Ciel Compta_liberale/Guide_MAJ/MAJ_WCLIB_v2014.pdf CIEL sur FNAC.COM  - Revenir à l'accueil - Pour commander un logiciel : 06.62.23.52.80

 

 

 

 

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Les nouveautés de Ciel Compta libérale Sage activité Ciel 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Chère Cliente, Cher Client, Vous trouverez ci-joint le guide des mises à jour de votre logiciel Ciel. Nous vous remercions de votre confiance et vous souhaitons une bonne utilisation de votre logiciel. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sommaire Les nouveautés de Ciel Compta libérale ............................................... 6 Récupération d’un dossier Ciel Professionnel indépendant ......................................................6 TVA................................................................................................................................6 Sauvegarde DGFiP ...........................................................................................................6 Windows™ 8 ...................................................................................................................7 La migration d’une ancienne version.................................................... 8 Ouvrir un dossier d’une ancienne version ...................................................... 8 Connaître le numéro de votre ancienne version Ciel Compta libérale .......................................8 Si vous utilisiez une version inférieure à 10.0.......................................................................8 Si vous utilisiez une version 13.0 ou supérieure ...................................................................8 Récupérer un dossier d’une ancienne version .............................................. 10 Présentation.................................................................................................................. 10 Les éléments non récupérés ............................................................................................ 10 Contrôles avant récupération ........................................................................................... 10 La récupération de votre ancien dossier ............................................................................ 13 Vérifications après récupération ....................................................................................... 16 Questions - Réponses................................................................................... 18 L’historique des nouveautés............................................................... 20 Les nouveautés de la version 13.10 ............................................................. 20 Réviser une immobilisation.............................................................................................. 20 Révision de la durée d'amortissement ............................................................................... 20 L'approche par composant avec éclatement de l'immobilisation ............................................ 24 Disparition progressive de l'amortissement dégressif seul et passage à la méthode dérogatoire ....................................................................................................... 26 Les nouveautés de la version 14.00 ............................................................. 29 Nouvel Intuiciel ............................................................................................................. 29 Archivage des états et des lignes comptables avant la clôture (Norme DGFiP) ........................ 29 Validation d’écritures ...................................................................................................... 29 Trésorerie prévisionnelle ................................................................................................. 29 Transfert des écritures à l’expert-comptable via Internet ..................................................... 29 Mise à jour automatique ................................................................................................. 30 Localisation automatique................................................................................................. 30 Les nouveautés de la version 14.20 ............................................................. 31 PDF en couleur .............................................................................................................. 31 Les nouveautés de la version 15.00 ............................................................. 32 Besoin d’aide................................................................................................................. 32 Trouvtoo.......................................................................................................................32 Nouveau format d’import/export ...................................................................................... 32 Relevé bancaire ............................................................................................................. 32 Ajout des fonctions créer, modifier, supprimer via le menu Contextuel des listes .................... 33 Gestion des remises en banque........................................................................................ 33 Points de restauration..................................................................................................... 33 Les nouveautés de la version 15.60 ............................................................. 34 La télédéclaration .......................................................................................................... 34 Les nouveautés de la version 16.00 ............................................................. 36 Changements d’interface................................................................................................. 36 Les aperçus................................................................................................................... 37 Vérification d’adresse et acquisition d’informations légales ................................................... 38 Affichage des écritures ................................................................................................... 38 Saisie de la part professionnelle ....................................................................................... 38 Taux de l’emprunt à trois décimales ................................................................................. 39 Mise sous surveillance de sociétés .................................................................................... 39 Les nouveautés de la version 17.0 ............................................................... 40 Personnalisation des polices ............................................................................................ 40 Regroupements dans les listes (Intuiliste) ......................................................................... 40 Règles d’affectation relevé .............................................................................................. 40 Amélioration de la trésorerie prévisionnelle........................................................................ 40 Les nouveautés de la version 17.50 ............................................................. 41 DGFiP ........................................................................................................................... 41 Déclaration 2035 ........................................................................................................... 41 Nouveau format d’export ................................................................................................ 41 Les nouveautés de la version 17.60 ............................................................. 42 Télédéclaration : gestion du double envoi .......................................................................... 42 Les nouveautés de la version 18.00 ............................................................. 43 Les barres d’actions ....................................................................................................... 43 Affichage des fenêtres en arrière-plan............................................................................... 44 Enregistrement automatique des vues .............................................................................. 44 Les actions flash ............................................................................................................ 44 Gestion du crédit-bail ..................................................................................................... 44 Les nouveautés de la version 18.50 ............................................................. 45 Nouvel état A.G.A. : la balance de concordance.................................................................. 45 Les nouveautés de la version 19.00 ............................................................. 46 Intuiciel personnalisable.................................................................................................. 46 Insertion automatique .................................................................................................... 46 Correcteur orthographique .............................................................................................. 46 Aide à la saisie des Codes postaux et villes ........................................................................ 47 Intégration de la norme SEPA .......................................................................................... 47 Duplication des écritures ................................................................................................. 47 Les nouveautés de la version 20.00 ............................................................. 49 Accueil Ciel ...................................................................................................................49 Mon Compte Ciel............................................................................................................ 49 Amélioration de l’intuiciel ................................................................................................ 49 Enregistrement d’une écriture.......................................................................................... 50 Modification des emprunts............................................................................................... 50 Solde évolutif ................................................................................................................ 51 Calcul de la trésorerie prévisionnelle................................................................................. 51 Indication des valeurs forcées dans les liasses ................................................................... 51 Modification de l’ouverture d’un dossier............................................................................. 51 Modification de l’historique des archives ............................................................................ 51 Modification de la préférence Codes postaux et villes .......................................................... 52 FlashCode et QRCode ..................................................................................................... 52 Les nouveautés de Ciel Compta libérale 6 Les nouveautés de Ciel Compta libérale Il s’agit des nouveautés de la version 21.00. Récupération d’un dossier Ciel Professionnel indépendant  Menu DOSSIER- commande NOUVEAU.  Pour accéder à cette fonction, vous devez avoir la version appropriée de Ciel Compta libérale. Contactez le service commercial Ciel pour en savoir plus. Vous pouvez maintenant récupérer un dossier Ciel Professionnel indépendant dans Ciel Compta libérale. 1. Lorsque vous activez la commande NOUVEAU, un message vous propose de récupérer un dossier Ciel Professionnel indépendant. Cliquez alors sur le bouton [OK]. Une fenêtre affiche la liste des dossiers Ciel Professionnel indépendant détectés automatiquement. 2. Sélectionnez le dossier à récupérer. 3. Si votre dossier ne s’affiche pas dans la liste, sélectionnez la ligne afin de définir l’emplacement du dossier. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Un message vous informe de la réussite de la récupération puis votre dossier s’ouvre. TVA  Menu TRAITEMENTS - commande TVA. L’assistant de TVA a été révisé et enrichi. Cet assistant vous permet de gérer votre déclaration de TVA (éditer l'état préparatoire, enregistrer en comptabilité des écritures de TVA). Et, en régime simplifié, l’assistant de TVA vous permet également de gérer l'acompte de TVA par trimestre. Vous y accédez par le menu TRAITEMENTS - commande TVA - TVA TRIMESTRIELLE.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide en appuyant sur la touche sur la fenêtre de l’assistant de TVA. Sauvegarde DGFiP Dans le cadre de la loi DGFiP de contrôle des comptabilités informatisées, toute entreprise qui gère sa comptabilité sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de comptabilité et de gestion sur les trois exercices passés. Vérification de la conformité de vos sauvegardes  menu TRAITEMENTS - commande CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP. Un nouvel assistant vous permet de vérifier la conformité de vos sauvegardes sur les trois exercices antérieurs à l'exercice courant. Attention ! Seuls les dossiers gérés en Dépenses/Recettes peuvent être récupérés. Attention ! Ces sauvegardes pourront être demandées lors d'un contrôle fiscal. En cas de manquement à cette obligation, vous vous exposez à des pénalités financières. Les nouveautés de Ciel Compta libérale 7 1. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour lancer le traitement. Le logiciel vérifie la conformité des sauvegardes existantes. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, il y a deux possibilités : • si une coche verte apparaît, cela signifie que la sauvegarde est conforme. • si une croix rouge apparaît, la sauvegarde n'est pas conforme ou le logiciel n'a pas trouvé le fichier de sauvegarde correspondant à l'exercice concerné. Dans ce cas, cliquez sur l'icône pour définir l'emplacement de la sauvegarde de l'exercice concerné. Indiquez le format de la sauvegarde. 3. Cliquez sur le bouton [Générer] pour lancer les sauvegardes DGFiP des exercices non conformes. Consultation des sauvegardes DGFiP  Menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP. Vous pouvez, à partir de cette commande, visualiser toutes les sauvegardes DGFiP générées. Les sauvegardes DGFiP sont classées chronologiquement par exercice. Vous pouvez les consulter, les enregistrer ou les envoyer par e-mail.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide par la touche . La clôture d’exercice et la sauvegarde DGFiP  Menu TRAITEMENTS - commande CLÔTURE D’EXERCICE. La première étape de l'assistant vous permet de sauvegarder vos données de l'exercice au format préconisé par la DGFiP. Votre logiciel sauvegarde automatiquement tous les éléments de comptabilité qui seront accessibles par la suite via le menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP. Par mesure de sécurité, vous pouvez faire une sauvegarde sur un support externe (clé USB, CD-Rom, disque dur externe...). Pour cela, cliquez sur l'icône afin de définir l'emplacement de la sauvegarde. Windows™ 8 Si vous travaillez sous le système d’exploitation Windows™ 8, votre logiciel présente quelques spécificités. • L’ergonomie de votre logiciel s’apparente à celle de l’environnement Windows™ 8 (absence de dégradés et de fonds, bords carrés....). • Vous disposez du mode tactile, que vous pouvez activer ou désactiver via le bouton [Accueil]. • En mode personnalisation de l’intuiciel, vous pouvez en plus changer la couleur des tâches du bureau ainsi que les agrandir ou les réduire. La migration d’une ancienne version 8 La migration d’une ancienne version Ouvrir un dossier d’une ancienne version Afin que le dossier dans lequel vous travailliez auparavant puisse être ouvert, des traitements préalables sont nécessaires. Selon votre ancienne version de Ciel Compta libérale, soit : • votre dossier de travail ne nécessite qu’une mise à jour, • soit vous devez récupérer votre dossier. Connaître le numéro de votre ancienne version Ciel Compta libérale Vous devez connaître la version que vous utilisiez jusqu'à maintenant afin de vous reporter à la bonne procédure d’ouverture de dossier. Pour cela : 1. Ouvrez votre ancienne version de Ciel Compta libérale. 2. Activez la commande À PROPOS DE CIEL COMPTA LIBÉRALE du menu AIDE ou ?. Le numéro de version est indiqué dans la fenêtre qui s'affiche. Si vous utilisiez une version inférieure à 10.0 Afin que votre dossier puisse être ouvert dans votre nouvelle version de Ciel Compta libérale, vous devez effectuer une récupération. Voir Récupérer un dossier d’une ancienne version, page 10. La dernières versions de Ciel Compta libérale sont des logiciels totalement nouveaux. En effet, l’installation de la nouvelle version a apporté des modifications sur votre ordinateur : • le raccourci présent sur le Bureau qui permettait de lancer l'ancienne version du logiciel a été supprimé. Désormais, un nouveau raccourci pointant vers la nouvelle version a été installé, • les raccourcis qui étaient présents dans le menu DÉMARRER ont été supprimés, • le nom de l'ancienne version du logiciel a été renommé en ancienclib32.exe. Si vous utilisiez une version 13.0 ou supérieure Dans ce cas, la procédure d'installation a mis en place les nouveaux éléments de la dernière version. Lors de la première ouverture de votre dossier, la fenêtre ci-dessous s'affiche. Attention ! Les modifications détaillées ci-dessus n'auront lieu que si les éléments en question sont présents sur votre ordinateur et que s'ils n'ont pas été modifiés (changement de nom ou de place par exemple). De plus, les éléments que vous aurez créés par vous-même (nouveaux raccourcis par exemple) ne seront pas supprimés. La migration d’une ancienne version 9  Tant que vous n’avez pas mis à jour votre dossier, cette fenêtre se présentera à l’ouverture du logiciel. Votre dossier doit être mis à jour pour pouvoir être exploité dans la nouvelle version de Ciel Compta libérale. 1. Il est fortement conseillé d’effectuer une sauvegarde de votre dossier. Assurez-vous que l’option Effectuer une copie de sauvegarde avant la mise à jour est bien cochée. 2. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement. La migration d’une ancienne version 10 Récupérer un dossier d’une ancienne version Présentation Dans cette partie, il est détaillé la récupération des anciens dossiers d’une version inférieure ou égale à 10.0 vers Ciel Compta libérale versions 11.0 et supérieures. Cette dernière version est un logiciel totalement nouveau. Pour cette raison, il n’est plus question d'une simple mise à jour mais d'une récupération de vos anciens dossiers. En effet, la quasi intégralité de votre ancien dossier sera récupérée dans un nouveau dossier Ciel Compta libérale 11.0 et supérieures. Cette documentation a donc non seulement pour but de vous expliquer comment récupérer vos données, mais également de vous indiquer les contrôles à réaliser avant la récupération et les éventuels points à vérifier après la récupération.  Votre dossier actuel ne sera ni modifié ni mis à jour. En effet, la procédure de récupération s’effectue sur une copie de votre dossier. Vous pourrez donc continuer à utiliser, si nécessaire, votre ancien dossier avec votre ancienne version. Les éléments non récupérés Voici la liste des éléments qui ne seront pas récupérés depuis votre ancien dossier Ciel Compta libérale. Les états paramétrables La récupération des anciens états n'est pas possible. Cependant, la nouvelle version de Ciel Compta libérale intègre un nouveau générateur d'états très puissant. Et, de nombreux états pré-définis sont livrés dans cette nouvelle version. Possibilité d'utiliser le franc à compter du 01/01/2002 (hors CEE) Cette option (PARAMÈTRES DU DOSSIER, onglet Euro) n'est plus disponible dans les nouvelles versions de Ciel Compta libérale. Les écritures en dehors des dates limites de saisie Les nouvelles versions de Ciel Compta libérale autorisent une période de saisie de 48 mois maximum. Lors de la récupération, seules les écritures comprises sur cette période seront récupérées. Pour les écritures antérieures à cette période, le logiciel calculera automatiquement pour chaque compte un solde de toutes les écritures pointées et un solde de toutes les écritures non pointées. Cette opération permet ainsi de retrouver un solde réel identique à celui de la version précédente. Ces deux soldes sont générés dans l'écriture de saisie des Soldes initiaux. Les emprunts Si vous possédez dans votre ancien dossier un ou plusieurs emprunts dont la durée dépasse 999 mois, ces emprunts ne seront pas récupérés. Les immobilisations Si vous possédez dans votre ancien dossier une ou plusieurs immobilisations dont le type d'amortissement est Exceptionnel et que la durée indiquée n'est pas en année entière, ces immobilisations ne seront pas récupérées. Contrôles avant récupération Avant de lancer la récupération, vous devez contrôler des éléments dans votre dossier actuel. Ceci vous évitera une récupération partielle de certains éléments.  L'installation de la nouvelle version n’a pas supprimé votre ancienne version. Seuls les raccourcis standards sont supprimés. La migration d’une ancienne version 11 Contrôle de votre ancienne version Avant de lancer la récupération de votre ancien dossier Ciel Compta libérale, voici 3 cas de figures pouvant se présenter en fonction de votre ancienne version : Si votre dossier est d’une version inférieure à 5.00 Dans ce cas, un message comme celui présenté ci-dessous vous informera que la récupération de votre ancien dossier n'est pas possible. Vous ne pouvez pas directement récupérer un dossier provenant d’une version inférieure à 5.00. Vous devez d’abord récupérer le dossier dans une version comprise entre 5.00 et 10.01 pour ensuite pouvoir le récupérer dans la dernière version. Nous vous invitons alors à prendre contact avec nos techniciens conseil. Si votre dossier est d’une version supérieure à 5.00 et inférieure ou égale à 8.00 Dans le cas où votre ancien dossier ne serait pas à jour, une première mise à niveau sera nécessaire avant d'aborder la récupération proprement dite. Dans ce cas, le message suivant s'affichera. • Pour abandonner la procédure en cours, cliquez sur le bouton [Non]. Dans ce cas, aucune création et aucune modification n'est réalisée. • Pour poursuivre le traitement, cliquez sur le bouton [Oui]. La mise à jour de votre ancien dossier commence. Dans ces anciennes versions, aucune notion de monnaie n'est présente. Pour cette raison, le logiciel considérera toujours que les montants récupérés sont en euros. Le message suivant s'affichera.  Si votre ancien dossier est en francs, vous devrez le convertir en euros avant de procéder à sa récupération. La migration d’une ancienne version 12 Si votre dossier est d’une version supérieure à 8.00 Dans ce cas, si votre ancien dossier est toujours en francs, un message vous informera que sa récupération est impossible. Vous devrez réaliser la bascule en euros avant de relancer cette procédure de récupération. Les emprunts Certains emprunts ne peuvent pas être récupérés (durée supérieure à 999 mois). Si vous souhaitez en récupérer certains, vous devez modifier leur durée avant de lancer la procédure de récupération. Les immobilisations Certaines immobilisations ne peuvent pas être récupérées (amortissement Exceptionnel et durée non indiquée en année entière). Si vous souhaitez les récupérer, vous devez modifier la durée avant de lancer la procédure de récupération. Informations complémentaires avant récupération Nous allons détailler quelques informations complémentaires avant de lancer la récupération. Ceci n'altère en rien la récupération, mais vous indique simplement ce que le logiciel fera dans certains cas. Echéances d'emprunt Les montants des échéances d'emprunt peuvent varier de quelques centimes entre les tableaux calculés dans les anciennes versions et ceux des nouvelles. Nouveaux postes L'automatisation de certains traitements comptables dans les nouvelles versions générera la création de nouveaux postes comptables que vous ne possédiez pas dans votre ancien dossier. Liste des nouveaux postes comptables : • 699800 : Dépenses personnelles (pour les dépenses mixtes) • 799800 : Recettes personnelles (pour les recettes mixtes) • 445510 : TVA à décaisser (pour enregistrer l'écriture d'OD de TVA) • 445670 : Crédit de TVA (pour enregistrer l'écriture d'OD de TVA) • 445810 : Acompte de TVA (pour enregistrer l'écriture d'OD de TVA) • 110000 : Report à Nouveaux (pour enregistrer l'écriture d'A-Nouveaux) • 120000 : Résultat de l'exercice (bénéfice) (pour enregistrer l'écriture de clôture d'exercice) • 129000 : Résultat de l'exercice (perte) (pour enregistrer l'écriture de clôture d'exercice) • 467000 : Autres comptes débiteurs/créditeurs. • RECUP_DEP : Poste utilisé lors de la récupération de certaines écritures dans lesquelles le poste de dépense n'est pas renseigné. • RECUP_REC : Poste utilisé lors de la récupération de certaines écritures dans lesquelles le poste de recette n'est pas renseigné. • RECUP_TRE : Poste utilisé lors de la récupération de certaines écritures dans lesquelles le poste de trésorerie n'est pas renseigné. La migration d’une ancienne version 13 La récupération de votre ancien dossier Il est conseillé de lire les paragraphes précédents avant de lancer la récupération de votre ancien dossier. En effet, ceci vous permettra d'optimiser la mise à jour de votre ancien dossier. Avant d'effectuer cette manipulation, la nouvelle version de Ciel Compta libérale doit être installée sur votre ordinateur. Démarrer Ciel Compta libérale 1. Lancez la nouvelle version de Ciel Compta libérale en double-cliquant sur le raccourci installé sur le bureau de Windows™. La fenêtre ci-dessous s'affiche.  Cette fenêtre vous permettra, par la suite, d'ouvrir votre dossier Ciel Compta libérale. Pour le moment, vous ne pouvez ouvrir que le dossier d'exemple livré avec le logiciel. 2. Pour accéder à la liste des anciens dossiers, cliquez sur Récupérer un dossier d’une ancienne version. Sélectionner votre ancien dossier Le logiciel recherche sur votre disque dur le ou les anciens dossiers de Ciel Compta libérale. Vous obtenez la liste des anciens dossiers dans une fenêtre semblable à celle présentée ci-dessous. Attention ! Il est recommandé d'effectuer au moins une sauvegarde de votre ancien dossier avant de lancer cette procédure de récupération. La migration d’une ancienne version 14 1. Sélectionnez le dossier que vous souhaitez récupérer. 2. Validez votre choix en cliquant sur le bouton [OK]. Si votre ancien dossier ne s'affiche pas dans la liste... Vous devez le sélectionner manuellement. Pour cela : 1. Cliquez sur le bouton [Annuler] depuis la liste des anciens dossiers. 2. Choisissez la commande OUVRIR du menu DOSSIER. 3. Cliquez sur le bouton [Ancienne version] tout en maintenant la touche enfoncée. 4. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez le dossier que vous souhaitez récupérer. 5. Validez votre choix en cliquant sur le bouton [OK]. La procédure de récupération est en cours. Mot de passe Si votre ancien dossier était protégé par un mot de passe, vous obtenez un message semblable à celui présenté ci-dessous. 1. Saisissez votre mot de passe.  Vous ne disposez que de 3 essais pour saisir votre mot de passe. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. Mise à niveau de votre ancien dossier Dans le cas où votre ancien dossier ne serait pas à jour, une première mise à niveau sera nécessaire avant d'aborder la récupération proprement dite. Dans ce cas, le message suivant s'affiche. • Pour abandonner la procédure en cours, cliquez sur le bouton [Non]. Dans ce cas, aucune création et aucune modification n'est réalisée. • Pour poursuivre le traitement, cliquez sur le bouton [Oui]. La mise à jour de votre ancien dossier commence. Une fenêtre indique la progression du traitement.  Pour plus de détail sur les différents cas liés aux différentes versions, reportez-vous au paragraphe “Contrôles avant récupération”, page 10. La migration d’une ancienne version 15 La récupération Après avoir validé la dernière fenêtre, la procédure de récupération de vos données est lancée. Une fenêtre indique la progression du traitement. La durée de récupération de votre ancien dossier est fonction de votre ordinateur et de la taille de votre dossier. En aucun cas vous ne devez abandonner cette récupération. Une fois le traitement terminé le message ci-dessous s'affiche. Le compte rendu de la récupération La fenêtre ci-dessous s'affiche à la fin du traitement. Cette fenêtre détaille non seulement l'ensemble des informations récupérées de votre ancien dossier, mais également les éléments non récupérés. En effet, dans certains cas, les données présentes dans votre ancien dossier pouvaient être incomplètes ou fausses. Ce compte rendu peut donc contenir à la fois des remarques générales mais aussi des erreurs. Voici les différents types d'informations que vous pourrez y trouver. Note Les informations de ce type correspondent à des récupérations effectuées correctement ou bien à des données qui ont été modifiées après récupération. La migration d’une ancienne version 16 Alerte Les informations de ce type correspondent à des récupérations qui ont été réalisées mais avec certains paramètres incomplets. Erreur Les informations de ce type correspondent à des erreurs plus importantes qui ont provoqué la nonrécupération d'une donnée. Pour chaque type de remarques, vous disposez dans la colonne Commentaire d'explications précises sur la note, l'alerte ou l'erreur. Vous pouvez imprimer ce compte rendu en cliquant sur l'icône Imprimante situé en haut à droite de la fenêtre. • Fermez la fenêtre du compte rendu. Votre dossier récupéré dans la nouvelle version de Ciel Compta libérale s’ouvre.  Ce même compte rendu est enregistré automatiquement sous forme d'un fichier texte présent sur le bureau. Ceci vous permet de le consulter à tout moment pour réaliser vos vérifications ou vos modifications sur votre nouveau dossier. Vérifications après récupération La récupération de votre ancien dossier est maintenant terminée. Vous pouvez être amené à réaliser sur votre nouveau dossier les vérifications suivantes. Le taux de TVA par défaut Dans les PARAMÈTRES de votre nouveau dossier vous disposez d'une option pour indiquer le taux de TVA que vous souhaitez utiliser par défaut. Renseignez cette information pour bénéficier d'automatismes lors de l'utilisation de cette nouvelle version. Les échéances d'emprunt Les montants des échéances d'emprunt peuvent varier de quelques centimes entre les tableaux calculés dans les anciennes versions et ceux des nouvelles. Les nouveaux postes L'automatisation de certains traitements comptables dans les nouvelles versions a généré la création de nouveaux postes comptables que vous ne possédiez pas dans votre ancien dossier. Les écritures de factures et de règlements Lors de la récupération de votre ancien dossier, les écritures correspondant aux factures et aux règlements ne sont pas récupérées telles quelles. Les écritures sont recréées à partir des factures et des règlements récupérés. Il peut donc y avoir quelques différences dans l'imputation de certains postes, si entre la validation de la pièce ou la saisie du règlement et la récupération dans la nouvelle version, les postes par défaut (par exemple dans la fiche des articles) ont été modifiés. Les modes de paiement Les modes de paiement de type Chèque et Carte bancaire peuvent générer chacun deux modes de paiement dans la nouvelle version : • un mode pour les dépenses, avec l'option Uniquement pour les recettes non cochée, • un mode pour les recettes avec la même option, mais cette fois-ci cochée. La migration d’une ancienne version 17 La balance Si la gestion de votre dossier est effectuée en TTC (PARAMÈTRES COMPTABILITÉ - Résultat de la 2035 en TTC), la comparaison entre la balance éditée par l'ancienne version et celle éditée par la nouvelle n'est pas nécessaire. En effet, vous disposez désormais dans la nouvelle version de Ciel Compta libérale d'une balance comptable différenciant les postes de TVA des postes de dépenses et de recettes. La migration d’une ancienne version 18 Questions - Réponses Dois-je effectuer une sauvegarde de mon ancien dossier avant de lancer la procédure de récupération de mes données ? Oui. Il est recommandé d’effectuer une sauvegarde de votre dossier avant d’effectuer cette manipulation. Pour cela, activez la commande SAUVEGARDE du menu DOSSIER de l’ancienne version de Ciel Compta libérale.  Nous vous conseillons vivement de conserver cette copie de sauvegarde. Comment puis-je reconnaître facilement mon numéro de version ? 1. Pour connaître votre numéro de version, ouvrez votre ancien dossier. 2. Activez la commande À PROPOS DE CIEL... du menu ?. Le numéro de version est indiqué dans la fenêtre qui s'affiche. Tableau de correspondance des versions Ciel Compta libérale Quelles sont les étapes à respecter lors de la récupération des données de mon ancien dossier ? Installation de la nouvelle version de votre logiciel La nouvelle version de Ciel Compta libérale doit être installée sur votre ordinateur. Avant la récupération • Contrôle de certains éléments de votre dossier actuel : • vérification de la monnaie du dossier (euros) • Copie de sauvegarde de votre ancien dossier. Récupération de vos données • Lancement de Ciel Compta libérale • Sélection de votre ancien dossier • Saisie éventuelle du mot de passe • Remise à niveau éventuelle de votre ancien dossier • Récupération et compte rendu du traitement Numéro de version Millésime 7.0 - 7.1 2000 8.0 - 8.01 - 8.02 - 8.10 - 8.11 2001 9.0 - 9.01 2002 10.0 - 10.01 2003 11.0 - 11.1 -11.2 - 11.21 2004 12.0 - 12.1 - 12.5 2005 13.0 - 13.1 - 13.2 2006 14.0 - 14.1 - 14.2 2007 15.0 - 15.5 - 15.6 2008 16.0 - 16.1 - 16.2 - 16.4 2009 17.0 - 17.50 - 17.60 2010 18.00 - 18.50 - 18.60 2011 19.00 2012 20.00 - 20.60 - 20.70 2013 21.00 2014 La migration d’une ancienne version 19 Quels sont les éléments qui ne seront pas récupérés depuis mon ancien dossier ? Les éléments suivants ne seront pas récupérés : • les états paramétrables, • le journal des transactions, • les mémos, les glossaires. Au début de la procédure de récupération, un message m'indique que mon logiciel est trop ancien pour être mis à jour. Que dois-je faire ? Selon la version de votre logiciel, il se peut que la récupération de votre ancien dossier ne soit pas possible. Nous vous invitons, dans ce cas, à contacter nos techniciens conseil au numéro Indigo 0 825 00 40 30. Que se passe-t-il s’il y a une coupure de courant pendant la récupération de mes données ? 1. Créez un nouveau dossier dans l’ancienne version de Ciel Compta libérale et lancez une restauration de vos données (Menu DOSSIER commande RESTAURATION). 2. Lancez une réindexation dans l’ancienne version de Ciel Compta libérale. Pour cela, activez la commande OUTILS FICHIERS du menu UTILITAIRES puis cliquez sur le bouton [Réindexer]. 3. Lancez une réorganisation de la base dans l’ancienne version de Ciel Compta libérale. Cette opération s'assimile à la réindexation. La seule différence c'est qu'elle intervient sur les changements de structure, et a donc pour but de reconstruire les bases. Pour cela, activez la commande OUTILS FICHIERS du menu UTILITAIRES puis cliquez sur le bouton [Réorg]. 4. Relancez par la suite la procédure de récupération de vos données. L’historique des nouveautés 20 L’historique des nouveautés Ce chapitre vous présente toutes les nouveautés réalisées depuis les versions 13.10. Les nouveautés de la version 13.10 Réviser une immobilisation Les différentes règles qui peuvent entraîner une modification du plan d'amortissement portent essentiellement sur les 3 points suivants : • révision de la durée d'amortissement • révision de la valeur résiduelle ou de la valeur d'achat • nouvelle approche par composant des immobilisations.  Pour les 2 premiers points, il n'y a pas de rétroactivité des plans d'amortissement. On conserve donc tels quels les amortissements antérieurement pratiqués (amortissements pratiqués jusqu'en 2004 notamment). Révision de la durée d'amortissement L'amortissement consiste désormais à répartir le montant amortissable sur une durée en fonction de son utilisation (usure physique, obsolescence technique ou limite juridique) et non plus en fonction de l'amoindrissement de valeur de cet actif ou de la durée d'usage. Soit une Immobilisation A acquis le 01/01/04. La valeur à amortir est =100,00. Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans. Après 2 ans d'utilisation, il est décidé d'amortir le bien sur les 2 années qui suivent. On passe donc de 5 à 4 ans. A partir du 31/12/2006 passage d'une dotation de 30 au lieu de 20. Application des nouvelles normes Immobilisations CRC 2002-10 ! A compter des exercices ouverts en 2005, de nouvelles règles sont à appliquer au suivi des amortissements des immobilisations. Le plan d’amortissement est modifié suite à l’application des nouvelles normes Immobilisation CRC 2002-10 L’historique des nouveautés 21 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également à partir de la FICHE DE L'IMMOBILISATION cliquer sur le bouton puis choisir la commande RÉVISER. L’historique des nouveautés 22 La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient alors le plan d'amortissement suivant. Le plan est dorénavant sur 4 ans. Les 2 premières années ont conservé leurs dotations d'origine de 20. Les suivantes sont de 30. Révision de la valeur résiduelle Soit une Immobilisation B acquis le 01/01/04. La valeur à amortir est =1000,00. Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans. Suite à un test de dépréciation le 31/12/2005, la valeur résiduelle de l'immobilisation C est estimée à 510 (au lieu de 600 soit une dépréciation de 90). Les nouvelles dotations devront être de 170 et non plus de 200. 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également à partir de la FICHE DE L'IMMOBILISATION cliquer sur le bouton puis choisir la commande RÉVISER. L’historique des nouveautés 23 2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient alors le plan d'amortissement suivant. Révision de la valeur d'achat. Soit une Immobilisation C acquis le 01/01/04. La valeur d'achat est =1000,00. Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans. Suite à des dépenses de rénovation de l'immobilisation qui augmente la valeur de cette immobilisation, la nouvelle valeur d'achat de l'immobilisation D passe à 1100 au 31/12/2006. Les nouvelles dotations devront donc être de 233.33 (1100 - 400.00 (cumuls des dotations déjà effectuées au 31/12/2005)/3 années restants à amortir) et non plus de 200. 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également à partir de la FICHE DE L'IMMOBILISATION cliquer sur le bouton puis choisir la commande RÉVISER. L’historique des nouveautés 24 2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient alors le plan d'amortissement suivant. L'approche par composant avec éclatement de l'immobilisation « Un nouveau principe de comptabilisation par composants s'impose à toutes les entreprises à compter des exercices ouverts à compter du 01/01/2005. Il consiste à inscrire séparément à l'actif immobilisé les éléments qui sont utilisés différemment par l'entreprise puis à établir un plan d'amortissement propre à chacun d'eux. La décomposition d'un bien au bilan conduit à distinguer un ou plusieurs composants et sa « structure ». Pour chacun d'eux, un plan d'amortissement distinct est établi.» «PCG art. 322-3 modifié par le règlement 2002-10 du 12 décembre 2002 adopté par le Comité de la réglementation comptable, et faisant suite aux avis 2002-7 du 27 juin 2002 et 2002-10 du 22 octobre 2002 émis par le Conseil National de la Comptabilité» . Cette méthode comptable d'amortissement par composants s'applique à titre obligatoire pour la détermination des résultats des exercices ouverts à partir du 1er Janvier 2005 à toutes les entreprises pour l'ensemble des immobilisations figurant à l'actif du bilan à la clôture de l'exercice précédent. Elle s'impose en principe aussi bien pour l'établissement des comptes individuels que pour celui des comptes consolidés. (Règlements CRC 2002-10 du 12 décembre 2002 art. 15-1 et 2003-7 du 12 décembre 2003 art. 1). Exemple Soit une machine E acquis le 01/01/02 . La valeur d'achat est = 20000,00. Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans A l'ouverture de l'exercice 2005, l'entreprise identifie les principaux éléments constitutifs de cette machine, en l'occurrence la structure : • un composant A d'une durée prévue d'utilisation fixée à 6 ans • un composant B d'une durée prévue d'utilisation fixée à 5 ans. L’historique des nouveautés 25 • Structure : 7000 € • Composant A : 8000 € • Composant B : 5000 € 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également cliquer sur le menu déroulant OPTIONS et choisir la commande RÉVISER directement dans la fiche de l’immobilisation. 2. La fenêtre Révision s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient ensuite la fenêtre suivante. 3. Il est alors possible de modifier le libellé de l'immobilisation d'origine (qui devient « la structure «) puis sa valeur dans la zone . Sur les lignes suivantes saisissez le code des 2 composants ainsi que leur libellé et leur valeur.  Il est également possible de saisir le pourcentage de répartition, les valeurs seront alors calculées automatiquement. L’historique des nouveautés 26 On obtient la liste des immobilisations suivante. Vous devez ensuite effectuer une révision de la durée pour les deux composants à partir de l'exercice 2005 : • composant A : passage d'une durée de 10 à 6 ans • composant B : passage d'une durée de 10 à 5 ans Voir Révision de la durée d'amortissement, page 20. Disparition progressive de l'amortissement dégressif seul et passage à la méthode dérogatoire Les plans d'amortissement des biens amortis en dégressif qui n'ont pas donné lieu à la constatation d'un amortissement dérogatoire devront, dans la plupart des cas, être revus lors du passage aux nouvelles règles comptables. Le plan d'amortissement est alors modifié de façon rétrospective. Attention ! N'hésitez pas à contacter votre expert-comptable ou votre comptable afin d'effectuer une éventuelle régularisation comptable concernant les exercices précédents. L’historique des nouveautés 27 Exemple de plan d’amortissement d'une immobilisation en mode dégressif Dans ce cas, il faut modifier le type d'amortissement dégressif en linéaire dans la fiche de l'immobilisation et cocher Amortissement dérogatoire en renseignant le type fiscal Dégressif. On obtient le plan d’amortissement suivant. L’historique des nouveautés 28 Historique Dès qu'une révision de plan d'amortissement est effectuée, une ligne d'information apparaît dans l'onglet Historique de la fiche immobilisation (pour les révisions de valeur résiduelle, valeur d'achat et révision de la durée). On peut voir notamment la date à laquelle a été effectuée la révision, le type de révision effectuée et l'exercice révisée. Les valeurs d'achat et le nombre d'années sont les valeurs de l'immobilisation avant la révision. Remarques diverses Dès qu'une révision est faite sur une immobilisation, aucune modification n'est possible dans la fiche concernant les éléments suivants : • la date de début d'amortissement, • les valeurs d'achat et les valeurs à amortir, • le mode d'amortissement, • la durée • la partie Valeur bloquée. Certaines informations de la fiche immobilisation sont modifiées : • la durée (donc la date de fin et le taux d'amortissement), • la valeur d'achat (donc la valeur à amortir). Il est possible d'effectuer plusieurs révisions sur la même immobilisation. Toutes les immobilisations révisées apparaissent en italique dans la liste des immobilisations. L’historique des nouveautés 29 Les nouveautés de la version 14.00 Nouvel Intuiciel  Menu DIVERS - commande INTUICIEL L'intuiciel © est une interface multi-niveaux qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations comptables ou à des récapitulatifs de votre exercice. L'intuiciel est composé de quatre onglets : • Mon bureau • Mon tableau de bord • Mes états et statistiques • Mes actualités  Pour des informations détaillées sur l’Intuiciel, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Archivage des états et des lignes comptables avant la clôture (Norme DGFiP)  Menu TRAITEMENTS - commande CLÔTURE D’EXERCICE Conformément à la nouvelle réglementation de la DGFiP, Ciel Compta libérale vous permet d'archiver les états et d'exporter les données ayant permis d’établir les documents légaux. Ce traitement est réalisé lors de la clôture de l’exercice.  Vous pouvez par la suite consulter l'historique des documents archivés à partir du menu TRAITEMENTS de votre application. Validation d’écritures  Menu TRAITEMENTS - commande VALIDATION D’ÉCRITURES Cette commande vous permet de valider toutes vos écritures non validées en une seule fois.  Pour des informations détaillées sur la validation d’écritures, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Trésorerie prévisionnelle  Menu TRAITEMENTS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE Cette commande vous permet d'effectuer des prévisions de trésorerie. Le chiffrage de votre trésorerie prévisionnelle vous permet d’anticiper vos besoins.  Pour des informations détaillées sur la création et la gestion d’une trésorerie prévisionnelle, reportezvous à l’aide intégrée au logiciel. Transfert des écritures à l’expert-comptable via Internet  Menu TRAITEMENTS - commande TRANSFERT INTERNET Cette commande vous permet de transférer des écritures à votre expert-comptable via Internet.  Vous devez avoir un abonnement chez Ciel pour accéder à cette commande. 1. Vous devez choisir le type de transfert : • mode simple : envoi de toutes vos écritures ou uniquement celles qui n'ont pas été envoyées. Attention ! L'archivage des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose un archivage des données. L’historique des nouveautés 30 • mode avancé : sélection des écritures à envoyer. 2. Pour lancer le traitement, cliquez sur le bouton [Exporter]. 3. La fenêtre Saisie des informations utilisateur s'affiche. Renseignez les informations nécessaires (Code client, N° Licence, Nom de la société, etc). 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider et lancer le transfert. Mise à jour automatique  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES - MISE À JOUR La mise à jour automatique permet de consulter et/ou de modifier directement depuis votre logiciel les mises à jour installées. Les mises à jour peuvent être installées manuellement ou via le site Internet de Ciel auquel vous accédez directement depuis l'INTUICIEL - onglet Mes actualités. Vous pouvez ajouter une mise à jour manuellement si elle ne s'affiche pas dans Ciel Compta libérale. Enfin, vous pouvez installer votre mise à jour directement depuis votre logiciel.  Pour des informations détaillées sur la mise à jour automatique, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Localisation automatique  A partir d’une fiche client ou fournisseur - Onglet Fiche Les icônes vous permettent de localiser sur une carte via Internet la situation géographique du client ou du fournisseur. • Le premier icône affiche la fenêtre de localisation. • Le second affiche la fenêtre du chemin correspondant. L’historique des nouveautés 31 Les nouveautés de la version 14.20 PDF en couleur Vous pouvez générer vos documents au format PDF en couleur. Vous pourrez donc les imprimer en couleur si votre imprimante le permet. L’historique des nouveautés 32 Les nouveautés de la version 15.00 Besoin d’aide  Menu AIDE - commande BESOIN D’AIDE icône du bureau Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, activez cette commande. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement. 1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur). 2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de télé- phone (où vous pouvez être joint). 3. Cliquez sur le bouton [Valider] pour valider le formulaire et lancer la connexion. Trouvtoo  Menu TRAITEMENTS - commande TROUVTOO Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application : • sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (par exemple toutes les factures du client Dupont) tout en effectuant une autre tâche dans votre application. • à l'aide de Google Desktop (nécessite l'installation de Google Desktop disponible en téléchargement sur www.google.fr). • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement. 1. Saisissez le mot clé à rechercher. 2. Spécifiez le répertoire de recherche en cochant l'option correspondante (Dossier courant, Google Desktop, Google Web).  Si vous lancez la recherche sur 2 ou 3 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. 3. Validez en cliquant sur . Nouveau format d’import/export  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - LIAISON COMPTABLE Vous pouvez générer vos écritures comptables au format RImport. Le format RImport permet de transmettre plus d’informations sur les paramètres des données (journaux, modes de paiement, etc.). L'exportation ou importation s'effectue par le biais d'un fichier RIMPORT, format reconnu par les logiciels de comptabilité Ciel. Relevé bancaire Format d’import relevé bancaire OFX  Menu LISTES - commande FORMATS D'IMPORT RELEVÉ - bouton [Créer] Vous disposez d’un nouveau format d’import des relevés bancaires : le format OFX (Open Financial eXchange). L’historique des nouveautés 33 Saisie des relevés bancaires  Menu SAISIES - commande RELEVÉ BANCAIRE Cette commande vous permet de saisir les écritures des relevés bancaires. Deux méthodes sont proposées : • manuelle, • par l’import des lignes du relevé bancaire au format QIF, OFX ou Texte. Le fichier du relevé bancaire vous est fourni par votre banque.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Ajout des fonctions créer, modifier, supprimer via le menu Contextuel des listes Vous retrouvez les fonctions CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER depuis le menu CONTEXTUEL (clic droit) des listes. Gestion des remises en banque  Menu TRAITEMENTS - commande REMISES EN BANQUE Vous pouvez désormais gérer les remises en banque via le menu TRAITEMENTS. Le bouton [Bordereau] vous permet d’accéder aux paramètres de saisie du bordereau de remise en banque. Points de restauration  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - GÉNÉRALES (mode avancé) Créer un point de restauration consiste à sauvegarder certains paramètres de vos données. Ciel Compta libérale vous permet d'effectuer cette opération. Toutefois les points de restauration ne remplacent pas la sauvegarde.  La sauvegarde est une opération obligatoire que vous devez réaliser périodiquement. Si vous souhaitez désactiver les points de restauration, cochez l'option correspondante.  Cette action n'est pas recommandée. Les onglets Générales et Avancées permettent de définir les paramètres de vos points de restauration (création, conservation, stockage, etc. des points de restauration).  Pour plus d'informations sur les préférences de saisie et d’enregistrement des pièces commerciales et les points de restauration reportez-vous au chapitre Les préférences du manuel électronique Annexes disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. L’historique des nouveautés 34 Les nouveautés de la version 15.60 La télédéclaration La télédéclaration vous permet d’envoyer vos déclarations 2035 directement à votre centre d’impôt et depuis votre logiciel, via internet. Pour cela, vous devez souscrire à Ciel directDéclaration et définir vos paramètres de télédéclaration. Souscription et paramètres  Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - TÉLÉDÉCLARATION La fenêtre Paramètres Télédéclaration permet de souscrire à Ciel directDéclaration, de renseigner des informations nécessaires à la télédéclaration, de définir l’émetteur de la déclaration. 1. Pour obtenir toutes les informations détaillées sur la télédéclaration de la 2035 avec Ciel directDéclaration, cliquez sur les boutons matérialisés par un point d'interrogation. 2. Pour souscrire à Ciel directDéclaration Fiscal, cliquez sur le bouton [Souscrire]. Une page Web s'ouvre pour activer le service Ciel directDéclaration. Une fois la souscription effectuée, revenez à la fenêtre de paramétrage Télédéclaration. Onglet Informations DGFiP Les informations sur votre centre d’impôt seront automatiquement reportées dans la déclaration 2035 générée dans votre logiciel Ciel. Le numéro fiscal FRP (Fichier des Redevables Professionnels) figure sur vos déclarations de la 2035 et permet à votre centre d'impôt de vous identifier. 3. Afin de faciliter la saisie de votre déclaration 2035, renseignez le numéro de Recette de votre Centre des impôts, le numéro de Dossier et la clé attribués par votre Centre des impôts. 4. Dans la partie Informations du partenaire EDI DGFiP de la fenêtre, indiquez le numéro de votre partenaire EDI, sa raison sociale, ses coordonnées postales et téléphoniques, son numéro de SIRET. Attention ! La souscription à Ciel directDéclaration Fiscal nécessite en parallèle une adhésion directe à la télé procédure EDI DGFiP. L’historique des nouveautés 35 Onglet Compléments 5. Dans la zone Identification de l'émetteur, choisissez qui se charge d'envoyer la télédéclaration : • votre Société courante, c'est-à-dire vous-même ou, • votre Expert comptable ou, • votre Tiers déclarant : dans ce cas, la partie Coordonnées "Tiers déclarant" de la fenêtre devient accessible. Saisissez alors ses coordonnées complètes ainsi que son numéro de SIRET. 6. Si l'activité de l'émetteur est arrêtée, cochez l'option Arrêt d'activité puis sélectionnez dans la liste déroulante la raison de l'arrêt : Cessation, Décès ou Autres. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider votre paramétrage. Télédéclarer  Menu ÉTATS - commande LIASSE FISCALE Lorsque vous lancez l’état 2035, votre déclaration s’affiche à l’écran. Toutes les informations que vous avez renseignées dans les paramètres de télédéclaration sont reprises. 1. Vérifiez le contenu de votre déclaration et si nécessaire complétez-la. Pour cela, il vous suffit de cliquer directement dans le feuillet sur la zone à renseigner ou à modifier. Elles correspondent à ce que vous indiquez habituellement sur le préimprimé que fournit l'administration. 2. Lorsque vous avez vérifié l'ensemble des différentes zones de votre 2035 et celles des autres feuillets, cliquez sur le bouton [OK]. Le message suivant s’affiche : 3. Cliquez sur le bouton [Télédéclarer]. La fenêtre Télédéclaration s'affiche et vous demande si vous voulez : • Envoyer la 2035 : votre déclaration sera directement envoyée à la DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques). • Réaliser un test de télétransmission : votre déclaration ne sera pas envoyée à la DGFiP. • Envoyer provisoirement la 2035 : votre déclaration sera envoyée à la DGFiP à une date provisoire d'arrêté des comptes. Dans ce cas, indiquez la date provisoire d'arrêté des comptes. 4. Cochez l'option de votre choix et cliquez sur le bouton [OK]. L’historique des nouveautés 36 Les nouveautés de la version 16.00 Changements d’interface Affichage des fenêtres par onglet  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Environnement - Confort, onglet Interface. Vous disposez d’une navigation par onglet, qui permet de passer d’une fenêtre à une autre, lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes. Par ailleurs, vous pouvez définir la disposition des fenêtres à partir du menu DOSSIER - commande OPTIONS, PRÉFÉRENCES. Dans le groupe Environnement, Confort, onglet Interface, vous avez le choix entre la : • Navigation par onglet : les fenêtres occupent toute l’interface et la navigation est uniquement par onglet. • Navigation multi-fenêtres : les fenêtres sont affichées avec leurs barres de titre. Vous pouvez également naviguer en cliquant sur la barre de titre. Intuiciel  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou onglet Mon Intuiciel de la fenêtre principale L’Intuiciel est maintenant intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est plus visible. Vous pouvez alors y accéder via le menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou en cliquant sur l’onglet Mon Intuiciel. Localisation, itinéraire  Menu LISTES - commande CLIENTS/FOURNISSEURS Dans la fiche d’un client ou fournisseur, les boutons de localisation sont maintenant au-dessus de la zone Coordonnées, présentés sous la forme suivante : • : permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. Navigation par onglet Navigation multi-fenêtres Onglets Barre de titres L’historique des nouveautés 37 • : permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client ou fournisseur). Les aperçus Aperçu en PDF par défaut  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Impression - Impression, onglet Aperçu Les aperçus des états peuvent s’afficher par défaut au format PDF. Dans les préférences Impression, onglet Aperçu, cochez la case Aperçu en PDF. Les aperçus s’ouvrent directement dans l'application Adobe Reader®. Ainsi, un document PDF est généré et vous pouvez l’enregistrer sur votre disque dur. Visualiser un aperçu en PDF Vous pouvez désormais visualiser un aperçu avant impression au format PDF. Lorsque vous êtes dans la fenêtre d’un aperçu, cliquez sur le bouton . L’application Adobe Reader® s’ouvre et l’aperçu s’affiche donc au format pdf. Afficher un aperçu dans les listes  Menu LISTES - commande CLIENTS/FOURNISSEURS ou IMMOBILISATIONS L’option Afficher l’aperçu vous permet de visualiser l’état standard d’un client ou d’un fournisseur, directement à partir de la liste des clients et fournisseurs. 1. Sélectionnez l’élément pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu. 2. Cochez l'option Afficher l'aperçu. Attention ! L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur. Attention L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur. L’historique des nouveautés 38 L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic-droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. Vérification d’adresse et acquisition d’informations légales  Menu LISTES - commande CLIENTS/FOURNISSEURS Dans les fiches clients ou fournisseurs, au-dessus de la zone Coordonnées, deux nouveaux boutons sont maintenant disponibles : • : permet de faire une recherche de l'adresse du client ou du fournisseur afin de vérifier l'exactitude de l'adresse. • : permet d'accéder aux informations légales de la société de votre client ou fournisseur via le site InfoGreffe. Affichage des écritures  Menu LISTES - commande ÉCRITURES A partir de la liste des écritures, vous pouvez maintenant afficher toutes les lignes comptables ou toutes les lignes de dépenses/recettes des écritures. Pour cela, vous disposez des options suivantes : • Mouvements Dans ce cas la case à cocher Afficher le détail est proposée et permet d’afficher le détail des écritures en bas de la fenêtre, sous la forme dépense/recette ou débit/crédit. • Lignes de dépenses/recettes, • Lignes comptables (Débit-Crédit). Saisie de la part professionnelle  Menu SAISIES - commande DÉPENSE ou RECETTE La part professionnelle peut être renseignée à présent avec un montant (en valeur) et non plus uniquement en pourcentage. L’historique des nouveautés 39 Taux de l’emprunt à trois décimales  Menu LISTES - commande EMPRUNTS Vous pouvez saisir un taux d’emprunt avec trois décimales. Mise sous surveillance de sociétés  Menu TRAITEMENTS - commande MISE SOUS SURVEILLANCE Cette commande vous permet de vérifier la situation des sociétés de vos clients ou de vos fournisseurs. Ainsi, vous serez averti de tous les événements pouvant survenir dans l'entreprise : changement d'administrateur, modification de l'activité, redressement judiciaire ou dépôt des comptes annuels au greffe. Une fois que vous avez activé la mise sous surveillance, les informations légales et les alertes sur les sociétés sont consultables à partir : • de l'Intuiciel® dans l'onglet Mes actualités. • de la barre de tâche Windows™, située en bas à droite de votre écran (zone des notifications). L’historique des nouveautés 40 Les nouveautés de la version 17.0 Personnalisation des polices  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Le nouvel onglet Polices regroupe les réglages portant sur les polices du logiciel. Vous pouvez ainsi choisir la taille des polices des fenêtres et changer la police des zones de texte enrichi. Ce dernier réglage était auparavant dans l’onglet Interface, zone Fonte par défaut. Personnalisation de la taille de la police dans les fenêtres  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Vous pouvez maintenant personnaliser la taille de la police des fenêtres de votre logiciel. Trois tailles sont à votre disposition : Petite, Normale ou Grande. Regroupements dans les listes (Intuiliste) Vous pouvez définir des regroupements dans certaines listes. Cette fonction est également appelée Intuiliste. Les listes concernées sont les suivantes : clients/tiers, postes, codes analytiques, modes de paiement, emprunts, immobilisations, modèles d’écritures, écritures périodiques, écritures. Pour réaliser des regroupements, vous devez faire un clic-droit dans la liste et choisir la commande REGROUPEMENT puis PARAMÈTRES DE REGROUPEMENT.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes, disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. Règles d’affectation relevé  Menu LISTES - commande RÈGLES D'AFFECTATION RELEVÉ Les règles d’affectation relevé permettent de faciliter la saisie des opérations de recette, de dépense et de virement dans les relevés bancaires. En effet, certaines informations sont attribuées automatiquement à ces types d’opération. Ces informations sont : • pour les opérations de recette et de dépense : le poste, le taux de TVA, le code analytique, le poste de tiers, le mode de paiement, le pourcentage professionnel (en 2035). • pour les opérations de virement : le poste bancaire. Une règle est appliquée lors de l’import d’un relevé bancaire. Le logiciel détecte les opérations de recette, dépense et virement du relevé qui répondent à une règle puis affecte les éléments définis dans la règle. Vous pouvez définir les règles soit à partir de la commande RÈGLES D’AFFECTATION RELEVÉ soit à partir de la saisie d’un relevé bancaire (clic droit dans la grille de saisie - commande CRÉER UNE RÈGLE D’AFFECTATION).  Pour plus de détails sur la création et l’utilisation d’une règle, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Amélioration de la trésorerie prévisionnelle  Menu TRAITEMENTS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE La trésorerie prévisionnelle propose de nouvelles possibilités : création de plusieurs trésoreries, choix de la période, options d’affichage supplémentaires, ajout et suppression de lignes (clic-droit), recopie automatique des montants en valeur ou en pourcentage (clic-droit). L’historique des nouveautés 41 Les nouveautés de la version 17.50 DGFiP Par le décret du 3 avril 2008, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) a été créée. Elle résulte de la fusion de la Direction Générale des Impôts et de la Direction Générale de la Comptabilité Publique. Ciel Compta libérale est conforme à la nouvelle dénomination DGFiP, venant remplacer la DGI. Déclaration 2035  Menu ETATS - commande 2035 Ajout des feuillets Tableaux OG et Balance Vous pouvez inclure les feuillets Tableaux OG et Balance à votre déclaration. Ces feuillets sont des annexes qui justifient la 2035 et sont uniquement destinés à l’AG.A. (Association de Gestion Agréée). Deux nouvelles options ont donc été ajoutées afin d’inclure ces feuillets dans la déclaration. Saisie complémentaire La saisie complémentaire permet de saisir davantage de lignes que celles présentées dans la déclaration. Vous pouvez ainsi ajouter autant de lignes que vous le souhaitez. Les informations des feuillets de la 2035 disposant d'une saisie complémentaire sont : • Immobilisations et amortissements • Plus et moins values • Répartition des résultats • Barèmes kilométriques • Personnes morales • Personnes physiques • Filiales et participations Ces informations seront visibles dans la déclaration finale et directement intégrées dans les feuillets correspondants. Si vous voulez utiliser la saisie complémentaire, faites un clic-droit dans la déclaration. Puis, sélectionnez le nom de l’information. Par exemple Barèmes kilométriques (état joint). Nouveau format d’export  Menu TRAITEMENTS - commande EXPORTS Vous disposez d’un nouveau format d’export : Export balance Ciel Bilan. Ce format permet d’exporter votre balance au format de Ciel Bilan. Vous pourrez ainsi l’intégrer dans Ciel Bilan. L’historique des nouveautés 42 Les nouveautés de la version 17.60 Télédéclaration : gestion du double envoi  Menu ETATS - commande 2035 La télédéclaration permet maintenant d’envoyer votre déclaration à la fois à la DGFiP et à votre A.G.A. Par défaut, la déclaration est transmise à la DGFiP. Pour permettre le double envoi, il suffit de sélectionner les feuillets que vous devez transmettre à votre A.G.A. Ces feuillets sont uniquement envoyés à l’A.G.A. L’historique des nouveautés 43 Les nouveautés de la version 18.00 Les barres d’actions Votre logiciel Ciel dispose, en plus de la barre de navigation, d'une barre nommée barre d'actions. La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est implémentée à toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Elle est composée de groupes et boutons qui varient selon le contexte. Vous pouvez ainsi lancer de nombreux traitements sans quitter la fenêtre en cours d’utilisation. Vous pouvez ajouter des groupes personnalisés aux barres d’actions et y importer des tâches de votre ancienne barre d’outils ; la barre d’outils n’existant plus. L’affichage Ce bouton situé à côté de l’onglet Accueil permet d’afficher toutes les fenêtres ouvertes dans votre logiciel ainsi que d’activer des options d’affichage sur la fenêtre principale du logiciel. • La grille donne accès à un panneau de navigation. Toutes les fenêtres ouvertes dans le logiciel sont présentées dans un seul panneau sous forme de grandes vignettes. Les fenêtres sont classées par catégorie.  Vous pouvez également ouvrir et naviguer dans le panneau en utilisant le raccourci clavier . • La flèche permet d’accéder aux raccourcis des fenêtres ouvertes dans le logiciel ainsi qu’aux options d’affichage. Ces fonctions permettent d’adapter l’affichage de votre logiciel et sont particulièrement utiles lorsque vous avez un petit écran. 1. Pour activer une fonction, sélectionnez-la dans le menu déroulant. Une coche apparaît devant. 2. Pour désactiver, sélectionnez-la de nouveau. La coche disparaît. L’accueil L’accueil est un onglet permanent dans lequel vous accédez à l’Intuiciel, à la sauvegarde et aux actions les plus souvent utilisées dans votre logiciel.  Pour plus de détails sur les barres d’actions et leur personnalisation, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre La barre d’actions, accessible à partir de barre de navigation. L’historique des nouveautés 44 Affichage des fenêtres en arrière-plan  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Les fenêtres en arrière-plan s’affichent en gris. Lorsque la case Griser les fenêtres en arrière-plan est cochée, toutes les fenêtres ouvertes sont légèrement grisées exceptées celle qui est en cours d'utilisation. Ainsi, la fenêtre active a une meilleure visibilité. Enregistrement automatique des vues  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Lorsque l'option Enregistrer automatiquement les vues modifiées est cochée, le logiciel conserve la présentation des listes à la suite de modifications (regroupements, filtres...). Les actions flash  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface L'option Proposer des actions flash permet d'activer l'accès rapide aux actions possibles sur un élément d'une liste. Lorsque cette option est activée, le bouton apparaît automatiquement lors de la sélection d'un élément, dans les listes concernées (liste des écritures, liste des postes, liste des emprunts, liste des immobilisations, pointage manuel, remise en banque). Gestion du crédit-bail  Menu LISTES - commande IMMOBILISATIONS Le crédit-bail est une opération de location de biens mobiliers ou immobiliers qui donne au locataire la possibilité de les acquérir à la fin du bail, moyennant un prix convenu à l'avance. Un crédit-bail est une opération de location et c'est à son acquisition qu'il est considéré comme une immobilisation. La liste des immobilisations a été modifiée et présente maintenant trois catégories : Toutes, Immobilisations et Crédits-bails. Cette liste présente en plus des immobilisations, tous les crédits-bails créés. De plus, à partir de celle-ci, vous pouvez enregistrer l’acquisition d’un crédit-bail et le passer en immobilisation. Pour cela, vous disposez du bouton .  Menu ETATS - commande IMMOBILISATIONS - CRÉDITS-BAILS Vous disposez de deux nouveaux états spécifiques aux immobilisations en crédit-bail : • Valeurs nettes des crédits-bails : vous obtenez un récapitulatif des valeurs nettes qui restent à amortir. • Engagements de crédit-bail : vous obtenez un récapitulatif des redevances payées et des redevances restant à payer.  Pour plus de détails sur les crédits-bails, reportez-vous à l’Aide (touche F1). L’historique des nouveautés 45 Les nouveautés de la version 18.50 Nouvel état A.G.A. : la balance de concordance  Menu ETATS - commande A.G.A. - lien Balance de concordance Vous accédez également à cet état à partir de l’Intuiciel, dans la partie Mon bureau, en cliquant sur l’icône Préparer mes éditions pour mon A.G.A. Le nouvel état Balance de concordance établit la correspondance entre les données comptables et la déclaration 2035. Cet état présente, dans l'ordre suivant : • les soldes des postes de la déclaration 2035, triés par code liasse puis le résultat comptable après calcul, • les soldes des postes patrimoniaux triés par classe, • le résultat comptable comparé au solde des comptes patrimoniaux. L’historique des nouveautés 46 Les nouveautés de la version 19.00 Intuiciel personnalisable  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’Intuiciel a évolué et vous donne la possibilité de le personnaliser. L’Intuiciel est toujours composé du Bureau, des Tableaux de bord, des Etats et statistiques et des Actualités. Désormais, vous y accédez depuis les boutons de la barre d’actions . Votre Bureau, vos Etats et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton . De plus, trois bureaux sont disponibles que vous organisez selon vos méthodes de travail. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et un bureau plus complet, ou si vous voulez créer un bureau pour gérer uniquement vos comptes, et un pour gérer uniquement vos saisies, ou encore uniquement vos immobilisations...  Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE. Insertion automatique Avec votre logiciel Ciel, vous pouvez vous constituer une «bibliothèque» de phrases, formules, expressions... que vous utilisez fréquemment. Le logiciel se base sur ce glossaire pour faire les insertions automatiques. Création d’une liste d’insertion automatique  A partir d’une zone de texte (type Commentaire, Note, Observations), clic-droit commande INSERTION AUTOMATIQUE - AFFICHER LA LISTE. Cette fonction vous permet de créer une liste de mots, d'expressions, de formules, etc. que vous utilisez régulièrement. Si vous avez souvent recours à des termes précis, vous gagnez ainsi du temps en créant des insertions automatiques et en évitant ainsi de les saisir à chaque fois. Lors de vos saisies, le logiciel va proposer votre liste de terme au moment choisi dans les préférences, par exemple après 3 caractères saisi. Il vous suffit alors de sélectionner l'entrée à insérer dans votre texte. Automatisation de l’insertion  Menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES puis dans le groupe Aide à la saisie Afin que le logiciel vous propose la liste des insertions pendant les saisies de texte, vous devez cocher la case Afficher la liste des propositions pendant la saisie et choisir à quel moment le logiciel doit proposer des mots .  Si vous n’activez pas cette préférence, vous pourrez toujours insérer du texte prédéfini en passant par le menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande INSERTION AUTOMATIQUE. Correcteur orthographique Vous disposez d’un correcteur orthographique qui peut être utilisé dans toutes zones de texte de votre logiciel. L’historique des nouveautés 47 Activation de la vérification orthographique  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Afin de pouvoir utiliser le correcteur orthographique, vous devez l’activer en cochant la case Vérifier l’orthographe. Vous pouvez également définir les options de corrections.  Plus plus de détails, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche F1). Vérification orthographique  Dans une zone de texte - menu CONTEXTUEL (clic-droit) - commande ORTHOGRAPHE La vérification orthographique est disponible dans toutes les zones de texte. Lorsque vous êtes en train de saisir du texte, faites un clic-droit et choisissez la commande ORTHOGRAPHE. Si vous êtes dans une zone de texte de type Commentaire, Note... vous pouvez choisir le mot parmi ceux proposés dans le menu CONTEXTUEL. L’autre possibilité est d’ouvrir la vérification complète en sélectionnant la commande VÉRIFIER TOUT.  Pour plus de détails sur la commande VÉRIFIER TOUT, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche ). Les options de corrections du menu Contextuel • Ajouter au dictionnaire : permet d’ajouter des mots que le logiciel ne connaît pas. • Ignorer partout : pour ne pas tenir compte d'un même mot répété plusieurs fois dans le texte. • Correction au cours de la frappe : si vous désactivez cette option en cliquant dessus, les mots mal orthographiés ne sont plus soulignés en rouge. Aide à la saisie des Codes postaux et villes  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Avec la préférence Code postaux et villes, le logiciel vous propose des codes postaux et villes lors de vos saisies. Pour cela, vous devez cocher la case Activer l’aide à la saisie des codes postaux et villes. Ainsi, lorsque vous saisirez les premiers caractères d’un code postal ou d’une ville française, une liste s’affichera automatiquement et vous proposera les codes postaux et villes correspondants. Intégration de la norme SEPA L’identification bancaire a été adaptée pour répondre à la norme SEPA (Single Euro Payments Area). Les relevés d’identité bancaire à la norme SEPA sont composés d’un code IBAN et d’un code BIC. Vous pouvez les renseigner dans les fiches des : • clients : accessibles par le menu LISTES - commande CLIENTS/FOURNISSEURS, onglet Banque. • postes de trésorerie : accessibles par le menu LISTES - commande POSTES, onglet RIB. Duplication des écritures  Menu LISTES - commande ÉCRITURES  Menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION  Menu TRAITEMENTS - commande POINTAGE MANUEL ou POINTAGE AUTOMATIQUE L’historique des nouveautés 48 Afin de gagner du temps, vous avez la possibilité de dupliquer des écritures. La duplication est accessible à partir de la fenêtre de consultation des écritures, de pointage automatique et de pointage manuel enfin de la liste des écritures. Il vous suffit de sélectionner l’écriture à dupliquer et de cliquer sur le bouton . Nouvelle saisie tableur  Menu SAISIES - commande SAISIE TABLEUR Avec la saisie tableur, vous pouvez saisir à la suite des opérations de différents types (dépense, recette, virement...), à des jours et mois différents.  A l’activation de cette commande, une grille de saisie s’ouvre. Pour plus de détails sur la saisie des opérations, reportez-vous à l’Aide (touche F1). L’historique des nouveautés 49 Les nouveautés de la version 20.00 Accueil Ciel  Bouton de la barre d’actions Après l’installation rapide de votre logiciel et à chaque ouverture de votre logiciel, vous accédez à la nouvelle page d’accueil Ciel. Elle se présente comme l’Intuiciel sous forme d’ellipse avec des boutons vous permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler : • J’entre dans l’univers Ciel : vous permet de découvrir Ciel à travers une vidéo de présentation. • Je découvre mon logiciel : vous permet de voir une démonstration des principales fonctionnalités de votre logiciel. • Je consulte mon manuel de découverte : vous permet d’accéder au manuel de découverte au format pdf. • Je prends connaissance des nouveautés : vous permet de parcourir le guide des mises à jour de votre logiciel au format pdf. • J’ouvre la société exemple : vous permet de découvrir votre logiciel avec la société Exemple. • Je crée mon dossier : vous permet de créer directement votre dossier. • J’ouvre mon dossier : vous permet d’ouvrir le ou les dossiers déjà créés. Mon Compte Ciel  Bouton [Mon Compte Ciel] au centre du Bureau; ou au dessus de la zone Trouvtoo dans la barre des menus. Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Internet Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance.  Vous devez disposer d’une connexion Internet pour que ce bouton fonctionne. Vous pouvez accédez à tout moment à votre Compte Ciel pendant que vous travaillez dans votre logiciel. En effet, un autre bouton a été placé dans la barre des menus en haut à droite au dessus de la zone Trouvtoo. Amélioration de l’intuiciel  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’intuiciel est accessible depuis les boutons situés en haut à gauche dans la barre d’actions. Ces trois boutons donnent accès respectivement à Mon bureau, Mon tableau de bord, Mes états et statistiques. Le bouton [Mon Compte Ciel] à été ajouté dans la partie Mon bureau. Vous disposez de nouvelles fonctions qui vous aident à personnaliser votre Intuiciel : • Renommer des tâches, groupe de tâches ou encore des états et groupe d'états par un double-clic. • Supprimer des tâches, groupe de tâches ou encore des états par glisser-déposer. • Annuler vos dernières modifications. L’historique des nouveautés 50 Dans la partie Mon tableau de bord, au niveau des graphiques, vous disposez de nouvelles icônes vous permettant de changer de vue . Les deux premières icônes permettent respectivement d’afficher le graphique sous forme de barres et sous forme de lignes. La troisième icône permet d’afficher ou de masquer les légendes du graphique. Lorsque vous passez votre souris sur le graphique, les valeurs de celui-ci s’affichent. Enregistrement d’une écriture  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCE - COMPTABILITÉ Lorsque vous enregistrez une écriture, un message avec le numéro de mouvement généré s’affiche si vous cochez cette option dans les préférences comptabilité. 1. Cliquez sur la commande ENREGISTREMENT D’UNE ÉCRITURE du menu DOSSIER - OPTIONS - PRÉFÉRENCES - COMPTABILITÉ. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, cochez l’option Afficher le numéro de mouvement. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Une fois cette préférence enregistrée, un numéro de mouvement sera donc généré à chaque fois que vous générez une écriture. Modification des emprunts  Menu SAISIES - commande EMPRUNT - Bouton [Créer]  Menu LISTES - commande EMPRUNTS - Bouton [Créer] La gestion des emprunts a été enrichie. En plus de l’emprunt à taux fixe, géré auparavant, vous pouvez maintenant saisir un autre type d’emprunt. Et, des traitements sur les emprunts ont été ajoutés : la saisie de frais de dossier et de remboursements d’emprunt, la modification du tableau d’amortissement d’un emprunt à taux fixe. Dans la liste des emprunts Vous disposez de nouveaux boutons : • [Simuler un emprunt] : le principe est le même que la création d'un emprunt à taux fixe mais sans l'onglet Comptabilité ; les échéances n'étant pas comptabilisées dans ce cas. • [Passer en emprunt actif] : vous pouvez à tout moment rendre une simulation d’emprunt active. • [Remboursement d’emprunt] : permet de générer une écriture de dépense afin de rembourser l'emprunt soit totalement soit partiellement. • [Frais de dossier] : permet de saisir les dépenses de frais de dossier relatifs à l'emprunt. A la création d’un emprunt Une nouvelle fenêtre vous propose deux options à cocher : • Je souhaite créer un emprunt à taux fixe avec des remboursements constants, • Je souhaite créer un autre type d’emprunt. Dans un emprunt à taux fixe, le tableau d'amortissement est calculé automatiquement. Et, dans un autre type d’emprunt, le tableau d'amortissement doit être saisi manuellement et reste modifiable. Dans la fiche d’un emprunt Dans l’onglet Amortissement, les deux boutons ci-contre sont disponibles dans la barre d’actions et vous permettent de : • modifier le tableau d’amortissement d’un emprunt à taux fixe. • générer les écritures des échéances sans avoir à les saisir et de les passer directement en comptabilité.  Pour plus de détails sur les emprunts, reportez-vous à l’Aide (touche F1). L’historique des nouveautés 51 Solde évolutif  Menu TRAITEMENT - commande CONSULTATION.  Menu TRAITEMENT - commande POINTAGE MANUEL.  Menu TRAITEMENT - commande POINTAGE AUTOMATIQUE. Dans les fenêtres de consultation des postes et de pointage des écritures, la nouvelle colonne Solde évolutif vous indique le solde du poste sur chaque ligne des écritures. Ainsi, vous pouvez repérer rapidement des erreurs de pointage. Calcul de la trésorerie prévisionnelle  Menu TRAITEMENTS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE Vous pouvez calculer les remboursement d’emprunts en tenant compte des dates d’échéance de paiement. Les simulations d’emprunt peuvent aussi être prises en compte dans le calcul. 1. Pour cela, positionnez le curseur de votre souris sur la ligne Remboursement d'emprunts. 2. Cliquez sur le bouton . Vous pouvez aussi utiliser la commande Calculer les échéances du menu Contextuel (clic droit). Les autres colonnes sont complétées automatiquement en fonction des dates des échéances d'emprunt. Indication des valeurs forcées dans les liasses  Menu ETATS - commande LIASSE 2035. Dans l'aperçu de la déclaration 2035, les valeurs calculées modifiées apparaissent en rouge. Modification de l’ouverture d’un dossier  Menu DOSSIER - commande OUVRIR La fenêtre d'ouverture d'un dossier a été simplifiée. • Pour ouvrir un dossier, cliquez sur son nom. • Lorsque votre dossier n'est pas proposé, cliquez sur la fonction Choisir le dossier manuellement située en bas de la fenêtre afin de sélectionner directement sur votre ordinateur le dossier à ouvrir. • Pour récupérer un dossier d'une ancienne version, vous devez cliquer sur la fonction Récupérer un dossier d'une ancienne version située en bas de la fenêtre. Vous accédez à d'autres options lorsque vous faites un clic-droit dans la fenêtre. Celles-ci vous sont détaillées dans l’Aide (touche F1). Modification de l’historique des archives  Menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES L’historique des archivages DGFiP vous permettant de consulter vos archives a été renommé et modifié. Vous accédez à toutes les archives à partir de la commande HISTORIQUE DES ARCHIVES. Ces archives se consultent maintenant par un simple clic. L’historique des nouveautés 52 ® Copyright 2013 Sage activité Ciel Ciel Compta libérale - Guide des mises à jour - MAJ WCLIB 21.00 - 07.13 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel. Modification de la préférence Codes postaux et villes  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie. Des nouvelles options sont disponibles. Vous pouvez : • définir comment le logiciel doit afficher le nom des villes en sélectionnant l’une des options Inchangé (le nom de la ville est en minuscule et commence par une majuscule), Minuscule, Majuscule. • choisir le moment où vous voulez effectuer un contrôle de cohérence en cochant les options Lors de la validation de la saisie, Lors d’un import de données, Dans l’utilitaire de vérification des données. FlashCode et QRCode  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES Vous pouvez créer des flashCode dans vos états. Les flashCode et QRCode sont des codes barres se présentant sous la forme de pictogrammes. Ces codes barres sont lus par des téléphones mobiles équipés d'un lecteur flashCode. La lecture de ce type de code barres peut permettre à vos clients de se connecter à votre site internet, d'enregistrer votre adresse e-mail dans ses contacts, etc. Dans les états paramétrables, vous devez créer un état de type Dessin puis effectuer les actions suivantes : • Dessiner le code barre à l'aide de l'outil . • Dans la fenêtre Valeurs à utiliser qui s’ouvre automatiquement, définir le contenu du code barre en cliquant sur l’icône [R]. Par exemple, vous pouvez choisir la rubrique Site internet dans le répertoire Société. L’information renseignée dans la rubrique est récupérée. Dans notre exemple, il s’agit de l’adresse du site internet de la société saisie dans les paramètres (Menu DOSSIER, commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ). Définir que l’objet dessiné est un code barre de type QR-code. A gauche de la fenêtre, dans l’onglet Objets, cliquez sur la ligne Code barre. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cochez l’option Cet objet s’affiche sous forme de code à barres puis sélectionnez le type QR-code. Les nouveautés de Ciel Comptes personnels Sage activité Ciel 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Chère Cliente, Cher Client, Vous trouverez ci-joint le guide des mises à jour de votre logiciel Ciel. Nous vous remercions de votre confiance et vous souhaitons une bonne utilisation de votre logiciel. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 RCS Paris 313 966 129 La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC, Euratec, Ciel, Adonix et XRT. Code APE 5829C Sommaire Les nouveautés de Ciel Comptes personnels ........................................ 5 Intuiciel Windows™ 8 .......................................................................................................5 La migration d’une ancienne version.................................................... 6 Récupérez un dossier d’une version précédente ............................................ 6 L’historique des nouveautés................................................................. 7 Les nouveautés de la version 5.0 ................................................................... 7 Trésorerie prévisionnelle ...................................................................................................7 Prise en compte de catégories dans le budget ......................................................................7 Les préférences du budget ................................................................................................8 Nouvel Intuiciel ...............................................................................................................8 Liste des contacts ............................................................................................................9 Les nouveautés de la version 6.0 ................................................................. 10 Trouvtoo© .................................................................................................................... 10 Format d’import relevé bancaire OFX ................................................................................ 10 Affichage des alertes ...................................................................................................... 10 Fonctions créer, modifier, supprimer dans le menu Contextuel des listes ............................... 11 Points de restauration..................................................................................................... 11 Les nouveautés de la version 7.0 ................................................................. 12 Nouvelle interface .......................................................................................................... 12 Afficher l’aperçu dans la liste des comptes et des contacts ................................................... 13 Aperçu en PDF par défaut ............................................................................................... 14 Visualiser un aperçu en PDF ............................................................................................ 14 Envoyer un e-mail.......................................................................................................... 14 Les nouveautés de la version 8.0 ................................................................. 15 Personnalisation des polices ............................................................................................ 15 Regroupements dans les listes (Intuiliste) ......................................................................... 15 Les nouveautés de la version 9.0 ................................................................. 16 Les barres d’actions ....................................................................................................... 16 Affichage des fenêtres en arrière-plan............................................................................... 17 Enregistrement automatique des vues .............................................................................. 17 Les actions flash ............................................................................................................ 17 Mes frais professionnels .................................................................................................. 17 Les nouveautés de la version 10.0 ............................................................... 18 Intuiciel personnalisable.................................................................................................. 18 Insertion automatique .................................................................................................... 18 Correcteur orthographique .............................................................................................. 18 Aide à la saisie des Codes postaux et villes ........................................................................ 19 Intégration de la norme SEPA .......................................................................................... 19 Modifier une opération pointée......................................................................................... 19 Les nouveautés de la version 11.0 ............................................................... 20 Accueil Ciel ...................................................................................................................20 Amélioration de l’Intuiciel ................................................................................................ 20 Modification de la préférence Codes postaux et villes .......................................................... 20 Solde évolutif ................................................................................................................ 21 Les nouveautés de Ciel Comptes personnels 5 Les nouveautés de Ciel Comptes personnels Il s’agit des nouveautés de la version 12.0 Intuiciel Windows™ 8 L’Intuiciel, accessible via les onglets , a été adapté au système d’exploitation Windows™ 8. De ce fait, les boutons et icônes se présentent différemment. Interface tactile Si vous êtes équipé d’un écran tactile ou d’une tablette sous le système d’exploitation Windows™ 8, vous pouvez travailler dans votre logiciel en mode tactile. 1. Pour cela, cliquez sur la flèche de l’onglet situé au dessus de la barre d’actions. 2. Dans la liste déroulante qui s’affiche, sélectionnez l’option Mode tactile. Une coche apparaît pour vous indiquer que le mode tactile est actif. 3. Procédez de la même façon pour désactiver le mode tactile. Dans ce cas, la coche disparaît. La barre de personnalisation des tâches sous Windows™ 8 1. Cliquez sur une tâche ou un groupe de tâches afin de sélectionner l’élément à personnaliser. Une barre horizontale s’affiche en bas de l’Intuiciel. 2. Cliquez sur le bouton correspondant à l’action que vous souhaitez exécuter.  Sous Windows™ 8, une fois que votre bureau est personnalisé, vous ne pouvez plus le restaurer ou annuler les modifications. La barre de personnalisation des états sous Windows™ 8 1. Cliquez sur un état ou un groupe d’états afin de sélectionner l’élément à personnaliser. Une barre horizontale s’affiche en bas de l’Intuiciel. 2. Cliquez sur le bouton correspondant à l’action que vous souhaitez exécuter.  Sous Windows™ 8, une fois que vos états et statistiques sont personnalisés, vous ne pouvez plus les restaurer ou annuler les modifications. La migration d’une ancienne version 6 La migration d’une ancienne version Récupérez un dossier d’une version précédente La procédure d'installation a mis en place les nouveaux éléments de la nouvelle version. Pour récupérer un dossier que vous avez créé dans une version précédente, il suffit d’ouvrir votre dossier dans votre nouvelle version de Ciel Comptes personnels. Lors de la première ouverture de votre dossier (menu DOSSIER - commande OUVRIR), la fenêtre ci-dessous s'affiche. Cette fenêtre vous informe que votre dossier doit être mis à jour pour pouvoir être exploité avec la nouvelle version. Vous disposez d'une option pour effectuer une copie de votre dossier avant de commencer la mise à jour. Nous vous conseillons d'en réaliser au moins une. 1. Laissez coché l’option Effectuer une copie de sauvegarde avant la mise à jour. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. 3. Choisissez l’emplacement de la sauvegarde de votre dossier puis cliquez sur le bouton [OK]. Votre dossier s’ouvre. Son nom apparaît dans la barre de titre de l’application. L’historique des nouveautés 7 L’historique des nouveautés Ce chapitre vous présente toutes les nouveautés réalisées depuis les versions 5.0. Les nouveautés de la version 5.0 Trésorerie prévisionnelle  Menu ANALYSES - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE Cette commande vous permet d'effectuer des prévisions de trésorerie. Le chiffrage de votre trésorerie prévisionnelle vous permet d’anticiper vos besoins. Le logiciel calcule automatiquement vos soldes.  Pour des informations détaillées sur la création et la gestion d’une trésorerie prévisionnelle, reportezvous à l’aide intégrée au logiciel (touche ). Prise en compte de catégories dans le budget  Menu LISTES - commande CATÉGORIES - bouton ou . Vous avez maintenant la possibilité d’inclure ou non une catégorie de dépenses, de recettes dans votre budget. L’historique des nouveautés 8 Pour cela, lors de la création ou modification d’une catégorie, il vous suffit de cocher l'option Prendre en compte dans le budget. Ainsi, toutes les catégories de dépenses ou de recettes que vous avez prises en compte s’afficheront dans votre budget (menu ANALYSES - commande SOLDES / BUDGETS.) Et inversement si des catégories ne sont pas comprises dans le budget (option Prendre en compte dans le budget décochée). Les préférences du budget  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - COMPTES PERSONNELS Vous pouvez définir des préférences d’utilisation concernant la gestion de votre budget. Deux nouvelles options vous sont proposées : • Calcul de la moyenne par mois jusqu’à la date de travail. Cette option permet de calculer la moyenne des budgets mensuels du début de l’année jusqu’à la Date de travail. Si vous ne cochez pas cette option, le calcul se fera sur les 12 mois de l’année. • Afficher un message d'alerte en cas de dépassement du budget. Cette option permet d’être alerté lors de l’enregistrement d’une opération, en cas de dépassement de la somme inscrite au budget. Nouvel Intuiciel  Menu ANALYSES - commande INTUICIEL L'Intuiciel© s'ouvre automatiquement à l'ouverture de votre dossier. Vous pouvez aussi l'activer par le menu ANALYSES - commande INTUICIEL. L'Intuiciel est une interface qui résume vos principales activités, et vous permet d'accéder directement aux principales opérations de saisies. Il se présente sous forme de trois onglets : L’historique des nouveautés 9 Mon bureau Vous accédez directement aux principales opérations comptable, via l'onglet Mon Bureau de l'Intuiciel : • Saisir mes recettes • Saisir mes dépenses • Gérer les comptes • Faire un virement Vous pouvez également analyser votre budget, gérer vos titres et emprunts. Pour cela, cliquez sur l'icône de votre choix. Mon tableau de bord Vous pouvez visualiser les rappels du jour, l'évolution des dépenses et des recettes, un tableau récapitulant les soldes réels, les soldes pointés de tous vos comptes. Mes états et statistiques Vous accédez directement à tous vos états. Vous pouvez éditer des états relatifs aux dépenses, recettes ou autres opérations, à vos comptes, ou encore à vos soldes.  Pour des informations détaillées sur l’Intuiciel, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel (touche ). Liste des contacts  Menu LISTES - commande CONTACTS Cette commande vous permet de créer des fiches de vos contacts. Vous pouvez ajouter les coordonnées et autres informations de personnes (votre banquier, votre avocat) ou d'administrations (centre des impôts, caisse de retraite, etc.). Cette liste de contacts peut donc être également utilisée comme un répertoire. La fiche du contact accessible par le bouton [Créer] ou [Modifier] est composée de 3 onglets : Onglet Coordonnées Vous pouvez renseigner les coordonnées postales, téléphoniques de votre contact ainsi que son adresse email ou encore l’adresse de son site internet. Il est également possible d’indiquer la date de naissance et la fonction du contact. Les icônes vous permettent de localiser sur une carte via Internet la situation géographique du contact. • Le premier icône affiche la fenêtre de localisation. • Le second affiche la fenêtre du chemin correspondant. Onglet Photo Vous pouvez ajouter une photo à votre fiche. La photo sera visible depuis la liste des contacts. Vous pouvez coller, importer ou encore récupérer d’un appareil photo, d’un scanneur la photo du contact. Onglet Commentaire Vous pouvez noter des observations concernant le contact dans la zone texte réservée à cet effet. Celle-ci propose des outils pour mettre en forme votre texte.  Pour des informations détaillées sur les contacts, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel (touche ). L’historique des nouveautés 10 Les nouveautés de la version 6.0 Trouvtoo©  Menu DIVERS - commande TROUVTOO Trouvtoo© est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application : • sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche tout en effectuant une autre tâche dans votre application. • à l'aide de Google Desktop (nécessite l'installation de Google Desktop disponible en téléchargement sur www.google.fr). • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez ainsi du temps en les retrouvant rapidement. 1. Saisissez le mot clé à rechercher. 2. Spécifiez le répertoire de recherche en cochant l'option correspondante (Dossier courant, Google Desktop, Google Web).  Si vous lancez la recherche sur 2 ou 3 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. 3. Validez en cliquant sur . Format d’import relevé bancaire OFX  menu PARAMÈTRES - commande FORMATS D'IMPORT RELEVÉ BANCAIRE - bouton [Créer]. Vous disposez d’un nouveau format d’import des relevés bancaires : le format OFX (Open Financial eXchange). Affichage des alertes Les alertes de l’agenda s’affichent sous forme d’un message au niveau de la barre de statut. Vous pouvez aussi l’afficher au niveau de la barre des tâches de Windows™. Pour cela, faites un clic droit dans la barre de statut et sélectionnez la commande CHANGER LES OPTIONS D’AFFICHAGE. Dans l’onglet Alertes, cochez l’option d’affichage des alertes correspondante.  Il est possible de revenir à un affichage dans une fenêtre normale en modifiant les préférences Agenda (menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES).  Pour plus de détails sur les préférences de l’agenda, reportez-vous au Manuel technique disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. L’historique des nouveautés 11 Fonctions créer, modifier, supprimer dans le menu Contextuel des listes Vous retrouvez les fonctions CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER depuis le menu CONTEXTUEL (clic droit) des listes. Points de restauration  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - GÉNÉRALES (mode avancé) Créer un point de restauration consiste à sauvegarder certains paramètres de vos données. Ciel Comptes personnels vous permet d'effectuer cette opération. Toutefois les points de restauration ne remplacent pas la sauvegarde.  La sauvegarde est une opération obligatoire que vous devez réaliser périodiquement. Si vous souhaitez désactiver les points de restauration, cochez l'option correspondante.  Cette action n'est pas recommandée. Les onglets Générales et Avancées permettent de définir les paramètres de vos points de restauration (création, conservation, stockage, etc. des points de restauration).  Pour plus d'informations sur les points de restauration, reportez-vous au chapitre Les préférences du Manuel technique disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. L’historique des nouveautés 12 Les nouveautés de la version 7.0 Nouvelle interface Mode d’affichage des fenêtres par onglet  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Environnement - Confort, onglet Interface. Vous disposez d’une navigation par onglet, qui permet de passer d’une fenêtre à une autre, lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes. Vous pouvez définir la disposition des fenêtres à partir du menu DOSSIER - commande OPTIONS, PRÉFÉRENCES. Dans le groupe Environnement, Confort, onglet Interface, vous avez le choix entre la : • Navigation par onglet : les fenêtres occupent toute l’interface et la navigation est uniquement par onglet. • Navigation multi-fenêtres : les fenêtres sont affichées avec leurs barres de titre. Vous pouvez naviguer en cliquant sur la barre de titre. Barre de titre Navigation par onglet Navigation multi-fenêtres Onglets L’historique des nouveautés 13 Intuiciel  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou onglet Mon Intuiciel. L'Intuiciel est maintenant intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est plus visible. Vous pouvez alors y accéder via le menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou en cliquant sur l’onglet Mon Intuiciel.  Pour des informations détaillées sur l’Intuiciel, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation, lien Manuel d’utilisation. Localisation et itinéraire  Menu LISTES - commande CONTACTS Dans la fiche d’un contact, onglet Coordonnées, les boutons de localisation sont maintenant présentés sous la forme suivante : • : permet d’afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. • : permet d’afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre contact). Afficher l’aperçu dans la liste des comptes et des contacts  Menu LISTES - commande COMPTES ou CONTACTS L’option Afficher l’aperçu vous permet de visualiser l’état standard d’un compte ou d’un contact, directement dans la liste. 1. L'option Afficher l'aperçu est cochée par défaut. Choisissez dans la liste le compte ou le contact pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu de sa fiche.  Si d’autres états que la fiche standard sont disponibles, vous pouvez en choisir un en cliquant sur le bouton []. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic-droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. 2. Pour ne plus afficher l'aperçu, décochez l’option Afficher l’aperçu. L’historique des nouveautés 14 Aperçu en PDF par défaut  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Impression - Impression, onglet Aperçu Les aperçus des états peuvent s’afficher par défaut au format PDF. Dans les préférences Impression, onglet Aperçu, cochez la case Aperçu en PDF. Les aperçus s’ouvrent directement dans l'application Adobe Reader®. Ainsi, un document PDF est généré et vous pouvez l’enregistrer sur votre disque dur. Visualiser un aperçu en PDF Vous pouvez désormais visualiser un aperçu au format PDF. 1. Sélectionnez un élément dans la liste. 2. Cliquez sur l’icône situé à droite de la fenêtre. 3. Si plusieurs états sont disponibles, choisissez le modèle de sortie. La fenêtre de l’aperçu s’affiche. 4. Cliquez sur le bouton . L’application Adobe Reader® s’ouvre et l’aperçu s’affiche donc au format pdf. Envoyer un e-mail  Menu LISTES - commandes COMPTES ou CONTACTS Vous pouvez envoyer un e-mail à partir des listes où vous avez accès à une adresse e-mail, c’est-à-dire qu’une zone E-mail est saisissable dans les fiches de ces listes. 1. Dans la liste des comptes ou contacts, faites un clic-droit. 2. Sélectionnez l’option Envoyer un e-mail. Une fenêtre s’affiche. 3. Rédigez votre e-mail et cliquez sur le bouton [OK] pour l’envoyer. Attention ! L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur. L’historique des nouveautés 15 Les nouveautés de la version 8.0 Personnalisation des polices  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Le nouvel onglet Polices regroupe les réglages portant sur les polices du logiciel. Vous pouvez ainsi choisir la taille des polices des fenêtres et changer la police des zones de texte enrichi. Ce dernier réglage était auparavant dans l’onglet Interface, zone Fonte par défaut. Personnalisation de la taille de la police dans les fenêtres  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Vous pouvez maintenant personnaliser la taille de la police des fenêtres de votre logiciel. Trois tailles sont à votre disposition : Petite, Normale ou Grande. Regroupements dans les listes (Intuiliste) Vous pouvez définir des regroupements dans certaines listes. Cette fonction est également appelée Intuiliste. Pour réaliser des regroupements, vous devez faire un clic-droit dans la liste et choisir la commande REGROUPEMENT puis PARAMÈTRES DE REGROUPEMENT.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes, disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. L’historique des nouveautés 16 Les nouveautés de la version 9.0 Les barres d’actions Votre logiciel Ciel dispose, en plus de la barre de navigation, d'une barre nommée barre d'actions. La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est implémentée à toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Elle est composée de groupes et boutons qui varient selon le contexte. Vous pouvez ainsi lancer de nombreux traitements sans quitter la fenêtre en cours d’utilisation. Vous pouvez ajouter des groupes personnalisés aux barres d’actions et y importer des tâches de votre ancienne barre d’outils ; la barre d’outils n’existant plus. L’affichage Ce bouton situé à côté de l’onglet Accueil permet d’afficher toutes les fenêtres ouvertes dans votre logiciel ainsi que d’activer des options d’affichage sur la fenêtre principale du logiciel. • La grille donne accès à un panneau de navigation. Toutes les fenêtres ouvertes dans le logiciel sont présentées dans un seul panneau sous forme de grandes vignettes. Les fenêtres sont classées par catégorie.  Vous pouvez également ouvrir et naviguer dans le panneau en utilisant le raccourci clavier . • La flèche permet d’accéder aux raccourcis des fenêtres ouvertes dans le logiciel ainsi qu’aux options d’affichage. Ces fonctions permettent d’adapter l’affichage de votre logiciel et sont particulièrement utiles lorsque vous avez un petit écran. 1. Pour activer une fonction, sélectionnez-la dans le menu déroulant. Une coche apparaît devant. 2. Pour désactiver, sélectionnez-la de nouveau. La coche disparaît. L’accueil L’accueil est un onglet permanent dans lequel vous accédez à l’Intuiciel, à la sauvegarde et aux actions les plus souvent utilisées dans votre logiciel. L’image ci-dessus présente l’accueil de Ciel Comptes personnels Premium.  Pour plus de détails sur les barres d’actions et leur personnalisation, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre La barre d’actions, accessible à partir de barre de navigation. L’historique des nouveautés 17 Affichage des fenêtres en arrière-plan  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Les fenêtres en arrière-plan s’affichent en gris. Lorsque la case Griser les fenêtres en arrière-plan est cochée, toutes les fenêtres ouvertes sont légèrement grisées exceptées celle qui est en cours d'utilisation. Ainsi, la fenêtre active a une meilleure visibilité. Enregistrement automatique des vues  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Lorsque l'option Enregistrer automatiquement les vues modifiées est cochée, le logiciel conserve la présentation des listes à la suite de modifications (regroupements, filtres...). Les actions flash  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface L'option Proposer des actions flash permet d'activer l'accès rapide aux actions possibles sur un élément d'une liste. Lorsque cette option est activée, le bouton apparaît automatiquement lors de la sélection d'un élément, dans les listes concernées (liste des comptes, gérer mes comptes, liste des catégories, liste des emprunts...). Mes frais professionnels Disponible uniquement dans Ciel Comptes personnels Premium Le nouveau menu MES FRAIS PROFESSIONNELS vous permet de saisir des notes de frais, ainsi que des dépenses et des recettes relatives à ces notes de frais. Vous avez ainsi la possibilité de gérer vos frais professionnels et de générer un état récapitulatif de vos notes de frais en activant la commande MES FRAIS PROFESSIONNELS - DÉTAIL DES FRAIS PROFESSIONNELS... Note de frais  Menu MES FRAIS PROFESSIONNELS - Commande NOTE DE FRAIS Vous pouvez depuis la liste des notes de frais accessible depuis le menu MES FRAIS PROFESSIONNELS créer vos notes de frais. Vous pourrez ensuite les consulter, les affilier à des dépenses et recettes professionnelles. Dépense et recette professionnelle  Menu MES FRAIS PROFESSIONNELS - Commande NOUVELLE DÉPENSE PROFESSIONNELLE  Menu MES FRAIS PROFESSIONNELS - Commande NOUVELLE RECETTE PROFESSIONNELLE A la manière des saisies de dépense et de recette habituelle, vous pouvez saisir vos dépenses et recettes professionnelles grâce à ces deux nouvelles fonctions, et les associer à une note de frais. Les frais kilométriques  Menu MES FRAIS PROFESSIONNELS - Commande NOUVEAU FRAIS KILOMÉTRIQUE Vous avez la possibilité d’ajouter des frais kilométriques à une note de frais. Détailler vos frais professionnels  Menu MES FRAIS PROFESSIONNELS - Commande DÉTAIL DES FRAIS PROFESSIONNELS Grâce à cet état, vous pouvez éditer un récapitulatif de l’ensemble de vos frais professionnels.  Pour plus de détails sur les frais professionnels, reportez-vous au Manuel de référence électronique, chapitre MES FRAIS PROFESSIONNELS disponible depuis le menu Aide. L’historique des nouveautés 18 Les nouveautés de la version 10.0 Intuiciel personnalisable  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’Intuiciel a évolué et vous donne la possibilité de le personnaliser. L’Intuiciel est toujours composé du Bureau, des Tableaux de bord, des Etats et statistiques. Désormais, vous y accédez depuis les boutons de la barre d’actions . Votre Bureau, vos Etats et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton .  Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE. Insertion automatique Avec votre logiciel Ciel, vous pouvez vous constituer une «bibliothèque» de phrases, formules, expressions... que vous utilisez fréquemment. Le logiciel se base sur ce glossaire pour faire les insertions automatiques. Création d’une liste d’insertion automatique  A partir d’une zone de texte (type Commentaire, Note, Observations), clic-droit commande INSERTION AUTOMATIQUE - AFFICHER LA LISTE. Cette fonction vous permet de créer une liste de mots, d'expressions, de formules, etc. que vous utilisez régulièrement. Si vous avez souvent recours à des termes précis, vous gagnez ainsi du temps en créant des insertions automatiques et en évitant ainsi de les saisir à chaque fois. Lors de vos saisies, le logiciel va proposer votre liste de terme au moment choisi dans les préférences, par exemple après 3 caractères saisi. Il vous suffit alors de sélectionner l'entrée à insérer dans votre texte. Automatisation de l’insertion  Menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES puis dans le groupe Aide à la saisie Afin que le logiciel vous propose la liste des insertions pendant les saisies de texte, vous devez cocher la case Afficher la liste des propositions pendant la saisie et choisir à quel moment le logiciel doit proposer des mots.  Si vous n’activez pas cette préférence, vous pourrez toujours insérer du texte prédéfini en passant par le menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande INSERTION AUTOMATIQUE. Correcteur orthographique Vous disposez d’un correcteur orthographique qui peut être utilisé dans toutes zones de texte de votre logiciel. Activation de la vérification orthographique  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Afin de pouvoir utiliser le correcteur orthographique, vous devez l’activer en cochant la case Vérifier l’orthographe. Vous pouvez également définir les options de corrections. L’historique des nouveautés 19  Plus plus de détails, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche F1). Vérification orthographique  Dans une zone de texte - menu CONTEXTUEL (clic-droit) - commande ORTHOGRAPHE La vérification orthographique est disponible dans toutes les zones de texte. Lorsque vous êtes en train de saisir du texte, faites un clic-droit et choisissez la commande ORTHOGRAPHE. Si vous êtes dans une zone de texte de type Commentaire, Note... vous pouvez choisir le mot parmi ceux proposés dans le menu CONTEXTUEL. L’autre possibilité est d’ouvrir la vérification complète en sélectionnant la commande VÉRIFIER TOUT.  Pour plus de détails sur la commande VÉRIFIER TOUT, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche ). Les options de corrections du menu Contextuel • Ajouter au dictionnaire : permet d’ajouter des mots que le logiciel ne connaît pas. • Ignorer partout : pour ne pas tenir compte d'un même mot répété plusieurs fois dans le texte. • Correction au cours de la frappe : si vous désactivez cette option en cliquant dessus, les mots mal orthographiés ne sont plus soulignés en rouge. Aide à la saisie des Codes postaux et villes  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Avec la préférence Code postaux et villes, le logiciel vous propose des codes postaux et villes lors de vos saisies. Pour cela, vous devez cocher la case Activer l’aide à la saisie des codes postaux et villes. Ainsi, lorsque vous saisirez les premiers caractères d’un code postal ou d’une ville française, une liste s’affichera automatiquement et vous proposera les codes postaux et villes correspondants. Intégration de la norme SEPA L’identification bancaire a été adaptée pour répondre à la norme SEPA (Single Euro Payments Area). Les relevés d’identité bancaire à la norme SEPA sont composés d’un code IBAN et d’un code BIC. Vous pouvez les renseigner dans les fiches des comptes bancaires, commande LISTES, menu COMPTES. Modifier une opération pointée  Menu MES COMPTES - commande GÉRER MES COMPTES Les opérations pointées ne peuvent pas être modifiées. Si vous voulez modifier une opération que vous avez déjà pointée, le logiciel ouvre maintenant une fenêtre indiquant le dépointage automatique de l’opération. Vous avez alors le choix entre effectuer vos modifications (et dépointer votre opération) ou afficher votre opération en lecture seule en cliquant sur le bouton [Visualiser]. L’opération ne sera alors pas dépointée. L’historique des nouveautés 20 Les nouveautés de la version 11.0 Accueil Ciel  Bouton de la barre d’actions Après l’installation rapide de votre logiciel, vous accédez à la nouvelle page d’accueil Ciel. Elle se présente comme l’Intuiciel sous forme d’ellipse avec des boutons vous permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler : • J’entre dans l’univers Ciel : vous permet de découvrir Ciel à travers une vidéo de présentation. • Je consulte mon manuel de découverte : vous permet d’accéder au manuel de découverte au format PDF. • Je prends connaissance des nouveautés : vous permet de parcourir le guide des mises à jour de votre logiciel au format PDF. • J’ouvre le dossier exemple : vous permet de découvrir votre logiciel avec la société Exemple. • Je crée mon dossier : vous permet de créer directement votre dossier. • J’ouvre mon dossier : vous permet d’ouvrir le ou les dossiers déjà créés. Amélioration de l’Intuiciel  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’Intuiciel est accessible depuis les boutons situés en haut à gauche dans la barre d’actions. Ces trois boutons donnent accès respectivement à Mon bureau, Mon tableau de bord, Mes états et statistiques. Vous disposez de nouvelles fonctions qui vous aident à personnaliser votre Intuiciel : • Renommer des tâches, groupe de tâches ou encore des états et groupe d'états par un double-clic. • Supprimer des tâches, groupe de tâches ou encore des états par glisser-déposer. • Annuler vos dernières modifications. Dans la partie Mon tableau de bord, au niveau des graphiques, vous disposez de nouvelles icônes vous permettant de changer de vue . Les deux premières icônes permettent respectivement d’afficher le graphique sous forme de barres et sous forme de lignes.La troisième icône permet d’afficher ou de masquer les légendes du graphique. Lorsque vous passez votre souris sur le graphique, les valeurs de celui-ci s’affichent. Modification de la préférence Codes postaux et villes  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie. Des nouvelles options sont disponibles. Vous pouvez : • définir comment le logiciel doit afficher le nom des villes en sélectionnant l’une des options Inchangé (le nom de la ville est en minuscule et commence par une majuscule), Minuscule, Majuscule. • choisir le moment où vous voulez effectuer un contrôle de cohérence en cochant les options Lors de la validation de la saisie, Lors d’un import de données, Dans l’utilitaire de vérification des données. L’historique des nouveautés 21 Solde évolutif  Menu MES COMPTES - commande GÉRER MES COMPTES Dans les fenêtres de gestion des comptes, la nouvelle colonne Solde évolutif vous indique le solde du compte sur chaque ligne des écritures. Ainsi, vous pouvez repérer rapidement des erreurs de pointage. ®Copyright 2013 Sage activité Ciel Ciel Comptes personnels - Guide des mises à jour - MAJ WCP 12.0 - 07.13 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel. Manuel de découverte Ciel Gestion commerciale et Ciel Gestion commerciale Évolution Sage activité Ciel 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Ce manuel vous présente les principales fonctions du logiciel. Vous allez découvrir le suivi logique d’une chaîne commerciale : de la mise en place d'un dossier (avec les clients, les articles, les fournisseurs) à la saisie puis aux traitements des pièces commerciales. Les fonctionnalités spécifiques à Ciel Gestion commerciale Evolution sont détaillées à la fin de ce manuel. Pour la suite et le détail des autres fonctionnalités de l'application, vous disposez du Manuel de référence ainsi que de l’aide contextuelle. