votre disque dur. Attention ! L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur. L’historique des nouveautés 38 Visualiser en PDF Vous pouvez désormais visualiser l’aperçu avant impression au format PDF. Lorsque vous êtes dans la fenêtre de l’aperçu, cliquez sur le bouton . L’application Adobe Reader® s’ouvre et l’aperçu s’affiche alors au format PDF. Afficher l’aperçu dans les listes Dans les listes des pièces commerciales clients ou fournisseurs (devis, factures, avoirs, commande, etc) ainsi que dans la liste des clients, fournisseurs, prospects, articles et représentants, la nouvelle fonction Afficher l’aperçu vous permet de visualiser directement l’état de la sélection. Cette fonction est accessible à partir du bouton [Options]. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer directement en faisant un clic-droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. Acquisition d’informations légales  Menu LISTES - commande CLIENTS ou PROSPECTS ou FOURNISSEURS - onglet Adresse Dans la fiche d’un client, fournisseur ou prospect, au-dessus de la zone Facturation, vous disposez du nouveau bouton . Ce bouton permet d’accéder aux informations légales de la société de votre client, de votre prospect ou de votre fournisseur via le site Infogreffe. Mise sous surveillance  Menu TRAITEMENTS - commande MISE SOUS SURVEILLANCE Cette commande vous permet de vérifier la situation des sociétés de vos clients ou de vos fournisseurs. Ainsi, vous serez averti de tous les événements pouvant survenir dans l'entreprise : changement d'administrateur, modification de l'activité, redressement judiciaire ou dépôt des comptes annuels au greffe. Une fois que vous avez activé la mise sous surveillance, les informations légales et les alertes sur les sociétés sont consultables à partir : • de l'Intuiciel® dans l'onglet Mes actualités. • de la barre de tâche Windows™, située en bas à droite de votre écran (zone des notifications).  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Attention Pour visualiser l’aperçu en PDF, l’application Adobe Reader doit être installé sur votre ordinateur. L’historique des nouveautés 39 eBay  Menu VENTES - commande EBAY Cette commande vous permet de gérer vos ventes d’articles via eBay directement depuis votre logiciel Ciel.  Vous devez avoir un compte eBay. À partir de la commande EBAY, vous accédez à plusieurs options : • Bien démarrer sur eBay Cette option vous redirige vers une page d’informations générales sur eBay. • Paramètres eBay Cette option vous permet d’établir les paramètres et les valeurs par défaut des annonces eBay que vous mettrez en ligne. • Créer une annonce Cette option vous permet de créer une annonce eBay. • Liste des annonces Cette option vous redirige vers le site Internet eBay afin que vous puissiez visionner la liste de vos annonces mises en ligne. • Créer un modèle d’annonce Cette option vous permet de créer des modèles d’annonces que vous pourrez réutiliser pour d’autres articles. • Liste des modèles d’annonce Tous les modèles d’annonce que vous avez précédemment créés s’enregistrent automatiquement dans le menu VENTES - commande EBAY - option Liste des modèles d’annonce. • Ouvrir le site eBay Cette option vous redirige directement sur le site Internet eBay.fr  Pour plus de détails sur eBay, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Envoyer des emails à partir d’une liste  Menu LISTES - commandes CLIENTS ou FOURNISSEURS ou PROSPECTS ou REPRÉSENTANTS ou menu VENTES - commandes PIÈCES COMMERCIALES Vous pouvez envoyer un email à partir de toutes les listes où vous avez accès à une adresse email. 1. Dans la liste des clients, fournisseurs, prospects, représentants ou des pièces commerciales, faites un clic-droit. 2. Sélectionnez l’option Envoyer un email. Une fenêtre s’affiche. 3. Rédigez votre email et cliquez sur [OK]. Calcul prix et poids des articles  Menu LISTES - commande ARTICLES - bouton - Calcul prix/poids nomenclatures Cette fonction est déjà présente dans la fiche article, onglet Nomenclature. Désormais, elle est également accessible à partir de la liste des articles, ce qui permet de calculer le prix et le poids de plusieurs articles à la fois. L’historique des nouveautés 40 Mise à jour des désignations longues : libellés de la nomenclature  Menu LISTES - commande ARTICLES - bouton - Mise à jour des désignations longues Vous pouvez maintenant récupérer les libellés de la nomenclature en plus du libellé de l’article. Pour cela, vous devez cocher l’option Gérer les nomenclatures dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options). Ainsi, lorsque vous lancerez une mise à jour des désignations longues, l’assistant vous proposera une nouvelle étape permettant de récupérer ou non les libellés de la nomenclature. Recalcul du PAMP  Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION - ASSEMBLAGE Vous pouvez choisir la méthode de calcul du PAMP (Prix d’Achat Moyen Pondéré) lors d’un assemblage. Deux méthodes de calcul sont proposées : • Suivant le prix d’achat : les prix d’achat des articles de la nomenclature sont utilisés pour calculer le PAMP de l’article à assembler. • Suivant le PAMP : le PAMP de la nomenclature est utilisé pour calculer le PAMP de l’article à assembler. Choix du contact dans les pièces commerciales  Menu VENTES - commandes PIÈCES CLIENTS Dans tous les types de pièces commerciales, vous pouvez désigner un contact. En effet, dans l’onglet Infos tiers, vous disposez maintenant de la liste déroulante Nom Contact qui vous permet de sélectionner un contact.  Vous devez auparavant créer des contacts dans la liste des clients, prospects ou fournisseurs (menu LISTES - commande CLIENTS / PROSPECTS / FOURNISSEURS - bouton [Créer] - onglet Contact).  Pour plus de détails sur la création de contacts, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. L’historique des nouveautés 41 Les nouveautés des versions 16.0 et Evolution 9.0 Personnalisation des polices  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Le nouvel onglet Polices regroupe les réglages portant sur les polices du logiciel. Vous pouvez ainsi choisir la taille des polices des fenêtres et changer la police des zones de texte enrichi. Ce dernier réglage était auparavant dans l’onglet Interface, zone Fonte par défaut. Personnalisation de la taille de la police dans les fenêtres  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Vous pouvez maintenant personnaliser la taille de la police des fenêtres de votre logiciel. Trois tailles sont à votre disposition : Petite, Normale ou Grande. Regroupements dans les listes (Intuiliste) Vous pouvez définir des regroupements dans certaines listes. Cette fonction est également appelée Intuiliste. Les listes concernées sont les suivantes : clients, prospects, fournisseurs, représentants, articles, familles articles, tarifs, mouvements de stock, modes de paiement, comptes, journaux, codes analytiques, écoparticipations, pièces clients, détail pièces clients, règlements (client), abonnements clients, pièces fournisseurs, détail pièces fournisseurs, règlements (fournisseur), abonnements fournisseurs. Pour réaliser des regroupements, vous devez faire un clic-droit dans la liste et choisir la commande REGROUPEMENT puis PARAMÈTRES DE REGROUPEMENT.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes, disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. Les règles  A partir de la barre de navigation Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution Les règles permettent de personnaliser les listes de votre dossier et ainsi d’ajouter des alertes, d’affecter des valeurs par défaut ou encore de remplir certaines rubriques.  Les règles ne remplacent pas les vérifications par défaut. Le logiciel effectue toujours ses contrôles et, en second lieu, applique vos règles. Afin d’accéder à la liste des règles, vous devez ajouter vous-même une tâche dans la barre de navigation.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes, disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. Options de saisie de facturation  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Gestion commerciale - Saisie des pièces commerciales En création de pièce commerciale, la sélection du client et de l’article peut se faire deux façons : soit par le code soit par le nom. Il suffit de choisir l’option qui vous convient. L’historique des nouveautés 42 Gestion des remises et promotions  Menu LISTES - commande REMISES/PROMOTIONS La nouvelle commande REMISES/PROMOTIONS permet de gérer des tarifs promotionnels par famille de clients et par famille d’articles. En version Evolution, vous pouvez en plus créer des tarifs promotionnels par article ou par client.  Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. Calculs sur les quantités  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - CALCULS SUR QUANTITÉ La nouvelle commande CALCULS SUR QUANTITÉ vous permet de créer des règles de calcul, dans le but de les appliquer sur les quantités des articles, lors de vos saisies de pièces commerciales clients (vente). Exemple : vous vendez des bobines de fil électrique au mètre et vous facturez en nombre de bobines (et non au mètre). Il suffit de définir une règle qui calcule le nombre de bobines en fonction de la longueur que le client veut.  Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. Gestion des clients NPAI (N’habite pas à l’Adresse Indiquée) Définition des clients NPAI  Menu LISTES - commande CLIENTS - onglet Adresse ou Livraison Dans les fiches clients, l’option NPAI (N’habite pas à l’adresse indiquée) permet d’indiquer que l’adresse de facturation et/ou de livraison d’un client n’est plus correcte. Ces clients seront exclus des relances que vous ferez. Et, quand vous saisirez des pièces commerciales de vente, vous pourrez être averti qu’une adresse client est incorrecte, à condition d’activer l’alerte (Voir Activation d’une alerte, page 42.) Activation d’une alerte  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Saisie Vous pouvez être alerté lors de vos saisies de pièces commerciales qu’une adresse client (adresse de facturation, de livraison ou autre) est incorrecte. Cette alerte est également valable pour les adresses des prospects. Il suffit de cocher l’option Client NPAI (N’habite pas à l’adresse indiquée) pour activer cette alerte. Alerte de l’encours client dépassé  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Saisie Vous pouvez être alerté qu’un client a dépassé son encours au moment de la validation d’une facture. Il vous suffit de cocher la nouvelle option Encours client dépassé dans la fenêtre Paramètres de facturation. Recherche d’un article par le code-barre  Menu LISTES - commande ARTICLES - bouton [Options] Cette commande permet de rechercher un article par son code-barre. 1. Activez la commande RECHERCHE PAR CODE BARRE afin d’afficher la fenêtre de saisie du code-barre. 2. A l’aide d’une douchette, scannez le code-barre de votre article. Le code-barre s’affiche automatique- L’historique des nouveautés 43 ment puis la fiche de l’article concerné s’ouvre. Si vous ne pouvez pas utiliser votre douchette, vous avez toujours la possibilité de saisir le code-barre manuellement. Gestion de l’unité de l’article  Menu LISTES - commande ARTICLES - onglet Complément Dans les fiches articles, des unités (Kg, Litre, Mètre...) vous sont maintenant proposées et sont reprises dans les pièces commerciales.  Si l’unité dont vous avez besoin n’existe pas par défaut, vous pouvez la créer via un clic-droit dans la zone Unité, commande CRÉER. Saisie d’un article par la référence fournisseur  Menu VENTES - commande PIÈCES CLIENTS - bouton [Créer] - onglet Lignes  Menu ACHATS - commande PIÈCES FOURNISSEURS - bouton [Créer] - onglet Lignes Dans la colonne Réf. Fournisseur, vous pouvez sélectionner un article par sa référence fournisseur. Cette référence doit être auparavant saisie dans la fiche de l’article au niveau de l’onglet Fournisseur, dans la zone Référence.  Si cette colonne n’est pas affichée, faites un clic-droit et choisissez PROPRIÉTÉS DE LA LISTE puis cliquez sur le bouton [Colonnes affichées] enfin ajoutez Référence fournisseur. Mise à jour des informations d’un article à partir des pièces  Menu VENTES - une des commandes de saisie d’une pièce commerciale  Menu ACHATS - une des commandes de saisie d’une pièce commerciale Les informations d’un article que vous modifiez dans une pièce commerciale peuvent être reportées dans la fiche article. Pour cela, faites un clic-droit sur la ligne de l’article et sélectionnez la commande MAJ INFOS ARTICLE. Les informations qui peuvent être actualisées sont les suivantes : • la désignation longue, • le dépôt, • le taux de TVA, • le prix d’achat, • le poids brut, le poids net, • la quantité par colis, • l’unité. Etats pièces clients : nouvel assistant de création  Menu DOSSIER - commande OPTION - ÉTATS PARAMÉTRABLES - famille Dessin pièces clients Afin de faciliter la création de vos propres états de type Dessin pièces clients, vous disposez maintenant d’un assistant. Une fois que vous avez cliqué sur le bouton [Créer] et nommez votre nouvel état, cet assistant s’affiche Il vous suffit de suivre les étapes indiquées. L’historique des nouveautés 44 Les nouveautés des versions 17.0 et Evolution 10.0 Les barres d’actions Votre logiciel Ciel dispose, en plus de la barre de navigation, d'une barre nommée barre d'actions. La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est implémentée à toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Elle est composée de groupes et boutons qui varient selon le contexte. Vous pouvez ainsi lancer de nombreux traitements sans quitter la fenêtre en cours d’utilisation. Vous pouvez ajouter des groupes personnalisés aux barres d’actions et y importer des tâches de votre ancienne barre d’outils ; la barre d’outils n’existant plus. L’affichage Ce bouton situé à côté de l’onglet Accueil permet d’afficher toutes les fenêtres ouvertes dans votre logiciel ainsi que d’activer des options d’affichage sur la fenêtre principale du logiciel. • La grille donne accès à un panneau de navigation. Toutes les fenêtres ouvertes dans le logiciel sont présentées dans un seul panneau sous forme de grandes vignettes. Les fenêtres sont classées par catégorie.  Vous pouvez également ouvrir et naviguer dans le panneau en utilisant le raccourci clavier . • La flèche permet d’accéder aux raccourcis des fenêtres ouvertes dans le logiciel ainsi qu’aux options d’affichage. Ces fonctions permettent d’adapter l’affichage de votre logiciel et sont particulièrement utiles lorsque vous avez un petit écran. 1. Pour activer une fonction, sélectionnez-la dans le menu déroulant. Une coche apparaît devant. 2. Pour désactiver, sélectionnez-la de nouveau. La coche disparaît. L’accueil L’accueil est un onglet permanent dans lequel vous accédez à l’Intuiciel, à la sauvegarde et aux actions les plus souvent utilisées dans votre logiciel.  Pour plus de détails sur les barres d’actions et leur personnalisation, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre La barre d’actions, accessible à partir de barre de navigation. L’historique des nouveautés 45 Affichage des fenêtres en arrière-plan  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Les fenêtres en arrière-plan s’affichent en gris. Lorsque la case Griser les fenêtres en arrière-plan est cochée, toutes les fenêtres ouvertes sont légèrement grisées exceptées celle qui est en cours d'utilisation. Ainsi, la fenêtre active a une meilleure visibilité. Enregistrement automatique des vues  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Lorsque l'option Enregistrer automatiquement les vues modifiées est cochée, le logiciel conserve la présentation des listes à la suite de modifications (regroupements, filtres...). Les actions flash  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface L'option Proposer des actions flash sur la sélection permet d'activer l'accès rapide aux actions possibles sur un élément d'une liste. Lorsque cette option est activée, le bouton apparaît automatiquement à la sélection d'un élément, dans les listes concernées (liste des clients, fournisseurs, prospects, articles, des pièces clients, des pièces fournisseurs, des avoirs, commandes, factures, devis, factures d’acompte, abonnements, bons de réception, bons de livraison, remises en banque). Ajout de l’option Affiner la sélection  Menu LISTES - commande MOUVEMENTS DE STOCK ou ORDRES DE PRODUCTION L’option Affiner la sélection est également disponible dans la liste des mouvements de stock et dans la liste des ordres de production. Vous accédez à cette option en cliquant sur le bouton . Gestion des retours pour les ventes Ebay  Menu VENTES - commande EBAY - PARAMÈTRES Maintenant, vous pouvez gérez les retours des ventes effectuées via Ebay. Pour cela, vous devez renseigner l’onglet Compléments dans la fenêtre Paramètres Ebay. 1. Cochez l’option Retours acceptés pour activer la gestion des retours. 2. Déterminez ensuite le nombre de jours dont le client bénéficie pour retourner les articles. 3. Cochez l’option Frais de retour pris en charge par le vendeur si vous payez les frais de port de retour. L’historique des nouveautés 46 Sous-total dans les pièces commerciales de ventes et d’achats  Menu VENTES ou ACHATS - à partir d’une commande de saisie de pièce commerciale Vous pouvez désormais ajouter des sous-totaux dans les lignes de vos pièces commerciales. Les lignes de sous-total seront prises en compte dans les transferts et dans les états. • En saisie standard, vous disposez du bouton qui permet d’insérer une ligne de soustotal et de choisir des colonnes à prendre en compte dans le sous-total. • En saisie document, vous disposez des commandes AJOUTER UN SOUS-TOTAL et COLONNES SOUS-TOTAL, accessibles par le menu CONTEXTUEL (clic-droit).  Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide (touche F1). Amélioration des remises/promotions  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION Dans l’onglet Saisie des paramètres de facturation, vous avez une nouvelle option Remises/Promotions. En cochant cette option, un message vous avertit au moment de la saisie de pièce commerciale s’il existe des remises/promotions pouvant être appliquées à un article.  Menu LISTES - commande REMISES/PROMOTIONS Vous pouvez maintenant créer une remise en montant, en plus du pourcentage. Une remise en montant est appliquée autant de fois que la quantité d’articles saisie dans une pièce commerciale Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution Il est possible de créer des remises/promotions par tranche. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton [Modifier les tranches]. Vous pouvez définir un nombre illimité de tranches et mélanger des remises en pourcentage /en montant. La remise est dans ce cas appliquée au montant total d’une ligne de la pièce commerciale. Gestion des affaires  Menu LISTES - commande AFFAIRES Menu VENTES ou ACHATS - à partir d’une commande de saisie de pièce commerciale. Les affaires permettent de réaliser des statistiques et objectifs sur vos achats et ventes et d’établir une comparaison avec vos prévisions. Ainsi, vous pouvez suivre votre activité plus facilement. Le principe consiste à regrouper vos achats et ventes par catégorie et à faire des prévisions. Exemple, vous voulez connaître tous les achats et ventes relatives à un chantier. Il suffit de créer une affaire pour ce chantier et de l’affecter aux pièces commerciales afférentes. Dans un premier temps, vous allez créer vos affaires via le menu LISTES, commande AFFAIRES. Ensuite, vous les affecterez aux pièces commerciales (à partir du menu VENTES ou ACHATS). • En saisie standard, vous disposez d’une zone Affaire. Il suffit de cliquer sur l’icône située en fin de zone pour sélectionner l’affaire à laquelle la pièce doit être rattachée. • En saisie Document, vous devez cliquer sur le bouton pour sélectionner une affaire. L’historique des nouveautés 47 Les nouveautés des versions 18.0 et Evolution 11.0 Intuiciel personnalisable  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’Intuiciel a évolué et vous donne la possibilité de le personnaliser. L’Intuiciel est toujours composé du Bureau, des Tableaux de bord, des Etats et statistiques et des Actualités. Désormais, vous y accédez depuis les boutons de la barre d’actions . Votre Bureau, vos Etats et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton . De plus, trois bureaux sont disponibles que vous organisez selon vos méthodes de travail. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et un bureau plus complet ou si vous voulez créer un bureau pour gérer uniquement vos clients, et un pour gérer uniquement vos pièces commerciales, ou encore uniquement vos articles...  Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE. Insertion automatique Avec votre logiciel Ciel, vous pouvez vous constituer une «bibliothèque» de phrases, formules, expressions... que vous utilisez fréquemment. Le logiciel se base sur ce glossaire pour faire les insertions automatiques. Création d’une liste d’insertion automatique  A partir d’une zone de texte (type Commentaire, Note, Observations), clic-droit commande INSERTION AUTOMATIQUE - AFFICHER LA LISTE. Cette fonction vous permet de créer une liste de mots, d'expressions, de formules, etc. que vous utilisez régulièrement. Si vous avez souvent recours à des termes précis, vous gagnez ainsi du temps en créant des insertions automatiques et en évitant ainsi de les saisir à chaque fois. Lors de vos saisies, le logiciel va proposer votre liste de terme au moment choisi dans les préférences, par exemple après 3 caractères saisi. Il vous suffit alors de sélectionner l'entrée à insérer dans votre texte. Automatisation de l’insertion  Menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES puis dans le groupe Aide à la saisie Afin que le logiciel vous propose la liste des insertions pendant les saisies de texte, vous devez cocher la case Afficher la liste des propositions pendant la saisie et choisir à quel moment le logiciel doit proposer des mots .  Si vous n’activez pas cette préférence, vous pourrez toujours insérer du texte prédéfini en passant par le menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande INSERTION AUTOMATIQUE. L’historique des nouveautés 48 Correcteur orthographique Vous disposez d’un correcteur orthographique qui peut être utilisé dans toutes zones de texte de votre logiciel. Activation de la vérification orthographique  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Afin de pouvoir utiliser le correcteur orthographique, vous devez l’activer en cochant la case Vérifier l’orthographe. Vous pouvez également définir les options de corrections.  Plus plus de détails, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche F1). Vérification orthographique  Dans une zone de texte - menu CONTEXTUEL (clic-droit) - commande ORTHOGRAPHE La vérification orthographique est disponible dans toutes les zones de texte. Lorsque vous êtes en train de saisir du texte, faites un clic-droit et choisissez la commande ORTHOGRAPHE. Si vous êtes dans une zone de texte de type Commentaire, Note... vous pouvez choisir le mot parmi ceux proposés dans le menu CONTEXTUEL. L’autre possibilité est d’ouvrir la vérification complète en sélectionnant la commande VÉRIFIER TOUT.  Pour plus de détails sur la commande VÉRIFIER TOUT, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche ). Les options de corrections du menu Contextuel • Ajouter au dictionnaire : permet d’ajouter des mots que le logiciel ne connaît pas. • Ignorer partout : pour ne pas tenir compte d'un même mot répété plusieurs fois dans le texte. • Correction au cours de la frappe : si vous désactivez cette option en cliquant dessus, les mots mal orthographiés ne sont plus soulignés en rouge. • Choix des langues Ciel Gestion commerciale Evolution est livré avec deux dictionnaires : français et anglais. Vous pouvez alors choisir la langue en la sélectionnant. Avec l'option , le logiciel détecte la langue dans laquelle est votre texte et utilise le dictionnaire approprié. Aide à la saisie des Codes postaux et villes  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Avec la préférence Code postaux et villes, le logiciel vous propose des codes postaux et villes lors de vos saisies. Pour cela, vous devez cocher la case Activer l’aide à la saisie des codes postaux et villes. Ainsi, lorsque vous saisirez les premiers caractères d’un code postal ou d’une ville française, une liste s’affichera automatiquement et vous proposera les codes postaux et villes correspondants. L’historique des nouveautés 49 Intégration de la norme SEPA L’identification bancaire a été adaptée pour répondre à la norme SEPA (Single Euro Payments Area). Les relevés d’identité bancaire à la norme SEPA sont composés d’un code IBAN et d’un code BIC. Vous pouvez les renseigner dans les fiches des : • clients et fournisseurs : accessibles par le menu LISTES - commande CLIENTS ou FOURNISSEURS, onglet Banque. • banques : accessibles par le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - BANQUE PRINCIPALE ou par le menu LISTES - commande BANQUE, onglet R.I.B./Divers. Suivi des affaires  Menu LISTES - commande CLIENTS  Menu LISTES - commande FOURNISSEURS Vous pouvez associer une affaire à un client ou à un fournisseur. Ainsi, l’affaire sera systématiquement insérée dans les nouvelles pièces commerciales du client ou du fournisseur. Pour cela, vous disposez de la zone Affaires.  Menu LISTES - commande AFFAIRES Les affaires peuvent maintenant être suivies. A cet effet, vous disposez des onglets Pièces et Stocks : • L’onglet Pièces présente le détail des pièces de vente ou d’achat liées à cette affaire. Sélectionnez l'option Vente ou Achat pour afficher les pièces correspondantes. • L’onglet Stocks présente le stock réel, disponible ou théorique des articles. Les lignes des stocks sont actualisées en fonction des factures, avoirs, commandes (clients ou fournisseurs), bons de réception fournisseurs et bons de livraison clients saisis pour cette affaire. De plus, les informations relatives aux ventes ou aux achats ont été regroupées. Vous retrouvez un seul onglet Objectifs et un seul onglet Statistiques. Des options Achats ou Ventes permettent de voir les données correspondantes. Optimisation de la saisie par douchette  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Gestion commerciale Dans les préférences Saisie des pièces clients et Saisie des pièces fournisseurs, des options permettent de faciliter la saisie des articles dans les pièces commerciales. Celles-ci sont adaptées pour la saisie par douchette mais peuvent être aussi utiliser pour la saisie manuelle. • Ajouter une nouvelle ligne après la saisie de l'article : cette option permet de passer automatiquement à la ligne une fois un article saisi. • Augmenter la quantité si l'article existe déjà dans la pièce : cette option permet d'incrémenter la quantité d'un article déjà présent dans la pièce. • Lors de l'ajout d'une ligne, saisir la quantité puis l'article : cette option permet de saisir la quantité d'articles en premier lors de l'ajout d'une ligne. Par exemple, pour passer 4 articles identiques, la caissière saisie la quantité de l'article puis scanne l'article une seule fois. L’historique des nouveautés 50 Génération de plusieurs abonnements en une seule fois Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution  Menu VENTES - commande ABONNEMENTS CLIENT  Menu ACHATS - commande ABONNEMENTS FOURNISSEUR Il est possible de générer plusieurs factures d’abonnement en seule fois. Dans la liste des abonnements clients ou dans la liste des abonnements fournisseurs, il suffit de sélectionner tous les abonnements que vous souhaiter générer en facture. Pour une sélection multiple, cochez la case de la première colonne. Le bouton [Générer les factures] est alors accessible et il ne vous reste plus qu'à cliquer dessus. Gestion avancée des relances clients Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution Jusqu'à présent, vous pouviez simplement éditer des lettres de relance. Dans Ciel Gestion commerciale Evolution, les relances s’effectuent à l’aide d’un traitement plus complet et par niveaux.  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION L’onglet Relances permet de choisir les lettres à utiliser par défaut lors du traitement des relances clients. Il vous est proposé des modèles de lettres pré-paramétrés adaptés à chaque niveau de relance. Vous pouvez modifier les modèles de lettres ou en créer de nouvelles par la commande ÉTATS PARAMÉTRABLES (menu DOSSIER - commande OPTIONS).  Menu TRAITEMENTS - commande RELANCE Les relances peuvent être effectuées sur trois niveaux. Si vous avez défini dans les paramètres facturation les lettres à utiliser par défaut pour chaque niveau, à gauche de la fenêtre apparaît les trois niveaux des relances. Dans le niveau Non soldé, vous trouverez les pièces relancées trois fois et toujours non réglées. Lorsque vous effectuez une relance, la lettre est éditée mais aussi le niveau de relance est incrémenté pour les pièces choisies.  Menu LISTES - commande CLIENTS L’onglet Relances présente les relances réalisées ou ignorées pour le client. Vous retrouvez des informations sur la relance (libellé, date de relance, niveau de la relance dans la colonne Commentaire) ainsi que sur la pièce non réglée (numéro, date, date d’échéance, solde dû). Ciel Business Mobile  Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE Cette commande permet de publier vos données sur votre iPhone dans l’application Ciel Business Mobile. Cette application, téléchargeable sur l’AppleStore, s’installe sur votre iPhone et vous permet de consulter des données comptables et des données de gestion (sous forme de graphiques, soldes, divers indicateurs...). Le principe est simple. Les données stockées sur votre ordinateur sont envoyées à une plateforme web qui reçoit, stocke, puis publie ces données sur le web. Ces données seront ensuite visibles dans l’application Ciel Business Mobile depuis votre iPhone. Pour pouvoir consulter vos données depuis cette application, vous devez avoir souscrit au service Ciel Business Mobile. C’est ce service qui autorise l’envoi des données depuis votre logiciel Ciel.  Pour plus d’informations concernant le service Ciel Business Mobile, nous vous invitons à consulter le site Internet Ciel http://www.ciel.com/. L’historique des nouveautés 51 Les nouveautés des versions 18.10 et Evolution 11.10 Nouveautés relatives à la Loi SEPA Vous pouvez maintenant effectuer les paiements des clients par prélèvement et/ou des fournisseurs par virement avec la norme européenne SEPA (Single Euro Payments Area). A cet effet, la remise en banque a été enrichie, la notion de mandat SEPA a été ajoutée et les virements fournisseurs ont été intégré à votre logiciel. Enfin, la fonction «Migration SEPA» a été mise en place afin de vous aider à restituer vos identifications bancaires selon cette norme. Migration SEPA  Menu TRAITEMENTS - commande MIGRATION SEPA Le format d’identité bancaire répondant à la norme SEPA se compose d’un code IBAN et d’un code BIC. Et, la migration SEPA vous permet de mettre à jour la base de données RIB pour obtenir des IBAN et BIC. Vous enregistrez un fichier regroupant les données RIB que vous envoyez ensuite à un intervenant (banque, logiciel habilité...). Une fois le fichier renvoyé par l’intervenant, le logiciel réécrit automatiquement les IBAN et BIC. Assistant de migration  Menu TRAITEMENTS - commande MIGRATION SEPA - ASSISTANT DE MIGRATION... L’assistant de migration des RIB en IBAN/BIC s’affiche. Deux choix vous sont proposés : • Envoyer vos RIB : cette fonction vous permet d’exporter les RIB de vos clients et/ou fournisseurs. • Recevoir vos IBAN/BIC : cette fonction vous permet d’importer les IBAN/BIC de vos clients et/ou fournisseurs. Vérification des données bancaires  Menu TRAITEMENTS - commande MIGRATION SEPA - VÉRIFICATION DONNÉES BANCAIRES Cette fonction permet de vérifier la validité des données bancaires des clients, fournisseurs et banques. Mandat SEPA  Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS - onglet Banque Lorsque vous effectuez des prélèvements SEPA, votre client doit vous livrer un mandat vous autorisant à le débiter. Et, il est obligatoire de renseigner la référence et la date du mandat de votre client. A cet effet, vous disposez du bouton . Prélèvement au format SEPA  Menu TRAITEMENTS - commande REMISES EN BANQUE  Vous devez avoir souscrit au service qui vous autorise à utiliser les fonctions SEPA de votre logiciel. Vous pouvez effectuer des paiements client par prélèvement (magnétique) au format SEPA. Et, vos ordres de prélèvement sont directement envoyés à votre banque, par l’intermédiaire du module Ciel directDéclaration. Pour éviter les erreurs lors de la remise en banque, vous devez au préalable : • télécharger le module Ciel directdéclaration via le menu DIVERS de votre logiciel puis l’installer, • renseigner l’IBAN et le BIC de votre client (onglet banque de la fiche) et de votre banque, • renseigner le numéro de Mandat SEPA dans la fiche de votre client, • renseigner votre numéro de Siret dans les paramètres société, • avoir un mode de paiement de type Prélèvement défini comme magnétique, • saisir un règlement client utilisant ce mode de paiement. L’historique des nouveautés 52 Lors de la remise en banque, après avoir cliqué sur le bouton [Générer le fichier], il vous suffit de sélectionner l’option SEPA ainsi que le bordereau de remise prélèvement SEPA. Virements fournisseurs  Menu TRAITEMENTS - commande VIREMENTS FOURNISSEURS  Vous devez avoir souscrit au service qui vous autorise à utiliser les fonctions SEPA de votre logiciel. Ciel Gestion commerciale gère désormais les virements SEPA. Les virements fournisseurs sont directement télétransmis à votre banque, par l’intermédiaire du module Ciel directDéclaration. Pour avoir accès à ce mode de paiement vous devez avoir au préalable : • téléchargé le module Ciel directdéclaration via le menu DIVERS de votre logiciel puis l’installer, • un mode de paiement de type Virement défini comme magnétique, • saisi un règlement fournisseur utilisant ce mode de paiement, • renseigné l’IBAN et le BIC de votre fournisseur (onglet banque de la fiche) et de votre banque, • renseigné votre numéro de Siret dans les paramètres société depuis le menu DOSSIER. Pour remettre en règlement fournisseur, sélectionnez l’élément souhaité dans la liste puis cliquez sur le bouton situé dans la barre d’actions de la fenêtre. Vous pourrez ensuite modifier le paiement si besoin, ainsi que générer le fichier et éditer une remise de virement. L’historique des nouveautés 53 Les nouveautés des versions 19.0 et Evolution 12.0 L’accueil Ciel A chaque ouverture de votre logiciel, une nouvelle page d’accueil se présente. Le bouton situé dans le Bureau de l’Intuiciel vous permet également d’y accéder à tout moment. Cette page d’accueil présente les principales tâches vous permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler. • Je prends connaissance des nouveautés : il s’agit du présent document. • J’entre dans l’univers Ciel : une vidéo vous présente la société Ciel. • Je découvre mon logiciel : une démonstration rapide vous présente en image l’utilisation de fonctions essentielles à la gestion commerciale. • Je consulte mon manuel de découverte : le manuel de découverte vous explique les principales étapes vous permettant de mettre en place et de gérer un dossier de gestion commerciale. • J’ouvre la société exemple : le fichier d’exemple livré avec votre logiciel s’ouvre. Vous pouvez ainsi vous entraîner et vous familiariser avec votre logiciel. • J’ouvre mon dossier : si vous utilisiez Ciel Gestion commerciale auparavant, vous pouvez directement ouvrir vos dossiers de travail. • Je crée mon dossier : vous pouvez créer un dossier pour votre société. Mon compte Ciel  A partir du bureau de l’Intuiciel ou dans la barre des menus, bouton [Mon Compte Ciel]. Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Vous trouverez des informations pratiques (dernières actualités de paye, conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Vous pouvez accéder à tout moment à votre Compte Ciel pendant que vous travaillez dans votre logiciel. En effet, un autre bouton a été placé dans la barre des menus en haut à droite au dessus de la zone Trouvtoo. Enrichissement de l’Intuiciel L'Intuiciel est accessible depuis les boutons , situés en haut à gauche de votre logiciel. Ces trois boutons donnent accès respectivement à Mon bureau, Mon tableau de bord, Mes Etats et statistiques. Le bouton [Mon Compte Ciel] a été ajouté dans la partie Mon bureau. Vous disposez de nouvelles fonctions qui vous aident à personnaliser votre Intuiciel : • Renommer des tâches, groupe de tâches ou encore des états et groupe d'états par un double-clic. • Supprimer des tâches, groupe de tâches ou encore des états par glisser-déposer. • Annuler vos dernières modifications. Dans la partie Mon tableau de bord, au niveau des graphiques, vous disposez de nouvelles icônes vous permettant de changer de vue . Les deux premières icônes permettent respectivement d’afficher le graphique sous forme de barre et sous forme de ligne. La troisième icône permet d’afficher ou de masquer les légendes du graphique. Lorsque vous passez votre souris sur le graphique, les valeurs de celui-ci s’affichent. L’historique des nouveautés 54 Commissions fixes et variables Nouvelle liste des commissions  Menu LISTES - commande COMMISSIONS. Une nouvelle liste vous permet de gérer toutes les commissions que vous utilisez et qui sont différentes du taux par défaut défini dans les fiches des représentants. Les commissions peuvent être fixes ou variables. A partir de cette liste, vous pouvez créer, modifier ou supprimer des commissions mais aussi les affecter à des représentants, annuler les affectations, les désactiver.  Pour plus de détails, reportez-vous à l'Aide intégrée au logiciel (touche F1). Dans les fiches des représentants  Menu LISTES - commande REPRÉSENTANTS. La fiche d'un représentant présente deux onglets dédiés à l’attribution des commissions. L'onglet Commissions fixes vous permet de déterminer un taux de commission général pour le représentant ainsi qu'un taux de commission spécifique pour des articles. Et, l'onglet Commissions variables vous permet de déterminer un taux de commission variable pour des articles. Dans les pièces commerciales  Menu VENTES - commande PIÈCES CLIENTS - onglet Lignes. Il vous est possible de visualiser le montant ou le taux de commission perçu par le représentant sur une ligne de facturation ainsi que d'en modifier les valeurs. Vous devez ajouter les colonnes Représentant, Nom Représentant, Mt Commissions. Pour cela, faites un clicdroit sur l’en-tête d’une colonne et choisissez la commande MODIFIER LES COLONNES. Et, ajoutez les colonnes. Vous pouvez alors modifier directement dans la pièce le montant de la commission et le représentant. A partir du bouton [Options], vous disposez de la fonction Recalculer les commissions. Celle-ci permet de revenir à la valeur initiale de la commission. Récupération d’un dossier Ciel Professionnel indépendant  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU La récupération consiste à créer un dossier dans Ciel Gestion commerciale qui contiendra les éléments d'un dossier de Ciel Professionnel indépendant. Dans l'assistant de création d'un dossier, il vous suffit de sélectionner l'option Récupérer un dossier de Ciel Professionnel indépendant puis de cliquer sur le bouton [OK]. Ensuite, le logiciel détecte les dossiers de Professionnel indépendant et vous propose de sélectionner le dossier à récupérer. Les nouvelles alertes  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION Vous disposez de nouvelles alertes vous permettant d'optimiser vos saisies de pièces commerciales : • Quantité en stock ... inférieure au stock minimum : vous pouvez être alerté lorsque le stock Réel ou Disponible ou Théorique d'un article est inférieur au stock minimum. • Prix de vente de l’article inférieur à son prix d’achat ou PAMP : vous pouvez être alerté lorsque le prix de vente d'un article est inférieur au Prix d'achat ou au PAMP. De plus, pour l'alerte portant sur la quantité insuffisante sur stock, vous pouvez choisir d'être alerté sur le stock théorique, en plus du stock réel et disponible. L’historique des nouveautés 55 Regroupement des adresses clients et fournisseurs Dans les fiches clients  Menu LISTES - commande CLIENTS Les différentes adresses d'un client de facturation ou de livraison sont regroupées dans l’onglet Adresses de la fiche du client. Vous accédez aux différents types d'adresses du client par les options suivantes : • Facturation : adresse principale de facturation. • Livraison : adresse principale de livraison. • Toutes : la totalité des adresses (principales et autres adresses aussi bien de facturation que de livraison). Dans les fiches fournisseurs  Menu LISTES - commande FOURNISSEURS Les différentes adresses de facturation du fournisseur, principales et autres, sont gérées au même niveau dans la fiche du fournisseur. Dans l'onglet Adresses, l'option Facturation donne accès à l'adresse principale de facturation et l'option Toutes à la totalité des adresses de facturation du fournisseur. Dans les pièces commerciales  Menu VENTES -commande PIÈCES CLIENTS  Menu ACHATS - commande PIÈCES FOURNISSEURS Dans l'onglet Infos tiers d'une pièce commerciale de vente ou d'achat, au niveau de la zone Société, l'icône d'appel de liste vous permet de choisir l'adresse qui sera affichée dans la pièce commerciale. La fenêtre Liste des adresses s'ouvre. Vous pouvez alors copier l'adresse de facturation ou de livraison à prendre en compte dans la pièce. Remises/Promotions par tranches successives Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution  Menu LISTES - commande REMISES/PROMOTIONS - bouton [Modifier les tranches]. Vous pouvez définir des remises selon des tranches successives. La remise est calculée sur plusieurs tranches à partir de la quantité ou du montant de l'article. Chaque tranche correspond à un calcul de remise. Dans la fenêtre Modifier les tranches, il vous suffit de sélectionner l’option Tranches successives. Migration SEPA : modification de l’envoi Pour rappel, la migration SEPA vous permet de mettre à jour la base de données RIB pour obtenir des IBAN et BIC. Celle-ci s'effectue maintenant par télétransmission via le module Ciel directDéclaration. Vous pouvez le télécharger directement depuis votre logiciel à partir du menu DIVERS. L’historique des nouveautés 56 FlashCode et CodeQR  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES Vous pouvez créer des FlashCode dans vos états. Les FlashCode et CodeQR sont des codes barres se présentant sous la forme de pictogrammes. Ces codes barres sont lus par des téléphones mobiles équipés d'un lecteur FlashCode. La lecture de ce type de code barres peut permettre à vos clients de se connecter à votre site internet, d'enregistrer votre adresse e-mail dans ses contacts, etc. Dans les états paramétrables, vous devez créer un état de type Dessin puis effectuer les actions suivantes : • Dessiner le code barre à l'aide de l'outil . • Dans la fenêtre Valeurs à utiliser qui s’ouvre automatiquement, définir le contenu du code barre en cliquant sur l’icône [R]. Par exemple, vous pouvez choisir la rubrique Site internet dans le répertoire Société. L’information renseignée dans la rubrique est récupérée. Dans notre exemple, il s’agit de l’adresse du site internet de la société saisie dans les paramètres (Menu DOSSIER, commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ). • Définir que l’objet dessiné est un code barre de type QR-code. A gauche de la fenêtre, dans l’onglet Objets, cliquez sur la ligne Code barre. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cochez l’option Cet objet s’affiche sous forme de code à barres puis sélectionnez le type QR-code. Modification de l’historique des archives  Menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES L’historique des archivages DGFiP vous permettant de consulter vos archives a été renommé et modifié. Vous accédez à toutes les archives à partir de la commande HISTORIQUE DES ARCHIVES. Et, les archives sont classées en fonction du traitement qui a fait l'objet d'un archivage (purge des pièces commerciales ou clôture). Ces archives se consultent maintenant par un simple clic. Modification de l’ouverture d’un dossier  Menu DOSSIER - commande OUVRIR La fenêtre d'ouverture d'un dossier a été simplifiée. • Pour ouvrir un dossier, cliquez sur son nom. • Lorsque votre dossier n'est pas proposé, cliquez sur la fonction Choisir le dossier manuellement située en bas de la fenêtre afin de sélectionner directement sur votre ordinateur le dossier à ouvrir. • Pour récupérer un dossier d'une ancienne version, vous devez cliquer sur la fonction Récupérer un dossier d'une ancienne version située en bas de la fenêtre. Celle-ci est visible lorsque votre logiciel a détecté un dossier issu d'une ancienne version sur votre disque dur. Vous accédez à d'autres options lorsque vous faites un clic-droit dans la fenêtre. Celles-ci vous sont détaillées dans l’Aide (touche F1). L’historique des nouveautés 57 Les nouveautés des versions 19.60 et Evolution 12.60 Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES DE FACTURATION - Onglet Etats Dans l’onglet Etats des paramètres de facturation, une nouvelle zone Mentions NRE vous permet de saisir le montant forfaitaire des frais de recouvrement. Vous pouvez saisir également le taux d’escompte pour paiement anticipé et le taux de pénalité de retard. Cette indemnité a été intégrée dans les états suivants : • les modèles standard des familles Dessins pièces clients et Dessins Saisie document ayant déjà l’intégration de loi N.R.E. • la lettre de pénalités de retard • l’état Relance avec infos pénalités de retard • les Conditions générales de vente. Programme Amélioration Produits  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES GÉNÉRALES (Mode avancé) Vous pouvez désormais participer au Programme Amélioration Produits de Ciel. Pour cela, il vous suffit d’accepter les conditions générales d’utilisation et de cliquer sur le bouton [OK]. Par défaut, cette préférence est désactivée.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide (touche ) ou au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible via le menu AIDE. L’historique des nouveautés 58 Les nouveautés des versions 20.0 et Evolution 13.0. Sauvegarde DGFiP Dans le cadre de la loi DGFiP de Contrôle des Comptabilités Informatisées, toute entreprise qui gère sa comptabilité sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de comptabilité et de gestion sur les trois exercices passés. En mise à jour de votre dossier, une nouvelle fenêtre Contrôle de la Comptabilité Informatisée s’affiche afin que vous puissiez y renseigner les dates de l’exercice en cours. 1. Saisissez les dates de votre exercice en cours dans la zone Exercice du ... au ... 2. Cliquez ensuite sur le bouton [OK]. Un message d’avertissement vous recommande de faire une sauvegarde de votre dossier Conformité sauvegarde DGFiP  Menu TRAITEMENTS - commande CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP La sauvegarde est une réglementation de la DGFiP. L’archivage de vos données est obligatoire. Cet assistant vous permet de vérifier la conformité de vos sauvegardes aux normes DGFiP sur les trois exercices antérieurs à l’exercice courant. Lorsque vous cliquez sur le bouton [Suivant] puis sur le bouton [Générer] dans l’assistant, votre logiciel Ciel génère automatiquement les sauvegardes des trois exercices précédents selon la norme DGFiP.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide (touche ) ou au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible via le menu AIDE. Consultation sauvegarde DGFiP  Menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP Lorsque vos sauvegardes DGFiP ont été générées, elles sont accessibles pour consultation en lecture seule via le menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP. Vous y retrouvez la liste des sauvegardes DGFiP classées chronologiquement par exercice. Vous pouvez ouvrir vos sauvegardes DGFiP, les enregistrer sous un support externe (clé USB, CD Rom...) ou les envoyer par e-mail. Modification des décimales  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES GESTION COMMERCIALE (Mode avancé) Après la création de votre dossier, vous pouvez modifier le nombre de décimales dans les préférences Gestion commerciale en mode avancé. Attention Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton [Plus tard] sans renseigner les dates de votre exercice en cours. Dans ce cas, vous avez un délai d’un mois pour le faire. A chaque lancement de votre logiciel, cette fenêtre réapparaîtra. Attention Ces sauvegardes DGFiP pourront être demandées lors d’un contrôle fiscal. En cas de manquement à cette obligation, vous vous exposez à des pénalités financières. Attention Le nombre de décimales n’est modifiable que si vos pièces ne sont pas encore validées. L’historique des nouveautés 59 Intuiciel Windows™ 8 L’Intuiciel, accessible via les onglets , a été adapté au système d’exploitation Windows™ 8. De ce fait, les boutons et icônes se présentent différemment. Interface tactile Si vous êtes équipé d’un écran tactile ou d’une tablette sous le système d’exploitation Windows™ 8, vous pouvez travailler dans votre logiciel en mode tactile. 1. Pour cela, cliquez sur la flèche de l’onglet situé au dessus de la barre d’actions. 2. Dans la liste déroulante qui s’affiche, sélectionnez l’option Mode tactile. Une coche apparaît pour vous indiquer que le mode tactile est actif. Procédez de la même façon pour désactiver le mode tactile. Dans ce cas, la coche disparaît. La barre de personnalisation des tâches sous Windows™ 8 1. Cliquez sur une tâche ou un groupe de tâches afin de sélectionner l’élément à personnaliser. Une barre horizontale s’affiche en bas de l’Intuiciel. 2. Cliquez sur le bouton correspondant à l’action que vous souhaitez exécuter.  Sous Windows™ 8, une fois que votre bureau est personnalisé, vous ne pouvez plus le restaurer ou annuler les modifications. La barre de personnalisation des états sous Windows™ 8 1. Cliquez sur un état ou un groupe d’états afin de sélectionner l’élément à personnaliser. Une barre horizontale s’affiche en bas de l’Intuiciel. 2. Cliquez sur le bouton correspondant à l’action que vous souhaitez exécuter.  Sous Windows™ 8, une fois que vos états et statistiques sont personnalisés, vous ne pouvez plus les restaurer ou annuler les modifications. Fin d’exercice  Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE La fin d’exercice consiste à changer les dates d’exercice dans les paramètres société. Une fois ce traitement réalisé, vous ne pouvez plus créer ni modifier les pièces commerciales correspondant à l’exercice clôturé. Votre logiciel Ciel sauvegarde automatiquement toutes les données de gestion conformément à la norme DGFiP. Vous pouvez faire une sauvegarde supplémentaire sur un support externe (clé USB, CD-Rom, disque dur externe...).  Une sauvegarde de votre dossier vous est proposée et est fortement recommandée car ce traitement est irréversible.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide (touche ) ou au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible via le menu AIDE. ® Copyright 2013 Sage activité Ciel Ciel Gestion commerciale Millésime, Evolution, Ciel Up To Experts - Guide des mises à jour - MAJ WG 20.1/13.1 - 09.13 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel Manuel de découverte Ciel Gestion commerciale Ciel Gestion commerciale Evolution Ciel Gestion commerciale - Ciel Up To Experts Sage activité Ciel 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Ce manuel vous présente les principales fonctions du logiciel. Vous allez découvrir le suivi logique d’une chaîne commerciale : de la mise en place d'un dossier (avec les clients, les articles, les fournisseurs) à la saisie puis aux traitements des pièces commerciales. Les fonctionnalités spécifiques à Ciel Gestion commerciale Evolution sont détaillées à la fin de ce manuel. Pour la suite et le détail des autres fonctionnalités de l'application, vous disposez du Manuel de référence ainsi que de l’aide contextuelle. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 RCS Paris 313 966 129 La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC et Ciel. Code APE 5829C Configuration minimale Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps de traitement • Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8 (sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 8.0 (ou supérieur). • Processeur 700 MHz (supérieur à 1 GHz conseillé). • 512 Mo de Ram. • 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation. • Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom. • Imprimante : laser, jet d'encre. • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768. • Fonctions Internet : nécessitent une connexion Internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé). • Fonction PDF : Adobe Reader à jour Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d'identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Sommaire Prise en main ..............................................................................................5 Documentation........................................................................................................................ 6 Si vous débutez ....................................................................................................................... 7 Entraînez-vous...................................................................................................................... 11 Création et mise en place d’un dossier......................................................19 Créez votre dossier ............................................................................................................... 20 Créez un dossier à partir d’un modèle Sage Production Experts............................................. 23 Les paramètres du dossier..................................................................................................... 24 Créez les données de base .................................................................................................... 26 Saisie et traitements des pièces commerciales ..........................................41 Saisissez les pièces clients..................................................................................................... 42 Saisissez les pièces fournisseurs............................................................................................ 58 Gestion de production ........................................................................................................... 59 Commandes des articles en rupture....................................................................................... 60 Les états ...................................................................................................61 Principes généraux ................................................................................................................ 62 Les états articles.................................................................................................................... 64 Les états clients fournisseurs................................................................................................. 67 Les états analyses.................................................................................................................. 73 Traitements de fin d’année .......................................................................76 Fin d’exercice ........................................................................................................................ 77 Le journal comptable............................................................................................................. 78 La régulation des stocks........................................................................................................ 79 Purge des pièces commerciales ............................................................................................. 80 Sauvegarde DGFiP.................................................................................................................. 81 Gestion des dossiers.................................................................................82 La sauvegarde ....................................................................................................................... 83 La restauration ...................................................................................................................... 84 Copiez des dossiers sur Internet ou sur votre poste............................................................... 86 Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution........................87 La gestion des stocks multi-dépôts ....................................................................................... 88 La gestion des nomenclatures articles multi-niveaux............................................................. 90 La relation client.................................................................................................................... 91 Gestion avancée des relances clients ..................................................................................... 92 Liste des ordres de production .............................................................................................. 93 Les factures d’abonnement.................................................................................................... 94 Les factures multi-échéances ................................................................................................ 95 Les infos «perso»................................................................................................................... 96 La gestion des sociétés.......................................................................................................... 96 Administration avancée des utilisateurs................................................................................. 96 Index ........................................................................................................97 Prise en main Prise en main 6 Documentation Conventions utilisées dans la documentation Utilisation de la souris • cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris • double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris • faire un clic droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris Les symboles du manuel Les manuels La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels au format PDF accessibles depuis le menu AIDE : • le Manuel de découverte - que vous consultez actuellement - qui aborde les principales fonctions du logiciel et en fin de manuel les fonctionnalités spécifiques à Ciel Gestion commerciale Evolution. • le Manuel de référence qui décrit menu par menu la totalité des fonctions de votre logiciel et qui contient la Présentation générale (qui décrit des fonctions et des paramétrages généraux du logiciel), le Générateur d’états (qui décrit le fonctionnement du générateur d’états vous permettant ainsi de personnaliser vos éditions), et le Générateur de Tableaux de bord (qui décrit la personnalisation des fenêtre de type tableau de bord). • le Guide des mises à jour qui présente les nouveautés de la version et l’ouverture d’un dossier créé avec une ancienne version.  L'application Adobe Reader®, nécessaire pour lire et imprimer les manuels, doit être installée sur votre ordinateur. Pour enregistrer les manuels sur votre poste de travail Une fois que le manuel est téléchargé, utilisez le bouton . Pour imprimer les manuels Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER. L’aide en ligne Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande AIDE du menu AIDE ou par la touche . Le site Internet Ciel Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à votre logiciel, des informations utiles. Symbole Fonction  indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer.  attire votre attention sur un point particulier.  renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de référence ou l’aide. Prise en main 7 Si vous débutez Si vous débutez avec Ciel Gestion commerciale, prenez le temps de lire ce paragraphe. Il met l'accent sur des points précis et des notions à retenir avant de commencer. Quelques astuces pour gagner du temps ! Vous gagnerez du temps et optimiserez votre gestion en : • créant vos éléments de base (codes articles, clients, fournisseurs) avant de saisir vos pièces commerciales. • saisissant ensuite vos devis clients. • transformant directement un devis en facture. • utilisant les modèles de documents (devis, factures, commandes, prêts à l’emploi, fournis avec Ciel Gestion commerciale. • personnalisant vos modèles de documents selon vos besoins.  Nous vous conseillons de créer les éléments en suivant l'ordre indiqué ci- dessous. • Les taux de TVA, TPF, les modes de règlement, les tarifs par famille. • Les clients. • Les fournisseurs. • Les représentants. • Les familles d'articles. • Les articles. Voir Créez les données de base, page 26. Saisissez un nouvel article La fiche Article comporte de nombreux renseignements car elle constitue un des éléments clés dans une gestion complète des achats et des ventes. La notion d’article est très importante. Avant de vouloir saisir votre pièce commerciale commencez par enregistrer vos articles. Pour saisir un nouvel article : • activez la commande ARTICLES du menu LISTES (ou du menu CONTEXTUEL) puis cliquez sur le bouton . • ou cliquez sur le groupe Mes articles de la barre de navigation, puis cliquez sur créer un article. Il est préférable de passer un peu plus de temps à créer les éléments de base de votre dossier pour ensuite gagner du temps lors de la saisie et des traitements de vos pièces commerciales (devis, factures, règlements). Prise en main 8 La fenêtre Article s’affiche.  Pour plus de détails sur la saisie d’un article, reportez-vous au paragraphe “Les articles”, page 30. Créez un devis pour un client Pour créer un devis, vous devez activer la commande DEVIS/ PROFORMA du menu VENTES. La fenêtre Liste des devis s’affiche. Cliquez alors sur le bouton [Créer] pour saisir votre nouveau devis. Saisissez toutes les informations caractérisant l’article. Le code article est obligatoire. Validez la création de votre article en cliquant sur le bouton [OK]. Saisissez toutes les informations caractérisant votre devis. Le numéro du devis est obligatoire. Validez la création de votre devis en cliquant sur le bouton [OK]. Prise en main 9 Transformez des devis en factures Pour éviter de saisir des factures, Ciel Gestion commerciale vous permet de gagner du temps en transfé- rant directement vos devis en factures. 1. Sélectionnez, comme le montre la fenêtre ci-dessous, le ou les devis à transformer. 2. Cliquez sur le bouton [Transférer]. 3. Puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFÉRER EN FACTURE ou TRANSFERT GROUPÉ EN FACTURE. 4. Confirmez le traitement. 5. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée et IMPRIMER et/ou VALIDER la pièce créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué.  Si vous consultez la fiche de cette facture issue d'un transfert de devis, vous constatez que la zone Remarque contient le numéro et la date du devis transféré. Voir Transférez une pièce commerciale : généralités, page 51. Facilitez votre gestion en utilisant les modèles de documents Ciel Gestion commerciale met à votre disposition des modèles de documents (offres promotionnelles, contrats de vente, etc.) et des modèles de documents commerciaux (modèles de devis, factures, commandes, bons de livraison, etc.). Ces nouveaux modèles de documents, prêts à l'emploi, vous feront gagner un temps précieux lors de l'établissement de vos devis, factures, contrats et autres documents. Personnalisez vos documents Vous pouvez par la suite personnaliser vos modèles selon vos besoins (insertion d’un logo par exemple) à partir du générateur de documents.  Reportez-vous à la partie Générateur d'états du Manuel de référence disponible depuis le menu AIDE. Prise en main 10 Principales étapes de création et de suivi de votre dossier Le schéma ci-dessous vous donne une vue d’ensemble du suivi logique d’une chaîne commerciale. A vous ensuite de l’adapter selon votre propre gestion commerciale. Attention ! N’oubliez pas d’effectuer régulièrement des sauvegardes de votre dossier ! Si vous avez opté pour Ciel Données Mobiles, vous n’avez pas besoin d’effectuer des sauvegardes. En effet, dans ce cas, vos données sont automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel. Créez votre société Établissez votre premier devis client Transformez votre devis en facture Enregistrez les règlements clients Transférez les pièces commerciales Communiquez avec vos tiers Gérez vos stocks Analysez vos ventes Enregistrez les éléments de base en comptabilité de votre dossier Prise en main 11 Entraînez-vous Lancez votre logiciel Vous pouvez lancer le logiciel à la fin de la procédure d'installation, en cliquant sur l'icône de démarrage, présenté dans le dossier programme choisi. Par la suite, pour lancer votre logiciel : 1. Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows. 2. Sélectionnez les commandes PROGRAMMES - CIEL - GESTION COMMERCIALE - CIEL GESTION COMMERCIALE. Passage à Ciel Données Mobiles Uniquement disponible en option Ciel Données Mobiles. 1. Si vous basculez en mode connecté (activation de l’option Ciel Données Mobiles), il vous est proposé, au lancement du logiciel, de copier un dossier sur le serveur Internet. Effectuez cette opération sans quoi vous ne pourrez pas ouvrir votre dossier pour travailler à distance. • Vous avez un seul dossier, un message vous informe que celui-ci doit être mis à jour et copié sur le serveur Internet. Cliquez sur le bouton [Oui] pour accepter. • Vous avez plusieurs dossiers, la fenêtre Liste des sociétés s'ouvre. Sélectionnez votre dossier de travail et cliquez sur le bouton [Copier sur Internet]. Si votre dossier doit être mis à jour, un message vous en informe. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. 2. A la fin du traitement, le dossier s'ouvre. Pour copier d'autres dossiers sur le serveur Internet, utilisez l'utilitaire Copie de dossiers sur Internet.  Pour plus de détails sur la copie de dossiers, reportez-vous à l’Aide (touche ). Ouvrez le dossier Société Exemple Indisponible en option Ciel Données Mobiles. Toutes les informations concernant une société sont conservées dans un dossier. Plusieurs dossiers peuvent être créés mais un seul peut être ouvert à la fois. Pour faire un tour d’horizon des différentes fonctionnalités de l’application, nous vous conseillons d’ouvrir le dossier Société Exemple, livré avec le logiciel. Dans la page d’accueil qui s’affiche à chaque ouverture de votre logiciel, cliquez sur le bouton [J’ouvre la société exemple].  Vous pouvez aussi l’ouvrir en passant la commande OUVRIR du menu DOSSIER. Dans la fenêtre d’ouverture d’un dossier, vous devez auparavant afficher le dossier exemple par un clic-droit, commande VOIR LES DOSSIERS EXEMPLES. Prise en main 12 La fenêtre principale de l’application Après avoir validé l'ouverture d'un dossier, la fenêtre principale de l'application s'affiche. L’Intuiciel L’Intuiciel est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder depuis les boutons de la barre d’actions ou encore via le menu FENÊTRES, commande MON INTUICIEL. L'Intuiciel est une interface multi-niveaux et personnalisable qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations commerciales ou à des récapitulatifs de vos chiffres d'affaire. Il est composé de trois parties, accessibles depuis les boutons de la barre d’actions : Attention ! Sous le système d’exploitation Windows™ 8, les boutons et icônes se présentent différemment. Barre de titre Barre de menus Barre d’état Barre d’actions Intuiciel Zone de recherche Prise en main 13 Mon Bureau Mon Bureau accessible par l’icône , est actif par défaut. Vous retrouvez les bureaux de votre logiciel, par lesquels vous pouvez accéder aux fonctions que vous utilisez le plus souvent. Trois bureaux sont disponibles, selon l’organisation que vous aurez défini lors de la personnalisation de votre Intuiciel. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et un bureau plus complet, ou si vous voulez créer un bureau pour gérer uniquement vos clients, et un pour gérer uniquement vos pièces commerciales, ou encore uniquement vos articles... Vous pouvez personnaliser votre bureau en cliquant sur le bouton de personnalisation . Pour plus d’informations, reportez-vous au paragraphe “Personnaliser mon bureau”, page 15. L'accueil Ciel Le bouton vous donne accès à la page d'accueil Ciel. Elle se présente comme l’Intuiciel sous forme d’ellipse avec des boutons vous permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler. Consulter mon compte Ciel Le bouton vous permet d’accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance technique. Mon tableau de bord Mon tableau de bord, est accessible par l’icône . Vous pouvez visualiser dans l’onglet Mon tableau de bord les principales informations de votre société. Vous pouvez afficher ces données : • pour le mois en cliquant sur le bouton (ce paramétrage est réglé par défaut), • pour l’année en cliquant sur le bouton . De même, vous pouvez repérer rapidement les évolutions du chiffre d’affaires, les factures non réglées, à relancer ainsi que les devis en cours. Toutes ces informations correspondent à la date de travail affichée en haut à droite de la fenêtre. Vous pouvez modifier cette date en cliquant dessus. Prise en main 14 Mes états et statistiques Mes états et statistiques, est accessible par l’icône . Vous y retrouvez une liste d’états et de statistiques. Vous pouvez personnaliser leur affichage en cliquant sur le bouton . Ainsi, vous pourrez accéder plus rapidement aux états que vous utilisez le plus souvent. Ajouter un état dans la liste des états en utilisant le glisser-déposer Vous pouvez ajouter et retirer des états de votre liste d’états et créer des groupes d’états en cliquant sur le bouton de personnalisation . Une liste des principaux états du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Certains états paramétrables peuvent également être visibles si vous avez activé l’accessibilité de ces états depuis la liste des états paramétrables.  Pour plus de détails, reportez-vous à la partie Générateur d’Etats du manuel de référence disponible depuis le menu AIDE. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des états du logiciel s’affichent. Vous pouvez choisir d’ajouter un état à votre Intuiciel. 1. Pour cela, faites un clic sur l’état souhaité avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’endroit souhaité. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre état. Sous Windows™ 8, un pavé gris s’affiche pour vous indiquer un emplacement libre. 3. Déposez votre état sur l’emplacement souhaité. Votre état apparaît dans l’Intuiciel. Ajouter un état à un groupe d’états Vous pouvez glisser-déposer un état directement dans un groupe d’états. 1. Pour cela, sélectionnez l’état souhaité dans la liste des états. 2. Vous devez ensuite le glisser-déposer dans le groupe auquel vous souhaitez ajouter l’état. Un «+» blanc s’affiche. Sous Windows™ 8, un pavé gris s’affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. L’état s’ajoute au groupe. Renommer un état ou un groupe d'états  Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Renommer] de la barre de personnalisation. La barre de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur un état ou sur un groupe d’états. 1. Double-cliquez sur l'intitulé de l'état ou du groupe d'états. 2. Pour un état, une fenêtre s'affiche, saisissez le nouveau nom de l'état et cliquez sur le bouton [OK]. Pour un groupe d'états, appuyez sur la touche de votre clavier puis saisissez le nouveau nom enfin appuyez sur la touche . Supprimer un état en utilisant le glisser-déposer  Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Supprimer] de la barre de personnalisation. La barre de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur un état ou sur un groupe d’états. 1. Sur l'état à supprimer, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris à gauche jusqu’à la liste des états. Prise en main 15 Personnaliser les états En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur un état ou un groupe d’états, une petite barre d'icônes s’affiche. La barre de personnalisation sous Windows™ 8 1. Cliquez sur un état ou sur un groupe d’états afin de sélectionner l’élément à personnaliser. Une barre horizontale s’affiche en bas de l’Intuiciel. 2. Cliquez sur le bouton correspondant à l’action que vous voulez exécuter. Restaurer Mes états et statistiques / Annuler les modifications 1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées : • Annuler les modifications : permet de revenir à vos états et statistiques avant vos dernières personnalisations. • Mes états et statistiques par défaut : permet de restaurer l’affichage par défaut. 2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK]. Personnaliser mon bureau Vous pouvez personnaliser votre bureau en y ajoutant des tâches vous permettant d’accéder rapidement aux fonctions que vous utilisez le plus couramment. 1. Pour cela, cliquez sur le bouton de personnalisation . 2. Une liste des principales fonctions du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des tâches du logiciel s’affichent. 3. Pour afficher la liste complète des tâches, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) et sélectionnez la commande AFFICHER TOUTES LES TÂCHES. Ajouter une tâche au bureau en utilisant le glisser-déposer Une fois que vous avez choisi la tâche à ajouter à votre bureau, vous pouvez la glisser-déposer directement sur votre bureau. 1. Pour cela, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’ellipse du bureau. 3. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre tâche. Attention ! Cette fonction est indisponible sous Windows™ 8. Ce bouton vous permet de supprimer l’état ou le groupe d’états sélectionné. Ce bouton vous permet de modifier la sortie de l’état sélectionné. Prise en main 16 Sous Windows™ 8, glissez votre souris jusqu’au bureau. Les emplacements où vous pouvez déposer votre tâche sont indiqués par des pavés gris. 4. Déposez votre tâche sur l’emplacement souhaité. Votre tâche se trouve désormais sur votre bureau. Créer un groupe de tâches Vous pouvez choisir de regrouper certaines tâches sur le bureau. 1. Pour cela, sélectionnez la tâche souhaitée dans la liste des tâches. 2. Vous devez ensuite la glisser-déposer sur la tâche avec laquelle vous souhaitez créer un groupe. Une flèche blanche s’affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. Le groupe se crée. Renommer une tâche ou un groupe de tâches  Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Renommer] de la barre de personnalisation. La barre de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur une tâche ou sur un groupe de tâches. 1. Double-cliquez dans la bulle située en-dessous de la tâche ou du groupe de tâches. 2. Appuyez sur la touche de votre clavier. 3. Saisissez le nouveau nom de votre tâche ou groupe de tâches. 4. Appuyez sur la touche de votre clavier. Supprimer une tâche ou un groupe de tâches en utilisant le glisser-déposer  Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Supprimer] de la barre de personnalisation. La barre de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur une tâche ou sur un groupe de tâches. 1. Sur la tâche ou le groupe de tâches à supprimer, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris à gauche jusqu’à la liste des tâches. Personnaliser les tâches du bureau En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur les tâches du bureau, une petite barre d’icônes s’affiche. Vous pouvez utiliser les icônes et pour effectuer une rotation des tâches, si vous souhaitez mettre plus en avant certaines fonctions du logiciel. Restaurer le bureau par défaut / Annuler les modifications 1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées : Attention ! Cette fonction est indisponible sous Windows™ 8. Ce bouton vous permet de supprimer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné Ce bouton vous permet de modifier l’icône de la tâche sélectionnée. Ce bouton vous permet de paramétrer l’ouverture de la tâche. Prise en main 17 • Annuler les modifications : permet de revenir au bureau avant vos dernières personnalisations. • Mon bureau par défaut : permet de restaurer l’affichage du bureau par défaut. 2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK]. Effectuez des recherches avec Trouvtoo Trouvtoo est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application : • sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (toutes les factures du Client Martin) tout en effectuant une autre tâche dans votre application. • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement. 1. Dans la zone de recherche Trouvtoo située en haut de la fenêtre principale, saisissez le mot clé à rechercher et cliquez sur l'icône de la loupe. La fenêtre Trouvtoo s'ouvre et la recherche est lancée. 2. Par défaut, la recherche s'effectue sur tous les répertoires cibles (Dossier courant, Google Web). Si vous le souhaitez, décochez un répertoire de recherche.  Si vous lancez la recherche sur deux cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. 3. Pour lancer une recherche, cliquez sur . 4. Pour annuler une recherche, cliquez sur . Choisissez votre mode d’affichage : découverte ou standard Vous disposez de deux modes d'affichage : • le mode découverte, pour vous familiariser plus simplement et plus rapidement avec les principales fonctions de Ciel Gestion commerciale, • le mode standard, pour une gestion et un suivi de vos données plus détaillés ; il regroupe l'ensemble des commandes du logiciel. Pour changer de mode d'affichage, cliquez, selon le cas, sur la commande MENUS DÉCOUVERTE ou MENUS STANDARD du menu DIVERS.  Le mode d’affichage dans lequel vous travaillez (découverte ou standard) est conservé lorsque vous quittez l’application. Besoin d’aide Si vous voulez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, cliquez sur l’icône . Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement. 1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur). 2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de télé- phone (où vous pouvez être joint). 3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer ma demande de rappel] pour valider le formulaire et lancer la connexion. Prise en main 18 Quittez le logiciel Pour fermer le logiciel, vous pouvez : • activer la commande QUITTER du menu DOSSIER, • cliquer dans la case de fermeture , située en haut à droite dans la barre de titre. Création et mise en place d’un dossier Création et mise en place d’un dossier 20 Créez votre dossier  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU. Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux de celui-ci. 1. Dans la fenêtre Création, cochez l’option de votre choix. 2. Renseignez le Nom de votre société. 3. Cliquez sur le bouton [Créer]. L'assistant Top Départ s'affiche. 4. Vous pouvez soit créer un nouveau dossier soit récupérer un dossier de Ciel Devis Factures, Ciel Facturation Facile ou Ciel Professionnel indépendant. • Cochez l'option Créer un nouveau dossier de Ciel Gestion commerciale puis cliquez sur le bouton [Suivant>] ou bien, • Cochez l'une des options : Récupérer un dossier de Ciel Devis Factures ou Ciel Facturation Facile ou bien Récupérer un dossier de Ciel Professionnel indépendant puis cliquez sur le bouton [OK]. Voir Récupération d’un dossier, page 22. Création d’un nouveau dossier Monnaie du dossier 1. Sélectionnez dans la liste déroulante la monnaie de tenue du dossier. Par défaut, l'Euro est sélectionné. Vous pouvez éventuellement préciser le nombre de décimales de la monnaie. Pour cela : • cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu Contextuel puis choisissez la commande CHANGER LE NOMBRE DE DÉCIMALES, • dans la fenêtre qui s'affiche, saisissez le nombre de décimales à prendre en compte, • cliquez sur le bouton [OK]. Longueurs des comptes 2. Définissez la longueur des comptes, des codes journaux et des codes analytiques, à l'aide du bouton . 3. Cochez l'option Récupération des informations de référencement pour reprendre les informations saisies lors de votre référencement.  Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Création et mise en place d’un dossier 21 Paramétrage des décimales 4. Définissez la longueur des décimales que vous souhaitez paramétrer pour les quantités, les prix, les taux (TVA, TPF, escompte, remise), les poids, les coefficients etc... à l'aide de ce même bouton. Vous pouvez également définir le nombre de décimales dans les préférences Gestion commerciale (Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES (Mode avancé) - GESTION COMMERCIALE).  Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Choix du mode de création 5. Choisissez le mode de création de votre dossier en sélectionnant l'option correspondante : • Mode de création rapide en 3 étapes Seules les principales informations (raison sociale, coordonnées et paramètres, etc.) sont à renseigner. Voir Création rapide d’un dossier, page 21. • Mode de création détaillé en 8 étapes Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les fichiers principaux (familles d'articles, articles, clients, fournisseurs, etc.). Vous serez ainsi opérationnel plus rapidement. Voir Création détaillée d’un dossier, page 22. Création rapide d’un dossier  Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Première étape : raison sociale La première étape de l'assistant vous permet de renseigner différentes zones concernant votre Raison sociale. 1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville. 2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie. 3. Précisez votre Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise. 4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité Principale de l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. 5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'Identification Intracommunautaire (N° TVA). 6. Indiquez votre Code société. Deuxième étape : coordonnées et paramètres Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres. 1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez un. 2. Indiquez la période de votre exercice courant et la période de saisie. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier . 3. Précisez si vous gérez les stocks articles en cochant l'option correspondante. Dernière étape : options de démarrage 1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la case correspondante. 2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe] puis renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe. 3. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. Création et mise en place d’un dossier 22 Création détaillée d’un dossier  La création détaillée d’un dossier est expliquée dans le manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Récupération d’un dossier La récupération consiste à créer un dossier dans Ciel Gestion commerciale qui contiendra les éléments d'un dossier de Ciel Devis Factures ou Ciel Facturation Facile ou Ciel Professionnel indépendant. 1. Sélectionnez le dossier à récupérer et cliquez sur le bouton [OK]. 2. Cochez le mode de mise à jour que vous souhaitez appliquer : • Mise à jour standard : permet de récupérer la totalité des données du dossier. • Mise à jour avancée : permet de sélectionner les éléments que vous souhaitez récupérer du dossier. 3. Cliquez sur le bouton [Suivant]. 4. En mode avancé, sélectionnez les éléments à récupérer (Tiers, Articles, Pièces) puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la récupération. Un message affiche les éléments récupérés et enregistrés dans Ciel Gestion commerciale. 6. Cliquez sur le bouton [Continuer].  Votre dossier est créé. Vous pouvez commencer à travailler. Création et mise en place d’un dossier 23 Créez un dossier à partir d’un modèle Sage Production Experts Uniquement disponible dans les versions Evolution et Ciel Up To Experts.  Menu DOSSIER - commande MODÈLE SAGE PRODUCTION EXPERTS.  Cette commande est également accessible à partir de l'Accueil - bouton [Je créé mon dossier à partir d'un modèle Sage Production Experts]. Cette commande permet de créer un nouveau dossier à partir d'un modèle du logiciel Sage Production Experts. C'est votre expert-comptable qui vous transmet ce modèle contenant vos clients, fournisseurs, banques et comptes. Les données du fichier seront automatiquement copiées dans le nouveau dossier. 1. Activez le menu DOSSIER puis la commande MODÈLE SAGE PRODUCTION EXPERTS. 2. Cliquez sur le bouton pour sélectionner le fichier transmis par votre expert-comptable. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. 4. Renseignez le Nom de votre société.  Si une société existe déjà dans une autre application Ciel, vous pouvez créer le dossier pour celle-ci. Dans ce cas, cochez la première option puis choisissez la société. L'étape Création à partir de Sage Production Experts s'affiche. 5. Définissez la longueur des décimales que vous souhaitez pour les prix unitaires, les quantités, les taux de remise et d'escompte, les poids.  Tant que vos pièces commerciales ne seront pas validées, vous aurez la possibilité de modifier ces paramètres à partir du menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - DÉCIMALES. 6. Précisez si vous gérez les stocks ou non dans votre dossier. Si vous répondez Oui, la case Gérer les stocks est automatiquement activée dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION). 7. Cliquez sur le bouton [OK]. Votre dossier s'ouvre ainsi qu'un rapport qui vous indique les résultats du traitement. Création et mise en place d’un dossier 24 Les paramètres du dossier  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES. Cette commande présente l'ensemble des paramètres (Société, Comptabilité, Facturation, Numérotation, Banque principale, Calculs sur quantité) du dossier. Vous retrouvez les paramètres que vous définissez lors de la création du dossier à l'aide de l'assistant de création (création détaillée d’un dossier). Paramètres société  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ. On entend par paramètres les diverses informations dont votre logiciel a besoin pour fonctionner. Il s'agit des éléments permettant d’identifier votre société (Identification, Coordonnées, Forme juridique, Activité, Responsable), des coordonnées de votre expert- comptable, du logo de votre société. Paramètres comptabilité  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ. Dans l’onglet Paramètres, définissez : • exercice N : les dates de début et de fin de l'exercice courant de votre société, • les dates de début et de fin de période de saisie, • la date de début de période objectif. La date de fin se calcule automatiquement,  La date de début de votre exercice courant correspond à la date de création de votre société et, en aucun cas, à la date de la première utilisation de votre logiciel. • la TVA sur les ventes, la TVA sur les achats. Si la TVA est exigible au moment de la facturation, vous êtes donc soumis à la TVA sur les débits. Dans ce cas, sélectionnez l'option Débits. Si, au contraire, vous effectuez votre déclaration de TVA au moment du règlement de la facture, vous êtes soumis à la TVA sur les encaissements. Sélectionnez alors l'option Encaissements. • les principaux comptes et journaux par défaut, • les réglages comptables (longueur des comptes, racine de compte, caractères utilisés, etc.). Pour cela, cliquez sur le bouton [Modifier les réglages compta] Dans l’onglet Comptes, paramétrez : • les racines de divers comptes (escomptes accordé, escompte obtenu, produits, pertes, acompte versé, acompte reçu), • les comptes de port (port soumis, port non soumis , Facturé soumis, etc.), Paramètres facturation  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION. La fenêtre Paramètres de facturation contient des informations variées. Vous devez définir : • la gestion des stocks, des nomenclatures, des relations clients, des abonnements, du multi- échéances, etc. • les valeurs par défaut à utiliser lors la saisie des pièces commerciales, • l’affichage de messages d'alerte lors de la saisie des pièces commerciales, • les mentions relatives à la loi NRE, etc.  Pour plus de détails sur les paramètres de votre dossier, reportez-vous au chapitre Menu Dossier - Paramètres Facturation du MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE. Création et mise en place d’un dossier 25 Paramètres Numérotation  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION. La fenêtre Paramètres de Numérotation contient les différentes bases et pièces commerciales pour lesquelles l'incrémentation automatique d'un numéro de code à la création d'une fiche est possible.  Pour plus de détails sur les paramètres de votre dossier, reportez-vous au chapitre Menu Dossier - Paramètres Numérotation du MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE. Paramètres Banque principale  Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - BANQUE PRINCIPALE. Cette fenêtre regroupe les données bancaires de votre société. Elle vous permet de créer les différents établissements bancaires utilisés par la société.  Pour plus de détails sur les paramètres de votre dossier, reportez-vous au chapitre Menu Dossier - Paramètres Banque principale du MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE. Paramètres Calculs sur quantité  Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - CALCUL SUR QUANTITÉ. Les calculs sur quantité sont des règles que vous créez afin de les appliquer sur les quantités des articles, lors de vos saisies de pièces commerciales clients (vente).  Pour plus de détails sur les paramètres de votre dossier, reportez-vous au chapitre Menu Dossier - Paramètres Calculs sur quantité du MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE. Création et mise en place d’un dossier 26 Créez les données de base Les éléments suivants constituent les données de base de votre dossier : • Les taux TVA, TPF, les modes de règlement, les remises/promotions, • Les représentants, • Les fournisseurs, • Les articles, • Les familles d’articles, • Les clients, • Les affaires. La TVA  Menu LISTES - commande TVA. Une liste correspond à l'enregistrement de divers éléments, identifiés principalement par des codes. Ces éléments seront utilisés en saisie pour compléter plus rapidement les fiches clients, fournisseurs, factures, etc. Vous pouvez à partir de la liste des TVA CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un taux de TVA. 1. Pour créer un taux de TVA, cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouvelle TVA s’affiche. 2. Saisissez le Code ; c'est une zone alphanumérique obligatoire. 3. Indiquez le Taux de TVA auquel ce code va être rattaché. 4. Précisez le Compte de TVA collectée (type 44571) ainsi que le Compte de TVA déductible (type 44566).  Ces comptes sont nécessaires si vous exportez vos données vers la comptabilité. 5. Cochez la case TVA non perçue si vous souhaitez calculer et mentionner cette taxe sur la facture du client. 6. Indiquez le compte de TVA collectée à régulariser, compte de TVA utilisé pour les recettes à régulariser ainsi que le compte de TVA déductible à régulariser, compte de TVA récupérée sur les achats à régulariser.  La TVA non perçue est une particularité notable dans les Dom-Tom. Elle n'est pas répercutée sur le montant TTC de la facture. 7. Enregistrez le taux de TVA en cliquant sur le bouton [OK]. Création et mise en place d’un dossier 27 La TPF  Menu LISTES - commande TPF. La fenêtre Liste des TPF (Taxe Para Fiscale) présente la liste de tous les codes TPF existants. Exemple La taxe agroalimentaire sur les viandes de boucherie, les taxes sur les huiles (huiles de base, huiles usagées), etc. Cette table fonctionne sur les principes de la table des TVA. Vous pouvez à partir de la liste des TPF CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un taux de TPF. Les modes de paiement  Menu LISTES - commande MODES DE PAIEMENT. Cette liste répertorie tous les modes de paiement des pièces commerciales (chèque, carte bleue, virement, traite, espèces, etc.) au fur et à mesure de leur création. Vous pouvez à partir de la liste créer, modifier ou supprimer un mode de paiement. Les remises et promotions  Menu LISTES - commande REMISES/PROMOTIONS. La liste des remises et promotions permet de gérer des tarifs promotionnels par famille de clients et par famille d’articles. En version Evolution, vous pouvez en plus créer des tarifs promotionnels par article ou par client. Il est possible de définir deux types de tarifs : • des remises qui sont applicables à une sélection de clients et d'articles, • des soldes et promotions qui sont uniquement applicables à une sélection d’articles. La remise est appliquée au prix de base de votre article ou à la ligne de facturation.  Une remise en montant est appliquée autant de fois que la quantité d’articles saisie dans une pièce commerciale. En version Evolution, il est possible de créer des remises/promotions par tranches. La remise par tranches peut être appliquée de deux façons : • sur la totalité d’une tranche : la remise est calculée sur une seule tranche, celle qui correspond au montant ou à la quantité de l'article. • par tranches successives : la remise est calculée sur plusieurs tranches à partir de la quantité ou du montant de l'article. Chaque tranche correspond à un calcul de remise.  Pour obtenir plus de détails, consultez le Manuel de référence, Menu Listes, Remises/promotions accessible depuis le menu AIDE. Les représentants  Menu LISTES - commande REPRÉSENTANTS. Le terme Représentant englobe tous les commerciaux travaillant dans une entreprise. Cette fenêtre contient la liste des représentants identifiés par leur code, leur nom, leur fonction, leur commission, etc. Vous pouvez à partir de la liste des représentants CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un représentant.  Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, représentants pour obtenir tout le détail sur les représentants. Attention ! Cette commande n'est accessible que si vous avez coché la case Gestion de la TPF dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options). Création et mise en place d’un dossier 28 Les fournisseurs  Menu LISTES - commande FOURNISSEURS. La première partie de la fiche fournisseur comporte différents renseignements généraux sur l'identité du fournisseur. Identification du fournisseur  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Fournisseurs à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes bases. 1. Si ce paramétrage est effectué, le Code fournisseur s'affiche automatiquement. Vous pouvez toujours le modifier si vous le souhaitez. Dans le cas contraire, saisissez-le. Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque fournisseur créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie d'une pièce commerciale. Néanmoins, vous pourrez très bien retrouver ce fournisseur par d'autres critères, si vous ne connaissez pas le code. 2. Saisissez le Nom du fournisseur. 3. Indiquez le numéro de SIRET du fournisseur. Il s'agit du numéro qui identifie géographiquement l'établissement d'une entreprise. 4. Sélectionnez la Famille à laquelle appartient le fournisseur. La famille vous permet de catégoriser vos fournisseurs selon les critères de votre choix (par région, par type d'activité, etc.). Vous pouvez par la suite éditer ou consulter différentes statistiques, par exemple le Chiffre d'affaires par famille. Informations financières 1. Dans la zone Crédit accordé, vous affectez un crédit maximum autorisé à un fournisseur. En saisie de facture, le programme vous préviendra lorsque ce crédit sera dépassé. 2. Sélectionnez ensuite à l'aide de l’icône Liste le Mode de règlement. Vous pouvez également catégoriser votre fournisseur suivant des critères de Risque. Exemple Il est possible d'établir une différence entre certains fournisseurs en cochant ou non la case Bloqué. Création et mise en place d’un dossier 29 3. Cochez la case Relevé de comptes, si vous souhaitez que ce fournisseur apparaisse dans l'édition des relevés de comptes. Onglet Adresse Cet onglet vous permet de saisir les adresses de Facturation du fournisseur. 1. L'option Facturation donne accès à l'adresse principale de facturation et l'option Toutes à la totalité des adresses (principale et autres adresses) du fournisseur. Sélectionnez l'option Facturation puis saisissez l'adresse postale de facturation du fournisseur. 2. Indiquez la Forme juridique de votre fournisseur. 3. Précisez ses coordonnées téléphoniques (Téléphone fixe, Portable), Fax, Télex, son adresse électronique, son adresse Internet.  Pour plus de détails sur l’ajout des autres adresses et sur la définition d’une adresse principale, reportez-vous à l’Aide de votre logiciel accessible par la touche . Le bouton [Vérifier] permet de faire une recherche de l'adresse du fournisseur afin de vérifier l'exactitude de l'adresse Le bouton [Plan] permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. Le bouton [Itinéraire] permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre fournisseur). Onglet Complément Nature Les éléments de cet onglet sont nécessaires à la gestion de la TVA. 1. Sélectionnez le mode de TVA (Local, CEE, Hors CEE ou Suspension de taxe). • Sélectionnez l'option Local pour les fournisseurs se trouvant dans le même pays si les articles ou prestations qui leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA dans le fichier Articles. • L’option CEE s'utilise dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne. • Cochez l'option Hors CEE si vous exportez dans un pays étranger, hors CEE. • La Suspension de taxe s'utilise pour les fournisseurs non assujettis à la TVA. Vous pouvez changer ponctuellement dans une pièce commerciale la nature du fournisseur notamment pour le mode Suspension de taxe. 2. Indiquez dans ce cas le N.I.I, numéro d'Immatriculation de TVA que vous utilisez lors d'une opération commerciale avec la CEE. 3. Cochez la case Assujetti à TPF lorsque votre fournisseur est assujetti à TPF. Comptabilité Si vous exportez des comptes vers un logiciel de comptabilité Ciel, un numéro de compte (qui peut être alphanumérique) est attribué à chaque fournisseur dans la zone Compte comptable. Dans le cadre d'une gestion analytique par fournisseur de votre comptabilité (Ciel Compta ou Ciel Compta Évolution pour Windows), vous pouvez lui attribuer un code analytique. Divers 4. Saisissez le taux de remise accordé au fournisseur sur le total facturé. 5. Sélectionnez à l’aide du bouton le dépôt du fournisseur. 6. Cochez l’option Fournisseur Divers s’il s’agit d’un fournisseur occasionnel. 7. Si vous souhaitez que les pièces commerciales soient calculées en TTC, cochez l’option Facturer en TTC. Création et mise en place d’un dossier 30 Gestion de la TVA Même si vous avez déclaré être soumis au régime de TVA sur les encaissements dans les paramètres de facturation, vous pouvez déclarer, indépendamment, qu'un compte fournisseur est soumis à la TVA sur les débits. Dans ce cas, lors du transfert des écritures en comptabilité, le compte de TVA à utiliser s'adaptera automatiquement. 8. Précisez alors si vous êtes soumis à la TVA sur les débits ou sur les encaissements. Affaire Vous pouvez associer une affaire à un fournisseur. 9. Pour cela, sélectionnez-la en cliquant sur l’icône . Ainsi, l’affaire sera systématiquement insérée dans les nouvelles pièces commerciales du fournisseur. Onglet Contacts Les informations de cet onglet sont facultatives ; il s'agit du nom des interlocuteurs chez ce fournisseur. Onglet Banque Identification 1. Renseignez le code IBAN et le code BIC ainsi que le R.I.B. : Code banque, le Code guichet, le Numéro de compte ainsi que la Clé RIB.  Les informations concernant la Domiciliation bancaire sont disponibles sur un de vos Relevés d'Identité Bancaire (R.I.B.). Coordonnées 2. Saisissez dans cette zone les coordonnées postales (adresse, CP, Pays) de la banque. 3. Sélectionnez si la gestion de banque se fait Hors rayon ou Sur rayon. Ces options correspondent au lieu de compensation, et elles interviennent dans le cadre d'une gestion des bordereaux de remise en banque. Onglet Observations Cet onglet vous permet de saisir des annotations spécifiques sur le fournisseur. Elles peuvent vous permettre une meilleure gestion de vos fournisseurs. Les familles d’articles  Menu LISTES - commande FAMILLES ARTICLES. Cette commande vous permet d'effectuer une classification de vos articles par famille. Exemple Matériel informatique, Logiciels, Papeterie. Ce classement vous permettra d'établir par la suite des états et statistiques par famille d'articles. Vous pouvez à partir de la liste des familles d’articles CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER une familles d’articles.  Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, Familles articles pour obtenir tout le détail sur le mode de création des familles d’articles. Les articles  Menu LISTES - commande ARTICLES. Le terme Article fait référence à des produits de négoce, des produits fabriqués, des prestations de service ou bien des produits annexes (port, etc.). Création et mise en place d’un dossier 31 Identification de l’article La fiche article comporte de nombreux renseignements car elle constitue un des éléments clés dans une gestion complète des achats et des ventes. Le Code article est une zone alphanumérique (15 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque article créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie d'une pièce commerciale.  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Articles à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes bases. 1. Si ce paramétrage est effectué, le code article s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le. 2. Saisissez le Libellé de l'article. Si vous gérez des article à l'international, vous pouvez les saisir dans 2 langues étrangères. 3. Précisez la Famille à laquelle appartient cet article. La famille vous permet de classer des articles selon les critères de votre choix et en fonction des statistiques que vous souhaitez obtenir. 4. Cochez la case Bloqué si vous souhaitez établir une différence entre certains articles : • dans le cas d'une rupture de stock ponctuelle, • ou d'une rupture de stock proche. Tout comme pour les clients «bloqués», vous pouvez paramétrer l'affichage d'un message lors de la saisie de cet article dans une pièce commerciale (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet saisies). Quantités en stock Si vous souhaitez gérer le stock de certains articles, cochez la case Gestion de stock. Dans le cas contraire, décochez cette case. Le Stock réel est une zone numérique que vous ne pouvez renseigner qu'à la création d'un article. Le stock réel correspond à la quantité exacte de l'article en stock. Dans le cadre d'une modification de la fiche Article, cette zone n'est plus accessible ; le stock est automatiquement calculé par le logiciel en fonction des entrées et des sorties. Si vous souhaitez modifier le Stock réel, vous devez effectuer : • une entrée de stock manuelle, • ou une régulation de stock. Attention ! Le code article est une zone obligatoire. Vous ne pouvez pas poursuivre la saisie de la fiche article si cette zone n'est pas renseignée. Vous n'avez pas accès aux zones Cde client et Cde fourn. car elles sont automatiquement calculées en fonction des commandes achats et / ou ventes non soldées. Création et mise en place d’un dossier 32 Lorsque vous saisissez un stock de départ, le logiciel génère automatiquement un mouvement de stock. Toutes les entrées et sorties d'articles sont mémorisées dans la base des mouvements de stocks. • Le Stock mini vous permet d'éditer par exemple les états de réapprovisionnement de stocks (liste des articles dont le stock réel est inférieur à ce stock minimum). • Le Stock maxi vous permet d'éditer la liste des articles «surstockés» (article dont le stock réel est supé- rieur au stock maximum). Cette zone intervient aussi lors du paramétrage du traitement des commandes (fournisseurs) d'articles en rupture de stock. Onglet Prix Tarif Cet onglet vous permet de paramétrer les éléments nécessaires à la gestion des prix. 1. Sélectionnez le mode de calcul du prix de l'article. Fixer le prix de vente HT Lorsque vous activez cette option, vous pouvez accéder aux zones Prix d'achat HT et Prix de vente HT. Par défaut, cette option est active. Lorsque l'option Fixer le prix de vente HT est active, la modification du prix d'achat entraîne la modification du coefficient de marge (le prix de vente sera donc inchangé). Fixer le prix de vente TTC Lorsque vous activez cette option, vous pouvez accéder aux zones Prix d'achat HT et Prix de vente TTC. Cette option permet de gérer les effets d'une modification du prix d'achat. Fixer le coefficient de marge Lorsque l'option Fixer le coefficient de marge est active, la modification du prix d'achat entraîne la modification du prix de vente (le coefficient de marge sera donc inchangé).  Le choix du mode de calcul permet aussi d'éviter les différences d'arrondis lors des calculs de la TVA dans les pièces commerciales. Les lignes des pièces commerciales, les prix et les remises auxquelles vous aurez accès seront en HT ou en TTC suivant le mode de calcul que vous aurez choisi. 2. Sélectionnez le Taux de TVA appliqué à l'article. 3. Sélectionnez le Taux de TPF. Cette option ne s’affiche que si vous gérez la TPF ; option définie dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES). PAMP Le PAMP (Prix d'achat moyen pondéré) est calculé automatiquement au fur et à mesure des entrées de stock. Cette zone est calculée selon la formule suivante : Prix d'achat HT La zone numérique Prix d'achat HT est facultative. Dans le cas d'une société de services, cette zone peut correspondre au coût de la prestation. Pour une société industrielle, il peut s'agir du coût interne de fabrication ou du prix de revient. Pour les sociétés de négoce ou pour les détaillants, il s'agira du prix d'achat facturé par le fournisseur. A chaque nouvelle entrée de stock, qu'il s'agisse d'un mouvement de stock direct (menu LISTES - MOUVEMENTS DE STOCK) ou qu'il s'agisse d'une facturation fournisseur, ce prix d'achat prendra la valeur indiquée dans la facture d'achat ou dans le mouvement de stock. Coefficient de marge La zone Coefficient n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le coefficient de marge. C'est le coefficient multiplicateur qui, s'appliquant au prix d'achat, donne le prix de vente hors taxes. Si aucun coefficient n'est indiqué, la saisie d'un prix de vente entraînera le calcul automatique d'un coefficient. Attention ! Le Stock théorique correspond à la quantité en Stock réel moins la quantité en Stock client commandée plus les Commandes fournisseurs. Dernier PAMP x Stock réel + Quantité entrée en stock x Prix achat / Stock réel + Quantité entrée. Création et mise en place d’un dossier 33 Prix de vente HT La zone Prix de vente HT n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le prix de vente HT. Si vous modifiez le prix de vente, le coefficient de marge est recalculé en fonction du prix d'achat et du nouveau prix de vente. Prix de vente TTC La zone Prix de vente TTC n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le prix de vente TTC. Si vous modifiez le prix de vente TTC, notamment pour obtenir un prix TTC «tout rond», le prix de vente HT est recalculé en fonction du taux de TVA. Le coefficient de marge est aussi recalculé. Grille des tarifs La gestion des tarifs s'effectue avec la grille tarifaire des fiches articles. Vous pouvez : • Gérer des tarifs par quantité : le prix de vente dépendra des quantités de la grille des tarifs (quantité maximale que vous aurez saisies dans les fiches articles). • Gérer des codes tarifs : vous affectez directement un tarif (de 1 à 7) à un client (les différents tarifs ayant été préalablement saisis dans la fiche article). Ces deux possibilités peuvent être utilisées indépendamment suivant les conditions que vous souhaitez accorder à vos clients.  Dans la fiche Client, la zone Code tarif (onglet Complément) permet d'indiquer le type de tarif dont chaque client bénéficie. Exemple Un article peut être vendu à différents clients bénéficiant chacun de conditions différentes. La fiche de cet article est composée de : • Code : Pentium II 400 • Désignation : Pentium II 400 Mhz • Prix de vente Hors Taxes : 2313,72 € Vous êtes fabricant de matériel informatique et votre clientèle se répartit entre des grossistes, des revendeurs et des particuliers. • Le particulier sera facturé au prix de vente public, c'est-à-dire au prix de vente indiqué dans la fiche article. • Le grossiste se verra affecter un tarif suivant un barème que vous aurez arbitrairement fixé et qui pourra tenir compte de sa rapidité de paiement, du chiffre d'affaire qu'il vous aura généré sur l'année précédente ou de tout autre critère sachant que de toute façon, il vous en achète une quantité suffisante sur l'année pour bénéficier de tel ou tel tarif. • Le revendeur ou distributeur : pour ce type de client vous préférez accorder des remises au cas par cas en tenant compte de la quantité de la commande. Dans ce cas, le tarif est purement fonction de la quantité. Saisie des tarifs Les tarifs d'un article sont saisis dans la zone Grille de tarifs. 1. Cliquez sur le bouton . Une nouvelle ligne s'insère dans la grille de tarifs. Pour modifier, ajouter ou supprimer des tarifs, cochez le mode Modification. Pour consulter la grille des tarifs et effectuer des croisements entre les quantités et les tarifs, cochez le mode Visualisation. Création et mise en place d’un dossier 34 2. Double-cliquez dans les colonnes pour accéder à la saisie. Vous pouvez vous déplacer d'une colonne à l'autre avec la touche . Pour revenir sur une colonne, utilisez les touches et simultanément. 3. Saisissez la quantité puis les tarifs qui correspondent aux quantités. Vous pouvez saisir jusqu'à 7 tarifs. Les tarifs s'affichent par colonne (1 colonne par tarif). Vous pouvez ainsi effectuer un croisement entre les tarifs et les quantités. La colonne Qté correspond à la quantité minimale nécessaire pour bénéficier du tarif correspondant. Vous devez avoir précisé préalablement dans la fiche Client (zone Tarif - onglet Complément) qu'il bénéficie d'un code tarif. Si vous utilisez effectivement les tarifs par quantité, les prix devront être saisis dans l'ordre décroissant car les quantités doivent être saisies dans l'ordre croissant. Le logiciel effectue un contrôle de cohérence sur les quantités saisies : vous ne pourrez pas saisir des valeurs qui se chevauchent. Si c'est le cas un message vous l'indique.  Si le mode de calcul est défini à partir du HT, vous devrez saisir les différents tarifs en Hors Taxes. Si le mode de calcul est défini à partir du TTC, vous devrez saisir les différents tarifs en TTC. Onglet Désignation Cette zone est réservée à la description détaillée de l'article. 1. Saisissez le nom de l'article ainsi que ses attributs (poids, volume, conditionnement, version, etc.). 2. Vous pouvez attacher la photo de l'article pour agrémenter la fiche article. Vous pouvez copier-coller, importer une photo ou bien la récupérer depuis un scanneur ou appareil photo. Onglet Complément Informations complémentaires 1. La zone Code barre n'est à renseigner que si vous utilisez le code barre. Ciel Gestion commerciale pour Windows gère le code barre de type EAN13. Si vous souhaitez que le programme calcule ou vérifie la clef de contrôle du code EAN13, cochez l'option Contrôle et calcul de la clé EAN13 dans les PARAMÈTRES DE FACTURATION - onglet Saisie du menu DOSSIER. Voir Paramètres facturation, page 24. 2. Saisissez à l'aide du triangle de sélection la Marque de l'article, si l'article en possède une. 3. Si votre article est concerné par la nouvelle norme DEEE : Déchets Équipements Électriques et Électroniques, affectez-lui à l’aide du bouton Liste, l’éco-participation correspondante. 4. Indiquez un Substitut d'article, susceptible de remplacer l'article courant en cas de rupture de stocks ou de fin de série.  Nous vous conseillons de créer tous vos articles dans un premier temps et de revenir ensuite sur les fiches concernées pour y affecter les articles de substitution. 5. Indiquez la Catégorie de l'article. Vous pouvez sélectionné une catégorie dans la liste prédéfinie. 6. Sélectionnez dans la liste déroulante l'unité de l'article. Celle-ci sera reprise dans les pièces commerciales. 7. S'il s'agit d'un article pour lequel vous n'effectuez pas une gestion complète (pas de gestion de stock...), cochez la case Article divers. Lorsque vous saisirez une pièce commerciale pour un article de type Divers certains éléments seront automatiquement repris dans les lignes de la pièce commerciale. Ces éléments sont : • le code article, • les codes de TVA et TPF. 8. Si l'article n'est plus utilisé (article démodé, obsolète, non vendu), cochez la case Ne plus utiliser. Création et mise en place d’un dossier 35 Cet article ne s'affichera plus dans la liste des articles que vous activez lors de la saisie d'une pièce commerciale. 9. Si l’article est susceptible d’être publié sur Internet, cochez l’option Publiable sur le web. 10. Indiquez le nombre de mois Garantie de l'article ( 6 mois, 12 mois). La date de création de l'article s'affiche. 11. Vous pouvez spécifier la catégorie de l’article. Conditionnement 12. Indiquez un Conditionnement de l'article à la vente et à l'achat.  Les zones Poids net, Poids brut et Quantité par colis sont facultatives. Elles apportent des précisions supplémentaires sur l'article. Onglet Nomenclature  Cet onglet n'est accessible que si vous avez coché l'option Gérer les nomenclatures dans les paramètres de facturation (Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - FACTURATION - Onglet Options - zone Nomenclatures). Selon votre activité, vous pouvez être amené à gérer vos articles d'après une structure particulière. Vous pouvez commercialiser des produits simples ou des produits composés à partir d'autres éléments. Dans ces deux cas, vous êtes amené à gérer des nomenclatures.  Pour obtenir tout le détail sur les nomenclatures, consultez le Manuel de référence, Menu Listes, Articles ou Voir La gestion des nomenclatures articles multi-niveaux, page 90. Onglet Fournisseur Cette zone vous permet d'indiquer des informations concernant le fournisseur. 1. Sélectionnez le Code du fournisseur à l'aide du bouton Liste . 2. Saisissez la Référence de l'article attribuée par le fournisseur. Les zones Marge HT et Marge ne sont pas accessibles. Le montant de la marge réalisée entre le prix de vente de l'article et son prix d'achat et le pourcentage de marge entre le prix de vente de l'article et son prix d'achat vont s'afficher dans ces zones. Onglet Comptabilité 1. Renseignez les différents comptes d'achat (classe 6) et comptes de vente (classe 7). Ces zones seront automatiquement remplies si vous avez rattaché un article à une famille d'articles dont les mêmes zones de l'onglet Comptabilité ont été renseignées. 2. Précisez un code Analytique si vous gérez une base analytique dans Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution. Vous pouvez ensuite exporter tous ces codes. Onglet Observations Cet onglet vous permet de saisir des informations complémentaires sur l'article. Les clients  Menu LISTES - commande CLIENTS. Le terme Client désigne des personnes qui achètent régulièrement des services ou des produits dans un établissement commercial. La liste des clients répertorie tous les clients créés. Les clients sont identifiés par leur code, leur nom, leur société, leur numéro de téléphone, le crédit dont ils disposent, etc., suivant le paramétrage des colonnes que vous déterminez. Vous pouvez à partir de la liste des clients CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un client. Création et mise en place d’un dossier 36 Identification du client Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque client créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie des pièces commerciales.  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Clients à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone Codes bases. 1. Si ce paramétrage est effectué, le code client s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le. 2. Saisissez le Nom du client puis indiquez son numéro de SIRET. Il s'agit du numéro qui identifie géographiquement l'établissement d'une entreprise. 3. Sélectionnez à l'aide de l’icône le code du Représentant. 4. Sélectionnez la Famille à laquelle appartient le client. La famille permet de classer les clients selon certains critères (par région, par type d'activité, etc.). Vous pouvez par la suite éditer ou consulter des statistiques, par exemple le Chiffre d'affaire par famille. Il est possible d'établir une différence entre certains clients en cochant ou non la case Bloqué. 5. Cochez la case Relevé de comptes, si vous souhaitez que ce client apparaisse dans l'édition des relevés de comptes. Informations financières 1. Dans la zone Encours autorisé, saisissez le montant du crédit alloué au client. Lors de la saisie d'une facture, le logiciel vous informe si ce crédit est dépassé. 2. Dans la zone Encours, indiquez le total des montants facturés aux clients qui n'ont pas encore été réglés. Cette zone est mise à jour lors de la validation des factures, des avoirs et la création de règlements.  Le crédit Disponible correspond à la différence entre l’encours maximum autorisé et l'encours. Cette zone est renseignée et mise à jour automatiquement par le programme. 3. Sélectionnez à l'aide de l’icône Liste le mode de paiement. Vous pouvez également classer le client suivant des critères de Risque (bon, moyen ou mauvais payeur). 4. En fonction de ces catégories, sélectionnez un critère de risque Faible, Moyen ou Élevé. Onglet Adresses Cet onglet vous permet de saisir les adresses de Facturation et de Livraison du client. Vous accédez aux différents types d'adresses du client par les options suivantes : • Facturation : adresse principale de facturation. • Livraison : adresse principale de livraison. • Toutes : la totalité des adresses (principales et autres adresses aussi bien de facturation que de livraison). 1. Sélectionnez l’option de votre choix pour renseigner l’adresse de votre client. 2. Saisissez l'adresse postale de facturation ou de livraison du client. 3. Indiquez la Forme juridique ; le triangle de sélection vous permet de consulter la liste correspondante. 4. Précisez les coordonnées téléphoniques du client (Téléphone fixe, portable, Fax, Télex), l’adresse e-mail, son site Internet. 5. Cochez l’option NPAI (N’habite Pas à l’Adresse Indiquée) si l’adresse de facturation que vous avez n’est plus correcte. Création et mise en place d’un dossier 37  Pour plus de détails sur l’ajout des autres adresses et sur la définition d’une adresse principale, reportez-vous à l’Aide de votre logiciel accessible par la touche . Onglet Complément Les éléments de cet onglet sont nécessaires à la gestion de la TVA, des tarifs, à la définition d’un compte comptable et d’un code analytique pour le client sélectionné, etc. Nature 1. Dans la zone Mode TVA, sélectionnez l'option Local pour les clients se trouvant dans le même pays, si toutefois les articles ou prestations qui leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA dans le fichier articles. L’option CEE s'utilise dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne. 2. Indiquez dans ce cas le N.I.I, numéro d'immatriculation intracommunautaire de TVA du client utilisé lors d'une opération commerciale avec la CEE. 3. Cochez l'option Hors CEE si vous exportez dans un pays étranger, hors CEE. La Suspension de taxe s'utilise pour les clients non assujettis à la TVA. Vous pouvez changer ponctuellement dans une pièce commerciale la nature du client notamment pour le mode Suspension de taxe. 4. Cochez la case Assujetti à TPF lorsque votre client est assujetti à TPF. Comptabilité Si vous exportez des comptes vers un logiciel de comptabilité Ciel, un numéro de compte (qui peut être alphanumérique) est attribué à chaque client dans la zone Compte comptable. Exemple 411001 pour le premier client créé. Dans le cadre d'une gestion analytique par client de votre comptabilité (Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution pour Windows), vous pouvez lui attribuer un code Analytique.  Un code analytique est une combinaison alphanumérique pouvant être affectée à chaque compte de charge ou produit pour effectuer une décomposition différente de celle des comptes comptables. Divers 5. Cochez la case Client Divers s'il s'agit d'un client occasionnel et la case Ne pas relancer si vous ne souhaitez pas le relancer. 6. Indiquez le Nombre d'exemplaires de factures (duplicata) que vous souhaitez obtenir pour ce client et un éventuel Taux de remise. Il correspond au taux accordé à ce client mais vous pourrez le modifier lors de la saisie des pièces commerciales. Tarifs 7. Si vous n'utilisez pas la grille des tarifs (tarifs par quantité), sélectionnez le code tarif affecté au client. 8. Cochez la case Facturer en TTC pour facturer votre client en TTC. Affaire 9. Vous pouvez associer une affaire à un client. Pour cela, sélectionnez-la en cliquant sur l’icône . Ainsi, l’affaire sera systématiquement insérée dans les nouvelles pièces commerciales du client. Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client). Ce bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client afin de vérifier l'exactitude de l'adresse. Création et mise en place d’un dossier 38 Onglet Relations clients Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution. Cette fonction vous permet de gérer vos relations clients comme un agenda à partir duquel vous enregistrez vos tâches à effectuer. Vous pouvez consulter et effectuer le suivi de toutes les tâches enregistrées à partir de l’onglet Relations clients de la fiche client. Onglet Contacts Les informations de cet onglet sont facultatives ; il s'agit des coordonnées des interlocuteurs chez ce client. Onglet Banque 1. Renseignez le code IBAN, le code BIC ainsi que le R.I.B. : le Code banque, le Code guichet, le Numéro de compte, la Clé RIB. • Le code IBAN correspond l'identification internationale d'un compte bancaire. • Le code BIC est un identifiant géré par SWIFT. C'est le seul identifiant des établissements financiers normalisés au niveau international.  Toutes ces références bancaires seront utilisées lors de la génération des remises magnétiques. 2. Saisissez dans cette zone les coordonnées postales (adresse, CP, Pays) de la banque. 3. Sélectionnez si la gestion de banque se fait Hors rayon ou Sur rayon. Ces options correspondent au lieu de compensation et elles interviennent dans le cadre d'une gestion des bordereaux de remise en banque. 4. Dans le cas où vous effectuez des prélèvements magnétiques, votre client vous a livré un mandat vous autorisant à le débiter. Et, vous devez obligatoirement renseigner la référence et la date du mandat de votre client. Pour cela, cliquez sur le bouton [Mandat SEPA]. Ces informations seront reprises dans le fichier généré lors des remises en banque. Onglet Relance Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution. Voir Gestion avancée des relances clients, page 92. Onglet Observations Cet onglet vous permet de saisir des annotations spécifiques sur le client. Les prospects  Menu LISTES - commande PROSPECTS. Les prospects désignent des clients potentiels auprès desquels les démarcheurs font de la publicité. Vous pouvez saisir un fichier de prospects en vue de l'édition de mailing. Les informations concernant l’Identification bancaire sont disponibles sur un de vos Relevés d'Identité Bancaire (R.I.B.). Création et mise en place d’un dossier 39 La liste des prospects répertorie tous les prospects créés. Ils sont identifiés par leur code, leur nom, leur société, leur numéro de téléphone, leur adresse suivant le paramétrage des colonnes que vous déterminez. Vous pouvez CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER un prospect ou le CONVERTIR EN CLIENT.  Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, prospects pour obtenir tout le détail sur la gestion des prospects. Les affaires  Menu LISTES - commande AFFAIRES. Les affaires permettent de réaliser des statistiques et objectifs sur vos achats et ventes ainsi que d’établir une comparaison avec vos prévisions. Vous pouvez donc suivre votre activité plus facilement. Le principe consiste à regrouper vos achats et ventes par catégorie et à faire des prévisions. Exemple Vous voulez connaître tous les achats et ventes relatives à un chantier. Il suffit de créer une affaire pour ce chantier et de l’affecter aux pièces commerciales afférentes. Créez une affaire 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le Code, le Libellé et la Famille de l’affaire.  Le code par défaut défini dans les paramètres de numérotation (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION) est repris et incrémenté à chaque création. Onglet Synthèse L’onglet Synthèse présente le comparatif entre les valeurs du chiffre d'affaires et celles des objectifs ainsi que la rentabilité. Onglet Objectifs 2. Dans l’onglet Objectifs, vous renseignez les prévisions des achats ou des ventes. Pour cela, sélectionnez l’option Vente ou Achat puis indiquez dans les zones Période de...à les dates à prendre en compte. 3. Dans la première colonne, saisissez le chiffre d’affaire prévisionnel à atteindre sur le premier mois. 4. Procédez à l’identique pour les autres mois de la période sélectionnée. Les autres colonnes sont calculées automatiquement par le logiciel en fonction des pièces commerciales validées pour cette affaire. Onglet Statistiques L’onglet Statistiques est renseigné automatiquement en fonction des pièces de vente ou d’achat validées pour cette affaire. 5. Pour les consulter, sélectionnez l’option Vente ou Achat puis indiquez la période en prendre en compte. Onglet Pièces L’onglet Pièces présente le détail des pièces de vente ou d’achat liées à cette affaire. 6. Sélectionnez l'option Vente ou Achat pour afficher les pièces correspondantes. Onglet Stocks L’onglet Stocks présente le stock réel, disponible ou théorique des articles. Les lignes des stocks sont actualisées en fonction des factures, avoirs, commandes (clients ou fournisseurs), bons de réception fournisseurs et bons de livraison clients saisis pour cette affaire. Onglet Observations 7. Dans l’onglet Observations, saisissez éventuellement un commentaire. Une palette d’outils de mise en forme du texte s’affiche lorsque vous cliquez dans la zone. 8. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous pourrez alors associer des pièces commerciales à cette affaire qui permettra de compléter l’onglet Synthèse. Création et mise en place d’un dossier 40 Lancez les états des affaires Vous pouvez éditer la fiche d’une affaire, toute la liste des affaires, les objectifs détaillés ou cumulés par affaire, les statistiques par affaire. 1. Dans la liste des affaires, sélectionnez la ou les affaires à imprimer. 2. Cliquez sur l’un des icônes . La fenêtre des états relatifs à une affaire s’ouvre. 3. Sélectionnez l’état que vous souhaitez éditer. 4. Décochez la case La sélection seulement si vous voulez inclure toutes les affaires. 5. Cliquez sur le bouton [Aperçu] ou [Imprimer]. Saisie et traitements des pièces commerciales Saisie et traitements des pièces commerciales 42 Saisissez les pièces clients Rappels Vous venez de mettre en place tous les éléments de bases nécessaires à votre dossier. Vous êtes maintenant prêt à saisir vos premières pièces commerciales. Les pièces commerciales se répartissent en deux modules : l'un concerne la saisie des pièces clients (menu VENTES), l'autre la saisie des pièces fournisseurs (menu ACHATS).  Les factures d’acompte sont automatiquement générées lorsque vous saisissez un acompte pour un client ou un fournisseur. Avant de commencer la saisie proprement dite, définissez vos besoins en matière de modèle de pièces commerciales. Vous pouvez concevoir entièrement le dessin de vos pièces à l'aide de la commande ÉTATS PARAMÉTRABLES du menu DOSSIER.  Reportez-vous à la partie Le Générateur d'états du Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE.  Le dessin des pièces commerciales n'est pas indispensable pour faire fonctionner votre gestion commerciale, vous pouvez très bien utiliser les modèles existants par défaut dans le logiciel. Les différents modes de saisie Ciel Gestion commerciale vous permet de saisir une pièce commerciale de plusieurs façons : • la saisie Document : saisie des informations directement dans la pièce commerciale concernée, • la saisie standard, • à l’aide de l’assistant Top Facture (Menu VENTES commande TOP FACTURE). La saisie document Uniquement pour les pièces commerciales de vente Ce mode de saisie permet de préparer un devis, facturer un client, établir un avoir, enregistrer une commande, etc. rapidement. Vous saisirez les informations directement dans la pièce commerciale concernée. Les zones dans lesquelles vous pouvez saisir des données sont matérialisées par l'icône . Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. En effet, la pièce commerciale que vous êtes entrain de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle que vous imprimerez (police, taille, couleur, etc.).  Toutefois, vous pouvez changer de mode et revenir en saisie standard. Pièces de vente Pièces d’achat Devis Commandes Commandes Bons de réception (BR) Bons de livraison (BL) Factures Factures, Avoirs Avoirs Attention ! Les pièces commerciales de Ventes (devis, commandes, factures, bons de livraison, avoirs) sont gérées par le logiciel de la même façon. De nombreuses zones sont communes aux différentes fenêtres. Des renvois vers le Manuel de référence et l’aide intégrée au logiciel vous permettent d’obtenir plus d’informations sur la saisie et les traitements des pièces commerciales. Saisie et traitements des pièces commerciales 43 Pour cela, activez la commande Convertir en mode standard accessible depuis le menu CONTEXTUEL (clic droit) de la liste des pièces clients. Exemple : Extrait d’un devis Fonctions disponibles dans le menu Contextuel Vous pouvez à partir du menu CONTEXTUEL (clic droit) effectuer certaines opérations : Modifier les colonnes, Insérer une ligne, une ligne blanche dans la pièce commerciale, Modifier le texte libre, ajouter un sous-total, choisir les colonnes sous-total, sélectionner l’option de Facturation en TTC, insérer l’adresse de livraison, de facturation ou une autre adresse, etc. Fonctions disponibles dans la barre d’actions Les boutons présentés en haut de la fenêtre varient selon le type de pièce que vous créez. Dans tous les types de pièces, vous pouvez : • créer une autre pièce commerciale tout en enregistrant la pièce en cours, • efface la pièce commerciale en cours, • lancer l'aperçu avant impression ou imprimer la pièce commerciale en cours, • envoyer la pièce par e-mail, • naviguer dans les pièce commerciales (début, précédent, suivant, fin) et atteindre un élément, • modifier le représentant, • modifier l'affaire, ce bouton permet d’affecter une affaire à la pièce. • consulter le client.  Consultez l’aide intégrée - Rubrique Saisie Document pour obtenir des informations détaillées sur ce mode de saisie. Saisissez les informations directement dans la pièce commerciale. Saisie et traitements des pièces commerciales 44 L’assistant Top Facture  Menu VENTES - commande TOP FACTURE. Cet assistant vous aide à créer ou à transférer vos pièces commerciales. Choisissez l'opération à effectuer puis cliquez sur le bouton [OK]. Créez une pièce commerciale  Si dans les préférences de saisie des pièces commerciales, vous avez souhaité que le logiciel vous propose de choisir le mode de saisie, un message s'affiche. 1. Vous pouvez opter pour une saisie Standard ou une saisie Document. Cliquez sur le bouton [Continuer]. 2. Sélectionnez la pièce commerciale à créer (devis, commande, bon de livraison, facture, avoir) puis cliquez sur le bouton [Créer]. 3. Sélectionnez dans la liste qui s'affiche le client pour lequel vous créez la pièce puis cliquez sur le bouton [OK]. 4. La fenêtre de saisie de la pièce commerciale s'affiche. Elle dépend du mode de saisie sélectionné. Renseignez toutes les zones nécessaires puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Voir Créez une pièce commerciale client, page 45. Transférez une ou plusieurs pièces commerciales 1. Sélectionnez dans la liste qui s'affiche la ou les pièce(s) commerciale(s) à transférer.  Pour sélectionner plusieurs pièces vous devez maintenir la touche de votre clavier enfoncée. 2. Vous pouvez trier les pièces commerciales à afficher (toutes les pièces, uniquement les devis, les commandes, les factures, les bons de livraison, etc.). Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. 3. Sélectionnez la pièce de destination. Si vous transférez plusieurs pièces en une autre (exemple transfert de plusieurs devis en facture), cochez l'option Transfert groupé puis validez en cliquant sur le bouton [OK].  Un transfert groupé vous permet de transférer plusieurs pièces en même temps. Ce transfert générera une seule pièce qui regroupera toutes les pièces transférées. Une fenêtre de confirmation s'affiche. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER, VALIDER la pièce transférée ou IMPRIMER, VALIDER ou RÉGLER la nouvelle pièce créée. Cliquez sur le bouton [OK]. Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué. Voir Transférez une pièce commerciale : généralités, page 51. Saisie et traitements des pièces commerciales 45 Liste des pièces clients  Menu VENTES - commande PIÈCES CLIENTS. Cette fenêtre regroupe toutes les pièces commerciales de vente qui ont été saisies. Vous pouvez effectuer un tri et n'afficher que certaines pièces (factures uniquement par exemple). Pour cela, cliquez sur le lien correspondant dans la partie Pièces. Vous pouvez à partir de la liste des pièces clients, CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER une pièce commerciale (devis, commandes, factures, bons de livraison, avoirs). De même, vous pouvez effectuer certains traitements comme la VALIDATION de la pièce ou le TRANSFERT en une autre pièce.  Reportez-vous au chapitre Pièces clients du Menu Ventes du MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE Créez une pièce commerciale client  Menu VENTES - sélectionner la commande correspondant à la pièce commerciale à créer puis cliquez sur le bouton .  Vous pouvez créer des pièces commerciales clients en utilisant la saisie document. Voir La saisie document, page 42. • Si vous cliquez directement sur le bouton (Créer], un assistant vous aide à créer votre pièce commerciale. • Si vous activez le menu déroulant en cliquant sur le triangle de sélection du bouton [Créer], vous pouvez sélectionner la pièce commerciale à créer. A partir de la liste de la pièce commerciale client ou fournisseur, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre qui s'affiche vous permet d'indiquer toutes les informations nécessaires à la création de la pièce commerciale. Saisie et traitements des pièces commerciales 46  Vous pouvez créer une pièce commerciale de vente en utilisant le cliquer-glisser. Cliquez-glissez un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale 1. Sélectionnez les articles pour lesquels vous souhaitez créer la pièce commerciale. Gardez la souris enfoncée. 2. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-les dans la pièce voulue. Cliquez-glissez un ou plusieurs article(s) dans la liste des pièces (devis, factures...) Le principe est le même mais dans ce cas, un message vous demande de choisir le client pour lequel vous établissez la pièce. L'entête de la pièce commerciale Vous devez renseigner les zones Informations pièce, Informations client ou fournisseur et Mode de règlement. Informations pièce  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du Numéro de la pièce commerciale (commande, bon de livraison, facture, avoir, etc.) à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes pièces. 1. Si ce paramétrage est effectué, le numéro de la pièce s'affiche automatiquement. Indiquez la Date de la pièce commerciale (date du jour par défaut).  La date de saisie de la pièce doit correspondre à la période de saisie définie dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER commande PARAMÈTRES). Dans le cas contraire, un message vous en informe. Informations client ou fournisseur 2. Sélectionnez à l'aide de l’icône Liste le code client ou fournisseur pour lequel vous établissez la pièce. Le nom de la société est rappelé. 3. Lors de la saisie d'une commande, cochez la case Accusé de réception, si vous devez faire parvenir au client un accusé de réception par e-mail. 4. Précisez le Représentant chargé de l'affaire. Vous pouvez ainsi calculer les commissions à attribuer. 5. Si cette pièce commerciale doit être prise en compte dans le calcul des objectifs et statistiques d’une affaire, sélectionnez l’Affaire concernée. 6. Indiquez une Référence pour cette pièce commerciale. 7. Saisissez éventuellement une Remarque. Paiement Le mode de paiement mémorisé au niveau de la fiche client ou fournisseur s'affiche automatiquement. 8. Vous pouvez le modifier. Pour cela, cliquez sur le bouton Liste . La zone Date d’échéance est automatiquement calculée par le programme en fonction de la date de la pièce et du mode de règlement. Attention ! Le code client est une zone obligatoire. Vous ne pouvez pas poursuivre la saisie de la pièce commerciale si cette zone n'est pas renseignée. Saisie et traitements des pièces commerciales 47 L'onglet Lignes 1. Double-cliquez dans la zone Article pour sélectionner le code de l'article. Le libellé saisi lors de la création de l'article s'affiche dans la zone Description. Vous pouvez le modifier. 2. Indiquez la Quantité de l'article commandé. Dans le cas où vous avez défini des calculs sur les quantités, cliquez sur l’icône et choisissez le calcul à appliquer. Vous pouvez saisir une facture négative. Pour cela, vous devez préciser une quantité négative.  Si vous avez activé l’alerte des remises/promotions (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION) et qu’une remise peut être appliquée, un message vous demande de confirmer soit après la sélection de l’article soit après la saisie de la quantité. Une remise en montant est appliquée autant de fois que la quantité d’articles saisie. Par contre, les remises en tranches s’appliquent suivant le montant total de la ligne (quantité × PU HT ou TTC). Le Prix Unitaire HT proposé correspond au prix unitaire Hors Taxes que vous avez saisi dans la fiche article. Vous pouvez le modifier. Cette zone n’est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le Prix de vente HT dans la fiche article (onglet Prix/Tarif). Il en est de même pour le Prix Unitaire TTC. Cette zone n’est accessible que si vous avez coché l'option Fixer le Prix de vente TTC dans la fiche article (onglet Prix/Tarif). Le code TVA (ou TPF) que vous avez défini sur la fiche article s'affiche sur la ligne de saisie. Vous pouvez modifier ces codes. Le Taux de remise est une zone numérique facultative. Le taux de remise saisi est attribué à l'article et entraîne le calcul du montant de la remise HT et TTC. Si vous saisissez un montant dans une des zones Montant remise HT / TTC, le taux de remise est dans ce cas calculé par le programme. Vous pouvez envisager cette possibilité lorsque vous voulez, par exemple, arrondir le montant TTC de la remise. Ces zones sont accessibles en fonction du mode de calcul que vous avez sélectionné dans la fiche article (onglet Prix/Tarif) : • Fixer le prix de vente HT, • Fixer le coefficient de marge, • Fixer le prix de vente TTC. Le programme calcule automatiquement le Montant total HT / TTC. Certaines informations que vous avez modifiées dans la pièce peuvent être reportées dans la fiche de l’article. Pour cela, faites un clic-droit sur la ligne de l’article et sélectionnez la commande METTRE À JOUR L’ARTICLE. Les informations qui peuvent être actualisées sont les suivantes : la désignation longue, le dépôt, le taux de TVA, le prix de vente HT, le prix de vente TTC, le poids brut, le poids net, la quantité par colis, l’unité. Saisie et traitements des pièces commerciales 48 Les lignes de sous-total Une ligne de sous-total reprend toutes les lignes qui sont situées au-dessus et calculent le sous-total. Par défaut, les colonnes Quantité et Montant total TTC sont calculées. Vous pouvez ajouter d'autres valeurs à totaliser. Sélectionner les colonnes à totaliser 1. Cliquez sur la flèche du bouton [Sous-total] et sélectionnez Colonnes sous-total. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cochez les colonnes à prendre en compte dans le calcul du sous-total. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. La sélection des colonnes est mémorisée et sera reprise à la prochaine création d'une pièce commerciale de vente. Insérer une ligne de sous-total Une fois que vous avez défini les éléments à calculer, vous pouvez insérer les lignes dans la pièce commerciale. 1. Cliquez sur le bouton [Sous-total]. Une nouvelle ligne s'insère. 2. Cliquez sur les flèches situées à droite de la fenêtre afin de bien positionner la ligne de sous-total après toutes les lignes qu'elle doit calculer. 3. Vous pouvez personnaliser la cellule Sous-total. Pour cela, cliquez dedans, vous pouvez alors ajouter une description en-dessous de l'intitulé, modifier la présentation du texte (police, gras...). 4. Renouvelez l'opération si vous avez besoin d'insérer plusieurs lignes de sous-total.  Les lignes de sous-total seront prises en compte dans les transferts et dans les états. L'onglet Pied Ces renseignements figurent au bas de la pièce commerciale. Vous ne pouvez pas les modifier à l'exception de quelques zones. La remise globale, remise accordée au client ou fournisseur, diffère du taux de remise attribué ponctuellement par article ; mais ces deux remises sont cumulables. Le taux paramétré par défaut dans la fiche client ou fournisseur s'affiche. Vous pouvez modifier le Taux mais aussi le Montant. 1. Saisissez le Taux de l'escompte; son montant est automatiquement calculé. L’escompte correspond à l’attribution d'une remise financière accordée pour paiement immédiat. 2. Saisissez les frais de Port soumis à la TVA ; ces frais seront saisis hors taxes. Le total TVA sera recalculé à partir du taux que vous avez paramétré dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options - TVA sur port soumis). 3. Indiquez si besoin le Port non soumis. Ce montant sera ajouté directement au Solde dû. Dans le cas d'un avoir, la zone Utilisé indique le total des règlements encaissés. 4. Cochez la case Ne pas réintégrer les articles en stock pour ne pas rétablir le stock des articles. Les frais de port soumis ou non sont ajoutés au montant total hors taxe, dans la zone Total HT + Port. 5. La zone Acompte indique le total des acomptes versés pour la pièce. La zone Réglé affiche le total des règlements perçus pour la pièce. Cliquez sur le bouton Liste pour consulter le détail des acomptes ou des règlements. 6. Dans le cas d'un devis, la zone Statut permet de spécifier si le devis est à envoyer, en cours, a été accepté, refusé etc. Sélectionnez dans la liste déroulante un statut. Les zones Total Poids Brut, Total Poids Net, Total Nb Colis et Total Quantité sont automatiquement renseignées en fonction des éléments saisis dans l'onglet Lignes de la pièce commerciale client ou fournisseur. Saisie et traitements des pièces commerciales 49 L'onglet Infos tiers Société et Adresse Le nom de la société du client s'affiche automatiquement. Et, l'adresse principale saisie dans la fiche client est indiquée. Vous pouvez la modifier. 1. Pour déterminer l'adresse qui sera affichée, cliquez sur l’icône située à la fin de la zone Société. La fenêtre Liste des adresses s'ouvre. Vous pouvez alors copier l'adresse de facturation ou de livraison à prendre en compte dans la pièce. Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant via Internet. Forme juridique 2. Sélectionnez dans la liste déroulante la forme juridique de la société (SARL, SA, etc.). Contact 3. Sélectionnez le contact de votre client dans la liste déroulante. Nature Les éléments de la zone Nature sont nécessaires à la gestion de la TVA. Tarif Si vous avez affecté un code tarif au client (fiche Client - onglet Complément), ce code s'affiche automatiquement dans la zone Tarif. 4. Dans le cas contraire, affectez-lui un tarif en sélectionnant un code tarif dans le liste déroulante. Crédit disponible Le montant du crédit disponible est rappelé au bas de la fenêtre. L’onglet Échéances Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution. Cet onglet vous permet de générer des échéances afin de créer par la suite un échéancier pour la pièce commerciale. Si vous gérer les pièces commerciales multi-échéances (paiement en deux fois, trois fois etc.), cochez l’option Multi-échéances pour la pièce commerciale correspondante. L'onglet Observations Vous pouvez noter des informations complémentaires concernant la pièce commerciale. Ce sont des renseignements internes qui n'apparaîtront pas sur le document final. Modifiez une pièce commerciale client 1. Pour modifier une pièce commerciale, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . La fenêtre de la pièce commerciale sélectionnée s'affiche. 2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Supprimez une pièce commerciale client 1. Pour supprimer une pièce commerciale client, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Saisie et traitements des pièces commerciales 50 Consultez l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale Le bouton vous permet de lancer directement l'impression de la pièce commerciale sélectionnée. 1. Si vous souhaitez visualiser la pièce commerciale avant de l'imprimer, cliquez sur le bouton . La pièce commerciale s’affichera telle qu'elle s'imprimera sur papier selon le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables (menu DOSSIER - commande OPTIONS puis ÉTATS PARAMÉTRABLES). 2. Une fenêtre affiche l'aperçu avant impression. Utilisez le bouton et son menu déroulant pour imprimer tout ou partie de la pièce commerciale. Validez une pièce commerciale 1. Pour valider une pièce commerciale de vente, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui]. 3. Un autre message vous indique que la validation s'est bien déroulée. Cliquez sur le bouton [OK]. Une fois la pièce validée, vous pouvez la régler et l'imprimer. Conséquences de la validation Bons de livraison/ bons de réception La validation entraîne la mise à jour des statistiques, du stock et des quantités livrées dans les lignes de la (ou des) commande(s) correspondante(s). Factures La validation conditionne la mise à jour des statistiques et du stock s'il s'agit d'une facture directe. Une facture directe est une facture qui n'est pas issue d’un bon de livraison. Avoirs Il existe deux types d'avoirs : • les avoirs pour rectification d’erreur sur montant. Dans ce cas, le chiffre d’affaires du client et le chiffre d'affaires de l’article seront modifiés, mais non les stocks, • les avoirs pour rectification d’erreur sur quantité. Dans ce cas, il est nécessaire de modifier aussi les stocks, en les augmentant. Attention ! Une facture validée ne peut plus être modifiée. En revanche, vous pouvez la rééditer. Vous pouvez valider une facture qui n’a pas été éditée. Cette opération est risquée, car si, lors de l’impression vous constatez une erreur, vous ne pourrez plus modifier cette pièce (vous devrez enregistrer une facture d'avoir puis créer une facture). Seules les factures validées seront prises en compte lors de la génération du journal comptable. Saisie et traitements des pièces commerciales 51 Transférez une pièce commerciale : généralités Pour éviter une double saisie, le logiciel vous permet de transférer directement une pièce commerciale client ou fournisseur (devis, factures, commandes, bons de livraison, bon de réception) en une autre pièce commerciale. Lors de la confirmation du transfert, vous pouvez effectuer certains traitements (validation, impression de la pièce commerciale...). Pour transférer une pièce commerciale : • Cliquez directement sur le bouton [Transférer] de la liste de la pièce commerciale (vente ou achat). Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la pièce commerciale que vous souhaitez générer puis cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre Confirmation du transfert s'affiche. Validez en cliquant sur le bouton [OK]. Un message vous informe par la suite que le transfert s'est bien effectué. • S’il s’agit d’une pièce de vente, activez la commande TOP FACTURE du menu VENTES. Cet assistant vous aide à transférer votre pièce commerciale.Voir L’assistant Top Facture, page 44.  Vous pouvez transférer une pièce commerciale (devis, facture, commande...) en une autre en utilisant le cliquer-glisser. Exemple : Transférer un devis en facture 1. Sélectionnez le devis à transférer. 2. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-le devis dans la fenêtre Liste des factures. Transférez une pièce commerciale de vente Transférez une pièce d'achat 1. Un message vous demande de confirmer le traitement. Vous pouvez demander à ce stade la VALIDATION, l'IMPRESSION ou le RÈGLEMENT de la pièce transférée ou de la pièce commerciale créée. Pour cela, cochez la ou les options de votre choix. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. Un message vous informe que le transfert a été effectué et qu'une nouvelle pièce a été générée. Pièce d’origine Transferts possibles en : Devis Commande, Facture Bon de livraison (BL) Facture Commande Bon de livraison, BL Livrable, Facture Facture Avoir Pièce d’origine Transferts possibles en : Commande Bon de réception, Facture Bon de réception (BR) Facture Facture Avoir Saisie et traitements des pièces commerciales 52 Les traitements Les traitements possibles sur la pièce d'origine et sur la pièce de destination varient en fonction du type de pièce. Le tableau suivant indique les traitements possibles en fonction de la pièce d'origine. Le tableau suivant indique les traitements possibles en fonction de la pièce de destination.  Pour plus d’informations sur le transfert d’une pièce commerciale, reportez-vous aux traitements spécifiques à chaque pièce commerciale détaillés dans le Manuel de référence disponible depuis le menu AIDE. Les options supplémentaires Certains traitements sont accessible à partir de la barre d’actions de la liste des pièces clients. Ils vous permettent de : • Dupliquer une pièce. • Considérer non-comptabilisée. • Ouvrir le client, le représentant, l’article. Certaines de ces commandes sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL. Selon le type de pièce, des traitements supplémentaires peuvent être disponibles (valider ou transférer la pièce, saisir ou annuler un acompte, générer un abonnement, facture irrécouvrable...). Dupliquez une pièce Cette commande vous permet de dupliquer la pièce commerciale sélectionnée. Un message vous informe qu'une nouvelle pièce a été générée. Considérez non-comptabilisée Ce traitement vous permet de «décomptabiliser» une pièce commerciale déjà comptabilisée. Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur [Oui] pour valider. Un second message vous informe que la pièce a bien été définie comme non-comptabilisée. Pièce d’origine Vous pouvez : Devis Imprimer le devis Bon de livraison Imprimer, valider le bon de livraison Commande Imprimer la commande Facture Valider, imprimer, régler la facture Bon de réception Imprimer, valider le bon de réception Pièce de destination Vous pouvez : Bon de livraison Valider, imprimer le bon de livraison Commande Imprimer la commande Facture Valider, imprimer, régler la facture Avoir Valider, imprimer l'avoir Bon de réception Imprimer, valider le bon de réception Saisie et traitements des pièces commerciales 53 Les options d’affichage de la liste  Ces options sont accessibles par le bouton . Afficher le détail Cette option permet d'afficher, en bas de la fenêtre, les lignes de détail de la pièce commerciale ainsi que les éléments spécifiques aux échéances (date d'échéance, type d'échéance, mode de règlement, montant échéance etc.) Afficher l’aperçu Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de la pièce sélectionnée. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée devant n'apparaît plus. Affiner la sélection Cette option permet d'afficher des options supplémentaires afin d'affiner l'affichage. Lorsque vous cliquez sur Affiner la sélection, une zone supplémentaire s'affiche. Vous pouvez alors afficher les pièces : • de tous les clients ou d’un client en particulier que vous sélectionnez soit à l’aide de l’icône d’appel de liste soit avec les boutons [<] et [>]. Ces boutons permettent d'afficher respectivement le client précé- dent et le client suivant, • en fonction d’une période, que vous indiquez dans les zones Période du ... au, • en fonction de critères de tri des pièces commerciales, que vous sélectionnez dans le menu déroulant. Envoyez une pièce par e-mail Cette commande vous permet de faire parvenir une pièce commerciale au client via la messagerie électronique. Pour utiliser cette commande, vous devez donc avoir préalablement installé une messagerie électronique sur votre ordinateur et un modem. Envoyez une pièce commerciale par mail suite à sa création 1. A la fin de la création de la pièce commerciale, cliquez sur le bouton . Après quelques instants, le fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant la pièce est inséré dans un nouveau message. 2. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressé la pièce est proposée comme adresse du destinataire. Vous pouvez la modifier. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Vous devez saisir l’adresse. 3. Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude. Envoyez une pièce commerciale par mail à partir de la liste des pièces 1. Dans la liste des pièces, sélectionnez celle que vous voulez envoyer par mail. 2. Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu CONTEXTUEL et activez la commande ENVOYER UN E-MAIL. 3. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressé la pièce est proposée comme adresse du destinataire. Vous pouvez la modifier. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Dans ce cas, votre messagerie s'ouvrira automatiquement à la fin du traitement et vous devrez alors saisir Saisie et traitements des pièces commerciales 54 l’adresse directement dans l'e-mail. Vous pouvez choisir un document pré-défini (uniquement les pièces commerciales clients). Si vous laissez , le logiciel utilisera l'état défini dans les préférences. 4. Si vous voulez personnaliser l'objet du mail, décochez l'option L'objet et le message utilisés seront ceux définis dans le document et saisissez votre objet dans zone correspondante. 5. Saisissez le texte de votre mail. 6. Vous pouvez ajouter une pièce jointe. Pour cela, cliquez sur le bouton . 7. Si vous voulez visualiser l'e-mail dans votre messagerie avant de l'envoyer, cochez l'option Afficher la messagerie. 8. Cliquez sur le bouton [OK]. 9. Si votre messagerie s'ouvre, le modèle de document éventuellement choisi est joint à votre message au format PDF (Adobe Reader). Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude. Les factures d’acompte  Menu VENTES - commande PIÈCES CLIENTS - FACTURES D’ACOMPTE. Un acompte est un règlement partiel à valoir sur le montant total d'une somme à payer. Le montant de l'acompte est donc ensuite déduit du solde dû.  Lorsque vous saisissez un ACOMPTE, une facture d'acompte est automatiquement générée. Vous pouvez à partir de cette fenêtre ouvrir la facture d'acompte, consulter l'article ou le client correspondant, etc. Les règlements  Menu VENTES - commande RÈGLEMENTS. Cette liste regroupe tous les règlements clients ou fournisseurs qui existent. Vous pouvez à partir de la liste des règlements SAISIR, MODIFIER ou SUPPRIMER les règlements, à la fois pour les factures mais également les avoirs. Elle présente les mêmes particularités de fonctionnement que celles des clients, articles, factures etc. Saisissez un règlement  Menu VENTES - commande RÈGLEMENTS - bouton . Cette commande vous permet d'effectuer un règlement pour une ou plusieurs pièces clients ou fournisseurs. Cette commande est aussi accessible en sélectionnant dans la liste des factures, la facture que vous souhaitez régler puis en cliquant sur le bouton . Attention ! Depuis le 1er Janvier 2004, il est obligatoire d'émettre une facture pour les acomptes perçus (loi NRE). Saisie et traitements des pièces commerciales 55 Informations règlements  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du numéro du Règlement à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone Codes pièces - Clients ou Fournisseurs. Si ce paramétrage est effectué, le numéro de la pièce s'affiche automatiquement. 1. Indiquez la Date d'émission du règlement (date du jour par défaut).  La date de saisie du règlement doit correspondre à la période de saisie définie dans les paramètres de facturation (Menu DOSSIER commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet paramètres). Dans le cas contraire, un message vous en informe. 2. Indiquez la Date d'échéance du règlement. L'icône affiche le calendrier. L'icône affiche une liste déroulante de dates spéciales (date du jour, date de travail). 3. Sélectionnez le Client à l'aide de l’icône . Le mode de Règlement attribué au client lors de sa création ainsi que son libellé s'affichent automatiquement. Vous pouvez toutefois modifier le mode de règlement. 4. Saisissez une éventuelle Référence pour le règlement. Cliquez sur le bouton pour noter une observation. Par exemple, dans le cas d'un règlement par chèque, vous pouvez noter le numéro de chèque. Pour un règlement par carte bancaire, inscrivez le numéro de carte bancaire. 5. Si le mode de paiement est de type Prélèvement (PRVT) et que vous souhaitez effectuer un prélèvement SEPA, il vous est possible d’ajouter un texte de 140 caractères maximum pour indiquer un motif ou un commentaire au prélèvement. Pour cela, cliquez sur le bouton . Une zone de texte s’affiche, et vous pouvez alors saisir vos précisions.  La zone de texte n’est pas limitée en nombre de caractères. Lors de la remise du prélèvement, le texte sera cependant tronqué à 140 caractères. Pour que cette option relative au prélèvement SEPA soit activée, vous devez avoir au préalable coché comme magnétique le mode de paiement Prélèvement (PRVT) dans le menu LISTES - MODES DE PAIEMENT. Saisie et traitements des pièces commerciales 56 Montant 1. Si vous avez activé la commande RÉGLER depuis la liste des factures, le montant du règlement s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez la somme à régler dans la zone Mt règlement. Ce n'est pas obligatoirement le montant d'une seule facture. Le montant du règlement peut concerner plusieurs factures.  Si vous enregistrez un règlement négatif, vous devez saisir un montant négatif. 2. L'écart de règlement s'affiche dans la zone Reste à ventiler. Exemple Vous saisissez le règlement d'une facture dont le montant est de 150 €. Vous saisissez 151 dans la zone Montant règlement. L'écart sera de 1 et s'affichera automatiquement dans la zone Reste à ventiler. 3. Lorsque vous cochez la case Ne pas ventiler, les options [Générer un avoir] et [Pertes et profits] se grisent et le règlement est généré sans être affecté à une facture. 4. Lorsque vous accordez une réduction à un client pour paiement anticipé ou comptant, vous indiquez ce montant dans la zone Mt escompte. L'escompte correspond à l'attribution d'une remise financière accordée pour paiement immédiat. Exemple Vous avez effectué une facture au client Martin de 152 € TTC en mentionnant sur la facture «Escompte de 2 % pour paiement anticipé». Le client Martin vous règle par anticipation, soit 149 € TTC ; vous devez donc lors de l'enregistrement du règlement de cette facture indiquer 149 € dans la zone Mt règlement et 3 € dans la zone Mt Escompte. Si votre escompte n'est pas net de taxe, vous devez préciser la TVA de l'escompte (dans le cas contraire, ne remplissez pas cette zone). Si le montant du règlement est inférieur au montant des factures sélectionnées... Dans ce cas, le logiciel vous signale l'écart et vous propose d'effectuer certaines opérations. • Règlement partiel : la facture est réglée partiellement et comporte un solde dû différent de 0. Si plusieurs factures ont été sélectionnées, le logiciel règle les factures jusqu'à ce que le montant du règlement soit atteint en commençant par la première de la liste. La facture réglée partiellement pourra faire l'objet d'un nouveau règlement dont le montant devra être égal au solde dû. • Solder : la (ou les) facture(s) seront totalement réglées et le montant manquant sera ventilé en pertes et profits (charges ou produits financiers). Si le montant du règlement est supérieur au montant des factures sélectionnées... Dans ce cas, le logiciel vous signale le trop perçu et vous propose d'effectuer certaines opérations. • Solder La (ou les) facture(s) seront totalement réglées et le trop perçu sera ventilé en pertes et profits (charges ou produits financiers). • Générer un avoir La (ou les) facture(s) seront réglée(s), le montant restant à ventiler est transformé en avoir et reste donc disponible pour régler une prochaine facture. Attention ! Si vous avez directement saisi le taux d'escompte lors de l'établissement d'une facture, il ne faudra pas mentionner le montant de l'escompte lors du règlement de cette facture dans la mesure où, ce dernier a déjà été déduit lors de la facturation. Si vous mentionnez une deuxième fois l'escompte, votre règlement comportera un écart de règlement. Saisie et traitements des pièces commerciales 57 Le programme vous informe de l'origine du règlement (numéro + montant) et propose le numéro d'avoir qui suit le dernier créé. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer le règlement. Échéances factures et avoir validés non réglés Dans cette zone, vous retrouvez l'ensemble des factures et avoirs validés non réglés. 1. Sélectionnez la ou les factures à régler. En effet, le règlement peut concerner plusieurs factures. Vous pouvez double-cliquez sur la ligne à régler, le montant s'affiche automatiquement dans la colonne Montant. • Le bouton [Tout régler] vous permet de sélectionner toutes les pièces à régler. • Si vous souhaitez que le montant total de toutes les lignes sélectionnées s'affiche cliquez sur le bouton [Tout régler] tout en conservant la touche de votre clavier enfoncée. 2. Cliquez sur le bouton [Outils] pour visualiser la pièce commerciale sélectionnée. Réglez une facture à l’aide de plusieurs avoirs Vous pouvez régler une facture client ou fournisseur à l'aide d'un ou plusieurs avoirs. Le montant de la facture sera déduit du montant du ou des avoirs. 1. Dans la liste des règlements (menu VENTES ou ACHATS - commande RÈGLEMENTS), cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Sélectionnez le client concerné. Les avoirs validés apparaissent dans la zone Échéances validés et avoirs validés non réglés. 3. Double-cliquez sur la facture à régler et sur les avoirs auxquels sera déduit le montant du règlement. Le logiciel calcule automatiquement le montant du règlement de la facture en fonction des avoirs utilisés. Vous pouvez visualiser le total des avoirs au bas de la fenêtre, dans le pied du règlement. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Modifiez un règlement 1. Pour modifier un règlement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. 2. La fenêtre Règlement s'affiche. Effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton [OK]. Supprimez un règlement Les règlements qui ne sont plus utilisés peuvent être supprimés à tout moment. 1. Pour supprimer un règlement, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton [Supprimer]. Un message vous informe que la suppression a été effectuée. Règlement impayé  Liste des règlements - menu CONTEXTUEL - commande IMPAYÉ. Cette commande vous permet de rendre un règlement impayé, à l'exception des règlements d'acompte. 1. Indiquez la Date de constatation de l'impayé et une éventuelle Observation. 2. Lors de la confirmation de l'impayé, précisez si vous souhaitez bloquer le client.  Toutes les factures associées à un règlement impayé sont logiquement «désoldées» et peuvent faire l'objet d'un nouveau règlement. Saisie et traitements des pièces commerciales 58 Saisissez les pièces fournisseurs Les pièces commerciales d’Achats (commandes, bons de réception, factures, avoirs, règlements) sont gérées par le logiciel de la même façon que les pièces de Ventes : seule la dénomination de certaines zones diffère. Vous pouvez, comme pour les pièces de ventes, saisir, consulter, modifier ou supprimer les pièces fournisseurs de la chaîne commerciale.  Vous ne pouvez utiliser la saisie document pour créer des pièces commerciales d’achat.  Reportez-vous à la rubrique Pièces fournisseurs de l’aide intégrée (touche F1) pour obtenir tous les détails sur le fonctionnement des différentes commandes du menu ACHATS et les traitements associés. Saisie et traitements des pièces commerciales 59 Gestion de production  Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION. La gestion de production vous permet de gérer les nomenclatures articles et le réapprovisionnement de vos articles. Vous pouvez créer des ordres de fabrication : • assemblage, • désassemblage, • annulation d'assemblage. L'assemblage vous permet de fabriquer un article composé en réunissant plusieurs articles composants. Le désassemblage consiste à décomposer un article préalablement assemblé. Les assemblages étant mémorisés, vous pouvez à tout moment annuler un assemblage et ainsi rétablir les stocks initiaux. La fonctionnalité COMMANDES FOURNISSEURS permet de réapprovisionner les articles d’un assemblage. Les bons de commande fournisseurs correspondant sont générés automatiquement.  A la fin d’un assemblage, vous pouvez cocher l'option Impression de l'ordre de production pour éditer l’état correspondant.  Pour plus de détails concernant la Gestion de production, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Attention ! Seuls les articles définis par un code fournisseur sont pris en compte. Saisie et traitements des pièces commerciales 60 Commandes des articles en rupture  Menu TRAITEMENTS - commande COMMANDES ARTICLES EN RUPTURE. Cette fonctionnalité vous permet de générer automatiquement des bons de commandes fournisseurs afin de réapprovisionner les articles en rupture de stock. Un assistant va vous permettre de paramétrer vos commandes à travers 3 étapes.  Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton . Vous devez choisir, dans la première étape, les articles pour lesquels un bon de commande sera généré. Etape : Sélection des articles 1. Sélectionnez l’une des options suivantes : • Tous les articles : l’application intégrera tous les articles en rupture de stock. • Une famille : il ne sera pris en compte que les articles en rupture de stock de la famille sélectionnée. • Un fournisseur : seuls les articles en rupture de stock provenant du fournisseur sélectionné seront traités. Etape : Critères de stock 2. Dans la seconde étape, choisissez le type de stock (réel, théorique, disponible) à partir duquel sera déterminé le réapprovisionnement. 3. Sélectionnez le niveau du stock : • Stock < 0 : tous les articles dont le stock (type choisi ci-dessus) est négatif seront pris en compte. • Stock < Quantité min. : tous les articles dont le stock (type choisi ci-dessus) est inférieur au stock minimum seront pris en compte. Etape : Quantité à commander 4. Dans la troisième étape, sélectionnez l’option qui permettra de définir la quantité d’articles à commander. Vous avez le choix entre commander un nombre d’articles suffisant pour : • remettre le stock à zéro ou, • remettre le stock à la quantité minimale ou, • remettre le stock à la quantité maximale. 5. Pour imprimer les bons de commandes dès après leur création, cochez l’option Edition des commandes. Vous pouvez aussi envoyer les bons de commandes à vos fournisseurs par e-mail. Pour cela, cochez l’option Envoi des commandes par e-mail. Dans ce cas, les adresses e-mail doivent être renseignées dans les fiches fournisseurs. 6. Cliquez sur le bouton [Lancer] pour effectuer la génération des bons de commandes.  Un message vous informe que les pièces fournisseurs ont été créées. Vous retrouvez votre ou vos commandes dans la Liste des commandes fournisseurs (menu ACHATS - commande COMMANDES). Attention ! Seules les articles ayant un code fournisseur sont pris en compte. Les états Les états 62 Principes généraux Les différents types d’états Les états peuvent être regroupés de la façon suivante : Les états articles Ciel Gestion commerciale vous permet d’obtenir des états spécifiques aux articles : inventaire des articles, catalogue des articles, nomenclature des articles, etc. Les états clients et fournisseurs Les états et traitements suivants sont dédiés essentiellement au suivi des clients et des fournisseurs : portefeuille des commandes, commandes non livrées, échéancier, évolution des ventes, encours clients, etc. Les états analyses Ces états vous permettant d’effectuer une analyse et un suivi précis de votre gestion commerciale : analyseur commercial ventes, statistiques, objectifs, répartition par famille. Vous pouvez ainsi assurer un suivi précis de vos clients, fournisseurs, stocks, statistiques, etc. Préalablement à l'impression de n'importe quel type d'édition, vous devez vérifier et modifier, si besoin est, certains paramétrages nécessaires à l'impression. L’imprimante Configurez une imprimante Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états avec Ciel Gestion commerciale pour Windows doit être effectué au niveau du système d'exploitation Windows en sélectionnant le menu DÉMARRER, puis les commandes PARAMÈTRES et IMPRIMANTES.  Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows pour plus de détails. Choisissez une imprimante Lorsque vous demandez une impression, Ciel Gestion commerciale pour Windows utilise par défaut l'imprimante déclarée dans Windows. Si plusieurs imprimantes sont reliées à votre ordinateur, vous pouvez choisir dans Ciel Gestion commerciale celle que vous voulez utiliser. Exemple Lorsque vous demandez l'impression du Grand-livre, la fenêtre Mise en page s'affiche en fin de procédure. Sélectionnez l'imprimante qui sera utilisé par défaut dans votre logiciel Ciel. Les états 63 Configurez votre imprimante Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états avec Ciel Gestion commerciale pour Windows doit être effectué au niveau du système d'exploitation Windows en sélectionnant respectivement les menus DÉMARRER, PARAMÈTRES et IMPRIMANTES.  Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows pour plus de détails. La liste des états disponibles Au lancement d’un état, plusieurs états peuvent être disponibles. Dans ce cas une fenêtre semblable à celle ci-dessous s’ouvre. Aperçu de l’état sélectionné Commentaire sur l’état. Pour agrandir l’aperçu, glissez le curseur vers la droite. Pour ne plus afficher le commentaire et l’aperçu de l’état sélectionné, décochez cette case. Liste des états. Types de sorties. Les états 64 Les états articles Inventaire des articles  Menu ETATS - commande INVENTAIRE DES ARTICLES. Cet état vous permet de connaître le stock réel de chacun de vos articles ainsi que la valorisation de ce stock au PAMP (Prix d’achat moyen pondéré).  Seuls les articles pour lesquels vous avez coché la zone Gestion de stock dans la fiche article apparaîtront dans cet inventaire. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche : 2. Sélectionnez les articles concernés. Vous pouvez sélectionner tous les articles ou une famille d'articles. 3. Choisissez la présentation souhaitée de la liste : triée par article ou par famille d'articles puis par article. 4. Pour obtenir un détail par dépôt, cochez l’option correspondante. Uniquement dans Ciel Gestion commerciale Evolution. 5. Si vous cochez la case Affichage colonne : Quantité physique, le logiciel édite une colonne vierge vous permettant de noter, sur une édition papier, les quantités comptabilisées lors de l'inventaire. 6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur le bouton [OK]. Par la suite, vous pourrez effectuer la régulation automatique des soldes via la commande RÉGULATION DES STOCKS du menu TRAITEMENTS. Voir La régulation des stocks, page 79. L’option Détail par dépôt n’est disponible que dans Ciel Gestion commerciale Evolution. Les états 65 Catalogue des articles  Menu ETATS - commande CATALOGUE DES ARTICLES. Cette commande vous permet d'imprimer un catalogue de vos articles destiné aux clients ou aux vendeurs. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche. 2. Sélectionnez le type de catalogue à imprimer : clients ou représentants. 3. Sélectionnez les articles qui vont figurer dans le catalogue : tous les articles ou ceux associés à une famille ou ceux d’un fournisseur. 4. Choisissez la présentation du catalogue: par article, par famille d'articles ou par fournisseur. 5. Vous pouvez spécifier une grille de tarifs particulière. Pour cela, cochez les cases des tarifs que vous souhaitez imprimer sur le catalogue. Vous pouvez obtenir jusqu'à 7 tarifs par article ; ils correspondent à ceux saisis dans la fiche Article. 6. Pour qu'apparaissent les éléments du paramétrage de l'état, cochez la case Impression des critères de sélection. 7. Si vous avez accompagné la désignation longue d'une photo dans la fiche article, vous pouvez la faire figurer sur le catalogue en cochant la case Impression des photos. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l'état de l’état. Nomenclature des articles  Menu ETATS - commande NOMENCLATURE DES ARTICLES. Cet état permet l'édition de la nomenclature des articles composés et de leurs composants. L'état peut être réalisé pour tous les articles ou pour une famille d'articles. 1. Selon votre choix, sélectionnez l'option Tous ou De la famille articles. Dans ce dernier cas, cliquez sur le bouton pour choisir une famille d'articles. 2. Déterminez si cette édition va être triée par article ou par famille d'articles en sélectionnant l'option correspondante. 3. Choisissez la présentation de la nomenclature : • Par article composé, dans ce cas vous pouvez cocher la case Voir les sous-niveaux pour obtenir la composition. • Par article composant. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer l'état. Capacité de fabrication  Menu ETATS - commande CAPACITÉ DE FABRICATION. Cet état permet de connaître, en fonction des stocks réels, la quantité assemblable ou commercialisable des articles de type composé. Vous pouvez ainsi mieux suivre et optimiser la gestion de vos articles composés. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : Les états 66 • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche 2. L'état peut être réalisé pour tous les articles de type composé ou pour une famille d'articles composés. Sélectionnez l’option de votre choix. 3. Déterminez si cette édition va être triée par article ou bien par famille d'articles puis par article. 4. Pour obtenir le détail par dépôt, cochez l’option correspondante. Uniquement dans Ciel Gestion commerciale Evolution. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l'état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie e-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. L’option Détail par dépôt n’est disponible que dans Ciel Gestion commerciale Evolution. Les états 67 Les états clients fournisseurs Portefeuille des commandes  Menu ETATS - commande PORTEFEUILLE DES COMMANDES. Cet état vous permet d'éditer les commandes clients ou fournisseurs. Vous pouvez ainsi visualiser les commandes pour lesquelles des quantités ont été livrées et celles pour lesquelles des reliquats doivent être soldés. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie La fenêtre de paramétrage s’affiche. 2. Sélectionnez le type de commandes à prendre en compte : vous pouvez éditer le portefeuille de toutes les commandes, uniquement les commandes soldées ou non soldées. 3. Choisissez un critère de tri. Vous pouvez éditer par client, article ou fournisseur. 4. Selon le fichier, vous pouvez éditer l'état pour tous les clients ou fournisseurs, un en particulier ou pour une famille. Cochez l’option de votre choix. 5. Précisez les articles à inclure dans l'édition du portefeuille (tous, un article en particulier, une famille). 6. Pour définir la période prendre en compte, sélectionnez l’une des options proposées : • Toutes les commandes : vous obtenez le portefeuille des commandes sur l'année en cours. Le logiciel prend en compte des dates de l'exercice annuel. • Les commandes du ... au : indiquez alors les dates du début et de fin de la période de votre choix. Dans ce cas, le portefeuille des commandes peut être obtenu en prenant en compte : • la date de la commande : correspond à la date de création, saisie dans la zone Date de la fiche de la commande. • la date de livraison précisée dans l'en-tête : correspond à la date saisie dans la zone Date livraison de la commande. 7. la date de livraison de chaque ligne de détails : correspond aux dates par article saisies dans les lignes de détails dans la colonne Date livraison. 8. Pour Inclure la remise en pied de commande et/ou pour Inclure l'escompte en pied de commande, cochez l'option correspondante. 9. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l’état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Les états 68 Commandes non livrées  Menu ETATS - commande COMMANDES NON LIVRÉES. Cet état permet d'éditer les commandes non livrées clients ou fournisseurs. Cette édition permet aussi de visualiser les reliquats de commandes. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie 2. La fenêtre de paramétrage s’affiche. 