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 RCS Paris 313 966 129 La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC et Ciel. Code APE 5829C Configuration minimale Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps de traitement • Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8 (sauf RT), Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 8.0 (ou supérieur). • Processeur 700 MHz (supérieur à 1 GHz conseillé). • 512 Mo de Ram. • 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation. • Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom. • Imprimante : laser, jet d'encre. • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768. • Fonctions Internet : nécessitent une connexion Internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé). • Fonction PDF : Adobe Reader à jour Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d'identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Sommaire Prise en main ..............................................................................................6 Documentation........................................................................................................................ 7 Si vous débutez ....................................................................................................................... 8 Entraînez-vous...................................................................................................................... 12 Création et mise en place d’un dossier......................................................20 Créez votre dossier ............................................................................................................... 21 Les paramètres du dossier..................................................................................................... 24 Créez les données de base .................................................................................................... 26 Saisie et traitements des pièces commerciales ..........................................41 Saisissez les pièces clients..................................................................................................... 42 Saisissez les pièces fournisseurs............................................................................................ 58 Gestion de production ........................................................................................................... 59 Commandes des articles en rupture....................................................................................... 60 Les états ...................................................................................................61 Principes généraux ................................................................................................................ 62 Les états articles.................................................................................................................... 64 Les états clients fournisseurs................................................................................................. 67 Les états analyses.................................................................................................................. 73 Traitements de fin d’année .......................................................................76 Fin d’exercice ........................................................................................................................ 77 Le journal comptable............................................................................................................. 78 La régulation des stocks........................................................................................................ 79 Purge des pièces commerciales ............................................................................................. 80 Sauvegarde DGFiP.................................................................................................................. 81 Gestion des dossiers.................................................................................82 La sauvegarde ....................................................................................................................... 83 La restauration ...................................................................................................................... 84 Copiez des dossiers sur Internet ou sur votre poste............................................................... 86 Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution........................87 La gestion des stocks multi-dépôts ....................................................................................... 88 La gestion des nomenclatures articles multi-niveaux............................................................. 90 La relation client.................................................................................................................... 91 Gestion avancée des relances clients ..................................................................................... 92 Liste des ordres de production .............................................................................................. 93 Les factures d’abonnement.................................................................................................... 94 Les factures multi-échéances ................................................................................................ 95 Les infos «perso»................................................................................................................... 96 La gestion des sociétés.......................................................................................................... 96 Administration avancée des utilisateurs................................................................................. 96 Index ........................................................................................................97 Prise en main Prise en main 7 Documentation Conventions utilisées dans la documentation Utilisation de la souris • cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris • double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris • faire un clic droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris Les symboles du manuel Les manuels La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels au format PDF accessibles depuis le menu AIDE : • le Manuel de découverte - que vous consultez actuellement - qui aborde les principales fonctions du logiciel et en fin de manuel les fonctionnalités spécifiques à Ciel Gestion commerciale Evolution. • le Manuel de référence qui décrit menu par menu la totalité des fonctions de votre logiciel et qui contient la Présentation générale (qui décrit des fonctions et des paramétrages généraux du logiciel), le Générateur d’états (qui décrit le fonctionnement du générateur d’états vous permettant ainsi de personnaliser vos éditions), et le Générateur de Tableaux de bord (qui décrit la personnalisation des fenêtre de type tableau de bord). • le Guide des mises à jour qui présente les nouveautés de la version et l’ouverture d’un dossier créé avec une ancienne version.  L'application Adobe Reader®, nécessaire pour lire et imprimer les manuels, doit être installée sur votre ordinateur. Pour enregistrer les manuels sur votre poste de travail Une fois que le manuel est téléchargé, utilisez le bouton . Pour imprimer les manuels Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER. L’aide en ligne Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande AIDE du menu AIDE ou par la touche . Le site Internet Ciel Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à votre logiciel, des informations utiles. Symbole Fonction  indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer.  attire votre attention sur un point particulier.  renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de référence ou l’aide. Prise en main 8 Si vous débutez Si vous débutez avec Ciel Gestion commerciale, prenez le temps de lire ce paragraphe. Il met l'accent sur des points précis et des notions à retenir avant de commencer. Quelques astuces pour gagner du temps ! Vous gagnerez du temps et optimiserez votre gestion en : • créant vos éléments de base (codes articles, clients, fournisseurs) avant de saisir vos pièces commerciales. • saisissant ensuite vos devis clients. • transformant directement un devis en facture. • utilisant les modèles de documents (devis, factures, commandes, prêts à l’emploi, fournis avec Ciel Gestion commerciale. • personnalisant vos modèles de documents selon vos besoins.  Nous vous conseillons de créer les éléments en suivant l'ordre indiqué ci- dessous. • Les taux de TVA, TPF, les modes de règlement, les tarifs par famille. • Les clients. • Les fournisseurs. • Les représentants. • Les familles d'articles. • Les articles. Voir Créez les données de base, page 26. Saisissez un nouvel article La fiche Article comporte de nombreux renseignements car elle constitue un des éléments clés dans une gestion complète des achats et des ventes. La notion d’article est très importante. Avant de vouloir saisir votre pièce commerciale commencez par enregistrer vos articles. Pour saisir un nouvel article : • activez la commande ARTICLES du menu LISTES (ou du menu CONTEXTUEL) puis cliquez sur le bouton . • ou cliquez sur le groupe Mes articles de la barre de navigation, puis cliquez sur créer un article. Il est préférable de passer un peu plus de temps à créer les éléments de base de votre dossier pour ensuite gagner du temps lors de la saisie et des traitements de vos pièces commerciales (devis, factures, règlements). Prise en main 9 La fenêtre Article s’affiche.  Pour plus de détails sur la saisie d’un article, reportez-vous au paragraphe “Les articles”, page 30. Créez un devis pour un client Pour créer un devis, vous devez activer la commande DEVIS/ PROFORMA du menu VENTES. La fenêtre Liste des devis s’affiche. Cliquez alors sur le bouton [Créer] pour saisir votre nouveau devis. Saisissez toutes les informations caractérisant l’article. Le code article est obligatoire. Validez la création de votre article en cliquant sur le bouton [OK]. Saisissez toutes les informations caractérisant votre devis. Le numéro du devis est obligatoire. Validez la création de votre devis en cliquant sur le bouton [OK]. Prise en main 10 Transformez des devis en factures Pour éviter de saisir des factures, Ciel Gestion commerciale vous permet de gagner du temps en transfé- rant directement vos devis en factures. 1. Sélectionnez, comme le montre la fenêtre ci-dessous, le ou les devis à transformer. 2. Cliquez sur le bouton [Transférer]. 3. Puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFÉRER EN FACTURE ou TRANSFERT GROUPÉ EN FACTURE. 4. Confirmez le traitement. 5. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée et IMPRIMER et/ou VALIDER la pièce créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué.  Si vous consultez la fiche de cette facture issue d'un transfert de devis, vous constatez que la zone Remarque contient le numéro et la date du devis transféré. Voir Transférez une pièce commerciale : généralités, page 51. Facilitez votre gestion en utilisant les modèles de documents Ciel Gestion commerciale met à votre disposition des modèles de documents (offres promotionnelles, contrats de vente, etc.) et des modèles de documents commerciaux (modèles de devis, factures, commandes, bons de livraison, etc.). Ces nouveaux modèles de documents, prêts à l'emploi, vous feront gagner un temps précieux lors de l'établissement de vos devis, factures, contrats et autres documents. Personnalisez vos documents Vous pouvez par la suite personnaliser vos modèles selon vos besoins (insertion d’un logo par exemple) à partir du générateur de documents.  Reportez-vous à la partie Générateur d'états du Manuel de référence disponible depuis le menu AIDE. Prise en main 11 Principales étapes de création et de suivi de votre dossier Le schéma ci-dessous vous donne une vue d’ensemble du suivi logique d’une chaîne commerciale. A vous ensuite de l’adapter selon votre propre gestion commerciale. Attention ! N’oubliez pas d’effectuer régulièrement des sauvegardes de votre dossier ! Si vous avez opté pour Ciel Données Mobiles, vous n’avez pas besoin d’effectuer des sauvegardes. En effet, dans ce cas, vos données sont automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel. Créez votre société Établissez votre premier devis client Transformez votre devis en facture Enregistrez les règlements clients Transférez les pièces commerciales Communiquez avec vos tiers Gérez vos stocks Analysez vos ventes Enregistrez les éléments de base en comptabilité de votre dossier Prise en main 12 Entraînez-vous Lancez votre logiciel Vous pouvez lancer le logiciel à la fin de la procédure d'installation, en cliquant sur l'icône de démarrage, présenté dans le dossier programme choisi. Par la suite, pour lancer votre logiciel : 1. Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows. 2. Sélectionnez les commandes PROGRAMMES - CIEL - GESTION COMMERCIALE - CIEL GESTION COMMERCIALE. Passage à Ciel Données Mobiles Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution en option Ciel Données Mobiles. 1. Si vous basculez en mode connecté (activation de l’option Ciel Données Mobiles), il vous est proposé, au lancement du logiciel, de copier un dossier sur le serveur Internet. Effectuez cette opération sans quoi vous ne pourrez pas ouvrir votre dossier pour travailler à distance. • Vous avez un seul dossier, un message vous informe que celui-ci doit être mis à jour et copié sur le serveur Internet. Cliquez sur le bouton [Oui] pour accepter. • Vous avez plusieurs dossiers, la fenêtre Liste des sociétés s'ouvre. Sélectionnez votre dossier de travail et cliquez sur le bouton [Copier sur Internet]. Si votre dossier doit être mis à jour, un message vous en informe. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. 2. A la fin du traitement, le dossier s'ouvre. Pour copier d'autres dossiers sur le serveur Internet, utilisez l'utilitaire Copie de dossiers sur Internet.  Pour plus de détails sur la copie de dossiers, reportez-vous à l’Aide (touche ). Ouvrez le dossier Société Exemple Indisponible dans Ciel Gestion commerciale en option Ciel Données Mobiles. Toutes les informations concernant une société sont conservées dans un dossier. Plusieurs dossiers peuvent être créés mais un seul peut être ouvert à la fois. Pour faire un tour d’horizon des différentes fonctionnalités de l’application, nous vous conseillons d’ouvrir le dossier Société Exemple, livré avec le logiciel. Dans la page d’accueil qui s’affiche à chaque ouverture de votre logiciel, cliquez sur le bouton [J’ouvre la société exemple].  Vous pouvez aussi l’ouvrir en passant la commande OUVRIR du menu DOSSIER. Dans la fenêtre d’ouverture d’un dossier, vous devez auparavant afficher le dossier exemple par un clic-droit, commande VOIR LES DOSSIERS EXEMPLES. Prise en main 13 La fenêtre principale de l’application Après avoir validé l'ouverture d'un dossier, la fenêtre principale de l'application s'affiche. L’Intuiciel L’Intuiciel est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder depuis les boutons de la barre d’actions ou encore via le menu FENÊTRES, commande MON INTUICIEL. L'Intuiciel est une interface multi-niveaux et personnalisable qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations commerciales ou à des récapitulatifs de vos chiffres d'affaire. Il est composé de trois parties, accessibles depuis les boutons de la barre d’actions : Attention ! Sous le système d’exploitation Windows™ 8, les boutons et icônes se présentent différemment. Barre de titre Barre de menus Barre d’état Barre d’actions Intuiciel Zone de recherche Prise en main 14 Mon Bureau Mon Bureau accessible par l’icône , est actif par défaut. Vous retrouvez les bureaux de votre logiciel, par lesquels vous pouvez accéder aux fonctions que vous utilisez le plus souvent. Trois bureaux sont disponibles, selon l’organisation que vous aurez défini lors de la personnalisation de votre Intuiciel. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et un bureau plus complet, ou si vous voulez créer un bureau pour gérer uniquement vos clients, et un pour gérer uniquement vos pièces commerciales, ou encore uniquement vos articles... Vous pouvez personnaliser votre bureau en cliquant sur le bouton de personnalisation . Pour plus d’informations, reportez-vous au paragraphe “Personnaliser mon bureau”, page 16. L'accueil Ciel Le bouton vous donne accès à la page d'accueil Ciel. Elle se présente comme l’Intuiciel sous forme d’ellipse avec sept boutons vous permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler. Consulter mon compte Ciel Le bouton vous permet d’accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance technique. Mon tableau de bord Mon tableau de bord, est accessible par l’icône . Vous pouvez visualiser dans l’onglet Mon tableau de bord les principales informations de votre société. Vous pouvez afficher ces données : • pour le mois en cliquant sur le bouton (ce paramétrage est réglé par défaut), • pour l’année en cliquant sur le bouton . De même, vous pouvez repérer rapidement les évolutions du chiffre d’affaires, les factures non réglées, à relancer ainsi que les devis en cours. Toutes ces informations correspondent à la date de travail affichée en haut à droite de la fenêtre. Vous pouvez modifier cette date en cliquant dessus. Prise en main 15 Mes états et statistiques Mes états et statistiques, est accessible par l’icône . Vous y retrouvez une liste d’états et de statistiques. Vous pouvez personnaliser leur affichage en cliquant sur le bouton . Ainsi, vous pourrez accéder plus rapidement aux états que vous utilisez le plus souvent. Ajouter un état dans la liste des états en utilisant le glisser-déposer Vous pouvez ajouter et retirer des états de votre liste d’états et créer des groupes d’états en cliquant sur le bouton de personnalisation . Une liste des principaux états du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Certains états paramétrables peuvent également être visibles si vous avez activé l’accessibilité de ces états depuis la liste des états paramétrables.  Pour plus de détails, reportez-vous à la partie Générateur d’Etats du manuel de référence disponible depuis le menu AIDE. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des états du logiciel s’affichent. Vous pouvez choisir d’ajouter un état à votre Intuiciel. 1. Pour cela, faites un clic sur l’état souhaité avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’endroit souhaité. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre état. Sous Windows™ 8, un pavé gris s’affiche pour vous indiquer un emplacement libre. 3. Déposez votre état sur l’emplacement souhaité. Votre état apparaît dans l’Intuiciel. Ajouter un état à un groupe d’états Vous pouvez glisser-déposer un état directement dans un groupe d’états. 1. Pour cela, sélectionnez l’état souhaité dans la liste des états. 2. Vous devez ensuite le glisser-déposer dans le groupe auquel vous souhaitez ajouter l’état. Un «+» blanc s’affiche. Sous Windows™ 8, un pavé gris s’affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. L’état s’ajoute au groupe. Renommer un état ou un groupe d'états  Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Renommer] de la barre de personnalisation. La barre de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur un état ou sur un groupe d’états. 1. Double-cliquez sur l'intitulé de l'état ou du groupe d'états. 2. Pour un état, une fenêtre s'affiche, saisissez le nouveau nom de l'état et cliquez sur le bouton [OK]. Pour un groupe d'états, appuyez sur la touche de votre clavier puis saisissez le nouveau nom enfin appuyez sur la touche . Supprimer un état en utilisant le glisser-déposer  Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Supprimer] de la barre de personnalisation. La barre de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur un état ou sur un groupe d’états. 1. Sur l'état à supprimer, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris à gauche jusqu’à la liste des états. Prise en main 16 Personnaliser les états En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur un état ou un groupe d’états, une petite barre d'icônes s’affiche. La barre de personnalisation sous Windows™ 8 1. Cliquez sur un état ou sur un groupe d’états afin de sélectionner l’élément à personnaliser. Une barre horizontale s’affiche en bas de l’Intuiciel. 2. Cliquez sur le bouton correspondant à l’action que vous voulez exécuter. Restaurer Mes états et statistiques / Annuler les modifications 1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées : • Annuler les modifications : permet de revenir à vos états et statistiques avant vos dernières personnalisations. • Mes états et statistiques par défaut : permet de restaurer l’affichage par défaut. 2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK]. Personnaliser mon bureau Vous pouvez personnaliser votre bureau en y ajoutant des tâches vous permettant d’accéder rapidement aux fonctions que vous utilisez le plus couramment. 1. Pour cela, cliquez sur le bouton de personnalisation . 2. Une liste des principales fonctions du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des tâches du logiciel s’affichent. 3. Pour afficher la liste complète des tâches, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) et sélectionnez la commande AFFICHER TOUTES LES TÂCHES. Ajouter une tâche au bureau en utilisant le glisser-déposer Une fois que vous avez choisi la tâche à ajouter à votre bureau, vous pouvez la glisser-déposer directement sur votre bureau. 1. Pour cela, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’ellipse du bureau. 3. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre tâche. Attention ! Cette fonction est indisponible sous Windows™ 8. Ce bouton vous permet de supprimer l’état ou le groupe d’états sélectionné. Ce bouton vous permet de modifier la sortie de l’état sélectionné. Prise en main 17 Sous Windows™ 8, glissez votre souris jusqu’au bureau. Les emplacements où vous pouvez déposer votre tâche sont indiqués par des pavés gris. 4. Déposez votre tâche sur l’emplacement souhaité. Votre tâche se trouve désormais sur votre bureau. Créer un groupe de tâches Vous pouvez choisir de regrouper certaines tâches sur le bureau. 1. Pour cela, sélectionnez la tâche souhaitée dans la liste des tâches. 2. Vous devez ensuite la glisser-déposer sur la tâche avec laquelle vous souhaitez créer un groupe. Une flèche blanche s’affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. Le groupe se crée. Renommer une tâche ou un groupe de tâches  Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Renommer] de la barre de personnalisation. La barre de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur une tâche ou sur un groupe de tâches. 1. Double-cliquez dans la bulle située en-dessous de la tâche ou du groupe de tâches. 2. Appuyez sur la touche de votre clavier. 3. Saisissez le nouveau nom de votre tâche ou groupe de tâches. 4. Appuyez sur la touche de votre clavier. Supprimer une tâche ou un groupe de tâches en utilisant le glisser-déposer  Sous Windows™ 8, vous devez utiliser le bouton [Supprimer] de la barre de personnalisation. La barre de personnalisation s'affiche en bas de l'Intuiciel lorsque vous cliquez sur une tâche ou sur un groupe de tâches. 1. Sur la tâche ou le groupe de tâches à supprimer, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris à gauche jusqu’à la liste des tâches. Personnaliser les tâches du bureau En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur les tâches du bureau, une petite barre d’icônes s’affiche. Vous pouvez utiliser les icônes et pour effectuer une rotation des tâches, si vous souhaitez mettre plus en avant certaines fonctions du logiciel. Restaurer le bureau par défaut / Annuler les modifications 1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées : Attention ! Cette fonction est indisponible sous Windows™ 8. Ce bouton vous permet de supprimer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné Ce bouton vous permet de modifier l’icône de la tâche sélectionnée. Ce bouton vous permet de paramétrer l’ouverture de la tâche. Prise en main 18 • Annuler les modifications : permet de revenir au bureau avant vos dernières personnalisations. • Mon bureau par défaut : permet de restaurer l’affichage du bureau par défaut. 2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK]. Effectuez des recherches avec Trouvtoo Trouvtoo est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application : • sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (toutes les factures du Client Martin) tout en effectuant une autre tâche dans votre application. • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement. 1. Dans la zone de recherche Trouvtoo située en haut de la fenêtre principale, saisissez le mot clé à rechercher et cliquez sur l'icône de la loupe. La fenêtre Trouvtoo s'ouvre et la recherche est lancée. 2. Par défaut, la recherche s'effectue sur tous les répertoires cibles (Dossier courant, Google Web). Si vous le souhaitez, décochez un répertoire de recherche.  Si vous lancez la recherche sur deux cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. 3. Pour lancer une recherche, cliquez sur . 4. Pour annuler une recherche, cliquez sur . Choisissez votre mode d’affichage : découverte ou standard Vous disposez de deux modes d'affichage : • le mode découverte, pour vous familiariser plus simplement et plus rapidement avec les principales fonctions de Ciel Gestion commerciale, • le mode standard, pour une gestion et un suivi de vos données plus détaillés ; il regroupe l'ensemble des commandes du logiciel. Pour changer de mode d'affichage, cliquez, selon le cas, sur la commande MENUS DÉCOUVERTE ou MENUS STANDARD du menu DIVERS.  Le mode d’affichage dans lequel vous travaillez (découverte ou standard) est conservé lorsque vous quittez l’application. Besoin d’aide Si vous voulez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, cliquez sur l’icône . Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement. 1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur). 2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de télé- phone (où vous pouvez être joint). 3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer ma demande de rappel] pour valider le formulaire et lancer la connexion. Prise en main 19 Quittez le logiciel Pour fermer le logiciel, vous pouvez : • activer la commande QUITTER du menu DOSSIER, • cliquer dans la case de fermeture , située en haut à droite dans la barre de titre. Création et mise en place d’un dossier Création et mise en place d’un dossier 21 Créez votre dossier  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU. Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux de celui-ci. 1. Dans la fenêtre Création, cochez l’option de votre choix. 2. Renseignez le Nom de votre société. 3. Cliquez sur le bouton [Créer]. L'assistant Top Départ s'affiche. 4. Vous pouvez soit créer un nouveau dossier soit récupérer un dossier de Ciel Devis Factures, Ciel Facturation Facile ou Ciel Professionnel indépendant. • Cochez l'option Créer un nouveau dossier de Ciel Gestion commerciale puis cliquez sur le bouton [Suivant>] ou bien, • Cochez l'une des options : Récupérer un dossier de Ciel Devis Factures ou Ciel Facturation Facile ou bien Récupérer un dossier de Ciel Professionnel indépendant puis cliquez sur le bouton [OK]. Voir Récupération d’un dossier, page 23. Création d’un nouveau dossier Monnaie du dossier 1. Sélectionnez dans la liste déroulante la monnaie de tenue du dossier. Par défaut, l'Euro est sélectionné. Vous pouvez éventuellement préciser le nombre de décimales de la monnaie. Pour cela : • cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu Contextuel puis choisissez la commande CHANGER LE NOMBRE DE DÉCIMALES, • dans la fenêtre qui s'affiche, saisissez le nombre de décimales à prendre en compte, • cliquez sur le bouton [OK]. Longueurs des comptes 2. Définissez la longueur des comptes, des codes journaux et des codes analytiques, à l'aide du bouton . 3. Cochez l'option Récupération des informations de référencement pour reprendre les informations saisies lors de votre référencement.  Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Création et mise en place d’un dossier 22 Paramétrage des décimales 4. Définissez la longueur des décimales que vous souhaitez paramétrer pour les quantités, les prix, les taux (TVA, TPF, escompte, remise), les poids, les coefficients etc... à l'aide de ce même bouton. Vous pouvez également définir le nombre de décimales dans les préférences Gestion commerciale (Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES (Mode avancé) - GESTION COMMERCIALE).  Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Choix du mode de création 5. Choisissez le mode de création de votre dossier en sélectionnant l'option correspondante : • Mode de création rapide en 3 étapes Seules les principales informations (raison sociale, coordonnées et paramètres, etc.) sont à renseigner. Voir Création rapide d’un dossier, page 22. • Mode de création détaillé en 8 étapes Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les fichiers principaux (familles d'articles, articles, clients, fournisseurs, etc.). Vous serez ainsi opérationnel plus rapidement. Voir Création détaillée d’un dossier, page 23. Création rapide d’un dossier  Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Première étape : raison sociale La première étape de l'assistant vous permet de renseigner différentes zones concernant votre Raison sociale. 1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville. 2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie. 3. Précisez votre Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise. 4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité Principale de l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. 5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'Identification Intracommunautaire (N° TVA). 6. Indiquez votre Code société. Deuxième étape : coordonnées et paramètres Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres. 1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez un. 2. Indiquez la période de votre exercice courant et la période de saisie. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier . 3. Précisez si vous gérez les stocks articles en cochant l'option correspondante. Dernière étape : options de démarrage 1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la case correspondante. 2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe] puis renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe. 3. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. Création et mise en place d’un dossier 23 Création détaillée d’un dossier  La création détaillée d’un dossier est expliquée dans le manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Récupération d’un dossier La récupération consiste à créer un dossier dans Ciel Gestion commerciale qui contiendra les éléments d'un dossier de Ciel Devis Factures ou Ciel Facturation Facile ou Ciel Professionnel indépendant. 1. Sélectionnez le dossier à récupérer et cliquez sur le bouton [OK]. 2. Cochez le mode de mise à jour que vous souhaitez appliquer : • Mise à jour standard : permet de récupérer la totalité des données du dossier. • Mise à jour avancée : permet de sélectionner les éléments que vous souhaitez récupérer du dossier. 3. Cliquez sur le bouton [Suivant]. 4. En mode avancé, sélectionnez les éléments à récupérer (Tiers, Articles, Pièces) puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la récupération. Un message affiche les éléments récupérés et enregistrés dans Ciel Gestion commerciale. 6. Cliquez sur le bouton [Continuer].  Votre dossier est créé. Vous pouvez commencer à travailler. Création et mise en place d’un dossier 24 Les paramètres du dossier  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES. Cette commande présente l'ensemble des paramètres (Société, Comptabilité, Facturation, Numérotation, Banque principale, Calculs sur quantité) du dossier. Vous retrouvez les paramètres que vous définissez lors de la création du dossier à l'aide de l'assistant de création (création détaillée d’un dossier). Paramètres société  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ. On entend par paramètres les diverses informations dont votre logiciel a besoin pour fonctionner. Il s'agit des éléments permettant d’identifier votre société (Identification, Coordonnées, Forme juridique, Activité, Responsable), des coordonnées de votre expert- comptable, du logo de votre société. Paramètres comptabilité  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ. Dans l’onglet Paramètres, définissez : • exercice N : les dates de début et de fin de l'exercice courant de votre société, • les dates de début et de fin de période de saisie, • la date de début de période objectif. La date de fin se calcule automatiquement,  La date de début de votre exercice courant correspond à la date de création de votre société et, en aucun cas, à la date de la première utilisation de votre logiciel. • la TVA sur les ventes, la TVA sur les achats. Si la TVA est exigible au moment de la facturation, vous êtes donc soumis à la TVA sur les débits. Dans ce cas, sélectionnez l'option Débits. Si, au contraire, vous effectuez votre déclaration de TVA au moment du règlement de la facture, vous êtes soumis à la TVA sur les encaissements. Sélectionnez alors l'option Encaissements. • les principaux comptes et journaux par défaut, • les réglages comptables (longueur des comptes, racine de compte, caractères utilisés, etc.). Pour cela, cliquez sur le bouton [Modifier les réglages compta] Dans l’onglet Comptes, paramétrez : • les racines de divers comptes (escomptes accordé, escompte obtenu, produits, pertes, acompte versé, acompte reçu), • les comptes de port (port soumis, port non soumis , Facturé soumis, etc.), Paramètres facturation  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION. La fenêtre Paramètres de facturation contient des informations variées. Vous devez définir : • la gestion des stocks, des nomenclatures, des relations clients, des abonnements, du multi- échéances, etc. • les valeurs par défaut à utiliser lors la saisie des pièces commerciales, • l’affichage de messages d'alerte lors de la saisie des pièces commerciales, • les mentions relatives à la loi NRE, etc.  Pour plus de détails sur les paramètres de votre dossier, reportez-vous au chapitre Menu Dossier - Paramètres Facturation du MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE. Création et mise en place d’un dossier 25 Paramètres Numérotation  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION. La fenêtre Paramètres de Numérotation contient les différentes bases et pièces commerciales pour lesquelles l'incrémentation automatique d'un numéro de code à la création d'une fiche est possible.  Pour plus de détails sur les paramètres de votre dossier, reportez-vous au chapitre Menu Dossier - Paramètres Numérotation du MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE. Paramètres Banque principale  Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - BANQUE PRINCIPALE. Cette fenêtre regroupe les données bancaires de votre société. Elle vous permet de créer les différents établissements bancaires utilisés par la société.  Pour plus de détails sur les paramètres de votre dossier, reportez-vous au chapitre Menu Dossier - Paramètres Banque principale du MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE. Paramètres Calculs sur quantité  Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - CALCUL SUR QUANTITÉ. Les calculs sur quantité sont des règles que vous créez afin de les appliquer sur les quantités des articles, lors de vos saisies de pièces commerciales clients (vente).  Pour plus de détails sur les paramètres de votre dossier, reportez-vous au chapitre Menu Dossier - Paramètres Calculs sur quantité du MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible depuis le menu AIDE. Création et mise en place d’un dossier 26 Créez les données de base Les éléments suivants constituent les données de base de votre dossier : • Les taux TVA, TPF, les modes de règlement, les remises/promotions, • Les représentants, • Les fournisseurs, • Les articles, • Les familles d’articles, • Les clients, • Les affaires. La TVA  Menu LISTES - commande TVA. Une liste correspond à l'enregistrement de divers éléments, identifiés principalement par des codes. Ces éléments seront utilisés en saisie pour compléter plus rapidement les fiches clients, fournisseurs, factures, etc. Vous pouvez à partir de la liste des TVA CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un taux de TVA. 1. Pour créer un taux de TVA, cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouvelle TVA s’affiche. 2. Saisissez le Code ; c'est une zone alphanumérique obligatoire. 3. Indiquez le Taux de TVA auquel ce code va être rattaché. 4. Précisez le Compte de TVA collectée (type 44571) ainsi que le Compte de TVA déductible (type 44566).  Ces comptes sont nécessaires si vous exportez vos données vers la comptabilité. 5. Cochez la case TVA non perçue si vous souhaitez calculer et mentionner cette taxe sur la facture du client. 6. Indiquez le compte de TVA collectée à régulariser, compte de TVA utilisé pour les recettes à régulariser ainsi que le compte de TVA déductible à régulariser, compte de TVA récupérée sur les achats à régulariser.  La TVA non perçue est une particularité notable dans les Dom-Tom. Elle n'est pas répercutée sur le montant TTC de la facture. 7. Enregistrez le taux de TVA en cliquant sur le bouton [OK]. Création et mise en place d’un dossier 27 La TPF  Menu LISTES - commande TPF. La fenêtre Liste des TPF (Taxe Para Fiscale) présente la liste de tous les codes TPF existants. Exemple La taxe agroalimentaire sur les viandes de boucherie, les taxes sur les huiles (huiles de base, huiles usagées), etc. Cette table fonctionne sur les principes de la table des TVA. Vous pouvez à partir de la liste des TPF CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un taux de TPF. Les modes de paiement  Menu LISTES - commande MODES DE PAIEMENT. Cette liste répertorie tous les modes de paiement des pièces commerciales (chèque, carte bleue, virement, traite, espèces, etc.) au fur et à mesure de leur création. Vous pouvez à partir de la liste créer, modifier ou supprimer un mode de paiement. Les remises et promotions  Menu LISTES - commande REMISES/PROMOTIONS. La liste des remises et promotions permet de gérer des tarifs promotionnels par famille de clients et par famille d’articles. En version Evolution, vous pouvez en plus créer des tarifs promotionnels par article ou par client. Il est possible de définir deux types de tarifs : • des remises qui sont applicables à une sélection de clients et d'articles, • des soldes et promotions qui sont uniquement applicables à une sélection d’articles. La remise est appliquée au prix de base de votre article ou à la ligne de facturation.  Une remise en montant est appliquée autant de fois que la quantité d’articles saisie dans une pièce commerciale. En version Evolution, il est possible de créer des remises/promotions par tranches. La remise par tranches peut être appliquée de deux façons : • sur la totalité d’une tranche : la remise est calculée sur une seule tranche, celle qui correspond au montant ou à la quantité de l'article. • par tranches successives : la remise est calculée sur plusieurs tranches à partir de la quantité ou du montant de l'article. Chaque tranche correspond à un calcul de remise.  Pour obtenir plus de détails, consultez le Manuel de référence, Menu Listes, Remises/promotions accessible depuis le menu AIDE. Les représentants  Menu LISTES - commande REPRÉSENTANTS. Le terme Représentant englobe tous les commerciaux travaillant dans une entreprise. Cette fenêtre contient la liste des représentants identifiés par leur code, leur nom, leur fonction, leur commission, etc. Vous pouvez à partir de la liste des représentants CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un représentant.  Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, représentants pour obtenir tout le détail sur les représentants. Attention ! Cette commande n'est accessible que si vous avez coché la case Gestion de la TPF dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options). Création et mise en place d’un dossier 28 Les fournisseurs  Menu LISTES - commande FOURNISSEURS. La première partie de la fiche fournisseur comporte différents renseignements généraux sur l'identité du fournisseur. Identification du fournisseur  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Fournisseurs à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes bases. 1. Si ce paramétrage est effectué, le Code fournisseur s'affiche automatiquement. Vous pouvez toujours le modifier si vous le souhaitez. Dans le cas contraire, saisissez-le. Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque fournisseur créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie d'une pièce commerciale. Néanmoins, vous pourrez très bien retrouver ce fournisseur par d'autres critères, si vous ne connaissez pas le code. 2. Saisissez le Nom du fournisseur. 3. Indiquez le numéro de SIRET du fournisseur. Il s'agit du numéro qui identifie géographiquement l'établissement d'une entreprise. 4. Sélectionnez la Famille à laquelle appartient le fournisseur. La famille vous permet de catégoriser vos fournisseurs selon les critères de votre choix (par région, par type d'activité, etc.). Vous pouvez par la suite éditer ou consulter différentes statistiques, par exemple le Chiffre d'affaires par famille. Informations financières 1. Dans la zone Crédit accordé, vous affectez un crédit maximum autorisé à un fournisseur. En saisie de facture, le programme vous préviendra lorsque ce crédit sera dépassé. 2. Sélectionnez ensuite à l'aide de l’icône Liste le Mode de règlement. Vous pouvez également catégoriser votre fournisseur suivant des critères de Risque. Exemple Il est possible d'établir une différence entre certains fournisseurs en cochant ou non la case Bloqué. Création et mise en place d’un dossier 29 3. Cochez la case Relevé de comptes, si vous souhaitez que ce fournisseur apparaisse dans l'édition des relevés de comptes. Onglet Adresse Cet onglet vous permet de saisir les adresses de Facturation du fournisseur. 1. L'option Facturation donne accès à l'adresse principale de facturation et l'option Toutes à la totalité des adresses (principale et autres adresses) du fournisseur. Sélectionnez l'option Facturation puis saisissez l'adresse postale de facturation du fournisseur. 2. Indiquez la Forme juridique de votre fournisseur. 3. Précisez ses coordonnées téléphoniques (Téléphone fixe, Portable), Fax, Télex, son adresse électronique, son adresse Internet.  Pour plus de détails sur l’ajout des autres adresses et sur la définition d’une adresse principale, reportez-vous à l’Aide de votre logiciel accessible par la touche . Le bouton [Vérifier] permet de faire une recherche de l'adresse du fournisseur afin de vérifier l'exactitude de l'adresse Le bouton [Plan] permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. Le bouton [Itinéraire] permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre fournisseur). Onglet Complément Nature Les éléments de cet onglet sont nécessaires à la gestion de la TVA. 1. Sélectionnez le mode de TVA (Local, CEE, Hors CEE ou Suspension de taxe). • Sélectionnez l'option Local pour les fournisseurs se trouvant dans le même pays si les articles ou prestations qui leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA dans le fichier Articles. • L’option CEE s'utilise dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne. • Cochez l'option Hors CEE si vous exportez dans un pays étranger, hors CEE. • La Suspension de taxe s'utilise pour les fournisseurs non assujettis à la TVA. Vous pouvez changer ponctuellement dans une pièce commerciale la nature du fournisseur notamment pour le mode Suspension de taxe. 2. Indiquez dans ce cas le N.I.I, numéro d'Immatriculation de TVA que vous utilisez lors d'une opération commerciale avec la CEE. 3. Cochez la case Assujetti à TPF lorsque votre fournisseur est assujetti à TPF. Comptabilité Si vous exportez des comptes vers un logiciel de comptabilité Ciel, un numéro de compte (qui peut être alphanumérique) est attribué à chaque fournisseur dans la zone Compte comptable. Dans le cadre d'une gestion analytique par fournisseur de votre comptabilité (Ciel Compta ou Ciel Compta Évolution pour Windows), vous pouvez lui attribuer un code analytique. Divers 4. Saisissez le taux de remise accordé au fournisseur sur le total facturé. 5. Sélectionnez à l’aide du bouton le dépôt du fournisseur. 6. Cochez l’option Fournisseur Divers s’il s’agit d’un fournisseur occasionnel. 7. Si vous souhaitez que les pièces commerciales soient calculées en TTC, cochez l’option Facturer en TTC. Création et mise en place d’un dossier 30 Gestion de la TVA Même si vous avez déclaré être soumis au régime de TVA sur les encaissements dans les paramètres de facturation, vous pouvez déclarer, indépendamment, qu'un compte fournisseur est soumis à la TVA sur les débits. Dans ce cas, lors du transfert des écritures en comptabilité, le compte de TVA à utiliser s'adaptera automatiquement. 8. Précisez alors si vous êtes soumis à la TVA sur les débits ou sur les encaissements. Affaire Vous pouvez associer une affaire à un fournisseur. 9. Pour cela, sélectionnez-la en cliquant sur l’icône . Ainsi, l’affaire sera systématiquement insérée dans les nouvelles pièces commerciales du fournisseur. Onglet Contacts Les informations de cet onglet sont facultatives ; il s'agit du nom des interlocuteurs chez ce fournisseur. Onglet Banque Identification 1. Renseignez le code IBAN et le code BIC ainsi que le R.I.B. : Code banque, le Code guichet, le Numéro de compte ainsi que la Clé RIB.  Les informations concernant la Domiciliation bancaire sont disponibles sur un de vos Relevés d'Identité Bancaire (R.I.B.). Coordonnées 2. Saisissez dans cette zone les coordonnées postales (adresse, CP, Pays) de la banque. 3. Sélectionnez si la gestion de banque se fait Hors rayon ou Sur rayon. Ces options correspondent au lieu de compensation, et elles interviennent dans le cadre d'une gestion des bordereaux de remise en banque. Onglet Observations Cet onglet vous permet de saisir des annotations spécifiques sur le fournisseur. Elles peuvent vous permettre une meilleure gestion de vos fournisseurs. Les familles d’articles  Menu LISTES - commande FAMILLES ARTICLES. Cette commande vous permet d'effectuer une classification de vos articles par famille. Exemple Matériel informatique, Logiciels, Papeterie. Ce classement vous permettra d'établir par la suite des états et statistiques par famille d'articles. Vous pouvez à partir de la liste des familles d’articles CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER une familles d’articles.  Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, Familles articles pour obtenir tout le détail sur le mode de création des familles d’articles. Les articles  Menu LISTES - commande ARTICLES. Le terme Article fait référence à des produits de négoce, des produits fabriqués, des prestations de service ou bien des produits annexes (port, etc.). Création et mise en place d’un dossier 31 Identification de l’article La fiche article comporte de nombreux renseignements car elle constitue un des éléments clés dans une gestion complète des achats et des ventes. Le Code article est une zone alphanumérique (15 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque article créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie d'une pièce commerciale.  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Articles à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes bases. 1. Si ce paramétrage est effectué, le code article s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le. 2. Saisissez le Libellé de l'article. Si vous gérez des article à l'international, vous pouvez les saisir dans 2 langues étrangères. 3. Précisez la Famille à laquelle appartient cet article. La famille vous permet de classer des articles selon les critères de votre choix et en fonction des statistiques que vous souhaitez obtenir. 4. Cochez la case Bloqué si vous souhaitez établir une différence entre certains articles : • dans le cas d'une rupture de stock ponctuelle, • ou d'une rupture de stock proche. Tout comme pour les clients «bloqués», vous pouvez paramétrer l'affichage d'un message lors de la saisie de cet article dans une pièce commerciale (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet saisies). Quantités en stock Si vous souhaitez gérer le stock de certains articles, cochez la case Gestion de stock. Dans le cas contraire, décochez cette case. Le Stock réel est une zone numérique que vous ne pouvez renseigner qu'à la création d'un article. Le stock réel correspond à la quantité exacte de l'article en stock. Dans le cadre d'une modification de la fiche Article, cette zone n'est plus accessible ; le stock est automatiquement calculé par le logiciel en fonction des entrées et des sorties. Si vous souhaitez modifier le Stock réel, vous devez effectuer : • une entrée de stock manuelle, • ou une régulation de stock. Attention ! Le code article est une zone obligatoire. Vous ne pouvez pas poursuivre la saisie de la fiche article si cette zone n'est pas renseignée. Vous n'avez pas accès aux zones Cde client et Cde fourn. car elles sont automatiquement calculées en fonction des commandes achats et / ou ventes non soldées. Création et mise en place d’un dossier 32 Lorsque vous saisissez un stock de départ, le logiciel génère automatiquement un mouvement de stock. Toutes les entrées et sorties d'articles sont mémorisées dans la base des mouvements de stocks. • Le Stock mini vous permet d'éditer par exemple les états de réapprovisionnement de stocks (liste des articles dont le stock réel est inférieur à ce stock minimum). • Le Stock maxi vous permet d'éditer la liste des articles «surstockés» (article dont le stock réel est supé- rieur au stock maximum). Cette zone intervient aussi lors du paramétrage du traitement des commandes (fournisseurs) d'articles en rupture de stock. Onglet Prix Tarif Cet onglet vous permet de paramétrer les éléments nécessaires à la gestion des prix. 1. Sélectionnez le mode de calcul du prix de l'article. Fixer le prix de vente HT Lorsque vous activez cette option, vous pouvez accéder aux zones Prix d'achat HT et Prix de vente HT. Par défaut, cette option est active. Lorsque l'option Fixer le prix de vente HT est active, la modification du prix d'achat entraîne la modification du coefficient de marge (le prix de vente sera donc inchangé). Fixer le prix de vente TTC Lorsque vous activez cette option, vous pouvez accéder aux zones Prix d'achat HT et Prix de vente TTC. Cette option permet de gérer les effets d'une modification du prix d'achat. Fixer le coefficient de marge Lorsque l'option Fixer le coefficient de marge est active, la modification du prix d'achat entraîne la modification du prix de vente (le coefficient de marge sera donc inchangé).  Le choix du mode de calcul permet aussi d'éviter les différences d'arrondis lors des calculs de la TVA dans les pièces commerciales. Les lignes des pièces commerciales, les prix et les remises auxquelles vous aurez accès seront en HT ou en TTC suivant le mode de calcul que vous aurez choisi. 2. Sélectionnez le Taux de TVA appliqué à l'article. 3. Sélectionnez le Taux de TPF. Cette option ne s’affiche que si vous gérez la TPF ; option définie dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES). PAMP Le PAMP (Prix d'achat moyen pondéré) est calculé automatiquement au fur et à mesure des entrées de stock. Cette zone est calculée selon la formule suivante : Prix d'achat HT La zone numérique Prix d'achat HT est facultative. Dans le cas d'une société de services, cette zone peut correspondre au coût de la prestation. Pour une société industrielle, il peut s'agir du coût interne de fabrication ou du prix de revient. Pour les sociétés de négoce ou pour les détaillants, il s'agira du prix d'achat facturé par le fournisseur. A chaque nouvelle entrée de stock, qu'il s'agisse d'un mouvement de stock direct (menu LISTES - MOUVEMENTS DE STOCK) ou qu'il s'agisse d'une facturation fournisseur, ce prix d'achat prendra la valeur indiquée dans la facture d'achat ou dans le mouvement de stock. Coefficient de marge La zone Coefficient n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le coefficient de marge. C'est le coefficient multiplicateur qui, s'appliquant au prix d'achat, donne le prix de vente hors taxes. Si aucun coefficient n'est indiqué, la saisie d'un prix de vente entraînera le calcul automatique d'un coefficient. Attention ! Le Stock théorique correspond à la quantité en Stock réel moins la quantité en Stock client commandée plus les Commandes fournisseurs. Dernier PAMP x Stock réel + Quantité entrée en stock x Prix achat / Stock réel + Quantité entrée. Création et mise en place d’un dossier 33 Prix de vente HT La zone Prix de vente HT n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le prix de vente HT. Si vous modifiez le prix de vente, le coefficient de marge est recalculé en fonction du prix d'achat et du nouveau prix de vente. Prix de vente TTC La zone Prix de vente TTC n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le prix de vente TTC. Si vous modifiez le prix de vente TTC, notamment pour obtenir un prix TTC «tout rond», le prix de vente HT est recalculé en fonction du taux de TVA. Le coefficient de marge est aussi recalculé. Grille des tarifs La gestion des tarifs s'effectue avec la grille tarifaire des fiches articles. Vous pouvez : • Gérer des tarifs par quantité : le prix de vente dépendra des quantités de la grille des tarifs (quantité maximale que vous aurez saisies dans les fiches articles). • Gérer des codes tarifs : vous affectez directement un tarif (de 1 à 7) à un client (les différents tarifs ayant été préalablement saisis dans la fiche article). Ces deux possibilités peuvent être utilisées indépendamment suivant les conditions que vous souhaitez accorder à vos clients.  Dans la fiche Client, la zone Code tarif (onglet Complément) permet d'indiquer le type de tarif dont chaque client bénéficie. Exemple Un article peut être vendu à différents clients bénéficiant chacun de conditions différentes. La fiche de cet article est composée de : • Code : Pentium II 400 • Désignation : Pentium II 400 Mhz • Prix de vente Hors Taxes : 2313,72 € Vous êtes fabricant de matériel informatique et votre clientèle se répartit entre des grossistes, des revendeurs et des particuliers. • Le particulier sera facturé au prix de vente public, c'est-à-dire au prix de vente indiqué dans la fiche article. • Le grossiste se verra affecter un tarif suivant un barème que vous aurez arbitrairement fixé et qui pourra tenir compte de sa rapidité de paiement, du chiffre d'affaire qu'il vous aura généré sur l'année précédente ou de tout autre critère sachant que de toute façon, il vous en achète une quantité suffisante sur l'année pour bénéficier de tel ou tel tarif. • Le revendeur ou distributeur : pour ce type de client vous préférez accorder des remises au cas par cas en tenant compte de la quantité de la commande. Dans ce cas, le tarif est purement fonction de la quantité. Saisie des tarifs Les tarifs d'un article sont saisis dans la zone Grille de tarifs. 1. Cliquez sur le bouton . Une nouvelle ligne s'insère dans la grille de tarifs. Pour modifier, ajouter ou supprimer des tarifs, cochez le mode Modification. Pour consulter la grille des tarifs et effectuer des croisements entre les quantités et les tarifs, cochez le mode Visualisation. Création et mise en place d’un dossier 34 2. Double-cliquez dans les colonnes pour accéder à la saisie. Vous pouvez vous déplacer d'une colonne à l'autre avec la touche . Pour revenir sur une colonne, utilisez les touches et simultanément. 3. Saisissez la quantité puis les tarifs qui correspondent aux quantités. Vous pouvez saisir jusqu'à 7 tarifs. Les tarifs s'affichent par colonne (1 colonne par tarif). Vous pouvez ainsi effectuer un croisement entre les tarifs et les quantités. La colonne Qté correspond à la quantité minimale nécessaire pour bénéficier du tarif correspondant. Vous devez avoir précisé préalablement dans la fiche Client (zone Tarif - onglet Complément) qu'il bénéficie d'un code tarif. Si vous utilisez effectivement les tarifs par quantité, les prix devront être saisis dans l'ordre décroissant car les quantités doivent être saisies dans l'ordre croissant. Le logiciel effectue un contrôle de cohérence sur les quantités saisies : vous ne pourrez pas saisir des valeurs qui se chevauchent. Si c'est le cas un message vous l'indique.  Si le mode de calcul est défini à partir du HT, vous devrez saisir les différents tarifs en Hors Taxes. Si le mode de calcul est défini à partir du TTC, vous devrez saisir les différents tarifs en TTC. Onglet Désignation Cette zone est réservée à la description détaillée de l'article. 1. Saisissez le nom de l'article ainsi que ses attributs (poids, volume, conditionnement, version, etc.). 2. Vous pouvez attacher la photo de l'article pour agrémenter la fiche article. Vous pouvez copier-coller, importer une photo ou bien la récupérer depuis un scanneur ou appareil photo. Onglet Complément Informations complémentaires 1. La zone Code barre n'est à renseigner que si vous utilisez le code barre. Ciel Gestion commerciale pour Windows gère le code barre de type EAN13. Si vous souhaitez que le programme calcule ou vérifie la clef de contrôle du code EAN13, cochez l'option Contrôle et calcul de la clé EAN13 dans les PARAMÈTRES DE FACTURATION - onglet Saisie du menu DOSSIER. Voir Paramètres facturation, page 24. 2. Saisissez à l'aide du triangle de sélection la Marque de l'article, si l'article en possède une. 3. Si votre article est concerné par la nouvelle norme DEEE : Déchets Équipements Électriques et Électroniques, affectez-lui à l’aide du bouton Liste, l’éco-participation correspondante. 4. Indiquez un Substitut d'article, susceptible de remplacer l'article courant en cas de rupture de stocks ou de fin de série.  Nous vous conseillons de créer tous vos articles dans un premier temps et de revenir ensuite sur les fiches concernées pour y affecter les articles de substitution. 5. Indiquez la Catégorie de l'article. Vous pouvez sélectionné une catégorie dans la liste prédéfinie. 6. Sélectionnez dans la liste déroulante l'unité de l'article. Celle-ci sera reprise dans les pièces commerciales. 7. S'il s'agit d'un article pour lequel vous n'effectuez pas une gestion complète (pas de gestion de stock...), cochez la case Article divers. Lorsque vous saisirez une pièce commerciale pour un article de type Divers certains éléments seront automatiquement repris dans les lignes de la pièce commerciale. Ces éléments sont : • le code article, • les codes de TVA et TPF. 8. Si l'article n'est plus utilisé (article démodé, obsolète, non vendu), cochez la case Ne plus utiliser. Création et mise en place d’un dossier 35 Cet article ne s'affichera plus dans la liste des articles que vous activez lors de la saisie d'une pièce commerciale. 9. Si l’article est susceptible d’être publié sur Internet, cochez l’option Publiable sur le web. 10. Indiquez le nombre de mois Garantie de l'article ( 6 mois, 12 mois). La date de création de l'article s'affiche. 11. Vous pouvez spécifier la catégorie de l’article. Conditionnement 12. Indiquez un Conditionnement de l'article à la vente et à l'achat.  Les zones Poids net, Poids brut et Quantité par colis sont facultatives. Elles apportent des précisions supplémentaires sur l'article. Onglet Nomenclature  Cet onglet n'est accessible que si vous avez coché l'option Gérer les nomenclatures dans les paramètres de facturation (Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - FACTURATION - Onglet Options - zone Nomenclatures). Selon votre activité, vous pouvez être amené à gérer vos articles d'après une structure particulière. Vous pouvez commercialiser des produits simples ou des produits composés à partir d'autres éléments. Dans ces deux cas, vous êtes amené à gérer des nomenclatures.  Pour obtenir tout le détail sur les nomenclatures, consultez le Manuel de référence, Menu Listes, Articles ou Voir La gestion des nomenclatures articles multi-niveaux, page 90. Onglet Fournisseur Cette zone vous permet d'indiquer des informations concernant le fournisseur. 1. Sélectionnez le Code du fournisseur à l'aide du bouton Liste . 2. Saisissez la Référence de l'article attribuée par le fournisseur. Les zones Marge HT et Marge ne sont pas accessibles. Le montant de la marge réalisée entre le prix de vente de l'article et son prix d'achat et le pourcentage de marge entre le prix de vente de l'article et son prix d'achat vont s'afficher dans ces zones. Onglet Comptabilité 1. Renseignez les différents comptes d'achat (classe 6) et comptes de vente (classe 7). Ces zones seront automatiquement remplies si vous avez rattaché un article à une famille d'articles dont les mêmes zones de l'onglet Comptabilité ont été renseignées. 2. Précisez un code Analytique si vous gérez une base analytique dans Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution. Vous pouvez ensuite exporter tous ces codes. Onglet Observations Cet onglet vous permet de saisir des informations complémentaires sur l'article. Les clients  Menu LISTES - commande CLIENTS. Le terme Client désigne des personnes qui achètent régulièrement des services ou des produits dans un établissement commercial. La liste des clients répertorie tous les clients créés. Les clients sont identifiés par leur code, leur nom, leur société, leur numéro de téléphone, le crédit dont ils disposent, etc., suivant le paramétrage des colonnes que vous déterminez. Vous pouvez à partir de la liste des clients CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un client. Création et mise en place d’un dossier 36 Identification du client Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque client créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie des pièces commerciales.  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Clients à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone Codes bases. 1. Si ce paramétrage est effectué, le code client s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le. 2. Saisissez le Nom du client puis indiquez son numéro de SIRET. Il s'agit du numéro qui identifie géographiquement l'établissement d'une entreprise. 3. Sélectionnez à l'aide de l’icône le code du Représentant. 4. Sélectionnez la Famille à laquelle appartient le client. La famille permet de classer les clients selon certains critères (par région, par type d'activité, etc.). Vous pouvez par la suite éditer ou consulter des statistiques, par exemple le Chiffre d'affaire par famille. Il est possible d'établir une différence entre certains clients en cochant ou non la case Bloqué. 5. Cochez la case Relevé de comptes, si vous souhaitez que ce client apparaisse dans l'édition des relevés de comptes. Informations financières 1. Dans la zone Encours autorisé, saisissez le montant du crédit alloué au client. Lors de la saisie d'une facture, le logiciel vous informe si ce crédit est dépassé. 2. Dans la zone Encours, indiquez le total des montants facturés aux clients qui n'ont pas encore été réglés. Cette zone est mise à jour lors de la validation des factures, des avoirs et la création de règlements.  Le crédit Disponible correspond à la différence entre l’encours maximum autorisé et l'encours. Cette zone est renseignée et mise à jour automatiquement par le programme. 3. Sélectionnez à l'aide de l’icône Liste le mode de paiement. Vous pouvez également classer le client suivant des critères de Risque (bon, moyen ou mauvais payeur). 4. En fonction de ces catégories, sélectionnez un critère de risque Faible, Moyen ou Élevé. Onglet Adresses Cet onglet vous permet de saisir les adresses de Facturation et de Livraison du client. Vous accédez aux différents types d'adresses du client par les options suivantes : • Facturation : adresse principale de facturation. • Livraison : adresse principale de livraison. • Toutes : la totalité des adresses (principales et autres adresses aussi bien de facturation que de livraison). 1. Sélectionnez l’option de votre choix pour renseigner l’adresse de votre client. 2. Saisissez l'adresse postale de facturation ou de livraison du client. 3. Indiquez la Forme juridique ; le triangle de sélection vous permet de consulter la liste correspondante. 4. Précisez les coordonnées téléphoniques du client (Téléphone fixe, portable, Fax, Télex), l’adresse e-mail, son site Internet. 5. Cochez l’option NPAI (N’habite Pas à l’Adresse Indiquée) si l’adresse de facturation que vous avez n’est plus correcte. Création et mise en place d’un dossier 37  Pour plus de détails sur l’ajout des autres adresses et sur la définition d’une adresse principale, reportez-vous à l’Aide de votre logiciel accessible par la touche . Onglet Complément Les éléments de cet onglet sont nécessaires à la gestion de la TVA, des tarifs, à la définition d’un compte comptable et d’un code analytique pour le client sélectionné, etc. Nature 1. Dans la zone Mode TVA, sélectionnez l'option Local pour les clients se trouvant dans le même pays, si toutefois les articles ou prestations qui leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA dans le fichier articles. L’option CEE s'utilise dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne. 2. Indiquez dans ce cas le N.I.I, numéro d'immatriculation intracommunautaire de TVA du client utilisé lors d'une opération commerciale avec la CEE. 3. Cochez l'option Hors CEE si vous exportez dans un pays étranger, hors CEE. La Suspension de taxe s'utilise pour les clients non assujettis à la TVA. Vous pouvez changer ponctuellement dans une pièce commerciale la nature du client notamment pour le mode Suspension de taxe. 4. Cochez la case Assujetti à TPF lorsque votre client est assujetti à TPF. Comptabilité Si vous exportez des comptes vers un logiciel de comptabilité Ciel, un numéro de compte (qui peut être alphanumérique) est attribué à chaque client dans la zone Compte comptable. Exemple 411001 pour le premier client créé. Dans le cadre d'une gestion analytique par client de votre comptabilité (Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution pour Windows), vous pouvez lui attribuer un code Analytique.  Un code analytique est une combinaison alphanumérique pouvant être affectée à chaque compte de charge ou produit pour effectuer une décomposition différente de celle des comptes comptables. Divers 5. Cochez la case Client Divers s'il s'agit d'un client occasionnel et la case Ne pas relancer si vous ne souhaitez pas le relancer. 6. Indiquez le Nombre d'exemplaires de factures (duplicata) que vous souhaitez obtenir pour ce client et un éventuel Taux de remise. Il correspond au taux accordé à ce client mais vous pourrez le modifier lors de la saisie des pièces commerciales. Tarifs 7. Si vous n'utilisez pas la grille des tarifs (tarifs par quantité), sélectionnez le code tarif affecté au client. 8. Cochez la case Facturer en TTC pour facturer votre client en TTC. Affaire 9. Vous pouvez associer une affaire à un client. Pour cela, sélectionnez-la en cliquant sur l’icône . Ainsi, l’affaire sera systématiquement insérée dans les nouvelles pièces commerciales du client. Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client). Ce bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client afin de vérifier l'exactitude de l'adresse. Création et mise en place d’un dossier 38 Onglet Relations clients Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution. Cette fonction vous permet de gérer vos relations clients comme un agenda à partir duquel vous enregistrez vos tâches à effectuer. Vous pouvez consulter et effectuer le suivi de toutes les tâches enregistrées à partir de l’onglet Relations clients de la fiche client. Onglet Contacts Les informations de cet onglet sont facultatives ; il s'agit des coordonnées des interlocuteurs chez ce client. Onglet Banque 1. Renseignez le code IBAN, le code BIC ainsi que le R.I.B. : le Code banque, le Code guichet, le Numéro de compte, la Clé RIB. • Le code IBAN correspond l'identification internationale d'un compte bancaire. • Le code BIC est un identifiant géré par SWIFT. C'est le seul identifiant des établissements financiers normalisés au niveau international.  Toutes ces références bancaires seront utilisées lors de la génération des remises magnétiques. 2. Saisissez dans cette zone les coordonnées postales (adresse, CP, Pays) de la banque. 3. Sélectionnez si la gestion de banque se fait Hors rayon ou Sur rayon. Ces options correspondent au lieu de compensation et elles interviennent dans le cadre d'une gestion des bordereaux de remise en banque. 4. Dans le cas où vous effectuez des prélèvements magnétiques, votre client vous a livré un mandat vous autorisant à le débiter. Et, vous devez obligatoirement renseigner la référence et la date du mandat de votre client. Pour cela, cliquez sur le bouton [Mandat SEPA]. Ces informations seront reprises dans le fichier généré lors des remises en banque. Onglet Relance Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution. Voir Gestion avancée des relances clients, page 92. Onglet Observations Cet onglet vous permet de saisir des annotations spécifiques sur le client. Les prospects  Menu LISTES - commande PROSPECTS. Les prospects désignent des clients potentiels auprès desquels les démarcheurs font de la publicité. Vous pouvez saisir un fichier de prospects en vue de l'édition de mailing. Les informations concernant l’Identification bancaire sont disponibles sur un de vos Relevés d'Identité Bancaire (R.I.B.). Création et mise en place d’un dossier 39 La liste des prospects répertorie tous les prospects créés. Ils sont identifiés par leur code, leur nom, leur société, leur numéro de téléphone, leur adresse suivant le paramétrage des colonnes que vous déterminez. Vous pouvez CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER un prospect ou le CONVERTIR EN CLIENT.  Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, prospects pour obtenir tout le détail sur la gestion des prospects. Les affaires  Menu LISTES - commande AFFAIRES. Les affaires permettent de réaliser des statistiques et objectifs sur vos achats et ventes ainsi que d’établir une comparaison avec vos prévisions. Vous pouvez donc suivre votre activité plus facilement. Le principe consiste à regrouper vos achats et ventes par catégorie et à faire des prévisions. Exemple Vous voulez connaître tous les achats et ventes relatives à un chantier. Il suffit de créer une affaire pour ce chantier et de l’affecter aux pièces commerciales afférentes. Créez une affaire 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le Code, le Libellé et la Famille de l’affaire.  Le code par défaut défini dans les paramètres de numérotation (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION) est repris et incrémenté à chaque création. Onglet Synthèse L’onglet Synthèse présente le comparatif entre les valeurs du chiffre d'affaires et celles des objectifs ainsi que la rentabilité. Onglet Objectifs 2. Dans l’onglet Objectifs, vous renseignez les prévisions des achats ou des ventes. Pour cela, sélectionnez l’option Vente ou Achat puis indiquez dans les zones Période de...à les dates à prendre en compte. 3. Dans la première colonne, saisissez le chiffre d’affaire prévisionnel à atteindre sur le premier mois. 4. Procédez à l’identique pour les autres mois de la période sélectionnée. Les autres colonnes sont calculées automatiquement par le logiciel en fonction des pièces commerciales validées pour cette affaire. Onglet Statistiques L’onglet Statistiques est renseigné automatiquement en fonction des pièces de vente ou d’achat validées pour cette affaire. 5. Pour les consulter, sélectionnez l’option Vente ou Achat puis indiquez la période en prendre en compte. Onglet Pièces L’onglet Pièces présente le détail des pièces de vente ou d’achat liées à cette affaire. 6. Sélectionnez l'option Vente ou Achat pour afficher les pièces correspondantes. Onglet Stocks L’onglet Stocks présente le stock réel, disponible ou théorique des articles. Les lignes des stocks sont actualisées en fonction des factures, avoirs, commandes (clients ou fournisseurs), bons de réception fournisseurs et bons de livraison clients saisis pour cette affaire. Onglet Observations 7. Dans l’onglet Observations, saisissez éventuellement un commentaire. Une palette d’outils de mise en forme du texte s’affiche lorsque vous cliquez dans la zone. 8. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous pourrez alors associer des pièces commerciales à cette affaire qui permettra de compléter l’onglet Synthèse. Création et mise en place d’un dossier 40 Lancez les états des affaires Vous pouvez éditer la fiche d’une affaire, toute la liste des affaires, les objectifs détaillés ou cumulés par affaire, les statistiques par affaire. 1. Dans la liste des affaires, sélectionnez la ou les affaires à imprimer. 2. Cliquez sur l’un des icônes . La fenêtre des états relatifs à une affaire s’ouvre. 3. Sélectionnez l’état que vous souhaitez éditer. 4. Décochez la case La sélection seulement si vous voulez inclure toutes les affaires. 5. Cliquez sur le bouton [Aperçu] ou [Imprimer]. Saisie et traitements des pièces commerciales Saisie et traitements des pièces commerciales 42 Saisissez les pièces clients Rappels Vous venez de mettre en place tous les éléments de bases nécessaires à votre dossier. Vous êtes maintenant prêt à saisir vos premières pièces commerciales. Les pièces commerciales se répartissent en deux modules : l'un concerne la saisie des pièces clients (menu VENTES), l'autre la saisie des pièces fournisseurs (menu ACHATS).  Les factures d’acompte sont automatiquement générées lorsque vous saisissez un acompte pour un client ou un fournisseur. Avant de commencer la saisie proprement dite, définissez vos besoins en matière de modèle de pièces commerciales. Vous pouvez concevoir entièrement le dessin de vos pièces à l'aide de la commande ÉTATS PARAMÉTRABLES du menu DOSSIER.  Reportez-vous à la partie Le Générateur d'états du Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE.  Le dessin des pièces commerciales n'est pas indispensable pour faire fonctionner votre gestion commerciale, vous pouvez très bien utiliser les modèles existants par défaut dans le logiciel. Les différents modes de saisie Ciel Gestion commerciale vous permet de saisir une pièce commerciale de plusieurs façons : • la saisie Document : saisie des informations directement dans la pièce commerciale concernée, • la saisie standard, • à l’aide de l’assistant Top Facture (Menu VENTES commande TOP FACTURE). La saisie document Uniquement pour les pièces commerciales de vente Ce mode de saisie permet de préparer un devis, facturer un client, établir un avoir, enregistrer une commande, etc. rapidement. Vous saisirez les informations directement dans la pièce commerciale concernée. Les zones dans lesquelles vous pouvez saisir des données sont matérialisées par l'icône . Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. En effet, la pièce commerciale que vous êtes entrain de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle que vous imprimerez (police, taille, couleur, etc.).  Toutefois, vous pouvez changer de mode et revenir en saisie standard. Pièces de vente Pièces d’achat Devis Commandes Commandes Bons de réception (BR) Bons de livraison (BL) Factures Factures, Avoirs Avoirs Attention ! Les pièces commerciales de Ventes (devis, commandes, factures, bons de livraison, avoirs) sont gérées par le logiciel de la même façon. De nombreuses zones sont communes aux différentes fenêtres. Des renvois vers le Manuel de référence et l’aide intégrée au logiciel vous permettent d’obtenir plus d’informations sur la saisie et les traitements des pièces commerciales. Saisie et traitements des pièces commerciales 43 Pour cela, activez la commande Convertir en mode standard accessible depuis le menu CONTEXTUEL (clic droit) de la liste des pièces clients. Exemple : Extrait d’un devis Fonctions disponibles dans le menu Contextuel Vous pouvez à partir du menu CONTEXTUEL (clic droit) effectuer certaines opérations : Modifier les colonnes, Insérer une ligne, une ligne blanche dans la pièce commerciale, Modifier le texte libre, ajouter un sous-total, choisir les colonnes sous-total, sélectionner l’option de Facturation en TTC, insérer l’adresse de livraison, de facturation ou une autre adresse, etc. Fonctions disponibles dans la barre d’actions Les boutons présentés en haut de la fenêtre varient selon le type de pièce que vous créez. Dans tous les types de pièces, vous pouvez : • créer une autre pièce commerciale tout en enregistrant la pièce en cours, • efface la pièce commerciale en cours, • lancer l'aperçu avant impression ou imprimer la pièce commerciale en cours, • envoyer la pièce par e-mail, • naviguer dans les pièce commerciales (début, précédent, suivant, fin) et atteindre un élément, • modifier le représentant, • modifier l'affaire, ce bouton permet d’affecter une affaire à la pièce. • consulter le client.  Consultez l’aide intégrée - Rubrique Saisie Document pour obtenir des informations détaillées sur ce mode de saisie. Saisissez les informations directement dans la pièce commerciale. Saisie et traitements des pièces commerciales 44 L’assistant Top Facture  Menu VENTES - commande TOP FACTURE. Cet assistant vous aide à créer ou à transférer vos pièces commerciales. Choisissez l'opération à effectuer puis cliquez sur le bouton [OK]. Créez une pièce commerciale  Si dans les préférences de saisie des pièces commerciales, vous avez souhaité que le logiciel vous propose de choisir le mode de saisie, un message s'affiche. 1. Vous pouvez opter pour une saisie Standard ou une saisie Document. Cliquez sur le bouton [Continuer]. 2. Sélectionnez la pièce commerciale à créer (devis, commande, bon de livraison, facture, avoir) puis cliquez sur le bouton [Créer]. 3. Sélectionnez dans la liste qui s'affiche le client pour lequel vous créez la pièce puis cliquez sur le bouton [OK]. 4. La fenêtre de saisie de la pièce commerciale s'affiche. Elle dépend du mode de saisie sélectionné. Renseignez toutes les zones nécessaires puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Voir Créez une pièce commerciale client, page 45. Transférez une ou plusieurs pièces commerciales 1. Sélectionnez dans la liste qui s'affiche la ou les pièce(s) commerciale(s) à transférer.  Pour sélectionner plusieurs pièces vous devez maintenir la touche de votre clavier enfoncée. 2. Vous pouvez trier les pièces commerciales à afficher (toutes les pièces, uniquement les devis, les commandes, les factures, les bons de livraison, etc.). Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. 3. Sélectionnez la pièce de destination. Si vous transférez plusieurs pièces en une autre (exemple transfert de plusieurs devis en facture), cochez l'option Transfert groupé puis validez en cliquant sur le bouton [OK].  Un transfert groupé vous permet de transférer plusieurs pièces en même temps. Ce transfert générera une seule pièce qui regroupera toutes les pièces transférées. Une fenêtre de confirmation s'affiche. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER, VALIDER la pièce transférée ou IMPRIMER, VALIDER ou RÉGLER la nouvelle pièce créée. Cliquez sur le bouton [OK]. Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué. Voir Transférez une pièce commerciale : généralités, page 51. Saisie et traitements des pièces commerciales 45 Liste des pièces clients  Menu VENTES - commande PIÈCES CLIENTS. Cette fenêtre regroupe toutes les pièces commerciales de vente qui ont été saisies. Vous pouvez effectuer un tri et n'afficher que certaines pièces (factures uniquement par exemple). Pour cela, cliquez sur le lien correspondant dans la partie Pièces. Vous pouvez à partir de la liste des pièces clients, CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER une pièce commerciale (devis, commandes, factures, bons de livraison, avoirs). De même, vous pouvez effectuer certains traitements comme la VALIDATION de la pièce ou le TRANSFERT en une autre pièce.  Reportez-vous au chapitre Pièces clients du Menu Ventes du MANUEL DE RÉFÉRENCE depuis le menu AIDE Créez une pièce commerciale client  Menu VENTES - sélectionner la commande correspondant à la pièce commerciale à créer puis cliquez sur le bouton .  Vous pouvez créer des pièces commerciales clients en utilisant la saisie document. Voir La saisie document, page 42. • Si vous cliquez directement sur le bouton (Créer], un assistant vous aide à créer votre pièce commerciale. • Si vous activez le menu déroulant en cliquant sur le triangle de sélection du bouton [Créer], vous pouvez sélectionner la pièce commerciale à créer. A partir de la liste de la pièce commerciale client ou fournisseur, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre qui s'affiche vous permet d'indiquer toutes les informations nécessaires à la création de la pièce commerciale. Saisie et traitements des pièces commerciales 46  Vous pouvez créer une pièce commerciale de vente en utilisant le cliquer-glisser. Cliquez-glissez un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale 1. Sélectionnez les articles pour lesquels vous souhaitez créer la pièce commerciale. Gardez la souris enfoncée. 2. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-les dans la pièce voulue. Cliquez-glissez un ou plusieurs article(s) dans la liste des pièces (devis, factures...) Le principe est le même mais dans ce cas, un message vous demande de choisir le client pour lequel vous établissez la pièce. L'entête de la pièce commerciale Vous devez renseigner les zones Informations pièce, Informations client ou fournisseur et Mode de règlement. Informations pièce  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du Numéro de la pièce commerciale (commande, bon de livraison, facture, avoir, etc.) à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes pièces. 1. Si ce paramétrage est effectué, le numéro de la pièce s'affiche automatiquement. Indiquez la Date de la pièce commerciale (date du jour par défaut).  La date de saisie de la pièce doit correspondre à la période de saisie définie dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER commande PARAMÈTRES). Dans le cas contraire, un message vous en informe. Informations client ou fournisseur 2. Sélectionnez à l'aide de l’icône Liste le code client ou fournisseur pour lequel vous établissez la pièce. Le nom de la société est rappelé. 3. Lors de la saisie d'une commande, cochez la case Accusé de réception, si vous devez faire parvenir au client un accusé de réception par e-mail. 4. Précisez le Représentant chargé de l'affaire. Vous pouvez ainsi calculer les commissions à attribuer. 5. Si cette pièce commerciale doit être prise en compte dans le calcul des objectifs et statistiques d’une affaire, sélectionnez l’Affaire concernée. 6. Indiquez une Référence pour cette pièce commerciale. 7. Saisissez éventuellement une Remarque. Paiement Le mode de paiement mémorisé au niveau de la fiche client ou fournisseur s'affiche automatiquement. 8. Vous pouvez le modifier. Pour cela, cliquez sur le bouton Liste . La zone Date d’échéance est automatiquement calculée par le programme en fonction de la date de la pièce et du mode de règlement. Attention ! Le code client est une zone obligatoire. Vous ne pouvez pas poursuivre la saisie de la pièce commerciale si cette zone n'est pas renseignée. Saisie et traitements des pièces commerciales 47 L'onglet Lignes 1. Double-cliquez dans la zone Article pour sélectionner le code de l'article. Le libellé saisi lors de la création de l'article s'affiche dans la zone Description. Vous pouvez le modifier. 2. Indiquez la Quantité de l'article commandé. Dans le cas où vous avez défini des calculs sur les quantités, cliquez sur l’icône et choisissez le calcul à appliquer. Vous pouvez saisir une facture négative. Pour cela, vous devez préciser une quantité négative.  Si vous avez activé l’alerte des remises/promotions (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION) et qu’une remise peut être appliquée, un message vous demande de confirmer soit après la sélection de l’article soit après la saisie de la quantité. Une remise en montant est appliquée autant de fois que la quantité d’articles saisie. Par contre, les remises en tranches s’appliquent suivant le montant total de la ligne (quantité × PU HT ou TTC). Le Prix Unitaire HT proposé correspond au prix unitaire Hors Taxes que vous avez saisi dans la fiche article. Vous pouvez le modifier. Cette zone n’est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le Prix de vente HT dans la fiche article (onglet Prix/Tarif). Il en est de même pour le Prix Unitaire TTC. Cette zone n’est accessible que si vous avez coché l'option Fixer le Prix de vente TTC dans la fiche article (onglet Prix/Tarif). Le code TVA (ou TPF) que vous avez défini sur la fiche article s'affiche sur la ligne de saisie. Vous pouvez modifier ces codes. Le Taux de remise est une zone numérique facultative. Le taux de remise saisi est attribué à l'article et entraîne le calcul du montant de la remise HT et TTC. Si vous saisissez un montant dans une des zones Montant remise HT / TTC, le taux de remise est dans ce cas calculé par le programme. Vous pouvez envisager cette possibilité lorsque vous voulez, par exemple, arrondir le montant TTC de la remise. Ces zones sont accessibles en fonction du mode de calcul que vous avez sélectionné dans la fiche article (onglet Prix/Tarif) : • Fixer le prix de vente HT, • Fixer le coefficient de marge, • Fixer le prix de vente TTC. Le programme calcule automatiquement le Montant total HT / TTC. Certaines informations que vous avez modifiées dans la pièce peuvent être reportées dans la fiche de l’article. Pour cela, faites un clic-droit sur la ligne de l’article et sélectionnez la commande METTRE À JOUR L’ARTICLE. Les informations qui peuvent être actualisées sont les suivantes : la désignation longue, le dépôt, le taux de TVA, le prix de vente HT, le prix de vente TTC, le poids brut, le poids net, la quantité par colis, l’unité. Saisie et traitements des pièces commerciales 48 Les lignes de sous-total Une ligne de sous-total reprend toutes les lignes qui sont situées au-dessus et calculent le sous-total. Par défaut, les colonnes Quantité et Montant total TTC sont calculées. Vous pouvez ajouter d'autres valeurs à totaliser. Sélectionner les colonnes à totaliser 1. Cliquez sur la flèche du bouton [Sous-total] et sélectionnez Colonnes sous-total. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cochez les colonnes à prendre en compte dans le calcul du sous-total. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. La sélection des colonnes est mémorisée et sera reprise à la prochaine création d'une pièce commerciale de vente. Insérer une ligne de sous-total Une fois que vous avez défini les éléments à calculer, vous pouvez insérer les lignes dans la pièce commerciale. 1. Cliquez sur le bouton [Sous-total]. Une nouvelle ligne s'insère. 2. Cliquez sur les flèches situées à droite de la fenêtre afin de bien positionner la ligne de sous-total après toutes les lignes qu'elle doit calculer. 3. Vous pouvez personnaliser la cellule Sous-total. Pour cela, cliquez dedans, vous pouvez alors ajouter une description en-dessous de l'intitulé, modifier la présentation du texte (police, gras...). 4. Renouvelez l'opération si vous avez besoin d'insérer plusieurs lignes de sous-total.  Les lignes de sous-total seront prises en compte dans les transferts et dans les états. L'onglet Pied Ces renseignements figurent au bas de la pièce commerciale. Vous ne pouvez pas les modifier à l'exception de quelques zones. La remise globale, remise accordée au client ou fournisseur, diffère du taux de remise attribué ponctuellement par article ; mais ces deux remises sont cumulables. Le taux paramétré par défaut dans la fiche client ou fournisseur s'affiche. Vous pouvez modifier le Taux mais aussi le Montant. 1. Saisissez le Taux de l'escompte; son montant est automatiquement calculé. L’escompte correspond à l’attribution d'une remise financière accordée pour paiement immédiat. 2. Saisissez les frais de Port soumis à la TVA ; ces frais seront saisis hors taxes. Le total TVA sera recalculé à partir du taux que vous avez paramétré dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options - TVA sur port soumis). 3. Indiquez si besoin le Port non soumis. Ce montant sera ajouté directement au Solde dû. Dans le cas d'un avoir, la zone Utilisé indique le total des règlements encaissés. 4. Cochez la case Ne pas réintégrer les articles en stock pour ne pas rétablir le stock des articles. Les frais de port soumis ou non sont ajoutés au montant total hors taxe, dans la zone Total HT + Port. 5. La zone Acompte indique le total des acomptes versés pour la pièce. La zone Réglé affiche le total des règlements perçus pour la pièce. Cliquez sur le bouton Liste pour consulter le détail des acomptes ou des règlements. 6. Dans le cas d'un devis, la zone Statut permet de spécifier si le devis est à envoyer, en cours, a été accepté, refusé etc. Sélectionnez dans la liste déroulante un statut. Les zones Total Poids Brut, Total Poids Net, Total Nb Colis et Total Quantité sont automatiquement renseignées en fonction des éléments saisis dans l'onglet Lignes de la pièce commerciale client ou fournisseur. Saisie et traitements des pièces commerciales 49 L'onglet Infos tiers Société et Adresse Le nom de la société du client s'affiche automatiquement. Et, l'adresse principale saisie dans la fiche client est indiquée. Vous pouvez la modifier. 1. Pour déterminer l'adresse qui sera affichée, cliquez sur l’icône située à la fin de la zone Société. La fenêtre Liste des adresses s'ouvre. Vous pouvez alors copier l'adresse de facturation ou de livraison à prendre en compte dans la pièce. Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant via Internet. Forme juridique 2. Sélectionnez dans la liste déroulante la forme juridique de la société (SARL, SA, etc.). Contact 3. Sélectionnez le contact de votre client dans la liste déroulante. Nature Les éléments de la zone Nature sont nécessaires à la gestion de la TVA. Tarif Si vous avez affecté un code tarif au client (fiche Client - onglet Complément), ce code s'affiche automatiquement dans la zone Tarif. 4. Dans le cas contraire, affectez-lui un tarif en sélectionnant un code tarif dans le liste déroulante. Crédit disponible Le montant du crédit disponible est rappelé au bas de la fenêtre. L’onglet Échéances Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution. Cet onglet vous permet de générer des échéances afin de créer par la suite un échéancier pour la pièce commerciale. Si vous gérer les pièces commerciales multi-échéances (paiement en deux fois, trois fois etc.), cochez l’option Multi-échéances pour la pièce commerciale correspondante. L'onglet Observations Vous pouvez noter des informations complémentaires concernant la pièce commerciale. Ce sont des renseignements internes qui n'apparaîtront pas sur le document final. Modifiez une pièce commerciale client 1. Pour modifier une pièce commerciale, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . La fenêtre de la pièce commerciale sélectionnée s'affiche. 2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Supprimez une pièce commerciale client 1. Pour supprimer une pièce commerciale client, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Saisie et traitements des pièces commerciales 50 Consultez l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale Le bouton vous permet de lancer directement l'impression de la pièce commerciale sélectionnée. 1. Si vous souhaitez visualiser la pièce commerciale avant de l'imprimer, cliquez sur le bouton . La pièce commerciale s’affichera telle qu'elle s'imprimera sur papier selon le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables (menu DOSSIER - commande OPTIONS puis ÉTATS PARAMÉTRABLES). 2. Une fenêtre affiche l'aperçu avant impression. Utilisez le bouton et son menu déroulant pour imprimer tout ou partie de la pièce commerciale. Validez une pièce commerciale 1. Pour valider une pièce commerciale de vente, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui]. 3. Un autre message vous indique que la validation s'est bien déroulée. Cliquez sur le bouton [OK]. Une fois la pièce validée, vous pouvez la régler et l'imprimer. Conséquences de la validation Bons de livraison/ bons de réception La validation entraîne la mise à jour des statistiques, du stock et des quantités livrées dans les lignes de la (ou des) commande(s) correspondante(s). Factures La validation conditionne la mise à jour des statistiques et du stock s'il s'agit d'une facture directe. Une facture directe est une facture qui n'est pas issue d’un bon de livraison. Avoirs Il existe deux types d'avoirs : • les avoirs pour rectification d’erreur sur montant. Dans ce cas, le chiffre d’affaires du client et le chiffre d'affaires de l’article seront modifiés, mais non les stocks, • les avoirs pour rectification d’erreur sur quantité. Dans ce cas, il est nécessaire de modifier aussi les stocks, en les augmentant. Attention ! Une facture validée ne peut plus être modifiée. En revanche, vous pouvez la rééditer. Vous pouvez valider une facture qui n’a pas été éditée. Cette opération est risquée, car si, lors de l’impression vous constatez une erreur, vous ne pourrez plus modifier cette pièce (vous devrez enregistrer une facture d'avoir puis créer une facture). Seules les factures validées seront prises en compte lors de la génération du journal comptable. Saisie et traitements des pièces commerciales 51 Transférez une pièce commerciale : généralités Pour éviter une double saisie, le logiciel vous permet de transférer directement une pièce commerciale client ou fournisseur (devis, factures, commandes, bons de livraison, bon de réception) en une autre pièce commerciale. Lors de la confirmation du transfert, vous pouvez effectuer certains traitements (validation, impression de la pièce commerciale...). Pour transférer une pièce commerciale : • Cliquez directement sur le bouton [Transférer] de la liste de la pièce commerciale (vente ou achat). Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la pièce commerciale que vous souhaitez générer puis cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre Confirmation du transfert s'affiche. Validez en cliquant sur le bouton [OK]. Un message vous informe par la suite que le transfert s'est bien effectué. • S’il s’agit d’une pièce de vente, activez la commande TOP FACTURE du menu VENTES. Cet assistant vous aide à transférer votre pièce commerciale.Voir L’assistant Top Facture, page 44.  Vous pouvez transférer une pièce commerciale (devis, facture, commande...) en une autre en utilisant le cliquer-glisser. Exemple : Transférer un devis en facture 1. Sélectionnez le devis à transférer. 2. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-le devis dans la fenêtre Liste des factures. Transférez une pièce commerciale de vente Transférez une pièce d'achat 1. Un message vous demande de confirmer le traitement. Vous pouvez demander à ce stade la VALIDATION, l'IMPRESSION ou le RÈGLEMENT de la pièce transférée ou de la pièce commerciale créée. Pour cela, cochez la ou les options de votre choix. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. Un message vous informe que le transfert a été effectué et qu'une nouvelle pièce a été générée. Pièce d’origine Transferts possibles en : Devis Commande, Facture Bon de livraison (BL) Facture Commande Bon de livraison, BL Livrable, Facture Facture Avoir Pièce d’origine Transferts possibles en : Commande Bon de réception, Facture Bon de réception (BR) Facture Facture Avoir Saisie et traitements des pièces commerciales 52 Les traitements Les traitements possibles sur la pièce d'origine et sur la pièce de destination varient en fonction du type de pièce. Le tableau suivant indique les traitements possibles en fonction de la pièce d'origine. Le tableau suivant indique les traitements possibles en fonction de la pièce de destination.  Pour plus d’informations sur le transfert d’une pièce commerciale, reportez-vous aux traitements spécifiques à chaque pièce commerciale détaillés dans le Manuel de référence disponible depuis le menu AIDE. Les options supplémentaires Certains traitements sont accessible à partir de la barre d’actions de la liste des pièces clients. Ils vous permettent de : • Dupliquer une pièce. • Considérer non-comptabilisée. • Ouvrir le client, le représentant, l’article. Certaines de ces commandes sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL. Selon le type de pièce, des traitements supplémentaires peuvent être disponibles (valider ou transférer la pièce, saisir ou annuler un acompte, générer un abonnement, facture irrécouvrable...). Dupliquez une pièce Cette commande vous permet de dupliquer la pièce commerciale sélectionnée. Un message vous informe qu'une nouvelle pièce a été générée. Considérez non-comptabilisée Ce traitement vous permet de «décomptabiliser» une pièce commerciale déjà comptabilisée. Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur [Oui] pour valider. Un second message vous informe que la pièce a bien été définie comme non-comptabilisée. Pièce d’origine Vous pouvez : Devis Imprimer le devis Bon de livraison Imprimer, valider le bon de livraison Commande Imprimer la commande Facture Valider, imprimer, régler la facture Bon de réception Imprimer, valider le bon de réception Pièce de destination Vous pouvez : Bon de livraison Valider, imprimer le bon de livraison Commande Imprimer la commande Facture Valider, imprimer, régler la facture Avoir Valider, imprimer l'avoir Bon de réception Imprimer, valider le bon de réception Saisie et traitements des pièces commerciales 53 Les options d’affichage de la liste  Ces options sont accessibles par le bouton . Afficher le détail Cette option permet d'afficher, en bas de la fenêtre, les lignes de détail de la pièce commerciale ainsi que les éléments spécifiques aux échéances (date d'échéance, type d'échéance, mode de règlement, montant échéance etc.) Afficher l’aperçu Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de la pièce sélectionnée. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée devant n'apparaît plus. Affiner la sélection Cette option permet d'afficher des options supplémentaires afin d'affiner l'affichage. Lorsque vous cliquez sur Affiner la sélection, une zone supplémentaire s'affiche. Vous pouvez alors afficher les pièces : • de tous les clients ou d’un client en particulier que vous sélectionnez soit à l’aide de l’icône d’appel de liste soit avec les boutons [<] et [>]. Ces boutons permettent d'afficher respectivement le client précé- dent et le client suivant, • en fonction d’une période, que vous indiquez dans les zones Période du ... au, • en fonction de critères de tri des pièces commerciales, que vous sélectionnez dans le menu déroulant. Envoyez une pièce par e-mail Cette commande vous permet de faire parvenir une pièce commerciale au client via la messagerie électronique. Pour utiliser cette commande, vous devez donc avoir préalablement installé une messagerie électronique sur votre ordinateur et un modem. Envoyez une pièce commerciale par mail suite à sa création 1. A la fin de la création de la pièce commerciale, cliquez sur le bouton . Après quelques instants, le fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant la pièce est inséré dans un nouveau message. 2. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressé la pièce est proposée comme adresse du destinataire. Vous pouvez la modifier. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Vous devez saisir l’adresse. 3. Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude. Envoyez une pièce commerciale par mail à partir de la liste des pièces 1. Dans la liste des pièces, sélectionnez celle que vous voulez envoyer par mail. 2. Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu CONTEXTUEL et activez la commande ENVOYER UN E-MAIL. 3. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressé la pièce est proposée comme adresse du destinataire. Vous pouvez la modifier. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Dans ce cas, votre messagerie s'ouvrira automatiquement à la fin du traitement et vous devrez alors saisir Saisie et traitements des pièces commerciales 54 l’adresse directement dans l'e-mail. Vous pouvez choisir un document pré-défini (uniquement les pièces commerciales clients). Si vous laissez , le logiciel utilisera l'état défini dans les préférences. 4. Si vous voulez personnaliser l'objet du mail, décochez l'option L'objet et le message utilisés seront ceux définis dans le document et saisissez votre objet dans zone correspondante. 5. Saisissez le texte de votre mail. 6. Vous pouvez ajouter une pièce jointe. Pour cela, cliquez sur le bouton . 7. Si vous voulez visualiser l'e-mail dans votre messagerie avant de l'envoyer, cochez l'option Afficher la messagerie. 8. Cliquez sur le bouton [OK]. 9. Si votre messagerie s'ouvre, le modèle de document éventuellement choisi est joint à votre message au format PDF (Adobe Reader). Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude. Les factures d’acompte  Menu VENTES - commande PIÈCES CLIENTS - FACTURES D’ACOMPTE. Un acompte est un règlement partiel à valoir sur le montant total d'une somme à payer. Le montant de l'acompte est donc ensuite déduit du solde dû.  Lorsque vous saisissez un ACOMPTE, une facture d'acompte est automatiquement générée. Vous pouvez à partir de cette fenêtre ouvrir la facture d'acompte, consulter l'article ou le client correspondant, etc. Les règlements  Menu VENTES - commande RÈGLEMENTS. Cette liste regroupe tous les règlements clients ou fournisseurs qui existent. Vous pouvez à partir de la liste des règlements SAISIR, MODIFIER ou SUPPRIMER les règlements, à la fois pour les factures mais également les avoirs. Elle présente les mêmes particularités de fonctionnement que celles des clients, articles, factures etc. Saisissez un règlement  Menu VENTES - commande RÈGLEMENTS - bouton . Cette commande vous permet d'effectuer un règlement pour une ou plusieurs pièces clients ou fournisseurs. Cette commande est aussi accessible en sélectionnant dans la liste des factures, la facture que vous souhaitez régler puis en cliquant sur le bouton . Attention ! Depuis le 1er Janvier 2004, il est obligatoire d'émettre une facture pour les acomptes perçus (loi NRE). Saisie et traitements des pièces commerciales 55 Informations règlements  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du numéro du Règlement à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone Codes pièces - Clients ou Fournisseurs. Si ce paramétrage est effectué, le numéro de la pièce s'affiche automatiquement. 1. Indiquez la Date d'émission du règlement (date du jour par défaut).  La date de saisie du règlement doit correspondre à la période de saisie définie dans les paramètres de facturation (Menu DOSSIER commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet paramètres). Dans le cas contraire, un message vous en informe. 2. Indiquez la Date d'échéance du règlement. L'icône affiche le calendrier. L'icône affiche une liste déroulante de dates spéciales (date du jour, date de travail). 3. Sélectionnez le Client à l'aide de l’icône . Le mode de Règlement attribué au client lors de sa création ainsi que son libellé s'affichent automatiquement. Vous pouvez toutefois modifier le mode de règlement. 4. Saisissez une éventuelle Référence pour le règlement. Cliquez sur le bouton pour noter une observation. Par exemple, dans le cas d'un règlement par chèque, vous pouvez noter le numéro de chèque. Pour un règlement par carte bancaire, inscrivez le numéro de carte bancaire. 5. Si le mode de paiement est de type Prélèvement (PRVT) et que vous souhaitez effectuer un prélèvement SEPA, il vous est possible d’ajouter un texte de 140 caractères maximum pour indiquer un motif ou un commentaire au prélèvement. Pour cela, cliquez sur le bouton . Une zone de texte s’affiche, et vous pouvez alors saisir vos précisions.  La zone de texte n’est pas limitée en nombre de caractères. Lors de la remise du prélèvement, le texte sera cependant tronqué à 140 caractères. Pour que cette option relative au prélèvement SEPA soit activée, vous devez avoir au préalable coché comme magnétique le mode de paiement Prélèvement (PRVT) dans le menu LISTES - MODES DE PAIEMENT. Saisie et traitements des pièces commerciales 56 Montant 1. Si vous avez activé la commande RÉGLER depuis la liste des factures, le montant du règlement s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez la somme à régler dans la zone Mt règlement. Ce n'est pas obligatoirement le montant d'une seule facture. Le montant du règlement peut concerner plusieurs factures.  Si vous enregistrez un règlement négatif, vous devez saisir un montant négatif. 2. L'écart de règlement s'affiche dans la zone Reste à ventiler. Exemple Vous saisissez le règlement d'une facture dont le montant est de 150 €. Vous saisissez 151 dans la zone Montant règlement. L'écart sera de 1 et s'affichera automatiquement dans la zone Reste à ventiler. 3. Lorsque vous cochez la case Ne pas ventiler, les options [Générer un avoir] et [Pertes et profits] se grisent et le règlement est généré sans être affecté à une facture. 4. Lorsque vous accordez une réduction à un client pour paiement anticipé ou comptant, vous indiquez ce montant dans la zone Mt escompte. L'escompte correspond à l'attribution d'une remise financière accordée pour paiement immédiat. Exemple Vous avez effectué une facture au client Martin de 152 € TTC en mentionnant sur la facture «Escompte de 2 % pour paiement anticipé». Le client Martin vous règle par anticipation, soit 149 € TTC ; vous devez donc lors de l'enregistrement du règlement de cette facture indiquer 149 € dans la zone Mt règlement et 3 € dans la zone Mt Escompte. Si votre escompte n'est pas net de taxe, vous devez préciser la TVA de l'escompte (dans le cas contraire, ne remplissez pas cette zone). Si le montant du règlement est inférieur au montant des factures sélectionnées... Dans ce cas, le logiciel vous signale l'écart et vous propose d'effectuer certaines opérations. • Règlement partiel : la facture est réglée partiellement et comporte un solde dû différent de 0. Si plusieurs factures ont été sélectionnées, le logiciel règle les factures jusqu'à ce que le montant du règlement soit atteint en commençant par la première de la liste. La facture réglée partiellement pourra faire l'objet d'un nouveau règlement dont le montant devra être égal au solde dû. • Solder : la (ou les) facture(s) seront totalement réglées et le montant manquant sera ventilé en pertes et profits (charges ou produits financiers). Si le montant du règlement est supérieur au montant des factures sélectionnées... Dans ce cas, le logiciel vous signale le trop perçu et vous propose d'effectuer certaines opérations. • Solder La (ou les) facture(s) seront totalement réglées et le trop perçu sera ventilé en pertes et profits (charges ou produits financiers). • Générer un avoir La (ou les) facture(s) seront réglée(s), le montant restant à ventiler est transformé en avoir et reste donc disponible pour régler une prochaine facture. Attention ! Si vous avez directement saisi le taux d'escompte lors de l'établissement d'une facture, il ne faudra pas mentionner le montant de l'escompte lors du règlement de cette facture dans la mesure où, ce dernier a déjà été déduit lors de la facturation. Si vous mentionnez une deuxième fois l'escompte, votre règlement comportera un écart de règlement. Saisie et traitements des pièces commerciales 57 Le programme vous informe de l'origine du règlement (numéro + montant) et propose le numéro d'avoir qui suit le dernier créé. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer le règlement. Échéances factures et avoir validés non réglés Dans cette zone, vous retrouvez l'ensemble des factures et avoirs validés non réglés. 1. Sélectionnez la ou les factures à régler. En effet, le règlement peut concerner plusieurs factures. Vous pouvez double-cliquez sur la ligne à régler, le montant s'affiche automatiquement dans la colonne Montant. • Le bouton [Tout régler] vous permet de sélectionner toutes les pièces à régler. • Si vous souhaitez que le montant total de toutes les lignes sélectionnées s'affiche cliquez sur le bouton [Tout régler] tout en conservant la touche de votre clavier enfoncée. 2. Cliquez sur le bouton [Outils] pour visualiser la pièce commerciale sélectionnée. Réglez une facture à l’aide de plusieurs avoirs Vous pouvez régler une facture client ou fournisseur à l'aide d'un ou plusieurs avoirs. Le montant de la facture sera déduit du montant du ou des avoirs. 1. Dans la liste des règlements (menu VENTES ou ACHATS - commande RÈGLEMENTS), cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Sélectionnez le client concerné. Les avoirs validés apparaissent dans la zone Échéances validés et avoirs validés non réglés. 3. Double-cliquez sur la facture à régler et sur les avoirs auxquels sera déduit le montant du règlement. Le logiciel calcule automatiquement le montant du règlement de la facture en fonction des avoirs utilisés. Vous pouvez visualiser le total des avoirs au bas de la fenêtre, dans le pied du règlement. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Modifiez un règlement 1. Pour modifier un règlement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. 2. La fenêtre Règlement s'affiche. Effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton [OK]. Supprimez un règlement Les règlements qui ne sont plus utilisés peuvent être supprimés à tout moment. 1. Pour supprimer un règlement, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton [Supprimer]. Un message vous informe que la suppression a été effectuée. Règlement impayé  Liste des règlements - menu CONTEXTUEL - commande IMPAYÉ. Cette commande vous permet de rendre un règlement impayé, à l'exception des règlements d'acompte. 1. Indiquez la Date de constatation de l'impayé et une éventuelle Observation. 2. Lors de la confirmation de l'impayé, précisez si vous souhaitez bloquer le client.  Toutes les factures associées à un règlement impayé sont logiquement «désoldées» et peuvent faire l'objet d'un nouveau règlement. Saisie et traitements des pièces commerciales 58 Saisissez les pièces fournisseurs Les pièces commerciales d’Achats (commandes, bons de réception, factures, avoirs, règlements) sont gérées par le logiciel de la même façon que les pièces de Ventes : seule la dénomination de certaines zones diffère. Vous pouvez, comme pour les pièces de ventes, saisir, consulter, modifier ou supprimer les pièces fournisseurs de la chaîne commerciale.  Vous ne pouvez utiliser la saisie document pour créer des pièces commerciales d’achat.  Reportez-vous à la rubrique Pièces fournisseurs de l’aide intégrée (touche F1) pour obtenir tous les détails sur le fonctionnement des différentes commandes du menu ACHATS et les traitements associés. Saisie et traitements des pièces commerciales 59 Gestion de production  Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION. La gestion de production vous permet de gérer les nomenclatures articles et le réapprovisionnement de vos articles. Vous pouvez créer des ordres de fabrication : • assemblage, • désassemblage, • annulation d'assemblage. L'assemblage vous permet de fabriquer un article composé en réunissant plusieurs articles composants. Le désassemblage consiste à décomposer un article préalablement assemblé. Les assemblages étant mémorisés, vous pouvez à tout moment annuler un assemblage et ainsi rétablir les stocks initiaux. La fonctionnalité COMMANDES FOURNISSEURS permet de réapprovisionner les articles d’un assemblage. Les bons de commande fournisseurs correspondant sont générés automatiquement.  A la fin d’un assemblage, vous pouvez cocher l'option Impression de l'ordre de production pour éditer l’état correspondant.  Pour plus de détails concernant la Gestion de production, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Attention ! Seuls les articles définis par un code fournisseur sont pris en compte. Saisie et traitements des pièces commerciales 60 Commandes des articles en rupture  Menu TRAITEMENTS - commande COMMANDES ARTICLES EN RUPTURE. Cette fonctionnalité vous permet de générer automatiquement des bons de commandes fournisseurs afin de réapprovisionner les articles en rupture de stock. Un assistant va vous permettre de paramétrer vos commandes à travers 3 étapes.  Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton . Vous devez choisir, dans la première étape, les articles pour lesquels un bon de commande sera généré. Etape : Sélection des articles 1. Sélectionnez l’une des options suivantes : • Tous les articles : l’application intégrera tous les articles en rupture de stock. • Une famille : il ne sera pris en compte que les articles en rupture de stock de la famille sélectionnée. • Un fournisseur : seuls les articles en rupture de stock provenant du fournisseur sélectionné seront traités. Etape : Critères de stock 2. Dans la seconde étape, choisissez le type de stock (réel, théorique, disponible) à partir duquel sera déterminé le réapprovisionnement. 3. Sélectionnez le niveau du stock : • Stock < 0 : tous les articles dont le stock (type choisi ci-dessus) est négatif seront pris en compte. • Stock < Quantité min. : tous les articles dont le stock (type choisi ci-dessus) est inférieur au stock minimum seront pris en compte. Etape : Quantité à commander 4. Dans la troisième étape, sélectionnez l’option qui permettra de définir la quantité d’articles à commander. Vous avez le choix entre commander un nombre d’articles suffisant pour : • remettre le stock à zéro ou, • remettre le stock à la quantité minimale ou, • remettre le stock à la quantité maximale. 5. Pour imprimer les bons de commandes dès après leur création, cochez l’option Edition des commandes. Vous pouvez aussi envoyer les bons de commandes à vos fournisseurs par e-mail. Pour cela, cochez l’option Envoi des commandes par e-mail. Dans ce cas, les adresses e-mail doivent être renseignées dans les fiches fournisseurs. 6. Cliquez sur le bouton [Lancer] pour effectuer la génération des bons de commandes.  Un message vous informe que les pièces fournisseurs ont été créées. Vous retrouvez votre ou vos commandes dans la Liste des commandes fournisseurs (menu ACHATS - commande COMMANDES). Attention ! Seules les articles ayant un code fournisseur sont pris en compte. Les états Les états 62 Principes généraux Les différents types d’états Les états peuvent être regroupés de la façon suivante : Les états articles Ciel Gestion commerciale vous permet d’obtenir des états spécifiques aux articles : inventaire des articles, catalogue des articles, nomenclature des articles, etc. Les états clients et fournisseurs Les états et traitements suivants sont dédiés essentiellement au suivi des clients et des fournisseurs : portefeuille des commandes, commandes non livrées, échéancier, évolution des ventes, encours clients, etc. Les états analyses Ces états vous permettant d’effectuer une analyse et un suivi précis de votre gestion commerciale : analyseur commercial ventes, statistiques, objectifs, répartition par famille. Vous pouvez ainsi assurer un suivi précis de vos clients, fournisseurs, stocks, statistiques, etc. Préalablement à l'impression de n'importe quel type d'édition, vous devez vérifier et modifier, si besoin est, certains paramétrages nécessaires à l'impression. L’imprimante Configurez une imprimante Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états avec Ciel Gestion commerciale pour Windows doit être effectué au niveau du système d'exploitation Windows en sélectionnant le menu DÉMARRER, puis les commandes PARAMÈTRES et IMPRIMANTES.  Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows pour plus de détails. Choisissez une imprimante Lorsque vous demandez une impression, Ciel Gestion commerciale pour Windows utilise par défaut l'imprimante déclarée dans Windows. Si plusieurs imprimantes sont reliées à votre ordinateur, vous pouvez choisir dans Ciel Gestion commerciale celle que vous voulez utiliser. Exemple Lorsque vous demandez l'impression du Grand-livre, la fenêtre Mise en page s'affiche en fin de procédure. Sélectionnez l'imprimante qui sera utilisé par défaut dans votre logiciel Ciel. Les états 63 Configurez votre imprimante Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états avec Ciel Gestion commerciale pour Windows doit être effectué au niveau du système d'exploitation Windows en sélectionnant respectivement les menus DÉMARRER, PARAMÈTRES et IMPRIMANTES.  Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows pour plus de détails. La liste des états disponibles Au lancement d’un état, plusieurs états peuvent être disponibles. Dans ce cas une fenêtre semblable à celle ci-dessous s’ouvre. Aperçu de l’état sélectionné Commentaire sur l’état. Pour agrandir l’aperçu, glissez le curseur vers la droite. Pour ne plus afficher le commentaire et l’aperçu de l’état sélectionné, décochez cette case. Liste des états. Types de sorties. Les états 64 Les états articles Inventaire des articles  Menu ETATS - commande INVENTAIRE DES ARTICLES. Cet état vous permet de connaître le stock réel de chacun de vos articles ainsi que la valorisation de ce stock au PAMP (Prix d’achat moyen pondéré).  Seuls les articles pour lesquels vous avez coché la zone Gestion de stock dans la fiche article apparaîtront dans cet inventaire. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche : 2. Sélectionnez les articles concernés. Vous pouvez sélectionner tous les articles ou une famille d'articles. 3. Choisissez la présentation souhaitée de la liste : triée par article ou par famille d'articles puis par article. 4. Pour obtenir un détail par dépôt, cochez l’option correspondante. Uniquement dans Ciel Gestion commerciale Evolution. 5. Si vous cochez la case Affichage colonne : Quantité physique, le logiciel édite une colonne vierge vous permettant de noter, sur une édition papier, les quantités comptabilisées lors de l'inventaire. 6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur le bouton [OK]. Par la suite, vous pourrez effectuer la régulation automatique des soldes via la commande RÉGULATION DES STOCKS du menu TRAITEMENTS. Voir La régulation des stocks, page 79. L’option Détail par dépôt n’est disponible que dans Ciel Gestion commerciale Evolution. Les états 65 Catalogue des articles  Menu ETATS - commande CATALOGUE DES ARTICLES. Cette commande vous permet d'imprimer un catalogue de vos articles destiné aux clients ou aux vendeurs. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche. 2. Sélectionnez le type de catalogue à imprimer : clients ou représentants. 3. Sélectionnez les articles qui vont figurer dans le catalogue : tous les articles ou ceux associés à une famille ou ceux d’un fournisseur. 4. Choisissez la présentation du catalogue: par article, par famille d'articles ou par fournisseur. 5. Vous pouvez spécifier une grille de tarifs particulière. Pour cela, cochez les cases des tarifs que vous souhaitez imprimer sur le catalogue. Vous pouvez obtenir jusqu'à 7 tarifs par article ; ils correspondent à ceux saisis dans la fiche Article. 