3. Sélectionnez la date de livraison de la commande (date saisie dans la zone Date livraison de la commande). 4. Vous pouvez opter pour un tri de l'édition Par client ou Par article (pour les commandes fournisseurs l’édition peut être détaillée Par fournisseur ou Par article). Cochez pour cela une des deux options proposées. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l’état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Relevé de comptes  Menu ETATS - commande RELEVÉ DE COMPTES. Le relevé de comptes permet d'obtenir la liste des factures et avoirs soldés ou non pour les clients ou les fournisseurs assujettis au relevé de factures. Cette édition peut servir à la fois d'indicateur interne pour suivre les factures à encaisser et peut être également envoyée périodiquement (en général tous les mois) à chaque client, en tant que relevé de factures à payer. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. Les états 69 La fenêtre de paramétrage s’affiche. 2. Selon l'état choisi (Relevé de comptes client ou Relevé de comptes fournisseur), sélectionnez les clients ou fournisseurs à prendre en compte : tous, un en particulier, une famille. 3. Indiquez si vous voulez éditer votre relevé de comptes en fonction de : • la date de la pièce : correspond à la date saisie dans la zone Date de la pièce. • la date d'échéance : correspond à la date saisie dans l'onglet Dates échéances de la pièce. 4. Sélectionnez la période à prendre en compte (intervalle de dates correspondant aux dates de création ou aux dates d’échéances de la facture). 5. Vous disposez d'une case à cocher Relevé de comptes dans l'en tête des fiches clients et fournisseurs. Lorsqu'elle est cochée, les factures et avoirs validés du client ou fournisseur apparaissent automatiquement sur le relevé. Si elle n'est pas cochée et que vous souhaitez que les factures et avoirs validés des autres clients ou des autres fournisseurs figurent néanmoins sur le relevé, cochez la case Inclure les autres clients ou Inclure les autres fournisseurs de la zone Options. 6. Si vous voulez seulement éditer les factures clients à remettre en banque, cochez l'option Afficher uniquement les factures à encaisser. De même, pour seulement éditer les factures que vous n'avez pas payées à vos fournisseurs, cochez l'option Afficher uniquement les factures à régler. 7. Afin de présenter l'état avec un client ou un fournisseur par page, cochez l'option Effectuer un saut de page. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l’état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Echéancier  Menu ETATS - commande ÉCHÉANCIER. • L'échéancier des factures clients ou fournisseurs est une liste des factures classées par date d'échéance. • Le suivi des échéances des factures clients ou fournisseurs vous permet de suivre, sur une année complète, les échéances des factures. Ces états vous permettent de gérer précisément votre trésorerie prévisionnelle. Seules les factures validées apparaîtront dans l'état. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. Les états 70 La fenêtre de paramétrage s’affiche : 2. Selon l’état choisi (Echéancier factures clients ou Echéancier factures fournisseurs), sélectionnez les clients ou fournisseurs à prendre en compte : tous , un en particulier ou une famille. 3. Indiquez les factures qui vont figurer sur l'échéancier : toutes les factures ou uniquement les factures non encaissées échues le. Dans ce dernier cas, saisissez la date d'échéance qui correspond à la date de référence des pièces à inclure dans l'état. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l’état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Evolution des ventes  Menu ETATS - commande ÉVOLUTION DES VENTES - ARTICLES/CLIENTS. Cet état vous permet de suivre l'évolution des ventes articles ou clients, sur six intervalles de dates consé- cutifs, selon : • le chiffre d'affaires, • la quantité vendue, • la marge sur le PAMP, • ou la marge sur le prix d'achat. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche. 2. Sélectionnez les articles ou clients concernés. Vous pouvez sélectionner un article ou un client particulier, tous les articles ou clients, une famille d’articles ou de clients. 3. Choisissez la ventilation à opérer : par semaine, par mois ou par trimestre. 4. Dans la zone Date de début, saisissez la date à partir de laquelle vous voulez éditer l'évolution des ventes. 5. Indiquez les valeurs à prendre en compte : Chiffre d'affaires, Quantité vendue, Marge réalisée sur PAMP (Prix d’achat moyen pondéré) ou Marge réalisée sur PA (Prix d’achat). Les états 71 6. Pour obtenir le pourcentage d'évolution en plus du montant, cochez l'option Affichage des pourcentages. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l'état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Lettre de pénalités de retard  Menu ETATS - commande LETTRE DE PÉNALITÉS DE RETARD. Cette commande permet d'éditer, suivant les directives de la loi N.R.E., la lettre des pénalités de retard. Les pénalités de retard sont calculées selon le : • taux légal d'indemnité de paiement et, • montant de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement. Ce taux et ce montant sont indiqués dans l'onglet Etats des PARAMÈTRES FACTURATION. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche. 2. Sélectionnez les clients auxquels vous souhaitez adresser la lettre de pénalités de retard. 3. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. 4. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur le bouton [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Encours Clients  Menu ETATS - commande ENCOURS CLIENTS. La zone Encours des fiches clients vous permet d'indiquer l'encours maximum que vous autorisez à chacun de vos client. L'état Encours clients permet de contrôler la position de ces encours. Voir Informations financières, page 36. Relance client  Menu ETATS - commande RELANCE CLIENT. La relance client est également disponible dans la liste des clients (menu LISTES - commande CLIENTS) en cliquant sur le bouton [Relance]. Attention ! Cet état est uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale (Millésime). En revanche, dans Ciel Gestion commerciale Evolution, les relances s’effectuent à l’aide d’un traitement plus complet. Reportez-vous au paragraphe “Gestion avancée des relances clients”, page 92. Les états 72 Relance avec infos de pénalité de retard Cet état permet d'éditer une relance avec la liste des factures dues et échues et le rappel des conditions des pénalités de retard. Relance client Cette commande permet d'éditer des lettres de relance pour les clients en retard de paiement. Vous pouvez personnaliser la lettre de relance en attribuant un niveau de relance. 1. Sélectionnez le niveau de relance de la lettre client (Niveau 1, 2 ou 3). 2. Si vous cochez l'option Editer avec lettre de change, vous devez renseigner la date d'échéance de la lettre de change. Une lettre de change récapitulative sera également imprimer. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.  Cette relance ne tient compte que des factures et avoirs validés dont le solde dû est supérieur à zéro et dont la date d'échéance est inférieure ou égale à la date de travail. Relance client expert La Relance client Expert nécessite un paramétrage plus avancé. 1. Sélectionnez le niveau de relance de la lettre client (Niveau 1, 2 ou 3). 2. Cochez le ou les client(s) ou la famille client à prendre en compte. 3. Indiquez dans la zone Sélection des factures : • la date d'échéance des factures non réglées • le nombre de jours de dépassement • le mode de règlement. 4. Sélectionnez le montant en fonction du crédit disponible ou du solde dû. 5. Si vous cochez l'option Editer avec lettre de change, vous devez renseigner la date d'échéance de la lettre de change. Une lettre de change récapitulative sera également imprimer.  Cette relance ne tient compte que des factures et avoirs validés, non soldés et échus à une date donnée suivant un montant. Mailing  Menu LISTES - commande CLIENTS - bouton [Mailing]. Cette commande permet de paramétrer votre fichier de mailing (offre promotionnelle, annonce de soldes, annonce de fermeture pour congés annuels, etc.). 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. 2. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. Vous devez préciser pour certains états la période. Indiquez pour cela l’intervalle de dates à prendre en compte. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l’état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Les états 73 Les états analyses Etats récapitulatifs TVA et TPF  Menu ETATS - commande ETATS RÉCAPITULATIFS. Cette commande permet d'éditer l'état récapitulatif TVA et l'état récapitulatif TPF. Vous obtiendrez ainsi les montants totaux des TVA ou des TPF de vos ventes. Vous retrouverez également le total des ventes HT et TTC, le détail des ventes HT avec remise et sans remise, le total des frais de ports. 1. Sélectionnez l'état récapitulatif de votre choix. 2. Cliquez sur le bouton [Imprimer] ou [Aperçu]. 3. Vous pouvez éditer l'état pour tous les clients, un en particulier ou pour une famille. Pour cela, sélectionnez l'option correspondante. 4. Choisissez un critère de date pour la sélection des factures et avoirs. Votre état récapitulatif peut être obtenu en fonction de : • la date de la pièce : correspond à la date saisie dans la zone Date de la pièce. • la date d'échéance : correspond à la date saisie dans l'onglet Dates échéances de la pièce. 5. Sélectionnez le mois à prendre en compte. 6. Selon l'état choisi, vous pouvez ajouter la ventilation des ventes par code TVA ou bien par code TPF. Pour cela, cochez la case Afficher le récapitulatif par code de TVA ou Afficher le récapitulatif par code de TPF. 7. Ces états sont par défaut créés à partir des factures et avoirs validés. Vous pouvez inclure les factures et avoirs non validés en cochant l'option correspondante. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Analyseur commercial ventes  Menu DIVERS - commande ANALYSEUR COMMERCIAL VENTES. Ces états vous permettent d'effectuer un suivi commercial précis. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. 2. La fenêtre de paramétrage s’affiche. Renseignez les informations nécessaires. Analyseur commercial Cette commande s'apparente à un journal commercial des ventes. Elle contient le détail des factures et avoirs validés. L'état que vous obtenez est un outil de suivi et d'analyse statistique. 1. Vous pouvez générer les données d'une période précise. Saisissez alors la période à prendre en compte. 2. Sélectionnez le Type de pièce commerciale à prendre en compte (bons de commande, bons de livraison, avoirs, factures et avoirs non validés...). 3. Vous pouvez trier les informations par pièce, par client, par article, etc. De même, vous pouvez déterminer un tri secondaire (par pièce, par famille clients, etc).Sélectionnez les options de tri que vous voulez appliquer. 4. Pour que le détail de chaque ligne apparaisse sur l'édition, cochez la case Afficher le détail des lignes. Les états 74 5. Cliquez sur l’onglet + de critères si vous souhaitez affiner le suivi commercial puis sélectionnez les articles, les clients et les représentants à prendre en compte. Le bouton [Valeurs par défaut] permet de rétablir les critères définis par défaut. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Graphiques des ventes 1. Vous pouvez générer les données d'une période précise. Saisissez alors la période à prendre en compte. 2. Sélectionnez le Type de pièce commerciale à prendre en compte (les devis, les avoirs, les bons de livraison, les factures et avoirs non validés, etc.). 3. Vous pouvez trier les informations par pièces par client, par article, etc. Sélectionnez l’option de votre choix. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Ventes par département Cet état affiche les ventes par département sous forme de graphique. Ventes par mois Cet état affiche les ventes par mois sous forme de graphique. Statistiques  Menu DIVERS - commande STATISTIQUES. Certaines statistiques sont directement disponibles à partir du bouton [Statistiques] des listes clients, articles, fournisseurs. Ces statistiques peuvent être représentées graphiquement ou éditées. Les statistiques suivantes sont calculées en fonction des pièces de vente ou d'achat validées et s'appliquent aux articles, clients, fournisseurs et représentants. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche. 2. Selon l’état choisi, sélectionnez les articles, clients, fournisseurs, affaires ou représentants à prendre en compte. 3. Spécifiez le type de présentation de l'édition dans la zone Tri. 4. Sélectionnez ensuite les dates de la période à prendre en compte. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Les statistiques représentants possèdent les mêmes critères avec deux options supplémentaires : • elles peuvent être calculées en fonction des factures et avoirs validés ou des factures et avoirs réglés ; • le calcul des commissions peut s'effectuer en fonction du chiffre d'affaires, de la marge réalisée sur le PAMP (Prix d’achat moyen pondéré) ou de la marge réalisée sur le PA (Prix d’achat). Les états 75 Objectifs  Menu DIVERS - commande OBJECTIFS. Ces états permettent d'obtenir un récapitulatif des objectifs que vous gérez : • à partir du bouton des fiches Clients, Fournisseurs et Articles, • à partir du bouton des fiches Familles d'articles, • à partir des boutons de la liste des affaires. Pour chaque catégorie, vous pouvez obtenir des objectifs cumulés ou détaillés. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche. 2. Sélectionnez les éléments à prendre en compte. 3. Choisissez la présentation de l'état dans la zone Tri. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l'état. Répartition par famille  Menu DIVERS - commande ANALYSEUR COMMERCIAL VENTES. Ces états affichent sous forme de tableau ou de graphique la répartition des articles, clients ou fournisseurs par famille. Traitements de fin d’année Traitements de fin d’année 77 Fin d’exercice  Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE. Vous devez lancer la fin d’exercice pour passer à l’exercice suivant. Pour procéder à la fin d’exercice, vous devez obligatoirement avoir validés et comptabilisés vos pièces et règlements de l’exercice. La fin d’exercice consiste à réaliser la sauvegarde DGFiP de vos données et à modifier vos dates d’exercice. A la fin de la procédure, la purge des anciens exercices vous sera proposée. Une fois ce traitement terminé, vous ne pourrez plus créer ni modifier des pièces et règlements correspondants à l’exercice clôturé. Etape : Sauvegarde DGFiP La sauvegarde de vos donnée est une réglementation de la DGFiP. La première étape de l'assistant vous permet de sauvegarder vos données au format préconisé par la DGFiP. Votre logiciel sauvegarde automatiquement tous les éléments de gestion qui seront accessible par la suite via le menu TRAITEMENT - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP.  Il est fortement recommandé de faire une sauvegarde sur un support externe (clé USB, disque dur...). 1. Pour cela, cliquez sur l’icône et sélectionnez le répertoire dans lequel vous souhaitez enregistrer vos données. 2. Cliquez sur le bouton pour passer à l’étape qui suit. Etape : Lancer le traitement Cette étape permet de valider la fin d’exercice. 3. Vérifiez que la date de fin d’exercice soit correcte. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour procéder à la fin d’exercice. 5. Dans la fenêtre d'avertissement qui s'affiche, cliquez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement]. Un message vous informe que la sauvegarde est terminée. 6. Un message vous indique que la fin d’exercice s’est déroulée avec succès. La fenêtre Purge s’affiche. Voir Purge des pièces commerciales, page 80. Attention ! Cette opération est irréversible. Un message vous indique qu’aucune création ou modification de pièces et règlements n’est possible avant la date de fin d’exercice. Traitements de fin d’année 78 Le journal comptable  Menu TRAITEMENTS - commande LIAISON COMPTABLE.  Au préalable, vous devez avoir fixer les préférences de génération des écritures (logiciel destinataire, vérifications des écritures, etc). Pour plus de détails sur les options de transfert des écritures comptables, reportez-vous au chapitre Les Préférences dans la partie Présentation générale du manuel de référence, disponible depuis le menu AIDE. Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton . Sélection des pièces 1. Indiquez dans cette étape la période et les pièces commerciales à prendre en compte. Saisissez pour cela un intervalle de dates puis cochez les pièces d'achat et de vente concernées. 2. Vous pouvez Inclure les pièces qui ont déjà été comptabilisées en cochant la case correspondante. Options d’enregistrement 3. Sélectionnez les comptes à centraliser. La centralisation permet de regrouper les écritures de plusieurs factures d'un même mois pour un compte identique. La centralisation des comptes est généralement utilisée pour cumuler des écritures sur un même compte afin d'éviter un trop grand nombre de lignes comptables.  Quand la pièce commerciale se compose de plusieurs articles avec le même compte comptable, le regroupement est automatiquement réalisée lors de la génération du journal comptable. Exemple Trois factures ont été saisies en juillet 2012. Les trois factures sont affectées au compte client divers 4110001. Lors de la génération du journal comptable, vous demandez une centralisation des comptes clients. Pour ces 3 factures, vous obtenez dans le journal comptable : • une seule ligne client 411001 regroupant le total TTC des 3 factures, • deux lignes TVA et les lignes articles. 4. Vous pouvez obtenir le détail des échéances par client ou fournisseur. Validation du paramétrage 5. C'est à partir de cette fenêtre que vous lancez le traitement. Cliquez sur le bouton [Terminer]. 6. Si des pièces antérieures à la date du transfert ne sont pas comptabilisées, un message vous demande si vous voulez continuer. Cliquez sur le bouton [Oui] ou [Non]. Il est préférable de transmettre les pièces non comptabilisées avant celles que vous vouliez envoyer. 7. Si des pièces ne sont pas validées sur la période, celles-ci ne seront pas inclues dans le transfert d'écritures. Un message vous demande si vous voulez continuer. Cliquez sur le bouton de votre choix. 8. Une fois le traitement lancé, une fenêtre de prévisualisation des écritures s'affiche. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Traitements de fin d’année 79 La régulation des stocks  Menu TRAITEMENTS - commande RÉGULATION DES STOCKS. Cette commande permet de saisir manuellement ou de vérifier le stock physique d'un article. Elle est surtout utilisée dans le cas des saisies d’inventaire. Préparation de l'inventaire  Avant d'effectuer une régulation de stock, vous pouvez procéder à un état de l'inventaire des articles. Cet état peut vous servir de support papier pour le contrôle physique du stock ; vous saisirez le stock comptabilisé manuellement dans la colonne réservée au pointage.Voir Inventaire des articles, page 64. Saisie du stock physique  La commande RÉGULATION DES STOCKS ne vous permet pas de créer ou modifier un article : seule la quantité physique de chaque stock pourra et devra être renseignée. 1. En mode Mode saisie code article, sélectionnez l'article pour lequel vous souhaitez saisir le stock physique. 2. Saisissez le stock comptabilisé dans la zone Stock physique. 3. Cliquez sur le bouton [Valider la saisie] pour enregistrer le nouveau stock. La fenêtre Régulation des stocks contient les informations suivantes (renseignée pour la plupart, sur chaque fiche article) : • Stock physique dépôt : correspond au stock de «pointage» : c'est la seule colonne modifiable. • Ecart stock dépôt : il correspond au stock réel moins le stock physique. • Stock théorique dépôt : il correspond à la quantité en stock réel moins la quantité en commande client plus la quantité en commande fournisseur. • Stock mini dépôt : seuil minimum du stock paramétré dans chaque fiche article. • Stock maximum dépôt : seuil maximum du stock paramétré dans chaque fiche article. • Stock réel dépôt : correspond au stock réel avant inventaire. 4. Double-cliquez dans la colonne Stock physique dépôt puis saisissez les modifications. La colonne Ecart Stock Dépôt est mise à jour. Si la quantité physique est inférieure au stock réel, l'écart sera négatif et inversement. 5. Une fois toutes les modifications effectuées, cliquez sur le bouton [Lancer la régulation]. Un message vous demande de confirmer le traitement. A l'issue de cette opération, le fichier de stock est modifié de façon irréversible. 6. Vous pouvez éditer l'état en cliquant sur le bouton [Génération de l’état]. Cet état correspond à la transcription exacte des informations contenues dans la liste RÉGULATION DES STOCKS. Traitements de fin d’année 80 Purge des pièces commerciales  Menu TRAITEMENTS - commande PURGE. La purge permet de détruire des pièces commerciales de vente et/ou d'achat. Pour faciliter ce traitement, un assistant vous aide dans les opérations que vous devez effectuer.  Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton . Critères de sélection 1. La première étape de l'assistant vous rappelle le principe de la purge et vous permet de définir les critères à prendre en compte. Vous pouvez sélectionner : • une date limite de purge : dans ce cas, le logiciel ne purgera que les pièces commerciales dont la date est antérieure à celle indiquée. Saisissez manuellement la date ou utiliser l'icône du calendrier ou des dates spéciales . • une sélection de pièces : dans ce cas, le logiciel ne purgera que les pièces sélectionnées. 2. Quelle que soit l'option choisie, cliquez sur le bouton [Suivant] pour sélectionner les pièces à purger. Date limite de purge Si, dans la première étape, vous avez choisi l’option Date de limite de purge, vous allez choisir les pièces commerciales à prendre en compte dans les étapes qui suivent. 3. L'étape 2 de l'assistant vous permet de cocher les pièces commerciales de vente ainsi que les règlements clients à purger. 4. Dans l'étape 3, cochez les pièces commerciales d'achat ainsi que les règlements fournisseurs. Vous pouvez également purger les mouvements de stocks. Sélection de pièces  La fenêtre de sélection ne propose que les pièces validées. Les règlements d'acompte ne s'affichent pas dans la liste. Ils seront automatiquement purgés avec la facture d'acompte. 5. Si vous avez préalablement choisi l’option Une sélection de pièces, sélectionnez alors, dans la liste qui s'affiche, les pièces commerciales de vente (pièces clients) à purger. 6. Sélectionnez également les pièces commerciales d'achat à purger. 7. Sélectionnez ensuite les règlements clients puis les règlements fournisseurs à purger.  Pour sélectionner plusieurs pièces, maintenez la touche de votre clavier enfoncée. Sauvegarde et purge 8. Cliquez sur le bouton [Purge] pour lancer le traitement. La purge est une opération irréversible. L'application vous demande donc d'effectuer une sauvegarde. Un message vous propose de : • [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement] : cliquez sur ce bouton pour sauvegarder votre dossier et lancer la purge. • [Lancer le traitement sans faire de copie de mon dossier] : cliquez sur ce bouton pour lancer la purge sans sauvegarde préalable. 9. Un message vous demande de confirmer la purge, cliquez sur le bouton [OK]. Une fenêtre s'affiche. Elle vous informe que l'opération s'est bien déroulée. Vous y retrouvez le détail des pièces purgées. Après une purge d'une ou de plusieurs pièces commerciales, les statistiques et les objectifs (clients ou fournisseurs) sont automatiquement mis à jour. En effet, ces données sont calculées en fonction des pièces de vente ou d'achat validées. Traitements de fin d’année 81 Sauvegarde DGFiP Conformément à la nouvelle réglementation de la DGFiP, Ciel Gestion commerciale vous permet d'exporter les données ayant permis d’établir les documents légaux. La sauvegarde des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose un archivage des données. Conformité sauvegarde DGFiP  Menu TRAITEMENTS - commande CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP. Dans le cadre de la loi DGFiP de Contrôle des Comptabilités Informatisées, toute entreprise qui gère sa comptabilité sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de comptabilité et de gestion sur les trois exercices passés. Cet assistant vous permet de vérifier la conformité des sauvegardes de pièces sur les trois exercices anté- rieurs. L’assistant vous propose de sauvegarder vos pièces sur un support externe (disque local, clé USB...). 1. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour lancer le traitement. Le logiciel vérifie la conformité des sauvegardes existantes. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche : • soit une coche verte apparaît, cela signifie que la sauvegarde est conforme. • soit une croix rouge apparaît, dans ce cas, la sauvegarde n’est pas conforme ou le logiciel n’a pas trouvé le fichier de sauvegarde correspondant à l’exercice concerné. Indiquez alors le chemin d’accès et le format de la sauvegarde pour l’exercice concerné. 3. Cliquez sur le bouton [Générer] pour lancer les sauvegardes DGFiP des exercices non conformes. Consultation sauvegarde DGFiP  Menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP. Lorsque vous procédez au traitement de conformité sauvegarde DGFiP, toutes les sauvegardes générées sont accessibles à partir de cette commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP. La sauvegarde est une réglementation de la DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques). Ce traitement est donc obligatoire. Vous pouvez consulter toutes les sauvegardes de vos exercices précédents. Ces sauvegardes DGFiP sont classées par exercice.  Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Attention ! Ces sauvegardes pourront être demandées lors d’un contrôle fiscal. En cas de manquement à cette obligation, vous vous exposez à des pénalités financières. Gestion des dossiers Gestion des dossiers 83 La sauvegarde Indisponible en option Ciel données Mobiles.  Si vous travaillez en ligne, la sauvegarde sur un ordinateur ou sur un support n'est pas disponible. En effet, dans ce cas, vos données sont automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel.  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - SAUVEGARDE. Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de stockage. 1. Connectez votre support de sauvegarde à l’ordinateur (clé USB, disque dur externe...). 2. Dans le menu déroulant Format, choisissez le format du fichier de sauvegarde : • Zip : la copie de votre dossier est réalisée au format Zip (format compressé). • Fichier : la copie de votre dossier est réalisée à l'identique de l'original. 3. Dans la zone Destination, cliquez sur le bouton et choisissez le répertoire ou le volume sur lequel sera stockée la copie de votre dossier. 4. Précisez le Nom de la copie. Si cette zone reste vide, le nom du dossier original est utilisé comme nom de la copie. 5. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom pour personnaliser le nom de la copie. La case Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Ainsi, dans le cas où deux sauvegardes possèdent le même nom, un message de confirmation vous est proposé. Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous sauvegardez votre dossier et/ou vos données annexes (préférences, modèles, etc.). 6. Pour ne plus afficher cette fenêtre aux prochaines sauvegardes, cochez la case Ne plus demander. Vous pourrez toujours modifier les paramètres de sauvegarde par le menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - SAUVEGARDE. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde. Attention ! Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de microcoupure) du programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données. Gestion des dossiers 84 La restauration Indisponible en option Ciel Données Mobiles.  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION. Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment sauvegardées.  Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire ou support différent de celui utilisé habituellement. 1. Activez la commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER. Votre logiciel ferme votre fichier et ouvre la fenêtre présentée ci-dessous. 2. Choisissez votre Mode de restauration à l'aide des boutons radios. Trois options sont disponibles : • Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez cette option, le programme remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans votre sauvegarde. • Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez. • Mode avancé : Sélectionnez Mode avancé si vous souhaitez choisir les informations à restaurer. Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou les deux.  Par défaut, votre logiciel sélectionne l'option Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées. 3. Une fois le Mode de restauration sélectionné, cliquez sur le bouton [Suivant]. Gestion des dossiers 85 La fenêtre suivante s'affiche. 4. Dans cette fenêtre vous devez spécifier le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous désirez restaurer. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l'emplacement de votre dernière sauvegarde. Modifiez-les, si besoin est. 5. Si le dossier de sauvegarde trouvé correspond à celui que vous souhaitez restaurer, cliquez sur le bouton [Suivant]. Sinon vous pouvez utiliser le bouton [Parcourir] pour vous aider à rechercher votre dossier sauvegardé. Une fois celui-ci sélectionné, cliquez sur [Ouvrir]. Le programme revient à la fenêtre précédente et affiche l'emplacement du fichier sauvegardé, cliquez sur le bouton [Suivant]. 6. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui]. Une dernière étape vous propose de lancer la restauration en cliquant sur le bouton [Restaurer]. Les points de restauration Indisponible en option Ciel Données Mobiles. Pour des raisons de sécurité, Ciel Gestion commerciale peut réaliser des points de restauration, c’est à dire des sauvegardes en fonction de paramètres que vous aurez préalablement définis.  Pour plus de détails sur les points de restauration, reportez-vous aux chapitres Les Préférences et les Utilitaires dans la partie Présentation générale du manuel de référence, accessible dans le menu AIDE. Attention ! Toutefois les points de restauration ne remplacent pas la sauvegarde. La sauvegarde est une opération obligatoire que vous devez réaliser périodiquement. Gestion des dossiers 86 Copiez des dossiers sur Internet ou sur votre poste Uniquement disponible en mode souscription.  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES. Votre logiciel peut fonctionner en local sur votre machine ou bien en ligne sur Internet. Lorsque vous changez de mode de fonctionnement, vous devez copier vos dossiers aux emplacements nécessaires pour pouvoir travailler soit en ligne soit en local. Pour cela, vous disposez de deux utilitaires, dans la catégorie Dossiers. Si vous basculez en mode : • connecté (activation de l'option Ciel Données Mobiles), vous devez mettre vos dossiers en ligne. Pour cela, utilisez l'utilitaire Copie de dossiers sur Internet. • local (désactivation de l'option Ciel Données Mobiles), vous devez au préalable copier vos dossiers sur votre poste de travail. Pour cela, utilisez l'utilitaire Gestion des dossiers.  Pour plus de détails sur ces utilitaires, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Attention ! Dans un logiciel qui fonctionne en local, il est impossible de récupérer des dossiers stockés sur le serveur Internet. Dans le cas où vous souhaitez désactiver l’option Ciel Données Mobiles, il est impératif de récupérer vos dossiers avant de changer de mode dans votre compte client. Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution 88 La gestion des stocks multi-dépôts Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution. Cette commande vous permet de suivre avec exactitude les stocks des différents dépôts de votre entreprise (entrepôts, boutiques, siège social, etc.). Enregistrez vos différents dépôts  Menu LISTES - commande DÉPÔTS - bouton [Créer]. Le dépôt principal figure par défaut dans tous les dossiers que vous créez mais celui-ci peut être modifié si besoin. Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Dépôts à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone CODES BASES. 1. Si ce paramétrage est effectué, le code du dépôt s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le.  Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque dépôt créé. 2. Indiquez le Libellé complet du dépôt ainsi que ses coordonnées postales (Adresse, CP, Ville, Pays). 3. Renseignez les différentes zones concernant le responsable du dépôt et un commentaire éventuel dans la zone Observations. Cliquez sur [OK] pour valider. Affectez un article à un dépôt Les différents dépôts de stockage de l'article sont indiqués dans la fiche Article onglet Dépôt.  Si vous saisissez plusieurs dépôts pour un même article, un des dépôts doit être déclaré en dépôt favori. 1. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste , le Dépôt favori de l'article. Il s'agit du dépôt principal utilisé lors de la facturation. 2. Saisissez dans la colonne Stock réel, le nombre d'articles stockés dans le dépôt favori puis dans les autres dépôts. C'est à partir de ces différents dépôts que le choix sera possible si la quantité de l'article facturé est insuffisante. 3. Vous pouvez renseigner le Stock minimum et le Stock maximum d'alerte sur chaque dépôt. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Réapprovisionnez vos dépôts La saisie de pièces commerciales fournisseurs vous permet de réapprovisionner vos stocks par dépôt. Après avoir défini un dépôt par défaut dans la fiche du fournisseur (onglet Complément), vous pouvez passer à l'enregistrement de vos pièces fournisseurs par dépôt. Lors de la saisie d'une pièce fournisseur, le dépôt par défaut est celui auquel est rattaché le fournisseur sélectionné. Pour définir un autre dépôt que celui indiqué dans la fiche Fournisseur, double-cliquez dans la colonne Dépôt de la pièce commerciale et sélectionnez à l'aide du bouton Liste le dépôt concerné. Gérez les variations de stocks Lors de la saisie de vos factures clients, si la quantité en stock de l'article que vous commandez est insuffisante dans le dépôt spécifié, un message vous en informe. Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution 89 Vous pouvez dans ce cas : • utiliser l'article de substitution, si celui-ci a été défini dans la fiche article (onglet Complément), • effectuer un transfert de dépôt à dépôt, • utiliser un autre dépôt dont la quantité en stock de l'article est suffisante, • lancer la fabrication de l'article, s'il s'agit d'un article composé. Mouvements de stocks manuels et automatiques En saisie automatique... Les mouvements de stocks générés automatiquement lors de la validation de pièces commerciales prennent en compte le dépôt affecté lors de l'enregistrement de la pièce. Aucune modification n'est possible à ce stade; seul un transfert de dépôt peut être envisagé pour une modification de mouvements de stock. En saisie manuelle... La création d'une entrée ou sortie de stock s'effectue par défaut sur le dépôt défini dans la fiche article concernée. Vous pouvez modifier ce dépôt si vous le souhaitez. 1. Dans la fenêtre de création d'un mouvement de stock (menu LISTES - commande MOUVEMENTS DE STOCK), cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, double-cliquez dans la zone Dépôt et sélectionnez à l'aide du bouton le dépôt souhaité. Analysez vos dépôts Pour un meilleur suivi et une gestion plus optimale de vos stocks, Ciel Gestion commerciale vous donne la possibilité d'obtenir vos états par dépôt. Toutes les éditions liées aux articles (menu ETATS) tiennent compte d'une gestion multi-dépôts, à savoir : • les articles par dépôt, le suivi des stocks, • l'inventaire des articles, • la capacité de fabrication. Lors d'un assemblage, vous devez choisir les composants dans la liste des dépôts qui s'affiche. L'ordre dans lequel les dépôts s'affichent est respecté.  Pour plus de détail concernant les dépôts, la gestion des stocks multi-dépôts, les états relatifs à la gestion multi-dépôts, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution 90 La gestion des nomenclatures articles multi-niveaux Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.  Menu LISTES - commande ARTICLES - onglet Nomenclature. Si vous commercialisez des produits composés (chaque article composé est issu de plusieurs articles composants), vous êtes donc amené à gérer des nomenclatures multi-niveaux. On parle de nomenclatures multi-niveaux si l'un des articles du composé est lui-même un composé. Après avoir créé des nomenclatures d'articles (menu LISTES - commande ARTICLES - onglet Nomenclature), vous pourrez effectuer des assemblages. Exemple de nomenclature multi-niveaux Vous commercialisez un pack de Solution qui regroupe 3 logiciels : Ciel Compta, Ciel Gestion commerciale, Ciel Paye. Après avoir saisi les 3 fiches articles, vous créez celle de la Solution en renseignant cette fois l'onglet Nomenclature. Vous commercialisez aussi le pack Solution Plus qui comporte les éléments de la Solution ainsi que deux logiciels complémentaires (Ciel Prospects et Ciel Business Plan). L'onglet Nomenclature de la fiche article Solution Plus regroupe les éléments suivants : • Solution, • Ciel Prospects, • Ciel Business Plan. Dans la colonne Composants, le symbole indique que cet article est composé de plusieurs éléments. Dans cet exemple, l'article ART0001 est un article composé. Pour visualiser les composants de cet article, cliquez sur le symbole ou activez la commande DÉPLOYER ou TOUT DÉPLOYER du menu CONTEXTUEL (clic droit). La gestion des nomenclatures passe par une phase de transformation des éléments de base pour obtenir un produit fini. Cette phase passe par les ordres d'assemblage, de désassemblage ou d'annulation d'assemblage.  Pour plus de détails concernant la gestion des nomenclatures articles multi-niveaux, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu Aide. Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution 91 La relation client Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.  Menu LISTES - commande CLIENTS - onglet RELATIONS CLIENT - Bouton [Créer] ou [Modifier]. La fonction Relations Client vous permet de gérer vos relations client comme un agenda à partir duquel vous enregistrez vos tâches à effectuer. Exemple Vous recevez par exemple un appel téléphonique pour une demande de prix de la part d'un client. Vous pouvez enregistrer directement dans la fiche du client une nouvelle tâche. Vous pouvez consulter et effectuer le suivi de toutes les tâches enregistrées à partir de l'onglet Relations client de la fiche Client.  Pour plus de détail concernant la relation client, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution 92 Gestion avancée des relances clients Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution. Paramétrage  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION. L’onglet Relances permet de choisir les lettres à utiliser par défaut lors du traitement des relances clients. Il vous est proposé des modèles de lettres pré-paramétrés adaptés à chaque niveau de relance. Vous pouvez modifier les modèles de lettres ou en créer de nouvelles par la commande ÉTATS PARAMÉ- TRABLES (menu DOSSIER - commande OPTIONS). Pour chaque niveau de relance, cliquez sur le bouton et choisissez la lettre à utiliser par défaut. Relance  Menu TRAITEMENTS - commande RELANCE. Cette commande permet de gérer les relances par niveaux ainsi que d'éditer des lettres de relance pour les clients en retard de paiement.  Lors de la saisie de vos pièces commerciales, vous devez renseigner la zone Date Echéance. Les relances peuvent être effectuées sur trois niveaux. Si vous avez défini dans les paramètres facturation les lettres à utiliser par défaut pour chaque niveau, les trois niveaux des relances apparaissent à gauche de la fenêtre. Dans le niveau Non soldé, vous trouverez les pièces relancées trois fois et toujours non réglées. Lorsque vous effectuez une relance, la lettre est éditée mais aussi le niveau de relance est incrémenté pour les pièces choisies.  Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE. Récapitulatif des relances par client  Menu LISTES - commande CLIENTS. L’onglet Relances de la fiche client présente les relances réalisées ou ignorées pour le client. Vous retrouvez des informations sur la relance (libellé, date de relance, niveau de la relance dans la colonne Commentaire) ainsi que sur la pièce non réglée (numéro, date, date d’échéance, solde dû). • Cochez la case Ne pas relancer pour interdire la relance sur ce client. • Cochez la case Inclure les lignes soldées pour afficher les relances réalisées sur des pièces qui ont été réglées par le client. Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution 93 Liste des ordres de production Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.  Menu LISTES - commande ORDRES DE PRODUCTION. Cette commande vous permet de consulter rapidement les ordres de production existants. Vous pouvez depuis cette fenêtre lancer la création d'un assemblage, désassembler ou annuler un assemblage. Voir Gestion de production, page 59. 1. Pour consulter un ordre de production, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton [Consulter]. Vous pouvez éditer l'état Ordre de production disponible en cliquant sur l’une des icônes suivantes . Vous pouvez afficher affiner la sélection en cliquant sur le bouton . Dans la zone supplémentaire qui s'affiche en haut de la fenêtre, indiquez alors une période à prendre en compte. Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution 94 Les factures d’abonnement Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.  Menu VENTES/ ACHATS - commande ABONNEMENT CLIENTS/ABONNEMENT FOURNISSEURS. Cette commande vous permet de générer des factures d'abonnement clients ou fournisseurs c'est à dire des factures répétitives et à intervalle de temps régulier (loyer). La génération d'un abonnement implique la génération d'une même facture pour une période donnée. Créez un abonnement  La création d'un abonnement client ou fournisseur s'effectue à partir d'une facture courante validée sélectionnée dans la liste des factures. 1. Sélectionnez la facture à partir de laquelle vous souhaitez générer un abonnement puis cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre Nouvel Abonnement s'affiche. Saisissez toutes les informations relatives à l'abonnement. 2. Saisissez le Code ainsi que le Libellé de la facture d’abonnement. Le code de la facture de référence est automatiquement indiqué. Pour le modifier, cliquez sur le bouton Liste. 3. Sélectionnez à l'aide de l'icône calendrier ou de l'icône de dates spéciales, les dates de début (A partir de) et de fin (Jusqu'au) de l'abonnement. 4. Indiquez la Périodicité. Un abonnement peut être généré toutes les semaines, tous les mois, tous les 15 jours, tous les trimestres, tous les semestres, etc. 5. Dans la zone Génération, la date de la dernière facture enregistrée et celle de la prochaine facture à générer sont rappelées. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. 6. Pour lancer la génération de l’abonnement, sélectionnez dans la liste le ou les abonnements correspondants puis cliquez sur le bouton [Générer les factures]. Générez les factures d’abonnement 7. Cochez l’une des options proposées : • Jusqu'au : les factures seront générées jusqu’à la date indiquée dans la zone de droite • La prochaine facture : les factures seront générées en fonction de la date de la dernière facture. • Toutes les factures jusqu’à la fin de l’abonnement : toutes les factures seront générées en fonction des dates de début et de fin de l'abonnement. 8. Cochez la case Valider les factures générées si vous souhaitez valider automatiquement les factures d'abonnement générées. 9. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement. Un message vous indique en fin de traitement que la génération des factures d'abonnement s'est bien déroulée.  Pour plus de détail concernant les factures d’abonnement, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution 95 Les factures multi-échéances Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.  Menu VENTES/ACHATS - onglet échéance de la pièce commerciale en cours. Si vous gérez des pièces commerciales multi-échéances (paiement en deux, trois fois, etc.) vous devez cocher la case multi-échéances de la fenêtre de la pièce commerciale - Onglet Échéances. Cette option vous permet de générer par la suite un échéancier pour la pièce commerciale. Ajoutez une échéance manuellement 1. Pour ajouter une échéance, cliquez sur le bouton [Ajouter]. Une nouvelle ligne est insérée dans la liste. 2. Sélectionnez la date d'échéance et le mode de règlement puis saisissez le montant de l'échéance. Le libellé ainsi que le solde dû s'affichent automatiquement. Vous pouvez spécifier des montants d'échéances différents. 3. Validez le traitement en cliquant sur le bouton [OK]. Générez une ou plusieurs échéances automatiquement 1. Pour générer automatiquement une ou plusieurs échéance(s), cliquez sur le bouton [Générer échéances]. 2. Indiquez les informations nécessaires : • le nombre d'échéances, • le mode de règlement, • la date initiale de l'échéance (date de base). • Le libellé s'affiche automatiquement dans la zone Échéances. L’icône vous permet de modifier votre date d'échéance et le bouton [Détails] affiche le détail (date, montant, etc.) des échéances. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.  Pour plus de détails concernant les factures multi-échéances, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution 96 Les infos «perso» Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.  Menu LISTES - commande INFOS PERSO. Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES - UTILITAIRES FICHIERS. Les infos perso vous permettent de personnaliser les fenêtres de saisie (société, fournisseurs, clients, articles, pièces clients) en y ajoutant les rubriques de votre choix. Ces rubriques apparaîtront dans les fenêtres de saisie dans un onglet intitulé Infos Perso et dans les états paramétrables. Créez une rubrique utilisateur 1. Sélectionnez dans la liste des Fichiers personnalisables la ligne de votre choix puis cliquez sur le bouton [Modifier]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Nouvelle rubrique utilisateur s'affiche. Indiquez le nom de la rubrique. 3. Choisissez son type parmi la liste disponible en cliquant sur le bouton Liste. S'il s'agit d'un type Texte, vous pouvez préciser le nombre de caractères autorisés. 4. Validez la création de la rubrique utilisateur en cliquant sur [OK].  Pour plus de détails concernant les rubriques utilisateurs, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. La gestion des sociétés Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution. Avec Ciel Gestion commerciale Évolution, vous pouvez gérer plus de 5 sociétés. Pour chaque société à gérer vous devez créer un nouveau dossier. La commande NOUVEAU du menu DOSSIER vous permet de créer votre dossier. Administration avancée des utilisateurs Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.  Menu DOSSIER - commande MOT DE PASSE - bouton [Mode avancé]. Pour une gestion plus complète des utilisateurs, des groupes et de leurs droits, vous disposez du mode avancé dans Ciel Gestion commerciale Évolution. Pour y accéder, cliquez sur le bouton [Mode avancé] de la fenêtre Contrôle d’accès au dossier. 97 Index A Achats pièces fournisseurs 59 Affaires 40 Afficher aperçu 54 détail 54 menus découverte/standard 18 Articles 31 catalogue 66 inventaire 65 nomenclatures articles multi-niveaux 91 Assistant création de dossier 21 fin d’exercice 78 saisie de pièces 45 Avoirs 43 B Besoin d’aide 18 Bons livraison 43 réception 43 C Ciel Données Mobiles 12 Clients 36 encours 72 relation client 92 Commandes 43 Commandes articles 61 Créer un article 31 un client 36 un fournisseur 29 une nomenclature article 36 D Dépôts 89 gestion du stock multi-dépôts 89 Devis / Pro forma 43 Documentation 7 Dossier copier sur Internet/sur votre poste 87 créer 21 modèle Sage Production Experts 24 paramètres 25 Récupérer 23 restaurer 85 sauvegarder 84 E Echéancier 70 Escompte 49 Etats analyses 74 articles 65 clients fournisseurs 68 récapitulatifs TVA et TPF 74 F Factures 43 d’abonnement 95 d’acompte 55 multi-échéances 96 Familles articles 31 Fin d’exercice 78 Fournisseurs 29 G Gestion de production 60 liste des ordres 94 I Impressions imprimante 63 types 63 Imprimante choisir 63 configurer 63, 64 Imprimer catalogue des articles 66 commandes non livrées 69 échéancier des factures 70 encours clients 72 états récapitulatifs 74 évolution des ventes 71 inventaire des articles 65 lettre de pénalités de retard 72 mailing 73 nomenclature des articles 66 portefeuille des commandes 68 relance 72 relevé de comptes 69 Intuiciel 13 Inventaire 65 ®Copyright 2013 Sage activité Ciel Manuel de découverte Ciel Gestion commerciale Millésime, Evolution, Ciel Up To Experts - MAN_WG 20.1/13.1 - 09.13 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel. L Lettre de pénalités de retard 72 M Mailing 73 Modèle Sage Production Experts 24 Modes de règlement 28 O Objectifs 76 Ordre de production 94 P Paramètres banque principale 26 calculs sur quantité 26 comptabilité 25 facturation 25 numérotation 26 société 25 Pièces commerciales assistant Top facture 45 clients 46 créer 46 décomptabiliser 53 envoyer par e-mail 54 fournisseurs 59 saisie document (ventes) 43 valider 51 Points de restauration 86 Portefeuille des commandes 68 Prospects 39 R Réapprovisionner 61 Règlements 55 Régulation des stocks 80 Relance client 72, 93 Relation client 92 Relevé de comptes 70 Remise 48, 49 Représentants 28 Restaurer un dossier 85 Rupture de stock commande 61 S Saisie Document 43 Sauvegarde DGFiP conformité 82 consultation 82 Sauvegarder un dossier 84 Solder 57 Statistiques 75 Stocks 80 T Tarifs grille de tarifs 34 par famille 28 Top facture 45 TPF 28 Transférer une pièce commerciale 52 Trouvtoo 18 TVA 27 non perçue 27 V Valider pièce commerciale 51 Installation en mode TSE Objet Définition Installation Questions - Réponses Sage activité Ciel 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com 2 Installation en mode TSE Objet Ce document a pour but de décrire l'installation des logiciels Ciel pour une utilisation en mode TSE (Terminal Server Edition).  Nous n'aborderons pas ici l'installation et la mise en place du TSE, reportez-vous aux documentations traitant de ce sujet. Définition Le TSE, comprenez Terminal Server Edition, est un composant de Microsoft™ qui réside dans la mise en place d'un serveur applicatif pour terminaux. Ces terminaux permettent à un utilisateur d'accéder à des applications ou des données stockées sur un ordinateur distant au moyen d'une connexion réseau. Les applications et les données sont uniquement stockées et exécutées sur le serveur TSE. Installation Étape 1 : Création des utilisateurs La première étape, avant d'installer le logiciel Ciel, est de procéder à la création des comptes utilisateurs (sessions) sur le poste Serveur. 1. Créez les sessions sur le poste Serveur avant l’installation du logiciel Ciel.  Vous devrez disposer d'au moins une session avec les droits Administrateur pour l'installation du logiciel Ciel. Étape 2 : Activation des sessions Après avoir créé vos différents comptes utilisateurs, vous devez ouvrir au moins une fois une session pour chaque utilisateur créé. En effet, la simple création d'un utilisateur ne suffit pas à créer l'ensemble des éléments nécessaires. 2. Ouvrez chaque session au moins une fois. Vous pouvez ensuite les refermer ou les laisser ouvertes. Étape 3 : Installation du logiciel Ciel Cette troisième étape concerne l'installation du logiciel Ciel sur le poste Serveur. La seule obligation est de réaliser cette installation sous une session avec des droits Administrateur. 3. Installez votre logiciel Ciel.  Pour plus d'informations, reportez-vous à la documentation décrivant l'installation des logiciels Ciel. Étape 4 : Référencement et saisie de la clé Après avoir installé votre logiciel Ciel, vous devez procéder à son référencement. Cette procédure consiste à envoyer différentes informations à Ciel afin d'obtenir votre clé de débridage. 4. Une fois que vous avez reçu celle-ci, saisissez-la et passez à l'étape suivante. Attention ! Les différentes étapes décrites ci-après doivent être IMPERATIVEMENT réalisées dans l'ordre où elles sont présentées. De plus, elles doivent toutes être réalisées. 3 Étape 5 : Lancement du script TSE Afin de simplifier les procédures de mise en place, nous avons réalisé un script qui va réaliser automatiquement un ensemble de réglages nécessaires à l'utilisation des applications Ciel en mode TSE. 5. Depuis la session Administrateur, démarrez l'application Ciel. 6. Installez dans la barre de navigation (ou la barre d’actions) la commande EXÉCUTER UN SCRIPT dans la famille DIVERS (commande visible en cochant l’option Mode avancé). 7. Dans les réglages de la tâche, cliquez sur le bouton [Éditer. 8. Dans la zone Script, saisissez exactement : $SDK TSE 9. Ne modifiez pas les autres paramètres et validez par le bouton [OK]. 10. Validez ensuite le message de modification du nom de la tâche. 11. Validez enfin la création de la tache par [OK]. 12. Cliquez sur la tâche que vous venez d'ajouter. Une fenêtre s’ouvre et vous demande de confirmer la mise en place des réglages TSE. Étape 6 : Limitations Le fonctionnement des applications en mode TSE impose quelques limitations. Voici les principales : Lors du démarrage de l'application, l'ensemble des fichiers présents seront proposés à l'ouverture. Si vous ne souhaitez pas qu'un dossier soit accessible à tout le monde, il vous faudra en limiter l'accès avec un mot de passe. 13. Définissez un mot de passe si vous le souhaitez. Un dossier déjà ouvert par un autre utilisateur ne pourra être ouvert par un second. Dans ce cas, un message d'erreur s'affichera. La connexion Internet aux services de Ciel depuis l'application est automatiquement désactivée en mode TSE. Questions - Réponses Comment installer une mise à jour ? Lorsque vous souhaitez installer une mise à jour de votre logiciel Ciel, voici les étapes à respecter : 1. Assurez-vous que tous les utilisateurs ont quitté le logiciel Ciel. 2. Installez la mise à jour du logiciel Ciel. Voir Étape 3 : Installation du logiciel Ciel, page 2. 3. Procédez au référencement et à la saisie de la clé de débridage. Voir Étape 4 : Référencement et saisie de la clé, page 2. 4. Lancez l'exécution du script installé. Voir Étape 5 : Lancement du script TSE, page 3. Attention ! Cette étape ne doit être réalisée qu'une fois les étapes précédentes effectuées. Attention Si vous souhaitez travailler à plusieurs et en même temps sur un fichier, il vous faudra utiliser une version réseau de l'application. Renseignez-vous auprès de notre service commercial pour plus d'informations sur les versions réseau des logiciels Ciel. 4 Comment installer un autre logiciel Ciel ? Dans le cas où vous souhaitez installer une autre application Ciel sur le poste utilisé comme poste Serveur TSE, deux cas peuvent se présenter : • Vous souhaitez faire fonctionner cette nouvelle application en mode TSE ?  Reportez-vous au paragraphe “Installation”, page 2. • Vous ne souhaitez pas faire fonctionner cette application en mode TSE. Il vous suffit dans ce cas de l'installer normalement sans lancer le script TSE. Comment annuler les réglages TSE ? Pour annuler les réglages spécifiques TSE réalisés sur votre ordinateur, il vous faudra procéder à la désinstallation du logiciel et à sa réinstallation. En cas de création d'une nouvelle session ? Si, après avoir installé votre application Ciel et exécuté le script TSE, une nouvelle session doit être créée, voici la marche à suivre : 1. Activez la session créée. Voir Étape 2 : Activation des sessions, page 2. 2. Lancez l'exécution du script installé. Voir Étape 5 : Lancement du script TSE, page 3. Manuel de découverte Ciel Devis Factures Sage activité Ciel 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 RCS Paris 313 966 129 La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC et Ciel. Code APE 5829C Configuration minimale requise • Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8 (sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) • Processeur 700 Mhz (supérieur à 1 GHz conseillé) • 512 Mo de Ram • 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation • Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom • Imprimante : laser, jet d'encre • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768 • Fonctions Internet : nécessitent une connexion Internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé) • Fonction PDF : Adobe Reader à jour. Les noms de produits ou de sociétés mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification, et peuvent constituer des marques déposées par leur propriétaires respectifs. Sommaire Découverte .................................................................................................5 Aides et documentations ......................................................................................................... 6 Commencer à travailler............................................................................................................ 7 Environnement ........................................................................................................................ 9 Création d’un dossier................................................................................11 Choisir la méthode de création du dossier............................................................................. 12 Créer un dossier en mode rapide........................................................................................... 14 Créer un dossier en mode détaillé ......................................................................................... 17 Prise en main ............................................................................................22 Les clients ............................................................................................................................. 23 Les articles ............................................................................................................................ 27 La saisie document................................................................................................................ 29 Les devis ............................................................................................................................... 31 Les factures........................................................................................................................... 36 Les règlements ...................................................................................................................... 38 Les avoirs .............................................................................................................................. 42 Relancer un client.................................................................................................................. 44 Consulter un compte client.................................................................................................... 45 Le rapport des ventes ............................................................................................................ 47 Gestion des dossiers.................................................................................48 Copiez des dossiers sur Internet ou sur votre poste............................................................... 49 Mot de passe......................................................................................................................... 50 Sauvegarde............................................................................................................................ 51 Restauration.......................................................................................................................... 52 Autres fonctionnalités...............................................................................53 Calculatrice ........................................................................................................................... 54 Purge..................................................................................................................................... 55 Sauvegarde DGFiP.................................................................................................................. 56 Fin d’exercice ........................................................................................................................ 57 Modifier un modèle de facture............................................................................................... 58 Index ........................................................................................................59 Découverte Découverte 6 Aides et documentations Conventions utilisées dans la documentation Utilisation de la souris • cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris. • double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris. • faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris. Les symboles du manuel La documentation La documentation de votre logiciel est structurée en trois manuels, au format PDF, accessibles depuis le menu Aide : • Le Manuel de découverte (c'est le manuel que vous êtes en train de lire) qui facilite la découverte du logiciel et qui vous explique comment utiliser les fonctions les plus importantes de votre logiciel. • Le Manuel de référence qui décrit la totalité des fonctions de Ciel Devis Factures dans le détail. Si vous souhaitez avoir plus de précision sur une fonction en particulier, nous vous conseillons donc de consulter ce document. • Le Guide des mises à jour qui présente les nouveautés de la version et l’ouverture d’un dossier créé avec une ancienne version.  L'application Adobe Reader®, nécessaire pour lire et imprimer les manuels, doit être installée sur votre ordinateur. Pour enregistrer les manuels sur votre poste de travail Une fois que le manuel est téléchargé, utilisez le bouton . Pour imprimer les manuels Dans Adobe Reader®, activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER. L’aide en ligne Vous trouvez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande AIDE du menu AIDE. Le site Internet Ciel Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à Ciel Devis Factures , des informations utiles. Symbole Fonction  indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer.  attire votre attention sur un point particulier.  renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de référence ou l’aide. Découverte 7 Commencer à travailler Nous vous invitons à découvrir votre logiciel en utilisant le fichier d'exemple. Ensuite, vous passerez à la création de votre fichier et, progressivement, vous découvrirez chacune des fonctions du logiciel. Démarrer Ciel Devis Factures Pour démarrer votre logiciel, double-cliquez sur le raccourci qui a été installé sur le Bureau de votre ordinateur ou bien : 1. Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows. 2. Activez les commandes PROGRAMMES - CIEL - DEVIS FACTURES. 3. Cliquez sur CIEL DEVIS FACTURES. Passage à Ciel Données Mobiles Uniquement disponible en option Ciel Données Mobiles. 1. Si vous basculez en mode connecté (activation de l’option Ciel Données Mobiles), il vous est proposé, au lancement du logiciel, de copier un dossier sur le serveur Internet. Effectuez cette opération sans quoi vous ne pourrez pas ouvrir votre dossier pour travailler à distance. • Vous avez un seul dossier, un message vous informe que celui-ci doit être mis à jour et copié sur le serveur Internet. Cliquez sur le bouton [Oui] pour accepter. • Vous avez plusieurs dossiers, la fenêtre Liste des sociétés s'ouvre. Sélectionnez votre dossier de travail et cliquez sur le bouton [Copier sur Internet]. Si votre dossier doit être mis à jour, un message vous en informe. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. 2. A la fin du traitement, le dossier s'ouvre. Pour copier d'autres dossiers sur le serveur Internet, utilisez l'utilitaire Copie de dossiers sur Internet.  Pour plus de détails sur la copie de dossiers, reportez-vous à l’Aide (touche ). Ouvrir le dossier d'exemple Indisponible en option Ciel Données Mobiles. Pour faire un tour d'horizon des différentes fonctionnalités de l'application, nous vous conseillons d'ouvrir le dossier d'exemple : Attention ! Si vous ouvrez le fichier d'exemple, n'oubliez pas ensuite de créer un nouveau dossier (une nouvelle société) pour vos propres données (Menu DOSSIER, commande NOUVEAU). Le fichier d’exemple est indisponible en option Ciel Données Mobiles. Indisponible en option Ciel Données Mobiles Découverte 8 1. Cliquez sur le bouton J’ouvre la société exemple . 2. Le fichier exemple RF COMPTOIRS s’ouvre alors. Il contient des listes prédéfinies de clients, de factures, de devis, etc. Lorsque vous installez l’application, seul le dossier Exemple existe. Par la suite, les dossiers que vous allez créer seront proposés, dans la fenêtre affichée par le bouton .  Un seul dossier peut être ouvert à la fois. Découverte 9 Environnement La fenêtre principale de l’application Les menus Vous disposez de menus comme dans toute application Windows. La totalité des commandes est accessible à l'aide des menus.  Vous trouverez une description détaillée de ceux-ci dans le Manuel de référence livré au format PDF (Adobe Reader) accessible depuis le menu AIDE. La barre d'actions Une barre horizontale appelée Barre d’actions donne accès aux principaux fichiers de votre dossier et aux différentes listes du logiciel (postes, écritures, etc.).  Vous trouverez une description détaillée de la barre d’actions dans le Manuel de référence livré au format PDF (Adobe Reader) accessible depuis le menu AIDE. La barre de navigation Affichée à gauche dans la fenêtre de l'application, la Barre de navigation est une barre d'icônes verticale, dans laquelle vous trouverez de nombreux raccourcis, présentés dans différents groupes. Ces raccourcis peuvent : • appeler des fonctions du logiciel • ouvrir des applications ou des fichiers • présenter des images ou des notes texte • contenir des adresses de sites Internet (URL) ou des adresses de messageries électroniques (Email) afin de lancer directement votre outil de navigation Internet sur un site souhaité ou de lancer votre programme de messagerie en pré-remplissant l'adresse du destinataire. Barre de titre Barre de menus Barre d’actions Bouton de fermeture de l’application Bouton de réduction et d’agrandissement Espace de travail Barre de navigation (masquée par défaut) Intuiciel Barre de statut Découverte 10 Pour activer ou désactiver l’affichage de la barre de navigation, utilisez la commande AFFICHER LA BARRE DE NAVIGATION du menu FENÊTRES. Une coche située devant vous indique que l’affichage est actif.  Vous trouverez une description détaillée de la barre de navigation dans le Manuel de référence livré au format PDF (Adobe Reader) accessible depuis le menu AIDE. L’Intuiciel  Sous le système d’exploitation Windows™ 8, les boutons et icônes se présentent différemment. L'Intuiciel est une interface multi-niveaux qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations commerciales ou à des récapitulatifs de vos chiffres d'affaire. Il est composé de trois onglets : Mon Bureau, Mon Tableau de bord, et Mes Etats et statistiques. Vous y accédez depuis les boutons de la barre d’actions . Votre Bureau, vos États et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton .  Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE du logiciel. Les recherches Trouvtoo Trouvtoo est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application : • sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (toutes les factures du Client Martin) tout en effectuant une autre tâche dans votre application. • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. Trouvtoo facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement. 1. Saisissez le mot clé à rechercher. 2. Spécifiez le répertoire de recherche (Dossier courant, Google Web).  Si vous lancez la recherche sur les 2 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. 3. Validez en cliquant sur . Pour annuler une recherche, cliquez sur . Besoin d’aide Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, cliquez sur l'icône du bureau. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement. 1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur). 2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de télé- phone (où vous pouvez être joint). 3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer ma demande de rappel] pour valider le formulaire et lancer la connexion. Création d’un dossier Création d’un dossier 12 Choisir la méthode de création du dossier  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU. Si vous venez de terminer la prise en main de Ciel Devis Factures , fermez le fichier d'exemple en activant la commande FERMER du menu DOSSIER. Vous allez maintenant créer le dossier qui contiendra toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux du dossier. Création d’un nouveau dossier Lors de la création d’un nouveau dossier, un message vous propose de récupérer un dossier Ciel Professionnel indépendant. 1. Si vous souhaitez récupérer un dossier Ciel Professionnel indépendant, cliquez sur le bouton [Oui]. Dans le cas contraire, cliquez sur le bouton [Non] et suivez la procédure suivante.Lorsque vous activez la commande NOUVEAU du menu DOSSIER, la fenêtre suivante s'affiche : Dans la fenêtre Création d’un nouveau dossier ci-dessus, des dossiers ont déjà été créés sur le poste depuis une autre application Ciel, ceux-ci sont détectés. Vous pouvez alors soit créer un dossier pour une société qui existe déjà soit créer une nouvelle société ou soit créer une nouvelle société nommée. Dans ce cas, cochez l’option de votre choix. 1. Indiquez le Nom de votre société ou bien votre nom si vous exercez une activité libérale. 2. Cliquez sur le bouton [Créer]. Attention ! Pour accéder à cette fonction, vous devez avoir la version appropriée de Ciel Devis Factures. Contactez le service commercial pour en savoir plus. Création d’un dossier 13 La fenêtre suivante s’affiche: Ciel Devis Factures vous demande alors de choisir votre méthode de création : Mode de création rapide Seules les principales informations (raison sociale, coordonnées et paramètres, date de début d'activité) sont à renseigner. Voir Créer un dossier en mode rapide, page 14. Mode de création détaillé Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les fichiers principaux (modes de paiement, articles et clients). Vous serez ainsi opérationnel plus rapidement. Voir Créer un dossier en mode détaillé, page 17. 3. Cochez l'option de votre choix. 4. Lancez la procédure de création en cliquant sur le bouton [Suivant>]. Création d’un dossier 14 Créer un dossier en mode rapide  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU - option Mode de création rapide. Étape : Raison sociale Vous accédez à la première fenêtre de l'assistant de création d'un dossier dans laquelle vous allez renseigner différentes zones concernant votre Raison sociale. 1. Saisissez la Dénomination de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville. 2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie. 3. Précisez votre Activité et le nom du Responsable de l'entreprise. 4. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez un. 5. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de SIRET, le code APE (Activité Principale de l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. 6. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'Identification Intra-communautaire (N° TVA). 7. Selon votre cas, indiquez votre numéro d’immatriculation au R.C.S. (Registre du Commerce et des Sociétés), au R.M. (Répertoire des Métiers) ou au R.S.E.I.R.L. (Registre Spécial des Entrepreneurs Individuels à Responsabilité Limitée).  La plupart des informations définies dans cette étape seront récupérées sur les états que vous imprimerez à partir de Ciel Devis Factures. 8. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape. Étape : Service à la personne Cette étape vous permet de définir si vous exercez une activité de service à la personne et si vous disposez d’un agrément vous permettant de délivrer à vos clients une attestation fiscale annuelle. Création d’un dossier 15 Étape : Exercices et paramètres Cette étape permet de définir vos dates d’exercices, vos paramètres et la monnaie du dossier. 9. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directement la date ou bien utiliser l'icône du calendrier . 10. Indiquez vos paramètres en sélectionnant l’option correspondante : • si vous êtes assujetti ou non à la TVA. • si vous souhaitez facturer en TTC. 11. Sélectionnez dans la liste déroulante la monnaie de tenue du dossier. Par défaut, l'Euro est sélectionné. Vous pouvez éventuellement préciser le nombre de décimales de la monnaie. Pour cela : • cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu CONTEXTUEL puis choisissez la commande CHANGER LE NOMBRE DE DÉCIMALES, • dans la fenêtre qui s'affiche, saisissez le nombre de décimales à prendre en compte, 12. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la dernière étape. Cette dernière fenêtre vous informe que vous venez de réaliser les étapes nécessaires à la création de votre fichier. Attention ! La date de votre premier exercice correspond à la date de création de votre société et en aucun cas à la date de la première utilisation de votre logiciel. Création d’un dossier 16 Étape finale Elle vous propose également deux options supplémentaires : • Au démarrage de l'application, toujours ouvrir ce fichier automatiquement : en cochant cette case, Ciel Devis Factures ouvrira directement le fichier que vous venez de créer sans que vous ayez à passer par la commande OUVRIR du menu DOSSIER. • Protéger ce fichier par un mot de passe : si vous souhaitez protéger votre fichier par un mot de passe cochez cette option ou cliquez directement sur le bouton [Mot de passe]. Une fenêtre s'affiche. Saisissez-y le mot de passe.  Afin de rester confidentiel, le mot de passe n'est pas affiché à l'écran. Les caractères saisis sont remplacés par des points noirs. Voir Mot de passe, page 50. 13. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. Votre logiciel l’enregistre et l'ouvre automatiquement. Le nom du dossier ouvert est affiché dans la barre de titre de la fenêtre principale. Création d’un dossier 17 Créer un dossier en mode détaillé  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU - option Mode de création détaillé. Vous devez définir l'ensemble des paramètres du dossier à travers les étapes suivantes : • Raison sociale. • Service à la personne. • Coordonnées et paramètres. • Logo ou photo. • Modes de paiement. • Articles. • Clients. • Intervenants. Nous ne détaillerons pas ici les trois premières étapes de la création qui sont similaires à celles que nous avons étudiées lors de la création rapide d'un dossier. Voir Créer un dossier en mode rapide, page 14. Après avoir renseigné vos coordonnées et paramètres, vous accédez à l’étape suivante. Étape : Logos Cette étape vous permet d'insérer le logo de votre entreprise. Vous pouvez : • coller une image préalablement copiée et stockée par défaut dans le presse-papier. • importer une image enregistrée sur votre ordinateur ou sur un support amovible (clé USB, CD-Rom). • récupérer une image issue d'un scanneur ou d'un appareil-photo numérique. Création d’un dossier 18 Étape : Modes de paiement Dans cette étape, vous saisissez vos Modes de paiement, sachant que les principaux sont déjà créés par défaut. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. Une fenêtre vous permettant de saisir les différentes informations nécessaires à la création d'un nouveau Mode de paiement s’affiche. 2. Le mode de paiement doit être défini par un Code (alphanumérique) et un Libellé. Le Type correspond au moyen utilisé pour payer : Chèque, CB (carte bancaire), Espèces, Virement, Traite, etc.  Les types de paiement sont définis dans l'application, vous ne pouvez ni les modifier, ni en créer de nouveaux. 3. Choisissez le Type de paiement dans la liste déroulante qui est proposée lorsque vous cliquez sur le triangle de sélection . 4. Affectez le code de Trésorerie correspondant. Vous pouvez le sélectionner dans la liste qui s'affiche lorsque vous cliquez sur l'icône d'appel de liste . La zone Échéance va permettre le calcul de la date à laquelle le paiement devra être effectué par le client. 5. L'option A réception est sélectionnée par défaut, mais vous pouvez la modifier en cliquant sur l’icône . Une fenêtre dans laquelle vous allez renseigner les conditions de règlement de votre client concernant l'échéance de ses factures s'affiche.  Le bas de la fenêtre va se modifier en fonction du type de paiement que vous allez sélectionner. Dans le cas du type Chèque le logiciel va vous demander d'enregistrer les Informations chéquier. Pour le type Carte bancaire, vous devrez renseigner les Informations carte bancaire. Les autres types ne nécessitent que le compte. 6. Validez la création de la fiche Mode de paiement en cliquant sur [OK]. Ce mode de paiement est maintenant visible dans la liste. 7. Procédez de même pour les autres modes de paiement. 8. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape. Création d’un dossier 19 Étape : Articles Dans cette étape, vous allez créer vos Articles. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. Une fenêtre dans laquelle vous allez saisir différentes informations nécessaires à la création d'un nouvel Article s'affiche. Voir Créer un article, page 27. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape. Étape : Clients Dans cette étape, vous allez créer vos Clients. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. Une fenêtre dans laquelle vous allez saisir différentes informations nécessaires à la création d'un nouveau Client. Voir Créer un client, page 25. Création d’un dossier 20 2. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape. Étape : Intervenants Dans cette étape, vous allez créer vos intervenants. Cette étape n’est proposée que si vous avez activé la gestion des services à la personne dans l’étape Service à la personne. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le Code et les Nom et Prénom de l’intervenant. 3. Dans l’onglet Fiche, saisissez les coordonnées de l’intervenant dans la zone Coordonnées. 4. Dans l’onglet Complément, vous pouvez ajouter une photo ou un commentaire. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. 6. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à l’étape suivante. Création d’un dossier 21 Etape Félicitations La fenêtre suivante vous informe que vous venez de réaliser les étapes nécessaires à la création de votre dossier. Elle vous propose également deux options supplémentaires : • Au démarrage de l'application, toujours ouvrir ce fichier automatiquement : en cochant cette case, Ciel Devis Factures ouvrira directement le fichier que vous venez de créer sans que vous ayez à passer par la commande OUVRIR du menu DOSSIER. • Protéger ce fichier par un mot de passe : si vous souhaitez protéger votre fichier par un mot de passe cochez cette option ou cliquez directement sur le bouton [Mot de passe]. Une fenêtre s'affiche. Saisissez-y le mot de passe.  Pour rester confidentiel, le mot de passe n'est pas affiché à l'écran. Les caractères saisis sont remplacés par des points noirs. Voir Créer un mot de passe, page 50. 7. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. Ciel Devis Factures l’enregistre et l’ouvre automatiquement. Son nom est affiché dans la barre de titre de la fenêtre principale.  Si vous souhaitez modifier certains éléments de votre dossier, activez la commande PARAMÈTRES puis SOCIÉTÉ du menu DOSSIER. Vous êtes maintenant prêt à travailler. Si vous avez complété les étapes Modes de paiement, Articles et Clients, vous disposez de toutes les informations nécessaires pour établir vos premiers devis et vos premières factures. Prise en main Prise en main 23 Les clients La liste des clients  Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS. Cette fenêtre présente trois onglets : les Clients, les Fournisseurs et les Prospects. La catégorie Clients est active par défaut. Les boutons [Créer], [Modifier] et [Supprimer] permettent successivement d'ajouter un nouveau client, de modifier la fiche d'un client et de supprimer le ou les clients sélectionnés dans la liste. Pour accéder à la liste des fournisseurs et prospects, cliquez sur la catégorie correspondante, à gauche de la fenêtre. Son fonctionnement est identique à la liste des clients.  La liste elle-même possède de nombreuses propriétés et peut être personnalisée. Pour plus de détails sur les fenêtres et les listes, consultez le Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Rechercher un client  Menu EDITION - commande RECHERCHER ou . Lorsque vous voulez sélectionner un élément précis dans une grande liste, un moyen rapide est d'effectuer une recherche. La commande RECHERCHER du menu EDITION ouvre la fenêtre Rechercher : 1. Saisissez le ou les caractères que vous souhaitez retrouver dans la fenêtre, par exemple DU. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. 3. Le logiciel effectue une recherche sur la totalité des noms de clients présents dans la fenêtre, puis sélectionne le premier élément répondant à la demande. Vous pouvez affiner votre recherche en définissant des critères plus précis. Mot entier uniquement Si la case Mot entier uniquement est cochée, vous devez saisir entièrement le mot que vous recherchez, tel qu'il est enregistré dans votre liste. Prise en main 24 Exemple Pour rechercher un client contenant le nom DUPONT, vous devez saisir ce dernier dans sa totalité en majuscules ou en minuscules. Si vous saisissez DU votre recherche ne pourra aboutir. Respecter Min/Maj Si la case Respecter Min/Maj est cochée, vous devez tenir compte des majuscules et des minuscules lorsque vous saisissez votre mot pour la recherche. Exemple Si vous recherchez un client dont le nom est enregistré sous DUPONT, vous devrez indiquer le mot en majuscules. Si ce n'est pas le cas, votre recherche ne pourra aboutir. En revanche, vous pouvez saisir l'abréviation DUP, votre recherche sera alors effectuée avec succès. Sélectionner les éléments Si la case Sélectionner les éléments est cochée, le programme sélectionnera tous les clients concernés par votre recherche. Direction Les deux options Haut et Bas dans la zone Direction vous indiquent que la recherche sera effectuée à partir du haut de la liste de vos clients vers le bas, ou bien l'inverse.  Vous pouvez utiliser le même principe pour rechercher un fournisseur ou un prospect. Filtrer la liste Un puissant module d'extraction vous permet des recherches plus précises sur de multiples critères. Par conséquent, si vos fichiers sont volumineux, il peut s'avérer utile de peaufiner les sélections et de réduire le nombre d'éléments de la liste, avant de lancer une procédure de traitement.  Vous trouverez le détail du fonctionnement de ce module dans le Manuel de référence, partie Présentation générale, chapitre Les Filtres. Nous réaliserons ici une recherche simple afin d'aborder le système des filtres. Le filtre qui va être réalisé ne sera pas conservé. Cependant, il est possible d'enregistrer les filtres qui seront ensuite accessibles à l'aide du menu déroulant. Le module de gestion des filtres est composé du menu déroulant qui vous permet d'effectuer différentes sélections selon vos besoins. Exemple Vous souhaitez obtenir la liste des clients situés à Paris. 1. Cliquez sur le bouton situé dans la barre des listes. La zone de filtrage s’affiche au dessus de la liste. 2. Choisissez le type de filtrage souhaité dans le menu déroulant à l’aide du bouton . 3. Indiquez Paris dans la zone Valeur. 4. Validez vos critères en appuyant sur la touche . Vous retrouvez alors dans votre liste uniquement les clients résidant dans la ville de Paris. Annuler un filtre Si vous souhaitez annuler votre filtre, sélectionnez l'option Annuler tous les filtres dans le menu déroulant FILTRES. La liste complète s'affiche à nouveau. Ouvrir une fiche client 1. Activez la commande CLIENTS/TIERS du menu LISTES. 2. Dans la liste des clients, double-cliquez sur la ligne correspondant à la fiche client à ouvrir. Prise en main 25 Créer un client  Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS, bouton [Créer] Par défaut le menu déroulant TYPE affiche Client. C'est donc un nouveau Code client qui vous est proposé. Le Code est proposé par défaut. En effet, les codes sont calculés automatiquement, au fur et à mesure de la création des fiches clients, selon le premier code défini dans les paramètres facturation du dossier.  Pour de plus amples renseignements sur les paramètres facturation, consultez le Manuel de référence (chapitre Menu Dossier), disponible depuis le menu AIDE. 1. Saisissez le Nom du client. Le bouton vous permet d'ajouter un commentaire. L'onglet Fiche 2. Dans l'onglet Fiche, indiquez les coordonnées complètes de votre client (adresse, téléphone, fax, adresse E-mail, etc.) Vous disposez des boutons suivants : • Le bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client afin de vérifier l'exactitude de l'adresse. • Le bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. • Le bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client). • Le bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre client via le site InfoGreffe. Le N° de Siret du client doit être renseigné afin que la page Internet s'ouvre. L'onglet Complément L'onglet Complément vous propose d'affecter une Famille. Les familles permettent de regrouper les tiers selon des caractéristiques communes. 3. Choisissez une famille à l'aide de l'icône d’appel de liste ou bien créez-en une à l'aide du bouton [Créer]. 4. De la même manière, sélectionnez le Mode de paiement utilisé le plus régulièrement par votre client lors de ses règlements. Vous pourrez le modifier. Prise en main 26 5. Définissez, dans la zone Autorisé, le montant maximum des factures dues que vous autorisez à votre client. La zone Actuel affiche automatiquement l'encours du client. L'onglet Contact Si vous avez un interlocuteur particulier chez un client, vous pouvez l’enregistrer dans l'onglet Contact. 6. Pour créer un nouveau contact, cliquez sur le bouton [Créer un contact]. Vous pouvez créer plusieurs contacts pour chaque client. Les contacts sont également accessibles depuis la Liste des contacts dans la barre d'actions ou bien par le menu LISTES, commande CONTACTS. Prise en main 27 Les articles  Menu LISTES - commande ARTICLES. Pour établir les devis, factures et avoirs clients dans votre logiciel, vous devez créer des articles ou prestations correspondant aux produits que vous vendez. Les articles fonctionnent de la même manière que les clients. Ils sont visibles sous forme de liste à partir de laquelle vous pouvez créer de nouveaux articles, les modifier ou encore les supprimer. Créer un article  Menu LISTES - commande ARTICLES, bouton [Créer]. Le Code (alphanumérique) de l'article s'affiche automatiquement (même principe que pour le code d'un nouveau client). 1. Vous pouvez créer des Familles qui permettent de regrouper les articles ayant des caractéristiques communes. Elles pourront être utilisées comme critère de recherche dans les listes et les éditions. 2. Saisissez le Libellé complet de l'article. Si le libellé n'est pas suffisant ou si vous souhaitez préciser d'autres caractéristiques de l'article, utilisez la zone Description. Prise en main 28 Vous pouvez mettre en forme le texte saisi, en utilisant les outils présents en haut de la zone. Sélectionnez le texte que vous souhaitez mettre en forme puis utilisez les outils d'enrichissement du texte (Gras, Souligné, etc.).  Lorsque vous indiquez un libellé et une désignation, c'est la désignation qui est récupérée dans les pièces commerciales que vous créez. En revanche, en l'absence de désignation, c'est le libellé de l'article qui est repris. 3. Saisissez le Prix de revient de l'article soit le prix auquel vous l'avez acheté. 4. Saisissez le Prix vente HT soit le prix hors taxes auquel l'article sera facturé. Vous constatez que la valeur de la zone Marge HT est automatiquement renseignée. En effet, vous n'accédez pas à cette zone, calculée selon la formule : Prix vente HT - Prix de revient = Marge HT 5. Choisissez le Taux de TVA que vous utilisez pour l'article à l'aide du menu déroulant. Le Prix vente TTC est alors calculé automatiquement. 6. Si votre article est concerné par la nouvelle norme DEEE (Déchets Équipements Électriques et Électroniques), affectez-lui à l'aide du bouton d'appel de liste l'éco-participation correspondante.  