6. Pour qu'apparaissent les éléments du paramétrage de l'état, cochez la case Impression des critères de sélection. 7. Si vous avez accompagné la désignation longue d'une photo dans la fiche article, vous pouvez la faire figurer sur le catalogue en cochant la case Impression des photos. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l'état de l’état. Nomenclature des articles  Menu ETATS - commande NOMENCLATURE DES ARTICLES. Cet état permet l'édition de la nomenclature des articles composés et de leurs composants. L'état peut être réalisé pour tous les articles ou pour une famille d'articles. 1. Selon votre choix, sélectionnez l'option Tous ou De la famille articles. Dans ce dernier cas, cliquez sur le bouton pour choisir une famille d'articles. 2. Déterminez si cette édition va être triée par article ou par famille d'articles en sélectionnant l'option correspondante. 3. Choisissez la présentation de la nomenclature : • Par article composé, dans ce cas vous pouvez cocher la case Voir les sous-niveaux pour obtenir la composition. • Par article composant. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer l'état. Capacité de fabrication  Menu ETATS - commande CAPACITÉ DE FABRICATION. Cet état permet de connaître, en fonction des stocks réels, la quantité assemblable ou commercialisable des articles de type composé. Vous pouvez ainsi mieux suivre et optimiser la gestion de vos articles composés. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : Les états 66 • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche 2. L'état peut être réalisé pour tous les articles de type composé ou pour une famille d'articles composés. Sélectionnez l’option de votre choix. 3. Déterminez si cette édition va être triée par article ou bien par famille d'articles puis par article. 4. Pour obtenir le détail par dépôt, cochez l’option correspondante. Uniquement dans Ciel Gestion commerciale Evolution. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l'état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie e-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. L’option Détail par dépôt n’est disponible que dans Ciel Gestion commerciale Evolution. Les états 67 Les états clients fournisseurs Portefeuille des commandes  Menu ETATS - commande PORTEFEUILLE DES COMMANDES. Cet état vous permet d'éditer les commandes clients ou fournisseurs. Vous pouvez ainsi visualiser les commandes pour lesquelles des quantités ont été livrées et celles pour lesquelles des reliquats doivent être soldés. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie La fenêtre de paramétrage s’affiche. 2. Sélectionnez le type de commandes à prendre en compte : vous pouvez éditer le portefeuille de toutes les commandes, uniquement les commandes soldées ou non soldées. 3. Choisissez un critère de tri. Vous pouvez éditer par client, article ou fournisseur. 4. Selon le fichier, vous pouvez éditer l'état pour tous les clients ou fournisseurs, un en particulier ou pour une famille. Cochez l’option de votre choix. 5. Précisez les articles à inclure dans l'édition du portefeuille (tous, un article en particulier, une famille). 6. Pour définir la période prendre en compte, sélectionnez l’une des options proposées : • Toutes les commandes : vous obtenez le portefeuille des commandes sur l'année en cours. Le logiciel prend en compte des dates de l'exercice annuel. • Les commandes du ... au : indiquez alors les dates du début et de fin de la période de votre choix. Dans ce cas, le portefeuille des commandes peut être obtenu en prenant en compte : • la date de la commande : correspond à la date de création, saisie dans la zone Date de la fiche de la commande. • la date de livraison précisée dans l'en-tête : correspond à la date saisie dans la zone Date livraison de la commande. 7. la date de livraison de chaque ligne de détails : correspond aux dates par article saisies dans les lignes de détails dans la colonne Date livraison. 8. Pour Inclure la remise en pied de commande et/ou pour Inclure l'escompte en pied de commande, cochez l'option correspondante. 9. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l’état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Les états 68 Commandes non livrées  Menu ETATS - commande COMMANDES NON LIVRÉES. Cet état permet d'éditer les commandes non livrées clients ou fournisseurs. Cette édition permet aussi de visualiser les reliquats de commandes. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie 2. La fenêtre de paramétrage s’affiche. 3. Sélectionnez la date de livraison de la commande (date saisie dans la zone Date livraison de la commande). 4. Vous pouvez opter pour un tri de l'édition Par client ou Par article (pour les commandes fournisseurs l’édition peut être détaillée Par fournisseur ou Par article). Cochez pour cela une des deux options proposées. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l’état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Relevé de comptes  Menu ETATS - commande RELEVÉ DE COMPTES. Le relevé de comptes permet d'obtenir la liste des factures et avoirs soldés ou non pour les clients ou les fournisseurs assujettis au relevé de factures. Cette édition peut servir à la fois d'indicateur interne pour suivre les factures à encaisser et peut être également envoyée périodiquement (en général tous les mois) à chaque client, en tant que relevé de factures à payer. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. Les états 69 La fenêtre de paramétrage s’affiche. 2. Selon l'état choisi (Relevé de comptes client ou Relevé de comptes fournisseur), sélectionnez les clients ou fournisseurs à prendre en compte : tous, un en particulier, une famille. 3. Indiquez si vous voulez éditer votre relevé de comptes en fonction de : • la date de la pièce : correspond à la date saisie dans la zone Date de la pièce. • la date d'échéance : correspond à la date saisie dans l'onglet Dates échéances de la pièce. 4. Sélectionnez la période à prendre en compte (intervalle de dates correspondant aux dates de création ou aux dates d’échéances de la facture). 5. Vous disposez d'une case à cocher Relevé de comptes dans l'en tête des fiches clients et fournisseurs. Lorsqu'elle est cochée, les factures et avoirs validés du client ou fournisseur apparaissent automatiquement sur le relevé. Si elle n'est pas cochée et que vous souhaitez que les factures et avoirs validés des autres clients ou des autres fournisseurs figurent néanmoins sur le relevé, cochez la case Inclure les autres clients ou Inclure les autres fournisseurs de la zone Options. 6. Si vous voulez seulement éditer les factures clients à remettre en banque, cochez l'option Afficher uniquement les factures à encaisser. De même, pour seulement éditer les factures que vous n'avez pas payées à vos fournisseurs, cochez l'option Afficher uniquement les factures à régler. 7. Afin de présenter l'état avec un client ou un fournisseur par page, cochez l'option Effectuer un saut de page. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l’état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Echéancier  Menu ETATS - commande ÉCHÉANCIER. • L'échéancier des factures clients ou fournisseurs est une liste des factures classées par date d'échéance. • Le suivi des échéances des factures clients ou fournisseurs vous permet de suivre, sur une année complète, les échéances des factures. Ces états vous permettent de gérer précisément votre trésorerie prévisionnelle. Seules les factures validées apparaîtront dans l'état. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. Les états 70 La fenêtre de paramétrage s’affiche : 2. Selon l’état choisi (Echéancier factures clients ou Echéancier factures fournisseurs), sélectionnez les clients ou fournisseurs à prendre en compte : tous , un en particulier ou une famille. 3. Indiquez les factures qui vont figurer sur l'échéancier : toutes les factures ou uniquement les factures non encaissées échues le. Dans ce dernier cas, saisissez la date d'échéance qui correspond à la date de référence des pièces à inclure dans l'état. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l’état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Evolution des ventes  Menu ETATS - commande ÉVOLUTION DES VENTES - ARTICLES/CLIENTS. Cet état vous permet de suivre l'évolution des ventes articles ou clients, sur six intervalles de dates consé- cutifs, selon : • le chiffre d'affaires, • la quantité vendue, • la marge sur le PAMP, • ou la marge sur le prix d'achat. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche. 2. Sélectionnez les articles ou clients concernés. Vous pouvez sélectionner un article ou un client particulier, tous les articles ou clients, une famille d’articles ou de clients. 3. Choisissez la ventilation à opérer : par semaine, par mois ou par trimestre. 4. Dans la zone Date de début, saisissez la date à partir de laquelle vous voulez éditer l'évolution des ventes. 5. Indiquez les valeurs à prendre en compte : Chiffre d'affaires, Quantité vendue, Marge réalisée sur PAMP (Prix d’achat moyen pondéré) ou Marge réalisée sur PA (Prix d’achat). Les états 71 6. Pour obtenir le pourcentage d'évolution en plus du montant, cochez l'option Affichage des pourcentages. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l'état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Lettre de pénalités de retard  Menu ETATS - commande LETTRE DE PÉNALITÉS DE RETARD. Cette commande permet d'éditer, suivant les directives de la loi N.R.E., la lettre des pénalités de retard. Les pénalités de retard sont calculées selon le : • taux légal d'indemnité de paiement et, • montant de l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement. Ce taux et ce montant sont indiqués dans l'onglet Etats des PARAMÈTRES FACTURATION. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche. 2. Sélectionnez les clients auxquels vous souhaitez adresser la lettre de pénalités de retard. 3. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. 4. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur le bouton [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Encours Clients  Menu ETATS - commande ENCOURS CLIENTS. La zone Encours des fiches clients vous permet d'indiquer l'encours maximum que vous autorisez à chacun de vos client. L'état Encours clients permet de contrôler la position de ces encours. Voir Informations financières, page 36. Relance client  Menu ETATS - commande RELANCE CLIENT. La relance client est également disponible dans la liste des clients (menu LISTES - commande CLIENTS) en cliquant sur le bouton [Relance]. Attention ! Cet état est uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale (Millésime). En revanche, dans Ciel Gestion commerciale Evolution, les relances s’effectuent à l’aide d’un traitement plus complet. Reportez-vous au paragraphe “Gestion avancée des relances clients”, page 92. Les états 72 Relance avec infos de pénalité de retard Cet état permet d'éditer une relance avec la liste des factures dues et échues et le rappel des conditions des pénalités de retard. Relance client Cette commande permet d'éditer des lettres de relance pour les clients en retard de paiement. Vous pouvez personnaliser la lettre de relance en attribuant un niveau de relance. 1. Sélectionnez le niveau de relance de la lettre client (Niveau 1, 2 ou 3). 2. Si vous cochez l'option Editer avec lettre de change, vous devez renseigner la date d'échéance de la lettre de change. Une lettre de change récapitulative sera également imprimer. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.  Cette relance ne tient compte que des factures et avoirs validés dont le solde dû est supérieur à zéro et dont la date d'échéance est inférieure ou égale à la date de travail. Relance client expert La Relance client Expert nécessite un paramétrage plus avancé. 1. Sélectionnez le niveau de relance de la lettre client (Niveau 1, 2 ou 3). 2. Cochez le ou les client(s) ou la famille client à prendre en compte. 3. Indiquez dans la zone Sélection des factures : • la date d'échéance des factures non réglées • le nombre de jours de dépassement • le mode de règlement. 4. Sélectionnez le montant en fonction du crédit disponible ou du solde dû. 5. Si vous cochez l'option Editer avec lettre de change, vous devez renseigner la date d'échéance de la lettre de change. Une lettre de change récapitulative sera également imprimer.  Cette relance ne tient compte que des factures et avoirs validés, non soldés et échus à une date donnée suivant un montant. Mailing  Menu LISTES - commande CLIENTS - bouton [Mailing]. Cette commande permet de paramétrer votre fichier de mailing (offre promotionnelle, annonce de soldes, annonce de fermeture pour congés annuels, etc.). 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. 2. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. Vous devez préciser pour certains états la période. Indiquez pour cela l’intervalle de dates à prendre en compte. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l’état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Les états 73 Les états analyses Etats récapitulatifs TVA et TPF  Menu ETATS - commande ETATS RÉCAPITULATIFS. Cette commande permet d'éditer l'état récapitulatif TVA et l'état récapitulatif TPF. Vous obtiendrez ainsi les montants totaux des TVA ou des TPF de vos ventes. Vous retrouverez également le total des ventes HT et TTC, le détail des ventes HT avec remise et sans remise, le total des frais de ports. 1. Sélectionnez l'état récapitulatif de votre choix. 2. Cliquez sur le bouton [Imprimer] ou [Aperçu]. 3. Vous pouvez éditer l'état pour tous les clients, un en particulier ou pour une famille. Pour cela, sélectionnez l'option correspondante. 4. Choisissez un critère de date pour la sélection des factures et avoirs. Votre état récapitulatif peut être obtenu en fonction de : • la date de la pièce : correspond à la date saisie dans la zone Date de la pièce. • la date d'échéance : correspond à la date saisie dans l'onglet Dates échéances de la pièce. 5. Sélectionnez le mois à prendre en compte. 6. Selon l'état choisi, vous pouvez ajouter la ventilation des ventes par code TVA ou bien par code TPF. Pour cela, cochez la case Afficher le récapitulatif par code de TVA ou Afficher le récapitulatif par code de TPF. 7. Ces états sont par défaut créés à partir des factures et avoirs validés. Vous pouvez inclure les factures et avoirs non validés en cochant l'option correspondante. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Analyseur commercial ventes  Menu DIVERS - commande ANALYSEUR COMMERCIAL VENTES. Ces états vous permettent d'effectuer un suivi commercial précis. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. 2. La fenêtre de paramétrage s’affiche. Renseignez les informations nécessaires. Analyseur commercial Cette commande s'apparente à un journal commercial des ventes. Elle contient le détail des factures et avoirs validés. L'état que vous obtenez est un outil de suivi et d'analyse statistique. 1. Vous pouvez générer les données d'une période précise. Saisissez alors la période à prendre en compte. 2. Sélectionnez le Type de pièce commerciale à prendre en compte (bons de commande, bons de livraison, avoirs, factures et avoirs non validés...). 3. Vous pouvez trier les informations par pièce, par client, par article, etc. De même, vous pouvez déterminer un tri secondaire (par pièce, par famille clients, etc).Sélectionnez les options de tri que vous voulez appliquer. 4. Pour que le détail de chaque ligne apparaisse sur l'édition, cochez la case Afficher le détail des lignes. Les états 74 5. Cliquez sur l’onglet + de critères si vous souhaitez affiner le suivi commercial puis sélectionnez les articles, les clients et les représentants à prendre en compte. Le bouton [Valeurs par défaut] permet de rétablir les critères définis par défaut. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Graphiques des ventes 1. Vous pouvez générer les données d'une période précise. Saisissez alors la période à prendre en compte. 2. Sélectionnez le Type de pièce commerciale à prendre en compte (les devis, les avoirs, les bons de livraison, les factures et avoirs non validés, etc.). 3. Vous pouvez trier les informations par pièces par client, par article, etc. Sélectionnez l’option de votre choix. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Ventes par département Cet état affiche les ventes par département sous forme de graphique. Ventes par mois Cet état affiche les ventes par mois sous forme de graphique. Statistiques  Menu DIVERS - commande STATISTIQUES. Certaines statistiques sont directement disponibles à partir du bouton [Statistiques] des listes clients, articles, fournisseurs. Ces statistiques peuvent être représentées graphiquement ou éditées. Les statistiques suivantes sont calculées en fonction des pièces de vente ou d'achat validées et s'appliquent aux articles, clients, fournisseurs et représentants. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche. 2. Selon l’état choisi, sélectionnez les articles, clients, fournisseurs, affaires ou représentants à prendre en compte. 3. Spécifiez le type de présentation de l'édition dans la zone Tri. 4. Sélectionnez ensuite les dates de la période à prendre en compte. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Les statistiques représentants possèdent les mêmes critères avec deux options supplémentaires : • elles peuvent être calculées en fonction des factures et avoirs validés ou des factures et avoirs réglés ; • le calcul des commissions peut s'effectuer en fonction du chiffre d'affaires, de la marge réalisée sur le PAMP (Prix d’achat moyen pondéré) ou de la marge réalisée sur le PA (Prix d’achat). Les états 75 Objectifs  Menu DIVERS - commande OBJECTIFS. Ces états permettent d'obtenir un récapitulatif des objectifs que vous gérez : • à partir du bouton des fiches Clients, Fournisseurs et Articles, • à partir du bouton des fiches Familles d'articles, • à partir des boutons de la liste des affaires. Pour chaque catégorie, vous pouvez obtenir des objectifs cumulés ou détaillés. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche. 2. Sélectionnez les éléments à prendre en compte. 3. Choisissez la présentation de l'état dans la zone Tri. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l'état. Répartition par famille  Menu DIVERS - commande ANALYSEUR COMMERCIAL VENTES. Ces états affichent sous forme de tableau ou de graphique la répartition des articles, clients ou fournisseurs par famille. Traitements de fin d’année Traitements de fin d’année 77 Fin d’exercice  Menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE. Vous devez lancer la fin d’exercice pour passer à l’exercice suivant. Pour procéder à la fin d’exercice, vous devez obligatoirement avoir validés et comptabilisés vos pièces et règlements de l’exercice. La fin d’exercice consiste à réaliser la sauvegarde DGFiP de vos données et à modifier vos dates d’exercice. A la fin de la procédure, la purge des anciens exercices vous sera proposée. Une fois ce traitement terminé, vous ne pourrez plus créer ni modifier des pièces et règlements correspondants à l’exercice clôturé. Etape : Sauvegarde DGFiP La sauvegarde de vos donnée est une réglementation de la DGFiP. La première étape de l'assistant vous permet de sauvegarder vos données au format préconisé par la DGFiP. Votre logiciel sauvegarde automatiquement tous les éléments de gestion qui seront accessible par la suite via le menu TRAITEMENT - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP.  Il est fortement recommandé de faire une sauvegarde sur un support externe (clé USB, disque dur...). 1. Pour cela, cliquez sur l’icône et sélectionnez le répertoire dans lequel vous souhaitez enregistrer vos données. 2. Cliquez sur le bouton pour passer à l’étape qui suit. Etape : Lancer le traitement Cette étape permet de valider la fin d’exercice. 3. Vérifiez que la date de fin d’exercice soit correcte. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour procéder à la fin d’exercice. 5. Dans la fenêtre d'avertissement qui s'affiche, cliquez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement]. Un message vous informe que la sauvegarde est terminée. 6. Un message vous indique que la fin d’exercice s’est déroulée avec succès. La fenêtre Purge s’affiche. Voir Purge des pièces commerciales, page 80. Attention ! Cette opération est irréversible. Un message vous indique qu’aucune création ou modification de pièces et règlements n’est possible avant la date de fin d’exercice. Traitements de fin d’année 78 Le journal comptable  Menu TRAITEMENTS - commande LIAISON COMPTABLE.  Au préalable, vous devez avoir fixer les préférences de génération des écritures (logiciel destinataire, vérifications des écritures, etc). Pour plus de détails sur les options de transfert des écritures comptables, reportez-vous au chapitre Les Préférences dans la partie Présentation générale du manuel de référence, disponible depuis le menu AIDE. Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton . Sélection des pièces 1. Indiquez dans cette étape la période et les pièces commerciales à prendre en compte. Saisissez pour cela un intervalle de dates puis cochez les pièces d'achat et de vente concernées. 2. Vous pouvez Inclure les pièces qui ont déjà été comptabilisées en cochant la case correspondante. Options d’enregistrement 3. Sélectionnez les comptes à centraliser. La centralisation permet de regrouper les écritures de plusieurs factures d'un même mois pour un compte identique. La centralisation des comptes est généralement utilisée pour cumuler des écritures sur un même compte afin d'éviter un trop grand nombre de lignes comptables.  Quand la pièce commerciale se compose de plusieurs articles avec le même compte comptable, le regroupement est automatiquement réalisée lors de la génération du journal comptable. Exemple Trois factures ont été saisies en juillet 2012. Les trois factures sont affectées au compte client divers 4110001. Lors de la génération du journal comptable, vous demandez une centralisation des comptes clients. Pour ces 3 factures, vous obtenez dans le journal comptable : • une seule ligne client 411001 regroupant le total TTC des 3 factures, • deux lignes TVA et les lignes articles. 4. Vous pouvez obtenir le détail des échéances par client ou fournisseur. Validation du paramétrage 5. C'est à partir de cette fenêtre que vous lancez le traitement. Cliquez sur le bouton [Terminer]. 6. Une fois le traitement lancé, une fenêtre de prévisualisation des écritures s'affiche. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Traitements de fin d’année 79 La régulation des stocks  Menu TRAITEMENTS - commande RÉGULATION DES STOCKS. Cette commande permet de saisir manuellement ou de vérifier le stock physique d'un article. Elle est surtout utilisée dans le cas des saisies d’inventaire. Préparation de l'inventaire  Avant d'effectuer une régulation de stock, vous pouvez procéder à un état de l'inventaire des articles. Cet état peut vous servir de support papier pour le contrôle physique du stock ; vous saisirez le stock comptabilisé manuellement dans la colonne réservée au pointage.Voir Inventaire des articles, page 64. Saisie du stock physique  La commande RÉGULATION DES STOCKS ne vous permet pas de créer ou modifier un article : seule la quantité physique de chaque stock pourra et devra être renseignée. 1. En mode Mode saisie code article, sélectionnez l'article pour lequel vous souhaitez saisir le stock physique. 2. Saisissez le stock comptabilisé dans la zone Stock physique. 3. Cliquez sur le bouton [Valider la saisie] pour enregistrer le nouveau stock. La fenêtre Régulation des stocks contient les informations suivantes (renseignée pour la plupart, sur chaque fiche article) : • Stock physique dépôt : correspond au stock de «pointage» : c'est la seule colonne modifiable. • Ecart stock dépôt : il correspond au stock réel moins le stock physique. • Stock théorique dépôt : il correspond à la quantité en stock réel moins la quantité en commande client plus la quantité en commande fournisseur. • Stock mini dépôt : seuil minimum du stock paramétré dans chaque fiche article. • Stock maximum dépôt : seuil maximum du stock paramétré dans chaque fiche article. • Stock réel dépôt : correspond au stock réel avant inventaire. 4. Double-cliquez dans la colonne Stock physique dépôt puis saisissez les modifications. La colonne Ecart Stock Dépôt est mise à jour. Si la quantité physique est inférieure au stock réel, l'écart sera négatif et inversement. 5. Une fois toutes les modifications effectuées, cliquez sur le bouton [Lancer la régulation]. Un message vous demande de confirmer le traitement. A l'issue de cette opération, le fichier de stock est modifié de façon irréversible. 6. Vous pouvez éditer l'état en cliquant sur le bouton [Génération de l’état]. Cet état correspond à la transcription exacte des informations contenues dans la liste RÉGULATION DES STOCKS. Traitements de fin d’année 80 Purge des pièces commerciales  Menu TRAITEMENTS - commande PURGE. La purge permet de détruire des pièces commerciales de vente et/ou d'achat. Pour faciliter ce traitement, un assistant vous aide dans les opérations que vous devez effectuer.  Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton . Critères de sélection 1. La première étape de l'assistant vous rappelle le principe de la purge et vous permet de définir les critères à prendre en compte. Vous pouvez sélectionner : • une date limite de purge : dans ce cas, le logiciel ne purgera que les pièces commerciales dont la date est antérieure à celle indiquée. Saisissez manuellement la date ou utiliser l'icône du calendrier ou des dates spéciales . • une sélection de pièces : dans ce cas, le logiciel ne purgera que les pièces sélectionnées. 2. Quelle que soit l'option choisie, cliquez sur le bouton [Suivant] pour sélectionner les pièces à purger. Date limite de purge Si, dans la première étape, vous avez choisi l’option Date de limite de purge, vous allez choisir les pièces commerciales à prendre en compte dans les étapes qui suivent. 3. L'étape 2 de l'assistant vous permet de cocher les pièces commerciales de vente ainsi que les règlements clients à purger. 4. Dans l'étape 3, cochez les pièces commerciales d'achat ainsi que les règlements fournisseurs. Vous pouvez également purger les mouvements de stocks. Sélection de pièces  La fenêtre de sélection ne propose que les pièces validées. Les règlements d'acompte ne s'affichent pas dans la liste. Ils seront automatiquement purgés avec la facture d'acompte. 5. Si vous avez préalablement choisi l’option Une sélection de pièces, sélectionnez alors, dans la liste qui s'affiche, les pièces commerciales de vente (pièces clients) à purger. 6. Sélectionnez également les pièces commerciales d'achat à purger. 7. Sélectionnez ensuite les règlements clients puis les règlements fournisseurs à purger.  Pour sélectionner plusieurs pièces, maintenez la touche de votre clavier enfoncée. Sauvegarde et purge 8. Cliquez sur le bouton [Purge] pour lancer le traitement. La purge est une opération irréversible. L'application vous demande donc d'effectuer une sauvegarde. Un message vous propose de : • [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement] : cliquez sur ce bouton pour sauvegarder votre dossier et lancer la purge. • [Lancer le traitement sans faire de copie de mon dossier] : cliquez sur ce bouton pour lancer la purge sans sauvegarde préalable. 9. Un message vous demande de confirmer la purge, cliquez sur le bouton [OK]. Une fenêtre s'affiche. Elle vous informe que l'opération s'est bien déroulée. Vous y retrouvez le détail des pièces purgées. Après une purge d'une ou de plusieurs pièces commerciales, les statistiques et les objectifs (clients ou fournisseurs) sont automatiquement mis à jour. En effet, ces données sont calculées en fonction des pièces de vente ou d'achat validées. Traitements de fin d’année 81 Sauvegarde DGFiP Conformément à la nouvelle réglementation de la DGFiP, Ciel Gestion commerciale vous permet d'exporter les données ayant permis d’établir les documents légaux. La sauvegarde des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose un archivage des données. Conformité sauvegarde DGFiP  Menu TRAITEMENTS - commande CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP. Dans le cadre de la loi DGFiP de Contrôle des Comptabilités Informatisées, toute entreprise qui gère sa comptabilité sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de comptabilité et de gestion sur les trois exercices passés. Cet assistant vous permet de vérifier la conformité des sauvegardes de pièces sur les trois exercices anté- rieurs. L’assistant vous propose de sauvegarder vos pièces sur un support externe (disque local, clé USB...). 1. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour lancer le traitement. Le logiciel vérifie la conformité des sauvegardes existantes. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche : • soit une coche verte apparaît, cela signifie que la sauvegarde est conforme. • soit une croix rouge apparaît, dans ce cas, la sauvegarde n’est pas conforme ou le logiciel n’a pas trouvé le fichier de sauvegarde correspondant à l’exercice concerné. Indiquez alors le chemin d’accès et le format de la sauvegarde pour l’exercice concerné. 3. Cliquez sur le bouton [Générer] pour lancer les sauvegardes DGFiP des exercices non conformes. Consultation sauvegarde DGFiP  Menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP. Lorsque vous procédez au traitement de conformité sauvegarde DGFiP, toutes les sauvegardes générées sont accessibles à partir de cette commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP. La sauvegarde est une réglementation de la DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques). Ce traitement est donc obligatoire. Vous pouvez consulter toutes les sauvegardes de vos exercices précédents. Ces sauvegardes DGFiP sont classées par exercice.  Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Attention ! Ces sauvegardes pourront être demandées lors d’un contrôle fiscal. En cas de manquement à cette obligation, vous vous exposez à des pénalités financières. Gestion des dossiers Gestion des dossiers 83 La sauvegarde Indisponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution en option Ciel données Mobiles.  Si vous travaillez en ligne, la sauvegarde sur un ordinateur ou sur un support n'est pas disponible. En effet, dans ce cas, vos données sont automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel.  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - SAUVEGARDE. Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de stockage. 1. Connectez votre support de sauvegarde à l’ordinateur (clé USB, disque dur externe...). 2. Dans le menu déroulant Format, choisissez le format du fichier de sauvegarde : • Zip : la copie de votre dossier est réalisée au format Zip (format compressé). • Fichier : la copie de votre dossier est réalisée à l'identique de l'original. 3. Dans la zone Destination, cliquez sur le bouton et choisissez le répertoire ou le volume sur lequel sera stockée la copie de votre dossier. 4. Précisez le Nom de la copie. Si cette zone reste vide, le nom du dossier original est utilisé comme nom de la copie. 5. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom pour personnaliser le nom de la copie. La case Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Ainsi, dans le cas où deux sauvegardes possèdent le même nom, un message de confirmation vous est proposé. Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous sauvegardez votre dossier et/ou vos données annexes (préférences, modèles, etc.). 6. Pour ne plus afficher cette fenêtre aux prochaines sauvegardes, cochez la case Ne plus demander. Vous pourrez toujours modifier les paramètres de sauvegarde par le menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - SAUVEGARDE. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde. Attention ! Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de microcoupure) du programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données. Gestion des dossiers 84 La restauration Indisponible dans Ciel Gestion commerciale en option Ciel Données Mobiles.  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION. Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment sauvegardées.  Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire ou support différent de celui utilisé habituellement. 1. Activez la commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER. Votre logiciel ferme votre fichier et ouvre la fenêtre présentée ci-dessous. 2. Choisissez votre Mode de restauration à l'aide des boutons radios. Trois options sont disponibles : • Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez cette option, le programme remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans votre sauvegarde. • Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez. • Mode avancé : Sélectionnez Mode avancé si vous souhaitez choisir les informations à restaurer. Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou les deux.  Par défaut, votre logiciel sélectionne l'option Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées. 3. Une fois le Mode de restauration sélectionné, cliquez sur le bouton [Suivant]. Gestion des dossiers 85 La fenêtre suivante s'affiche. 4. Dans cette fenêtre vous devez spécifier le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous désirez restaurer. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l'emplacement de votre dernière sauvegarde. Modifiez-les, si besoin est. 5. Si le dossier de sauvegarde trouvé correspond à celui que vous souhaitez restaurer, cliquez sur le bouton [Suivant]. Sinon vous pouvez utiliser le bouton [Parcourir] pour vous aider à rechercher votre dossier sauvegardé. Une fois celui-ci sélectionné, cliquez sur [Ouvrir]. Le programme revient à la fenêtre précédente et affiche l'emplacement du fichier sauvegardé, cliquez sur le bouton [Suivant]. 6. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui]. Une dernière étape vous propose de lancer la restauration en cliquant sur le bouton [Restaurer]. Les points de restauration Indisponible dans Ciel Gestion commerciale en option Ciel Données Mobiles. Pour des raisons de sécurité, Ciel Gestion commerciale peut réaliser des points de restauration, c’est à dire des sauvegardes en fonction de paramètres que vous aurez préalablement définis.  Pour plus de détails sur les points de restauration, reportez-vous aux chapitres Les Préférences et les Utilitaires dans la partie Présentation générale du manuel de référence, accessible dans le menu AIDE. Attention ! Toutefois les points de restauration ne remplacent pas la sauvegarde. La sauvegarde est une opération obligatoire que vous devez réaliser périodiquement. Gestion des dossiers 86 Copiez des dossiers sur Internet ou sur votre poste Uniquement disponible en mode souscription.  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES. Votre logiciel peut fonctionner en local sur votre machine ou bien en ligne sur Internet. Lorsque vous changez de mode de fonctionnement, vous devez copier vos dossiers aux emplacements nécessaires pour pouvoir travailler soit en ligne soit en local. Pour cela, vous disposez de deux utilitaires, dans la catégorie Dossiers. Si vous basculez en mode : • connecté (activation de l'option Ciel Données Mobiles), vous devez mettre vos dossiers en ligne. Pour cela, utilisez l'utilitaire Copie de dossiers sur Internet. • local (désactivation de l'option Ciel Données Mobiles), vous devez au préalable copier vos dossiers sur votre poste de travail. Pour cela, utilisez l'utilitaire Gestion des dossiers.  Pour plus de détails sur ces utilitaires, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Attention ! Dans un logiciel qui fonctionne en local, il est impossible de récupérer des dossiers stockés sur le serveur Internet. Dans le cas où vous souhaitez désactiver l’option Ciel Données Mobiles, il est impératif de récupérer vos dossiers avant de changer de mode dans votre compte client. Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution 88 La gestion des stocks multi-dépôts Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution. Cette commande vous permet de suivre avec exactitude les stocks des différents dépôts de votre entreprise (entrepôts, boutiques, siège social, etc.). Enregistrez vos différents dépôts  Menu LISTES - commande DÉPÔTS - bouton [Créer]. Le dépôt principal figure par défaut dans tous les dossiers que vous créez mais celui-ci peut être modifié si besoin. Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Dépôts à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone CODES BASES. 1. Si ce paramétrage est effectué, le code du dépôt s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le.  Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque dépôt créé. 2. Indiquez le Libellé complet du dépôt ainsi que ses coordonnées postales (Adresse, CP, Ville, Pays). 3. Renseignez les différentes zones concernant le responsable du dépôt et un commentaire éventuel dans la zone Observations. Cliquez sur [OK] pour valider. Affectez un article à un dépôt Les différents dépôts de stockage de l'article sont indiqués dans la fiche Article onglet Dépôt.  Si vous saisissez plusieurs dépôts pour un même article, un des dépôts doit être déclaré en dépôt favori. 1. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste , le Dépôt favori de l'article. Il s'agit du dépôt principal utilisé lors de la facturation. 2. Saisissez dans la colonne Stock réel, le nombre d'articles stockés dans le dépôt favori puis dans les autres dépôts. C'est à partir de ces différents dépôts que le choix sera possible si la quantité de l'article facturé est insuffisante. 3. Vous pouvez renseigner le Stock minimum et le Stock maximum d'alerte sur chaque dépôt. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Réapprovisionnez vos dépôts La saisie de pièces commerciales fournisseurs vous permet de réapprovisionner vos stocks par dépôt. Après avoir défini un dépôt par défaut dans la fiche du fournisseur (onglet Complément), vous pouvez passer à l'enregistrement de vos pièces fournisseurs par dépôt. Lors de la saisie d'une pièce fournisseur, le dépôt par défaut est celui auquel est rattaché le fournisseur sélectionné. Pour définir un autre dépôt que celui indiqué dans la fiche Fournisseur, double-cliquez dans la colonne Dépôt de la pièce commerciale et sélectionnez à l'aide du bouton Liste le dépôt concerné. Gérez les variations de stocks Lors de la saisie de vos factures clients, si la quantité en stock de l'article que vous commandez est insuffisante dans le dépôt spécifié, un message vous en informe. Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution 89 Vous pouvez dans ce cas : • utiliser l'article de substitution, si celui-ci a été défini dans la fiche article (onglet Complément), • effectuer un transfert de dépôt à dépôt, • utiliser un autre dépôt dont la quantité en stock de l'article est suffisante, • lancer la fabrication de l'article, s'il s'agit d'un article composé. Mouvements de stocks manuels et automatiques En saisie automatique... Les mouvements de stocks générés automatiquement lors de la validation de pièces commerciales prennent en compte le dépôt affecté lors de l'enregistrement de la pièce. Aucune modification n'est possible à ce stade; seul un transfert de dépôt peut être envisagé pour une modification de mouvements de stock. En saisie manuelle... La création d'une entrée ou sortie de stock s'effectue par défaut sur le dépôt défini dans la fiche article concernée. Vous pouvez modifier ce dépôt si vous le souhaitez. 1. Dans la fenêtre de création d'un mouvement de stock (menu LISTES - commande MOUVEMENTS DE STOCK), cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, double-cliquez dans la zone Dépôt et sélectionnez à l'aide du bouton le dépôt souhaité. Analysez vos dépôts Pour un meilleur suivi et une gestion plus optimale de vos stocks, Ciel Gestion commerciale vous donne la possibilité d'obtenir vos états par dépôt. Toutes les éditions liées aux articles (menu ETATS) tiennent compte d'une gestion multi-dépôts, à savoir : • les articles par dépôt, le suivi des stocks, • l'inventaire des articles, • la capacité de fabrication. Lors d'un assemblage, vous devez choisir les composants dans la liste des dépôts qui s'affiche. L'ordre dans lequel les dépôts s'affichent est respecté.  Pour plus de détail concernant les dépôts, la gestion des stocks multi-dépôts, les états relatifs à la gestion multi-dépôts, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution 90 La gestion des nomenclatures articles multi-niveaux Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.  Menu LISTES - commande ARTICLES - onglet Nomenclature. Si vous commercialisez des produits composés (chaque article composé est issu de plusieurs articles composants), vous êtes donc amené à gérer des nomenclatures multi-niveaux. On parle de nomenclatures multi-niveaux si l'un des articles du composé est lui-même un composé. Après avoir créé des nomenclatures d'articles (menu LISTES - commande ARTICLES - onglet Nomenclature), vous pourrez effectuer des assemblages. Exemple de nomenclature multi-niveaux Vous commercialisez un pack de Solution qui regroupe 3 logiciels : Ciel Compta, Ciel Gestion commerciale, Ciel Paye. Après avoir saisi les 3 fiches articles, vous créez celle de la Solution en renseignant cette fois l'onglet Nomenclature. Vous commercialisez aussi le pack Solution Plus qui comporte les éléments de la Solution ainsi que deux logiciels complémentaires (Ciel Prospects et Ciel Business Plan). L'onglet Nomenclature de la fiche article Solution Plus regroupe les éléments suivants : • Solution, • Ciel Prospects, • Ciel Business Plan. Dans la colonne Composants, le symbole indique que cet article est composé de plusieurs éléments. Dans cet exemple, l'article ART0001 est un article composé. Pour visualiser les composants de cet article, cliquez sur le symbole ou activez la commande DÉPLOYER ou TOUT DÉPLOYER du menu CONTEXTUEL (clic droit). La gestion des nomenclatures passe par une phase de transformation des éléments de base pour obtenir un produit fini. Cette phase passe par les ordres d'assemblage, de désassemblage ou d'annulation d'assemblage.  Pour plus de détails concernant la gestion des nomenclatures articles multi-niveaux, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu Aide. Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution 91 La relation client Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.  Menu LISTES - commande CLIENTS - onglet RELATIONS CLIENT - Bouton [Créer] ou [Modifier]. La fonction Relations Client vous permet de gérer vos relations client comme un agenda à partir duquel vous enregistrez vos tâches à effectuer. Exemple Vous recevez par exemple un appel téléphonique pour une demande de prix de la part d'un client. Vous pouvez enregistrer directement dans la fiche du client une nouvelle tâche. Vous pouvez consulter et effectuer le suivi de toutes les tâches enregistrées à partir de l'onglet Relations client de la fiche Client.  Pour plus de détail concernant la relation client, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution 92 Gestion avancée des relances clients Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution. Paramétrage  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION. L’onglet Relances permet de choisir les lettres à utiliser par défaut lors du traitement des relances clients. Il vous est proposé des modèles de lettres pré-paramétrés adaptés à chaque niveau de relance. Vous pouvez modifier les modèles de lettres ou en créer de nouvelles par la commande ÉTATS PARAMÉ- TRABLES (menu DOSSIER - commande OPTIONS). Pour chaque niveau de relance, cliquez sur le bouton et choisissez la lettre à utiliser par défaut. Relance  Menu TRAITEMENTS - commande RELANCE. Cette commande permet de gérer les relances par niveaux ainsi que d'éditer des lettres de relance pour les clients en retard de paiement.  Lors de la saisie de vos pièces commerciales, vous devez renseigner la zone Date Echéance. Les relances peuvent être effectuées sur trois niveaux. Si vous avez défini dans les paramètres facturation les lettres à utiliser par défaut pour chaque niveau, les trois niveaux des relances apparaissent à gauche de la fenêtre. Dans le niveau Non soldé, vous trouverez les pièces relancées trois fois et toujours non réglées. Lorsque vous effectuez une relance, la lettre est éditée mais aussi le niveau de relance est incrémenté pour les pièces choisies.  Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE. Récapitulatif des relances par client  Menu LISTES - commande CLIENTS. L’onglet Relances de la fiche client présente les relances réalisées ou ignorées pour le client. Vous retrouvez des informations sur la relance (libellé, date de relance, niveau de la relance dans la colonne Commentaire) ainsi que sur la pièce non réglée (numéro, date, date d’échéance, solde dû). • Cochez la case Ne pas relancer pour interdire la relance sur ce client. • Cochez la case Inclure les lignes soldées pour afficher les relances réalisées sur des pièces qui ont été réglées par le client. Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution 93 Liste des ordres de production Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.  Menu LISTES - commande ORDRES DE PRODUCTION. Cette commande vous permet de consulter rapidement les ordres de production existants. Vous pouvez depuis cette fenêtre lancer la création d'un assemblage, désassembler ou annuler un assemblage. Voir Gestion de production, page 59. 1. Pour consulter un ordre de production, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton [Consulter]. Vous pouvez éditer l'état Ordre de production disponible en cliquant sur l’une des icônes suivantes . Vous pouvez afficher affiner la sélection en cliquant sur le bouton . Dans la zone supplémentaire qui s'affiche en haut de la fenêtre, indiquez alors une période à prendre en compte. Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution 94 Les factures d’abonnement Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.  Menu VENTES/ ACHATS - commande ABONNEMENT CLIENTS/ABONNEMENT FOURNISSEURS. Cette commande vous permet de générer des factures d'abonnement clients ou fournisseurs c'est à dire des factures répétitives et à intervalle de temps régulier (loyer). La génération d'un abonnement implique la génération d'une même facture pour une période donnée. Créez un abonnement  La création d'un abonnement client ou fournisseur s'effectue à partir d'une facture courante validée sélectionnée dans la liste des factures. 1. Sélectionnez la facture à partir de laquelle vous souhaitez générer un abonnement puis cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre Nouvel Abonnement s'affiche. Saisissez toutes les informations relatives à l'abonnement. 2. Saisissez le Code ainsi que le Libellé de la facture d’abonnement. Le code de la facture de référence est automatiquement indiqué. Pour le modifier, cliquez sur le bouton Liste. 3. Sélectionnez à l'aide de l'icône calendrier ou de l'icône de dates spéciales, les dates de début (A partir de) et de fin (Jusqu'au) de l'abonnement. 4. Indiquez la Périodicité. Un abonnement peut être généré toutes les semaines, tous les mois, tous les 15 jours, tous les trimestres, tous les semestres, etc. 5. Dans la zone Génération, la date de la dernière facture enregistrée et celle de la prochaine facture à générer sont rappelées. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. 6. Pour lancer la génération de l’abonnement, sélectionnez dans la liste le ou les abonnements correspondants puis cliquez sur le bouton [Générer les factures]. Générez les factures d’abonnement 7. Cochez l’une des options proposées : • Jusqu'au : les factures seront générées jusqu’à la date indiquée dans la zone de droite • La prochaine facture : les factures seront générées en fonction de la date de la dernière facture. • Toutes les factures jusqu’à la fin de l’abonnement : toutes les factures seront générées en fonction des dates de début et de fin de l'abonnement. 8. Cochez la case Valider les factures générées si vous souhaitez valider automatiquement les factures d'abonnement générées. 9. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement. Un message vous indique en fin de traitement que la génération des factures d'abonnement s'est bien déroulée.  Pour plus de détail concernant les factures d’abonnement, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution 95 Les factures multi-échéances Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.  Menu VENTES/ACHATS - onglet échéance de la pièce commerciale en cours. Si vous gérez des pièces commerciales multi-échéances (paiement en deux, trois fois, etc.) vous devez cocher la case multi-échéances de la fenêtre de la pièce commerciale - Onglet Échéances. Cette option vous permet de générer par la suite un échéancier pour la pièce commerciale. Ajoutez une échéance manuellement 1. Pour ajouter une échéance, cliquez sur le bouton [Ajouter]. Une nouvelle ligne est insérée dans la liste. 2. Sélectionnez la date d'échéance et le mode de règlement puis saisissez le montant de l'échéance. Le libellé ainsi que le solde dû s'affichent automatiquement. Vous pouvez spécifier des montants d'échéances différents. 3. Validez le traitement en cliquant sur le bouton [OK]. Générez une ou plusieurs échéances automatiquement 1. Pour générer automatiquement une ou plusieurs échéance(s), cliquez sur le bouton [Générer échéances]. 2. Indiquez les informations nécessaires : • le nombre d'échéances, • le mode de règlement, • la date initiale de l'échéance (date de base). • Le libellé s'affiche automatiquement dans la zone Échéances. L’icône vous permet de modifier votre date d'échéance et le bouton [Détails] affiche le détail (date, montant, etc.) des échéances. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.  Pour plus de détails concernant les factures multi-échéances, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution 96 Les infos «perso» Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.  Menu LISTES - commande INFOS PERSO. Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES - UTILITAIRES FICHIERS. Les infos perso vous permettent de personnaliser les fenêtres de saisie (société, fournisseurs, clients, articles, pièces clients) en y ajoutant les rubriques de votre choix. Ces rubriques apparaîtront dans les fenêtres de saisie dans un onglet intitulé Infos Perso et dans les états paramétrables. Créez une rubrique utilisateur 1. Sélectionnez dans la liste des Fichiers personnalisables la ligne de votre choix puis cliquez sur le bouton [Modifier]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Nouvelle rubrique utilisateur s'affiche. Indiquez le nom de la rubrique. 3. Choisissez son type parmi la liste disponible en cliquant sur le bouton Liste. S'il s'agit d'un type Texte, vous pouvez préciser le nombre de caractères autorisés. 4. Validez la création de la rubrique utilisateur en cliquant sur [OK].  Pour plus de détails concernant les rubriques utilisateurs, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. La gestion des sociétés Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution. Avec Ciel Gestion commerciale Évolution, vous pouvez gérer plus de 5 sociétés. Pour chaque société à gérer vous devez créer un nouveau dossier. La commande NOUVEAU du menu DOSSIER vous permet de créer votre dossier. Administration avancée des utilisateurs Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.  Menu DOSSIER - commande MOT DE PASSE - bouton [Mode avancé]. Pour une gestion plus complète des utilisateurs, des groupes et de leurs droits, vous disposez du mode avancé dans Ciel Gestion commerciale Évolution. Pour y accéder, cliquez sur le bouton [Mode avancé] de la fenêtre Contrôle d’accès au dossier. 97 Index A Achats pièces fournisseurs 58 Affaires 39 Afficher aperçu 53 détail 53 menus découverte/standard 18 Articles 30 catalogue 65 inventaire 64 nomenclatures articles multi-niveaux 90 Assistant création de dossier 21 fin d’exercice 77 saisie de pièces 44 Avoirs 42 B Besoin d’aide 18 Bons livraison 42 réception 42 C Ciel Données Mobiles 12 Clients 35 encours 71 relation client 91 Commandes 42 Commandes articles 60 Créer un article 30 un client 35 un fournisseur 28 une nomenclature article 35 D Dépôts 88 gestion du stock multi-dépôts 88 Devis / Pro forma 42 Documentation 7 Dossier copier sur Internet/sur votre poste 86 créer 21 paramètres 24 Récupérer 23 restaurer 84 sauvegarder 83 E Echéancier 69 Escompte 48 Etats analyses 73 articles 64 clients fournisseurs 67 récapitulatifs TVA et TPF 73 F Factures 42 d’abonnement 94 d’acompte 54 multi-échéances 95 Familles articles 30 Fin d’exercice 77 Fournisseurs 28 G Gestion de production 59 liste des ordres 93 I Impressions imprimante 62 types 62 Imprimante choisir 62 configurer 62, 63 Imprimer catalogue des articles 65 commandes non livrées 68 échéancier des factures 69 encours clients 71 états récapitulatifs 73 évolution des ventes 70 inventaire des articles 64 lettre de pénalités de retard 71 mailing 72 nomenclature des articles 65 portefeuille des commandes 67 relance 71 relevé de comptes 68 Intuiciel 13 Inventaire 64 ®Copyright 2013 Sage activité Ciel Manuel de découverte Ciel Gestion commerciale et Gestion commerciale Evolution - MAN_WG 20.0/13.0 - 07.13 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel. L Lettre de pénalités de retard 71 M Mailing 72 Modes de règlement 27 O Objectifs 75 Ordre de production 93 P Paramètres banque principale 25 calculs sur quantité 25 comptabilité 24 facturation 24 numérotation 25 société 24 Pièces commerciales assistant Top facture 44 clients 45 créer 45 décomptabiliser 52 envoyer par e-mail 53 fournisseurs 58 saisie document (ventes) 42 valider 50 Points de restauration 85 Portefeuille des commandes 67 Prospects 38 R Réapprovisionner 60 Règlements 54 Régulation des stocks 79 Relance client 71, 92 Relation client 91 Relevé de comptes 69 Remise 47, 48 Représentants 27 Restaurer un dossier 84 Rupture de stock commande 60 S Saisie Document 42 Sauvegarde DGFiP conformité 81 consultation 81 Sauvegarder un dossier 83 Solder 56 Statistiques 74 Stocks 79 T Tarifs grille de tarifs 33 par famille 27 Top facture 44 TPF 27 Transférer une pièce commerciale 51 Trouvtoo 18 TVA 26 non perçue 26 V Valider pièce commerciale 50 Les nouveautés de Ciel Devis Factures Chère Cliente, Cher Client, Vous trouverez ci-joint la mise à jour de votre logiciel Ciel. Nous vous remercions de votre confiance et vous souhaitons une bonne utilisation de votre logiciel. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17RCS Paris 313 966 129 La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC, Euratec, Ciel, Adonix et XRT. Code APE 5829C Sommaire Les nouveautés de votre logiciel .......................................................... 7 L’accueil Ciel ...................................................................................................................7 Mon compte Ciel ..............................................................................................................7 Enrichissement de l’Intuiciel ..............................................................................................7 Nouvelle option en liaison comptable ..................................................................................8 Commentaire sur l’origine des pièces clients ........................................................................8 FlashCode et CodeQR .......................................................................................................8 Modification de l’historique des archives ..............................................................................8 Modification de la préférence Codes postaux et Villes ............................................................8 Modification de l’ouverture d’un dossier...............................................................................9 La migration d’une ancienne version.................................................. 10 Ouvrir un dossier d’une ancienne version .................................................... 10 Connaître le numéro de votre ancienne version Ciel Devis Factures....................................... 10 Si vous utilisiez une version inférieure à 2.0 ...................................................................... 10 Si vous utilisiez une version égale ou supérieure à 3.0 ........................................................ 10 Récupérer un dossier d’une version inférieure à 2.0 .................................... 12 Présentation.................................................................................................................. 12 Après l’installation.......................................................................................................... 12 Les éléments non récupérés ............................................................................................ 12 Les états paramétrables.................................................................................................. 12 Contrôles avant récupération ........................................................................................... 13 Informations complémentaires avant récupération.............................................................. 13 La récupération de votre ancien dossier ............................................................................ 14 Vérifications après récupération ....................................................................................... 17 L’historique des nouveautés............................................................... 18 Les nouveautés de la version 3.2 ................................................................. 18 Paramètres société......................................................................................................... 18 Les modèles de factures.................................................................................................. 18 Les modèles de devis ..................................................................................................... 19 Les modèles d'avoirs ...................................................................................................... 20 Les nouveautés de la version 4.0 ................................................................. 21 Date de validité pour les devis ......................................................................................... 21 Lettre NRE .................................................................................................................... 21 Agenda/Planning............................................................................................................ 21 Rappel.......................................................................................................................... 21 Les thèmes ................................................................................................................... 22 Tableau de bord............................................................................................................. 22 Informations de dernière minute ...................................................................................... 22 Synchronisation des données avec Palm............................................................................ 23 Les nouveaux états ........................................................................................................ 23 Les nouveautés de la version 5.00 ............................................................... 24 Nouvelles présentations de la barre de navigation .............................................................. 24 Nouveau module de recherche dans les listes .................................................................... 24 Les nouveautés de la version 5.10 ............................................................... 24 Lien Office permettant l’export de données vers Microsoft Word ou Excel ............................... 24 Redimensionnement automatique de la largeur des colonnes ............................................... 24 Personnalisation des titres des colonnes ............................................................................ 24 Les nouveautés de la version 6.00 ............................................................... 25 Nouvel Intuiciel ............................................................................................................. 25 Archivage des pièces avant purge (norme DGFiP) ............................................................... 25 Remplissage automatique des articles............................................................................... 25 Import des tiers, contacts et articles................................................................................. 25 Remboursement d’avoir .................................................................................................. 25 Intégration photo ........................................................................................................... 26 Localisation automatique................................................................................................. 26 Les nouveautés de la version 6.10 ............................................................... 27 Gestion de la norme DEEE............................................................................................... 27 PDF en couleur .............................................................................................................. 27 Les nouveautés de la version 7.00 ............................................................... 28 Pièce commerciale client : Saisie Document....................................................................... 28 Exemple : Extrait d'un devis ............................................................................................ 28 Gestion des factures d’acompte ....................................................................................... 28 Les recherches Trouvtoo ................................................................................................. 29 Besoin d’aide................................................................................................................. 29 Générer des écritures au format RImport .......................................................................... 29 Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale ................................... 29 Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans la liste des pièces (devis, factures ou avoirs) ..... 30 Cliquer/Glisser pour effectuer un transfert de pièce ............................................................ 30 Préférences de saisie d'une pièce commerciale ................................................................... 30 Points de restauration..................................................................................................... 30 Ajout des fonctions créer, modifier, supprimer accessibles dans le menu Contextuel ............... 30 Les nouveautés de la version 8.00 ............................................................... 31 Changements d’interface................................................................................................. 31 Affichage des fenêtres par onglet ..................................................................................... 31 Intuiciel ........................................................................................................................ 31 Localisation, itinéraire..................................................................................................... 31 Les aperçus................................................................................................................... 32 Aperçu en PDF par défaut ............................................................................................... 32 Visualiser en PDF ........................................................................................................... 32 Afficher l’aperçu dans une liste ........................................................................................ 32 Préférences facturation ................................................................................................... 33 Modèles de dessins ........................................................................................................ 33 Saisie ........................................................................................................................... 34 Choix du contact dans les devis, factures et avoirs ............................................................. 34 Recherche de pièces ....................................................................................................... 35 Unité des articles ........................................................................................................... 35 eBay ............................................................................................................................ 35 Vérification d’adresse et acquisition d’infos légales.............................................................. 36 Mise sous surveillance .................................................................................................... 36 Envoyer un email ........................................................................................................... 36 Les nouveautés de la version 9.0 ................................................................. 37 Personnalisation des polices ............................................................................................ 37 Personnalisation de la taille de la police dans les fenêtres .................................................... 37 Regroupements dans les listes (Intuiliste) ......................................................................... 37 Modèles de pièces clients ................................................................................................ 37 Gestion du statut dans les devis....................................................................................... 37 Mise à jour des informations d’un article à partir des pièces ................................................. 38 Gestion des articles inutilisés ........................................................................................... 38 Affichage du tableau de bord de date à date ...................................................................... 38 Les nouveautés de la version 10.00 ............................................................. 39 Les barres d’actions ....................................................................................................... 39 L’affichage ....................................................................................................................39 L’accueil ....................................................................................................................... 39 Affichage des fenêtres en arrière-plan............................................................................... 40 Enregistrement automatique des vues .............................................................................. 40 Les actions flash ............................................................................................................ 40 Service à la personne ..................................................................................................... 40 Les nouveautés de la version 11.00 ............................................................. 41 Intuiciel personnalisable.................................................................................................. 41 Insertion automatique .................................................................................................... 41 Correcteur orthographique .............................................................................................. 41 Aide à la saisie des Codes postaux et villes ........................................................................ 42 Ciel Business Mobile ....................................................................................................... 42 Les nouveautés de la version 11.50 ............................................................. 43 Récupération d’un dossier Ciel Auto-entrepreneur .............................................................. 43 Les nouveautés de votre logiciel 7 Les nouveautés de votre logiciel Il s’agit des nouveautés de la version 12.00. L’accueil Ciel A chaque ouverture de votre logiciel, une nouvelle page d’accueil se présente. Le bouton situé dans le Bureau de l’Intuiciel vous permet également d’y accéder à tout moment. Cette page d’accueil présente les principales tâches vous permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler. • Je prends connaissance des nouveautés : il s’agit du présent document. • J’entre dans l’univers Ciel : une vidéo vous présente la société Ciel. • Je découvre mon logiciel : une démonstration rapide vous présente en image l’utilisation de certaines fonctions. • Je consulte mon manuel de découverte : le manuel de découverte vous explique les principales étapes vous permettant de mettre en place et de gérer un dossier de facturation. • J’ouvre la société exemple : le fichier d’exemple livré avec votre logiciel s’ouvre. Vous pouvez ainsi vous entraîner et vous familiariser avec votre logiciel. • J’ouvre mon dossier : si vous utilisiez Ciel Devis Factures auparavant, vous pouvez directement ouvrir vos dossiers de travail. • Je crée mon dossier : vous pouvez créer un dossier pour votre société. Mon compte Ciel  A partir du bureau de l’Intuiciel ou dans la barre des menus, bouton [Mon Compte Ciel]. Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Vous trouverez des informations pratiques (dernières actualités de paye, conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Vous pouvez accéder à tout moment à votre Compte Ciel pendant que vous travaillez dans votre logiciel en cliquant sur le bouton situé dans la barre des menus au dessus de la zone Trouvtoo. Enrichissement de l’Intuiciel L'Intuiciel est accessible depuis les boutons , situés en haut à gauche de votre logiciel. Ces trois boutons donnent accès respectivement à Mon bureau, Mon tableau de bord, Mes Etats et statistiques. Le bouton [Mon Compte Ciel] a été ajouté dans la partie Mon bureau. Vous disposez de nouvelles fonctions qui vous aident à personnaliser votre Intuiciel : • Renommer des tâches, groupe de tâches ou encore des états et groupe d'états par un double-clic. • Supprimer des tâches, groupe de tâches ou encore des états par glisser-déposer. • Annuler vos dernières modifications. Dans la partie Mon tableau de bord, au niveau des graphiques, vous disposez de nouvelles icônes vous permettant de changer de vue . Les deux premières icônes permettent respectivement Les nouveautés de votre logiciel 8 d’afficher le graphique sous forme de barre et sous forme de secteur. La troisième icône permet d’afficher ou de masquer les légendes du graphique. Lorsque vous passez votre souris sur le graphique, les valeurs de celui-ci s’affichent. Nouvelle option en liaison comptable  Menu TRAITEMENTS - commande LIAISON COMPTABLE Lors du transfert de vos écritures en comptabilité, vous pouvez prendre en compte les pièces et règlements déjà passés en comptabilité. Pour cela, vous devez cocher l’option Inclure les pièces et règlements déjà comptabilisés. Commentaire sur l’origine des pièces clients  Menu LISTES - commande DEVIS et FACTURES. Lors des transferts de pièces clients, un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de la pièce, avant le premier article, ce qui permet d’avoir une traçabilité. FlashCode et CodeQR  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES Vous pouvez créer des flashCode dans vos états. Les flashCode et CodeQR sont des codes barres se présentant sous la forme de pictogrammes. Ces codes barres sont lus par des téléphones mobiles équipés d'un lecteur flashcode. La lecture de ce type de code barres peut permettre à vos clients de se connecter à votre site internet, d'enregistrer votre adresse e-mail dans ses contacts, etc. Dans les états paramétrables, vous devez créer un état de type Dessin puis effectuer les actions suivantes : • Dessiner le code barre à l'aide de l'outil . • Dans la fenêtre Valeurs à utiliser qui s’ouvre automatiquement, définir le contenu du code barre en cliquant sur l’icône [R]. Par exemple, vous pouvez choisir la rubrique Site internet dans le répertoire Société. L’information renseignée dans la rubrique est récupérée. Dans notre exemple, il s’agit de l’adresse du site internet de la société saisie dans les paramètres (Menu DOSSIER, commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ). • Définir que l’objet dessiné est un code barre de type QR-code. A gauche de la fenêtre, dans l’onglet Objets, cliquez sur la ligne Code barre. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cochez l’option Cet objet s’affiche sous forme de code à barres puis sélectionnez le type QR-code. Modification de l’historique des archives  Menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES. L’historique des archivages DGFiP vous permettant de consulter vos archives a été renommé et modifié. Vous accédez à toutes les archives à partir de la commande HISTORIQUE DES ARCHIVES. Ces archives se consultent maintenant par un simple clic. Modification de la préférence Codes postaux et Villes  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie. Des nouvelles options sont disponibles. Vous pouvez : • définir comment le logiciel doit afficher le nom des villes en sélectionnant l’une des options Inchangé (le nom de la ville est en minuscule et commence par une majuscule), Minuscule, Majuscule. • choisir le moment où vous voulez effectuer un contrôle de cohérence en cochant les options Lors de la validation de la saisie, Lors d’un import de données, Dans l’utilitaire de vérification des données. Les nouveautés de votre logiciel 9 Modification de l’ouverture d’un dossier  Menu DOSSIER - commande OUVRIR. La fenêtre d'ouverture d'un dossier a été simplifiée. • Pour ouvrir un dossier, cliquez sur son nom. • Lorsque votre dossier n'est pas proposé, cliquez sur la fonction Choisir le dossier manuellement située en bas de la fenêtre afin de sélectionner directement sur votre ordinateur le dossier à ouvrir. • Pour récupérer un dossier d'une ancienne version, vous devez cliquer sur la fonction Récupérer un dossier d'une ancienne version située en bas de la fenêtre. Vous accédez à d'autres options lorsque vous faites un clic-droit dans la fenêtre. Celles-ci vous sont détaillées dans l’Aide (touche F1). La migration d’une ancienne version 10 La migration d’une ancienne version Ouvrir un dossier d’une ancienne version Afin que le dossier dans lequel vous travailliez auparavant puisse être ouvert, des traitements préalables sont nécessaires. Selon votre ancienne version de Ciel Devis Factures, soit : • votre dossier de travail nécessite une mise à jour, • soit vous devez récupérer votre dossier. Connaître le numéro de votre ancienne version Ciel Devis Factures Vous devez connaître la version que vous utilisiez jusqu'à maintenant afin de vous reportez à la bonne procédure d’ouverture de dossier. Pour cela : 1. Ouvrez votre ancien dossier. 2. Activez la commande À PROPOS DE CIEL DEVIS FACTURES du menu ?. Le numéro de version est indiqué dans la fenêtre qui s'affiche. Si vous utilisiez une version inférieure à 2.0 Afin que votre dossier puisse être ouvert dans votre nouvelle version de Ciel Devis Factures, vous devez effectuer une récupération. Voir Récupérer un dossier d’une version inférieure à 2.0, page 12. Si vous utilisiez une version égale ou supérieure à 3.0 Votre dossier doit être mis à jour pour pouvoir être exploité dans la nouvelle version de Ciel Devis Factures. 1. Activez le menu DOSSIER - commande OUVRIR. 2. Sélectionnez votre dossier et cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre ci-dessous s'affiche.  Tant que vous n’avez pas mis à jour votre dossier, cette fenêtre se présentera à l’ouverture du logiciel. La migration d’une ancienne version 11 1. Vous disposez d'une option pour effectuer une copie de votre dossier avant la mise à jour. Il est vivement conseillé d’en effectuer une. Assurez-vous que l’option correspondante est bien cochée. 2. Cliquez sur le bouton [Ok] pour lancer le traitement. Vous pouvez commencer à travailler. La migration d’une ancienne version 12 Récupérer un dossier d’une version inférieure à 2.0 Présentation Afin que le dossier dans lequel vous travailliez auparavant puisse être exploitable dans votre nouvelle version de Ciel Devis Factures, vous devez le récupérer. Dans cette partie, il vous est expliqué la récupération des anciens dossiers d’une version inférieure ou égale à 2.0 vers Ciel Devis Factures version 3.0 et supérieures. Cette dernière version est un logiciel totalement nouveau. Pour cette raison, il n’est pas question d'une simple mise à jour mais d'une récupération. En effet, la quasi intégralité de votre ancien dossier sera récupérée dans un nouveau dossier Ciel Devis Factures 9.0. Cette documentation a donc non seulement pour but de vous expliquer comment récupérer vos données, mais également de vous indiquer les contrôles à réaliser avant la récupération et les éventuels points à vérifier après la récupération.  Votre dossier actuel ne sera ni modifié ni mis à jour. En effet, la récupération s’effectue sur une copie de votre dossier. Vous pourrez donc continuer à utiliser, si nécessaire, votre ancien dossier avec votre ancienne version. Après l’installation Avant de détailler la procédure de récupération de vos anciennes données, les modifications réalisées par l'installeur sur votre ordinateur sont les suivantes : • Le raccourci présent sur le Bureau qui permettait de lancer l'ancienne version du logiciel a été supprimé. Désormais, un nouveau raccourci pointant vers la nouvelle version a été installé. • Les raccourcis qui étaient présents dans le menu DÉMARRER ont été supprimés. • Le nom de l'ancienne version du logiciel a été renommé en ancienwdf.exe. Les éléments non récupérés Voici la liste des éléments qui ne seront pas récupérés depuis votre ancien dossier Ciel Devis Factures : Les états paramétrables La récupération des anciens états n'est pas possible. Cependant, la nouvelle version de Ciel Devis Factures intègre un nouveau générateur d'états très puissant. Et, de nombreux états pré-définis sont livrés dans cette nouvelle version. Les notes de listes Cette option permettait d'enregistrer une note texte sur chacune des listes. Cette option n'existe plus dans les nouvelles versions de Ciel Devis Factures. Le lien Word Cette option n'existe plus dans les nouvelles versions de Ciel Devis Factures. «Publiage» sur Internet Cette option était disponible depuis la fiche d'un article. Elle n'est plus disponible dans les nouvelles versions de Ciel Devis Factures. Attention ! Les modifications détaillées ci-dessus n'auront lieu que si les éléments en question sont présents sur votre ordinateur et que s'ils n'ont pas été modifiés (changement de nom ou de place par exemple). De plus, les éléments que vous aurez créés par vous-même (nouveaux raccourcis par exemple) ne seront pas supprimés. La migration d’une ancienne version 13 Pièces avec valeurs négatives Les pièces avec une ou plusieurs lignes négatives (par exemple, dans le cas où la quantité aurait été saisie en négatif) ne sont pas récupérées. Le compte-rendu de récupération vous indiquera la ou les pièces concernées. Contrôles avant récupération Vous devez contrôler des éléments dans votre dossier avant de lancer la récupération. Ceci vous évitera une récupération partielle. Vérification des prochains codes 1. Depuis le menu DOSSIER, activez la commande PARAMÈTRES DU DOSSIER. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez l'onglet Codes. La fenêtre suivante s'affiche : 3. Vérifiez l'ensemble des prochains codes. Dossier ouvert Avant de lancer la récupération de votre ancien dossier, assurez-vous que celui-ci n'est pas ouvert avec votre ancienne version de Ciel Devis Factures. Si c'est le cas, le message ci-dessous s'affichera et la récupération sera abandonnée. Informations complémentaires avant récupération Nous allons détailler quelques informations complémentaires avant de lancer la récupération. Ceci n'altère en rien la récupération, mais vous indique simplement ce que le logiciel fera dans certains cas. Taux de TVA Dans le cas où un taux de TVA est utilisé dans votre ancien dossier et qu'il n'est pas présent dans les postes, il sera automatiquement créé dans le nouveau dossier. La migration d’une ancienne version 14 Montant des pièces Dans certains cas, un écart dans le calcul des lignes composant les pièces (devis, facture ou avoir) peut apparaître. En effet, la méthode d'arrondi est différente. Désormais, c'est l'arrondi fiscal qui est appliqué. Exemple 15.235 donne désormais 15.24 et non 15.23 comme précédemment. Mode de paiement sur les devis Les nouvelles versions de Ciel Devis Factures autorisent le renseignement du mode de paiement sur les pièces de type Devis. Lors de la récupération, le mode de paiement indiqué par défaut dans la fiche du client correspondant (s'il est renseigné) sera repris et placé dans les devis. La récupération de votre ancien dossier Avant de procéder à la récupération de votre ancien dossier Ciel Devis Factures, il est conseillé de lire les paragraphes précédents. En effet, ceci vous permettra d'optimiser la mise à jour de votre ancien dossier.  Avant d'effectuer cette manipulation, la nouvelle version de Ciel Devis Factures doit être installée sur votre ordinateur. Démarrer Ciel Devis Factures 1. Lancez la nouvelle version de Ciel Devis Factures en double-cliquant sur le raccourci installé sur le bureau. 2. Dans la page d’accueil, cliquez sur le bouton J’ouvre mon dossier. 3. Dans la fenêtre d’ouverture d’un dossier, cliquez sur la fonction Récupérer un dossier d’une ancienne version pour accéder à votre ancien dossier. Sélectionner votre ancien dossier 1. Une fois que vous avez cliqué sur la fonction Récupérer un dossier d’une ancienne version, le logiciel va rechercher sur votre disque dur le ou les anciens dossiers de Ciel Devis Factures. Vous obtenez la liste des anciens dossiers. 1. Sélectionnez le dossier que vous souhaitez récupérer. 2. Validez votre choix en cliquant sur le bouton [Ok]. Attention ! Il est recommandé d'effectuer au moins une sauvegarde de votre ancien dossier avant de lancer cette procédure de récupération. La migration d’une ancienne version 15 Si votre ancien dossier ne s'affiche pas dans la liste... Vous devez le sélectionner manuellement. Pour cela : 1. Cliquez sur le bouton [Annuler] depuis la liste des anciens dossiers. 2. Choisissez la commande OUVRIR du menu DOSSIER. La fenêtre d'ouverture de dossier s'affiche à nouveau. 3. Cliquez sur la fonction Récupérer un dossier d’une ancienne version tout en maintenant la touche enfoncée. La fenêtre de sélection et d'ouverture de dossiers s'affiche. 4. Sélectionnez le dossier que vous souhaitez récupérer. 5. Validez votre choix en cliquant sur le bouton [Ok]. La procédure de récupération est en cours. Mettre à niveau votre ancien dossier Dans le cas où votre ancien dossier ne serait pas à jour, une première mise à niveau sera nécessaire avant d'aborder la récupération proprement dite. Dans ce cas, le message suivant s'affiche. • Pour abandonner la procédure en cours, cliquez sur le bouton [Non]. Dans ce cas, aucune création et aucune modification n'est réalisée. • Pour poursuivre le traitement, cliquez sur le bouton [Oui]. La mise à jour de votre ancien dossier commence. Une fenêtre indique la progression du traitement. La récupération de votre dossier Après l’éventuelle remise à niveau de votre ancien dossier, la procédure de récupération de vos données est lancée. La durée de récupération de votre ancien dossier est fonction de votre ordinateur et de la taille de votre dossier. En aucun cas vous ne devez abandonner cette récupération. Une fois le traitement terminé le message ci-dessous s'affiche. La migration d’une ancienne version 16 Le compte rendu de la récupération La fenêtre ci-dessous s'affiche à la fin du traitement. Cette fenêtre détaille non seulement l'ensemble des informations récupérées de votre ancien dossier, mais également les éléments non récupérés. En effet, dans certains cas, les données présentes dans votre ancien dossier pouvaient être soit incomplètes soit fausses. Ce compte rendu peut donc contenir à la fois des remarques générales mais aussi des erreurs. Voici les différents types d'informations que vous pourrez y trouver : Note Les informations de ce type correspondent à des récupérations effectuées correctement ou bien à des données qui ont été modifiées après récupération. Alerte Les informations de ce type correspondent à des récupérations qui ont été réalisées mais avec certains paramètres incomplets. Erreur Les informations de ce type correspondent à des erreurs plus importantes qui ont provoqué la nonrécupération d'une donnée. Pour chaque type de remarques, vous disposez dans la colonne Commentaire d'explications précises sur la note, l'alerte ou l'erreur. Vous pouvez imprimer ce compte rendu en cliquant sur l'icone Imprimante située en haut à droite de la fenêtre. • Fermez la fenêtre du compte rendu. Vous vous retrouvez dans votre dossier récupéré avec la nouvelle version de Ciel Devis Factures.  Ce même compte rendu est enregistré automatiquement sous forme d'un fichier texte présent sur le bureau de Windows™. Ceci vous permet de le consulter à tout moment afin de réaliser vos vérifications ou vos modifications sur votre nouveau dossier. La migration d’une ancienne version 17 Vérifications après récupération La récupération de votre ancien dossier est maintenant terminée. Vous pouvez être amené à réaliser sur votre nouveau dossier les vérifications suivantes. Taux de TVA Dans le cas où un taux de TVA était utilisé dans votre ancien dossier et qu'il n'était pas présent dans les postes, il a été automatiquement créé dans le nouveau dossier. Taux de TVA par défaut Dans les PARAMÈTRES de votre nouveau dossier vous disposez d'une option pour indiquer le taux de TVA que vous souhaitez utiliser par défaut. Nous vous conseillons de renseigner cette information pour bénéficier d'automatismes lors de l'utilisation de cette nouvelle version. Montant des pièces Dans certains cas, un écart dans le calcul des lignes composant les pièces (devis, facture ou avoir) peut apparaître. En effet, la méthode d'arrondi est différente. Désormais, c'est l'arrondi fiscal qui est appliqué. Exemple 15.235 donne désormais 15.24 et non 15.23 comme précédemment. Mode de paiement sur les devis Les nouvelles versions de Ciel Devis Factures autorisent le renseignement du mode de paiement sur les pièces de type Devis. Lors de la récupération, le mode de paiement indiqué par défaut dans la fiche du client correspondant (s'il est renseigné) a été repris et placé dans les devis. Encours clients Contrairement à l'ancienne version, les encours clients tiennent désormais compte des avoirs. L’historique des nouveautés 18 L’historique des nouveautés Ce chapitre vous présente toutes les nouveautés réalisées depuis la version 3.20. Les nouveautés de la version 3.2 Les principales nouveautés de cette version sont les modifications liées à la mise en conformité avec la loi NRE des dessins des pièces. Paramètres société Parmi les informations rendues obligatoires sur les pièces par la loi NRE, il y a le taux d'escompte en cas de paiement anticipé et le taux de pénalité de retard. Pour cela, deux nouvelles zones figurent dans les Paramètres société (onglet Divers) : Taux escompte paiement anticipé et Taux pénalité de retard. Les modèles de factures Voici les modifications réalisées sur les modèles de factures suivants : • Facture de prestation papier blanc, • Facture de prestation papier entête, • Facture papier blanc avec logo, • Facture papier blanc, • Facture papier entête, • Facture Tt texte papier blanc. Si la zone Acompte est renseignée, le texte suivant sera édité : « Acompte déposé : XXX euros ». Ajout d’un tableau détaillant pour chaque taux de TVA la « Base HT » et le « Montant de TVA ». La gestion de ce détail est réalisée par script et permet de gérer jusqu’à 4 taux (dont le 1er est réservé à Exonéré). Si les zones Taux pénalités de retard et Taux d’escompte ne sont pas renseignées, un commentaire apparaît désormais lors de l’édition de la facture. Sur le modèle Facture pré imprimée Ciel BF4N : La zone Acompte étant déjà présente, aucune modification n’a été effectuée. Si les zones Taux pénalités de retard et Taux d’escompte ne sont pas renseignées, un commentaire apparaît désormais lors de l’édition de la facture. L’historique des nouveautés 19 Sur le modèle Facture sans TVA papier blanc : Si la zone Acompte est renseignée, le texte suivant sera édité : « Acompte déposé : XXX euros ». Pas de détail de TVA. Si les zones Taux pénalités de retard et Taux d’escompte ne sont pas renseignées, un commentaire apparaît désormais lors de l’édition de la facture. Sur le modèle Facture papier blanc avec remise : Modèle identique à Facture papier blanc avec une colonne Remise HT à la place de la colonne Taux de TVA. Sur le modèle Facture papier blanc logo et remise : Modèle identique à Facture papier blanc avec logo avec une colonne Remise HT à la place de la colonne Taux de TVA. Les modèles de devis Voici les modifications réalisées sur les modèles de devis suivants : • Devis de prestation papier blanc, • Devis de prestation papier entête, • Devis papier blanc avec logo, • Devis papier blanc, • Devis papier entête, • Devis Tt texte papier blanc. Si la zone Acompte est renseignée, le texte suivant sera édité : « Acompte déposé : XXX euros ». Ajout d’un tableau détaillant pour chaque taux de TVA la « Base HT » et le « Montant de TVA ». La gestion de ce détail est réalisée par script et permet de gérer jusqu’à 4 taux (dont le 1er est réservé à Exonéré). Si les zones Taux pénalités de retard et Taux d’escompte ne sont pas renseignées, un commentaire apparaît désormais lors de l’édition de la facture. Sur le modèle Devis pré imprimée Ciel BF4N : Ajout de la zone Acompte. Si les zones Taux pénalités de retard et Taux d’escompte ne sont pas renseignées, un commentaire apparaît désormais lors de l’édition de la facture. Sur le modèle Devis sans TVA papier blanc : Si la zone Acompte est renseignée, le texte suivant sera édité : « Acompte déposé : XXX euros ». Pas de détail de TVA. Si les zones Taux pénalités de retard et Taux d’escompte ne sont pas renseignées, un commentaire apparaît désormais lors de l’édition de la facture. Sur le modèle Devis papier blanc avec remise : Modèle identique à Devis papier blanc avec une colonne Remise HT à la place de la colonne Taux de TVA. Sur le modèle Devis papier blanc logo et remise : Modèle identique à Devis papier blanc avec logo avec une colonne Remise HT à la place de la colonne Taux de TVA. L’historique des nouveautés 20 Les modèles d'avoirs Sur les modèles Avoir papier blanc avec logo, Avoir papier blanc : Ajout d’un tableau détaillant pour chaque taux de TVA la « Base HT » et le « Montant de TVA ». La gestion de ce détail est réalisée par script et permet de gérer jusqu’à 4 taux (dont le 1er est réservé à Exonéré). Sur le modèle Avoir pré imprimé Ciel BF4N : Le détail de la TVA n’est pas inclus dans ce modèle. Sur le modèle Avoir papier blanc logo et remise : Modèle identique à Avoir papier blanc avec logo avec une colonne Remise HT à la place de la colonne Taux de TVA. Sur le modèle Avoir papier blanc avec remise : Modèle identique à Avoir papier blanc avec une colonne Remise HT à la place de la colonne Taux de TVA. L’historique des nouveautés 21 Les nouveautés de la version 4.0 Nous allons détailler ici les nouveautés présentes dans la version 4.0 de Ciel Devis Factures. Date de validité pour les devis La zone Date d'échéance se nomme désormais Date de validité sur les devis. L'ensemble des modèles de devis livrés en standard avec Ciel Devis Factures intègrent désormais cette donnée.  Si vous avez personnalisé vos propres dessins de devis et que vous souhaitez afficher cette information, vous devrez réaliser vous-même cette modification dans vos modèles. Lettre NRE Cette nouvelle version de Ciel Devis Factures intègre la possibilité d'éditer un document nommé Lettre NRE. Cette lettre indique le montant de la pénalité de retard calculée sur une facture non réglée à échéance. 1. Depuis la liste des factures, sélectionnez la facture concernée puis activez l'item Lettre NRE du le menu contextuel (clic droit). 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, indiquez la date du règlement puis validez l'édition par le bouton [Ok].  Le calcul des pénalités de retard nécessite que la zone Taux pénalités de retard (dans les Paramètres société, onglet Divers) soit renseignée. Si ce n'est pas le cas, un message vous en informera. Agenda/Planning  Menu RELATIONS CLIENTS - commande AGENDA/PLANNING L’agenda vous permet la gestion de votre planning. Vous pouvez y enregistrer des rendez-vous, des événements ou encore des tâches à réaliser.  Pour plus d’informations sur l’agenda, consultez l’aide contextuelle en appuyant sur la touche de votre clavier. Rappel  Menu RELATIONS CLIENTS - commande RAPPEL La commande RAPPEL affiche la Liste des alertes. Cette liste ne contient pas uniquement les éléments en provenance de l’agenda. En effet, un type d'événement différent en provenance de votre gestion peut venir s’insérer : les relances clients. Attention ! Cette fonction n'est visible que si vous ne sélectionnez qu'une seule facture totalement réglée. L’historique des nouveautés 22 Les thèmes Vous pouvez modifier le fond de la fenêtre principale (ou Bureau). 1. Depuis la fenêtre principale, activez la commande THÈMES du menu contextuel (clic droit). 2. Sélectionnez le thème de votre choix parmi ceux proposés. 3. Pour visualiser immédiatement votre choix sans fermer la fenêtre, cliquez sur le bouton [Appliquer]. 4. Pour valider votre sélection, cliquez sur le bouton [Ok]. Tableau de bord  Menu TRAITEMENTS - commande TABLEAU DE BORD Le tableau de bord présente les principales informations contenues dans votre dossier. Il s’affiche automatiquement au démarrage du logiciel. L'option Ne plus afficher au démarrage permet de désactiver cet automatisme.  Si vous souhaitez réactiver l'affichage automatique, vous devez ajouter une nouvelle tache à l'ouverture depuis le menu DOSSIER, commandes PRÉFÉRENCES - GÉNÉRALES - TÂCHES AUTOMATIQUES. L’icone , situé en haut à droite de la fenêtre, permet l'édition du tableau de bord mais aussi son envoi par mail. Lorsqu'un graphique est affiché, vous pouvez : • le personnaliser en sélectionnant la commande PROPRIÉTÉS DU GRAPHIQUE depuis le menu contextuel (clic droit). • le visualiser sous forme d'une fenêtre indépendante en double-cliquant dessus. Informations de dernière minute  Menu AIDE - commande INFORMATIONS DE DERNIÈRE MINUTE La fenêtre Informations de dernière minute présente des informations qui ne sont pas toujours mentionnées dans les documentations. Elle s’affiche automatiquement au démarrage du logiciel. L'option Ne plus afficher au démarrage permet de désactiver cet automatisme.  Si vous souhaitez réactiver l'affichage automatique, vous devez ajouter une nouvelle tâche à l'ouverture depuis le menu DOSSIER, commandes PRÉFÉRENCES - GÉNÉRALES - TÂCHES AUTOMATIQUES. L’icone , situé en haut à droite de la fenêtre, permet l'édition du tableau de bord mais aussi son envoi par mail. L’historique des nouveautés 23 Synchronisation des données avec Palm Vous pouvez échanger des informations entre votre logiciel Ciel et votre PDA.  Pour plus de détails sur la mise en place de la synchronisation des données, reportez-vous au chapitre Les préférences - Synchronisation des données, du document électronique Annexes accessible depuis l'onglet Documentations de la barre de navigation. Voici quelques remarques générales concernant la synchronisation des données avec les PDA Palm. Gestion des suppressions Les éléments synchronisés supprimés de votre dossier Ciel ne seront PAS supprimés dans le Palm. Ceci doit être réalisé manuellement sur le Palm. Sinon, ces éléments risquent de réapparaître dans votre dossier Ciel. Les éléments supprimés sur le Palm seront supprimés dans votre dossier Ciel si cela est possible (contraintes de gestion). Il est donc fortement conseillé de supprimer les éléments sur le Palm puis de les synchroniser. Rubriques non gérées Certaines rubriques peuvent exister sur Palm et ne pas exister sur votre logiciel Ciel et vice-versa. Celles-ci seront donc ignorées ou effacées lors des synchronisations. Installation des «Conduites» Palm Certaines versions des logiciels Palm imposent de quitter et de redémarrer le logiciel HotSync Manager après avoir effectué vos réglages au sein de votre logiciel Ciel. Le sens et le type de synchronisation sont imposés par Palm et ne peuvent être définis par votre logiciel Ciel. Il faut donc les définir dans les réglages Palm. De même, l’utilisateur devra veiller à éviter les conflits entre plusieurs types de synchronisation Palm.  Dans tous les cas, reportez-vous à la documentation Palm. Les nouveaux états Voici la liste des nouveaux états : • Liste des actions par type (Agenda) Liste des rendez-vous (Agenda) Liste des tâches (Agenda) Liste des évènements (Agenda) • Mailing tiers avec logo (Clients/Tiers) • Avoir blanc ombré logo et remise (Dessin avoirs) Avoir papier blanc 4 colonnes (Dessin avoirs) • Devis blanc ombré logo et remise (Dessin devis) Devis papier blanc 4 colonnes (Dessin devis) Devis service (Dessin devis) • Facture blanc remise papillon (Dessin facture) Facture blanc ombré logo remise (Dessin facture) Facture papier blanc 4 colonnes (Dessin facture) Facture service (Dessin facture) • Echéancier (Echéancier) • Lettre NRE (Lettre NRE) • 1ère relance avec logo (Relances clients) 2ème relance avec logo (Relances clients) 3ème relance avec logo (Relances clients) L’historique des nouveautés 24 Les nouveautés de la version 5.00 Nouvelles présentations de la barre de navigation Plusieurs modèles de barre de navigation sont disponibles : Explorateur, Aéro, Outlook 2003 et Standard. Nouveau module de recherche dans les listes Vous disposez désormais d’un module de recherche dans les listes plus intuitif. Les nouveautés de la version 5.10 Lien Office permettant l’export de données vers Microsoft Word ou Excel Cette commande est accessible à partir d’une liste. Cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu CONTEXTUEL puis choisissez la commande OFFICE. Redimensionnement automatique de la largeur des colonnes Pour effectuer cette opération vous devez double-cliquer sur la séparation des colonnes. Personnalisation des titres des colonnes Cette commande est accessible en cliquant sur le bouton droit de la souris puis en choisissant la commande RENOMMER LA COLONNE du menu CONTEXTUEL. L’historique des nouveautés 25 Les nouveautés de la version 6.00 Nouvel Intuiciel  Menu TRAITEMENTS - commande INTUICIEL L'intuiciel © est une interface qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations comptables ou à des récapitulatifs de votre exercice. L'intuiciel est composé de quatre onglets : • Mon bureau • Mon tableau de bord • Mes états et statistiques • Mes actualités  Pour des informations détaillées sur l’Intuiciel, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Archivage des pièces avant purge (norme DGFiP)  Menu TRAITEMENTS - commande PURGES Conformément à la nouvelle réglementation de la DGFiP, Ciel Devis Factures vous permet d'exporter les données ayant permis d’établir les documents légaux. Ce traitement est réalisé lors de la purge de vos pièces commerciales.  Pour des informations détaillées sur l’archivage DGFiP, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Remplissage automatique des articles  Liste des articles - menu CONTEXTUEL (clic droit) REMPLISSAGE AUTOMATIQUE Cette commande vous permet de déterminer certaines actions sur des rubriques, certains choix d'affichage.  Pour des informations détaillées sur le remplissage automatique des articles (augmentation des prix...), reportez-vous à l’aide intégrée à l’application. Import des tiers, contacts et articles  Menu TRAITEMENTS - commande IMPORTS Cette commande vous permet d’importer des listes de clients, fournisseurs, prospects, contacts, articles directement dans Ciel Devis Factures. Remboursement d’avoir  LISTE DES AVOIRS - bouton [Remboursement] Cette fonction vous permet d'obtenir un remboursement pour un avoir lorsqu’un client souhaite être remboursé.  Pour des informations détaillées sur le remboursement d’avoir, reportez-vous à l’aide intégrée à l’application. Attention ! L'archivage des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose un archivage des données. L’historique des nouveautés 26 Intégration photo Vous pouvez importer des images directement depuis votre appareil photo ou scanneur. Pour cela, cliquez sur le lien correspondant. Localisation automatique  A partir d’une fiche client ou fournisseur ou prospect- Onglet Fiche Les icones vous permettent de localiser sur une carte via Internet la situation géographique du client ou du fournisseur ou du prospect. • La première icône affiche la fenêtre de localisation. • La seconde affiche la fenêtre du chemin correspondant. L’historique des nouveautés 27 Les nouveautés de la version 6.10 Gestion de la norme DEEE  Menu LISTES - commande ÉCO-PARTICIPATIONS La nouvelle loi DEEE (Déchets Equipements Electriques et Electroniques) a pour objectif de limiter le gaspillage des matières premières. Le principe est que le consommateur rapporte ses équipements usagés et s'acquitte de l'éco-participation pour financer leur recyclage. L'éco-participation correspond à la contribution financière du consommateur pour la collecte, la réutilisation, ou le recyclage d'un produit usagé. Son montant varie selon le produit et le type de traitement qu'il nécessite. Ce montant doit apparaître sur la fiche de l'article. A partir de la liste des éco-participations, vous pouvez créer des éco-participations pour ensuite les affecter à vos articles, les modifier ou supprimer.  Pour des informations détaillées sur l’éco-participation, reportez-vous à l’aide intégrée à l’application. PDF en couleur Vous pouvez générer vos documents au format PDF en couleur. Vous pourrez donc les imprimer en couleur si votre imprimante le permet. L’historique des nouveautés 28 Les nouveautés de la version 7.00 Pièce commerciale client : Saisie Document Ce mode de saisie permet de préparer un devis, facturer un client, établir un avoir pour un client ou un prospect rapidement. Vous saisirez les informations directement dans la pièce commerciale concernée. Les zones dans lesquelles vous pouvez saisir des données sont matérialisées par l'icone . Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. En effet, la pièce commerciale que vous êtes entrain de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle que vous imprimerez (police, taille, couleur, etc.).  Toutefois, vous pouvez changer de mode et revenir en «saisie standard». Pour cela, activez la commande Convertir en mode standard accessible par le menu CONTEXTUEL (clic droit) de la LISTE de la pièce concernée (DEVIS, FACTURES, AVOIRS). Exemple : Extrait d'un devis  Pour des informations détaillées sur la saisie document, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Gestion des factures d’acompte  menu LISTES - commande FACTURES D’ACOMPTE Cette liste répertorie toutes les factures d'acompte. En effet, lorsque vous saisissez un acompte, une facture d'acompte est automatiquement générée.  Depuis le 1er Janvier 2004, il est obligatoire d'émettre une facture pour les acomptes perçus (loi NRE). Vous pouvez à partir de cette fenêtre VISUALISER la facture d'acompte, l'IMPRIMER ou l'ENVOYER PAR E-MAIL. L’historique des nouveautés 29 Les recherches Trouvtoo  Menu DIVERS - commande TROUVTOO Trouvtoo est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application : • sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (toutes les factures du Client Martin) tout en effectuant une autre tâche dans votre application. • à l'aide de Google Desktop : nécessite l'installation de Google Desktop disponible en téléchargement sur www.google.fr. • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement. 1. Saisissez le mot clé à rechercher. 2. Spécifiez le répertoire de recherche (Dossier courant, Google Desktop, Google Web).  Si vous lancez la recherche sur 2 ou 3 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. 3. Validez en cliquant sur . 4. Pour annuler une recherche, cliquez sur . Besoin d’aide  Icône du bureau Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, activez cette commande. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement. 1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur). 2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de télé- phone (où vous pouvez être joint). 3. Cliquez sur pour valider le formulaire et lancer la connexion. Générer des écritures au format RImport  menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - LIAISON COMPTABLE Onglet Destination du transfert Vous pouvez générer vos écritures comptables au format RImport. L'exportation s'effectue par le biais d'un fichier RIMPORT, format reconnu par les logiciels de comptabilité Ciel. Vous devez indiquer le répertoire dans lequel sera enregistré votre fichier. Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale Vous pouvez créer une pièce commerciale client en utilisant la technique du cliquer-glisser. Sélectionnez les articles pour lesquels vous souhaitez créer la pièce commerciale. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-les dans la fenêtre de saisie (devis, facture, avoir.). L’historique des nouveautés 30 Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans la liste des pièces (devis, factures ou avoirs) Le principe est le même mais dans ce cas, un message vous demande de choisir le client ou le prospect pour lequel vous souhaitez établir la pièce. Cliquer/Glisser pour effectuer un transfert de pièce Vous pouvez transférer une pièce commerciale (devis, facture) en une autre en utilisant le cliquer-glisser. Cliquer-glisser pour transférer un devis en facture ou une facture en avoir 1. Sélectionnez le devis ou la facture à transférer. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. 2. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-le devis dans la fenêtre Liste des factures ou la facture dans la fenêtre Liste des avoirs. Préférences de saisie d'une pièce commerciale  menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - SAISIE Dans la fenêtre Préférences saisies vous pouvez d'une part paramétrer le mode de saisie par défaut des pièces commerciales de vente. Vous pouvez opter pour : • une saisie Standard • une saisie Document (uniquement pour les pièces commerciales de vente). • avoir le choix de la saisie. Dans ce cas, un message vous demandera, avant la création de la pièce, de confirmer le type de saisie souhaité. Points de restauration  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - GÉNÉRALES (mode avancé) Créer un point de restauration consiste à sauvegarder certains paramètres de vos données. Ciel Devis Factures vous permet d'effectuer cette opération. Toutefois les points de restauration ne remplacent pas la sauvegarde.  La sauvegarde est une opération obligatoire que vous devez réaliser périodiquement. Si vous souhaitez désactiver les points de restauration, cochez l'option correspondante.  Cette action n'est pas recommandée. Les onglets Générales et Avancées permettent de définir les paramètres de vos points de restauration (création, conservation, stockage, etc. des points de restauration).  Pour plus d'informations sur les préférences de saisie et d’enregistrement des pièces commerciales et les points de restauration reportez-vous au chapitre Les préférences du manuel électronique Annexes disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Ajout des fonctions créer, modifier, supprimer accessibles dans le menu Contextuel Vous retrouvez les fonctions CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER depuis le menu CONTEXTUEL (clic droit) des listes. L’historique des nouveautés 31 Les nouveautés de la version 8.00 Changements d’interface Affichage des fenêtres par onglet  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Environnement - Confort, onglet Interface Vous disposez d’une navigation par onglet, qui permet de passer d’une fenêtre à une autre, lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes. Par ailleurs, vous pouvez définir la disposition des fenêtres à partir du menu DOSSIER - commande OPTIONS, PRÉFÉRENCES. Dans le groupe Environnement, Confort, onglet Interface, vous avez le choix entre la : • Navigation par onglet : les fenêtres occupent toute l’interface et la navigation est uniquement par onglet. • Navigation multi-fenêtres : les fenêtres sont affichées avec leurs barres de titre. Vous pouvez également naviguer en cliquant sur la barre de titre. Intuiciel  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou onglet Mon Intuiciel de la fenêtre principale L’Intuiciel est maintenant intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est plus visible. Vous pouvez alors y accéder via le menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou en cliquant sur l’onglet Mon Intuiciel. Localisation, itinéraire  Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS - onglet Fiche Dans la fiche d’un client, fournisseur ou prospect, les boutons de localisation sont maintenant au-dessus de la zone Coordonnées, présentés sous la forme suivante : • : permet d’afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. Navigation par onglet Onglets Barre de titre Navigation multi-fenêtres L’historique des nouveautés 32 • : permet d’afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client ou tiers). Les aperçus Aperçu en PDF par défaut  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Impression - Impression, onglet Aperçu Les aperçus des états peuvent s’afficher par défaut au format PDF. Dans les préférences Impression, onglet Aperçu, cochez la case Aperçu en PDF. Les aperçus s’ouvrent directement dans l'application Adobe Reader®. Ainsi, un document PDF est généré et vous pouvez l’enregistrer sur votre disque dur. Visualiser en PDF  Menu DOSSIER - commande APERÇU AVANT IMPRESSION Vous pouvez désormais visualiser un aperçu avant impression au format PDF. 3. Lorsque vous êtes dans la fenêtre de l’aperçu, cliquez sur le bouton Adobe Reader® s’ouvre et affiche l’aperçu. Afficher l’aperçu dans une liste L’option Afficher l’aperçu vous permet de visualiser l’état standard d’une pièce commerciale, d’un tiers ou d’un article, directement depuis la liste. 1. Sélectionnez l’élément pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu. 2. Cochez l'option Afficher l'aperçu. Attention ! L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur. Attention L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur. L’historique des nouveautés 33  Dans la liste des factures d’acompte, cette option est accessible à partir du bouton [Options]. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic-droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE.  Si d’autres états que la fiche standard sont disponibles, vous pouvez en choisir un en cliquant sur le bouton []. Préférences facturation Vous pouvez définir le modèle d’impression ainsi que le mode de saisie de vos pièces commerciales, à utiliser par défaut. Modèles de dessins  Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - FACTURATION - Modèles de dessins Les modèles de dessins correspondent aux modèles d’états que vous propose le logiciel. Vous pouvez choisir le modèle qui sera proposé lors des éditions des avoirs, devis, factures et factures d’acompte. Si vous cochez l’option : • Etat par défaut : votre pièce sera directement éditée dans le modèle défini par défaut. Par exemple, l’état par défaut d’un avoir est «Avoir blanc ombré logo et remise». • Proposer la liste des états : au lancement de l’édition, une fenêtre vous proposera tous les modèles d’état L’historique des nouveautés 34 de la pièce et vous devrez en sélectionner un. Saisie  Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - FACTURATION - Saisie Vous pouvez définir la méthode de saisie des pièces commerciales à prendre en compte par défaut ainsi que les options de saisie des clients et des articles.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Choix du contact dans les devis, factures et avoirs Disponible uniquement en saisie standard  Menu RELATIONS CLIENTS - commandes PRÉPARER UN DEVIS ou FACTURER UN CLIENT ou ÉTABLIR UN AVOIR Dans les fiches des devis, factures ou avoirs, vous pouvez désigner un contact. En effet, dans la zone Informations client/prospect, vous disposez maintenant de la liste déroulante Contact qui vous permet d’en sélectionner un.  Vous devez auparavant créer des contacts dans la liste des contacts (menu LISTES - commande CONTACTS - bouton [Créer]). L’historique des nouveautés 35  Pour plus de détails sur la création de contacts, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Recherche de pièces  Menu RELATIONS CLIENTS - commande RECHERCHE DE PIÈCES Cette commande vous permet de faire une recherche de vos pièces clients : factures, avoirs, devis et factures d’acompte. Vous pouvez vérifier indépendamment si ces pièces clients sont validées ou non. Vous pouvez faire une recherche des pièces : • validées, non validées ou les deux • réglées, non réglées ou les deux • transférées, non transférées ou les deux  Pour plus de détails sur la recherche de pièces, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Unité des articles  Menu LISTES - commande ARTICLES - bouton [Créer] Dans la fiche d’un article, vous pouvez choisir l'unité de l'article (Kg, Litre, Tonne, Mètre, etc). Dans la zone Divers, l'icone permet de sélectionner une unité. Si une unité n'est pas créée dans votre dossier, vous pouvez directement le faire en cliquant sur le bouton [Créer]. eBay  Menu RELATIONS CLIENTS - commande EBAY Cette commande vous permet de gérer vos ventes d’articles via eBay directement depuis votre logiciel Ciel.  Vous devez avoir un compte eBay. A partir de la commande EBAY, vous accédez à plusieurs fonctions : • Bien démarrer sur eBay Cette fonction vous redirige vers une page d’informations générales sur eBay. • Paramètres eBay Cette fonction vous permet d’établir les paramètres et les valeurs par défaut des annonces eBay que vous mettrez en ligne. • Créer une annonce Cette fonction vous permet de créer une annonce eBay. • Liste des annonces Cette fonction vous redirige vers le site Internet eBay afin que vous puissiez visionner la liste de vos annonces mises en ligne. • Créer un modèle d’annonce Cette fonction vous permet de créer des modèles d’annonces que vous pourrez réutiliser pour d’autres articles. • Liste des modèles d’annonce Tous les modèles d’annonce que vous avez précédemment créées s’enregistrent automatiquement dans le menu RELATIONS CLIENTS - commande EBAY - option Liste des modèles d’annonce. • Ouvrir le site eBay Cette fonction vous redirige directement sur le site Internet eBay.fr  Pour plus de détails sur eBay, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. L’historique des nouveautés 36 Vérification d’adresse et acquisition d’infos légales  Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS - onglet Fiche Dans les fiches client, fournisseur ou prospect, au-dessus de la zone Coordonnées, deux nouveaux boutons sont disponibles : • : permet de faire une recherche de l’adresse du client, du fournisseur ou du prospect afin de vérifier l’exactitude de l’adresse. • : permet d’accéder aux informations légales de la société de votre client, de votre fournisseur ou de votre prospect via le site Infogreffe. Mise sous surveillance  Menu RELATIONS CLIENTS - commande MISE SOUS SURVEILLANCE Cette commande vous permet de vérifier la situation des sociétés de vos clients ou de vos fournisseurs. Ainsi, vous serez averti de tous les événements pouvant survenir dans l'entreprise : changement d'administrateur, modification de l'activité, redressement judiciaire ou dépôt des comptes annuels au greffe. Une fois que vous avez activé la mise sous surveillance, les informations légales et les alertes sur les sociétés sont consultables à partir : • de l'Intuiciel® dans l'onglet Mes actualités, • de la barre de tâche Windows™, située en bas à droite de votre écran (zone des notifications). Envoyer un email  Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS ou CONTACTS ou LISTE DES DEVIS ou FACTURES D’ACOMPTE ou FACTURES ou AVOIRS... Vous pouvez envoyer un email directement depuis les listes dans lesquelles une adresse email est accessible. L’historique des nouveautés 37 Les nouveautés de la version 9.0 Personnalisation des polices  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Le nouvel onglet Polices regroupe les réglages portant sur les polices du logiciel. Vous pouvez ainsi choisir la taille des polices des fenêtres et changer la police des zones de texte enrichi. Ce dernier réglage était auparavant dans l’onglet Interface, zone Fonte par défaut. Personnalisation de la taille de la police dans les fenêtres  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Vous pouvez maintenant personnaliser la taille de la police des fenêtres de votre logiciel. Trois tailles sont à votre disposition : Petite, Normale ou Grande. Regroupements dans les listes (Intuiliste) Vous pouvez définir des regroupements dans certaines listes. Cette fonction est également appelée Intuiliste. Les listes concernées sont les suivantes : clients/tiers, contacts, articles, modes de paiement, ecoparticipations, devis, factures d’acompte, factures, avoirs, agenda, règlements. Pour réaliser des regroupements, vous devez faire un clic-droit dans la liste et choisir la commande REGROUPEMENT puis PARAMÈTRES DE REGROUPEMENT.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes, disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. Modèles de pièces clients  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES Il est possible de personnaliser rapidement les modèles de pièces clients par simple glisser/déposer de vos éléments (logo, colonnes...).  Seuls les états de type dessin devis, dessin factures, dessin avoirs et dessin factures d’acompte sont concernés. De même, vous pouvez maintenant créer rapidement un modèle de pièces clients grâce à un assistant. Lorsque vous cliquez sur le bouton [Créer], plusieurs informations sont demandées : • la famille du modèle : Dessin devis, Dessin factures, Dessin avoirs ou Dessin factures acompte, • le type du modèle : Dessin, • le nom du modèle. L’assistant s’affiche après que vous avez nommé le modèle. Gestion du statut dans les devis Disponible uniquement en saisie standard  Menu RELATIONS CLIENTS - commande PRÉPARER UN DEVIS  Menu LISTES - commande DEVIS - double-clic sur la ligne d’un devis Vous pouvez maintenant attribuer un statut à vos devis. A cet effet, dans la zone Statut, vous trouverez plusieurs statuts pré-définis : en cours, accepté, refusé, à envoyer, à relancer, en négociation. Si le logiciel ne propose pas le statut que vous voulez attribuer, vous pouvez le créer. Pour cela, faites un clic-droit dans la zone et choisissez la commande CRÉER. L’historique des nouveautés 38 Mise à jour des informations d’un article à partir des pièces  Menu RELATIONS CLIENTS - commande PRÉPARER UN DEVIS ou FACTURER UN CLIENT ou ÉTABLIR UN AVOIR Les informations d’un article que vous modifiez dans une pièce commerciale peuvent être reportées dans la fiche article. Pour cela, faites un clic-droit sur la ligne de l’article et sélectionnez la commande MAJ INFOS ARTICLE. La fiche de l’article est alors actualisée. Gestion des articles inutilisés  Menu LISTES - commande ARTICLES Si vous voulez suspendre l’utilisation d’un article, sans pour autant le supprimer, vous disposez de l’option Ne plus utiliser. Ainsi, l’article ne sera plus visible en saisie des pièces commerciales. Affichage du tableau de bord de date à date  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL - onglet Mon tableau de bord Les données globales du tableau de bord sont calculées en fonction des dates en haut à droite. Vous pouvez modifier ces dates en cliquant dessus. L’historique des nouveautés 39 Les nouveautés de la version 10.00 Les barres d’actions Votre logiciel Ciel dispose, en plus de la barre de navigation, d'une barre nommée barre d'actions. La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est implémentée à toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Elle est composée de groupes et boutons qui varient selon le contexte. Vous pouvez ainsi lancer de nombreux traitements sans quitter la fenêtre en cours d’utilisation. Vous pouvez ajouter des groupes personnalisés aux barres d’actions et y importer des tâches de votre ancienne barre d’outils ; la barre d’outils n’existant plus. L’affichage Ce bouton situé à côté de l’onglet Accueil permet d’afficher toutes les fenêtres ouvertes dans votre logiciel ainsi que d’activer des options d’affichage sur la fenêtre principale du logiciel. • La grille donne accès à un panneau de navigation. Toutes les fenêtres ouvertes dans le logiciel sont présentées dans un seul panneau sous forme de grandes vignettes. Les fenêtres sont classées par catégorie.  Vous pouvez également ouvrir et naviguer dans le panneau en utilisant le raccourci clavier . • La flèche permet d’accéder aux raccourcis des fenêtres ouvertes dans le logiciel ainsi qu’aux options d’affichage. Ces fonctions permettent d’adapter l’affichage de votre logiciel et sont particulièrement utiles lorsque vous avez un petit écran. 1. Pour activer une fonction, sélectionnez-la dans le menu déroulant. Une coche apparaît devant. 2. Pour désactiver, sélectionnez-la de nouveau. La coche disparaît. L’accueil L’accueil est un onglet permanent dans lequel vous accédez à l’Intuiciel, à la sauvegarde et aux actions les plus souvent utilisées dans votre logiciel.  Pour plus de détails sur les barres d’actions et leur personnalisation, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre La barre d’actions, accessible à partir de barre de navigation. L’historique des nouveautés 40 Affichage des fenêtres en arrière-plan  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Les fenêtres en arrière-plan s’affichent en gris. Lorsque la case Griser les fenêtres en arrière-plan est cochée, toutes les fenêtres ouvertes sont légèrement grisées exceptées celle qui est en cours d'utilisation. Ainsi, la fenêtre active a une meilleure visibilité. Enregistrement automatique des vues  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Lorsque l'option Enregistrer automatiquement les vues modifiées est cochée, le logiciel conserve la présentation des listes à la suite de modifications (regroupements, filtres...). Les actions flash  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface L'option Proposer des actions flash permet d'activer l'accès rapide aux actions possibles sur un élément d'une liste. Lorsque cette option est activée, le bouton apparaît automatiquement lors de la sélection d'un élément, dans les listes concernées (liste des clients, liste des devis, liste des factures d’acompte...). Service à la personne Votre logiciel vous permet maintenant de gérer les activités de service à la personne. Pour activer cette fonction, vous avez deux solutions :  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU - ETAPE SERVICE À LA PERSONNE Lors de la création de votre dossier, l’étape Service à la personne vous propose de gérer ou non les services à la personne. Vous pouvez ensuite créer votre ou vos intervenant(s), toujours dans l’assistant de création de dossier.  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES Dans les paramètres, le nouvel onglet Service à la personne vous permet de définir directement depuis votre dossier si vous voulez exercer une activité de service à la personne et si vous disposez d’un agrément vous permettant de délivrer à vos clients une attestation fiscale annuelle. Une fois cette option activée, vous pourrez créer vos intervenants depuis le menu LISTES - commande INTERVENANTS. Vous pourrez ensuite affecter des factures et avoirs à vos intervenants, gérer des états, éditer une attestation fiscale... L’historique des nouveautés 41 Les nouveautés de la version 11.00 Intuiciel personnalisable  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’Intuiciel a évolué et vous donne la possibilité de le personnaliser. L’Intuiciel est toujours composé du Bureau, des Tableaux de bord, des Etats et statistiques et des Actualités. Désormais, vous y accédez depuis les boutons de la barre d’actions . Votre Bureau, vos Etats et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton .  Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE. Insertion automatique Avec votre logiciel Ciel, vous pouvez vous constituer une «bibliothèque» de phrases, formules, expressions... que vous utilisez fréquemment. Le logiciel se base sur ce glossaire pour faire les insertions automatiques. Création d’une liste d’insertion automatique  A partir d’une zone de texte (type Commentaire, Note, Observations), clic-droit commande INSERTION AUTOMATIQUE - AFFICHER LA LISTE. Cette fonction vous permet de créer une liste de mots, d'expressions, de formules, etc. que vous utilisez régulièrement. Si vous avez souvent recours à des termes précis, vous gagnez ainsi du temps en créant des insertions automatiques et en évitant ainsi de les saisir à chaque fois. Lors de vos saisies, le logiciel va proposer votre liste de terme au moment choisi dans les préférences, par exemple après 3 caractères saisi. Il vous suffit alors de sélectionner l'entrée à insérer dans votre texte. Automatisation de l’insertion  Menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES puis dans le groupe Aide à la saisie Afin que le logiciel vous propose la liste des insertions pendant les saisies de texte, vous devez cocher la case Afficher la liste des propositions pendant la saisie et choisir à quel moment le logiciel doit proposer des mots .  Si vous n’activez pas cette préférence, vous pourrez toujours insérer du texte prédéfini en passant par le menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande INSERTION AUTOMATIQUE. Correcteur orthographique Vous disposez d’un correcteur orthographique qui peut être utilisé dans toutes zones de texte de votre logiciel. Activation de la vérification orthographique  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Afin de pouvoir utiliser le correcteur orthographique, vous devez l’activer en cochant la case Vérifier l’orthographe. Vous pouvez également définir les options de corrections. L’historique des nouveautés 42  Plus plus de détails, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche F1). Vérification orthographique  Dans une zone de texte - menu CONTEXTUEL (clic-droit) - commande ORTHOGRAPHE La vérification orthographique est disponible dans toutes les zones de texte. Lorsque vous êtes en train de saisir du texte, faites un clic-droit et choisissez la commande ORTHOGRAPHE. Si vous êtes dans une zone de texte de type Commentaire, Note... vous pouvez choisir le mot parmi ceux proposés dans le menu CONTEXTUEL. L’autre possibilité est d’ouvrir la vérification complète en sélectionnant la commande VÉRIFIER TOUT.  Pour plus de détails sur la commande VÉRIFIER TOUT, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche ). Les options de corrections du menu Contextuel • Ajouter au dictionnaire : permet d’ajouter des mots que le logiciel ne connaît pas. • Ignorer partout : pour ne pas tenir compte d'un même mot répété plusieurs fois dans le texte. • Correction au cours de la frappe : si vous désactivez cette option en cliquant dessus, les mots mal orthographiés ne sont plus soulignés en rouge. Aide à la saisie des Codes postaux et villes  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Avec la préférence Code postaux et villes, le logiciel vous propose des codes postaux et villes lors de vos saisies. Pour cela, vous devez cocher la case Activer l’aide à la saisie des codes postaux et villes. Ainsi, lorsque vous saisirez les premiers caractères d’un code postal ou d’une ville française, une liste s’affichera automatiquement et vous proposera les codes postaux et villes correspondants. Ciel Business Mobile  Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE Cette commande permet de publier vos données sur votre iPhone dans l’application Ciel Business Mobile. Cette application, téléchargeable sur l’AppleStore, s’installe sur votre iPhone et vous permet de consulter des données comptables et des données de gestion (sous forme de graphiques, soldes, divers indicateurs...). Le principe est simple. Les données stockées sur votre ordinateur sont envoyées à une plateforme web qui reçoit, stocke, puis publie ces données sur le web. Ces données seront ensuite visibles dans l’application Ciel Business Mobile depuis votre iPhone. Pour pouvoir consulter vos données depuis cette application, vous devez avoir souscrit au service Ciel Business Mobile. C’est ce service qui autorise l’envoi des données depuis votre logiciel Ciel.  Pour plus d’informations concernant le service Ciel Business Mobile, consultez le site Internet Ciel http:/ /www.ciel.com/. L’historique des nouveautés 43 Les nouveautés de la version 11.50 Récupération d’un dossier Ciel Auto-entrepreneur Uniquement disponible dans Ciel Devis Factures en mode souscription.  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU Vous pouvez maintenant récupérer un dossier Ciel Auto-entrepreneur dans Ciel Devis Factures en mode souscription. Pour cela, un assistant de récupération a été mis en place. 1. Lorsque vous activez la commande NOUVEAU, un message vous propose de récupérer un dossier Ciel Auto-entrepreneur. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. Une fois que vous avez accepté de récupérer un dossier Ciel Auto-entrepreneur, une fenêtre s’ouvre. Celle-ci affiche la liste des dossiers Ciel Auto-entrepreneur détectés automatiquement. 2. Sélectionnez le dossier à récupérer. Si votre dossier ne s’affiche pas dans la liste, sélectionnez la ligne afin de définir l’emplacement du dossier. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. L’assistant de récupération s’ouvre. Cet assistant permet de paramétrer les postes de recettes et les postes de trésorerie. Ainsi, votre dossier Ciel Auto-entrepreneur sera compatible à Ciel Devis Factures.  Pour plus de détails sur l’assistant de récupération, reportez-vous au Manuel de référence, accessible par le menu AIDE. Copyright 2012 Ciel Ciel Devis Factures - Guide des mises à jour - Maj WDF 12.0 - 07.12 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel. Guide d’accompagnement DADSU Sage activité Ciel 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Sage - Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17- RCS Paris 313 966 129 La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC et Ciel. Sommaire Introduction................................................................................................3 Principales étapes de réalisation d’une DADSU ........................................................................ 3 Etape 1 : validation des bulletins.................................................................4 Etape 2 : contrôles des données et corrections............................................5 Lancer le contrôle DADSU ....................................................................................................... 5 Corriger les erreurs sur les salariés.......................................................................................... 6 Contrôler les établissements.................................................................................................. 10 Contrôler les cotisations........................................................................................................ 10 Contrôler les rubriques.......................................................................................................... 12 Etape 3 : tri des événements salariés.........................................................13 Etape 4 : contrôles de la DADS et des montants ........................................14 Vérifier l’état préparatoire DADS............................................................................................ 14 Contrôler les montants.......................................................................................................... 14 Etape 5 : création de votre DADSU ............................................................16 Etape 6 : contrôles de votre DADSU...........................................................17 Vérifier les salariés et les périodes d’activités ........................................................................ 17 Contrôler les montants.......................................................................................................... 18 Corriger les erreurs ............................................................................................................... 18 Contrôler et compléter la déclaration..................................................................................... 19 Etape 7 : envoi de votre DADSU.................................................................20 Où déposer votre DADSU ?..................................................................................................... 20 Envoyer votre DADSU............................................................................................................. 20 Contrôles du fichier par les partenaires sociaux..................................................................... 20 Guide d’accompagnement DADSU 3 Introduction La réalisation de votre DADSU consiste essentiellement à contrôler les données de paye et les montants à déclarer auprès des organismes sociaux. Deux phases de contrôles sont à prévoir, d’une part le contrôle des données de paye, d’autre part le contrôle de la récupération des données de paye sous la forme d’une DADSU. Principales étapes de réalisation d’une DADSU Le schéma ci-dessous vous donne une vue d’ensemble sur les différentes étapes à réaliser pour pouvoir réaliser correctement une DADSU. Validation des bulletins Contrôles et corrections des : - salariés, - conventions collectives, - établissements, -rubriques, - cotisations. Contrôles de la DADS et des montants à déclarer Tri des événements salariés Création de la DADSU Envoi de la DADSU Contrôles de la DADSU - salariés, - périodes d’activités, - montants. Dans Ciel Déclarations Sociales Dans Ciel Paye Guide d’accompagnement DADSU 4 Etape 1 : validation des bulletins Cette première étape est indispensable afin que tous les bulletins de l’année de référence soient pris en compte dans le calcul des cumuls à déclarer. 1. Allez dans le menu GESTION DES BULLETINS, commande BULLETINS DE PAYE. 2. Dans la liste des bulletins, sélectionnez tous les bulletins non validés. Généralement, il s’agit des derniers bulletins de la période de paye, ceux du mois de décembre ou bien ceux du mois de novembre en paye décalée. 3. Cliquez sur le bouton [Valider]. Cette colonne vous permet de repérer rapidement les bulletins non validés. Guide d’accompagnement DADSU 5 Etape 2 : contrôles des données et corrections Cette deuxième étape consiste à contrôler les éléments de paye qui entrent en compte dans la DADSU puis à les corriger. Pour connaître rapidement les données erronées, vous disposez d’un assistant de contrôle DADSU. Lancer le contrôle DADSU 1. Dans le menu TRAITEMENTS, cliquez sur la commande CONTRÔLE DADS-U. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, indiquez l’année de référence de la déclaration. 3. Cliquez sur le bouton [Contrôler]. La liste des erreurs s’affichent. 4. Vous pouvez lancer vos corrections depuis la fenêtre Erreurs contrôle DADS-U. Pour cela, double-cliquez sur une ligne. Le logiciel affiche alors la fiche de saisie et se positionne dans la zone à renseigner.  Cette solution est appropriée lorsque le nombre d’erreurs est minime. A l’inverse, il est préférable de passer par les fenêtres de saisie, particulièrement si vous avez un grand nombre d’incohérences sur les salariés. En effet, vous pouvez réaliser des corrections groupées dans la liste des salariés. 5. Vous pouvez imprimer le rapport du contrôle DADSU. Cette édition vous permettra d’avoir à portée de main toutes les erreurs, sans avoir à relancer le contrôle après chaque correction. Pour cela, cliquez sur le bouton [Imprimer]. 6. Cliquez sur le bouton [Fermer] pour quitter le contrôle. Sur l’édition du rapport du contrôle DADSU, vous pouvez repérer les erreurs de même type afin d’optimiser vos corrections dans la liste des salariés. Attention ! Ce contrôle porte uniquement sur les données de la DADSU gérées dans Ciel Paye. Il est à distinguer du contrôle de Ciel Déclarations Sociales. Par exemple, le taux de travail à temps partiel n’est pas saisissable dans Ciel Paye donc celui-ci ne peut pas être contrôlé. En revanche, le contrôle de Ciel Déclarations Sociales, portant sur toutes les données de la DADSU, en tiendra compte. Guide d’accompagnement DADSU 6 Corriger les erreurs sur les salariés Dans le cas où l’erreur ne concerne qu’un salarié, il suffit d’ouvrir sa fiche (menu BASES - commande SALARIÉS) et de compléter l’information. Il vous est expliqué dans les paragraphes qui suivent comment corriger des erreurs identiques sur plusieurs salariés. Astuces Pour faciliter les corrections, il est conseillé d’adapter la liste des salariés en n’affichant que les salariés présents durant l’année de référence. D’autre part, vous pouvez ajouter des colonnes correspondants aux données à corriger. Afficher uniquement les salariés présents dans l’année Pour cela, vous allez filtrer la liste des salariés en créant une recherche multi-critères. Créer la recherche 1. Cliquez sur le bouton . La fenêtre Recherche multi-critères s’ouvre. 2. Cliquez sur le bouton [Nouveau] et saisissez un nom suffisamment parlant, par exemple Salariés DADSU 2012. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. 4. Cliquez sur bouton [Editer] situé en bas de la fenêtre. Vous allez définir les critères de recherche. Guide d’accompagnement DADSU 7 1. Dans la liste des champs, cliquez sur Date de sortie. 2. Sélectionnez Est égal à. 3. Laissez la zone de date vide. 4. Cliquez sur le bouton [Valider]. 5. Le début de la formule s’affiche dans la zone située en bas de la fenêtre. Vous avez ainsi les salariés pré- sents dans votre société. Vous allez maintenant compléter la formule en précisant que les salariés sortis en cours d’année doivent être pris en compte. 6. Cliquez sur le bouton [OU]. 7. Sélectionnez Est postérieur ou égal à. 8. Saisissez 01012012 pour indiquer la date du 1er janvier 2012*. 9. Cliquez sur le bouton [Valider]. 10. La suite de la formule s’affiche en bas de la fenêtre.  Pour vous aider à comprendre la formule : • «La date de sortie des salariés est égale à vide» : permet d’avoir les salariés dont la date de sortie n’est pas renseignée. Vous obtenez ainsi les salaries présents. • «OU la date de sortie des salariés est postérieure ou égale au 1er janvier 2012* » : permet d’avoir les salariés sortis à partir de la date indiquée, début de la période de paye. 11. Cliquez sur le bouton [OK]. Ajouter la recherche dans la liste 1. Cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur l’onglet Regroupement. 3. Cliquez sur le bouton [Insérer] puis sélectionnez Insérer une recherche. 4. Dans la fenêtre Recherche multi-critères, cliquez sur la recherche que vous venez de créer, dans notre exemple «Salariés DADS-U 2012» puis cliquez sur le bouton [OK]. * 1er décembre 2011 en paye décalée. Les dates indiquées dans l’exemple correspondent à une période de paye sans décalage. Pour rappel, la période d’une paye décalée est du 01/12/2011 au 30/11/2012. 1 2 3 4 5 7 6 8 9 10 11 Guide d’accompagnement DADSU 8 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous revenez à la liste des salariés. Ajouter des colonnes à la liste des salariés Les colonnes vous permettront de voir en une seule fois les données renseignées ou pas dans toutes les fiches des salariés. A titre d’exemple, il vous est expliqué comment ajouter la colonne Modalité d’activité. Le principe reste le même pour les autres colonnes. 1. Cliquez sur le bouton . 2. Cliquez sur le bouton [OK].  Vous pouvez vous baser sur le contrôle d’erreurs DADSU pour repérer les informations manquantes et ajouter les colonnes correspondantes. Aussi, rien ne vous empêche de les ajouter au fur et à mesure de vos corrections. Votre liste des salariés est adaptée. Vous pouvez maintenant commencer les corrections. La recherche s’affiche à gauche de la fenêtre et il vous suffit de cliquer dessus pour avoir uniquement les salariés à déclarer. Ici, la nouvelle colonne apparaît. Vous pouvez éventuellement la déplacer, modifier le titre... Sélectionnez ici l’information de la fiche salarié que vous voulez faire apparaître dans la liste. Cliquez sur ce bouton pour insérer la colonne dans la liste Guide d’accompagnement DADSU 9 Corrections Une information de même type n’est pas renseignée dans plusieurs fiches salariés. Et, cette information est identique pour certains salariés. Vous pouvez compléter cette information en une seule fois grâce à la fonction Rechercher/Remplacer, qui vous est expliquée à travers trois exemples.  Positionnez-vous sur la liste filtrée «Salarié DADSU 2012». Exemple 1 : modalité d’activité non renseignée 1. Repérez tous les salariés pour lesquels la valeur à renseigner est identique. 2. Sélectionnez les salariés puis faites un clic-droit et choisissez MARQUER/DÉMARQUER. 3. Allez dans le menu EDITION et activez la commande RECHERCHER/REMPLACER. La fenêtre Rechercher/Remplacer s’ouvre. 1. Dans la zone Liste des champs, sélectionnez le type d’information à compléter, ici «Modalité Activité». 2. Laissez la zone Remplacer vide. 3. Dans la zone Par, sélectionnez la valeur qui va être insérée dans les fiches salariés, ici «Salarié non concerné». 4. Sélectionnez l’option Marquée(s). Ainsi, la valeur est uniquement appliquée aux salariés marqués dans la liste. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. 6. Un message vous demande de confirmer, cliquez sur le bouton [Oui]. Vous revenez à la liste des salariés et vous pouvez voir le résultat dans la colonne correspondante. 7. Démarquez les salariés par un clic-droit, commande MARQUER/DÉMARQUER. Exemple 2 : statut catégoriel conventionnel non renseigné Le statut catégoriel conventionnel est en général identique pour un même statut. 1. A l’aide de la colonne Profil, repérez tous les salariés qui ont par exemple le statut Ouvrier. Et, à l’aide de la colonne Statut catégoriel conventionnel, repérez les lignes vides parmi les salariés ouvriers. 2. Sélectionnez les salariés et cliquez sur la fonction MARQUER/DÉMARQUER, accessible par un clic-droit. 3. Activez la commande RECHERCHER/REMPLACER du menu EDITION. 4. Sélectionnez le champ Statut catégoriel conventionnel. Et, dans la zone Par, sélectionnez Ouvriers qualifiés et non qualifiés y compris ouvrier agricoles. 5. Sélectionnez l’option Marquée(s) afin d’appliquer la valeur uniquement aux salariés sélectionnés. 6. Validez le traitement. 7. Démarquez les salariés dont le statut est OUVRIER. Et, procédez à l’identique pour les salariés CADRE puis NON CADRE. Exemple 3 : employeur(s) non renseigné Cette valeur est en générale identique à tous les salariés. 1. Assurez-vous que vous avez affiché la liste «Salariés DADSU 2012». 2. Activez la commande RECHERCHER/REMPLACER. 3. Sélectionnez le champ Employeur(s) et indiquez Employeur unique dans la zone Par. 4. Sélectionnez l’option Toute la liste puis validez. Astuce ! La fonction Rechercher/remplacer permet d’appliquer une même valeur à plusieurs salariés. 1 2 3 4 5 Guide d’accompagnement DADSU 10 Renseigner la convention collective La convention collective doit obligatoirement être renseignée dans les fiches des salariés. 1. Renseignez la convention collective à laquelle le salarié est rattaché suivant ces deux possibilités : • en utilisant la fonction Rechercher/Remplacer pour tous les salariés rattachés à une même convention collective. • en sélectionnant la convention collective dans chaque fiche des salariés au niveau de l’onglet Salaires. 2. Vérifiez également que toutes les données obligatoires à la DADSU (signalées par une flèche rouge) sont renseignées dans la ou les fiches des conventions collectives, à partir du menu BASES, commande CONVENTIONS COLLECTIVES. Contrôler les établissements Vous devez particulièrement prêter attention aux données suivantes : • Les caisses de retraite aussi bien pour les CADRES que NON CADRES auxquelles vous êtes affiliés. • Les caisses de congés payés si vous appartenez au secteur du BTP. • Les mutuelles et institutions de prévoyance auxquelles vous êtes éventuellement affiliées.  Les informations obligatoires à la DADSU sont signalées par une flèche rouge dans votre logiciel. 1. Allez dans le menu BASES - commande ETABLISSEMENTS. 2. Cliquez sur l’onglet Retraites Cadres. 3. Vérifiez que la caisse est renseignée ainsi que toutes les informations s’y référant. 4. Cliquez sur l’onglet Retraites non cadres et effectuez les mêmes vérifications. 5. Pour les entreprises appartenant au secteur du bâtiment, cliquez sur l’onglet CI-BTP et renseignez les informations sur la caisse de congés payés. 6. Dans l’onglet Déclarations, vérifiez bien que vous avez renseigné les données nécessaires. 7. Si votre entreprise est adhérente à des institutions de prévoyance et à des mutuelles, dans le menu BASES, cliquez sur la commande CAISSES et ouvrez chaque caisse concernée. Puis, vérifiez que les données sont bien toutes complétées dans l’onglet IP et mutuelle.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide du logiciel. Contrôler les cotisations Cotisation Accident du travail 1. Activez le menu BASES puis la commande COTISATIONS. 2. Recherchez la ou les cotisations d’accident du travail (C160) et ouvrez-les. 3. Dans l’onglet DADS, cochez la case Taux A.T. puis saisissez votre numéro de risque et votre numéro Section AT, fournis par l'URSSAF ou la CRAM. 4. Saisissez ensuite les informations qui sont obligatoires à la DADSU (signalées par une flèche rouge) et qui vous concernent. 5. Pour plus de détails sur les zones à renseigner, cliquez sur le bouton [Aide]. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Les autres cotisations Pour contrôler toutes les autres cotisations, une méthode simple et rapide est de se baser sur le livre de paye ; celui-ci répertoriant toutes les cotisations utilisées dans les bulletins. Important ! Le numéro de risque et le numéro de Section AT doivent obligatoirement être renseignés. Guide d’accompagnement DADSU 11 1. Dans le menu ETATS, activez la commande LIVRE DE PAYE. 2. Vérifiez chaque ligne des cotisations. 3. Lorsque vous constatez une erreur, positionnez votre souris sur la ligne à corriger. Une loupe apparaît alors. 4. Double-cliquez sur la ligne et la fiche correspondante s’affiche. 5. Complétez ou modifiez les informations puis validez par le bouton [OK]. 6. Une fois revenu dans l’état, recommencez pour chaque cotisation. Rappel sur les cumuls des bases annuelles des salariés Pour déterminer le montant des cumuls des bases annuelles des salariés, il est nécessaire d’avoir une cotisation pour chacune des bases suivantes : • La base annuelle C.S.G./ C.R.D.S. • La base des cotisations calculée sur le salaire en totalité. • La base des cotisations limitées au plafond de la tranche A de la sécurité sociale. Soit trois cotisations au total. Ces bases se présenteront ainsi dans l’état préparatoire DADS. Les montants de ces bases peuvent être doublés ou triplés dans la déclaration lorsqu’au moins deux de ces cotisations sont définies avec le même type de base. Comment éviter des erreurs sur les cumuls des bases annuelles des salariés ? • Dans les fiches des deux cotisations CSG déductible (par défaut C116) et CSG+CRDS Hres Supp. (par défaut C117), dans la zone Base de l'onglet DADS, l'option Base annuelle CSG/CRDS doit être cochée. • Dans la fiche de la cotisation Maladie Maternité Décès Vieillesse (par défaut C120), dans la zone Base de l'onglet DADS, seule l'option En Totalité doit être cochée. • Dans la fiche de la cotisation Assurance vieillesse (par défaut la cotisation C130), dans la zone Base de l'onglet DADS, seule l'option Limitée au plafond doit être cochée. Guide d’accompagnement DADSU 12 Contrôler les rubriques 1. Allez dans le menu BASES - commande RUBRIQUES. 2. Le montant de la rubrique peut entrer dans le cumul annuel des frais professionnels, des avantages en nature, des avantages particuliers, etc. Dans ce cas, vérifiez que vous avez bien coché les éléments nécessaires au calcul de la DADS dans l’onglet Paramètres DADS. 3. Pour que les heures travaillées, les heures payées, les heures exonérées ou non exonérées soient récupérées dans la DADSU, cliquez dans l’onglet Prise en compte des rubriques concernées. 4. Vérifiez que les éléments des heures sont bien définis au niveau des cases à cocher suivantes : • Elément HS/HC non exonérés. • Elément Heures Exonérées. • Travaillées. • Payées. Exemple de la rubrique Heures complémentaires 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Guide d’accompagnement DADSU 13 Etape 3 : tri des événements salariés Cette troisième étape consiste à trier les événements salariés. Toutes les modifications apportées dans les fiches salariés pour corriger les erreurs DADSU ont générées automatiquement des événements salariés. Ces événements n’ont pas lieu d’être dans votre dossier. Vous devez uniquement conserver les véritables événements salariés de l’année tels un départ, une embauche, un changement de situation, etc.  Dans une entreprise rattachée à une caisse de congés payés BTP, l'absence congés payés constitue un événement. 1. Dans la liste des salariés, cliquez sur l’onglet Evénements salariés. 2. Cliquez sur le bouton . Vous allez créer une recherche afin de n’afficher que les événements de l’année de référence. 3. Cliquez sur le bouton [Nouveau] puis nommez la recherche, par exemple Evénements 2012. 4. Cliquez sur le bouton [Editer] afin de définir les critères de la recherche. 5. Dans la liste des champs, sélectionnez Date de début puis Est postérieur ou égal à. 6. Saisissez la date 1/01/2012*. 7. Cliquez sur le bouton [Valider]. 8. Cliquez sur le bouton [OU]. 9. Sélectionnez dans la liste des champs Date de fin puis Est postérieur ou égal à. 10. Saisissez la date 01/01/2012*. 11. Cliquez sur le bouton [Valider] puis sur le bouton [OK]. Tous les événements qui ont eu lieu à partir du 01/01/2012* s’affichent. 12. Ajoutez la recherche à la liste via le bouton [Propriétés]. Le fonctionnement est identique à la liste des salariés.Voir Afficher uniquement les salariés présents dans l’année, page 6. 13. Marquez toutes les lignes qui ne sont pas de véritables événements. Par exemple : modification des informations «Nature contrat» si le salarié n’a effectivement pas changé de type contrat dans l’année. 14. Cliquez sur le bouton [Supprimer].  Un événement salarié se créé à partir de la fiche du salarié, dans l’onglet DADS, à l’aide du bouton [Nouvel événement]. * 1/12/2011 pour les sociétés en paye décalée. Les dates indiquées dans l’exemple correspondent à une période de paye sans décalage. Pour rappel, la période d’une paye décalée est du 01/12/2011 au 30/11/2012. Guide d’accompagnement DADSU 14 Etape 4 : contrôles de la DADS et des montants Cette quatrième étape consiste à contrôler les informations qui seront présentes dans la déclaration et la cohérence des montants à déclarer. Pour cela, l’état préparatoire DADS constitue votre base de travail. Vérifier l’état préparatoire DADS Cet état reprend toutes les informations qui doivent être présentes dans la la déclaration de fin d’année. Vous pouvez ainsi vérifier que celle-ci est bien complétée. 1. Dans le menu ETATS, activez la commande ÉTAT PRÉPARATOIRE DADS. 2. Vérifiez toutes les informations concernant l’entreprise et les salariés. 3. Allez dans la fiche de l’établissement ou bien dans les fiches des salariés et renseignez les informations manquantes. Contrôler les montants Ce contrôle s’effectue en comparant les montants (le nombre d’heures travaillées total, la base brute, la base CSG CRDS, etc) de l’état préparatoire DADS avec ceux du journal de paye . 1. Pour obtenir le journal de paye, allez dans le menu ETATS, commande JOURNAL DE PAYE. Vous pouvez éditer le journal de façon détaillée ou bien un récapitulatif.  Dans l’état préparatoire, les montants sont arrondis à l’euro supérieur. L’exemple ci-dessous vous montre quelques correspondances de montants entre l’état préparatoire et le journal de paye (récapitulatif). Par exemple, ici deux informations sont manquantes Guide d’accompagnement DADSU 15 Dans l’état préparatoire DADS Dans le journal de paye 2. Comparez ainsi tous les montants. Si vous constatez une différence de montant... S’il s’agit des montants de la base brute, base CSG / CRDS, base limitée au plafond, vous devez vérifier les cotisations servant au calcul de ces bases. Reportez-vous au paragraphe “Comment éviter des erreurs sur les cumuls des bases annuelles des salariés ?”, page 11. Si l’écart concerne un salarié, vous devez vérifier chacun de ses bulletins jusqu’à ce que vous trouviez la source de l’erreur.  Ce guide ne peut vous présenter toutes les solutions pour corriger les erreurs, les cas étant trop nombreux. 1 2 3 1 2 3 Guide d’accompagnement DADSU 16 Etape 5 : création de votre DADSU Toutes les vérifications nécessaires étant effectuées dans la paye, vous pouvez maintenant créer votre DADSU. 1. Allez dans le menu TRAITEMENTS et activez la commande CIEL DÉCLARATIONS SOCIALES puis CRÉER UNE DADSU. 2. Le contrôle des erreurs DADSU vous est proposé par défaut. Indiquez de nouveau la période de réfé- rence de la déclaration et cliquez sur le bouton [Contrôler]. 3. Tant qu’il reste des erreurs, vous ne pouvez pas lancer la création. A l’inverse, le bouton [Continuer] devient accessible. Cliquez alors sur celui-ci pour lancer la création. 4. Un assistant s’affiche et vous guide dans la création de la DADSU. Suivez les étapes présentées à l’écran. 5. Pour plus de détails sur cet assistant, cliquez sur le bouton [Aide]. 6. Dans la dernière étape, cliquez sur le bouton [Terminer]. La DADS-U est générée dans Ciel Déclarations Sociales, programme complémentaire à votre logiciel de paye. Ciel Déclarations Sociales permet de récupérer toutes vos données provenant de votre logiciel de paye et de générer votre DADSU. Ce programme s’ouvre automatiquement à la fin du traitement. Guide d’accompagnement DADSU 17 Etape 6 : contrôles de votre DADSU Cette sixième étape consiste à vérifier que les données de paye sont correctement récupérées dans Ciel Déclarations Sociales et que les calculs des montants de votre DADSU sont cohérents avec ceux de votre logiciel de paye. Ciel Déclarations Sociales présente la liste de toutes les déclarations créées. Double-cliquez sur la déclaration que vous venez de créer. Vérifier les salariés et les périodes d’activités 1. Cliquez sur le bouton . 2. Regardez le nombre de salarié. 3. Dans Ciel Paye, allez dans la liste des salariés et regardez sur votre critère de recherche spécifique à la DADSU. Le nombre de salariés est indiqué entre parenthèses. 4. Dans la liste des salariés, cliquez sur le bouton afin de visualiser les périodes d’activités et d’inactivités et vérifiez leur exactitude. 5. Pour ajouter et enlever une période d’activité, un salarié, cliquez sur les boutons Evénements ou Salariés situés dans le groupe Données. Vous pouvez voir ici le nombre total de salariés. Guide d’accompagnement DADSU 18 Contrôler les montants Pour contrôler les montants entre la déclaration et la paye, vous allez comparer deux états. 1. Cliquez sur le bouton puis sur la fonction Contrôle montants DADSU. 2. Laissez toutes les options cochées et cliquez sur le bouton [OK]. 3. Reprenez votre état préparatoire DADS ou bien relancez-le dans Ciel Paye. 4. Comparez tous les totaux entre l’état Contrôle des montants et l’Etat préparatoire DADS. Exemple de quelques correspondances de montants : 5. Si vous constatez une erreur, redescendez toute la colonne ligne par ligne dans l’état Contrôle des montants et comparez chaque montant avec l’état préparatoire jusqu’à celui qui est incorrect. Vous pouvez alors voir sur quel salarié l’erreur porte. Corriger les erreurs 1. Si vous êtes en mode avancé dans Ciel Déclarations Sociales, allez dans la période d’activité du salarié concerné par une erreur. Dans la rubrique qui correspond au montant erroné, cliquez sur l’icône . Le détail du calcul est repris et vous pouvez alors repérer facilement la source d’erreur. 1 2 3 1 2 3 Guide d’accompagnement DADSU 19 2. Si vous êtes dans un autre mode, allez dans la liste des bulletins de Ciel Paye et ouvrez chaque bulletin du salarié. Passez en revue chaque chiffre jusqu’à celui qui est incorrect. 3. Saisissez la correction dans Ciel Déclarations Sociales puis cliquez sur le bouton [Actualiser]. Dans le cas où l’erreur porte sur le dernier bulletin de l’année 4. Modifiez le dernier bulletin en le dévalidant au préalable. 5. Revalidez-le puis ré-importez les données dans Ciel Déclarations Sociales (menu TRAITEMENTS, commande CIEL DÉCLARATIONS SOCIALES - RENVOYER DONNÉES DADSU). 6. Dans Ciel Déclarations Sociales, cliquez sur le bouton pour actualiser les données et ainsi prendre en compte les modifications importées. Contrôler et compléter la déclaration 1. Dans Ciel Déclarations Sociales, toutes les zones incomplètes ou incohérentes sont encadrées en rouge. Cliquez sur chaque bouton pour passer en revue toutes les zones. 2. Cliquez dans la zone pour saisir votre correction. 3. Si vous avez des honoraires à saisir, sélectionnez la déclaration et cliquez sur le bouton [Honoraires]. 4. Avant d’envoyer la DADSU, vous pouvez lancer un ultime contrôle via le bouton . Double-cliquez sur une ligne d’erreur pour accéder à la rubrique correspondante. Guide d’accompagnement DADSU 20 Etape 7 : envoi de votre DADSU Où déposer votre DADSU ? Vous déposez votre DADSU sur le portail déclaratif via le logiciel Ciel DirectDéclaration. Ciel DirectDéclaration permet d'envoyer les déclarations et de suivre l'avancement de vos démarches auprès de chaque organisme destinataire. Ce dernier doit être installé sur votre ordinateur. Envoyer votre DADSU  Au préalable, vous pouvez saisir une référence de votre choix pour la déclaration. La référence de la déclaration peut faciliter son identification dans les échanges émetteur-récepteur. 1. Sélectionnez la déclaration à envoyer et cliquez sur le bouton . 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, définissez le mode d’envoi que vous utilisez. • Je déclare en ligne : vous télédéclarez via l’application Ciel DirectDéclaration. Celle-ci s’ouvrira automatiquement à la validation de cette fenêtre. • Autre emplacement : choisissez l’emplacement sur votre ordinateur où le fichier sera généré. Vous devrez ensuite le déposer sur le site net-entreprises. 3. Sélectionnez si l’envoi est destiné à une procédure de test ou à un envoi réel. • Envoi test : vous pouvez envoyer la DADSU autant de fois que nécessaire. Vous recevrez le bilan des contrôles quel que soit le résultat obtenu (KO ou OK). Aucune donnée n’est conservée par le récepteur par conséquent vous devrez effectuer un envoi en réel avant la date d’échéance. • Envoi réel : la déclaration est définitivement prise en compte par le ou les organismes destinataires. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Contrôles du fichier par les partenaires sociaux Après réception du fichier DADSU, vous recevrez un compte-rendu d'exploitation qui constitue un bilan global du traitement de votre déclaration. Copyright 2012 Ciel Guide d’accompagnement DADSU - V19.5/12.5/6.5 - 11.12 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel. Les nouveautés de Ciel Professionnel indépendant Chère Cliente, Cher Client, Vous trouverez ci-joint la mise à jour de votre logiciel Ciel. Nous vous remercions de votre confiance et vous souhaitons une bonne utilisation de votre logiciel. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 RCS Paris 313 966 129 La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC, Euratec, Ciel, Adonix et XRT. Code APE 5829C Sommaire Les nouveautés de votre logiciel .......................................................... 6 L’accueil Ciel ...................................................................................................................6 Mon compte Ciel ..............................................................................................................6 Enrichissement de l’Intuiciel ..............................................................................................6 Affichage du numéro de mouvement d’une écriture ..............................................................7 Modification des emprunts.................................................................................................7 Les échéances d’emprunt dans la trésorerie prévisionnelle.....................................................8 Indication des valeurs forcées dans les liasses .....................................................................8 Solde évolutif ..................................................................................................................8 Commentaire sur l’origine des pièces clients ........................................................................8 FlashCode et CodeQR .......................................................................................................8 Modification de l’historique des archives ..............................................................................9 Modification de l’ouverture d’un dossier...............................................................................9 Modification de la préférence Codes postaux et Villes ............................................................9 La migration d’une ancienne version.................................................. 10 Ouvrir un dossier d’une ancienne version .................................................... 10 Connaître le numéro de votre ancienne version Ciel Professionnel indépendant....................... 10 Si vous utilisiez une version 6.00 ou inférieure ................................................................... 10 Si vous utilisiez une version 7.00 ou supérieure ................................................................. 10 Récupérer un dossier ................................................................................... 12 Présentation.................................................................................................................. 12 Les éléments non récupérés ............................................................................................ 12 Contrôles avant récupération ........................................................................................... 14 Informations complémentaires avant récupération.............................................................. 15 La récupération de votre ancien dossier ............................................................................ 16 Vérifications après récupération ....................................................................................... 21 L’historique des nouveautés............................................................... 24 Les nouveautés de la version 9.10 ............................................................... 24 Réviser une immobilisation.............................................................................................. 24 L'approche par composant avec éclatement de l'immobilisation ............................................ 28 Disparition progressive de l'amortissement dégressif seul et passage à la méthode dérogatoire .................................................................................................... 31 Les nouveautés de la version 10.0 ............................................................... 33 Nouvel Intuiciel ............................................................................................................. 33 Archivage des pièces commerciales clients avant la purge (Norme DGFiP) ............................. 33 Archivage des états et des lignes comptables avant la clôture (Norme DGFiP) ........................ 33 Trésorerie prévisionnelle ................................................................................................. 33 Transfert des écritures à l’expert-comptable via Internet ..................................................... 34 Mise à jour automatique ................................................................................................. 34 Localisation automatique................................................................................................. 34 Les nouveautés de la version 10.10 ............................................................. 35 Gestion de la norme DEEE............................................................................................... 35 PDF en couleur .............................................................................................................. 35 Les nouveautés de la version 10.20 ............................................................. 36 Récupération Ciel Compta libérale .................................................................................... 36 Les nouveautés de la version 11.0 ............................................................... 37 Pièce commerciale client : Saisie Document....................................................................... 37 Gestion des factures d’acompte ....................................................................................... 38 Saisie des relevés bancaires ............................................................................................ 38 Les recherches Trouvtoo ................................................................................................. 38 Besoin d’aide................................................................................................................. 39 Générer des écritures au format RImport .......................................................................... 39 Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale ................................... 39 Préférences de saisie d'une pièce commerciale ................................................................... 39 Points de restauration..................................................................................................... 40 Nouvelles fonctions accessibles via le menu Contextuel des listes ......................................... 40 Gestion des remises en banque........................................................................................ 40 Format d’import relevé bancaire OFX ................................................................................ 40 Les nouveautés de la version 11.60 ............................................................. 41 La télédéclaration .......................................................................................................... 41 Les nouveautés de la version 12.0 ............................................................... 43 Changements d’interface................................................................................................. 43 Les aperçus................................................................................................................... 44 Préférences facturation ................................................................................................... 45 Choix du contact dans les devis, factures et avoirs ............................................................. 46 Recherche de pièces ....................................................................................................... 46 eBay ............................................................................................................................ 46 Affichage des écritures ................................................................................................... 47 Vérification d’adresse et acquisition d’infos légales.............................................................. 47 Saisie de la part professionnelle ....................................................................................... 47 Unité des articles ........................................................................................................... 47 Mise sous surveillance .................................................................................................... 47 Envoyer un e-mail.......................................................................................................... 48 Les nouveautés de la version 13.0 ............................................................... 49 Personnalisation des polices ............................................................................................ 49 Regroupements dans les listes (Intuiliste) ......................................................................... 49 Modèles de pièces clients ................................................................................................ 49 Gestion du statut dans les devis....................................................................................... 49 Mise à jour des informations d’un article à partir des pièces ................................................. 50 Gestion des articles inutilisés ........................................................................................... 50 Règles d’affectation relevé .............................................................................................. 50 Amélioration de la trésorerie prévisionnelle........................................................................ 50 Affichage du tableau de bord de date à date ...................................................................... 50 Les nouveautés de la version 13.50 ............................................................. 51 DGFiP ........................................................................................................................... 51 Déclaration 2035 ........................................................................................................... 51 Les nouveautés de la version 14.00 ............................................................. 52 Les barres d’actions ....................................................................................................... 52 Affichage des fenêtres en arrière-plan............................................................................... 53 Enregistrement automatique des vues .............................................................................. 53 Les actions flash ............................................................................................................ 53 Service à la personne ..................................................................................................... 53 Gestion du crédit-bail ..................................................................................................... 53 Affaires......................................................................................................................... 54 Les nouveautés de la version 14.50 ............................................................. 55 Nouvel état A.G.A. : la balance de concordance.................................................................. 55 Les nouveautés de la version 15.00 ............................................................. 56 Intuiciel personnalisable.................................................................................................. 56 Insertion automatique .................................................................................................... 56 Correcteur orthographique .............................................................................................. 56 Aide à la saisie des Codes postaux et villes ........................................................................ 57 Intégration de la norme SEPA .......................................................................................... 57 Duplication des écritures ................................................................................................. 57 Nouvelle saisie tableur .................................................................................................... 58 Amélioration de la gestion des affaires .............................................................................. 58 Récupération d’un dossier depuis un autre logiciel Ciel ........................................................ 58 Ciel Business Mobile ....................................................................................................... 59 Les nouveautés de votre logiciel 6 Les nouveautés de votre logiciel Il s’agit des nouveautés de la version 16.00. L’accueil Ciel A chaque ouverture de votre logiciel, une nouvelle page d’accueil se présente. Le bouton situé dans le Bureau de l’Intuiciel vous permet également d’y accéder à tout moment. Cette page d’accueil présente les principales tâches vous permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler. • Je prends connaissance des nouveautés : il s’agit du présent document. • J’entre dans l’univers Ciel : une vidéo vous présente la société Ciel. • Je découvre mon logiciel : une démonstration rapide vous présente en image l’utilisation de certaines fonctions. • Je consulte mon manuel de découverte : le manuel de découverte vous explique les principales étapes vous permettant de mettre en place et de gérer un dossier de Professionnel indépendant. • J’ouvre la société exemple : le fichier d’exemple livré avec votre logiciel s’ouvre. Vous pouvez ainsi vous entraîner et vous familiariser avec votre logiciel. • J’ouvre mon dossier : si vous utilisiez Ciel Professionnel indépendant auparavant, vous pouvez directement ouvrir vos dossiers de travail. • Je crée mon dossier : vous pouvez créer un dossier pour votre société. Mon compte Ciel  A partir du bureau de l’Intuiciel ou dans la barre des menus, bouton [Mon Compte Ciel]. Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Vous trouverez des informations pratiques (dernières actualités de paye, conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Vous pouvez accéder à tout moment à votre Compte Ciel pendant que vous travaillez dans votre logiciel en cliquant sur le bouton situé dans la barre des menus au dessus de la zone Trouvtoo. Enrichissement de l’Intuiciel L'Intuiciel est accessible depuis les boutons , situés en haut à gauche de votre logiciel. Ces trois boutons donnent accès respectivement à Mon bureau, Mon tableau de bord, Mes Etats et statistiques. Le bouton [Mon Compte Ciel] a été ajouté dans la partie Mon bureau. Vous disposez de nouvelles fonctions qui vous aident à personnaliser votre Intuiciel : • Renommer des tâches, groupe de tâches ou encore des états et groupe d'états par un double-clic. • Supprimer des tâches, groupe de tâches ou encore des états par glisser-déposer. • Annuler vos dernières modifications. Dans la partie Mon tableau de bord, au niveau des graphiques, vous disposez de nouvelles icônes vous permettant de changer de vue . Les deux premières icônes permettent respectivement d’afficher le graphique sous forme de barre et sous forme de ligne. La troisième icône permet d’afficher ou Les nouveautés de votre logiciel 7 de masquer les légendes du graphique. Lorsque vous passez votre souris sur le graphique, les valeurs de celui-ci s’affichent. Affichage du numéro de mouvement d’une écriture  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - COMPTABILITÉ. L’option Afficher le numéro de mouvement vous permet d’obtenir un message indiquant le numéro de mouvement généré, lors de l’enregistrement d’une écriture. Modification des emprunts  Menu MON ARGENT - commande EMPRUNT. La gestion des emprunts a été enrichie. En plus de l’emprunt à taux fixe, géré auparavant, vous pouvez maintenant saisir un autre type d’emprunt. Et, des traitements sur les emprunts ont été ajoutés : la saisie de frais de dossier et de remboursements d’emprunt, la modification du tableau d’amortissement d’un emprunt à taux fixe. Dans la liste des emprunts Vous disposez de nouveaux boutons : • [Simuler un emprunt] : le principe est le même que la création d'un emprunt à taux fixe mais sans l'onglet Comptabilité ; les échéances n'étant pas comptabilisées dans ce cas. • [Passer en emprunt actif] : vous pouvez à tout moment rendre une simulation d’emprunt active. • [Remboursement d’emprunt] : permet de générer une écriture de dépense afin de rembourser l'emprunt soit totalement soit partiellement. • [Frais de dossier] : permet de saisir les dépenses de frais de dossier relatifs à l'emprunt. A la création d’un emprunt Une nouvelle fenêtre vous propose deux options à cocher : • Je souhaite créer un emprunt à taux fixe avec des remboursements constants, • Je souhaite créer un autre type d’emprunt. Dans un emprunt à taux fixe, le tableau d'amortissement est calculé automatiquement. Et, dans un autre type d’emprunt, le tableau d'amortissement doit être saisi manuellement et reste modifiable. Dans la fiche d’un emprunt Dans l’onglet Amortissement, les deux boutons ci-contre sont disponibles dans la barre d’actions et vous permettent de : • modifier le tableau d’amortissement d’un emprunt à taux fixe. • générer les écritures des échéances sans avoir à les saisir et de les passer directement en comptabilité.  Pour plus de détails sur les emprunts, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Les nouveautés de votre logiciel 8 Les échéances d’emprunt dans la trésorerie prévisionnelle  Menu TRAITEMENTS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE. Un bouton [Calculer les échéances] est présent dans la barre d’actions. Vous accédez toujours à cette commande par un clic-droit. Et, vous pouvez calculer les remboursements d'emprunts en tenant compte des dates d’échéance de paiement en vous positionnant sur la ligne Remboursements d'emprunts. Lorsque vous avez des emprunts en simulation, un message vous demande si vous voulez les inclure ou non dans le calcul. Indication des valeurs forcées dans les liasses  Menu ETATS - commande LIASSE 2033 ou LIASSE 2035. Dans l'aperçu de la déclaration 2033 ou de la déclaration 2035, les valeurs calculées modifiées apparaissent en rouge. Solde évolutif  Menu COMPTA - commande CONSULTATION D'UN POSTE  Menu COMPTA - commande POINTAGE MANUEL.  Menu COMPTA - commande POINTAGE AUTOMATIQUE. Dans les fenêtres de consultation des postes et de pointage des écritures, la nouvelle colonne Solde évolutif vous indique le solde du poste sur chaque ligne des écritures. Ainsi, vous pouvez repérer rapidement des erreurs de pointage. Commentaire sur l’origine des pièces clients  Menu RELATIONS CLIENTS - commande LISTE DES DEVIS et LISTE DES FACTURES. Lors des transferts de pièces clients, un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de la pièce, avant le premier article, ce qui permet d’avoir une traçabilité. FlashCode et CodeQR  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES Vous pouvez créer des flashCode dans vos états. Les flashCode et CodeQR sont des codes barres se présentant sous la forme de pictogrammes. Ces codes barres sont lus par des téléphones mobiles équipés d'un lecteur flashcode. La lecture de ce type de code barres peut permettre à vos clients de se connecter à votre site internet, d'enregistrer votre adresse e-mail dans ses contacts, etc. Dans les états paramétrables, vous devez créer un état de type Dessin puis effectuer les actions suivantes : • Dessiner le code barre à l'aide de l'outil . • Dans la fenêtre Valeurs à utiliser qui s’ouvre automatiquement, définir le contenu du code barre en cliquant sur l’icône [R]. Par exemple, vous pouvez choisir la rubrique Site internet dans le répertoire Société. L’information renseignée dans la rubrique est récupérée. Dans notre exemple, il s’agit de l’adresse du site internet de la société saisie dans les paramètres (Menu DOSSIER, commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ). • Définir que l’objet dessiné est un code barre de type codeQR. A gauche de la fenêtre, dans l’onglet Objets, cliquez sur la ligne Code barre. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cochez l’option Cet objet s’affiche sous forme de code à barres puis sélectionnez le type QR-code. Les nouveautés de votre logiciel 9 Modification de l’historique des archives  Menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES. Les historiques des archivages DGFiP vous permettant de consulter vos archives ont été regroupés. Vous accédez à toutes les archives à partir de la commande HISTORIQUE DES ARCHIVES. Et, les archives sont classées en fonction du traitement qui a fait l'objet d'un archivage (purge des pièces commerciales ou clôture d’exercice). Ces archives se consultent maintenant par un simple clic. Modification de l’ouverture d’un dossier  Menu DOSSIER - commande OUVRIR. La fenêtre d'ouverture d'un dossier a été simplifiée. • Pour ouvrir un dossier, cliquez sur son nom. • Lorsque votre dossier n'est pas proposé, cliquez sur la fonction Choisir le dossier manuellement située en bas de la fenêtre afin de sélectionner directement sur votre ordinateur le dossier à ouvrir. • Pour récupérer un dossier d'une ancienne version, vous devez cliquer sur la fonction Récupérer un dossier d'une ancienne version située en bas de la fenêtre. Vous accédez à d'autres options lorsque vous faites un clic-droit dans la fenêtre. Celles-ci vous sont détaillées dans l’Aide (touche F1). Modification de la préférence Codes postaux et Villes  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie. Des nouvelles options sont disponibles. Vous pouvez : • définir comment le logiciel doit afficher le nom des villes en sélectionnant l’une des options Inchangé (le nom de la ville est en minuscule et commence par une majuscule), Minuscule, Majuscule. • choisir le moment où vous voulez effectuer un contrôle de cohérence en cochant les options Lors de la validation de la saisie, Lors d’un import de données, Dans l’utilitaire de vérification des données. La migration d’une ancienne version 10 La migration d’une ancienne version Ouvrir un dossier d’une ancienne version Afin que le dossier dans lequel vous travailliez auparavant puisse être ouvert, des traitements préalables sont nécessaires. Selon votre ancienne version de votre logiciel Ciel, soit : • votre dossier de travail nécessite une mise à jour, • soit vous devez récupérer votre dossier. Connaître le numéro de votre ancienne version Ciel Professionnel indépendant Vous devez connaître la version que vous utilisiez jusqu'à maintenant afin de vous reporter à la bonne procédure d’ouverture de dossier. Pour cela : 1. Ouvrez votre ancienne application Ciel. 2. Dans le menu AIDE ou ?, activez la commande À PROPOS DE CIEL PROFESSIONNEL INDÉPENDANT. Le numéro de version est indiqué dans la fenêtre qui s'affiche. Si vous utilisiez une version 6.00 ou inférieure Afin que votre dossier puisse être ouvert dans votre nouvelle version de votre logiciel Ciel, vous devez effectuer une récupération. Voir Récupérer un dossier, page 12. Avec la dernière version de Ciel Professionnel indépendant vous disposez désormais d'un logiciel totalement nouveau. Ainsi, son installation a apporté des modifications sur votre ordinateur, qui sont les suivantes. • Le raccourci présent sur le Bureau qui permettait de lancer l'ancienne version du logiciel a été supprimé. Désormais, un nouveau raccourci pointant vers la nouvelle version a été installé. • Les raccourcis qui étaient présents dans le menu DÉMARRER ont été supprimés. • Le nom de l'ancienne version du logiciel a été renommé en ancienwpi.exe. Si vous utilisiez une version 7.00 ou supérieure Dans ce cas, la procédure d'installation a mis en place les nouveaux éléments de la dernière version. Et, votre dossier doit simplement être mis à jour pour pouvoir être exploité. 1. Activez le menu DOSSIER - commande OUVRIR. 2. Cliquez sur votre dossier. La fenêtre ci-dessous s'affiche. Attention ! Les modifications détaillées ci-dessus n'auront lieu que si les éléments en question sont présents sur votre ordinateur et que s'ils n'ont pas été modifiés (changement de nom ou de place par exemple). De plus, les éléments que vous aurez créés par vous-même (nouveaux raccourcis par exemple) ne seront pas supprimés. La migration d’une ancienne version 11  Tant que vous n’avez pas mis à jour votre dossier, cette fenêtre se présentera à l’ouverture du logiciel. Votre dossier doit être mis à jour pour pouvoir être exploité dans la nouvelle version de Ciel Professionnel indépendant. 1. Il est fortement conseillé d’effectuer une sauvegarde de votre dossier, assurez-vous que l’option Effectuer une copie de sauvegarde avant la mise à jour est bien cochée. 2. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement. La migration d’une ancienne version 12 Récupérer un dossier Présentation Dans cette partie, la récupération des anciens dossiers dont la version est inférieure ou égale à 6.00 vers Ciel Professionnel indépendant version 7.00 et supérieure vous est détaillée. Cette dernière version est un logiciel totalement nouveau. Pour cette raison, il n’est plus question d'une simple mise à jour mais d'une récupération de vos anciens dossiers. En effet, la quasi intégralité de votre ancien dossier sera récupérée dans un nouveau dossier de votre nouvelle version de Ciel Professionnel indépendant. Cette documentation a donc non seulement pour but de vous expliquer comment récupérer vos données, mais également de vous indiquer les contrôles à réaliser avant la récupération et les éventuels points à vérifier après la récupération. Nous commencerons par les éléments non récupérés.  Votre dossier actuel ne sera ni modifié ni mis à jour. En effet, la procédure de récupération va travailler sur une copie de votre dossier. Vous pourrez donc continuer à utiliser, si nécessaire, votre ancien dossier avec votre ancienne version. Les éléments non récupérés Voici la liste des éléments qui ne seront pas récupérés depuis votre ancien dossier Ciel Professionnel indépendant : Les états paramétrables La récupération des anciens états n'est pas possible. Cependant, la nouvelle version de Ciel Professionnel indépendant intègre un nouveau générateur d'états très puissant. Et, de nombreux états pré-définis sont livrés dans cette nouvelle version. Les notes de listes Cette fonction permettait d'enregistrer une note texte sur chacune des listes. Celle-ci n'existe plus. Le lien Word Cette fonction n'est plus disponible. Publiable sur Internet Cette fonction était disponible depuis la fiche d'un article. Elle n'est plus disponible. Pièces avec valeurs négatives Les pièces avec une ou plusieurs lignes négatives (par exemple, dans le cas où la quantité a été saisie en négatif) ne sont pas récupérées. Le compte rendu de récupération vous indiquera la ou les pièces concernées. Autoriser les saisies en francs avec des espèces jusqu'au... Cette fonction (PARAMÈTRES DU DOSSIER, onglet Exercice) n'est plus disponible. Devise de référence Cette fonction (PARAMÈTRES DU DOSSIER, onglet Comptabilité) n'est plus disponible. Type d'activité Cette fonction (PARAMÈTRES DU DOSSIER, onglet Comptabilité) n'est plus disponible. La migration d’une ancienne version 13 Les postes par défaut Les 4 postes par défaut (cf. image ci-dessous) ne sont plus disponibles. Possibilité d'utiliser le franc à compter du 01/01/2002 (hors CEE) Cette fonction (PARAMÈTRES DU DOSSIER, onglet Comptabilité) n'est plus disponible. Les écritures en attente Les anciennes versions de Ciel Professionnel indépendant autorisaient la création d'écritures dites en attente. Il s'agissait d'écritures créées «en avance» et qu'il suffisait de valider pour qu'elles soient prise en compte. Ces écritures en attente pouvaient être générées soit manuellement, soit par les emprunts, soit enfin par les écritures périodiques. Les nouvelles versions de Ciel Professionnel indépendant n'autorisent plus ce type d'écritures. Elles ne seront donc pas récupérées. Voir Contrôles avant récupération, page 14. Les écritures en dehors des dates limites de saisie Les nouvelles versions de Ciel Professionnel indépendant autorisent une période de saisie de 48 mois maximum. Lors de la récupération, seules les écritures comprises sur cette période seront récupérées. Les emprunts Si vous possédez dans votre ancien dossier un ou plusieurs emprunts dont la durée dépasse 999 mois, ces emprunts ne seront pas récupérés. Les immobilisations Si vous possédez dans votre ancien dossier une ou plusieurs immobilisations dont le type d'amortissement est Exceptionnel et que la durée indiquée n'est pas en année entière, ces immobilisations ne seront pas récupérées. Les dépenses et les recettes incomplètes Les anciennes versions de Ciel Professionnel indépendant autorisaient la saisie d'une dépense ou d'une recette dans laquelle vous pouviez renseigner le poste de TVA ainsi que le montant, mais en ignorant le taux. Ces écritures ne seront pas récupérées. La migration d’une ancienne version 14 Contrôles avant récupération Avant de lancer la récupération, des éléments sont à contrôler dans votre dossier actuel. Ceci vous évitera une récupération partielle de certains éléments. Vérification des prochains codes 1. Depuis le menu DOSSIER choisissez la commande PARAMÈTRES DU DOSSIER. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur l'onglet Codes. Vous obtenez une fenêtre semblable à celle présentée ci-après. 3. Vérifiez l'ensemble des prochains codes. Les écritures en attente Comme vous l’avez vu dans le paragraphe précédent (“Les éléments non récupérés”, page 12), les écritures en attente ne seront pas récupérées. Si vous souhaitez en récupérer certaines, vous devez les valider avant de lancer la récupération. Les immobilisations Comme vous l’avez vu dans le paragraphe précédent (“Les éléments non récupérés”, page 12), certaines immobilisations ne peuvent pas être récupérées (amortissement Exceptionnel et la durée indiquée n'est pas en année entière). Si vous souhaitez les récupérer, vous devez modifier la durée avant de lancer la récupération. Les emprunts Comme vous l'avez vu dans le paragraphe précédent (“Les éléments non récupérés”, page 12), certains emprunts ne peuvent pas être récupérés (durée supérieure à 999 mois). Si vous souhaitez en récupérer certains, vous devez modifier leur durée avant de lancer la récupération. Les dépenses et les recettes incomplètes Comme vous l’avez vu dans le paragraphe précédent (“Les éléments non récupérés”, page 12), certaines écritures sans taux de TVA ne peuvent pas être récupérées. Si vous souhaitez en récupérer certaines, vous devez les modifier afin d'y indiquer le taux de TVA avant de lancer la procédure de récupération. Monnaie du fichier Les nouvelles versions de Ciel Professionnel indépendant ne sont prévues que pour gérer des dossiers en euros. La récupération depuis un dossier en francs n'est donc pas possible. La migration d’une ancienne version 15 Si c’est le cas, vous obtiendrez le message ci-dessous. Vous devrez alors basculer votre dossier en euros avant de lancer la récupération. Dossier ouvert Avant de lancer la récupération de votre ancien dossier, assurez-vous que celui-ci n'est pas ouvert avec votre ancienne version de Ciel Professionnel indépendant. Si c’est le cas, vous obtiendrez le message présenté ci-dessous et la récupération sera abandonnée. Informations complémentaires avant récupération Avant de lancer la récupération, il vous sera utile de connaître quelques informations complémentaires . Ceci n'altère en rien la récupération, mais vous indique simplement ce que le logiciel fera dans certains cas. Taux de TVA Dans le cas où un taux de TVA est utilisé dans votre ancien dossier et qu'il n'est pas présent dans les postes, il sera automatiquement créé dans le nouveau dossier. Echéances d'emprunt Les montants des échéances d'emprunt peuvent varier de quelques centimes entre les tableaux calculés dans les anciennes versions et ceux des nouvelles. Montant des pièces Dans certains cas, un écart dans le calcul des lignes composant les pièces (devis, facture ou avoir) peut apparaître. En effet, la méthode d'arrondi est différente. Désormais, c'est l'arrondi fiscal qui est appliqué. Exemple 15.235 donne désormais 15.24 et non 15.23 comme précédemment. Pièces en francs Les nouvelles versions de Ciel Professionnel indépendant ne sont prévues que pour gérer des dossiers en euros. Si dans votre ancien dossier, des pièces en francs sont présentes, elles seront récupérées mais converties en euros.  Pour éditer la pièce dans sa monnaie d'origine, il vous faudra utiliser votre ancienne version. La migration d’une ancienne version 16 Nouveaux postes L'automatisation de certains traitements comptables dans les nouvelles versions va générer la création de nouveaux postes comptables que vous ne possédiez pas dans votre ancien dossier. Voici la liste des postes en question : • 671000 Charges exceptionnelles (pour les écarts de règlements) • 699800 Dépenses personnelles (pour les dépenses mixtes) • 771000 Produits exceptionnels (pour les écarts de règlements) • 799800 Recettes personnelles (pour les recettes mixtes) • 445510 TVA à décaisser (pour enregistrer l'écriture d'OD de TVA) • 445670 Crédit de TVA (pour enregistrer l'écriture d'OD de TVA) • 445810 Acompte de TVA (pour enregistrer l'écriture d'OD de TVA) • 110000 Report à Nouveaux (pour enregistrer l'écriture d'A-Nouveaux) • 120000 Résultat de l'exercice (bénéfice) (pour enregistrer l'écriture de clôture d'exercice) • 129000 Résultat de l'exercice (perte) (pour enregistrer l'écriture de clôture d'exercice) Mode de paiement sur les devis Les nouvelles versions de Ciel Professionnel indépendant autorisent de renseigner le mode de paiement sur les pièces de type Devis. Lors de la récupération, le mode de paiement indiqué par défaut dans la fiche du client correspondant (s'il est renseigné) sera repris et placé dans les devis. La récupération de votre ancien dossier Afin d'optimiser au maximum la mise à jour de votre ancien dossier, il est conseillé de prendre connaissance des paragraphes précédents avant de lancer la récupération. Il est recommandé d'effectuer au moins une sauvegarde de votre dossier avant de lancer cette procédure de récupération. Démarrer Ciel Professionnel indépendant 1. Double-cliquez sur le raccourci qui a été installé sur le bureau pour ouvrir la nouvelle version de Ciel Professionnel indépendant. La fenêtre d'ouverture des dossiers s'affiche. 2. Si cette fenêtre ne s’affiche pas, cliquez sur le menu DOSSIER - commande OUVRIR.  Cette fenêtre vous permettra, par la suite, d'ouvrir votre dossier Ciel Professionnel indépendant. 3. Pour choisir votre ancien dossier, cliquez sur la fonction Récupérer un dossier d’une ancienne version. La migration d’une ancienne version 17 Sélectionner votre ancien dossier Le logiciel recherche sur votre disque dur le ou les anciens dossiers de Ciel Professionnel indépendant. Vous obtenez alors la liste des anciens dossiers dans une fenêtre comme ci-dessous. 1. Sélectionnez le dossier que vous souhaitez récupérer. 2. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider votre choix. Si votre ancien dossier ne s’affiche pas dans la liste Si votre ancien dossier ne s'affiche pas dans la liste en question, vous devez le sélectionner manuellement. Pour cela : 1. Cliquez sur le bouton [Annuler] depuis la liste des anciens dossiers. 2. Sélectionnez la commande OUVRIR du menu DOSSIER. La fenêtre d'ouverture de dossier s'affiche de nouveau. 3. Cliquez sur la fonction Récupérer un dossier d’une ancienne version tout en maintenant la touche enfoncée. 4. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez le dossier à ouvrir puis validez à l'aide du bouton [OK]. Une fois le dossier sélectionné, la procédure de récupération commence. Mise à niveau de votre ancien dossier Si votre ancien dossier n'est pas à jour, une première mise à niveau est nécessaire avant d'aborder la récupération proprement dite. Dans ce cas, un message comme celui présenté ci-dessous s'affiche. • Pour abandonner la procédure en cours, cliquez sur le bouton [Non]. Dans ce cas, aucune création et aucune modification n'est réalisée. • Pour poursuivre, cliquez sur le bouton [Oui]. La mise à jour de votre ancien dossier commence. La migration d’une ancienne version 18 Une fenêtre indique la progression du traitement : Une fois ce premier traitement réalisé, un compte rendu, semblable à celui présenté ci-après, peut éventuellement s'afficher. Il est conseillé d'enregistrer ou d'imprimer ce compte rendu afin de tenir compte des remarques et modifications éventuelles à la fin de la récupération. Une fois ceci fait, fermez la fenêtre.  Il est possible que la mise à niveau de votre ancien dossier ne génère pas de compte rendu. Les trois méthodes de remplissage La deuxième étape de la récupération débute alors. La fenêtre présentée ci-dessous s'affiche. Cette fenêtre vous permet d'indiquer la méthode que vous souhaitez utiliser pour récupérer les postes et les comptes de votre ancien dossier. La migration d’une ancienne version 19 En effet, la nouvelle version de Ciel Professionnel indépendant est un redéveloppement complet. Pour cette raison, certaines options sont gérées de façon différente. Afin de bien comprendre les trois méthodes de remplissage, voici l’exemple d’une fiche d'un poste de dépense de votre ancienne version du logiciel. Cette fiche contient notamment les deux informations suivantes : le Code et le Compte. Dans la nouvelle version de Ciel Professionnel indépendant, la fiche d'un poste ne contient plus qu'une seule information nommée Code. Les 3 méthodes proposées pour la récupération des postes sont les suivantes : Affecter l'ancien poste Cette première méthode, sélectionnée par défaut, affectera au poste récupéré le code de l'ancienne version. Dans l'exemple ci-dessus, le code du poste « Achats » après récupération sera « 08 ». Affecter l'ancien numéro de compte Cette seconde méthode affectera comme code au poste récupéré le compte de l'ancienne version. Comme ce dernier peut avoir été affecté plusieurs fois, le logiciel ajoutera automatiquement un suffixe sous forme d'un compteur (1, puis 2, puis 3, etc.). Dans l’exemple, le code du poste «Achats» après récupération sera « 607000 ». Si un autre poste possède ce même compte, il sera alors récupéré sous la forme « 607001 ». Affecter la racine de l'ancien numéro de compte et ajouter l'ancien poste Cette troisième méthode affectera comme code au poste récupéré les trois premiers caractères du compte de l'ancienne version suivi du code de l'ancienne version. Toujours avec le même exemple, le code du poste «Achats» après récupération sera « 607-08 ». 1. Cochez la méthode de votre choix. 2. Cliquez sur le bouton [Récupérer] pour lancer la récupération de l'ensemble des données de votre ancien dossier. 3. Si vous souhaitez interrompre immédiatement cette procédure, cliquez alors sur le bouton [Annuler].  Dans certains cas, vous pouvez souhaiter réaliser une récupération partielle de vos informations. Vous disposez pour cela du bouton [Mode avancé>>>]. Voir La récupération des bases uniquement, page 21. La récupération de votre dossier Après avoir validé la fenêtre précédente, la procédure de récupération de vos données est lancée. Une fenêtre indique la progression du traitement. La durée de récupération de votre ancien dossier est fonction de votre ordinateur et de la taille de votre dossier. En aucun cas vous ne devez abandonner cette récupération. La migration d’une ancienne version 20 Une fois le traitement terminé, un message s'affiche. • Cliquez sur le bouton [OK]. Le compte rendu de la récupération Une fois la récupération terminée, une nouvelle fenêtre s'affiche. Elle détaille l'ensemble des informations récupérées de votre ancien dossier mais aussi les éléments non récupérés. En effet, dans certains cas, les données présentes dans votre ancien dossier pouvaient être incomplètes ou erronées. La colonne Type indique le genre d'informations relevées : • Note : les informations de ce type correspondent à des récupérations effectuées correctement ou bien à des données qui ont été modifiées après récupération. • Alerte : les informations de ce type correspondent à des récupérations qui ont été réalisées mais avec certains paramètres incomplets. • Erreur : les informations de ce type correspondent à des erreurs plus importantes qui ont provoqué la non récupération d'une donnée. La colonne Commentaire donne des explications précises sur la note, l'alerte ou l'erreur. 1. Pour imprimer ce compte rendu, cliquez sur l'icône Imprimante située en haut à droite de la fenêtre. 2. Fermez ensuite la fenêtre du compte rendu. Le dossier récupéré avec la nouvelle version de Ciel Professionnel indépendant est maintenant ouvert.  Ce compte rendu est enregistré automatiquement sous forme d'un fichier texte sur le bureau. Ceci vous permet de le consulter à tout moment afin de réaliser des vérifications ou modifications dans votre nouveau dossier.  Une fois la récupération terminée, consultez le paragraphe “Vérifications après récupération”, page 21. La migration d’une ancienne version 21 La récupération des bases uniquement Dans certains cas, soit sur les conseils de nos techniciens, soit après une première tentative de récupération totale, une récupération partielle de vos informations peut être préférable.  Il est conseillé d'utiliser cette récupération des bases dans le cas où la récupération totale, décrite au paragraphe“La récupération de votre dossier”, page 19, vous donne un compte rendu avec beaucoup d'erreurs. Pour cela, vous disposez d'un bouton [Mode avancé>>>] accessible depuis la fenêtre détaillée au paragraphe “Les trois méthodes de remplissage”, page 18. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, vous obtenez la fenêtre suivante. : La partie droite qui s'affiche vous donne accès à l’option Récupération des bases uniquement. Si vous cochez cette option, voici les éléments qui pourront être récupérés et ceux qui ne le seront pas :  La méthode de remplissage des codes des postes sera prise en compte dans le cas d'une récupération uniquement des bases. Reportez-vous au paragraphe “Les trois méthodes de remplissage”, page 18. Cette récupération des bases se déroule ensuite comme pour une récupération totale avec, une fois le traitement terminé, l'édition d'un compte rendu.  Une fois la récupération terminée, consultez le paragraphe “Vérifications après récupération”, page 21. Vérifications après récupération La récupération de votre ancien dossier est maintenant terminée. Nous allons détailler les vérifications que vous pouvez être amenés à réaliser sur votre nouveau dossier. Taux de TVA Si un taux de TVA existait dans votre ancien dossier mais n'était pas utilisé dans les postes, il a été automatiquement créé dans le nouveau dossier. Eléments récupérés Eléments non récupérés paramètres écritures postes devis immobilisations factures clients fournisseurs et prospects avoirs articles règlements agenda La migration d’une ancienne version 22 Le taux de TVA par défaut Vous disposez d'une option pour indiquer le taux de TVA que vous souhaitez utiliser par défaut. 1. Cliquez sur menu DOSSIER, commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉS, pour accéder aux paramètres de votre nouveau dossier. 2. Dans l’onglet Divers, renseignez le taux de TVA par défaut pour bénéficier d'automatismes lors de l'utilisation de cette nouvelle version. Échéances d'emprunt Les montants des échéances d'emprunt peuvent varier de quelques centimes entre les tableaux calculés dans les anciennes versions et ceux des nouvelles. Montant des pièces Dans certains cas, un écart dans le calcul des lignes composant les pièces (devis, facture ou avoir) peut apparaître. En effet, la méthode d'arrondi est différente. Désormais, c'est l'arrondi fiscal qui est appliqué. Exemple 15.235 donne désormais 15.24 et non 15.23 comme précédemment. Pièces en francs Les nouvelles versions de Ciel Professionnel indépendant ne sont prévues que pour gérer des dossiers en euros. Si dans votre ancien dossier des pièces étaient en francs, elles ont été récupérées mais converties en euros.  Pour éditer la pièce dans sa monnaie d'origine, vous devez utiliser votre ancienne version, toujours présente sur votre disque dur. Mode de paiement sur les devis Les nouvelles versions de Ciel Professionnel indépendant autorisent de renseigner le mode de paiement sur les pièces de type Devis. Lors de la récupération, le mode de paiement indiqué par défaut dans la fiche du client correspondant a été repris et placé dans les devis. Nouveaux postes L'automatisation de certains traitements comptables dans les nouvelles versions a généré la création de nouveaux postes comptables que vous ne possédiez pas dans votre ancien dossier. Les écritures de factures et de règlements Lors de la récupération de votre ancien dossier, les écritures correspondant aux factures et aux règlements ne sont pas récupérées telles quelles. Les écritures sont recréées à partir des factures et des règlements récupérés. Il peut donc y avoir quelques différences dans l'imputation de certains postes, si entre la validation de la pièce ou la saisie du règlement et la récupération dans la nouvelle version, les postes par défaut (par exemple dans la fiche des articles) ont été modifiés. Les encours clients Contrairement à l'ancienne version, les encours clients tiennent désormais compte des avoirs. 2033-Régime simplifié Si votre régime fiscal est 2033-Régime simplifié, vous devez reprendre chacun des postes afin de lui affecter le code 2033. La migration d’une ancienne version 23 Modes de paiement Les modes de paiement de type Chèque et Carte bancaire peuvent générer chacun 2 modes de paiement dans la nouvelle version : • un premier mode pour les dépenses, avec l'option Uniquement pour les recettes non cochée, • un second mode pour les recettes avec cette même option, mais cochée. L’historique des nouveautés 24 L’historique des nouveautés Ce chapitre vous présente toutes les nouveautés réalisées depuis la version 9.10. Les nouveautés de la version 9.10 Nous allons détailler ici les nouveautés de la version 9.10 de Ciel Professionnel indépendant. Réviser une immobilisation Les différentes règles qui peuvent entraîner une modification du plan d'amortissement portent essentiellement sur les trois points suivants : • révision de la durée d'amortissement, • révision de la valeur résiduelle ou de la valeur d'achat, • nouvelle approche par composant des immobilisations.  Pour les deux premiers points, il n'y a pas de rétroactivité des plans d'amortissement. On conserve donc tels quels les amortissements antérieurement pratiqués (amortissements pratiqués jusqu'en 2004 notamment). Révision de la durée d'amortissement L'amortissement consiste désormais à répartir le montant amortissable sur une durée en fonction de son utilisation (usure physique, obsolescence technique ou limite juridique) et non plus en fonction de l'amoindrissement de valeur de cet actif ou de la durée d'usage. Soit une Immobilisation A acquis le 01/01/04. La valeur à amortir est : = 100,00 Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans. Après deux ans d'utilisation, il est décidé d'amortir le bien sur les deux années qui suivent. On passe donc de 5 à 4 ans. À partir du 31/12/2006, le passage d'une dotation est de 30, au lieu de 20. Application des nouvelles normes Immobilisations CRC 2002-10 ! À compter des exercices ouverts en 2005, de nouvelles règles sont à appliquer au suivi des amortissements des immobilisations. Le plan d’amortissement est modifié suite à l’application des nouvelles normes Immobilisation CRC 2002-10. L’historique des nouveautés 25 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également à partir de la FICHE DE L'IMMOBILISATION cliquer sur le bouton puis choisir la commande RÉVISER. L’historique des nouveautés 26 2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient alors le plan d'amortissement suivant. Le plan est dorénavant sur 4 ans. Les deux premières années ont conservé leurs dotations d'origine de 20. Les suivantes sont de 30. Révision de la valeur résiduelle Soit une Immobilisation B acquis le 01/01/04. La valeur à amortir est : = 1000,00. Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans. Suite à un test de dépréciation le 31/12/2005, la valeur résiduelle de l'immobilisation C est estimée à 510 (au lieu de 600, soit une dépréciation de 90). Les nouvelles dotations devront être de 170 et non plus de 200. 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également à partir de la fiche de l'immobilisation cliquer sur le bouton puis choisir la commande RÉVISER. L’historique des nouveautés 27 La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient alors le plan d'amortissement suivant. Révision de la valeur d'achat Soit une Immobilisation C acquis le 01/01/04. La valeur d'achat est : = 1000,00. Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans. Suite à des dépenses de rénovation de l'immobilisation qui augmente la valeur de cette immobilisation, la nouvelle valeur d'achat de l'immobilisation D passe à 1100 au 31/12/2006. Les nouvelles dotations devront donc être de 233.33 (1100 - 400.00 (cumuls des dotations déjà effectuées au 31/12/2005)/3 années restants à amortir) et non plus de 200. 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également à partir de la FICHE DE L'IMMOBILISATION cliquer sur le bouton puis choisir la commande RÉVISER. L’historique des nouveautés 28 2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient alors le plan d'amortissement suivant. L'approche par composant avec éclatement de l'immobilisation « Un nouveau principe de comptabilisation par composants s'impose à toutes les entreprises à compter des exercices ouverts à compter du 01/01/2005. Il consiste à inscrire séparément à l'actif immobilisé les éléments qui sont utilisés différemment par l'entreprise puis à établir un plan d'amortissement propre à chacun d'eux. La décomposition d'un bien au bilan conduit à distinguer un ou plusieurs composants et sa « structure ». Pour chacun d'eux, un plan d'amortissement distinct est établi.» PCG art. 322-3 modifié par le règlement 2002-10 du 12 décembre 2002 adopté par le Comité de la réglementation comptable, et faisant suite aux avis 2002-7 du 27 juin 2002 et 2002-10 du 22 octobre 2002 émis par le Conseil National de la Comptabilité. Cette méthode comptable d'amortissement par composants s'applique à titre obligatoire pour la détermination des résultats des exercices ouverts à partir du 1er Janvier 2005, à toutes les entreprises pour l'ensemble des immobilisations figurant à l'actif du bilan à la clôture de l'exercice précédent. Elle s'impose en principe aussi bien pour l'établissement des comptes individuels que pour celui des comptes consolidés. (Règlements CRC 2002-10 du 12 décembre 2002 art. 15-1 et 2003-7 du 12 décembre 2003 art.1). Exemple Soit une machine E acquis le 01/01/02 . La valeur d'achat est : = 20000,00. Il s’agit d’une immobilisation de type linéaire sur une durée de 5 ans À l'ouverture de l'exercice 2005, l'entreprise identifie les principaux éléments constitutifs de cette machine, en l'occurrence la structure : • un composant A d'une durée prévue d'utilisation fixée à 6 ans • un composant B d’une durée prévue d’utilisation fixée à 5 ans. • Structure : 7000 € • Composant A : 8000 € • Composant B : 5000 € L’historique des nouveautés 29 1. Dans la LISTE DES IMMOBILISATIONS, cliquez sur le bouton [Réviser]. Vous pouvez également cliquer sur le menu déroulant OPTIONS et choisir la commande RÉVISER directement dans la fiche de l’immobilisation. 2. La fenêtre ci-dessous s’affiche. Renseignez les zones nécessaires. On obtient ensuite la fenêtre suivante. 3. Il est alors possible de modifier le libellé de l'immobilisation d'origine (qui devient « la structure ») puis sa valeur dans la zone . 4. Sur les lignes suivantes, saisissez le code des deux composants ainsi que leur libellé et leur valeur. L’historique des nouveautés 30  Il est également possible de saisir le pourcentage de répartition, les valeurs seront alors calculées automatiquement. On obtient la liste des immobilisations suivante Vous devez ensuite effectuer une révision de la durée pour les deux composants à partir de l'exercice 2005 : • composant A : passage d'une durée de 10 à 6 ans • composant B : passage d'une durée de 10 à 5 ans Voir Révision de la durée d'amortissement, page 24.. L’historique des nouveautés 31 Disparition progressive de l'amortissement dégressif seul et passage à la méthode dérogatoire Les plans d'amortissement des biens amortis en dégressif qui n'ont pas donné lieu à la constatation d'un amortissement dérogatoire devront, dans la plupart des cas, être revus lors du passage aux nouvelles règles comptables. Le plan d'amortissement est alors modifié de façon rétrospective. Exemple de plan d'une immobilisation en mode dégressif Dans ce cas, il faut modifier le type d'amortissement dégressif en linéaire dans la fiche de l'immobilisation et cocher Amortissement dérogatoire en renseignant le type fiscal Dégressif. On obtient le plan d’amortissement suivant. Attention ! N'hésitez pas à contacter votre expert comptable ou votre comptable afin d'effectuer une éventuelle régularisation comptable concernant les exercices précédents. L’historique des nouveautés 32 Historique Dès qu'une révision de plan d'amortissement est effectuée, une ligne d'information s’affiche dans l'onglet Historique de la fiche immobilisation (pour les révisions de valeur résiduelle, valeur d'achat et révision de la durée). On peut voir notamment la date à laquelle a été effectuée la révision, le type de révision effectuée et l'exercice révisée. Les valeurs d'achat et le nombre d'années sont les valeurs de l'immobilisation avant la révision. Remarques diverses Dès qu'une révision est faite sur une immobilisation, aucune modification n'est possible dans la fiche concernant les éléments suivants : • la date de début d'amortissement, • les valeurs d'achat et à amortir, • le mode d'amortissement, • la durée, • la partie Valeur bloquée. De plus certaines informations de la fiche immobilisation sont modifiées : • la durée (donc la date de fin et le taux d'amortissement), • la valeur d'achat (donc la valeur à amortir). Il est possible d'effectuer plusieurs révisions sur la même immobilisation. Toutes les immobilisations révisées apparaissent en italique dans la liste des immobilisations. L’historique des nouveautés 33 Les nouveautés de la version 10.0 Nouvel Intuiciel  Menu TRAITEMENTS - commande INTUICIEL L'intuiciel © est une interface multi-niveaux qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations comptables ou à des récapitulatifs de votre exercice. L'intuiciel est composé de quatre onglets : • Mon bureau • Mon tableau de bord • Mes états et statistiques • Mes actualités  Pour des informations détaillées sur l’Intuiciel, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Archivage des pièces commerciales clients avant la purge (Norme DGFiP)  Menu TRAITEMENTS - commande PURGE Conformément à la nouvelle réglementation de la DGFiP, Ciel Professionnel indépendant vous permet d'exporter les données ayant permis d’établir les documents légaux. Ce traitement est réalisé lors de la purge de vos pièces commerciales.  Vous pouvez par la suite consulter l'historique des données archivées à partir du menu TRAITEMENTS de votre application.  Pour des informations détaillées sur l’archivage DGFiP, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Archivage des états et des lignes comptables avant la clôture (Norme DGFiP)  Menu TRAITEMENTS - commande CLÔTURE D’EXERCICE Conformément à la nouvelle réglementation de la DGFiP, Ciel Professionnel indépendant vous permet d'archiver les états et d'exporter les données ayant permis d’établir les documents légaux. Ce traitement est réalisé lors de la clôture de l’exercice.  Vous pouvez par la suite consulter l'historique des documents archivés à partir du menu TRAITEMENTS de votre application. Trésorerie prévisionnelle  Menu TRAITEMENTS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE Cette commande vous permet d'effectuer des prévisions de trésorerie. Le chiffrage de votre trésorerie prévisionnelle vous permet d’anticiper vos besoins et éventuellement de négocier par avance avec vos partenaires financiers.  Pour des informations détaillées sur la création et la gestion d’une trésorerie prévisionnelle, reportezvous à l’aide intégrée au logiciel. Attention ! L'archivage des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose un archivage des données. L’historique des nouveautés 34 Transfert des écritures à l’expert-comptable via Internet  Menu TRAITEMENTS - commande TRANSFERT INTERNET Cette commande vous permet de transférer des écritures à votre expert-comptable via Internet.  Vous devez avoir un abonnement chez Ciel pour accéder à cette commande. 1. Vous devez choisir le type de transfert : • mode simple : envoi de toutes vos écritures ou uniquement celles qui n'ont pas été envoyées. • mode avancé : sélection des écritures à envoyer. 2. Pour lancer le traitement, cliquez sur le bouton [Exporter]. 3. La fenêtre Saisie des informations utilisateur s'affiche. Renseignez les informations nécessaires (Code client, N° Licence, Nom de la société, etc). 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider et lancer le transfert. Mise à jour automatique  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES - MISE À JOUR La mise à jour automatique permet de consulter et/ou de modifier directement depuis votre logiciel les mises à jour installées. Les mises à jour peuvent être installées manuellement ou via le site Internet de Ciel auquel vous accédez directement depuis l'INTUICIEL - onglet Mes actualités. Vous pouvez ajouter une mise à jour manuellement si elle ne s'affiche pas dans Ciel Professionnel indépendant. Enfin, vous pouvez installer votre mise à jour directement depuis votre logiciel.  Pour des informations détaillées sur la mise à jour automatique, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Localisation automatique  A partir d’une fiche client, fournisseur ou prospect - Onglet Fiche  A partir d’une pièce commerciale : devis, factures, avoirs. Les icônes vous permettent de localiser sur une carte via Internet la situation géographique du client ou du fournisseur. • Le premier icône affiche la fenêtre de localisation. • Le second affiche la fenêtre du chemin correspondant. L’historique des nouveautés 35 Les nouveautés de la version 10.10 Gestion de la norme DEEE  Menu LISTES - commande ÉCO-PARTICIPATIONS La nouvelle loi DEEE (Déchets Équipements Électriques et Électroniques) a pour objectif de limiter le gaspillage des matières premières. Le principe est que le consommateur rapporte ses équipements usagés et s'acquitte de l'éco-participation pour financer leur recyclage. L'éco-participation correspond à la contribution financière du consommateur pour la collecte, la réutilisation, ou le recyclage d'un produit usagé. Son montant varie selon le produit et le type de traitement qu'il nécessite. Ce montant doit apparaître sur la fiche de l'article. A partir de la liste des éco-participations, vous pouvez créer des éco-participations pour ensuite les affecter à vos articles, les modifier ou supprimer.  Pour des informations détaillées sur l’éco-participation, reportez-vous à l’aide intégrée à l’application. PDF en couleur Vous pouvez générer vos documents au format PDF en couleur. Vous pourrez donc les imprimer en couleur si votre imprimante le permet. L’historique des nouveautés 36 Les nouveautés de la version 10.20 Récupération Ciel Compta libérale  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES - RÉCUPÉRATION - RÉCUPÉRATION CIEL COMPTA LIBÉRALE Vous pouvez récupérer dans Ciel Professionnel indépendant un dossier de Ciel Compta libérale. Tous les éléments (listes des clients, écritures, postes, paramètres de votre société, etc.) de votre dossier Compta Libérale sont récupérés. Cette commande est utile si vous souhaitez gérer des ventes et achats à partir d'une société et comptabilité existantes sans avoir à tout re-saisir. 1. Si vous avez lancé Ciel Compta libérale, vérifiez que le dossier à récupérer est fermé. Dans Ciel Professionnel indépendant : Si un dossier est ouvert, fermez-le. 2. Activez la commande RÉCUPÉRATION CIEL COMPTA LIBÉRALE (menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES - RÉCUPÉRATION). Une fenêtre s'ouvre et affiche la liste des dossiers Compta Libérale. 3. Sélectionnez le dossier à récupérer. 4. Si le nom de votre dossier n'apparaît pas, vous pouvez le sélectionner manuellement. Pour cela, choisissez la ligne . 5. Cliquez sur le bouton [OK]. Si vous avez choisi la sélection manuelle • Une fenêtre s'affiche dans laquelle vous allez chercher votre dossier. Une fois que vous l'avez sélectionné, cliquez sur le bouton [Ouvrir]. 6. A la fin du traitement, une fenêtre vous informe si la récupération s'est bien effectuée. Attention § Vous devez posséder la dernière version de Ciel Compta libérale et de Ciel Professionnel indépendant. L’historique des nouveautés 37 Les nouveautés de la version 11.0 Pièce commerciale client : Saisie Document Ce mode de saisie permet de préparer un devis, facturer un client, établir un avoir pour un client ou un prospect rapidement. Vous saisirez les informations directement dans la pièce commerciale concernée. Les zones dans lesquelles vous pouvez saisir des données sont matérialisées par l'icône . Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. En effet, la pièce commerciale que vous êtes entrain de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle que vous imprimerez (police, taille, couleur, etc.).  Toutefois, vous pouvez changer de mode et revenir en «saisie standard». Pour cela, activez la commande Convertir en mode standard accessible par le menu CONTEXTUEL (clic droit) de la LISTE de la pièce concernée (DEVIS, FACTURES, AVOIRS). Exemple : Extrait d'un devis  Pour obtenir des informations détaillées sur la saisie document, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel - Rubrique Saisie Document. L’historique des nouveautés 38 Gestion des factures d’acompte  Menu RELATIONS CLIENTS - commande LISTE DES FACTURES D’ACOMPTE Cette liste répertorie toutes les factures d'acompte. En effet, lorsque vous saisissez un acompte, une facture d'acompte est automatiquement générée.  Depuis le 1er Janvier 2004, il est obligatoire d'émettre une facture pour les acomptes perçus (loi NRE). Vous pouvez à partir de cette fenêtre VISUALISER la facture d'acompte, l'IMPRIMER ou l'ENVOYER PAR E-MAIL. Saisie des relevés bancaires  Menu MON ARGENT - commande RELEVÉS BANCAIRES Cette commande vous permet de saisir les écritures des relevés bancaires ou de les importer directement dans Ciel Professionnel indépendant. Un assistant vous guide à travers différentes étapes. • Étape 1 : choix du poste • Étape 2 : choix du mode de saisie • Étape 3 : informations relevé bancaire. Pour passer à l’étape suivante, cliquez sur le bouton [Suivant).  Pour obtenir des informations détaillées sur la saisie des relevés bancaires, reportez-vous à la rubrique correspondante dans l’aide intégrée au logiciel. Les recherches Trouvtoo  Menu TRAITEMENTS - commande TROUVTOO Trouvtoo est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application : • sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (toutes les factures du Client Martin) tout en effectuant une autre tâche dans votre application. • à l'aide de Google Desktop : nécessite l'installation de Google Desktop disponible en téléchargement sur www.google.fr. • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement. 1. Saisissez le mot clé à rechercher. 2. Spécifiez le répertoire de recherche (Dossier courant, Google Desktop, Google Web). Si vous lancez la recherche sur 2 ou 3 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. 3. Validez en cliquant sur . 4. Pour annuler une recherche, cliquez sur . L’historique des nouveautés 39 Besoin d’aide  Icône du bureau Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, activez cette commande. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement. 1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur). 2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de télé- phone (où vous pouvez être joint). 3. Cliquez sur pour valider le formulaire et lancer la connexion. Générer des écritures au format RImport  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - LIAISON COMPTABLE Onglet Destination du transfert Vous pouvez générer vos écritures comptables au format RImport. L'exportation s'effectue par le biais d'un fichier RIMPORT, format reconnu par les logiciels de comptabilité Ciel. Vous devez indiquer le répertoire dans lequel sera enregistré votre fichier. Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale Vous pouvez créer une pièce commerciale client en utilisant la technique du cliquer-glisser. Sélectionnez les articles pour lesquels vous souhaitez créer la pièce commerciale. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-les dans la fenêtre de saisie (devis, facture, avoir.). Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans la liste des pièces (devis, factures ou avoirs) Le principe est le même mais dans ce cas, un message vous demande de choisir le client ou le prospect pour lequel vous souhaitez établir la pièce. Cliquer/Glisser pour effectuer un transfert de pièce Vous pouvez transférer une pièce commerciale (devis, facture) en une autre en utilisant le cliquer-glisser. Cliquer-glisser pour transférer un devis en facture ou une facture en avoir 1. Sélectionnez le devis ou la facture à transférer. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. 2. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-le devis dans la fenêtre Liste des factures ou la facture dans la fenêtre Liste des avoirs. Préférences de saisie d'une pièce commerciale  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - SAISIE Dans la fenêtre Préférences saisies vous pouvez d'une part paramétrer le mode de saisie par défaut des pièces commerciales de vente. Vous pouvez opter pour : • une saisie Standard • une saisie Document (uniquement pour les pièces commerciales de vente). • avoir le choix de la saisie. Dans ce cas, un message vous demandera, avant la création de la pièce, de confirmer le type de saisie souhaité. L’historique des nouveautés 40 Points de restauration  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - GÉNÉRALES (mode avancé) Créer un point de restauration consiste à sauvegarder certains paramètres de vos données. Ciel Professionnel indépendant vous permet d'effectuer cette opération. Toutefois les points de restauration ne remplacent pas la sauvegarde.  La sauvegarde est une opération obligatoire que vous devez réaliser périodiquement. Si vous souhaitez désactiver les points de restauration, cochez l'option correspondante.  Cette action n'est pas recommandée. Les onglets Générales et Avancées permettent de définir les paramètres de vos points de restauration (création, conservation, stockage, etc. des points de restauration).  Pour plus d'informations sur les préférences de saisie et d’enregistrement des pièces commerciales et les points de restauration reportez-vous au chapitre Les préférences du manuel électronique Annexes disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Nouvelles fonctions accessibles via le menu Contextuel des listes Vous retrouvez les fonctions CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER depuis le menu CONTEXTUEL (clic-droit) des listes. Gestion des remises en banque  Menu COMPTABILITÉ - commande REMISES EN BANQUE Vous pouvez désormais gérer les remises en banque via le menu COMPTABILITÉ. Le bouton [Bordereau] vous permet d’accéder aux paramètres de saisie du bordereau de remise en banque. Format d’import relevé bancaire OFX  Menu LISTES - commande FORMATS D'IMPORT RELEVÉ - bouton [Créer] Vous disposez d’un nouveau format d’import des relevés bancaires : le format OFX (Open Financial eXchange). L’historique des nouveautés 41 Les nouveautés de la version 11.60 La télédéclaration La télédéclaration vous permet d’envoyer vos déclarations 2035 directement à votre centre d’impôt et depuis votre logiciel, via internet. Pour cela, vous devez souscrire à Ciel directDéclaration et définir vos paramètres de télédéclaration. Souscription et paramètres  Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - TÉLÉDÉCLARATION La fenêtre Paramètres Télédéclaration permet de souscrire à Ciel directDéclaration, de renseigner des informations nécessaires à la télédéclaration, de définir l’émetteur de la déclaration. 1. Pour obtenir toutes les informations détaillées sur la télédéclaration de la 2035 avec Ciel directDéclaration, cliquez sur les boutons matérialisés par un point d'interrogation. 2. Pour souscrire à Ciel directDéclaration Fiscal, cliquez sur le bouton [Souscrire]. Une page Web s'ouvre pour activer le service Ciel directDéclaration. Une fois la souscription effectuée, revenez à la fenêtre de paramétrage Télédéclaration. Onglet Informations DGFiP Les informations sur votre centre d’impôt seront automatiquement reportées dans la déclaration 2035 générée dans votre logiciel Ciel. Le numéro fiscal FRP (Fichier des Redevables Professionnels) figure sur vos déclarations de la 2035 et permet à votre centre d'impôt de vous identifier. 3. Afin de faciliter la saisie de votre déclaration 2035, renseignez le numéro de Recette de votre Centre des impôts, le numéro de Dossier et la clé attribués par votre Centre des impôts. 4. Dans la partie Informations du partenaire EDI DGFiP de la fenêtre, indiquez le numéro de votre partenaire EDI, sa raison sociale, ses coordonnées postales et téléphoniques, son numéro de SIRET. Attention ! La souscription à Ciel directDéclaration Fiscal nécessite en parallèle une adhésion directe à la télé procédure EDI DGFiP. L’historique des nouveautés 42 Onglet Compléments 5. Dans la zone Identification de l'émetteur, choisissez qui se charge d'envoyer la télédéclaration : • votre Société courante, c'est-à-dire vous-même ou, • votre Expert comptable ou, • votre Tiers déclarant : dans ce cas, la partie Coordonnées "Tiers déclarant" de la fenêtre devient accessible. Saisissez alors ses coordonnées complètes ainsi que son numéro de SIRET. 6. Si l'activité de l'émetteur est arrêtée, cochez l'option Arrêt d'activité puis sélectionnez dans la liste déroulante la raison de l'arrêt : Cessation, Décès ou Autres. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider votre paramétrage. Télédéclarer  Menu ÉTATS - commande LIASSE FISCALE Lorsque vous lancez l’état 2035, votre déclaration s’affiche à l’écran. Toutes les informations que vous avez renseignées dans les paramètres de télédéclaration sont reprises. 1. Vérifiez le contenu de votre déclaration et si nécessaire complétez-la. Pour cela, il vous suffit de cliquer directement dans le feuillet sur la zone à renseigner ou à modifier. Elles correspondent à ce que vous indiquez habituellement sur le préimprimé que fournit l'administration. 2. Lorsque vous avez vérifié l'ensemble des différentes zones de votre 2035 et celles des autres feuillets, cliquez sur le bouton [OK]. Le message suivant s’affiche : 3. Cliquez sur le bouton [Télédéclarer]. La fenêtre Télédéclaration s'affiche et vous demande si vous voulez : • Envoyer la 2035 : votre déclaration sera directement envoyée à la DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques). • Envoyer vers un autre organisme : vous passez par Ciel directDéclaration pour une transmission vers un autre organisme que la DGFiP, comme une A.G.A. • Réaliser un test de télétransmission : votre déclaration ne sera pas envoyée à la DGFiP. • Envoyer provisoirement la 2035 : votre déclaration sera envoyée à la DGFiP à une date provisoire d'arrêté des comptes. Dans ce cas, indiquez la date provisoire d'arrêté des comptes. 4. Cochez l'option de votre choix et cliquez sur le bouton [OK]. L’historique des nouveautés 43 Les nouveautés de la version 12.0 Changements d’interface Affichage des fenêtres par onglet  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Environnement - Confort, onglet Interface. Vous disposez d’une navigation par onglet, qui permet de passer d’une fenêtre à une autre, lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes. Par ailleurs, vous pouvez définir la disposition des fenêtres à partir du menu DOSSIER - commande OPTIONS, PRÉFÉRENCES. Dans le groupe Environnement, Confort, onglet Interface, vous avez le choix entre la : • Navigation par onglet : les fenêtres occupent toute l’interface et la navigation est uniquement par onglet. • Navigation multi-fenêtres : les fenêtres sont affichées avec leurs barres de titre. Vous pouvez également naviguer en cliquant sur la barre de titre. Intuiciel  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou onglet Mon Intuiciel de la fenêtre principale L’Intuiciel est maintenant intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est plus visible. Vous pouvez alors y accéder via le menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou en cliquant sur l’onglet Mon Intuiciel. Onglets Navigation par onglet Barre de titres Navigation multi-fenêtres L’historique des nouveautés 44 Localisation, itinéraire  Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS - onglet Fiche Dans la fiche d’un client ou fournisseur ou prospect, les boutons de localisation sont maintenant audessus de la zone Coordonnées, présentés sous la forme suivante : • : permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. • : permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client ou fournisseur ou prospect). Les aperçus Aperçu en PDF par défaut  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Impression - Impression, onglet Aperçu Les aperçus des états peuvent s’afficher par défaut au format PDF. Dans les préférences Impression, onglet Aperçu, cochez la case Aperçu en PDF. Les aperçus s’ouvrent directement dans l'application Adobe Reader®. Ainsi, un document PDF est généré et vous pouvez l’enregistrer sur votre disque dur. Visualiser en PDF  Menu DOSSIER - commande APERÇU AVANT IMPRESSION Vous pouvez désormais visualiser un aperçu avant impression au format PDF. Lorsque vous êtes dans la fenêtre de l’aperçu, cliquez sur le bouton . Adobe Reader® s’ouvre et affiche l’aperçu. Afficher l’aperçu dans une liste L’option Afficher l’aperçu vous permet de visualiser l’état standard d’une pièce commerciale, d’un tiers, d’un article, d’une immobilisation, directement depuis sa liste. 1. Sélectionnez l’élément pour lequel vous voulez visualiser l'aperçu et cochez l'option Afficher l'aperçu.  Dans la liste des factures d’acompte, cette option est accessible à partir du bouton [Options]. Attention ! L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur. Attention L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur. Si d’autres états que la fiche standard sont disponibles, vous pouvez en choisir un en cliquant sur le bouton []. L’historique des nouveautés 45 Préférences facturation Vous pouvez définir le modèle d’impression ainsi que le mode de saisie de vos pièces commerciales à utiliser par défaut. Modèles de dessins  Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - FACTURATION - Modèles de dessins Les modèles de dessins correspondent aux modèles d’états que vous propose le logiciel. Vous pouvez choisir le modèle qui sera proposé lors des éditions des avoirs, devis, factures et factures d’acompte. Si vous cochez l’option : • Etat par défaut : votre pièce sera directement éditée dans le modèle défini par défaut. Par exemple, l’état par défaut d’un avoir est «Avoir blanc ombré logo et remise». • Proposer la liste des états : au lancement de l’édition, une fenêtre vous proposera tous les modèles d’état de la pièce et vous devrez en sélectionner un. Saisie  Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - FACTURATION - Saisie Vous pouvez définir la méthode de saisie des pièces commerciales à prendre en compte par défaut ainsi que les options de saisie des clients et des articles.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. L’historique des nouveautés 46 Choix du contact dans les devis, factures et avoirs Disponible uniquement en saisie standard  Menu RELATIONS CLIENTS - commandes PRÉPARER UN DEVIS ou FACTURER UN CLIENT ou ÉTABLIR UN AVOIR Dans les fiches des devis, factures ou avoirs, vous pouvez désigner un contact. En effet, dans la zone Informations client/prospect, vous disposez maintenant de la liste déroulante Contact qui vous permet d’en sélectionner un.  Vous devez auparavant créer des contacts dans la liste des contacts (menu LISTES - commande CONTACTS - bouton [Créer]).  Pour plus de détails sur la création de contacts, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Recherche de pièces  Menu RELATIONS CLIENTS - commande RECHERCHE DE PIÈCES Cette commande vous permet de faire une recherche de vos pièces clients : factures, avoirs, devis et factures d’acompte. Vous pouvez vérifier indépendamment si ces pièces clients sont validées ou non. Vous pouvez faire une recherche des pièces : • validées, non validées ou les deux • réglées, non réglées ou les deux • transférées, non transférées ou les deux  Pour plus de détails sur la recherche de pièces, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. eBay  Menu RELATIONS CLIENTS - commande EBAY Cette commande vous permet de gérer vos ventes d’articles via eBay directement depuis votre logiciel Ciel.  