Vous créez les éco-participations à partir du menu LISTES - commande ÉCO-PARTICIPATIONS. 7. Choisissez votre Poste de recettes accessible à l'aide de l'icône d'appel de liste. 8. La case Ne pas prendre en compte dans l’attestation fiscale est utile si vous ne souhaitez pas faire apparaître cet article dans l’attestation fiscale dans le cadre de service à la personne. 9. Cliquez sur [OK] afin d'enregistrer votre nouvel article.  Le bouton [OK et créer] enregistre votre nouvel article et vous permet d'en créer un nouveau. Le remplissage automatique  Menu LISTES - commande ARTICLES - menu CONTEXTUEL (clic droit) REMPLISSAGE AUTOMATIQUE Cette commande vous permet de déterminer certaines actions sur des rubriques, certains choix d'affichage des fenêtres Liste.  Pour des informations détaillées sur le remplissage automatique des articles (par exemple augmentation des prix), reportez-vous à l’aide intégrée à l’application (touche ). Prise en main 29 La saisie document La saisie document vous permet d’enregistrer une pièce client (devis, factures, avoirs) rapidement en saisissant les informations directement dans la pièce commerciale concernée. Vous pouvez saisir des données dans les zones matérialisées par l'icône . Cette icône s’affiche lorsque vous cliquez dans une zone qui permet de choisir des données. Cette icône s’affiche lorsque vous cliquez dans une zone qui permet de choisir une date. Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. En effet, la pièce commerciale que vous êtes entrain de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle que vous imprimerez (police, taille, couleur, etc.).  Toutefois, vous pouvez changer de mode et revenir en saisie standard. Pour cela, activez la commande Convertir en mode standard accessible depuis le menu CONTEXTUEL (clic droit) de la liste des pièces clients.  Pour plus de détails sur reportez-vous aux paragraphes “Les devis”, page 31 et “Facturer un client”, page 36 et “Établir un avoir”, page 42. Exemple : Extrait d’un devis Vous pouvez à partir du menu CONTEXTUEL (clic droit) effectuer certaines opérations : Insérer une ligne, une ligne blanche dans la pièce commerciale, Modifier le texte libre.  Consultez l’aide intégrée - Rubrique Saisie Document pour obtenir des informations détaillées sur ce mode de saisie. Créer ou transférer une pièce commerciale via le «cliquer-glisser» Vous pouvez créer une pièce commerciale client en utilisant la technique du cliquer-glisser. Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale Sélectionnez les articles pour lesquels vous souhaitez créer la pièce commerciale. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-les dans la fenêtre de saisie (devis, facture, avoir.) Saisissez les informations directement dans la pièce commerciale. Prise en main 30 Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans la liste des pièces (devis, factures, avoirs) Le principe est le même mais dans ce cas, un message vous demande de choisir le client ou le prospect pour lequel vous souhaitez établir la pièce. Vous pouvez transférer une pièce commerciale (devis, facture) en une autre en utilisant le cliquer-glisser. Exemple : Transférer un devis en facture Sélectionnez le devis à transférer. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez le devis dans la fenêtre Liste des factures. Prise en main 31 Les devis Préparer un devis  Menu RELATIONS CLIENTS - commande PRÉPARER UN DEVIS.  Cette commande est destinée exclusivement à la création de vos devis clients ou prospects. En effet, pour consulter la liste des devis existants, les modifier, les supprimer ou encore les transférer en facture, vous utilisez la commande DEVIS du menu LISTES. Lorsque vous activez la commande PRÉPARER UN DEVIS, le logiciel affiche une liste pour que vous choisissiez un client ou un prospect. • Double-cliquez sur la ligne correspondant au client (ou prospect) auquel est adressé le devis. La fenêtre de création du devis apparaît.  Si vous n'avez pas encore créé la fiche du client ou du prospect, utilisez le bouton [Nouveau client] ou [Nouveau prospect]. Vous allez alors pouvoir créer un client ou prospect sans quitter le module de création du devis. En effet, après avoir enregistré la fiche, le logiciel passera directement à la fenêtre de création du devis. La fenêtre de saisie du devis est composé de trois parties : L'entête du devis Vous y retrouvez le numéro de pièce, la date du devis, le mode de paiement, la date d'échéance, le code client, son nom et son adresse. Le corps du devis Dans cette partie vous choisissez les articles que vous voulez facturer et à quel prix. Le pied du devis Sont rappelés les montants totaux à facturer et la remise le cas échéant.  Si vous avez à créer un devis proche d'un devis déjà existant, vous pouvez dupliquer ce dernier en le sélectionnant et en appelant la commande DUPLIQUER du menu CONTEXTUEL. Renseigner l'entête du devis Dans l'entête du devis, le Numéro de pièce est automatiquement attribué par votre logiciel selon le numéro du dernier devis créé. Prise en main 32 Si vous créez votre premier devis, le numéro est attribué selon les paramètres définis dans l'onglet Facturation des PARAMÈTRES FACTURATION du menu DOSSIER. La date de travail est proposée comme Date du devis. La Date de validité correspond à la durée du devis. Vous pouvez modifier ces dates en utilisant les icônes du Calendrier ou des dates pré-définies situés en fin de zone. Sélectionnez le mode de paiement à l’aide du menu déroulant. Le Code du client s'affiche automatiquement ainsi que son Nom et son Adresse complète. Vous pouvez modifier ces informations. Si vous n'avez pas sélectionné le bon Code client, vous pouvez le modifier à l'aide de l'icône d'appel de liste situé à la fin de la zone Code. Saisir les articles dans le corps du devis Vous allez maintenant créer les différentes lignes du devis. La première ligne est automatiquement générée. Une fois la date de validité renseignée, le curseur se place dans la colonne Code article du tableau de saisie. Pour chacune des lignes du devis, vous renseignez les informations suivantes : 1. Indiquez le Code article ou sélectionnez-le à l'aide de l'icône d'appel de liste qui s'affiche automatiquement lorsque vous double-cliquez dans la zone du même nom. Vous pouvez aussi sélectionner votre article en saisissant les premiers caractères de celui-ci et en le sélectionnant dans la fenêtre de Recherche rapide. 2. Appuyez sur la touche ou pour passer à la zone suivante. Les zones Description article, Prix HT, Taux de TVA, Prix TTC sont alors renseignées par les informations définies dans la fiche article. 3. Vous pouvez modifier les valeurs de ces zones. 4. Saisissez la quantité d'articles dans la zone Quantité (par défaut à 1), puis appuyez sur la touche ou . Les valeurs des zones Total HT et Total TTC sont automatiquement recalculées. Chaque fois que vous validez une ligne du devis, le récapitulatif des montants, présentés dans le pied du devis, est calculé.  Vous pouvez aussi saisir un article non référencé. Pour cela, ignorez la zone Code article et cliquez sur Description article. Saisissez votre description dans la zone texte qui s'affiche puis appuyez sur la touche pour passer aux zones suivantes : Quantité, Prix HT de l'article, Taux de TVA, etc. Compléter et vérifier les données du pied du devis Facturer en TTC Cochez cette case si vous souhaitez que le logiciel fasse les calculs sur le TTC et non sur le HT. Éco-participations Si une éco-participation est attribuée à un article saisi dans le devis, le Montant TTC de l'éco-participation s'affiche à titre informatif.  Vous pouvez imprimer la liste des pièces commerciales avec Éco-participation à partir du menu RELATIONS CLIENTS - commande ÉTATS ET STATISTIQUES - ÉTATS DEVIS/FACTURES. Saisie d'une remise globale Vous pouvez déterminer un taux de remise global, réalisé sur le montant HT, en pourcentage ou en montant en saisissant une valeur dans la zone Remises globale. En fonction des articles saisis, les zones sont remises à jour automatiquement. Prise en main 33 Saisie d'un acompte Si vous avez reçu un règlement partiel concernant votre devis, vous pouvez saisir son montant dans la zone Acompte. Les zones de la partie Total pièce ne sont pas accessibles : elles sont automatiquement calculées par le programme en fonction des articles saisis dans le devis. • Une fois toutes les informations définies, cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Lorsque vous validez le devis, une fenêtre vous indique que le devis a bien été enregistré et vous propose ensuite d'effectuer différents traitements : • Sélectionnez le(s) traitement(s) que vous voulez effectuer en cochant les options de votre choix. Si vous ne voulez effectuer aucun des traitements proposés, cliquez sur le bouton [Plus tard]. Imprimer un devis A tout moment vous pouvez demander l'impression d'un devis. Il sera imprimé selon le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables accessibles depuis la commande OPTIONS du menu DOSSIER. Imprimer après la création d'un devis 1. Validez votre nouveau devis en cliquant sur le bouton [OK]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cochez la case Imprimer le devis puis cliquez sur [OK] pour demander l'édition du devis. Imprimer à partir de la liste des devis Vous pouvez imprimer les devis existants à partir de la liste des devis que vous obtenez par la commande DEVIS du menu LISTES. 1. Dans la liste des devis, sélectionnez celui à imprimer. 2. Cliquez sur le bouton [Imprimer] présent en haut de la liste. Une fenêtre s'affiche vous informant du lancement de l'impression. Vous pouvez annuler votre demande en cliquant sur le bouton [Annuler]. La fenêtre Impression dans laquelle vous contrôlez l'imprimante à utiliser s'affiche. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer l'impression. Envoyer le devis par e-mail Cette commande vous permet de faire parvenir le devis au client via la messagerie électronique.  Pour utiliser cette option, vous devez avoir installé sur votre ordinateur une messagerie électronique et un modem. 1. Validez la création de votre nouveau devis en cliquant sur le bouton [OK]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cochez la case Envoyer le devis par e-mail. Prise en main 34 3. L'adresse e-mail définie pour le client à qui est adressé le devis est proposée comme adresse du destinataire. A ce stade, vous pouvez la modifier. Si aucune adresse e-mail n'est définie pour le contact principal du client, la zone reste vide. Vous devez alors la saisir. 4. Cliquez sur le sur le bouton [OK]. 5. Envoyez votre e-mail comme à l'accoutumée.  Votre devis est envoyé en pièce jointe de votre message et au format PDF (Adobe Reader). Aperçu du devis à l'écran L'option Aperçu du devis vous permet d'afficher le devis tel qu'il s'imprimera sur papier, selon le modèle de devis déclaré par défaut dans les états paramétrables accessibles depuis la commande OPTIONS du menu DOSSIER. 1. Dans la liste des devis, sélectionnez celui que vous voulez visualiser. 2. Cliquez sur le bouton [Aperçu] présent en haut de la liste. La fenêtre Aperçu avant impression présentant le devis s'affiche. 3. A ce stade, vous pouvez demander l'impression du devis sur papier, en cliquant sur le bouton [Imprimer tout] situé en haut de la fenêtre.  Si vous consultez le devis à l'écran, il n'est pas nécessaire de cocher l'option Imprimer le devis puisque vous pourrez demander son impression sur papier à partir de la fenêtre Aperçu. Rechercher un devis Pour rechercher un devis : • Appelez la commande DEVIS du menu LISTES, ou cliquez sur Liste des devis dans la barre d’actions. Vous n'avez plus qu'à consulter la liste de vos devis afin de retrouver celui qui vous intéresse. • ou utilisez le menu déroulant FILTRAGE pour créer un filtre de recherche.Voir Filtrer la liste, page 24. Modifier et supprimer un devis  Menu LISTES - commande DEVIS. Les devis ne peuvent être modifiés qu'à partir de la liste des devis. 1. Dans cette liste, placez le curseur sur la ligne correspondant au devis à modifier. 2. Cliquez sur le bouton [Modifier].  Vous pouvez aussi double-cliquer sur la ligne. Le masque de saisie du devis s'affiche. 3. Apportez les modifications nécessaires au devis puis validez-les en cliquant sur le bouton [OK]. Le principe est le même pour la suppression d'un devis. Sélectionnez le ou les devis concernés dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Vous ne pouvez modifier qu'un seul devis à la fois, par contre vous pouvez en supprimer plusieurs par sélection multiple dans la liste. Accepter un devis  Menu LISTES - commande DEVIS. Cette commande vous permet d'enchaîner le transfert du devis en facture, la validation de la facture ainsi créée, son règlement et son impression. 1. Dans la liste des devis, placez le curseur sur le devis à accepter. Prise en main 35 2. Cliquez sur le bouton [Accepter]. Un message vous rappelle les différentes étapes du traitement et vous demande de confirmer. 3. Cliquez sur le bouton [Oui]. La facture est imprimée sur le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables, accessibles depuis le menu DOSSIER, commande OPTIONS. Vous pouvez consulter les factures ainsi créées dans la liste que vous obtenez par la commande FACTURES du menu LISTES. La facture étant validée, elle ne pourra pas être modifiée. De la même manière, vous consultez le règlement de la facture dans la liste que vous obtenez par la commande RÈGLEMENT du menu LISTES. Convertir un devis en facture A la différence de la commande ACCEPTER UN DEVIS, vous pouvez ici intervenir à chaque étape du processus d'acceptation. Vous pouvez, par exemple, modifier le contenu de la facture générée si le devis n'est que partiellement accordé. 1. Dans la liste des devis, placez le curseur sur le devis à transférer. 2. Cliquez sur le bouton [Transférer en facture]. Un message vous demande de confirmer ce traitement. 3. Cliquez sur le bouton [Oui]. Une fois le traitement terminé, le masque de saisie de la facture issue du devis est affiché à l’écran. 4. Vous pouvez la modifier et renseigner les zones propres aux factures : Date ou Mode de paiement. 5. Validez la création de la facture en cliquant sur [OK]. Vous pouvez consulter ensuite la facture dans la liste que vous obtenez par la commande FACTURES du menu LISTES.  Un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de la facture. Prise en main 36 Les factures Facturer un client  Menu RELATIONS CLIENTS - commande FACTURER UN CLIENT. C'est à partir de cette commande que vous créez vos nouvelles factures.  Vous pouvez aussi générer de nouvelles factures à partir des devis existants par la commande DEVIS du menu LISTES, bouton [Transférer en facture]. Lorsque vous activez la commande FACTURER UN CLIENT, la fenêtre de saisie de la facture est affichée à l’écran. Comme les devis, il se compose de trois parties distinctes : l'entête de la facture, le corps de la facture et le pied de la facture. Nous ne détaillerons pas ici la saisie de la facture, la méthode étant totalement identique à celle de la création d'un devis. Voir Préparer un devis, page 31. Valider une facture Tant que la facture n'est pas validée, vous pouvez la modifier ou la supprimer. En revanche, pour enregistrer un acompte, son règlement ou encore pour générer un avoir, elle doit être validée. Lorsque le règlement d'une facture est enregistré à la suite de sa création ou par la commande RÉGLER, ou lorsque vous demandez l'enregistrement d'un acompte, votre logiciel vous propose de la valider, si elle ne l'est pas. En revanche, si vous voulez enregistrer le règlement de la facture par la commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT du menu MON ARGENT ou générer un avoir, c'est à vous de valider préalablement la facture, si elle ne l'est pas encore. Dans la liste des factures, vous repérez celles qui sont validées de celles qui ne le sont pas par l'affichage du symbole V dans la colonne Validée. Elles sont également affichées en gras dans la liste. Pour valider une facture à partir de la liste des factures 1. Placez le curseur sur la facture à valider. 2. Cliquez sur le bouton [Valider]. Un message vous demande de confirmer le traitement. 3. Cliquez sur [Oui].  Que la facture soit validée ou non, vous pouvez à tout moment : • la visualiser sur votre écran, telle qu'elle s'imprimera sur papier, • l'imprimer sur papier, • l'envoyer par e-mail à votre client. Aperçu d'une facture à l'écran Que les factures soient validées ou non, à tout moment vous pouvez les consulter sur votre écran, telles qu'elles s'imprimeront sur papier. La facture est présentée selon le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables accessibles depuis la commande OPTIONS du menu DOSSIER. 1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle que vous voulez visualiser. 2. Cliquez sur le bouton [Aperçu]. La fenêtre Aperçu avant impression présentant la facture s’affiche. 3. A ce stade, vous pouvez demander l'impression sur papier de la facture affichée à l'écran, en cliquant sur le bouton [Imprimer tout] (dans l'entête de la fenêtre Aperçu). Prise en main 37 Imprimer une facture Que les factures soient validées ou non, à tout moment vous pouvez en demander l'impression à partir de la liste des factures. Elles sont imprimées selon le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables accessibles depuis la commande OPTIONS du menu DOSSIER. 1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle que vous voulez imprimer. 2. Cliquez sur le bouton [Imprimer]. La fenêtre Impression dans laquelle vous contrôlez l'imprimante à utiliser s'affiche. 3. Validez l'impression en cliquant sur [OK].  Nous vous rappelons que pour imprimer la liste des factures, vous devez cliquer sur l'icône , présentée au-dessus de la liste des factures. Supprimer une facture  Seules les factures non validées peuvent être supprimées. 1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle à supprimer. Vous pouvez supprimer plusieurs factures en même temps. Pour sélectionner plusieurs factures, appuyez sur la touche et, tout en la conservant appuyée, cliquez sur toutes les lignes correspondant aux factures à supprimer. 2. Cliquez sur le bouton [Supprimer]. Compte tenu de l'effet irréversible du traitement, un message vous demande de confirmer la suppression. 3. Cliquez sur [OK] pour valider le traitement. Les factures d’acompte  Menu LISTES - commande FACTURES D’ACOMPTE Cette liste répertorie toutes les factures d'acompte. En effet, lorsque vous saisissez un acompte, une facture d'acompte est automatiquement générée.  Depuis le 1er Janvier 2004, il est obligatoire d'émettre une facture pour les acomptes perçus (loi NRE). Vous pouvez à partir de cette fenêtre visualiser la facture d'acompte, l'imprimer ou l'envoyer par e-mail. Voir Saisir un acompte, page 39. Prise en main 38 Les règlements Encaisser un règlement  Menu MON ARGENT - commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT. Cette commande permet d'enregistrer le règlement d'une ou plusieurs factures clients. Pour l'utiliser, les factures du client dont vous encaissez le règlement doivent être préalablement créées et validées. Nous allons ici enregistrer le règlement total d'une facture.  Pour plus de détails sur la gestion des règlements dans Ciel Devis Factures consultez le chapitre Mon argent du Manuel de référence (accessible depuis le menu AIDE). Lorsque vous appelez la commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT, la fenêtre suivante s'affiche : La date de travail est proposée comme Date de règlement. Le Code du règlement est proposé par défaut. En effet, les codes sont calculés automatiquement, au fur et à mesure de la création des règlements, selon le premier code défini dans les PARAMÈTRES FACTURATION du menu DOSSIER. Le libellé Encaissement client s'affiche également automatiquement. Vous pouvez le modifier après l'avoir sélectionné et effacé. 1. Choisissez le Client dont vous voulez enregistrer le règlement en le sélectionnant dans la liste de Recherche rapide ou en cliquant sur l'icône d'appel de liste. Validez-le en appuyant sur la touche ou de votre clavier. La liste de toutes les factures validées, établies pour ce client mais impayées à ce jour, est présentée dans la partie basse : Liste des factures et avoirs validés non réglés. 2. Choisissez le Poste de trésorerie en le sélectionnant dans la liste de Recherche rapide ou en cliquant sur l'icône d'appel de liste. Validez-le en appuyant sur la touche ou de votre clavier. Le Mode de paiement est proposé par défaut, selon les informations définies dans la fiche du client. Vous pouvez le modifier et en sélectionner un autre dans la liste de Recherche rapide après avoir saisi les premiers caractères ou en cliquant sur l'icône d'appel de liste. 3. Sélectionnez la facture à régler. Le montant s'affiche dans la zone Sélection. 4. Cliquez sur le bouton pour passer le règlement. Le montant s'affiche dans la zone Réglé. Prise en main 39 La valeur de la zone Réglé correspond au montant du règlement effectué par le client. Les zones Reste et Reste à ventiler restent vides car la facture est totalement réglée. Si ce n'était pas le cas, celles-ci indiqueraient le montant restant dû sur la facture. 5. Cliquez sur [OK] pour enregistrer le règlement. Vous pouvez le consulter en utilisant la commande RÈGLEMENTS du menu LISTES. Dans la liste des factures, les factures réglées sont affichées en italique.  Pour plus de détail sur le règlement partiel, reportez-vous à l’Aide . Encaisser un règlement à partir de la liste des factures : bouton [Régler] Le règlement du client correspond exactement au Solde dû d'une des factures présentées dans la liste. 1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle à régler puis cliquez sur le bouton [Régler]. La fenêtre suivante s'affiche : La somme à régler s'affiche automatiquement dans la zone Réglé. 2. Cliquez sur [OK] pour enregistrer votre règlement. Saisir un acompte  Menu LISTES - commande Factures - bouton [Saisir un acompte]. Si vous avez reçu le règlement partiel d'une facture vous pouvez saisir un acompte. 1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle pour laquelle le client a versé l'acompte. 2. Cliquez sur le bouton [Saisir un acompte].  Si la facture n'est pas validée, votre logiciel vous affiche un message d'alerte et vous propose de le faire en cliquant sur le bouton [Oui], sinon vous ne pourrez pas enregistrer l'acompte. Prise en main 40 Voici un exemple de la fenêtre que vous obtenez : La date de travail est proposée comme Date de l'acompte. Vous pouvez la modifier. Le Code est indiqué par défaut. Le Libellé est affiché par défaut automatiquement (Acompte sur facture n°). Il reprend le n° de la facture pour laquelle le client verse l'acompte. Le Client et le Mode de paiement correspondent à ceux définis dans la facture. Le Poste de trésorerie est défini dans le mode de paiement. Les deux dernières zones peuvent être modifiées. 1. Saisissez le montant de l'acompte dans la zone Réglé. La somme restant due est calculée automatiquement dans la zone Reste. 2. Validez en cliquant sur le bouton [OK] pour enregistrer l'acompte.  Dans la liste des factures, la facture réglée partiellement est affichée en gras. La colonne Montant déjà réglé vous informe de la somme versée partiellement et la colonne Reste à payer indique le montant restant dû. Lorsque vous consultez la liste des règlements, la colonne Acompte vous indique, si la case est cochée, que le montant réglé correspond à un acompte. Enregistrer un acompte directement dans le corps de la facture Dans la fenêtre de saisie d'une facture non validée, la zone Acompte située dans le pied de la facture vous permet de saisir directement un acompte sans passer par une autre commande. L'acompte est enregistré à titre indicatif. Il sera enregistré lorsque la facture correspondante sera validée. Votre logiciel affichera alors la fenêtre d’enregistrement de l'acompte comme décrit précédemment. Vous pouvez par la suite visualiser la facture d’acompte générée. Voir Les factures d’acompte, page 37. Prise en main 41 Consulter les règlements  Menu LISTES - commande RÈGLEMENTS. Cette commande vous permet de consulter la liste de tous les règlements effectués, indépendamment de la commande utilisée.  Nous vous rappelons qu'un règlement peut être généré à partir de : • la liste des factures, par le bouton [Régler] • l'enregistrement d'un acompte (à partir de la liste des factures : bouton [Acompte]) • l'encaissement d'un règlement (menu MON ARGENT - commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT) Dans cette fenêtre, vous pouvez également créer un règlement, via le bouton [Créer], ou en effacer un, en cliquant sur le bouton [Supprimer]. Le bouton [Filtres] permet d'effectuer des filtres pour faciliter la recherche dans la liste. Dans cette liste vous retrouvez la Date du paiement, le Code du règlement ainsi que le Code client, le Nom du client, le Montant réglé, le Poste de trésorerie et le mode de paiement. La colonne Acompte, vous informe, si la case est cochée, que le montant réglé a été versé sous forme d'acompte. Prise en main 42 Les avoirs Établir un avoir Pour établir un avoir, vous disposez de deux méthodes : • la saisie de toutes pièces, • la génération à partir de la facture correspondante, évitant ainsi une double saisie des informations. Saisir un avoir de toutes pièces  Menu RELATIONS CLIENTS - commande ÉTABLIR UN AVOIR. Cette commande permet la création d'un avoir en le saisissant de toutes pièces. Lorsque vous activez la commande ÉTABLIR UN AVOIR, la liste des clients existants s'affiche. 1. Sélectionnez le client concerné ou cliquez sur le bouton [Nouveau client] afin de le créer. La fenêtre de saisie d'un nouvel avoir s'affiche. 2. Renseignez les informations nécessaires à l'établissement de l'avoir, la saisie étant la même que pour un devis ou une facture. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Votre avoir est automatiquement enregistré. Vous pouvez le consulter à partir de la Liste des avoirs accessible depuis la commande AVOIRS du menu LISTES.  L'avoir que vous venez de créer n'est pas validé. Établir un avoir total à partir d’une facture  Menu LISTES - commande FACTURES, bouton [Générer un avoir]. Une méthode simple pour créer un avoir consiste à le générer à partir de la facture correspondante. Vous évitez ainsi une double saisie des informations. A partir de cette commande, vous créez des avoirs depuis les factures clients existantes. Pour cela, les factures doivent préalablement être créées et validées à partir de la commande FACTURES du menu LISTES.  La facture doit être préalablement réglée. On ne peut pas réaliser un avoir total à partir d'une facture partiellement réglée. 1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle pour laquelle vous voulez établir un avoir. 2. Cliquez sur le bouton [Générer un avoir]. 3. Un message vous informe que votre facture étant réglée totalement, l'avoir généré sera un avoir total. Cliquez sur [Oui] pour valider le traitement. Vous pouvez le consulter à partir de la Liste des avoirs accessible depuis la commande AVOIRS du menu LISTES. Il apparaît en italique. Et, dans le corps de l’avoir, un commentaire est ajouté sur l’origine de la pièce.  Le client ayant déjà réglé l'intégralité de la facture, le Solde dû de la facture est à zéro. Le Total TTC de l'avoir sera égal au Total TTC de la facture. Établir un avoir d'annulation de facture  Menu LISTES - commande FACTURES, bouton [Générer un avoir].  Pour établir un avoir d'annulation, la facture ne doit pas être réglée et aucun acompte ne doit être enregistré. 1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle pour laquelle vous voulez établir un avoir d’annulation. 2. Cliquez sur le bouton [Générer un avoir]. Prise en main 43 3. La facture devant être validée pour générer l'avoir correspondant, si elle ne l'est pas, un message vous en informe. Dans ce cas, cliquez sur le bouton [OK] et valider préalablement la facture nécessaire. 4. Un message vous informe que votre facture n'est pas réglée et vous indique que l'avoir généré permettra d'annuler la facture. Cliquez sur [Oui] pour valider le traitement. Votre avoir est automatiquement enregistré. Vous pouvez le consulter à partir de la Liste des avoirs accessible depuis la commande AVOIRS du menu LISTES. Dans la liste des factures, la facture annulée par avoir apparaît en italique. La colonne Reste à payer est à zéro. Il en est de même pour l'avoir généré dans la liste des avoirs. Un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de la facture. Remboursement d’avoir  Menu LISTE - commande AVOIRS - bouton [Rembourser]. Cette fonction vous permet d'obtenir un remboursement par un avoir. Étape préalable à la création d'un avoir : 1. Création d'une facture. 2. Règlement de la facture. 3. Le client souhaite être remboursé (génération d'un avoir à partir de la facture). 4. Remboursement de l'avoir. Saisir un remboursement d'avoir 1. Dans la liste des avoirs, sélectionnez l'avoir pour lequel vous enregistrer un remboursement. 2. Cliquez sur le bouton [Rembourser]. 3. Précisez la Date du remboursement. Utilisez l'icône calendrier ou l'icône permettant de sélectionner une date spéciale (date du jour, début de semaine courante...). 4. La zone Client est automatiquement renseignée. Si vous le souhaitez, modifiez le Libellé. 5. Sélectionnez le Mode de paiement et le Poste de trésorerie à prendre en compte. 6. Confirmez le remboursement de l'avoir en cliquant sur le bouton [OK]. Prise en main 44 Relancer un client  Menu RELATIONS CLIENTS - commande RELANCER UN CLIENT. Cette commande vous permet d'envoyer une lettre de relance à un ou plusieurs clients n'ayant pas réglé leurs factures à la date d'échéance. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez l’état que vous souhaitez imprimer. 2. Pour choisir le type de sortie de l’état, cliquez sur l’un des boutons suivants : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier au format de votre choix (texte, HTML, PDF, etc.) et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier au format de votre choix (texte, HTML, PDF, etc.) et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. Une nouvelle fenêtre s'affiche dans laquelle vous allez effectuer les sélections nécessaires à l'édition de vos relances. 3. Sélectionnez les Clients à qui vous voulez envoyer une lettre de relance en cochant une des options proposées : • Tous : tous les clients existants seront sélectionnés. • Le client : dans ce cas vous n'indiquez que le code du client à qui vous voulez envoyer une relance. Utilisez l'icône d'appel de liste pour le sélectionner. • De la famille : seuls les clients appartenant à la famille dont vous indiquez le code seront sélectionnés, utilisez l'icône d'appel de liste pour la sélectionner. 4. Dans la zone Sélection des pièces, définissez la date limite d’échéance des pièces non réglées. 5. Définissez le nombre de jours ouvrés écoulés depuis la date d’échéance. 6. Saisissez le moyen de paiement utilisé. Vous pouvez le choisir en utilisant le bouton [...]. 7. Sélectionnez le type de pièces client (validées, non validées, les deux.) 8. Dans la zone Options de facture, cochez l’une des options suivantes : • Reste à payer supérieur à : toutes les factures dont le reste à payer sera supérieur à celui que vous indiquerez seront sélectionnées. • Encours actuel supérieur à l’encours autorisé du client : le montant de l’encours, défini dans la fiche de chaque client, sera utilisé comme critère de sélection. 9. Cliquez sur le bouton [OK]. Si vous aviez choisi l’impression, la fenêtre Mise en page s'affiche pour que vous puissiez vérifier le paramétrage de votre imprimante et du format d'impression. Prise en main 45 Consulter un compte client  Menu RELATIONS CLIENTS - commande CONSULTER UN COMPTE CLIENT. A partir de cette commande, vous pouvez effectuer toutes les opérations suivantes pour un client donné : lui envoyer une lettre de relance, un e-mail, consulter son site Web ou encore accéder à sa fiche pour lui apporter d'éventuelles modifications. 1. Choisissez le Code du client dans la liste de recherche rapide ou lorsque vous cliquez sur l'icône d'appel de liste. 2. Validez le code client en appuyant sur la touche ou de votre clavier. Son nom renseigne la zone Nom et les données le concernant renseignent les différents onglets : • Factures : liste de toutes les factures émises pour le client sélectionné. • Encours : liste de toutes les factures validées, non réglées. Devis : liste de tous les devis émis pour le client. Avoirs : liste de tous les avoirs émis pour le client. Factures d’acompte : liste de toutes les factures d’acompte émises pour le client sélectionné. • Règlements : liste de tous les règlements enregistrés pour ce client. Accéder à une fiche Client Le bouton [Fiche client] ouvre la fiche du client sélectionné, vous permettant ainsi de lui apporter des modifications. Envoyer un e-mail au client Pour envoyer un message électronique à votre client, vous devez avoir préalablement installé un modem et une messagerie électronique sur votre ordinateur. 1. Cliquez sur le bouton [Email]. Si aucune adresse électronique n'est déclarée pour le client à qui vous voulez faire parvenir un message, le bouton [Email] ouvre la fenêtre de messagerie électronique, vous devez alors saisir son adresse. Si cette adresse a déjà été renseignée dans la fiche du client, votre messagerie s’ouvre. L'adresse électronique définie pour le client sélectionné est récupérée comme adresse du destinataire. 2. Envoyez votre e-mail comme à l'accoutumée. Prise en main 46 Consulter le site Web Cette commande ouvre votre navigateur Internet. Si dans la fiche Client, vous avez défini l'adresse de son site Web, celui-ci s'ouvre. Envoyer une relance au client Vous pouvez effectuer une relance pour un ou plusieurs clients en cliquant sur le bouton [Relancer]. La procédure pour effectuer une relance à ce stade est strictement identique à celle que vous effectuez par la commande RELANCER UN CLIENT du menu RELATIONS CLIENTS. Voir Relancer un client, page 44. Statistiques Cette commande calcule automatiquement les statistiques sur l'encours client sélectionné et les affiche à l'écran. Aperçu/ Imprimer Les boutons [Aperçu] et [Imprimer] vous proposent de visualiser à l'écran votre sélection ou de lancer directement l'édition de celle-ci. Prise en main 47 Le rapport des ventes  Menu MON ARGENT - commande RAPPORT DES VENTES. Le rapport des ventes présente pour chaque client sélectionné le détail des factures et avoirs, classé par article. Un cumul par article et un par client sont également calculés. Le rapport des ventes peut être consulté sous la forme d'un tableau récapitulatif. 1. Choisissez le mode de sortie du rapport des ventes en cliquant sur les boutons correspondants : • bouton [Aperçu] pour consulter le tableau sur votre écran dans la fenêtre Aperçu. • bouton [Imprimante] pour imprimer le tableau de trésorerie sur papier. 1. Dans la partie Clients, choisissez ceux pour lesquels vous voulez obtenir le rapport de ventes, en cochant une des options proposées : • Tous : tous les clients pour lesquels une pièce commerciale a été créée sont sélectionnés. • Le client : l'état est édité pour un seul client dont vous choisissez le code dans la liste qui s'affiche lorsque vous cliquez dans l'icône d'appel de liste. • De la famille : seuls les clients rattachés à la famille que vous sélectionnez dans la zone qui suit seront sélectionnés. L'icône , présentée à la fin de la zone Famille, ouvre la liste de celles existantes. 2. Dans la partie Articles, choisissez ceux pour lesquels vous voulez obtenir le rapport des ventes, en cochant une des options proposées : • Tous : tous les articles existants sont alors sélectionnés. • L'article : dans ce cas, le rapport des ventes est calculé pour un seul article dont vous choisissez le code dans la liste affichée, quand vous cliquez dans l'icône d'appel de liste. • De la famille : seuls les articles rattachés à la famille dont vous indiquez le code seront sélectionnés. 3. Définissez la période à prendre en compte, en choisissant respectivement dans les zones Du et Au, la date de début et la date de fin de la période. Toutes les pièces dont la date est comprise dans cette période seront sélectionnées. L'icône pré- sentée à la fin des zones ouvre le calendrier. 4. Cliquez sur [OK]. Une nouvelle fenêtre s'affiche.  Vous pouvez imprimer le rapport des ventes directement depuis la fenêtre Aperçu, en cliquant sur le bouton [Imprimer tout] présenté dans l'entête de la fenêtre. Gestion des dossiers Gestion des dossiers 49 Copiez des dossiers sur Internet ou sur votre poste Uniquement disponible en mode souscription.  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES. Votre logiciel peut fonctionner en local sur votre machine ou bien en ligne sur Internet. Lorsque vous changez de mode de fonctionnement, vous devez copier vos dossiers aux emplacements nécessaires pour pouvoir travailler soit en ligne soit en local. Pour cela, vous disposez de deux utilitaires, dans la catégorie Dossiers. Si vous basculez en mode : • connecté (activation de l'option Ciel Données Mobiles), vous devez mettre vos dossiers en ligne. Pour cela, utilisez l'utilitaire Copie de dossiers sur Internet. • local (désactivation de l'option Ciel Données Mobiles), vous devez au préalable copier vos dossiers sur votre poste de travail. Pour cela, utilisez l'utilitaire Gestion des dossiers.  Pour plus de détails sur ces utilitaires, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Attention ! Dans un logiciel qui fonctionne en local, il est impossible de récupérer des dossiers stockés sur le serveur Internet. Dans le cas où vous souhaitez désactiver l’option Ciel Données Mobiles, il est impératif de récupérer vos dossiers avant de changer de mode dans votre compte client. Gestion des dossiers 50 Mot de passe  Menu DOSSIER - commande MOT DE PASSE. Vous pouvez protéger l'accès de votre fichier par un Mot de passe.  L'assistant de création de votre fichier vous a proposé de définir un mot de passe lors de sa dernière étape. Créer un mot de passe La commande MOT DE PASSE affiche la fenêtre suivante :  Si un mot de passe existe déjà, la zone Mot de passe vous affiche des points, sinon elle est vide. 1. Pour créer un Mot de passe, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Mot de passe s’affiche. 2. Saisissez votre mot de passe puis, si vous le souhaitez, définissez un indice qui vous aidera à vous en rappeler. La liste déroulante vous en propose quelques-uns mais vous pouvez en créer un nouveau. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Le programme revient à la fenêtre précédente. Il enregistre votre mot de passe et affiche des points dans la zone correspondante. 4. Cliquez sur le bouton [OK].  Si vous ne souhaitez pas de protection, cliquez sur le bouton [Pas de mot de passe] dans la fenêtre Mot de passe. Modifier ou supprimer un mot de passe 1. Sélectionnez la commande MOT DE PASSE du menu DOSSIER. 2. Cliquez sur le bouton [Modifier]. 3. Saisissez votre Mot de passe puis cliquez sur [OK]. Votre mot de passe s'affiche. 4. Supprimez-le puis fermez la fenêtre en cliquant sur le bouton [OK]. Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton [Pas de mot de passe]. Gestion des dossiers 51 Sauvegarde Indisponible en option Ciel Données Mobiles.  Si vous travaillez en ligne, la sauvegarde sur un ordinateur ou sur un support n'est pas disponible. En effet, dans ce cas, vos données sont automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel.  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - SAUVEGARDE Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de stockage. 1. Connectez votre support de sauvegarde à l’ordinateur (clé USB, disque dur externe...). 2. Activez le menu DOSSIER puis SAUVEGARDE-RESTAURATION, commande SAUVEGARDE. 3. Dans le menu déroulant Format, choisissez le format du fichier de sauvegarde : • Zip : format compressé. • Fichier : la copie du dossier est réalisée à l’identique de l’original. 4. Dans la zone Destination, cliquez sur l’icône et choisissez le répertoire ou le volume dans lequel sera stockée la copie de votre dossier. 5. Précisez le Nom de la copie. Si cette zone reste vide, le nom du dossier original est utilisé comme nom de la copie. 6. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom pour personnaliser le nom de la copie. La case Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Ainsi, dans le cas où deux sauvegardes possèdent le même nom, un message de confirmation vous est proposé. Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous sauvegardez votre dossier et/ou vos données annexes (préférences, modèles, etc.). 7. Pour ne plus afficher cette fenêtre aux prochaines sauvegardes, cochez la case Ne plus demander. La sauvegarde sera réalisée selon les critères que vous venez de définir. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde.  Vous pouvez fixer des préférences de sauvegarde. Pour cela, consultez le Manuel de référence (partie Présentation générale) accessible depuis le menu AIDE Attention ! Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de microcoupure) du programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données. Gestion des dossiers 52 Restauration Indisponible en option Ciel Données Mobiles.  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE- RESTAURATION - RESTAURATION. Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment sauvegardées.  Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire ou support différent de celui utilisé habituellement. 1. Activez la commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER. Un message vous propose d’effectuer une sauvegarde de votre dossier avant de lancer la restauration. 2. Dans la fenêtre Restauration, choisissez votre Mode de restauration. Trois options sont disponibles : • Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez cette option, le programme remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans votre sauvegarde. • Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez. • Mode avancé : Vous pouvez faire un choix de ce que vous souhaitez restaurer. Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou bien les deux.  Par défaut, votre logiciel sélectionne l’option Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées. 3. Une fois votre mode de restauration choisi, cliquez sur le bouton [Suivant>]. La fenêtre suivante s'affiche. 4. Dans cette nouvelle fenêtre, spécifiez le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous désirez restaurer. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l’emplacement de votre sauvegarde. 5. Si le dossier de sauvegarde retrouvé correspond à celui que vous souhaitez restaurer, cliquez sur le bouton [Suivant>]. Sinon, vous pouvez utiliser le bouton [Parcourir] pour vous aider à rechercher votre dossier sauvegardé. Une fois celui-ci sélectionné, cliquez sur [Ouvrir]. Le programme revient à la fenêtre précédente et affiche l'emplacement du fichier sauvegardé, cliquez sur le bouton [Suivant>]. 6. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui]. 7. Une dernière étape vous propose de lancer la restauration en cliquant sur le bouton [Restaurer]. Autres fonctionnalités Autres fonctionnalités 54 Calculatrice  Menu DIVERS - commande CALCULATRICE. La commande CALCULATRICE ouvre la calculatrice standard de Windows. Autres fonctionnalités 55 Purge  Menu TRAITEMENTS - commande PURGE. Ce traitement consiste à supprimer les anciennes pièces commerciales qui ne vous sont plus utiles (devis, factures, acomptes, avoirs et règlements). La commande PURGE affiche la fenêtre suivante : Le programme vous demande une date. Par défaut, il propose la fin de l'année précédant celle en cours. Vous pouvez conserver les pièces commerciales un an de plus et indiquer le 31 décembre de l'année qui précède celle proposée. 1. Indiquez la date de votre choix en la saisissant directement ou bien utilisez les icônes du calendrier ou des dates pré-définies. 2. Par défaut, votre logiciel sélectionne tous les types de pièces commerciales. Décochez la case correspondante aux pièces que vous souhaitez conserver. 3. Cliquez sur le bouton [Purger]. 4. Une fenêtre vous informe que cette opération est irréversible et vous demande de confirmer votre demande. Validez en cliquant sur [Oui]. 5. Un message d'avertissement vous rappelle qu'il est préférable d'effectuer une sauvegarde avant de lancer une purge. • Si vous cliquez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement], choisissez l'emplacement des données qui vont être sauvegardées. Le logiciel effectue la sauvegarde, purge les pièces et revient à la fenêtre principale. • Si vous cliquez sur [Lancer le traitement sans faire de copie de mon dossier], ce qui n'est pas conseillé, votre logiciel effectue la purge des pièces et revient à la fenêtre principale.  Tous les devis, factures et avoirs sont purgés jusqu'à la date définie incluse ainsi que les règlements qui y sont liés. Si certains avoirs ou factures n'étaient réglés que partiellement, ils ne pourront pas être purgés. Autres fonctionnalités 56 Sauvegarde DGFiP Conformément à la nouvelle réglementation de la DGFiP, Ciel Devis Factures vous permet d'exporter les données ayant permis d’établir les documents légaux. L'archivage des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose un archivage des données. Conformité sauvegarde DGFiP  Menu TRAITEMENTS - commande CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP. Dans le cadre de la loi DGFiP de Contrôle des Comptabilités Informatisées, toute entreprise qui gère sa comptabilité sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de comptabilité et de gestion sur les trois exercices passés. Cet assistant vous permet de vérifier la conformité de votre archivage de pièces sur les trois exercices antérieurs. L’assistant vous propose de sauvegarder vos pièces sur un support externe (disque local, clé USB...). 1. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour lancer le traitement. Le logiciel vérifie la conformité des sauvegardes existantes. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche : • soit une coche verte apparaît, cela signifie que la sauvegarde est conforme. • soit une croix rouge apparaît, dans ce cas, la sauvegarde n’est pas conforme ou le logiciel n’a pas trouvé le fichier de sauvegarde correspondant à l’exercice concerné. Indiquez alors le chemin d’accès et le format de la sauvegarde pour l’exercice concerné. 3. Cliquez sur le bouton [Générer] pour lancer les sauvegardes DGFiP des exercices non conformes.  Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Consultation sauvegarde DGFiP  Menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP. Lorsque vous procédez au traitement de conformité sauvegarde DGFiP, toutes les sauvegardes générées sont accessibles à partir de cette commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP.  La sauvegarde est une réglementation de la DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques). Ce traitement est donc obligatoire. Vous pouvez consulter toutes les sauvegardes de vos exercices précédents. Ces sauvegardes DGFiP sont classées par exercice.  Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Attention ! Ces sauvegardes pourront être demandées lors d’un contrôle fiscal. En cas de manquement à cette obligation, vous vous exposez à des pénalités financières. Autres fonctionnalités 57 Fin d’exercice  Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE La fin d’exercice consiste à changer les dates d’exercice dans les paramètres société. Une fois ce traitement fait, vous ne pouvez plus créer ni modifier les pièces commerciales correspondant à l’exercice clôturé. Lorsque vous activez la commande FIN D’EXERCICE du menu TRAITEMENTS, un assistant s’affiche. Etape : Sauvegarde DGFiP La sauvegarde de vos pièces est une réglementation de la DGFiP. L’assistant Fin d’exercice vous permet d’archiver directement toutes les données de gestion et de compta. Les sauvegardes DGFiP seront accessibles via le menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP. Voir Consultation sauvegarde DGFiP, page 56. 1. Par mesure de sécurité, faites une sauvegarde sur un support externe (clé USB, CD-Rom, disque dur externe...). Cliquez sur l’icône pour définir l’emplacement de la sauvegarde. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Etape : Options Cette étape vous propose de réaliser une purge des exercices précédents à la fin d’exercice. Voir Purge, page 55. 3. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la dernière étape. Etape : Lancer le traitement Cette étape vous permet de valider la fin d’exercice. 4. Vérifiez la date de fin d’exercice. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour procéder à la fin d’exercice. 6. Un message d’avertissement vous propose d’effectuer une sauvegarde de votre dossier avant de lancer le traitement. Cliquez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement]. 7. Un message vous indique que la fin d’exercice s’est déroulée avec succès.  Pour plus de détails sur la Fin d’exercice, reportez-vous au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible à partir du menu AIDE. Attention ! Cette opération est irréversible. Autres fonctionnalités 58 Modifier un modèle de facture Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES Un dessin de facture standard est sélectionné par défaut dans votre logiciel, mais celui-ci peut être modifié pour l'adapter à vos besoins. 1. Activez le menu DOSSIER, commande OPTIONS puis ÉTATS PARAMÉTRABLES. 2. Sélectionnez dans la liste des familles, à gauche, la famille Dessin factures. Dans la liste de droite s'affichent les différents modèles de factures. 3. Sélectionnez le modèle affiché en gras (coché par défaut). 4. Double-cliquez dessus pour l'ouvrir. Un message vous indique que cet état est standard et qu'il n'est pas modifiable. Il propose de le dupliquer. 5. Cliquez sur le bouton [Dupliquer]. 6. Saisissez le nom de votre nouveau modèle de facture puis cliquez sur [OK]. Le logiciel ouvre directement le dessin du modèle existant que vous pouvez maintenant modifier.  Consultez le Manuel de référence (partie Générateur d'états), disponible dans le menu AIDE du logiciel. ®Copyright 2013 Sage activité Ciel Manuel de découverte Ciel Devis Factures - MAN_WDF - V13.1 - 09.13 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel Index A Acompte 39 Articles 27 Avoir 42 Avoir d’annulation 42 B Besoin d’aide 10 C Calculatrice 54 Ciel Données Mobiles 7 Clients 23 rechercher 23 relancer 44 Compte client 45 D Devis 31 accepter 34 convertir en facture 35 envoyer par mail 33 imprimer 33 modifier 34 Documentation 6 Dossier copier sur Internet/sur votre poste 49 créer en mode détaillé 17 créer en mode rapide 14 E Environnement 9 F Facture annuler par avoir 42 imprimer 37 modèle 58 saisir 36 valider 36 Facture d’acompte 37 Fin d’exercice 57 I Intuiciel 10 M Mot de passe 50 P Purge 55 R Rapport des ventes 47 Règlements consulter 41 encaisser 38 Remplissage automatique 28 Restauration 52 S Saisie document 29 Sauvegarde 54 Sauvegarde DGFiP conformité 56 consultation 56 T Trouvtoo 10 Les nouveautés de Ciel Compta Ciel Compta Evolution Ciel Compta - Ciel Up To Experts Sage activité Ciel 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Chère Cliente, Cher Client, Ce guide vous permet de découvrir les nouveautés de votre logiciel et de récupérer les données de votre ancienne version. Nous vous remercions de votre confiance et vous souhaitons une bonne utilisation de votre logiciel. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 RCS Paris 313 966 129 La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC et Ciel. Code APE 5829C Sommaire Les nouveautés de votre logiciel .......................................................... 7 Création d’un dossier à partir d’un modèle Sage Production Experts ........................................7 Nouveau paramétrage pour le mode d’échanges des écritures................................................7 L’envoi et la réception des écritures via Sage Production Experts ............................................8 L’import et l’export des écritures ........................................................................................8 La migration d’une ancienne version.................................................. 10 Ouvrir un dossier dans la nouvelle version................................................... 10 Connaître le numéro de votre ancienne version de Ciel Compta ............................................ 10 Vous utilisiez une version supérieure ou égale à 12.00 ou à Evolution 5.00 ............................ 10 Vous utilisiez une version inférieure ou égale à 11.10 ou à Evolution 4.10 ............................. 12 Récupérer un dossier dans la nouvelle version ............................................ 13 Présentation.................................................................................................................. 13 Les éléments non récupérés ............................................................................................ 13 Contrôles avant récupération ........................................................................................... 14 Informations complémentaires avant récupération.............................................................. 14 Procédure de récupération d’un dossier ............................................................................. 15 Vérifications après récupération ....................................................................................... 22 Nouvelle interface du logiciel ....................................................................... 23 Les fenêtres .................................................................................................................. 23 Affichage et recherches................................................................................................... 24 Boutons de commande ................................................................................................... 26 Modifications fonctionnelles majeures ............................................................................... 26 Nouveaux accès ........................................................................................... 27 Questions - Réponses................................................................................... 28 L’historique des nouveautés............................................................... 30 Les nouveautés de la version Evolution 5.40................................................ 30 Réviser une immobilisation.............................................................................................. 30 L'approche par composant avec éclatement de l'immobilisation ............................................ 33 Disparition de l'amortissement dégressif et passage à la méthode dérogatoire........................ 35 Les nouveautés des versions 13.00 et Evolution 6.00 .................................. 38 Synchronisation comptable vers Sage Ligne 30 & 100 et Sage Coala ..................................... 38 Nouvel Intuiciel ............................................................................................................. 38 Archivage des états et des lignes comptables avant la clôture (Norme DGI) ........................... 39 Calcul automatique des frais kilométriques en saisie d’écritures............................................ 39 Impression d’une lettre chèque ........................................................................................ 39 Trésorerie prévisionnelle ................................................................................................. 39 Transfert des écritures à l’expert-comptable via Internet ..................................................... 40 Mise à jour automatique ................................................................................................. 40 Localisation automatique dans les comptes clients et fournisseurs ........................................ 40 Les nouveautés des versions 13.10 et Evolution 6.10 .................................. 41 Enrichissement de la Synchro Compta vers Sage Ligne 30, 100, Start et Sage Coala ............... 41 Nouveau bordereau de déclaration de TVA......................................................................... 41 PDF en couleur .............................................................................................................. 41 Date de saisie des écritures ............................................................................................. 41 Nouveaux formats d’import/export ................................................................................... 42 Les nouveautés des versions 14.00 et Evolution 7.00 .................................. 43 Besoin d’aide................................................................................................................. 43 Trouvtoo.......................................................................................................................43 Nouveau mode comptable ............................................................................................... 43 Nouveau format d’import/export ...................................................................................... 44 Relevé bancaire ............................................................................................................. 44 Saisies des A-nouveaux .................................................................................................. 44 Import balance .............................................................................................................. 44 Synchro compta............................................................................................................. 44 Etats analytiques : Bilan et Compte de résultat synthétiques................................................ 45 Affichage de la colonne ’Intitulé du compte’ ....................................................................... 45 Modification du solde pointé ............................................................................................ 45 Informations complémentaires......................................................................................... 45 Affichage des alertes ...................................................................................................... 46 Les nouveautés des versions 14.10 et Evolution 7.10 .................................. 47 Nouvel assistant d’import et d’export des écritures ............................................................. 47 Les nouveautés des versions 15.00 et Evolution 8.00 .................................. 48 Nouvelle interface .......................................................................................................... 48 Les aperçus................................................................................................................... 50 Acquisition d’informations légales ..................................................................................... 51 Mise sous surveillance .................................................................................................... 51 Nouveau mode comptable cahier : dépenses/recettes ......................................................... 51 Nouveaux modes de la Synchro compta ............................................................................ 51 Nouveaux formats d’import des écritures .......................................................................... 51 Annuler le lettrage manuel .............................................................................................. 52 Gestion des inventaires des immobilisations ...................................................................... 52 Etats analytiques et budgétaire : affichage des éléments non imputés................................... 52 Paramétrage des états fiscaux ......................................................................................... 52 Réouverture d’exercice : nouvelles étapes ......................................................................... 52 Format RImport : pointage récupéré................................................................................. 52 Les nouveautés des versions 16.00 et Evolution 9.00 .................................. 53 Personnalisation des polices ............................................................................................ 53 Les regroupements dans les listes (Intuiliste) .................................................................... 53 Les règles .....................................................................................................................53 Saisie Z de caisse .......................................................................................................... 54 Règles d’affectation relevé .............................................................................................. 54 Compte de TVA par défaut .............................................................................................. 54 Pointage automatique par import : nouveaux formats ......................................................... 54 Consultation des écritures d’un compte en saisie ................................................................ 55 Infos perso. dans les comptes.......................................................................................... 55 Les nouveautés des versions 17.00 et Evolution 10.00 ................................ 56 Les barres d’actions ....................................................................................................... 56 Affichage des fenêtres en arrière-plan............................................................................... 57 Enregistrement automatique des vues .............................................................................. 57 Les actions flash ............................................................................................................ 57 Gestion du crédit-bail ..................................................................................................... 57 Affichage des cumuls par mois ......................................................................................... 58 Gestion multi-analytique de niveau 1 ................................................................................ 58 Les nouveautés des versions 17.20 et Evolution 10.20 ................................ 59 Télédéclaration : gestion de l’envoi à une O.G.A. ................................................................ 59 Les nouveautés des versions 18.00 et Evolution 11.00 ................................ 60 Intuiciel personnalisable.................................................................................................. 60 Insertion automatique .................................................................................................... 60 Correcteur orthographique .............................................................................................. 61 Aide à la saisie des Codes postaux et villes ........................................................................ 61 Plan comptable général 2010........................................................................................... 62 Saisie simplifiée des factures et avoirs .............................................................................. 62 Simplification des échanges de données avec votre expert-comptable ................................... 62 Intégration de la norme SEPA .......................................................................................... 62 Gestion multi-analytique de niveau 1 ................................................................................ 62 Ecritures de redevances de crédit-bail............................................................................... 63 Comptes exonérés de TVA............................................................................................... 63 Création de dossier à partir d’une société existante ............................................................ 63 Ciel Business Mobile ....................................................................................................... 63 Les nouveautés des versions19.00 et Evolution 12.00 ................................. 65 Accueil Ciel ...................................................................................................................65 Mon Compte Ciel............................................................................................................ 65 Amélioration de l’intuiciel ................................................................................................ 65 Choix du code de lettrage ............................................................................................... 66 Modification de l’historique des archives ............................................................................ 66 Modification de l’ouverture d’un dossier............................................................................. 66 Déclaration de TVA......................................................................................................... 67 Consulter plusieurs comptes ............................................................................................ 67 Emprunts...................................................................................................................... 67 Multi sélection de codes analytiques ................................................................................. 68 Calcul de la trésorerie prévisionnelle................................................................................. 68 Afficher le détail de l’état Soldes intermédiaires de gestion .................................................. 68 Amélioration de la purge ................................................................................................. 68 Référence d’obligation fiscale........................................................................................... 68 Association de comptes................................................................................................... 69 FlashCode et QR-Code .................................................................................................... 69 Détail du calcul des formules des états fiscaux ................................................................... 69 Les nouveautés des versions 20.00 et Evolution 13.00 ................................ 70 TVA.............................................................................................................................. 70 Sauvegarde DGFiP ......................................................................................................... 70 Windows™ 8 ................................................................................................................. 71 Compte d’attente ........................................................................................................... 71 Enregistrement des écritures en cours .............................................................................. 72 Equilibrage automatique des écritures en cours .................................................................. 72 Longueur du libellé des journaux et comptes ..................................................................... 72 Longueur des codes journaux .......................................................................................... 72 Les nouveautés de votre logiciel 7 Les nouveautés de votre logiciel Il s’agit des nouveautés des versions Millésime 20.1, Evolution 13.1, Ciel Up To Experts 20.1 Création d’un dossier à partir d’un modèle Sage Production Experts  Menu DOSSIER - commande MODÈLE SAGE PRODUCTION EXPERTS.  Cette commande est également accessible dans l’Accueil, bouton [Je créé mon dossier à partir d’un modèle Sage Production Experts]. Cette commande permet de créer un nouveau dossier à partir d'un modèle issu du logiciel Sage Production Experts. C'est votre expert-comptable qui vous transmet ce modèle contenant vos comptes, journaux et écritures. Les données du fichier seront automatiquement copiées dans le nouveau dossier.  Pour plus de détails sur cette méthode de création, reportez-vous à l’Aide du logiciel accessible par la touche . Nouveau paramétrage pour le mode d’échanges des écritures A la création du dossier Dans l’étape Paramètres, la question Votre expert-comptable utilise-t-il Sage Production Experts ? permet de déterminer votre mode d’échanges. Le mode d'échanges correspondant à votre réponse est automatiquement activé dans votre logiciel. Si vous répondez par : • Oui : le mode d'échange est Sage Production Expert. • Non ou Je ne sais pas : le mode d'échange est l'import/export.  Vous pouvez modifier ce mode par la suite dans l'onglet Echanges Expert des paramètres comptabilité. Dans les paramètres comptabilité  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ Dans les paramètres comptabilité, le nouvel onglet Echanges Expert vous permet de choisir le type d'échanges avec votre expert-comptable.  Au préalable, renseignez-vous auprès de votre expert-comptable ou tiers pour connaître le mode d'échanges à utiliser. Sélectionnez l'option correspondant à votre cas : • Je souhaite échanger avec mon expert-comptable qui utilise Sage Production Experts via un fichier dédié.  Cette option est indisponible dans Ciel Compta Millésime. Votre expert-comptable utilise le logiciel Sage Production Experts. • Je souhaite échanger avec mon expert-comptable par import/export. Votre expert-comptable utilise un logiciel Ciel ou un logiciel de comptabilité d'un autre éditeur (EBP, Sage 30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cote Ouest, Gestimum...). • Je souhaite utiliser un autre mode d'échanges.  Cette option est indisponible dans Ciel Compta - Ciel Up To Experts. Il s’agit dans ce cas d’échanger des données par la synchro compta. La synchro compta facilite les échanges de données comptables entre l'expert-comptable et son client. Les nouveautés de votre logiciel 8 L’envoi et la réception des écritures via Sage Production Experts Indisponible dans Ciel Compta Millésime.  Menu ECHANGES - commandes ENVOYER À MON EXPERT et RECEVOIR DE MON EXPERT.  Si vous travaillez dans Ciel Compta Evolution et que vous gérez une comptabilité multidevises, ces commandes sont indisponibles. Envoyer des écritures à mon expert A l'aide de la nouvelle commande ENVOYER À MON EXPERT, vous créez un fichier contenant les écritures du mois et qui est compatible avec le logiciel de votre expert-comptable Sage Production Experts. A la fin de ce traitement, il vous restera à envoyer votre fichier à votre expert-comptable par le moyen de votre choix (email, sur un support envoyé par courrier...). Recevoir des écritures de mon expert Une fois que votre expert-comptable a traité votre fichier d'écritures dans Sage Production Experts, il vous le renvoie. Vous devez alors l'intégrer dans votre comptabilité. Pour cela, il vous suffit d’utiliser la nouvelle commande RECEVOIR DE MON EXPERT dans le menu ECHANGES. Toutes les saisies, modifications et suppressions réalisées par votre expert-comptable vont être intégrées dans votre dossier.  A la fin de ce traitement, le lettrage est de nouveau autorisé pour les écritures échangées.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide accessible par la touche . L’import et l’export des écritures Si vous avez opté pour un mode d'échanges via Sage Production Experts, vous pouvez également procéder à l’import et à l’export de vos écritures.  Menu ECHANGES - commande IMPORTER DES ÉCRITURES Au lancement de cette commande, un message vous demande si vous avez reçu un fichier au format Ciel, c'est-à-dire un fichier .txt nommé par défaut RImport ou XImport. Si vous répondez par : • Oui, sélectionnez le fichier à l'emplacement où vous l'avez stocké puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. • Non, la fenêtre Liste des formats d’import s’affiche et vous présente les formats d’import prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez alors le format d’importation en fonction du logiciel dans lequel vos écritures ont été générées puis cliquez sur le bouton [OK].  Menu ECHANGES - commande EXPORTER DES ÉCRITURES Au lancement de la commande EXPORTER DES ÉCRITURES, un message vous demande si vous souhaitez exporter un fichier au format Ciel, c'est-à-dire un fichier .txt, nommé par défaut RImport ou XImport. Si vous répondez par : • Oui : la fenêtre Génération des écritures s'affiche si les réglages d'export n'ont pas été défini. Une fois ces réglages validés, la fenêtre Export d'écritures s'ouvre. Attention ! Il est impossible d'envoyer des écritures en cours de saisie ou en simulation. Il conviendra de les supprimer ou de les enregistrer en brouillard. Il est impossible de créer, modifier ou supprimer des écritures avant la date du dernier envoi. Le lettrage des écritures n'est pas autorisé durant la phase d'échanges, c'est-à-dire à partir du moment que vous avez généré le fichier des écritures jusqu'à la prochaine intégration des écritures envoyé par votre expert-comptable. Les nouveautés de votre logiciel 9 • Non, la fenêtre Export écriture autre Expert s’affiche et vous présente les formats d’import prédéfinis correspondants à différents logiciels. Choisissez alors le format en fonction du logiciel dans lequel vos écritures seront intégrées puis cliquez sur le bouton [Fichier] ou [Email]. Définissez les critères de sélection des écritures puis cliquez sur le bouton [OK]. La migration d’une ancienne version 10 La migration d’une ancienne version Ouvrir un dossier dans la nouvelle version Afin que le dossier dans lequel vous travailliez auparavant puisse être ouvert, des traitements préalables sont nécessaires. Selon votre ancienne version de Ciel Compta, soit : • votre dossier de travail nécessite une mise à jour, • soit vous devez récupérer votre dossier. Connaître le numéro de votre ancienne version de Ciel Compta Vous devez connaître la version que vous utilisiez jusqu'à maintenant afin de vous reporter à la bonne procédure d’ouverture de dossier. Pour cela : 1. Ouvrez votre ancienne version de Ciel Compta. 2. Activez la commande À PROPOS DE CIEL COMPTA du menu AIDE ou ?. Le numéro de version est indiqué dans la fenêtre qui s'affiche.  Pour voir les tableaux de correspondance des versions, reportez-vous au paragraphe “Comment puis-je reconnaître facilement mon numéro de version ?”, page 28. Vous utilisiez une version supérieure ou égale à 12.00 ou à Evolution 5.00 Votre dossier doit être mis à jour pour pouvoir être exploité dans la nouvelle version de Ciel Compta. 1. Activez le menu DOSSIER - commande OUVRIR. 2. Sélectionnez votre dossier et cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre ci-dessous s'affiche.  Tant que vous n’avez pas mis à jour votre dossier, cette fenêtre se présentera à l’ouverture du logiciel. 1. Il est fortement conseillé d’effectuer une sauvegarde de votre dossier, assurez-vous que l’option Effectuer une copie de sauvegarde avant la mise à jour est bien cochée. La migration d’une ancienne version 11 2. Cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer le traitement.  A la fin du traitement, un message vous indique que la mise à jour de votre dossier est terminée. Vous pouvez commencer à travailler. Votre dossier provient d’une autre version Ciel Compta Le dossier que vous ouvrez a été créé dans Ciel Compta Millésime ou dans Ciel Compta - Ciel Up To Experts ou dans Ciel Compta Facile, le logiciel vous demande l'action à effectuer. Exemple 1. Cochez l'option de votre choix : • Refuser l'ouverture : un message d'erreur vous signalera que votre dossier ne peut être ouvert. • Le convertir pour Ciel Compta... L'application convertira votre dossier dans la version de Ciel Compta dans laquelle vous travaillez (Millésime, Evolution ou Ciel Up To Experts). Un message vous permettra de sauvegarder votre dossier. Pour cela, vous cliquerez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement]. Si vous travaillez dans Ciel Compta - Ciel Up To Experts, il vous est demandé si votre expertcomptable utilise ou non le logiciel Sage Production Experts. Répondez à la question. En fonction de votre réponse, le logiciel sera pré-paramétré pour échanger des données soit par Sage Production Experts (Oui) soit par l'import/export (Non ou Je ne sais pas). • L'ouvrir sans conversion Un message vous avertira que votre logiciel se comportera comme Ciel Compta Millésime ou Ciel Compta - Ciel Up To Experts ou Ciel Compta Facile. Vous pourrez travailler dans votre dossier comme vous en avez l'habitude. Cette option est pratique si par exemple vous travaillez principalement dans une version millésime et que votre expert-comptable possède une version Evolution de Ciel Compta.  Un dossier créé dans la version Evolution de Ciel Compta ne peut être converti. Par la suite, si vous souhaitez modifier l'option d'ouverture, vous devrez passer par les préférences d'ouverture d'un dossier (Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES, catégorie Comptabilité. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. Attention ! Une fois votre dossier converti, vous ne pourrez plus l'ouvrir dans la version d'origine (Ciel Compta, Ciel Compta - Ciel Up To Experts ou Ciel Compta Facile). La migration d’une ancienne version 12 Vous utilisiez une version inférieure ou égale à 11.10 ou à Evolution 4.10 Afin que votre dossier puisse être ouvert dans votre nouvelle version de Ciel Compta, vous devez effectuer une récupération. Voir Récupérer un dossier dans la nouvelle version, page 13. La procédure d'installation a mis en place les nouveaux éléments de la version 2010 (version Millésime 16.00 ou version Evolution 9.00). Avant de détailler la procédure de récupération de vos anciennes données, voici les modifications apportées sur votre ordinateur à la suite de l’installation de la nouvelle version de Ciel Compta : • les raccourcis qui étaient présents dans le menu Démarrer ont été supprimés, • l’exécutable de l’ancienne version a été renommé en ancienwk.exe. Vous pouvez y accéder depuis l’explorateur Windows en allant dans le répertoire d’installation de l’ancienne version (C:\Ciel\Wcpta par défaut) puis en double-cliquant sur le fichier ancienwk.exe. Attention ! Les modifications détaillées ci-dessus n'auront lieu que si les éléments en question sont présents sur votre ordinateur et que s'ils n'ont pas été modifiés (changement de nom ou de place par exemple). De plus, les éléments que vous aurez créés par vous-même (nouveaux raccourcis par exemple) ne seront pas supprimés. La migration d’une ancienne version 13 Récupérer un dossier dans la nouvelle version Présentation Dans cette partie, nous allons détailler la récupération des anciens dossiers : • d’une version Ciel Compta inférieure ou égale à Ciel Compta 2005 vers Ciel Compta 2006 minimum. • d’une version Evolution inférieure ou égale à Ciel Compta Evolution 4.10 vers Ciel Compta Evolution 5.20 minimum. Ces dernières versions sont des logiciels totalement nouveaux. Pour cette raison, il n’est plus question d'une simple mise à jour mais d'une récupération de vos anciens dossiers. En effet, la quasi intégralité de votre ancien dossier sera récupérée dans un nouveau dossier Ciel Compta.  Reportez-vous au paragraphe ci-dessous “Les éléments non récupérés”, page 13. Cette documentation a non seulement pour but de vous expliquer comment récupérer vos données, mais également de vous indiquer les contrôles à réaliser avant la récupération et les éventuels points à vérifier après la récupération.  Votre dossier actuel ne sera ni modifié ni mis à jour. En effet, la procédure de récupération s’effectue sur une copie de votre dossier. Vous pourrez donc continuer à utiliser, si nécessaire, votre ancien dossier avec votre ancienne version. Les éléments non récupérés Les éléments qui ne seront pas récupérés de votre ancien dossier Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution sont les suivants : Les états paramétrables La nouvelle version de Ciel Compta intègre un nouveau générateur d'états très puissant. Cependant, la récupération des anciens états n’est pas possible. Ceci étant, de nombreux états pré-définis sont livrés dans cette nouvelle version. Les rapprochements bancaires La nouvelle version de Ciel Compta intègre un nouveau module de rapprochement bancaire afin de répondre au mieux aux besoins des utilisateurs. Le système étant totalement différent, la récupération des rapprochements bancaires effectués sur votre ancien dossier ne peut être réalisée. Cependant, toutes les écritures pointées lors de ces rapprochements sont récupérées avec ce statut. Les budgets des prévisions Les budgets N et N-1 définis dans les prévisions ne sont pas récupérés. Ces montants étaient précédemment annuels, ils sont désormais mensuels dans la nouvelle version. Un même compte pouvait être utilisé dans plusieurs prévisions. Dans la nouvelle version, ils sont saisis directement dans la fiche des comptes. L’historique des clôtures L’historique des clôtures n’est pas récupéré. Cependant vous pourrez toujours consulter cet historique depuis votre ancienne version. Les commentaires des tâches et rappels Les commentaires des tâches et des rappels ne sont pas récupérés. La migration d’une ancienne version 14 Contrôles avant récupération Avant de lancer la récupération, des éléments sont à contrôler dans votre dossier actuel. Ceci vous évitera une récupération partielle.  L'installation de la nouvelle version n’a pas supprimé votre ancienne version. Seuls les raccourcis standards sont effacés. Les écritures lockées 1. Vous devez vérifier si des écritures «lockées» sont présentes dans le dossier que vous souhaitez récupé- rer. Si c’est la cas, vous devez repasser ces écritures en brouillard. Pour cela, effectuez une recherche de ces écritures en activant le menu SAISIES commande LISTE DES ÉCRITURES - onglet Lignes. 2. Cliquez sur le bouton [Rechercher] puis sur l'onglet Recherche avancée. 3. Nommez la requête : Ecritures en L (par exemple). Double-cliquez ensuite sur la première ligne, sous le titre de la colonne Val puis sélectionnez la condition Egal. Saisissez la valeur L (en majuscule obligatoirement). Cliquez sur le bouton [Ok]. 4. Validez en cliquant sur [Enregistrer] puis sur [Ok]. 5. De retour dans la liste des écritures, les écritures lockées s’affichent. Appuyez sur la touche du clavier et double-cliquez sur n'importe quelle ligne du mouvement. 6. Un message vous propose de visualiser l'écriture en grille de saisie. Après confirmation, le mouvement apparaît dans la grille de saisie. Cochez l'option Brouillard et cliquez sur [Enregistrer] pour remettre l'écriture au brouillard. Codes analytiques Avant de lancer la récupération de votre ancien dossier Ciel Compta, nous vous conseillons de vérifier, dans les répartitions des codes analytiques, qu'un même code n’est pas présent dans plusieurs niveaux (comme l'exemple ci-dessous). Si tel est le cas, vous devez modifier ces répartitions. En effet, il n'est plus possible dans la nouvelle version de Ciel Compta d’affecter un même code à plusieurs niveaux. Informations complémentaires avant récupération Nous allons détailler quelques informations complémentaires avant de lancer la récupération. Ceci n'altère en rien la récupération mais vous indique simplement ce que le logiciel fera dans certains cas. Ecritures d'abonnement Les écritures qui ont été générées via les abonnements, quel que soit leur type, seront récupérées dans la grille de saisie «au kilomètre». Durée du traitement La procédure de récupération peut être longue. Elle est fonction de la taille de votre dossier et de votre ordinateur. De plus, cette procédure ne peut être annulée. La migration d’une ancienne version 15 Procédure de récupération d’un dossier Nous allons détailler la procédure de récupération de votre ancien dossier Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution. Il est conseillé de lire les paragraphes précédents avant de lancer la récupération de votre ancien dossier. En effet, ceci vous permettra d'optimiser la récupération de votre ancien dossier.  Avant d'effectuer cette manipulation, la nouvelle version de Ciel Compta doit être installée sur votre ordinateur, en plus de l’ancienne version. Démarrer Ciel Compta 1. Lancez la nouvelle version de Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution en double-cliquant sur le raccourci qui a été créé sur le bureau. La fenêtre de sélection du Dossier s'affiche. 2. Cochez l’option correspondant au dossier que vous souhaitez ouvrir. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Attention ! Il est recommandé d'effectuer au moins une sauvegarde de votre ancien dossier avant de lancer cette procédure de récupération. Cette option vous permet de sélectionner manuellement le répertoire à prendre en compte. Fenêtre dans Ciel Compta Evolution Fenêtre dans Ciel Compta La migration d’une ancienne version 16 Sélectionner le dossier La fenêtre qui s’affiche est fonction de l’option que vous avez cochée auparavant. Vous avez coché l’option Version <= 2005 La fenêtre ci-dessous s’affiche. 1. Sélectionnez le dossier que vous souhaitez récupérer.  Lorsque votre dossier ne s’affiche pas dans la liste, reportez-vous au paragraphe “Si votre ancien dossier ne s’affiche pas dans la liste...”, page 17. 2. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Vous avez coché l’option Version ≥ 2006 ou Version 2006 La fenêtre ci-dessous s’affiche  Cette fenêtre vous permettra, par la suite, d'ouvrir votre dossier Ciel Compta. Pour le moment, vous ne pouvez ouvrir que le dossier d'exemple que nous livrons avec le logiciel. 1. Pour choisir votre ancien dossier, cliquez sur le bouton [Ancienne version]. Le logiciel va rechercher sur votre disque dur le ou les anciens dossiers de Ciel Compta. Cette fonction vous permet de choisir votre ancien dossier. Pour sélectionner manuellement votre ancien dossier, conservez la touche de votre clavier enfoncée et cliquez sur Récupérer un dossier d’une ancienne version. La migration d’une ancienne version 17 Vous obtenez la liste des anciens dossiers dans une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous. 2. Choisissez le dossier que vous souhaitez récupérer.  Lorsque votre dossier ne s’affiche pas dans la liste, reportez-vous au paragraphe ci-dessous “Si votre ancien dossier ne s’affiche pas dans la liste...”, page 17. 3. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Si votre ancien dossier ne s’affiche pas dans la liste... Si votre ancien dossier ne s'affiche pas dans la liste en question, il faut le sélectionner manuellement. Pour cela : 1. Cliquez sur le bouton [Annuler] depuis la liste des anciens dossiers. 2. Choisissez la commande OUVRIR du menu DOSSIER. La fenêtre d'ouverture de dossier s'affiche. 3. Cliquez sur le bouton [Ancienne version] tout en maintenant la touche enfoncée. 4. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez le dossier à récupérer. 5. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. La migration d’une ancienne version 18 Choisir un utilisateur Par défaut, le dossier est géré par l’utilisateur MAITRE. 1. Si dans votre ancien dossier, plusieurs utilisateurs étaient définis, sélectionnez votre nom. 2. Cliquez sur le bouton [Ok]. Saisir le mot de passe Si votre ancien dossier était protégé par un mot de passe, vous obtenez une fenêtre comme ci-dessous. 1. Saisissez votre mot de passe. Vous ne disposez que de 3 essais. 2. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider. Le logiciel effectue certains contrôles avant de récupérer l’ancien dossier. La migration d’une ancienne version 19 Les contrôles • Avant de lancer la procédure de récupération de votre ancien dossier, assurez-vous que votre ancienne version n'est pas ouverte. Si c'est le cas, un message, comme celui présenté ci-dessous, vous en informe. Contrôle ancienne version Ciel Compta Avant de lancer la récupération de votre ancien dossier Ciel Compta, voici 3 cas de figures pouvant se présenter en fonction de votre ancienne version : Si votre dossier correspond à une version inférieure à Ciel Compta 7.00 Dans ce cas, un message, comme celui présenté ci-dessous, vous informera que la récupération de votre ancien dossier n'est pas possible. Vous ne pouvez pas récupérer directement un dossier provenant d’une version inférieure à 7.00. Vous devez d’abord récupérer le dossier dans une version comprise entre 7.00 et 11.10 pour ensuite pouvoir le récupérer dans une version plus récente. Nous vous invitons, dans ce cas, à prendre contact avec nos techniciens conseil. Si votre dossier correspond à une version supérieure ou égale à Ciel Compta 7.00 et inférieure à Ciel Compta 11.10 Dans ce cas, une première mise à niveau sera nécessaire avant d'aborder la récupération proprement dite. Un message comme celui présenté ci-dessous s'affiche. • Pour abandonner la procédure en cours, cliquez sur le bouton [Non]. Dans ce cas, aucune création et aucune modification n'est réalisée. Pour poursuivre le traitement, cliquez sur le bouton [Oui]. La récupération de votre ancien dossier peut commencer. Si votre dossier correspond à une version égale à Ciel Compta 11.10 Dans ce cas aucune mise à niveau n'est nécessaire, la récupération de votre ancien dossier peut commencer directement. La migration d’une ancienne version 20 Contrôle ancienne version Ciel Compta Evolution Avant de lancer la récupération de votre ancien dossier Ciel Compta Evolution, voyons les 2 cas de figures pouvant se présenter en fonction de votre ancienne version : Si votre dossier correspond à une version inférieure ou égale à Ciel Compta Evolution 5.0 Dans ce cas, une première mise à niveau sera nécessaire avant d'aborder la récupération proprement dite. Un message comme celui présenté ci-dessous s'affiche. • Pour abandonner la procédure en cours, cliquez sur le bouton [Non]. Dans ce cas, aucune création et aucune modification n'est réalisée. • Pour poursuivre le traitement, cliquez sur le bouton [Oui]. La mise à jour de votre ancien dossier commence alors. Si votre dossier correspond à une version égale à Ciel Compta Evolution 5.10 Dans ce cas aucune mise à niveau n'est nécessaire, la récupération de votre ancien dossier peut commencer directement. La récupération Une fois que vous avez sélectionné votre dossier, la procédure de récupération de vos données est lancée. Une fenêtre indique la progression du traitement.  