Vous devez avoir un compte eBay. À partir de la commande EBAY, vous accédez à plusieurs fonctions : • Bien démarrer sur eBay Cette fonction vous redirige vers une page d’informations générales sur eBay. • Paramètres eBay Cette fonction vous permet d’établir les paramètres et les valeurs par défaut des annonces eBay que vous mettrez en ligne. • Créer une annonce Cette fonction vous permet de créer une annonce eBay. • Liste des annonces Cette fonction vous redirige vers le site Internet eBay afin que vous puissiez visionner la liste de vos annonces mises en ligne. • Créer un modèle d’annonce Cette fonction vous permet de créer des modèles d’annonces que vous pourrez réutiliser pour d’autres articles. • Liste des modèles d’annonce Tous les modèles d’annonce que vous avez précédemment créés s’enregistrent automatiquement dans le menu RELATIONS CLIENTS - commande EBAY - option Liste des modèles d’annonce. • Ouvrir le site eBay Cette fonction vous redirige directement sur le site Internet eBay.fr  Pour plus de détails sur eBay, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. L’historique des nouveautés 47 Affichage des écritures  Menu COMPTABILITÉ - commande LISTE DES ÉCRITURES À partir de la liste des écritures, vous pouvez afficher toutes les lignes comptables ou toutes les lignes de dépenses/recettes. Pour cela, dans la zone Afficher les, vous disposez de deux nouvelles options : • Lignes dépenses/recettes : vous obtenez le détail de l'écriture que vous avez sélectionnée dans votre liste sous forme de dépenses/recettes. • Lignes comptables : vous obtenez le détail de votre écriture sous forme de débits/crédits. Les montants qui s'affichent doivent balancer autrement dit le total débit doit être égal au total crédit. Vérification d’adresse et acquisition d’infos légales  Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS - onglet Fiche Dans une fiche client, fournisseur ou prospect, au-dessus de la zone Coordonnées, deux nouveaux boutons sont disponibles : • : permet de faire une recherche de l’adresse du client, du fournisseur ou du prospect afin de vérifier l’exactitude de l’adresse. • : permet d’accéder aux informations légales de la société de votre client, de votre fournisseur ou de votre prospect via le site Infogreffe. Saisie de la part professionnelle  Menu MON ARGENT - commande NOUVELLE DÉPENSE ou NOUVELLE RECETTE La part professionnelle peut être renseignée, à présent, par un montant (en valeur) et non plus uniquement en pourcentage.  Valable uniquement pour les dossiers en 2035. Unité des articles  Menu LISTES - commande ARTICLES / PRESTATIONS - bouton [Créer] Dans la fiche d’un article, vous pouvez choisir l'unité de l'article (Kg, Litre, Tonne, Mètre, etc). Dans la zone Divers, l'icône permet de sélectionner une unité. Si une unité n'existe pas dans votre dossier, vous pouvez directement l’ajouter en cliquant sur le bouton [Créer]. Mise sous surveillance  Menu RELATIONS CLIENTS - commande MISE SOUS SURVEILLANCE Cette commande vous permet de vérifier la situation des sociétés de vos clients ou de vos fournisseurs. Ainsi, vous serez averti de tous les événements pouvant survenir dans l'entreprise : changement d'administrateur, modification de l'activité, redressement judiciaire ou dépôt des comptes annuels au greffe. Une fois que vous avez activé la mise sous surveillance, les informations légales et les alertes sur les sociétés sont consultables à partir : • de l'Intuiciel® dans l'onglet Mes actualités. • de la barre de tâche Windows™, située en bas à droite de votre écran (zone des notifications).  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. L’historique des nouveautés 48 Envoyer un e-mail  Menu LISTES - commandes CLIENTS/TIERS ou CONTACTS... Menu RELATIONS CLIENTS - commandes LISTE DES DEVIS ou FACTURES D’ACOMPTE ou FACTURES ou AVOIRS... Vous pouvez envoyer un e-mail directement depuis les listes dans lesquelles une adresse e-mail est accessible. L’historique des nouveautés 49 Les nouveautés de la version 13.0 Personnalisation des polices  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Le nouvel onglet Polices regroupe les réglages portant sur les polices du logiciel. Vous pouvez ainsi choisir la taille des polices des fenêtres et changer la police des zones de texte enrichi. Ce dernier réglage était auparavant dans l’onglet Interface, zone Fonte par défaut. Personnalisation de la taille de la police dans les fenêtres  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Vous pouvez maintenant personnaliser la taille de la police des fenêtres de votre logiciel. Trois tailles sont à votre disposition : Petite, Normale ou Grande. Regroupements dans les listes (Intuiliste) Vous pouvez définir des regroupements dans certaines listes. Cette fonction est également appelée Intuiliste. Les listes concernées sont les suivantes : clients/tiers, contacts, articles/prestations, postes, codes analytiques, modes de paiement, eco-participations, emprunts, immobilisations, modèles d’écritures, écritures périodiques, devis, factures d’acompte, factures, avoirs, rappels, règlements, écritures. Pour réaliser des regroupements, vous devez faire un clic-droit dans la liste et choisir la commande REGROUPEMENT puis PARAMÈTRES DE REGROUPEMENT.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes, disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. Modèles de pièces clients  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES Il possible de personnaliser rapidement les modèles de pièces clients par simple glisser/déposer de vos éléments (logo, colonnes...). Seuls les états de type dessin devis, dessin factures, dessin avoirs et dessin factures d’acompte sont concernés. De même, vous pouvez maintenant créer rapidement un modèle de pièces clients grâce à un assistant. Lorsque vous cliquez sur le bouton [Créer], plusieurs informations sont demandées : • la famille du modèle : Dessin devis, Dessin factures, Dessin avoirs ou Dessin factures acompte, • le type du modèle : Dessin, • le nom du modèle. L’assistant s’affiche après que vous avez nommé le modèle. Gestion du statut dans les devis Disponible uniquement en saisie standard  Menu RELATIONS CLIENTS - commande PRÉPARER UN DEVIS  Menu RELATIONS CLIENTS - commande LISTE DES DEVIS - double-clic sur la ligne d’un devis Vous pouvez maintenant attribuer un statut à vos devis. A cet effet, dans la zone Statut, vous trouverez plusieurs statuts pré-définis : en cours, accepté, refusé, à envoyer, à relancer, en négociation. Si le logiciel ne propose pas le statut que vous voulez attribuer, vous pouvez le créer. Pour cela, faites un clic-droit dans la zone et choisissez la commande CRÉER. L’historique des nouveautés 50 Mise à jour des informations d’un article à partir des pièces  Menu RELATIONS CLIENTS - commande PRÉPARER UN DEVIS ou FACTURER UN CLIENT ou ÉTABLIR UN AVOIR Les informations d’un article que vous modifiez dans une pièce commerciale peuvent être reportées dans la fiche article. Pour cela, faites un clic-droit sur la ligne de l’article et sélectionnez la commande MAJ INFOS ARTICLE. La fiche de l’article est alors actualisée. Gestion des articles inutilisés  Menu LISTES - commande ARTICLES/PRESTATIONS Si vous voulez suspendre l’utilisation d’un article, sans pour autant le supprimer, vous disposez de l’option Ne plus utiliser. Ainsi, l’article ne sera plus visible en saisie des pièces commerciales. Règles d’affectation relevé  Menu LISTES - commande RÈGLES D'AFFECTATION RELEVÉ Les règles d’affectation relevé permettent de faciliter la saisie des opérations de recette, de dépense et de virement dans les relevés bancaires. En effet, certaines informations sont attribuées automatiquement à ces types d’opération. Ces informations sont : • pour les opérations de recette et de dépense : le montant, le poste, le libellé. • pour les opérations de virement : le poste bancaire. Une règle est appliquée lors de l’import d’un relevé bancaire. Le logiciel détecte les opérations de recette, dépense et virement du relevé qui répondent à une règle puis affecte les éléments définis dans la règle. Vous pouvez définir les règles soit à partir de la commande RÈGLES D’AFFECTATION RELEVÉ soit à partir de la saisie d’un relevé bancaire (clic droit dans la grille de saisie - commande CRÉER UNE RÈGLE D’AFFECTATION).  Pour plus de détails sur la création et l’utilisation d’une règle, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Amélioration de la trésorerie prévisionnelle  Menu TRAITEMENTS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE La trésorerie prévisionnelle propose de nouvelles possibilités : création de plusieurs trésoreries, choix de la période, options d’affichage supplémentaires, ajout et suppression de lignes (clic-droit), recopie automatique des montants en valeur ou en pourcentage (clic-droit). Affichage du tableau de bord de date à date  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL - onglet Mon tableau de bord Les données annuelles du tableau de bord sont calculées en fonction des dates en haut à droite. Vous pouvez modifier ces dates en cliquant dessus. L’historique des nouveautés 51 Les nouveautés de la version 13.50 DGFiP Par le décret du 3 avril 2008, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) a été créée. Elle résulte de la fusion de la direction générale des impôts et de la direction générale de la comptabilité publique. Ciel Professionnel indépendant est conforme à la nouvelle dénomination DGFiP, venant remplacer la DGI. Déclaration 2035  Menu ETATS - commande LIASSE FISCALE - 2035 Ajout des feuillets Tableaux OG et Balance Vous pouvez inclure les feuillets Tableaux OG et Balance à votre déclaration. Ces feuillets sont des annexes qui justifient la 2035 et sont uniquement destinés à l’AG.A. (Association de Gestion Agréée). Deux nouvelles options ont donc été ajoutées afin d’inclure ces feuillets dans la déclaration. Télédéclaration : gestion du double envoi La télédéclaration permet maintenant d’envoyer votre déclaration à la fois à la DGFiP et à votre A.G.A. Par défaut, la déclaration est transmise à la DGFiP. Pour permettre le double envoi, il suffit de sélectionner les feuillets que vous devez transmettre à votre A.G.A. Ces feuillets sont uniquement envoyés à l’A.G.A. L’historique des nouveautés 52 Les nouveautés de la version 14.00 Les barres d’actions Votre logiciel Ciel dispose, en plus de la barre de navigation, d'une barre nommée barre d'actions. La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est implémentée à toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Elle est composée de groupes et boutons qui varient selon le contexte. Vous pouvez ainsi lancer de nombreux traitements sans quitter la fenêtre en cours d’utilisation. Vous pouvez ajouter des groupes personnalisés aux barres d’actions et y importer des tâches de votre ancienne barre d’outils ; la barre d’outils n’existant plus. L’affichage Ce bouton situé à côté de l’onglet Accueil permet d’afficher toutes les fenêtres ouvertes dans votre logiciel ainsi que d’activer des options d’affichage sur la fenêtre principale du logiciel. • La grille donne accès à un panneau de navigation. Toutes les fenêtres ouvertes dans le logiciel sont présentées dans un seul panneau sous forme de grandes vignettes. Les fenêtres sont classées par catégorie.  Vous pouvez également ouvrir et naviguer dans le panneau en utilisant le raccourci clavier . • La flèche permet d’accéder aux raccourcis des fenêtres ouvertes dans le logiciel ainsi qu’aux options d’affichage. Ces fonctions permettent d’adapter l’affichage de votre logiciel et sont particulièrement utiles lorsque vous avez un petit écran. 1. Pour activer une fonction, sélectionnez-la dans le menu déroulant. Une coche apparaît devant. 2. Pour désactiver, sélectionnez-la de nouveau. La coche disparaît. L’accueil L’accueil est un onglet permanent dans lequel vous accédez à l’Intuiciel, à la sauvegarde et aux actions les plus souvent utilisées dans votre logiciel.  Pour plus de détails sur les barres d’actions et leur personnalisation, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre La barre d’actions, accessible à partir de barre de navigation. L’historique des nouveautés 53 Affichage des fenêtres en arrière-plan  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Les fenêtres en arrière-plan s’affichent en gris. Lorsque la case Griser les fenêtres en arrière-plan est cochée, toutes les fenêtres ouvertes sont légèrement grisées exceptées celle qui est en cours d'utilisation. Ainsi, la fenêtre active a une meilleure visibilité. Enregistrement automatique des vues  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Lorsque l'option Enregistrer automatiquement les vues modifiées est cochée, le logiciel conserve la présentation des listes à la suite de modifications (regroupements, filtres...). Les actions flash  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface L'option Proposer des actions flash permet d'activer l'accès rapide aux actions possibles sur un élément d'une liste. Lorsque cette option est activée, le bouton apparaît automatiquement lors de la sélection d'un élément, dans les listes concernées (liste des clients, liste des factures, liste des devis, liste des avoirs...). Service à la personne Votre logiciel vous permet maintenant de gérer les activités de service à la personne. Pour activer cette fonction, vous avez deux solutions :  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU - ETAPE SERVICE À LA PERSONNE Lors de la création de votre dossier, l’étape Service à la personne vous propose de gérer ou non les services à la personne. Vous pouvez ensuite créer votre ou vos intervenant(s), toujours dans l’assistant de création de dossier.  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES Dans les paramètres, le nouvel onglet Service à la personne vous permet de définir directement depuis votre dossier si vous voulez exercer une activité de service à la personne et si vous disposez d’un agrément vous permettant de délivrer à vos clients une attestation fiscale annuelle. Une fois cette option activée, vous pourrez créer vos intervenants depuis le menu LISTES - commande INTERVENANTS. Vous pourrez ensuite affecter des factures et avoirs à vos intervenants, gérer des états, éditer une attestation fiscale... Gestion du crédit-bail  Menu LISTES - commande IMMOBILISATIONS Le crédit-bail est une opération de location de biens mobiliers ou immobiliers qui donne au locataire la possibilité de les acquérir à la fin du bail, moyennant un prix convenu à l'avance. Un crédit-bail est une opération de location et c'est à son acquisition qu'il est considéré comme une immobilisation. La liste des immobilisations a été modifiée et présente maintenant trois catégories : Toutes, Immobilisations et Crédits-bails. L’historique des nouveautés 54 Cette liste présente en plus des immobilisations, tous les crédits-bails créés. De plus, à partir de celle-ci, vous pouvez enregistrer l’acquisition du crédit-bail et le passer en immobilisation. Pour cela, vous disposez du bouton .  Pour plus de détails sur les crédits-bails, reportez-vous à l’Aide (touche F1 depuis la fenêtre de votre logiciel). Affaires  Menu LISTES - commande AFFAIRES Les affaires permettent de réaliser des objectifs sur vos ventes et d’établir une comparaison avec vos prévisions. Ainsi, vous pouvez suivre votre activité plus facilement. Le principe consiste à regrouper vos ventes par catégorie et à faire des prévisions. Par exemple, vous voulez connaître toutes les ventes relatives à un chantier. Il suffit de créer une affaire pour ce chantier et de l’affecter aux pièces commerciales afférentes. Vous retrouvez dans la liste toutes les affaires que vous avez créées.  Pour plus de détails sur les affaires, reportez-vous à l’Aide (touche F1 depuis la fenêtre de votre logiciel). L’historique des nouveautés 55 Les nouveautés de la version 14.50 Nouvel état A.G.A. : la balance de concordance  Menu ETATS - commande A.G.A. - lien Balance de concordance Vous accédez également à cet état à partir de l’Intuiciel, dans la partie Mes états et statistiques. Le nouvel état Balance de concordance établit la correspondance entre les données comptables et la déclaration 2035. Cet état présente, dans l'ordre suivant : • les soldes des postes de la déclaration 2035, triés par code liasse puis le résultat comptable après calcul, • les soldes des postes patrimoniaux triés par classe, • le résultat comptable comparé au solde des comptes patrimoniaux.  Vous ne pouvez éditer cet état que si votre régime fiscal est 2035-BNC. L’historique des nouveautés 56 Les nouveautés de la version 15.00 Intuiciel personnalisable  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’Intuiciel a évolué et vous donne la possibilité de le personnaliser. L’Intuiciel est toujours composé du Bureau, des Tableaux de bord, des Etats et statistiques et des Actualités. Désormais, vous y accédez depuis les boutons de la barre d’actions . Votre Bureau, vos Etats et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton . De plus, trois bureaux sont disponibles que vous organisez selon vos méthodes de travail. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et un bureau plus complet, ou si vous voulez créer un bureau pour gérer uniquement vos comptes, et un pour gérer uniquement vos saisies, ou encore uniquement vos immobilisations...  Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE. Insertion automatique Avec votre logiciel Ciel, vous pouvez vous constituer une «bibliothèque» de phrases, formules, expressions... que vous utilisez fréquemment. Le logiciel se base sur ce glossaire pour faire les insertions automatiques. Création d’une liste d’insertion automatique  A partir d’une zone de texte (type Commentaire, Note, Observations), clic-droit commande INSERTION AUTOMATIQUE - AFFICHER LA LISTE. Cette fonction vous permet de créer une liste de mots, d'expressions, de formules, etc. que vous utilisez régulièrement. Si vous avez souvent recours à des termes précis, vous gagnez ainsi du temps en créant des insertions automatiques et en évitant ainsi de les saisir à chaque fois. Lors de vos saisies, le logiciel va proposer votre liste de terme au moment choisi dans les préférences, par exemple après 3 caractères saisi. Il vous suffit alors de sélectionner l'entrée à insérer dans votre texte. Automatisation de l’insertion  Menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES puis dans le groupe Aide à la saisie Afin que le logiciel vous propose la liste des insertions pendant les saisies de texte, vous devez cocher la case Afficher la liste des propositions pendant la saisie et choisir à quel moment le logiciel doit proposer des mots .  Si vous n’activez pas cette préférence, vous pourrez toujours insérer du texte prédéfini en passant par le menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande INSERTION AUTOMATIQUE. Correcteur orthographique Vous disposez d’un correcteur orthographique qui peut être utilisé dans toutes zones de texte de votre logiciel. Copyright Ciel 2012 Ciel Professionnel indépendant - Guide des mises à jour - Référence : MAJ WPI 16.0 - 05.12 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel L’historique des nouveautés 57 Activation de la vérification orthographique  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Afin de pouvoir utiliser le correcteur orthographique, vous devez l’activer en cochant la case Vérifier l’orthographe. Vous pouvez également définir les options de corrections.  Plus plus de détails, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche F1). Vérification orthographique  Dans une zone de texte - menu CONTEXTUEL (clic-droit) - commande ORTHOGRAPHE La vérification orthographique est disponible dans toutes les zones de texte. Lorsque vous êtes en train de saisir du texte, faites un clic-droit et choisissez la commande ORTHOGRAPHE. Si vous êtes dans une zone de texte de type Commentaire, Note... vous pouvez choisir le mot parmi ceux proposés dans le menu CONTEXTUEL. L’autre possibilité est d’ouvrir la vérification complète en sélectionnant la commande VÉRIFIER TOUT.  Pour plus de détails sur la commande VÉRIFIER TOUT, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche ). Les options de corrections du menu Contextuel • Ajouter au dictionnaire : permet d’ajouter des mots que le logiciel ne connaît pas. • Ignorer partout : pour ne pas tenir compte d'un même mot répété plusieurs fois dans le texte. • Correction au cours de la frappe : si vous désactivez cette option en cliquant dessus, les mots mal orthographiés ne sont plus soulignés en rouge. Aide à la saisie des Codes postaux et villes  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Avec la préférence Code postaux et villes, le logiciel vous propose des codes postaux et villes lors de vos saisies. Pour cela, vous devez cocher la case Activer l’aide à la saisie des codes postaux et villes. Ainsi, lorsque vous saisirez les premiers caractères d’un code postal ou d’une ville française, une liste s’affichera automatiquement et vous proposera les codes postaux et villes correspondants. Intégration de la norme SEPA L’identification bancaire a été adaptée pour répondre à la norme SEPA (Single Euro Payments Area). Les relevés d’identité bancaire à la norme SEPA sont composés d’un code IBAN et d’un code BIC. Vous pouvez les renseigner dans les fiches des : • clients: accessibles par le menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS, onglet Banque. • postes de trésorerie : accessibles par le menu LISTES - commande POSTES, onglet RIB. Duplication des écritures  Menu COMPTABILITÉ - commande ÉCRITURES  Menu COMPTABILITÉ - commande CONSULTATION  Menu COMPTABILITÉ - commande POINTAGE MANUEL ou POINTAGE AUTOMATIQUE Afin de gagner du temps, vous avez la possibilité de dupliquer des écritures. La duplication est accessible à partir de la fenêtre de consultation des écritures, de pointage automatique et de pointage manuel enfin de la liste des écritures. L’historique des nouveautés 58 Il vous suffit de sélectionner l’écriture à dupliquer et de cliquer sur le bouton . Nouvelle saisie tableur  Menu SAISIES - commande SAISIE TABLEUR Avec la saisie tableur, vous pouvez saisir à la suite des opérations de différents types (dépense, recette, virement...), à des jours et mois différents.  A l’activation de cette commande, une grille de saisie s’ouvre. Pour plus de détails sur la saisie des opérations, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Amélioration de la gestion des affaires  Menu RELATIONS CLIENTS - commande CONSULTER UNE AFFAIRE Vous pouvez consulter les factures, encours, devis, avoirs... liés à votre affaire. Vous pouvez ainsi avoir un suivi détaillé sur votre affaire. La fenêtre Consulter une affaire s’affiche. Vous retrouvez les pièces commerciales liées à votre affaire, réparties dans les différents onglets (factures, encours, devis...). Vous pouvez également accéder à cette fenêtre depuis la liste des affaires ou la fiche de l’affaire.  Menu RELATIONS CLIENTS - commande RECHERCHE DE PIÈCES Vous pouvez maintenant effectuer une recherche par affaire, sur toutes les affaires ou sur une affaire en particulier que vous pouvez sélectionner en cliquant sur l’icône d’appel de liste [...].  Menu ETATS - commande ETATS AFFAIRES Grâce à cette commande, vous pouvez faire une sortie fichier, e-mail, imprimer ou afficher l’aperçu de la liste de vos Affaires en cours, ou bien créer un Echéancier de vos pièces commerciales associés à une ou plusieurs affaires.  Menu ETATS - commande STATISTIQUES AFFAIRES Grâce à cette commande, vous pouvez faire une sortie fichier, e-mail, imprimer ou afficher l’aperçu de plusieurs états relatifs aux statistiques de vos affaires. • Comparaison du CA par affaire, • Détail des pièces par affaire, • Evolution du CA de l’affaire, • Graphique comparatif du CA de vos affaires, • Statistiques de pièces par affaire.  Pour plus de détails sur les affaires, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Récupération d’un dossier depuis un autre logiciel Ciel Vous pouvez maintenant, depuis l’assistant de création de dossier, choisir de récupérer un dossier existant que vous avez déjà créé dans Ciel Devis Factures ou Ciel Facturation Facile. De plus, la récupération d’un dossier depuis Ciel Compta libérale est maintenant accessible depuis l’assistant de création de dossier.  Pour plus de détails sur la récupération de dossier dans l’assistant de création, reportez-vous à l’Aide (touche F1). L’historique des nouveautés 59 Ciel Business Mobile  Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE Cette commande permet de publier vos données sur votre iPhone dans l’application Ciel Business Mobile. Cette application, téléchargeable sur l’AppleStore, s’installe sur votre iPhone et vous permet de consulter des données comptables et des données de gestion (sous forme de graphiques, soldes, divers indicateurs...). Le principe est simple. Les données stockées sur votre ordinateur sont envoyées à une plateforme web qui reçoit, stocke, puis publie ces données sur le web. Ces données seront ensuite visibles dans l’application Ciel Business Mobile depuis votre iPhone. Pour pouvoir consulter vos données depuis cette application, vous devez avoir souscrit au service Ciel Business Mobile. C’est ce service qui autorise l’envoi des données depuis votre logiciel Ciel.  Pour plus d’informations concernant le service Ciel Business Mobile, nous vous invitons à consulter le site Internet Ciel http://www.ciel.com/. Manuel de découverte Ciel Gestion commerciale et Gestion commerciale Évolution Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Ce manuel vous présente les principales fonctions du logiciel. Vous allez découvrir le suivi logique d’une chaîne commerciale : de la mise en place d'un dossier (avec les clients, les articles, les fournisseurs) à la saisie puis aux traitements des pièces commerciales. Les fonctionnalités spécifiques à Ciel Gestion commerciale Evolution sont détaillées à la fin de ce manuel. Pour la suite et le détail des autres fonctionnalités de l'application, vous disposez du Manuel de référence ainsi que de l’aide contextuelle. Bien cordialement, L'équipe Ciel. 3 Contenu de votre boîtier Dans le boîtier de votre produit, vous trouverez : • le CD-Rom de votre produit contenant votre logiciel. • le certificat d'authenticité, vous donnant l'assurance que vos logiciels sont des produits authentiques Ciel, et sur lequel vous trouverez votre numéro de licence, demandé lors du référencement. Configuration minimale Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps de traitement • Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8, Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 7.0 (ou supérieur). • Processeur 700 MHz (supérieur à 1 GHz conseillé). • 512 Mo de Ram. • 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation. • Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom. • Imprimante : laser, jet d'encre. • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768. • Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé). • Fonction PDF : Adobe Reader 5 (ou supérieur). • Fonctions "Intuiciel" : Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) et Adobe Flash Player 8 (ou supérieur). Les noms de produits ou de sociétés, toute image, logo mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d'identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Sommaire Prise en main ..............................................................................................5 Documentation........................................................................................................................ 6 Si vous débutez ....................................................................................................................... 7 Entraînez-vous...................................................................................................................... 11 Création et mise en place d’un dossier......................................................18 Créez votre dossier ............................................................................................................... 19 Les paramètres du dossier..................................................................................................... 22 Créez les données de base .................................................................................................... 24 Saisie et traitements des pièces commerciales ..........................................38 Saisissez les pièces clients..................................................................................................... 39 Saisissez les pièces fournisseurs............................................................................................ 55 Gestion de production ........................................................................................................... 56 Commandes des articles en rupture....................................................................................... 57 Les états ...................................................................................................58 Principes généraux ................................................................................................................ 59 Les états articles.................................................................................................................... 61 Les états clients fournisseurs................................................................................................. 64 Les états analyses.................................................................................................................. 70 Traitements de fin d’année .......................................................................73 L’assistant Top Clôture.......................................................................................................... 74 Le journal comptable............................................................................................................. 75 La régulation des stocks........................................................................................................ 76 Purge des pièces commerciales (Norme DGFiP) ...................................................................... 77 Gestion des dossiers.................................................................................79 La sauvegarde ....................................................................................................................... 80 La restauration ...................................................................................................................... 81 Copiez des dossiers sur Internet ou sur votre poste............................................................... 83 Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution........................84 La gestion des stocks multi-dépôts ....................................................................................... 85 La gestion des nomenclatures articles multi-niveaux............................................................. 87 La relation client.................................................................................................................... 88 Gestion avancée des relances clients ..................................................................................... 89 Liste des ordres de production .............................................................................................. 90 Les factures d’abonnement.................................................................................................... 91 Les factures multi-échéances ................................................................................................ 92 Les infos «perso»................................................................................................................... 93 La gestion des sociétés.......................................................................................................... 93 Administration avancée des utilisateurs................................................................................. 93 Index ........................................................................................................94 Prise en main Prise en main 6 Documentation Conventions utilisées dans la documentation Utilisation de la souris • cliquer signifie appuyer sur bouton gauche de la souris • double-cliquer signifie appuyer deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris • faire un clic droit signifie appuyer sur le bouton droit de la souris Les symboles du manuel La formation Flash Des séquences vidéos vous présentent les principales fonctionnalités du logiciel. Pour les consulter, cliquez sur le menu AIDE puis sélectionnez FORMATION FLASH. La formation est lancée sur une page internet, sur le site ciel.com. Les manuels La documentation de votre logiciel est constituée de plusieurs manuels électroniques (au format PDF) accessibles depuis le menu AIDE : • le manuel de découverte - que vous consultez actuellement - qui aborde les principales fonctions du logiciel. Vous retrouvez en fin de manuel les fonctionnalités spécifiques à Ciel Gestion commerciale Evolution. • le Manuel de référence qui décrit en détail la totalité des fonctions de votre logiciel et qui contient trois autres supports additionnels : • la Présentation générale qui décrit des fonctions et des paramétrages généraux du logiciel. • le Générateur d’états qui décrit le fonctionnement du générateur d’états vous permettant ainsi de personnaliser vos éditions. • le Générateur de Tableaux de bord qui décrit la personnalisation des fenêtre de type tableau de bord.  L'application Adobe Reader® nécessaire pour lire et imprimer les manuels doit être installée sur votre ordinateur. Pour imprimer les manuels électroniques Activez la commande IMPRIMER du menu FICHIER. L’aide en ligne Vous trouverez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande AIDE du menu AIDE ou par la touche . Le site Internet Ciel Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à votre logiciel, des informations utiles. Symbole Fonction  indique l’accès à une fonctionnalité : est suivi du MENU à ouvrir puis de la COMMANDE à activer.  attire votre attention sur un point particulier.  renvoie à une autre source d’information, telle que le manuel de référence électronique ou l’aide. Prise en main 7 Si vous débutez Si vous débutez avec Ciel Gestion commerciale, prenez le temps de lire ce paragraphe. Il met l'accent sur des points précis et des notions à retenir avant de commencer. Quelques astuces pour gagner du temps ! Vous gagnerez du temps et optimiserez votre gestion en : • créant vos éléments de base (codes articles, clients, fournisseurs) avant de saisir vos pièces commerciales. • saisissant ensuite vos devis clients. • transformant directement un devis en facture. • utilisant les modèles de documents (devis, factures, commandes, prêts à l’emploi, fournis avec Ciel Gestion commerciale. • personnalisant vos modèles de documents selon vos besoins. Nous vous conseillons de créer les éléments en suivant l'ordre indiqué ci- dessous. • Les taux de TVA, TPF, les modes de règlement, les tarifs par famille • Les clients • Les fournisseurs • Les représentants • Les familles d'articles • Les articles Voir Créez les données de base, page 24. Saisissez un nouvel article La fiche Article comporte de nombreux renseignements car elle constitue un des éléments clés dans une gestion complète des achats et des ventes. La notion d’article est très importante. Avant de vouloir saisir votre pièce commerciale commencez par enregistrer vos articles. Pour saisir un nouvel article : • activez la commande ARTICLES du menu LISTES (ou du menu CONTEXTUEL) puis cliquez sur le bouton . • ou cliquez sur le groupe Mes articles de la barre de navigation, puis cliquez sur créer un article. Il est préférable de passer un peu plus de temps à créer les éléments de base de votre dossier pour ensuite gagner du temps lors de la saisie et des traitements de vos pièces commerciales (devis, factures, règlements). Prise en main 8 La fenêtre Article s’affiche.  Pour plus de détails sur la saisie d’un article, reportez-vous au paragraphe “Les articles”, page 28. Créez un devis pour un client Pour créer un devis, vous devez activer la commande DEVIS/ PROFORMA du menu VENTES. La fenêtre Liste des devis s’affiche. Cliquez alors sur le bouton [Créer] pour saisir votre nouveau devis. Saisissez toutes les informations caractérisant l’article. Le code article est obligatoire. Validez la création de votre article en cliquant sur le bouton [OK]. Saisissez toutes les informations caractérisant votre devis. Le numéro du devis est obligatoire. Validez la création de votre devis en cliquant sur le bouton [OK]. Prise en main 9 Transformez des devis en factures Pour éviter de saisir des factures, Ciel Gestion commerciale vous permet de gagner du temps en transfé- rant directement vos devis en factures. 1. Sélectionnez, comme le montre la fenêtre ci-dessous, le ou les devis à transformer. Cliquez sur le bouton [Transférer] puis sélectionnez dans le menu déroulant la commande TRANSFÉRER EN FACTURE ou TRANSFERT GROUPÉ EN FACTURE. 2. Confirmez le traitement. 3. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER la pièce transférée et IMPRIMER et/ou VALIDER la pièce créée. Cochez les options de votre choix puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué.  Si vous consultez la fiche de cette facture issue d'un transfert de devis, vous constatez que la zone Remarque contient le numéro et la date du devis transféré. Voir Transférez une pièce commerciale : généralités, page 47. Facilitez votre gestion en utilisant les modèles de documents Ciel Gestion commerciale met à votre disposition des modèles de documents (offres promotionnelles, contrats de vente, etc.) et des modèles de documents commerciaux (modèles de devis, factures, commandes, bons de livraison, etc.). Ces nouveaux modèles de documents, prêts à l'emploi, vous feront gagner un temps précieux lors de l'établissement de vos devis, factures, contrats et autres documents. Personnalisez vos documents Vous pouvez par la suite personnaliser vos modèles selon vos besoins (insertion d’un logo par exemple) à partir du générateur de documents.  Reportez-vous à la partie Générateur d'états du Manuel de référence disponible depuis le menu AIDE. Prise en main 10 Principales étapes de création et de suivi de votre dossier Le schéma ci-dessous vous donne une vue d’ensemble du suivi logique d’une chaîne commerciale. A vous ensuite de l’adapter selon votre propre gestion commerciale. Attention ! N’oubliez pas d’effectuer régulièrement des sauvegardes de votre dossier ! Si vous avez opté pour Ciel Données Mobiles, vous n’avez pas besoin d’effectuer des sauvegardes. En effet, dans ce cas, vos données sont automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel. Créez votre société Etablissez votre premier devis client Transformez votre devis en facture Enregistrez les règlements clients Transférez les pièces commerciales Communiquez avec vos tiers Gérez vos stocks Analysez vos ventes Enregistrez les éléments de base en comptabilité de votre dossier Prise en main 11 Entraînez-vous Lancez votre logiciel Vous pouvez lancer le logiciel à la fin de la procédure d'installation, en cliquant sur l'icône de démarrage, présenté dans le dossier programme choisi. Par la suite, pour lancer votre logiciel : 1. Cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows. 2. Sélectionnez les commandes PROGRAMMES - CIEL - GESTION COMMERCIALE - CIEL GESTION COMMERCIALE. Passage à Ciel Données Mobiles Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution en option Ciel Données Mobiles. 1. Si vous basculez en mode connecté (activation de l’option Ciel Données Mobiles), il vous est proposé, au lancement du logiciel, de copier un dossier sur le serveur Internet. Effectuez cette opération sans quoi vous ne pourrez pas ouvrir votre dossier pour travailler à distance. • Vous avez un seul dossier, un message vous informe que celui-ci doit être mis à jour et copié sur le serveur Internet. Cliquez sur le bouton [Oui] pour accepter. • Vous avez plusieurs dossiers, la fenêtre Liste des sociétés s'ouvre. Sélectionnez votre dossier de travail et cliquez sur le bouton [Copier sur Internet]. Si votre dossier doit être mis à jour, un message vous en informe. Cliquez alors sur le bouton [Oui]. 2. A la fin du traitement, le dossier s'ouvre. Pour copier d'autres dossiers sur le serveur Internet, utilisez l'utilitaire Copie de dossiers sur Internet.  Pour plus de détails sur la copie de dossiers, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Ouvrez le dossier Société Exemple Indisponible dans Ciel Gestion commerciale en option Ciel Données Mobiles. Toutes les informations concernant une société sont conservées dans un dossier. Plusieurs dossiers peuvent être créés mais un seul peut être ouvert à la fois. Pour faire un tour d’horizon des différentes fonctionnalités de l’application, nous vous conseillons d’ouvrir le dossier Société Exemple, livré avec le logiciel. Dans la page d’accueil qui s’affiche à chaque ouverture de votre logiciel, cliquez sur le bouton [J’ouvre la société exemple].  Vous pouvez aussi l’ouvrir en passant la commande OUVRIR du menu DOSSIER. Dans la fenêtre d’ouverture d’un dossier, vous devez auparavant afficher le dossier exemple par un clic-droit, commande VOIR LES DOSSIERS EXEMPLES. Prise en main 12 La fenêtre principale de l’application Après avoir validé l'ouverture d'un dossier, la fenêtre principale de l'application s'affiche. L’Intuiciel L’Intuiciel est intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est donc plus visible. Vous pouvez alors y accéder depuis les boutons de la barre d’actions ou encore via le menu FENÊTRES, commande MON INTUICIEL. L'Intuiciel est une interface multi-niveaux et personnalisable qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations commerciales ou à des récapitulatifs de vos chiffres d'affaire. Il est composé de trois parties, accessibles depuis les boutons de la barre d’actions. Mon Bureau Mon Bureau accessible par l’icône , est actif par défaut. Vous retrouvez les bureaux de votre logiciel, par lesquels vous pouvez accéder aux fonctions que vous utilisez le plus souvent. Trois bureaux sont disponibles, selon l’organisation que vous aurez défini lors de la personnalisation de votre Intuiciel. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et un bureau plus complet, ou si vous voulez créer un bureau pour gérer uniquement vos clients, et un pour gérer uniquement vos pièces commerciales, ou encore uniquement vos articles... Barre de titre Barre de menus Barre d’état Barre d’actions Intuiciel Zone de recherche Prise en main 13 Vous pouvez personnaliser votre bureau en cliquant sur le bouton de personnalisation . Pour plus d’informations, reportez-vous au paragraphe “Personnaliser mon bureau”, page 15. L'accueil Ciel Le bouton vous donne accès à la page d'accueil Ciel. Elle se présente comme l’Intuiciel sous forme d’ellipse avec sept boutons vous permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler. Consulter mon compte Ciel Le bouton vous permet d’accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Ainsi, vous pouvez vous connecter à différents services ou rechercher certaines informations sans quitter votre logiciel. Vous trouverez des informations pratiques (conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Enfin, vous avez les numéros de l'assistance technique. Mon tableau de bord Mon tableau de bord, est accessible par l’icône . Vous pouvez visualiser dans l’onglet Mon tableau de bord les principales informations de votre société. Vous pouvez afficher ces données : • pour le mois en cliquant sur le bouton (ce paramétrage est réglé par défaut), • pour l’année en cliquant sur le bouton . De même, vous pouvez repérer rapidement les évolutions du chiffre d’affaires, les factures non réglées, à relancer ainsi que les devis en cours. Toutes ces informations correspondent à la date de travail affichée en haut à droite de la fenêtre. Vous pouvez modifier cette date en cliquant dessus. Mes états et statistiques Mes états et statistiques, est accessible par l’icône . Vous y retrouvez une liste d’états et de statistiques. Vous pouvez personnaliser leur affichage en cliquant sur le bouton . Ainsi, vous pourrez accéder plus rapidement aux états que vous utilisez le plus souvent. Prise en main 14 Ajouter un état dans la liste des états en utilisant le glisser-déposer Vous pouvez ajouter et retirer des états de votre liste d’états et créer des groupes d’états en cliquant sur le bouton de personnalisation . Une liste des principaux états du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Certains états paramétrables peuvent également être visibles si vous avez activé l’accessibilité de ces états depuis la liste des états paramétrables.  Pour plus de détails, reportez-vous à la partie Générateur d’Etats du manuel de référence disponible depuis le menu AIDE. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des états du logiciel s’affichent. Vous pouvez choisir d’ajouter un état à votre Intuiciel. 1. Pour cela, faites un clic sur l’état souhaité avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’endroit souhaité. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre état. 3. Déposez votre état sur l’emplacement souhaité. Votre état apparaît dans l’Intuiciel. Ajouter un état à un groupe d’états Vous pouvez glisser-déposer un état directement dans un groupe d’états. 1. Pour cela, sélectionnez l’état souhaité dans la liste des états. 2. Vous devez ensuite le glisser-déposer dans le groupe auquel vous souhaitez ajouter l’état. Un «+» blanc s’affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. L’état s’ajoute au groupe. Renommer un état ou un groupe d'états 1. Double-cliquez sur l'intitulé de l'état ou du groupe d'états. 2. Pour un état, une fenêtre s'affiche, saisissez le nouveau nom de l'état et cliquez sur le bouton [OK]. Pour un groupe d'états, appuyez sur la touche de votre clavier puis saisissez le nouveau nom enfin appuyez sur la touche . Supprimer un état en utilisant le glisser-déposer 1. Sur l'état à supprimer, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris à gauche jusqu’à la liste des états. Personnaliser les états En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur un état ou un groupe d’états, une petite barre d'icônes s’affiche. Restaurer Mes états et statistiques / Annuler les modifications 1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées : • Annuler les modifications : permet de revenir à vos états et statistiques avant vos dernières personnalisations. • Mes états et statistiques par défaut : permet de restaurer l’affichage par défaut. 2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK]. Ce bouton vous permet de supprimer l’état ou le groupe d’états sélectionné. Ce bouton vous permet de modifier la sortie de l’état sélectionné. Prise en main 15 Personnaliser mon bureau Vous pouvez personnaliser votre bureau en y ajoutant des tâches vous permettant d’accéder rapidement aux fonctions que vous utilisez le plus couramment. 1. Pour cela, cliquez sur le bouton de personnalisation . 2. Une liste des principales fonctions du logiciel s’affiche sous forme de menus déroulants. Lorsque vous cliquez sur ces menus, des tâches du logiciel s’affichent. 3. Pour afficher la liste complète des tâches, activez le menu CONTEXTUEL (clic droit) et sélectionnez la commande AFFICHER TOUTES LES TÂCHES. Ajouter une tâche au bureau en utilisant le glisser-déposer Une fois que vous avez choisi la tâche à ajouter à votre bureau, vous pouvez la glisser-déposer directement sur votre bureau. 1. Pour cela, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris jusqu’à l’ellipse du bureau. 3. Des petites flèches blanches s’affichent. Elles précisent les emplacements où vous pouvez déposer votre tâche. 4. Déposez votre tâche sur l’emplacement souhaité. Votre tâche se trouve désormais sur votre bureau. Créer un groupe de tâches Vous pouvez choisir de regrouper certaines tâches sur le bureau. 1. Pour cela, sélectionnez la tâche souhaitée dans la liste des tâches. 2. Vous devez ensuite la glisser-déposer sur la tâche avec laquelle vous souhaitez créer un groupe. Une flèche blanche s’affiche. 3. Relâchez le bouton gauche de la souris. Le groupe se crée. Renommer une tâche ou un groupe de tâches 1. Double-cliquez dans la bulle située en-dessous de la tâche ou du groupe de tâches. 2. Appuyez sur la touche de votre clavier. 3. Saisissez le nouveau nom de votre tâche ou groupe de tâches. 4. Appuyez sur la touche de votre clavier. Supprimer une tâche ou un groupe de tâches en utilisant le glisser-déposer 1. Sur la tâche ou le groupe de tâches à supprimer, faites un clic avec le bouton gauche de la souris et maintenez-le enfoncé. 2. Glissez votre souris à gauche jusqu’à la liste des tâches. Personnaliser les tâches du bureau En mode Personnalisation, lorsque vous passez votre curseur sur les tâches du bureau, une petite barre d’icônes s’affiche. Ce bouton vous permet de supprimer la tâche ou le groupe de tâches sélectionné Ce bouton vous permet de modifier l’icône de la tâche sélectionnée. Ce bouton vous permet de paramétrer l’ouverture de la tâche. Prise en main 16 Vous pouvez utiliser les icônes et pour effectuer une rotation des tâches, si vous souhaitez mettre plus en avant certaines fonctions du logiciel. Restaurer le bureau par défaut / Annuler les modifications 1. Cliquez sur le bouton puis choisissez l'une des options proposées : • Annuler les modifications : permet de revenir au bureau avant vos dernières personnalisations. • Mon bureau par défaut : permet de restaurer l’affichage du bureau par défaut. 2. Un message de confirmation s’affiche. Pour confirmer, cliquez sur le bouton [OK]. Effectuez des recherches avec Trouvtoo Trouvtoo est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application : • sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (toutes les factures du Client Martin) tout en effectuant une autre tâche dans votre application. • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement. 1. Dans la zone de recherche Trouvtoo située en haut de la fenêtre principale, saisissez le mot clé à rechercher et cliquez sur l'icône de la loupe. La fenêtre Trouvtoo s'ouvre et la recherche est lancée. 2. Par défaut, la recherche s'effectue sur tous les répertoires cibles (Dossier courant, Google Web). Si vous le souhaitez, décochez un répertoire de recherche.  Si vous lancez la recherche sur deux cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. 3. Pour lancer une recherche, cliquez sur . 4. Pour annuler une recherche, cliquez sur . Choisissez votre mode d’affichage : découverte ou standard Vous disposez de deux modes d'affichage : • le mode découverte, pour vous familiariser plus simplement et plus rapidement avec les principales fonctions de Ciel Gestion commerciale, • le mode standard, pour une gestion et un suivi de vos données plus détaillés ; il regroupe l'ensemble des commandes du logiciel. Pour changer de mode d'affichage, cliquez, selon le cas, sur la commande MENUS DÉCOUVERTE ou MENUS STANDARD du menu DIVERS.  Le mode d’affichage dans lequel vous travaillez (découverte ou standard) est conservé lorsque vous quittez l’application. Prise en main 17 Besoin d’aide Si vous voulez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, cliquez sur l’icône . Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement. 1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur). 2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de télé- phone (où vous pouvez être joint). 3. Cliquez sur le bouton [Enregistrer ma demande de rappel] pour valider le formulaire et lancer la connexion. Quittez le logiciel Pour fermer le logiciel, vous pouvez : • activer la commande QUITTER du menu DOSSIER, • cliquer dans la case de fermeture , située en haut à droite dans la barre de titre. Création et mise en place d’un dossier Création et mise en place d’un dossier 19 Créez votre dossier  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU. Le dossier (société) contient toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous définissez les paramètres généraux de celui-ci. 1. Dans la fenêtre Création, cochez l’option de votre choix. 2. Renseignez le Nom de votre société. 3. Cliquez sur le bouton [Créer]. L'assistant Top Départ s'affiche. 4. Vous pouvez soit créer un nouveau dossier soit récupérer un dossier de Ciel Devis Factures, Ciel Facturation Facile ou Ciel Professionnel indépendant. • Cochez l'option Créer un nouveau dossier de Ciel Gestion commerciale puis cliquez sur le bouton [Suivant>] ou bien, • Cochez l'une des options : Récupérer un dossier de Ciel Devis Factures ou Ciel Facturation Facile ou bien Récupérer un dossier de Ciel Professionnel indépendant puis cliquez sur le bouton [OK]. Voir Récupération d’un dossier, page 21. Création d’un nouveau dossier Monnaie du dossier 1. Sélectionnez dans la liste déroulante la monnaie de tenue du dossier. Par défaut, l'Euro est sélectionné. Vous pouvez éventuellement préciser le nombre de décimales de la monnaie. Pour cela : • cliquez sur le bouton droit de la souris pour activer le menu Contextuel puis choisissez la commande CHANGER LE NOMBRE DE DÉCIMALES, • dans la fenêtre qui s'affiche, saisissez le nombre de décimales à prendre en compte, • cliquez sur le bouton [OK]. Longueurs des comptes 2. Définissez la longueur des comptes, des codes journaux et des codes analytiques, à l'aide du bouton . 3. Cochez l'option Récupération des informations de référencement pour reprendre les informations saisies lors de votre référencement.  Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Création et mise en place d’un dossier 20 Paramétrage des décimales 4. Définissez la longueur des décimales que vous souhaitez paramétrer pour les quantités, les prix, les taux (TVA, TPF, escompte, remise) les poids, les coefficients etc.) à l'aide de ce même bouton.  Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Choix du mode de création 5. Choisissez le mode de création de votre dossier en sélectionnant l'option correspondante : • Mode de création rapide en 3 étapes Seules les principales informations (raison sociale, coordonnées et paramètres, etc.) sont à renseigner. Voir Création rapide d’un dossier, page 20. • Mode de création détaillé en 8 étapes Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les fichiers principaux (familles d'articles, articles, clients, fournisseurs, etc.). Vous serez ainsi opérationnel plus rapidement. Voir Création détaillée d’un dossier, page 21. Création rapide d’un dossier  Pour passer à la prochaine étape, cliquez sur le bouton . Première étape : raison sociale La première étape de l'assistant vous permet de renseigner différentes zones concernant votre Raison sociale. 1. Saisissez la Raison sociale de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville. 2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie. 3. Précisez votre Activité et le nom du Dirigeant de l'entreprise. 4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de S.I.R.E.T., le code A.P.E. (Activité Principale de l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. 5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'identification intracommunautaire (N° TVA). 6. Indiquez votre Code société. Deuxième étape : coordonnées et paramètres Cette deuxième étape permet de définir vos coordonnées et paramètres. 1. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez un. 2. Indiquez la période de votre exercice courant et la période de saisie. Vous pouvez saisir directement les dates ou bien utiliser l'icône du calendrier . 3. Précisez si vous gérez les stocks articles en cochant l'option correspondante. Dernière étape : options de démarrage 1. Pour que le dossier que vous créez s'ouvre automatiquement au démarrage de l'application, cochez la case correspondante. 2. Si vous souhaitez protéger votre dossier par un mot de passe, cliquez sur le bouton [Mot de passe] puis renseignez les zones de la fenêtre Mot de passe. 3. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. Création et mise en place d’un dossier 21 Création détaillée d’un dossier  La création détaillée d’un dossier est expliquée dans le manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Récupération d’un dossier La récupération consiste à créer un dossier dans Ciel Gestion commerciale qui contiendra les éléments d'un dossier de Ciel Devis Factures ou Ciel Facturation Facile ou Ciel Professionnel indépendant. 1. Sélectionnez le dossier à récupérer et cliquez sur le bouton [OK]. 2. Cochez le mode de mise à jour que vous souhaitez appliquer : • Mise à jour standard : permet de récupérer la totalité des données du dossier. • Mise à jour avancée : permet de sélectionner les éléments que vous souhaitez récupérer du dossier. 3. Cliquez sur le bouton [Suivant]. 4. En mode avancé, sélectionnez les éléments à récupérer (Tiers, Articles, Pièces) puis cliquez sur le bouton [Suivant]. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la récupération. Un message affiche les éléments récupérés et enregistrés dans Ciel Gestion commerciale. 6. Cliquez sur le bouton [Continuer].  Votre dossier est créé. Vous pouvez commencer à travailler. Création et mise en place d’un dossier 22 Les paramètres du dossier  Menu DOSSIER commande PARAMÈTRES. Cette commande présente l'ensemble des paramètres (Société, Facturation, Numérotation, Banque) du dossier. Vous retrouvez les paramètres que vous définissez lors de la création du dossier à l'aide de l'assistant de création (création détaillée d’un dossier). Paramètres société  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ. On entend par paramètres les diverses informations dont votre logiciel a besoin pour fonctionner. Il s'agit des éléments permettant d’identifier votre société (Identification, Coordonnées, Forme juridique, Activité, Responsable), des coordonnées de votre expert- comptable, du logo de votre société. Paramètres comptabilité  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - COMPTABILITÉ. Dans l’onglet Paramètres, définissez : • les dates de Début et de fin de l'exercice courant de votre société, • les dates de Début et de fin de période de saisie, • la date de Début des objectifs. La date de fin se calcule automatiquement,  La date de début de votre exercice courant correspond à la date de création de votre société et, en aucun cas, à la date de la première utilisation de votre logiciel. • la TVA sur les ventes, la TVA sur les achats. Si la TVA est exigible au moment de la facturation, vous êtes donc soumis à la TVA sur les débits. Dans ce cas, sélectionnez l'option Débits. Si, au contraire, vous effectuez votre déclaration de TVA au moment du règlement de la facture, vous êtes soumis à la TVA sur les encaissements. Sélectionnez alors l'option Encaissements. • les principaux comptes et journaux, • les réglages comptables (longueur des comptes, racine de compte, caractères utilisés, etc.). Pour cela, cliquez sur le bouton [Modifier les réglages compta] Dans l’onglet Comptes, paramétrez : • les racines de divers comptes (escomptes accordé, escompte obtenu, produits, pertes, acompte versé, acompte reçu), • les comptes de port (port soumis, port non soumis , Facturé soumis, etc.), Paramètres facturation  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION. La fenêtre Paramètres de facturation contient des informations variées. Vous devez définir : • la gestion des stocks, des nomenclatures, des relations clients, des abonnements, du multi- échéances, etc. • les valeurs par défaut à utiliser lors la saisie des pièces commerciales, • l’affichage de messages d'alerte lors de la saisie des pièces commerciales, • les mentions relatives à la loi NRE, etc. Création et mise en place d’un dossier 23 Paramètres Numérotation  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION. La fenêtre Paramètres de Numérotation contient les différentes bases et pièces commerciales pour lesquelles l'incrémentation automatique d'un numéro de code à la création d'une fiche est possible. Paramètres Banque principale  Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - BANQUE PRINCIPALE. Cet fenêtre regroupe les données bancaires de votre société. Il vous permet de créer les différents établissements bancaires utilisés par la société.  Consultez le Manuel de référence, Menu Dossier, paramètres pour obtenir tout le détail sur les paramètres de votre dossier. Création et mise en place d’un dossier 24 Créez les données de base Les éléments suivants constituent les données de base de votre dossier : • Les taux TVA, TPF, les modes de règlement, les remises/promotions, • Les représentants, • Les fournisseurs, • Les articles, • Les familles d’articles, • Les clients, • Les affaires. La TVA  Menu LISTES - commande TVA. Une liste correspond à l'enregistrement de divers éléments, identifiés principalement par des codes. Ces éléments seront utilisés en saisie pour compléter plus rapidement les fiches clients, fournisseurs, factures, etc. Vous pouvez à partir de la liste des TVA CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un taux de TVA. 1. Pour créer un taux de TVA, cliquez sur le bouton . La fenêtre Nouvelle TVA s’affiche. 2. Saisissez le Code ; c'est une zone alphanumérique obligatoire. 3. Indiquez le Taux de TVA auquel ce code va être rattaché. 4. Précisez le Compte de TVA collectée (type 44571) ainsi que le Compte de TVA déductible (type 44566).  Ces comptes sont nécessaires si vous exportez vos données vers la comptabilité. 5. Cochez la case TVA non perçue si vous souhaitez calculer et mentionner cette taxe sur la facture du client. 6. Indiquez le compte de TVA collectée à régulariser, compte de TVA utilisé pour les recettes à régulariser ainsi que le compte de TVA déductible à régulariser, compte de TVA récupérée sur les achats à régulariser.  La TVA non perçue est une particularité notable dans les Dom-Tom. Elle n'est pas répercutée sur le montant TTC de la facture. 7. Enregistrez le taux de TVA en cliquant sur le bouton [OK]. Création et mise en place d’un dossier 25 La TPF  Menu LISTES - commande TPF. La fenêtre Liste des TPF (Taxe Para Fiscale) présente la liste de tous les codes TPF existants. Exemple La taxe agroalimentaire sur les viandes de boucherie, les taxes sur les huiles (huiles de base, huiles usagées), etc. Cette table fonctionne sur les principes de la table des TVA. Vous pouvez à partir de la liste des TPF CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un taux de TPF. Les modes de paiement  Menu LISTES - commande MODES DE PAIEMENT. Cette liste répertorie tous les modes de paiement des pièces commerciales (chèque, carte bleue, virement, traite, espèces, etc.) au fur et à mesure de leur création. Vous pouvez à partir de la liste créer, modifier ou supprimer un mode de paiement. Les remises et promotions  Menu LISTES - commande REMISES/PROMOTIONS. La liste des remises et promotions permet de gérer des tarifs promotionnels par famille de clients et par famille d’articles. En version Evolution, vous pouvez en plus créer des tarifs promotionnels par article ou par client. Il est possible de définir deux types de tarifs : • des remises qui sont applicables à une sélection de clients et d'articles, • des soldes et promotions qui sont uniquement applicables à une sélection d’articles. La remise est appliquée au prix de base de votre article ou à la ligne de facturation.  Une remise en montant est appliquée autant de fois que la quantité d’articles saisie dans une pièce commerciale. En version Evolution, il est possible de créer des remises/promotions par tranches. La remise par tranches peut être appliquée de deux façons : • sur la totalité d’une tranche : la remise est calculée sur une seule tranche, celle qui correspond au montant ou à la quantité de l'article. • par tranches successives : la remise est calculée sur plusieurs tranches à partir de la quantité ou du montant de l'article. Chaque tranche correspond à un calcul de remise.  Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, Remises/promotions pour obtenir plus de détails. Les représentants  Menu LISTES - commande REPRÉSENTANTS. Le terme Représentant englobe tous les commerciaux travaillant dans une entreprise. Cette fenêtre contient la liste des représentants identifiés par leur code, leur nom, leur fonction, leur commission, etc. Vous pouvez à partir de la liste des représentants CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un représentant.  Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, représentants pour obtenir tout le détail sur les représentants. Attention ! Cette commande n'est accessible que si vous avez coché la case Gestion de la TPF dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options). Création et mise en place d’un dossier 26 Les fournisseurs  Menu LISTES - commande FOURNISSEURS. Identification du fournisseur La première partie de la fiche fournisseur comporte différents renseignements généraux sur l'identité du fournisseur. Identification du fournisseur  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Fournisseurs à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes bases. 1. Si ce paramétrage est effectué, le Code fournisseur s'affiche automatiquement. Vous pouvez toujours le modifier si vous le souhaitez. Dans le cas contraire, saisissez-le. Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque fournisseur créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie d'une pièce commerciale. Néanmoins, vous pourrez très bien retrouver ce fournisseur par d'autres critères, si vous ne connaissez pas le code. 2. Saisissez le Nom du fournisseur. 3. Indiquez le numéro de SIRET du fournisseur. Il s'agit du numéro qui identifie géographiquement l'établissement d'une entreprise. 4. Sélectionnez la Famille à laquelle appartient le fournisseur. La famille vous permet de catégoriser vos fournisseurs selon les critères de votre choix (par région, par type d'activité, etc.). Vous pouvez par la suite éditer ou consulter différentes statistiques, par exemple le Chiffre d'affaires par famille. Informations financières 1. Dans la zone Crédit accordé, vous affectez un crédit maximum autorisé à un fournisseur. En saisie de facture, le programme vous préviendra lorsque ce crédit sera dépassé. 2. Sélectionnez ensuite à l'aide de l’icône Liste le Mode de règlement. Vous pouvez également catégoriser votre fournisseur suivant des critères de Risque. Création et mise en place d’un dossier 27 Exemple Il est possible d'établir une différence entre certains fournisseurs en cochant ou non la case Bloqué. 3. Cochez la case Relevé de comptes, si vous souhaitez que ce fournisseur apparaissent dans l'édition des relevés de comptes. Onglet Adresse Cet onglet vous permet de saisir les adresses de Facturation du fournisseur. 1. L'option Facturation donne accès à l'adresse principale de facturation et l'option Toutes à la totalité des adresses (principale et autres adresses) du fournisseur. Sélectionnez l'option Facturation puis saisissez l'adresse postale de facturation du fournisseur. 2. Indiquez la Forme juridique de votre fournisseur. 3. Précisez ses coordonnées téléphoniques (Téléphone fixe, Portable), Fax, Télex, son adresse électronique, son adresse Internet.  Pour plus de détails sur l’ajout des autres adresses et sur la définition d’une adresse principale, reportez-vous à l’Aide de votre logiciel accessible par la touche . Le bouton [Vérifier] permet de faire une recherche de l'adresse du fournisseur afin de vérifier l'exactitude de l'adresse Le bouton [Plan] permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. Le bouton [Itinéraire] permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre fournisseur). Onglet Complément Nature Les éléments de cet onglet sont nécessaires à la gestion de la TVA. 1. Sélectionnez le mode de TVA (Local, CEE, Hors CEE ou Suspension de taxe). • Sélectionnez l'option Local pour les fournisseurs se trouvant dans le même pays si les articles ou prestations qui leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA dans le fichier Articles. • L’option CEE s'utilise dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne. • Cochez l'option Hors CEE si vous exportez dans un pays étranger, hors CEE. • La Suspension de taxe s'utilise pour les fournisseurs non assujettis à la TVA. Vous pouvez changer ponctuellement dans une pièce commerciale la nature du fournisseur notamment pour le mode Suspension de taxe. 2. Indiquez dans ce cas le N.I.I, numéro d'Immatriculation de TVA que vous utilisez lors d'une opération commerciale avec la CEE. 3. Cochez la case Assujetti à TPF lorsque votre fournisseur est assujetti à TPF. Compta Si vous exportez des comptes vers un logiciel de comptabilité Ciel, un numéro de compte (qui peut être alphanumérique) est attribué à chaque fournisseur dans la zone Compte comptable. Dans le cadre d'une gestion analytique par fournisseur de votre comptabilité (Ciel Compta ou Ciel Compta Évolution pour Windows), vous pouvez lui attribuer un code analytique. Autres 4. Saisissez le taux de remise accordé au fournisseur sur le total facturé. 5. Cochez l’option Fournisseur Divers s’il s’agit d’un fournisseur occasionnel. Création et mise en place d’un dossier 28 Gestion de la TVA Même si vous avez déclaré être soumis au régime de TVA sur les encaissements dans les paramètres de facturation, vous pouvez déclarer, indépendamment, qu'un compte fournisseur est soumis à la TVA sur les débits. Dans ce cas, lors du transfert des écritures en comptabilité, le compte de TVA à utiliser s'adaptera automatiquement. • Précisez alors si vous êtes soumis à la TVA sur les débits ou sur les encaissements. Affaire Vous pouvez associer une affaire à un fournisseur. Pour cela, sélectionnez-la en cliquant sur l’icône . Ainsi, l’affaire sera systématiquement insérée dans les nouvelles pièces commerciales du fournisseur. Onglet Contacts Les informations de cet onglet sont facultatives ; il s'agit du nom des interlocuteurs chez ce fournisseur. Onglet Banque 1. Renseignez le code IBAN et le code BIC ainsi que le R.I.B. : Code banque, le Code guichet, le Numéro de compte ainsi que la Clé RIB.  Les informations concernant la Domiciliation bancaire sont disponibles sur un de vos Relevés d'Identité Bancaire (R.I.B.). 2. Saisissez dans cette zone les coordonnées postales (adresse, CP, Pays) de la banque. 3. Sélectionnez si la gestion de banque se fait Hors rayon ou Sur rayon. Ces options correspondent au lieu de compensation, et elles interviennent dans le cadre d'une gestion des bordereaux de remise en banque. Onglet Observations Cet onglet vous permet de saisir des annotations spécifiques sur le fournisseur. Elles peuvent vous permettre une meilleure gestion de vos fournisseurs. Les familles d’articles  Menu LISTES - commande FAMILLES ARTICLES. Cette commande vous permet d'effectuer une classification de vos articles par famille. Exemple Matériel informatique, Logiciels, Papeterie. Ce classement vous permettra d'établir par la suite des états et statistiques par famille d'articles. Vous pouvez à partir de la liste des familles d’articles CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER une familles d’articles.  Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, Familles articles pour obtenir tout le détail sur le mode de création des familles d’articles. Les articles  Menu LISTES - commande ARTICLES. Le terme Article fait référence à des produits de négoce, des produits fabriqués, des prestations de service ou bien des produits annexes (port, etc.). Identification de l’article La fiche article comporte de nombreux renseignements car elle constitue un des éléments clés dans une gestion complète des achats et des ventes. Le Code article est une zone alphanumérique (15 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque article créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie d'une pièce commerciale. Création et mise en place d’un dossier 29  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Articles à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes bases. 1. Si ce paramétrage est effectué, le code article s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le. 2. Saisissez le Libellé de l'article. Si vous gérez des article à l'international, vous pouvez les saisir dans 2 langues étrangères. 3. Précisez la Famille à laquelle appartient cet article. La famille vous permet de classer des articles selon les critères de votre choix et en fonction des statistiques que vous souhaitez obtenir. 4. Cochez la case Bloqué si vous souhaitez établir une différence entre certains articles : • dans le cas d'une rupture de stock ponctuelle, • ou d'une rupture de stock proche. Tout comme pour les clients «bloqués», vous pouvez paramétrer l'affichage d'un message lors de la saisie de cet article dans une pièce commerciale (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet saisies). Quantités en stock Si vous souhaitez gérer le stock de certains articles, cochez la case Gestion de stock. Dans le cas contraire, décochez cette case. Le Stock réel est une zone numérique que vous ne pouvez renseigner qu'à la création d'un article. Le stock réel correspond à la quantité exacte de l'article en stock. Dans le cadre d'une modification de la fiche Article, cette zone n'est plus accessible ; le stock est automatiquement calculé par le logiciel en fonction des entrées et des sorties. Si vous souhaitez modifier le Stock réel, vous devez effectuer : • une entrée de stock manuelle, • ou une régulation de stock. Attention ! Le code article est une zone obligatoire. Vous ne pouvez pas poursuivre la saisie de la fiche article si cette zone n'est pas renseignée. Vous n'avez pas accès aux zones Cde client et Cde fourn. car elles sont automatiquement calculées en fonction des commandes achats et / ou ventes non soldées. Création et mise en place d’un dossier 30 Lorsque vous saisissez un stock de départ, le logiciel génère automatiquement un mouvement de stock. Toutes les entrées et sorties d'articles sont mémorisées dans la base des mouvements de stocks. • Le Stock mini vous permet d'éditer par exemple les états de réapprovisionnement de stocks (liste des articles dont le stock réel est inférieur à ce stock minimum). • Le Stock maxi vous permet d'éditer la liste des articles «surstockés» (article dont le stock réel est supé- rieur au stock maximum). Cette zone intervient aussi lors du paramétrage du traitement des commandes (fournisseurs) d'articles en rupture de stock. Onglet Prix Tarif Cet onglet vous permet de paramétrer les éléments nécessaires à la gestion des prix. 1. Sélectionnez le mode de calcul du prix de l'article. Fixer le prix de vente HT Lorsque vous activez cette option, vous pouvez accéder aux zones Prix d'achat HT et Prix de vente HT. Par défaut, cette option est active. Lorsque l'option Fixer le prix de vente HT est active, la modification du prix d'achat entraîne la modification du coefficient de marge (le prix de vente sera donc inchangé). Fixer le prix de vente TTC Lorsque vous activez cette option, vous pouvez accéder aux zones Prix d'achat HT et Prix de vente TTC. Cette option permet de gérer les effets d'une modification du prix d'achat. Fixer le coefficient de marge Lorsque l'option Fixer le coefficient de marge est active, la modification du prix d'achat entraîne la modification du prix de vente (le coefficient de marge sera donc inchangé).  Le choix du mode de calcul permet aussi d'éviter les différences d'arrondis lors des calculs de la TVA dans les pièces commerciales. Les lignes des pièces commerciales, les prix et les remises auxquelles vous aurez accès seront en HT ou en TTC suivant le mode de calcul que vous aurez choisi. 2. Sélectionnez le Taux de TVA appliqué à l'article. 3. Sélectionnez le Taux de TPF. Cette option ne s’affiche que si vous gérez la TPF ; option définie dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES). PAMP Le PAMP (Prix d'achat moyen pondéré) est calculé automatiquement au fur et à mesure des entrées de stock. Cette zone est calculée selon la formule suivante : Prix d'achat HT La zone numérique Prix d'achat HT est facultative. Dans le cas d'une société de services, cette zone peut correspondre au coût de la prestation. Pour une société industrielle, il peut s'agir du coût interne de fabrication ou du prix de revient. Pour les sociétés de négoce ou pour les détaillants, il s'agira du prix d'achat facturé par le fournisseur. A chaque nouvelle entrée de stock, qu'il s'agisse d'un mouvement de stock direct (menu LISTES - MOUVEMENTS DE STOCK) ou qu'il s'agisse d'une facturation fournisseur, ce prix d'achat prendra la valeur indiquée dans la facture d'achat ou dans le mouvement de stock. Coefficient de marge La zone Coefficient n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le coefficient de marge. C'est le coefficient multiplicateur qui, s'appliquant au prix d'achat, donne le prix de vente hors taxes. Si aucun coefficient n'est indiqué, la saisie d'un prix de vente entraînera le calcul automatique d'un coefficient. Attention ! Le Stock théorique correspond à la quantité en Stock réel moins la quantité en Stock client commandée plus les Commandes fournisseurs. Dernier PAMP x Stock réel + Quantité entrée en stock x Prix achat / Stock réel + Quantité entrée. Création et mise en place d’un dossier 31 Prix de vente HT La zone Prix de vente HT n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le prix de vente HT. Si vous modifiez le prix de vente, le coefficient de marge est recalculé en fonction du prix d'achat et du nouveau prix de vente. Prix de vente TTC La zone Prix de vente TTC n'est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le prix de vente TTC. Si vous modifiez le prix de vente TTC, notamment pour obtenir un prix TTC «tout rond», le prix de vente HT est recalculé en fonction du taux de TVA. Le coefficient de marge est aussi recalculé. Grille des tarifs La gestion des tarifs s'effectue avec la grille tarifaire des fiches articles. Vous pouvez : • Gérer des tarifs par quantité : le prix de vente dépendra des quantités de la grille des tarifs (quantité maximale que vous aurez saisies dans les fiches articles). • Gérer des codes tarifs : vous affectez directement un tarif (de 1 à 7) à un client (les différents tarifs ayant été préalablement saisis dans la fiche article). Ces deux possibilités peuvent être utilisées indépendamment suivant les conditions que vous souhaitez accorder à vos clients.  Dans la fiche Client, la zone Code tarif (onglet Complément) permet d'indiquer le type de tarif dont chaque client bénéficie. Exemple Un article peut être vendu à différents clients bénéficiant chacun de conditions différentes. La fiche de cet article est composée de : • Code : Pentium II 400 • Désignation : Pentium II 400 Mhz • Prix de vente Hors Taxes : 2313,72 € Vous êtes fabricant de matériel informatique et votre clientèle se répartit entre des grossistes, des revendeurs et des particuliers. • Le particulier sera facturé au prix de vente public, c'est-à-dire au prix de vente indiqué dans la fiche article. • Le grossiste se verra affecter un tarif suivant un barème que vous aurez arbitrairement fixé et qui pourra tenir compte de sa rapidité de paiement, du chiffre d'affaire qu'il vous aura généré sur l'année précédente ou de tout autre critère sachant que de toute façon, il vous en achète une quantité suffisante sur l'année pour bénéficier de tel ou tel tarif. • Le revendeur ou distributeur : pour ce type de client vous préférez accorder des remises au cas par cas en tenant compte de la quantité de la commande. Dans ce cas, le tarif est purement fonction de la quantité. Saisie des tarifs Les tarifs d'un article sont saisis dans la zone Grille de tarifs. 1. Cliquez sur le bouton . Une nouvelle ligne s'insère dans la grille de tarifs. Pour modifier, ajouter ou supprimer des tarifs, cochez le mode Modification. Pour consulter la grille des tarifs et effectuer des croisements entre les quantités et les tarifs, cochez le mode Visualisation. Création et mise en place d’un dossier 32 2. Double-cliquez dans les colonnes pour accéder à la saisie. Vous pouvez vous déplacer d'une colonne à l'autre avec la touche . Pour revenir sur une colonne, utilisez les touches et simultanément. 3. Saisissez la quantité puis les tarifs qui correspondent aux quantités. Vous pouvez saisir jusqu'à 7 tarifs. Les tarifs s'affichent par colonne (1 colonne par tarif). Vous pouvez ainsi effectuer un croisement entre les tarifs et les quantités. La colonne Qté correspond à la quantité minimale nécessaire pour bénéficier du tarif correspondant. Vous devez avoir précisé préalablement dans la fiche Client (zone Tarif - onglet Complément) qu'il bénéficie d'un code tarif. Si vous utilisez effectivement les tarifs par quantité, les prix devront être saisis dans l'ordre décroissant car les quantités doivent être saisies dans l'ordre croissant. Le logiciel effectue un contrôle de cohérence sur les quantités saisies : vous ne pourrez pas saisir des valeurs qui se chevauchent. Si c'est le cas un message vous l'indique.  Si le mode de calcul est défini à partir du HT, vous devrez saisir les différents tarifs en Hors Taxes. Si le mode de calcul est défini à partir du TTC, vous devrez saisir les différents tarifs en TTC. Onglet Désignation Cette zone est réservée à la description détaillée de l'article. 1. Saisissez le nom de l'article ainsi que ses attributs (poids, volume, conditionnement, version, etc.). 2. Vous pouvez attacher la photo de l'article pour agrémenter la fiche article. Vous pouvez copier-coller, importer une photo ou bien la récupérer depuis un scanneur ou appareil photo. Onglet Complément Informations complémentaires 1. La zone Code barre n'est à renseigner que si vous utilisez le code barre. Ciel Gestion commerciale pour Windows gère le code barre de type EAN13. Si vous souhaitez que le programme calcule ou vérifie la clef de contrôle du code EAN13, cochez l'option Contrôle et calcul de la clé EAN13 dans les PARAMÈTRES DE FACTURATION - onglet Saisie du menu DOSSIER. Voir Paramètres facturation, page 22. 2. Saisissez à l'aide du triangle de sélection la Marque de l'article, si l'article en possède une. 3. Si votre article est concerné par la nouvelle norme DEEE : Déchets Équipements Électriques et Électroniques, affectez-lui à l’aide du bouton Liste, l’éco-participation correspondante. 4. Indiquez un Substitut d'article, susceptible de remplacer l'article courant en cas de rupture de stocks ou de fin de série.  Nous vous conseillons de créer tous vos articles dans un premier temps et de revenir ensuite sur les fiches concernées pour y affecter les articles de substitution. 5. Indiquez la Catégorie de l'article. Vous pouvez sélectionné une catégorie dans la liste prédéfinie. 6. Sélectionnez dans la liste déroulante l'unité de l'article. Celle-ci sera reprise dans les pièces commerciales. 7. S'il s'agit d'un article pour lequel vous n'effectuez pas une gestion complète (pas de gestion de stock...), cochez la case Article divers. Lorsque vous saisirez une pièce commerciale pour un article de type Divers certains éléments seront automatiquement repris dans les lignes de la pièce commerciale. Ces éléments sont : • le code article, • les codes de TVA et TPF. 8. Si l'article n'est plus utilisé (article démodé, obsolète, non vendu), cochez la case Ne plus utiliser. Création et mise en place d’un dossier 33 Cet article ne s'affichera plus dans la liste des articles que vous activez lors de la saisie d'une pièce commerciale. 9. Si l’article est susceptible d’être publié sur internet, cochez l’option Publiable sur le web. 10. Indiquez le nombre de mois Garantie de l'article ( 6 mois, 12 mois). La date de création de l'article s'affiche. 11. Vous pouvez spécifier la catégorie de l’article. Conditionnement 12. Indiquez un Conditionnement de l'article à la vente et à l'achat.  Les zones Poids net, Poids brut et Quantité par colis sont facultatives. Elles apportent des précisions supplémentaires sur l'article. Onglet Nomenclature  Cet onglet n'est accessible que si vous avez coché l'option Gérer les nomenclatures dans les paramètres de facturation (Menu DOSSIER - commandes PARAMÈTRES - FACTURATION - Onglet Options - zone Nomenclatures). Selon votre activité, vous pouvez être amené à gérer vos articles d'après une structure particulière. Vous pouvez commercialiser des produits simples ou des produits composés à partir d'autres éléments. Dans ces deux cas, vous êtes amené à gérer des nomenclatures.  Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, Articles pour obtenir tout le détail sur les nomenclatures. Onglet Fournisseur Cette zone vous permet d'indiquer des informations concernant le fournisseur. 1. Sélectionnez le Code du fournisseur à l'aide du bouton Liste . 2. Saisissez la Référence de l'article attribuée par le fournisseur. Les zones Marge HT et Marge ne sont pas accessibles. Le montant de la marge réalisée entre le prix de vente de l'article et son prix d'achat et le pourcentage de marge entre le prix de vente de l'article et son prix d'achat vont s'afficher dans ces zones. Onglet Comptabilité 1. Renseignez les différents comptes d'achat (classe 6) et comptes de vente (classe 7). Ces zones seront automatiquement remplies si vous avez rattaché un article à une famille d'articles dont les mêmes zones de l'onglet Comptabilité ont été renseignées. 2. Précisez un code Analytique si vous gérez une base analytique dans Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution. Vous pouvez ensuite exporter tous ces codes. Onglet Observations Cet onglet vous permet de saisir des informations complémentaires sur l'article. Les clients  Menu LISTES - commande CLIENTS. Le terme Client désigne des personnes qui achètent régulièrement des services ou des produits dans un établissement commercial. La liste des clients répertorie tous les clients créés. Les clients sont identifiés par leur code, leur nom, leur société, leur numéro de téléphone, le crédit dont ils disposent, etc., suivant le paramétrage des colonnes que vous déterminez. Vous pouvez à partir de la liste des clients CRÉER, MODIFIER ou SUPPRIMER un client. Création et mise en place d’un dossier 34 Identification du client Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque client créé. Vous devrez indiquer ce code lors de la saisie des pièces commerciales.  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Clients à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone Codes bases. 1. Si ce paramétrage est effectué, le code client s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le. 2. Saisissez le Nom du client puis indiquez son numéro de SIRET. Il s'agit du numéro qui identifie géographiquement l'établissement d'une entreprise. 3. Sélectionnez à l'aide de l’icône le code du Représentant. 4. Sélectionnez la Famille à laquelle appartient le client. La famille permet de classer les clients selon certains critères (par région, par type d'activité, etc.). Vous pouvez par la suite éditer ou consulter des statistiques, par exemple le Chiffre d'affaire par famille. Informations financières 1. Dans la zone Crédit accordé, saisissez le montant du crédit alloué au client. Lors de la saisie d'une facture, le logiciel vous informe si ce crédit est dépassé. 2. Dans la zone Encours, indiquez le total des montants facturés aux clients qui n'ont pas encore été réglés. Cette zone est mise à jour lors de la validation des factures, des avoirs et la création de règlements.  Le Crédit Disponible correspond à la différence entre le crédit maximum autorisé et l'encours. Cette zone est renseignée et mise à jour par le programme. 3. Sélectionnez à l'aide de l’icône Liste le mode de paiement. Vous pouvez également classer le client suivant des critères de Risque (bon, moyen ou mauvais payeur). En fonction de ces catégories, sélectionnez un critère de risque Faible, Moyen ou Élevé. Il est possible d'établir une différence entre certains clients en cochant ou non la case Bloqué. 4. Cochez la case Relevé de comptes, si vous souhaitez que ce client apparaissent dans l'édition des relevés de comptes. Onglet Adresses Cet onglet vous permet de saisir les adresses de Facturation et de Livraison du client. Vous accédez aux différents types d'adresses du client par les options suivantes : • Facturation : adresse principale de facturation. • Livraison : adresse principale de livraison. • Toutes : la totalité des adresses (principales et autres adresses aussi bien de facturation que de livraison). 1. Sélectionnez l’option de votre choix pour renseigner l’adresse de votre client. 2. Saisissez l'adresse postale de facturation ou de livraison du client. 3. Indiquez la Forme juridique ; le triangle de sélection vous permet de consulter la liste correspondante. 4. Précisez les coordonnées téléphoniques du client (Téléphone fixe, portable), Fax, Télex, son adresse électronique, son adresse Internet. 5. Cochez l’option NPAI (N’habite pas à l’adresse indiquée) si l’adresse de facturation que vous avez n’est plus correcte. Création et mise en place d’un dossier 35  Pour plus de détails sur l’ajout des autres adresses et sur la définition d’une adresse principale, reportez-vous à l’Aide de votre logiciel accessible par la touche . Onglet Complément Les éléments de cet onglet sont nécessaires à la gestion de la TVA, des tarifs, à la définition d’un compte comptable et d’un code analytique pour le client sélectionné, etc. Nature 1. Sélectionnez l'option Local pour les clients se trouvant dans le même pays, si toutefois les articles ou prestations qui leur sont facturés sont déclarés comme étant soumis à la TVA dans le fichier articles. La case CEE s'utilise dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne. 2. Indiquez dans ce cas le N.I.I, numéro d'immatriculation de TVA du client utilisé lors d'une opération commerciale avec la CEE. 3. Cochez l'option Hors CEE si vous exportez dans un pays étranger, hors CEE. La Suspension de taxe s'utilise pour les clients non assujettis à la TVA. Vous pouvez changer ponctuellement dans une pièce commerciale la nature du client notamment pour le mode Suspension de taxe. 4. Cochez la case Assujetti à TPF lorsque votre client est assujetti à TPF. Facture 5. Indiquez le Nombre d'exemplaires de factures (duplicata) que vous souhaitez obtenir pour ce client et un éventuel Taux de remise. Il correspond au taux accordé à ce client mais vous pourrez le modifier lors de la saisie des pièces commerciales. Comptabilité Si vous exportez des comptes vers un logiciel de comptabilité Ciel, un numéro de compte (qui peut être alphanumérique) est attribué à chaque client dans la zone Compte comptable. Exemple 411001 pour le premier client créé. Dans le cadre d'une gestion analytique par client de votre comptabilité (Ciel Compta ou Ciel Compta Evolution pour Windows), vous pouvez lui attribuer un code Analytique.  Un code analytique est une combinaison alphanumérique pouvant être affectée à chaque compte de charge ou produit pour effectuer une décomposition différente de celle des comptes comptables. Divers 6. Cochez la case Client Divers s'il s'agit d'un client occasionnel et la case Ne pas relancer si vous ne souhaitez pas le relancer. Tarifs 7. Si vous n'utilisez pas la grille des tarifs (tarifs par quantité), sélectionnez le code tarif affecté au client. 8. Cochez la case Facturer en TTC pour facturer votre client en TTC. Affaire Vous pouvez associer une affaire à un client. Pour cela, sélectionnez-la en cliquant sur l’icône . Ainsi, l’affaire sera systématiquement insérée dans les nouvelles pièces commerciales du client. Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client). Ce bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client afin de vérifier l'exactitude de l'adresse. Création et mise en place d’un dossier 36 Onglet Contacts Les informations de cet onglet sont facultatives ; il s'agit du nom des interlocuteurs chez ce client. Onglet Banque 1. Renseignez le code IBAN, le code BIC ainsi que le R.I.B. : le Code banque, le Code guichet, le Numéro de compte, la Clé RIB. • Le code IBAN correspond l'identification internationale d'un compte bancaire. • Le code BIC est un identifiant géré par SWIFT. C'est le seul identifiant des établissements financiers normalisés au niveau international.  Toutes ces références bancaires seront utilisées lors de la génération des remises magnétiques. 2. Saisissez dans cette zone les coordonnées postales (adresse, CP, Pays) de la banque. 3. Sélectionnez si la gestion de banque se fait Hors rayon ou Sur rayon. Ces options correspondent au lieu de compensation et elles interviennent dans le cadre d'une gestion des bordereaux de remise en banque. 4. Dans le cas où vous effectuez des prélèvements magnétiques, votre client vous a livré un mandat vous autorisant à le débiter. Et, vous devez obligatoirement renseigner la référence et la date du mandat de votre client. Pour cela, cliquez sur le bouton [Mandat SEPA]. Ces informations seront reprises dans le fichier généré lors des remises en banque. Onglet Relance Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution. Voir Gestion avancée des relances clients, page 89. Onglet Observations Cet onglet vous permet de saisir des annotations spécifiques sur le client. Les prospects  Menu LISTES - commande PROSPECTS. Les prospects désignent des clients potentiels auprès desquels les démarcheurs font de la publicité. Vous pouvez saisir un fichier de prospects en vue de l'édition de mailing. La liste des prospects répertorie tous les prospects créés. Ils sont identifiés par leur code, leur nom, leur société, leur numéro de téléphone, leur adresse suivant le paramétrage des colonnes que vous déterminez. Vous pouvez CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER un prospect ou le CONVERTIR EN CLIENT.  Consultez le Manuel de référence, Menu Listes, prospects pour obtenir tout le détail sur la gestion des prospects. Les informations concernant l’Identification bancaire sont disponibles sur un de vos Relevés d'Identité Bancaire (R.I.B.). Création et mise en place d’un dossier 37 Les affaires  Menu LISTES - commande AFFAIRES. Les affaires permettent de réaliser des statistiques et objectifs sur vos achats et ventes ainsi que d’établir une comparaison avec vos prévisions. Vous pouvez donc suivre votre activité plus facilement. Le principe consiste à regrouper vos achats et ventes par catégorie et à faire des prévisions. Exemple Vous voulez connaître tous les achats et ventes relatives à un chantier. Il suffit de créer une affaire pour ce chantier et de l’affecter aux pièces commerciales afférentes. Créez une affaire 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le Code et Libellé de l’affaire.  Le code par défaut défini dans les paramètres de numérotation (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION) est repris et incrémenté à chaque création. L’onglet Synthèse présente le comparatif entre les valeurs du chiffre d'affaires et celles des objectifs ainsi que la rentabilité. 2. Dans l’onglet Objectifs, vous renseignez les prévisions des achats ou des ventes. Pour cela, sélectionnez l’option Vente ou Achat puis indiquez dans les zones Période de...à les dates à prendre en compte. 3. Dans la première colonne, saisissez le chiffre d’affaire prévisionnel à atteindre sur le premier mois. 4. Procédez à l’identique pour les autres mois de la période sélectionnée. Les autres colonnes sont calculées automatiquement par le logiciel en fonction des pièces commerciales validées pour cette affaire. L’onglet Statistiques est renseigné automatiquement en fonction des pièces de vente ou d’achat validées pour cette affaire. Pour les consulter, sélectionnez l’option Vente ou Achat puis indiquez la période en prendre en compte. 5. L’onglet Pièces présente le détail des pièces de vente ou d’achat liées à cette affaire. Sélectionnez l'option Vente ou Achat pour afficher les pièces correspondantes. L’onglet Stocks présente le stock réel, disponible ou théorique des articles. Les lignes des stocks sont actualisées en fonction des factures, avoirs, commandes (clients ou fournisseurs), bons de réception fournisseurs et bons de livraison clients saisis pour cette affaire. 6. Dans l’onglet Observations, saisissez éventuellement un commentaire. Une palette d’outils de mise en forme du texte s’affiche lorsque vous cliquez dans la zone. 7. Cliquez sur le bouton [OK]. Vous pourrez alors associer des pièces commerciales à cette affaire qui permettra de compléter l’onglet Synthèse. Lancez les états des affaires Vous pouvez éditer la fiche d’une affaire, toute la liste des affaires, les objectifs détaillés ou cumulés par affaire, les statistiques par affaire. 1. Dans la liste des affaires, sélectionnez la ou les affaires à imprimer. 2. Cliquez sur l’un des icônes . La fenêtre des états relatifs à une affaire s’ouvre. 3. Sélectionnez l’état que vous souhaitez éditer. 4. Décochez la case La sélection seulement si vous voulez inclure toutes les affaires. 5. Cliquez sur le bouton [Aperçu] ou [Imprimer]. . Saisie et traitements des pièces commerciales Saisie et traitements des pièces commerciales 39 Saisissez les pièces clients Rappels Vous venez de mettre en place tous les éléments de bases nécessaires à votre dossier. Vous êtes maintenant prêt à saisir vos premières pièces commerciales. Les pièces commerciales se répartissent en deux modules : l'un concerne la saisie des pièces clients (menu VENTES), l'autre la saisie des pièces fournisseurs (menu ACHATS).  Les factures d’acompte sont automatiquement générées lorsque vous saisissez un acompte pour un client ou un fournisseur. Avant de commencer la saisie proprement dite, définissez vos besoins en matière de modèle de pièces commerciales. Vous pouvez concevoir entièrement le dessin de vos pièces à l'aide de la commande ÉTATS PARAMÉTRABLES du menu DOSSIER.  Reportez-vous à la partie Le Générateur d'états du Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE.  Le dessin des pièces commerciales n'est pas indispensable pour faire fonctionner votre gestion commerciale, vous pouvez très bien utiliser les modèles existants par défaut dans le logiciel. Les différents modes de saisie Ciel Gestion commerciale vous permet de saisir une pièce commerciale de plusieurs façons : • la saisie Document : saisie des informations directement dans la pièce commerciale concernée, • la saisie standard, • à l’aide de l’assistant Top Facture (Menu VENTES commande TOP FACTURE). La saisie document Uniquement pour les pièces commerciales de vente Ce mode de saisie permet de préparer un devis, facturer un client, établir un avoir, enregistrer une commande, etc. rapidement. Vous saisirez les informations directement dans la pièce commerciale concernée. Les zones dans lesquelles vous pouvez saisir des données sont matérialisées par l'icône . Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. En effet, la pièce commerciale que vous êtes entrain de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle que vous imprimerez (police, taille, couleur, etc.).  Toutefois, vous pouvez changer de mode et revenir en saisie standard. Pièces de vente Pièces d’achat Devis Commandes Commandes Bons de réception (BR) Bons de livraison (BL) Factures Factures, Avoirs Avoirs Attention ! Les pièces commerciales de Ventes (devis, commandes, factures, bons de livraison, avoirs) sont gérées par le logiciel de la même façon. De nombreuses zones sont communes aux différentes fenêtres. Des renvois vers le Manuel de référence et l’aide intégrée au logiciel vous permettent d’obtenir plus d’informations sur la saisie et les traitements des pièces commerciales. Saisie et traitements des pièces commerciales 40 Pour cela, activez la commande Convertir en mode standard accessible depuis le menu CONTEXTUEL (clic droit) de la liste des pièces clients. Exemple : Extrait d’un devis Fonctions disponibles dans le menu Contextuel Vous pouvez à partir du menu CONTEXTUEL (clic droit) effectuer certaines opérations : Modifier les colonnes, Insérer une ligne, une ligne blanche dans la pièce commerciale, Modifier le texte libre, ajouter un sous-total, choisir les colonnes sous-total, sélectionner l’option de Facturation en TTC, insérer l’adresse de livraison, de facturation ou une autre adresse, etc. Fonctions disponibles dans la barre d’actions Les boutons présentés en haut de la fenêtre varient selon le type de pièce que vous créez. Dans tous les types de pièces, vous pouvez : • créer une autre pièce commerciale tout en enregistrant la pièce en cours, • efface la pièce commerciale en cours, • lancer l'aperçu avant impression ou imprimer la pièce commerciale en cours, • envoyer la pièce par e-mail, • naviguer dans les pièce commerciales (début, précédent, suivant, fin) et atteindre un élément, • modifier le représentant, • modifier l'affaire, ce bouton permet d’affecter une affaire à la pièce. • consulter le client.  Consultez l’aide intégrée - Rubrique Saisie Document pour obtenir des informations détaillées sur ce mode de saisie. Saisissez les informations directement dans la pièce commerciale. Saisie et traitements des pièces commerciales 41 L’assistant Top Facture  Menu VENTES - commande TOP FACTURE. Cet assistant vous aide à créer ou à transférer vos pièces commerciales. Choisissez l'opération à effectuer puis cliquez sur le bouton [OK]. Créez une pièce commerciale  Si dans les préférences de saisie des pièces commerciales, vous avez souhaité que le logiciel vous propose de choisir le mode de saisie, un message s'affiche. 1. Vous pouvez opter pour une saisie Standard ou une saisie Document. Cliquez sur le bouton [Continuer]. 2. Sélectionnez la pièce commerciale à créer (devis, commande, facture, bon de livraison, avoir) puis cliquez sur le bouton [Créer]. 3. Sélectionnez dans la liste qui s'affiche le client pour lequel vous créez la pièce puis cliquez sur le bouton [OK]. 4. La fenêtre de saisie de la pièce commerciale s'affiche. Elle dépend du mode de saisie sélectionné. Renseignez toutes les zones nécessaires puis validez en cliquant sur le bouton [OK]. Voir Créez une pièce commerciale client, page 42. Transférez une pièce commerciale 1. Sélectionnez dans la liste qui s'affiche la ou les pièce(s) commerciale(s) à transférer.  Pour sélectionner plusieurs pièces vous devez maintenir la touche de votre clavier enfoncée. 2. Vous pouvez trier les pièces commerciales à afficher (toutes les pièces, uniquement les devis, les commandes, les factures, les bons de livraison, etc.). Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. 3. Sélectionnez la pièce de destination. Si vous transférez plusieurs pièces en une autre (exemple transfert de plusieurs devis en facture), cochez l'option Transfert groupé puis validez en cliquant sur le bouton [OK].  Un transfert groupé vous permet de transférer plusieurs pièces en même temps. Ce transfert générera une seule pièce qui regroupera toutes les pièces transférées. Une fenêtre de confirmation s'affiche. Vous pouvez à ce stade IMPRIMER, VALIDER la pièce transférée ou IMPRIMER, VALIDER ou RÉGLER la nouvelle pièce créée. Cliquez sur le bouton [OK]. Un message vous indique que le transfert s'est bien effectué. Voir Transférez une pièce commerciale : généralités, page 47. Saisie et traitements des pièces commerciales 42 Liste des pièces clients  Menu VENTES - commande PIÈCES CLIENTS. Cette fenêtre regroupe toutes les pièces commerciales de vente qui ont été saisies. Vous pouvez effectuer un tri et n'afficher que certaines pièces (factures uniquement par exemple). Pour cela, cliquez sur le lien correspondant dans la partie Pièces. Vous pouvez à partir de la liste des pièces clients, CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER une pièce commerciale (devis, commandes, factures, bons de livraison, avoirs). De même, vous pouvez effectuer certains traitements comme la VALIDATION de la pièce ou le TRANSFERT en une autre pièce. Créez une pièce commerciale client  Menu VENTES - sélectionner la commande correspondant à la pièce commerciale à créer puis cliquez sur le bouton .  Vous pouvez créer des pièces commerciales clients en utilisant la saisie document. Voir La saisie document, page 39. • Si vous cliquez directement sur le bouton (Créer], un assistant vous aide à créer votre pièce commerciale. • Si vous activez le menu déroulant en cliquant sur le triangle de sélection du bouton [Créer], vous pouvez sélectionner la pièce commerciale à créer. A partir de la liste de la pièce commerciale client ou fournisseur, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre qui s'affiche vous permet d'indiquer toutes les informations nécessaires à la création de la pièce commerciale.  Vous pouvez créer une pièce commerciale de vente en utilisant le cliquer-glisser. Cliquez-glissez un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale 1. Sélectionnez les articles pour lesquels vous souhaitez créer la pièce commerciale. Gardez la souris enfoncée. 2. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-les dans la pièce voulue. Cliquez-glissez un ou plusieurs article(s) dans la liste des pièces (devis, factures...) Le principe est le même mais dans ce cas, un message vous demande de choisir le client pour lequel vous établissez la pièce. Saisie et traitements des pièces commerciales 43 L'entête de la pièce commerciale Vous devez renseigner les zones Informations pièce, Informations client ou fournisseur et Mode de règlement. Informations pièce  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du Numéro de la pièce commerciale (commande, bon de livraison, facture, avoir, etc.) à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone codes pièces. 1. Si ce paramétrage est effectué, le numéro de la pièce s'affiche automatiquement. Indiquez la Date de la pièce commerciale (date du jour par défaut).  La date de saisie de la pièce doit correspondre à la période de saisie définie dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER commande PARAMÈTRES). Dans le cas contraire, un message vous en informe. Informations client ou fournisseur 2. Sélectionnez à l'aide de l’icône Liste le code client ou fournisseur pour lequel vous établissez la pièce. Le nom de la société est rappelé. 3. Lors de la saisie d'une commande, cochez la case Accusé de réception, si vous devez faire parvenir au client un accusé de réception par e-mail. 4. Précisez le Représentant chargé de l'affaire. Vous pouvez ainsi calculer les commissions à attribuer. 5. Si cette pièce commerciale doit être prise en compte dans le calcul des objectifs et statistiques d’une affaire, sélectionnez l’Affaire concernée. 6. Indiquez une Référence pour cette pièce commerciale. 7. Saisissez éventuellement une Remarque. Mode de règlement Le mode de règlement mémorisé au niveau de la fiche client ou fournisseur s'affiche automatiquement. 8. Vous pouvez le modifier. Pour cela, cliquez sur le bouton Liste . La zone Date Echéance est automatiquement calculée par le programme en fonction de la date de la pièce et du mode de règlement. L'onglet Lignes 1. Double-cliquez dans la zone Article pour sélectionner le code de l'article. Le libellé saisi lors de la création de l'article s'affiche dans la zone Description. Vous pouvez le modifier. Attention ! Le code client est une zone obligatoire. Vous ne pouvez pas poursuivre la saisie de la pièce commerciale si cette zone n'est pas renseignée. Saisie et traitements des pièces commerciales 44 2. Indiquez la Quantité de l'article commandé. Dans le cas où vous avez défini des calculs sur les quantités, cliquez sur l’icône et choisissez le calcul à appliquer. Vous pouvez saisir une facture négative. Pour cela, vous devez préciser une quantité négative.  Si vous avez activé l’alerte des remises/promotions (menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION) et qu’une remise peut être appliquée, un message vous demande de confirmer soit après la sélection de l’article soit après la saisie de la quantité. Une remise en montant est appliquée autant de fois que la quantité d’articles saisie. Par contre, les remises en tranches s’appliquent suivant le montant total de la ligne (quantité × PU HT ou TTC). Le Prix Unitaire HT proposé correspond au prix unitaire Hors Taxes que vous avez saisi dans la fiche article. Vous pouvez le modifier. Cette zone n’est accessible que si vous avez sélectionné l'option Fixer le Prix de vente HT dans la fiche article (onglet Prix/Tarif). Il en est de même pour le Prix Unitaire TTC. Cette zone n’est accessible que si vous avez coché l'option Fixer le Prix de vente TTC dans la fiche article (onglet Prix/Tarif). Le code TVA (ou TPF) que vous avez défini sur la fiche article s'affiche sur la ligne de saisie. Vous pouvez modifier ces codes. Le Taux de remise est une zone numérique facultative. Le taux de remise saisi est attribué à l'article et entraîne le calcul du montant de la remise HT et TTC. Si vous saisissez un montant dans une des zones Montant remise HT / TTC, le taux de remise est dans ce cas calculé par le programme. Vous pouvez envisager cette possibilité lorsque vous voulez, par exemple, arrondir le montant TTC de la remise. Ces zones sont accessibles en fonction du mode de calcul que vous avez sélectionné dans la fiche article (onglet Prix/Tarif) : • Fixer le prix de vente HT, • Fixer le coefficient de marge, • Fixer le prix de vente TTC. Le programme calcule automatiquement le Montant total HT / TTC. Certaines informations que vous avez modifiées dans la pièce peuvent être reportées dans la fiche de l’article. Pour cela, faites un clic-droit sur la ligne de l’article et sélectionnez la commande METTRE À JOUR L’ARTICLE. Les informations qui peuvent être actualisées sont les suivantes : la désignation longue, le dépôt, le taux de TVA, le prix de vente HT, le prix de vente TTC, le poids brut, le poids net, la quantité par colis, l’unité. Les lignes de sous-total Une ligne de sous-total reprend toutes les lignes qui sont situées au-dessus et calculent le sous-total. Par défaut, les colonnes Quantité et Montant total TTC sont calculées. Vous pouvez ajouter d'autres valeurs à totaliser. Sélectionner les colonnes à totaliser 1. Cliquez sur la flèche du bouton [Sous-total] et sélectionnez Colonnes sous-total. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cochez les colonnes à prendre en compte dans le calcul du sous-total. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. La sélection des colonnes est mémorisée et sera reprise à la prochaine création d'une pièce commerciale de vente. Insérer une ligne de sous-total Une fois que vous avez défini les éléments à calculer, vous pouvez insérer les lignes dans la pièce commerciale. 1. Cliquez sur le bouton [Sous-total]. Une nouvelle ligne s'insère. 2. Cliquez sur les flèches situées à droite de la fenêtre afin de bien positionner la ligne de sous-total après toutes les lignes qu'elle doit calculer. Saisie et traitements des pièces commerciales 45 3. Vous pouvez personnaliser la cellule Sous-total. Pour cela, cliquez dedans, vous pouvez alors ajouter une description en-dessous de l'intitulé, modifier la présentation du texte (police, gras...). 4. Renouvelez l'opération si vous avez besoin d'insérer plusieurs lignes de sous-total.  Les lignes de sous-total seront prises en compte dans les transferts et dans les états. L'onglet Pied Ces renseignements figurent au bas de la pièce commerciale. Vous ne pouvez pas les modifier à l'exception de quelques zones. La remise globale, remise accordée au client ou fournisseur, diffère du taux de remise attribué ponctuellement par article ; mais ces deux remises sont cumulables. Le taux paramétré par défaut dans la fiche client ou fournisseur s'affiche. Vous pouvez modifier le Taux mais aussi le Montant. 1. Saisissez le Taux de l'escompte; son montant est automatiquement calculé. L’escompte correspond à l’attribution d'une remise financière accordée pour paiement immédiat. 2. Saisissez les frais de Port soumis à la TVA ; ces frais seront saisis hors taxes. Le total TVA sera recalculé à partir du taux que vous avez paramétré dans les paramètres de facturation (menu DOSSIER - PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet Options - TVA sur port soumis). 3. Indiquez si besoin le Port non soumis. Ce montant sera ajouté directement au Solde dû. Dans le cas d'un avoir, la zone Utilisé indique le total des règlements encaissés. 4. Cochez la case Ne pas réintégrer les articles en stock pour ne pas rétablir le stock des articles. Les frais de port soumis ou non sont ajoutés au montant total hors taxe, dans la zone Total HT + Port. 5. La zone Acompte indique le total des acomptes versés pour la pièce. La zone Réglé affiche le total des règlements perçus pour la pièce. Cliquez sur le bouton Liste pour consulter le détail des acomptes ou des règlements. 6. Dans le cas d'un devis, la zone Statut permet de spécifier si le devis est à envoyer, en cours, a été accepté, refusé etc. Sélectionnez dans la liste déroulante un statut. Les zones Total Poids Brut, Total Poids Net, Total Nb Colis et Total Quantité sont automatiquement renseignées en fonction des éléments saisis dans l'onglet Lignes de la pièce commerciale client ou fournisseur. L'onglet Infos tiers Société et Adresse Le nom de la société du client s'affiche automatiquement. Et, l'adresse principale saisie dans la fiche client est indiquée. Vous pouvez la modifier. 1. Pour déterminer l'adresse qui sera affichée, cliquez sur l’icône située à la fin de la zone Société. La fenêtre Liste des adresses s'ouvre. Vous pouvez alors copier l'adresse de facturation ou de livraison à prendre en compte dans la pièce. Ce bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. Ce bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant via internet. Forme juridique Sélectionnez dans la liste déroulante la forme juridique de la société (SARL, SA, etc.). Contact 2. Sélectionnez le contact de votre client dans la liste déroulante. Nature Les éléments de la zone Nature sont nécessaires à la gestion de la TVA. Saisie et traitements des pièces commerciales 46 Tarif Si vous avez affecté un code tarif au client (fiche Client - onglet Complément), ce code s'affiche automatiquement dans la zone Tarif. 3. Dans le cas contraire, affectez-lui un tarif en sélectionnant un code tarif dans le liste déroulante. Crédit disponible Le montant du crédit disponible est rappelé au bas de la fenêtre. L'onglet Observations Vous pouvez noter des informations complémentaires concernant la pièce commerciale. Ce sont des renseignements internes qui n'apparaîtront pas sur le document final. Modifiez une pièce commerciale client 1. Pour modifier une pièce commerciale, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . La fenêtre de la pièce commerciale sélectionnée s'affiche. 2. Effectuez les modifications puis cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Supprimez une pièce commerciale client 1. Pour supprimer une pièce commerciale client, sélectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui]. Consultez l’aperçu ou imprimer une pièce commerciale Le bouton vous permet de lancer directement l'impression de la pièce commerciale sélectionnée. 1. Si vous souhaitez visualiser la pièce commerciale avant de l'imprimer, cliquez sur le bouton . La pièce commerciale s’affichera telle qu'elle s'imprimera sur papier selon le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables (menu DOSSIER - commande OPTIONS puis ÉTATS PARAMÉTRABLES). 2. Une fenêtre affiche l'aperçu avant impression. Utilisez le bouton et son menu déroulant pour imprimer tout ou partie de la pièce commerciale. Validez une pièce commerciale 1. Pour valider une pièce commerciale de vente, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton . 2. Un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur le bouton [Oui]. 3. Un autre message vous indique que la validation s'est bien déroulée. Cliquez sur le bouton [OK]. Une fois la pièce validée, vous pouvez la régler et l'imprimer. Saisie et traitements des pièces commerciales 47 Conséquences de la validation Bons de livraison/ bons de réception La validation entraîne la mise à jour des statistiques, du stock et des quantités livrées dans les lignes de la (ou des) commande(s) correspondante(s). Factures La validation conditionne la mise à jour des statistiques et du stock s'il s'agit d'une facture directe. Une facture directe est une facture qui n'est pas issue d’un bon de livraison. Avoirs Il existe deux types d'avoirs : • les avoirs pour rectification d’erreur sur montant. Dans ce cas, le chiffre d’affaires du client et le chiffre d'affaires de l’article seront modifiés, mais non les stocks, • les avoirs pour rectification d’erreur sur quantité. Dans ce cas, il est nécessaire de modifier aussi les stocks, en les augmentant. Transférez une pièce commerciale : généralités Pour éviter une double saisie, le logiciel vous permet de transférer directement une pièce commerciale client ou fournisseur (devis, factures, commandes, bons de livraison, bon de réception) en une autre pièce commerciale. Lors de la confirmation du transfert, vous pouvez effectuer certains traitements (validation, impression de la pièce commerciale...). Pour transférer une pièce commerciale : • Cliquez directement sur le bouton [Transférer] de la liste de la pièce commerciale (vente ou achat). Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez la pièce commerciale que vous souhaitez générer puis cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre Confirmation du transfert s'affiche. Validez en cliquant sur le bouton [OK]. Un message vous informe par la suite que le transfert s'est bien effectué. • S’il s’agit d’une pièce de vente, activez la commande TOP FACTURE du menu VENTES. Cet assistant vous aide à transférer votre pièce commerciale.Voir L’assistant Top Facture, page 41.  Vous pouvez transférer une pièce commerciale (devis, facture, commande...) en une autre en utilisant le cliquer-glisser. Exemple : Transférer un devis en facture 1. Sélectionnez le devis à transférer. 2. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-le devis dans la fenêtre Liste des factures. Attention ! Une facture validée ne peut plus être modifiée. En revanche, vous pouvez la rééditer. Vous pouvez valider une facture qui n’a pas été éditée. Cette opération est risquée, car si, lors de l’impression vous constatez une erreur, vous ne pourrez plus modifier cette pièce (vous devrez enregistrer une facture d'avoir puis créer une facture). Seules les factures validées seront prises en compte lors de la génération du journal comptable. Saisie et traitements des pièces commerciales 48 Transférez une pièce commerciale de vente Transférez une pièce d'achat 1. Un message vous demande de confirmer le traitement. Vous pouvez demander à ce stade la VALIDATION, l'IMPRESSION ou le RÈGLEMENT de la pièce transférée ou de la pièce commerciale créée. Pour cela, cochez la ou les options de votre choix. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. Un message vous informe que le transfert a été effectué et qu'une nouvelle pièce a été générée. Les traitements Les traitements possibles sur la pièce d'origine et sur la pièce de destination varient en fonction du type de pièce. Le tableau suivant indique les traitements possibles en fonction de la pièce d'origine. Le tableau suivant indique les traitements possibles en fonction de la pièce de destination.  