La durée de récupération de votre ancien dossier est fonction de votre ordinateur et de la taille de votre dossier. En aucun cas vous ne devez abandonner cette récupération. Une fois le traitement terminé, le message ci-dessous s'affiche. La migration d’une ancienne version 21 Le compte rendu de la récupération Une fois la récupération terminée, une nouvelle fenêtre, semblable à celle présentée ci-dessous, s'affiche. Cette fenêtre détaille non seulement l'ensemble des informations récupérées de votre ancien dossier, mais également les éléments non récupérés. En effet, dans certains cas, les données présentes dans votre ancien dossier pouvaient être incomplètes ou fausses. Ce compte rendu peut donc contenir à la fois des remarques générales mais aussi des erreurs. Voici les différents types d'informations que vous pourrez y trouver : Note Les informations de ce type correspondent à des récupérations effectuées correctement ou bien à des données qui ont été modifiées après récupération. Alerte Les informations de ce type correspondent à des récupérations qui ont été réalisées mais avec certains paramètres incomplets. Erreur Les informations de ce type correspondent à des erreurs plus importantes. Ces erreurs entraînent la non-récupération d'une donnée. Pour chaque type de remarques, vous disposez dans la colonne Commentaire d'explications précises sur la note, l'alerte ou l'erreur. Vous pouvez imprimer ce compte rendu en cliquant sur l'icone Imprimante situé en haut à droite de la fenêtre. Attention ! Vous devez renouveler la procédure de récupération pour chaque dossier à récupérer. La migration d’une ancienne version 22 Vous pouvez fermer la fenêtre du compte rendu. Vous vous retrouvez dans votre dossier récupéré avec la nouvelle version de Ciel Compta.  Ce même compte rendu est enregistré automatiquement sous forme d'un fichier texte présent sur le bureau. Ceci vous permet de le consulter à tout moment afin de réaliser vos vérifications ou vos modifications sur votre nouveau dossier. Vérifications après récupération La récupération de votre ancien dossier est maintenant terminée. Nous allons détailler les vérifications que vous pouvez être amené à réaliser sur votre nouveau dossier. Les accélérateurs de type «Caisse» Les accélérateurs de type «Caisse» ne sont pas récupérés. Si un accélérateur de ce type existait précédemment, il faudra le redéfinir en type «Trésorerie» une fois le dossier récupéré (menu DOSSIER - OPTIONS, commande PRÉFÉRENCES et choisir la préférence Accélérateurs dans la famille Comptabilité). Le nom utilisateur et le mot de passe Si vous aviez définis plusieurs utilisateurs dans votre ancien dossier de comptabilité, vous devez, après l’ouverture du dossier dans la nouvelle version, vérifier le nom Utilisateur et le Mot de passe. Attention ! Vous pouvez accéder à l’ancienne version de votre dossier en activant la commande DÉMARRER VERSION < A 2006 du menu DIVERS. Vérifiez et saisissez éventuellement le nom utilisateur et le mot de passe. La migration d’une ancienne version 23 Nouvelle interface du logiciel Dans cette nouvelle version de Ciel Compta, l’interface du logiciel a été modifié pour vous en faciliter l’utilisation. Nous allons détailler ici, via la fenêtre du plan de comptes, les principales différences existant entre l’ancienne et la nouvelle version. Les fenêtres Anciennes versions Lorsque vous activiez la commande PLAN COMPTABLE du menu BASES, deux fenêtres s’ouvraient : • la liste des comptes composant le Plan de comptes. Le premier numéro de compte de la liste est sélectionné et affiché dans une couleur différente. • le détail du compte sélectionné dans la liste. La migration d’une ancienne version 24 Nouvelles versions Lorsque vous activez la commande PLAN DE COMPTES du menu LISTES, une unique fenêtre s’ouvre : la liste des comptes composant le plan de comptes. Le premier numéro de compte de la liste est sélectionné ; il est affiché dans une couleur différente. Affichage et recherches Ancienne version Les icones de recherche étaient situés en bas de la fenêtre de consultation du compte sélectionné. À partir des versions 12.00 et Evolution 5.00 Si vous sélectionnez l’option Afficher l’aperçu depuis ce bouton, un aperçu du numéro de compte sélectionné s’affiche à droite de la fenêtre. À partir des versions 17.00 et Evolution 10.00 La migration d’une ancienne version 25 Afficher les comptes d’une classe particulière • Pour afficher les comptes d’une classe en particulier, cliquez sur l’un des liens situés dans la partie gauche de la fenêtre Plan de comptes. Exemple Pour afficher les comptes Financiers, cliquez sur le lien Financiers : Afficher un compte à partir de son numéro • Pour afficher un compte dont vous connaissez le numéro, saisissez ce numéro dans la zone de recherche. Exemple Pour afficher le compte 4130000 Clients effets à recevoir, saisissez 4130000 dans la zone de recherche :  Vous pouvez effectuer à partir de cette zone des recherches simples ou avancées, et enregistrer vos critères de recherches.  Pour plus d'informations, reportez-vous au chapitre Les filtres (recherches) du manuel électronique Annexes disponible depuis le menu AIDE. À partir des versions 12.00 et Evolution 5.00 À partir des versions 17.00 et Evolution 10.00 À partir des versions 17.00 et Evolution 10.00 À partir des versions 12.00 et Evolution 5.00 La migration d’une ancienne version 26 Boutons de commande Anciennes versions Ces boutons étaient situés en haut de la fenêtre de consultation du compte sélectionné. Nouvelles versions Les boutons situés dans la partie supérieure de la fenêtre vous permettent d’accéder aux principales commandes exécutables à partir de la fenêtre. Exemple Dans la fenêtre Plan de comptes, ces boutons permettent respectivement de : • créer un compte, • modifier un compte, • supprimer un compte, • consulter les écritures relatives à un compte, travailler sur le compte, lettrer, pointer des écritures d’un compte, • fermer la fenêtre. Modifications fonctionnelles majeures Dans cette nouvelle version de Ciel Compta, certaines fonctions ont été profondément modifiées : • Le rapprochement bancaire La nouvelle version de Ciel Compta intègre un nouveau module de rapprochement bancaire afin de répondre au mieux aux besoins des utilisateurs.  Reportez-vous à l’aide intégrée à l’application - rubrique Rapprochement bancaire pour plus d’informations sur cette fonctionnalité. • L’import des écritures comptables La procédure d’importation des écritures de paye ou de gestion commerciale en comptabilité a été modifiée.  Reportez-vous à l’aide intégrée à l’application - rubrique Import des écritures en attente pour plus d’informations sur cette fonctionnalité. • La Synchro compta La procédure des échanges des écritures entre clients/experts-comptables a été modifiée et vous propose deux modes de synchro compta.  Reportez-vous à l’aide intégrée à l’application - rubrique Synchroniser les données comptables pour plus d’informations sur cette fonctionnalité. À partir des versions 12.00 et Evolution 5.00 À partir des versions 17.00 et Evolution 10.00 La migration d’une ancienne version 27 Nouveaux accès Dans cette nouvelle version de Ciel Compta, l’accès à certaines fonctionnalités a été modifié pour vous en faciliter l’utilisation. Voici les principales modifications : Anciennes versions Nouvelles versions Menu BASES Menu LISTES Vous retrouvez désormais vos principales commandes (plan de comptes, consulter un compte, journaux, chéquiers, modes de paiement, etc.) dans le menu LISTES. Menu BASES commande IMMOBILISATIONS Menu IMMOBILISATIONS Le nouveau menu Immobilisations vous permet de gérer et de suivre toutes vos immobilisations (Fonction disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution) Menu SAISIES commande LISTE DES ÉCRITURES Menu LISTES commande ÉCRITURES Menu ETATS commande DÉCLARATION DE TVA Menu TRAITEMENTS commande DÉCLARATIONS DE TVA Menu ETATS commande RELANCES CLIENTS Menu TRAITEMENTS commande RELANCES - RELANCES CLIENTS Le menu DIVERS regroupe des commandes issues de différents menus dans l’ancienne version (tableau de bord, statistiques, relation expert, mailing, exports balance, etc.) Menu FENÊTRES commande MODE DÉCOUVERTE / MODE COMPLET Menu DIVERS commande MENUS DÉCOUVERTE / MENUS STANDARD Menu DIVERS commande MON INTUICIEL Menu FENÊTRES commande MON INTUICIEL ou onglet Mon Intuiciel dans le fenêtre principale. Menu EXPERT COMPTABLE - commande RELATION EXPERT - COORDONNÉES Menu ECHANGES commande COORDONNÉES EXPERTCOMPTABLE Menu EXPERT COMPTABLE - commande RELATION EXPERT - IMPORT Menu ECHANGES commande IMPORTER DES ÉCRITURES. Menu EXPERT COMPTABLE - commande RELATION EXPERT - EXPORT Menu ECHANGES commande EXPORTER DES ÉCRITURES. Menu EXPERT COMPTA - commande RELATION EXPERT - HISTORIQUE DES TRANSFERTS Menu ECHANGES commande HISTORIQUE IMPORTS/ EXPORTS Menu DIVERS commande SYNCHRO COMPTA Menu ECHANGES commande SYNCHRO COMPTA Menu DIVERS commande IMPORTS/EXPORTS Menu ECHANGES commande IMPORTER DES ÉCRITURES. Menu ECHANGES commande EXPORTER DES ÉCRITURES. Menu ECHANGES commande IMPORTER UNE BALANCE. Menu ECHANGES commande EXPORTER UNE BALANCE. Menu DOSSIER - commande SYNCHRO COMPTA Menu DOSSIER commande OPTIONS - UTILITAIRES - caté- gorie Comptabilité. La migration d’une ancienne version 28 Questions - Réponses Dois-je effectuer une sauvegarde de mon ancien dossier avant de lancer la procédure de récupération de mes données ? Oui. Il est recommandé d’effectuer une sauvegarde de votre dossier avant d’effectuer cette manipulation. Pour cela, activez la commande SAUVEGARDE du menu UTILITAIRES de l’ancienne version de Ciel Compta.  Nous vous conseillons vivement de conserver cette copie de sauvegarde. Comment puis-je reconnaître facilement mon numéro de version ? 1. Pour connaître votre numéro de version, ouvrez votre ancien dossier. 2. Activez la commande À PROPOS DE CIEL COMPTA du menu AIDE ou ?. Le numéro de version est indiqué dans la fenêtre qui s'affiche. Tableau de correspondance Ciel Compta Tableau de correspondance Ciel Compta Evolution Numéro de version Millésime 7.00 - 7.01 - 7.10 - 7.11 2001 8.00 - 8.01 - 8.02 2002 9.00 - 9.10 2003 10.00 - 10.50 2004 11.00 - 11.10 2005 12.00 - 12.10 - 12.20 - 12.40 - 12.50 - 12.51 2006 13.00 - 13.10 2007 14.00 - 14.10 2008 15.00 - 15.10 -15.20 2009 16.00 - 16.10 2010 17.00 - 17.10 - 17.20 2011 18.00 - 18.10 2012 19.00 - 19.60 - 19.61 2013 20.00 - 20.10 2014 Numéro de version Millésime 1.10 - 1.11 2002 2.00 2003 3.00 - 3.50 2004 4.00 - 4.10 2005 5.00 - 5.10 - 5.20 - 5.30 - 5.40 - 5.41 - 5.50 - 5.51 2006 (Gamme R) 6.00 - 6.10 2007 7.00 - 7.10 2008 8.00 - 8.10 - 8.20 2009 9.00 - 9.10 2010 10.00 - 10.10 - 10.20 2011 11.00 - 11.10 2012 12.00 - 12.10 - 12.60 - 12.61 2013 13.00 -12.10 2014 La migration d’une ancienne version 29 Tableau de correspondance Ciel Compta- Ciel Up To Experts Quelles sont les étapes à respecter lors de la récupération des données de mon ancien dossier ? Installation de la nouvelle version de votre logiciel La nouvelle version de Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution doit être installée sur votre ordinateur. Avant la récupération • Contrôle de certains éléments de votre dossier actuel : • répartition des codes analytiques • vérification des écritures lockées • Copie de sauvegarde de votre ancien dossier. Récupération de vos données • Lancement de Ciel Compta • Sélection de votre ancien dossier • Saisie éventuelle du mot de passe • Remise à niveau éventuelle de votre ancien dossier • Récupération et compte rendu du traitement Après la récupération • Vérification de certains éléments (accélérateurs de type «Caisse»). Quels sont les éléments qui ne seront pas récupérés depuis mon ancien dossier ? Les éléments suivants ne seront pas récupérés : • les états paramétrables • les rapprochements bancaires • les budgets et prévisions • les commentaires des tâches et rappels • les accélérateurs de type «Caisse» • l’historique des clôtures. Au début de la procédure de récupération, un message m'indique que mon logiciel est trop ancien pour être mis à jour. Que dois-je faire ? Selon la version de votre logiciel, il se peut que la récupération de votre ancien dossier ne soit pas possible. Nous vous invitons, dans ce cas, à contacter nos techniciens conseil au numéro Indigo 0 825 00 40 30. Que se passe-t-il s’il y a une coupure de courant pendant la récupération de mes données ? 1. Lancez une restauration de vos données dans l’ancienne version de Ciel Compta (Menu UTILITAIRES commande RESTAURATION). 2. Lancez une réindexation dans l’ancienne version de Ciel Compta en activant la commande RÉINDEXATION du menu UTILITAIRES. 3. Activez le menu ? commande RESSOURCES/INFORMATIONS - RÉPARATION pour lancer une réparation des données. La fenêtre Réparation des données s’affiche. Cochez les options Tentative de correction et Détail des enregistrements modifiés ou effacés puis cliquez sur [Ok]. 4. Relancez par la suite la procédure de récupération de vos données. Numéro de version Millésime 20.10 2014 L’historique des nouveautés 30 L’historique des nouveautés Ce chapitre vous présente toutes les nouveautés réalisées depuis les versions 13.00 et 5.40. Les nouveautés de la version Evolution 5.40 Disponible uniquement dans Ciel Compta Evolution Réviser une immobilisation A compter des exercices ouverts en 2005, de nouvelles règles sont à appliquer au suivi des amortissements des immobilisations. Les différentes règles qui peuvent entraîner une modification du plan d'amortissement portent essentiellement sur les 3 points suivants : • révision de la durée d'amortissement • révision de la valeur résiduelle ou de la valeur d'achat • nouvelle approche par composant des immobilisations.  Pour les 2 premiers points, il n'y a pas de rétroactivité des plans d'amortissement. On conserve donc tels quels les amortissements antérieurement pratiqués (amortissements pratiqués jusqu'en 2004 notamment). Révision de la durée d'amortissement L'amortissement consiste désormais à répartir le montant amortissable sur une durée en fonction de son utilisation (usure physique, obsolescence technique ou limite juridique) et non plus en fonction de l'amoindrissement de valeur de cet actif ou de la durée d'usage. Soit une Immobilisation A acquis le 01/01/04. La valeur à amortir est =100,00 Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans. Après 2 ans d'utilisation, il est décidé d'amortir le bien sur les 2 années qui suivent. On passe donc de 5 à 4 ans. A partir du 31/12/2006 passage d'une dotation de 30 au lieu de 20. Application des nouvelles normes Immobilisations CRC 2002-10 ! A compter des exercices ouverts en 2005, de nouvelles règles sont à appliquer au suivi des amortissements des immobilisations. Le plan d’amortissement est modifié suite à l’application des nouvelles normes Immobilisation CRC 2002-10 L’historique des nouveautés 31 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également à partir de la FICHE DE L'IMMOBILISATION cliquer sur le bouton puis choisir la commande RÉVISER. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. L’historique des nouveautés 32 On obtient alors le plan d'amortissement suivant. Le plan est dorénavant sur 4 ans. Les 2 premières années ont conservé leurs dotations d'origine de 20. Les suivantes sont de 30. Révision de la valeur résiduelle Soit une Immobilisation B acquis le 01/01/04. La valeur à amortir est =1000,00. Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans. Suite à un test de dépréciation le 31/12/2005, la valeur résiduelle de l'immobilisation C est estimée à 510 (au lieu de 600 soit une dépréciation de 90). Les nouvelles dotations devront être de 170 et non plus de 200. 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également à partir de la FICHE DE L'IMMOBILISATION cliquer sur le bouton puis choisir la commande RÉVISER. 2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient alors le plan d'amortissement suivant. Révision de la valeur d'achat. Soit une Immobilisation C acquis le 01/01/04. La valeur d'achat est =1000,00. Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans. L’historique des nouveautés 33 Suite à des dépenses de rénovation de l'immobilisation qui augmente la valeur de cette immobilisation, la nouvelle valeur d'achat de l'immobilisation D passe à 1100 au 31/12/2006. Les nouvelles dotations devront donc être de 233.33 (1100 - 400.00 (cumuls des dotations déjà effectuées au 31/12/2005)/3 années restants à amortir) et non plus de 200. 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également à partir de la FICHE DE L'IMMOBILISATION cliquer sur le bouton puis choisir la commande RÉVISER. 2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient alors le plan d'amortissement suivant. L'approche par composant avec éclatement de l'immobilisation « Un nouveau principe de comptabilisation par composants s'impose à toutes les entreprises à compter des exercices ouverts à compter du 01/01/2005. Il consiste à inscrire séparément à l'actif immobilisé les éléments qui sont utilisés différemment par l'entreprise puis à établir un plan d'amortissement propre à chacun d'eux. La décomposition d'un bien au bilan conduit à distinguer un ou plusieurs composants et sa « structure ». Pour chacun d'eux, un plan d'amortissement distinct est établi.» «PCG art. 322-3 modifié par le règlement 2002-10 du 12 décembre 2002 adopté par le Comité de la réglementation comptable, et faisant suite aux avis 2002-7 du 27 juin 2002 et 2002-10 du 22 octobre 2002 émis par le Conseil National de la Comptabilité» . Cette méthode comptable d'amortissement par composants s'applique à titre obligatoire pour la détermination des résultats des exercices ouverts à partir du 1er Janvier 2005 à toutes les entreprises pour l'ensemble des immobilisations figurant à l'actif du bilan à la clôture de l'exercice précédent. Elle s'impose en principe aussi bien pour l'établissement des comptes individuels que pour celui des comptes consolidés.(Règlements CRC 2002-10 du 12 décembre 2002 art. 15-1 et 2003-7 du 12 décembre 2003 art.1). Exemple Soit une machine E acquis le 01/01/02 . La valeur d'achat est = 20000,00. Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans L’historique des nouveautés 34 A l'ouverture de l'exercice 2005, l'entreprise identifie les principaux éléments constitutifs de cette machine, en l'occurrence la structure : • un composant A d'une durée prévue d'utilisation fixée à 6 ans • un composant B d'une durée prévue d'utilisation fixée à 5 ans. • Structure : 7000 € • Composant A : 8000 € • Composant B : 5000 € 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également cliquer sur le menu déroulant OPTIONS et choisir la commande RÉVISER directement dans la fiche de l’immobilisation. 2. La fenêtre Révision s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient ensuite la fenêtre suivante. 3. Il est alors possible de modifier le libellé de l'immobilisation d'origine (qui devient « la structure «) puis sa valeur dans la zone . Sur les lignes suivantes saisissez le code des 2 composants ainsi que leur libellé et leur valeur.  Il est également possible de saisir le pourcentage de répartition, les valeurs seront alors calculées automatiquement. L’historique des nouveautés 35 On obtient la liste des immobilisations suivante. Vous devez ensuite effectuer une révision de la durée pour les deux composants à partir de l'exercice 2005 : • composant A : passage d'une durée de 10 à 6 ans • composant B : passage d'une durée de 10 à 5 ans Voir Révision de la durée d'amortissement, page 30. Disparition de l'amortissement dégressif et passage à la méthode dérogatoire Les plans d'amortissement des biens amortis en dégressif qui n'ont pas donné lieu à la constatation d'un amortissement dérogatoire devront, dans la plupart des cas, être revus lors du passage aux nouvelles règles comptables. Le plan d'amortissement est alors modifié de façon rétrospective. Attention ! N'hésitez pas à contacter votre expert-comptable ou votre comptable afin d'effectuer une éventuelle régularisation comptable concernant les exercices précédents. L’historique des nouveautés 36 Exemple de plan d’amortissement d'une immobilisation en mode dégressif Dans ce cas, il faut modifier le type d'amortissement dégressif en linéaire dans la fiche de l'immobilisation et cocher Amortissement dérogatoire en renseignant le type fiscal Dégressif. On obtient le plan d’amortissement suivant. L’historique des nouveautés 37 Historique Dès qu'une révision de plan d'amortissement est effectuée, une ligne d'information apparaît dans l'onglet Historique de la fiche immobilisation (pour les révisions de valeur résiduelle, valeur d'achat et révision de la durée). On peut voir notamment la date à laquelle a été effectuée la révision, le type de révision effectuée et l'exercice révisée. Les valeurs d'achat et le nombre d'années sont les valeurs de l'immobilisation avant la révision. Remarques diverses Dès qu'une révision est faite sur une immobilisation, aucune modification n'est possible dans la fiche en ce qui concerne la date de début d'amortissement, les valeurs d'achat et à amortir, le mode d'amortissement, la durée, et la partie Valeur bloquée. De plus certaines informations de la fiche immobilisation sont modifiées : • la durée (donc la date de fin et le taux d'amortissement), • la valeur d'achat (donc la valeur à amortir). Il est possible d'effectuer plusieurs révisions sur la même immobilisation. Toutes les immobilisations révisées apparaissent en italique dans la liste des immobilisations. L’historique des nouveautés 38 Les nouveautés des versions 13.00 et Evolution 6.00 Synchronisation comptable vers Sage Ligne 30 & 100 et Sage Coala  Menu DIVERS - commande SYNCHRO COMPTA La synchronisation est une méthode d’échange de données comptables simple, rapide et dynamique. Elle facilite les échanges de données entre l'expert-comptable et son client. Vous pouvez ainsi envoyer et récupérer automatiquement les données comptables de votre expert/client équipé d'une application Ciel, Sage L30 et L100 ou Sage Coala. Cette fonction permet : au client • d'effectuer les saisies comptables qui sont de plus en plus gérées par ses soins du fait de l'informatisation croissante des PME. • de conserver à sa disposition les éléments comptables nécessaires à la tenue de sa gestion courante. • de transférer périodiquement les données comptables à son cabinet d'expertise comptable et ce, dans les délais convenus entre le client et l'expert-comptable. à l'expert-comptable • d'incorporer rapidement les données reçues dans ses propres fichiers. • d'effectuer un suivi précis des affaires de son client. • de conseiller immédiatement son client sans avoir à attendre la fin de l'année fiscale pour intervenir sur le dossier de ce dernier.  Pour des informations détaillées sur la Synchro Compta (paramétrage, émission, réception et historique des synchronisations) reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Nouvel Intuiciel  Menu DIVERS - commande INTUICIEL L'intuiciel © est une interface multi-niveaux qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations comptables ou à des récapitulatifs de votre exercice. L'intuiciel est composé de quatre onglets : • Mon bureau • Mon tableau de bord • Mes états et statistiques • Mes actualités  Pour des informations détaillées sur l’Intuiciel, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. L’historique des nouveautés 39 Archivage des états et des lignes comptables avant la clôture (Norme DGI)  Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE - TOP CLÔTURE Conformément à la nouvelle réglementation de la DGI, Ciel Compta vous permet d'archiver les états et d'exporter les données ayant permis d’établir les documents légaux. Ce traitement est réalisé lors de la clôture de l’exercice (assistant Top Clôture).  Vous pouvez par la suite consulter l'historique des données archivées à partir du menu DIVERS de votre application.  Pour des informations détaillées sur l’archivage DGI, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Calcul automatique des frais kilométriques en saisie d’écritures  Menu SAISIES - commande SAISIE STANDARD ou SAISIE KILOMÈTRE - clic droit sur une cellule de type Montant - commande CALCUL DES FRAIS KILOMÉTRIQUES. Cette commande vous permet de calculer le montant des remboursements dans le cas ou l'entreprise rembourse les frais et indemnités kilométriques de déplacements en se basant sur le barème kilométrique de l'administration fiscale.  Pour des informations détaillées sur le calcul des frais kilométriques, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Impression d’une lettre chèque  GRILLE DE SAISIE AU KILOMÈTRE - clic droit LETTRE CHÈQUE Vous pouvez, à partir de la grille de saisie au Kilomètre, imprimer une lettre chèque. Vous pouvez ainsi régler facilement et rapidement vos fournisseurs. 1. Pour cela, activez le commande LETTRE CHÈQUE du menu CONTEXTUEL (clic droit). 2. L'impression se lance directement. Trésorerie prévisionnelle  Menu DIVERS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE Cette commande vous permet d'effectuer des prévisions de trésorerie. Le chiffrage de votre trésorerie prévisionnelle vous permet d’anticiper vos besoins et éventuellement de négocier par avance avec vos partenaires financiers.  Pour des informations détaillées sur la création et la gestion d’une trésorerie prévisionnelle, reportezvous à l’aide intégrée au logiciel. Attention ! L'archivage des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la Direction Générale des Impôts (DGI) impose un archivage des données. Attention ! • Avec Ciel Compta vous ne pouvez créer qu'une seule trésorerie prévisionnelle. • Avec Ciel Compta Evolution, il n'y a pas de limitation. Vous pouvez créer plusieurs trésoreries prévisionnelles. De même, vous pouvez établir des budgets prévisionnels. L’historique des nouveautés 40 Transfert des écritures à l’expert-comptable via Internet  Menu DIVERS - commande TRANSFERT INTERNET Cette commande vous permet de transférer des écritures à votre expert-comptable via Internet. 1. Vous devez choisir le type de transfert : • mode simple : envoi de toutes vos écritures ou uniquement celles qui n'ont pas été envoyées. • mode avancé : sélection des écritures à envoyer. 2. Pour lancer le traitement, cliquez sur le bouton [Exporter]. 3. La fenêtre Saisie des informations utilisateur s'affiche. Renseignez les informations nécessaires (Code client, N° Licence, Nom de la société, etc). 4. Cliquez sur le bouton [Ok] pour valider et lancer le transfert. Mise à jour automatique  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES - MISE À JOUR La mise à jour automatique permet de consulter et/ou de modifier directement depuis votre logiciel les mises à jour installées. Les mises à jour peuvent être installées manuellement ou via le site Internet de Ciel auquel vous accédez directement depuis l'INTUICIEL - onglet Mes actualités. Vous pouvez ajouter une mise à jour manuellement si elle ne s'affiche pas dans Ciel Compta. Enfin, vous pouvez installer votre mise à jour directement depuis votre logiciel.  Pour des informations détaillées sur la mise à jour automatique, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Localisation automatique dans les comptes clients et fournisseurs  A partir de la fenêtre d’un Compte client (411) ou fournisseur (401) - Onglet Client ou Fournisseur Les icones vous permettent de localiser sur une carte via Internet la situation géographique du client ou du fournisseur. • Le premier icone affiche la fenêtre de localisation. • Le second affiche la fenêtre du chemin correspondant. Les nouveautés des versions 13.10 et Evolution 6.10 Enrichissement de la Synchro Compta vers Sage Ligne 30, 100, Start et Sage Coala Création d’un dossier comptable via la Synchro compta  Menu DOSSIER - commande SYNCHRO COMPTA Vous pouvez maintenant créer un nouveau dossier dans Ciel Compta qui contiendra toutes les données du fichier de synchronisation que vous avez reçu. Les données du fichier de synchronisation (.XML) seront automatiquement copiées dans le nouveau dossier.  Pour des informations détaillées sur la Création d’un dossier via la Synchro Compta, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Gestion des A-nouveaux  Menu DIVERS - commande SYNCHRO COMPTA - PARAMÈTRES, ou  Menu DOSSIER - PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ onglet Synchro Compta Vous pouvez maintenant définir la personne qui sera chargée de la génération des A-nouveaux : soit l’expert-comptable soit le client. Dans la zone Génération des A-nouveaux par, il suffit de sélectionner l’option Expert comptable ou Client. Coordonnées de l’expert comptable Les coordonnées de l’expert comptable sont récupérés dans le fichier de synchronisation. Simplification de la validation des écritures de l’expert comptable  Menu DIVERS - commande LANCER LA SYNCHRO COMPTA Si vous êtes Expert comptable, lors de l’envoi des données à votre client, les écritures à synchroniser peuvent être validées automatiquement. Il vous est demandé si vous voulez valider les écritures, cochez l'option Oui puis saisissez la Date de validation des écritures. Nouveau bordereau de déclaration de TVA  Menu TRAITEMENTS - commande DÉCLARATIONS DE TVA - ASSISTANT - option Éditer une déclaration de TVA.  Menu TRAITEMENTS - commande DÉCLARATIONS DE TVA - LISTE DES DÉCLARATIONS - bouton [Etat]. Si vous êtes en régime réel de TVA, vous pouvez éditer votre état fiscal de déclaration de TVA sur le nouveau bordereau de saisie de la Direction Générale des Impôts. En effet, ce nouveau bordereau de saisie : 3310-N°10963*11 et valable à compter du 01/09/2006 est disponible dans Ciel Compta. PDF en couleur Vous pouvez générer vos documents au format PDF en couleur (les journaux, le grand-livre, etc.). Vous pourrez donc les imprimer en couleur si votre imprimante le permet. Date de saisie des écritures  Menu SAISIES - commandes FACTURE CLIENT ou FACTURE FOURNISSEUR Lors de vos saisies de factures, vous pouvez indiquer une date d’échéance inférieure à la date de saisie. Nouveaux formats d’import/export  Menu DIVERS - commande IMPORTS/EXPORTS - AUTRES IMPORTS  Menu DIVERS - commande IMPORTS/EXPORTS - AUTRES EXPORTS Format Ciel • Le nouveau format Import Ciel permet d’importer dans Ciel Compta des écritures comptables provenant d’autres logiciels Ciel. • A l’inverse, le format Export Ciel permet d’exporter des écritures provenant de Ciel Compta vers d’autres applications Ciel. Ces deux nouveaux formats tiennent compte de la longueur maximale des comptes, des codes journaux et des codes analytiques propre à Ciel Compta. Format Cegid, CCMX, Sage Coala Vous avez maintenant deux nouveaux formats : Ecritures Cegid Sisco 2 et Ecritures CCMX permettant d’importer vos écritures provenant des logiciels Cegid ou CCMX . Vous pouvez également exporter vos écritures de Ciel Compta vers les logiciels Cegid ou CCMX en utilisant les formats Export écritures CCMX ou Export écritures Cegid Sisco 2. Sage Coala dispose maintenant de nouveaux formats qui vous seront également proposés dans Ciel Compta lors de vos exports ou imports d’écritures. L’historique des nouveautés 43 Les nouveautés des versions 14.00 et Evolution 7.00 Besoin d’aide  Menu AIDE - commande BESOIN D’AIDE icone du bureau Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, activez cette commande. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement. 1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur). 2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de télé- phone (où vous pouvez être joint). 3. Cliquez sur le bouton [Valider] pour valider le formulaire et lancer la connexion. Trouvtoo  Menu DIVERS - commande TROUVTOO Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application : • sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (par exemple toutes les factures du client Dupont) tout en effectuant une autre tâche dans votre application. • à l'aide de Google Desktop (nécessite l'installation de Google Desktop disponible en téléchargement sur www.google.fr). • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement. 1. Saisissez le mot clé à rechercher. 2. Spécifiez le répertoire de recherche en cochant l'option correspondante (Dossier courant, Google Desktop, Google Web).  Si vous lancez la recherche sur 2 ou 3 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. 3. Validez en cliquant sur . 4. Pour annuler une recherche, cliquez sur . Nouveau mode comptable  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU A la création d’un dossier, un autre mode comptable vous est proposé. Vous avez le choix entre : • Standard : par défaut, Ciel Compta (Millésime et Evolution) créé un dossier en mode standard. Ce mode comptable propose des saisies guidées des écritures qui facilite votre travail ainsi qu’une tenue de comptabilité poussée et complète. • Cahier : ce mode permet de tenir une comptabilité de façon simplifiée. La saisie des écritures est sous forme d’un cahier comptable. De plus, vous disposez des principaux états (journaux, grand-livre, etc) ainsi que des traitements essentiels (pointage, relevé bancaire, déclaration de TVA etc.). Si vous voulez créer un dossier en mode Cahier, cochez l'option Je préfère utiliser le mode Cahier. Vous pourrez par la suite convertir votre dossier en mode Comptable si par exemple la saisie par cahier ne vous convient pas. L’historique des nouveautés 44 Nouveau format d’import/export  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - LIAISON COMPTABLE Vous pouvez générer vos écritures comptables au format RImport. Le format RImport permet de transmettre plus d’informations sur les paramètres des données (journaux, modes de paiement, etc.). L'exportation ou importation s'effectue par le biais d'un fichier RIMPORT, format reconnu par les logiciels de comptabilité Ciel. Relevé bancaire Format  Menu LISTES - commande FORMATS D’IMPORT RELEVÉ Les formats d’import relevé permettent à votre logiciel de décoder les relevés bancaires que vous pourrez importer depuis le site Internet de votre banque. Ainsi décodé, ce fichier sera utilisé lors de la saisie de vos relevés bancaires. Vous disposez de trois formats d'import : • le format Texte : fichier *.txt et *.csv reconnu. • le format QIF : Quicken Interchange Format. • le format OFX : Open Financial eXchange. Saisie  Menu SAISIES - commande RELEVÉ BANCAIRE Cette commande vous permet de saisir les écritures des relevés bancaires. Deux méthodes sont proposées : • manuelle, • par l’import des lignes du relevé bancaire au format QIF, OFX ou Texte. Le fichier du relevé bancaire vous est fourni par votre banque. Saisies des A-nouveaux  Menu SAISIES - commande SAISIE DES A-NOUVEAUX Vous disposez maintenant d’une saisie simplifiée des A-nouveaux sous forme de Débit/Crédit et à partir de votre plan de comptes qui vous est présenté. Import balance  Menu DIVERS - commande IMPORT/EXPORT - IMPORT BALANCE Vous pouvez importer toutes les écritures d’une balance dans Ciel Compta. Synchro compta  Menu DIVERS - commande SYNCHRO COMPTA - LANCER LA SYNCHRO COMPTA Vous pouvez échanger des données synchronisées via la plateforme Ciel. Le destinataire pourra alors le télécharger sur le site internet de Ciel.  Pour plus de détails, reportez-vous au guide de référence électronique disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. L’historique des nouveautés 45 Etats analytiques : Bilan et Compte de résultat synthétiques Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution  Menu ÉTATS - commande ANALYTIQUES - BILAN SYNTHÉTIQUE et COMPTE DE RÉSULTAT SYNTHÉTIQUE  Vous pouvez pour une comptabilité analytique éditer un bilan synthétique et un compte de résultat synthétique. Le bilan et le compte de résultat permettent de constituer les documents des comptes annuels. Affichage de la colonne ’Intitulé du compte’  Menu SAISIES - commande SAISIE STANDARD et SAISIE AU KILOMÈTRE Vous pouvez masquer/afficher ou déplacer la colonne Intitulé du compte afin de faciliter votre saisie. Dans une cellule de la colonne Intitulé du compte, faites un clic droit et choisissez la commande Affichage ’Intitulé du compte’. La fenêtre suivante s’affiche : Modification du solde pointé  Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES - onglet Banque Vous avez la possibilité de modifier le solde pointé d’un compte de banque directement à partir de sa fiche. Dans la zone Solde Pointé, l’icone permet d’accéder à la fenêtre Régularisation du solde pointé. Informations complémentaires  Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES Dans la fiche d’un compte, vous disposer de l’icone qui vous permet de saisir des informations complémentaires concernant votre compte. L’historique des nouveautés 46 Affichage des alertes Les alertes s’affichent sous forme d’un message au niveau de la barre de statut. Vous pouvez aussi l’afficher au niveau de la barre des tâches de Windows™. Pour cela, faites un clic-droit dans la barre de statut et sélectionnez la commande CHANGER LES OPTIONS D’AFFICHAGE. Dans l’onglet Alertes, vous pouvez choisir votre option d’affichage des alertes. Il est possible de revenir à un affichage dans une fenêtre normale en modifiant les préférences Agenda (menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES).  Pour plus de détails sur les préférences de l’agenda, reportez-vous au manuel électronique Annexes disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. L’historique des nouveautés 47 Les nouveautés des versions 14.10 et Evolution 7.10 Nouvel assistant d’import et d’export des écritures  Menu DIVERS - commande RELATION EXPERT - ASSISTANT D’ÉCHANGES DE DONNÉES Ciel Compta permet de transmettre et recevoir vos écritures comptables dans différents formats. Vous disposez maintenant d’un assistant d'export et d'import qui regroupe tous les types d'envoi et de réception disponibles dans votre logiciel. Cet assistant vous guide dans votre choix de format d’export et d’import en fonction des logiciels que possèdent votre expert-comptable ou client.  Pour plus de détails, consultez le guide de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. L’historique des nouveautés 48 Les nouveautés des versions 15.00 et Evolution 8.00 Nouvelle interface Mode d’affichage des fenêtres par onglet  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Environnement - Confort, onglet Interface. Vous disposez d’une navigation par onglet, qui permet de passer d’une fenêtre à une autre, lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes. Par ailleurs, vous pouvez définir la disposition des fenêtres à partir du menu DOSSIER - commande OPTIONS, PRÉFÉRENCES. Dans le groupe Environnement, Confort, onglet Interface, vous avez le choix entre la : • Navigation par onglet : les fenêtres occupent toute l’interface et la navigation est uniquement par onglet. • Navigation multi-fenêtres : les fenêtres sont affichées avec leurs barres de titre. Vous pouvez également naviguer en cliquant sur la barre de titre. Barre de titre Navigation par onglet Navigation multi-fenêtres Onglets L’historique des nouveautés 49 Intuiciel  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou onglet Mon Intuiciel de la fenêtre principale L'Intuiciel est maintenant intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est plus visible. Vous pouvez alors y accéder via le menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou en cliquant sur l’onglet Mon Intuiciel.  Pour des informations détaillées sur l’Intuiciel, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Localisation, itinéraire et recherche d’adresse  Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES - COMPTE CLIENT/FOURNISSEUR - onglet Clients ou Fournisseurs Dans la fiche d’un compte client (410) ou fournisseur (411), les boutons de localisation et de recherche d’adresse sont maintenant au-dessus de la zone Coordonnées, présentés sous la forme suivante : Localisation • : permet d’afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. • : permet d’afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client ou fournisseur). Recherche d’adresse • : permet de faire une recherche de l’adresse du client ou du fournisseur via internet afin de vérifier l’exactitude de l’adresse. L’historique des nouveautés 50 Les aperçus Afficher l’aperçu dans la liste des comptes  Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTE L’option Afficher l’aperçu vous permet de visualiser l’état standard d’un compte directement à partir du plan de comptes. 1. Sélectionnez dans la liste le compte pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu. 2. Cochez l'option Afficher l'aperçu. L'aperçu s'affiche à droite de la liste.  Si d’autres états que la fiche standard sont disponibles, vous pouvez en choisir un en cliquant sur le bouton []. Aperçu en PDF par défaut  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Impression - Impression, onglet Aperçu Les aperçus des états peuvent s’afficher par défaut au format PDF. Dans les préférences Impression, onglet Aperçu, cochez la case Aperçu en PDF. Les aperçus s’ouvrent directement dans l'application Adobe Reader®. Ainsi, un document PDF est généré et vous pouvez l’enregistrer sur votre disque dur. Visualiser un aperçu en PDF Vous pouvez désormais visualiser un aperçu avant impression au format PDF. Lorsque vous êtes dans la fenêtre de l’aperçu, cliquez sur le bouton . L’application Adobe Reader® s’ouvre et l’aperçu s’affiche alors au format PDF. Attention ! L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur. Attention ! L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur. L’historique des nouveautés 51 Acquisition d’informations légales  Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES - COMPTE CLIENT/FOURNISSEUR - onglet Clients ou Fournisseurs Dans la fiche d’un compte client (410) ou fournisseur (411), au-dessus de la zone Coordonnées, vous disposez d’un nouveau bouton . Ce bouton permet d’accéder aux informations légales de la société de votre client ou de votre fournisseur via le site Infogreffe. Mise sous surveillance  Menu TRAITEMENTS - commande MISE SOUS SURVEILLANCE Cette commande vous permet de vérifier la situation des sociétés de vos clients ou de vos fournisseurs. Ainsi, vous serez averti de tous les événements pouvant survenir dans l'entreprise : changement d'administrateur, modification de l'activité, redressement judiciaire ou dépôt des comptes annuels au greffe. Une fois que vous avez activé la mise sous surveillance, les informations légales et les alertes sur les sociétés sont consultables à partir : • de l'Intuiciel® dans l'onglet Mes actualités. • de la barre de tâche Windows™, située en bas à droite de votre écran (zone des notifications).  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Nouveau mode comptable cahier : dépenses/recettes  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU A la création d’un dossier en mode cahier, vous pouvez maintenant choisir le mode comptable «dépensesrecettes», en plus du mode «créances-dettes». Nouveaux modes de la Synchro compta  Menu DIVERS - commande SYNCHRO COMPTA - PARAMÈTRES - onglet Synchro compta Vous avez maintenant le choix entre deux modes de Synchro compta : • La Synchro compta + : permet de modifier ou de supprimer des écritures et autres éléments transmis par le client ou l'expert-comptable (comptes, codes journaux, etc.). • La Synchro compta (simplifiée) : permet d'ajouter les nouvelles écritures transmises par le client ou l'expert-comptable.  Pour plus de détails sur le mode de fonctionnement de la Synchro compta, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Nouveaux formats d’import des écritures  Menu DIVERS - commande IMPORTS/EXPORTS - AUTRES IMPORTS De nouveaux formats d’import des écritures sont disponibles : • API, • Apisoft, • Cote Ouest, • Gestimum, • Quadratus, • Ciel Saisie Comptable. L’historique des nouveautés 52 Annuler le lettrage manuel  Menu TRAITEMENTS - commande LETTRAGE MANUEL Vous pouvez désormais annuler le lettrage en cours ou les lettrages de la séquence. Si vous voulez annuler le lettrage que vous venez d’effectuer ou les lettrages de la séquence, cliquez sur le bouton . Un message vous demandera si vous voulez annuler tous les lettrages c’est-à-dire les lettrages de la séquence ou le lettrage en cours. Gestion des inventaires des immobilisations Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution  Menu IMMOBILISATIONS - commande INVENTAIRE Vous disposez désormais d’une commande permettant d’inventorier vos immobilisations. L'inventaire physique a pour objet de recenser les immobilisations réellement existantes dans l'entreprise. La gestion du parc d'immobilisations se fait grâce à un système d'étiquettes correspondant d'une part aux localisations et, d'autre part aux immobilisations. Le principe est d'inventorier toutes les immobilisations présentes dans l'entreprise, soit par saisie soit par un système de lecture optique. Etats analytiques et budgétaire : affichage des éléments non imputés  Menu ETATS - commande ANALYTIQUE - GRAND LIVRE ou BALANCE ou ÉTAT BUDGÉTAIRE Vous pouvez afficher dans votre état budgétaire les codes non imputés. Pour cela, vous devez cocher l’option Affichage des codes non imputés. De même, dans l’état du grand livre analytique et de la balance analytique, il est possible d’éditer les comptes non affectés, en cochant la case Affichage des comptes non affectés. Paramétrage des états fiscaux  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES - famille États fiscaux Dans le but de simplifier la personnalisation des états fiscaux, chaque formule est maintenant accessible séparément. Ainsi, lorsque vous double-cliquez dans une cellule de l’état, uniquement la formule de cette cellule apparaît dans l’éditeur de script. Réouverture d’exercice : nouvelles étapes  Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE - RÉOUVERTURE Deux nouvelles étapes vous permettent de reporter les écritures non pointées et les écritures non lettrées dans l’A-nouveau. Aussi, vous avez la possibilité de sélectionner les comptes à reporter. Dans ce cas, une étape supplémentaire est proposée. Format RImport : pointage récupéré  Menu DIVERS - commande RELATIONS EXPERTS - ASSISTANT DES ÉCHANGES DE DONNÉES ou IMPORT ou AUTRES EXPORTS Le format RImport permettant d’importer et d’exporter des écritures dans un fichier prend en compte les écritures pointées. L’historique des nouveautés 53 Les nouveautés des versions 16.00 et Evolution 9.00 Personnalisation des polices  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Le nouvel onglet Polices regroupe les réglages portant sur les polices du logiciel. Vous pouvez ainsi choisir la taille des polices des fenêtres et changer la police des zones de texte enrichi. Ce dernier réglage était auparavant dans l’onglet Interface, zone Fonte par défaut. Personnalisation de la taille de la police dans les fenêtres  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Vous pouvez maintenant personnaliser la taille de la police des fenêtres de votre logiciel. Trois tailles sont à votre disposition : Petite, Normale ou Grande. A la validation par le bouton [OK], le logiciel se ferme et se relance automatiquement. Les regroupements dans les listes (Intuiliste) Vous pouvez afficher certaines listes par regroupements, cette fonction est également appelée Intuiliste. Les listes concernées sont les suivantes : plan de comptes, écritures, prévisions, codes analytiques, journaux, modes de paiement, chéquiers, familles Top Saisie, modèles, abonnements, tâches, immobilisations. Pour réaliser des regroupements, vous devez faire un clic-droit dans la liste et choisir la commande REGROUPEMENT puis PARAMÈTRES DE REGROUPEMENT.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes, disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. Les règles  A partir de la barre de navigation Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution Les règles permettent de personnaliser les listes de votre dossier et ainsi d’ajouter des alertes, d’affecter des valeurs par défaut ou encore de remplir certaines rubriques.  Les règles ne remplacent pas les vérifications par défaut. Le logiciel effectue toujours ses contrôles et, en second lieu, applique vos règles. Afin d’accéder à la liste des règles, vous devez ajouter vous-même une tâche dans la barre de navigation. L’historique des nouveautés 54  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes, disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. Saisie Z de caisse  Menu SAISIES - commande SAISIE Z DE CAISSE Le Z de caisse ou Ticket Z est un état récapitulatif de fin de journée, édité par une caisse enregistreuse. Ce ticket totalise toutes les recettes en TTC enregistrées dans la journée et possède un numéro d’identification. Cette nouvelle saisie permet d’enregistrer comptablement un ticket Z de caisse.  Par défaut, la saisie des ventes se fait en TTC. Cependant, vous pouvez saisir le détail de vos ventes en HT. Pour cela, dans les préférences de saisie, vous disposez de l’option Saisie Z de caisse : détail des ventes en HT. Vous y accédez par le menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES, groupe Comptabilité - Options de saisie. La saisie d’un Z de caisse se déroule en deux étapes. Tout d’abord, vous saisissez la répartition de votre chiffre d’affaires (par rayon, nature de biens...) puis la répartition par mode de règlement.  Pour des informations détaillées sur cette saisie, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Règles d’affectation relevé  Menu LISTES - commande RÈGLES D'AFFECTATION RELEVÉ Afin de faciliter les saisies des relevés bancaires, les règles permettent d’affecter automatiquement un compte, un mode de paiement et éventuellement un code analytique aux opérations d’un relevé bancaire. Une règle est appliquée lors de l’import d’un relevé bancaire. Le logiciel détecte les opérations du relevé qui répondent à une règle puis attribue le compte, le mode de paiement voire le code analytique, définis dans la règle. Vous pouvez définir les règles soit à partir de la commande RÈGLES D’AFFECTATION RELEVÉ soit à partir de la saisie d’un relevé bancaire (clic droit dans la grille de saisie - commande CRÉER UNE RÈGLE D’AFFECTATION).  Pour plus de détails sur la création et l’utilisation d’une règle, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Compte de TVA par défaut  Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES Vous pouvez attribuer un compte de TVA par défaut sur les comptes client, fournisseur ainsi que sur les comptes de charges et produits. Ce compte de TVA sera systématiquement repris et appliqué avec le bon taux de TVA lors des saisies. Pointage automatique par import : nouveaux formats  Menu TRAITEMENTS - commande POINTAGE MANUEL  Menu TRAITEMENTS - commande RAPPROCHEMENT BANCAIRE Il est maintenant possible d’effectuer un pointage automatique à partir d'un fichier électronique au format QIF, OFX, Standard, Société Générale, BNP, La Poste. Pour cela, vous disposez du bouton . L’historique des nouveautés 55 Consultation des écritures d’un compte en saisie  A partir d’une commande de saisie accessible par le menu SAISIES - clic droit sur le compte Vous pouvez consulter le compte sur lequel vous saisissez une écriture. Positionnez le curseur de votre souris sur la zone du numéro de compte et faites un clic-droit. Choisissez la commande CONSULTER LE COMPTE. La fenêtre de celui-ci s’affiche. Infos perso. dans les comptes Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution  Menu LISTES - commande INFOS PERSO. Les Infos perso. sont des rubriques personnalisées. En plus des Infos perso. associées aux lignes d’écritures, vous pouvez maintenant en créer dans les comptes. Une fois que vous avez créé vos rubriques personnalisées associées aux comptes, vous pouvez les compléter dans les fiches des comptes au niveau de l’onglet Infos Perso.  Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES - double-clic sur un compte Dans la fiche d’un compte, l’onglet Infos Perso. s’affiche si vous avez créé une rubrique personnalisée de compte. Cet onglet présente les rubriques personnalisées de compte. Dans la colonne Valeur, en fonction du type de la rubrique, vous pouvez saisir ou visualiser une information, cocher un statut. L’historique des nouveautés 56 Les nouveautés des versions 17.00 et Evolution 10.00 Les barres d’actions Votre logiciel Ciel dispose, en plus de la barre de navigation, d'une barre nommée barre d'actions. La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est implémentée à toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Elle est composée de groupes et boutons qui varient selon le contexte. Vous pouvez ainsi lancer de nombreux traitements sans quitter la fenêtre en cours d’utilisation. Vous pouvez ajouter des groupes personnalisés aux barres d’actions et y importer des tâches de votre ancienne barre d’outils ; la barre d’outils n’existant plus. L’affichage Ce bouton situé à côté de l’onglet Accueil permet d’afficher toutes les fenêtres ouvertes dans votre logiciel ainsi que d’activer des options d’affichage sur la fenêtre principale du logiciel. • La grille donne accès à un panneau de navigation. Toutes les fenêtres ouvertes dans le logiciel sont présentées dans un seul panneau sous forme de vignettes. Les fenêtres sont classées par catégorie.  Vous pouvez également ouvrir et naviguer dans le panneau en utilisant le raccourci clavier . • La flèche permet d’accéder aux raccourcis des fenêtres ouvertes dans le logiciel ainsi qu’aux options d’affichage. Ces fonctions permettent d’adapter l’affichage de votre logiciel et sont particulièrement utiles lorsque vous avez un petit écran. 1. Pour activer une fonction, sélectionnez-la dans le menu déroulant. Une coche apparaît devant. 2. Pour désactiver, sélectionnez-la de nouveau. La coche disparaît. L’accueil L’accueil est un onglet permanent dans lequel vous accédez à l’Intuiciel, à la sauvegarde et aux actions les plus souvent utilisées dans votre logiciel.  Pour plus de détails sur les barres d’actions et leur personnalisation, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre La barre d’actions, accessible à partir de barre de navigation. L’historique des nouveautés 57 Affichage des fenêtres en arrière-plan  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Les fenêtres en arrière-plan s’affichent en gris. Lorsque la case Griser les fenêtres en arrière-plan est cochée, toutes les fenêtres ouvertes sont légèrement grisées exceptée celle qui est en cours d'utilisation. Ainsi, la fenêtre active a une meilleure visibilité. Enregistrement automatique des vues  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Lorsque l'option Enregistrer automatiquement les vues modifiées est cochée, le logiciel conserve la présentation des listes à la suite de modifications (regroupements, filtres...). Les actions flash  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface L'option Proposer des actions flash permet d'activer l'accès rapide aux actions possibles sur un élément d'une liste. Lorsque cette option est activée, le bouton apparaît automatiquement à la sélection d'un élément, dans les listes concernées (plan de compte, pointage, lettrage, relances clients, liste des immobilisations, liste des modèles, liste des cahiers). Gestion du crédit-bail Uniquement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution  Menu IMMOBILISATIONS - commande LISTE DES IMMOBILISATIONS Le crédit-bail est une opération de location de biens mobiliers ou immobiliers qui donne au locataire la possibilité de les acquérir à la fin du bail, moyennant un prix convenu à l'avance. Un crédit-bail est une opération de location et c'est à son acquisition qu'il est considéré comme une immobilisation. La liste des immobilisations a été modifiée et présente maintenant trois catégories : Toutes, Immobilisations et Crédits-bails. Cette liste présente en plus des immobilisations, tous les crédits-bails créés. De plus, à partir de celle-ci, vous pouvez enregistrer l’acquisition du crédit-bail et le passer en immobilisation. Pour cela, vous disposez du bouton .  Menu IMMOBILISATIONS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS - CRÉDITS-BAILS Vous disposez de deux nouveaux états spécifiques aux immobilisations en crédit-bail : • Valeurs nettes des crédits-bails : vous obtenez un récapitulatif des valeurs nettes qui restent à amortir. • Engagements de crédit-bail : vous obtenez un récapitulatif des redevances payées et des redevances restant à payer.  Pour plus de détails sur les crédits-bails, reportez-vous à l’Aide (touche F1). L’historique des nouveautés 58 Affichage des cumuls par mois  Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTE - onglet Soldes validés L’onglet Soldes validés présent dans un compte récapitule les soldes validés sur plusieurs exercices : de N à N-10. Ces soldes sont maintenant présentés mois par mois. L'exercice N est déployé par défaut. Pour consulter les soldes d'un autre exercice, cliquez sur le bouton . Vous disposez des options Tout réduire et Tout déployer, accessibles via la flèche du bouton [Regroupement]. Balance comparative N à N -10  Menu ETATS - commande BALANCE Cet état permet de comparer sur différentes années, le solde de vos comptes à une période donnée. Les cumuls sont toujours calculés par mois entier, même si la période est précisée au jour.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Nouvelle option «Soldes N-1 au mois» dans des états  Menu ETATS - commande BILAN SYNTHÉTIQUE ou COMPTES DE RÉSULTAT SYNTHÉTIQUE ou SOLDES INTERMÉDIAIRES DE GESTION Vous pouvez maintenant inclure les soldes mensuels de l'exercice précédent dans les états Bilan synthétique, Compte de résultat synthétique et Soldes Intermédiaires de Gestion. Pour cela, vous devez cochez l’option Soldes N-1 au mois qui est proposée. Gestion multi-analytique de niveau 1  A partir d’une zone de sélection du Code analytique - icône Vous pouvez maintenant affecter plusieurs codes analytiques de niveau 1 à une écriture ou à un compte. Pour cela, vous disposez de l'icône située dans les zones de sélection d'un code analytique. Lorsque vous cliquez dessus, vous pouvez alors affecter plusieurs codes analytiques et définir les différentes répartitions.  Seules la saisie des A-nouveaux et la saisie cahier ne disposent pas de la gestion multi-analytique.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide (touche F1). L’historique des nouveautés 59 Les nouveautés des versions 17.20 et Evolution 10.20 Télédéclaration : gestion de l’envoi à une O.G.A. Dans le cas où vous avez adhéré à un Organisme de Gestion Agréée, vous avez maintenant la possibilité de transmettre votre déclaration de TVA à votre O.G.A. Pour cela, vous devez renseigner les informations sur votre O.G.A. dans les paramètres de la société puis indiquer lors de la télédéclaration que l’O.G.A est destinataire. Paramétrage O.G.A  Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ, onglet O.G.A Transmission à l’O.G.A  Menu ETATS - commande DÉCLARATION DE TVA - TÉLÉPROCÉDURES TVA Afin de transmettre votre déclaration à votre Organisme de Gestion Agréée (OGA), vous devez simplement cocher la case Télétransmission OGA dans la seconde étape de l’assistant de la téléprocédure de TVA. Attention ! Certaines informations sont obligatoires sans quoi votre déclaration ne pourra être transmise. Il s’agit des renseignements suivants : • le Nom, • l’adresse, le code postal et la ville, • le N°agrément, • le numéro de SIRET. L’historique des nouveautés 60 Les nouveautés des versions 18.00 et Evolution 11.00 Intuiciel personnalisable  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’Intuiciel a évolué et vous donne la possibilité de le personnaliser. L’Intuiciel est toujours composé du Bureau, des Tableaux de bord, des Etats et statistiques et des Actualités. Désormais, vous y accédez depuis les boutons de la barre d’actions . Votre Bureau, vos Etats et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton . De plus, trois bureaux sont disponibles que vous organisez selon vos méthodes de travail. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et un bureau plus complet ou si vous voulez créer un bureau pour gérer uniquement vos clients, et un pour gérer uniquement vos pièces commerciales, ou encore uniquement vos articles...  Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE. Insertion automatique Avec votre logiciel Ciel, vous pouvez vous constituer une «bibliothèque» de phrases, formules, expressions... que vous utilisez fréquemment. Le logiciel se base sur ce glossaire pour faire les insertions automatiques. Création d’une liste d’insertion automatique  A partir d’une zone de texte (type Commentaire, Note, Observations), clic-droit commande INSERTION AUTOMATIQUE - AFFICHER LA LISTE. Cette fonction vous permet de créer une liste de mots, d'expressions, de formules, etc. que vous utilisez régulièrement. Si vous avez souvent recours à des termes précis, vous gagnez ainsi du temps en créant des insertions automatiques et en évitant ainsi de les saisir à chaque fois. Lors de vos saisies, le logiciel va proposer votre liste de terme au moment choisi dans les préférences, par exemple après 3 caractères saisi. Il vous suffit alors de sélectionner l'entrée à insérer dans votre texte. Automatisation de l’insertion  Menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES puis dans le groupe Aide à la saisie Afin que le logiciel vous propose la liste des insertions pendant les saisies de texte, vous devez cocher la case Afficher la liste des propositions pendant la saisie et choisir à quel moment le logiciel doit proposer des mots .  Si vous n’activez pas cette préférence, vous pourrez toujours insérer du texte prédéfini en passant par le menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande INSERTION AUTOMATIQUE. L’historique des nouveautés 61 Correcteur orthographique Vous disposez d’un correcteur orthographique qui peut être utilisé dans toutes zones de texte de votre logiciel. Activation de la vérification orthographique  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Afin de pouvoir utiliser le correcteur orthographique, vous devez l’activer en cochant la case Vérifier l’orthographe. Vous pouvez également définir les options de corrections.  Plus plus de détails, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche F1). Vérification orthographique  Dans une zone de texte - menu CONTEXTUEL (clic-droit) - commande ORTHOGRAPHE La vérification orthographique est disponible dans toutes les zones de texte. Lorsque vous êtes en train de saisir du texte, faites un clic-droit et choisissez la commande ORTHOGRAPHE. Si vous êtes dans une zone de texte de type Commentaire, Note... vous pouvez choisir le mot parmi ceux proposés dans le menu CONTEXTUEL. L’autre possibilité est d’ouvrir la vérification complète en sélectionnant la commande VÉRIFIER TOUT.  Pour plus de détails sur la commande VÉRIFIER TOUT, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche ). Les options de corrections du menu Contextuel • Ajouter au dictionnaire : permet d’ajouter des mots que le logiciel ne connaît pas. • Ignorer partout : pour ne pas tenir compte d'un même mot répété plusieurs fois dans le texte. • Correction au cours de la frappe : si vous désactivez cette option en cliquant dessus, les mots mal orthographiés ne sont plus soulignés en rouge. • Choix des langues Ciel Compta Evolution est livré avec deux dictionnaires : français et anglais. Vous pouvez alors choisir la langue en la sélectionnant. Avec l'option , le logiciel détecte la langue dans laquelle est votre texte et utilise le dictionnaire approprié. Aide à la saisie des Codes postaux et villes  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Avec la préférence Code postaux et villes, le logiciel vous propose des codes postaux et villes lors de vos saisies. Pour cela, vous devez cocher la case Activer l’aide à la saisie des codes postaux et villes. Ainsi, lorsque vous saisirez les premiers caractères d’un code postal ou d’une ville française, une liste s’affichera automatiquement et vous proposera les codes postaux et villes correspondants. L’historique des nouveautés 62 Plan comptable général 2010  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU Dans l’étape Choix du modèle de plan comptable, vous pouvez créer votre dossier à partir d'un modèle notamment à partir du Plan Comptable Général 2010. Vous l’adapterez par la suite à vos besoins. Saisie simplifiée des factures et avoirs  Menu SAISIES - commande FACTURE/AVOIR CLIENT RAPIDE ou FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR RAPIDE  Menu SAISIES - commande FACTURE/AVOIR CLIENT ou FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR Vous avez la possibilité de saisir un avoir ou une facture dans les saisies guidées ou rapides. Le sens de l’écriture varie selon la saisie que vous choisissez : un avoir ou une facture. Dans les fenêtres de saisies rapides ou guidées, vous disposez de deux options : Facture et Avoir. Il suffit de choisir celle qui correspond à votre saisie. Simplification des échanges de données avec votre expert-comptable  A partir du menu ECHANGES Le nouveau menu Echanges est destiné aux échanges d'écritures avec votre expert-comptable. A partir de ce menu, vous pouvez : • échanger vos données avec votre expert-comptable via la Synchro compta ou l’import/export, • importer ou exporter une Balance, • envoyer le dossier de votre société, • saisir les coordonnées de votre expert-comptable, • consulter l’historique des imports/exports. Enfin, vous disposez de deux nouveaux formats d’import/export : le format d’export Cegid PGI et les formats d’import et d’export Sage Petites Entreprises. Intégration de la norme SEPA  Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES L’identification bancaire a été adaptée pour répondre à la norme SEPA (Single Euro Payments Area). Les relevés d’identité bancaire à la norme SEPA sont composés d’un code IBAN et d’un code BIC. Vous les renseignez dans les comptes de banque au niveau de l’onglet Banque. Gestion multi-analytique de niveau 1  Menu SAISIES - RELEVÉ BANCAIRE  Menu LISTES - RÈGLES D’AFFECTATION RELEVÉ Vous pouvez maintenant affecter plusieurs codes analytiques de niveau 1 à une écriture ou à un compte dans les saisie de relevé bancaire et dans la création d’une règle d’affectation relevé. Pour cela, vous disposez de l'icône située dans les zones de sélection d'un code analytique. Lorsque vous cliquez dessus, vous pouvez alors affecter plusieurs codes analytiques et définir les différentes répartitions.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide (touche F1). L’historique des nouveautés 63 Ecritures de redevances de crédit-bail UNIQUEMENT DANS CIEL GESTION COMMERCIALE EVOLUTION Les écritures de redevances de crédit-bail sont maintenant gérées dans Ciel Compta. Dans la fiche d’un crédit-bail  Menu IMMOBILISATIONS - commande LISTE DES IMMOBILISATIONS Au niveau de l’onglet Crédit-bail, vous devez renseigner la zone Total des redevances HT et le Taux de TVA applicable aux redevances. Dans le tableau, les redevances sont alors calculées automatiquement selon la durée et périodicité que vous avez indiquées ainsi que du taux de TVA. La comptabilisation des écritures de redevances se détermine dans l’onglet Enregistrement. Cet onglet se compose de deux parties. • Dans la partie Options d’enregistrement, vous définissez le déclenchement de l’enregistrement des écritures. • Dans la partie Enregistrement d’une redevance, vous définissez les critères comptables de l’enregistrement. Enregistrement des écritures de redevances  Menu SAISIES - commande ENREGISTRER LES ABONNEMENTS Pour enregistrer définitivement en comptabilité les écritures de redevances, vous devez passer par la commande ENREGISTRER LES ABONNEMENTS. Les écritures fonctionnent comme des abonnements et une fois enregistrées, vous les retrouverez dans la liste des écritures. Comptes exonérés de TVA  Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES Dans les comptes de type Client, Fournisseur, Charges et Produits, vous disposez de la nouvelle option Exonéré de TVA. En cochant cette case, la TVA ne sera pas calculée sur le compte en question. Création de dossier à partir d’une société existante  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU Vous pouvez créer votre dossier à partir d'une société existante. Pour cela, dans l’étape Choix du modèle de plan comptable, sélectionnez . Cette fonction est utile lorsque vous gérez plusieurs sociétés. Cette création permet de récupérer d’un dossier existant les paramètres et réglages comptables, les coordonnées de l’expert-comptable et de l’O.G.A., la gestion des mots de passe, etc. Ceci vous évitera de les re-saisir dans la nouvelle société.  Plus plus de détails, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche F1). Ciel Business Mobile  Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE Cette commande permet de publier vos données sur votre iPhone dans l’application Ciel Business Mobile. Cette application, téléchargeable sur l’AppleStore, s’installe sur votre iPhone et vous permet de consulter des données comptables et des données de gestion (sous forme de graphiques, soldes, divers indicateurs...). L’historique des nouveautés 64 Le principe est simple. Les données stockées sur votre ordinateur sont envoyées à une plateforme web qui reçoit, stocke, puis publie ces données sur le web. Ces données seront ensuite visibles dans l’application Ciel Business Mobile depuis votre iPhone. Pour pouvoir consulter vos données depuis cette application, vous devez avoir souscrit au service Ciel Business Mobile. C’est ce service qui autorise l’envoi des données depuis votre logiciel Ciel.  Pour plus d’informations concernant le service Ciel Business Mobile, nous vous invitons à consulter le site Internet Ciel http://www.ciel.com/. L’historique des nouveautés 65 Les nouveautés des versions19.00 et Evolution 12.00 Accueil Ciel  Bouton de la barre d’actions Après l’installation rapide de votre logiciel, vous accédez à la nouvelle page d’accueil Ciel. Elle se présente comme l’Intuiciel sous forme d’ellipse avec des boutons vous permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler : • J’entre dans l’univers Ciel : vous permet de découvrir Ciel à travers une vidéo de présentation. • Je découvre mon logiciel : vous permet de voir une démonstration des principales fonctionnalités de votre logiciel. • Je consulte mon manuel de découverte : vous permet d’accéder au manuel de découverte au format pdf. • Je prends connaissance des nouveautés : vous permet de parcourir le guide des mises à jour de votre logiciel au format pdf. • J’ouvre la société exemple : vous permet de découvrir votre logiciel avec la société Exemple. • Je crée mon dossier : vous permet de créer directement votre dossier. • J’ouvre mon dossier : vous permet d’ouvrir le ou les dossiers déjà créés. Mon Compte Ciel  Bouton [Mon Compte Ciel] au centre du bureau; ou au dessus de la zone Trouvtoo dans la barre des menus. Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Internet Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance.  Vous devez disposer d’une connexion Internet pour que ce bouton fonctionne. Vous pouvez accédez à tout moment à votre Compte Ciel pendant que vous travaillez dans votre logiciel. En effet, un autre bouton a été placé dans la barre des menus en haut à droite au dessus de la zone Trouvtoo. Amélioration de l’intuiciel  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’intuiciel est composé des onglets : Mon bureau, accessible depuis l’icône ; Mon tableau de bord, accessible depuis l’icône ; et Mes états statistiques, accessible depuis l’icône situés dans la barre d’actions. Le bouton [Mon Compte Ciel] à été ajouté dans la partie Mon bureau. Vous disposez de nouvelles fonctions qui vous aident à personnaliser votre Intuiciel : • Renommer des tâches, groupe de tâches ou encore des états et groupe d'états par un double-clic. • Supprimer des tâches, groupe de tâches ou encore des états par glisser-déposer. L’historique des nouveautés 66 • Annuler vos dernières modifications. Dans la partie Mon tableau de bord, au niveau des graphiques, vous disposez de nouvelles icônes vous permettant de changer de vue . Les deux icônes permettent respectivement d’afficher le graphique sous forme de barres et sous forme de secteurs. La troisième icône permet d’afficher ou de masquer les légendes du graphique. Lorsque vous passez votre souris sur le graphique, les valeurs de celui-ci s’affichent. Choix du code de lettrage  Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES - Onglet Options Vous disposez d’une nouvelle option Demander qui va vous permettre de saisir votre prochain code de lettrage pendant le lettrage manuel. 3. Dans l’onglet Options, cochez l’option Demander dans la zone Lettrage/pointage. 4. Lors du lettrage manuel de ce compte, le code de lettrage vous sera demandé. Solde évolutif  Menu TRAITEMENT - commande CONSULTATION  Menu TRAITEMENT - commande POINTAGE MANUEL  Menu TRAITEMENT - commande POINTAGE AUTOMATIQUE  Menu TRAITEMENT - commande RAPPROCHEMENT BANCAIRE  Menu TRAITEMENT - commande TRAVAIL SUR UN COMPTE Dans les fenêtres de consultation des comptes et de pointage des écritures, la nouvelle colonne Solde évolutif vous indique le solde lignes après lignes. Ainsi, vous pouvez repérer rapidement des erreurs de pointage. Modification de l’historique des archives  Menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES L’historique des archives DGFiP vous permettant de consulter vos archives a été renommé et modifié. Vous accédez à toutes les archives à partir de la commande HISTORIQUE DES ARCHIVES. Dossier clôturé Les dossiers clôturés sont désormais consultables depuis le menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES. Modification de l’ouverture d’un dossier  Menu DOSSIER - commande OUVRIR La fenêtre d'ouverture d'un dossier a été simplifiée. • Pour ouvrir un dossier, cliquez sur son nom. • Lorsque votre dossier n'est pas proposé, cliquez sur la fonction Choisir le dossier manuellement située en bas de la fenêtre afin de sélectionner directement sur votre ordinateur le dossier à ouvrir. • Pour récupérer un dossier d'une ancienne version, vous devez cliquer sur La fonction Récupérer un dossier d'une ancienne version située en bas de la fenêtre. Vous accédez à d'autres options lorsque vous faites un clic-droit dans la fenêtre. Celles-ci vous sont détaillées dans l’Aide (touche F1). L’historique des nouveautés 67 Déclaration de TVA Assistant de déclaration de TVA  Menu ETATS - commande DÉCLARATION DE TVA - ASSISTANT Cet assistant n’est désormais plus visible dans le menu ETAT si vous avez adhéré au service de télédéclaration de la DGFiP.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Téléprocédure TVA  Menu ETATS - commande DÉCLARATION DE TVA - TÉLÉPROCÉDURES TVA L’assistant Téléprocédures TVA va vous permettre de télédéclarer votre TVA à la DGFiP, si vous avez précédemment adhéré au service de télédéclaration de la DGFiP et souscrit à Ciel directDéclaration TVA. Vous pouvez également retransmettre la dernière déclaration ou visualiser une déclaration  Pour plus de détails, reportez-vous à la partie Télédéclaration de TVA du MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE. Consulter plusieurs comptes  Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES - bouton [Consulter le compte] Vous pouvez désormais consulter plusieurs comptes à la fois. 1. Pour cela, choisissez un compte à consulter dans le plan de comptes. 2. Sans fermer le compte que vous consultiez précédemment, revenez sur le plan de compte et sélectionnez un autre compte. Vous pouvez alors naviguer d'un compte à l'autre en cliquant sur les onglets correspondants. Emprunts Vous pouvez désormais saisir des emprunts et effectuer des simulations d’emprunts. Ce qui vous permet de suivre l’évolution de la dette contractée et d’enregistrer automatiquement vos écritures d’échéances d’emprunt. A partir de la liste des emprunts, vous pouvez créer, modifier, supprimer, simuler, consulter un emprunt. Liste des emprunts  Menu LISTES - commande EMPRUNTS Dans la liste des emprunts, vous disposez des boutons suivants: • [Simuler un emprunt] : le principe est le même que la création d'un emprunt à taux fixe mais sans l'onglet Comptabilité ; les échéances n'étant pas comptabilisées dans ce cas. • [Passer en emprunt actif] : vous pouvez à tout moment rendre une simulation d’emprunt active. • [Consulter] : vous pouvez consulter les écritures d’emprunt. • [Réalisation d’emprunt] : permet d’enregistrer l’emprunt et de passer l’opération de recette. • [Remboursement d’emprunt] : permet de générer une écriture de dépense afin de rembourser l'emprunt soit totalement soit partiellement. • [Frais de dossier] : permet de saisir les dépenses de frais de dossier relatifs à l'emprunt. L’historique des nouveautés 68 Créer un emprunt  Menu LISTES - commande EMPRUNTS - Bouton [Créer] Une fenêtre vous propose deux options à cocher : • Je souhaite créer un emprunt à taux fixe avec des remboursements constants, • Je souhaite créer un autre type d’emprunt. Dans un emprunt à taux fixe, le tableau d'amortissement est calculé automatiquement. Et, dans un autre type d’emprunt, le tableau d'amortissement doit être saisi manuellement et reste modifiable.  Pour plus de détails, reportez-vous au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE. Multi sélection de codes analytiques  Menu LISTES - commande CODES ANALYTIQUES Vous pouvez désormais sélectionner plusieurs codes analytiques à la fois lorsque vous cliquez sur le bouton [Ajouter] dans l’onglet Répartition. Calcul de la trésorerie prévisionnelle  Menu DIVERS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE Uniquement dans Ciel Compta Evolution Vous pouvez calculer les remboursement d’emprunts en tenant compte des dates d’échéance. Les simulations d’emprunts peuvent aussi être prises en compte dans le calcul. 1. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris sur la ligne Remboursement d'emprunts et sur la colonne correspondante. 2. Cliquez sur le bouton . Vous pouvez aussi utiliser la commande Calculer les échéances du menu Contextuel (clic droit). Les autres colonnes sont complétées automatiquement en fonction des dates des échéances d'emprunt. Afficher le détail de l’état Soldes intermédiaires de gestion  Menu Etats - commande SOLDES INTERMÉDIAIRES DE GESTION Vous pouvez désormais éditer l’état Solde intermédiaire de gestion avec l’option Détail des comptes. Amélioration de la purge  Menu TRAITEMENT - commande PURGE. L’option Tous les budgets a été ajoutée aux traitements de la purge. Lors du lancement de la purge des écritures, si vous cochez l’option Toutes les écritures, par défaut les zones Rapprochement bancaire et Déclaration de TVA sont également cochées et grisées. Référence d’obligation fiscale  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES TVA - Onglet Téléprocédures TVA Désormais, vous renseignez la référence d’obligation fiscale dans l’onglet Téléprocédures TVA des PARAMÈTRES TVA du menu DOSSIER. Cette référence doit commencer par «TVA» suivie d’un à trois chiffres. L’historique des nouveautés 69 Association de comptes  Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTE - Comptes clients/fournisseurs - Onglet Options • Dans un compte fournisseur, vous pouvez désormais définir un compte de charges associé à ce compte fournisseur. • Dans un compte client, vous pouvez désormais définir un compte de produits associé à ce compte client. Pour cela, renseignez la zone Compte de charges ou Compte de produits de l’onglet Options. FlashCode et QR-Code  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES Vous pouvez créer des flashCode dans vos états. Les flashCode et QRCode sont des codes barres se présentant sous la forme de pictogrammes. Ces codes barres sont lus par des téléphones mobiles équipés d'un lecteur flashCode. La lecture de ce type de code barres peut permettre à vos clients de se connecter à votre site internet, d'enregistrer votre adresse e-mail dans ses contacts, etc. Dans les états paramétrables, vous devez créer un état de type Dessin puis effectuer les actions suivantes: • Dessiner le code barre à l'aide de l'outil . • Dans la fenêtre Valeurs à utiliser qui s’ouvre automatiquement, définir le contenu du code barre en cliquant sur l’icône [R]. Par exemple, vous pouvez choisir la rubrique Site internet dans le répertoire Société. L’information renseignée dans la rubrique est récupérée. Dans notre exemple, il s’agit de l’adresse du site internet de la société saisie dans les paramètres (Menu DOSSIER, commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ). • Définir que l’objet dessiné est un code barre de type QR-code. A gauche de la fenêtre, dans l’onglet Objets, cliquez sur la ligne Code barre. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cochez l’option Cet objet s’affiche sous forme de code à barres puis sélectionnez le type QR-code. Détail du calcul des formules des états fiscaux  Menu ETATS - commande ETATS FISCAUX - Aperçu Dans la barre d’actions de l’aperçu des états fiscaux, un nouveau bouton [Voir les zones cliquables] vous permet de voir les zones cliquables, celles-ci s’affichent en bleu dans l’aperçu. Si vous cliquez sur ces zones, vous accédez au détail du calcul du montant. L’historique des nouveautés 70 Les nouveautés des versions 20.00 et Evolution 13.00 TVA Les paramètres TVA  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - TVA Votre logiciel vous permet maintenant de gérer l’avis d’acompte 3514, spécifique au régime simplifié. Vous pouvez définir tous les comptes ou racines de compte qui mouvementent chaque rubrique de l’avis d’acompte 3514, en plus de ceux de la déclaration annuelle CA12. Si vous êtes en régime simplifié, deux options ont été ajoutées dans l’onglet Etat TVA : Avis d'acompte 3514 et Déclaration annuelle CA12. Vous devez sélectionner l’option correspondant au formulaire que vous voulez paramétrer. L’assistant de TVA  Menu TRAITEMENTS - commande TVA L’assistant de TVA a été révisé et enrichi. Selon votre cas de figure (régime de TVA, souscription ou non à la télédéclaration), cet assistant permet de visualiser et d'éditer les états préparatoires de TVA ou de télédéclarer sa TVA. Il permet aussi d’enregistrer en comptabilité les écritures de TVA et de consulter la liste de toutes les déclarations de TVA générées. En régime simplifié, l’assistant de TVA vous permet également de gérer l'acompte de TVA par trimestre. Vous y accédez par le menu TRAITEMENTS - commande TVA - TVA TRIMESTRIELLE.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide en appuyant sur la touche sur la fenêtre de l’assistant de TVA. Sauvegarde DGFiP Dans le cadre de la loi DGFiP de contrôle des comptabilités informatisées, toute entreprise qui gère sa comptabilité sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de comptabilité et de gestion sur les trois exercices passés. Vérification de la conformité de vos sauvegardes  Menu TRAITEMENTS - commande CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP Un nouvel assistant vous permet de vérifier la conformité de vos sauvegardes sur les trois exercices antérieurs à l'exercice courant. 1. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour lancer le traitement. Le logiciel vérifie la conformité des sauvegardes existantes. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, il y a deux possibilités : • si une coche verte apparaît, cela signifie que la sauvegarde est conforme. • si une croix rouge apparaît, la sauvegarde n'est pas conforme ou le logiciel n'a pas trouvé le fichier de Attention ! Pour les rubriques qui sont présentes aussi bien dans la déclaration annuelle CA12 que dans l'avis d'acompte 3514, les comptes ou racines de compte que vous définissez sont valables pour les deux formulaires. Attention ! Ces sauvegardes pourront être demandées lors d'un contrôle fiscal. En cas de manquement à cette obligation, vous vous exposez à des pénalités financières. L’historique des nouveautés 71 sauvegarde correspondant à l'exercice concerné. Dans ce cas, cliquez sur l'icône pour définir l'emplacement de la sauvegarde de l'exercice concerné. Indiquez le format de la sauvegarde. 3. Cliquez sur le bouton [Générer] pour lancer les sauvegardes DGFiP des exercices non conformes. Consultation des sauvegardes DGFiP  Menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP Vous pouvez, à partir de cette commande, visualiser toutes les sauvegardes DGFiP générées. Les sauvegardes DGFiP sont classées chronologiquement par exercice. Vous pouvez les consulter, les enregistrer ou les envoyer par e-mail.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide par la touche . La clôture d’exercice et la sauvegarde DGFiP  Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE - TOP CLÔTURE ou CLÔTURE L'étape Sauvegarde DGFiP vous permet de sauvegarder directement toutes les données et pièces comptables légales et obligatoires. Votre logiciel sauvegarde automatiquement tous les éléments de comptabilité qui seront accessibles par la suite via le menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP. Par mesure de sécurité, vous pouvez faire une sauvegarde sur un support externe (clé USB, CD-Rom, disque dur externe...). Pour cela, cliquez sur l'icône afin de définir l'emplacement de la sauvegarde. Windows™ 8 Si vous travaillez sous le système d’exploitation Windows™ 8, votre logiciel présente quelques spécificités. • L’ergonomie de votre logiciel s’apparente à celle de l’environnement Windows™ 8 (absence de dégradés et de fonds, bords carrés....). • Vous disposez du mode tactile, que vous pouvez activer ou désactiver via le bouton [Accueil]. • En mode personnalisation de l’intuiciel, vous pouvez en plus changer la couleur des tâches du bureau ainsi que les agrandir ou les réduire. Compte d’attente  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ Dans l’onglet Racine/Défauts, vous pouvez choisir un compte d’attente à utiliser par défaut . Ce compte d’attente est utilisé pour équilibrer automatiquement une écriture en cours de saisie. L’historique des nouveautés 72 Enregistrement des écritures en cours  Menu SAISIES - commande FACTURE/AVOIR CLIENT RAPIDE et FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR RAPIDE.  Menu SAISIES - commande FACTURE/AVOIR CLIENT et FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR.  Menu SAISIES - commande PAIEMENT et ENCAISSEMENT. Le bouton [Fermer] permet de fermer la grille de saisie tout en ayant maintenant la possibilité de sauvegarder l’écriture en cours. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, un message propose de sauvegarder les modifications. Cliquez sur le bouton [Non] si vous voulez vraiment annuler la saisie de l’écriture. A l’inverse, cliquez sur le bouton [Oui]. Si vous n’avez pas fini votre saisie, il vous sera alors demandé de compléter les zones obligatoires. Equilibrage automatique des écritures en cours  Menu SAISIES - commande SAISIE STANDARD et SAISIE AU KILOMÈTRE Vous pouvez enregistrer une écriture à tout moment que la saisie soit terminée ou non. Dans la grille de saisie standard ou de saisie au kilomètre, cliquez sur le bouton [Enregistrer] ou sur le bouton [Fermer] situé en haut de la fenêtre. Lorsque vous n’avez pas fini la saisie, un message vous indique que l’écriture n’est pas équilibrée et vous propose d’enregistrer la différence dans un compte d’attente. Cliquez alors sur le bouton [Oui].  Le compte d’attente utilisé est celui défini dans les paramètres comptabilité, par défaut le compte 471000. Pour reprendre la saisie, il vous suffira d’ouvrir l’écriture à partir de la liste des écritures puis de remplacer le compte d’attente par le compte qui doit normalement servir à équilibrer les lignes. Longueur du libellé des journaux et comptes  Menu LISTES - commande JOURNAUX - bouton [Créer] ou [Modifier].  Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES - bouton [Créer] ou [Modifier]. La longueur du libellé d’un journal ou d’un compte est augmentée à 40 caractères. Concrètement, dans la fiche d’un journal ou d’un compte, vous pouvez maintenant saisir jusqu’à 40 caractères dans la zone Intitulé. Longueur des codes journaux  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ - bouton [Modifier les réglages compta]. La longueur des codes journaux peut se définir sur 8 caractères maximum. Pour choisir le nombre de caractères des codes journaux : 1. Dans les paramètres comptabilité, au niveau de l’onglet Racines/Défauts, cliquez sur le bouton [Modifier les réglages compta]. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, faites un clic-droit et choisissez la commande MODE AVANCÉ. Dans la zone Longueur des codes journaux, sélectionnez 8 puis cliquez sur le bouton [OK]. ® Copyright 2013 Sage activité Ciel Ciel Compta Millésime, Evolution, Ciel Up To Experts - Guide des mises à jour - Réf. : MAJ WKE 20.10/13.10 - 10.13. La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel. Manuel de découverte Ciel Compta Ciel Compta Evolution Ciel Compta - Ciel Up To Experts Sage activité Ciel 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Ce manuel vous présente les principales fonctions du logiciel. Vous allez découvrir le suivi logique d’une chaîne comptable : de la création d’un dossier à la saisie des écritures, puis au suivi comptable avec le lettrage, le rapprochement bancaire, la déclaration de TVA, etc. Les fonctionnalités spécifiques à Ciel Compta Evolution sont détaillées à la fin de ce manuel. Pour la suite et le détail des autres fonctionnalités de l'application, vous disposez du Manuel de référence électronique ainsi que de l’aide contextuelle intégrée au logiciel. Bien cordialement, L'équipe Ciel. 3 Sommaire Prise en main..............................................................................................................4 Configuration minimale ..............................................................................................5 Documentation .........................................................................................................6 Si vous débutez ........................................................................................................7 Entraînez-vous ....................................................................................................... 10 Création et mise en place d’un dossier ..................................................................... 17 Créez votre dossier ................................................................................................. 18 Créez un dossier à partir d’un modèle Sage Production Experts ..................................... 22 Contrôlez et modifiez le plan de comptes.................................................................... 23 Vérifiez les journaux ................................................................................................ 29 Créez vos chéquiers et vos RIB ................................................................................. 31 Préparez une comptabilité analytique......................................................................... 33 La tenue de votre comptabilité ................................................................................. 35 Saisissez les écritures comptables ............................................................................. 36 Rapprochez une facture et son règlement................................................................... 48 Rapprochez des écritures avec votre banque............................................................... 50 Pointez des écritures ............................................................................................... 51 Annulez une écriture validée..................................................................................... 52 Le brouillard ........................................................................................................... 54 Gérez la trésorerie prévisionnelle .............................................................................. 56 Les états................................................................................................................... 58 Principes généraux .................................................................................................. 59 Les états comptables ............................................................................................... 61 Les états clients et fournisseurs ................................................................................ 64 Les états fiscaux ..................................................................................................... 65 Traitements .............................................................................................................. 66 La TVA .................................................................................................................. 67 Clôturez et réouvrez un exercice ............................................................................... 68 Conformité sauvegarde DGFiP................................................................................... 69 Echangez des écritures avec mon expert-comptable .................................................... 70 Importez ou exportez des écritures ........................................................................... 72 Gestion des dossiers................................................................................................. 78 La sauvegarde / restauration .................................................................................... 79 Copiez des dossiers sur Internet ou sur votre poste ..................................................... 81 Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution............................................................ 82 Les prévisions......................................................................................................... 83 Gérez une comptabilité multi-devises......................................................................... 84 Les immobilisations ................................................................................................. 86 Infos perso. ........................................................................................................... 99 Index...................................................................................................................... 100 Prise en main Prise en main 5 Configuration minimale Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps de traitement • Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8 (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) • Processeur 700 Mhz (supérieur à 1 GHz conseillé). • 512 Mo de Ram. • 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation. • Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom. • Imprimante : laser, jet d'encre. • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768. • Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé). • Fonction PDF : Adobe Reader à jour. Pour utiliser directDéclaration • Processeur 1,5 GHz. • 2Go de Ram. • 1Go d'espace disque disponible ou plus, selon votre système d'exploitation et les composants système déjà installés sur votre poste. • Adobe Reader 7.05 (ou supérieur). • Une Connexion internet via modem ADSL (ou équivalent). Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d'identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Prise en main 6 Documentation Conventions utilisées dans la documentation Utilisation de la souris • cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris • double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris • faire un clic-droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris Les symboles du manuel Les manuels La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels en ligne : • le manuel de découverte - que vous consultez actuellement - qui aborde les principales fonctions du logiciel. • le manuel de référence qui décrit en détail la totalité des fonctions de votre logiciel et qui contient en annexes la présentation générale et le générateur d’états. • le guide des mises à jour qui décrit les nouveautés des versions ainsi que la récupération d’un dossier d’une ancienne version.  L’application Adobe Reader© nécessaire pour lire et imprimer les manuels doit être installée sur votre ordinateur. Pour imprimer les manuels Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER. Pour enregistrer les manuels sur votre poste de travail Une fois que le manuel est téléchargé, cliquez sur le bouton . L’aide en ligne Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. L’aide est contextuelle c’est-à-dire qu’elle affiche directement l’explication propre à la fenêtre active. Par exemple, vous êtes dans les paramètres de la société, l’aide s’affiche à la page «Paramètres société». Ainsi, vous n’avez pas à rechercher l’information. Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche de votre clavier ou en activant la commande AIDE du menu AIDE. Le site Internet Ciel Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à votre logiciel, des informations utiles. Symbole Fonction  indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer.  attire votre attention sur un point particulier.  renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de référence électronique ou l’aide. Prise en main 7 Si vous débutez Quelques notions de comptabilité Voici quelques définitions qui vous seront utiles pour vous familiariser avec les termes utilisés en comptabilité. Exercice Un exercice est la période pour laquelle une entreprise calcule son résultat (bénéfice ou perte). Généralement, la durée d’un exercice est égale à 12 mois. Compte et Plan de comptes Les opérations d’un même type sont enregistrées dans le compte concerné et uniquement dans ce compte. Le Plan de comptes est la liste de tous les comptes utilisables définis par la loi et répartis en 8 classes. Chaque compte porte un numéro précis dont le 1er chiffre est celui de la classe à laquelle il appartient. On distingue ainsi : • les comptes de bilan (classes 1 à 5) : capitaux, immobilisations, stocks et en-cours, tiers, financiers. • les comptes de gestion (classes 6 et 7) : charges (frais), produits (profits). • les comptes spéciaux (classe 8) : engagements divers, résultat en instance d’affectation. Mouvement et écritures Chaque montant inscrit dans un compte est appelé mouvement. Quand on enregistre des montants en comptabilité, on dit qu’on passe des écritures. Solde Le solde d’un compte est la différence entre la somme des montants enregistrés au débit et la somme des montants enregistrés au crédit. Grand livre Le Grand livre est un document qui présente les écritures classées par poste comptable, avec un cumul pour chacun d'eux. Balance La balance présente la liste des comptes, triés par classe, avec par compte le total des écritures passées au débit et des écritures passées au crédit. La différence est représentée par le solde qui peut être débiteur ou créditeur suivant les comptes. Bilan Le bilan est un état qui fait partie des comptes annuels effectués à la clôture de l’exercice. Il comprend : • à l’actif : la valeur des biens d’une entreprise, • au passif : les ressources dont dispose l’entreprise. Compte de résultat Le compte de résultat est également un état qui fait partie des comptes annuels effectués à la clôture de l’exercice. Il récapitule les produits et les charges de l’exercice, puis fait apparaître le résultat de l’entreprise (bénéfice ou perte). Prise en main 8 Lettrage Le lettrage consiste à affecter un groupe de lettres identiques (AA par exemple) à une ou plusieurs lignes d'écritures enregistrées sur un même compte et dont les montants se soldent. Cela permet d'apurer les comptes de tiers des factures et avoirs soldés afin d'obtenir des échéanciers clients ne faisant état que des factures restants dues. Rapprochement bancaire Le rapprochement bancaire est une opération comptable vous permettant de vérifier la concordance du compte Banque, tenu par votre entreprise, avec le relevé bancaire, adressé périodiquement par votre banque. Contrepassation Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le principe de contrepassation pour neutraliser l'écriture concernée. Si besoin est, vous saisirez ensuite une nouvelle écriture. Vous pouvez utiliser ce principe pour contrepasser les écritures d’inventaire. Prise en main 9 Principales étapes de création et de suivi de votre dossier Le schéma ci-dessous vous donne une vue d’ensemble sur les différentes étapes à réaliser pour pouvoir gérer correctement votre comptabilité avec Ciel Compta. Attention ! N’oubliez pas d’effectuer régulièrement des sauvegardes de votre dossier ! Si vous avez opté pour Ciel Données Mobiles, vous n’avez pas besoin de réaliser des sauvegardes. En effet, dans ce cas, vos données sont automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel. Créez votre dossier Créez vos chéquiers et vos RIB Saisissez vos écritures et comparez-les : Editez et validez le brouillard Imprimez les éditions comptables : Imprimez les éditions de fin d’année : Clôturez l’exercice Contrôlez et modifiez le plan comptable et les journaux grand-livre, balance, journaux, ... bilan et compte de résultat, SIG lettrage, rapprochement bancaire, ... Prise en main 10 Entraînez-vous Lancez votre logiciel Vous pouvez lancer le logiciel en cliquant sur l'icône de démarrage, présenté dans le dossier programme choisi. Par la suite, pour lancer votre logiciel : 1. Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows. 2. Sélectionnez les commandes PROGRAMMES - CIEL - COMPTA - CIEL COMPTA. La page d’accueil s’affiche. Passage à Ciel Données Mobiles Uniquement disponible en option Ciel Données Mobiles. 1. Si vous basculez en mode connecté (activation de l’option Ciel Données Mobiles), il vous est proposé, au lancement du logiciel, de copier un dossier sur le serveur Internet. Effectuez cette opération sans quoi vous ne pourrez pas ouvrir votre dossier pour travailler à distance. • Vous avez un seul dossier, un message vous informe que celui-ci doit être mis à jour et copié sur le serveur Internet. Cliquez sur le bouton [Oui] pour accepter. • Vous avez plusieurs dossiers, la fenêtre Liste des sociétés s'ouvre. Sélectionnez votre dossier de travail et cliquez sur le bouton [Copier sur Internet]. Si votre dossier doit être mis à jour, un message vous en informe. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. 2. A la fin du traitement, le dossier s'ouvre. Pour copier d'autres dossiers sur le serveur Internet, utilisez l'utilitaire Copie de dossiers sur Internet.  Pour plus de détails sur la copie de dossiers, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Ouvrez le dossier Société Exemple Indisponible en option Ciel Données Mobiles. Toutes les informations concernant une société sont conservées dans un dossier. Pour faire un tour d’horizon des différentes fonctionnalités de l’application, nous vous conseillons d’ouvrir le dossier Société Exemple, livré avec le logiciel. 1. Sur la page d’accueil, cliquez sur le bouton J’ouvre la société exemple . Le fichier Société exemple s’ouvre alors. Lorsque vous installez Ciel Compta ™, seul le dossier Exemple existe. Par la suite, les dossiers que vous allez créer seront proposés dans la fenêtre affichée par le bouton J’ouvre mon dossier Choisissez votre mode d’affichage : découverte ou standard Vous disposez de deux modes d'affichage : • le mode découverte, pour vous familiariser plus simplement et plus rapidement avec les principales fonctions de Ciel Compta, • le mode standard, pour une gestion et un suivi des données de comptabilité plus détaillés ; il regroupe l'ensemble des commandes du logiciel. Prise en main 11 Pour changer de mode d'affichage, cliquez, selon le cas, sur la commande MENUS DÉCOUVERTE ou MENUS STANDARD du menu DIVERS.  Le mode d’affichage dans lequel vous travaillez (découverte ou standard) est conservé lorsque vous quittez l’application. Quittez le logiciel Pour fermer le logiciel, vous pouvez : • activer la commande QUITTER du menu DOSSIER, • cliquer dans la case de fermeture , située en haut à droite dans la barre de titre. La fenêtre principale de l’application Après avoir validé l'ouverture d'un dossier, la fenêtre principale de l'application s'affiche : Attention ! Ciel Compta dispose de deux modes comptables : Standard et Cahier. Votre logiciel se présente différemment (menus, fonctions spécifiques...) selon le mode comptable choisi à la création d’un dossier. Ce manuel vous explique le fonctionnement de Ciel Compta dans le mode comptable par défaut (Standard). Pour plus de détails sur l’autre mode, reportez-vous au Manuel de référence, accessible dans le menu Aide. Barre de titre Barre de menus Barre d’actions Intuiciel Barre d’état Zone de recherche Trouvtoo Prise en main 12 La barre de menus Vous disposez de menus comme dans toute application Windows. La totalité des commandes est accessible à l'aide des menus.  Les menus sont détaillés dans le Manuel de référence. La barre de navigation Affichée à gauche dans la fenêtre de l'application, la Barre de navigation est une barre d'icônes verticale, dans laquelle vous trouverez de nombreux raccourcis, présentés dans différents groupes. Vous l’affichez ou masquez à partir du menu FENÊTRES. La barre d'actions La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est dans toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Vous pouvez ajouter des groupes et importer des tâches de votre ancienne barre d’outils.  Les barres de navigation et d’actions sont détaillées dans le manuel de référence. L’Intuiciel L’Intuiciel est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder depuis les boutons de la barre d’actions ou encore via le menu FENÊTRES, commande MON INTUICIEL. L'Intuiciel est une interface multi-niveaux et personnalisable qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations comptables ou à des récapitulatifs de votre exercice. Il est composé de trois parties, accessibles depuis les onglets de la barre d’actions : • Mon Bureau, accessible par l’icône de l’onglet , est l’onglet actif par défaut. Vous retrouvez les bureaux de votre logiciel, par lesquels vous pouvez accéder aux fonctions que vous utilisez le plus souvent. Trois bureaux sont disponibles, selon l’organisation que vous aurez défini lors de la personnalisation de votre Intuiciel. Vous pouvez personnaliser votre bureau en cliquant sur le bouton de personnalisation . Pour plus d’informations, reportez-vous au paragraphe “Personnaliser Mon bureau”, page 13. • Mon tableau de bord, est accessible par l’icône de l’onglet . Vous pouvez visualiser dans cet onglet les principales informations de votre société. Vous pouvez repérer rapidement les résultats, les factures non payées par vos clients, celles à relancer, les évolutions des charges et des produits sous forme de graphiques, etc. Toutes ces informations correspondent à la date de travail affichée en haut à droite de la fenêtre. Vous pouvez modifier cette date en cliquant dessus. • Mes états et statistiques, est accessible par l’icône de l’onglet . Vous y retrouvez une liste d’états et de statistiques. Vous pouvez personnaliser leur affichage en cliquant sur le bouton de personnalisation. Ainsi, vous pourrez accéder plus rapidement aux états que vous utilisez le plus souvent. Pour plus d’informations concernant la personnalisation de vos états et statistiques, reportez-vous au paragraphe “Personnaliser Mes états et statistiques”, page 14. Attention ! Sous le système d’exploitation Windows™ 8, les boutons et icônes se présentent différemment. Prise en main 13 Consulter mon Compte Ciel Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance technique. Personnaliser Mon bureau Vous pouvez personnaliser votre bureau en y ajoutant des tâches vous permettant d’accéder rapidement aux fonctions que vous utilisez le plus couramment. 1. Pour cela, cliquez sur le bouton de personnalisation . 2. Une liste des principales fonctions du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des tâches du logiciel s’affichent. 3. Pour afficher la liste complète des tâches, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) et sélectionnez la commande AFFICHER TOUTES LES TÂCHES. Ajouter une tâche au bureau en utilisant le glisser-déposer Une fois que vous avez choisi la tâche à ajouter à votre bureau, vous pouvez la glisser-déposer directement sur votre bureau. 1. Pour cela, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’ellipse du bureau. 3. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre tâche. Sous Windows™ 8, glissez votre souris jusqu'au bureau. Les emplacements où vous pouvez déposer votre tâche sont indiqués par des pavés gris. 4. Déposez votre tâche sur l’emplacement souhaité. Votre tâche se trouve désormais sur votre bureau. Créer un groupe de tâches Vous pouvez choisir de regrouper certaines tâches sur le bureau. 1. Pour cela, sélectionnez la tâche souhaitée dans la liste des tâches. 2. Vous devez ensuite la glisser-déposer sur la tâche avec laquelle vous souhaitez créer un groupe. Une flèche blanche s’affiche. Sous Windows™ 8, un pavé gris s’affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. Le groupe se créé. Prise en main 14 Renommer une tâche ou un groupe de tâches  Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Renommer] de la barre de personnalisation. La barre de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur une tâche ou sur un groupe de tâches. 1. Double-cliquez dans la bulle située en-dessous de la tâche ou du groupe de tâches. 2. Appuyez sur la touche de votre clavier. 3. Saisissez le nouveau nom de votre tâche ou groupe de tâches. Personnaliser les tâches du bureau En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur les tâches du bureau, une petite barre d’icônes s’affiche. Vous pouvez utiliser les icônes et pour effectuer une rotation des tâches, si vous souhaitez mettre plus en avant certaines fonctions du logiciel. La barre de personnalisation sous Windows™ 8 1. Cliquez sur une tâche ou sur un groupe de tâches afin de sélectionner l'élément à personnaliser. Une barre horizontale s’affiche en bas de l'Intuiciel. 2. Cliquez sur le bouton correspondant à l'action que vous voulez exécuter. Mes bureaux Trois bureaux sont disponibles. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et un bureau plus complet, ou si vous voulez créer un bureau pour gérer uniquement vos comptes, et un pour gérer uniquement vos saisies, ou encore uniquement vos immobilisations... Restaurer le bureau / Annuler les modifications  Cette fonction est indisponible sous Windows™ 8. 1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées : • Annuler les modifications : permet de revenir au bureau avant vos dernières personnalisations. • Mon bureau par défaut : permet de restaurer l’affichage du bureau par défaut. 2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK]. Personnaliser Mes états et statistiques Ajouter un état dans la liste des états en utilisant le glisser-déposer Vous pouvez ajouter et retirer des états de votre liste d’états et créer des groupes d’états en cliquant sur le bouton de personnalisation . Une liste des principaux états du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Certains états paramétrables peuvent également être visibles si vous avez activé l’accessibilité de ces états depuis la liste des états paramétrables. Ce bouton vous permet de supprimer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné Ce bouton vous permet de modifier l’icône de la tâche sélectionnée. Ce bouton vous permet de paramétrer l’ouverture de la tâche. Prise en main 15  Pour plus de détails, reportez-vous au chapitre Générateur d’Etats disponible dans le MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des états du logiciel s’affichent. Vous pouvez choisir d’ajouter un état à votre Intuiciel. 1. Pour cela, faites un clic sur l’état souhaité avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’endroit souhaité. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre état. Sous Windows™ 8, un pavé gris s’affiche pour vous indiquer un emplacement libre. 3. Déposez votre état sur l’emplacement souhaité. Votre état apparaît dans l’Intuiciel. Ajouter un état à un groupe d’états Vous pouvez glisser-déposer un état directement dans un groupe d’états. 1. Pour cela, sélectionnez l’état souhaité dans la liste des états. 2. Vous devez ensuite le glisser-déposer dans le groupe auquel vous souhaitez ajouter l’état. Un «+» blanc s’affiche. Sous Windows™ 8, un pavé gris s'affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. L’état s’ajoute au groupe. Renommer un état ou un groupe d'états  Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Renommer] de la barre de personnalisation. La barre de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur un état ou sur un groupe d'états. 1. Double-cliquez sur l'intitulé de l'état ou du groupe d'états. 2. Pour un état, une fenêtre s'affiche, saisissez le nouveau nom de l'état et cliquez sur le bouton [OK]. 3. Pour un groupe d'états, appuyez sur la touche de votre clavier puis saisissez le nouveau nom enfin appuyez sur la touche . Personnaliser les états En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur un état ou un groupe d’états, une petite barre d’icônes s’affiche. La barre de personnalisation sous Windows™ 8 1. Cliquez sur un état ou sur un groupe d'états afin de sélectionner l'élément à personnaliser. Une barre horizontale s’affiche en bas de l'Intuiciel. 2. Cliquez sur le bouton correspondant à l'action que vous voulez exécuter. Restaurer Mes états et statistiques / Annuler les modifications  Cette fonction est indisponible sous Windows™ 8. 1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées : • Annuler les modifications : permet de revenir à vos états et statistiques avant vos dernières personnalisations. • Mes états et statistiques par défaut : permet de restaurer l’affichage par défaut. 2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK]. Ce bouton vous permet de supprimer l’état ou le groupe d’états sélectionné. Ce bouton vous permet de modifier la sortie de l’état sélectionné. Prise en main 16 Effectuez des recherches Trouvtoo© Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre logiciel : • sur votre dossier courant. • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement. 1. Dans la zone de recherche Trouvtoo située en haut de la fenêtre principale, saisissez le mot clé à rechercher et cliquez sur l'icône de la loupe. La fenêtre Trouvtoo s'ouvre et la recherche est lancée. 2. Par défaut, la recherche s'effectue sur tous les répertoires cibles (Dossier courant, Google Web). Si vous le souhaitez, décochez un répertoire de recherche).  Si vous lancez la recherche sur plusieurs cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. 3. Pour lancer une recherche, cliquez sur le bouton . 4. Pour arrêter une recherche, cliquez sur le bouton .  Pour des informations détaillées sur l’assistant de recherche Trouvtoo, reportez-vous à l’aide intégrée à l’application - Rubrique Trouvtoo. Besoin d’aide Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, cliquez sur l’icône présent sur la fenêtre principale. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement. 1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur). 2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de télé- phone (où vous pouvez être joint). 3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer ma demande de rappel] pour valider le formulaire et lancer la connexion. Création et mise en place d’un dossier Création et mise en place d’un dossier 18 Créez votre dossier  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU. Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux de celui-ci. 1. Dans la fenêtre Création, saisissez le nom de votre société.  Ciel Compta détecte les dossiers créés dans une autre application Ciel. Et, vous pouvez créer un dossier comptable pour cette société. Dans ce cas, cochez la première option puis choisissez la société. 2. Cliquez sur le bouton [Créer]. L'assistant de création d'un dossier s'affiche. Choix du modèle de plan comptable Vous pouvez créer votre dossier à partir d'un modèle de plan comptable (Plan comptable Général 2010, Agricole, Associations, BTP, etc.) que vous adapterez par la suite à vos besoins. 1. Sélectionnez le modèle de votre choix . Si vous ne voulez pas utiliser de modèle, cliquez sur . Si vous voulez utiliser une société existante comme modèle de création, sélectionnez . Cette fonction est utile lorsque vous gérez plusieurs sociétés. 2. Cliquez sur le bouton [Créer]. Dans le cas où vous créez une société en vous basant sur un dossier comptable existant, reportez-vous directement au paragraphe “Création à partir d’un dossier existant”, page 20. Choix du mode comptable Par défaut, Ciel Compta (Millésime et Evolution) créé un dossier en mode Standard. Le mode Cahier permet une saisie simplifiée de vos écritures. Vous pourrez par la suite convertir votre dossier en mode standard si par exemple la saisie par cahier ne vous convient pas. Si vous voulez créer un dossier dans ce mode, cochez l'option Je préfère utiliser le mode Cahier. A l’inverse le mode Standard permet une saisie guidée des écritures (facture/avoir client ou fournisseur, encaissement, paiement, etc). 3. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. Création et mise en place d’un dossier 19 Paramètres du dossier 1. Définissez la longueur des comptes, des codes journaux et des codes analytiques, à l'aide du bouton . 2. Indiquez la monnaie du dossier et le nombre de décimales. Pour modifier le nombre de décimales de la monnaie du dossier : • dans la zone Monnaie du dossier, cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu CONTEXTUEL, • sélectionnez la commande MODIFIER LE NOMBRE DE DÉCIMALES, • dans la fenêtre qui s'affiche, indiquez le nombre de décimales à prendre à compte puis cliquez sur le bouton [OK]. 3. Si vous gérez une comptabilité multi-devises, cochez la case correspondante puis choisissez la devise à utiliser par défaut en cliquant sur le bouton Liste . 4. Cochez l'option Récupération des informations du référencement si vous souhaitez que les informations saisies lors de votre référencement soient reprises. Ainsi, vous n'avez pas à les re-saisir. 5. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Choix du mode de création 1. Sélectionnez l'option correspondant au mode de création de votre dossier : • Mode de création rapide en 3 étapes Seules les principales informations (raison sociale, coordonnées et paramètres, etc.) sont à renseigner. • Mode de création détaillé en 8 étapes Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les fichiers principaux (comptes, journaux, modes de paiement, etc.). Vous serez ainsi opérationnel plus rapidement. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. Création rapide d’un dossier  Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Première étape : raison sociale La première étape de l'assistant permet de renseigner différentes zones concernant votre Raison sociale. 1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville. 2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie. 3. Précisez votre Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise. 4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité Principale de l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. 5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'Identification Intracommunautaire (N° TVA). 6. Indiquez votre Code société. Deuxième étape : paramètres Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres. 1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez un. Création et mise en place d’un dossier 20 2. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier . 3. Précisez si vous êtes assujetti ou non à la TVA en cochant l'option correspondante. 4. Indisponible dans Ciel Compta Millésime - Indiquez si votre expert-comptable utilise ou non le logiciel Sage Production Experts. Le mode d'échanges correspondant à votre réponse est automatiquement activé dans votre logiciel : • Oui : le mode d'échange est Sage Production Experts. • Non ou Je ne sais pas : le mode d'échange est l'import/export.  Vous pouvez modifier ce mode par la suite dans l'onglet Echanges Expert des paramètres comptabilité menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ). Dernière étape : options de démarrage 1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la case correspondante. 2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe] puis renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe. 3. Indiquez si, après la création de votre dossier, vous souhaitez : • Saisir les A-nouveaux. Voir Saisie des A-nouveaux, page 42. • Importer une balance. • Ne rien faire. 4. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. Création détaillée d’un dossier  La création détaillée d’un dossier est expliquée dans le Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Si vous créez votre dossier dans ce mode, la création se déroule en 8 étapes. Création à partir d’un dossier existant Cette création permet de récupérer d’un dossier existant les paramètres et réglages comptables, les coordonnées de l’expert-comptable et de l’O.G.A., la gestion des mots de passe, etc. Ceci vous évitera de les re-saisir dans la nouvelle société. 1. Lorsque vous avez choisi Partir d’un dossier existant dans l’étape Choix du modèle de plan comptable, vous accédez à la liste des dossiers créés dans Ciel Compta. Cliquez sur le dossier qui servira de modèle. L’assistant Top départ s’affiche et vous présente la liste des données qui ne sont pas récupérées dans la nouvelle société (les écritures comptables, les comptes clients, les déclarations de TVA, etc.) En effet, les éléments spécifiques à une société n’ont pas lieu d’être dans celle que vous êtes en train de créer. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Création et mise en place d’un dossier 21 3. Dans cette étape, vous avez la possibilité ou pas de récupérer certaines données du dossier existant. Selon le cas, sélectionnez l’option Oui ou Non pour chacun des éléments. Par exemple, vous gérez la comptabilité de deux sociétés différentes mais qui sont dans le même secteur d’activité et dans la même ville et les fournisseurs sont identiques. Vous pouvez alors sélectionner Oui pour les comptes fournisseurs et les modèles d’écritures associés.  Si vous conservez les comptes de banque, les coordonnées bancaires (IBAN, BIC...) sont en revanche effacées. 4. Cliquez sur le bouton [Suivant]. 5. Dans la dernière étape, saisissez la Raison sociale de la nouvelle société. 6. Indiquez les périodes de votre premier exercice et de votre exercice courant. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier. 7. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création du nouveau dossier. Création et mise en place d’un dossier 22 Créez un dossier à partir d’un modèle Sage Production Experts Uniquement disponible dans les versions Evolution et Ciel Up To Experts.  Menu DOSSIER - commande MODÈLE SAGE PRODUCTION EXPERTS.  Cette commande est également accessible à partir de l'Accueil - bouton [Je créé mon dossier à partir d'un modèle Sage Production Experts]. Cette commande permet de créer un nouveau dossier à partir d'un modèle du logiciel Sage Production Experts. C'est votre expert-comptable qui vous transmet ce modèle contenant vos comptes, journaux et écritures. Les données du fichier seront automatiquement copiées dans le nouveau dossier. 1. Activez le menu DOSSIER puis la commande MODÈLE SAGE PRODUCTION EXPERTS. 2. Cliquez sur le bouton pour sélectionner le fichier transmis par votre expert-comptable. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. 4. Renseignez le Nom de votre société.  Si une société existe déjà dans une autre application Ciel, vous pouvez créer le dossier pour celle-ci. Dans ce cas, cochez la première option puis choisissez la société. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Votre dossier s'ouvre ainsi qu'un rapport qui vous indique les résultats du traitement. Création et mise en place d’un dossier 23 Contrôlez et modifiez le plan de comptes Les comptes disponibles dans votre dossier sont conformes au plan comptable que vous avez choisi lors de la création de votre dossier. Voir Choix du modèle de plan comptable, page 18. Nous vous conseillons de vérifier tous les comptes dont vous avez besoin et de créer ceux qui vous manquent, comme par exemple les comptes de tiers, qui sont généralement propres à chaque société. La liste des comptes Vous obtenez la liste des comptes en sélectionnant la commande PLAN DE COMPTES du menu LISTES. La liste des comptes composant le plan de comptes s'ouvre. Le premier numéro de compte de la liste est sélectionné ; il est affiché dans une couleur différente. Modifiez un compte Pour modifier ou supprimer un compte, vous devez préalablement le sélectionner dans la liste. Pour cela, vous pouvez indifféremment : • déplacer le curseur sur le compte de votre choix, en appuyant sur les touches ou de votre clavier, • cliquer sur le numéro de compte, • saisir le ou les premiers chiffres du numéro de compte. Exemple Vous voulez modifier le libellé du compte bancaire 512000. 1. Saisissez les chiffres 512. 2. Cliquez sur le bouton [Modifier] présenté en haut de la fenêtre. 3. Saisissez le nouveau libellé dans la zone Intitulé. 4. Afin de prendre en compte la modification, cliquez sur le bouton [OK]. Créez un compte Création des comptes de tiers : clients et fournisseurs Afin d'effectuer le suivi des comptes de tiers et plus particulièrement des comptes clients, vous devez les créer. A titre d'exemple, vous allez créer le compte client 411DUR Ets Durant. 1. Dans la partie gauche de la liste des comptes, cliquez sur la catégorie Clients. 2. Cliquez sur le bouton [Créer] présenté en haut de la fenêtre. La fenêtre Nouveau compte s’affiche. 1. Dans la zone N° Compte, saisissez le numéro du compte de tiers à créer, soit 411DUR. 2. Appuyez sur la touche puis, saisissez l'Intitulé du compte. Selon le numéro de compte saisi, les onglets nécessaires sont présentés. Le bouton vous permet de saisir un éventuel commentaire sur votre compte. Le bouton vous permet de saisir des informations complémentaires concernant votre compte. Création et mise en place d’un dossier 24 Onglet Options Cet onglet regroupe les renseignements sur le fonctionnement du compte. 3. Sélectionnez les options de votre choix en vous aidant du tableau ci-après. Option cochée Signification Utilisable Vous pouvez utiliser le compte en saisie. Lettrable Demander Vous pouvez lettrer le compte et saisir le prochain code de lettrage. En lettrage manuel, vous pouvez choisir votre code de lettrage personnalisé. Pointable Vous pouvez pointer le compte et saisir le prochain code de pointage. Ventilation Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, il est possible d'associer au compte courant un code budgétaire. Pour cela cochez la case Ventilation et renseignez le code analytique par défaut qui sera repris lors des saisies d’écritures. Vous pouvez également associer plusieurs codes analytiques de niveau 1, pour cela cliquez sur l’icône . Saisie L'option Réf. pointage/lettrage vous permet de gérer le lettrage en fonction du numéro de pointage. Si vous souhaitez gérer un échéancier, cochez la case Echéance. En gestion analytique, vous pouvez saisir des quantités sur des comptes (classes 6 et 7 en général). Saisie des Infos Perso Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution Les Infos perso vous permettent d’ajouter les rubriques de votre choix dans les grille de saisie, ainsi de personnaliser vos lignes d'écritures. Le bouton [Modifier l’intitulé] permet de modifier le nom de vos champs. Exonéré de TVA En cochant cette case, la TVA ne sera pas calculée lors de vos saisies sur le compte en question. Compte Vous pouvez attribuer un compte de TVA par défaut à un compte client, fournisseur, à un compte de charges et produits afin qu’il soit systématiquement repris et appliqué avec le bon taux de TVA lors des saisies. Création et mise en place d’un dossier 25 Onglet Client ou Fournisseur Dans cet onglet, vous saisissez les renseignements concernant plus particulièrement le client ou fournisseur en question. 1. Renseignez les coordonnées complètes du client ou du fournisseur. 2. Saisissez le numéro de Siret de la société de votre client ou fournisseur. 3. Saisissez le nom de la banque et précisez son emplacement en sélectionnant l'option correspondante. 4. Les zones Sur rayon et Hors rayon interviennent dans la gestion des bordereaux de remise en banque. Elles correspondent au lieu de compensation : • Sur rayon englobe les clients ou fournisseurs qui se trouvent dans le même département que celui de la domiciliation bancaire. • Hors rayon englobe les clients ou fournisseurs se situant à l'extérieur du département de la domiciliation bancaire. 5. La zone Gestion de la TVA n'est accessible que pour les comptes fournisseurs. Même si vous êtes soumis au régime de TVA sur les encaissements, déclaré dans le paramétrage du dossier, vous pouvez déclarer, indépendamment, qu'un compte fournisseur est soumis à la TVA sur les débits. Dans ce cas, lorsque vous saisirez votre écriture de paiement fournisseur pour le compte concerné, la grille de saisie s'adaptera automatiquement. 6. Indiquez le mode de paiement associé par défaut au compte. Calcul de la date d'échéance Si vous souhaitez effectuer un suivi précis des comptes clients et fournisseurs, particulièrement lorsque vous accordez des délais de paiement à vos clients, vous pouvez demander que la date d'échéance des factures (date à laquelle elles doivent être réglées) soit calculée en saisie des écritures selon les paramètres définis. Pour cela : Compte de produits Vous pouvez attribuer un compte de produit à ce compte client. Compte de charges Vous pouvez attribuer un compte de charge à ce compte fournisseur. Création et mise en place d’un dossier 26 1. Cliquez sur l’icône présenté à la fin de la zone Echéance. 2. Sélectionnez les options de votre choix et cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Localiser le client/fournisseur sur une carte • Le bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. • Le bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client ou fournisseur). Vérifier l’adresse du client ou fournisseur Le bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client ou du fournisseur afin de vérifier l'exactitude de l'adresse. Vous pouvez effectuer votre recherche selon différents critères : la raison sociale, l'adresse (N°/Voie, CP, Ville, Pays), le téléphone, le numéro Siren, l'identité du Responsable (nom, prénom). Informations légales Le bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre client via le site InfoGreffe.  Le N° de Siret doit obligatoirement être renseigné. Onglet Complément Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Contact Les renseignements saisis permettent d'obtenir rapidement les coordonnées de vos contacts. Divers Cette partie vous permet d'enregistrer des renseignements d'ordre administratifs, économiques et juridiques concernant vos clients ou fournisseurs ( Forme juridique, code APE, Chiffre d'affaire etc.). Onglet Relance Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.  Cet onglet n'est visible que lors de la saisie d'un compte Client. Ciel Compta Evolution vous permet de paramétrer trois niveaux de relance pour vos éditions de lettres de relance concernant les clients en retard de paiement. Création et mise en place d’un dossier 27 Ce paramétrage concerne un client, pour un compte donné. Onglet Immobilisations Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.  Cet onglet n'est visible que dans un compte d'Immobilisations. Il présente la liste des immobilisations rattachées à ce compte. Onglet Budget Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Cet onglet vous permet de saisir directement un budget mensuel sur le compte concerné. Onglet Cumuls Ce tableau vous permet de prendre rapidement connaissance, mois par mois, des soldes des écritures. La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le mois. Onglet Soldes validés Cet onglet récapitule les soldes validés sur plusieurs exercices : de N à N-10. Ces soldes sont ensuite présentés mois par mois. Les zones Débit/Crédit seront mises à jour systématiquement à chaque fois que votre brouillard sera validé. Il est impossible de les modifier manuellement. L'exercice N est déployé par défaut. Pour consulter les soldes d'un autre exercice, cliquez sur le bouton . Vous disposez des options Tout réduire et Tout déployer, accessibles par le bouton [Regroupement]. Onglet Graphiques La visualisation graphique montre l'évolution du compte durant une période correspondant à l’exercice N et N + 1. Les écritures en brouillard, en simulation ou validées sont différenciées. Onglet Infos perso. Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Cet onglet présente les rubriques personnalisées des comptes, que vous avez créées via la commande INFOS PERSO. du menu LISTES. Pour rappel, les infos perso sont des rubriques personnalisées. Dans la colonne Valeur, en fonction du type de la rubrique que vous avez ajouté, vous pouvez saisir ou visualiser une information, cocher un statut. Ces informations peuvent être utilisées par exemple dans des mailings. Sélectionnez les modèles de lettres qui seront utilisés pour la première, deuxième et troisième relance. Création et mise en place d’un dossier 28 Création d’un compte de TVA Lors de la saisie d’une racine de compte de TVA (445), l’onglet Options affiche une partie supplémentaire, Options TVA, qui vous permet d’indiquer le type de TVA et le taux à appliquer au compte. • Cliquez dans les zones pour choisir le type et le taux parmi les listes prédéfinies.  Le taux de TVA peut être modifié lorsque vous enregistrez des écritures sur le compte correspondant, mais, pour établir la déclaration de TVA, il est préférable de créer un compte pour chaque type et taux de TVA utilisé. Création d’un compte de Banque Lors de la saisie d’un compte de Banque (512), les onglets Banque et Agence apparaissent. 1. Saisissez les codes IBAN et BIC de votre compte. 2. Renseignez le RIB proprement dit : Code banque, Code guichet, N° de compte et Clé RIB. 3. Indiquez la Domiciliation de la banque, le Titulaire du compte. Les soldes réel, pointé et non pointé seront mis à jour automatiquement au fur et à mesure des saisies effectuées. 4. Indiquez éventuellement le montant du découvert autorisé dont vous bénéficiez. Si vous dépassez ce découvert autorisé, vous serez averti dans l’Intuiciel 5. Si vous disposez de Ciel Communication Bancaire pour Windows™, indiquez le nom et le répertoire du fichier de connexion Relevé CFONB. Si vous effectuez la saisie des relevés bancaire par import : 6. Dans la zone Format, choisissez le format d’import de votre banque. 7. Dans la zone Chemin d’accès, sélectionnez le fichier du relevé bancaire fourni par votre banque (qui contient les écritures qu’elle a enregistrées). Ainsi, lors de la saisie du relevé bancaire, ces informations seront automatiquement reprises. 8. Dans l'onglet Agence, saisissez les coordonnées complètes de la banque. Validez la création d’un compte Une fois que vous avez indiqué toutes les informations concernant le compte, cliquez sur le bouton [OK], présenté en haut de la fenêtre. Création et mise en place d’un dossier 29 Vérifiez les journaux Chaque écriture doit être enregistrée dans un journal. La liste des journaux Les journaux les plus couramment utilisés sont automatiquement créés lorsque vous créez un dossier. Vous pouvez en consulter la liste par la commande JOURNAUX du menu LISTES. Vous devez donc vérifier qu'ils vous conviennent, les modifier si besoin, supprimer ceux que vous n'utilisez pas ou en créer de nouveaux. Pour cela, utilisez les boutons [Créer], [Modifier] et [Supprimer], présentés en haut de la fenêtre.  Pour réaliser un suivi précis de votre trésorerie, il est impératif de créer autant de journaux bancaires que de comptes bancaires. Qu'est-ce qu'un compte de contrepartie ? Il s'agit d'un numéro de compte proposé en saisie des écritures pour solder les pièces enregistrées sur le journal correspondant. Lorsque vous créez ou modifiez les journaux, vous pouvez définir : • le compte de contrepartie à utiliser pour chacun d'eux, • le libellé au débit ou au crédit de la ligne d'écriture imputée au compte.  En mode Saisie guidée, le compte est automatiquement proposé. En revanche, en mode Saisie standard ou Saisie au kilomètre, vous devez cliquer sur le bouton [Contrepartie], présenté à ce stade. Exemple Nous allons modifier le journal de ventes pour déclarer le compte 706000 comme compte de contrepartie. 1. Dans la liste des journaux, sélectionnez le journal VT puis cliquez sur le bouton [Modifier]. La fenêtre de modification du journal s’affiche. 1. Cochez l'option Rupture d'écritures sur solde si vous voulez que le numéro d’écriture change automatiquement lorsque le solde des lignes est équilibré 2. Cochez la case Utiliser la contrepartie automatique en saisie. 3. Dans la zone Compte de contrepartie, saisissez le numéro 706 puis appuyez sur la touche ou >Entrée>. Création et mise en place d’un dossier 30 4. Dans la zone Libellé crédit de contrepartie, saisissez Formation. Gestion des numéros de pièce Pour faciliter et homogénéiser la saisie des numéros de pièce, vous pouvez saisir le numéro qui devra être attribué à la prochaine pièce que vous enregistrerez sur ce journal. Exemple Dans le journal de ventes, le numéro d'une pièce correspond généralement à celui de la facture. Nous indiquons donc le numéro de la prochaine facture, soit 501 dans notre exemple. 5. Cochez la case Tester les doublons lors de l'enregistrement si vous souhaitez que le logiciel contrôle le numéro de pièce lors de la saisie. Un message vous informera alors si ce numéro a déjà été utilisé par une autre écriture du même journal. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer les modifications apportées au journal des ventes. Création et mise en place d’un dossier 31 Créez vos chéquiers et vos RIB Les chéquiers  Menu LISTES - commande CHÉQUIERS. Si vous voulez utiliser le principe de gestion des chéquiers, lorsque vous effectuez la saisie des règlements par chèque à l'aide du guide de saisie Paiements, vous devez déclarer vos chéquiers. Un chéquier différent est affecté à chaque compte-chèques et par conséquent à chaque journal de banque. • Pour créer un chéquier, cliquez sur le bouton [Créer] situé en haut de la fenêtre Liste des chéquiers.  Dans la fenêtre Nouveau chéquier, consultez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche . Les relevés d’identité bancaire  Menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES. Si vous voulez récupérer vos extraits de comptes bancaires en vue de les rapprocher avec les écritures enregistrées dans votre dossier, vous devez impérativement déclarer l’identification bancaire et toutes les données s'y rapportant. L’identification bancaire est déclarée au niveau de l’onglet Banque des comptes Banque. Voir Création d’un compte de Banque, page 28. Les formats des relevés bancaires  Menu LISTES - commande FORMATS D’IMPORT RELEVÉ Afin d’importer le relevé bancaire fourni par votre banque, vous devez configurer votre logiciel pour qu'il puisse décoder les relevés bancaires au format Texte (.TXT) ou au format QIF (Quicken Interchange Format) ou au format OFX (Open Financial eXchange). Ainsi décodé, le fichier du relevé sera utilisé lors de la saisie de vos relevés bancaires. Si vous disposez de Ciel Communication Bancaire pour Windows, indiquez le nom et le répertoire du fichier de connexion CEFONB. Si votre banque vous fournit des relevés bancaires via internet : choisissez le format d’import de votre banque et sélectionnez le fichier du relevé bancaire de votre banque (qui contient les écritures qu’elle a enregistrées). Création et mise en place d’un dossier 32 Dans la liste des formats d’import relevé, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre suivante s’affiche : Format Texte Le principe est de faire correspondre les informations du relevé bancaire aux rubriques de Ciel Compta.  Si votre banque vous fournit vos relevés au format Excel®, vous devez auparavant les ouvrir avec Excel® puis les enregistrer au format Texte. Votre relevé sera composé de colonnes, chaque colonne contenant différents types de données : montant, date, etc. Vous pouvez paramétrer jusqu’à 10 colonnes. 1. Ouvrez avec Excel le relevé fourni par votre banque et observez le contenu de chaque colonne. 2. Sélectionnez le type de format Standard en cliquant sur le triangle de sélection . 3. Double-cliquez sur la cellule en-dessous de Colonne 1 et choisissez le type de donnée correspondant au relevé. 4. Opérez de même pour chaque colonne de votre relevé. La rubrique Montant est obligatoire, vous devez donc au moins renseigner celle-ci. 5. Les relevés fournis possèdent souvent des informations complémentaires dans l’en-tête et pied de document. Les options Ignorer les lignes de début et Ignorer les lignes de fin servent à indiquer le nombre de lignes à laisser lors de la lecture du relevé. 6. Validez le format d'import en cliquant sur le bouton [OK]. Format QIF ou format OFX Contrairement au format Texte (standard), l'import au format QIF ou OFX n'est pas basé sur la définition des colonnes du relevé. 1. Dans la fenêtre Format d'import des relevés bancaires, choisissez le type de format : soit QIF (Français) ou QIF (US), soit OFX. La différence entre les deux formats QIF est le format de la date : • Français : format de date de type Jour/Mois/Année • US : format de date de type Mois/Jour/Année. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le nom que vous attribuez à votre format. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Le nom de votre format s’affiche dans la liste des formats d’import relevé. Création et mise en place d’un dossier 33 Préparez une comptabilité analytique Les codes analytiques  Menu LISTES - commande CODES ANALYTIQUES Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous devez créer des codes analytiques. Dans le plan de comptes, chaque compte peut être associé directement à un code analytique. A chaque fois que vous saisirez une ligne d'écriture, vous pourrez également l'affecter à un code analytique. Cette liste regroupe les codes analytiques que vous créez. Vous pouvez à partir de cette fenêtre créer, modifier ou supprimer un code analytique. Vous pouvez choisir d'afficher tous les codes analytiques, uniquement les codes budgétaires, ou uniquement les codes non budgétaires. Pour cela, sélectionnez l'option correspondante. 1. Cliquez sur le bouton [Créer] . La fenêtre Nouveau code analytique s’affiche. 2. Renseignez le code (qui peut être alphanumérique et contenir 13 caractères maximum) puis indiquez l'intitulé. 3. Pour définir une ventilation analytique, cochez la case Avec clé de répartition. L'onglet Répartition est alors visible. La répartition à plusieurs niveaux est uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. 4. Pour gérer un code analytique budgétaire, cochez la case Budgétaire. L'onglet Budget est alors visible. Onglet Répartition Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Une comptabilité analytique doit permettre une analyse des coûts. Cette analyse peut être réalisée par fonction économique, par moyen d'exploitation, etc. Pour réaliser une répartition, il est nécessaire de créer autant de codes analytiques que d'éléments de répartition. Exemple Les charges de fonctionnement d'une entreprise sont affectées à trois départements : commercial, service après-vente, administration. La répartition peut être la suivante : • 20% à l'administration • 35% au service après-vente • 45% au service commercial Pour répartir ces charges sur ces 3 départements, il faut créer un code analytique pour chaque département. 1. Cliquez sur le bouton [Ajouter] pour choisir les codes analytiques concernés par la répartition que vous souhaitez effectuer. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez les codes souhaités puis cliquez sur [OK]. Si le code souhaité n'est pas créé, cliquez sur le bouton [Créer] pour le créer. 3. Dans la colonne Pourcentage, indiquez le pourcentage de répartition. 4. Cochez la case Modifier les Mt en saisie si vous voulez procéder à des modifications en cours de saisie. 5. Faites de même pour les autres codes analytiques concernés par la répartition. • Le bouton permet de répartir le budget sur un niveau supplémentaire. • Le bouton permet de vérifier l'exactitude des répartitions. • Le bouton permet d'équilibrer les répartitions. Création et mise en place d’un dossier 34 Onglet Budget Cet onglet vous permet de saisir les budgets sur les périodes N et N+1.  Vous vous déplacez dans les colonnes avec la touche ou . • Pour afficher les budgets de la période N-1, vous devez cocher la case Afficher les cumuls et budgets de l'exercice N-1 dans les préférences comptables du dossier. Par la suite, au fur et à mesure des saisies, vous pourrez comparer les montants budgétés avec ceux effectivement réalisés, visualiser l'écart et le pourcentage d'atteinte du montant budgété. • Pour inclure les écritures en brouillard et en simulation dans les montants réalisés, vous devez cochez la case Inclure les écritures en «simulation/brouillard» dans le réalisé dans les préférences comptables du dossier. Onglet Cumuls Ce tableau vous permet de prendre connaissance, mois par mois, des soldes des écritures associées au code analytique. La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le mois. • Pour afficher les cumuls de la période N-1, vous devez cocher la case Afficher les cumuls et budgets de l'exercice N-1 dans les préférences comptables du dossier. Onglet Soldes validés Les zones Débit/Crédit seront mises à jour systématiquement à chaque fois que votre brouillard sera validé. Il est impossible de les modifier manuellement. Graphique La visualisation graphique montre l'évolution du code analytique durant une période correspondant à l’exercice N et N + 1. Vous pouvez distinguer les écritures en brouillard, en simulation ou validées. Pour valider la création du code analytique, cliquez sur le bouton [OK] situé en haut de la fenêtre. La tenue de votre comptabilité La tenue de votre comptabilité 36 Saisissez les écritures comptables Les différents modes de saisie Selon vos habitudes de travail et le type de pièces que vous êtes amené à enregistrer, vous pouvez utiliser un des différents modes de saisie mis à votre disposition dans Ciel Compta. Vous pouvez également effectuer les opérations de saisie les plus courantes via l'assistant Top Saisie qui vous propose plusieurs modèles de saisie. Voir L’assistant Top Saisie, page 44. Le mode Saisie standard Vous enregistrez vos pièces comptables dans une grille de saisie. Vous devez définir les informations générales de la pièce (date, code du journal, numéro de pièce, etc.) puis les informations de chaque ligne d'écriture qui la compose (numéro de compte, libellé, montant, etc.). Cependant, plusieurs moyens sont mis à votre disposition pour vous faciliter la saisie des écritures de telle sorte que vous n'ayez plus qu'à valider les informations qui vous sont proposées par défaut.  Consultez le Manuel de référence, Menu Saisies, Généralités. Le mode Saisie rapide Si vous tenez une comptabilité répétitive et simplifiée au maximum, Ciel Compta met à votre disposition les grilles de saisie suivantes : • Facture/Avoir client rapide. • Factures/Avoir fournisseur rapide. • Encaisser un montant. • Régler un montant. Le mode Saisie au kilomètre Semblable au mode Saisie standard, vous utiliserez plus particulièrement le mode Saisie au kilomètre pour enregistrer différentes lignes d'écritures à des dates différentes (par exemple, pour les bordereaux de remises en banque). Le mode Saisie guidée Dans ce cas, vous n'avez pas à saisir l'ensemble des lignes d'écritures et des informations de la pièce. Les lignes de contrepartie (TVA, charges, produits, etc.) sont automatiquement proposées selon les paramétrages définis pour le dossier, le Plan comptable et les journaux ; ce qui facilite grandement les opérations de saisie. Quatre guides de saisie sont disponibles : • Facture/Avoir client : pour saisir les factures ou avoirs que vous émettez à vos clients. • Facture/Avoir fournisseur : pour saisir les factures ou avoirs de vos fournisseurs, prestataires, etc. • Encaissement : pour saisir le règlement des factures et avoirs clients. • Paiement : pour saisir le règlement que vous effectuez à vos fournisseurs. Pour que vous puissiez comparer ces différents modes de saisie, nous détaillons, dans les pages qui suivent, l'enregistrement en mode Saisie standard et en mode Saisie guidée d'une facture, adressée au client Ets Durant 411DUR, d'un montant TTC de 400 €. La tenue de votre comptabilité 37 Saisie standard d’une écriture  Menu SAISIES - commande SAISIE STANDARD Activez la commande SAISIE STANDARD du menu SAISIES.  Pour déplacer le curseur d'une zone à une autre, appuyez sur la touche ou sur la touche . Cette disposition est valable pour toutes les zones. Les données de l'en-tête 1. Choisissez si le libellé de l'écriture correspondra à l'intitulé du compte ou à un libellé libre, en sélectionnant l'une des deux options. 2. Si vous voulez que le montant de la TVA soit calculé automatiquement lors de la saisie, sélectionnez Calcul automatique. Le dernier code Journal utilisé est proposé par défaut dans la zone Journal. Pour notre exemple, la facture client doit être enregistrée dans un journal de ventes : VT. 3. Cliquez sur le bouton Liste situé à la fin de la zone Journal et sélectionnez le journal de ventes. 4. La date que vous avez validée lorsque vous avez ouvert le dossier est proposée par défaut comme Date d'écriture. Vous pouvez la modifier ; votre logiciel vérifie alors qu'elle est bien comprise dans la période de saisie définie dans les paramètres de comptabilité. 5. La zone Pièce N° vous permet de donner un numéro (sur 15 caractères alphanumériques maximum) à la pièce que vous saisissez. Ce n'est pas une zone obligatoire, mais elle facilite la recherche et l'identification d'écriture. Si vous avez déclaré une gestion automatique des numéros de pièces pour le journal, celui-ci s'incré- mente automatiquement. Voir Gestion des numéros de pièce, page 30. 6. Le Libellé correspond à celui du mouvement comptable que vous retrouverez ensuite sur l'édition des journaux. Dans notre exemple, un numéro de pièce étant défini pour l'écriture, il est automatiquement proposé comme libellé. Nous allons le compléter. Le curseur étant placé au début de la zone, saisissez FACTURE et appuyez sur la touche de votre clavier. La grille de saisie d’écritures Vous allez maintenant saisir les différentes lignes d'écritures qui composent la facture client, soit : • ligne 1 : montant TTC de la facture du client 411DUR (400 euros), • ligne 2 : montant de la TVA (65.55 euros), • ligne 3 : montant HT imputé au compte de produit (334.45 euros). Saisie de la première ligne 1. Dans la première ligne de la colonne N° de compte, saisissez la racine du compte client, soit les trois premiers caractères 411 ou cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone pour afficher la liste des comptes. 2. Sélectionnez le compte adéquat, soit 411DUR dans notre exemple. 3. Vous constatez que le libellé de l’écriture est proposé par défaut comme Libellé de la ligne d'écriture. Ceci est dû au fait que l'option Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut. Pour renseigner le libellé de l'écriture par le libellé du compte, activez l'option Libellé = intitulé du compte. 4. Le montant total TTC de la facture client doit être imputé au débit de l'écriture. Placez le curseur dans la colonne Montant débit puis saisissez le montant.  Suivant les journaux indiqués en paramétrage et les comptes utilisés, le logiciel propose un prépositionnement dans la colonne Montant débit ou Montant crédit. La tenue de votre comptabilité 38 5. Dans la zone Code mode de paiement, indiquez le mode de paiement utilisé. Si vous avez défini des modes de paiement, cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone pour en sélectionner un. 6. Vous pouvez changer l’affichage de la colonne Intitulé du compte. Pour cela, faites un clic droit dans une cellule puis choisissez la commande AFFICHAGE ’INTITULÉ DU COMPTE’. La Date d'échéance est alors calculée selon les paramètres définis dans le compte et la date de l'écriture. Cette zone concerne uniquement les comptes de tiers. Vous pouvez la modifier. Si vous avez indiqué un numéro de pièce dans l'en-tête de l'écriture, il est repris par défaut comme Référence pointage/Let.Cette information est utilisée pour effectuer le lettrage sur le numéro de pointage de cette ligne d'écriture avec la ligne d'écriture correspondant au montant TTC réglé. Lorsque l'écriture sera lettrée, les codes lettrage utilisés seront rappelés dans la colonne Référence pointage/Let. En saisie, vous n'accédez pas à cette zone. Saisie de la deuxième ligne 1. Saisissez la racine du compte de TVA, soit 445 puis cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone pour sélectionner le compte dans la liste proposée 445714 TVA collectée 19.6% pour l’exemple. 2. Si l'option Libellé libre, présentée en haut de la fenêtre de saisie, est activée par défaut, le Libellé de la ligne d'écriture est automatiquement renseigné par le libellé de l'écriture. Pour renseigner le libellé de la ligne d'écriture par le libellé du compte, activez l'option Libellé = intitulé du compte. Le montant de la TVA est alors calculé (selon le montant TTC saisi précédemment et le taux de TVA défini pour le compte sélectionné) et imputé au Crédit. Ceci est dû au fait que l'option Calcul automatique, située en haut de la fenêtre, est activée par défaut. Saisie de la troisième ligne Renseignez la zone Compte par le numéro 706000. Comme pour la ligne 2 : • le Libellé de la ligne est renseigné par celui de l'écriture, • le montant HT est automatiquement calculé et imputé au Crédit. Ventilation budgétaire Si la ventilation budgétaire est demandée pour le compte 706000, le curseur se place sur la zone Code analytique. Le code est proposé par défaut, si vous l'avez saisi préalablement dans la fiche du compte. Sinon, sélectionnez-le dans la liste des codes budgétaires/analytiques existante en cliquant sur l’icône Liste. L’icône permet d’affecter plusieurs codes analytiques.  La saisie d'un code analytique/budgétaire peut être obligatoire si l'option Ventilation analytique/budgé- taire obligatoire est cochée dans les préférences comptables. Attention ! Les zones Date d'échéance, Référence pointage/Let et Quantité doivent être déclarées accessibles au niveau de l'onglet Options de chacun des comptes concernés, faute de quoi, la saisie n'est pas possible sur ces zones. Les zones non accessibles lors de la création d'une ligne sont affichées sur fond grisé. La tenue de votre comptabilité 39 L'écriture ainsi saisie doit être similaire à celle présentée ci-dessous. Les boutons présentés au dessus de la grille de saisie vont vous permettre d'effectuer différents traitements sur la pièce saisie ou sur une des lignes d'écritures. Opérations sur les lignes d’écritures Cette commande part du principe qu'une écriture étant toujours équilibrée et comportant au minimum 2 lignes, la dernière ligne saisie solde les précédentes. Pour éviter d'avoir à saisir le montant qui va solder votre écriture, cliquez sur le bouton [Solde]. Si vous utilisez un journal pour lequel vous avez indiqué un compte de contrepartie, il est possible de solder automatiquement l'écriture en affectant le solde de l'écriture au compte de contrepartie. Ce bouton ajoute une ligne d'écriture entre deux lignes dans la grille de saisie. Ce bouton supprime une ligne d'écriture dans la fenêtre de saisie. Sélectionnez la ligne à supprimer puis cliquez sur le bouton [Effacer]. Si vous ne sélectionnez aucune ligne, le logiciel efface par défaut la dernière ligne saisie. Ce bouton duplique la ligne sélectionnée au préalable dans la grille. Ce bouton supprime toutes les lignes de la grille de saisie. La tenue de votre comptabilité 40 Calculez les frais kilométriques  Menu SAISIES - commande SAISIE STANDARD ou SAISIE KILOMÈTRE - clic droit sur une cellule de type Montant - commande CALCUL DES FRAIS KILOMÉTRIQUES. Activez cette commande. La fenêtre Calcul des frais kilométriques s’affiche. Vous visualisez le tableau détaillé des frais kilométriques. Ce barème kilométrique permet de calculer le montant des remboursements kilométriques dans le cas où l'entreprise rembourse les frais et indemnités kilométriques de déplacements en se basant sur le barème kilométrique de l'administration fiscale. 1. Saisissez le nom du véhicule dans la zone Description du véhicule. 2. Précisez le nombre de chevaux fiscaux du véhicule. 3. Saisissez la distance parcourue en kilomètres. 4. Cliquez ensuite sur le bouton [OK] pour valider. Les frais kilométriques sont automatiquement calculés et le montant s'inscrit dans la zone correspondante Enregistrez l'écriture en comptabilité Pour saisir une autre pièce, l'écriture doit être soldée et enregistrée en comptabilité. Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 42. Vous pouvez enregistrer une écriture à tout moment que la saisie soit terminée ou non. 5. Si vous n'avez pas terminé la saisie, vérifiez que l'option Brouillard est bien sélectionnée. 6. Cliquez sur le bouton [Enregistrer] situé en haut de la fenêtre. 7. Si vous n’avez pas fini la saisie, un message vous indique que l’écriture n’est pas équilibrée et vous propose d’enregistrer la différence dans un compte d’attente. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. Le compte d’attente utilisé est celui défini dans les paramètres comptabilité, par défaut le compte 471000. 8. Pour reprendre la saisie, il vous suffira d’ouvrir l’écriture à partir de la liste des écritures puis de remplacer le compte d’attente. Imprimez une lettre chèque Vous pouvez à partir de la grille de saisie au Kilomètre imprimer une lettre chèque. Vous pouvez ainsi régler facilement et rapidement vos fournisseurs. 1. Pour cela, positionnez-vous sur une ligne contenant un compte fournisseur puis activez la commande LETTRE CHÈQUE du menu CONTEXTUEL (clic droit). 2. L'impression se lance directement. Saisie d'une écriture en mode saisie guidée  Menu SAISIES - commandes FACTURE/AVOIR CLIENT ou FACTURE/AVOIR FOURNISSEUR - ENCAISSEMENT ou PAIEMENT. Vous allez maintenant saisir la même facture client en mode Saisie guidée. Activez la commande FACTURE/AVOIR CLIENT du menu SAISIES. Saisie de la première ligne 1. Choisissez si vous saisissez une Facture ou un Avoir. Pour notre exemple, sélectionnez l’option Facture. Le code du dernier Journal utilisé est proposé par défaut. Comme vous venez de saisir une facture client, c'est normalement le code du journal de ventes, soit VT, qui est proposé. 2. Si ce n'est pas le cas, cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone puis sélectionnez le journal de ventes dans la liste proposée. La tenue de votre comptabilité 41 3. Le numéro du compte Client doit avoir une racine qui correspond à celle indiquée dans les paramètres du dossier, soit 411 pour les clients. Cliquez sur le bouton Liste présenté en fin de zone et sélectionnez le compte 411DUR dans la liste qui s'affiche. Le libellé du compte est automatiquement affiché dès validation du numéro. 4. Le N° Facture ou N°Avoir correspond au numéro de pièce. Ce n'est pas une zone obligatoire mais ce numéro facilitera la recherche et l’identification d’écriture. Si vous avez déclaré une gestion automatique des numéros de pièces pour le journal, celui-ci s'incré- mente automatiquement. 5. Le libellé du compte est proposé comme Libellé de l'écriture. Vous allez compléter ce libellé. Lorsque le curseur est placé au début de la zone, saisissez FACTURE et appuyez sur la touche . 6. La date du jour est proposée comme Date du mouvement. Vous pouvez la modifier. Comme nous avons paramétré le calcul de la date d'Echéance pour le compte 411DUR, celle-ci est automatiquement calculée selon la date de la pièce. La zone Réf. pointage/let sera utilisée pour lettrer cette facture avec le règlement que vous enregistrerez ultérieurement. Par défaut, le numéro de facture est proposé, mais vous pouvez le modifier.  Les deux zones Echéance et Pointable doivent être cochées dans l'onglet Options du compte pour que vous puissiez les renseigner lors de la saisie. 7. Le code analytique s'affiche automatiquement dans la zone Analyt. s'il est indiqué sur la fiche du compte concerné. S'il est déclaré comme zone à saisir obligatoirement (en paramétrage de saisie), vous ne pouvez pas quitter la grille de saisie avant d'avoir renseigné cette zone. Sélectionnez le code analytique. L’icône d’affecter plusieurs codes analytiques. 8. Saisissez le montant Total TTC de la facture puis activez l'option Ventiler sur ...Un compte. 9. Vérifiez le compte de contrepartie automatiquement imputé à l'écriture s'il a été défini, ou sélectionnez-en un autre en cliquant sur le bouton Liste . La facture ainsi saisie doit être similaire à celle présentée ci-dessous : La tenue de votre comptabilité 42 Enregistrez l'écriture en comptabilité Comme en mode Saisie standard, vous devez enregistrer la pièce soldée en comptabilité pour effectuer de nouvelles saisies.  L’écriture est enregistrée au débit ou au crédit selon la saisie que vous avez choisi : une facture ou un avoir. Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 42. Saisie des A-nouveaux  Menu SAISIES - commande SAISIES DES A-NOUVEAUX Afin de démarrer votre comptabilité, vous devez passer l’a-nouveau c’est-à-dire saisir les soldes de départ des comptes. Les soldes à saisir correspondent soit aux a-nouveaux générés lors de la clôture de votre ancien exercice soit à la balance des comptes dans le cas où vous installez votre comptabilité en cours d’exercice. A l’activation de cette commande, la fenêtre Saisie des A-nouveaux s’affiche et présente votre plan de comptes à partir duquel vous allez directement effectuer votre saisie. Celle-ci sera automatiquement enregistrée dans le journal des A-nouveaux (AN). 1. Dans la partie Comptes de la fenêtre, sélectionnez le type de comptes sur lesquels les reports d’A-nouveaux sont à saisir. 2. Dans la colonne Montant débit ou Montant crédit du compte, saisissez le montant du solde de départ. 3. Répétez pour tous les comptes concernés. Les comptes doivent être équilibrés. 4. Cliquez sur le bouton [Enregistrer] pour valider. 5. Dans la fenêtre qui s’affiche, indiquez la date d’enregistrement de l’écriture et cliquez sur le bouton [OK]. L’enregistrement des écritures en comptabilité Indépendamment du mode de saisie utilisé, lorsque la pièce est saisie et soldée vous devez l'enregistrer en comptabilité, soit de manière provisoire, soit de manière définitive. La méthode d'enregistrement de la pièce détermine le type de l'écriture. • Pour enregistrer une écriture, sélectionnez l'une des options suivantes puis cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Brouillard Les écritures enregistrées dans le brouillard de saisie peuvent être modifiées à tout moment.  Dans la liste des écritures, elles apparaissent en noir avec la mention Brouillard dans la colonne Statut. Le brouillard de saisie peut être imprimé par la commande BROUILLARD du menu ETATS. Lorsque les écritures sont contrôlées, vous pouvez procéder à la validation de tout ou partie du brouillard, par la commande VALIDATION BROUILLARD du menu TRAITEMENTS. Validation Les écritures validées sont enregistrées définitivement en comptabilité.  Dans la liste des écritures, elles apparaissent en rouge avec la mention Validation dans la colonne Statut. Pour annuler une écriture validée, vous pouvez, selon le cas : La tenue de votre comptabilité 43 • annuler l'ensemble des lignes de l'écriture en effectuant une contrepassation, • modifier le numéro de compte d'une des lignes d'écritures en réalisant une extourne ou une réimputation de compte. Simulation Les écritures de simulation peuvent être utilisées pour enregistrer des montants prévisionnels, afin d'obtenir une vue anticipée du résultat comptable proprement dit ; anticiper des paiements ; insérer les éléments d'un marché éventuel ; etc.  Dans la liste des écritures, les écritures de simulation apparaissent en bleu avec la mention Simulation dans la colonne Statut. Comme les écritures en brouillard, elles sont provisoires et, à ce titre, elles peuvent être modifiées. Elles peuvent être ou non incluses dans les différents états.  Si vous avez enregistré une facture au lieu d’un avoir ou inversement (en saisie rapide ou guidée), vous pouvez rectifier l’erreur à tout moment en choisissant l’autre option : Facture ou Avoir. Et, n’oubliez pas de cliquer sur le bouton [Enregistrer] afin que le logiciel passe l’écriture dans l’autre sens. Si ces écritures s'avèrent correctes, vous pouvez les enregistrer définitivement en comptabilité par la commande VALIDATION BROUILLARD du menu TRAITEMENTS. La tenue de votre comptabilité 44 L’assistant Top Saisie  Menu SAISIES - commande TOP SAISIE L'assistant de saisie vous permet d'effectuer les opérations les plus courantes (écritures de vente et d'achat, règlements clients et paiements fournisseurs, opérations bancaires, etc.) à l'aide de modèles.  Cochez l'option Ne plus afficher à l'ouverture du dossier pour que l'assistant de saisie ne s'affiche pas automatiquement à chaque ouverture de dossier. 1. Sélectionnez l'opération que vous voulez effectuer et cliquez sur le bouton [Suivant]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, précisez votre choix en sélectionnant l'une des opérations proposées, puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 3. Une liste de modèles correspondant au type de l'opération que vous avez précédemment choisie s'affiche. Sélectionnez un modèle puis cliquez sur le bouton [OK]. 4. La grille de saisie correspondant au modèle que vous avez sélectionné s'ouvre. Saisissez votre opération en complétant les lignes d'écriture.  Consultez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche de votre clavier. Exemples de saisies Vous trouverez ci-dessous les modèles d'opérations les plus fréquemment utilisées. Vous pouvez ainsi vous entraîner à paramétrer les écrans de saisie. Les factures Une facture d'achat Une facture de vente  Il est intéressant de passer les écritures sur les comptes Clients et Fournisseurs dès la réception ou l'émission d’une pièce commerciale. En effet, même si le règlement est effectué ultérieurement, vous savez à tout moment ce que vous devez et ce que l'on vous doit . Je reçois une facture d'achat Je paye cette facture d'achat • TTC au crédit du compte Fournisseur. • HT au débit du compte Achats. • TVA au débit du compte TVA déductible. • TTC au crédit du compte Banque/CCP/ Caisse. • TTC au débit du compte Fournisseur. J’envoie une facture de vente Mon client me paye • TTC au débit du compte Client. • HT au crédit du compte Ventes. • TVA au crédit du compte TVA collectée. • TTC au débit du compte Banque/CCP/ Caisse. • TTC au crédit du compte Client. La tenue de votre comptabilité 45 Achats au comptant 5. Lorsque vous avez fait certaines dépenses avec paiement au comptant, vous pouvez les passer dans votre logiciel sans appeler le compte Fournisseur. Les salaires Sans enregistrer les charges patronales chaque mois A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé. Je calcule les charges sociales à partir des bordereaux d'URSSAF, Assedic, Caisse de retraite… Cette opération peut être réalisée au trimestre, le principe en est le même. A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont donc soldés. J’enregistre une note d’essence • Montant au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. • Montant HT au débit du compte Carburant. • Montant TVA au débit de TVA déductible. J’enregistre une dépense de papeterie • Montant TTC au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. • Montant HT au débit du compte Fournitures de bureau. • Montant TVA au débit du compte TVA déductible. Je passe les opérations de salaire à partir du journal de paye • Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx). • Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues (421xxx). • Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx). Je paye les salaires • Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP. • Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx). Je calcule les charges sociales • Montant à verser à l'URSSAF (cotisations patronales et salariales) au débit du compte URSSAF (645xxx). • Même somme au crédit du compte de tiers URSSAF à payer (43xxxx). • Part salariale URSSAF au débit du compte de tiers URSSAF (43xxxx). • Part salariale URSSAF au crédit du compte de charge URSSAF (645xxx). • Montant à verser à l'Assedic (cotisations patronales et salariales) au débit du compte Assedic (645xxx). • Même somme au crédit du compte de tiers Assedic à payer (43xxxx). • Part salariale Assedic au débit du compte de tiers Assedic (43xxxx). • Part salariale Assedic au crédit du compte de charge Assedic (645xxx). • etc… pour chaque caisse. Je paye les charges sociales • Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). • Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx). • Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). • Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx). • etc… pour chaque caisse. La tenue de votre comptabilité 46 En enregistrant les charges patronales chaque mois A l'issue de ces opérations, le compte Rémunérations dues est donc soldé. A la fin de ces opérations, les différents comptes de Caisses de cotisations à payer sont donc soldés. Un prêt bancaire Factures payées par effet Il peut être intéressant dans la comptabilité de mettre en évidence les traites à payer ou à recevoir. Il faut pour cela créer deux comptes : • 403xxx Effets à payer. • 413xxx Effets à recevoir. Le compte Fournisseur est donc soldé puisque vous l'avez payé avec une traite. Je passe les opérations de salaire à partir du journal de paye • Total des salaires bruts au débit du compte Salaires Bruts (641xxx). • Total des salaires nets (à payer), au crédit du compte Rémunérations dues (421xxx). • Cotisations Salariales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx). • Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au débit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (645xxx). • Cotisations patronales URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite au crédit des comptes URSSAF, Assedic, Caisse de Retraite (43xxxx). Je paye les salaires • Montant net à payer au crédit du compte Banque/CCP. • Même montant au débit du compte Rémunérations dues (421xxx). Je paye les charges sociales • Montant à payer à l'URSSAF au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). • Même somme au débit du compte URSSAF à payer (43xxxx). • Montant à payer à l'Assedic au crédit du compte Banque/CCP (512xxx). • Même somme au débit du compte Assedic à payer (43xxxx). • etc… pour chaque caisse. J’obtiens un prêt • Montant du prêt au débit du compte Banque/CCP . • Même somme au crédit d'un compte Emprunt (164xxx). Je paye une mensualité de ce prêt • Montant de la mensualité au crédit du compte Banque/CCP. • Montant des intérêts de la mensualité au débit du compte Intérêts des emprunts (661xxx). • Montant du capital au débit du compte Emprunts (164xxx). Je reçois une facture que je paye en renvoyant une traite • Montant TTC au crédit du compte Fournisseur. • Montant HT au débit du compte Achats. • Montant TVA au débit du compte TVA déductible. • Montant TTC au débit du compte Fournisseur. • Même somme au crédit du compte Effets à payer avec comme libellé "Traite Dupont" et la date d'échéance. La tenue de votre comptabilité 47 Et dans le compte Effets à payer se trouvent tous les montants de traites que vous devez, avec leurs différentes échéances. Pour les effets à recevoir, c'est-à-dire les traites que les clients vous envoient, procédez de la même manière en prenant garde au sens débit/crédit des écritures. La TVA Lors de l'édition de l'état TVA (menu ETATS), votre logiciel calcule automatiquement la TVA et vous permet de passer l'opération comptable correspondante. Voyons le principe de la TVA pour le régime réel normal. Le compte TVA à décaisser est donc soldé à l'issue de cette procédure. Je calcule ma TVA et j'obtiens plus de TVA déductible que de TVA collectée, c'est-à-dire que j'ai un CREDIT de TVA. Le mois suivant, je redeviens positif. Nous sommes alors le 20 novembre. La traite est retirée de mon compte à l’échéance • Montant de la traite au crédit du compte Banque/CCP. • Même somme au débit du compte Effets à payer. Je calcule ma TVA (nous sommes le 20 octobre) • TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée. • TVA déductible sur les immobilisations de septembre au crédit du compte TVA sur immobilisations. • TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible. • Le Solde, c'est-à-dire la TVA à décaisser, au crédit du compte TVA à décaisser. Je paye cette TVA au Trésor Public • Montant de la TVA à décaisser au crédit du compte Banque/CCP/Caisse. • Montant de la TVA à décaisser au débit du compte TVA à décaisser. J’ai un crédit de TVA • TVA collectée sur les ventes de septembre au débit du compte TVA collectée. • TVA déductible sur les immobilisations de septembre au crédit du compte TVA sur immobilisations. • TVA déductible sur les achats de septembre au crédit du compte TVA déductible. • Crédit du compte TVA obtenu au débit du compte Crédit de TVA. Je paye ma TVA en tenant compte du crédit • TVA collectée sur les ventes d'octobre au débit du compte TVA collectée. • TVA déductible sur les immobilisations d'octobre au crédit du compte TVA sur immobilisations. • TVA déductible sur les achats d'octobre au crédit du compte TVA déductible. • Solde du crédit de TVA au crédit du compte Crédit de TVA. • Le Solde, c'est-à-dire la TVA à décaisser, au crédit du compte TVA à décaisser. La tenue de votre comptabilité 48 Rapprochez une facture et son règlement A quoi sert le lettrage des écritures ? Le lettrage permet d'apurer les comptes de tiers des factures et avoirs soldés, ceci afin d'obtenir des échéanciers clients ne faisant état que des factures restants dues. Le lettrage consiste à affecter un groupe de lettres identiques (AA par exemple) à une ou plusieurs lignes d'écritures enregistrées sur un même compte et dont les montants se soldent. Ce traitement peut être réalisé : • au fur et à mesure de la saisie des écritures, en cliquant sur le bouton [Lettrer], • ou en différé, par les commandes LETTRAGE MANUEL et LETTRAGE AUTOMATIQUE du menu TRAITEMENTS. Le lettrage automatique 1. Activez la commande LETTRAGE AUTOMATIQUE du menu TRAITEMENTS. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez effectuer le lettrage en indiquant un intervalle de dates. 3. Dans l'onglet Sélection : • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez effectuer le lettrage. Le bouton Liste vous permet de choisir une série de comptes. • Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. Vous pouvez également choisir d'effectuer le lettrage par référence ou par montant.  Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . 4. Validez le traitement en cliquant sur [OK]. Le lettrage manuel Après avoir effectué un lettrage automatique, il est possible que certaines écritures ne soient pas lettrées. Par exemple, lorsque le montant du règlement ne correspond pas exactement au montant de la facture. Dans ce cas, utilisez la commande LETTRAGE MANUEL du menu TRAITEMENTS, pour obtenir le détail des écritures du compte de votre choix et à partir de laquelle vous pourrez : • effectuer le lettrage automatique par montant ou numéro de pointage, La tenue de votre comptabilité 49 • lettrer toutes les écritures dont le solde est à zéro en utilisant le bouton [Par solde], • délettrer les écritures, • ou lettrer les écritures en double-cliquant sur les lignes concernées, • équilibrer le lettrage si le solde des écritures est différent de zéro, • annuler le lettrage.  Consultez le Manuel de référence, Menu Traitements, Lettrage manuel, accessible dans le menu AIDE. La tenue de votre comptabilité 50 Rapprochez des écritures avec votre banque Saisie du relevé bancaire  Menu SAISIES- commande RELEVÉ BANCAIRE Cette commande vous permet de saisir les écritures des relevés bancaires. Deux méthodes sont proposées : soit manuellement, soit par l’import des lignes du relevé bancaire. Dans ce dernier cas, le fichier du relevé bancaire vous est fourni par votre banque. Toutes les lignes de votre relevé bancaire sont intégrées dans votre compte de banque. Par la suite, vous pourrez effectuer un rapprochement bancaire entre les lignes du relevé bancaire et les écritures saisies dans votre comptabilité. Voir Rapprochez les écritures, page 50.  Vous pouvez saisir un relevé bancaire uniquement dans un journal de Banque et sur un compte de Banque. Dans le cas d’un import du relevé bancaire, vous devez au préalable : • vous munir du fichier du relevé bancaire auprès de votre banque, • connaître le format d’import de votre banque. A l’activation de cette commande, un assistant s’affiche et vous guide à travers différentes étapes.  Pour plus de détails, consultez le Manuel de référence, Menu Saisies, Relevé bancaire , accessible par le menu AIDE. Rapprochez les écritures  Menu TRAITEMENTS - commande RAPPROCHEMENT BANCAIRE Le rapprochement bancaire est une opération comptable vous permettant de mettre en parallèle et de comparer les écritures de journaux de banque avec vos relevés de comptes bancaires. Vous pouvez alors détailler les différences entre le solde du compte banque tel qu'il ressort du relevé de la banque et le solde de votre comptabilité. Les différences seront composées : • d'écritures comptabilisées par vous mais pas encore par la banque. • à l'inverse, d'écritures enregistrées par la banque et non pas par vous.  Consultez le Manuel de référence, Menu Traitements, Rapprochement bancaire. La tenue de votre comptabilité 51 Pointez des écritures  Menu TRAITEMENTS - commande POINTAGE MANUEL Le pointage manuel consiste à faire correspondre les écritures comptabilisées par votre banque à celles enregistrées dans votre comptabilité. Munissez-vous de vos relevés bancaires pour commencer votre pointage. 1. Dans la liste des comptes, sélectionnez celui pour lequel vous souhaitez effectuer le pointage puis cliquez sur le bouton [OK]. 2. Choisissez les critères de recherche (dates, type d'écritures…) puis cliquez sur le bouton . La liste des écritures correspondant à vos critères de sélection s'affiche. 3. Sélectionnez les lignes à pointer ou à dépointer puis, selon le cas, cliquez sur le bouton [Pointer] ou [Dépointer]. Pointage automatique Vous pouvez également effectuer un pointage automatique à partir : • d'un fichier électronique, au format QIF, OFX, Standard, Société Générale, BNP, La Poste, • d’un fichier généré au format CFONB. Selon le format du relevé fourni par votre banque, cliquez sur le bouton [Pointer par import] et choisissez Relevé de compte CFONB ou Autres formats. La tenue de votre comptabilité 52 Annulez une écriture validée  Menu TRAITEMENTS - commande CONTREPASSATION Si les écritures en brouillard ou en simulation peuvent être modifiées à tout moment, il est impossible, en revanche, de modifier les mouvements définitivement validés en comptabilité. Lorsque des erreurs apparaissent sur des mouvements validés, vous pouvez utiliser le principe de contrepassation pour neutraliser l'écriture concernée. Si besoin, vous saisirez ensuite une nouvelle écriture. Vous pouvez aussi utiliser ce principe pour enregistrer des avoirs.  Il est impossible de contrepasser une écriture pointée ou lettrée. La commande CONTREPASSATION du menu TRAITEMENTS présente toutes les écritures enregistrées dans la période de saisie, qu'elles soient enregistrées en brouillard, en simulation ou validées. Dans la barre située en haut, cliquez sur l’un des boutons du cadre Affichage afin de présenter les écritures par : • Mouvements : dans ce cas l'option Afficher le détail est proposée via le bouton et permet de visualiser le détail des écritures dans la partie inférieure de la fenêtre. • Lignes comptables. Pour choisir les écritures à afficher, vous pouvez : • modifier l'intervalle de dates à prendre en compte dans les zones Du et au. • préciser le statut des écritures à afficher en cliquant sur la zone Avec le statut. • préciser le journal souhaité en cliquant sur la zone Journal.  Ces options sont visibles si l'option Affiner la sélection est activée, via le bouton . 1. Double-cliquez sur le mouvement à contrepasser, ou sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton . La tenue de votre comptabilité 53 La fenêtre permettant de contrepasser un mouvement s'affiche. Par défaut, le logiciel propose : • la Date du jour comme date de l'écriture, • d'imputer le mouvement au Journal d'O.D, • le libellé du mouvement. 2. Modifiez ces éléments si nécessaire. 3. Choisissez le mode à utiliser pour générer l'écriture : • Sens : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est inversé. • Signe : génère un mouvement dont le sens débit/crédit est conservé mais auquel le signe - (moins) est apposé aux montants. 4. Cochez la case Voir l'écriture avant de l'enregistrer pour consulter le détail de l'écriture. 5. Choisissez le type d'enregistrement du mouvement de contrepassation en sélectionnant l'option correspondante : • Brouillard : le mouvement est enregistré en brouillard. • Validation : le mouvement est enregistré définitivement en comptabilité. • Simulation : le mouvement est enregistré en simulation. 6. Validez le traitement en cliquant sur [OK]. 7. Une fois les écritures de contrepassation générées, le logiciel affiche un message vous informant de la réussite du traitement. Fermez le message en cliquant sur [OK]. Le libellé du mouvement ainsi généré sera Contrepassation du Mvt n°.... La tenue de votre comptabilité 54 Le brouillard Le brouillard vous permet d'enregistrer des écritures que vous pourrez par la suite modifier, supprimer ou valider. Il est en effet très courant de modifier des écritures en cours d'exercice. La souplesse du brouillard de saisie vous permettra d'obtenir un dossier comptable irréprochable en fin d'exercice. Lorsque des écritures sont enregistrées dans le brouillard, Ciel Compta vérifie : • l'existence du code journal et de tous les comptes utilisés dans le Plan de comptes, • la validité de la date d'écriture (comprise dans la période de saisie) et des dates d'échéances, • la validité des codes budgétaires, • l'équilibre des écritures, etc. Si le logiciel détecte une erreur, il l'indiquera. Il sera nécessaire de corriger le mouvement dans le brouillard. Lors de la validation, le logiciel affectera un numéro de mouvement. Enregistrez des écritures dans le brouillard Pour enregistrer des écritures dans le brouillard, dans la partie inférieure de la grille de saisie, sélectionnez l'option Brouillard puis cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Voir L’enregistrement des écritures en comptabilité, page 42. Validez le brouillard  Menu TRAITEMENTS - commande VALIDATION BROUILLARD Le brouillard vous permet d'enregistrer des écritures que vous pourrez par la suite modifier, supprimer ou valider. Il est en effet très courant de modifier des écritures en cours d'exercice. La souplesse du brouillard de saisie vous permettra d'obtenir un dossier comptable irréprochable en fin d'exercice. Ce traitement consiste à enregistrer définitivement en comptabilité les mouvements comptables du brouillard de saisie ou du brouillard de simulation. Une fois les mouvements validés, vous ne pouvez plus les modifier.  Si des erreurs d'imputation apparaissent ensuite, vous devrez saisir une O.D. (opérations diverses) ou encore effectuer une contrepassation. Vous allez choisir les mouvements à valider en définissant des critères de sélection. 1. Par défaut, les dates de l'exercice N sont proposées comme intervalle de dates. Tous les mouvements dont la date est comprise dans cet intervalle seront sélectionnés. Vous pouvez modifier ces dates. Si vous cochez la case Journal, seuls les mouvements imputés au journal dont vous indiquez le code seront sélectionnés pour la validation. 2. Cochez la case Mouvements du pour demander la validation des mouvements dont le numéro est compris dans l'intervalle que vous définissez dans les zones qui suivent. 3. Pour tenir compte des mouvements enregistrés dans le brouillard de simulation, cochez la case Inclure les écritures en simulation. 4. Pour connaître le nombre d'écritures qui vont être validées, cliquez sur le bouton . 5. Une fois tous les critères définis, validez le traitement en cliquant sur [OK]. 6. Compte tenu de l'irréversibilité du traitement, une sauvegarde vous est proposée. Cliquez sur le bouton de votre choix. Une fois le traitement terminé, un message vous indique le nombre de mouvements ayant été validés. 7. Fermez la fenêtre de message en cliquant sur [OK]. La tenue de votre comptabilité 55  Dans la liste des écritures, les écritures validées sont affichées en rouge et la mention Validation apparaît dans la colonne Statut. Consultez la liste des écritures  Menu LISTES - commande ÉCRITURES. Cette commande vous permet de consulter la liste de vos écritures enregistrées en brouillard, en simulation ou validées. Pour modifier une écriture en brouillard ou en simulation, double-cliquez sur le mouvement concerné : la grille de saisie correspondante s'affiche et vous pouvez modifier l'écriture.  Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, Liste des écritures. Editez le brouillard  Menu ETATS - commande BROUILLARD. Cette édition vous permet d'imprimer toutes les écritures non validées, qu'elles soient enregistrées en brouillard ou en simulation. Voir Brouillard, page 62. La tenue de votre comptabilité 56 Gérez la trésorerie prévisionnelle  Menu DIVERS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE. Cette commande vous permet de créer une trésorerie prévisionnelle. 1. Saisissez l'Intitulé de la trésorerie. 2. Sélectionnez le compte de trésorerie que vous souhaitez gérer. Vous pouvez gérer Un compte en particulier ou Tous les comptes de trésorerie. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. La fenêtre Trésorerie prévisionnelle s'affiche. Elle vous permet de saisir les montants et effectuer les calculs. Plan de trésorerie : saisie des montants Dans la partie inférieure de la fenêtre, vous visualisez le Plan de trésorerie prévisionnelle. Celui-ci est fonction des options d'affichage préalablement définies. 1. Pour saisir un élément ou effectuer une modification, double-cliquez dans la cellule correspondante. Dans la colonne Plan de trésorerie, vous retrouvez les lignes qui correspondent à vos recettes puis celles correspondant à vos dépenses. • La ligne Solde début de période vous indique le solde du ou des comptes sélectionnés en début de période. • La ligne Solde de la période vous donne le total des dépenses et recettes sur un mois. • La ligne Solde final indique le solde une fois les dépenses et les recettes renseignées et calculées avec le solde initial. Ces trois lignes sont automatiquement mises à jour. 2. Positionnez le curseur de votre souris sur la cellule qui correspond à votre dépense ou votre recette ainsi qu’au mois sur lequel vous souhaitez calculer vos prévisions. 3. Saisissez le montant de la recette ou la dépense. 4. Répétez l'opération pour toutes les autres dépenses ou recettes à prendre en compte pour la période sélectionnée. La tenue de votre comptabilité 57 Calcul de la trésorerie prévisionnelle Vous pouvez calculer les règlements clients, les paiements fournisseurs et les mensualités d’emprunt en tenant compte des dates d’échéance de paiement. 1. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris sur la ligne Règlements clients, Paiements fournisseurs ou Remboursement d’emprunts et sur la colonne correspondante. 2. Activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) puis choisissez la commande CALCULER LES ÉCHÉANCES. Les autres colonnes sont complétées automatiquement en fonction des dates de fin de paiement des clients et des fournisseurs et en fonction des dates d’échéance des mensualités d’emprunt. • Le bouton [Recalcul solde initial] permet de recalculer votre solde de début de période suite à une modification. • Le bouton [Recréer] vous permet de créer une nouvelle trésorerie. Attention ! Si vous cliquez sur le bouton [Recréer], la trésorerie existante sera supprimée. Les états Les états 59 Principes généraux Les différents types d’état Les états comptables Votre logiciel vous permet d'obtenir les états comptables suivants : Grand-livre, Balance, Journaux, Brouillard, TVA détaillée. Les états budgétaires/analytiques Si vous gérez une comptabilité budgétaire et analytique, vous pourrez éditer les états s'y rapportant à partir de la commande ANALYTIQUE du menu ETATS. Les états clients et fournisseurs Les états et traitements suivants sont dédiés essentiellement au suivi des factures clients et fournisseurs : Echéancier, Balance agée, Encours clients, Relances clients, Lettre de pénalités de retard, Bordereau de remise en banque, etc. Les états fiscaux Le menu ETATS vous permet d'éditer : • le Bilan synthétique et le Compte de résultat synthétique : pour préparer les éditions fiscales. • les états fiscaux : 2050 (BIC - Régime réel), 2033 (BIC - Régime simplifié), 2035 (BNC), 2054 et 2055. • les soldes intermédiaires de gestion : documents fiscaux à joindre au Bilan. Les états statistiques La commande STATISTIQUES du menu DIVERS propose les états suivants : Evolution des comptes, Indicateurs clefs, Répartition charges produits, Répartition d'une classe. Préalablement à l'impression de n'importe quel type d'édition, vous devez vérifier et modifier, si besoin est, certains paramétrages nécessaires à l'impression. L’imprimante Configurez une imprimante Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états avec Ciel Compta pour Windows doit être effectué au niveau du système d'exploitation Windows en sélectionnant le menu DÉMARRER, puis les commandes PARAMÈTRES et IMPRIMANTES.  Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows pour plus de détails. Choisissez une imprimante Lorsque vous demandez une impression, Ciel Compta pour Windows utilise par défaut l'imprimante déclarée dans Windows. Si plusieurs imprimantes sont reliées à votre ordinateur, vous pouvez choisir dans Ciel Compta celle que vous voulez utiliser. Les états 60 Exemple Lorsque vous demandez l'impression du Grand-livre, la fenêtre Mise en page s'affiche en fin de procédure. Sélectionnez l'imprimante qui sera utilisé par défaut dans votre logiciel Ciel. Si vous choisissez une autre imprimante que celle définie par défaut dans votre système Windows™, vous pouvez cliquer sur le bouton pour définir les propriétés de l’imprimante. Les états 61 Les états comptables Grand livre  Menu ETATS - commande GRAND LIVRE. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer le grand livre en indiquant un intervalle de dates. 3. Dans l'onglet Sélection : • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état. Le bouton vous permet de choisir une série de comptes ou racines. • Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. • Vous pouvez également choisir d'imprimer les écritures d'un journal en particulier.  Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . 4. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet + de critères et sélectionnez les options de votre choix. 5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows™ s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Balance  Menu ETATS - commande BALANCE. Lorsque vous lancez cet état, une liste d’états disponibles vous est présentée. Vous avez alors le choix entre l’édition d’une balance, d’une balance comparative N à N-10, d’une balance rapide. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez Balance puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer la balance en indiquant un intervalle de dates. 3. Dans l'onglet Sélection : • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état. • Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. Si vous ne cochez pas ces zones, seules les écritures validées seront prises en compte. • Vous pouvez également choisir d'imprimer les écritures d'un journal en particulier. Les états 62  Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . 4. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet + de critères et sélectionnez les options de votre choix. 5. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Journaux - Centralisateur  Menu ETATS - commande JOURNAUX ou CENTRALISATEUR. La commande JOURNAUX permet d'éditer la liste des écritures de chaque journal. La commande CENTRALISATEUR permet d'effectuer une édition de contrôle comprenant le cumul des écritures Débit et le cumul des écritures Crédit pour chaque journal.  Seules les écritures validées sont prises en compte. 1. Pour la commande JOURNAUX, dans la liste des états disponibles sélectionnez celui à générer. 2. Choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows™. • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 3. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. 4. Cochez les journaux pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état.  Pour prendre en compte tous les journaux, cliquez sur le bouton . 5. Précisez l'affichage souhaité (Journal/Mois ou Mois/Journal). 6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Brouillard  Menu ETATS - commande BROUILLARD Cette commande vous permet de lancer l'impression de toutes les écritures saisies en mode brouillard. Vous pouvez y inclure également les écritures en simulation. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés en haut de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [Email] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. 2. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. Les états 63 3. Indiquez si vous voulez obtenir un état : • pour tous les journaux ou pour un journal particulier, en sélectionnant l'option correspondante. Le triangle de sélection ouvre la liste des journaux disponibles. • pour tous les mouvements ou pour certains en particulier, en sélectionnant l'option correspondante, et en renseignant l'intervalle des numéros de mouvement à prendre en compte. 4. Pour inclure les écritures en simulation, cochez la case correspondante. 5. Si vous avez sélectionnez l'option Tous les journaux, vous pouvez demander l'impression d'un journal par page en cochant la case Saut de page par journal. 6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. TVA détaillée  Menu ETATS - commande TVA DÉTAILLÉE Une fois que vous avez choisi le type de sortie (aperçu, fichier, imprimante), une fenêtre s'affiche et vous demande de renseigner les critères d'édition. 1. Saisissez la période sur laquelle sera établi l'état. Vous pouvez utiliser le calendrier à l'aide de l'icône du calendrier . 2. Si vous souhaitez inclure les écritures en brouillard et/ou en simulation, cochez les options correspondantes.  Le mode Cahier ne gère pas les écritures en simulation. 3. Cochez l'option Afficher un solde par compte si vous voulez que les soldes de vos comptes s'affichent. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Les états 64 Les états clients et fournisseurs  Pour consulter l’aide contextuelle de chaque état, appuyez sur la touche . Echéancier  Menu ETATS - commande ÉCHÉANCIER. Cette commande vous permet d'imprimer différents types d'échéancier et ainsi de contrôler le règlement de vos fournisseurs et le paiement de vos clients. Seules les écritures pour lesquelles une date d'échéance a été inscrite sont prises en compte. Balance Agée  Menu ETATS - commande BALANCE AGÉE. Cet état vous présente la liste des écritures clients et fournisseurs non soldées. Vous pouvez ainsi effectuer des prévisions de trésorerie et surveiller les échéances Encours clients  Menu ETATS - commande ENCOURS CLIENTS. La zone Encours autorisé des fiches tiers du plan de comptes vous permet d'indiquer l'encours maximum que vous autorisez à chacun de vos client. L'état Encours clients permet de contrôler la position de ces encours. Relances clients  Menu TRAITEMENTS - commandes RELANCES - RELANCES CLIENTS. Cette commande permet d'éditer des lettres de relance pour les clients en retard de paiement. Pour cela : • lors de la saisie de vos écritures, vous devez avoir renseigné la zone Echéance, • les zones Forme juridique, Capital et RCS doivent être renseignées dans les paramètres sociétés (menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ), • la case Relance autorisée dans les fiches tiers du plan de comptes (menu LISTES, commande PLAN DE COMPTES, onglet Relance) doit être cochée.  Assurez-vous que le lettrage a bien été effectué avant l'édition des lettres de relance. Seules les factures lettrées sont considérées comme réglées par le logiciel. Lettre de pénalités de retard  Menu ETATS - commande LETTRE PÉNALITÉS DE RETARD. Cette commande permet d'éditer, suivant les directives de la loi N.R.E., la lettre des pénalités de retard. Les pénalités de retard sont calculées selon le taux légal d'indemnité de paiement et selon le montant de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement. Ce taux et ce montant sont indiqués dans les paramètres comptables (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ). Bordereau de remise en banque  Menu ETATS - commande BORDEREAU DE REMISE EN BANQUE. Cette commande permet d'éditer un bordereau de remise en banque avec la liste des moyens de paiement que vous remettez à l'encaissement. Les états 65 Les états fiscaux  Pour consulter l’aide contextuelle de chaque état, appuyez sur la touche . Bilan synthétique et Compte de résultat synthétique  Menu ETATS - commande BILAN-RÉSULTAT SYNTHÉTIQUES . Les Bilan et Compte de résultat synthétiques permettent de préparer les éditions fiscales. Le bilan permet de connaître la valeur patrimoniale de l'entreprise. Établi en fin d'exercice, il présente les éléments actifs et passifs de l'entreprise et fait apparaître, de façon distincte, les capitaux propres. Le compte de résultat est un document qui présente tous les produits et toutes les charges de votre entreprise durant un exercice comptable. Il permet de savoir si l'exploitation de votre entreprise durant l'année est : • un bénéfice : total des produits > total des charges • une perte : total des produits < total des charges Le bilan et le compte de résultat permettent de constituer les comptes annuels. Etats fiscaux  Menu ETATS - commande ÉTATS FISCAUX. Cette commande regroupe les états préparatoires suivants : • 2050 (BIC - Régime réel) • 2033 (BIC - Régime simplifié) • 2035 (BNC) • 2054 - 2055 Soldes Intermédiaires de Gestion  Menu ETATS - commande SOLDES INTERMÉDIAIRES DE GESTION. Les Soldes Intermédiaires de Gestion sont des documents fiscaux à joindre au Bilan. Vous pouvez afficher le détail des comptes dans votre état si vous cochez l’option correspondante. Traitements Traitements 67 La TVA La commande TVA donne accès à l'assistant de TVA. Selon votre cas de figure (régime de TVA, souscription ou non à la télédéclaration), cet assistant permet de visualiser et d'éditer les états préparatoires de TVA ou de télédéclarer sa TVA. Il permet également d’enregistrer en comptabilité les écritures de TVA et de consulter la liste de toutes les déclarations de TVA générées. En régime simplifié, l’assistant de TVA vous permet également de gérer l'acompte de TVA par trimestre. Gérer la déclaration de TVA  En régime réel : menu TRAITEMENTS - commande TVA En régime simplifié : menu TRAITEMENTS - commande TVA - TVA ANNUELLE La déclaration de TVA que vous pouvez générer correspond au régime de TVA que vous avez indiqué dans les paramètres TVA du menu DOSSIER : • état CA3 et annexe 3310 A, si vous avez choisi régime réel, • état CA12, si vous avez choisi régime simplifié.  L'assistant affiche uniquement les traitements liés à votre cas de figure (selon la souscription ou non à la télédéclaration). Il est donc normal que certains traitements listés ci-dessous ne vous soient pas proposés. 1. Sélectionnez l'option de votre choix : • Visualiser mon état préparatoire de TVA Uniquement visible si vous déclarez la TVA sans passer par la téléprocédure. • Télédéclarer ma TVA • Retransmettre à l'identique la dernière déclaration Uniquement visible si vous déclarez la TVA par la télé- procédure. • Enregistrer mon paiement de TVA • Enregistrer mon remboursement de TVA • Afficher ma liste des déclarations 2. Selon l'option choisie, cliquez sur le bouton [Suivant] ou sur le bouton [OK].  Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide en appuyant sur la touche lorsque vous êtes dans l’assistant. Gérer l'acompte de TVA Uniquement disponible en régime simplifié de TVA.  Menu TRAITEMENTS - commande TVA - TVA TRIMESTRIELLE Lorsque vous êtes en régime simplifiée, chaque trimestre, vous recevez votre avis d'impôt qui vous précise le montant de votre acompte. Et, c'est à cette occasion que vous pouvez modifier ou annuler le montant de l'acompte en envoyant à l'administration le formulaire N°3514. Dans l’assistant de TVA, cochez l'option correspondant au traitement que vous voulez réaliser. • Afficher le montant réelle de ma TVA du trimestre. • Moduler mon acompte. • Enregistrer le paiement de mon acompte. • Enregistrer mon remboursement de TVA sur immobilisations.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide en appuyant sur la touche lorsque vous êtes dans l’assistant. Traitements 68 Clôturez et réouvrez un exercice  Menu TRAITEMENTS - commandes FIN D’EXERCICE - TOP CLÔTURE. L'assistant Top Clôture vous permet de réaliser la clôture puis la réouverture d'un exercice en toute sécurité. 1. Lisez attentivement l'étape Informations puis vérifiez le journal de clôture et les comptes de résultat de l'exercice (bénéfice et perte). Si vous souhaitez modifier ces éléments, activez le menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 3. Dans l'étape Mode assisté, cliquez sur les icônes correspondant aux traitements à effectuer avant de lancer la clôture, puis cliquez sur le bouton [Suivant>].  Vous trouverez le détail des traitements avant clôture dans l’aide intégrée, rubrique Assistant Top Clôture, lien Traitements. L'étape Sauvegarde DGFiP vous permet de sauvegarder directement toutes les données et pièces comptables légales et obligatoires. 4. Votre logiciel sauvegarde automatiquement tous les éléments de comptabilité qui seront accessibles par la suite via le menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP. Par mesure de sécurité, faites une sauvegarde sur un support externe (clé USB, CD-Rom, disque dur externe...). Pour cela, cliquez sur l'icône afin de définir l'emplacement de la sauvegarde. 5. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 6. Dans l'étape Lancer le traitement, cliquez sur le bouton [OK]. 7. Un message vous propose d'effectuer une sauvegarde de vos données. Cliquez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement]. 8. A la fin du traitement, un message vous informe que la clôture s'est correctement réalisée. Cliquez sur le bouton [OK]. 9. Lisez attentivement l'étape Informations puis vérifiez le journal de réouverture et le compte de report à nouveau. 10. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 11. Pour reporter le détail des écritures non lettrées et des écritures non pointées dans l'A-nouveau, sélectionnez les options Oui. Si vous cochez Non, vous obtenez uniquement un solde pour ces comptes. 12. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 13. Dans l'étape Options, définissez vos choix concernant les budgets. 14. Si vous voulez supprimer les déclarations de TVA de l'exercice précédent, cochez l'option correspondante. 15. Dans l’étape Report en détail dans l’écriture d’A-nouveau, indiquez si vous souhaitez ou non reprendre en détail les écritures non pointées dans l’A-nouveau. 16. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour lancer la réouverture. 17. A la fin du traitement, un message vous informe que la réouverture s'est correctement réalisée. Cliquez sur le bouton [OK]. Attention ! La validation du brouillard et des écritures est obligatoire pour pouvoir lancer la clôture. Traitements 69 Conformité sauvegarde DGFiP  Menu TRAITEMENTS - commande CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP Dans le cadre de la loi DGFiP de contrôle des comptabilités informatisées, toute entreprise qui gère sa comptabilité sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de comptabilité et de gestion sur les trois exercices passés. Cet assistant vous permet de vérifier la conformité de vos sauvegardes sur les trois exercices antérieurs à l'exercice courant.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide en appuyant sur la touche . Attention ! Ces sauvegardes pourront être demandées lors d'un contrôle fiscal. En cas de manquement à cette obligation, vous vous exposez à des pénalités financières. Traitements 70 Echangez des écritures avec mon expert-comptable Indisponible dans Ciel Compta Millésime.  Menu ECHANGES - commandes ENVOYER À MON EXPERT et RECEVOIR DE MON EXPERT.  Si vous travaillez dans Ciel Compta Evolution et que vous gérez une comptabilité multidevises, les commandes ENVOYER À MON EXPERT et RECEVOIR DE MON EXPERT sont indisponibles. Envoyez des écritures à mon expert A l'aide de la commande ENVOYER À MON EXPERT, vous créez un fichier contenant les écritures du mois et qui est compatible avec le logiciel de votre expert-comptable Sage Production Experts. A l’activation de cette commande, la fenêtre Envoi à Sage Production Experts s’affiche. 1. Sélectionnez la date d'envoi des écritures, celle-ci doit être le dernier jour du mois et supérieure ou égale à la date du dernier envoi. 2. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. 3. Un message vous avertit que les écritures antérieures à la date d'envoi ne pourront plus être modifiées. Cliquez sur le bouton [Continuer]. 4. Choisissez l'emplacement où sera généré votre fichier d'écritures comptables. 5. Cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Il ne vous reste plus qu'à envoyer votre fichier à votre expert-comptable par le moyen de votre choix (email, sur un support envoyé par courrier...). Intégrez des écritures de mon expert Une fois que votre expert-comptable a traité votre fichier d'écritures dans Sage Production Experts, il vous le renvoie. Vous devez alors l'intégrer dans votre comptabilité. 1. Activez la commande RECEVOIR DE MON EXPERT du menu ECHANGES. 2. Sélectionnez le fichier que votre expert-comptable vous a renvoyé. 3. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Toutes les saisies, modifications et suppressions réalisées par votre expert-comptable vont être intégrées dans votre dossier. Il est impossible d'envoyer des écritures en cours de saisie ou en simulation. Il conviendra de les supprimer ou de les enregistrer en brouillard. Il est impossible de créer, modifier ou supprimer des écritures avant la date du dernier envoi. Le lettrage des écritures n'est pas autorisé durant la phase d'échanges, c'est-à-dire à partir du moment où vous avez généré le fichier des écritures jusqu'à la prochaine intégration des écritures envoyé par votre expert-comptable. Traitements 71 Un rapport s'affiche et vous informe si la réception des écritures a été réalisée avec succès ou si elle comporte des erreurs. Ce rapport indique également les traitements réalisés, par exemple la création d’un compte qui n’existait pas et que votre expert-comptable a ajouté, la suppression d'une écriture, etc.  Le lettrage est de nouveau autorisé pour les écritures échangées. Traitements 72 Importez ou exportez des écritures  Menu ECHANGES - commande IMPORTER DES ÉCRITURES et EXPORTER DES ÉCRITURES. Ces commandes sont destinées aux échanges d'écritures avec votre expert-comptable. Il peut s'agir de votre expert-comptable ou d'un cabinet d'expertise comptable ou de tout autre tiers avec lequel vous êtes amené à échanger des informations. Vous pourrez ainsi : • Créer un fichier d'export contenant les écritures d'un dossier, que ces écritures soient en brouillard ou validées. • Récupérer le fichier d'export pour intégrer dans un brouillard les écritures qu'il contient. Paramétrage Coordonnées  Menu ECHANGES - commande COORDONNÉES EXPERT-COMPTABLES. Lorsque vous activez cette commande, la fenêtre Paramètres société s’affiche, positionnée sur l’onglet Compléments. En effet, c’est à partir de cet onglet que vous saisissez les informations relatives à votre expert-comptable. Dans la partie Expert-comptable, renseignez les coordonnées de votre expert-comptable. Options pour l’import des écritures  Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Liaison comptable. La préférence Import des écritures propose de nombreuses options afin de paramétrer les traitements à effectuer lors de l’import. Par exemple, vous pouvez demander la prévisualisation des écritures à importer, l’affichage d’un rapport concernant l’import effectué, la création des comptes, des journaux s’ils n’existent pas, etc.  Le détail de ces options est décrit dans l’aide contextuelle (touche ). Réglages de l’export au format Ciel  Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Liaison comptable. La préférence Génération des écritures permet de fixer les paramètres d’export des écritures Ciel, notamment le format d’export (XImport, RImport, Ciel Compta), l’affichage et le contrôle des écritures avant leur transfert, etc.  Pour plus de détails sur cette fenêtre, reportez-vous à l’aide contextuelle (touche ). Le format Ximport Ce format vous permet de créer un fichier ASCII (format standard TXT reconnu par la majorité des éditeurs de texte) contenant des écritures. Le nom du fichier est XIMPORT.TXT. Avant d’importer vos écritures, vérifiez que ce fichier se trouve bien dans le répertoire ou le chemin d’accès où sont situés les fichiers du dossier en cours. Au cours de l’importation, si des comptes ou des journaux n’existent pas, le logiciel va les créer. Si le fichier contient des écritures non équilibrées, celles-ci ne seront pas importées. Le fichier XIMPORT.TXT doit être de type SDF (sans délimiteur fixe) et la taille d’un enregistrement ne doit pas dépasser 137 caractères. Traitements 73 Il doit avoir la structure suivante : Exportez des écritures  Menu ECHANGES - commande EXPORTER DES ÉCRITURES. A l'aide de cette commande, vous créez un fichier d'exportation contenant les écritures de votre choix. Les écritures pourront ainsi être ultérieurement intégrées dans un autre dossier Ciel ou dans d’autres logiciels : Sage Expert, Sage 30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cegid, CCMX.  Si votre mode d'échanges est défini sur Sage Production Expert (première option activée dans l'onglet Echanges Expert), vous pouvez uniquement exporter des écritures vers Ciel, Sage Petites Entreprises, Sage 30 et 100. Option indisponible dans Ciel Compta Millésime. Si vous avez opté pour un mode d'échanges via Sage Production Experts Indisponible dans Ciel Compta Millésime. Au lancement de la commande EXPORTER DES ÉCRITURES, un message vous demande si vous souhaitez exporter un fichier au format Ciel, c'est-à-dire un fichier .txt, nommé par défaut RImport ou XImport. Si vous répondez par : • Oui : la fenêtre Génération des écritures s'affiche si les réglages d'export n'ont pas été défini. Une fois ces réglages validés, la fenêtre Export d'écritures s'ouvre. Définissez les critères de sélection des écritures puis cliquez sur le bouton [OK]. Voir Sélectionnez les écritures à exporter, page 74. • Non, la fenêtre Export écriture autre Expert s’affiche et vous présente les formats d’import prédéfinis, correspondants à différents logiciels. Choisissez alors le format en fonction du logiciel dans lequel vos écritures seront intégrées puis cliquez sur le bouton [Fichier] ou [Email]. Une nouvelle fenêtre s’affiche pour sélectionner les écritures à exporter. Voir Sélectionnez les écritures à exporter, page 74. N° de Mouvement 5 caractères Numérique Journal 2 caractères Alphanumérique Date d'écriture 8 caractères Date (AAAAMMJJ) Date d'échéance 8 caractères Date (AAAAMMJJ) N° de pièce 12 caractères Alphanumérique Compte 11 caractères Alphanumérique Libellé 25 caractères Alphanumérique Montant 13 caractères (2 déc.) Numérique Crédit-Débit 1 caractère (D ou C) N° de pointage 12 caractères Alphanumérique Code analyt./budgétaire 6 caractères Alphanumérique Libellé du compte 34 caractères Alphanumérique Euro 1 caractère Alphanumérique Avec en plus pour le format Ciel 2003 : Version 4 caractères Alphanumérique Le séparateur décimal doit être une virgule. Les données numériques sont alignées à droite, les autres données à gauche. Traitements 74 Si vous avez opté pour un mode d'échanges par l'import/export A l’activation de cette commande, la fenêtre Assistant import/export d’écritures s’affiche. L'assistant vous propose une étape dans laquelle vous sont proposés les formats d'export : • Ciel : vos écritures comptables seront intégrées dans un logiciel Ciel. • Sage : vos écritures comptables seront récupérées dans un logiciel Sage 30, 100, Sage Expert ou Sage Petites Entreprises. • Autres : vos écritures comptables sont destinées à un logiciel de comptabilité CCMX ou Cegid. 1. Choisissez l'option correspondant à votre cas afin de transférer vos écritures dans le format adéquat. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. • Si vous avez choisi le format Ciel, la première fois que vous importez des écritures, le programme vous avertit que les réglages nécessaires pour le transfert en comptabilité doivent être effectués. Cliquez sur le bouton [Oui]. La fenêtre Génération des écritures s'affiche. • Si vous avez choisi le format Sage ou Autres, la fenêtre Liste des formats d’ import s’affiche et vous avez les formats d’exports prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez alors le format en fonction du logiciel dans lequel vos écritures seront intégrées puis cliquez sur le bouton pour générer le fichier d'export dans le répertoire de votre choix ou sur le bouton pour joindre le fichier à un nouvel email.  Le format Export Sage 30&100 (Convertisseur) est réservée à l’export via Sage Convertisseur Universel. Une nouvelle fenêtre s’affiche et vous permet de sélectionner les écritures à exporter. Sélectionnez les écritures à exporter Lorsque le format d'export permet de choisir les écritures à transmettre, la fenêtre permettant la sélection des écritures s’affiche. Exemple de la sélection des écritures vers Sage 30 ou Sage 100. 3. Pour le format Sage Petites Entreprises, sélectionnez le journal et la période à prendre en compte. Pour les autres formats, vous pouvez exporter vos écritures soit : • Par date de mouvement : tous les mouvements dont la date est comprise dans la fourchette que vous indiquez dans les zones du et à seront sélectionnés. • Par mois de mouvement : tous les mouvements dont la date est comprise dans la fourchette de mois que vous définissez dans les zones du et à seront sélectionnés. Traitements 75 • Par N° de mouvement : tous les mouvements dont le numéro de mouvement est compris dans la fourchette de numéros que vous indiquez dans les zones du et à seront sélectionnés. • Pour le journal : dans ce cas, seules les écritures contenues dans le journal dont vous indiquez le code seront sélectionnées. 4. Choisissez le type d'écritures à exporter en cochant les cases correspondantes : • Ecritures validées : les écritures validées et correspondant aux critères définis précédemment seront exportées. • Ecritures en brouillard : les écritures enregistrées dans le brouillard et correspondant aux critères définis précédemment seront exportées. • Ecritures en simulation : les écritures enregistrées en simulation et correspondant aux critères définis précédemment seront exportées. 5. Si vous exportez vos écritures vers un logiciel Cegid, saisissez le numéro de dossier CEGID ainsi que la longueur des comptes. 6. Si vous exportez des écritures au format Ciel, vous avez la possibilité de les visualiser avant de les envoyer. Pour cela, cochez la case Voir les écritures avant le transfert. 7. Cliquez sur le bouton [OK].  A l’exception des formats RImport et Ciel Compta, les autres formats n’autorisent qu’un seul code analytique par ligne d’écriture. Si vous avez ventilé des écritures sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, ces codes sont alors effacés dans le fichier généré. 8. Si vous avez opté pour une sortie : • Email, proposée pour les formats Sage et Autres, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Indiquez l'adresse de votre destinataire et envoyez l'e-mail. • Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Indiquez l'emplacement où sera enregistré votre fichier d'exportation puis cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Vous envoyez le fichier par le moyen de votre choix.  Si vous transférez vos écritures vers un fichier Ciel Compta, vos écritures seront détectées à la prochaine ouverture du fichier concerné. Importez des écritures  Menu ECHANGES - commande IMPORTER DES ÉCRITURES. Cette commande peut être utilisée : • par vous-même pour intégrer dans votre comptabilité des écritures fournies par votre expert-comptable (écritures de bilan, par exemple), • par votre expert comptable pour intégrer dans son dossier les écritures de votre comptabilité. Vous pouvez importer des écritures comptables provenant d’un logiciel Ciel ou d’autres éditeurs de logiciels. En effet, les écritures enregistrées dans les logiciels EBP, Sage 30 et 100, Sage Petites Entreprises, Cote Ouest, Gestimum... peuvent être intégrées dans Ciel Compta. Si vous avez opté pour un mode d'échanges via Sage Production Experts Indisponible dans Ciel Compta Millésime  Si vous ne connaissez pas le format du fichier des écritures à importer, demandez-le au préalable à la personne qui vous l'a envoyé. Au lancement de la commande IMPORTER DES ÉCRITURES, un message vous demande si vous avez reçu un fichier au format Ciel, c'est-à-dire un fichier .txt nommé par défaut RImport ou XImport. Attention ! Si vous utilisez le format XImport ou RImport, une fois que les écritures sont correctement importées en comptabilité, le fichier est renommé (modification de l'extension .TXT en .BAK) et ne peut plus être importé. Traitements 76 Si vous répondez par : • Oui , sélectionnez le fichier à l'emplacement où vous l'avez stocké puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. • Non, la fenêtre Liste des formats d’import s’affiche et vous présente les formats d’import prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez alors le format d’importation en fonction du logiciel dans lequel vos écritures ont été générées puis cliquez sur le bouton [OK]. Dans tous les cas, à la fin du traitement, un rapport s'affiche et vous informe si l'import a été réalisé avec succès ou non. Si vous avez opté pour un mode d'échanges par l'import/export A l’activation de cette commande, la fenêtre Assistant import/export d’écritures s’affiche. 1. Sélectionnez l’éditeur de logiciel dans lequel les écritures ont été générées : • Ciel : vos écritures proviennent d’un logiciel Ciel. • Sage : vos écritures comptables proviennent d’un logiciel Sage 30, 100, Sage Expert ou Sage Petites Entreprises. • Autres : vos écritures proviennent d’un logiciel de comptabilité CCMX, Cegid, Quadratus, EBP, Cote Ouest, Gestimum. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. • Dans le cas où des écritures ont été transférées depuis un logiciel Ciel (Gestion Commerciale, Professionnel Indépendant, etc.) vers votre dossier Ciel Compta et qu’elles n’y sont pas encore intégrées, ces écritures sont attente. Ciel Compta les détecte et les importe directement. Alors, un message vous informe que l’importation a été effectuée.  Tant que les écritures ne seront pas importées dans Ciel Compta, à l’ouverture du dossier destinataire, un message vous demandera de confirmer l’importation. • Dans le cas des imports Sage ou Autres, la fenêtre Liste des formats d’ import s’affiche et vous avez les formats d’imports prédéfinis correspondants aux différents logiciels. Choisissez le format d’importation en fonction du logiciel dans lequel vos écritures ont été générées puis cliquez sur le bouton [OK]. 3. Sélectionnez le fichier qui contient les écritures à importer puis cliquez sur le bouton [Ouvrir]. 4. Lorsque vous importez des écritures Ciel et que vous avez choisi de visualiser les écritures avant l'envoi dans les préférences, la fenêtre Ecritures à transférer s'affiche. Une fois que vous avez vérifié les écritures, cliquez sur le bouton [Continuer]. 5. Un rapport s’affiche et vous informe si l’importation a été réalisée avec succès ou si elle comporte des erreurs. Vous pouvez voir dans ce message les opérations effectuées par le logiciel, par exemple la création d’un compte qui n’existait pas. En effet, si les écritures que vous transférez comporte des numéros de compte inexistants, votre logiciel se chargera de les créer.  Les formats d’import, exceptés RImport et Ciel Compta, n’autorisent qu’un seul code analytique par ligne d’écriture.Si vous avez ventilé des écritures sur plusieurs codes analytiques de niveau 1, ces codes sont alors effacés dans le fichier généré. Importez une balance  Menu ECHANGES - commande IMPORTER UNE BALANCE 1. Sélectionnez le fichier de la balance à récupérer. 2. Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Une fenêtre s'affiche. Une écriture sera enregistrée, par défaut, dans le journal des A-nouveaux. 3. La Date ainsi que le Libellé de l'écriture sont renseignés par défaut. Modifiez-les si nécessaire. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Un message s’affiche et vous informe si l’importation s’est déroulée avec succès. Vous pouvez voir les opérations effectuées par le logiciel, par exemple la création d’un compte qui n’existait pas. Traitements 77 Exportez une balance  Menu ECHANGES - commande EXPORTER UNE BALANCE Cette commande vous permet d'exporter une balance contenant des écritures vers un autre logiciel. 1. Sélectionnez le format d’export à générer : Ciel ou Etats Comptables et Fiscaux (au format .Txt). 2. Cliquez sur le bouton pour générer le fichier d'export dans le répertoire de votre choix ou sur le bouton pour joindre le fichier à un nouvel e-mail. La fenêtre de paramétrage de l’export s’affiche. 3. Indiquez la période à prendre en compte. Si vous ne précisez aucune date, c'est la période d'exercice qui sera considérée par défaut. 4. Dans l'onglet Sélection : • Indiquez les comptes ou racines de comptes pour lesquels vous souhaitez imprimer l'état. Le bouton Liste vous permet de choisir une série de comptes. • Choisissez les écritures à inclure : brouillard et/ou simulation. Si vous ne cochez pas ces zones, seules les écritures validées seront prises en compte.  Pour prendre en compte toutes les écritures, cliquez sur le bouton . 5. Pour définir davantage de paramètres, cliquez sur l'onglet + de critères et sélectionnez les options de votre choix. 6. Validez le paramétrage en cliquant sur [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Email, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Gestion des dossiers Gestion des dossiers 79 La sauvegarde / restauration Indisponible en option Ciel données Mobiles.  Si vous travaillez en ligne, la sauvegarde sur un ordinateur ou sur un support n'est pas disponible. En effet, dans ce cas, vos données sont automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel. Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de stockage. Sauvegarde  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - SAUVEGARDE 1. Connectez votre support de sauvegarde à l’ordinateur (clé USB, disque dur externe...). 2. Dans le menu déroulant Format, choisissez le format du fichier de sauvegarde. • Zip : la copie de votre dossier est réalisée au format Zip (format compressé). • Fichier : la copie de votre dossier est réalisée à l'identique de l'original. 3. Dans la zone Destination, cliquez sur le bouton et choisissez le répertoire ou le volume dans lequel sera stockée la copie de votre dossier. 4. Précisez le Nom de la copie. Si cette zone reste vide, le nom du dossier original est utilisé comme nom de la copie. 5. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom pour personnaliser le nom de la copie. La case Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Ainsi, dans le cas où deux sauvegardes possèdent le même nom, un message de confirmation vous est proposé. Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous sauvegardez votre dossier et/ou vos données annexes (préférences, modèles, etc.). 6. Pour ne plus afficher cette fenêtre aux prochaines sauvegardes, cochez la case Ne plus demander. La sauvegarde sera réalisée selon les critères que vous venez de définir. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde. Restauration  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment sauvegardées.  Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire ou support différent de celui utilisé habituellement. 1. Activez la commande SAUVEGARDE-RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER. Attention ! Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de microcoupure) du programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données. Gestion des dossiers 80 Votre logiciel ferme votre fichier et ouvre la fenêtre présentée ci-dessous. 2. Choisissez votre Mode de restauration à l'aide des boutons radios. Trois options sont disponibles : • Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez cette option, le programme remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans votre sauvegarde. • Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez. • Mode avancé : Sélectionnez Mode avancé si vous souhaitez choisir les informations à restaurer. Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou les deux. 3. Une fois le Mode de restauration sélectionné, cliquez sur le bouton [Suivant]. La fenêtre suivante s'affiche. 4. Dans cette fenêtre vous devez spécifier le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous voulez restaurer. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l'emplacement de votre dernière sauvegarde. Modifiez-les si besoin. 5. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui]. Dans la dernière étape, cliquez sur le bouton [Restaurer] lancer la restauration. Gestion des dossiers 81 Copiez des dossiers sur Internet ou sur votre poste Uniquement disponible en mode souscription.  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES. Votre logiciel peut fonctionner en local sur votre machine ou bien en ligne sur internet. Lorsque vous changez de mode de fonctionnement, vous devez copier vos dossiers aux emplacements nécessaires pour pouvoir travailler soit en ligne soit en local. Pour cela, vous disposez de deux utilitaires, dans la catégorie Dossiers. Si vous basculez en mode : • connecté (activation de l'option Ciel Données Mobiles), vous devez mettre vos dossiers en ligne. Pour cela, utilisez l'utilitaire Copie de dossiers sur Internet. • local (désactivation de l'option Ciel Données Mobiles), vous devez au préalable copier vos dossiers sur votre poste de travail. Pour cela, utilisez l'utilitaire Gestion des dossiers.  Pour plus de détails sur ces utilitaires, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Attention ! Dans un logiciel qui fonctionne en local, il est impossible de récupérer des dossiers stockés sur le serveur Internet. Dans le cas où vous souhaitez désactiver l’option Ciel Données Mobiles, il est impératif de récupérer vos dossiers avant de changer de mode dans votre compte client. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 83 Les prévisions Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.  Menu LISTES - commande PRÉVISIONS. Si vous gérez une comptabilité budgétaire prévisionnelle, vous devez créer des codes prévisionnels. La commande PRÉVISIONS du menu LISTES regroupe les codes prévisionnels que vous créez. Elle vous permet de créer, modifier ou supprimer un code prévisionnel. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Nouvelle prévision s’affiche. 2. Renseignez le code (qui peut être alphanumérique et contenir 13 caractères maximum) puis l'intitulé. 3. Pour afficher les totaux, cochez la case correspondante. La fenêtre affiche une partie supplémentaire : Totaux. Vous ne pouvez pas intervenir sur les zones de cette partie qui indiquent les prévisions établies pour ce code prévisionnel sur l'exercice précédent, sur l'exercice en cours et sur le prochaine exercice. Ces totaux sont calculés automatiquement lorsque l'onglet Budgets d'un compte est renseigné. Détaillez les budgets sur un ou plusieurs comptes Après avoir défini le code prévisionnel et son intitulé, indiquez les comptes ou la racine de comptes sur lesquels vous souhaitez définir un budget. Ajouter un compte 1. Pour ajouter un compte, cliquez sur le bouton . Vous obtenez la liste de tous les comptes. 2. Sélectionnez le compte de votre choix puis cliquez sur [OK]. Ajouter une racine de compte 1. Pour ajouter une racine de comptes, cliquez sur le triangle de sélection situé à la fin du bouton [Ajouter] puis sélectionnez la commande une racine. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, saisissez la racine des comptes à ajouter puis cliquez sur [OK]. Définir le budget d’un compte  La saisie des budgets s'effectue au niveau de la fiche du compte, onglet Budgets. 1. Dans la partie Liste des comptes de prévisions de la fenêtre, double-cliquez sur la ligne correspondant au compte. La fiche du compte s'ouvre. 2. Cliquez sur l'onglet Budgets puis renseignez les différentes zones. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le budget. Pour valider la création de la prévision, cliquez sur le bouton [OK]. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 84 Gérez une comptabilité multi-devises Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution. Déclarez la gestion multi-devises  Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES puis COMPTABILITÉ - onglet Devises. Pour pouvoir enregistrer des écritures dans différentes devises, vous devez impérativement cocher l'option Gestion du multi-devises dans les paramètres du dossier. Définissez les devises utilisées  Menu LISTES - commande DEVISES. Préalablement à la saisie des écritures, vous devez créer les différentes devises utilisées. A ce stade, vous pouvez saisir les derniers taux connus de la devise, à la date de fixation de chacun, consulter l'évolution des taux sous forme de graphique ; et convertir rapidement le montant d'une devise en euros. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la devise à créer puis cliquez sur [OK]. La fenêtre Nouvelle devise s'affiche. 3. Le libellé de la devise est proposé par défaut selon le code choisi précédemment. Vous pouvez le modifier 4. Précisez le nombre de décimales autorisées. 5. Définissez la date à laquelle le taux saisi a été fixé. Par la suite, aucun taux ne pourra être défini à une date antérieure à la date saisie lors de la création de la devise. 6. Saisissez le dernier Taux connu de la devise. 7. Validez la création de la devise en cliquant sur [OK]. Modifiez en cours de saisie le taux de la devise utilisée  Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - COMPTABILITÉS - Options de saisie. Pour que vous puissiez modifier le taux de la devise directement en cours de saisie, vous devez préalablement cocher l'option Changement du taux de la devise en cours de saisie dans les préférences comptables du dossier. Saisissez une écriture en devises  Menu SAISIES - commande SAISIES EN DEVISES. Si vous gérez une comptabilité multi-devises, vous devez impérativement utiliser une des commandes du sous-menu SAISIES EN DEVISES pour enregistrer vos écritures. Tous les modes de saisie y sont proposés. Ils sont similaires à ceux utilisés pour enregistrer des écritures en euros. Indépendamment du mode de saisie utilisé, une zone supplémentaire Devise est présentée dans l'entête des fenêtres de saisie que vous obtenez par les commandes SAISIES EN DEVISES. 1. Indiquez la devise que vous voulez utiliser. Le bouton ouvre la liste des devises. 2. Si vous avez coché l'option Changement du taux de la devise en cours de saisie dans les préférences comptables, la zone Taux présentée dans l'entête de la fenêtre est active. Par défaut, le taux est proposé en fonction de la date de l’écriture. Vous pouvez le modifier en saisissant le nouveau taux directement dans la zone. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 85 Conséquences sur la saisie et la liste des écritures Une fois la devise et son taux définis, vous saisissez vos écritures comme vous en avez l’habitude. Les montants sont exprimés dans la devise choisie. Dans la liste des écritures, vous retrouvez le détail du mouvement avec dans les colonnes Montant débit et Montant crédit les montants exprimés en devises. Les éditions en devises Dans les éditions, le critère Les écritures dont la devise est permet d'imprimer les écritures dans la devise de votre choix. Pour cela, cochez l'option et sélectionnez la devise à prendre en compte. Pour inclure toutes les écritures dans la monnaie du dossier, décochez cette option. Constatation des écarts de conversion Si vous voulez saisir l'écriture de règlement en euros d'une facture saisie en devises ou inversement, un écart de conversion peut être constaté au moment de l’enregistrer. Pour être informé du constat d'une différence de conversion, immédiatement après l’enregistrement de l'écriture : 1. Sélectionnez la facture concernée dans la liste des factures non lettrées. 2. Si vous souhaitez lettrer l’écriture directement après sa validation, cochez la case Lettrage à la validation de l'écriture. 3. Cliquez sur [Régler] pour basculer l'écriture en saisie de règlement. 4. Après avoir complété les éléments manquants, validez l'écriture de règlement en cliquant sur [Enregistrer]. 5. Si vous avez coché la case Lettrage à la validation de l'écriture, confirmez le lettrage. Si un écart de conversion est constaté, la fenêtre Gestion de l'écart sur le règlement affiche l'écriture pour l'écart de conversion et vous demande si vous souhaitez l'enregistrer. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 86 Les immobilisations Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.  Menu IMMOBILISATIONS - commande LISTE DES IMMOBILISATIONS. A propos des immobilisations Lorsque vous faites l'acquisition de Ciel Compta Evolution, il est tout à fait probable que vous ayez déjà amorti des immobilisations dont vous avez déclaré les dotations aux amortissements. Vous devez donc tout d'abord créer une fiche pour chacune des immobilisations existantes. Vous allez ensuite procéder à ce que l'on nomme une reprise d'antériorité. L'option Valeur bloquée de la fiche Immobilisation vous permettra de faire coïncider les derniers montants déclarés avec la valeur résiduelle calculée par l'application à la date de départ de l'exercice en cours. Voir Reprise d’antériorité, page 90. Par la suite, au fur et à mesure des acquisitions, ventes ou mises au rebut, vous créez et mettez à jour les fiches Immobilisations. A propos des crédits-bails Le crédit-bail est une opération de location de biens mobiliers ou immobiliers qui donne au locataire la possibilité de les acquérir à la fin du bail, moyennant un prix convenu à l'avance. Un crédit-bail est une opération de location et c'est à son acquisition qu'il est considéré comme une immobilisation.  L’écriture de l’acquisition en fin de bail est générée et vous pouvez aussi générer les écritures de redevances si vous déclenchez leur enregistrement. La liste des immobilisations Elle présente le détail de chacune des fiches Immobilisations ou Crédits-bails existantes. A ce stade, vous pouvez : • créer, modifier ou supprimer des fiches immobilisations ou crédits-bails, • réaliser la sortie des immobilisations quand vous les vendez ou les mettez au rebut, • recalculer les dotations à la date de votre choix, • effectuer un virement de poste à poste, • acquérir un crédit-bail, etc. Affichez toutes les immobilisations et tous les crédits-bails • Par défaut, les immobilisations que vous avez sorties ou mises au rebut sur un des exercices anté- rieurs à l'exercice en cours ne sont pas présentées dans la liste puisqu'il n'y a plus lieu de calculer leur amortissement et dotation. Si vous souhaitez afficher les immobilisations sorties avant le début de l'exercice, cochez la case Inclure les immobilisations sorties avant le JJ/MM/AA, située sous la liste des immobilisations. Exemple : si l'exercice en cours démarre le 1er janvier 2012, il vous est proposé d’afficher aussi les immobilisations sorties ou mises au rebut avant le 01/01/2012. • Par défaut, les crédits-bails échus à la date de travail sont présentés dans la liste. Si vous souhaitez ne plus afficher les crédits-bails dont la date de la dernière redevance est antérieure à la date de travail, décochez la case Inclure les crédits-bails avant le JJ/MM/AA, située au dessus de la liste.  Ces options sont visibles lorsque la fonction Affiner la sélection est activée (accessible via le bouton ). Vous pouvez également activer différentes commandes (DUPLIQUER, PLAN, HISTORIQUE, ÉCRITURE D'ACHAT ou DE CESSION, etc.) par le menu CONTEXTUEL (clic droit). Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 87 La fiche d'une immobilisation Activez la commande IMMOBILISATIONS du menu LISTES, double-cliquez sur une fiche pour l’ouvrir. Celle-ci est composée de quatre onglets ou de cinq onglets si elle est issue d'un crédit-bail. L'onglet Fiche Cet onglet contient les informations indispensables à la gestion de l'immobilisation : la Date d'achat, la Valeur d'achat, le Type et la Durée de l'amortissement, etc. Il dispose également d'informations complémentaires facultatives mais utiles pour les recherches et le classement : la Famille d'appartenance, la Localisation, le Fournisseur, etc. L'onglet Complément Celui-ci dispose d'informations complémentaires comme la Quantité (dans le cas d'une immobilisation constituée de plusieurs éléments et qui peut être divisée par la suite) et le numéro de Pièce comptable. Vous avez aussi la possibilité de placer la photo de l'immobilisation ou encore d'enregistrer une note texte. L'onglet Plan Cet onglet présente un tableau qui contient le Plan d'amortissement. L'onglet Historique Cet onglet retrace les différents mouvements de cession et de mise au rebut partielle d'une immobilisation divisible. L’onglet Crédit-bail  Cet onglet est uniquement visible lorsque l'immobilisation est issue d'un crédit-bail. Les informations concernant le contrat crédit-bail et les échéances sont ici consultables. Saisissez une immobilisation ou un crédit-bail 1. Activez la commande IMMOBILISATIONS du menu LISTES et cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Si vous aviez sélectionné la catégorie Toutes, une fenêtre s’affiche et vous demande de choisir le type d’immobilisation à créer. Cliquez alors sur le bouton [Immobilisation] ou [Crédit-bail]. 3. Pour poursuivre la création, reportez-vous au paragraphe “Saisissez une immobilisation”, page 87 ou “Saisissez un crédit-bail”, page 89. Saisissez une immobilisation 1. Activez la commande LISTES DES IMMOBILISATIONS du menu IMMOBILISATIONS, puis cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Saisissez le Code de l'immobilisation puis appuyez sur ou sur . Le curseur passe à la zone suivante. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 88 3. Saisissez alors Poste serveur en Libellé. Passez à la zone suivante. 4. Déterminez le N° de compte. Pour ouvrir la liste des comptes disponibles, cliquez sur le bouton liste situé en fin de zone. Dans l’onglet Fiche 1. Les informations à compléter dans la zone Renseignements sont facultatives. Mais à titre d’exemple, indiquez : • la Famille d'appartenance de votre immobilisation : Bureautique Informatique • sa Localisation : Siège social • son Fournisseur : Fournisseur HyperMicro 2. Indiquez la Date d'achat, par exemple le 03/02/2008. La Date de début d'amortissement a été complétée avec la même valeur que celle d'achat. C'est le cas le plus fréquent. Cependant, il peut arriver qu'elles diffèrent, par exemple lors de l'acquisition d'un matériel qui est mis en service un certain temps après l'achat. 3. Saisissez la Valeur d'achat, par exemple 4000 Euros. Par défaut, le logiciel complète la Valeur à amortir du même montant. Celle-ci peut-être modifiée si nécessaire. Quant à la zone Valeur fiscale, elle permet d'indiquer une valeur d'amortissement différente de celle de la valeur d'achat. C'est le cas des véhicules particuliers dont l'amortissement fiscal est plafonné (18300 Euros au 1-1-02). 4. Sélectionnez le taux 19,6 à l'aide du menu local disponible en cliquant sur le triangle de sélection situé à la fin de la zone Taux de TVA. 5. Dans le menu local Type, sélectionnez le type Linéaire puis indiquez 3 ans pour la Durée de l'amortissement. Le Taux est alors calculé automatiquement ainsi que la Date de fin de l'amortissement. Nous avons saisi les informations nécessaires à la gestion de l'amortissement de cette immobilisation. En effet, le cadre Blocage n'est utilisé qu'en cas de reprise d'immobilisations existantes et déjà partiellement amorties. Voir Reprise d’antériorité, page 90. Enfin, le cadre Calcul de cette immobilisation présente les principaux montants relatifs aux amortissements pour une date donnée. Vous pouvez changer la date à tout moment, le calcul se refera alors immédiatement. Voir Calculez les immobilisations, page 91. Dans l'onglet Complément 1. Saisissez le n° de Pièce comptable correspondant à cette immobilisation (n° de la facture du fournisseur, n° interne, etc.) puis le Montant CFE (Contribution Foncière des Entreprises). 2. Si votre immobilisation est composée de plusieurs éléments, cochez la case Immobilisation divisible puis indiquez le nombre d’éléments dans la zone Quantité. 3. Cochez la case Bien immobilier pour une bonne gestion de la TVA à reverser et des plus ou moins values dans le cas d'une immobilisation de nature immobilière. 4. En cochant la case Immobilisation en mode simulation, l'immobilisation ne sera considérée dans certains états que si vous le demandez. Ainsi, vous pourrez simuler les dotations avec d'éventuels projets d'acquisition. Par défaut, ces immobilisations sont ignorées dans les différentes éditions.  Le bouton Commentaire ouvre une fenêtre dans laquelle vous pouvez indiquer un éventuel commentaire pour l'immobilisation affichée. Dans la zone Photo, vous pouvez placer la photo de l'immobilisation par copier-coller ou par importation. L'onglet Plan présente donc le plan d'amortissement correspondant à l'immobilisation que vous venez de créer ; l'onglet Historique est vide. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 89 Enregistrez l’immobilisation et l’écriture d’achat 1. Une fois toutes les informations indiquées, cliquez sur le bouton [OK]. 2. Le logiciel enregistre l'immobilisation puis vous propose d'enregistrer l'écriture d'achat. • Si vous le souhaitez, cliquez sur le bouton [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur le bouton [OK]. • Sinon, cliquez sur le bouton [Non]. Par la suite, vous pourrez générer l'écriture d'achat depuis la liste des immobilisations (clic droit sur l'immobilisation, puis commande Ecriture d'achat). Saisissez un crédit-bail Saisissez le Code du crédit-bail, le Libellé puis passez à la zone suivante.  A la création du crédit-bail, le N° de compte est inaccessible puisque le bien n'appartient pas encore à l'entreprise. Dans l’onglet Crédit-bail  Vous trouverez les informations à renseigner dans votre contrat Crédit-bail. 1. La durée du crédit-bail est par défaut annuelle. Si vous avez un crédit-bail mensuel, sélectionnez Mois dans la liste déroulante. 2. Saisissez la durée du bail. 3. Indiquez la date de la première échéance des redevances. 4. Déterminez la périodicité de l'échéance dans la zone Tous les. La fréquence de l'échéance peut-être journalière, hebdomadaire, mensuelle, annuelle. Vous pouvez indiquer le Prix d'achat contractuel à titre informatif. Ce montant sera repris lorsque vous procéderez à l'acquisition du crédit-bail. 5. Dans la zone Total des redevances HT, saisissez le montant total des redevances. 6. Indiquez le Taux de TVA applicable aux redevances. Dans le tableau, les redevances sont alors calculées automatiquement selon la durée et périodicité que vous avez indiquées ainsi que du taux de TVA. Les montants des engagements restants calculés par le logiciel ne sont pas modifiables. La case Comptabilisé est cochée lorsque l’écriture correspondante est passée en comptabilité.  La comptabilisation des écritures de redevances se détermine dans l’onglet Enregistrement. Cas des redevances variables Si vos redevances sont variables, vous devez les renseigner dans le tableau. Pour cela, vous avez plusieurs possibilités : • modifier manuellement les montants des redevances, en double-cliquant dans une cellule et en saisissant le montant, • utiliser les options de calcul automatisé disponible via un clic-droit sur la ligne. Le logiciel recalcule alors les échéances.  Il est possible de saisir un montant négatif et de laisser une ou plusieurs échéances vides. Dans l’onglet Fiche 1. Indiquez la famille, localisation ainsi que le fournisseur du bien. Ces informations sont facultatives mais utiles pour les recherches et le classement. Les informations du cadre Dates/Valeurs et Amortissement permettent d'obtenir un plan d'amortissement théorique ainsi que de calculer l'état Valeurs nettes des immobilisations en crédit-bail. En renseignant ces informations, vous obtenez une simulation de ce que serait le plan d'amortissement du bien si vous l'aviez acquis directement. 2. Indiquez comme date d'achat et date de début d'amortissement la date de la première échéance. 3. Dans la zone Valeur à amortir, saisissez la valeur d’origine du bien en début de bail. Ce montant est Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 90 alors reporté dans la zone Valeur fiscale. 4. Le taux de TVA est par défaut à 19,6 %. Modifiez-le si nécessaire. 5. Dans le cadre Amortissement, indiquez le type d’amortissement et la durée d'utilisation théorique du bien. Le cadre Calcul de l'immobilisation présente à une date donnée, les principaux montants relatifs aux amortissements ici théoriques. Vous pouvez changer la date à tout moment, le calcul se refera alors immédiatement. Le cadre Blocage est inaccessible, la reprise d'antériorité étant interdite sur un crédit-bail. Dans l’onglet Complément et Plan • L'onglet Complément présente des options propres aux immobilisations. A ce stade, il n'est pas encore nécessaire de renseigner ces zones. • L'onglet Plan présente le plan d'amortissement théorique. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer la fiche du crédit-bail. Dans l’onglet Enregistrement Cet onglet permet de déterminer l’enregistrement des écritures de redevances. Dans la partie Options d’enregistrement, vous définissez le déclenchement de l’enregistrement des écritures. 1. Pour activer l’enregistrement automatique des écritures, cochez la case Passer l’écriture automatiquement. 2. Les écritures sont générées en fonction des dates de redevances définies dans l’onglet Crédit-bail. Vous pouvez enregistrer l’écriture avant ces dates, pour cela saisissez le nombre de jours à prendre en compte avant la date de la redevance. 3. Le Libellé est renseigné par défaut. Si celui proposé ne vous convient pas, saisissez un autre libellé. 4. Vous pouvez compléter l’intitulé de l’écriture avec la date de la redevance. Pour cela, cochez la case Ajouter la date de la redevance au libellé. Dans la partie Enregistrement d’une redevance, vous définissez les critères comptables de l’enregistrement. 5. Le journal de Banque est en général utilisé pour ce type d’opérations. Si vous n’êtes pas dans ce cas, sélectionnez le journal sur lequel les redevances sont enregistrées en cliquant sur l’icône . 6. Indiquez le compte de banque ou fournisseur ainsi que le compte de redevances de crédit-bail. Le compte de redevances est le plus souvent un compte de charge 612. 7. Si votre comptabilité est analytique, choisissez le Code analytique du compte de redevance. L'icône permet d'en affecter plusieurs. 8. Sélectionnez le Mode de paiement utilisé pour les écritures de redevances.  Pour enregistrer définitivement en comptabilité les écritures de redevances, vous devrez passer par la commande ENREGISTRER LES ABONNEMENTS du menu SAISIES. Reprise d’antériorité Votre logiciel vous permet de rentrer des immobilisations déjà partiellement amorties en «bloquant» la valeur résiduelle à une date donnée. Cette date ne peut être que celle du dernier jour d'un exercice. Vous choisirez alors la date correspondant à la dernière clôture comptable et fiscale que vous avez opérée. 1. Pour effectuer une reprise d'antériorité d'immobilisations existantes, cochez la case Valeur bloquée (dans l’onglet Fiche de la fiche immobilisation). 2. Indiquez la Date de blocage qui correspond à la date du dernier bilan, soit en général le 31 décembre de l'exercice précédant celui en cours. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 91 3. Saisissez la Valeur résiduelle déclarée sur le dernier bilan (celui précédant la mise en place de vos immobilisations dans votre logiciel). Méthode de calcul La différence de calcul entre les deux valeurs résiduelles peut être réintégrée de deux manières : • Étalement : elle est répartie régulièrement sur tous les exercices, • Ajustement : elle est réintégrée intégralement sur le dernier exercice. Le plan d'amortissement Il donne dans un tableau, année après année, et pour toute la durée de l'amortissement, les valeurs suivantes : Valeur à amortir : est égale à la valeur résiduelle de l'année précédente. Pour la première année, elle est égale soit à la valeur à amortir indiquée sur la fiche, soit à la valeur résiduelle en cas de Valeur bloquée Dotation : indique le montant de l'annuité d'amortissement. Amortissement cumulé : additionne les dotations année par année. Valeur résiduelle : est égale à la valeur de début d'année moins le montant de la dotation. Amortissement linéaire Dans un amortissement linéaire, l'annuité dégagée tout au long de la période d'amortissement est constante. Cette annuité est calculée par rapport à un taux approprié à la valeur du bien. Le calcul d'un plan d'amortissement linéaire s'effectue par rapport à la date de mise en service indiquée dans la zone Date de début. Dans ce cas, la première annuité sera réduite prorata temporis pour tenir compte de la période écoulée depuis la date de mise en service jusqu'à la date de clôture.  Symétriquement, la dernière annuité sera également réduite prorata temporis, si nécessaire. Amortissement exceptionnel Certaines immobilisations donnent droit à un type d'amortissement exceptionnel. En effet, l'amortissement est destiné à compenser une dépréciation subie par des éléments d'actif. Dans le cas d'éléments soumis à une dépréciation anormale, les entreprises peuvent avoir recours à l'amortissement exceptionnel qui prend en compte l'évolution de la technique, l'aléas d'une fabrication, l'état du marché, etc. Dans le cas d'un amortissement exceptionnel, vous devez saisir vous-même le plan d'amortissement : • Double-cliquez sur la colonne Dotation pour saisir la valeur de chaque année que vous affiche le logiciel. Appuyez sur la touche pour valider chaque annuité. Amortissement dégressif L'amortissement dégressif, calculé selon un barème spécifique, intervient dans le cadre de l'acquisition de biens d'équipements, autres que les immeubles d'habitation, les chantiers et les locaux servant à l'exercice de la profession, ainsi que tous les investissements hôteliers (immeubles ou matériels). Traitements Calculez les immobilisations Le bouton [Calculer au] vous permet de demander un recalcul des dotations de vos immobilisations pour une date donnée. Cela peut être utile si vous souhaitez faire des prévisions sur une année à venir. Cette fonction met à jour le fichier des immobilisations et/ou la sélection des immobilisations effectuée. 1. Pour calculer une ou plusieurs immobilisations, sélectionnez la ou les immobilisations concernées dans la liste puis cliquez sur le bouton [Calculer au]. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 92 La fenêtre Calculer les immobilisations s’affiche. 2. Par défaut la date de fin de l'exercice est proposée comme date de calcul des dotations. Vous pouvez la modifier en la saisissant directement dans la zone prévue à cet effet ou en utilisant l'icône d'appel du calendrier . Vous noterez la présence de l'icône en forme de triangle qui vous propose des périodes pré-programmées : date du jour, fin de semaine, etc. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la procédure de calcul. Dans la fiche de l’immobilisation, les montants des Dotations, Amortissement cumulé et Valeur résiduelle seront alors recalculés. Sortez une immobilisation  La sortie d'une immobilisation ne peut se faire que depuis la liste des immobilisations à l’aide du bouton [Sortir]. Lorsque vous vendez du matériel immobilisé, vous devez procéder à la sortie de l'immobilisation correspondante afin, d'une part, de calculer les plus ou moins-values réalisées et, d'autre part, de stopper le calcul des amortissements. Il s’agit d’une cession. De la même manière, si le matériel n'est plus utilisé parce qu'il est cassé, inutilisable ou obsolète, vous le sortez des immobilisations en cours. Il s’agit alors d’une mise au rebut. Mise au rebut L'entreprise souhaite mettre au rebut certaines de ses immobilisations. La mise au rebut d'une immobilisation s'effectue de la manière suivante : 1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche que vous souhaitez sortir, puis cliquez sur le bouton [Sortir]. La fenêtre Sortir l’immobilisation s’affiche. 2. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date système). 3. Sélectionnez le Type de sortie Mise au rebut puis validez la sortie en cliquant sur le bouton [OK]. Le programme revient à la liste des immobilisations. Celle qui a été mise au rebut apparaît alors en rouge et sa date de sortie est indiquée dans la colonne Date de sortie. Cession totale d'une immobilisation La cession totale intervient dans le cas d'une vente. Exemple Vous souhaitez revendre un de vos ordinateurs. La sortie de cette fiche d'immobilisation s'effectue de la manière suivante : 1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche concernée puis cliquez sur le bouton [Sortir]. La fenêtre Sortir l’immobilisation apparaît. 2. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date de travail). 3. Sélectionnez le Type de sortie Cession. 4. Indiquez le Prix HT de la cession et vérifiez le Taux de TVA indiqué par défaut. Le Prix TTC s'affiche automatiquement. 5. Indiquez le nom de l'Acheteur. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 93 Une fois que vous avez saisi le prix de cession, le programme calcule automatiquement les plus ou moins values à court et long terme, la TVA à reverser et la Valeur rectifiée qui servira à déterminer la plus ou moins value. 6. cliquez sur le bouton [OK]. Le programme vous demande de confirmer la sortie de l'immobilisation, cliquez sur le bouton [Oui]. Le programme revient à la liste des immobilisations. Celle qui a été cédée apparaît alors en rouge et sa date de sortie est indiquée dans la colonne Date de sortie. Cession partielle d’une immobilisation Votre logiciel autorise la cession et la mise au rebut d'une partie d'un élément. Imaginons un ensemble de chaises de bureau immobilisé sous une seule fiche. Vous pouvez céder ou mettre au rebut une partie de cet ensemble. Dans ce cas, l'option Immobilisation divisible doit être cochée dans l'onglet Complément de la fiche de l'immobilisation. Quand vous cliquez sur le bouton [Sortir], le programme vous informe que l'immobilisation est divisible et vous demande si vous souhaitez la sortir Totalement ou Partiellement. Si vous choisissez Totalement, la cession ou la mise au rebut se passera comme nous l'avons expliqué précédemment. Par contre, si vous cliquez sur Partiellement la fenêtre Sortie partielle de l’immobilisation s’affiche. 1. Indiquez la date de sortie de cette immobilisation (si celle-ci est différente de la date système). 2. Dans la partie Immobilisation sortie, vous devez préciser un nouveau Code d'immobilisation car lors de l'enregistrement de votre saisie, le programme va créer une nouvelle immobilisation avec ce code et les valeurs de la partie vendue (valeur d'achat, date d'achat initiale, etc.), puis il pointera cette fiche comme sortie. 3. Indiquez le Libellé à donner aux immobilisations qui résulteront de l'opération. 4. Vous disposez de trois possibilités pour la cession partielle d’une immobilisation : • indiquez directement un montant correspondant à la Valeur à amortir. • indiquez dans la zone Quantité le nombre vendu (face au nombre initial). Dans ce cas, le logiciel procédera au calcul de la Valeur à amortir. • indiquez un Pourcentage qui correspond au nombre vendu. Dans ce cas, le logiciel procédera au calcul de la Valeur à amortir. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 94 5. cliquez sur le bouton [OK]. Vous obtenez alors la fenêtre proposée lors de la sortie d'une immobilisation. Choisissez son type (Cession ou Mise au rebut) puis procédez comme nous l’avons vu précédemment. L'immobilisation à l'origine de la cession sera mise à jour avec des valeurs correspondant à la partie conservée. De plus, le programme mémorisera les informations principales de l'opération (date, type de sortie, valeur d'origine du bien immobilisé et valeur restante) que vous pourrez consulter depuis l'onglet Historique de la fiche immobilisation. Enregistrez l’écriture de cession Lorsque vous avez effectué une sortie d'immobilisation, un message vous propose d'enregistrer l'écriture de cession. • Si vous le souhaitez, cliquez sur le bouton [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur [OK]. • Sinon, cliquez sur le bouton [Non]. Par la suite, vous pourrez générer l'écriture de cession depuis la liste des immobilisations (clic droit sur l'immobilisation, puis commande Ecriture de cession). Acquérez un crédit-bail Si votre entreprise choisi d'acquérir le bien, que ce soit en fin de bail ou avant, vous devez basculer ce crédit-bail en immobilisation et éventuellement enregistrer l'écriture d'acquisition correspondante. 1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la fiche du crédit-bail et cliquez sur le bouton [Acquisition crédit-bail]. Dans la fenêtre Acquisition d'une immobilisation en crédit-bail, les informations demandées seront utilisées pour calculer un nouveau plan d'amortissement. 2. La date proposée par défaut correspond à la date de fin de bail plus 1 jour. Ces informations seront reprises dans la fiche de l'immobilisation comme date d'achat et date de début. Si vous acquérez le bien avant la fin du bail, indiquez la date d'acquisition qui a été conclue. 3. Dans la zone Valeur, saisissez le prix d'achat contractuel du crédit-bail. Si vous aviez renseigné le prix d’achat contractuel dans l’onglet Crédit-bail, celui-ci apparaît automatiquement dans cette zone. 4. Cliquez sur le bouton [OK].  La fiche de l'immobilisation s'ouvre. L'onglet Crédit-bail est alors grisé et ne peut plus être modifié. Vous devez impérativement renseigner le N° de compte et la durée de l'amortissement. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 95 Révisez une immobilisation Modification du plan d'amortissement suite à l'application des nouvelles normes Immobilisation CRC 2002-10. Les différentes règles qui peuvent entraîner une modification du plan d'amortissement portent essentiellement sur les 3 points suivants : • révision de la durée d'amortissement • révision de la valeur résiduelle ou de la valeur d'achat • nouvelle approche par composant des immobilisations.  Pour les 2 premiers points, il n'y a pas de rétroactivité des plans d'amortissement. On conserve donc tels quels les amortissements antérieurement pratiqués (amortissements pratiqués jusqu'en 2004 notamment).  Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence disponible dans le menu AIDE. Familles Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.  Menu IMMOBILISATIONS - commande FAMILLES. Les familles sont des attributs que vous pouvez spécifier dans chaque fiche d'immobilisation. Celles-ci facilitent les recherches, les tris et les classements. Vous pourrez si vous le souhaitez classer vos immobilisations par famille selon un critère de votre choix. 1. Pour créer une famille, cliquez sur le bouton [Créer]. Une nouvelle fiche apparaît. 2. Saisissez le Code puis le Libellé de cette nouvelle famille. 3. Indiquez le Type d'amortissement ainsi que la Durée d'amortissement qui seront affectés par défaut aux diverses immobilisations rattachées à cette famille. Vous pourrez les modifier par la suite. Pour ouvrir la liste des types d’amortissements, cliquez sur le triangle de sélection situé à la fin de la zone. 4. Pour valider la création de la nouvelle famille, cliquez sur le bouton [OK]. Localisations Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.  Menu IMMOBILISATIONS - commande LOCALISATIONS. Lorsqu'une entreprise est répartie sur plusieurs sites, il est nécessaire de préciser l'endroit où se trouve chaque immobilisation. Toutes les immobilisations sont alors rattachées à des codes localisations afin de faciliter ensuite l'inventaire physique du parc. Les localisations sont des attributs que vous pouvez spécifier dans chaque fiche d'immobilisation. Cellesci facilitent les recherches, les tris et les classements. Vous pourrez si vous le souhaitez classer vos immobilisations par localisations selon un critère de votre choix. 1. Pour créer une fiche localisation, cliquez sur le bouton [Créer] puis renseignez les zones Code et Libellé. 2. Pour valider la création de la nouvelle localisation, cliquez sur le bouton [OK] situé au bas de la fenêtre, ou sur le bouton [OK et créer] qui permet de valider la création d’une nouvelle localisation et d’en recréer une autre immédiatement, car la fenêtre Nouvelle localisation reste active. Attention ! A compter des exercices ouverts en 2005, de nouvelles règles sont à appliquer au suivi des amortissements des immobilisations. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 96 Virements Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.  Menu IMMOBILISATIONS - commande VIREMENTS. Effectuez un virement Le bouton [Virement] de la fiche Immobilisation vous permet d'effectuer les changements de compte comptable d'une immobilisation d'un exercice à l'autre. En effet, une fois que vous avez saisi la fiche Immobilisation d'un ordinateur (par exemple), le seul moyen de modifier le N° de compte que vous avez affecté à cette immobilisation est d'effectuer un virement de compte à compte. 1. Sélectionnez la fiche d'immobilisation concernée puis cliquez sur le bouton [Virement]. 2. Dans la fenêtre Nouveau virement, précisez la date du virement (date système par défaut), ainsi que le nouveau compte. Le bouton présenté en fin de zone vous permet de consulter la liste des comptes. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer ce virement.  Le bouton [OK et créer] vous permet de valider la création du virement et d’en effectuer un autre immédiatement. En effet la fenêtre Nouveau virement reste active. 4. Un message vous propose d'enregistrer l'écriture de virement de l'immobilisation. • Si vous le souhaitez, cliquez sur le bouton [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur le bouton [OK]. • Sinon, cliquez sur le bouton [Non]. Par la suite, vous pourrez générer l'écriture correspondante depuis la liste des virements : clic droit sur le virement, puis commande Ecriture de virement. Les changements d'affectation de comptes interviennent dans les éditions suivantes : • Dotations mensuelles • Etat préparatoire 2054-2055 La liste des virements Depuis la liste des virements, vous pouvez gérer tous les virements effectués. Supprimez un virement 1. Sélectionnez le virement souhaité puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton (Oui]. Générez l’écriture comptable correspondant à un virement 1. Sélectionnez le virement souhaité puis ouvrez le menu CONTEXTUEL (clic droit). 2. Choisissez la commande ÉCRITURE DE VIREMENT. 3. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Renseignez les différentes zones puis cliquez sur le bouton [OK]. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 97 Ecritures de dotations Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.  Menu IMMOBILISATIONS - commande ÉCRITURES DE DOTATIONS. Cette commande permet de générer les écritures de dotations aux amortissements et les écritures de régularisation des immobilisations cédées.  Si vous avez saisi de nouvelles fiches ou modifié le contenu de certaines, nous vous conseillons de lancer le recalcul des dotations aux amortissements. Voir Calculez les immobilisations, page 91. 1. Choisissez le journal dans lequel les écritures vont être enregistrées. 2. Pour que les écritures générées soient centralisées par compte, cochez la case Centralisation par compte. Pour générer les écritures de régularisation des immobilisations cédées, cochez la case Régularisation des cessions. 3. Par défaut, dans la partie Période, le logiciel vous propose le calcul des dotations de l’exercice en cours. Vous pouvez cependant indiquer un intervalle de dates ou le mois pour lequel vous souhaitez générer les écritures. 4. Modifiez le Libellé des écritures de dotations si vous le souhaitez. Si vous avez coché la case Régularisation des cessions, indiquez le libellé des écritures de régularisation dans la zone Régul. cessions. Vous pouvez ajouter le code immobilisation à ce libellé en cochant la case correspondante. 