Pour plus d’informations sur le transfert d’une pièce commerciale, reportez-vous aux traitements spécifiques à chaque pièce commerciale détaillés dans le Manuel de référence disponible depuis le menu AIDE. Pièce d’origine Transferts possibles en : Devis Commande, Facture Bon de livraison (BL) Facture Commande Bon de livraison, BL Livrable, Facture Facture Avoir Pièce d’origine Transferts possibles en : Commande Bon de réception, Facture Bon de réception (BR) Facture Facture Avoir Pièce d’origine Vous pouvez : Devis Imprimer le devis Bon de livraison Imprimer, valider le bon de livraison Commande Imprimer la commande Facture Valider, imprimer, régler la facture Bon de réception Imprimer, valider le bon de réception Pièce de destination Vous pouvez : Bon de livraison Valider, imprimer le bon de livraison Commande Imprimer la commande Facture Valider, imprimer, régler la facture Avoir Valider, imprimer l'avoir Bon de réception Imprimer, valider le bon de réception Saisie et traitements des pièces commerciales 49 Les options supplémentaires Certains traitements sont accessible à partir de la barre d’actions de la liste des pièces clients. Ils vous permettent de : • Dupliquer une pièce. • Considérer non-comptabilisée. • Ouvrir le client, le représentant, l’article. Certaines de ces commandes sont aussi accessibles par le menu CONTEXTUEL. Selon le type de pièce, des traitements supplémentaires peuvent être disponibles (valider ou transférer la pièce, saisir ou annuler un acompte, générer un abonnement, facture irrécouvrable...). Dupliquez une pièce Cette commande vous permet de dupliquer la pièce commerciale sélectionnée. Un message vous informe qu'une nouvelle pièce a été générée. Considérez non-comptabilisée Ce traitement vous permet de "décomptabiliser" une pièce commerciale déjà comptabilisée. Cette opération étant irréversible, un message vous demande de confirmer le traitement. Cliquez sur [Oui] pour valider. Un second message vous informe que la pièce a bien été définie comme non-comptabilisée. Les options d’affichage de la liste  Ces options sont accessibles par le bouton . Afficher le détail Cette option permet d'afficher, en bas de la fenêtre, les lignes de détail de la pièce commerciale ainsi que les éléments spécifiques aux échéances (date d'échéance, type d'échéance, mode de règlement, montant échéance etc.) Afficher l’aperçu Cette option permet de visualiser, à droite de la liste, l'aperçu de la pièce sélectionnée. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE. Pour ne plus afficher l'aperçu, sélectionnez à nouveau cette option. La coche placée devant n'apparaît plus. Affiner la sélection Cette option permet d'afficher des options supplémentaires afin d'affiner l'affichage. Lorsque vous cliquez sur Affiner la sélection, une zone supplémentaire s'affiche. Vous pouvez alors afficher les pièces : • de tous les clients ou d’un client en particulier que vous sélectionnez soit à l’aide de l’icône d’appel de liste soit avec les boutons [<] et [>]. Ces boutons permettent d'afficher respectivement le client précé- dent et le client suivant, • en fonction d’une période, que vous indiquez dans les zones Période du ... au, • en fonction de critères de tri des pièces commerciales, que vous sélectionnez dans le menu déroulant. Saisie et traitements des pièces commerciales 50 Envoyez une pièce par e-mail Cette commande vous permet de faire parvenir une pièce commerciale au client via la messagerie électronique. Pour utiliser cette commande, vous devez donc avoir préalablement installé une messagerie électronique sur votre ordinateur et un modem. Envoyez une pièce commerciale par mail suite à sa création 1. A la fin de la création de la pièce commerciale, cliquez sur le bouton . Après quelques instants, le fichier au format PDF (Adobe Reader) contenant la pièce est inséré dans un nouveau message. 2. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressé la pièce est proposée comme adresse du destinataire. Vous pouvez la modifier. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Vous devez saisir l’adresse. 3. Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude. Envoyez une pièce commerciale par mail à partir de la liste des pièces 1. Dans la liste des pièces, sélectionnez celle que vous voulez envoyer par mail. 2. Cliquez sur le bouton droit de la souris pour ouvrir le menu CONTEXTUEL et activez la commande ENVOYER UN E-MAIL. 3. L'adresse e-mail définie pour le client auquel est adressé la pièce est proposée comme adresse du destinataire. Vous pouvez la modifier. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Dans ce cas, votre messagerie s'ouvrira automatiquement à la fin du traitement et vous devrez alors saisir l’adresse directement dans l'e-mail. Vous pouvez choisir un document pré-défini (uniquement les pièces commerciales clients). Si vous laissez , le logiciel utilisera l'état défini dans les préférences. 4. Si vous voulez personnaliser l'objet du mail, décochez l'option L'objet et le message utilisés seront ceux définis dans le document et saisissez votre objet dans zone correspondante. 5. Saisissez le texte de votre mail. 6. Vous pouvez ajouter une pièce jointe. Pour cela, cliquez sur le bouton . 7. Si vous voulez visualiser l'e-mail dans votre messagerie avant de l'envoyer, cochez l'option Afficher la messagerie. 8. Cliquez sur le bouton [OK]. 9. Si votre messagerie s'ouvre, le modèle de document éventuellement choisi est joint à votre message au format PDF (Adobe Reader). Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude. Les factures d’acompte  Menu VENTES - commande PIÈCES CLIENTS - FACTURES D’ACOMPTE. Un acompte est un règlement partiel à valoir sur le montant total d'une somme à payer. Le montant de l'acompte est donc ensuite déduit du solde dû.  Lorsque vous saisissez un ACOMPTE, une facture d'acompte est automatiquement générée. Attention ! Depuis le 1er Janvier 2004, il est obligatoire d'émettre une facture pour les acomptes perçus (loi NRE). Saisie et traitements des pièces commerciales 51 Vous pouvez à partir de cette fenêtre ouvrir la facture d'acompte, consulter l'article ou le client correspondant, etc. Les règlements  Menu VENTES - commande RÈGLEMENTS. Cette liste regroupe tous les règlements clients ou fournisseurs qui existent. Vous pouvez à partir de la liste des règlements SAISIR, MODIFIER ou SUPPRIMER les règlements, à la fois pour les factures mais également les avoirs. Elle présente les mêmes particularités de fonctionnement que celles des clients, articles, factures etc. Saisissez un règlement  Menu VENTES - commande RÈGLEMENTS - bouton . Cette commande vous permet d'effectuer un règlement pour une ou plusieurs pièces clients ou fournisseurs. Cette commande est aussi accessible en sélectionnant dans la liste des factures, la facture que vous souhaitez régler puis en cliquant sur le bouton . Informations règlements  Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du numéro du Règlement à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone Codes pièces - Clients ou Fournisseurs. Si ce paramétrage est effectué, le numéro de la pièce s'affiche automatiquement. 1. Indiquez la Date d'émission du règlement (date du jour par défaut).  La date de saisie du règlement doit correspondre à la période de saisie définie dans les paramètres de facturation (Menu DOSSIER commande PARAMÈTRES - FACTURATION - onglet paramètres). Dans le cas contraire, un message vous en informe. 2. Indiquez la Date d'échéance du règlement. L'icône affiche le calendrier. L'icône affiche une liste déroulante de dates spéciales (date du jour, date de travail). 3. Sélectionnez le Client à l'aide de l’icône . Le mode de Règlement attribué au client lors de sa création ainsi que son libellé s'affichent automatiquement. Vous pouvez toutefois modifier le mode de règlement. 4. Saisissez une éventuelle Référence pour le règlement. Cliquez sur le bouton pour noter une observation. Par exemple, dans le cas d'un règlement par chèque, vous pouvez noter le numéro de chèque. Pour un règlement par carte bancaire, inscrivez le numéro de carte bancaire. 5. Si le mode de paiement est de type Prélèvement (PRVT) et que vous souhaitez effectuer un prélèvement SEPA, il vous est possible d’ajouter un texte de 140 caractères maximum pour indiquer un motif ou un commentaire au prélèvement. Pour cela, cliquez sur le bouton . Une zone de texte s’affiche, et vous pouvez alors saisir vos précisions. Saisie et traitements des pièces commerciales 52  La zone de texte n’est pas limitée en nombre de caractères. Lors de la remise du prélèvement, le texte sera cependant tronqué à 140 caractères. Pour que cette option relative au prélèvement SEPA soit activée, vous devez avoir au préalable coché comme magnétique le mode de paiement Prélèvement (PRVT) dans le menu LISTES - MODES DE PAIEMENT. Montant 1. Si vous avez activé la commande RÉGLER depuis la liste des factures, le montant du règlement s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez la somme à régler dans la zone Mt règlement. Ce n'est pas obligatoirement le montant d'une seule facture. Le montant du règlement peut concerner plusieurs factures.  Si vous enregistrez un règlement négatif, vous devez saisir un montant négatif. 2. L'écart de règlement s'affiche dans la zone Reste à ventiler. Exemple Vous saisissez le règlement d'une facture dont le montant est de 150 €. Vous saisissez 151 dans la zone Montant règlement. L'écart sera de 1 et s'affichera automatiquement dans la zone Reste à ventiler. 3. Lorsque vous cochez la case Ne pas ventiler, les options [Générer un avoir] et [Pertes et profits] se grisent et le règlement est généré sans être affecté à une facture. 4. Lorsque vous accordez une réduction à un client pour paiement anticipé ou comptant, vous indiquez ce montant dans la zone Mt escompte. L'escompte correspond à l'attribution d'une remise financière accordée pour paiement immédiat. Exemple Vous avez effectué une facture au client Martin de 152 € TTC en mentionnant sur la facture «Escompte de 2 % pour paiement anticipé». Le client Martin vous règle par anticipation, soit 149 € TTC ; vous devez donc lors de l'enregistrement du règlement de cette facture indiquer 149 € dans la zone Mt règlement et 3 € dans la zone Mt Escompte. Si votre escompte n'est pas net de taxe, vous devez préciser la TVA de l'escompte (dans le cas contraire, ne remplissez pas cette zone). Saisie et traitements des pièces commerciales 53 Si le montant du règlement est inférieur au montant des factures sélectionnées... Dans ce cas, le logiciel vous signale l'écart et vous propose d'effectuer certaines opérations. • Règlement partiel : la facture est réglée partiellement et comporte un solde dû différent de 0. Si plusieurs factures ont été sélectionnées, le logiciel règle les factures jusqu'à ce que le montant du règlement soit atteint en commençant par la première de la liste. La facture réglée partiellement pourra faire l'objet d'un nouveau règlement dont le montant devra être égal au solde dû. • Solder : la (ou les) facture(s) seront totalement réglées et le montant manquant sera ventilé en pertes et profits (charges ou produits financiers). Si le montant du règlement est supérieur au montant des factures sélectionnées... Dans ce cas, le logiciel vous signale le trop perçu et vous propose d'effectuer certaines opérations. • Solder La (ou les) facture(s) seront totalement réglées et le trop perçu sera ventilé en pertes et profits (charges ou produits financiers). • Générer un avoir La (ou les) facture(s) seront réglée(s), le montant restant à ventiler est transformé en avoir et reste donc disponible pour régler une prochaine facture. Le programme vous informe de l'origine du règlement (numéro + montant) et propose le numéro d'avoir qui suit le dernier créé. Cliquez sur le bouton [OK] pour confirmer le règlement. Échéances factures et avoir validés non réglés Dans cette zone, vous retrouvez l'ensemble des factures et avoirs validés non réglés. 1. Sélectionnez la ou les factures à régler. En effet, le règlement peut concerner plusieurs factures. Vous pouvez double-cliquez sur la ligne à régler, le montant s'affiche automatiquement dans la colonne Montant. • Le bouton [Tout régler] vous permet de sélectionner toutes les pièces à régler. • Si vous souhaitez que le montant total de toutes les lignes sélectionnées s'affiche cliquez sur le bouton [Tout régler] tout en conservant la touche de votre clavier enfoncée. 2. Cliquez sur le bouton [Outils] pour visualiser la pièce commerciale sélectionnée. Réglez une facture à l’aide de plusieurs avoirs Vous pouvez régler une facture client ou fournisseur à l'aide d'un ou plusieurs avoirs. Le montant de la facture sera déduit du montant du ou des avoirs. 1. Dans la liste des règlements (menu VENTES ou ACHATS - commande RÈGLEMENTS), cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Sélectionnez le client concerné. Les avoirs validés apparaissent dans la zone Échéances validés et avoirs validés non réglés. 3. Double-cliquez sur la facture à régler et sur les avoirs auxquels sera déduit le montant du règlement. Le logiciel calcule automatiquement le montant du règlement de la facture en fonction des avoirs utilisés. Vous pouvez visualiser le total des avoirs au bas de la fenêtre, dans le pied du règlement. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Attention ! Si vous avez directement saisi le taux d'escompte lors de l'établissement d'une facture, il ne faudra pas mentionner le montant de l'escompte lors du règlement de cette facture dans la mesure où, ce dernier a déjà été déduit lors de la facturation. Si vous mentionnez une deuxième fois l'escompte, votre règlement comportera un écart de règlement. Saisie et traitements des pièces commerciales 54 Modifiez un règlement 1. Pour modifier un règlement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Modifier]. 2. La fenêtre Règlement s'affiche. Effectuez vos modifications et cliquez sur le bouton [OK]. Supprimez un règlement Les règlements qui ne sont plus utilisés peuvent être supprimés à tout moment. Pour supprimer un règlement, sélectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. Un message vous informe que la suppression a été effectuée. Règlement impayé  Liste des règlements - menu CONTEXTUEL - commande IMPAYÉ. Cette commande vous permet de rendre un règlement impayé, à l'exception des règlements d'acompte. 1. Indiquez la Date de constatation de l'impayé et une éventuelle Observation. 2. Lors de la confirmation de l'impayé, précisez si vous souhaitez bloquer le client.  Toutes les factures associées à un règlement impayé sont logiquement «désoldées» et peuvent faire l'objet d'un nouveau règlement. Saisie et traitements des pièces commerciales 55 Saisissez les pièces fournisseurs Les pièces commerciales d’Achats (commandes, bons de réception, factures, avoirs, règlements) sont gérées par le logiciel de la même façon que les pièces de Ventes : seule la dénomination de certaines zones diffère. Vous pouvez, comme pour les pièces de ventes, saisir, consulter, modifier ou supprimer les pièces fournisseurs de la chaîne commerciale.  Vous ne pouvez utiliser la saisie document pour créer des pièces commerciales d’achat.  Reportez-vous à la rubrique Pièces fournisseurs de l’aide intégrée (touche F1) pour obtenir tous les détails sur le fonctionnement des différentes commandes du menu ACHATS et les traitements associés. Saisie et traitements des pièces commerciales 56 Gestion de production  Menu TRAITEMENTS - commande GESTION DE PRODUCTION. La gestion de production vous permet de gérer les nomenclatures articles et le réapprovisionnement de vos articles. Vous pouvez créer des ordres de fabrication : • assemblage, • désassemblage, • annulation d'assemblage. L'assemblage vous permet de fabriquer un article composé en réunissant plusieurs articles composants. Le désassemblage consiste à décomposer un article préalablement assemblé. Les assemblages étant mémorisés, vous pouvez à tout moment annuler un assemblage et ainsi rétablir les stocks initiaux. La fonctionnalité COMMANDES FOURNISSEURS permet de réapprovisionner les articles d’un assemblage. Les bons de commande fournisseurs correspondant sont générés automatiquement.  A la fin d’un assemblage, vous pouvez cocher l'option Impression de l'ordre de production pour éditer l’état correspondant.  Pour plus de détails concernant la Gestion de production, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Attention ! Seuls les articles définis par un code fournisseur sont pris en compte. Saisie et traitements des pièces commerciales 57 Commandes des articles en rupture  Menu TRAITEMENTS - commande COMMANDES ARTICLES EN RUPTURE. Cette fonctionnalité vous permet de générer automatiquement des bons de commandes fournisseurs afin de réapprovisionner les articles en rupture de stock. Un assistant va vous permettre de paramétrer vos commandes à travers 3 étapes.  Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton . Vous devez choisir, dans la première étape, les articles pour lesquels un bon de commande sera généré. 1. Sélectionnez l’une des options suivantes : • Tous les articles : l’application intégrera tous les articles en rupture de stock. • Une famille : il ne sera pris en compte que les articles en rupture de stock de la famille sélectionnée. • Un fournisseur : seuls les articles en rupture de stock provenant du fournisseur sélectionné seront traités. 2. Dans la seconde étape, choisissez le type de stock (réel, théorique, disponible) à partir duquel sera déterminé le réapprovisionnement. 3. Sélectionnez le niveau du stock : • Stock < 0 : tous les articles dont le stock (type choisi ci-dessus) est négatif seront pris en compte. • Stock < Quantité min. : tous les articles dont le stock (type choisi ci-dessus) est inférieur au stock minimum seront pris en compte. 4. Dans la troisième étape, sélectionnez l’option qui permettra de définir la quantité d’articles à commander. Vous avez le choix entre commander un nombre d’articles suffisant pour : • remettre le stock à zéro ou, • remettre le stock à la quantité minimale ou, • remettre le stock à la quantité maximale. 5. Pour imprimer les bons de commandes dès après leur création, cochez l’option Edition des commandes. Vous pouvez aussi envoyer les bons de commandes à vos fournisseurs par e-mail. Pour cela, cochez l’option Envoi des commandes par e-mail. Dans ce cas, les adresses e-mail doivent être renseignées dans les fiches fournisseurs. 6. Cliquez sur le bouton [Lancer] pour effectuer la génération des bons de commandes.  Un message vous informe que les pièces fournisseurs ont été créées. Vous retrouvez votre ou vos commandes dans la Liste des commandes fournisseurs (menu ACHATS - commande COMMANDES). Attention ! Seules les articles ayant un code fournisseur sont pris en compte. Les états Les états 59 Principes généraux Les différents types d’états Les états peuvent être regroupés de la façon suivante : Les états articles Ciel Gestion commerciale vous permet d’obtenir des états spécifiques aux articles : inventaire des articles, catalogue des articles, nomenclature des articles, etc. Les états clients et fournisseurs Les états et traitements suivants sont dédiés essentiellement au suivi des clients et des fournisseurs : portefeuille des commandes, commandes non livrées, échéancier, évolution des ventes, encours clients, etc. Les états analyses Ces états vous permettant d’effectuer une analyse et un suivi précis de votre gestion commerciale : analyseur commercial ventes, statistiques, objectifs, répartition par famille. Vous pouvez ainsi assurer un suivi précis de vos clients, fournisseurs, stocks, statistiques, etc. Préalablement à l'impression de n'importe quel type d'édition, vous devez vérifier et modifier, si besoin est, certains paramétrages nécessaires à l'impression. L’imprimante Configurez une imprimante Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états avec Ciel Gestion commerciale pour Windows doit être effectué au niveau du système d'exploitation Windows en sélectionnant le menu DÉMARRER, puis les commandes PARAMÈTRES et IMPRIMANTES.  Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows pour plus de détails. Choisissez une imprimante Lorsque vous demandez une impression, Ciel Gestion commerciale pour Windows utilise par défaut l'imprimante déclarée dans Windows. Si plusieurs imprimantes sont reliées à votre ordinateur, vous pouvez choisir dans Ciel Gestion commerciale celle que vous voulez utiliser. Exemple Lorsque vous demandez l'impression du Grand-livre, la fenêtre Mise en page s'affiche en fin de procédure. Sélectionnez l'imprimante qui sera utilisé par défaut dans votre logiciel Ciel. Les états 60 Configurez votre imprimante Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états avec Ciel Gestion commerciale pour Windows doit être effectué au niveau du système d'exploitation Windows en sélectionnant respectivement les menus DÉMARRER, PARAMÈTRES et IMPRIMANTES.  Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows pour plus de détails. La liste des états disponibles Au lancement d’un état, plusieurs états peuvent être disponibles. Dans ce cas une fenêtre semblable à celle ci-dessous s’ouvre. Aperçu de l’état sélectionné Commentaire sur l’état. Pour agrandir l’aperçu, glissez le curseur vers la droite. Pour ne plus afficher le commentaire et l’aperçu de l’état sélectionné, décochez cette case. Liste des états. Types de sorties. Les états 61 Les états articles Inventaire des articles  Menu ETATS - commande INVENTAIRE DES ARTICLES. Cet état vous permet de connaître le stock réel de chacun de vos articles ainsi que la valorisation de ce stock au PAMP (Prix d’achat moyen pondéré).  Seuls les articles pour lesquels vous avez coché la zone Gestion de stock dans la fiche article apparaîtront dans cet inventaire. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche : 2. Sélectionnez les articles concernés. Vous pouvez sélectionner tous les articles ou une famille d'articles. 3. Choisissez la présentation souhaitée de la liste : triée par article ou par famille d'articles puis par article. 4. Pour obtenir un détail par dépôt, cochez l’option correspondante. Uniquement dans Ciel Gestion commerciale Evolution. 5. Si vous cochez la case Affichage colonne : Quantité physique, le logiciel édite une colonne vierge vous permettant de noter, sur une édition papier, les quantités comptabilisées lors de l'inventaire. 6. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur le bouton [OK]. Par la suite, vous pourrez effectuer la régulation automatique des soldes via la commande RÉGULATION DES STOCKS du menu TRAITEMENTS. Voir La régulation des stocks, page 76. L’option Détail par dépôt n’est disponible que dans Ciel Gestion commerciale Evolution. Les états 62 Catalogue des articles  Menu ETATS - commande CATALOGUE DES ARTICLES. Cette commande vous permet d'imprimer un catalogue de vos articles destiné aux clients ou aux vendeurs. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche. 2. Sélectionnez le type de catalogue à imprimer : clients ou représentants. 3. Sélectionnez les articles qui vont figurer dans le catalogue : tous les articles ou ceux associés à une famille ou ceux d’un fournisseur. 4. Choisissez la présentation du catalogue: par article, par famille d'articles ou par fournisseur. 5. Vous pouvez spécifier une grille de tarifs particulière. Pour cela, cochez les cases des tarifs que vous souhaitez imprimer sur le catalogue. Vous pouvez obtenir jusqu'à 7 tarifs par article ; ils correspondent à ceux saisis dans la fiche Article. 6. Pour qu'apparaissent les éléments du paramétrage de l'état, cochez la case Impression des critères de sélection. 7. Si vous avez accompagné la désignation longue d'une photo dans la fiche article, vous pouvez la faire figurer sur le catalogue en cochant la case Impression des photos. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l'état de l’état. Nomenclature des articles  Menu ETATS - commande NOMENCLATURE DES ARTICLES. Cet état permet l'édition de la nomenclature des articles composés et de leurs composants. L'état peut être réalisé pour tous les articles ou pour une famille d'articles. 1. Selon votre choix, sélectionnez l'option Tous ou De la famille articles. Dans ce dernier cas, cliquez sur le bouton pour choisir une famille d'articles. 2. Déterminez si cette édition va être triée par article ou par famille d'articles en sélectionnant l'option correspondante. 3. Choisissez la présentation de la nomenclature : • Par article composé, dans ce cas vous pouvez cocher la case Voir les sous-niveaux pour obtenir la composition. • Par article composant. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer l'état. Capacité de fabrication  Menu ETATS - commande CAPACITÉ DE FABRICATION. Cet état permet de connaître, en fonction des stocks réels, la quantité assemblable ou commercialisable des articles de type composé. Vous pouvez ainsi mieux suivre et optimiser la gestion de vos articles composés. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : Les états 63 • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche 2. L'état peut être réalisé pour tous les articles de type composé ou pour une famille d'articles composés. Sélectionnez l’option de votre choix. 3. Déterminez si cette édition va être triée par article ou bien par famille d'articles puis par article. 4. Pour obtenir le détail par dépôt, cochez l’option correspondante. Uniquement dans Ciel Gestion commerciale Evolution. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l'état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie e-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. L’option Détail par dépôt n’est disponible que dans Ciel Gestion commerciale Evolution. Les états 64 Les états clients fournisseurs Portefeuille des commandes  Menu ETATS - commande PORTEFEUILLE DES COMMANDES. Cet état vous permet d'éditer les commandes clients ou fournisseurs. Vous pouvez ainsi visualiser les commandes pour lesquelles des quantités ont été livrées et celles pour lesquelles des reliquats doivent être soldés. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie La fenêtre de paramétrage s’affiche. 2. Sélectionnez le type de commandes à prendre en compte : vous pouvez éditer le portefeuille de toutes les commandes, uniquement les commandes soldées ou non soldées. 3. Choisissez un critère de tri. Vous pouvez éditer par client, article ou fournisseur. 4. Selon le fichier, vous pouvez éditer l'état pour tous les clients ou fournisseurs, un en particulier ou pour une famille. Cochez l’option de votre choix. 5. Précisez les articles à inclure dans l'édition du portefeuille (tous, un article en particulier, une famille). 6. Pour définir la période prendre en compte, sélectionnez l’une des options proposées : • Toutes les commandes : vous obtenez le portefeuille des commandes sur l'année en cours. Le logiciel prend en compte des dates de l'exercice annuel. • Les commandes du ... au : indiquez alors les dates du début et de fin de la période de votre choix. Dans ce cas, le portefeuille des commandes peut être obtenu en prenant en compte : • la date de la commande : correspond à la date de création, saisie dans la zone Date de la fiche de la commande. • la date de livraison précisée dans l'en-tête : correspond à la date saisie dans la zone Date livraison de la commande. 7. la date de livraison de chaque ligne de détails : correspond aux dates par article saisies dans les lignes de détails dans la colonne Date livraison. 8. Pour Inclure la remise en pied de commande et/ou pour Inclure l'escompte en pied de commande, cochez l'option correspondante. 9. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l’état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Les états 65 Commandes non livrées  Menu ETATS - commande COMMANDES NON LIVRÉES. Cet état permet d'éditer les commandes non livrées clients ou fournisseurs. Cette édition permet aussi de visualiser les reliquats de commandes. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie 2. La fenêtre de paramétrage s’affiche. 3. Sélectionnez la date de livraison de la commande (date saisie dans la zone Date livraison de la commande). 4. Vous pouvez opter pour un tri de l'édition Par client ou Par article (pour les commandes fournisseurs l’édition peut être détaillée Par fournisseur ou Par article). Cochez pour cela une des deux options proposées. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l’état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Relevé de comptes  Menu ETATS - commande RELEVÉ DE COMPTES. Le relevé de comptes permet d'obtenir la liste des factures et avoirs soldés ou non pour les clients ou les fournisseurs assujettis au relevé de factures. Cette édition peut servir à la fois d'indicateur interne pour suivre les factures à encaisser et peut être également envoyée périodiquement (en général tous les mois) à chaque client, en tant que relevé de factures à payer. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. Les états 66 La fenêtre de paramétrage s’affiche. 2. Selon l'état choisi (Relevé de comptes client ou Relevé de comptes fournisseur), sélectionnez les clients ou fournisseurs à prendre en compte : tous, un en particulier, une famille. 3. Indiquez si vous voulez éditer votre relevé de comptes en fonction de : • la date de la pièce : correspond à la date saisie dans la zone Date de la pièce. • la date d'échéance : correspond à la date saisie dans l'onglet Dates échéances de la pièce. 4. Sélectionnez la période à prendre en compte (intervalle de dates correspondant aux dates de création ou aux dates d’échéances de la facture). 5. Vous disposez d'une case à cocher Relevé de comptes dans l'en tête des fiches clients et fournisseurs. Lorsqu'elle est cochée, les factures et avoirs validés du client ou fournisseur apparaissent automatiquement sur le relevé. Si elle n'est pas cochée et que vous souhaitez que les factures et avoirs validés des autres clients ou des autres fournisseurs figurent néanmoins sur le relevé, cochez la case Inclure les autres clients ou Inclure les autres fournisseurs de la zone Options. 6. Si vous voulez seulement éditer les factures clients à remettre en banque, cochez l'option Afficher uniquement les factures à encaisser. De même, pour seulement éditer les factures que vous n'avez pas payées à vos fournisseurs, cochez l'option Afficher uniquement les factures à régler. 7. Afin de présenter l'état avec un client ou un fournisseur par page, cochez l'option Effectuer un saut de page. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l’état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Echéancier  Menu ETATS - commande ÉCHÉANCIER. • L'échéancier des factures clients ou fournisseurs est une liste des factures classées par date d'échéance. • Le suivi des échéances des factures clients ou fournisseurs vous permet de suivre, sur une année complète, les échéances des factures. Ces états vous permettent de gérer précisément votre trésorerie prévisionnelle. Seules les factures validées apparaîtront dans l'état. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. Les états 67 La fenêtre de paramétrage s’affiche : 2. Selon l’état choisi (Echéancier factures clients ou Echéancier factures fournisseurs), sélectionnez les clients ou fournisseurs à prendre en compte : tous , un en particulier ou une famille. 3. Indiquez les factures qui vont figurer sur l'échéancier : toutes les factures ou uniquement les factures non encaissées échues le. Dans ce dernier cas, saisissez la date d'échéance qui correspond à la date de référence des pièces à inclure dans l'état. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l’état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Evolution des ventes  Menu ETATS - commande ÉVOLUTION DES VENTES - ARTICLES/CLIENTS. Cet état vous permet de suivre l'évolution des ventes articles ou clients, sur six intervalles de dates consé- cutifs, selon : • le chiffre d'affaires, • la quantité vendue, • la marge sur le PAMP, • ou la marge sur le prix d'achat. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche. 2. Sélectionnez les articles ou clients concernés. Vous pouvez sélectionner un article ou un client particulier, tous les articles ou clients, une famille d’articles ou de clients. 3. Choisissez la ventilation à opérer : par semaine, par mois ou par trimestre. 4. Dans la zone Date de début, saisissez la date à partir de laquelle vous voulez éditer l'évolution des ventes. 5. Indiquez les valeurs à prendre en compte : Chiffre d'affaires, Quantité vendue, Marge réalisée sur PAMP (Prix d’achat moyen pondéré) ou Marge réalisée sur PA (Prix d’achat). Les états 68 6. Pour obtenir le pourcentage d'évolution en plus du montant, cochez l'option Affichage des pourcentages. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l'état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Lettre de pénalités de retard  Menu ETATS - commande LETTRE DE PÉNALITÉS DE RETARD. Cette commande permet d'éditer, suivant les directives de la loi N.R.E., la lettre des pénalités de retard calculées selon le taux légal d'indemnité de paiement indiqué dans l'onglet Divers des PARAMÈTRES FACTURATION. Voir Paramètres facturation, page 22. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche. 2. Sélectionnez les clients auxquels vous souhaitez adresser la lettre de pénalités de retard. 3. Précisez la période pour laquelle vous souhaitez imprimer l'état en indiquant un intervalle de dates. 4. Validez le paramétrage de l'état en cliquant sur le bouton [OK]. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Encours Clients  Menu ETATS - commande ENCOURS CLIENTS. La zone Encours des fiches clients vous permet d'indiquer l'encours maximum que vous autorisez à chacun de vos client. L'état Encours clients permet de contrôler la position de ces encours. Voir Informations financières, page 34. Relance client  Menu ETATS - commande RELANCE CLIENT. La relance client est également disponible dans la liste des clients (menu LISTES - commande CLIENTS) en cliquant sur le bouton [Relance]. Relance avec infos de pénalité de retard Cet état permet d'éditer une relance avec la liste des factures dues et échues et le rappel des conditions des pénalités de retard. Attention ! Cet état est uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale (Millésime). En revanche, dans Ciel Gestion commerciale Evolution, les relances s’effectuent à l’aide d’un traitement plus complet. Reportez-vous au paragraphe “Gestion avancée des relances clients”, page 89. Les états 69 Relance client Cette commande permet d'éditer des lettres de relance pour les clients en retard de paiement. Vous pouvez personnaliser la lettre de relance en attribuant un niveau de relance. 1. Sélectionnez le niveau de relance de la lettre client (Niveau 1, 2 ou 3). 2. Si vous cochez l'option Editer avec lettre de change, vous devez renseigner la date d'échéance de la lettre de change. Une lettre de change récapitulative sera également imprimer. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.  Cette relance ne tient compte que des factures et avoirs validés dont le solde dû est supérieur à zéro et dont la date d'échéance est inférieure ou égale à la date de travail. Relance client expert La Relance client Expert nécessite un paramétrage plus avancé. 1. Sélectionnez le niveau de relance de la lettre client (Niveau 1, 2 ou 3). 2. Cochez le ou les client(s) ou la famille client à prendre en compte. 3. Indiquez dans la zone Sélection des factures : • la date d'échéance des factures non réglées • le nombre de jours de dépassement • le mode de règlement. 4. Sélectionnez le montant en fonction du crédit disponible ou du solde dû. 5. Si vous cochez l'option Editer avec lettre de change, vous devez renseigner la date d'échéance de la lettre de change. Une lettre de change récapitulative sera également imprimer.  Cette relance ne tient compte que des factures et avoirs validés, non soldés et échus à une date donnée suivant un montant. Mailing  Menu LISTES - commande CLIENTS - bouton [Mailing]. Cette commande permet de paramétrer votre fichier de mailing (offre promotionnelle, annonce de soldes, annonce de fermeture pour congés annuels, etc.). 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. 2. La fenêtre de paramétrage de l’état s’affiche. Vous devez préciser pour certains états la période. Indiquez pour cela l’intervalle de dates à prendre en compte. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l’état. Si vous avez opté pour une sortie Fichier, l'explorateur Windows s'affiche. Vous devez indiquer le nom et le chemin du répertoire dans lequel seront enregistrées les données. Si vous avez opté pour une sortie E-mail, votre messagerie s'ouvre et le fichier est mis en pièce jointe d'un nouvel e-mail. Les états 70 Les états analyses Etats récapitulatifs TVA et TPF  Menu ETATS - commande ETATS RÉCAPITULATIFS. Cette commande permet d'éditer l'état récapitulatif TVA et l'état récapitulatif TPF. Vous obtiendrez ainsi les montants totaux des TVA ou des TPF de vos ventes. Vous retrouverez également le total des ventes HT et TTC, le détail des ventes HT avec remise et sans remise, le total des frais de ports. 1. Sélectionnez l'état récapitulatif de votre choix. 2. Cliquez sur le bouton [Imprimer] ou [Aperçu]. 3. Vous pouvez éditer l'état pour tous les clients, un en particulier ou pour une famille. Pour cela, sélectionnez l'option correspondante. 4. Choisissez un critère de date pour la sélection des factures et avoirs. Votre état récapitulatif peut être obtenu en fonction de : • la date de la pièce : correspond à la date saisie dans la zone Date de la pièce. • la date d'échéance : correspond à la date saisie dans l'onglet Dates échéances de la pièce. 5. Sélectionnez le mois à prendre en compte. 6. Selon l'état choisi, vous pouvez ajouter la ventilation des ventes par code TVA ou bien par code TPF. Pour cela, cochez la case Afficher le récapitulatif par code de TVA ou Afficher le récapitulatif par code de TPF. 7. Ces états sont par défaut créés à partir des factures et avoirs validés. Vous pouvez inclure les factures et avoirs non validés en cochant l'option correspondante. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Analyseur commercial ventes  Menu DIVERS - commande ANALYSEUR COMMERCIAL VENTES. Ces états vous permettent d'effectuer un suivi commercial précis. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. 2. La fenêtre de paramétrage s’affiche. Renseignez les informations nécessaires. Analyseur commercial Cette commande s'apparente à un journal commercial des ventes. Elle contient le détail des factures et avoirs validés. L'état que vous obtenez est un outil de suivi et d'analyse statistique. 1. Vous pouvez générer les données d'une période précise. Saisissez alors la période à prendre en compte. 2. Sélectionnez le Type de pièce commerciale à prendre en compte (bons de commande, bons de livraison, avoirs, factures et avoirs non validés...). 3. Vous pouvez trier les informations par pièce, par client, par article, etc. De même, vous pouvez déterminer un tri secondaire (par pièce, par famille clients, etc).Sélectionnez les options de tri que vous voulez appliquer. 4. Pour que le détail de chaque ligne apparaisse sur l'édition, cochez la case Afficher le détail des lignes. Les états 71 5. Cliquez sur l’onglet + de critères si vous souhaitez affiner le suivi commercial puis sélectionnez les articles, les clients et les représentants à prendre en compte. Le bouton [Valeurs par défaut] permet de rétablir les critères définis par défaut. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Graphiques des ventes 1. Vous pouvez générer les données d'une période précise. Saisissez alors la période à prendre en compte. 2. Sélectionnez le Type de pièce commerciale à prendre en compte (les devis, les avoirs, les bons de livraison, les factures et avoirs non validés, etc.). 3. Vous pouvez trier les informations par pièces par client, par article, etc. Sélectionnez l’option de votre choix. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Ventes par département Cet état affiche les ventes par département sous forme de graphique. Ventes par mois Cet état affiche les ventes par mois sous forme de graphique. Statistiques  Menu DIVERS - commande STATISTIQUES. Certaines statistiques sont directement disponibles à partir du bouton [Statistiques] des listes clients, articles, fournisseurs. Ces statistiques peuvent être représentées graphiquement ou éditées. Les statistiques suivantes sont calculées en fonction des pièces de vente ou d'achat validées et s'appliquent aux articles, clients, fournisseurs et représentants. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fenêtre] : pour obtenir directement la fenêtre de paramétrage de l'état. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche. 2. Selon l’état choisi, sélectionnez les articles, clients, fournisseurs, affaires ou représentants à prendre en compte. 3. Spécifiez le type de présentation de l'édition dans la zone Tri. 4. Sélectionnez ensuite les dates de la période à prendre en compte. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Les statistiques représentants possèdent les mêmes critères avec deux options supplémentaires : • elles peuvent être calculées en fonction des factures et avoirs validés ou des factures et avoirs réglés ; • le calcul des commissions peut s'effectuer en fonction du chiffre d'affaires, de la marge réalisée sur le PAMP (Prix d’achat moyen pondéré) ou de la marge réalisée sur le PA (Prix d’achat). Les états 72 Objectifs  Menu DIVERS - commande OBJECTIFS. Ces états permettent d'obtenir un récapitulatif des objectifs que vous gérez : • à partir du bouton des fiches Clients, Fournisseurs et Articles, • à partir du bouton des fiches Familles d'articles, • à partir des boutons de la liste des affaires. Pour chaque catégorie, vous pouvez obtenir des objectifs cumulés ou détaillés. 1. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez celui à générer puis choisissez un type de sortie en cliquant sur l'un des boutons situés au bas de la fenêtre : • [Imprimante] : pour lancer directement l'impression. • [Aperçu] : pour consulter l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier. • [Fichier] : pour générer un fichier et l'enregistrer via l'explorateur Windows. • [E-mail] : pour générer un fichier et l'envoyer en pièce jointe via votre messagerie. La fenêtre de paramétrage s’affiche. 2. Sélectionnez les éléments à prendre en compte. 3. Choisissez la présentation de l'état dans la zone Tri. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage de l'état. Répartition par famille  Menu DIVERS - commande ANALYSEUR COMMERCIAL VENTES. Ces états affichent sous forme de tableau ou de graphique la répartition des articles, clients ou fournisseurs par famille. Traitements de fin d’année Traitements de fin d’année 74 L’assistant Top Clôture  Menu TRAITEMENTS - commande TOP CLÔTURE. L'assistant TOP CLÔTURE vous permet de préparer et effectuer les opérations de fin d'année. Ainsi, vous clôturer votre dossier en toute sécurité.  Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton . La première étape de l'assistant vous informe qu’une sauvegarde de vos données va être proposée. 1. Dans la fenêtre d'avertissement qui s'affiche, cliquez sur le bouton [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement]. Un message vous informe que la sauvegarde est terminée. Vous revenez à l'assistant Top Clôture. 2. Dans l'étape Mode assisté, cliquez sur les icônes correspondant aux traitements à effectuer avant de lancer la clôture. Les traitements suivants sont proposés : 3. A la fin des traitements, cliquez sur le bouton [Terminer]. éditer les objectifs Voir Objectifs, page 72. lancer la régulation des stocks Voir La régulation des stocks, page 76. éditer les statistiques Voir Statistiques, page 71. générer le journal comptable Voir Le journal comptable, page 75. réaliser l'inventaire des articles Voir Inventaire des articles, page 61. modifier les paramètres de facturation Voir Paramètres facturation, page 22. Traitements de fin d’année 75 Le journal comptable  Menu TRAITEMENTS - commande LIAISON COMPTABLE.  Au préalable, vous devez avoir fixer les préférences de génération des écritures (logiciel destinataire, vérifications des écritures, etc). Pour plus de détails sur les options de transfert des écritures comptables, reportez-vous au chapitre Les Préférences dans la partie Présentation générale du manuel de référence, disponible depuis le menu AIDE. Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton . Sélection des pièces 1. Indiquez dans cette étape la période et les pièces commerciales à prendre en compte. Saisissez pour cela un intervalle de dates puis cochez les pièces d'achat et de vente concernées. 2. Vous pouvez Inclure les pièces qui ont déjà été comptabilisées en cochant la case correspondante. Options d’enregistrement 3. Sélectionnez les comptes à centraliser. La centralisation permet de regrouper les écritures de plusieurs factures d'un même mois pour un compte identique. La centralisation des comptes est généralement utilisée pour cumuler des écritures sur un même compte afin d'éviter un trop grand nombre de lignes comptables.  Quand la pièce commerciale se compose de plusieurs articles avec le même compte comptable, le regroupement est automatiquement réalisée lors de la génération du journal comptable. Exemple Trois factures ont été saisies en juillet 2012. Les trois factures sont affectées au compte client divers 4110001. Lors de la génération du journal comptable, vous demandez une centralisation des comptes clients. Pour ces 3 factures, vous obtenez dans le journal comptable : • une seule ligne client 411001 regroupant le total TTC des 3 factures, • deux lignes TVA et les lignes articles. 4. Vous pouvez obtenir le détail des échéances par client ou fournisseur. Validation du paramétrage 5. C'est à partir de cette fenêtre que vous lancez le traitement. Cliquez sur le bouton [Terminer]. 6. Une fois le traitement lancé, une fenêtre de prévisualisation des écritures s'affiche. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Traitements de fin d’année 76 La régulation des stocks  Menu TRAITEMENTS - commande RÉGULATION DES STOCKS. Cette commande permet de saisir manuellement ou de vérifier le stock physique d'un article. Elle est surtout utilisée dans le cas des saisies d’inventaire. Préparation de l'inventaire  Avant d'effectuer une régulation de stock, vous pouvez procéder à un état de l'inventaire des articles. Cet état peut vous servir de support papier pour le contrôle physique du stock ; vous saisirez le stock comptabilisé manuellement dans la colonne réservée au pointage.Voir Inventaire des articles, page 61. Saisie du stock physique  La commande RÉGULATION DES STOCKS ne vous permet pas de créer ou modifier un article : seule la quantité physique de chaque stock pourra et devra être renseignée. 1. En mode Mode saisie code article, sélectionnez l'article pour lequel vous souhaitez saisir le stock physique. 2. Saisissez le stock comptabilisé dans la zone Stock physique. 3. Cliquez sur le bouton [Valider la saisie] pour enregistrer le nouveau stock. La fenêtre Régulation des stocks contient les informations suivantes (renseignée pour la plupart, sur chaque fiche article) : • Stock physique dépôt : correspond au stock de «pointage» : c'est la seule colonne modifiable. • Ecart stock dépôt : il correspond au stock réel moins le stock physique. • Stock théorique dépôt : il correspond à la quantité en stock réel moins la quantité en commande client plus la quantité en commande fournisseur. • Stock mini dépôt : seuil minimum du stock paramétré dans chaque fiche article. • Stock maximum dépôt : seuil maximum du stock paramétré dans chaque fiche article. • Stock réel dépôt : correspond au stock réel avant inventaire. 4. Double-cliquez dans la colonne Stock physique dépôt puis saisissez les modifications. La colonne Ecart Stock Dépôt est mise à jour. Si la quantité physique est inférieure au stock réel, l'écart sera négatif et inversement. 5. Une fois toutes les modifications effectuées, cliquez sur le bouton [Lancer la régulation]. Un message vous demande de confirmer le traitement. A l'issue de cette opération, le fichier de stock est modifié de façon irréversible. 6. Vous pouvez éditer l'état en cliquant sur le bouton [Génération de l’état]. Cet état correspond à la transcription exacte des informations contenues dans la liste RÉGULATION DES STOCKS. Traitements de fin d’année 77 Purge des pièces commerciales (Norme DGFiP)  Menu TRAITEMENTS - commande PURGE. Conformément à la nouvelle réglementation de la DGFiP, Ciel Gestion commerciale vous permet d'exporter les données ayant permis d’établir les documents légaux. La purge permet de détruire des pièces commerciales de vente et/ou d'achat. Pour faciliter ce traitement, un assistant vous aide dans les opérations que vous devez effectuer.  Pour passer d’une étape à l’autre, cliquez sur le bouton . 1. La première étape de l'assistant vous rappelle le principe de la purge et vous permet de définir les critères à prendre en compte. Vous pouvez sélectionner : • une date limite de purge : dans ce cas, le logiciel ne purgera que les pièces commerciales dont la date est antérieure à celle indiquée. Saisissez manuellement la date ou utiliser l'icône du calendrier ou des dates spéciales . • une sélection de pièces : dans ce cas, le logiciel ne purgera que les pièces sélectionnées. Quelle que soit l'option choisie, cliquez sur le bouton [Suivant] pour sélectionner les pièces à purger. Date limite de purge Si vous avez auparavant choisi l’option Date de limite de purge, vous allez choisir les pièces commerciales à prendre en compte dans les étapes qui suivent. 2. L'étape 2 de l'assistant vous permet de cocher les pièces commerciales de vente ainsi que les règlements clients à purger. 3. Dans l'étape 3, cochez les pièces commerciales d'achat ainsi que les règlements fournisseurs. Vous pouvez également purger les mouvements de stocks. Sélection de pièces  La fenêtre de sélection ne propose que les pièces validées. Les règlements d'acompte ne s'affichent pas dans la liste. Ils seront automatiquement purgés avec la facture d'acompte. 4. Si vous avez préalablement choisi l’option Une sélection de pièces, sélectionnez alors, dans la liste qui s'affiche, les pièces commerciales de vente (pièces clients) à purger. 5. Sélectionnez également les pièces commerciales d'achat à purger. 6. Sélectionnez ensuite les règlements clients puis les règlements fournisseurs à purger.  Pour sélectionner plusieurs pièces, maintenez la touche de votre clavier enfoncée. Archivage des données Quel que soit les critères de sélection que vous avez fait, cette étape vous est proposée. En effet, elle est obligatoire, vos pièces commerciales devant être conservées. Cette étape de l'assistant vous permet d’archiver directement tous les documents commerciaux légaux et obligatoires. 7. Cliquez sur le titre correspondant au document des pièces clients à archiver puis faites de même pour les pièces fournisseurs.  Une fois le traitement terminé, une coche verte apparaît. Attention ! L'archivage des données est obligatoire. En effet, pour une traçabilité complète des données, la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) impose un archivage des données. Traitements de fin d’année 78 Sauvegarde et purge des pièces 8. Cliquez sur le bouton [Purge] pour lancer le traitement. La purge est une opération irréversible. L'application vous demande donc d'effectuer une sauvegarde. Un message vous propose de : • [Faire une copie de mon dossier et lancer le traitement] : cliquez sur ce bouton pour sauvegarder votre dossier et lancer la purge. • [Lancer le traitement sans faire de copie de mon dossier] : cliquez sur ce bouton pour lancer la purge sans sauvegarde préalable. 9. Un message vous demande de confirmer la purge, cliquez sur le bouton [OK]. 10. Une fenêtre s'affiche. Elle vous informe que l'opération s'est bien déroulée. Vous y retrouvez le détail des pièces purgées. Historique des archives  Menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES. L'archivage de vos pièces est une réglementation de la DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques). Ce traitement est donc obligatoire. L'historique des archives récapitule toutes les archives que vous avez générées et vous pouvez les consulter.  Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Après une purge d'une ou de plusieurs pièces commerciales, les statistiques et les objectifs (clients ou fournisseurs) sont automatiquement mis à jour. En effet, ces données sont calculées en fonction des pièces de vente ou d'achat validées. Gestion des dossiers Gestion des dossiers 80 La sauvegarde Indisponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution en option Ciel données Mobiles.  Si vous travaillez en ligne, la sauvegarde sur un ordinateur ou sur un support n'est pas disponible. En effet, dans ce cas, vos données sont automatiquement sauvegardées sur le serveur de Ciel. Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de stockage. Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de micro-coupure) du programme en cours d'exécution ou encore une suppression malencontreuse des données peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données.  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - SAUVEGARDE. 1. Connectez votre support de sauvegarde à l’ordinateur (clé USB, disque dur externe...). 2. Dans le menu déroulant Format, choisissez le format du fichier de sauvegarde : • Zip : la copie de votre dossier est réalisée au format Zip (format compressé). • Fichier : la copie de votre dossier est réalisée à l'identique de l'original. • e-Sauvegarde : la sauvegarde de votre dossier sera réalisée à distance sur Internet avec Ciel e-Sauvegarde. Cette option n'est pas disponible en mode souscription. 3. Dans la zone Destination, cliquez sur le bouton et choisissez le répertoire ou le volume sur lequel sera stockée la copie de votre dossier. 4. Précisez le Nom de la copie. Si cette zone reste vide, le nom du dossier original est utilisé comme nom de la copie. 5. Cochez l'option Ajouter l'heure et la date au nom pour personnaliser le nom de la copie. La case Confirmer le remplacement est cochée par défaut. Ainsi, dans le cas où deux sauvegardes possèdent le même nom, un message de confirmation vous est proposé. Les deux dernières options permettent d'indiquer si vous sauvegardez votre dossier et/ou vos données annexes (préférences, modèles, etc.). 6. Pour ne plus afficher cette fenêtre aux prochaines sauvegardes, cochez la case Ne plus demander. Vous pourrez toujours modifier les paramètres de sauvegarde par le menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - SAUVEGARDE. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la sauvegarde. Gestion des dossiers 81 La restauration Indisponible dans Ciel Gestion commerciale en option Ciel Données Mobiles.  Menu DOSSIER - commande SAUVEGARDE/RESTAURATION. Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment sauvegardées.  Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire ou support différent de celui utilisé habituellement. 1. Activez la commande SAUVEGARDE/RESTAURATION - RESTAURATION du menu DOSSIER. Votre logiciel ferme votre fichier et ouvre la fenêtre présentée ci-dessous. 2. Choisissez votre Mode de restauration à l'aide des boutons radios. Trois options sont disponibles : • Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez cette option, le programme remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans votre sauvegarde. • Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez. • Mode avancé : Sélectionnez Mode avancé si vous souhaitez choisir les informations à restaurer. Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou les deux.  Par défaut, votre logiciel sélectionne l'option Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées. 3. Une fois le Mode de restauration sélectionné, cliquez sur le bouton [Suivant]. Gestion des dossiers 82 La fenêtre suivante s'affiche. 4. Dans cette fenêtre vous devez spécifier le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous désirez restaurer. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l'emplacement de votre dernière sauvegarde. Modifiez-les, si besoin est. 5. Si le dossier de sauvegarde trouvé correspond à celui que vous souhaitez restaurer, cliquez sur le bouton [Suivant]. Sinon vous pouvez utiliser le bouton [Parcourir] pour vous aider à rechercher votre dossier sauvegardé. Une fois celui-ci sélectionné, cliquez sur [Ouvrir]. Le programme revient à la fenêtre précédente et affiche l'emplacement du fichier sauvegardé, cliquez sur le bouton [Suivant]. 6. Un message vous demande de confirmer le remplacement du fichier. Cliquez sur le bouton [Oui]. Une dernière étape vous propose de lancer la restauration en cliquant sur le bouton [Restaurer]. Les points de restauration Indisponible dans Ciel Gestion commerciale en option Ciel Données Mobiles. Pour des raisons de sécurité, Ciel Gestion commerciale peut réaliser des points de restauration, c’est à dire des sauvegardes en fonction de paramètres que vous aurez préalablement définis.  Pour plus de détails sur les points de restauration, reportez-vous au chapitre Les Préférences et les Utilitaires dans la partie Présentation générale du manuel de référence, accessible dans le menu AIDE. Attention ! Toutefois les points de restauration ne remplacent pas la sauvegarde. La sauvegarde est une opération obligatoire que vous devez réaliser périodiquement. Gestion des dossiers 83 Copiez des dossiers sur Internet ou sur votre poste Uniquement disponible en mode souscription.  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES. Votre logiciel peut fonctionner en local sur votre machine ou bien en ligne sur internet. Lorsque vous changez de mode de fonctionnement, vous devez copier vos dossiers aux emplacements nécessaires pour pouvoir travailler soit en ligne soit en local. Pour cela, vous disposez de deux utilitaires, dans la catégorie Dossiers. Si vous basculez en mode : • connecté (activation de l'option Ciel Données Mobiles), vous devez mettre vos dossiers en ligne. Pour cela, utilisez l'utilitaire Copie de dossiers sur Internet. • local (désactivation de l'option Ciel Données Mobiles), vous devez au préalable copier vos dossiers sur votre poste de travail. Pour cela, utilisez l'utilitaire Gestion des dossiers.  Pour plus de détails sur ces utilitaires, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Attention ! Dans un logiciel qui fonctionne en local, il est impossible de récupérer des dossiers stockés sur le serveur Internet. Dans le cas où vous souhaitez désactiver l’option Ciel Données Mobiles, il est impératif de récupérer vos dossiers avant de changer de mode dans votre compte client. Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution 85 La gestion des stocks multi-dépôts Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution. Cette commande vous permet de suivre avec exactitude les stocks des différents dépôts de votre entreprise (entrepôts, boutiques, siège social, etc.). Enregistrez vos différents dépôts  Menu LISTES - commande DÉPÔTS - bouton [Créer]. Le dépôt principal figure par défaut dans tous les dossiers que vous créez mais celui-ci peut être modifié si besoin. Vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du code Dépôts à utiliser en activant le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - NUMÉROTATION - zone CODES BASES. 1. Si ce paramétrage est effectué, le code du dépôt s'affiche automatiquement. Dans le cas contraire, saisissez-le. Le Code est une zone alphanumérique (13 caractères maximum) obligatoire permettant d'identifier chaque dépôt créé. 2. Indiquez le Libellé complet du dépôt ainsi que ses coordonnées postales (Adresse, CP, Ville, Pays). 3. Renseignez les différentes zones concernant le responsable du dépôt et un commentaire éventuel dans la zone Observations. Cliquez sur [OK] pour valider. Affectez un article à un dépôt Les différents dépôts de stockage de l'article sont indiqués dans la fiche Article onglet Dépôt.  Si vous saisissez plusieurs dépôts pour un même article, un des dépôts doit être déclaré en dépôt favori. 1. Sélectionnez à l'aide du bouton Liste , le Dépôt favori de l'article. Il s'agit du dépôt principal utilisé lors de la facturation. 2. Saisissez dans la colonne Stock réel, le nombre d'articles stockés dans le dépôt favori puis dans les autres dépôts. C'est à partir de ces différents dépôts que le choix sera possible si la quantité de l'article facturé est insuffisante. 3. Vous pouvez renseigner le Stock minimum et le Stock maximum d'alerte sur chaque dépôt. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Réapprovisionnez vos dépôts La saisie de pièces commerciales fournisseurs vous permet de réapprovisionner vos stocks par dépôt. Après avoir défini un dépôt par défaut dans la fiche du fournisseur (onglet Complément), vous pouvez passer à l'enregistrement de vos pièces fournisseurs par dépôt. Lors de la saisie d'une pièce fournisseur, le dépôt par défaut est celui auquel est rattaché le fournisseur sélectionné. Pour définir un autre dépôt que celui indiqué dans la fiche Fournisseur, double-cliquez dans la colonne Dépôt de la pièce commerciale et sélectionnez à l'aide du bouton Liste le dépôt concerné. Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution 86 Gérez les variations de stocks Lors de la saisie de vos factures clients, si la quantité en stock de l'article que vous commandez est insuffisante dans le dépôt spécifié, un message vous en informe. Vous pouvez dans ce cas : • utiliser l'article de substitution, si celui-ci a été défini dans la fiche article (onglet Complément), • effectuer un transfert de dépôt à dépôt, • utiliser un autre dépôt dont la quantité en stock de l'article est suffisante, • lancer la fabrication de l'article, s'il s'agit d'un article composé. Mouvements de stocks manuels et automatiques En saisie automatique... Les mouvements de stocks générés automatiquement lors de la validation de pièces commerciales prennent en compte le dépôt affecté lors de l'enregistrement de la pièce. Aucune modification n'est possible à ce stade; seul un transfert de dépôt peut être envisagé pour une modification de mouvements de stock. En saisie manuelle... La création d'une entrée ou sortie de stock s'effectue par défaut sur le dépôt défini dans la fiche article concernée. Vous pouvez modifier ce dépôt si vous le souhaitez. Dans la fenêtre de création d'un mouvement de stock (menu LISTES - commande MOUVEMENTS DE STOCK), cliquez sur le bouton [Créer]. Dans la fenêtre qui s'affiche, double-cliquez dans la zone Dépôt et sélectionnez à l'aide du bouton le dépôt souhaité. Analysez vos dépôts Pour un meilleur suivi et une gestion plus optimale de vos stocks, Ciel Gestion commerciale vous donne la possibilité d'obtenir vos états par dépôt. Toutes les éditions liées aux articles (menu ETATS) tiennent compte d'une gestion multi-dépôts, à savoir : • les articles par dépôt, le suivi des stocks, • l'inventaire des articles, • la capacité de fabrication. Lors d'un assemblage, vous devez choisir les composants dans la liste des dépôts qui s'affiche. L'ordre dans lequel les dépôts s'affichent est respecté.  Pour plus de détail concernant les dépôts, la gestion des stocks multi-dépôts, les états relatifs à la gestion multi-dépôts, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution 87 La gestion des nomenclatures articles multi-niveaux Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.  Menu LISTES - commande ARTICLES - onglet Nomenclature. Si vous commercialisez des produits composés (chaque article composé est issu de plusieurs articles composants), vous êtes donc amené à gérer des nomenclatures multi-niveaux. On parle de nomenclatures multi-niveaux si l'un des articles du composé est lui-même un composé. Après avoir créé des nomenclatures d'articles (menu LISTES - commande ARTICLES - onglet Nomenclature), vous pourrez effectuer des assemblages. Exemple de nomenclature multi-niveaux Vous commercialisez un pack de Solution qui regroupe 3 logiciels : Ciel Compta, Ciel Gestion commerciale, Ciel Paye. Après avoir saisi les 3 fiches articles, vous créez celle de la Solution en renseignant cette fois l'onglet Nomenclature. Vous commercialisez aussi le pack Solution Plus qui comporte les éléments de la Solution ainsi que deux logiciels complémentaires (Ciel Prospects et Ciel Business Plan). L'onglet Nomenclature de la fiche article Solution Plus regroupe les éléments suivants : • Solution, • Ciel Prospects, • Ciel Business Plan. Dans la colonne Composants, le symbole indique que cet article est composé de plusieurs éléments. Dans cet exemple, l'article ART0001 est un article composé. Pour visualiser les composants de cet article, cliquez sur le symbole ou activez la commande DÉPLOYER ou TOUT DÉPLOYER du menu CONTEXTUEL (clic droit). La gestion des nomenclatures passe par une phase de transformation des éléments de base pour obtenir un produit fini. Cette phase passe par les ordres d'assemblage, de désassemblage ou d'annulation d'assemblage.  Pour plus de détails concernant la gestion des nomenclatures articles multi-niveaux, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu Aide. Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution 88 La relation client Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.  Menu LISTES - commande CLIENTS - onglet RELATIONS CLIENT. La fonction Relations Client vous permet de gérer vos relations client comme un agenda à partir duquel vous enregistrez vos tâches à effectuer. Exemple Vous recevez par exemple un appel téléphonique pour une demande de prix de la part d'un client. Vous pouvez enregistrer directement dans la fiche du client une nouvelle tâche. Vous pouvez consulter et effectuer le suivi de toutes les tâches enregistrées à partir de l'onglet Relations client de la fiche Client.  Pour plus de détail concernant la relation client, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution 89 Gestion avancée des relances clients Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution. Paramétrage  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - FACTURATION. L’onglet Relances permet de choisir les lettres à utiliser par défaut lors du traitement des relances clients. Il vous est proposé des modèles de lettres pré-paramétrés adaptés à chaque niveau de relance. Vous pouvez modifier les modèles de lettres ou en créer de nouvelles par la commande ÉTATS PARAMÉ- TRABLES (menu DOSSIER - commande OPTIONS). Pour chaque niveau de relance, cliquez sur le bouton et choisissez la lettre à utiliser par défaut. Relance  Menu TRAITEMENTS - commande RELANCE. Cette commande permet de gérer les relances par niveaux ainsi que d'éditer des lettres de relance pour les clients en retard de paiement.  Lors de la saisie de vos pièces commerciales, vous devez renseigner la zone Date Echéance. Les relances peuvent être effectuées sur trois niveaux. Si vous avez défini dans les paramètres facturation les lettres à utiliser par défaut pour chaque niveau, les trois niveaux des relances apparaissent à gauche de la fenêtre. Dans le niveau Non soldé, vous trouverez les pièces relancées trois fois et toujours non réglées. Lorsque vous effectuez une relance, la lettre est éditée mais aussi le niveau de relance est incrémenté pour les pièces choisies.  Pour plus de détails, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE. Récapitulatif des relances par client  Menu LISTES - commande CLIENTS. L’onglet Relances de la fiche client présente les relances réalisées ou ignorées pour le client. Vous retrouvez des informations sur la relance (libellé, date de relance, niveau de la relance dans la colonne Commentaire) ainsi que sur la pièce non réglée (numéro, date, date d’échéance, solde dû). • Cochez la case Ne pas relancer pour interdire la relance sur ce client. • Cochez la case Inclure les lignes soldées pour afficher les relances réalisées sur des pièces qui ont été réglées par le client. Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution 90 Liste des ordres de production Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.  Menu LISTES - commande ORDRES DE PRODUCTION. Cette commande vous permet de consulter rapidement les ordres de production existants. Vous pouvez depuis cette fenêtre lancer la création d'un assemblage, désassembler ou annuler un assemblage. Voir Gestion de production, page 56. 1. Pour consulter un ordre de production, sélectionnez-le dans la liste. 2. Cliquez sur le bouton [Consulter]. Vous pouvez éditer l'état Ordre de production disponible en cliquant sur l’une des icônes suivantes . Vous pouvez afficher affiner la sélection en cliquant sur le bouton . Dans la zone supplémentaire qui s'affiche en haut de la fenêtre, indiquez alors une période à prendre en compte. Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution 91 Les factures d’abonnement Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.  Menu VENTES/ ACHATS - commande ABONNEMENT CLIENTS/ABONNEMENT FOURNISSEURS. Cette commande vous permet de générer des factures d'abonnement clients ou fournisseurs c'est à dire des factures répétitives et à intervalle de temps régulier (loyer). La génération d'un abonnement implique la génération d'une même facture pour une période donnée. Créez un abonnement  La création d'un abonnement client ou fournisseur s'effectue à partir d'une facture courante validée sélectionnée dans la liste des factures. 1. Sélectionnez la facture à partir de laquelle vous souhaitez générer un abonnement puis cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre Nouvel Abonnement s'affiche. Saisissez toutes les informations relatives à l'abonnement. 2. Saisissez le Code ainsi que le Libellé de la facture d’abonnement. Le code de la facture de référence est automatiquement indiqué. Pour le modifier, cliquez sur le bouton Liste. 3. Sélectionnez à l'aide de l'icône calendrier ou de l'icône de dates spéciales, les dates de début (A partir de) et de fin (Jusqu'au) de l'abonnement. 4. Indiquez la Périodicité. Un abonnement peut être généré toutes les semaines, tous les mois, tous les 15 jours, tous les trimestres, tous les semestres, etc. 5. Dans la zone Génération, la date de la dernière facture enregistrée et celle de la prochaine facture à générer sont rappelées. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. 6. Pour lancer la génération de l’abonnement, sélectionnez dans la liste le ou les abonnements correspondants puis cliquez sur le bouton [Générer les factures]. Générez les factures d’abonnement 7. Cochez l’une des options proposées : • Jusqu'au : les factures seront générées jusqu'a la date indiquée dans la zone de droite • La prochaine facture : les factures seront générées en fonction de la date de la dernière facture. • Toutes les factures jusqu’à la fin de l’abonnement : toutes les factures seront générées en fonction des dates de début et de fin de l'abonnement. 8. Cochez la case Valider les factures générées si vous souhaitez valider automatiquement les factures d'abonnement générées. 9. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement. Un message vous indique en fin de traitement que la génération des factures d'abonnement s'est bien déroulée.  Pour plus de détail concernant les factures d’abonnement, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution 92 Les factures multi-échéances Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.  Menu VENTES/ACHATS - onglet échéance de la pièce commerciale en cours. Si vous gérez des pièces commerciales multi-échéances (paiement en deux, trois fois, etc.) vous devez cocher la case multi-échéances de la fenêtre de la pièce commerciale - Onglet Échéances. Cette option vous permet de générer par la suite un échéancier pour la pièce commerciale. Ajoutez une échéance manuellement 1. Pour ajouter une échéance, cliquez sur le bouton [Ajouter]. Une nouvelle ligne est insérée dans la liste. 2. Sélectionnez la date d'échéance et le mode de règlement puis saisissez le montant de l'échéance. Le libellé ainsi que le solde dû s'affichent automatiquement. Vous pouvez spécifier des montants d'échéances différents. 3. Validez le traitement en cliquant sur le bouton [OK]. Générez une ou plusieurs échéances automatiquement 1. Pour générer automatiquement une ou plusieurs échéance(s), cliquez sur le bouton [Générer échéances]. 2. Indiquez les informations nécessaires : • le nombre d'échéances, • le mode de règlement, • la date initiale de l'échéance (date de base). • Le libellé s'affiche automatiquement dans la zone Echéances. L’icône vous permet de modifier votre date d'échéance et le bouton [Détails] affiche le détail (date, montant, etc.) des échéances. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.  Pour plus de détails concernant les factures multi-échéances, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Les fonctionnalités de Ciel Gestion commerciale Évolution 93 Les infos «perso» Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.  Menu LISTES - commande INFOS PERSO. Menu DOSSIER - commande OPTIONS - UTILITAIRES - UTILITAIRES FICHIERS. Les infos perso vous permettent de personnaliser les fenêtres de saisie (société, fournisseurs, clients, articles, pièces clients) en y ajoutant les rubriques de votre choix. Ces rubriques apparaîtront dans les fenêtres de saisie dans un onglet intitulé Infos Perso et dans les états paramétrables. Créez une rubrique utilisateur 1. Sélectionnez dans la liste des Fichiers personnalisables la ligne de votre choix puis cliquez sur le bouton [Modifier]. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre Nouvelle rubrique utilisateur s'affiche. Indiquez le nom de la rubrique. 3. Choisissez son type parmi la liste disponible en cliquant sur le bouton Liste. S'il s'agit d'un type Texte, vous pouvez préciser le nombre de caractères autorisés. 4. Validez la création de la rubrique utilisateur en cliquant sur [OK].  Pour plus de détails concernant les rubriques utilisateurs, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. La gestion des sociétés Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution. Avec Ciel Gestion commerciale Évolution, vous pouvez gérer plus de 5 sociétés. Pour chaque société à gérer vous devez créer un nouveau dossier. La commande NOUVEAU du menu DOSSIER vous permet de créer votre dossier. Administration avancée des utilisateurs Uniquement disponible dans Ciel Gestion commerciale Evolution.  Menu DOSSIER - commande MOT DE PASSE - bouton [Mode avancé]. Pour une gestion plus complète des utilisateurs, des groupes et de leurs droits, vous disposez du mode avancé dans Ciel Gestion commerciale Évolution. Pour y accéder, cliquez sur le bouton [Mode avancé] de la fenêtre Contrôle d’accès au dossier. 94 Index A Achats pièces fournisseurs 55 Affaires 37 Afficher détail 49 Afficher détail 49 Afficher menus découverte/standard 16 Archivage 77 historique 78 Articles 28 catalogue 62 inventaire 61 nomenclatures articles multi-niveaux 87 Assistant clôture de dossier 74 création de dossier 19 saisie de pièces 41 Avoirs 39 B Besoin d’aide 17 Bons de livraison 39 Bons de réception 39 C Ciel Données Mobiles 11 Clients 33 encours 68 relation client 88 Commandes 39 Commandes articles 57 Créer un article 28 un client 33 un fournisseur 26 une nomenclature article 33 D Dépôts 85 gestion du stock multi-dépôts 85 Devis / Pro forma 39 Documentation 6 Dossier copier sur Internet/sur votre poste 83 créer 19 paramètres 22 Récupérer 21 restaurer 81 sauvegarder 80 E Echéancier 66 Escompte 45 Etats analyses 70 articles 61 clients fournisseurs 64 récapitulatifs TVA et TPF 70 F Factures 39 d’abonnement 91 d’acompte 50 multi-échéances 92 Familles articles 28 Fin d’exercice 74 Fournisseurs 26 G Gestion de production 56 liste des ordres 90 I Impressions imprimante 59 types 59 Imprimante choisir 59 configurer 59, 60 Imprimer catalogue des articles 62 commandes non livrées 65 échéancier des factures 66 encours clients 68 états récapitulatifs 70 évolution des ventes 67 inventaire des articles 61 lettre de pénalités de retard 68 mailing 69 nomenclature des articles 62 portefeuille des commandes 64 relance 68 relevé de comptes 65 Intuiciel 12 Inventaire 61 Copyright 2012 Ciel Manuel de découverte Ciel Gestion commerciale et Gestion commerciale Evolution - MAN_WG 19.6/12.6 - 12.12 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel. L Lettre de pénalités de retard 68 M Mailing 69 Modes de règlement 25 O Objectifs 72 Ordre de production 90 P Paramètres banque principale 23 comptabilité 22 facturation 22 numérotation 23 société 22 Pièces commerciales assistant Top facture 41 clients 42 créer 42 décomptabiliser 49 envoyer par e-mail 50 fournisseurs 55 saisie document (ventes) 39 valider 46 Points de restauration 82 Portefeuille des commandes 64 Prospects 36 R Réapprovisionner 57 Règlements 51 Régulation des stocks 76 Relance client 68, 89 Relation client 88 Relevé de comptes 66 Remise 44, 45 Représentants 25 Restaurer un dossier 81 Rupture de stock commande 57 S Saisie Document 39 Saisie document 39 Sauvegarder un dossier 80 Solder 53 Statistiques 71 Stocks 76 T Tarifs grille de tarifs 31 par famille 25 Top facture 41 TPF 25 Transférer une pièce commerciale 47 Trouvtoo 16 TVA 24 non perçue 24 V Valider pièce commerciale 46 Les nouveautés de Ciel Associations et Ciel Associations Evolution Sage activité Ciel 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Chère Cliente, Cher Client, Ce guide vous permet d’installer votre nouveau logiciel et de récupérer les données de votre ancienne version. Nous vous remercions de votre confiance et vous souhaitons une bonne utilisation de votre logiciel. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 RCS Paris 313 966 129 La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC, Euratec, Ciel, Adonix et XRT. Code APE 5829C Sommaire Les nouveautés de votre logiciel .......................................................... 6 Sauvegarde DGFiP ...........................................................................................................6 Programme Amélioration Produits ......................................................................................6 Intuiciel Windows™ 8 .......................................................................................................7 Fin d’exercice ..................................................................................................................7 TVA................................................................................................................................8 Détail des lignes de TVA....................................................................................................8 La migration d’une ancienne version.................................................... 9 Ouvrir un dossier d’une ancienne version ...................................................... 9 Vous utilisiez une version Evolution / une version 11.00 ou supérieure ....................................9 Vous utilisiez une version 10.00 ou inférieure ......................................................................9 Récupérer un dossier d’une ancienne version .............................................. 11 Présentation.................................................................................................................. 11 Les éléments non récupérés ............................................................................................ 11 Informations avant récupération ...................................................................................... 13 Vérifications avant la récupération.................................................................................... 13 La récupération ............................................................................................................. 13 Questions - Réponses................................................................................... 19 L’historique des nouveautés............................................................... 20 Les nouveautés des versions 12.0 et Evolution 2.0 ...................................... 20 Les recherches Trouvtoo ................................................................................................. 20 Besoin d’aide................................................................................................................. 21 Générer des écritures au format RImport .......................................................................... 21 Ajout des fonctions créer, modifier, supprimer accessibles via le menu Contextuel des listes ..........................................................................................................21 Préférences de saisie d'une pièce commerciale ................................................................... 21 Saisie document ............................................................................................................ 22 Cliquer/Glisser d'articles pour générer une pièce commerciale .............................................. 23 Cliquer/Glisser pour effectuer un transfert de pièce ............................................................ 23 Nouvelle présentation de la gestion des membres............................................................... 23 Assistant d’entrée d’un nouveau membre .......................................................................... 23 Saisie du code barre ....................................................................................................... 23 Arrondir les tarifs en mise à jour ...................................................................................... 24 Gestion des remises en banque........................................................................................ 24 Liste des matériels non retournés..................................................................................... 24 Nouveaux états ............................................................................................................. 24 Points de restauration..................................................................................................... 24 Les nouveautés des versions 13.0 et Evolution 3.0 ...................................... 25 Modification de l’interface................................................................................................ 25 Acquisition d’informations légales ..................................................................................... 26 Les aperçus................................................................................................................... 26 Mise sous surveillance .................................................................................................... 27 Listes des animateurs ..................................................................................................... 27 Affichage des lignes comptables et dépenses/recettes ......................................................... 27 Unité des articles ........................................................................................................... 28 Envoyer un e-Mail .......................................................................................................... 28 Recherche de pièces ....................................................................................................... 28 Préférences facturation ................................................................................................... 28 Les nouveautés de la version 14.0 et Evolution 4.0...................................... 30 Personnalisation des polices ............................................................................................ 30 Regroupements dans les listes (Intuiliste) ......................................................................... 30 Modèles de pièces clients ................................................................................................ 30 Gestion du statut dans les devis....................................................................................... 31 Mise à jour des informations d’un article à partir des pièces ................................................. 31 Gestion des articles inutilisés ........................................................................................... 31 Amélioration de la trésorerie prévisionnelle........................................................................ 31 Règles d’affectation relevé .............................................................................................. 31 Les nouveautés de la version 15.0 et Evolution 5.0...................................... 32 Les barres d’actions ....................................................................................................... 32 Affichage des fenêtres en arrière-plan............................................................................... 33 Enregistrement automatique des vues .............................................................................. 33 Les actions flash ............................................................................................................ 33 Service à la personne ..................................................................................................... 33 Les nouveautés de la version 16.0 et Evolution 6.0...................................... 34 Intuiciel personnalisable.................................................................................................. 34 Insertion automatique .................................................................................................... 34 Correcteur orthographique .............................................................................................. 34 Aide à la saisie des Codes postaux et villes ........................................................................ 35 Intégration de la norme SEPA .......................................................................................... 35 Duplication des écritures ................................................................................................. 36 Nouvelle saisie tableur .................................................................................................... 36 Affaires......................................................................................................................... 36 Génération des activités récurrentes................................................................................. 37 Gestion du remboursement d’activités .............................................................................. 37 Ciel Business Mobile ....................................................................................................... 37 Les nouveautés des versions 17.0 et Evolution 7.0 ...................................... 38 L’accueil Ciel .................................................................................................................38 Mon compte Ciel ............................................................................................................ 38 Enrichissement de l’Intuiciel ............................................................................................ 38 Nouveaux états Don ....................................................................................................... 39 Nouvelle option en liaison comptable ................................................................................ 39 Affichage du numéro de mouvement d’une écriture ............................................................ 39 Solde évolutif ................................................................................................................ 39 Commentaire sur l’origine des pièces clients ...................................................................... 39 FlashCode et CodeQR ..................................................................................................... 40 Modification de l’historique des archives ............................................................................ 40 Modification de l’ouverture d’un dossier............................................................................. 40 Modification de la préférence Codes postaux et Villes .......................................................... 40 Les nouveautés de la version Evolution 7.6.................................................. 41 Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement................................................................ 41 Modification d’une écriture de remise en banque ................................................................ 41 Les nouveautés de votre logiciel 6 Les nouveautés de votre logiciel Il s’agit des nouveautés des versions 18.0 et Evolution 8.0 Sauvegarde DGFiP Dans le cadre de la loi DGFiP de Contrôle des Comptabilités Informatisées, toute entreprise qui gère sa comptabilité sur un système informatique est dans l’obligation de sauvegarder ses données de comptabilité et de gestion sur les trois exercices passés. En mise à jour de votre dossier, une nouvelle fenêtre Contrôle de la Comptabilité Informatisée s’affiche afin que vous puissiez y renseigner les dates de l’exercice en cours. Uniquement si vous gérez votre comptabilité en externe. 1. Saisissez les dates de votre exercice en cours dans la zone Exercice du ... au ... 2. Cliquez ensuite sur le bouton [OK]. 3. Un message d’avertissement vous recommande de faire une sauvegarde de votre dossier Conformité sauvegarde DGFiP  Menu TRAITEMENTS - commande CONFORMITÉ SAUVEGARDE DGFIP La sauvegarde est une réglementation de la DGFiP. L’archivage de vos données est obligatoire. Cet assistant vous permet de vérifier la conformité de vos sauvegardes aux normes DGFiP sur les trois exercices antérieurs à l’exercice courant. Lorsque vous cliquez sur le bouton [Suivant] puis sur le bouton [Générer] dans l’assistant, votre logiciel Ciel génère automatiquement les sauvegardes des trois exercices précédents selon la norme DGFiP.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide (touche ) ou au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible via le menu AIDE. Consultation sauvegarde DGFiP  Menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP Lorsque vos sauvegardes DGFiP ont été générées, elles sont accessibles pour consultation en lecture seule via le menu TRAITEMENTS - commande CONSULTATION SAUVEGARDE DGFIP. Vous y retrouvez la liste des sauvegardes DGFiP classées chronologiquement par exercice. Vous pouvez ouvrir vos sauvegardes DGFiP, les enregistrer sous un support ou les envoyer par e-mail. Programme Amélioration Produits  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES GÉNÉRALES (Mode avancé) Vous pouvez désormais participer au Programme Amélioration Produits de Ciel. Pour cela, il vous suffit d’accepter les conditions générales d’utilisation et de cliquer sur le bouton [OK]. Par défaut, cette préférence est désactivée. Attention Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton [Plus tard] sans renseigner les dates de votre exercice en cours. Dans ce cas, vous avez un délai d’un mois pour le faire. A chaque lancement de votre logiciel, cette fenêtre réapparaîtra. Attention Ces sauvegardes DGFiP pourront être demandées lors d’un contrôle fiscal. En cas de manquement à cette obligation, vous vous exposez à des pénalités financières. Les nouveautés de votre logiciel 7 Intuiciel Windows™ 8 L’Intuiciel, accessible via les onglets , a été adapté au système d’exploitation Windows™ 8. De ce fait, les boutons et icônes se présentent différemment. Interface tactile Si vous êtes équipé d’un écran tactile ou d’une tablette sous le système d’exploitation Windows™ 8, vous pouvez travailler dans votre logiciel en mode tactile. 1. Pour cela, cliquez sur la flèche de l’onglet situé au dessus de la barre d’actions. 2. Dans la liste déroulante qui s’affiche, sélectionnez l’option Mode tactile. Une coche apparaît pour vous indiquer que le mode tactile est actif. 3. Procédez de la même façon pour désactiver le mode tactile. Dans ce cas, la coche disparaît. La barre de personnalisation des tâches sous Windows™ 8 1. Cliquez sur une tâche ou un groupe de tâches afin de sélectionner l’élément à personnaliser. Une barre horizontale s’affiche en bas de l’Intuiciel. 2. Cliquez sur le bouton correspondant à l’action que vous souhaitez exécuter.  Sous Windows™ 8, une fois que votre bureau est personnalisé, vous ne pouvez plus le restaurer ou annuler les modifications. La barre de personnalisation des états sous Windows™ 8 1. Cliquez sur un état ou un groupe d’états afin de sélectionner l’élément à personnaliser. Une barre horizontale s’affiche en bas de l’Intuiciel. 2. Cliquez sur le bouton correspondant à l’action que vous souhaitez exécuter.  Sous Windows™ 8, une fois que vos états et statistiques sont personnalisés, vous ne pouvez plus les restaurer ou annuler les modifications. Fin d’exercice  En compta externe : menu TRAITEMENTS - commande FIN D’EXERCICE  En compta interne : menu TRAITEMENTS - commande CLÔTURE D’EXERCICE Votre logiciel Ciel sauvegarde automatiquement toutes les données de gestion conformément à la norme DGFiP. Vous pouvez faire une sauvegarde supplémentaire sur un support externe (clé USB, disque dur...).  Une sauvegarde de votre dossier vous est proposée et fortement recommandée car ce traitement est irréversible.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide (touche ) ou au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible via le menu AIDE. Les nouveautés de votre logiciel 8 TVA  Menu TRAITEMENTS - commande TVA Cette fonction vous permet d’éditer l’état préparatoire de TVA ainsi que d’enregistrer en comptabilité les écritures de TVA (paiement, remboursement, OD).  Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide (touche ) ou au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible via le menu AIDE. Détail des lignes de TVA  Menu TRAITEMENTS - commande DÉTAIL DES LIGNES DE TVA Cette fonction permet d’éditer le détail de votre déclaration de TVA. Cet état récapitule toutes les lignes comptables utilisées pour calculer les montants de TVA.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’aide (touche ) ou au MANUEL DE RÉFÉRENCE accessible via le menu AIDE. Attention Cette commande n’apparaît que si votre dossier est assujetti à la TVA et si votre comptabilité est intégrée à votre dossier. Attention Cette commande est uniquement accessible si votre comptabilité est intégrée à votre dossier. La migration d’une ancienne version 9 La migration d’une ancienne version Ouvrir un dossier d’une ancienne version Afin que le dossier dans lequel vous travailliez auparavant puisse être ouvert, des traitements préalables sont nécessaires. Selon votre ancienne version de Ciel Associations, soit : • votre dossier de travail ne nécessite qu’une mise à jour, • soit vous devez récupérer votre dossier. Vous utilisiez une version Evolution / une version 11.00 ou supérieure Votre dossier doit être mis à jour pour pouvoir être exploité dans la nouvelle version de Ciel Associations. A la première ouverture de votre dossier (menu DOSSIER - commande OUVRIR), la fenêtre ci-dessous s'affiche. 1. Il est fortement conseillé d’effectuer une sauvegarde de votre dossier. Assurez-vous que l’option Effectuer une copie de sauvegarde avant la mise à jour est bien cochée. 2. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement. A la fin du traitement, un message vous indique que la mise à jour de votre dossier est terminée. Vous pouvez commencer à travailler.  Pour découvrir les nouvelles fonctionnalités apportées par cette version, reportez-vous au paragraphe “Les nouveautés des versions 13.0 et Evolution 3.0”, page 25 . Vous utilisiez une version 10.00 ou inférieure Afin que votre dossier puisse être ouvert dans votre nouvelle version, vous devez effectuer une récupération ; Ciel Associations 2009 étant un logiciel totalement nouveau. En effet, l’installation de la nouvelle version a apporté des modifications sur votre ordinateur : • les raccourcis qui étaient présents dans le menu Démarrer ont été supprimés, • l’exécutable de l’ancienne version a été renommé en ancienwa.exe. La migration d’une ancienne version 10 Vous pouvez y accéder depuis l’explorateur Windows en allant dans le répertoire d’installation de l’ancienne version (C:\Ciel\WASSOC par défaut) puis en double-cliquant sur le fichier ancienwa.exe. Attention ! Les modifications détaillées ci-dessus n'auront lieu que si les éléments en question sont présents sur votre ordinateur et que s'ils n'ont pas été modifiés (changement de nom ou de place par exemple). De plus, les éléments que vous aurez créés par vous-même (nouveaux raccourcis par exemple) ne seront pas supprimés. La migration d’une ancienne version 11 Récupérer un dossier d’une ancienne version Présentation  Dans cette partie, il vous est détaillé la récupération des anciens dossiers d’une version inférieure ou égale à Ciel Associations 2006 (version 10.00) vers Ciel Associations 2007 (11.00) minimum. Ces dernières versions sont des logiciels totalement nouveaux. Pour cette raison, il n’est plus question d'une simple mise à jour mais d'une récupération de vos anciens dossiers. La quasi intégralité de votre ancien dossier sera récupérée dans un nouveau dossier de Ciel Associations.  Reportez-vous au paragraphe “Les éléments non récupérés”, page 11. Cette documentation a non seulement pour but de vous expliquer comment récupérer vos données, mais également de vous indiquer les contrôles à réaliser avant la récupération et les éventuels points à vérifier après la récupération.  Votre dossier actuel ne sera ni modifié ni mis à jour. En effet, la procédure de récupération s’effectue sur une copie de votre dossier. Vous pourrez donc continuer à utiliser, si nécessaire, votre ancien dossier avec votre ancienne version. Les éléments non récupérés Les états paramétrables La récupération des états, des documents Office ainsi que celle des formats d'imports et d'exports n'est pas possible. Cependant, la nouvelle version de Ciel Associations intègre un générateur d'états très puissant. Et, de nombreux états pré-définis sont déjà intégrés au logiciel. Les états Les états de votre ancien dossier ne seront pas récupérés dans la nouvelle version de Ciel Associations. Voici la liste des éléments non récupérés dans Ciel Associations en fonction du mode de comptabilité. Mode Créances - Dettes Données d'entrées Modes de règlements : impossible de récupérer un mode de règlement si le code et/ou le libellé sont vides. Cotisations Tarifs de cotisations : un tarif de la cotisation n'est pas récupéré si le type de tarif n'est pas renseigné. Activités Les dates doivent être valides. Tarifs des activités : impossible de récupérer le tarif d'une activité si l'activité n'existe pas ou n'est pas renseignée. Le tarif d'une activité n'est pas récupéré si le type de tarif n'est pas renseigné. Membres Aucun des éléments de l'onglet Coefficient familial n'est récupéré. Opérations Cotisations des membres : une opération de cotisation dont la date est inférieure à la date d'exercice n'est pas récupérée si elle n'est pas validée. Impossible de récupérer une opération de cotisation si la date de début n'est pas renseignée. Activités des membres : impossible de récupérer l'opération d'activité d'un membre si l'activité n'existe pas. Une opération d'activité, dont la date est inférieure à la date d'exercice n'est pas récupérée si elle n'est pas validée. La migration d’une ancienne version 12 Une opération d'activité d'un membre n'est pas récupérée si l'activité n'a pas été renseignée. Impossible de récupérer une opération d'activité d'un membre si la date de début n'est pas renseignée. La date de début de l'opération doit être renseignée. La quantité pour une activité ne peut être nulle. Saisies Saisies de Dépenses/Recettes - Virements de poste à poste - Virements de banque à banque : l'écriture n'est pas récupérée si la date est en dehors des limites de saisie (Exercice N - Exercice N+1). Règlements La date du règlement doit être renseignée. Impossible de récupérer un règlement si le montant est nul. Les règlements dont la date est supérieure à l'exercice N+1 ne sont pas récupérés. Mode Dépenses - Recettes Données d'entrées Modes de règlements : impossible de récupérer un mode de règlement si le code et/ou le libellé sont vides. Cotisations Tarifs de cotisations : un tarif de la cotisation n'est pas récupéré si le type de tarif n'est pas renseigné. Activités Activités : les dates doivent être valides. Tarifs des activités : impossible de récupérer le tarif d'une activité si l'activité n'existe pas ou n'est pas renseignée. Le tarif d'une activité n'est pas récupéré si le type de tarif n'est pas renseigné. Membres Aucun des éléments de l'onglet Coefficient familial n'est récupéré. Opérations Cotisations des membres : impossible de récupérer une opération de cotisation si la date de début n'est pas renseignée. Activités des membres : impossible de récupérer l'opération d'activité d'un membre si l'activité n'existe pas. Une opération d'activité d'un membre n'est pas récupérée si l'activité n'a pas été renseignée. Impossible de récupérer une opération d'activité d'un membre si la date de début n'est pas renseignée. La date de début de l'opération doit être renseignée. La quantité pour une activité ne peut être nulle. Saisies Saisies de Dépenses/Recettes - Virements de poste à poste - Virements de banque à banque : la date est en dehors des limites de saisie (Exercice N - Exercice N+1). Règlements La date du règlement doit être renseignée. Impossible de récupérer un règlement si le montant est nul. Les règlements dont la date est supérieure à l'exercice N+1, ne sont pas récupérés. Mode Comptabilité Externe Données d'entrées Modes de règlements : impossible de récupérer un mode de règlement si le code et/ou le libellé sont vides. Cotisations Tarifs de cotisations : un tarif de la cotisation n'est pas récupéré si le type de tarif n'est pas renseigné. Activités Activités : les dates doivent être valides. Tarifs des activités : impossible de récupérer le tarif d'une activité si l'activité n'existe pas ou n'est pas renseignée. Le tarif d'une activité n'est pas récupéré si le type de tarif n'est pas renseigné. La migration d’une ancienne version 13 Membres Aucun des éléments de l'onglet coefficient familial n'est récupéré. Opérations Cotisations des membres : impossible de récupérer une opération de cotisation si la date de début n'est pas renseignée. Activités des membres : impossible de récupérer l'opération d'activité d'un membre si l'activité n'existe pas. Une opération d'activité d'un membre n'est pas récupérée si l'activité n'a pas été renseignée. Impossible de récupérer une opération d'activité d'un membre si la date de début n'est pas renseignée. La date de début de l'opération doit être renseignée. La quantité pour une activité ne peut être nulle. Règlements La date du règlement doit être renseignée. Impossible de récupérer un règlement si le montant est nul. Informations avant récupération La monnaie principale du dossier Si le dossier n’est pas géré en francs ou en euros, à la récupération, le changement de la monnaie sera possible. Utilisateur Seul un utilisateur ayant accès au dossier est récupéré. Vérifications avant la récupération • Afin d'optimiser la récupération de votre ancien dossier, lisez le paragraphe “Les éléments non récupé- rés”, page 11. • La nouvelle version de Ciel Associations doit être installée sur votre ordinateur. La récupération 1. Lancez la nouvelle version de Ciel Associations en double-cliquant sur le raccourci qui est sur le bureau. 2. Activez le menu DOSSIER puis choisissez la commande OUVRIR. 3. Cliquez sur la fonction Récupérer un dossier d’une ancienne version. Attention ! Avant de procéder à la récupération de votre ancien dossier, effectuez au moins une sauvegarde de votre ancien dossier. De plus, assurez-vous que votre ancienne version Ciel Associations n'est pas ouverte. Dans le cas contraire, un message vous indiquera que vous devrez fermer votre ancienne application. La migration d’une ancienne version 14 La fenêtre ci-dessous s’affiche. 4. Sélectionnez le dossier que vous souhaitez récupérer et cliquez sur le bouton [OK]. Si votre ancien dossier ne s’affiche pas dans la liste Si votre ancien dossier ne s'affiche pas dans la liste en question, vous devez le sélectionner manuellement. Pour cela : 1. cliquez sur le bouton [Annuler] depuis la liste des anciens dossiers, 2. choisissez la commande OUVRIR du menu DOSSIER. La fenêtre d'ouverture de dossier s'affiche. 3. Appuyez sur la touche et en la maintenant enfoncée cliquez sur la fonction Récupérer un dossier d’une ancienne version. 4. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez le dossier à l’emplacement où vous l’avez mis.  Les dossiers des anciennes versions étaient créés par défaut dans le répertoire C:\Ciel\WASSOC 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider. Si votre dossier provient d’une version inférieure à Ciel Associations 2000 (version 7.00) Dans ce cas, un message vous informera que la récupération de votre ancien dossier n'est pas possible. En effet, vous ne pouvez pas récupérer directement un dossier provenant d’une version inférieure à 7.00 (2000). Vous devez d’abord récupérer le dossier dans une version comprise entre 7.00 et 10.00 pour ensuite pouvoir le récupérer dans une version supérieure.  Nous vous invitons, dans ce cas, à prendre contact avec nos techniciens conseil. La migration d’une ancienne version 15 Choisir l’utilisateur  L’utilisateur défini par défaut dans les anciennes versions est MAITRE. 1. Si plusieurs utilisateurs sont définis dans votre ancien dossier, choisissez votre nom d’utilisateur. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. Saisir le mot de passe Si votre ancien dossier est protégé par un mot de passe, vous obtenez une fenêtre telle que ci-dessous. 1. Saisissez votre mot de passe ou bien VALID. VALID est le mot de passe défini par défaut dans les anciennes versions des logiciels Ciel. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. La migration d’une ancienne version 16 L’assistant de récupération La fenêtre suivante s’affiche. 1. Sélectionnez une des deux options proposées : • Mise à jour standard : dans ce cas tous les éléments sont récupérés (sauf ceux indiqués au paragraphe “Les éléments non récupérés”, page 11). • Mise à jour avancée : cette option permet de choisir les éléments à récupérer. Dans ce cas, une fenêtre supplémentaire s’affiche comme ci-dessous. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant]. Vous accédez à la fenêtre suivante : Cochez les éléments à récupérer. La migration d’une ancienne version 17 3. Cochez l’option qui correspond au mode de comptabilité dans lequel vous travailliez. 4. Cliquez sur le bouton [Suivant]. La fenêtre ci-dessous s’affiche. 5. Une fois la note lue, cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement. Le traitement de la récupération Après avoir validé la fenêtre précédente, la récupération est lancée. Le logiciel effectue en premier une conversion du dossier. Vous obtenez une fenêtre telle que ci-dessous. Ensuite, une fenêtre indique la progression de la récupération. La durée de récupération de votre ancien dossier est fonction de votre ordinateur et de la taille de votre dossier.  En aucun cas vous ne devez abandonner cette récupération. La migration d’une ancienne version 18 Le compte rendu de la récupération Une fois la récupération terminée, une fenêtre de compte-rendu s'affiche. Cette fenêtre détaille non seulement l'ensemble des informations récupérées de votre ancien dossier mais également les éléments non récupérés. En effet, dans certains cas, les données présentes dans votre ancien dossier pouvaient être incomplètes ou fausses. Ce compte rendu peut donc contenir à la fois des remarques générales mais aussi des erreurs. Voici les différents types d'informations que vous pourrez y trouver : Note Les informations de ce type correspondent à des récupérations effectuées correctement ou bien à des données qui ont été modifiées après récupération. Alerte Les informations de ce type correspondent à des récupérations qui ont été réalisées mais avec certains paramètres incomplets. Erreur Les informations de ce type correspondent à des erreurs plus importantes. Ces erreurs entraînent la non-récupération d'une donnée. Pour chaque type de remarques, vous disposez dans la colonne Commentaire d'explications précises sur la note, l'alerte ou l'erreur. Vous pouvez imprimer ce compte rendu en cliquant sur l'icône Imprimante situé en haut à droite de la fenêtre. Fermez la fenêtre du compte rendu. Votre dossier récupéré est ouvert dans la nouvelle version de Ciel Associations.  Ce même compte rendu est enregistré automatiquement sous forme d'un fichier texte présent sur le bureau. Ceci vous permet de le consulter à tout moment afin de réaliser vos vérifications ou vos modifications sur votre nouveau dossier. Attention ! Vous devez renouveler la procédure de récupération pour chaque dossier à récupérer. La migration d’une ancienne version 19 Questions - Réponses Dois-je effectuer une sauvegarde de mon ancien dossier avant de lancer la procédure de récupération de mes données ? Oui. Il est recommandé d’effectuer une sauvegarde de votre dossier avant d’effectuer cette manipulation. Pour cela, activez la commande SAUVEGARDE du menu DOSSIER de l’ancienne version de Ciel Associations.  Nous vous conseillons vivement de conserver cette copie de sauvegarde. Comment puis-je reconnaître facilement mon numéro de version ? 1. Pour connaître votre numéro de version, ouvrez votre ancien dossier. Activez la commande À PROPOS DE CIEL ASSOCIATIONS du menu ? OU AIDE. Le numéro de version est indiqué dans la fenêtre qui s'affiche. Quelles sont les étapes à respecter lors de la récupération des données de mon ancien dossier ? Installation de la nouvelle version de votre logiciel La nouvelle version de Ciel Associations doit être installée sur votre ordinateur. Avant la récupération • Contrôle de certains éléments de votre dossier actuel : • vérification de la monnaie du dossier (euros) • Copie de sauvegarde de votre ancien dossier. Récupération de vos données • Lancement de Ciel Associations. • Sélection de votre ancien dossier.s • Saisie éventuelle du mot de passe. • Remise à niveau éventuelle de votre ancien dossier. • Récupération et compte rendu du traitement. Après la récupération • Vérification de certains éléments (compte-rendu). Quels sont les éléments qui ne seront pas récupérés depuis mon ancien dossier ? Certains éléments ne sont pas récupérés. Reportez-vous au paragraphe “Les éléments non récupérés”, page 11. De même les états et les états paramétrables ne seront pas récupérés. Au début de la procédure de récupération, un message m'indique que mon logiciel est trop ancien pour être mis à jour. Que dois-je faire ? Selon la version de votre logiciel, il se peut que la récupération de votre ancien dossier ne soit pas possible. Nous vous invitons, dans ce cas, à contacter nos techniciens conseil au numéro Indigo : 0 825 00 40 30. Que se passe-t-il s’il y a une coupure de courant pendant la récupération de mes données ? 1. Pas d'inquiétude. Lancez une restauration de vos données dans l’ancienne version de Ciel Associations (Menu DOSSIER commande RESTAURATION). 2. Lancez une réindexation dans l’ancienne version de Ciel Associations en activant la commande RÉINDEXATION du menu OUTILS FICHIER. Relancez par la suite la procédure de récupération de vos données. L’historique des nouveautés 20 L’historique des nouveautés Ce chapitre vous présente toutes les nouveautés réalisées depuis les versions 12.0 et Evolution 2.0. Les nouveautés des versions 12.0 et Evolution 2.0 Relevé bancaire Format d’import relevé bancaire OFX  Menu LISTES - commande FORMATS D'IMPORT RELEVÉ - bouton [Créer] Vous disposez d’un nouveau format d’import des relevés bancaires : le format OFX (Open Financial eXchange). Saisie des relevés bancaires  Menu COMPTABILITÉ - commande RELEVÉ BANCAIRE Cette commande vous permet de saisir les écritures des relevés bancaires. Deux méthodes sont proposées : • manuelle, • par l’import des lignes du relevé bancaire au format QIF, OFX ou Texte. Le fichier du relevé bancaire vous est fourni par votre banque.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis le menu AIDE. Les recherches Trouvtoo  Menu TRAITEMENTS - commande TROUVTOO Trouvtoo est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application : • sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (toutes les factures du Client Martin) tout en effectuant une autre tâche dans votre application. • à l'aide de Google Desktop : nécessite l'installation de Google Desktop disponible en téléchargement sur www.google.fr. • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. Trouvtoo facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement. 1. Saisissez le mot clé à rechercher. 2. Spécifiez le répertoire de recherche (Dossier courant, Google Desktop, Google Web).  Si vous lancez la recherche sur 2 ou 3 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. 3. Validez en cliquant sur . 4. Pour annuler une recherche, cliquez sur . L’historique des nouveautés 21 Besoin d’aide  Menu AIDE - commande BESOIN D’AIDE ou icône du bureau Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, activez cette commande. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement. 1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur). 2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de télé- phone (où vous pouvez être joint). 3. Cliquez sur pour valider le formulaire et lancer la connexion. Générer des écritures au format RImport  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - LIAISON COMPTABLE Onglet Destination du transfert Vous pouvez générer vos écritures comptables au format RImport. L'exportation s'effectue par le biais d'un fichier RIMPORT, format reconnu par les logiciels de comptabilité Ciel. Vous devez indiquer le répertoire dans lequel sera enregistré votre fichier. Ajout des fonctions créer, modifier, supprimer accessibles via le menu Contextuel des listes Vous retrouvez les fonctions CRÉER, MODIFIER, SUPPRIMER depuis le menu CONTEXTUEL (clic droit) des listes. Gestion des factures d’acompte Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution  Menu FACTURATION - commande LISTE DES FACTURES D’ACOMPTE Cette liste répertorie toutes les factures d'acompte. En effet, lorsque vous saisissez un acompte, une facture d'acompte est automatiquement générée.  Depuis le 1er Janvier 2004, il est obligatoire d'émettre une facture pour les acomptes perçus (loi NRE). Vous pouvez à partir de cette fenêtre VISUALISER la facture d'acompte, l'IMPRIMER ou l'ENVOYER PAR E-MAIL. Préférences de saisie d'une pièce commerciale Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - SAISIE Lors de la saisie d’une pièce commerciale... Dans la fenêtre Préférences saisies vous pouvez d'une part paramétrer le mode de saisie par défaut des pièces commerciales. Vous pouvez opter pour : • une saisie Standard • une saisie Document. • avoir le choix de la saisie. Dans ce cas, un message vous demandera, avant la création de la pièce, de confirmer le type de saisie souhaité. L’historique des nouveautés 22 Saisie document Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution Ce mode de saisie permet de préparer un devis, facturer un client ou membre, établir un avoir rapidement. Vous saisirez les informations directement dans la pièce commerciale concernée. Les zones dans lesquelles vous pouvez saisir des données sont matérialisées par l'icône . Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce. En effet, la pièce commerciale que vous êtes entrain de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle que vous imprimerez (police, taille, couleur, etc.).  Toutefois, vous pouvez changer de mode et revenir en «saisie standard». Pour cela, activez la commande Convertir en mode standard accessible par le menu CONTEXTUEL (clic droit) de la LISTE de la pièce concernée (DEVIS, FACTURES, AVOIRS). Exemple : Extrait d'un devis  Pour des informations détaillées sur la saisie document, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. L’historique des nouveautés 23 Cliquer/Glisser d'articles pour générer une pièce commerciale Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution Vous pouvez créer une pièce commerciale en utilisant le cliquer-glisser. Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale Sélectionnez les articles pour lesquels vous souhaitez créer la pièce commerciale. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-les dans la pièce voulue (devis, facture, avoir) Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans la Liste des Pièces (devis, factures...) Le principe est le même mais dans ce cas, un message vous demande de choisir le client pour lequel vous établissez la pièce. Cliquer/Glisser pour effectuer un transfert de pièce Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution Vous pouvez transférer une pièce commerciale (devis, facture, avoir...) en une autre en utilisant le cliquer-glisser. Cliquer-glisser pour transférer un devis en facture ou une facture en avoir 1. Sélectionnez le devis ou la facture à transférer. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. 2. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-le devis ou la facture dans la fenêtre Liste des factures ou Liste des avoirs. Nouvelle présentation de la gestion des membres  Menu ASSOCIATIONS - commande ADHÉRENTS Vous disposez maintenant de la commande ADHÉRENTS qui regroupe à la fois les MEMBRES, les ANCIENS MEMBRES et les PROSPECTS. Vous pouvez à partir de cette liste naviguer facilement dans la liste de votre choix.  Lorsque vous activez la commande GÉRER MES ADHÉRENTS de l’INTUICIEL (onglet Mon bureau), la liste des adhérents s’affiche. Assistant d’entrée d’un nouveau membre  Menu ASSOCIATIONS - commande ADHÉRENTS - bouton [Assistant] Cet assistant vous permet de créer un nouveau membre rapidement à travers plusieurs étape.  Pour des informations détaillées sur l’assistant de création de membres, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Saisie du code barre Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution  Menu ASSOCIATIONS - commande ADHÉRENTS - onglet Complément Vous pouvez saisir le code barre du membre dans la zone respective. L’historique des nouveautés 24 Arrondir les tarifs en mise à jour Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution  Menu ASSOCIATIONS - commande COTISATIONS ou ACTIVITÉS - bouton [Options]. Lors de la mise à jour des tarifs de vos cotisations ou activités, vous pouvez maintenant arrondir les tarifs à l’Euro le plus proche en cochant l’option Arrondir à l'Euro le plus proche. Gestion des remises en banque  Menu TRAITEMENTS - commande REMISES EN BANQUE Vous pouvez désormais gérer les remises en banque via le menu TRAITEMENTS et ainsi marquer les règlements que vous allez remettre à la banque. Ciel Associations propose plusieurs types de remises, par : • Bordereau de remise, • Prélèvement magnétique. • LCR magnétique. Cette remise est disponible uniquement dans Ciel Associations Evolution.  Pour des informations détaillées sur les remises en banque, reportez-vous à l’aide intégrée au logiciel. Liste des matériels non retournés Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution  Menu ETATS - commande MATÉRIELS NON RETOURNÉS Ciel Associations Evolution vous permet d’éditer la liste des matériels non retournés à une date donnée. Vous pouvez trier l’état par matériels ou par membres et prendre en compte les prêts validés, non-validés ou les deux. Nouveaux états Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution Trois nouveaux états relatifs aux codes barres sont disponibles dans Ciel Associations Evolution : • Badges membres codes barres, • Etiquettes membres codes barres, • Appel de cotisation codes barres. Vous disposez également du nouvel état Appel de cotisation dans Ciel Associations Evolution. Points de restauration  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - GÉNÉRALES (mode avancé). Créer un point de restauration consiste à sauvegarder certains paramètres de vos données. Ciel Associations vous permet d'effectuer cette opération. Toutefois les points de restauration ne remplacent pas la sauvegarde.  