5. Choisissez le type d'enregistrement des écritures (Brouillard, Validation ou Simulation) puis cliquez sur le bouton [Générer] pour lancer le traitement. Inventaire Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.  Menu IMMOBILISATIONS - commande INVENTAIRE. L'inventaire physique a pour objet de recenser les immobilisations réellement existantes dans l'entreprise. La gestion du parc d'immobilisations se fait grâce à un système d'étiquettes correspondant, d'une part aux localisations et, d'autre part aux immobilisations. Le principe est d'inventorier toutes les immobilisations présentes dans l'entreprise, soit par saisie soit par un système de lecture optique. La gestion des codes-barres Les codes-barres sont générés automatiquement à partir des codes localisations et immobilisations affectés lors de la saisie de la fiche immobilisation ; aucune manipulation n'est donc nécessaire pour établir ces codes. Plusieurs types d'étiquettes à associer physiquement à vos localisations et à vos immobilisations sont disponibles depuis le menu Immobilisations, commande États immobilisations - Autres états. La commande INVENTAIRE du menu IMMOBILISATIONS ouvre une fenêtre regroupant toutes les immobilisations recensées. Pour inventorier une immobilisation, vous avez deux possibilités : la saisie manuelle du stock physique des immobilisations ou la saisie automatique du stock physique. Après chaque saisie, l'immobilisation apparaît en couleur dans la localisation spécifiée : • en bleu : l'immobilisation se trouve dans la bonne localisation, • en rouge : l'immobilisation est mal localisée. Saisie manuelle 1. Cliquez sur le bouton [Saisie manuelle]. Une fenêtre s’affiche : 2. Sélectionnez la localisation de l’immobilisation à recenser. Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 98 3. Choisissez l’immobilisation puis saisissez sa quantité. Si votre immobilisation n’est pas divisible, la quantité est égale à 1. 4. Si vous souhaitez prendre en compte les immobilisations sorties, cochez la case correspondante.  Si vous saisissez deux immobilisations de même code dans la même localisation, la quantité de cette immobilisation augmente d'une unité. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Saisie automatique La saisie automatique de l'inventaire se fait par lecture optique. Pour effectuer un inventaire automatique, il est préférable de posséder un lecteur optique relié à un poste portable. 1. Cliquez sur le bouton [Saisie auto]. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, la saisie du code Localisation et du code Immobilisation s'effectue par lecture optique et votre logiciel vous les indique.  Pour plus de détails sur les inventaires, reportez-vous au manuel de référence disponible dans le menu AIDE. Récupération Ciel Immobilisations Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.  Menu IMMOBILISATIONS - commande RÉCUPÉRATION CIEL IMMOBILISATIONS. Cette fonction permet de récupérer les immobilisations saisies dans Ciel Immobilisations. Vous possédez une version de Ciel Immobilisations inférieure ou égale à 10.0 1. Cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez le dossier à récupérer. Vous possédez une version de Ciel Immobilisations supérieure ou égale à 11.0 1. Cliquez sur le bouton . 2. Dans l'explorateur, sélectionnez le fichier .sgimo à récupérer. Les états immobilisations Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.  Menu IMMOBILISATIONS - commande ÉTATS IMMOBILISATIONS. Cette commande regroupe tous les états disponibles liés à la gestion de vos immobilisations : • Dotations. • Plus et Moins values. • Réintégrations fiscales. • TVA à reverser. • Tableau des immobilisations. • Export des immobilisations. • Stats immobilisations. • Crédit-bails. • Autres états : étiquettes, immobilisations par compte, etc.  Pour plus de détails, consultez l’aide en ligne intégrée à l’application (Touche ). Les fonctionnalités de Ciel Compta Évolution 99 Infos perso. Uniquement disponible dans Ciel Compta Evolution.  Menu LISTES - commande INFOS PERSO. Les infos perso. sont des rubriques que vous créez. Ces rubriques personnalisées sont soit associées aux comptes soit aux lignes d’écritures. Vous pourrez renseigner vos rubriques des lignes d’écritures dans les grilles de saisie (saisie standard, saisie kilomètre) et vos rubriques des comptes dans l’onglet Infos Perso. du compte (menu LISTES - commande PLAN DE COMPTES). 1. Pour créer des Infos perso., sélectionnez Comptes ou Lignes modèles écritures et cliquez sur le bouton [Modifier]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Nouvelle rubrique utilisateur s'affiche. 3. Saisissez le nom de la rubrique et choisissez son type en cliquant sur le bouton . S'il s'agit d'un Texte, vous pouvez préciser le nombre de caractères autorisés. 4. Si votre rubrique contient des valeurs numériques, cochez la case Totalisable afin de pouvoir obtenir le total de cette rubrique dans la liste des écritures. 5. Vous pouvez également ajouter une formule à la rubrique qui sera calculée en temps réel. Pour cela, cliquez sur l’icône afin d’ouvrir l’éditeur de script.  Pour plus de détails sur les formules, reportez-vous au Manuel de référence via le menu AIDE. 6. Validez la création de la rubrique utilisateur en cliquant sur [OK]. 100 Index A Afficher menus découverte/standard 10 Amortissement dégressif 91 exceptionnel 91 linéaire 91 plan 91 Analytique 33 Annuler une écriture validée 52 A-nouveau 42 Assistant création de dossier 18 de saisie 44 Top clôture 68 B Balance 61 agée 64 exporter 77 Barre d’actions 12 de navigation 12 Besoin d’aide 16 Bilan 65 Bordereau de remise en banque 64 Brouillard 54 imprimer 62 valider 54 Budget 27 C Chéquiers 31 Ciel Données Mobiles 10 Clôture 68 Compte banque 28 contrepartie 29 modifier 23 tiers 23 TVA 28 Compte de résultat 65 Contrepassation 52 Crédit-bail acquérir 94 saisir 89 D Devises 84 DGFiP 69 Documentation 6 Dossier copier sur Internet/sur votre poste 81 créer 18 créer à partir d’un modèle Sage Expert 22 restaurer 79 sauvegarder 79 E Echéancier 64 Ecritures écritures types 44 en brouillard 42 en simulation 43 enregistrer 42 envoyer à mon expert 70 importer/exporter 72 recevoir de mon expert 70 saisir 36 validées 42 Encours clients 64 Environnement de travail 11 Etats clients et fournisseurs 64 comptables 61 fiscaux 65 Exercice clôturer 68 rouvrir 68 Expert-comptable échanges 70 Exports balance 77 écritures comptables 73 F Format d’import 31 Frais kilométriques 40 G Grand livre 61 I Immobilisations cession partielle 93 ® Copyright 2013 Sage activité Ciel Manuel de découverte Ciel Compta Millésime, Evolution, Ciel Up To Experts - MAN_WK - V 20.1/13.1 - 10.13 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel. cession totale 92 fiche 87 inventaire 97 liste 86 mise au rebut 92 reprise d’antériorité 90 réviser 95 saisir 87 sortir 92 Importer des écritures 75 Impressions imprimante 59 types 59 Imprimer balance 61 balance agée 64 bilan 65 bordereau de remise en banque 64 brouillard 62 compte de résultat 65 échéancier 64 encours clients 64 états préparatoires fiscaux 65 grand livre 61 journaux 62 lettre de pénalités de retard 65 relances clients 64 soldes intermédiaires de gestion 65 Infos perso 99 Intuiciel 12 J Journaux 29 L Lettrage automatique 48 manuel 48 Lettre de pénalités de retard 65 N Normes CRC 2002-10 95 P Plan d’amortissement 91, 95 Pointage manuel 51 R Rapprochement bancaire 50 Rapprocher écriture /règlement 48 Relancer un client 64 Relation Expert 72 Relevés d’identité bancaire 31 Restauration 79 S Sage Production Experts envoi / réception des écritures 70 modèle 22 Saisie assistant Top Saisie 44 guidée 40 modes de saisie 36 standard 37 Sauvegarde 79 DGFiP 69 Soldes Intermédiaires de Gestion 65 T Trésorerie prévisionnelle 56 Trouvtoo© 16 TVA 67 acompte 67 déclaration 67 édition du détail 63 Manuel de découverte Ciel Compta libérale Sage activité Ciel 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sommaire Découverte .................................................................................................................4 Configuration minimale ..............................................................................................5 Aides et documentations ............................................................................................6 Démarrer Ciel Compta libérale ....................................................................................7 Ouvrir le dossier d'exemple ........................................................................................8 Environnement .........................................................................................................9 Création d’un dossier................................................................................................ 14 Choisir la méthode de création du dossier .................................................................. 15 Créer un dossier en mode rapide............................................................................... 16 Créer un dossier en mode détaillé ............................................................................. 19 Prise en main............................................................................................................ 24 Les saisies courantes ............................................................................................... 25 Les travaux périodiques ........................................................................................... 30 Les éditions............................................................................................................ 38 Immobilisations........................................................................................................ 39 Généralités ............................................................................................................ 40 La liste des immobilisations ...................................................................................... 41 Traitements quotidiens et de fin d’exercice .............................................................. 47 Envoi de vos écritures à votre expert-comptable ......................................................... 48 La déclaration 2035................................................................................................. 49 La clôture de l’exercice ............................................................................................ 52 Gestion des dossiers................................................................................................. 54 Copiez des dossiers sur Internet ou sur votre poste ..................................................... 55 Sauvegarde............................................................................................................ 56 Restauration........................................................................................................... 57 Index........................................................................................................................ 58 Découverte Découverte 5 Configuration minimale Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps de traitement • Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8 (Sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 8.0 (ou supérieur). • Processeur 700 MHz (supérieur à 1 GHz conseillé). • 512 Mo de Ram. • 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation. • Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom. • Imprimante nécessaire pour l'impression agréée par la DGFiP : HP III ou supérieur ou 100% compatible PCL5 doté de 2 Mo de Ram minimum. • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024×768. • Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé). • Fonction PDF : Adobe Reader à jour. Pour utiliser Ciel directDéclaration • Processeur 1,5 GHz • 2Go de Ram • 1Go d'espace disque disponible ou plus, selon votre système d’exploitation et les composants système déjà installés sur votre poste • Adobe Reader 7.05 (ou supérieur) • 1 Connexion internet via modem ADSL (ou équivalent). Les noms de produits ou de sociétés mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification, et peuvent constituer des marques déposées par leur propriétaires respectifs. Découverte 6 Aides et documentations La documentation La documentation de Ciel Compta libérale est composée de plusieurs manuels au format PDF: • Le manuel de découverte (c'est le manuel que vous êtes en train de lire) qui facilite la découverte du logiciel et qui vous explique comment utiliser les fonctions les plus importantes de votre logiciel. Pour consulter le manuel de découverte, cliquez sur le bouton [Je consulte le manuel de découverte] sur la page d’accueil de votre logiciel. Vous pouvez y accéder également à partir du menu AIDE. • Le manuel de référence qui décrit la totalité des fonctions de Ciel Compta libérale dans le détail. Si vous souhaitez avoir plus de précisions sur une fonction en particulier, nous vous conseillons donc de consulter ce document. Pour consulter le manuel de référence, cliquez sur Manuel de référence dans le menu AIDE. • Le guide des mises à jour qui décrit les nouveautés des versions ainsi que la récupération d’un dossier d’une ancienne version. Pour consulter ce manuel, cliquez sur le bouton [Je prends connaissance des nouveautés] sur la page d’accueil de votre logiciel. Vous pouvez y accéder également à partir du menu AIDE.  L’application Adobe Reader© nécessaire pour lire et imprimer les manuels doit être installée sur votre ordinateur. Pour imprimer les manuels • Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER. Pour enregistrer les manuels sur votre poste de travail • Une fois que le manuel est téléchargé, cliquez sur le bouton . Naviguer dans un manuel Vous disposez de plusieurs moyens pour accéder rapidement à l'information recherchée : Les signets La liste des signets est présentée dans la partie gauche de la fenêtre. Cliquez sur le titre de votre choix pour afficher le paragraphe correspondant. Le sommaire Il présente les titres des chapitres et parties composant le manuel. Là encore, vous affichez le paragraphe correspondant en cliquant sur le titre de votre choix. Si vous souhaitez obtenir plus de détails sur ces possibilités de consultation lorsque le manuel est ouvert, consultez l'aide intégrée de l'application Adobe Reader©. L’aide en ligne Vous trouvez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande AIDE du menu AIDE ou par la touche . Le site Internet Ciel Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à Ciel Compta libérale, des informations utiles. Découverte 7 Démarrer Ciel Compta libérale Pour démarrer votre logiciel, double-cliquez sur le raccourci qui a été installé sur le Bureau de votre ordinateur. Ou bien : 1. Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows. 2. Activez les commandes PROGRAMMES - CIEL - COMPTA LIBÉRALE. 3. Cliquez sur CIEL COMPTA LIBÉRALE. Nous allons vous présenter l'environnement de base de Ciel Compta libérale et vous faire découvrir les principales fonctions du logiciel, celles qui correspondent à 90% des travaux quotidiens en matière de comptabilité. L'objectif est de saisir des écritures de recettes ou de dépenses, de pointer votre relevé de banque ou encore de consulter les écritures d'un poste (de dépenses par exemple). Vous verrez aussi comment imprimer un relevé de vos recettes et dépenses ainsi que la déclaration fiscale de fin d'année (déclaration 2035). Passage à Ciel Données Mobiles Uniquement disponible en option Ciel Données Mobiles. 1. Si vous basculez en mode connecté (activation de l’option Ciel Données Mobiles), il vous est proposé, au lancement du logiciel, de copier un dossier sur le serveur Internet. Effectuez cette opération sans quoi vous ne pourrez pas ouvrir votre dossier pour travailler à distance. • Vous avez un seul dossier, un message vous informe que celui-ci doit être mis à jour et copié sur le serveur Internet. Cliquez sur le bouton [Oui] pour accepter. • Vous avez plusieurs dossiers, la fenêtre Liste des sociétés s'ouvre. Sélectionnez votre dossier de travail et cliquez sur le bouton [Copier sur Internet]. Si votre dossier doit être mis à jour, un message vous en informe. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. 2. A la fin du traitement, le dossier s'ouvre. Pour copier d'autres dossiers sur le serveur Internet, utilisez l'utilitaire Copie de dossiers sur Internet.  Pour plus de détails sur la copie de dossiers, reportez-vous à l’Aide (touche ). Découverte 8 Ouvrir le dossier d'exemple La société exemple est indisponible en option Ciel Données Mobiles.  Menu DOSSIER - commande OUVRIR Une fenêtre vous propose de choisir le dossier à ouvrir. Dans ce chapitre, nous effectuerons diverses manipulations, et à cette fin, nous utiliserons le fichier d'exemple Société Exemple qui contient des listes prédéfinies de postes, de modes de paiement, d’immobilisations, d’écritures, etc.  Si le dossier Société Exemple n’apparaît pas dans la fenêtre Ouvrir un dossier, faites un clic-droit dans cette fenêtre et sélectionnez la commande Voir les dossiers exemples. Lorsque vous installez Ciel Compta libérale pour Windows, seul ce dossier (Société Exemple) figure dans la liste des dossiers. Par la suite, les noms des dossiers que vous créez sont également présentés, mais un seul peut être ouvert à la fois. Pour faire un tour d'horizon des différentes fonctionnalités de l'application, nous vous conseillons donc d'ouvrir ce dossier d'exemple en double-cliquant sur le dossier puis en validant le message de confirmation par le bouton [Oui]. Indisponible en option Ciel Données Mobiles Découverte 9 Environnement La fenêtre principale de l’application Les menus Vous disposez de menus comme dans toute application Windows. La totalité des commandes est accessible à l'aide des menus.  Vous trouverez une description détaillée de ceux-ci dans le Manuel de référence livré au format PDF et accessible dans le menu AIDE. La barre d'actions La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Elle est composée de groupes et boutons qui varient selon le contexte. Vous pouvez ainsi lancer de nombreux traitements sans quitter la fenêtre en cours d’utilisation. Vous pouvez ajouter des groupes personnalisés aux barres d’actions et y importer des tâches de votre ancienne barre d’outils.  Vous trouverez une description détaillée de la barre d’actions dans le chapitre Présentation générale dans le MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE. La barre de navigation Affichée à gauche dans la fenêtre de l'application, la Barre de navigation est une barre d'icônes verticale, dans laquelle vous trouverez de nombreux raccourcis, présentés dans différents groupes. Ces raccourcis peuvent : • appeler des fonctions du logiciel, • ouvrir des applications ou des fichiers, • présenter des images ou des notes texte, • contenir des adresses de sites Internet (URL) ou des adresses de boîtes aux lettres électroniques (Email) afin de lancer directement votre outil de navigation Internet sur un site souhaité ou de lancer votre programme de messagerie en pré-remplissant l'adresse du destinataire. Barre de titre Barre de menus Intuiciel Barre d’actions Zone de recherche Trouvtoo Barre de statut Indisponible en option Ciel Données Mobiles. Découverte 10  Vous trouverez une description détaillée de la barre de navigation dans le Manuel de référence livré au format PDF et accessible dans le menu AIDE. L’Intuiciel  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’Intuiciel est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder depuis les boutons de la barre d’actions ou encore via le menu FENÊTRES, commande MON INTUICIEL. L'Intuiciel est une interface multi-niveaux et personnalisable qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations comptables, à des récapitulatifs et statistiques. Il est composé de trois parties, accessibles depuis les onglets de la barre d’actions : • Mon Bureau, accessible par l’icône de l’onglet , est l’onglet actif par défaut. Vous retrouvez les bureaux de votre logiciel, par lesquels vous pouvez accéder aux fonctions que vous utilisez le plus souvent. Trois bureaux sont disponibles, selon l’organisation que vous aurez défini lors de la personnalisation de votre Intuiciel. Vous pouvez personnaliser votre bureau en cliquant sur le bouton de personnalisation . Pour plus d’informations, reportez-vous au paragraphe “Consulter mon Compte Ciel”, page 10. • Mon tableau de bord, est accessible par l’icône de l’onglet . Vous pouvez visualiser dans cet onglet les principales informations de votre société. De même, vous pouvez repérer rapidement le résultat de votre exercice, l'évolution des recettes et des dépenses sous forme de graphique, etc. Toutes ces informations correspondent à la date de travail affichée en haut à droite de la fenêtre. Vous pouvez modifier cette date en cliquant dessus. • Mes états et statistiques, est accessible par l’icône de l’onglet . Vous y retrouvez une liste d’états et de statistiques. Vous pouvez personnaliser leur affichage en cliquant sur le bouton de personnalisation. Ainsi, vous pourrez accéder plus rapidement aux états que vous utilisez le plus souvent. Pour plus d’informations concernant la personnalisation de vos états et statistiques, reportez-vous au paragraphe “Personnaliser Mes états et statistiques”, page 12. Consulter mon Compte Ciel Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance technique. Personnaliser Mon bureau Vous pouvez personnaliser votre bureau en y ajoutant des tâches vous permettant d’accéder rapidement aux fonctions que vous utilisez le plus couramment. 1. Pour cela, cliquez sur le bouton de personnalisation . Attention ! Sous le système d’exploitation Windows™ 8, les boutons et icônes se présentent différemment. Découverte 11 2. Une liste des principales fonctions du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des tâches du logiciel s’affichent. 3. Pour afficher la liste complète des tâches, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) et sélectionnez la commande AFFICHER TOUTES LES TÂCHES. Ajouter une tâche au bureau en utilisant le glisser-déposer Une fois que vous avez choisi la tâche à ajouter à votre bureau, vous pouvez la glisser-déposer directement sur votre bureau. 1. Pour cela, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’ellipse du bureau. 3. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre tâche. Sous Windows™ 8, glissez votre souris jusqu'au bureau. Les emplacements où vous pouvez déposer votre tâche sont indiqués par des pavés gris. 4. Déposez votre tâche sur l’emplacement souhaité. Votre tâche se trouve désormais sur votre bureau. Créer un groupe de tâches Vous pouvez choisir de regrouper certaines tâches sur le bureau. 1. Pour cela, sélectionnez la tâche souhaitée dans la liste des tâches. 2. Vous devez ensuite la glisser-déposer sur la tâche avec laquelle vous souhaitez créer un groupe. Une flèche blanche s’affiche. Sous Windows™ 8, un pavé gris s’affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. Le groupe se créé. Renommer une tâche ou un groupe de tâches  Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Renommer] de la barre de personnalisation. La barre de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur une tâche ou sur un groupe de tâches. 1. Double-cliquez dans la bulle située en-dessous de la tâche ou du groupe de tâches. 2. Appuyez sur la touche de votre clavier. 3. Saisissez le nouveau nom de votre tâche ou groupe de tâches. Personnaliser les tâches du bureau En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur les tâches du bureau, une petite barre d’icônes s’affiche. Vous pouvez utiliser les icônes et pour effectuer une rotation des tâches, si vous souhaitez mettre plus en avant certaines fonctions du logiciel. La barre de personnalisation sous Windows™ 8 1. Cliquez sur une tâche ou sur un groupe de tâches afin de sélectionner l'élément à personnaliser. Une barre horizontale s’affiche en bas de l'Intuiciel. Ce bouton vous permet de supprimer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné Ce bouton vous permet de modifier l’icône de la tâche sélectionnée. Ce bouton vous permet de paramétrer l’ouverture de la tâche. Découverte 12 2. Cliquez sur le bouton correspondant à l'action que vous voulez exécuter. Mes bureaux Trois bureaux sont disponibles. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et un bureau plus complet, ou si vous voulez créer un bureau pour gérer uniquement vos comptes, et un pour gérer uniquement vos saisies, ou encore uniquement vos immobilisations... Restaurer le bureau / Annuler les modifications  Cette fonction est indisponible sous Windows™ 8. 1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées : • Annuler les modifications : permet de revenir au bureau avant vos dernières personnalisations. • Mon bureau par défaut : permet de restaurer l’affichage du bureau par défaut. 2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK]. Personnaliser Mes états et statistiques Ajouter un état dans la liste des états en utilisant le glisser-déposer Vous pouvez ajouter et retirer des états de votre liste d’états et créer des groupes d’états en cliquant sur le bouton de personnalisation . Une liste des principaux états du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Certains états paramétrables peuvent également être visibles si vous avez activé l’accessibilité de ces états depuis la liste des états paramétrables.  Pour plus de détails, reportez-vous au chapitre relatif au Générateur d’Etats disponible dans le MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des états du logiciel s’affichent. Vous pouvez choisir d’ajouter un état à votre Intuiciel. 1. Pour cela, faites un clic sur l’état souhaité avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’endroit souhaité. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre état. Sous Windows™ 8, un pavé gris s'affiche pour vous indiquer un emplacement libre. 3. Déposez votre état sur l’emplacement souhaité. Votre état apparaît dans l’Intuiciel. Ajouter un état à un groupe d’états Vous pouvez glisser-déposer un état directement dans un groupe d’états. 1. Pour cela, sélectionnez l’état souhaité dans la liste des états. 2. Vous devez ensuite le glisser-déposer dans le groupe auquel vous souhaitez ajouter l’état. Un «+» blanc s’affiche. Sous Windows™ 8, un pavé gris s'affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. L’état s’ajoute au groupe. Renommer un état ou un groupe d'états  Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Renommer] de la barre de personnalisation. La barre de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur un état ou sur un groupe d'états. 1. Double-cliquez sur l'intitulé de l'état ou du groupe d'états. 2. Pour un état, une fenêtre s'affiche, saisissez le nouveau nom de l'état et cliquez sur le bouton [OK]. 3. Pour un groupe d'états, appuyez sur la touche de votre clavier puis saisissez le nouveau nom enfin appuyez sur la touche . Personnaliser les états En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur un état ou un groupe d’états, une petite barre d’icônes s’affiche. Découverte 13 La barre de personnalisation sous Windows™ 8 1. Cliquez sur un état ou sur un groupe d'états afin de sélectionner l'élément à personnaliser. Une barre horizontale s’affiche en bas de l'Intuiciel. 2. Cliquez sur le bouton correspondant à l'action que vous voulez exécuter. Les recherches Trouvtoo Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application : • sur votre dossier courant. • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement. 1. Dans la zone de recherche Trouvtoo située en haut de la fenêtre principale, saisissez le mot clé à rechercher et cliquez sur l'icône de la loupe. La fenêtre Trouvtoo s'ouvre et la recherche est lancée. 2. Par défaut, la recherche s'effectue sur tous les répertoires cibles (Dossier courant, Google Web). Si vous le souhaitez, décochez un répertoire de recherche).  Si vous lancez la recherche sur plusieurs cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. 3. Pour lancer une recherche, cliquez sur le bouton . 4. Pour annuler une recherche, cliquez sur le bouton  Pour des informations détaillées sur l’assistant de recherche Trouvtoo, reportez-vous à l’aide intégrée à l’application (touche F1)- Rubrique Trouvtoo. Besoin d’aide  Menu AIDE - commande BESOIN D’AIDE Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, cliquez sur l’icône présent sur votre bureau. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement. 1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur). 2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de télé- phone (où vous pouvez être joint). 3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer ma demande de rappel] pour valider le formulaire et lancer la connexion. Ce bouton vous permet de supprimer l’état ou le groupe d’états sélectionné. Ce bouton vous permet de modifier la sortie de l’état sélectionné. Création d’un dossier Création d’un dossier 15 Choisir la méthode de création du dossier  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU Si vous venez de terminer la prise en main de Ciel Compta libérale, fermez le fichier d'exemple en activant la commande FERMER du menu DOSSIER. Vous allez maintenant créer le dossier qui contiendra toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux du dossier. Récupération d'un dossier Ciel Professionnel indépendant  Pour accéder à cette fonction, vous devez avoir la version appropriée de Ciel Compta libérale. Contactez le service commercial Ciel pour en savoir plus. Lorsque vous activez la commande NOUVEAU, un message vous propose de récupérer un dossier Ciel Professionnel indépendant. 1. Si vous voulez récupérer un dossier Ciel Professionnel indépendant, cliquez sur le bouton [Oui].  Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide (touche F1). 2. Dans le cas contraire, cliquez sur le bouton [Non] puis procédez à la création d’un dossier en vous référant au paragraphe qui suit : Création d’un nouveau dossier. Création d’un nouveau dossier  Vous pouvez aussi créer un dossier par le bouton [Nouveau] présenté dans la fenêtre Dossiers (menu DOSSIER - commande OUVRIR). 1. Dans la fenêtre Création, saisissez le nom de votre société.  Ciel Compta libérale détecte les dossiers créés dans une autre application Ciel. Dans ce cas, vous pouvez créer un dossier pour cette société qui existe déjà. 2. La fenêtre Choix du modèle s'affiche. Des modèles prédéfinis pour créer votre dossier, que vous adapterez par la suite à vos besoins, sont disponibles : • Plan comptable : modèle plus adapté aux professions de type médical. • Plan libéral : modèle plutôt adapté aux indépendants (architecte, expert-comptable). 3. Cliquez sur le bouton [Créer]. Ciel Compta libérale vous demande alors de choisir votre méthode de création : Mode de création rapide en 2 étapes Seules les principales informations (raison sociale, coordonnées et paramètres, date de début d'activité) sont à renseigner. Mode de création détaillé en 6 étapes Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les fichiers principaux (postes de trésorerie, modes de paiement, postes de dépense et postes de recette). Vous serez ainsi opérationnel plus rapidement. 4. Cochez l'option de votre choix et lancez la procédure de création en cliquant sur le bouton [Suivant>]. Création d’un dossier 16 Créer un dossier en mode rapide  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU - option Mode de création rapide Étape 1 : Raison sociale Vous accédez à la première fenêtre de l'assistant Top départ dans laquelle vous allez renseigner différentes zones concernant votre Raison sociale. 1. Saisissez la Dénomination de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville. 2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie. 3. Précisez votre Activité et le nom du Responsable de l'entreprise. 4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de SIRET, le code APE (Activité Principale de l'Entreprise). 5. Selon votre cas, indiquez votre numéro d’immatriculation au R.C.S. (Registre du Commerce et des Sociétés), au R.M. (Répertoire des Métiers) ou au R.S.E.I.R.L. (Registre Spécial des Entrepreneurs Individuels à Responsabilité Limitée).  Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. 6. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'Identification Intra-communautaire (N° TVA).  La plupart des informations définies dans cette étape seront récupérées sur les états que vous imprimerez à partir de Ciel Compta libérale. 7. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape. Création d’un dossier 17 Étape 2 : Coordonnées et paramètres Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres. 1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez un. 2. Indiquez la Période de votre premier exercice. Elle correspond à la date de création de votre société et en aucun cas à la date de la première utilisation de votre logiciel. Vous pouvez saisir directement la date ou bien utiliser l'icône du calendrier . 3. Indiquez la Période de votre exercice courant. Elle correspond à la date de début de votre exercice en cours. Vous pouvez saisir directement la date ou bien utiliser l'icône du calendrier. 4. Indiquez en sélectionnant l’option correspondante : • si vous êtes assujetti ou non à la TVA • si la déclaration 2035 sera établie en HT ou TTC • si le calcul de l'amortissement de vos immobilisations s'effectue sur 360 ou 365 jours. 5. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la dernière étape. Étape 3 : félicitations Cette dernière fenêtre vous informe que vous venez de réaliser les étapes nécessaires à la création de votre fichier. Création d’un dossier 18 Elle vous propose également deux options supplémentaires : • Au démarrage de l'application, toujours ouvrir ce fichier automatiquement : en cochant cette case, Ciel Compta libérale ouvrira directement le fichier que vous venez de créer sans que vous ayez à passer par la commande OUVRIR du menu DOSSIER. • Protéger ce fichier par un mot de passe : si vous souhaitez protéger votre fichier par un mot de passe cochez cette option ou cliquez directement sur le bouton [Mot de passe]. Une fenêtre s'affiche. Saisissez-y le mot de passe.  Afin de rester confidentiel, le mot de passe n'est pas affiché à l'écran. Les caractères saisis sont remplacés par des points noirs.  Consultez le chapitre Menu Dossier du Manuel de référence pour plus de détails sur l'enregistrement d'un mot de passe. 6. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. Ciel Compta libérale l’enregistre et l'ouvre automatiquement. Le nom du dossier ouvert est affiché dans la barre de titre de la fenêtre principale.  Si vous souhaitez modifier certains éléments de votre dossier, activez l'option Société de la commande PARAMÈTRES du menu DOSSIER. Création d’un dossier 19 Créer un dossier en mode détaillé  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU - option Mode de création détaillé Vous devez définir l'ensemble des paramètres du dossier à travers six étapes : • Raison sociale. • Coordonnées et paramètres. • Postes de trésorerie. • Modes de paiement. • Postes de dépense. • Postes de recette. Nous ne détaillerons pas ici les deux premières étapes de la création qui sont similaires à celles que nous avons étudiées lors de la création rapide d'un dossier. Voir Créer un dossier en mode rapide, page 16. Après avoir renseigné vos coordonnées et paramètres, vous accédez à l’étape 3. Étape 3 : Postes de trésorerie Dans la troisième étape, vous allez créer vos différents Postes de trésorerie. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. Une fenêtre vous permettant de saisir les différentes informations nécessaires à la création d'un nouveau Poste de trésorerie s’affiche. 2. Le poste de trésorerie doit être défini par un Code (alphanumérique) et un Libellé. 3. Dans l'onglet Fiche, vous pouvez indiquer le montant du découvert autorisé dont vous bénéficiez. 4. Cochez l'option Conserver les écritures non pointées si vous souhaitez conserver les écritures que vous n'aurez pas pointées lors de la clôture d'exercice. Les Soldes sont les indicateurs de la situation exacte de votre compte. Ces zones vont se renseigner automatiquement au fur et mesure des écritures enregistrées et pointées sur le poste.  Les soldes de départ se renseignent en utilisant la saisie des soldes initiaux. Cette option vous sera proposée à la fin de la dernière étape. 5. Si vous procédez à la saisie des relevés bancaires par import, dans la zone Format, choisissez le format d’import de votre banque. Si celui-ci ne figure pas dans la liste, vous pouvez le créer directement en cliquant sur le bouton [Créer]. 6. Dans la zone Chemin d’accès, sélectionnez le fichier du relevé bancaire fourni par votre banque (qui contient les écritures qu’elle a enregistrées). 7. Dans l'onglet Coordonnées, enregistrez les Coordonnées de votre agence bancaire. 8. Dans l’onglet RIB, renseignez le code IBAN, le code BIC de votre compte ainsi que le RIB proprement dit : Code banque, Code guichet, N° de compte, Clé RIB. Création d’un dossier 20 9. Indiquez ensuite la Domiciliation de la banque, le Titulaire du compte. 10.Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création du Poste de trésorerie. Ce poste est maintenant visible dans la liste. 11.Procédez de même pour les autres postes de trésorerie. 12.Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape. Étape 4 : Modes de paiement Dans la quatrième étape, vous allez créer vos Modes de paiement, sachant que les principaux sont déjà créés par défaut 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. Une fenêtre vous permettant de saisir les différentes informations nécessaires à la création d'un nouveau Mode de paiement s’affiche. 2. Le mode de paiement doit être défini par un Code (alphanumérique) et un Libellé. Le Type correspond au moyen utilisé pour payer : Chèque, CB (carte bancaire), Espèces, Virement, Traite, etc. Par défaut, Ciel Compta libérale affiche le type Chèque.  Les types de paiement sont définis dans l'application, vous ne pouvez ni les modifier, ni en créer de nouveaux. 3. Choisissez le Type de paiement dans la liste déroulante qui est proposée lorsque vous cliquez sur le triangle de sélection . 4. Affectez le code de Trésorerie correspondant. Vous pouvez le sélectionner dans la liste qui s'affiche lorsque vous cliquez sur l'icône d'appel de liste . La zone Echéance va permettre le calcul de la date à laquelle le paiement devra être effectué par le client. 5. L'option A réception est sélectionnée par défaut, mais vous pouvez la modifier en cliquant sur l’icône . Une fenêtre dans laquelle vous allez renseigner les conditions de règlement de votre client concernant l'échéance de ses factures s'affiche.  Le bas de la fenêtre va se modifier en fonction du type de paiement que vous allez sélectionner. Dans le cas du type Chèque le logiciel va vous demander d'enregistrer les Informations chéquier. Pour le type Carte bancaire, vous devrez renseigner les Informations carte bancaire. Les autres types ne nécessitent que le compte. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création de la fiche Mode de paiement. Ce mode de paiement est maintenant visible dans la liste. 7. Procédez de même pour les autres modes de paiement. 8. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape. Création d’un dossier 21 Étape 5 : Postes de dépense Dans la cinquième étape, vous allez créer vos Postes de dépense, sachant que les principaux sont déjà créés par défaut. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. Une fenêtre dans laquelle vous allez saisir différentes informations nécessaires à la création d'un nouveau Poste de dépense s'affiche. 2. Définissez le Code (alphanumérique) puis saisissez le Libellé complet du poste. Le bouton vous permet d'ajouter un commentaire. 3. Saisissez le Code 2035 du poste. Vous pouvez le saisir directement ou bien le sélectionner à l'aide de l'icône d'appel de liste. Le code 2035 correspond à la ligne de la déclaration 2035 dans laquelle le solde du poste en question sera cumulé. 4. Saisissez le Pourcentage professionnel que vous souhaitez affecter au poste. Par défaut, le logiciel affiche 100. Par exemple, vous utilisez votre véhicule à la fois personnellement et professionnellement. Les frais de carburant doivent alors être enregistrés au prorata de l'usage professionnel. 5. Choisissez le Code TVA par défaut du poste. Par défaut, le logiciel affiche le taux de 19,6 %. Vous pouvez le modifier en cliquant sur l'icône d'appel de liste afin d'accéder à la liste des taux de TVA disponibles. Si vous n'êtes pas assujetti à la TVA, aucun code ne sera renseigné dans cette zone. 6. Indiquez le Code analytique par défaut. Vous pouvez le sélectionner à l'aide de l'icône d'appel de liste. La zone Solde sera renseignée automatiquement, au fur et à mesure des opérations enregistrées sur ce poste. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création de la fiche Poste de dépense. Ce poste de dépense est maintenant visible dans la liste. 8. Procédez de même pour les autres postes de dépense. 9. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape. Création d’un dossier 22 Étape 6 : Postes de recette Dans la sixième étape, vous allez créer vos Postes de recette, sachant que les principaux sont déjà créés par défaut. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. Une fenêtre dans laquelle vous allez saisir différentes informations nécessaires à la création d'un nouveau Poste de recette s’affiche. Le principe pour créer un poste de recette est identique à celui vu précédemment pour un poste de dépense. Voir Étape 5 : Postes de dépense, page 21. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la dernière étape. La dernière fenêtre de l’assistant vous informe que vous venez de réaliser les étapes nécessaires à la création de votre fichier. Elle vous propose également deux options supplémentaires : • Au démarrage de l'application, toujours ouvrir ce fichier automatiquement : en cochant cette case, Ciel Compta libérale ouvrira directement le fichier que vous venez de créer sans que vous ayez à passer par la commande OUVRIR du menu DOSSIER. • Protéger ce fichier par un mot de passe : si vous souhaitez protéger votre fichier par un mot de passe cochez cette option ou cliquez directement sur le bouton [Mot de passe]. Une fenêtre s'affiche. Saisissez-y le mot de passe.  Afin de rester confidentiel, le mot de passe n'est pas affiché à l'écran. Les caractères saisis sont remplacés par des points noirs.  Consultez le chapitre du menu DOSSIER du manuel de référence pour plus de détails sur l'enregistrement d'un mot de passe. 3. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. Ciel Compta libérale ouvre une nouvelle fenêtre dans laquelle il vous propose de saisir les soldes initiaux. Voir Saisie des soldes initiaux, page 23. Création d’un dossier 23 Saisie des soldes initiaux Les soldes initiaux correspondent aux soldes réels de vos postes à la date à laquelle vous commencez votre comptabilité. Par exemple, pour le poste de Banque, il s’agit du solde réel figurant sur votre relevé bancaire à cette même date.  La situation idéale consiste à enregistrer votre comptabilité depuis le début de votre exercice, quelle que soit la date de mise en place de Ciel Compta libérale. Dans ce cas, vous n'avez qu'à renseigner les soldes de banque. Sinon, vous devrez soit reprendre les soldes des différents postes (TVA, Banque, Caisse, dépense, etc.) à la date de mise en place, soit ressaisir l'ensemble des écritures depuis le début de l'exercice. 1. La Date proposée par défaut correspond à la date de travail. Pour la modifier, saisissez-la directement ou bien en utilisez l'icône du calendrier ou des dates pré-définies . 2. Vous pouvez saisir un N° de pièce (référence) correspondant à l'écriture de Saisie des soldes initiaux. Il peut être très utile pour faciliter une recherche concernant vos écritures. 3. Le Libellé écriture s'affiche automatiquement. Vous pouvez le modifier. 4. Indiquez le solde initial de chaque poste dans la zone Montant signé. La zone Montant de l'écriture se renseignera automatiquement au fur et à mesure des montants saisis.  Si vous devez saisir un montant négatif, saisissez le signe - devant. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider l'enregistrement des soldes initiaux. Ciel Compta libérale les enregistre et ouvre automatiquement votre nouveau dossier. Son nom est affiché dans la barre de titre de la fenêtre principale.  Si vous souhaitez modifier certains éléments de votre dossier, activez l'option Société de la commande PARAMÈTRES du menu DOSSIER. Vous êtes maintenant prêt à travailler. Si vous avez complété les étapes 3, 4, 5 et 6, vous disposez de toutes les informations nécessaires pour enregistrer vos premières dépenses, recettes ou virements. Prise en main Prise en main 25 Les saisies courantes Les saisies La saisie des écritures est une étape obligatoire dans la tenue de votre comptabilité. Nous vous conseillons vivement de procéder préalablement au classement des différentes pièces comptables qui doivent être enregistrées en comptabilité : les factures, les notes de frais, les règlements, les déclarations aux organismes sociaux, les déclarations de TVA, etc. Ceci facilitera grandement vos opérations. Ciel Compta libérale vous propose différents moyens pour réaliser ces saisies de manière simple et rapide: • saisie d'une écriture de dépense ou recette en mode standard (détaillé), • saisie d'une écriture de dépense ou recette en mode simplifié, • saisie des écritures dans un tableur, • les virements, • les opérations diverses (ou réimputations), • les emprunts, • les immobilisations ou crédits-bails, etc. Saisir une dépense simple  Menu SAISIES - commande DÉPENSE SIMPLIFIÉE Nous allons commencer par saisir une dépense simple. Comme nous l'avons déjà précisé, le fichier d'exemple contient déjà tous les éléments nécessaires à la découverte du logiciel. Ainsi, tout est prêt pour saisir une nouvelle dépense : les postes de dépenses, les postes de trésorerie, les moyens de paiement. La fenêtre de saisie s'affiche. Par défaut, le mode de saisie simple est sélectionné. Date de l'opération La date du jour est proposée par défaut. Vous pouvez saisir une autre date. Si la date de l'opération à saisir est dans le même mois que la date de travail, alors la saisie du jour suffit. Sinon, vous devez au moins saisir le jour et le mois. Enfin, si l'année est différente vous devez saisir entièrement votre date. Prise en main 26  Afin d'optimiser la saisie, nous avons rendu la saisie des séparateurs facultative. Ainsi, vous pouvez simplement saisir 0209 pour le 2 septembre. Vous pouvez également utiliser le calendrier disponible en cliquant sur l'icône , située à droite de la zone, ou bien sur l'icône des dates prédéfinies . Libellé écriture  Le libellé de l'écriture est une indication obligatoire que vous devez saisir. Le bouton vous permet d'ajouter un commentaire. Poste de trésorerie 1. Indiquez le compte servant au paiement : il s'agit d'une banque ou de la caisse par exemple. Lorsque le curseur est placé dans la zone Poste de trésorerie, une liste déroulante affiche tous les postes disponibles. Vous pouvez : • soit saisir son code, • soit le sélectionner dans la liste. Mode de paiement Le mode de paiement permet d'indiquer avec quel moyen vous allez payer. Ciel Compta libérale autorise en effet de multiples moyens de paiement (cartes, chéquiers, virements, prélèvements, etc.). N° de pièce Cette zone est surtout utilisée pour indiquer le numéro du chèque utilisé lors d'une dépense utilisant ce mode de paiement. Vous pouvez aussi indiquer le numéro de la facture reçue. Le fait de renseigner le numéro du chèque facilite les opérations de pointage des postes. En effet, vos relevés bancaires indiquent toujours ce numéro, il est donc précieux dans la recherche d'une écriture à pointer. Poste fournisseur 2. Indiquez le fournisseur bénéficiaire chez qui vous avez effectué votre dépense. Poste de dépense 3. Indiquez le poste de dépense concerné. Pour des fournitures de bureau, on utilisera : 606400 - FOURNITURES DE BUREAU. Montant HT 4. Renseignez le montant HT de votre achat  Si vous tenez une comptabilité en TTC, vous l'indiquerez à la création de votre dossier. Seul le montant TTC sera à saisir. Taux de TVA 5. Saisissez le taux de TVA ou sélectionnez-le dans la liste qui s’affiche puis validez avec la touche < Tabulation>. Le montant de la TVA et le montant TTC se calculent alors automatiquement. Vous pouvez éventuellement corriger le montant de la TVA si un écart existe avec celui de la facture. Code analytique Les codes analytiques permettent d'obtenir des analyses plus évoluées de vos recettes et de vos dépenses. Exemple d’utilisation des codes analytiques Vous possédez deux véhicules professionnels. Afin d'enregistrer les dépenses de carburant de ces véhicules, vous créez un seul poste de dépense Carburant. En créant les codes analytiques Véhicule 1 et Véhicule 2, vous pourrez affecter l'un de ces codes à chaque dépense de carburant enregistrée. Ainsi, en éditant le détail des écritures rattachées à ces codes, vous obtiendrez les dépenses de carburant de chaque véhicule. 6. Pour notre découverte, laissez ce code vide. Prise en main 27 Pourcentage professionnel Par défaut, le taux indiqué dans le poste de dépense est récupéré. Pour votre information, 100% indique que l'achat sera réalisé dans un but totalement professionnel, 50% destine la moitié de la dépense à une fin personnelle. Vous pouvez modifier le Pourcentage pro ainsi que le Montant HT pro.  Le Montant HT pro et la Part perso se calculent automatiquement. Enregistrer la dépense Il ne vous reste plus qu'à enregistrer l'opération. Pour cela deux options : • soit enregistrer l'opération et quitter la saisie (bouton [OK]), • soit enregistrer l'opération et en créer une autre (bouton [Nouvelle dépense]). 7. Cliquez sur le bouton [OK]. Nous verrons plus loin comment retrouver et consulter l'opération que vous venez de créer. Saisir une dépense ventilée  Menu SAISIES - commande DÉPENSE STANDARD Il s'agit ici d'enregistrer une dépense qui sera ventilée sur plusieurs postes mais payée en une seule fois avec un seul mode de paiement. Vous pouvez effectivement recevoir une facture qui contient des achats de nature différente : par exemple du petit outillage et des fournitures de bureau. 1. Cliquez sur le bouton radio Détaillé (plusieurs postes). La fenêtre de saisie d'une opération ventilée se distingue de la saisie simple par la présence d'un tableau en bas de fenêtre. Ce tableau va permettre d'indiquer plusieurs postes de dépense et de répartir le montant total de l'achat sur ces postes. 2. Complétez les premières informations comme pour une dépense simple. Une fois le poste fournisseur renseigné, saisissez le montant total HT de la dépense (par exemple 500). 3. Placez le curseur dans la première cellule du tableau (colonne Poste). Une liste déroulante affiche les postes de dépense disponibles : sélectionnez Fournitures de bureau. 4. Placez le curseur dans la colonne Montant HT. Par défaut, le montant total de la dépense est indiqué, saisissez 200. Le poste possédant un taux de TVA par défaut, les colonnes suivantes sont automatiquement remplies : Taux de TVA, Montant TVA, Montant TTC, % professionnel, etc. Vous pouvez modifier manuellement ces valeurs calculées par le logiciel. 5. Une fois la première ligne complète, appuyez sur la touche pour passer à la seconde ligne. Vous pouvez alors renseigner un second poste de dépense. Sélectionnez Petit outillage. Le logiciel complète la ligne en calculant le solde de la dépense (montant total moins montant déjà saisi). 6. Vous pouvez ensuite enregistrer votre dépense. La zone Montant non affecté vous indique le montant restant à ventiler au fur et à mesure de la saisie. Saisir une recette La saisie des recettes est en tout point de vue similaire à celle des dépenses. Elle existe également en deux modes : Simple et Détaillé. Les seules différences sont : • le poste fournisseur qui devient un poste client • et le poste de dépense qui devient un poste de recette. Prise en main 28 Saisir un virement  Menu SAISIES - commande VIREMENT La saisie d'un virement vous permet de transférer des montants d'un poste de trésorerie vers un autre poste de trésorerie. Exemple Chaque fois que vous effectuez un retrait d'espèces pour régler de petits achats (papeterie, parking, etc.), vous enregistrez un virement du compte bancaire vers le compte caisse. La commande VIREMENT affiche la fenêtre suivante : 1. La date du jour est proposée par défaut dans la zone Date. Modifiez-la, si besoin est. Le calendrier est disponible quand vous cliquez sur le bouton présenté en fin de zone. 2. Saisissez le montant du virement dans la zone Virez la somme de. 3. Dans la zone N° de pièce, précisez une référence qui pourra vous servir à retrouver l'opération. 4. Dans les zones Du poste et Vers le poste, indiquez le poste de trésorerie dont vous retirez de l'argent puis celui vers lequel cet argent est transféré.  Vous obtenez la liste des postes de trésorerie disponibles en appuyant sur la touche ou en cliquant sur l’icône d'appel de liste . 5. Indiquez le nom de l'opération si le libellé affiché automatiquement dans la zone Libellé écriture ne vous convient pas. 6. Validez l'écriture de virement en cliquant sur le bouton [OK] ou sur le bouton [Nouveau virement] pour enregistrer un autre virement. Une fois vos virements de trésorerie enregistrés, vous pouvez contrôler les résultats dans la liste des écritures. Pour chaque virement enregistré deux lignes d'écritures sont générées : • la première ligne correspond au poste de trésorerie dont le montant est déduit, • la deuxième ligne correspond au poste de trésorerie vers lequel le même montant est transféré. Saisir une réimputation  Menu SAISIES - commande RÉIMPUTATION La réimputation est comparable à un virement. La différence concerne les postes qui ne peuvent être que de dépense ou de recette. On ne peut aussi réimputer qu'entre postes de même nature : recette vers recette et dépense vers dépense.  Si vous souhaitez réimputer une somme vers un poste de type différent de celui d'origine (recette vers dépense par exemple), vous devez utiliser l'option Saisie d'OD (Opération Diverse), accessible depuis le menu SAISIES, commande EXPERT, option Opération diverse. Prise en main 29 La commande RÉIMPUTATION affiche la fenêtre suivante : 1. Indiquez le Type (Dépense ou Recette) puis précisez la Date de l'opération. 2. Saisissez le Montant à réimputer ainsi qu'une référence dans la zone N° de pièce. 3. Complétez le poste d'origine (Du poste) puis celui de destination (Vers le poste). Ignorez les zones Analytique pour notre exemple. Le logiciel affiche automatiquement le nom de l'opération (Libellé écriture). Vous pouvez le modifier. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer votre réimputation. Saisie tableur  Menu SAISIES - commande SAISIE TABLEUR Avec la saisie tableur, vous pouvez saisir à la suite des opérations de différents types (dépense, recette, virement...), à des jours et mois différents.  A l’activation de cette commande, une grille de saisie s’ouvre. Pour plus de détails sur la saisie des opérations, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Prise en main 30 Les travaux périodiques Valider des écritures  Menu TRAITEMENTS - commande VALIDATION D'ÉCRITURES Cette commande vous permet de valider plusieurs écritures en une seule fois. 1. Indiquez la date de votre choix en la saisissant directement ou bien en utilisant les icônes du calendrier ou des dates prédéfinies . 2. Cliquez sur le bouton [Valider]. 3. Ce traitement étant irréversible, un message vous demande de confirmer la validation des écritures. Cliquez sur le bouton [Oui]. A ce stade, vous pouvez effectuer une sauvegarde de vos données avant de poursuivre. Voir Sauvegarde, page 56. 4. Un dernier message vous indique le nombre d'écriture(s) validée(s). Cliquez sur le bouton [OK]. Saisir des relevés bancaires  Menu SAISIES - commande RELEVÉ BANCAIRE Cette commande vous permet de saisir les écritures des relevés bancaires ou de les importer directement dans Ciel Compta libérale. A l’activation de cette commande, un assistant s’affiche et vous guide à travers différentes étapes. Étape 1 : choix du poste  La saisie d'un relevé bancaire est uniquement possible sur un poste de trésorerie. 1. Dans la zone Poste de trésorerie, cliquez sur l’icône Liste pour choisir le poste sur lequel les lignes du relevé bancaire seront enregistrés. Si le compte n’existe pas, vous pouvez le créer directement en cliquant sur le bouton [Créer]. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Étape 2 : choix du mode de saisie Deux modes vous sont proposés : soit vous saisissez manuellement le relevé bancaire, soit vous importez les lignes du relevé bancaire. 3. Cochez l’option de votre choix. 4. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Dans le cas d’un import du relevé bancaire Vous devez au préalable : • vous munir du fichier du relevé bancaire auprès de votre banque, • connaître le format d’import de votre banque. Si vous n’avez pas renseigné le format et le fichier d’import au préalable dans la fiche du poste de trésorerie, deux étapes supplémentaires sont proposées. • Cliquez sur l’icône Liste puis choisissez le format d’import utilisé par votre banque. Vous pouvez créer directement votre format d’import s’il ne figure pas dans la liste en cliquant sur le bouton [Créer]. • Sélectionnez, dans l’étape suivante, le fichier fourni par votre banque.  Pour plus de détails sur la création d’un format d’import, reportez-vous au manuel de référence. Étape 3 : informations relevé bancaire Quel que soit le mode de saisie que vous avez choisi, cette étape s’affiche. 5. Indiquez la période du relevé bancaire en choisissant la Date de début et la Date de fin. 6. Saisissez la Référence de votre relevé bancaire. 7. Cliquez sur le bouton [OK]. Prise en main 31 Saisie des opérations La fenêtre Saisie du relevé bancaire s’affiche. Dans cette fenêtre, vous pouvez : • saisir manuellement les opérations figurant sur votre relevé bancaire papier. • visualiser et vérifier les lignes du relevé bancaire récupéré dans Ciel Compta libérale. En saisie manuelle 1. Cliquez dans la colonne Date et sélectionnez la date de l’opération à l’aide de l’icône du calendrier . 2. Appuyez sur la touche pour passer à la colonne suivante. 3. Sélectionnez le Type de l'opération (dépense, recette, etc.). 4. Passez à la colonne suivante et choisissez le Poste sur lequel l’opération est enregistrée en cliquant sur l’icône Liste . Le nom du poste s’affiche automatiquement dans la colonne Libellé du poste. Si l’opération a été mouvementée sur plusieurs postes, cliquez sur l’icône pour indiquer tous les postes. 5. Saisissez le montant de l’opération dans la colonne Montant TTC. Le Taux de TVA et le Montant de TVA sont alors renseignés automatiquement. 6. Saisissez si nécessaire le Libellé de l'écriture. 7. Dans la colonne Code mode de paiement, choisissez le mode de paiement de l’opération. 8. Précisez le Numéro de pièce si vous voulez. 9. Si votre comptabilité est analytique, choisissez dans la colonne qui suit le Code analytique de l’opération. 10.Si votre opération est une dépense ou recette, indiquez le Poste de tiers dans la colonne correspondante. Le nom du tiers s'affiche alors automatiquement. 11.Une fois que vous avez saisi toutes vos opérations, cliquez sur le bouton [Enregistrer]. Par import du relevé bancaire Toutes les opérations de votre relevé bancaire ont été récupérées et sont affichées dans cette grille de saisie. 1. Vérifiez les opérations. 2. Si toutefois vous constatez une erreur, corrigez-la. 3. Si des opérations sont déjà saisies dans votre comptabilité, dans la colonne A enregistrer, décochez la case correspondante. 4. Complétez les opérations en indiquant le poste, le montant et le libellé de l’écriture.  Si une règle d’affectation est appliquée à une opération de recette ou de dépense, ces éléments sont déjà renseignés. Dans le cas d’une opération de virement, uniquement le poste bancaire est récupéré. Prise en main 32 Par ailleurs, vous pouvez créer une règle d’affectation directement à partir de cette grille de saisie. Sur la ligne de l'opération, cliquez sur le bouton [Créer une règle d'affectation]. 5. Cliquez sur le bouton [Enregistrer] pour valider.  Pour plus détails sur les règles d’affectation, reportez-vous à l’aide (touche F1). Pointer un compte de banque C'est un travail essentiel afin de connaître votre situation financière exacte. L'objectif du pointage est d'obtenir un solde des opérations pointées identique à celui de votre dernier relevé, puis un solde réel qui vous indique l'état de vos finances puisqu'il intègre les opérations non pointées, c'est-à-dire celles qui ne sont pas encore passées en banque (chèque émis non débité par exemple). Pointage manuel  Menu TRAITEMENTS - commande POINTAGE MANUEL Le pointage manuel consiste à faire correspondre les écritures comptabilisées par votre banque à celles enregistrées dans votre comptabilité. Munissez-vous de vos relevés bancaires pour commencer votre pointage. 1. Sélectionnez le poste de trésorerie que vous allez pointer à l'aide de votre relevé de banque. Une nouvelle fenêtre s'affiche dans laquelle vous retrouvez la liste des opérations enregistrées sur le compte sélectionné. Le menu déroulant Mode affiche l'option Pointage manuel. Vous pourrez à partir de celui-ci choisir un autre mode : Pointage automatique, Consultation. Par défaut, le programme affiche les opérations de l'année courante. Si vous effectuez au moins une fois une sélection de période, celle-ci sera automatiquement utilisée lors de la prochaine consultation. Pour cela, utilisez le calendrier ou des dates pré-définies (aujourd'hui, cette semaine, dates d'exercice, etc.) Trois boutons radio vous permettent d'afficher les opérations : • Pointées, • Non pointées, • ou bien Les deux. Pour pointer 2. Consultez votre relevé de banque et cherchez l'opération correspondante dans la liste. 3. Dans la colonne Pointée, double-cliquez dans la case à cocher. Faites de même pour dépointer votre opération.  Vous pouvez aussi double-cliquer sur la ligne à pointer ou dépointer. Les opérations pointées apparaissent alors en rouge. Vous pouvez aussi sélectionner toutes les lignes qui correspondent aux opérations à pointer, puis cliquez sur le bouton [Pointer], même chose pour effectuer l'opération inverse à l'aide du bouton [Dépointer]. Le bouton [Rafraîchir (F5)] vous permet de mettre à jour l'affichage de votre liste. Par exemple, vous venez de pointer plusieurs lignes, celles-ci s'affichent en rouge dans la liste, cliquez sur le bouton [Rafraîchir (F5)] afin de n'obtenir que les écritures qui ne sont pas encore pointées. Nous vous conseillons aussi de marquer l'opération au stylo sur votre relevé de banque. Si vous ne trouvez pas une opération dans la liste, alors qu'elle se trouve sur votre relevé, c'est qu'elle n'a pas été saisie ou qu'il y a une différence de montant ou de date. 4. Pointez ainsi toutes les opérations jusqu'à ce que toutes les lignes de votre relevé soient cochées. Solde pointé et solde réel Vous pouvez connaître votre situation exacte en consultant les différents soldes affichés au-dessus de la liste des opérations : • Le Solde pointé doit être rigoureusement identique à celui indiqué en bas de votre dernier relevé pointé. • Le Solde réel tient compte de toutes les opérations enregistrées quelle que soit la date indiquée. Il est donc l'indicateur exact de l'état de votre compte. 5. Il vous suffit ainsi de répéter l'opération pour tous vos postes de trésorerie. Le menu FILTRAGE présent en haut de la liste des écritures du poste consulté vous permet d'effectuer des recherches plus précises sur de multiples critères. Prise en main 33  Pour plus d'informations sur le principe des filtres, consultez Les filtres dans le chapitre Présentation Générale, accessible par le MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE. Pointage automatique  Menu TRAITEMENTS - commande POINTAGE AUTOMATIQUE Le pointage par import dit «automatique» est une option plus avancée. Vous allez importer vos relevés de compte via Internet. Puis, après avoir paramétré votre fichier d'import, le programme se chargera de comparer les écritures communes de votre dossier et de votre relevé et de les pointer automatiquement. 1. Sélectionnez le poste de trésorerie que vous allez pointer puis cliquez sur le bouton [Pointer automatiquement]. Ciel Compta libérale vous demande ensuite de choisir le Format d'import à utiliser. Nous vous conseillons de consulter les formats d'import proposés afin de vérifier quel est celui qui fonctionne avec votre banque. Pour cela, utilisez la commande FORMATS D’IMPORT RELEVÉ du menu LISTES. 2. Sélectionnez le format d'import. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. 4. Recherchez et sélectionnez le fichier téléchargé via Internet. 5. Indiquez le type de fichier (TXT ou CSV) à utiliser pour l'ouvrir. Ciel Compta libérale présente alors la liste des opérations non pointées et affiche dans la partie basse de la fenêtre la Liste des opérations du relevé importé. Les lignes d'opérations dont le montant est identique sont affichées d'une couleur différente (couleur fixée dans les préférences couleurs du logiciel), elles sont "pré-pointées" par le logiciel qui attend votre validation. Dans notre exemple ci-dessous 4 opérations ont été trouvées en vue d'être pointées. 6. Vérifiez chaque ligne. Si vous repérez une erreur (par exemple une opération dont le montant est identique à une autre et qui a été pré-pointée à sa place), décochez la case A pointer. 7. Une fois les opérations pointées, cliquez sur le bouton [Enregistrer le pointage des opérations] pour valider. Prise en main 34 Remise en banque  Menu TRAITEMENTS - commande REMISE EN BANQUE Cette commande permet de marquer les écritures de recettes d'un compte qui correspondent à des éléments que vous allez remettre à la banque. Par exemple, les recettes provenant d'un règlement par chèque des clients. 1. Sélectionnez dans la fenêtre qui s'affiche le poste de trésorerie à prendre en compte. 2. Cliquez sur [OK] pour valider. La fenêtre Remises en banque s'affiche dans laquelle vous retrouvez la liste des opérations enregistrées sur le compte sélectionné. 3. Vous pouvez modifier la Banque de remise en cliquant sur l’icône d’appel de liste . 4. Pour choisir les écritures à afficher dans la liste, vous pouvez : • sélectionner le mode de règlement de la remise. • préciser une date d’échéance. • préciser le statut des écritures en sélectionnant l'une des options suivantes : Remis, Non remis. • déterminer si la gestion de banque se fait hors rayon ou sur rayon. Il s’agit du lieu de compensation du tiers payeur : Sur rayon si la domiciliation bancaire du client se trouve dans le même département et Hors rayon dans le cas contraire. 5. Sélectionnez les lignes qui correspondent aux règlements à remettre puis cliquez sur le bouton [Remettre]. La case à cocher de la colonne Remis est alors marquée. 6. Pour enlever le marquage d'une remise, cliquez sur le bouton [Ne pas remettre]. La ligne est automatiquement décochée. 7. Cliquez sur le bouton [Bordereau]. La fenêtre qui s’affiche vous permet de définir les paramètres de la remise en banque. 8. La poste de trésorerie sur lequel les règlements seront remis en banque est indiqué. Vous ne pouvez pas le modifier. 9. Saisissez la Date qui doit être prise en compte lors de l’émission du bordereau. 10.Indiquez la Référence de la remise en banque. Le type «bordereau de remise» est sélectionné par défaut. 11.Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Un message vous demande de choisir le type de sortie souhaitée. 12.Cliquez sur le bouton [Ecran] pour visualiser le détail de la remise ou sur le bouton [Imprimante] pour lancer l'impression directement. Prise en main 35 Consulter les écritures  Menu LISTES - commande ÉCRITURES La liste des écritures contient l'ensemble des écritures de votre comptabilité. Par défaut, le logiciel affiche Toutes les écritures confondues : Dépenses, Recettes, Virements, Réimputations, Opérations diverses et Soldes initiaux. Dans le groupe Affichage de la barre d’actions, des boutons vous permettent d’afficher les écritures par : • Mouvements : dans ce cas l'option Afficher le détail est proposée via le bouton et permet d’afficher le détail des écritures dans la partie inférieure de la fenêtre. Le détail peut être présenté par lignes dépenses/recettes ou par lignes comptables. • Si vous sélectionnez l'option Lignes dépenses/recettes, vous obtenez le détail de l'écriture que vous avez sélectionnée dans votre liste sous forme dépense/recette (date, poste, libellé du poste, Montant HT, Montant TVA, Montant TTC). • Si vous choisissez l'option Lignes comptables, vous obtenez le détail de votre écriture en mode débit/crédit. Les montants qui s'affichent doivent balancer, autrement dit, le total débit doit être égal au total crédit. • Lignes de dépenses/recettes. • Lignes comptables (Débit-Crédit). Affiner la sélection Pour choisir les écritures à afficher, vous disposez de la fonction Affiner la sélection accessible par le bouton . Lorsque vous l'activez, une zone apparaît et vous pouvez choisir : • le type d’écritures à afficher, • une période. Choisir le type d’écritures à afficher Le menu déroulant AFFICHAGE permet de choisir le type d’écritures à afficher. Exemple Pour n’afficher que les écritures de recettes, sélectionnez Recettes dans le menu AFFICHAGE. Le programme affiche alors toutes les écritures correspondantes.  Si vous sélectionnez un type d'écritures, cette sélection sera automatiquement utilisée lors de la prochaine consultation. Choisir une période Vous pouvez fixer une fourchette de dates pour faciliter la recherche et la sélection des écritures à consulter. Exemple Vous souhaitez consulter vos écritures de recettes sur le mois de mai 2011. Vous pouvez saisir directement vos dates ou utiliser les icônes du calendrier et des dates prédéfinies. Vous obtenez alors la liste des écritures de recettes enregistrées sur le mois de mai 2011.  Si vous sélectionnez une période, celle-ci sera automatiquement utilisée lors de la prochaine consultation. Consulter les postes  Menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION Il s'agit d'obtenir, pour un poste donné, toutes les opérations qui s'y rattachent. Exemple Vous pouvez immédiatement connaître le détail du poste Emprunt Axa Banque depuis le début d'exercice, ou encore le total pour un mois donné ou sur une période de votre choix. 1. Choisissez le poste Emprunt AXA Banque dans le dossier Postes d’emprunt. Prise en main 36 2. Double-cliquez sur sa ligne. La fenêtre de consultation du poste s'ouvre. Dans la zone Poste, le numéro du poste sélectionné ainsi que son nom s'affichent automatiquement. 3. Si vous souhaitez consulter un autre poste, cliquez sur l'icône d'appel de liste afin de revenir à la liste des postes sans avoir à quitter la fenêtre de consultation. Par défaut, le programme affiche les opérations de l'année courante. 4. Pour sélectionnez une autre période, utilisez les icônes du calendrier et des dates pré-définies (aujourd'hui, cette semaine, dates d'exercice, etc.)  Si vous sélectionnez une période, celle-ci sera automatiquement utilisée lors de la prochaine consultation. Trésorerie prévisionnelle  Menu TRAITEMENTS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE Cette commande vous permet de faire les prévisions de votre plan de trésorerie. Le logiciel calcule automatiquement vos soldes. Le chiffrage de votre trésorerie prévisionnelle vous permet d’anticiper vos besoins et éventuellement de négocier par avance avec vos partenaires financiers. Lors de la première activation de cette commande, il vous sera proposé de créer une trésorerie prévisionnelle, ensuite vous pourrez passer au calcul de vos prévisions. Vous pouvez créer plusieurs trésoreries prévisionnelles.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel de référence. La TVA  Menu TRAITEMENTS - commande TVA Cette commande donne accès à l'assistant de TVA. Cet assistant vous permet de gérer votre déclaration de TVA (éditer l'état préparatoire, enregistrer en comptabilité des écritures de TVA). Et, en régime simplifié, l’assistant de TVA vous permet également de gérer l'acompte de TVA par trimestre.  Votre régime de TVA, Réel ou Simplifié, a été fixé dans les PARAMÈTRES SOCIÉTÉ du menu DOSSIER. Attention ! Cette commande apparaît uniquement si votre dossier est assujetti à la TVA. Prise en main 37 Gérer la déclaration TVA  En régime réel : menu TRAITEMENTS - commande TVA.  En régime simplifié : menu TRAITEMENTS - commande TVA - TVA ANNUELLE. Cette commande permet d'éditer l'état préparatoire de TVA ainsi que d'enregistrer en comptabilité les écritures de TVA (paiement, remboursement, OD). 1. Sélectionnez le traitement de votre choix : • Visualiser mon état préparatoire de TVA : indiquez alors la période de la déclaration dans les zones De et A. • Enregistrer mon paiement de TVA. • Enregistrer mon remboursement de TVA.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide en appuyant sur la touche dans l’assistant de TVA. Gérer l’acompte de TVA Uniquement disponible en régime simplifié de TVA.  Menu TRAITEMENTS - commande TVA - TVA TRIMESTRIELLE. Cette commande vous permet de gérer l'acompte de TVA par trimestre. Lorsque vous êtes en régime simplifiée, chaque trimestre, tous les 15 du mois, vous recevez votre avis d'impôt qui vous précise le montant de votre acompte. Et, c'est à cette occasion que vous pouvez modifier ou annuler le montant de l'acompte en envoyant à l'administration le formulaire N°3514. 1. A l'activation de la commande TVA trimestrielle, l’assistant de TVA s'affiche. Cochez l'option correspondant au traitement que vous voulez réaliser. • Afficher le montant de ma TVA réelle sur le trimestre. • Moduler mon acompte. • Enregistrer le paiement de mon acompte. • Enregistrer mon remboursement de TVA sur immobilisations.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide en appuyant sur la touche dans l’assistant de TVA. Prise en main 38 Les éditions Imprimer un relevé des dépenses/recettes  Menu ETATS - commande RELEVÉ DES DÉPENSES/RECETTES Cet état regroupe toutes les écritures de recettes et de dépenses telles que vous les avez saisies. Elles sont présentées dans l'ordre chronologique. Le relevé des dépenses présentera donc la liste de toutes les dépenses triées par mois ou par postes pour une période donnée. 1. Dans la liste des états disponibles, choisissez l’état à éditer puis cliquez sur le bouton [Imprimante] ou [Aperçu]. 2. Sélectionnez le Type d'écritures : • Dépenses : seules les écritures de dépenses seront sélectionnées. • Recettes : seules les écritures de recettes seront sélectionnées. • Dépenses et recettes : toutes les écritures de dépenses et de recettes seront sélectionnées. Par défaut le logiciel affiche les dates de l'année courante. Vous pouvez modifier cette période dans les zones Dates en utilisant l’icône du calendrier ou des dates pré-définies. Seules les écritures comprises entre ces deux dates seront prises en compte. 3. Sélectionnez les Postes : • Tous : tous les postes existants seront sélectionnés. • De : dans ce cas, vous n'indiquez que le ou les postes nécessaires pour éditer votre relevé. Utilisez les icônes d'appel de liste pour les sélectionner. 4. Choisissez le type de tri des écritures : • Mois : les écritures seront triées par mois. • Poste : les écritures seront triées par poste. • Poste de trésorerie : les écritures seront triées par poste de trésorerie. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Imprimer une balance  Menu ETATS - commande BALANCE La balance est un état qui imprime la liste de tous les postes de votre fichier avec, pour chacun, le total et le solde des écritures qui s'y rapportent. 1. Cliquez sur le bouton [Imprimante] pour obtenir directement une sortie papier ou sur le bouton [Aperçu]. 2. Indiquez la période de sélection des écritures à prendre en compte pour l'édition de la balance. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. Immobilisations Immobilisations 40 Généralités Ciel Compta libérale intègre une gestion des immobilisations en vue d'établir intégralement la déclaration 2035 et de tenir à jour votre registre des immobilisations. Vous pouvez ainsi consulter et imprimer les plans d'amortissements de chaque immobilisation, procéder à leur sortie ou mise au rebut, recalculer leurs amortissements et dotations. A propos des immobilisations Lorsque vous faites l'acquisition de Ciel Immobilisations, il est tout à fait probable que vous ayez déjà amorti des immobilisations dont vous avez déclaré les dotations aux amortissements sur la dernière 2035. Vous devez donc tout d'abord créer une fiche pour chacune des immobilisations existantes. Dans ce cas, les résultats obtenus sur la 2035 doivent concorder avec ceux calculés par l’application. Si ce n’est pas le cas, vous devez procéder à ce que l'on nomme une reprise d'antériorité. L'option Valeur bloquée de la fiche Immobilisation vous permettra de faire coïncider les derniers montants déclarés avec la valeur résiduelle calculée par l'application à la date de départ de l'exercice en cours. Par la suite, au fur et à mesure des acquisitions, ventes ou mises au rebut, vous créez et mettez à jour les fiches Immobilisations. A propos des crédits-bails Le crédit-bail est une opération de location de biens mobiliers ou immobiliers qui donne au locataire la possibilité de les acquérir à la fin du bail, moyennant un prix convenu à l'avance. Un crédit-bail est une opération de location et c'est à son acquisition qu'il est considéré comme une immobilisation.  Seule l'écriture de l'acquisition en fin de bail est générée pour un crédit-bail. Immobilisations 41 La liste des immobilisations  Menu LISTES - commande IMMOBILISATIONS Elle présente le détail de chacune des fiches des immobilisations ou crédits-bails existantes. Vous pouvez : • créer, modifier ou supprimer des fiches immobilisations ou crédits-bails, • réaliser la sortie des immobilisations quand vous les vendez ou les mettez au rebut, • recalculer les dotations à la date de votre choix, • consulter les écritures du poste sélectionné dans la liste, • acquérir un crédit-bail. Afficher toutes les immobilisations et tous les crédits-bails • Par défaut, les immobilisations que vous avez sorties ou mises au rebut sur un des exercices anté- rieurs à l'exercice en cours ne sont pas présentées dans la liste puisqu'il n'y a plus lieu de calculer leur amortissement et dotation. Si vous souhaitez afficher les immobilisations sorties avant le début de l'exercice, cochez la case Inclure les immobilisations sorties avant le JJ/MM/AA, située sous la liste des immobilisations. Exemple Si l'exercice en cours démarre le 1er janvier 2013, il vous est proposé d’afficher aussi les immobilisations sorties ou mises au rebut avant le 01/01/2013. • Par défaut, les crédits-bails échus à la date de travail sont présentés dans la liste. Si vous souhaitez ne plus afficher les crédits-bails dont la date de la dernière redevance est antérieure à la date de travail, décochez la case Inclure les crédits-bails avant le JJ/MM/AA, située au dessus de la liste.  Ces options sont visibles lorsque la fonction Affiner la sélection est activée (accessible via le bouton ). Afficher l’aperçu L'option Afficher l'aperçu permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de l'état standard d'une immobilisation. 1. Cliquez sur le bouton et sélectionnez cette option . 2. Sélectionnez une immobilisation dans la liste pour voir son aperçu. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. Si d’autres états que la fiche standard sont disponibles, vous pouvez en choisir un en cliquant sur le bouton [La fiche standard]. 3. Pour ne plus afficher l'aperçu, décochez l'option. Immobilisations 42 Les commandes • Le bouton [Créer] vous permet de créer une immobilisation. • Le bouton [Modifier] vous permet de modifier l'immobilisation sélectionnée. • Le bouton [Supprimer] vous permet de supprimer la ou les immobilisations sélectionnées. S'il y a des immobilisations qui sont utilisées par le programme, un message vous avertira que vous ne pouvez pas supprimer l'immobilisation sélectionnée. • Le bouton [Sortir] traite la cession ou la mise au rebut de l'immobilisation sélectionnée. Non disponible pour un crédit-bail. • Le bouton [Consulter] permet de consulter le poste de l’immobilisation sélectionnée. Non disponible pour un crédit-bail. • Le bouton [Réviser] permet de réviser une immobilisation sur sa valeur, sa durée ou permet la décomposition d’une immobilisation. Non disponible pour un crédit-bail. • Le bouton [Acquisition crédit-bail] permet d’enregistrer l’écriture d’acquisition d’un crédit-bail et de le basculer en immobilisation. • Le bouton [Calculer au] vous permet de modifier la date de calcul de l'immobilisation. • Le bouton [Plan] vous permet d'accéder directement au plan d'amortissement. Sous ces premiers outils de commande, vous retrouvez la barre de liste qui vous permet d'effectuer différentes sélections selon vos besoins (regroupements, filtres...). Le bouton permet d’activer ou non les options d’affichage, d’éditer des graphiques, d’exporter la sélection, de trier les éléments de la liste, d’agrandir ou réduire la taille des polices, de définir les propriétés de la liste. Vous pouvez également activer différentes commandes (dupliquer, plan, écriture d’achat, etc.) par le menu CONTEXTUEL. La fiche d'une immobilisation Appelez la commande IMMOBILISATIONS du menu LISTES et double-cliquez sur la fiche à ouvrir. Celle-ci est composée de quatre onglets ou de cinq onglets si elle est issue d’un crédit-bail. L'onglet Fiche Cet onglet contient les informations indispensables à la gestion de l'immobilisation : la Date d'achat, la Valeur d'achat, le Type et la Durée de l'amortissement, etc. Il dispose également d'informations complémentaires facultatives mais utiles pour les recherches et le classement : la Famille d'appartenance, la Localisation, le Code analytique, le Fournisseur, etc. L'onglet Complément Celui-ci dispose d'informations complémentaires comme la Quantité (dans le cas d'une immobilisation constituée de plusieurs éléments et qui peut être divisée par la suite) et le numéro de Pièce comptable. Vous avez aussi la possibilité de placer la photo de l'immobilisation ou encore d'enregistrer une note texte. Immobilisations 43 L'onglet Plan Cet onglet présente un tableau qui contient le Plan d'amortissement. L'onglet Historique Cet onglet retrace les différents mouvements de cession et de mise au rebut partielle d'une immobilisation divisible. L’onglet Crédit-bail  Cet onglet est uniquement visible lorsque l'immobilisation est issue d'un crédit-bail. Les informations concernant le contrat crédit-bail et les échéances sont ici consultables. Saisir une immobilisation ou un crédit-bail 1. Activez la commande IMMOBILISATIONS du menu LISTES et cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Si vous aviez sélectionné la catégorie Toutes, une fenêtre s’affiche et vous demande de choisir le type d’immobilisation à créer. Cliquez alors sur le bouton [Immobilisation] ou [Crédit-bail]. 3. Pour poursuivre la création, reportez-vous au paragraphe “Saisir une immobilisation”, page 43 ou “Saisir un crédit-bail”, page 44. Saisir une immobilisation Nous allons créer une immobilisation. Nous étudierons plus précisément chaque rubrique dans le manuel de référence, accessible par le menu AIDE. 1. Saisissez le Code de l'immobilisation (par exemple 218302) puis appuyez sur ou sur . Le curseur passe à la zone suivante. 2. Saisissez alors Poste serveur en Libellé. Passez à la zone suivante. Dans l’onglet Fiche 3. Les informations à compléter dans la zone Renseignements sont facultatives. Mais à titre d’exemple, indiquez : • la Famille d'appartenance de votre immobilisation : Matériel Informatique, • sa Localisation : Bureau 2, • son Code analytique : Micro, • son Fournisseur : Fournisseur HyperMicro. 4. Indiquez la Date d'achat, par exemple le 03/04/2010. La Date de début d'amortissement a été complétée avec la même valeur que celle d'achat. C'est le cas le plus fréquent. Cependant, il peut arriver qu'elles diffèrent, par exemple lors de l'acquisition d'un maté- riel qui est mis en service un certain temps après l'achat. 5. Saisissez la Valeur d'achat, par exemple 4000 Euros. Par défaut, le logiciel complète la Valeur à amortir du même montant. Celle-ci peut-être modifiée si nécessaire. Quant à la zone Valeur fiscale, elle permet d'indiquer une valeur d'amortissement différente de celle de la valeur d'achat. C'est le cas des véhicules particuliers dont l'amortissement fiscal est plafonné (18300 Euros au 1-1-02). 6. Sélectionnez le taux 19,6 à l'aide du menu local disponible en cliquant sur le triangle de sélection situé à la fin de la zone Taux de TVA. 7. Dans le menu local Type, sélectionnez le type Linéaire puis indiquez 3 ans pour la Durée de l'amortissement. Le Taux est alors calculé automatiquement ainsi que la Date de fin de l'amortissement. Nous avons ici saisi les informations nécessaires à la gestion de l'amortissement de cette immobilisation. En effet, le cadre Blocage n'est utilisé qu'en cas de reprise d'immobilisations existantes et déjà partiellement amorties. Enfin, le cadre Calcul de cette immobilisation présente les principaux montants relatifs aux amortissements pour une date donnée. Vous pouvez changer la date à tout moment, le calcul se refera alors immédiatement. Voir Calculer les immobilisations, page 45. Dans l'onglet Complément 8. Saisissez le n° de Pièce comptable correspondant à cette immobilisation (n° de la facture du fournisseur, n°interne, etc.) puis le Montant CFE (Contribution Foncière des Entreprises). 9. Si votre immobilisation est composée de plusieurs éléments, cochez la case Immobilisation divisible puis indiquez le nombre d’éléments dans la zone Quantité. Immobilisations 44 10.Cochez la case Bien immobilier pour une bonne gestion de la TVA à reverser et des plus ou moins values dans le cas d'une immobilisation de nature immobilière. 11.Pour pouvoir simuler les dotations avec d’éventuels projets d’acquisition, cochez la case Immobilisation en mode simulation. Sinon, l’immobilisation sera ignorée dans les différentes éditions.  L'icône Note texte ouvre une fenêtre dans laquelle vous pouvez indiquer un éventuel commentaire pour l'immobilisation affichée. Dans la zone Photo, vous pouvez placer la photo de l'immobilisation par copier-coller ou par importation. L'onglet Plan présente donc le plan d'amortissement correspondant à l'immobilisation que vous venez de créer; l'onglet Historique est vide. 12.Cliquez ensuite sur le bouton [OK]. Le logiciel enregistre l'immobilisation et vous propose d’enregistrer son écriture d’achat. Il revient ensuite à la liste des immobilisations. Saisir un crédit-bail 1. Saisissez le Code, le Libellé du crédit-bail et passez à la zone suivante. Dans l’onglet Crédit-bail  Vous trouverez les informations à renseigner dans votre contrat Crédit-bail. 2. La durée du crédit-bail est par défaut annuelle. Si vous avez un crédit-bail mensuel, sélectionnez Mois dans la liste déroulante. 3. Saisissez la durée du bail. 4. Indiquez la date de la première échéance des redevances. 5. Déterminez la périodicité de l'échéance dans la zone Tous les. La fréquence de l'échéance peut-être journalière, hebdomadaire, mensuelle, annuelle. Vous pouvez indiquer le Prix d'achat contractuel à titre informatif. Ce montant sera repris lorsque vous procéderez à l'acquisition du crédit-bail. 6. Dans la zone Total des redevances HT, saisissez le montant total des redevances. Dans le tableau, les redevances sont alors calculées automatiquement selon la durée et périodicité que vous avez indiquées. Les montants des engagements restants calculés par le logiciel ne sont pas modifiables. Cas des redevances variables Si vos redevances sont variables, vous devez les renseigner dans le tableau. Pour cela, vous avez plusieurs possibilités : • modifier manuellement les montants des redevances, en double-cliquant dans une cellule et en saisissant le montant. • utiliser les options de calcul automatisé disponible via un clic-droit sur la ligne. Le logiciel recalcule alors les échéances.  Il est possible de saisir un montant négatif et de laisser une ou plusieurs échéances vides. Dans l’onglet Fiche 7. Indiquez la famille, localisation ainsi que le fournisseur du bien. Ces informations sont facultatives mais utiles pour les recherches et le classement.  Le code analytique est inaccessible pour un crédit-bail puisque le bien n'appartient pas à l'entreprise. Les informations du cadre Dates/Valeurs et Amortissement permettent d'obtenir un plan d'amortissement théorique ainsi que de calculer l'état Immobilisations en crédit-bail. En renseignant ces informations, vous obtenez une simulation de ce que s