La sauvegarde est une opération obligatoire que vous devez réaliser périodiquement. Si vous souhaitez désactiver les points de restauration, cochez l'option correspondante.  Cette action n'est pas recommandée. Les onglets Générales et Avancées permettent de définir les paramètres de vos points de restauration (création, conservation, stockage, etc. des points de restauration). L’historique des nouveautés 25 Les nouveautés des versions 13.0 et Evolution 3.0 Modification de l’interface Mode d’affichage des fenêtres par onglet  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Environnement - Confort, onglet Interface. Vous disposez d’une navigation par onglet, qui permet de passer d’une fenêtre à une autre, lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes. Par ailleurs, vous pouvez définir la disposition des fenêtres à partir du menu DOSSIER - commande OPTIONS, PRÉFÉRENCES. Dans le groupe Environnement, Confort, onglet Interface, vous avez le choix entre la : • Navigation par onglet : les fenêtres occupent toute l’interface et la navigation est uniquement par onglet. • Navigation multi-fenêtres : les fenêtres sont affichées avec leurs barres de titre. Vous pouvez aussi naviguer en cliquant sur la barre de titre. Intuiciel L'Intuiciel est maintenant intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est plus visible. Vous pouvez alors y accéder via le menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou en cliquant sur l’onglet Mon Intuiciel. Navigation par onglet Onglets Onglets Navigation multi-fenêtres Barre de titre L’historique des nouveautés 26 Localisation et recherche d’adresse  Menu FACTURATION - commande CLIENTS/TIERS- double-clic sur une fiche - onglet Clients/Fournisseurs. Menu LISTES - commande PARTENAIRES - double-clic sur une fiche. Menu ASSOCIATION - commande ADHÉRENTS - double-clic sur une fiche. Localisation Dans la fiche d’un client, tiers, partenaire ou adhérent, les boutons de localisation sont maintenant audessus de la zone Coordonnées, présentés sous la forme suivante : • : ce bouton permet d’afficher la localisation du client, tiers, partenaire ou adhérent sur une carte via Internet. • : ce bouton permet d’afficher le chemin correspondant via Internet (itinéraire de votre adresse à celle de votre client, tiers, adhérent ou partenaire). Recherche d’adresse De même, le bouton de recherche d’adresse, présent dans la fiche d’un client, tiers ou partenaire, est maintenant au-dessus de la zone Coordonnées, sous la forme suivante : • : ce bouton permet de rechercher l’adresse d’un client, fournisseur ou partenaire afin d’en vérifier l’exactitude. Acquisition d’informations légales  Menu FACTURATION - commande CLIENTS/TIERS - double-clic sur une fiche - onglet Clients/Fournisseurs. Menu LISTES - commande PARTENAIRES - double-clic sur une fiche. • Dans la fiche d’un client, tiers ou partenaire, au-dessus de la zone Coordonnées, vous disposez du nouveau bouton . Ce bouton permet d’accéder aux informations légales de la société de votre client, tiers ou partenaire via le site internet Infogreffe. Les aperçus Aperçu en PDF par défaut  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Impression - Impression, onglet Aperçu. Les aperçus des états peuvent s’afficher par défaut au format PDF. Dans les préférences Impression, onglet Aperçu, cochez la case Aperçu en PDF. Les aperçus s’ouvrent directement dans l'application Adobe Reader®. Ainsi, un document PDF est généré et vous pouvez l’enregistrer sur votre disque dur. Visualiser en PDF Vous pouvez désormais visualiser l’aperçu avant impression au format PDF. Lorsque vous êtes dans la fenêtre de l’aperçu, cliquez sur le bouton . L’application Adobe Reader® s’ouvre et l’aperçu s’affiche alors au format PDF. Afficher l’aperçu dans les listes Dans certaines listes, par exemple la liste des adhérents, des cotisations, des factures..., vous pouvez visualiser l’aperçu des fiches directement dans la liste. Attention ! L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur. L’historique des nouveautés 27 Pour activez l’aperçu, vous disposez de l’option Afficher l’aperçu qui est accessible soit directement en haut à droite de la fenêtre soit à partir du bouton [Options]. Mise sous surveillance  Menu ASSOCIATION - commande MISE SOUS SURVEILLANCE. Cette commande vous permet de vérifier la situation des sociétés de vos clients, de vos fournisseurs ou de vos partenaires. Ainsi, vous serez averti de tous les événements pouvant survenir dans l'entreprise mise sous surveillance : changement d'administrateur, modification de l'activité, redressement judiciaire ou dépôt des comptes annuels au greffe. Les informations légales et les alertes sur les sociétés sont consultables à partir : • de l'Intuiciel dans l'onglet Mes actualités. Vous accédez alors à votre espace InfoGreffe, • de la barre de tâche Windows™, située en bas à droite de votre écran (zone des notifications).  Pour plus de détails sur l’activation de la mise sous surveillance, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis le menu AIDE. Listes des animateurs  Menu LISTES - commande ANIMATEURS. Cette liste regroupe toutes les fiches des animateurs que vous créez. Ainsi, vous accédez facilement aux informations concernant vos animateurs, notamment en vue de leur modification, impression ou encore suppression.  Pour plus de détails sur la création des fiches animateurs, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis le menu AIDE. Affichage des lignes comptables et dépenses/recettes  Menu COMPTABILITÉ - commande LISTE DES ÉCRITURES. Vous pouvez maintenant afficher les écritures par lignes comptables ou par lignes de dépenses/recettes. Pour cela, dans la zone Afficher les, il vous suffit de cocher l’une des deux nouvelles options : • Lignes dépenses/recettes : vous obtenez le détail de l'écriture que vous avez sélectionnée dans votre liste sous forme de dépenses/recettes. • Lignes comptables : vous obtenez le détail de votre écriture sous forme de débits/crédits. Les montants qui s'affichent doivent balancer autrement dit le total débit doit être égal au total crédit. Vous pouvez imprimer l’aperçu directement en faisant un clicdroit dessus et en choisissant la commande Imprimer l'image. L’historique des nouveautés 28 Unité des articles  Menu FACTURATION - commande ARTICLES - double-clic sur une fiche. Dans une fiche article, vous pouvez attribuer à un article son unité (Kg, Litre, Tonne, Mètre, etc). Envoyer un e-Mail Vous pouvez envoyer un e-mail directement à partir de certaines listes, par exemple la liste des adhérents, partenaires, animateurs, clients/tiers, etc. 1. Dans la liste, sélectionnez la ou les personnes à qui vous voulez envoyer un e-mail. 2. Faites un clic-droit et sélectionnez la commande Envoyer un eMail. 3. Dans la fenêtre qui s’affiche, rédigez votre e-mail et cliquez sur le bouton [OK] pour l’envoyer. Recherche de pièces Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution  Menu FACTURATION - commande RECHERCHE DE PIÈCES. Cette commande permet de rechercher des pièces clients : factures, avoirs, devis et factures d’acompte, selon des critères précis : • validées, non validées ou les deux, • réglées, non réglées ou les deux, • transférées, non transférées ou les deux.  Pour plus de détails sur la recherche de pièces, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis le menu AIDE. Préférences facturation Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution Vous pouvez définir le modèle d’impression ainsi que le mode de saisie de vos pièces commerciales. Modèles de dessins  Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - FACTURATION - Modèles de dessins. Les modèles de dessins correspondent aux modèles d’états fournis dans votre logiciel. Lors de l’édition de vos factures, avoirs, devis et factures d’acompte, les modèles peuvent être choisis de deux façons : soit le modèle de dessin par défaut est utilisé, soit la liste des modèles de dessin s’affiche au lancement d’un état et vous le choisissez. L’historique des nouveautés 29 Saisie  Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - FACTURATION - Saisie. Cette fenêtre permet de fixer les préférences relatives à la facturation. Ainsi, vous pouvez définir : • la méthode de saisie des pièces commerciales à utiliser par défaut, • la méthode de sélection des clients et des articles. L’historique des nouveautés 30 Les nouveautés de la version 14.0 et Evolution 4.0 Personnalisation des polices  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Le nouvel onglet Polices regroupe les réglages portant sur les polices du logiciel. Vous pouvez ainsi choisir la taille des polices des fenêtres et changer la police des zones de texte enrichi. Ce dernier réglage était auparavant dans l’onglet Interface, zone Fonte par défaut. Personnalisation de la taille de la police dans les fenêtres  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Vous pouvez maintenant personnaliser la taille de la police des fenêtres de votre logiciel. Trois tailles sont à votre disposition : Petite, Normale ou Grande. Regroupements dans les listes (Intuiliste) Vous pouvez définir des regroupements dans certaines listes. Cette fonction est également appelée Intuiliste. Les listes concernées sont les suivantes : clients/tiers, articles / prestations, postes, codes analytiques, modes de paiement, éco-participations, modèles d’écritures, écritures périodiques, devis, factures d’acompte, factures, avoirs, rappels, règlements, écritures, animateurs, partenaires, centres d’intérêts, modèles membres, modèles cotisations, modèles activités, modèles matériels, modèles prêts, banques, adhérents, cotisations, activités, matériels, réservations, prêts, règlements membres, opérations. Pour réaliser des regroupements, vous devez faire un clic-droit dans la liste et choisir la commande REGROUPEMENT puis PARAMÈTRES DE REGROUPEMENT.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes, disponible dans le groupe Documentations de la barre de navigation. Modèles de pièces clients Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES Il est possible de personnaliser rapidement les modèles de pièces clients par simple glisser/déposer de vos éléments (logo, colonnes...).  Seuls les états de type dessin devis, dessin factures, dessin avoirs et dessin factures d’acompte sont concernés. De même, vous pouvez maintenant créer rapidement un modèle de pièces clients grâce à un assistant. Lorsque vous cliquez sur le bouton [Créer], plusieurs informations sont demandées : • la famille du modèle : Dessin devis, Dessin factures, Dessin avoirs ou Dessin factures acompte, • le type du modèle : Dessin, • le nom du modèle. L’assistant s’affiche après que vous avez nommé le modèle. L’historique des nouveautés 31 Gestion du statut dans les devis Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution et en saisie standard  Menu FACTURATION - commande LISTE DES DEVIS - double-clic sur la ligne d’un devis Vous pouvez maintenant attribuer un statut à vos devis. A cet effet, dans la zone Statut, vous trouverez plusieurs statuts pré-définis : en cours, accepté, refusé, à envoyer, à relancer, en négociation. Si le logiciel ne propose pas le statut que vous voulez attribuer, vous pouvez le créer. Pour cela, faites un clic-droit dans la zone et choisissez la commande CRÉER. Mise à jour des informations d’un article à partir des pièces Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution  Menu FACTURATION - commande LISTE DES DEVIS ou LISTE DES FACTURES ou LISTE DES AVOIRS Les informations d’un article que vous modifiez dans une pièce commerciale peuvent être reportées dans la fiche article. Pour cela, faites un clic-droit sur la ligne de l’article et sélectionnez la commande MAJ INFOS ARTICLE. La fiche de l’article est alors actualisée. Gestion des articles inutilisés Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution  Menu FACTURATION - commande ARTICLES/PRESTATIONS Si vous voulez suspendre l’utilisation d’un article, sans pour autant le supprimer, vous disposez de l’option Ne plus utiliser. Ainsi, l’article ne sera plus visible en saisie des pièces commerciales. Amélioration de la trésorerie prévisionnelle Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution  Menu COMPTABILITÉ - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE La trésorerie prévisionnelle propose de nouvelles possibilités : création de plusieurs trésoreries, choix de la période, options d’affichage supplémentaires, ajout et suppression de lignes (clic-droit), recopie automatique des montants en valeur ou en pourcentage (clic-droit). Règles d’affectation relevé  Menu LISTES - commande RÈGLES D'AFFECTATION RELEVÉ Les règles d’affectation relevé permettent de faciliter la saisie des opérations de recette, de dépense et de virement dans les relevés bancaires. En effet, certaines informations sont attribuées automatiquement à ces types d’opération. Ces informations sont : • pour les opérations de recette et de dépense : le poste, le taux de TVA, le code analytique, le poste de tiers et le mode de paiement. • pour les opérations de virement : le poste bancaire. Une règle est appliquée lors de l’import d’un relevé bancaire. Le logiciel détecte les opérations de recette, dépense et virement du relevé qui répondent à une règle puis affecte les éléments définis dans la règle. Vous pouvez définir les règles soit à partir de la commande RÈGLES D’AFFECTATION RELEVÉ soit à partir de la saisie d’un relevé bancaire (clic droit dans la grille de saisie - commande CRÉER UNE RÈGLE D’AFFECTATION).  Pour plus de détails sur la création et l’utilisation d’une règle, reportez-vous à l’Aide (touche F1). L’historique des nouveautés 32 Les nouveautés de la version 15.0 et Evolution 5.0 Les barres d’actions Votre logiciel Ciel dispose, en plus de la barre de navigation, d'une barre nommée barre d'actions. La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est implémentée à toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Elle est composée de groupes et boutons qui varient selon le contexte. Vous pouvez ainsi lancer de nombreux traitements sans quitter la fenêtre en cours d’utilisation. Vous pouvez ajouter des groupes personnalisés aux barres d’actions et y importer des tâches de votre ancienne barre d’outils ; la barre d’outils n’existant plus. L’affichage Ce bouton situé à côté de l’onglet Accueil permet d’afficher toutes les fenêtres ouvertes dans votre logiciel ainsi que d’activer des options d’affichage sur la fenêtre principale du logiciel. • La grille donne accès à un panneau de navigation. Toutes les fenêtres ouvertes dans le logiciel sont présentées dans un seul panneau sous forme de grandes vignettes. Les fenêtres sont classées par catégorie.  Vous pouvez également ouvrir et naviguer dans le panneau en utilisant le raccourci clavier . • La flèche permet d’accéder aux raccourcis des fenêtres ouvertes dans le logiciel ainsi qu’aux options d’affichage. Ces fonctions permettent d’adapter l’affichage de votre logiciel et sont particulièrement utiles lorsque vous avez un petit écran. 1. Pour activer une fonction, sélectionnez-la dans le menu déroulant. Une coche apparaît devant. 2. Pour désactiver, sélectionnez-la de nouveau. La coche disparaît. L’accueil L’accueil est un onglet permanent dans lequel vous accédez à l’Intuiciel, à la sauvegarde et aux actions les plus souvent utilisées dans votre logiciel.  Pour plus de détails sur les barres d’actions et leur personnalisation, reportez-vous au manuel de référence, chapitre La barre d’actions, accessible à partir du menu AIDE. L’historique des nouveautés 33 Affichage des fenêtres en arrière-plan  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Les fenêtres en arrière-plan s’affichent en gris. Lorsque la case Griser les fenêtres en arrière-plan est cochée, toutes les fenêtres ouvertes sont légèrement grisées exceptées celle qui est en cours d'utilisation. Ainsi, la fenêtre active a une meilleure visibilité. Enregistrement automatique des vues  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Lorsque l'option Enregistrer automatiquement les vues modifiées est cochée, le logiciel conserve la présentation des listes à la suite de modifications (regroupements, filtres...). Les actions flash  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface L'option Proposer des actions flash permet d'activer l'accès rapide aux actions possibles sur un élément d'une liste. Lorsque cette option est activée, le bouton apparaît automatiquement lors de la sélection d'un élément, dans les listes concernées (liste des cotisations, liste des activités, liste des matériels... ). Service à la personne Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution Votre logiciel vous permet maintenant de gérer les activités de service à la personne. Pour activer cette fonction, vous avez deux solutions :  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU - ETAPE SERVICE À LA PERSONNE Lors de la création de votre dossier, l’étape Service à la personne vous propose de gérer ou non les services à la personne. Vous pouvez ensuite créer votre ou vos intervenant(s), toujours dans l’assistant de création de dossier.  Menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES Dans les paramètres, le nouvel onglet Service à la personne vous permet de définir directement depuis votre dossier si vous voulez exercer une activité de service à la personne et si vous disposez d’un agrément vous permettant de délivrer à vos clients une attestation fiscale annuelle. Une fois cette option activée, vous pourrez créer vos intervenants depuis le menu FACTURATION - commande INTERVENANTS. Vous pourrez ensuite affecter des factures et avoirs à vos intervenants, gérer des états, éditer une attestation fiscale... L’historique des nouveautés 34 Les nouveautés de la version 16.0 et Evolution 6.0 Intuiciel personnalisable  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’Intuiciel a évolué et vous donne la possibilité de le personnaliser. L’Intuiciel est toujours composé du Bureau, des Tableaux de bord, des Etats et statistiques et des Actualités. Désormais, vous y accédez depuis les boutons de la barre d’actions . Votre Bureau, vos Etats et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton . De plus, plusieurs bureaux sont disponibles que vous organisez selon vos méthodes de travail. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et un bureau plus complet, ou si vous voulez créer un bureau pour gérer uniquement vos adhérents, et un pour gérer uniquement vos saisies...  Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE. Insertion automatique Avec votre logiciel Ciel, vous pouvez vous constituer une «bibliothèque» de phrases, formules, expressions... que vous utilisez fréquemment. Le logiciel se base sur ce glossaire pour faire les insertions automatiques. Création d’une liste d’insertion automatique  A partir d’une zone de texte (type Commentaire, Note, Observations), clic-droit commande INSERTION AUTOMATIQUE - AFFICHER LA LISTE. Cette fonction vous permet de créer une liste de mots, d'expressions, de formules, etc. que vous utilisez régulièrement. Si vous avez souvent recours à des termes précis, vous gagnez ainsi du temps en créant des insertions automatiques et en évitant ainsi de les saisir à chaque fois. Lors de vos saisies, le logiciel va proposer votre liste de terme au moment choisi dans les préférences, par exemple après 3 caractères saisi. Il vous suffit alors de sélectionner l'entrée à insérer dans votre texte. Automatisation de l’insertion  Menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES puis dans le groupe Aide à la saisie Afin que le logiciel vous propose la liste des insertions pendant les saisies de texte, vous devez cocher la case Afficher la liste des propositions pendant la saisie et choisir à quel moment le logiciel doit proposer des mots .  Si vous n’activez pas cette préférence, vous pourrez toujours insérer du texte prédéfini en passant par le menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande INSERTION AUTOMATIQUE. Correcteur orthographique Vous disposez d’un correcteur orthographique qui peut être utilisé dans toutes zones de texte de votre logiciel. L’historique des nouveautés 35 Activation de la vérification orthographique  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Afin de pouvoir utiliser le correcteur orthographique, vous devez l’activer en cochant la case Vérifier l’orthographe. Vous pouvez également définir les options de corrections.  Plus plus de détails, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche F1). Vérification orthographique  Dans une zone de texte - menu CONTEXTUEL (clic-droit) - commande ORTHOGRAPHE La vérification orthographique est disponible dans toutes les zones de texte. Lorsque vous êtes en train de saisir du texte, faites un clic-droit et choisissez la commande ORTHOGRAPHE. Si vous êtes dans une zone de texte de type Commentaire, Note... vous pouvez choisir le mot parmi ceux proposés dans le menu CONTEXTUEL. L’autre possibilité est d’ouvrir la vérification complète en sélectionnant la commande VÉRIFIER TOUT.  Pour plus de détails sur la commande VÉRIFIER TOUT, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche ). Les options de corrections du menu Contextuel • Ajouter au dictionnaire : permet d’ajouter des mots que le logiciel ne connaît pas. • Ignorer partout : pour ne pas tenir compte d'un même mot répété plusieurs fois dans le texte. • Correction au cours de la frappe : si vous désactivez cette option en cliquant dessus, les mots mal orthographiés ne sont plus soulignés en rouge. Aide à la saisie des Codes postaux et villes  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Avec la préférence Code postaux et villes, le logiciel vous propose des codes postaux et villes lors de vos saisies. Pour cela, vous devez cocher la case Activer l’aide à la saisie des codes postaux et villes. Ainsi, lorsque vous saisirez les premiers caractères d’un code postal ou d’une ville française, une liste s’affichera automatiquement et vous proposera les codes postaux et villes correspondants. Intégration de la norme SEPA L’identification bancaire a été adaptée pour répondre à la norme SEPA (Single Euro Payments Area). Les relevés d’identité bancaire à la norme SEPA sont composés d’un code IBAN et d’un code BIC. Vous pouvez les renseigner dans les fiches des : • clients : accessibles par le menu FACTURATION - commande CLIENTS/TIERS, onglet Banque. • partenaires : accessibles par le menu LISTES - commande PARTENAIRES, onglet banque. • banques : accessibles par le menu LISTES - commande BANQUES. (uniquement dans un dossier en comptabilité externe). • postes de trésorerie : accessibles par le menu LISTES - commande POSTES, onglet RIB. (uniquement dans un dossier en comptabilité interne). • membres/anciens membres/prospects : accessibles par le menu ASSOCIATION - commande adhérents. L’historique des nouveautés 36 Duplication des écritures  Menu COMPTABILITÉ - commande ÉCRITURES  Menu COMPTABILITÉ - commande CONSULTATION  Menu COMPTABILITÉ - commande POINTAGE MANUEL ou POINTAGE AUTOMATIQUE Afin de gagner du temps, vous avez la possibilité de dupliquer des écritures. La duplication est accessible à partir de la fenêtre de consultation des écritures, de pointage automatique et de pointage manuel enfin de la liste des écritures. Il vous suffit de sélectionner l’écriture à dupliquer et de cliquer sur le bouton . Nouvelle saisie tableur  Menu COMPTABILITÉ - commande SAISIE TABLEUR Avec la saisie tableur, vous pouvez saisir à la suite des opérations de différents types (dépense, recette, virement...), à des jours et mois différents.  A l’activation de cette commande, une grille de saisie s’ouvre. Pour plus de détails sur la saisie des opérations, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Affaires Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution  Menu FACTURATION - commande AFFAIRES Les affaires permettent de réaliser des objectifs sur vos ventes et d’établir une comparaison avec vos prévisions. Ainsi, vous pouvez suivre votre activité plus facilement. Le principe consiste à regrouper vos ventes par catégorie et à faire des prévisions. Par exemple, vous voulez connaître toutes les ventes relatives à un chantier. Il suffit de créer une affaire pour ce chantier et de l’affecter aux pièces commerciales afférentes. Vous retrouvez dans la liste toutes les affaires que vous avez créées.  Menu FACTURATION - commande CONSULTER UNE AFFAIRE Vous pouvez consulter les factures, encours, devis, avoirs... liés à votre affaire. Vous pouvez ainsi avoir un suivi détaillé sur votre affaire. La fenêtre Consulter une affaire s’affiche. Vous retrouvez les pièces commerciales liées à votre affaire, réparties dans les différents onglets (factures, encours, devis...). Vous pouvez également accéder à cette fenêtre depuis la liste des affaires ou la fiche de l’affaire.  Menu FACTURATION - commande RECHERCHE DE PIÈCES Vous pouvez effectuer une recherche par affaire, sur toutes les affaires ou sur une affaire en particulier que vous pouvez sélectionner en cliquant sur l’icône d’appel de liste [...].  Menu ETATS - commande ETATS AFFAIRES Grâce à cette commande, vous pouvez faire une sortie fichier, e-mail, imprimer ou afficher l’aperçu de la liste de vos Affaires en cours, ou bien créer un Echéancier de vos pièces commerciales associés à une ou plusieurs affaires.  Menu ETATS - commande STATISTIQUES AFFAIRES Grâce à cette commande, vous pouvez faire une sortie fichier, e-mail, imprimer ou afficher l’aperçu de plusieurs états relatifs aux statistiques de vos affaires. L’historique des nouveautés 37 • Comparaison du CA par affaire, • Détail des pièces par affaire, • Evolution du CA de l’affaire, • Graphique comparatif du CA de vos affaires, • Statistiques de pièces par affaire.  Pour plus de détails sur les affaires, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Génération des activités récurrentes Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution  Menu TRAITEMENTS - commande ACTIVITÉS RÉCURRENTES Si vous avez créé une activité amenée à se reproduire régulièrement, vous pouvez créer une activité récurrente à partir de l’activité existante. Par exemple, si vous avez créé une activité amenée à se répéter tous les samedis matins, vous pouvez, grâce à cette option, gérer une périodicité. Vous pouvez également accéder à cette fonction depuis la liste des activités ou depuis une fiche activité en cliquant sur le bouton [Activités récurrentes]. Lorsque vous activez cette fonction, l’Assistant de génération des activités récurrentes s’affiche.  Pour plus de détails sur les activités récurrentes, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Gestion du remboursement d’activités  Menu ASSOCIATION - commande ACTIVITÉS - ONGLET MEMBRES Vous pouvez annuler une quantité entrée dans une ligne déjà validée en sélectionnant la ligne souhaitée et en cliquant sur le bouton [Annuler quantité...]. Vous pourrez alors choisir entre : • Effectuer le remboursement : une fenêtre vous demande le montant du remboursement, puis ouvre la fenêtre de règlement. Une opération en négatif apparaît à la fin de la liste. • Ne pas effectuer le remboursement : si vous avez choisi de ne pas effectuer de remboursement, la quantité de l’opération sera alors modifiée.  Pour plus de détails sur le remboursement d’activités, reportez-vous à l’Aide (touche F1). Ciel Business Mobile  Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE Cette commande permet de publier vos données sur votre iPhone dans l’application Ciel Business Mobile. Cette application, téléchargeable sur l’AppleStore, s’installe sur votre iPhone et vous permet de consulter des données comptables et des données de gestion (sous forme de graphiques, soldes, divers indicateurs...). Le principe est simple. Les données stockées sur votre ordinateur sont envoyées à une plateforme web qui reçoit, stocke, puis publie ces données sur le web. Ces données seront ensuite visibles dans l’application Ciel Business Mobile depuis votre iPhone. Pour pouvoir consulter vos données depuis cette application, vous devez avoir souscrit au service Ciel Business Mobile. C’est ce service qui autorise l’envoi des données depuis votre logiciel Ciel.  Pour plus d’informations concernant le service Ciel Business Mobile, nous vous invitons à consulter le site Internet Ciel http://www.ciel.com/. L’historique des nouveautés 38 Les nouveautés des versions 17.0 et Evolution 7.0 L’accueil Ciel A chaque ouverture de votre logiciel, une nouvelle page d’accueil se présente. Le bouton situé dans le Bureau de l’Intuiciel vous permet également d’y accéder à tout moment. Cette page d’accueil présente les principales tâches vous permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler. • Je prends connaissance des nouveautés : il s’agit du présent document. • J’entre dans l’univers Ciel : une vidéo vous présente la société Ciel. • Je découvre mon logiciel : une démonstration rapide vous présente en image l’utilisation de certaines fonctions. • Je consulte mon manuel de découverte : le manuel de découverte vous explique les principales étapes vous permettant de mettre en place et de gérer un dossier de votre association. • J’ouvre le dossier exemple : le fichier d’exemple livré avec votre logiciel s’ouvre. Vous pouvez ainsi vous entraîner et vous familiariser avec votre logiciel. • J’ouvre mon dossier : si vous utilisiez Ciel Associations auparavant, vous pouvez directement ouvrir vos dossiers de travail. • Je crée mon dossier : vous pouvez créer un dossier pour votre association. Mon compte Ciel  A partir du bureau de l’Intuiciel ou dans la barre des menus, bouton [Mon Compte Ciel]. Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Vous trouverez des informations pratiques (dernières actualités de paye, conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Vous pouvez accéder à tout moment à votre Compte Ciel pendant que vous travaillez dans votre logiciel en cliquant sur le bouton situé dans la barre des menus au dessus de la zone Trouvtoo. Enrichissement de l’Intuiciel L'Intuiciel est accessible depuis les boutons , situés en haut à gauche de votre logiciel. Ces trois boutons donnent accès respectivement à Mon bureau, Mon tableau de bord, Mes Etats et statistiques. Le bouton [Mon Compte Ciel] a été ajouté dans la partie Mon bureau. Vous disposez de nouvelles fonctions qui vous aident à personnaliser votre Intuiciel : • Renommer des tâches, groupe de tâches ou encore des états et groupe d'états par un double-clic. • Supprimer des tâches, groupe de tâches ou encore des états par glisser-déposer. • Annuler vos dernières modifications. Dans la partie Mon tableau de bord, au niveau des graphiques, vous disposez de nouvelles icônes vous permettant de changer de vue . Les deux premières icônes permettent respectivement d’afficher le graphique sous forme de barre et sous forme de secteur. La troisième icône permet d’afficher ou de masquer les légendes du graphique. Lorsque vous passez votre souris sur le graphique, les valeurs de celui-ci s’affichent. L’historique des nouveautés 39 Nouveaux états Don  Menu ETATS - commande DON Vous pouvez éditer des lettres de demande de don, de rappel de promesse de don, de remerciement que ce soit pour les adhérents, les partenaires ou encore d'autres tiers.  Ces lettres sont pré-paramétrées mais vous pouvez les personnaliser via le menu DOSSIER, OPTIONS puis ETATS PARAMÉTRABLES.  Pour plus de détails, reportez-vous à l’Aide de votre logiciel (touche F1). Nouvelle option en liaison comptable  Menu COMPTABILITÉ - commande LIAISON COMPTABLE Cette nouveauté est uniquement disponible si vous gérez une comptabilité externe et que vous possédez Ciel Associations Evolution. Lors du transfert de vos écritures en comptabilité, vous pouvez prendre en compte les pièces et règlements déjà passés en comptabilité. Pour cela, vous devez cocher l’option Inclure les éléments déjà comptabilisés. Affichage du numéro de mouvement d’une écriture  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - COMPTABILITÉ. L’option Afficher le numéro de mouvement vous permet d’obtenir un message indiquant le numéro de mouvement généré, lors de l’enregistrement d’une écriture. Solde évolutif Cette nouveauté est uniquement disponible si vous gérez votre comptabilité dans Ciel Associations.  Menu COMPTABILITÉ - commande CONSULTATION.  Menu COMPTABILITÉ - commande POINTAGE Dans les fenêtres de consultation des postes et de pointage des écritures, la nouvelle colonne Solde évolutif vous indique le solde du poste sur chaque ligne des écritures. Ainsi, vous pouvez repérer rapidement des erreurs de pointage. Commentaire sur l’origine des pièces clients Uniquement disponible dans Ciel Associations Evolution  Menu FACTURATION - commande LISTE DES DEVIS et LISTE DES FACTURES. Lors des transferts de pièces clients, un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de la pièce, avant le premier article, ce qui permet d’avoir une traçabilité. L’historique des nouveautés 40 FlashCode et CodeQR  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES Vous pouvez créer des flashCode dans vos états. Les flashCode et CodeQR sont des codes barres se présentant sous la forme de pictogrammes. Ces codes barres sont lus par des téléphones mobiles équipés d'un lecteur flashcode. La lecture de ce type de code barres peut permettre à vos clients de se connecter à votre site internet, d'enregistrer votre adresse e-mail dans ses contacts, etc. Dans les états paramétrables, vous devez créer un état de type Dessin puis effectuer les actions suivantes : • Dessiner le code barre à l'aide de l'outil . • Dans la fenêtre Valeurs à utiliser qui s’ouvre automatiquement, définir le contenu du code barre en cliquant sur l’icône [R]. Par exemple, vous pouvez choisir la rubrique Site internet dans le répertoire Société. L’information renseignée dans la rubrique est récupérée. Dans notre exemple, il s’agit de l’adresse du site internet de la société saisie dans les paramètres (Menu DOSSIER, commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ). • Définir que l’objet dessiné est un code barre de type QR-code. A gauche de la fenêtre, dans l’onglet Objets, cliquez sur la ligne Code barre. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cochez l’option Cet objet s’affiche sous forme de code à barres puis sélectionnez le type QR-code. Modification de l’historique des archives  Menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES. L’historique des archivages DGFiP vous permettant de consulter vos archives a été renommé et modifié. Vous accédez à toutes les archives à partir de la commande HISTORIQUE DES ARCHIVES. Et, les archives sont classées en fonction du traitement qui a fait l'objet d'un archivage (purge des pièces commerciales ou clôture d’exercice). Ces archives se consultent maintenant par un simple clic. Modification de l’ouverture d’un dossier  Menu DOSSIER - commande OUVRIR. La fenêtre d'ouverture d'un dossier a été simplifiée. • Pour ouvrir un dossier, cliquez sur son nom. • Lorsque votre dossier n'est pas proposé, cliquez sur la fonction Choisir le dossier manuellement située en bas de la fenêtre afin de sélectionner directement sur votre ordinateur le dossier à ouvrir. • Pour récupérer un dossier d'une ancienne version, vous devez cliquer sur la fonction Récupérer un dossier d'une ancienne version située en bas de la fenêtre. Vous accédez à d'autres options lorsque vous faites un clic-droit dans la fenêtre. Celles-ci vous sont détaillées dans l’Aide (touche F1). Modification de la préférence Codes postaux et Villes  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie. Des nouvelles options sont disponibles. Vous pouvez : • définir comment le logiciel doit afficher le nom des villes en sélectionnant l’une des options Inchangé (le nom de la ville est en minuscule et commence par une majuscule), Minuscule, Majuscule. • choisir le moment où vous voulez effectuer un contrôle de cohérence en cochant les options Lors de la validation de la saisie, Lors d’un import de données, Dans l’utilitaire de vérification des données. L’historique des nouveautés 41 Les nouveautés de la version Evolution 7.6 Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement  Menu DOSSIER - Commande PARAMÈTRES ASSOCIATION - Onglet Divers Dans l’onglet Divers des paramètres association, une nouvelle zone Loi N.R.E. vous permet de saisir le montant forfaitaire des frais de recouvrement. Vous pouvez saisir également le taux d’escompte pour paiement anticipé et le taux de pénalité de retard. Cette indemnité a été intégrée dans : • les modèles standard des familles Dessin factures et Dessin Saisie Document ayant déjà l’intégration de la loi N.R.E. • la lettre N.R.E. • l’état Facture accessible dans une recette. Modification d’une écriture de remise en banque Désormais, lorsque vous modifiez une écriture de remise en banque, le message suivant vous indique que cette écriture est remise en banque : Si vous cliquez sur le bouton [Modifier], la remise en banque du poste de trésorerie sera annulée. • Si vous cliquez sur le bouton [Visualiser], vous pourrez simplement visualiser cette écriture de remise en banque en lecture seule. ®Copyright 2013 Sage activité Ciel Ciel Associations / Ciel Associations Evolution - Guide des mises à jour - Maj WA 18.0/8.0 - 07.13 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel. Les nouveautés de Ciel Facturation Facile Chère Cliente, Cher Client, Vous trouverez ci-joint la mise à jour de votre logiciel Ciel. Nous vous remercions de votre confiance et vous souhaitons une bonne utilisation de votre logiciel. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sommaire Les nouveautés de votre logiciel .......................................................... 5 L’accueil Ciel ...................................................................................................................5 Mon compte Ciel ..............................................................................................................5 Enrichissement de l’Intuiciel ..............................................................................................5 Nouvelle option en liaison comptable ..................................................................................6 Commentaire sur l’origine des pièces clients ........................................................................6 FlashCode et CodeQR .......................................................................................................6 Modification de l’historique des archives ..............................................................................6 Modification de l’ouverture d’un dossier...............................................................................6 Modification de la préférence Codes postaux et Villes ............................................................7 La migration d’une ancienne version.................................................... 8 Ouvrir un dossier d’une version inférieure à 2.00..................................................................8 Nouveaux accès...............................................................................................................8 Numéro de version...........................................................................................................9 L’historique des nouveautés............................................................... 10 Les nouveautés de la version 2.00 ............................................................... 10 Changements d’interface................................................................................................. 10 Aperçu .........................................................................................................................11 Préférences facturation ................................................................................................... 12 Recherche de pièces ....................................................................................................... 12 Unité des articles ........................................................................................................... 13 eBay ............................................................................................................................ 13 Mise sous surveillance .................................................................................................... 13 Envoyer un e-mail.......................................................................................................... 14 Vérification d’adresse et acquisition d’infos légales.............................................................. 14 Les nouveautés de la version 3.0 ................................................................. 15 Personnalisation des polices ............................................................................................ 15 Personnalisation de la taille de la police dans les fenêtres .................................................... 15 Regroupements dans les listes (Intuiliste) ......................................................................... 15 Affichage du tableau de bord de date à date ...................................................................... 15 Les nouveautés de la version 4.00 ............................................................... 16 Les barres d’actions ....................................................................................................... 16 Affichage des fenêtres en arrière-plan............................................................................... 17 Enregistrement automatique des vues .............................................................................. 17 Les actions flash ............................................................................................................ 17 Les nouveautés de la version 5.00 ............................................................... 18 Intuiciel personnalisable.................................................................................................. 18 Insertion automatique .................................................................................................... 18 Correcteur orthographique .............................................................................................. 18 Aide à la saisie des Codes postaux et villes ........................................................................ 19 Ciel Business Mobile ....................................................................................................... 19 Les nouveautés de votre logiciel 5 Les nouveautés de votre logiciel Il s’agit des nouveautés de la version 6.00. L’accueil Ciel A chaque ouverture de votre logiciel, une nouvelle page d’accueil se présente. Le bouton situé dans le Bureau de l’Intuiciel vous permet également d’y accéder à tout moment. Cette page d’accueil présente les principales tâches vous permettant de découvrir rapidement votre logiciel et de commencer à travailler. • Je prends connaissance des nouveautés : il s’agit du présent document. • J’entre dans l’univers Ciel : une vidéo vous présente la société Ciel. • Je découvre mon logiciel : une démonstration rapide vous présente en image l’utilisation de certaines fonctions. • Je consulte mon manuel de découverte : le manuel de découverte vous explique les principales étapes vous permettant de mettre en place et de gérer un dossier de facturation. • J’ouvre la société exemple : le fichier d’exemple livré avec votre logiciel s’ouvre. Vous pouvez ainsi vous entraîner et vous familiariser avec votre logiciel. • J’ouvre mon dossier : si vous utilisiez Ciel Facturation Facile auparavant, vous pouvez directement ouvrir vos dossiers de travail. • Je crée mon dossier : vous pouvez créer un dossier pour votre société. Mon compte Ciel  A partir du bureau de l’Intuiciel ou dans la barre des menus, bouton [Mon Compte Ciel]. Le bouton vous permet d'accéder directement à certaines rubriques du site Ciel. Vous trouverez des informations pratiques (dernières actualités de paye, conseils, astuces concernant votre logiciel, nouvelles législations etc.) ainsi que les mises à jour à télécharger. Vous pouvez accéder à tout moment à votre Compte Ciel pendant que vous travaillez dans votre logiciel en cliquant sur le bouton situé dans la barre des menus au dessus de la zone Trouvtoo. Enrichissement de l’Intuiciel L'Intuiciel est accessible depuis les boutons , situés en haut à gauche de votre logiciel. Ces trois boutons donnent accès respectivement à Mon bureau, Mon tableau de bord, Mes Etats et statistiques. Le bouton [Mon Compte Ciel] a été ajouté dans la partie Mon bureau. Vous disposez de nouvelles fonctions qui vous aident à personnaliser votre Intuiciel : • Renommer des tâches, groupe de tâches ou encore des états et groupe d'états par un double-clic. • Supprimer des tâches, groupe de tâches ou encore des états par glisser-déposer. • Annuler vos dernières modifications. Dans la partie Mon tableau de bord, au niveau des graphiques, vous disposez de nouvelles icônes vous permettant de changer de vue . Les deux premières icônes permettent respectivement d’afficher le graphique sous forme de barre et sous forme de secteur. La troisième icône permet d’afficher Les nouveautés de votre logiciel 6 ou de masquer les légendes du graphique. Lorsque vous passez votre souris sur le graphique, les valeurs de celui-ci s’affichent. Nouvelle option en liaison comptable  Menu TRAITEMENTS - commande LIAISON COMPTABLE Lors du transfert de vos écritures en comptabilité, vous pouvez prendre en compte les pièces et règlements déjà passés en comptabilité. Pour cela, vous devez cocher l’option Inclure les pièces et règlements déjà comptabilisés. Commentaire sur l’origine des pièces clients  Menu LISTES - commande DEVIS et FACTURES. Lors des transferts de pièces clients, un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de la pièce, avant le premier article, ce qui permet d’avoir une traçabilité. FlashCode et CodeQR  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - ÉTATS PARAMÉTRABLES Vous pouvez créer des flashCode dans vos états. Les flashCode et CodeQR sont des codes barres se présentant sous la forme de pictogrammes. Ces codes barres sont lus par des téléphones mobiles équipés d'un lecteur flashcode. La lecture de ce type de code barres peut permettre à vos clients de se connecter à votre site internet, d'enregistrer votre adresse e-mail dans ses contacts, etc. Dans les états paramétrables, vous devez créer un état de type Dessin puis effectuer les actions suivantes : • Dessiner le code barre à l'aide de l'outil . • Dans la fenêtre Valeurs à utiliser qui s’ouvre automatiquement, définir le contenu du code barre en cliquant sur l’icône [R]. Par exemple, vous pouvez choisir la rubrique Site internet dans le répertoire Société. L’information renseignée dans la rubrique est récupérée. Dans notre exemple, il s’agit de l’adresse du site internet de la société saisie dans les paramètres (Menu DOSSIER, commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ). • Définir que l’objet dessiné est un code barre de type QR-code. A gauche de la fenêtre, dans l’onglet Objets, cliquez sur la ligne Code barre. Dans la fenêtre qui s’ouvre, cochez l’option Cet objet s’affiche sous forme de code à barres puis sélectionnez le type QR-code. Modification de l’historique des archives  Menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES. L’historique des archivages DGFiP vous permettant de consulter vos archives a été renommé et modifié. Vous accédez à toutes les archives à partir de la commande HISTORIQUE DES ARCHIVES. Ces archives se consultent maintenant par un simple clic. Modification de l’ouverture d’un dossier  Menu DOSSIER - commande OUVRIR. La fenêtre d'ouverture d'un dossier a été simplifiée. • Pour ouvrir un dossier, cliquez sur son nom. • Lorsque votre dossier n'est pas proposé, cliquez sur la fonction Choisir le dossier manuellement située en bas de la fenêtre afin de sélectionner directement sur votre ordinateur le dossier à ouvrir. • Pour récupérer un dossier d'une ancienne version, vous devez cliquer sur la fonction Récupérer un dossier d'une ancienne version située en bas de la fenêtre. Vous accédez à d'autres options lorsque vous faites un clic-droit dans la fenêtre. Celles-ci vous sont détaillées dans l’Aide (touche F1). Les nouveautés de votre logiciel 7 Modification de la préférence Codes postaux et Villes  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie. Des nouvelles options sont disponibles. Vous pouvez : • définir comment le logiciel doit afficher le nom des villes en sélectionnant l’une des options Inchangé (le nom de la ville est en minuscule et commence par une majuscule), Minuscule, Majuscule. • choisir le moment où vous voulez effectuer un contrôle de cohérence en cochant les options Lors de la validation de la saisie, Lors d’un import de données, Dans l’utilitaire de vérification des données. La migration d’une ancienne version 8 La migration d’une ancienne version Ouvrir un dossier d’une version inférieure à 2.00 La procédure d'installation a mis en place les nouveaux éléments de la dernière version de Ciel Facturation Facile. Ciel Facturation Facile détecte automatiquement les dossiers créés dans une version antérieure. Ainsi, lors de la première ouverture de votre dossier, la fenêtre ci-dessous s'affiche.  Tant que vous n’avez pas mis à jour votre dossier, cette fenêtre se présentera à l’ouverture du logiciel. Cette fenêtre vous informe que votre dossier doit être mis à jour pour pouvoir être exploité avec la nouvelle version. 1. Vous pouvez effectuer une copie de votre dossier avant de commencer la mise à jour. Il est vivement conseillé d’en effectuer une. Assurez-vous que l’option correspondante est bien cochée. 2. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement. A la fin du traitement, un message vous indique que la mise à jour de votre dossier est terminée. Vous pouvez commencer à travailler dans votre dossier de travail. Nouveaux accès Dans cette nouvelle version de Ciel Facturation Facile, l’accès à certaines fonctionnalités a été modifié pour vous en faciliter l’utilisation. Voici les principales modifications : Ancienne version Nouvelle version Menu DIVERS commande MON INTUICIEL Menu FENÊTRES commande MON INTUICIEL ou onglet Mon Intuiciel dans le fenêtre principale. La migration d’une ancienne version 9 Numéro de version 1. Pour connaître votre numéro de version, ouvrez votre dossier. 2. Activez la commande À PROPOS DE CIEL FACTURATION FACILE du menu AIDE. Le numéro de version est indiqué dans la fenêtre qui s'affiche. Tableau de correspondance Ciel Facturation Facile Numéro de version Millésime 1.00 - 1.10 2008 2.00 - 2.10 2009 3.00 2010 4.00 2011 5.00 2012 6.00 2013 L’historique des nouveautés 10 L’historique des nouveautés Ce chapitre vous présente toutes les nouveautés réalisées depuis la version 2.00. Les nouveautés de la version 2.00 Changements d’interface Affichage des fenêtres par onglet  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Environnement - Confort, onglet Interface Vous disposez d’une navigation par onglet, qui permet de passer d’une fenêtre à une autre, lorsque plusieurs fenêtres sont ouvertes. Par ailleurs, vous pouvez définir la disposition des fenêtres à partir du menu DOSSIER - commande OPTIONS, PRÉFÉRENCES. Dans le groupe Environnement, Confort, onglet Interface, vous avez le choix entre la : • Navigation par onglet : les fenêtres occupent toute l’interface et la navigation est uniquement par onglet. • Navigation multi-fenêtres : les fenêtres sont affichées avec leurs barres de titre. Vous pouvez également naviguer en cliquant sur la barre de titre. Navigation par onglet Onglets Barre de titre Navigation multi-fenêtres L’historique des nouveautés 11 Intuiciel  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou onglet Mon Intuiciel de la fenêtre principale L’Intuiciel est maintenant intégré à la fenêtre principale de votre logiciel. Lorsque des fenêtres sont ouvertes, il n’est plus visible. Vous pouvez alors y accéder via le menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL ou en cliquant sur l’onglet Mon Intuiciel. Localisation, itinéraire  Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS Dans la fiche d’un client ou d’un fournisseur, les boutons de localisation sont maintenant au-dessus de la zone Coordonnées, présentés sous la forme suivante : • : permet d’afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. • : permet d’afficher la fenêtre du chemin correspondant (itinéraire de votre adresse à celle de votre client ou fournisseur). Aperçu Aperçu en PDF par défaut  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Impression - Impression, onglet Aperçu Les aperçus des états peuvent s’afficher par défaut au format PDF. Dans les préférences Impression, onglet Aperçu, cochez la case Aperçu en PDF. Les aperçus s’ouvrent directement dans l'application Adobe Reader®. Ainsi, un document PDF est généré et vous pouvez l’enregistrer sur votre disque dur. Visualiser les aperçus en PDF Vous pouvez désormais visualiser les aperçus avant impression au format pdf.  L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur. Lorsque vous êtes dans la fenêtre d’un aperçu, cliquez sur le bouton Adobe Reader® s’ouvre et affiche donc l’aperçu au format pdf. Afficher l’aperçu dans une liste L’option Afficher l’aperçu vous permet de visualiser l’état standard d’une pièce commerciale, d’un article, d’un tiers directement depuis la liste. 1. Sélectionnez l’élément que vous voulez visualiser. 2. Cochez l'option Afficher l'aperçu. Attention ! L’application Adobe Reader® doit être installée sur votre ordinateur. L’historique des nouveautés 12  Dans la liste des factures d’acompte, cette option est accessible à partir du bouton [Options]. L'aperçu s'affiche à droite de la liste. Vous pouvez l'imprimer en faisant directement un clic droit dans l'aperçu et en choisissant la commande IMPRIMER L'IMAGE.  Si d’autres états que la fiche standard sont disponibles, vous pouvez en choisir un en cliquant sur le bouton []. Préférences facturation  Menu DOSSIER - commandes OPTIONS - PRÉFÉRENCES - FACTURATION - Saisie Vous pouvez définir la méthode de saisie des pièces commerciales à prendre en compte par défaut ainsi que les options de saisie des articles.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes disponible depuis le groupe Documentations de la barre de navigation. Recherche de pièces  Menu RELATIONS CLIENTS - commande RECHERCHE DE PIÈCES Cette commande vous permet de faire une recherche de vos pièces clients : factures, avoirs, devis et factures d’acompte. Vous pouvez vérifier indépendamment si ces pièces clients sont validées ou non. Vous pouvez faire une recherche des pièces : • validées, non validées ou les deux • réglées, non réglées ou les deux • transférées, non transférées ou les deux L’historique des nouveautés 13  Pour plus de détails sur la recherche de pièces, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis l’onglet Documentations de la barre de navigation. Unité des articles  Menu LISTES - commande ARTICLES - bouton [Créer] Dans la fiche d’un article, vous pouvez choisir l'unité de l'article (Kg, Litre, Tonne, Mètre, etc). Dans la zone Divers, l'icône permet de sélectionner une unité. Si une unité n'est pas créée dans votre dossier, vous pouvez directement le faire en cliquant sur le bouton [Créer]. eBay  Menu RELATIONS CLIENTS - commande EBAY Cette commande vous permet de gérer vos ventes d’articles via eBay directement depuis votre logiciel Ciel.  Vous devez avoir un compte eBay. À partir de la commande EBAY, vous accédez à plusieurs fonctions : • Bien démarrer sur eBay Cette fonction vous redirige vers une page d’informations générales sur eBay. • Paramètres eBay Cette fonction vous permet d’établir les paramètres et les valeurs par défaut des annonces eBay que vous mettrez en ligne. • Créer une annonce Cette fonction vous permet de créer une annonce eBay. • Liste des annonces Cette fonction vous redirige vers le site Internet eBay afin que vous puissiez visionner la liste de vos annonces mises en ligne. • Créer un modèle d’annonce Cette fonction vous permet de créer des modèles d’annonces que vous pourrez réutiliser pour d’autres articles. • Liste des modèles d’annonce Tous les modèles d’annonces que vous avez précédemment créées s’enregistrent automatiquement dans le menu RELATIONS CLIENTS - commande EBAY - option Liste des modèles d’annonce. • Ouvrir le site eBay Cette fonction vous redirige directement sur le site Internet eBay.fr  Pour plus de détails sur eBay, reportez-vous au manuel de référence disponible depuis le groupe Documentations de la barre de navigation. Mise sous surveillance  Menu RELATIONS CLIENTS - commande MISE SOUS SURVEILLANCE Cette commande vous permet de vérifier la situation des sociétés de vos clients ou de vos fournisseurs. Ainsi, vous serez averti de tous les événements pouvant survenir dans l'entreprise : changement d'administrateur, modification de l'activité, redressement judiciaire ou dépôt des comptes annuels au greffe. Une fois que vous avez activé la mise sous surveillance, les informations légales et les alertes sur les sociétés sont consultables à partir : • de l'Intuiciel® dans l'onglet Mes actualités. • de la barre de tâche Windows™, située en bas à droite de votre écran (zone des notifications). L’historique des nouveautés 14 Envoyer un e-mail  Menu LISTES - commandes CLIENTS/TIERS ou CONTACTS ou LISTE DES DEVIS ou FACTURES D’ACOMPTE ou FACTURES ou AVOIRS ... Vous pouvez envoyer un e-mail directement depuis les listes dans lesquelles une adresse e-mail est accessible. Vérification d’adresse et acquisition d’infos légales  Menu LISTES - commande CLIENTS/TIERS Dans les fiches client ou fournisseur, au-dessus de la zone Coordonnées, deux nouveaux boutons sont disponibles : • : permet de faire une recherche de l’adresse de votre client ou de votre fournisseur afin de vérifier l’exactitude de l’adresse. • : permet d’accéder aux informations légales de la société de votre client ou de votre fournisseur via le site Infogreffe. L’historique des nouveautés 15 Les nouveautés de la version 3.0 Personnalisation des polices  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Le nouvel onglet Polices regroupe les réglages portant sur les polices du logiciel. Vous pouvez ainsi choisir la taille des polices des fenêtres et changer la police des zones de texte enrichi. Ce dernier réglage était auparavant dans l’onglet Interface, zone Fonte par défaut. Personnalisation de la taille de la police dans les fenêtres  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Polices Vous pouvez maintenant personnaliser la taille de la police des fenêtres de votre logiciel. Trois tailles sont à votre disposition : Petite, Normale ou Grande. Regroupements dans les listes (Intuiliste) Vous pouvez définir des regroupements dans certaines listes. Cette fonction est également appelée Intuiliste. Les listes concernées sont les suivantes : clients/tiers, contacts, articles, modes de paiement, ecoparticipations, devis, factures d’acompte, factures, avoirs, règlements. Pour réaliser des regroupements, vous devez faire un clic-droit dans la liste et choisir la commande REGROUPEMENT puis PARAMÈTRES DE REGROUPEMENT.  Pour plus de détails, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre Annexe 3 : Les fenêtres et les listes, disponible depuis le groupe Documentations de la barre de navigation. Affichage du tableau de bord de date à date  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL - onglet Mon tableau de bord Les données globales du tableau de bord sont calculées en fonction des dates en haut à droite. Vous pouvez modifier ces dates en cliquant dessus. L’historique des nouveautés 16 Les nouveautés de la version 4.00 Les barres d’actions Votre logiciel Ciel dispose, en plus de la barre de navigation, d'une barre nommée barre d'actions. La barre d’actions est une zone réservée qui apparaît sous la barre des menus. Celle-ci est implémentée à toutes les fenêtres sur lesquelles plusieurs actions peuvent être lancées. Elle est composée de groupes et boutons qui varient selon le contexte. Vous pouvez ainsi lancer de nombreux traitements sans quitter la fenêtre en cours d’utilisation. Vous pouvez ajouter des groupes personnalisés aux barres d’actions et y importer des tâches de votre ancienne barre d’outils ; la barre d’outils n’existant plus. L’affichage Ce bouton situé à côté de l’onglet Accueil permet d’afficher toutes les fenêtres ouvertes dans votre logiciel ainsi que d’activer des options d’affichage sur la fenêtre principale du logiciel. • La grille donne accès à un panneau de navigation. Toutes les fenêtres ouvertes dans le logiciel sont présentées dans un seul panneau sous forme de grandes vignettes. Les fenêtres sont classées par catégorie.  Vous pouvez également ouvrir et naviguer dans le panneau en utilisant le raccourci clavier . • La flèche permet d’accéder aux raccourcis des fenêtres ouvertes dans le logiciel ainsi qu’aux options d’affichage. Ces fonctions permettent d’adapter l’affichage de votre logiciel et sont particulièrement utiles lorsque vous avez un petit écran. 1. Pour activer une fonction, sélectionnez-la dans le menu déroulant. Une coche apparaît devant. 2. Pour désactiver, sélectionnez-la de nouveau. La coche disparaît. L’accueil L’accueil est un onglet permanent dans lequel vous accédez à l’Intuiciel, à la sauvegarde et aux actions les plus souvent utilisées dans votre logiciel.  Pour plus de détails sur les barres d’actions et leur personnalisation, reportez-vous au manuel Annexes, chapitre La barre d’actions, accessible à partir de barre de navigation. L’historique des nouveautés 17 Affichage des fenêtres en arrière-plan  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Les fenêtres en arrière-plan s’affichent en gris. Lorsque la case Griser les fenêtres en arrière-plan est cochée, toutes les fenêtres ouvertes sont légèrement grisées exceptées celle qui est en cours d'utilisation. Ainsi, la fenêtre active a une meilleure visibilité. Enregistrement automatique des vues  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface Lorsque l'option Enregistrer automatiquement les vues modifiées est cochée, le logiciel conserve la présentation des listes à la suite de modifications (regroupements, filtres...). Les actions flash  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - ENVIRONNEMENT - Confort - onglet Interface L'option Proposer des actions flash permet d'activer l'accès rapide aux actions possibles sur un élément d'une liste. Lorsque cette option est activée, le bouton apparaît automatiquement lors de la sélection d'un élément, dans les listes concernées (liste des clients, liste des factures, liste des devis, liste des avoirs...). L’historique des nouveautés 18 Les nouveautés de la version 5.00 Intuiciel personnalisable  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L’Intuiciel a évolué et vous donne la possibilité de le personnaliser. L’Intuiciel est toujours composé du Bureau, des Tableaux de bord, des États et statistiques et des Actualités. Désormais, vous y accédez depuis les boutons de la barre d’actions . Votre Bureau, vos États et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton .  Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE. Insertion automatique Avec votre logiciel Ciel, vous pouvez vous constituer une «bibliothèque» de phrases, formules, expressions... que vous utilisez fréquemment. Le logiciel se base sur ce glossaire pour faire les insertions automatiques. Création d’une liste d’insertion automatique  A partir d’une zone de texte (type Commentaire, Note, Observations), clic-droit commande INSERTION AUTOMATIQUE - AFFICHER LA LISTE. Cette fonction vous permet de créer une liste de mots, d'expressions, de formules, etc. que vous utilisez régulièrement. Si vous avez souvent recours à des termes précis, vous gagnez ainsi du temps en créant des insertions automatiques et en évitant ainsi de les saisir à chaque fois. Lors de vos saisies, le logiciel va proposer votre liste de terme au moment choisi dans les préférences, par exemple après 3 caractères saisi. Il vous suffit alors de sélectionner l'entrée à insérer dans votre texte. Automatisation de l’insertion  Menu DOSSIER, commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES puis dans le groupe Aide à la saisie Afin que le logiciel vous propose la liste des insertions pendant les saisies de texte, vous devez cocher la case Afficher la liste des propositions pendant la saisie et choisir à quel moment le logiciel doit proposer des mots .  Si vous n’activez pas cette préférence, vous pourrez toujours insérer du texte prédéfini en passant par le menu CONTEXTUEL (clic-droit), commande INSERTION AUTOMATIQUE. Correcteur orthographique Vous disposez d’un correcteur orthographique qui peut être utilisé dans toutes zones de texte de votre logiciel. Activation de la vérification orthographique  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Afin de pouvoir utiliser le correcteur orthographique, vous devez l’activer en cochant la case Vérifier l’orthographe. Vous pouvez également définir les options de corrections.  Plus plus de détails, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche F1). L’historique des nouveautés 19 Vérification orthographique  Dans une zone de texte - menu CONTEXTUEL (clic-droit) - commande ORTHOGRAPHE La vérification orthographique est disponible dans toutes les zones de texte. Lorsque vous êtes en train de saisir du texte, faites un clic-droit et choisissez la commande ORTHOGRAPHE. Si vous êtes dans une zone de texte de type Commentaire, Note... vous pouvez choisir le mot parmi ceux proposés dans le menu CONTEXTUEL. L’autre possibilité est d’ouvrir la vérification complète en sélectionnant la commande VÉRIFIER TOUT.  Pour plus de détails sur la commande VÉRIFIER TOUT, reportez-vous à l’Aide contextuelle (touche ). Les options de corrections du menu Contextuel • Ajouter au dictionnaire : permet d’ajouter des mots que le logiciel ne connaît pas. • Ignorer partout : pour ne pas tenir compte d'un même mot répété plusieurs fois dans le texte. • Correction au cours de la frappe : si vous désactivez cette option en cliquant dessus, les mots mal orthographiés ne sont plus soulignés en rouge. Aide à la saisie des Codes postaux et villes  Menu DOSSIER - commande OPTIONS - PRÉFÉRENCES - groupe Aide à la saisie Avec la préférence Code postaux et villes, le logiciel vous propose des codes postaux et villes lors de vos saisies. Pour cela, vous devez cocher la case Activer l’aide à la saisie des codes postaux et villes. Ainsi, lorsque vous saisirez les premiers caractères d’un code postal ou d’une ville française, une liste s’affichera automatiquement et vous proposera les codes postaux et villes correspondants. Ciel Business Mobile  Menu DOSSIER - commande CIEL BUSINESS MOBILE Cette commande permet de publier vos données sur votre iPhone dans l’application Ciel Business Mobile. Cette application, téléchargeable sur l’AppleStore, s’installe sur votre iPhone et vous permet de consulter des données comptables et des données de gestion (sous forme de graphiques, soldes, divers indicateurs...). Le principe est simple. Les données stockées sur votre ordinateur sont envoyées à une plateforme web qui reçoit, stocke, puis publie ces données sur le web. Ces données seront ensuite visibles dans l’application Ciel Business Mobile depuis votre iPhone. Pour pouvoir consulter vos données depuis cette application, vous devez avoir souscrit au service Ciel Business Mobile. C’est ce service qui autorise l’envoi des données depuis votre logiciel Ciel.  Pour plus d’informations concernant le service Ciel Business Mobile, nous vous invitons à consulter le site Internet Ciel http://www.ciel.com/. Copyright Ciel 2012 Ciel Facturation Facile - Guide des mises à jour - Référence : Maj WFF 6.00 - 07.12 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel. Manuel de découverte Ciel Professionnel indépendant Chère Cliente, Cher Client, Nous sommes heureux de vous compter parmi nos nouveaux clients. Le produit que vous venez d'acquérir va vous donner l'assurance de travailler avec un logiciel performant et simple à utiliser. Il vous donnera entière satisfaction. Pour nous permettre de vous apporter le meilleur service possible, nous vous remercions de nous retourner très rapidement toutes les informations nécessaires à votre référencement. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Contenu de votre boîtier Dans le boîtier de votre produit, vous trouverez : • le CD-Rom de votre produit contenant votre logiciel et son manuel de référence au format PDF • le certificat d'authenticité, vous donnant l'assurance que votre logiciel est un produit authentique Ciel, et sur lequel vous trouverez votre numéro de licence, demandé lors du référencement. Configuration minimale requise • Nécessite (Service Pack à jour) : Windows™ 8, Windows™ 7, Vista, XP avec Internet Explorer 7.0 (ou supérieur). • Processeur 700 Mhz (supérieur à 1 GHz conseillé). • 512 Mo de Ram. • 300 Mo d'espace disque disponible pour l'installation. • Lecteur de CD-Rom ou de DVD-Rom. • Imprimante nécessaire pour l’impression agréée par la DGFiP : HP III ou supérieur ou 100% compatible PCL5 doté de 2 Mo de Ram minimum. • Carte graphique et moniteur ayant une résolution minimum de 1024x768. • Fonctions Internet : nécessitent une connexion internet et un logiciel de messagerie compatible MAPI (Outlook conseillé). • Fonction PDF : Adobe Acrobat Reader 5 (ou supérieur). • Fonctions «Intuiciel» : Internet Explorer 8.0 (ou supérieur) et Adobe Flash Player 8 (ou supérieur). Utilisation de Ciel directDéclaration • Processeur 1,5 GHz • 2Go de Ram • 1Go d'espace disque disponible ou plus, selon votre système d’exploitation et les composants système déjà installés sur votre poste • Adobe Reader 7.05 (ou supérieur) • 1 Connexion internet via modem ADSL (ou équivalent). Les noms de produits ou de sociétés mentionnés dans ce document ne sont utilisés que dans un but d’identification, et peuvent constituer des marques déposées par leurs propriétaires respectifs. Sommaire Découverte ......................................................................................... 7 Aides et documentations .....................................................................8 La documentation...............................................................................................8 L’aide en ligne ...................................................................................................8 Le site Internet Ciel ............................................................................................8 Premier démarrage de votre logiciel .....................................................9 Lancer le logiciel ................................................................................................9 Commencer à travailler .......................................................................................9 Démarrer Ciel Professionnel indépendant ...............................................................9 Ouvrir le dossier d'exemple ............................................................................... 10 Environnement ................................................................................11 La fenêtre principale de l’application ................................................................... 11 Les menus....................................................................................................... 11 La barre d'actions............................................................................................. 11 La barre de navigation ...................................................................................... 12 L’Intuiciel ........................................................................................................ 12 Les recherches Trouvtoo ................................................................................... 13 Besoin d’aide ................................................................................................... 13 Création d’un dossier........................................................................ 14 Choisir la méthode de création du dossier ...........................................15 Choix de création ............................................................................................. 15 Créer un nouveau dossier de Ciel Professionnel indépendant .................................. 16 Récupérer un dossier de Ciel Devis Factures ou Ciel Facturation Facile ..................... 28 Récupérer un dossier de Ciel Compta libérale ....................................................... 28 Les soldes initiaux ............................................................................................ 29 Prise en main ................................................................................... 31 La facturation ..................................................................................32 Les clients ....................................................................................................... 32 Les articles ...................................................................................................... 34 Préparer un devis (saisie standard)..................................................................... 35 Facturer un client (saisie standard) ..................................................................... 42 Les factures d’acompte ..................................................................................... 44 Encaisser un règlement ..................................................................................... 44 Établir un avoir (saisie standard) ........................................................................ 48 Créer une pièce commerciale (saisie document) ................................................... 50 Créer ou transférer une pièce commerciale via le «cliquer-glisser» .......................... 51 Autres travaux ................................................................................................. 51 La comptabilité ................................................................................56 Les saisies....................................................................................................... 56 Saisir une dépense simple ................................................................................. 56 Saisir une dépense ventilée ............................................................................... 58 Saisir une recette ............................................................................................. 59 Saisir un virement ............................................................................................ 59 Saisir un relevé bancaire ................................................................................... 60 Saisir une réimputation ..................................................................................... 60 Travaux périodiques .........................................................................62 Valider des écritures ......................................................................................... 62 Pointer un compte de banque............................................................................. 62 Consulter les écritures ...................................................................................... 64 Consulter les postes ......................................................................................... 65 Effectuer une remise en banque ......................................................................... 66 Trésorerie prévisionnelle ................................................................................... 66 Les états........................................................................................... 67 Les éditions.....................................................................................68 Imprimer un relevé des dépenses/recettes........................................................... 68 Imprimer une balance ....................................................................................... 69 Déclarer la TVA ................................................................................................ 69 La déclaration 2035 .......................................................................................... 70 Les immobilisations ..........................................................................73 A propos des immobilisations ............................................................................. 73 A propos des crédits-bails.................................................................................. 73 La liste des immobilisations ............................................................................... 74 Afficher toutes les immobilisations et crédits-bails................................................. 74 La fiche immobilisation...................................................................................... 75 Saisie d'une immobilisation ou d’un crédit-bail...................................................... 76 Reprise d’antériorité ......................................................................................... 79 Le plan d'amortissement ................................................................................... 80 Calculer les immobilisations ............................................................................... 80 Réviser une immobilisation ................................................................................ 81 Autres fonctionnalités ...................................................................... 82 Autres fonctions...............................................................................83 Clôture d'exercice............................................................................................. 83 Purge des pièces commerciales .......................................................................... 84 Historique des archives ..................................................................................... 85 Envoyer vos écritures à votre expert-comptable ................................................... 85 Transférer vos écritures .................................................................................... 85 Sauvegarder votre dossier ................................................................................. 86 Restaurer votre dossier ..................................................................................... 86 Index................................................................................................ 89 Découverte 8 Découverte Aides et documentations La documentation La documentation de Ciel Professionnel indépendant est structurée en trois manuels électroniques au format PDF accessibles depuis le menu Aide : • Le Manuel de découverte (c'est le manuel que vous êtes en train de lire) qui facilite la découverte du logiciel et qui vous explique comment utiliser les fonctions les plus importantes de votre logiciel. • Le Manuel de référence qui décrit la totalité des fonctions de Ciel Professionnel indépendant dans le détail. Si vous souhaitez avoir plus de précision sur une fonction en particulier, nous vous conseillons donc de consulter ce document. • le Guide des mises à jour qui présente les nouveautés de la version et l’ouverture d’un dossier créé avec une ancienne version. Vous pouvez consulter et imprimer ces documentations à l'aide d'Adobe Reader©. Naviguer dans les manuels Vous disposez de plusieurs moyens pour accéder rapidement à l'information recherchée : Les signets La liste des signets est présentée dans la partie gauche de la fenêtre. • Cliquez sur le titre de votre choix pour afficher le paragraphe correspondant. Le sommaire Il présente les titres des chapitres et parties composant le manuel. Là encore, vous affichez le paragraphe correspondant en cliquant sur le titre de votre choix. Si vous souhaitez obtenir plus de détails sur ces possibilités de consultation lorsque le manuel est ouvert, consultez l'aide intégrée de l'application Adobe Reader©. L’aide en ligne Vous trouvez dans l'aide intégrée le descriptif de tous les traitements et commandes. Lorsque vous utilisez votre logiciel, vous ouvrez l'aide par la commande AIDE du menu AIDE ou en appuyant sur la touche de votre clavier. Le site Internet Ciel Vous trouverez sur le site Ciel http://www.ciel.com, dans l'espace réservé à Ciel Professionnel indépendant, des informations utiles. 9 Découverte Premier démarrage de votre logiciel Lancer le logiciel Vous pouvez lancer le logiciel en cliquant sur l'icône correspondant présent sur le Bureau, ou bien : 1. Cliquez sur le bouton DÉMARRER de la barre de tâches de Windows. 2. Sélectionnez les commandes PROGRAMMES - CIEL - PROFESSIONNEL INDÉPENDANT - CIEL PROFESSIONNEL INDÉPENDANT. Commencer à travailler Nous vous invitons à découvrir Ciel Professionnel indépendant en utilisant le fichier d'exemple. Ensuite, vous passerez à la création de votre fichier et, progressivement, vous découvrirez chacune des fonctions du logiciel. Démarrer Ciel Professionnel indépendant Pour démarrer votre logiciel, double-cliquez sur le raccourci qui a été installé sur le Bureau de votre ordinateur ou : 1. cliquez sur le bouton [Démarrer] de la barre de tâches de Windows. 2. Activez les commandes PROGRAMMES - CIEL - PROFESSIONNEL INDÉPENDANT. 3. Cliquez sur CIEL PROFESSIONNEL INDÉPENDANT. Nous allons vous présenter l'environnement de base de Ciel Professionnel indépendant et vous faire découvrir les principales fonctions du logiciel, celles qui correspondent à 90% des travaux quotidiens en matière de comptabilité. L'objectif est de saisir des écritures de recettes ou de dépenses, de pointer votre relevé de banque ou encore de consulter les écritures d'un poste (de dépenses par exemple). Vous verrez aussi comment imprimer un relevé de vos recettes et dépenses ainsi que la déclaration fiscale de fin d'année (déclaration 2035). Attention ! Si vous ouvrez le fichier d'exemple, n'oubliez pas ensuite de créer un nouveau dossier (une nouvelle société) pour vos propres données (Menu DOSSIER, commande NOUVEAU). 10 Découverte Ouvrir le dossier d'exemple Pour faire un tour d'horizon des différentes fonctionnalités de l'application, nous vous conseillons d'ouvrir le dossier d'exemple : 1. Cliquez sur le bouton J’ouvre la société exemple . 2. Le fichier exemple Ma petite entreprise s’ouvre alors. Il contient des listes prédéfinies de clients, de factures, de devis, de postes, de comptes, d'écritures, etc. Lorsque vous installez Ciel Professionnel indépendant pour Windows™, seul le dossier Exemple existe. Par la suite, les dossiers que vous allez créer seront proposés, dans la fenêtre affichée par le bouton .  Un seul dossier peut être ouvert à la fois. Avec Ciel Professionnel indépendant en mode souscription, vous pouvez ouvrir un dossier de Ciel Auto-entrepreneur Standard ou Premium. 11 Découverte Environnement La fenêtre principale de l’application Les menus Vous disposez de menus comme dans toute application Windows™. La totalité des commandes est accessible à l'aide des menus.  Vous trouverez une description détaillée de ceux-ci dans le Manuel de référence livré au format PDF (Adobe Reader). La barre d'actions Une barre horizontale appelée Barre d’actions donne accès aux principaux fichiers de votre dossier et aux différentes listes du logiciel (postes, écritures, etc.).  Vous trouverez une description détaillée de la barre d’actions dans le Manuel de référence livré au format PDF (Adobe Reader). Barre de titre Barre de menus Espace de travail Barre d’actions Bouton de fermeture de l’application Boutons de réduction et d’agrandissement Barre de navigation (masquée par défaut) Barre de statut intuiciel 12 Découverte La barre de navigation  Menu FENÊTRES - commande AFFICHER LA BARRE DE NAVIGATION Affichée à gauche dans la fenêtre de l'application, la Barre de navigation est une barre d'icônes verticale, dans laquelle vous trouverez de nombreux raccourcis, présentés dans différents groupes. Ces raccourcis peuvent : • appeler des fonctions du logiciel • ouvrir des applications ou des fichiers • présenter des images ou des notes texte • contenir des adresses de sites Internet (URL) ou des adresses de boîtes aux lettres électroniques (Email) afin de lancer directement votre outil de navigation Internet sur un site souhaité ou de lancer votre programme de messagerie en pré-remplissant l'adresse du destinataire.  Vous trouverez une description détaillée de la barre de navigation dans le Manuel de référence livré au format PDF (Adobe Reader). L’Intuiciel  Menu FENÊTRES - commande MON INTUICIEL L'Intuiciel© est une interface multi-niveaux qui résume vos principales activités et vous permet d'accéder directement à certaines opérations commerciales, à des récapitulatifs de vos chiffres d'affaire, à des statistiques. Il est composé de trois boutons accessibles depuis la barre d’actions . Votre Bureau, vos États et statistiques sont personnalisables. Le principe est d’ajouter les tâches ou états que vous utilisez le plus souvent. Pour accéder à la personnalisation, il suffit de cliquer sur le bouton . De plus, trois bureaux sont disponibles que vous organisez selon vos méthodes de travail. Ils sont utiles si par exemple vous souhaitez créer un bureau simple et un bureau plus complet, ou si vous voulez créer un bureau pour gérer uniquement vos comptes, et un pour gérer uniquement vos saisies, ou encore uniquement vos immobilisations... A partir du bureau, vous accédez également à votre compte Ciel et à la page d'accueil Ciel.  Pour plus de détails sur la personnalisation, reportez-vous au Manuel de référence accessible par le menu AIDE. 13 Découverte Les recherches Trouvtoo Trouvtoo est un outil de recherche qui vous permet de lancer des recherches sans quitter votre application : • sur votre dossier courant : vous pouvez par exemple lancer une recherche (toutes les factures du Client Martin) tout en effectuant une autre tâche dans votre application. • ou sur le Web via le moteur de recherche Google. Trouvtoo© facilite la recherche de vos fichiers ou dossiers. Vous gagnez du temps en les retrouvant rapidement. 1. Saisissez le mot clé à rechercher dans la zone de recherche située au-dessus de la barre d’actions. 2. Spécifiez le répertoire de recherche (Dossier courant, Google Web).  Si vous lancez la recherche sur 2 ou 3 cibles en même temps, les informations spécifiques à chaque cible s'afficheront dans un onglet dédié. 3. Cliquez sur pour lancer la recherche. 4. Cliquez sur pour annuler la recherche. Besoin d’aide Si vous souhaitez obtenir des informations sur les logiciels et services Ciel, cliquez sur l'icône du bureau. Un conseiller commercial Ciel vous rappelle rapidement. 1. Sélectionnez votre Titre (Mlle, Madame, Monsieur). 2. Saisissez impérativement votre Nom ainsi que les 10 chiffres correspondant à votre Numéro de téléphone (où vous pouvez être joint). 3. Cliquez sur [Enregistrer ma demande de rappel] pour valider le formulaire et lancer la connexion. Création d’un dossier 15 Création d’un dossier Choisir la méthode de création du dossier  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU Si vous venez de terminer la prise en main de Ciel Professionnel indépendant, fermez le fichier d'exemple en activant la commande FERMER du menu DOSSIER. Vous allez maintenant créer le dossier qui contiendra toutes les données de votre entreprise. Lors de la création d'un dossier, vous définissez ses paramètres généraux. Lorsque vous activez la commande NOUVEAU du menu DOSSIER, la fenêtre suivante s'affiche : 1. Vous pouvez soit créer un dossier pour une société qui existe déjà, soit créer une nouvelle société. Cochez l’option de votre choix puis choisissez ou nommez votre société. 2. Indiquez votre nom si vous exercez une activité libérale. 3. Cliquez sur le bouton [Créer]. L'assistant Top départ s'affiche. Choix de création Le logiciel vous propose trois actions au choix : • Créer un nouveau dossier de Ciel Professionnel indépendant : vous créez un nouveau dossier pour l’application. Si vous cliquez sur [Suivant], la fenêtre de choix de la méthode de création de dossier s’affiche. Voir Créer un nouveau dossier de Ciel Professionnel indépendant, page 16. • Récupérer un dossier de Ciel Devis Factures ou Ciel Facturation Facile : vous pouvez récupérer un dossier que vous avez déjà créé dans votre logiciel Ciel Devis Factures ou Ciel Facturation Facile. Voir Récupérer un dossier de Ciel Devis Factures ou Ciel Facturation Facile, page 28. • Récupérer un dossier de Ciel Compta libérale : vous pouvez récupérer un dossier que vous avez déjà créé dans Ciel Compta libérale.Voir Récupérer un dossier de Ciel Compta libérale, page 28. 16 Création d’un dossier Créer un nouveau dossier de Ciel Professionnel indépendant Choix de la méthode de création de dossier Ciel Professionnel indépendant vous demande alors de choisir votre méthode de création: • Mode de création rapide Seules les principales informations (raison sociale, service à la personne, coordonnées et paramètres, date de début d'activité) sont à renseigner. • Mode de création détaillé Dans ce cas, vous pouvez définir des paramètres supplémentaires et compléter les fichiers principaux (postes de trésorerie, modes de paiement, postes de dépense et postes de recette, articles, clients, intervenants). Vous serez ainsi opérationnel plus rapidement. 4. Cochez l'option de votre choix. 5. Cliquez sur le bouton [Suivant>] pour lancer la procédure de création. Créer un dossier en mode rapide  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU - option Mode de création rapide Étape : Choix du mode comptable Cette étape affiche la fenêtre Choix du mode comptable. Deux modes comptables prédéfinis sont disponibles pour la création de votre dossier. 1. Choisissez le mode comptable à utiliser lors de la saisie de vos écritures. • Comptabilité en créances / dettes : ce mode de calcul s'adresse plus spécialement aux artisans, commerçants ayant une déclaration fiscale de type 2033 ou BIC (Bénéfices Industriels et Commerciaux). A l'inverse du mode Dépenses / Recettes, les factures clients et fournisseurs génèrent des écritures comptables. Vous devez donc toujours procéder à l'enregistrement de la facture client ou fournisseur puis à l'enregistrement du règlement client ou fournisseur. Ceci vous permet donc de réaliser le suivi de vos clients. Chaque mouvement peut constater des créances ou des dettes, sans contrepartie financière «immédiate». Les mouvements comptables ne reconnaissent pas nécessairement un flux financier ; on est en situation de créance / dette vis-à-vis d'un tiers. • Comptabilité simplifiée en dépenses / recettes : ce mode est particulièrement destiné aux professions libérales ayant une déclaration fiscale de type 2035 ou BNC (Bénéfices Non Commerciaux). Dans ce mode, les factures clients et fournisseurs ne génèrent aucune écriture comptable. Seuls les mouvements d'argent (recettes et dépenses) sont enregistrés réellement en comptabilité. 2. Cliquez ensuite sur le bouton [Suivant]. Étape : Choix du régime fiscal Cette étape vous permet de choisir le régime fiscal que vous souhaitez utiliser selon votre activité. 1. Choisissez le régime fiscal auquel est soumise votre entreprise. 17 Création d’un dossier Ciel Professionnel indépendant gère les régimes suivants : • Déclaration 2033 - Entreprises, artisans, commerçants • Déclaration 2035 - Bénéfices non commerciaux Si vous cochez Déclaration 2033 (entreprise), à l’étape 4 vous devrez préciser si vous êtes soumis à l'impôt sur le revenu (déclaration 2031) ou à l'impôt sur les sociétés (déclaration 2065). Si vous cochez Déclaration 2035 (activité libérale), à l’étape 4 vous devrez préciser si votre déclaration doit être établie en HT ou TTC. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à l’étape suivante. Une fenêtre de validation du mode comptable et du régime fiscal s’ouvre.  À ce stade, vous pouvez encore modifier votre choix en cliquant sur [Précédent]. Si vous cliquez sur [Suivant], votre choix sera alors définitif. Étape : Raison sociale Vous accédez à l’étape de l'assistant Top départ dans laquelle vous allez renseigner différentes zones concernant votre Raison sociale. 1. Saisissez la Dénomination de votre entreprise ainsi que son Adresse complète, Code postal et Ville. 2. Cliquez dans la zone Forme juridique et sélectionnez celle de votre raison sociale dans la liste déroulante qui se déploie. 3. Précisez votre Activité et le nom du Responsable de l'entreprise. 4. Indiquez le Capital de votre établissement, son numéro de SIRET, le code APE (Activité Principale de l'Entreprise), le R.C.S. soit le numéro d'immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Ces informations sont fournies sur votre extrait K-Bis. 5. Saisissez votre N.I.I. : Numéro d'identification intra-communautaire (N° TVA). 6. Indiquez le R.M (Répertoire des métiers). 7. Indiquez le R.S.E.I.R.L ((Registre Spécial des Entrepreneurs Individuels à Responsabilité Limitée). 18 Création d’un dossier  La plupart des informations définies dans cette étape seront récupérées sur les états que vous imprimerez à partir de Ciel Professionnel indépendant. 8. Saisissez vos numéros de Téléphone, Fax, Portable, adresses E-mail et Site Internet si vous en possédez un. 9. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape. Étape : Service à la personne Cette étape vous permet de définir si vous exercez une activité de service à la personne et si vous disposez d’un agrément vous permettant de délivrer à vos clients une attestation fiscale annuelle. 1. Selon votre situation, sélectionnez le bouton radio Oui ou Non. 2. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. Étape : Exercices et paramètres Cette étape permet de définir vos dates d’exercices et paramètres. 1. Indiquez la Période de votre premier exercice. Elle correspond à la date de création de votre société et en aucun cas à la date de la première utilisation de votre logiciel. Vous pouvez saisir directement la date ou bien utiliser l'icône du calendrier . 2. Indiquez la Période de votre exercice courant. Elle correspond à la date de début de votre exercice en cours. Vous pouvez saisir directement la date ou bien utiliser l'icône du calendrier. 19 Création d’un dossier 3. Selon votre régime fiscal (défini à l’étape 2), cochez : • si votre déclaration 2035 doit être établie en HT ou en TTC • si votre entreprise est soumise à l’impôt sur Le revenu ou sur Les sociétés (déclaration 2033). Voir Étape : Choix du régime fiscal, page 16. 4. Indiquez ici si vous êtes assujetti ou non à la TVA. 5. Indiquez ici si vous facturez en TTC. 6. Indiquez ici si le calcul de l'amortissement de vos immobilisations s'effectue sur 360 ou 365 jours. 7. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la dernière étape. Étape finale Cette dernière fenêtre vous informe que vous venez de réaliser les étapes nécessaires à la création de votre fichier. Elle vous propose également deux options supplémentaires : • Au démarrage de l'application, toujours ouvrir ce fichier automatiquement : en cochant cette case, Ciel Professionnel indépendant ouvrira directement le fichier que vous venez de créer sans que vous ayez à passer par la commande OUVRIR du menu DOSSIER. • Protéger ce fichier par un mot de passe : si vous souhaitez protéger votre fichier par un mot de passe cochez cette option ou cliquez directement sur le bouton [Mot de passe]. Une fenêtre s'affiche. Saisissez-y le mot de passe.  Afin de rester confidentiel, le mot de passe n'est pas affiché à l'écran. Les caractères saisis sont remplacés par des points noirs.  Consultez le chapitre du menu DOSSIER du manuel de référence pour plus de détail sur l'enregistrement d'un mot de passe. 8. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. Ciel Professionnel indépendant l’enregistre et l'ouvre automatiquement. Le nom du dossier ouvert est affiché dans la barre de titre de la fenêtre principale.  Si vous souhaitez modifier certains éléments de votre dossier, activez l'option Société de la commande PARAMÈTRES du menu DOSSIER. Créer un dossier en mode détaillé  Menu DOSSIER - commande NOUVEAU - option Mode de création détaillé Vous devez définir l'ensemble des paramètres du dossier à travers les étapes suivantes : • Choix du mode comptable • Choix du régime fiscal • Raison sociale • Service à la personne • Exercices et paramètres • Logos • Postes de trésorerie • Modes de paiement • Postes de dépense 20 Création d’un dossier • Postes de recette • Articles • Clients • Intervenants Nous ne détaillerons pas ici les premières étapes de la création qui sont similaires à celles que nous avons étudiées lors de la création rapide d'un dossier. Voir Créer un dossier en mode rapide, page 16. Après avoir renseigné vos coordonnées et paramètres, vous accédez à l’étape suivante. Étape : Logos Cette étape vous permet d’insérer des logos de petite ou de grande taille dans votre dossier. Vous pouvez insérer votre logo de trois manières différentes. • Coller une image pour copier/coller votre logo. • Importer une image pour importer votre logo. • Scanneur/Appareil photo pour insérer votre logo via un scanneur ou appareil photo. Une fois votre logo inséré, cliquez sur le bouton [Suivant]. Étape : Postes de trésorerie Dans cette étape, vous allez créer vos différents Postes de trésorerie. 21 Création d’un dossier 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. Une fenêtre vous permettant de saisir les différentes informations nécessaires à la création d'un nouveau Poste de trésorerie s’affiche. 2. Le poste de trésorerie doit être défini par un Code (alphanumérique) et un Libellé. Dans l'onglet Fiche 3. Renseignez le RIB de votre compte. Cela peut être utile si vous avez besoin d'éditer des relevés d'identité bancaire. 4. Cochez l'option Conserver les écritures non pointées si vous souhaitez conserver les écritures que vous n'aurez pas pointées lors de la clôture d'exercice. La zone Fichier relevé affiche le chemin d'accès du fichier du relevé bancaire utilisé par le logiciel lorsque vous avez effectué un pointage automatique de vos écritures. Les Soldes sont les indicateurs de la situation exacte de votre compte. Ces zones vont se renseigner automatiquement au fur et mesure des écritures enregistrées et pointées sur le poste.  Les soldes de départ se renseignent en utilisant la saisie des soldes initiaux. Cette option vous sera proposée à la fin de la dernière étape. Dans l'onglet Complément 5. Enregistrez les Coordonnées de votre agence bancaire. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création du Poste de trésorerie. Ce poste est maintenant visible dans la liste. 7. Procédez de même pour les autres postes de trésorerie. 8. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape. Étape : Modes de paiement Dans cette étape, vous allez créer vos Modes de paiement, sachant que les principaux sont déjà créés par défaut. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. Une fenêtre vous permettant de saisir les différentes informations nécessaires à la création d'un nouveau Mode de paiement s’affiche. 2. Le mode de paiement doit être défini par un Code (alphanumérique) et un Libellé. 22 Création d’un dossier Le Type correspond au moyen utilisé pour payer : Chèque, CB (carte bancaire), Espèces, Virement, Traite, etc. Par défaut, Ciel Professionnel indépendant affiche le type Chèque.  Les types de paiement sont définis dans l'application, vous ne pouvez ni les modifier, ni en créer de nouveaux. 3. Choisissez le Type de paiement dans la liste déroulante qui est proposée lorsque vous cliquez sur le triangle de sélection . 4. Affectez le code de Trésorerie correspondant. Vous pouvez le sélectionner dans la liste qui s'affiche lorsque vous cliquez sur l'icône d'appel de liste . La zone Echéance va permettre le calcul de la date à laquelle le paiement devra être effectué par le client. 5. L'option A réception est sélectionnée par défaut, mais vous pouvez la modifier en cliquant sur l’icône . Une fenêtre dans laquelle vous allez renseigner les conditions de règlement de votre client concernant l'échéance de ses factures s'affiche.  Le bas de la fenêtre va se modifier en fonction du type de paiement que vous allez sélectionner. Dans le cas du type Chèque le logiciel va vous demander d'enregistrer les Informations chéquier. Pour le type Carte bancaire, vous devrez renseigner les Informations carte bancaire. Les autres types de nécessitent que le compte. 6. Cliquez sur [OK] pour valider la création de la fiche Mode de paiement. Ce mode de paiement est maintenant visible dans la liste. 7. Procédez de même pour les autres modes de paiement. 8. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape. Étape : Postes de dépense Dans cette étape, vous allez créer vos Postes de dépense, sachant que les principaux sont déjà créés par défaut. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. Une fenêtre dans laquelle vous allez saisir différentes informations nécessaires à la création d'un nouveau Poste de dépense s'affiche. 23 Création d’un dossier 2. Définissez le Code (alphanumérique) puis saisissez le Libellé complet du poste. L'icône vous permet d'ajouter un commentaire. 3. Saisissez le Code 2035 du poste. Vous pouvez le saisir directement ou bien le sélectionner à l'aide de l'icône d'appel de liste.  Si vous avez choisi l'option Activité libérale concernant votre régime fiscal, saisissez le Code 2035. Vous pouvez le saisir directement ou le sélectionner à l'aide de l'icône d'appel de liste. Si vous avez opté pour l'option Entreprise, vous saisirez le Code 2033 B. 4. Saisissez le Pourcentage professionnel que vous souhaitez affecter au poste. Par défaut, le logiciel affiche 100. 5. Choisissez le Code TVA par défaut du poste. Par défaut, le logiciel affiche le taux de 19,6 %. Vous pouvez le modifier en cliquant sur l'icône d'appel de liste afin d'accéder à la liste des taux de TVA disponibles. Si vous n'êtes pas assujetti à la TVA, aucun code ne sera renseigné dans cette zone. 6. Indiquez le Code analytique par défaut. Vous pouvez le sélectionner à l'aide de l'icône d'appel de liste. La zone Solde sera renseignée automatiquement, au fur et à mesure des opérations enregistrées sur ce poste. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création de la fiche Poste de dépense. Ce poste de dépense est maintenant visible dans la liste. 8. Procédez de même pour les autres postes de dépense. 9. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape. Étape : Postes de recette Dans cette étape, vous allez créer vos Postes de recette, sachant que les principaux sont déjà créés par défaut. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. Une fenêtre dans laquelle vous allez saisir différentes informations nécessaires à la création d'un nouveau Poste de recette s’affiche. Le principe pour créer un poste de recette est identique à celui vu précédemment pour un poste de dépense. Voir Étape : Postes de dépense, page 22. 24 Création d’un dossier 2. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la dernière étape. Étape : Articles Dans cette étape, vous allez créer vos Articles. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez les différentes informations nécessaires à la création d'un nouvel article. 2. Définissez le Code (alphanumérique) de l'article. 3. Saisissez le Libellé complet de l'article. Le bouton vous permet d'ajouter un commentaire. Vous pouvez créer des Familles qui permettent de regrouper les articles ayant des caractéristiques communes. Elles pourront être utilisées comme critère de recherche dans les listes et les éditions. 4. Si le libellé n'est pas suffisant ou encore si vous voulez préciser d'autres caractéristiques de l'article, utilisez la zone Description. Vous pouvez mettre en forme le texte saisi dans la zone Description, en utilisant les outils présents en haut de la zone. Sélectionnez le texte que vous souhaitez mettre en forme puis utilisez les outils d'enrichissement du texte (Gras, Souligné, etc.)  Lorsque vous indiquez un libellé et une description, c'est la description qui est récupérée dans les pièces commerciales que vous créez. En revanche, en l'absence de description, c'est le libellé de l'article qui est repris. 5. Saisissez le Prix de revient de l'article soit le prix auquel vous l'avez acheté. 6. Indiquez ensuite le Prix vente HT soit le prix hors taxes auquel l'article sera facturé. Vous constatez que la valeur de la zone Marge HT est automatiquement renseignée. En effet, vous n'accédez pas à cette zone, calculée selon la formule suivante : 7. Choisissez le taux de TVA que vous utilisez pour l'article. Par défaut le logiciel affiche le taux de 19,6 % mais celui-ci peut-être modifié. Activez le menu déroulant pour accéder à la liste des taux de TVA disponibles. Le Prix vente TTC est alors calculé automatiquement. 8. Si votre article est concerné par la nouvelle norme DEEE (Déchets Equipements Electriques et Electroniques), affectez-lui à l'aide de l’icône d'appel de liste l'éco-participation correspondante.  Vous créez vos éco-participations à partir du menu LISTES - commande ÉCOPARTICIPATIONS. 9. Indiquez le Poste de recette concerné par l'article. Vous pouvez le choisir en cliquant sur l'icône d'appel de liste . 10.La case Ne pas prendre en compte dans l’attestation fiscale est utile si vous souhaitez ne pas faire apparaître cet article dans l’attestation fiscale dans le cadre de service à la personne. Prix vente HT - Prix de revient = Marge HT 25 Création d’un dossier 11.Si votre comptabilité est analytique, renseignez le Code analytique auquel l’article est rattaché. 12.Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création de la fiche Article. Cet article est maintenant visible dans la liste. 13. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape. Étape : Clients Dans cette étape, vous allez créer vos clients. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. La fenêtre qui s'affiche vous permet de saisir différentes informations nécessaires à la création d'un nouveau Client. Le Code est proposé par défaut lorsque vous créez une fiche client. En effet, les codes sont calculés automatiquement, au fur et à mesure de la création des fiches clients, selon le premier code défini dans les paramètres facturation du menu DOSSIER. En revanche, dès que vous validez la création de la fiche Client, son code n'est plus modifiable.  Pour de plus de détails sur les paramètres facturation, consultez le chapitre Menu Dossier du manuel de référence accessible par le menu AIDE. Le menu TYPE indique que vous êtes dans une fiche client. 2. Saisissez le Nom du client.  Le bouton vous permet d'ajouter un commentaire. Les onglets Fiche, Complément et Contact sont ensuite à compléter. L'onglet Fiche 3. Indiquez les coordonnées du client (adresse, CP, ville). Vous pouvez saisir des complé- ments d’adresse sur les deux lignes présentées en dessous de la zone Adresse. Vous disposez de quatre boutons situés dans la barre d’actions : • Le bouton permet d'afficher la fenêtre de localisation sur une carte via Internet. • Le bouton permet d'afficher la fenêtre du chemin correspondant (itiné- raire de votre adresse à celle de votre client). • Le bouton permet de faire une recherche de l'adresse du client afin de vérifier l'exactitude de l'adresse. • Le bouton permet d'accéder aux informations légales de la société de votre client via le site InfoGreffe. Le N° de Siret du client doit être renseigné afin que la page internet s'ouvre. 4. Saisissez les numéros de téléphone et de fax. Vous pouvez aussi préciser son adresse E-mail. L'icône , présenté en fin de zone, ouvre votre messagerie et affiche automatiquement l'adresse du client. 26 Création d’un dossier Si votre client possède un Site Internet, saisissez son adresse (du type http://www.xxx.fr). L'icône , présenté en fin de zone, ouvre votre navigateur Internet et le site dont vous avez mentionné l'adresse. 5. Indiquez dans les trois zones en haut à droite, le numéro de SIRET de l'établissement de votre client ainsi que son code APE et son n° NII : Numéro d'identification intracommunautaire. L'onglet Complément Les clients ayant des caractéristiques communes, ils peuvent être regroupés par Famille. Celles-ci pourront être utilisées pour effectuer des recherches. Vous pouvez dans cet onglet affecter une famille à un client. 1. Choisissez la famille à l'aide de l'icône de liste ou bien créez-en une nouvelle à l'aide du bouton [Créer]. 2. Cliquez sur l'icône pour sélectionner une Famille. Si les familles n'existent pas encore ou si celles proposées ne vous conviennent pas, créez-en une nouvelle directement en cliquant sur le bouton [Créer]. 3. Sélectionnez le Mode de paiement utilisé le plus régulièrement par votre client pour effectuer ses règlements. Celui-ci pourra bien entendu être modifié. 4. Définissez dans la zone Autorisé, le montant maximum des factures dues que vous autorisez à votre client. La zone Actuel affiche automatiquement l'encours du client. Vous pouvez renseigner un Poste de recette par défaut. Utilisez l'icône d'appel de liste ; le poste de dépense est quant à lui inactif. L’onglet Banque 1. Saisissez les coordonnées postales (adresse, CP, Pays) de la banque.  Sur les deux lignes situées en dessous de la zone Adresse, vous pouvez indiquer les compléments d’adresse. 2. Indiquez la Domiciliation bancaire. Renseignez le Code IBAN, le Code BIC ainsi que le Code banque, le Code guichet, le Numéro de compte, la Clé RIB.  Les informations concernant la Domiciliation bancaire sont disponibles sur un de vos Relevés d'Identité Bancaire (R.I.B.). Toutes ces références bancaires seront utilisées lors de la génération des remises magnétiques. 3. Déterminez également si la gestion de banque se fait Hors rayon ou Sur rayon. Ces options correspondent au lieu de compensation et elles interviennent dans le cadre d'une gestion des bordereaux de remise en banque. L'onglet Contact 4. Si vous avez un interlocuteur particulier chez un client, indiquez dans cet onglet les renseignements spécifiques à ce contact. 5. Pour créer un nouveau contact, cliquez sur le bouton [Créer un contact]. Vous pouvez créer plusieurs contacts pour chaque client. 27 Création d’un dossier  Les contacts sont également accessibles par le menu LISTES, commande CONTACTS. 6. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la dernière étape. Étape : Intervenants Dans cette étape, vous allez créer vos intervenants. Cette étape n’est accessible que si vous avez activé les services à la personne dans l’étape. 1. Cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Dans la fenêtre qui s’affiche, saisissez le code et les nom et prénom de l’intervenant. 3. Sur l’onglet Fiche, saisissez les coordonnées de l’intervenant dans la zone Coordonnées. 4. Sur l’onglet Complément, vous pouvez ajouter une photo ou un commentaire. 5. Cliquez sur le bouton [OK]. 6. Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à l’étape suivante. Étape finale Cette dernière fenêtre vous informe que vous venez de réaliser les étapes nécessaires à la création de votre fichier. Elle vous propose également deux options supplémentaires : • Au démarrage de l'application, toujours ouvrir ce fichier automatiquement : en cochant cette case, Ciel Professionnel indépendant ouvrira directement le fichier que vous venez de créer sans que vous ayez à passer par la commande OUVRIR du menu DOSSIER. • Protéger ce fichier par un mot de passe : si vous souhaitez protéger votre fichier par un mot de passe cochez cette option ou cliquez directement sur le bouton [Mot de passe]. Une fenêtre s'affiche. Saisissez-y le mot de passe.  Afin de rester confidentiel, le mot de passe n'est pas affiché à l'écran. Les caractères saisis sont remplacés par des points noirs.  Pour plus de détails sur l'enregistrement d'un mot de passe, consultez le chapitre Menu Dossier du manuel de référence accessible par le menu AIDE. 7. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour valider la création de votre dossier. 28 Création d’un dossier Récupérer un dossier de Ciel Devis Factures ou Ciel Facturation Facile Sélectionner le dossier Si vous avez choisi de récupérer un dossier de Ciel Devis Factures ou de Ciel Facturation Facile, la fenêtre de sélection s’affiche. Vous y retrouvez la ou les sociétés au préalable créées dans l’un des deux logiciels Ciel. 1. Choisissez le dossier souhaité. 2. Si le dossier que vous souhaitez ne figure pas dans la liste, choisissez l’option et cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre de l’explorateur Windows s’affiche. 3. Sinon, cliquez sur le bouton [OK]. L’étape suivante de l’assistant de création de dossier s’affiche. Choix du mode comptable Cette étape vous permet de choisir le mode comptable : créances/dettes ou dépenses/ recettes. Voir Étape : Choix du mode comptable, page 16. Choix du régime fiscal Cette étape vous permet de choisir le régime fiscal que vous souhaitez utiliser selon votre activité. Voir Étape : Choix du régime fiscal, page 16. Contrôle des dates 1. L’étape de contrôle des dates s’affiche afin de vérifier que les dates de début d’activité et de début et fin d’exercice comptable courant concordent avec celles déjà renseignées dans le dossier que vous souhaitez récupérer. Vous pouvez les modifier si besoin en cliquant sur l’icône du calendrier . 2. Cliquez sur le bouton [Terminer]. La récupération du dossier de Ciel Devis Factures ou Ciel Facturation Facile se lance. Récupération du dossier 1. Une fenêtre s’affiche, indiquant que la récupération du dossier s’est terminée et précisant que le compte-rendu de la récupération du dossier est consultable sur le Bureau de Windows. 2. Cliquez sur le bouton [Fermer]. Le dossier récupéré s’ouvre directement dans Ciel Professionnel indépendant. Récupérer un dossier de Ciel Compta libérale Sélectionner le dossier Si vous avez choisi de récupérer un dossier de Ciel Compta libérale, la fenêtre de sélection s’affiche. Vous y retrouvez la ou les sociétés au préalable créées dans votre logiciel Ciel Compta libérale. 1. Choisissez le dossier souhaité. 29 Création d’un dossier 2. Si le dossier que vous souhaitez ne figure pas dans la liste, choisissez l’option et cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre de l’explorateur Windows s’affiche. 3. Sinon, cliquez sur le bouton [OK]. La récupération du dossier de Ciel Compta libérale se lance. Récupération du dossier 1. Une fenêtre s’affiche, indiquant que la récupération du dossier s’est terminée et précisant que le compte-rendu de la récupération du dossier est consultable sur le Bureau de Windows. 2. Cliquez sur le bouton [Fermer]. Le dossier récupéré s’ouvre directement dans Ciel Professionnel indépendant. Les soldes initiaux Ciel Professionnel indépendant ouvre une nouvelle fenêtre dans laquelle il vous propose de saisir les soldes initiaux. Les soldes initiaux correspondent aux soldes réels de vos postes à la date à laquelle vous commencez votre comptabilité. Par exemple, pour le poste de Banque, il s’agit du solde réel figurant sur votre relevé bancaire à cette même date.  La situation idéale consiste à enregistrer votre comptabilité depuis le début de votre exercice, quelle que soit la date de mise en place de Ciel Professionnel indépendant. Dans ce cas, vous n'avez qu'à renseigner les soldes de banque. Sinon, vous devrez soit reprendre les soldes des différents postes (TVA, Banque, Caisse, dépense, etc.) à la date de mise en place, soit ressaisir l'ensemble des écritures depuis le début de l'exercice. 1. La Date proposée par défaut correspond à la date de travail. Pour la modifier, saisissez-la directement ou bien en utilisez l'icône du calendrier ou des dates pré-définies . 30 Création d’un dossier 2. Vous pouvez saisir un N° de pièce (référence) correspondant à l'écriture de Saisie des soldes initiaux. Il peut être très utile pour faciliter une recherche concernant vos écritures. 3. Le Libellé écriture s'affiche automatiquement. Vous pouvez le modifier. 4. Indiquez le solde initial de chaque poste dans la zone Montant signé. La zone Montant de l'écriture se renseignera automatiquement au fur et à mesure des montants saisis.  Si vous devez saisir un montant négatif, saisissez le signe « - » devant. 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider l'enregistrement des soldes initiaux. Ciel Professionnel indépendant les enregistre et ouvre automatiquement votre nouveau dossier. Son nom est affiché dans la barre de titre de la fenêtre principale.  Si vous souhaitez modifier certains éléments de votre dossier, activez l'option Société de la commande PARAMÈTRES du menu DOSSIER. Prise en main 32 Prise en main La facturation  Menu LISTES - commande CLIENT/TIERS Les clients Activez la commande CLIENTS/TIERS du menu LISTES pour ouvrir la liste des clients. Vous pouvez aussi l'ouvrir depuis la barre d'actions. Cette fenêtre est composée de trois onglets : Clients, Fournisseurs et Prospects. La commande CLIENTS/TIERS ayant été activée, c'est l'onglet Clients qui est actif. Les boutons [Créer], [Modifier] et [Supprimer] permettent successivement d'ajouter un nouveau client, de modifier la fiche d'un client et de supprimer le ou les clients sélectionnés dans la liste. La liste possède de nombreuses propriétés et peut être personnalisée.  Pour plus de détail sur les fenêtres et les listes, consultez la partie Présentation générale du manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Rechercher un client  Menu EDITION, commande RECHERCHER Si vous voulez sélectionner un élément précis dans une grande liste, il est préférable d'effectuer une recherche. 1. Pour cela, activez la commande RECHERCHER du menu EDITION, ou + . La fenêtre ci-dessous s’affiche. 33 Prise en main 1. Saisissez le ou les caractères que vous souhaitez retrouver dans la fenêtre, par exemple BO. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. Le logiciel effectue une recherche sur la totalité des noms de clients présents dans la fenêtre puis sélectionne le premier élément répondant à la demande. Il trouve le client BONNET. Les cases à cocher Mot entier uniquement, Respecter Min/Maj et Sélectionner les éléments sont des options qui permettent d'indiquer des critères de recherche plus pointus. • Mot entier uniquement : si cette case est cochée vous devez saisir entièrement le mot que vous recherchez tel qu'il est enregistré dans votre liste. Par exemple, pour rechercher un client contenant le nom BONNET, vous devez saisir ce dernier dans sa totalité en majuscules ou en minuscules. Si vous saisissez uniquement BO votre recherche ne pourra aboutir. • Respecter Min/Maj : si cette case est cochée, vous devez tenir compte des majuscules et des minuscules lorsque vous saisissez votre mot pour la recherche. Par exemple, si vous recherchez un client dont le nom est enregistré sous BONNET, vous devrez indiquer le mot en majuscules, si ce n'est pas le cas, votre recherche ne pourra aboutir. Par contre, vous pouvez saisir l'abréviation : BON, votre recherche sera alors effectuée avec succès. • Sélectionner les éléments : si cette case est cochée le programme sélectionnera tous les clients concernés par votre recherche.  Vous pouvez utiliser le même principe pour rechercher un fournisseur ou un prospect. Ouvrir une fiche client 1. Activez la Liste CLIENTS/TIERS depuis la barre d'actions ou directement par le menu LISTES. 2. Double-cliquez sur le client que vous souhaitez ouvrir. 34 Prise en main Créer un client  Menu LISTES, commande CLIENTS/TIERS, bouton [Créer]. Dans la zone Type, le type Client est affiché par défaut. Un nouveau Code client s'affiche. Celui-ci vous est proposé automatiquement. En effet, les codes sont calculés automatiquement, au fur et à mesure de la création des fiches clients, selon le premier code défini dans les paramètres facturation du dossier.  Pour plus de détails, reportez-vous à la création d’un client lors de l’établissement d’un nouveau dossier, la procédure étant identique. Voir Étape : Clients, page 25. Les articles  Menu LISTES - commande ARTICLES/PRESTATIONS Pour établir les devis, factures et avoirs clients dans Ciel Professionnel indépendant, vous devez créer des articles ou prestations correspondant aux produits que vous vendez. Les articles fonctionnent de la même manière que les clients. Ils sont visibles sous forme de liste à partir de laquelle vous pouvez créer de nouveaux articles, les modifier ou encore les supprimer. 35 Prise en main Créer un article  Menu LISTES - commande ARTICLES, bouton [Créer] Le Code (alphanumérique) de l'article s'affiche automatiquement (c’est le même principe que pour le code d'un nouveau client).  Pour plus de détails, reportez-vous à la création d’un article lors de l’établissement d’un nouveau dossier, la procédure étant identique. Voir Étape : Articles, page 24. Préparer un devis (saisie standard)  Menu RELATIONS CLIENTS - commande PRÉPARER UN DEVIS ou barre de navigation - onglet Mes affaires - icône Préparer un devis  Cette commande est destinée exclusivement à la création de vos devis clients ou prospects. En effet, pour consulter la liste des devis existants, les modifier, les supprimer ou encore les transférer en facture, activez la commande LISTE DES DEVIS du menu RELATIONS CLIENTS. Lorsque vous activez la commande PRÉPARER UN DEVIS, le logiciel affiche une liste pour que vous choisissiez un client ou un prospect. Double-cliquez sur la ligne correspondant au client (ou prospect) auquel est adressé le devis. La fenêtre de création du devis apparaît. Si vous n'avez pas encore créé la fiche du client ou du prospect, utilisez le bouton [Créer]. Vous allez alors pouvoir créer un client ou prospect sans quitter le module de création du devis. En effet, après avoir enregistré la fiche, le logiciel passera directement à la fenêtre de création du devis. 36 Prise en main Le masque de saisie du devis se décompose en trois parties distinctes : L'entête du devis Vous y retrouvez le logo de votre entreprise, vos coordonnées, le numéro de pièce, la date du devis, le mode de paiement, la date d'échéance, le code client, son nom et son adresse. Le corps du devis Dans cette partie vous choisissez les articles que vous voulez facturer et à quel prix. Le pied du devis Les montants totaux à facturer et la remise le cas échéant sont rappelés. Si vous avez à créer un devis proche d'un devis déjà existant, vous pouvez dupliquer ce dernier en le sélectionnant dans la liste des devis et en appelant l'option dupliquer du menu CONTEXTUEL. Renseigner l'entête du devis Dans l'entête du devis, le Numéro de pièce est automatiquement attribué par Ciel Professionnel indépendant selon le numéro du dernier devis créé.  Si vous créez votre premier devis, le numéro est attribué selon les paramètres définis dans l'onglet Facturation des PARAMÈTRES FACTURATION du menu DOSSIER. Attention ! Les coordonnées ainsi que le logo de votre entreprise apparaissent en entête de vos pièces commerciales tel que vous les avez renseigné dans les paramètres Société. Par exemple, si vous ne voulez pas qu’apparaissent le numéro de portable et/ou l’adresse email sur un devis ou une facture, dans le menu DOSSIER commande PARAMÈTRES - SOCIÉTÉ, ne renseignez pas ces zones. 37 Prise en main La date de travail est proposée comme Date du devis. La Date de validité correspond à la durée du devis. 1. Modifiez si nécessaire la Date du devis et la Date de validité. Vous disposez pour cela des icônes du Calendrier ou des dates prédéfinies situés en fin de zone. 2. Sélectionnez le Mode de paiement à l’aide du menu déroulant. Le Code du client s'affiche automatiquement ainsi que son Nom et son Adresse complète. Vous pouvez modifier ces informations. Si vous n'avez pas sélectionné le bon Code client, vous pouvez modifier celui-ci à l'aide de l'icône d'appel de liste situé à la fin de la zone Code. Saisir des articles dans le corps du devis Vous allez maintenant créer les différentes lignes du devis. La première ligne est automatiquement générée. Une fois la date de validité renseignée, le curseur se place dans la colonne Code article du tableau de saisie. 1. Saisissez les premiers caractères du code de l'article que vous souhaitez activer. Une liste déroulante s'affiche avec tous les articles dont le code commence par les caractères saisis. 2. Sélectionnez l'article à l'aide des flèches haut et bas ou à l’aide de la souris. 3. Validez en appuyant sur la touche [Entrée]. Pour chacune des lignes du devis, vous renseignez les informations suivantes : 1. Indiquez le Code article ou sélectionnez-le à l'aide de l'icône d'appel de liste qui s'affiche automatiquement lorsque vous double-cliquez dans la zone du même nom. Vous pouvez aussi sélectionner votre article en saisissant les premiers caractères de celui-ci et en le sélectionnant dans la fenêtre de Recherche rapide. 2. Appuyez sur la touche ou pour passer à la zone suivante. Les zones Description article, Prix HT, Taux de TVA, Prix TTC sont alors renseignées par les informations définies dans la fiche article. Vous pouvez modifier les valeurs de ces zones. 3. Saisissez ensuite la quantité d'articles dans la zone Quantité (par défaut à 1). Dès que vous validez la quantité en appuyant sur la touche ou de votre clavier, les valeurs des zones Total HT et Total TTC sont automatiquement recalculées. Chaque fois que vous validez une ligne du devis, le récapitulatif des montants, présentés dans le pied du devis est calculé. Saisie d’articles non référencés Vous pouvez aussi saisir un article non référencé. 1. Pour cela, ignorez la zone Code article. 2. Cliquez sur Description article. 3. Saisissez votre description dans la zone texte qui s'affiche. 4. Appuyez sur la touche pour passer aux zones suivantes : Quantité, Prix HT de l'article, Taux de TVA, etc. 38 Prise en main Compléter et vérifier les données du pied du devis Ajouter un commentaire Vous pouvez saisir des informations supplémentaires qui apparaîtront sur le devis en cliquant sur le bouton . Facturer en TTC Cochez la case Facturer en TTC si vous souhaitez que le logiciel fasse les calculs sur le TTC et non sur le HT. Eco-participations Si une éco-participation est attribuée à un article saisi dans le devis, le Montant TTC de l'éco-participation s'affiche à titre informatif.  Vous pouvez imprimer la liste des pièces commerciales avec Eco-participation à partir du menu ÉTATS - commande ÉTATS RELATIONS CLIENTS - icône ÉTATS DEVIS/FACTURES. Saisie d'une remise globale Vous pouvez déterminer un taux de remise globale, réalisé sur le montant HT, en pourcentage ou en saisissant une valeur dans la zone Montant. En fonction des articles saisis, les zones sont remises à jour automatiquement. Saisie d'un acompte Si vous avez reçu un règlement partiel concernant votre devis, vous pouvez saisir son montant dans la zone Acompte. Les zones de la partie Total pièce ne sont pas accessibles : elles sont automatiquement calculées par le programme en fonction des articles saisis dans le devis. Une fois toutes les informations définies, validez le devis en cliquant sur le bouton [OK]. Lorsque vous validez le devis, une fenêtre vous indique que le devis a bien été enregistré et vous propose d'effectuer différents traitements. 1. Sélectionnez le(s) traitement(s) que vous voulez effectuer en cochant les options de votre choix. 2. Si vous ne voulez effectuer aucun des traitements proposés, cliquez sur le bouton [Plus tard]. 39 Prise en main Imprimer un devis A tout moment vous pouvez demander l'impression d'un devis. Il sera imprimé selon le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables accessibles depuis la commande OPTIONS du menu DOSSIER. Imprimer après la création d'un devis 1. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider votre nouveau devis. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cochez l'option Imprimer le devis. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour imprimer le devis. Imprimer à partir de la liste des devis Vous pouvez imprimer les devis existants à partir de la liste des devis. 1. Pour cela, activez la commande LISTE DES DEVIS du menu RELATIONS CLIENTS. 2. Dans la liste des devis, sélectionnez celui à imprimer. 3. Cliquez sur le bouton [Imprimer] présent en haut de la liste. Une fenêtre s’affiche. Vous pouvez vérifier l'imprimante à utiliser. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer l'impression. Envoyer le devis par e-mail Cette commande vous permet de faire parvenir le devis au client via la messagerie électronique. Pour utiliser cette option, vous devez avoir installé sur votre ordinateur une messagerie électronique et un modem. 1. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création de votre nouveau devis. Cochez la case Envoyer le devis par émail. L'adresse e-mail définie pour le client, à qui est adressé le devis, est proposée comme adresse du destinataire. A ce stade, vous pouvez la modifier. Si aucune adresse e-mail n'est définie, la zone reste vide. Vous devez alors la saisir. 2. Envoyez ensuite votre e-mail comme vous en avez l’habitude.  Votre devis est envoyé en pièce jointe de votre message au format PDF (Adobe Reader). Aperçu du devis à l'écran L'option Aperçu du devis vous permet d'afficher le devis tel qu'il s'imprimera sur papier selon le modèle de devis déclaré par défaut dans les états paramétrables accessibles depuis la commande OPTIONS du menu DOSSIER. 1. Dans la liste des devis, sélectionnez celui que vous voulez visualiser. 2. Cliquez sur le bouton [Aperçu] présent en haut de la liste. La fenêtre Aperçu s’affiche. Vous pouvez également générer l’aperçu du devis au format pdf. 3. Pour cela, cliquez sur le bouton [Visualiser en PDF]. 40 Prise en main A ce stade, vous pouvez demander l'impression du devis sur papier en choisissant l'option imprimer présente dans le menu déroulant en haut de la fenêtre.  Si vous consultez le devis à l'écran, il n'est pas nécessaire de cocher l'option Imprimer le devis puisque vous pourrez demander son impression sur papier à partir de la fenêtre Aperçu. Rechercher un devis Plusieurs méthodes sont à votre disposition pour rechercher un devis : Vous pouvez activer la commande LISTE DES DEVIS du menu RELATIONS CLIENTS. Vous n'avez plus qu'à consulter la liste de vos devis afin de retrouver celui qui vous intéresse. Vous pouvez aussi utiliser le menu déroulant FILTRAGE et créer un filtre de recherche.  Consultez le paragraphe Filtrer la liste de ce chapitre ou bien référez-vous au manuel de référence dans la partie Présentation Générale, paragraphe Les filtres. Modifier et supprimer un devis  Menu RELATIONS CLIENTS - commande LISTE DES DEVIS Les devis ne peuvent être modifiés qu'à partir de la liste des devis. 1. Dans cette liste, sélectionnez le devis à modifier. 2. Cliquez sur le bouton [Modifier]. Vous pouvez aussi double-cliquer sur la ligne. Le masque de saisie du devis s’affiche. 3. Apportez les modifications nécessaires au devis. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour le valider. Le principe est le même pour la suppression d'un devis. 5. Sélectionnez-le ou les devis concernés dans la liste puis cliquez sur le bouton [Supprimer]. 6. Un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui].  Vous ne pouvez modifier qu'un seul devis à la fois. En revanche, vous pouvez en supprimer plusieurs par sélection multiple dans la liste. Accepter un devis Cette commande vous permet d'enchaîner le transfert du devis en facture, la validation de la facture ainsi créée, son règlement et son impression. 1. Dans la liste des devis, placez le pointeur sur le devis à accepter. 2. Cliquez sur le bouton [Accepter]. Un message vous rappelle les différentes étapes du traitement et vous demande de confirmer. 41 Prise en main 3. Cliquez sur le bouton [Oui] si tel est le cas. La facture est imprimée sur le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables accessibles depuis la commande OPTIONS du menu DOSSIER. Vous pouvez consulter les factures ainsi créées dans la liste que vous obtenez par la commande LISTE DES FACTURES du menu RELATIONS CLIENTS. La facture étant validée, elle ne pourra pas être modifiée.  Un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de la facture. De la même manière, vous consultez le règlement de la facture dans la liste que vous obtenez par la commande LISTE DES RÈGLEMENTS du menu MON ARGENT. Convertir un devis en facture A la différence de la commande ACCEPTER UN DEVIS, vous pouvez ici intervenir à chaque étape du processus d'acceptation. Vous pouvez, par exemple, modifier le contenu de la facture générée si le devis n'est que partiellement accordé. Le bouton [Transférer en facture] vous permet de générer une facture à partir d'un devis, vous évitant ainsi une double saisie. 1. Dans la liste des devis, placez le pointeur sur le devis à transférer. 2. Cliquez sur le bouton [Transférer en facture]. 3. Un message vous demande de confirmer ce traitement. Cliquez sur le bouton [Oui] si c’est le cas. Une fois le traitement terminé, le masque de saisie de la facture issue du devis est affiché sur votre écran. Vous pouvez effectuer des modifications et renseigner les zones propres aux factures : Date ou Mode de paiement. 4. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider la création de la facture. Vous pouvez consulter ensuite la facture dans la liste que vous obtenez par la commande LISTE DES FACTURES du menu RELATIONS CLIENTS.  Un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de la facture. 42 Prise en main Facturer un client (saisie standard)  Menu RELATIONS CLIENTS - commande FACTURER UN CLIENT Cette commande vous permet de créer de nouvelles factures. Vous pouvez aussi générer de nouvelles factures à partir des devis existants en activant la commande LISTE DES DEVIS du menu RELATIONS CLIENTS, bouton [Transférer en facture]. Dès que vous activez la commande FACTURER UN CLIENT, le masque de saisie est affiché sur votre écran. Comme les devis, il est composé de trois parties distinctes : • L'entête de la facture • Le corps de la facture • Le pied de la facture.  Nous ne détaillerons pas ici la saisie de la facture, la méthode étant totalement identique à celle de la création d'un devis. Valider une facture Tant que la facture n'est pas validée, vous pouvez la modifier ou la supprimer. En revanche, pour enregistrer un acompte son règlement ou encore pour générer un avoir, elle doit être validée. Lorsque le règlement d'une facture est enregistré à la suite de sa création ou par la commande RÉGLER ou encore lorsque vous demandez l'enregistrement d'un acompte, Ciel Professionnel indépendant vous propose de la valider, si elle ne l'est pas. En revanche, si vous voulez enregistrer le règlement de la facture (commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT du menu MON ARGENT) ou générer un avoir, c'est à vous de valider préalablement la facture, si elle ne l'est pas encore. Dans la liste des factures, vous repérez celles qui sont validées de celles qui ne le sont pas, par l'affichage du symbole V dans la colonne Validée, elles sont également affichées en gras dans la liste. Valider une facture à partir de la liste des factures 1. Placez le pointeur dans la liste sur la facture à valider. 2. Cliquez sur le bouton [Valider]. Un message vous demande de confirmer le traitement. 3. Cliquez sur [Oui] si c’est le cas. Si vous avez décidé de créer votre dossier en mode Créances/Dettes, la validation de la facture enregistre automatiquement l'écriture comptable correspondante. Vous pourrez consulter l'écriture générée en consultant la liste des écritures accessible depuis la barre d'actions. Que la facture soit ou non validée, vous pouvez à tout moment : • la visualiser sur votre écran, telle qu'elle s'imprimera sur papier, • l'imprimer sur papier, • l'envoyer par e-mail à votre client. 43 Prise en main Imprimer une facture Que les factures soient validées ou non, à tout moment vous pouvez en demander l'impression à partir de la liste des factures. Elles sont imprimées selon le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables accessibles depuis la commande OPTIONS du menu DOSSIER. Imprimer à partir de la liste des factures Vous pouvez imprimer les factures existantes à partir de la liste des factures que vous obtenez en activant la commande LISTE DES FACTURES du menu RELATIONS CLIENTS. 1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle que vous voulez imprimer. 2. Cliquez sur le bouton [Imprimer]. Une fenêtre dans laquelle vous pouvez choisir l'imprimante à utiliser s’affiche. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider l'impression.  Nous vous rappelons que pour imprimer la liste des factures, vous devez dans ce cas cliquer sur l'icône Imprimer, présenté à droite de la liste des factures. Imprimer après la création d'une facture 1. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider votre nouvelle facture. 2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cochez l'option Imprimer la facture. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer l'édition. Aperçu d'une facture à l'écran Que les factures soient validées ou non, à tout moment vous pouvez les consulter sur votre écran, telles qu'elles s'imprimeront sur papier. La facture est présentée selon le modèle déclaré par défaut dans les états paramétrables accessibles depuis la commande OPTIONS du menu DOSSIER. 1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle que vous voulez visualiser. 2. Cliquez sur le bouton [Aperçu]. La fenêtre Aperçu avant impression qui vous présente la facture, s’affiche. Vous pouvez également générer votre aperçu au format pdf. 3. Pour cela, cliquez sur le bouton [Visualiser en PDF].  A ce stade, vous pouvez demander l'impression sur papier de la facture affichée à l'écran, en utilisant le menu déroulant IMPRIMER TOUT (dans l'entête de la fenêtre Aperçu). Supprimer une facture  Seules les factures non validées peuvent être supprimées. 1. Dans la liste des factures, sélectionnez celles à supprimer. 2. Vous pouvez supprimer plusieurs factures en même temps. Pour sélectionner plusieurs factures, appuyez sur la touche et, tout en la maintenant appuyée, cli- 44 Prise en main quez sur toutes les lignes correspondant aux factures à supprimer. 3. Cliquez sur le bouton [Supprimer]. 4. Compte tenu de l'effet irréversible du traitement, un message vous demande de confirmer la suppression. Cliquez sur le bouton [Oui] pour valider le traitement. Les factures d’acompte  RELATIONS CLIENTS, commande LISTE DES FACTURES D’ACOMPTE Cette liste répertorie toutes les factures d'acompte. En effet, lorsque vous saisissez un acompte, une facture d'acompte est automatiquement générée.  Depuis le 1er Janvier 2004, il est obligatoire d'émettre une facture pour les acomptes perçus (loi NRE). Vous pouvez à partir de cette fenêtre VISUALISER la facture d'acompte, l'IMPRIMER ou l'ENVOYER PAR E-MAIL. Encaisser un règlement  Menu MON ARGENT - commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT Cette commande permet d'enregistrer le règlement d'une ou plusieurs factures clients. Pour l'utiliser, les factures du client dont vous encaissez le règlement doivent être préalablement créées et validées. Nous allons ici enregistrer le règlement total d'une facture.  Pour plus de détail sur la Gestion des règlements dans Ciel Professionnel indépendant, consultez le chapitre MON ARGENT du manuel de référence. 1. Activez la commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT du menu MON ARGENT. La fenêtre suivante s'affiche : 45 Prise en main La date de travail est proposée comme Date de règlement. Le Code du règlement est proposé par défaut. En effet les codes sont calculés automatiquement, au fur et à mesure de la création des règlements, selon le premier code défini dans les PARAMÈTRES FACTURATION du menu DOSSIER. Le Libellé Encaissement client s'affiche également automatiquement. Vous pouvez modifier celui-ci après l'avoir sélectionné et effacé. 1. Choisissez le Client pour lequel vous voulez enregistrer le règlement. Pour cela, sélectionnez-le dans la liste de Recherche rapide ou en cliquant sur l'icône d'appel de liste. 2. Dès que vous validez le code du client, en appuyant sur la touche ou de votre clavier, la liste de toutes les factures validées, établies pour ce client mais impayées à ce jour, est présentée dans la partie basse Liste des factures et avoirs validés non réglés. 3. Choisissez le Poste de trésorerie en le sélectionnant dans la liste de Recherche rapide ou en cliquant sur l'icône d'appel de liste. 4. Validez-le, en appuyant sur la touche ou de votre clavier. Le Mode de paiement est proposé par défaut, selon les informations définies dans la fiche du client. Vous pouvez le modifier et en sélectionner un autre dans la liste de recherche rapide après avoir saisi les premiers caractères ou en cliquant sur l'icône d'appel de liste. 5. Sélectionnez la facture à régler, le montant s'affiche dans la zone Sélection. 6. Cliquez sur le bouton pour passer le règlement, le montant s'affiche dans la zone Réglé. 7. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer celui-ci. Vous pouvez le consulter en activant la commande LISTE DES RÈGLEMENTS du menu MON ARGENT.  Dans la Liste des factures, les factures réglées sont affichées en italique. La valeur de la zone Réglé correspond au montant du règlement effectué par le client. Les zones Reste et Reste à ventiler restent vides étant donné que la facture est totalement réglée. Si ce n'était pas le cas, celles-ci indiqueraient le montant restant dû sur la facture. Attention ! Vous pouvez aussi enregistrer le paiement de vos factures fournisseurs à l'aide de la commande RÈGLEMENT FOURNISSEUR du menu MON ARGENT. Il s'agit en fait d'une dépense sur laquelle vous pouvez affecter un fournisseur en référence. De plus, si votre mode comptable est en Créances/Dettes vous pouvez enregistrer vos factures fournisseurs en comptabilité à l'aide des factures correspondantes. La commande FACTURE FOURNISSEUR est accessible depuis le menu MON ARGENT. 46 Prise en main Encaisser un règlement à partir de la liste des factures  Menu RELATIONS CLIENTS - commande LISTE DES FACTURES, bouton [Régler]. Le règlement du client correspond exactement au Solde dû d'une des factures présentées dans la liste. 1. Dans la liste des factures, sélectionnez celle que vous souhaitez régler. 2. Cliquez sur le bouton [Régler]. La fenêtre suivante s'affiche. La somme à régler s'affiche automatiquement dans la zone Réglé. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer votre règlement. Enregistrer un acompte Si vous avez reçu le règlement partiel d'une facture vous pouvez enregistrer un acompte. 1. Activez la commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT du menu MON ARGENT ou activez la LISTE DES FACTURES depuis la barre d'actions. 2. Dans la liste des factures, sélectionnez celle pour laquelle le client a versé l'acompte. 3. Cliquez sur le bouton [Acompte].  Si la facture n'est pas validée, Ciel Professionnel indépendant vous affiche un message d'alerte et vous propose de le faire en cliquant sur le bouton [Oui] sinon vous ne pourrez pas enregistrer l'acompte. 47 Prise en main La fenêtre suivante s’affiche : La date de travail est proposée comme Date de l'acompte, celle-ci peut-être modifiée. Le Code est indiqué par défaut. Le Libellé est affiché par défaut automatiquement (Acompte sur facture n°). Celui-ci reprend le n° de la facture pour laquelle le client verse l'acompte. Le Client et le Mode de paiement correspondent à ceux définis dans la facture. Le Poste de trésorerie est défini dans le mode de paiement. Les deux dernières zones peuvent être modifiées. 1. Saisissez alors le montant de l'acompte dans la zone Réglé. La somme restant due est calculée automatiquement dans la zone Reste. 2. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer l'acompte. Dans la liste des factures, la facture réglée partiellement est affichée en gras. La colonne Montant déjà réglé vous informe de la somme versée partiellement et la colonne Reste à payer indique le montant restant dû. Lorsque vous consultez la liste des règlements, la colonne Acompte vous indique, si la case est cochée, que le montant réglé correspond à un acompte. Enregistrer un acompte directement dans le corps de la facture Lorsque vous vous trouvez dans le masque de saisie d'une facture non validée, dans le pied de celle-ci une zone Acompte vous permet la saisie directe d'un acompte sans que vous ayez à passer par une autre commande. L'acompte est enregistré à titre indicatif, il sera enregistré lorsque la facture correspondante sera validée. Ciel Professionnel indépendant affichera alors la fenêtre d'enregistrement de l'acompte comme nous l'avons décrit précédemment. 48 Prise en main Consulter mes règlements  Menu MON ARGENT - commande LISTE DES RÈGLEMENTS La commande LISTE DES RÈGLEMENTS du menu MON ARGENT présente la liste de tous les règlements effectués que ce soit à partir de la commande ENCAISSER UN RÈGLEMENT du menu MON ARGENT ou du bouton [Régler] dans la liste des factures. Dans cette fenêtre, vous pouvez également créer un règlement en cliquant sur le bouton [Créer] ou en effacer un en cliquant sur le bouton [Supprimer]. Le menu FILTRAGE vous permet d'effectuer des filtres pour faciliter la recherche dans la liste. Dans cette liste vous retrouvez la Date du paiement, le Code du règlement ainsi que le Code client, le Nom du client, le Montant réglé, le Poste de trésorerie et le Mode de paiement. La colonne Acompte vous informe, si la case est cochée, que le montant réglé a été versé sous forme d'acompte. Nous vous rappelons qu'un règlement peut être généré à partir de : • la liste des factures par le bouton [Régler]. • l'enregistrement d'un acompte (à partir de la liste des factures : bouton [Acompte]) • l'encaissement d'un règlement (menu MON ARGENT - commande ENCAISSER EN RÈGLEMENT). Établir un avoir (saisie standard)  Menu RELATIONS CLIENTS - commande ÉTABLIR UN AVOIR Cette option permet la création d'un avoir en le saisissant de toute pièce. 1. Activez la commande ÉTABLIR UN AVOIR du menu RELATIONS CLIENTS. Cette commande est également accessible depuis la barre de navigation. La liste des clients s’affiche. 2. Sélectionnez le client concerné ou bien cliquez sur le bouton [Créer]. 3. Renseignez les informations nécessaires à l'établissement de l'avoir ; la saisie étant la même que pour un devis ou une facture. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. 49 Prise en main Votre avoir est automatiquement enregistré, vous pouvez le consulter à partir de la liste des avoirs accessible depuis la commande LISTE DES AVOIRS du menu RELATIONS CLIENTS.  L'avoir que vous venez de créer n'est pas validé. Établir un avoir d'annulation de facture  Menu RELATIONS CLIENTS - commande LISTE DES FACTURES, bouton [Générer un avoir] Une méthode simple pour créer un avoir consiste à le générer à partir de la facture correspondante. Vous évitez ainsi une double saisie des informations. A partir de cette commande, vous créez des avoirs depuis les factures clients existantes. Pour cela, les factures doivent préalablement être créées et validées à partir de la commande LISTE DES FACTURES du menu RELATIONS CLIENTS.  Pour établir un avoir d'annulation, la facture ne doit pas être réglée et aucun acompte ne doit être enregistré. 1. Activez la commande LISTE DES FACTURES du menu RELATIONS CLIENTS. La liste des factures existantes s’affiche. 2. Choisissez dans la liste des factures celle pour laquelle vous voulez établir un avoir. 3. Lorsque la facture est sélectionnée, cliquez sur le bouton [Générer un avoir]. 4. La facture devant être validée pour générer l'avoir correspondant, si elle ne l'est pas, un message vous en informe. Dans ce cas, cliquez sur le bouton [OK] et validez préalablement la facture nécessaire.  Un message vous informe que votre facture n'est pas réglée et vous indique que l'avoir généré permettra d'annuler la facture. 5. Cliquez sur le bouton [Oui] pour valider le traitement, votre avoir est automatiquement enregistré. Vous pouvez le consulter à partir de la Liste des avoirs accessible depuis le menu relations clients. Les avoirs validés apparaissent en italique. Dans la liste des factures, la facture annulée par avoir apparaît en italique. La colonne Reste à payer est à zéro, il en est de même pour l'avoir généré dans la liste des avoirs.  Un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de l’avoir. Établir un avoir total  Menu RELATIONS CLIENTS - commande LISTE DES FACTURES, bouton [Générer un avoir]. Un avoir total s'établit à partir d'une facture préalablement validée et réglée. On ne peut pas réaliser un avoir total à partir d'une facture partiellement réglée. 1. Activez la commande LISTE DES FACTURES du menu RELATIONS CLIENTS. La liste des factures existantes s’affiche. 2. Choisissez dans la liste des factures celle pour laquelle vous voulez établir un avoir total. 3. Lorsque la facture est sélectionnée, cliquez sur le bouton [Générer un avoir]. Une fenêtre vous informe que votre facture étant réglée totalement, l'avoir généré sera un avoir total. 50 Prise en main Cliquez sur le bouton [Oui] pour valider le traitement. Votre avoir est automatiquement enregistré. Vous pouvez consulter celui-ci dans la liste des avoirs. Il apparaît en italique.  Un commentaire sur l’origine de la pièce est ajouté dans le corps de l’avoir. Le Solde dû de la facture est à zéro, le client ayant déjà réglé l'intégralité de la facture, le Total TTC de l'avoir sera égal au Total TTC de la facture. Créer une pièce commerciale (saisie document) Uniquement pour les pièces commerciales clients La saisie document vous permet d’enregistrer une pièce client (devis, factures, avoirs) rapidement en saisissant les informations directement dans la pièce commerciale concernée. Vous pouvez saisir des données dans les zones matérialisées par l'icône . Vous visualisez immédiatement le résultat final de la pièce commerciale. En effet, la pièce commerciale que vous êtes entrain de réaliser possédera les mêmes propriétés que celle que vous imprimerez (police, taille, couleur, etc.).  Toutefois, vous pouvez changer de mode et revenir en saisie standard. Pour cela, activez la commande Convertir en mode standard accessible depuis le menu CONTEXTUEL (clic droit) de la liste des pièces clients.  Reportez-vous aux paragraphes “Préparer un devis (saisie standard)”, page 35 - “Facturer un client (saisie standard)”, page 42 - “Établir un avoir (saisie standard)”, page 48. Exemple : Extrait d’un devis Vous pouvez à partir du menu CONTEXTUEL (clic droit) effectuer certaines opérations : Insérer une ligne, une ligne blanche dans la pièce commerciale, Modifier le texte libre.  Consultez l’aide intégrée - Rubrique Saisie Document pour obtenir des informations détaillées sur ce mode de saisie. Saisissez les informations directement dans la pièce commerciale. 51 Prise en main Créer ou transférer une pièce commerciale via le «cliquer-glisser» Vous pouvez créer une pièce commerciale client en utilisant la technique du cliquerglisser. Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans une pièce commerciale Sélectionnez les articles pour lesquels vous souhaitez créer la pièce commerciale. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-les dans la fenêtre de saisie (devis, facture, avoir.) Cliquer-glisser un ou plusieurs article(s) dans la liste des pièces (devis, factures, avoirs) Le principe est le même mais dans ce cas, un message vous demande de choisir le client ou le prospect pour lequel vous souhaitez établir la pièce. Vous pouvez transférer une pièce commerciale (devis, facture) en une autre en utilisant le cliquer-glisser. Exemple : Transférer un devis en facture (ou une facture en avoir) Sélectionnez le devis à transférer. Gardez la souris enfoncée. Le curseur change de forme. Tout en maintenant la souris enfoncée, glissez-le devis dans la fenêtre Liste des factures ou la facture dans la fenêtre Liste des avoirs. Autres travaux Consulter un compte client  Menu RELATIONS CLIENTS - commande CONSULTER UN COMPTE CLIENT A partir de cette commande, vous pouvez effectuer toutes les opérations suivantes pour un client donné : • lui envoyer une lettre de relance, • lui envoyer un e-mail, 52 Prise en main • lui envoyer un mailing, • consulter son site Web, • enregistrer un rendez-vous ou encore accéder à sa fiche pour lui apporter d'éventuelles modifications. 1. Choisissez le Code du client dans la liste de recherche rapide ou en cliquant sur l'icône d'appel de liste. 2. Dès que vous validez le code client en appuyant sur la touche ou de votre clavier, son nom renseigne la zone Nom et les données le concernant renseignent les différents onglets. • Factures : liste de toutes les factures émises pour le client sélectionné. • Encours : liste de toutes les factures validées, non réglées. • Devis : liste de tous les devis émis pour le client. • Avoirs : liste de tous les avoirs émis pour le client. • Factures d’acompte : liste de toutes les factures d’acompte émises pour le client. • Règlements : liste de tous les règlements enregistrés pour ce client. Accéder à sa fiche Client Le bouton [Fiche client] ouvre la fiche du client sélectionné, vous permettant ainsi de lui apporter des modifications. Envoyer un e-mail au client  Pour envoyer un message électronique à votre client, vous devez avoir préalablement installé un modem et une messagerie électronique sur votre ordinateur. 1. Cliquez sur le bouton [Email]. Si aucune adresse électronique n'est déclarée pour le client à qui vous voulez faire parvenir un message, le bouton [Email] ouvre la fenêtre de messagerie électronique. Vous devez alors saisir son adresse. Si cette adresse a déjà été renseignée dans la fiche du client, la fenêtre de votre messagerie s’affiche. L'adresse électronique définie pour le client sélectionné est récupérée comme adresse du destinataire. 2. Envoyez votre e-mail comme vous en avez l’habitude. Consulter le site Web Cette commande ouvre votre navigateur Internet. Si dans la fiche Client, vous avez défini l'adresse de son site web, celui-ci s'ouvre. Envoyer une relance au client Vous avez la possibilité d'effectuer une relance pour le client en cliquant sur le bouton [Relancer]. La procédure pour effectuer une relance à ce stade est strictement identique à celle que vous effectuez par la commande RELANCER UN CLIENT du menu RELATIONS CLIENTS que nous avons détailler précédemment. Statistiques Cette commande calcule automatiquement les statistiques sur l'encours client sélectionné et les affiche à l'écran. 53 Prise en main Envoyer un mailing au client Le bouton [Mailing] vous permet de faire parvenir un courrier au client sélectionné. Le programme vous propose la liste des différents courriers disponibles. Ces courriers sont personnalisables à l'aide du générateur de document. Prendre un rendez-vous Cette commande vous permet de créer un rendez-vous dans votre agenda sans avoir à l'ouvrir auparavant. La fenêtre de création d'un rendez-vous s’affiche avec le champ Description déjà renseigné et la possibilité de choisir un contact parmi ceux du client. Relancer un client  Menu RELATIONS CLIENTS commande RELANCER UN CLIENT Cette commande vous permet d'envoyer une lettre de relance à un ou plusieurs clients n'ayant pas réglé leurs factures à la date d'échéance. Une première fenêtre regroupant les trois états disponibles concernant la relance client s'affiche. 1. Sélectionnez l'état qui correspond à votre demande : 1ère relance, 2ème relance ou 3ème relance puis cliquez sur le bouton [Imprimer]. Une nouvelle fenêtre s'affiche dans laquelle vous allez effectuer les sélections nécessaires à l'édition de vos relances. 2. Procédez à la sélection des clients et des factures échues. 3. Sélectionnez les Clients à qui vous voulez envoyer une lettre de relance en cochant une des options proposées : • Tous : Tous les clients existants seront sélectionnés. • Le client : Dans ce cas, vous n'indiquez que le code du client à qui vous voulez envoyer une relance. Utilisez l'icône d'appel de liste pour le sélectionner. • De la famille : Seuls les clients appartenant à la famille dont vous indiquez le code seront sélectionnés. Utilisez l'icône d'appel de liste pour la sélectionner. 4. Dans la zone Sélection des pièces, définissez la date limite d’échéance des pièces non réglées. Définissez le nombre de jours ouvrés écoulés depuis la date d’échéance. 5. Saisissez le moyen de paiement utilisé. Vous pouvez le choisir en utilisant le bouton [...]. 54 Prise en main 6. Sélectionnez le type de pièces client (validées, non validées, les deux.) 7. Dans la zone Options de facture, cochez l’une des options suivantes : • Reste à payer supérieur à : toutes les factures dont le reste à payer sera supérieur à celui que vous indiquerez seront sélectionnées. • Encours actuel supérieur à l’encours autorisé du client : le montant de l’encours, défini dans la fiche de chaque client, sera utilisé comme critère de sélection. 8. Cliquez sur le bouton [OK]. Une fenêtre s'affiche et vous propose trois options : • Ecran • Imprimer • Annuler Si vous cliquez sur le bouton [Ecran], vous allez pouvoir consulter à l'écran l'édition telle qu'elle sortira sur papier. Ceci vous permet de faire une dernière vérification des résultats avant une sortie définitive sur papier. Si vous cliquez sur le bouton [Imprimer], Ciel Professionnel indépendant affiche la fenêtre de mise en page afin que vous puissiez vérifier que votre imprimante et votre format d'impression sont correctement paramétrés. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer votre impression. Retrouvez une description détaillée de la fenêtre de Mise en page dans le chapitre MENU DOSSIER du manuel de référence. Le bouton [Annuler] quitte le module de relance et revient à la fenêtre principale. Le rapport des ventes Le rapport des ventes présente pour chaque client sélectionné, le détail des factures et avoirs, classé par article. Un cumul par article et un par client sont également calculés. Le rapport des ventes peut être consulté sous la forme d'un tableau récapitulatif.  Menu ETATS - commande ÉTATS RELATIONS CLIENTS - RAPPORT DES VENTES Critères de sélection des données Dans la partie Clients, choisissez ceux pour lesquels vous voulez obtenir le rapport de ventes. Pour cela, cochez une des options proposées : Tous Tous les clients pour lesquels une pièce commerciale a été créée sont sélectionnés. Le client L'état est édité pour un seul client dont vous choisissez le code dans la liste qui s'affiche lorsque vous cliquez dans l'icône d'appel de liste. De la famille Seuls les clients rattachés à la famille que vous sélectionnez dans la zone qui suit seront pris en compte. L'icône , présentée à la fin de la zone Famille, ouvre la liste de celles existantes. Dans la partie Articles, vous choisissez ceux pour lesquels vous voulez obtenir le rapport des ventes, en cochant une des options proposées : 55 Prise en main Tous Tous les articles existants sont sélectionnés. L'article Dans ce cas, le rapport des ventes est calculé pour un seul article dont vous choisissez le code dans la liste affichée, quand vous cliquez sur l'icône d'appel de liste. De la famille Seuls les articles rattachés à la famille dont vous indiquez le code seront sélectionnés. 1. Définissez ensuite la période à prendre en compte, en choisissant respectivement aux zones Du et Au, la date de début et la date de fin de la période. Toutes les pièces dont la date est comprise dans cette période seront sélectionnées. L'icône présentée à la fin des zones ouvre le calendrier. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. Une nouvelle fenêtre s'affiche. 3. Choisissez le mode de sortie du rapport des ventes en cliquant sur le bouton correspondant : [Ecran] ou [Imprimer]. Utilisez le bouton [Ecran] pour consulter le tableau sur votre écran dans la fenêtre Aperçu. Le bouton [Imprimer] pour imprimer le tableau de trésorerie sur papier. Vous pouvez également générer votre aperçu au format pdf. Pour cela, cliquez sur le bouton [Visualiser en PDF]. Vous pouvez imprimer le rapport des ventes directement depuis la fenêtre Aperçu en utilisant le menu déroulant IMPRIMER TOUT présenté dans l'en-tête de la fenêtre. 56 Prise en main La comptabilité Les saisies La saisie des écritures est une étape obligatoire dans la tenue de votre comptabilité.  Nous vous conseillons vivement de procéder préalablement au classement des différentes pièces comptables qui doivent être enregistrées en comptabilité : les factures, les notes de frais, les règlements, les déclarations aux organismes sociaux, les déclarations de TVA, etc. Ceci facilitera grandement vos opérations. Ciel Professionnel indépendant vous propose différents moyens pour réaliser ces saisies de manière simple et rapide. • saisie d'une écriture de dépense ou recette en mode standard (détaillé) • saisie d'une écriture de dépense ou recette en mode simplifié • les virements • les opérations diverses (ou réimputations) • les emprunts • les immobilisations Saisir une dépense simple Appelez la commande NOUVELLE DÉPENSE depuis le menu MON ARGENT. Nous allons commencer par saisir une dépense simple. Comme nous l'avons déjà précisé, le fichier d'exemple contient déjà tous les éléments nécessaires à la découverte du logiciel. Tout est prêt pour saisir une nouvelle dépense : les postes de dépenses, les postes de trésorerie, les moyens de paiement. La fenêtre de saisie s’affiche : 57 Prise en main Date de l'opération La date du jour est proposée par défaut. Vous pouvez directement saisir une autre date. Si la date de l'opération à saisir est dans le même mois que la date de travail, alors la saisie du jour suffit. Sinon, vous devez au moins saisir le jour et le mois. Enfin, si l'année est différente vous devez saisir entièrement votre date. Afin d'optimiser la saisie, nous avons rendu la saisie des séparateurs facultative. Ainsi, vous pouvez simplement saisir 0209 pour le 2 septembre. 1. Vous pouvez activer le calendrier. Pour cela, cliquez sur l'icône située à droite de la zone ou bien sur l'icône des dates prédéfinies . Libellé écriture Le libellé de l'écriture est une indication obligatoire que vous devez saisir. Le bouton vous permet d'ajouter un commentaire. Poste de trésorerie 2. Indiquez le compte servant au paiement. Il s'agit par exemple d'une banque ou de la caisse. 3. Lorsque vous êtes dans la zone Poste de trésorerie, une liste déroulante affiche tous les postes disponibles. Saisissiez le code ou sélectionnez-le dans la liste. Mode de paiement 4. Ciel Professionnel indépendant autorise de multiples moyens de paiement (cartes, chéquiers, virements, prélèvements, etc.). Indiquez le mode de paiement. N° de pièce Cette rubrique est surtout utilisée afin d'y indiquer le numéro du chèque utilisé lors d'une dépense utilisant ce mode de paiement. Vous pouvez aussi y indiquer le numéro de la facture reçue. Le fait de renseigner le numéro du chèque facilite les opérations de pointage des postes. En effet, vos relevés bancaires indiquent toujours ce numéro. Il est donc important dans la recherche d'une écriture à pointer. Poste fournisseur 5. Indiquez le fournisseur bénéficiaire chez qui vous avez effectué votre dépense. Poste de dépense 6. Indiquez le poste de dépense concerné. Pour des fournitures de bureau, on utilisera : 662000 - FOURNITURES DE BUREAU. Montant HT 7. Renseignez le montant HT de votre achat. Si vous tenez une comptabilité en TTC, vous l'indiquerez à la création de votre dossier, alors seul le montant TTC sera à saisir. 58 Prise en main Taux de TVA 8. Saisissez le taux de TVA puis validez avec la touche < Tabulation>. Le montant de la TVA et le montant TTC se calculent alors automatiquement. Vous pouvez éventuellement corriger le montant de la TVA si un écart existe avec celui de la facture. Code analytique Les codes analytiques permettent d'obtenir des analyses plus évoluées de vos recettes et de vos dépenses. On peut illustrer l'utilisation des codes analytiques par l'exemple suivant. Vous possédez deux véhicules professionnels. Afin d'enregistrer les dépenses de carburant de ces véhicules, vous créez un seul poste de dépense Carburant. En créant les codes analytiques Véhicule 1 et Véhicule 2 , vous pourrez affecter l'un de ces codes à chaque dépense de carburant enregistrée. Ainsi, en éditant le détail des écritures rattachées à ces codes, vous obtiendrez les dépenses de carburant de chaque véhicule. 9. Pour notre découverte, laissez ce code vide. Pourcentage professionnel Par défaut, le taux indiqué dans le poste de dépense est récupéré. Vous pouvez éventuellement modifier ce pourcentage. 100% indique que l'achat sera totalement réalisé dans un but professionnel. 50% destine la moitié de la dépense à une fin personnelle. Une valeur est indiquée par défaut si vous avez créé le poste avec un taux de ventilation. Vous pouvez ici le modifier en saisissant simplement une nouvelle valeur. Enregistrer la dépense Il ne vous reste plus qu'à enregistrer l'opération en cliquant sur le bouton [OK]. Saisir une dépense ventilée  barre de navigation ou menu MON ARGENT - commande NOUVELLE DÉPENSE. Il s'agit ici d'enregistrer une dépense qui sera ventilée sur plusieurs postes mais payée en une seule fois avec un seul mode de paiement. Vous pouvez effectivement recevoir une facture qui contient des achats de nature différente : par exemple du petit outillage et des fournitures de bureau. 1. Cochez l’option Détaillé (plusieurs postes). La fenêtre de saisie d'une opération ventilée se distingue de la saisie simple par la présence d'un tableau en bas de fenêtre. Ce tableau va permettre d'indiquer plusieurs postes de dépense et de répartir le montant total de l'achat sur ces postes. 2. Complétez les premières informations comme pour une dépense simple. 59 Prise en main 3. Une fois le poste fournisseur renseigné, saisissez le montant total HT de la dépense (par exemple 500). 4. Passez ensuite à la première cellule du tableau (colonne Poste), une liste déroulante propose alors la liste des postes de dépense. Sélectionnez Fournitures de bureau. 5. Passez à la colonne suivante (Montant HT). Par défaut, le montant total de la dépense est indiqué, saisissez 200. Le poste possédant un taux de TVA par défaut, les colonnes suivantes sont automatiquement remplies : Taux de TVA, Montant TVA, Montant TTC, % professionnel, etc.  Vous pouvez apporter des modifications manuellement aux valeurs calculées par le logiciel. 6. Une fois la première ligne complète, passez à la ligne suivante à l’aide de la touche . Vous pouvez alors renseigner un second poste de dépense. Sélectionnez Petit outillage. Le logiciel complète la ligne en calculant le solde de la dépense (montant total moins montant déjà saisi). Vous pouvez ensuite enregistrer votre dépense. La zone Montant non affecté, vous indique le montant restant à ventiler au fur et à mesure de la saisie. Saisir une recette La saisie des recettes est en tout point de vue similaire à celle des dépenses. Elle existe également en deux modes : Simple et Détaillé. La seule différence réside dans le poste fournisseur qui devient un poste client et le poste de dépense qui devient un poste de recette. Saisir un virement  barre de navigation ou menu MON ARGENT, commande NOUVEAU VIREMENT La saisie d'un virement vous permet de transférer des montants d'un poste de trésorerie vers un autre poste de trésorerie. 60 Prise en main Exemple Chaque fois que vous effectuez un retrait d'espèces pour régler des petits achats (papeterie, parking, etc.) vous enregistrez un virement du compte bancaire vers le compte caisse. Vous devez saisir les informations suivantes : 1. Date : la date du jour est proposée par défaut dans la zone Date. Modifiez-la, si besoin. Le calendrier est disponible quand vous cliquez sur le bouton présenté en fin de zone. 2. Virez la somme de : saisissez ensuite le montant du virement. 3. N° de pièce : précisez ici une référence qui pourra vous servir à retrouver l'opération. 4. Du poste : indiquez le poste de trésorerie dont vous retirez de l'argent. 5. Vers le poste : indiquez ensuite le poste de trésorerie vers lequel cet argent est transféré. Vous pouvez choisir le poste de trésorerie dans la liste qui vous est présentée en appuyant sur la touche ou après que vous ayez cliqué sur l'icône d'appel de liste. 6. Libellé écriture : indiquez ici le nom de l'opération si le libellé affiché automatiquement ne vous convient pas. 7. Cliquez sur [OK] pour valider l'écriture de virement. Une fois vos virements de trésorerie enregistrés, vous pouvez contrôler les résultats dans la liste des écritures. Pour chaque virement enregistré deux lignes d'écritures sont générées : • la première ligne correspond au poste de trésorerie dont le montant est déduit, • la deuxième ligne correspond au poste de trésorerie vers lequel le même montant est transféré. Saisir un relevé bancaire  Menu MON ARGENT - commande RELEVÉ BANCAIRE Cette commande vous permet de saisir les écritures des relevés bancaires ou de les importer directement dans Ciel Professionnel indépendant. Un assistant vous guide à travers différentes étapes. • Étape 1 : choix du poste • Étape 2 : choix du mode de saisie • Étape 3 : informations relevé bancaire. Pour passer à l’étape suivante, cliquez sur le bouton [Suivant).  Pour obtenir des informations détaillées sur la saisie des relevés bancaires, reportezvous à la rubrique correspondante dans l’aide intégrée au logiciel. Saisir une réimputation La réimputation est comparable à un virement. La différence concerne les postes qui ne peuvent être que de dépense ou de recette. On ne peut aussi réimputer qu'entre postes de même nature : recette vers recette et dépense vers dépense. Si vous souhaitez réimputer une somme vers un poste de type différent de celui d'origine (recette vers dépense par exemple), vous devez utiliser l'option SAISIE D'OD (Opération 61 Prise en main Diverse). Celle-ci est accessible depuis le menu COMPTABILITÉ - commande EXPERT-COMPTABLE, NOUVELLE OPÉRATION DIVERSE. Voici la saisie d'une réimputation : 1. Activez la commande NOUVELLE RÉIMPUTATION depuis le menu COMPTABILITÉ. 2. Indiquez son Type, Dépense ou Recette puis précisez la Date de l'opération. 3. Saisissez le Montant à réimputer ainsi qu'une référence dans la zone N° de pièce. 4. Complétez ensuite le poste d'origine (Du poste) puis celui de destination (Vers le poste). Ignorez les zones Analytique pour notre exemple. 5. Pour finir, le logiciel affiche automatiquement le nom de l'opération (Libellé écriture) vous pouvez modifier celui-ci. 6. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer votre réimputation. 62 Prise en main Travaux périodiques Valider des écritures  Menu TRAITEMENTS - commande VALIDATION D'ÉCRITURES Cette commande vous permet de valider plusieurs écritures en une seule fois. 1. Indiquez la date de votre choix en la saisissant directement ou bien en utilisant les icônes du calendrier ou des dates prédéfinies . 2. Cliquez sur le bouton [Valider]. 3. Ce traitement étant irréversible, un message vous demande de confirmer la validation des écritures. Cliquez sur le bouton [Oui]. A ce stade, vous pouvez effectuer une sauvegarde de vos données avant de poursuivre. Voir Sauvegarder votre dossier, page 86. Un dernier message vous indique le nombre d'écriture(s) validée(s). 4. Cliquez sur [OK]. Pointer un compte de banque C'est un travail essentiel afin de connaître votre situation financière exacte. L'objectif du pointage est donc d'obtenir un solde des opérations pointées identique à celui de votre dernier relevé, puis un solde réel qui vous indique l'état de vos finances puisqu'il intègre les opérations non pointées, c'est-à-dire celles qui ne sont pas encore passées en banque (chèque émis non débité par exemple). Pointage manuel Le pointage manuel consiste à faire correspondre les écritures comptabilisées par votre banque à celles enregistrées dans votre comptabilité. 1. Munissez-vous de vos relevés bancaires pour commencer votre pointage. 2. Choisissez la commande POINTAGE MANUEL du menu COMPTABILITÉ. 3. Sélectionnez le poste de trésorerie que vous allez pointer à l'aide de votre relevé de banque. Une nouvelle fenêtre s'affiche dans laquelle vous retrouvez la liste des opérations enregistrées sur le compte sélectionné. Le menu déroulant MODE affiche l'option Pointage manuel.  Vous pourrez à partir de celui-ci choisir un autre mode : Pointage automatique, Consultation. Nous étudierons ces différents modes dans le chapitre Traitements du manuel de référence. Pour l’instant il est important de savoir que cette fenêtre peut avoir plusieurs fonctions. 63 Prise en main Par défaut, le programme affiche les opérations de l'année courante. Si vous effectuez au moins une fois une sélection de période, celle-ci sera automatiquement utilisée lors de la prochaine consultation. Pour cela, utilisez les icônes du calendrier ou des dates pré- définies (aujourd'hui, cette semaine, dates d'exercice, etc.).  Notez également la présence de trois options qui vous permettent d'afficher les opérations Pointées, Non pointées ou bien Les deux. 4. Pour pointer, consultez votre relevé de banque et cherchez l'opération correspondante dans la liste. Dans la colonne Pointée, double-cliquez dans la case à cocher. Faites de même pour dépointer votre opération. Vous pouvez aussi double-cliquer sur la ligne à pointer ou dépointer. Les opérations pointées apparaissent alors en rouge. Vous pouvez aussi sélectionner toutes les lignes qui correspondent aux opérations à pointer, puis cliquez sur le bouton [Pointer (+)], même chose pour effectuer l'opération inverse à l'aide du bouton [Dépointer (-)]. Le bouton [Rafraîchir (F5)] vous permet de mettre à jour l'affichage de votre liste. Exemple Vous venez de pointer plusieurs lignes, celles-ci s'affichent en rouge dans la liste. Cliquez sur le bouton [Rafraîchir (F5)] afin de n'obtenir que les écritures qui ne sont pas encore pointées.  Nous vous conseillons aussi de marquer l'opération au stylo sur votre relevé de banque. Si vous ne trouvez pas une opération dans la liste, alors qu'elle se trouve sur votre relevé, c'est qu'elle n'a pas été saisie ou qu'il y a une différence de montant ou de date. 5. Pointez ainsi toutes les opérations jusqu'à ce que toutes les lignes de votre relevé soient cochées. Vous pouvez connaître votre situation exacte en consultant les différents soldes affichés au-dessus de la liste des opérations : Solde pointé et Solde réel. Le Solde pointé doit être rigoureusement identique à celui indiqué en bas de votre dernier relevé pointé. Le Solde réel tient compte de toutes les opérations enregistrées quelle que soit la date indiquée. Il est donc l'indicateur exact de l'état de votre compte. Il vous suffit ainsi de répéter l'opération pour tous vos postes de trésorerie. Le menu FILTRAGE présent en haut de la liste des écritures du poste consulté vous permet d'effectuer des recherches plus précises sur de multiples critères.  Pour plus de détails sur le principe des filtres, consultez le chapitre Les filtres dans la partie Présentation générale du manuel de référence, accessible par le menu AIDE. Pointage automatique Le pointage par import dit automatique est une option qui vous permet d’importer vos relevés de compte via Internet. Après avoir paramétrés votre fichier d’import, le programme se chargera de comparer les écritures communes de votre dossier et de votre relevé et de les pointer automatiquement. 1. Choisissez la commande POINTAGE AUTOMATIQUE du menu COMPTABILITÉ. 64 Prise en main 2. Sélectionnez le poste que vous allez pointer, puis cliquez sur le bouton [Pointer automatiquement]. Ciel Professionnel indépendant vous demande de choisir le Format d’impôt à utiliser.  Nous vous conseillons d'aller consulter les formats d’import proposés afin de vérifier quel est celui qui fonctionne avec votre banque. Pour cela, utilisez la commande FORMATS D’IMPORT RELEVÉ du menu LISTES. 3. Sélectionnez le format d'import. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. La fenêtre d'ouverture de fichiers vous demande de rechercher le fichier téléchargé via Internet et de le sélectionner. 5. Indiquez ensuite le type de fichier (.TXT ou .CSV) à utiliser pour l'ouvrir. Ciel Professionnel indépendant présente alors la liste des opérations non pointées et affiche dans la partie basse de la fenêtre la Liste des opérations du relevé importé. Les lignes d'opérations dont le montant est identique sont affichées d'une couleur différente (couleur fixée dans les préférences couleurs du logiciel). Elles sont «pré-pointées» par le logiciel qui attend votre validation. La liste en question vous est présentée ci-dessous. Dans notre exemple quatre opérations ont été trouvées en vue d'être pointées. 6. Vérifiez chacune des lignes. 7. Décocher éventuellement la case A pointer si vous repérez une erreur (par exemple une opération dont le montant est identique à une autre et qui a été pré-pointée à sa place). 8. Une fois les opérations pointées, cliquez sur le bouton [Enregistrer le pointage des opérations] pour valider. Consulter les écritures 1. Activez la commande LISTE DES ÉCRITURES depuis la barre d'actions. Vous pouvez aussi activer cette commande depuis le menu COMPTABILITÉ. La liste des écritures s’affiche. Elle contient l'ensemble des écritures de votre comptabilité. Par défaut, le logiciel affiche Toutes les écritures confondues : Dépenses, Recettes, Virements, Réimputations, Opérations diverses et Soldes initiaux. Vous pouvez choisir le type d’affichage des écritures en utilisant les boutons de la zone Affichage située dans la barre d’actions : • Mouvements : dans ce cas l’option Afficher le détail est proposée via le bouton et permet d’afficher le détail des écritures dans la partie inférieure de la fenêtre. Le détail peut être présenté par lignes dépenses/recettes ou par lignes comptables. • Si vous sélectionnez l’option Lignes dépenses/recettes, vous obtenez le détail de l’écriture que vous avez sélectionnée dans votre liste sous forme dépense/recettes (date, poste, libellé du poste, montant HT, montant TVA, montant TTC). • Si vous choisissez l’option Lignes comptables, vous obtenez le détail de l’écriture en mode débit/crédit. Les montants qui s’affichent doivent balancer, autrement dit le total débit doit être égal au total crédit. • Lignes de dépenses/recettes, • Lignes comptables (débit/crédit). 65 Prise en main Pour choisir les écritures à afficher, vous disposez de l’option Affiner la sélection accessible par le bouton . Lorsque vous l’activez, une zone apparaît et vous pouvez : • utiliser le menu déroulant Affichage. Il présente les différents types d’écritures : Toutes, Dépense, Recette, Virement, Réimputation, Opérations diverses ou Soldes initiaux. Cliquez dessus puis sélectionnez le type d’écriture que vous souhaitez afficher dans la liste. • modifier l’intervalle de dates à prendre en compte dans les zones Du et au.  Pour plus d'informations sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes©), filtres, reportez-vous au Manuel de référence disponible dans le menu AIDE du logiciel. Consulter les postes Il s'agit d'obtenir, pour un poste donné, toutes les opérations qui s'y rattachent. Par exemple, pour le poste de dépenses Entretiens et réparations, vous pouvez immédiatement en connaître le détail depuis le début d'exercice ou le total pour un mois donné ou sur une période de votre choix. 1. Activez la commande CONSULTATION du menu COMPTABILITÉ. 2. Choisissez le poste Entretiens et réparations et double-cliquez sur sa ligne. La fenêtre de consultation du poste s’affiche. Dans la zone Poste, le numéro du poste sélectionné ainsi que son nom s'affichent automatiquement. 3. Si vous souhaitez consulter un autre poste, cliquez sur l'icône d'appel de liste afin de revenir à la liste des postes sans avoir à quitter la fenêtre de consultation. 66 Prise en main Par défaut, le programme affiche les opérations de l'année courante. Si vous effectuez au moins une fois une sélection de période, celle-ci sera automatiquement utilisée lors de la prochaine consultation. Pour cela, utilisez les icônes du calendrier et des dates pré- définies (aujourd'hui, cette semaine, dates d'exercice, etc.). Effectuer une remise en banque  Menu COMPTABILITÉ - commande REMISES EN BANQUE Vous pouvez gérer les remises en banque via le menu COMPTABILITÉ. Le bouton [Bordereau] vous permet d’accéder aux paramètres de saisie du bordereau de remise en banque.  Pour plus de détail, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Trésorerie prévisionnelle  Menu TRAITEMENTS - commande TRÉSORERIE PRÉVISIONNELLE Cette commande vous permet de faire les prévisions de votre plan de trésorerie. Le logiciel calcule automatiquement vos soldes. Lors de la première activation de cette commande, il vous sera proposé de créer une trésorerie prévisionnelle, ensuite vous pourrez passer au calcul de vos prévisions.  Pour plus de détail, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Les états 68 Les états Les éditions Imprimer un relevé des dépenses/recettes Cet état regroupe toutes les écritures de recettes et de dépenses telles que vous les avez saisies. Elles sont présentées dans l'ordre chronologique. Le relevé des dépenses présentera donc la liste de toutes les dépenses triées par mois ou par postes pour une période donnée. 1. Activez la commande RELEVÉ DES DÉPENSES/RECETTES du menu ETATS. 2. Dans la liste des états disponibles, sélectionnez l'état à imprimer puis cliquez sur le bouton [Aperçu] ou [Imprimante]. 1. Procédez à la sélection du Type d'écritures : • Dépenses : seules les écritures de dépenses seront sélectionnées. • Recettes : seules les écritures de recettes seront sélectionnées. • Dépenses et recettes : toutes les écritures de dépenses et de recettes seront sélectionnées. 2. Procédez à la sélection des Dates : fixez la période à l'aide des sélecteurs de période. Par défaut le logiciel affiche les dates de l'année courante. Seules les écritures comprises entre les deux dates seront prises en compte. 3. Procédez à la sélection des Postes : • Tous : tous les postes existants seront sélectionnés. • De : dans ce cas, vous n'indiquez que le ou les postes nécessaires pour éditer votre relevé. Utilisez les icônes d'appel de liste pour les sélectionner. 4. Choisissez ensuite le type de tri des écritures. Elles peuvent être triées par : • Mois : les écritures seront triées par mois. • Poste : les écritures seront triées par poste. • Poste de trésorerie : les écritures seront triées par poste de trésorerie. 69 Les états Imprimer une balance La balance est un état qui imprime la liste de tous les postes de votre fichier. Cet état indique pour chaque poste le total et le solde des écritures qui s'y rapportent. 1. Activez la commande BALANCE du menu ETATS. 2. Cliquez sur le bouton [Aperçu] pour visualiser l’état avant impression ou sur le bouton [Imprimante] pour une sortie papier. 3. Indiquez la période de sélection des écritures à prendre en compte, lors de l'édition de la balance. 4. Cliquez sur le bouton [OK]. Déclarer la TVA  Menu ÉTATS - commande DÉCLARATION DE TVA Cette fonction calcule les montants de la TVA nécessaires à votre déclaration Mensuelle ou Trimestrielle.  Votre régime de TVA, Réel ou Simplifié, a été fixé dans les paramètres société. 1. Activez la commande DÉCLARATION DE TVA depuis le menu ETATS. Dans le cas du régime réel vous obtenez la fenêtre suivante. Vous devez commencer par préciser la périodicité de la déclaration. Par défaut le programme considère que votre déclaration est Annuelle et propose le mois en cours. Si celle-ci est Trimestrielle, vous devrez saisir directement vos mois à l'aide de votre clavier ou bien utilisez les icônes du calendrier ou des dates prédéfinies. Par exemple, pour la déclaration du premier trimestre, vous allez indiquer janvier à mars. Si la case Passer l'écriture de TVA automatiquement est cochée, l'opération comptable correspondant à la déclaration de la TVA s'enregistrera de suite. 2. Cliquez sur le bouton [Aperçu] pour consulter votre déclaration sur votre écran telle qu'elle s'imprimera sur papier.  A ce stade, vous pouvez demander l'impression de la déclaration affichée à l'écran, en utilisant le menu déroulant IMPRIMER TOUT présent dans l'en-tête de la fenêtre. 3. Cliquez sur le bouton [Imprimer] pour demander l'impression de votre déclaration de TVA. Attention ! Cette commande n’est accessible que si votre dossier est assujetti à la TVA. 70 Les états Une fenêtre s'ouvre dans laquelle vous allez choisir l'état que vous souhaitez. 4. Cliquez sur [Imprimer] pour valider. Le bouton [Annuler] vous permet de quitter la fenêtre et revient à la fenêtre principale. La déclaration 2035 Nous vous présentons ici la déclaration 2035 des professions libérales, Ciel Professionnel indépendant intègre aussi un état préparatoire de la déclaration 2033. Vous pouvez en trouver la documentation dans le manuel référence. Cette déclaration regroupe les résultats de votre activité qui doivent être transmis à l'administration fiscale. Cette procédure édite donc le compte de résultat fiscal (imprimé 2035 B et ses annexes). L'état 2035 intégré à Ciel Professionnel indépendant est un document agréé par la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP). Il vous suffira donc de l'éditer et de l'adresser directement à votre centre des impôts.  La déclaration 2035 peut être éditée à tout moment, même en cours d'année. Cette édition se présente sous la forme de plusieurs feuillets. Ceux-ci sont déjà pré- remplis suite aux différentes saisies déjà effectuées dans Ciel Professionnel indépendant. Si besoin, vous allez pouvoir revenir sur les différentes zones des feuillets, les modifier et enregistrer les informations complémentaires. 1. Activez la commande 2035 du menu ETATS - LIASSE FISCALE. La fenêtre suivante s’affiche. 2. Vérifiez et éventuellement modifiez la date à laquelle la déclaration 2035 sera éditée. L'option Recalculer la liasse est cochée par défaut. Cette option permet de réinitialiser les informations de la 2035 avec les données de votre dossier. En effet, si vous avez déjà lancé l'édition de la 2035 et que vous avez modifié certaines de ses données, celles-ci ont été mémorisées quand vous avez quitté le module. En cochant cette option, les modifications apportées seront annulées et la 2035 sera réactualisée à partir des données du dossier. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour demander l'édition, l'état 2035 s’affiche. 4. Si besoin, complétez les différentes zones. Il vous suffit de cliquer directement dans le feuillet sur la zone à renseigner ou à modifier. Elles correspondent à ce que vous devez habituellement indiquer sur le préimprimé que fournit l'administration. Consultez la notice fournie avec l'imprimé fiscal 2035 ou le livret d'aide de votre A.G.A. Le menu déroulant VISUALISER LA PAGE vous permet d'afficher les autres feuillets. 71 Les états 5. Lorsque vous avez vérifié l'ensemble des différentes zones de votre 2035 et celles des autres feuillets, cliquez sur le bouton [OK]. Un message s’affiche et vous propose plusieurs possibilités pour déclarer la 2035. 6. Si vous souhaitez envoyer votre déclaration 2035 directement à la DGFiP, cliquez sur le bouton [Télédéclarer]. Dans ce cas, vous devez avoir souscrit à Ciel directDéclaration et défini les paramètres de télédéclaration via le menu DOSSIER - commande PARAMÈTRES - TÉLÉDÉCLARATION. Sinon, cliquez sur le bouton [Aperçu] ou [Impression]. Impression ou aperçu de la 2035 Si vous avez choisi d’imprimer ou de visualiser un aperçu de la déclaration, la fenêtre suivante s’affiche : 1. Par défaut, l'option Premier exemplaire destiné à l'administration est cochée. Cet exemplaire sera donc imprimé automatiquement. Si vous souhaitez l'impression du Second exemplaire destiné à l'administration et l'Exemplaire à conserver par le déclarant cochez les options correspondantes.  Le 1er exemplaire comporte huit feuillets, le 2ème en comprend trois et l'exemplaire à conserver en comprend huit. 2. Cliquez sur le bouton [OK]. Ciel fournit le papier de couleur violette nécessaire à la déclaration 2035 agréée. Contactez notre service commercial. Télédéclaration de la 2035 Si vous avez choisi de télédéclarer, la fenêtre Télédéclaration s'affiche et vous demande si vous voulez : • Envoyer ma déclaration définitive : votre déclaration est considérée comme définitive et sera directement envoyée à la DGFiP. • Envoyer ma déclaration à une date provisoire : votre déclaration sera envoyée à la DGFiP à une date provisoire d'arrêté des comptes. Indiquez alors la date provisoire d'arrêté des comptes. • Réaliser un test de télétransmission : votre déclaration ne sera pas envoyée à la DGFiP. 1. Cochez l'option de votre choix. 2. Si vous devez envoyer votre déclaration 2035 à votre A.G.A., les Tableaux OG et la 72 Les états Balance, cochez la case Transmettre les feuillets à votre A.G.A. 3. Cliquez sur le bouton [OK]. 73 Les états Les immobilisations  Menu LISTES - commande IMMOBILISATIONS La liste des immobilisations présente le détail de chacune des fiches Immobilisations et Crédits-bails créées. A gauche de la fenêtre sont présentées les catégories : Toutes, Immobilisations, Créditsbails. Il suffit de cliquer dessus pour afficher les fiches correspondantes. Lorsque vous êtes sur la catégorie Tous, les crédits-bails sont affichés en bleu pour les différencier des immobilisations. A propos des immobilisations Ciel Professionnel indépendant intègre une gestion des immobilisations en vue d'établir complètement la déclaration 2035 et de tenir à jour votre registre des immobilisations. Vous pouvez ainsi consulter et imprimer les plans d'amortissements de chaque immobilisation, procéder à leur sortie ou mise au rebut, recalculer leurs amortissements et dotations. Lorsque vous faites l'acquisition de Ciel Professionnel indépendant, il est tout à fait probable que vous ayez déjà amorti des immobilisations dont vous avez déclaré les dotations aux amortissements sur la dernière 2035. Vous devez donc créer une fiche pour chacune des immobilisations existantes. Dans ce cas, les résultats obtenus sur la 2035 doivent concorder avec ceux calculés par l'application. Si ce n'est pas le cas, vous procédez à ce que l'on nomme une reprise d'antériorité. L'option Valeur bloquée de la fiche Immobilisation vous permettra de faire coïncider les derniers montants déclarés avec la valeur résiduelle calculée par l'application à la date de départ de l'exercice en cours. Par la suite, au fur et à mesure des acquisitions, ventes ou mises au rebut, vous créerez et mettrez à jour les fiches Immobilisations. A propos des crédits-bails Le crédit-bail est une opération de location de biens mobiliers ou immobiliers qui donne au locataire la possibilité de les acquérir à la fin du bail, moyennant un prix convenu à l'avance. Un crédit-bail est une opération de location et c'est à son acquisition qu'il est considéré comme une immobilisation.  Seule l’écriture de l’acquisition en fin de bail est générée pour un crédit-bail. 74 Les états La liste des immobilisations 1. Activez la commande IMMOBILISATIONS du menu LISTES. La liste présente le détail de chacune des fiches Immobilisations existantes. Vous pouvez : • créer, modifier ou supprimer des fiches immobilisations ou crédits-bails, • réaliser la sortie des immobilisations quand vous les vendez ou les mettez au rebut, • recalculer les dotations à la date de votre choix, etc. Vous pouvez également activer différentes commandes (dupliquer, plan, historique, écriture d'achat ou de cession, etc.) par le menu CONTEXTUEL (clic droit). Vous ouvrez la fiche descriptive d'un élément en double-cliquant sur son titre dans la liste.  Pour plus d'informations sur le paramétrage des listes : colonnes, regroupements (Intuilistes), filtres, reportez-vous au Manuel de référence accessible dans le menu AIDE. Afficher toutes les immobilisations et crédits-bails Par défaut, les immobilisations que vous avez sorties ou mises au rebut sur un des exercices antérieurs à l'exercice en cours ne sont pas présentées dans la liste, puisqu'il n'y a plus lieu de calculer leur amortissement et dotation. De même, par défaut, les crédits-bails échus à la date de travail ne sont pas présentés dans la liste puisqu'il n'y a plus d'échéance à calculer. Si vous souhaitez afficher les immobilisations sorties avant le début de l'exercice, cochez la case Inclure les immobilisations sorties avant le JJ/MM/AA. Si vous souhaitez afficher les crédits-bails dont la date de la dernière redevance est antérieure à la date de travail, cochez la case Inclure les crédits-bails avant le JJ/MM/AA, située au dessus de la liste.  Ces options sont visibles si vous avez activé la fonction Affiner la sélection via le bouton .  Pour plus d'informations sur les fonctions de la liste des immobilisations, reportezvous au Manuel de référence dans le menu AIDE. 75 Les états La fiche immobilisation Activez la commande IMMOBILISATIONS du menu LISTES, puis cliquez sur le bouton [Créer]. Une nouvelle fiche d'immobilisation s'ouvre. Elle est composée de quatre onglets ou de cinq onglets si elle est issue d’un crédit-bail. Onglet Fiche Cet onglet contient les informations indispensables à la gestion de l'immobilisation. La Date d'achat, la Valeur d'achat, le Type et la Durée de l'amortissement, etc. Il dispose également d'informations complémentaires facultatives mais utiles pour les recherches et le classement. La Famille d'appartenance, la Localisation, le Code analytique, le Fournisseur, etc. Onglet Complément Cet onglet dispose d'informations complémentaires comme la Quantité dans le cas d'une immobilisation constituée de plusieurs éléments et qui peut être divisée par la suite ou encore le N° de pièce comptable. Vous pouvez placer la photo de l'immobilisation ou enregistrer une note texte. Onglet Plan Cet onglet présente un tableau qui contient le Plan d'amortissement. Onglet Historique Cet onglet retrace les différents mouvements de cession et de mise au rebut partielle d'une immobilisation divisible. Onglet Crédit-bail  Cet onglet est uniquement visible lorsque l'immobilisation est issue d'un crédit-bail. Les informations concernant le contrat crédit-bail et les échéances sont ici consultables. 76 Les états Saisie d'une immobilisation ou d’un crédit-bail 1. Activez la commande IMMOBILISATIONS du menu LISTES, puis cliquez sur le bouton [Créer]. 2. Si vous aviez sélectionné la catégorie Toutes, une fenêtre s’affiche et vous demande de choisir le type d’immobilisation à créer. Cliquez alors sur le bouton [Immobilisation] ou [Crédit-bail]. Saisie d’une immobilisation 3. Saisissez le Code de l'immobilisation, puis appuyez sur la touche ou sur la touche pour passer à la zone suivante. Onglet Fiche 4. Saisissez Poste serveur en Libellé. Passez à la zone suivante. 5. Indiquez la Famille d'appartenance de votre immobilisation, par exemple Matériel Informatique; sa Localisation, par exemple Bureau 2; son Code analytique, par exemple Micro et son Fournisseur, par exemple Fournisseur HyperMicro. Les informations à compléter dans la zone Renseignements sont facultatives. 6. Indiquez la Date d'achat, par exemple le 03/04/08. La Date de début d'amortissement a été complétée avec la même valeur que celle d'achat. C'est le cas le plus fréquent. Cependant, il peut arriver qu'elles diffèrent par exemple lors de l'acquisition d'un matériel qui est mis en service un certain temps après l'achat. 7. Saisissez la Valeur d'achat, par exemple 4000 Euros. Par défaut, le logiciel complète la Valeur à amortir du même montant. Celle-ci peut-être modifiée si nécessaire. La zone Valeur fiscale permet d'indiquer une valeur d'amortissement différente de celle de la valeur d'achat. C'est le cas des véhicules particuliers dont l'amortissement fiscal est plafonné (18300 Euros au 1-1-02). 8. Affichez ensuite votre taux de TVA à l'aide du menu local et sélectionnez le taux 19,6. 9. Dans le menu local Type, sélectionnez le type Linéaire puis indiquez 3 ans pour la Durée de l'amortissement. Le Taux est calculé automatiquement ainsi que la Date de fin de l'amortissement. Les informations nécessaires à la gestion de l'amortissement de cette immobilisation ont été saisies. La zone Blocage n'est utilisée qu'en cas de reprise d'immobilisations existantes et déjà partiellement amorties. La zone Calcul de cette immobilisation présente les principaux montants relatifs aux amortissements pour une date donnée. Vous pouvez changer la date à tout moment. Le calcul se refera immédiatement. Onglet Complément 1. Saisissez le N° de Pièce comptable correspondant à cette immobilisation (n° de la facture du fournisseur, n°interne, etc.). 2. Indiquez le Montant CFE. 3. Saisissez ensuite la Quantité. 77 Les états En effet, si votre immobilisation est composée de plusieurs éléments, vous pouvez ici en indiquer le nombre. De plus, si cette immobilisation peut être divisée au moment d'une cession ou d'une mise au rebut, vous pouvez cocher la case Immobilisation divisible. 4. Cochez la case Bien immobilier pour une bonne gestion de la TVA à reverser et des plus ou moins values dans le cas d'une immobilisation de nature immobilière. Si vous cochez la case Immobilisation en mode simulation, l'immobilisation ne sera considérée dans certains états que si vous le demandez. Ainsi, vous pourrez simuler les dotations avec d'éventuels projets d'acquisition. Par défaut, ces immobilisations sont ignorées dans les différentes éditions. L'icône Note texte ouvre une fenêtre dans laquelle vous pouvez indiquer un éventuel commentaire pour l'immobilisation affichée. Dans la zone Photo, vous pouvez placer la photo de l'immobilisation par copier-coller. Onglet Plan Cet onglet présente le plan d'amortissement correspondant à l'immobilisation que vous venez de créer. Onglet Historique Cet onglet est vide. Onglet Crédit-bail Cet onglet est uniquement visible lorsque l’immobilisation est issue d’un crédit bail. Les informations concernant le contrat crédit-bail et les échéances sont ici consultables. 5. Cliquez ensuite sur le bouton [OK]. Le logiciel enregistre l'immobilisation et vous propose d'enregistrer son écriture d'achat. Il revient ensuite à la liste des immobilisations. Saisie d’un crédit-bail Cet onglet est uniquement visible lorsque l'immobilisation est issue d'un crédit-bail. Les informations concernant le contrat crédit-bail et les échéances sont ici consultables. 1. Saisissez le Code du crédit-bail puis appuyez sur la touche . Le curseur passe à la zone suivante. 2. Saisissez le Libellé puis passez à la zone suivante. Dans l’onglet Crédit-bail  Vous trouverez les informations à renseigner dans votre contrat Crédit-bail. 1. La durée du crédit-bail est par défaut annuelle. Si vous avez un crédit-bail mensuel, sélectionnez Mois dans la liste déroulante. 2. Saisissez la durée du bail. 3. Indiquez la date de la première échéance des redevances. Vous pouvez la saisir directement dans la zone ou cliquez sur l'icône d'appel du calendrier. 4. Déterminez la périodicité de l'échéance dans la zone Tous les. La fréquence de l'échéance peut-être journalière, hebdomadaire, mensuelle, annuelle. Vous pouvez indiquer le Prix d'achat contractuel à titre informatif. Ce montant sera repris lorsque vous procéderez à l'acquisition du crédit-bail. 78 Les états 5. Dans la zone Total des redevances HT, saisissez le montant total des redevances. Dans le tableau, les redevances sont alors calculées automatiquement selon la durée et périodicité que vous avez indiquées. Les montants des engagements restants calculés par le logiciel ne sont pas modifiables. Cas des redevances variables Si vos redevances sont variables, vous devez les renseigner dans le tableau. Pour cela, vous avez plusieurs possibilités : • modifier manuellement les montants des redevances, • utiliser les options de calcul automatisé. Saisie manuelle Pour modifier une redevance, double-cliquez dans sa cellule et saisissez son montant. Saisie automatisée 1. Sélectionnez la ligne à partir de laquelle le logiciel recalcule les échéances. 2. Faites un clic-droit et sélectionnez une des options suivantes : • Recopier vers le bas avec % var : le montant est recalculé selon le pourcentage de variation que vous indiquez. Et, ce nouveau montant est recopié dans le reste du tableau. • Recopier vers le bas avec % évo : le montant est recalculé selon le pourcentage d'évolution que vous indiquez. Le montant est recopié puis recalculé à chaque échéance. • Recopier vers le bas avec Mt var : le montant est recalculé selon le montant de variation que vous indiquez. Et, ce nouveau montant est recopié dans le reste du tableau. • Recopier vers le bas : le montant est recopié dans le reste du tableau sans recalcul.  Il est possible de saisir un montant négatif et de laisser une ou plusieurs échéances vides. Dans l’onglet Fiche 1. Indiquez la famille, localisation ainsi que le fournisseur du bien. Ces informations sont facultatives mais utiles pour les recherches et le classement. Le code analytique est inaccessible pour un crédit-bail puisque le bien n’appartient pas à l’entreprise. Les informations du cadre Dates/Valeurs et Amortissement permettent d'obtenir un plan d'amortissement théorique ainsi que de calculer l'état Immobilisations en crédit-bail. En renseignant ces informations, vous obtenez une simulation de ce que serait le plan d'amortissement du bien si vous l'aviez acquis directement. 2. Indiquez comme date d'achat et date de début d'amortissement la date de la première échéance. 3. Dans la zone Valeur à amortir, saisissez la valeur d’origine du bien en début de bail. Ce montant est alors reporté dans la zone Valeur fiscale. 4. Le taux de TVA est par défaut à 19,6 %. Modifiez-le si nécessaire. 5. Dans le cadre Amortissement, indiquez le type d’amortissement et la durée d'utilisation théorique du bien. 79 Les états Le cadre Calcul de l'immobilisation présente à une date donnée, les principaux montants relatifs aux amortissements ici théoriques. Vous pouvez changer la date à tout moment, le calcul se refera alors immédiatement. Le cadre Blocage est inaccessible, la reprise d'antériorité étant interdite sur un créditbail. Dans l’onglet Complément et Plan • L'onglet Complément présente des options propres aux immobilisations. A ce stade, il n'est pas encore nécessaire de renseigner ces zones. • L'onglet Plan présente le plan d'amortissement théorique. Cliquez sur le bouton [OK] pour enregistrer la fiche du crédit-bail. Saisies dans la fiche de l’immobilisation à l’acquisition du crédit-bail Lorsque vous procédez à l'acquisition d'un crédit-bail, celui-ci devient une immobilisation et certaines données doivent être renseignées. La plupart des informations indispensables à la gestion d'une immobilisation sont automatiquement récupérées de l'acquisition : • La Date d'achat et la Date de début : par défaut, ces dates correspondent à la date saisie précédemment dans la fenêtre Acquisition d'une immobilisation en crédit-bail. • La Valeur d'achat, la Valeur à amortir et la Valeur fiscale : correspondent au prix d'achat contractuel du crédit bail. 1. Si vous gérez une comptabilité analytique, renseignez le Code analytique de l'immobilisation. 2. Saisissez la durée de l'amortissement pour établir un nouveau plan. 3. Cliquez sur le bouton [OK] sans quoi l'acquisition ne sera pas prise en compte et le crédit-bail ne passera pas en immobilisation. Un message vous demande d'enregistrer l'écriture d'achat de l'immobilisation. Si vous le souhaitez, cliquez sur le bouton [Oui]. Une fenêtre vous permettant d'enregistrer l'écriture s'ouvre. Sinon, cliquez sur [Non]. Par la suite, vous pourrez générer l'écriture d'achat depuis la liste des immobilisations via un clic-droit, commande ÉCRITURE D'ACHAT. Reprise d’antériorité Votre logiciel vous permet de rentrer des immobilisations déjà partiellement amorties en «bloquant» la valeur résiduelle à une date donnée. Cette date ne peut être que celle du dernier jour d'un exercice. Vous choisirez alors la date correspondant à la dernière clôture comptable et fiscale que vous avez opérée. Pour effectuer une reprise d'antériorité d'immobilisations existantes : 1. Dans la fenêtre Liste des Immobilisations [menu LISTES-commande IMMOBILISATIONS], sélectionnez la fiche d’immobilisations de votre choix et double-cliquez. Dans l’onglet Fiche : 1. Cochez la case Valeur bloquée. 2. Indiquez la Date de blocage qui correspond à la date du dernier bilan, soit en général le 31 décembre de l'exercice précédant celui en cours. 3. Saisissez la Valeur résiduelle déclarée sur le dernier bilan (celui précédant la mise en place de vos immobilisations dans votre logiciel). 4. Saisissez la valeur résiduelle fiscale dans le cas où vous avez opté pour un amortissement dégressif. Méthode de calcul La différence de calcul entre les deux valeurs résiduelles peut être réintégrée de deux manières : • Étalement : elle est répartie régulièrement sur tous les exercices, • Ajustement : elle est réintégrée intégralement sur le dernier exercice. Le plan d'amortissement C’est un tableau qui récapitule année après année et pour toute la durée de l'amortissement, les valeurs suivantes : • Valeur à amortir : elle est égale à la valeur résiduelle de l'année précédente. Pour la première année, elle est égale soit à la valeur à amortir indiquée sur la fiche, soit à la valeur résiduelle en cas de Valeur bloquée. • Dotation : indique le montant de l'annuité d'amortissement. • Amortissement cumulé : additionne les dotations année par année. • Valeur résiduelle : elle est égale à la valeur de début d'année moins le montant de la dotation. Calculer les immobilisations Cette option vous permet de demander un recalcul des dotations de vos immobilisations pour une date donnée. Elle peut être utile si vous souhaitez faire des prévisions sur une année à venir. Cette fonction met à jour le fichier des immobilisations et/ou la sélection des immobilisations effectuée. 1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez la ou les immobilisations concernées. 2. Cliquez sur le bouton [Calculer au]. La fenêtre suivante s'affiche. 3. Saisissez la date souhaitée. Vous pouvez utiliser l'icône d'appel du calendrier .  L'icône en forme de triangle vous propose des périodes pré-programmées : date du jour, fin de semaine, etc. Le logiciel lance la procédure de calcul. La commande [Calculé au] est aussi disponible depuis la fiche de l'immobilisation onglet Fiche dans la zone Calcul de cette immobilisation. Il suffit de procéder de la même manière en saisissant la date dans la zone Date de calcul. Le calcul ne concernera que l'immobilisation dont la fiche est ouverte. Les montants des colonnes Dotation, Amortissement cumulé et Valeur résiduelle seront alors recalculés. 81 Les états Réviser une immobilisation Les différentes règles qui peuvent entraîner une modification du plan d'amortissement portent essentiellement sur les trois points suivants : • révision de la durée d'amortissement, • révision de la valeur résiduelle ou de la valeur d'achat, • nouvelle approche par composant des immobilisations. Pour les 2 premiers points, il n'y a pas de rétroactivité des plans d'amortissement.  On conserve donc tels quels les amortissements antérieurement pratiqués (amortissements pratiqués jusqu'en 2004 notamment). 1. Dans la liste des immobilisations, sélectionnez l’immobilisation que vous souhaitez réviser. 2. Cliquez sur le bouton [Réviser]. 3. Indiquez le Type de révision (modification de la durée et/ou de la valeur). 4. Précisez s'il s'agit d'une révision de la valeur résiduelle ou de la valeur d'achat. 5. Saisissez la nouvelle durée (nombre d'années et de mois). 6. Sélectionnez l'exercice à prendre en compte (N ou N+1). 7. Si vous souhaitez décomposer l'immobilisation par composant, cochez l'option correspondante. Il s'agit d'un nouveau principe de comptabilisation par composant qui consiste à inscrire séparément à l'actif immobilisé les éléments qui sont utilisés différemment par l'entreprise puis à établir un plan d'amortissement propre à chacun d'eux. 8. Cliquez sur le bouton [OK] pour valider.  Pour des informations complémentaires sur la révision d’une immobilisation (révision de la durée, révision de la valeur d’achat, révision de la valeur résiduelle, etc.), reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Normes CRC 2002-10 : modification du plan d’amortissement A compter des exercices ouverts en 2005, de nouvelles règles sont applicables au suivi des amortissements des immobilisations. Autres fonctionnalités 83 Autres fonctionnalités Autres fonctions Clôture d'exercice Ce traitement consiste à purger les écritures de l'ancien exercice et d'en changer les dates. Avant de procéder à la clôture de votre exercice, vous devez effectuer certaines opérations. 1. Saisissez vos écritures d'inventaire à partir de la saisie d'OD afin que les déclarations 2035 et 2033 prennent en compte tous les éléments concernant votre comptabilité. 2. Éditez en priorité le Grand-livre et la Balance qui sont des documents comptables légaux et obligatoires. 3. Lancez une impression des autres éditions afin de les archiver. 4. Imprimez la déclaration annuelle 2035 ou 2033 et les états AGA si nécessaire. 5. Effectuez vos sauvegardes. 6. Activez la commande CLÔTURE D'EXERCICE du menu TRAITEMENTS. La fenêtre suivante s'affiche. La première étape de l'assistant vous permet d’archiver directement tous les documents légaux et obligatoires en norme avec la DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques). Il vous est indiqué le chemin du répertoire dans lequel seront archivés ces documents. 7. Cliquez sur le bouton correspondant à chaque document comptable. Une fois le traitement terminé, les boutons sont cochés avec la mention Archivage effectué en dessous. 8. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. Dans la seconde étape, vous devez vérifier la Date de clôture de votre exercice. Par défaut, c'est la date de fin de l'exercice courant, définie dans les paramètres dossier qui est proposée. Une liste des Actions effectuées est indiquée dans la partie basse de la fenêtre : • archiver votre dossier, • reporter les soldes comptables, • changer les dates d'exercice, • purger les écritures pointées, • purger ou de conserver les écritures non pointées en fonction du paramètre défini dans chaque poste de trésorerie. 9. Validez la procédure en cliquant sur le bouton [Terminer]. Un message vous informe que cette opération est irréversible et vous demande de confirmer en cliquant sur le bouton [Oui]. Attention ! Les écritures doivent être au préalable validées. 84 Autres fonctionnalités Un nouveau message d'avertissement s'affiche. 10. Il est préférable de sauvegarder votre dossier avant de clôturer votre exercice. Cliquez sur le bouton [Faire une copie et continuer]. Une fois le travail demandé effectué, le logiciel revient à la fenêtre principale de l'application. Vous êtes prêt à passer votre comptabilité sur le nouvel exercice.  Vous pouvez commencer à saisir votre comptabilité sur votre nouvel exercice sans que le précédent soit clôturé. En effet, Ciel Professionnel indépendant autorise un chevauchement de 12 mois. Purge des pièces commerciales  Menu TRAITEMENTS - commande PURGE Ce traitement consiste à supprimer les anciennes pièces commerciales qui ne vous sont plus utiles (devis, factures, avoirs et règlements). 1. Indiquez la date de votre choix en la saisissant directement ou bien en utilisant les icônes du calendrier ou des dates prédéfinies. 2. Par défaut, Ciel Professionnel indépendant sélectionne tous les types de pièces commerciales. Décochez la case correspondante aux pièces que vous souhaitez conserver. 3. Cliquez sur le bouton [suivant>]. Cette seconde étape de l'assistant vous permet d’exporter vos pièces commerciales et de les archiver selon la norme DGFiP. Il vous est indiqué le chemin du répertoire dans lequel seront archivés ces documents. 4. Cliquez sur le titre de chaque document à archiver. Une fois le traitement terminé, une coche verte apparaît ainsi que la mention Archivage effectué. 5. Cliquez sur le bouton [Purger]. 6. Un message vous informe que cette opération est irréversible et vous demande de confirmer votre demande en cliquant sur le bouton [Oui]. Un nouveau message d'avertissement s’affiche, et vous demande si vous souhaitez effectuer une sauvegarde ou non avant de lancer la purge. • Si vous cliquez sur le bouton [Faire une copie et continuer]. Votre application vous demande de choisir l'emplacement des données qui vont être enregistrées puis il effectue la sauvegarde, purge les pièces et revient à la fenêtre principale. • Si vous cliquez sur le bouton [Continuer sans copie], Ciel Professionnel indépendant effectue la purge des pièces et revient à la fenêtre principale. 85 Autres fonctionnalités  Tous les devis, factures et avoirs sont purgés jusqu'à la date définie incluse ainsi que les règlements qui y sont liés. Si certains avoirs ou factures étaient réglés partiellement, ils ne pourront pas être purgés.  S'il reste des écritures liées aux factures et avoirs, celles-ci ne seront pas purgées. Historique des archives  Menu DIVERS - commande HISTORIQUE DES ARCHIVES L'historique des archives récapitule toutes les archives que vous avez générées durant la clôture d'exercice et les purges des pièces commerciales. Vous pouvez consulter vos fichiers archivés directement depuis l'application.  Pour plus de détail, reportez-vous au Manuel de référence accessible depuis le menu AIDE. Envoyer vos écritures à votre expert-comptable  Menu COMPTABILITÉ - commandes EXPERT-COMPTABLE - EXPORT EXPERT-COMPTABLE Cette fonction permet d'exporter vos écritures pour les transmettre à votre expertcomptable. Le format de ce fichier correspond au format utilisé pour être importé directement dans Ciel Comptabilité (fichier XIMPORT). 1. Dans la première étape, choisissez les écritures à générer : • toutes les écritures, dans ce cas cochez l’option Générer toutes les écritures. • seulement les écritures pour une période choisie, indiquez alors une période de dates. 2. Dans la seconde étape, vous pouvez : • enregistrer le fichier d'export sur un support de votre choix (disque, disquette, Zip, etc.), dans ce cas indiquez l'emplacement où sera créé le fichier d'export, ou • envoyer directement ce fichier en pièce jointe par e-mail, précisez l'adresse de messagerie du destinataire. Une option vous permet aussi de visualiser vos écritures avant transfert. 3. Cliquez sur le bouton [Terminer] pour lancer l'opération. Transférer vos écritures  Menu TRAITEMENTS - commande LIAISON COMPTABLE Cette commande permet d’exporter vos écritures vers le logiciel Ciel Compta. 1. Définissez les dates des écritures à transférer. Vous pouvez modifier les paramètres de transfert en utilisant la commande Modifier les préférences du menu contextuel (clic droit). 2. Si vous voulez visualiser les écritures avant transfert, cochez l’option correspondante. 3. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer le traitement.  Un fichier d'export est alors généré. Il sera repéré à la prochaine ouverture de Ciel Compta qui intégrera les écritures. 86 Autres fonctionnalités Sauvegarder votre dossier Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d'un dossier vers une autre unité de stockage. 1. Connectez ou insérez votre support de sauvegarde (clé USB...). 2. Activez les commandes SAUVEGARDE/RESTAURATION - SAUVEGARDE du menu DOSSIER. La fenêtre suivante s’affiche : 3. Choisissez le format : • Zip : format compressé. • Fichier : la copie du dossier est réalisée à l’identique de l’original. • e-Sauvegarde : la sauvegarde est réalisée sur internet avec Ciel e-Sauvegarde. 4. Sélectionnez l'emplacement où seront sauvegardées vos données (pour les formats Zip et Fichier). 5. Cliquez sur le bouton [OK] pour lancer la procédure de sauvegarde. Une fois celle-ci terminée, le programme vous informe que la sauvegarde est réussie.  Vous pouvez choisir des options de sauvegarde. Pour plus de détail, consultez le Manuel de référence, accessible depuis le menu AIDE. Restaurer votre dossier  Menu DOSSIER - commande RESTAURATION Lorsqu'un problème survient sur votre dossier, il vous suffit de récupérer les données précédemment sauvegardées.  Avant de restaurer votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde sur un répertoire ou un support différent de celui utilisé habituellement. 6. Activez la commande restauration du menu DOSSIER. Ciel Professionnel indépendant ferme votre fichier et ouvre une fenêtre vous proposant d'effectuer une sauvegarde de Attention ! Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données. Cette opération est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de micro-coupure) du programme en cours d'exécution ou une suppression malencontreuse des données peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire des semaines de travail. Seule une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos données. 87 Autres fonctionnalités votre dossier avant de lancer la restauration. La fenêtre suivante s’affiche : Vous devez choisir votre Mode de restauration à l'aide des radio boutons, trois options sont disponibles : • Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées : Si vous choisissez cette option, le programme remplacera les données et les préférences de votre fichier par celles qui se trouvent dans votre sauvegarde. • Restaurer une copie du dossier sauvegardé : Cette option vous permet de restaurer une sauvegarde sans remplacer votre dossier de travail. Dans ce cas, l'outil de restauration restaure une copie du fichier sauvegardé vers l'emplacement que vous choisirez. • Mode avancé : Cette option vous permet de choisir les données que vous souhaitez restaurer. Vous pouvez restaurer vos données ou vos préférences ou bien les deux. Par défaut, Ciel Professionnel indépendant sélectionne l'option Remplacer les données actuelles par les données sauvegardées. 7. Une fois que vous avez choisi votre Mode de restauration, cliquez sur le bouton [Suivant>]. 88 Autres fonctionnalités La fenêtre suivante s'affiche. 8. Dans cette nouvelle fenêtre, spécifiez le type et l'emplacement de la sauvegarde que vous souhaitez restaurer. 9. Par défaut, le logiciel sélectionne le format Zip et affiche l'emplacement de votre sauvegarde. Modifiez-les, si besoin. 10.Si le dossier de sauvegarde retrouvé correspond à celui que vous souhaitez restaurer, cliquez sur le bouton [Suivant>]. 11.Vous pouvez utiliser le bouton [Parcourir] pour vous aider à rechercher votre dossier sauvegardé. Une fois celui-ci sélectionné, cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Le programme revient à la fenêtre précédente et affiche l'emplacement du fichier sauvegardé. Cliquez sur le bouton [Suivant>]. 12.Le logiciel vous demande ensuite d’indiquer l’emplacement de votre fichier restauré. Vous pouvez choisir cet emplacement à l'aide du bouton [Parcourir] puis cliquez sur le bouton [Suivant>]. 13.Une dernière étape vous propose de lancer la restauration en cliquant sur le bouton [Restaurer]. 89 Index A Archivage 83 Articles 34 B Besoin d’aide 13 Blocage 79 C Clôture d’exercice 83 Consulter les écritures 64 les postes 65 Créer un dossier en mode détaillé 19 en mode rapide 16 D Date de blocage 79 Déclaration 2035 70 Déclarer la TVA 69 Documentation 8 E Eco-participations 24 Éditions 68 Encaisser un règlement 44 Etablir un avoir 48, 49 F Facturation 32 Facturer un client 42 Factures d’acompte 44 I Immobilisations 73 calculer 80 Imprimer déclaration 2035 71 un relevé des dépenses/recettes 68 une balance 69 Installation en mise à jour 11 Intuiciel 12 P Plan d’amortissement 80 Pointage automatique 63 Pointage manuel 62 Postes de dépense 22 de recette 23 de trésorerie 20 Purge des pièces commerciales 84 R Référencement 8 Remise en banque 66 S Saisie document 50 Saisir un relevé bancaire 60 un virement 59 une dépense simple 56 une dépense ventilée 58 une recette 59 une réimputation 60 T Télédéclaration 2035 71 Travaux périodiques 62 Copyright 2012 Ciel Manuel de découverte Ciel Professionnel indépendant - MAN_WPI - V16.0 - 07.12 La détention de ce manuel n’atteste pas la propriété d’une licence d’utilisation du logiciel Trésorerie prévisionnelle 66 Trouvtoo 13 V Valeur bloquée 79 résiduelle 80 Valeur bloquée 79 Valider des écritures 62 Objet Définition Installation Questions - Réponses Installation en Mode TSE Installation en Mode TSE 2 Installation en mode TSE Objet Ce document a pour but de décrire l'installation des logiciels Ciel pour une utilisation en mode TSE (Terminal Server Edition).  Nous n'aborderons pas ici l'installation et la mise en place du TSE, reportez-vous aux documentations traitant de ce sujet. Définition Le TSE, comprenez Terminal Server Edition, est un composant de Microsoft™ qui réside dans la mise en place d'un serveur applicatif pour terminaux. Ces terminaux permettent à un utilisateur d'accéder à des applications ou des données stockées sur un ordinateur distant au moyen d'une connexion réseau. Les applications et les données sont uniquement stockées et exécutées sur le serveur TSE. Installation Étape 1 : Création des utilisateurs La première étape, avant d'installer le logiciel Ciel, est de procéder à la création des comptes utilisateurs (sessions) sur le poste Serveur. 1. Créez les sessions sur le poste Serveur avant l’installation du logiciel Ciel.  Vous devrez disposer d'au moins une session avec les droits Administrateur pour l'installation du logiciel Ciel. Étape 2 : Activation des sessions Après avoir créé vos différents comptes utilisateurs, vous devez ouvrir au moins une fois une session pour chaque utilisateur créé. En effet, la simple création d'un utilisateur ne suffit pas à créer l'ensemble des éléments nécessaires. 2. Ouvrez chaque session au moins une fois. Vous pouvez ensuite les refermer ou les laisser ouvertes. Étape 3 : Installation du logiciel Ciel Cette troisième étape concerne l'installation du logiciel Ciel sur le poste Serveur. La seule obligation est de réaliser cette installation sous une session avec des droits Administrateur. 3. Installez votre logiciel Ciel.  Reportez-vous à la documentation décrivant l'installation des logiciels Ciel pour plus d'informations. Étape 4 : Référencement et saisie de la clé Après avoir installé votre logiciel Ciel, vous devez procéder à son référencement. Cette procédure consiste à envoyer différentes informations à Ciel afin d'obtenir votre clé de débridage. 4. Une fois que vous avez reçu celle-ci, saisissez-la et passez à l'étape suivante. Attention ! Les différentes étapes décrites ci-après doivent être IMPERATIVEMENT réalisées dans l'ordre où elles sont présentées. De plus, elles doivent toutes être réalisées. Installation en Mode TSE 3 Étape 5 : Lancement du script TSE Afin de simplifier les procédures de mise en place, nous avons réalisé un script qui va réaliser automatiquement un ensemble de réglages nécessaires à l'utilisation des applications Ciel en mode TSE. 5. Depuis la session Administrateur, démarrez l'application Ciel. 6. Installez dans la barre de navigation (ou la barre d’actions) la commande EXÉCUTER UN SCRIPT dans la famille DIVERS (commande visible en cochant l’option Mode avancé). 7. Dans les réglages de la tâche, cliquez sur le bouton [Éditer. 8. Dans la zone Script, saisissez exactement : $SDK TSE 9. Ne modifiez pas les autres paramètres et validez par le bouton [OK]. 10. Validez ensuite le message de modification du nom de la tâche. 11. Validez enfin la création de la tache par [OK]. 12. Cliquez sur la tâche que vous venez d'ajouter. Une fenêtre s’ouvre et vous demande de confirmer la mise en place des réglages TSE. Étape 6 : Limitations Le fonctionnement des applications en mode TSE impose quelques limitations. Voici les principales : Lors du démarrage de l'application, l'ensemble des fichiers présents seront proposés à l'ouverture. Si vous ne souhaitez pas qu'un dossier soit accessible à tout le monde, il vous faudra en limiter l'accès avec un mot de passe. 13. Définissez un mot de passe si vous le souhaitez. Un dossier déjà ouvert par un autre utilisateur ne pourra être ouvert par un second. Dans ce cas, un message d'erreur s'affichera.  Si vous souhaitez travailler à plusieurs et en même temps sur un fichier, il vous faudra utiliser une version réseau de l'application. Renseignez-vous auprès de notre service commercial pour plus d'informations sur les versions réseau des logiciels Ciel. L'utilisation de eSauvegarde n'est pas conseillée. En effet, ce service n'a pas été conçu pour une utilisation en mode TSE. La connexion Internet aux services de Ciel depuis l'application est automatiquement désactivée en mode TSE. Questions - Réponses Comment installer une mise à jour ? Lorsque vous souhaitez installer une mise à jour de votre logiciel Ciel, voici les étapes à respecter : 1. Assurez-vous que tous les utilisateurs ont quitté le logiciel Ciel. 2. Installez la mise à jour du logiciel Ciel. Voir Étape 3 : Installation du logiciel Ciel, page 2. 3. Procédez au référencement et à la saisie de la clé de débridage. Voir Étape 4 : Référencement et saisie de la clé, page 2. 4. Lancez l'exécution du script installé. Voir Étape 5 : Lancement du script TSE, page 3. Attention ! Cette étape ne doit être réalisée qu'une fois les étapes précédentes effectuées. Installation en Mode TSE 4 Comment installer un autre logiciel Ciel ? Dans le cas où vous souhaitez installer une autre application Ciel sur le poste utilisé comme poste Serveur TSE, deux cas peuvent se présenter : • Vous souhaitez faire fonctionner cette nouvelle application en mode TSE ?  Reportez-vous au paragraphe Installation. • Vous ne souhaitez pas faire fonctionner cette application en mode TSE. Il vous suffit dans ce cas de l'installer normalement sans lancer le script TSE. Comment annuler les réglages TSE ? Pour annuler les réglages spécifiques TSE réalisés sur votre ordinateur, il vous faudra procéder à la désinstallation du logiciel et à sa réinstallation. En cas de création d'une nouvelle session ? Si, après avoir installé votre application Ciel et exécuté le script TSE, une nouvelle session doit être créée, voici la marche à suivre : 1. Activez la session créée. Voir Étape 2 : Activation des sessions, page 2. 2. Lancez l'exécution du script installé. Voir Étape 5 : Lancement du script TSE, page 3. Les nouveautés de Ciel Gestion commerciale Ciel Gestion commerciale Evolution Ciel Gestion commerciale - Ciel Up To Experts Sage activité Ciel 35, rue de la Gare - 75917 PARIS Cedex 19 Tél. 01.55.26.33.33 - Fax. 01.55.26.40.33 Site internet : http://www.ciel.com Chère Cliente, Cher Client, Ce guide vous permet d’installer votre nouveau logiciel et de récupérer les données de votre ancienne version. Nous vous remercions de votre confiance et vous souhaitons une bonne utilisation de votre logiciel. Bien cordialement, L'équipe Ciel. Sage Société par Actions Simplifiée au capital social de 500.000 euros Siège social : le Colisée II, 10 rue Fructidor 75834 Paris Cedex 17 RCS Paris 313 966 129 La société Sage est locataire-gérant des sociétés Sage FDC, Euratec, Ciel, Adonix et XRT. Code APE 5829C Sommaire Les nouveautés de votre logiciel .......................................................... 7 Création d’un dossier à partir d’un modèle Sage Production Experts ........................................7 Nouveau format d’export ..................................................................................................7 La migration d’une ancienne version.................................................... 8 Ouvrir un ancien dossier ................................................................................ 8 Connaître le numéro de votre ancienne version de Ciel Gestion commerciale............................8 Vous utilisiez une version supérieure ou égale à 12.0 ou à Evolution 5.0..................................8 Vous utilisiez une version inférieure ou égale à 11.0 ou à Evolution 4.0 ...................................9 Récupérer un ancien dossier ........................................................................ 10 Présentation.................................................................................................................. 10 Les éléments non récupérés ............................................................................................ 10 Informations avant récupération ...................................................................................... 11 Procédure de récupération .............................................................................................. 11 Vérification après récupération......................................................................................... 20 Nouvelle interface du logiciel ....................................................................... 21 Les fenêtres .................................................................................................................. 21 Affichage et recherches................................................................................................... 22 Boutons de commande ................................................................................................... 23 Icônes de liste ............................................................................................................... 24 Nouveaux accès ........................................................................................... 25 Questions - Réponses................................................................................... 26 L’historique des nouveautés............................................................... 28 Les nouveautés des versions 13.0 et Evolution 6.0 ...................................... 28 Nouvel Intuiciel ............................................................................................................. 28 Récupération des données de Ciel Devis Facture ................................................................ 28 Archivage des pièces commerciales avant la purge (Norme DGI) .......................................... 29 Commandes fournisseurs pour les articles en rupture.......................................................... 29 Gestion e-Commerce ...................................................................................................... 29 Impression d’un état récapitulatif TVA et TPF ..................................................................... 29 Les nouveautés des versions 13.20 et Evolution 6.20 .................................. 30 Gestion de la norme DEEE............................................................................................... 30 PDF en couleur .............................................................................................................. 30 Les nouveautés des versions 14.0 et Evolution 7.0 ...................................... 31 Gestion des prospects..................................................................................................... 31 Pièce commerciale client : Saisie Document....................................................................... 31 Liste des ordres de production ......................................................................................... 32 Les recherches Trouvtoo ................................................................................................. 32 Besoin d’aide................................................................................................................. 33 Gestion des articles en langues étrangères ........................................................................ 33 Générer des écritures au format RImport .......................................................................... 33 Assistant de création d’un dossier : insertion du Logo ......................................................... 33 Abonnements clients et fournisseurs : périodicité semestrielle.............................................. 34 Cliquer/Glisser d'articles pour générer une pièce commerciale .............................................. 34 Cliquer/Glisser pour effectuer un transfert de pièce ............................................................ 34 Gestion des comptes Effets à recevoir et Effets à payer ....................................................... 34 Dépôts : Articles en stock ............................................................................................... 34 Préférences de saisie et d’enregistrement d'une pièce commerciale....................................... 35 Points de restauration..................................................................................................... 35 Ajout du bouton [Aperçu] dans les listes des pièces commerciales de vente et d’achat ............ 35 Ajout des fonctions créer, modifier, supprimer accessibles via le menu Contextuel des listes .... 35 Les nouveautés des versions 15.0 et Evolution 8.0 ...................................... 36 Modification de l’interface................................................................................................ 36 Les aperçus................................................................................................................... 37 Acquisition d’informations légales ..................................................................................... 38 Mise sous surveillance .................................................................................................... 38 eBay ............................................................................................................................ 39 Envoyer des emails à partir d’une liste .............................................................................. 39 Calcul prix et poids des articles ........................................................................................ 39 Mise à jour des désignations longues : libellés de la nomenclature ........................................ 40 Recalcul du PAMP ........................................................................................................... 40 Choix du contact dans les pièces commerciales .................................................................. 40 Les nouveautés des versions 16.0 et Evolution 9.0 ...................................... 41 Personnalisation des polices ............................................................................................ 41 Regroupements dans les listes (Intuiliste) ......................................................................... 41 Les règles .....................................................................................................................41 Options de saisie de facturation ....................................................................................... 41 Gestion des remises et promotions ................................................................................... 42 Calculs sur les quantités ................................................................................................. 42 Gestion des clients NPAI (N’habite pas à l’Adresse Indiquée)................................................ 42 Alerte de l’encours client dépassé..................................................................................... 42 Recherche d’un article par le code-barre ........................................................................... 42 Gestion de l’unité de l’article............................................................................................ 43 Saisie d’un article par la référence fournisseur ................................................................... 43 Mise à jour des informations d’un article à partir des pièces ................................................. 43 Etats pièces clients : nouvel assistant de création............................................................... 43 Les nouveautés des versions 17.0 et Evolution 10.0 .................................... 44 Les barres d’actions ....................................................................................................... 44 Affichage des fenêtres en arrière-plan............................................................................... 45 Enregistrement automatique des vues .............................................................................. 45 Les actions flash ............................................................................................................ 45 Ajout de l’option Affiner la sélection.................................................................................. 45 Gestion des retours pour les ventes Ebay .......................................................................... 45 Sous-total dans les pièces commerciales de ventes et d’achats............................................. 46 Amélioration des remises/promotions ............................................................................... 46 Gestion des affaires........................................................................................................ 46 Les nouveautés des versions 18.0 et Evolution 11.0 .................................... 47 Intuiciel personnalisable.................................................................................................. 47 Insertion automatique .................................................................................................... 47 Correcteur orthographique .............................................................................................. 48 Aide à la saisie des Codes postaux et villes ........................................................................ 48 Intégration de la norme SEPA .......................................................................................... 49 Suivi des affaires ........................................................................................................... 49 Optimisation de la saisie par douchette ............................................................................. 49 Génération de plusieurs abonnements en une seule fois ...................................................... 50 Gestion avancée des relances clients ................................................................................ 50 Ciel Business Mobile ....................................................................................................... 50 Les nouveautés des versions 18.10 et Evolution 11.10 ................................ 51 Nouveautés relatives à la Loi SEPA ................................................................................... 51 Les nouveautés des versions 19.0 et Evolution 12.0 .................................... 53 L’accueil Ciel .................................................................................................................53 Mon compte Ciel .................................................................................................